[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 30.7.2008

COM(2008) 499 végleges

A Bizottság közleménye az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak

ÉVES JELENTÉS A MENTESÍTÉSÉRT FELELőS HATÓSÁG RÉSZÉRE A 2007-BEN ELVÉGZETT BELSŐ ELLENŐRZÉSEKRŐL

{SEC(2008) 2361 végleges}

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Munkakörnyezet és ellenőrzési terv 3

2.1. Munkakörnyezet 3

2.2. A belső ellenőrzési folyamat fejleményei 4

2.3. Az IAS ellenőrzési tervének végrehajtása 5

2.4. Az ajánlások elfogadása, valamint az ellenőrzött szervezetek és az érdekelt felek véleménye 8

3. Fő megállapítások és ajánlások 9

4. Következtetések 13

Éves jelentés

A MENTESÍTÉSÉRT FELELőS HATÓSÁG RÉSZÉRE A 2007-BEN ELVÉGZETT BELSŐ ELLENŐRZÉSEKRŐL

BEVEZETÉS

E jelentés tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (IAS) által a költségvetési rendelet (FR) 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban elvégzett munkáról. E jelentés az IAS azon jelentésén alapul, amely az FR 86. cikkének (3) bekezdése szerint az ellenőrzés legfontosabb megállapításairól és – a szakmai normákkal összhangban – a jelentős kockázati tényezőkről, valamint az ellenőrzési és szervezetirányítási kérdésekről készült.

E jelentés alapja az IAS 2007-ben véglegesített ellenőrzési és tanácsadói jelentései. E jelentés csak a Bizottság főigazgatóságaival, szolgálataival és végrehajtó hivatalaival kapcsolatos ellenőrzéssel és tanácsadó munkával foglalkozik. Nem terjed ki az IAS más ügynökségeket vagy szerveket érintő munkájára.

A Bizottságnak a belső ellenőr megállapításaira és következtetéseire adott válaszait a főigazgatók éves tevékenységi jelentéseiről szóló összefoglaló jelentés tartalmazza. Az ugyanebben az időpontban elfogadott összefoglaló jelentésben a Bizottság kifejti álláspontját a belső ellenőr, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, illetve az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság és a költségvetési főigazgató felülvizsgálati jelentésében megnevezett átfogó kérdésekről. Ez azt jelenti, hogy a Bizottság nem feltétlenül osztja teljes egészében az e jelentésben szereplő összes nézetet vagy véleményt. E nézetkülönbség az intézmény és belső ellenőre közötti párbeszéd szokásos folyamatát tükrözi.

Munkakörnyezet és ellenőrzési terv

Munkakörnyezet

A Bizottság reformjának részeként 2000-ben 24 belső ellenőrzési szabványt és azokhoz kapcsolódóan „kiinduló követelményeket” vezettek be. E szabványok felülvizsgálatára 2007-ben került sor azzal a céllal, hogy a megfelelésről a hatékonyságra helyeződjön át a hangsúly, hogy egyszerűsítsék a nyelvet és felhívják az összes alkalmazott figyelmét a szabványokra és más, nem pénzügyi kérdésekre is. A felülvizsgált szabványok 2008. január 1-jén léptek hatályba, jelenleg pedig felkérik a főigazgatóságokat/szolgálatokat, hogy a kockázatértékelés alapján válasszák ki azokat a szabványokat, amelyeknek a hatékonyság igazolása érdekében kiemelt szerepet szánnak.

Az integrált belső ellenőrzési keretre irányuló bizottsági cselekvési terv terén elért előrelépésről szóló második jelentés azt a következtetést vonta le, hogy előrelépés történt a strukturális alapok igazgatási és ellenőrzési rendszereinek értékelését, a megosztott igazgatás terén az ellenőrzési felelősségi körök meghatározását és kijelölését, valamint a főigazgatóságok éves tevékenységi jelentéseiben a megbízhatósági nyilatkozat bemutatását illetően.

2007 volt a 2007–2013-as pénzügyi keret működésének első éve, ennek során a kutatás terén új ellenőrzési megközelítést vezettek be, a strukturális alapok tekintetében pedig új programozási eljárást alakítottak ki a pénzügyi irányítás, ellenőrzés és értékelés közös szabványai alapján (pl. a tagállamoknak összefoglalókat kell benyújtaniuk a rendelkezésre álló ellenőrzésekről és nyilatkozatokról).

2007-ben első alkalommal az elszámolásokat a módosított FR[1] értelmében a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője zárta le. Jelentős előrelépés történt az ABAC IT-rendszer fejlesztése terén. 2007. januárban a delegációk előlegszámláit teljes mértékben integrálták az ABAC-ba, előkészítettek egy frissített projekttervet, amelynek célja az Európai Fejlesztési Alap számláinak az ABAC-ba való migrálása, a Bizottság pedig a rendszer elindításán dolgozott.

