A BIZOTTSÁG JELENTÉSE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK ÉS A TANÁCSNAK Éves jelentés a mentesítésért felelős hatóságnak a 2011-ben elvégzett belső ellenőrzésekről (a költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdése) /* COM/2012/0563 final */





A BIZOTTSÁG JELENTÉSE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK ÉS A TANÁCSNAK Éves jelentés a mentesítésért felelős hatóságnak a 2011-ben elvégzett belső ellenőrzésekről (a költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdése) TARTALOMJEGYZÉK 1........... Bevezetés....................................................................................................................... 4 2........... Az IAS küldetése........................................................................................................... 4 3........... Az IAS összehangolt ellenőrzési tervének végrehajtása.................................................... 5 3.1........ Ellenőrzési statisztika....................................................................................................... 5 3.2........ Fő megállapítások és ajánlások, azok hatása és a vezetés ezt követő fellépései................. 6 3.2.1..... Irányítás......................................................................................................................... 7 3.2.2..... Teljesítményellenőrzés..................................................................................................... 8 3.2.3..... Ellenőrzési stratégiák....................................................................................................... 9 3.2.4..... A globális navigációs műholdrendszerekre (GNSS) vonatkozó programok..................... 10 3.2.5..... Pénzgazdálkodási folyamatok........................................................................................ 11 3.2.6..... Információs technológia................................................................................................ 12 4........... A bizottság pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületével folytatott konzultáció........ 12 5........... Következtetések........................................................................................................... 13 5.1........ Teljesítményellenőrzés................................................................................................... 13 5.2........ A Bizottság szervezeti egységeinek ellenőrzési stratégiái................................................. 13 5.3........ A fontos ipari programok Bizottság általi irányítása........................................................ 14 5.4........ A Bizottság pénzgazdálkodási folyamatai....................................................................... 14 5.5........ Az IT-irányítás a Bizottságon belül................................................................................ 14 1. Bevezetés E jelentés tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (IAS) által a költségvetési rendelet (FR) 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban elvégzett munkáról. A jelentés az IAS azon jelentésén alapul, amely a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése szerint az ellenőrzés legfontosabb megállapításairól és a jelentős kockázati tényezőkről, valamint az ellenőrzési és szervezetirányítási kérdésekről készült. A jelentés az IAS által a Bizottság szervezeti egységeihez és végrehajtó ügynökségeihez kapcsolódóan 2011-ben[1] lezárt ellenőrzési és tanácsadói jelentéseken alapul. Nem tartalmazza azonban a decentralizált európai ügynökségekben, az Európai Külügyi Szolgálatban, illetve az IAS által ellenőrzött más ügynökségekben vagy szervekben végzett ellenőrzéseket, mivel ezek vonatkozásában különálló éves jelentések készülnek. A Bizottság már választ adott a belső ellenőr megállapításaira és következtetéseire az összefoglaló jelentésben[2], amelyben kifejti álláspontját az IAS, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, valamint az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság által megnevezett átfogó kérdésekről. Az IAS 2011-ben ünnepelte fennállásának tizedik évfordulóját. Az éves konferencia alkalmat adott arra, hogy felelevenítsék a közigazgatási reformra irányuló bizottsági erőfeszítések eredményeit, amelyek közül az IAS és a belső ellenőrzési részlegek létrehozása meghatározó volt. A következtetések között szerepelt, hogy a Bizottság belső ellenőrzési közössége[3] a közszektor egyik legnagyobb belső ellenőrzési szerve, amely már elérte a fejlettség egy magas szintjét. Az IAS érintett felei körében végzett felmérés szerint a résztvevők 87 %-ának meggyőződése, hogy a szolgálat világos elképzelést képvisel és kommunikál az irányításra és a belső kontrollra vonatkozóan; 87 % arról is meg van győződve, hogy az IAS ajánlásai a Bizottságon és a végrehajtó ügynökségeken belül jobb kockázatkezeléshez vezetnek. 