[pic] | EURÓPAI BIZOTTSÁG |

Brüsszel, 2010.8.31.

COM(2010) 447 végleges

A BIZOTTSÁG JELENTÉSE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK ÉS A TANÁCSNAK

Éves jelentés a mentesítésért felelős hatóság részérea 2009-ben elvégzett belső ellenőrzésekről (A költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdése)

SEC(2010) 994

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

1.1. Az IAS küldetése: Függetlenség, objektivitás és elszámoltathatóság 3

2. Munkakörnyezet és ellenőrzési terv 3

2.1. A belső ellenőrzési folyamat 3

2.2. Az IAS stratégiai ellenőrzési tervének végrehajtása 4

2.3. Az ajánlások elfogadása és az IAS munkájának megítélése 4

3. Az IAS fő megállapításai és ajánlásai 5

4. Következtetések 10

BEVEZETÉS

E jelentés tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (Internal Audit Service, a továbbiakban: IAS) által a költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban elvégzett munkáról. E jelentés az IAS azon jelentésén alapul, amely a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése szerint az ellenőrzés legfontosabb megállapításairól és – a szakmai normákkal összhangban – a jelentős kockázati tényezőkről, valamint az ellenőrzési és szervezetirányítási kérdésekről készült.

E jelentés az IAS által a Bizottság szervezeti egységeinél és végrehajtó ügynökségeinél 2009-ben[1] készített ellenőrzési és tanácsadói jelentéseken alapul. A jelentés nem tartalmazza az IAS által ellenőrzött egyéb ügynökségeknél vagy szerveknél végzett ellenőrzési munkát; ezekről külön éves jelentések készülnek.

A Bizottságnak a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő megállapításaira és következtetéseire adott válaszát az összefoglaló jelentés[2] tartalmazza. A Bizottság ebben fejti ki álláspontját az IAS, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, valamint az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság által, illetve a költségvetési rendelet háromévenkénti felülvizsgálatára irányuló javaslatokban megnevezett átfogó kérdésekről.

Az IAS küldetése: Függetlenség, objektivitás és elszámoltathatóság

Az IAS küldetése az, hogy hozzájáruljon az Európai Bizottság hatékony és eredményes gazdálkodásához a Bizottságon, valamint a szabályozó és végrehajtó ügynökségeken belüli belső irányítási és kontrollrendszerek ellenőrzése révén, a folyamatos fejlesztés megvalósítása érdekében ezek hatékonyságának értékelését célozva.

Az IAS az ellenőrzésért felelős biztos felügyelete alá tartozik, és az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság előtt elszámoltatható.

Az IAS a Belső Ellenőrök Intézete (IIA) által összeállított, a nemzetközi szakmai módszerekről szóló keretszabálynak megfelelően végzi tevékenységét, és a belső ellenőr kinyilvánította szervezeti függetlenségét az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság előtt.

A költségvetési rendelet végrehajtási szabályairól szóló rendelet 112. cikke értelmében a pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testület 2009-ben nem tárt fel semmiféle rendszerbeli hibát.

MUNKAKÖRNYEZET ÉS ELLENőRZÉSI TERV

A belső ellenőrzési folyamat

Az IAS együttműködött a Számvevőszékkel és a belső ellenőrzési részlegekkel az ellenőrzési tervezés összehangolása, az ellenőrzési jelentések rendszeres biztosítása, valamint a módszertan és a közös képzési lehetőségek megosztása terén.

Az IAS és a belső ellenőrzési részlegek az ellenőrzési környezet közös definícióját és közös kockázatértékelési módszertant alkalmaznak. A belső ellenőrzési részlegeket összekötő, az IAS elnökletével működő hálózat (az Auditnet) továbbra is hatékony fórumként szolgált a belső ellenőrzési megközelítés egész Bizottságra kiterjedő összehangolásához.

Lezárult a bizottsági belső ellenőrök szakmai képzési programjának kialakítása, beleértve a csalás megelőzéséről szóló, OLAF által kifejlesztett képzést is.

Az IAS stratégiai ellenőrzési tervének végrehajtása

Az IAS 2007–2009 közötti időszakra szóló stratégiai ellenőrzési tervét 2009-ben frissítették a vezetőség éves kockázatelemzésének eredményeire és a külső és belső környezet egyéb – pl. a szervezet tevékenységét, műveleteit, programjait, rendszereit és ellenőrzéseit érintő – változásaira való tekintettel.

