Az Európai Parlament állásfoglalása

( 2010. május 5.)

az Európai Rendőrakadémia 2008-as pénzügyi évre szóló költségvetésének végrehajtására vonatkozó mentesítésről szóló határozat szerves részét képező megjegyzésekkel

AZ EURÓPAI PARLAMENT,

tekintettel az Európai Rendőrakadémia 2008-as pénzügyi évre vonatkozó végleges éves beszámolójára,

tekintettel a Számvevőszéknek az Európai Rendőrakadémia 2008-as pénzügyi évre vonatkozó végleges éves beszámolójáról szóló jelentésére, az Akadémia válaszaival együtt [1],

tekintettel a Tanács 2010. február 16-i ajánlására (5827/2010 – C7-0061/2010),

tekintettel az EK-Szerződés 276. cikkére és az Európai Unió működéséről szóló szerződés 319. cikkére,

tekintettel az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendeletre [2] és különösen annak 185. cikkére,

tekintettel az Európai Rendőrakadémia (CEPOL) létrehozásáról szóló, 2005. szeptember 20-i 2005/681/IB tanácsi határozatra [3] és különösen annak 16. cikkére,

tekintettel az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet 185. cikkében említett szervekre vonatkozó költségvetési keretrendeletről szóló, 2002. november 19-i 2343/2002/EK, Euratom bizottsági rendeletre [4] és különösen annak 94. cikkére,

tekintettel eljárási szabályzatának 77. cikkére és VI. mellékletére,

tekintettel a Költségvetési Ellenőrző Bizottság jelentésére és az Állampolgári Jogi, Bel- és Igazságügyi Bizottság véleményére (A7-0075/2010),

A. mivel az Akadémiát 2001-ben hozták létre, és 2006. január 1-jén kezdődő hatállyal a költségvetési rendelet 185. cikke értelmében közösségi szervvé alakították, amelyre az ügynökségekre vonatkozó költségvetési keretrendelet alkalmazandó,

B. mivel az Akadémia 2006-os pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolójáról szóló jelentésében a Számvevőszék az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét illetően fenntartásokat fogalmazott meg amiatt, hogy a közbeszerzési eljárások nem feleltek meg a költségvetési rendelet előírásainak,

C. mivel az Akadémia 2007-es pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolójáról szóló jelentésében a Számvevőszék véleményében fenntartásokat fogalmazott meg az elszámolások megbízhatóságát, valamint az azok alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét illetően,

D. mivel 2009. április 23-án a Parlament megadta a mentesítést az Európai Rendőrakadémia igazgatójának az Akadémia 2007-es pénzügyi évre szóló költségvetésének végrehajtására vonatkozóan [5], és a mentesítési határozatot kísérő állásfoglalásában a Parlament többek között:

- mélységes aggodalmát fejezte ki amiatt, hogy a Számvevőszék olyan eseteket jelzett, amikor az előirányzatokat az Akadémia személyzete magánkiadásainak finanszírozására használta fel,

- felhívta az Akadémiát, hogy a költségvetési rendeletnek megfelelően fogadjon el részletes végrehajtási szabályokat, többek között olyanokat, amelyek biztosítják közbeszerzési eljárásainak átláthatóságát,

- felkérte a Bizottságot, hogy szigorúan felügyelje az Akadémia költségvetésének végrehajtását,

- megjegyezte, hogy az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) belső vizsgálatot indított az Akadémián;

E. mivel az Akadémia 2008-as pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolójáról szóló jelentésében a Számvevőszék fenntartotta véleményét, mindazonáltal anélkül, hogy fenntartásokat fogalmazott volna meg a beszámoló megbízhatóságával kapcsolatban, míg az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét illetően véleményében fenntartásokat fogalmazott meg;

1. úgy ítéli meg, hogy az Akadémia által a Számvevőszék megjegyzéseire adott válaszok általában megint nem kielégítőek, megoldásai túl általánosak és bizonytalanok, következésképpen a mentesítésért felelős hatóság nem tudja megfelelően értékelni, hogy az Akadémia tud-e ténylegesen javulni a jövőben;

Az Akadémia szervezeti problémái

2. úgy ítéli meg, hogy az Akadémia kis mérete megkérdőjelezi azon képességét, hogy hatékonyan kezelni tudja az EU összetett pénzügyi és személyzeti szabályzatait;

3. megállapítja, hogy az Akadémia titkárságának Bramshillben, Londontól mintegy 70 km-re való elhelyezkedése hátrányokkal jár, többek között ami a munkaerő-felvételt és a tömegközlekedés hiányát illeti;

4. tudni szeretné, hogy az Akadémia új igazgatója hogyan fogja tudni megoldani ezeket a szervezeti problémákat;

5. felmerül benne a kérdés, hogy nem kellene-e fontolóra venni az Akadémia Europolhoz való csatolását;

