[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 2009.8.5.

COM(2009) 419 végleges

A BIZOTTSÁG JELENTÉSE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK ÉS A TANÁCSNAK

Éves jelentés a mentesítésért felelős hatóság részére a 2008-ban elvégzett belső ellenőrzésekről (A költségvetési rendelet 86. cikkének (4) bekezdése) {SEC(2009) 1102}

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Munkakörnyezet és ellenőrzési terv 3

2.1. Munkakörnyezet 3

2.2. A belső ellenőrzési folyamat fejleményei 4

2.3. Az IAS ellenőrzési tervének végrehajtása 4

2.4. Az ajánlások elfogadása, valamint az ellenőrzött szervezetek és az érdekelt felek véleménye 7

3. Fő megállapítások és ajánlások 8

4. Következtetések 13

1. BEVEZETÉS

E jelentés tájékoztatja a mentesítésért felelős hatóságot a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (a továbbiakban: IAS) által a költségvetési rendelet (a továbbiakban: KR) 86. cikkének (4) bekezdésével összhangban elvégzett munkáról. E jelentés az IAS azon jelentésén alapul, amely a KR 86. cikkének (3) bekezdése szerint az ellenőrzés legfontosabb megállapításairól és – a szakmai normákkal összhangban – a jelentős kockázati tényezőkről, valamint az ellenőrzési és szervezetirányítási kérdésekről készült.

E jelentés az IAS 2008-ban véglegesített ellenőrzési és tanácsadói jelentésein[1] alapul. Kizárólag a Bizottság főigazgatóságaival, szolgálataival és végrehajtó ügynökségeivel kapcsolatos ellenőrzéssel és tanácsadó munkával foglalkozik. Nem terjed ki az IAS más ügynökségeket vagy szerveket érintő munkájára.

A Bizottságnak a belső ellenőr megállapításaira és következtetéseire adott válaszait a főigazgatók éves tevékenységi jelentéseiről szóló összefoglaló jelentés tartalmazza. Az ugyanebben az időpontban elfogadott összefoglaló jelentésben a Bizottság kifejti álláspontját a belső ellenőr, az Európai Számvevőszék és a mentesítésért felelős hatóság által felvetett, illetve az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság és a költségvetési főigazgató felülvizsgálati jelentésében megnevezett átfogó kérdésekről.

2. MUNKAKÖRNYEZET ÉS ELLENőRZÉSI TERV

2.1. Munkakörnyezet

A felülvizsgált belső ellenőrzési szabványok 2008 elején léptek hatályba. A főigazgatóságokat felkérték, hogy válasszák ki azon szabványokat, amelyeknek a hatékonyság bizonyítása céljából kiemelt szerepet kívánnak biztosítani. Több főigazgatóság kérésére a Költségvetési Főigazgatóság iránymutatást bocsátott ki a belső ellenőrzési rendszerek hatékonyságának értékeléséről annak érdekében, hogy a főigazgatókat segítse e feladatuk végrehajtásában.

A Költségvetési Főigazgatóság elvégezte a Bizottság jelenlegi – három éve és két hónapja bevezetett – kockázatkezelési gyakorlatának felülvizsgálatát.

Módosításokat hajtottak végre (nevezetesen a Főtitkárság és a Költségvetési Főigazgatóság részéről) az éves tevékenységi jelentés összeállítására vonatkozó állandó utasítások tekintetében, különösen a belső ellenőrzési szabványok működését és hatékony végrehajtását, valamint a jó hírnevet esetleg hátrányosan érintő események bejelentését illetően.

2008 márciusában a Bizottság számos etikai jellegű intézkedés végrehajtásáról döntött, ideértve a szakmai etika elveit tartalmazó nyilatkozattervezet széles körű megvitatását valamennyi főigazgatóságon belül, illetve egy etikai kérdésekben illetékes kapcsolattartó kijelölését minden főigazgatóságnál.

Az IAS továbbra is élvezte a bizottsági testület és az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság (APC) teljes körű támogatását, ami lehetővé tette, hogy feladatainak ellátása során független és objektív maradhasson.

2.2. A belső ellenőrzési folyamat fejleményei

Az IAS külső minőség-ellenőrzése 2008 júliusában fejeződött be. Ennek eredménye igazolta, hogy az IAS Bizottságon belüli ellenőrzési tevékenysége általában véve összhangban áll a Belső Ellenőrzési Intézet (IIA) szabványaival és etikai kódexével. E minősítést követően többek között a következő intézkedésekre került sor: az ellenőrzési környezet részletesebb fogalommeghatározásának mérlegelése, az ellenőrzéssel való lefedettség mennyiségi értékelése, a tervezés és a kockázatértékelés egységes ellenőrzési megközelítés érdekében történő megerősítése, valamint a belső ellenőrzési jelentési sablon felülvizsgált változatát kidolgozó felhasználói csoport létrehozása.

