10.2. táblázat – A korábbi éves jelentések észrevételeinek nyomon követése Észrevételek Intézkedések Szükséges-e további intézkedés? Kiküldetések során felmerült szállásköltségek visszatérítése A 2004-es pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 9.6. bekezdése és a 2005-ös pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 10.7. bekezdése: A 2004. május 1-jén hatályba lépett, módosított személyzeti szabályzat megállapítja, hogy a kiküldetések során felmerült szállásköltségeket egy országonként meghatározott maximális összegig térítik vissza az igazoló dokumentumok benyújtását követően (a személyzeti szabályzat VII. mellékletének 13. cikke). E szabály ellenére a Bíróság, a Számvevőszék és az ombudsman kivételével minden intézmény rendelkezett a belső szabályzatában a maximálisan megengedett összeg 30-tól 60 százalékáig terjedő átalányösszeg kifizetéséről a személyzet azon tagjainak, akik nem nyújtanak be semmiféle bizonyítékot a felmerült szállásköltségekről. Az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottsága 2005 decemberében módosította a belső szabályzatát annak érdekében, hogy így biztosítsa a személyzeti szabályzat betartását. A Parlamentnek, a Bizottságnak és a Tanácsnak a személyzeti szabályzat betartásának érdekében módosítania kell belső szabályzatát. Az európai parlament válaszai A Parlament – amint azt a Számvevőszék észrevételeire adott korábbi válaszaiban már többször említette – különösen súlyos problémákkal néz szembe a tevékenységei természetéből és munkahelyeinek három székhelyen való szétszórtságából következő kiküldetések kapcsán. Az átalányon alapuló rendszer alkalmazása figyelembe veszi a Parlament Elnökségének e tárgyban nyújtott jogi szaktanácsot, és célja az, hogy ésszerű egyensúlyt teremtsen a szabályozási keret követelményei és az intézmény egyedi munkakörnyezetének kívánalmai között. Továbbá a most bevezetett egyszerűsített rendelkezések segítségével csökkennek a missziók különösen nagy számának kezeléséből származó igazgatási kiadások. Lásd még a Parlament 2007. április 24-i, a 2005. évi elszámolásokra vonatkozó mentesítésről szóló állásfoglalásának (2) (12) bekezdését. A Tanács válaszai A Tanács Főtitkárságának a kiküldetésekre vonatkozó új belső szabályai már nem biztosítják a 30 százalékos átalányösszeg kifizetését. Hatálybalépésüket megelőzően (ez 2007 októberére várható) ezekről a szabályokról még hivatalos konzultációt kell folytatni a személyzeti képviselőkkel. A bizottság válasza A kiküldetésekre vonatkozó útmutató – a bizottsági személyzet kiküldetéseit szabályozó, Bizottság által elfogadott belső szabályok – felülvizsgálata folyamatban van a Számvevőszék észrevételeinek megfelelő figyelembevétele céljából. Az új szabályok elfogadását 2008 elejére tervezik. Az európai parlamenti képviselők kiegészítő nyugdíja A 2002-es pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 9.17–9.20. bekezdése és a 2005-ös pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 10.2. táblázata: Ha az európai parlamenti képviselők kiegészítő nyugdíja továbbra is fennmarad, akkor a lehető leghamarabb megfelelő jogalapot kell teremteni hozzá. A rendszernek deficit esetére világos szabályokat kell tartalmaznia az Európai Parlament és a rendszerben részt vevő tagok felelősségére és feladataira nézve. A kiegészítő nyugdíjat a Parlament által 2005. szeptember 28-án elfogadott európai parlamenti képviselők statútumának 27. cikke említi. A statútum a 2009-es parlamenti ciklus első napján lép hatályba. Az Európai Parlament és a rendszerben részt vevő tagok deficit esetére vonatkozó felelősségére és feladataira nézve nem alakítottak ki megfelelő szabályokat. A 2009-es európai parlamenti ciklus első napjáig a statútumnak nincs joghatása és nem szolgál jogalapul az ASBL nyugdíjalapba befizetett parlamenti járulékok esetében. Megfelelő szabályokat kell kialakítani az Európai Parlament és a rendszerben részt vevő tagok deficit esetére vonatkozó felelősségére és feladataira