Az Együttműködési Tanács eljárási szabályzata

(1998. január 27.)

az egyrészről az Európai Közösségek és azok tagállamai, és másrészről az Orosz Föderáció között

(98/228/EK)

AZ EGYÜTTMŰKÖDÉSI TANÁCS,

tekintettel az egyrészről az Európai Közösségek és azok tagállamai, és másrészről az Orosz Föderáció közötti partnerséget létrehozó, 1994. június 24-én Korfun aláírt partnerségi és együttműködési megállapodásra (a továbbiakban: megállapodás) és különösen annak 90-93. cikkére [1],

tekintettel a megállapodás 1997. május 21-én Brüsszelben aláírt jegyzőkönyvére,

mivel a megállapodás 1997. december 1-jén hatályba lépett,

ELFOGADTA A KÖVETKEZŐ ELJÁRÁSI SZABÁLYZATOT:

1. cikk

Elnökség

Az Együttműködési Tanácsban, tizekét hónapos időszakonként, felváltva, az Európai Közösségek és azok tagállamai nevében az Európai Unió Tanácsának egy tagja, illetve az Orosz Föderáció kormányának egy tagja elnököl. Ugyanakkor az első elnökségi időszak az Együttműködési Tanács első ülésének időpontjában kezdődik és ugyanazon év december 31. napjával ér véget.

2. cikk

Ülések

Az Együttműködési Tanács miniszteri szinten rendszerint évente egyszer ülésezik. Valamely fél kérésére, a felek egyetértése esetén, az Együttműködési Tanács rendkívüli ülést tart.

Az Együttműködési Tanács ülését, a felek megállapodásának megfelelően, a titkárok közösen hívják össze.

3. cikk

Az Együttműködési Tanács tagja és képviseletük

A megállapodás 91. cikkében meghatározottak szerint az Együttműködési Tanács tagjait akadályoztatásuk esetén egy kijelölt miniszter vagy tisztviselő képviselheti.

E tisztviselő rendszerint az Orosz Föderáció Európai Közösségek mellé akkreditált képviseletének vezetője, az EU melletti állandó képviselet vezetője vagy magas beosztású tisztviselő.

Minden más esetben azon tag, aki képviseltetni kívánja magát, az őt képviselő személy nevéről azon ülést megelőzően, amelyen képviseltetni kívánja magát, értesíti az elnököt.

Az Együttműködési Tanács tagjának képviselője gyakorolhatja e tag minden jogosultságát.

4. cikk

Küldöttség

Az Együttműködési Tanács tagjait tisztviselők kísérhetik.

Minden ülés előtt tájékoztatni kell az elnököt a felek küldöttségének tervezett összetételéről és a delegáció vezetőjéről.

Az Együttműködési Tanács más személyeket is meghívhat, hogy az ülésen különleges tárgykörökre vonatkozó információk közlése céljából részt vegyen.

5. cikk

Titkárság

Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának tisztviselője és az Orosz Föderáció által kinevezett tisztviselő együttesen járnak el az Együttműködési Tanács titkáraként.

6. cikk

Dokumentumok

Amennyiben az Együttműködési Tanács tanácskozásai írott dokumentumokon alapulnak, e dokumentumokat számmal kell ellátni és azokat a két titkár az Együttműködési Tanács dokumentumaiként osztja szét.

7. cikk

Levelezés

Valamennyi, az Együttműködési Tanácshoz vagy az Együttműködési Tanács elnökéhez címzett közleményt meg kell küldeni az Együttműködési Tanács mindkét titkárának.

A két titkár gondoskodik arról, hogy a levelezés az Együttműködési Tanács elnökéhez eljusson, és adott esetben az Együttműködési Tanács más tagjainak a 6. cikkben említett dokumentumként történő szétosztásáról.

A szétosztott leveleket meg kell küldeni a Bizottság Főtitkárságának, az EU tagállamok állandó képviseleteinek és az Orosz Föderáció brüsszeli képviseletének.

Az Együttműködési Tanács elnökének közleményeit a mindenkori titkár küldi meg a címzettnek, és adott esetben szétosztja az Együttműködési Tanács más tagjainak, az előző bekezdésben említett címre, a 6. cikkben említett dokumentumként.

8. cikk

Az ülések napirendje

(1) A két fél megállapodik az ülések ideiglenes napirendjében. A mindenkori titkár, legkésőbb 15 nappal az ülés kezdetét megelőzően megküldi az ideiglenes napirendet a 7. cikkben említett címzetteknek.

Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyek napirendre tűzésére legalább 21 nappal az ülés kezdete előtt kérelem érkezett valamelyik titkárhoz, azonban csak azon pontokat tűzik az ideiglenes napirendre, amelyeknél a vonatkozó dokumentumok legkésőbb a napirendről szóló értesítés napjáig a titkárokhoz megérkeztek.

A napirendet az Együttműködési Tanács az egyes ülések kezdetén fogadja el. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pont napirendre tűzéséhez a felek hozzájárulása szükséges.

(2) Az első bekezdésben említett határidő a felek hozzájárulása esetén lerövidíthető az egyedi eset követelményeinek figyelembevétele érdekében.

