A Bizottság 1663/95 EK rendelete

(1995. július 7.)

a 729/70/EGK tanácsi rendeletnek az EMOGA Garanciarészlege számla-elszámolási eljárása tekintetében történő alkalmazására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel a legutóbb az 1287/95/EK rendelettel [1] módosított, a közös agrárpolitika finanszírozásáról szóló, 1970. április 21-i 729/70/EGK tanácsi rendeletre [2] és különösen annak 4. cikke (6) bekezdésére és 5. cikke (3) bekezdésére,

mivel a számla-elszámolási eljárásnak az 1287/95/EK tanácsi rendelettel hatályba léptetett reformja rendelkezik az akkreditált kifizető ügynökségek éves számláinak hitelesítésére és elszámolására vonatkozó részletes szabályok meghatározásáról;

mivel az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott intézkedések számának és jellegének megváltozása és az adatok rögzítési és továbbítási módszereinek megváltozása szükségessé teszi a Bizottság részére a számlák elszámolása céljából szolgáltatandó adatok jellegének és tartalmának felülvizsgálatát;

mivel a 295/88/EGK rendelettel [3] módosított 1723/72/EGK bizottsági rendeletet [4] ezért hatályon kívül kell helyezni;

mivel az EMOGA Bizottsága nem adott ki véleményt az elnök által megszabott határidőn belül,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

1. cikk

(1) Az egyes tagállamok által akkreditált kifizető ügynökségek számának felső határát, a 729/70/EGK rendelet 4. cikke (2) bekezdésének megfelelően a tagállam a Bizottsággal történt konzultáció után állapítja meg. A Bizottság különösen tudathatja azt, ha az ügynökségek száma a fenti rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti határidő betartását és az Alap működtetése ellenőrzésének átláthatóságát akadályozza. A Bizottság tájékoztatja az Alap Bizottságát az egyes tagállamokban akkreditált kifizető ügynökségekről.

(2) A tagállam minden kifizető ügynökség tekintetében tájékoztatja a Bizottságot az akkreditációt kiadó és visszavonó, valamint a szükséges kiigazítások 729/70/EGK rendelet 4. cikkének (4) bekezdése szerint megengedett időtartamát meghatározó hatóságokról (a továbbiakban: az illetékes hatóság).

(3) Az illetékes hatóság minden kifizető ügynökség akkreditációja előtt meggyőződik arról, hogy az érintett szervezet igazgatási és számviteli szabályai biztosítják a 729/70/EGK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti garanciákat. Az akkreditáció feltételeit a tagállam határozza meg, és az illetékes hatóság alkalmazza az akkreditáció céljából, figyelembe véve a Bizottságnak e feltételekre vonatkozó, a mellékletben található iránymutatásait. Amennyiben valamely, a kifizető ügynökség működését jelentősen befolyásoló feltétel nem teljesül, ez a fenti rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazását eredményezi.

Az akkreditációról szóló határozatot egy olyan vizsgálat alapján hozzák meg, amely kiterjed az érintett szervezet igazgatási és számviteli feltételeire, beleértve azokat is, amelyeket a Közösség kifizetett előlegekkel, megszerzett garanciákkal, intervenciós készletekkel és beszedendő összegekkel kapcsolatos érdekeinek védelme érdekében alakítottak ki. A vizsgálat az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott ügyletek tekintetében, különösen kitér a kifizetések teljesítésére, a kincstár védelmére, a számítógépes rendszerek biztonságára, a könyvelési adatok vezetésére, a feladatok megosztására, valamint a külső és belső ellenőrzések megfelelő voltára vonatkozó rendelkezésekre.

(4) Amennyiben az illetékes hatóság meggyőződött róla, hogy a vizsgálat tárgyát képező kifizető ügynökség megfelel minden vonatkozó követelménynek, akkreditálja az ügynökséget. Egyéb esetekben az illetékes hatóság az igazgatási és számviteli rendelkezésekre vonatkozó utasításokat ad a kifizető ügynökségnek és különösen a kifizető ügynökség által az akkreditációhoz teljesítendő feltételekre vonatkozóan. Az akkreditáció ideiglenesen is megadható a fennálló probléma súlyosságától függően meghatározott időtartamra, amíg meg nem valósítják az igazgatási és a számviteli rendelkezések szükséges változtatásait.

