KIRJALLINEN KYSYMYS E-1564/03 esittäjä(t): Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) komissiolle. Henkilöstöarviointijärjestelmän poikkeavuudet.



Virallinen lehti nro 011 E , 15/01/2004 s. 0195 - 0195



KIRJALLINEN KYSYMYS E-1564/03 esittäjä(t): Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) komissiolle (8. toukokuuta 2003) Aihe: Henkilöstöarviointijärjestelmän poikkeavuudet Onko komissio tietoinen, että tänä vuonna käyttöön otettu uusi henkilöstön urakehityksen arviointijärjestelmä on herättänyt huomattavaa levottomuutta komission virkamiesten keskuudessa? Voiko komissio selittää uudessa järjestelmässä esiintyvät seuraavat poikkeavuudet: Useimmat komission yksiköt ovat päättäneet jakaa pisteensä kaikkien virkamiesten kesken jo ennen suoranaisen esimiehen kanssa käytäviä henkilöstöarviointihaastatteluja halutun 14 pisteen keskiarvon säilyttämiseksi. Jos virkamiesten pisteet on jaettu jo ennen henkilöstöarviointihaastattelua, eikö virkamiehen suoritusten arvioimiseksi tarkoitettu haastattelu ole siinä tapauksessa pelkkä farssi? Neil Kinnockin komission puolesta antamayhteinen vastauskirjallisiin kysymyksiin E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 ja E-1565/03 (27. kesäkuuta 2003) Oli luonnollista, että komissiossa kuten missä tahansa muussakin organisaatiossa osa henkilöstöstä suhtautui uuden henkilöstöarviointijärjestelmän käyttöönottoon huolestuneena ja varauksella. Komissio on kuitenkin pannut merkille, että alkuvaiheen hämmennys on pitkälti poistunut sen jälkeen, kun henkilöstö on osallistunut urakehitysarviointiin. Arviointi suoritettiin kaikissa komission pääosastoissa vakavasti ja rakentavassa hengessä. Sitä kuvastaa erityisesti uuden järjestelmän edellyttämä järjestelmällinen vuoropuhelu, joka koettiin positiiviseksi kehitykseksi sekä henkilöstön että johdon keskuudessa. Komissio otti käyttöön arviointijärjestelmän pitkän harkinnan ja kaikkien osapuolten laajamittaisen kuulemisen jälkeen. Sitä ei suunniteltu eikä tarkoitettu suoritustason tieteelliseksi mittausvälineeksi yksinkertaisesti siksi, että sen kaltaista välinettä ei ole olemassa. Järjestelmään sisältyy silti koko joukko tekijöitä ja mekanismeja, joilla on yhdenmukaiset perusteet, normit ja menettelyt, sekä erilaisia tarkastuksia ja arviointeja. Niiden avulla voidaan taata mahdollisimman objektiiviset olosuhteet suoritustason arvioimiseksi luotettavasti. Arvoisan parlamentin jäsenen esittämät neljä kysymystä liittyvät toisiinsa: Vastauksena kirjalliseen kysymykseen E-1563/03 komissio muistuttaa, että voimassa olevien henkilöstösääntöjen mukaisesti ylentämisen on perustuttava kaikkien samassa palkkaluokassa toimivien komission virkamiesten suhteellisten ansioiden vertailuun. Tämä periaate on säännöllisesti vahvistettu yhteisöjen oikeuskäytännössä. Tämän perusteella komissio otti käyttöön uuden arviointimenettelynsä osana ansiopisteinä ilmaistun tavoitekeskiarvon käsitteen. Tavoitteeksi vahvistettiin 14/20, ja sitä sovelletaan kaikissa palkkaluokissa ja kaikissa komission pääosastoissa. Pistemäärä vastaa erittäin hyvää yleistä suoritustasoa. Tavoitekeskiarvon asettamiselle oli muitakin syitä. Järjestelmässä kannustetaan johtajia tekemään yksittäiset arvioinnit osoitettujen ansioiden perusteella. Tähän periaatteeseen liittyy myös tarve varmistaa, että arviointijärjestelmä ei johda ansiopisteiden inflaatioon, toisin sanoen yliarviointeihin, jotka vähentävät henkilöstön arviointimenettelyn ja sen tulosten uskottavuutta ja ovat henkilöstön valtaosan edun vastaisia. Tavoitekeskiarvojärjestelmässä otetaan huomioon vakiintunut ja yleisesti tunnustettu tosiasia, että riittävän edustavalla tasolla suoritustason mukaan mitattu henkilöstöjakauma noudattaa kaavaa, joka tunnetaan ns. normaalijakaumakäyränä. Siten on luonnollista olettaa, että arvioinnin tuloksena saadaan 14 ansiopisteen tavoitekeskiarvon tuntumaan asettuva normaalijakauma. Vastauksena kirjalliseen kysymykseen E-1562/03 on syytä korostaa, että kysymykseen 1563/03 annetussa vastauksessa kuvailtuun järjestelmään sisältyy tiettyä joustovaraa, joka mahdollistaa ansioiden asianmukaisen toteamisen (erityisesti silloin, kun kyseessä oleva joukko on liian pieni otos edustaakseen edellä mainittua yhdenmukaista normaalijakaumaa). Ensinnäkin pääosastot saavat ylittää tavoitekeskiarvon yhdellä pisteellä, ts. nostaa sen 15 ansiopisteeseen (kysyjän mainitseman 14,5 pisteen keskiarvon asemesta) ilman että niille aiheutuu haitallisia seurauksia. Sen ylittäviin keskiarvoihin sovelletaan seuraamusta alentamalla pääosaston etusijapistekiintiötä kyseisessä palkkaluokassa. Myös