A BIZOTTSÁG JELENTÉSE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK ÉS A TANÁCSNAK a 966/2012/EU, Euratom rendelet 213. cikke alapján az Európai Külügyi Szolgálat (EKSZ) számvitelért felelős tisztviselőjéről és belső ellenőréről /* COM/2013/0936 final */





A BIZOTTSÁG JELENTÉSE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK ÉS A TANÁCSNAK a 966/2012/EU, Euratom rendelet 213. cikke alapján az Európai Külügyi Szolgálat (EKSZ) számvitelért felelős tisztviselőjéről és belső ellenőréről A. Bevezetés Az Európai Külügyi Szolgálatot (EKSZ) az Európai Unióról szóló szerződés 27. cikkének (3) bekezdése alapján a 2010/427/EU tanácsi határozattal hozták létre 2010-ben. A 2010/427/EU határozat (15) preambulumbekezdése szerint „kerülendő a feladatoknak, a funkcióknak és a forrásoknak az egyéb struktúrákkal való szükségtelen duplikációja”. Ennek megfelelően a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője és a Bizottság belső ellenőre egyúttal az EKSZ számvitelért felelős tisztviselőjeként, illetve belső ellenőreként is eljár. Ennek a megoldásnak a jogalapját a költségvetési rendelet 68. cikkének (1) bekezdése és 98. cikkének (2) bekezdése teremti meg. A költségvetési rendelet 213. cikke rendelkezik az említett két cikk 2013-ban végrehajtandó felülvizsgálatáról, amelyet „az uniós küldöttségek különleges jellegének, továbbá adott esetben az EKSZ megfelelő pénzgazdálkodási képességének kellő figyelembevételével” kell elvégezni. A Bizottság megvizsgálta a rendszer működését, amelyben a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője és a Bizottság belső ellenőre egyúttal az EKSZ számvitelért felelős tisztviselőjeként, illetve belső ellenőreként is eljár. Ez a jelentés – amelyről kikérték az EKSZ véleményét is – bemutatja e vizsgálat eredményeit, és következtetésként a jelenlegi gyakorlat fenntartását javasolja. A költségvetési rendelet 213. cikkében említett felülvizsgálat független az EKSZ-t létrehozó határozat[1] felülvizsgálatától: ez utóbbiról az EKSZ létrehozásáról szóló határozat 13. cikkének (3) bekezdése rendelkezik, és az EKSZ szervezetének és működésének felülvizsgálatára vonatkozik, amelyet 2013-ban a főképviselő / alelnök felügyelete alatt kell elvégezni, és indokolt esetben az EKSZ létrehozásáról szóló határozat módosítására vonatkozó megfelelő javaslatok kísérhetik. B. A költségvetési rendelet 213. cikke szerinti felülvizsgálat eredménye I. Számvitelért felelős tisztviselő A költségvetési rendelet 68. cikke (1) bekezdésének megfelelően a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője egy sor számviteli szolgáltatást végzett az EKSZ számára. Ezen szolgáltatások körébe tartoznak a következők: – Készpénzgazdálkodás (központi készpénzgazdálkodás és kifizetések kezelése, számlaegyeztetés, előlegszámlák adminisztratív kezelése, „harmadik felek állományainak” és bankszámlák hitelesítése, a korai előrejelző rendszer kezelése); – A számviteli keret és rendszer; – Számviteli szolgáltatások és jogi jelentéstétel; – Követeléskezelés és az ellentételezési eljárás kezelése; – A helyi számviteli rendszerek minőségellenőrzése. A Bizottság és az EKSZ közötti együttműködés nagyon jó. Mind az EKSZ, mind a Költségvetési Főigazgatóság illetékes szolgálatai nagyon elégedettek a mostani rendszerrel. A méretgazdaságossági előnyök különösen a készpénzgazdálkodás, a számvitel és a jelentéstétel területén számottevőek. A Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének szolgálatai egyedülálló tapasztalattal rendelkeznek ezen területek mindegyikén, és különösen a készpénzgazdálkodás tekintetében. Ide tartoznak a következők: · Az előlegszámlák adminisztratív kezelése; · Az intézmények fizetési műveleteinek lebonyolításához szükséges átfogó banki keretrendszer és az ehhez kapcsolódó szaktudás, amelyet a világon található 140 uniós küldöttség helyi bankolási és fizetési szükségleteinek támogatására is igénybe vesznek; valamint · Optimalizált készpénz- és kockázatkezelés, hatékony üzletmenet-folytonossági eljárások. A mostani megoldásnak köszönhetően az EKSZ-nek nem kell további munkaerőt felvennie. A Bizottság Költségvetési Főigazgatóságán jelenleg 3 álláshely kapcsolódik közvetlenül az EKSZ-szel összefüggő új számviteli és készpénz-gazdálkodási feladatokhoz, miközben óvatos becslés szerint legalább 15 emberre lenne szükség ezen feladatok ellátásához, ha az EKSZ létre kívánná hozni a saját számviteli és készpénz-gazdálkodási részlegét. A közvetlen készpénz-gazdálkodási és számviteli feladatokon felül a pénzügyekhez és a költségvetési folyamatok támogatásához kapcsolódó egyéb horizontális tevékenységeket – amelyek erőforrásait nem osztották meg az