(5) Amennyiben visszavonják az akkreditációt, a 729/70/EGK rendelet 4. cikke és ennek a cikknek a (3) és (4) bekezdése szerinti feltételekkel összhangban a tagállam egy másik kifizető ügynökséget jelöl ki és biztosítja, hogy a kedvezményezettek részére történő kifizetések ne szakadjanak meg.

(6) Az akkreditálási okirat írásbeli igazolást tartalmaz arról, hogy a szervezet kielégíti az akkreditáció feltételeit, és amennyiben szükséges, tartalmazza a módosításokra vonatkozó utasításokat és a megállapított időtartamokat. Az akkreditálási okiratot meg kell küldeni a Bizottság részére.

(7) A 729/70/EGK rendelet 4. cikkének (3) bekezdése szerinti jelentést a kifizető ügynökség első akkreditációjakor küldik meg, és ahhoz minden kifizető ügynökség tekintetében a következő információkat kell csatolni:

- a ráruházott feladatkörök,

- a feladatkörök megoszlása a szervezeti egységei között,

- kapcsolatai egyéb köz- vagy magántestületekkel, amelyek szintén részfelelősséget viselnek olyan intézkedések végrehajtásáért, amelyekkel kapcsolatban a kiadásokat az ügynökség az Alap terhére számolja el,

- azok az eljárások, amelyek szerint fogadják, elbírálják és engedélyezik a kedvezményezettek kérelmeit, valamint azok az eljárások, amelyek szerint a kifizetéseket engedélyezik, kifizetik és könyvelik,

- a belső auditokra vonatkozó rendelkezések.

A 729/70/EGK rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazása esetén szolgáltatandó információ kiterjed minden, az igazgatási és számviteli szabályokra vonatkozó utasításra, továbbá a kifizető ügynökség által az akkreditáció visszavonásának elkerülése érdekében végrehajtandó kiigazításra, valamint a végrehajtásra engedélyezett időtartamra.

2. cikk

(1) A 729/70/EGK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett "koordinációs testület" a Bizottság előtt a tagállam kizárólagos képviselőjeként jár el az EMOGA Garanciarészlegét érintő minden alábbi kérdésben:

- a közösségi írásos anyagok és az azokra vonatkozó iránymutatások szétküldése a különböző kifizető ügynökségek és az azokban foglaltak végrehajtásáért felelős testületek részére,

- harmonizált alkalmazásuk elősegítése,

- az e rendeletben és a 729/70/EGK rendeletben előírt adatok közlése a Bizottsággal,

- a statisztikai és ellenőrzési célból szükséges összes számviteli adatnak a Bizottság rendelkezésére tartása.

Nem szükséges megküldeni a Bizottság részére a kifizető ügynökségeknél és az engedélyező szerveknél okiratok formájában tárolt adatokat, azonban a kifizető ügynökség, illetve az engedélyező szervek kötelesek rendelkezésre tartani ezeket az információkat. A kifizető ügynökség a koordináló testület szerepét is betöltheti, feltéve hogy a két feladat elkülönül egymástól. A koordináló testület feladatai ellátása során a nemzeti eljárásokkal összhangban egyéb közigazgatási szerveket, illetve szervezeti egységeket is megkereshet, különösen a számviteli vagy műszaki szakértelemmel rendelkezőket.

(2) A tagállamok a Bizottsággal közlik a koordináló testület nevét, tájékoztatja létesítő okiratára vonatkozóan, valamint a működését érintő igazgatási, számviteli és belső ellenőrzési feltételekre vonatkozóan.

(3) Az (1) bekezdésben említett számviteli adatok formáját és tartalmát az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság határozza meg, és e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül megküldi a tagállamoknak. Minden módosításról a módosítást eredményező eseménytől számított három hónapon belül tájékoztatja a tagállamokat, amelyek pedig a Bizottság által az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően meghatározandó határidőn belül végrehajtják az információs rendszereikkel kapcsolatos esetleges módosításokat.

3. cikk

(1) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett tanúsítványt az a hivatal vagy szerv (a továbbiakban: tanúsító testület) adja ki, amely működése szempontjából a kifizető ügynökségektől és a koordináló testületektől független, valamint megfelelő szakértelemmel rendelkezik.

