Az alábbi 2. ábra azt mutatja be, hogy a tagállamok a rendelkezésükre álló többféle végrehajtási mód közül melyeket választották az ESPD alkalmazására. Úgy tűnik, hogy a legtöbb tagállam egynél több végrehajtási módot is alkalmaz párhuzamosan. Különösen két végrehajtási mód emelkedik ki a többi közül, a legtöbb tagállam az e-ESPD-t és a papíralapú formátumot részesíti előnyben (mindkét módot 15 tagállam alkalmazza).

Az ESPD végrehajtásával kapcsolatban a tagállamok technikai segítséget is igénybe vehettek. Az e-közbeszerzéssel foglalkozó többoldalú szakértői csoport (EXEP) évente háromszor ülésezett, emellett pedig sor került egy felhasználói közösség kialakítására is, hogy a tagállami javaslatokat be lehessen építeni az e-ESPD fejlesztésébe. Ezenkívül a központi közbeszerzési hivatalok közigazgatási dolgozói rendszeres webináriumok keretében vehettek részt az ESPD használatáról szóló képzéseken.

A felmérés kitért a vevők azon lehetőségére is, hogy a közbeszerzési eljárásban előírt igazoló dokumentumokat közvetlenül be tudják szerezni a nemzeti adatbázishoz (nemzeti közbeszerzési nyilvántartáshoz, virtuális céginformációs dossziéhoz, elektronikus dokumentumokat tároló rendszerhez vagy előminősítési rendszerhez) való hozzáférés révén. Ezt a megközelítést az „egyszeri adatszolgáltatás elvének” nevezik, mivel a beszállítókat ily módon nem (vagy legfeljebb csak egyszer) kell felkérni arra, hogy igazolják egy közigazgatási eljárás követelményeinek való megfelelésüket, hiszen ez az információ már rendelkezésre áll a közigazgatási szervek adatbázisaiban.

A 2014/24/EU irányelv lehetővé teszi a tagállamok számára, hogy 2018. áprilisáig az ESPD papíralapú változatát használják. Az e-ESPD-t alkalmazó 15 tagállam közül 12-ben párhuzamosan a papíralapú formátumot is használják. Csak Franciaország, Magyarország és Írország jelezte, hogy az ESPD-t papíralapú formátumban használják. Az ESPD használatát megkezdő tagállamok több mint 80 %-a tehát még mindig a papíralapú változatot alkalmazza. Ez azt jelenti, hogy a tagállamok csak elenyésző mértékben élnek az ESPD által kínált egyszerűsítési lehetőségekkel, melyek előmozdítanák a közbeszerzési eljárás digitalizálását. Ugyanakkor azt is figyelembe kell venni, hogy a rendelkezésre álló adatok nem elég részletesek például annak megállapításához, hogy hány ajánlatkérő szerv használja a különböző végrehajtási módok valamelyikét.

A legtöbb tagállam azonban benyújtotta az ESPD hatásainak minőségi értékelését, amelyet az alábbi táblázat foglal össze. A tagállamok véleménye jelentős eltéréseket mutat, és nagyrészt az ESPD végrehajtásának állásától függ. Összességében a tagállamok többsége pozitív értékelést adott az ESPD használatáról, továbbá azt is jelezték, hogy a tényleges előnyök az ESPD-nek a nyilvántartásokkal és az okirati adatbázisokkal való összekapcsolása révén valósulhatnának meg. A tagállamok egy másik csoportja, többek között Dánia, Németország és Spanyolország arról számolt be, hogy a vállalkozások és a vevők egyaránt komoly kritikákat fogalmaztak meg az ESPD kapcsán. Más tagállamok (például Írország), annak ellenére, hogy elismerték az elektronikus megoldás által kínált egyszerűsítési lehetőségeket, arra mutattak rá, hogy a végrehajtás kezdeti szakasza komoly kihívásokat jelentett számukra. A jelentés mellékletében szereplő 3. táblázat bemutatja, hogy a tagállamok milyen előnyökről és hátrányokról számoltak be az ESPD használata kapcsán.

Végül csak két tagállam nyújtott be mennyiségi becslést a vállalkozásokra gyakorolt hatásról: Dánia szerint a megtakarítások évi 12 millió eurót tesznek ki, míg Horvátország arról számolt be, hogy az ajánlatok elkészítése során a bizonyítási eszközökhöz kapcsolódó költségek 83 %-kal csökkentek. Egyetlen tagállam sem próbálta számszerűsíteni a vevőkre háruló adminisztratív terhek csökkentéséből származó előnyöket.

A tagállamokat arról is megkérdezték, hogy tervezik-e az ESPD integrálását valamely fent említett informatikai rendszerbe. A tagállami válaszok két fő, ellentétes megközelítésről tanúskodnak (ld. az 5. ábrát): egyrészt 11 tagállamban nincs még lehetőség arra, hogy az ajánlatkérő szervek egy nemzeti adatbázishoz való hozzáférés révén közvetlenül szerezzék be a közbeszerzési eljárásokban megkövetelt dokumentumokat. Ez arra utal, hogy ezek a közigazgatási adatbázisok nem nyitottak a többi közigazgatási szerv előtt közvetlen keresés vagy összekapcsolódás céljából, vagyis az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényesítése még várat magára. Másrészről 11 tagállamban valamennyi ajánlatkérő szerv hozzáférhet a nemzeti adatbázisokhoz annak érdekében, hogy közvetlenül lekérhesse egy beszállító adatait és tanúsítványait. Ez a lehetőség azonban csak bizonyos típusú, például a kizárási okokkal kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik (ezt közölte Finnország, Németország, Lettország, Litvánia és Spanyolország), míg a többi dokumentumot a beszállítóknak kell benyújtaniuk. Úgy tűnik tehát, hogy ezek a tagállamok megkezdték az egyszeri adatszolgáltatás elvének alkalmazását, ezzel csökkentve az adminisztratív terheket az eljárások valamennyi résztvevője számára. Lettország és Litvánia például olyan rendszert vezetett be, amely lehetővé teszi valamennyi vevő számára, hogy automatikusan lekérjék és ellenőrizzék a beszállítók bizonyos típusú követelményeknek való megfelelését. A lett és a litván tervek szerint az ESPD-t valamennyi nyilvántartással össze fogják kapcsolni, hogy minden adatot lefedjenek és lehetővé tegyék azok egyszerűsített ellenőrzését.

