FI EN Euroopan unionin virallinen lehti C 318/1

OLAFin valvontakomitean toimintakertomus

helmikuu 2013 — tammikuu 2014

(2014/C 318/01)

OLAFin valvontakomitean jäsenet Johan DENOLF (puheenjohtaja) Poliisiylijohtaja, liittovaltion poliisin talousrikososaston johtaja ja rahanpesun selvittelykeskuksen (FIU) jäsen, Belgia Herbert BÖSCH Euroopan parlamentin entinen jäsen Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunnan entinen puheenjohtaja, Itävalta Catherine PIGNON Angers'n muutoksenhakutuomioistuimen johtava yleinen syyttäjä, Ranska Jens MADSEN Vakavien talousrikosten ja kansainvälisen rikollisuuden valtakunnansyyttäjä, Tanska Tuomas PÖYSTI Valtiontalouden tarkastusviraston pääjohtaja, Suomi

SISÄLLYS

TEHTÄVÄNMÄÄRITTELY 3

VALVONTAKOMITEAN PUHEENJOHTAJAN ESIPUHE 4

YLEISKATSAUS 5

1. OLAFin TUTKIMUSTEN SEURANTA 5

Henkilöstölle annetut ohjeet rikostutkintamenetelmistä 6

Tutkimuspolitiikan painopistealueet 6

Tutkittavien tapausten valinta OLAFissa 7

Tutkimusten kesto 7

Kansallisille oikeusviranomaisille siirretyt tapaukset 8

Päätös lykätä tietojen toimittamista toimielimelle, elimelle tai laitokselle 9

OLAFin pääjohtajan antamat suositukset 9

OLAFille tehtyjenvalitusten käsittelymenettely 10

Valvontakomitealle osoitetut valitukset ja pyynnöt 10

2. OLAFin TUTKINTATOIMIEN HALLINNOINNIN SEURANTA 11

Alustava talousarvioesitys vuodeksi 2014 11

OLAFin organisaatiouudistus ja henkilöstön tyytyväisyystutkimukset 12

3. YHTEISTYÖ OLAFin KANSSA 12

OLAFin valvontakomitean suositusten perusteella toteuttamat jatkotoimet 12

Työjärjestelyt OLAFin kanssa 12

4. YHTEISTYÖ SIDOSRYHMIEN KANSSA 13

Kokoukset EU:n toimielinten kanssa 13

Näkemystenvaihto EU:n toimielinten kanssa 13

Euroopan parlamentin julkinen kuuleminen menettelyllisistä takeista 13

Kansalaisyhteiskunta 13

5. VALVONTAKOMITEAN HALLINTO 14

Valvontakomitean tehtävä asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaan 14

Painopistealueet ja tavoitteet 14

Menettelysäännöt 14

Työskentelymenetelmät 14

6. VALVONTAKOMITEAN SIHTEERISTÖ 15

LIITTEET 16

TEHTÄVÄNMÄÄRITTELY

Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 15 artiklan 1 kohta: Valvontakomitea valvoo säännöllisesti viraston tutkimustehtävän toteutumista, jotta voidaan vahvistaa viraston riippumattomuutta sille tällä asetuksella uskottujen toimivaltuuksien asianmukaisessa käytössä. Valvontakomitea seuraa erityisesti prosessuaalisten takeiden soveltamista ja tutkimusten kestoa pääjohtajan sille 7 artiklan 8 kohdan mukaisesti toimittamien tietojen perusteella.

Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 (1) mukaisesti OLAFin valvontakomitean tehtävänä on vahvistaa OLAFin riippumattomuutta sille uskottujen toimivaltuuksien asianmukaisessa käytössä (2). Velvoitteidensa hoitamiseksi valvontakomitea toimii EU:n lainsäätäjän tehtävänannon mukaisesti kolmenlaisessa roolissa:

— Valvontakomitea on OLAFin valvontaelin ja turvaa sen riippumattomuuden; se seuraa säännöllisesti OLAFin tutkimustehtävän toteutumista ja erityisesti menettelyllisten takeiden soveltamista ja tutkimusten kestoa.

— Valvontakomitea toimii OLAFin pääjohtajan neuvonantajana ja auttaa häntä hänen tehtäviensä hoidossa seuraavin tavoin: — tiedottamalla hänelle OLAFin tutkintatoimien toteuttamista koskevan valvonnan tuloksista, menettelyllisten takeiden soveltamisesta ja tutkimusten kestosta sekä antamalla tarvittaessa asianmukaisia suosituksia — antamalla hänelle lausuntoja sekä tarvittaessa myös suosituksia muun muassa OLAFin tutkintatoimien edellyttämistä resursseista, tutkimustoiminnan painopisteistä ja tutkimusten kestosta — esittämällä huomautuksia (ja tarvittaessa myös suosituksia) pääjohtajan asetuksen 17 artiklan 8 kohdan mukaisesti antamista tutkimusmenettelyjä koskevista ohjeista (ja niihin tehtävistä muutoksista).

— Valvontakomitea käy EU:n toimielinten kanssa vuoropuhelua, antaa niille toiminnastaan kertomuksia, voi antaa niiden pyynnöstä lausuntoja ja vaihtaa niiden kanssa näkemyksiä poliittisella tasolla ja siten tarjota niille valvontakokemukseensa perustuvaa erityisasiantuntemusta.

VALVONTAKOMITEAN PUHEENJOHTAJAN ESIPUHE

Euroopan petostentorjuntaviraston valvontakomitean puheenjohtajana olen iloinen voidessani esitellä valvontakomitean vuotuisen toimintakertomuksen asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 15 artiklan 9 kohdan mukaisesti.

Tämä on nykyisen valvontakomitean toinen toimintakertomus, ja siinä esitetään pääpiirteissään kertomuskaudella 1. helmikuuta 2013 — 31. tammikuuta 2014 toteutetut tärkeimmät toimet.

Luvuissa 1 ja 2 annetaan kattava selvitys valvontakomitean seurantatoimista. Niissä keskitytään OLAFin tutkintatoimien toteuttamisen valvontaan ja OLAFin tutkintatoimien hallinnointiin. Luvut 3 ja 4 koskevat valvontakomitean suhteita OLAFiin sekä EU:n toimielimiin ja muihin sidosryhmiin. Luvuissa 5 ja 6 luodaan yleiskatsaus valvontakomitean työskentelymenetelmiin, sen hyväksymiin toimintapoliittisiin asiakirjoihin ja sen sihteeristöä koskeviin näkökohtiin.

Kertomuskauden lopussa yksi valvontakomitean jäsenistä, Jens Madsen, jätti paikkansa komiteassa ryhtyäkseen hoitamaan uutta haastavaa kansallista hallintotehtävää. Haluan tässä kertomuksessa kiittää häntä hänen arvokkaasta panoksestaan komitean työhön ja toivottaa 1. helmikuuta 2014 alkaen tervetulleeksi uuden jäsenen, Dimitrios Zimiantisin.

Lopuksi haluan erityisesti kiittää sihteeristön henkilöstöä sen korvaamattoman arvokkaasta tuesta ja erinomaisesta työstä, jonka ansiosta valvontakomitea pystyi merkittävästi tehostaman OLAFin tutkintatoimien seurantaa.

Brysselissä 12. maaliskuuta 2014. Johan DENOLF

YLEISKATSAUS

Seurantatoimet

Valvontakomitea on analysoinut ja arvioinut

— 56 tapausta, jotka edellyttivät tietojen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille

— 186 yhdeksän kuukauden kertomusta

— 293 lausuntoa, jotka koskivat tutkittavien tapausten valintaa

— 14 valitusta ja pyyntöä yksityishenkilöiltä

— 1 valituksen EU:n toimielimeltä

— 2 pyyntöä, jotka koskivat oikeutta tutustua valvontakomitean asiakirjoihin

— 1 yhteistyöpyynnön kansalliselta oikeusviranomaiselta.