A tanúsítvány az eljárások vizsgálatán és az ügyletekből kiválasztott mintán alapul. A tanúsítvány a kifizetések közösségi szabályoknak való megfelelőséget csak abban a tekintetben mondja ki, hogy a kifizető ügynökség igazgatási struktúrája alkalmas annak biztosítására, hogy a kifizetés teljesítése előtt a közösségi szabályoknak való megfelelőség ellenőrzésére sor kerüljön.

A tanúsító testület vizsgálatait a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálati szabványok alapján végzi. Az ellenőrzéseket mind az egyes pénzügyi évek folyamán, mind pedig azok lezárásakor el kell végezni. A tanúsító testület a következő év január 31-ig kiállítja a tanúsítványt, és jelentést készít az észrevételeiről, amelyben különösen közli, hogy kellően megbizonyosodott-e arról, hogy a Bizottságnak megküldendő számlák valódiak, teljesek és pontosak, valamint, hogy a belső ellenőrzési eljárások megfelelően működtek.

(2) Amennyiben több kifizető ügynökséget akkreditáltak, a tagállam támaszkodhat azokra az igazolásokra, amelyeket az érintett kifizető ügynökségek számláit hitelesítő hivatalok vagy szervek adtak ki, azzal a feltétellel, hogy meggyőződik arról, hogy az elvégzett könyvvizsgálatok hatóköre és szabályai megfeleltek az (1) bekezdésben megállapított követelményeknek.

(3) Az (1) bekezdésben említett jelentés a következőket állapítja meg:

- a kifizető ügynökség eljárásai, különös tekintettel az akkreditáció feltételeire, megfelelő biztosítékot nyújtanak-e arra, hogy az Alap terhére elszámolt műveletek megfelelnek a közösségi szabályoknak, valamint a rendszerek fejlesztésére milyen ajánlások fogalmazódtak meg,

- az e rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett éves beszámolók összhangban vannak-e a kifizető ügynökség könyveivel és nyilvántartásaival,

- az 5. cikk szerinti költségkimutatások és az intervenciós műveletek kimutatásai az Alap terhére elszámolt műveletek valós, teljes és pontos leírását adják-e,

- a Közösség pénzügyi érdekei megfelelő védelemben részesülnek-e a kifizetett előlegek, a megszerzett garanciák, az intervenciós készletek és a beszedendő összegek tekintetében,

- a kifizető ügynökségnek címzett, a rendszerek fejlesztésére vonatkozó ajánlások nyomán történtek-e lépések.

A jelentéshez csatolni kell a könyvvizsgálatot végző személyzet létszámára és képesítésére, az elvégzett munkára, a megvizsgált ügyletek számára, a valóságnak való megfelelés és a megszerzett bizonyosság szintjére, a feltárt gyengeségekre és a fejlesztési ajánlásokra, valamint a tanúsító testület és egyéb, a kifizető ügynökségen kívüli és belüli könyvvizsgáló testületek működésére vonatkozó információkat, amelyekből a tanúsító testületnek a jelentés tárgykörére vonatkozó megállapításai részben vagy egészben származnak.

4. cikk

(1) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti számla-elszámolás alkalmazása céljából a tagállamok megküldik a Bizottság részére:

a) az Alap Garanciarészlegére terhelt kiadások éves beszámolóit, és a fenti rendelet 5. cikkének (1) bekezdése alapján az egyes hivatalok, illetve szervek által készített jelentéseket;

b) a tanúsító testület vagy testületek által készített tanúsítványokat és jelentéseket.

(2) Az (1) bekezdésben említett okiratokat négy példányban kell megküldeni a Bizottság részére az érintett pénzügyi év végét követő év február 10-ig.

(3) A Bizottság kérésére vagy a tagállam saját kezdeményezésére további, az érintett számlák elszámolására vonatkozó információt lehet küldeni a Bizottság részére a Bizottság által a fenti információk szolgáltatásához szükséges munka mennyiségének figyelembevételével meghatározott határidő leteltéig. Ezeknek az információknak a hiányában a Bizottság azoknak az információknak az alapján számolja el a számlákat, amelyek a határidő leteltekor a rendelkezésére állnak.

