KIRJALLINEN KYSYMYS E-1161/02

esittäjä(t): Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) komissiolle

(23. huhtikuuta 2002)

Aihe: Pääosastojen vakuutusilmoitukset

Komissio on ilmoittanut, että kukin pääosasto joutuu ilmoittamaan oman vakuutustilanteensa.

Voiko komissio ilmoittaa täsmällisesti, mitä tietoja näissä ilmoituksissa esitetään?

Miten komissio voi tietää, että kullakin asianomaisella virkamiehellä on asianmukainen tausta ja kyky suorittaa puolueeton arviointi?

Mitä varmistuskeinoja on sen takaamiseksi, että ilmoitus on oikeudenmukainen, täsmällinen ja puolueeton?

Miten komissio voi taata kunkin vakuutusilmoituksen luotettavuuden?

Romano Prodin komission puolesta antama vastaus

(17. kesäkuuta 2002)

Tulojen ja menojen hyväksyjiksi valtuutettujen pääjohtajien ja toimialajohtajien tehtäviä ja vastuualueita koskevaan ohjesääntöön sisältyy velvoite raportoida pääosastojen ja yksiköiden toiminnasta sekä myönnettyjen varojen hallinnoinnista. Raportointi tapahtuu vuosikertomuksen ja tarkastuslausuman muodossa. Vuosikertomuksen ja tarkastuslausuman laatiminen on yksi komission hallinnonuudistuksen keskeisistä periaatteista. Tavoitteena on varmistaa selkeä tehtävänjako rahavarojen ja henkilöresurssien hallinnoinnissa, koska tilivelvollisuuden tiukentaminen on hallintovastuun hajauttamisen välttämätön edellytys.

Tämä uuden hallinto- ja valvontakehyksen keskeinen periaate on komission mielestä välttämätön. Komission keskusyksiköiden toiminnan yhteensovittamisen, valvonnan ja arvioinnin avulla eri varmuustekijät voidaan yhdistää niin, että komissio voi kantaa tehokkaasti kollegista vastuuta ja/tai toteuttaa korjaavia toimenpiteitä.

Tätä selonteko- ja tilivelvollisuuskehystä on pidettävä myös hallinnoinnin apuvälineenä ja järjestelmänä, jonka avulla valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät voivat arvioida pääosastojensa tai yksiköidensä toimintaa ja määritellä ne kohteet, jotka kaipaavat parantamista ja kehittämistä. Vuotuisten toimintakertomusten rakenteen ja sisällön suunnittelua sekä valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien tarkastuslausuman ja varaumien laadintaa tuetaan lisäksi teknisellä avulla.

Tarkastuslausuma on suppeampi kuin vuosikertomus, koska se ei kata arvioita erityispolitiikkojen täytäntöönpanon tuloksista. Tarkastuslausuma kuvaa valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuta varojen moitteettomasta hallinnoinnista ja siihen kohdistuvista parannustoimista.

Tarkastuslausuman sisältö

Vuosikertomukseen liitettävästä tarkastuslausumasta vahvistetun mallin mukaisesti valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät antavat käytettävissään olevien tietojen perusteella seuraavat lausunnot:

- ne vakuuttavat, että vuosikertomuksessa esitetyt tiedot antavat oikean kuvan tilanteesta,

- ne vahvistavat saaneensa oman arvionsa perusteella riittävän varmuuden siitä, että vuosikertomuksessa kuvailtuun toimintaan osoitetut varat on käytetty aiottuun tarkoitukseen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti ja että käytössä olevat valvontamenettelyt antavat tarvittavat takeet siitä, että tilien perustana olevat toimet ovat laillisia ja asianmukaisia,

- ne esittävät varaumia sellaisista hallinnoituihin tukitoimenpiteisiin liittyvistä riskeistä, jotka voivat vaikuttaa kielteisesti edellä mainittuihin tarkastuslausumiin. Varaumat liittyvät

hallinnointijärjestelmien ja sisäisten valvontajärjestelmien rakenne- tai toimintahäiriöihin, ja niihin liitetään toimintasuunnitelmat, joissa selvitetään häiriöiden korjaamiseksi toteutetut tai suunnitellut toimenpiteet,

- ne vakuuttavat, etteivät ne ole tietoisia mistään sellaisesta vuosikertomuksen ulkopuolisesta toiminnasta, joka voisi vahingoittaa toimielimen etuja.