Lausunnot ja kertomukset

— 4 lausuntoa OLAFin tutkintatoimien toteuttamisesta ja hallinnoinnista: — Lausunto nro 1/2013: OLAFin alustava talousarvioesitys vuodelle 2014 — Lausunto nro 2/2013: OLAFin sisäisen valitusmenettelyn perustaminen — Lausunto nro 1/2014: OLAFin tutkimuspolitiikan painopistealueet — Lausunto nro 2/2014: Tutkittavien tapausten valinta OLAFissa.

— Vuotuinen toimintakertomus 2012

Kannanotot ja toimintapoliittiset asiakirjat

— Toimintapoliittinen asiakirja ”Reinforcing procedural safeguards in OLAF” (OLAFin menettelyllisten takeiden vahvistaminen)

— Huomioita OLAFin käyttämistä tutkintamenettelyistä

— Asiakirja valvontakomitean tehtävästä ja toimivaltuuksista asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 valossa ja keskipitkän aikavälin strategiasta

— Seurantaa koskevat ohjeet (laadinta käynnissä)

— Työjärjestyksen muuttaminen (käynnissä).

Yhteistyö

— Uudet työjärjestelyt OLAFin kanssa.

1. OLAFin TUTKIMUSTEN SEURANTA

1. OLAFin valvontakomitea seuraa OLAFin tutkimuksiin liittyviä erilaisia näkökohtia niiden tietojen perusteella, joita OLAFin pääjohtaja, jäljempänä ’pääjohtaja’, on velvollinen toimittamaan ja joita valvontakomitea pyytää omasta aloitteestaan.

Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 15 artiklan 1 kohdan 3 alakohta: Valvontakomitea antaa pääjohtajalle lausuntoja ja tarvittaessa suosituksia muun muassa viraston tutkimustoimien suorittamiseen tarvittavista resursseista, viraston tutkimustoiminnan painopisteistä ja tutkimusten kestosta. Se voi antaa näitä lausuntoja omasta aloitteestaan tai pääjohtajan taikka toimielimen, elimen tai laitoksen pyynnöstä, puuttumatta kuitenkaan meneillään oleviin tutkimuksiin.

Henkilöstölle annetut ohjeet rikostutkintamenetelmistä

2. Pääjohtaja toimitti valvontakomitealle 7. helmikuuta 2013 jäljennöksen henkilöstölle annetuista rikostutkintamenetelmiä koskevista muutetuista ohjeista (Instructions to Staff on Investigative Procedures), jäljempänä ’ISIP-ohjeet’. Pääjohtaja toimitti 5. heinäkuuta 2013 valvontakomitealle ISIP-ohjeiden toisen muutetun version, jolla pyrittiin yhdenmukaistamaan OLAFin tutkintamenetelmät (luonnoksessa) asetukseksi (EU, Euratom) N:o 883/2013 annettujen uusien säännösten kanssa. Pääjohtaja ilmoitti valvontakomitealle aikovansa hyväksyä muutetut ISIP-ohjeet 31. heinäkuuta 2013.

3. Vaikka valvontakomitea korosti, ettei se voinut arvioida muutettuja ISIP-ohjeita perusteellisesti näin pikaisella aikataululla, se esitti 30. heinäkuuta 2013 useitahuomautuksia ja kysymyksiä muutetuista ISIP-ohjeista (3). Valvontakomitea tarkasteli erityisesti valintamenettelyä sekä tutkinnan ja koordinointitapausten hoitamista koskevia määräyksiä.

4. Valvontakomitean mukaan muutetuissa ISIP-ohjeissa olisi esimerkiksi — nimenomaisesti mainittava asetuksessa säädetty ”riittävän epäilyn” käsite edellytyksenä tutkinnan aloittamiselle, — organisoitava tutkimusten valinta- ja arviointiyksikkö siten, että tutkimus- ja arviointihenkilöstö on selvästi erotettu toisistaan, — erotettava edelleen sisäiset ja ulkoiset tutkimukset selvästi toisistaan OLAFin erilaisten tutkintavaltuuksien takia, — annettava määräyksiä laillisuusvalvonnan laajemman sisäisen tarkastuksen järjestämisestä sekä ISIP-ohjeissa mainittujen tutkintatoimien että sellaisten tutkintatoimien osalta, joista ei ole nimenomaisesti määrätty ISIP-ohjeissa mutta joilla mahdollisesti puututtaisiin asianomaisten henkilöiden oikeuksiin.

5. Pääjohtaja esitti 5. syyskuuta 2013 valvontakomitean pyynnöstä huomautuksensa ja lisätietoja valvontakomitean esiin tuomista kysymyksistä. Hän myös ilmoitti valvontakomitealle, että ISIP-ohjeisiin tehdyissä lopullisissa muutoksissa on otettu huomioon osa valvontakomitean huomautuksista ja toimitti valvontakomitealle lopullisen luonnoksen OLAFin henkilöstön uusista tutkintamenettelyjä koskevista ohjeista.

Tutkimuspolitiikan painopistealueet

6. Lausunnossa nro 1/2014 arvioitiin pääjohtajan vuosittain määrittelemiä OLAFin tutkimuspolitiikan painopistealueita, jotka julkaistaan vuotuisessa hallintosuunnitelmassa (4).

7. Valvontakomitea vertasi vuosien 2012 ja 2013 tutkimuspolitiikan painopistealueita luonnokseen vuoden 2014 tutkimuspolitiikan painopistealueiksi ja oli tyytyväinen siihen, että viimeksi mainittujen määritelmää oli parannettu niiden huomautusten perusteella, joita se oli esittänyt pääjohtajan kanssa pidetyissä teknisissä kokouksissa. Huomautusten mukaan tutkimuspolitiikan painopistealueisiin ei saisi sisältyä yleisiä periaatteita (jotka olisi aina otettava huomioon päätettäessä tutkinnan aloittamisesta), vaan ainoastaan OLAFin tutkimusalaan ensisijaisesti kuuluvia petostyyppejä.

8. Valvontakomitea totesi, että taloudelliset indikaattorit, joihin kiinnitettiin aiempina vuosina liikaa huomiota, oli jätetty kokonaan pois luonnoksesta vuoden 2014 tutkimuspolitiikan painopistealueiksi. Se korosti, että kyseisillä indikaattoreilla pitäisi olla merkitystä tapaukseen liittyvän petosriskin vakavuuden arvioinnissa ja että niitä voitaisiin hyödyntää vertailuperusteena ja suhteellisuusperiaatteen noudattamista koskevina sisäisinä ohjeina. Se kiinnitti huomiota myös siihen, että toissijaisuus-/lisäarvoperiaatteita on tarkasteltava uudelleen ja sovellettava harkiten sekä siihen, että tutkimuspolitiikan painopistealueita on arvioitava säännöllisin väliajoin.

9. Valvontakomitea korosti tutkimuspolitiikan painopistealueiden selkeyttämisen tarvetta ja kehotti pääjohtajaa laatimaan asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 säädettyjen valintaperiaatteiden soveltamista koskevat ohjeet sekä aloittamaan sidosryhmien kanssa tutkimuspolitiikan painopistealueiden määrittämistä ja täytäntöönpanoa koskevan rakentavan vuoropuhelun. Siinä olisi erityisesti käsiteltävä taloudellisia indikaattoreita ja tutkimatta jätettyjen tapausten mahdollisia jatkotoimia, jos tapauksen arvioinnin perusteella päätellään, että petoksesta on riittävä epäily. Valvontakomitean on tässä vaiheessa vaikea arvioida OLAFin toimien tuloksellisuutta tutkimuspolitiikan painopistealueiden soveltamisalaan kuuluvilla aloilla, koska OLAF ei ole vielä itse arvioinut tutkimuspolitiikan painopistealueiden vaikutuksia. Siksi valvontakomitea pyysi pääjohtajaa laatimaan arvion vuosien 2012 ja 2013 tutkimuspolitiikan painopistealueiden täytäntöönpanosta kullakin ensisijaisella alalla sekä liittämään siihen yhteenvedon sidosryhmien antamasta palautteesta.

