KIRJALLINEN KYSYMYS E-3003/02

esittäjä(t): Erik Meijer (GUE/NGL) komissiolle

(23. lokakuuta 2002)

Aihe: Euroopan komission kirjanpitojärjestelmien laatu, tehokkuus ja kulut

1. Onko komissiolla edelleen hankintasopimus saksalaisen ohjelmistoyritys SAP:n kanssa kirjanpitojärjestelmässä tarvittavista ohjelmistoista?

2. Onko nykyinen kirjanpitojärjestelmä luotu kahden eri yrityksen toisistaan eroavien ja ristiriitaisten periaatteiden pohjalta, erityisesti mitä tulee kahdenkertaiseen kirjanpitoon? Miksi?

3. Huolehtiko SAP huoltotoimenpiteistä ja käyttäjäkoulutuksen järjestämisestä? Entä nykyisin?

4. Tarvitaanko SAP:n lisäksi muita ohjelmistojen toimittajia?

5. Onko käytössä yksi laskutusjärjestelmä vai useita?

6. Onko SI2-järjestelmä tilintarkastajien vai joidenkin muiden kehittämä?

7. Kuka päättää, mitä atk-järjestelmää käytetään?

8. Sovitetaanko järjestelmät tietokoneisiin vai päinvastoin?

9. Paljonko SI2-järjestelmän kehittäminen alkuperäisen erityisesti komissiolle kehitetyn SAP/R3-monikäyttöjärjestelmän tilalle maksoi?

10. Montaako SAP-lisenssiä komissio tulee käyttämään lähitulevaisuudessa? Tuleeko määrä suurenemaan vai pienenemään nykyisestä?

11. Montako SAP/R3-lisenssiä komissiossa tarvittaisiin, jos järjestelmä olisi ainoa ja täyttäisi kaikki käyttäjätarpeet?

12. Mikäli komissio toteuttaisi edellä 11 kohdassa esitetyn investoinnin, paljonko lisenssit tulisivat maksamaan?

13. Miten komissio pyrkii rajoittamaan järjestelmien hankkimisesta ja uudistamisesta koituvia jatkuvia kuluja?

14. Miten komissio pyrkii saavuttamaan mahdollisimman avoimet ja kattavat tulokset nykyistä kirjanpitojärjestelmää käyttäen?

Michaele Schreyerin komission puolesta antama vastaus

(31. tammikuuta 2003)

1. ja 3. Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä(1) julkaistun tarjouspyynnön (avoin menettely) jälkeen tehtiin puitesopimus SAP-yhtiön kanssa.

Heinäkuussa 2000 sovittiin neuvottelumenettelyn tuloksena puitesopimuksen jatkamisesta kuudella vuodella.

Sopimus kattaa

- ohjelmiston käyttöön oikeuttavien lisenssien hankinnan

- ohjelmiston ylläpidon ja ohjelmistotuen

- palvelut, joilla analysoidaan tarpeita ja varmistetaan, että sovellus, koulutus ja uusien versioiden tekninen asennustuki vastaavat näihin tarpeisiin, sekä seurataan järjestelmän toimintaa.

2. Komission varainhoitojärjestelmien arkkitehtuuri perustuu kahteen yhdessä toimivaan komponenttiin, joita ovat SAP R/3 -järjestelmä (virallinen kirjanpitojärjestelmä) ja Si2-järjestelmä (menoja hallinnoivien yksiköiden maksutapahtumiensa kirjaamiseen käyttämä sovellus). Komission käyttämän SAP R/3 -järjestelmäversion kehitti komission puolesta SAP-yhtiö, ja Si2-järjestelmä puolestaan kehitettiin komissiossa ja suunniteltiin nimenomaan yhdistettäväksi SAP R/3 -järjestelmään. Molemmat järjestelmät kuvastavat komission toimintaa ohjaavia sääntöjä ja periaatteita.

Si2-järjestelmä suunniteltiin vakiosovellukseksi, jolla varoja käyttävät yksiköt voivat kirjata ja hyväksyä maksutapahtumansa ennen niiden siirtämistä viralliseen R/3-kirjanpitojärjestelmään, jossa kirjanpito hoidetaan. Talousarviokirjanpito perustuu SAP R/3 -järjestelmässä yhdenkertaiseen kirjanpitoon, kun taas R/3-järjestelmän pääkirja on kahdenkertainen kirjanpitojärjestelmä.

4. Komissio hyödyntää muita budjettipääosaston ja tietotekniikan keskuksen tekemiä puitesopimuksia tietoteknisten palvelujen hankinnassa (sovelluskehitys, järjestelmänvalvojat, käyttäjätuki jne.) SAP:n alalla sekä muun komissiossa käytettävän tekniikan osalta.

Komissiossa käytetään myös SAP-järjestelmää täydentävää SWIFT-ohjelmistoa (SWIFT-Alliance) maksujen suorittamiseen pankkien välisen SWIFT-verkon kautta.