(4) A Bizottság indokolt esetekben elfogadhat az információk megküldésére vonatkozó halasztási kérelmet, amennyiben azt a határidő lejárta előtt nyújtják be.

5. cikk

(1) A 4. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett számlák a következőket tartalmazzák:

a) közösségi költségvetési tételenként és altételenként összesített kiadások;

b) az intervenciós műveletek összefoglalása és nyilatkozat a készleteknek a pénzügyi év végén meglévő mennyiségéről és helyéről;

c) a kiadásokra vonatkozó információk, vagy annak megerősítése, hogy minden ügylet részletes adatait számítógépes adatállomány tartalmazza, amely a Bizottság rendelkezésére áll;

d) annak megerősítése, hogy az intervenciós raktározás keretében minden készletmozgás részletei szerepelnek a kifizető ügynökség nyilvántartásában;

e) az éves beszámolókban kimutatott kiadások és az azonos időszakra, a 2776/88/EGK rendelet [5] 3. cikkének (5) bekezdésében említett dokumentumokban kimutatott, továbbá ugyanannak a rendeletnek a 9. cikke (7) bekezdése szerint korrigált kiadások közötti különbségek magyarázata.

(2) Az e rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett jelentés a következő információt tartalmazza a koordináló testületről és minden kifizető ügynökségről:

- bármely, a vizsgált pénzügyi évre vonatkozó kivételes ügylet vagy műszaki nehézség,

- az előző jelentés óta megvalósított bármely jelentős módosítás az 1. cikk (7) bekezdése szerinti információkban.

6. cikk

Az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott kiadásokra és behajtandó összegekre vonatkozó bizonylatokat a Bizottság rendelkezésére kell tartani azt az évet követő legalább három éven keresztül, amelyben a Bizottság elszámolja az érintett pénzügyi év számláit, és abban az esetben, ha a számla-elszámolási határozat az Európai Közösségek Bírósága előtti eljárás tárgyát képezi, a bizonylatokat az eljárás lezárását követő egy éven keresztül a Bizottság rendelkezésére kell tartani.

7. cikk

(1) A számlák elszámolásával kapcsolatos, a 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti határozat meghatározza az egyes tagállamoknál a kérdéses pénzügyi év során felmerült azon kiadásokat, amelyeket az EMOGA-val szemben elszámolhatónak ismernek el, a későbbiekben a fent említett cikk (2) bekezdésének c) pontjával összhangban hozott határozat sérelme nélkül.

A fenti határozat eredményeképpen az egyes tagállamoktól behajtandó vagy azoknak kifizetendő összegek a kérdéses pénzügyi évre vonatkozó kifizetett előlegeknek az előző albekezdés alapján elismert költségekből történő levonásával határozhatók meg. Ezek az összegek levonandók vagy hozzáadandók a számlák elszámolásáról szóló határozat hatálybalépését követő hónaptól számított második hónappal kezdődően kifizetendő előlegekhez.

(2) A Bizottság a pénzügyi év végét követő március 31-ig közli az érintett tagállammal a szolgáltatott információk ellenőrzésének eredményeit, valamint az általa javasolt módosításokat.

(3) Amennyiben az érintett tagállamnak tulajdonítható okokból a Bizottság a következő év április 30-ig nem tudja elszámolni a tagállam számláit, a Bizottság értesíti a tagállamot azokról a további vizsgálatokról, amelyeket a 729/70/EGK rendelet 9. cikke alapján kíván végezni.

8. cikk

(1) Amennyiben valamely vizsgálat hatására a Bizottság úgy értékeli, hogy egy felmerült kiadás nem felelt meg a közösségi szabályoknak, tájékoztatja az érintett tagállamot a megállapításairól, a jövőbeli megfelelőség érdekében meghozandó korrekciós intézkedésekről, valamint a 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontja alapján általa kizárásra javasolható kiadás becsült összegéről. A tájékoztatásban hivatkozni kell erre a rendeletre. A tagállam két hónapon belül adhat választ, és a Bizottság ennek alapján módosíthatja álláspontját. Indokolt esetben a Bizottság a válaszadási határidőt meghosszabbíthatja.

