[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 23.03.2005

COM(2005) 101 végleges

Javaslat

A TANÁCS HATÁROZATA

a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának alapszabályára, eljárási szabályzatára és pénzügyi szabályzatára vonatkozó, az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságában elfogadandó álláspontról

(előterjesztő: a Bizottság)

INDOKLÁS

A 2000 júniusi Cotonou-i Megállapodás előírja a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központja (Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale, CTA) szerepének megerősítését és megszilárdítását az AKCS-államok intézményi kapacitásfejlesztése érdekében, különösen a technológiákhoz való hozzáférést meggyorsító információkezelési kapacitásét, a mezőgazdasági termelékenység és a piaci értékesítés növelése, az élelmiszer-biztonság és a vidékfejlesztés erősítése érdekében.

A Cotonou-i Megállapodás III. melléklete előírja a Központ alapszabálya és szabályzata, valamint a pénzügyi szabályzat és a személyzet alkalmazási feltételei frissítését.

Felkérjük a tagállamokat, hogy vizsgálják meg a következő javaslatot. Felkérjük őket arra is, hogy fogadják el a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának alapszabályára, eljárási szabályzatára és pénzügyi szabályzatára vonatkozó, az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságában elfogadandó határozatot a Közösség álláspontjáról.

Javaslat

A TANÁCS HATÁROZATA

a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának alapszabályára, eljárási szabályzatára és pénzügyi szabályzatára vonatkozó, az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságában elfogadandó álláspontról

AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 310. cikkére, a 300. cikk (2) bekezdése második albekezdésével összefüggésben,

tekintettel a Bizottság javaslatára[1],

mivel:

(1) Az egyrészről az afrikai, karibi és csendes-óceáni államok csoportjának tagjai, másrészről az Európai Közösség és tagállamai között létrejött, 2000. június 23-án Cotonou-ban aláírt partnerségi megállapodás[2] és különösen annak III. melléklete értelmében el kell fogadni a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának (a továbbiakban: a Központ) alapszabályát, eljárási szabályzatát és pénzügyi szabályzatát,

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

A Közösség elfogadja a következő álláspontot az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságában a Központ alapszabályáról és eljárási szabályzatáról, az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságának az I. mellékletben szereplő határozattervezete alapján.

2. cikk

A Közösség elfogadja a következő álláspontot az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságában a Központ pénzügyi szabályzatáról, az AKCS-EK Nagykövetek Bizottságának a II. mellékletben szereplő határozattervezete alapján.

Kelt Brüsszelben, -án/-én.

a Tanács részéről

az elnök

I. MELLÉKLET

Tervezet

AZ AKCS-EK NAGYKÖVETEK BIZOTTSÁGÁNAK … HATÁROZATA

(…)

A Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának (CTA) alapszabályáról és eljárási szabályzatáról

AZ AKCS-EK NAGYKÖVETEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az egyrészről az afrikai, karibi és csendes-óceáni államok csoportjának tagjai, másrészről az Európai Közösség és tagállamai között létrejött, 2000. június 23-án Cotonou-ban aláírt partnerségi megállapodásra[3] (a továbbiakban: „Megállapodás”) és különösen annak III. melléklete 3. cikkének (4) bekezdésére.

tekintettel a tagállamok kormányainak a Tanácsban ülésező képviselői által aláírt, 2000. szeptember 12-i belső megállapodásra a megállapodáshoz csatolt költségvetési jegyzőkönyv keretében történő közösségi támogatás finanszírozásáról és kezeléséről,

mivel:

(1) A Cotonou-i Megállapodás III. melléklete 3. cikkének (4) bekezdése alapján, a megállapodás aláírását követően a Nagykövetek Bizottsága meghatározza a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának (a továbbiakban: „a Központ”), és különösen felügyeleti szerveinek alapszabályát és eljárási szabályzatát

(2) A Megállapodáshoz csatolt, kiváltságokról és mentességekről szóló 2. jegyzőkönyvet annak 1. cikke második albekezdése alapján a Központ személyzetére alkalmazni kell

(3) Létre kell hozni az igazgatási tanácsot, a Központ felügyeleti szervét, ahogyan azt a Megállapodás III. melléklete 3. cikke (4) bekezdésének a) pontja meghatározza,

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

1. A Központ jogi személyiséggel rendelkezik és a Cotonou-i Megállapodás részét képező minden államban az azonos természetű jogi személyeknek biztosított legteljesebb jogképességgel rendelkezik.

2. A Központ személyzete kiváltságokat, mentességeket és használati könnyítéseket élvez a kiváltságokról és mentességekről szóló 2. jegyzőkönyvben előírtak valamint a Megállapodáshoz csatolt VI. és VII. nyilatkozatban foglaltak szerint.

3. A Központ nonprofit szervezet.

4. A Központ székhelye ideiglenesen Wageningenben (Hollandia), egy kihelyezett részlege pedig Brüsszelben van.

2. cikk

A Központ feladatait a Megállapodás III. melléklete 3. cikkének (1), (2) és (3) bekezdése határozza meg.

3. cikk

1. Az AKCS-EK Nagykövetek Bizottsága (a továbbiakban: Bizottság) a Központ felügyelő hatósága a Megállapodás III. melléklete 3. cikke (4) és (5) bekezdésének rendelkezéseinek megfelelően:

2. A 4. cikk rendelkezéseinek megfelelően igazgatási tanácsot hoztak létre.

3. A Központ tevékenységei szoros összefüggésben folynak a Megállapodásban vagy az ahhoz csatolt nyilatkozatokban foglalt intézményekkel és szervekkel; szükség esetén regionális és nemzetközi intézményekhez folyamodik, különösen azokhoz, amelyek a Közösségben és az AKCS-államokban találhatók és amelyek agrár- és vidékfejlesztési kérdésekkel foglalkoznak.

