[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 30.5.2007

COM(2007) 274 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS AZ EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉKNEK

A Bizottság 2006. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS AZ EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉKNEK

A Bizottság 2006. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása

1. BEVEZETÉS

A főigazgatók és a szolgálatok vezetői éves tevékenységi jelentés formájában a biztosi testületnek évente jelentést tesznek feladatuk elvégzéséről.

Ezen összefoglaló jelentés elfogadásával a Bizottság politikai felelősséget vállal főigazgatóinak és szolgálatvezetőinek tevékenységéért az általuk az e jelentésekben megfogalmazott megbízhatósági nyilatkozatok és fenntartások alapján, elismerve ugyanakkor a számos hiányosság kiküszöbölését célzó további erőfeszítések szükségességét. Az összefoglaló kiegészíti a Politikai eredmények 2006-ban c. összefoglalót, melyet a Bizottság 2007. február 28-án fogadott el[1].

A közlemény beszámol arról, hogyan látta el a Bizottság irányítási feladatait, és tájékoztatást ad a belső ellenőrzési rendszerek által nyújtott biztosítékokról, valamint összefoglalja az éves tevékenységi jelentések következtetéseit. Megvizsgálja a főigazgatók és a szolgálatok vezetői által megfogalmazott fenntartásokat, és előzetes elemzéssel szolgál arra vonatkozóan, hogyan lehet orvosolni a meglévő hiányosságokat. Végezetül megvizsgálja az éves tevékenységi jelentéseken túllépő nézeteket és foglalkozik számos fontos, a költségvetési főigazgató, a belső ellenőr, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, illetve az ellenőrzési folyamatért felelős bizottság által megállapított, több területet érintő kérdést.

2. AZ ÉVES TEVÉKENYSÉGI JELENTÉSEK SORÁN ÖSSZEGYűJTÖTT BIZTOSÍTÉKOK

Az éves tevékenységi jelentések, és különösen a főigazgatók és a szolgálatok vezetői által aláírt nyilatkozatok megvizsgálását követően a Bizottság megállapítja, hogy valamennyi felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselő ésszerű biztosítékról adott számot (jóllehet bizonyos esetekben fenntartásokkal) a források megfelelő felhasználását illetően és a tekintetben, hogy az alkalmazott ellenőrzési eljárások biztosítják a szükséges garanciákat az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségéért és szabályszerűségéért. Ez megbízhatósági nyilatkozataik igazolásának két fő feltétele.

Ugyanakkor a felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselők feltárták a fennmaradó hiányosságokat, és szükséges esetben fenntartásokkal éltek. Ez a szakasz áttekinti a költségvetés végrehajtása során felvetett fő kérdéseket, a fenntartásokkal együtt.

Néhány esetben különbség van az Európai Számvevőszék által értékelt, az ellenőrző rendszerekből származó biztosítékok és a felelős főigazgatók által adott biztosítékok között. Ez részben a hibatipológiával, a hibahatással és a rendszerbeli hiányosságokkal kapcsolatos véleménykülönbségeket, részben pedig a pénzügyi korrekciós mechanizmusok működésével kapcsolatos eltérő szemléletmódot tükrözi, különös tekintettel arra, hogy a felelős bizottsági szolgálatok többéves rendszert alkalmaznak, amelyben az egyik évben felmerülő hibákat az elkövetkező évek során észlelni és korrigálni lehet, míg a Szerződés ezzel szemben a Számvevőszéket éves vélemény kibocsátására kötelezi.

Minden olyan esetben, amikor különbség van az Európai Számvevőszék és a főigazgató véleménye között, az utóbbinak kell arra magyarázatot adnia a következő évi éves tevékenységi jelentésében.

2.1. Közvetlen központosított irányítás: a Bizottság felelőssége számára kihívást jelentő összetett keretrendszer

A belső szakpolitikai intézkedések többségét közvetlenül a Bizottság irányítja, összhangban az alap-jogiaktussal, illetve a szóban forgó programmal. Jóllehet történt előrelépés a 2007-2013 időszak programjait szabályozó jogszabályok terén, a legtöbb programot összetett jogi keret alapján hajtják végre, mely előírja a kedvezményezettek által bejelentett tényleges költségek visszatérítését, és amelyben programonként magas a kedvezményezettek száma. E jellegzetességek kihívást jelentenek a Bizottság számára, melynek egyensúlyt kell teremtenie az ellenőrzés kellő mértéke és az ellenőrzések költsége között.

Számos éves tevékenységi jelentés mutatott rá a közösségi támogatások kedvezményezettjeinek hibáira vagy következetlenségeire a közvetlen költségként megtérítendő személyzeti költségek kiszámításával és felszámításával kapcsolatban. Néhány főigazgatóság továbbá arról számolt be, hogy a támogatások némelyik kedvezményezettje esetében jelentős problémák merültek fel az ilyen személyzeti költségek megfelelő igazolása terén. Ez egy visszatérő probléma, melyet a Bizottság az átalányösszegek, illetve átalánydíjak fokozottabb alkalmazása révén igyekszik kezelni, amennyiben azt a felülvizsgált pénzügyi szabályok lehetővé teszik.

2006-ban a kutatási, az információstársadalmi és médiaügyi, a vállalkozásfejlesztési és ipari, valamint az energiaügyi és közlekedésügyi főigazgatók fenntartásokkal éltek az 5. kutatási és technológiai fejlesztési keretprogram (FP5) keretében benyújtott költségigénylések pontosságával kapcsolatban. A Bizottság azonban megállapítja, hogy a hibák egészében vett pénzügyi hatása a megállapított lényegességi kritériumok tekintetében korlátozott, az FP5-höz kapcsolódó kifizetések pedig a fokozatos megszüntetés stádiumában vannak.