Tutkittavien tapausten valinta OLAFissa

10. Lausunnossa nro 2/2014 (5), joka koski tutkittavien tapausten valintaa OLAFissa, arvioitiin OLAFissa käytettävän valintamenettelyn tehokkuutta, laatua ja avoimuutta. Valvontakomitea käytti arviointiperusteena muun muassa analysoimaansa otosta 293:sta OLAFin tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön lausunnosta, joissa suositeltiin joko tapauksen käsittelemättä jättämistä tai tutkinnan/koordinointitapauksen aloittamista.

11. Aluksi valvontakomitea arvioi valintatoimien tehokkuutta tarkastelemalla tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön tehtävien hoitamiseen osoitettuja resursseja sekä vuonna 2012 ja 2013 saavutettuja konkreettisia tuloksia. Valvontakomitean mukaan teknistä, tutkintaan liittyvää ja kielellistä asiantuntemusta ei toisinaan ollut tai se oli puutteellista, oikeudellinen arviointi ei perustunut riittävään näyttöön, valintoihin varattu aika (pakollinen kahden kuukauden jakso) osoittautui toisinaan liian lyhyeksi ja myös ilmiantajien suhteen tarvittiin selkeä menettely.

12. Seuraavaksi valvontakomitea arvioi lausuntojen laatua siltä kannalta, olivatko ne pääjohtajan vahvistamien valintaperusteiden mukaisia. Valvontakomitea totesi, ettei valintaperusteiden täytäntöönpanoa koskevia ohjeita noudatettu tarkasti: OLAFin toimivaltaa arvioitaessa ei kiinnitetty juurikaan huomiota asiaa koskeviin säädöksiin, valitsijoilla ei ollut käytössään tarkkoja indikaattoreita tiedon riittävyyden arvioimiseksi, ja jos tällaisia indikaattoreita oli, niitä ei käytetty jatkuvasti ja johdonmukaisesti ja toteen näyttämättömien lausuntojen käyttö oli yleistä.

13. Lopuksi valvontakomitea tutki valintaprosessin avoimuutta tarkastelemalla tiedonkulkua valintamenettelyn aikana erityisesti tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön ja tutkimusyksiköiden yhteistyön kannalta.

14. Valvontakomitea antoi pääjohtajalle useita suosituksia, joiden tavoitteena oli parantaa tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön valintatoimia. Valvontakomitea esitti arviossaan yleisenä päätelmänä OLAFille vielä suosituksen, jossa se kehotti sitä tekemään tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön toiminnasta sisäisen arvioinnin, jossa määriteltäisiin muun muassa tarvittavien resurssien määrä, yksikön vahvuudet ja heikkoudet sekä arvioitujen tapausten virhetaso. Valvontakomitea pyysi myös pääjohtajaa ilmoittamaan, mihin jatkotoimenpiteisiin lausunnossa annetut suositukset ovat johtaneet vuoden kuluttua lausunnon antamisesta.

Tutkimusten kesto

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta: Kun jokin tutkimus on ollut vireillä yli yhdeksän kuukautta, johtaja ilmoittaa komitealle syyt, joiden vuoksi tutkimusta ei vielä voida saattaa päätökseen, sekä ilmoittaa arvion ajasta, joka tarvitaan tutkimuksen valmistumiseen. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 8 kohta: Jos tutkimusta ei saada päätökseen 12 kuukauden kuluessa sen aloittamisesta, pääjohtaja ilmoittaa asiasta valvontakomitealle tämän 12 kuukauden jakson päättyessä ja sen jälkeen aina kuuden kuukauden välein ja mainitsee tilanteen syyt sekä tutkimuksen nopeuttamiseksi suunnitellut korjaavat toimenpiteet.

15. Valvontakomitea käytti OLAFin tutkimusten keston seurannassa tietolähteenä yhdeksän kuukauden kertomuksia (6) ja OLAFin aiemman asetuksen (EY) N:o 1073/1999 mukaisesti kansallisille oikeusviranomaisille siirtämistä tapauksista laadittuja kertomuksia sekä muita tapauskohtaisia asiakirjoja silloin kun sille annettiin pääsy OLAFin tapausten hallintajärjestelmään (Case Management System, CMS).

16. Valvontakomitea alkoi tutkia niitä syitä, joilla OLAF perusteli yli yhdeksän kuukautta jatkuneiden tutkimusten kestoa: tutkittavan asian monimutkaisuus, resurssien puute, tapauksen vähäinen merkitys, yhteistyön puute. Valvontakomitea pani merkille, että tutkintajaostojen ja niiden yksiköiden antamien selvitysten täsmällisyydessä oli eroa. Valvontakomitean tutkimus on edelleen kesken.

17. Asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 tehtiin kaksi merkittävää muutosta, jotta valvontakomitea pystyisi paremmin seuraamaan tutkimusten kestoa: yhdeksän kuukauden kertomukset korvattiin 12 kuukauden kertomuksilla (jotka vastaavat paremmin todellista tilannetta, koska valtaosa OLAFin tutkimuksista kestää yli 12 kuukautta) ja OLAF velvoitettiin ilmoittamaan 12 kuukauden jakson kuluttua asiasta valvontakomitealle aina kuuden kuukauden välein, jotta se voi seurata tutkimuksia koko niiden keston ajan.

18. Valvontakomitea vastaanotti 31. tammikuuta 2014 ensimmäisen kerran 243 tapauksen osalta 83 kahdentoista kuukauden kertomusta yli 12 kuukautta kestäneistä tapauksista. Valvontakomitea pani huolestuneena merkille, että vaikka OLAF oli tarkistanut kyseisissä kertomuksissa käytettävän vakiolomakkeen asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 säädettyjen edellytysten mukaisesti, valvontakomitealle toimitetuissa uusissa kertomuksissa ei ollut riittävästi tietoa etenkään niistä seikoista, joiden perusteella valvontakomitea olisi voinut varmistua tutkimusten perusteettomasta pitkittymisestä. Esimerkkinä voidaan mainita, että niistä 83 kertomuksesta, jotka oli laadittu yli 12 kuukautta jatkuneista tutkimuksista, 33:ssa mainitaan tilanteen syyt sekä tutkimuksen nopeuttamiseksi suunnitellut korjaavat toimenpiteet ilmoittamatta kuitenkaan mitään tosiseikkoja (esimerkiksi tilanteen kuvausta, OLAFin toteuttamia tutkintatoimia ja niiden aikajärjestystä, tietoja mahdollisista toiminnan keskeytyksistä, petostyyppiä, taloudellisia vaikutuksia, vanhentumisaikoja koskevia näkökohtia). Ilman näitä tietoja valvontakomitean on mahdotonta arvioida perusteellisesti tutkimuksen kestoa. Vaikka asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 on vahvistettu valvontakomitean asemaa tutkimusten keston valvonnassa, OLAF ei oma-aloitteisesti anna sille tarpeeksi tietoa kyseisen tehtävän hoitamiseksi. Valvontakomitea nosti tämän kysymyksen esiin pääjohtajan kanssa pidetyssä kokouksessa ja edellyttää, että sille toimitetaan tulevaisuudessa havainnollisempia kertomuksia.

19. OLAF tiedotti valvontakomitealle teknisessä kokouksessa tapausten keston seurannassa käyttämistään välineistä, joihin kuuluvat pääasiassa tapausten hallintajärjestelmän kautta annettavat ilmoitukset kahdentoista ja kuuden kuukauden välein annettavien kertomusten määräajoista. OLAF on myös perustanut tutkimusyksiköihin uuden alemman hallintorakenteen, jonka tehtäviin kuuluu muun muassa tutkimusten keston seuranta. Valvontakomitea on tyytyväinen OLAFin toimiin ja sen valmiuteen tiedottaa tutkijoille paremmin määräajoista. Samalla valvontakomitea korostaa, että myös OLAF voisi hyödyntää valvontakomitealle kahdentoista ja kuuden kuukauden välein toimitettavia kertomuksia hallinnointivälineenä tutkimusten keston seurannassa, mikä on useimmiten mahdotonta kertomusten puutteellisen asiasisällön takia. Tämä on erityisen tärkeää niiden tapausten osalta, joiden pitkittyminen voi vahingoittaa asianomaisten henkilöiden mainetta ja uraa tai johtaa asiaan liittyvien kansallisten oikeusmenettelyjen vanhentumiseen.

