[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO |

Bryssel 16.3.2005

KOM(2005) 90 lopullinen

KOMISSION TIEDONANTO

Kertomus Euroopan komission kirjanpitojärjestelmän uudistamisen edistymisestä 31 päivään tammikuuta 2005 saakka

Sisällysluettelo

1. Johdanto 3

2. Tiivistelmä uudistushankkeen toteuttamisesta tammikuuhun 2005 saakka 3

3. Kirjanpitokysymykset 4

3.1. Kirjanpitosäännöt 4

3.2. Kirjanpitoprosessit 4

3.3. Valvontaympäristö ja paikallisten järjestelmien hyväksyminen 4

4. Tietotekniikan kehitys 5

5. Uudistetun kirjanpidon toteuttaminen komission yksiköissä 6

5.1. Alkusaldojen valmistelu varainhoitovuodeksi 2005 6

5.2. Paikallisten tietojärjestelmien sekä niiden ja ABACin välisten yhteyksien kehittäminen 7

5.3. Koulutus 7

6. Suoriteperusteinen kirjanpidon toteuttaminen muissa toimielimissä ja virastoissa 7

7. Tuleva kehitys 8

7.1. Yleinen talousarvio 8

7.2. Lainananto ja varainhankinta 8

7.3. Euroopan kehitysrahasto 8

8. Päätelmä 9

LIITE 1: ABAC-OHJELMAN TILANNE 31. TAMMIKUUTA 2005 9

LIITE 2: INTEGROITU OHJELMASUUNNITELMA 31. TAMMIKUUTA 2005 17

LIITE 3 : KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ: KIRJAPITOSÄÄNNÖT 23

LIITE 4 : TÄRKEIMMÄT TAMMIKUUN 2005 JÄLKEEN SUORITETTAVAT TEHTÄVÄT 26

1. JOHDANTO

Komissio antoi 17. kesäkuuta 2002 tiedonannon Euroopan yhteisöjen kirjanpitojärjestelmän uudistamisesta[1]. Siitä tiedotettiin sekä neuvostolle että Euroopan parlamentille.

Uudistushankkeessa käsiteltiin lähinnä kolmea kysymystä:

- kansainvälisesti tunnustettujen kirjanpitoperiaatteiden noudattaminen julkisella sektorilla erityisesti suoriteperusteisessa kirjanpidossa (kirjanpitotapahtumien kirjaaminen niiden syntyessä eikä ainoastaan silloin, kun rahavaroja saadaan tai luovutetaan, tai pelkästään vuoden lopussa)

- erilaisilla tietoteknisillä alustoilla toimivien rahoitus- ja kirjanpitojärjestelmien integrointi

- SINCOM2-järjestelmän suorituskyvyn ja erityisesti turvallisuuden ja eri lähteistä olevien tietojen johdonmukaisuuden parantaminen lyhyellä aikavälillä.

Komissio on antanut tilanneraportteja[2] puolivuosittain vuodesta 2002 alkaen, ja budjettipääosasto on laatinut tiedotteita uudistuksen edistymisestä niiden välisinä vuosineljänneksinä. Tässä kertomuksessa kuvataan tiivistetysti uudistuksen edistymistä 31. tammikuuta 2005 saakka, joka on valittu aikarajaksi 31. joulukuuta 2004 sijasta, koska tarkoitus on käsitellä siirtymistä uuteen kirjanpitojärjestelmään. Kertomus toimitetaan kuten edeltäjänsäkin vastuuvapauden myöntämisestä vastaavien viranomaisten asianomaisille komiteoille sekä tilintarkastustuomioistuimelle. Siitä on myös annettu lyhyt suullinen selvitys talousarvion valvontavaliokunnalle 1. helmikuuta 2005.

