[pic] | EURÓPAI BIZOTTSÁG |

Brüsszel, 2010.6.2.

COM(2010) 281 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE AZ EU RÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS A SZÁMVEVŐSZÉKNEK

A Bizottság 2009. évi igazgatási eredményeinek összefoglalásáról

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE AZ EUR ÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS A SZÁMVEVŐSZÉKNEK

A Bizottság 2009. évi igazgatási eredményeinek összefoglalásáról

1. Bevezetés

Az Európai Unió működéséről szóló szerződés (EUMSz.) 317. cikke értelmében az Európai Bizottság teljes felelősséggel tartozik az EU költségvetésének végrehajtásáért. Ez egy felelősségteljes kötelezettség, hiszen az EU költségvetése az egyik legfontosabb eszköz az Unió szakpolitikáinak megvalósításában, az uniós kiadások hatékonysága pedig meghatározza azt, hogy az Unió képes-e megfelelni polgárai elvárásainak.

A biztosok testülete a költségvetés operatív végrehajtását a főigazgatókra és a szolgálatok vezetőire bízta, akik felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőként felelnek a forrásokkal történő hatékony és eredményes gazdálkodásért, valamint az adott szolgálatnál működő kielégítő és hatékony ellenőrzési rendszerek biztosításáért. A főigazgatók és a szolgálatok vezetői éves jelentésekben[1] adnak számot a rájuk bízott feladatok teljesítéséről, amelyekhez aláírt megbízhatósági nyilatkozatot csatolnak a pénzügyi műveletek jogszerűségéről és szabályosságáról. Ez a legfontosabb eszköz, amellyel a biztosok testülete előtt alátámasztják elszámoltathatóságukat. Mielőtt a főigazgatók és a szolgálatok vezetői az éves jelentéseket aláírják, tartalmukat megvitatják az adott szakpolitikáért felelős biztossal/biztosokkal.

Ezen összefoglaló jelentés elfogadásával a Bizottság politikai felelősséget vállal főigazgatóinak és szolgálatvezetőinek tevékenységéért az általuk az e jelentésekben megfogalmazott megbízhatósági nyilatkozatok és fenntartások alapján. Az összefoglaló jelentés ezenkívül ismerteti azokat a legfontosabb, kiemelt fellépést igénylő igazgatási kérdéseket, amelyekre az egyes éves jelentések (akár fenntartás megfogalmazásának szükségessége nélkül) rávilágítottak, és fellépéseket határoz meg e megállapított hiányosságok orvoslására.

A jelenleg hivatalban lévő biztosi testület megbízatásának ideje alatt most készül először összefoglaló jelentés. Az audit és a csalás elleni küzdelem területéért felelős biztos megerősítette[2] a mentesítésért felelős hatóságok számára az új biztosi testület elkötelezettségét az Európai Számvevőszék korlátozás nélküli megbízhatósági nyilatkozatának (DAS) prioritásként való kezelésére.

Az előző Bizottságnak a pozitív megbízhatósági nyilatkozat megszerzésére irányuló stratégiai célkitűzése sok energiát mozgósított, miközben olyan alapvető kérdésekre irányította a figyelmet, mint a felelősségteljes kormányzás és igazgatás, ami kézzelfogható eredményekkel járt (lásd a második szakaszt). A Bizottság meg van győződve arról, hogy jelentős előrelépés történt az uniós pénzeszközök kezelése terén, ami az irányítási és ellenőrzési rendszerek, a munkamódszerek és a szokások gyökeres átalakításának köszönhető. A Bizottság azonban azt is elismeri, hogy van még min javítani, például a megosztott igazgatás területén, amely keretében a tagállamok a költségvetés mintegy 75 %-át hajtják végre.

A Bizottság felkéri a többi intézményt és a tagállamokat, hogy alaposan gondolják át, hogyan lehetne a finanszírozási rendszerek kialakítását, valamint végrehajtási, igazgatási és ellenőrzési mechanizmusait tovább javítani annak érdekében, hogy növekedjen a helyszíni hatékonyságuk és annak biztosítására, hogy az uniós kiadások ellenőrzése hatékony, arányos és költséghatékony legyen.

Ebben az összefüggésben a költségvetés felülvizsgálata és a költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálata[3] beleértve a 2008-ban az elfogadható hibakockázat fogalmáról megkezdett munka továbbfejlesztését [4] alapvető fontossággal bír majd az uniós alapoknak a 2013 utáni időszakban történő hatásosabb és hatékonyabb kezeléséhez szükséges megfelelő körülmények kialakításához.

2. a megbízhatóság alapjának megerősítése

2.1. A műveletek jogszerűségét és szabályosságát biztosító ellenőrzési mechanizmusok tökéletesítése Bizottság-szerte

2009-ben sikeresen folytatódtak a Bizottság arra irányuló törekvései, hogy megerősítse mind a saját szolgálata által működtetett, mind a tagállamok által végrehajtott, a jogszerűséget és szabályosságot biztosító ellenőrzési mechanizmusokat a korlátozás nélküli megbízhatósági nyilatkozat megszerzése céljából.

A 2008-as megbízhatósági nyilatkozat az eddigi legjobbnak tekinthető : az Európai Számvevőszék a költségvetés 47 %-át kitevő ügyleteket látta el hitelesítő záradékkal, ellenben a 2003-as 6 %-kal ; a Számvevőszék most először adott zöld jelzést a mezőgazdaság és a természeti erőforrások egészének alapjául szolgáló ügyletekre, valamint az oktatásra és az állampolgárságra vonatkozó fejezetre. A Számvevőszék az egymást követő második évben a konszolidált éves beszámolóról is pozitív véleményt alkotott. Ezen felül a Számvevőszék elismerte az éves jelentések minőségének javulását (lásd a 2.2 pontot), valamint a belső ellenőrzési szabványok szinte teljes körű végrehajtását Bizottság-szerte.

A 2009-es évben számos mérföldkőnek számító eredmény is született az uniós alapok kezelésének javítására irányuló törekvések területén, mint például a Bizottságnak a megosztott irányítású strukturális intézkedésekre vonatkozó felügyeleti szerepének megerősítésére irányuló cselekvési terv ről[5] szóló zárójelentés elfogadása, amely kedvező fejlesztésekhez vezetett ezen a fontos kiadási területen, beleértve a pénzügyi korrekciók számának jelentős növekedését (lásd a 6. fejezet 3.2.szakaszát).

2009-ben a Bizottság elfogadta továbbá az egységes belső ellenőrzési keretrendszerre irányuló bizottsági cselekvési tervről szóló hatástanulmányt [6], amely megállapította, hogy az előző Bizottság megbízatásának ideje alatt jelentős mértékben fejlődött a belső ellenőrzési rendszerek megerősítése, és annak ellenére, hogy néhány fejlesztés a 2005 előtt bevezetett intézkedéseknek tulajdonítható, bizonyított, hogy a cselekvési terv 2006-os elindítása jelentősen felgyorsította a haladást.

A megfelelő megbízhatóság kiépítésében alapvető fontossággal bír a belső ellenőrzési funkció . 2009-ben a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (IAS) elfogadta a 2007–2009. évi stratégiai ellenőrzési tervét, 2009. évi munkatervének 87 %-át befejezve 67 jelentés segítségével, amelyekből 32 nyomonkövetési jelentés, és egy tanácsadói jelentés. Az ellenőrzési ajánlások ellenőrzött felek általi elfogadottsága 98,8 % volt. Az IAS által 2009-ben végzett ellenőrzések többek között az üzletmenet-folytonosság, a kockázatkezelés, a beszerzés és a támogatások igazgatása, a külső politikák, valamint a főigazgatóságok megosztott igazgatásra vonatkozó felügyeleti politikáinak területét fedik le. Ezen ellenőrzési megbízatásokat követően 260 ajánlást született, köztük 2 „kritikus”, és 113 „nagyon fontos” minősítésű.

Az IAS 2009-es megbízatásai közül kettőt szükséges kiemelni: az első az éves jelentés megbízhatóság-ellenőrzési eljárásáról folytatott nyomonkövetési ellenőrzés, amely megállapította, hogy valamennyi, az eredeti (2007-es) ellenőrzés során javasolt ajánlás végrehajtására sor került; a második a 2009-ben végzett, a Bizottság kockázatkezelési keretrendszere alkalmazására vonatkozó IAS ellenőrzés , amely arra a következtetésre jutott, hogy a Bizottság kockázatkezelési keretrendszere összhangban van a nemzetközi szabványokkal, és szilárd alapot biztosít a kockázatkezelés támogatásához. Az IAS azonosított néhány olyan területet, amelyek javításra szorulnak, leginkább a kockázatkezeléssel kapcsolatos, a főigazgatóságokon belüli szerepekkel és felelősségi körökkel, bizonyos kérdések pontosabb értelmezése és a rájuk vonatkozó további iránymutatások megfogalmazásával, valamint a több területet érintő kockázatok kezelésével kapcsolatban. Ezeket a kérdésekkel 2010 folyamán a központi szolgálatok foglalkoznak.

Előrelépés történt továbbá a „kritikusnak”, vagy „nagyon fontosnak” minősített, függőben lévő elfogadott ellenőrzési ajánlás gyors és hatékony végrehajtását illetően is, a 2008-as összefoglaló jelentésben előírtak szerint. 2009-ben az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság rögzítette, hogy egyetlen „kritikusnak” minősített ajánlás sem maradt lezáratlan a határidőt követő 6 hónappal. Mindazonáltal az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság megjegyezte, hogy a „nagyon fontos” minősítésű ajánlások nyomonkövetése továbbra is kihívást jelent (ezek közül 68 maradt lezáratlan 6 hónappal a határidőt követően).

A Bizottság a jövőben is szorosan figyelemmel kíséri majd a „kritikus” és „nagyon fontos” minősítésű belső ellenőrzési ajánlások végrehajtását. A Bizottság felkérte a főigazgatókat és a szolgálatok vezetőit annak biztosítására, hogy a vezetés kellő figyelmet szentel ennek a kérdésnek.