4. A Központ tevékenységeit az igazgatási tanács kezdeményezésére időszakonként értékelik.

4. cikk

1. Igazgatási tanácsot hoztak létre, amelynek feladata, hogy technikai, igazgatási és pénzügyi téren támaszt, felügyeletet és ellenőrzést biztosítson a Központ minden tevékenysége számára.

2.1. Az igazgatási tanács paritásos alapon hat tagból áll, akik nagy tapasztalattal rendelkeznek az agrár- és vidékfejlesztés intézményeinek irányításában: a tervezési vonatkozó, technikai, illetve tudományos, valamint a mezőgazdasági és a vidékkel kapcsolatos információk kezelése és terjesztése terén való egyéni képzettség szükséges.

2.2. Az igazgatási tanács tagjait az érdekelt felek a Megállapodás részét képező államok állampolgárai közül választják ki a megkövetelt képesítésük alapján. Kinevezésüket a Nagykövetek Bizottsága megerősíti. A hat tagot a Bizottság legfeljebb ötéves időtartamra nevezi ki, félidős felülvizsgálattal.

2.3. Az Európai Bizottság, az EU Tanácsának Főtitkársága és az AKCS Titkárság egy-egy képviselője megfigyelői minőségben vesz részt az igazgatási tanács munkájában.

2.4. Az igazgatási tanács tagjai az elnököt és az alelnököt legfeljebb ötéves időtartamra választják meg, eljárási szabályzatuk rendelkezései szerint. Az elnöki tisztség azt a felet illeti (AKCS vagy EK), amelyik nem tölti be a Központ igazgatói tisztségét. Az alelnöki tisztség azt a felet illeti, amelyik nem tölti be az igazgatási tanács elnöki tisztségét.

2.5. Az igazgatási tanács döntéseit a jelenlevő vagy képviselt tagok egyszerű többségével hozza eljárási szabályzata rendelkezéseinek megfelelően. Az igazgatási tanács minden egyes tagjának egy szavazata van.

Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

2.6 Az egyes üléseken elhangzottakról jegyzőkönyvet vesznek fel, amelyek bizalmasak.

3.1. Az igazgatási tanács biztosítja a Központ tevékenységeinek szigorú felügyeletét. Évente legfeljebb négy rendes ülést tart. Összeülhet ugyanakkor minden olyan alkalommal, amikor azt feladatainak végrehajtása megköveteli, a Bizottság vagy az elnök kezdeményezésére, illetve az igazgató kérésére.

3.2. A Központ igazgatója tanácskozási joggal vesz részt az igazgatási tanács munkálataiban. A Központ biztosítja az igazgatási tanács titkárságát.

Az igazgatási tanács felkérheti a Központ igazgatóságának és személyzetének többi tagját és/vagy külső szakembereket, hogy specifikus kérdésekben véleményt mondjanak.

3.3. Az igazgatási tanácsnak a következő feladatai vannak:

a) tanácsokat ad az igazgatónak és támogatja őt a Központ irányításával kapcsolatban és biztosítja a Bizottság által meghatározott szabályok és célkitűzések jó végrehajtását.

b) a Központ igazgatójának javaslatára:

(i) elfogadja a Központ átfogó stratégiáját, majd jóváhagyásra benyújtja a Bizottságnak;

(ii) jóváhagyja az éves és többéves munkaprogramokat;

(iii) jóváhagyja a szervezési struktúrát, a személyzeti politikát és a szervezeti ábrát.

(iv) jóváhagyja az új alkalmazottak felvételét és a hivatalban levő alkalmazottak szerződésének megújítását, meghosszabbítását vagy felbontását;

(v) jóváhagyja a Központ éves költségvetését;

(vi) elfogadni a könyvvizsgálással megbízott hivatal által elkészített könyvvizsgálói jelentés alapján készült éves pénzügyi zárójelentéseket;

(vii) jóváhagyja az éves jelentéseket és továbbítja azokat a Bizottságnak, lehetővé téve számára annak ellenőrzését, hogy a Központ tevékenységei megfelelnek-e a Megállapodás által és a jóváhagyott átfogó stratégia által neki szánt célkitűzéseknek;

c) adott esetben számot ad a Bizottságnak a feladatai ellátása során felmerült minden fontos kérdésről.

3.4. Az igazgatási tanács a Bizottságnak felelős.

4. Az igazgató javaslatára az igazgatási tanács jóváhagyja a CTA pénzügyi és számviteli zárójelentéseinek megvizsgálásával megbízott könyvvizsgálati hivatal kijelölését.

5. Az igazgatási tanács kidolgozza eljárási szabályzatát.

5. cikk

1. A Központot egy igazgató irányítja, akit a Nagykövetek Bizottsága nevez ki legfeljebb ötéves időtartamra.

A Bizottság a társelnökeit bízza meg az igazgató szerződésének aláírásával. Ezt a szerződést a Központ személyzetének alkalmazási feltételei szerint állapítják meg és annak megfelelően kezelik. A Nagykövetek Bizottságának hatásköre, hogy minden szükséges döntést meghozzon az igazgatót illetően.

2. Az igazgató biztosítja a Központ jogi képviseletét és végrehajtja a Nagykövetek Bizottsága által meghatározott irányvonalakat. Az igazgató ez utóbbinak felelős.

3. Az igazgató az igazgatási tanáccsal való megállapodás után a Bizottságnak jóváhagyásra előterjeszti a Központ 2. cikkben felsorolt feladatok szerint létrehozott munkaprogramjait és éves költségvetéseit.

4. Az igazgató rendszeresen tájékoztatja az igazgatási tanácsot a Központ tevékenységeiről.

5. Az igazgató évente elkészíti általános jelentését a Központ tevékenységeiről és elszámolásairól, amelyet az igazgatási tanáccsal való megállapodás után legfeljebb kilenc hónapon belül előterjeszt a Bizottságnak.