2. Az IAS küldetése Az IAS a Bizottságon és az uniós ügynökségeken belül ellenőrzi az irányítási és kontrollrendszereket, valamint független és objektív biztosítékot nyújt azok megfelelősége és hatékonysága tekintetében. A vezetők kérésére konzultációt is végeznek. Az IAS az ellenőrzésért felelős biztos felügyelete alá tartozik, és az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság előtt elszámoltatható. Függetlenségét a Bizottság által elfogadott működési szabályzatában rögzítették. E működési szabályzat megállapítja, hogy az IAS a költségvetési rendeletnek, a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatára vonatkozó nemzetközi szabványoknak és a Ellenőrök Intézete etikai szabályzatának megfelelően végzi munkáját. Átfogó vélemény a Bizottság pénzgazdálkodásáról A szabályzatában előírtak szerint az IAS 2011-ben átfogó véleményt adott a Bizottság előző évi pénzgazdálkodásáról. Egy pozitív megbízhatósági nyilatkozat született, amely az IAS és a belső ellenőrzési részlegek által az előző három éves időszak során végzett munkán alapul, és biztosítékot nyújt a Bizottság (a testület) számára arról, hogy a főigazgatók által kiadott megbízhatósági nyilatkozatok – egészében véve – megalapozottak, és az IAS által a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése alapján készített jelentésben említetteken kívül nincsenek jelentős hiányosságok. Az IAS hozzájárulása egy pozitívebb megbízhatósági nyilatkozathoz A megbízhatósági nyilatkozat az Európai Számvevőszéknek az EU elszámolásának megbízhatóságára, valamint az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségére és szabályosságára vonatkozó véleményét képviseli. Az elmúlt években az elszámolás megbízhatónak bizonyult, a Számvevőszék azonban egyes tevékenységek kapcsán kedvezőtlen véleményt adott ki. A legtöbb hiba a Bizottságon kívül mutatkozik, különösen a megosztott irányítás alá tartozó strukturális alapok, a vidékfejlesztés (megosztott irányítás), kutatás (közvetlen irányítás), valamint a külső segély (decentralizált irányítás) terén. A kohézió területén talált legtöbb hibát az uniós és nemzeti közbeszerzési szabályok súlyos megsértése jelentette. Az IAS ellenőrzési tervében tehát elsőbbséget élvező ellenőrzések szerepelnek annak érdekében, hogy egy következetes ellenőrzési stratégiát alkalmazzanak valamennyi fontos kiadási terület esetében, ideértve a strukturális alapokért felelős főigazgatóságokat is, mivel az ilyen ellenőrzési stratégiák az alapul szolgáló ügyletek során felmerülő hibakockázat megoldására irányulnak. 3. Az IAS összehangolt ellenőrzési tervének végrehajtása 3.1. Ellenőrzési statisztika 2011-ben az IAS az elsőbbséget élvező feladatok 88 %-át elvégezte (C1-feladatok, azaz az éven belül végrehajtandó feladatok). Az egyéb tevékenységek elvégzése jól haladt, az elsőbbséget nem élvező ellenőrzési tevékenységek (C2-feladatok azok a feladatok, amelyek ütemezési megfontolásból átvihetők a következő évre) 69 %-ának megfelelő nagyságrendben. 29 C1 és 36 C2-feladatot (ideértve az ellenőrzéseket, a nyomon követést és a konzultációkat) lezártak, és ezekről 77 jelentés készült: Típus || || 2011 összesen || 2010 összesen || 2009 összesen ELLENŐRZÉS || Tevékenységek száma || 20 || 24 || 26 Jelentések száma || 23 || 28 || 31 ELŐZETES VIZSGÁLATOK || Tevékenységek száma || 3 || 0 || 0 Jelentések száma || 3 || 0 || 0 KONZULTÁCIÓ || Tevékenységek száma || 1 || 6 || 5 Jelentések száma[4] || 1 || 6 || 5 NYOMON KÖVETÉS || Tevékenységek száma || 41 || 44 || 31 Jelentések száma || 50 || 50 || 34 Tevékenységek száma összesen || 65 || 74 || 62 Jelentések száma összesen || || 77 || 84 || 70 Az IAS a következő számú ajánlást bocsátotta ki: || Elfogadás státusza || Igen || Nem Prioritás || Szám || Szám || % || Szám || % Kritikus || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 % Nagyon fontos || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 % Fontos || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 % Kívánatos || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 % Összesen || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 % A bizottsági munkadokumentumhoz csatolták az ellenőrzési jelentések teljes listáját, az összefoglalókkal, a jelentésenkénti ajánlások elfogadási arányával, a 2007–2011-re vonatkozó ajánlások végrehajtásának állapotával, valamint a nyomonkövetési tevékenységek végleges következtetéseinek összefoglalóival együtt. Valamennyi elfogadott ajánlás vonatkozásában az ellenőrzött szolgálatok cselekvési terveket dolgoztak ki, amelyeket benyújtottak az IAS-hez és ezekről az IAS-szel megállapodtak. Az ellenőrzött szolgálatok jelentése szerint 2012 elejéig a 2007–2011 között elfogadott ajánlások 80 %-át végrehajtották. Csupán 25[5] ajánlás végrehajtása szenvedett több mint hathónapos késedelmet. Az ellenőrzött szolgálatok 2007–2011 között összesen 1 097 olyan ajánlást fogadtak el, amelyek esetében 2011 végéig az IAS nyomonkövető ellenőrzéseket végzett. Az IAS egyetértett azzal, hogy az ajánlásokat végrehajtották, és az ebben az időszakban nyomon követett ajánlások 98%-át lezárta. Az IAS nyomonkövetési munkája megerősítette, hogy az ajánlásokat végrehajtásának mértéke kielégítő. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottságot tájékoztatták minden olyan kritikus vagy nagyon fontos ajánlásról, amely jelentős késedelmet szenvedett. 3.2. Fő megállapítások és ajánlások, azok hatása és a vezetés ezt követő fellépései A mellékelt bizottsági munkadokumentum tartalmazza az alábbiakban említett célkitűzések és az ellenőrzött tevékenységek körének összefoglalóját, a kibocsátott és elfogadott ajánlások számával együtt. 3.2.1. Irányítás 2011-ben az Európai Bizottságon belüli kormányzás tekintetében az EAS számos ellenőrzést és nyomonkövető tevékenységet végzett. · Csalás Az IAS továbbra is elkötelezett a csalásmegelőzés– és felderítés mellett, és 2011-ben ellenőrzést végzett a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóságon. A csalásmegelőzés– és felderítés két másik ellenőrzés körébe[6] tartozott, amelyeket az ellenőrzési stratégia tekintetében az Információs, Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóságon és a Kutatási és Innovációs Főigazgatóságon végeztek. Ezen felül 2011-ben az Európai Csalás Elleni Hivatalban egy nyomonkövető ellenőrzésre került sor a csalás elleni információs rendszerek vonatkozásában. A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóságon végzett ellenőrzés a kormányzás, a kockázatkezelés, valamint a csalással kapcsolatos ügyek megelőzésének, felderítésének és nyomon követésérnek belső ellenőrzési folyamata megfelelő és hatékony alkalmazásának értékelésére összpontosított. Az IAS javasolta a csalás elleni tevékenységben betöltött szerepek és felelősségek egyértelmű elosztását, a csaláskockázat tudatosságának növelését a veszélyeztetett területeken, a csalás elleni stratégia kidolgozását, a csalásellenes ellenőrzések tagállami szintű megerősítését a megosztott irányítás tekintetében, az azonosított csalási esetek nyomon követésének és a róluk készült jelentések javítását, valamint az Európai Csalás Elleni Hivatallal folytatott jobb együttműködésre való törekvést. A cselekvési terv szerint a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság 2012 során egy főállású csalásvédelmi megbízottat nevez ki, jóváhagyja a csalás elleni stratégiáját a Bizottság stratégiájával összhangban és munkarendet hoz létre az Európai Csalás Elleni Hivatallal. Ami az Információs, Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóságot és a Kutatási és Innovációs Főigazgatóságot illeti, az IAS úgy találta, hogy az Információs, Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóság különösen áttörést jelentő csalás elleni kezdeményezéseket dolgozott ki, amelyeket alapként kell felhasználni, segítve a kutatás teljes területére vonatkozó közös csalás elleni stratégia kialakítását. A Kutatási és Innovációs Főigazgatóság esetében az IAS úgy találta, hogy bizonyos területekkel a továbbiakban is foglalkozni kell, ideértve a tudatosság növelését, a vészjelzések azonosítását, annak biztosítását, hogy a csalást kiszűrő vizsgálatok az ellenőrző rendszerek részét képezzék, a más főigazgatóságokkal folytatott együttműködést az olyan konkrét kockázatok tekintetében, mint a plágium vagy a kettős finanszírozás, valamint a megfelelő adatgyűjtés biztosítását és a fejlett adatkereső eszközök alkalmazását. A Kutatási és Innovációs Főigazgatóság csalás elleni stratégiáját időközben felülvizsgálták annak érdekében, hogy a közös elemekkel megfelelően foglalkozzanak; a csalással kapcsolatos tudatosságra irányuló képzéseket szerveztek; a rendszeres kockázatelemzés magában foglalja a csalás (lényegében a kettős finanszírozás) kockázatának tekintetbe vételét; és az Információs, Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóság által a plágium eseteinek felderítésére kidolgozott informatikai eszköz alkalmazását mérlegelni fogják, amint a gyakorlati tesztek befejeződtek. · Üzletmenetfolytonosság-menedzsment 2011-ben az IAS részletes nyomonkövető ellenőrzést végzett a Főtitkárságon (a rá ruházott koordinációs szerepe tekintetében), valamint az operatív főigazgatóságokon: a Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatóságán[7], az Adóügyi és Vámuniós Főigazgatóságon és a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságon az üzletmenetfolytonosság-menedzsment vonatkozásában 2009-ben végrehajtott ellenőrzéséről. A 2009. évi ellenőrzést követően az IAS nem tudott véleményt adni. A nyomonkövető feladat során az IAS nemcsak az egyes ellenőrzött szolgálatok által a cselekvési terveik végrehajtása terén tett előrelépéseket értékelte, hanem újraértékelte az ellenőrzések egészének megfelelőségét is. Ennek eredményeként minősített ellenőri vélemény született, amely ésszerű biztosítékot nyújt az üzletmenet célkitűzéseiről, kivéve az üzletmenetfolytonosság-menedzsment felügyeletével kapcsolatos egyetlen kérdést. E kérdés megoldására a Bizottság jelenlege értékeli a legmegfelelőbb és leghatékonyabb intézkedéseket. 