[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 15.6.2005

COM(2005) 256 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE

2004. évi összefoglaló

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

1.1. Az összefoglaló összefüggései 3

1.2. A 2004. évi összefoglaló 4

1.3. A 2004. évi összefoglaló által létrehozott referenciakeret 5

2. Az éves tevékenységi jelentések alapján felmerülő alapvető kérdések 5

2.1. Általános áttekintés 5

2.2. Az éves tevékenységi jelentés módszerének megerősítése 7

2.3. Összefoglaló jelentés és megbízhatósági nyilatkozat 8

3. Az éves tevékenységi jelentések alapján felmerülő, több területet érintő fő kérdések és a beérkezett ajánlások 8

3.1. Irányítási kérdések 8

3.1.1. Elmozdulás a megfeleléstől a belső ellenőrzés hatékonysági megközelítése felé 9

3.1.2. Bizottsági szintű kockázatkezelés 10

3.1.3. A teljesítmény mérése 11

3.1.4. Kiszervezés és hivatalok 11

3.2. Pénzgazdálkodás és jelentéstétel 12

3.2.1. Az integrált irányítási keret terve 13

3.2.2. Előzetes és utólagos ellenőrzések 14

3.2.3. Számvitel és pénzügyi jelentéstétel 15

3.2.4. A költségvetés végrehajtásának módszerei 15

3.3. Emberi erőforrások 16

3.3.1. A szakosodott személyzet hiánya 16

3.3.2. Tisztviselők toborzása az új tagállamokból és képzés 17

3.3.3. A reformeszközök finomítása 17

3.3.4. Mobilitás 17

4. Következtetések 18

1. melléklet 19

2. melléklet 23

3. melléklet 27

1. BEVEZETÉS

1.1. Az összefoglaló összefüggései

Az összefoglaló az utolsó állomás a stratégiai tervezési ciklusban; ez minden évben az éves politikai stratégiával kezdődik, amelyben a Bizottság meghatározza a következő évre vonatkozóan a prioritásokat, valamint a politikai és költségvetési keretet. E keret kiindulópontot biztosít a Bizottság jogalkotói és munkaprogramja , valamint a költségvetés előkészítése számára, majd a szolgáltatások éves irányítási terveivé válik. Év végén az egyes főigazgatók és a szolgálatok vezetői éves tevékenységi jelentést készítenek, amely leírja a politikai eredményeket, valamint az irányítási és ellenőrzési helyzetet. E jelentéseket a források helyes használatának és a pénzügyi irányítás minőségének megbízhatósági nyilatkozata kíséri.

Mivel az éves tevékenységi jelentések lefedik mind a politikai, mind az irányítási eredményeket, ezen összefoglaló az irányítási kérdésekre összpontosít, és nem tájékoztat az elmúlt év során megvalósult politikai eredményekről.

E tekintetben meg kell jegyezni, hogy a Bizottság az általa elért politikai eredményekről különféle módokon tesz jelentést:

- a Bizottság minden évben jelentést tesz az Európai Parlamentnek a Bizottság által elért politikai eredményekről, amikor bemutatja a következő évre szóló éves politikai stratégiáját,

- a Bizottság munkaprogramjának végrehajtásáról szóló külön jelentést minden év elején kibocsátják,

- a Bizottság általános jelentés formájában megjelentette az EK-Szerződés 212. cikkének megfelelően az EU 2004-es tevékenységeinek teljes leírását,

- a főigazgatóságok és szolgálatok éves jelentéseinek összegzése részletes ismertetőt képez a Bizottság politikai eredményeiről.

A fentiek fényében, figyelembe véve azt a tényt, hogy az újonnan alakult Bizottság már áttekintette elődje eredményeit, amikor saját megbízatási idejére célkitűzéseit meghatározta, úgy tartották megfelelőnek, ha az összefoglaló majd az igazgatási kérdésekre összepontosít.

Az éves összefoglaló az az eszköz, amellyel a Bizottság felméri azon módokat, ahogyan szolgálatai az irányítási kérdéseket kezelik, valamint amellyel a több területet érintő problémákra adott megfelelő intézkedésekről határoz. Ez továbbá fontos, elszámoltathatóságra irányuló eszköz, amellyel a többi intézményt az általa végzett irányítás állásáról tájékoztatja.

Támaszkodik az egyes főigazgatók és a szolgálatok vezetői által készített éves tevékenységi jelentésekre és a megbízhatósági nyilatkozatokra .

Támaszkodik továbbá egy sor olyan eszközre, amelyet a Bizottság a belső eljárásainak figyelemmel kísérésére használ – hogy megbizonyosodjon arról, vajon megfelelő módon működnek-e, ezek az alábbiak:

- A Költségvetési Főigazgatóság felelőssége alatt kibocsátott, a Bizottság belső ellenőrzésének állásáról szóló, évi kétszer elkészített áttekintés , amelyet 2005 áprilisában második ízben állítottak össze.

- A Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőrzési munkája és tanácsa, amely szolgálat főleg éves ellenőrzési jelentést bocsát ki, valamint 2004-ben befejezte az összes szolgálat irányítási és ellenőrzési rendszerének ellenőrzési ciklusát. A belső ellenőrzést végző tisztviselő szintén 2004-ben bocsátotta ki a szolgálatok saját belső ellenőrzési egységei által végzett ellenőrzéseinek eredményeiről szóló első hathónapos jelentést is.

- Az ellenőrzési folyamatért felelős bizottság folyamatosan tájékoztatja a Bizottság tagjait a belső és külső ellenőrzésekből, vagy az Európai Parlament által készített éves mentesítési állásfoglalásban szereplő ellenőrzéssel kapcsolatos ügyekből származó kérdésekről, valamint biztosítja, hogy a kapcsolódó ajánlásokat megfelelő módon figyelemmel kísérik.

Az éves összefoglaló elfogadásával a Bizottság áttekinti szolgálatai irányítását, és megválaszolja az éves tevékenységi jelentéseiben felmerült fő horizontális kérdéseket. Határozatot hoz továbbá mind a belső és külső ellenőrök , mind a mentesítő hatóság által tett fő ajánlások tekintetében, valamint figyelembe veszi a belső ellenőrzés állásáról szóló áttekintés alapvető következtetéseit.

Amennyiben a bizottsági biztosok úgy találják, hogy bizottsági szintű javító intézkedésre van szükség, az összefoglaló megteremti a megfelelő intézkedéseket is, figyelembe véve és – ahol szükséges – naprakésszé téve a korábbi összefoglalók vagy más horizontális dokumentumok által előirányzott intézkedéseket.

1.2. A 2004. évi összefoglaló

A 2004. évi összefoglaló biztosítja az első alkalmat az új Bizottság számára, hogy a főigazgatóságai és szolgálatai által készített 2004. évi éves tevékenységi jelentései alapján felmérje a helyzetet.

A 2004-es év esetében e jelentések megerősítik, hogy jelentős eredményeket sikerült elérni, valamint azonosítják azokat a területeket, ahol további fejlesztésre van szükség. Felvetnek továbbá egy sor alapvető kérdést, amelyekre ennek az összefoglalónak a második részében található válasz. A Bizottság észlelte az éves jelentések minőségében tapasztalható általános javulást.

A belső és külső ellenőrök ajánlásai és a belső ellenőrzésről szóló áttekintés következtetései azt sugallják, hogy a bizottsági szolgálatok az irányítási és ellenőrzési intézkedések terén, valamint az elszámoltathatóság kérdésében is előrelépést tettek. A felelősségek minden szinten megvalósuló egyértelműbb meghatározása, az alapkeret és a feltételek, amelyek alapján a szolgálatoknak működniük kell az elszámoltathatóság fejlesztése érdekében, valamint a közigazgatás munkájának a bizottsági biztosok által végzett politikai ellenőrzését szolgáló előkészületek mára adottak. Ugyanezen dokumentumok azonosítják továbbá azokat a területeket, ahol a szolgálatoknak további erőfeszítéseket kellene tenniük, és pontosan kijelölik az elsajátítandó tapasztalatokat. Ezen összefoglaló harmadik része foglalkozik az ebben az összefüggésben fellépő, több területet érintő fő kérdésekkel.

