TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Az IAS küldetése: Függetlenség, objektivitás és elszámoltathatóság 3

3. Munkakörnyezet és ellenőrzési terv 3

3.1. A belső ellenőrzési folyamat 3

3.2. Az IAS összehangolt ellenőrzési tervének végrehajtása 4

3.3. Az IAS ajánlásainak elfogadása és nyomonkövetése 4

3.4. Az IAS munkájának megítélése 4

3.5. A Bizottság pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületével folytatott konzultációk 4

4. Az IAS fő megállapításai és ajánlásai 4

4.1. Irányítás 4

4.2. Informatikával kapcsolatos kérdések 7

4.3. Ellenőrzési stratégiák 8

4.4. A kifizetési határidők betartására vonatkozó ellenőrzés (Költségvetési Főigazgatóság, Humanitárius Segélyek és Polgári Védelem Főigazgatósága, Mobilitáspolitikai és Közlekedési Főigazgatóság, Energiaügyi Főigazgatóság, AIDCO) 11

5. Következtetések 12

5.1. Ellenőrzési eljárások 12

5.2. Csalás 13

BEVEZETÉS

E jelentésben a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (Internal Audit Service, a továbbiakban: IAS) a költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot az elvégzett munkáról. A jelentés az IAS azon jelentésén alapul, amely a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése szerint az ellenőrzés legfontosabb megállapításairól és a jelentős kockázati tényezőkről, valamint az ellenőrzési és szervezetirányítási kérdésekről készült.

A jelentés az IAS által a Bizottság szervezeti egységeihez és végrehajtó ügynökségeihez kapcsolódóan 2010-ben[1] lezárt ellenőrzési és tanácsadói jelentéseken alapul. A jelentés nem tartalmazza az IAS által ellenőrzött egyéb ügynökségeknél vagy szerveknél végzett ellenőrzési munkát; ezekről külön éves jelentések készülnek.

A Bizottság már választ adott a belső ellenőr néhány ajánlására az összefoglaló jelentésben[2], amelyben kifejti álláspontját az IAS, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, valamint az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság által megnevezett átfogó kérdésekről.

AZ IAS KÜLDETÉSE: FÜGGETLENSÉG, OBJEKTIVITÁS ÉS ELSZÁMOLTATHATÓSÁG

Az IAS küldetése az, hogy hozzájáruljon az Európai Bizottság hatékony és eredményes gazdálkodásához a belső irányítási és kontrollrendszerek ellenőrzése révén, a folyamatos fejlesztés megvalósítása érdekében ezek hatékonyságának értékelését célozva.

Az IAS az ellenőrzésért felelős biztos felügyelete alá tartozik, és az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság előtt elszámoltatható. Az IAS függetlenségét a Bizottság által elfogadott működési szabályzatában rögzítették.

Az IAS a költségvetési rendeletnek, a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatára vonatkozó nemzetközi szabványoknak és a Ellenőrök Intézete etikai szabályzatának megfelelően végzi munkáját.

MUNKAKÖRNYEZET ÉS ELLENőRZÉSI TERV

A belső ellenőrzési folyamat

Az IAS együttműködött a Számvevőszékkel és a belső ellenőrzési részlegekkel az ellenőrzési tervezés összehangolása, az ellenőrzési jelentések rendszeres biztosítása, valamint a módszertan és a közös képzések megosztása terén.

Az IAS első alkalommal nyújtott be a Bizottságnak átfogó véleményt, amely a pénzügyi irányításra összpontosult, valamint az IAS és a belső ellenőrzési részlegek által a 2008–2010-es időszak során elvégzett belső ellenőrzéseken alapult.

Az IAS összehangolt ellenőrzési tervének végrehajtása

A 2008–2010 közötti időszakra szóló stratégiai ellenőrzési tervet az egyedi igényekre (az első átfogó véleményre, a vezetőség éves kockázatelemzésének eredményeire, valamint a külső és belső környezet egyéb változásaira) való tekintettel frissítették.

Az IAS 2010-ben munkaprogramját 88 %-ban (2009-ben 87 %) hajtotta végre, ami a C1-feladatok[3] 100 %-át (2009-ben 100 %), a C2-feladatok[4] 68 %-át (2009-ben 66 %) jelentette. 85 jelentést bocsátottak ki (30 ellenőrzési, 49 nyomonkövetési és 1 tanácsadói jelentést, 4 vezetői levelet és 1 jelentést az átfogó véleményről).

Az IAS ajánlásainak elfogadása és nyomonkövetése

2010-ben az ellenőrzött szervezetek 100 %-ban (2009-ben 98,8 %) fogadták el a kritikus és nagyon fontos ellenőrzési ajánlásokat.

A 2006–2010 közötti időszakban az összes ajánlás 86 %-át hajtották végre 2010 végére.