5. Kaikki maksut (myös laskujen maksaminen) käsitellään Sincom2-järjestelmällä.

6. Sincom2-hankkeen johtaja oli myös kirjanpitoyksikön päällikkö, joten Si2-järjestelmä on kehitetty kirjanpitäjien tarpeisiin.

7. Aivan ensimmäiseksi komission tilinpitäjä määrittää toteutettavat kirjanpitosäännöt. Näiden sääntöjen ja muiden järjestelmän käyttäjien määrittelemien vaatimusten perusteella projektiryhmä tekee komissiolle ehdotuksen näitä sääntöjä ja vaatimuksia vastaavan varsinaisen järjestelmän toteuttamisesta.

8. Varainhoitoasetuksessa ja sen soveltamissäännöissä esitetään varainhoito- ja kirjanpitosäännöt, joiden mukaisesti komission on toimittava. Näitä sääntöjä on noudatettava toteutettavissa tietokonejärjestelmissä. Tilinpäätösstandardit ja tilinpäätöksen laadintaperiaatteet määrittää komission tilinpitäjä, ja ne otetaan huomioon järjestelmien suunnittelussa.

9. Si2-järjestelmän kehityskustannukset ovat seuraavat:

- Aloitusvaiheen kehityskustannukset (199497): 1 500 000 EUR

- Vuotuiset kehityskustannukset: 250 000 EUR

- Vuotuiset ylläpitokustannukset: 370 000 EUR

Käyttäjien määrä (nykyisin 4 000) ei vaikuta näihin kustannuksiin.

10. SAP-järjestelmän käyttäjien määrä saattaa tulevaisuudessa vaihdella huomattavasti kirjanpitojärjestelmän nykyaikaistamishankkeen tulosten ja varainhoidon tietojärjestelmien arkkitehtuurista tehtävien päätösten mukaan.

11. Teoriassa lisenssit tarvittaisiin koko komission henkilöstölle, mikäli kaikilla käyttäjätarpeilla tarkoitetaan kaikkien nykyisten tietoteknisten sovellusten korvaamista. Jos järjestelmää käytettäisiin varainhoitoon ja kirjanpitoon, tähän tarvittaisiin noin 4 000 lisenssiä.

12. SAP-lisenssien hinta (puitesopimus BUDG/2000/01) vaihtelee 1 400 eurosta (vain lukuoikeudet) 2 500 euroon käyttäjätyypin ja -profiilin mukaan.

Tämä summa maksetaan ensimmäisenä vuonna, minkä jälkeen vuosittain tulee maksettavaksi 17 prosentin ylläpitomaksu.

Alennusta myönnetään kunkin tilauksen koon mukaan.

Lisenssien hintaan on lisättävä seuraavat kustannukset:

- uudelleenjärjestelyt ja liiketoiminnan uudelleenmäärittely menettelyjen mukauttamiseksi valmisohjelmiston tarjoamiin mahdollisuuksiin

- tiedon muuntaminen kaikkia järjestelmiä varten

- koulutuksen, asiakirjojen ja käyttäjätuen tarjoaminen

- tietokonekeskuksen tekninen infrastruktuuri ja palvelimet.

13. Komissio pyrkii järjestelmiä hankkiessaan saamaan parhaan vastineen rahoilleen. Tämä näkökohta sisältyy uusien järjestelmien hinnasta ja määrityksistä käytäviin neuvotteluihin. Järjestelmät on myös suunniteltu mukautuviksi toisin sanoen niitä voidaan muuntaa vastaamaan muuttuneita vaatimuksia ilman kohtuuttomia kustannuksia. Väite, että järjestelmiä hankitaan ja uudistetaan jatkuvasti, ei pidä paikkaansa. Sincom1-järjestelmä jouduttiin vaihtamaan, koska siinä ei ollut otettu huomioon vuotta 2000, toimittaja ei enää tukenut yhtä käytössä olleista ohjelmistoista (Millennium), Sincom1-järjestelmä ei hallinnut tulojen laskentaa ja järjestelmä muodostui eri valmistajien toimittamasta viidestä eri moduulista, joissa käytettiin erilaista tekniikkaa. Sincom1-järjestelmä korvattiin Sincom2-järjestelmällä vuonna 1997.

Nykyisin komissio suunnittelee yhtenäisen kirjanpitojärjestelmän kehittämistä vuoteen 2005 mennessä tukeakseen siirtymistä suoriteperusteiseen kirjanpitoon.

14. Talousarviotilit esitetään avoimesti budjettivallan käyttäjälle, joka vertaa hyväksyttyä talousarviota viikoittain toteutuneisiin menoihin ja kertyneisiin tuloihin. Niinpä nekin ovat tulevaisuudessa tärkeä tiedonhankintaväline. Yhtenäistä suoriteperusteisen kirjanpidon järjestelmää rakennetaan parhaillaan, ja se kohentaa rahoitusaseman raportointia. Tätä uudistusta koskevia toimia ja päätöksiä on esitetty komission hiljattain parlamentille antamassa kirjanpitojärjestelmän modernisointia koskevassa tiedonannossa.

(1) EYVL C 54, 22.2.1994.