A 2004. évi összefoglaló akkor készül el, amikor a Bizottság 2000-ben elindított ambiciózus reformprogramja lényegében elérte célját: tevékenysége a politikai prioritások irányítása alá került, és megvalósult a pénzgazdálkodás és az ellenőrzés decentralizációja, ami minden szinten fokozta a felelősséget a bizottsági biztosoktól az egyes alkalmazottig bezárólag, biztosítva az EU-polgárok pénzéért szerzett magasabb értéket.

A Bizottság úgy találja, hogy a jelenleg érvényben lévő keretrendszer lehetővé teszi számára, hogy elérje azt a célját, hogy munkája hatékonyságát, eredményességét és minőségét fejleszteni tudja. A jövőben a fő feladat az e keretrendszerre épült eljárások finomítása lesz, amelynek során – ahol szükséges – fokozni fogják a szigorúságot, és – ahol megengedhető – egyszerűsítik az ellenőrzéseket.

1.3. A 2004. évi összefoglaló által létrehozott referenciakeret

A több területet érintő vagy ágazati kérdések némelyike, amelyekre vonatkozóan a Bizottság ezen összefoglalóban állást foglal, a szolgálatok éves tevékenységi jelentéseiből , különösen a nyilvánvalóan felfedett hiányosságokból származik (fenntartások). Ezek tartalmazzák annak szükségességét, hogy megerősítsék a belső ellenőrzést ott, ahol a költségvetés végrehajtási feladatait a Bizottságon kívülre delegálják; hogy fordítsanak nagyobb figyelmet az utólagos ellenőrzésre és felügyeletre, valamint; hogy folytassák az azonos területen működő szolgálatok „családjainál” tapasztalható hiányosságok mértékének meghatározására szolgáló közös módszer kialakítását.

A jelentésekben – mint például a belső ellenőrzést végző tisztviselő éves jelentése vagy a belső ellenőrzésről szóló áttekintés – található egyéb ajánlások magukban foglalják a Bizottság-szerte alkalmazott kockázatkezelés lehetőségét is, előmozdítva a Bizottságnak az éves tevékenységi jelentések és az összefoglaló, a számvitelért felelős tisztviselő számlákon elhelyezett kézjegye és az integrált ellenőrzési keretterve által megvalósuló elszámoltathatóságát.

Az e kérdésekre való megfelelő válasz kidolgozását középtávú feladatnak kell tekinteni. Erre vezethető vissza, hogy ez az összefoglaló egy sor célkitűzéssel zárul (lásd az 1. mellékletet), amelyek az irányítási teljesítmény terén kritikus, több területet érintő kérdésekre irányulnak. Az integrált ellenőrzési kereten, az átfogóbb kockázatkezelésen, a számlák és egyéb intézkedések teljességének, következetességének és megbízhatóságának igazolásán keresztül a Bizottság elkötelezi magát amellett, hogy a reform által lehetővé tett, a teljesítményben megvalósuló fejlesztéseket véghezviszi. A Bizottság törekvéseinek sikeréhez a többi EU-intézmény – mint például a Számvevőszék – által megerősített belső ellenőrzési folyamatok hatékony működésén keresztül vezet az út.

2. AZ ÉVES TEVÉKENYSÉGI JELENTÉSEK ALAPJÁN FELMERÜLő ALAPVETő KÉRDÉSEK

2.1. Általános áttekintés

Miután megvizsgálta az éves tevékenységi jelentéseket, és különösen az egyes főigazgatók és szolgálatvezetők által jegyzett megbízhatósági nyilatkozatokat, a Bizottság tudomásul veszi, hogy:

- Az igazgatási kiadásokat illetően az egyik szolgálatnál („Paymaster Office”, azaz számvivő iroda) a forrásokért felelős igazgató („Resource Director”) nem írta alá a beadványát, mivel úgy érezte, hogy túl nagy jelentőséggel bírnak azok a gyenge pontok, amelyek a fizetések és nyugdíjak számításához használt új információs rendszernek – amely még mindig folyamatos fejlesztés alatt áll – az iroda általi működtetéséhez kapcsolódnak. Az e visszautasítás alapját képező problémák ellenőrzése után a szolgálat vezetője arra a következtetésre jutott, hogy e kérdések – amelyek már ismeretesek voltak – nem olyan természetűek, hogy az éves tevékenységi jelentést kísérő ésszerű biztosítékra hatással lehetnének. A kérdést továbbították a felelős bizottsági biztoshoz, aki úgy határozott, hogy független elemzést vesz igénybe a kérdések igazolhatósága és jelentősége, valamint a jelenleg alkalmazható belső ellenőrzéseknek a kapcsolódó kockázatok mérséklése érdekében történő ellenőrzése érdekében.

- Tekintettel a Bizottság szolgálatai által közvetlenül véghezvitt intézkedésre, a legtöbb szolgálat esetében lehetővé vált az utólagos ellenőrzéssel kapcsolatos előzetes fenntartások feloldása. Az elfogadható hibaszint egyértelműbb meghatározása kiegyensúlyozottabb helyzethez vezethetne a jelenleg fennálló kockázatok és a végrehajtandó ellenőrzések között, különös tekintettel az utólagos ellenőrzésekre. A kutatási területen fennálló egyik állandó probléma a kedvezményezettek által bejelentett tényleges költségek visszatérítésén alapuló juttatások esetében előforduló hibák gyakorisága. A Bizottság által javasolt, felülvizsgált költségvetési rendelet által bevezetendő egyszerűsítési intézkedések, a 6. keretprogram alapján megvalósuló hatékonyabban összpontosított és harmonizált utólagos ellenőrzések és a továbbfejlesztett irányítási feltételek segítenek majd enyhíteni ezen a problémán, még ha az olyan gondok, mint például a jelenlegi jogi kerettel kapcsolatos tényleges költségek alapján kifizetett visszatérítések most még fenn is állnak. Ráadásul további, az egyszerűsítést célzó intézkedéseket hirdettek meg a 7. keretprogramban, amelyeket a kellő alkalommal végrehajtanak majd.

- Ahol az EU-alapokat a tagállamokkal megosztott irányítás útján hajtják végre, az érintett szolgálatok könnyebben tudták azonosítani a nemzeti hatóságok által végrehajtott, költségvetésre hatással bíró hiányosságokat, valamint egyes esetekben pontosabban meg tudták határozni ezek monetáris vonatkozású, valamint az ésszerű biztosítékra gyakorolt hatását. További munka van folyamatban, és ezt folytatni is kellene annak érdekében, hogy felfedhessék az inkább az irányítási és ellenőrzési rendszerekre, mint az egyéni ügyletekre befolyást gyakorló gyenge pontok hatását és jelentőségét. Az integrált ellenőrzési keret terve alapján javasolandó vagy pedig a 2007–2013 közötti időszakra szóló pénzügyi terv összefüggésében már javasolt intézkedések a tagállamok által nyújtott jelentősebb biztosítékot teremthetnének.

- A harmadik országokkal bonyolított decentralizált irányítás terén az ezen irányítási módszerben rejlő jelentékeny kockázat fokozottabb figyelmet igényel az ellenőrzési keretrendszert illetően annak érdekében, hogy szert tegyenek a szükséges biztosítékra az ilyen típusú műveletekkel kapcsolatban.

- A tagállamokban található képviseletek és a harmadik tagállamok területén lévő küldöttségek vonatkozásában a korábbi évek során gyakorolt fenntartások továbbra is érvényesek. A szolgálatok határozzák meg a küldöttségeken és képviseleteken alkalmazandó irányítási és ellenőrzési rendszerekre vonatkozó intézkedéseket, hogy a lehető leghamarabb megkönnyítsék a fenntartások feloldását. Különösen, miután értékelték a külső szolgálat megszervezését, valamint a Számvevőszék által 2004-ben készített, a küldöttségeken megvalósuló külső támogatás irányításának decentralizálásáról szóló külön jelentést, 2005-re szerkezetátalakítást terveznek, mégpedig az információs rendszerek és az ellenőrzési feladatok terén.