Ezenfelül a további ellenőrzésekhez és a lefedettség növeléséhez szükséges források felszabadítása érdekében a fokozottabb kockázatalapú megközelítésre épülő új nyomonkövetési stratégia immár kizárólag a magas kockázatot jelentő területeket veszi figyelembe, és a „kritikus” vagy „nagyon fontos” minősítésű ajánlások végrehajtására összpontosít.

Az IAS, az Auditnet és a DG ADMIN együttműködésének eredményeként részletes szakképzési programot sikerült kidolgozni a belső ellenőrök számára. E programnak köszönhetően két vagy három év alatt a Bizottságnál tevékenykedő valamennyi belső ellenőr megszerezheti a Belső Ellenőrzési Intézet szakmai gyakorlatról szóló keretprogramja szerint előírt szakismereteket, és így kellően felkészültté válhat ahhoz, hogy sikeresen teljesítse az IIA által szervezett tanúsítási vizsgát.

2.3. Az IAS ellenőrzési tervének végrehajtása

Az IAS frissítette – a belső ellenőrzési kapacitásokkal (IAC) szoros együttműködésben kidolgozott – 2007–2009. évi stratégiai ellenőrzési tervét.

Összességében a 2008-as munkaprogram 89 %-át hajtották végre; ebből a „C1” megbízások (azaz az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság által jóváhagyott ellenőrzési tervben meghatározott, 2008 végéig végrehajtandó megbízások) tekintetében a végrehajtási arány 100 %-os volt. 2008-ban 93 jelentést (36 vizsgálati jelentést, 51 nyomonkövetési jelentést, 2 értékelést, 1 tanácsadói jelentést és 3 vezetői levelet) véglegesítettek[2]. Ezek összefoglalóját a melléklet tartalmazza, az elfogadási arányokra, illetve adott esetben az ajánlások végrehajtására vonatkozó részletes információkkal együtt.

A lezárt IAS-jelentések jegyzéke |

Főigazgatóság | Megbízás | Kibocsátás időpontja (eltérő utalás hiányában 2008) |

Igazgatási és egyéb támogatási rendszerek |

ESTAT | A helyi IT-irányítás nyomon követése* | február 26. |

EPSO | Egy javasolt szervezeti felépítés egyszerűsített önértékelése | április 9. |

ECFIN | A kiválasztott belső ellenőrzési szabványok végrehajtása a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóságon belül* | április 11. |

OPOCE | Közbeszerzés* | május 7. |

OIL | A célzott belső ellenőrzési szabványok értékelése | május 19. |

ECFIN | A Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóságon belüli helyi IT-irányítás nyomon követése * | június 27. |

PMO | Kiküldetések | július 11. |

BUDG, SJ, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Visszafizettetések | október 7. |

DIGIT | A vállalati adathálózattal kapcsolatos infrastruktúra és szolgáltatások | október 17. |

SCIC | A pénzügyi irányítás és közbeszerzés nyomon követése | december 3. |

ADMIN | Az ADMIN-DS által kezelt biztonsági rendszer ellenőrzése | december 11. |

LS | Helyi információtechnológia | december 11. |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Szakmai etika a Bizottságon belül | december 12. |

DGT | A fordítási kérelmek kezelésének nyomon követése | december 17. |

BUDG | Vezetői levél a Bizottságon belüli szakmai etikáról | december 19. |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Vezetői levél a Bizottságon belüli IT-beszerzésről és -szolgáltatásnyújtásról | december 19. |

PMO | A pénzügyi irányítás szabályszerűségeinek és a pénzügyi folyamatok végrehajtásának nyomon követése | december 22. |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, SJ, TAXUD, TRADE | A belső ellenőrzési kapacitás (IAC) önértékelése IAS általi hitelesítésének nyomon követése | Különböző időpontok |

OLAF | Csalás elleni információs rendszer (AFIS) | 2009. január 21. |

OIB | A célzott belső ellenőrzési szabványok értékelésének nyomon követése | 2009. január 22. |

OIB | A közbeszerzési szerződések kezelésének nyomon követése | 2009. január 23. |

Belső politikák |

PHEA | A Közegészségügyi Program Végrehajtó Ügynöksége | január 24. |

INFSO | Kutatási információs rendszerek kezelése | március 31. |

SANCO | Az SPP/ABM ciklus hatékonyságának és eredményességnek nyomon követése | április 1. |

TREN | Az SPP/ABM ciklus hatékonyságának és eredményességének nyomon követése | április 11. |

EACI | A Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Ügynökség (EACI) nyomon követése | április 18. |

RTD | Kutatási információs rendszerek kezelése | április 22. |

EAC | Az átfogó vizsgálat második nyomon követése | április 25. |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Vezetői levél a 7. keretprogram főigazgatóságok közötti IT-irányításáról | május 26. |

COMP | Az SPP/ABM ciklus hatékonyságának és eredményességének, valamint a tevékenység alapú irányításnak a nyomon követése | május 29. |