Kansallisille oikeusviranomaisille siirretyt tapaukset

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta: Johtaja ilmoittaa komitealle tapauksista, joissa jonkin jäsenvaltion oikeusviranomaisille on toimitettava tietoja. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 17 artiklan 5 kohdan kolmas alakohta: Pääjohtaja tiedottaa valvontakomitealle määräajoin (…) b) tapauksista, joissa jäsenvaltioiden oikeusviranomaisille on toimitettu tietoja (...).

20. Asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 tehtiin merkittävä muutos niiden tapausten osalta, jotka OLAF aikoo siirtää kansallisille oikeusviranomaisille: OLAFin ei tarvitse ilmoittaa valvontakomitealle kyseisistä tapauksista ennen niiden siirtämistä (kuten asetuksen (EY) N:o 1073/1999 nojalla), vaan ainoastaan määräajoin siirtämisen jälkeen.

21. Valvontakomitea vastaanotti 1. helmikuuta 2013 ja 30. syyskuuta 2013 välisenä aikana (asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 voimaantuloon saakka) 56 tapausta (7), jotka edellyttivät tietojen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille. Valvontakomitean pyynnöstä sille myönnettiin 18 tapauksessa rajoittamaton oikeus perehtyä tapausten hallintajärjestelmässä tapauskohtaisiin asiakirjoihin.

22. Valvontakomitea ei kuitenkaan pystynyt tutkimaan kyseisiä tapauksia perusteellisesti ennen niiden siirtämistä kansallisille oikeusviranomaisille sen takia, että se sai oikeuden tutustua asiakirja-aineistoon tapausten hallintajärjestelmässä vasta OLAFin kanssa aiemmin sovitun viiden päivän määräajan kuluttua. Valvontakomitean arvio siitä, soveltaako OLAF menettelyllisiä takeita, perustuu pääasiassa loppu- tai välikertomuksista annettujen lausuntojen tietoihin ja tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön antamiin suosituksiin (8) sekä tapausten hallintajärjestelmään rekisteröityihin tapauskohtaisiin asiakirjoihin, jos valvontakomitealle myönnettiin pääsy järjestelmään. Valvontakomitea pani merkille, että tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön kaikkien lausuntojen mukaan kaikki tutkintatoimet toteutettiin voimassa olevien oikeussääntöjen mukaisesti. Kyseisten lausuntojen ja muiden tutkittujen asiakirjojen perusteella valvontakomitea havaitsi OLAFilla ongelmia menettelyllisten takeiden noudattamisessa vain yksittäistapauksissa (esimerkiksi yhdessä tapauksessa asianomaisille henkilöille ei ilmoitettu tutkimusten päättämisestä ja toisessa tapauksessa asianomaisen henkilön kuulustelemiseen ei ollut kirjallista lupaa (9)).

23. Yhdessä tapauksessa asianomainen henkilö ilmoitti valvontakomitealle OLAFin loukanneen vakavasti salassapitovelvollisuutta. Koska valvontakomitealla ei ollut riittäviä tutkintakeinoja (tapausta ei mainittu OLAFin asiakirja-aineistossa), se saattoi ainoastaan siirtää valituksen pääjohtajalle, joka kiisti kyseisen loukkauksen.

24. Valvontakomitea sai 31. tammikuuta 2014 tiedon 17 muusta tapauksesta, joissa tietoa oli toimitettu jäsenvaltioiden kansallisille oikeusviranomaisille 1. lokakuuta 2013 lähtien (asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 tultua voimaan). Koska valvontakomitea sai kyseisen tiedon tämän kertomuksen kattaman ajanjakson viimeisenä päivänä, se aikoo pyytää lisätietoa ja tutkia edellä mainittuja tapauksia myöhemmin vuonna 2014.

Päätös lykätä tietojen toimittamista toimielimelle, elimelle tai laitokselle

Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 4 artiklan 6 kohta: Jos sisäisessä tutkimuksessa käy ilmi, että asianomainen henkilö saattaa olla virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva, toimielimen tai elimen jäsen, toimiston tai viraston päällikkö taikka sen työntekijä, tästä on ilmoitettava toimielimelle, elimelle tai laitokselle, johon henkilö kuuluu. (…) Poikkeustapauksissa tätä tiedon toimittamista voidaan lykätä pääjohtajan perustellun päätöksen nojalla, joka toimitetaan valvontakomitealle tutkimuksen päätyttyä.

25. Asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 säädettiin ensimmäisen kerran pääjohtajalle velvoite toimittaa valvontakomitealle tutkimuksen päätyttyä perusteltu päätös lykätä tiedottamista toimielimelle, elimelle tai laitokselle, johon sisäisen tutkimuksen kohteena oleva henkilö kuuluu. OLAF ilmoitti valvontakomitealle 31. tammikuuta 2014, ettei tällaisia lykkäyksiä ole tapahtunut asetuksen tultua voimaan.

OLAFin pääjohtajan antamat suositukset

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta: Johtaja ilmoittaa komitealle, jos asianomainen toimielin tai elin ei ole toteuttanut hänen suositustensa mukaisia jatkotoimia. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 17 artiklan 5 kohdan kolmas alakohta: Pääjohtaja tiedottaa valvontakomitealle määräajoin a) tapauksista, joissa pääjohtajan antamia suosituksia ei ole noudatettu (...).

26. Valvontakomitea on kertomuskauden aikana ja toimikautensa alusta alkaen saanut hyvin vähän tietoa tapauksista, joissa pääjohtajan antamia suosituksia ei ole noudatettu. Valvontakomitea on omien tutkimustensa perusteella päätellyt, että aiempien vuosien tapaan huomattavaa osaa pääjohtajan suosituksista ei ole noudatettu. Valvontakomitea on aiemmissa toimintakertomuksissaan korostanut, ettei OLAFilla näytä aiemmin olleen asianmukaisia seurantavälineitä sen tutkimiseksi, panevatko kansalliset ja EU:n viranomaiset sen suositukset täytäntöön.

27. OLAFissa vuonna 2012 tehdyn organisaatiouudistuksen jälkeen sen suositusten toteutumisen seuranta hajautettiin tutkimusyksiköille. OLAF on parhaillaan kehittämässä ja ottamassa käyttöön uusia seurantavälineitä, joiden avulla se pystyy paremmin seuraamaan suositustensa tuloksia ja vaikutusta. Valvontakomitea pani merkille, että OLAF on jo aktiivisesti pyrkinyt arvioimaan suositustensa toteuttamista erityisesti oikeudellisten ja taloudellisten suositusten osalta. OLAF esimerkiksi tarkastelee uudelleen yli 600:aa päättynyttä tapausta, joista on annettu oikeudellisia suosituksia. Valvontakomitea pani kiinnostuneena merkille uudelleentarkastelussa käytettävän arviointivälineen, jonka mukaan kansallisten viranomaisten suositusten perusteella toteuttamia jatkotoimia tarkastettiin vertaamalla niitä kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen päävaiheisiin (esimerkiksi rikostutkinnan aloittaminen, syytteeseenpano tai hylkäävät päätökset, vapauttava tai langettava päätös). OLAF pyrkii parantamaan taloudelliseen seurantaan liittyviä menettelyjään voidakseen vahvistaa EU:n talousarvioon todellisuudessa takaisin perityt määrät.

28. Valvontakomitea myöntää tämän vielä keskeneräisen tehtävän monimutkaisuuden ja on tyytyväinen OLAFin valmiuteen kehittää seurantavälineitään. Tässä vaiheessa ja olennaisten tietojen puuttuessa valvontakomitean on kuitenkin liian aikaista arvioida organisaatiouudistuksen aiheuttamien muutosten vaikutusta OLAFin seurantatyön tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen. Valvontakomitea odottaa saavansa OLAFilta tulevaisuudessa hyödyllisempiä tietoja sen otettua käyttöön asianmukaiset seurantavälineet.

