[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 2006.6.7.

COM(2006) 279 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE A TANÁCSNAK ÉS AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK

Éves jelentésa mentesítésért felelős hatóságnaka 2005-ben végrehajtott belső ellenőrzésekről

(A költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdése)

{SEC(2006) 725}

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Az IAS munkakörnyezete és munkaprogramja 3

2.1. Munkakörnyezet 3

2.2. Belső ellenőrzéssel kapcsolatos fejlemények 4

2.3. Az IAS munkaprogramjának végrehajtása 4

2.4. A belső ellenőrzési munka elfogadottsága 7

3. Megállapítások 8

3.1. A külső környezet 8

3.2. Tervezés, folyamatok és rendszerek 9

3.3. Személyzet és szervezet 12

3.4. Jogszerűség és szabályszerűség 13

4. Következtetések 14

BEVEZETÉS

A belső ellenőrzés a szervezeteken belüli professzionális, objektív és független minőségbiztosítási és tanácsadási szolgáltatás. Célja az, hogy a működés folyamatos javítása által támogassa az adott szervezetet célkitűzéseinek jobb megvalósításában.

E jelentésben a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (IAS) a költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot 2005-ben elvégzett munkájáról. A jelentés a Belső Ellenőrzési Szolgálat (IAS) azon jelentésére támaszkodik, amely a költségvetési rendelet 86. cikke (3) bekezdésével összhangban a legfontosabb ellenőrzési megállapításokról, valamint a szakmai normáknak megfelelően a „jelentős kockázati tényezők és ellenőrzési kérdések, vállalatirányítási kérdések ...” témájáról szól.[1] A jelenlegi jelentés az IAS 2005-ben végzett ellenőrzési munkáján és tanácsadói tevékenységén alapul. Támaszkodik továbbá a főigazgatóságok saját belső ellenőrzési részlegeinek (IAC-k) munkájára, amelyet az IAS évente két jelentésben értékel. A jelentés nem terjed ki az IAS közösségi ügynökségek számára végzett ellenőrzési munkájára[2].

A Bizottságnak a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő megállapításaira és következtetéseire adott válaszát a főigazgatók éves tevékenységei jelentéseiről készült összefoglaló jelentés tartalmazza. A Bizottság ebben az egyidejűleg készített összefoglaló jelentésben kifejti álláspontját a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, valamint az ellenőrzésért felelős bizottság által, illetve a költségvetési főigazgató felülvizsgálati jelentésében megnevezett átfogó kérdésekről.

Ez azt jelenti, hogy a Bizottság nem feltétlenül osztja teljes egészében az e jelentésben szerepő összes nézetet vagy véleményt. E nézetkülönbség az intézmény és belső ellenőre közötti szokásos vitafolyamatot tükrözi.

AZ IAS munkakörnyezete és munkaprogramja

A Bizottságon belüli belső ellenőrzési munka erőteljesen átalakuló környezetben zajlik; a Bizottság igazgatási és ellenőrzési rendszerével kapcsolatos 2005-ös fejlemények részben a belső ellenőr 2004-es jelentésében szereplő következtetéseket is tükrözik.

Munkakörnyezet

Az új elszámolási rendszer bevezetése mind a Bizottság, mind szolgálatai és ellenőrző testületei számára jelentős lépés.[3] Az elszámolások számvitelért felelős tisztviselő által tervezett szignálása megszünteti az egyik súlyos felelősségi hiányosságot. E tisztviselőt világos jogkörökkel kell felruházni feladatkörei megfelelő ellátása érdekében, különösen az ésszerűségi vizsgálatokkal kapcsolatban (a felhatalmazásra jogosult tisztviselők ügyletekkel kapcsolatos elsődleges felelősségének megkérdőjelezése nélkül). A Bizottság most hozza létre a programvégrehajtási feladatokat a jövőben átvevő első végrehajtó hivatalokat. A költségcsökkentés, a kockázatok kezelése és a specializáció növelése korábbi kiszervezési kísérletekben is szerepelt. Az IAS-sel kapcsolatban különös figyelmet kell fordítani az összetett feladatköri és beszámolási hierarchiákra, valamint az olyan igazgatási problémákra, mint az adminisztratív kötelezettségek, munkaerő-felvétel, képzés stb. A megosztott költségvetési engedélyezési felelősség különösen összetetté teszi a belső ellenőrzés szerepét.

Célkitűzésként szerepel, hogy a kockázatkezelést szervesen be kell építeni a Bizottság tervezési, jelentési és erőforrás-elosztási mechanizmusaiba.[4] A végrehajtásnak főigazgatósági szintről kell kiindulnia, amíg a tervek szerint haladva ki nem terjed az egész szolgálatcsoportokat átfogó kockázatbecslésre és -kezelésre, az IAS szempontjából pedig az egész Bizottságra. Az IAS véleménye szerint a biztosok politikai kockázatok értékelésébe való teljes mértékű bevonása hatékonyabbá tenné az általános kockázatkezelést, és ezáltal javítaná a tervezést, az erőforrás-elosztást és a szakpolitikák teljesítését.

