A SZÁMVEVŐSZÉK ÉSZREVÉTELEI A BIZOTTSÁG VÁLASZAI

A megbízhatósági nyilatkozatot alátámasztó információk

Az elszámolások megbízhatósága

20. Az előzetes beszámolót későn, 2004. június 22-én (25) küldték meg. Ez ekkor még hiányos volt (26). A végleges beszámolót legkésőbb (27)2004. október 15-ig kell elkészíteni. Ezt a beszámolót és a csatolt költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentést (28) most első ízben kell közzétenni az Európai Unió Hivatalos Lapjában. A megbízhatósági nyilatkozat II. pontjában szereplő észrevételek a következő megállapításokon alapulnak.

21. A 2003 végén kibocsátott, de még be nem hajtott beszedési utalványok 27,5 millió eurós összege nem foglalja magában a követelések teljes értékét. 21.

a) a projektek során felmerülő követeléseket (behajtandó előlegek, nem támogatható kiadások, stb.) sem a Bizottság központi részlegei, sem a küldöttségek nem tartják nyilván teljes egészében. Utóbbiak gyakran egyszerűen bevételként (negatív kifizetésként) tüntetik fel a harmadik adósok által ténylegesen visszafizetett összegeket. Ezenkívül, mivel a követeléseket nem felügyelik könyvelésen kívüli eljárások révén, a Bizottság nem tudja számszerűsíteni a 2003 végén a projektekkel kapcsolatban ténylegesen fennálló követelések összegét (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) A Bizottság nem közölte, hogy a több mint 18 hónapja elszámolatlan 400 millió eurónyi előlegből mekkora az igazolatlan kifizetések összege, amelyeknek beszedésre vagy végső elszámolásra kell kerülniük. A Számvevőszék így nem tudja megállapítani, hogy az előlegek mely részét kell behajtani és a követelésekbe foglalni. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. Az EBB-nek 2003-ban, valamint más nemzetközi intézményeknek az előző években átutalt összegek (209 millió euro), amelyeket ezek a szervezetek még nem használtak fel teljesen, nem jelennek meg a mérleg eszközoldalán. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. A Számvevőszék korábbi észrevételeinek alapján a Bizottság 2003-ban leltárt készített a kedvezményezett országok helyi számláira átutalt Stabex-támogatások felhasználásáról. Az ezekről a számlákról történő helyi kifizetéseket továbbra is az illetékes küldöttség hagyja jóvá (lásd a 63.–68. bekezdéseket). 2003 végén a Bizottság által az érintett AKCS-országoktól kapott információ még hiányos volt. A Számvevőszék úgy véli, hogy a Bizottságnak a leltár akár csak részleges eredményeit is fel kellene tüntetnie a pénzügyi irányítási jelentésében, részletekkel pedig a pénzügyi műveletek végrehajtására vonatkozó jelentés függelékében kellene szolgálnia. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűsége és szabályszerűsége

24. A megbízhatósági nyilatkozat III. pontjában leírt észrevételek az EFA felügyeleti rendszereinek és ellenőrzéseinek elemzésén, az elszámolások alapjául szolgáló ügyletekből vett minta vizsgálatán, az éves tevékenységi jelentés elemzésén, valamint az EuropeAid főigazgatójának nyilatkozatán alapulnak. A fő következtetések alább találhatók.

A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések elemzése

A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések javulása a Bizottság szintjén

Belső ellenőrzési standardok alkalmazása

25. 2003 folyamán az EFA megvalósításáért felelős EuropeAid folytatta a Bizottság által 2001-ben jóváhagyott különböző belső ellenőrzési standardok bevezetését. A belső ellenőrzési standardokat a küldöttségek és a központok egy időben, a decentralizációs folyamattal párhuzamosan vezetik be, mely utóbbi csak 2004 végére fog teljesen befejeződni. A Bizottság különböző részlegei elemezték a belső ellenőrzési standardokat, és ezen elemzés eredményeinek alapján a Számvevőszék az alábbi következtetéseket tudja levonni a központi részlegekre nézve:

26. Minden főigazgatóságnak megfelelő felügyeleti intézkedéseket kellett bevezetnie, adott esetben az ügyletekből vett minta utólagos vizsgálata révén. Az EuropeAid szintjén 2003-ban hoztak létre egy részleget a pénzügyi irányítás utólagos ellenőrzésére. Ennek fő feladata, hogy feltárja a pénzügyi irányítás és a belső ellenőrzési rendszerek visszatérő hibáit, és intézkedéseket javasoljon a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére. Ennek megfelelően mintegy 1 800 kockázatot jelentő ügyletet vontak alapos utólagos vizsgálat alá. A vizsgálat beszedési utalványokra, még behajtandó összegekre, elszámolásra váró előlegekre, biztosítékokra és kezességekre vonatkozott. Az utólagos vizsgálati részleg legfigyelemreméltóbb következtetései az elszámolásra váró előlegek és a beszedések ellenőrzésével voltak kapcsolatosak. Az EFA-projektekhez kapcsolódóan több mint 400 millió euro a 18 hónapnál régebben elszámolatlan előlegek összege. A különböző illetékes részlegeket ezenkívül felkérték, hogy gondoskodjanak a még fennmaradó 27,5 millió euro behajtásáról. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. A felügyeleti intézkedések kiegészítéseképpen, ideiglenes elővigyázatossági lépésként egy előzetes ellenőrzési részleget is felállítottak. Ilyen részleg létrehozásáról a belső ellenőrzési standardok tulajdonképpen nem rendelkeznek. A részleg 2003 júniusában kezdett működni az EFA engedélyező igazgatóságán, és az összesen 5 261 ügyletből (kötelezettségvállalások és kifizetések egyaránt) 540-et vizsgált meg. Az előzetes eljárás során nem tártak fel jelentős hibákat.