2. TIIVISTELMÄ UUDISTUSHANKKEEN TOTEUTTAMISESTA TAMMIKUUHUN 2005 SAAKKA

Suoriteperusteista kirjanpitoa oli 1. tammikuuta 2003 voimaan tulleen uuden varainhoitoasetuksen[3] mukaan alettava soveltaa yleiseen talousarvioon vuonna 2005. Kaikkien kirjanpitojärjestelmien täydellisen integroinnin katsottiin vaativan enemmän aikaa. Uudistusten toteuttamisen jälkeen oli tarkoitus laajentaa asteittain kirjanpitojärjestelmän tukitehtäviä komission toimialojen taloushallinnossa.

Edellä mainittu lakisääteinen vaatimus täytettiin 10. tammikuuta 2005, kun uusi kirjanpitojärjestelmä otettiin käyttöön täysin suoriteperusteisena. Komissio on tältä osin täyttänyt vastuuvapauden myöntämisestä vastaavalle viranomaiselle antamansa sitoumuksen. Sitoumus täytettiin määräaikaan mennessä ja budjettipääosastoa ja tietotekniikan pääosastoa varten budjetoitujen kulujen eli 20 miljoonan euron rajoissa. Lisäksi annettiin 5 miljoonaa euroa muille yksiköille toimistotehtäviin tarkoitettua väliaikaista tukea varten.

Kun komissio on nyt toteuttanut hallinnonuudistuksensa ja uudistanut menestyksekkäästi kirjanpitojärjestelmänsä, eurooppalaiset veronmaksajat voivat jälleen luottaa siihen, että komissio hallinnoi heidän varojaan tiukkojen valvontavaatimusten mukaisesti. Yhteisöjen tilinpäätökset täyttävät tästä lähtien kaikkein tiukimmat kirjanpitovaatimukset. Näin ollen komissio on edelläkävijä Euroopan julkishallintojen keskuudessa.

Tammikuu 2005 ei kuitenkaan merkinnyt kirjanpitouudistuksen päättymistä. Keskus- ja paikallistason tietojärjestelmissä on vielä parantamisen varaa samoin kuin järjestelmien integroinnissa ja johdolle suoritettavassa raportoinnissa. Lisäksi kestää oman aikansa ennen kuin uudet kirjanpitomenettelyt saadaan integroitua kokonaan.

Uudistushanke toteutettiin suureksi osaksi 17. joulukuuta 2002 annetun tiedonannon kohdassa III.3 esitetyn aikataulun sekä 8. heinäkuuta 2003 vuosiksi 2003 ja 2004 ehdotetun tarkemman hankesuunnitelman mukaisesti. Liitteessä 1 vertaillaan yksityiskohtaisesti 17. joulukuuta 2002 annettua aikataulua ja hankkeen varsinaista toteutusta. Liitteessä 2 esitetään puolestaan ajantasaistettu versio heinäkuussa 2003 hyväksytystä vaihesuunnitelmasta.

3. KIRJANPITOKYSYMYKSET

3.1. Kirjanpitosäännöt

Tilinpitäjä vahvisti 28. joulukuuta 2004 viidettoista kirjanpitosäännöt, joita sovelletaan yhteisön tileihin, sekä yhdenmukaistetun tililuettelon ja antoi ne tiedoksi muiden toimielinten ja virastojen tilinpitäjille. Niistä esitetään tiivistelmä liitteessä 3.

Komission kirjanpitokäsikirja, joka perustuu kirjanpitosääntöihin ja tililuetteloon, viimeisteltiin lähes kokonaan joulukuun 2004 loppuun mennessä, kun eri osastojen kommentit oli otettu huomioon. Kyseistä versiota tarkistetaan myöhemminkin kokemusten ja tietotekniikan kehityksen perusteella. Vielä on kuitenkin kehitettävä käytännöllinen tapa arvioida tiettyjä tilinpäätössäännöksiä, jotka koskevat muun muassa saamisia.

3.2. Kirjanpitoprosessit

Määrittelemättä ovat myös kirjanpitoprosessit, joilla päätetään vuoden 2005 tilit ja laaditaan kyseisen vuoden tilinpäätökset. Lisäksi on tarkoitus hyväksyä vuonna 2005 konsolidointimenettelyn käsikirja ja päättämismenettelyt sekä ottaa käyttöön tietotekninen väline toimielinten ja virastojen tilien konsolidointia varten.