Menettely

Täyttääkseen edellä esitetyt velvollisuudet valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien on käytävä läpi asianmukainen ja dokumentoitu menettely, jossa määritellään niille tietoja toimittavien yksiköiden organisaatio ja vastuunjako. Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät käyttävät myös erilaisia raportointijärjestelmiä hankkiakseen edelleenvaltuutetuilta tulojen ja menojen hyväksyjiltä riittävät tiedot ohjesääntönsä mukaisesti. Prosessia täydennetään tulojen ja menojen hyväksyjän alaisuudessa toimivan henkilöstön sisäisellä raportoinnilla ja palautteella. Näin varmistetaan, että tulojen ja menojen hyväksyjän käytettävissä on riittävät taustatiedot vuosikertomuksen ja siihen liittyvän tarkastuslausuman laatimista varten. Joulukuussa 2001 julkaistussa muistiossa(1) vahvistetaan vähimmäistaso, jota sisäisen valvonnan standardien soveltamisessa on noudatettava. Se muodostaa viitekehyksen, jonka puitteissa valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät voivat soveltaa hallinnointi- ja valvontajärjestelmiään.

Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät käyttävät apunaan seuraavia yksiköitä ja lähteitä:

- metodologiatyöryhmä, jonka puheenjohtajana toimii pääsihteeri; työryhmä on laatinut ohjeet tarkastuslausuman laadintaprosessista sekä varaumien laajuudesta ja valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän vastuutehtävistä,

- budjettipääosasto, joka toimittaa nykyisen budjettirakenteen mukaiset tiedot kirjanpitoon viedyistä maksutapahtumista, jotka tilinpitäjät ovat hyväksyneet,

- talousyksiköt ja operatiiviset yksiköt, jotka avustavat vuotuisten tilinpäätösten laatimisessa sekä raportoivat sisäisten valvontajärjestelmien täytäntöönpanosta ja toiminnasta,

- edelleenvaltuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät, jotka raportoivat ohjelmien ja toimien täytäntöönpanosta oman valtuutuksensa mukaisesti,

- sisäinen tarkastaja, joka arvioi hallinnoinnin ja sisäisten valvontajärjestelmien laatua ja määrittelee toimintahäiriöille, lainvastaisuuksille tai väärinkäytöksille alttiit alat sekä toimittaa muita asiaankuuluvia tietoja pääjohtajan kanssa laaditun työsuunnitelman mukaisesti,

- komission sisäisen tarkastuksen yksikkö, joka avustaa valmistelutöissä,

- tilintarkastustuomioistuimelta, rahoitusvalvontayksiköltä ja muista lähteistä saadut tiedot.

Luotettavuus

Tarkastuslausuma tarjoaa valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle tilaisuuden selvittää, miltä osin toimenpiteet todella ovat sen valvonnassa, ja sitä kautta rajata, miltä osin sitä voidaan pitää tilivelvollisena kyseisistä toimenpiteistä. Tämä kannustaa sitä ilmoittamaan herkästi pienimmistäkin ongelmista, minkä pitäisi vähentää sitä tunnettua riskiä, joka johtuu johtajien taipumuksesta vähätellä osastojensa virheitä.

Koska tämä on uuden raportointikehyksen ensimmäinen toimintavuosi, komission sisäisen tarkastuksen yksikkö valmistelee touko- ja kesäkuussa 2002 suppean selvityksen prosessista, joka johtaa vuosikertomusten ja tarkastuslausumien laatimiseen komission pääosastoissa ja yksiköissä. Sisäisen tarkastuksen yksikkö tutkii konsolidoidulla tasolla komission tarpeiden näkökulmasta, onko vuosikertomuksen ja tarkastuslausuman laadintaprosessi asianmukainen ja täyttääkö se nykyiset vaatimukset.

Komission sisäisen tarkastuksen yksikkö julkaisee tämän selvityksen perusteella konsolidoidun kertomuksen havainnoistaan.

Yhteenvetoraportti

Komissio hyväksyy pääsihteeristön ja budjettipääosaston laatiman yhteenvetoraportin, joka perustuu vuotuisiin toimintakertomuksiin sekä sisäisen tarkastuksen yksikön laatimaan konsolidoituun kertomukseen valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien toimintakertomusten ja

tarkastuslausumien laadintaprosessin asianmukaisuudesta. Komissio ottaa konsolidoidun tilinpäätöksen tasolla huomioon myös kaikki tässä yhteydessä esitetyt varaumat. Lisäksi komissio esittää kantansa ratkaisuehdotuksista ja aikatauluista sekä laatii luettelon toimenpiteistä, joilla havaitut ongelmat ratkaistaan, sisäisen tarkastuksen yksikön havainnot mukaan luettuina. Mikäli valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien ehdottamat korjaavat toimenpiteet ovat keskenään epäjohdonmukaisia tai ristiriitaisia, komissio päättää, mikä niistä toteutetaan.

(1) SEC(2001) 2037-4.