A Belső Ellenőrzési Szolgálat megtervezi az ellenőrzési munkát, amihez kockázatértékelést és kapacitáselemzést végez. Ezt a működési szabályzata és a nemzetközi normák írják elő, és az ellenőrzési terv hatékony és eredményes végrehajtását is elősegíti. Ezt követően rendszeresen figyelemmel kíséri az ellenőri terv végrehajtását, és elvégzi a szükséges módosításokat. A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2018-ban részletes kockázatértékelést végzett, amelynek eredményeképpen a 2019 és 2021 közötti időszakra szóló többéves stratégiai ellenőrzési terv, valamint 2019. évi éves ellenőrzési terv készült.

A 2018. évi eredeti tervet – amely 52 ellenőrzési tevékenységet, köztük ellenőrzéseket, felülvizsgálatokat és tanácsadási tevékenységeket tartalmazott, de nyomon követést nem – az év közepén aktualizálták. Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság az eredeti és az aktualizált tervet is mérlegelte.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat nem ellenőrzi a tagállamok uniós forrásokat ellenőrző kontrollrendszereit. Ezek az ellenőrzések elérnek az egyéni kedvezményezettek szintjéig, és a tagállamok belső ellenőrei, a nemzeti ellenőrzési hatóságok, a Bizottság más főigazgatóságai és az Európai Számvevőszék végzi el őket. A Belső Ellenőrzési Szolgálat azonban ellenőrzi a Bizottság szolgálatai által hozott olyan intézkedéseket, amelyek célja az uniós források folyósításáért felelős i. tagállami és ii. egyéb szervek – köztük az ENSZ – felügyelete és ellenőrzése. A költségvetési rendelet rendelkezései szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat a helyszínen, így például a tagállamokban is elvégezheti ezeket a feladatokat.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottságnak tesz jelentést, és működését illetően is neki tartozik elszámolással. Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság segítséget nyújt a biztosi testületnek a Szerződések, a költségvetési rendelet és egyéb jogszabályok alapján fennálló kötelezettségeinek a teljesítésében. E célból i. biztosítja a Belső Ellenőrzési Szolgálat függetlenségét; ii. ellenőrzi a belső ellenőrzési munka minőségét; iii. biztosítja, hogy bizottsági szolgálatok megfelelően figyelembe vegyék a belső és külső ellenőrzések alapján megfogalmazott ajánlásokat; valamint iv. gondoskodik arról, hogy az ajánlások nyomán megfelelő intézkedések szülessenek. Ezáltal az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság elősegíti, hogy a Bizottság még eredményesebben és hatékonyabban tudja elérni a céljait. Emellett megkönnyíti a biztosi testület számára az Európai Bizottság irányításának, kockázatkezelésének és belső ellenőrzési gyakorlatainak felügyeletét. 2018 januárjában a belső ellenőr ellenőrzési jelentést adott ki a Bizottság irányításáról. Ebben a jelentésben megállapította, hogy arányos fejlesztésekre van szükség többek között a kockázatkezelés, a pénzügyi beszámolás és az intézményi (felügyeleti) szervek megbízatása terén. Az Európai Bizottság által e jelentés nyomán tett intézkedések egyikeként 2018 novemberében aktualizálták az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság alapszabályát.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat függetlenségét a költségvetési rendelet ( ) és a Belső Ellenőrzési Szolgálat Bizottság által elfogadott működési szabályzata ( ) rögzíti. E szabályzat értelmében a Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőreinek a tárgyilagos ítélőképességük megőrzése és az összeférhetetlenség elkerülése érdekében fenn kell tartaniuk függetlenségüket az általuk vizsgált tevékenységek és műveletek tekintetében. Tárgyilagosságuk tényleges vagy látszólagos csorbulása esetén a részletes körülményeket nyilvánosságra kell hozni. Ha a belső ellenőr szükségesnek ítéli, közvetlenül a Bizottság elnökéhez, illetve biztosi testülethez is fordulhat.

Az értékelés szerint az ellenőrzött szervezetek a Belső Ellenőrzési Szolgálat által a 2014 és 2018 közötti időszakban megfogalmazott összes (1 938) elfogadott ajánlás közül 1 572-t (81 %) hajtottak végre a 2019 január 31-i határidőig ( ). Ekkor tehát összesen 366 ajánlás (19 %) várt még végrehajtásra.

