A Bizottság 2222/2000/EK rendelete

(2000. június 7.)

a csatlakozni szándékozó közép- és kelet-európai országok előcsatlakozási mezőgazdasági és vidékfejlesztési intézkedéseinek az előcsatlakozási időszakban történő közösségi támogatásáról szóló 1268/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó pénzügyi rendelkezések megállapításáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel a csatlakozni szándékozó közép- és kelet-európai országok előcsatlakozási mezőgazdasági és vidékfejlesztési intézkedéseinek az előcsatlakozási időszakban történő közösségi támogatásáról szóló, 1999. június 21-i 1268/1999/EK tanácsi rendeletre [1], és különösen annak 9. cikkének 2. bekezdésére és 12. cikkének 2. bekezdésére,

mivel:

(1) Az előcsatlakozási stratégia keretében a csatlakozni szándékozó országoknak nyújtandó támogatás összehangolásáról szóló, 1266/1999/EK tanácsi rendelet [2] 11. cikkének (1) bekezdése kiköti, hogy a Bizottság a közösségi támogatást az Európai Közösségek általános költségvetéséről szóló költségvetési rendelet szabályaival [3], és különösen annak 114. cikkével összhangban hajtja végre. Az 1268/1999/EK tanácsi rendelet 9. cikkének 1. bekezdése kiköti, hogy a pénzügyi támogatás feleljen meg a közös agrárpolitika finanszírozásáról szóló, 1999. május 17-i 1258/1999/EK tanácsi rendeletben [4] megállapított elveknek. E rendelet az Európai Mezőgazdasági Orientációs és Garanciaalap Garancia- és Orientációs Részlegére egyaránt vonatkozik, de elsősorban a Garanciarészlegre vonatkozó olyan különös rendelkezéseket állapít meg, amelyek a költségvetési rendelet VIII. címének hatálya alá tartoznak.

(2) A tervek szerint a SAPARD-program végrehajtása az intézmények megerősítésével jár az érintett országokban. A Különleges Előcsatlakozási Program a Mezőgazdaság és a Vidékfejlesztés Támogatására (SAPARD) az 1268/1999/EK rendelet 1. cikkének 1. bekezdésében említett 10 csatlakozni szándékozó állam mindegyike számára számos, általában korlátozott pénzügyi dimenziójú projekt lefolytatását írja elő. Kívánatos a csatlakozni szándékozó államok felhatalmazása az igazgatási feladatok elvégzésére, és az 1266/1999/EK rendelet 12. cikkének 2. bekezdése megteremti a lehetőséget ezen igazgatási feladatoknak a csatlakozni szándékozó államra történő átruházására. A SAPARD-igazgatás ezért a csatlakozni szándékozó államokban a decentralizált megközelítésnek megfelelően ügynökségeken keresztül kerül megszervezésre.

(3) Az 1266/1999/EK rendelet 12. cikkének (2) bekezdése szerinti decentralizált igazgatás minimális kritériumai és feltételei az említett rendelethez fűzött mellékletben kerülnek megállapításra. E kritériumok és feltételek megfelelnek azoknak, amelyeket a kifizető ügynökségeknek teljesíteniük kell azért, hogy megfeleljenek a legutóbb a 2245/1999/EK rendelettel [5] módosított, 1663/95/EK bizottsági rendelethez [6] fűzött mellékletben megállapított, az EMOGA Garanciarészlegére vonatkozó szabályoknak. A fentiek figyelembevételével az egyes csatlakozni szándékozó államokban létesített ügynökségek az EMOGA Garanciarészlegére vonatkozó rendelkezéseknek megfelelően kerülnek megszervezésre.

(4) Az 1663/95/EK rendeletben megállapított, az EMOGA Garanciarészlegére vonatkozó rendelkezések főként a kifizetési funkcióra vonatkoznak. A csatlakozni szándékozó államokban az ügynökségeknek azonban e funkción kívül még egy végrehajtási funkcióval is rendelkezniük kell, ezért e funkcióra nézve is megfelelő kritériumokat szükséges megállapítani.

(5) Ajánlatos lehet az akkreditáció ideiglenes megadása az alapvető/minimális kritériumok figyelembevételével.

(6) A csatlakozni szándékozó állam SAPARD-ügynöksége nemzeti akkreditációjának jóváhagyása szükséges ahhoz, hogy a Bizottság lemondjon az 1266/1999/EK rendelet 12. cikkének 1. bekezdésében kikötött előzetes jóváhagyásról, és hogy a támogatással kapcsolatos teendők igazgatását a csatlakozni szándékozó államra ruházza.

(7) Adott esetben megfelelő megoldás lehet a csatlakozni szándékozó államokban már meglévő struktúrák igénybevétele bizonyos pénzügyi műveletek tekintetében. Ezen államok mindegyike már rendelkezik egy olyan nemzeti alappal, amelyen keresztül a Phare-pénzösszegek átutalását bonyolítják, és az 1266/1999/EK rendelethez fűzött melléklet 2. pontjának v. alpontja előírja, hogy a nemzeti programengedélyező viseli a teljes pénzügyi felelősséget a pénzeszközök kezelése tekintetében. Ezért a SAPARD-célok vonatkozásában helyénvaló, hogy az egyes csatlakozni szándékozó államokban a nemzeti alap legyen azon illetékes hatóság, amely a SAPARD-ügynökséget akkreditálja és felügyeli az akkreditációs kritériumoknak való későbbi megfelelést. A nemzeti programengedélyező a kapcsolattartó pont a Bizottság és a csatlakozni szándékozó állam között a pénzügyi információcsere tekintetében.

(8) A strukturális alapokra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló, 1999. június 21-i 1260/1999/EK tanácsi rendelet [7] a 31. cikkének 2. bekezdésében előírja, hogy az első kötelezettségvállalást akkor kell megtenni, ha a Bizottság határozatában megállapítja a támogatás jóváhagyását. E modell jelen esetben, és a közösségi költségvetési kötelezettségvállalásra tekintettel, a SAPARD-ra értelemszerűen alkalmazandó, megfelelő modellnek tekinthető.

(9) Az 1266/1999/EK rendelet 12. cikkének 2. bekezdése szerint a Bizottság utólagos ellenőrzéseket végez. Az EMOGA számlaelszámolási eljárása egy hatékony rendszer, amellyel a decentralizált ügynökségek kifizetései ellenőrizhetőek, és amellyel adott esetben a csatlakozni szándékozó államoktól a szabálytalan vagy jogszerűtlen kifizetések behajthatók.