2.2. Az éves jelentések áttekinthetőségének és következetességének fokozása

Az éves jelentések fontos bizonyítékforrásként szolgálnak az Európai Számvevőszék számára annak zárszámadással kapcsolatos megközelítésében. Az elmúlt évek során javult ezen jelentések minősége. 2009-ben, a 2008-as éves jelentésében az Európai Számvevőszék valamennyi főigazgatóság és szolgálat éves jelentéseit kizárólag „A” és „B" fokozatúnak minősítette, sőt, az ötödik fejezetet (Mezőgazdaság és természeti erőforrások) az eddig példátlan B+ fokozatúnak értékelte.[7]

A 2008. évi összefoglaló jelentésben a biztosok testülete által megfogalmazott utasítás alapján 2009-ben a Főtitkárság és a Költségvetési Főigazgatóság egy a Bizottság egészére kiterjedő felmérést végzett az éves jelentések minőségének sikerességét befolyásoló tényezők azonosítása céljából. Válaszul a felmerült kérdésekre, számos intézkedés került végrehajtásra:

- Az éves jelentésekre vonatkozó állandó iránymutatások jelentős átdolgozására került sor, beleértve a 2. rész (a pénzügyi és nem pénzügyi belső ellenőrzési rendszerekről szóló információ) és a 3. rész (a megbízhatósági nyilatkozatot támogató alkotóelemek) világos megkülönböztetését.

- Jelenleg a belső ellenőrzési normák általános működésére vonatkozó új, konkrét következtetést kell tenni az éves jelentés 2. részében.

- A Főtitkárság és a Költségvetési Főigazgatóság egy célzott tájékoztató szolgálatot hozott létre a Bizottság szolgálatai által feltett kérdések kezelésére.

- Az állandó utasítások interaktív bemutatója elérhetővé vált az interneten, megkönnyítve a tájékozódást és lehetővé téve a szolgálatok számára, hogy könnyebben megtalálják a konkrét kérdésekre adott válaszokat.

- A jelentéseket készítő alkalmazottak számára a hatékony éves jelentés megírását célzó tanfolyamokat ajánlottak fel, abból a célból, hogy megerősítsék az állandó utasításokban szereplő kulcsfontosságú üzeneteket (a tanfolyamokon mintegy 70 alkalmazott vett részt).

- Az állandó utasítások a megszokottnál korábban (2009. november 5-én) kerültek kibocsátásra.

- Az éves jelentések szakmai vizsgálatát tovább erősítette a központi szolgálatok korai beavatkozásai (előzetes szakmai vizsgálatok), valamint a szolgálatoknak rendszeresen eljuttatott észrevételek az általuk készített éves jelentéstervezetekről.

A 2009-es éves jelentés észrevehető javulásról számol be a Bizottság egészében, mind a biztosítékokat alátámasztó bizonyítékok minősége, mind a jelentések olvashatósága szempontjából. A központi szolgálatok továbbra is korán beavatkoznak az éves jelentések kidolgozásának folyamatába, megvitatva a kulcsfontosságú kérdéseket a főigazgatóságokkal és a szolgálatokkal, valamint az igényeknek megfelelően irányt mutatva a végleges szöveg minőségének javításához.

A Bizottság a jövőben is folytatja az éves jelentések, mint a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők legfontosabb eszközének elszámoltathatóságuk alátámasztására, valamint a megbízhatósági nyilatkozathoz szükséges bizonyítékok forrásának javítására irányuló munkáját. A Bizottság utasította a Főtitkárságot és a Költségvetési Főigazgatóságot, hogy továbbra is biztosítsanak iránymutatást a főigazgatóságok és a szolgálatok számára az állandó utasítások rendszeres felülvizsgálata, útmutatók, képzési intézkedések, a szakmai vizsgálattal kapcsolatos megbeszélések, vagy bármely egyéb hasznosnak tartott eszköz segítségével. A Bizottság valamennyi főigazgatót és szolgálatvezetőt felkérte arra, hogy aktívan támogassák a központi szolgálatok által szorgalmazott intézkedéseket az éves jelentések minőségének javítása érdekében.

3. az éves jelentésekben igazolt megbízhatóság és a főigazgatók által megfogalmazott fenntartások

Az éves jelentések, és különösen a főigazgatók és a szolgálatok vezetői által aláírt nyilatkozatok megvizsgálását követően a Bizottság megállapítja, hogy valamennyien elfogadható módon igazolták megbízhatóságukat a források szándékolt célra történő felhasználását, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveinek betartását illetően, és a tekintetben, hogy az alkalmazott ellenőrzési eljárások biztosítják a szükséges garanciákat az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségéért és szabályszerűségéért. Néhány főigazgató egyes fennmaradó hiányosságokról számolt be, és éves jelentésében fenntartásokat fogalmazott meg, azonban egyik fenntartás sem kérdőjelezte meg a megbízhatóság általános szintjét .

Tizenhárom főigazgató fogalmazott meg összesen húsz fenntartást a 2009-es éves jelentésében. Ezek között – a tizenegy új fenntartás mellett – szerepelt kilenc fenntartás, amelyet már 2008-ban megfogalmaztak, és amelyekkel kapcsolatosan 2009 végén még mindig eljárás folyt. Ez a szám öttel több az előző év azonos időszakában érvényesnél (a 2008-as 15-nél). Ennek számos oka van: attól a ténytől kezdve, miszerint 2008-ban kevés, vagy semmilyen kifizetés sem történt a 2007–2013-as programok keretében, (amelyek 2009-ben indultak be teljes mértékben), a kedvezményezettekre vonatkozó összetett támogathatósági szabályok tartós fennmaradásán át (amely kérdés a közvetlen központosított irányítás alatt álló alapokat érinti): 2009-ben kilenc, míg 2008-ban négy fenntartás született a támogatási rendszerekkel kapcsolatosan; a közbeszerzési szabályok alkalmazásával kapcsolatos problémákig, amelyek gyakori okai a megosztott igazgatás során felmerülő hibáknak.

A fenntartások számában bekövetkezett növekedésre úgy kell tekinteni, mint annak a jelére, hogy a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők Bizottság-szerte nagyon komolyan veszik a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást, valamint hogy mindenki tudatában van azoknak a Bizottság jó hírnevét érintő valós és lehetséges hatásoknak, amelyeket az uniós alapok kezelésében felmerülő bármely szabálytalanság okozhat.

Fontos kiemelni azt is, hogy az ellenőrzési eredmények értékelésének fényében számos főigazgatóság képes volt az előző évekből áthozott fenntartások feloldására, például a mezőgazdaság és a természeti erőforrások (DG MARE), a gazdasági és pénzügyek (DG ECFIN), valamint az oktatás és állampolgárság (DG COMM) területén. A bővítési és a regionális politikai főigazgatók képesek voltak a 2008-ban megfogalmazott, a Bulgáriának nyújtott előcsatlakozási támogatások kezelésével kapcsolatos fenntartások feloldására, a mezőgazdasági és vidékfejlesztési főigazgató pedig a Bulgáriára és Romániára vonatkozó Speciális Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Csatlakozási Programmal (SAPARD) kapcsolatos fenntartás feloldását érte el.

Valamennyi főigazgatóság és szolgálat meghatározta azokat a fő kérdéseket, amelyek a fenntartásokhoz vezettek, és cselekvéseket határozott meg ezek kezelésére. Az eddigiekhez hasonlóan a főigazgatóságok és a szolgálatok megfelelően igazolták valamely fenntartás feloldását, nemcsak a probléma kezelésére hozott intézkedéseket, hanem annak bizonyítékát is megjelölve, amely rámutat, hogy sor került a probléma hatékony, gyakorlati kezelésére. A legtöbb esetben ez azt jelentette, hogy konkrét információ állt rendelkezésre arról, hogy a hibaráták egy elfogadható szintre estek vissza, és hogy sor került a rendszerek megfelelő megerősítésére.

3.1. Mezőgazdaság és természeti erőforrások

2008-as éves jelentésében a Számvevőszék először jegyezte meg, hogy összességében, a mezőgazdaság és természeti erőforrások szakpolitikai terület hibaaránya kevéssel a 2 %-os lényegességi küszöb alatt volt. Habár a vidékfejlesztés területén tapasztalható hibaarány még mindig magasabb volt, mint az Európai Mezőgazdasági Garanciaalap (EMGA) esetében, a korábbi évekhez képest alacsonyabbnak számított. A Számvevőszék úgy találta, hogy az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszer általánosságban véve hatékonynak bizonyult a hibák vagy a rendkívüli kiadások kockázatának csökkentésében, azonban néhány tagállamban még mindig javulásra van szükség egyes kifizető ügynökségeknél.

A 2009-es éves jelentésben a mezőgazdasági és vidékfejlesztési főigazgató két fenntartást fogalmazott meg. Az első fenntartás a 2007–2013. programozási időszak 2. tengelye (a környezet és a vidék fejlesztése) keretében a vidékfejlesztési intézkedésekkel kapcsolatos kiadásokra vonatkozott, tekintettel a tagállamok által jelentett ellenőrzési statisztikákra, amelyek 3,4 %-os hibaarányt jeleztek. Ez a fenntartás azért került megfogalmazásra, mert az észlelt hibaarány meghaladta az Európai Számvevőszék által jelenleg használt lényegességi küszöböt.

A második fenntartás az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszer Bulgáriában és Romániában jellemző komoly hiányosságaira vonatkozott. A fenntartást a jó hírnév fenntartása érdekében fogalmazták meg, mivel a hiányosságok már a csatlakozás óta fennállnak, és számos esetben késedelem mutatkozott az akciótervek megvalósításában, amelyek lezárására a tervek szerint 2011-ben kerül majd sor.

