Javaslat A TANÁCS RENDELETE a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





INDOKOLÁS 1. A JAVASLAT HÁTTERE 1.1. Háttér-információk Egy 1983 februárjában elfogadott tanácsi rendelet[1] szerint a rendelet 1. cikkében meghatározott intézmények létrehozzák levéltárukat, és a levéltári anyagokat azok keletkezésétől számított 30 év elteltével hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára. A rendelet értelmében az egyes intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják. Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben megállapodott abban, hogy levéltári anyagaikat a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezik el, és hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság számára. Azóta az Európai Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és az Európai Beruházási Bank is úgy döntött, hogy az EUI-ban helyezi el levéltári anyagait. Az elhelyezés feltételeit a Bizottság által képviselt Európai Közösségek és az EUI közötti, 1984. december 17-én kelt szerződés tartalmazza. A levéltári anyagok elhelyezése céljából az olasz kormány – állandó jelleggel és ingyenesen – megfelelő létesítményeket bocsát az EUI rendelkezésére. Ez biztosítja az elhelyezett levéltári anyagok megőrzését és megóvását, az elismert nemzetközi standardoknak megfelelően. Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezése azt a célt szolgálja, egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokhoz való hozzáférés, és ösztönzést kapjon a levéltári anyagok, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének kutatása. 1.2 A javaslat célja A javaslat célja, hogy megerősítse az EUI szerepét az intézmények levéltári anyagainak kezelése terén. Stabil jogi és pénzügyi alapot fog biztosítani az EU és az EUI közötti partnerséghez. 1.3 A javaslat fő elemei A javaslat az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezéséről rendelkezik. A jövőben az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank kivételével valamennyi intézmény az EUI-ban fogja elhelyezni levéltári anyagait, mihelyt a levéltárakat a jelenlegi rendelet alapján megnyitják a nyilvánosság számára. A javaslat nem érinti a levéltári anyagok tulajdoni viszonyait, az anyagok az elhelyező intézmények tulajdonában fognak maradni. A javaslat nem érinti a jelenlegi szabályokat sem, amelyek értelmében az intézmények határozzák meg, hogy 30 év után mely dokumentumokat teszik hozzáférhetővé a nyilvánosság számára. A levéltári anyagok kezelése kapcsán az EUI oldalán felmerülő működési és személyzeti költségek finanszírozása az EU általános költségvetéséből fog történni, kivéve a levéltárnak és személyzetének helyet adó épület(ek) és adattárak biztosításához és berendezéséhez kapcsolódó költségeket. Az EUI a nyilvánosság számára hozzáférhetővé fogja tenni az EU levéltári anyagait. Ez azonban nem fogja kizárni, hogy saját levéltáraikhoz az intézmények is hozzáférést biztosítsanak a nyilvánosság számára. A javaslat különbséget tesz a papíralapú és a digitális levéltári anyagok elhelyezése között. A papíralapú levéltári anyagokat fizikailag továbbra is az EUI-nál fogják elhelyezni és megőrizni. Az EUI-nak azonban nem kell majd megőriznie a digitális levéltári anyagokat azért, hogy azokhoz hozzáférést biztosítson. A digitális levéltári anyagok hosszú távú megőrzése továbbra is a létrehozó intézmények feladata lesz. A javaslat pontosítja az EUI feladatkörét az intézmények levéltári anyagaiban szereplő személyes adatok védelme terén. Arról is rendelkezik, hogy minden intézmény fogadjon el olyan végrehajtási szabályokat a 354/83 rendelet alkalmazására vonatkozóan, amelyek a levéltári anyagok megőrzéséről, a nyilvánosság számára biztosított hozzáférésről, valamint a levéltári anyagokban szereplő személyes adatok védelméről szóló szabályokat tartalmaznak. 2. AZ ÉRDEKELTEKKEL FOLYTATOTT KONZULTÁCIÓK EREDMÉNYEI A javaslat nem tesz kötelezővé hatásvizsgálatot. Az érdekelt felekkel konzultációra került sor. Az EUI mint fogadó intézmény és Olaszország kormánya mint fogadó kormány egyaránt támogatta a javaslatot. Az uniós intézmények igazgatási szolgálatai és az EU ügynökségeinek hálózata is támogatja a javaslat célkitűzését. Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank mentességet kért levéltári anyagaik EUI-ban történő elhelyezésének kötelezettsége alól. Nem zárják ki azonban, hogy a jövőben ezt önkéntes alapon megtegyék. Ennek oka tevékenységeik jellege, és ez megfelel a hasonló szervek levéltári anyagai tekintetében számos tagállamban folytatott jelenlegi gyakorlatnak. 3. A JAVASLAT JOGI ELEMEI 3.1. A javaslat fő rendelkezése A javaslat az intézmények levéltári anyagainak az olaszországi Firenzében található Európai Egyetemi Intézetben (EUI) történő elhelyezéséről rendelkezik, ahol az EUI a nyilvánosság számára hozzáférhetővé fogja tenni ezen anyagokat. 3.2. Jogalap A javaslat jogalapja az Európai Unió működéséről szóló szerződés 352. cikke. A 354/83 tanácsi rendeletet és annak 2003. évi módosítását az EUMSZ 352. cikkének elődje, az Európai Közösséget létrehozó szerződés 308. cikke alapján fogadták el. A jelenlegi javaslat nem érinti a 354/83 rendelet célját, vagyis az intézmények levéltárainak 30 év után történő megnyitását. Pusztán azt írja elő, hogy a levéltári anyagokat az EUI-ban fogják elhelyezni, miután az érintett intézmények a jelenlegi rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tették azokat a nyilvánosság számára. Ez a fennálló helyzet formális elismerése, mivel a legtöbb olyan intézmény, amely már hozzáférhetővé tette levéltári anyagait, az EUI-ban helyezte el azokat. Az EUSZ 3. cikkének (3) bekezdése szerint az EU egyebek mellett tiszteletben tartja saját kulturális sokféleségét, továbbá biztosítja Európa kulturális örökségének megőrzését és további gyarapítását. Az intézmények levéltárai Európa kulturális örökségének részét képezik, a nyilvánosság számára történő megnyitásuk tehát elsősorban tudományos, oktatási és kulturális célokat szolgál. Az Unió a rá ruházott hatáskörök alapján e területeken intézkedéseket fogadhat el a tagállamok tevékenységeinek támogatása, összehangolása vagy kiegészítése érdekében, azonban az intézmények levéltárai tekintetében a Szerződések nem biztosítják a szükséges hatásköröket. Egy másik jogalap alkalmazása egy új rendeletre irányuló javaslatot tenne szükségessé, következésképpen a 354/83 tanácsi rendelet valamennyi rendelkezése – a rendelet alapelveit is ideértve – vita tárgyát képezhetné. Ez messze túlmutatna a javaslat fentiekben leírt célkitűzésén. Megvizsgáltuk az EUMSZ 15. cikkének (3) bekezdésén alapuló javaslat lehetőségét is, azt azonban a következő indokokra tekintettel elvetettük: A levéltárak létrehozásának elsődleges célja, hogy – az intézmények történelmi hagyatékának megőrzése és megosztása érdekében – egyes dokumentumok tartós igazgatási, történeti értékük vagy bizonyító erejük alapján kerüljenek kiválasztásra. 30 év után minden intézmény külön felhívás nélkül megnyitja levéltárát a nyilvánosság számára, és ezen felül olyan információkat nyújt, amelyek segítik e levéltári anyagoknak a szervezeti és működési keretek közé helyezését. Ez jóval túlmutat a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés – EUMSZ 15. cikkének (3) bekezdése szerinti – jogán, amelynek célja elsősorban a jó kormányzás előmozdítása, valamint a nyilvánosság részvételének biztosítása az intézmények döntéshozatali eljárásában. Az EUMSZ 15. cikke (3) bekezdésének alkalmazása csökkentené a levéltári anyagok hozzáférhetővé tételére vonatkozó szabályok alkalmazási körét, mivel az Európai Központi Bankra, az Európai Beruházási Bankra és az Európai Unió Bíróságára – amelyekre jelenleg a 354/83 rendelet vonatkozik – egy e rendelkezés alapján elfogadott rendeletet csak annyiban lehetne alkalmazni, amennyiben igazgatási feladatokat látnak el. 3.3. Az arányosság elve A javaslat az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezésére, valamint az elhelyezés feltételeire korlátozódik. 3.4. A jogi aktus típusának megválasztása A rendelet az egyetlen alkalmas eszköz arra, hogy stabil jogi és pénzügyi alapot biztosítson az EU és az EUI közötti partnerséghez. A javaslat egy létező rendelet korlátozott mértékű módosítására vonatkozik. 