3.3. Valvontaympäristö ja paikallisten järjestelmien hyväksyminen

Uudistettu kirjanpitojärjestelmä on riippuvainen siitä, että keskustietojärjestelmän lukuisat käyttäjät (arviolta 7 000 käyttäjää) syöttävät siihen tarkkoja ja täydellisiä tietoja. Kehitteillä olevat käyttäjävalikot tarjoavat käyttäjille apua vaihe vaiheelta, millä pyritään virheriskin minimointiin, mutta syötettyjen tietojen laatu riippuu myös kunkin valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän luomasta valvontaympäristöstä. Tästä asiasta annetaan ohjeita asiakirjassa ”Accounting objectives and control framework” (joulukuu 2003), jossa kuvataan kuhunkin liiketapahtumaluokkaan liittyvät riskit ja niiden hallitsemiseksi ehdotetut valvontatoimet. Budjettipääosasto jatkaa kirjanpito-ohjeiden kehittämistä ja opastaa yksiköitä niiden täytäntöönpanossa.

Tulojen ja menojen hyväksyjien taloushallintomenettelyjä ja tietojärjestelmien hyväksymistä koskevat vaatimukset esitettiin 2. heinäkuuta 2004. Syyskuun 1. päivänä jaettiin yksityiskohtainen kyselylomake, joka antoi mahdollisuuden arvioida kunkin yksikön kykyä täyttää kyseiset vaatimukset. Kaikki yksiköt vastasivat siihen määräajan kuluessa viimeistään 30. syyskuuta 2004.

Vaikka oli vaikea rekrytoida henkilöstöä, jolla olisi ollut asianmukaista kokemusta, budjettipääosasto sai 17. joulukuuta päätökseen korkeatasoisen arvioinnin kaikkien yksiköiden rahoitusmenettelyistä ja niihin liittyvistä tietojärjestelmistä kyselylomakkeeseen saatujen vastausten sekä kunkin yksikön kanssa puolen päivän aikana käytyjen keskustelujen perusteella. Arviointiraportti valmistui 31. tammikuuta 2005. Siinä yksilöidään useita riskejä, joihin kyseisiä yksiköitä myöhemmin kehotetaan puuttumaan.

Budjettipääosaston kahdeksanhenkisestä ryhmästä tulee täysilukuinen 16. maaliskuuta 2005. Se käynnistää ohjelman, jossa järjestelmät tarkastetaan perusteellisemmin sellaisina kuin ne toimivat todellisuudessa kussakin yksikössä. Tarkastukset aloitetaan niistä järjestelmistä, joita pidetään kaikkein riskialtteimpina. Tällä työllä tuetaan sellaisten, tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemien järjestelmien hyväksymistä, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja, kuten varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohdan e alakohdassa edellytetään.

4. TIETOTEKNIIKAN KEHITYS

Uudistushankkeen vaativin osa on integroida nykyiset varainhoito- ja kirjanpitojärjestelmät, kehittää järjestelmiä siten, että niillä voidaan toteuttaa suoriteperusteista kirjanpitoa, ja tarjota käyttäjille helppokäyttöiset valikot, joiden avulla varmistetaan, että järjestelmään syötetyt tiedot ovat hyvälaatuisia. Nykytilannetta käsitellään lyhyesti seuraavassa.

Kirjanpitoprosessien tueksi on kehitetty tietoteknisiä toimintoja. Uusi järjestelmä ABAC käsittää keskuskirjanpitojärjestelmän, jossa käytetään SAP-Enterprise-ohjelmistoa, sekä työnkulut, jotka komissio on kehittänyt maksupyyntöjä varten ( ABAC-laskut ), sopimuksia ja niihin liittyviä sitoumuksia varten ( ABAC-sopimukset ) sekä rahoitusomaisuutta varten ( ABAC-varat ). Si2-järjestelmän maksujenhallintaa mukautettiin suoriteperusteisen kirjanpidon vaatimuksiin. Joukko muita yksiköitä toimittaa edelleen kirjanpitotietoja käyttöliittymien välityksellä paikallisista tietojärjestelmistään.