A 2007–2009-es tervezési ciklus végére le kellett zárulnia a Bizottság belső kontrollrendszereinek az IAS vagy a belső ellenőrzési részlegek által végzett ellenőrzésének, mely rendszerek a pénzügyi ellenőrzési környezet 56 %-át (a 2009. évi költségvetési kötelezettségvállalások 66 %-át) fedték le. A lefedettség végső szintjét akkor lehet majd pontosan megállapítani, ha már az összes belső ellenőrzési részleg benyújtotta a frissített adatokat. Az IAS emellett több ellenőrzést végzett a nem pénzügyi területre (pl. az üzletmenet folytonosságára és a kockázatkezelésre) vonatkozóan is.

2009-ben az IAS munkaprogramját 87 %-ban hajtotta végre, ami a C1-feladatok[3] 100 %-át, a C2-feladatok[4] 66 %-át jelentette. Összesen 67 jelentés jelent meg (34 ellenőrzési, 32 nyomon követési és 1 tanácsadó jelentés). Teljes felsorolásuk a mellékletben található.

Az ajánlások elfogadása és az IAS munkájának megítélése

2009-ben az ellenőrzött szervezetek 98,8 %-ban fogadták el az ellenőrzési ajánlásokat.

[pic]

* Két „nagyon fontos” és egy „fontos” ajánlás kivételével valamennyi ajánlást elfogadták.

Az ellenőrzött szervezetek egyes ellenőrzésekkel való elégedettségére vonatkozó visszajelzések 1,71-es átlagos értéket mutattak az 1-től (legmagasabb) 4-ig (legalacsonyabb) terjedő skálán, míg ez az eredmény 2008-ban 1,74 pont, 2007-ben pedig 1,86 pont volt. Egy 2010 elején végzett felmérés eredményei azt jelzik, hogy az érdekelt felek 78,8 %-a szerint az IAS világos elképzelést képvisel és kommunikál az irányításra és a belső kontrollra vonatkozóan, 90,0 %-uk úgy vélte, hogy az ellenőrzéseket tisztességesen, tárgyilagosan és méltányosan végezték, és 76,3 %-uk úgy találta, hogy az IAS ajánlásait az ellenőrzött szervezetek jól tudják hasznosítani (összehasonlításképp ez utóbbi arány 2008-ban 61,5 %, 2007-ben pedig 48,8 % volt.) Összességében véve a válaszadók 90,0 %-a úgy ítélte meg, hogy az IAS által végzett munka hozzájárul a Bizottság és végrehajtó ügynökségei irányítási és kontrollrendszereinek minőségéhez.

AZ IAS Fő MEGÁLLAPÍTÁSAI ÉS AJÁNLÁSAI

Az üzletmenet folytonossága

Az üzletmenet-folytonosság menedzsment (Business Continuity Management, a továbbiakban: BCM) kielégítő voltát és hatékonyságát négy szolgálatnál értékelték. Az IAS figyelembe vette, hogy a BCM kialakulóban levő eljárás, amely még nem kifejlett, továbbá hogy 2006 óta jelentős erőfeszítések történtek létrehozása, megvalósítása és javítása érdekében. Ugyanakkor az IAS megítélése szerint jobb ügyviteli áttekintésre és az általános iránymutatás továbbfejlesztésére van szükség. Az IAS azt ajánlotta, hogy az ezen ajánlások figyelembevételéért való felelősséget ruházzák megfelelő felügyeleti szervre vagy irányító funkcióra. A BCM-ért felelős horizontális szolgálatnak kiterjedtebb iránymutatást kellene nyújtania az üzleti hatásvizsgálat kockázatelemzés alapján történő elvégzésének módjáról, fejlesztenie kellene az átfogó kérdések és kölcsönhatások koordinálását, valamint javíthatja az üzletmenet-folytonossági tervezést. A szolgálatok üzletmenet-folytonossági tervezésére vonatkozóan intézményi szintű áttekintésre van szükség. Ezen áttekintés biztosítása érdekében listát kell készíteni az összes kritikus tevékenységről. A terveket rendszeresen tesztelni kell a gyakorlatban, és kötelező, rendszeres szimulációs gyakorlatokat tartalmazó intézményi BCM-programot kell kialakítani.

Kockázatkezelés

A jelenlegi kockázatkezelési keretrendszert 2005-ben vezették be, a 2005 és 2007 közötti időszakban végrehajtandó cselekvési tervvel együtt. A 2009-ben két horizontális és két operatív szolgálatnál lefolytatott ellenőrzési tevékenység a kockázatkezelési keretrendszer megfelelőségét és végrehajtásának hatékonyságát egyaránt értékelte.