(10) A SAPARD végrehajtási szabályokat a Bizottság és az egyes csatlakozni szándékozó államok között megkötésre kerülő kétoldalú megállapodásokban rögzítik. A Bizottság és az egyes csatlakozni szándékozó államok ezért egy olyan többéves finanszírozási megállapodást dolgoznak ki, amelyben a SAPARD-hozzájárulás felhasználási feltételeit állapítják meg. A Közösség pénzügyi hozzájárulását éves finanszírozási megállapodások állapítják meg.

(11) A Közösség pénzügyi érdekeinek védelme érdekében a csatlakozni szándékozó államokra a tagállamokéhoz hasonló kötelezettségek vonatkoznak a közösségi tisztviselők által a SAPARD-pénzösszegekkel kapcsolatosan lefolytatott ellenőrzések tekintetében.

(12) Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban vannak az Európai Mezőgazdasági Orientációs és Garanciaalap (EMOGA) Bizottságának véleményével,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

1. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. cikk

A rendelet hatálya

(1) E rendelet azon feltételeket állapítja meg, amelyek szerint az 1268/1999/EK rendelet alapján nyújtott támogatások kezelését ügynökségekre ruházzák a rendelet 1. cikkének (1) bekezdésében említett 10 csatlakozni szándékozó államban, az 1266/1999/EK rendelet 12. cikkének (2) bekezdésében előírtak szerint.

(2) A Bizottság szándékában áll e feltételeknek az egyes államokkal tárgyalt finanszírozási megállapodásokba történő felvétele és annak biztosítása, hogy a csatlakozni szándékozó államok e feltételeket tiszteletben tartják.

2. cikk

Fogalommeghatározások

Ennek a rendeletnek az alkalmazásában:

a) "csatlakozni szándékozó államok": az 1268/1999/EK rendelet 1. cikkének (1) bekezdésében felsorolt államok;

b) "nemzeti alap": a csatlakozni szándékozó állam által kijelölt és a pénzeszközök tekintetében teljes pénzügyi felelősséget viselő nemzeti programengedélyező hatásköre alá helyezett szerv, amely illetékes hatóságként jár el. A nemzeti programengedélyező a kapcsolattartó pont a Bizottság és a csatlakozni szándékozó állam közötti pénzügyi információcsere tekintetében;

c) "illetékes hatóság": a csatlakozni szándékozó állam azon szerve, amely

i. a SAPARD-ügynökség akkreditációját kiadja, felügyeli és visszavonja az 1663/95/EK rendelet 1. cikkének (2) bekezdése alkalmazásában; és

ii. igazoló szervet jelöl ki;

d) "SAPARD-ügynökség": a csatlakozni szándékozó állam által létrehozott és annak felügyelete alatt működő szerv, amely két feladatot lát el: egy végrehajtó és egy kifizető feladatot. Az egyes csatlakozni szándékozó államokban csak egy SAPARD-ügynökség akkreditálható;

e) "igazoló szerv": azon szerv, amely a SAPARD-ügynökségtől függetlenül működik, és amely hitelesíti a számlákat, beszámol az igazgatási és ellenőrzési rendszerekről, valamint ellenőrzi a társfinanszírozási elemeket;

f) "többéves finanszírozási megállapodás": a SAPARD-társfinanszírozásra nézve betartandó közösségi rendelkezéseket rögzítő megállapodás;

g) "éves finanszírozási megállapodás": azon megállapodás, amely a kérdéses évre nézve rögzíti a pénzügyi juttatást a közösségi költségvetésbe beállított előirányzatok alapján, és amely, adott esetben, kiegészíti és módosítja a többéves finanszírozási megállapodásban megállapított rendelkezéseket;

h) "SAPARD euró-számla": a nemzeti programengedélyező által hatáskörében egy pénzügyi intézménynél vagy a kincstári szervezet keretein belül a 8. cikk szerinti fizetésekre megnyitott számla. E számla, melyet euróban kell vezetni, és amelyre a rendes kereskedelmi feltételek melletti kamatok alkalmazandók, kizárólag a SAPARD keretében történő tranzakciókra használható fel;

i) "pénzügyi év": a január 1-jétől december 31-ig tartó naptári év.

2. FEJEZET

AZ IGAZGATÁS ÁTRUHÁZÁSA

3. cikk

A támogatás kezelésének átruházása

(1) A Bizottság a pénzügyi támogatás kezelésére a csatlakozni szándékozó államokat felhatalmazó döntése előtt ellenőrzi az 1266/1999/EK rendelet 12. cikkének (2) bekezdésében foglalt feltételek (a továbbiakban: a "feltételek"), valamint az e rendelethez fűzött melléklet 4-6. cikke rendelkezéseinek betartását.

Az első albekezdésben említett feltételek és rendelkezések betartásának megállapítása érdekében a Bizottság:

- vizsgálja a nemzeti alapnak a SAPARD-program végrehajtására vonatkozó eljárásait és szervezetét, a SAPARD-ügynökség eljárásait és szervezetét, és adott esetben olyan egyéb szervek eljárásait és szervezetét, amelyekre a 4. cikk (4) bekezdésével, az 5. cikk (3) bekezdésével és a 6. cikk (2) bekezdésével összhangban valamely feladatot delegáltak,

- helyszíni ellenőrzéseket folytat le.

(2) A kezelésnek egy ügynökségre történő átruházásáról szóló határozat ideiglenes alapon is meghozható, feltéve, hogy az e rendelethez fűzött melléklet feltételei, funkciói és kritériumai, továbbá a 4-6. cikk rendelkezései teljesülnek.

(3) A Bizottság figyelemmel kíséri e rendelet, beleértve a mellékletet is, feltételeinek és rendelkezéseinek a folyamatos betartását. Ha bármely szakaszban megállapítják, hogy ezeknek többé nem tesznek eleget, a Bizottság azonnali hatállyal visszavonja a határozatot és:

- nem vállal új pénzügyi kötelezettségeket a Közösség nevében,

- beszünteti a pénzösszegeknek a csatlakozni szándékozó állam részére történő átutalását, és

- adott esetben pénzügyi korrekciókkal él a csatlakozni szándékozó állammal szemben.

4. cikk

Az illetékes hatóság feladatai

(1) Az illetékes hatóság feladatai értelemszerűen tartalmazzák az 1663/95/EK rendelet 1. cikkének (3), (4), (6) és (7) bekezdésében előírt feladatokat. Az akkreditáció ideiglenesen is megadható egy, a probléma súlyossága alapján megállapításra kerülő időtartamra, az igazgatási és számviteli rendelkezések szükséges módosításainak megvalósításáig.

