A BIZOTTSÁG JELENTÉSE A TANÁCSNAK ÖSSZEFOGLALÓ EURÓPAI LEVÉLTÁRI MUNKACSOPORT AZ EURÓPAI LEVÉLTÁRAK ÉS A DIGITÁLIS KOR KIHÍVÁSAI Második eredményjelentés a Tanácsnak /* COM/2012/0513 final */





A BIZOTTSÁG JELENTÉSE A TANÁCSNAK ÖSSZEFOGLALÓ EURÓPAI LEVÉLTÁRI MUNKACSOPORT AZ EURÓPAI LEVÉLTÁRAK ÉS A DIGITÁLIS KOR KIHÍVÁSAI Második eredményjelentés a Tanácsnak Előzmények A Miniszterek Tanácsa 2005 novemberében ajánlást fogadott el az európai levéltári együttműködés megerősítéséről[1]. Az ajánlásban európai levéltári munkacsoport (a továbbiakban: munkacsoport) létrehozását kérte, amelynek feladata a levéltári együttműködés és az általános levéltári ügyek összehangolásának biztosítása, tagjai pedig a tagállamok, illetve az Unió intézményei által kijelölt szakértők. A Tanács ajánlotta továbbá a munkacsoportnak, hogy kövessen nyomon néhány kiemelt intézkedést. A 2005. évi ajánlás végrehajtásáról a munkacsoport 2008-ban eredményjelentést nyújtott be a Tanácsnak[2]. Ebben kifejtette, hogy a digitális adatrögzítés elterjedésével átalakulóban vannak a levéltári szolgálatok és az adatok létrehozói közötti kapcsolatok, és változik a levéltárak és levéltári szakemberek közigazgatásban és társadalomban betöltött szerepe. Az eredményjelentés megállapította, hogy a levéltári szolgálatoknak tüzetesebben meg kell vizsgálniuk saját szerepüket, és értékelniük kell a levéltári tevékenység jelenlegi koncepcióinak, eljárásainak és folyamatainak jelentőségét. Az első eredményjelentés óta négy év telt el, és az európai levéltári munkacsoport most előterjeszti nyomon követő jelentését, amelyet a 2012. május 30-i koppenhágai ülésén fogadott el. Európai levéltári együttműködés A 2006 elején megalakult európai levéltári munkacsoport a korábbiakhoz hasonlóan mindazokon a területeken folytatta az európai szintű levéltári együttműködés előmozdítását és koordinálását, amelyeken valós hozzáadott értéket volt képes képviselni. A munkacsoport évente kétszer ülésezett. 2009 második féléve óta üléseit közösen rendezte az Európai Nemzeti Levéltárak Képviselőinek Testületével (EBNA). Az esemény helyszínét mindig az EU soros elnöksége biztosította. A munkacsoport a korábbiakhoz hasonlóan általános iránymutatást és tanácsokat nyújtott az ajánlásban szereplő kiemelt fellépések végrehajtásával kapcsolatban. Ezek a fellépések a következő területeket ölelték fel: Megőrzés és kármegelőzés Az elektronikus dokumentumokkal és levéltári iratokkal kapcsolatos európai interdiszciplináris együttműködés Internetes portál létrehozása és működtetése az európai levéltári iratok számára A munkacsoport emellett megvizsgálta mindazokat a 2008. évi jelentésben megfogalmazott kihívásokat, amelyekkel a levéltárak a digitális technológia korában szembesülnek. Az alábbiakban összefoglaljuk a munkacsoport megállapításait és ajánlásait, amelyeket a mellékelt jelentés ismertet részletesen. Levéltárak a digitális technológia korában Az információs és kommunikációs technológiák elterjedésével átalakulóban van a levéltárak társadalmi szerepe. Az európai levéltári munkacsoport megvizsgálta, hogy ezek a változások milyen kihívások elé állítják a levéltárakat, mégpedig a következő területeken: · A levéltárak szerepének átalakulása A nemzeti levéltárak hatékonyan figyelemmel kísérik a digitális világban jelenleg és a jövőben ellátandó feladataikat. Igyekeznek egyensúlyban tartani a rájuk bízott feladatokat az egyéb érdekekkel. Ezért a jövőben szorosabb együttműködésre törekednek a többi információkezelő hálózattal és szervvel, így például az elektronikus kormányzati ügynökségekkel. · Helyszíni, illetve internetes levéltári hozzáférés Az internetes technológiák elterjedésével