A 6. kutatási és technológiai fejlesztési keretprogram (FP6) tekintetében a kutatási és információstársadalmi főigazgatók egyaránt arról tettek jelentést, hogy a 2006-ban elvégzett utólagos ellenőrzések nem tártak fel elegendő bizonyítékot; ez jórészt az ilyen ellenőrzésekre vonatkozó keretszerződés hiányának tudható be a programozási időszak első felében. A Bizottság gyorsan és élénken reagált e két fenntartásra, az alábbiakra vonatkozó cselekvési terv elfogadásával:

- Az utólagos ellenőrzésekkel és az ehhez kapcsolódó feladatokkal foglalkozó személyi állomány számának növelése. A 2008. évi éves politikai stratégia előírja, hogy2007-ben 38 kutatói álláshelyet kell átcsoportosítani a „kutatási" főigazgatóságban végzendő utólagos ellenőrzés megerősítésére, és lehetséges, hogy további 12 álláshelyet kell biztosítani 2008-ban;

- Közös utólagos ellenőrzési stratégia és módszertan alkalmazása a kutatási osztályokon, beleértve egy olyan új, harmonizált mintavételi megközelítést, amely egy statisztikailag megbízható kiválasztási módszer révén többéves időszakra biztosítja a lakosság átfogó lefedését. Ez a stratégia elsőbbségként fogja kezelni a jelentősebb kedvezményezettek körében előforduló rendszeres hibák észlelését és korrigálását, lefedve ugyanakkor a vizsgált lakosság kellően reprezentatív mintáját;

- A „kutatási” családon belüli utólagos ellenőrzések megerősített koordinációja és integrálása, beleértve a közös ellenőrzéseket is;

- Több utólagos ellenőrzést célzó álláshely biztosítása és megfelelőbb egyensúly kialakítása a házon belüli és a kiszervezett feladatok között. A Bizottság 300 utólagos ellenőrzést fog végrehajtani az FP6-ra vonatkozóan 2007-ben, a 2006. évi 45 helyett;

- Az utólagos ellenőrzések eredményeinek a vezetőség által végzett rendszeresebb felülvizsgálatának és nyomon követésének a bevezetése.

Az ellenőrzési folyamatért felelős bizottság felkérte továbbá a „kutatási” főigazgatóságokat az egyszerűsítésre való törekedésre és az átalányösszegek és átalánydíjak alkalmazása lehetőségeinek teljesebb körű kiaknázására a 7. kutatási és technológiai fejlesztési keretprogram (FP7) tekintetében.

A Bizottság emlékeztet arra, hogy a költségigénylésekben előforduló hibák jórészt a jogi keret összetettségének tudhatók be, különös tekintettel a kedvezményezettekre vonatkozó azon követelményre, hogy tényleges személyzeti költségeket igényeljenek. Ez a követelmény továbbra is problémát fog okozni az FP6-ra vonatkozó kifizetések esetében, annak ellenére, hogy a megerősített utólagos ellenőrzések fokozatosan lehetővé fogják tenni a korrekciókat, különös tekintettel a rendszeres hibák esetében az ellenőrzések megállapításainak a nem ellenőrzött projektekre való alkalmazásával és a szerződési kötbér kivetésével abban az esetben, ha az ellenőrzött fél elmulasztja megfelelően korrigálni e rendszeres hibákat.

Az FP7 keretében történő kifizetésekre nézve kedvezőek az alábbi, megállapodást követően született új eljárások: bevezetik a költségszámítási eljárás előzetes ellenőrzését a többször résztvevő kedvezményezettek esetében, valamint az átlagos személyzeti költségek alkalmazását szükség szerint és mindig összhangban a hatékony és eredményes pénzgazdálkodással. Emellett a „megegyezés szerinti eljárásokat" fogják alkalmazni az FP7-támogatások kedvezményei által szerződtetett ellenőrök esetében, biztosítva az ellenőrzési tevékenység összhangját, és alapot szolgáltatva a Bizottságnak ahhoz, hogy megítélje a kiadás támogathatóságát és a szabályoknak való megfelelést; az igazolást végző személyeknek többé nem kell véleményezniük a költségek támogathatóságát, csupán tényeken alapuló információt kell benyújtaniuk, amelynek alapján a Bizottság dönt a kiadás támogathatóságáról.

2.2. Megosztott és közvetett központosított irányítás: a tagállamok szerepének erősítése

Megosztott irányítás és közvetett központosított irányítás esetén az irányítás és az ellenőrzés különböző szintjeinek bevonására kerül sor. A Bizottság számos forrásból szerez biztosítékot, beleértve a nemzeti hatóságok általi igazolást, az éves végrehajtási és ellenőrzési jelentéseket, a tagállamok vagy az Európai Számvevőszék által végzett ellenőrzések eredményeit és természetesen a saját maga által végzett ellenőrzéseket is.