Tärkeimmät työt, jotka saatiin päätökseen kesäkuun 30. päivään 2004 mennessä, olivat seuraavat:

- työnkulkujen ABAC-sopimukset ja ABAC-laskut kehittäminen, testaus ja käyttöönotto (4. lokakuuta ja 25. lokakuuta), jotta henkilöstöä voitiin kouluttaa näiden työnkulkujen käytössä ja se ehti perehtyä niihin ennen tammikuuta 2005

- työnkulun ABAC-varat kehittäminen, testaus ja käyttöönotto (14. tammikuuta 2005)

- järjestelmän toiminnan testauttaminen monialaisilla työryhmillä, jotta voitiin havaita ongelmat ja korjata ne ennen tammikuuta 2005

- vanhan järjestelmän varmuuskopiointi 31. joulukuuta ja uuteen järjestelmään siirtyminen; uusi järjestelmä otettiin käyttöön 10. tammikuuta, ja se alkoi toimia täydellä teholla helmikuun alkupuolella, kun varainhoitovuodelta 2004 siirretyt sitoumukset tulivat saataville

- alkusaldojen syöttäminen ennakkomaksuja (30 000), saamisia (7 400) ja rahoitusomaisuutta (74 000) varten.

Keskuskirjanpitojärjestelmä avattiin 10. tammikuuta 2005 liikekirjanpitokäyttöön suoriteperusteisena, jolloin se sisälsi useimmat yksikköjen päivittäisessä työssään tarvitsemat alkusaldot. Sen jälkeen se on toiminut hyvin luotettavasti. Tammikuun 31. päivänä 2005 järjestelmässä oli jo käsitelty menestyksekkäästi 32 000 maksua, 10 000 maksupyyntöä ja 1 300 sitoumusta.

Ainoana poikkeuksena olivat sellaisten komission päätoimipaikan ulkopuolella sijaitsevien lähetystöjen ja lehdistöpalvelujen ennakkotilit ja toimistotarvikkeet, joille on annettu taloudellista vastuuta. Niitä koskevat tiedot sisällytetään keskusjärjestelmään asteittain vuodesta 2005 alkaen.

5 . UUDISTETUN KIRJANPIDON TOTEUTTAMINEN KOMISSION YKSIKÖISSÄ

5.1. Alkusaldojen valmistelu varainhoitovuodeksi 2005

Kaikilta yksiköiltä pyydettiin apua laadittaessa omaisuusluetteloa ennakkomaksuista, takauksista, käyttöomaisuudesta sekä oikeussubjekteista, jotka saavat avustuksia tai joiden kanssa on tehty sopimuksia. Tätä varten käsiteltiin ennen joulukuun 2004 loppua tiedostot, jotka koskivat noin 45 000:ta maksusitoumusta ja 74 500:aa pankkitilitietoa. Yksiköt antoivat raportit siitä, miten ne olivat edistyneet 30. kesäkuuta, 30. syyskuuta, 31. lokakuuta ja 30. marraskuuta 2004 saakka.

Näissä raporteissa ja kahdenvälisissä yhteyksissä esitetyt tiedot osoittavat, että noin 95 prosenttia työstä oli saatu päätökseen määräaikaan mennessä ja että jäljellä oleva työ liittyi tapauksiin, joissa edunsaaja ei ollut toimittanut asiakirjoja, jotka tarvittiin oikeussubjektin rekisteröintiin, jolloin kyseisten ennakkomaksujen ja takauksien kirjaamista ei voitu saada päätökseen. Kolmen yksikön kohdalla määräaikaa pidennettiin näiden jäljellä olevien tapausten käsittelemiseksi.