6. Az igazgató felelős a Központ szervezéséért és irányításáért. Számot ad az igazgatási tanácsnak a Központot érintő rendelkezések végrehajtásához szükséges eljárási szabályzatok tekintetében hozott rendelkezésekről.

6. cikk

A Központ költségvetését a Megállapodás költségvetési jegyzőkönyvének I. melléklete által előírt szabályoknak megfelelően finanszírozzák. A költségvetés más forrásokból is táplálkozhat.

7. cikk

Ezeket az eljárási szabályokat az igazgatási tanács ajánlására a Bizottság módosíthatja.

8. cikk

Az AKCS-államok, a tagállamok és a Közösség hatásköreikben meghozzák azokat az intézkedéseket, amelyeket a határozat végrehajtása magával von.

8a. cikk

Ez a határozat helyettesíti és törli a AKCS-EGK Nagykövetek Bizottságának 1991. április 19-i ülésének a CTA eljárási szabályairól szóló 1991. április 19-i 1/91 határozatát, és a AKCS-EGK Nagykövetek Bizottságának 1991. április 19-i ülésének a CTA tanácsadó bizottságának alapokmányát és működési eljárásait meghatározó 3/91 határozatát.

9. cikk

Ez a határozat az elfogadása napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben, -án/-én.

Az AKCS-EK Nagykövetek Bizottsága részéről

az elnök

II. MELLÉKLET

Tervezet

AZ AKCS-EK NAGYKÖVETEK BIZOTTSÁGÁNAK … HATÁROZATA

a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának (CTA) pénzügyi szabályzatáról

AZ AKCS-EK NAGYKÖVETEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az egyrészről az afrikai, karibi és csendes-óceáni államok csoportjának tagjai, másrészről az Európai Közösség és tagállamai között létrejött, 2000. június 23-án Cotonou-ban aláírt partnerségi megállapodásra (a továbbiakban: „Megállapodás”) és különösen annak III. melléklete 3. cikke (4) bekezdésének b) és d) pontjára[4],

tekintettel a tagállamok kormányainak a Tanácsban ülésező képviselői között létrejött, 2000. szeptember 12-i belső megállapodásra a megállapodáshoz csatolt költségvetési jegyzőkönyv keretében történő közösségi támogatás finanszírozásáról és kezeléséről,

tekintettel a 9. Európai Fejlesztési Alap esetében alkalmazandó pénzügyi szabályzatra[5],

tekintettel a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjával összhangban kidolgozott bizottsági javaslatra,

mivel:

- a Nagykövetek Bizottságának a Cotonou-i Megállapodás aláírása után el kell fogadnia a Mezőgazdasági és Vidéki Együttműködés Technikai Központjának (a továbbiakban: „a Központ”) pénzügyi szabályzatát;

- a Nagykövetek Bizottságának meg kell határoznia a Központ költségvetésének elfogadási eljárásait,

ELFOGADTA A MEZŐGAZDASÁGI ÉS VIDÉKI EGYÜTTMŰKÖDÉS KÖZPONTJÁNAK PÉNZÜGYI SZABÁLYZATÁT:

I. ÁLTALÁNOS ELVEK

AZ EGYSÉGESSÉG, A TELJESSÉG, AZ EGYENSÚLY ÉS AZ ELSZÁMOLÁSI EGYSÉG ELVEI

1. cikk

1. A Központ minden bevétele és kiadása az egyes költségvetési évekre megállapított, számszerűen kifejezett éves munkaprogramon alapuló előirányzatok tárgyát képezi, és fel kell venni a költségvetésbe.

2. A költségvetésbe felvett bevételeknek és kiadásoknak egyensúlyban kell lenniük.

2. cikk

A költségvetést euróban dolgozták ki és hajtják végre, és az elszámolásokat euróban vezetik. Ugyanakkor, ha a kincstárnak arra van szüksége, akkor a Központnak jogában áll a műveleteket az EU és az AKCS-országok nemzeti pénznemeiben végrehajtani.

3. cikk

1. A bevételek magukban foglalják az Európai Fejlesztési Alap (a továbbiakban: EFA) hozzájárulását, a fizetésekből adóként levont összegeket, a díjazásokat és más a Központ által folyósított összegeket, és egyéb különféle bevételeket.

2. A bevételek tartalmazhatják a más adományozók a Központ költségvetése javára tett hozzájárulásait is.

3. A Központ vagyonkezelés keretében kezelheti a Cotonou-i Megállapodás III. mellékletében meghatározott tevékenységek társfinanszírozására szánt forrásait is. Az e források kezeléséhez alkalmazandó pénzügyi rendelkezéseket ezen rendelet 34. cikke tartalmazza.

4. cikk

A becsült kiadások tartalmazzák a működési és a támogatási kiadásokat. Egyértelmű különbséget kell tenni közöttük a költségvetésben.

5. cikk

1. A költségvetési év minden év január 1-jétől december 31-ig tart.

2. A költségvetésbe bejegyzett előirányzatok a költségvetési év idejére engedélyezettek.

a) Ugyanakkor egy költségvetési év során megfelelően felhasznált, de a költségvetési év december 31-ig ki nem fizetett előirányzatok automatikusan átkerülnek a következő költségvetési évbe. Ezeket az előirányzatokat egyértelműen azonosítani kell a folyó költségvetési év számlavezetésében.

b) A költségvetési év végén visszavont előirányzatok átkerülnek az AKCS-EK Megállapodás keretében a Központ számára előírt ötéves keretbe.

3. Ha egy költségvetési év kezdetén a költségvetést nem zárták le véglegesen, az igazgató a Központ folyamatos működésének biztosításához engedélyezheti a havi kiadásokat, ha azok tételcsoportonként nem haladják meg az előző költségvetési év költségvetésében jóváhagyott megfelelő előirányzatok egy tizenkettedét.

