KIRJALLINEN KYSYMYS E-1562/99

esittäjä(t): Lucio Manisco (GUE/NGL) komissiolle

(1. syyskuuta 1999)

Aihe: Viidennen TTK-puiteohjelman hankkeiden arviointi

Komissio teki Wangin kanssa sopimuksen TTK-puiteohjelmasta tehtyjen ehdotusten arvioinnista, mutta allekirjoitti sopimuksen myöhässä. Tämän vuoksi komission virkamiehet, pystyäkseen viemään tehtävän loppuun, joutuivat hoitamaan toimenkuvaansa vastaamattomia tehtäviä, kuten kokoamaan pöytiä, kuljettamaan tuoleja rakennuksesta toiseen ja hankkimaan pöytiä ja tuoleja Ikeasta, koska niitä oli liian vähän.

1. Mitä tämä sopimus maksoi?

2. Onko totta, että sopimuksen saanut yritys saa käyttää ilmaiseksi komission tiloja? Entä paljonko komissio maksaa vuokraa näistä tiloista?

3. Mistä syystä komissio ei allekirjoittanut määräajassa sopimusta Wangin kanssa, jonka vuoksi pääosasto joutui toteuttamaan arvioinnin epäasianmukaisissa olosuhteissa?

4. Koska komission omat virkamiehet järjestivät arvioinnin, kuinka komissio aikoo peittää kulut vuoden 1999 arvioinnin teettämisestä Wangilla, vaikka yritys ei pystynyt tätä palvelua tarjoamaan?

5. Minkä osaston ja erityisesti kenen virkamiehen vastuulla on myöhästyminen Wangin sopimuksen allekirjoittamisessa, ja mitä komissio aikoo tehdä siitä aiheutuneiden ongelmien suhteen?

6. Mitä arviointi olisi maksanut, jos komissio olisi tehnyt sen suoraan itse kuten aikaisempinakin vuosina?

7. Onko totta, että arviointia varten asennettu atk-järjestelmä ei ole käyttökelpoinen?

Erkki Liikasen komission puolesta antama vastaus

(16. marraskuuta 1999)

Komissio arvioi ehdotukset riippumattomien asiantuntijoiden suositusten perusteella. Useat asiantuntijat tutkivat jokaisen ehdotuksen ensin itsenäisesti ja sen jälkeen ryhmissä. Tehokkuuden ja salassapitovelvollisuuden varmistamiseksi asiantuntijat kutsutaan Brysseliin tai Luxemburgiin osallistumaan arvioinnin suorittavan ryhmän toimintaan. Komissio antaa heidän käyttöönsä asianmukaisen infrastruktuurin (kokoustilat, tietojen käsittelymahdollisuudet ja hallinnollisen tuen) sekä laatii asiakirjoja, joihin pyritään kokoamaan yksittäisen ja ryhmäarvioinnin tulokset sekä asiantuntijoiden raportit.

Kun otetaan huomioon koko puiteohjelman käytettävissä olevat resurssit sekä neljännen puiteohjelman aikana saadut myönteiset kokemukset Esprit-ohjelmasta, viidennen puiteohjelman yhteydessä päätettiin teettää alihankintana ulkopuolisella yrityksellä kaikki arviointiin liittyvät tehtävät, jotka eivät edellytä komission vastuuta arviointimenettelyssä, kuten ehdotusten kerääminen, lomakkeiden koodittaminen, ehdotusten varastointi, sähköisten tiedostojen luominen myöhempää komission tietojärjestelmissä tapahtuvaa käsittelyä varten ja raportointi.

Alihankkijan valinta ja sen rakennuksen vuokrasopimus, jossa arviointivaliokunta toimii (kokoushuoneet, komission henkilöstön väliaikaiset toimistot, palvelun toimittajalle varatut tilat), tehtiin tavallisen avoimen tarjouspyynnön perusteella julkisiin hankintoihin sovellettavia sääntöjä noudattaen.