Lähes kaikki yksiköt aikaansaivat määräajan kuluessa korkealuokkaisia tiedostoja kirjanpitojärjestelmää varten. Alle prosentti näistä tiedostoista palautettiin korjattaviksi, ja ainoastaan kolmen yksikön tapauksessa täydelliset tiedostot saatiin myöhässä tai ne oli palautettava. Tammikuun 31. päivään 2005 mennessä käsiteltiin 76 000 oikeussubjekteja koskevaa tiedostoa, jotka liittyivät ulkopuolisiin sopimuspuoliin tai asiantuntijoihin, sekä 56 000 henkilökuntaa koskevaa tiedostoa, ja järjestelmään syötettiin 30 000 ennakkomaksusaldoa. Maaliskuun 31. päivä 2005 on asetettu määräajaksi, johon mennessä on vielä käsiteltävä 22 000 takausta. Kaikki asianomaiset yksiköt ovat alkaneet käyttää ABAC-varat -työnkulkua omaisuusluettelojen hallinnointiin lukuun ottamatta lähetystöjä ja lehdistöpalveluja, jotka aikovat siirtyä siihen vuonna 2005. Kaikki käyttöomaisuus on nyt syötetty keskuskirjanpitojärjestelmään lukuun ottamatta tietoja, jotka koskevat kahta yhteistä tutkimuskeskusta, energian ja liikenteen pääosastoa sekä rakennuksia. Nämä tiedot syötetään järjestelmään maaliskuussa.

Budjettipääosasto pyytää kaikkia yksikköjä varmistamaan, että alkusaldoja koskevat numerotiedot ovat virheettömiä ja oikein kirjattuja, jotta voitaisiin varmistaa niiden täydellisyys ja tehdä tarvittavat korjaukset ennen 31. maaliskuuta 2005. Lisäksi yksiköille tarjotaan keino kirjata sellaiset ennakkomaksut, joita ei voida yhdistää mihinkään varmennettuun oikeushenkilöä koskevaan tiedostoon. Kunkin yksikön avaava tase lähetetään asianomaiselle pääjohtajalle tai yksikönpäällikölle virallisesti varmennettavaksi viimeistään 30. kesäkuuta 2005.

Edellä mainitun työn lisäksi yksiköitä on pyydetty yhdistämään kaikki 1. tammikuuta 1999 jälkeen kirjatut päättyneet sitoumukset oikeudelliseen sitoumukseen, jotta voitaisiin määrittää komission taloudelliset suhteet kuhunkin oikeussubjektiin kyseisestä päivästä alkaen. Tarkoitus on rajoittaa tämä työ yli 50 000 euron arvoisiin maksusitoumuksiin, mikä merkitsee noin 35 000 lisätiedoston käsittelyä (jos raja laskettaisiin 13 800 euroon, olisi käsiteltävä vielä 25 000 tiedostoa). Niihin 30 000 sitoumukseen liittyvän työn lisäksi, jotka on vielä yhdistettävä oikeussubjekteihin, tällä työllä saatetaan päätökseen hallinnonuudistuksen toimi 74, joka koskee keskitetyn sopimustietokannan perustamista, sekä varmistetaan, että komissio täyttää parlamentille Eurostatin tapauksen jälkeen antamansa lupauksen.

5.2. Paikallisten tietojärjestelmien sekä niiden ja ABACin välisten yhteyksien kehittäminen

Kaikki yksiköt yhtä lukuun ottamatta mukauttivat suuren osan tietojärjestelmistään suoriteperusteisen kirjanpidon vaatimuksiin vuoden 2004 loppuun mennessä. Jos mukauttamista ei saatu ajoissa päätökseen, asianomaiset yksiköt käyttivät keskusjärjestelmää välttääkseen viipeet sitoumusten ja maksupyyntöjen käsittelyssä.