MARKT | A helyi IT-irányítási folyamatok nyomon követése | június 17. |

ENV | A közösségi független ügyleti jegyzék (CITL) kezelése a Környezetvédelmi Főigazgatóságon belül* | július 10. |

JLS | Az IT-irányítás nyomon követése | július 14. |

JLS | Az Európai Menekültügyi Alapból megosztott igazgatás keretében nyújtott támogatások | november 4. |

COMP | Bírságok behajtása | november 13. |

JLS | IT-beszerzés | november 17. |

INFSO | Utólagos ellenőrzések nyomon követése (2006) | december 8. |

EACEA | Támogatások igazgatása, odaítélési eljárás, szerződéskötés | december 11. |

RTD | Utólagos ellenőrzések (2006), valamint pénzmozgások és pénzügyi irányítás (2007) nyomon követése | december 11. |

TREN-TEN-T | A TREN-TEN-T végrehajtó ügynökség ellenőrzése | december 16. |

SANCO | Nagy számítástechnikai rendszerek nyomon követése | 2009. január 21. |

SANCO | A támogatások igazgatása az élelmiszer-biztonsággal, állategészségüggyel és állatvédelemmel, valamint a növényegészségüggyel kapcsolatos tevékenységek vonatkozásában | 2009. január 30. |

Strukturális intézkedések |

REGIO | A strukturális alapok területére vonatkozó pénzügyi korrekciók és visszafizettetések felülvizsgálata | november 14. |

EMPL | A strukturális alapok területére vonatkozó pénzügyi korrekciók és visszafizettetések felülvizsgálata | november 14. |

REGIO | A strukturális alapok új programozási időszakának igazgatására vonatkozó belső ellenőrzési rendszer – I. szakasz | november 19. |

EMPL | A strukturális alapok új programozási időszakának igazgatására vonatkozó belső ellenőrzési rendszer – I. szakasz | november 19. |

REGIO | A kohéziós alap pénzügyi korrekcióinak nyomon követése (2006) | december 12. |

Külkapcsolati politikák |

AIDCO | Az átfogó vizsgálat második nyomon követése | június 20. |

AIDCO | A C Igazgatóság kihelyezett képviseleteihez kapcsolódó pénzügyi irányítási eljárások** | június 30. |

AIDCO | Regionális projektek pénzügyi irányítása | július 18. |

ELARG | Utólagos ellenőrzések nyomon követése | július 18. |

ELARG | A Balkánon található képviseletek készültségi állapotának/kialakításának értékelése | december 17. |

AIDCO | A fő programok pénzügyi irányítása a B Igazgatóságon belül | december 22. |

AIDCO, ECHO | Az ENSZ-szel kötött pénzügyi és igazgatási keretmegállapodás (FAFA) végrehajtásának nyomon követése | 2009. január 22. |

RELEX | Utólagos ellenőrzések nyomon követése | 2009. január 23. |

* Az érintett főigazgatóság belső ellenőrzési kapacitásával (IAC) közösen végzett ellenőrzés/nyomon követés.

** A Támogatási és Együttműködési Főigazgatóság (DG AIDCO) belső ellenőrzési kapacitása által, az IAS együttműködésével végzett ellenőrzés.

2.4. Az ajánlások elfogadása, valamint az ellenőrzött szervezetek és az érdekelt felek véleménye

2008-ben az ellenőrzött szervezetek 99,4%-ban fogadták el az ellenőrzés ajánlásait.

A Bizottság és a végrehajtó ügynökségek ellenőrzései |

Ajánlások | Elfogadva | elutasítva | % | Összesen |

Kritikus | 0 | 0 | 0 | 0 |

nagyon fontos | 150 | 2 | 46 | 152 |

Fontos | 160 | 0 | 49 | 160 |

Kívánatos | 15 | 0 | 5 | 15 |

Az ellenőrzött szervezeteknek az ellenőrzés hatókörével és lefolytatásával kapcsolatos visszajelzései 1,74 pontot eredményeztek egy 1-től (legmagasabb érték) 4-ig (legalacsonyabb érték) terjedő skálán; ez az arány 2007-ben 1,86 pont, 2006-ban pedig 1,95 pont volt. Az érdekelt felek körében 2009 elején végzett legfrissebb felmérés eredménye szerint a megkérdezettek 90,8 %-a úgy gondolta, hogy az IAS világos ellenőrzési stratégiával rendelkezik, 83,1 %-uk szerint az ellenőrzéseket becsületesen, objektíven és tisztességesen hajtotta végre, 61,5 %-uk vélekedett úgy, hogy az IAS ajánlásai hasznosak voltak, míg összességében 86,2 % találta úgy, hogy az IAS munkája hozzájárul a Bizottság irányítási és ellenőrzési rendszereinek jó minőségéhez.

