HU Az Európai Unió Hivatalos Lapja C 289/12

Levéltári szabályzat

Elfogadta a bank Igazgatási Bizottsága 2005. október 7-én

(2005/C 289/07)

Mivel az Európai Beruházási Banknak,

az Európai Unió tagországainak tulajdonában álló pénzintézetként,

az a feladata, hogy az Európai Közösséget létrehozó szerződés 267. cikke alapján tőkepiaci források igénybevételével és saját forrásai felhasználásával a Közösség érdekében hozzájáruljon a közös piac kiegyensúlyozott és egyenletes fejlődéséhez; ezért a Bank, amely nyereségérdekeltség nélkül olyan kölcsönöket és garanciákat nyújt, amelyek beruházási projektek finanszírozását segítik elő a gazdasági valamennyi ágazatában;

az aktív tájékoztatási politika elkötelezettjeként fokozott erőfeszítéseket tesz, hogy a nyilvánosságot általánosságban tájékoztassa tevékenységéről, politikájáról és gyakorlatáról;

felismerve, hogy a Bankot is magukban foglaló közösségi intézményekre és testületekre vonatkozó gondos ügyintézés követelményeivel összhangban, gondoskodni kell az iratok lehető legnagyobb nyilvánosságot érintő hozzáférhetőségéről úgy, hogy a hozzáférés kizárólag előre lefektetett szabályokra hivatkozva tagadható meg;

mivel

1997-ben, majd 2002-ben nyilvánosságra hozta iratainak nyilvános hozzáférhetőségére vonatkozó szabályokat, mely szabályok felülvizsgálata jelenleg folyamatban van;

a Bank az alábbi leltári szabályzatot fogadta el:

1. cikk

Hatály

E szabályzat rendelkezéseinek megfelelően a Bank megnyitja a nyilvánosság előtt levéltári gyűjteményét mindazon iratok tekintetében, amelyekre lejárt a keletkezésük időpontjától számított 30 éves időszak.

E szabályzat alkalmazásában irattár alatt mindazon iratok gyűjteménye értendő, amelyek formájuktól és az adathordozó típusától függetlenül a Bankban keletkeztek illetve amelyekhez a Bank illetve munkavállalói a Bank tevékenységével kapcsolatos feladataik ellátása során hozzájutottak.

Az EBB levéltári gyűjteménye az EBB irattárának azon része, amelyet a firenzei Európai Unió Levéltárában történő tartós megőrzésre kiválasztottak.

2. cikk

Eljárás

Az EBB levéltári gyűjteményében található 30 éves iratokat előzetes válogatásnak kell alávetni azzal a céllal, hogy a megőrzésre kerülő iratokat elkülönítsék a közigazgatási vagy történeti értékkel nem rendelkező iratoktól.

A levéltári gyűjteménybe átadott irattári anyagok az „EBB titkos” minősítést kapják, így hozzáférhetőségük a titkosítás feloldásáig korlátozott.

A harmadik felet is érintő iratokra továbbra is az EBB szabályzataiban foglalt, ezen iratok hozzáférhetőségével kapcsolatos kivételek vonatkoznak. Ebben az esetben és az alkalmazásukra meghatározott feltételek teljesülése esetén, a kivételek az irat egészére vagy részére vonatkozóan a 30 éves időszakon túlmenően is érvényben maradhatnak.

Az előző bekezdésben említett iratok nyilvánosságra hozataláról szóló döntés meghozatala előtt a Bank megkéri a harmadik félként érintett személy vagy szervezet hozzájárulását ahhoz, hogy a szóban forgó iratot a nyilvánosság számára hozzáférhetővé tegye. Amennyiben a harmadik fél a megkeresésre nem válaszol illetve a hozzájárulás nem beszerezhető, a Bank saját belátása szerint dönt a szóban forgó irat nyilvánosságra hozataláról.

Az első felülvizsgálat során a titkosítás alól fel nem oldott iratokat meghatározott időszakonként, de legalább ötévenként ismét felül kell vizsgálni.

3. cikk

Elérhetőség

Az EBB évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységéről.

Az EBB levéltári gyűjteménye a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (Olaszország) található Európai Unió Levéltárában (http://www.iue.it/ECArchives/) érhető el.