[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 16.3.2005

COM(2005) 90 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE

Jelentés az Európai Bizottság számviteli rendszerének korszerűsítése során elért eredményekről – 2005. január 31-i állapot

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Projektmegvalósítás 2005. januárjáig 3

3. Számviteli kérdések 4

3.1. Számviteli előírások 4

3.2. Számviteli folyamatok 4

3.3. Ellenőrző környezet és a helyi rendszerek érvényesítése 4

4. Informatikai fejlesztések 5

5. A korszerűsített számvitel bevezetése a Bizottság szolgálatainál 6

5.1. A 2005-ös költségvetési év nyitó egyenlegeinek meghatározása 6

5.2. Helyi informatikai rendszerek fejlesztése és összekapcsolásuk az ABAC-rendszerrel 7

5.3. Képzés 7

6. Az eredmény elvű elszámolás bevezetése más intézményeknél és hivataloknál 8

7. Jövőbeni fejlesztések 8

7.1. Általános költségvetés 8

7.2. Hitelnyújtás és -felvétel 8

7.3. Európai Fejlesztési Alap 8

8. Következtetés 9

1. MELLÉKLET: AZ ABAC PROGRAM STÁTUSZA 2005. JANUÁR 31-ÉN 10

2. MELLÉKLET: INTEGRÁLT PROGRAMTERV – 2005. JANUÁR 31-I ÁLLAPOT 17

3. MELLÉKLET: SZÁMVITELI KERET: SZÁMVITELI ELőÍRÁSOK 22

4. MELLÉKLET: A 2005. JANUÁRJÁTÓL VÉGREHAJTANDÓ Fő FELADATOK 25

1. BEVEZETÉS

2002. december 17-én a Bizottság elfogadta az Európai Közösségek számviteli rendszerének korszerűsítéséről szóló közleményét[1]. A közleményről a Tanács és az Európai Parlament egyaránt értesült.

A számviteli rendszer korszerűsítésének három fő célja van:

- a közszférára vonatkozó, nemzetközileg elismert számviteli alapelveknek való megfelelés, különös tekintettel az eredmény elvű elszámolásra (a számviteli események bekövetkezésükkor kerülnek rögzítésre, nem csak a pénzmozgáskor vagy év végén);

- a különböző informatikai hátterű pénzügyi és számviteli rendszerek integrálása;

- időközben a SINCOM2 rendszer működésének javítása, különös tekintettel a különböző forrásokból származó adatok biztonságára és konzisztenciájára.

A Bizottság 2002 óta félévente jelentést készít a korszerűsítési projekt megvalósítása terén elért előrelépésekről[2]. A Költségvetési Főigazgatóság tájékoztatót készít a köztes negyedévekben elért előrelépésekről. E jelentés a 2005. január 31-i állapotot tükrözi a 2004. december 31-i helyett, hogy bemutathassa az új rendszerre való átállást is. A korábbi jelentésekhez hasonlóan ezt is kézhez kapják a mentesítésért felelős hatóságok érintett bizottságai, valamint a Számvevőszék. 2005. február 1-én rövid előadásra került sor a költségvetés-ellenőrzési bizottság előtt.

2. PROJEKTMEGVALÓSÍTÁS 2005. JANUÁRJÁIG

A 2003. január 1-én életbe lépett új költségvetési rendeletnek[3] megfelelően az általános költségvetésre vonatkozóan 2005-ig be kellett vezetni az eredmény elvű elszámolást. A várakozások szerint az összes számviteli rendszer teljes integrációja hosszabb időt vesz igénybe. A tervek szerint a számviteli rendszer korszerűsítését követően annak támogató funkcióját fokozatosan ki kell terjeszteni a Bizottság működésének pénzügyi menedzsmentjére.

A törvényi kötelezettség 2005. január 10-én teljesült, amikor az új számviteli rendszer az eredmény elvű elszámolásnak megfelelően teljes mértékben megnyitásra került. Ezzel a Bizottság teljesítette a mentesítésért felelős hatósággal szemben e tekintetben fennálló kötelezettségét. Az átállásra a tervezett időpontban és a Költségvetési Főigazgatóság és az Informatikai Főigazgatóság számára rendelkezésre álló 20 millió eurós kereten belül került sor. További 5 millió EUR került kiutalásra más szolgálatokhoz, az általuk átmenetileg nyújtott adminisztratív támogatás fedezésére.

