KIRJALLINEN KYSYMYS E-2393/00

esittäjä(t): Richard Howitt (PSE) komissiolle

(13. heinäkuuta 2000)

Aihe: Yhteisen ulkosuhteiden toimialan (SCR) tilintarkastusyksikkö

Voiko komissio määritellä yhteisen ulkosuhteiden toimialan (SCR) tilintarkastusyksikön tehtäviä ja toimintamenettelyjä koskevat ohjeet ja selventää erityisesti seuraavia seikkoja:

1. Miten merkityksellisenä komissio pitää tilintarkastuksen, toimien suunnittelun ja toimeenpanon erottamista yksikköjen sisällä?

2. Katsotaanko yksikkö itsenäiseksi tilintarkastusyksiköksi ja jos vastaus on myönteinen, miten varmistetaan, että näin on myös käytännössä?

3. Miten tilintarkastusyksikön työtä voidaan valvoa ja varmistaa, että se hoitaa tehtävänsä asianmukaisesti ja noudattaa tarkasti ohjesääntöjään?

4. Millä keinoin turvataan komissiolta apurahoja saavien oikeudet SCR:n tilintarkastusyksikön tekemän tilintarkastuksen yhteydessä?

5. Toimittaako komissio tarkastettavana oleville tilintarkastusta koskevat ohjesäännöt kirjallisena ja antaako se tilintarkastuksen alkaessa selkeän selvityksen heidän tilintarkastukseen liittyvistä oikeuksistaan ja sen päätyttyä kopion tarkastuksen tuloksista? Jos vastaus on kielteinen, miksi ei? Millainen oikeus tarkastetulla on valittaa tilintarkastuksen tuloksista ja komission tekemästä tulosten tulkinnasta?

6. Mitä tehdään sen varmistamiseksi, että tarkastetuille annetaan asianmukaisesti tietoja ja aikaa vastata tällaisen tarkastuksen tuloksiin, neuvotella tuloksista komission kanssa ja päästä sen kanssa yhteisymmärrykseen korjaavista toimista?

7. Aikooko komissio tilintarkastuksen seurannassa pitää erillään toisistaan tapaukset, joissa se ryhtyy yksipuolisiin ja välittömiin tarkastettua koskeviin toimiin ja toisaalta tapaukset, jossa se ensin pyrkii sopimukseen korjaavista toimista tarkastetun kanssa, ennen kuin tarkastuksessa ilmenneet seikat vaikuttavat komission myöntämiin apurahoihin? Jos vastaus on myönteinen, millä perustein tämä tapausten erottelu tehdään ja miten huolehditaan siitä, että perusteita noudatetaan asianmukaisesti?

Christopher Pattenin komission puolesta antama vastaus

(28. syyskuuta 2000)

Kuten arvoisa parlamentin jäsen jo tienneekin, komissio on parhaillaan käynnistämässä hallintonsa ja rahoitushallintonsa perusteellista uudistusta. Tämän uudistuksen kaksi avaintekijää ovat pääosastojen ja yksikköjen valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien itsemääräämisoikeuden lisääminen samalla, kun niiltä vaaditaan asianmukaisen sisäisen valvonnan suorittamista ja sisäisen tilintarkastusyksikön perustamista tarkastamaan näiden sisäisten valvontatoimien tehokkuutta ja raportoimaan siitä.

Uudistukseen kuuluu myös tilintarkastustoimen perustaminen jokaiseen pääosastoon ja yksikköön. Tilintarkastuspalvelu ei ainoastaan neuvo pääjohtajaa tai yksikön päällikköä sisäisen valvonnan parantamisessa vaan tarkastaa myös komission rahoittamien hankkeiden ja toimien tilit. Joissakin yksiköissä kuten yhteisellä ulkosuhteiden toimialalla perustetut tilintarkastusyksiköt suorittavat jo osan tästä toiminnasta.

Myönnettyjen avustusten ja rahoitettujen hankkeiden tilintarkastukset suoritetaan yhteisön varoista myönnettäviä avustuksia koskevien sopimusten ehtojen mukaisesti. Edunsaajalle lähetetään aina kirje suoritettavasta tilintarkastuksesta.

Jos komission tilintarkastajat havaitsevat, että yhteisön varoja on myönnetty edunsaajan toimittamien virheellisten tietojen perusteella tai että varoja ei ole käytetty sopimusehtojen ja sääntöjen mukaisesti, siitä ilmoitetaan valtuutetuille tulojen ja menojen hyväksyjille, joiden on päätettävä toteutettavista toimenpiteistä.

Tilintarkastuskertomus on sisäinen ja luottamuksellinen asiakirja, jota kyseiset komission yksiköt seuraavat. Joissakin tapauksissa ja silloin kun se on aiheellista, asiaan kuuluva hallinnointiyksikkö voi toimittaa koko tilintarkastuskertomuksen tai sen osan edunsaajana olevalle sopimuspuolelle toimenpiteitä ja selvityksiä varten.