Az IAS megállapította, hogy a 2010-ben kibocsátott ajánlások 33 %-át már végrehajtották. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság nyomon követ minden olyan kritikus vagy nagyon fontos ajánlást, amelynek végrehajtása jelentős késésben van.

Az IAS munkájának megítélése

A 2010. évi felmérés átfogó eredménye pozitív: a válaszadók 92,7 %-a (2009-ben 90 %) biztos abban, hogy az IAS munkája javítja az irányítási és kontrollrendszerek minőségét, míg 94,5 %-uk (2009ben 90 %) egyetért azzal, hogy az IAS tisztességesen, tárgyilagosan és méltányosan végzi munkáját. A válaszadók 86,2 %-a fejezte ki elégedettségét az IAS jelentések minőségével kapcsolatban (2009-ben 76,3 %, 2008-ban 61,5 % és 2007-ben 48,8 %).

A Bizottság pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületével folytatott konzultációk

A költségvetési rendelet 66. cikkének (4) bekezdése értelmében a pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testület 2010-ben nem tárt fel semmiféle rendszerbeli hibát.

AZ IAS Fő MEGÁLLAPÍTÁSAI ÉS AJÁNLÁSAI

Irányítás

Az IAS megállapította a három nagy főigazgatóság szétválasztásából és átalakításából levonandó tanulságokat, valamint a jövőbeli átszervezéseknél esetlegesen megfontolandó lehetséges szinergiákat és irányítási tanácsadást. Az IAS számos ellenőrzést végzett a Bizottságon belüli irányítási struktúrával, valamint a csalások megelőzésével és feltárásával kapcsolatban, továbbá a végrehajtó ügynökségeknél.

- Csalás

A csalások ellen 2007 óta folytatott ellenőrzési munkájára építve az IAS két ellenőrzést (OLAF és a Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága), valamint a csalások feltárásával és megelőzésével kapcsolatos nyomonkövetést végzett. A csalások megelőzése és feltárása további négy ellenőrzés hatályának részét képezték.

Az IAS a Bizottság csalás elleni aktualizált stratégiájának hiánya miatt nem kielégítő véleményt bocsátott ki. Az IAS véleménye szerint a stratégiának ki kell terjednie az informatikai eszközök fejlesztésére a csalások megelőzése és feltárása érdekében, ösztönöznie kell az OLAF és érdekelt felei közötti együttműködést, valamint elő kell segítenie a tudatosság és a képzettség fokozását.

A Bizottság az IAS ajánlásainak megfelelően elfogadta „A Bizottság csalás elleni stratégiájáról” szóló közleményt[5], amely a Bizottság szolgálatainál alkalmazott csalás elleni stratégia továbbfejlesztésére, valamint az uniós szakpolitikák megerősítésére és az Unió pénzügyi érdekeinek fokozottabb védelmére irányul. A Bizottság úgy véli, hogy a cselekvési tervben javasolt intézkedések megszüntetik a megállapított potenciális hiányosságokat, továbbá fokozzák az irányítási és kontrollrendszerek hatékonyságát és eredményességét.

Az irányításra vonatkozóan az IAS azt is ajánlotta, hogy a csalás kockázatainak kellő megfontolása révén a Jogérvényesülési Főigazgatóság és a Belügyi Főigazgatóság egyaránt javítsa kockázatelemzési folyamatát, valamint ennek alapján dolgozzon ki és vezessen be csalás elleni stratégiát.

A csalás megelőzésével kapcsolatban az IAS azt ajánlotta a Belügyi Főigazgatóságnak, hogy biztosítsa a Szolidaritási Alap szabályozási keretének megfelelőségét a költségvetési rendelettel és a közbeszerzési eljárásban való részvételből kizárt pályázók központi adatbázisára vonatkozó rendelkezésekkel. A csalás feltárását illetően az IAS azt ajánlotta a Belügyi Főigazgatóságnak, hogy alakítson ki, szervezzen meg és vezessen be a tagállamok által bejelentett szabálytalanságok rögzítésére, monitoringjára és nyomonkövetésére szolgáló eljárásokat és rendszereket.

A tudatosítás fokozásával kapcsolatos intézkedéseket már meghozták a SOLID[6] bizottsággal együtt. 2011 folyamán a két főigazgatóság külön csalás elleni stratégiát alakít ki az OLAF támogatásával. A következő (2013 utáni) többéves pénzügyi keret támogatására irányuló külön jogszabályokban figyelembe veszik majd a közbeszerzési eljárásban való részvételből kizárt pályázók központi adatbázisára vonatkozó bizottsági rendelet rendelkezéseit.

- A főigazgatóságok szétválasztása

Az IAS megvizsgálta az Energiaügyi és Közlekedési Főigazgatóság, a Környezetvédelmi Főigazgatóság, valamint a Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága 2010-ben megvalósított szétválasztását, amely közös erőforrás-igazgatóságok és közös belső ellenőrzési részlegek kialakítását eredményezte. A szervezeti változásokra a Bizottság azon vállalásának részeként került sor, hogy 2013-ig változatlan erőforrások mellett teljesítsen valamennyi személyzeti követelményt, valamint hogy csökkentse az igazgatási támogatás arányát.