5.3. Koulutus

Lokakuun 5. päivänä 2004 käynnistettiin ABAC-järjestelmän tulevien käyttäjien koulutusohjelma ulkopuolisten asiantuntijoiden avustuksella. Tammikuun 31. päivään 2005 mennessä koulutusta oli annettu 3 300 osallistujapäivää, ja tyytyväisyysaste oli kasvanut asteittain 60 prosentista 86 prosenttiin. Kaikille avainkäyttäjille tarjottiin käytännön koulutusta, ja muut saivat teoreettista tutustumiskoulutusta suuremmissa ryhmissä. Käyttäjien koulutusmoduulit on suunniteltu siten, että niistä voidaan myöhemmin tehdä käyttäjän opas sekä luoda perusta tulevien käyttäjien jatkokoulutusohjelmalle. Kunkin paikallista järjestelmää käyttävän yksikön odotettiin tarjoavan omaa koulutusohjelmaa järjestelmänsä käyttäjille. Vuonna 2005 käynnistetään myös erityinen koulutusohjelma EU:n ulkopuolisissa maissa sijaitsevien komission lähetystöjen henkilöstölle.

6. SUORITEPERUSTEINEN KIRJANPIDON TOTEUTTAMINEN MUISSA TOIMIELIMISSÄ JA VIRASTOISSA

Komissio kehotti kutakin toimielintä ja virastoa tekemään valmiusarvioinnin uusien kirjanpitosääntöjen ja suoriteperusteisen kirjanpidon soveltamisesta. Vastausten analysointi ja kokouksissa käyty tiedonvaihto osoittavat, että kukin toimielin ja virasto toteuttaa tarvittavia toimia. Kesäkuussa ja marraskuussa 2004 pidettiin tiedotustilaisuuksia kaikkien toimielinten ja virastojen tilinpitäjien kanssa.

Monet virastot ja pienemmät elimet käyttävät talousarviokirjanpidossaan komission Si2-järjestelmän yhtä versiota. Komissio suostui 22. kesäkuuta 2004 päivätyssä pääsihteerin kirjeessä pitämään Si2-järjestelmää edelleen saatavilla vuonna 2005 ja antamaan kaikille yksiköille, jotka haluavat käyttää ABAC-järjestelmää, mahdollisuuden saada käyttöönsä kaikki järjestelmämoduulit sekä tekniset eritelmät, jotka tarvitaan niiden yhdistämiseksi yksikköjen omiin järjestelmiin.

Komissio on myös ehdottanut, että virastot kehittäisivät yhteisen tietoteknisen alustan, jolta ne käyttäisivät ABAC-kopioitaan. Tämä olisi parlamentin suositusten mukaisesti kustannustehokas ratkaisu, jossa säilyisi samalla kunkin viraston itsenäisyys.

7. TULEVA KEHITYS

7.1 . Yleinen talousarvio

Parhaillaan laaditaan uutta vaihesuunnitelmaa, joka koskee uusia tietoteknisiä muutoksia (ks. liite 4). Ne liittyvät lähinnä käyttäjäystävällisyyden ja tilinpäätöstoiminnon parantamiseen sekä ensimmäisen vuosittaisen konsolidoidun tilinpäätöksen valmisteluun. Eri työnkulut on tarkoitus yhdistää vuonna 2005 yhdeksi ainoaksi verkkopohjaiseksi sovellukseksi ( ABAC-työnkulku ), ja samalla kehitetään tiettyjä uusia toimintoja (esimerkiksi saatavienperintäprosessi). Lisäksi suunnitellaan muita muutoksia, joilla pyritään pitemmän aikavälin tavoitteen mukaisesti integroimaan paikalliset järjestelmät entistä tiiviimmin sekä tarjoamaan uusia välineitä käyttäjätukea ja varainhoitoa varten.

7.2. Lainananto ja varainhankinta

Komission talousarvion ulkopuolisista toimista todettakoon, että käynnissä on hanke, jonka tavoitteena on integroida keskuskirjanpitoon heinäkuuhun 2005 mennessä lainananto- ja varainhankintatoimet, jotka on nykyään kirjattu talouden ja rahoituksen pääosaston omistamaan Globus-järjestelmään. Tässä työssä on tarkoitus käyttää SAP-pankkimoduulia CFM.