Az egységes belső ellenőrzési keretrendszerre irányuló cselekvési tervvel kapcsolatos intézményközi vita az elszámoltathatóság és a biztosítékok központi kérdéseire koncentrál. A Bizottság számára fontos, hogy politikai hatáskörét a saját szolgálataitól, továbbá a költségvetés végrehajtásában résztvevő partnereitől, azaz a tagállamoktól származó biztosítékokkal védje. A Bizottságon belül rendkívül értékesnek bizonyultak az érvényben lévő, a főigazgatóktól származó egyes megbízhatósági nyilatkozatok, de a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő véleménye szerint további választ igényelnek a bizottsági szintű folyamatokkal, illetve a főigazgatóságok közötti konzisztenciával kapcsolatos kérdések.

Belső ellenőrzéssel kapcsolatos fejlemények

Az IAS 2005 elején felülvizsgálta minőségbiztosítási eljárásait és létrehozott egy önálló minőségügyi csoportot, amely szisztematikusan ellenőrzi az auditálási munka minőségét, az auditálási munkafolyamat tervezésétől egészen a végleges auditálási jelentésig. A megállapítások jobb összehasonlíthatósága érdekében megegyzés született a belső ellenőrzési részlegekkel (IAC-k) a jelentések egységes szabványairól, kiemelten is az auditálási ajánlások értékelési rendszeréről.

Az IAC-k 2005-ös önértékelésekkel elkezdett minőségellenőrzése 2006-ban az értékelések IAS általi jóváhagyásával fog befejeződni. E gyakorlatnak – a szakmai normákkal összhangban – nemcsak az volt a célja, hogy minőségi belső ellenőrzési szolgáltatások elérhetőségét biztosítsa a főigazgatóságok számára, hanem az is, hogy objektív alapot teremtsen ahhoz, hogy az ellenőrök a más szinteken végzett ellenőrzési munkákra is támaszkodhassanak.

Az IAS és az IAC-k közötti együttműködés 2005 folyamán pozitív módon alakult (pl. közös ellenőrzések). Az elszámolási rendszerre vonatkozó ellenőrzési tervek koordinálása és a közös képzések jól példázzák az Európai Számvevőszékkel (ECA) fenntartott hatékony munkakapcsolatot.

Az IAS munkaprogramjának végrehajtása

Az IAS 2004–2006-os stratégiai terven alapuló 2005-ös munkaprogramját a 2004-es auditálási munka után, illetve az érdekelt felekkel (APC, horizontális szolgálatok, főigazgatók, IAC-k és belső ellenőrzési koordinátorok) folytatott széles körű konzultáció során finomították, mely utóbbi kiterjedt az ECA-val folytatott eszmecserére is. A munkaprogramot az ellenőrzésért felelős bizottság 2004 végén hagyta jóvá.

A munkaprogram végrehajtása kielégítő volt, 90%-os befejezési aránnyal: 36 (18 auditálási és 8 bizottsági auditálási nyomonkövetési jelentés) auditálási jelentés még 2005-ben, a többi audit pedig 2006 elejére készült el. A bizottsági auditálásokra vonatkozó részleteket a melléklet tartalmazza.

Késések elsősorban a véglegesítési szakaszban tapasztalt problémák miatt fordultak elő. Az IAS ennek megfelelően úgy véli, hogy egyértelműen szükség van az ellenőrzések időszükségletének csökkentésére. Az IAS a maga részéről még jobban le fogja rövidíteni az auditálási jelentéseket, és egyszerűbb nyelvezetre fog törekedni.

Az IAS 2005-ben befejezett tevékenységei:

Szolgálat | Tevékenység | Kiadva |

Átfogó, igazgatási és egyéb támogató rendszerek |

OIB | Gazdasági műveletek | 2005. február |

BUDG | Nyomon követés | 2005. július |

SG és egyéb | EU jogalkalmazási felülvizsgálat | 2005. július |

BUDG/SG | ABM/SPP tevékenységi felülvizsgálat | 2005. október |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | ITC összevont | 2005. november |

