KIRJALLINEN KYSYMYS E-1618/02

esittäjä(t): Gabriele Stauner (PPE-DE) komissiolle

(6. kesäkuuta 2002)

Aihe: Komission tilintarkastusjärjestelmän heikkoudet

Toukokuun lopussa eräs Euroopan komission uusi tilintarkastaja siirrettiin toisiin tehtäviin vain vajaan viiden virkakuukauden jälkeen. Tilintarkastaja erotettiin, koska hän oli rohjennut arvostella komission ajamaa varainhoitoasetuksen muutosta siitä, että se lisää petosten ja väärinkäytösten mahdollisuutta.

Tilintarkastaja oli myös nostanut esiin komission käyttämän Sincom 2 -kirjanpitojärjestelmän heikkoudet ja vaarat, joihin komissiossa ei ole puututtu, vaikka ne ilmeisesti ovat olleet tiedossa jo vuosien ajan.

Voiko komissio vahvistaa seuraavat Sincom 2:een liittyvät tiedot?

1. Järjestelmään siirtymisen jälkeen tietoja on kadonnut, niin että esimerkiksi komission tutkimusmenojen kohdalla ei monissa tapauksissa enää pystytä sanomaan, kuinka paljon mihinkin hankkeeseen on käytetty rahaa.

2. Järjestelmä on niin epävarma, että jo päätettyjen tilikausien tietoja on mahdollista manipuloida esimerkiksi virheiden ja täsmäämättömien tietojen korjailemiseksi.

3. Talousarviosta vastaava komission jäsen on tahallaan hidastanut komission sisäisen tilintarkastuspalvelun työtä viivästyttääkseen kirjanpitojärjestelmän tarkastamista.

Voiko komissio ilmoittaa, kuvailiko talousarviosta vastaava pääjohtaja Sincom 2:n käytössä esiin tulleet ongelmat ja vaarat asianmukaisesti omalle pääosastolleen vuosittaisessa tarkastuslausumassa? Voiko komissio toimittaa minulle jäljennöksen asiaa koskevista lausuman kohdista?

Michaele Schreyerin komission puolesta antama vastaus

(23. syyskuuta 2002)

Komissio on tyytyväinen todettuaan, että uudelleen laadittu varainhoitoasetus hyväksyttiin neuvostossa 25. kesäkuuta 2002 sen jälkeen, kun parlamentti ja tilintarkastustuomioistuin olivat ehdottaneet siihen hyödyllisiä muutoksia.

Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunta käsitteli asiaa kahdessatoista kokouksessa ja parlamentin budjettivaliokunta viidessätoista kokouksessa. Parlamentin täysistunnossa asiaa käsiteltiin ja siitä äänestettiin kolmesti. Parlamentin kanta on kirjattu 31. toukokuuta 2001, 29. marraskuuta 2001 ja 12. kesäkuuta 2002 pidettyjen istuntojen pöytäkirjoihin.

Uudelleen laadittu varainhoitoasetus muodostaa perustan, jolta käsin voidaan parantaa taloushallintoa unionin toimielimissä. Asetuksessa määritetään selvästi talousarviota koskevat periaatteet, toteuttamista koskevat säännöt sekä eritellään selvät vastuualueet taloushallinnon henkilöstölle, kuten tilinpitäjälle. Asetuksen VII osasto sisältää tilinpäätöstä ja kirjanpitoa koskevat säännöt ja perustuu nykyaikaiseen käytäntöön. Tämä vaatii komissiota jälleen kerran uudistamaan kirjanpitojärjestelmänsä, ja uudistus onkin nyt käynnissä.

1. Komissio muutti kirjanpitojärjestelmäänsä vuonna 1997 yhteisen tutkimuskeskuksen osalta ja vuonna 1998 muiden tutkimusalan yksiköiden osalta. Ainoastaan kirjanpidossa päättämättä olleet tapahtumat siirrettiin uuteen järjestelmään.

Taloudellisten tietojen menettämisen välttämiseksi toteutettiin kuitenkin seuraavat toimet:

- Tutkimusalan historiatiedot (lukuun ottamatta yhteistä tutkimuskeskusta) eli kunkin maksusitoumuksen perusteella suoritetut maksut vietiin kokonaisuudessaan Sincom 2 -järjestelmän Datawarehouse-tietokantaan (uusi kirjanpitojärjestelmä). Historiatietoihin on mahdollista tutustua tämän tietokannan kautta.