A Regionális Politikai, a Foglalkoztatási, Szociális és Esélyegyenlőségi, valamint a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóságok főigazgatói fenntartásukat fejezték ki az irányítási és ellenőrzési rendszer hiányosságaihoz kapcsolódó ésszerű biztosíték hiánya miatt, főként az egyesült királyságbeli, spanyolországi, svédországi, szlovákai, szlovéniai, lettországi, olaszországi és görögországi programok és intézkedések, valamint az INTERREG közösségi kezdeményezés keretében folytatott programok tekintetében. Mindhárom főigazgatóság esetében a fenntartások tárgyát képező, kockázatnak kitett teljes összeg korlátozott: a problémát bizonyos alapul szolgáló ügyletek jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozó biztosíték hiánya jelenti. A főigazgatók a tagállamok irányítási és ellenőrzési rendszereinek egyes fő elemeiben felmerülő visszatérő hibák miatt döntöttek úgy, hogy megfogalmazzák fenntartásaikat. Megállapították, hogy a szóban forgó problémák évek óta visszatérnek, és hogy az illetékes hatóságok nem hozták meg a Bizottság által előírt korrekciós intézkedéseket, kockáztatva ily módon a Bizottság tekintélyének csökkenését.

Az EU költségvetését fenyegető pénzügyi kockázat fedezésére a problémák megoldását célzó pontos cselekvési terveket dolgoztak ki, a felelős nemzeti hatóságok által megkövetelt korrekciós intézkedésekkel. Szükség esetén és különösen azokban az esetekben, amikor a tagállamok nem teszik meg maguk a közösségi kifizetésekkel kapcsolatos kockázatok kezelését célzó korrekciókat, pénzügyi korrekciók alkalmazására kerül sor. E korrekciókra bizonyos esetekben az egyes ügyekben talált számszerűsíthető szabálytalanságok kivetítésével is sor kerülhet, amennyiben valószínűsíthető ezek nagy számban történő előfordulása hasonló esetekben, vagy átalánykorrekciók formájában a rendszeres hiányosságok esetében. A kifizetések felfüggesztését bizonyos esetekben már fontolóra vették, megindították, illetve alkalmazták a 2006. évi költségvetés végrehajtása keretében.

A Bizottság kiemelt fontosságot tulajdonít az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszer elégtelen végrehajtása problémájának megoldására Görögországban, mely 2002 óta fenntartások tárgyát képezi. Az 1999-2006-os időszakra összesen 479 millió euró[2] értékű pénzügyi korrekciót szabtak ki erre a tagállamra, mely fedezi a megállapított hiányosságokból származó pénzügyi kockázatot. Ilyen korrekciókat mindaddig ki fognak szabni, amíg azt szükségesnek ítélik. A Bizottság 2007 márciusában javaslatot tett a közös agrárpolitika finanszírozásáról szóló rendelet[3] módosítására, egy hatékonyabb módszer bevezetése érdekében valamely tagállamnak szánt kifizetések Bizottság általi csökkentésére vagy felfüggesztésére komoly vagy tartós hiányosságok esetén. Az ügyben érintett nemzeti hatóságok részletes cselekvési tervet dolgoztak ki, melyet a Bizottság kiemelt figyelemmel fog kísérni.

A Bizottság erőfeszítéseket tett a megosztott irányítás keretében történő egységes ellenőrzési megközelítés végrehajtására, amint azt Az egységes ellenőrzési keretrendszerre irányuló bizottsági cselekvési tervről[4] szóló előmeneteli jelentésben és az éves tevékenységi jelentésekben jelezte. Például kiigazította az ellenőrzési kötelezettségek fogalommeghatározását, valamint megerősítette a kifizető ügynökségek és hitelesítő szervezetek felügyeletét. A strukturális alapok tekintetében a Bizottság intézkedéseket hozott az ellenőrzési szabványok koordinációjának és a legjobb gyakorlatok terjesztésének ösztönzése érdekében. A Hollandiában felmerülő uniós kiadásokról szóló első holland nemzeti nyilatkozat példáját követve a Bizottság továbbra is támogatni fogja az uniós alapok felhasználásáról szóló nemzeti nyilatkozatokra irányuló különböző nemzeti kezdeményezéseket. A módosított költségvetési rendelet e tekintetben előírja, hogy a tagállamoknak éves összegzést kell készíteniük a megfelelő nemzeti szinten a rendelkezésre álló ellenőrzésekről és nyilatkozatokról. A mezőgazdaság terén ezt a követelményt már bevezették az ágazatspecifikus jogszabályokba 2006-ban[5].

Tekintettel a strukturális alapok többéves jellegére, a bizottsági felügyelet a programozási időszak egészére kiterjed, a tervezéstől a programok lezárásáig. Az ellenőrzési intézkedések ezért többéves alapon működnek, a hiányosságok megállapítására és kezelésére a programozási időszak teljes hosszában sor kerül, a kiadások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozó ésszerű biztosítékot pedig ez alapján értékelik. Az egységes belső ellenőrzési keretrendszerre irányuló cselekvési terv értelmében a többéves korrekciós rendszerek hatékonyságát 2007-ben vizsgálják meg.

Az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatóságának főigazgatója hiányosságokat észlelt egyes irányítási és ellenőrzési rendszerekben Olaszországban, az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság főigazgatója pedig hiányosságokat állapított meg néhány, a közvetett központosított irányításban résztvevő nemzeti hivatalnál. A Bizottság megerősíti felügyeletét. Az első esetben teljes mértékben felfüggesztették a kifizetéseket 2006-ban. A második esetben a Bizottság az „Egész életen át tartó tanulás” és a „Cselekvő ifjúság” programok rendelkezéseit használta fel új szabályok[6] kialakításakor a nemzeti hivatalok kijelölésére és megszüntetésére, a nemzeti hatóságok által tett előzetes és éves megbízhatósági nyilatkozatok megtételére, valamint az „egységes ellenőrzési megközelítésen” alapuló ellenőrzésekre és vizsgálatokra. Emellett a nemzeti hivatalok jobb útmutatásban és specifikus képzésben fognak részesülni. Az olyan egyszerűsítési intézkedések, mint az átalányösszegek szélesebb körű használata, várhatóan csökkenteni fogják a hibakockázatot.

