Yhteisön tavaramerkistä annetun asetuksen N:o 40/94 täytäntöönpanosta annetun asetuksen N:o 2868/95, sellaisena kuin se on muutettuna, 61 säännön 2 kohdan mukaan sisämarkkinoiden harmonisointiviraston (tavaramerkit ja mallit) suorittama tiedoksi antaminen voidaan tehdä lähettämällä telekopiona. Lähettäminen faksitse voi koskea kaikkia SMHV:n päätöksiä ja siten myös valituslautakuntien päätöksiä.

Asetuksen N:o 2868/95 65 säännön, jonka otsikko on ”Tiedoksi antaminen telekopioitse tai muulla teknisellä välineellä”, 1 kohdassa täsmennetään, että ”tiedoksiantoa pidetään annettuna päivänä, jona vastaanottajan faksilaite on vastaanottanut tiedonannon”. Kyseisen asetuksen 70 säännön, jonka otsikko on ”Määräaikojen laskeminen”, 2 kohdassa säädetään lisäksi, että ”jos kyseessä on tiedoksi antaminen, määräaika lasketaan alkavaksi tiedoksi annetun asiakirjan vastaanottamisesta, jollei toisin säädetä”.

Oikeuskäytännössä erotellaan toisistaan yhtäältä toimen antaminen tiedoksi sen adressaatille, mitä edellytetään, jotta tiedoksianto olisi sääntöjenmukainen, ja toisaalta se, että kyseisestä toimesta on tosiasiassa otettu selkoa, mikä ei ole tarpeen, jotta tiedoksiannon voitaisiin katsoa olevan sääntöjenmukainen. Kyseisen oikeuskäytännön mukaan adressaatille tehdyn tiedoksiannon sääntöjenmukaisuus ei millään tavoin riipu siitä, onko adressaatin sisäisten määräysten mukaan asiassa toimivaltainen henkilö tosiasiassa ottanut päätöksestä selon, vaan päätös katsotaan sääntöjenmukaisesti tiedoksiannetuksi, kun se on toimitettu adressaatilleen ja tällä on ollut tilaisuus ottaa siitä selko. Tiedoksiannon sääntöjenmukaisuutta arvioitaessa huomioon otetaan näin ollen vain sen ulkoinen näkökulma eli sen toimittaminen sääntöjenmukaisesti adressaatille eikä sen sisäistä näkökulmaa, joka liittyy adressaattina olevan yksikön sisäiseen toimintaan.

Tästä seuraa, että määritettäessä tiedoksiannon vastaanottopäivää huomioon on otettava ainoastaan tiedoksiannon ulkoinen näkökulma eli se, että adressaattina oleva yksikkö on muodollisesti ja sääntöjenmukaisesti vastaanottanut toimen, riippumatta siitä, onko tämä yksikkö todella vastaanottanut toimen ja ottanut siitä selkoa. Tätä näkemystä ei muuta muuksi oikeuskäytännössä vahvistettu vaatimus, jonka mukaan tiedoksianto edellyttää, että adressaatilla on täytynyt olla tilaisuus ottaa tiedoksiannetusta toimesta selko. Kyseessä on näet tiedoksiantajan velvollisuus luoda edellytykset sille, että adressaatilla on todella tilaisuus ottaa toimesta selko, eli keinoja koskeva velvollisuus (joka vastaa tiedoksiannon ulkoista näkökulmaa), eikä tämän velvollisuus puuttua kyseisen adressaatin sisäiseen toimintaan sen takaamiseksi, että toimesta otetaan selkoa, eli velvollisuus saavuttaa tietty tulos (joka vastaa tiedoksiannon sisäistä näkökulmaa).

Unionin yleinen tuomioistuin on siten katsonut, että se, että SMHV on toimittanut lähetysraportit, joiden sisältämät seikat antavat niille näyttöarvoa, riitti osoitukseksi siitä, että faksin vastaanottaja oli saanut faksin tiedoksi. Faksilaitteet on näet suunniteltu siten, että kaikista lähettämistä ja vastaanottamista koskevista ongelmista saadaan virheilmoitus, jossa ilmoitetaan lähettäjälle täsmällinen syy sille, miksi faksia ei ole vastaanotettu, siten kuin vastaanottajan faksilaite syyn ilmoittaa, ja että mikäli tällaisesta ongelmasta ei tule ilmoitusta, saadaan viesti, että lähetys on onnistunut. Jos siis virheilmoitusta ei tule ja jos saadaan lähetysraportti, jossa on mainita ”ok”, voidaan olettaa, että lähetetty faksi on saapunut sen vastaanottajalle.

Jos ainoastaan sillä, että riidanalaisesta faksista on otettu selkoa, voitaisiin osoittaa, että kantajan edustaja on vastaanottanut sen, SMHV:n olisi mahdotonta esittää näyttöä päätöksen tosiasiallisesta tiedoksiantamisesta ja päivästä, jona päätöksen adressaatti on saanut sen, vaikka kyseinen päätös olisi annettu asianmukaisesti tiedoksi sen adressaatille. SMHV:n valituslautakuntien päätöksiä koskevan kanteen nostamisen määräajan alkamisajankohta riippuisi satunnaisista olosuhteista, joilla ei olisi mitään tekemistä sen huolellisuuden kanssa, jota SMHV on noudattanut antaessaan päätöksen tiedoksi, vaikka kanteen nostamisen määräajat on vahvistettu nimenomaan tarkoituksena taata oikeusvarmuus.

(ks. 14, 15 ja 19–22 kohta)