A Belső Ellenőrzési Szolgálat nem ellenőrzi a tagállamok uniós forrásokat ellenőrző kontrollrendszereit. Ezek az ellenőrzések elérnek az egyéni kedvezményezettek szintjéig, és a tagállamok belső ellenőrei, a nemzeti ellenőrzési hatóságok, a Bizottság más főigazgatóságai és az Európai Számvevőszék végzi el őket. A Belső Ellenőrzési Szolgálat azonban ellenőrzi a Bizottság által hozott olyan intézkedéseket, amelyek célja az uniós források folyósításáért felelős: i. tagállami szervek; és ii. és az uniós források kifizetéséért felelős egyéb szervek, mint például az ENSZ felügyelete és ellenőrzése. A költségvetési rendelet rendelkezései szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat a helyszínen, így például a tagállamokban is elvégezheti ezeket a feladatokat.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottságnak tesz jelentést, és működését illetően is neki tartozik elszámolással. A Belső Ellenőrzési Szolgálat: i. beszámol az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottságnak az ellenőrzései során felmerülő jelentős kérdésekről és az ellenőrzött folyamatok fejlesztési lehetőségeiről; ii. éves átfogó véleményt fogalmaz meg a Bizottság pénzgazdálkodásának helyzetéről; valamint iii. az éves ellenőrzési tervében foglaltak alapján (legalább évente) jelentést készít küldetéséről és teljesítményéről. Ez a jelentés a jelentős kockázati kitettségekkel, ellenőrzési kérdésekkel, intézményirányítási kérdésekkel és egyéb ügyekkel foglalkozik.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat munkájának függetlenségét a költségvetési rendelet és a Belső Ellenőrzési Szolgálat Bizottság által elfogadott működési szabályzata rögzíti. E szabályzat értelmében a Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőreinek a tárgyilagos ítélőképességük megőrzése és az összeférhetetlenség elkerülése érdekében fenn kell tartaniuk függetlenségüket az általuk vizsgált tevékenységek és műveletek tekintetében. Tárgyilagosságuk tényleges vagy látszólagos csorbulása esetén a részletes körülményeket nyilvánosságra kell hozni. Ha a belső ellenőr szükségesnek ítéli, közvetlenül a Bizottság elnökéhez, és/vagy a biztosi testülethez is fordulhat.

2)A második ellenőrzés a Migrációügyi és Uniós Belügyi Főigazgatóság pénzeszközeinek 2021–2027-es programozási időszakra történő előkészítésére vonatkozott. Ez az ellenőrzés két nagyon fontos ajánlást eredményezett. A Belső Ellenőrzési Szolgálat megjegyezte, hogy a 2021–2027-es programozási időszakra való felkészülés az ellenőrzési jelentés időpontjában még folyamatban volt. Bár a Migrációügyi és Uniós Belügyi Főigazgatóság megfelelő folyamatokat dolgozott ki és hajtott végre a 2021–2027-es programozási időszak kezdetének támogatására, továbbra is számos hiányosság maradt fenn, amelyek befolyásolták ezek eredményességét és hatékonyságát, nevezetesen a tematikus eszköz munkaprogramjaiban bekövetkezett késedelmek, valamint a 2021–2027-es időszak programozása terén elért előrehaladás nyomon követése és a felső vezetésnek történő jelentéstétel tekintetében.

A 2022. január 31-i határidőig a Belső Ellenőrzési Szolgálat által a 2017–2021-es időszakban tett 881 elfogadott ajánlásból (ideértve a részben ajánlásokat is) 652-t (74 %) az ellenőrzöttek végrehajtottnak értékeltek. Tehát összesen 229 ajánlás (26 %) van még függőben.

