FI Euroopan unionin virallinen lehti CE 84/326

(2004/C 84 E/0386)

KIRJALLINEN KYSYMYS E-0177/04

esittäjä(t): Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) komissiolle

(29. tammikuuta 2004)

Aihe: Komission kirjanpitojärjestelmät

Sisäisen tarkastuksen toimialan (IAS) 15. huhtikuuta 2003 päivätyssä loppuraportissa (IAS 02 BUDG 011) ”katsaus komission kirjanpitojärjestelmään” annettiin komissiolle useita suosituksia kirjanpitojärjestelmien suhteen.

Mihin toimiin komissio on ryhtynyt uudistaakseen kirjanpito- ja konsolidointioppaansa ja yksinkertais-taakseen niissä käytetyn terminologian?

Michaele Schreyerin komission puolesta antama

yhteinen vastaus

kirjallisiin kysymyksiin P-0156/04, E-0161/04, E-0162/04, E-0163/04, E-0164/04, E-0165/04, E-0166/04, E-0167/04, E-0168/04, E-0169/04, E-0170/04, E-0171/04, E-0172/04, E-0173/04, E-0174/04, E-0175/04, E-0176/04 ja E-0177/04

(10. maaliskuuta 2004)

Yksi ensimmäisistä toimenpiteistä, jonka komissio toteutti osana kirjanpitojärjestelmien uudistamishanketta, oli kussakin pääosastossa käytettyjen liiketoimintamenettelyjen kartoitus. Tämän jälkeen laadittiin kirjanpitostandardit ja parhaillaan valmistellaan kirjanpitomenettelyjä. Tämä on yksi perustekijöistä komission menettelyjen uudistamisessa.

Komission kirjanpitojärjestelmän uudistamishankkeesta tehtiin riippumaton toteutettavuustutkimus, jonka päätelmät toimitettiin talousarvion valvontavaliokunnalle 8. heinäkuuta 2003. Komissio käyttää valmisohjelmia jo kirjanpidossaan ja jatkossa myös suoriteperusteisen kirjanpitonsa tukena. Suoriteperusteiseen kirjanpitoon siirtymisen myötä komissio aikoo tarkastella, voiko useita nyt sisäisillä järjestelmillä hoidettavia varainhoitotehtäviä yhdistää asianmukaisiin hallinnollisten vakiomääräysten (SAP) moduuleihin.

Kirjanpitojärjestelmän uudistamishankkeen vetäjä on komission tilinpitäjä. Häntä avustaa kokopäivätoiminen projektipäällikkö, joka on ulkopuolinen konsultti. Hanketta varten on myös perustettu projektihallintoryhmä, joka koostuu kirjanpidon, tietotekniikan ja käyttäjätarpeiden vastuuhenkilöistä. Hankkeeseen nimetyn komission henkilöstön avuksi on palkattu tietotekniikka- ja laskentakonsultteja.

Nykyistä Sincom2-järjestelmää on jo mukautettu ja se on uuden voimassa olevan varainhoitoasetuksen (1) mukainen. Kirjanpitojärjestelmän uudistamishankkeeseen kuuluvalla kehittämistyöllä tähdätään järjestelmän eri osien laajempaan integroimiseen. Näin komissiolla on vuonna 2005 käytössään järjestelmä, johon on koottu koko kirjanpitoaineisto, ja se voi aloittaa kyseiseen ajankohtaan mennessä suoriteperusteisen kirjanpidon, kuten varainhoitoasetuksessa edellytetään.

Komissiolla on nykyisin budjettipääosastossa A1-palkkaluokkaan kuuluva tilinpitäjä, joka ei vastaa toimintabudjettiin kuuluvista asioista, sekä erillinen linja (BUDG C), jossa hallinnoidaan kaikkia kirjanpidon osatekijöitä uudistushanke mukaan luettuna.

Kussakin pääosastossa on sisäisen valvonnan koordinaattori, joka on useimmiten voimavaroista vastaava johtaja. Tällä hetkellä kaikissa pääosastossa on myös yhteyshenkilö, jonka toimenkuvaan kuuluvat yhteydet kirjanpitolinjaan. Nämä yhteyshenkilöt muodostavat kirjanpidon verkoston. Lisäksi kaikkiin pääosastoihin on luotu kirjanpitouudistusta käsittelevä työryhmä. Tällä hetkellä ei suunnitella laskentasolujen perustamista.

Talouskertomusten laadussa on tehty parannuksia useiden viime vuosien aikana.