3.2.2. Teljesítményellenőrzés A 2011. május 10-i a 2009. évi mentesítésről szóló állásfoglalásában az Európai Parlament „felkéri a Belső Ellenőrzési Szolgálatot, hogy forrásai egy részét annak vizsgálatának szentelje, hogy a legfőbb főigazgatóságok kiadásai hatékony, gazdaságos és eredményes módon valósulnak-e meg, és ennek révén tegye teljessé a jelenlegi pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzést”(59. bekezdés). Ennek eredményeként az IAS számos teljesítményellenőrzést foglalt bele a 2010–2012-re vonatkozó stratégiai ellenőrzési tervébe. 2011-ben végrehajtotta az első teljesítményellenőrzést a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóságon a vállalkozási és innovációs program, a Humanitárius Segélyek és Polgári Védelem Főigazgatóságán pedig az operatív tevékenységek vonatkozásában. A vállalkozási és innovációs program ellenőrzése rávilágított arra, hogy a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóságnak korlátozott számú, értelmezhető és stabil mutatót kell kidolgoznia a vállalkozási és innovációs program utódprogramja szerinti hasonló fellépésekhez annak érdekében, hogy az értékelésekben javuljon a teljesítménymérés, és a főigazgatóság jobb útmutatással szolgálhasson a Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Hivatal számára, amelyhez több projektet lehetne kiszervezni. A 2014–2020-as időszakra szóló többéves pénzügyi keretben a vállalkozások versenyképességét és a kis- és középvállalkozásokat segítő programra (COSME) irányuló bizottsági javaslat teljes mértékben szem előtt tartja az ellenőrzés eredményeit. A Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság operatív tevékenységének ellenőrzése ahhoz a következtetéshez vezetett, hogy a főigazgatóság ugyan gyorsan reagál az eseményekre, azonban hiányosságok mutatkoznak a segélyintézkedésekről a fejlesztési segélyekre való átmenet, valamint a katasztrófakockázatok csökkentése és a katasztrófákra való felkészülés projekteken belüli érvényesítése terén. A cselekvési terv alapján 2012 végéig rendelkezésre áll majd a végleges módszer és a megfelelő eszköztár ahhoz, hogy a katasztrófakockázatok csökkentését integrálják a főigazgatóság veszélyhelyzet-reagálási eljárásába. Az IAS azt is javasolta, hogy a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság és az EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság dolgozzon ki egy közös stratégiát a segélyek, a rehabilitáció és a fejlesztés közötti kapcsolat tekintetében, és e kapcsolattal megfelelően foglalkozzanak a jogszabályok naprakésszé tétele során, különösen ami az Európai Fejlesztési Alapot és a Fejlesztési Együttműködési Eszközt illeti. Jelenleg is zajlik az új többéves pénzügyi keret szerint a Bizottság által javasol új jogi eszközökről szóló intézményközi párbeszéd, és a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság, az EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság és az Európai Külügyi Szolgálat közös stratégiájának kidolgozása, amely a humanitárius és fejlesztési támogatások hatékonyságának javítását célozza a jobb koordináció, a párhuzamosság elkerülése és a szinergiák fokozása révén. A közös módszertant várhatóan 2012 végéig fogadják el. 2011-ben az IAS elvégezte a közbeszerzési szabályok tagállami alkalmazásának a Belső Piaci és Szolgáltatási Főigazgatóság általi nyomon követése hatékonyságának és eredményességének ellenőrzését. Az ellenőrzés megállapította, hogy a főigazgatóságnak proaktívabb, megelőzésre irányuló megközelítést kellene alkalmaznia a tagállamokkal folytatott partnerség keretében. Különösen az információk összegyűjtése, elemzése és bejelentése terén van szükség előrelépésre, valamint a Számvevőszék és az Európai Csalás Elleni Hivatal munkájára, valamint az utólagos ellenőrzésekre alapozva célzottabbá kell tenni a végrehajtási intézkedéseket, fontossági sorrendjüket pedig helyesebben kell megállapítani. A Belső Piaci és Szolgáltatási Főigazgatóságnak vezető szerepet kell betöltenie az információk, tapasztalatok és bevált módszerek cseréje, valamint a nemzeti közbeszerzési rendszerek összehasonlító teljesítményértékelése terén. A Bizottság a közbeszerzésekről szóló felülvizsgált jogszabályokra irányuló javaslataiban megfontolta az IAS ajánlásait, különösen a tagállamok azon kötelezettsége tekintetében, amely szerint azoknak éves jelentéseket kell benyújtaniuk és szakosodott nemzeti szintű szerveket kell létrehozniuk, amelyek az általános koordinációért és felügyeletért felelősek. 