Lisäksi tällaisen menettelyn yhteydessä toimitettujen asiakirjojen sivuuttamisen seurauksena olisi, että unionin tuomioistuimia estetään tarkastelemasta perusteita, joihin sen edessä on vedottu ja jotka perustuvat kyseisiin asiakirjoihin. Tältä osin olisi järjetöntä sivuuttaa näkemystenvaihdosta asiakirjoja, joiden avulla perustetta tarkasteltiin sellaisen näkemystenvaihdon jälkeen, jotka käytiin kyseisestä perusteesta lausumista varten. Tämä toimintatapa on myös ristiriidassa Euroopan unionin yleisen tuomioistuimen työjärjestyksen 137 artiklan 2 kohdan kanssa, jonka mukaan muutoksenhaun tapauksessa virkamiestuomioistuimen kirjaamon on toimitettava ensimmäisen oikeusasteen asiakirja-aineisto unionin yleisen tuomioistuimen kirjaamoon.

Virkamiehen hallinnollista asemaa koskeva asiakirja, joka voi vaikuttaa päätökseen ratkaisevasti, on periaatteessa annettava tiedoksi asianomaiselle virkamiehelle ja tämän jälkeen liitettävä hänen henkilökansioonsa. Siltä osin kuin erityisemmin on kyse virkamiehen toisiin tehtäviin siirtämistä koskevasta päätöksestä, siitä seikasta huolimatta, ettei se ole asianomaisen virkamiehen pätevyyttä, tuottavuutta tai käytöstä koskeva kertomus henkilöstösääntöjen 26 artiklassa tarkoitetulla tavalla, on sähköpostiviestit tai muistiot, jotka kyseessä olevan virkamiehen toimintaa arvostelevat virkamiehet tai toimihenkilöt ovat allekirjoittaneet, lähtökohtaisesti annettava tiedoksi ja liitettävä henkilökansioon, kun niillä voi olla ratkaiseva vaikutus päätökseen siirtää virkamies toisiin tehtäviin tai jättää hänet siirtämättä.

Kun henkilöstösääntöjen 26 artiklan ensimmäisen kohdan a alakohdassa tarkoitetaan edellä mainittuja kertomuksia, siinä pyritään viittamaan muodollisiin asiakirjoihin, joilla on virallinen merkitys ja jotka koskevat virkamiesten pätevyyttä, tehokkuutta tai käytöstä. Henkilökansiossa on kuitenkin oltava asiakirjat, joissa todetaan virkamiehen käytöstä koskevat tosiseikat, joita käytetään tämän jälkeen sellaisen päätöksen tekemistä varten, joka vaikuttaa virkamiehen hallinnolliseen asemaan ja uraan, kuten lausunto, joka on tehty muistiona, jossa arvioidaan virkamiehen pätevyyttä ja käytöstä tai jo olemassa olevat asiakirjat, joissa viitataan millä hyvänsä tavalla tosiseikkoihin, joista virkamiestä arvostellaan, tai asiakirjat, jotka voivat vaikuttaa virkamiehen hallinnolliseen asemaan ja uraan. Henkilöstösääntöjen 26 artiklassa ei kuitenkaan millään tavoin aseteta toimielimelle kieltoa aloittaa tutkintaa ja muodostaa tätä varten asiakirja-aineistoa, ja ainoat tätä tutkintaa koskevat asiakirjat, jotka virkamiehen henkilökansioon on liitettävä, ovat seuraamuksia koskevat mahdolliset päätökset, jotka on tehty tutkinta-aineiston perusteella.