4. KÖLTSÉGVETÉSI VONZATOK A levéltári anyagok EUI-ban történő elhelyezésének kötelezővé tételére irányuló javaslatnak nem lesznek a költségvetést érintő újabb, rövid és középtávú vonzatai. A hosszú távú költségvetési vonzatok várhatóan nem lesznek jelentősek. A három legnagyobb intézmény – az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság –, valamint az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság, az Európai Számvevőszék és az Európai Beruházási Bank már az EUI-ban helyezi el levéltári anyagait. E levéltári anyagok Firenzében történő kezelését azóta az EU költségvetéséből finanszírozzák, hogy a levéltári anyagokat először – több mint negyed évszázaddal ezelőtt – az EUI-nál helyezték el. A pénzügyi kimutatás rendelkezik e finanszírozás folytatásáról. A költségek az EUI által az egyes intézmények levéltári anyagaival kapcsolatban elvégzett munka arányában oszlanak meg az elhelyező intézmények között. A levéltári anyagoknak, valamint az azokat kezelő személyzet irodáinak az EUI-nál történő elhelyezését az olasz kormány biztosítja. E módosítás következtében az elhelyező intézmények száma növekedni fog. Mivel azonban olyan levéltári anyagok elhelyezéséről van szó, amelyeket létrehozásuk után 30 évvel tesznek a nyilvánosság számára hozzáférhetővé, e javaslat hosszú időn át nem fogja érinteni a levéltári anyagaikat már jelenleg is az EUI-nál elhelyező intézményeken kívüli egyéb intézményeket. Továbbá a levéltári anyagok egyre növekvő mértékű digitalizálása méretgazdaságosságot fog lehetővé tenni ezen anyagok EUI általi feldolgozása és terjesztése terén. 2012/0221 (APP) Javaslat A TANÁCS RENDELETE a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA, tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 352. cikkére, tekintettel az Európai Bizottság javaslatára, a jogalkotási aktus tervezetének a nemzeti parlamentek számára való megküldését követően, tekintettel az Európai Parlament hozzájárulására, az európai adatvédelmi biztossal folytatott konzultációt követően, különleges jogalkotási eljárás keretében, mivel: (1) Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet[2] értelmében az intézmények és szervek a lehetőségekhez mérten megőrzik levéltári anyagaikat, és 30 év elteltével biztosítják a nyilvánosság számára az ezekhez való hozzáférést. (2) A levéltárak lehetőség szerinti létrehozására és a nyilvánosság számára történő megnyitására vonatkozó kötelezettség a 354/83 rendelet 1. cikkében említett valamennyi intézményre kiterjed. (3) A 354/83 rendelet úgy rendelkezik, hogy az egyes intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják. (4) Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben úgy határozott, hogy levéltári anyagaikat a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezik el, ahol hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság számára. E célból 1984. december 17-én aláírták a Bizottság által képviselt Európai Közösségek és a firenzei Európai Egyetemi Intézet közötti szerződést. (5) A Gazdasági és Szociális Bizottság és az Európai Számvevőszék azóta magára nézve kötelezőnek ismerte el az elhelyezésről szóló, 1984. december 17-i szerződés feltételeit. Az Európai Beruházási Bank az EUI-val kötött, 2005. július 1-jén aláírt külön megállapodás, valamint a bank Igazgatási Bizottsága által 2005. október 7-én elfogadott „Levéltári szabályzat”[3] alapján helyezi el levéltári anyagait az EUI-nál. (6) Az olasz kormány állandó jelleggel és ingyenesen megfelelő létesítményeket bocsátott az EUI rendelkezésére az elhelyezett levéltári anyagok – elismert nemzetközi standardoknak megfelelő – megőrzése és megóvása, valamint a helyszíni kutatás lehetőségének biztosítása érdekében. (7) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezése azt a célt szolgálja, hogy egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokhoz való hozzáférés, és ösztönzést kapjon a levéltári anyagok, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének kutatása. Az EUI a tudományos kutatás és az oktatás elismert központja, tevékenységének középpontjában Európa és az európai integráció áll. Csaknem 30 év tapasztalattal rendelkezik az intézmények levéltári anyagainak kezelése terén, kifejezetten az e levéltári anyagok megőrzése és kutatása céljából épített, korszerű adattárolási és kutatási létesítményeket biztosít, továbbá nemzetközi hírnévvel bír e levéltári anyagok központjaként. (8) Ahhoz, hogy az intézmények továbbra is az EUI-ban helyezzék el levéltári anyagaikat, olyan szilárd jogalapra van szükség, amely kifejezi az EUI – mint a levéltári anyagok kezelése terén az intézmények partnere – szerepét. (9) Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank tevékenységének speciális jellege indokolja, hogy e rendelet szerint mentesüljenek a levéltári anyagaik EUI-nál történő elhelyezésére vonatkozó kötelezettség alól. Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál. (10) Indokolt, hogy e rendelet minden egyéb intézményre alkalmazandó legyen. Nem módosítja sem az egyes intézményeket a levéltáruk nyilvánosság előtti megnyitása tekintetében terhelő kötelezettséget, sem az egyes intézményeknek a levéltári anyagokra vonatkozó tulajdonjogát. (11) Az EUI-ban elhelyezett levéltári anyagokban szereplő személyes adatokat a 45/2001 rendeletnek[4] megfelelően kell feldolgozni. (12) Támogatás nyújtható az intézmények levéltári anyagainak az EUI általi kezeléséhez. (13) A 354/83 rendeletet ennek megfelelően módosítani kell. ELFOGADTA EZT A RENDELETET: 1. cikk A 354/83/EGK, Euratom rendelet a következőképpen módosul: 1. A 8. cikk (1) bekezdésének helyébe a következő szöveg lép: „(1) Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank kivételével az egyes intézmények a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezik el a levéltári anyagaik részét képező, és az általuk a nyilvánosság számára e rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tett dokumentumokat. Az elhelyezésre a mellékletnek megfelelően kerül sor.” 2. A 8. cikk a következő bekezdésekkel egészül ki: „(3) Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál. (4) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál történő elhelyezése nem érinti a levéltári anyagok tulajdonjogát vagy a Szerződéshez mellékelt, az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv 2. cikke szerinti védelmét. (5) Az EUI gondoskodik az elhelyezett levéltári anyagok megőrzéséről és megóvásáról. E megőrzés és megóvás során tiszteletben kell tartani a levéltári anyagok fizikai védelmére vonatkozó elismert nemzetközi standardokat, és legalább azokat a műszaki és biztonsági szabályokat, amelyek megfelelnek az állami levéltári anyagok megőrzésére és kezelésére Olaszországban alkalmazott szabályoknak. Ennek érdekében az elhelyezett dokumentumokat kifejezetten erre a célra épített irattárban őrzik meg. (6) Minden egyes elhelyező intézmény jogosult tájékoztatást kérni levéltári anyagainak az EUI általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait. (7) Az (1) és a (3) bekezdés alapján kapott levéltári anyagokat az EUI hozzáférhetővé teszi a nyilvánosság számára. Ugyanazon levéltári anyagnak egy változatát az intézmények is hozzáférhetővé tehetik a nyilvánosság számára. (8) Az EUI számára az 1605/2002 tanácsi rendeletnek megfelelően támogatás nyújtható a levéltári anyagok e rendelet szerinti kezeléséhez, feltéve, hogy a költségvetési hatóság a megfelelő költségvetési sorban rendelkezésre bocsátja a szükséges előirányzatokat. A levéltári anyagok kezelésének költségei arányosan oszlanak meg az elhelyező intézmények között. A levéltárnak és személyzetének helyt adó épület(ek) és adattárak biztosításához és berendezéséhez kapcsolódó költségek nem számolhatók el. (9) Az EUI a 45/2001 rendeletnek megfelelően dolgozza fel az intézmények levéltári anyagaiban szereplő személyes adatokat. Az EUI az említett rendelet 2. cikke szerinti feldolgozóként jár el, az elhelyező intézmények utasításai alapján. (10) Az intézmények által elhelyezett levéltári anyagokban szereplő személyes adatok feldolgozása tekintetében az európai adatvédelmi biztos rendelkezik az EUI feletti felügyeleti jogkörökkel.” 