·a központi beszerző szervek (CPB-k) hálózata

·az E-közbeszerzési Szolgáltatók Európai Egyesülete (EUPlat)

·az Eurocities, a nagy európai városok hálózata

·az Európai Építőipari Dolgozók Szövetsége (EBC)

·az Európai Építőipari Szövetség (FIEC)

·az Európai Kis- és Középvállalkozások Szövetsége (UEAPME)

6. ábra: Az érdekelt feleknek szóló célzott konzultációra adott válaszok egyesületenként

A felmérésben 16 tagállamból 48 érdekelt fél vett részt. A fenti ábra az egyesületek/csoportok szerinti válaszokat mutatja be. A válaszadók mindössze fele számolt be arról, hogy használja az ESPD-t, az előnyben részesített alkalmazási mód pedig a papíralapú formátum volt, melyet az e-ESPD követett. Összességében számos, vevőket és eladókat is képviselő érdekelt fél is kételyeit fejezte ki az ESPD használatával kapcsolatban, kiemelve az űrlap bonyolultságát. Ez azonban a papíralapú változat használatának, illetve egyes esetekben a rendszerrel kapcsolatos félreértéseknek is betudható.

Néhány esetben az érdekelt felek arról számoltak be, hogy a vevők nem tekintik kötelezőnek az ESPD használatát valamennyi közbeszerzési eljárás során, vagy hogy más típusú önbevallásokat használnak. Több érdekelt fél aggodalmát fejezte ki az űrlap szövegezésével vagy azzal kapcsolatban, hogy az ESPD-t az alvállalkozókra vonatkozóan is be kell nyújtani; míg mások nagyra értékelték az e-ESPD szolgáltatást, és úgy vélték, hogy az ESPD hasznos a kkv-k szempontjából, mivel egységesíti az előírt önbevallás formátumát. Összességében az érdekelt felek véleménye eltérő volt attól függően, hogy tagállamukban már alkalmazták-e az önbevallási dokumentumot, és hogy e dokumentum mennyire volt összetett.

6.Következtetések és a következő lépések

Amint azt a tagállamok és az érdekelt felek bevonásával elvégzett felmérés is mutatja, az ESPD alkalmazása az irányelvek késedelmes átültetése és a végrehajtáshoz szükséges idő miatt csak nemrégiben kezdődött meg. Ennek következtében a legtöbb tagállamban az ESPD használata nagyrészt a papíralapú formátumra és a Bizottság által kínált e-ESPD szolgáltatásra korlátozódik. Ez idáig csak kevés tagállam dolgozta ki saját nemzeti ESPD-megoldását, viszont középtávon több tagállam is tervezi ennek kifejlesztését. A tagállamok ezért még nem aknázták ki az ESPD által kínált valamennyi lehetőséget. Emellett nem áll rendelkezésre elegendő gyakorlati tapasztalat ahhoz, hogy döntést lehessen hozni az ESPD módosításának szükségességéről. E tekintetben nagy jelentőséggel bír az is, hogy csak igen kevés (mindössze három) tagállam tett javaslatokat az ESPD és/vagy az e-ESPD módosításával kapcsolatban.

Ezzel összefüggésben meg kell jegyezni, hogy 2019-ben sor fog kerülni az ESPD alaposabb értékelésére, valamint az irányelvek által a belső piacra és a határokon átnyúló közbeszerzésekre gyakorolt hatásnak a vizsgálatára. Mivel az említett értékelések többéves alkalmazáson fognak alapulni, átfogóbb képet nyújthatnak majd a helyzetről.

A Bizottság továbbra is elő fogja segíteni az ESPD alkalmazását a tagállamokban, és különösen támogatni kívánja az ESPD-nek a nemzeti e-közbeszerzési rendszerekkel és a tanúsítási/okirati nyilvántartásokkal/adatbázisokkal való integrációját. Mindez hozzá fog járulni az egyszeri adatszolgáltatás elvének érvényesítéséhez a tagállamokban.

A szolgáltatás átmeneti jellegével összhangban a Bizottság 2019. április 18-tól nem fog részt venni az e-ESPD jelentős fejlesztéseiben. A tervek szerint az e-ESPD ezen időpont után megszűnik.

Az ESPD (és az e-Certis) további fejlesztése során figyelembe kell venni a tagállami nyilvántartásokat összekapcsoló, a közbeszerzési eljárások szempontjából lényeges dokumentumokat tartalmazó rendszerek (például az üzleti nyilvántartások összekapcsolására szolgáló BRIS rendszer, a fizetésképtelenségi nyilvántartások összekapcsolására szolgáló rendszer, valamint az ECRIS elnevezésű Európai Bűnügyi Nyilvántartási Információs Rendszer) fejlődését is.