A közös megközelítés 7. pontja annak mérlegelésére ösztönzi az ügynökségeknek jelenleg otthont adó tagállamokat, hogy hogyan tudják javítani a megközelíthetőséget annak érdekében, hogy növekedjen az ügynökség általános hatékonysága, és hogy még jobb legyen az érdekelt felekkel folytatott együttműködés. A közös megközelítés azt is javasolja, hogy az ügynökségek rendszeres értékelése során meg kell vizsgálni az adott ügynökség megközelíthetőségét is.

2) azt, hogy az ügynökség létrehozását követően is folyamatosan eleget tesznek az ügynökség igényeinek, és biztosítják az ügynökség zökkenőmentes működéséhez szükséges feltételeket.

A közös megközelítés azt is megjegyzi, hogy a Bizottság szükség esetén segít a tagállamok ajánlatainak értékelésében.

2) „objektív kritériumok” alapján (amelyek közé az alábbiak „tartozhatnak”: „biztos-e, hogy az ügynökség a létrehozásáról szóló jogi aktus hatálybalépésekor felállítható az adott helyszínen, a helyszín megközelíthetősége, vannak-e megfelelő oktatási intézmények a személyzet gyermekei számára, a gyermekek és a házastársak az igényeiknek megfelelően be tudnak-e lépni a munkaerőpiacra és a társadalombiztosítási rendszerbe, valamint megfelelő egészségügyi ellátásban részesülhetnek-e,”);

2013 októberében a tagállamok kormányainak képviselői közös megállapodtak az Európai Unió Bűnüldözési Képzési Ügynökségnek Londonból Budapestre történő áthelyezéséről. A Tanács Főtitkárságának kérésére hét tagállam nyújtott be ajánlatokat az Ügynökség befogadására. Ezek az ajánlatok a következő kritériumokra vonatkoztak: (1) a javasolt helyszínnel (ideértve a tényleges irodai-/konferenciaterületeket és egyéb, az Ügynökség rendelkezésére bocsátandó létesítményeket) kapcsolatos részletes információk; (2) a helyszín megközelíthetősége; (3) az ügynökségi alkalmazottak kiváltságainak és mentességeinek rendszere; (4) az ügynökségi személyzet gyermekei számára megfelelő oktatási intézmények biztosítottsága.

A 2011–2015 közötti időszakra vonatkozó független értékelő jelentés megállapította, hogy az Európai Unió Bűnüldözési Képzési Ügynökségének áthelyezése megfelelő ütemben zajlott. A jelentés szerint az Ügynökség és befogadó tagállama, Magyarország „kevesebb mint négy hónapon belül véghezvitték az egész projektet. Az összegyűjtött bizonyítékok azt mutatják, hogy az áthelyezés annak ellenére kevésbé, illetve nem befolyásolta az üzleti folytonosságot, hogy a személyzet egy része úgy döntött, hogy nem költözik az Ügynökség új székhelyére”. A jelentés azt is kiemeli, hogy az áthelyezés költséghatékonynak bizonyult, és a „közigazgatási költségek hozzávetőleg évi 200 000 euróval csökkentek a magyar közigazgatással kötött megállapodás következtében. A CEPOL új központjában található irodák használata ugyanis ingyenes, és az infrastruktúrát legalább tíz évig biztosítják.” Az Ügynökség szerint a kijelölt épületet Magyarország ajánlatának megfelelően felújították és felszerelték, valamint az előírt határidőn belül átadták az Ügynökségnek. Számos megállapodás biztosítja az Ügynökség számára bizonyos közszolgáltatások igénybevételét. Összességében az Ügynökség arról számol be, hogy pozitív tapasztalatai vannak a befogadó államnak az Ügynökség szükségleteivel kapcsolatos reagálóképességével kapcsolatban.

A mentességekre vonatkozó rendelkezések tekintetében a székhely-megállapodások túlnyomó többsége kiterjed az ügynökségek épületeinek, eszközeinek és dokumentumtárának sérthetetlenségére, a hivatalos kommunikáció és dokumentumok diplomáciai kezelésére, valamint a joghatóság alóli mentességre. Mindenesetre még azokban az esetekben is, amikor a székhely-megállapodások nem írnak elő ilyen feltételeket, minden ügynökségre vonatkoznak az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló 7. jegyzőkönyv rendelkezéseiben foglaltak, mivel az minden tagállamban alkalmazandó.