és az internetre kerülő levéltári anyagok bővülésével átalakulóban van az európai levéltárak irataihoz való hozzáférés. Kérdés, hogy a nemzeti levéltárak milyen fontossági sorrendben kezeljék a különböző hozzáférési módokat. A levéltáraknak meg kell ismerniük a felhasználói igényeket, és ennek alapján el kell dönteniük, milyen arányban fognak helyszíni, illetve internetes szolgáltatásokat nyújtani, illetve mely szolgáltatásaikat kell továbbfejleszteniük. · A levéltárak, valamint a közszféra információinak további felhasználásáról szóló irányelv[3] A nemzeti levéltári intézmények feladatai közé tartozik a levéltári információk nyilvános felhasználásának ösztönzése is. Amennyiben azonban a levéltári információkat a magánszektor használja fel,[4] különböző kérdések vetődnek fel a hitelesség, a szellemi tulajdonjogok, az adatvédelem, a díjszabások, valamint a köz- és magánszolgáltatások aránya területén. · Digitalizálás Az anyagok digitalizálásának és internetes közzétételének köszönhetően a levéltárak a korábbiaknál jóval több anyagot bocsáthatnak a tudományos közösség és a szélesebb körű nagyközönség rendelkezésére. Egyszerűbbé válik a levéltári információk további felhasználása is. Az információk internetes elérhetővé tétele azonban költségekkel jár, és a nemzeti levéltárak részben attól függően tudják digitalizálni gyűjteményeiket, hogy milyen finanszírozási forrásokra tudnak szert tenni. · Költségek és finanszírozás Az európai levéltári örökség internetes elérhetővé tételének elengedhetetlen előfeltétele a digitalizáláshoz szükséges megfelelő finanszírozási források felkutatása. A levéltári intézmények ezért úgy látják, hogy az európai digitalizálási program részeként igen fontos lenne egy közös európai finanszírozási terv kidolgozása is. Következtetés A levéltárak szerepe az őket körülvevő modern információs társadalom és a digitális információs lánc miatt átalakulóban van. Ez nem egyszerűen technikai kérdés, hanem bonyolult szálakon kapcsolódik a levéltárak elektronikus kormányzásban betöltött szerepéhez. A levéltárak ugyanakkor továbbviszik számos hagyományos feladatkörüket is az iratok letéteményeseiként, információszolgáltatóként és a hitelesség őreként. Fontos, hogy a levéltárak hiteles és megbízható forrásai legyenek a közigazgatások visszamenőleges elszámoltathatóságának. A nemzeti levéltárak csak úgy tudják ellátni feladataikat, ha már a dokumentumok életciklusának korai szakaszától részt vehetnek a digitális iratkezelés szabályainak megállapításában. A levéltáraknak hatékonyabban kell részt venniük a kormány ügyintézési folyamatainak irányításában: nemcsak technológiai szinten, hanem azáltal is, hogy új jövőképet alakítanak ki magukról a levéltári intézményekről és azok kormányhoz fűződő kapcsolatairól. A nemzeti levéltárak alapfeladatai közé tartozik a digitális megőrzés és a már eredetileg is digitális formában létrehozott anyagokhoz való hozzáférés biztosítása. Az egyre növekvő mennyiségben továbbításra kerülő, már eredetileg is digitális formában létrehozott anyagok miatt fokozódik egy olyan fenntartható technikai, szervezeti és tudásalapú infrastruktúra kialakításának a fontossága, amellyel tartósan hozzáférhetővé válnak a digitális anyagok, és biztosítható azok megbízhatósága. Mindez jelentős erőfeszítéseket igényel a levéltárak részéről, amiben alapvető szerepet játszana a tapasztalatok megosztása, illetve a közös stratégiák kidolgozása. A nemzeti levéltárak tisztában vannak azzal, milyen fontos, hogy az EU polgárai az interneten is hozzáférhessenek Európa gazdag levéltári örökségéhez. A digitális levéltári hozzáférésről szóló 2010. évi brüsszeli nyilatkozatban[5] kiemelték, hogy a