28. E két részleg munkáján kívül más tevékenységek is kapcsolódnak az ügyletek felügyeletéhez, mint a kötelezettségvállalásokhoz és kifizetésekhez kapcsolódó ellenőrzési listák összeállítása, részlegek közötti megbeszélések és a küldöttségek felkeresése ellenőrzés céljából. Általánosságban a felügyelet sokkal kiterjedtebb, mint korábban, de még nem harmonizált. Hatásosabbá tétele érdekében szükséges a koordináció annak meghatározására, hogy az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségének és szabályszerűségének mely szempontjait milyen típusú ellenőrzés fedi. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. A belső ellenőrzési standardokkal összhangban az EuropeAid kifejlesztette belső ellenőrzési részlegét is. 2003-ban így az EFÁ-ra vonatkozóan értékelhették a küldöttségek (egy helyszíni ellenőrzés Malin) és a központi részlegek munkaterhelését a decentralizációval összefüggésben, az engedélyező igazgatóságnál pedig a belső ellenőrzési standardok bevezetésében tett előrelépést. Ezenkívül is lényeges feladat teljesítésére került sor: feltárták az EuropeAid felügyeleti rendszereinek és ellenőrzéseinek hiányosságait, illetve a rájuk vonatkozó fő kockázatokat. A 2002-es pénzügyi évre vonatkozó éves jelentésében a Számvevőszék kiemelt néhány ilyen kockázatot és hiányosságot, elsősorban azokat, amelyek az EFÁ-ból finanszírozott szolgáltatások, beruházások és beszerzések valódiságának vizsgálatához kapcsolódnak. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. Ami az ad hoc irányítási információt illeti, a „külső támogatás kezeléséről szóló jelentéseket” (EAMR) 2002 végén tervezték meg (30) és 2003-ban vezették be. Ez az időszakos információs forrás lehetővé teszi, hogy a decentralizált küldöttségek eljuttassák a központi részlegeknek a legjelentősebb projektekre vonatkozó legfontosabb információkat a megvalósításról, kifizetésekről és külső ellenőrzésekről. A küldöttségek mindezt egy szabványosított űrlapon jelentik, amelyet megküldtek nekik. Habár az EAMR-jelentés leadása 2004. január 31-ig volt esedékes, 2004 márciusáig a Bizottság még nem kapta meg valamennyi EAMR-t. Az EAMR nemcsak alkalmi információt nyújt az irányításról a központi részlegeknek, hanem az illetékes igazgató éves jelentése, illetve ezáltal a főigazgató éves jelentése és nyilatkozata kidolgozásához is alapul szolgál. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. A szabálytalanságok jelentését – a belső ellenőrzési standardok egyikét – illetően elmondható, hogy 2003-ban az OLAF-nak három esetben (Sierra Leone, Pápua Új-Guinea és a Dominikai Köztársaság) küldtek információt az EFÁ-hoz kapcsolódó állítólagos csalásról. A küldöttségek közelebb vannak a kedvezményezetthez, így a központi részlegeknél jobban ki vannak téve a szabálytalanságoknak, és jobban tájékozottak ezeket illetően. A Bizottságnak továbbra is mindent meg kell tennie, hogy növelje munkatársainak az ilyen ügyekkel kapcsolatos tudatosságát. A cselekvési tervek végrehajtása 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. A belső ellenőrzési standardok bevezetésén kívül a Számvevőszék a felügyeleti rendszerek és ellenőrzések erősítését célzó cselekvési terveket is vizsgálta. Ezek a tervek az EuropeAid főigazgatójának 2002-es éves tevékenységi jelentéséből következnek, illetve egyes 2003-ban megállapított követelményekre tekintettel hoztak róluk döntést.