3. Fő MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS AJÁNLÁSOK

Szakmai etika

A két horizontális és négy operatív főigazgatóságnál elvégzett, a Bizottság szakmai etikai keretére irányuló ellenőrzés arra a következtetésre jutott, hogy a szakmai etikai keret ésszerűen szilárd és teljes körű, és a vizsgált főigazgatóságok számos olyan kiegészítő intézkedést tettek a közelmúltban vagy tesznek jelenleg is, amelyek a szakmai etikai keret iránti tudatosság fokozását vagy e keret erősítését szolgálják.

Az ellenőrzés rávilágított, hogy a meglévő szabályok további pontosítása szükséges – többek között az ajándékok, a vendéglátás és az összeférhetetlenség bejelentése tekintetében –, és e pontosítást a központi főigazgatóságok által kibocsátott iránymutatásnak, valamint az abban foglaltak végrehajtása szorosabb figyelemmel kísérésének kell alátámasztania.

A Bizottság folyamatosan arra törekszik, hogy növelje a személyi állománya tagjainak – aktív munkaviszony alatti, illetve azt követő – kötelezettségeivel kapcsolatos tudatosságát, és hatékonyabban tájékoztassa alkalmazottait a végrehajtási intézkedésekről.

Beszerzés és a támogatások igazgatása

Az IT-beszerzéssel és -szolgáltatásnyújtással kapcsolatban végzett számos ellenőrzést egy operatív főigazgatóságnál végzett ellenőrzés, valamint az IT-beszerzésről és -szolgáltatásnyújtásról szóló vezetői levél egészítette ki.

E terület fejlesztése során a Bizottság különösen arra törekedett, hogy erősítse a támogatás és iránymutatás nyújtását biztosító központi irányítást, valamint szorosabbra fűzze a bizottsági szintű együttműködést a prioritások optimális meghatározása és a gazdaságilag legelőnyösebb megoldások elérésére érdekében. Ezenfelül a Bizottság különös erőfeszítéseket tett annak érdekében is, hogy a főigazgatóságok felső vezetését jobban bevonja a beszerzési stratégiák kidolgozásába és végrehajtásának figyelemmel kísérésébe.

Az IT-beszerzésekre vonatkozó jelentések mellett két nyomonkövetési ellenőrzés és három új ellenőrzés irányult a közbeszerzéssel és/vagy a támogatások igazgatásával kapcsolatos eljárásokra. A fenti ellenőrzések során azonosított problémák közé tartozott, hogy a beszerzések az ajánlattevők egy szűk csoportjára összpontosultak (nevezetesen az IT-beszerzések vonatkozásában); e problémát csökkenthetné egy hivatalos kiszervezési stratégia bevezetése. Ezenkívül az ellenőrzések rámutattak az egységes szerkezetbe foglalt közbeszerzési kézikönyv, az átfogó igazgatási információs rendszer és a pénzeszközök ellenőrzését szolgáló integrált, mindent átfogó stratégia hiányára, valamint arra is, hogy az ajánlattételi dokumentáció és a műszaki előírások javítására van szükség, megfelelőbb módszert kell alkalmazni a szerződések figyelemmel kísérésére és az azokkal kapcsolatos jelentések elkészítésére, illetve javítani kell a munkaterhelés koordinálását

Végrehajtó ügynökségek

Tekintettel a végrehajtó ügynökségek növekvő számára, egyre inkább előtérbe kerülnek az ezekre vonatkozó ellenőrzési és vizsgálati kérdések.

2008-ban négy végrehajtó ügynökségnél végeztek ellenőrzést, amely a belső ellenőrzési rendszerre, a támogatások igazgatására, az odaítélési eljárásra és a szerződéskötésre, az igazgatási költségvetésre vagy a visszafizettetésekre[3] terjedt ki. Jóllehet, az eredmény meglehetősen pozitív összképet mutat, a megállapításokat nagyrészt befolyásolta az a tény, hogy az ügynökségek az indulási szakasz elhúzódása miatt nem tettek eleget sem a végrehajtó ügynökségekre vonatkozó költségvetési rendelet rendelkezéseinek (nevezetesen az ún. „négy szem” elvnek), sem pedig a végrehajtó ügynökségek létrehozására vonatkozó jogalapnak (operatív bizottság felállítása, a költségvetés közzététele és a nemzetközi számviteli standardoknak való megfelelés). Ugyanezen okokból nem történt meg a tárgyi eszközök átutalása a felügyeleti főigazgatóságtól annak végrehajtó ügynöksége felé, vagy szükségessé vált a felügyeleti főigazgatóság eljárásainak ésszerűsítése és összehangolása.

Információtechnológiával (IT) kapcsolatos kérdések

Az információtechnológiai kérdésekre (a beszerzések kivételével) vonatkozó átfogó ellenőrzési tevékenység egy vezetői levél, hat ellenőrzési jelentés és öt nyomonkövetési jelentés formájában folytatódott tovább.

A helyi IT-irányításról öt nyomonkövetési jelentés készült. Három esetben a vonatkozó cselekvési terveket szinte teljes egészében végrehajtották. Mindazonáltal egy esetben az intézkedések csaknem felénél késedelmet tapasztaltak, míg egy másik esetben az ajánlások harmada még végrehajtási szakaszban volt.

