Az eredményesség kedvéért, továbbá a meglévő jogi keret által előírtaknak megfelelően közzétett jelenlegi statisztikák kapcsán azt is érdemes megfontolni, hogy az eu-LISA több felelősséget kapjon az egyes rendszerek statisztikáinak létrehozásában/közzétételében. Hasonlóképpen hasznos lenne megvizsgálni annak lehetőségét, hogy az eu-LISA feladata legyen az adatminőséggel és adatelemzéssel kapcsolatos jelentések (azaz a tagállamok által a rendszerekbe integrált adatok, és az ezen adatokhoz való hozzáférést elemző jelentések) elkészítése.

Az eu-LISA hatékonyan látja el a három nagyméretű informatikai rendszer üzemeltetési igazgatását, és hatékony szervezeti keretek között működik. Ugyanakkor az értékelés fontos, fejlesztésre irányuló lehetőségeket talált a végrehajtott informatikai eljárások teljesítményének ellenőrzése során. A három rendszer egyedi és keresztirányú katasztrófaelhárítási tervének hiánya kockázatot jelent az üzletmenet folytonossága szempontjából. Ezen túlmenően bizonyos fő teljesítménymutatók is hiányoznak, nincs érvényben rendszeres rendszerszintű kapacitás-ellenőrzés, és nem működik hatékonyan az incidensbejelentési eljárás.

Az értékelés általánosságban megerősítette, hogy az ügynökség hatékonyan biztosítja a nagyméretű informatikai rendszerek üzemeltetési igazgatását a szabadságon, a biztonságon és a jog érvényesülésén alapuló térségben, és teljesíti a rendeletben előírt feladatait a rábízott új feladatokkal együtt. Az értékelés azt is megállapította, hogy az eu-LISA hatékonyan járult hozzá egy olyan koordináltabb, hatékonyabb és koherensebb informatikai környezet létrehozásához, amelynek célja a bel- és igazságügyi (IB) szakpolitikák végrehajtását támogató nagyméretű informatikai rendszerek kezelése.

Ez a jelentés az értékelés – az eu-LISA értékeléséről szóló, mellékletként csatolt bizottsági szolgálati munkadokumentum tartalmának megfelelően –, valamint a külső értékelő jelentés (2. szakasz) eredményeit tárgyalja. A jelentés az értékelést és az ügynökség szerepét tágabb kontextusba helyezi, emellett további tényszerű, jogi és szakpolitikai fejleményeket is figyelembe vesz (lásd a 3. szakaszt).

Jelenleg az eu-LISA kezeli a Vízuminformációs Rendszert (VIS), a Schengeni Információs Rendszert (SIS) és az Eurodacot, azaz a schengeni térség és a határigazgatás védelméhez, valamint a menekültügyi és vízumpolitika végrehajtásához nélkülözhetetlen eszközöket. Az eu-LISA egyéb nagyméretű informatikai rendszerek előkészítéséért, kidolgozásáért és üzemeltetési igazgatásáért is felelős lehet ezen a szakpolitikai területen, amennyiben létrejön és így rendelkezik egy, az EUMSZ 67–89. cikkein alapuló jogalkotási eszköz. Az eu-LISA 2012. december 1-jén kezdte meg működését. Az alapító rendelet 31. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Bizottság az ügynökség igazgatótanácsával szorosan együttműködve folytatta le az ügynökség első értékelését. Ebben az eu-LISA is aktívan részt vett.

A működési költségek összehasonlítása rámutatott arra, hogy az ügynökségnek gondoskodnia kell a költségek egyértelmű rögzítéséről minden rendszer tekintetében (tevékenységalapú irányítás), hogy megállapítható legyen a hatékonyságnövekedés sikeressége. Bár a szinergiákat egyértelműen adminisztratív és szervezeti szinten hozták létre, az informatikai rendszerekhez szükséges szolgáltatásorientált architektúrák fejlesztése jelenleg is zajlik.

