Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség határozata

(2000. március 20.)

az Ügynökség helyes hivatali magatartási kódexének létrehozásáról

(2000/529/EK)

AZ EURÓPAI KÖRNYEZETVÉDELMI ÜGYNÖKSÉG,

tekintettel az Amszterdami Szerződés nyilvánosságról szóló rendelkezéseire, és különösen az Európai Unióról szóló szerződés 1. cikkére és az EK-Szerződés 21. cikkére,

tekintettel a petíciós bizottság saját 1996-97. évi tevékenységéről szóló jelentése [1] előadójának, Roy Perrynek, a helyes hivatali magatartási kódex tekintetében tett kezdeményezésére,

tekintettel az európai ombudsman 1997. évi tevékenységére vonatkozó éves jelentésről szóló, 1998. július 16-i európai parlamenti állásfoglalásra (C4-0270/98) [2],

tekintettel az európai ombudsman saját kezdeményezésű vizsgálatára arra vonatkozóan, hogy a különböző közösségi intézményekben és szervekben létezik-e a tisztviselők ügyfelekhez fűződő kapcsolatát szabályozó helyes hivatali magatartási kódex, és az nyilvánosan hozzáférhető-e,

tekintettel az európai ombudsman 1998. évi tevékenységére vonatkozó éves jelentésről szóló, 1999. április 15-i európai parlamenti állásfoglalásra (C4-0138/99),

tekintettel a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 94/90/ESZAK, EK, Euratom határozatban [3] foglalt, meglévő magatartási kódexre,

mivel az Amszterdami Szerződés kifejezetten az Európai Unióról szóló szerződés részévé tette a nyilvánosság elvét annak megállapításával, hogy a szerződés új szakaszt jelent az Európa népei közötti egyre szorosabb egység létrehozásának folyamatában, amelyben a döntéseket a lehet ő legnyilvánosabban és az állampolgárokhoz a lehető legközelebb eső szinten hozzák meg;

mivel az Európai Bizottságnak az elv teljes mértékű megvalósítása érdekében szintén célja a közösségi hivatali eljárások megújítása;

mivel annak érdekében, hogy az igazgatás közelebb kerüljön az állampolgárokhoz, valamint a magasabb színvonalú igazgatás biztosítása céljából szükség van az ügyfelekkel foglalkozó tisztviselők helyes hivatali magatartásának alapelveit tartalmazó kódex elfogadására;

mivel egy ilyen kódex hasznos mind a tisztviselők számára – ugyanis részletesen megismerteti őket az ügyfelek kiszolgálásakor betartandó szabályokkal –, mind az állampolgárok számára, mert tájékoztatja őket, hogy milyen magatartási követelményeket jogosultak elvárni, amikor a közösségi hivatali szervekhez fordulnak;

mivel egy ilyen kódex csak akkor lehet hatékony, ha az állampolgárok számára nyilvánosan hozzáférhető dokumentumként létezik, tehát a fent említett, bizottsági dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló határozathoz hasonló határozat formájában kihirdetik;

mivel C4-0270/98 és C4-0138/99 állásfoglalásában a Parlament üdvözölte az európai intézményekre és szervekre vonatkozó helyes hivatali magatartási kódexról szóló kezdeményezést, és hangsúlyozta a kódex elkészítésének mielőbbi sürgető szükségességét;

mivel a Parlament szintén hangsúlyozta a kódex fontosságát, valamint azt, hogy a kódex a lehetőségekhez képest minden európai intézményben és szervben azonos és minden európai állampolgár számára hozzáférhető legyen, és azt a Hivatalos Lapban is kihirdessék;

figyelembe véve az 1999. április 29-i 933/1999/EK tanácsi rendelettel módosított, az Európai Környezetvédelmi Ügynökség és az európai környezeti információs és megfigyelőhálózat létrehozásáról szóló, 1210/90/EGK tanácsi rendeletet, és különösen annak 17. cikkét, mint ennek a magatartási kódexnek egyedi jogi alapját: "Az Ügynökség alkalmazottaira az Európai Közösség tisztviselőire és egyéb alkalmazottaira vonatkozó szabályok és rendeletek vonatkoznak", "az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzatáról és egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételeiről", valamint az Európai Környezetvédelmi Ügynökség igazgatóságának az Európai Környezetvédelmi Ügynökség dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 1997. március 21-i határozata [4];

szükségesnek tekintve tehát az Európai Környezetvédelmi Ügynökség munkatársai által az ügyfelekkel való kapcsolatuk során betartandó, a helyes hivatali magatartás elveit meghatározó kódex létrehozását, és a kódex nyilvánosan hozzáférhetővé tételét;