E hiányosságok orvoslása érdekében a Bizottság javítani fogja a nemzeti hivatalok felülvizsgálatát az EU-alapokat közvetett központi igazgatás alatt kezelő nemzeti hatóságok felelősségének növelésével, valamint az ellenőrzésre és a vizsgálatokra vonatkozó „egységes ellenőrzési megközelítés" alkalmazása által.

2.3. Közös irányítás nemzetközi szervezetekkel

A nemzetközi szervezetekre ruházott irányítási feladatok tekintetében az e szervezetekkel megkötött strukturált megállapodások, és különösen a Bizottság és az Egyesült Nemzetek Titkársága között 2003 áprilisában megkötött pénzügyi és adminisztratív keretegyezmény (FAFA), melynek rendelkezéseit számos szakosodott hivatal tartotta be az elkövetkező években, stabil referenciakeretet biztosít a közös irányításhoz. Folyamatban van a különös záradékok további tisztázására irányuló munka.

Ahogy nő az e mechanizmuson keresztül biztosított közösségi finanszírozás mértéke, úgy erősödik az Egyesült Nemzetek hivatalai által kezelt alapok Bizottság általi ellenőrzésének a szintje. Ez összhangban van a Bizottság belső ellenőre által a megállapodás végrehajtásával kapcsolatban hangoztatott nézetekkel.

A felülvizsgált pénzügyi szabályok világosabb keret bevezetését eredményezték, mely jobb felügyeletet tesz lehetővé, és garantálja a közös irányítás keretében a nemzetközi szervezetekre ruházott feladatok elvégzését.

Egy korábbi, az EU-nak az UNMIK IV. koszovói pillérjéhez való hozzájárulásával kapcsolatos fenntartást orvosoltak a 2006. év során tett korrekciókkal és az ENSZ-szel kötött új szerződéses megállapodással, mely tisztázza a felelősség megosztását.

A FAFA biztosította az EK/ENSZ partnerség mindkét oldalán lévő, rendkívül különböző partnerek közötti együttműködésre vonatkozó, régóta szükséges referenciakeretet. Mivel viszonylag új eszközről van szó, a megállapodást kötő felek a végrehajtás kérdéseivel foglalkozó közös munkacsoportokat hoztak létre, eközben pedig a Bizottság és az ENSZ megvitatja a jelentéstételre, a hitelesítésre és a láthatóságra vonatkozó képzési kezdeményezéseket és közös iránymutatásokat.

2.4. Következtetés

A Bizottság megállapítja, hogy 15 főigazgató összesen 20 fenntartással élt 2006-ban (2005-ben ez a szám 31 volt). Megítélése szerint ez arra utal, hogy megfelelően korrigálták a korábban megállapított jelentős ellenőrzési hiányosságokat, illetve hogy a Bizottság további előrehaladást ért el irányítása optimalizálása terén 2006-ban.

Valamennyi fenntartás tekintetében a felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselők elkötelezték magukat a megfelelő cselekvési tervek mellett, a meglévő hiányosságok megoldása érdekében. A testület fogja nyomon követni a korrekciós intézkedések végrehajtását.

Szükséges a Bizottság nevében vagy a Bizottsággal együtt az EU-előirányzatokat kezelő közvetítő szervektől megfelelő biztosítékokat kapni. Ugyancsak fontos a korrekciós intézkedéseket előíró jogi rendelkezések – például a helyreállítás, a kifizetések felfüggesztése vagy a pénzügyi korrekciók – szisztematikus alkalmazása, ha a műveletek jogszerűségét vagy szabályszerűségét illetően hiányosságokat állapítanak meg.

3. TÖBB TERÜLETET ÉRINTő KÉRDÉSEK

3.1. Irányítás

- Irányítási nyilatkozat

A belső ellenőr úgy ítélte meg, hogy a Bizottság irányítási struktúrája szilárd alapokon áll. Ugyanakkor javasolta annak átláthatóbbá tételét. A Bizottság támogatja ezt a javaslatot, és irányítási nyilatkozatot fog kibocsátani, melynek célja a Bizottságon belüli különböző szereplők, feladatkörök és elszámoltathatósági mechanizmusok tisztázása az érdekeltek számára az EUROPA internetes honlapon elhelyezett rövid és hozzáférhető szövegben.

- Kiszervezés és hivatalok

A végrehajtó hivatalokkal a jelen összefoglaló jelentés 3. melléklete foglalkozik

Az 1970-es évek óta harminc szabályozási hivatalt hoztak létre. 2005 februárjában[7] a Bizottság intézményközi megállapodás-tervezetet nyújtott be az európai szabályozási hivatalok létrehozását, struktúráját, működését, fejlődését és ellenőrzését szogáló átfogó irányítás keret létrehozása céljából. A tárgyalások előrehaladása ezt követően megakadt, de a lényegi kérdésekről folytatott tárgyalásokat a Tanács 2006 végén újrakezdte.

