[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 1.8.2008

COM(2008) 500 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE

Összefoglaló az európai levéltári együttműködés megerősítését szolgáló kiemelt cselekvésekről szóló, 2005. november 14-i 2005/835/EK tanácsi ajánlás végrehajtásáról szóló, az európai levéltári munkacsoport által a Tanács részére benyújtott előrehaladási jelentésről {SEC(2008) 2364}

1. HÁTTÉR

A tagállamok levéltárairól szóló 2003. május 6-i állásfoglalásában[1] a Tanács elismerte azokat a kihívásokat, amelyekkel e levéltárak néztek szembe az Unió tíz új tagállammal történő bővítésekor. A Tanács felszólított az EU nyilvános levéltárai helyzetének értékelésére, különös figyelemmel a bővítésre, és felkérte a Bizottságot a megerősített koordináció és együttműködés lehetőségeit felmérő jelentés benyújtására.

A tanácsi állásfoglalásra adott válaszként a tagállami szakértőkből álló csoport elkészítette a Kibővített Európai Unió levéltárairól szóló jelentést , amelyet a Bizottság 2005 februárjában nyújtott be a Tanácsnak[2]. A jelentés elemzi az Európai Unió levéltárainak helyzetét, valamint javasolt intézkedések és a levéltárak közötti, európai szinten történő megerősített együttműködés jövőbeni lehetőségeinek egész sorát tartalmazza.

A levéltárakról szóló jelentés az európai levéltári együttműködés megerősítését szolgáló kiemelt cselekvésekről szóló, 2005. november 14-i 2005/835/EK tanácsi ajánlást[3] eredményezte. A tanácsi ajánlás A. pontja a tagállamok és az Unió intézményei által kijelölt szakértőkből álló európai levéltári munkacsoport (ELM) felállítására szólít fel, amely biztosítja a levéltári együttműködést és az általános levéltári ügyek összehangolását, és különösen az ajánlás B. pontjában foglalt öt kiemelt intézkedés végrehajtását. A C. pont felszólítja a tagállamokat és az Unió intézményeit, hogy együttesen támogassák e kiemelt intézkedések végrehajtását. Az Európai Unió törekszik arra, hogy a meglévő programok keretében támogassa az említett intézkedések végrehajtását szolgáló projekteket. Az ajánlás D. pontjában a Tanács felkéri az európai levéltári munkacsoportot, hogy legkésőbb az ajánlás közzétételét követő három éven belül nyújtson be jelentést a kiemelt intézkedések végrehajtása terén elért eredményekről.

Az európai levéltári munkacsoport 2008. június 6-i ülésén elfogadta a Tanács által kért előrehaladási jelentést. Az ELM előrehaladási jelentése a Tanácshoz e közlemény mellékletében kerül benyújtásra.

Az ELM szerint a jelentésnek nem csak a tanácsi ajánlás végrehajtása terén elért eredményeket kell tartalmaznia, hanem meg kell határoznia azokat az új kihívásokat is, amelyekkel a levéltáraknak a jövőben szembe kell nézniük. Az előrehaladási jelentés ennek megfelelően épül fel.

2. EREDMÉNYEK

2.1. Megerősített együttműködés az európai levéltárak között

Az ELM-et 2006 elején hozták létre, amely az Európai Unió mind a 27 tagállamának, valamint az EK-Szerződés 7. cikkének (1) bekezdésében említett öt európai intézmény szakértőiből áll[4]. 2006. áprilisi alakuló ülése óta az ELM félévente egyszer találkozik, hogy megvitassa a tanácsi ajánlás végrehajtása terén elért eredményeket, valamint hogy általános iránymutatást nyújtson az öt kiemelt területre irányuló intézkedésekkel kapcsolatban.

Az ELM együttműködik más illetékes hálózatokkal és ágazatokkal. A kiemelt intézkedések egész sorának végrehajtása érdekében az ELM együttműködött az olyan meglévő szervekkel, mint a DLM-fórum[5] és a Nemzetközi Levéltári Tanács Európai Részlege (EURBICA). A levéltári ágazat aktívan részt vesz az Európai Digitális Könyvtár Alapítvány munkájában és képviselteti magát a digitális könyvtárakkal foglalkozó magas szintű szakértői csoportban és az EDL interoperabilitási munkacsoportban.