5)A Belső Ellenőrzési Szolgálat megvizsgálta a Bizottság „egységes elektronikus adatcsereközpont” (SEDIA) kezdeményezését is. A SEDIA célkitűzése, hogy teljes mértékben automatizálja és integrálja a közbeszerzésekre és a vissza nem térítendő támogatásokra vonatkozó információk kezelésének folyamatát, a szükséges minimumra korlátozva a kézi adatbevitelt, és elősegítve az ilyen adatok összehangolását és újrafelhasználását a teljes folyamat során. A SEDIA célja, hogy pályázók, a részvételre jelentkezők és az ajánlattevők számára egyablakos ügyintézési pontot biztosítson a közbeszerzésekre és vissza nem térítendő támogatásokra vonatkozó eljárásokkal kapcsolatos információk közléséhez és cseréjéhez. A SEDIA kezdeményezés megvalósítása nagy számú ügyfél, végső soron pedig az egész Bizottság üzleti célkitűzéseinek elérését támogatja. Mivel a SEDIA kezdeményezést a Bizottság nemrég indította el, és az a maga nemében egyedülálló, az Európai Kutatási Végrehajtó Ügynökség nem tudott az irányítási struktúrára, a belső ellenőrzési keretrendszerre és az informatikai támogató rendszerekre vonatkozó tapasztalatokat hasznosítani a SEDIA végrehajtása során. Ráadásul a kezdeményezés 2017-es elindítása óta jelentős korlátokkal szembesült a megfelelő információtechnológia eszközök rendelkezésre állása tekintetében. Bár az Európai Kutatási Végrehajtó Ügynökség a SEDIA-kezdeményezés keretében hatáskörébe tartozó szolgáltatásokat hatékonyan, a költségvetési rendeletnek megfelelően és az ügyfeleivel kötött megállapodásoknak megfelelően biztosítja, vannak olyan hiányosságok, amelyek befolyásolják a SEDIA-val kapcsolatos szolgáltatások nyújtásának hatékonyságát és az ügynökség SEDIA-műveletei keretében feldolgozott személyes adatok védelméről szóló szabályoknak való megfelelést.

4)A Horizont 2020 keretprogramban az ellenőrzési eredmények végrehajtásának ellenőrzése során a Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy az ellenőrzött főigazgatóságok és végrehajtó ügynökségek összességében megfelelő és hatékony belső kontrollrendszert hoztak létre és alkalmaztak a Közös Ellenőrzési Szolgálat ellenőrzési eredményeinek végrehajtására. Egyértelműen meghatározott szerepek és felelősségi körök állnak fenn, és az eszközök az alkalmazandó szabályoknak megfelelően a projektfelelősök és pénzügyi tisztviselők rendelkezésére állnak. Mindazonáltal az utólagos ellenőrzési eredmények végrehajtásának nyomon követése és az arról való jelentéstétel tekintetében továbbra is fennállnak hiányosságok.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat a közvetlen irányítás terén is számos ellenőrzést zárt le.

2)A mezőgazdasági parcellaazonosító rendszer a légi vagy műholdas felvételeken alapuló kulcsfontosságú ellenőrzési mechanizmus, amely nyilván tartja a tagállamok összes mezőgazdasági parcelláját. A rendszer célja a közös agrárpolitika (KAP) keretében nyújtott területalapú támogatásokra való jogosultság ellenőrzése, és alapvető szerepet játszik a különböző KAP-kötelezettségeknek való megfelelés ellenőrzésében, többek között a KAP környezetbarátabbá tételével kapcsolatban. A Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy bár a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság megfelelő kontrollokat vezetett be a tagállami rendszerek irányításának támogatása és minőségük nyomon követése érdekében, hatékonyságukat hiányosságok jellemzik. Javítani kell a parcellaazonosító rendszer minőségértékelési gyakorlatának nyomon követését és ellenőrzését.

Míg a Belső Ellenőrzési Szolgálat az elmúlt években nagyobb hangsúlyt fektetett a teljesítményre vonatkozó kérdésekre, a politikai érdekelt felek és az Európai Számvevőszék továbbra is alaposan ellenőrzi az uniós költségvetés Bizottság általi gazdálkodását a jogszerűség, a szabályszerűség és a megfelelőség tekintetében. Ezért a 2021. évi ellenőrzési terv egyik (a 2021–2023-as stratégiai ellenőrzési terv alapján meghatározott) prioritása az volt, hogy a pénzgazdálkodás terén biztosítékot nyújtson a biztosi testület, valamint a főigazgatóságok és szolgálatok számára a belső kontrollrendszerek hatékony és eredményes működéséről.

2)Egy másik ellenőrzésre került sor az Éghajlatpolitikai és Környezetvédelmi Főigazgatóságoknál az Európai Környezetvédelmi Ügynökséggel és az Európai Vegyianyag-ügynökséggel való kapcsolataik tekintetében. A fenti két, több szervezeti egységre kiterjedő ellenőrzéssel ellentétben a Belső Ellenőrzési Szolgálat ezt a két ügynökséget nem vonta be az ellenőrzés körébe, mivel az ellenőrzés 2020-ban, a Belső Ellenőrzési Szolgálat átszervezése előtt indult. A főigazgatóságok megfelelő folyamatokat vezettek be az érintett decentralizált ügynökségekkel való kapcsolataik támogatására. Megállapítást nyert ugyanakkor, hogy eredményességüket és hatékonyságukat rontja az a hiányosság, amely az Európai Környezetvédelmi Ügynökség erőforrásait felügyelő Éghajlatpolitikai és Környezetvédelmi Főigazgatóságok felügyeleti szerepével kapcsolatos. A Környezetvédelmi Főigazgatóság másik gyengesége az Európai Környezetvédelmi Ügynökséggel való felügyeleti és koordinációs mechanizmusokhoz kapcsolódott.

