2.2.

A SAPARD-ügynökség az alábbi, vagy az alábbiakkal egyenértékű garanciákat kínáló eljárásokat alkalmazza: 2.2.1. a SAPARD-ügynökség elkészíti a projekt jóváhagyása iránti kérelmek, követelések, számlák és bizonylatok, valamint ellenőrzési jelentések átvételére, könyvelésére és feldolgozására vonatkozó írásban rögzített eljárásokat, beleértve az összes felhasználandó dokumentum leírását. Ezen eljárások biztosítják, hogy kizárólag a kritériumoknak megfelelő kifizetési igények vagy kiválasztott projektek kerülnek feldolgozásra. 2.2.2. a hatáskörök megosztása olyan módon történik, hogy soha, semmilyen projekt esetében ne alakulhasson ki olyan helyzet, amikor a projektek jóváhagyása, a kifizetések engedélyezése, az összegek kifizetése vagy elkönyvelése közül egynél több feladat ellátásáért egy bizonyos tisztviselő felel, és hogy egy tisztviselő sem teljesíti e feladatok egyikét sem anélkül, hogy munkája ne kerülne egy másik tisztviselő felügyelete alá. Az egyes tisztviselők kötelezettségeit írásban kell meghatározni, beleértve az illető tisztviselő jogosítványainak pénzügyi korlátait is. Megfelelő személyzeti képzés szükséges, az érzékeny munkakörökben pedig gondoskodni kell a személyek megfelelő rotációjáról, vagy alternatívaként a fokozott felügyeletről; 2.2.3. részletes ellenőrző lista áll az engedélyezésért felelős egyes tisztségviselők rendelkezésére a lefolytatni szükséges ellenőrzésekről, és a követeléshez csatolt igazoló dokumentumokban tanúsítani kell ezen ellenőrzések elvégzését. E tanúsítás elektronikus eszközök útján is megtehető, a 2.2.6. pontban említett feltételektől függően. A személyzeti állomány egy magasabb beosztású tagjának tanúsítania kell az elvégzett munka felülvizsgálatát. A projektek elemzését, értékelését és jóváhagyását írásban kell igazolni. A projekt elemzésénél a hatékony és eredményes gazdálkodás elveit kell alkalmazni; 2.2.4. a kérelem/követelés csak azt követően kerül engedélyezésre, ha megfelelő ellenőrzéssel meggyőződtek arról, hogy az megfelel a finanszírozási megállapodás rendelkezéseinek és a SAPARD-program tartalmának. Ezen ellenőrzések tartalmazzák azon vizsgálatokat is, amelyeket a támogatás igénylésének alapjául szolgáló konkrét intézkedésre irányadó szabályok írnak elő, és azokat, amelyeket a csalás és a szabálytalanság megelőzése és kiszűrése érdekében írnak elő különös tekintettel a bizonyított kockázatokra. Az engedélyezési funkció részeként, az egyes kérelmek elbírálásánál megvizsgálják a feltételek teljesítését, a jogosultságot, a dokumentumok teljességét, a csatolt bizonylatok hitelességét, a beérkezés időpontját. Ellenőrző jegyzékben kell meghatározni az összes elvégzendő ellenőrzést, és ezek elvégzését minden egyes kérelemre/igénylésre, vagy több kérelmet/igénylést összefogva tanúsítani kell. A teljesített szolgáltatásokat/leszállított árukat illetően az ellenőrzés az alábbiakból áll: — okmányszerű ellenőrzés: annak biztosítása, hogy a számlán szereplő áruk vagy szolgáltatások mennyisége, minősége és ára egyezik a megrendeltekével, — fizikai ellenőrzés: az áruk és szolgáltatások számlán vagy igénylési nyomtatványon feltüntetett mennyiségének és minőségének ellenőrzése. Ezen ellenőrzés folyamatosan is végezhető a szolgáltatások nyújtása során, vagyis a kezdeti vagy időközi fizetések teljesítése alkalmával. 2.2.5. az eljárások biztosítják, hogy a kifizetéseket csak az igénylő személynek, nevezett bankszámlájára vagy nevezett megbízottjának teljesítsék. A kifizetéseket az ügynökség bankja vagy adott esetben egy kormányzati kifizetőhely teljesíti, a kifizetés postán feladott csekkel is teljesíthető, minderre a SAPARD euró-számlán eszközölt megterhelés napjától számított öt munkanapon belül kerül sor. Megfelelő eljárások útján biztosítani kell, hogy valamennyi olyan kifizetés, amelyre nézve átutalást nem hajtottak végre, vagy csekket nem váltottak be, a SAPARD euró-számlán ismételten jóváírásra kerüljön. Kifizetés készpénzben nem teljesíthető. Az engedélyező tisztviselő és/vagy felettese elektronikus eszközökkel is engedélyezhet kifizetést, feltéve, hogy ezen eszközök megfelelő biztonsági szintje biztosított, és az elektronikus nyilvántartásban szerepel az aláíró személye; 2.2.6. ha a kérelmeket, igényléseket vagy számlákat számítógépes rendszer alkalmazásával dolgozzák fel, úgy a számítógépes rendszerhez való hozzáférést oly módon kell védeni és ellenőrizni, hogy: — a rendszerbe betáplált összes információt ellenőrzik, gondoskodnak az adatbeviteli hibák kiszűréséről és korrigálásáról, — csak az egyéni jelszóval rendelkező engedélyezett tisztviselők kapnak engedélyt adatok beléptetésére, módosítására vagy ellenőrzésére, — egy műveleti naplóban rögzítik az adatokat vagy programokat beléptető vagy módosító minden egyes tisztviselő személyét. A visszaélések megelőzése érdekében a jelszavakat rendszeresen megváltoztatják. Fizikai ellenőrző eszközökkel védik a számítógéprendszereket az illetéktelen hozzáféréstől, az adatokról tartalékpéldányokat készítenek, amelyeket egy elkülönített, biztonságos helyen tárolnak. Az adatbevitelt logikai ellenőrzések útján ellenőrzik, amelyek célja a következetlen vagy rendkívüli adatok felderítése; 2.2.7. megfelelő eljárásokkal biztosítani kell, hogy a támogatás mértékeiben vagy a támogatás megítélésének feltételeiben bekövetkező változásokat dokumentálják, valamint az utasításokat, adatbázisokat és ellenőrző jegyzékeket kellő időben aktualizálják.