„A levéltári dokumentumok lopását megakadályozó intézkedések elfogadása” kiemelt intézkedés tekintetében az ELM múzeumokkal és könyvtárakkal működött együtt, hogy megoldást keressen az e három ágazatot egyaránt érintő problémára. Az ágazatok közötti együttműködésnek döntő fontosságot tulajdonítanak az ellopott dokumentumok sikeres visszaszerzésében. Ennek érdekében a francia EU-elnökség 2008 októberében közös konferenciát szervez Roubaix-ban, melynek keretében megvitatják ezt a kérdést.

A tanácsi ajánlás C. pontjával összhangban a Bizottság lehetőség szerint támogatja a tanácsi ajánlás végrehajtását szolgáló projekteket. Az ELM forrásokat kért az elektronikus dokumentumkezelő és archiváló rendszerekre vonatkozó követelményminta (MoReq)[6] naprakésszé tételére és kiterjesztésére, valamint az európai levéltárak jogi adatbankja[7] számára, amelyet az IDABC-program[8] keretében folyósítottak. Az ELM levéltári internetes portál létrehozására irányuló javaslatát[9] várhatóan az eContent plus program[10] keretében finanszírozzák.

2.2. A tanácsi ajánlás öt kiemelt intézkedése

Előrelépés történt a 2005. novemberi tanácsi ajánlás B. pontjában foglalt valamennyi öt kiemelt intézkedés terén.

2.2.1. Megőrzés és kármegelőzés

A tanácsi ajánlás természeti katasztrófák és egyéb káresemények esetére szóló, a dokumentumokkal és levéltárakkal kapcsolatos kármegelőzési intézkedéseket támogató cselekvési mintaterv kidolgozására, a károsodott dokumentumok és levéltári anyag megőrzését és helyreállítását szolgáló közösségi szintű intézkedések támogatására, valamint új, kifejezetten levéltári célú épületek építésére vonatkozó szabványok és előírások kidolgozására és támogatására szólít fel.

Az ajánlás közzétételét követően létrehoztak egy, a levéltári anyag megőrzésével és károsodásának megelőzésével foglalkozó, három nemzetből álló munkacsoportot, amelynek elnökségét a német Bundesarchiv látja el. A munkacsoport a tanácsi ajánlásban említett legfontosabb problémákra összpontosít, pl. kármegelőzésre. A munkacsoport haladást ért el a Cseh Köztársaság, Lengyelország és Németország közötti regionális együttműködés terén, különösen abban a tervében, amely 2008-ra katasztrófák esetén igénybe vehető internet alapú információs szolgáltatást kíván létrehozni, ennek keretében részletes információkat szolgáltatna a katasztrófa-elhárításról és -kezelésről, és a megfelelő források és kapacitások fellelhetőségéről.

A cél az internetes adatbázis európai szintre történő kiterjesztése, amely strukturáló és az európai levéltárak közötti hálózatosodást elősegítő eszközként működne. Ez lehetővé teszi az EU levéltárainak, hogy megfelelően felkészüljenek valamennyi katasztrófalehetőségre.

2.2.2. Az elektronikus dokumentumokkal és levéltári iratokkal kapcsolatos európai interdiszciplináris együttműködés

A 2005. november 14-i tanácsi ajánlás az elektronikus dokumentumokkal és levéltári iratokkal kapcsolatos, továbbfejlesztendő európai interdiszciplináris együttműködés megerősítésére szólít fel. Az ajánlás különösen hangsúlyozza az elektronikus dokumentumkezelő és archiváló rendszerek – mint például a MoReq – felállítására vonatkozó jelenlegi követelmények naprakésszé tételét és kiterjesztését. A tanácsi ajánlás felszólít továbbá az elektronikus dokumentumokkal és levéltárakkal foglalkozó további DLM-fórumok megrendezésére.