33. A külső ellenőrzésekre vonatkozóan a központi részlegek illetékes egységei alkalmi támogatást adnak a küldöttségeknek és a működési igazgatóságoknak. Standard feladat-meghatározást dolgoztak ki, hogy a finanszírozott projektek nagy többségére vonatkozóan ennek segítségével egységesítsék a külső cégek által végzett ellenőrzéseket. Így a 2003-as ellenőrzési program a központi részlegeknek az EFÁ-t érintően körülbelül 30 ellenőrzést ír elő (ezekkel külső ellenőröket bíztak meg), ami az előző évekkel összehasonlítva viszonylag nagy szám. 2003 végén bevezettek egy új, de akkor még csak részben működő informatikai eszközt (CRIS Audit), amely lehetővé teszi, hogy a Bizottság felügyelje a külső ellenőrzések tervezését és végrehajtását. Mivel azonban ez az eszköz nem kapcsolódik a pénzügyi információs rendszerhez, nem értékelhető, hogy milyen nagy az ellenőrzések általi érintett projektek aránya. Hosszabb távon a CRIS Audit-ot valamennyi küldöttség ellenőrzési tevékenységére ki fogják terjeszteni. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Számos eszköz bevetésre kerül tehát, ám mégis nehéz megbecsülni, hogy a külső ellenőrzések mennyiben járulnak hozzá az EFA alapjául szolgáló ügyletek jogszerűsége és szabályszerűsége megbízhatóságának szavatolásához. Tény, hogy az ellenőrzési megállapítások hasznosulása még mindig nem kielégítő, mivel az érintett felek eltérő módokon hasznosítják a megállapításokat. Most, hogy a feladat-meghatározás szabványosításában már előrelépés történt, elsősorban arra kell törekedni, hogy az ellenőrzési megállapítások jobban hasznosuljanak. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. A 2. intézkedés, mely a főigazgatók 2001-es éves tevékenységi jelentéseinek és nyilatkozatainak összefoglaló jelentésében áll, a külső intézkedésekkel összefüggő kockázatok elemzését írja elő. A Bizottság 2003-ban kidolgozott egy munkadokumentumot (31) a kockázatok leírására. Az abban javasolt elemzés és intézkedések figyelembe veszik, hogy a külső intézkedések különböző módon, azaz centralizáltan, decentralizáltan vagy közös alapon valósulnak meg. A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések erősítésének elősegítése érdekében ezután ezt a célravezető kockázatelemzési és -kezelési módszert kell alkalmazni az összes támogatási eszközre és projekttípusra. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. A pénzügyi irányítás utólagos ellenőrzéséért felelős részleg 2003-ban speciális cselekvési tervet hajtott végre a célból, hogy csökkentse a projektekkel összefüggésben felhalmozódott, 27,5 millió eurós behajtandó összeget, amellyel harmadik felek tartoznak az EFÁ-nak. Ez az intézkedés lehetővé tette, hogy ezen a területen a behajtás kezdeményezésének felelőssége megoszoljék az EFA engedélyező és számvitelért felelős tisztviselője között. Ebből is kitűnik, hogy hiányzik a koordináció az EFA engedélyező és a számvitelért felelős tisztviselője között, illetve hogy a Bizottság csak nehezen tudja alkalmazni a követelésekre és a behajtásra vonatkozó szabályozást. Nem hagytak jóvá továbbá működési eljárást az új beszedési utalványok elszámolására, amelyek a 2003-as pénzügyi évben vagy a következő években fognak felmerülni a projektekkel összefüggésben. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Az AKCS-országokban általában jól tervezik és ellenőrzik a felügyeleti rendszereket és ellenőrzéseket

37. Az EFA felügyeleti rendszerei és ellenőrzései az AKCS-államok és az Európai Bizottság partnerségén alapulnak. A szerződések és kifizetések esetében a fő partnerek a nemzeti programengedélyező (a pénzügyminiszter vagy a külügyminiszter) és a küldöttség vezetője, akik mások által végrehajtott ellenőrzésekre támaszkodnak, ideértve az AKCS-államok szakminisztériumait, a programirányító részlegeket, a projektek által finanszírozott helyszíni ellenőröket, valamint a szakasszisztenseket és olyan külső szakértőket, mint a magánszektorban dolgozó műszaki tanácsadók és ellenőrök.

38. A Számvevőszék hat AKCS-államban hajtott végre helyszíni ellenőrzést (Kenya, Mali, Mauritánia, Szenegál, Pápua Új-Guinea és a Salamon-szigetek) az EFA felügyeleti rendszereinek és ellenőrzéseinek vizsgálatára vonatkozóan. A Stabexet illetően a Számvevőszék szintén a helyszínen vizsgálta meg mintavétellel a helyi számlákról a Stabex-programok kedvezményezettjei részére történt végső kifizetéseket.

39. A felkeresett AKCS-országok esetében a szerződések és kifizetések felügyeleti rendszerei és ellenőrzései többnyire jól tervezettek voltak. Érvényes jogszabályok be nem tartására csak néhány esetben derült fény.

40. Ami a kifizetésekre vonatkozó felügyeleti rendszerek és ellenőrzések működését illeti, a cotonou-i megállapodás keretében az EFA-kiadásokat engedélyező és azok végső elszámolását végző nemzeti programengedélyezők nem mindig bizonyosodtak meg arról, hogy a számlákra vonatkozó lényeges ellenőrzéseket ők maguk vagy mások helyesen végezték-e el. Ennek következtében néhány lényeges ellenőrzést nem hajtottak végre, például annak biztosítására, hogy a teljesített beruházások, beszerzések és szolgáltatások megfeleltek a rájuk vonatkozó szerződéseknek, illetve hogy figyelembe vették a szerződések pénzügyi záradékait (az árkiigazításokra, a garanciák megfelelőségére, a helyes árfolyamok alkalmazására, a szerződés egy részének a helyi valuta helyett euróban történő kifizetésére stb. vonatkozóan). Ilyen esetben a kifizetéseket engedélyező küldöttségvezetők feladata, hogy bepótolják a nemzeti programengedélyezők mulasztásait. Néhány esetben azonban nem vizsgálták ezeknek a lényegi ellenőrzéseknek a megbízhatóságát, többek között a Stabex-támogatásoknak a kedvezményezettek általi felhasználását illetően. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Pozitív lépés, hogy a decentralizált küldöttségek most már ellenőrzési listákat használnak kifizetéseik engedélyezése során. Néha azonban a valóságtól eltérően adnak számot problémamentesen elvégzett ellenőrzésekről (pl. ha egy szerződőnek valójában nincs érvényes bankgaranciája). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. A külső projekt-ellenőrzések következtetéseinek és ajánlásainak hasznosulása igen változó és általában korlátozott mértékű. Ezt egyrészt az ellenőrzési jelentések krónikus késedelmei okozzák, másrészt az, hogy a küldöttségek gyakran úgy érzik, ezek a jelentések pusztán adminisztratív célból készülnek. Túl gyakran fordul elő, hogy az ellenőrzési jelentések mindössze bizonylati dokumentumként szolgálnak a projektek lezárásához vagy egy előlegszámlára történő további kifizetéshez, de nem vezetnek a szükséges kiigazításokhoz. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. A Stabex-re vonatkozóan, mivel a Bizottság eltűrte, hogy a nemzeti programengedélyezők – az átdolgozott Loméi Egyezmény 212. cikkének előírásaival ellentétben – ne adjanak számot a pénzeszközök felhasználásáról, így saját magát hozta abba a helyzetbe, hogy nem képes ellenőrizni a pénzeszközök teljes felhasználását. A Számvevőszék helyszíni vizsgálatai azt is feltárták, hogy egyes helyi bankszámlákon, amelyekre Stabex-támogatások kerülnek, a küldöttségvezető engedélye nélkül történtek pénzmozgások (Kenyában és Mauritániában), illetve hogy a küldöttségvezető olyan esetben is engedélyezett támogatás-átutalást, amikor az ő neve nem szerepelt az aláírásra jogosultaknak a bank által használt (elavult) listáján (Szenegálban). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Következtetés a felügyeleti rendszerekre és ellenőrzésekre vonatkozóan