Egy vezetői levél[7] számos megfontolandó kérdéssel foglalkozik, így többek között az átszervezési folyamat fokozott és strukturált nyomonkövetésével, és több javaslatot tesz előzetes iránymutatás és szakértelem biztosítására, valamint a központi szolgálatok felkészültségének javítására.

A Bizottság nyugtázta a vezetői levélben felvetett kérdéseket, ugyanakkor úgy véli, hogy még túl korai következtetéseket levonni a közös főigazgatóságok előnyeiről és hátrányairól. Később azonban figyelembe veszi majd ezeket, amikor az érintett szolgálatok több tapasztalattal rendelkeznek az új szervezeti struktúrával kapcsolatban.

- Végrehajtó ügynökségek

A végrehajtó ügynökségekről szóló áttekintő jelentés a 2006 és 2009 között lefolytatott ellenőrzési tevékenységek során megállapított, rendszerrel összefüggő problémákkal foglalkozott. Az IAS „kielégítő, kivéve” véleményt adott, továbbá javasolta, hogy aktualizálják az ügynökségek erőforrás-stratégiáit, tisztázzák az ügynökségek és felügyeleti főigazgatóságuk/főigazgatóságaik szerepének és feladatköreinek egyes aspektusait, valamint a bizottsági szoftverek használatát illetően módosítsák a biztonsági politikát. A rendszerrel összefüggő problémák ismételt előfordulásának megelőzése érdekében korrigáló intézkedéseket javasoltak a központi szolgálatoknak.

Az informatikai munkacsoport jelentése alapján a tevékenységalapú irányítási és informatikai irányító csoport foglalkozik majd a végrehajtó ügynökségek informatikai irányításának, architektúrájának és rendszerfejlesztésének kérdéseivel. A Bizottság véleménye szerint az iránymutatásban kért változtatások közül néhány (pl. szerepek és feladatkörök, eszközszámvitel kialakítása) csak a költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálatának elfogadását követően hajtható végre. A Bizottság jelenleg új biztonsági szabályokat készít elő, amelynek során igyekszik majd biztosítani, hogy a Bizottság informatikai rendszeréhez hozzáférést kérő végrehajtó ügynökségek megfeleljenek a Bizottság informatikai biztonsági politikájának, végrehajtó rendelkezéseinek, normáinak és iránymutatásainak.

A Kutatási Végrehajtó Ügynökséget és az Európai Kutatási Tanács Végrehajtó Ügynökségét (ERCEA) illetően az IAS megállapította, hogy belső ellenőrzéseik „megalapozott bizonyosságot” nyújtanak az átfogó ellenőrzési környezet kialakítása és működtetése, valamint a továbbadott programok irányítása során a támogatások kezelésére vonatkozó eljárások tekintetében. Az IAS azonban kiemelt néhány nagyon fontos kezelendő kérdést, például hogy az ügynökségek rendelkezzenek saját csalás elleni stratégiával, valamint hogy fejlesszék az ellenőrzési stratégiákat és eljárásokat, a kockázatkezelést, a megbízhatósági eljárásokat és a projektek kiválasztásának folyamatát.

A hetedik keretprogram általános ellenőrzési stratégiáján belül már több fejlesztésre került sor az ellenőrzési terv (tervezési folyamat, kockázatértékelés, ellenőrzési környezet és hatály) és annak végrehajtása (iránymutatás, monitoring és nyomon követés) kapcsán. A Bizottság csalás elleni stratégiájának elfogadását követően felügyeleti főigazgatóságukkal együttműködve és az OLAF támogatásával mindkét ügynökség kidolgozza saját csalásmegelőzési stratégiáját. A cselekvési terveket várhatóan 2011 folyamán hajtják végre teljes mértékben.

Informatikával kapcsolatos kérdések

- Vezetői levelek

A Bizottság informatikai biztonsági politikájáról szóló vezetői levél az elmúlt négy év során az IAS által elvégzett informatikai ellenőrzési tevékenységek keretében megállapítottak szerint összefoglalta a Bizottság informatikai biztonsági irányításának végrehajtását övező főbb kérdéseket és a kapcsolódó szakpolitikákat.

Az IAS javasolta, hogy bízzanak meg egy megfelelő szervet a Bizottság biztonsági stratégiájának felügyeletével, amely szerv biztosítja, hogy a stratégia összhangban áll a szervezeti célkitűzésekkel és nyomon követi a végrehajtását. Azt is tanácsolta, hogy a biztonsági politikák és a Biztonsági Főigazgatóságtól (DG HR.DS) érkezett ajánlások végrehajtásának felügyeletére hozzanak létre egy magas szintű bizottságot. Egy ilyen bizottság a projektek irányítóbizottságain belül kialakuló véleménykülönbségek megoldásában kompetens vitarendező szervként is felléphet. A vezetői levél egyéb megfontolandó kérdéseket is tartalmazott: a főbb résztvevők feladatainak és felelősségi körének tisztázása, a DG HR.DS részvétele a szervezeti vagy nagyméretű IT-rendszerek kifejlesztésének biztonsági aspektusaiban, valamint főigazgatósági szinten a helyi informatikai biztonságért felelős tisztviselő helyzetének megerősítése.

