HU Az Európai Unió Hivatalos Lapja C 182/3

AZ EUROJUST KÖZÖS ELLENŐRZŐ HATÓSÁGÁNAK JOGI AKTUSA

(2009. június 23.)

eljárási szabályzatának megállapításáról

(az Eurojust közös ellenőrző hatósága által 2009. június 23-án egyhangúlag elfogadva)

2010/C 182/03

A KÖZÖS ELLENŐRZŐ HATÓSÁG

tekintettel a legutóbb 2008. december 16-án módosított (1), a bűnözés súlyos formái elleni fokozott küzdelem céljából az Eurojust létrehozásáról szóló, 2002. február 28-i tanácsi határozatra (2) (a továbbiakban: az Eurojust-határozat), és különösen annak 23. cikkére,

mivel a tagállamok által az Eurojust-határozat 23. cikkének (1) bekezdésével összhangban kinevezett személyek elfogadják a közös ellenőrző hatóság eljárási szabályzatát,

ELFOGADTA EZT AZ ELJÁRÁSI SZABÁLYZATOT:

I. CÍM

A KÖZÖS ELLENŐRZŐ HATÓSÁG FELADATAI ÉS HATÁSKÖRE

1. cikk

Feladatok

A közös ellenőrző hatóság az Eurojust-határozat 17. cikke (4) bekezdésének b) pontjában, 19. cikkének (8) bekezdésében, 23. cikkének (1) és (7) bekezdésében meghatározott feladatokat látja el.

2. cikk

Hatáskör

(1) A közös ellenőrző hatóság feladatainak ellátása érdekében az Eurojust-határozatban meghatározott hatáskörrel rendelkezik.

(2) A közös ellenőrző hatóság különösen jogosult információkat beszerezni az Eurojusttól, teljes körűen hozzáférni valamennyi – irat formájában vagy elektronikusan tárolt – Eurojust-dokumentumhoz, továbbá mindenkor szabad bejárással rendelkezik az Eurojust minden hivatali helyiségébe. Idetartoznak a hardverrel és szoftverekkel kapcsolatos információk, valamint az ezekhez való hozzáférés, ha az a közös ellenőrző hatóság feladatainak teljesítéséhez szükséges. Ennek részletes szabályai a közös ellenőrző hatóság és az Eurojust testülete közötti megállapodásokban rögzíthetők.

II. CÍM

A KÖZÖS ELLENŐRZŐ HATÓSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

3. cikk

Összetétel

(1) A közös ellenőrző hatóság összetétele az Eurojust-határozat 23. cikkének (1)–(5) bekezdésében foglaltaknak megfelelően alakul.

(2) A tagállam által kinevezett bíró azt követően válik állandó taggá, hogy a tagállamok által kinevezett személyek plenáris ülése az (1) bekezdésnek megfelelően megválasztotta, és három éven keresztül marad állandó tag. Évente választják meg titkos szavazással a közös ellenőrző hatóság egy-egy állandó tagját. A közös ellenőrző hatóság elnöke az a tag, aki a választásokat követően hivatali idejének harmadik évét tölti. Az állandó tagok újraválaszthatók.

(3) A választásokon részt venni kívánó jelölteknek pályázatukat írásban kell benyújtaniuk a közös ellenőrző hatóság titkárságának, tíz nappal azt az ülést megelőzően, amelyen a választásokat tartják. A választásokon részt venni kívánó jelöltek hiányában a hivatalát/hivatalukat leghosszabb ideje betöltő kinevezett tag(ok) megválasztottnak tekintendő(k) mindaddig, amíg más jelöltek nem mutatnak érdeklődést a pozíció betöltése iránt, feltéve, hogy e szándékukat a soron következő plenáris ülést megelőzően bejelentik. Ilyen esetben e szabályzat 6. cikkének (7) bekezdésével összhangban írásbeli eljárás veszi kezdetét, és az újonnan megválasztott tag a hivatalát leghosszabb ideje betöltő, kinevezett tag helyét megbízatása fennmaradó idejére betölti. Amennyiben a soron következő plenáris ülést megelőzően egyetlen kinevezett tag sem mutat érdeklődést, úgy a hivatalát leghosszabb ideje betöltő kinevezett tag megbízatása végéig a közös ellenőrző hatóság tagja marad. Azon kinevezett tagok, akik nem nyújtották be pályázatukat, egynél többször nem tekinthetők megválasztottnak ezzel az eljárással. Abban az esetben, ha a hivatalát leghosszabb ideje betöltő kinevezett tag már tagja volt a közös ellenőrző hatóságnak, és nincsenek jelöltek, a soron következő leghosszabb hivatali idővel rendelkező jelölt tekintendő megválasztottnak.

(4) A közös ellenőrző hatóság tagjai függetlenek, feladataik végzése során nem utasíthatják őket, és kizárólag a jogszabályok hatálya alatt állnak. Különösen nem lehetnek egyidejűleg az Eurojust-határozat alapján létrehozott más testület tagjai, illetve az Eurojust személyzetének tagjai.