9. cikk

Jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv tervezetét minden ülésről a titkárok közösen állítják össze, két hiteles másolatban.

A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében főszabályként a következőket kell feltüntetni:

- az Együttműködési Tanácsnak benyújtott dokumentumok,

- azon nyilatkozatok, amelyek jegyzőkönyvbe vételét az Együttműködési Tanács valamely tagja kérte,

- a meghatározott kérdésekre vonatkozóan tett ajánlások, közös nyilatkozatok és elfogadott következtetések.

A jegyzőkönyv az Együttműködési Tanácsnak az ülésen részt vett tagjainak vagy azok képviselőnek jegyzékét is tartalmazza.

A jegyzőkönyv tervezetét legkésőbb egy hónappal az egyes üléseket követően be kell nyújtani az Együttműködési Tanácsnak jóváhagyásra. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyv két hiteles másolatát a két titkár aláírja és azokat a felek az iratok közé helyezik. A jegyzőkönyv egy másolati példányát meg kell küldeni a 7. cikkben említett valamennyi címzettnek.

10. cikk

Ajánlások

(1) Az Együttműködési Tanács a felek közös egyetértésével tesz ajánlásokat.

Az ülések közti időszakban az Együttműködési Tanács, a felek egyetértése esetén, írásbeli eljárás során tesz ajánlásokat, illetve hagyja jóvá a jegyzőkönyveket. Az írásbeli eljárás a felek egyetértésével eljáró két titkár közötti hivatalos levélváltásból áll.

(2) Az Együttműködési Tanács ajánlásai a megállapodás 90. cikke értelmében "ajánlásnak" minősülnek, amelyeket sorozatszám, elfogadásuk időpontja és tárgyuk általános leírása követ.

Az Együttműködési Tanács ajánlásait a két titkár hitelesíti, és a két hiteles másolatot minkét fél delegációjának vezetője aláírja.

Az ajánlásokat – az Együttműködési Tanács dokumentumaként – meg kell küldeni a 7. cikkben említett valamennyi címzettnek.

11. cikk

Nyilvánosság

Eltérő határozat hiányában az Együttműködési Tanács ülései nem nyilvánosak.

A felek határozhatnak az Együttműködési Tanács ajánlásainak a mindenkori hivatalos lapjukban közzétételéről.

12. cikk

Nyelvek

Az Együttműködési Tanács hivatalos nyelve a felek hivatalos nyelve. Az Együttműködési Tanács rendszerint az e nyelveken készült dokumentumok alapján tanácskozik.

13. cikk

Költségek

Az Együttműködési Tanács ülésein történő részvételük kapcsán felmerült költségeket, tekintettel a személyi, utazási, tartózkodási, postai és távközlési költségekre, az Európai Közösségek és az Orosz Föderáció maga viseli.

Az üléseken történő tolmácsolással és a dokumentumok fordításával kapcsolatos költségek az Európai Közösségeket terhelik, kivéve az Európai Közösségek valamely hivatalos nyelvéről orosz nyelvre történő tolmácsolás vagy fordítás költségeit, amelyet az Orosz Föderáció visel.

Az ülés technikai lebonyolításával kapcsolatos egyéb költségeket, beleértve az üléseken szétosztott dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket, az a fél viseli, ahol az ülést tartják.

14. cikk

Együttműködési Bizottság

(1) A megállapodás 92. cikkének megfelelően Együttműködési Bizottság jön létre, hogy segítse az Együttműködési Tanácsot feladatai teljesítése során. Az Együttműködési Bizottság egyrészről az Európai Közösségek Bizottságának egy képviselőjéből és az Európai Unió Tanácsának egy képviselőjéből, másrészről az Orosz Föderáció kormányának egy –rendszerint főtisztviselői szintű – képviselőjéből áll.

(2) Az Együttműködési Bizottság előkészíti az Együttműködési Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben felügyeli az Együttműködési Tanács ajánlásainak végrehajtását, és általában biztosítja a partnerség folytonosságát és a megállapodásban foglaltak megfelelő érvényesülését. Javaslatokat és ajánlástervezeteket nyújt be az Együttműködési Tanácsnak elfogadásra.

(3) A megállapodás 16., 17. és 53. cikkében, illetve 2. mellékletében említett konzultációkat az Együttműködési Bizottságban folytatják. Amennyiben a felek egyetértenek, a konzultációk az Együttműködési Tanácsban folytatódnak.

(4) Az Együttműködési Bizottság eljárási szabályzatát csatolták ezen eljárási szabályzathoz.

[1] HL L 327., 1997.11.28, 1. o.

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

AZ EGYÜTTMŰKÖDÉSI BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Elnökség

Az Együttműködési Tanácsban, tizekét hónapos időszakonként, felváltva, az Európai Közösségek és azok tagállamai nevében az Európai Unió Tanácsának egy tagja, illetve az Orosz Föderáció kormányának egy tagja elnököl. Az első elnökségi időszak az Együttműködési Tanács első ülésének időpontjában kezdődik és ugyanazon év december 31. napjával ér véget. Ezen időszakban és az ezt követő tizenkét hónapos időszakokban az Együttműködési Bizottság elnöki tisztjét az a fél tölti be, amely az Együttműködési Tanácsban elnököl.