(2) Az illetékes hatóság a SAPARD-ügynökség akkreditálásáról szóló határozatát egy olyan vizsgálat alapján hozza meg, amely kiterjed az igazgatási, fizetési, ellenőrzési és számviteli eljárásokra és struktúrákra, és amely magában foglalja a projektek kiválasztásával, a pályáztatással, a szerződéskötéssel és a beszerzési szabályok betartásával kapcsolatos rendelkezéseket a mellékletben rögzített kritériumok figyelembevételével. A vizsgálatot nemzetközileg elismert auditálási szabványoknak megfelelően folytatják le. Amennyiben ideiglenes akkreditáció megadása tűnik szükségesnek, úgy kielégítő módon meg kell felelni a melléklet rendelkezéseinek, különösen az írásos eljárásokra, a hatáskörök elválasztására, a projekt engedélyezése előtti és a kifizetés előtti ellenőrzésekre, a kifizetési eljárásokra, a számviteli eljárásokra, a számítógépes biztonságra, a belső ellenőrzésre irányuló kötelezettségeknek, és adott esetben, a közbeszerzési rendelkezéseknek.

(3) Az illetékes hatóság figyelemmel kíséri az akkreditációt és ha az akkreditációs kritériumoknak nem tesznek eleget, azt azonnali hatállyal visszavonja, és erről haladéktalanul tájékoztatja a Bizottságot.

(4) Az illetékes hatóság felhatalmazhat más szerveket a (2) bekezdésben említett vizsgálati feladatok elvégzésére. A nemzeti programengedélyező minden esetben továbbra is teljes felelősséget visel.

5. cikk

A SAPARD-ügynökség feladatai

(1) A SAPARD-ügynökség végrehajtási feladata az alábbiakból áll:

- pályázati felhívások kihirdetése,

- projekt kiválasztása,

- a projektjóváhagyásra benyújtott pályázatok ellenőrzése a vonatkozó feltételek, jogosultsági kritériumok és a jóváhagyott SAPARD mezőgazdasági és vidékfejlesztési program (a továbbiakban: "a program") tartalma tekintetében, beleértve adott esetben a közbeszerzési rendelkezéseket is,

- szerződéses kötelezettségek megállapítása az ügynökség és a lehetséges kedvezményezettek között, valamint a munka megkezdését engedélyező okmány kiállítása,

- helyszíni ellenőrzések lefolytatása a projekt engedélyezése előtt és után,

- a folyamatban levő projektek előrehaladásának felügyelete,

- jelentések készítése a folyamatban levő intézkedések vonatkozó mutatók szerinti előrehaladásáról.

(2) A SAPARD-ügynökség kifizetési feladata az alábbiakból áll:

- kifizetési igények ellenőrzése,

- helyszíni ellenőrzések lefolytatása a kifizetésre való jogosultság megállapítása érdekében,

- kifizetés engedélyezése,

- kifizetés teljesítése,

- kötelezettségek és kifizetések könyvelése,

- adott esetben a kedvezményezettek ellenőrzése a támogatás kifizetése után annak megállapítása érdekében, hogy a támogatás jogosultsági és egyéb feltételeit továbbra is tiszteletben tartják-e.

(3) Amennyiben a végrehajtási és kifizetési feladatokat nem egyetlen igazgatási struktúrán belül látják el, úgy a feladatokat más felek is elvégezhetik, feltéve, hogy tiszteletben tartják a melléklet 2.3. pontjának rendelkezéseit. Semmilyen esetben sem ruházható át azonban a kifizetés teljesítése, valamint a kötelezettségek és kifizetések könyvelése. A projekt jóváhagyását, a helyszíni ellenőrzéseket és a kifizetési eljárásokat a hatáskörök megfelelő szétválasztására kell alapozni.

(4) Az akkreditáció után a SAPARD-ügynökséggel kapcsolatos végrehajtási és/vagy kifizetési rendelkezések javasolt módosításait az illetékes hatóság terjeszti a Bizottság elé.

(5) Amennyiben nem a SAPARD-ügynökség látja el a 2759/1999/EK bizottsági rendelet [8] 9. cikke szerinti irányító hatóság feladatait, úgy az ügynökség az illető hatósággal közli a feladatai teljesítéséhez szükséges információkat.

6. cikk

Az igazoló szerv feladatai

(1) Az igazoló szerv feladatai az alábbiakat tartalmazzák:

- a SAPARD-ügynökség éves elszámolásának, valamint a SAPARD euró-számlának a hitelesítése,

- évente jelentés készítése a SAPARD-ügynökség igazgatási és ellenőrzési rendszereinek megfelelő voltáról azon képességüket illetően, hogy biztosítják-e a kiadásoknak a 8. cikk (1) bekezdésének való megfelelését,

- a 9. cikk (1) bekezdésben említett nemzeti társfinanszírozási elem meglétének és pontosságának ellenőrzése.

(2) E feladatok teljesítése során az igazoló szerv az 1663/95/EK rendelet 3. cikke rendelkezéseivel és a Bizottság által megállapított iránymutatásokkal összhangban jár el. Ha a kijelölt szerv a nemzeti Számvevőszék, vagy ennek megfelelő szervezet, úgy az 1663/95/EK rendelet 3. cikkének (1) bekezdésében említett vizsgálati feladatokat, vagy azok némelyikét más szervekre ruházhatja át, feltéve, hogy a feladatok hatékony ellátása biztosított. Az igazoló szerv minden esetben továbbra is teljes felelősséget visel.

(3) Az 1663/95/EK rendelet 3. cikkének (1) bekezdésében és a 13. cikk (1) bekezdésében említett éves elszámolásokról szóló tanúsítványt és audit jelentést a következő év április 15-e előtt kell elkészíteni és legkésőbb április 30-ig kell megküldeni a Bizottságnak.

3. FEJEZET

KIFIZETÉS ÉS ELLENŐRZÉS

7. cikk

Költségvetési kötelezettségvállalások

(1) A Bizottságnak az egyes, éves finanszírozási megállapodások aláírását engedélyező határozata teszi lehetővé az előirányzatok lekötését a közösségi költségvetésben.

(2) Az első éves finanszírozási megállapodás csak akkor írható alá a Bizottság nevében, ha eleget tettek az alábbi feltételeknek:

- a programot a Bizottság jóváhagyta, és

- a többéves finanszírozási megállapodást mindkét fél aláírta.

(3) A Bizottság az 1260/1999/EK rendelet 31. cikke (2) bekezdésének második albekezdésében rögzített szabálynak megfelelően és a 10. cikk követelményeinek figyelembevételével visszavonja a kötelezettségvállalás bármely részét.

8. cikk

Kifizetések a Bizottság részéről

(1) A Bizottság általi társfinanszírozás tárgyát csak azon SAPARD-támogatás képzi, amelyet a Bizottság által jóváhagyott programmal, a többéves és az éves finanszírozási megállapodások rendelkezéseivel, valamint a 3. cikk (1) bekezdésében említett bizottsági határozattal összhangban adtak meg.