OLAFille tehtyjen valitusten käsittelymenettely

29. Joulukuussa 2013 antamassaan lausunnossa nro 2/2013 (OLAFin sisäisen valitusmenettelyn perustaminen) (10) valvontakomitea tarkasteli OLAFin tutkimusten kohteena olevien henkilöiden käytössä olevia muutoksenhakukeinoja heidän oikeuksiensa ja menettelyllisten takeidensa loukkaamista koskevissa tapauksissa. Valvontakomitea totesi, ettei kyseisillä henkilöillä ollut riittäviä ja välittömiä muutoksenhakukeinoja mahdollisten loukkausten oikaisemiseksi joko ulkopuolisen (EU:n tai kansallinen tuomioistuin, Euroopan oikeusasiamies tai Euroopan tietosuojavaltuutettu) tai sisäisen järjestelmän (OLAF) kautta.

30. Valvontakomitea korosti, ettei OLAFin tutkimuksia koskeva uusi asetus (EU, Euratom) N:o 883/2013 ratkaise ongelmaa, koska siinä ei oteta käyttöön yksittäisten valitusten käsittelymenettelyä. Valvontakomitea oli sitä mieltä, että nykyisen lainsäädännön puutteet voitaisiin korjata OLAFin sisäisellä virallisella valitusmenettelyllä erityisesti silloin kun OLAFin epäillään loukanneen perusoikeuksia tai rikkoneen menettelyllisiä takeita tutkimuksissaan.

31. Siksi valvontakomitea suositteli, että pääjohtaja perustaisi ja julkistaisi tällaisen sisäisen menettelyn kuultuaan ensin valvontakomiteaa asiasta tarkemmin. Valvontakomitea toivoi, että pääjohtaja esittäisi sille määräajoin kertomuksia OLAFille tehdyistä valituksista ja niiden jatkotoimista.

32. Tammikuussa 2014 OLAF julkaisi verkkosivustollaan kuvauksen valituksen käsittelyvaiheista OLAFissa. Valvontakomitean pyydettyä nähtäväksi kyseisen menettelyn perustamista koskevan kirjallisen päätöksen OLAFin pääjohtaja totesi 17. helmikuuta 2014 päivätyssä kirjeessään katsovansa, että nykyiset menettelyt on virallistettu julkaisemalla ne verkkosivustolla ja ettei se edellytä häneltä virallisen kirjallisen päätöksen tekemistä.

33. Tästä syystä valvontakomitea toteaa, ettei sen suositusta ole pantu täytäntöön. Valvontakomitea on huolissaan riskistä, että kansalaisia, jotka haluavat tehdä valituksen OLAFia vastaan, johdetaan harhaan. He voivat kuvitella, että OLAFin verkkosivustolla oleva teksti luo valitukselle oikeusperustan, vaikka asianomaista menettelyä (menettelyllisiä takeita koskevia valituksia varten) ei tosiasiassa ole virallisesti olemassa, koska siltä puuttuu oikeusperustan muodostava säädös.

Valvontakomitealle osoitetut valitukset ja pyynnöt

34. Valvontakomitea vastaanotti kertomuskaudella 14 valitusta ja pyyntöä yksityishenkilöiltä. Niiden määrä lisääntyi 100 prosenttia edellisvuoteen verrattuna. Valitukset koskivat esimerkiksi väitettyjä perusoikeusloukkauksia ja menettelyllisten takeiden noudattamatta jättämistä, tutkinnan luottamuksellisuuden suojan rikkomista, tutkinnan kohtuutonta pitkittymistä ja tutkinnan päättämistä virheellisesti antamatta suosituksia. Valituksia tekivät lähinnä OLAFin tutkimusten kohteena olevat henkilöt, mutta myös petosepäilyistä ilmoittaneet ilmiantajat, jotka olivat tyytymättömiä OLAFin heidän ilmoitustensa perusteella tekemiin päätöksiin.

35. Valvontakomitea korosti valittajille antamissaan vastauksissa, että nykyisen asetuksen mukaan valvontakomiteaa ei ole tarkoitettu valituselimeksi. Valvontakomitea otti kuitenkin kyseiset valitukset huomioon osana OLAFin tutkintatoimien järjestelmällistä seurantaa ja pyysi tarkoituksenmukaisena pitämissään tapauksissa OLAFilta lisätietoa ja selvityksiä ja/tai täydet käyttöoikeudet tapausten hallintajärjestelmän asiakirja-aineistoon.

36. Tammikuussa 2014 valvontakomitea sai muodollisen ilmoituksen EU:n toimielimeltä, joka ilmaisi huolensa väitteistä, että OLAF olisi perusteettomasti puuttunut kyseisen toimielimen virkamiesten henkilötietosuojaan. Vastauksessaan valvontakomitea kiinnitti huomiota siihen, että kyseinen väite koski käynnissä olevaa tutkimusta, johon valvontakomitealla ei ole oikeutta puuttua. Valvontakomitea totesi myös, että tällaisten valitusten käsittelystä vastaava toimivaltainen viranomainen on Euroopan tietosuojavaltuutettu ja että valvontakomitean on odotettava hänen päätöstään.

37. Valvontakomitea vastaanotti kaksi pyyntöä, jotka koskivat oikeutta tutustua sen lausuntoon nro 2/2012. Valvontakomitean mukaan pyydetty asiakirja kuului Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (11) 4 artiklassa ja erityisesti sen 1 kohdan b alakohdassa ja 2 kohdan toisessa ja kolmannessa luetelmakohdassa säädettyjen poikkeusten soveltamisalaan, eikä sitä siksi voitu tuolloin antaa julkisesti saataville. Valvontakomitea ilmaisi kuitenkin olevansa valmis pyydettäessä toimittamaan kyseisen asiakirjan käynnissä olevan tuomioistuinkäsittelyn yhteydessä.

38. Lopulta kansallinen oikeusviranomainen pyysi valvontakomitean arkistojen koskemattomuuden poistamista lausunnon nro 2/2012 osalta ja komitean jäsenten varallaolovelvollisuuden poistamista kansallista oikeudenkäyntiä varten. Valvontakomitea vastasi pyyntöön myöntävästi.

39. Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavissa henkilöstösäännöissä ja unionin muuta henkilöstöä koskevissa palvelussuhteen ehdoissa määrätään, että virkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvan on viipymättä ilmoitettava suoraan yksikkönsä päällikölle tai pääjohtajalleen tai, jos hän pitää sitä tarpeellisena, pääsihteerille taikka OLAFille sellaisista tietoonsa tulleista seikoista, jotka antavat aihetta olettaa laittoman toiminnan mahdollisuutta, tai sellaisista virkatoimiin liittyvistä vakavista teoista, jotka voivat merkitä, että unionin virkamiehelle kuuluvia velvollisuuksia ei ole noudatettu (12). Näitä sääntöjä sovelletaan yhtäläisesti OLAFissa, joten OLAFin henkilöstön jäsenen on ilmoitettava jollekin esimiehistään tai, jos hän pitää sitä tarkoituksenmukaisena, suoraan komission pääsihteerille kaikista OLAFin työtehtävien hoitamisen yhteydessä tietoonsa tulleista, mahdollisesti lainvastaisiin toimiin tai vakaviin tekoihin liittyvistä tosiseikoista tai todisteista. Valvontakomitean kanssa on sovittu (13), että kyseisistä asioista voidaan ilmoittaa sen puheenjohtajalle, jotta otettaisiin huomioon niiden OLAFin henkilöstön jäsenten erityinen tilanne, jotka haluavat ilmoittaa mahdollisista väärinkäytöksistä OLAFissa.

40. Valvontakomitea ei ole vielä saanut ilmoituksia väärinkäytöksistä. On mahdollista, ettei menettelystä ole tiedotettu riittävästi OLAFin henkilöstölle, mutta vielä suurempi merkitys on sillä, ettei valvontakomitealle ole annettu välineitä mahdollisten valitusten seurantaa ja tutkintaa sekä korjaavia toimia varten.