A Bizottság folytatta az üzletmenet folytonosságára vonatkozó rendelkezések végrehajtását. A Bizottság valamennyi főigazgatósága benyújtotta a jóváhagyott üzletmenet-folytonossági terveket. Néhány főigazgatóság már megkezdte saját terveinek tesztelését is. 2007-ben sor került egy szervezeti üzletmenet-folytonossági kommunikációs gyakorlatra, és elvégezték az üzletmenet-folytonosságára vonatkozó általános terv tesztelését. Az erőfeszítéseket jelenleg a tudatosításra, a képzésre és a levont tanulságok megosztása érdekében a további gyakorlatokra összpontosítják.

Új, dinamikus megközelítést vezettek be a jogszabályok csalásbiztosságával kapcsolatban[2]. A jogszabálytervezetekkel kapcsolatban korábban folytatott, 2001-ben bevezetett előzetes konzultációs folyamat továbbra is rendelkezésre áll, emellett az OLAF még több, a vizsgálati tevékenységeiből származó információval látja el a Bizottságot. Az OLAF elvégzi vizsgálati tevékenységeinek strukturált és multidiszciplináris elemzését, mindemellett új csalásbiztossági tevékenységeinek alapját egy széles információs adatbázis fogja képezni, amelyben szerepelnek az IAS és a belső ellenőrzési kapacitások (IAC) ellenőrzési megállapításai is.

Az IAS továbbra is élvezte Kallas alelnök és az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság teljes körű támogatását, ami lehetővé tette, hogy feladatainak ellátása során független és objektív maradhasson. 2007 júniusában elfogadták az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság felülvizsgált chartáját.

A belső ellenőr 2006. évi jelentésében megfogalmazott ajánlásokat követve a Bizottság irányítási nyilatkozatot adott ki 22 nyelven.

A belső ellenőrzési folyamat fejleményei

A Bizottság frissítette az IAS feladatait részletező nyilatkozatot, és nyilatkozatmintát vezetett be az IAC-k számára. Ennek fő pontjai az elszámoltathatóság, a függetlenség, az objektivitás és a felelősségi körök. Ez kapcsolódik a belső ellenőr 2006. évi éves jelentésének következtetéséhez, amely szerint javítani kell a belső ellenőrzési architektúra hatékonyságát és megbízhatóságát. Az IAS 2009-től, a jelenlegi ellenőrzési tervezés záró évétől kezdődően éves átfogó véleményt is készít a Bizottságban folyó belső ellenőrzésekről.

Az összes IAC minőségellenőrzéséről szóló IAS-jelentést követően 2007 volt az ellenőrzés 2007–2009-es stratégiai tervezési ciklusának első éve, amelynek keretében az egységes ellenőrzési megközelítést támogatva közös IAC/IAS tervezésre és kockázatértékelésre került sor. Ez megszilárdítja az ellenőrzési környezetet, erősíti az IAC-k függetlenségét, és tovább ösztönzi az IAC-k és az IAS közötti együttműködést. Az együttműködést tovább erősítette az Auditnet (IAC nyilatkozatminta, ellenőrzési vélemények és éves IAC-vélemény).

Elindult az IAS második külső minőségértékelése. Az értékelés 2008-ban fejeződik be, aminek eredményeképpen független vélemény készül arról, hogy az IAS mennyiben felel meg a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete (IIA) nemzetközileg elismert standardjainak. Az előzetes értékelés eredménye szerint az IAS összességében teljesíti az IIA-standardokat, kivéve az erőforrás-gazdálkodást (az alkalmazottak magas fluktuációja, ellenőrzési kontra nem ellenőrzési funkciók) és a tájékoztatás minőségét (a terepmunka vége és a zárójelentés elkészítése közötti késedelem, a megállapítások megvitatása az ellenőrzött szervezettel), amely területeken az IAS részben felel meg a standardoknak.

A belső ellenőr és az IAS alkalmazottai tevékeny szerepet vállaltak az EK és az ENSZ között az igazgatás és a pénzügyi irányítás terén folytatott együttműködésben. Közreműködtek a szakma nemzetközi ülésein is: az IIA világkonferenciáján, az ENSZ Belső Ellenőrzési Szolgálatának képviselői és a többoldalú pénzügyi intézmények részvételével tartott konferencián, valamint a belső ellenőrök második közép-európai szakmai konferenciáján. Az IAS képviseltette magát az „összehangolt szervezetek” ülésén is.