(2) A kifizetéseket euróban eszközlik a SAPARD euró-számlára az 1260/1999/EK rendelet 32. cikke (1) bekezdésének, 32. cikke (2) bekezdése második albekezdésének, 32. cikke (3) bekezdésének, az (a), (d) pont, valamint az utolsó előtti és a hátulról a harmadik albekezdés kivételével, rendelkezéseivel összhangban, továbbá 32. cikke (4) bekezdésének (a) és (b) pontjával összhangban.

(3) A Bizottság előlegátutalást teljesít a SAPARD euró-számlára. E kifizetés, amely több részletben is teljesíthető, nem haladhatja meg az érintett csatlakozni szándékozó állam számára az első évben nyújtott juttatás 49 %-át, amelyet az 1999/595/EK bizottsági határozathoz [9] fűzött mellékletben rögzítettek. A kifizetéseket azzal a feltétellel teljesítik, hogy a SAPARD-ügynökség akkreditációja a 3. cikk (1) bekezdésében említett határozat tárgyát képezte, továbbá a többéves finanszírozási megállapodás és az első éves finanszírozási megállapodás megkötése megtörtént. Az átutalt összeget vissza kell fizetni, ha a Bizottság nem kapott a 10. cikk szerinti átutalási igénylést az előleg-átutalás keltétől számított 18 hónapon belül.

(4) A további kifizetéseket a 10. cikkben előírt szabályokkal összhangban kell teljesíteni.

(5) Az átváltási költségek, a banki felszámítások és az árfolyamveszteségek a közösségi társfinanszírozásnak nem képezik tárgyát.

9. cikk

Kifizetések a SAPARD-ügynökség részéről

(1) A kifizetéseket a SAPARD-ügynökség részéről a kedvezményezett számára:

- a nemzeti valutában teljesítik és ennek megfelelően a SAPARD euró-számlára terhelik. A kedvezményezett(ek) javára a kifizetési megbízást vagy megbízásokat általános szabályként e megterheléstől számított öt napon belül állítják ki,

- a kedvezményezettnél felmerülő kiadásokról szóló nyilatkozatokra alapozzák. E nyilatkozatok csak a 3. cikk (1) bekezdésében említett bizottsági határozat keltétől számítva kiválasztott projekteket és kifizetett kiadásokat foglalják magukba.

A közösségi hozzájárulást a nemzeti hozzájárulással egy időben kell eszközölni. A közszektorhoz tartozó kedvezményezettek esetében azonban a nemzeti hozzájárulás megelőzheti a közösségi hozzájárulást.

(2) Az egyes intézkedésekre és a projekt szintű támogatásokra eszközölt összes közkiadásnak a SAPARD-ügynökség által könnyen beazonosíthatónak kell lennie.

(3) A SAPARD-ügynökség az egyes kifizetésekről feljegyzést vezet, amely legalább az alábbi információkat tartalmazza:

- a kifizetés összege nemzeti valutában,

- a megfelelő összeg euróban.

(4) A SAPARD-ügynökség által megállapított túlfizetéseket, nevezetesen az esedékes összegen felüli összegeket, késedelem nélkül feljegyzik a SAPARD euró-számlára és levonják a 10. cikkben említett, a Bizottsághoz benyújtandó következő átutalási igénylés összegéből.

(5) A támogatás fennmaradó összege az 1260/1999/EK rendelet 32. cikke (4) bekezdésének a) és b) pontjával összhangban, és a 13. és 14. cikkben említett határozatok elfogadása után kerül kifizetésre.

(6) A SAPARD-ügynökség gondoskodik a kedvezményezettek kifizetési kérelmeinek időben történő elbírálásáról. Amennyiben a kifizetés teljesítéséhez szükséges dokumentumok átvétele és a kifizetési megbízás kiállítása közötti időtartam a három hónapot meghaladja, úgy a közösségi társfinanszírozás csökkenthető a 296/96/EK rendelet [10] 4. cikke (2) bekezdésének rendelkezéseivel összhangban.

10. cikk

A Közösség részéről történő kifizetés igénylése

(1) A Bizottság csak azokat a SAPARD-ügynökség által negyedévenként összeállított kifizetési igényléseket veszi figyelembe, amelyeket a Bizottság által megállapított formának megfelelően dolgoztak ki, és amelyeket a nemzeti programengedélyező az egyes negyedévek végét követő egy hónapon belül továbbított a Bizottsághoz. Kiegészítő igénylések azonban csak akkor kerülhetnek benyújtásra, ha fennáll annak a veszélye, hogy a SAPARD euró-számla nettó egyenlegét még a következő negyedéves igénylés feldolgozása előtt kimerítik.

(2) A kérelmek legalább az alábbi információkat tartalmazzák:

- a SAPARD-ügynökség által a kedvezményezettek számára a megelőző negyedévben nemzeti valutában és euróban, intézkedésenként kifizetett kiadások összege, a nemzeti és a közösségi hozzájárulás szerinti lebontásban,

- a közösségi pénzeszközök egyenlege a SAPARD euró számlán a legutolsó ráterhelést követően,

- a még beszedendő követelések részletei.

(3) A Bizottság ellenőrzi a kifizetési igényléseket az 1260/1999/EK rendelet 32. cikke (3) bekezdésének b), c), e) és f) pontjában rögzített feltételek figyelembe vételével.

(4) A kifizetési igénylésekben megállapított kiadásokat a Bizottság elvben, a (3) bekezdésben említett ellenőrzésekre is figyelemmel, az érvényes kifizetési igénylés átvételétől számított két hónapon belül megtéríti.

11. cikk

Devizaárfolyam és kamat

(1) Az euró és a nemzeti valuta közötti átváltási árfolyam az Európai Központi Bank által közzétett következő átváltási árfolyam:

- a SAPARD-ügynökség általi kifizetésekre nézve, a kiadásnak a SAPARD-ügynökség számláin való elkönyvelése hónapját megelőző hónapban a Bizottság utolsó előtti munkanapján jegyzett árfolyam. A kedvezményezett nevére kiállított kifizetési megbízás kelte a számlákon feltüntetett időpont,

- a SAPARD-ügynökség általi túlfizetések tekintetében, a túlfizetés első észlelésének hónapját megelőző hónapban a Bizottság utolsó előtti munkanapján jegyzett árfolyam,

- a számla-elszámolási és támogatás-visszautalási határozatok által rögzített összegeknél a határozat megszületésének hónapját megelőző hónapban a Bizottság utolsó előtti munkanapján jegyzett árfolyam.

(2) Ha nem tartják be a 13. cikk (5) bekezdésében és a 14. cikk (4) bekezdésében rögzített határidőket, úgy minden kinnlevő összeg az Európai Központi Bank által a három hónapra lekötött betétekre közzétett Euribor kamatláb plusz 1,5 % pont kamatlábon kamatozik. E kamatláb annak a hónapnak a havi átlaga, amelyben az e cikkekben említett határozat megszületett.