A válaszadási határidő lejárta után a Bizottság kétoldalú megbeszélést kezdeményez, és mindkét fél törekszik megállapodásra jutni a megteendő intézkedések tekintetében. A Bizottság ezután hivatalosan eljuttatja a tagállamhoz következtetéseit, amelyekben hivatkozik a 94/442/EK bizottsági határozatra [6].

(2) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontjában említett határozatot az egyeztető testületnek a 94/442/EK határozatban megállapított rendelkezések szerint készített jelentése vizsgálatát követően kell meghozni.

(3) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontja szerinti közösségi pénzügyi támogatásból történő levonásra a fenti cikk szerinti határozatot követő második hónap kiadásaira vonatkozó előlegből kerül sor. A tagállam kérésére azonban, és amennyiben a levonások mértéke ezt indokolttá teszi, valamint az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság más időpontot is kijelölhet.

9. cikk

Az 1723/72/EGK rendelet 1995. október 16-án hatályát veszti.

A fent említett rendeletet azonban az 1995-ös pénzügyi évig bezárólag továbbra is alkalmazni kell a Garanciaalap számláinak elszámolására.

10. cikk

Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő hetedik napon lép hatályba.

Ezt a rendeletet az 1995. október 16-án kezdődő pénzügyi évtől kell alkalmazni.

Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.

Kelt Brüsszelben, 1995. július 7-én.

a Bizottság részéről

Franz Fischler

a Bizottság tagja

[1] HL L 125., 1995.6.8., 1. o.

[2] HL L 94., 1970.4.28., 13. o.

[3] HL L 30., 1988.2.2., 7. o.

[4] HL L 186., 1972.8.16., 1. o.

[5] HL L 249., 1988.9.8., 9. o.

[6] HL L 182., 1994.7.16., 45. o.

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

Iránymutatás a kifizető ügynökségként történő akkreditáció feltételeihez

Az akkreditáció feltétele, hogy a kifizető ügynökség megfelelő biztosítékot nyújtson igazgatási rendszerének és belső ellenőrzési rendszerének megfelelő működésére, valamint az iratoknak a 729/70/EGK rendelet 4. cikke szerinti vezetésére. Az egyszerűsített feltételek alkalmazását kizárólag a kifizető ügynökség műveleteinek kis száma igazolhatja. A kifizető ügynökség működésére vonatkozó jelentős feltételek bármelyikének figyelmen kívül hagyása a fenti rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazását vonja maga után.

1. A kifizető ügynökség (a továbbiakban: ügynökség) alapítása közokiratban történik, amely megállapítja az ügynökég hatáskörét, kötelezettségeit, feladatait, különösen az EMOGA Garanciarészlegének a 729/70/EGK rendelet 2. és 3. cikke szerinti kiadásaival kapcsolatban, és amely meghatározza az ügynökség igazgatási struktúráját.

2. Az ügynökség az EMOGA Garanciarészlegének kiadásaival kapcsolatban három lényeges funkciót lát el:

i. a kifizetések engedélyezése: ennek a funkciónak a célja, hogy a közösségi szabályokkal összhangban meghatározásra kerüljön a kérelmező részére kifizetendő összeg;

ii. a kifizetések teljesítése: ennek a funkciónak a célja, hogy utasítást adjanak az ügynökség bankárainak, vagy adott esetben egy kormányzati kifizető hivatalnak, hogy teljesítse a kifizetést a kérelmező (vagy engedményese) részére;

iii. a kifizetések elszámolása: ennek a funkciónak a célja, hogy az ügynökség EMOGA-kiadásainak nyilvántartására elkülönített könyveibe bejegyezzék a kifizetéseket, amely könyvek rendszerint elektronikus adatfeldolgozó rendszerek, valamint az, hogy rendszeres összesítéseket készítsenek a kiadásokról, beleértve az Európai Bizottságnak benyújtandó havi és éves kimutatásokat is. A könyvek tartalmazzák az Alap által finanszírozott eszközöket is, különösen az intervenciós készleteket, el nem számolt előlegeket és az adósokat.