Lisäksi monilla toimenpiteillä pyritään taloudellisten tietojen ja kirjanpitokäytäntöjen tehostamiseen. Näitä ovat:

— kirjanpidon valvontaympäristöä parannetaan kaikissa pääosastoissa ja tilinpitoyksiköissä; tästä on laadittu valmisteluasiakirja,

— parhaillaan laaditaan uutta kirjanpidon käsikirjaa,

— tulevaisuudessa kaikkien tase-erien sisältö voidaan selvittää kirjanpitoon perustuvista luetteloista ja muista vastaavista tiedoista,

— komission tilinpitäjä hyväksyy paikalliset järjestelmät,

— pääosastoille on esitetty kirjanpitoa koskeva koulutussuunnitelma,

— kirjanpitostandardeja ollaan viimeistelemässä.

Uudistamishanke on edelleen käynnissä:

— pääosastoille lähetettiin syyskuussa 2002 kyselylomake, jossa yksiköitä pyydettiin yksilöimään, mitä vaikutuksia niiden toiminnalla on tilinpitoon,

— kaikissa pääosastossa pidettiin asiaa koskevia koulutustilaisuuksia touko- ja kesäkuussa 2003,

— pääosastot ovat vuonna 2003 määritelleet ja dokumentoineet kaikki liiketapahtumat, jotka kirjanpidon yhteyshenkilö on hyväksynyt,

— kunkin pääjohtajan on hyväksyntää antaessaan ilmoitettava tilinpitoyksiköille, onko pääosastossa odotettavissa uusia tapahtumia,

— kaikki komission yleiset liiketapahtumat on esitetty yksityiskohtaisesti vuonna 2003,

— suoriteperusteisen kirjanpidon menetelmien toteuttamissuunnitelma on laadittu liiketapahtumien perusteella.

Taloudellisten tietojen laadun parantamista jatketaan tulevaisuudessa. Esimerkiksi valmistellessaan alustavaa tilinpäätöstä, jonka tilintarkastustuomioistuin tarkastaa, komissio voi ajantasaistaa tilinpäätöstään tilintarkastustuomioistuimen suositusten mukaisesti. Vastaisuudessa laadunvalvonnan pitäisi helpottua, sillä kaikki tiedot ovat kirjanpitojärjestelmässä eikä ylimääräisiä tai muita järjestelmään kuulumattomia kirjanpitotietoja enää ole.

Tietojen esittämiseen on tehty viime vuosina suuria parannuksia tilintarkastustuomioistuimen ja ulkopuolisten asiantuntijoiden suositusten perusteella. Komissio jatkaa näitä parannuksia vuoden 2003 tileihin liittyvien taloudellisten tietojen esittämisen parantamiseksi.

Komissio on selkiyttänyt ja yksinkertaistanut aineellisia ja aineettomia käyttöomaisuushyödykkeitä koskevien tietojen esittämistä. Näin tehtiin mm. vuoden 2002 kirjanpidon osalta.

Vuoden 2002 tileissä esitettyjen rahoitustietojen laatua on valvottu koordinoidusti ja menettelyssä on kuultu kahta ulkopuolista asiantuntijaa. Samanlaisia toimia toteutaan vuoden 2003 kirjanpitoaineiston suhteen.

Komissio on parantanut riskipääomatoimiensa esittämistä. Vuoden 2002 tilien taulukot ovat yksinkertaisemmat kuin vuosien 2001 ja 2000 tilien taulukot.

ECIP-rahoitusvälineestä vastaava pääosasto luetteloi parhaillaan aineellisia ja aineettomia hyödykkeitä. Ohjelman koon vuoksi — komissio myönsi 1 365 ennakkomaksua yhteensä 139,3 miljoonan euron arvosta vuosina 1988 — 1999 — tulokset ovat saatavilla vasta vuoden 2005 lopussa. Vuoden 2003 tilejä kuitenkin ajantasaistetaan saatavilla olevien tietojen mukaisesti.

JOP-ohjelman alustavat luvut vuoden 2003 lopussa osoittavat, että käsittelyssä oli yhä 12 tapausta, joiden yhteisarvo on 7 miljoonaa euroa ja jotka tulevat maksettaviksi vuosina 2006—2011. Asiasta vastaava pääosasto seuraa näitä tapauksia esimerkiksi kolmansien osapuolten laatimien raporttien kautta, ja maksujen suorittamista komissiolle seurataan.