(3) A SAPARD euró-számlán felmerült kamat kizárólag a program érdekében kerül felhasználásra. E kamat az adók kivételével nem képezi kivetett felszámításoknak tulajdonítható csökkentések tárgyát.

12. cikk

A Bizottság kezdeményező intézkedései

Amennyiben a Bizottság nem juttatja a csatlakozni szándékozó állam számára az 1268/1999/EK rendelet 7. cikkének (4) bekezdése szerinti éves előirányzott összeget, úgy a nem juttatott összeg felhasználásáról a Bizottság ad hoc határozatok alapján határoz.

13. cikk

A számla-elszámolási döntésről szóló határozat

(1) A 14. cikkben említett határozatok sérelme nélkül, az egyes pénzügyi évekre nézve a csatlakozni szándékozó állam a Bizottság által megállapított formájú, igazolással és auditálási jelentéssel kiegészített éves költségnyilatkozatot állít össze az 1258/1999/EK rendelet 6. cikke (1) bekezdése b) pontjának, az 1663/1999/EK rendelet 4. cikkének és 5. cikke (1) bekezdése a), c) és e) pontjának, valamint 5. cikke 2. bekezdésének előírásai szerint, és ezt a nemzeti programengedélyező a Bizottság számára továbbítja.

(2) A Bizottság az (1) bekezdésben említett dokumentumokat a tárgyi pénzügyi évet követő év április 30-áig megkapja.

A 296/96/EK rendelet 7. cikkének (1) bekezdése utolsó és utolsó előtti mondatában, 7. cikkének (2) bekezdése c) pontjában, valamint 7. cikkének (3) és (4) bekezdésében rögzített rendelkezések alkalmazásra kerülnek. Az "n" pénzügyi évre nézve a SAPARD-ügynökség könyveiben az "n" pénzügyi évben feljegyzett valamennyi tranzakciót figyelembe kell venni.

(3) A Bizottság az érintett pénzügyi évet követő év szeptember 30-a előtt határozattal rendezi a SAPARD-ügynökség számláját (a továbbiakban: "számla-elszámolási döntésről szóló határozat") az 1258/1999/EK rendelet 7. cikke (3) bekezdésének és az 1663/95/EK rendelet 7. cikkének rendelkezéseivel összhangban. A számla-elszámolási döntésről szóló határozat a SAPARD euró-számla rendezésére is kiterjed. Rendezi a SAPARD euró-számlára a 9. cikk (4) bekezdésével és a 11. cikk (3) bekezdésével összhangban jóváírandó összegeket is.

(4) A Bizottság az adott pénzügyi évet követő év július 31-e előtt közli az érintett csatlakozni szándékozó állammal a kapott információk általa végzett ellenőrzésének eredményeit. Amennyiben az érintett, csatlakozni szándékozó államnak felróható okok miatt a Bizottság nem képes elvégezni szeptember 30-a előtt a csatlakozni szándékozó állam számláinak rendezését, úgy a Bizottság értesíti a csatlakozni szándékozó államot az általa elvégezni javasolt további vizsgálatokról.

(5) A számla-elszámolási döntésről szóló határozatban megállapított összeget általában hozzáadják, vagy levonják a csatlakozni szándékozó állam számára esedékes későbbi bizottsági kifizetések valamelyikének összegéből. Amennyiben azonban a döntés által megállapított levonásra kerülő összeg meghaladja a későbbi lehetséges kifizetések szintjét, úgy az egyenleg által nem fedezett összeget a Bizottság számára euróban jóváírják a döntésről szóló határozat értesítésétől számított két hónapon belül. A Bizottság azonban eseti elbírálás alapján úgy határozhat, hogy a számára jóváírandó összeget számítsák be a csatlakozni szándékozó állam számára a Bizottság által valamely közösségi eszköz alapján folyósítandó kifizetéseknél.

14. cikk

A támogatás-visszautalási döntésről szóló határozat

(1) A Bizottság a kiadásoknak a közösségi társfinanszírozás alóli kizárásáról határoz (a továbbiakban: "a támogatás-visszautalási döntésről szóló határozat"), ha azt állapítja meg, hogy a kiadásokat nem a 8. cikk (1) bekezdésében említett szabályoknak megfelelően eszközölték.

(2) A támogatás-visszautalási eljárást az 1258/1999/EK rendelet 7. cikke (4) bekezdésének és az 1663/95/EK rendelet 8. cikkének alkalmazására nézve hatályos mechanizmusokkal és eljárásokkal összhangban folytatják le.

(3) A pénzügyi korrekció az átalányösszegű korrekciók alkalmazását foglalhatja magában, amennyiben a SAPARD-ügynökség az ellenőrzéseket nem szabályszerűen alakította ki, vagy folytatta le, továbbá magában foglalhatja az előre látható pénzügyi korrekcióknak a más projektekre irányuló kiadásokkal való kompenzálásának megtagadását.

(4) Az (1) bekezdés szerinti támogatás-visszautalási döntésről szóló határozattal összhangban visszaigénylendő összegről tájékoztatják a nemzeti programengedélyezőt, aki biztosítja, hogy az összeg euróban jóváírásra kerül a Bizottság számára a döntésről szóló értesítéstől számított két hónapon belül. A határozatban jelzett összeget nem forgatják vissza a SAPARD-programba. A Bizottság azonban eseti alapon úgy határozhat, hogy a számára jóváírandó összeget számítsák be a csatlakozni szándékozó állam számára valamely közösségi eszköz alapján a Bizottság által folyósítandó kifizetéseknél.

15. cikk

Feljegyzési és ellenőrzési rendelkezések

(1) A SAPARD-ügynökség és a nemzeti alap a kedvezményezett számára eszközölt utolsó kifizetést követő öt évig megtartja és a Bizottság rendelkezésére bocsátja a dokumentumokat..

(2) Ha az 1268/1999/EK rendelet 9. cikke alapján ellenőrzéseket végeznek, úgy a 2185/96/Euratom, EK rendelet [11], valamint az 1258/1999/EK rendelet 8. cikke (1) és (2) bekezdésének, valamint 9. cikke (1) és (2) bekezdésének rendelkezései értelemszerűen kerülnek alkalmazásra a SAPARD-program végrehajtásának tekintetében.

(3) A csatlakozni szándékozó államok számára előírják, hogy alkalmazzák a szabálytalanságokról és egy információs rendszer e téren történő létrehozásáról szóló, 1681/94/EK bizottsági rendeletben [12] foglalt szabályokat.

Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.

Kelt Brüsszelben, 2000. június 7-én.

a Bizottság részéről

Franz Fischler

a Bizottság tagja

[1] HL L 161., 1999.6.26., 87. o.

[2] HL L 161., 1999.6.26., 68. o.

