A Bizottság határozata

(2001. november 29.)

eljárási szabályzatának módosításáról

(az értesítés a C(2001) 3031. számú dokumentummal történt)

(2001/844/EK, ESZAK, Euratom)

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 218. cikke (2) bekezdésére,

tekintettel az Európai Szén- és Acélközösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 16. cikkére,

tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 131. cikkére,

tekintettel az Európai Unióról szóló szerződésre és különösen annak 28. cikke (1) bekezdésére és 41. cikke (1) bekezdésére,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

A Bizottság biztonsági rendelkezéseit, amelyek szövegét e határozat melléklete tartalmazza, mellékletként csatolják a Bizottság eljárási szabályzatához.

2. cikk

Ez a határozat az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetésének napján lép hatályba.

Ezt a határozatot 2001. december 1-jétől kell alkalmazni.

Kelt Brüsszelben, 2001. november 29-én.

a Bizottság részéről

az elnök

Romano Prodi

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI RENDELKEZÉSEI

mivel:

(1) A Bizottság tevékenységének a bizonyos fokú titoktartást igénylő területeken történő továbbfejlesztése érdekében helyénvaló, hogy egy átfogó, a Bizottságra, az EK-Szerződés vagy az Európai Unióról szóló szerződés által vagy alapján létesített egyéb intézményekre, szervekre, hivatalokra és ügynökségekre, a tagállamokra, valamint az Európai Unió minősített információinak (a továbbiakban: "EU minősített információk") egyéb címzettjeire alkalmazandó biztonsági rendszert hozzanak létre.

(2) Az így létrehozott biztonsági rendszer eredményességének biztosítása érdekében a Bizottság az EU minősített információkat csak olyan külső szervek számára teszi hozzáférhetővé, amelyek biztosítékot nyújtanak arra nézve, hogy meghozták az ezekkel a rendelkezésekkel szigorúan egyenértékű szabályok alkalmazásához szükséges valamennyi intézkedést.

(3) Ezek a rendelkezések nem érintik az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés 24. cikkének végrehajtásáról szóló, 1958. július 31-i 3. Euratom-tanácsi rendeletet [1], a titoktartási kötelezettség hatálya alá tartozó statisztikai adatoknak az Európai Közösségek Statisztikai Hivatalához történő továbbításáról szóló, 1990. június 11-i 1588/90/EK tanácsi rendeletet [2] és az információs rendszerek védelméről szóló, 1995. november 23-i C (95) 1510 végleges bizottsági határozatot.

(4) Az uniós döntéshozatali folyamat zökkenőmentes működésének biztosítása érdekében a Bizottság biztonsági rendszerét a Tanács biztonsági szabályzatának elfogadásáról szóló, 2001. március 19-i 2001/264/EK tanácsi határozatban [3] megállapított elvekre alapozzák.

(5) A Bizottság hangsúlyozza annak fontosságát, hogy adott esetben a többi intézmény is átvegye azokat a titoktartásra vonatkozó szabályokat és normákat, amelyek az Unió és tagállamai érdekeinek védelme érdekében szükségesek.

(6) A Bizottság elismeri, hogy saját biztonsági koncepció kialakítására van szükség, a biztonság valamennyi elemének és a Bizottság mint intézmény sajátos jellegének figyelembevételével.

(7) Ezek a rendelkezések nem érintik a Szerződés 255. cikkét és a nyilvánosságnak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz történő hozzáféréséről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti, tanácsi és bizottsági rendeletet [4].

1. cikk

A Bizottság biztonsági szabályait a melléklet tartalmazza.

2. cikk

(1) A Bizottságnak a biztonsági ügyekért felelős tagja meghozza a megfelelő intézkedéseket annak biztosítása érdekében, hogy az EU minősített információk kezelése során az 1. cikkben említett szabályzatot a Bizottságon belül, valamint a Bizottság valamennyi helyiségében, beleértve az Unióban található képviseleteit és irodáit, továbbá a harmadik országokban felállított kirendeltségeit is, a bizottsági tisztviselők és az egyéb alkalmazottak, a Bizottsághoz kirendelt személyzet és a Bizottság külső szerződéses megbízottai tiszteletben tartsák.

(2) A tagállamok, valamint a Szerződések által vagy alapján létrehozott egyéb intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek azzal a feltétellel juthatnak hozzá az EU minősített információkhoz, ha biztosítják, hogy az ilyen információk kezelése során az 1. cikkben említetteknek szigorúan megfelelő szabályokat szolgálataikon belül és helyiségeikben betartják, különösen a következők:

a) a tagállamok Európai Unió melletti állandó képviseleteinek tagjai, valamint a Bizottság vagy annak szervei ülésein megjelenő vagy egyéb bizottsági tevékenységben részt vevő nemzeti delegációk tagjai,

b) a tagállamok nemzeti közigazgatásának tagjai, akik EU minősített információkat kezelnek, akár a tagállamok területén, akár külföldön szolgálnak,

c) az EU minősített információkat kezelő külső szerződéses megbízottak és kirendelt személyzet.

3. cikk

Harmadik államok, nemzetközi szervezetek és egyéb szervek azzal a feltétellel juthatnak hozzá EU minősített információkhoz, ha biztosítják, hogy az ilyen információk kezelése során az 1. cikkben említett szabályokkal szigorúan egyenértékű szabályokat betartják.

4. cikk

A melléklet I. részében foglalt alapelvek és biztonsági minimumszabályok betartásával a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja a melléklet II. részének megfelelően intézkedéseket hozhat.

5. cikk

Alkalmazásuk időpontjától kezdve ezek a rendelkezések a következők helyébe lépnek:

a) az Európai Unió tevékenységének keretében előállított vagy továbbított, minősített információkra alkalmazandó biztonsági intézkedésekről szóló, 1994. november 30-i C (94) 3282 bizottsági határozat;

b) az olyan eljárásokról szóló, 1999. február 25-i C (99) 423 bizottsági határozat, amelyek alapján az Európai Bizottság tisztviselői és egyéb alkalmazottai felhatalmazást kaphatnak a Bizottság birtokában lévő minősített információkhoz történő hozzáférésre.

6. cikk

E rendelkezések alkalmazásának időpontjától fogva az eddig az időpontig a Bizottság birtokában lévő valamennyi minősített információ, az Euratom minősített információk kivételével:

a) alapértelmezésben – amennyiben azt a Bizottság készítette – "EU KORLÁTOZOTT" körbe átminősítettnek tekintendő, hacsak kibocsátója úgy nem határoz, hogy 2002. január 31-ig az információt más minősítési fokozatba sorolja. Ebben az esetben a kibocsátó tájékoztatja az érintett dokumentum valamennyi címzettjét;

b) eredeti minősítését – amennyiben a Bizottságon kívüli kibocsátók készítették –megtartja, és ily módon a vele egyenértékű minősítésű EU információként kezelendő, hacsak a kibocsátó bele nem egyezik az információ minősítésének megszüntetésébe vagy visszaminősítésébe.

[1] HL L 17., 1958.10.6., 406/58. o.

[2] HL L 151., 1990.6.15., 1. o.

[3] HL L 101., 2001.4.11., 1. o.

[4] HL L 145., 2001.5.31., 43. o.

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

BIZTONSÁGI SZABÁLYOK

Tartalom

I. RÉSZ: ALAPELVEK ÉS BIZTONSÁGI MINIMUMSZABÁLYOK 1. BEVEZETÉS

2. ÁLTALÁNOS ELVE

3. A BIZTONSÁG ALAPJAI

4. AZ INFORMÁCIÓBIZTONSÁG ELVEI

4.1. Célok

4.2. Fogalommeghatározások

4.3. Minősítés

4.4. A biztonsági intézkedések céljai

5. A BIZTONSÁGI SZERVEZET

5.1. Közös minimumszabályok

5.2. Szervezet

6. A SZEMÉLYZET BIZTONSÁGA

6.1. Biztonsági ellenőrzés

6.2. A személyzeti biztonsági felhatalmazások nyilvántartása

6.3. A személyzet biztonsági képzése

6.4. A vezetők felelőssége

6.5. A személyzet biztonsági státusa

7. FIZIKAI BIZTONSÁG

7.1. A védelem szükségessége

7.2. Ellenőrzés

7.3. Az épületek biztonsága

7.4. Vészhelyzeti tervek

8. AZ INFORMÁCIÓBIZTONSÁG

9. A SZABOTÁZS ÉS A SZÁNDÉKOS RONGÁLÁS EGYÉB FORMÁI ELLENI VÉDELEM

10. MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK ÁTADÁSA HARMADIK ÁLLAMOK VAGY NEMZETKÖZI SZERVEZETEK RÉSZÉRE

II. RÉSZ: A BIZTONSÁGI SZERVEZET A BIZOTTSÁGNÁL 11. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI ÜGYEKÉRT FELELŐS TAGJA

12. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI POLITIKAI TANÁCSADÓ CSOPORTJA

13. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI TANÁCSA

14. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI HIVATALA

15. BIZTONSÁGI ELLENŐRZÉSEK

16. MINŐSÍTÉSEK, BIZTONSÁGI AZONOSÍTÓK ÉS JELÖLÉSEK

16.1. Minősítési szintek

16.2. Biztonsági azonosítók

16.3. Jelölések

16.4. A minősítés feltüntetése

16.5. A biztonsági azonosítók feltüntetése

17. A MINŐSÍTÉS SZABÁLYAI

17.1. Általános ismertetés

17.2. Minősítések alkalmazása

17.3. Visszaminősítés és a minősítés megszüntetése

18. FIZIKAI BIZTONSÁG

18.1. Általános ismertetés

18.2. Biztonsági követelmények

18.3. Fizikai biztonsági intézkedések

18.3.1. Biztonsági területek

18.3.2. Igazgatási terület

18.3.3. A be- és kilépés ellenőrzése

18.3.4. Őrjáratok

18.3.5. Biztonsági tárolóeszközök és páncélszobák

18.3.6. Zárak

18.3.7. A kulcsok és kombinációk ellenőrzése

18.3.8. Behatolásjelző berendezések

18.3.9. Jóváhagyott berendezések

18.3.10. A másológépek és telefaxok fizikai védelme

18.4. Rálátás és lehallgatás elleni védelem

18.4.1. Rálátás

18.4.2. Lehallgatás

18.4.3. Elektronikus és felvevőberendezések bevitele

18.5. Technikailag biztonságos területek

19. A "SZÜKSÉGES ISMERET" ELVÉRE ÉS AZ EU-SZEMÉLYZET BIZTONSÁGI ELLENŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK

19.1. Általános ismertetés

19.2. Az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz való hozzáférés különös szabályai

19.3. Az EU TITKOS és EU BIZALMAS információkhoz való hozzáférés különös szabályai

19.4. Az EU KORLÁTOZOTT információkhoz való hozzáférés különös szabályai

19.5. Áthelyezések

19.6. Különleges utasítások

20. A BIZOTTSÁG TISZTVISELŐIRE ÉS EGYÉB ALKALMAZOTTAIRA VONATKOZÓ BIZTONSÁGI ELLENŐRZÉSI ELJÁRÁS

21. AZ EU MINŐSÍTETT DOKUMENTUMOK ELŐÁLLÍTÁSA, ELOSZTÁSA, TOVÁBBÍTÁSA, A FUTÁROK SZEMÉLYES BIZTONSÁGA, VALAMINT A FORDÍTÁSOK ÉS KIVONATOK KÜLÖNPÉLDÁNYAI

21.1. Elkészítés

21.2. Elosztás

21.3. Az EU minősített dokumentumok továbbítása

21.3.1. Csomagolás, átvételi elismervény

21.3.2. Továbbítás épületen vagy épületegyüttesen belül

21.3.3. Továbbítás egyazon országon belül

21.3.4. Továbbítás egyik államból a másikba

21.3.5. EU KORLÁTOZOTT dokumentumok továbbítása

21.4. A futárok biztonsága

21.5. A technikai továbbítás elektronikus és egyéb eszközei

21.6. Az EU minősített dokumentumok különpéldányai és fordításai, valamint a belőlük készített kivonatok

22. AZ EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK NYILVÁNTARTÓ HIVATALAI, SZÁMBAVÉTELE, ELLENŐRZÉSE, ARCHÍV TÁROLÁSA ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

22.1. Az EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK helyi nyilvántartó hivatalai

22.2. Az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal

22.2.1. Általános ismertetés

22.2.2. A központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal

22.2.3. EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatalok

22.3. Az EU minősített dokumentumok leltárai, számbavétele és ellenőrzése

22.4. Az EU minősített dokumentumok archív tárolása

22.5. Az EU minősített dokumentumok megsemmisítése

22.6. Megsemmisítés vészhelyzetben

23. A BIZOTTSÁG HELYISÉGEIN KÍVÜL MEGTARTOTT, EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓKAT TÁRGYALÓ KÜLÖNLEGES ÜLÉSEK ESETÉBEN ALKALMAZANDÓ BIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

23.1. Általános ismertetés

23.2. Hatáskörök

23.2.1. A Bizottság Biztonsági Hivatala

23.2.2. Az ülés biztonsági tisztviselője (MSO)

23.3. Biztonsági intézkedések

23.3.1. Biztonsági területek

23.3.2. Belépők

23.3.3. Fényképezőgépek és hangrögzítő berendezések ellenőrzése

23.3.4. Aktatáskák, hordozható számítógépek és csomagok ellenőrzése

23.3.5. Technikai biztonság

23.3.6. A küldöttségek dokumentumai

23.3.7. A dokumentumok biztonságos megőrzése

23.3.8. Az irodahelyiségek ellenőrzése

23.3.9. Az EU minősített hulladék ártalmatlanítása

24. A BIZTONSÁG MEGSÉRTÉSE ÉS AZ EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK ILLETÉKTELENEK TUDOMÁSÁRA JUTÁSA