DIGIT | Nyomon követés | 2005. november |

Belső politikák |

ESTAT | Nyomon követési munkacsoport | 2005. március |

ECFIN | Helyi IT ellenőrzés (közös IAS/IAC) | 2005. április |

TREN | Helyi IT ellenőrzés | 2005. május |

TREN | Pénzügyi irányítás | 2005. július |

ESTAT | Pénzügyi irányítás / Nyomon követés | 2005. október |

RTD | Pénzügyi irányítás | 2005. október |

SANCO | Pénzügyi irányítás | 2005. november |

INFSO | Nyomon követés | 2005. december |

MARKT | Pénzügyi irányítás | 2005. december |

PRESS | Nyomon követés | 2005. december |

EAC | Nyomon követés | 2005. december |

Strukturális intézkedések és Közös Agrárpolitika |

AGRI | Nyomon követés | 2005. március |

FISH | Részletes | 2005. június |

EMPL | Strukturális alapok (utólagos ellenőrzések) | 2005. október |

FISH | Strukturális alapok (utólagos ellenőrzések) | 2005. november |

AGRI | Strukturális alapok (utólagos ellenőrzések) | 2005. december |

Külső politikák |

ELARG | Nyomon követés | 2005. január |

RELEX | Információ és kommunikáció | 2005. július |

AIDCO | NGO-k | 2005. július |

ECHO | NGO-k | 2005. október |

Nyomon követés

A Bizottság belső ellenőrei által használt auditálás-ellenőrzési program mostantól tartalmaz egy az ellenőrzött szervezetek általi adatbevitellel működő nyomon követési mechanizmust, amely lehetővé teszi, hogy a vezetés, az ellenőrök és az ellenőrzésért felelős bizottság egyaránt közvetlenül felügyelhesse az auditálási ajánlások végrehajtásában elért előrelépést. Az IAS rendszeresen felülvizsgálja az ajánlások ellenőrzött szervezetek általi végrehajtásának pontosságát és mértékét, hogy képes legyen megfelelően tájékoztatni az ellenőrzésért felelős bizottságot és közölni saját kockázatelemzését. Az IAS 2006 márciusában kiadta az ellenőrző bizottságnak szóló első felülvizsgálati jelentését az IAS-ajánlások nyomon követéséről.

Míg a főigazgatóságok nagyon jól fogadják az ajánlásokat, a cselekvési tervek végrehajtásában jelentős késedelmek mutatkozhatnak, ami kiemelt figyelmet érdemel a vezetőség részéről. Az ellenőrzött szervezetek értékelései szerint a megvalósítandó kritikus ajánlások több mint a fele, valamint a megvalósítandó nagyon fontos ajánlások kb. 17%-a 12 hónapnál hosszabb elmaradásban van az eredetileg tervezett időponthoz képest.

Ez arra utalhat, hogy a cselekvési tervek végrehajtásában általánosságban hiányosságok tapasztalhatók.[5] A főigazgatóságok által megnevezett indokok közé tartoznak az átszervezések, az erőforrás-problémák, a külső szolgáltatókkal kapcsolatos nehézségek, a hatásköri hiányosságok, valamint a más főigazgatóságokkal való együttműködéshez kapcsolódó problémák. Az IAS összefogottabb és koncentráltabb auditálási jelentések készítésével járul hozzá az ellenőrzött szervezetek végrehajtási feladatainak előmozdításához.

A belső ellenőrzési munka elfogadottsága

2005-ben az auditálási jelentések ellenőrzött szervezetek általi elfogadottsága nagyon magas, 97% fölötti volt.[6]

ajánlások | elfogadták | elutasították | összesen | % |

kritikus | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

nayon fontos | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

fontos | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

kívánatos | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

összesen | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Az IAS az ellenőrzések befejezését követően rendszeresen véleményezésre kéri fel az ellenőrzött szervezeteket, többek között az ellenőrzések tárgyára és végrehajtására vonatkozóan. E felmérések átlagos eredménye 1,82 pont az 1-től (legmagasabb) 4-ig (legalacsonyabb) terjedő skálán.

Az érdekelt felekkel (főigazgatók, forrásigazgatók, belső ellenőrzési csoportok és az ellenőrzésért felelős bizottság előkészítő csoportja) 2005-ben folytatott szélesebb körű konzultáció során pozitívumként nevezték meg a világos ellenőrzési stratégiát (79 %), az ellenőrzések pártatlan, objektív és méltányos végrehatási módját (93 %), valamint a megfelelő ellenőrzési technikák alkalmazását (75 %), ugyanakkor felmerült az az igény, hogy az IAS dolgozzon ki több szinergiát a belső ellenőrzési csoportokkal, az ellenőrzések alatt törekedjen az ellenőrzött szervezetek tevékenységeinek és kommunikációjának jobb megértésére, illetve kevesebb és koncentráltabb ajánlást adjon ki; a tapasztalatok szerint az IAS nem kommunikált világos elképzelést az irányításra és a belső ellenőrzésre vonatkozóan.

Megállapítások

Az alábbi megállapítások az IAS által 2005-ben végzett ellenőrzéseken, egyéb befejezett belső ellenőrzési tevékenységeken (beleértve az IAS belső ellenőrzési csoportok munkájára vonatkozó jelentését), valamint az ellenőrzésért felelős tisztviselő szakmai ítéletén alapulnak. E megállapítások szükségszerűen szelektívek, mivel az adott évre meghatározott hangsúlyos témát tükrözik, megfelelve a 2004 – 2006-os kockázati alapú ellenőrzési tervnek és annak az elvnek, hogy az „egységes ellenőrzés" keretében elkerülhető legyen az átfedés a Számvevőszék munkájával. Az IAS Bizottságra vonatkozó 2005-ös ellenőrzésének központi témái:

- pénzügyi igazgatás a belső politikák területén;

- a strukturális alapok igazgatása;

- helyi IT-irányítás a korábbi IT-ellenőrzési munkából kiindulva;

- információbiztonság;

- a nem kormányzati szervezeteknek nyújtott támogatások ellenőrzése;

- a stratégiai tervezés és programozás főbb összetevői, amely 2006-ban is folytatódni fog; továbbá

- az EU-jognak való megfelelés Bizottság általi felügyelete, ami a 2006-os kiterjesztett ellenőrzési munka alapjául szolgál.