Ebből a végrehajtásra váró 366 ajánlásból ( ) egyet minősítettek kritikusnak ( ), 135 ajánlás nagyon fontos minősítést kapott, 103 pedig késedelmesnek minősült (vagyis nem hajtották végre az eredetileg elfogadott végrehajtási határidőig). Ezek a késedelmes ajánlások az összesen 1 938 elfogadott ajánlás 5,3 %-át teszik ki. A 103 késedelmes ajánlás közül 18 nagyon fontos ajánlás végrehajtása régóta esedékes (egy ajánlás régóta esedékes, ha az eredeti végrehajtási határidőhöz képest több mint hat hónapja késik a végrehajtása). Ezek a 2014 és 2018 közötti időszakban elfogadott kritikus és nagyon fontos ajánlások teljes számának mindössze 2,9 %-át tették ki (az előző beszámolási időszakbeli 2,0 %-hoz képest). A hat hónapnál hosszabb ideje késedelmes nagyon fontos ellenőrzési ajánlások száma az elmúlt években jelentősen csökkent (átlaga a 2015. június és 2016. október közötti időszakban még 28 volt, a 2017. januárja óta eltelt időszakban viszont csak 15). Az ezeknek az ajánlásoknak a végrehajtásával kapcsolatos munka jelenleg is zajlik, a Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság pedig továbbra is szorosan figyelemmel kíséri.

Összességében véve a Belső Ellenőrzési Szolgálat úgy véli, hogy az ellenőrzési ajánlások végrehajtása kielégítő és az előző beszámolási időszakhoz hasonló. Ez az aktuális helyzet azt jelzi, hogy a bizottsági szolgálatok lelkiismeretesen hajtják végre a nagyon fontos ajánlásokat, ezáltal pedig mérsékelik a Belső Ellenőrzési Szolgálat által feltárt kockázatokat. Mindazonáltal figyelmet kell fordítani azokra a nagyon fontosnak minősített egyedi ajánlásokra, amelyek régóta (vagyis több mint hat hónapja) esedékesek.

Ezeket a nagyon fontos és régóta esedékes ajánlásokat az e jelentéshez mellékelt bizottsági szolgálati munkadokumentum (3. szakasz) foglalja össze.

4.A 2018-ben elvégzett ellenőrzési munka alapján levont következtetések

4.1.A teljesítmény-ellenőrzésekkel kapcsolatos következtetések

A Belső Ellenőrzési Szolgálat támogatja, hogy a Bizottság teljesítményalapú kultúrát alakított ki, és nagyobb figyelmet fordít az ár-érték arányra, ezért kétféle ellenőrzést végzett 2018-ban: teljesítmény-ellenőrzést ( ) és a lényeges teljesítményelemekkel foglalkozó (átfogó) ellenőrzést. Mindkét fajta ellenőrzés végrehajtása a Belső Ellenőrzési Szolgálat 2016 és 2018 közötti időszakra vonatkozó stratégiai ellenőrzési tervének részét képezte.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat – módszertanának és bevált gyakorlatainak megfelelően – közvetett módon közelítette meg a teljesítményt. Ehhez megvizsgálta, hogy a vezetés létrehozott-e a tevékenységei teljesítményének (hatékonyságának és eredményességének) mérését szolgáló és megbízhatóságot nyújtó ellenőrző rendszereket, és ha igen, miként. E megközelítéssel a Belső Ellenőrzési Szolgálat azt kívánja biztosítani, hogy a főigazgatóságok és a szolgálatok alakítsanak ki megfelelő teljesítménymérési kereteket, valamint teljesítménymérési eszközöket, kulcsmutatókat és monitoringrendszereket. Ez részben annak az eredménye, hogy számos jogalap olyan célkitűzéseket határoz meg, amelyek terjedelme szélesebb annál, mint amit a Bizottság önállóan képes megvalósítani. Először tehát úgynevezett SMART ( ) célkitűzéseket és referenciaértékeket kell meghatároznia a Bizottságnak. Ezek a célkitűzések és referenciaértékek arra szolgálnak, hogy a lehető legnagyobb mértékben elkülöníthető legyen a Bizottság konkrét hozzájárulása az egyéb kulcsfontosságú szereplők (tagállamok, régiók, Unión kívüli országok, nemzetközi szervezetek stb.) az uniós célkitűzések végrehajtásához és eléréséhez való hozzájárulásaitól.

Az alábbiakban a Belső Ellenőrzési Szolgálat következtetései találhatók a 2018-ben végzett ellenőrzések teljesítménnyel kapcsolatos különböző szempontjairól.