Az ellenőrzés megerősítette, hogy a Bizottság kockázatkezelési keretrendszere megfelel a nemzetközileg elfogadott standardnak, azaz a COSO Vállalkozások kockázatkezelése szerinti modellnek, valamint megbízható alapot nyújt a kockázatkezeléshez.

Az IAS azt ajánlotta, hogy jelentős mértékben erősítsék meg a központi szolgálatok szerepét, hogy hatékony áttekintéshez lehessen jutni a Bizottságon belüli kockázatkezelés megvalósításáról, és biztosítani lehessen az átfogó kockázatok megfelelő kezelését, továbbá azt, hogy határozzák meg pontosan az intézmény egészét érintő kockázatokat. Azt is javasolta, hogy a központi szolgálatok mozdítsák elő a kockázatkezelésre vonatkozó bevált gyakorlat alkalmazását, elemezzék a főigazgatóságok által jelentett kritikus kockázatokat és a vezetés ezekre adott válaszait, valamint juttassák el a biztosi testületnek elemzésük egységes szerkezetbe foglalt változatát.

A kockázatkezelés és kockázatokra vonatkozó jelentéstétel javításához a kulcsfogalmak tisztázása (pl. az inherens és a fennmaradó kritikus kockázatok értékelése) és további iránymutatás (pl. a kockázattűrés fogalmának alkalmazása és a külső partnerektől való függésből eredő kockázatok mérlegelése) szükséges.

Az operatív főigazgatóságoknak meg kell erősíteniük jelenlegi kockázatkezelési módszereiket, valamint hatékony eszközzé és irányítási folyamataik szerves részévé kell tenniük a kockázatkezelést.

Közbeszerzés és a támogatások kezelése

A belső politikák területén három új ellenőrzésre és öt nyomon követésre került sor a közbeszerzésre és a támogatások kezelésére vonatkozóan.

A JRC Főigazgatóság közbeszerzési eljárásai tekintetében – decentralizált szerkezetéből és tevékenységeinek speciális jellegéből adódóan – inherens kockázatokkal kell számolni. A nukleáris anyagok kezelésének és a nukleáris kutatási berendezések működtetésének következtében különleges kockázati kitettség jelentkezik. Az IAS a beszerzéstervezés folyamatát, a beszerzési akták dokumentálását, az utólagos ellenőrzéseket, az iránymutatásokat, valamint a kivételek nyomon követését érintő javításokat ajánlott.

Az Eurostat által nyújtott támogatások esetében az IAS azt javasolta, hogy erősítsék meg a nagy projektek előzetes értékelését, fejlesszék tovább a támogatás-odaítélési eljárás előkészítése során történő értékelést, és egyszerűsítsék a költségek Bizottságnak való felszámításának alapját.

A Schengeni Támogatás alapján nyújtott támogatások kezelését illetően az IAS azt javasolta, hogy a JLS éves tevékenységi jelentéseiben javítsák a jelentéstétel minőségét oly módon, hogy azok tartalmazzák a decentralizált irányítás keretében végrehajtott programokra irányuló fő ellenőrzések összefoglalását, valamint tüntessék fel az alapul szolgáló műveletek jogszerűségét és szabályszerűségét igazoló fő teljesítménymutatókat. A Schengeni Támogatásra irányuló ellenőrzésekről megállapították, hogy jogalapjuk nem egyértelmű. A „2. Schengeni Támogatás” Bulgáriában és Romániában mutatott alacsony végrehajtási aránya azt jelzi, hogy az uniós külső határok eredményes ellenőrzésének javítását célzó főbb tevékenységek az ellenőrzés idején még nem valósultak meg, illetve késedelmesek voltak. Fennállt annak kockázata is, hogy Bulgária esetleg nem hajtja végre hiánytalanul a „2. Schengeni Támogatás” költségvetését. Kívánatos, hogy a DG JLS a tagállam hatóságaival egyetértésben kialakított cselekvési terv létrehozásával erősítse meg Bulgária előrehaladásának nyomon követését, valamint mérlegelje annak lehetőségét, hogy az előirányzatok megszűnését korlátozó tervet alakítson ki arra az esetre, ha a tevékenységeket nem hajtják végre.