- Egyszerűsítés

A 2005. decemberi, reformról szóló időközi jelentését[8] követően a Bizottság számos egyszerűsítést és korszerűsítést igénylő területet jelölt meg, nevezetesen a humán erőforrás elosztását, a belső koordinációt, a belső ellenőrzés szabványait, a pénzügyi irányítást, az informatikai eszközöket és a prioritásokat. Májusban a Bizottság elfogadta a Humánerőforrás-kezelés reformja: a személyzeti eljárások egyszerűsítése című közleményt, és munkacsoportot hozott létre a személyzettel folytatandó konzultációra, valamint az adminisztratív eljárás egyszerűsítését és a személyzetnek nyújtott szolgáltatások javítását célzó intézkedésekre vonatkozó javaslatok megtételére. Kísérleti projektként néhány központi szolgálat belső hatásvizsgálati elemzések elvégzésébe kezdett. Ez kiterjeszthető valamennyi új vagy felülvizsgált tevékenységi területre, annak biztosítására, hogy azok egyszerűek, hatékonyak és hatásosak legyenek, illetve ne vonjanak maguk után szükségtelen adminisztratív terheket.

A pénzügyi irányítás terén a felülvizsgált pénzügyi szabályok (a költségvetési rendelet és végrehajtási szabályai felülvizsgálata) többek között az alábbi egyszerűsítéseket vezették be: enyhébb dokumentációs követelmények a kisebb összegű támogatások és szerződések esetében; a természetbeni juttatásokkal történő társfinanszírozás elősegítése (pl. a kedvezményezett külső partnerei által térítésmentesen végzett munkával); a pénzügyi garanciák biztosításának feltétele alóli mentesség lehetősége, eseti kockázatértékelés alapján; magasabb küszöb, amely felett a kedvezményezett szervezeteknek külső ellenőr általi igazolást kell benyújtaniuk; az átláthatóság elvének kiterjesztése a közösségi alapok valamennyi kedvezményezettje nevének közzétételével, függetlenül a költségvetés végrehajtásában résztvevő jogalanytól vagy hatóságtól.

A jogszabályi egyszerűsítés mértéke mindazonáltal nem érte el az elvárható szintet. Bár a következő programozási időszak még messze van, a szolgálatoknak már most elő kell készíteniük a terepet a további jövőbeni egyszerűsítéshez.

- Átláthatósági kezdeményezés

Az Európai átláthatósági kezdeményezés nyomán közzé fogják tenni a megosztott irányítású alapok kedvezményezettjeinek adatait. A Bizottság úgy ítéli meg, hogy a pénzügyi kérdések terén az átláthatóság fontos eleme az uniós alapok felhasználásával kapcsolatos elszámoltathatóságnak.

- Az üzletmenet folytonosságának irányítása

2006-ban bemutatták a Bizottságon belüli üzletmenet folytonosságának irányítására vonatkozó munkadokumentumot[9], segítendő a nélkülözhetetlen szolgáltatások fenntartását zavarok idején.

- Etika

Az etika és az integritás kérdéseivel kapcsolatos tudatosság növelését célzó átfogóbb fellépés részeként a Bizottság tematikus napot tartott személyzete számára az etikáról.

- Belső ellenőrzés

2006 márciusában a belső ellenőr bemutatta az ellenőrzési ajánlások nyomon követéséről szóló első összefoglaló jelentést, mely szerint bizonyos előrelépések ellenére a rendkívül fontos ajánlások felét nem hajtották végre a kitűzött céldátumok előtt. Az ellenőrzési folyamatért felelős bizottság – melynek elsődleges feladata a testületnek éves jelentést nyújtani be a belső ellenőr ajánlásainak a Bizottság szolgálatai általi nyomon követéséről – arról értesítette a tanácsokat, hogy néhány osztály lemaradt, és felkérte őket, hogy felügyeljék az osztályaik által elvégzendő nyomon követési feladatokat. Az ellenőrzési folyamatért felelős bizottság 2007-ben megerősíti a felügyeletet.

Megjegyezve, hogy az ellenőrzött felek valamennyi elfogadott IAS-ajánlás tekintetében készítettek cselekvési terveket, és hogy sikerült e cselekvési tervek végrehajtásának magas szintjét elérni, a Bizottság építeni fog a 2006-ban elért fejlődésre, hogy biztosítsa valamennyi ellenőrzési ajánlás időbeni nyomon követését. Ösztönözni fogja az ellenőri közösség és az ellenőrzött felek közötti fokozottabb párbeszédet. E párbeszéd – rendeltetése szerint – elő kell mozdítsa az egységes értelmezést, biztosítania kell, hogy az ellenőr célirányosabb ajánlásokat fogalmazzon meg, és ösztönöznie kell a szolgálatokat arra, hogy ez utóbbiakat prioritásként hajtsák végre az előírt ütemtervnek megfelelően.

2006. évi éves jelentésében a belső ellenőr kiemelte az ellenőrzés összehangoltabb tervezésének szükségességét, és ösztönözte a bizottsági osztályok belső ellenőrzési részlegei szakértelmének növelésére irányuló, folyamatban lévő erőfeszítéseket. Folyamatban van a Bizottság belső ellenőrzési struktúrájának további erősítése és az intézmény számára az erőteljesebb biztosíték biztosítása.

Következtetés

A Bizottság úgy ítéli meg, hogy irányítási struktúrája a stabilitás és a kiforrottság kielégítő szintjét érte el, és ezt a struktúrát irányítási nyilatkozatban fogja előírni. Ugyanakkor elkötelezte magát amellett, hogy további erőfeszítéseket tesz a fokozottabb átláthatóság, hatékonyság és egyszerűsítés érdekében. A végrehajtó hivatalok, melyek felett a Bizottság szigorú felügyeletet gyakorol, teljes mértékben beépültek ebbe az irányítási struktúrába. A Bizottság mindamellett politikailag jelentősnek tekinti a szabályozási hivatalok számára kialakítandó egységes irányítási keret létrehozását. A Bizottság támogatja a belső ellenőr azon erőfeszítéseit, hogy a 2007-2009-es tervezési ciklus végére első alkalommal átfogó véleményt nyilvánítson a Bizottság belső ellenőrzési rendszereiről, és ösztönzi a belső ellenőrzési részlegek és a belső ellenőr közötti magas szintű együttműködést.