A tengerügyi és halászati főigazgató két fenntartással élt: az egyik a tagállamoknak a legkülső régiókból származó, bizonyos halászati termékek forgalomba hozatala pótlólagos költségeinek kompenzálására eszközölt kifizetések jogosultságával kapcsolatos, amelyek esetében úgy becsli, hogy a kifizetések 3 %-a szabálytalan. A második fenntartás a HOPE-operatív programokra vonatkozik; az utóbbiak részére eszközölt kifizetéseket 46,8 millió EUR-ban, vagy a HOPE részére az adott évben eszközölt összes kifizetés 41 %-ában számszerűsítették, amely 2009-ben kifejezetten alacsony volt. Ennek következtében a hibaarány jelentősen magasabb, ha azt az adott évi kifizetésekben fejezik ki. A 2005–2007-es időszak átlagos évi kifizetéseinek százalékában kifejezve az észlelt hibaarány 9,4 %.

A környezetvédelmi főigazgató egy fenntartást fogalmazott meg a támogatások kedvezményezettjei által elszámolt kiadások támogathatóságára vonatkozóan, tekintettel arra a tényre, hogy 2009-ben a támogatások kifizetéseinek 5,97 %-a veszélyeztetett volt, amely a 2009-ben a vonatkozó, tevékenységalapú költségvetés-tervezési tevékenység esetében eszközölt kifizetések teljes összegének 3,89 %-a .

A Bizottság elkötelezett az alapvetően a tagállamok által, a vidékfejlesztés területén végzett ellenőrzések hatékonyságának biztosítása iránt. Az ezen a területen folytatott ellenőrzések azonban költségesek, a kedvezményezettek száma pedig jelentős (2008-ban 3,6 millió). 2010. május 26-án a Bizottság elfogadta a többi intézménynek szóló közleményét[8], amelyben javaslatot tett a vidékfejlesztés területén elfogadható hibakockázat 2 és 5 % közötti meghatározására. Az elfogadható kockázati szint az ellenőrzések költség-hatékonyságának, valamint az ezen költségek fényében igazolható fennmaradó hibák elfogadható szintjének figyelembe vételével kerül kialakításra. A Bizottság a jövőben is együttműködik majd a tagállamok illetékes hatóságaival az ellenőrzési rendszerek hatékonyságának optimalizálása érdekében.

Tekintettel a támogatások kedvezményezettjeire vonatkozó összetett támogathatósági követelmények által okozott problémákra, a Bizottság konkrét lépéseket kíván tenni a fő akadályok kezelésére. (lásd a 4. szakaszt, „Átfogó kérdések”)

A Bizottság emlékeztet a Bulgária és Románia hatóságai által az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszereikben (IIER) azonosított hiányosságok kezelésére kialakított cselekvési tervek vonatkozásában tett kötelezettségvállalásaira, és ismételten kijelenti, hogy szorosan és szigorúan nyomon követi majd azok megvalósítását.

3.2. Kohézió

A kohéziós politika a megosztott igazgatás alapján kerül végrehajtásra, és az Unió költségvetésének 31 %-át képviseli. A kohéziós politika továbbra is egy olyan terület, amely a legmagasabb (11 %-os) hibaaránnyal rendelkezik a 2008-as megbízhatósági jelentésben, és ez az egyetlen olyan szakpolitikai terület, amely még mindig piros jelzést kap a Számvevőszéktől.[9] Ez leginkább annak tudható be, hogy néhány tagállamban bizonyos igazgatási és ellenőrzési rendszerek hatástalanul működnek.

Tekintettel ezekre a magas hibaarányokra a Bizottság 2009-ben jelentős kezdeményezéseket tett a igazgatási és ellenőrzési rendszerek javítására a kohézió területén. A cselekvési terv végrehajtását követően, 2010 februárjában a Bizottság jelentést adott ki[10] ezen cselekvési tervek hatásairól, valamint a strukturális intézkedésekre vonatkozó közös ellenőrzési stratégia (a továbbiakban: ellenőrzési stratégia) keretében a Bizottság további intézkedéseinek végrehajtásáról. A legfontosabb hatások közé sorolható a pénzügyi korrekciók számának jelentős növekedése, amelyek értéke mind az 1994–1999 közötti, mind a 2000–2006 közötti időszakban nőtt, 2008-ra és 2009-re összesen 3,801 milliárd EUR-t érve el, a 2000–2007 között időszak mintegy 3,567 milliárd EUR-jához képest.

A 2000 és 2009 közötti időszak korrekciói 7 368 millió EUR-s végösszegének 70 %-át a Bizottság javasolta és a tagállamok fogadták el (ami azt jelenti, hogy a tagállamok átcsoportosíthatják a bizottsági hozzájárulást további támogatható projektek részére), többi részéről pedig a Bizottság döntött (ami azt jelenti, hogy ezeket az összegeket az uniós költségvetésbe helyezték vissza). A Bizottság kijelentette arra irányuló szándékát, hogy fenntartsa a cselekvési terv adta lendületet, és ellenőrzési stratégiája keretén belül szigorú felügyeleti intézkedéseket hozzon.

A szolgálatok folytatták a tagállamok által az uniós alapoknak a kohéziós politika területén történő felhasználására létrehozott igazgatási és ellenőrzési rendszerekre vonatkozó iránymutatások kidolgozását (például a 2007–2013-as programozási időszakra vonatkozó ellenőrzési referencia kézikönyv utolsó fejezetének befejezése). A szolgálatok felülvizsgálták az éves összefoglalókkal kapcsolatos útmutatást, valamint kézhez kapták és elemezték a rendelkezésre álló ellenőrzések és nyilatkozatok éves összefoglalóit, amelyeket immár harmadik alkalommal, 2010. február 15-ig kellett benyújtani. Ez utóbbiak javulást mutattak az előző évhez képest, annak ellenére, hogy négy tagállam összefoglalói nem feleltek meg közvetlenül a minimumkövetelményeknek (ezeket a tagállamokat további információ benyújtására kérték fel). Ezen kívül kilenc tagállam nyújtott be (önkéntes) általános megbízhatósági nyilatkozatot.

A 2009-es volt továbbá az első olyan év, amely során jelentős végrehajtási intézkedésekre került sor a 2007–2013-as programozási időszakra vonatkozóan. A 2007–2013 közötti időszakban a strukturális alapokra vonatkozó szabályozás éves ellenőrzési jelentések és ellenőrzési vélemények benyújtására kötelezi a tagállamokat. A Regionális Politikai, valamint a Foglalkoztatási és Szociális és Főigazgatóság által elindított speciális ellenőrzési vizsgálat első eredményei azt jelzik, hogy a 2007–2013-as szabályozási keretre vonatkozó javított ellenőrzési rendelkezések és a Bizottság által a kohéziós politika kulcsfontosságú területén hozott megelőző intézkedések kedvező hatással kezdtek lenni a hibaarányokra.

Ezen speciális ellenőrzési vizsgálat során a Bizottság egy, a Számvevőszék szempontjainak figyelembe vételével kiválasztott statisztikai mintát vizsgált meg a 2009. május végéig abban a tizenöt tagállamban tett kifizetésekről, amelyek addigra már bejelentették kiadásaikat. Mindez tizennyolc ellenőrzési kiküldetést eredményezett, több mint százhatvannégy projektet lefedve, amelyeket tizenhét operatív program keretében tíz tagállamban finanszíroznak; a Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy a tizenöt tagállam által az ellenőrzött időszakban bejelentett kiadások hibaaránya 5 % körül van. A számszerűsíthető hibák a közbeszerzési és a támogathatósági szabályokkal voltak kapcsolatosak. Az ellenőrök több nem számszerűsíthető hibát is észleltek. A számszerűsíthető hibák által érintett, esetlegesen pénzügyi hatásokkal járó vizsgált tranzakciók az összes tranzakció 20 %-át tették ki.

A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők ezen a területen négy fenntartással éltek: Ezek közül kettő a 2000–2006-os programozási időszakkal (a DG REGIO fenntartása az ERFA, valamint a DG EMPL fenntartása az ESZA vonatkozásában), és most először kettő a 2007–2013-as programozási időszakkal (szintén az ERFA és az ESZA vonatkozásában) kapcsolatos. Valamennyi fenntartás világosan meghatározta az érintett tagállamot és programot, valamint a gyengeségek kezelésére tett lépéseket vagy javaslatokat.

A foglalkoztatási, és szociális főigazgató két fenntartással élt: ezek közül az egyik a ESZA 2000–2006-os operatív programjai igazgatási és ellenőrzési rendszereivel (Belgiumban, Németországban, Franciaországban, Olaszországban és Spanyolországban), valamint az ESZA 2007–2013-as operatív programjai egyéb igazgatási és ellenőrzési rendszereivel (Belgiumban, Németországban, Olaszországban, Luxemburgban, Romániában és Spanyolországban) kapcsolatos. Az első fenntartás a 2000–2006 közötti időszakban tett időközi kifizetések 0,77 %-ára számszerűsíthető,; a második fenntartást a 2007–2013 között tett időközi kifizetések 1,60 %-ában lehet számszerűsíteni. Mindkét fenntartást a jó hírnév megőrzése érdekében fogalmazták meg, figyelembe véve az igazgatási és ellenőrzési rendszerek kulcsfontosságú elemeinek súlyos hiányosságait.

A regionális politikai főigazgató két fenntartással élt: Az egyik az ERFA/Kohéziós Alap 2000–2006-os időszaka alatti igazgatási és ellenőrzési rendszerekkel (Bulgáriára, Olaszországra, Németországra, az Egyesült Királyságra és 15 Interreg programra vonatkozóan) míg a másik az ERFA/Kohéziós Alap 2007–2013-os időszaka alatti igazgatási és ellenőrzési rendszerekkel (Németországra, Spanyolországra, Bulgáriára, Olaszországra és 15 európai területi együttműködési programra vonatkozóan) kapcsolatos.

Az első fenntartás a tevékenységalapú költségvetés-tervezési tevékenységek 0,44 %-át érintette annak következtében, hogy 2009-ben bizonyos programok részére nem hajtották végre a kifizetéseket; a második fenntartás a tevékenységalapú költségvetés-tervezési tevékenységek 0,69 %-ában számszerűsíthető. Mindkét fenntartást a jó hírnév megőrzése érdekében fogalmazták meg, figyelembe véve az igazgatási és ellenőrzési rendszerek kulcsfontosságú elemeinek súlyos hiányosságait.