Ami az előzetesen fizetendő és az előző költségvetési év költségvetése által jóváhagyott negyedéves támogatási kiadásokat illeti, a kötelezettségvállalási műveletek tételcsoportonként végrehajthatók, amennyiben azok nem haladják meg az előző költségvetési évre jóváhagyott előirányzatok végösszegének negyedét.

A HATÉKONY ÉS EREDMÉNYES PÉNZGAZDÁLKODÁS ELVE

6. cikk

1. Az EFA által rendelkezésre bocsátott forrásokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban használják, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elvével összhangban.

2. A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a források a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, illetve a legjobb áron álljanak rendelkezésre.

A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.

Az eredményesség elve a kitűzött meghatározott célok megvalósítására és a tervezett eredmények elérésére vonatkozik.

3. A célkitűzéseket egyértelműen kell meghatározni és megvalósításukat teljesítménymutatókkal kell ellenőrizni. Adott esetben az Európai Fejlesztési Alap forrásaiból finanszírozandó projekteknek előzetes értékelésekre kell támaszkodniuk.

II. A KÖLTSÉGVETÉS MEGÁLLAPÍTÁSA

7. cikk

1. A stratégiai terv keretén belül és a Központnak a pénzügyi jegyzőkönyv által engedélyezett általános költségvetés határain belül az igazgató kidolgozza az éves munkaprogram és a rá vonatkozó költségvetés tervezetét. A tervezetet továbbítják a Nagykövetek Bizottságának (a továbbiakban: Bizottság) legkésőbb annak végrehajtását megelőző év július 1-jéig.

2. A Központ a programtervezet és a költségvetési tervezet másolatát a Bizottságnak továbbítja, amely ekkor elindítja a jóváhagyásukhoz szükséges eljárásokat.

3. A költségvetést a Nagykövetek Bizottsága fogadja el.

8. cikk

1. Az Európai Fejlesztési Alap hozzájárulásához alkalmazandó fizetési módokat egy a Központ és a Bizottság által aláírt támogatási szerződésben állapították meg.

2. A Központ visszatéríti az EFA-nak azokat az előző költségvetési évekre adott hozzájárulásokat, amelyeket az ellenőrzött pénzügyi kimutatások alapján a törölt előirányzatokra kapott.

3. A költségvetés címekre (költségvetési tételekre), fejezetekre, cikkekre és tételekre van osztva a bevétel és a kiadás természete vagy rendeltetési célja szerint.

9. cikk

Szükség esetén az igazgató egy kiegészítő vagy helyesbítő költségvetési tervezetet továbbít, amelyet ugyanúgy és ugyanazon eljárások szerint vizsgálnak meg és hagynak jóvá, mint az eredeti becsléseket tartalmazó költségvetést.

III. A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA

10. cikk

1. Az igazgató a saját felelősségére és a megszabott előirányzatok határán belül hajtja végre a költségvetést. Gazdálkodásáról a Bizottságnak tartozik beszámolni.

2. Az igazgatónak a 6. cikkben említett hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban kell használnia a költségvetési előirányzatokat.

11. cikk

1. Bevételt vagy kiadást kizárólag a költségvetés megfelelő tételcsoportjához való hozzárendelésével lehet végrehajtani.

Semmilyen kiadást nem lehet vállalni illetve engedélyezni az adott költségvetési évre engedélyezett előirányzatokon felül.

2. A bevételek és a kiadások teljes összege be van jegyezve az elszámolásokba anélkül, hogy azok egymást korlátoznák.

E szabályzattól eltérve engedélyezett összegekként vonhatók le:

a) a szerződések vagy piacok jogosultjaira kiszabott büntetések,

b) az indokolatlanul kifizetett összegek kiigazításai, amelyeket előleglevonás útján eszközölni lehet a túlfizetést támogató fejezet, cikk és költségvetési év címén végrehajtott újabb felszámolás alkalmával,

c) a járművek, felszerelések és berendezések visszavett értéke ugyanolyan jellegű új cikkek vásárlása alkalmával; a nettó vételi árat a leltár értékeléséhez bekerülési költségként jegyzik be az elszámolásokba.

d) a számlákról és a költségjegyzékekről levont leszámítolások és árengedmények

Szintén e szabályzattól eltérve a kezdeti kiadással azonos tarifában (tételben) okot adhatnak az újra felhasználásra:

a) az indokolatlanul kifizetett összegek visszatérítéséből származó bevételek;

b) a biztosítási teljesítésekből befolyt összegek;

c) lecserélésük alkalmával a járművek, felszerelések és berendezések eladásából származó nyereség;

d) a kiadványok és filmek eladásából származó nyereség;

e) a költségvetés végrehajtása során megállapított egyenlőtlenségek az átváltási árfolyamban, ami ellentételezés tárgyát képezheti; a pozitív és a negatív végeredmény egyaránt szerepel a pénzügyi jelentésben.

12. cikk

Az egyik címből a másik címbe történő átcsoportosításokhoz a Bizottság jóváhagyása szükséges.

Az egyik fejezetből a másik fejezetbe vagy a fejezeteken belül történő átcsoportosításokról az igazgató dönt, aki erről tájékoztatja a Bizottságot.

13. cikk

A Központ bevételeit a Központ nevére nyitott számlára vagy számlákra helyezik.

IV. PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS

14. cikk

1. A Központ által elfogadott alapvető szabályok szerint és a finanszírozott cselekvések kockázataira és természetére való tekintettel az igazgató, az engedélyezésére jogosult tisztviselő, létrehozza a feladatai végrehajtásához szükséges struktúrát, eljárásokat, valamint az igazgatás és a pénzügyi ellenőrzés rendszereit, szükség esetén az utólagos ellenőrzéseket. Egy művelet engedélyezése előtt a cselekvést kezdeményező személytől eltérő meghatalmazottnak ellenőriznie kell annak gyakorlati és pénzügyi aspektusait. Az operatív feladatok és az ellenőrzési feladatok egyértelműen elhatárolt hatáskörök.

