18.

A következő cím kerül beillesztésre: „Va. CÍM ÜGYIRAT-AZONOSÍTÁSI ADATBÁZIS 1. FEJEZET Ügyirat-azonosítási adatbázis létrehozása 41a. cikk (1) A VIR tartalmaz egy külön adatbázist is, amelyet »ügyirat-azonosítási adatbázisnak« hívnak (a továbbiakban »FIDE«). E cím rendelkezéseinek fenntartása mellett e rendelet valamennyi VIR-re vonatkozó rendelkezése alkalmazandó a FIDE-re is, és minden VIR-re történő hivatkozás tartalmazza az említett adatbázist. (2) A FIDE célja a vámjogszabályokat és a Közösség vámterületére belépő vagy onnan kilépő árukra alkalmazandó mezőgazdasági jogszabályokat sértő műveletek megakadályozásának elősegítése, valamint ezen műveletek felderítésének és üldözésének a megkönnyítése és felgyorsítása. (3) A FIDE célja az, hogy a Bizottság, amikor a 18. cikk szerint megnyit egy együttműködési ügyet, vagy a 20. cikk szerint egy harmadik országba szóló közösségi küldetést készít elő, valamint amikor egy tagállam hatóságai, amelyek a 29. cikk szerint a leírt közigazgatási vizsgálatokban illetékesek, vizsgálatot indítanak, illetve egy vagy több egyén vagy vállalkozás tekintetében vizsgálatot folytatnak, azonosítani tudják más tagállamok vagy a Bizottság azon illetékes hatóságait, amelyek vizsgálatot folytatnak vagy folytattak az érintett egyénekkel vagy vállalkozásokkal kapcsolatban, a (2) bekezdésben említett céloknak a vizsgálatok iratainak meglétére vonatkozó információk útján való elérése céljából. (4) Ha a FIDE-ben vizsgálatot végző tagállamnak vagy a Bizottságnak részletesebb információkra van szüksége az egyénekre vagy vállalkozásokra vonatkozóan rögzített ügyiratokról, akkor attól a tagállamtól kér segítséget, amelyiktől az információk származnak. (5) A tagállamok vámhatóságai a FIDE-t az Európai Unióról szóló szerződés 29. és 30. cikkében meghatározott vámügyi együttműködés keretében használhatják fel. Ilyen esetben a Bizottság gondoskodik az adatbázis technikai üzemeltetéséről. 2. FEJEZET A FIDE működése és használata 41b. cikk (1) Az illetékes hatóságok felvehetnek a FIDE-be az ügyiratokból származó adatokat a 41a. cikk (3) bekezdésében megállapított célokból olyan esetekre vonatkozóan, amelyek sértik a Közösség vámterületére belépő vagy onnan kilépő árukra alkalmazandó vámjogszabályokat vagy mezőgazdasági jogszabályokat, és amelyek különösen fontosak közösségi szinten. Ezen adatok csak a következő kategóriákat tartalmazzák: a) olyan személyek vagy vállalkozások, akikkel/amelyekkel szemben egy tagállam illetékes hivatala közigazgatási vizsgálatot vagy bűnügyi nyomozást folytat vagy folytatott, és: — akikről feltételezhető, hogy elkövetnek, elkövettek olyan cselekményt, amely ellentétes a vámjogszabályokkal és a mezőgazdasági jogszabályokkal, illetve részt vesznek, vagy részt vettek olyan cselekmény elkövetésében, amely ellentétes ezen jogszabályokkal, — akik egy ilyen cselekménnyel kapcsolatos ténymegállapítás alanyai voltak, vagy — akik egy ilyen cselekményt követő közigazgatási határozat vagy közigazgatási szankció vagy jogi szankció alanyai voltak; b) az ügyiratban érintett terület; c) név, állampolgárság és a tagállam vonatkozó szolgálatának elérhetőségei, valamint az ügyszám. Az a), b) és c) pontban említett adatok felvétele személyenként, illetve vállalkozásonként külön történik. Az adatok közötti kapcsolatok létrehozása tilos. (2) Az (1) bekezdés a) pontjában említett személyes adatok csak a következőket tartalmazzák: a) magánszemélyeknél: név, leánykori név, utónév, korábbi családnevek és felvett név, születési idő és hely, állampolgárság és nem; b) vállalkozásoknál: a cég neve, a kereskedelmi név, a vállalkozás székhelye, héa-azonosító szám és a jövedékiadó-azonosító szám. (3) Az adatok felvétele a 41d. cikk szerint korlátozott időre történik. 41c. cikk (1) Az adatok FIDE-be történő felvételére és az azokba való betekintésre kizárólag a 41a. cikkben említett hatóságok jogosultak. (2) A FIDE-be való betekintésnek minden esetben tartalmaznia kell a következő személyes adatokat: a) magánszemélyeknél: utónév és/vagy név és/vagy leánykori név és/vagy korábbi családnevek és/vagy felvett név és/vagy születési idő; b) vállalkozásoknál: a cég neve és/vagy a kereskedelmi név és/vagy héa-azonosító szám és/vagy a jövedékiadó-azonosító szám. 3. FEJEZET Az adatok tárolása 41d. cikk (1) Azon időtartam, amely alatt az adatok tárolhatók, az azokat szolgáltató tagállam törvényeitől, jogszabályaitól és eljárásaitól függ. Az itt megjelölt, a vizsgálat adatainak felvétele napjától számított időtartamok nem léphetők túl: a) a folyamatban lévő vizsgálatokra vonatkozó adatok tárolásának ideje nem lehet több három évnél, amennyiben nem állapítottak meg semmilyen, vám- és mezőgazdasági jogszabályokat sértő műveletet; az adatokat ezen határidő előtt törölni kell, ha a legutolsó megállapítás óta eltelt egy év; b) azon közigazgatási vizsgálatokra vagy bűnügyi nyomozásokra vonatkozó adatok, amely vizsgálatok vagy nyomozások során vám- és mezőgazdasági jogszabályokat sértő művelet megállapítására került sor, és amelyek alapján nem hoztak közigazgatási határozatot, ítéletet, nem állapítottak meg büntetőbírságot, vagy nem alkalmaztak közigazgatási szankciót, hat évnél tovább nem tárolhatók; c) azon közigazgatási vizsgálatokra vagy bűnügyi nyomozásokra vonatkozó adatok, amelyek alapján közigazgatási határozatot, ítéletet hoztak, büntetőbírságot állapítottak meg vagy közigazgatási szankciót alkalmaztak, tíz évnél tovább nem tárolhatók. Ezek az időszakok nem kumulatívak. (2) Ha az adatokat szolgáltató tagállam törvényei, jogszabályai és eljárásai értelmében egy személyt vagy vállalkozást, akire vagy amelyre a 41b. cikk alkalmazandó, felmentenek az ügyiratok kezelésének bármely szakaszában az (1) bekezdés a), b) és c) pontjai szerint, az e személyre vagy vállalkozásra vonatkozó adatokat azonnal törölni kell. (3) A FIDE automatikusan törli az adatokat, amikor lejár az (1) bekezdés szerinti maximális tárolási határidő.”