- Yhteisen tutkimuskeskuksen tapauksessa historiatietoja ei viety kaikilta osin Sincom 2 -järjestelmän Datawarehouse-tietokantaan. Tietokantaan vietiin ainoastaan tilinpäätöksen laadintaa varten tarvitut tiedot. Kaikki historiatiedot kopioitiin kuitenkin erilliseen tietokantaan (DATA POOL), ja niihin on siis mahdollista tutustua.

Näiden tietokantojen avulla saadaan näin ollen selville kunkin maksusitoumuksen perusteella suoritetut maksut kokonaisuudessaan.

2. Järjestelmän turvallisuuden osalta komissio toteaa, että järjestelmässä olevat turvamekanismit estävät päätettyjen varainhoitovuosien tietojen myöhemmän manipuloinnin. Päätettyjen varainhoitovuosien tietoihin ei ole mahdollista päästä käsiksi.

Jos on laadittava taloudellista tilannetta kuvaava lopullinen versio, jossa halutaan ottaa huomioon (talousarvion ulkopuoliset) tekijät, jotka koskevat vasta tilinpäätöksen jälkeen todettavissa olevia taloudellisia tietoja, kirjanpitäjä tekee tarvittavat kirjaukset kirjanpitojärjestelmään. Näin taataan kirjanpitostandardien mukainen tilien kattavuus, jota tilintarkastustuomioistuin vaatii.

3. Sisäisen tarkastuksen toimialan laatimassa alustavassa työohjelmassa esitettiin tarkastusta, jonka avulla oli tarkoitus saada kuva Sincomin ja paikallisten järjestelmien toimivuudesta. Sisäisen tarkastuksen komitea totesi joulukuussa 2000 pitämässään kokouksessa, että ehdotettu tarkastus saattaisi olla päällekkäinen tilintarkastustuomioistuimen suunnittelemiin tai meneillään oleviin tarkastuksiin nähden. Sisäinen tarkastus muutti työohjelmaansa ja ehdotti, että Sincomin ja siihen liittyvien paikallisten tietoteknisten järjestelmien tarkastus voitaisiin sisällyttää tulevaan hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastukseen, joka on määritelty komission uudistamista käsittelevän valkoisen kirjan toimessa 87 (vaihe 2). Sisäisen tarkastuksen toimiala käynnisti huhtikuussa 2001 erillisen tarkastuksen, joka kohdistui kirjanpitokäytäntöihin ja -menettelyihin. Sisäisen tarkastuksen vuoden 2002 alustava tarkastussuunnitelma sisälsi taloushallinnossa ja kirjanpidossa käytettyyn Sincom 2 -järjestelmään kohdistuvan tarkastuksen. Sisäinen tarkastus ilmoitti tarkastuksen aloittamisesta kirjeitse pääjohtajille ja yksikönpäälliköille maaliskuussa 2002. Tarkastus on nyt käynnistetty.

4. Komission keskitetyn taloushallinnon ja kirjanpidon tarpeita varten on otettu käyttöön keskitetty Sincom 2 -tietokonesovellus. Sovellusta alettiin käyttää vuonna 1997, ja vuonna 1999 se ulotettiin kaikkiin komission yksiköihin. Esiin tulevien ongelmien kartoittamiseksi ja käsittelemiseksi tehdään koko ajan työtä. Ongelmia käsitellään myös budjettipääosaston kesäkuussa 2001 esittämässä valmisteluasiakirjassa, johon voi tutustua pääosaston www-sivuilla.

Valmisteluasiakirja oli lähtökohta uudelta tilinpitäjältä odotetulle työlle. Hänen oli määrä laatia maaliskuuhun 2002 mennessä komissiolle osoitettu muistio kirjanpitojärjestelmän uudistamisesta. Koska tilinpitäjä ei tuolloin laatinut vastaavaa asiakirjaa, muistion määräaikaa lykättiin heinäkuun 2002 loppuun.

Budjettipääosaston pääjohtaja käsitteli vuotuisessa lausumassaan Sincom 2 -järjestelmään liittyviä ongelmia ja vaaroja. Lausuma sisälsi Sincom 2 -järjestelmää koskevan varauksen. Komissio lähettää eri pääosastojensa vuotuiset toimintakertomukset sekä niihin liittyvän yhteenvedon muille toimielimille.