EKSZ létrehozásakor – (például a pénzügyi informatikai rendszerek fejlesztését és az azokhoz nyújtott támogató tevékenységet, a követeléskezelést, a központi pénzügyi szolgálat tevékenységeit stb.) ugyancsak a Bizottság szolgálatai biztosítanak az EKSZ-szel aláírt, szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodás alapján. Ez a kiegészítő támogatás rendkívül értékesnek tekinthető és az erőforrások tekintetében további méretgazdaságossági előnyök realizálását teszi lehetővé azon megoldáshoz képest, amelyben ezen szolgáltatások nyújtását teljes körűen az EKSZ-en belül oldanák meg. A fentieken túl a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője készíti el a számos másik intézményre is vonatkozó éves beszámolót és tartja a kapcsolatot a Számvevőszékkel. A Bizottság számvitelért felelős szolgálatai hatékony eljárásokat és jó munkakapcsolatot alakítottak ki a Számvevőszékkel, aminek előnyeit az EKSZ is élvezi. Összefoglalva tehát elmondható, hogy az EKSZ-en belül egy számvitellel foglalkozó önálló szervezeti egységnek a létrehozása indokolatlanul megnövelné a két intézménynél alkalmazottak számát, hiszen a fenti fő feladatok több új álláshely létrehozását tennék szükségessé az EKSZ-nál, miközben e feladatokat a Bizottság minimális többletráfordítással már lefedte. A Bizottság álláspontja tehát az, hogy fenn kell tartani az együttműködést, nincs szükség a jelenlegi rendszer változtatására. II. Belső ellenőr A költségvetési rendelet 98. cikke (2) bekezdésének megfelelően a Bizottság belső ellenőre egyúttal az EKSZ belső ellenőreként is tevékenykedik. A rendszer fenntartása a következő érvekkel támasztható alá. Az uniós küldöttségek az EKSZ igazgatási előirányzatai mellett a Bizottság költségvetésébe tartozó operatív előirányzatokat is kezelnek. Elvben az EKSZ személyzete kizárólag az EKSZ igazgatási előirányzatait kezeli, míg a Bizottság személyzete kizárólag az operatív előirányzatokat kezeli. Vannak azonban kivételek ezen elv alól: az egyébként az EKSZ-hez tartozó küldöttségvezető felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő a Bizottság költségvetésének operatív előirányzatai tekintetében (a költségvetési rendelet 65. cikkének (6) bekezdése). A Bizottság személyzete az EKSZ számára elsősorban olyan formában nyújt segítséget az igazgatási költségvetésének kezelésében, hogy indítványozó tisztviselőként jár el. E kivételek következményeként a Bizottság és az EKSZ személyzete által közösen követett pénzügyi folyamatok szorosan összekapcsolódnak. E helyzet folytán fennáll a kockázata annak, hogy a két pénzügyi folyamat és belső kontrollrendszer más-más belső ellenőr által végzett elkülönült ellenőrzése egymással átfedésben lévő megállapításokhoz vagy eltérő ajánlásokhoz vezethet. Ez utóbbi ronthatja az ellenőri munka hitelességét, egyúttal azzal a nehézséggel állítaná szembe az engedélyezésre jogosult tisztviselőket és a küldöttségvezetőket, hogy ugyanarra a témára vonatkozóan két különböző vélemény közül válasszanak, ami korlátozná az ellenőri munka értékét. A belső ellenőrzések integrációja egyúttal lehetővé tenné a két pénzügyi folyamat közös problémáinak mélyebb megértését. Az integráció segítene az egyik pénzügyi folyamat ellenőrzése kapcsán szerzett tudásnak a másik pénzügyi folyamatban történő hasznosításában, és a két pénzügyi folyamat közötti szinergiák feltárásában és kihasználásában. Ugyanakkor felmerülhetnek az EKSZ önálló belső ellenőri funkciója melletti érvek, mint például az, hogy ha a Bizottságnak és az EKSZ-nek ugyanaz a belső ellenőre, előfordulhat olyan helyzet, hogy a belső ellenőr nem tud megfelelni valamelyik intézmény, mint szolgáltatást igénybe vevő jogos elvárásának. A hatályos szabályok és biztosítékok, és különösen a belső ellenőr függetlensége révén azonban ez a kockázat megfelelően korlátozott. Következésképp a Bizottság véleménye az, hogy az együttműködést fenn kell tartani, a meglévő rendszerek nem igényelnek változtatást. C. KÖVETKEZTETÉS A jelentésből kiderül, hogy a rendszer – amelyben a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője, illetve belső ellenőre egyben az EKSZ számvitelért felelős tisztviselőjeként, illetve belső ellenőreként is eljár – amellett, hogy hatékonyan működik, egyúttal számottevő méretgazdaságossági előnyök realizálását is lehetővé teszi. A rendszert tehát fent kell tartani a jövőben. A Bizottság az összefoglaló jelentés keretében tájékoztatni fogja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a rendszer működését érintő lényeges fejleményekről. [1] A Tanács 2010. július 26-i 2010/427/EU határozata az Európai Külügyi Szolgálat szervezetének és működésének a megállapításáról.