(5) Ha a közös ellenőrző hatóság egyik tagja rendkívüli körülmények miatt nem tud megjelenni egy ülésen, póttagot jelölhet ki, aki megfelel az Eurojust-határozat 23. cikkének (1) bekezdésében foglalt követelményeknek. A tagokra az e szabályzat értelmében ruházott jogok és kötelezettségek teljes mértékben alkalmazandók a póttagokra is.

(6) Összeférhetetlenség esetén az érintett személy bejelenti érdekeltségét, és tartózkodik a kérdés vitájában és a határozathozatalban való részvételtől. Szükség esetén az ülésen részt vevő tagok titkos szavazással, a tagok egyhangú szavazatával kizárhatják ezt a személyt. A kizárás előtt az érintett személyt meghallgatják, de a személy nem vehet részt a határozathozatalban. Ha a személy visszalép vagy kizárják, a póttag lép a helyébe.

4. cikk

Átmeneti rendszer

(1) A munkának a módosított Eurojust-határozat 23. cikkének (3) bekezdésében meghatározott eljárással összhangban való megkezdése érdekében a tagállamok által a 23. cikk (1) bekezdésével összhangban kinevezett személyek ezen határozat hatálybalépését követő első plenáris ülése három tagot választ meg. Ez a három tag felváltja az adott időpontban hivatalban levő trojka három tagját.

(2) A választásokon részt venni kívánó jelöltek pályázatukat írásban nyújtják be a közös ellenőrző szerv titkárságának, tíz nappal azt az ülést megelőzően, amelyen a választásokat tartják. A választásokon a legtöbb szavazatot kapott három jelölt válik állandó taggá.

(3) A legtöbb szavazatot kapó személy három évig marad tag, és hivatali idejének harmadik évében ő tölti be az elnöki tisztet; a második legtöbb szavazatot kapó személy két évig marad tag, és hivatali idejének második évében ő tölti be az elnöki tisztet, a harmadik pedig egy évig marad tag, és az adott évben ő tölti be az elnöki tisztet.

(4) A választások első fordulóját követően e szabályzat 3. cikkének (2) és (3) bekezdésével összhangban évente – az egyik tag évente történő helyettesítése érdekében – választásokat kell tartani.

5. cikk

Az elnök

(1) A közös ellenőrző hatóság elnöki tisztének betöltése az Eurojust-határozat 23. cikkének (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően történik.

(2) Az elnök képviseli a közös ellenőrző hatóságot, és elnököl annak ülésein. Ellenőrzi a közös ellenőrző hatóság munkájának zavartalan végzését. Összehívja a közös ellenőrző hatóság üléseit, és meghatározza az ülések helyét, napját és idejét. Megnyitja és berekeszti az üléseket. Kidolgozza az ideiglenes napirendet, és biztosítja a közös ellenőrző hatóság határozatainak végrehajtását.

(3) Az elnök távollétében az elnöki feladatot a közös ellenőrző hatóságnak a hivatalát tagként leghosszabb ideje betöltő tagja látja el.

(4) A közös ellenőrző hatóság – egy adott kérdéssel kapcsolatos munkájának előkészítése érdekében – az elnök javaslatára tagjai közül előadót jelölhet ki. Sürgős ügy esetén az elnök hivatali jogkörében maga is kinevezheti az előadót. Ilyen esetben haladéktalanul köteles erről tájékoztatni a közös ellenőrző hatóság tagjait.

(5) Az Eurojust testülete, az Eurojust személyzetének tagjai vagy bármely más személy meghívást kaphat, hogy vegyen részt a közös ellenőrző hatóság ülésein.

6. cikk

Munkamódszerek

(1) A közös ellenőrző hatóság az Eurojust-határozat 23. cikkének (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően ülésezik. Az Eurojust elnöke, a testület, az adminisztratív igazgató vagy az adatvédelmi tisztviselő javasolhatja témák felvételét a napirendre.

(2) Az elnök által sürgősnek minősített ügyek kivételével az ülést összehívó értesítést úgy kell továbbítani, hogy az legalább két héttel az ülés időpontja előtt megérkezzen az érintettekhez. Az értesítésnek tartalmaznia kell az ideiglenes napirendet és az üléshez szükséges dokumentumokat, kivéve, ha a dokumentumok jellege ezt nem teszi lehetővé. A végleges napirendet az ülés elején fogadják el.

(3) A közös ellenőrző hatóság ülése kizárólag akkor határozatképes, ha legalább két állandó tag részt vesz rajta. A határozathozatal az Eurojust-határozat 23. cikkének (6) bekezdésével összhangban történik.

(4) Az Eurojust-határozat 23. cikkének (11) bekezdésével összhangban a közös ellenőrző hatóság ülései nem nyilvánosak.

(5) A közös ellenőrző hatóság a tagjainak valamelyik hivatalos nyelvén elkészített dokumentumok és dokumentumtervezetek alapján ülésezik. A tagok kérhetik azonban a saját nyelvükre készített fordítást.

(6) A közös ellenőrző hatóság szükség esetén kapcsolatban áll az Eurojust adatvédelmi tisztviselőjével.

