[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 18.02.2005

COM(2005) 52 végleges

A BIZOTTSÁG JELENTÉSE

Vezetői összefoglaló Jelentés a kibővült Európai Unió levéltárairól A jövőbeni cselekvés lehetőségei: prioritások

A. HÁTTÉR

Az Európai Unió Tanácsának 2003. május 6-i, a tagállamok levéltárairól szóló állásfoglalásában (2003/C 113/02), különösen annak 8. pontja (a), (b), (c), (d), (e) bekezdéseiben, valamint 9. pontjában megfogalmazott felkérésre reagálva a vezetői összefoglaló a tagállamok állami levéltárainak helyzetével foglalkozik, különös tekintettel az Európai Unió bővítésére, a dokumentum- és levéltár-kezelés, valamint a levéltári szolgáltatások várható jövőbeni fejlődésére. Javaslatokat tesz a dokumentum- és levéltár-kezelés, valamint az Európai Unió polgárainak nyújtott nyilvános szolgáltatások javítására, figyelembe véve az új technológiákat.

E nemzeti szakértői csoport által kidolgozott jelentés különböző fejezetei alapján a következő kiemelt intézkedési javaslatok születtek, számos más intézkedési javaslattal együtt, amelyeket a tagállamoknak és az Unió intézményeinek az elkövetkező három évben ugyancsak megfontolás tárgyává kell tenniük, és velük kapcsolatban intézkedéseket kell foganatosítaniuk. A kiemelt intézkedésekre vonatkozó javaslatok a fejezetek elején találhatók és e jelentés 3. mellékletében táblázatos formában kerültek összegyűjtésre.

Az alábbiakban a javasolt kiemelt intézkedések összefoglalása található. A javaslatok intézkedéseket tartalmaznak, melyek többek között a természeti és egyéb katasztrófák által okozott dokumentum-sérülések, illetve levéltár-megsemmisülések megelőzésére, korlátozására és helyreállítására, dokumentumok és levéltárak – beleértve a levéltárak épületét is – megőrzésének javítására, valamint az elektronikus dokumentumok és levéltári állományok valódisága, hosszú távú megőrzése és hozzáférhetősége terén való együttműködés erősítésére irányulnak. Az összefoglaló lopás elleni, és az ellopott dokumentumok visszaszerzését célzó intézkedéseket is javasol. Hangsúlyozza, hogy a megfelelő jogszabályok és előírások révén milyen jelentős mértékben járulnak hozzá a levéltárak társadalmunk demokratikus működéséhez. Javasolja továbbá egy olyan EU-portál létrehozását, amely hozzáférést biztosít a közelmúltban kibővült Unió levéltári örökségéhez. Mindezeket az intézkedéseket európai szinten az együttműködés fellendítésével, az információcsere és a bevált gyakorlat hatékonyabb megosztásával, a tagállamok szintjén pedig egy hivatalos koordináló csoport létrehozásával kell végrehajtani.

Az összefoglaló hangsúlyozza továbbá a javasolt intézkedések más európai szintű akciótervekbe történő integrálásának szükségességét.

B. A JAVASOLT FőBB INTÉZKEDÉSEK ÖSSZEFOGLALÁSA

1. javasolt kiemelt intézkedés

Az európai levéltárak megőrzése és kármegelőzés (2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás, 8. pont (c) bekezdés első francia bekezdés)

1.1 Intézkedések a levéltárakban természeti és egyéb katasztrófák által okozott károk megelőzésére:

- akcióterv-modell kidolgozása katasztrófák megelőzésére és a károk helyreállítására;

- határon átnyúló vészhelyzetekre specializálódott laboratóriumok felállítása lehetőségének vizsgálata;

- gyors reagálású csapatok létrehozása a kárfelméréshez.

1.2 Dokumentumok és levéltárak megőrzése és helyreállítása:

- koordinációs intézkedések megerősítése és szakértői ismeretek megosztása a sérült európai dokumentumok és levéltárak helyreállítására kidolgozandó uniós programhoz;

- levéltárnak szánt épületek; a levéltár-épületek és közigazgatási épületek raktárainak felújítása, illetve az új levéltár-épületek építése során a tagállamok és uniós intézmények interdiszciplináris munkacsoportja által aktualizált nemzeti és európai szintű szabványok és specifikációk alkalmazása.

2. javasolt kiemelt intézkedés

Az európai interdiszciplináris együttműködés megerősítése az elektronikus dokumentumok és irattárak terén (2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás, 8. pont (c) bekezdés második francia bekezdés)

2.1. Az elektronikus dokumentumok és irattárak valódisága, hosszú távú megőrzése és hozzáférhetősége terén történő együttműködés megvalósítása Európa-szerte.