A Kutatási Főigazgatóság 7. keretprogramjára vonatkozó ellenőrzések kialakítása tekintetében az IAS az ellenőrzési stratégia továbbfejlesztését javasolta. Az ellenőrzések – tekintetbe véve azt is, hogy a jogi keret a kedvezményezetteket érintő előzetes ellenőrzések egyszerűsítését és csökkentését hangsúlyozza – felhívták a figyelmet arra, hogy megfelelő egyensúlyt kell kialakítani a megelőző intézkedések és az utólagos ellenőrzések között. Az IAS azt ajánlotta, hogy adott esetben alkalmazzanak szelektívebb, kockázatalapú ellenőrzéseket, és fejlesszenek ki világos csalás-megelőzési és –felderítési stratégiákat. A rendeletekben meghatározott szankcionálási mechanizmusokat – a visszatartó hatás biztosítása érdekében – a gyakorlatban is alkalmazni kellene.

Végrehajtó ügynökségek

A végrehajtó ügynökségekre bízott operatív költségvetésre két ellenőrzés irányult, és a végrehajtó ügynökségeknél két nyomon követési ellenőrzés zajlott le. Kitüntetett figyelmet kell szentelni annak, hogy a főigazgatóságok által ellátott feladatok újonnan létrehozott végrehajtó ügynökségekhez történő áthelyezése egyértelműen és szervezetten történjen, és a főigazgatóságok és a végrehajtó ügynökségek közötti feladatmegosztás egyértelmű legyen. Az IAS javasolta, hogy az adott felügyeleti főigazgatóság és a hozzá tartozó végrehajtó ügynökség kössön egyetértési megállapodást, a felügyeleti főigazgatóság pedig dolgozzon ki egyértelmű és hivatalos stratégiát a végrehajtó ügynökség operatív költségekkel kapcsolatos feladatai teljesítésének nyomon követésére.

Mindkét ellenőrzést követően azt tanácsolták, hogy a végrehajtó ügynökségek által igazgatott programokra vonatkozó nyomon követés és jelentéstétel alapjának javítása érdekében hozzanak létre átfogó és integrált vezetői információs rendszert.

Az IAS javasolta, hogy a Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Hivatal az eredményes végrehajtás biztosítása érdekében tesztelje üzletmenet-folytonossági tervét. Emellett felhívta a figyelmet arra, hogy a Bizottság IT- és biztonsági rendszereihez való hozzáférés korlátozása hátrányosan érintheti a végrehajtó ügynökségek működésének folytonosságát, mivel e rendszerek némelyikétől jelentős mértékben függenek.

Információtechnológiai (IT) kérdések

Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság kérésére két vezetői levelet adtak ki, amely összegezte az elmúlt években a nagy IT-rendszerekre és a szervezeti IT-rendszerekre[5] vonatkozóan végzett ellenőrzések által meghatározott lényeges pontokat.

A nagy IT-projektekkel kapcsolatban a következő kérdésekre hívták fel a figyelmet: az IT-re vonatkozó kockázatkezelési eljárások megerősítése rendszeres és részletes kockázatelemzések segítségével; hivatalos projektirányítási módszertan kialakítása és alkalmazása minden nagy IT-fejlesztésre vonatkozóan; az IT-alvállalkozók teljesítményének és munkájuk minőségének szoros nyomon követése; valamint teljes és hivatalos eljárás bevezetése az IT-rendszerek változtatásainak kezelésére. Külön felhívták a figyelmet az IT-beszerzésekre vonatkozó megfelelő tervezési és beszerzési stratégia jelentőségére, hogy a szolgáltatásnyújtókat érintő változások esetén elkerülhető legyen a technikai függés és a szolgáltatás megszakadása. A főbb IT-fejlesztések nyomon követése érdekében szervezeti szinten meg kell erősíteni a felügyeletet.

A nagy és a szervezeti IT-rendszereket egyaránt érintik az alábbi kockázatok:a vonatkozó szervezeti IT-irányítási szabályok be nem tartása; az elvárt eredmények időben és a tervezett költségvetésen belüli teljesítésének elmaradása; felhasználói elégedetlenség; a források nem hatékony felhasználása; valamint a jó hírnév károsítása.