A Bizottság együttműködésével a DLM-fórum kidolgozta az elektronikus dokumentumkezelő és archiváló rendszerekre vonatkozó követelményminta naprakésszé tett és kiterjesztett változatát (MoReq2). A DLM-fórum biztosítja a MoReq2 irányítását és elősegíti a MoReq2-vel kompatibilis szoftverek megfelelőségi tesztjét.

A tanácsi ajánlással összhangban a DLM-fórum folytatni fogja az elektronikus dokumentumok és levéltárak kérdéseivel foglalkozó nagyszabású konferenciák megszervezését. A DLM-fórum ötödik konferenciáját 2008. december 10–12. között rendezik meg Toulouse-ban (Franciaország), amely az információ- és iratkezelés terén elért eredményekkel és új lehetőségekkel foglalkozik.

2.2.3. Internetes portál létrehozása és működtetése az európai dokumentumok és levéltári iratok számára

Az európai levéltári iratok internetes portáljának létrehozására irányuló ezen javaslat célja, hogy megkönnyítse a kulturális örökséggel foglalkozó magán- vagy állami intézmények által őrzött, Európa sokrétű levéltári iratanyagaihoz való hozzáférést és online használatát munka-, szabadidős és/vagy tanulmányi célokra. Európában ezáltal első alkalommal lehetővé válik levéltári információk lehívása nemzeti, intézményi és ágazati határoktól függetlenül. Ez fontos hozzájárulás lesz azon elképzelés megvalósításához, amely az európai digitális kulturális és tudományos örökséghez való közös, többnyelvű hozzáférési pont létrehozását célozza.

A projekt nem hoz létre és nem azonosít új szabványokat, de Európa-szerte végrehajtja a létező globális levéltári szabványokat tartalmazó közös keretet. A projekt továbbá támogatja és előmozdítja a határokon átnyúló szabványok elfogadását a nemzeti és intézményi szinten felállított különböző levéltári portálok interoperabilitásának biztosítása céljából.

A projektcsoport, amelyet a spanyol állami levéltár aligazgatósága irányít, kiépítette a levéltári intézmények erős hálózatát és intenzív kapcsolatokat ápol a kulturális örökséggel foglalkozó más intézményekkel (könyvtárak, múzeumok). A levéltári portál kapcsolódik az EUROPEANA-hoz, és várhatóan szerződést írnak alá a Bizottsággal a projekt eContent plus programból történő finanszírozásáról.

2.2.4. A legjobb gyakorlat támogatása a levéltári iratok kezelésére vonatkozó nemzeti és európai jogszabályok tekintetében

A 2005. november 14-i tanácsi ajánlás felszólít a legjobb gyakorlat támogatására a dokumentumok és levéltári iratok kezelése, valamint a kutathatóságukról szóló nemzeti és európai jogszabályok tekintetében. Ennek elérése érdekében olyan adatbázis létrehozását javasolja, amely összekapcsolja a levéltári és más vonatkozó, nemzeti és közösségi szintű jogszabályokkal kapcsolatos adatokat, valamint megkönnyíti ezek tanulmányozását. Az adatbázis áttekintést nyújt a hatályos jogszabályokról és elősegíti a legjobb gyakorlatok azonosítását és terjesztését.

Az európai levéltárak jogi adatbankját kifejlesztő munkacsoportot a Direction des Archives de France vezeti, a munka a Nemzetközi Levéltári Tanács Európai Részlege (EURBICA) bevonásával történik. Az adatbázis egyaránt tartalmaz levéltárakra vonatkozó, és kapcsolódó jogszabályokat, valamint az EU és az EU-tagállamok által rendelkezésre bocsátott értelmezéseket és kontextuális információkat. A Bizottság támogatja a jogi adatbank fejlesztését, a finanszírozás az Európai Unió IDABC programjából történik.

A jogi adatbankot júniusban mutatták be a Bizottságnak. Az adatbank tartalmát a tagállamok és az európai intézmények szolgáltatják 2008 második felében. Az adatbankot a tagállamok üzemeltetik és a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) szerverén helyezik el.