A főigazgatóságok által a 2007–2013 közötti időszakra vonatkozóan jelentett kockázatok csakúgy, mint az előző években, a tagállami igazgatási és ellenőrzési rendszerek értékelésén, valamint azok hibák javítására. észlelésére, és megelőzésére való képességén alapulnak. Figyelembe kell venni, hogy ezek a rendszerek több éve léteznek, és hogy a megbízhatósági jelentésben található éves hibaarány valószínűleg magasabb, mivel azokat a hibákat tükrözi, amelyek a következő években észlelhetők és javíthatók, valamint továbbra is tükrözi azon hibákat, amelyeket az előző programozási időszak magasabb kockázatot rejtő szabályozása alatt követtek el.

A Bizottság a jövőben is szorosan nyomon követi majd az éves összefoglalókat, és bevonja a tagállamok illetékes hatóságait annak érdekében, hogy azok hasznosabbá váljanak a megbízhatósági célok eléréséhez. A Bizottság továbbá a jövőben is megrendezi a nemzeti és közösségi ellenőrök („Homologues Group”) éves találkozóját, csakúgy, mint a kétoldalú koordinációs üléseket és képzési intézkedéseket is hoz majd. Annak érdekében, hogy az EUMSz. 317. cikke szerint megerősítse a tagállamok elszámoltathatóságát, a Bizottság a költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálatára vonatkozó javaslatába belefoglalta a tagállamokban akkreditált felelős szervek azon kötelezettségét, hogy éves vezetői nyilatkozatokat nyújtsanak be, amelyek a megosztott igazgatás alá eső valamennyi pénzeszközt lefednek.

A Bizottság üdvözli néhány tagállam önkéntes nemzeti nyilatkozat benyújtására irányuló kezdeményezését, és vállalja, hogy 2010 nyarát megelőzően összefoglaló áttekintést nyújt arról, hogy a jelenlegi nyilatkozatok mennyiben növelik a megbízhatóságot.

A Bizottság kiemeli továbbá a kockázatkezelésének értékelésére vonatkozó megfelelő kritériumok meghatározásának jelentőségét, amelyek teljes mértékben figyelembe veszik az ellenőrzés költségeit, valamint a szabályozások összetettségét, amely a hibák egyik fő oka. A Bizottság a kohézió területére vonatkozó elfogadható hibakockázatról szóló javaslatát 2011 végéig terjeszti elő.

3.3. Kutatás, energiaügy és közlekedés

Csakúgy, mint 2008-ban, a hatodik kutatási keretprogram (vállalkozáspolitika és ipar, információs társadalom és média, kutatás, mobilitás és közlekedés)[11] cselekvéseit végrehajtó négy főigazgatóság mindegyikének 2009-es éves jelentése tartalmazott a kedvezményezettek által igényelt költségtámogatásokkal kapcsolatos fenntartást.

Valamennyi szolgálat jelentést tett a többéves ellenőrzési stratégia rá vonatkozó részének végrehajtásáról, és a halmozott fennmaradó hibák arányának 2008-hoz képest történő csökkentéséről. Habár ez haladást jelent azon többéves ellenőrzési cél felé, ami szerint a fennmaradó hibák arányát 2010 végére a 2 %-os küszöb alá kell csökkenteni, jelentős számban vannak olyan ellenőrzések, amelyek eredményeit visszafizettetés által kell végrehajtani, és amelyek csak 2010 végére fejeződnek be teljes mértékben. A jelenlegi eredmények alapján azonban valószínű, hogy a 2 %-os küszöböt nem sikerül majd elérni, a tervezettnél jelentősen több ellenőrzés folytatása ellenére sem.

A vállalkozáspolitikai és ipari főigazgató szintén fenntartást fogalmazott meg a megbízott szerv által egy közös irányítás alá tartozó cselekvés végrehajtásáról készített pénzügyi beszámoló megbízhatóságával kapcsolatban. Az előzetes ellenőrzési bizonyíték lényeges hibákra utalt a végrehajtó szervtől származó pénzügyi beszámolóban. A hatás számszerűsítése nem lehetséges, mivel az csak a program befejezésekor válik majd ismertté, amikor a program végrehajtása közben felmerülő költségek alapján sor kerül a végső uniós hozzájárulás kiszámítására.

A Bizottság elismeri a tényt, miszerint a kedvezményezettekre vonatkozó összetett támogathatósági követelmények a „Kutatás, energiaügy és közlekedés” című fejezetben talált hibák fő okai.

„A kutatási keretprogramok végrehajtásának egyszerűsítése” című közleményében[12] a Bizottság intézkedéseket és lehetőségeket mutatott be az uniós kutatásfinanszírozás egyszerűsítésére, és felkérte a többi uniós intézményt, hogy járuljanak hozzá a vitához, és tegyék meg a lehetőségekkel kapcsolatos észrevételeiket. Ezen felül a Bizottság gyökeresebb egyszerűsítésre vonatkozó lehetséges irányvonalakat is javasol, amelyeket a jövőben konkrét cselekvések, vagy új jogalkotási javaslatok formáját ölthetik, többek között a költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálatára vonatkozóan.

Amíg nem kerül sor az ilyen javaslatok hatékony végrehajtására, addig a Bizottságnak kezelnie kell a kedvezményezettekre vonatkozó összetett támogathatósági szabályok által okozott problémákat. 2010. május 26-án a Bizottság elfogadta a többi intézménynek szóló közleményét, amelyben javaslatot tett az e területen elfogadható kockázati szint 2 és 5 % közötti meghatározására.[13] Az elfogadható kockázati szint az ellenőrzések költség-hatékonyságának, valamint az ezen költségek fényében igazolható fennmaradó hibák elfogadható szintjének figyelembe vételével kerül kialakításra.

A Bizottság továbbá egy célzott, magas szintű Kutatási Munkacsoportot alakított ki, hogy az megvizsgálja többek között a kutatás területének igazgatási és szervezeti kérdéseit.

A közös igazgatás különleges kihívásokkal jár az uniós alapok kezelését illetően, mind ebben, mind az uniós kiadások egyéb fejezeteiben. A Bizottság arra utasította a Főtitkárságot és a Költségvetési Főigazgatóságot, hogy a felelős szolgálatokkal együtt kezdjék meg a leggyakrabban felmerülő problémák áttekintését, és tegyenek javaslatokat a helyzet javítására a közös igazgatás területén.

3.4. Külső támogatás, fejlesztés és bővítés

Számos olyan jelentős, igazgatással kapcsolatos kérdés létezik, amelyet ebben a fejezetben szükséges kiemelni. A bővítési főigazgató a cselekvési tervek illetékes hatóságok által történő megvalósítása területén elért haladás alapján sikeresen feloldotta az uniós alapok Romániában történő kezelésével kapcsolatos fenntartást. 2009 februárjában továbbá sikeresen áthelyezték az Európai Fejlesztési Alap (EFA) elszámolásait a Bizottság központi eredmény-elszámolási számviteli rendszerébe (eredményszemléletű elszámolás), ami egy olyan változtatás, amelyet a Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság javasolt. A EuropeAid külső ellenőrzései tervezési módszereit illetően jelentős fejlesztések bevezetésére került sor, valamint megállapodás született az ENSZ-családdal az ellenőrző látogatások közös feladatmeghatározásáról. Végül, a Lisszaboni Szerződés hatályba lépésével megkezdődött az Európai Külügyi Szolgálat (EKSZ) kialakítására irányuló munka. Az új szerkezet jelentős hatással lesz az e fejezetről szóló jelentésre a 2010-es éves jelentésektől kezdve.

A 2009-es éves jelentésben a külkapcsolatokért felelős főigazgató fenntartást fogalmazott meg a közös kül- és biztonságpolitika (KKBP) irányításával, és a stabilitási eszközzel kapcsolatban. A háttérben álló probléma a megfelelő utólagos ellenőrzések végrehajtásának nehézségeivel, valamint az ezen ellenőrzések eredményeként a tranzakciókról rendelkezésre álló megfelelő, számszerűsített adatok megszerzésével kapcsolatos. A fenntartás megfogalmazására a jó hírnév megőrzése érdekében került sor, tekintettel az Európai Számvevőszék, a Belső Ellenőrzési Szolgálat, valamint a belső ellenőrzési csoportok által végzett ellenőrzésekben feltárt súlyos hiányosságokra, valamint annak lehetőségére, hogy ezen ellenőrzések olyan hibaarányokat tárhatnak fel, amelyek meghaladják a 2 %-os lényegességi küszöböt.

A Bizottságnak a bővítéssel kapcsolatos/csatlakozás utáni alapok kezelésére vonatkozó ellenőrzési tevékenysége, amely pénzügyi szempontból e fejezet jelentős részét képezi, a korábban feltárt hiányosságok lehetséges hatásainak sikeres orvoslásához vezetett, lehetővé téve egy jelentős fenntartás feloldását.

A külkapcsolatokért felelős főigazgató által meghatározott problémák sokkal kisebb összegeket érintenek, azonban ugyanolyan hatékonyan szükséges kezelni őket. Képességeihez mérten, valamint a hatáskörébe tartozó kérdésekben a Külkapcsolati Főigazgatóság e fenntartás eredményeképpen átfogó cselekvési tervet készít, az ellenőrzések megállapításai nyomán végrehajtott speciális cselekvési tervekre építve, és azokat megerősítve. A megoldandó problémák közé sorolható a pénzügyi irányítási kapacitás felülvizsgálata (beleértve a forrásokat) a növekvő költségvetések és a KKBP-missziók szabályoknak való megfelelése támogatásának szükségessége összefüggésében; utólagos ellenőrzések szervezése a számszerűsíthető eredményekhez való jutás érdekében; az utólagos ellenőrzési módszerek tisztázása; valamint a külső ellenőrzések megtervezése, és eredményeinek felhasználása.