A szervezeti IT-rendszerek esetében további kockázati tényezőket azonosítottak, melyek főként a megfelelő központi és helyi irányítás szükségességéhez kapcsolódnak: elégtelen szervezeti útmutatás és felügyelet az információs rendszerek fejlesztésére vonatkozóan; nem egyértelmű irányítási rendelkezések; az érdekelt felek döntési folyamatba való bevonásának hiányos volta; valamint az IT-projektek végrehajtása során felmerült költségek nem megfelelő felosztása. Amennyiben ezek a kockázatok bekövetkeznek, veszélyeztethetik azt, hogy koherens és eredményes bizottsági IT-stratégia valósuljon meg, továbbá hátrányosan érinthetik a projekt célkitűzéseinek elérését. Fennáll annak kockázata, hogy a Bizottság esetleg nem hatékonyan használja fel a rendelkezésre álló jelentős emberi erőforrásokat és költségvetési forrásokat.

Az IAS azt tanácsolta, hogy a Bizottság közép- és hosszú távú IT-stratégiájának és prioritásainak meghatározását megfelelő szerv felelősségi körébe utalják, majd a tevékenységalapú irányítás irányító csoportja hagyja jóvá ezeket, és kövesse nyomon eredményes végrehajtásukat. Ezeknek az IT-prioritásoknak – amelyeket mind az igazgatási, mind az operatív előirányzatokból finanszírozott rendszerekre vonatkozóan meg kell állapítani – kell képezniük az egyes főigazgatóságok IT-stratégiáinak ( Schémas Directeurs ), valamint a költségvetési források elkülönítésére és felszabadítására vonatkozó eljárásoknak az alapját. Pontosabban kell meghatározni a szervezeti IT-rendszerek igazgatásával kapcsolatos felelősségi köröket, és a főbb szereplők megfelelő részvételének szabályozásával meg kell erősíteni a kapcsolódó döntéshozatali folyamatot. Meg kell erősíteni a jelenlegi irányítási struktúrát a projektek szintjén, valamint szakterületi és szervezeti alapon is, és ezen belül meghatározott eljárásokat kell kialakítani arra, hogy milyen módon kezelhetők a szolgálatok közötti nézeteltérések a tevékenységalapú irányítás irányító csoport szintjén. A költségvetési eljárás és a költségek ellenőrzése szintén megerősítésre szorul.

Megosztott irányítás

Az IAS által végzett ellenőrzések a főigazgatóságok által a mezőgazdaság, a halászat és a kohézió fő szakpolitikai területeire vonatkozóan gyakorolt felügyeleti hatáskörre összpontosítottak. Ide tartoztak az érintett főigazgatóságok 2007–2013 közötti programozási időszakra vonatkozó többéves ellenőrzési stratégiáinak induló szakaszát vizsgáló ellenőrzések.

A mezőgazdaság terén az ellenőrzés a közvetlen támogatások tagállamoknak való visszafizetésére irányult, valamint az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszer (IIER) végrehajtásának ellenőrzésére azokban a tagállamokban, ahol korábban komoly hiányosságokat állapítottak meg, továbbá egy tagjelölt országban. Az IAS megállapította, hogy a tagállamoknak való kifizetések elindítása, engedélyezése és ellenőrzése kielégítően működik, továbbá hogy az elmúlt években a vizsgált országokban a Bizottság intenzíven nyomon követte az IIER végrehajtását. A vidékfejlesztésre vonatkozóan az IAS megállapította, hogy a jelenlegi belső kontrollrendszer megalapozott bizonyosságot nyújt az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap 2007–2013 közötti programozási időszakára meghatározott működési célok megvalósítására nézve. A belső koordináción ugyanakkor lehetne javítani annak biztosítása érdekében, hogy az ellenőrzések eredményeit érintő valamennyi releváns információ a területi vidékfejlesztési osztályok rendelkezésére álljon, és ezeket az információkat rendszeresen nyomon kövessék.

Az Európai Halászati Alap tekintetében az IAS javasolta, hogy a Tengerügyi és Halászati Főigazgatóság erősítse meg a tagállami végrehajtás ellenőrzését szolgáló jelenlegi eljárást és megfelelőbb dokumentálást biztosítson. Kívánatos, hogy a Tengerügyi és Halászati Főigazgatóság részletes ellenőrzési tervet fogadjon el, valamint a Regionális Politikai Főigazgatósággal és a Foglalkoztatási, Szociális és Esélyegyenlőségi Főigazgatósággal együttműködve alakítson ki dokumentált munkarendet arra az esetre, ha ugyanazon nemzeti ellenőrző hatósággal foglalkoznak. Az IAS emellett azt is ajánlotta a főigazgatóságnak, hogy ellenőrzési stratégiája tartalmazzon csalás-megelőzési és -felderítési eljárásokat is.

