Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetulla asetuksella N:o 1049/2001 pyritään antamaan yleisölle mahdollisimman laaja oikeus tutustua toimielinten asiakirjoihin, kuten sen johdanto-osan neljännestä perustelukappaleesta ja 1 artiklasta ilmenee. On tosin niin, että vaikka tähän oikeuteen sovelletaan kyseisen asetuksen 4 artiklan nojalla tiettyjä yleiseen tai yksityiseen etuun liittyviin syihin perustuvia rajoituksia, joihin kuuluu tapaus, jossa kieltäydytään antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi jotain kyseisellä artiklalla suojatuista eduista on kuitenkin niin, että koska näillä poikkeuksilla poiketaan periaatteesta, jonka mukaan yleisöllä on oltava mahdollisimman laaja tutustumisoikeus asiakirjoihin, niitä on tulkittava ja sovellettava suppeasti. Kun kyseinen toimielin siis päättää evätä oikeuden tutustua asiakirjaan, jonka toimittamista siltä on pyydetty, sen on lähtökohtaisesti selitettävä, millä tavoin tähän asiakirjaan tutustuminen voisi konkreettisesti ja tosiasiallisesti loukata etua, jota suojataan sillä asetuksen N:o 1049/2001 4 artiklassa säädetyllä poikkeuksella, johon kyseinen toimielin vetoaa. Tällaisen loukkaamisvaaran on lisäksi oltava kohtuullisesti ennakoitavissa, eikä se saa olla täysin hypoteettinen.

Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetusta asetuksesta N:o 1049/2001 seuraavan oikeuden tutustua toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin ja yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetusta asetuksesta N:o 45/2001 näille samoille toimielimille seuraavien henkilötietojen siirtämistä koskevien velvoitteiden välistä tasapainoa varten on tarpeen selvittää näissä kahdessa asetuksessa vahvistettujen sääntöjen välinen suhde.

Ensinnäkin on niin, että kun asiakirjoihin tutustumista koskevan hakemuksen seurauksena voi olla siihen myöntävästi vastattaessa henkilötietojen luovuttaminen, asianomaisen toimielimen on sovellettava kaikkia asetuksen N:o 45/2001 säännöksiä, eivätkä asetuksessa N:o 1049/2001 vahvistetut eri säännöt ja periaatteet voi rajoittaa näille tiedoille annettavaa täysimääräistä suojaa. Vaikka tällaisessa yleisessä yhteydessä on tosin totta, että asetuksen N:o 1049/2001 6 artiklan 1 kohdan mukaan oikeus saada tutustua asiakirjoihin ei edellytä hakijan perustelevan intressiään kyseisten asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaisemiseen, asetuksen N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa edellytetään välillisesti, että hakija osoittaa yhdellä tai useammalla nimenomaisella ja laillisella perustelulla tarpeen niihin asiakirjoihin sisältyvien henkilötietojen siirtoon, joihin hän on pyytänyt saada tutustua.

Toiseksi on otettava aivan erityisesti huomioon asetuksessa N:o 45/2001 luonnollisille henkilöille heidän henkilötietojensa käsittelyn osalta vahvistetun suojajärjestelmän erityispiirteet. Tällä asetuksella on sen johdanto-osan viidennen perustelukappaleen mukaisesti tarkoitus antaa täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia siinä rekisteröidyiksi määritellyille henkilöille ja määritellä unionin toimielimissä ja elimissä toimivien rekisterinpitäjien tietojen käsittelyä koskevat velvollisuudet. Tällaisen päämäärän saavuttamiseksi vahvistettuja edellytyksiä, jotka koskevat unionin toimielimen tai elimen mahdollisuutta siirtää henkilötietoja, on tulkittava suppeasti, sillä muutoin vaarannettaisiin asetuksella N:o 45/2001 näille henkilöille sen johdanto-osan 12 perustelukappaleen mukaan perusoikeuksina tunnustetut oikeudet. Tarpeellisuutta koskevan edellytyksen täyttyminen edellyttää näin ollen, että henkilötietojen siirtämisen osoitetaan olevan ajateltavissa olevista muista toimenpiteistä asianmukaisin keino hakijan asettaman tavoitteen saavuttamiseksi ja että se on oikeassa suhteessa tähän tavoitteeseen nähden, mikä edellyttää, että hakija esittää tässä tarkoituksessa nimenomaisia ja laillisia perusteluja.

Tällainen tulkinta ei merkitse kategorisen poikkeuksen vahvistamista asiakirjoihin tutustumista koskevaan periaatteeseen henkilötietojen osalta, vaan sillä sovitetaan yhteen kaksi perusoikeutta, jotka ovat vastakkaisia, kun asiakirjoihin tutustumista koskeva hakemus koskee asetuksella N:o 45/2001 suojattuja henkilötietoja.

Asetuksen N:o 45/2001 8 artiklan b alakohdassa säädetyn tarpeellisuutta koskevan edellytyksen suppea tulkinta ei kuitenkaan merkitse sitä, että huomioon ei voitaisi ottaa henkilötietojen siirtämiselle esitettyä yleisluonteista perustelua, kuten yleisön oikeutta saada tietoa.

Kolmanneksi on niin, että jos henkilö, joka pyytää oikeutta tutustua henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin, on osoittanut niiden siirtämisen tarpeellisuuden ja jos pyynnön vastaanottanut toimielin katsoo, ettei ole mitään syytä olettaa, että rekisteröityjen oikeutetut edut joutuisivat tämän siirron vuoksi vaaraan, tiedot voidaan siirtää, ja mikäli mikään muu asetuksessa N:o 1049/2001 säädetty poikkeus kuin yksityiselämän suojaa ja yksilön koskemattomuuden loukkaamista koskeva poikkeus ei sovellu, tiedot sisältävä asiakirja tai sisältävät asiakirjat luovutetaan ja saatetaan siten yleisön saataville.

Tästä seuraa, että asetuksen N:o 45/2001 8 artiklan b alakohdassa säädettyä tarpeellisuutta koskevaa edellytystä on tulkittava suppeasti, että henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuutta koskeva edellytys edellyttää, että toimielin tai elin tutkii tarpeellisuutta asiakirjoihin tutustumista koskevaa oikeutta hakeneen henkilön esittämän tavoitteen kannalta, mikä rajoittaa asiakirjoihin tutustumista koskevan hakemuksen perustelujen puuttumista koskevan säännön ulottuvuutta, että näiden tietojen siirtämisen tarpeellisuutta koskeva perustelu, johon kantaja vetoaa, voi olla yleisluonteinen ja että asetukselta N:o 1049/2001 ei pidä viedä tehokasta vaikutusta tulkitsemalla asiaa koskevia säännöksiä siten, että tietojen laillisen ilmaisemisen tavoitteena ei voi koskaan olla niiden ilmaiseminen kokonaan yleisölle.

(ks. 48, 51–54, 56, 59–61, 67 ja 68 kohta)