Kun tällaisista riskipääomaan liittyvistä toimista toimitetaan tietoja tilinpäätöstä varten, tulojen ja menojen hyväksyjä tekee arvion mahdollisista varovaisuusperiaatteen edellyttämistä arvonalennuksista. Tämän jälkeen tilinpitoyksiköt tarkastelevat niitä. Sekä vuonna 2002 että vuonna 2001 taseen liitetiedoissa esitettiin selkeästi bruttomäärät, arvonalennukset ja nettomäärät sekä tiedot edellisen vuoden lopun jälkeen tehdyistä siirroista.

Johdonmukaisuuden vuoksi takuurahaston taseessa käytettiin samaa esitystapaa vuosien 2001 ja 2002 kirjanpidossa. Kuten kaikkia taseen osatekijöitä, tätäkin tilannetta kuitenkin seurataan kirjanpitojärjestelmän uudistamishankkeen yhteydessä ja siihen tehdään tarvittaessa muutoksia, jotta ilmoitetut tiedot saadaan julkisen sektorin kansainvälisesti hyväksyttyjen IPSAS-standardien vaatimusten mukaisiksi vuoden 2005 kirjanpidossa.

Komissio on sitä mieltä, että kirjanpitomenettelyjä on sovellettava johdonmukaisesti ja pyrkii tähän kunkin vuoden tilinpäätöksessä. Parhaillaan valmistellaan uusia kirjanpito standardeja ja myös uuden kirjanpidon käsikirjan pitäisi auttaa kirjanpitomenettelyjen johdonmukaisessa soveltamisessa.

Vakuutusmatemaattisen arvion perusteella vuoden 2001 ja 2002 kirjanpitoon lisättiin varaus eläke-sitoumuksia varten. Komissio sai vuoden 2002 kirjanpidon osalta myös asiaa koskevan lausunnon ulkopuoliselta laskentatoimen asiantuntijalta. Lisäksi parhaillaan valmistellaan tätä koskevaa kirjanpito-standardia, josta keskusteltiin kirjanpitostandardeja käsittelevän komitean kokouksessa ensimmäisen kerran joulukuussa 2003. Uutta vakuutusmatemaattista arviota tehdään parhaillaan; tulosten pitäisi olla valmiina 31. joulukuuta 2003 tehtävää eläkevarausta varten.

Varastojen arvonmääritystä koskevat säännöt ovat selkeät ja ne selitetään nykyisessä kirjanpidon käsikirjassa. Komission tilinpitäjä valvoo näiden sääntöjen moitteetonta soveltamista. Myös varastoille on laadittu uusi kirjanpitostandardi, josta on keskusteltu kirjanpitostandardeja käsittelevässä komiteassa.

Arvonmäärityksen säännöt on jo aiemmin selitetty tilinpäätöksessä. Tietenkin edelleen myös jatketaan selitysosan kehittämistä.

Uudistamishanke ja tarpeellinen tietotekniikan mukauttaminen on ollut mahdollista, koska budjetti-pääosasto on saanut lisää henkilöstöä vuonna 2003 ja kahden puitesopimuksen mukaisesti on voitu käyttää myös ulkoista henkilöstöä. Budjettipääosastoon on perustettu hanketyöryhmä, jota johtaa komission tilinpitäjä. Parhaillaan arvioidaan vuoden 2004 toteutusvaiheen aikaisia resurssitarpeita muissa yksiköissä. Kukin yksikkö perustaa hallintotyöryhmän, joka vastaa hankkeen toteuttamisesta.

Komissio tarkastelee parhaillaan tilintarkastustuomioistuimen ja ulkopuolisten laskentatoimen asiantuntijoiden lausunnon mukaisesti sairausvakuutusjärjestelmän kirjanpitomenetelmiä vuoden 2003 tilien osalta.

Komissio on parantanut ja parantaa edelleen talouskertomustensa laatua. Tilinpäätösten laadun parantaminen on luonnollisestikin jatkuva prosessi, ja tämän vuoksi komissio tarkastelee taloudellisten tietojen esittämistapaa joka vuosi tavoitteenaan talouskertomusten parantaminen. Viime vuosina tämä on merkinnyt ulkoisten kirjanpidon asiantuntijoiden mukaan ottamista.

Nykyistä kirjanpidon käsikirjaa ajantasaistetaan, jos komission toiminnassa tapahtuu merkittäviä muutoksia. Uudistamishankeen osana käsikirjaa muotoillaan uudelleen uusien kirjanpitostandardien ja integroitujen kirjanpitojärjestelmien mukaiseksi.

(1) Komission asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002, annettu 23 päivänä joulukuuta 2002, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä, EYVL L 357, 31.12.2002.