digitális technológiákat a lehető legteljesebb mértékben az európai levéltári anyag nyílt elérhetőségének szolgálatába kívánják állítani. Meg kell azonban jegyezni, hogy ehhez eleget kell tenni bizonyos minőségi követelményeknek: egyrészt a leíró információk vonatkozásában, másrészt a tekintetben, hogy a levéltárak képesek legyenek biztosítani a digitális adatok hitelességét. Az európai levéltárak – amellett, hogy nem hanyagolják el a kormányokkal és polgárokkal szembeni hagyományos feladataikat – együttműködnek a modern információs társadalom kihívásainak kezelése területén. Az európai levéltári együttműködés immár két évtizedre tekinthet vissza. A levéltárak a jövőben is igyekeznek tanulni egymástól, és lehetőség szerint együttműködnek az új szabványok, gyakorlatok és megoldások kidolgozásán annak érdekében, hogy minél hamarabb teljes körű partnerré válhassanak a modern információs társadalomban. A nemzeti levéltárak meg fogják vizsgálni, hogyan tudnának egymással szorosabban együttműködve fellépni az előttük álló kihívásokkal szemben, és miként tudnak új keretet szabni az elkövetkező évek együttműködésének. Erőfeszítéseiket az Európai Nemzeti Levéltárak Képviselőinek Testülete és az európai levéltári munkacsoport keretében fogják összehangolni egymással és az európai uniós intézményekkel. Emellett a nemzeti levéltárak szorosabb együttműködésre törekednek az információkezelésben és az elektronikus kormányzásban részt vevő egyéb szervekkel is. A nemzeti levéltárak teljes értékű partnerként kívánnak részt venni a nyílt adatokkal és az internetes információ-hozzáféréssel kapcsolatos európai uniós politikák kidolgozásában. Határozatok és ajánlások Határozatok (1) A nemzeti levéltárak igyekeznek egymással együttműködve olyan, a levéltárakra vonatkozó közös digitális menetrendet kidolgozni, amely egyesíti az európai célkitűzéseket, valamint a nemzeti törekvéseket és erőfeszítéseket. Megvizsgálják, miként járulhatnának hozzá a levéltárak az európai levéltári portállal foglalkozó fenntartható alapítvány létrehozásához 2015 után. A munkacsoport az egyre bővülő európai információs térségben igyekszik előmozdítani a közös levéltári politikát, és megvizsgálja, milyen helyet foglalhatnak el az alapvető levéltári értékek az új digitális fejlemények világában. Külön figyelmet fordít az átjárhatóságra, az adatok hosszú távú elérhetőségére, a tartós azonosítókra, a nyílt adatokra és az értékelésre. (2) A nemzeti levéltárak együttműködést folytatnak egymással annak érdekében, hogy 2015-re elérhetővé tehessék az interneten a következőket: – Azok a főbb források, amelyek segítségével a polgárok jobban megérthetik Európa története és építése során az országok és közigazgatások közötti kapcsolatokat, valamint a nemzeti kultúrák, hagyományok és identitások sokféleségét. – Az egyes tagállamok nagyobb érdeklődésre számot tartó levéltári anyagai. – A főbb történelmi eseményekhez és évfordulókhoz kapcsolódó gyűjtemények. (3) A nemzeti levéltárak más szervekkel szorosabban együttműködve törekednek arra, hogy a levéltári érdekek – például a megőrzés és hozzáférés – egyensúlyban álljanak más érdekekkel, így az adatvédelemmel. Vállalják például, hogy az európai uniós adatvédelmi rendeletjavaslaton belül levéltári magatartási kódexet dolgoznak ki és vitatnak meg a többi érdekelttel. Ajánlások (4) A nemzeti levéltáraknak a kormányok partnereiként részt kell venniük az elektronikus adatkezelés szabványainak meghatározásában. A DLM-fórumon továbbra is együtt fognak működni más állami és magánszektorbeli szervezetekkel annak érdekében, hogy előmozdítsák az iránymutatások és szabványok – például a MoReq2010 – továbbfejlesztését. (5) Az