Tervezet AZ EURÓPAI PARLAMENT FŐTITKÁRAI, A TANÁCS, A BIZOTTSÁG, A BÍRÓSÁG HIVATALVEZETŐJE, A SZÁMVEVŐSZÉK, AZ EURÓPAI GAZDASÁGI ÉS SZOCIÁLIS BIZOTTSÁG, A RÉGIÓK BIZOTTSÁGA FŐTITKÁRAI ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ OMBUDSMANJA KÉPVISELŐJÉNEK HATÁROZATA az Európai Közigazgatási Iskola létrehozásáról és működéséről

(beterjesztve a Bizottság által)

INDOKLÁS

Az Európai Közigazgatási Iskola (a későbbiekben : Iskola) létrehozása az európai közszolgáltatási reform általános szövegében szerepel. Ez a reform többek között a képzés eszközével igyekszik megerősíteni az emberi erőforrások fejlődését. Ugyanezt a célt szolgálja a közigazgatási kultúrát és elsősorban a vezetési kultúrát érintő mélyreható változtatás bevezetése. Másfelől megjelenik a személyzeti szabályzatban és annak előmeneteli rendszerében egy új, a különböző tisztség-csoportok közötti átjárást biztosító rendszer, amelyik kötelező képzési formát is magában foglal. Ebben a szövegben jelent meg egy intézményközi iskola közreműködésének javaslata.

Mindezért a közösségi intézmények főtitkárai (jelen alkalmazásban ide tartozik a Szociális és Gazdasági Bizottság, a Régiók Bizottsága és az Európai Unió ombudsmanja is) elhatározták, hogy megvizsgálják ezt a gondolatot, mivel úgy vélik, hogy az intézmények személyzeti állománya képzésének legalább egy része számára hasznos lenne ez az intézményközi alap. Az Iskolához ennek megfelelően már a kezdetektől a minden egyes tisztviselőt és alkalmazottat (ideértve a más szervezetek és ügynökségek személyzetét is) érintő szakmai fejlődés érdekében kifejtett erőfeszítések legalább részben közös vállalása járult. Ezt a tevékenységet néhány kivételtől eltekintve minden intézet és szervezet autonóm módon maga szervezte és finanszírozta.

A vita első szakaszát követően egy intézményközti munkacsoport keretében a Főtitkárok egy előzetes értékelést állítottak össze. Ennek a munkacsoportnak a feladata volt, hogy megvizsgálja az új létesítmény várható hatásait, különös figyelemmel a szerveknél elérhető együttműködésre. A munkacsoport jelentését és az ehhez kapcsolódó határozat-tervezeteket a Főtitkárok 2003. október 28-án hagyták jóvá. A becslésből kitűnik, hogy egy intézményközi iskola létrehozása minden bizonnyal a korábban leírt képzési területeken elérhető hatékonysági és eredményességi gazdasági hatásokon túl hozzájárul ahhoz is, hogy a közösségi értékek és az európai szellemiség terjesztése új lendületet kapjon.

Következtetésképpen az Európai Közigazgatási Iskola a Közösség tisztségviselői és egyéb alkalmazottai személyzeti szabályzatának végrehajtására alapított személyzeti politika általános keretében, az összes közösségi intézmény által alkotott közös alapzatra épülve kell az alábbi feladatait betöltse:

- a közösségi hivatalok működésének támogatása, többek között a vezetőképzés terén, elősegítve ekképpen egy új közigazgatási kultúra kifejlesztését ;

- segítségnyújtás a közösségi szellem elsajátításához az újonnan hivatalba lépők részére, nevezetesen egy a hivatalba lépéshez szükséges tanfolyamnak az érintett intézetektől független, egységes törzstananyaga által. Ehhez az intézményekben új beilleszkedési politika alkalmazására van szükség, amely azonban nem léphet az egyes intézmények egyedi beléptetési rendszere helyébe;

- egyéni előmenetel keretén belüli feladatok ellátása, és különösen az alkalmazotti státuszból a tisztségviselői státuszba való új átmenet céljából Ť bizonyítvány ť rendszer bevezetése érdekében történő szakmai hozzáértés színvonalának növelése kötelező oktatás keretében,