A Bizottsággal való eredményes együttműködés tekintetében az alapító rendelet, valamint a Bizottság és az ügynökség között fennálló egyetértési megállapodás erős keretet fogalmaz meg. Az eu-LISA programozási dokumentumainak elkészítésén és tartalmán azonban lenne mit javítani, és ezeket szigorúan össze kellene hangolni az ügynökség megbízatásával és a Bizottság véleményeivel. Ahogy azt az ügynökség eredményességéről szóló értékelés megerősíti, az értékelés szerint tanácsos a kommunikációs infrastruktúrával kapcsolatos bizottsági feladatköröket az ügynökségre ruházni, mert ezzel javítható a koherencia a kapcsolódó feladatok irányításában. Az ügynökségnek megvan a szükséges műszaki kompetenciája és kapacitása, hogy ellássa ezeket a feladatokat, amelyek átruházása hatékonyságjavuláshoz is vezethet.

Az ügynökség dicséretes erőfeszítéseket tett arra, hogy olyan megfelelő együttműködési stratégiát dolgozzon ki, amely strukturált módon vonja be a különböző érdekelt feleket, és elfogadta az érdekelt felek kezelésére vonatkozó stratégiáját.

A tervezésre vonatkozóan az eu-LISA megfelelő eljárásokkal biztosítja az éves munkaprogram és költségvetés kidolgozását. Ezen túlmenően megfelelő és helyénvaló számviteli eljárásokat és rendszereket vezetett be az Unió általános gyakorlataival összhangban. Mindezt tovább javíthatná az érdekelt felek és a tanácsadó csoportok szorosabb bevonása, különösen az alábbiak révén:

Az értékelés megkülönböztetett figyelmet szentelt a több központot érintő megállapodásnak. A külső értékelő jelentésben részletesen bemutatott alternatív forgatókönyvek összehasonlító elemzése kellőképpen megerősítette, hogy továbbra is érvényesek azok a biztonsági szempontok, amelyek a rendszerek franciaországi fő központjának és az ausztriai tartalék központjának létrehozására vonatkoznak. Ugyanez érvényes az ügynökség észtországi székhelyének létrehozását érintő politikai megfontolásokra. Az ügynökség több központot érintő megállapodásához kapcsolódó közvetlen és közvetett többletköltségek ezért indokoltnak és észszerűnek tekinthetők.

A megbízatásában kijelölt feladatok végrehajtása során az eu-LISA hatékonyan hangolta össze a funkciókat, a műveleteket és a belső folyamatokat egy informatikai keret irányításával. Át kell tekintenie azonban a feladatokhoz rendelt forráselosztást annak érdekében, hogy elegendő, a projektigényeknek megfelelő személyzeti forrás álljon rendelkezésre a projektek kezeléséhez. Az eu-LISA folyamatosan teljesítette beszerzési stratégiájának és szerződéses megállapodásainak kidolgozását. Az ügynökségnek szintén sikerült bizonyos előrelépést elérnie a teljesítmény átfogó értékelésének elsődleges forrásául szolgáló kulcsfontosságú programozási és jelentéstételi dokumentumok szigorítása és egyértelműsítése tekintetében. A programozási és jelentéstételi mechanizmusok és azok átláthatósága terén azonban továbbra is vannak fejlesztésre váró területek. A szervezeti megoldásokkal, az emberi erőforrásokkal és az eljárásokkal kapcsolatban az ügynökség következetesen a költségvetési eljárásnak megfelelően járt el, azonban az összes érintett fél, így például az ügynökségi műszaki személyzet bevonása mellett – amelynek tagjai talán még inkább hozzá tudnának járulni a költségvetési eljáráshoz, ha nagyobb szerephez jutnak – a tanácsadó csoportokat is célszerű lenne jobban bevonni. Ennek módja lehet, ha az ügynökség ellátja őket az összes lényeges információval az általuk értékelendő projektekkel kapcsolatban, aminek célja, hogy megfelelő tanáccsal lássák el az igazgatótanácsot.