(7) A közös ellenőrző hatóság határozatait írásbeli eljárással is hozhatja, amennyiben az összes tag hozzájárult ehhez az eljáráshoz. Sürgős esetben az elnök kezdeményezhet írásbeli eljárást. Az elnök mindkét esetben határozattervezetet továbbít a közös ellenőrző hatóság tagjaihoz. Ha a tagok – az elnök által meghatározott határidőn belül, amely a kézhezvételétől számított 14 napnál nem lehet kevesebb – nem kifogásolják a határozattervezetet, a javaslat elfogadottnak minősül. Ha egy tag a határozattervezet kézhezvételétől számított öt munkanapon belül kéri, hogy a közös ellenőrző hatóság szóban vitassa meg a tervezetet, az írásbeli eljárást meg kell szakítani.

7. cikk

Helyi ellenőrzés és szakértők

(1) A közös ellenőrző hatóság – az Eurojust-határozat 23. cikkének (1) bekezdése szerinti hatáskörében – adatvédelmi ellenőrzéseket végezhet az Eurojustnál.

(2) A közös ellenőrző hatóság egy vagy több tagot jelölhet ki az említett ellenőrzések elvégzésére. Ezeket a tagokat a közös ellenőrző hatóság által megfelelőnek ítélt szakértők segíthetik. Kizárólag a nemzeti ellenőrző szerveknél és kormányzati szerveknél dolgozó szakértők kerülhetnek szóba, kivéve, ha ilyen szakértő nem áll rendelkezésre. Valamennyi szakértőnek meg kell felelnie a nemzeti jogszabályokban előírt biztonsági követelményeknek és a vonatkozó Eurojust-szabályoknak.

(3) A közös ellenőrző hatóság és titkársága számára lehetővé kell tenni a 2000/641/IB tanácsi határozattal (3) létrehozott titkárság szakértelmének igénybevételét.

(4) Ha az elnök sürgősnek ítél egy ügyet, az említett tagokat és szakértőket hivatali jogkörében maga is kinevezheti. Ilyen esetben haladéktalanul köteles erről tájékoztatni a közös ellenőrző hatóság tagjait.

(5) A közös ellenőrző hatóságnak az ellenőrzés elvégzésével megbízott tagjai munkájuk eredményéről beszámolnak a közös ellenőrző hatóságnak.

8. cikk

Jogsértés esetén követendő eljárás

Ha a közös ellenőrző hatóság megállapítja az Eurojust-határozat rendelkezéseinek megsértését a személyes adatok tárolása, feldolgozása vagy felhasználása terén, tájékoztatja erről az Eurojustot, és felszólítja azt, hogy meghatározott határidőn belül válaszoljon. Ha nem tesznek eleget a közös ellenőrző hatóság által a jelen eljárási szabályzattal összhangban hozott határozatnak, az az Eurojust-határozat megsértésének minősül. A közös ellenőrző hatóság határozatai véglegesek és az Eurojust számára kötelezőek.

9. cikk

Jegyzőkönyv

A közös ellenőrző hatóság valamennyi üléséről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvtervezetet az elnök irányításával a titkárság készíti el, és a közös ellenőrző hatóság következő ülésén benyújtja elfogadásra. Minden résztvevőnek jogában áll a jegyzőkönyvtervezet módosítását javasolni.

10. cikk

A tevékenységről szóló jelentés

(1) A közös ellenőrző hatóság az Eurojust-határozat 23. cikkének (12) bekezdésével összhangban a tevékenységéről éves jelentést nyújt be a Tanácsnak. A jelentést az év első felében kell elkészíteni az azt megelőző évre vonatkozóan. Az Eurojustnak – legalább egy hónappal a jelentésnek a Tanácshoz történő továbbítása előtt – véleménynyilvánításra van lehetősége, amelyet csatolni kell a jelentéshez.

(2) A közös ellenőrző hatóság dönti el, hogy nyilvánosságra hozza-e a tevékenységéről szóló jelentést, és amennyiben a nyilvánosságra hozatal mellett dönt, határoz annak mikéntjéről is.

III. CÍM

A FELLEBBVITELRE VONATKOZÓ TOVÁBBI ELJÁRÁSI SZABÁLYOK

11. cikk

A közös ellenőrző hatóság feladatai

(1) A közös ellenőrző hatóság az Eurojust-határozat 23. cikkének (7) bekezdésében foglaltaknak megfelelően megvizsgálja a fellebbezéseket.

(2) A közös ellenőrző hatóság az (1) bekezdésben említett kérdések tekintetében határozatot hoz.

12. cikk

Ad hoc tagok

(1) Amennyiben a közös ellenőrző hatóságban egyetlen tag sem képviseli azt a tagállamot, amelyből a fellebbezés tárgyát képező személyes adatok származnak, úgy az említett tagállam által az Eurojust-határozat 23. cikkének (1)–(3) bekezdésével összhangban kinevezett személy jár el ad hoc bíraként a közös ellenőrző hatóságban az adott fellebbezés vizsgálatának ideje alatt.

(2) A tagokra az e szabályzat értelmében ruházott jogok és kötelezettségek teljes mértékben alkalmazandók az ad hoc tagokra is.

