KIRJALLINEN KYSYMYS E-2894/02

esittäjä(t): Jens-Peter Bonde (EDD) komissiolle

(14. lokakuuta 2002)

Aihe: Komission kirjanpito

1. Mitkä pääosastot ovat allekirjoittaneet tilinpäätöksensä varauksetta, ja mitkä pääosastot ovat esittäneet tilinpäätöksiinsä varaumia?

2. Millä pääosastoilla on kahdenkertainen kirjanpito kaikista tilitapahtumista?

3. Mitkä pääosastot käyttävät Excel-taulukkolaskentaa kirjanpidossaan?

4. Mihin ajankohtaan mennessä komissio odottaa kahdenkertaisen kirjanpidon olevan käytössä eri osastoissa ja virastoissa?

5. Milloin otetaan käyttöön keskitetty kirjanpitojärjestelmä, joka sisältää kaikkien pääosastojen sekä erillisvirastojen ja laitosten tilitapahtumat?

Michaele Schreyerin komission puolesta antama vastaus

(2. joulukuuta 2002)

1. Kunkin pääosaston vuosikertomuksessa annetaan selvitys käytettävissä olevien varojen moitteettomasta hoidosta sekä tilien ja maksutapahtumien asianmukaisuudesta ja laillisuudesta. Komission budjettipääosasto esitti vuotta 2001 koskevassa selvityksessään kaksi varausta: toinen koski rahoitustietojen synkronointia, johdonmukaisuutta ja turvallisuutta, toinen taloudellisen aseman varojen ja velkojen kokonaiskuvan hahmottumattomuutta. Molemmat asiat oli kirjattu jo vuoden 2001 valmisteluasiakirjaan epäkohdiksi, jotka on korjattava. Sen jälkeen onkin tehty lukuisia uudistuksia. Rahoitusselvityksiin on esimerkiksi lisätty seuraavia asioita koskevat tiedot: käyttöomaisuuden rekisteröinti ja arvonalennus, saamisiin tehdyt arvonalennukset, eläkeoikeudet sekä seuraavaksi vuodeksi siirrettyjen maksumäärärahojen kirjaaminen kirjanpitoon varainhoitovuoden kuluina ja velkoina. Kirjanpitotietojärjestelmän parannukset koskevat muun muassa synkronointia ja laadunvarmistusta, järjestelmän käyttöliittymää, turvatoimia, järjestelmän vakaustestejä ja laskutusrekisteriä.

2. Kaikki pääosastojen kirjanpitoonsa rekisteröimät maksutapahtumat kirjataan keskuskirjanpitojärjestelmään (SAP R/3) kaksinkertaisen kirjanpidon mukaan seuraavasti:

- Menojen hyväksymisestä vastaavat toimielimet eli pääosastot käyttävät kirjanpidossaan Si2-järjestelmää. Pääosastot kirjaavat maksutapahtumat Si2:een joko suoraan tai epäsuorasti paikallisten tietojärjestelmien yhteisestä käyttöliittymästä. Tulojen ja menojen hyväksyjän on vahvistettava kaikki maksutapahtumat ennen kuin ne voidaan lähettää R/3:een.

- SAP R/3 -järjestelmää käyttävät kirjanpitäjät ja varainhoidon valvoja. SAP R/3 on komission virallinen kirjanpitojärjestelmä, joka sisältää julkisen talouden kirjanpidon, yleisen (kaksinkertaisen) kirjanpidon, kassanhallinnan, kolmansien osapuolien suorittaman vahvistamisen sekä SWIFT-välitysjärjestelmään(1) lähtevät ja siitä tulevat maksut.

Komission kirjanpitokehys ja kirjanpitojärjestelmä kehitettiin palvelemaan pääasiassa julkisen talouden kirjanpitoa silloin kun kassaperusteista kirjanpitoa käytettiin yleisesti julkisella sektorilla. Järjestelmä oli suunniteltava täyttämään varainhoitoasetuksen(2) säännösten vaatimukset.

Komission järjestelmä laatii kassaperusteiset rahoitusselvitykset täysin automaattisesti, eikä niihin ole tarvetta lisätä kirjanpidon ulkopuolisia tietoja.

3. ja 4. Komissio on viime vuosina ilmoittanut rahoitusselvityksissään myös suoriteperusteiseen kirjanpitoon perustuvia tietoja. Osa suoriteperusteisista tasetiedoista ja tilinpäätöksiin liitetyistä tiedoista on hankittu virallisen kirjanpitojärjestelmän ulkopuolisista lähteistä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi eläkejärjestelmään liittyvien vastuiden arvo ja parlamentin tilinpäätöksissä esiintyvä parlamentin rakennusten arvo.

Muiden pääosastojen toimittamat suoriteperusteiset tiedot on valmisteltava inventaariota ja omaisuuden arvioimista koskevien sääntöjen mukaisesti. Pääosastojen on kirjattava komissiolle toimitettavat tiedot valmiisiin Excel-taulukkopohjiin tietojen valvontaa, yhdenmukaistamista ja yhdistämistä varten. Tämä ei kuitenkaan merkitse sitä, että pääosastot käyttäisivät Excel-ohjelmaa käteistilien kirjanpidossa ja yleisessä kirjanpidossa.

Komissiolla on keskuskirjanpitojärjestelmä, jossa kaikkien pääosastojen maksutapahtumat kootaan yhteen. Järjestelmä on yksi Sincom2:n käyttöönoton mahdollistamista uudistuksista.

Keskuskirjanpitojärjestelmä ei kuitenkaan sisällä virastojen ja laitosten tilejä, koska virastojen ja laitosten tilinpäätöksiä ei konsolidoida yhteisöjen tilien kanssa, vaan ne esitetään erikseen.

5. Komissiolla on jo käytössä keskuskirjanpitojärjestelmä, jota käytetään tilinpäätösten laatimiseen.

Virastojen ja laitosten tilinpäätökset konsolidoidaan vuonna 2005(3). Siihen asti virastojen ja laitosten on sovellettava samoja kirjanpitoperiaatteita ja -sääntöjä kuin komissiokin. Ne voivat kuitenkin vapaasti valita, käyttävätkö ne samaa kirjanpitojärjestelmää kuin komissio vai toista, kokoonsa ja tarpeisiinsa sovitettua järjestelmää.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Neuvoston asetus (EY, Euratom, EHTY) N:o 2335/95, annettu 18 päivänä syyskuuta 1995, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen muuttamisesta tutkimukseen ja teknologiseen kehittämiseen osoitettuihin määrärahoihin sovellettavien erityissäännösten osalta (EYVL L 240, 7.10.1995).

(3) Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002, tehty 25 päivänä kesäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta, 121 artikla (EYVL L 248, 16.9.2002).