3. A 9. cikk (1) bekezdése helyébe a következő szöveg lép: „Valamennyi intézmény az e rendelet alkalmazására vonatkozó belső szabályokat fogad el. Ezek közé tartoznak a levéltári anyagok megőrzésére, a nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételére, valamint a bennük szereplő személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok. Az intézmények levéltári anyagaikat a lehetséges mértékben elektronikus úton is hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára. Emellett megőrzik azokat a dokumentumokat is, amelyek különleges igényeket kielégítő formában is elérhetők (Braille-írással, nagy betűkkel szedve vagy hangfelvételen). 4. A rendelet e rendelet mellékletének megfelelő melléklettel egészül ki. 2. cikk Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba. Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban. Kelt Brüsszelben, -án/-én. a Tanács részéről az elnök MELLÉKLET A rendelet a következő melléklettel egészül ki: „Melléklet Rendelkezések az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezéséről 1. Nem digitális levéltári anyagok esetében az eredeti dokumentumokat egy mikrofelvétellel és/vagy digitális másolattal együtt helyezik el az EUI-nál állandó megőrzés céljára. Digitális levéltári anyagok esetében az EUI állandó hozzáféréssel rendelkezik a dokumentumokhoz, hogy teljesíteni tudja arra vonatkozó kötelezettségét, hogy egyetlen helyszínen hozzáférhetővé tegye a levéltári anyagokat a nyilvánosság számára, és előmozdítsa azok kutatását. A digitális levéltári anyagok állandó megőrzése továbbra is a létrehozó intézmények feladata lesz. 2. Az elhelyezésre évente kerül sor, lehetőség szerint az intézmények általános archiválási eljárásai keretében. 3. Az elhelyező intézmények jogi vagy igazgatási okokból bizonyos eredeti dokumentumokat kivonhatnak az EUI-nál elhelyezendő dokumentumok köréből. Ez esetben mikrofelvételt vagy digitális másolatot helyeznek el. 4. Az elhelyező intézmények megőrzik levéltári anyagaik tulajdonjogát, és az EUI-nál elhelyezett vagy egyébként az EUI rendelkezésére bocsátott dokumentumok és akták összeállításáért fennálló kizárólagos felelősségük is fennmarad. Az EUI nem módosítja az elhelyező intézmények által meghatározott levéltári osztályozást, továbbá egyetlen dokumentumot vagy aktát sem töröl vagy módosít. 5. Erre irányuló kérés alapján az EUI bármely elhelyezett dokumentum vagy akta eredeti példányát visszaadja az elhelyező intézménynek. Ha az elhelyező intézménynek már nincs szüksége az eredeti példányra, visszaadja azt az EUI-nak. 6. Az EUI azonnal tájékoztatja az elhelyező intézményeket valamennyi olyan körülményről, amely veszélyeztetheti az általuk elhelyezett levéltári anyagok sérthetetlenségét. PÉNZÜGYI KIMUTATÁS 1. A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS FŐBB ADATAI 1.1. A javaslat/kezdeményezés címe 1.2. A tevékenységalapú irányítás /tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe tartozó érintett szakpolitikai terület(ek) 1.3. A javaslat/kezdeményezés típusa 1.4. Célkitűzés(ek) 1.5. A javaslat/kezdeményezés indoklása 1.6. Az intézkedés és a pénzügyi hatás időtartama 1.7. Tervezett igazgatási módszer(ek) 2. IRÁNYÍTÁSI INTÉZKEDÉSEK 2.1. A nyomon követésre és a jelentéstételre vonatkozó rendelkezések 2.2. Irányítási és kontrollrendszer 2.3. A csalások és szabálytalanságok megelőzésére vonatkozó intézkedések 3. A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS BECSÜLT PÉNZÜGYI HATÁSA 3.1. A kiadások a többéves pénzügyi keret mely fejezetét/fejezeteit és a költségvetés mely kiadási tételét/tételeit érintik? 3.2. A kiadásokra gyakorolt becsült hatás 3.2.1. A kiadásokra gyakorolt becsült hatás összegzése 3.2.2. Az operatív előirányzatokra gyakorolt becsült hatás 3.2.3. Az igazgatási előirányzatokra gyakorolt becsült hatás 3.2.4. A jelenlegi többéves pénzügyi kerettel való összeegyeztethetőség 3.2.5. Harmadik felek részvétele a finanszírozásban 3.3. A bevételre gyakorolt becsült pénzügyi hatás PÉNZÜGYI KIMUTATÁS 1. A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS FŐBB ADATAI 1.1. A javaslat/kezdeményezés címe Tanácsi rendelet a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról 1.2. A tevékenységalapú irányítás /tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe tartozó érintett szakpolitikai terület(ek)[5] A civil társadalommal fenntartott kapcsolatok, átláthatóság és tájékoztatás 1.3. A javaslat/kezdeményezés típusa A javaslat jelenlegi fellépés meghosszabbítására irányul. 