A megállapítások áttekintésének felépítése a Bizottság által 2005 októberében elfogadott kockázati tipológiát követi.[7] Mivel az egyes kockázati területek között szoros belső kapcsolat áll fenn, az ellenőrzési megállapítások gyakran egyszerre több kockázattípusra is kiterjednek.

A külső környezet

A Bizottság szempontjából jelentős delegálási kockázatot képvisel a megosztott igazgatás körébe tartozó szakpolitikák területe: a Szerződés teljes egészében ráruházza a költségvetés végrehajtásának feladatkörét[8], ugyanakkor a költségvetés több mint háromnegyedét ténylegesen a tagállami hatóságok osztják szét a végső kedvezményezettek között.

A Bizottságnak e feladatkörei ellátásához, azaz hogy ésszerű biztosítékkal tudjon szolgálni, a megosztott igazgatás körébe tartozó források vonatkozásában ésszerű biztosítékra van szüksége a tagállamok által kezelt ügyletek jogszerűségével és szabályosságával kapcsolatban.

Ésszerű biztosítékok beszerzése

A strukturális alapok[9] 2007-2013-as programozási időszakára való felkészülés keretében az IAS véleménye szerint elengedhetetlen, hogy az érintett szolgálatok intenzívebbé tegyék munkájukat és hasznosítsák a bevált gyakorlatokat annak érdekében, hogy szert tegyenek az éves megbízhatósági nyilatkozatukat alátámasztó elégséges mértékű bizonyítékra:

- Az IAS jó kiindulási pontként értékelte a strukturális alapokban érintett főigazgatóságok által 2005-ben kidolgozott közös ellenőrzési stratégiát, és javasolta az arra vonatkozó stratégia kidolgozását, hogyan lehetne az ellenőrzési és értékelési munka alapján több biztosítékot nyerni a körültekintő pénzgazdálkodásra vonatkozóan, továbbá hogy az ellenőrzési munkának a főigazgatóságok által adott biztosítékot alátámasztó egyértelmű és pontos véleményeket kell szolgáltatnia. A szolgálatoknak javítaniuk kellene az ellenőrzési alapfolyamat minőségét, továbbá harmonizálni és pontosabban meghatározni a belső jelentési és biztosítéki követelményeket (az ellenőrzések tárgya, hibaszázalékok, rendszerszintű megállapítások).

- A további „egységes ellenőrzési” elemek alkalmazása, azaz más ellenőrök munkájának hasznosítása és a tagállami hatóságok vezetői jelentéseinek rendszeres, megfelelő vizsgálatot követő felhasználása lehetővé teszi az ellenőrzési források hatékonyabb felhasználását, csökkenti a felesleges többszöri ellenőrzések veszélyét, továbbá lehetővé teszi az ellenőrzési lánc teljesebb áttekintését. Ez fokozott erőfeszítéseket igényel az ellenőrzési stratégiák egyeztetése, a tagállami hatóságokkal történő közös tervezés és kockázatfelmérés, valamint az utóbbiak ellenőrzési munkájának értékelésére vonatkozó módszertan kialakítása területén. Az IAS szempontjából további könnyebbséget jelentene, ha sikerülne meggyőznie a tagállamokat, hogy kössenek „bizalmi szerződéseket”.[10] Az IAS azt javasolja, hogy a Bizottság kommunikáljon aktívabb módon a tagállamokkal, és közelebbről mozdítsa elő az ellenőrzési lánc különböző szintjeirő származó bevált gyakorlatok terjedését.

- A 2000-2006-os időszak ellenőrzési adatainak késői hozzáférhetőségével kapcsolatos korábbi aggályokra válaszul az IAS a következő időszakra aktívabb és megelőző jellegű megoldásokat javasol. Az aktuális időszakban megállapított legsúlyosabb hiányosságokra az új programok ellenőrzési rendszereinek létrehozása során kellene választ találni.

A biztosítékok megfelelő nyilvánossága

A belső ellenőrzésért felelős tisztviselő úgy véli, hogy a főigazgatóságoknak az éves tevékenységi jelentésekben megfelelően nyilvánosságra kell hozniuk az adott biztosíték mértékét és tárgyát (korlátait). Az éves tevékenységi jelentésekben fel kell tüntetni az ellenőrzött kumulatív összegeket és a kockázatnak kitett összegeket, továbbá a kapott biztosíték szintjének meghatározásánál alkalmazott kritériumokat.

Tervezés, folyamatok és rendszerek

Az IAS 2005-ös munkaprogramja kiemelt hangsúllyal kezelte a pénzgazdálkodás ellenőrzését, valamint a biztonsági és IT rendszereket. A további fontos területek közé tartozott a tervezés, a programozás, valamint az EU-jog alkalmazásának ellenőrzése.

A belső ellenőrzésért felelős tisztviselő véleménye szerint a jelentős fejlődés ellenére a Bizottság továbbra is ki van téve az e területekkel kapcsolatos kockázatoknak, ami korlátozza a műveletek hatékonyságát és az ügyletekhez rendelkezésre álló biztosítékot. Javítani kell a felügyeleti és ellenőrzési tevékenységek minőségét és hatókörét.