Henkilöstösääntöjen 26 artiklan ensimmäisen kohdan a alakohdassa ei sellaisenaan aseteta hallinnolle velvollisuutta liittää henkilökansioon kaikkia mitä hyvänsä asiakirjoja, jotka liittyvät virkamieheen. Siinä tehdään täten erottelu, jossa ovat yhtäältä ”asiakirjat”, jotka kuuluvat henkilökansioon vain jos niillä on merkitystä asianomaisen virkamiehen hallinnollisen tilanteen kannalta ja ”kertomukset”, jotka on liitettävä henkilökansioon vain jos ne koskevat virkamiehen pätevyyttä, tehokkuutta tai käytöstä ja toisaalta kaikki muut asianomaiseen virkamieheen liittyvät asiakirjat.

Vain sitä, että asianomaisella virkamiehellä on tiedossaan hänelle vastaisen päätöksen perusteena olevat tosiseikat, ei voida pitää riittävänä osoituksena siitä, että virkamiehellä on ollut mahdollisuus puolustaa tehokkaasti etujaan ennen tällaisen päätöksen tekemistä. Virkamiehen puolustautumisoikeuksien takaamiseksi toimielimen on osoitettava kaikin keinoin, että se tarjosi ennalta kyseiselle virkamiehelle mahdollisuuden ymmärtää, että vaikka kyseessä olevia tosiseikkoja ei ole liitetty hänen henkilökansioonsa, ne olivat omiaan oikeuttamaan virkamiehelle vastaisen päätöksen tekemisen. Lisäksi puolustautumisoikeuksien periaatteesta, jonka yksi ilmentymä kuulluksi tulemista koskeva oikeus on, seuraa, että asianomaiselle henkilölle on annettava ennen häneen kielteisesti vaikuttavan päätöksen tekemistä mahdollisuus ilmaista tehokkaasti näkemyksensä niiden tosiseikkojen ja olosuhteiden paikkansapitävyydestä, joiden perusteella päätös on tehty. Tältä osin jos virkamiehen esimiehet kutsuvat virkamiehen kuultavaksi, hallinnon on valvottava sitä, että asianomaiselle virkamiehelle annetaan selkeää tietoa suunnitellusta toimenpiteestä ja erityisesti kuulemisen tarkoituksesta, jotta virkamies voi tehokkaasti vedota kantaansa ennen häneen kielteisesti vaikuttavan päätöksen tekemistä.

Jotta kuulluksi tulemista koskevan oikeuden loukkaaminen voi johtaa virkamiehelle vastaisen päätöksen kumoamiseen, on kuitenkin vielä tutkittava, olisiko menettely voinut johtaa erilaiseen lopputulokseen, jos tätä lainvastaisuutta ei olisi tapahtunut. Tämän tarkastelun yhteydessä on otettava huomioon kaikki yksittäistapauksen olosuhteet ja muun muassa väitteiden luonne ja niiden menettelyvirheiden laajuus, jotka koskevat takeita, joita virkamiehellä on voinut olla.

Tältä osin kun virkamiehelle vastainen päätös perustuu väitteille, jotka perustuvat subjektiivisille arvoarvosteluille, jotka siis ovat määritelmän mukaisesti muutettavissa, virkamies olisi voinut vedota kantaansa ja näin ollen saada kenties muutetuksi hänestä tehtyjä arvioita, jos häntä olisi kuultu ennen kyseisen päätöksen tekemistä.

(ks. 55, 57, 65 ja 66 kohta)

Ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin: tuomio de Brito Sequeira Carvalho v. komissio ja komissio v. de Brito Sequeira Carvalho (EU:T:2009:382, 94 kohta)

Virkamiestuomioistuin: tuomio Nastvogel v. neuvosto (F‑4/10, EU:F:2011:134, 94 kohta); tuomio Possanzini v. Frontex (F‑124/11, EU:F:2013:137, 60 kohta); tuomio CH v. parlamentti (F‑129/12, EU:F:2013:203, 38 kohta); tuomio Delcroix v. EUH (F‑11/13, EU:F:2014:91, 35 ja 42 kohta) ja tuomio Tzikas v. ERA (F‑120/13, EU:F:2014:197, 55 kohta)