2. Az a műveletek irányításában vagy pénzügyi ellenőrzésében részt vevő meghatalmazott, aki úgy véli, hogy egy döntés, amelynek alkalmazását vagy az ahhoz való beleegyezését felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével illetve a szakmai etikai szabályokkal, írásban tájékoztatja felettesét.

Amennyiben ennek ellenére a felettes folytatásra kötelezi a meghatalmazottat, akkor ezt a utasítást írásba kell foglalnia. Azután a meghatalmazott értesíti az igazgatót. Ha semmilyen intézkedés nem születik – a kérdés sürgőssége és fontossága szerint – ésszerű határidőn (legfeljebb hat héten) belül, akkor a meghatalmazott értesíti a Nagykövetek Bizottságát.

Ugyanezt a szabályt kell alkalmazni akkor is, ha a műveletek irányításában vagy pénzügyi ellenőrzésében résztvevő meghatalmazott az adott kontextusban levő cselekvést törvénybe ütközőnek, csalárdnak vagy szabálytalannak ítéli.

V. A KÖLTSÉGVETÉS KEZELÉSE

15. cikk

1. A Központ költségvetését az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatainak elkülönülésére vonatkozó elvnek megfelelően irányítják. Az előirányzatok irányítása az engedélyezésre jogosult tisztviselőt terheli, aki egyedül jogosult kötelezettséget vállalni a kiadásokra, a behajtandó követelések megállapítására és a beszedési illetve kifizetési utalványok kiadására.

2. A beszedési és kifizetési műveleteket a számvitelért felelős tisztviselő biztosítja.

3. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő nem töltheti be a számvitelért felelős tisztviselő tisztségét.

16. cikk

1. Minden olyan intézkedést, amely alkalmat ad arra, hogy a Központ kiadásokba bocsátkozzon eredeti igazolásokkal ellátott kötelezettségvállalási javaslatnak kell megelőznie, amelyet előzetes ellenőrzésre továbbítani kell a pénzügyi ellenőrzésnek.

2. Az ismétlődő kiadások ideiglenes kötelezettségvállalás tárgyát képezhetik.

3. A kötelezettségvállalási és a kifizetési utalványok egy elszámolásban vannak feljegyezve.

17. cikk

A kiadások engedélyezésre jogosult tisztviselő által való érvényesítésének célja:

a) a hitelező jogosultsága meglétének ellenőrzése,

b) a követelés realitásának és összegének megállapítása és ellenőrzése,

c) a követelés azonnali behajthatósága feltételeinek ellenőrzése.

2. Minden kiadási érvényesítést a hitelező jogosultságát, adott esetben a végrehajtott szolgáltatást, az elszállított árut vagy az elvégzett munkát igazoló bizonylattal, illetve a kifizetést igazoló más igazolások bemutatásával kell alátámasztani.

Minden kifizetési döntést jóvá kell hagynia az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek.

18. cikk

1. Az engedélyezés által az engedélyezésre jogosult tisztviselő kifizetési utalvány kibocsátásával szólítja fel a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki azt a kiadást, amelynek felszámolását végrehajtotta.

2. A kifizetési utalványt az eredeti igazolások kísérik; ezeket a kifizetendő összegek pontosságát, az áruk átvételét és a szolgáltatás végrehajtását igazoló tanúsítványokkal látták el vagy kísérik.

3. A bizonyító erejű igazolásoknak az engedélyezésre jogosult tisztviselő által hitelesített, eredetivel egyező másolatai adott esetben eredetiként szolgálhatnak.

4. A kifizetési utalványokat előzetes ellenőrzésre a pénzügyi ellenőrzésnek továbbítják.

5. Szükség esetén a számvitelért felelős tisztviselőnek továbbított kifizetési utalványt egy tanúsítvány kíséri, jelezve, hogy az érintett eszközöket már felvették a leltárba.

19. cikk

1. A kifizetés az a végső cselekvés, amely felmenti a Központot a hitelezői irányában való kötelezettségei alól.

2. A kiadások kifizetését a számvitelért felelős tisztviselő biztosítja a rendelkezésre álló pénzeszközök határain belül.

Tárgyi tévedés, érvényes mentesség érvényességével kapcsolatos vita vagy a pénzügyi szabályzat által előírt formák be nem tartása esetén a számvitelért felelős tisztviselő felfüggeszti a kifizetést. Azonnal értesítenie kell erről az engedélyezésre jogosult tisztviselőt megjelölve az okokat, amelyek miatt a felfüggesztéshez folyamodott.

Felfüggesztés esetén az igazgató saját felelősségére írásban kérheti a kifizetést.

20. cikk

1. A kifizetések alapvetően bankszámlán vagy postai számlán keresztül történnek, lehetőleg banki átutalás formájában vagy indokolt esetben csekken. A tranzakciókat euróban hajtják végre, kivéve a Központ által megfelelően igazolt és jóváhagyott rendkívüli eseteket.

2. A csekkeken és a banki illetve postai átutalásokon két aláírásnak kell szerepelnie: a számvitelért felelős tisztviselő és az engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy képviselőjük aláírásának.

3. Megfelelően indokolt okok esetében az igazgató engedélyezheti a készpénzben való kifizetéseket. Minden készpénzben történő befizetés magával vonja az elismervény kiállítását.

4. Abban az esetben, ha a bevételeket és a kiadásokat számítógéppel irányítják, az aláírásokat informatikai vagy elektronikus úton lehet elhelyezni.

5. Valóságos átváltási árfolyam hiányában a végrehajtandó kifizetések, vagy az AKCS-országok helyi devizáiban behajtandó bevételek euróban való kiszámításához a Központ bankjában, illetve postáján rögzített, az átváltási művelet valóságos időpontja hónapjának első munkanapján hatályba lépő árfolyamok használatosak.