Az éves IAS-konferencia sok ötletet vetett fel az átfogó ellenőrzési véleménnyel kapcsolatban. Az IAS egy tervezetnek is helyet adott 2008-as éves irányítási tervében, azzal a céllal, hogy a 2007–2009-es időszakra kiterjedő stratégiai ellenőrzési tervének végrehajtása lezárásaként kiadja első átfogó véleményét.

Az IAS ellenőrzési tervének végrehajtása

Az IAS 2007–2009-es stratégiai ellenőrzési tervét – amely az IAC-kkel szoros együttműködésben készült – az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság 2007. február 2-án hagyta jóvá.

A 2007-es munkaprogram 95%-ban valósult meg: 68 jelentést (41 vizsgálati jelentést, 25 nyomon követési jelentést és 2 vezetői levelet) véglegesítettek 2007-ben. E jelentések összefoglalói a mellékletben találhatók.

Főigazgatóság/szolgálat | Megbízás | Kiadás időpontja |

Igazgatási és egyéb támogatási rendszerek |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Éves tevékenységi jelentés megbízhatóság-ellenőrzési eljárása | 2008. január 21.[3] |

ADMIN | Humánerőforrás-gazdálkodás nyomon követése, 1. fázis | december 13. |

BUDG | ABAC – az eredményelvű elszámolás végrehajtása | május 3. |

BUDG | Az eredményelvű elszámolási rendszer és a pénzügyi beszámolók összehasonlító elemzése, figyelembe véve az Európai Bizottság és néhány tagállam által alkalmazott gyakorlatot. | április 26. |

COMM | A ciprusi irodaépület-vásárlás vizsgálata | szeptember 14. |

COMM | Különjelentés az átviteli szolgáltatásokra irányuló pályázati eljárásról a Kommunikációs Főigazgatóságnál | december 14. |

DGT | A fordítási igény kezelése | június 13. |

DGT | A DGT IAC-önértékelése IAS általi hitelesítésének nyomon követése | december 14. |

DIGIT | IT-beszerzés és -szolgáltatásnyújtás a DG DIGIT-ben. | december 5. |

EPSO | Az EPSO által irányított felvételi eljárás korlátozott felülvizsgálatának nyomon követése | december 18. |

ESTAT | Az Eurostat részletes elemzésének második nyomon követési ellenőrzése | március 9. |

ESTAT | IT-beszerzés és -szolgáltatásnyújtás | november 20. |

OIB | A beszerzési szerződések kezelése az OIB-ben. | április 3. |

OIB | Az épületekkel kapcsolatos beszerzési szerződések kezelése az OIB által. | április 3. |

OIB | Az Európai Bizottság által irányított épület-infrastruktúra nyomon követése | február 8. |

OIB | A gazdasági műveletek tesztelésének nyomon követése | április 20. |

OIB | A célzott belső ellenőrzési szabványok értékelése | október 4. |

OIL | Beszerzési szerződések kezelése | április 3. |

PMO | Nyugdíjkifizetések ellenőrzése | szeptember 7. |

SCIC | A SCIC IAC önértékelése hitelesítésének nyomon követése | november 29. |

Belső politikák |

COMP | Az IT-irányítás ellenőrzésének nyomon követési jelentése | május 16. |

EAC | ABAC – az eredményelvű elszámolás végrehajtása a DG EAC-ban/2006-os zárás | július 18. |

EAC | Nyomon követési jelentés az ABAC végrehajtásáról | július 18. |

EACEA | Az EAC végrehajtó hivatal működési költségvetése tekintetében a pénzügyi folyamatok végrehajtása | március 19. |

ENTR | Vezetői levél az utólagos ellenőrzésekről | április 20. |

ENTR | Nyomon követési jelentés az Innovációközvetítő Központok (IRC) hálózatának pénzügyi irányításáról | október 23. |

ENTR | A DG ENTR IAC önértékelése hitelesítésének nyomon követése | december 18. |

ENV | A közösségi jog végrehajtásának felügyelete | január 22. |

ENV | a DG ENV 2004. évi részletes ellenőrzésének második nyomon követési ellenőrzése | március 29. |

ENV | A „Life” programon kívüli más programok támogatásainak igazgatása | szeptember 18. |

INFSO | Utólagos ellenőrzések | február 20. |

JRC | A JRC 2004. évi részletes ellenőrzésének második nyomon követése | szeptember 21. |

MARKT | A DG MARKT pénzügyi irányításáról és pénzügyi folyamatairól szóló nyomon követési jelentés | január 18. |

RTD | Nyomon követési jelentés a DG RTD részletes ellenőrzéséről (2003) és a DG RTD pénzügyi folyamatainak és pénzügyi irányításának ellenőrzése (2005) | március 16. |

RTD | IT-beszerzés és -szolgáltatásnyújtás | november 30. |

TAXUD | IT-beszerzés és -szolgáltatásnyújtás | október 18. |

TREN | Nyomon követési jelentés a DG TREN pénzügyi irányításának és pénzügyi folyamatainak ellenőrzéséről | március 20. |