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

Általános rendelkezés

Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség munkatársai az ügyfelekkel való kapcsolatuk során betartják az e határozatban megállapított és a helyes hivatali magatartási kódexet – a továbbiakban "a kódex" – alkotó elveket.

2. cikk

Az alkalmazás személyi hatálya

(1) A kódex, az ügyfelekkel való kapcsolatuk során, mindazokra a tisztviselőkre és alkalmazottakra vonatkozik, akikre a személyzeti szabályzat és az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek is vonatkoznak. A továbbiakban a tisztviselő megnevezés mind a tisztviselőkre, mind az egyéb alkalmazottakra vonatkozik.

(2) Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség megteszi a szükséges intézkedéseket annak biztosítása érdekében, hogy az e kódexben foglalt rendelkezések az Ügynökségnek dolgozó egyéb személyek, például magánjogi szerződés alapján foglalkoztatott személyek, a nemzeti közszolgálatoktól kihelyezett szakértők és gyakornokok tekintetében is alkalmazásra kerüljenek.

(3) Az ügyfél kifejezés egyaránt vonatkozik természetes és jogi személyekre, függetlenül attól, hogy lakóhelyük vagy székhelyük valamelyik tagállamban van-e.

3. cikk

Az alkalmazás tárgyi hatálya

(1) Ez a kódex a helyes hivatali magatartás általános elveit tartalmazza, és az Európai Környezetvédelmi Ügynökség tisztviselőinek az ügyfelekkel fennálló valamennyi viszonyára kiterjed, kivéve amennyiben azokra különös rendelkezések vonatkoznak.

(2) Az e kódexben foglalt elvek nem vonatkoznak az Európai Környezetvédelmi Ügynökség és annak tisztviselői közötti viszonyra. Ezekre a viszonyokra a személyzeti szabályzat vonatkozik.

4. cikk

Törvényesség

A tisztviselő a jogszabályoknak megfelelően jár el, és a közösségi jogszabályokban megállapított szabályokat és eljárásokat alkalmazza. A tisztviselő különös figyelmet fordít arra, hogy a személyek jogait és érdekeit érintő határozatok jogilag megalapozottak legyenek, és tartalmuk megfeleljen a jogszabályoknak.

5. cikk

A megkülönböztetés tilalma

(1) A tisztviselő az ügyfelek kérelmeinek kezelése és a határozathozatal során a biztosítja az egyenlő elbánás elvének tiszteletben tartását. Az ügyfeleket hasonló ügyekben hasonló módon kezeli.

(2) Amennyiben az ügyfeleket eltérő bánásmódban részesítik, a tisztviselő gondoskodik róla, hogy azt az adott ügy objektív, lényegi körülményei indokolják.

(3) A tisztviselő különösen elkerüli az ügyfelek közötti, a nemzeti hovatartozáson, a nemen, faji vagy etnikai származáson, valláson vagy meggyőződésen, fogyatékosságon, koron vagy szexuális irányultságon alapuló bármilyen indokolatlan megkülönböztetést.

6. cikk

Arányosság

(1) A tisztviselő döntéshozatalkor biztosítja, hogy a meghozott intézkedések arányban álljanak az elérni kívánt céllal. A tisztviselő különösen kerüli az állampolgárok jogainak korlátozását és terhek kirovását, ha ezek az intézkedések vagy terhek nincsenek ésszerű kapcsolatban a végzett tevékenység céljával.

(2) A határozathozatal során a tisztviselő méltányos egyensúlyt teremt a magánszemélyek érdekei és az általános közérdek között.

7. cikk

Hatáskörrel való visszaélés tilalma

A hatáskör kizárólag azon célokból gyakorolható, amelyek érdekében azt a vonatkozó rendelkezések átruházták. A tisztviselő különösen kerüli az említett hatásköröknek törvényi alapot nélkülöző, illetve a közérdek által nem indokolt célú felhasználását.