3.2.3. Ellenőrzési stratégiák A strukturális alapok 2010. évi ellenőrzését követően az IAS 2011-ben megvizsgálta a kutatási terület (a Kutatási és Innovációs Főigazgatóság és az Információs, Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóság), a külső segély (az EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság), az előcsatlakozási programok (a vidékfejlesztést célzó előcsatlakozási támogatási eszköz) és a TEN-T program ellenőrzési stratégiáit. A Kutatási és Innovációs Főigazgatóságon és az Információs, Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóságon végzett ellenőrzés tekintetében az egyik fontos eredmény a közös reprezentatív ellenőrzési mintáknak 2012-től a teljes kutatáspolitikai területen való bevezetése volt. Mindez megoldást jelent a hiányosságokra, és csökkenti az ellenőrzéssel járó terheket és a koordinációs gondokat, amelyeket az okoz, hogy ugyanazon kedvezményezetteket nyolc különböző, kutatással foglalkozó bizottsági szolgálatnak kell vizsgálnia. Az elszámoltathatóság és a megbízhatóság iránti igények fenntartása érdekében az egyes szolgálatok részesedését az egyes mintákból szükség szerint növelni lehet, és a szolgálatoknak továbbra is saját, specifikus kockázatalapú mintákat kell venniük. A külső segély terén az IAS javasolta, hogy az EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság erősítse meg a decentralizált és központosított ajánlattételi felhívások felügyeletét és ellenőrzését, konkrétabban hozzon létre vagy erősítse meg a nyomonkövetési mechanizmusait és ellenőrzéseit annak érdekében, hogy meggyőződjön a támogatás-odaítélési eljárás hatékonyságáról és átláthatóságáról, valamint a meghatározott szabályoknak való megfelelésről. Az IAS további javaslatai a személyzet képzési szükségleteire, a CRIS-en belüli adatbevitel ellenőrzésének a jobb képzések általi fokozására, valamint mind az EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság központjára, mind pedig az uniós delegációkra kiterjedő szigorúbb adatvizsgálati eljárásra vonatkoztak. Az EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság megerősítette az ajánlattételi felhívások felügyeletét és ellenőrzését a PRAG (Gyakorlati útmutató az EU külső fellépéseivel kapcsolatos szerződéses eljárásokhoz) utasításainak megerősítése, a jelenlegi útmutatók felülvizsgálata és a képzés terén kifejtett folyamatos erőfeszítések révén. Tanulmány készül az adatminőségről annak érdekében, hogy besorolják a különböző hibákat, azonosítsák a hibás kódolások fő okait, valamint korrekciós és megelőző intézkedéseket javasoljanak. A Számvevőszék által a CRIS-ben végzett specifikus ellenőrzés részeként átfogó cselekvési tervet készítenek a CRIS-en belüli adatminőség javításához. A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság által kezelt vidékfejlesztést célzó előcsatlakozási támogatási eszközre (IPARD) irányuló ellenőrzés kiemelte az IPARD-programok végrehajtásában mutatkozó késedelmeket, amelyek rossz pénzügyi végrehajtást és lehetséges költségvetési veszteséget eredményez az [n+3] automatikus visszavonási szabály alapján. Az IAS javasolta, hogy a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság tegyen többet annak érdekében, hogy meghatározza előakkreditációs folyamat lépéseit és ütemtervét az átruházásról szóló határozatig, a tagjelölt országok és előakkreditációs szerveik számára szolgáljon jobb iránymutatással és jobban kommunikáljon velük. A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság azon az állásponton volt, hogy az IPARD-program irányításának Horvátországra való átruházása volt a legjobb módja annak, hogy az országot felkészítsék a vidékfejlesztési alapok irányítására (amit a Számvevőszék is alátámasztott), azonban a Főigazgatóság a jövőben javítja az iránymutatást, felülvizsgálja az átruházási eljárást, és 2012 végéig rendszeres értékelést készít az akadályokról. A TEN-T program technikai és pénzügyi végrehajtásának kezelésére 2006-ban létrejött a Transzeurópai Közlekedési Hálózat Végrehajtó Hivatala (2011-ben 1,2 milliárd EUR-t különítettek el). A Transzeurópai Közlekedési Hálózat Végrehajtó Hivatalának ellenőrzési stratégiájának ellenőrzése kielégítő ellenőri véleménnyel zárult, megerősítve azt, hogy a végrehajtó ügynökségek működő és hatékony irányítási modellt jelentenek a következő többéves pénzügyi keret további fejlesztéséhez. 3.2.4. A globális navigációs műholdrendszerekre (GNSS) vonatkozó programok A Bizottság egyre fokozottabban vesz részt a különös kihívásokat és kockázatokat jelentő olyan fontos ipari programok irányításában és végrehajtásában, mint például a nemzetközi termonukleáris kísérleti reaktor (ITER), a Galileo vagy az uniós szintű informatikai rendszerek. A Bizottság irányítási tevékenységének támogatása érdekében az IAS 2011-ben egymást követő három ellenőrzést végzett az EGNOS és a Galileo globális navigációs műholdrendszerekre (GNSS) vonatkozó programok tekintetében. A jelentős késedelmek, a további költségek és a magánbefektetők visszalépése nyomán e programokat a Bizottság (mint programmenedzser), az Európai Űrügynökség (mint projektmenedzser) és a