Felügyelet és az ellenőrzések eredményessége

A megosztott igazgatás területén a biztosítékok megteremtése bonyolult, és a pénzgazdálkodással kapcsolatos ellenőrzések arra utalnak, hogy a felügyelet mind egyes főigazgatóságokon belül, mind a főigazgatóságok között még problémás terület marad. Az IAS és a belső ellenőrzési csoportok által végzett ellenőrzések hiányosságokat mutattak ki a belső ellenőrzési standardoknak (ICS), illetve a költségvetési rendeletnek való megfelelés területén. Ezek az ellenőrzési rendszerek kialakítására és létrehozására vonatkoznak: hiányosságok az előzetes értékelésekben, a kockázatelemzésekben és a funkciók szétválasztásában, beleértve az ellenőrzési és a vezetői funkciót. Érintik továbbá az ügyletek ellenőrzésének, a projekt- és ellenőrzési adatoknak, valamint az eljárások dokumentálásának pontosságát és teljességét. A belső ellenőrzésért felelős tisztviselő véleménye szerint az ügyletek jogszerűségére és szabályosságára vonatkozó biztosíték előállítása ilyen körülmények között jelentős kockázatnak van kitéve. Az IAS és a belső ellenőrzési csoportok részletes ajánlásokat dolgoztak ki a szolgálatok számára többek között a fizetési műveletek, a beszerzések, a támogatások és szerződéskötések irányítása, a beszedések, valamint a biztonság és az IT területén.

A nyomon követési ellenőrzések pozitív fejleményeket emeltek ki a korábban ellenőrzött területeken, de rámutattak arra is, hogy jelentős késedelmek tapasztalhatók az azokhoz kapcsolódó működési, pénzügyi és goodwill kockázatok vonatkozásában. Az Eurostattal kapcsolatban a nyomon követési ellenőrzések azt állapították meg, hogy az elvégzett jelentős munkát követően a kockázati szint mostanra a többi szolgálatéval összemérhető szintű lett. Itt az egyetlen probléma azokkal a Bizottság nevére szóló bankszámlákkal kapcsolatban merült fel, amelyeket a számvitelért felelős tisztviselő nem nyitott meg; ezt a problémát azonban a Költségvetési Főigazgatóság időközben orvosolta.

Az IAS által 2005-ben ellenőrzött egyik speciális terület a fejlesztési és humanitárius segélyezés keretében a nem kormányzati szervezeteknek nyújtott támogatások kezelése volt. Az érintett irányítási rendszerek összetettek, továbbá programonként és a felügyeletet ellátó szolgálat szerint is különbözőek. A nem kormányzati szervezetekkel kapcsolatos szabálytalanságok külön figyelmet kaptak és több kivizsgálást ereményeztek, többek között a beszerzések gyakorlatára vonatkozókat. Az IAS kiemelte a bevált gyakorlatokat, mint például a nem kormányzati szervezetekkel folytatott rendszeresebb és koncentráltabb kommunikációra való törekvést, valamint a pályázati eljárások egyszerűsítének szándékát, különösen az ajánlattételi felhívások terén. Az elkészített ajánlások arra vonatkoznak, hogy a Bizottságon belül növelni kell a nem kormányzati szervezetekkel kapcsolatos ismereteket, amibe beleértendő az e szervezetekre vonatkozó egységes tipológia, a bevált gyakorlatok és a kockázatelemzése kicserélése, valamint a tagállamokkal és egyéb adományozókkal folytatott fokozott együttműködés. Az ajánlások kiterjednek még a nem kormányzati szervezetek fokozottabb ellenőrzésére és folyamatban lévő értékelésére, a közbeszerzési szabályok e szervezetek általi betartásának részletesebb követésére, továbbá a partnerek kapacitásnövelésének a projektek minőségjavítása érdekében való támogatására. Az ellenőrzött szervezetek általi magas elfogadottsági arány alapján az EuropeAid azt tervezi, hogy részben átalakítja a nem kormányzati szervezetekkel fenntartott kapcsolatok kezelésére vonatkozó kereteket.

Tervezés – koordináció és koherencia

A 2000 óta tartó reformfolyamat a bizottsági főigazgatóságok felelősségére és vezetési függetlenségére koncentrált; ugyanakkor a Bizottság továbbra is közös politikai felelősséggel rendelkező testület, és szakpolitikai célkitűzéseinek elérésében kulcsfontosságú sikertényezőként szerepel a koordináció és a koherencia.

A stratégiai tervezési és programozási ciklus (SPP) horizontális vonatkozásait tárgyaló egyik elemzéséből származó megállapítások arról szólnak, hogy a politikai prioritások és jogi kötelezettségvállalások kooridnált tervezési és erőforrás-elosztási folyamatokra való lefordítását szélesebb körűvé kell tenni. A működési folyamatok (például a jogalkalmazás felügyelete, IT) ellenőrzése megerősíti, hogy a koordináció és a stratégiai tervezés szintje nem megfelelő.