Két új jelentés a kutatási információs rendszerek kezelését tekintette át. Ezek egyike arra a következtetésre jutott, hogy – különösen az összehangolt üzleti folyamatok hiánya miatt – nem lehetett ésszerű biztosítékot nyerni az ellenőrzött folyamatok tekintetében. A közös kockázatok közé tartoztak a következők: késedelem a projektek végrehajtásában, a rendszerek hozzáférhetőségének lehetséges hiánya, a különböző IT-modulok működési zavara, valamint a biztonsági kérdések, így az IT-eszközök elégtelen védelme és az IT-eszközök logikai és fizikai biztonságának megőrzését szolgáló ellenőrzés hiánya. E két ellenőrzés olyan szisztematikusabb megfontolásokhoz is vezetett, amelyeket az érintett főigazgatóságok jelenleg azzal a céllal vesznek figyelembe, hogy az információtechnológiai projektek közös operatív bizottságának szerepét kiterjesszék a „kutatási” családba tartozó valamennyi közös és megosztott IT-rendszer és -projekt felügyeletére, illetve kidolgozzák az IT-rendszerek olyan architektúráját, amely biztosítja az üzleti folyamatok koherenciáját és az információtechnológia kölcsönös átjárhatóságát.

A vállalati adathálózat az egyike azon hét átfogó IT-szolgáltatásnak, amelyet az üzletmenet-folytonossági tervekkel összefüggésben a Bizottság egészét tekintve kritikusnak minősítettek. Miközben ésszerű biztosítékot adhatunk a vállalati adathálózat működéséről, fejlesztésre van szükség a hálózat irányítását tekintve (nevezetesen a hálózati konfigurációváltozások kezelésének erősítése, valamint a felhasználók részére biztosított szolgáltatások teljes körű jegyzékének rendelkezésre bocsátása révén), illetve a logikai biztonsággal kapcsolatos intézkedések terén (többek között a rendszer biztonságát és a folyamatos szolgáltatást biztosító központi szabványok és iránymutatás elfogadásával). Az ellenőrzés rávilágított az információs rendszerek biztonsági keretén belül meglévő irányítási problémákra, amelyek jelentős késedelmet idéztek elő a végrehajtási szabályok kidolgozásában és bizonyos biztonsági intézkedések tényleges végrehajtásában. Ennek orvosolására az ellenőrzés különösen javasolta az ADMIN/DS és a DIGIT az információtechnológai biztonság terén betöltött szerepének további tisztázását, valamint az ADMIN/DS és a DIGIT közötti szoros, strukturált együttműködést az információtechnológia biztonsági szabványainak – a rendelkezésre álló tapasztalatok alapján történő – kidolgozása céljából.

Visszafizettetések és pénzügyi korrekciók

Az egyik, két horizontális és négy operatív főigazgatóságnál végzett ellenőrzés a központi irányítás keretében jogellenesen kifizetett összegek visszafizettetésének kezelésére irányult[4]. A visszafizettetési eljárás minden szakaszára vonatkozóan tettek ajánlásokat: több operatív főigazgatóságnak hatékonyabb felügyeleti eszközökre van szüksége, amelyek részletesebb és naprakészebb információkat biztosítanak a jogellenesen kifizetett összegek kiszűrésére; a bevételi előrejelzések szisztematikusabb közzététele és nyomon követése szükséges, minek köszönhetően a főigazgatóságok megbizonyosodhatnának arról, hogy valamennyi visszafizettetési utasítás kibocsátásra került, illetve ezzel együtt szigorúan figyelemmel kell kísérni az előzetes tájékoztató levelek és visszafizettetési határozatok kibocsátási határidejét; ugyanakkor – szisztematikusabb nyomon követés segítségével – csökkenteni kell a visszafizettetési eljárás során bekövetkező késéseket. Egy végrehajtó ügynökségnél ezzel összefüggésben végzett ellenőrzés a következő sajátos problémára világított rá: mivel a végrehajtó ügynökségek önálló jogi személyiséggel, és ebből következően saját jogi egységekkel rendelkeznek, a Bizottság nem tekinthető felelősnek azért, ha egy ügynökség visszafizettetési utasítást bocsát ki, vagy ha az azt alátámasztó határozat ellen az ajánlattevő kifogást emel. Ez bizonyos esetekben veszélyeztetheti a jogellenesen kifizetett források visszafizettetésének hatékonyságát. Jogi korlátozások hiányában e kockázatot enyhíti a végrehajtó ügynökségek és a Bizottság jogi szolgálata közötti szolgálati megállapodás, amely meghatározza, hogy utóbbi mely feltételek mellett nyújt segítséget a végrehajtó ügynökségeknek a visszafizettetési eljárások során.