TREN | Nyomon követési jelentés a „helyi IT-irányítási folyamatok ellenőrzéséről” | szeptember 7. |

TREN-IEEA | TREN végrehajtó hivatal | január 30. |

TREN | A DG TREN IAC önértékelése hitelesítésének nyomon követése | december 20. |

Strukturális intézkedések és közös agrárpolitika |

AGRI | A DG AGRI ABAC-ba becsatlakozó helyi IT-rendszerei | május 25. |

AGRI | Agrárpiaci intervenciók | november 23. |

AGRI | A strukturális alapokról szóló nyomon követési jelentés – EMOGA Orientációs Részlege | november 22. |

EMPL | A csalások megelőzése és felderítése a strukturális alapoknál | december 19. |

EMPL | Programok végrehajtás az új tagállamokban | december 12. |

FISH | Nyomon követési jelentés a strukturális alapokról – Halászati Orientációs Pénzügyi Eszköz | július 20. |

REGIO | Programok végrehajtása az új tagállamokban | november 13. |

REGIO | Az ERFA nyomon követése – az 1260/1999/EK tanácsi rendelet 38. cikke végrehajtásának ellenőrzése | december 14. |

REGIO | A csalások megelőzése és felderítése a strukturális alapoknál | december 19. |

Külkapcsolati politikák |

AIDCO | A költségek támogathatósága az Egyesült Nemzetekkel kötött pénzügyi és igazgatási keretmegállapodás szerint a DG AIDCO-nál | június 19. |

AIDCO | Utólagos ellenőrzési tevékenységek | július 18. |

AIDCO | A nem kormányzati szervezetek finanszírozásának nyomon követése | július 31. |

AIDCO | A fő programok pénzügyi irányítása a D Igazgatóságban | december 20. |

ECHO | A nem kormányzati szervezetek finanszírozásának nyomon követése | június 6. |

ECHO | Ellenőrzési és felügyeleti eszközök | november 23. |

ECHO, ADMIN | Vezetői levél a biztonsági kérdésekről a DG ECHO-ban | november 29. |

ELARG | Nyomon követési ellenőrzési jelentés a DG ELARG részletes ellenőrzéséről | március 15. |

RELEX | Nyomon követési ellenőrzés a minősített információk kezelésének ellenőrzéséről, valamint a delegációk és a DG RELEX közötti kommunikációról | július 4. |

TRADE | A kiválasztott belső ellenőrzési szabványok végrehajtása | június 13. |

Az ajánlások elfogadása , valamint az ellenőrzött szervezetek és az érdekelt felek véleménye

2007-ben az ellenőrzött szervezetek 99%-ban fogadták el az ellenőrzés ajánlásait, és 1%-uk utasította el azokat.

A Bizottság és a végrehajtó hivatalok ellenőrzései |

Ajánlások | Elfogadva | Elutasítva | % | Összesen |

Kritikus | 5 | 1 | 2 | 6 |

Nagyon fontos | 111 | 0 | 41 | 111 |

Fontos | 129 | 3 | 49 | 132 |

Kívánatos | 20 | 0 | 8 | 20 |

% | 99 | 1 |

Összesen | 265 | 4 | 269 |

Az ellenőrzött szervezeteknek az ellenőrzés hatókörével és lefolytatásával kapcsolatos visszajelzései 1,86 pontot eredményeztek egy 1-től (legmagasabb) 4-ig (legalacsonyabb) terjedő skálán (a korábbi években: 2006-ban 1,95, 2005-ben 1,82). Az érdekelt felek körében végzett új felmérés eredménye szerint a megkérdezettek 80,5%-a gondolta úgy, hogy az IAS világos ellenőrzési stratégiával rendelkezett (szemben a korábbi 75%-kal), 82,9%-uk szerint az ellenőrzéseket becsületesen, objektíven és tisztességesen hajtották végre (2006-ban ez az arány 85,7% volt), 48,8%-uk szerint pedig az IAS ajánlásai hasznosak voltak (korábban 60,7%-uk gondolta így). Összességében azonban 80,5% (korábban 55,4%) vélte úgy, hogy az IAS munkája hozzájárul a Bizottság irányítási és ellenőrzési rendszereinek jó minőségéhez.