3.2. Belső ellenőrzési rendszerek és teljesítményirányítás

- A Bizottság belső ellenőrzési keretrendszere

2006-ban a Bizottság folytatta belső ellenőrzési keretrendszere javítását. A belső ellenőrzési szabványok folyamatban lévő felülvizsgálatának célja a világosabb megfogalmazás, egyszerűsítés és az egyes részlegek feltételeihez való igazítás biztosítása a hatékonyság növelése érdekében.

A Bizottság főigazgatóságain és szolgálatain belüli belső ellenőrzés állapotáról szóló áttekintés szerint 2006-ban jelentős előrelépés történt a belső ellenőrzési stuktúrák és gyakorlatok végrehajtása terén, ugyanakkor további előrelépésre van szükség azonban olyan területeken, mint az igazgatási információk, a jogszabályi egyszerűsítés, az ellenőrzési stratégiák, vagy az éves tevékenységi jelentések minősége. A belső ellenőr további javító intézkedéseket javasolt az utólagos ellenőrzések és az információs technológiák terén, valamint javasolta az új számviteli szabályok és a szerződések kezelésének végrehajtását.

- Kockázatkezelés

A Bizottság 2006-ban komoly előrelépést ért el a kockázatkezelésnek a stratégiai tervezésbe való további integrálása terén: az éves irányítási terv bemutatja a kockázatelemzés eredményeit, az éves tevékenységi jelentések pedig jelzik, hogy az egyes kockázatok megvalósultak-e az év során, beszámolnak arról, hogyan kezelték ezeket, illetve arról, milyen kockázatok állnak fenn továbbra is, és miért. Erőfeszítéseket tesznek a kockázatok egységes bemutatása, valamint annak biztosítása érdekében, hogy a kockázatkezelési cselekvési terveket késedelem nélkül határozzák meg és hajtsák végre. A Bizottság szolgálatain belüli hatékony és egységes kockázatkezelésről szóló közleményben[10] kidolgozott kockázatkezelési módszertanra, valamint a 2006-ban végzett kísérleti gyakorlatra építve a Bizottság szakértői értékelési eljárást dolgozott ki azon több területet érintő kockázatok meghatározására, értékelésére és kezelésére, melyeket szolgálatok csoportja hatékonyabban képes kezelni, mint az egyes szolgálatok.

- Teljesítményirányítás

A szolgálatoknak nyújtott, az éves irányítási terveik és éves tevékenységi jelentéseik előkészítésére vonatkozó iránymutatások megerősítették a kedvezményezettek és az érdekelt felek számára biztosított eredményekre, valamint a bizottsági fellépésnek az EU társadalmára általánosságban tett hatására irányuló összpontosítást.

Már a 2006. évi éves tevékenységi jelentésekhez kidolgozták az ellenőrzési struktúrák és a megbízhatósági nyilatkozat forrásainak következetes bemutatását szolgáló áttekinthető sablont, jóllehet még nem használja valamennyi főigazgatóság és szolgálat. A formátum azonban idővel várhatóan növelni fogja az ellenőrzési struktúrákkal és a megbízhatósági nyilatkozattal kapcsolatos tudatosságot, illetve segíteni fog a gyenge pontok azonosításában és a korrekciók meghatározásában.

Bár egyre több szolgálat nyújtott be a jogszerűségre, a szabályszerűségre és a teljesítményre vonatkozó mutatókat 2006. évi éves tevékenységi jelentésében, további erőfeszítésekre van szükség az ilyen mutatók kidolgozásához, biztosítva ugyanakkor az összefüggő, szolgálat-típusonként kidolgozott megközelítési módot.

Az éves tevékenységi jelentések minősége további javításra szorul: különösen az ellenőrzési stratégiákhoz és eredményekhez kell világos és egyszerű magyarázatot fűzni, valamint részletezni kell a cselekvési terveket és azok várható hatását.

- Az integrált belső ellenőrzési keretrendszerre vonatkozó cselekvési terv

A cselekvési terv végrehajtásának eredményei egyelőre általánosságban kedvezőnek mondhatók. Jóllehet előfordult, hogy egyes fellépések késedelmet szenvedtek, a Bizottság továbbra is úgy ítéli meg, hogy képes lesz elérni célkitűzését: azaz a cselekvési tervben előirányzottak szerint képes lesz 2007 végéig megteremteni a hibakockázat megfelelő kezelésének, valamint a nagyobb megbízhatóság biztosításának alapját. Az intézkedések eredménye fokozatosan egyre láthatóbb és kimutathatóbb lesz – kezdetben egy átláthatóbb és érthetőbb ellenőrzési megközelítés formájában. Ez a javuló hatékonyságú korrekción és megelőzésen keresztül a hibaarány csökkenéséhez vezet.

A tapasztalat fényében számos fellépésen finomítottak annak érdekében, hogy további lendületet adjanak a erőteljesebb biztosítéknak, összpontosítva a közvetlen központi igazgatásra, illetve részletesen megvizsgálva az ellenőrzések esetében a költség-haszon-kockázat mérlegét. Az alapokat 2007 végéig lefektetik, hogy így az egységes belső ellenőrzési keretrendszer megkezdhesse a megbízhatósági nyilatkozatra gyakorolni kívánt hatás kifejtését. Mindazonáltal az egységes belső ellenőrzési keretrendszerre irányuló bizottsági cselekvési terv kapcsán elért eredményekről szóló jelentés megállapítja, milyen kihívásokkal kell még szembenézni.

