KIRJALLINEN KYSYMYS E-3849/02 esittäjä(t): Erik Meijer (GUE/NGL) komissiolle. Vaikeudet saada aikaan kaikkien tahojen arvioiden mukaan riittävän selkeä ja valvottavissa oleva EU:n menoja koskeva kirjanpitojärjestelmä.



Virallinen lehti nro 268 E , 07/11/2003 s. 0055 - 0057



KIRJALLINEN KYSYMYS E-3849/02 esittäjä(t): Erik Meijer (GUE/NGL) komissiolle (9. tammikuuta 2003) Aihe: Vaikeudet saada aikaan kaikkien tahojen arvioiden mukaan riittävän selkeä ja valvottavissa oleva EU:n menoja koskeva kirjanpitojärjestelmä 1. Miksi komissio ei suunnitellut ja toteuttanut kirjanpitojärjestelmänsä uudistamista jo ennen vuotta 2002? 2. Miksi varainhoitoasetuksen mukaan uutta järjestelmää ei oteta käyttöön ennen vuotta 2005? 3. Onko käytännössä mahdollista toteuttaa kyseinen varainhoitoasetus menestyksekkäästi ilman, että samanaikaisesti otetaan käyttöön uusi kirjanpitojärjestelmä? 4. Miksi komissio on julkistanut laskelmia, vaikka se on tiennyt jo vuosikausia, ettei kyseisiä laskelmia tukevaa kirjanpitojärjestelmää vielä ole olemassa? 5. Miksi komissio jatkoi vuonna 1999 investointeja Sincom-1-järjestelmän päivittämiseen Sincom-2-järjestelmään liittämällä siihen kaksi alijärjestelmää, SI-2:n ja SAP/R3:n, vaikka jo etukäteen oli tiedossa, että järjestelmä oli haavoittuvainen ja hajanainen? 6. Miksi SAP/R3:a ei käytetty EU:n varojen hallinnoimisen ainoana järjestelmänä? 7. Kuinka paljon euroja komissio on sijoittanut sisäisen ratkaisun, SI-2:n, kehittämiseen? 8. Miksi komissio lykkäsi varojen hallintaa koskevan järjestelmäratkaisun tekemisen vuoden 2002 loppuun, vaikka kyseinen tietokonejärjestelmä on välttämätön uudistusten onnistumisen kannalta? 9. Miksi komissio on luopunut SAP/R3:n käytöstä kaikissa pääosastoissaan, vaikka se antoi vuonna 1995 SAP:lle erityistehtävän kehittää komissiolle räätälöity ratkaisu? 10. Miksi komissio jätti viime keväänä huomiotta tilinpitojärjestelmää koskevat uudistusehdotukset, joiden mukaisesti muun muassa SAP:ta olisi käytettävä täydessä laajuudessaan? 11. Milloin komissio ottaa budjettilaskelmilleen käyttöön kahdenkertaisen kirjanpitojärjestelmän? 12. Löytääkö komissio nyt kestävän ratkaisun entisen kirjanpitäjänsä Marta Andreasenin ehdotusten pääpiirteisen toteuttamisen kautta? Minkä kirjanpitovuoden alusta lähtien kyseistä ratkaisua aiotaan käytännössä soveltaa? Michaele Schreyerin komission puolesta antama vastaus (5. maaliskuuta 2003) 1. Komissio huomauttaa, että Euroopan yhteisöjen kirjanpitojärjestelmän uudistaminen on monitahoinen hanke. Sen toteuttaminen vie aikaa. Tämä on havaittu myös jäsenvaltioissa, jotka ovat käynnistäneet samanlaisen uudistuksen. Komissio laati vuonna 2000 monivuotisen suunnitelman kirjanpitosäännöstönsä uudistamiseksi erityisesti seuraavin keinoin: - Komissio tilasi unionin tilinpäätöksen laatimista ja esittämistapaa koskevan tutkimuksen, jonka tekivät julkisyhteisöjen kirjanpitoon perehtyneet korkean tason asiantuntijat Valencian yliopistosta ja joka valmistui vuoden 2000 puolivälissä. - Mainitun tutkimuksen, sisäisten keskustelujen ja työryhmien toiminnan jälkeen vuonna 2001 laadittiin uudistamista koskeva toimintasuunnitelma, josta neuvoteltiin tilintarkastustuomioistuimen kanssa kesäkuussa 2001. Se kannatti komission hahmottelemia toimintalinjoja. Suunnitelman käytännön täytäntöönpanoa siirrettiin uuden tilinpitäjän palvelukseen astumiseen saakka. - Uuteen varainhoitoasetukseen otettiin uudet kirjanpitoperiaatteet: varainhoitovuodesta 2005 alkaen on sovellettava suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteita. 