Fő megállapítások és ajánlások

Éves tevékenységi jelentés megbízhatóság-ellenőrzési eljárása

A megbízások értékelték az éves tevékenységi jelentés (AAR) megbízhatóság-ellenőrzési eljárását, amely a Bizottság irányítási struktúrájának kulcsfontosságú eleme, és bevált gyakorlatot képez világszerte. A tevékenységek hat operatív főigazgatóságra és négy horizontális szolgálatra terjedtek ki. Az AAR-folyamatot folyamatosan továbbfejlesztik (pl. szakértői értékelések és felülvizsgált állandó utasítások formájában). Az ellenőrzés eredményeképpen a Főtitkárság által kiadott állandó utasításokat már felülvizsgálták az IAS következő javaslataival összhangban: határozottabb iránymutatás arról, hogy a különböző elemek hogyan járulnak hozzá a megbízhatósághoz, beleértve annak kifejtését is, hogy az IAC-vélemény miképpen járult hozzá a megbízhatósághoz; az ellenőrzési stratégia pontos meghatározása; az ellenőrzési rendszerek kulcsfontosságú mutatóinak rendszerszerű és kötelező alkalmazása; összeegyeztetés az Európai Számvevőszék megállapításával, valamint a kritikus és nagyon fontos belső ellenőrzési ajánlások végrehajtásában bekövetkező késedelmek magyarázata. Kiterjedtebb szakértői értékelést terveznek, amelynek célja egy teljesebb és következetesebb összefoglaló jelentés elkészítése. A főigazgatóságok ugyan éves tevékenységi jelentéseikben beszámolhatnak a jelentősebb nem pénzügyi hiányosságokról, az IAS azonban felhívta a figyelmet a vezetői megbízhatósági nyilatkozatok korlátaira, amennyiben e nyilatkozatok nem fedik le sem a nem pénzügyi, sem a rendszerszintű felelősségi köröket.

A szenzitív/minősített adatok kezelése és fizikai biztonság

Az adatbiztonsági kockázatok nagyobb figyelmet igényelnek. A IAS ajánlásokat fogalmazott meg a formalizált biztonsági átvilágítási politikáról és annak szükségességéről, hogy megerősítsék az adatbázisok biztonsági ellenőrzését a szenzitív információk kiszivárgásának vagy az illetéktelen személyek hozzáférésének elkerülése érdekében. Előfordul, hogy a belső utasítások nem ösztönzik kellőképpen a Bizottság minősítési szabályainak alkalmazását, ezek alkalmazása pedig nem mindig arányos az adott biztonsági kockázatokkal. A szervezeti egységek elfogadták, hogy az egyes főigazgatóságokra vonatkozóan a szenzitív információk kezelését (amelyek közzététele kárt okozna az EU-nak) vagy más biztonsági kérdéseket illetően megállapított specifikus szabályokat koordinálni kell a központi biztonsági szolgálatokkal, hogy garantálják a biztonság koherens megközelítését. A fizikai biztonságot illetően mindez elsősorban azokat az alkalmazottakat érinti, akik munkájuk természetéből adódóan nagy kockázatnak vannak kitéve a külső támogatások terén. A minősített információk delegációkon történő kezelését illetően végrehajtották egy korábbi ellenőrzés három kritikus ajánlását, hogy lehetővé tegyék a delegációk számára a minősített információk egymás közötti elektronikus cseréjét, és teljesen megfelelhessenek a biztonsági szabályoknak.

A közösségi jog végrehajtásának felügyelete

A közösségi jog felügyeletéről szóló bizottsági közlemény[4], amely leírja, hogy a Bizottság milyen intézkedéseket fog tenni a közösségi jog alkalmazásának javítása érdekében, figyelembe veszi az IAS által a 2006. decemberi egységesített jelentésben megfogalmazott fő ajánlások többségét.

Az utolsó ellenőrzéssorozat a környezetvédelmi jogszabályokkal foglalkozott. Gyenge pontokat fedeztek fel a közösségi jog megelőző jellegű felügyeletében. Elsősorban nem lehetett megbízhatóan meggyőződni arról, hogy valamennyi irányelvet helyesen és megfelelő időben ültették át az összes tagállamban. A legfontosabb IAS-ajánlásokat figyelembe vették a közösségi környezetvédelmi jog végrehajtásáról szóló bizottsági közlemény tervezetében, és a főigazgatóság-specifikus cselekvési terv előírta, hogy valamennyi ajánlást végre kell hajtani 2007 decemberéig, kivéve két ajánlást, amelyek közül az utolsót 2009 decemberéig kell végrehajtani.

Utólagos ellenőrzések (EPC)

A kutatási ágazatban végzendő EPC-ellenőrzéssorozatot a DG INFSO-nál végzett ellenőrzés keretében hajtották végre. A megfogalmazott ajánlások nyomon követéseként a kutatási ágazat főigazgatóságai úgy döntöttek, hogy részletes cselekvési terveket hajtanak végre, amelyeket az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság rendszeresen ellenőriz.