tällaisessa tapauksessa on kuitenkin mahdollista ottaa huomioon tiettyjen palkkaluokkien erityistilanteet siten, että sellaisiin yksiköihin, joiden kaikkien virkamiesten suoritustaso on erittäin hyvä, ei sovelleta seuraamuksia. Pääosaston on tällöin perusteltava tapaus asianmukaisesti, ja ylennyskomitea voi päättää seuraamuksen peruuttamisesta kokonaan tai osittain. Kirjallisen kysymyksen E-1564/03 osalta komissio haluaa korostaa, että mahdollinen ansiopisteiden myöntäminen ennalta ennen henkilökohtaisia arviointikeskusteluja edellyttää, että arviointihaastatteluun sisällytetään laaja tulevaisuutta koskeva osio, joka antaa esimiehille tilaisuuden keskustella henkilöstöönsä kuuluvien kanssa näiden kehitystarpeista ja valmiuksista parantaa suoritustasoaan. Uusi arviointijärjestelmä ja velvoite noudattaa ansiopisteiden tavoitekeskiarvoa merkitsee sitä, että kussakin pääosastossa on yhteisesti pyrittävä varmistamaan arviointitulosten johdonmukaisuus ja ansiopisteiden tasapuolinen jakautuminen kaikissa linjoissa ja yksiköissä. Tämän vuoksi on luonnollista, että hyvä käytäntö edellyttää jonkin verran valmistelutyötä pääosastossa. Tällaiseen koordinointiin ennen varsinaista arviointikierrosta viitataan henkilöstösääntöjen 43 artiklan yleisten täytäntöönpanosäännösten(1) 3 artiklan 6 kohdassa. Ensisijaisena tavoitteena on, että arvioijat sopivat yhteisistä normeista arviointiperusteiden tulkitsemiseksi siten, että henkilökohtaiset arvioinnit voidaan tehdä yhdenmukaisia perusteita noudattaen. Arvioijien ja arvioinnin vahvistajien olisi aina osallistuttava näihin kokouksiin. Kokoukset eivät ole tilaisuus, jossa myönnetään ennalta harkitut ansiopisteet kaikille virkamiehille ennen henkilökohtaisia arviointikeskusteluja, vaan niiden tarkoituksena on saada estimaatti ansiopisteiden jakautumisesta vertailemalla laajalti kaikkia samaan palkkaluokkaan kuuluvia henkilöstön jäseniä kunkin arvioijan henkilöstönsä suoritustasoa ja ansiopisteitä koskevien arvioiden perusteella. Tällöin olisi säilytettävä tietty joustovara sellaisten tilanteiden huomioimiseksi, joissa estimaattien ja henkilökohtaisten urakehitysarvioiden tulosten välillä esiintyy eroja. Mikäli näitä menettelytapoja ei noudatettaisi, arvioijilta (useimmissa tapauksissa lähimpinä esimiehinä toimivat yksikönpäälliköt) evättäisiin velvollisuus ja oikeus arvioida aidosti alaistensa suoritustasoa. Tämä merkitsisi järjestelmän vakavaa vääristymistä, ja voidakseen toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet komissio olisikin kiitollinen, mikäli kysyjä voisi toimittaa lisätietoja yksiköistä, joissa tällaista väitetään tapahtuneen. Vastauksena kirjalliseen kysymykseen E-1565/03 voidaan todeta, että ansiopisteiden lailla myös etusijapisteet voidaan myöntää ainoastaan erityissuoritusten perusteella. Lisäksi näiden lisäpisteiden myöntämiseen kaikkein ansioituneimpina pidetyille virkamiehille sovelletaan henkilöstösääntöjen 45 artiklan yleisten täytäntöönpanosäännösten(2) 6 artiklan 3 kohdassa vahvistettuja sääntöjä, joissa esitetään selkeät myöntämisperusteet. Ne voidaan määritellä lyhyesti seuraavasti: Etusijapisteet myönnetään virkamiehille tunnustuksena muun muassa heidän osallistumisestaan sellaisten yksilöllisiä tavoitteita parempien tulosten saavuttamiseen, jotka eivät suoraan liity heidän henkilökohtaiseen työnkuvaansa, ja/tai palkitsemisena erityisestä yritteliäisyydestä ja erinomaisista tuloksista. Henkilöstön eriyttämiseksi mielekkäällä tavalla ansioiden perusteella puolet jaettavana olevasta etusijapistekiintiöstä on jaettava tietyssä palkkaluokassa kaikkein parhaiten suoriutuneiden virkamiesten kesken (noin 15 prosenttia kyseisen palkkaluokan kaikista virkamiehistä). Johtajat ja pääjohtajat vastaavat etusijapisteiden myöntämistä koskevista ehdotuksista siitä yksinkertaisesta syystä, että heillä on asemansa perusteella laajempi käsitys osastoista ja niiden henkilöstöstä. Edellä mainittujen periaatteiden lisäksi pääosastot ovat antaneet muutamia yksinkertaisia ohjeita, jotka liittyvät etusijapisteiden jakamiseen. Nämä ohjeet on myös annettu tiedoksi henkilöstölle. Päätös etusijapisteiden myöntämisestä tehdään kollegiaalisesti, joten pääjohtaja ei yksin vastaa siitä (koska hän tekee päätöksensä johtajilta saamiensa tietojen ja ehdotusten perusteella), ja henkilöstön edustajat osallistuvat päätöksentekoon. Kaikilla näillä toimenpiteillä varmistetaan, että ylennyspäätökset tehdään puolueettomien tietojen perusteella rehellistä ja avointa menettelyä noudattaen. (1) Komission päätös, tehty 26 päivänä huhtikuuta 2002. (2) Komission päätös, tehty 26 päivänä huhtikuuta 2002.