2.2.5. A levéltári dokumentumok lopását megakadályozó intézkedések

A levéltári dokumentumok lopását megakadályozó intézkedésekkel foglalkozó, a svéd Riksarkivet vezetése alatt álló munkacsoport az általa legfontosabbnak vélt két kérdéssel foglalkozott. Egyrészt azt vizsgálta, milyen intézkedéseket lehetne hozni a levéltári dokumentumok lopása és ebből eredően a kulturális javakkal való kereskedelem megakadályozására. Másrészt rámutatott arra, hogy szükség van egy olyan tanulmányra, amely a lopással kapcsolatos problémák mértékét vizsgálja a tagállamok levéltárai között.

A munkacsoport eleget tett megbízásának. 2007 júniusában benyújtotta az ELM számára a levéltári dokumentumok lopásáról szóló jelentést, amely egy közel 200 európai levéltár közreműködésével készített felmérésre épült. A felmérés betekintést nyújt a levéltári dokumentumok lopásának jellegéről és mértékéről. E jelentés alapján a munkacsoport arra törekedett, hogy tanácsokat és néhány ajánlást fogalmazzon meg. A csoport kidolgozta a levéltári dokumentumok lopását megakadályozó intézkedésekre irányuló „elveket és gyakorlati útmutatást”, amely a levéltári intézmények közös eszközéül szolgál. Az Elvek és gyakorlati útmutatás című dokumentumot 2008 júniusában mutatták be az európai levéltári munkacsoportnak.

A munkacsoport emellett kidolgozta a levéltári dokumentumok lopásának megelőzéséről és a dokumentumok illegális kereskedelme elleni küzdelemről szóló nyilatkozattervezetet a 27 tagállam nemzeti levéltárainak vezetői általi elfogadása céljából. A nyilatkozatot a levéltári dokumentumok lopásával foglalkozó szeminárium keretében mutatják be, amelyet 2008. novemberében, Roubaix-ban tartanak meg a francia EU-elnökség alatt.

3. JÖVőBENI KIHÍVÁSOK

Az európai levéltár munkacsoport javasolja, hogy a levéltárak mérjék fel a gyorsan változó környezetben betöltött szerepüket és vizsgálják meg, hogy miként szolgálhatnák jobban a társadalmat általában véve, és ezen belül különösen a közigazgatást. A csoport a levéltárakat érintő öt fő jövőbeni kihívást azonosított.

3.1.1. A közszféra információinak további felhasználásáról szóló irányelv

Az ELM javasolja annak részletes tanulmányozását, hogy miként lehetne a levéltári tartalmakat felhasználhatóbbá tenni és szélesebb körben terjeszteni. A csoport megállapítja, hogy a közszféra információinak további felhasználásáról szóló, 2003. november 17-i 2003/98/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv[11] lehetőségeket nyújt az európai levéltárak gazdag tartalmának további felhasználására. A csoport javasolja a tagállamok irattári szolgálatainak, hogy vegyék fontolóra az irányelv szabályainak levéltárakra történő kiterjesztésével járó előnyöket és hátrányokat, és vizsgálják meg a levéltári tartalmak felhasználásának különböző lehetőségeit hogy azok szélesebb körben hozzáférhetővé válhassanak a polgárok számára Európában és a világon.

3.1.2. A levéltárakhoz való helyszíni és online hozzáférés közötti kapcsolat

Az ELM szerint az online és a helyszíni hozzáférés aránya kiegyensúlyozottabbá válik. Az előrehaladási jelentés megállapítja, hogy e kérdés tekintetében előnyös volna egy olyan tanulmány elkészítése, amely az EU-országok gyakorlatait és tapasztalatait vizsgálná, és amely az információcserén túl hasznos lenne a legjobb gyakorlatokat tartalmazó iránymutatás kidolgozásához. A jelentés ezért javasolja, hogy az ELM készítsen e kérdésről tanulmányt és különösen fontolja meg a levéltárakhoz való helyi és online hozzáférés arányában beálló változás európai levéltári szolgálatokra gyakorolt hatásait. A jelentés javasolja továbbá a levéltári anyagok digitalizálásának jelenleg alkalmazott megközelítéseire vonatkozó információk cseréjét és javasolja az ELM-nek, hogy ösztönözze az EU levéltárait, hogy a jövőre megfelelő stratégiákat dolgozzanak ki.