További EPC-ellenőrzéseket hajtottak végre két főigazgatóságnál, hogy értékeljék az EPC megfelelőségét, hatékonyságát és eredményességét – e tényezőknek jelentős szerepük van a pozitív megbízhatósági nyilatkozat kiadásában. Elfogadták és végrehajtják azokat az ajánlásokat, amelyek az utólagos ellenőrzés hatókörének bővítésére, az EPC-nek az ellenőrzési láncba való integrációjára, valamint a kiemelt teljesítménymutatók fokozott használatára irányulnak.

A csalás megelőzése a strukturális alapoknál

Az Európai Szociális Alapnál és az Európai Regionális Fejlesztési Alapnál végzett ellenőrzéseket követően az OLAF-fal együttműködve egyedi közös csalásmegelőzési stratégiát készítenek a strukturális alapokra vonatkozóan, amelyet később évente felülvizsgálnak. Javítani fogják a csalásokra vonatkozó információk minőségét és pontosságát, valamint a tagállamok által a csalással kapcsolatban gyakorolt felügyelet értékelését és ellenőrzését, például forródrót létrehozásával a tagállamokban. Valamennyi ajánlást elfogadták, és a teljesítésük határidejeként 2008 végét jelölték meg.

Beszerzés

A Bizottságban az IT-beszerzéssel és -szolgáltatásnyújtással kapcsolatban végzett szélesebb körű ellenőrzési tevékenység részeként négy főigazgatóságnál ellenőrizték, hogy megfelelnek-e a Bizottság szabályainak, valamint a hatékonyság és eredményesség feltételeinek. Három főigazgatóságnál korlátozott mértékű fennmaradó kockázatot állapítottak meg, ezek a nyújtandó szolgáltatások nem kellően pontos leírásához, a külső szolgáltatók időnyilvántartásához, a szerződések megújítására irányuló eljárás késedelmes elindításához, valamint a kivételek nem megfelelő nyilvántartásához kapcsolódnak.

Az IAS ellenőrzését követően az épületekkel kapcsolatban új beszerzési eljárást dolgoztak ki, amely többek között javítani fogja a döntéshozatali folyamat dokumentálását, biztosítja, hogy a legfontosabb információkat az eljárás megfelelő szakaszában közzétegyék, kockázatkezelési rendszer vezet be valamennyi épületbeszerzési projektre vonatkozóan, és hosszú távú stratégiai irányítást vezet be világosan elhatárolt, de egymásra kölcsönösen ható politikameghatározásokkal és végrehajtási folyamatokkal. A nem épületekkel kapcsolatos beszerzési szerződéseket illetően az érintett főigazgatóság úgy döntött, hogy a beszerzési eljárás szakaszainak hatékony nyomon követését biztosító modult dolgoz ki, a panaszokkal kapcsolatos teljes levelezést tartalmazó nyilvántartást hoz létre, és a fontos tenderekre vonatkozóan stratégiai dokumentumot készít, amelynek részét képezik a költség-haszon elemzések, és amely foglalkozik a szükségletekkel is.

Nyugdíjkifizetések ellenőrzése

Ez az ellenőrzés a nyugdíjazott alkalmazottak nyugdíjának meghatározásával és kifizetésével kapcsolatos belső ellenőrzési rendszer és kockázatkezelés pontosságát és hatékony alkalmazását értékelte. Egy elavult számítógépes rendszer manuális ellenőrzéseket tesz szükségessé. A jelenleg is működő hatékony és eredményes előzetes ellenőrzések mellett a jövőben célzott, kockázatalapú utólagos ellenőrzést is végeznek, csökkentve ezzel például a helytelen kifizetések, a papíralapú akták elvesztésének és pontatlan manuális javítások kockázatát.

Az ABAC végrehajtása

Az ABAC bevezető fázisának befejezésével – amelyhez szorosan kapcsolódnak az Európai Számvevőszék ellenőrzései – az IAS csökkenti ellenőrzési tevékenységeit ezen a területen. Miután 2005-ben negatív véleményt adtak ki a DG EAC elszámolásainak lezárásáról, 2006-ra vonatkozóan (a Számvevőszékkel együttműködésben) ellenőrzést végeztek az elszámolások lezárásáról a DG EAC-nál és annak végrehajtó ügynökségénél, és megalapozott megbízhatósági nyilatkozatot adtak ki, bár megállapították, hogy csak korlátozott mértékben egyeztették össze a helyi és központi elszámolási rendszereket, a dokumentáció pedig nem teljes. Az IAC ellenőrizte az ABAC végrehajtását is.

Végrehajtó ügynökségek

Az IAS két végrehajtó ügynökséget ellenőrzött, és mindkét esetben megalapozott megbízhatósági nyilatkozatot adott ki az üzletmenet célkitűzéseiről.