A Bizottság utasította a külkapcsolatokért felelős főigazgatót, hogy szorosan kövesse nyomon a cselekvési terv fejlesztését és megvalósítását. Ez előrevetíti egy célzott szolgálat létrehozását a Bizottságon belül, amely a Bizottság alelnöke, egyben az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselője közvetlen irányítása alá tartozna, és az eszközök, többek között a KKBP költségvetése, valamint a stabilitási eszköz utódjának pénzügyi ellenőrzését biztosítaná.

A külkapcsolatok területén elfogadható hibaszintre vonatkozó javaslatát a Bizottság 2010 végén mutatja majd be.

3.5. Oktatás és állampolgárság

Tekintettel a cselekvési tervben előirányzott valamennyi intézkedés sikeres megvalósítására, a tájékoztatásért felelős főigazgató sikeresen feloldotta a 2008-ban a közvetlen központosított igazgatás utólagos ellenőrzése során feltárt minőségbeli hiányosságokkal kapcsolatos fenntartást. A főigazgató azonban nem oldotta fel a 2008-ban a jó hírnév megőrzése érdekében megfogalmazott, a szerzői jogoknak a Bizottság szolgálatai által történő lehetséges megsértésével kapcsolatos fenntartást.

A cselekvési terv által előirányzott korrekciós intézkedések végrehajtása folyamatban van: A közös jogkezelő szervezetek által megfogalmazott valamennyi kérdést sikerült megoldani, és sor került a Bizottság különböző területeire jellemző szerzői jogi helyzet vizsgálatára. Folyamatban van a megállapodások és a jogi közlemények naprakésszé tétele valamint a szerzői jogi egyezmények aláírása a jogkezelő szervezetekkel és egyéb jogtulajdonosokkal. 2010 elején sor került a bizottsági alkalmazottaknak szóló, szerzői jogokkal kapcsolatos útmutató kiegészítésére, és egy célzott, tájékoztató szolgálat létrehozására a Kommunikációs Főigazgatóság keretében. A Bizottság a cselekvési terv teljes megvalósítását 2010 végére várja.

Az oktatásügyi és kulturális főigazgató az alapul szolgáló ügyletekben gyakran előforduló, utólagos ellenőrzések során feltárt hibákat figyelembe véve a központosított közvetlen igazgatás túl magas hibaarányával kapcsolatban fogalmazott meg fenntartást. A 2009-ben lezárt célirányos pénzügyi ellenőrzések 2,3 %-os hibaarányt jeleztek . Az észlelt hibák többnyire a kedvezményezettek azon képességének hiányára vonatkoztak, hogy igazoló dokumentumokat, vagy megfelelő minőségű dokumentumokat nyújtsanak be.

Az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatóságának főigazgatója három fenntartást fogalmazott meg a 2009-es éves jelentésben. Az első egy 2008-ból áthozott, a jó hírnév érdekében megfogalmazott fenntartás a SIS II projekt befejezésében tapasztalható késésekkel kapcsolatban. A második hasonló ehhez, és egy másik nagyméretű közös IT-rendszer, a Vízuminformációs Rendszer (VIS ) megvalósításában észlelt késedelmekkel kapcsolatos. A harmadik fenntartás a lényeges hibák arányának alapján került megfogalmazásra: az alapvető jogokra és állampolgárságra vonatkozó programok támogatásai kedvezményezettjeinek ellenőrzése során fennmaradó hibák arányát 2,15 %-ban határozták meg.

A Bizottság elismeri, hogy a nagyméretű közös IT-rendszerek, mint például a SIS II és a VIS kifejlesztése és irányítása különösen jelentős kihívást jelent. A Bizottság továbbra is törekedni fog az irányítás fejlesztésére és az érintettekkel való együttműködés javítására, miközben egy minőségbiztosítási fővállalkozó segítségével szorosan nyomon követi majd a fővállalkozót. A Bizottság végrehajtja majd a lehetséges szerződéses és pénzügyi korrekciós intézkedéseket – beleértve a pénzügyi szankciókat és a beszedési utasításokat – abban az esetben, ha a fővállalkozók nem teljesítik időben és hatékonyan szerződéses kötelezettségeiket.

A Bizottság valamennyi, a nagyméretű közös IT-rendszerek kifejlesztésében és irányításában érintett főigazgatóságot és szolgálatot felkért annak biztosítására, hogy megfelelő projektirányítási tapasztalattal rendelkezzenek a megfelelő kockázatkezelési és készenléti tervek kidolgozásához.

A Bizottság tudatában van annak, hogy a kedvezményezettekre vonatkozó összetett támogathatósági követelmények jelentik az „Oktatás és Állampolgárság” című fejezetben talált hibák fő okát. A Bizottság üdvözli az érintett részlegeknek a probléma enyhítésére irányuló törekvéseit, mint például a helyszíni ellenőrzések számának, valamint az ellenőrzött projektek arányának növekedését, különösen a veszélyeztetett rétegek vonatkozásában, valamint a régebbi akták lezárásának felgyorsítását. A Bizottság emlékeztet arra, hogy szükség van az ellenőrzések költségeinek elemzésére, és 2011-ben javaslatokat tesz majd az elfogadható kockázati szintekre vonatkozóan. A Bizottság javaslatokat tesz majd a támogatások kezelésének egyszerűsítésére és javítására vonatkozóan is (lásd az „Átfogó kérdések” című 4. szakaszt).

Végezetül elmondható, hogy a Bizottság elégedett azzal a munkával, amelyet a szerzői jogok szolgálatai által elkövetett esetleges megsértésére válaszul folytatottak, amely a tájékoztatási főigazgató által a 2008-as éves tevékenységben megfogalmazott fenntartás okául szolgált. A Bizottság tudomásul veszi, hogy nem került sor új igény benyújtására, és hogy a cselekvési tervet ez év végéig teljes mértékben meg kell valósítani annak érdekében, hogy a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő 2010-ben az éves jelentésben feloldhassa a fenntartást.

3.6. Gazdasági és pénzügyek

A gazdasági és pénzügyi főigazgató sikeresen fel tudta oldani a 2008-ban megfogalmazott, valamely végrehajtó szerv ellenőrzési rendszereiben feltárt hiányosságokkal kapcsolatos fenntartást. Ez utóbbi annak lehetőségére vonatkozott, hogy az utólagos ellenőrzés eredményeit követően bevezetett semlegesítő kontrollok nem hatékonyak az új program számára. A 2009 során végrehajtott enyhítő intézkedések elegendőnek bizonyultak a háttérben álló probléma megoldásához, lehetővé téve a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő számára a fenntartás feloldását.

4. Átfogó kérdések

4.1. A támogatásokra és a közbeszerzésre vonatkozó szabályok

A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők által a 2009-es éves jelentésben megfogalmazott 20 fenntartás közül 9-nek a kedvezményezettekre vonatkozó támogathatósági szabályok összetettsége – beleértve a felmerülő tényleges költségek megtérítésének követelményét – volt az egyik fő oka. Számos éve ez adott okot a „Kutatás, energiaügy és közlekedés” című fejezetben megfogalmazott ismétlődő fenntartásoknak, 2009-ben pedig elismerték, hogy a „Mezőgazdaság és természeti erőforrások”, valamint az „Oktatás és állampolgárság” című fejezetek néhány kiadási területét is érinti. A közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályok azon leggyakoribb problémák közé sorolhatók, amelyek a leggyakrabban okozzák a „Kohézió” című fejezet hibáit.

Az egyszerű szabályok csökkentik a kedvezményezettek hibás kérelmeinek kockázatát. Azonban bizonyos szintű összetettség szükséges a konkrét szakpolitikai célkitűzések meghatározásához, ezért szükséges megfelelő egyensúlyt elérni.[14]

A költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálata keretében a Bizottság javaslatokat terjesztett elő arra vonatkozóan, hogy hogyan lehet a támogatási rendszereket tovább egyszerűsíteni a szakpolitikai célkitűzések megvalósításának veszélyeztetése nélkül. Az egyszerűsítésre irányuló kezdeményezések célja, hogy az uniós támogatásokat egy teljesítményalapú rendszer felé mozdítsák el, az átalányösszegek, a standard fajlagosköltség-skálák és az átalányok gyakoribb alkalmazásával. Azonban a 2007-2013 közötti időszakra vonatkozó részletes ágazati jogszabályok további egyszerűsítésének mértéke korlátozott az elfogadási eljárás befejezéséhez szükséges idő következtében.

A Bizottság felkéri a többi intézményt, hogy fontolják meg „A kutatási keretprogramok végrehajtásának egyszerűsítése” című közleményében tett javaslatait, és megismétli az intézményközi vita megkönnyítésére irányuló határozott szándékát. Fontos lesz továbbá a Bizottság javaslatai alapján megegyezni a megfelelő elfogadható kockázati szintekről valamennyi kiadási terület vonatkozásában.

A Bizottság továbbá alapos vitára bocsátja majd a közbeszerzési szabályok egyszerűsítésének kérdését. A Bizottság felkérte a Főtitkárságot, és a Költségvetési Főigazgatóságot arra, hogy koordinálja a szükséges kapcsolatokat a közbeszerzési eszközök alkalmazásának fejlesztéséért és ellenőrzéséért mind tagállami, mind uniós szinten felelős szolgálatok között.

Mindazonáltal a jogi keret mélyreható változtatásai hosszú távú célok maradnak, és a további haladás fő irányát a 2013 utáni szabályozás jelenti majd. Rövid távon az intézményeknek közös nézőponttal kell rendelkezniük arra vonatkozóan, hogy éves szinten milyen mértékig ésszerű elvárni a Bizottságtól a nem észlelt hibák szintjének korlátozását. A Bizottság elkötelezett ellenőrzési rendszerei folyamatos javítása iránt, beleértve a végrehajtó partnerei által alkalmazottakat is. Mindazonáltal a Bizottság elismeri tevékenységei eltérő kockázati profilját, és fontosnak tartja olyan ésszerű és kihívást jelentő követelmények meghatározását (elfogadható hibakockázati megközelítést alkalmazva), amelyek alapján objektíven értékelheti kockázatkezelését, figyelembe véve a rendelkezésre álló ellenőrzési erőforrásokat.