44. Az EFA felügyeleti rendszerei és ellenőrzései sok mechanizmusra és célkitűzésre vonatkoznak. Ezeknek a rendszereknek és ellenőrzéseknek a megújítása a 2003-as költségvetési év során kezdődött el, és még meg kell szilárdulniuk, mielőtt sor kerülhet annak értékelésére, hogy ténylegesen mennyiben járulnak hozzá ezek az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségéhez és szabályszerűségéhez. Azonban már most is nagyobb koordinációra van szükség annak érdekében, hogy el lehessen kerülni a kettős ellenőrzéseket, és hogy lefedjék a fő kockázati területeket, különösen azokat, amelyeken a Számvevőszék által feltárt rendellenességek jelennek meg. Különösen fontos az, hogy a küldöttségek szintjén teljes körűen alkalmazzák a Bizottság különböző felügyeleti részlegei ellenőrzési intézkedéseit és következtetéseit. A belső ellenőrzés megfelelő szintjén a Stabex-támogatások mozgásával is foglalkozni kell. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Ügyletek ellenőrzése

45. A rendelkezésre álló dokumentáció alapján 49 kifizetésből álló mintát vizsgáltak a Bizottságnál Brüsszelben, és ahol lehetséges volt, a küldöttségeknél az AKCS-országokban. Ezenkívül hat kiválasztott AKCS-államban a helyszínen vizsgáltak 37 egyéb kifizetést, a megfelelő globális és egyedi kötelezettségvállalásokat is beleértve, annak megállapítására, hogy hogyan működtek a felügyeleti rendszerek és ellenőrzések, különösen ami a bizonylatokkal alátámasztott beruházások, beszerzések és szolgáltatások valódiságát illeti.

46. A közvetlen költségvetési támogatással kapcsolatosan (lásd a 19. bekezdést) az EFA jogi kerete az értelmezések és mentességek széles körét teszi lehetővé. Továbbá az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségéhez és szabályszerűségéhez kapcsolódó ellenőrzések csak azt vizsgálják meg, hogy megtörtént-e a vonatkozó feltételek megfelelő értékelése. A pénzügyi kötelezettségvállalások jóváhagyásakor végzett kezdeti értékelések nem a cotonou-i megállapodás 61. cikkének (2) bekezdésében felsorolt szempontok szerinti formában készülnek. A formai következetesség azért alapvető fontosságú, különösen a közpénzek kezelésének átláthatóságát, megbízhatóságát és hatékonyságát illetően, mert enélkül később nem lehetne megítélni, javult-e az irányítás, ami pedig a további támogatás előfeltétele. A támogatások további odaítélése elsődlegesen makrogazdasági mutatóktól függ, pedig ezek csak egy részét jelentik a közpénzek kezelésére vonatkozó információnak. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Pénzügyi kötelezettségvállalások

47. A cotonou-i megállapodás IV. függeléke 17. cikkének (2) bekezdése szerint a Bizottság és az AKCS-állam vagy -államok közötti pénzügyi megállapodást a közösségi döntéshozó szerv döntése után 60 napon belül ki kell kidolgozni. A Számvevőszék számára a pénzügyi megállapodás kidolgozására az az egyetlen bizonyíték, hogy mindkét fél aláírta. A több mint száz 2003-as új kötelezettségvállalást – vagyis a pénzügyi év szinte összes pénzügyi kötelezettségvállalását – tartalmazó mintából 82 %-ra vonatkozott a döntés utáni 60 napon belül aláírt pénzügyi megállapodás. A fennmaradó 18 %-ból 3 %-ot (32) több mint 120 nappal az eredeti határozat után írtak alá. Ez a korábbi évekkel összehasonlítva előrelépést jelent. Mindazonáltal a Bizottságnak jeleznie kell, hogyan szándékozik biztosítani azt, hogy a jövőben a megállapodásokat a 60 napos időhatáron belül dolgozzák ki. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Egyedi jogi kötelezettségvállalások

48. Az egyedi jogi kötelezettségvállalásokkal összefüggésben néhány elszigetelt és jelentéktelen hiba merült fel: 48.

a) a szerződéseket alátámasztó garanciákat ismétlődő szabálytalanságok jellemzik, néhányat nem nyújtottak be, mások pedig hiányosak vagy a határidő lejárta után nyújtották be őket; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) egyes esetekben még mindig megtörtént, hogy a szerződésekben utólag tett jelentős változtatások olyan tényleges végösszeget eredményeztek, amely túllépi a módosítás törvényben előírt határát;

c) néhány küldöttség azt a gyakorlatot követi, hogy a szerződéseket dátum nélkül írják alá vagy nem szólítják fel a szerződőket és a nemzeti programengedélyezőt a jóváhagyandó szerződések datálására. Ez a rendellenesség megnehezíti, hogy a küldöttségek be tudják tartatni a vonatkozó rendelkezéseket, amennyiben ezek közvetlenül a szerződések aláírásának dátumától függenek (pl. annak ellenőrzése, hogy a nemzeti programengedélyező csak azután hagyta jóvá a szerződést, hogy a szerződő teljesítési kezességet vállalt). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Kifizetések