7.3. Euroopan kehitysrahasto

Erillisenä toimena on myös uudistettava Euroopan kehitysrahaston (EKR:n) kirjanpito, joka on nykyään erillään yleisen talousarvion kirjanpidosta.

EKR:n hankkeiden hallinnoinnin työnkulut siirretään yhteistyössä AIDCOn kanssa EKR:n nykyisestä kirjanpitojärjestelmästä (OLAS) AIDCOn paikalliseen järjestelmään (CRIS), ja EKR:n kirjanpitoa hoidetaan suoriteperusteisena ABAC-järjestelmässä. Tämän ratkaisun etuna on, että näin valmistellaan EKR:n integroimista yleiseen talousarvioon ja annetaan mahdollisuus suorittaa EKR:n maksuja käyttämällä yleistä talousarviota varten kehitettyjä toimintoja.

Tietotekniikka, joka tarvitaan täysin suoriteperusteiseen kirjanpitoon, on käytettävissä vuodesta 2006 alkaen, kun ABAC-järjestelmä sekä CRIS-järjestelmän samanaikaiset muutokset on saatu valmiiksi. EKR:n vuoden 2005 kirjanpito laaditaan käyttämällä suoriteperusteisen kirjanpidon perustaksi mukautetussa OLAS-järjestelmässä olevia tietoja. Tarkoitus on, että uusi ABAC-EDF-järjestelmä on vuodesta 2006 alkaen täysin suoriteperusteisen kirjanpidon vaatimusten mukainen.

Sitä ennen EKR:n maksut suoritetaan helmikuusta 2005 alkaen yleisen talousarvion kirjanpitojärjestelmän välityksellä.

8. PÄÄTELMÄ

Kirjanpidon uudistushankkeessa on noudatettu määräaikaa, joka asetettiin varainhoitoasetuksessa yleisen talousarvion kirjanpitojärjestelmien käyttöönotolle, mikä antaa komissiolle mahdollisuuden noudattaa kansainvälisesti tunnustettuja kirjanpitovaatimuksia. Komissio saavutti tämän tavoitteen kahdessa vuodessa eli huomattavasti lyhyemmässä ajassa kuin muut Euroopan julkishallinnot ja on näin ollen noudattanut määräaikaa, jota sen ulkopuoliset konsultit ja tilintarkastajat pitivät hyvin kunnianhimoisena. Se ei olisi saavuttanut tätä kiistatonta menestystä ilman kaikkien yksikköjensä antamaa panosta ja rakentavaa yhteistyötä.

Talousarvion ulkopuoliset talouden ja rahoituksen pääosaston toimet sisällytetään komission keskuskirjanpitojärjestelmään heinäkuuhun 2005 mennessä. Talousarvion ulkopuolista toimintaa koskeva kirjanpito on vuoden 2005 kuuden ensimmäisen kuukauden aikana suoriteperusteista kuten ennenkin. Euroopan kehitysrahasto käyttää ABAC-järjestelmää maksuprosessiinsa vuodesta 2005 ja kirjanpitoprosesseihinsa vuodesta 2006 alkaen.

Uudistushankkeen tavoitteena on tarjota kunkin yksikön johdolle entistä luotettavampaa ja täydellisempää tietoa sen vastuulla olevista varoista ja veloista ja sen taloudellisista suhteista kuhunkin toimittajaan (pitkällä aikavälillä) sekä monivuotisten hankkeiden ja sitoumusten taloudellisesta toteutuksesta keskipitkällä aikavälillä.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Tilanteesta 30. kesäkuuta 2003 saakka SEC(2003) 790, tilanteesta 31. joulukuuta 2003 saakka SEC(2004) 118 ja tilanteesta 30. kesäkuuta 2004 saakka KOM(2004) 565, 18.8.2004.

[3] Kesäkuun 25 päivänä 2002 annetun asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 133 ja 134 artikla sekä 181 artiklan 2 kohdan viimeinen alakohta.