1.4. Célkitűzések 1.4.1. A javaslat/kezdeményezés által érintett többéves bizottsági stratégiai célkitűzések A javaslat célja az intézmények levéltári anyagainak kezelése és terjesztése terén az EUI-val fennálló partnerség szabályozása és szilárd alapokra helyezése. Az EUI-nál történő elhelyezés célja, hogy egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokhoz való hozzáférés, és ösztönzést kapjon a levéltári anyagok, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének kutatása. 1.4.2. Konkrét célkitűzés(ek) és a tevékenységalapú irányítás/tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe tartozó érintett tevékenység(ek) 25.02.01.01. sz. konkrét célkitűzés A tevékenységalapú irányítás/tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe tartozó érintett tevékenység(ek): A civil társadalommal fenntartott kapcsolatok, átláthatóság és tájékoztatás Európai érdekű intézmények / az Európai Unió levéltárai 1.4.3. Várható eredmény(ek) és hatás(ok) Az EUI-val folytatott partnerség többletértéket nyújt az intézmények levéltárai anyagaihoz, és e levéltári anyagok terjesztésének és nyilvános kutatásának előmozdítását szolgálja. 1.4.4. Eredmény- és hatásmutatók (1) Az intézmények által a firenzei EUI-ban elhelyezett levéltári anyagok (2) Magánlevéltárak, valamint az Európa építéséhez hozzájárult magánszemélyek, köz- és magánszervezetek személyes dokumentumainak EUI általi összegyűjtése és összeírása (3) nyilvántartások, leltárak, forráspublikációk és a kutatást segítő egyéb eszközök létrehozása és nyilvánosságra hozatala (4) Az EUI által biztosított és berendezett olvasóterem (5) Interneten elérhető leltárak és levéltári anyagok (6) Az olvasóterem látogatói (7) Az intézmények levéltári anyagainak kutatását népszerűsítő tevékenységek 1.5. A javaslat/kezdeményezés indoklása 1.5.1. Rövid vagy hosszú távon kielégítendő szükséglet(ek) Az intézmények által a firenzei Európai Egyetemi Intézetben elhelyezett levéltári anyagok kezelése, és a nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tétele. 1.5.2. Az uniós részvételből adódó többletérték Az EUI-val folytatott partnerség az intézmények levéltári anyagai terjesztésének és nyilvános kutatásának előmozdítását szolgálja. Az intézmények levéltári anyagainak egyetlen helyszínen történő elhelyezése önmagában véve növeli ezen anyagok értékét. Ezáltal az EUI többletértéket is nyújthat azáltal, hogy összekapcsolja a különböző levéltári anyagokat, szükség esetén keresési segédleteket és a kutatást segítő egyéb eszközöket bocsát rendelkezésre, és a helyszínen és az interneten keresztül egyaránt hozzáférést biztosít a nyilvánosság számára a levéltári anyagokhoz. 1.5.3. Hasonló korábbi tapasztalatok tanulsága Hat intézmény helyezi el levéltári anyagait a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI), az Európai Közösségek és az EUI között 1984. december 17-én kelt szerződés alapján. Az elhelyezésről szóló 1984. évi szerződés azonban idejétmúlttá vált, és helyette egy stabilabb jogi és pénzügyi alapra szükséges helyezni az EUI-val folytatott partnerséget. 1.5.4. Összhang és lehetséges szinergia egyéb pénzügyi eszközökkel tárgytalan 1.6. Az intézkedés és a pénzügyi hatás időtartama A javaslat határozatlan időtartamra vonatkozik. 1.7. Tervezett igazgatási módszer(ek)[6] Centralizált igazgatás közvetlenül a Bizottság által 2. IRÁNYÍTÁSI INTÉZKEDÉSEK 2.1. A nyomon követésre és a jelentéstételre vonatkozó rendelkezések Az EUI minden naptári évre vonatkozóan be fogja nyújtani munkaprogramja tervezetét a Bizottsággal történő megvitatás céljából; a tervezet az adott év, az előző év és a következő év december 31-ére vonatkozó létszámtervet is tartalmaz. A tervezetet a megelőző év februárjában kell benyújtani. A többi elhelyező intézménnyel folytatott konzultációt követően a Bizottság és az EUI megállapodik a munkaprogramról, és azt az éves támogatási megállapodáshoz csatolják. A Bizottság figyelemmel fogja kísérni a munkaprogram végrehajtását. Az EUI minden naptári év vége után éves jelentést fog benyújtani a levéltár tevékenységéről. 