Számvevőszék

18/97 határozat

a Számvevőszék birtokában lévő dokumentumokhoz való hozzáférésre irányuló kérelmek kezelésére vonatkozó belső szabályokról

(98/C 295/01)

AZ EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK,

tekintettel az Európai Unióról szóló szerződés záróokmányához csatolt nyilatkozatra az információkhoz való hozzáférés jogáról, amely hangsúlyozza, hogy a határozathozatali eljárás átláthatósága erősíti az intézmények demokratikus jellegét és a nyilvánosságnak a közigazgatásba vetett bizalmát,

tekintettel a Birminghamben és Edinburgh-ban ülésező Európai Tanácsnak az állampolgárokhoz közelebb álló Közösség érdekében hozott következtetéseire,

tekintettel az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi rendeletre, és különösen annak 88. cikkére,

mivel a Számvevőszék kívánatosnak tartja a birtokában lévő dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó kérelmek kezelésére vonatkozó belső szabályok elfogadását;

tekintettel az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet [1] rendelkezéseire,

mivel ezek a belső szabályok részét képezik az Európai Közösségek kommunikációs és információs politikájának;

mivel ezeket a szabályokat a bizonyos információk bizalmas jellegére vonatkozó rendelkezések betartásával kell végrehajtani,

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

Általános elv

Az e belső szabályok és az ellenőrzések titkosságát szabályozó normák által meghatározott keretek és korlátok között a nyilvánosság akár papíron, akár elektronikus formában hozzáférhet a Számvevőszék dokumentumaihoz.

2. cikk

A kérelmek kezelése első fokon

(1) A dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó kérelmeket írásban és megfelelő pontossággal megfogalmazva kell benyújtani; e kérelmeknek különösen tartalmazniuk kell a megfelelő dokumentum vagy dokumentumok azonosításához szükséges valamennyi információt.

(2) Valamennyi, a Számvevőszékhez beérkezett kérelmet továbbítanak a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatójához, az elnök és a főtitkár pedig másolatot kap. A Számvevőszék érintett tagjával folytatott konzultációt követően a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatója megvizsgálja, elfogadható-e a kérelem, és dönt a megteendő intézkedésről.

(3) Ha szükséges, a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatója felkéri a kérelmezőt kérelmének pontosítására. Erre a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül kerülhet sor.

(4) A dokumentumokhoz való hozzáférés vagy a Számvevőszéken történő betekintés, vagy a másolatnak a kérelmező költségére való megküldése formájában történik. A dokumentumokba való betekintésre a Számvevőszék helyiségeiben Luxembourgban kerül sor; napjáról és idejéről a kérelmező és a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatója állapodik meg egymással. A 30 lapot meghaladó terjedelmű dokumentumok megküldéséért 10 ECU alapdíj továbbá laponként 0,05 ECU kerül felszámításra, valamint a felmerülő postaköltség. Az egyéb adathordozóért felszámítandó díjat esetenként állapítják meg, és erről a kérelmezőt előre tájékoztatják.

(5) A kérelmezőt a Számvevőszék válaszáról a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatója kérelmének beérkeztétől számított egy hónapon belül, írásban tájékoztatja. Ismételt kérelmek és/vagy hosszú dokumentumokra vonatkozó kérelmek esetén a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatója a kérelmezővel konzultálva keres méltányos megoldást. Ha a kérelmet elutasítják, az elutasítás okát közölni kell, és tájékoztatni kell a kérelmezőt, hogy a határozattól számított egy hónapon belül joga van fellebbezni, amelynek hiányában a kérelmet visszavontnak tekintik.

(6) Az a személy, akinek egy dokumentumot megküldtek, nem sokszorosíthatja vagy terjesztheti azt, kivéve, ha erre a Számvevőszéktől előzetesen írásban engedélyt kapott.

3. cikk

Az első fokon elutasított kérelmekre vonatkozó fellebbezések kezelése

(1) Minden, a Számvevőszéknek címzett fellebbezést a Számvevőszék elnökéhez továbbítanak, a főtitkár és a Külső Kapcsolatok Osztálya/Jogi Szolgálat igazgatója pedig másolatot kap.

(2) A Számvevőszék elnöke az ADAR csoporttal és a Számvevőszéknek az érintett témáért felelős tagjával konzultálva felhatalmazást kap, hogy határozzon a fellebbezésekről.

(3) A kérelmezőt a fellebbezés benyújtásától számított két hónapon belül tájékoztatni kell a meghozott határozatról. Az elutasítást meg kell indokolni, és tájékoztatni kell a kérelmezőt a számára nyitva álló jogorvoslati lehetőségekről, azaz a bíróságnál való fellebbezés és az ombudsmanhoz való fordulás lehetőségéről az Európai Közösséget létrehozó szerződés 173., illetve 138e. cikke szerint.

4. cikk

Különleges esetek és kivételek

(1) Ha a kérelem olyan dokumentumra vonatkozik, amely a Számvevőszék birtokában van, de amelynek nem a Számvevőszék a szerzője, a Számvevőszék visszaigazolja a kérelem beérkezését és megadja annak a személynek, intézménynek vagy szervnek a nevét, amelynek a kérelmet címezni kell.

(2) Ha a kért dokumentumot már közzétették vagy a kérelem beérkezésétől számított tizenkét hónapon belül közzéteszik, a kérelmezőt felkérik, hogy kérelmét az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához küldje Luxemburgba.

(3) A Számvevőszék megtagadhatja a hozzáférést a dokumentumokhoz az alábbi kritériumok alapján:

a) a közérdek védelme (pl. közbiztonság, nemzetközi kapcsolatok, monetáris stabilitás, bírósági eljárások, vizsgálatok és nyomozati cselekmények),

b) az egyén és magánélet védelme (különösen a Számvevőszék tisztviselőinek és egyéb alkalmazottainak valamennyi személyes adata tekintetében),

c) a kereskedelmi és ipari titok védelme,

d) a Közösség anyagi érdekeinek védelme,

e) az információt szolgáltató természetes vagy jogi személy által kért, illetve az információt szolgáltató tagállam jogszabályai által megkövetelt titokvédelem.

(4) A pénzügyi rendelet 88. cikke (1) bekezdésében előírt titoktartási kötelezettségnek megfelelően a Számvevőszék megtagadja az ellenőrzések megállapításait tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférést.

(5) A Számvevőszék megtagadhatja a hozzáférést tanácskozásai titkossága védelmének biztosítása érdekében is. A Számvevőszék általános szabályként, és amennyiben ezzel ellentétesen nem határoz, megtagadja a hozzáférést valamennyi, a munkamódszerére vonatkozó dokumentumhoz.

5. cikk

Hatálybelépés

Ezt a határozatot a Számvevőszék 543-ik ülésén, 1997. február 20-án fogadta el. Ez a határozat az elfogadását követő hónap első napján, azaz 1997. március 1-jén lép hatályba.

Luxemburg, 1997. április 7.

a Számvevőszék részéről

Bernhard Friedmann

elnök

[1] HL L 43., 1983.2.15., 1. o.

--------------------------------------------------