4.1.1.A bizottsági főigazgatóságok és szolgálatok, valamint a végrehajtó ügynökségek teljesítménye: horizontális folyamatok

4.1.1.1. A szinergia és hatékonyság felülvizsgálata

A 2018. évi belső ellenőrzések jelentős része arra irányult, hogy a Bizottság különböző főigazgatóságai és szolgálatai hatékonyan és eredményesen használják-e fel az erőforrásokat.

Az egyik legfontosabb bizottsági kezdeményezés 2016-ban indult a szinergia és hatékonyság felülvizsgálata terén ( ). Ez a nagy horderejű kezdeményezés a Bizottságnál alkalmazott munkamódszerek megváltoztatására, a támogató funkció hatékonyságának növelésére és erőforrásoknak a legnagyobb politikai jelentőségű területekre való átcsoportosítás céljából történő felszabadítására irányult. A Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőrzése során elismerte, hogy a szinergia és hatékonyság felülvizsgálatára irányuló kezdeményezés jelentős kihívás elé állítja a Bizottságot. A kezdeményezés újszerű és innovatív gondolkodásmódot és problémamegoldási módszereket honosított meg. A „szakterület-vezetői” szemléletmód átfogó hatása különösen hozzájárul az elszigeteltség megszüntetéséhez és az összehangoltabb gondolkodásmód előmozdításához. A kezdeményezés az indulását követően számtalan nehézségbe ütközött, ami az ambiciózus jellegére tekintettel várható volt. A Belső Ellenőrzési Szolgálat kezdeti időszak óta számon tartja az elért haladást és az alapul szolgáló keret hiányosságainak orvoslásáért tett közös erőfeszítéseket. Ezeknek az erőfeszítéseknek a célja, hogy megbízhatóbb folyamatokat vezessenek be, és új lendületet adjanak a kezdeményezésnek, amelyhez továbbra is nagyon komoly elvárások fűződnek, különös tekintettel arra, hogy a jelenlegi Bizottság megbízatása 2019-ben lejár, és új Bizottság lép hivatalba. Számos kihívás leküzdése jelenleg is zajlik, ilyen például: i. központi irányítás hiánya kulcsfontosságú kérdésekben; ii. a megtakarítások megalapozottságának és megvalósíthatóságának biztosítása; iii. költségvetési kérdések; iv. a hatékony ellenőrzés hiánya; valamint v. a nem kellően közös, összehangolt megközelítés. Azonban sok munkára van még szükség a fenntartható és valódi szinergia és hatékonyság eléréséhez, valamint a szinergia és a hatékonyság felülvizsgálatáról szóló 2016. évi közleményben meghatározott célkitűzések teljesítéséhez. Többet kell tenni az eddig elért haladás előnyeinek kiaknázásáért és annak elérése érdekében, hogy a szinergia és hatékonyság felülvizsgálata beépüljön a Bizottság kultúrájába.

Az ellenőrzés során arra is fény derült, hogy a központi szolgálatoknak intézményi szinten egyértelmű kritériumokat kell meghatározniuk a megtakarítások megállapításához, és szorosan figyelemmel kell kísérniük a cél felé tett előrehaladást, a „szakterület-vezetőknek” pedig megfelelő minőségbiztosítási mechanizmusokat kell kialakítaniuk, hogy igazolják a főigazgatóságoknak nyújtott szolgáltatások színvonalát, és szükség esetén korrekciós intézkedéseket hozzanak. A Belső Ellenőrzési Szolgálat e téren megfogalmazott ajánlásai arányos fejlesztéseknek tekintendők, amelyek azt hivatottak előmozdítani, hogy a szinergia és hatékonyság felülvizsgálatára irányuló kezdeményezés célkitűzései végül sikeresen megvalósuljanak. A Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőrzését követően a Bizottság 2019 áprilisában új közleményt tett közzé a szinergiával és hatékonysággal kapcsolatos kezdeményezésről ( ).

4.1.1.2. Szervezetirányítási folyamatok

A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2017-ben több, a Bizottság szervezetirányítási folyamataiban észlelt hiányosságról is beszámolt. A Bizottság a Belső Ellenőrzési Szolgálat ajánlásait követve 2018 novemberében több közleményt és határozatot is közzétett (ezek alkotják a szervezetirányítási csomagot), hogy orvosolja a Belső Ellenőrzési Szolgálat által feltárt problémákat, és aktualizálja a Bizottság szervezetirányítási rendszerét.