13. cikk

Képviselet

A kérelmező számára jogász vagy más tanácsadó segítséget nyújthat, illetve képviselheti őt. Súlyos hivatali mulasztás esetén a jogász vagy tanácsadó a közös ellenőrző hatóság eljárásából kizárható. A jogász vagy tanácsadó kizárása esetén az elnök határidőt tűz ki az érintett fél számára, amely alatt a fél megbízhat egy másik jogászt vagy tanácsadót; az eljárást e határidő lejártáig felfüggesztik. A jogász vagy tanácsadó – a közös ellenőrző hatóság kérésére – a kérelmezőtől származó szabályos felhatalmazást köteles bemutatni.

14. cikk

Nyelvek

(1) Az eljárást az Európai Unió intézményeinek valamelyik hivatalos nyelvén folytatják le. A kérelmező választja meg azt a hivatalos nyelvet, amelyen az eljárást lefolytatják. Az eljárás nyelvét a felek szóbeli nyilatkozattétele során és írásos dokumentumaiban, valamint a közös ellenőrző hatóság jegyzőkönyvében és határozataiban használják.

(2) Az eljárás nyelvétől eltérő nyelven készült dokumentumokhoz csatolni kell a dokumentumnak az eljárás nyelvére lefordított változatát. Ha a dokumentum terjedelmes, a benyújtott fordítás kivonatos vagy összefoglaló jellegű is lehet. A közös ellenőrző hatóság hivatalból vagy valamelyik fél kérelmére bármikor kérheti a teljes dokumentum fordítását.

(3) Szükség esetén a közös ellenőrző hatóság minden tagja és a felek részére tolmácsolást és fordítást kell biztosítani. A közös ellenőrző hatóság határozatait az Európai Unió intézményeinek valamennyi hivatalos nyelvére le kell fordítani.

(4) Amennyiben a kérelmező számára az Európai Unió intézményeinek egyik hivatalos nyelve sem elérhető, a panasz más nyelven is benyújtható. A kérelmező köteles valamelyik hivatalos nyelven összefoglalást benyújtani. Az elnök vagy az előadó köteles a panaszt a választott nyelvre lefordíttatni.

15. cikk

Az eljárás megindítása

(1) A fellebbezést az Eurojust határozatának kézhezvételétől számított harminc napon belül írásos panasz formájában kell benyújtani a közös ellenőrző hatóság titkárságán.

(2) A kérelmező köteles ismertetni a panasz alapját. Egyértelműen meg kell jelölni, ki a panaszos, mi ellen és milyen indok alapján emel panaszt. A panaszhoz a rendelkezésre álló bizonyító dokumentumokat is csatolni kell. A kérelmező bármikor visszavonhatja fellebbezését.

(3) A titkárság négy héten belül átvételi elismervényt küld a panaszról, és általános tájékoztatást ad az eljárás menetéről.

(4) Ha a panasz nem felel meg a követelményeknek, a titkárság felhívja a kérelmezőt a mulasztás négy héten belül történő orvoslására.

(5) A közös ellenőrző hatóság az elnök vagy az előadó javaslatára elutasítja azokat a fellebbezéseket, amelyek nem felelnek meg a követelményeknek.

16. cikk

Előzetes vizsgálat

(1) Ha a panasz megfelel a követelményeknek, a közös ellenőrző hatóság megvizsgálja.

(2) A panasz egy példányát továbbítják az Eurojustnak észrevételezésre; az észrevételeket négy héten belül kell benyújtani, amely határidő két héttel meghosszabbítható.

(3) A közös ellenőrző hatóság felkérheti az Eurojust testületét, hogy jelölje ki a fellebbezés képviselőjét. A kérelmezőt erről a döntésről értesíteni kell. Az érintett nemzeti tagoknak megküldik az Eurojust és a kérelmező észrevételeit, hogy ezek a nemzeti tagok szintén benyújthassák észrevételeiket négy héten belül, mely határidő két héttel meghosszabbítható.

(4) Az észrevételek kézhezvételét vagy a határidő lejártát követően a közös ellenőrző hatóság a következő három hónapon belül tárgyalja a panaszt.

17. cikk

További információk

(1) A közös ellenőrző hatóság kérheti a kérelmezőt, az Eurojustot vagy bármely más szervet, hogy bocsásson információt, bizonyítékot vagy észrevételeket a közös ellenőrző hatóság rendelkezésére. A feleknek jogukban áll javaslatot tenni a közös ellenőrző hatóság felé a bizonyításfelvételre vagy a bizonyítékok elismerésére irányuló felhívásra vonatkozóan. A közös ellenőrző hatóság az ügy vizsgálatához szükséges mértékben nyomon követi ezeket a javaslatokat és határoz az elismerésről.

(2) A közös ellenőrző hatóság helyszíni vizsgálatot is tarthat az Eurojustnál. Erre az esetre ugyanígy a 6. cikk alkalmazandó. Ez esetben a kérelmezőt vagy tanácsadóját értesíteni kell a vizsgálat eredményéről.