A kohézió területén az IAS a Regionális Politikai Főigazgatóság és a Foglalkoztatási, Szociális és Esélyegyenlőségi Főigazgatóság által a tagállamok 2007–2013 közötti programozási időszakra vonatkozó irányítási és kontrollrendszereire vonatkozóan végzett ellenőrzéseket vizsgálta meg. Az IAS megállapította, hogy bár az ellenőrzéseket a terveknek megfelelően végezték, az eljárás során a tagállami szolgálatoknak betudhatóan késések jelentkeztek. Az IAS aggályosnak találta a tagállami szinten nyújtott információk minőségét, és azt tanácsolta a főigazgatóságoknak, hogy a megbízhatósági eljárás következő stádiumában térjenek ezekre vissza. Az IAS egyetért a Számvevőszékkel, hogy a programozási időszaknak még túlságosan az elején járunk ahhoz, hogy megállapítható legyen, hogy a szabályokat és a felügyeleti rendszereket érintő változások sikeresen csökkentették-e a végső kezdeményezetteknek folyósított kifizetésekben jelentkező hibák számát. Az ellenőrzések felhívták a figyelmet arra, hogy a főigazgatóságoknak világosabban meg kell határozniuk saját ellenőrzési stratégiájukat, különösen abban a tekintetben, hogy milyen mértékben veszik figyelembe a tagállami ellenőrzési munka eredményeit. Lehetőség lenne a Bizottság és a tagállamok között összehangoltabb ellenőrzési megközelítés vagy akár közös ellenőrzések kialakítására, különösen amikor a különböző ellenőrzések ugyanazon nemzeti ellenőrző hatóságot érintik.

Eszközkezelés

A számítástechnikai eszközöket kezelő központ kivételével a Brüsszeli Infrastrukturális és Logisztikai Hivatal által végzett nyilvántartási eljárás ellenőrzése megállapította, hogy a jogalap hatályát vesztette, és nincs bizonyíték arra, hogy a kötelező rendszeres nyilvántartás-ellenőrzéseket minden esetben végrehajtották. Az IAS kiemelte, hogy az eredményes folyamat előfeltételeként jelentős szerepe van a feladatok és a felelősségi körök tisztázásának és a koordinációnak.

A Supply and Assets Management (SAM) projektre vonatkozóan végzett ellenőrzés fő eredményeit az IT-kérdésekkel foglalkozó fejezet foglalja össze.

Külső politikák

A közös kül- és biztonságpolitika (KKBP) költségvetésére irányuló ellenőrzés megállapította, hogy – a Tanáccsal megosztott felelősségből adódóan – a Bizottság csupán korlátozott befolyással van a KKBP-fellépések operatív végrehajtására és kapacitására. Az IAS nem tudott kellő bizonyosságot szerezni a KKBP költségvetésének kezelését illetően. Javasolta a Bizottságnak, hogy az előzetes értékelések tekintetében biztosítsa a jogi követelményeknek való hiánytalan megfelelést. A KKBP-fellépések elindítása és végrehajtása terén tapasztalt késések kiküszöbölésére megoldást jelenthet az, ha –a Tanáccsal együttműködve – megfelelőbb iránymutatást (eljárási kézikönyveket), egységesített eljárásokat, valamint eszköztárakat biztosítanak. Az IAS megállapította, hogy a polgári KBVP válságkezelési missziók esetében fennáll a jelentős alulköltés kockázata, továbbá helyszíni küldetési stratégiára, harmonizált jelentéstételre és kellő időben végrehajtott zárási eljárásokra van szükség.

Az élelmezési segélyprogram pénzügyi kezelésének ellenőrzése kellő bizonyossággal szolgált a kitűzött célkitűzések megvalósítására vonatkozóan. A szomszédságpolitikára, valamint a PHARE és a CARD lezárására vonatkozó ellenőrzések alapján az IAS az ellenőrzés javítását javasolja, valamint kiemeli a nagymértékű munkaerő-fluktuációból adódó kockázatokat.

A korábbi ellenőrzések ajánlásainak nyomon követése

Az ellenőrzött szolgálatok cselekvési terveket készítettek az IAS ajánlásainak megvalósítására. E tervek végrehajtását az „Issue-track” adatbázis segítségével követik nyomon, majd nyomon követési ellenőrzések során ellenőrzik.