1)A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2021–2023-as stratégiai ellenőrzési tervében integrált kockázatalapú megközelítést célzott meg, hogy adott esetben a Bizottság partner főigazgatóságaira és a decentralizált ügynökségekre vagy más autonóm uniós szervekre egyaránt kiterjedő ellenőrzéseket végezzen. 2021-ben befejeződött az első két, több szervezeti egységre kiterjedő ellenőrzés, amelyek a Bizottság főigazgatóságainak szintjén az Energiaügyi Főigazgatóság és a Fusion for Energy (F4E) (az ITER-hez való európai hozzájárulást kezelő Európai Közös Vállalkozás), valamint a Migrációügyi és Uniós Belügyi Főigazgatóság és az Európai Határ- és Partvédelmi Ügynökség (Frontex) között érvényben lévő felügyeleti megállapodásokra összpontosítottak. Az eredmények kielégítőek voltak, és a Bizottság ellenőrzött főigazgatóságainál nem állapítottak meg magas fennmaradó kockázatot vagy jelentős hiányosságokat.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat az előző években több olyan ellenőrzést is végzett, amely a programok (és/vagy szakpolitikák) harmadik felek általi végrehajtására vonatkozóan a főigazgatóságoknál és szolgálatoknál kialakított felügyeleti eljárásokra irányult. A Szolgálat gyakran tárt fel hiányosságokat a felügyeleti stratégiák eredményességében. A pénzgazdálkodásról szóló átfogó véleményében a Belső Ellenőrzési Szolgálat – a korábbi évekhez hasonlóan – ismét hangsúlyt helyezett a szakpolitikákat végrehajtó harmadik felek felügyeleti stratégiáival kapcsolatos kérdésekre. Ugyanakkor a 2021. évi ellenőrzési eredmények alapján az a következtetés vonható le, hogy egyes szakpolitikai területeken javul a helyzet.

4)A negyedik ellenőrzés a Versenypolitikai Főigazgatóság versenypolitikai programjának felkészültségét értékelte. Bár a Főigazgatóság a 2021–2027-es többéves pénzügyi keret keretében létrehozta a versenypolitikai program végrehajtásának keretét, az ellenőrzés megállapította, hogy a versenypolitikai program egyes kulcsfontosságú elemeinek meghatározásában és strukturálásában továbbra is fennállnak hiányosságok, ami viszont hatással lehet a program hatékony végrehajtására. A Belső Ellenőrzési Szolgálat három nagyon fontos ajánlást adott ki.

7)A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal alapvető szolgáltatásai közé tartozik, hogy az Európai Bizottság, valamint más uniós intézmények és szervek jelenlegi és volt alkalmazottainak jogszabályban meghatározott jogait megállapítsa és egyéni jogosultságaikat kiszámítsa. A Hivatal nagy mennyiségű, különböző jogi kategóriákba tartozó, összetett jogalapon nyugvó ügyletet dolgoz fel különféle jellemzőkkel és igényekkel rendelkező többféle uniós intézmény és ügyfél számára. Ebben a kihívásokkal teli környezetben a hivatal megfelelő ellenőrzési keretet alakított ki a jogok helyes megállapításának és a jogosultságok helyes kiszámításának biztosítására az aktív és már nem aktív személyzet számára, ugyanakkor továbbra is fennáll egy nagyon fontos hiányosság az ellenőrzési stratégia hatékonysága és eredményessége terén.

8)A Belső Ellenőrzési Szolgálat nem tárt fel jelentős problémákat az alábbiak ellenőrzése során: 1. a Horizont 2020 keretprogram keretében nyújtott vissza nem térítendő támogatásoknak az Európai Kutatási Tanács Végrehajtó Ügynöksége általi kezelése; 2. a II. előcsatlakozási támogatási eszköznek az Európai Szomszédságpolitika és a Csatlakozási Tárgyalások Főigazgatósága általi közvetlen irányítása; és 3. a korábbi (különböző költségvetés-végrehajtási módok keretében végrehajtott) programoknak az Európai Szomszédságpolitika és a Csatlakozási Tárgyalások Főigazgatósága általi lezárási folyamatai.