2.2. Az elektronikus dokumentum-(adat-)kezelő rendszerek, mint pl. a MoReq létrehozására vonatkozó jelenlegi előírások aktualizálása, felülvizsgálata és kiterjesztése a hatékonyabb közigazgatási adminisztráció érdekében, hogy a dokumentumok megfeleljenek az Európai Unió hivatalos szabványának és/vagy előírásainak. Ez minden tagállamnak érdeke, különösen az új tagállamoké.

2.3. A DLM-hálózat és -fórum/az Európai Gazdasági Érdekcsoport (EEIG) megerősítése. A továbbfejlesztéshez, fordításhoz, valamint a 2005-ös budapesti DLM-fórum megrendezéséhez pénzügyi eszközökre van szükség.

3. javasolt kiemelt intézkedés

Az európai dokumentumokhoz és levéltári állományokhoz való hozzáférést biztosító internetes portál létrehozása és üzemeltetése (2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás, 8. pont (b) és (e) bekezdés)

3.1. Az uniós polgárok számára a dokumentumokhoz és levéltári állományokhoz való hozzáférést biztosító internetes, ill. web-portál létrehozása.

Az internet és a web fejlődése, valamint egyes tagállamok (lásd a jelentés 6. szakaszát) a polgárok, fiatalok és gyermekek millióinak tájékoztatása terén elért sikerei egyértelművé teszik egy internetes portál megtervezésének és létrehozásának szükségességét. Ez összhangban áll az európai információs világ fejlődési tendenciáival.

Ily módon – az olvasótermek használati feltételeinek javítása mellett – biztosítható lenne az e forrásokhoz kutatási, tanulási és információs céllal való jobb hozzáférés.

4. javasolt kiemelt intézkedés

Uniós szintű és nemzeti törvényhozás a dokumentumokhoz és levéltári állományokhoz való hozzáférésről, valamint kezelésükről (2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás, 8. pont (a) és (d) bekezdés)

4.1. Mivel az uniós szintű és nemzeti törvényjavaslatok gyakran előre nem látható következményekkel járnak a dokumentumok és levéltári állományok kezelésére nézve, teljes hatásuk idejében történő felismerése a tagállamok polgárai számára döntő jelentőségű: megkönnyíti a dokumentumokhoz és levéltári állományokhoz való hozzáférést, valamint azok hosszú távú megőrzését. Ebből a célból a fenti szempontok figyelembevételével felül kell vizsgálni a dokumentumokra és levéltári állományokra vonatkozó uniós szintű és nemzeti törvényjavaslatokat, illetve a kapcsolódó jogszabályokat, megteremtve ezáltal annak lehetőségét, hogy az európai levéltáros szakma szükség esetén tapasztalatával hozzájáruljon azokhoz.

4.2. Fentiek alátámasztásához szükség van a levéltárakra vonatkozó, valamint a kapcsolódó uniós és nemzeti szintű jogszabályok beható felülvizsgálatára; az uniós szintű, levéltárakra vonatkozó és kapcsolódó jogszabályok adatbázisának létrehozására; arra, hogy az érintett nemzeti levéltárak a nemzeti levéltárakra vonatkozó és kapcsolódó jogszabályokat – a jogszabályok jobb kölcsönös megértésének elősegítése érdekében – lefordítsák angol, francia és német nyelvre, valamint szükség esetén az Unió más hivatalos nyelveire. Az ajánlás figyelembe veszi az Európai Tanácsban, valamint a Nemzetközi Levéltári Tanács Európai Szekciójánál (EURBICA) jelenleg is folyó munkálatokat, és azok rendszerezésére törekszik.

5. javasolt kiemelt intézkedés

Levéltári dokumentumok eltulajdonítása

5.1. Szükséges a levéltári dokumentumok eltulajdonítása elleni, valamint az ellopott dokumentumok visszaszerzését célzó unión belüli intézkedések felülvizsgálata és fejlesztése.

Akcióterv kidolgozása javító célzatú javaslatokra vonatkozó kérdőív alapján.

C. HIVATALOS LEVÉLTÁROSI BIZOTTSÁG LÉTREHOZÁSA (2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás, 8. pont (d) és (e) bekezdések, 9. pont)

6.1. Az uniós tagállamok és intézmények hivatalos Levéltáros Csoportjának létrehozása. E bizottság feladata az információcsere és a bevált gyakorlatok megosztása mellett konszenzus útján és a szubszidiaritás elvének betartása révén biztosítani a fent leírt európai levéltári munkálatok hatékonyabb koordinálását. A bizottság évente kétszer, szükség esetén többször ülésezik.

6.2. Egy kezdetben három éves program kidolgozása az alábbi feladatok végrehajtására: a 2003. május 6-i tanácsi állásfoglalásban felsorolt témák kezelése, a fejlődés figyelemmel kísérése, az eredmények és a bevált gyakorlatokat javító módszerek terjesztése a tagállamok és az Európai Unió intézményei körében.

6.3. A három év lejártával sor kerül a program értékelésére, illetve az Európai Tanács minisztereinek az eredményekről és a szükséges utóintézkedésekről szóló jelentés benyújtására.