A Bizottság adminisztratív reformjának és számviteli rendszere sikeres korszerűsítésének köszönhetően az európai adófizetők biztosak lehetnek benne, hogy pénzüket a Bizottság a legszigorúbb ellenőrzési normáknak megfelelően kezeli. Mostantól a Közösségek éves beszámolói megfelelnek a legmagasabb nemzetközi számviteli normáknak, aminek révén a Bizottság az európai közigazgatás élvonalába kerül.

Mindazonáltal 2005. januárja még nem jelenti a számviteli reform végét. Még mindig lehetőség van a központi és helyi szintű informatikai rendszerek fejlesztésére, a rendszerek integrálására és a vezetői jelentéskészítés javítására. Továbbá az új számviteli eljárások tökéletes beépüléséhez időre van szükség.

A projekt megvalósítása messzemenően a 2002. december 17-i közlemény III. szakaszának 3. pontjában rögzített menetrendnek, valamint a 2003. július 8-án előterjesztett részletesebb, 2003-2004-es programtervnek megfelelően történt. A 2002. december 17-i menetrend és a tényleges megvalósítás részletes összehasonlítását az 1. melléklet tartalmazza. A 2. melléklet a 2003. júliusában elfogadott lépcsőzetes terv aktualizált változatát tartalmazza.

3. Számviteli kérdések

3.1. Számviteli előírások

A Közösségek számvitelére és az egységes számlatükörre vonatkozó tizenöt számviteli szabálysorozatot a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője 2004. december 28-án elfogadta, és az egyéb intézmények és hivatalok számvitelért felelős tisztviselőinek tudomására hozta. Az előírások összefoglalását a 3. melléklet tartalmazza.

A Bizottság a különböző szolgálatok megjegyzéseit figyelembe véve 2004. december végéig szinte teljesen befejezte a számviteli előírásokon és a számlatükrön alapuló számviteli kézikönyvét. Ez a változat a szerzett tapasztalatok és a további informatikai fejlesztések fényében folyamatos átdolgozásra kerül. Bizonyos év végi, pl. a még be nem folyt követelésekre képzett céltartalékok értékelésére gyakorlati megoldást kell találni.

3.2. Számviteli folyamatok

Pontosan meghatározandó még a 2005-ös számlák zárásának és a 2005-ös éves beszámoló elkészítésének folyamata. A tervek szerint az év további részében bevezetésre kerül egy konszolidációs kézikönyv a megfelelő zárási folyamattal együtt, valamint egy, az intézmények és hivatalok beszámolóit konszolidáló informatikai eszköz.

3.3. Ellenőrző környezet és a helyi rendszerek érvényesítése

A koszerűsített számviteli rendszer szempontjából döntő jelentőségű a központi informatikai rendszer számos felhasználójának (mintegy 7 000 fő) pontos és teljeskörű adatbevitele. A jelenleg kidolgozás alatt álló felhasználói menürendszer minden lépésnél segítséget nyújt a hibalehetőségek minimalizálása érdekében, de a bevitt adatok minősége attól is függ, hogy milyen ellenőrző környezetet vezet be a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő. Ehhez iránymutatást nyújt a 2003. decemberi dokumentum: „Számviteli célkitűzések és ellenőrzési keret”, amely valamennyi esemény kapcsán rávilágít a felmerülő esetleges kockázatokra, és olyan ellenőrző intézkedéseket javasol, amelyekkel az adott kockázat elkerülhető. A Költségvetési Főigazgatóság folytatja a számviteli útmutató kidolgozását, és továbbra is támogatja a szolgálatokat annak megvalósításában.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselők pénzügyi eljárásainak és informatikai rendszereinek érvényesítési feltételei 2004. július 2-án kerültek előterjesztésre. 2004. szeptember 1-én szétküldésre került egy annak megállapítására szolgáló részletes kérdőív, hogy az egyes szolgálatok mennyire állnak készen e feltételek gyakorlatba történő átültetésére. A kérdőív valamennyi szolgálattól a 2004. szeptember 30-i határidő előtt visszaérkezett.