Az IAS kiadott egy a Bizottság informatikai projektjeinek kialakításáról szóló vezetői levelet is, amely a leggyakrabban előforduló problémák kiváltó okainak meghatározására irányul.

Az IAS úgy véli, hogy a szervezeti informatikai szakértőket jobban be kell vonni az információs rendszerek fejlesztési projektjeinek kidolgozásába, valamint hogy néhány főigazgatóságnak szervezeti szinten rendszeresen közölnie kell informatikai főtervét és a projektek meghatározását. Az IAS továbbá úgy véli, hogy az informatikai projekteknek meg kell felelniük a módszertanra és a szervezeti felépítés aspektusaira vonatkozó minimumkövetelményeknek.

A Bizottság véleménye szerint az új informatikai irányítási struktúra megfelel a két vezetői levélben kiemelt igényeknek. Ez az új struktúra az informatikai munkacsoport jelentésében foglalt menetrendnek megfelelően a Bizottság informatikai rendszereinek átfogó csökkentését is maga után vonja majd.

Az informatikai biztonsági politika a magas szintű informatikai bizottság hatáskörébe, az operatív informatikai biztonsági kérdések pedig a Bizottság biztonsági tanácsának hatáskörébe tartoznak. A Bizottság szerint nincs szükség további olyan struktúrára, amely kizárólag informatikai biztonsági kérdésekkel foglalkozik.

Az informatikai projektek irányítását illetően „A bizottsági IT legjobb kihasználása” című bizottsági közlemény[8] új informatikai irányítási rendelkezéseinek értelmében létrehozták az információs rendszerek projektigazgatóságát. Megbízatásának egy része annak biztosítása, hogy a projektek összhangban vannak a standard módszerekkel, megszüntetik a feleslegeket, valamint szinergiát teremtenek a kiválasztott projektek között.

A racionalizálást a magas szintű informatikai bizottság irányítja, és már nyolc olyan üzleti szegmenst tárt fel, amelyen jelenleg folyik az egyszerűsítés. Minden egyes üzleti szegmens vonatkozásában ajánlásokat fogalmaztak meg az olyan informatikai rendszerekkel kapcsolatban, amelyeket fel kell számolni, illetve amelyek funkcióit közös/szervezeti informatikai eszköznek kell átvennie.

A Bizottság szerint az informatikai irányításban végrehajtott változtatások megfelelnek az IAS észrevételeinek, és jelentős javulást biztosítanak az informatikai stratégia kialakításának és végrehajtásának módjában.

- A helyi informatika ellenőrzése az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóságnál

Az ellenőrzés eredményeképpen az informatikai projektirányítással kapcsolatban azt ajánlották, hogy az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság az összes jelentős végrehajtandó informatikai projekt esetében vezessen be formális informatikai projekt kockázatértékelési keretet, valamint specifikusabb projektkockázat-nyilvántartást. Az IAS azt is megállapította, hogy a Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóságnak be kell fejeznie az LLPLink[9] elképzeléseket bemutató dokumentumát.

A formális informatikai projekt kockázatértékelési keretet, a specifikusabb projektkockázat-nyilvántartást és az elképzeléseket bemutató dokumentumot 2010 folyamán véglegesítették.

Az információbiztonságra vonatkozóan az IAS potenciális biztonsági problémákat tárt fel egy információs rendszer esetében. A hitelesítő mechanizmusokat fejlesztő új jelszó-politikát vezettek be, és az összes észrevétellel foglalkozó teljes cselekvési tervet várhatóan 2011 folyamán hajtják végre teljes körűen.

- Az üzletmenet-folytonosság menedzsment (Business Continuity Management, a továbbiakban: BCM) ellenőrzése az Informatikai Főigazgatóságnál

Ez az ellenőrzési feladat a Bizottság BCM-értékelésének részét képezi, amely 2009-ben kezdődött. Az IAS az üzletmenet-folytonossági programmenedzsment fejlesztésére irányuló ajánlásokat fogalmazott meg, ideértve a váratlan események kezelésére szolgáló eljárások teljes körű integrálását az üzletmenet-folytonossági keretbe és a válságszimulációs feltételek szerinti tesztelést is. Az ajánlások ezenfelül a következőket is tartalmazták: a BCM Informatikai Főigazgatóságon belüli végrehajtását felügyelő irányító funkció létrehozása, valamint az átfogó tervezési és koordinációs tevékenységek – így a (kölcsönös) függőségek azonosításának és koordinálásának – fejlesztése.