Intézkedéseket foganatosítottak számos területen az utólagos ellenőrzések intenzitásának növelése érdekében, míg a cselekvési tervek meghatározzák a korrekciós intézkedéseket, az e téren történt előrehaladást pedig alapos figyelemmel kísérik. A tájékoztatásért felelős főigazgató azonban fenntartásokkal élt a strukturált, rendszeres utólagos ellenőrzési rendszer hiányával kapcsolatosan, melynek felépítését a Bizottság 2007-ben fogja értékelni.

A megerősített ellenőrzést összehangolt megközelítésnek kell kísérnie a szolgálatok minden családjában, amint az már folyamatban is van a kutatás és a strukturális alapok esetében.

A fokozottabb összehangolást lépésenként vezetik be a strukturális alapok terén, beleértve a tagállamok által a 2007-2013-as programozási időszakban alkalmazandó mintavételi módszerek harmonizálását is.

Az utólagos ellenőrzési hálózat 2006-ban megerősítette az egyes ellenőrzési részlegek közötti bevált gyakorlatok megosztásában megmutatkozó hasznosságát. A megvitatott fő kérdések között szerepelt az ésszerű biztosíték megszerzéséhez szükséges mintavételi stratégiák megtervezése, az ellenőrzések nyomon követése és a szankciók alkalmazásának lehetséges megközelítései.

Következtetés

A Bizottság úgy ítéli meg, hogy minden egyes tevékenység tekintetében átfogó szemléletet kell kialakítani a belső ellenőrzési tevékenységekre vonatkozóan, beépítve az ellenőrzés különböző elemeit és szintjeit. Biztosítani kell a különböző ellenőrzési intézkedések közötti költséghatékony egyensúlyt, az ellenőrzés eredményeit megfelelően kell nyomon követni és meg kell hozni a megállapított hiányosságok kezelését célzó összehangolt intézkedéseket.

A Bizottság alapos figyelemmel fogja kísérni az átfogó ellenőrzési stratégiák és módszerek végrehajtását, és szolgálatcsaládonként biztosítani fogja a koherens utólagos megközelítést, annak érdekében, hogy: (1) az ellenőrzési stratégiák formálissá váljanak és pontos célkitűzéseket tartalmazzanak; (2) jöjjön létre egyértelmű nyomon követés és jelentéstétel, mely összefoglalja a minden egyes szinten elvégzett ellenőrzések eredményeit; (3) tisztázzák és alkalmazzák a szereplők felelősségeit, beleértve a szolgálatok közötti szinergiákat.

A Bizottság biztosítja, hogy valamennyi felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselő teljes mértékben eleget tesz a sablonhasználat követelményének, egyértelműbb kapcsolatot teremtve ezzel 2007. évi éves tevékenységi jelentéseikben az ellenőrzési rendszerek és a biztosítékok között, valamint hogy a tervek szerint bevezetik a biztosítékok támogatása érdekében az ügyletek jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozó mutatókat.

A Bizottság a továbbiakban is nyomon követi a tájékoztatásért felelős főigazgató által felállított, utólagos strukturált ellenőrzés rendszerét, valamint a kutatási típusra vonatkozó utólagos ellenőrzések tekintetében meghatározott cselekvési tervet.

3.3. Pénzgazdálkodás

- Számvitel

A Bizottság örömmel állapítja meg, hogy pozitív megbízhatósági nyilatkozatot kapott a Számvevőszéktől a 2005. évi elszámolások tekintetében, mely az első az új eredményelszámolási rendszerben.

További előrelépés tapasztalható a 2006. évi éves elszámolásokra vonatkozó új számviteli szabályok alkalmazása terén. A számviteli adatok minőségbiztosítása tekintetében előrelépés történt az ellenőrzési környezet javítása terén. A helyi rendszerek 2006. évi érvényesítése tekintetében a számvitelért felelős tisztviselő megjegyezte, hogy a szolgálatok általánosságban meghozták a megfelelő intézkedéseket a korábbi évre vonatkozó jelentésben felvetett kérdések megválaszolására, és kiemelte azon két főigazgatóság által elért előrelépést, amelyek érvényesítését 2005-ben felfüggesztették.

Az eredményelszámolás bevezetése a küldöttségeknél 2007 januárjában, valamint a belső ellenőrzés javítása lehetővé tette a korábbi években megfogalmazott, az EU küldöttségeinél felmerülő igazgatási kiadásokkal kapcsolatos fenntartások visszavonását.

Első alkalommal a számvitelért felelős tisztviselő látja el kézjegyével a végleges elszámolásokat a 2006. évre vonatkozóan, igazolva, hogy ésszerű biztosítékkal rendelkezik arra nézve, hogy a rendelkezésre álló számlák híven és korrekt módon tükrözik az intézmény pénzügyi helyzetét.

- Szerződések igazgatása

A 2006-ban végzett ellenőrzések során a belső ellenőr megjelölt néhány, a szerződések igazgatása tekintetében javításra szoruló területet. A brüsszeli épületekre vonatkozó beszerzési szerződések terén egy 2006 decemberében felállított szolgálatközi munkacsoport új módszertant javasolt. A módosított költségvetési rendelet maga is egyszerűsíteni fogja az alacsony összegű szerződések eljárásbeli és dokumentálási követelményeit.