A Költségvetési Főigazgatóságnak a megfelelő tapasztalattal rendelkező személyzet felvétele terén adódott nehézségek ellenére sikerült 2004. december 17-ig a kérdőívekre adott válaszok és a szolgálatokkal folytatott fél-fél napos megbeszélések alapján valamennyi szolgálat pénzügyi folyamatairól és az azokhoz kapcsolódó informatikai rendszerekről átfogó értékelést készítenie. Az eredményekről a 2005. január 31-én előterjesztett jelentés számol be, felsorolva számos kockázati tényezőt, amelyekre az érintett szolgálatoknak megfelelő korrekciós intézkedésekkel kell reagálniuk.

A Költségvetési Főigazgatóság felelős csoportja 2005. március 16-án éri el teljes, 8 fős létszámát. Feladatai közé tartozik a rendszerek működés közbeni mélyrehatóbb ellenőrzése valamennyi szolgálatnál, melynek során először az értékelésben különösen kockázatosnak ítélt rendszerek kerülnek átvizsgálásra. Ennek eredménye a költségvetési rendelet 61. cikk (1) bekezdés e) pontjának megfelelően alátámasztja az engedélyezésre jogosult tisztviselők által a számviteli információk szolgáltatására vagy igazolására megállapított rendszerek érvényesítését.

4. INFORMATIKAI FEJLESZTÉSEK

A projekt legnagyobb kihívást jelentő része a már meglévő pénzügyi menedzsment és számviteli rendszerek integrálása; a rendszerek további fejlesztése az eredmény elvű elszámolás bevezetésére való tekintettel; valamint olyan felhasználóbarát menürendszer kialakítása, amelynek segítségével biztosítható a bevitt adatok jó minősége. Az alábbiak a jelenlegi helyzetről nyújtanak áttekintést.

A számviteli eljárások támogatásához szükséges informatikai funkciók kidolgozásra kerültek. Az új, „ABAC” elnevezésű rendszer magában foglalja az SAP-Enterprise szoftver alatt futó központi számviteli rendszert, valamint a Bizottság által a követelésekre (ABAC-számlamodul), a szerződésekre és hozzájuk kapcsolódó kötelezettségvállalásokra (ABAC-szerződésmodul), és a befektetett eszközökre (ABAC-eszközmodul) kidolgozott munkafolyamatokat. A Si2 „Kifizetések” alkalmazás az eredmény elvű elszámolás követelményeinek megfelelően átdolgozásra került. Számos más alkalmazás továbbra is helyi informatikai rendszerén keresztül szolgáltat számviteli információkat.

2004. június 30-a óta az alábbi fő feladatok kerültek megvalósításra:

- az ABAC-szerződésmodul és ABAC-számlamodul kidolgozása, tesztelése és üzembe helyezése október 4-én, illetve 25-én, annak érdekében, hogy a személyzet 2005 januárja előtt megfelelő képzésben részesüljön, és idejében megismerkedhessen a munkafolyamatokkal;

- az ABAC-eszközmodul kidolgozása, tesztelése és üzembe helyezése (2005. január 14.);

- a rendszer egésze működésének gyakorlati tesztelése különböző szakterületről érkező tesztelők segítségével, a problémák 2005 januárja előtti felismerése és megszüntetése érdekében;

- a régi rendszerről biztonsági másolat készítése december 31-ével, átállás az új rendszerre, amely január 10-én beüzemelésre került; teljes kapacitású működés február elejétől, amikor a 2004-es költségvetési évből átvitt kötelezettségvállalások elérhetővé váltak;

- az előfinanszírozás (30 000), fennálló fizetési követelések (7 400) és állóeszközök (74 000) nyitó egyenlegeinek betöltése.

2005. január 10-én a szolgálatok napi működéséhez szükséges nyitó egyenlegek többségével hivatalosan üzembehelyezésre került az általános számlák eredmény elvű elszámolására átállított központi számviteli rendszer, és azóta is igen megbízhatóan működik. 2005. január 31-ig több mint 32 000 kifizetést, 10 000 követelést és 1 300 kötelezettségvállalást sikerült feldolgozni.

