A régiók bizottságának határozata

(1997. szeptember 17.)

a Régiók Bizottsága dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről

A RÉGIÓK BIZOTTSÁGÁNAK ELNÖKSÉGE,

tekintettel az Európai Uniót létrehozó szerződésre és különösen az annak záróokmányához csatolt 17. nyilatkozatra,

mivel a Régiók Bizottsága (a továbbiakban: bizottság) dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésre irányadó rendelkezéseket kell elfogadni;

mivel ezeknek az intézkedéseknek összhangban kell lenniük a Bizottság és a Tanács által e területre vonatkozóan 1993. december 6-án elfogadott magatartási szabályzattal, hogy az intézmények tevékenységének koherenciája és folyamatossága az Európai Unióról szóló szerződés C. cikkének megfelelően biztosított legyen;

mivel ezen rendelkezések a bizottság birtokában lévő, bármilyen adathordozón található dokumentumokra vonatkoznak, kivéve a bizottságon kívüli harmadik személytől, szervtől vagy intézménytől származó dokumentumokat;

mivel a bizottság munkájának jobb átláthatósága érdekében a bizottság dokumentumaihoz való széles körű nyilvános hozzáférés elve alól különösen a közérdek, az egyén és a magánélet védelmében bizonyos kivételeket kell tenni;

mivel ezt a határozatot a minősített információk védelmére vonatkozó rendelkezések figyelembevételével kell alkalmazni,

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

(1) A közvélemény a bizottság dokumentumaihoz az e határozatban megállapított feltételek alapján rendelkezik hozzáféréssel.

(2) A "bizottság dokumentuma" – a 2. cikk (2) bekezdésében foglaltak sérelme nélkül – az adathordozótól függetlenül valamennyi, a bizottság birtokában található és meglévő adatokat tartalmazó írott szöveg.

2. cikk

(1) A bizottság dokumentumához való hozzáférés iránti kérelmet írásban kell benyújtani a bizottság főtitkárához [1]. A kérelmet kellő pontossággal kell megfogalmazni, és tartalmaznia kell az érintett dokumentum vagy dokumentumok azonosítását lehetővé tevő információkat. Szükség esetén a kérelmezőtől pontosítás céljából további adatok kérhetők.

(2) Ha a kért dokumentum természetes vagy jogi személytől, tagállamtól, más közösségi intézménytől vagy szervtől, vagy más nemzeti vagy nemzetközi szervtől származik, a kérelmet a bizottság helyett közvetlenül a szerzőnek kell megküldeni.

3. cikk

(1) A kérelmező a bizottság dokumentumához helyszíni betekintés vagy saját költségre történő másolat megküldetése útján férhet hozzá. A bizottság főtitkára 10 ECU, plusz laponként 0,036 ECU összegű díjat számíthat fel a 30 oldalt meghaladó nyomtatott dokumentumok másolataiért. A más formában rendelkezésre álló információkért a díjat eseti alapon kell megállapítani, de az az indokolt mértéket nem haladhatja meg.

(2) A főtitkárság illetékes osztályainak törekedniük kell méltányosan eljárni az ismételt és/vagy a jelentős terjedelmű dokumentumokra vonatkozó kérelmek esetében.

(3) A bizottság dokumentumához hozzáférést kapott személy a főtitkár előzetes engedélye nélkül a dokumentumról közvetlen kereskedelmi értékesítés céljára másolatot nem készíthet, továbbá azt nem terjesztheti.

4. cikk

(1) A bizottság dokumentumához való hozzáférést meg kell tagadni, ha annak közzététele veszélyeztetné az alábbiakat:

- a közérdek védelme (közbiztonság, nemzetközi kapcsolatok, monetáris stabilitás, jogorvoslati eljárások, vizsgálatok és nyomozati cselekmények),

- az egyén és a magánélet védelme,

- üzleti és ipari titok védelme,

- a Közösség pénzügyi érdekeinek védelme,

- az információk bármelyikét szolgáltató természetes vagy jogi személy által kért, vagy az információk bármelyikét szolgáltató tagállam joga szerinti titokvédelem.

(2) A bizottság dokumentumához való hozzáférés a bizottság tanácskozásainak titkossága érdekében megtagadható.

5. cikk

A bizottság dokumentumához való hozzáférés iránti kérelmet a főtitkárság illetékes osztályai vizsgálják meg, és egyben javaslatot tesznek a kérelemmel kapcsolatos intézkedés megtételére.

6. cikk

(1) Az illetékes igazgató, osztályvezető vagy a megbízásukból eljáró tisztviselő egy hónapon belül írásban köteles értesíteni a kérelmezőt a kérelem jóváhagyásáról vagy tervezett elutasításáról. Az utóbbi esetben a kérelmezőt tájékoztatni kell a tervezett elutasítás okairól és arról, hogy egy hónap áll rendelkezésére, hogy az álláspont felülvizsgálata érdekében megerősítő kérelmet nyújtson be, amelynek elmulasztása esetén eredeti kérelme visszavontnak minősül.

(2) A hozzáférés elutasítására irányuló szándéknak minősül, ha a kérelemre a benyújtásától számított egy hónapon belül nem érkezik válasz.

(3) A megerősítő kérelmek elbírálása az elnök hatáskörébe tartozik. E hatáskör átruházható a főtitkárra.

(4) A megerősítő kérelem elutasításáról szóló határozatban – amelyet e kérelem benyújtásától számítva egy hónapon belül kell meghozni – meg kell jelölni az elutasítás okait. A kérelmezőt a határozatról írásban haladéktalanul értesíteni kell, és tájékoztatni kell az Európai Közösséget létrehozó szerződés 138e. és 173. cikkének tartalmáról, amelyek a természetes személyek által az ombudsmanhoz való fordulás feltételeit, továbbá a bizottsági jogi aktusok jogszerűségének a Bíróság általi felülvizsgálatának feltételeit tartalmazzák.

(5) Elutasításnak minősül, ha a megerősítő kérelemre a benyújtástól számított egy hónapon belül nem érkezik válasz.

(6) Kivételes esetekben, a kérelmező előzetes értesítése mellett, az (1) és (4) bekezdés első mondatában megállapított határidőket a főtitkár további egy hónappal meghosszabbíthatja.

7. cikk

Ezt a határozatot a minősített információk védelmére vonatkozó rendelkezések figyelembevételével kell alkalmazni.

8. cikk

A főtitkár kétévente jelentést köteles előterjeszteni az Elnökségnek e határozat végrehajtásáról.

9. cikk

Ez a határozat aláírása napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben, 1997. szeptember 17-én.

a Hivatal részéről

Pasqual Maragall i Mira

elnök

[1] Az Európai Unió Régiók Bizottsága főtitkára, 79 Rue Belliard, 1040 Brussels, Belgium.

--------------------------------------------------