21. cikk

1. Az eljárási szabályzat végrehajtási rendelkezései által meghatározott kiadási fajták kifizetése céljából a Központ által meghatározott feltételeknek megfelelően előlegszámlákat lehet létrehozni.

2. Az előlegszámlák létrehozásának engedélyezésével kapcsolatos döntéseket az igazgatónak kell meghoznia az ügyért felelős meghatalmazott javaslata alapján. Mielőtt a javaslatokat az igazgatónak továbbítják, azokat a számvitelért felelős tisztviselőnek jóvá kell hagynia.

3. Minden előlegszámlák létrehozásával kapcsolatos döntésnek tartalmaznia kell:

a) az előlegelszámoló tisztviselők személyazonosságát,

b) az így kinevezett előlegelszámoló tisztviselők felelősségét,

c) minden kiadás jellegét és legnagyobb összegét, valamint a határidőket,

d) az engedélyezett előlegek legnagyobb összegét,

e) az igazolások szolgáltatásának módjait és az ehhez rendelkezésre álló határidőt.

4. Az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek és a számvitelért felelős tisztviselőnek meg kell hoznia a szükséges intézkedéseket az odaítélt előlegek pontos összeggel és kért határidővel való kiállításának biztosítása érdekében.

22. cikk

1. Az igazgató az engedélyezésre jogosult tisztviselő szerepét tölti be a Központ költségvetésébe felvett előirányzatok esetében.

2. Az igazgató végrehajtási hatáskörének egyes részeit átruházhatja a fennhatósága alatt álló meghatalmazottnak. Minden hatáskör-átruházásról szóló döntésnek jeleznie kell az átruházás időtartamát és határát.

23. cikk

1. Az igazgató kinevezi a számvitelért felelős tisztviselőt, aki felel:

a) a kifizetések teljesítéséért, a bevételek beszedéséért és a megállapított követelések behajtásáért;

b) a 25. cikkel összhangban az elszámolások létrehozásáért és bemutatásáért;

c) a 25. cikkel összhangban a könyvvezetésért;

d) a számviteli szabályok, módszerek, valamint a számlatükör végrehajtásáért;

e) a számviteli rendszerek meghatározásáért és hitelesítéséért, valamint adott esetben a számítógéppel meghatározott és számviteli információkat szolgáltató illetve igazoló rendszerek hitelesítéséért;

f) a pénztár irányításáért.

2. A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől (aki biztosítja azok megbízhatóságát) megkapja az elszámolások elkészítéséhez szükséges minden olyan információt, amely a Központ vagyonáról és a költségvetés végrehajtásáról hiteles képet ad.

3. E cikk (1) bekezdésével és a 21. cikkel összhangban egyedül a számvitelért felelős tisztviselő jogosult a pénzeszközök és értékek kezelésére. Megóvásukért ő felel.

4. A számvitelért felelős tisztviselő hivatali ideje alatt feladatai egy részét átruházhatja a személyzet a felelősségi rangsorban közvetlen ő alája rendelt tagjainak. A felhatalmazó jogi aktus meghatározza az ezen személyekre bízott feladatokat, valamint jogaikat és kötelezettségeiket.

24. cikk

1. A Központot megillető összegek behajtásához számítógépes beszedési utalványt kell kibocsátani.

2. A számvitelért felelős tisztviselő felelősséggel tartozik a számítógép által neki továbbított beszedési utalványokért.

3. A számvitelért felelős tisztviselőnek vagy az előlegelszámoló tisztviselőnek való készpénzes fizetés magával vonja az elismervény kiállítását.

VI. SZÁMVITEL, ELSZÁMOLÁSOK VÉGZÉSE ÉS ELLENŐRZÉSE, KÖNYVVIZSGÁLAT, SZÁMVEVŐSZÉK, OLAF

25. cikk

1. A számvitelt euróban vezetik, a naptári év szerint, a „kettős könyvvitel” módszerének alkalmazásával. Nyomon követi minden egyes költségvetési év bevételeinek és kiadásainak összességét január 1-jétől december 31-ig és az igazolásokra támaszkodik.

Az elszámolásokat minden költségvetési év végén lezárják, lehetővé téve a Központ pénzügyi kimutatásainak elkészítését.

2. A könyvelési tételek egy olyan számlatükörrel összhangban készültek, amelynek költségvetési tételeinek nómenklatúrája világosan elkülöníti azon elszámolásokat, amelyek pénzügyi zárójelentések létrehozását teszik lehetővé azoktól, amelyek bevételi és kiadási kimutatások létrehozását teszik lehetővé. Ezek a könyvelési tételek feljegyezhetők könyvekbe vagy adatlapokra, amelyek segítségével általános havi mérleget lehet készíteni. Minden előleg egy ideiglenes elszámolásban könyvelnek el, és legkésőbb a következő költségvetési év végéig rendezni kell őket, kivéve az állandó jellegű előlegek esetét.

3. A Központ minden évben legkésőbb április 30-ig elkészíti a mérleget valamint a bevételi és kiadási kimutatást.

A mérleg bemutatja a Központ pénzügyi helyzetét a lejárt pénzügyi év december 31-én.

