Niihin asiakirjoihin, joista käy ilmi, millä tavalla ja milloin kustakin jäsenvaltiosta peräisin olevat parlamentin jäsenet ovat käyttäneet eri ajanjaksoina yleisiä kulukorvauksiaan, tutustumista koskevan hakemuksen osalta Euroopan parlamentin jäsenten asemaa koskevien sääntöjen soveltamisohjeista 19.5. ja 9.7.2008 tehdyn Euroopan parlamentin puhemiehistön päätöksen 25 ja 26 kohdasta käy ilmi, että parlamentin jäsenellä on toimikautensa alussa esittämänsä pyynnön perusteella kuukausittain oikeus kiinteämääräiseen yleiseen kulukorvaukseen, jonka määrä on yleisön tiedossa. Koska yleiset kulukorvaukset ovat kiinteämääräisiä, Euroopan parlamentilla ei ole hallussaan mitään asiakirjoja, joista kävisi ilmi, millä tavalla ja milloin sen jäsenet ovat käyttäneet mainittuja korvauksia. Euroopan parlamentilla ei näin ollen ole hallussaan kyseisiä tietoja eikä se siten voi luovuttaa tällaisia siltä pyydettyjä asiakirjoja.

Kyseisiä tietoja ei voida erotella sen mukaan, kuuluvatko ne yksityiseen vai julkiseen piiriin, koska asetuksen N:o 45/2001 2 artiklan a alakohdassa oleva henkilötietojen käsite ei vastaa yksityiselämää koskevien tietojen käsitettä. Kysymyksellä siitä, onko olemassa vaara, että parlamentin jäsenten oikeutettuja etuja loukattaisiin, ei pitäisi myöskään olla vaikutusta kyseisten tietojen luokitteluun henkilötiedoiksi. Myöskään se, että kyseisiä henkilöitä koskevat tiedot liittyvät läheisesti näitä henkilöitä koskeviin julkisiin tietoihin muun muassa siksi, että erityisesti parlamentin jäsenten nimet luetellaan parlamentin kotisivuilla, ei merkitse mitenkään sitä, että riidanalaisia tietoja ei enää luokiteltaisi henkilötiedoiksi. Toisin sanoen kyseisten tietojen luokittelua henkilötiedoiksi ei voida sulkea pois pelkästään siksi, että nämä tiedot liittyvät läheisesti muihin tietoihin, jotka ovat julkisia, ja näin on riippumatta siitä, loukataanko näiden asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaisemisella kyseisten henkilöiden oikeutettuja etuja.

Parlamentin hallussa olevat matkakuluja ja päivärahoja koskevat asiakirjat, joissa yksilöidään välttämättä kukin kyseessä oleva parlamentin jäsen näiden korvausten maksamiseksi kyseisille henkilöille, ovat asiakirjoja, jotka sisältävät yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta asetuksen N:o 45/2001 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettuja, tunnistettua luonnollista henkilöä koskevia tietoja. Näin on myös parlamentin hallussa olevien niiden avustajakulukorvauksia koskevien asiakirjojen osalta, joissa yksilöidään välttämättä kukin kyseessä oleva parlamentin jäsen ja näiden korvausten saajat samoin näiden korvausten maksamiseksi kyseisille henkilöille.

Sellaisten päätösten osalta, joilla toimielin hylkää hakemuksen saada tutustua henkilötietoja sisältäviin tietoihin sillä perusteella, että näihin tietoihin voidaan soveltaa Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädettyä yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa koskevaa poikkeusta, nämä tiedot voidaan siirtää vain, jos niiden vastaanottaja osoittaa, kuten yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun asetuksen N:o 45/2001 8 artiklan b alakohdassa säädetään, että tietojen siirto on tarpeen eikä ole syytä olettaa, että rekisteröidyn oikeutetut edut, joita toimielinten on kunnioitettava, kun niille on esitetty hakemus saada tutustua henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin, voivat siirron vuoksi joutua vaaraan.

Asetuksen N:o 45/2001 8 artiklan b alakohdan sanamuodosta käy siten ilmi, että kyseisen säännöksen mukaan henkilötietojen siirtäminen edellyttää kahden kumulatiivisen edellytyksen täyttymistä. Tässä asiayhteydessä ensinnäkin sen, joka pyytää tällaista siirtämistä, on osoitettava sen tarpeellisuus. Mikäli tämä näytetään toteen, kyseessä olevan toimielimen on tarkistettava, onko olemassa mitään syitä olettaa, että pyydetty siirtäminen voisi vaarantaa kyseisen henkilön oikeutettuja etuja. Mainitussa säännöksessä edellytetään siten toimielimen, jolle hakemus on esitetty, suorittavan ensinnäkin arvioinnin henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta hakijan esittämän tavoitteen kannalta, koska asetuksen N:o 45/2001 8 artiklan b alakohdassa säädetyn tarpeellisuutta koskevan edellytyksen, jota on tulkittava suppeasti, täyttyminen edellyttää, että hakijan on osoitettava henkilötietojen siirtämisen olevan ajateltavissa olevista muista toimenpiteistä asianmukaisin keino hakijan asettaman tavoitteen saavuttamiseksi ja että se on oikeassa suhteessa tähän tavoitteeseen nähden, mikä edellyttää, että hakija esittää tässä tarkoituksessa nimenomaisia ja laillisia perusteluja.

Tässä yhteydessä on todettava, että kun on esitetty eri tavoitteita sen osoittamiseksi, että pyydettyjen tietojen siirtäminen on tarpeen, kuten se, että voidaan taata yleisön tiedonsaantioikeus ja oikeus avoimuuteen, jotka on muotoiltu hyvin laajasti ja yleisesti, ei voida väittää, että kyseinen toimielin ei ole toiminut asianmukaisesti, kun se ei ole katsonut, että tällaisilla tavoitteilla osoitettiin implisiittisesti näiden henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuus. Päinvastainen arviointi velvoittaisi toimielimen lähtökohtaisesti katsomaan, että yleisön intressiä henkilötietojen luovutukseen koskevilla yleisillä toteamuksilla osoitetaan implisiittisesti näiden henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuus. Lisäksi halu aloittaa julkinen keskustelu ei riitä osoittamaan henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuutta, koska tällainen perustelu liittyy ainoastaan asiakirjoihin tutustumista koskevan hakemuksen tavoitteeseen. Avoimuutta koskevalla tavoitteella ei voida katsoa olevan mitään automaattista etusijaa suhteessa henkilötietojen suojaa koskevaan oikeuteen.

(ks. 69–76, 90 ja 91 kohta)