Az ebben a jelentésben foglalt ajánlások végrehajtását követően az IAS ellenőrzési véleményt ad majd ki a nyomonkövetési tevékenység után.

Ellenőrzési stratégiák

- Strukturális alapok – Regionális Politikai Főigazgatóság és A Foglalkoztatás, a Szociális Ügyek és a Társadalmi Befogadás Főigazgatósága

Az IAS két ellenőrzési stratégiai auditot folytatott le a Regionális Politikai Főigazgatóságnál és A Foglalkoztatás, a Szociális Ügyek és a Társadalmi Befogadás Főigazgatóságánál. Elsődlegesen a tagállamok feladata a hatékony belső kontrollrendszerek alkalmazása, míg a Bizottság felügyeleti szerepet gyakorol a nemzeti rendszerek felett és vállalja a végső felelősséget a költségvetés végrehajtásáért.

Az ellenőrzés több erősséget állapított meg mindkét főigazgatóságnál (amelyek már fejlett ellenőrzési szolgálattal rendelkeznek), ugyanakkor még mindig van néhány hiányosság a stratégiai tervezési folyamatban, különösen a helyszíni ellenőrzések és a dokumentumok ellenőrzése közötti egyensúlyt tekintve. Az IAS azt ajánlotta, hogy az ellenőrzési terveket egy éven túlra állítsák össze, hogy azok összhangban legyenek az ellenőrzési stratégiával, erősítsék meg a kockázatértékelési eljárást, folytassanak hatékonyabb koordinációt a közös területeken, javítsák az ellenőrzések lefedettsége és a tervezett biztosítékok közötti kapcsolatot, valamint hozzanak létre átfogóbb minőségbiztosítási rendszert. Ezek a rendelkezések egyértelmű képet adnak a teljesítendő ellenőrzési standardokról, továbbá rendszeres belső és külső minőségértékelést biztosítanak.

Mindkét főigazgatóság cselekvési tervet nyújtott be, amelyet kielégítőnek találtak, és a strukturális alapokkal foglalkozó többi főigazgatóság ellenőrzési osztályaival együttműködve megkezdték a minőségbiztosítási program végrehajtását (amely tartalmazza a mindenre kiterjedő fő teljesítménymutatókat és a követendő nemzetközi ellenőrzési standardokat).

A strukturális alapok ellenőrzési stratégiája most már a strukturális alapok koordinációs megbeszélései keretében (ellenőrzési megközelítése, tervezés, kockázatértékelés, a reprezentatív minta ellenőrzésének módszerei és módozatai) a rendszeres koordináción és az ellenőrzési stratégia nyomonkövetésén, valamint az erőforrások hatékonyabb újraelosztását lehetővé tevő többéves ellenőrzési terveken alapul. Új kockázatértékelési modellt vezettek be, amely magában foglalja a korábbi ellenőrzési eredmények konszolidálását, valamint a csalások megelőzéséhez és feltárásához kapcsolódó egyedi kritériumokat. A cselekvési tervekben foglalt valamennyi fellépést várhatóan 2011 folyamán végrehajtják.

- Ellenőrzési stratégia – Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság

Az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság centralizált közvetett irányítási módra vonatkozó ellenőrzési stratégiáját az egész életen át tartó tanulás programját irányító nemzeti irodák felügyeletével és nyomonkövetésével foglalkozó ellenőrzés keretében értékelték, ideértve a nemzeti irodák, illetve a nemzeti hatóságok által végzett elsődleges, illetve másodlagos ellenőrzések felügyeletét. Noha az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság jelentős erőfeszítéseket tett, további javulásra van szükség a korábbi évek előfinanszírozásainak elszámolásában és a főigazgatóságok felügyeleti mechanizmusaiban, hogy előnyre tegyenek szert a különböző ellenőrzési szintekről származó hatékony hozzájárulásból.

2011-től kezdődően az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság a nemzeti hatóságok másodlagos ellenőrzései és a nemzeti irodák elsődleges ellenőrzései minőségének és eredményességének pontosan dokumentált kockázatelemzése alapján tovább javítja éves felügyeleti ellenőrzési programját. Ezt a programot a nemzeti hatóságok éves és többéves ellenőrzési terve elemzésének alapján aktualizálni fogják, hogy biztosítsák az ellenőrzési stratégia (egységes ellenőrzés) a szándékoknak megfelelő működését. Ezenfelül az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság összeállítja a másodlagos ellenőrzésekhez kapcsolódó mutatók listáját, hogy alátámassza a nemzeti hatóságok által nyújtott bizonyosság eredményességét. Az összes ajánlást várhatóan 2011 folyamán hajtják végre teljes mértékben.