24.1. Fogalommeghatározások

24.2. A biztonság megsértésének jelentése

24.3. Jogi lépések

25. AZ IT-RENDSZEREKBEN ÉS KOMMUNIKÁCIÓS RENDSZEREKBEN KEZELT EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK VÉDELME

25.1. Bevezetés

25.1.1. Általános ismertetés

25.1.2. A rendszerekkel szembeni fenyegetések és a rendszerek sebezhetősége

25.1.3. A biztonsági intézkedések fő célja

25.1.4. A rendszerspecifikus biztonsági követelmények megállapítása (SSRS)

25.1.5. Biztonsági üzemmódok

25.2. Fogalommeghatározások

25.3. Hatáskörök a biztonság terén

25.3.1. Általános ismertetés

25.3.2. A biztonsági akkreditációs hatóság (SAA)

25.3.3. Az INFOSEC-hatóság (IA)

25.3.4. A technikai rendszerek tulajdonosa (TSO)

25.3.5. Az információk tulajdonosa (IO)

25.3.6. Felhasználók

25.3.7. INFOSEC-képzés

25.4. Nem technikai jellegű biztonsági intézkedések

25.4.1. Személyzeti biztonság

25.4.2. Fizikai biztonság

25.4.3. A rendszerhez való hozzáférés ellenőrzése

25.5. Technikai jellegű biztonsági intézkedések

25.5.1. Az információk biztonsága

25.5.2. Az információk ellenőrzése és az azokkal való elszámolás kötelezettsége

25.5.3. Az eltávolítható számítógépes adathordozók kezelése és ellenőrzése

25.5.4. A számítógépes adathordozók minősítésének megszüntetése és az ilyen eszközök megsemmisítése

25.5.5. Kommunikációs biztonság

25.5.6. Telepítési és kisugárzási biztonság

25.6. Biztonság a kezelés során

25.6.1. Biztonsági üzemeltetési eljárások (SecOPs)

25.6.2. Szoftvervédelem és konfigurációkezelés

25.6.3. Kártékony szoftverek és számítógépes vírusok kiszűrése

25.6.4. Karbantartás

25.7. Beszerzés

25.7.1. Általános ismertetés

25.7.2. Akkreditáció

25.7.3. Értékelés és tanúsítás

25.7.4. A biztonsági tulajdonságok rendszeres ellenőrzése az akkreditáció fenntartása érdekében

25.8. Ideiglenes vagy alkalomszerű felhasználás

25.8.1. Mikroszámítógépek és személyi számítógépek biztonsága

25.8.2. Magántulajdonban lévő IT-berendezések felhasználása hivatalos bizottsági munkára

25.8.3. Szerződéses megbízott tulajdonában lévő vagy egy tagállam által biztosított IT-berendezések felhasználása hivatalos bizottsági munkára

26. EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK ÁTADÁSA HARMADIK ÁLLAMOK VAGY NEMZETKÖZI SZERVEZETEK RÉSZÉRE

26.1.1. Az EU minősített információk átadását szabályozó elvek

26.1.2. Szintek

26.1.3. Biztonsági megállapodások

1. FÜGGELÉK A NEMZETI BIZTONSÁGI MINŐSÍTÉSEK ÖSSZEHASONLÍTÓ TÁBLÁZATA 2 FÜGGELÉK GYAKORLATI MINŐSÍTÉSI ÚTMUTATÓ 3. FÜGGELÉK Iránymutatások az EU minősített információk harmadik államok vagy nemzetközi szervezetek számára való átadásához: 1. szintű együttműködés 4. FÜGGELÉK Iránymutatások az EU minősített információk harmadik államok vagy nemzetközi szervezetek számára való átadásához: 2. szintű együttműködés 5. FÜGGELÉK Iránymutatások az EU minősített információk harmadik államok vagy nemzetközi szervezetek számára való átadásához: 3. szintű együttműködés 6. FÜGGELÉK RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE I. RÉSZ: ALAPELVEK ÉS A BIZTONSÁG MINIMUMSZABÁLYAI

1. BEVEZETÉS

Ezek a rendelkezések állapítják meg azokat az alapelveket és biztonsági minimumszabályokat, amelyeket a Bizottságnak valamennyi munkahelyén, valamint az EU minősített információk valamennyi címzettjének megfelelő módon be kell tartania, hogy a biztonságot megőrizzék, és mindegyikük biztos lehessen afelől, hogy a védelem közös szintje megvalósul.

2. ÁLTALÁNOS ELVEK

A Bizottság biztonsági politikája a Bizottság általános belső igazgatási politikájának szerves részét képezi, és így alapjául az általános politikájára irányadó elvek szolgálnak.

Ezek az elvek a törvényességet, az átláthatóságot, az elszámolási kötelezettséget és a szubszidiaritást (arányosságot) foglalják magukban.

A törvényesség annak szükségességét jelenti, hogy a biztonsági feladatok ellátása során szigorúan a törvényes keretek között kell maradni, és eleget kell tenni a jogi követelményeknek. Azt is jelenti, hogy a biztonság terén a hatásköröket megfelelő jogi rendelkezésekre kell alapozni. A személyzeti szabályzat rendelkezései – különösen a bizottsági információk tekintetében a személyzet titoktartási kötelezettségéről szóló 17. cikk, valamint a fegyelmi intézkedésekről szóló VI. cím – maradéktalanul érvényesek. A törvényesség végezetül azt jelenti, hogy a biztonságnak a Bizottság felelősségi körén belül történő megsértésével úgy kell foglalkozni, hogy az megfeleljen a Bizottság fegyelmi intézkedésekkel kapcsolatos politikájának és a büntető igazságszolgáltatás terén a tagállamokkal folytatott együttműködéssel kapcsolatos politikájának.

Az átláthatóság annak szükségességét jelenti, hogy valamennyi biztonsági szabálynak és rendelkezésnek világosnak kell lennie, hogy a különböző szolgálatok és a különböző területek között (fizikai biztonság kontra információk védelme stb.) egyensúlynak kell lennie, továbbá hogy következetes és strukturált biztonságtudatossági politikát kell folytatni. Az átláthatóság magában foglalja a biztonsági intézkedések végrehajtására szolgáló világos írásos iránymutatások szükségességét is.

Az elszámolási kötelezettség azt jelenti, hogy a biztonság terén a hatáskörök világosan meghatározásra kerülnek, valamint azt, hogy rendszeresen ellenőrizni kell, hogy az ezekből a hatáskörökből következő feladatokat megfelelő módon hajtották-e végre.

A szubszidiaritás vagy arányosság azt jelenti, hogy a biztonságot a lehető legalacsonyabb szinten és a Bizottság Főigazgatóságaihoz és szolgálataihoz a lehető legközelebb szervezik meg, valamint hogy a biztonsági tevékenységeket csak azokra a területekre korlátozzák, amelyek azokat valóban igénylik. Végezetül a szubszidiaritás vagy arányosság azt is jelenti, hogy a biztonsági intézkedéseknek arányosaknak kell lenniük a védeni kívánt érdekekkel, valamint az ezeket az érdekeket fenyegető tényleges vagy lehetséges veszéllyel, olyan védelmet biztosítva, amely a lehető legkisebb zavart okozza.

3. A BIZTONSÁG ALAPJAI

A stabil biztonság alapjai a következők:

a) Minden egyes tagállamban egy nemzeti biztonsági szervezet, amelynek hatáskörébe az alábbiak tartoznak:

1. kémkedésre, szabotázsra, terrorizmusra és egyéb felforgató tevékenységekre vonatkozó bűnüldözési operatív információk gyűjtése és nyilvántartása; valamint

2. tájékoztatás és tanácsadás a kormányuk és rajta keresztül a Bizottság számára a biztonságot fenyegető veszélyek jellegéről és a védelem velük szemben alkalmazandó eszközeiről.

b) Minden egyes tagállamban és a Bizottságon belül egy technikai INFOSEC-hatóság (IA), amelynek hatáskörébe tartozik, hogy az érintett biztonsági hatósággal együttműködésben tájékoztasson a biztonságot fenyegető technikai veszélyekről és tanácsokat adjon a velük szemben alkalmazandó védelmi intézkedésekről.

c) Rendszeres együttműködés a kormányzati hatóságok és az európai intézmények megfelelő szolgálatai körében annak érdekében, hogy szükség szerint határozzák meg és tegyenek ajánlást arra, hogy:

1. mely személyeket, információkat és erőforrásokat kell megvédeni; és

2. melyek legyenek a védelem közös szabályai.

d) Szoros együttműködés a Bizottság Biztonsági Hivatala és a többi európai intézmény biztonsági szolgálatai között, valamint a NATO Biztonsági Hivatalával (NOS).

4. AZ INFORMÁCIÓBIZTONSÁG ELVEI

4.1. Célok

Az információbiztonság terén az elsődleges célok a következők:

a) az EU minősített információk (EUCI) védelme a kémkedés, az illetéktelenek tudomására jutása vagy az engedély nélküli kiszolgáltatás ellen;

b) a kommunikációs és információs rendszerekben és hálózatokban kezelt EU-információk védelme a titkosságukat, integritásukat és rendelkezésre állásukat fenyegető veszélyekkel szemben;

c) az EU-információknak helyet adó bizottsági helyiségek védelme a szabotázzsal és a szándékos rongálással szemben;

d) a biztonsági intézkedések kudarca esetén az okozott kár felmérése, a következmények korlátozása és a szükséges korrekciós intézkedések elfogadása.

4.2. Fogalommeghatározások

E szabályok alkalmazásában:

a) Az "EU minősített információ" (EUCI) kifejezés olyan információt és anyagot jelent, amelynek engedély nélküli kiszolgáltatása különböző mértékben sértheti az EU-nak, illetve egy vagy több tagállamának az érdekeit, függetlenül attól, hogy az ilyen információ az EU-n belül keletkezett, illetve a tagállamoktól, harmadik államoktól vagy nemzetközi szervezetektől származik.

b) A "dokumentum" kifejezés olyan levelet, feljegyzést, jegyzőkönyvet, jelentést, memorandumot, jelet/üzenetet, vázlatot, fényképet, diát, filmet, térképet, ábrát, tervet, jegyzetfüzetet, stencilt, indigót, írógép- vagy nyomtatószalagot, magnószalagot, kazettát, számítógépes mágneslemezt, CD-ROM-ot vagy más adathordozó eszközt jelent, amelyen információt tárolnak.

c) Az "anyag" kifejezés a b) pont szerinti "dokumentumot" jelent, továbbá bármely legyártott vagy gyártás alatt álló felszerelési tárgyat.

d) A "szükséges ismeret" kifejezés azt jelenti, hogy az illető alkalmazottnak hozzá kell férnie az EU minősített információkhoz annak érdekében, hogy valamilyen funkciót vagy feladatot képes legyen ellátni.

e) A "felhatalmazás" azt jelenti, hogy a Bizottság elnökének határozatával valamely személy számára hozzáférést biztosítanak az EU minősített információkhoz egy meghatározott szintig, a nemzeti biztonsági hatóság által a nemzeti jog alapján lefolytatott biztonsági ellenőrzés (átvilágítás) kedvező eredménye alapján.

f) A "minősítés" kifejezés azt jelenti, hogy azokhoz az információkhoz, amelyek engedély nélküli kiszolgáltatása a Bizottság vagy a tagállamok érdekeit bizonyos mértékben sértheti, a biztonság megfelelő szintjét rendelik.

g) A "visszaminősítés" (downgrading) kifejezés a minősítés szintjének csökkentését jelenti.

h) A "minősítés megszüntetése" (declassification) kifejezés a minősítési jelölés törlését jelenti.

i) A "kibocsátó" kifejezés a minősített dokumentum kellő felhatalmazással rendelkező szerzőjét jelenti. A Bizottságon belül a szervezeti egységek vezetői engedélyezhetik beosztottjaik számára EU minősített információk készítését.

j) A "Bizottság szervezeti egysége" kifejezés a Bizottság szervezeti egységeit és szolgálatait jelenti, a kabineteket is beleértve, valamennyi munkahelyen, köztük a Közös Kutatóközpontban, az Unió területén található képviseleteken és irodákban, valamint a harmadik országokban létrehozott delegációkon.

4.3. Minősítés

a) A titkosság terén körültekintés és tapasztalat szükséges a védendő információk és anyagok kiválasztása és a szükséges védelem fokának megválasztása során. Alapvető, hogy a védelem foka megfeleljen annak, hogy az egyes védendő információ és anyag biztonsági szempontból mennyire fontos. A zökkenőmentes információáramlás biztosítása érdekében lépéseket kell tenni annak érdekében, hogy elkerüljék mind a túlzottan magas, mind pedig a túlzottan alacsony minősítést.

b) A minősítési rendszer ezen elvek gyakorlatba való átültetésének eszköze. Hasonló minősítési rendszer alkalmazandó a kémkedés, a szabotázs, a terrorizmus és az egyéb fenyegető veszélyek elleni intézkedések megtervezése és megszervezése során, hogy a minősített információknak helyet adó legfontosabb helyiségek és azokon belül a legérzékenyebb pontok részesüljenek a legmagasabb szintű védelemben.

c) Az információ minősítése kizárólag az adott információ kibocsátójának a feladata.

d) A minősítés szintje kizárólag az adott információ tartalmára alapozható.

e) Ha különböző információk kerülnek egy anyagba, akkor az egész anyag tekintetében alkalmazandó minősítési szintnek legalább olyan magasnak kell lennie, mint a legmagasabb minősítésű alkotórész minősítése. Az információk gyűjteménye azonban magasabb minősítést is kaphat, mint az alkotórészei külön-külön.

f) Minősítés csak akkor és annyi időre adható, amikor és ameddig az szükséges.