Két értékelés a strukturális alapok területére vonatkozó pénzügyi korrekciókat és visszafizettetéseket vizsgálta. A strukturális alapokért felelős főigazgatóságok jelentős erőfeszítéseket tettek a cselekvési tervben meghatározott intézkedések határidőre történő teljesítéséért, és az IAS elismerte a pénzügyi korrekciós eljárások összetettségét úgy bizottsági szinten, mint a tagállamok által szolgáltatott információk szintjén. A jelentések megfontolandó kérdéseket tartalmaztak arról, miszerint összehangolt megközelítést kell alkalmazni a bevételi előrejelzések elszámolási időpontjának meghatározására, illetve azon eljárás időpontja tekintetében, amely során a pénzügyi korrekciókról szóló negyedéves jelentést a Költségvetési Főigazgatóság felé benyújtják. A folyamatban lévő összes lehetséges pénzügyi korrekció áttekintése és a pénzügyi korrekciós eljárások alapjául szolgáló ellenőrzések időszerűségének figyelembevétele számottevően növelheti a Bizottság ellenőrző kapacitását.

A bírságok behajtására vonatkozó ellenőrzés semmilyen hiányosságot nem tárt fel a visszafizettetési eljárás hatékonyságát illetően.

PMO (pénzügyi irányítás és pénzügyi folyamatok)

A PMO-n belüli pénzügyi folyamatok és pénzügyi irányítás tekintetében végzett nyomonkövetési ellenőrzés arra a következtetésre jutott, hogy az ajánlásokat nem hajtották végre megfelelően és kellő hatékonysággal. Ez részben az előmenetel, a jogok és a jövedelmek nyilvántartására szolgáló új IT-rendszer (SYSPER2, IRIS és NAP) bevezetésével járó nehézségeknek tudható be. Továbbra is fennállt annak szükségessége, hogy biztosítsák a személyes adatok minőségét (nevezetesen azok pontosságát és a teljességét), az érintett rendszerek átjárhatóságát, valamint azt, hogy az egyes személyekre vonatkozó valamennyi szükséges dokumentumot egyetlen átfogó információs rendszer tárolja. A többi, még végrehajtásra nem került ajánlás közé tartozik az operatív és utólagos ellenőrzések, illetve a személyzeti dossziék kezelésének szigorítása, a továbbruházott hatáskörök frissített táblázatának létrehozása, az eljárások dokumentálása és az ellenőrzési listák elkészítése, valamint a munkaköri leírások naprakésszé tétele.

Ami a kiküldetési költségek kifizetését illeti, az ellenőrzés javasolta az előzetes ellenőrzések rendszerének javítását a hibaszám csökkentése érdekében, valamint a kifizetéseket végző tisztviselők számára nyújtandó továbbképzést, amelynek eredményeképpen elkerülhetők lehetnének a helytelen vagy többszörös visszatérítések. A PMO vezetése cselekvési tervet állított össze e kérdések megoldására.

Biztonság

Az IAS ellenőrzést hajtott végre a biztonság Bizottságon belüli figyelemmel kíséréséről, amely a DG ADMIN biztonsági igazgatóságának irányítása alá tartozik. Ennek eredményeképpen többek között a következők tekintetében fogalmazott meg ajánlásokat: a szabályozási keret és a kétoldalú megállapodások fejlesztése, a helyi biztonsági megbízottak szerepének és felelősségi körének meghatározása, a biztonsági ellenőrzési folyamat, időszakos jelentés a Bizottság egészének biztonsági helyzetéről, valamint biztonsági szabályok az érzékeny, de nem minősített információk védelmére. Ezen ellenőrzés eredményét egy, a Bizottság biztonsági politikájáról szóló vezetői felülvizsgálat tartalmazza majd.

Külső politikák

A külső politikákról szóló nyomonkövetési jelentések rávilágítottak, hogy a Bizottságnak különös figyelmet kell fordítania az e területre vonatkozó korábbi ajánlások[5] végrehajtására.

Az ENSZ-szel kötött pénzügyi és igazgatási keretmegállapodás (FAFA) nyomonkövetési ellenőrzése megállapította, hogy az elért jelentős eredményeknek köszönhetően a nyolc ajánlásból ötöt le lehetett zárni. Mindazonáltal a végrehajtás terén bizonyos késedelem volt tapasztalható, különös tekintettel arra a még függőben lévő ajánlásra, miszerint további olyan eszközökről kell megállapodni, amelyek biztosítékul szolgálnak az ENSZ megbízhatósága felől.