8. cikk

Pártatlanság és függetlenség

(1) A tisztviselő pártatlan és független. A tisztviselő nem cselekedhet az ügyfeleket hátrányosan érintő, önkényes módon, illetve semmilyen alapon senkit nem részesíthet kedvezményes bánásmódban.

(2) A tisztviselőt nem vezérelheti semmilyen külső befolyás – ideértve a politikai befolyást is – vagy személyes érdek.

(3) A tisztviselő tartózkodik a saját érdekét, illetve családja, rokonai, barátai és ismerősei érdekeit érintő határozat meghozatalában történő részvételtől.

9. cikk

Tárgyilagosság

A határozathozatal során a tisztviselő a vonatkozó tényezőket – mindegyiket megfelelő súllyal – veszi figyelembe, és a mérlegelésből minden oda nem tartozó elemet kizár.

10. cikk

Jogos elvárások és következetesség

(1) A tisztviselő következetes saját hivatali magatartásában és az Európai Környezetvédelmi Ügynökség hivatali tevékenységének végzésekor is. A tisztviselő betartja az intézmény szokásos hivatali gyakorlatát, kivéve amennyiben az ilyen gyakorlattól történő eltérést az egyedi ügyben jogos indokok támasztják alá.

(2) A tisztviselő tiszteletben tartja az ügyfelek jogos és ésszerű elvárásait, amelyek az Európai Környezetvédelmi Ügynökség múltbeli tevékenységén alapulnak.

11. cikk

Méltányosság

A tisztviselő méltányosan és ésszerűen jár el.

12. cikk

Udvariasság

(1) A tisztviselő az ügyfelekkel való kapcsolata során szolgálatkész, korrekt, udvarias és elérhető. A tisztviselő a levelek, telefonok és e-mailek megválaszolása során igyekszik a lehető legsegítőkészebb lenni, és a feltett kérdéseket megválaszolni.

(2) Amennyiben a tisztviselő az érintett ügy vonatkozásában nem rendelkezik hatáskörrel, akkor az állampolgárt az illetékes tisztviselőhöz irányítja.

(3) Az ügyfél jogait vagy érdekeit hátrányosan érintő hiba bekövetkezése esetén a tisztviselő bocsánatot kér.

13. cikk

A leveleknek az állampolgár nyelvén történő megválaszolása

A tisztviselő gondoskodik arról, hogy az Unió minden állampolgára, illetve minden ügyfél, aki a Szerződésben szereplő nyelvek egyikén ír az Európai Környezetvédelmi Ügynökségnek, ugyanazon a nyelven kapjon választ.

14. cikk

A kézhezvétel igazolása és a hatáskörrel rendelkező tisztviselő megjelölése

(1) Az intézmény minden hozzá érkező levél vagy panasz kézhezvételét két héten belül visszaigazolja, kivéve, ha ezen időszakon belül érdemi válasz adható.

(2) A válasz vagy visszaigazolás tartalmazza az üggyel foglalkozó tisztviselő nevét és telefonszámát, illetve a szolgálat megnevezését, amelyhez a tisztviselő tartozik.

(3) Nem szükséges visszaigazolást vagy választ küldeni olyan esetekben, amikor a levelekkel vagy panaszokkal – túlzott számuknál vagy ismétlődő, érdektelen jellegüknél fogva – visszaélnek.

15. cikk

Az intézmény illetékes szolgálatához történő továbbítás kötelezettsége

(1) Ha az Európai Környezetvédelmi Ügynökséghez érkező levelet vagy panaszt az ügyben nem illetékes programhoz vagy egységhez címeztek vagy küldtek, az ottani részlegek gondoskodnak arról, hogy az ügyirat haladéktalanul átkerüljön az Európai Környezetvédelmi Ügynökség illetékes részlegéhez.

(2) A levelet vagy panaszt eredetileg kézhez vevő szolgálat értesíti a levél íróját a továbbküldésről, és megadja annak a tisztviselőnek a nevét és telefonszámát, akihez az ügyirat átkerült.