3. Az ügynökség, a 4. pontban szereplő felhatalmazások sérelme nélkül, rendszerint két szervezeti egységből áll:

i. belső audit egység: ennek vagy az ezzel egyenértékű egységnek a célja annak biztosítása, hogy az ügynökség belső ellenőrzési rendszere hatékonyan működjön; a belső audit egység független az ügynökség egyéb részlegeitől és közvetlenül az ügynökség felső vezetésének számol be;

ii. műszaki egység: ennek az egységnek a célja azoknak az adatoknak az igazolása, amelyeken a kérelmezőknek történő kifizetések alapulnak; például termékek, élőállatok, földterület, stb. minőségére, jellegére, a szállítás időpontjára, más termékké történő átalakítására és egyéb műszaki jellegű ellenőrzésekre vonatkozó adatok.

Ezeknek az adatoknak a vizsgálata az ellenőrzési és felügyeleti rendszeren keresztül történik. A műszaki egység egyik fő feladata ennek az ellenőrzési rendszernek a monitoringja.

4. Az engedélyezési funkció és/vagy műszaki tevékenység része vagy teljes egésze átruházható más testületekre is, abban az esetben, ha a következő feltételek teljesülnek:

i. e más testületek feladatai és kötelezettségei, nevezetesen a közösségi szabályoknak való megfelelés ellenőrzése és igazolása tekintetében egyértelműen meghatározottak;

ii. a testületek hatékony rendszerrel rendelkeznek kötelezettségeik megfelelő módon történő teljesítésére;

iii. a testületek az ügynökség számára kifejezetten megerősítik, hogy ténylegesen teljesítik kötelezettségeiket, valamint leírják az erre alkalmazott módszereket;

iv. az ügynökséget rendszeresen és időben tájékoztatják az elvégzett ellenőrzések eredményeiről úgy, hogy ezeknek az ellenőrzéseknek a megfelelő volta egy kérelem elbírálása előtt minden esetben figyelembe vehető. Az elvégzett munkát részletesen leírják az egyes kérelmekhez, kérelmek csomagjaihoz mellékelt, vagy valamely gazdasági évre vonatkozó jelentésben. A jelentéshez igazolást kell csatolni az engedélyezett kérelmek jogosságáról, valamint az elvégzett munka jellegéről, terjedelméről és kereteiről. Amennyiben valamely fizikai vagy adminisztratív jellegű ellenőrzés nem terjed ki mindenre, hanem a kérelmeknek csak egy mintáján végezték el, a kiválasztott kérelmeket azonosítani kell, a mintavételezés módszerét meg kell adni, és jelentést kell készíteni az eltérések és rendellenességek tekintetében végzett összes ellenőrzés eredményéről és intézkedésről. Az ügynökséghez benyújtott bizonylatoknak megfelelően bizonyítaniuk kell, hogy az engedélyezett kérelmek jogosságára vonatkozó minden szükséges ellenőrzést elvégeztek;

v. amennyiben kérelmekre és az elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó okiratokat az említett más testületek tárolják, akkor mind ezek a testületek, mind pedig az ügynökség, eljárást alakít ki annak biztosítására, hogy az ügynökség által teljesített kifizetésekre vonatkozó minden okirat elérhetőségi helye nyilván legyen tartva, valamint arra, hogy ezek az okiratok ellenőrzés céljából rendelkezésre álljanak az ügynökség irodáiban azoknak a személyeknek és testületeknek a kérésére, akik, illetve amelyek általában ezeknek a dokumentumoknak az ellenőrzésére jogosultak, és aki, illetve amelyek a következők:

- az ügynökség munkatársai, akik a kérelemmel foglalkoznak,

- az ügynökség belső audit egysége,

- az ügynökség éves kimutatását hitelesítő testület,

- az Európai Unió meghatalmazott tisztviselői.

5. Az ügynökség igazgatási rendszerében el kell különíteni a kifizetések engedélyezési, teljesítési és könyvelési funkcióit, amelyekért külön alegységeknek kell felelniük, amelyek feladatkörét szervezeti diagram tartalmazza. Az igazgatási struktúra lehet olyan jellegű, hogy a műszaki egység funkcióit megfelelő esetekben az engedélyező részleg látja el.