4.4. A biztonsági intézkedések céljai

A biztonsági intézkedéseknek:

a) ki kell terjedniük mindazon személyekre, akik minősített információkhoz férnek hozzá, a minősített információkat hordozó eszközökre, az ilyen információknak helyet adó valamennyi helyiségre és a fontos berendezésekre;

b) ki kell szűrniük azokat a személyeket, akiknek az alkalmazása veszélyeztetheti a minősített információk és az azokat tartalmazó fontos berendezések biztonságát, és rendelkezniük kell ezen személyek kizárásáról vagy eltávolításáról;

c) meg kell akadályozniuk, hogy illetéktelen személyek minősített információkhoz vagy az azokat tartalmazó berendezésekhez hozzáférhessenek;

d) biztosítaniuk kell, hogy a minősített információk elosztása kizárólag a "szükséges ismeret" elve alapján történjék, ami valamennyi biztonsági szempontból alapvető;

e) biztosítaniuk kell az összes – akár minősített, akár nem minősített, és különösen az elektromágneses formában tárolt, kezelt vagy továbbított – információ integritását (vagyis meg kell akadályozniuk azok megrongálódását, illetéktelen módosítását vagy illetéktelen törlését) és rendelkezésre állását (vagyis a hozzáférést nem tagadhatják meg azoktól, akiknek szükségük van arra és a hozzáféréshez felhatalmazással rendelkeznek).

5. A BIZTONSÁGI SZERVEZET

5.1. Közös minimumszabályok

A Bizottság biztosítja, hogy a biztonság közös minimumszabályait az EU minősített információk valamennyi, mind az intézményen belül, mind annak hatáskörében alkalmazott címzettje – például az összes szervezeti egység és szerződéses megbízott – betartsa, hogy az EU minősített információkat annak tudatában lehessen továbbítani, hogy azokat mindenhol ugyanolyan gondossággal kezelik. Ezek a minimumszabályok tartalmazzák a személyzet biztonsági ellenőrzésének kritériumait és az EU minősített információk védelmére irányuló eljárásokat.

A Bizottság az EU minősített információkhoz való hozzáférést külső szervek számára csak azzal a feltétellel engedélyezi, ha azok biztosítják, hogy az EU minősített információk kezelése során olyan rendelkezések betartásával járnak el, amelyek ezekkel a minimumszabályokkal legalább szigorúan egyenértékűek.

5.2. Szervezet

A Bizottságon belül a biztonság két szinten szerveződik:

a) A Bizottság egészének szintjén található a Bizottság Biztonsági Hivatala a Biztonsági Akkreditációs Hatósággal (SAA), amely kriptográfiai hatóságként (CrA) és TEMPEST-hatóságként egyaránt eljár, valamint az INFOSEC-hatósággal (IA) és egy vagy több, EU minősített információkat nyilvántartó központi hivatallal, amelyek mindegyikénél egy vagy több, a nyilvántartó hivatalt ellenőrző tisztviselő (RCO) dolgozik.

b) A bizottsági szervezeti egységek szintjén a biztonságért egy vagy több helyi biztonsági tisztviselő (LSO), egy vagy több központi informatikai biztonsági tisztviselő (CISO), helyi informatikai biztonsági tisztviselő (LISO), továbbá egy vagy több, a nyilvántartó hivatalt ellenőrző tisztviselővel működő, EU minősített információkat nyilvántartó helyi hivatal felel.

c) A központi biztonsági szervek operatív iránymutatást adnak a helyi biztonsági szervek számára.

6. A SZEMÉLYZET BIZTONSÁGA

6.1. Biztonsági ellenőrzés

Minden olyan személyt, akinek EU BIZALMAS vagy ennél magasabb minősítésű információkhoz kell hozzáférnie, megfelelő biztonsági ellenőrzésnek vetnek alá, mielőtt a hozzáféréshez a felhatalmazást megadnák. Hasonló biztonsági ellenőrzésre van szükség az olyan személyek esetében, akiknek feladatkörébe a minősített információkat tartalmazó kommunikációs és információs rendszerek technikai üzemeltetése vagy karbantartása tartozik. A biztonsági ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az illető személyek:

a) hűsége megkérdőjelezhetetlen-e;

b) jelleme és titoktartási képessége folytán nem férhet-e kétség ahhoz, hogy a minősített információk kezelése során feddhetetlenül járnak el; vagy

c) külföldről vagy más helyről kiinduló nyomásgyakorlás révén sebezhetők-e.

A biztonsági ellenőrzési eljárás során különösen alapos ellenőrzésnek kell alávetni azokat a személyeket, akik:

d) számára EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz való hozzáférést kell biztosítani;

e) olyan beosztásban dolgoznak, ahol rendszeresen jelentős mennyiségű EU TITKOS minősítésű információhoz férnek hozzá;

f) feladataik ellátása során különleges hozzáféréssel rendelkeznek a biztonságos kommunikációs vagy információs rendszerekhez, így lehetőségük van arra, hogy illetéktelenül kerüljenek nagy mennyiségű EU minősített információ birtokába, illetve technikai szabotázscselekmények útján súlyosan veszélyeztessék a feladat ellátását.

A d), e) és f) pontokban említett esetekben a lehető legteljesebb mértékben alkalmazni kell az előélet lenyomozásának technikáját.

Ha valamely személyeket, akiknek nincsen megalapozott szükségük az ismeretre, olyan körülmények között alkalmaznak, ahol EU minősített információkhoz férhetnek hozzá (például futárok, biztonsági alkalmazottak, karbantartó vagy takarítószemélyzet stb.), az ilyen személyeket előzetesen megfelelő biztonsági ellenőrzésnek kell alávetni.

6.2. A személyzeti biztonsági felhatalmazások nyilvántartása

Valamennyi bizottsági szervezeti egység, amely EU minősített információkat kezel vagy ahol biztonságos kommunikációs vagy információs rendszerek vannak elhelyezve, nyilvántartást vezet az oda kinevezett személyzet biztonsági felhatalmazásáról. A biztonsági felhatalmazást szükség esetén ellenőrzik annak érdekében, hogy megfeleljen az adott személy pillanatnyi feladatával járó kívánalmaknak; a biztonsági felhatalmazás felülvizsgálatának elsődlegességet kell biztosítani minden esetben, ha új információt kapnak arra vonatkozólag, hogy a minősített információkhoz való hozzáféréssel járó munka folytatása nem egyeztethető össze a biztonsági érdekekkel. Saját területén a bizottsági szervezeti egység helyi biztonsági tisztviselője vezeti a biztonsági felhatalmazások nyilvántartását.

6.3. A személyzet biztonsági képzése

Azok a személyek, akiket olyan beosztásban alkalmaznak, amelyben minősített információkhoz férhetnek hozzá, hivatalba lépésükkor, majd rendszeres időközönként valamennyien alapos oktatásban részesülnek a biztonsági intézkedések szükségessége és az ezek megvalósítására irányuló eljárások tekintetében. E személyek számára előírás, hogy írásban igazolják, miszerint ezeket a biztonsági rendelkezéseket elolvasták és teljes mértékben megértették.

6.4. A vezetők felelőssége

A vezetők kötelezettsége, hogy ismerjék a minősített információkkal dolgozó vagy a biztonságos kommunikációs vagy információs rendszerekhez hozzáféréssel rendelkező beosztottjaikat, továbbá hogy feljegyezzék és jelentsék azokat az eseményeket vagy nyilvánvalóan gyenge pontokat, amelyek kihatással lehetnek a biztonságra.

6.5. A személyzet biztonsági státusa

Eljárások megállapítására kerül sor annak biztosítása érdekében, hogy – amikor egy személlyel kapcsolatosan kedvezőtlen információk válnak ismertté – meghatározzák, az illető személy dolgozik-e minősített információkkal vagy rendelkezik-e hozzáféréssel biztonságos kommunikációs vagy információs rendszerekhez, és erről tájékoztassák a Bizottság Biztonsági Hivatalát. Ha azt állapítják meg, hogy a kérdéses személy biztonsági kockázatot jelent, az illetőt azon feladatokból, amelyek ellátása során a biztonságot veszélyeztetheti, ki kell zárni vagy beosztásából el kell távolítani.

7. FIZIKAI BIZTONSÁG

7.1. A védelem szükségessége

Az EU minősített információk védelmének biztosítása érdekében alkalmazandó fizikai biztonsági intézkedések mértékének arányosnak kell lennie a birtokolt információk és anyagok minősítésével, mennyiségével és veszélyeztetettségével. Az EU minősített információk valamennyi birtokosa egységes gyakorlatot köteles követni az információk minősítése tekintetében, és közös védelmi szabályoknak köteles eleget tenni a védelmet igénylő információk és anyagok megőrzése, továbbítása és megsemmisítése tekintetében.

7.2. Ellenőrzés

Az EU minősített információk elhelyezésére szolgáló területek elhagyása előtt a minősített információk biztonságos megőrzéséért felelős személyeknek meg kell győződniük arról, hogy az információk tárolása kellően biztonságos-e és hogy az összes biztonsági berendezést (zárakat, riasztókat stb.) működésbe hozták-e. Munkaidő után további, független ellenőrzéseket kell végezni.

7.3. Az épületek biztonsága

Az EU minősített információk vagy a biztonságos kommunikációs és információs rendszerek elhelyezésére szolgáló épületeket az illetéktelen behatolás ellen védeni kell. Az EU minősített információk számára nyújtott védelem jellege – például ablakrácsok, ajtózárak, őrök a bejáratnál, automatikus hozzáférés-ellenőrző rendszerek, biztonsági ellenőrzések és őrjáratok, riasztórendszerek, behatolásjelző rendszerek és őrkutyák – a következőktől függ:

a) a védendő információ és anyag minősítése, mennyisége és elhelyezkedése az épületen belül;

b) az ilyen információkat és anyagokat tartalmazó biztonsági tárolóeszközök minősége; továbbá

c) az épület fizikai jellemzői és elhelyezkedése.

A kommunikációs és információs rendszerek számára nyújtott védelem jellege hasonlóképpen attól függ, hogy a felmérések szerint milyen eszközérték forog kockán és mekkora a lehetséges kár a biztonság veszélyeztetése esetén, továbbá hogy milyenek a rendszer elhelyezésére szolgáló épület fizikai jellemzői és milyen az elhelyezkedése, valamint attól, hogy a rendszer miként van elhelyezve az épületen belül.

7.4. Vészhelyzeti tervek

Előzetesen részletes terveket kell kidolgozni a minősített információk védelmére helyi vagy országos vészhelyzetben.

8. AZ INFORMÁCIÓBIZTONSÁG

Az információbiztonság (INFOSEC) a kommunikációs, információs és egyéb elektronikus rendszerekben kezelt, tárolt vagy továbbított EU minősített információk titkosságának, integritásának vagy rendelkezésre állásának – véletlenszerű vagy szándékos cselekedet által okozott – sérülése elleni védelmét szolgáló biztonsági intézkedések megállapítására és alkalmazására vonatkozik. Megfelelő óvintézkedéseket kell tenni annak érdekében, hogy megelőzzék illetéktelen felhasználók hozzáférését az EU minősített információkhoz, illetve hogy az arra jogosult felhasználók esetében megelőzzék az EU minősített információkhoz való hozzáférés megtagadását, továbbá hogy megelőzzék az EU minősített információk megrongálódását, illetéktelen módosítását vagy törlését.

9. A SZABOTÁZS ÉS A SZÁNDÉKOS RONGÁLÁS EGYÉB FORMÁI ELLENI VÉDELEM

A szabotázzsal és a szándékos rongálással szembeni leghatásosabb biztosítékot a minősített információk elhelyezésére szolgáló fontos berendezések védelmére irányuló fizikai óvintézkedések jelentik, s ezeket a személyzet biztonsági ellenőrzése önmagában nem helyettesítheti. Az illetékes nemzeti szerv feladata, hogy bűnüldözési operatív információkat gyűjtsön a kémkedés, a szabotázs, a terrorizmus és az egyéb felforgató tevékenységek tekintetében.

10. MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK ÁTADÁSA HARMADIK ÁLLAMOK VAGY NEMZETKÖZI SZERVEZETEK RÉSZÉRE

A Bizottság mint testület határoz a Bizottságban keletkezett EU minősített információk harmadik állam vagy nemzetközi szervezet részére történő átadásáról. Ha az átadni kért információ kibocsátója nem a Bizottság, akkor a Bizottság először a kibocsátó beleegyezését kéri ki az információ átadásához. Ha a kibocsátó kiléte nem állapítható meg, helyette a Bizottság határoz.

Ha a Bizottság valamely harmadik államtól, nemzetközi szervezettől vagy más harmadik felektől kap minősített információt, akkor ez az információ a minősítésének megfelelő és az ezekben a rendelkezésekben az EU minősített információkra nézve megállapított szinttel egyenértékű vagy az információt átadó harmadik fél által esetleg előírt ennél magasabb szintű védelemben részesül. Kölcsönös ellenőrzésekről meg lehet állapodni.

A fenti elvek alkalmazása a II. rész 26. szakaszában, valamint a 3., 4. és 5. függelékben rögzített részletes rendelkezéseknek megfelelően történik.

II. RÉSZ: A BIZTONSÁGI SZERVEZET A BIZOTTSÁGNÁL

11. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI ÜGYEKÉRT FELELŐS TAGJA

A Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja:

a) végrehajtja a Bizottság biztonsági politikáját;

b) foglalkozik a Bizottság vagy annak illetékes szervei által elé terjesztett biztonsági problémákkal;

c) a tagállamok nemzeti biztonsági (vagy egyéb illetékes) hatóságaival ("NSA") szoros kapcsolatot tartva megvizsgálja a Bizottság biztonsági politikájának megváltoztatását szükségessé tevő kérdéseket.

A Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja különösen az alábbiakért felel:

a) a Bizottság tevékenységével összefüggő valamennyi, biztonsággal kapcsolatos ügy összehangolása;

b) megkeresés intézése a tagállamok kijelölt hatóságaihoz, hogy a nemzeti biztonsági hatóság a 20. szakaszban foglaltaknak megfelelően végezze el a Bizottságnál alkalmazott személyzet biztonsági ellenőrzését;

c) olyan esetek kivizsgálása vagy kivizsgáltatása, amikor EU minősített információk szivárogtak ki, ha a jelek arra utalnak, hogy ennek oka a Bizottságon belül keresendő;

d) az illetékes biztonsági hatóságok felkérése vizsgálatok indítására, amikor EU minősített információk szivárogtak ki, de úgy tűnik, hogy nem a Bizottságon belülről, továbbá a vizsgálatok összehangolása, ha azokban több biztonsági hatóság is részt vesz;

e) az EU minősített információk védelmére irányuló biztonsági rendelkezések rendszeres ellenőrzése;

f) szoros kapcsolat fenntartása az összes érintett biztonsági hatósággal a biztonsági intézkedések átfogó összehangolásának megvalósítása érdekében;

g) a Bizottság biztonsági politikájának és eljárásainak folyamatos felülvizsgálata, és szükség esetén megfelelő ajánlások kidolgozása. E tekintetben a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja terjeszti a Bizottság elé a Bizottság Biztonsági Hivatala által elkészített éves ellenőrzési tervet.

12. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI POLITIKAI TANÁCSADÓ CSOPORTJA

Létrejön a Bizottság biztonsági politikai tanácsadó csoportja. Ez a szerv az egyes tagállamok nemzeti biztonsági hatóságainak a képviselőiből áll, elnöki tisztét a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja vagy helyettese látja el. Más európai intézmények képviselői is meghívást kaphatnak. A megfelelő EK és EU decentralizált szervek képviselői is meghívást kaphatnak, ha őket érintő kérdéseket vitatnak meg.

A Bizottság biztonsági politikai tanácsadó csoportja az elnök vagy bármelyik tag kérésére ülésezik. A csoportnak az a feladata, hogy megvizsgálja és értékelje az összes vonatkozó biztonsági kérdést és adott esetben ajánlásokat terjesszen a Bizottság elé.

13. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI TANÁCSA

Létrejön a Bizottság biztonsági tanácsa. Ez a szerv az elnöki tisztet ellátó főtitkárból, a jogi szolgálat, a személyzeti és igazgatási ügyek, a külső kapcsolatok, az igazság- és belügyek, valamint a Közös Kutatóközpont főigazgatóiból, továbbá a Belső Ellenőrzési Szolgálatnak és a Bizottság Biztonsági Hivatalának a vezetőjéből áll. Más bizottsági tisztviselők is meghívást kaphatnak. A biztonsági tanács feladata a biztonsági intézkedések értékelése a Bizottságon belül, és e területen ajánlások készítése a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja számára.

14. A BIZOTTSÁG BIZTONSÁGI HIVATALA

A 11. szakaszban említett feladatok teljesítése érdekében a Bizottság Biztonsági Hivatala a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagjának rendelkezésére áll a biztonsági intézkedések összehangolásához, felügyeletéhez és végrehajtásához.

Biztonsági ügyekben a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagjának legfontosabb tanácsadója és egyben a biztonsági politikai tanácsadó csoport titkára a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője. E minőségében ő irányítja a biztonsági szabályok naprakésszé tételét, és összehangolja a biztonsági intézkedéseket a tagállamok illetékes hatóságaival és adott esetben azokkal a nemzetközi szervezetekkel, amelyek a Bizottsággal biztonsági megállapodást kötöttek. Ennek érdekében összekötő tisztviselőként jár el.

A Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője felelős a Bizottságon belüli IT-rendszerek és IT-hálózatok akkreditációjáért. A Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője az illetékes nemzeti biztonsági hatósággal egyetértésben határoz az olyan IT-rendszerek és -hálózatok akkreditációjáról, amelyek egyrészről a Bizottságot, másrészről pedig az EU minősített információk egyéb címzettjeit érintik.

15. BIZTONSÁGI ELLENŐRZÉSEK

A Bizottság Biztonsági Hivatala rendszeresen ellenőrzi az EU minősített információk védelmére irányuló biztonsági intézkedéseket.

A Bizottság Biztonsági Hivatalát e feladatának ellátásában támogathatják EU minősített anyagokat birtokukban tartó más EU-intézmények biztonsági szolgálatai vagy a tagállamok nemzeti biztonsági hatóságai [1].

Valamely tagállam kérésére annak nemzeti biztonsági hatósága, a Bizottság biztonsági szolgálatával közösen és kölcsönös egyetértésben, az EU minősített információkkal kapcsolatos ellenőrzést folytathat le a Bizottságon belül.

16. MINŐSÍTÉSEK, BIZTONSÁGI AZONOSÍTÓK ÉS JELÖLÉSEK

16.1. Minősítési szintek [2]

Az információk minősítése a következő szintek szerint történik (lásd még a 2. függeléket is):

EU SZIGORÚAN TITKOS: Ez a minősítés csak azokra az információkra és anyagokra alkalmazható, amelyek engedély nélküli kiszolgáltatása rendkívül súlyosan sérthetné az Európai Unió, illetve egy vagy több tagállama alapvető érdekeit.

EU TITKOS: Ez a minősítés csak azokra az információkra és anyagokra alkalmazható, amelyek engedély nélküli kiszolgáltatása súlyosan sérthetné az Európai Unió, illetve egy vagy több tagállama alapvető érdekeit.

EU BIZALMAS: Ez a minősítés csak azokra az információkra és anyagokra alkalmazható, amelyek engedély nélküli kiszolgáltatása sérthetné az Európai Unió, illetve egy vagy több tagállama alapvető érdekeit.

EU KORLÁTOZOTT: Ez a minősítés csak azokra az információkra és anyagokra alkalmazható, amelyek engedély nélküli kiszolgáltatása hátrányosan érinthetné az Európai Unió, illetve egy vagy több tagállama érdekeit.

Egyéb minősítés nem engedélyezett.

16.2. Biztonsági azonosítók

A minősítés érvényességi idejének behatárolására (azaz a minősített információk automatikus visszaminősítése vagy a minősítésük automatikus megszüntetése időpontjának maghatározására) egyezményes biztonsági jelölés használható. Ez a jelölés a "(dátum/időpont) …-IG" vagy az "(esemény) …-IG" lehet.

Olyan kiegészítő biztonsági azonosítók, mint a CRYPTO vagy egyéb, az EU által elismert biztonsági jelölés akkor alkalmazandó, ha a biztonsági minősítés által meghatározott kezelés mellett korlátozott elosztásra és különleges kezelésre van szükség.

Biztonsági azonosítókat csak minősítéssel együtt lehet használni.

16.3. Jelölések

Jelölést lehet használni a dokumentum által érintett terület vagy valamilyen, a "szükséges ismeret" elve alapján történő elosztás meghatározására, illetve (a nem minősített információk esetében) a tilalom végének jelzésére.

A jelölés nem minősítés, ezért helyette nem használható.

EBVP-jelöléssel látják el azokat a dokumentumokat és azok másolatait, amelyek az Unió, illetve egy vagy több tagállama biztonságával és védelmével kapcsolatosak, továbbá amelyek a katonai vagy nem katonai válságkezelésre vonatkoznak.

16.4. A minősítés feltüntetése

A minősítés feltüntetése a következő módon történik:

a) EU KORLÁTOZOTT dokumentumokon mechanikus vagy elektronikus eszközökkel;

b) EU BIZALMAS dokumentumokon mechanikus eszközökkel vagy előre lebélyegzett, regisztrált papíron kézírással, illetve nyomtatással;

c) EU TITKOS és EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokon mechanikus eszközökkel és kézírással.

16.5. A biztonsági azonosítók feltüntetése

A biztonsági azonosítókat közvetlenül a minősítés alatt tüntetik fel ugyanazokkal az eszközökkel, mint amelyeket a minősítések feltüntetésénél használnak.

17. A MINŐSÍTÉS SZABÁLYAI

17.1. Általános ismertetés

Az információk csak akkor kapnak minősítést, ha ez szükséges. A minősítést világosan és szabályosan kell jelölni és a minősítés csak addig tartható fenn, amíg az információk védelemre szorulnak.

Az információ minősítése és későbbi visszaminősítése vagy a minősítés megszüntetése kizárólag a kibocsátó feladata.

Az információk minősítését, visszaminősítését vagy a minősítés megszüntetését a Bizottság tisztviselői és egyéb alkalmazottai szervezeti egységük vezetőjének utasítására vagy vele egyetértésben végzik el.

A minősített dokumentumok kezelésére vonatkozó részletes eljárásokat úgy alakították ki, hogy a bennük foglalt információknak megfelelő védelmük biztosítva legyen.

Az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok készítésére felhatalmazott személyek számát a lehető legkisebbre kell korlátozni és nevükről listát kell összeállítani, amelyet a Bizottság Biztonsági Hivatala vezet.

17.2. Minősítések alkalmazása

Egy dokumentum minősítését aszerint kell meghatározni, hogy tartalma a 16. szakasz meghatározásának megfelelően milyen mértékű védelmet igényel. Fontos, hogy a minősítést szabályosan használják és csak akkor alkalmazzák, ha valóban szükséges. Ez különösen az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésre vonatkozik.

A minősítendő dokumentum kibocsátójának szem előtt kell tartania a fenti szabályokat és el kell kerülnie mind a felülminősítés, mind az alulminősítés irányába történő elmozdulást.

A minősítésre vonatkozó gyakorlati útmutatót a 2. függelék tartalmazza.

Egy adott dokumentum egyes oldalai, bekezdései, szakaszai, mellékletei, függelékei, toldalékai és csatolmányai eltérő minősítést igényelhetnek és ennek megfelelő jelölést kell kapniuk. A dokumentum egésze a legszigorúbban minősített rész minősítését kapja.

A csatolmányokat kísérő levél vagy feljegyzés ugyanolyan szigorú minősítést kap, mint a legszigorúbb minősítésű csatolmánya. A kibocsátónak világosan jeleznie kell, hogy a kísérő levél vagy feljegyzés milyen szintű minősítést kapjon, ha a csatolmányaitól elválasztják.

A nyilvános hozzáférésre nézve továbbra is az 1049/2001/EK rendelet az irányadó.

17.3. Visszaminősítés és a minősítés megszüntetése

EU minősített dokumentumokat csak a kibocsátó engedélyével lehet visszaminősíteni vagy azok minősítését megszüntetni, szükség esetén az érdekelt felekkel történt egyeztetés után. A visszaminősítést, illetve a minősítés megszüntetését írásban kell megerősíteni. A kibocsátó feladata tájékoztatni a címzetteket a minősítés megváltozásáról, akiknek viszont azokat a további címzetteket kell tájékoztatniuk erről, akiknek ők a dokumentumot megküldték vagy lemásolták.

Ha lehetséges, a kibocsátók a minősített dokumentumokon meghatározzák azt az időpontot, határidőt vagy eseményt, amikortól vagy amelynek lejártát, illetve bekövetkezését követően a tartalom visszaminősíthető vagy minősítése megszüntethető. Egyébként a dokumentumokat legkésőbb ötévente felül kell vizsgálni annak megállapítása érdekében, hogy az eredeti minősítés továbbra is szükséges-e.

18. FIZIKAI BIZTONSÁG

18.1. Általános ismertetés

A fizikai biztonsági intézkedések fő célja, hogy megakadályozzák illetéktelen személyek hozzáférését EU minősített információkhoz és/vagy anyagokhoz, hogy megakadályozzák a berendezések és egyéb vagyontárgyak ellopását és megrongálását, továbbá a személyzet, a többi alkalmazott és a látogatók zaklatását vagy a velük szembeni agresszió egyéb formáit.

18.2. Biztonsági követelmények

Megfelelő fizikai biztonsági intézkedésekkel kell védeni mindazokat a helyiségeket, területeket, épületeket, irodákat, kommunikációs és információs rendszereket stb., ahol EU minősített információkat és anyagokat tárolnak és/vagy kezelnek.

A fizikai biztonságot jelentő védelem szükséges mértékének meghatározásánál minden vonatkozó tényezőt figyelembe kell venni. Ilyenek például:

a) az információk és/vagy anyagok minősítése;

b) a tárolt információk mennyisége és formája (például papíralapú vagy számítógépes adathordozó);

c) az EU, a tagállamok és/vagy EU minősített információkat birtokukban tartó más intézmények vagy harmadik felek ellen irányuló titkosszolgálati fenyegetések, valamint különösen a szabotázs, a terrorizmus és az egyéb felforgató tevékenységek és/vagy bűncselekmények helyi értékelése.

Az alkalmazott fizikai biztonsági intézkedések a következőkre irányulnak:

a) illetéktelen személyek titokban történő vagy erőszakos behatolásának megakadályozása;

b) a hűtlen személyzet cselekményeinek elrettentése, megakadályozása és felderítése;

c) az EU minősített információkhoz való hozzáférés megakadályozása azok számára, akiknek azokat nem szükséges ismerniük.