18. cikk

Hozzáférés az eljárás aktájához

(1) Amennyiben úgy kívánja, valamennyi fél hozzáférhet az eljárás aktájához, és saját költségére kivonatokat vagy fénymásolatokat kérhet a közös ellenőrző hatóság titkárságától. A hozzáférést meg kell tagadni, ha az elutasítás az Eurojust-határozat 19. cikkének (4) bekezdésében említett okok valamelyike fennáll, vagy harmadik felek jogainak és szabadságainak védelme érdekében.

(2) Az Eurojust meghatározhatja, milyen mértékben nem bocsátható az általuk átadott információ a kérelmező rendelkezésére; a korlátozás okát meg kell jelölni. A közös ellenőrző hatóság további indokolást kérhet. Amennyiben a közös ellenőrző hatóság elfogadhatónak ítéli az említett okokat, az érintett információt vissza kell tartani. A közös ellenőrző hatóság kizárólag elfogadható indokok hiányában dönthet a fentiektől eltérően. Ilyen esetben a közös ellenőrző hatóság összefoglalást kérhet, amelyet a kérelmező rendelkezésére bocsátanak, illetve kérheti egyes információk átadását a kérelmezőnek.

19. cikk

Meghallgatás

(1) A közös ellenőrző hatóság – a felek kérésére – meghallgatja a feleket. A közös ellenőrző hatóság jogszerűen tájékoztatja a feleket a meghallgatáshoz való jogukról. Ez a jog írásban gyakorolható. A közös ellenőrző hatóság az eljárásban részt vevő valamelyik fél kérésére dönthet arról, hogy az ügy vizsgálatához szükségesnek ítélt mértékben szóbeli meghallgatást tart. A közös ellenőrző hatóság jogszerűen tájékoztatja a feleket a szóbeli meghallgatás kérelmezésére irányuló jogukról. Valamennyi felet kellő időben értesíteni kell a szóbeli meghallgatás időpontjáról, és valamennyi fél jogosult jelen lenni a meghallgatáson.

(2) A szóbeli meghallgatás nyilvános, kivéve, ha a közös ellenőrző hatóság saját hatáskörében vagy valamelyik fél kérelmére a nyilvánosság teljes vagy részleges kizárása mellett dönt, amennyiben azt a közbiztonság érdeke, különösen az Eurojust-határozat 19. cikkének (4) bekezdésében említett indokok, vagy magánszemély adatainak védelme úgy kívánja, illetve amennyire az – a közös ellenőrző hatóság véleménye szerint – olyan különleges körülmények fennállása esetén feltétlenül szükséges, amikor a nyilvánosság károsan befolyásolná a fellebbezés megfelelő elbírálását. Ha az Eurojust kéri a nyilvánosság kizárását az eljárásból, a közös ellenőrző hatóság kizárólag azzal az indokkal dönthet ettől eltérően, hogy az első mondatban említett okok nem állnak fenn.

(3) A közös ellenőrző hatóság valamelyik fél kérésére vagy saját kezdeményezésére úgy dönthet, hogy az egyik felet a másik fél távollétében hallgatja meg, amennyiben ez az Eurojust megfelelő működésének biztosítása, egy tagállam biztonságának védelme vagy a kérelmező vagy harmadik fél érdekeinek védelme érdekében szükséges. A távollevő feleket tájékoztatni kell a távollétükben folytatott eljárásról.

20. cikk

Tanúk és szakértők meghallgatása

(1) A közös ellenőrző hatóság az egyik fél kérésére vagy saját kezdeményezésére tanúk meghallgatása mellett dönthet. Valamennyi felet és az érintett tanúkat megfelelő időben értesíteni kell a meghallgatásról. A 19. cikk (2) és (3) bekezdése is alkalmazandó.

(2) A közös ellenőrző hatóság által értesített tanúk az Eurojust személyzetére vonatkozó szabállyal összhangban úti- és tartózkodási költségeik megtérítésére, valamint a közös ellenőrző hatóság által méltányosnak ítélt mértékben jövedelemkiesésük megtérítésére jogosultak. A tanúk a szükséges mértékben előleget kaphatnak.

(3) A közös ellenőrző hatóság tagjai kérdéseket intézhetnek a tanúkhoz. Az elnök engedélyével a felek kérdéseket intézhetnek a tanúkhoz. A meghallgatás megkezdése előtt az elnök emlékezteti a tanúkat igazmondási kötelezettségükre. A tanúnak jogában áll, hogy megtagadja a válaszadást a kérdésekre.

(4) A közös ellenőrző hatóság szakértőt jelölhet ki, és meghatározhatja a szakértő megbízatását, valamint a díjazásra jogosultságát. A közös ellenőrző hatóság dönthet a szakértő meghallgatásáról. Ebben az esetben a tanúk meghallgatására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

21. cikk

Záró nyilatkozatok

A végső határozathozatal előtt a közös ellenőrző hatóság felhívja a feleket, hogy tegyék meg záró megjegyzéseiket.

22. cikk

A fellebbezési eljárás jegyzőkönyve

(1) A közös ellenőrző hatóság a fellebbezési eljárásról jegyzőkönyvet vezet, amely tartalmazza az egyes meghallgatások lefolyását és az azokon elhangzott nyilatkozatokat. A felek kérhetik egyes dokumentumok teljes vagy részleges felvételét a jegyzőkönyvbe. A jegyzőkönyvet az elnök írja alá, majd megküldik a feleknek, és csatolják az ügy aktájához. A 19. cikk (2) bekezdésében, illetve a 20. cikk (1) bekezdésében említett esetekben a közös ellenőrző hatóság korlátozást alkalmaz.