2. Uuden varainhoitoasetuksen mukaan komission on laadittava tilinpäätöksensä suoriteperusteisen kirjanpidon periaatetta noudattaen (asetuksen ensimmäisen osan VII osasto). Tämä vaatimus on voimassa vuodesta 2005 alkaen asetuksen 181 artiklassa todetaan, että Ensimmäisen osan VII osaston säännöksiä aletaan soveltaa teknisten mahdollisuuksien mukaan asteittain, jotta säännökset voisivat tulla kokonaisuudessaan voimaan varainhoitovuonna 2005. Kuten joulukuussa 2002 annetussa tiedonannossa(1) todetaan, komissio etenee vaiheittain kohti näiden vaatimusten noudattamista, sekä kirjanpitojärjestelmän mukauttamisessa että uuden koneellisen kirjanpitojärjestelmän käyttöönottamisessa. Tällä välin komissio on muokannut Sincom2-järjestelmää siten, että siinä otetaan huomioon uuden varainhoitoasetuksen muut vaatimukset, joita sovelletaan vuodesta 2003 lähtien (katso jäljempänä vastaus kysymykseen 3). Näin ollen komission toiminta on varainhoitoasetuksen mukaista. Kuten IFAC:n (International Federation of Accountants) tutkimuksen nro 14 1 luvussa todetaan, siirtymäaika voi olla lyhyt (enintään 3 vuotta), keskipitkä (46 vuotta) tai pitkä (yli 6 vuotta). 3. Komission on täysin mahdollista noudattaa varainhoitoasetusta, vaikka uutta kirjanpitojärjestelmää ei oteta käyttöön ennen vuotta 2005. Komissio on muokannut Sincom2:ta siten, että siinä otetaan huomioon uuden varainhoitoasetuksen vaatimukset, erityisesti tapahtumatyyppien sekä uusien talousprosessien osalta, mutta myös sen varmistamiseksi, että varainhoitoasetuksen mukaan vuodesta 2003 sovellettavia sääntöjä voidaan noudattaa. Kuten vastauksessa kysymykseen 2 todettiin, vaatimus suoriteperusteisen kirjanpidon soveltamisesta tulee voimaan vuodesta 2005. Sincom2 ei tue tätä kirjanpitojärjestelmää, koska sitä ei edellisessä varainhoitoasetuksessa edellytetty. 4. Komissiolla on kirjanpitojärjestelmä, joka tuottaa täysin automaattisesti kassaperusteisen vuositilinpäätöksen. Tilintarkastustuomioistuin on vuosikertomuksessaan todennut komission tilinpäätöksen luotettavaksi esittäen vain yksittäisiä varaumia. Tilintarkastustuomioistuimen esittämät tilinpäätöstä koskevat varaumat koskevat vuositilinpäätöksessä käytettyjä suoriteperusteisen kirjanpitomenetelmän osia. Komission kirjanpitojärjestelmä on täysin varainhoitoasetuksen vaatimusten mukainen. Kassaperusteinen kirjanpito on vuosien ajan ollut julkisyhteisöjen kirjanpidon vakiomenetelmä. Vasta äskettäin jotkin maat ja julkisyhteisöt ovat alkaneet siirtyä uuteen, suoriteperusteiseen kirjanpitotapaan. Kuitenkin vasta muutamat jäsenvaltiot laativat tilinpäätöksensä tällä tavoin. Komission käytäntö vastaa jäsenvaltioiden suuren enemmistön noudattamaa käytäntöä(2). Vuoden 2003 alusta voimaan tulleessa uudessa varainhoitoasetuksessa edellytetään, että kansainvälisiä standardeja, muun muassa suoriteperusteista kirjanpitoa, aletaan noudattaa täysimääräisesti vuodesta 2005 alkaen. Komissio toimii asian edistämiseksi. Toistaiseksi kassaperusteisen menetelmän mukaan laadittu tilinpäätös on luotettava ja se toimii yhdessä komission tietokonejärjestelmän kanssa. 5. Sincom2 ei ollut Sincom1:n päivitysversio vaan täysin uusi järjestelmä. Uuden järjestelmän kehittäminen oli välttämätöntä erityisesti siksi, että jotkin Sincom1:n osa-alueet eivät olisi toimineet 2000-luvun aiheuttamien tietotekniikkaongelmien vuoksi. Sincom1 koostui seitsemästä erillisestä alajärjestelmästä, jotka eivät kaikki olleet yhteydessä toisiinsa. Sincom2:n myötä kaikki nämä toiminnot koottiin yhteen järjestelmään. Käytössä oleva rakenne valittiin tarkan arvioinnin perusteella (katso jäljempänä vastaus kysymykseen 6). 