2.2. Irányítási és kontrollrendszer(ek)

2.2.1. A felismert kockázatokkal és a csökkentésükre létrehozott belső kontrollrendszerekkel kapcsolatos információk

A Bizottság a következő kockázatokat azonosította:

– szűkös operatív források a növekvő adatáramlás és a bűnözői tevékenységek folyamatosan változó jellege miatt,

– a feladatok és a megkeresések megsokszorozódása mind az eu-LISA, mind az Europol esetében,

– az operatív igényeknek megfelelő pénzügyi és humánerőforrások hiánya,

– az IKT-források hiánya, ami késlelteti az alapvető rendszerek szükséges fejlesztését és frissítését,

– a személyes adatok Europol általi kezelésével kapcsolatos kockázatok, valamint az eljárási és technikai biztosítékok rendszeres értékelésének és kiigazításának szükségessége a személyes adatok védelme és az alapvető jogok biztosítása érdekében,

– az eu-LISA által az útválasztó tekintetében elvégzendő előkészületek, valamint a tagállamok és az Europol által az útválasztón keresztül történő adattovábbításra szolgáló technikai interfész létrehozása tekintetében elvégzendő előkészületek közötti keresztirányú kapcsolatok.

Ezeket a kockázatokat projektmenedzsment technikák alkalmazásával lehet csökkenteni, ideértve a fejlesztési projektekbe tartalékalap tervezését és megfelelő létszámú személyzetet a munka csúcsidőszakainak kezelésére. Az erőfeszítések megbecsülését általában adott időszakra egyenletesen eloszló munkaterhet feltételezve végzik, míg a projektek valójában egyenlőtlen munkateherrel valósulnak meg, amelyet több erőforrás elosztásával lehet kezelni.

Többféle kockázatot jelent, hogy külső vállalkozót vesznek igénybe e fejlesztési munka elvégzéséhez, így különösen:

1. annak kockázatát, hogy a vállalkozó nem tud elegendő erőforrást elkülöníteni a projektre, illetve, hogy nem a technika jelenlegi állásának megfelelő rendszert alakít ki és fejleszt;

2. annak kockázatát, hogy a vállalkozó a költségek csökkentése érdekében nem tartja maradéktalanul tiszteletben az IT-projektekre vonatkozó adminisztratív technikákat és módszereket;

3. annak kockázatát, hogy a vállalkozónak e projekttől független okokból pénzügyi nehézségei adódnak.

Ezeket a kockázatokat szilárd minőségi kritériumok alapján odaítélt szerződések, a vállalkozók referenciáinak ellenőrzése és a vállalkozókkal fenntartott szoros kapcsolat révén lehet csökkenteni. Végül – végső eszközként – szigorú kötbér- és felmondási kikötések foglalhatók a szerződésbe és alkalmazandók szükség szerint.

Az Europol olyan külön belső ellenőrzési keretrendszert alkalmaz, amely az Európai Bizottság belső ellenőrzési keretrendszerén és a támogató szervezetek bizottságának eredeti integrált belső ellenőrzési keretrendszerén alapul. Az egységes programozási dokumentumnak a belső kontrollrendszerekről, míg a konszolidált éves tevékenységi jelentésnek a belső kontollrendszerek hatékonyságáról és eredményességéről kell tájékoztatást nyújtania, a kockázatértékelés tekintetében is. A 2019. évi konszolidált éves tevékenységi jelentés arról számol be, hogy az Europol belső kontrollrendszere – a 2019 során mind mennyiségi, mind minőségi elemek felhasználásával nyomon követett belső kontrollelemek és -elvek elemzése alapján – rendelkezésre áll és az ügynökség egészét tekintve integrált módon működik.

Az eu-LISA által végrehajtott költségvetéshez külön belső ellenőrzési keretrendszerre van szükség, amely az Európai Bizottság belső ellenőrzési keretrendszerén alapul. Az egységes programozási dokumentumnak a belső kontrollrendszerekről, míg a konszolidált éves tevékenységi jelentésnek a belső kontollrendszerek hatékonyságáról és eredményességéről kell tájékoztatást nyújtania, a kockázatértékelés tekintetében is. A 2019. évi konszolidált éves tevékenységi jelentés arról számol be, hogy az ügynökség vezetése megalapozott bizonyossággal rendelkezik arra vonatkozóan, hogy megfelelő belső kontrollmechanizmusok vannak érvényben, és azok rendeltetésszerűen működnek. Az év során a fő kockázatokat megfelelően azonosították és kezelték. Ezt a bizonyosságot az elvégzett belső és külső ellenőrzések eredményei is megerősítik.

Az Europol belső ellenőrzési részlege mind az Europol, mind az eu-LISA esetében további belső felügyeletet biztosít egy éves ellenőrzési terv alapján, figyelembe véve különösen az Europol kockázatértékelését. A belső ellenőrzési részleg azáltal segíti az Europolt célkitűzéseinek elérésében, hogy szisztematikus és fegyelmezett megközelítést alkalmaz a kockázatkezelési, kontroll- és szervezetirányítási folyamatok hatékonyságának értékelésére, és ajánlásokat tesz azok javítására.