49. Az egyedi jogi kötelezettségvállalásokkal összefüggésben néhány elszigetelt és jelentéktelen hiba merült fel: a) a kifizetések nem voltak összhangban a szerződéses előírásokkal (ár, fizetési mód, cikkek típusa és mennyisége szempontjából); b) nem támogatható, mert a szerződésben nem szereplő kiadásokat fizettek vissza; c) olyan kiadásokat fizettek vissza, amelyekre vonatkozóan az igénylő nem mutatta be a szerződésben kifejezetten megkövetelt bizonylati dokumentumokat; d) olyan beruházásokat, termékeket vagy szolgáltatásokat fizettek ki, amelyek valódiságáról nem szereztek előzetesen ésszerű bizonyosságot.

50. Más, gyakrabban előforduló hibákra az eljárások végrehajtásával kapcsolatban derült fény: nehéz azonban megbecsülni, hogy ezek milyen hatással lehetnek a kifizetések nagyságára (pl. esetleges késedelmi kamatok, ha későn fizetik ki a szállítókat). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Gyakori eljárási szabálytalanság, hogy a jelentéseket a szerződésben előírt határidő után készítik el. Amikor ezek a jelentések a projektek megvalósítását érintik, a késedelem gyakran a projektek pénzügyi irányítási hiányosságaira utal. Az ellenőrzési szerződések esetében az ellenőrzési jelentések késedelmes elkészítése nagyban csökkenti annak lehetőségét, hogy az engedélyező tisztviselő hatásos korrekciós intézkedéseket tegyen és hasznosítsa a jelentés ajánlásait. Általánosságban a további kifizetéseket ezektől a jelentésektől kellene függővé tenni. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. Az EFA kiemelten erősítendő belső ellenőrzési területeinek listáját a következő néhány kifizetés- vagy bevétel-kezelési szabálytalansággal lehet még kiegészíteni: 52.

a) a helyi Stabex-bankszámlákról történő kifizetéseket, bár nem jelennek meg a Bizottság elszámolásaiban, a helyi küldöttségnek és a nemzeti programengedélyezőnek mégis közösen engedélyezniük kell. Ezekből a kifizetésekből azonban néhányat nem írt alá a küldöttség;

b) néhány projektnél a készpénzszámlákon keletkezett banki kamat nem kerül be az elszámolásokba, pedig ezeket hozzá kellene adni a megfelelő projektek forrásaihoz. Ezt a problémát megfelelő banki egyeztető ellenőrzésekkel orvosolni lehetne. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

Az EuropeAid főigazgatójának éves tevékenységi jelentése és nyilatkozata

53. Az éves tevékenységi jelentés és a nyilatkozat az általános költségvetésből finanszírozott tevékenységekre és az EFA tevékenységére is vonatkozik, pedig mindegyik terület más-más pénzügyi szabályozás alá esik. A jelentés néhány pontja említi az EFÁ-t, míg más helyeken az EFA nem szerepel, ami megnehezíti annak eldöntését, hogy az adott téma vagy fenntartás milyen mértékben érinti az EFÁ-t (pl. 250 millió euro értékű szerződést a civil szervezetek szövetségeire vonatkozó fenntartás érint). A jövőbeli jelentések könynyebb olvashatósága érdekében a Számvevőszék szeretné, ha az éves jelentésben és magában a nyilatkozatban az EFÁ-ra vonatkozóan bemutatott információk és fenntartások világosabbak lennének. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. A még meghatározandó követelések összegének, illetve a Stabex-támogatások helyes felhasználása által érintett összegnek a nagyságrendje nagy valószínűséggel lényegileg befolyásolja a pénzügyi információ minőségét. A főigazgatónak ezért erre utaló fenntartást kellett volna megfogalmaznia (lásd a 21. bekezdést). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Mivel a Stabex-leltár csak részleges eredményeket hozott (lásd a 23. bekezdést), a főigazgatónak akkor még nem állt rendelkezésére az összes szükséges információ ahhoz, hogy nyilatkozatában megalapozott véleményt tudjon mondani az elszámolások alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségéről és szabályszerűségéről, illetve arról, hogy a forrásokat a tervezett célokra, az ésszerű gazdálkodás elveivel összhangban használták-e fel. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések teljesítményének alakulása

56. Az összes fenti észrevételt táblázatba foglaltuk, amelynek mutatói lehetővé teszik a felügyeleti rendszerek és ellenőrzések teljesítménye alakulásának értékelését (lásd a 4. táblázatot ).