A korábbi évek során gyakorolt összes fenntartás terén tapasztalt irányvonalak áttekintése ennek az összefoglalónak a 3. mellékletében található.

Következtetések

A szolgálatoknál tapasztalható helyzet, ahogyan azt az éves tevékenységi jelentéseik leírják, általában véve kielégítő. A fenntartások által kiemelt fő kérdések általában visszatérő gyenge pontok, a korábbi években már felhívták rájuk a figyelmet, és rájuk vonatkozóan javító intézkedések vannak érvényben. Ennélfogva számos intézkedést kell még fejleszteni vagy javítani, valamint helyesen végrehajtani annak érdekében, hogy a szolgálatok megbízhatóságának megfelelő biztosítékát átgondoltan támogatni tudják, ami az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét illeti, különösen, de nem kizárólagosan, a megosztott és decentralizált irányítás keretén belül. E tekintetben az integrált belső ellenőrzési keret terve és az összes érintett pénzügyi szereplő kapcsolódó kötelezettségvállalása hathatósan közreműködik majd abban, hogy a Számvevőszék számára megbízható alap jöjjön létre, amelyre építve véleményét kidolgozhatja. A bizottsági szintű figyelmet igénylő, több területet érintő sajátos kérdésekre ezen összefoglalóban később kerül sor.

2.2. Az éves tevékenységi jelentés eljárásának megerősítése

Az éves tevékenységi jelentések eljárásait módosították és megszilárdították. A 2004-es éves tevékenységi jelentésekben a szolgálatokat felkérték, hogy részletesebben jellemezzék az irányítási környezetüket és a fellépő fő kockázatokat. Általában véve a fenntartások pontosabbak és következetesebbek, és a szolgálatok ésszerű biztosítékára gyakorolt hatásukat – a források felhasználását és a műveletek jogszerűségét és szabályszerűségét illetően – gyakran támasztja alá részletes érvelés.

A Számvevőszék azt ajánlotta, hogy a megosztott irányítás alatt álló pénzeszközök esetében a tagállami ellenőrzések eredményeit foglalják bele a szolgálatok éves tevékenységi jelentésébe. Az érintett szolgálatok erről gondoskodtak.

A szolgálatok 2004-es éves tevékenységi jelentésére vonatkozó lehetséges fenntartások szakértői értékelése során és azt követően a szolgálatok három „családja” elkezdett egy összehangoltabb megközelítés irányába haladni annak érdekében, hogy értékeljék a költségvetési területükön észlelt gyenge pontok komolyságát (jelentőségét), valamint hogy meghatározzák a szisztematikusan fellépő gyenge pontok lehetséges pénzügyi hatását.

A Számvevőszék elismerte a szolgálatok 2003-as éves tevékenységi jelentései alapján már megvalósult folyamatot, mindazonáltal kijelentette, hogy a néhány szervezeti egység által jelzett fenntartások mértéke nem felel meg az adott ésszerű biztosítéknak. Továbbá, ahogyan a belső ellenőrzésről szóló áttekintés jelzi, néhány szolgálatnak még részletesebben kell leírnia az éves tevékenységi jelentésében azt a környezetet, amelyben működik, ideértve a fellépő kockázatokat, különösen azokat, amelyek azután is fennmaradnak, hogy a csökkentésükre irányuló intézkedést meghozták.

Következtetések

Összefogottabb és világosabb éves tevékenységi jelentések : Noha számos esetben jelentős előrelépés történt, a Bizottság szervezeti egységeinek még részletesebben kellene leírniuk a környezetüket és a náluk fellépő kockázatokat, ideértve azokat a kockázatokat is, amelyek azután is fennmaradnak, hogy a csökkentésükre irányuló intézkedéseket meghozták. Környezetük és a kockázatok irányításra és ellenőrzésre gyakorolt hatását egyértelműbbé kell tenni, és a legtöbb esetben részletesebb magyarázatot kellene adni a fenntartások ésszerű biztosítékra gyakorolt általános hatását illetően.

Kiegyensúlyozottabb jelentéstétel : A politikai eredmények, valamint a belső ellenőrzés és a pénzgazdálkodási kérdéseknek mind az éves tevékenységi jelentések, mind az összefoglaló szintjén megvalósuló kedvezőbb egyensúlyát szolgáló lehetséges egyszerűsítések kérdésének megválaszolására 2005 második felében kerül sor. Továbbá a szolgáltatásokról szóló útmutatást megerősítik, és a számos bizottsági határozatban említett valamennyi utasítást egy átfogó gyűjteményben foglalják majd össze.

„Családonkénti” közös módszer : A 2005-ös éves tevékenységi jelentések számára a központi szolgálatok segítségével elkészül a gyenge pontok, ideértve a szervezeti gyenge pontokat is, fontossági küszöbének meghatározására szolgáló közös módszer annak érdekében, hogy következetesebben értékelhessék a megosztott irányítás, kutatás és belső politikák „családjai” számára nyújtott ésszerű biztosítékra gyakorolt hatásukat.

2.3. Összefoglaló jelentés és megbízhatósági nyilatkozat

A 2003. évi mentesítési határozatában az Európai Parlament felkérte a Bizottságot, hogy a szolgálatok éves tevékenységi jelentéseiről szóló éves összefoglalóját a Bizottság pénzgazdálkodásáról és ellenőrzéseiről mint egészről szóló átfogó megbízhatósági nyilatkozattá alakítsa át.

Az e javaslat alapját képező célkitűzés az, hogy megerősítse az elszámoltathatóság kinyilvánítását, amelyre a Számvevőszék a saját maga által kibocsátott megbízhatósági nyilatkozatának kidolgozását alapozhatja. Az éves összefoglaló jelentés már tartalmazza a Bizottság állásfoglalását a fő irányítási és ellenőrzési kérdésekre vonatkozóan, valamint a 2003-as éves jelentésében a Számvevőszék jelezte, hogy az összefoglaló jelentés már elemezte – első alkalommal – az ellenőrző- és felügyelőrendszerek által megteremtett biztosítékokat.

Ráadásul az összefoglaló olyan aktus, amely révén a Bizottság politikai felelősségét gyakorolja azáltal, hogy elemzi az éves tevékenységi jelentéseket és a kapcsolódó nyilatkozatokat, valamint hogy elfogadja a fő horizontális kérdésekről szóló állásfoglalást, beleértve a bizottsági szintű orvoslást igénylő kérdésekre hozott megfelelő intézkedéseket is. E megközelítés arra a reformra alapul, amely az irányítási felelősségeket a főigazgatóságokra és a szolgálatok vezetőire ruházva decentralizálta, a megfelelő bizottsági biztos politikai ellenőrzése alatt.

A jelenlegi rendszer ennél fogva az irányítás szempontjából gondoskodik a biztosítékokról. E rendszeren belül további fejlődés érhető el a legtöbb esetben azáltal, ha erősítik a szolgálatok éves tevékenységi jelentéseiben kifejezett elszámoltathatóságot a pontosabb fenntartások és a fenntartásoknak az éves tevékenységi jelentést kísérő ésszerű biztosítékára gyakorolt hatásának alaposabb meghatározása által.

Következtetések

A Bizottság elszámoltathatóságának előmozdítása : Számos szolgálat éves tevékenységi jelentésének minőségét tovább kellene javítani a fenntartások és hatásaik pontosabb megfogalmazása terén, hogy erősítsék a Bizottság szolgálatai által adott és az összefoglaló jelentésben a Bizottság által értékelt biztosítékokat. E tekintetben a bizottsági biztosok felelősségét a cselekvési tervek végrehajtásának utánkövetése és a portfoliójukba tartozó szolgálatok ügyeinek állása tekintetében vissza lehet vonni.