Néhány kiemelt kérdés az információs rendszerek biztonságáról szóló bizottsági határozat és a személyes adatok védelméről szóló rendeletek betartásával, az év végi tranzakciókra vonatkozó eljárásokkal, az ellenőrző listák és munkafolyamatok harmonizációjával és egyszerűsítésével, valamint az utólagos ellenőrzések átfogó megközelítésével volt kapcsolatos.

A többi újonnan létrehozott végrehajtó ügynökség (az Európai Kutatási Tanács Végrehajtó Ügynöksége és a Kutatási Végrehajtó Ügynökség) előnyt kovácsolhat a már meglévő végrehajtó ügynökségek eddigi tapasztalataiból azzal kapcsolatban, hogy miként lehet a legjobban végrehajtani a szükséges lépéseket az induló szakaszban.

FAFA (pénzügyi és igazgatási keretmegállapodás az ENSZ-szel)

A FAFA betartásával, valamint az uniós pénzeszközök felhasználására vonatkozó megbízhatósági nyilatkozat megszerezhetőségével kapcsolatban tavaly végzett ellenőrzést követően az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság felkérte az IAS-t, hogy értékelje, mennyire lényegesek a fennmaradó kockázatok, elsősorban a közvetett költségeket illetően, valamint az EK/ENSZ finanszírozás általános ellenőrzéséhez kapcsolódóan a FAFA és az ENSZ pénzügyi ellenőrzési rendszerének keretében. A kiegészítő ellenőrzés megerősítette, hogy a FAFA kialakítása megfelelő, azonban azt is megállapította, hogy az ellenőrzési mechanizmusokat még hatékonyabban és erőteljesebben kell végrehajtani. Az érintett főigazgatóságok valamennyi ajánlást elfogadták, és már több kezdeményezést indítottak a FAFA közvetlen és közvetett költségekre vonatkozó ellenőrzési eszközeinek fokozottabb alkalmazása érdekében.

Pénzügyi irányítás és a támogatások igazgatása

Pénzügyi ellenőrzéseket végeztek az ázsiai delegációkat és a környezetvédelmi programokat illetően.

Az ázsiai delegációk fő pénzügyi programjainak irányításával kapcsolatban végzett ellenőrzések számos területet jelöltek meg, amelyek javításra szorulnak – e javításokat a vezetés 2008 végéig kívánja végrehajtani: pontosabban meg kell határozni a delegációk és az érintett főigazgatóságok felelősségi körének elhatárolását; a központoknak nagyobb támogatást és több iránymutatást kell nyújtaniuk, hogy valamennyi delegációnál biztosítsák a koherens és hatékony működést; jobb projekt- és portfoliófelügyelet, valamint magasabb szintű képzési stratégia.

A környezetvédelmi programokra nyújtott támogatások irányítási folyamatainak működésének értékelése feltárta, hogy javítani kell a kedvezményezettek tényleges költségeire irányuló ellenőrzés dokumentációját; finomítani kell az utólagos ellenőrzési stratégián, hogy az kiterjedjen a kisebb kedvezményezettekre is; biztosítani kell a technikai jelentések megfelelő időben történő jóváhagyását; és egyedi iránymutatásokat kell kiadni azokra az utólagos ellenőrzésekre, amelyeket külső auditáló cégeknek adtak ki alvállalkozásba.

Az IAC-k is jelentős számú ellenőrzést végeztek a támogatások igazgatása és a pénzügyi irányítás terén.

Nyomon követés

Az ellenőrzés ajánlásainak megfelelő idejű nyomon követése döntő szerepet játszik a belső ellenőrzés hatékonyságában és folyamatos javításában. E téren történt bizonyos előrelépés, aminek eredményeképpen összességében csökkent a 2006 előtt megfogalmazott és még végre nem hajtott ajánlások száma. Az IAS véleménye szerint az ajánlásoknak több mint 80%-át végrehajtották. Mindazonáltal még mindig jelentős késedelmek vannak a kritikus és nagyon fontos ajánlások végrehajtása terén, ami feltárja a cselekvési tervek főigazgatóságok általi végrehajtásának gyengeségeit, különösen a régebbi ajánlásokat illetően. A végre nem hajtott kritikus és nagyon fontos ajánlások több mint 25%-a már több mint 6 hónapja esedékes (jóllehet ez jelentős javulás az előző évi több mint 50%-hoz képest). A helyzet orvoslására tett erőfeszítésként az IAS azt javasolta, hogy azokat a főigazgatóságokat/szolgálatokat, amelyek nem tettek lépéseket a már régóta esedékes kritikus és nagyon fontos ajánlások végrehajtására, emlékeztessék ennek fontosságára, és adott esetben kérjék fel őket, hogy éves tevékenységi jelentésükben indokolják meg a késedelmet. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság kiemelt figyelmet fordít az ajánlások nyomon követésére, és azzal a döntésével ösztönözte a végrehajtást, hogy az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság elnöke levelet küld az érintett biztosoknak, felhívva a figyelmet azokra a kritikus és nagyon fontos ajánlásokra, amelyek végrehajtása már több mint hat hónapja esedékes.