Az integrálás alól egyedül az előlegszámlák, valamint a pénzügyi felelősséggel felruházott, harmadik országokban működő küldöttségek, és a Bizottság székhelyén kívüli sajtóirodák iroda-felszerelései képeznek kivételt. 2005-től kezdően ezek is fokozatosan bevonásra kerülnek a központi rendszerbe.

5. A korszerűsített számvitel bevezetése a Bizottság szolgálatainál

5.1. A 2005-ös költségvetési év nyitó egyenlegeinek meghatározása

Valamennyi szolgálat felkérést kapott arra, hogy közreműködjön az előfinanszírozások, garanciák, állóeszközök, valamint a Bizottsággal szerződéses kapcsolatban álló, ill. közösségi támogatásban részesülő jogi személyek teljeskörű jegyzékének összeállításában. E célból 2004 decemberének végéig mintegy 45 000 nyitott kötelezettségvállaláshoz és 74 500 banki referenciához kapcsolódó dokumentumot kellett felülvizsgálni. A szolgálatok 2004. június 30-ával, szeptember 30-ával, október 31-ével és november 30-ával készítettek jelentést az addig elért eredményekről.

Az e jelentésekben foglalt, valamint a kétoldalú kapcsolatok révén megszerzett információ alapján megállapításra került, hogy a munka mintegy 95 %-a határidőre elkészült; a fennmaradó 5 %-ban pedig olyan esetekről van szó, amelyekben a kedvezményezett elmulasztotta továbbítani a jogi személyek jegyzékébe való felvételhez szükséges dokumentumokat, így az előfinanszírozásra és a garanciákra vonatkozó jegyzékek sem lehetnek teljeskörűek. Három szolgálat esetében meghosszabbításra került a határidő, hogy foglalkozni tudjanak a fennmaradó esetekkel.

Gyakorlatilag valamennyi szolgálat határidőre és jó minőségben nyújtotta be a számviteli rendszerbe betöltendő adatokat. A tételeknek kevesebb mint 1 %-át kellett korrekcióra visszaküldeni, és csak három szolgálat esetében érkeztek be teljes iratok határidő után, ill. kellett teljes iratokat visszaküldeni. 2005. január 31-ig 76 000 jogi személy aktája (külső szerződéses megbízottak, ill. szakértők) és 56 000 személyzeti dosszié került feldolgozásra, 30 000 előfinanszírozási egyenleg pedig betöltésre. A 22 000 garancia-dokumentum feldolgozásának határideje 2005. március 31. A küldöttségeken és sajtóirodákon kívül valamennyi érintett szolgálat az ABAC-eszközmodulra állította át eszköz- és készletgazdálkodását, a küldöttségek és sajtóirodák pedig 2005 folyamán teszik meg ugyanezt. Valamennyi állóeszköz-adat betöltésre került a központi számviteli rendszerbe, kivéve az Energia és közlekedési Főigazgatóság két Közös Kutatóközpontját és az épületeket, amelyek adatai márciusban kerülnek betöltésre.

A Költségvetési Főigazgatóság felkér minden szolgálatot, hogy ellenőrizzék a nyitó egyenlegek számszerű és könyvviteli helyességét, bizonyosodjanak meg az adatok teljességéről és 2005. március 31-ig tegyék meg az esetleg szükséges korrekciókat. A szolgálatok rendelkezésére bocsátanak egy eszközt a bejegyzett jogi személyekhez hozzá nem rendelhető előfinanszírozások rögzítésére. Az érintett főigazgatók, ill. a szolgálatok vezetői formális érvényesítésre legkésőbb 2005. június 30-ig kézhez kapják az adott szolgálat nyitó mérlegét.