A bevételi és kiadási kimutatás tartalmaz:

a) Egy „bevételek” táblázatot, beleértve:

- az Európai Fejlesztési Alap folyó évre jóváhagyott és a korábbi költségvetési évekről átvitt kötelezettségvállalásokon alapuló leszámítolt bevételeit;

- a fizetések adójából és a behajtott kamatokból származó tényleges bevételeket;

- az egyéb tényleges bevételeket.

b) Egy „kiadások” táblázatot, beleértve:

- a korábbi költségvetési évekről az évre átvitt kötelezettségvállalások utáni tényleges kifizetéseket;

- az N év költségvetését terhelő tényleges kifizetéseket és kötelezettségvállalásokat;

- azt az összefoglaló táblázat, amely kimutatja az ingóságokért, berendezésekért és más leltári cikkekért ténylegesen kifizetett összegeket;

- azon kötelezettségvállalásokat, amelyeknek a következő költségvetési évre való átvitele engedélyezett.

c) pénzügyi zárójelentésekről szóló megjegyzéseket, beleértve:

- az alkalmazott könyvelési elveket;

- a vállalt, kifizetett, törölt vagy az előző évekről illetve a folyó évről átvitt előirányzatok összefoglaló táblázatait;

- a pénzügyi zárójelentésekben szereplő tételek alátámasztását szolgáló részletes feljegyzéseket és számításokat.

4. Minden negyedévben elkészítik azt a pénzügyi zárójelentést, amely bemutatja a folyó költségvetés végrehajtásának helyzetét és az átvitt előirányzatok felhasználását; ezt a kimutatást a számvitelért felelős tisztviselőnek hitelesítenie kell és továbbítani az igazgatási tanácsnak.

26. cikk

Külső ellenőrök

A Központ igazgatási tanácsa pályázati felhívás útján és a Központ igazgatójának ajánlása alapján legfeljebb három éves időtartamra kijelöl egy könyvvizsgálói céget.

Az ellenőrök megbízása a Központ könyveinek és pénztárának ellenőrzéséből áll, az arról való megbizonyosodás érdekében, hogy a leltárokat és a mérlegeket helyesen és jóhiszeműen készítették el, és annak biztosítása érdekében, hogy a Központ elszámolásaival kapcsolatos információk helyesek legyenek.

A számviteli bizonylat alapján és szükség esetén a helyszínen végzett könyvvizsgálat célja a behajtott bevételek és a jóváhagyott kiadások törvényességének és szabályszerűségének, valamint a pénzügyi irányítás minőségének megállapítása.

Minden egyes költségvetési év lezárásakor – legkésőbb az előző költségvetési év lejártát követő október 1-jén – az ellenőrök számot adnak az igazgatási tanácsnak megbízatásuk teljesítéséről.

E jelentés és a pénzügyi zárójelentések alapján az igazgatási tanács mentesíti az igazgatót a költségvetés végrehajtására vonatkozó felelősség alól.

27. cikk

A 9. EFA pénzügyi szabályzatával összhangban a Bizottság (a Közösség nevében), a Számvevőszék és az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) ellenőrzéseket folytathat az EFA által a Központnak engedélyezett előirányzatok tekintetében.

A Számvevőszék ellenőrizheti a bevételek és a kiadások törvényességét és szabályszerűségét, valamint a Cotonou-i Megállapodás és a 9. EFA pénzügyi szabályzata rendelkezéseinek tiszteletben tartását.

VII. AZ ENGEDÉLYEZÉSRE JOGOSULT TISZTVISELŐ, A SZÁMVITELÉRT FELELŐS TISZTVISELŐ ÉS AZ ELŐLEGELSZÁMOLÓ TISZTVISELŐ FELELŐSSÉGE

28. cikk

Minden engedélyezésre jogosult tisztviselő fegyelmi eljárás alá vonható vagy kártérítés megfizetésére kötelezhető, ha behajtandó követeléseket állapít meg vagy beszedési utalványokat bocsát ki, kiadási kötelezettséget vállal, kifizetési utalványt ír alá anélkül, hogy alkalmazkodna ezen pénzügyi szabályzathoz. Ugyanez áll fenn akkor is, ha elmulasztja a követelést létrehozó okirat kiállítását vagy ha indoklás nélkül elmulasztja illetve késlekedik a beszedési utalványok kibocsátásával.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő fegyelmi eljárás alá akkor vonható, illetve kártérítés megfizetésére akkor kötelezhető, ha a vétség szándékos volt vagy ha az neki felróható komoly mulasztás eredménye.

29. cikk

1. Minden számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárás alá vonható vagy kártérítés megfizetésére kötelezhető, ha kifizetéseit úgy hajtja végre, hogy nem alkalmazkodik a 19. cikkhez.

A számvitelért felelős tisztviselő a rábízott pénz, értékek és dokumentumok vesztesége és megrongálódása miatt fegyelmi eljárás alá akkor vonható, illetve kártérítés megfizetésére akkor kötelezhető, ha a veszteség illetve megrongálódás szándékos vétség vagy neki felróható komoly mulasztás eredménye.

Ugyanezen feltételek mellett felel a bankszámlák használatával és kezelésével kapcsolatos utasítások helyes végrehajtásáért, és különösen:

a) ha az általa végrehajtott kifizetések vagy beszedések nem felelnek meg a kifizetési vagy beszedési utalványokon szereplő összegekkel;

b) ha olyan kifizetéseket hajt végre, amelyeknél a pénzt felvevő felek mások, mint a jogosultak.

2. Minden előlegelszámoló tisztviselő fegyelmi eljárás alá vonható vagy kártérítés megfizetésére kötelezhető:

a) ha nem tudja szabályos igazolásokkal igazolni az általa végrehajtott kifizetéseket;

b) ha olyan kifizetéseket hajt végre, amelyeknél a pénzt felvevő felek mások, mint a jogosultak.

Az előlegelszámoló tisztviselő a rábízott pénz, értékek és dokumentumok elvesztése és megrongálódása miatt fegyelmi eljárás alá akkor vonható, illetve kártérítés megfizetésére akkor kötelezhető, ha a veszteség illetve megrongálódás szándékos vétség vagy neki felróható komoly mulasztás eredménye.

30. cikk

1. A számvitelért felelős tisztviselők és az előlegelszámoló tisztviselők biztosítják magukat az e cikkben említett veszélyek ellen.