18.3. Fizikai biztonsági intézkedések

18.3.1. Biztonsági területek

Azokat a területeket, ahol EU BIZALMAS vagy ennél szigorúbb minősítésű információkat kezelnek és tárolnak, úgy kell kialakítani és strukturálni, hogy az alábbi osztályok valamelyikének megfeleljenek:

a) I. osztályba tartozó biztonsági terület: ahol EU BIZALMAS vagy ennél szigorúbb minősítésű információkat kezelnek és tárolnak olyan módon, hogy a területre való belépés gyakorlatilag a minősített információkhoz való hozzáférést jelent. Ilyen terület esetében a következők szükségesek:

i. világosan meghatározott és védett körzet, amelynek valamennyi ki- és bejáratát ellenőrzik;

ii. belépés-ellenőrző rendszer, amely csak a kellőképpen ellenőrzött és különleges felhatalmazással rendelkező személyeknek engedi meg a területre történő belépést;

iii. a területen rendszerint őrzött információk minősítésének pontos meghatározása, vagyis azoké az információké, amelyekhez a belépés hozzáférést biztosít.

b) II. osztályba tartozó biztonsági terület: ahol EU BIZALMAS vagy ennél szigorúbb minősítésű információkat kezelnek és tárolnak olyan módon, hogy belső ellenőrzésekkel meg lehessen védeni azokat illetéktelen személyek hozzáférésével szemben, például az olyan irodahelyiségeknek helyt adó épületek, ahol EU BIZALMAS vagy ennél szigorúbb minősítésű információkat kezelnek és tárolnak rendszeresen. Ilyen terület esetében a következők szükségesek:

i. világosan meghatározott és védett körzet, amelynek valamennyi ki- és bejáratát ellenőrzik;

ii. belépés-ellenőrző rendszer, amely csak a kellőképpen ellenőrzött és különleges felhatalmazással rendelkező személyeknek engedi meg, hogy kíséret nélkül a területre lépjenek. Minden más személy esetében kíséretről vagy azzal egyenértékű egyéb ellenőrzésről gondoskodnak, hogy megakadályozzák a jogosulatlan hozzáférést az EU minősített információkhoz és a technikai biztonsági ellenőrzés alá tartozó területekre való ellenőrizetlen belépést.

Azokat a területeket, ahol nem tartózkodik napi 24 órán át munkavégző személyzet, a rendes munkaidő után azonnal ellenőrizni kell annak megállapítása céljából, hogy az EU minősített információkat megfelelően biztonságba helyezték-e.

18.3.2. Igazgatási terület

Az I. vagy II. osztályba tartozó biztonsági területek körül vagy a hozzájuk vezető területen alacsonyabb biztonsági fokozatú igazgatási terület alakítható ki. Az ilyen területek láthatóan elhatárolt körzetet igényelnek, amely lehetővé teszi a személyzet és a járművek ellenőrzését. Ilyen igazgatási területeken csak EU KORLÁTOZOTT és nem minősített információkat szabad kezelni és tárolni.

18.3.3. A be- és kilépés ellenőrzése

Az I. és II. osztályba tartozó biztonsági területekre való be- és kilépést az állandó személyzet vonatkozásában alkalmazandó belépővel vagy személyfelismerő rendszer segítségével ellenőrzik. A látogatók ellenőrzésére olyan rendszert kell kialakítani, amely megakadályozza az EU minősített információkhoz való jogosulatlan hozzáférést. A belépő felmutatásán alapuló beléptetőrendszereket automatizált személyazonosító eszközök támogathatják, ám ezek csak segíthetik, de nem helyettesíthetik teljes mértékben az őröket. A fenyegetettség értékelésében bekövetkező változás a belépés és kilépés során alkalmazott ellenőrzési intézkedések szigorítását vonhatja maga után, például magas rangú személyiségek látogatása esetén.

18.3.4. Őrjáratok

Az I. és II. osztályba tartozó biztonsági területeken a rendes munkaidőn kívül őrjárati szolgálatot kell teljesíteni, hogy az EU információit és eszközeit illetéktelen személyek tudomására jutásától, a megrongálódástól vagy az elveszéstől megvédjék. Az őrjáratok gyakoriságát a helyi körülmények határozzák meg, de általános szabályként kétóránként kell ismétlődniük.

18.3.5. Biztonsági tárolóeszközök és páncélszobák

Az EU minősített információk tárolására háromféle tárolóeszköz-osztály használatos:

- A osztály: I. vagy II. osztályba tartozó biztonsági területen EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információk tárolására nemzeti szinten jóváhagyott tárolóeszközök,

- B osztály: I. vagy II. osztályba tartozó biztonsági területen EU TITKOS és EU BIZALMAS információk tárolására nemzeti szinten jóváhagyott tárolóeszközök,

- C osztály: csak EU KORLÁTOZOTT információk tárolására alkalmas irodai bútorok.

Az I. vagy II. osztályba tartozó biztonsági területen kiépített páncélszobák, továbbá minden olyan, I. osztályba tartozó biztonsági terület esetében, ahol EU BIZALMAS és ennél szigorúbb minősítésű információkat szabad polcon tárolnak vagy ábrákon, térképeken stb. mutatnak be, egy SAA-nak igazolnia kell, hogy a falak, a padlózat és a mennyezet, a zárral (zárakkal) felszerelt ajtó (ajtók) az ugyanilyen minősítésű információk tárolására jóváhagyott biztonsági tárolóeszköz-osztállyal egyenértékű védelmet biztosítanak.

18.3.6. Zárak

Az EU minősített információk tárolására szolgáló biztonsági tárolóeszközökre és páncélszobákra felszerelt záraknak a következő követelményeknek kell megfelelniük:

- A csoport: nemzeti szinten A osztályú tárolóeszközökre jóváhagyott,

- B csoport: nemzeti szinten B osztályú tárolóeszközökre jóváhagyott,

- C csoport: csak C osztályú irodai bútorok esetében megfelelő.

18.3.7. A kulcsok és kombinációk ellenőrzése

A biztonsági tárolóeszközök kulcsait nem szabad kivinni a Bizottság épületeiből. A biztonsági tárolóeszközök kombinációit kívülről meg kell tanulniuk azoknak a személyeknek, akiknek azokat ismerniük kell. Vészhelyzet esetén való felhasználás érdekében a Bizottság érintett szervezeti egységének helyi biztonsági tisztviselője felelős a tartalékkulcsok és valamennyi kombináció írásos jegyzékének őrzéséért. Ez utóbbiakat külön lepecsételt, nem átlátszó borítékokban kell elhelyezni. A munka során használt kulcsokat, a tartalékkulcsokat és a kombinációkat külön biztonsági tárolóeszközökben kell őrizni. Ezeknek a kulcsoknak és kombinációknak legalább olyan szigorú biztonsági védelmet kell biztosítani, mint annak az anyagnak, amely használatukkal hozzáférhetővé válik.

Azon személyek körét, akik a biztonsági tárolóeszközök felnyitásához szükséges kombinációkat ismerik, a lehető legszűkebbre kell korlátozni. Új kombinációkat az alábbi esetekben kell beállítani:

a) új tárolóeszköz átvételekor;

b) a felhasználók minden változásakor;

c) ha azok ténylegesen illetéktelen személyek tudomására jutottak vagy ennek gyanúja merült fel;

d) lehetőleg hathavonta, de legalább tizenkét havonta.

18.3.8. Behatolásjelző berendezések

Ha az EU minősített információk védelmére riasztórendszereket, zártláncú televíziót és egyéb elektromos készüléket alkalmaznak, tartalék áramforrásnak kell rendelkezésre állnia a rendszer folyamatos működésének biztosításához arra az esetre, ha a hálózati áramellátás megszakad. További alapkövetelmény, hogy e rendszerek működési zavara vagy hatástalanítási kísérlet esetén a rendszer riassza vagy egyéb megbízható módon figyelmeztesse a felügyeletet ellátó személyzetet.

18.3.9. Jóváhagyott berendezések

A Bizottság Biztonsági Hivatala típus és modell szerint naprakész listákat vezet azokról a biztonsági berendezésekről, amelyeket különböző meghatározott körülmények között és feltételek mellett minősített információk közvetlen vagy közvetett védelméhez jóváhagyott. A Bizottság Biztonsági Hivatala ezeket a listákat többek között a nemzeti biztonsági hatóságoktól kapott információk alapján vezeti.

18.3.10. A másológépek és telefaxok fizikai védelme

A másológépeket és telefaxokat olyan mértékű fizikai védelemben kell részesíteni, hogy csak az arra felhatalmazott személyek használhassák minősített információk kezelésére, továbbá hogy valamennyi előállított minősített anyag megfelelő ellenőrzés alá kerüljön.

18.4. Rálátás és lehallgatás elleni védelem

18.4.1. Rálátás

Nappal és éjjel minden szükséges intézkedést meg kell tenni annak biztosítása érdekében, hogy illetéktelen személyek EU minősített információkat még véletlenül se láthassanak meg.

18.4.2. Lehallgatás

Azokat a hivatali helyiségeket, illetve területeket, ahol EU TITKOS és ennél szigorúbb minősítésű információkat rendszeresen megtárgyalnak, védelemben kell részesíteni a passzív és aktív lehallgatással szemben, ha ennek kockázata felmerül. Az ilyen lehallgatási kísérletek kockázatának értékelése a Bizottság Biztonsági Hivatalának feladata, szükség esetén a nemzeti biztonsági hatóságokkal folytatott konzultációt követően.

18.4.3. Elektronikus és felvevőberendezések bevitele

A Bizottság Biztonsági Hivatala vezetőjének előzetes engedélye nélkül mobiltelefon, saját tulajdonú számítógép, hangrögzítő berendezés, kamera és egyéb elektronikus, illetve felvevőkészülék bevitele a biztonsági vagy a technikailag védett területekre nem megengedett.

A passzív lehallgatásnak kitett helyiségekben alkalmazandó védelmi intézkedések (például a falak, ajtók, padlózat és mennyezet hangszigetelése, a kiszűrődő hangok erősségének mérése), illetve az aktív lehallgatásnak kitett helyiségekben alkalmazandó védelmi intézkedések (pl. mikrofonok felkutatása) meghatározásához a Bizottság Biztonsági Hivatala a nemzeti biztonsági hatóságok szakértőinek segítségét kérheti.

Hasonlóképpen, ha a körülmények indokolják, a Bizottság Biztonsági Hivatala vezetőjének kérésére a nemzeti biztonsági hatóságok technikai biztonsági szakemberei ellenőrizhetik a távközlési berendezéseket és az EU TITKOS és annál magasabb szintű ülések során használt bármilyen elektromos vagy elektronikus irodai berendezéseket.

18.5. Technikailag biztonságos területek

Bizonyos területek technikailag biztonságos területként jelölhetők ki. Itt a belépéskor különleges ellenőrzést végeznek. Ha senki sem tartózkodik ott, ezeket a területeket valamilyen jóváhagyott módszerrel lezárva tartják és az összes kulcsot biztonsági kulcsként kezelik. Ezeken a területeken rendszeres fizikai ellenőrzést végeznek, amelyet akkor is lefolytatnak, ha illetéktelen belépés történt vagy annak gyanúja merült fel.

A technikai berendezésekről és a bútorokról részletes leltárt kell készíteni, hogy azok mozgatását nyomon lehessen követni. Bútor vagy technikai berendezés ilyen területre csak akkor vihető be, ha a különlegesen képzett biztonsági személyzet a lehallgatókészülékek felderítése érdekében gondosan átvizsgálta. Általános szabály, hogy a technikailag biztonságos területeken távközlési vezetékek a megfelelő hatóság előzetes engedélye nélkül nem telepíthetők.

19. A "SZÜKSÉGES ISMERET" ELVÉRE ÉS AZ EU-SZEMÉLYZET BIZTONSÁGI ELLENŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK

19.1 Általános ismertetés

Az EU minősített információkhoz való hozzáférést csak azoknak engedélyezik, akiknek feladataik vagy megbízatásuk ellátásához az információkat ismerniük szükséges. Az EU SZIGORÚAN TITKOS, EU TITKOS és EU BIZALMAS információkhoz való hozzáférést csak azon személyek számára engedélyezik, akiknek a megfelelő biztonsági ellenőrzése megtörtént.

Annak megállapítása, hogy kinek mit szükséges ismernie, annak a szervezeti egységnek a feladata, ahol az érintett személyt alkalmazni kívánják.

A személyzet biztonsági ellenőrzésének kérelmezése az egyes szervezeti egységek feladata.

Az eljárás eredményeképpen kiállításra kerül az "EU személyi biztonsági tanúsítvány", amelyen feltüntetik a minősített információknak azt a szintjét, amelyhez az ellenőrzött személy hozzáférhet, továbbá azt az időpontot, amikor a tanúsítvány érvényességi ideje lejár.

Egy adott minősítési szintre szóló EU személyi biztonsági tanúsítvány birtokosa számára a kevésbé szigorú minősítésű információkhoz is hozzáférést biztosíthat.

A tisztviselőkön és egyéb alkalmazottakon kívül az olyan személyeknek, akikkel esetleg EU minősített információkat kell megtárgyalni vagy akik számára ilyen információkba kell betekintést biztosítani – például külső szerződéses megbízottaknak, szakértőknek vagy tanácsadóknak – az EU minősített információk tekintetében EU biztonsági ellenőrzésen kell átesniük, és tájékoztatni kell őket a biztonsággal kapcsolatos kötelezettségeikről.

A nyilvános hozzáférésre nézve továbbra is az 1049/2001/EK rendelet az irányadó.

19.2. Az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz való hozzáférés különös szabályai

Mindazokat a személyeket, akiknek EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz kell hozzáférniük, először biztonsági ellenőrzésnek kell alávetni az ilyen információkhoz való hozzáférés tekintetében.

Mindazokat a személyeket, akiknek EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz kell hozzáférniük, a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja jelöli ki, és nevüket a megfelelő EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalban nyilván kell tartani. Ezt a nyilvántartó hivatalt a Bizottság Biztonsági Hivatala hozza létre és vezeti.

Az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz való hozzáférés előtt minden személynek alá kell írnia egy nyilatkozatot arról, hogy kioktatták a Bizottság biztonsági eljárásairól és teljes egészében megértette az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információk megőrzésével kapcsolatos különleges felelősségét, valamint azokat a következményeket, amelyeket az EU szabályai, a nemzeti jog vagy a közigazgatási szabályok írnak elő, ha minősített információk szándékosan vagy gondatlanságból illetéktelen személyek kezébe kerülnek.

Olyan személy esetében, aki üléseken stb. jut EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz, az illető személyt alkalmazó szolgálat vagy szerv illetékes ellenőrző tisztviselője értesíti az ülést szervező szolgálatot arról, hogy az érintett személy rendelkezik megfelelő felhatalmazással.