A 2009-ben megvalósult 34 nyomon követési ellenőrzés közül 24 azzal a megállapítással zárult, hogy a kiindulópontként szolgáló ellenőrzési jelentésekben foglalt ajánlások mindegyikét végrehajtották, hat pedig azt állapította meg, hogy csupán egy ajánlás végrehajtása volt hiányos.

A belső ellenőrzési ajánlások végrehajtásának általános arányában további fejlődés volt tapasztalható. A legfrissebb (2010. január 29-i) statisztikai adatok szerint a nem teljesített „nagyon fontos” ajánlások 26 %-ának (159-ből 41-nek) esetében volt hat hónapot meghaladó késés, míg ez az érték az előző évi jelentés szerint 29 % volt.

KÖVETKEZTETÉSEK

A 2009-ben végrehajtott ellenőrzések és a kapcsolódó feladatok alapján a következő következtetések vonhatók le:

1. következtetés: Újabb előrelépések történtek, de az eredmények további javítása szükséges

Az IAS a Bizottság belső ellenőrzési környezetének folyamatos javulását tapasztalta, amely a fenntartások nélküli megbízhatósági nyilatkozat érdekében tett erőfeszítésekhez kapcsolódik. Az IAS azonban azt is megállapította, hogy a pénzügyi igazgatás számos területén további fejlesztésekre van szükség.

- Megosztott irányítás:

- A „2. Schengeni Támogatás” alapján nyújtott támogatások kezelését illetően – az engedélyezett szerződéshosszabbítás és a schengeni rész és a pénzforgalom közötti forrásfelosztást illető változtatások ellenére – a kockázati profilok pontosabb meghatározására és a zárási ellenőrzések ennek megfelelő módosítására van szükség, továbbá a JLS-nek szorosan nyomon kell követnie a költségvetési végrehajtást;

- Fejleszteni kell a strukturális alapok kezeléséért felelős bizottsági szolgálatok ellenőrzési stratégiáinak általános összehangolását, javítva ezáltal a közös ellenőrzési hatóságokkal való lefedettséget. A 2009-ben az ellenőrző hatóságok felülvizsgálata érdekében indított vizsgálat eredményei lehetővé teszik majd, hogy a Bizottság a kiadott véleményekre támaszkodjon, és ennek köszönhetően csökkenthesse saját helyszíni ellenőrzéseit.

- Közvetlen irányítás

- A nyilvántartási eljárás tekintetében felülvizsgálták a jogalapot, és a Brüsszeli Infrastrukturális és Logisztikai Hivatalnak hiánytalanul meg kell valósítania az ellenőrzési követelményeket;

- A JRC közbeszerzésekkel foglalkozó tanácsadó csoportjának erősségei ellenére a JRC közbeszerzési eljárása jelentős fejlesztésre szorul, különösen a kivételek dokumentálása, a tervezés, az utólagos ellenőrzések minősége, valamint a piaci kötöttség alátámasztására nyújtott indokok tekintetében.

- A kutatás területén az IAS felhívta a figyelmet arra, hogy csalás-megelőzési és –felderítési stratégiákat kell kialakítani, valamint javítani kell a pénzügyi életképességi ellenőrzés végrehajtására vonatkozó iránymutatást. Mindazonáltal a 7. keretprogram igazgatására vonatkozó belső kontrollrendszerét illetően már több fejlesztésre került sor (pl. az előzetes és utólagos ellenőrzések egyensúlyba hozása, valamint a garanciaalapok igazgatására vonatkozó eljárás kialakítása).

- Közvetett központi irányítás – a KKBP-fellépések végrehajtása; előrehaladás történt a közvetett központi irányítással kapcsolatos KKBP-missziók által betartandó követelmények, a KKBP-missziók kialakítása, támogatása és nyomon követése, valamint a KKBP-szerződések zárási eljárása terén. A DG RELEX-nek további fellépéseket kell végrehajtania a közvetett központi irányítással kapcsolatos követelményeknek való hiánytalan megfelelés érdekében (a költségvetési rendelet 56. cikke szerinti „hatpilléres” értékelés). Továbbá a polgári válságkezelési missziók értékelésére és a missziók pénzügyi irányítási rendszereinek kialakítására vonatkozóan iránymutatást és módszertant kell kidolgozni, valamint meg kell erősíteni a missziókra irányuló utólagos ellenőrzéseket.