3. AZ ÉVES TEVÉKENYSÉGI JELENTÉSEK ALAPJÁN FELMERÜLő, TÖBB TERÜLETET ÉRINTő Fő KÉRDÉSEK ÉS A BEÉRKEZETT AJÁNLÁSOK

3.1. Irányítási kérdések

A reform megerősített irányítási és ellenőrzési keretet, valamint új eszközöket teremtett, mint például a szolgálatok éves tevékenységi jelentése, amelyek lehetővé teszik a Bizottság számára, hogy helyesen mérje fel azokat a feladatokat, amelyekért felelősséggel tartozik. Változatos végrehajtási módszereket vezettek be, különösen a költségvetési területen megvalósult, harmadik feleknek történő delegálás útján.

A Bizottság most szembesül azzal a kihívással, hogy fokoznia kell a felügyeleti és ellenőrzési rendszereinek, a szervezeti egységek szintjén megvalósuló kockázatkezelés megerősítésének és a bizottsági szintű kockázatkezelés fejlesztésének hatékonyságát, csakúgy mint az ügynökségek felügyeletére irányuló intézkedések fejlesztését.

3.1.1. Elmozdulás a megfeleléstől a belső ellenőrzés hatékonysági megközelítése felé

Az első szakaszt követően, amikor a szolgálatok erőfeszítései a belső ellenőrzési rendszerek kialakítására és a belső ellenőrzési szabványoknak való megfelelésre irányultak (a szolgálatok megítélése szerint az alapvető követelményeknek átlagosan 93 %-ban feleltek meg az év végén), a szolgálatok most annak fejlesztésére összpontosítanak, hogy milyen hatékonyan működnek e rendszerek , valamint annak módjára, ahogyan összetevőik működnek.

Mivel a Bizottság célja az eredményes és hatékony irányítás és ellenőrzés megvalósítása, a szolgálatoknak folyamatosan finomítaniuk kell ellenőrzési rendszereiket annak biztosítása érdekében, hogy a vezetőknek valóban segítséget tudjanak nyújtani, és hogy az ellenőrzések a legkockázatosabb kérdésekre irányuljanak. Az ellenőrző rendszereknek a teljes körű hatékonyság szemléletének irányába történő elmozdulásával megvalósuló összevonása, amely magában foglalja a belső ellenőrzést és a kockázatelemzést a pénzgazdálkodás szféráján túl a mindennapos irányítás terén, logikus továbbfejlődése a 2000-ben elindított reformnak.

Különös figyelmet kell szentelni többek között a beszerzési eljárások, a szerződések és a juttatások odaítélése, nevezetesen a kiválasztási eljárás terén. Szükség van továbbá arra is, hogy kezeljék a kettős finanszírozás és a túlfizetés kockázatát; hogy csökkentsék a hibák gyakoriságát, emellett örvendetes az odaítélési eljárások némi egyszerűsítése is. Igény van a költséggazdaságos irányítási és ellenőrzési rendszerek létrehozásának fokozottabb arányosságára, és a belső ellenőrzésről szóló áttekintés megemlíti a következő, fejlesztésre váró területeket: ellenőrzés pénzügyi téren, a kockázatkezelés beépítése a mindennapok irányításába, továbbá a költséggazdaságos irányítási és ellenőrzési rendszerek létrehozásával kapcsolatos fokozottabb arányosság elérése. Ez magában foglalja a megfelelő pénzügyi eredménytáblának és a felügyeleti és ellenőrzési rendszerek helyénvalóságának rendszeres felülvizsgálatát, ellenőrizve az egyes szerződéses partnerektől való függőség mértékét, és figyelembe véve az utólagos ellenőrzések és az ellenőrzési ajánlások eredményeit. E tekintetben szükség van a hibakockázat elfogadható szintjének megállapítására, ha lehetséges, a többi intézménnyel egyetértésben.

A belső ellenőrzést végző tisztviselő ajánlása alapján különös figyelmet kell fordítani a kettős finanszírozást, az összejátszást, az érdekütközést, a belső kereskedést, a közösségi pénzügyi eszközök egyes szerződéses partnerek vagy kedvezményezettek esetében megvalósuló felhalmozódását és a tevékenységek kiszervezése terén a szerződéses partnerektől való függőséget illetően.

Továbbá – noha a kis főigazgatóságok, hivatalok és küldöttségek tapasztalatai eltérőek – a bizottsági szintű szabványok végrehajtása kapcsán egyes nehézségek megemlítésre kerültek a belső ellenőrzésről szóló áttekintésben . Néhány esetben a források hiányát emelték ki, míg másutt a hatáskörök és felelősségek pontosabb meghatározásának szükségességét hangsúlyozták. A hivatalokkal kapcsolatos másik kérdés a szerződéses alkalmazottakra való utaltságuk (az arány elérheti a 40 %-ot). Ez a helyzet, ha nem megfelelő gondossággal kezelik, az átmeneti időszakban a hatáskörök és a know-how kialakításában nehézségeket, az átruházások során pedig problémák fellépését okozhatja. A belső ellenőrzésről szóló áttekintés kiemeli a hivatalokban folyó ügyintézés folyamatosságát veszélyeztető kockázatot, amennyiben a szerződéses alkalmazottak új felvételi eljárását nem folytatják le időben. Végezetül tervezik és elvégzik a Bizottság nemrégiben létrehozott igazgatási hivatalainak háromévenkénti értékelését. Ennek különösen az egyszerűsítési intézkedéseket kellene majd érintenie.

Az intézményközi hivatalokat illetően a felelősségek elhatárolása lehetséges hiányának orvoslására irányuló intézkedéseket a költségvetési rendelet jelenleg folyó felülvizsgálata során hozzák meg olyan formában, hogy az egyes intézmények az engedélyezésre jogosult tisztviselő hatásköreit közvetlenül ruházzák át a hivatalra.

Következtetések

A felügyeleti és ellenőrzési rendszerek költséghatékonyságának további erősítése: A szolgálatoknak a központi szolgálatok segítségével tovább kellene szigorítaniuk belső ellenőrzésük hatékonyságának felügyeletét. Az egyes szolgálatok belső ellenőrzési koordinátorának a belső ellenőrzés hatékonyságáról rendszeres áttekintést kellene készítenie, amelyet az ellenőrzések, az engedélyezett kivételek és a megfelelő eredménytáblák eredményeire alapozna a kapcsolódó eljárások elősegítése vagy az ellenőrző rendszerek módosítsa érdekében. Ezen áttekintést el kellene végezni legalább a bizottsági biztosok félévenkénti tájékoztatása és az éves tevékenységi jelentés kapcsán.

3.1.2. Bizottsági szintű kockázatkezelés

A bizottsági szolgálatok rendszeresen – elvben évente egyszer – végeznek kockázatértékelési gyakorlatot. Fejlesztés alatt áll egy erőteljesebb módszer, amelyet egy olyan, 2004-ben indult és számos szolgálatot vizsgáló kísérleti gyakorlatra alapoznak, amely a kockázatkezelést egyértelműbben kapcsolja a tervezési folyamathoz.

A szolgálatok szintjén elvégzett kockázatkezelés mellett számos, rendszeresen megvalósuló tevékenység nyújt segítséget azáltal, hogy felhívja a figyelmet a kockázatokra, valamint kezelésükre kialakítja a megfelelő intézkedéseket a Bizottság mint egész szempontjából. Ez áll fenn a stratégiai tervezési ciklus elején a kiemelt tevékenységek számára történő forráselosztásnál, valamint a fő kezdeményezések lehetséges pozitív és negatív hatásainak előzetes értékelésénél. Irányítási kérdésekben a rendszeres jelentési irányvonalak mára már kialakultak, és jól működnek a bizottsági biztosok és a felelősségi körükbe tartozó szervezeti egységek között. A biztosok egy csoportja alaposan megvizsgál minden, a csaláselleni hivatal által indított nyomozást, hogy felhívja a bizottsági testület figyelmét a komoly ügyekre. Az ellenőrök és a belső ellenőrzésről szóló áttekintés éves alapon mutatja ki a több területet érintő és rendszeres hiányosságokat. Az ellenőrzési folyamatért felelős bizottság jelenleg fejleszti a bizottsági szinten hatással bíró fő ellenőrzési ajánlások nyomonkövetési eljárását.