Az itt felsorolt kritériumok sorozata egyrészről politikai és közösségi jelleget, másrészről gazdasági jelleget mutat, ebben a sorrendben. Ezen kritériumok megvalósítása többletértéket jelent a jelenlegi állapothoz képest, amelyben a képzést néhány kivételtől eltekintve minden intézet és szervezet önállóan szervezi. A kritériumok a következők:

- először a közösségi értékek terjesztése és az Unió intézményeinek közigazgatásán keresztül testületi szellem létrehozása, majd

- a képzéssel és ezzel összefüggésben az előmenetellel érintett intézmények közötti lehető legnagyobb koherencia biztosítása a szabályzat alkalmazásában;

- azon területek azonosítása, amelyek azonos ismereteket és képességeket igényelnek, és amelyek így közös képzésben részesülhetnek;

- a kérelmek kritikus mennyisége esetén is a tanfolyamokra való könnyebb bejutás, ami jelenleg kisebb intézményeknek gyenge pontja;

- a kínálat kibővítése (pl. nagyobb szakosodás, választási lehetőség, alternatív időpontok ...);

- és különösképpen a közös szervezés következményeként nagyobb méretgazdaságosság megvalósítása, nevezetesen az igazgatási kérdések és a tanfolyamokon részt vevők számának optimalizálása területén.

Amint az intézményközi csoport jelentése az elérhető együttműködés hatásainak ismertetésével rámutatott, a fent kifejtett kritériumok megvalósítása igazolja a többek között a jelen határozatban is leírt képzési tevékenységek közös szervezését.

Egyértelmű, hogy léteznek más képzési formák is, amelyek a fent említett kritériumok értelmében intézményközi úton szervezhetőek, így a jelen határozat lehetővé tesz egyfajta előrelátó megközelítést, amely teret enged a későbbi kiterjesztő határozatok meghozatalára. A jelen határozat kizárólag a vezetői képzést, a belépéshez szükséges tanfolyamokat és a bizonyítványok megszerzése céljából végzett tanfolyamokat határozza meg konkrétan és a kezdetektől. Az Iskolát tehát 2005 januárjától kezdik megszervezni, és először a hivatalba lépéshez szükséges tanfolyamokat, majd a vezetői tanfolyamokat osztják szét a határozatot aláíró intézmények között. Ezt követik a 2005. év folyamán a tisztviselői csoportokba való belépéshez szükséges bizonyítványt adó tanfolyamok.

Ugyanebben a gondolati sorban a jelen határozat az Iskola létrehozásának első éveire tervezi, hogy igazgatásilag egy már létező intézményközi szervezethez, az EKSZFVH-hoz (Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalához) kell kapcsolódnia. Ez, amint azt az említett jelentés kimutatta, a személyzeti és a működési költségek területén való kapcsolódás lehetővé teszi a szervek közötti együttműködési hatás érvényesülését, nevezetesen az igazgatási (erőforrás-gazdálkodás) és a vezetési (Igazgatótanács, Igazgató) kérdésekben. Később, három éves tapasztalat és a megvalósítás teljes körű értékelése alapján ezt a kapcsolatot újra meg kell vizsgálni.

Tervezet AZ EURÓPAI PARLAMENT FŐTITKÁRAI, A TANÁCS, A BIZOTTSÁG, A BÍRÓSÁG HIVATALVEZETŐJE, A SZÁMVEVŐSZÉK, AZ EURÓPAI GAZDASÁGI ÉS SZOCIÁLIS BIZOTTSÁG, A RÉGIÓK BIZOTTSÁGA FŐTITKÁRAI ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ OMBUDSMANJA KÉPVISELŐJÉNEK HATÁROZATA az Európai Közigazgatási Iskola létrehozásáról és működéséről

az Európai Parlament,

a Tanács,

a Bizottság Főtitkárai,

a Bíróság Hivatalvezetője,

a Számvevőszék,

a Gazdasági és Szociális Bizottság

a Régiók Bizottsága Főtitkárai

és az Európai Unió ombudsmanjának képviselője,

tekintettel a 259/68 (EGK, Euratom, ESZAK) [1] tanácsi határozatban elfogadott Európai Közösségek tisztviselőinek és egyéb alkalmazottjainak személyzeti szabályzatára,

[1] HL L 56. szám, 1968.03.04., 1. o.

tekintettel az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága és az Európai Unió ombudsmanjának az Európai Közigazgatási Iskolának létrehozásáról szóló (...) határozatára [2], és különösen annak 5. cikkére,