Az IAS véleménye az, hogy intézményi szintű áttekintésre van szükség az intézmény egészének védelmét lehetővé tevő közös eljárások – pl. kockázatelemzés és a BCM – érdekében. Az áttekintés azért is szükséges, hogy az IT-rendszerekbe való beruházások során biztosított legyen a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás egyrészt a méretgazdaságosság kihasználása révén, másrészt azáltal, hogy közös követelményekre közös megoldásokat nyújtanak.

Az IAS ajánlja, hogy utalják megfelelő szervek felelősségi körébe ezen áttekintést és a megfelelő ajánlások elkészítését, ám eközben ügyeljenek arra, hogy az egyes folyamatok végrehajtásáért való felelősség egyértelmű maradjon.

A Bizottság megítélése szerint a szervezeti felügyelet bizonyos eljárások esetében már működik, illetve tervbe van véve, pl. a hatásvizsgálati testület, a tevékenységalapú irányítás irányító csoport, a belső ellenőrzési kapcsolattartók hálózata, vagy az éves tevékenységi jelentések kölcsönös értékelése, valamint az érintett területeken működő számos hálózat, műhely és a szolgálatoknak nyújtott online segítség révén.

Továbbá az a véleménye, hogy az ilyen jellegű feladatok központi szolgálatok felelősségi körébe való utalása csorbítaná az egyes főigazgatók és szolgálati vezetők felelősségét.

2. következtetés: Kockázatkezelés

Az IAS elismerte a Bizottság kockázatkezelési keretrendszerének 2005-ös elfogadása óta megtett előrelépést, azonban úgy ítélte meg, hogy a keretrendszer végrehajtását jobban bele kell építeni az egyes szolgálatok irányítási folyamataiba. Emellett az átfogó kockázatok jobb áttekintésére és továbbfejlesztett iránymutatásra van szükség központi szinten.

A központi szolgálatok ezt az ajánlást nem fogadták el teljes egészében, mivel úgy ítélték meg, hogy egyes részei nincsenek összhangban a Bizottság irányítási keretével. A Bizottság úgy véli, hogy a jelenlegi irányítási struktúrán belül a központi szolgálatok már biztosítják az átfogó kockázatok áttekintését, valamint a kockázatkezelési keretrendszerre és annak végrehajtására vonatkozó iránymutatást.

3. következtetés: Szervezeti üzletmenet-folytonosság

Az IAS által végzett ellenőrzés rámutatott, hogy a Bizottságnak lankadatlanul erőfeszítéseket kell tennie a továbbiakban is annak érdekében, hogy komoly zavarok esetén biztosítható legyen az üzletmenet folytonossága, mindenekelőtt a kritikus tevékenységek helyreállítására vonatkozó átfogóbb irányítás, koordináció és tesztelés révén. Ezt a véleményt a Bizottság is osztja.

4. következtetés: Szervezeti IT-megközelítés

Az IAS igazolta, hogy tovább kell erősíteni az IT-re vonatkozó stratégiai döntéshozatalt és az IT-projektkezelési eljárásokat, hogy az IT-projektek kellő összhangban álljanak a Bizottság célkitűzéseivel, megfelelő legyen az ár-érték arányuk, valamint időben végrehajtsák őket. A Bizottság egyetért ezzel az elemzéssel.

Záró megjegyzések

A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2010 áprilisában nyújtotta be a 2010–2012 közötti időszakra szóló stratégiai ellenőrzési tervét Célja, hogy lefedje az azonosított fő kockázatokat, és kellőképpen széles körű legyen a belső ellenőr pénzgazdálkodásra vonatkozó véleményének alátámasztásához.

[1] Egyes, 2009 elején véglegesített jelentések bekerültek a 2008-as jelentésbe, így a 2009-es jelentés nem tér ki rájuk újra. Hasonlóképpen, a 2009-es jelentés tartalmaz néhány olyan jelentést is, amelynek tervezete 2009-ben készült, de véglegesítésükre csak 2010 elején került sor.

[2] COM(2010) 0281, 2010. május 25.

[3] A C1-feladatok az egy éven belül végrehajtandó feladatokat jelentik.

[4] A C2-feladatok azok a feladatok, amelyek átvihetők a következő évre, különösen abban az esetben, ha a cselekvési tervek megvalósításának hiányosságai miatt nem megalapozott a nyomon követési ellenőrzés, vagy ha az ellenőrzött szervezetnél késések jelentkeznek.

[5] Olyan rendszerek, amelyeket jelentős számban használnak a rendszert működtető főigazgatóságon kívüli felhasználók.