2. OLAFin TUTKINTATOIMIEN HALLINNOINNIN SEURANTA

OLAFin perustamisesta tehdyn komission päätöksen, sellaisena kuin se on muutettuna komission päätöksellä 2013/478/EU (14) , 6 artiklan 2 kohta: Kuultuaan valvontakomiteaa pääjohtaja antaa talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle virastoa koskevan alustavan talousarvioesityksen, joka otetaan Euroopan unionin yleisen talousarvion komission pääluokkaan liittyvään, virastoa koskevaan liitteeseen. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 15 artiklan 1 kohdan kolmas alakohta: Valvontakomitea antaa pääjohtajalle lausuntoja ja tarvittaessa suosituksia muun muassa viraston tutkimustoimien suorittamiseen tarvittavista resursseista (...).

Alustava talousarvioesitys vuodeksi 2014

41. Varmistaakseen, että OLAFin talousarviossa otetaan asianmukaisesti huomioon OLAFin tutkintatoimien riippumattomuus ja että sille myönnetään resurssit toimielinten välisen petostentorjuntayksikön tehtävien tehokkaaseen ja vaikuttavaan hoitamiseen valvontakomitea antoi lausunnon nro 1/2013 OLAFin alustavasta talousarvioesityksestä vuodeksi 2014 (15).

42. Valvontakomitea tarkasteli resurssien kohdentamista ensisijaisiin toimiin ja henkilöstöstrategiaan. Valvontakomitean suosituksissa painotettiin tutkimusten seurantaa sekä tutkintatoimien tehokkuus- ja laatuindikaattoreiden kehittämistä EU:n petostentorjuntapolitiikan ja komission petostentorjuntastrategian mukaisesti. OLAFia kehotettiin myös painottamaan koulutusta, urakehitystä, henkilöstövaihdosten suunnittelua ja tarkoituksenmukaista tasapainoa tukipalveluhenkilöstön ja tutkintahenkilöstön välillä.

43. Valvontakomitea korosti, että sitä on tärkeää kuulla pääjohtajan ja komitean välisessä todellisessa ja merkityksellisessä näkemystenvaihdossa ennen alustavan talousarvioesityksen lähettämistä talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle missään muodossa.

44. Lopuksi valvontakomitea kehotti sisällyttämään OLAFin talousarvioon erillisen määrärahan sekä valvontakomiteaa että sen sihteeristöä varten valvontakomitean toimintamenojen selkeyttämiseksi ja valvontakomitean ja sen sihteeristön toimielinten välisen luonteen tuomiseksi avoimesti esiin. Valvontakomitea korosti vielä, että pääosaston on tärkeää myöntää valvontakomitean sihteeristölle riittävästi määrärahoja ja varmistaa sen riippumaton toiminta.

45. Valvontakomitea tuki alustavaa talousarvioesitystä vuodeksi 2014 edellyttäen, että sen lausunnossa annetut suositukset otetaan huomioon.

OLAFin organisaatiouudistus ja henkilöstön tyytyväisyystutkimukset

46. Vuonna 2013 koko komissiossa tehty tutkimus ja sen jälkeen OLAFissa tehty sisäinen tutkimus osoittivat, ettei henkilöstö ole kovinkaan tyytyväinen työympäristöönsä. Valvontakomitea on erityisen huolestunut kolmesta seikasta, koska ne saattavat vaikuttaa OLAFin tutkintatoimien tehokkuuteen: — OLAFin henkilöstön mukaan viraston laaja organisaatiouudistus ei vähentänyt tutkintahenkilöstön hallinnollista taakkaa eikä lisännyt sisäisten menettelyjen avoimuutta, — henkilöstön mielestä OLAFin ylemmän johdon viestintä henkilöstön kanssa oli riittämätöntä eikä johto kiinnittänyt tarvittavaa huomiota henkilöstön antamaan palautteeseen, — OLAFissa vuonna 2012 toteutetun organisaatiouudistuksen seurauksena koko ylempi johto ja yli 75 prosenttia keskijohdosta nimitettiin äskettäin nykyisiin yksikköihinsä/jaostoihinsa, useat henkilöstön jäsenet jättivät tehtävänsä ja yli neljäsosa virastoon jääneestä henkilöstöstä harkitsi sitä. Kokonaisuutta ajatellen tämä on vakava huolenaihe viraston asiantuntemuksen saatavuuden kannalta.

47. Siksi valvontakomitea pyysi pääjohtajaa tiedottamaan sille määräajoin näiden ongelmien ratkaisemiseksi suunnitelluista tai toteutetuista toimenpiteistä.

3. YHTEISTYÖ OLAFin KANSSA

OLAFin valvontakomitean suositusten perusteella toteuttamat jatkotoimet

48. Vuonna 2012 valvontakomitea antoi pääjohtajalle useita suosituksia, jotka koskivat erityisesti perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden suojelua (16). Valvontakomitean alustavan tutkimuksen mukaan useimpien sen vuonna 2012 antamien suositusten täytäntöönpanossa on ollut puutteita. Pääjohtajan antamien vastausten mukaan täytäntöönpanon laiminlyönnistä ei ole joko esitetty riittäviä perusteita tai ei ole ollut konkreettista tietoa siitä, miten suositukset on oletettavasti pantu täytäntöön. Valvontakomitea aikoo siksi arvioida tätä kysymystä erillisessä lausunnossa vuoden 2014 aikana.

Työjärjestelyt OLAFin kanssa

49. Kertomuskaudella valvontakomitea kävi pääjohtajan kanssa laajoja ja pitkällisiä keskusteluja valvontakomitean oikeudesta tutustua tapauskohtaisiin tietoihin. Näiden keskustelujen tulos on otettu huomioon pääjohtajan ja valvontakomitean puheenjohtajan 14. tammikuuta 2014 hyväksymissä työjärjestelyissä (17). Järjestelyissä vahvistetaan i) valvontakomitealle toimitettavien OLAFin tutkintatoimia koskevien tietojen laajuus, ii) tietojen toimittamisessa käytettävät menetelmät ja iii) aikataulu. Järjestelyillä on tarkoitus saada keskenään tasapainoon OLAFin velvoite suojella sen tutkimuksiin liittyvien tietojen luottamuksellisuutta ja valvontakomitean seurantavaatimukset.

50. Kansallisille oikeusviranomaisille siirrettyjen tapausten osalta valvontakomitea toivoi, että sille toimitettaisiin jäljennös loppukertomuksia ja suosituksia koskevista lausunnoista, jotka tutkimusten valinta- ja arviointiyksikkö antaa pääjohtajalle, jotta valvontakomitea voisi seurata menettelyllisten takeiden soveltamista. Koska kyseinen asiakirja saattaa sisältää henkilötietoja, valvontakomitea sopi OLAFin kanssa pyytävänsä ensin Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunnon asiasta. Lausuntoa ei vielä ole saatu.

51. Pääjohtaja toimitti valvontakomitealle työjärjestelyjen nojalla määräajoin toimitettavat tiedot velvoitteensa mukaisesti ensimmäisen kerran 31. tammikuuta 2014, tätä kertomusta koskevan kertomuskauden viimeisenä päivänä. Siksi järjestelyjen toteuttamista koskeva perusteellisempi arvio esitetään seuraavassa kertomuksessa.

52. Kun otetaan huomioon, että työjärjestelyt ovat merkittävä saavutus, valvontakomitea edellyttää nyt niiden täytäntöönpanon parantamista erityisesti OLAFin valvontakomitealle toimittaman tietosisällön osalta. Muutoin valvontakomitea ei pysty hoitamaan seurantatehtäväänsä tehokkaasti.

4. YHTEISTYÖ SIDOSRYHMIEN KANSSA

Kokoukset EU:n toimielinten kanssa

53. Valvontakomiteaa pyydettiin touko- ja heinäkuun 2013 välisenä aikana esittämään vuotta 2012 koskevan toimintakertomuksensa päätelmät parlamentille (talousarvion valvontavaliokunta), neuvostolle (petostentorjuntatyöryhmä) ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle.

54. Useissa muissa talousarvion valvontavaliokunnan ja komission jäsenen Algirdas Šemetan kanssa pidetyissä kokouksissa valvontakomitea raportoi OLAFin tutkimusten tuloksista ja perusoikeuksien kunnioittamisesta. Se esitti myös päätelmänsä OLAFia koskevan valvonnan tehokkuudesta, OLAFista annetun asetuksen uudistamisesta ja OLAFin uudesta valvontarakenteesta, jota ehdotettiin komission tiedonannossa ”OLAFin hallinnon parantaminen ja sen tutkimuksissa sovellettavien menettelytakeiden vahvistaminen” (18).