[2] lásd a jelen Hivatalos Lap ... oldalát

mivel :

(1) a képzés terén megvalósítandó intézmények közötti együttműködést meg kell erősíteni, elsősorban a közösségi értékeknek a közösségi intézményekbe való eljuttatása céljából. Egy ilyen együttműködés nem elhanyagolható többletértékeket hordoz, különösen a képzésbe biztosított bejutás, a kínálat kiszélesítése és a fajlagos költségek csökkentése területén,

(2) a megfelelő vezetés elve szerint az Európai Közigazgatási Iskola (a továbbiakban ,Iskola") létrehozása folyamán előrelátó megközelítést kell elfogadni,

(3) az Iskola létrehozására vonatkozó határozat a főtitkárok, a Bíróság hivatalvezetője és az ombudsman képviselője megítélésére bízza azon képzési területek meghatározását, amelyek az Iskola feladatkörébe tartoznak,

(4) amennyiben valamely aláíró intézmény olyan személyzeti politikába kezd, amelyhez az Iskolára bízott képzés szükséges, e politika támogatására biztosítani kell ezen intézmény részére egy minimális részvételi férőhelyet az Iskola által szervezett tanfolyamokon, főleg akkor, ha az érintett képzés kötelező, vagy meghatározott, többek között vezetői tisztségek betöltésének feltétele,

(5) az Iskola, mint minden más képzési intézmény részesül az európai szinten hálózati formában működő együttműködések előnyeiből,

(6) pontosítani kell az Iskola és az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalának az Iskola létrehozásáról szóló határozat 4. cikkében előírt kapcsolódási módjait.

A KÖVETKEZŐKÉPP HATÁROZTAK:

1. cikk

Az Európai Közigazgatási Iskola feladatai

1. Az Európai Közigazgatási Iskola (a továbbiakban ,Iskola") kidolgozza, megvalósítja és kiértékeli az Iskola létrehozásáról szóló határozatot aláíró intézmények (a továbbiakban ,Intézmények) számára az alábbi képzési tevékenységeket:

a) a vezető tisztségviselőknek és egyéb olyan alkalmazottaknak tartott tanfolyamok, akiknek hivatalos tisztségek ajánlanak vagy ajánlhatnak fel;

b) az állomány új tagjainak hivatalba lépéséhez szükséges tanfolyamok;

c) (az elfogadható kifogások fenntartásával a különböző tisztség-csoportok közötti átváltáshoz szükséges kötelező képzések) [3].

[3] [az új személyzeti szabályzatról szóló határozat alapján véglegesítendő szöveg].

2. Az 1. cikk a) és b) pontjában megjelölt vezetői és hivatalba lépési tanfolyamokat illetően az igények alapján az Iskola által szervezett tanfolyamok mellett minden intézet szervezhet kiegészítő kurzusokat. Az 1. cikk c) pontjában meghatározott tanfolyamokat kizárólag az Iskola tarthat.

2. cikk

Az Intézetek kötelezettségei

1. Az intézményeknek a kinevezésre hatáskörrel rendelkező hatósága az igazgatótanács által a 7. cikk g) pontjának megfelelően elfogadott módon köteles elegendő számú tisztségviselő-előadót bocsátani az Iskola rendelkezésére.

2. Az Iskola kérelmére az intézmények kötelesek az igazgatótanács által meghatározott módon tantermeket az Iskola használatába bocsátani, attól függően, hogy azok milyen mértékben állnak a rendelkezésükre.

3. cikk

Egyéb szolgáltatások

1. Az Iskola az igazgatója és más közösségi szerv, hivatal, vagy ügynökség által megkötött egyezmény alapján ez utóbbiak kérésére résztvevőket vehet fel az általa az intézmények számára tartott tanfolyamok szabad helyeire.

2. Az Iskola az 1. cikk (1) bekezdés c) pontjában meghatározott speciális képzéseknél a bejelentett igények figyelembevételével évente meghatározott számú helyet tart fenn a közösségi szervek, hivatalok és ügynökségek részére, így biztosítva a tisztségviselők részére az őket a személyzeti szabályzat 45a. cikke alapján megillető egyenlő bánásmódot. E helyek számát és a költségekből való részvétel mértékét az igazgatótanács évente határozza meg.