Az Akadémia irányítása és átláthatóság

6. úgy véli, hogy a 27 tagú igazgatótanáccsal rendelkező és (a 2008-as pénzügyi év kezdetén) csupán 24 fős személyzetet alkalmazó Akadémia irányításának állandó költsége jelentős;

7. megállapítja, hogy az akadémia nem ad tájékoztatást irányító szerveiről honlapján; ezért az átláthatóság növelésének eszközeként javasolja, hogy az igazgatótanács tagjainak jegyzéke kerüljön fel az Akadémia honlapjára az igazgatótanács tagjainak összes elérhetőségi adatával együtt;

A beszámoló megbízhatósága

8. erősen aggódik amiatt, hogy a régi számviteli rendszer lezárása ( 2008. május 23.) és az új ABAC rendszerre való áttérés ( 2008. július 14.) között eltelt, kézi számviteli rendszerrel lefedett időszakban nem minden kiigazítás történt meg időben, és hogy a megelőző pénzügyi évből átvitt előirányzatokat érintő pénzügyi információ jellege, a címzett bevételek felhasználása, valamint a 2007-es pénzügyi évre vonatkozó mérlegben szereplő bizonyos összegekkel való kapcsolat nem volt egyértelmű;

9. aggódik amiatt, hogy – az egyszerre alkalmazott két tárgyieszköz-nyilvántartó rendszer miatt – az Akadémia néha kétszeresen rögzített bizonyos eszközöket és nem használt sem címkéket, sem egyedi leltári számokat;

10. sajnálja, hogy a Számvevőszék észrevételeinek megfelelően 2009 közepéig még nem került sor külső vállalkozás általi utólagos ellenőrzésre (azt követően, hogy a Számvevőszék 2007-es pénzügyi évre vonatkozó jelentésében szereplő megállapításai szerint egyes előirányzatokat magánköltségek finanszírozására használtak); kéri az Akadémiát, hogy mihamarabb tegye meg a szükséges intézkedéseket ezen ellenőrzés végrehajtására, annak érdekében, hogy ez a hiányosság az Akadémia 2009-es pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolójáról szóló jelentésben már ne szerepeljen;

A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos hiányosságok

11. szabálytalanságokat talált a közbeszerzési eljárás során egy olyan szolgáltatási szerződéssel kapcsolatban, amelynek értéke a működési kiadások mintegy 2 %-a; különösen azt állapítja meg, hogy ez a szolgáltatási szerződés egy másik típusú keretszerződésen alapult, amelyet kizárólag képzési szolgáltatások igénybevételéhez készítettek; ezenfelül e szerződés rendelkezései lehetővé tették az Akadémia számára a szerződés korlátozás nélküli megújítását vagy kiterjesztését;

12. az előző évekhez hasonlóan hangsúlyozza, hogy az Akadémiának szigorúan be kell tartania a költségvetési rendeletet és az EK közbeszerzési jogszabályait, és javítania kell a pénzgazdálkodásán;

A tanfolyamok szervezési költségeire vonatkozó szabályok be nem tartása

13. aggasztónak tartja, hogy a Számvevőszék nagyon sok olyan esetet tárt fel, amikor a tanfolyamok és szemináriumok szervezésére fordított kiadásokra – amelyek az Akadémia működési kiadásainak jelentős részét (64 %) teszik ki – vonatkozó adminisztratív és pénzügyi szabályokat nem tartották be; tudomásul veszi, hogy ezek a szabálytalanságok főleg a következőket érintik: hiányoztak az elszámolt költségeket alátámasztó bizonylatok, hiányzott a részvételi igazolás, nem kérték be a szakértők szállás- és utazási költségeinek megtérítéséhez szükséges eredeti számlákat és bizonylatokat; továbbá úgy ítéli meg, hogy az Akadémia által a Számvevőszék és az előadó e tárgyra vonatkozó megjegyzéseire adott válaszok nagyon homályosak, ezért nem kielégítőek a mentesítésért felelős hatóság számára; kéri, hogy az Akadémia kötelezze el magát e helyzet javítása mellett;

Átvitt előirányzatok

14. tudomásul veszi a Számvevőszék azon megjegyzését, hogy több mint 2700000 EUR-t (az akadémia teljes költségvetésének 31 %-át) át kellett vinni a következő évre; ennek megfelelően aggódik amiatt, hogy ez a helyzet ellenkezik az évenkéntiség elvével, és azt jelzi, hogy hiányosságok vannak az Akadémia költségvetésének végrehajtásához kapcsolódó programozásban és nyomon követésben;

15. kéri, hogy az Akadémia a jövőbeli költségvetésekben szerepeltessen a támogatásokra vonatkozó differenciált előirányzatokat az esetleges törlések kiküszöbölésére;