2. cikk

Ülések

Az Együttműködési Bizottság évente egyszer ülésezik, illetve, a felek egyetértésével, amikor a körülmények úgy kívánják.

Az üléseket azon a helyen és időben tartják, amelyben a felek megegyeznek.

Az Együttműködési Bizottság ülését, a felek megállapodásának megfelelően, a két titkár közösen hívja össze.

3. cikk

Küldöttség

Minden ülés előtt tájékoztatni kell az elnököt a felek küldöttségének tervezett összetételéről

4. cikk

Titkárság

Az Európai Közösségek Bizottságának tisztviselője és az Orosz Föderáció kormányának tisztviselője együttesen járnak el az Együttműködési Bizottság titkáraként.

Valamennyi, az e mellékletben előírt, az Együttműködési Bizottság elnökéhez címzett, illetve általa tett közleményt meg kell küldeni az Együttműködési Bizottság titkárainak, az Együttműködési Tanács titkárainak és az Együttműködési Tanács elnökének.

5. cikk

Nyilvánosság

Eltérő határozat hiányában az Együttműködési Bizottság ülései nem nyilvánosak.

6. cikk

Az ülések napirendje

(1) Az Együttműködési Bizottság titkárai minden ülésre vonatkozóan összeállítják az ideiglenes napirendet. Ezt legkésőbb 15 nappal az ülés kezdetét megelőzően meg kell küldeni a 4. cikkben említett címzetteknek.

Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyek napirendre tűzésére legalább 21 nappal az ülés kezdete előtt kérelem érkezett az elnökhöz, azonban csak azon pontokat tűzik az ideiglenes napirendre, amelyeknél a vonatkozó dokumentumok legkésőbb a napirendről szóló értesítés napjáig a titkárokhoz megérkeztek.

A napirendet az Együttműködési Bizottság az egyes ülések kezdetén fogadja el. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pont napirendre tűzéséhez a felek hozzájárulása szükséges.

(2) Az első bekezdésben említett határidő a felek hozzájárulása esetén megrövidíthető az egyedi eset követelményeinek figyelembevétele érdekében.

(3) Az Együttműködési Bizottság szakértőket kérhet fel, hogy az ülésen különleges tárgykörökre vonatkozó információk közlése céljából részt vegyenek.

7. cikk

Jegyzőkönyv

Valamennyi ülésről jegyzőkönyvet kell vezetni. A jegyzőkönyv az Együttműködési Bizottság következtetéseit foglalja össze.

Miután az Együttműködési Bizottság elfogadta, a jegyzőkönyvet az elnök és a titkárok aláírják és a felek az iratok közé helyezik. A jegyzőkönyv egy másolati példányát meg kell küldeni a 4. cikkben említett valamennyi címzettnek.

8. cikk

Ajánlások

Az Együttműködési Bizottság nem tesz ajánlásokat, azon különleges esetek kivételével, amikor a megállapodás 92. cikke (2) bekezdésének megfelelően az Együttműködési Tanács erre felhatalmazza Ebben az esetben e jogi aktusok "ajánlásnak" minősülnek, amelyeket sorozatszám, elfogadásuk időpontja és tárgyuk leírása követ. Az ajánlásokat a felek közös megegyezésével kerülnek elfogadásra.

Az Együttműködési Bizottság ajánlásait meg kell küldeni az e melléklet 4. cikkében említett valamennyi címzettnek. Az Együttműködési Bizottság határozhat ezen ajánlások közzétételéről.

Az Együttműködési Bizottság ajánlásait az elnök és a titkárok írják alá.

9. cikk

Költségek

Az Együttműködési Bizottság ülésein történő részvételük kapcsán felmerült költségeket, tekintettel a személyi, utazási, tartózkodási, postai és távközlési költségekre, az Európai Közösségek és az Orosz Föderáció maga viseli.

Az üléseken történő tolmácsolással és a dokumentumok fordításával kapcsolatos költségek az Európai Közösségeket terhelik, kivéve az Európai Közösségek valamely hivatalos nyelvéről orosz nyelvre történő tolmácsolás vagy fordítás költségeit, amelyet az Orosz Föderáció visel.

Az ülés technikai lebonyolításával kapcsolatos egyéb költségeket, beleértve az üléseken szétosztott dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket azon fél viseli, ahol az ülést tartják.

10. cikk

Albizottságok és munkacsoportok

Az Együttműködési Bizottság albizottságokat és munkacsoportokat állíthat fel, hogy feladatai teljesítésében segítsék. Ezek az Együttműködési Bizottságnak alárendelten dolgoznak, és annak minden ülésük után jelentést nyújtanak be. Az albizottságok és munkacsoportok ajánlást nem tesznek.

Az Együttműködési Bizottság megváltoztathatja bármely albizottság vagy munkacsoport mandátumát, bármelyiket megszüntetheti, illetve további albizottságokat vagy munkacsoportokat állíthat fel.

--------------------------------------------------