- Fejlesztési segély – AIDCO és Bővítési Főigazgatóság

Az AIDCO tematikus költségvetési tételekre (centralizált irányítási mód) vonatkozó ellenőrzési stratégiája megfelelőségének és eredményességének értékelésével kapcsolatos ellenőrzés kiemelte, hogy megfelelő információkat kell beszerezni a küldöttségvezetőktől, hogy alátámasszák a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő által évente benyújtott megbízhatósági nyilatkozatot.

Az IAS azt ajánlotta, hogy elemezzék az erre az eszközre vonatkozó továbbadott felhatalmazási és jelentéstételi láncot, tovább határozzanak meg és hajtsanak végre eredménymutatókat tartalmazó relevánsabb ellenőrzéseket, értékeljék a személyzeti létszámot, valamint csökkentsék a helyi ajánlattételi felhívások értékelése során előforduló hibákat.

A részlegesen decentralizált irányítási mód keretében végrehajtott programok irányítási eljárásait az Európai Fejlesztési Alap (EFA) és az uniós költségvetés által finanszírozott program-előirányzatok pénzügyi irányítására vonatkozó ellenőrzés keretében értékelték. Az IAS azt ajánlotta, hogy az AIDCO fokozza az iránymutatást, ösztönözze az egységes ellenőrzőlisták használatát, valamint erősítse a felügyeletet annak biztosítása érdekében, hogy az ellenőrzések elegendő bizonyosságot nyújtsanak a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő számára.

Az Európai Külügyi Szolgálat létrehozását, valamint az AIDCO és a Fejlesztési Főigazgatóság egybeolvasztását követően felülvizsgálták és kiigazították a továbbadott felhatalmazási és jelentéstételi láncot. Új jelentéstételi követelményeket és mutatókat vezettek be, hogy megfelelőbben alátámasszák és számszerűsítsék az ellenőrzések hatását és költséghatékonyságát, valamint hogy a jelentésekből erősebb bizonyosságot szerezhessenek. A EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság új mutatókat vezetett be, amelyek célja a humánerőforrás megfelelőségének pontosabb értékelése. A EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság a helyi ajánlattételi felhívások irányítási és pályázati eljárásait is javítja (egyszerűsítés, egységesített támogatási kérelmek), valamint tervei szerint cselekvési tervét ez év végéig teljes mértékben végrehajtja.

A Bővítési Főigazgatóságnál az előcsatlakozási támogatási eszközzel kapcsolatos beszerzésre vonatkozó ellenőrzés során megvizsgálták a centralizált és a decentralizált irányítási mód keretében folytatott ellenőrzéseket. Az IAS azt ajánlotta, hogy az ellenőrzőlistákat olyan ellenőrzési minimumkövetelmények alapján állítsák össze, amelyeket az egyedi kockázatok kezelése érdekében minden egyes továbbadott felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő kitölt és/vagy kiigazít.

Az előcsatlakozási támogatási eszköz támogatásainak ellenőrzése során (centralizált és megosztott irányítási mód) az IAS azt ajánlotta, hogy alakítsanak ki gyakorlati előzetes értékelési eljárásokat, valamint biztosítsák az adatok következetes feldolgozását és jelentését az irányítási eszközökben. Az ajánlattételi felhívások vezetői felügyeletét meg kell erősíteni, valamint a jelenlegi eljárást az értékelési eljárások fokozása, az informatikai eszközök fejlesztése és többéves szándéknyilatkozati felhívások alkalmazása révén optimalizálni kell.

A Bővítési Főigazgatóság összehangolt ellenőrzőlistákat hozott létre a beszerzési eljárások előzetes ellenőrzésének támogatására, valamint célzottabb jelentéstétel és az adatok következetesebb feldolgozása révén megerősítette a támogatásokra vonatkozó ajánlattételi felhívások felügyeletét.

- Közös betegségbiztosítási rendszer – Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal

Az ellenőrzés a közös betegségbiztosítási rendszer Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal általi irányításának belső felépítésére és belső ellenőrzési környezetére, valamint ellenőrzési stratégiájára összpontosult. Az IAS nem kielégítő ellenőrzési véleményt bocsátott ki.

Az IAS véleménye szerint a közös betegségbiztosítási rendszer központi irodájának határozottabban és proaktívabban kell támogatnia a többi intézménynél és más földrajzi helyeken lévő kifizetési irodákat, valamint átfogó előzetes és utólagos ellenőrzési stratégiát kell kidolgoznia és biztosítania kell az ellenőrzések alkalmazásának és dokumentálásának következetességét. Az IAS egyéb ajánlásokat is megfogalmazott, amelyek a csalásmegelőzési- és felderítési stratégia kialakítására irányultak.