6. SAP on komission virallinen kirjanpitojärjestelmä ja tilinpitäjän kirjaamat SAP-tiedot ovat ne lopulliset tiedot, joita käytetään tilinpäätöksen laatimiseen ja kassanhallintaan. Päätös nykyisen järjestelmärakenteen käyttöönotosta tehtiin eri vaihtoehtojen arvioinnin jälkeen. Tuolloin tultiin siihen tulokseen, että SAP R/3:a ei voitaisi käyttää kaikissa komission yksiköissä, sillä SAP-järjestelmä ei täyttänyt komission senhetkisen politiikan perusteella edellytettyjä yleisen käytön teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Komission on noudatettava sääntöjä ja asetuksia, joiden sisältö vaihtelee toiminnan eri aloilla. Si2-tietokanta luotiin, jotta saatiin aikaan yhteys eri järjestelmiin, joihin puolestaan menot hyväksyvien yksiköiden omiin erityisiin varainhoitotarpeisiinsa kehittämät paikalliset tietojärjestelmät perustuvat. Toisena tavoitteena oli mahdollistaa kirjanpitotietojen tuottaminen SAP-järjestelmään vain yhtä järjestelmää käyttäen vakiokäyttöliittymän kautta. 7. Si2-järjestelmän kehittäminen vuosina 19941997 maksoi noin 1,5 miljoonaa euroa. Sen jälkeen järjestelmän ylläpidon ja kehitystyön kustannukset ovat olleet noin 620 000 euroa vuodessa. 8. Komissio ei siirtänyt järjestelmän kehittämistä vuoden 2002 loppuun. Kuten edellä selvitettiin, Sincom2:ta on muokattu uudessa varainhoitoasetuksessa määriteltyjen sääntöjen mukaiseksi. Komission joulukuussa 2002 antamassa tiedonannossa esitettiin toimet, joihin ryhdytään vuoden 2003 aikana Sincom2:n toiminnan parantamiseksi, sekä uuden järjestelmän kehittämistyö, jonka on tarkoitus tukea vuodesta 2005 alkaen käyttöön otettavaa suoriteperusteista kirjanpitoa. 9. Katso vastaus kysymykseen 6. Itse asiassa komission käytössä oleva SAP-järjestelmän versio on muokattu vastaamaan erityisesti komission tarpeita, kuten järjestelmän alkuperäisessä rakenteessakin on suunniteltu. 10. Komissio ei hylännyt uudistusehdotuksia alkuvuonna 2002. Eräs vuoden 2003 alussa tarkemmin tutkittavista vaihtoehdoista on pelkän SAP-järjestelmän käyttö. Uuden tietojenkäsittelyjärjestelmän kehittämistä ja täytäntöönpanoa ei voida toteuttaa kevyesti eikä ilman riittäviä tutkimuksia varsinkaan, kun otetaan huomioon komissiota koskevien sääntöjen ja asetusten monimutkaisuus, ja se, etteivät ne välttämättä sovi aivan ongelmitta yhteen tavanomaisten kirjanpitojärjestelmien kanssa. Komissio harkitsi asiaa tarkasti vuoden 2002 jälkipuoliskolla ja antoi joulukuussa 2002 tiedonannon, jossa määriteltiin kirjanpitouudistuksen toteuttamistapa. Siinä myös varaudutaan järjestelmävaihtoehtojen yksityiskohtaiseen arviointiin, sillä se on välttämätöntä, jotta voidaan varmasti valita oikea lähestymistapa. 11. Kaikki tapahtumat (myös talousarvioon liittyvät tapahtumat) viedään yksitellen komission viralliseen kirjanpitojärjestelmään kahdenkertaisen kirjanpidon menetelmällä. 12. Komissio oli tehnyt selväksi jo kauan ennen Marta Andreasenin palvelukseenottoa, että sen kirjanpitojärjestelmä uudistettaisiin eräissä jäsenvaltioissa tapahtuneen kehityksen mukaisesti. Juuri tästä syystä komissio tilasi tutkimuksen ja laati toimintasuunnitelman (kesäkuussa 2001), jotka mainittiin kysymykseen 1 annetussa vastauksessa. Komission 17. joulukuuta 2002 antamassa tiedonannossa(3) kuvataan kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstön ja -järjestelmän uudistamiseksi toteutettavia toimia. Kuten uudessa varainhoitoasetuksessa edellytetään, varainhoitovuoden 2005 tilinpäätös laaditaan uusien periaatteiden mukaisesti. (1) KOM(2002) 755 lopullinen. (2) Alankomaat on juuri siirtämässä valtion koko tilinpäätöksen suoriteperusteisten periaatteiden mukaiseksi. Lähde: Berg, J.W. van den; Kok, L.H. Eigentijds begroten/2001 teoksessa: OPENBARE UITGAVEN = ISSN 0030-3488: Vol. 33 (2001), no. 5, s. 211216. (3) KOM(2002) 755 lopullinen.