Ezek az iránymutatások a székhelyre vonatkozó meglévő megállapodások felülvizsgálatát is célozzák. Az aláírásuk óta öt székhely-megállapodást frissítettek anélkül, hogy nagyobb módosításokat eszközöltek volna az eredeti székhely-megállapodásokhoz képest.

A legtöbb székhely-megállapodás tartalmaz belépési és tartózkodási rendelkezéseket, amelyek előírják a befogadó tagállam területére történő belépés, az ott tartózkodás és az onnan való kilépés megkönnyítését, a vízumok gyors kiadását, valamint az adminisztratív kötelezettségek, a különleges személyi igazolványokkal kapcsolatos követelmények vagy a bevándorlási korlátozások alóli mentességet.

Más feltételek – például az ügynökség épületei és az oktatási létesítményei tekintetében –, a helyzet nagymértékben különbözik, ugyanis az ügynökségeknek kevesebb, mint a fele részesül az ilyen kedvezményben.

Ami az ügynökségek épületeit illeti, az ügynökségek kisebb részének székhely-megállapodása rendelkezést tartalmaz az ügynökség számára megfelelő helyszín, ingyenesen rendelkezésre bocsátott épületek, valamint valamennyi szükséges szolgáltatás nyújtására, illetve vagy az épületek karbantartására vonatkozóan.

Csak néhány ügynökség székhely-megállapodása tartalmaz olyan rendelkezéseket, amelyek az európai iskolákhoz hasonló iskolai létesítményeket vagy az európai iskolákhoz hasonló lehetőségeket kínálnak. A gyakorlatban a 33 decentralizált ügynökség közül 12 rendelkezik ilyen oktatási lehetőségekkel.

4.KÖVETKEZTETÉSEK

Az EU decentralizált ügynökségei az Európai Unió kulcsszereplői. Speciális szakértelmüknek köszönhetően segítenek az uniós politikák kialakításában és végrehajtásában. Mivel az ügynökségek szerte a tagállamokban megtalálhatók, nagyobb nyilvánosságot biztosítanak az Unió számára. Az Unió működéséhez ezért elengedhetetlen a megfelelő helyszínek kiválasztása és a zökkenőmentes működés feltételeinek biztosítása.

A közös megközelítés részeként az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 2012 júliusában számos elvet megállapított annak érdekében, hogy az ügynökségekre és többek között azok székhelyére vonatkozó uniós rendszer hatékonyabb és koherensebb legyen. Míg a közös megközelítés nem érinti a székhelyek helyszínének kiválasztása tekintetében a közös megközelítés elfogadásakor már kialakult gyakorlatot, egységes keretet teremt az ezzel kapcsolatos döntések meghozatalához. A keretrendszer elvei magukban foglalják a székhelyek kiválasztásának kritériumait, a kiválasztások ütemezését és a befogadás egységes feltételeit.

2012 óta azonban ezen alapelvek tesztelésére csak korlátozott lehetőségek állnak rendelkezésre. Ebben az időszakban csak négy ügynökség székhelyét választották ki, és az érintett ügynökségek közül kettő éppen csak most költözött az új befogadó tagállamába. Ebben a néhány esetben azonban a jelentés azt mutatja, hogy a székhelyek helyszínének kiválasztása objektív megfontolások alapján – nevezetesen a közös megközelítésben meghatározott objektív kritériumok alkalmazásával, vagy pedig az ügynökség feladatai sajátos jellegének figyelembevételével – történt.

A jelentés azt is mutatja, hogy a székhely kiválasztását követően a befogadó tagállamok továbbra is teljes mértékben elkötelezettek maradtak az ügynökségek hosszú távú zökkenőmentes működésének biztosítása mellett, valamint az esetek többségében amellett is, hogy székhely-megállapodásokban rendezzék az ügynökségekkel való dinamikus kapcsolataikat.

A Bizottság ezért úgy véli, hogy a közös megközelítés alapelvei megfelelő keretet nyújtanak az ügynökségi székhelyekkel kapcsolatos döntéshozatalhoz, valamint annak biztosításához, hogy tagállamok kiszolgálják az ügynökségek sajátos igényeit.