Az EU SZIGORÚAN TITKOS listáról törölni kell azoknak a személyeknek a nevét, akiket a továbbiakban nem alkalmaznak EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz való hozzáférést igénylő feladatokra. Ezen túlmenően ezeknek a személyeknek ismételten fel kell hívni a figyelmét az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információk megőrzésére irányuló különleges felelősségükre. Alá kell írniuk egy nyilatkozatot is, amelyben kijelentik, hogy nem használják fel és nem adják tovább a birtokukban lévő EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkat.

19.3. Az EU TITKOS és EU BIZALMAS információkhoz való hozzáférés különös szabályai

Mindazokat a személyeket, akiknek EU TITKOS vagy EU BIZALMAS információkhoz kell hozzáférniük, először megfelelő szintű biztonsági ellenőrzésnek kell alávetni.

Mindazokkal a személyekkel, akiknek EU TITKOS vagy EU BIZALMAS információkhoz kell hozzáférniük, meg kell ismertetni a megfelelő biztonsági rendelkezéseket, és tudatában kell lenniük a gondatlanság következményeinek.

Olyan személy esetében, aki üléseken stb. jut EU TITKOS vagy EU BIZALMAS információkhoz, az illető személyt alkalmazó szerv illetékes ellenőrző tisztviselője értesíti az ülést szervező szolgálatot arról, hogy az érintett személy rendelkezik megfelelő felhatalmazással.

19.4. Az EU KORLÁTOZOTT információkhoz való hozzáférés különös szabályai

Az EU KORLÁTOZOTT információkhoz hozzáféréssel rendelkező személyek figyelmét fel kell hívni ezekre a biztonsági szabályokra és a gondatlanság következményeire.

19.5. Áthelyezések

Ha a személyi állomány valamely tagját olyan beosztásból helyezik át, amely EU minősített információk kezelésével jár, a nyilvántartó hivatal nyomon követi a vonatkozó anyagok szabályos átadását a távozó és a hivatalba lépő tisztviselő között.

Ha a személyi állomány valamely tagját olyan más beosztásba helyezik, amely EU minősített anyagok kezelésével jár, az illető a helyi biztonsági tisztviselőtől ennek megfelelő oktatásban részesül.

19.6. Különleges utasítások

Azoknak a személyeknek a figyelmét, akiknek EU minősített információkat kell kezelniük, feladataik megkezdésekor és azt követően rendszeres időközönként a következőkre kell felhívni:

a) az indiszkrét társalgásból származó biztonsági veszélyek;

b) a sajtóval és a különérdekeket védő csoportok képviselőivel fenntartott kapcsolataikban megteendő elővigyázatossági intézkedések;

c) az EU és a tagállamok ellen tevékenykedő hírszerző szolgálatok tevékenységéből fakadó, EU minősített információkat és tevékenységeket fenyegető veszélyek;

d) haladéktalan jelentéstételi kötelezettség az illetékes biztonsági hatóságoknál bármely, kémtevékenység gyanújára alapot adó megkörnyékezési kísérletről vagy cselekményről, illetve minden, a biztonság szempontjából szokatlan körülményről.

Mindazokat a személyeket, akik rendes körülmények között gyakran kapcsolatba kerülnek olyan országok képviselőivel, amelyek hírszerző szolgálatai az EU és a tagállamok ellen tevékenykednek EU minősített információk és tevékenységek megismerése céljából, ki kell oktatni a különböző hírszerző szolgálatok által közismerten alkalmazott technikákról.

A Bizottságnak nincsenek biztonsági rendelkezései arra az esetre, ha EU minősített információkhoz való hozzáférésre felhatalmazott személy bárhová magánjellegű utazást tesz. A Bizottság Biztonsági Hivatala azonban a hatáskörébe tartozó tisztviselőket és egyéb alkalmazottakat tájékoztatja a rájuk vonatkozó utazási rendelkezésekről.

20. A BIZOTTSÁG TISZTVISELŐIRE ÉS EGYÉB ALKALMAZOTTAIRA VONATKOZÓ BIZTONSÁGI ELLENŐRZÉSI ELJÁRÁS

a) A Bizottság birtokában lévő minősített információkhoz a Bizottságnak csak azon tisztviselői és egyéb alkalmazottai, illetve a Bizottságban dolgozók közül csak azon személyek férhetnek hozzá, akiknek feladataik alapján és a szolgálat követelményei miatt ismerniük vagy használniuk szükséges azokat.

b) Ahhoz, hogy a fenti a) pontban említett személyek hozzáférhessenek az "EU SZIGORÚAN TITKOS", "EU TITKOS" és "EU BIZALMAS" minősítésű információkhoz, az e szakasz c) és d) bekezdésében említett eljárásnak megfelelően felhatalmazással kell rendelkezniük.

c) A felhatalmazást csak azok kaphatják meg, akiket a tagállamok illetékes nemzeti hatóságai (NSA) az i)–n) pontban említett eljárásnak megfelelően biztonsági ellenőrzésnek vetettek alá.

d) Az a), b) és c) pontban említett felhatalmazások megadásáért a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője felel.

e) A biztonsági hivatal vezetője azt követően adja meg a felhatalmazást, hogy megkapta a tagállamok illetékes nemzeti hatóságainak véleményét az i)–n) pontban említett eljárásnak megfelelően lefolytatott biztonsági ellenőrzés alapján.

f) A Bizottság Biztonsági Hivatala naprakész listát vezet a megfelelő bizottsági szervezeti egységek által megadott valamennyi kényes beosztásról és mindazokról a személyekről, akiknek (ideiglenes) felhatalmazást adtak.

g) Az ötéves időtartamra érvényes felhatalmazás érvényét veszti, ha az érintett személy már nem látja el azokat a feladatokat, amelyek a felhatalmazás megadását indokolták. A felhatalmazás az e) pontban említett eljárásnak megfelelően megújítható.

h) A Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője visszavonja a felhatalmazást, ha úgy ítéli meg, hogy erre megfelelő oka van. A felhatalmazás visszavonásáról szóló határozatról értesíteni kell az érintett személyt, aki kérheti, hogy a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője hallgassa meg, továbbá az illetékes nemzeti hatóságot.

i) A biztonsági ellenőrzést az érintett személy közreműködésével és a Bizottság Biztonsági Hivatala vezetőjének kérésére folytatják le. A biztonsági ellenőrzés tekintetében a felhatalmazandó személy állampolgársága szerinti tagállam nemzeti hatósága az illetékes. Ha az érintett személy nem valamelyik EU tagállam állampolgára, akkor a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője attól az EU tagállamtól fogja kérni a biztonsági ellenőrzés végrehajtását, ahol a személy lakóhellyel rendelkezik vagy szokásosan tartózkodik.

j) A biztonsági ellenőrzési eljárás részeként az érintett személynek kérdőívet kell kitöltenie.

k) A Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője megkeresésében meghatározza az érintett személy rendelkezésére bocsátandó minősített információk típusát és szintjét, hogy az illetékes nemzeti hatóságok a biztonsági ellenőrzési eljárást lefolytathassák és véleményt adhassanak arról, milyen szintű felhatalmazást lenne helyénvaló megadni az adott személynek.

l) Az egész biztonsági ellenőrzési eljárásra és a kapott eredményekre az érintett tagállamban hatályos megfelelő szabályok és rendelkezések vonatkoznak, beleértve az esetleges jogorvoslattal kapcsolatos rendelkezéseket is.

m) Ha a tagállam illetékes nemzeti hatóságai kedvező véleményt adnak, a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője megadhatja a felhatalmazást az érintett személynek.

n) Az illetékes nemzeti hatóságok elutasító véleményéről értesítik az érintett személyt, aki kérheti, hogy a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője hallgassa meg. Ha szükségesnek tartja, a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője az illetékes nemzeti hatóságoktól lehetőségeikhez mérten további tájékoztatást kérhet. Ha az elutasító véleményt a hatóságok megerősítik, akkor a felhatalmazást nem lehet megadni.

o) Mindazok, akik a d) és e) bekezdés értelmében felhatalmazást kaptak, a felhatalmazás megadásának időpontjában, majd azt követően rendszeres időközönként minden szükséges utasítást megkapnak a minősített információk védelmével és a védelem biztosításának módjával kapcsolatosan. Ezeknek a személyeknek nyilatkozatot kell aláírniuk, amelyben igazolják, hogy ezeket az utasításokat megkapták és vállalják azok betartását.

p) A Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője minden szükséges intézkedést megtesz az e szakaszban foglaltak végrehajtása érdekében, különösen a felhatalmazással rendelkező személyek listájához való hozzáférés vonatkozásában irányadó szabályok tekintetében.

q) Kivételes esetben – ha a szolgálat érdekei úgy kívánják – a Bizottság Biztonsági Hivatalának vezetője, miután az illetékes nemzeti hatóságokat értesítette és azok erre egy hónapon belül nem reagáltak, legfeljebb hat hónapos időtartamra ideiglenes felhatalmazást adhat, amíg az i) pontban említett biztonsági ellenőrzés eredményét meg nem kapja.

r) Az így megadott feltételes és ideiglenes felhatalmazások nem biztosítanak hozzáférést EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz. A hozzáférés ezekhez az információkhoz csak azokra a tisztviselőkre korlátozódik, akik ténylegesen és kedvező eredménnyel estek át a biztonsági ellenőrzésen az i) pontban foglaltaknak megfelelően. Az biztonsági ellenőrzés eredményére várva azok a tisztviselők, akik vonatkozásában EU SZIGORÚAN TITKOS szintű ellenőrzést kértek, ideiglenesen és feltételesen felhatalmazást kaphatnak az EU TITKOS vagy annál alacsonyabb minősítésű információkhoz való hozzáférésre.

21. AZ EU MINŐSÍTETT DOKUMENTUMOK ELŐÁLLÍTÁSA, ELOSZTÁSA, TOVÁBBÍTÁSA, A FUTÁROK BIZTONSÁGA, VALAMINT A FORDÍTÁSOK ÉS KIVONATOK KÜLÖNPÉLDÁNYAI

21.1. Elkészítés

1. Az EU-minősítéseket a 16. szakaszban megállapított módon kell alkalmazni, és az EU BIZALMAS és annál magasabb szintű minősítések esetében minden oldal tetején és alján, középen kell feltüntetni, továbbá minden oldalt meg kell számozni. Minden EU minősített dokumentumot hivatkozási számmal és keltezéssel kell ellátni. Az EU SZIGORÚAN TITKOS és EU TITKOS minősítésű dokumentumok esetében ezt a hivatkozási számot minden oldalon fel kell tüntetni. Több példányban elosztott dokumentumok esetén az egyes példányokon az első oldalon fel kell tüntetni a példány sorszámát, az oldalak teljes számával együtt. Az EU BIZALMAS és annál magasabb minősítésű dokumentumok első oldalán minden mellékletet és csatolmányt fel kell sorolni.

2. Az EU BIZALMAS és annál magasabb minősítésű dokumentumokat csak olyan személyek gépelhetik, fordíthatják, tárolhatják, fénymásolhatják, másolhatják mágneses úton vagy vehetik mikrofilmre, akiket az EU minősített információkhoz való hozzáférés szempontjából legalább a kérdéses dokumentum megfelelő biztonsági minősítési szintjéig ellenőriztek.

3. A minősített dokumentumok számítógépes elkészítését szabályozó rendelkezéseket a 25. szakasz tartalmazza.

21.2. Elosztás

1. EU minősített információkat csak olyan személyek kaphatnak meg, akiknek ismerniük szükséges azokat, és akik a megfelelő biztonsági ellenőrzésen estek át. Az első elosztás címzettjeit a kibocsátó határozza meg.

2. Az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalokon keresztül osztják el (lásd a 22.2. szakaszt). Az EU SZIGORÚAN TITKOS üzenetek esetében az illetékes nyilvántartó hivatal engedélyezheti a kommunikációs központ vezetője számára, hogy elkészítse a címzettek listáján meghatározott számú másolatot.

3. Az EU TITKOS és ennél alacsonyabb minősítésű dokumentumokat az eredeti címzett is továbbíthatja más címzettek számára a "szükséges ismeret" elve alapján. A kibocsátó hatóságok azonban világosan feltüntetnek minden olyan korlátozást, amelyet be kívánnak tartatni. Ilyen korlátozások esetén a címzettek a dokumentumokat csak a kibocsátó hatóságok engedélyével adhatják tovább.

4. A főigazgatósághoz vagy a szolgálathoz történő beérkezés és az onnan való távozás időpontjában minden EU BIZALMAS és annál magasabb minősítésű dokumentumot regisztrálni kell a szervezeti egységek EU minősített információkat nyilvántartó helyi hivatalában. A rögzítendő adatoknak (hivatkozási szám, keltezés, és adott esetben a példány sorszáma) alkalmasnak kell lenniük a dokumentumok azonosítására és be kell vezetni őket a szolgálati naplóba vagy egy különlegesen védett számítógépes adathordozóra (lásd a 22.1. szakaszt).

21.3. Az EU minősített dokumentumok továbbítása

21.3.1. Csomagolás, átvételi elismervény

1. Az EU BIZALMAS és annál magasabb minősítésű dokumentumokat erős, nem átlátszó dupla borítékban kell továbbítani. A belső borítékon fel kell tüntetni a megfelelő EU minősítési szintet, valamint – ha lehetséges – az átvevő teljes munkaköri beosztását és címét.

2. Csak a nyilvántartó hivatalt ellenőrző tisztviselő (lásd a 22.1. szakaszt) vagy a helyettese nyithatja fel a belső borítékot és nyugtázhatja a mellékelt dokumentumok átvételét, hacsak a borítékot nem kifejezetten egy meghatározott személynek címezték. Ebben az esetben a megfelelő nyilvántartó hivatal (lásd a 22.1. szakaszt) feljegyzi a boríték beérkezését, és csak a címzett személy nyithatja fel a belső borítékot és adhat elismervényt a benne foglalt dokumentum átvételéről.