Következtetés

A Bizottság megállapítja, hogy az új eredményelszámolási rendszer bevezetése révén nőtt az átláthatóság és az elszámoltathatóság. Számos konkrét intézkedést jelöl meg, amelyek célja a támogatások kedvezményezettjeire és a szerződéses partnerekre alkalmazandó szabályok egyszerűsítése.

3.4. Humán erőforrások

- Integrált humánerőforrás-stratégia

A belső ellenőr hangsúlyozza, hogy a humánerőforrás-kezelés hosszú távú stratégiája fontos a humán erőforrás hatékony elosztása szempontjából. A Bizottság a jelenlegi és jövőbeni személyzeti kompetenciák és szervezeti egységek szükségleteinek proaktívabb meghatározásával javítani fogja humánerőforrás-elosztását. A Bizottság elindította az intézményen belüli humánerőforrás-közösség valamennyi tagjának folyamatos szakmai fejlődését szolgáló programot, melynek célja a szakmailag hozzáértő személyzet megnyerése, képzése és megtartása.

A humán erőforrásra vonatkozó adatok gyűjtése és értékelése a stratégiai humánerőforrás-kezelés másik fontos eleme, melynek keretében a Bizottság kialakítja a humán erőforrásai felhasználásával kapcsolatos külső kérelmekre való válaszadáshoz szükséges rendszereket.

A Parlament 2006. évi kérésének eleget téve a Bizottság jelentést készített [SEC(2007) 530], mely tartalmazza a humán erőforrás 2013-ig előrelátható szükségleteinek elemzését, és melynek következtetése, hogy a bővítéseken kívül valamennyi megjelölt, elsőbbséget élvező igényt a szolgálatokon belüli, illetve azok közötti átcsoportosítás fedezi.

- Új tisztviselők toborzása az EU-10-ből

Az EU-10-re vonatkozó ambíciózus 2004-2006-os toborzási célkitűzéseket az adminisztratív személyzet tekintetében sikerült elérni, és jórészt sikerült elérni (77 %-ban) a középvezetők tekintetében is 2006-ban. A felsővezetők toborzása kezdvező mértékben haladt előre. Hiányt állapítottak meg bizonyos profilok és nemzetiségek toborzása esetében, jórészt a versenyvizsgák résztvevőinek alacsony száma miatt. Az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal jelenleg is dolgozik az információs és kommunikációs stratégia javításán. A Bizottság nyomon követési mechanizmust léptetett életbe annak biztosítására, hogy 2007-ben elérjék az EU-12-re vonatkozó célokat.

Következtetés

A Bizottság elkötelezte magát az EU-12-ekből származó tisztivelőket érintő toborzási célok elérése mellett. Meghatározta jövőbeni igényeit, és továbbra is szembe fog nézni a hatékony és korszerű igazgatással kapcsolatos kihívásokkal.

3.5. Az információs technológiával kapcsolatos kérdések

Második alkalommal éltek fenntartással az adatközpontok építési infrastruktúrájának nem megfelelő jellegéből adódó kockázatokkal kapcsolatban, mely inkább a műveletek folyamatosságát, nem pedig az ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét érintő probléma. A belső ellenőr rámutatott továbbá az épületek, az adatbiztonság, a katasztrófa-elhárítás és a szolgáltatások folyamatossága terén felmerülő javítások szükségességére. Rámutattak még az IT-projektek tervezésének kérdésére, melynek során az a döntés született, hogy a vállalati projektek prioritásai meghatározása által optimalizálják az értékarányosságot.

A Bizottság teljes mértékben elkötelezte magát a többéves stratégia végrehajtása mellett annak érdekében, hogy biztosítsa saját adat- és telekommunikációs központjai biztonságos elhelyezési feltételeinek megteremtését mind Brüsszelben, mind pedig Luxemburgban. Meghatározták a 2007-ben végrehajtandó enyhítő intézkedéseket.

4. KÖVETKEZTETÉSEK

A Bizottság úgy ítéli meg, hogy az érvényben lévő belső ellenőrzési rendszerek, a 2006. évi éves tevékenységi jelentésekben ismertetett korlátozások mellett ésszerű biztosítékot nyújtanak azon műveletek jogszerűségét és szabályszerűségét illetően, amelyekért a Bizottság az EK-Szerződés 274. cikke értelmében teljes felelősséget vállalt. Elismeri ugyanakkor, hogy további erőfeszítésekre van szükség számos hiányosság orvoslása, különös tekintettel a felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselők által megfogalmazott fenntartások esetében.

A Bizottság biztosítja, hogy felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselői továbbra is törekednek annak garantálására, hogy az éves jelentéseket kísérő megbízhatósági nyilatkozatokat a megfelelő belső ellenőrzési rendszerek hatékonyan támasszák alá.

MELLÉKLET 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

MELLÉKLET 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

MELLÉKLET 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

5. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

6. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

7. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

7.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

7.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

8. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

MELLÉKLET 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] A 2006-os éves tevékenységi jelentésben megállapított 451 millió eurós összeget aktualizálták, kiigazítva a Görögország esetében a 2007. április 18-i 2007/243/EK bizottsági határozattal (HL L 106, 2007.4.24., 55.o.) kiszabott legutóbbi korrekciókkal.

[3] A Tanács 1290/2005 rendelete.

[4] COM(2007) 86 és SEC(2007) 311.

[5] 1290/2005 tanácsi rendelet és a 885/2006/EK bizottsági rendelet 7. cikkének (5) bekezdése.

[6] C(2007) 1807 határozat, 2007. április 26.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003