4. táblázat – Az EFÁ-ra vonatkozó 2003. évi adatok: az ellenőrzésekből származó potenciális mutatók 1. ALAPVETŐ MEGJEGYZÉSEK – A HELYZET ALAKULÁSA 2001 2002 2003 Megjegyzések A Bizottság válasza Megjegyzések Szükséges intézkedések Megjegyzések Szükséges intézkedések 1.1 A Stabex készpénzszámláinak kezelése Elégtelen ellenőrzés A jövőben a nem szüntetik meg a bankkal folytatott levelezést az értékpapírok vételéről és eladásáról A műveletek száma jelentősen csökkent, de a könyvelés nem tünteti föl pontosan az ezekből származó hasznot vagy veszteséget, sem az értékpapírok értékét a pénzügyi év végén A könyvelésből kitűnik a műveletek során keletkező haszon és (néha nem elhanyagolható) veszteség, valamint az értékpapírok értéke a pénzügyi év végén A könyvelésből kitűnik a műveletek során keletkező haszon és (néha nem elhanyagolható) veszteség, valamint az értékpapírok értéke a pénzügyi év végén A kívánt intézkedésekre sor került 1.2 A szerkezeti kiigazítási programok támogatásának végrehajtása A jogi keretek nem teszik lehetővé a szigorú jogszerűségi és szabályszerűségi ellenőrzést, mert a támogatások feltételekhez kötött voltát nem mindig alkalmazzák kellő szigorral Az EFÁ-k jogi kerete lehetővé tesz eltéréseket e téren Az AKCS államok közpénzkezelési minőségére vonatkozó információk hiányában a Számvevőszék nem tudja megítélni a közvetlen költségvetési támogatások felhasználását Javítani kell az információkat az AKCS országok közpénz-felhasználásáról A Bizottság több információt adott a az AKCS országok közpénzfelhasználásának figyelemmel kíséréséről, különösen a 2003. évre vonatkozó pénzügyi irányítási jelentésében Folytatni kell a kommunikáció javítását ebben a fontos témában 1.3 Az EBB által kezelt kockázatitőke-tevékenységek A Loméi Egyezmény által előírtnál magasabb kamatlábak Úgy véli, hogy megfelelően járt el, de az EBB-vel együttműködve ellenőrizni fogja, hogy megfelelően alkalmazták-e a Loméi Egyezményt A kamatlábak magasabbak a Loméi Egyezmény által előírtnál Megfelelően kell alkalmazni a Loméi Egyezményt A 9. EFÁ-ra vonatkozó pénzügyi rendelkezések értelmében az Európai Beruházási Bank felelős a beruházási konstrukciós keret kezeléséért A megbízhatósági nyilatkozat (DAS) kapcsán a Számvevőszéknek nem kell ez ügyben nyilatkoznia 1.4 Árfelügyeleti mechanizmusok A szerződések által előre nem látott árváltozások A Bizottság az összes küldöttség figyelmét fel fogja hívni erre a pontra annak érdekében, hogy ezek a problémák ne ismételődjenek Továbbra is úgy fizetnek ki megváltozott árakat, hogy arról nem rendelkezik a szerződés Javítani kell a szerződések árfelülvizsgálatra vonatkozó szakaszainak megfogalmazását és ellenőrzését Az árfelülvizsgálati záradék alkalmazása továbbra is eseti problémákat vet fel Továbbra is ellenőrizni kell, hogy ezt a szempontot alkalmazzák-e a szerződésekben 1.5 Az elsődleges kötelezettségvállalások valós szintje A kötelezettségvállalás visszavonásának hiánya miatt a költségvetésben túl van értékelve A Bizottság továbbra is erőfeszítéseket tesz, hogy javítsa ez ellenőrzési eljárásokat A kötelezettségvállalás-visszavonás lassúsága miatt nem tükröződik pontosan a könyvelésben Intézkedéseket kell tenni a kötelezettségek nyomon követése és gyors ellenőrizhetősége érdekében A Bizottság alaposan áttekintette a problémát jelentő fennmaradó kifizetéseket Továbbra is módszeresen ügyelni kell a problematikus kifizetendő kötelezettségekre 1.6 Előlegek nyilvántartása és különféle visszafizetések Nincs észrevétel Nem alkalmazható. Az előlegek és a visszafizetendő összegek nem jelennek meg megbízhatóan a könyvelésben Ezt a hiányosságot pótolni kell Nagyon rossz a 18 hónapnál régebben elszámolatlan előlegekre (400 millió euro), valamint a visszafizetendő összegek (27,5 millió euro) kezelésére vonatkozó irányítás Javítani kell a nyilvántartandó előlegek és a visszafizetendő összegek megállapítási, nyilvántartási és nyomonkövetési eljárásait 1.7 A Stabex-alapok felhasználási jelentései és a végső kifizetések ellenőrzése A Stabex-átutalásokat kifizetésként könyvelik el, holott még nem jutottak el a kedvezményezettekhez Javítani kell a számviteli információt Nincs információ a könyvelésben a Stabex-alapok felhasználásáról Ezt a hiányosságot pótolni kell, hiszen a Bizottság társfelelős az alapok felhasználásában A Bizottságnak nem áll módjában ellenőrizni a Stabex-alapok felhasználását (a IV. Loméi Egyezmény 212. cikke), és megfelelő engedélyezések nélkül kerül sor banki átutalásokra A nemzeti programengedélyezőktől be kell szerezni a Stabex felhasználására vonatkozó valamennyi jelentést, és javítani kell a banki átutalások belső ellenőrzését 2. FELÜGYELETI RENDSZEREK ÉS ELLENŐRZÉSEK 2001 2002 2003 A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉSEK VIZSGÁLATA Gyakoriság (a) Gyakoriság (a) Gyakoriság (a) 2.1 A feladatmeghatározás nem szabja meg pontosan, hogy milyen jellegű kiadásokat nem lehet visszatéríteni gyakori gyakori esetenként 2.2 Az ellenőrzési jelentés nem közli világosan, hogy milyen összegű kiadást vizsgáltak, sem a támogatható és nem támogatható kiadások összegét gyakori gyakori esetenként 2.3 A külső ellenőrök által feltárt nem támogatható kiadások behajtására irányuló intézkedések nem kielégítőek gyakori gyakori gyakori BRÜSSZELI BELSŐ ELLENŐRZÉSI RENDSZER A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések értékelése A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések értékelése A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések értékelése 2.4 A vonatkozó műveletekre alkalmazandó kiválasztott belső ellenőrzési standardok alkalmazásának valós szintje nem áll rendelkezésre B B/A BELSŐ ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK A HAT AKCS-ORSZÁGBAN (33) (34) 2.5 A közbeszerzések általános értékelése nem áll rendelkezésre B B/A 2.6 A kifizetések általános értékelése nem áll rendelkezésre B B/A 2.7 Az ellenőrzések általános értékelése nem áll rendelkezésre B B 2.8 A visszatérítések általános értékelése nem áll rendelkezésre C C 2.9 A könyvvitel általános értékelése nem áll rendelkezésre B B/A 2.10 Általános értékelés a felkeresett országokról nem áll rendelkezésre B B (a) Gyakoriság (előfordulás) ritka esetenként gyakori (b) A felügyeleti rendszerek és ellenőrzések értékelése A. Megfelelően működik, kisebb javításokra szorul B. Működik, de javításokra szorul C. Nem működik megfelelően