A belső ellenőrzést végző tisztviselő és az Európai Parlament úgy tartja mindazonáltal, hogy a Bizottság kockázatkezelési gyakorlata megerősítésre vár, valamint úgy látja, hogy szükség van egy bizottsági szintű kockázatkezelési módszerre.

A belső ellenőrzést végző tisztviselő megjegyzi, hogy a kockázatkezelést be kellene építeni az egyes szolgálatok rendszeres irányítási folyamatába, továbbá javaslatot tesz a kockázatkezelés bizottsági szintű megközelítésére, amelynek eredményeképpen a Bizottság szintjén valósulna meg az egységes kockázatáttekintés, lehetővé téve az alapvető kockázatok felülről lefelé irányuló teljes felmérését.

Következtetések

A bizottsági szintű kockázatkezelés fejlesztése: A bizottsági szintű módszer, amelyet 2005 őszére kidolgoznak, bevezeti a kockázatértékelést a prioritások és forráselosztás döntéshozatali folyamata terén. Határozottabb formát ölt majd a szolgálatok irányítási tervében és az éves tevékenységi jelentésében. Középtávon a módszernek választ kellene adnia arra is, hogyan történjék a kockázatkezelés a szolgálatok hasonló tevékenységeinek „családjain” belül.

3.1.3. A teljesítmény mérése

A legtöbb szolgálat a központi szolgálatok segítségével elvégezte a célkitűzések és mutatók áttekintését mind a tervezési, mind a jelentési szakaszban annak érdekében, hogy fejlessze különösen a Bizottság által a költségvetési hatóságnak az éves előzetes költségvetési tervezettel együtt benyújtott dokumentumok és jelentések minőségét („tevékenységi ismertetők”).

A belső ellenőrzést végző tisztviselő és az Európai Parlament úgy tartja, hogy a célkitűzések és a mutatók minőségét még mindig tovább lehet fejleszteni, valamint hogy további lépéseket lehet tenni a teljesítmény mérésére és értékelésére. A Számvevőszék is felkérte a Bizottságot, hogy állítson elő olyan mutatókat, amelyek a műveletek jogszerűségét és szabályszerűségét fedik le, valamint mérik a belső ellenőrzési rendszerek teljesítményét.

A belső ellenőrzésről szóló áttekintés és a belső ellenőrzést végző tisztviselő rámutatott továbbá arra, hogy a politikai döntéshozatal folyamatában teljes körűen figyelembe kell venni a múlt tapasztalataiból – például az értékelések eredményeiből – leszűrt tanulságot.

Következtetések

A teljesítménymérés és -értékelés áttekintése: A Bizottság elemezni fogja a meglévő célkitűzéseket és mutatókat a „családonként” elvégzett szakértői értékelés fényében annak felülvizsgálata érdekében, hogy a célkitűzések és mutatók a Bizottságon belül megvalósuló irányítás számára működőképesebb eszközökké váljanak.

3.1.4. Kiszervezés és hivatalok

A 2007–2013 közötti időszakra szóló pénzügyi keretről szóló, 2004. februári közleményében a Bizottság kiemelte annak szükségességét, hogy tevékenységeit a Szerződés által ráruházott politikák fejlesztésére és felügyeletére irányítsa, valamint az igazgatási irányítás számára elvként határozta meg a „kevésbé közvetlen irányítást, az átadás alaposabb ellenőrzését és a nagyobb költséghatékonyságot”.

Amikor a végrehajtási feladatokat kihelyezés útján végrehajtó hivatalok által végeztetik el – e hivatalokra a Bizottság hatáskört ruház át, hogy közösségi programot vagy projektet hajtsanak végre –, esetükben a Bizottságnál hatályos, velük azonos belső ellenőrzési követelményeket kell alkalmazni, amelyek lehetővé teszik a Bizottság számára a teljes körű ellenőrzés gyakorlását.

Ezzel szemben a szabályozási hivatalok – vagyis a nem végrehajtó közösségi hivatalok – autonóm testületek. Míg e hivatalok legtöbbjének működését – legalábbis részben – a költségvetés bizottsági szakaszából fedezik, a Bizottságnak tevékenységük felett csak korlátozott ellenőrzési hatáskörrel rendelkezik. Mindazonáltal a szabályozási hivatalok intézkedése némely körülmények között összeütközésbe kerülhet a Bizottság felelősségi körével. E tekintetben a belső ellenőrzésről szóló áttekintés felveti azon mechanizmusok kérdését, amelyek lehetővé teszik a Bizottság számára, hogy ellenőrzést gyakoroljon az ilyen hivatalok felett. Az európai szabályozásról szóló fehér könyvnek megfelelően a Bizottság már elindított egy kezdeményezést az európai szabályozási hivatalok létrehozására, működtetésére és ellenőrzésére szolgáló működési keretrendszer meghatározására, amely kezdeményezést egyeztetni fog az Európai Parlamenttel és Tanáccsal. E keretrendszer-tervezet célja különösen a szabályozási hivatalok és a különféle intézmények megfelelő felelősségeinek meghatározása. Továbbá tisztázni kell a szükséges ellenőrzési intézkedéseket annak érdekében, hogy a Bizottság szükség esetén politikai és költségvetési felelősségét teljes körűen gyakorolhassa.

Következtetések

A Bizottság teljes körű felelőssége a végrehajtó hivatalokért: A végrehajtó hivatalok működését tekintve a Bizottság teljes körűen gyakorolja a fentiekben meghatározott az ellenőrzési kötelezettségeit. A következő összefoglaló első ízben tesz jelentést az újonnan létrehozott végrehajtó hivatalok működéséről.

A Bizottság és a szabályozási hivatalok megfelelő felelősségének tisztázása : A szabályozási hivatalok keretrendszeréről szóló intézményközi megállapodás bizottsági tervezete alapján intézményközi tárgyalásokat kell folytatni 2005-ben. A Bizottság szolgálatai és a szabályozási hivatalok megfelelő szerepeit és felelősségeit egymással összeegyeztetve tisztázni fogják.

3.2. Pénzgazdálkodás és jelentéstétel

A pénzügyi irányítást alaposan átalakították a 2003-ban hatályba lépett, átdolgozott költségvetési rendelettel, a tevékenységalapú költségvetés 2004-es bevezetésével, és a 2005 januárjától hatályos, az eredményelszámolás elvére történő átállással.

A Bizottság a többi intézménynek most egy olyan, az integrált irányítási keret re irányuló tervet javasol, amely az EU-pénzek jogszerű és szabályos felhasználását – ideértve a tagállamokkal megvalósuló megosztott irányítást is – illetően nagyobb biztonságot teremt a Bizottság és érdekelt felei számára. Az utólagos ellenőrzéseket pontosabban irányítják és harmonizálják, különösen a szolgálatok „családjai” szintjén megvalósuló fokozott következetesség biztosításával.

Tizedik alkalommal nyújtotta be az Európai Számvevőszék az éves megbízhatósági nyilatkozatot, amely nagy vonalakban pozitív kicsengésű a számlák, a kötelezettségvállalások és a saját források megbízhatósága tekintetében, ám amely ugyanakkor jelezte, hogy a Számvevőszék minden kifizetést illetően nem szolgálhat biztosítékkal, ezt csak a igazgatási kiadásokra vonatkozóan teheti meg.

A Bizottság úgy tekinti, hogy célkitűzései egyikeként azokat a feltételeket kellene megteremteni, amelyek lehetővé teszik a Számvevőszék számára, hogy olyan megbízhatósági nyilatkozatot bocsásson ki, amelyhez csak kevés bírálat kapcsolódik. Ez nemcsak megújult erőfeszítéseket jelent a Bizottság részéről számos területen, hanem a tagállamoknak a kezdeményezésben tanúsított aktív részvételét is, mivel a Szerződésnek megfelelően – noha a Bizottság viseli egyedül a költségvetés végrehajtásának felelősségét – a költségvetés körülbelül 80 %-át a tagállamok hajtják végre a megosztott irányítás keretein belül.