4.1.4.Az uniós jog végrehajtása

A főigazgatóságok egyik fő feladata az uniós jog (acquis) végrehajtásának és alkalmazásának támogatása, nyomon követése és érvényesítése.

1)Két ellenőrzés értékelte, hogy az érintett főigazgatóságok miként teljesítik az alábbiakat: 1. a tagállamok proaktívan támogatása és figyelemmel kísérése az uniós jogszabályok hatálybalépését megelőzően történő helyes végrehajtása és alkalmazása tekintetében, valamint az uniós irányelvek átültetésének értékelése; 2. az uniós jog folyamatban lévő alkalmazásának nyomon követése, ideértve az érdekelt felek panaszainak kezelését és a saját kezdeményezésű ügyek kezelését; és 3. a tagállamokkal folytatott párbeszédek és kötelezettségszegési eljárások révén az esetleges jogsértések és hiányosságok érvényesítésének kezelése.

2)A Belső Ellenőrzési Szolgálat elismerte, hogy az Energiaügyi Főigazgatóságnak különös erőforrás-kihívásokkal kell szembenéznie ahhoz, hogy egyensúlyt tudjon teremteni az egyre nagyobb kihívásokat támasztó feladatkörei között, különösen az európai zöld megállapodás célkitűzéseinek megvalósítása, valamint az új szakpolitikai és jogalkotási kezdeményezésekkel járó növekvő munkaterhelés tekintetében. A Belső Ellenőrzési Szolgálat arra a következtetésre jutott, hogy bár az Energiaügyi Főigazgatóság összességében megfelelő belső ellenőrzéseket alakított ki az uniós energiajog alkalmazásának támogatására, nyomon követésére és érvényesítésére, a megfelelőségértékelési folyamat irányítása feletti felügyelet tekintetében továbbra is hiányosság tapasztalható, ami viszont kihat annak eredményességére és hatékonyságára.

3)A Mobilitáspolitikai és Közlekedési Főigazgatóság szintjén a meglévő belső kontrollrendszer biztosítja az uniós közlekedési jog alkalmazásának hatékony támogatását, nyomon követését és érvényesítését.

4)Elvégeztek továbbá egy harmadik ellenőrzést is, amely a Belső Piaci, Ipar-, Vállalkozás- és Kkv-politikai Főigazgatóság érdekelt felek számára fenntartott panaszkezelési folyamatára irányult. Nem tártak fel jelentős teljesítménybeli problémákat.

4.1.5.Információtechnológiai biztonság

A Belső Ellenőrzési Szolgálat két ellenőrzést végzett az információtechnológia biztonság vonatkozásában: egy központi szintű ellenőrzést a Bizottság információtechnológiai biztonsági keretének való megfelelés kezeléséről és nyomon követéséről, valamint egy helyi szintű, több főigazgatóságra kiterjedő ellenőrzést a humánerőforrás-családban fennálló információtechnológiai biztonságról.

1)A megfelelés kezelésére és nyomon követésére vonatkozó első ellenőrzés rávilágított a szóban forgó feladat nagyságrendjére és azokra a kihívásokra, amelyekkel az Informatikai Főigazgatóság azon feladat kapcsán szembesül, hogy a főigazgatóságok mindegyikétől be kell gyűjtenie a nagyon nagyszámú információbiztonsági ellenőrzésnek való megfelelésről szóló jelentéseket, különösen úgy, hogy a főigazgatóságoknak még számos egyéb prioritásuk is van. Bár az Informatikai Főigazgatóság felállította az információtechnológiai biztonsági követelmények egész Bizottságon belül történő hatékony végrehajtásának támogatásához szükséges vállalati eszközöket, két területen továbbra is jelentős hiányosságok tapasztalhatók: 1. az információtechnológiai biztonságnak való megfelelés kezelési és jelentéstételi gyakorlata terén; valamint 2. a megfeleléskezelési folyamat terén.

2)A humánerőforrás-család szolgálatai által kezelt információk érzékeny jellege miatt elengedhetetlen a magas biztonságú információtechnológiai rendszerek és a megfelelő biztonsági ellenőrzések megléte. Az ellenőrzés vegyes eredményeket hozott a feltárt problémák fontossága, valamint annak tekintetében, hogy az információtechnológiai biztonság a különböző szolgálatoknál eltérő érettségi szinten van. A Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság esetében a Belső Ellenőrzési Szolgálat a számos jelentős hiányosság miatt arra a következtetésre jutott, hogy az információtechnológiai irányítási, kezelési és ellenőrzési folyamatokat tovább kell javítani a feltárt kockázatok megfelelő mérséklése érdekében. A Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal és az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal esetében – bizonyos hiányosságok ellenére – a helyzet összességében pozitív volt. Ami az Informatikai Főigazgatóságnak a humánerőforrás-család szolgáltatójaként betöltött szerepét illeti, az ellenőrzés számos jelentős hiányosságot tárt fel az említett főigazgatóságokkal/szolgálatokkal való együttműködés terén.