III. FEJEZET – A KORÁBBAN TETT ÉSZREVÉTELEK HASZNOSULÁSA

Az EFA bevonása az általános költségvetésbe

A korábbi észrevételek összefoglalása

57. A Számvevőszék több alkalommal tett észrevételeket arra nézvést, hogy milyen nehézségekkel és bonyodalmakkal jár több egymást követő Európai Fejlesztési Alap egyidejű végrehajtása, és lehetséges megoldásnak találta azt, hogy az EFÁ-t vonják be az általános költségvetésbe (35). A Bizottság vállalta, hogy 2003-ban közleményt bocsát ki az EFA költségvetésbe való bevonásának előnyeiről és hátrányairól. A Bizottság véleménye szerint a költségvetésbe való bevonás, amit az Európai Parlament is régóta javasol, megoldást kínálna az egyes EFÁ-k beindításához kapcsolódó visszatérő átmeneti problémákra, és lehetővé tenné az AKCS-országokkal kötött megállapodások végrehajtásának zavartalanságát is. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

A helyzet alakulása

58. A Bizottság 2003. október 8-án„Az AKCS-államokkal folytatott együttműködés teljes integrálása az EU-költségvetésbe” címmel a Tanácsnak és az Európai Parlamentnek szóló közleményt fogadott el, amelyben kifejti a költségvetésbe való bevonás mellett szóló érveket. Az összes érintett fél (különösen az AKCS-államok) nagy figyelmet fordítanak erre a kérdésre. Az Európai Parlament már az EFA gyors költségvetésbe vonása mellett nyilatkozott (lásd a 2002-es zárszámadási jelentés 42. bekezdését). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Az AKCS-államok legfelsőbb ellenőrzési intézményeinek részvétele az EFA ellenőrzésében

A korábbi észrevételek összefoglalása

59. Az EFA irányításának korábbi vizsgálataival összefüggésben (36) a Számvevőszék, a Parlament és a Tanács hangsúlyozta, hogy a közpénzkezelés minőségi javítása érdekében – és különösen az EFA által finanszírozott műveletek ellenőrzése tekintetében – milyen fontos lenne erős, hatékony és független Legfelsőbb Ellenőrzési Intézmények (SAI) felállítása és támogatása az AKCS-államokban. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved, — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

A helyzet alakulása

60. A Bizottság jelezte, hogy bár osztja ezt a nézetet és maga is ugyanezen cél érdekében dolgozik, e számára új és politikailag érzékeny területen mégis fokozatos megközelítést szándékozik alkalmazni (37). Miután a Parlament felvilágosítást kért a SAI-knak az EFÁ-ból történő finanszírozásáról (38), erre a megkeresésre adott válaszként a Bizottság a 2003-as pénzügyi évre vonatkozó pénzügyi irányítási jelentésének 5. függelékében közzétett egy 14 projektből álló listát, amelyben konkrétan szerepel az állami ellenőrzési szervezetek támogatása. A Számvevőszék megállapította, hogy ezek a projektek kétségtelenül hasznosak. A projektek nagyrészt a pénzügyminisztériumoknak és esetenként azok belső ellenőrzési struktúrájának erősítését célozzák, ám csak egy vagy két projekt irányul elsődlegesen a SAI-k erősítésére.

A Stabex-alapok vizsgálata

A korábbi észrevételek összefoglalása

61. A Számvevőszék többször is közzétette a Stabex-alapokkal kapcsolatos észrevételeit (39). Ezekben az észrevételekben a Számvevőszék mindig hangsúlyozta, hogy az elszámolások megfelelő felülvizsgálata híján nem állapítható meg, hogy a Stabex-támogatások mikor és hogyan kerültek végleges felhasználásra. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. Az EuropeAid Együttműködési Hivatal nemrég megismételte, hogy az AKCS-államok csak külön feltételekkel és a Hivatal beleegyezésével használhatnak fel Stabex-támogatásokat, és hogy a Hivatal lépéseket fog tenni a helyzet vizsgálata és a jelentéstétel érdekében (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

