A.7.5. Dokumentált információ A.7.5.1. Általános előírások A szervezet környezetközpontú irányítási rendszerének tartalmaznia kell: a) az ezen nemzetközi szabvány által megkövetelt dokumentált információkat; b) a szervezet által a környezetközpontú irányítási rendszer eredményességéhez szükségesként meghatározott dokumentált információkat. Megjegyzés: A környezetközpontú irányítási rendszer dokumentált információi szervezetenként eltérő terjedelműek lehetnek a következőktől függően: — a szervezet mérete valamint tevékenységeinek, folyamatainak, termékeinek és szolgáltatásainak típusa, — az igény, hogy bizonyítsa megfelelési kötelezettségeinek teljesítését, — a folyamatok összetettsége és kölcsönhatásaik, — a szervezet felügyelete alatt munkát végző személyek felkészültsége. A.7.5.2. Létrehozás és frissítés Amikor dokumentált információt hoznak létre és frissítenek, a szervezetnek biztosítania kell a megfelelő: a) azonosítást és leírást (pl. cím, dátum, szerző vagy hivatkozási szám); b) formátumot (pl. nyelv, szoftververzió, grafika) és adathordozót (pl. papír, elektronikus); c) az alkalmasság és a megfelelőség átvizsgálását és jóváhagyását. A.7.5.3. A dokumentált információk felügyelete A környezetközpontú irányítási rendszer és e nemzetközi szabvány által megkövetelt dokumentált információkat felügyelet alatt kell tartani az alábbiak érdekében: a) elérhetők és használatra alkalmasak legyenek, ahol és amikor szükséges; b) megfelelően védve legyenek (pl. bizalmasság elvesztésétől, helytelen használattól vagy sértetlenség elvesztésétől). A dokumentált információk felügyeletéhez a szervezetnek a következő tevékenységeket kell megvalósítania lehetőség szerint: — elosztás, hozzáférés, visszakeresés és használat, — tárolás és megóvás, beleértve az olvashatóság megóvását, — változásfelügyelet (pl. verziókezelés), — megőrzés és selejtezés. A szervezet által a környezetközpontú irányítási rendszer tervezéséhez és működtetéséhez szükségesként meghatározott, külső eredetű dokumentált információt megfelelő módon azonosítani kell és felügyelet alatt kell tartani. Megjegyzés: A hozzáféréssel együtt járhat a döntés arról, hogy az engedély csak a dokumentált információ megtekintésére vonatkozik, vagy az engedély és a felhatalmazás a dokumentált információ megtekintésére és megváltoztatására egyaránt vonatkozik. A.8. Működés A.8.1. Működéstervezés és -felügyelet A szervezetnek ki kell alakítania, be kell vezetnie, felügyelet alatt kell tartania és fenn kell tartania azokat a folyamatokat, amelyek a környezetközpontú irányítási rendszer követelményeinek teljesítéséhez, valamint a 6.1. és 6.2. szakasz szerinti tevékenységek megvalósításához szükségesek azáltal, hogy: — meghatározza a folyamat(ok) működési kritériumait, — megvalósítja a folyamat(ok) a felügyeletét összhangban a működési kritériumokkal. Megjegyzés: A felügyeleti tevékenységek tartalmazhatnak műszaki intézkedéseket és eljárásokat. A felügyeleti tevékenységeket meg lehet valósítani egy hierarchiát (pl. kiküszöbölés, helyettesítés, adminisztratív eljárás) követve és alkalmazhatók önmagukban vagy kombináltan. A szervezetnek felügyelet alatt kell tartania a tervezett változtatásokat és át kell vizsgálnia a nem tervezett változások következményeit, szükség szerint intézkedéseket téve a kedvezőtlen hatások enyhítésére. A szervezetnek biztosítania kell, hogy a kihelyezett folyamatok felügyelet vagy befolyás alatt legyenek. Az ezen folyamat(ok)ra alkalmazandó felügyelet vagy befolyás típusát és mértékét meg kell határozni a környezetközpontú irányítási rendszerben. Az életciklus-szemlélettel összhangban a szervezetnek: a) felügyeleti tevékenységeket kell kialakítania, alkalmas módon, annak biztosítására, hogy a környezeti követelménye(i)vel megfelelően foglalkozzanak a termék vagy szolgáltatás tervezési és fejlesztési folyamatában, átgondolva az életciklus minden egyes szakaszát; b) a termékek és szolgáltatások beszerzésére környezeti követelmény(eke)t kell meghatároznia, ahogy megfelelő; c) kommunikálnia kell lényeges környezeti követelményeit a külső szolgáltatók felé, a vállalkozókat is beleértve; d) át kell gondolnia az információnyújtás szükségességét termékei és szolgáltatásai szállításával vagy kiszállításával, felhasználásával, életciklusvégi kezelésével