További fontos szempont a tanácsadó csoportokban rejlő potenciál hatékonyabb kihasználása: ehhez elég korán egyeztetni kell velük a programozási dokumentumokról, és biztosítani kell a számukra, hogy észrevételeket tehessenek. Ezen túlmenően az ügynökségnek meg kell erősítenie strasbourgi adatvédelmi támogatását is. Ehhez vagy át kell helyezni az adatvédelmi tisztviselőt Tallinból Strasbourgba, vagy ki kell nevezni Strasbourgban egy adatvédelmi tisztviselő-helyettest, aki javítani tudja a kommunikációt a helyi műszaki személyzettel, és támogatja őket az adatvédelmi ügyekben.

Ez utóbbi, amelyet egyébként megfelelően hajtottak végre, rámutatott arra, hogy az ügynökségnek meg kell erősítenie pénzgazdálkodási kapacitását az uniós támogatáskezeléssel kapcsolatban. Az értékelés megerősítette, hogy ha az eu-LISA feladata lenne az új nagyméretű informatikai rendszerek kifejlesztése, a jelenlegi erőforrásokkal nem lenne képes kezelni a fejlesztéssel járó teendőket, mivel nem áll rendelkezésére megfelelő projektirányítási és -fejlesztési kapacitás. A többi uniós ügynökséggel való partnerség és szinergiák tekintetében az eu-LISA együttműködésen alapuló és hatékony munkamegállapodásokat dolgozott ki a bel- és igazságügyi területen működő legrelevánsabb ügynökségekkel. A ráruházott hatáskör tiszteletben tartását azonban biztosítani kell, emellett az értékelés megállapította, hogy fennáll a veszélye annak, hogy az eu-LISA figyelme elterelődjön a fő tevékenységgel kapcsolatos prioritásokról – például azon törekvése miatt, hogy más ügynökségek számára is szolgáltatásokat nyújtson.

Az eu-LISA értékelése egybeesett a SIS II és a VIS jogszabályi keretének első értékelésével. Hasonlóképpen, az Unió menekültügyi politikájának jövőbeli architechtúrájával összefüggő munka részeként a Bizottság közleményt és jogalkotási javaslatokat fogadott el, köztük a Dublini Rendelet felülvizsgálatára irányuló javaslatot is, amely alapján az eu-LISA feladata lesz egy új automatizált rendszer kifejlesztése és üzemeltetési igazgatása. A jogalkotási csomag része az Eurodac-rendelet felülvizsgálatára vonatkozó javaslat is, amely kibővíti a rendszer alkalmazási körét. Mindkét kezdeményezés hatással lesz az eu-LISA működésére.

A Bizottság egy másik jelentős hozzájárulása a határigazgatás és a biztonság erősítését szolgáló, szilárd és intelligens információs rendszerekről szóló 2016. áprilisi közlemény . A közlemény, amelynek fő célja az információs rendszerek fokozott interoperabilitásának biztosítása, új feladatokat irányoz elő az ügynökség számára, amelyek közül néhányat a Bizottsággal közösen, míg másokat a tagállamokat is bevonva hajt majd végre. A közlemény értelmében a Bizottság meg fogja vizsgálni egy új rendszer, az Európai Utasinformációs és Engedélyezési Rendszer létrehozásának lehetőségét. A Bizottság 2016 novemberében fogadta el az ETIAS-javaslatot , amelyet jelenleg az Európai Parlament és a Tanács vizsgál. A közleményben meghatározott innovatív megoldásokat a Bel- és Igazságügyi Tanács által 2016 júniusában jóváhagyott, a bel- és igazságügyi területen alkalmazott információcsere és információkezelés javítására vonatkozó, az interoperabilitást biztosító megoldásokra is kiterjedő ütemterv is tükrözi.

A közleménynek megfelelően a Bizottság magas szintű szakértői csoportot hozott létre a különböző lehetőségek jogi, technikai és működési szempontjainak vizsgálatára, hogy megvalósítható legyen a határigazgatás és biztonság területén alkalmazott információs rendszerek interoperabilitása. A szakértői csoport zárójelentésben leírt megállapításai nyomán a Bizottság további konkrét elképzeléseket fogalmazott meg az Európai Parlament és a Tanács számára az elért eredményekről folytatott közös megbeszélés alapjául szolgáló, a hatékony és valódi biztonsági unió megvalósításáról szóló a hetedik eredményjelentésében . A Bizottság a 2016. áprilisi közleményhez kapcsolódóan a határregisztrációs rendszerre is javaslatot tett, amely – ha a társjogalkotók elfogadják – az első olyan nagyméretű informatikai rendszer lehet, amelyet ténylegesen az eu-LISA fejlesztett.