különféle szervek által képviselt tagállamok bevonásával 2007–2008-ban újraszervezték egy felülvizsgált terv, új finanszírozási rendszer és egy új irányítási modell kidolgozásával. A Bizottság 7 milliárd EUR elkülönítését javasolta az EU műhold-navigációs infrastruktúrája befejezésének és a rendszerek 2020-ig történő működtetésének biztosítására. Az IAS első ellenőrzése a kormányzás, kockázatkezelés és projektmenedzsment terén kedvezőtlen ellenőri véleménnyel zárult, amely ezen űrprogramok és irányítási struktúrájuk keretében nagyobb stabilitásra vonatkozó javaslatot tartalmazott. A további ajánlások a következők voltak: meg kell erősíteni a Bizottság programmenedzserként betöltött vezetői szerepét; a Bizottságnak és az Európai Űrügynökségnek a saját szerepére kell összpontosítania; tisztázni kell és meg kell szilárdítani a GNSS Ügynökség szerepét; valamint az ideiglenes alkalmazottak kapcsán javítani kell a humánerőforrás-stratégiát a személyzeti állomány folyamatos feltöltöttségének biztosítása érdekében. Az IAS második ellenőrzése a fellépések, támogatások és a közbeszerzések irányítása terén minősített véleményt eredményezett. Az IAS javasolta, hogy az Európai Űrügynökség belső ellenőrzési rendszerének új felülvizsgálatát a költségvetési rendelet közvetett centralizált irányításra vonatkozó előírásainak megfelelően végezzék. A nyílt versenyeljárás lehetővé tételének feltételeit szintén meg kell erősíteni, és a tárgyalásos eljárások alkalmazását a kivételes esetekre kell korlátozni. Végezetül az IAS javasolta az Európai Űrügynökség jelentéstételi követelményeinek szigorítását annak érdekében, hogy jobb kapcsolat alakuljon ki a kifizetések és teljesítések között azzal a céllal, hogy javuljon az Európai Űrügynökségen belüli tervezés, valamint az ügynökség felügyelete és ellenőrzése. A Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság vállalta az Európai Űrügynökség rendszerei és eljárásai hatpilléres értékelésének újbóli elvégzését (kiszervezését). A befektetett eszközök elszámolása, a pénzügyi folyamatok és a pénzgazdálkodás tekintetében végzett harmadik ellenőrzés a befektetett eszközök értékelését és teljességét illetően kedvezőtlen ellenőri véleménnyel zárult. Az IAS javasolta, hogy a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság erősítse meg a befektetett eszközök kezelésének felügyeletét és dolgozzon ki egy megfelelő számviteli stratégiát. A Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóságnak együtt kell működnie a Költségvetési Főigazgatósággal és a számvitelért felelős tisztviselővel annak érdekében, hogy kidolgozzák a befektetett eszközökben bekövetkezett változások felbecslésére és elszámolására irányuló módszertant. Az Európai Űrügynökség belső ellenőrzési rendszerének ezen új értékelésén felül a Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság által végzett utólagos ellenőrzésekkor figyelembe kell venni valamennyi rendelkezésre álló információt, nevezetesen az Európai Űrügynökség könyvvizsgálói testülete által az ügynökség éves beszámolói kapcsán megfogalmazott fenntartásokat. A Bizottság azonnali lépéseket tett a fent említett kérdések megoldása érdekében. A teljes program felügyeletével egy új főigazgató-helyettest bíztak meg. Intézkedéseket fogadtak el az adminisztrációs folyamat javítása érdekében. Külső tanácsadókat alkalmaztak, akik az értékelésben és a számvitelben nyújtanak segítséget. 2011 októberében sikeresen fellőtték az első két működő műholdat. A Bizottság novemberben elfogadta az Európai műholdas rádiónavigációs rendszerek létrehozásáról és üzemeltetéséről szóló európai parlamenti és tanácsi rendeletre irányuló javaslatot. 3.2.5. Pénzgazdálkodási folyamatok 2011-ben az IAS bizottsági szinten két folyamatra (a biztosítékok és behajtott összegek kezelése), valamint három operatív főigazgatóság (OIB, Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság, Közös Kutatóközpont) általi közbeszerzés irányításra összpontosított főként. Ezen felül a GNSS-program ellenőrzéssorozata kiterjedt egyes pénzügyi tevékenységekre is, nevezetesen a támogatások és közbeszerzések irányítására, a pénzügyi folyamatokra és a pénzgazdálkodásra (részletekért lásd a 3.2.4. pontot). A 2011-ben több főigazgatóságon elvégzett ellenőrzések azonosították a pénzügyi biztosítékok kezelésének fejlődésre szoruló területeit. A behajtási eljárások nyomon követése kimutatta az ajánlások megfelelő végrehajtását, ami hozzájárult az ellenőrzött főigazgatóságokon belüli szigorúbb folyamatokhoz. A közbeszerzési eljárásokra irányuló 2011. évi nyomonkövető ellenőrzések azt mutatták, hogy az ellenőrzött szolgálatok rendszerei és eljárásai jelentős mértékben javultak. Összességében az IAS pozitív következtetéseket vont le a Bizottság pénzgazdálkodási folyamatai tekintetében. 