(2) A 9. cikk a közös ellenőrző hatóság összes olyan ülésére is alkalmazandó, amelyen a felek nem vesznek részt.

23. cikk

Határozatok és titoktartás

(1) Ha ez a szabályzat másként nem rendelkezik, a határozatokat az ülésen részt vevő tagok egyszerű szótöbbségével hozzák. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. A végleges határozat meghozatalában részt vevő valamennyi személynek szóbeli meghallgatáson kell részt vennie, amenynyiben sor kerül ilyenre.

(2) A tanácskozások titkosak maradnak.

(3) A közös ellenőrző hatóság végleges határozata tartalmazhatja a felek és képviselőik nevét, a közös ellenőrző hatóságnak a határozathozatalban részt vevő tagjai nevét, a határozat kihirdetésének napját, a határozat rendelkező részét, a tényállás rövid ismertetését és a határozat indokolását. A határozatot átadják a feleknek és nyilvánosságra hozzák.

24. cikk

Értesítések

A feleknek, tanúknak és szakértőknek szóló értesítéseket és más közléseket olyan módon kell továbbítani, amely megfelelően biztosítja a jogszerű tájékoztatást, és szükség esetén ellenőrizhető.

25. cikk

Költségek

(1) A közös ellenőrző hatóság végleges határozatában rendelkezik az eljárás költségeinek viseléséről. A közös ellenőrző hatóság előtti eljárás térítésmentes. Ha a fellebbezésnek részben vagy egészben helyt adnak, a panasz benyújtásával és feldolgozásával kapcsolatban a kérelmező részéről felmerült szükséges költségeket az Eurojust viseli a közös ellenőrző hatóság által méltányosnak talált mértékben.

(2) Amennyiben a kérelmező nem tudja az eljárás költségeinek egészét vagy valamely részét viselni, kérésére bármikor költségtámogatás ítélhető meg számára. Amikor a kérelmező benyújtja a kérelmet, a rászorultságát igazoló dokumentumokat is csatolnia kell hozzá. A közös ellenőrző hatóság bármikor megvonhatja a támogatást, ha az annak megítélésekor fennálló körülmények az eljárás során megváltoznak. Ha a támogatást jóváhagyják, a költségeket a közös ellenőrző hatóság költségvetési sorából folyósítják. Ha méltányos, a végleges határozat kötelezheti a felet a nyújtott előleg-kifizetéseknek az Eurojust költségvetésébe történő visszafizetésére. A kérelmezőnek a kérelem benyújtásakor nyilatkozatban kell beleegyeznie abba, hogy amennyiben a végleges határozat előírja, megtéríti a költségeket.

26. cikk

Tisztességes eljárás

Az ebben a szabályzatban nem szabályozott esetekben a közös ellenőrző hatóság a tisztességes eljárás általános elvei szerint folytatja le eljárását.

IV. CÍM

HARMADIK ORSZÁGOK/FELEK

27. cikk

Az Eurojust által harmadik országokba kiküldött összekötő bírák

(1) Az Eurojust rendszeresen tájékoztatja a közös ellenőrző hatóságot azon szándékáról, hogy tárgyalásokat kezdjen valamely harmadik országgal egy összekötő bírájának az adott országba való kiküldéséről. A közös ellenőrző hatóság, amenynyiben úgy kívánja, észrevételeket tesz az Eurojustnak e fejleménnyel kapcsolatban.

(2) Az Eurojust által a módosított Eurojust-határozat 27a. cikkének (5) bekezdése értelmében kiküldött összekötő bírák tevékenységeinek ellenőrzése érdekében a közös ellenőrző hatóság is megkapja az említett bírák által az Eurojust testületének címzett jelentéseket, valamint bármely egyéb hasznos információt.

(3) Az összekötő bírák harmadik országba való kiküldésével kapcsolatban a harmadik felekkel kötendő megállapodásoknak tartalmazniuk kell a közös ellenőrző hatóság azon jogát, hogy hozzáférjen az Eurojust-beosztást betöltő személy által a harmadik országban kezelt adatokhoz és az általa elfoglalt helyiségekhez.

V. CÍM

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

28. cikk

Titkárság

(1) A közös ellenőrző hatóság az Eurojust székhelyén titkárságot működtet, amely a hatóságot feladatainak ellátásában segíti. A titkárság állandó szerv, tagjait kizárólag szakmai alkalmasság alapján veszik fel. A titkárság tagjai kizárólag a közös ellenőrző hatóság érdekei szerint járnak el, teljesen függetlenek az Eurojusttól, és nem fogadhatnak el utasítást más hatóságtól a közös ellenőrző hatóság feladatainak ellátása során. A titkársághoz történő kijelölés a közös ellenőrző hatóság javaslata alapján történik. A titkárság személyzetének tagjai a közös ellenőrző hatóság elnökének engedélye nélkül nem vállalhatnak más munkát.