3. A belső borítékban átvételi elismervényt kell elhelyezni. Az elismervényen, amely nem minősített irat, fel kell tüntetni a hivatkozási számot, a keltezést és a dokumentum példányának a sorszámát, de a tárgyát sohasem.

4. A belső borítékot egy külső borítékba kell helyezni, amelyen az átvétel igazolása céljából fel kell tüntetni a küldemény számát. A külső borítékon semmilyen körülmények között nem tüntethető fel a biztonsági minősítés jelölése.

5. Az EU BIZALMAS és annál magasabb minősítésű dokumentumok esetében a futárok és a küldöncök a küldeményszám alapján kapják meg az átvételi elismervényt.

21.3.2. Továbbítás épületen vagy épületegyüttesen belül

Adott épületen vagy épületegyüttesen belül a minősített dokumentumok lepecsételt borítékban továbbíthatók, amelyen csak a címzett neve van feltüntetve, feltéve hogy a kézbesítést végző személy a dokumentum minősítési szintjének megfelelő biztonsági ellenőrzésen esett át.

21.3.3. Továbbítás egyazon országon belül

1. Egyazon országon belül az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok továbbítását csak hivatalos futárszolgálat vagy az EU SZIGORÚAN TITKOS minősítésű információkhoz való hozzáférésre felhatalmazott személyek végezhetik.

2. Ha EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok épületen vagy épületegyüttesen kívülre történő továbbítására futárszolgálatot vesznek igénybe, akkor az e fejezetben foglalt, csomagolással és átvétellel kapcsolatos rendelkezéseket be kell tartani. A kézbesítő szolgálatoknak elegendő személyzettel kell rendelkezniük, amely biztosítja, hogy az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat tartalmazó csomagok mindenkor egy felelős tisztviselő közvetlen felügyelete alatt maradjanak.

3. EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat üléseken és megbeszéléseken való helyi felhasználás céljából a futárokon kívül kivételesen tisztviselők is kivihetik az épületből vagy épületegyüttesből, feltéve hogy:

a) az érintett tisztviselőnek felhatalmazása van arra, hogy hozzáférhessen ezekhez az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokhoz;

b) a szállítás módja megfelel az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok továbbítására irányadó szabályoknak;

c) a tisztviselő semmilyen körülmények között sem hagyja őrizetlenül az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat;

d) gondoskodnak arról, hogy az így szállított dokumentumok jegyzékét a dokumentumokat birtokló EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal megőrizze és nyilvántartásba vegye, és e nyilvántartás alapján ellenőrizze azokat visszahozataluk alkalmával.

4. Egyazon országon belül az EU TITKOS és EU BIZALMAS dokumentumok postai úton is továbbíthatók, amennyiben az ilyen továbbítás a nemzeti szabályozás alapján megengedett és összhangban áll a nemzeti szabályozás rendelkezéseivel, illetve továbbíthatók futárszolgálat vagy EU minősített információkhoz való hozzáférésre felhatalmazott személy útján.

5. A Bizottság Biztonsági Hivatala e szabályok alapján kidolgozza az EU minősített dokumentumok személyes szállítására vonatkozó utasításokat. A dokumentumokat továbbító személynek el kell olvasnia és alá kell írnia ezeket az utasításokat. Az utasításokban különösen egyértelművé kell tenni, hogy a dokumentumok semmilyen körülmények között:

a) nem kerülhetnek ki az adott személy birtokából, hacsak nincsenek a 18. szakaszban foglalt rendelkezéseknek megfelelő biztonságos őrizet alatt;

b) nem maradhatnak őrizetlenül sem tömegközlekedési eszközön, sem magántulajdonú járműben, sem étteremben, szállodában vagy más hasonló helyen. Nem tárolhatók szállodai széfben és nem hagyhatók őrizetlenül szállodai szobában;

c) nem olvashatók nyilvános helyen, például repülőn vagy vonaton.

21.3.4. Továbbítás egyik államból a másikba

1. Az EU BIZALMAS és annál magasabb minősítésű anyagokat egyik tagállamból a másikba diplomáciai vagy katonai futárszolgálat útján kell továbbítani.

2. Azonban az EU TITKOS és EU BIZALMAS minősítésű anyag személyes szállítása is engedélyezhető, amennyiben a szállításra vonatkozó rendelkezések biztosítják, hogy az anyag ne kerülhessen illetéktelen személy kezébe.

3. A Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja engedélyezheti a személyes szállítást, ha diplomáciai vagy katonai futár nem áll rendelkezésre, illetve ha ezeknek a futároknak az igénybevétele olyan késedelemmel járna, amely hátrányos kihatással lehetne az EU műveleteire, és ha az anyagra a címzettnek sürgősen szüksége van. Az EU TITKOS vagy annál alacsonyabb minősítésű anyagok diplomáciai és katonai futárokon kívüli más személyek által történő nemzetközi személyes szállítására vonatkozó utasításokat a Bizottság Biztonsági Hivatala dolgozza ki. Ezeknek az utasításoknak a következőket kell tartalmazniuk:

a) az anyagot továbbító személynek megfelelő biztonsági felhatalmazással kell rendelkeznie;

b) a megfelelő szervezeti egységnek vagy nyilvántartó hivatalnak minden így szállított anyagot nyilvántartásba kell vennie;

c) az EU anyagot tartalmazó csomagokat vagy zsákokat a vámvizsgálat elkerülése vagy megelőzése végett hivatalos pecséttel kell ellátni, valamint egy azonosító címkével a megtalálónak szóló utasításokkal;

d) az anyagot szállító személynek rendelkeznie kell egy valamennyi tagállam által elismert futárigazolvánnyal és/vagy kiküldetési megbízással, amely felhatalmazza őt az abban meghatározott csomag szállítására;

e) szárazföldi útvonalon egyetlen EU-n kívüli állam területén sem szabad átutazni vagy annak határát átlépni, kivéve ha a feladó állam kifejezett biztosítékot kapott az adott államtól;

f) az anyagot szállító személy útját úgy kell megszervezni, hogy a célállomás, a kiválasztott útvonal és az igénybe venni kívánt szállítóeszköz tekintetében feleljen meg az EU szabályoknak, illetve ha e tekintetében a nemzeti szabályok szigorúbbak, ez utóbbiaknak;

g) az anyag nem kerülhet ki az azt szállító személy birtokából, kivéve ha azt a 18. szakaszban foglalt biztonságos őrizetre vonatkozó rendelkezéseknek megfelelően helyezik el;

h) az anyag nem maradhat őrizetlenül tömegközlekedési eszközön vagy magántulajdonú járműben, sem étteremben, szállodában vagy más hasonló helyen. Nem tárolható szállodai széfben és nem hagyható őrizetlenül szállodai szobában;

i) ha a szállított anyag dokumentumokat tartalmaz, akkor azokat nem lehet nyilvános helyen olvasni (például repülőn, vonaton stb.).

4. A minősített anyag szállítására kijelölt személynek olyan biztonsági tájékoztatót kell elolvasnia és aláírnia, amely minimálisan a fentiekben felsorolt utasításokat és azokat az eljárásokat tartalmazza, amelyek vészhelyzetben vagy olyan esetben követendők, amikor a minősített anyagot tartalmazó csomagot vámtisztviselők vagy repülőtéri biztonsági tisztviselők akarják átvizsgálni.

21.3.5. EU korlátozott dokumentumok továbbítása

Attól eltekintve, hogy a szállítás során biztosítani kell, hogy a dokumentumok ne kerülhessenek illetéktelen személyek kezébe, az EU KORLÁTOZOTT dokumentumok szállítására nézve különleges rendelkezések nincsenek megállapítva.

21.4. A futárok biztonsága

Az EU TITKOS és EU BIZALMAS dokumentumok szállítására alkalmazott valamennyi futárnak és küldöncnek megfelelő biztonsági felhatalmazással kell rendelkeznie.

21.5. A technikai továbbítás elektronikus és egyéb eszközei

1. Az EU minősített információk biztonságos továbbítását a kommunikációs biztonságot szolgáló intézkedések hivatottak biztosítani. Az EU minősített információk továbbítására vonatkozó részletes szabályokat a 25. szakasz tartalmazza.

2. Csak akkreditált kommunikációs központok és hálózatok és/vagy terminálok és rendszerek továbbíthatnak EU BIZALMAS és EU TITKOS minősítésű információkat.

21.6. Az EU minősített dokumentumok különpéldányai és fordításai, valamint a belőlük készített kivonatok

1. EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok másolását vagy fordítását csak a kibocsátójuk engedélyezheti.

2. Ha EU SZIGORÚAN TITKOS biztonsági felhatalmazással nem rendelkező személyek kérnek olyan információkat, amelyek – bár azokat EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok tartalmazzák – nem rendelkeznek ilyen minősítéssel, akkor az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal vezetője (lásd a 22.2. szakaszt) engedélyt kaphat arra, hogy az adott dokumentumból a szükséges számú kivonatot elkészítse. Egyidejűleg meg kell tennie a szükséges intézkedéseket annak biztosítására, hogy ezek a kivonatok megkapják a megfelelő biztonsági minősítést.

3. Az EU TITKOS és az annál alacsonyabb minősítésű dokumentumokat a címzett is sokszorosíthatja és lefordíthatja az itt részletezett biztonsági rendelkezések keretein belül, illetve azzal a feltétellel, hogy szigorúan betartja a "szükséges ismeret" elvét. Az eredeti dokumentumra vonatkozó biztonsági intézkedések a másolatokra és/vagy a fordításokra is vonatkoznak.

22. AZ EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓK NYILVÁNTARTÓ HIVATALAI, SZÁMBAVÉTELE, ELLENŐRZÉSE, ARCHÍV TÁROLÁSA ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

22.1. Az EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalai

1. Az EU TITKOS és az EU BIZALMAS minősítésű dokumentumok nyilvántartásba vételéért, sokszorosításáért, továbbításáért, archiválásáért és megsemmisítéséért a Bizottságon belül az egyes szervezeti egységekben az EU minősített információk – igények szerinti – egy vagy több helyi nyilvántartó hivatala felel.

2. Ha a szervezeti egység nem rendelkezik EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalával, akkor a főtitkárság EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatala jár el a szervezeti egység EU minősített információinak nyilvántartó hivatalaként.

3. AZ EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalai azon szervezeti egység vezetőjének tartoznak jelentéstételi kötelezettséggel, akitől utasításaikat kapják. E nyilvántartó hivatalok vezetője a nyilvántartó hivatalt ellenőrző tisztviselő (RCO).

4. A nyilvántartó hivatalok az EU minősített dokumentumok kezelésére vonatkozó rendelkezések alkalmazását és a megfelelő biztonsági intézkedések betartását illetően a helyi biztonsági tisztviselő felügyelete alá tartoznak.

5. Az EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalaihoz kinevezett tisztviselők számára a 20. szakaszban foglaltaknak megfelelően engedélyezik az EU minősített információkhoz való hozzáférést.

6. A megfelelő szervezeti egység vezetőjének felügyelete alatt az EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalai:

a) ellátják az ilyen információk nyilvántartásba vételével, sokszorosításával, fordításával, továbbításával, elküldésével és megsemmisítésével kapcsolatos igazgatási feladatokat;

b) naprakészen tartják a minősített információkra vonatkozó adatok listáját;

c) rendszeres időközönként rákérdeznek, hogy szükséges-e az információ minősítésének további fenntartása.

7. Az EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalai az alábbi adatokról vezetnek nyilvántartást:

a) a minősített információ előállításának időpontja;

b) a minősítés szintje;

c) a minősítés lejártának időpontja;

d) a kibocsátó neve és szervezeti egysége;

e) a címzett vagy címzettek és sorszámuk;

f) tárgy;

g) szám;

h) a szétosztott példányok száma;

i) a szervezeti egységhez benyújtott minősített információk leltárának elkészítése;

j) a minősített információk visszaminősítésének és minősítésük megszüntetésének nyilvántartása.

8. A 21. szakaszban előírt általános szabályok a Bizottság EU minősített információk helyi nyilvántartó hivatalaira is vonatkoznak, hacsak azokat az ebben a szakaszban megállapított különös szabályok nem módosítják.

22.2. Az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal

22.2.1. Általános ismertetés

1. Az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok nyilvántartását, kezelését és elosztását ezeknek a biztonsági rendelkezéseknek megfelelően egy központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal biztosítja. Az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal vezetője az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalt ellenőrző tisztviselő.

2. A központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal jár el a Bizottságnál fő átvevő és elosztó hatóságként más olyan EU intézmények, tagállamok, nemzetközi szervezetek és harmadik államok tekintetében, amelyekkel a Bizottság minősített információk cseréjére irányuló biztonsági eljárásokról szóló megállapodást kötött.

3. Ha szükséges, alárendelt nyilvántartó hivatalokat hoznak létre, amelyek az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok belső igazgatásáért felelnek. Ezek naprakész nyilvántartást vezetnek a felelősségi körükbe tartozó minden dokumentum elosztásáról.

4. A hosszú távú igényekre reagálva a 22.2.3. szakaszban meghatározott módon EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatalokat hoznak létre, és ezeket a központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalhoz csatolják. Ha az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokba csak ideiglenesen és alkalmanként kell betekinteni, akkor ezeket a dokumentumokat EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatal létrehozása nélkül is ki lehet adni, feltéve hogy szabályokat állapítanak meg annak biztosítása érdekében, hogy a dokumentumok a megfelelő EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal ellenőrzése alatt maradjanak és az összes fizikai és személyzeti biztonsági intézkedést betartsák.

5. Az alárendelt nyilvántartó hivatalok közvetlenül nem továbbíthatnak EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat az ugyanazon központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalhoz tartozó többi alárendelt nyilvántartó hivatal számára az előbbi kifejezett engedélye nélkül.