3.2.6. Információs technológia Az információs technológia (IT) egyre nagyobb hatást gyakorol a Bizottság műveleteire, az informatikai tevékenységek számára egyre több pénzt és személyzetet különítenek el (évente 500 millió EUR-t költenek el, és az informatikával 3800 alkalmazott foglalkozik). Az IAS ajánlásait követően a Bizottság 2010-ben számos kezdeményezést indított – ideértve az informatikai irányító csoport felállítását – annak biztosítása érdekében, hogy az információs technológiába történő befektetései a költségek és a szolgálat hatékonysága szempontjából a lehető legjobban megtérüljenek. A Bizottság jelenleg arra összpontosítja figyelmét, hogy azonosítsa a hatékonyságnövelő szinergiákat, valamint az információs technológiákkal kapcsolatos kiadásokat szorosabban nyomon követése érdekében kidolgozzon egy átfogó IT-stratégiát és az információs technológiába történő befektetések fokozottabb stratégiai megközelítését, hogy azok összhangban legyenek az alapvető üzleti tevékenységekkel. A 2011-ben végrehajtott ellenőrzések[8] az IT-irányításra, az IT projektmenedzsmentre és az informatikai biztonságra összpontosítottak. Különös figyelmet fordítottak az alvállalkozói tevékenységek kezelésére, amelyek esetében a kiszervezett szolgáltatások fokozhatják annak kockázatát, hogy az üzleti igényeket nem elégítik ki, túllépik a költségvetést, illetve sérül a rendszerek biztonsága. Az eredmények azt mutatták, hogy szükség van a kormányzás és az informatikai kockázatkezelés megerősítésére az adminisztratív osztályokon és az informatikai projektek terén. Különösen meg kell erősíteni az információs technológiába történő befektetéseket felügyelő felső vezetés szerepét. A fejlesztésre szoruló egyéb területek az informatikai biztonsághoz kapcsolódnak. 4. A bizottság pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületével folytatott konzultáció A pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testület 2011-ben egyetlen rendszerbeli problémát sem jelzett az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendelet 66. cikkének (4) bekezdése szerint. 5. Következtetések A Bizottság elismerését fejezi ki a belső ellenőrnek, valamint az ellenőrzött főigazgatóságoknak és szolgálatoknak a eredményes együttműködésért és az IAS ajánlásai alapján kidolgozott cselekvési terveikért. Az idei és korábbi évekre vonatkozó cselekvési tervek végrehajtásával a Bizottság kitartóan építi ki a belső ellenőrzési keretrendszerét. A 2011-ben végzett munka alapján az alábbi következtetéseket lehet levonni: 5.1. Teljesítményellenőrzés Az IAS első két teljesítményellenőrzése a folyamatok hatékonyabbá és eredményesebbé tételét célozták annak vizsgálata helyett, hogy azok eleget tesznek-e az eljárásoknak és szabályoknak. Jelenleg különösen relevánsak az ilyen jellegű ellenőrzések: a megfelelőségi kérdésre válaszul egy kiforrott belső ellenőrzési rendszer áll rendelkezésre, azonban a Bizottságnak törekednie kell arra, hogy kevesebb forrással többet érjen el, és a jelenlegi gazdasági légkörben fokozottabb hatékonyságról tegyen tanúbizonyságot. Az IAS jelentős erőfeszítéseket tett a teljesítményellenőrzési keret meghatározása és az ellenőrök házon belüli képzési programjainak kidolgozása terén is. Az első teljesítményellenőrzések pozitív eredménnyel zárultak, azonban kiemelték az alábbiak szükségét: · a főigazgatóságok tevékenységei közötti jobb kapcsolat, · az egyes programok relevánsabb teljesítményezői, · az értékelésekben foglalt pontosabb teljesítménymérés. A 2014–2020-as időszakra szóló többéves pénzügyi keretben a Bizottság radikális egyszerűsítést javasolt, és a teljesítményre vonatkozó jelentések javítása érdekében valamennyi ágazati programban általános és konkrét célkitűzéseket, valamint kulcsfontosságú teljesítménymutatókat határozott meg. Ezen felül az értékelésre vonatkozó állandó záradék előírja, hogy az egyes programok célkitűzéseinek teljesítéséről végleges értékelő jelentés készüljön. 5.2. A Bizottság szervezeti egységeinek ellenőrzési stratégiái Az IAS folytatta munkáját annak érdekében, hogy segítse a Bizottságot az alapul szolgáló ügyletek során felmerülő hibakockázat hatékony és arányos megközelítése révén egy pozitívebb megbízhatósági nyilatkozat megszerzésében. Az IAS 2011. évi a Bizottság kutatáshoz kapcsolódó két szervezeti egységében végzett ellenőrzése kiemelte, hogy a kutatási területen közös ellenőrzési stratégiára van szükség, nem több, mint nyolc bizottsági szervezeti egység bevonásával annak érdekében, hogy megerősödjön az uniós kutatáspolitika irányításának ellenőrzése,. A kutatás összefonódó jellege miatt mindenképpen lesznek közös kedvezményezettek, ami egy jobban koordinált ellenőrzési megközelítést igényel. A külső segély terén az IAS az EFA támogatáskezelési folyamata tekintetében erősebb felügyeletet és ellenőrzést javasolt mind a Bizottság központjában, mind pedig az uniós delegációkon. A cselekvési tervek célja az átruházott felhasználású kiadások felügyeletének javítása, nevezetesen a delegációk jelentéstételének