A Főtitkárság a többi érintett horizontális szolgálattal és hálózattal együttműködve már dolgozik az SPP-ciklus eredményességének felülvizsgálatán. Az IAS ezenkívül 2006 során ellenőrzéssorozatot fog végrehajtani a funkcionális főigazgatóságoknál. Ehhez támpontot adhat a korábbi éves ellenőrzési jelentésekben már többször tárgyalt egyik kérdés, nevezetesen az az igény, hogy a koherencia és a megfelelő felügyelet (belső ellenőrzés, kockázatkezelés, számvitel, HR, IT) érdekében a Bizottságon belül kiegyensúlyozottabban kell elosztani a központi és a helyi hatásköröket, és meg kell erősíteni a horizontális funkciókat.

IT ellenőrzések és irányítás

A Bizottság számára létfontosságú a hatékony IT környezet, tekintve a politikai és működési támogatásban betöltött jelentőségét; az érintett emberi, pénzügyi és fizikai erőforrások jelentős volumenűek, ugyanígy a lehetséges külső függőségek. Az IAS javasolja az IT-terület horizontális és funkcionális szolgálatai feladatainak további pontosítását, például az IT-rendszerek biztonsága, rendelkezésre állása, tervezése, fejlesztése és irányítása tekintetében. Véleménye szerint egyértelműen szükség van az IT-ellenőrzések és a hozzá kapcsolódó kockázatok helyzetével kapcsolatos központi jelentésekre, továbbá a horizontális szolgálatok stratégiai orirntációban és módszertani támogatásban betöltött szerepének növelésére.

Az IAS szerint az IT-szempontokat főigazgatósági és bizottsági szinten is teljes mértékben érvényesíteni kell a belső ellenőrzési standardokban és a kockázatkezelésben (pl. katasztrófaelhárítási tervek). Miközben az IAS elismeri, hogy az IT-irányításban az utóbbi időszakban jelentős javulás történt, az IT-infrastruktúrával kapcsolatban javasolja a méretgazdaságossági előnyök jobb kiaknázását; ebbe beletartozhat a központi és helyi IT-funkciók újragondolása. Az adminisztrációs és működési előirányzatok optimális felhasználásának biztosítása érdekében az IAS javasolja, hogy az erőforrás-elosztás igazodjon az IT-architektúra fejlődéséhez. Ennek része lehet például a központi IT-szolgáltatások kiszámlázása. Folynak az előkészületek a központi IT-funkciók finanszírozásával foglalkozó munkacsoport (BUDG/DIGIT) létrehozására.

Személyzet és szervezet

Az IAS szerint egyre több szakirányos képzésre lesz szükség. Ahhoz, hogy a Bizottság képes legyen megelőzni és/vagy feltartóztatni a lehetséges rendszer- és üzemeltetési hibákat, tisztázni kell a biztonsági szabályokat és gyakorlatot, és nagyobb figyelmet kell fordítani a szolgáltatások folyamatosságát szabályozó intézkedésekre.

Képzés és figyelemfelhívás

A Bizottság belső ellenőrzési standardjai különleges jelentőséget tulajdonítanak az ellenőrzési környezetnek, amely megfelelően kialakítva és felügyelve biztosítja az aktív intézkedéshez szükséges jogköröket és lehetőségeket; ezáltal lehetővé teszi az alkalmazottak számára a politikai és irányítási környezethez igazodó rugalmas megoldások és gyakorlatok kidolgozását, egyidejűleg biztosítva a szükséges ellenőrzést.

Az ellenőrzések ajánlást fogalmaztak meg a hatékonyabb kommunikációval kapcsolatban és arra vonatkozóan, hogy adatbázisok, rendszeres kommunikációs csatornák és gyakori frissítések használatával kellene megkönnyíteni a szükséges információkhoz való hozzáférést a főigazgatóságokon belül. A gyakori változásokra való reagálásban alapvető szerepe van a képzésnek, az új és gyakran összetett szabályok pedig még több munkát igényelnek a képzés területén. Az ellenőrzések majdnem minden területen intenzívebb és szakirányos képzésre tettek javaslatot, főként a pénzügyi eljárások, a beszerzések és az ellenőrzés területén.

Biztonság és a szolgáltatás folyamatossága

Az IAS és a belső ellenőrzési csoportok több ellenőrzés során is rámutattak az irodahelyiségek biztonságával, a dokumentációval és az IT-felszereléssel kapcsolatos bizottsági szabályok betartásának hiányosságaira, valamint az érzékeny információkhoz való hozzáférés nem megfelelő kezelésére és az ügyiratkezelés felügyeletének hiányosságaira. A különböző biztonsági szempontok koordinálása problémás lehet az összetett eljárások miatt, amelyek nagy számú szereplőt és adott esetben egyszerre több szolgálatot érinthetnek.

Az IAS a biztonsági értékelések javítását, illetve a kockázatértékelések e területen való fokozottabb alkalmazását javasolja annak érdekében, hogy koherens biztonsági stratégiákat lehessen kidolgozni. A biztonsági környezet egyszerűsítéséhez és növeléséhez hozzájárulhat, ha a biztonsági szempontok által érintett szervezeti egységekben egyértelműsítik a feladatkörök elhatárolását, és ha javítják a belső szakértői tanácsadást és figyelemfelhívást. Ezzel összefüggésben fontos, de mindeddig alulértékelt szerepet tölt be az ügyintézés folyamatosságának, illetve a vészhelyzeti intézkedési tervek kérdése. Az IAS tudomásul veszi, hogy a Bizottság tovább dolgozik válságkezelési és koordinációs kapacitásainak (pl. Argus), valamint a Főtitkárság azon kezdeményezésének megerősítésén, amely az ügyintézés folyamatosságának tervezésére irányul.