nézve. Az európai parlament válaszai Amint azt a Parlament a Számvevőszék 2005-re vonatkozó észrevételeire adott válaszában megjegyzi, a képviselői szabályzat 27. cikke értelmében a nyugdíjalap „e statútum hatálybalépése után továbbra is működik azon képviselők vagy volt képviselők számára, akik ezen alapban jogokat vagy várományokat szereztek”, burkoltan elismerve ezzel, hogy a nyugdíjalap jogalapja a szabályzat hatályba lépését megelőző időszakra is érvényes. A képviselői szabályzat végrehajtási intézkedéseinek kidolgozásáért felelős munkacsoport tevékenységének egyik célja, hogy hiány esetére megfogalmazza a Parlament, valamint a rendszer tagjai kötelezettségeire és felelősségére vonatkozó szabályokat. A nyugdíjalapról szóló független biztosításmatematikai tanulmány elkészítésére vonatkozó, a Hivatalos Lapban közzétett ajánlattételi felhívás eredményei rendelkezésre állnak, és azokról tájékoztatták a Parlament elnökségét. A közeljövőben elkészülő tanulmány jóvoltából az Elnökség a képviselői szabályzat 2009-es életbe lépését követően megszüntetheti a kiegészítő nyugdíjak kifizetését garantáló intézkedéseket és meghatározhatja a nyugdíjalap és a Parlament kapcsolataira és kötelezettségeire vonatkozó szabályokat. A ki nem vett éves szabadság kifizetése a Tanácsnál A 2004-es pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 9.18. bekezdése és a 2005-ös pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 10.2. táblázata: A túlórák csúsztatása alapján 1997. december 31. előtt megadott pótlólagos éves szabadság díjazását, ha a tisztviselő azt még nem vette ki, a nyugdíjba vonuláskor fizetik ki. Mivel az A és B kategóriába sorolt személyzet nem jogosult a túlórák csúsztatására, az ezzel kapcsolatos kifizetések nincsenek összhangban a személyzeti szabályzat 56. cikkével. Bár a Főtitkárság az A és B kategóriába sorolt személyzet esetében megfelelő intézkedéseket foganatosított az 1997. december 31. előtt felhalmozódott túlórákért járó pótlólagos éves szabadság fokozatos felszámolására, 2006-ban továbbra is eszközöltek kifizetéseket a ki nem vett pótszabadság díjazására. A ki nem vett éves pótszabadság díjazását meg kell szüntetni. A Tanács válaszai A Tanács Főtitkársága ismeri a ki nem vett, korábbi kompenzációs szabadságállomány kifizetésére vonatkozó számvevőszéki álláspontot, és teljes mértékben egyetért a Számvevőszék arra vonatkozó észrevételeivel, amelyek a jelenlegi rendezési eljárás minél hamarabbi lezárásának szükségességét hangsúlyozzák. Amint azt a Számvevőszék is megjegyezte, e célból kötelező érvényű rendelkezés jelent meg, amely a meglévő szabadságállományok 2009-re történő megszüntetését célozza. Ezenkívül 1997-óta intézkedéseket hoznak annak biztosítása érdekében, hogy a jövőben ez a helyzet ne forduljon ismét elő. Mindazonáltal a Főtitkárság úgy véli, hogy a kinevezésre jogosult hatóság arra vonatkozó kötelezettsége, hogy tiszteletben tartsa az érintettek megszerzett jogosultságait, valamint a jogos elvárásokra és az azonos bánásmódra vonatkozó európai törvény alapelveit azt jelenti, hogy szükség van egy olyan rendszer megtartására, amely szabadidő biztosítása, valamint – egy rövid átmeneti időszakra fennálló – pénzbeli kifizetés révén megszünteti a szabadságállományokat. A Főtitkárság jelenleg vizsgál minden olyan lehetőséget, amely még jobban felgyorsítja a szabadságállományok megszüntetésének folyamatát, beleértve az ilyen szabadságállományok felhasználására jelenleg engedélyezett időhatárok lecsökkentését is. Utazási költségek visszatérítése a tanácsi tagok delegáltjai esetében A 2005-ös pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 10.11. bekezdése: A Tanács a 190/2003 határozattal, 2004. január 1-jétől alkalmazandó hatállyal átszervezte az utazási költségek visszatérítési rendszerét a tanácsi tagok delegáltjai esetében. A visszatérítést egy tagállamonkénti átalánykeretből fizetik. A Számvevőszék megállapította, hogy az új rendszer jelentősen csökkentette a Tanács