és végleges ártalmatlanításával kapcsolatos lehetséges jelentős környezeti hatásokról. A szervezetnek a szükséges mértékben dokumentált információkat kell fenntartania annak érdekében, hogy meglegyen a bizalom a folyamatok tervezettnek megfelelő végrehajtása iránt. A.8.2. Vészhelyzeti felkészültség és reagálás A szervezetnek ki kell alakítania, be kell vezetnie és fenn kell tartania a szükséges folyamato(ka)t arról, hogy hogyan fog felkészülni és reagálni a 6.1.1. szakasz szerint azonosított lehetséges vészhelyzetekre. A szervezetnek: a) fel kell készülnie arra, hogy tervezett intézkedésekkel megelőzze vagy enyhítse a vészhelyzetekből származó kedvezőtlen környezeti hatásokat; b) reagálnia kell a bekövetkezett vészhelyzetekre; c) intézkedéseket kell tennie, hogy megelőzze vagy enyhítse a vészhelyzetek következményeit, ezek legyenek arányosak a vészhelyzet nagyságával és a lehetséges környezeti hatással; d) rendszeres időközönként ki kell próbálnia a tervezett válaszintézkedéseket, ahol ez megvalósítható; e) rendszeres időközönként felül kell vizsgálnia és módosítania kell a folyamato(ka)t és a tervezett reagálást, különösen vészhelyzetek bekövetkezése vagy próbák után; f) biztosítania kell, megfelelő módon, a vészhelyzeti felkészültséggel és reagálással kapcsolatos információkat és képzést az érintett érdekelt felek számára, beleértve a szervezet felügyelete alatt munkát végző személyeket. A szervezetnek a szükséges mértékben dokumentált információkat kell fenntartania annak érdekében, hogy meglegyen a bizalom a folyamat(ok) tervezettnek megfelelő végrehajtása iránt. A.9. Teljesítményértékelés A.9.1. Figyelemmel kísérés, mérés, elemzés és értékelés A.9.1.1. Általános előírások A szervezetnek figyelemmel kell kísérnie, mérnie, elemeznie és értékelnie kell környezeti teljesítményét. A szervezetnek meg kell határoznia: a) mit szükséges figyelemmel kísérni és mérni; b) az érvényes eredmények biztosításához szükséges figyelemmel kísérési, mérési, elemzési és értékelési módszereket, ahogy alkalmazhatók; c) azokat a kritériumokat, amelyekkel összehasonlítva a szervezet értékelni fogja környezeti teljesítményét, valamint a megfelelő mutatókat; d) mikor kell a figyelemmel kísérést és mérést elvégezni; e) mikor kell elemezni és értékelni a figyelemmel kísérésből és mérésből származó eredményeket. A szervezetnek biztosítania kell, hogy kalibrált vagy igazolt(verifikált) megfigyelő- és mérőeszközöket alkalmazzanak és megfelelően karbantartsák azokat. A szervezetnek értékelnie kell környezeti teljesítményét és a környezetközpontú irányítási rendszer eredményességét. A szervezetnek belső és külső kommunikációt kell folytatnia a környezeti teljesítményével kapcsolatos fontos információkról, ahogy azt a kommunikációs folyamata(i) meghatározza (meghatározzák) és ahogy a megfelelési kötelezettségei megkövetelik. A szervezetnek megfelelő dokumentált információkat kell megőriznie a figyelemmel kísérés, mérés, elemzés és értékelés eredményéről bizonyítékként. A.9.1.2. Az előírások betartásának értékelése A szervezetnek ki kell alakítania, be kell vezetnie és fenn kell tartania a megfelelési kötelezettségei teljesítésének értékeléséhez szükséges folyamato(ka)t. A szervezetnek: a) meg kell határoznia a megfelelés kiértékelésének gyakoriságát; b) értékelnie kell a megfelelőséget és szükség esetén intézkednie kell; c) fenn kell tartania helyzetének ismeretét és megértését a megfelelési kötelezettségek teljesítésével kapcsolatban. A szervezetnek a megfelelés kiértékelésének eredményedről bizonyítékként dokumentált információkat kell megőriznie. A.9.2. Belső audit A.9.2.1. Általános előírások A szervezetnek tervezett időközönként belső auditokat kell végeznie, hogy információkat szolgáltasson arról, vajon a környezetközpontú irányítási rendszer: a) megfelel-e: 1. a szervezet környezetközpontú irányítási rendszerére vonatkozó saját követelményeinek; 2. ezen nemzetközi szabvány követelményeinek; b) eredményesen van-e megvalósítva és fenntartva. A.9.2.2. Belső auditprogram A szervezetnek a gyakoriságot, a módszereket, a felelősségeket, a tervezési követelményeket és a jelentéstételt tartalmazó belső auditprogramo(ka)t kell kialakítania a belső auditjaira vonatkozóan. A belső auditprogram kialakításakor a szervezetnek