A fentieken kívül a szolgálatoknak valamennyi 1999. január 1. óta lezártként nyilvántartásba vett kötelezettségvállalást egyértelműen hozzá kell rendelniük a megfelelő jogi személyhez, hogy a fenti időponttól kezdve valamennyi jogi személlyel meghatározható legyen a Bizottság pénzügyi kapcsolata. Küszöbértékként 50 000 EUR kerül megállapításra, így további 35 000 dokumentumot kell megvizsgálni (a küszöb 13 800 EUR-ra való csökkentése esetén további 25 000 dokumentumot kellene megvizsgálni). Ezzel és a még hátralévő 30 000 kötelezettségvállalás megfelelő jogi személyhez kapcsolásával megvalósul az adminisztratív reform 74., a szerződések központi adatbázisának létrehozásáról szóló intézkedése, a Bizottság pedig teljesítettnek tekintheti a Parlamenttel szemben az Eurostat-ügy kapcsán tett kötelezettségvállalását.

5.2. Helyi informatikai rendszerek fejlesztése és összekapcsolásuk az ABAC-rendszerrel

2004 végéig egy kivételével valamennyi szolgálat átállította teljes helyi informatikai rendszerét az eredmény elvű elszámolás követelményeinek megfelelően. Ahol az alkalmazások fejlesztése nem zárult le időben, az érintett szolgálatok a kötelezettségvállalási és kifizetési folyamatok késedelmének elkerülése érdekében a központi rendszert használták.

5.3. Képzés

2004. október 5-én külső szakértők támogatásával elindult az ABAC-rendszer jövőbeni felhasználóinak képzési programja. 2005. január 31-ig a résztvevők összesen 3 300 napnyi képzésben részesültek, melynek során elégedettségi rátájuk 60 %-ról 86 %-ra emelkedett. Valamennyi kulcsfelhasználó gyakorlati („hands-on”) képzésben részesült, míg a másodlagos felhasználók nagyobb csoportokban, elméleti („hands-off”) képzés során ismerkedtek meg az új alkalmazásokkal. A felhasználói képzések moduljai hosszabb távon átdolgozásra kerülnek egyfajta felhasználói útmutatóvá, és a jövőbeni felhasználók folyamatos képzési programjának alapját képezik. A helyi rendszert használó szolgálatokkal szemben elvárás, hogy saját maguk részesítsék megfelelő képzésben munkatársaikat. A kifejezetten a Bizottság harmadik országokban működő küldöttségei személyzetének kidolgozott képzési program 2005-ben indul.

6. AZ EREDMÉNY ELVű ELSZÁMOLÁS BEVEZETÉSE MÁS INTÉZMÉNYEKNÉL ÉS HIVATALOKNÁL

A Bizottság felszólított minden intézményt és hivatalt az új számviteli szabályok és az eredmény elvű elszámolás alkalmazására vonatkozó felkészültségi felmérés („readiness assessment”) elkészítésére. Az eredmények elemzése és a megbeszélések információcseréje alapján megállapítható, hogy mindenhol megtették a szükséges lépéseket. 2004 júniusában és novemberében az összes intézmény és hivatal számvitelért felelős tisztviselőjének részvételével tájékoztató megbeszéléseket tartottak.

Számos hivatal és kisebb intézmény számviteléhez a Bizottság Si2 rendszerének modulált változatát használja. A Főtitkár 2004. június 22-i levelében a Bizottság beleegyezett, hogy 2005 során továbbra is rendelkezésre bocsátja az Si2-t, valamint minden, az ABAC-ot használni kívánó intézmény és hivatal számára hozzáférhetővé teszi annak valamennyi modulját, a saját rendszerekkel történő összekapcsolásukhoz szükséges műszaki specifikációkkal együtt.

A Bizottság javasolta továbbá, hogy a hivatalok dolgozzanak ki egy közös informatikai platformot saját ABAC-verziójuk futtatására. Ez a megoldás költséghatékonyság és az egyes hivatalok függetlenségének megőrzése szempontjából egyaránt összhangban lenne a Parlament ajánlásával.