A Bizottság új szervezeti felépítést fogadott el, amelynek eredményeképpen a közös betegségbiztosítási rendszer Tanácsnál lévő részlegét beolvasztották. A más földrajzi helyeken lévő szervek és a központi iroda között most már rendszeres találkozókra kerül sor. Olyan ellenőrzési stratégiát alakítottak ki, amely meghatározza az ellenőrzési folyamatokat, a jelentéstételi szinteket és az ellenőrzési tervet. Az ellenőrzés során megállapított néhány lényeges hiányosság (a pénzügyi hiányok és tartalékok rendszeres nyomonkövetése és jelentése, a személyzet által aláírt orvosi titoktartási nyilatkozatok stb.) kezelése érdekében haladéktalanul további intézkedéseket hajtottak végre. 2011 végére valamennyi lényeges ellenőrzési ajánlást végrehajtják.

A kifizetési határidők betartására vonatkozó ellenőrzés (Költségvetési Főigazgatóság, Humanitárius Segélyek és Polgári Védelem Főigazgatósága, Mobilitáspolitikai és Közlekedési Főigazgatóság, Energiaügyi Főigazgatóság, AIDCO)

Az ellenőrzési tevékenység a következőkre terjedt ki: a kifizetési műveletek feldolgozása a centralizált irányítás keretében, nyomonkövetési és jelentéstételi tevékenységek az operatív és a horizontális főigazgatóságokon egyaránt, valamint a központi és helyi informatikai rendszerek használata. Az IAS úgy vélte, hogy a kifizetési határidők betartására vonatkozó, a Bizottságnál működő belső kontrollrendszerek néhány nagyon fontos kérdés kivételével ésszerű bizonyosságot nyújtanak az üzleti célkitűzések megvalósítása tekintetében.

Az ellenőrzött operatív főigazgatóságok (a Humanitárius Segélyek és Polgári Védelem Főigazgatósága kivételével) nem követték nyomon rendszeresen a kifizetési határidők betartását, és a vezetésnek címzett jelentések nem mindig tartalmazták a kifizetési határidők betartásának felügyeletéhez szükséges összes információt.

Az IAS azt ajánlotta, hogy fokozzák a központi és helyi szinteken folytatott nyomonkövetést, és alkalmazzanak hatékony vezetői jelentéstételi rendszereket. Az ellenőrzés hiányosságokat állapított meg az iránymutatások és utasítások/eljárás kapcsán is, valamint feltárta a kifizetések feldolgozásának javításra szoruló területeit, különösen az adatbevitelre, a felfüggesztésekre és a számlák időben történő rögzítésének minőségére vonatkozóan.

A Bizottság a korábbi évek során számos fejlesztést hajtott végre ezen a területen (amint azt az európai ombudsman rendszeres vizsgálati tevékenységének eredményei is igazolják), ami a helyi informatikai rendszerek validálása tekintetében az ABAC rendszerben történt fejlesztéseknek, a pontosabb iránymutatásoknak és a rendszeres nyomonkövetésnek köszönhető.

Felülvizsgálják azokat a meglévő egységesített jelentéseket, amelyek lehetővé teszik az operatív főigazgatóságok számára a kifizetési műveleteknek és a kifizetési határidők betartásának a nyomonkövetését. Munkacsoportot hoztak létre, amely megvizsgálja a meglévő iránymutatásokat és javításokra tesz javaslatot. Felhívták a szolgálatok figyelmét arra, hogy a késedelmes fizetésekre vonatkozó adatokat pontosan kell továbbítani az ABAC-ba. A költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálatának elfogadását követően megfontolásra kerül a kifizetések felfüggesztésére vonatkozó ABAC-funkcionalitások kiigazítása. A cselekvési terveket 2012 végére teljes mértékben végrehajtják.

KÖVETKEZTETÉSEK

Az IAS munkája elősegíti a hatékonyság és eredményesség kultúrájának kialakítását. Ellenőrzési tevékenysége segíti a Bizottságot a szinergiák és a kockázatok azonosításában, következésképpen erősíti a Bizottság irányítását.

A Bizottság megjegyzi, hogy az IAS és az ellenőrzött főigazgatóságok között, valamint a belső ellenőrzési részlegekkel az együttműködés pozitív. Az ellenőrzési ajánlások alapján ebben az évben és a korábbi években összeállított cselekvési tervek végrehajtása hozzájárul a Bizottság belső ellenőrzési keretének folyamatos javulásához.

Ellenőrzési eljárások

Az IAS kiemelte, hogy az AIDCO megbízhatósági eljárásában a küldöttségvezetőknek pontosabb információkat kell nyújtaniuk, az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság esetében pedig el kell kerülni saját szolgálatai és a nemzeti irodák által végzett ellenőrzések közti szükségtelen átfedéseket. A Bővítési Főigazgatóság azon kezdeményezését, hogy a küldöttségvezetők nyújtsanak be éves megbízhatósági stratégiát, ki kell egészíteni az összes küldöttségre alkalmazandó ellenőrzőlisták összeállításával. Az IAS olyan fejlesztéseket ajánlott a Regionális Politikai Főigazgatóság és A Foglalkoztatás, a Szociális Ügyek és a Társadalmi Befogadás Főigazgatósága számára, amelyek szükségesnek bizonyulnak a többéves programokra vonatkozó megbízhatóság biztosításához. Az ellenőrzési stratégiák tekintetében a Bizottság sok fontos intézkedést fogadott el, amelyek lehetővé teszik szolgálatai számára, hogy megfelelő audit- és kontrollrendszereket alakítsanak ki. Azokon a területeken, ahol a legtöbb a kockázat, cselekvési terveket állítottak össze és hajtottak végre, így lehetővé válik az ellenőrzési tevékenységek pontosabb tervezése és nyomonkövetése, az igazgatási teher és az átfedések megszüntetése, valamint a Bizottság belső kontrollrendszereinek hatékonyabbá tétele.