6. Az ügynökség a következő eljárásokat, illetve az ezekkel megegyező garanciákat nyújtó eljárásokat fogadja el:

i. az ügynökség részletes írásbeli eljárásokat készít a kérelmek fogadásáról, nyilvántartásáról és feldolgozásáról, beleértve az összes erre a célra használt irat leírását;

ii. a feladatok megosztása olyan, hogy egyik tisztviselő sem felelős a következő feladatok közül egynél többért: az EMOGA terhére írt összegek kifizetésének engedélyezése, a kifizetés teljesítése vagy nyilvántartása, valamint egyik tisztviselő sem végzi a fenti feladatokat úgy, hogy munkája ne állna valamely másik tisztviselő felügyelete alatt.

Az egyes tisztviselők feladatait írásban rögzítik, meghatározva hatáskörük pénzügyi határait. A személyzet megfelelő képzését biztosítani kell, és rendszert kell kidolgozni a szenzitív területen működő tisztviselők váltására vagy fokozott felügyeletére;

iii. minden engedélyezésért felelős tisztviselőnek részletes listával kell rendelkeznie azokról az ellenőrzésekről, amelyeket el kell végeznie, és a kérelem alátámasztó dokumentumai között szerepeltetnie kell arról szóló igazolását, hogy az említett ellenőrzéseket elvégezte. Ez az igazolás a (vi) albekezdés feltételei szerint elektronikus formában is történhet. Bizonyíthatónak kell lennie, hogy a munkát a személyzet magasabb beosztású tagja ellenőrizte;

iv. a kérelmezett támogatás kifizetését kizárólag akkor lehet engedélyezni, ha megfelelő módon ellenőrizték, hogy az megfelel a közösségi rendeleteknek. Az ellenőrzések között szerepelnek azok, amelyeket a támogatási kérelmet megalapozó, egyedi intézkedést szabályozó rendelet ír elő, valamint azok, amelyeket a 729/70/EGK rendelet 8. cikke a csalás és a rendellenesség megelőzésére és feltárására vonatkozóan ír elő, különös tekintettel a felmerülő kockázatokra. Az elvégzendő ellenőrzéseket egy lista tartalmazza, és azok elvégzését minden kérelem vagy kérelemcsoport esetében igazolni kell;

v. eljárást kell kidolgozni annak biztosítására, hogy a kifizetést kizárólag az igénylő bankszámlájára vagy a kérelmező engedményese részére teljesítsék. A kifizetést az EMOGA-nak történt elszámolást követő öt munkanapon belül az ügynökség bankára vagy a kormányzati kifizető hivatal teljesíti, esetlegesen csekk postázásával. Eljárásokat kell kidolgozni annak biztosítására, hogy minden olyan kifizetést, amelynek átutalását nem teljesítették, vagy csekkjét nem váltották be, az Alap javára ismét jóváírjanak. Készpénzben nem történik kifizetés. Az engedélyező tisztviselő és/vagy a felettese által adott jóváhagyás elektronikus úton is történhet, azzal a feltétellel, hogy ezek az eszközök megfelelő szintű biztonságot nyújtanak, és az aláíró személye szerepel az elektronikus adatokban;

vi. amennyiben a kérelmeket számítógépes rendszer segítségével dolgozzák fel, a számítógépes rendszerhez való hozzáférést a következőképpen kell védeni és ellenőrizni:

- a rendszerbe bevitt információt megfelelően validálni kell a beviteli hibák feltárása és kijavítása érdekében,

- az egyedi jelszóval rendelkező, erre jogosult tisztviselőkön kívül más nem vihet be, nem módosíthat és nem validálhat adatokat,

- az adatot vagy programot bevivő, illetve módosító minden tisztviselő személyazonosságát műveleti naplóban rögzítik.

A visszaélések elkerülése érdekében a jelszavakat rendszeresen változtatni kell. A számítógépes rendszereket fizikai ellenőrzés segítéségével kell védeni a jogosulatlan hozzáféréssel szemben, és az adatokról elkülönített, biztonságos helyen őrzött másolatokat kell készíteni. Az adatbevitelt logikai ellenőrzésnek kell alávetni, amelynek célja az ellentmondásos vagy rendhagyó adatok észlelése;

vii. Az ügynökség eljárásai biztosítják, hogy a közösségi rendeletek minden változása, különösen a támogatás mértékének változása rögzítésre kerüljön és az utasításokat, adatbázisokat, valamint ellenőrzési listákat megfelelő időben frissítsék.