55. Marraskuussa 2013 valvontakomitea järjesti epävirallisen näkemystenvaihdon OLAFin ja sen valvontakomitean haasteista asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 voimaantulon jälkeen.

Näkemystenvaihto EU:n toimielinten kanssa

56. Elokuussa 2013 valvontakomitea alkoi valmistella komission, parlamentin, neuvoston ja tilintarkastustuomioistuimen kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 16 artiklan mukaisesti järjestettävää virallista näkemystenvaihtoa OLAFin toimintaan liittyvästä politiikasta. Valvontakomitea ehdotti keskittymistä ensin uudistetun OLAFin valvontakehykseen. Valitettavasti komission hallinto järjesti valmistelukokoukset kaikkien muiden osanottajien kanssa valvontakomiteaa lukuun ottamatta. Näin ollen on epävarmaa, täyttääkö ensimmäinen näkemystenvaihto asetuksessa säädetyt tavoitteet.

Euroopan parlamentin julkinen kuuleminen menettelyllisistä takeista

57. Lokakuussa 2013 valvontakomitea esitti seurantakokemustensa pohjalta kannanoton menettelyllisten takeiden vahvistamisesta OLAFissa (19). Valvontakomitea esitti kantansa komission tiedonannossa asetukseen (EU, Euratom) N:o 883/2013 ehdotettuihin mahdollisiin uusiin lainsäädäntömuutoksiin parlamentin järjestämässä julkisessa kuulemisessa (20).

58. Valvontakomitea oli tyytyväinen komission ehdotukseen, mutta huomautti, että joitakin rakenteellisia ratkaisuja on tarkasteltava uudelleen erityisesti OLAFin ja valvontakomitean riippumattomuuden kannalta. On pyrittävä erityisesti välttämään mahdollisia toimivaltaristiriitoja sekä nykyisten ja suunniteltujen valvontarakenteiden päällekkäisyyttä. Valvontakomitea ehdotti vaihtoehtoisia ratkaisuja, joissa sekä säilytettäisiin komission ehdottamat hyödylliset välineet että sisällytettäisiin ne samalla osaksi kattavaa valvontamekanismia.

Kansalaisyhteiskunta

59. Transparency Internationalin EU-asioista vastaava toimisto (TI-EU) on päättänyt arvioida EU:n integriteettijärjestelmän (21). Tammikuussa 2014 valvontakomitean puheenjohtaja ja valvontakomitean sihteeristön jäsenet tapasivat TI-EU:n edustajia ja keskustelivat muun muassa OLAFin ja valvontakomitean suhteista, OLAFin vastuuvelvollisuudesta ja riippumattomuudesta sekä valvontakomiteaa koskevista integriteettisäännöistä.

5. VALVONTAKOMITEAN HALLINTO

Valvontakomitean tehtävä asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaan

60. Asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 on tehty useita muutoksia valvontakomitean tehtävään ja sen seurantavälineisiin. Huomattava osa valvontakomitean kokouksista käytettiin näin ollen keskusteluihin näiden muutosten vaikutuksista valvontakomitean toimintaan.

61. Valvontakomitea analysoi perusteellisesti tehtäväänsä ja asemaansa koskevat muutokset, keskeiset tehtävänsä sekä seuranta- ja raportointivälineensä. Asiakirjassaan, joka koskee valvontakomitean tehtäviä, toimivaltaa ja tavoitteita (22)OLAFista annetun uuden asetuksen valossa, valvontakomitea selvittää näitä muutoksia, seurantamalliaan ja sihteeristönsä asemaa, koska sihteeristön riippumaton toiminta on myös valvontakomitean riippumattomuuden tae.

Painopistealueet ja tavoitteet

62. Valvontakomitea määritteli tulevan toimikautensa strategiset tavoitteet ja painopistealueet, joiden avulla se pyrkii lisäämään keskeisten tehtäviensä tehokkuutta ja vaikutusta ja siten tukemaan OLAFin tutkintatoimia ja vahvistamaan sen riippumattomuutta. Valvontakomitea määritteli seuraavat strategiset tavoitteet: i) tehokkaiden ja käytännöllisten seurantavälineiden kehittäminen, ii) OLAFin ja sen pääjohtajan kanssa tehtävän yhteistyön parantaminen, iii) toimiminen petostentorjuntapolitiikan täytäntöönpanoon osallistuvana sidosryhmänä, iv) valvontakomitean näkyvyyden lisääminen EU:n toimielinten ja jäsenvaltioiden keskuudessa, v) valvontakomitean työskentelymenetelmien kehittäminen, vi) valvontakomitean ja sen sihteeristön riippumattoman toiminnan turvaaminen, vii) osallistuminen OLAFin valvonnan vahvistamista koskevan säädösehdotuksen laatimiseen. Saavuttaakseen nämä tavoitteet valvontakomitea on määritellyt useita painopistealueita, jotka on esitetty myös valvontakomitean tehtävää, toimivaltuuksia ja tavoitteita koskevassa asiakirjassa, jossa esitetään samanaikaisesti valvontakomitean keskipitkän aikavälin strategia.

Menettelysäännöt

63. Valvontakomitea hyväksyi 9. lokakuuta 2013puolueettomuustakeita ja eturistiriitariskiä seurantatehtävän hoidossa koskevat menettelysäännöt ja niiden perusteluosan (23). Valvontakomitea korosti, että sen jäsenet hoitavat yleensä keskeisiä tehtäviä kansallisessa oikeus- tai hallintojärjestelmässä ja voivat siksi toimia OLAFin kollegoina/kumppaneina kansallisella tasolla OLAFin tutkinnan kaikissa vaiheissa. Samanaikaisesti sen jäsenet yleensä seuraavat OLAFin tutkimia tapauksia, etenkin niitä, joissa edellytetään tietojen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille. On siis mahdollista, että jäsenet käsittelevät samaa OLAFin tutkimaa tapausta sekä kansallisia tehtäviä hoitaessaan että valvontakomitean jäseninä. Siksi on tärkeää varmistaa, ettei tapausten käsittely tässä kaksoisroolissa synnytä tosiasiallisia tai potentiaalisia eturistiriitoja, jotka vaarantavat yleisön luottamuksen jäsenten työn puolueettomuuteen ja objektiivisuuteen. Valvontakomitea on laatinut yleiskatsauksen niistä valvontakomitean jäsenten erityistehtävistä, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa eturistiriitatilanteita, sekä luettelon käytännön tilanteista, joissa eturistiriitoja voi ilmetä. Menettelysäännöissä on esitetty selkeä eturistiriitatilanteiden hallintamenettely.

64. Vakiinnuttaakseen näille toimille ja menettelysäännöille selkeät oikeudelliset käsitteet valvontakomitea piti aiheellisena muuttaa työjärjestystään. Muutosten tekeminen jatkuu edelleen.

Työskentelymenetelmät

65. Maaliskuussa 2013 Tuomas Pöysti aloitti tehtävänsä valvontakomitean uutena jäsenenä. Lokakuussa 2013 pidetyssä valvontakomitean kokouksessa Johan Denolf valittiin puheenjohtajaksi vuoden jatkokaudelle.

66. Helmikuun 2013 ja tammikuun 2014 välisenä aikana valvontakomitea järjesti Brysselissä ja Luxemburgissa 11 kokousta. Puheenjohtaja, esittelijätja sihteeristön jäsenet kokoontuivat myös säännöllisesti käsittelemään erityiskysymyksiä sekä kokouksien valmistelu- ja jatkotoimia.

67. Valvontakomitea nimitti jokaiselle tutkimalleen merkittävälle kysymykselle esittelijän. Tämä koski erityisesti OLAFin talousarviota, OLAFin valitusten käsittelymenettelyn arviointia, pääjohtajan rikostutkintamenetelmistä henkilöstölle antamia ohjeita, OLAFin tutkimuspolitiikan painopistealueita ja OLAFin valintamenettelyn arviointia. Esittelijät valmistelivat yhdessä valvontakomitean sihteeristön kanssa lausunto- tai asiakirjaluonnoksia kokouskäsittelyä varten.