6. A nem ugyanahhoz a központi nyilvántartó hivatalhoz tartozó alárendelt nyilvántartó hivatalok között az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok minden cseréjét a központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalon keresztül kell lebonyolítani.

22.2.2. A központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal

A központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal vezetője mint ellenőrző tisztviselő az alábbiakért felel:

a) az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok továbbítása a 21.3. szakaszban meghatározott rendelkezéseknek megfelelően;

b) lista vezetése az alá tartózó valamennyi EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatalról, a kinevezett ellenőrző tisztviselők és felhatalmazott helyetteseik nevével és aláírásával együtt;

c) a nyilvántartó hivataloktól kapott átvételi elismervények megőrzése a központi nyilvántartó hivatal által elosztott valamennyi EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentum vonatkozásában;

d) nyilvántartás vezetése a birtokukban levő és az elosztott EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokról;

e) naprakész lista vezetése az összes olyan központi EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalról, amellyel rendszeresen levelezésben áll, a kinevezett ellenőrző tisztviselők és felhatalmazott helyetteseik nevével és aláírásával együtt;

f) a nyilvántartó hivatal birtokában levő valamennyi EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentum fizikai megőrzése a 18. szakaszban foglalt rendelkezéseknek megfelelően.

22.2.3. EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatalok

Az EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatal vezetője mint ellenőrző tisztviselő az alábbiakért felel:

a) az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok továbbítása a 21.3. szakaszban meghatározott rendelkezéseknek megfelelően;

b) naprakész lista vezetése az összes olyan személyről, aki felhatalmazással rendelkezik az ellenőrzése alá tartozó EU SZIGORÚAN TITKOS információkhoz való hozzáférésre;

c) az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok elosztása a kibocsátójuk utasításainak megfelelően vagy a "szükséges ismeret" elve alapján történjék, miután először ellenőrizte, hogy a címzett rendelkezik-e a megfelelő szintű biztonsági felhatalmazással;

d) naprakész nyilvántartás vezetése az ellenőrzése alá tartozó valamennyi birtokolt vagy elosztott, illetve más EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivataloknak átadott EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumról, továbbá az összes megfelelő átvételi elismervény megőrzése;

e) naprakész lista vezetése azokról az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalokról, amelyekkel jogosult EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat kicserélni, az ellenőrző tisztviselők és felhatalmazott helyetteseik nevével és aláírásával együtt;

f) az alárendelt nyilvántartó hivatal birtokában levő valamennyi EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentum fizikai megőrzése a 18. szakaszban megállapított szabályoknak megfelelően.

22.3. Az EU minősített dokumentumok leltárai, számbavétele és ellenőrzése

1. Az ebben a szakaszban említett minden egyes EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatal évente tételes leltárt készít az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokról. Akkor tekinthető úgy, hogy egy dokumentummal elszámoltak, ha a nyilvántartó hivatalban fizikailag megtalálható vagy a hivatal rendelkezik annak az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalnak az átvételi elismervényével, amelynek a dokumentumot továbbította, illetve ha birtokában van a dokumentum megsemmisítési jegyzőkönyve vagy az adott dokumentum visszaminősítését vagy minősítésének megszüntetését elrendelő utasítás. Az éves leltárok megállapításait legkésőbb minden év április 1-jéig kell eljuttatni a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagjának.

2. Az EU SZIGORÚAN TITKOS alárendelt nyilvántartó hivatalok az éves leltár megállapításait a felettes központi nyilvántartó hivatalnak azon a napon továbbítják, amelyet ez utóbbi megjelölt.

3. Az EU SZIGORÚAN TITKOS szint alatti EU minősített dokumentumokon kötelező belső ellenőrzéseket végeznek a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagja utasításainak megfelelően.

4. Ezek a műveletek lehetőséget kínálnak arra, hogy kikérjék a dokumentumok birtokosainak véleményét:

a) egyes dokumentumok visszaminősítésének vagy minősítésük megszüntetésének lehetőségéről;

b) a megsemmisítendő dokumentumokról.

22.4. Az EU minősített dokumentumok irattári tárolása

1 Az EU minősített információkat olyan feltételek mellett tárolják, amelyek megfelelnek a 18. szakaszban felsorolt valamennyi követelménynek.

2. Annak érdekében, hogy a tárolás minél kevesebb problémával járjon, az összes nyilvántartó hivatal ellenőrző tisztviselői felhatalmazást kapnak arra, hogy az EU SZIGORÚAN TITKOS, EU TITKOS és EU BIZALMAS dokumentumokat mikrofilmre vegyék vagy egyéb módon, mágneses vagy optikai adathordozón tárolják irattári megőrzés céljából, feltéve hogy:

a) a mikrofilmre vétel/tárolás eljárását olyan személyek végzik, akik a megfelelő minősítési szintnek megfelelő érvényes biztonsági felhatalmazással rendelkeznek;

b) a mikrofilm/adathordozó ugyanolyan biztonságban részesül, mint az eredeti dokumentumok;

c) az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentum mikrofilmre vételéről/tárolásáról kibocsátója értesítést kap;

d) a filmtekercsek vagy más típusú adathordozók csak azonos EU SZIGORÚAN TITKOS, EU TITKOS, illetve EU BIZALMAS minősítésű dokumentumokat tartalmaznak;

e) az EU SZIGORÚAN TITKOS vagy EU TITKOS dokumentum mikrofilmre vételét/tárolását világosan feltüntetik az éves leltárnál használt nyilvántartásban;

f) a mikrofilmre vett vagy más módon tárolt dokumentumok eredetijét a 22.5. szakaszban rögzített szabályoknak megfelelően megsemmisítik.

3. Ezek a szabályok vonatkoznak a tárolás egyéb engedélyezett formáira, például az elektromágneses adathordozókra és az optikai lemezekre is.

22.5. Az EU minősített dokumentumok megsemmisítése

1. Annak érdekében, hogy szükségtelenül ne halmozódjanak fel olyan EU minősített dokumentumok, amelyeket a birtokában tartó szerv vezetője elavultnak vagy felesleges számúnak ítél, azokat a lehető legrövidebb időn belül meg kell semmisíteni a következő módon:

a) Az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat csak az azokért felelős központi nyilvántartó hivatal semmisítheti meg. Az egyes megsemmisített dokumentumokról megsemmisítési jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az EU SZIGORÚAN TITKOS ellenőrző tisztviselő és a megsemmisítés során tanúként jelen lévő, EU SZIGORÚAN TITKOS biztonsági felhatalmazással rendelkező tisztviselőnek kell aláírnia. Ezt a szolgálati naplóba be kell jegyezni.

b) A nyilvántartó hivatal tíz évig őrzi meg a megsemmisítési jegyzőkönyveket az elosztóívvel együtt. Másolatot csak akkor küldenek a kibocsátónak vagy a megfelelő központi nyilvántartó hivatalnak, ha azok ezt kifejezetten kérik.

c) Az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumokat – az EU SZIGORÚAN TITKOS dokumentumok készítése során keletkezett valamennyi minősített hulladékot is beleértve, mint például a rontott példányok, piszkozatok, gépelt jegyzetek, flopilemezek – az EU SZIGORÚAN TITKOS nyilvántartó hivatalt ellenőrző tisztviselő felügyelete alatt elégetéssel, zúzással, felaprítással vagy egyéb, azok tartalmát felismerhetetlenné és rekonstruálhatatlanná tévő módszerrel kell megsemmisíteni.

2. Az EU TITKOS dokumentumokat az 1. c) pontban említett eljárások egyikét alkalmazva, egy biztonsági felhatalmazással rendelkező személy felügyelete alatt az a nyilvántartó hivatal semmisíti meg, amelyik felel értük. A megsemmisített EU TITKOS dokumentumokról aláírt megsemmisítési jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a nyilvántartó hivatal az elosztóívekkel együtt legalább három évig megőriz.

3. Az EU BIZALMAS dokumentumokat az 1. c) pontban említett eljárások egyikét alkalmazva, egy biztonsági felhatalmazással rendelkező személy felügyelete alatt az a nyilvántartó hivatal semmisíti meg, amelyik felel értük. Megsemmisítésüket a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagjától kapott utasításoknak megfelelően kell nyilvántartani.

4. Az EU KORLÁTOZOTT dokumentumokat a Bizottság biztonsági ügyekért felelős tagjától kapott utasításoknak megfelelően vagy a felhasználó vagy az a nyilvántartó hivatal semmisíti meg, amelyik felel értük.

22.6. Megsemmisítés vészhelyzetben

1. A Bizottság szervezeti egységei a helyi feltételek alapján terveket dolgoznak ki az EU minősített anyagok válsághelyzetben történő védelmére, beleértve adott esetben a vészhelyzeti megsemmisítési és kiürítési terveket is. Kiadják az annak megakadályozására szükségesnek ítélt utasításokat, hogy az EU minősített információk illetéktelen személyek kezébe kerülhessenek.

2. Az EU TITKOS és EU BIZALMAS anyagok válsághelyzetben történő védelmére és/vagy megsemmisítésére irányuló intézkedések semmilyen körülmények között sem akadályozhatják az olyan EU SZIGORÚAN TITKOS anyagok – a kriptográfiai berendezéseket is beleértve – védelmét vagy megsemmisítését, amelyek ellátása minden más feladattal szemben elsőbbséget élvez.

3. A kriptográfiai berendezések vészhelyzetben történő védelmére és megsemmisítésére vonatkozó intézkedéseket különleges utasítások útján szabályozzák.

4. Az utasításokat a helyszínen, lepecsételt borítékban kell elhelyezni. A megsemmisítés eszközeinek/szerszámainak rendelkezésre kell állniuk.

23. A BIZOTTSÁG HELYISÉGEIN KÍVÜL MEGTARTOTT, EU MINŐSÍTETT INFORMÁCIÓKAT TÁRGYALÓ KÜLÖNLEGES ÜLÉSEK ESETÉBEN ALKALMAZANDÓ BIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

23.1. Általános ismertetés

Amennyiben a Bizottság üléseit vagy más fontos üléseket a Bizottság helyiségein kívül tartják meg, továbbá amennyiben ezt a megtárgyalt kérdések vagy információk fokozottan kényes természetével kapcsolatos különleges biztonsági követelmények indokolják, az alábbiakban ismertetett biztonsági intézkedéseket kell megtenni. Ezek az intézkedések csak az EU minősített információk védelmére vonatkoznak, így esetleg egyéb biztonsági intézkedéseket is szükséges lehet tervbe venni.

23.2. Hatáskörök

23.2.1. A Bizottság Biztonsági Hivatala

Annak érdekében, hogy biztosítsák a Bizottság ülésének vagy más fontos ülésnek, valamint a küldötteknek és munkatársaiknak a biztonságát, a Bizottság Biztonsági Hivatala együttműködik annak a tagállamnak az illetékes hatóságaival, amelynek területén az ülést tartják (fogadó tagállam). A biztonság védelmét illetően a hivatalnak különösen a következőkről kell gondoskodnia:

a) Tervek kidolgozása a biztonságot fenyegető veszélyek és a biztonsággal összefüggő váratlan események kezelésére; a tervezett intézkedések különösen az EU minősített dokumentumoknak az irodahelyiségekben történő biztonságos megőrzésére irányulnak.

b) Intézkedések megtétele annak érdekében, hogy EU minősített üzenetek fogadása és küldése céljából lehetővé váljék az esetleges hozzáférés a Bizottság kommunikációs rendszeréhez. A fogadó tagállamot szükség esetén felkéri, hogy biztosítson hozzáférést biztonságos telefonrendszerekhez.

A Bizottság Biztonsági Hivatala az ülés előkészítése során biztonsági tanácsadóként jár el. Az ülésen képviseltetnie kell magát, hogy szükség esetén segítse és tanácsokkal lássa el az ülés biztonsági tisztviselőjét (MSO) és a küldöttségeket.

Az ülésen részt vevő minden küldöttséget felkérnek arra, hogy jelölje ki biztonsági tisztviselőjét, aki a küldöttségén belül a biztonsági ügyek kezeléséért és az ülés biztonsági tisztviselőjével, valamint adott esetben a Bizottság Biztonsági Hivatalának képviselőjével való kapcsolattartásért felel.

23.2.2. Az ülés biztonsági tisztviselője (MSO)

Ki kell nevezni az ülés biztonsági tisztviselőjét, akinek feladata az általános belső biztonsági intézkedések általános kidolgozása és ellenőrzése, valamint a többi érintett biztonsági hatósággal folytatott egyeztetés. Az MSO által tett intézkedések általában az alábbiakra terjednek ki:

a) Védelmi intézkedések az ülés helyszínén annak biztosítására, hogy az ülés minden olyan váratlan eseménytől mentesen folyjék le, ami veszélyeztethetné az ott felhasznált EU minősített információk biztonságát.

b) Az ülés helyszínére, a küldöttségek számára biztosított területekre és a konferenciatermekbe belépési engedéllyel rendelkező személyzet, valamint a berendezések ellenőrzése.

c) Állandó egyeztetés a fogadó tagállam illetékes hatóságaival és a Bizottság Biztonsági Hivatalával.

d) A biztonsági utasítások beillesztése az ülés dossziéjába, kellőképpen figyelembe véve az ezekben a biztonsági szabályokban rögzített követelményeket és minden egyéb, szükségesnek ítélt biztonsági utasítást.

23.3. Biztonsági intézkedések

23.3.1. Biztonsági területek

A következő biztonsági területeket kell kialakítani:

a) egy II. osztályba tartozó biztonsági terület, amely a szerkesztői szobát, a Bizottság irodáit és a reprográfiai berendezéseket, valamint adott estben a küldöttségek irodahelyiségeit foglalja magában;

b) egy I. osztályba tartozó biztonsági terület, amely a konferenciatermet, valamint a tolmácsok és a hangmérnökök fülkéit foglalja magában;

c) szolgálati területek, amelyek a sajtó számára fenntartott területből és az ülés helyszínének igazgatási célokra, étkezés és szállás céljára