A külső politikák terén három új ellenőrzésre[6] került sor, amelyek közül kettőhöz részben nem kielégítő ellenőrzési véleményt fűztek. A regionális projektek irányításának ellenőrzése esetében ez a Dél-afrikai Fejlesztési Közösség (SADC) titkárságát illető jelentős fenntartásoknak, és ehhez kapcsolódóan a botswanai EK-képviselet helyzetének tudható be. Emellett felmerültek még a következő kérdések is: a kritikus személyzethiány, a projektek indulási szakaszának elhúzódása, a racionalizált EFA- (Európai Fejlesztési Alap) és SADC-eljárások hiánya, a korlátozott mértékű integráció a nemzeti és regionális alkotórészek között, valamint – általánosabb értelemben – a figyelemmel kísérési mechanizmusok erősítésének szükségessége az AKCS-országok regionális szervezeteinek közös irányítását illetően. Ami a Latin-Amerika-program pénzügyi irányításáról szóló ellenőrzést illeti, az ellenőrzési vélemény azon része, amely a megállapítás szerint nem volt kielégítő – ezen tényt az ellenőrzött vitatja –, a latin-amerikai képviseletek decentralizált irányítása keretében előfordult hiányosságokra vonatkozott. Ilyenek nevezetesen: a költségvetési rendeletnek való megfelelés nem kielégítő előzetes értékelése és más olyan hiányosságok, amelyek jelentős mértékben korlátozzák a fő ellenőrzési szintektől elvárt megbízhatóságot (például a nem megfelelő projekt- és portfolió-felügyelet, illetve a kötelező projektellenőrzések gyenge minősége).

Nyomon követés

A fokozottabban kockázatalapú új nyomonkövetési stratégia ellenére az ellenőrzési munka igen jelentős része továbbra is a nyomon követésekkel kapcsolatos. Az egyik legnagyobb feladat a belső ellenőrzési kapacitások (IAC) 2007-ben elvégzett külső minőségellenőrzésének nyomon követése volt. Az eredmény általában pozitívnak tekinthető: a belső ellenőrzési kapacitások túlnyomó többségének (29-ből 26-nak) már csupán egy vagy két ajánlást kell – részben vagy egészben – végrehajtania.

A fennmaradó nyomonkövetési ellenőrzések tizenegy olyan esetet találtak (az AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD és SANCO vonatkozásában), amelyeknél egynél több ajánlást nem hajtottak végre. Ezek közül öt esetben (az OIB, PMO, AIDCO/ECHO és ELARG vonatkozásában) a végrehajtás érdekében tett lépések egyértelműen elmaradtak az elégségestől: az ajánlások több mint felének a végrehajtása nem történt még meg.

Az elért eredeményekről évente kétszer részletesebb jelentést küldenek az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottsághoz. A legutóbb jelentés rámutatott, hogy az ajánlások 29 %-a (a három kritikus minősítésű közül kettő, illetve a 147 nagyon fontos minősítésű ajánlás közül 41) esetében fordult elő hat hónapnál hosszabb késedelem (szemben a tavalyi 25 %-kal – a 14 kritikus minősítésű ajánlás közül hét, illetve a 138 nagyon fontos minősítésű közül 37 esetében).

4. KÖVETKEZTETÉSEK

A Bizottságon belül 2008-ban elvégzett ellenőrzések és felülvizsgálatok, valamint egyéb ezekhez kapcsolódó munkák alapján az alábbi következtetések vonhatók le:

1. következtetés: Újabb előrelépések történtek, de az eredmények további javítása szükséges

Ellenőrzési, felülvizsgálati és tanácsadói tevékenysége során az IAS megállapította, hogy a Bizottság belső ellenőrzési rendszerét tovább tökéletesítették. 2007 során hat kritikus ajánlást bocsátottak ki, míg 2008-ban egyet sem. Az új ellenőrzési jelentésekben szereplő, részben vagy egészben nem kielégítő vélemények száma a 2007. évi hatról 2008-ban négyre csökkent. Mindazonáltal további erőfeszítésekre van szükség.

Például a pénzügyi irányítás több szempontból javítható:

- jelentős előrelépést sikerült elérni a Bizottság visszafizettetési/pénzügyi korrekciós statisztikáinak teljessége és koherenciája tekintetében. A DG REGIO és a DG EMPL – a Költségvetési Főigazgatósággal együttműködve – vállalta például, hogy kidolgoz egy, a pénzügyi korrekciókról szóló összefoglaló táblázatot (már elkészült vagy a készítése folyamatban van): ez jelentősen javítja majd a megosztott igazgatás keretében végzett többéves ellenőrzések ellenőrzési nyomvonalát. Mindazonáltal a központi igazgatás alá tartozó területeken a visszafizettetési határozatok tekintetében elmaradás tapasztalható. Ezért a belső visszafizettetési eljárások egyszerűsítésére és lerövidítésére van szükség;

- ismételten meg kell vizsgálni, hogy helytálló-e a hibákra vonatkozóan a 2 %-os lényegességi küszöb általános alkalmazása mind a klasszikus pénzügyi műveletek, mind pedig bizonyos különösen összetett vagy rendkívül érzékeny projektek esetében. Az „elfogadható hibakockázat” javasolt elve – amennyiben és amikor a Tanács és a Parlament jóváhagyja – megfelelőbb lenne, és a jövőben javíthatná egyes területeken a pénzügyi irányításra vonatkozó ésszerű biztosíték elérhető szintjét;

- felhívták a figyelmet a közbeszerzési eljárások szigorú figyelemmel kísérésének szükségességére, különösen abban az esetben, ha a kiszervezett tevékenységek jelentős részét korlátozott számú ajánlattevőnek ítélték oda, ami a Bizottságot a piaci koncentráció veszélyeinek teszi ki.