7. Jövőbeni fejlesztések

7.1. Általános költségvetés

A további informatikai fejlesztésekhez új szakaszterv került létrehozásra (lásd a 4. mellékletet). Ezek elsősorban a felhasználóbarát jelleg és a pénzügyi jelentéskészítő funkció javításához, valamint az első konszolidált éves beszámolók elkészítéséhez kapcsolódnak. 2005 során a különböző munkafolyamatokat egyetlen web-alapú alkalmazásba (ABAC-workflow) kell összesíteni, és ki kell alakítani bizonyos új funkciókat (például a tartozás-behajtási folyamatot). A helyi rendszerek szorosabb integrálására vonatkozó hosszútávú cél elérése, valamint a felhasználók támogatását és a pénzügyi irányítást szolgáló további eszközök biztosítása érdekében további fejlesztések sora van tervbe véve.

7.2. Hitelnyújtás és -felvétel

Ami a Bizottság költségvetésén kívüli, jelenleg a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság „Globus” nevű rendszerében nyilvántartott hitelnyújtási és -felvételi műveleteket illeti, ezeket 2005 júliusától a központi számviteli rendszerbe kell integrálni az SAP CFM banki moduljának segítségével.

7.3. Európai Fejlesztési Alap

Az Európai Fejlesztési Alap jelenleg különálló, a központi költségvetés számvitelének részét nem képező számvitelét külön eljárás keretében kell korszerűsíteni.

Az EFA projektirányításának különböző folyamatai az AIDCO-val együttműködve átkerülnek a jelenlegi EFA számviteli rendszerből (OLAS) az AIDCO helyi rendszerébe (CRIS), és az EFA számlák az eredményelszámolás elve alapján kerülnek vezetésre az ABAC-ban. E megoldás előnye, hogy előkészíti az EFA esetleges általános költségvetésbe történő integrálását, és lehetővé teszi az EFA-kifizetések esetében az általános költségvetés számára kidolgozott funkciók használatát.

A teljes eredményelszámolás elvű számvitelhez szükséges informatikai alkalmazások 2006-tól állnak rendelkezésre, miután az ABAC és a CRIS párhuzamos fejlesztései befejeződtek. A 2005-ös EFA-számlák zárása az OLAS-ban nyilvántartott adatok alapján történik, az eredményelszámolás elvét szem előtt tartó formában. A cél az, hogy 2006-tól az új ABAC-EFA rendszer teljes mértékben megfeleljen az eredményelvű elszámolás követelményeinek.

2005 februárjától addig az EFA kifizetései az általános költségvetés számviteli rendszerén keresztül történnek.

8. Következtetés

A korszerűsítési projekt végrehajtása a költségvetési rendeletben az általános költségvetés nemzetközi számviteli normáknak megfelelő számviteli rendszerének bevezetésére előírt határidőn belül megtörtént. A Bizottság az egyéb európai közigazgatási szervek által igényeltnél lényegesen rövidebb idő alatt, két éven belül érte el ezt a célkitűzést, és ezzel teljesítette a külső tanácsadók és külső könyvvizsgálók által igencsak ambiciózusnak ítélt határidőt. Az összes szolgálat hozzájárulása és konstruktív együttműködése nélkül nem tudta volna elérni ezt a kétségtelen sikert.

A Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság költségvetésen kívüli tevékenységeit 2005 júliusáig integrálják a Bizottság központi számviteli rendszerébe. 2005 első hat hónapjában a költségvetésen kívüli tevékenységek elszámolása – akárcsak a múltban – eredményelven történik. Az Európai Fejlesztési Alap 2005-től kifizetési eljárásaihoz, 2006-tól pedig teljes számviteléhez az ABAC-rendszert használja.

A projekt végső célja továbbra is az, hogy a szolgálatok pénzügyi menedzsmentjét megbízhatóbb és teljesebb körű információkkal lássa el a felelősségi körükben tartozó követelésekkel és kötelezettségekkel, (hosszabb távon) az egyes szállítókkal való pénzügyi kapcsolatukkal, középtávon pedig a többéves projektekkel és kötelezettségvállalásokkal kapcsolatban.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] COM(2002) 755.

[2] A következő időszakokról: 2003. június 30-ig - SEC(2003) 790, 2003. december 31-ig - SEC(2004) 118, valamint 2004. június 30-ig - COM(2004) 565, 2004.8.18.

[3] A 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom rendelet 133., 134. cikkei, 181. cikk (2) bekezdés utolsó albekezdése.