figyelembe kell vennie az érintett folyamatok környezeti fontosságát, a szervezetre hatással lévő változásokat és a megelőző auditok eredményeit. A szervezetnek: a) minden egyes auditra pontosan meg kell határoznia az auditkritériumokat és az alkalmazási területet; b) úgy kell kiválasztania az auditorokat, és végrehajtania az auditokat, hogy biztosítsa az auditfolyamat objektivitását és pártatlanságát; c) biztosítania kell, hogy az auditok eredményeit jelentsék az illetékes vezetésnek; A szervezetnek az auditprogram megvalósításáról és az auditeredményekről bizonyítékként dokumentált információkat kell megőriznie. A.9.3. Vezetőségi átvizsgálás A felső vezetőségnek tervezett időközönként át kell vizsgálnia a szervezet környezetközpontú irányítási rendszerét azért, hogy biztosítsa folyamatos alkalmasságát, megfelelőségét és eredményességét. A vezetőségi átvizsgálásnak tartalmaznia kell a következők megfontolását: a) a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból származó intézkedések állapotát; b) a változásokat: 1. a környezetközpontú irányítási rendszer szempontjából lényeges külső és belső tényezőkben; 2. az érdekelt felek szükségleteiben és elvárásaiban, beleértve a megfelelési kötelezettségeket; 3. a jelentős környezeti tényezőiben; 4. a kockázatokban és lehetőségekben; c) a környezeti célok teljesülésének mértékét; d) a szervezet környezeti teljesítményével kapcsolatos információkat, beleértve a tendenciákat: 1. a nemmegfelelőségekről és a helyesbítő tevékenységekről; 2. a figyelemmel kísérési és mérési eredményekről; 3. megfelelési kötelezettségeinek teljesítéséről; 4. az auditeredményekről; e) az erőforrások megfelelőségét; f) az érdekelt felek lényeges közlése(i)t, beleértve a panaszokat; g) a folyamatos fejlesztés lehetőségeit. A vezetőségi átvizsgálás kimeneteinek tartalmazniuk kell: — következtetéseket a környezetközpontú irányítási rendszer folyamatos alkalmasságáról, megfelelőségéről és eredményességéről, — döntéseket a folyamatos fejlesztési lehetőségekről, — döntéseket a környezetközpontú irányítási rendszer változtatásaira vonatkozó igényről, beleértve az erőforrásigényeket is, — intézkedéseket, szükség esetén, ha a környezeti célok nem teljesültek, — lehetőségeket a környezetközpontú irányítási rendszer más üzleti folyamatokkal történő integrációjának fejlesztésére, szükség szerint, — bármilyen változtatást a szervezet stratégiai irányvonalában. A szervezetnek a vezetőségi átvizsgálások eredményeiről bizonyítékként dokumentált információkat kell megőriznie. A.10. Fejlesztés A.10.1. Általános előírások A szervezetnek meg kell határoznia a fejlesztési lehetőségeket (lásd a 9.1., a 9.2. és a 9.3. szakaszt) és meg kell valósítania a környezetközpontú irányítási rendszere tervezett eredményeinek eléréséhez szükséges intézkedéseket. A.10.2. Nemmegfelelőség és helyesbítő tevékenység Amikor nemmegfelelőség fordul elő, a szervezetnek: a) reagálnia kell a nemmegfelelőségre és ahogy alkalmazható: 1) intézkedést kell tennie annak felügyeletére és kijavítására; 2) foglalkoznia kell a következményekkel, beleértve a kedvezőtlen környezeti hatások enyhítését; b) értékelnie kell, hogy szükség van-e intézkedésre a nemmegfelelőség okainak megszüntetésére annak érdekében, hogy az ne forduljon elő újra vagy máshol, a következők szerint: 1) a nemmegfelelőség átvizsgálása; 2) a nemmegfelelőség okainak meghatározása; 3) annak meghatározása, hogy léteznek-e, vagy előfordulhatnak-e hasonló nemmegfelelőségek; c) végre kell hajtania minden szükséges tevékenységet; d) át kell vizsgálnia minden végrehajtott helyesbítő tevékenység eredményességét; e) el kell végeznie a változtatásokat a környezetközpontú irányítási rendszerben, ha szükséges. A helyesbítő tevékenységeknek arányosnak kell lenniük a feltárt nemmegfelelőségek miatt jelentkező hatások jelentőségével, beleértve a környezeti hatás(oka)t. A szervezetnek bizonyítékként dokumentált információt kell megőriznie: — a nemmegfelelőségek jellegéről és minden, azok nyomán megtett intézkedésről, — az összes helyesbítő tevékenység eredményéről. A.10.3. Folyamatos fejlesztés A szervezetnek folyamatosan fejlesztenie kell a környezetközpontú irányítási rendszer alkalmasságát, megfelelőségét és eredményességét a környezeti teljesítmény növelése érdekében.