A helyzet alakulása

63. 2003-ban a Bizottság leltárt készített az összes, eddig az AKCS-országoknak átutalt és 2002 végén a bankszámlákon részben felhasználatlanul maradt Stabex-támogatásról. Ezeknek – a 2003-as végleges elszámolás bemutatásakor még hiányos – információknak a segítségével a Bizottság évek óta először tudott becslést adni a kedvezményezett országok által még fel nem használt összegre nézve: ez körülbelül 700 millió euro. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Habár ezeket a pénzeszközöket már átutalták a kedvezményezett országoknak, és így formálisan már nincsenek az Alap számláin, a Bizottság mégis megosztott felelősséget gyakorol felettük, és annak révén, hogy megbízottjainak alá kell írniuk a végső kifizetéseket, megfelelő felhasználásuk ellenőrzését is fenntartja magának. A megbízhatósági nyilatkozat előkészítése során a Számvevőszék ebből a szempontból is megvizsgálta a Bizottság irányító tevékenységét. A Stabex-támogatásokat általában olyan területen szánják termelő beruházási projektekre, amelynek van köze az átutalási határozatot indokló exportjövedelem-visszaeséshez (41), ám közös megegyezéssel néha mégis olyan műveletekhez használják fel ezeket, amelyek nem kapcsolódnak nyilvánvalóan a kérdéses területhez (Kenya esetében pl. az ország kávéexport-visszaesésének kompenzációs támogatásából, 50 millió euro célzott költségvetési segélyből fedezték többek között a tanárok bérének kifizetését). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. Általában véve tehát a Stabex-alapok irányítása és a támogatások felhasználásának az elszámolásokon keresztül történő figyelemmel kísérése kevéssé szigorú. Részben ez magyarázza, miért volt olyan nehéz a Bizottságnak visszanyernie az ellenőrzést a támogatások számviteli információit illetően. Például a támogatásokból származó keletkezett kamatbevételt néha szabálytalanul számolják el és használják fel (vö. konkrétan Pápua Új-Guinea és a Salamon-szigetek esetével, ahol a kamatbevétel nem jelent meg az elszámolásokban, és minden magyarázatot nélkülöző kiadásokra használták fel azt). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. A Bizottság valójában kezdettől fogva elégtelen figyelmet fordított a Stabex-alapok megfelelő felhasználásának vizsgálatához szükséges minimális struktúra kialakítására. A Bizottság küldöttségeinek nem voltak referenciakereteik és irányvonalaik erre a célra. Ebben az összefüggésben hamar elégtelennek bizonyult a partnerek egyetlen kötelezettsége, tudniilik, hogy tegyenek jelentést a Stabex-alapok felhasználásáról – és a gyakorlatban még ennek a követelménynek sem mindig tettek eleget. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. Alapvetően fontos, hogy most, amikor a Bizottság kezdi visszanyerni az e műveletek feletti ellenőrzést, amelyek több esetben egy évtizednél is régebben kezdődtek, partnereivel együtt új általános stratégia révén biztosítsa a felhasználatlan támogatások végleges elszámolását. A megfelelő jogi keretek megszabása után a Bizottság tervbe vehetné, hogy e pénzeszközöket a kedvezményezett államoknak más módon nyújtott költségvetési támogatás kiegészítésére használja fel. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. A Bizottságnak mindenképpen biztosítania kell, hogy a cotonou-i egyezmények (FLEX) keretében zajló hasonló műveleteket helyesen irányítsák és olyan módon felügyeljék, hogy a kérdéses támogatások megfelelő felhasználása ésszerű időn belül kimutatható legyen. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

IV. FEJEZET – A SZÁMVEVŐSZÉK ÁLTAL A LEGUTÓBBI ZÁRSZÁMADÁSI ELJÁRÁS ÓTA KÖZZÉTETT KÜLÖNJELENTÉSEK FŐ ÉSZREVÉTELEI

2003/15. különjelentés az EFA által finanszírozott mikroprojekt-programok ellenőrzéséről

69. Az EFA-támogatások mintegy 2 %-a többéves, kis infrastrukturális projekteket finanszírozó mikroprojekt-programok formájában talál felhasználóra. A Számvevőszék megvizsgálta a Bizottság központi részlegei, illetve hat AKCS-országban (Ghána, Madagaszkár, Malawi, Uganda, Zambia és Zimbabwe) az ott működő küldöttségei által kifejtett irányítást és ellenőrzést. A Számvevőszék azt is vizsgálta, hogy a programok elérték-e kitűzött céljaikat.

70. A fő észrevételek a programok kialakítását, megvalósítását és a kiválasztott országokban elért konkrét eredményeket érintik. A Számvevőszék pozitív véleményt adott a mikroprojekt-programokról, de azt is megjegyezte, hogy: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) a Bizottság központi részlegei csak hiányos információkkal bírtak ezekről a programokról, és nem látták el a küldöttségeket megfelelő iránymutatással. Nem mindig világos, hogy milyen jogi státusszal bírnak az AKCS-államokban a programokat irányító részlegek. A programok „programbecslések” segítségével történő megvalósítása néha zavaros vagy lassú. Habár összességükben az irányítási és ellenőrzési eljárások kielégítőek, továbbra is fennállnak hiányosságok, és az információs rendszereket gyakran rosszul tervezik és alkalmazzák; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) bár a hatásfok pontos mérésének nehézségét alá szokták becsülni, az széles körben tanúsított és ellenőrizhető tény, hogy a mikroprojektek hasznosak az érintett közösségek számára. A projektek fenntarthatóságának feltételei teljesítettnek tűnnek, de erre befolyással lehetnek a helyi hatóságoknál tapasztalható hiányosságok. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Ellenőrzése alapján a Számvevőszék a következőket javasolja a Bizottságnak: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) javítsa központi részlegeinek szervezetét, hogy jobban kihasználja az együttműködésnek ezt a formáját; (a) play a greater support role;

b) lássa el a küldöttségeket a mikroprojektekre alkalmazható pontos és következetes iránymutatással, gyakoroljon nagyobb ellenőrzést az irányítási rendszer felett, nyújtson jobb jogi keretet, hogy a programok megvalósítását könnyebben lehessen vizsgálni; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) ügyeljen rá, hogy a programok megvalósítása tegye lehetővé a projektciklus vizsgálatát, illetve azt, hogy a program-határidők összhangban legyenek az érintett közösségek elsődleges elvárásaival; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;