Jogszerűség és szabályszerűség

A pénzügyi, jogi és goodwill kockázatok kezelése szempontjából kulcsfontosságú a belső és külső szabályoknak való megfelelés. A megfelelés területén jelentkező hiányosságok előfordulása a vezetés gyors válaszát igényli, amelybe beletartozik a jobb képzés és tervezés; a szabályozási környezet lehető legnagyobb mértékű egyszerűsítése csökkenti az adminisztratív terheket és a megfelelés irányába hat.

A szabályok betartása

Az IAS és a belső ellenőrzési csoportok által végzett ellenőrzések több területen (műveletek, beszerzés, biztonság) számos hiányosságot tártak fel a pénzügyi, működési és szerződési szabályokkal kapcsolatban. Az okok közé sorolható az eljárások elégtelen belső kommunikálása és dokumentálása, a képzés vagy az erőforrások hánya bizonyos területeken, illetve a programciklus meghatározott időszakaiban. Az alkalmazottak túl sok és túl bonyolult szabállyal kerülhetnek szembe.

Az IAS szerint ennek esetleges következményei jelentősek lehetnek: lehet pénzügyi, lehetséges vagyonvesztés vagy hanyag kezelés formájában; politikai, amennyiben a kitűzött célokat nem vagy nem kielégítően valósítják meg; jogi, ha peres ügyet indítanak; goodwill, amennyiben a Bizottság hírneve szenved kárt a közvélemény, különösen partnerei előtt. Az IAS a képzés intezívebbé tétele és javítása mellett javasolja a munkaerő-elosztás és -tervezés felülvizsgálatát (beleértve a kockázatértékelések szélesebb körő alkalmazását), valamint a jogszabályi és egyéb rendelkezések egyszerűsítését és ésszerűsítését.

Egyértelműség és következetesség – egyszerűsítés

Párhuzamos kérdésként merül fel a következetesség a szabályok alkalmazása terén, azaz a szabályok következetes alkalmazása mind a főigazgatóságokon belül, mind azok között. Bár adminisztratív szempontból és a kedvezményezettek részéről jogos igény a rugalmasság, ez az elv nem mehet a szükséges működési stabilitás és az egyenlő elbánás garantálása rovására.

E kérdésekhez szorosan kapcsolódik egy az IAS és a belső ellenőrzési csoportok által végzett ellenőrzések során tapasztalt tény, nevezetesen az eljárások elégtelen dokumentálása. Az eljárások jobb dokumentálása és a dokumentáció hozzáférhetőbbé tétele nem lehet bürokratikus teher, hanem a folyamatelemzés (szükség esetén a folyamatok átszervezése/átalakítása), a kockázatkezelés és a mobilitás támogatásának hasznos eszközévé kell tenni.

Míg az ellenőrzések arra a következtetésre jutnak, hogy a Bizottságon belül jobban tiszteletben kell tartani a meglévő szabályokat és következetesebben kell alkalmazni őket, ezzel párhuzamosan fontos kihívás marad az egyszerűsítés. 2006-ban az IAS kiemelt figyelmet fordít az egyszerűsítésre, amely az összes érintett tevékenységen belül speciális ellenőrzési célkitűzést képvisel.

Következtetések

A belső ellenőrzésért felelős tisztviselő 2005-ös munkája alapján négy általános következtetésre hívja fel a figyelmet. A Bizottságnak a belső ellenőrzésért felelős tisztviselő megállapításaira és következtetéseire adott válaszát a főigazgatók éves tevékenységei jelentéseiről készült összefoglaló jelentés tartalmazza.

1. következtetés

Az IAS következtetése: A 2005-ös ellenőrzési munka azt mutatja, hogy a Bizottság szolgálatai jelentős előrelépést értek el a belső ellenőrzés területén. Ezek az ellenőrzések ugyanakkor jelentős fennmaradó hiányosságokat azonosítottak az ellenőrzési rendszerek kialakításában és szerkezetében, valamint a normák és ellenőrzések hatékony végrehajtásában. A példák közé sorolható a pénzügyi ellenőrzési tevékenységek megfelelő kialakítása, a funkciók szétválasztása, a kockázatelemzés, az ellenőrzési és dokumentációs előírások felügyelete és betartása a szerződéskötések és támogatások igazgatása területén, valamint az információbiztonságban, az ügyintézés folyamatosságában, az IT-igazgatásban és a tervezésben.

A szolgálatoknak tovább kell dolgozniuk azon, hogy az eljárások formális betartásától elmozduljanak az új eszközök és ellenőrzések hatékony használata felé, ami az igazgatási költségek csökkenését és a vezetés hatékonyság-növekedését fogja eredményezni.