3. Adott esetben írásos megegyezés útján az Iskola felvehet a képzési programjába közösségi szerv, hivatal vagy ügynökség által igényelt tanfolyamot, feltéve, hogy ez a tevékenység nem gátolja az intézmények részére tartott tanfolyamokat. Minden ilyen megállapodásnak rendelkeznie kell az Iskola által nyújtott szolgáltatás finanszírozási módjairól és hatályba csak az igazgatótanács előzetes jóváhagyásával léphet.

4. Adott esetben valamely közösségi intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség kérelmére az iskola segítséget nyújt a képzési tervezet elkészítésében vagy a feladatkörébe tartozó bármely más tevékenységi formában, feltéve, hogy az Iskola igazgatója erről megállapodást kötött, amely tartalmazza a szolgáltatás finanszírozási feltételeit.

4. cikk

Panaszok és Kérelmek

1. A személyzeti szabályzat 90. cikkének értelmében az Iskola igazgatója gyakorolja a kinevezésre jogosult személy jogkörét minden, az Iskola feladataira vonatkozó panasz esetén.

2. Ilyen panasz esetében, amennyiben döntésével meg kívánja erősíteni az eredeti határozatát, az Iskola igazgatója egyeztetni köteles az igazgatótanács elnökével.

3 Az Iskola bármilyen a jelen határozat alapján hatáskörébe tartozó kérdésben választ ad az európai ombudsman részére.

5. cikk

A tevékenységek szervezése

1. Általános szabályként az Iskola által szervezett tanfolyamokat Brüsszelben és Luxemburgban tartják meg, de a szolgáltatás más helyen is teljesíthető, amennyiben ez nem sérti a normális vezetés elvét.

2. Az igazgatótanács felügyeli azt, hogy az intézmények személyzete kiegyensúlyozott arányban juthasson be a tanfolyamokra. Különösen arra ügyel, hogy az Iskola elegendő számú részvételi lehetőséget biztosítson az egyes intézményeknek olyan, az Iskola feladatkörébe utalt tanfolyamoknál, amelyek kötelezőek, vagy egyes meghatározott tisztségek, elsősorban vezetői tisztségek betöltésének feltételei. Az éves munkaprogram kidolgozása keretében az érdekelt intézmény közli a fent említett igényét. A munkaprogram kidolgozása során az adott tanfolyamokhoz a megfelelő prioritást társítják.

3. Ahhoz, hogy különleges és átmeneti helyzetekhez tudjon alkalmazkodni, az aláíró intézmények a kapcsolódó költségvetési eszközök megajánlásával kérhetik az Iskolát, hogy részükre az állományszámban megállapított kvótán felül további részvételi számot engedélyezzen. Ebben az esetben alkalmazni kell a 3. cikk (2) bekezdését.

4. Az iskola együttműködhet más közigazgatási iskolákkal, hasonló területen működő intézetekkel vagy egyetemekkel. Ezek az együttműködések kölcsönös párbeszéd formájában is történhetnek.

6. cikk

Igazgatótanács

Amíg az Iskola az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalához (a továbbiakban ,Hivatal") kapcsolódik, az Iskola igazgatótanácsának feladatkörét a Hivatal igazgatótanácsa látja el, a 2002/621/EK határozat [4] 5. cikke szerint.

[4] HL L 197. szám, 2002.07.26., 56. o.

7. cikk

Az igazgatótanács feladata

Az igazgatótanács az alábbi feladatokat látja el az intézmények közös érdekében:

a) minősített többséggel jóváhagyja az Iskola működési szabályzatát;

b) az Iskola igazgatójának javaslatára egyszerű többséggel jóváhagyja az Iskola szervezeti felépítését;

c) a költségvetési eljárás keretében, az Iskola igazgatója által elkészítet tervezet alapján minősített többséggel megállapítja az Iskola tervezett bevételeinek és kiadásainak mértékét, amelyet továbbít a Bizottságnak; egyidejűleg javaslatot tesz a Bizottságnál azokra a kiigazításokra, amelyek bevezetését szükségesnek ítéli az Iskola állománytervében;

d) egyszerű többséggel jóváhagyja az intézmények, szervezetek, hivatalok és ügynökségek részére ellenszolgáltatás fejében nyújtott kiegészítő szolgáltatásokat és tarifáikat és a szolgáltatásnyújtás feltételeit;