(2) A titkárság e feladatok ellátása során a közös ellenőrző hatóság elnökének irányítása alatt, a közös ellenőrző hatóság által meghatározott szabályok szerint működik. A titkárság a fellebbezésekről és valamennyi más dokumentumról nyilvántartást vezet.

(3) A titkárság az Eurojust-határozat 25. cikkében foglalt kötelezettségek tiszteletben tartását is biztosítja a közös ellenőrző hatóság munkája során.

(4) A közös ellenőrző hatóság titkársága számára lehetővé kell tenni a 2000/641/IB tanácsi határozattal létrehozott titkárság szakértelmének igénybevételét.

29. cikk

Titoktartás

(1) A közös ellenőrző hatóság tagjai, a szakértők és a titkárság tagjai kötelesek bizalmasan kezelni azokat a körülményeket, amelyek tevékenységükkel összefüggésben jutnak tudomásukra – kivéve, ha feladatuk megfelelő ellátása másként kívánja meg. Ez a kötelezettség akkor is érvényben marad, ha az említett személyek már nem a fenti minőségükben tevékenykednek.

(2) A közös ellenőrző hatóság tagjai, a szakértők és a titkárság tagjai kinevezésükkor nyilatkozatot tesznek arról, hogy elfogadják ezeket a kötelezettségeket.

(3) A titoktartási kötelezettség megszegése esetén a közös ellenőrző hatóság tagja a közös ellenőrző hatóság ülésén részt vevő tagok titkos szavazással leadott egyhangú szavazatával felfüggeszthető. Az érintett személyt ezt megelőzően meghallgatják, ám a határozathozatalban nem vehet részt.

30. cikk

Költségvetés és költségek

(1) A titkárság javaslatokat dolgoz ki a közös ellenőrző hatóság éves költségvetésére vonatkozóan, amelyet jóváhagyást követően továbbítanak a testületnek.

(2) A közös ellenőrző hatóság dönt a rá kiosztott költségvetés folyósításáról; a költségvetést a titkárság kezeli, az Eurojust pénzügyi szabályozásával összhangban.

(3) A közös ellenőrző hatóság költségeit, a tagok – feladataik megfelelő ellátásához szükséges – kiadásait is beleértve, a közös ellenőrző hatóság költségvetési sorából fedezik.

31. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Az eljárási szabályzat módosítását az Eurojust-határozat 23. cikkének (9) bekezdésében megállapított eljárással összhangban fogadják el.

32. cikk

A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés

(1) Bármely természetes vagy jogi személy jogosult a közös ellenőrző hatóság dokumentumaihoz való hozzáférésre, az e cikkben meghatározott elvek, feltételek és korlátozások mellett.

(2) E cikk alkalmazandó a közös ellenőrző hatóság birtokában levő valamennyi dokumentumra, vagyis azokra, amelyeket a hatóság állított ki, vagy amelyek hozzá érkeztek, és így a birtokába kerültek.

(3) E cikk (4) és (5) bekezdésének sérelme nélkül, a dokumentumokat a nyilvánosság számára írásbeli kérelemre, vagy közvetlenül elektronikus formában hozzáférhetővé kell tenni.

(4) A közös ellenőrző hatóság elutasítja az adott dokumentumhoz való hozzáférést, ha a nyilvánosságra hozatal veszélyeztetné az alábbiak védelmét:

a) a közérdek tekintetében: — a közbiztonság és bűnügyi nyomozások, — védelmi és katonai ügyek, — nemzetközi kapcsolatok, — a Közösség vagy valamely tagállam pénzügyi, monetáris vagy gazdaságpolitikája, — az Eurojust feladatainak teljesítése a súlyos bűncselekmények elleni küzdelem megerősítésében, — az Eurojust közreműködésével folyó nemzeti nyomozások;

b) a magánélet és a személyi sértetlenség védelme, különösen a személyi adatok védelmére vonatkozó szabályoknak megfelelően.

(5) A közös ellenőrző hatóság elutasítja az adott dokumentumhoz való hozzáférést, ha a nyilvánosságra hozatal veszélyeztetné az alábbiak védelmét:

— természetes vagy jogi személy kereskedelmi érdekei, beleértve a szellemi tulajdont is,

— bírósági eljárások és jogi tanácsadás,

— az ellenőrzések, vizsgálatok és könyvvizsgálatok célja, kivéve, ha közzétételüket magasabb rendű közérdek indokolja.

(6) A közös ellenőrző hatóság által belső használatra összeállított vagy kapott, olyan ügyre vonatkozó dokumentumhoz való hozzáférést, amellyel kapcsolatosan a közös ellenőrző hatóság még nem hozott határozatot, meg kell tagadni, ha a dokumentum közzététele az intézmény döntéshozatali eljárását súlyosan veszélyeztetné, kivéve, ha a közzétételt magasabb rendű közérdek indokolja.

A közös ellenőrzési hatóságon belüli tárgyalások és előzetes egyeztetések részét képező, belső használatra korlátozott, állásfoglalásokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférést meg kell tagadni a döntés meghozatalát követően is, amenynyiben a dokumentum közzététele a közös ellenőrző hatóság döntéshozatali eljárását súlyosan veszélyeztetné, kivéve, ha a közzétételt magasabb rendű közérdek indokolja.