A Bizottság válasza: A Bizottság mutatókat fog kidolgozni az ellenőrzési célkitűzésekhez, különös tekintettel a belső ellenőrzési rendszereknek a műveletek jogszerűségével és szabályszerűségével kapcsolatos kockázatok kezelése terén való alkalmasságára. Az éves tevékenységi jelentésekben szükséges esetben további megerősítést fog kapni a belső ellenőrzés hatékonyságának elemzése. A Bizottság felkéri az Európai Parlamentet és a Tanácsot azon erőfeszítések támogatására, amelyek a jogi keret olyan módosítását célozzák, hogy az lehetővé tegye az ellenőrzések arányossága és költséghatékonysága elveinek hatékony alkalmazását.

2. következtetés

Az IAS következtetése: a főigazgatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy az ellenőrzési eljárások hatékonyan alátámasszák az éves tevékenységi jelentésekben adott ésszerű biztosítékot. Az éves tevékenységi jelentésben megfelelő módon nyilvánosságra kell hozni az említett eljárást, valamint a rendelkezésre álló biztosíték tárgyát és mértékét. Ez a következőket tartalmazhatja:

- ellenőrzési/auditálási módszertanok fejlesztése és harmonizálása főigazgatóság-csoportonként;

- a különböző szintű (pl. tagállami, bizottsági) biztosítékok integrálása egy egységes keretbe, továbbá egyértelmű mutatókra épülő integrált jelentések kidolgozása a biztosítéki szintekhez.

A Bizottság válasza: A Bizottság biztosítja, hogy felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselői mindent elkövetnek annak érdekében, hogy az éves jelentéseket kísérő nyilatkozatokban szereplő ésszerű bizztosítékokat a megfelelő belső ellenőrzési rendszerek hatékonyan alátámasszák. A megosztott igazgatás esetében a Bizottság tovább fog dolgozni az EU-alapokat kezelő nemzeti hatóságok által adott biztosíték megbízhatóságának javításán. A Bizottság mindent megtesz az integrált belső ellenőrzési keret létrehozása érdekében.

3. következtetés

Az IAS következtetése: A főigazgatóknak a főtitkár irányításával azonosítaniuk kell a „közös szolgáltatások” használatában rejlő lehetőségeket a vezetés hatékonyságának és eredményességének növelése, illetve az erőforrások gazdaságosabb felhasználása érdekében. Ez a következőket tartalmazhatja:

- bizonyos feladatkörök elosztásának és az erőforrások felhasználásának felülvizsgálata horizontális és funkcionális szinten;

- bizottsági szintű eszközök tesztelése, siker esetén bevezetése, melyek lehetnek például a funkcionális és horizontális szolgálatok között megkötött szolgálat szintű megállapodások és / vagy finanszírozási mechanizmusok.

Lehetséges példák: IT, kommunikáció és pénzügyi / HR menedzsment a kisebb szolgálatoknál.

A Bizottság válasza: A Bizottság elismeri a kisebb részlegeket segítő, több szolgáltatásra kiterjedő szabályozás lehetséges hozzáadott értékét, amennyiben az ilyen szabályozás költség-haszon elemzésből indul ki és azt az alkalmazandó szabályokkal összhangban alakítják ki, és mindemellett fenntartja a felhatalmazott engedélyezésre jogosult tisztviselők saját feladatköreit.

4. következtetés

Az IAS következtetése: A bizottsági szolgálatok dolgozzák ki a „nyomon követések gyakorlatát”. A jelentések ellenőrzésére és auditálására kidolgozandó nyomon követési intézkedéseket teljes egészében integrálni kell a szokásos vezetői tervezésbe és gyakorlatba, a végrehajtási határidők betartását pedig felsővezetői szinten rendszeresen ellenőrizni kell.

A vezetési és ellenőrzési hiányosságok rendszeres és teljes körű figyelemmel kísérése tanuló szervezetet eredményez, amely idővel jelentősen képes mérsékelni a terhes és esetlegesen akadályozó ellenőrzési intézkedéseket.

A Bizottság válasza: A Bizottság mindent elkövet, hogy főigazgatóságai pontos cselekvési terveket készítsenek, amelyek figyelembe veszik a kitűzött prioritásokat és az erőforrás-korlátokat, valamint ezek alapján kellő időben a nyomon követési ellenőrzési ajánlásokat is.

[1] A Belső Ellenőrök Intézetének 2060. sz.teljesítményszabványa (www.theIIA.org)

[2] A költségvetési rendelet 185. cikkének (3) bekezdése

[3] A tervek szerint az IAS ellenőrzési munkája 2006-ra lesz teljes egészében ABAC alapra helyezve.

[4] SEC(2005) 1327

[5] 21. belső ellenőrzési standard, az auditálási ajánlások nyomon követése.

[6] Csak a fentebb felsorolt bizottsági ellenőrzésekre vonatkozik.

[7] SEC(2005) 1327

[8] Az EK-Szerződés 274. cikke

[9] 2007. január 1-től az EMGF Orientációs Részlegét az Európai Vidékfejlesztési Alap (EVA) váltja fel. Az ezen alap pénzügyi igazgatására és ellenőrzésére vonatkozó szabályokat a lehetséges legnagyobb mértékben össze fogják egyeztetni az EMGF Garancia Részlegére vonatkozó szabályokkal (1290/05/EK, illetve 1698/05/EK tanácsi rendelet).

[10] Az ütemtervről szóló cselekvési tervvel összhangban, COM(2006)9.