A Bizottság május 26-án konkrét javaslatokat fogadott el az energiaügy és közlekedés, valamint a vidékfejlesztés területére vonatkozó elfogadható kockázati szintről. A Bizottság további javaslatokat dolgoz majd ki a Számvevőszék éves jelentésének valamennyi fejezetére vonatkozóan, és aktívan támogatja majd az elfogadható kockázat fogalmát az intézményközi megbeszéléseken.

4.2. Emberi erőforrások

2007 áprilisában a Bizottság bemutatta emberi erőforrásokra vonatkozó átvilágítási jelentését, és kötelezettséget vállalt arra, hogy a 2009-2013 közötti időszakban stabil személyzeti helyzetet tart fenn (amint a bővítéssel kapcsolatos teljes személyzetet felveszi), valamint hogy kizárólag személyzetátcsoportosítás révén felel meg az új álláshelyek iránti igényeknek. A jelentés a Bizottság általános költségeiről szóló elemzést is tartalmazott. Az Európai Parlament üdvözölte a jelentést, amelynek 2008 valamint 2009 folyamán két aktualizált változatát mutatták be. 2010-ben nyomonkövetési jelentés készült, amely szerint folytatódott az adminisztratív és támogató munkaköröket betöltő alkalmazottak számának csökkenése, különösen a bizottsági osztályok szintjén.

Az éves átvilágítás az újraelosztás megalapozásának hasznos eszközévé vált a szakpolitikai céloknak való jobb megfelelés céljából. 2009-ben lehetőség nyílt a különböző területeken elért szakértelem egyesítésére a pénzügyi és gazdasági válsággal kapcsolatos meghatározott határidős feladatok ellátásához. Egy önkéntes alapon működő rendszer lehetővé teszi a tisztviselőknek a válság kezeléséért és nyomon követéséért, valamint az európai gazdaságélénkítési terv végrehajtásáért felelős bizottsági szolgálatok (különösen a Versenypolitikai, a Belső Piaci, valamint a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság) közötti ideiglenes kirendelését. Még általánosabban, a Bizottság folytatta a személyzet ideiglenes átcsoportosítását a határozott idejű tevékenységek ellátása céljából, amely egy dinamikus és rugalmas módszer, amely lehetővé teszi a kiugró munkaterhelések megfelelő személyzettel való kezelését, így hosszútávon hozzájárul a dinamikus emberierőforrás-kezeléshez.

A prioritások változatlan erőforrásokból történő kiszolgálása érdekében jelenleg a Bizottság szolgálatainak átszervezése zajlik; a politikai prioritásokhoz való alkalmazkodás új főigazgatóságok létrehozását, felelősségek átruházását, portfóliók átalakítását jelenti. További méretgazdaságossági előnyök származnak a főigazgatóságok közötti támogatási infrastruktúrák összevonásából , valamint közös erőforrásra épülő főigazgatóságok létrehozásából. 2009-ben sor került a Közlekedési Főigazgatóságot és az Energiaügyi Főigazgatóságot szolgáló közös erőforrás-igazgatóság, valamint a Környezetvédelmi Főigazgatóságot és az Éghajlatpolitikai Főigazgatóságot szolgáló közös erőforrás-igazgatóság létrehozására.

Tekintettel a programirányítás végrehajtó hivatalok részére történő kiszervezésére, a Bizottság betartotta arra vonatkozó kötelezettségvállalását, hogy az EU kutatási költségvetésének megduplázásával foglalkozó, már tervezett hivatalokon kívül nem hoz létre több végrehajtó hivatalt.

Ami az új tagállamok állampolgárainak felvételét illeti, 2008 végén az EU-10 -re meghatározott felvételi célszámokat minden tagállam esetében túllépték, két évvel a 2010-ben megállapított „átmeneti időszak" befejezése előtt[15]. Az EU-2 állampolgárainak felvételére vonatkozó célkitűzést teljesült[16], a felvétel a jelentések szerint általánosságban jó úton halad. Azonban a szakképzett munkaerő felvételében tapasztalt nehézségek továbbra is gondot jelentenek egyes olyan szolgálatok számára, amelyeknek igen különböző területeken megfelelő speciális szakmai/technikai profillal rendelkező szakemberekre van szükségük, azonban nem mindig találnak megfelelő pályázókat a tartaléklistákon. Bizonyos profilok esetében a felkínálható karrierlehetőségek és javadalmazás nem elég vonzók a keresett tehetségek számára. A központi szolgálatok felügyeleti mechanizmust alakítottak ki a speciális problémák és lehetséges megoldásaik azonosítására.

2009-ben az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal előkészítette az EPSO fejlesztési programot (EDP), abból a célból, hogy alapvetően javítsa az EU kiválasztási módszereit, amelyek ezáltal a megfelelő időben a megfelelő pályázókat válasszák, továbbá hogy javítsa a kiválasztási eljárás minőségét, valamint pozitív és modern képet alakítson ki az uniós intézményekről. Annak érdekében, hogy az intézmények a szükséges képességekkel rendelkező legmegfelelőbb pályázókat alkalmazhassák, a szakértői versenyvizsgák szerkezetét teljesen átalakították. A nem állandó alkalmazottak esetében számos szolgálat a rájuk történő túlzott támaszkodást jelezte, néhány főigazgatóság pedig továbbra is jelentős problémákkal szembesül ebben a kérdésben a székhelyeken alkalmazottak nagymértékű cserélődése, és a küldöttségeknél mutatkozó tartósan magas munkaerőhiány (egyes tagállamok küldöttségein a szerződéses alkalmazottak hiánya 2009 végén elérte a 20 %-ot) következtében.

A Bizottság emlékeztet kötelezettségvállalására, miszerint folytatja majd az általános költségek csökkentésére, és a megtakarításoknak az elsődleges tevékenységek részére történő átcsoportosítására irányuló törekvéseit. A Bizottság folytatja majd továbbá az ágazati átvilágításokat, valamint amennyiben szükséges, az olyan speciális intézkedéseket is, mint a kutatási munkacsoport felállítása, az ágazatspecifikus igazgatási problémák megoldása érdekében.

4.3. Üzletmenet-folytonossági tervezés

2009-ben a Bizottság további előrelépéseket tett arra irányuló törekvésében, hogy az üzletmenet folytonosságának irányítását valamennyi intézmény működésébe beágyazza. A Berlaymont épületben kiütött tűzhöz hasonló események, valamint az influenzajárvány rávilágított a lehetséges zavarokra való felkészülés fontosságára. Az elmúlt év során elért jelentős eredmények közé sorolható a Bizottság a tűzeset során végzett tevékenységeinek sikeres folytatása, valamint az üzletmenet-folytonossági tervezés új kommunikációs eszközének (NOAH) kialakítása. 2009-ben elfogadásra került egy, az elmúlt évek IAS által végzett ellenőrzéseinek javaslatait kezelő három éves cselekvési terv, amelynek jelenleg folyik a végrehajtása.

A testület valamennyi szolgálatot felkéri arra, hogy tulajdonítsanak megfelelő fontosságot ennek a kérdésnek és ez különösen vonatkozik azon szolgálatokra, amelyek részben feleltek meg ezen belső ellenőrzési standardnak. Valamennyi főigazgatóságot felkértek arra, hogy értékeljék újra kritikus feladatköreiket egy, a Főtitkárság által kibocsátott új útmutatón alapuló üzleti hatásvizsgálat folytatása által, valamint arra, hogy cselekvésközpontúbb üzletmenet-folytonossági terveket dolgozzanak ki, és kezeljék megfelelőbben a függőségeket. A meglévő egyezmények vizsgálatára javító célzattal kerül majd sor, és a figyelemfelhívó törekvések jövőbeli folytatása is szükséges.

5. Következtetések

- A Bizottság emlékeztet arra irányuló elkötelezettségére, hogy a jövőben is elsődleges feladatként kezeli az Európai Számvevőszék pozitív megbízhatósági nyilatkozatának elérését. A Bizottság meg van győződve arról, hogy jelentős előrelépés történt az uniós alapok kezelése terén, az igazgatási és ellenőrzési rendszerekben, valamint a munkamódszerekben és munkakultúrában eszközölt változtatásoknak köszönhetően, és elégedettségét fejezi ki azzal, hogy a 2008-as megbízhatósági nyilatkozat volt eddig az eddigi legjobb.

- A Bizottság elismeri, hogy számos területen, például a megosztott igazgatás néhány vonatkozásában további javításra van szükség. A Bizottság a jövőben is bevonja majd a tagállamokat az általa végzett tevékenységekbe, összhangban az Európai Unió működéséről szóló szerződés szerinti megnövekedett hatásköreikkel. A Bizottság felkéri a tagállamokat, hogy folytassák a kohézió területén megvalósuló nyílt programok igazgatási és ellenőrzési rendszereinek javítását.

- A Bizottság felkéri a többi intézményt, hogy fogadják kedvezően a költségvetési rendelet felülvizsgálata keretében tett, valamennyi közvetett/megosztott igazgatás alatt álló kiadásra vonatkozó, éves vezetői nyilatkozatokról szóló javaslatát, a tagállamokat pedig arra kéri, hogy törekedjenek ezen rendelkezések hatályba léptetésére.

- A Bizottság elismeri a közbeszerzésekre és a támogatások kedvezményezettjeire vonatkozó összetett szabályokból fakadó nehézségeket. A Bizottság a költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálata keretében már előterjesztett a támogatási rendszerek egyszerűsítésére vonatkozó javaslatokat. A Bizottság felkéri a többi intézményt, hogy fogadják kedvezően a konkrét elfogadható hibakockázatokra vonatkozó javaslatát.

- A Bizottság elégedett azzal, hogy a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők által kidolgozott akciótervek kezelik a hiányosságokat, és enyhítik a feltárt kockázatokat, és felkérte valamennyi felelős főigazgatót és szolgálatvezetőt azok gondos végrehajtására.