(3) Ha olyan levelet vagy panaszt címeznek az Európai Környezetvédelmi Ügynökséghez, amelyben az Európai Környezetvédelmi Ügynökség nem illetékes, részlegei gondoskodnak arról, hogy a levél átkerüljön az illetékes európai szervhez, és értesítik a levél küldőjét arról, hogy kinek továbbították az aktát.

16. cikk

A meghallgatáshoz való jog és a nyilatkozattétel joga

(1) Olyan esetekben, amikor egyének jogairól vagy érdekeiről van szó, a tisztviselő a döntéshozatali folyamat minden szakaszában biztosítja a védekezéshez való jog tiszteletben tartását.

(2) Minden ügyfélnek joga van a saját jogait vagy érdekeit érintő határozathozatal esetén a döntés meghozatala előtt írásbeli megjegyzéseket benyújtani, illetve, szükség esetén, szóbeli észrevételeket tenni.

17. cikk

A határozathozatal ésszerű határideje

(1) A tisztviselő gondoskodik arról, hogy az intézményhez intézett minden kéréssel vagy panasszal kapcsolatos határozatot haladéktalanul, ésszerű határidőn belül, és minden esetben a kézhezvételtől számított két hónapon belül meghoznak. Ugyanez a szabály vonatkozik az ügyfelek leveleinek megválaszolására.

(2) Ha az Európai Környezetvédelmi Ügynökséghez intézett kéréssel vagy panasszal kapcsolatban – az abban taglalt ügyek bonyolultsága következtében –a fent említett határidőn belül nem lehet határozatot hozni, a tisztviselő a lehető leghamarabb értesíti erről a levél íróját Ebben az esetben a végleges határozatról a levél íróját a lehető legrövidebb időn belül tájékoztatják.

18. cikk

A határozatok indokolásának kötelezettsége

(1) Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség minden olyan határozatának, amely egy magánszemély jogait vagy érdekeit hátrányosan érintheti, indokolást kell tartalmaznia, egyértelműen megjelölve a vonatkozó tényeket és a határozat jogi alapját.

(2) A tisztviselő tartózkodik az olyan határozatok meghozatalától, amelyek hiányos vagy bizonytalan alapon állnak, illetve amelyek nem tartalmaznak egyedi indoklást.

(3) Amennyiben a hasonló határozatok által érintett személyek nagy száma következtében nincs mód a határozat részletes indoklására, és ezért szabványos válaszok születnek, az egyedi indoklást kifejezetten kérő állampolgár számára a tisztviselő ezt a későbbiekben biztosítja.

19. cikk

Jogorvoslati lehetőségek megjelölése

(1) Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség olyan határozata, amely hátrányosan érintheti egy magánszemély jogait vagy érdekeit, megjelöli a határozat ellen rendelkezésre álló jogorvoslati lehetőséget. A határozatban különösen megjelölik a jogorvoslat jellegét, a testületeket, amelyeknél azt gyakorolni lehet, és az erre rendelkezésre álló határidőt.

(2) A határozatok különösen az Európai Közösséget létrehozó szerződés 230. és 195. cikkében foglalt feltételek értelmében a bírósági eljárás és az ombudsmanhoz benyújtott panasz lehetőségére hívják fel a figyelmet.

20. cikk

Értesítés a határozatról

(1) A tisztviselő biztosítja, hogy a magánszemélyek jogait vagy érdekeit érintő határozatról annak meghozatalakor az érintett személyt vagy személyeket írásban értesítik.

(2) A tisztviselő tartózkodik a határozatnak más források számára történő közlésétől mindaddig, amíg az érintett személyt vagy személyeket nem tájékoztatták.

21. cikk

Adatvédelem

(1) Az állampolgárok személyi adatainak feldolgozásával foglalkozó tisztviselő tiszteletben tartja a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 95/46/EK irányelvben megállapított elveket.

(2) A tisztviselő különösen tartózkodik a személyes adatok jogellenes célból történő feldolgozásától vagy az ilyen adatoknak jogosulatlan személy számára történő átadásától.

22. cikk

Tájékoztatás kérése

(1) A tisztviselő – amennyiben az érintett ügy vonatkozásában hatáskörrel rendelkezik – az ügyfelek számára megadja az általuk kért tájékoztatást. A tisztviselő figyelmet fordít arra, hogy az adott tájékoztatás világos és érthető legyen.