Következtetések

A 2007-ben véglegesített bizottsági ellenőrzések és felülvizsgálatok, valamint az egyéb kapcsolódó tevékenységek alapján a Bizottság belső ellenőre az alábbi következtetéseket vonta le (a Bizottság álláspontja a főigazgatók éves tevékenységi jelentéséről szóló összefoglaló jelentésben szerepel).

Az IAS 1. következtetése: Általában előrelépés történt, de további tökéletesítésre van szükség

Ellenőrzési tevékenysége során az IAS megállapította, hogy a Bizottság belső ellenőrzési rendszerét tovább tökéletesítették. A kiadott kritikus IAS-ajánlások száma a 2006-os tizenkettőről 2007-ben hétre csökkent, a negatív IAS-véleményt eredményező ellenőrzések száma pedig a 2006-os kilencről 2007-ben hatra esett vissza. Azonban még mindig szükség van javításokra, például a támogatások igazgatása, az utólagos ellenőrzések, a beszerzés és az adatvédelmi rendelkezések végrehajtása terén.

Az IAS 2. következtetése: Információbiztonság

A Bizottság hatékony működése és hírneve szempontjából egyaránt kiemelt fontosságú biztosítani, hogy a Bizottságnál kezelt szenzitív információkat (mind a központokban, mind pedig a delegációknál) védjék a nem engedélyezett közzététellel és az illetéktelen hozzáféréssel szemben. Valamennyi érintett főigazgatóságnak és szolgálatnak kiemelt figyelmet kell fordítania az információbiztonságra, és valamennyi biztonsági intézkedését koordinálnia kell a szervezeti biztonsági szolgálattal, és kérnie kell attól ezen intézkedések hitelesítését.

Az IAS 3. következtetése: A különböző politikákkal foglalkozó főigazgatóságoknak élen kell járniuk a csalás megelőzésében

A Bizottság nemrégiben új megközelítést fogadott el a jogszabályok csalásbiztosságával kapcsolatban. Az OLAF központi szerepet játszik a csalások kivizsgálásában, és tapasztalataira alapozva közreműködik a csalás elleni küzdelem módszereinek kidolgozásában. Mindazonáltal a Bizottságban a főigazgatóknak – mint felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőknek – élenjáró felelősségük van a csalás megelőzésében saját felelősségi körükben (ahol számíthatnak az OLAF támogatására), valamint az OLAF vizsgálatainak nyomon követésében (visszafizettetés stb.).

Az IAS 4. következtetése: Az éves tevékenységi jelentés megbízhatóság-ellenőrzési eljárását folyamatosan javítják

Az éves tevékenységi jelentés megbízhatóság-ellenőrzési eljárásának és az összefoglaló jelentésnek is az a végső célja, hogy támogassa a biztosok politikai felelősségét a Bizottság irányítása terén. A kiadott megbízhatósági nyilatkozatok megalapozottságát azzal javítják, hogy jobban meghatározzák az alapjukként szolgáló ellenőrzési stratégiákat, alátámasztva ezt a legfontosabb ellenőrzések mutatóival, valamint a megbízhatósági nyilatkozatok és a Számvevőszék munkájának jobb összeegyeztetésével.

Az IAS 5. következtetése: Némi előrelépés a nyomon követésben, bizonyos területeken azonban elmaradás tapasztalható

Az utóbbi időben javult az ellenőrzés ajánlásainak nyomon követése, azonban bizonyos területeken ez még mindig túl sok időt vesz igénybe. A korábbi éves jelentésekben felvetett kérdések némelyike is további folyamatos figyelmet igényel, például a humánerőforrás-stratégia, amelyet teljesen összekapcsolnak a stratégiai tervezési folyamattal, valamint a megosztott szolgáltatások fejlesztése és az IT-irányítás javítása.

[1] A Tanács 2006. december 13-i 1995/2006/EK, Euratom rendelete az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, 1605/2002/EK, Euratom rendelet módosításáról (HL L 390., 2006.12.30., 1. o.).

[2] Lásd COM(2007)806, 2007. december 17.

[3] Főigazgatóságonként egy jelentés. Bár ezeket a jelentéseket csak 2008 januárjában véglegesítették, az ellenőrzési munka nagy részét 2007-ben végezték el, és az IAS úgy ítéli meg, hogy ezek eredményei elég fontosak ahhoz, hogy beszámoljanak róluk a 2007. évi éves jelentésben.

[4] COM(2007)502, 2007. szeptember 5.