- A Bizottság felkéri a többi intézményt és a tagállamokat, hogy alaposan gondolják át, hogyan lehetne a finanszírozási rendszerek kialakítását, valamint végrehajtási, igazgatási és ellenőrzési mechanizmusait tovább javítani annak érdekében, hogy növekedjen helyszíni hatékonyságuk és annak biztosítására, hogy az uniós kiadások ellenőrzése hatékony, arányos, és költséghatékony legyen.

MELLÉKLET 1: Reservations 2005 – 2009[17]

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[18], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | DG BUDG for guidance and training, monitoring and reporting All Commission services for implementation Ongoing action | In 2009, the Commission adopted the Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[19]. It concluded that significant progress had been made in strengthening internal control systems during the mandate period of the previous Commission, and that there was enough evidence that progress was significantly accelerated by the launch of the Action Plan in 2006. Effective implementation of the Internal Control Framework will continue to be an objective of the Commission; however, as it is now an integral part of management in the Commission, it will be considered an ongoing action and no longer appear in this table as of the Synthesis Report 2010. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions). | DG BUDG and SG By September 2009 Done | In 2009 the Secretariat-General and the Directorate-General for Budget carried out a survey across the Commission, to identify the success factors influencing the quality of AARs. As a result, Standing Instructions for the AARs were subject to a major overhaul; a new, specific conclusion on the overall effectiveness of implementation of the Internal Control Standards is now required in part 2 of the AAR; a dedicated helpdesk was set up, training courses were offered, and an interactive presentation of the Standing Instructions was made available on the intranet, facilitating navigation and enabling services to find the answers to specific questions. |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services. | All DGs By April 2010 Done | The Peer Review of AARs was further enhanced by early interventions by Central Services (pre-peer review) and systematic feedback to services on the quality of their draft AAR. The AARs 2009 show a noticeable improvement across the Commission, both in terms of the quality of the evidence presented in support of the assurance and in the readability of the reports. |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | Implementation of the Action Plan agreed by SG and BUDG following the IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework will further improve the quality of risk management in the Commission, especially as regards the monitoring of follow-up of critical cross-cutting risks. | SG and BUDG By December 2010 | The IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework, conducted in 2009, concluded that the risk management framework of the Commission is consistent with international standards and that it provides a solid basis to support risk management. The IAS identified some areas for improvement, mainly as regards the roles and responsibilities for risk management within DGs, a need for further guidelines and clarification on certain issues and the treatment of cross-cutting risks. These issues will be addressed by the central services in the course of 2010. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Present to the discharge authorities concrete proposals for tolerable risk levels for the policy areas: Research, energy and transport and Rural development. Actively promote the idea of tolerable risk during the inter-Institutional discussions on the proposal for the revision of the Financial Regulation (FR) | DG BUDG together with concerned services By June 2010 DG BUDG with SG Ongoing for the process of reviewing the FR | The Commission has announced that it will continue to work on concrete proposals for tolerable risk levels for selected policy areas during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal audit recommendations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Between March and December 2009 the Audit Progress Committee (APC) met five times and sent four information notes to the College. The APC notes that the level of acceptance of IAS recommendations remains high (close to 100%), and that the number of critical recommendations still open six months after the original delivery date was zero. There has also been a reduction in the number of IAS audits issued with an unsatisfactory opinion (4 in 2008 to3 in 2009). Nevertheless, the APC notes that follow-up of very important recommendations continued to be a challenge (68 remaining open six months after their due date), and that in 2009 there was an increase in the number of critical recommendations issued (from 0 in 2008 to 2 in 2009). The APC continued to hold DG accountable for the implementation of their own action plans; it sent reminders to Services wherever relevant. These reminders proved effective in strengthening follow-up. The APC also equipped itself with an APC Scoreboard to support its work. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 Done | In a Communication of March 2008[20], the Commission announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. In January 2009 the Commission launched an independent horizontal evaluation of the system of regulatory agencies, as announced in its Communication of March 2008. The evaluation report, delivered in December 2009, concludes positively on several aspects of the agency system, such as their generally timely and adequate input to EU policies, coherence of the agencies' activities with the mandates and key policy priorities, synergies with actors in the same area and transparency vis-à-vis the general public. At the same time, it points at weaknesses of the agency system, including governance arrangements, and monitoring of agencies' performance. The conclusions of this evaluation are meant to feed into the ongoing inter-institutional dialogue on agencies launched in March 2009. As a follow-up to the above mentioned Communication, the Commission also issued several guideline documents with a view to optimising its relations with agencies: a tentative roadmap for setting up new agencies; guidelines for concluding memoranda of understanding between agencies and the Commission; and mapping of the assistance delivered to agencies by Commission services. |

Reservations | 7. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | SG and DG BUDG for monitoring and coordinating reporting DGs concerned for implementation Continuous action | For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the review of the Standing Instructions for AARs is that two distinct parts of the report now build the argumentation towards the assurance. Part 2 deals with internal control in general and part 3 contains the building blocks towards the assurance on financial management. The AAR must include a conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) on the basis of all evidence presented in part 3. |

Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II and the VIS system. Financial risk corresponding to the residual error rate in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental rights and citizenship | JLS, SG – by end 2010 | The issue continued to be the subject of a reservation in the AAR 2009 of DG JLS. The two issues are being closely monitored by the Commission. Progress made in 2009 concerns the increased rate of projects audited in the population at risk and improvements in the procedures for direct management of grants. For a detailed list of actions to be implemented, please consult DG JLS's AAR 2009 on Europa (http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm) |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 8. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States | AGRI, EMPL, MARE, REGIO, JLS By July 2010 | The Directorates-General involved in shared management of EU funds have continued their efforts at coordination, including by developing and implementing joint audit strategies. As part of their work they have continued to analyze annual summaries submitted by Member States, updating the guidance and holding regular meetings with competent authorities. |

Accounts | 9. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action | The European Court of Auditors expressed in 2009 for the second time an unqualified opinion on the 2008 accounting data of the Commission. The accounting quality project continued in 2009. Services identified their main accounting risks and set up detailed action plans to address these as part of their annual accounting control programmes. The Accountant's report on the validation of local systems for 2009 confirmed that these in general are steadily improving. Most local systems have been validated but further improvements are needed in DGs JLS and RELEX, whose systems have not yet been fully validated, although progress on outstanding issues is being recorded. The average payment time has fallen significantly; from 34 days in 2008 to 26 days in 2009. |

MELLÉKLET 3: Executive and Regulatory Agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate within a clear institutional framework, governed by a single legal base[21]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The Commission's responsibility for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the Director. Their Annual Activity Reports are annexed to the report of their parent Directorate(s)-General. A standard Financial Regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies exist:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – formerly known as IEEA);

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – formerly known as PHEA);

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA );

- the European Research Council Executive Agency ( ERCEA) ;

- the Research Executive Agency ( REA );

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ).

All these executive agencies were operational in 2009. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[22], did not indicate any particular control issues. ERCEA and REA reported a need to continue building up their internal control system in 2010, which is natural considering that these two agencies became operational only in 2009.

The breakdown of staff employed at 31/12/2009 by the executive agencies was as follows:

Temporary agents (officials seconded by the Commission and agents recruited by the agency) | Contractual agents | Seconded national experts | Total |

EACI | 28 | 113 | 0 | 141 |

EAHC | 11 | 37 | 0 | 48 |

EACEA | 91 | 304 | 0 | 395 |

ERCEA | 93 | 162 | 7 | 262 |

REA | 72 | 238 | 0 | 310 |

TEN-TEA | 31 | 60 | 0 | 91 |

Total | 326 | 914 | 7 | 1247 |

The Commission's "screening" of human resources of April 2007 suggested that there were no strong candidates for a new executive agency[23]. If new needs appear, the starting point would be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is however unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 2009 follow-up report indicated that in 2009 the Commission respected its 2007 commitment not to create new executive agencies beyond those foreseen to cope with a doubling of the Research budget and some limited extensions of the mandate of existing executive agencies.

A 2009 special report[24] by the European Court of Auditors examined the executive agencies. The report concludes that agencies provide better service delivery than the Commission (reduced contracting time, more rapid approval procedures, shorter payment times) and also offer the advantages of simplified processes and increased external visibility for EU actions. Less positively, it suggests that, despite these achievements the initiative to set up the executive agencies was mainly driven by constraints on employment within the Commission and the will to save costs for the management of the programmes concerned. The report confirms that externalisation to Executive Agencies has effectively resulted in cost savings, which, however, are difficult to quantify due to a lack of reliable data for the ex-ante situation.

The 30 regulatory agencies are independent legal entities. 25 of these agencies receive funds from the European Union budget and are therefore granted discharge by the European Parliament in individual discharge decisions. The remaining five agencies do not receive EU funding and thus do not receive discharge by the European Parliament (two of these agencies[25] are fully self-financed, and three[26] are funded on an intergovernmental basis and financed directly by the participating Member States).

In a Communication of March 2008 entitled "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functioning of regulatory agencies. It announced a moratorium on creating new agencies and a horizontal evaluation of regulatory agencies.

The evaluation was finalised in December 2009. It reported that there is no single legal framework governing the establishment and closure of EU de-centralised agencies, and that alternatives to creating agencies were paid limited attention until impact assessments came into practice. Furthermore, a number of chosen location sites for the agencies were assessed as inefficient. As regards agencies' effectiveness, the report concluded that the activities of the majority of agencies are coherent with their mandate, and that in general there was clear evidence that agencies have achieved the planned outputs. The evaluation further considered that in order to operate efficiently with regards to the administrative tasks, an agency needs to reach a certain critical size, somewhere between 50 and 100 staff. Finally, it was found that monitoring was not very well developed in terms of the use of quantifiable objectives and indicators.

The 2008 Communication also proposed to establish an inter-institutional working group to set ground rules to apply to all regulatory agencies. The inter-institutional Working Group was set up in March 2009 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission with a view to assessing the existing situation and in particular the coherence, effectiveness, accountability and transparency of these Agencies, and finding a common ground on how to improve their work. The group was called to address a number of key issues put forward by the participating Institutions, including the role and position of the agencies in the EU's institutional landscape, their creation, structure and operation, as well as funding, budgetary, supervision and management issues.