A számvitel és a pénzügyi jelentéstétel terén lényeges előrelépéseket tettek 2004-ben, amikor oly módon készítették elő az eredményelszámolásra történő átállást, hogy az EU általános költségvetésével kapcsolatos általános számvitel a tervezettnek megfelelően 2005 januárjától megkezdhesse a teljes mértékben az eredményelszámolás elvén alapuló működését. A 2004-es évben a Bizottság végrehajtotta a kizárólag tevékenységalapú struktúrán alapuló első költségvetést. A költségvetési jelentéstétel kiigazításával járó kihívásnak szintén sikerült megfelelni.

A 2004-es az átdolgozott költségvetési rendelet végrehajtásának második éve volt, és a szolgálatok éves tevékenységi jelentései azt mutatták, hogy az új szabályok már átszűrődtek az irányítási gyakorlatba. A 2003 során megfigyelt egyes gyermekbetegségeket jelölő fenntartásokat a 2004-es jelentésekben fel lehetett oldani.

A társfinanszírozásra vonatkozó, magasabb egység elérésére irányuló intézkedés következtetései az átalánykifizetések szélesebb körű alkalmazásán keresztül megvalósuló egyszerűsítést javasolták. A Bizottság különösen azzal céllal módosítja a költségvetési rendelet végrehajtási szabályait, hogy a kisértékű szerződések és támogatások esetén egyszerűsítést valósítson meg, valamint a kockázatok elemzésén alapuló arányos ellenőrzéseket hajtson végre. Egyidejűleg a költségvetési rendelet első hároméves felülvizsgálatáról szóló javaslatot elfogadták, és jelenleg folynak róla a megbeszélések a többi intézménnyel. E felülvizsgálat modernizálja majd a költségvetés végrehajtásának különféle módszereit, létrehozza az átalánytámogatások kiterjedt alkalmazására szolgáló jogalapot, valamint összpontosít a további egyszerűsítésre és arányosságra, kedvezőbb egyensúlyt teremtve az ellenőrzés követelményei, valamint az érintett kockázatok és költségek között. A költségvetési rendelet felülvizsgálatát végrehajtási szabályainak további felülvizsgálata kíséri majd.

3.2.1. Az integrált irányítási keret terve

A Számvevőszék egységes ellenőrzésről alkotott véleménye és a Parlament 2003-ra szóló mentesítési ajánlása jelölik ki a közösségi belső ellenőrzési keretrendszer kiindulópontjait. Ezen integrált belső ellenőrzési keretrendszerre annak érdekében van szükség, hogy létrehozzanak egy logikai láncolatot, ahol a korai szakaszokban elvégzett ellenőrzéseket hatékonyabban lehet a későbbi szinteken alkalmazni a mögöttes ügyletek jogszerűsége és szabályszerűsége biztosítékának alátámasztása érdekében. Az ellenőrzéseknek arányosnak kell lenniük, hogy megtalálják a megfelelő egyensúlyt a költségek és az előnyök között (mind monetáris, mind politikai értelemben).

Az integrált belső ellenőrzési keretrendszer által létrehozott biztosítékra, valamint a reformmal kapcsolatban már megteremtett eredményekre alapozva a Bizottság célja az, hogy a Számvevőszéktől olyan éves megbízhatósági nyilatkozatot kapjon, amely a kifizetések jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozó jobban összpontosított és körülhatároltabb megállapításokat tartalmaz. Az ezen összefoglalóval párhuzamosan elfogadott közlemény meghatározza a fő politikai elveket az integrált belső ellenőrzési keretrendszerre, a különféle érintettek – ideértve a tagállami szinten lévőket is – megfelelő felelősségeire, és arra az eljárásra vonatkozóan, amelynek az év vége előtt el kellene vezetnie a terv elfogadásához.

Az integrált belső ellenőrzési keretrendszer kialakítása, amely különösen az ellenőrzési eredmények összes irányítási szinten történő megosztásának eszközét biztosítaná, megerősíti továbbá a hatékonyságot és az eredményességet. Az EK-alapok irányítása egyszerűsítésének alkalmazási területét fel kell tárni, biztosítva azt, hogy az ellenőrzési követelmények a kockázattal arányosak legyenek.

Alapvető lépéseket tettek már meg az integrált belső ellenőrzési keret tervének elfogadását megelőzően, ideértve a következő pénzügyi tervekben megvalósuló mezőgazdasági és strukturális támogatások pénzügyi irányításáról szóló jogalkotási javaslatokban szereplő új rendelkezéseket is. További fejlesztés a lehetséges fenntartások fent említett szakértői értékelése során megvalósuló harmonizációs gyakorlat, amely megkezdte az „elfogadható hibaszintek” meghatározására szolgáló alap mérlegelését. Ahogyan a belső ellenőrzésről szóló áttekintés kimutatja, annak érdekében, hogy a szolgálatok családjaiként meghatározzák a közös küszöböket, az egyes családokon belül hitelesíteni és harmonizálni kell az ellenőrzési módszereket.

Következtetések

Úton az integrált ellenőrzési keretrendszer felé : A Bizottság felkéri majd az érintett EU-intézményeket, hogy alakítsák ki az e keretrendszerre vonatkozó közös megközelítést, amely magában foglalja a bizottsági szinten a szolgálatok éves tevékenységi jelentésein keresztül megvalósuló erőteljesebb biztosítékot, valamint a közösségi költségvetést megosztott irányítás keretein belül végrehajtó tagállamoktól érkező nagyobb biztosítékot. E biztosítékokat egyértelműbben támasztják alá a határozott belső ellenőrzési eljárások, az értékelési és jelentéstételi mechanizmusok, ideértve az ellenőrzési eredmények minden szinten megvalósuló megosztását is.

3.2.2. Előzetes és utólagos ellenőrzések

Az előzetes és utólagos ellenőrzések a Bizottság által alkalmazott belső ellenőrzési keretrendszer fontos alkotóelemeit képezik. A szolgálatok éves tevékenységi jelentései általánosságban folyamatos fejlődést mutatnak, jelzik azonban az utólagos ellenőrzések elégtelen szintjét egyes olyan esetekben, amelyek fenntartásokat eredményeztek. A belső ellenőrzésről szóló áttekintés azt jelezte, hogy a szolgálatoknak fel kellene készülniük arra, hogy fejlesszék ellenőrzési stratégiájukról és annak végrehajtásáról készített jelentésüket annak érdekében, hogy az ésszerű biztosítékról szóló nyilatkozatot illetően több bizonyítékot lehessen szerezni. A különféle költségvetési területeket érintő utólagos ellenőrzések további harmonizálására és hitelesítésére irányuló igényt is kiemelte a belső ellenőrzést végző tisztviselő , aki javasolta, hogy a szolgálatok éves tevékenységi jelentései és összefoglalójuk ezen ellenőrzések eredményeiről teljesebb mértékben nyújtsanak tájékoztatást.

A 2004-es év második felében létrehozták az utólagos ellenőrzési hálózatot azon iránymutatások meghatározása érdekében, amelyek lehetővé teszik a szolgálatok közötti helyes gyakorlatok megosztását, valamint amelyek az utólagos ellenőrzések tekintetében a közös nyelvet és a megértést biztosítják.

E téren megteremtené a haladást az integrált irányítási keret terve, amely segítséget nyújt különösen az ellenőrzések költségei és várható előnyei közötti jobb egyensúly megteremtésében, ahogyan azt a belső ellenőrzést végző tisztviselő is javasolta. Ráadásul ez utóbbi ajánlotta a megosztott és decentralizált irányítás programozási időszakának végén végzett „zárási ellenőrzéseket” szolgáló egyértelműbb stratégia elfogadását és a nemzeti hivatalok által a közvetett centralizált irányítás során elvégzett utólagos ellenőrzésekre vonatkozó szabatosabb iránymutatások kialakítását.

A néhány szolgálatnál a kedvezményezettek által benyújtott költségigénylésekre vonatkozó független ellenőrzési tanúsítványokkal kapcsolatos kísérleteket folytatni kellene, hogy az ilyen tanúsítványok utólagos ellenőrzésekre gyakorolt hatására vonatkozóan hamar le lehessen vonni a következtetéseket. Ezzel párhuzamosan néhány támogatás esetében az átalányfizetés fokozottabb igénybevételének azáltal kellene megváltoztatnia az utólagos ellenőrzés természetét, hogy lehetővé teszi a pontosabban irányított, minőségibb és visszatartó erejű ellenőrzéseket.