1. Tämän sopimuksen rahoituspohja jakautuu kolmeen osaan: kiinteä osuus infrastruktuuria varten (esim. 1,6 miljoonaa euroa vuodeksi 2000), muuttuva osuus kutakin käsiteltyä ehdotusta varten (esim. 54 euroa yhden kumppanin sähköisesti jättämää ehdotusta varten; 107 euroa saman tyyppistä mutta paperiversiona jätettyä ehdotusta varten; 354 euroa usean kumppanin paperiversiona jättämää yli 20 sivua tekstiä sisältävää ehdotusta varten) ja muuttuva osuus kutakin asiantuntija-arvioijan toimitiloissa tekemää työpäivää kohden (5,4 euroa).

2. Palvelun toimittaja käyttää omaan toimintaansa noin 10:tä prosenttia arviointivaliokuntaa varten vuokratun rakennuksen kokonaispinta-alasta (13 000 m2). Suurin osa rakennusta (lähes 12 000 m2) on näin ollen kokoushuoneina, joita käyttää yleensä jopa 700 asiantuntijaa arviointitoimien aikana, ja komission väliaikaisina toimistoina. Tilojen käytöstä oli selkeä maininta tarjouspyynnön erittelyissä.

3. Sopimus arviointipalvelun tarjoajan kanssa on luonnollisesti allekirjoitettava joko yhtä aikaa rakennuksen vuokrasopimuksen kanssa tai vuokrasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Rakennusta koskeva sopimus oli myöhässä, koska pidettiin tarpeellisena järjestää toinen yksiköiden vðlinen kuulemismenettely komission erottua, jotta eronneen komission suuntaviivoja voitiin noudattaa asianmukaisesti ja tiukasti rajoittaa toiminta keskeneräisiin toimiin.

4. Kuten edellä 1 kohdassa jo todettiin, komissio on maksanut muuttuvia kustannuksia arviointipalvelun tarjoajalle ainoastaan tosiasiallisesti toimitetuista palveluista (ehdotusten lukumäärän tai asiantuntijan työpäivän perusteella).

Kaikki osapuolet toteavat, että olosuhteet, joissa ensimmäiset ehdotukset kerättiin, kooditettiin ja siirrettiin komissiolle ja joissa ensimmäiset arviointitoimet järjestettiin, eivät olleet parhaat mahdolliset (koska vuokrasopimus allekirjoitettiin myöhässä ja koska vuoden 1999 talousarvion täytäntöönpanoon liittyi tiettyjä rajoituksia). Rakennus ei ollut kaikilta osin valmis ottamaan vastaan arviointipalvelun tarjoajaa ja arvioijia, ja tietojenkäsittelyinfrastruktuuria asennettiin yhä paikoitellen.

Arviointiprosessi pystyttiin hoitamaan ainoastaan Wangin ja komission yhteistyön ansiosta näissä poikkeuksellisissa oloissa niin, että tärkeimmät toiminnot voitiin hoitaa ja että tärkeitä määräaikoja noudatettiin.

5. Tähän kysymykseen on jo lähes vastattu edellä 3 kohdassa. Tästä ennalta aavistamattomasta tilanteesta johtuvien viiveiden ei näin ollen voida katsoa olevan yhdenkään yksikön tai henkilön vastuulla.

6. Neljänteen puiteohjelmaan liittyvät arvioinnit tehtiin yleensä väliaikaisissa tiloissa ja hotelleissa 36 kuukauden pituisissa jaksoissa. Tämä edellytti infrastruktuurin, verkkojen ja kaluston kokoamista ja siirtämistä, minkä lisäksi palkattiin tilapäistä työvoimaa (sekä johto- että hallintotehtäviin). Kokonaiskustannuksia on vaikea arvioida, koska laskentajärjestelmissä ei ollut mahdollisuutta näiden ja lukuisten yleiskustannusten konsolidointiin. Kustannusten osalta komissio on sitä mieltä, että ns. in-house-kustannukset olisivat saman suuruiset kuin tämän yhteisen arviointijärjestelyn kustannukset.

7. Ensimmäisissä arvioinneissa käytetyt atk-järjestelmät sopivat erinomaisesti siihen työhön, johon ne oli tarkoitettu. Niiden käyttöä kuitenkin rajoitti infrastruktuurin puute. Nyt kun verkkoinfrastruktuuri ja tietokonehuone on saatu valmiiksi, atk-järjestelmää siirretään parhaillaan turvajärjestelyiltään asianmukaiseen tietokonehuoneeseen, mistä käsin ne palvelevat käyttäjiä koko rakennuksessa.