3.1.3. Digitális adatmegőrzés: a közigazgatásra és a társadalomra gyakorolt hatások, valamint a levéltárak változó szerepe

Az új technológiák egyre szélesebb körű használata jelentős hatást gyakorolt a közigazgatásra, az információk kezelésére, valamint a dokumentumok létrehozása, tárolása és a dokumentumokhoz való hozzáférés módjára. Az utóbbi évtizedekben az IKT közigazgatásban történő alkalmazása együtt járt a szolgáltatások hatékonyságának és minőségének javulásával, valamint a kormányzás átláthatóságára és elszámoltathatóságára irányuló növekvő figyelemmel. A jó kormányzás és az e-kormányzat a 21. század közigazgatásának központi elemei. Kétségtelen, hogy az e-kormányzat és a digitális adatrögzítés alapjaiban fogja megváltoztatni a levéltári szolgálatok több hagyományos elvét és gyakorlatát.

A társadalom digitalizálása nem csak a levéltári tevékenység hagyományos koncepcióira és gyakorlataira lesz hatással, hanem meg fogja változtatni a levéltári szolgálatok és az adatok létrehozói közötti kapcsolatokat, végezetül pedig a levéltári szolgálatok és levéltári szakemberek közigazgatásban és társadalomban betöltött szerepét. Az EU tagállamaiban zajló fejleményeknek a tagállamok különböző jogi és közigazgatási hagyományainak kontextusában történő elemzése értékes információkat nyújthat a különböző szabványokról és gyakorlatokról.

Az ELM megállapítja, hogy az EU-tagállamokban kialakult jelenlegi helyzettel kapcsolatos információcsere előnyös lenne annak összehasonlításához, hogy miként kezelik ezeket a kérdéseket a különböző országokban. A nemzeti levéltárak aktívan figyelemmel kísérik az e-kormányzatban jelenleg betöltött és a jövőben betöltendő szerepüket. Az ELM ösztönzi és támogatja az e kérdéssel kapcsolatos vitát, amelynek célja a levéltárakban rejlő teljes potenciál kiaknázása általában véve a társadalom, és különösen a közigazgatás részére. Erről a kérdésről részletesebben 2010-ben számol be.

3.1.4. Európai szakértői hálózat létrehozása

Az előrehaladási jelentés szerint az EU-tagállamok levéltári szakemberei közötti együttműködés a levéltárak közötti együttműködést előmozdító fő eszközök egyike. A jelentés Európai szakértői hálózat létrehozását javasolja, amely a következőket biztosítja az európai levéltári intézmények és szakemberek számára:

- egyrészt a jelenlegi, vagy a későbbiekben még meghatározandó prioritások részeként kidolgozott projektek végrehajtásához – szintjükhöz mérten – nyújtott támogatás,

- másrészt a jelentésben említett egyéb szakterületeken támogatás és tájékoztatás.

E célok elérése érdekében az ELM javasolja a tagállamok különböző projektekben résztvevő levéltári szolgálatai és a levéltári szakemberek egyesületei közötti együttműködést. Európai levéltári szakemberek egyesületének hiányában az utóbbit képviselheti a Nemzetközi Levéltári Tanács Európai Részlege (EURBICA), amelynek több ilyen egyesület is tagja.

3.1.5. Európai levéltári szakemberek kiválósági központjára irányuló terv

Az utóbbi években számos társadalmi és szakmai változás világított rá arra, hogy szükség van a dokumentálás és a levéltári munka terén magasan képzett menedzserekre, akik sikeres pályafutásra vágynak, és akik stratégiai fontosságú feladatköröket töltenek be. A cél az Európai Unióban levéltári menedzserek új generációjának létrehozása, akik nemcsak a legfontosabb kérdésekről és a szakmát érő kihívásokkal kapcsolatban rendelkeznek szilárd tudással, hanem képesek menedzsmentstratégiák meghatározására és a legmagasabb szintű kommunikációra. Ez a javaslat európai kiválósági központ formájában valósulhat meg, amely maga köré gyűjtené a jövő levéltári szakembereit és ezáltal továbbfejlesztené az európai szaktudást.