Ami a biztonságot illeti, jelentős előrelépést sikerült elérni, és a nyomonkövetési ellenőrzések megerősítették, hogy mostanra megoldódtak azon nehézségek, amelyek az érintett bizottsági képviseleteknek az EU-minősített információ kezeléséhez szükséges felszereléssel való ellátottságának biztosításából adódtak. Az ellenőrzések megállapításai segítséget nyújtottak továbbá a Bizottság biztonsági politikájának 2008-ban elvégzett általános felülvizsgálatához.

A szakmai etikai normáknak folytonos figyelmet kell szentelni: egész évben DG- és központi szintű kezdeményezésekre került sor a Bizottság etikai keretének további erősítése és a személyzet tudatosságának fokozása érdekében. Az IAS még nem bocsátott ki ellenőrzési véleményt a Bizottság szakmai etikai keretéről, de 2010 végéig egy cselekvési ütemtervet követ majd.

A kritikus és nagyon fontos minősítésű ajánlások kellő időben történő végrehajtása folyamatos kihívást jelent a Bizottság szolgálatai számára. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság – az IAS közreműködésével – arra ösztönzi a főigazgatóságokat, hogy készítsenek beszámolót saját cselekvési terveik végrehajtásáról. Emlékeztetőket bocsát ki az érintett szolgálatokért felelős biztosok számára; ezek általában hatékonyak és javítják a nyomon követés minőségét, illetve megkönnyítik a fennmaradó kockázatok újraértékelését.

2. következtetés: Információtechnológia (IT)

Az információtechnológiai kérdésekre vonatkozóan végzett széles körű ellenőrzési munka rávilágított, mennyire fontos a tényleges és hatékony IT-környezet a bizottsági politikák sikeres végrehajtása szempontjából. Egyre fontosabbnak tűnik a korábbi ajánlásokban foglaltak teljesítésére irányuló nagyobb erőfeszítés, az integrált rendszerszerű megközelítés alkalmazása, amely révén bármikor áttekintést kaphatunk az IT-fejlesztésekről, valamint az olyan átfogó biztonsági intézkedések szükségessége, amelyek biztosítják többek között a rendszerműködés folyamatosságát. A projektek és a szolgáltatók hatékonyabb igazgatása szintén kulcsfontosságú a siker érdekében.

3. következtetés: Az erős és folyamatba épített ellenőrzés kultúrája

Az IAS második külső minőségellenőrzése bizonyította, hogy a szolgálat teljes mértékben megfelel a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatára vonatkozó nemzetközi szabványoknak. Az IAS a Bizottságon belüli pozitív változás integrált és elfogadott előmozdítója, amely a belső ellenőrzési kapacitásokkal közösen valamennyi azonosított kockázatot lefedi a 2007–2009. évi stratégiai ellenőrzési tervvel.

Jóllehet, az IAS ellenőrzési terve nagyrészt a pénzügyi irányításra összpontosít, kiterjed az irányítás (pl. szakmai etika), az információtechnológia, a biztonság és az operatív feladatok (pl. a közösségi jog végrehajtása) területeire is. Amint az e jelentésből is kitűnik, az IAS ellenőrzési tevékenysége segít ráirányítani a figyelmet a kockázatokra, illetve azon területekre, ahol a kockázatok ellenőrzésének javítására van szükség: ezért fontos, hogy a Bizottság egésze továbbra is megkülönböztetett figyelmet szenteljen a nem pénzügyi jellegű kockázatoknak.

[1] E jelentés tartalmaz néhány olyan jelentést is, amelynek tervezete 2008-ban készült, de azt csak 2009 elején véglegesítették.

[2] E jelentés tartalmaz néhány olyan jelentést is, amelynek tervezete 2008-ban készült, de azt csak 2009 elején véglegesítették.

[3] Lásd a visszafizettetésekről szóló szakaszt.

[4] Az ellenőrzés ezenkívül kiterjedt a feltételesen visszatérítendő kölcsönökre is (a MEDIA-projektekkel összefüggésben).

[5] A DG AIDCO részletes ellenőrzésének második nyomon követése esetében a 22 ajánlásból hat több mint egy évvel túllépte az eredetileg kitűzött végrehajtási időpontot; a DG ELARG-nál végzett utólagos ellenőrzésről szóló nyomonkövetési jelentés esetében a 15 ajánlás közül tíz még mindig végrehajtási szakaszban van, kettőt pedig új ajánlássá alakítottak.

[6] Ezek egyikét a DG AIDCO belső ellenőrzési kapacitása végezte az IAS együttműködésével.