[3] HL L 356., 1977.12.31., 1. o.

[4] HL L 160., 1999.6.26., 103. o.

[5] HL L 273., 1999.10.23., 5. o.

[6] HL L 158., 1995.7.8., 6. o.

[7] HL L 161., 1999.6.26., 1. o.

[8] HL L 331., 1999.12.31., 1. o.

[9] HL L 226., 1999.8.27., 23. o.

[10] HL L 39., 1996.2.17., 5. o.

[11] HL L 292., 1996.11.15., 2. o.

[12] HL L 178., 1994.7.12., 43. o.

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

A SAPARD-ÜGYNÖKSÉG AKKREDITÁCIÓJÁRA VONATKOZÓ FUNKCIÓK ÉS KRITÉRIUMOK

1. FUNKCIÓK

A SAPARD-ügynökség az alábbi elsődleges funkciókat látja el a SAPARD-kiadások tekintetében:

1.1. kötelezettségvállalások és kifizetések engedélyezése: e funkció célja azon összeg megállapítása, amely az igénylő, vagy a szolgáltató számára a finanszírozási megállapodási szabályoknak megfelelően kerül kifizetésre, különös tekintettel a jóváhagyás iránti kérelmek és kifizetés iránti igények jogosultságára, a projekt jóváhagyása során vállalt kötelezettségek teljesítésére, a versenyeztetési és szerződéskötési eljárásokra, valamint az elvégzett munka, vagy a teljesített szolgáltatások ellenőrzésére;

1.2. kifizetések teljesítése: e funkció célja utasítások adása az ügynökség bankjának, vagy adott esetben, egy kormányzati kifizetőhelynek, hogy az igénylőnek, vagy a szolgáltatónak (vagy ezek meghatalmazottjainak) fizesse ki az engedélyezett összeget;

1.3. kötelezettségvállalások és kifizetések elszámolása: e funkció célja a kötelezettség és kifizetés könyvelése az ügynökség SAPARD-kiadásokra rendszeresített különálló üzleti könyveiben, amelyet általában egy elektronikus adatfeldolgozó rendszerben végeznek el, valamint a kiadások időszakos összegzéseinek elkészítése, beleértve a Bizottsághoz intézett időszakos és éves nyilatkozatokat is. Az üzleti könyvek a behajtandó kinnlevőségek részletes adatait is tartalmazhatják;

1.4. ellenőrzés: e funkció célja a kérelmek és igények alapjául szolgáló tények ellenőrzése annak érdekében, hogy megállapítsák azok megfelelését a finanszírozási megállapodási szabályoknak és a kötelezettségvállalás feltételeinek. Ezen ellenőrzés adott esetben magában foglalja a projekt kiválasztása előtti ellenőrzéseket, a mérések megismétlését, a leszállított áruk vagy teljesített szolgáltatások mennyiségének és minőségének ellenőrzését, az analitikus vagy mintavételi ellenőrzést, a kifizetés előtti ellenőrzéseket és a finanszírozási megállapodási szabályokban említett speciális rendelkezéseket elsősorban a ráfordítások jogosultságát illetően. A jogosultság megállapítása érdekében ezen ellenőrzések során esetenként sor kerül szakmai jellegű vizsgálatokra, amelyek lehetnek gazdasági-pénzügyi értékelések és meghatározott mezőgazdasági, műszaki vagy tudományos jellegű vizsgálatok;

1.5. jelentés: e funkció célja annak biztosítása, hogy az egyes projektek és intézkedések előrehaladásáról olyan módon számoljanak be, amely biztosítja az intézkedés eredményes és hatékony végrehajtását.

2. KRITÉRIUMOK

2.1. A SAPARD-ügynökség igazgatási struktúrája lehetővé teszi az engedélyezés, a végrehajtás és a könyvelés három funkciójának az elkülönítését, amelyekért egy-egy különálló igazgatási alegység felelős, amely alegységek feladatköre a szervezeti ábrán kerül meghatározásra.

2.2. A SAPARD-ügynökség az alábbi, vagy az alábbiakkal egyenértékű garanciákat kínáló eljárásokat alkalmazza:

2.2.1. a SAPARD-ügynökség elkészíti a projekt jóváhagyása iránti kérelmek, követelések, számlák és bizonylatok, valamint ellenőrzési jelentések átvételére, könyvelésére és feldolgozására vonatkozó írásban rögzített eljárásokat, beleértve az összes felhasználandó dokumentum leírását.

Ezen eljárások biztosítják, hogy kizárólag a kritériumoknak megfelelő kifizetési igények vagy kiválasztott projektek kerülnek feldolgozásra.

2.2.2. a hatáskörök megosztása olyan módon történik, hogy soha, semmilyen projekt esetében ne alakulhasson ki olyan helyzet, amikor a projektek jóváhagyása, a kifizetések engedélyezése, az összegek kifizetése vagy elkönyvelése közül egynél több feladat ellátásáért egy bizonyos tisztviselő felel, és hogy egy tisztviselő sem teljesíti e feladatok egyikét sem anélkül, hogy munkája ne kerülne egy másik tisztviselő felügyelete alá. Az egyes tisztviselők kötelezettségeit írásban kell meghatározni, beleértve az illető tisztviselő jogosítványainak pénzügyi korlátait is. Megfelelő személyzeti képzés szükséges, az érzékeny munkakörökben pedig gondoskodni kell a személyek megfelelő rotációjáról, vagy alternatívaként a fokozott felügyeletről;

2.2.3. részletes ellenőrző lista áll az engedélyezésért felelős egyes tisztségviselők rendelkezésére a lefolytatni szükséges ellenőrzésekről, és a követeléshez csatolt igazoló dokumentumokban tanúsítani kell ezen ellenőrzések elvégzését. E tanúsítás elektronikus eszközök útján is megtehető, a 2.2.6. pontban említett feltételektől függően.

A személyzeti állomány egy magasabb beosztású tagjának tanúsítania kell az elvégzett munka felülvizsgálatát. A projektek elemzését, értékelését és jóváhagyását írásban kell igazolni. A projekt elemzésénél a hatékony és eredményes gazdálkodás elveit kell alkalmazni;

2.2.4. a kérelem/követelés csak azt követően kerül engedélyezésre, ha megfelelő ellenőrzéssel meggyőződtek arról, hogy az megfelel a finanszírozási megállapodás rendelkezéseinek és a SAPARD-program tartalmának. Ezen ellenőrzések tartalmazzák azon vizsgálatokat is, amelyeket a támogatás igénylésének alapjául szolgáló konkrét intézkedésre irányadó szabályok írnak elő, és azokat, amelyeket a csalás és a szabálytalanság megelőzése és kiszűrése érdekében írnak elő különös tekintettel a bizonyított kockázatokra.