adminisztratív terheit a delegáltak költségeinek kifizetésekor, a 2005. júliusi részlet kifizetése előtt azonban nem ellenőrizték megfelelően a tagállamok kimutatásainak jogosultságát. A 2006. februári és novemberi belső ellenőrzési jelentések problémákról számoltak be a nem eléggé világos jogosultsági szabályokkal és az üléseken részt vevők névsorának nem megfelelő rögzítésével kapcsolatban. A 2005-ös helyzet 2006-ban sem változott számottevően. A Főtitkárság tervezi, hogy a későbbiekben javít az üléseken való jelenlét rögzítésének rendszerén. További ellenőrzéseket kell bevezetni a tagállami kimutatások érvényességének biztosítására. A Tanács válaszai A Tanács tagjai küldötteinek utazási költségeit visszatérítő új rendszer bevezetése óta a Tanács Főtitkársága – fokozatosan – szigorú ellenőrzéseket vezetett be a tagállamok költségkimutatásaira vonatkozóan. Ha szabálytalanságokra vagy hibák elkövetésére derül fény, akkor a tagállamok felkérést kapnak a szükséges kiigazítások elvégzésére, és költségkimutatásaik újbóli benyújtására. A Tanács Főtitkárságának aktuális projektjei: — a határozat felülvizsgálata, nevezetesen a jogosultságra vonatkozó szabályok tisztázásának előirányzása, — a jelenléti ívek elektronikus kártyarendszerrel történő felváltása. A bizottsági családi támogatások nyomon követése 2005-ös pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 10.12. bekezdése: A családi támogatásban részesülő alkalmazottak, akiknek már nincs eltartott gyermekük, nem kötelesek rendszeresen frissíteni az adatokat. Valójában nem volt bizonyíték arra nézve, hogy a Brüsszelben dolgozó 1 605 bizottsági alkalmazottból a 676 érintettnek bármikor is meg kellett volna erősítenie vagy frissítenie kellett volna eredeti nyilatkozatait. Azokban az esetekben sem folytattak le megfelelő vizsgálatokat, amikor az eltartandó gyermekek után nemzeti támogatás járt volna, és azt a személyzeti szabályzat alapján le kellett volna vonni a kifizetett juttatásokból. A különböző típusú támogatások nyomon követése továbbra is az alkalmazottak önkéntes adatszolgáltatásán alapul. Ugyanakkor 2006-ban a Bizottság 676 esetből 231-et nyomon követett, és a többi esetet is nyomon kívánja követni két éven belül. A Bizottságnak további intézkedéseket kell tennie a családi támogatások rendszeres ellenőrzésére. A bizottság válasza A Bizottság tervei szerint a fennmaradó ilyen esetek nyomon követése 2008 elején lezárul. A PMO új IT-rendszer, az IRIS kifejlesztésén dolgozik, amely az eljárások dokumentálását és azok betartásának ellenőrzését teljes egészében számítógépesíti. Az új rendszer több lépcsőben kerül bevezetésre 2007 és 2009 között. A Bíróság belső ellenőrzési szolgálata A 2004-es pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 9.21. bekezdése és a 2005-ös pénzügyi évre vonatkozó éves jelentés 10.13. és 10.14. bekezdése: A Számvevőszék megállapította, hogy a belső ellenőrzési szolgálat vezetője felelt az engedélyezésre jogosult tisztviselők intézkedéseinek előzetes ellenőrzéséért. A 2005-ös pénzügyi évre vonatkozóan ugyanez állapítható meg. A pénzügyi műveletek lebonyolításában való ilyen mértékű szerepvállalás nem egyeztethető össze a költségvetési rendelet 86. cikkében rögzített alapelvvel, amely szerint a belső ellenőrnek teljesen függetlenül kell ellátnia az ellenőrzési feladatait. 2005 második felében a belső ellenőr külön ellenőrzéseket végzett és ajánlásokat intézett az érintett szolgálatokhoz. A számvevőszéki ellenőrzés időpontjában azonban a belső ellenőr jelentései még nem álltak rendelkezésre. 2006-ban a belső ellenőrzési szolgálat vezetője maradt továbbra is felelős az engedélyezésre jogosult tisztviselős intézkedéseinek előzetes ellenőrzéséért. A belső ellenőrzési szolgálat két ellenőrzési jelentést bocsátott ki és számos ajánlást tett, amelyek jelentős megtakarítást eredményeztek. A felügyeleti és kontrollegységet újra kell szervezni a belső ellenőrzési szolgálat teljes függetlenségének biztosítása érdekében.