internetes szolgáltatásokra vonatkozóan közös szabványokat kell kialakítani. Meg kell vizsgálni a közösségi oldalak egyre erősödő szerepét és a levéltári szolgáltatásnyújtásra gyakorolt potenciális befolyását. (6) A levéltári szervezeteknek együtt kell működniük az akadályok elhárítása terén, és ösztönözniük kell a levéltári információk fokozottabb további felhasználását. Az Európában már bevált módszerek alapján olyan közös mintát kell kidolgozni, amely keretként szolgálhat azon levéltárak számára, amelyek még nem dolgozták ki saját szakpolitikájukat az információk további felhasználására vonatkozóan. Ennek a mintának magában kell foglalnia a tartalom további felhasználásának engedélyezési módját, a hitelesség biztosítását, valamint a díjfelszámítás vagy az ingyenes hozzáférés lehetőségeit. A levéltáraknak tovább kell adniuk tapasztalataikat a könyvtáraknak és múzeumoknak, és alaposabban meg kell vizsgálniuk, hogy mit keresnek ügyfeleik és potenciális ügyfeleik. A munkacsoportnak elő kell mozdítania az e területen alkalmazott bevált módszereket, és képviselnie kell az ágazatot, hangsúlyozva, hogy a levéltárak igen bőségesen rendelkeznek olyan tartalommal, amely potenciálisan tovább felhasználható. (7) A nemzeti levéltáraknak meg kell osztaniuk egymással tudásukat és tapasztalatukat, és információkat kell cserélniük a levéltári anyag digitalizálásának megközelítéseiről. Az egyes levéltárak digitalizálási programjainak elindítását, valamint az országok közötti fokozott átjárhatóság kialakítását nagyban elősegítené egy olyan európai stratégia kidolgozása, amely magában foglalná a mintákat és a közös digitalizálási szabványokat is. Meg kell vizsgálni továbbá a digitalizálási programok finanszírozását. Számítsanak-e fel a levéltárak díjat az olyan kiegészítő szolgáltatásokért, mint az internetes hozzáférés, és ha igen, mely esetekben? A munkacsoport tegyen ajánlásokat az internetre felteendő anyagok digitalizálására, és ösztönözze a megfelelő stratégiák kidolgozását. (8) Az egyre növekvő mennyiségben továbbításra és megőrzésre kerülő, már eredetileg is digitális formában létrehozott anyagok miatt meg kell erősíteni a nemzeti levéltárak közötti együttműködést és a bevált módszerek és megoldások egymás közötti átadását. Az e területen már elindult projekteket[6] is figyelembe véve lehetőség szerint közös koncepciókat és megoldásokat kell kifejleszteni. Pontosabban meg kell határozni a már eredetileg is digitális formában létrehozott levéltári anyagokhoz szükséges finanszírozást, hogy az archívumok jobban átláthassák azok költségvonzatát és azt, hogyan kell megosztaniuk a hagyományos és a digitális médiumok között a rendelkezésre álló véges forrásokat. Ahhoz, hogy a nemzeti levéltárak hatékonyabban előre láthassák a későbbiekben szükséges forrásokat, nagyobb pontossággal – például hatékonyabb költségmodellekkel – kell felmérni a már eredetileg is digitális formában létrehozott anyagok megőrzésének költségeit. [1] HL L 312., 2005.11.29., 55. o. [2] Eredményjelentés a Tanácsnak, SEC(2008)2364; COM(2008)500. [3] HL L 345., 2003.12.31., 90. o. [4] 2011 decemberében az Európai Bizottság javaslatot terjesztett elő a közszféra információiról szóló irányelv felülvizsgálatára, amelynek alapján az irányelv hatálya alá helyeznék a levéltárakat, a múzeumokat és a könyvtárakat. E szerveket mindazonáltal nem terhelnék olyan széles körű kötelezettségek, mint a közszférához tartozó más szerveket. [5] A brüsszeli nyilatkozatot 2010. november 19-én fogadta el az Európai Nemzeti Levéltárak Képviselőinek Testülete. [6] Példa ezekre a projektre a PLANETS, a PRESTOSPACE és a Digital Preservation Europe (európai digitális megőrzés).