e) az Iskola igazgatójának javaslatára egyhangú döntéssel jóváhagyja a munkaprogramot. Ez a program tartalmazza azokat a szolgáltatásokat is, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a képzésekhez;

f) az Iskola igazgatója által elkészített tervezet alapján minősített többséggel jóváhagyja a vezetésnek az elvégzett munkákra és az Iskola által nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó minden egyes bevételi és kiadási tételt tartalmazó éves jelentését. Ezt a könyvvizsgáló által megvizsgált jelentést minden év május elsejéig továbbítja az intézményeknek;

g) a felmerülő képzési igények alapján minősített többséggel határoz azokról a feltételekről, amelyekkel az egyes intézmények tisztviselő-előadókat bocsátanak az Iskola rendelkezésére.

8 . cikk

Kinevezések

1. Amíg az Iskola az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalához kapcsolódik, az Iskola igazgatójának feladatkörét a Hivatal igazgatója látja el.

2. Az Iskola igazgatója látja el az Iskola kinevezési jogkörét.

3. Az Iskola igazgatója tájékoztatja az igazgatótanácsot a kinevezésekről, a szerződések aláírásáról, a hirdetésekről vagy a tisztségviselőket vagy egyéb alkalmazottakat érintő fegyelmi eljárásokról.

4. Amikor a kinevezési jogkör gyakorlója dönt az Iskolában betöltetlen munkahely betöltéséről, haladéktalanul intézkednie kell, hogy arról a Közösségek összes intézményében dolgozó tisztségviselő tudomást szerezzen.

5. Az Iskola az alapvető feladataiba nem tartozó feladatok elvégzéséhez az Európai Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó szabályzat 3a. cikk (1) bekezdése 3. albekezdése szerint szerződéses úton egyéb alkalmazottak munkáját [5] is igénybe veheti.

[5] a módosított személyzeti szabályzat után követendő hivatkozás

9. cikk

Az Iskola igazgatójának feladatai és a személyzeti vezetés

1. Az igazgató felel az iskola megfelelő működéséért. Az igazgatótanács hatáskörébe tartozó ügyekben ez utóbbi irányítása alatt működik. Biztosítja az igazgatótanács működésével kapcsolatos titkársági feladatok ellátását, ez utóbbinak beszámol a feladatai elvégzéséről és javaslatokat terjeszt elő az Iskola megfelelő működésére.

2. A személyzeti vezetőket érintő igazgatási eljárásokat, mint amilyenek az illetményekre és szabadságolásokra, valamint a beteg- baleset- és nyugdíjbiztosítási pénztárakra vonatkozó ügyek, ugyanolyan feltételekkel kell lefolytatni, mint a Bizottság tisztségviselői és az egyéb alkalmazottai esetén. Ez a lista nem kizárólagos és az Iskola egyéb téren is megállapodhat a Bizottsággal.

10. cikk

Az Iskola vezetője

1. Arra az időre, amíg az Iskola az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalához kapcsolódik, a Bizottság a Hivatal igazgatótanácsának ajánlatára egyszerű többséggel iskolavezetőt nevez ki. Az iskolavezető kinevezése előtt a Bizottság szigorúan kötve van a követendő eljárási szabályokhoz, különösen az állás meghirdetése és a pályázók meghallgatás tekintetében.

2. Az iskolavezető az igazgató irányításával felel az Európai Közigazgatási Iskola létrehozásáról szóló határozat 2. cikkében meghatározott feladatok ellátásáért. A hatáskörébe tartozó ügyekben tanácskozási joggal részt vesz az igazgatótanács ülésein.

11. cikk

Pénzügyek

1. Az Iskola javadalmazása, amelynek teljes összege a Bizottságra vonatkozó költségvetési szakaszon belül külön költségvetési tételt képez, részletesen e szakasz mellékletében jelenik meg. Ez a melléklet bevételek és kiadások formájában jelenik meg, és a költségvetési szakaszokkal megegyező módon kerül részletezésre.

2. Az Iskola létszámterve a Bizottság létszámtervének mellékletét képezi.

3. Az Iskola mellékletében feltüntetett előirányzatok kapcsán az igazgatótanács javaslata alapján a Bizottság engedélyezésre felhatalmazott tisztségviselőket delegál az iskola igazgatójához, és meghatározza a megbízás határait és feltételeit. Az Iskola által ellenszolgáltatás fejében nyújtott kiegészítő szolgáltatásokról illetően, ezek elvégzése után az igazgatótanács tájékoztatja a költségvetési hatóságot a melléklet költségvetési tételébe így bekerülő összegek bontásáról.

4. Az Iskola költségvetését a 1605/2002/EK tanácsi rendeletnek (Euratom) [6] megfelelően kell megalkotni és végrehajtani.

[6] HL L 248. szám, 2002.09.16., 1. o.

5. Amíg az Iskola az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalához kapcsolódik, az (1) és (4) bekezdésben foglalt pénzügyi rendelkezések, különösen az Iskola javadalmazása és a létszámterv a Hivatal költségvetésének keretébe tartoznak. Ahhoz, hogy az Iskola rendelkezésére álló források elkülöníthetőek legyenek, a költségvetési szabályok betartása mellett a létszámterv a Hivatal létszámterve bevezetésének elkülönített részét képezi, és az Iskola működtetésére előirányzott összegek a IV. melléklet elkülönített részében kerülnek csoportosításra.

12 . cikk

A feladatok felülvizsgálata

1. Az 1. cikk (1) bekezdésében meghatározott feladatok tekintetében a jelen határozatot legkorábban az Iskola létrehozását követő három év múlva kell felülvizsgálni.

2. Egy esetleges felülvizsgálathoz az igazgató részletes jelentése alapján az igazgatótanácsnak a 2002/621/EK határozat 5. cikke (6) bekezdésének megfelelő minősített többségével és e céllal elfogadott javaslatára a főtitkárok, a Bíróság hivatalvezetője és az ombudsman egyhangú megállapodása szükséges.

13. cikk

A Hivatalhoz való kapcsolódás felülvizsgálata

1. Legkésőbb az Iskola működésének harmadik éve végén a Hivatal vezetője részletes jelentést készít az igazgatótanács részére az Iskola és a Hivatal igazgatási összekapcsolódásáról. Az igazgatótanács a 4. cikk (3) bekezdésében az Iskola létrehozására előírt módon dönt az összekapcsolódás megszüntetéséről, kivéve ha indokolt vélemény szól a folytatása mellett.

2. Abban az esetben, ha az igazgatótanács az (1) bekezdésben foglalt eljárás során úgy határoz, hogy meghosszabbítja a kapcsoltsági időszakot, határozatában fel kell tüntetnie a határozata felülvizsgálatának időpontját.

14. cikk

Hatálybalépés

Ez a határozat az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetésének napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben,

az Európai Parlament részéről a Tanács részéről

az elnök az elnök

a Bizottság részéről a Bíróság részéről

az elnök az elnök

a Számvevőszék részéről a Gazdasági és Szociális Bizottság részéről

az elnök az elnök

a Régiók Bizottsága részéről

az elnök az ombudsman

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Administration

Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management

Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable

2.2. Period of application:

The School will become operational on 1 January 2005

2.3. Overall multiannual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

[X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue

[...] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure)

OR

[X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows:

The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>TABELPOSITION>

4. LEGAL BASIS

Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC)

Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC)

The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof.

[7] OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.

[8] OJ L 77, 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community action

5.1.1 Purpose

Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution.

The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks:

- supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture;

- introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution;

- contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators.

Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group.

5.1.2 Prior appraisal

The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking.

The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are:

* in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to

* the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development;

* the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training;

* the potential for economies of scale by joint organisation of training.

Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision.

The economies of scale will come in particular from:

* centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort

* a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people

* streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions

* better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO

* the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions

* the possibility of using contract staff.

Qualitative improvements in training are also expected from:

* more professional organisation of training

* a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc.

* more choice in the language of the training for certain types of course

* reduced unit cost per participant in more optimal groups

* sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training)

* greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects').

In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed.

5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation

Not applicable.

5.2 Proposed action and details of budget

The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another.

The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control.

It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately.

The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise.

The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses.

The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented.

Setting up the School will not entail budget expenditure.

5.3 Details of implementation

The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School.

Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification.

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above.

>TABELPOSITION>

The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions.

7.2. Overall financial impact of human resources

>TABELPOSITION>

The amounts are total expenditure for twelve months.

The technical annex gives more details.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

>TABELPOSITION>

The technical annex contains a more detailed breakdown.

The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School.

In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School).

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The School will take all necessary measures to prevent fraud.