Az európai „kiválósági központ” olyan szakembergárda képzését teszi lehetővé, amely képes a nemzeti és nemzetközi kontextusban történő fejlődésre. Emellett specifikus cserehálózatot hoz létre és lehetőséget nyújt vitákhoz egy olyan megközelítés alapján, amely nem csak nemzeti jellemzőket és szaktudást ölel fel, hanem kiterjed az európai kontextusra is, ami révén fokozza ezen a területen a magas szintű európai együttműködést.

A „kiválósági központ” decentralizált alapon szerveződne, struktúrái ezért lazábbak lennének és nem kapcsolódnának állandó jelleggel egyik szervezethez vagy intézményhez sem. Tevékenységeiben az összes EU-tagállam részt venne.

4. KÖVETKEZTETÉS

A tagállamok levéltárai közötti együttműködés terén haladás történt a tanácsi ajánlás 2005 végén történt elfogadása óta. A korábbiakhoz hasonlóan most is egy fejlődési folyamatról van szó, amely közös érdekekre és célokra, valamint annak elismerésére épül, hogy az együttműködés kölcsönös előnyökkel járhat. Ezen az alapon az európai levéltárak közötti együttműködés az utóbbi két évtizedben meglepetésszerűen sikeresen alakult. E siker folytatása érdekében az ELM a következő évekre vonatkozóan az együttműködés folytatására tett ajánlások egész sorát fogalmazza meg:

- Az ELM továbbra is figyelemmel kíséri a 2005. november 14-i tanácsi ajánlásban meghatározott kiemelt intézkedések, valamint az ezen intézkedésekből származó új intézkedések, és az ezen előrehaladási jelentésből esetlegesen származó intézkedések végrehajtását és iránymutatást nyújt a végrehajtással kapcsolatban. Az ELM szorosan együttműködik az Európai Nemzeti Levéltárak Képviselőinek Testületével.

- Az ELM fokozottan együttműködik más érintett ágazatokkal és hálózatokkal, hogy elérje a kölcsönös előnyök és a méretgazdaságosság maximumát a hatékony kezelés, tárolás, a közszféra információinak megőrzése és lehívása terén, valamint az európai polgárok számára hatékonyabb és fokozottan felhasználóbarát hozzáférést biztosít a levéltári tartalmakhoz és szolgáltatásokhoz;

- Az Európai Bizottság továbbra is támogatja az európai levéltári munkacsoport munkáját.

[1] HL C 113., 2003.5.13., 2. o.

[2] COM(2005) 52 végleges.

[3] HL L 312., 2005.11.29., 55. o.

[4] Bulgária és Románia 2006-ban megfigyelőként vett részt, az ELM-ben teljes tagsággal az Európai Unióhoz való, 2007 elején történt csatlakozásuk óta rendelkeznek.

[5] DLM = Document Lifecycle Management (dokumentumok teljes életciklusára kiterjedő kezelés). A DLM-fórum érintetteket tömörítő szervezet, amely az EU27-ek számos nemzeti levéltárát és az elektronikus adatrögzítésben és levéltárkezelésben érdekelt más állami és magánszervezet egyesíti.

[6] Lásd a lenti 2.2.2. pontot.

[7] Lásd a lenti 2.2.4. pontot.

[8] Az Európai Parlamenti és a Tanács 2004/387/EK határozata (2004. április 21.) a páneurópai e-kormányzati szolgáltatásoknak közigazgatási szervek, üzleti vállalkozások és polgárok részére történő interoperábilis nyújtásáról (lásd: HL L 181., 2004.5.18., 25. o.).

[9] Lásd az alábbi 2.2.3. pontot.

[10] Az Európai Parlament és a Tanács 456/2005/EK határozata (2005. március 9.) a digitális tartalmat Európán belül hozzáférhetőbbé, felhasználhatóbbá és hasznosíthatóbbá tevő, többéves közösségi program létrehozásáról (HL L 79., 2005.3.24., 1. o.).

[11] HL L 345., 2003.12.31., 90–96. o.