4.1.6. Egyéb folyamatok

Két ellenőrzés egyéb folyamatok (külső érdekelt felek kezelése és válságkommunikáció) teljesítményének különböző szempontjait értékelte, kielégítő eredménnyel. A Belső Ellenőrzési Szolgálat nem állapított meg jelentős hiányosságokat.

4.2.A Belső Ellenőrzési Szolgálat korlátozott következtetései

A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2022 februárjában korlátozott következtetéseket adott ki mindegyik főigazgatóság és szolgálat belső kontrolljának állapotáról. E korlátozott következtetések elősegítették az érintett főigazgatóságok és szolgálatok 2021. évi éves tevékenységi jelentéseinek kidolgozását. A következtetések az elmúlt három évben végzett ellenőrzési munkára épülnek, és kiterjednek valamennyi végrehajtásra váró ajánlásra. A Belső Ellenőrzési Szolgálat következtetése a belső kontroll állapotáról az ellenőrzött irányítási és kontrollrendszerekre korlátozódik. Nem terjed ki azokra a rendszerekre, amelyeket a Belső Ellenőrzési Szolgálat az elmúlt három évben nem ellenőrzött.

4.3.Átfogó vélemény a Bizottság pénzgazdálkodásáról

A szabályzatában előírtak szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat éves átfogó véleményt ad ki a Bizottság pénzgazdálkodásáról. Ez a vélemény a Belső Ellenőrzési Szolgálat által a bizottsági pénzgazdálkodás területén az elmúlt három év (2019–2021) során végzett ellenőrzési munkán alapul. A vélemény figyelembe veszi az egyéb forrásokból, nevezetesen az Európai Számvevőszék jelentéseiből származó információkat is. Az átfogó véleményt ezzel a jelentéssel egy időben adják ki ugyanarra az évre vonatkozóan.

Ezen ellenőrzési információk alapján a belső ellenőr úgy vélte, hogy 2021-ben a Bizottság olyan irányítási, kockázatkezelési és belsőkontroll-eljárásokat vezetett be, amelyek együtt alkalmasak arra, hogy megalapozott bizonyosságot nyújtsanak a Bizottság pénzügyi célkitűzéseinek megvalósítását illetően. Mindazonáltal az átfogó vélemény minősített a megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselők megbízhatósági nyilatkozatában tett, a vonatkozó éves tevékenységi jelentésekben kiadott fenntartások vonatkozásában.

Az átfogó vélemény megfogalmazásakor a belső ellenőr szintén figyelembe vette minden olyan összeg együttes hatását, amely a becslések szerint a kifizetéskor kockáztatott összeg volt, mivel ezek meghaladják a fenntartással érintett összegeket. A kifizetéskor kockáztatott teljes összegek a 2021-ben, a kifizetésük idején az alkalmazandó szerződéses és szabályozási rendelkezéseknek nem megfelelően engedélyezett kiadások összegének felelnek meg – a meghatalmazott, engedélyezésre jogosult tisztviselők legjobb becslése szerint. Éves tevékenységi jelentéseikben a főigazgatóságok/szolgálatok körülbelül 2 784 millió EUR és 3 249 millió EUR közötti összegre becsülik a kifizetéskor kockáztatott összegek nagyságát. Ez az Európai Bizottság költségvetéséből, az Európai Fejlesztési Alapból és az uniós vagyonkezelői alapokból 2021-ben teljesített teljes vonatkozó kiadás 1,6–1,9 %-ának felel meg, és ezért a 2021. évi éves tevékenységi jelentések elkészítésére vonatkozó utasításokban meghatározott 2 %-os lényegességi küszöb alatt marad. Ezek a 2021-ben kifizetéskor kockáztatott összegek még nem tartalmaznak semmi olyan pénzügyi korrekciót és visszafizettetést, amelyek olyan hiányosságokhoz és hibákhoz kapcsolódnak, melyeket a főigazgatóságok/szolgálatok a jövőben a Bizottság belső kontrollrendszerébe beépített többéves korrekciós mechanizmusoknak köszönhetően fognak észlelni és korrigálni.