7. Az előlegek kifizetését a könyvviteli nyilvántartásban azonosítani kell, és eljárásokat kell elfogadni a következők biztosítására:

i. kizárólag azoktól a pénzintézetektől fogadnak el garanciákat, amelyek megfelelnek a 2220/85/EGK rendelet [1] előírásainak és amelyeket megfelelő hatóságok hagytak jóvá, továbbá amelyek olyan garanciákat nyújtanak, amelyek érvényesek maradnak addig, míg el nem számolják, vagy be nem hajtják azokat, és az ügynökség egyszerű kérésére megadják a garanciát;

ii. az előlegeket az előírt időn belül elszámolják és az elszámolandó, már lejárt összegeket azonnal azonosítják és a garanciákat haladéktalanul behajtják;

iii. az előlegek elszámolását az engedélyező tisztviselők azonos módon ellenőrzik, mint a kifizetéseket.

8. Az intervenciós raktározás nyilvántartása biztosítja, hogy a raktározott mennyiségek és a hozzájuk kapcsolódó költségek az ajánlat elfogadásától a termék fizikai rendelkezésre állásáig, a támogatási rendelet szerint minden szakaszban pontosan és késedelem nélkül, azonosítható tételenként fel legyenek dolgozva, nyilván legyenek tartva, és pontosan el legyenek számolva, valamint biztosítja, hogy a készletek mennyisége és jellege bármely helyszínen bármikor meghatározható legyen. A készleteket a raktárostól független személyek, szervek vagy hivatalok rendszeresen ellenőrzik.

9. A nyilvántartási eljárások biztosítják, hogy a havi és az éves kimutatások teljes körűek, pontosak és időszerűek legyenek, valamint azt, hogy bármely hibát és mulasztást feltárnak és helyesbítenek, különösen a három hónapnál nem ritkábban tartott ellenőrzések és egyeztetések révén.

10. A belső audit egység meggyőződik arról, hogy az ügynökség által elfogadott eljárások megfelelőek a közösségi jogszabályoknak való megfelelőség ellenőrzésének biztosítására, továbbá, hogy a számlák pontosak, teljesek és időszerűek. Az ellenőrzéseket korlátozhatják bizonyos intézkedésekre és ügyletekből kiválasztott mintákra, feltéve, hogy az audit-terv biztosítja, hogy minden jelentős terület, beleértve az engedélyezésért felelős hivatalokat, öt évet meg nem haladó időn belül ellenőrzésre kerül. A belső audit egység a munkáját a nemzetközileg elfogadott szabályok szerint végzi, munkáját munkaanyagokban rögzíti, és munkája eredményeként az ügynökség felső vezetése részére címzett jelentéseket és ajánlásokat készít. Az audit-terveket és a jelentéseket – kizárólag a belső audit egység eredményességének értékelése céljából – a tanúsító testületnek, valamint az Európai Unió pénzügyi audit végzésével megbízott tisztviselőinek a rendelkezésére kell bocsátani.

11. A fenti bekezdéseket értelemszerűen olyan "negatív kiadásokra" (lefölözések, elveszett biztosítékok, megtérített támogatások) is alkalmazni kell, amelyeket az ügynökség az EMOGA Garanciarészlege nevében köteles beszedni. Az ügynökség különösen rendszert dolgoz ki minden, az EMOGA-t megillető összeg elismerésére, valamint az összes ilyen tartozásnak az átvétele előtt az adósnyilvántartásba történő bevezetésére. Az adósnyilvántartást rendszeresen ellenőrizni kell az esedékes tartozások behajtása céljából.

Az ügynökség bizonyos típusú negatív kiadások behajtásának feladatát másik testületre ruházhatja a 4. pont szerinti, szükség szerint kiigazított feltételekre is figyelemmel, valamint arra a további feltételre is figyelemmel, hogy a másik testület az ügynökség részére rendszeresen és időszerűen, legalább havonta jelentést nyújt be az összes elismert bevételről és átvett pénzösszegről.

12. Az ügynökség biztosítja, hogy minden benyújtott kérelem elbírálása rövid időn belül megtörténik.

[1] HL L 205., 1985.8.3., 5. o.

--------------------------------------------------