javításával, az ellenőrzési programok racionalizálásával és az ellenőrző tevékenységek nyomon követésével. Az intézkedéseket megfelelőnek ítélték, azonban azok még nem hoztak eredményt. A Bizottság és az Európai Külügyi Szolgálat között elkülönített feladatok új kockázatokat jelentenek, amelyekkel jelenleg foglalkoznak. Az IAS 2010-ben ellenőrizte a strukturális alapokért felelős főigazgatóságokat, és arra a megállapításra jutott, hogy azok a megfelelő úton haladnak. E munkát 2012-ben a kohézió területén folytatják az Európai Regionális Fejlesztési Alap, a CF és az Európai Szociális Alap korábbi programozási időszakainak lezárására kiterjedő ellenőrzésekkel, valamint a 2007–2013-as programozási időszak ellenőrzésének végrehajtásával annak biztosítása érdekében, hogy a főigazgatóságok hatékonyan foglalkozzanak a folyamatosan magas hibaarány kérdésével. 5.3. A fontos ipari programok Bizottság általi irányítása A globális navigációs műholdrendszerekre (GNSS) vonatkozó programok tekintetében végzett ellenőrzéseket követően az IAS arra a következtetésre jutott, hogy a Bizottságnak biztosítania kell az ilyen összetett programok végrehajtásához szükséges kapacitást, mivel azok nagy projektek menedzseléséhez szükséges készségeket igényelnek, amelyeket nehéz házon belül megtalálni. E programok egy stabil kormányzási szerkezet mellett azt is megkövetelik, hogy az irányítási felelősséget kellően magas szinten jelöljék ki. A Bizottság azonnali lépéseket tett a fent említett kérdések megoldása érdekében és elfogadta az Európai műholdas rádiónavigációs rendszerek létrehozásáról és üzemeltetéséről szóló európai parlamenti és tanácsi rendeletre irányuló javaslatot. E javaslat rendelkezik az európai geostacionárius navigációs lefedési szolgáltatás és a Galileo programok finanszírozásának és kormányzásának a 2014–2020 közötti időszakra vonatkozó új keretrendszeréről. 5.4. A Bizottság pénzgazdálkodási folyamatai A pénzgazdálkodási folyamatok nyomonkövető ellenőrzései az elmúlt években történt nagy előrelépést mutattak, így az IAS következtetései e téren pozitívek. További munkára van szükség annak biztosítása érdekében, hogy a forrásokra nehezedő nyomás ellenére az ellenőrzési keretrendszer szilárd maradjon. 5.5. Az IT-irányítás a Bizottságon belül Az IAS-nek az informatika területére vonatkozó ajánlásait követően a Bizottság számos kezdeményezést indított, mint például a tevékenységalapú irányítási és informatikai irányító csoport, az informatikával foglalkozó magas szintű csoport, az IS Projektmenedzsment-igazgatóság és az irodai automatizálással foglalkozó különleges informatikai munkacsoport létrehozását, amelyek mind javították az IT-irányítást. 2010–2011-ben elindult az IT racionalizálási folyamata[9]. 2011-ben ezért felülvizsgálták és értékelték a Bizottság IT rendszereit azzal a céllal, hogy korlátozzák a helyi IT rendszerek és az IT-személyzet számát, valamint egységesítsék a meglévő rendszereket. E téren jelenleg is zajlik a munka. Elengedhetetlen, hogy a racionalizációra irányuló határozatokat a megfontolásra kerülő minden egyes lehetőség költségeinek és előnyeinek alapos és objektív elemzésére alapozzák. [1] Az ellenőrzésről és a konzultációkról szóló, 2011. február 1-jéig véglegesített jelentéseket és a főigazgatóságok átszervezéséről szóló, 2011 márciusában véglegesített vezetői levelet a 2010. évi jelentés tartalmazza, ezért ezekre itt nem térünk ki. A 2011. évi jelentés azonban – ugyanezen az alapon – magában foglalja 2011-ben kiadott, de 2012. január 31-ig véglegesített jelentéseket. [2] COM(2011) 0281, 2012. június 6. [3] Az IAS és a belső ellenőrzési részlegek. [4] A vezetői leveleket ideértve. [5] E 25 ajánlás közül egyet 2006-ban adtak ki (lásd a bizottsági munkadokumentumhoz csatolt észrevételeket). [6] További részletekért lásd a 3.2.3. pontot. [7] 2010-ben a Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága Belügyi Főigazgatósággá és Jogérvényesülési Főigazgatósággá alakult át. [8] A Foglalkoztatás, Szociális Ügyek és a Társadalmi Befogadás Főigazgatóságán a helyi IT kezelése, a Regionális Politikai Főigazgatóságon az alvállalkozásban kiadott projektek IT környezetének biztonsága, az Informatikai Főigazgatóságon a telekommunikációs infrastruktúra és az sTESTA szolgáltatások kezelése, az a Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Hivatalban az Enterprise Europe Network informatikai eszközei. [9] Maroš Šefčovič biztos Getting the Best from IT in the Commission (A bizottsági IT legjobb kihasználása) című, 2010. október 7-i közleménye a Bizottságnak létrehozta a tevékenységalapú irányítási és informatikai irányító csoportot. Maroš Šefčovič biztos Follow up to the Communication Getting the best from IT in the Commission (A bizottsági IT legjobb kihasználása című közlemény nyomon követése) című, 2011. november 30-i közleménye a Bizottságnak javaslatot tett a IT bizottsági racionalizálási folyamatára.