A fent említett feladatok kidolgozásakor és végrehajtásakor az eu-LISA-nak figyelembe kell vennie a személyes adatok védelméhez kapcsolódó alapvető jogot, ahogyan azt az Alapjogi Charta 8. cikke elismeri, és különösen e jog célhoz kötöttségének elvét. A nagyméretű rendszerek interoperabilitásának vizsgálata során különleges figyelmet kell szentelni a 2018. május 25-étől alkalmazandó új, általános adatvédelmi rendelet 25. cikkében és a 2018. május 5-étől alkalmazandó rendőrségi adatvédelmi irányelv 20. cikkében említett beépített adatvédelmi előírásoknak.

Az alapító rendelet esetleges módosításainak mérlegelése során a Bizottságnak figyelembe kell vennie az ügynökség létrehozása óta az uniós jogszabályokat (például a költségvetési rendeletet és a költségvetési keretrendeletet) érintő lényeges változtatásokat, valamint a decentralizált ügynökségekről szóló 2012. július 19-i európai parlamenti, tanácsi és európai bizottsági együttes nyilatkozathoz mellékelt közös megközelítésből (a továbbiakban: közös megközelítés) származó változásokat. Szintén tekintettel kell lennie a SIS II értékeléséből eredő jogi változásokra. A rendszerek központi működtetésével kapcsolatos tapasztalatok bővülésével és a hatékonyság növelése érdekében az eu-LISA ötleteket javasol saját programozási dokumentumaiban a rendszerek jelenlegi műszaki felépítését érintő több szempont javítására, amihez szükség lehet az alapító rendelet és/vagy a rendszerekről szóló rendeletek módosítására.

Az alapító rendelet az ügynökség létrehozásakor fennálló jogi, politikai és gazdasági környezetre reflektál. Az értékelés eredményei (lásd a 2. szakaszt) és e ténybeli, jogi és szakpolitikai fejlemények alkalmat nyújtanak arra, hogy az eu-LISA megbízatását olyan módon alakítsák, hogy az még inkább hozzájárulhasson az uniós igényekhez, és új interoperabilitási megközelítést dolgozhasson ki. Érdemes megfontolni például a megbízatás kiterjesztését annak érdekében, hogy az ügynökség bizonyos körülmények között támogathassa a rendszerek nemzeti összetevőinek üzemeltetéséért felelős tagállamokat. Ezt az eu-LISA által a menekültügyi válságot követően, Görögországban tett beavatkozás fényében is meg kell vizsgálni .

A decentralizált ügynökségek emberi és pénzügyi erőforrásainak 2014–2020 közötti időszakra történő programozásáról szóló közlemény szerint, amely meghatározta az egyes decentralizált ügynökségek létszámának és támogatási szintjeinek programozását, a programozásnak összhangban kell lennie az összes intézményre, szervre és ügynökségre öt éven belül alkalmazandó 5 %-os létszámcsökkentéssel. Figyelembe véve, hogy a közelmúltban alakult, az eu-LISA számára nem írtak elő létszámcsökkentést a 2013–2015 közötti időszakra vonatkozóan.

Az alapító rendelet módosításainak ezért egyensúlyt kell teremtenie a politikai, jogi és pénzügyi realitás, valamint azon fő célkitűzés között, hogy az eu-LISA megőrizze elegendő, a fő feladatainak teljesítésére irányuló kapacitását. Ezek közé tartozik a jelenlegi rendszerek fejlődése, az EES, az ETIAS és a nemzetközi védelem iránti kérelmek regisztrálására szolgáló új automatizált rendszer tervezett fejlesztése, valamint az egyes tagállamok összes kérelemre vetített részarányának és a korrekciós elosztási rendszernek a nyomon követése.