Further to the kick-off meeting at political level held in Strasbourg on 10 March 2009, technical work started in spring 2009 and will continue during 2010. The reports produced so far are expected to be endorsed by the political meeting in 2010.

In March 2010, the European Parliament's Committee on Budgetary Control[28] adopted a decision to grant all agencies discharge for 2008, with the exception of the European Police College (CEPOL) whose discharge decision was postponed.

CEPOL's 2008 accounts received a qualified opinion in 2009 from the European Court of Auditors, for the second year. The DG responsible for the grant contribution to CEPOL's running costs (DG JLS) reported that the situation of CEPOL in 2009, where only 43.6 % of the payment appropriations were used due to an unstable organisational environment, required particular attention. In accordance with the applicable financial regulations and with a view to obtain a better estimate of the cash requirements, a Memorandum of Understanding was signed in 2009 between DG JLS and CEPOL. New management took up posts in CEPOL during 2009, with a view to address the situation. Nevertheless, considering the residual risks while awaiting that the new arrangements would become effective, JLS maintained CEPOL as a "reputational event" in its 2009 AAR.

MELLÉKLET 4: Report on negotiated procedures 2009

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports (AAR) referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 43 Directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three Directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (different legal basis: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three Directorates-general have special characteristics as regards data collection (decentralised services, …), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these three Directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 43 Directorates-general, services or offices, excluding the three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 143 negotiated procedures with a total value of € 577 million were processed out of a total of 1196 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60,000€ with a total value of € 2370 million.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 12.0% in number, which represents some 24.4% of all procedures in value.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2009 was fixed at 17.9% (12.8% in 2008).

Some 11 Directorates-general or services out of the 43 exceeded the reference threshold in 2009. Among those, it should be noted that 3 Directorates-general concluded only one to three negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 18 out of 43 Directorates-general have not used any negotiated procedure, including 5 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, 11 DG have recorded a substantially lower percentage (less than 5%) of negotiated procedures in terms of value than the Commission average (24.4%).

The assessment of negotiated procedures compared with the previous year (2008) shows an increase in the order of 3.4 percentage points in number and 19.3 percentage points in terms of value. This follows a continuous decrease in 2007 and 2008.

3.2. The three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 298 negotiated procedures for a total value of contracts €290 million were processed out of a total of 1096 procedures for contracts over 10 000€ with a total value of about € 1161 million.

For the three "external relations" Directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 27.2% in number, which represents some 25.0% of all procedures in value terms. Only one Directorate-general exceeds the reference threshold of 40.8% (average + 50%).

If compared with previous years, these Directorates-general have registered a clear increase of 20.2 points in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those Directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, ). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

The increase in number (and in value) of negotiated procedures in 2009 compared to 2008 is partly explained by the high number of renewals of framework contracts, which happen periodically (normally every 4 years). This is particularly true for IT, nuclear energy, the space programme and the financial sector. The latter was also exposed to emergency procedures due to the financial crisis.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the Directorates-general concerned:

- Regular update of standard model documents and guidance documents.

- Training and improved inter-service communication. The Central Financial Service provided regular practical training sessions on procurement.

- Improvement of the system of evaluation of needs of Directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of procurement procedures for the evaluation of needs;

- where necessary, attribution of separate quotas for framework contracts within the Commission’s overall ceiling to entities with specific needs or with a specific budgetary environment (e.g. JRC or some Offices).

- Phase-out from situations of technical captivity . The "captivity mitigation study" has been delivered in 2009. Its conclusions should enable the application of a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases.

MELLÉKLET 5: Summary of Waivers of recoveries of established amounts receivable in 2009

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules, the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2009.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 1.239.974 | 2 |

AIDCO | 7.711.454 | 8 |

COMP | 13.878.857 | 4 |

EAC | 614.518 | 5 |

EACEA | 948.294 | 6 |

ECHO | 240.000 | 1 |

ELARG | 176.996 | 1 |

EMPL | 139.479 | 1 |

ESTAT | 787.549 | 1 |

INFSO | 370.476 | 3 |

REA | 1.539.329 | 1 |

REGIO | 229.667 | 1 |

RELEX | 1.600.000 | 2 |

RTD | 1.411.573 | 5 |

TREN | 205.043 | 1 |

Total: | 31.093.209 | 42 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

EDF | 443.254 | 2 |

MELLÉKLET 6: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[29] (hereinafter IR), and exceptionally in sector-specific regulations. Under Article 106 IR, payments must be made within 45 calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or 30 calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (i.e. the interim and/or final payment), the time limit does not start until the report or certificate in question has been approved[30]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[31].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, compliance with payment time limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[32].

The table below shows the evolution of payments made after expiration of the statutory time limit (i.e. late payments) during the three last years, based on statistics extracted from the ABAC accounting system:

2007 | 2008 | 2009 |

Late payments in number | 22,6 % | 22,7 % | 14,0 % |

Late payments in value | 11,5 % | 14,0 % | 6,8 % |

Average number of overdue days[33] | 48,0 days | 47,5 days | 39,2 days |

The table shows that in 2008 the late payments stabilised in number, but the average number of overdue days remained essentially unchanged. 2009 however saw a significant drop in late payments , both as regards their number and their value. Also, the average number of overdue days was reduced from 48 days in 2008 to 39 days in 2009.

As regards interest paid for late payments (see statistics in the table below) the total amount paid by the Commission rose significantly in 2008, due to the fact that as from 01/01/2008 payment of interest for late payments became automatic and, in principle[34], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. This trend continued in 2009, despite the reduction in late payments.

2007 | 2008 | 2009 |

Interest paid for late payments (rounded amounts) | 378 000 € | 576 000 € | 808 000 € |

The causes of late payments include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

In its April 2009 Communication[35], the Commission announced its intention to reduce its payment times further beyond the statutory time limits, aiming to make:

- first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision, compared with the statutory time limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts).

- all other payments within 30 days , compared with the statutory time limit of 45 days.

The Communication has provided a clear incentive to services to reduce their payment times , as can be seen by the fact that in 2009, the global average payment time fell significantly (from 34 days to 26 days) as well as the number of late payments (from 23 % to 14 % of all payments).

[1] A költségvetési rendelet 60. cikke

[2] Az Európai Parlament Költségvetési Ellenőrzési Bizottsága (COCOBU) által 2010. március 26-án tartott meghallgatáson.

[3] COM(2010) 260, 2010.5.28.

[4] Az elfogadható hibakockázat fogalmának egységes értelmezése – COM(2008) 866, 2008.12.16.

[5] COM(2008) 97, 2008. 02. 18., lásd továbbá a végleges jelentést, SEC(2009) 1463, 2009. 10.28.

[6] COM(2009) 43, 2009. 02. 04.

[7] Az „A” minősítés azt jelenti, hogy az éves jelentés elegendő (világos és egyértelmű) bizonyítékot nyújt a Számvevőszék következtetéseihez; A „B” minősítés arra utal, hogy az éves nyilatkozat alátámasztó bizonyítékkal szolgál a Számvevőszék következtetéseihez.. A „+" jel azt jelenti, hogy nem áll rendelkezésre az értékelési fokozat megváltoztatását igazoló bizonyíték, azonban a Számvevőszék jelentős javulást észlelt. HL C 269., 2009.11.10., 44. o.

[8] Lásd: a Bizottság közleménye az elfogadható hibakockázatról - COM(2010) 261, 2010.5.26.

[9] HL C 269., 2009. 11. 10., 26. o.

[10] COM (2010) 52.

[11] Korábban „kutatási és energiaügyi”.

[12] COM(2010) 187, 2010.4.29.

[13] COM(2010) 261.

[14] A Bizottság minden körülmények között megfelelő feltételeket tart majd fenn a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás biztosításához, beleértve a csalás megelőzésére szolgáló megfelelő intézkedéseket.

[15] 2009 novemberére 3 814 EU-10 állampolgárt vettek fel, amely a 2004–2010 közötti időszakban elérendő általános indikatív felvételi célkitűzés 109 %-át jelenti. Az EU-10 állampolgárai felvételének jelenlegi helyzetéről részletes információ található a Bizottságnak az Európai Parlament és a Tanács költségvetési bizottságai számára készített legfrissebb, az EU-12 állampolgárainak felvételéről szóló, 2010. április 15-i jelentésében.

[16] 2009 novemberére 878 EU-2 állampolgárt vettek fel, amely a 2007–2009 közötti időszakban elérendő általános indikatív felvételi célkitűzés 103%-át jelenti. Az EU-10 állampolgárai felvételének jelenlegi helyzetéről részletes információ található a Bizottságnak az Európai Parlament és a Tanács költségvetési bizottságai számára készített legfrissebb, az EU-12 állampolgárainak felvételéről szóló, 2010. április 15-i jelentésében.

[17] This table presents a summary of reservations; it is not intended to offer an exhaustive description of them. For details of the reservations, please consult the Annual Activity Report of the relevant Commission department on http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm

[18] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341.

[19] COM(2009) 43, 4.2.2009.

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[22] EACI (parent DGs: ENTR, ENV, TREN); EAHC (parent DG: SANCO); EACEA (parent DGs: EAC, INFSO, AIDCO); ERCEA (parent DG: RTD); REA (parent DGs: RTD, ENTR); TEN-TEA (parent DG: TREN).

[23] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[24] Special report 13/2009: "Delegating implementing tasks to Executive Agencies: a successful option?"

[25] The Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM) and the Community Plant Variety Office (CPVO).

[26] The European Institute for Security Studies (ISS), the European Union Satellite Centre (EUSC) and the European Defence Agency (EDA).

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[28] At its meeting of 22-23 March 2010.

[29] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[30] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[31] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[32] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[33] i.e. above the statutory time-limit.

[34] With the exception of small amounts (below 200 euros in total).

[35] Communication from Mrs Grybauskaite: "Streamlining financial rules and accelerating budget implementation to help economic recovery" - SEC(2009) 477, 8.4.2009.