Az engedélyezési funkció részeként, az egyes kérelmek elbírálásánál megvizsgálják a feltételek teljesítését, a jogosultságot, a dokumentumok teljességét, a csatolt bizonylatok hitelességét, a beérkezés időpontját.

Ellenőrző jegyzékben kell meghatározni az összes elvégzendő ellenőrzést, és ezek elvégzését minden egyes kérelemre/igénylésre, vagy több kérelmet/igénylést összefogva tanúsítani kell.

A teljesített szolgáltatásokat/leszállított árukat illetően az ellenőrzés az alábbiakból áll:

- okmányszerű ellenőrzés: annak biztosítása, hogy a számlán szereplő áruk vagy szolgáltatások mennyisége, minősége és ára egyezik a megrendeltekével,

- fizikai ellenőrzés: az áruk és szolgáltatások számlán vagy igénylési nyomtatványon feltüntetett mennyiségének és minőségének ellenőrzése.

Ezen ellenőrzés folyamatosan is végezhető a szolgáltatások nyújtása során, vagyis a kezdeti vagy időközi fizetések teljesítése alkalmával.

2.2.5. az eljárások biztosítják, hogy a kifizetéseket csak az igénylő személynek, nevezett bankszámlájára vagy nevezett megbízottjának teljesítsék. A kifizetéseket az ügynökség bankja vagy adott esetben egy kormányzati kifizetőhely teljesíti, a kifizetés postán feladott csekkel is teljesíthető, minderre a SAPARD euró-számlán eszközölt megterhelés napjától számított öt munkanapon belül kerül sor. Megfelelő eljárások útján biztosítani kell, hogy valamennyi olyan kifizetés, amelyre nézve átutalást nem hajtottak végre, vagy csekket nem váltottak be, a SAPARD euró-számlán ismételten jóváírásra kerüljön. Kifizetés készpénzben nem teljesíthető. Az engedélyező tisztviselő és/vagy felettese elektronikus eszközökkel is engedélyezhet kifizetést, feltéve, hogy ezen eszközök megfelelő biztonsági szintje biztosított, és az elektronikus nyilvántartásban szerepel az aláíró személye;

2.2.6. ha a kérelmeket, igényléseket vagy számlákat számítógépes rendszer alkalmazásával dolgozzák fel, úgy a számítógépes rendszerhez való hozzáférést oly módon kell védeni és ellenőrizni, hogy:

- a rendszerbe betáplált összes információt ellenőrzik, gondoskodnak az adatbeviteli hibák kiszűréséről és korrigálásáról,

- csak az egyéni jelszóval rendelkező engedélyezett tisztviselők kapnak engedélyt adatok beléptetésére, módosítására vagy ellenőrzésére,

- egy műveleti naplóban rögzítik az adatokat vagy programokat beléptető vagy módosító minden egyes tisztviselő személyét. A visszaélések megelőzése érdekében a jelszavakat rendszeresen megváltoztatják. Fizikai ellenőrző eszközökkel védik a számítógéprendszereket az illetéktelen hozzáféréstől, az adatokról tartalékpéldányokat készítenek, amelyeket egy elkülönített, biztonságos helyen tárolnak. Az adatbevitelt logikai ellenőrzések útján ellenőrzik, amelyek célja a következetlen vagy rendkívüli adatok felderítése;

2.2.7. megfelelő eljárásokkal biztosítani kell, hogy a támogatás mértékeiben vagy a támogatás megítélésének feltételeiben bekövetkező változásokat dokumentálják, valamint az utasításokat, adatbázisokat és ellenőrző jegyzékeket kellő időben aktualizálják.

2.3. az engedélyezési és az ellenőrzési funkció részben vagy egészben átruházható más szervekre, feltéve, hogy az alábbi feltételek teljesülnek:

2.3.1. e más szervek feladatkörét és kötelezettségeit pontosan meg kell határozni, különös tekintettel a finanszírozási megállapodás rendelkezései érvényesítésének vizsgálatára és ellenőrzésére;

2.3.2. a szervek hatékony rendszerekkel rendelkeznek feladatkörük kielégítő ellátásának biztosítása érdekében;

2.3.3. a szervek kifejezetten megerősítik az ügynökség számára, hogy feladatkörüket valóban ellátják és ismertetik az alkalmazott eszközöket;

2.3.4. a SAPARD-ügynökséget rendszeresen és időben tájékoztatják a lefolytatott ellenőrzések eredményeiről, ily módon az ügynökség egy követelés engedélyezésénél vagy könyvelésénél, illetve egy számla kifizetésénél mindenkor figyelembe tudja venni az ellenőrző eszközök szabályszerű működtetését. Az elvégzett munkát részletesen ismertetni kell az egyes kérelmekhez és követelésekhez, vagy több, összefogott kérelemhez és követeléshez mellékelt jelentésben, illetve adott esetben az egy évet átfogó jelentésben. A jelentéshez mellékelni kell a jóváhagyott kérelmek és követelések jogosultságára, valamint az elvégzett munka jellegére, terjedelmére és korlátaira vonatkozó igazolást. A jelentés tartalmazza az elvégzett fizikai és/vagy adminisztrációs ellenőrzéseket, az alkalmazott módszert, az összes ellenőrzés eredményét és a jelentésben közölt eltérések és szabálytalanságok tekintetében hozott intézkedéseket. Az ügynökséghez benyújtott bizonylatok elégségesek annak bizonyításához, hogy a kifizetésre engedélyezett igénylések vagy számlák jogosultságára vonatkozó valamennyi ellenőrzést elvégezték;

2.3.5. a projekt jóváhagyása és a kiadás megtérítése előtt a SAPARD-ügynökség meggyőződik arról, hogy az egyéb szervek az e mellékletben megfogalmazott kritériumoknak megfelelő eljárásokat követték-e;

2.3.6. pontosan meghatározzák és dokumentálják a kérelmek elbírálásának kritériumait és a kérelmek elbírálásának elsőbbségi sorrendjét;

2.3.7. ha az engedélyezett kifizetési igénylésekre, elfogadott kiadásokra és elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó dokumentumokat más szervek őrzik, úgy e szervek és az ügynökség külön eljárásokkal gondoskodnak arról, hogy az ügynökség által teljesített konkrét kifizetésekre vonatkozó összes dokumentum megtalálható legyen, és hogy e dokumentumok ellenőrzés céljára kérésre rendelkezésre álljanak az ügynökség helyiségeiben olyan személyek és szervek számára, akik vagy amelyek egyébként is jogosultak ilyen okmányok ellenőrzésére, nevezetesen:

- az ügynökség igénylésekkel foglalkozó személyzete,

- az ügynökség belső ellenőrzési egysége,

- az ügynökség éves elszámolását hitelesítő igazoló szerv,

- az Európai Unió meghatalmazott tisztviselői;

2.3.8. írásbeli megállapodást kell kötni a SAPARD-ügynökség és azon szervek között, amelyekre a SAPARD-ügynökség funkcióinak ellátását átruházza. E megállapodások világosan megállapítják a delegált szerv által teljesítendő funkciókat, valamint a meghatározott határidőn belül a SAPARD-ügynökség számára elküldendő igazoló dokumentumok és jelentések típusát. A teljes rendszert, beleértve a más szervek által ellátott átruházott funkciókat, a szervezeti ábrán kell rögzíteni.

