Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen N:o 1049/2001 nojalla tehdyn asiakirjoihin tutustumista koskevan hakemuksen yhteydessä asiakirjaksi luokittelu ei liity tämän hakemuksen mahdollisesti asianomaiselle hallinnolle aiheuttamaan huomattavaan työtaakkaan. Niinpä edes se, että tällainen hakemus uhkaa lamaannuttaa hallinnon moitteettoman toiminnan, ei merkitse, että hakemus jätetään tutkimatta. Tällaisessa poikkeuksellisessa tilanteessa asetuksen N:o 1049/2001 6 artiklan 3 kohdan mukainen toimielimen oikeus pyrkiä ”kohtuulliseen ratkaisuun” hakijan kanssa on osoitus mahdollisuudesta ottaa huomioon, vaikkakin erittäin rajoitetusti, tarve sovittaa yhteen hakijan edut ja hyvän hallinnon vaatimukset.

Tieto eroaa asiakirjasta erityisesti siten, että tieto voi sisältyä yhteen tai useaan asiakirjaan. Tältä osin on niin, että koska missään asetuksen N:o 1049/2001 säännöksessä ei käsitellä oikeutta saada tutustua varsinaiseen tietoon, siitä ei voida päätellä, että asetuksen 2 artiklan 1 kohdasta johtuva yleisön oikeus tutustua toimielimen asiakirjaan merkitsisi toimielimelle velvollisuutta vastata kaikkiin yksityisen esittämiin tietojensaantipyyntöihin.

Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen N:o 1049/2001 soveltamiseksi on tarpeen pitää asiakirjan ja tiedon käsitteet erillään.

Yleisesti ottaen on niin, että Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen N:o 1049/2001 2 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu oikeus tutustua toimielinten asiakirjoihin koskee vain olemassa olevia ja asianomaisen toimielimen hallussa olevia asiakirjoja. Tutustumispyyntö, jonka johdosta toimielin laatii uuden asiakirjan – sellaistenkin seikkojen pohjalta, jotka jo sisältyvät olemassa oleviin ja sen hallussa oleviin asiakirjoihin – ei siis ole pyyntö saada tutustua asiakirjan osiin ja jää asetuksen N:o 1049/2001 soveltamisalan ulkopuolelle.

Jos tutustumista koskevan pyynnön tarkoituksena on saada toimielin tekemään haku yhdestä tai useammasta tietokannastaan pyynnön esittäjän määrittelemien parametrien mukaisesti, toimielin on velvollinen, jollei asetuksen N:o 1049/2001 4 artiklan mahdollisesta soveltamisesta muuta johdu, suostumaan kyseiseen pyyntöön, jos hakemuksen edellyttämä haku voidaan tehdä toimielimen käytössä kyseisen tietokannan osalta olevien hakutyökalujen avulla.

Voidaan näet olettaa, että monimutkaiset yhteydet, jotka tietokannan sisällä liittävät kunkin tiedon useisiin muihin tietoihin, mahdollistavat sen, että kaikki tällaisen tietokannan sisältämät tiedot voidaan esittää eri tavoilla. On myös mahdollista valita osa tällaiseen esitykseen sisältyvistä tiedoista ja salata muut tiedot.

Asetukseen N:o 1049/2001 perustuvan asiakirjaan tutustumista koskevan pyynnön puitteissa ei sitä vastoin voida vaatia toimielintä toimittamaan pyynnön esittäjälle osaa tai kaikkia yhteen tai useampaan toimielimen tietokantaan sisältyvistä tiedoista siten, että ne on luokiteltu jonkin muun kuin kyseiseen tietokantaan kuuluvan mallin mukaisesti. Tällaisen pyynnön tarkoituksena on uuden asiakirjan laatiminen, eikä se näin ollen kuulu asetuksen N:o 1049/2001 soveltamisalaan. Tällainen pyyntö ei tosiasiassa koske oikeutta tutustua sellaisen asiakirjan osiin, joka sisältää jo olemassa olevan luokitusmallin mukaisesti käsiteltyjä tietoja ja joka siis on käytettävissä toimielimellä kyseistä tietokantaa tai kyseisiä tietokantoja varten olevilla työkaluilla, vaan sellaisen asiakirjan luomista, joka sisältää käsiteltyjä tietoja, jotka on yhdistetty toisiinsa sellaisen uuden luokitusmallin mukaisesti, jota ei voida käyttää näillä työkaluilla, ja näin ollen asetuksen 3 artiklan a alakohdassa tarkoitetun uuden asiakirjan luomista. Tästä seuraa, että kun kyse on tietokannoista, kaikki se, mikä voidaan poimia tietokannasta tavanomaisella tai rutiiniluonteisella haulla, voi olla asetuksen N:o 1049/2001 perusteella tehdyn tutustumispyynnön kohteena.

(ks. 55–59 kohta)