Észszerűen elvárható, hogy fokozatosan nőni fog az eu-LISA hozzájárulása egy, az IB-szakpolitikák végrehajtását támogató nagyméretű informatikai rendszerek kezelésére szolgáló koordinált, hatékony és koherens informatikai környezethez, mégpedig azáltal, hogy professzionális és stabil környezetet biztosít az informatikai rendszerek fejlesztésének, üzemeltetési igazgatásának és fejlődésének támogatására, ideértve szükség esetén interoperabilitásukat is, ahol az szükséges és a rendszerek jogi kerete is lehetővé teszi.

Az eu-LISA azon képessége, hogy további hozzáadott értéket biztosítson az érdekelt feleinek tevékenységeihez, idővel, a technológiai és politikai fejleményekkel együtt növekedni fog. Egyre erősebb lesz az eu-LISA azon hosszú távú törekvése, hogy kiválósági központtá váljon, és ezzel párhuzamosan egyre több felkérést kap az érdekelt feleitől ad hoc támogatásra, mint például a 2016 elején a görög hatóságoknak az Eurodac szerver kapacitásának növelésére nyújtott segítség. Hasonlóképpen az eu-LISA a meglévő és új rendszerekhez kapcsolódó technikai kérdésekhez is segítséget nyújthat az illetékes bizottsági szolgálatoknak, ha igénylik. Ugyanakkor egyértelmű jogi és pénzügyi korlátai vannak az eu-LISA által nyújtható szolgáltatásoknak.

4. Az alapító rendelet módosítására vonatkozó ajánlások

4.1. Az értékelésben javasolt ajánlások

A külső értékelésben előírt, az ügynökségi rendelet jogszabályi módosítására vonatkozó ajánlásokat az e jelentéshez mellékelt bizottsági szolgálati munkadokumentum foglalja össze. Az ajánlások között szerepelnek az alábbiak:

-A kommunikációs infrastruktúrával kapcsolatos bizottsági kötelezettségeket át kell adni az eu-LISA-nak. Ehhez a rendszereszközöket is módosítani kell. Mindez a vonatkozó költségvetés átruházását is magában foglalja.

-Új rendelkezésre van szükség az eu-LISA és egyéb bel- és igazságügyi ügynökségek közötti együttműködésre vonatkozó keret tekintetében, és ebben tisztázni kell az eu-LISA megbízatásán belüli együttműködés hatályát.

-Az igazgatótanácsnak évente augusztus végéig időközi jelentést kell elfogadnia az ugyanazon év első hat hónapjára vonatkozó tervezett tevékenységek megvalósításáról.

-Meg kell fontolni a Bizottság által az eu-LISA-ra bízható kísérleti programok hatályának kiterjesztését (9. cikk). A hatály jelenleg a költségvetési rendelet 54. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett, azaz alap-jogiaktus nélkül végrehajtható kísérleti programokra vonatkozik. Ezt ki kell terjeszteni legalább a meglévő alap-jogiaktussal rendelkező kísérleti programokra.

A külső értékelés azt is javasolta, hogy kockázatelemzést és előzetes értékelést kell készíteni az eu-LISA által a jelenlegi megbízatása alapján végrehajtott, 500 000 EUR-t meghaladó projektek esetében (azaz amelyek nem egy olyan jogalkotási eszköz alapján történnek, amely az ügynökségre új rendszert bíz, mert ezek esetében a Bizottság végez hatásvizsgálatot). Ez fontos ajánlás, amelyet az eu-LISA-nak megfelelően kell kezelnie. Az ajánlás ugyanakkor nem követeli meg az ügynökségi rendelet módosítását, mivel az 1271/2013/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet 29. cikkének (5) bekezdése és az ügynökség költségvetési rendeletének ugyanezen bekezdése már előírja a jelentős kiadásokkal járó programok és tevékenységek előzetes és utólagos értékelését.

A külső értékelés további ajánlásokat is tett az ügynökség megbízatásának módosítására. Ezeket be kell illeszteni a rendszerek jogalkotási eszközeibe, és ezekhez nincs szükség az ügynökségi rendelet módosítására a statisztikákat illetően:

-az eu-LISA kibővített felelősségi köre az egyes rendszerek statisztikáinak előállítása/közzététele során,