A kifizetések jogi határidejének betartására vonatkozó ellenőrzések kevésbé voltak hatékonyak néhány olyan főigazgatóságon, amelyek nem mindig alkalmazták a Bizottság által kért rövidebb határidőket. A vezetésnek javítania kell a kifizetések feldolgozására vonatkozó ellenőrzési eljárások megfelelő végrehajtásának felügyeletét. A Bizottság számos intézkedést hozott, hogy javítsa a kifizetések teljesítését és a hozzá kapcsolódó ellenőrzési mechanizmusokat, nevezetesen az informatikai rendszerek (ABAC), a helyi informatikai rendszerek validálása és az iránymutatások tekintetében, valamint rendszeres és hatékonyabb nyomon követés révén.

Az IAS tevékenysége számos megfontolandó kérdést tárt fel azzal a céllal, hogy javítsa az informatikai induló projektek hatékonyságát és eredményességét annak érdekében, hogy a Bizottság még költséghatékonyabban, eredményesebben és biztonságosabban valósíthassa meg céljait. Az informatikai munkacsoport ajánlásait követően a Bizottság megújította informatikai irányítását: 2010-ben felállították a tevékenységalapú irányítási és informatikai irányító csoportot, amelyet az információs rendszerek projektigazgatóságának és a magas szintű informatikai bizottságnak a létrehozása követett 2011-ben. Ez jelentős előrelépés az informatikai stratégia kialakításában és végrehajtásában.

Az IAS a nemrégiben szétválasztott főigazgatóságokra vonatkozó ellenőrzési munkájából olyan tapasztalatokat vont le, amelyeket a főigazgatóságok minden jövőbeli szétválasztása előtt figyelembe kell venni annak érdekében, hogy csökkentsék a változások főigazgatóságokra, valamint központi és horizontális szolgálatokra és személyzetükre gyakorolt hatását. A Bizottság szerint még túl korai következtetéseket levonni a közös főigazgatóságok előnyeiről és hátrányairól, később azonban figyelembe veszi majd ezeket, amikor az érintett szolgálatok több tapasztalattal rendelkeznek az új szervezeti struktúrával kapcsolatban.

Csalás

Ezen a téren az IAS különösen azt emelte ki, hogy a csalások megelőzése és feltárása tekintetében nem egyértelmű a szervezeti elszámoltathatóság, valamint hogy bizottsági szinten frissíteni kell a csalás elleni stratégiát.

A Bizottság elfogadta az OLAF által a központi szolgálatokkal és az operatív főigazgatóságokkal közösen készített új csalás elleni stratégiát, és teljes körűen foglalkozik az IAS által felvetett problémákkal.

[1] Egyes, 2010 elején véglegesített jelentések bekerültek a 2009. évi jelentésbe, így a 2010. évi jelentés nem tér ki rájuk újra. Hasonlóképpen, a 2010. évi jelentés tartalmaz néhány olyan jelentést is, amelynek tervezete 2010-ben készült, de véglegesítésükre csak 2011 február 1-jén került sor.

[2] COM (2011)0323, 2011.6.1.

[3] A C1-feladatok az egy éven belül végrehajtandó feladatokat jelentik.

[4] A C2-feladatok azok a feladatok, amelyek átvihetők a következő évre, különösen abban az esetben, ha a cselekvési tervek megvalósításának hiányosságai miatt nem megalapozott a nyomonkövetési ellenőrzés, vagy ha az ellenőrzött szervezetnél késések jelentkeznek.

[5] COM(2011) 0376, 2011.6.24.

[6] A SOLID alapok a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása keretprogram” alapján irányított uniós alapok.

[7] A vezetői levél általában az ellenőrzések vagy tanácsadói tevékenység megállapításaiból származó tanácsokat nyújt a vezetőségnek, és a számvevők hivatalosan nem követik nyomon. Abban különbözik az ellenőrzési tevékenységről (megbízhatósági munkáról) szóló jelentéstől, hogy ez utóbbiban a számvevők véleményt adnak és cselekvési tervet írnak elő az elfogadott ajánlások végrehajtására, amely aztán hivatalos nyomonkövetési eljárás tárgyát képezi.

[8] SEC(2010) 1182, 2010.10.07.

[9] Az LLPLink az egyik legfőbb információs rendszer.