2.2. Irányítási és kontrollrendszer 2.2.1. Felismert kockázatok Az intézmények által elhelyezett papíralapú levéltári anyagok megőrzésével kapcsolatos lehetséges kockázatok minimálisak. Az olasz kormány kifejezetten erre a célra épített irattárat biztosított, amely megfelel a levéltári anyagok hosszú távú megőrzésére vonatkozó legmagasabb szintű nemzetközi előírásoknak. 2.2.2. Tervezett ellenőrzési módok Az EUI-val kötött partnerségi megállapodások keretet fognak biztosítani a költségvetés és a munkaprogram folyamatos megvitatásához, vizsgálatához és értékeléséhez. Minden egyes elhelyező intézmény jogosult tájékoztatást kérni levéltári anyagainak az EUI általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait. 2.3. A csalások és szabálytalanságok megelőzésére vonatkozó intézkedések Az EUMSZ 287. cikkének (3) bekezdése feljogosítja a Számvevőszéket arra, hogy az EU költségvetéséből kifizetésben részesülő bármely természetes vagy jogi személyt ellenőrizzen. A Bizottságnak és az OLAF-nak az EU pénzügyi érdekeit érintő csalás elleni küzdelemmel kapcsolatos jogköreit az e tárgykörre vonatkozó különös rendelkezések (vagyis a 2185/96 tanácsi rendelet és az 1073/1999 európai parlamenti és tanácsi rendelet) mellett az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002 tanácsi rendelet szabályozza. Utóbbi rendelet 120. cikkének (3) bekezdése értelmében minden támogatásról szóló határozat vagy támogatási megállapodás kifejezetten a Bizottságot és a Számvevőszéket jelöli meg a dokumentumok és helyszínek tekintetében az uniós forrásokból részesülő minden kivitelező és alvállalkozó feletti ellenőrzési hatáskör gyakorlására. 3. A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS BECSÜLT PÉNZÜGYI HATÁSA 3.1. A kiadások a többéves pénzügyi keret mely fejezetét/fejezeteit és a költségvetés mely kiadási tételét/tételeit érintik? · Jelenlegi költségvetési kiadási tételek A többéves pénzügyi keret fejezetei, azon belül pedig a költségvetési tételek sorrendjében. A többéves pénzügyi keret fejezete || Költségvetési tétel || Kiadás típusa || Hozzájárulás Az Európai Unió történelmi archívumai || diff./nem diff.[7] || EFTA-országokból[8] || tagjelölt országoktól[9] || harmadik országoktól || a költségvetési rendelet 18. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében 5. Igazgatás || 25.02.01.01 || Diff. || NEM || NEM || NEM || NEM 3.2. A kiadásokra gyakorolt becsült hatás 3.2.1. A kiadásokra gyakorolt becsült hatás összegzése millió EUR (három tizedesjegyig) A többéves pénzügyi keret fejezete: || 5 || „Igazgatási kiadások” || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || ÖSSZESEN 2013-2019 Főigazgatóság: Főtitkárság ||  Humánerőforrás || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 || Kiküldetések || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 ||  25.020101 Levéltárak || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 || A Főtitkársághoz tartozó előirányzatok ÖSSZESEN || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 || A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉHEZ tartozó előirányzatok ÖSSZESEN || (Összes kötelezettségvállalási előirányzat = Összes kifizetési előirányzat) || || || || || || || || || A többéves pénzügyi keret 1–5. FEJEZETÉHEZ tartozó előirányzatok ÖSSZESEN || Kötelezettségvállalási előirányzatok || || || || || || || || || Kifizetési előirányzatok || || || || || || || || || 3.2.2. Az operatív előirányzatokra gyakorolt becsült hatás A javaslat nem vonja maga után operatív előirányzatok felhasználását. 3.2.3. Az igazgatási előirányzatokra gyakorolt becsült hatás 3.2.3.1. Összegzés A javaslat az alábbi igazgatási előirányzatok felhasználását vonja maga után: millió EUR (három tizedesjegyig) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || ÖSSZESEN A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETE || || || || || || || || Humánerőforrás || || || || || || || || Egyéb igazgatási kiadások || || || || || || || || A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉNEK részösszege || || || || || || || || A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉBE[11] bele nem tartozó előirányzatok || || || || || || || || Humánerőforrás || || || || || || || || Egyéb igazgatási kiadások || || || || || || || || A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉBE bele nem tartozó előirányzatok részösszege || || || || || || || || ÖSSZESEN || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 A szükséges igazgatási erőforrásokat az irányító főigazgatóság számára az éves elosztási eljárás keretében juttatható összegből kell biztosítani, figyelembe véve a költségvetési korlátokat. 