Következtetések

Összehangoltabb és hatékonyabb előzetes és utólagos ellenőrzések : A közös ellenőrzési stratégiák módszerének és meghatározásának harmonizálását – legalábbis az azonos költségvetési területen működő szolgálatok „családjai” szintjén – folyamatosan erősíteni kell. Az integrált belső ellenőrzési keret tervével összefüggésben az azonos költségvetési területen működő szolgálatok feltárják majd a „családok” által megosztott források megszervezésének legmegfelelőbb módját vagy a szorosabb összehangolás (közös ellenőrzések, közös módszer, eredmények megosztása) vagy az együttműködés útján (amikor a vezető szolgálat végzi az ellenőrzést a kisebb szolgálatok nevében). Ez fokozatosan teszi majd lehetővé a harmonizációt, az utólagos ellenőrzések pontosabb irányítását és a fokozott hatékonyságot.

3.2.3. Számvitel és pénzügyi jelentéstétel

A belső ellenőrzést végző tisztviselő és a mentesítő hatóság azt ajánlja, hogy a számvitelért felelős tisztviselő lássa el kézjegyével a Bizottság számláit, valamint hogy nevezzék ki magasabb kategóriájú „felelős pénzügyi főtisztviselőnek”, hogy a Bizottság szervezeti egységei ellensúlyaként járhasson el.

Az igazgatási reform alapvető elveire alapozva – amelyek a szolgálatok szintjén biztosítják az irányítási és ellenőrzési feladatok decentralizását, valamint a nagyobb fokú elszámoltathatóságot – a bizottsági szolgálatok továbbra is teljes körű felelősséggel bírnak a megfelelő ügyletek jogszerűségéért és szabályszerűségéért. A főigazgatók által az éves tevékenységi jelentésükben tett megbízhatósági nyilatkozatnak kellene igazolnia, hogy a felelősségi körükbe tartozó számlák pontosak és teljesek.

A számvitelért felelős tisztviselőnek kézjegyével kellene ellátnia a számlákat, igazolva azt, hogy elvégezte az általa szükségesnek tartott ellenőrzéseket, valamint kielégítőnek találta, ahogyan a számlákat a felelősségi körébe tartozó számviteli szabályokkal, módszerekkel és számviteli rendszerekkel összhangban elkészítették, igazolja továbbá, hogy elvégzett minden olyan kiigazítást, amely a számlák valós és tisztességes elkészítéséhez szükséges a költségvetési rendelet 136. cikkének megfelelően, és hogy azok ennélfogva megbízhatónak tekinthetők. A főigazgatóknak megfelelően tájékoztatniuk kellene a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy az gyakorolhassa felelősségét, valamint fel kellene hatalmazni arra, hogy ellenőrizhesse azokat az információkat, amelyeket szükségesnek tart. Összhangban a főigazgatóknak a mögöttes ügyletekért viselt meglévő felelősségével és a könyvvizsgáló számára hozzáférhetővé tett információ megbízhatóságával, az éves tevékenységi jelentésben tett megbízhatósági nyilatkozatoknak igazolniuk kellene, hogy a felelősségi körükbe tartozó számlák pontosak és teljesek.

Következtetés

Az e célból készült, a költségvetési rendelet felülvizsgálatáról szóló javaslato kat a Bizottság 2005. május 3-án elfogadta.

3.2.4. A költségvetés végrehajtásának módszerei

A központilag irányított alapok terén a belső ellenőrzést végző tisztviselő a támogatások odaítélésénél szigorúbb szabályok alkalmazására szólított fel – e kérdés fenntartás keletkeztetését is maga után vonta az egyik szolgálat éves tevékenységi jelentésében , egy nem kormányzati szervezet vonatkozásában. A belső ellenőrzésről szóló áttekintés kiemelte az olyan megfelelő ellenőrzési intézkedések szükségességét, amelyek felderítik és azonnal kijavítják a beszerzésekkel és támogatásokkal (kiválasztási eljárás, eseménynapló, kettős finanszírozás, túlfizetések) kapcsolatban azonosított gyenge pontokat, amit a néhány szolgálat éves tevékenységi jelentésében található fenntartások is alátámasztottak.

A megosztott irányítás és a nemzeti hivatalokon keresztül megvalósuló alapkezelés tekintetében a belső ellenőrzést végző tisztviselő rámutatott arra az igényre, hogy a tagállamok kezelő szerveitől megbízhatósági nyilatkozatokat kell kérni a nemzeti ellenőrző rendszereknek a Bizottság szolgálatai által a kifizetések teljesítése előtt végrehajtandó érvényesítésén túl. A Bizottság hasonló javaslatokat tett a mezőgazdasági kiadások terén, amelynek tekintetében politikai megállapodást értek el a Tanácsban. A belső ellenőrzést végző tisztviselő hangsúlyozta továbbá a nemzeti hivatalokból a Bizottsághoz érkező fokozott mennyiségű információ fontosságát.

Amikor a tagállamok megosztott irányítás útján irányítják és ellenőrzik a költségvetés végrehajtását, a korábbi összefoglalóra válaszként adott intézkedés lehetővé tette a meglévő ellenőrzési láncolatnak a mezőgazdasági és strukturális alapok modelljének keretén belüli tisztázását, továbbá a fennmaradó problémák és a lehetséges megoldások azonosítását. A Számvevőszék válaszul kitartott a Bizottság azon felelőssége mellett, miszerint ellenőriznie kell, hogy a megfelelő ellenőrzési rendszereket alkalmazzák-e, és hogy azok megfelelően működnek-e a tagállamokban, továbbá hogy a Bizottságnak biztosítania kell a mögöttes ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét. Hangsúlyozta továbbá annak szükségességét, hogy meg kell határozni e tekintetben a megbízhatóság elfogadott szintjét és a fontossági küszöbértéket.

Következtetések

Az integrált belső ellenőrzési keret terve áttekinthetőbbé teszi majd az információáramlást, továbbá lehetővé kellene tennie a Bizottság belső eljárásaitól és a költségvetés végrehajtásának feladataival a Bizottság által megbízott harmadik felektől a határozottabb biztosítékok kérését.

A szolgálatokat felszólítják a költségvetési rendelet módosított végrehajtási szabályai által bevezetendő egyszerűsítési intézkedések, különös tekintettel az átalánytámogatások – mint a ténylegesen felmerült költségek visszatérítésének szükség szerint igénybe vehető alternatív eszközeként történő – alkalmazására.

3.3. Emberi erőforrások

Hatályba lépett az új, reformok által áthatott személyzeti szabályzat, biztosítva többek között a lineáris karrierrendszert és a munkafeltételek korszerűsítését, továbbá új intézkedéseket a fegyelmi ügyekre és a visszaéléseknek a vezetés irányában történő nyilvánosságra hozatalára vonatkozóan.

Néhány eszközt, mint például a személyzet értékelésére szolgáló rendszer t, úgy alakítottak ki, hogy biztosítsa az eredményes és hatékony humánerõforrás-gazdálkodást.

Az új személyzeti szabályzat 2004. május 1-jén lépett hatályba, ezt a Bizottság által elfogadott végrehajtási rendelkezések számos csomagja kísérte. A hatékonyság további fokozását biztosító egyéb intézkedések magukban foglalták az átcsoportosításra vonatkozó iránymutatást és a felsővezetés értékelésére szolgáló szabályokat.

Hangsúlyt fektettek továbbá a bizottsági személyzet munkafeltételeinek javítására. Mind a személyzet igényeit, mind pedig a hozzáférhető forrásokat figyelembe vevő megoldásokat javasoltak, amelyek továbblépnek a magán- és a szakmai élet összehangolására kialakított politikák – részmunkaidő, rugalmas munkaidő, távmunka, szülői és családi szabadság – fejlesztése terén.