A Központ fedezi a vonatkozó biztosítási költségeket. Meghatározza a számvitelért felelős tisztséget és az előlegelszámoló tisztséget betöltő személyzeti kategóriákat, valamint azon feltételeket, amelyek mellett terhére veszi az e személyzettel járó költségeket védekezve ezáltal a tisztségeikkel járó veszélyek ellen.

2. A számvitelért felelős tisztviselőknek és az előlegelszámoló tisztviselőknek speciális támogatásokat engedélyeznek. E támogatások összegét az igazgatási tanács által jóváhagyott és a Központ által létrehozott rendeletben határozták meg. Az e támogatásoknak megfelelő összegeket havi rendszerességgel egy olyan számlára írják, amelyet a Központ minden egyes meghatalmazottja nevére nyit egy olyan garanciaalapot alkotva, amely fedez minden olyan pénztári vagy banki hiányt, amelyekért az érintett meghatalmazott a felelős, amennyiben e hiányt nem fedezik a biztosítótársaságok visszatérítései.

E garanciaszámlák követelést mutató egyenlegét azután folyósítják az érdekelteknek miután beszüntették a számvitelért felelős tisztségüket illetve az előlegelszámoló tisztségüket, és amennyiben megkapták mentesítésüket.

3. Az igazgatónak két éve van arra, hogy miután továbbította a pénzügyi kimutatást a Nagykövetek Bizottságának, a külső ellenőrök jelentése alapján eljárjon a számvitelért felelős tisztviselők és az előlegelszámoló tisztviselők mentesítésének ügyében.

31. cikk

Minden engedélyezésre jogosult tisztviselő, számvitelért felelős tisztviselő és előlegelszámoló tisztviselő fegyelmi eljárás alá vonhatóságát vagy kártérítés megfizetésére való kötelezhetőségét a Központ személyzetének alkalmazási feltételeivel összhangban határozták meg.

32. cikk

Összeférhetetlenség

Ami a költségvetés végrehajtását illeti a meghatalmazottnak nincs joga eljárnia akkor, ha saját érdekei ellentétben állnak a Központ érdekeivel. Ha egy ilyen helyzet áll elő az érintett meghatalmazottnak minden cselekvéstől tartózkodnia kell és felettesére kell bíznia a döntést.

Összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha a költségvetés végrehajtásának keretében a meghatalmazott hivatását nem tudja teljes pártatlansággal és tárgyilagossággal betölteni családi vagy személyes kapcsolatok, nemzeti vagy politikai vonzódás, gazdasági érdekek vagy egészen más okok miatt létrehozva egy kapcsolatot a saját és a kedvezményezett érdekei között.

VIII. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

33. cikk

A szerződések odaítélését az AKCS-EK Miniszterek Tanácsa által jóváhagyott a munkaerő-, áru- és szolgáltatáspiac általános szabályzatával összhangban kell megtenni, (*)

(*) A Cotonou-i Megállapodás IV. melléklete 28., 29. és 30. cikkének végrehajtásáról szóló 2002. október 7-i 2/2002 AKCS-EK Miniszterek Tanácsának határozata – HL L 320/1)

34. cikk

Vagyonkezelési alapon való kezelés

1. Megbízatásával összhangban a Központ vagyonkezelési alapon is kezelheti az előirányzatokat. E pénzforrások listája a Központ költségvetésének egyik mellékletében szerepel.

2. Ezt a pénzügyi szabályzatot kell alkalmazni ezen pénzforrások kezelésénél.

3. E pénzforrások vagyonkezelési alapon való kezelése elkülönített elszámolások tárgyát képezi.

4. A Központ által vagyonkezelési alapon kezelt minden pénzforrásra vonatkozó pénzügyi kimutatás tartalmaz egy bevételi és egy kiadási mérleget illetve elszámolást jelezve az érintett költségvetési év helyzetét december 31-én. A Központ és a vagyonkezelő között aláírt megállapodás rendelkezéseivel összhangban hitelesítik őket.

Ilyen rendelkezések hiánya esetében a hitelesítést a Központ külső ellenőrei végzik el.

5. E pénzügyi zárójelentéseket a Központ pénzügyi zárójelentéseihez mellékletként csatolják.

35. cikk

1. A Központ vagyonát képező összes ingóságról és ingatlanról állandó leltárt vezetnek. Csak olyan ingóságokat vesznek fel a leltárba, amelyeknek értéke legalább 350 euro. A leltári számot minden számlára rá kell írni annak kifizetése előtt.

2. Olyan ingóságok és felszerelések eladása, amelyeknek vásárlói egységértéke meghaladja a 350 eurót, megfelelően meg kell hirdetni.

3. A leltározott javak átengedése, selejtezése vagy elvesztésből fakadó eltűnése, ellopása vagy bármilyen más ok az igazgató és a felszerelésért felelős személy által aláírt jelentés létrehozására ad okot.

4. A Központ vezet egy tényleges leltárt és egy számviteli leltárt, melyek rendszeres összevetés tárgyát kell, hogy képezzék. Ezen összevetést a külső ellenőröknek kell láttamozniuk.

36. cikk

Az AKCS-államok, a tagállamok és a Közösség az őket érintő mértékben hozzák meg az e határozat végrehajtásához szükséges rendelkezéseket.

36a. cikk

A Központ 1991. április 19-i 2/91 határozat tárgyát képező pénzügyi szabályzatát hatályon kívül helyezték.

37. cikk

Ez a határozat az elfogadása napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben, -án/én.

a Nagykövetek Bizottsága részéről

az elnök

[1] HL C […]., […], […]. o.

[2] HL L 317., 2000.12.15., 3. o.

[3] HL L 317., 2000.12.15., 3. o. Az AKCS-EK Miniszterek Tanácsa 1/2003 határozatával módosított Megállapodás (HL L 141., 2003.6.7., 25. o.).

[4] HL L 317., 2000.12.15., 3. o.

[5] HL L 83/1., 2003.4.1.