3.2.3.2. Becsült humánerőforrás-szükségletek A javaslat az alábbi humánerőforrás-igénnyel jár: A becsléseket egész számmal (vagy legfeljebb egy tizedesjeggyel) kell kifejezni || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  A létszámtervben szereplő álláshelyek (tisztviselői és ideiglenes alkalmazotti álláshelyek) 25 01 01 01 (a központban és a bizottsági képviseleteken) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (a küldöttségeknél) || || || || || || || XX 01 05 01 (közvetett kutatás) || || || || || || || 10 01 05 01 (közvetlen kutatás) || || || || || || ||  Külső személyi állomány (teljes munkaidős egyenértékben kifejezve)[12] XX 01 02 01 (AC, INT, END a teljes keretből) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT és JED a küldöttségeknél) || || || || || || || XX 01 04 yy [13] || - a központban[14] || || || || || || || - a küldöttségeknél || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, END, INT közvetett kutatásban) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, END, INT közvetlen kutatásban) || || || || || || || Egyéb költségvetési tétel (kérjük megnevezni) || || || || || || || ÖSSZESEN || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX: az érintett szakpolitikai terület vagy költségvetési cím. A humánerőforrás-igényeknek az adott főigazgatóság rendelkezésére álló, az intézkedés irányításához rendelt személyzettel és/vagy az adott főigazgatóságon belüli személyzet-átcsoportosítással kell eleget tenni. A források adott esetben a költségvetési korlátok betartása mellett kiegészíthetők az éves elosztási eljárás keretében az irányító főigazgatósághoz rendelt további juttatásokkal. Az elvégzendő feladatok leírása: Tisztviselők és ideiglenes alkalmazottak || Partnerségi és támogatási megállapodások készítése. Költségvetési igények előkészítése. A munkaprogram és a kiadások figyelemmel kísérése. Esetleges utólagos értékelések. Külső személyzet || ------ 3.2.4. A jelenlegi többéves pénzügyi kerettel való összeegyeztethetőség A javaslat összeegyeztethető a jelenlegi többéves pénzügyi kerettel. 3.2.5. Harmadik felek részvétele a finanszírozásban A javaslat nem irányoz elő harmadik felek általi társfinanszírozást. 3.3. A bevételre gyakorolt becsült pénzügyi hatás A javaslatnak nincs pénzügyi hatása a bevételre. [1] A Tanács 354/83/EGK, Euratom rendelete, amelyet a 2003. szeptember 22-i 1700/2003/EK, Euratom tanácsi rendelet módosított. Lásd: HL L 43., 1983.2.15., 1. o.; HL L 243., 2003.9.27., 1. o. [2] HL L 43., 1983.2.15., 1. o. [3] HL C 289, 2005.11.22., 12–13. o. [4] HL L 8., 2001.1.12., 1. o. [5] Tevékenységalapú irányítás: ABM (Activity Based Management), tevékenységalapú költségvetés-tervezés: ABB (Activity Based Budgeting). [6] Az egyes igazgatási módszerek ismertetése, valamint a költségvetési rendeletben szereplő megfelelő hivatkozások megtalálhatók a Költségvetési Főigazgatóság honlapján: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Differenciált/nem differenciált előirányzat. [8] EFTA: Európai Szabadkereskedelmi Társulás. [9] Tagjelölt országok és adott esetben a nyugat-balkáni potenciális tagjelölt országok. [10] A kiadásokra gyakorolt hatás 2019 után is várhatóan ugyanígy fog alakulni. [11] Technikai és/vagy igazgatási segítségnyújtás, valamint uniós programok és/vagy intézkedések végrehajtásához biztosított támogatási kiadások (korábban: BA-tételek), közvetett kutatás, közvetlen kutatás. [12] AC= szerződéses alkalmazott; INT = átmeneti alkalmazott; JED=küldöttségi pályakezdő szakértő; AL= helyi alkalmazott; END= kirendelt nemzeti szakértő. [13] Az operatív előirányzatoknál a külső személyzetre részleges felső határérték vonatkozik (korábban: BA-tételek). [14] Elsősorban a strukturális alapok, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap (EMVA) és az Európai Halászati Alap (EHA) esetében.