3.3.1. A szakosodott személyzet hiánya

Néhány szolgálat éves tevékenységi jelentésében megemlítésre került, hogy a személyzet nem kielégítő száma néhány esetben problémát okozott a működésben. Egy alkalommal a munkaerőhiány abban a rövid időszakban lépett fel, amikor az új személyzeti szabályzat végrehajtása miatt keletkezett számítástechnikai kihívásokkal kellett megbirkózni. E jelentések némelyike még sajátságosabb problémákra is rávilágított a megfelelő szakmai (pénzügyi vagy könyvvizsgálói, tudományos, nyelvi és számítástechnikai) profillal rendelkező emberi erőforrások elérhetőségét illetően mind mennyiségi, mint minőségi értelemben – e problémák a nevezetesen a tíz új tagállamból származó pályázók odavonzásának nehézségeiből adódnak.

A belső ellenőrzésről szóló áttekintés a pénzügyi és sajátságos területeken azonosította a hozzáértéssel rendelkező szakértők hiányát; ez nehézségeket eredményezhet, ha a mobilitás kérdése merül fel, különösen a kis szolgálatoknál, küldöttségeknél és képviseleteknél.

Következtetések

A 2004 júliusában bemutatott, a szakértők toborzásának elősegítés ére és a már alkalmazott személyzet képzésének továbbfejlesztésére irányuló cselekvési tervet folytatni fogják. A Bizottság hozzájárul majd az intézményközi Európai Személyzeti Felvételi Hivatal munkaprogramjához annak biztosítása érdekében, hogy a megüresedő helyek betöltésére a versenypályázatok továbbra is megfelelő számú eredményes pályázót biztosítsanak. A munkaerőtoborzási kampányokat fenn kell tartani, különösen néhány szolgálatnál, valamint intézkedést kell hozni, ahol munkaerőhiány fennálltát azonosítják. A Bizottság továbbra is mélyreható figyelemmel kíséri a helyzetet, és intézkedéseket fog javasolni a munkaerőtoborzási eljárások javítására.

Továbbá a forrásokat összehangolják a politikákkal, és nemcsak mennyiségi, hanem minőségi értelemben is, hogy az egyes politikákra kijelölt személyzet bizonyosan rendelkezzen a kötelezettségeik végrehajtásához szükséges képességekkel és képesítéssel. E célkitűzést szem előtt tartva a munkaerőtoborzási eljárásokat továbbfejlesztik, és a már meghozott intézkedésekre építve szakosított képzésekről gondoskodnak majd.

3.3.2. Tisztviselők toborzása az új tagállamokból és képzés

Számos szolgálat éves tevékenységi jelentése kiemeli, hogy a tisztviselők toborzását az új tagállamokból késve teljesítették, főképpen a tartaléklisták késedelmes elérhetősége miatt. A főigazgatóságok humánerőforrás-politikájában a képzés továbbra is jelentős szerepet játszik. A legtöbb főigazgatóság beszámolt saját stratégiai képzési keretének elfogadásáról és a tisztviselőnkénti képzéssel töltött napok számának növekedéséről.

3.3.3. A reformeszközök finomítása

A személyzeti politika reformjához szükséges jogi eszközök jelentős többsége 2004-ben hatályba lépett. Az elkövetkező években hangsúlyt kell majd fektetni e folyamat megszilárdítására és a megnövekedett arányú tulajdonlásra, valamint ahol ilyen igény fellép, a rendelkezések egyszerűsítését szolgáló finomításra.

Következtetések

Az eljárások egyszerűsítése kulcsfontosságú célkitűzés mind a hatékonyságnak, mint pedig az ügyfelek megelégedettségének fokozásában. Különösen olyan egyedi intézkedések kerülnek majd bemutatása, amelyek egyszerűsítik és továbbfejlesztik a személyzet értékelésére szolgáló rendszert.

3.3.4. Mobilitás

A legtöbb szolgálat jelentést tesz arról, hogy komolyabb problémák nélkül boldogultak a mobilitási terveik keretében megvalósult mobilitási kérdésekkel, annak ellenére, hogy a belső ellenőrzésről szóló áttekintés rámutatott néhány, a minősített pozíciókba történő kötelező mobilitással kapcsolatos nehézségre.

A főigazgatóságokon és a szolgálatokon belüli, valamint az azok közötti mobilitás 2004-ben a bizottsági személyzet (tisztviselők és ideiglenes alkalmazottak) 15 %-át érintette, beleértve a személyzet azon tagjait is, akik önként határoztak amellett, hogy állást változtatnak (önkéntes mobilitás), és azokat, akiket köteleztek az állásváltoztatásra (kötelező mobilitás) a bővítést követő átcsoportosítási gyakorlat miatt, vagy azért, mert már több mint öt éve dolgoztak minősített pozícióban.

Egy belső felmérés eredményei megerősítik, hogy a mobilitásról szóló iránymutatás jelentős javuláshoz vezetett azt a módot illetően, ahogyan a Bizottságnál a mobilitást kezelik. A helyes gyakorlatokat azzal a céllal terjesztik, hogy létrehozzanak egy olyan, a szakmai pályafutást irányító rendszert, amellyel a Bizottság biztosíthatja, hogy a „megfelelő személy van a megfelelő állásban, a megfelelő időben” – ezáltal biztosítva forrásai lehető leghatékonyabb és legeredményesebb felhasználását. E munkát az olyan eszközök fejlesztése támogatja, mint az e-CV, amely minden bizottsági alkalmazott esetében áttekintést nyújt azok szakmai ismereteiről és szakképesítésükről. Míg a mobilitással kapcsolatos tapasztalatok általánosságban pozitívak voltak, beszámoltak néhány, a minősített pozíciókba történő kötelező mobilitás kedvezőtlen hatásáról, mint például a szakértelem és az intuíciós képesség elvesztéséről, és megjegyezték, hogy a forrásokért felelős igazgatók üdvözölnék az e politika hatásairól szóló értékelést.

4. KÖVETKEZTETÉSEK

A 2004. évi összefoglaló jelentés lehetővé tette az új Bizottság számára, hogy első alkalommal tekintse át szolgálatai irányítását, valamint hogy a szolgálatok 2004-es éves jelentéseiben mind a belső és külső ellenőrök, mind pedig a mentesítő hatóság által felvetett fő kérdésekre választ adjon.

Ezen összefoglaló olyan referenciakeretet hoz létre, amely biztosítja a következetességet, és megmagyarázza a javasolt kezdeményezések mögött rejlő okfejtést, hozzájárulva egyebek mellett a Számvevőszéktől származó olyan megbízhatósági nyilatkozat megszerzésének célkitűzéséhez, amely középtávon csak csekély mértékű fenntartást tartalmaz. Elindít egy olyan folyamatot, amely során az elkövetkező években benyújtott összefoglalók áttekintést nyújtanak e kezdeményezések sorsának állásáról. Ez nem új reform elindításának a kérdése. Mára elérkezett az idő, hogy ideális sebességben üzemeltessék a rendszert, és teljesítőképességét tökéletesre fejlesszék a következő irányvonalakra alapozva:

- A Bizottság elszámoltathatóságának előmozdítása : a főképpen a főigazgatóktól és a szolgálatok vezetőitől származó biztosítékok és a számvitelért felelős tisztviselő kézjegyével ellátott, eredményelszámolásra alapozott összefoglaló jelentés.

- A hatékony teljesítményirányítás előmozdítása : a felügyeleti és ellenőrzési rendszerek hatékonysága és tulajdonlása, előretekintő és alapos, minden napra kiterjedő irányítás, amely magában foglalja a kockázatkezelés dimenzióját is.

- A Bizottság felelősségének és felügyeleti kapacitásának megerősítése egy integrált belső ellenőrzési keretrendszer segítségével, a kockázatoknak a szolgálatok „családjai” által tanúsított, következetesebb megközelítése, továbbá a politikai eredmények, a belső ellenőrzési és a pénzgazdálkodási irányítás kérdései közötti jobb egyensúly mind az éves tevékenységi jelentések, mind pedig az összefoglalók szintjén.

MELLÉKLET 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

MELLÉKLET 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

MELLÉKLET 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |