A belső ellenőr a 2017. évi éves belső ellenőrzési jelentésében tájékoztatta a Bizottságot, hogy (a 2018. január 31-i határidőkor) két cselekvési terv még mindig nem érkezett be . A jelentés kibocsátása óta mindkét cselekvési tervet benyújtották, és azokat a Belső Ellenőrzési Szolgálat kielégítőnek találta, nyolc ajánlást pedig az ellenőrzött szervezetek teljes mértékben elfogadtak (valamennyi ajánlás a Bizottság kockázatkezeléssel, pénzügyi beszámolással és utólagos ellenőrzéssel/ellenőrzési funkcióval kapcsolatos szervezetirányítási/felügyeleti rendszerének ellenőrzését érintette).

A 2017. évi eredeti terv 66 ellenőrzési tevékenységet tartalmazott (köztük ellenőrzéseket, felülvizsgálatokat és tanácsadási tevékenységeket, de nyomon követést nem), amelyeket a tervek szerint a 2018. január 31-i határidőig lezártak. A terv továbbá 38 olyan tevékenységet is tartalmazott, amelyeket e határidő előtt terveztek elkezdeni, és 2018-ban kívántak lezárni. A 2017. évi tervet az év közepén aktualizálták . Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság az eredeti és az aktualizált tervet is mérlegelte.

A Belső Ellenőrzési Szolgálat nem ellenőrzi a tagállamok uniós forrásokat ellenőrző kontrollrendszereit. Ezeket az egyéni kedvezményezettek szintjéig elérő ellenőrzéseket a tagállamok belső ellenőrei, a nemzeti ellenőrzési hatóságok, a Bizottság más főigazgatóságai és az Európai Számvevőszék végzi. A Belső Ellenőrzési Szolgálat azonban ellenőrzi a Bizottság szolgálatai által hozott olyan intézkedéseket, amelyek célja az uniós források folyósításáért felelős tagállami és egyéb szervek – köztük az ENSZ – felügyelete és ellenőrzése. A költségvetési rendelet rendelkezései szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat a helyszínen, így például a tagállamokban is elvégezheti ezeket a feladatokat.

2016 októberében az Európai Számvevőszék kibocsátotta „Az Európai Bizottság szervezetirányítási rendszere: helyes gyakorlatok?” című 27/2016. sz. különjelentését. A Számvevőszék többek között azt ajánlotta, hogy a Bizottság kérje fel a belső ellenőrt arra, hogy az több ellenőrzést végezzen magas szintű szervezetirányítási témákban . A biztosi testület erre válaszul 2017. január 11-én határozatot fogadott el (hiv.: C(2017) 4 final), amelyben felkérte a belső ellenőrt, hogy végezzen ellenőrzést a Bizottság kockázatkezeléssel, pénzügyi beszámolással és utólagos ellenőrzéssel/ellenőrzési funkcióval kapcsolatos szervezetirányítási rendszerére vonatkozóan. A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2017-ben végezte el ezt az ellenőrzést a Bizottság más területein folytatott (magas szintű) szervezetirányítási folyamatokra vonatkozóan már tervezett több ellenőrzés mellett. Az ellenőrzések eredményei azt mutatják, hogy a különböző szervezetirányítási rendszerekben mind intézményi, mind működési szinten nagyon jelentős hiányosságok tapasztalhatók. Tekintettel az uniós kontextus jelenlegi, kihívásokkal teli jellegére, többek között arra is, hogy javítani kell a polgárok uniós szakpolitikákba és intézményekbe vetett bizalmát, a Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy a Bizottságnak meg kell ragadnia a lehetőséget, hogy tovább javítsa szervezetirányítási rendszerét, és ebből következően a célkitűzései megvalósítására irányuló képességét.

Mivel a Bizottság a teljesítményalapú kultúra irányába mozdult el és a források megtérülését állította középpontba, a Belső Ellenőrzési Szolgálat a 2016–2018-as stratégiai ellenőrzési terve keretében 2017-ben is a teljesítmény-ellenőrzésekre , valamint a lényeges teljesítményelemeket tartalmazó (átfogó) ellenőrzésekre összpontosított.

Összességében véve a Belső Ellenőrzési Szolgálat úgy véli, hogy az ellenőrzési ajánlások végrehajtásának jelenlegi állása kielégítő és az előző beszámolási időszakhoz hasonló. Ez azt jelzi, hogy a bizottsági szolgálatok lelkiismeretesen hajtják végre a nagyon fontos ajánlásokat, és ennélfogva mérséklik a feltárt kockázatokat. Mindazonáltal figyelmet kell fordítani azokra a nagyon fontosnak minősített egyedi ajánlásokra, amelyek régóta, vagyis több mint hat hónapja esedékesek. Erről külön jelentés készült, amelyet megküldtek az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság részére is . Ennek összefoglalását az e jelentést kísérő bizottsági szolgálati munkadokumentum tartalmazza.

A szervezetirányítási hiányosságok továbbá alapvető okai az Eurostattól eltérő felek által készített statisztikák előállításában és minőségében tapasztalt hiányosságoknak is. A Belső Ellenőrzési Szolgálat elismeri, hogy a jelenlegi kereteken és az érintett szereplők felelősségi körén belül már történtek lépések mind intézményi (Eurostat), mind operatív (főigazgatóság/szolgálat) szinten, hogy a statisztikák minőségének javítása érdekében összehangolják és irányítsák a statisztikák főigazgatóságok/szolgálatok általi előállításának folyamatát. Emellett az operatív főigazgatóságok – különböző fokú formalizálással és összetettséggel – is kialakítottak folyamatokat és tevékenységeket annak biztosítása érdekében, hogy statisztikai igényeiket külső szolgáltatók vagy a már rendelkezésre álló belső adatok feldolgozása révén teljesítsék. A Bizottságon belül jelenleg alkalmazott keret azonban nem elég megbízható annak biztosításához, hogy az Eurostattól eltérő felek által előállított statisztikák minősége összességében kielégítő legyen, és hogy a jelenleg alkalmazott különböző eljárások hosszú távon fenntarthatók legyenek.

4.1.1.2. Humánerőforrás-menedzsment folyamatok

A humánerőforrás területén a Belső Ellenőrzési Szolgálat több főigazgatóságnál és végrehajtó ügynökségnél ellenőrizte, hogy kialakítottak-e és alkalmaznak-e megfelelő humánerőforrás-stratégiákat az új prioritásokból, a változó személyzeti szintekből és az átszervezésekből adódó kihívások kezelésére. Az ellenőrzések során az Belső Ellenőrzési Szolgálat általánosságban arra a következtetésre jutott, hogy a főigazgatóságok és a végrehajtó ügynökségek megfelelő intézkedéseket hoztak az előttük álló humánerőforrás-kihívások kezelésére. Mindazonáltal hiányosságokat tártak fel a Migrációügyi és Uniós Belügyi Főigazgatóság és az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség stratégiai humánerőforrás-menedzsmentjében, a Migrációügyi és Uniós Belügyi Főigazgatóság és a Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatóság humánerőforrás-elosztásában, valamint az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség szervezeti felépítésében és szerződéses alkalmazottainak kiválasztási eljárásában.

4.1.1.3. Információtechnológiai (IT-) irányítási folyamatok

Több IT-ellenőrzés során is megállapítást nyert, hogy a Bizottságban van még javítanivaló az IT-műveletek hatékonysága tekintetében. A kiberbiztonság – vagy informatikai biztonság – kritikus fontosságú annak biztosítása érdekében, hogy egy szervezeten belül az információk védve legyenek a jogosulatlan hozzáféréstől (titkosság), a jogosulatlan módosítástól (adatok sértetlensége), valamint a jogos hozzáférés meghiúsulásától (rendelkezésre állás).

Az Informatikai Főigazgatóság informatikai biztonságának ellenőrzése során a Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy bár a preventív ellenőrzések megfelelően megtervezettek és eredményesek, a különböző elemzett technológiák eltérő mértékben fejlettek. Emellett jelentős hiányosságok tapasztalhatók az adatok sértetlenségének ellenőrzései terén, amelyek a gyakorlatban kevésbé szisztematikusak és hatékonyak.

Operatív szinten az Energiaügyi Főigazgatóság több olyan, a nukleáris nyilvántartási és ellenőrzési eljárásokat támogató informatikai rendszert irányít, amelyek az Európai Atomenergia-közösség (EURATOM) szerinti minősített adatot kezelnek és amelyekre vonatkozóan jelentős problémákat kell megoldani. A jelenlegi biztonsági intézkedések elsősorban egy mintegy tizenhat évvel ezelőtt készült értékelésből erednek, amelyet nem aktualizáltak. Emellett szervezeti hiányosságokat tártak fel az informatikai biztonsági szervezetirányítási rendszerben, az informatikai biztonsági tervekben és a biztonságos hálózat feletti ellenőrzésekben.

Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) nagy mennyiségű érzékeny információt kezel informatikai rendszereiben, amelyeknél különös követelményeknek kell megfelelni a titoktartás és az adatok sértetlensége tekintetében. A Belső Ellenőrzési Szolgálat elismeri, hogy az Európai Csalás Elleni Hivatal számos bevált gyakorlatot alkalmaz annak érdekében, hogy csökkentse azokat az eredendő biztonsági kockázatokat, amelyeknek ki van téve. A Belső Ellenőrzési Szolgálat azonban számos hiányosságot tárt fel, ami ahhoz a megállapításhoz vezetett, hogy a meglévő ellenőrzések nem nyújtanak elegendő bizonyosságot az informatikai biztonsági kockázatok megfelelő enyhítésére nézve Jelentősen javítani kell különösen a tartalomkezelési rendszert – vagyis az Európai Csalás Elleni Hivatal kulcsfontosságú ügyviteli rendszerét – és általánosabban az informatikai biztonsági szervezetirányítási struktúrát.

4.1.1.4. Egyéb folyamatok

A Belső Ellenőrzési Szolgálat által különböző területeken végzett ellenőrzések azt mutatták, hogy további intézkedésekre van szükség az ellenőrzött folyamatok összteljesítményének javítása érdekében.

A megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőknek a főigazgatóságok belső kontrollrendszereinek létrehozásakor mérlegelniük kell az ellenőrzések költséghatékonyságát, és éves tevékenységi jelentéseikben jelentést kell tenniük az ellenőrzések költséghatékonyságáról, a Bizottságnak pedig új kiadási javaslatok módosítása vagy előterjesztése során meg kell becsülnie a kontrollrendszerek költségeit és hasznát. Az ellenőrzések költséghatékonyságának becslésére, értékelésére és jelentésére vonatkozó bizottsági keretről/intézkedésekről több főigazgatóságot érintően végzett ellenőrzés olyan jelentős hiányosságokat tárt fel a jelenlegi intézményi keretben, amelyek a bizottsági vezetés és a külső érdekelt felek számára is jelentősen csökkentik az ellenőrzések költségeire és hasznára vonatkozóan jelentett eredmények hasznosságát. A keret egyes kulcsfontosságú elemeit lényegesen javítani kell annak érdekében, hogy a folyamat hasznosabbá és relevánsabbá váljon.

A mezőgazdasági piacok irányítása – a piaci válságok kezelését is beleértve – a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság egyik fő feladata, amely a közös agrárpolitika célkitűzéseiből származik. A főigazgatóság megfelelő eljárásokat vezetett be, amelyek lehetővé tették számára, hogy időben reagáljon a piaci válsághelyzetekre. Ugyanakkor jelentős hiányosság áll fenn azzal kapcsolatban, hogy a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság milyen mértékben von le tanulságokat ilyen helyzetekből a kockázatkezelés és a válságintézkedések nyomon követése tekintetében.

Az élelmiszer-biztonsági válsághelyzetekre való felkészültség területén a Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy az Egészségügyi és Élelmiszerbiztonsági Főigazgatóság nem aktualizálta rendszeresen az élelmiszerválságra vonatkozó „általános tervet”, valamint a kapcsolódó eljárásokat és intézkedéseket, ezt a tervet nem tesztelte a válságkezelésért tagállami és bizottsági szinten felelős főbb érdekelt felek többségével, és nem rendelkezett konkrét tervekkel a terv végrehajtására. Ezen túlmenően az ellenőrzés hiányosságokat tárt fel a kommunikáció terén. Ez hatékonysági és eredményességi kockázatokat jelent a válsághelyzetekre való felkészültség tekintetében.

Az Európai Unió versenypolitikájának célja annak biztosítása, hogy az antitröszt, az összefonódások és az állami támogatások területén a versenyellenes magatartások megelőzése vagy korrekciója révén megelőzze a versenytorzulást a szabad belső piacon. Mivel az Európai Bizottság és a tagállamok egyaránt rendelkeznek hatáskörrel az uniós antitröszt-politika érvényesítése terén, a szakpolitika általános hatékonysága szempontjából kulcsfontosságú a közöttük történő koordináció. Jelentős hiányosságok állnak fenn a nemzeti bíróságokkal való együttműködés terén, mivel azoktól kevés információ érkezik. A Bizottság nem kapott teljes körű tájékoztatást néhány tagállamtól az uniós antitrösztjog érvényesítésével kapcsolatos nemzeti ítéletek tartalmáról, amint azt az 1/2003/EK rendelet előírja. Emiatt a Bizottság nem tud észrevételeket benyújtani abban az esetben, ha az egyik fél fellebbezést nyújt be az ítélet ellen, és nem tudja azonosítani és értékelni az uniós versenyjog végrehajtása során tapasztalt hiányosságokat vagy eltéréseket.

A Bizottság szolgálatai közül a Környezetvédelmi Főigazgatóság kezeli a legtöbb panaszt és jogsértési ügyet. Az elmúlt tíz évben a főigazgatóság jelentős erőfeszítéseket tett a nagyon összetett uniós környezetvédelmi jogszabályok végrehajtásának javítására. A számos panasz és jogsértés kezelését célzó erőfeszítések ellenére azonban a főigazgatóság továbbra is jelentős nehézségeket tapasztal a Bizottság ezekkel kapcsolatos céljainak teljesítése terén. Emellett a főigazgatóság e folyamatokban érintett alkalmazottaira nehezedő jelenlegi nyomás valószínűleg tovább erősödik a Bizottság „Uniós jog: jobb eredmények elérése a jobb alkalmazás révén” című közleményében részletezett új rendelkezések miatt. Ennek eredményeként, bár a Környezetvédelmi Főigazgatóság megfelelő eljárásokat vezetett be a környezetvédelmi jog hatékony érvényesítése érdekében, továbbra is számos jelentős hiányosság áll fenn, amelyeket – különösen a panaszkezelés és az uniós környezetvédelmi jog érvényesítése hatékonyságával és eredményességével kapcsolatban – kezelni kell.

A tudományos projektek a Közös Kutatóközpont alapvető tevékenységeihez tartoznak, és kulcsfontosságúak ahhoz, hogy a teljes szakpolitikai ciklus során minőségi tudományos eredményeket biztosítsanak az uniós szakpolitikák független bizonyítékokkal való alátámasztásához. A Közös Kutatóközpont megfelelő irányítási és kontrollrendszereket alakított ki a tudományos projektmenedzsment-tevékenységeire vonatkozóan, de azok alkalmazása a tudományos projektek és a munkacsomagok végrehajtásának nyomon követése tekintetében jelentős hiányosságokat mutat fel.

Az Európai Csalás Elleni Hivatal etikai ellenőrzése során a Belső Ellenőrzési Szolgálat arra a következtetésre jutott, hogy az Európai Csalás Elleni Hivatal a főigazgatóságok sajátos környezetéhez és munkájának jellegéhez igazított, világos eljárásokon alapuló etikai keretet alakított ki és alkalmaz. A bevezetett belső kontrollok biztosítják, hogy a személyzet nagymértékben megfeleljen az etikai szabályoknak és kötelezettségeknek, különösen a függetlenség, a feddhetetlenség, a pártatlanság, a mérlegelési jogkör és a tárgyilagosság tekintetében. Ugyanakkor jelentősen javítani kell az Európai Csalás Elleni Hivatal munkatársainak tudatosságát a közösségi média és az érdekképviseletek kezelésének módjával kapcsolatban.

Ezen túlmenően, a Belső Ellenőrzési Szolgálat értékelte az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások tekintetében a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságon belüli visszatérítési eljárást, és megállapította, hogy a főigazgatóság már számos lépést tett annak érdekében, hogy hozzáigazítsa az intézményi iránymutatásokhoz és javítsa azt. A főigazgatóság elsősorban felülvizsgálta a költségszámítási módszertanát, valamint összehangolta a külső ügyfeleinek többségét jelentő decentralizált ügynökségekkel kötött szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásokat. Mindazonáltal a helyszíni ellenőrzés idején a költségmodell tervezetében még mindig fennállt egy jelentős hiányosság, és kulcsfontosságú területeket kell megerősíteni annak érdekében, hogy teljes mértékben megfeleljenek az intézményi követelményeknek és az alapelveknek.

4.1.2.Teljesítmény az operatív és az igazgatási költségvetési előirányzatok végrehajtásában

4.1.2.1. Közvetlen irányítás