(2) Amennyiben a tájékoztatásra irányuló szóbeli kérelem túlságosan bonyolult vagy túlságosan átfogó ahhoz, hogy kezelni lehessen, a tisztviselő javasolja az érintett személynek, hogy kérését írásban fogalmazza meg.

(3) Amennyiben a tisztviselő a kért információt annak bizalmas jellege miatt nem adhatja meg, e kódex 18. cikkének megfelelően az érintett személy számára megjelöli a tájékoztatás megadását kizáró okokat.

(4) A tisztviselő a tájékoztatásra irányuló olyan kérelem esetén, amely vonatkozásában nem rendelkezik hatáskörrel, az illetékes személyhez irányítja a kérelmezőt, és megjelöli annak nevét és telefonszámát. A más közösségi intézményt vagy testületet érintő, tájékoztatásra irányuló kérelem esetén a tisztviselő az adott intézményhez vagy szervhez irányítja a kérdezőt.

(5) Adott esetben, a kérelem tárgyától függően, a tisztviselő a nyilvánosság tájékoztatásáért felelős intézményi részleghez irányítja a tájékoztatást kérő személyt.

23. cikk

A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelem

(1) Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség dokumentumaihoz való hozzáférés iránti kérelem esetében a tisztviselő az Európai Környezetvédelmi Ügynökség igazgatóságának az Európai Környezetvédelmi Ügynökség dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 1997. március 27-i határozatával [5] összhangban ezekhez a dokumentumokhoz hozzáférést biztosít.

(2) Amennyiben a tisztviselő a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti szóbeli kérést nem tudja teljesíteni, javasolja az állampolgárnak, hogy kérését írásban fogalmazza meg.

24. cikk

Megfelelő nyilvántartás vezetése

Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség főosztályai megfelelő nyilvántartást vezetnek a beérkező és kimenő postájukról, az átvett dokumentumokról és a meghozott intézkedésekről.

25. cikk

A kódexhez való nyilvános hozzáférés

(1) Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség megteszi a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy ez a kódex az állampolgárok körében a lehető legszélesebb körű nyilvánosságot kapja. Az Ügynökség különösen gondoskodik "Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség helyes hivatali magatartási kódexe" című nyomtatvány terjesztéséről, amely bemutatja e kódexet, és mellékletként a teljes szövegét tartalmazza.

(2) Az Európai Környezetvédelmi Ügynökség e kódex egy példányát minden, azt kérő állampolgár rendelkezésére bocsátja.

26. cikk

Panasz benyújtásának joga az európai ombudsmanhoz

Amennyiben egy tisztviselő nem tartja be az e kódexben foglalt elveket, az Európai Közösséget létrehozó szerződés 195. cikkével és az európai ombudsman alapokmányával [6] összhangban panasszal lehet fordulni az európai ombudsmanhoz.

27. cikk

Felülvizsgálat

Ezt a határozatot hatályba lépését követően két évvel felülvizsgálják. Az ügyvezető igazgató 2002-ben, a felülvizsgálat előkészítéseként, a határozat 2000-2002 közötti végrehajtásáról szóló jelentést nyújt be az európai ombudsmannak.

28. cikk

Hatálybalépés

Ezt a határozatot az Európai Környezetvédelmi Ügynökség igazgatósága 2000. március 20-án fogadta el, és a határozat 2000. június 20-án, az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követően lép hatályba.

Kelt Koppenhágában, 2000. március 20-án.

az Európai Környezetvédelmi Ügynökség igazgató tanácsa részéről

az elnök

Kees Zoeteman

az Európai Környezetvédelmi Ügynökség részéről

az ügyvezető igazgató

Domingo Jiménez-beltrán

[1] A4-0190/97.

[2] HL C 292., 1998.9.21., 168. o.

[3] HL L 46., 1994.2.18., 58. o.

[4] HL C 282., 1997.9.18., 5. o.

[5] HL C 282., 1997.9.18., 5. o.

[6] Az Európai Parlament 1994. március 9-i 94/262/ESZAK, EK, Euratom határozata az ombudsman feladatainak ellátására vonatkozó szabályokról és általános feltételekről (HL L 113., 1994.5.4., 15. o.)

--------------------------------------------------