(7) A harmadik személyek dokumentumait illetően a közös ellenőrző hatóság köteles a harmadik személlyel egyeztetni annak megállapítása érdekében, hogy a (4) vagy a (5) bekezdésben felsorolt valamely kivétel alkalmazható-e, kivéve, ha egyértelmű, hogy a dokumentum közzétehető, illetve nem tehető közzé. Bármely tagállam kérheti a közös ellenőrző hatóságtól, hogy előzetes beleegyezése nélkül az illető tagállamtól származó dokumentumot ne tegye közzé.

(8) Ha a kivételek bármelyike a kért dokumentumnak csak részeit érinti, a dokumentum fennmaradó részei közzétehetők.

(9) A dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmeket írásban kell előterjeszteni, beleértve az elektronikus formát is, a hivatalos nyelvek valamelyikén és megfelelő pontossággal ahhoz, hogy a közös ellenőrző hatóság a dokumentumot azonosítani tudja. A kérelmező nem köteles megindokolni a kérelmet.

(10) Ha a kérelem nem kellően pontos, a közös ellenőrző hatóság felkéri a kérelmezőt, hogy pontosítsa kérelmét, és ennek során a kérelmező számára segítséget nyújt.

(11) Ha a kérelem jelentős terjedelmű vagy nagyszámú dokumentumra vonatkozik, a közös ellenőrző hatóság nem hivatalos úton tárgyalhat a kérelmezővel a méltányos megoldás érdekében.

(12) A közös ellenőrző hatóság a polgároknak tájékoztatást és segítséget nyújt azzal kapcsolatosan, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket hogyan és hol lehet benyújtani.

(13) A dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmet haladéktalanul el kell bírálni. A kérelmezőnek átvételi elismervényt kell küldeni. A közös ellenőrző hatóság a kérelem nyilvántartásba vételétől számított 30 munkanapon belül engedélyezi a hozzáférést a kért dokumentumhoz és e cikk (15) bekezdésének megfelelően ezen időtartamon belül biztosítja a hozzáférést, vagy írásbeli, indokolással ellátott válaszában teljesen vagy részlegesen elutasítja a kérelmet, továbbá tájékoztatja a kérelmezőt arról a jogáról, hogy a (14) bekezdésnek megfelelően megerősítő kérelmet nyújthat be.

(14) Teljes vagy részleges elutasítás esetén a kérelmező a közös ellenőrző hatóság válaszának átvételétől számított 30 munkanapon belül megerősítő kérelmet nyújthat be, amelyben a közös ellenőrző hatóságot álláspontja felülvizsgálatára kéri.

(15) A kérelmező helyszíni tanulmányozás vagy másolat átvétele útján férhet hozzá a dokumentumhoz, beleértve adott esetben az elektronikus másolatot is, ahogyan az a kérelmező igényeinek jobban megfelel. A másolatok elkészítésének és elküldésének költsége a kérelmezőre áthárítható. Ez a díj nem haladhatja meg a másolatok elkészítésének és elküldésének tényleges költségét. Ingyenes a helyszíni betekintés, a 20 db A4-es méretű oldalnál kevesebb másolat, és a közvetlen hozzáférés elektronikus formában.

(16) Amennyiben a dokumentumot a közös ellenőrző hatóság, az Eurojust vagy egyéb szervezet már előzőleg közzétette, és az a kérelmező számára könnyen hozzáférhető, a közös ellenőrző hatóság a hozzáférés megadására vonatkozó kötelezettségét úgy is teljesítheti, hogy tájékoztatja a kérelmezőt a kért dokumentumhoz való hozzájutás módjáról.

(17) A dokumentumokat a meglévő változatban és formában kell közzétenni, a kérelmező igényeinek teljes mértékű figyelembevételével.

33. cikk

Értékelés

A közös ellenőrző hatóság az eljárási szabályzat hatálybalépését követően egy-három éven belül és a tapasztalatok alapján értékeli a szabályzatot.

34. cikk

Az eljárási szabályzat hatálybalépése

Az eljárási szabályzat az Eurojust-határozat 23. cikkének (9) bekezdése szerinti elfogadását követő napon lép hatályba.

Kelt Hágában, 2009. június 23-án. a közös ellenőrző hatóság részéről az elnök Josef RAKOVSKÝ

(1) HL L 138., 2009.6.4., 14. o.

(2) HL L 63., 2002.3.6., 1. o.

(3) A Tanács határozata az Európai Rendőrségi Hivatal létrehozásáról szóló egyezménnyel (Europol-egyezmény), az informatika vámügyi alkalmazásáról szóló egyezménnyel és a közös határokon történő ellenőrzések fokozatos megszüntetéséről szóló Schengeni Megállapodás végrehajtásáról szóló egyezménnyel (Schengeni Egyezmény) létrehozott közös adatvédelmi ellenőrző hatóságok titkárságának létrehozásáról szóló, 2000. október 17-i 2000/641/IB tanácsi határozat (HL L 271., 2000.10.24., 1. o.).