68. Helmikuussa 2013 pidetyssä kokouksessa valvontakomitea esitteli OLAFin ylimmälle johdolle valvontakomitean työskentelymenetelmiä erityisesti niiden tapausten osalta, jotka OLAFin on siirrettävä kansallisille oikeusviranomaisille. Valvontakomitea myös selvitti, mitä tietoja se tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi moitteettomasti. Valvontakomitea on laatinut kyseisen esittelyn pohjalta seurantaa koskevat ohjeet. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 tultua voimaan valvontakomitea on aloittanut uusien seurantaohjeiden laatimisen.

6. VALVONTAKOMITEAN SIHTEERISTÖ

69. Valvontakomitean sihteeristö koostuu lakimiehistä, tutkijoista ja assistenteista, jotka huolehtivat OLAFin tutkintatoimien päivittäisestä seurannasta ja avustavat valvontakomitean jäseniä näiden tehtävien hoidossa. Sihteeristö vastaanottaa kaikki valvontakomitealle toimitettavat tiedot ja tarkastelee niitä alustavasti. Sihteeristö vastaa myös valvontakomitean jäsenten oikeudellisen neuvonnan valmistelusta.

70. Valvontakomitea haluaa korostaa, että sen sihteeristön on voitava avustaa sitä sen seurantatehtävien toteuttamisessa luotettavasti ja tehokkaasti siten, ettei sihteeristön henkilöstön asema OLAFin pääjohtajan alaisuudessa aiheuta sille mahdollista eturistiriitariskiä. Viime vuosina valvontakomitea on jatkuvasti korostanut riippumattoman ja tehokkaan toimintansa merkitystä ja sen edellyttämää riippumatonta sihteeristöä, jossa on riittävästi henkilöstöä ja joka — vaikka se onkin osa OLAFin organisaatiota — toimii riippumattomasti ja noudattaa yksinomaan valvontakomitean ohjeistusta. Valvontakomitea on tyytyväinen siihen, että sen sihteeristön riippumaton toiminta on nyt taattu asetuksella (EU, Euratom) N:o 883/2013 (24).

71. Valvontakomitea on määritellyt neljä perusedellytystä sihteeristön riippumattoman työskentelyn varmistamiseksi: i) sihteeristön päällikön palvelukseenotto, arviointi ja ylentäminen tehdään valvontakomitean päätösten perusteella, ii) sihteeristön päällikön virka luokitellaan uudelleen ylempään johtoon kuuluvaksi, iii) sihteeristön päällikkö vastaa sihteeristön henkilöstön palvelukseen otosta, arvioinnista ja ylentämisestä, iv) vastuu sihteeristön talousarvion täytäntöönpanosta siirretään sihteeristön päällikölle. Valvontakomitea on aloittanut pääjohtajan kanssa tämän uuden sääntelyvaatimuksen täytäntöönpanoa koskevat keskustelut, jotka jatkuvat edelleen.

72. Valvontakomitea on tyytyväinen myös siihen, että pääjohtaja on vahvistanut jälleen sihteeristön virkojen määräksi kahdeksan, kuten oli ennen OLAFin vuoden 2012 organisaatiouudistusta.

Valvontakomitean yhteystiedot

Valvontakomitean sihteeristön kautta:

Postitse J30 13/62 — Rue Joseph II, 30 — 1049 Brussels Puhelimitse +32 22984022 Sähköpostitse OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Faksitse +32 22959776 Verkkosivusto http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 883/2013, annettu 11 päivänä syyskuuta 2013, Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta (EUVL L 248, 18.9.2013, s. 1).

(2) Asetuksen 15 artikla.

(3) Ks. liite 5.

(4) Ks. liite 3.

(5) Ks. liite 4. Vaikka kyseinen lausunto annettiin maaliskuussa 2014, valvontakomitea päätti liittää sen tähän toimintakertomukseen, koska lähes kaikki lausuntoa koskeva työ tehtiin kertomuskauden aikana.

(6) Vuonna 2013 valvontakomitea vastaanotti 186 yhdeksän kuukauden kertomusta.

(7) Vuotta 2012 koskevan valvontakomitean toimintakertomuksen mukaan OLAF oli tammikuussa 2013 siirtänyt valvontakomitealle 21 tapausta, joissa tietoja oli toimitettava kansallisille oikeusviranomaisille. Vuonna 2013 valvontakomitealle siirrettiin yhteensä 77 tapausta.

(8) OLAF toimitti kansallisille oikeusviranomaisille vuonna 2013 siirretyistä 77 tapauksesta 72:ssa valvontakomitealle loppu-/välikertomuksia koskevat lausunnot ja suositukset.

(9) Jälkimmäisessä tapauksessa asianomaisen henkilön kuulustelussa noudatettiin entisen OLAFin käsikirjan sääntöjä.

(10) Ks. liite 2.

(11) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.

(12) Henkilöstösääntöjen 22 a artikla ja unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 11 artikla.

(13) Komission oikeudellisen yksikön kuulemisen jälkeen — ks. OLAFin pääjohtajan 10. marraskuuta 2008 OLAFin henkilöstölle antama ilmoitus.

(14) EUVL L 257, 28.9.2013, s. 19.

(15) Ks. liite 1.

(16) Ks. yhteenveto liitteessä 7.

(17) Ks. liite 10.

(18) COM(2013) 533 final, 17.7.2013.

(19) Ks. liite 6.

(20) Julkinen kuuleminen, 3. lokakuuta 2013, ”OLAF and the rights of the persons concerned” (OLAF ja asianomaisten henkilöiden oikeudet).

(21) Ks. http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/

(22) Ks. liite 8.

(23) Ks. liite 9.

(24) Johdanto-osan 40 kappale.

LIITTEET 1. Lausunto nro 1/2013: OLAFin alustava talousarvioesitys vuodelle 2014 2. Lausunto nro 2/2013: OLAFin sisäisen valitusmenettelyn perustaminen 3. Lausunto nro 1/2014: OLAFin tutkimuspolitiikan painopistealueet 4. Lausunto nro 2/2014: Tutkittavien tapausten valinta OLAFissa 5. Valvontakomitean huomioita OLAFin käyttämistä tutkintamenettelyistä 6. Asiakirja OLAFin menettelyllisten takeiden vahvistamisesta 7. Valvontakomitean suositukset vuodelle 2012 8. Valvontakomitean tehtävä, toimivaltuudet ja tavoitteet: keskipitkän aikavälin strategia 9. Puolueettomuustakeita ja eturistiriitariskiä seurantatehtävän hoidossa koskevat valvontakomitean jäsenten menettelysäännöt ja perusteluosa. 10. Työjärjestelyt OLAFin kanssa

LIITE 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

LIITE 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions on 24 October 2013. (40) See the Decision of 26 June 2008 of the EO on complaint 1354/2007/VIK against the European Economic and Social Committee, point 2.3: ‘it is good administrative practice that complaints against a Community official should normally not be answered by this very same official, but by the superior of this official or by another appropriate official/body’. (41) See Article 18 of the European Code of Good Administrative Behaviour. See also the Draft recommendation of the EO in the inquiry into complaint 1183/2012/MMN against OLAF, 15 November 2013. (42) See Article 17(1) of the European Code of Good Administrative Behaviour, which elucidates the ‘reasonable time’ requirement of the Charter by establishing a two months period from the date of receipt of a request or complaint. Article 17(2) allows for an extension of this period if it is justified by the ‘complexity of the matters which it raises’. The SC notes with interest the EO's statement that extension of the time limit within which an EU institution may deal with a complaint can be justified by the complexity of the issues raised, but not by an alleged lack of sufficient human resources or internal obstacles within its own services, since ‘in accordance with the principles of good administration, the EU institutions have the duty to ensure that they provide their various services with sufficient resources to fulfil the tasks which have been entrusted to them’ and to ‘structure their various services in a such a way as not to hinder the performance of the institution's duties, including in particula