Egyéb szabálytalanságok

16. tudomásul veszi, hogy a Számvevőszék megállapította, hogy hiányzott:

- a jogi kötelezettségvállalás három esetben, összesen 39500 EUR értékben,

- a jogi kötelezettségvállalást megelőzően a költségvetési kötelezettségvállalás kilenc esetben, összesen 244200 EUR értékben,

ezért kéri az Akadémiát, hogy vállaljon kötelezettséget e helyzet javítására, és erről aztán tájékoztassa a mentesítésért felelős hatóságot;

17. megjegyzi, hogy a következő években az Akadémia költségvetésének végrehajtására vonatkozó mentesítésnek sokkal inkább az Akadémia éves teljesítményén kell alapulnia;

Az OLAF folyamatban lévő vizsgálata

18. megjegyzi, hogy 2008-ban az OLAF belső vizsgálatot indított az Akadémián, miután a Számvevőszék és a Belső Ellenőrzési Szolgálat (IAS) feltárta, hogy az Akadémia személyzetének tagjai közpénzeket használtak fel magáncélokra; megjegyzi, hogy a Parlament kérésére az Akadémia által 2009-ben nyújtott tájékoztatás mobiltelefonok használatára, a személyzet szolgálati lakásaiba vásárolt bútorok beszerzésére és az alkalmazottak repülőtérre és vasútállomásra történő ingyenes szállítására vonatkozott; megjegyzi, hogy az Akadémia szerint a szóban forgó összegek és az azok visszatérítésére hozott intézkedések jelenlegi helyzete a következő:

- a személyzet mobiltelefon-használata: 3405 angol font a 2007. április és december közötti időszakban, az összes költség visszafizetve,

- a személyzet szolgálati gépjármű-használata: 1157 angol font a 2007. július és december közötti időszakban, az összes költség visszafizetve, a járműveket azóta eladták,

- bútorok: 6625 angol font a 2007-ben vásárolt bútorokra, a bútorokat azóta eladták,

- a személyzet ingyenes szállítása a repülőterekre és a pályaudvarokra: 9508 angol font 2007-ben, melynek behajtása megkezdődött;

19. kéri az Akadémiát és a Bizottságot, hogy haladéktalanul tájékoztassák a mentesítésért felelős hatóságot az OLAF vizsgálatának eredményéről;

Emberi erőforrások

20. aggodalmát fejezi ki amiatt, hogy mostanáig ideiglenes alkalmazottak töltötték be a pénzügyi munkaköröket; megállapítja, hogy az Akadémia csak 2009-ben tett közzé álláshirdetést egy belső ellenőrzési standardokkal foglalkozó koordinátor felvétele céljából, és hogy az ezen álláshely betöltése céljából folytatandó elbeszélgetéseket akkor 2010 elejére tervezték;

Belső ellenőrzés

21. elfogadja, hogy a Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőrzési jelentésében 13 ajánlást sorolt fel (2 kritikus jelentőségű és 9 nagyon fontos); megállapítja, hogy ezek főleg a következőket érintik: a költségvetési rendelet közbeszerzésre vonatkozó szabályainak betartása; a vezetői megbízhatósági nyilatkozat; tárgyi eszközök (nyilvántartási rendszer); a feladatok átruházásának kezelése (a feladatok átruházását teljeskörűen dokumentálni kell és rendszeresen felül kell vizsgálni); költségvetési gazdálkodás; a számviteli szabályok és alapelvek betartása; a pénzügyi ellenőrzések következetességét és dokumentálását biztosító ellenőrző jegyzék;

Az igazgatótanács által elfogadandó és az Akadémia igazgatója által 2010. június 30-ig elindítandó cselekvési terv

22. első lépésként elvárja, hogy az igazgatótanács gyorsan fogadjon el cselekvési tervet a jelen állásfoglalás mellékletében meghatározott célok teljesítésére; továbbá kéri, hogy az Akadémia igazgatója, a Belső Ellenőrzési Szolgálattal és az illetékes főigazgatósággal együttműködésben dolgozzon ki és fogadtasson el az igazgatótanáccsal konkrét intézkedéseket, valamint ütemezést e terv megvalósítására; ezért kéri a Belső Ellenőrzési Szolgálatot és az illetékes főigazgatóságot, hogy adjanak meg minden segítséget olyan mutatók kidolgozásához, amelyek lehetővé teszik az Akadémia által tett intézkedések megvalósulásának rendszeres időközönként történő mérését; továbbá megköveteli, hogy az Akadémia 2010. június 30-ig tájékoztassa a mentesítésért felelős hatóságot a konkrét intézkedésekről és az elfogadott mutatókról;

23. felkéri a Számvevőszéket, hogy levél formájában mielőbb tájékoztassa a mentesítésért felelős hatóságot az Akadémia cselekvési tervének végrehajtásáról;

24. a mentesítő határozatot kísérő horizontális jellegű egyéb észrevételei tekintetében utal az ügynökségek teljesítményéről, pénzgazdálkodásáról és ellenőrzéséről szóló, 2010. május 5-i állásfoglalására [6]

[1] HL C 304., 2009.12.15., 124. o.