A megállapodás rendelkezik arról, hogy a Bizottság és a Számvevőszék tisztviselői hozzáférhetnek az e szervek kezelésében levő adatokhoz, valamint arról, hogy e tisztviselők megvizsgálják a kérelmeket, beleértve a projektekkel és a kedvezményezettekkel kapcsolatos ellenőrzések lefolytatását is.

2.4. A számviteli eljárások biztosítják, hogy a Bizottság elé terjesztett költségnyilatkozatok hiánytalanok, pontosak (a projekt vagy a számla rovat tekintetében) és naprakészek legyenek, és hogy – többek között legalább háromhavonként tartott ellenőrzésekkel és egyeztetésekkel – időben kiszűrjék és korrigálják az előforduló hibákat vagy mulasztásokat.

A SAPARD-ügynökség számviteli eljárása biztosítja, hogy a számviteli rendszer euróban és nemzeti valutában minden regionális iroda számára, minden projekt, szerződés, intézkedés vagy mellékintézkedés vonatkozásában kimutassa az összköltséget, a kötelezettségben vállalt kiadást, a részletfizetéseket és a végső elszámolást. Ha a munka nem az elfogadott menetrendnek megfelelően került elvégzésre, határidőket állapítanak meg a kötelezettségvállalások törlésére. E törléseket megfelelő módon elkönyvelik a számviteli rendszerben.

2.5. A SAPARD-ügynökség belső ellenőrzési szolgálattal rendelkezik. E szolgálat vagy az ezzel egyenértékű eljárás célja az ügynökség belső ellenőrzési rendszere hatékony működésének biztosítása; a belső ellenőrzési szolgálat független az ügynökség egyéb osztályaitól és közvetlenül az ügynökség legfelső vezetőségének tartozik beszámolási kötelezettséggel. A belső ellenőrzési szolgálat azt vizsgálja, alkalmasak-e az ügynökség által alkalmazott eljárások a program és a finanszírozási megállapodás végrehajtásának ellenőrzésére, valamint a számlák pontos, hiánytalan és naprakész voltának vizsgálatára. Az ellenőrzések kiválasztott intézkedésekre/alintézkedésekre és a tranzakciókból összeállított mintákra korlátozhatók, feltéve, hogy egy audit terv biztosítja, hogy legalább háromévenként sor kerüljön minden jelentős terület, beleértve az engedélyezésért felelős szervezeti egységek/szervek, illetve az átruházott funkciók ellátásával megbízott szervek ellenőrzésére. A szolgálat a nemzetközileg elfogadott audit szabványoknak megfelelően végzi munkáját, tevékenységének eredményeit munkaokmányokban rögzítik, az eredményeket jelentésekben és ajánlásokban összegzik az ügynökség legfelső vezetése számára. Az ellenőrzési terveket és jelentéseket az igazoló szerv, és az Európai Unió pénzügyi ellenőrzések lefolytatására meghatalmazott tisztviselői rendelkezésére bocsátják, kizárólag a belső ellenőrzési funkció hatékonyságának értékelése céljából.

2.6. A csatlakozni szándékozó államban a szolgáltatásokra, építési beruházásokra és árubeszerzésekre vonatkozó közbeszerzési szabályok összhangban vannak a Bizottság "Szolgáltatásokra, építési beruházásokra és árubeszerzésekre vonatkozó szerződések harmadik országgal folytatott közösségi együttműködés esetén" címet viselő évenként megjelenő kézikönyvében [1] rögzített szabályokkal, a Bizottság általi előzetes jóváhagyásra irányuló követelmény kivételével.

2.7. A magánvállalkozások által nyújtott szolgáltatásoknak, építési beruházásoknak vagy az általuk beszerzett gépi eszközöknek és áruknak a Közösségből vagy az 1268/1999/EK rendelet 1. cikkének (1) bekezdésében említett országokból kell származniuk. Ugyanez vonatkozik a vállalkozó által az építési beruházások vagy szolgáltatásnyújtás céljából megvásárolt árukra és felszerelésekre, amennyiben ezen áruk és felszerelések a tervek szerint a szerződés végrehajtását követően a projekt tulajdonába kerülnek.

2.8. Különösen a lejárt garanciákat, visszatérített kifizetéseket, stb. illetően, az ügynökség egy olyan rendszert hoz létre, amely azonosítja a SAPARD euró-számla számára esedékes valamennyi összeget és az összegek beérkezése előtt rögzíti az adósok főkönyvében az összes kinnlevőséget. Az adósok főkönyvét rendszeres időközönként ellenőrizni kell, hogy megtehessék a szükséges intézkedéseket a lejárt adósságok behajtására.

2.9. A SAPARD-ügynökség a támogatás hozzáférhetőségéről az összes lehetséges projektvezetőt és -működtetőt tájékoztatja, annak érdekében, hogy minél szélesebb körből lehessen kiválasztani a lehetséges projektvezetőket és -működtetőket. A program beindítása előtt el kell készíteni azon egységes jelentkezési lapokat, amelyek tartalmazzák a világos kitöltési iránymutatásokat és a jogosultság feltételeit.

2.10. A kedvezményezettektől származó kérelmek időben történő feldolgozása.

2.11. A SAPARD-ügynökség megfelelő rendszert állít fel, amelynek segítségével előzetesen meghatározott mutatók alapján jelentést tesz az egyes projektek és intézkedések végrehajtásának helyzetéről. E mutatókat adott esetben a monitoring bizottság jóváhagyásával felülvizsgálják.

Amennyiben az előzetesen meghatározott célkitűzések teljesítése késedelmet szenved, úgy megfelelő intézkedéseket kezdeményeznek. Minden intézkedésről megfelelő nyilvántartást kell vezetni.

Megfelelő igazgatási információs rendszert alkalmaznak a projektekre és intézkedésekre vonatkozó megfelelő jelentések gyors elkészítéséhez. E jelentéseket kérésre az irányító hatóság, a monitoring bizottság és a Bizottság rendelkezésére bocsátják.

[1] SEC(1999.) "Szolgáltatásokra, építési beruházásokra és árubeszerzésekre vonatkozó szerződések harmadik országgal folytatott közösségi együttműködés esetén"

--------------------------------------------------