[2] HL L 248., 2002.9.16., 1. o.

[3] HL L 256., 2005.10.1., 63. o.

[4] HL L 357., 2002.12.31., 72. o.

[5] HL L 255., 2009.9.26., 157. o.

[6] Elfogadott szövegek, P7_TA(2010)0139. Lásd e Hivatalos Lap 241 oldalát.

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

Az igazgatótanács által elfogadandó és az Akadémia igazgatója által 2010. június 30-ig elindítandó cselekvési terv

KÖLTSÉGVETÉSI TERVEZÉS

1. Cél:

Az Akadémia költségvetési és működési tervezésének és nyomon követésének javítása.

Meghozandó intézkedések:

Többéves terv megállapítása az igazgató által megbízatása időtartamára, a következő területek lefedésére:

- tervezett szolgáltatások (eredmények és hatás),

- anyagi igények és megfelelő éves költségvetési előrejelzések,

- a tervezett szolgáltatások elindításához kért emberi erőforrások,

- a tervezett szolgáltatások biztosításához szükséges anyagi források.

BELSŐ ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK

2. Cél:

Az Akadémia tevékenységeivel kapcsolatos pénzgazdálkodás javítása, beleértve a címzett bevételekből finanszírozott programokat (AGIS, ISEC és MEDA) is.

Meghozandó intézkedések:

A pénzgazdálkodási rendszer felülvizsgálata (a jelenlegi pénzügyi folyamatok módosítása) az akadémia különböző tevékenységei tekintetében összehangoltabb és hatékonyabb módon. E módosításnak az is célja, hogy a programok különböző irányítói jobb minőségű pénzügyi információkat szolgáltassanak.

3. Cél:

A költségvetési keretrendelet 43. cikkével összhangban minden pénzügyi eljárás és az új számviteli rendszer hivatalos érvényesítése.

Meghozandó intézkedések:

Az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek és a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőknek hivatalosan dokumentálniuk kell a számvitelért felelős tisztviselő számára szükséges pénzügyi információk biztosítására általuk bevezetett rendszereket: a számvitelért felelős tisztviselőnek érvényesítenie kell e rendszerleírásokat az általa az éves beszámoló elkészítése céljából kapott pénzügyi információk minőségének biztosításához.

4. Cél:

A kiadások ellenőrzési környezetének javítása (a Számvevőszék 2008-as pénzügyi évre vonatkozó éves különjelentésének 14. pontja).

Meghozandó intézkedések:

Hatékony eljárások és/vagy ellenőrző jegyzékek hivatalos elfogadása és bevezetése annak biztosítására, hogy az Akadémia nevében tanfolyamokat szervező egységek által benyújtott kifizetési kérelmek megfeleljenek az alkalmazandó igazgatási és pénzügyi szabályoknak.

SZEMÉLYZET

5. Cél:

Az üres álláshelyek betöltése annak elérésére, hogy a betöltendő álláshelyek szintje a "szokásos" legyen (például 5 %).

Meghozandó intézkedések:

- Éves munkaerő-felvételi tervek elfogadása és végrehajtása az 1. pontban említett többéves terv által lefedett évekre.

- Iránymutatások elfogadása és végrehajtása a munkaerő-felvétel tárgyában.

6. Cél:

Az emberi erőforrások osztályának megerősítése.

Meghozandó intézkedések:

Az év során valamennyi, jelenleg üres (vagy helyettesítő személyzet által betöltött) álláshely betöltése ideiglenes alkalmazottakkal.

KÖZBESZERZÉSEK

7. Cél:

A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési környezet javítása.

Meghozandó intézkedések:

- A közbeszerzési eljárások kézikönyve és ellenőrző jegyzékek elfogadása és bevezetése a megfelelő eljárások kiválasztásának és helyes alkalmazásának biztosítására.

- Éves "áru- és szolgáltatásbeszerzési" terv elfogadása és végrehajtása.

EGYÉB

8. Cél:

A magánkiadások finanszírozására használt előirányzatok kérdésének végleges lezárása.

Meghozandó intézkedések:

Végleges külső könyvvizsgálati jelentés benyújtása, amely tartalmazza a következő információkat:

- a magánkiadások finanszírozására felhasznált összes előirányzat,

- a mostanáig ténylegesen visszafizetett összegek,

- a még függőben lévő összegek esetében a visszafizetés valószínűsége és ütemterve.

--------------------------------------------------