Kertomus Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001, sekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0050 - 0056



Kertomus Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001, sekä säätiön vastaukset (2002/C 326/07) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90(1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 12 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3). 6. Käytettävissä olleita määrärahoja oli 19,4 miljoonaa euroa, joista 16,8 miljoonaa euroa oli varainhoitovuoden määrärahoja ja 2,6 miljoonaa euroa edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja. Varainhoitovuoden 2001 määrärahat sidottiin lähes kokonaisuudessaan ja niihin liittyviä maksuja oli 13,2 miljoonaa euroa eli 79 prosenttia maksusitoumuksista. Loput määrärahat joko siirrettiin (3,5 miljoonaa euroa) tai ne peruuntuivat (0,5 miljoonaa euroa). III osaston toimintamäärärahat (5,2 miljoonaa euroa) sidottiin lähes kokonaisuudessaan ja niistä siirrettiin 2,6 miljoonaa euroa. Siirrettyjen määrärahojen suuruus (50 prosenttia maksusitoumuksista) osoittaa, että viraston on parannettava toimintojensa suunnittelun laatua ja seurantaa. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja oli 2,6 miljoonaa euroa, joista 0,2 miljoonaa euroa peruuntui varainhoitovuoden lopussa. Säätiön olisi kaikin tarvittavin keinoin pyrittävä välttämään viivästyksiä vuosittaisen ohjelmansa täytäntöönpanossa talousarvion vuotuisuuden periaatteen noudattamiseksi aiempaa paremmin. Tilinpäätös 7. Koulutussäätiön varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. 8. Aiemmissa kertomuksissaan(4) tilintarkastustuomioistuin on kiinnittänyt huomiota Phare- ja Tacis-ohjelmien hallinnointiin. Vuonna 2001 näiden ohjelmien yhteismäärä oli 232,8 miljoonaa euroa, josta sidottiin 210 miljoonaa euroa ja maksettiin 185,9 miljoonaa euroa. Näitä ohjelmia hallinnoidaan talousarvion ulkopuolella. Tilinpäätöksessä ei ole mukana niiden pankkitilien saldoa (37,8 miljoonaa euroa 31. joulukuuta 2001), joita säätiö käyttää Phare- ja Tacis-ohjelmien hallinnoimiseen. Säätiö esittää kyseisten ohjelmien rahoitusta koskevat tiedot tilinpäätöksen liitteessä. 9. Säätiö ei suorita aineellisia hyödykkeitä koskevia poistoja. Sen tulisi noudattaa komission hyväksymiä arvostusta ja poistoja koskevia sääntöjä(5) siten, että taseeseen merkityt summat antavat todenmukaisen kuvan sen omaisuuteen kuuluvista hyödykkeistä. 10. Omaisuusluettelot eivät ole luotettavia, koska säätiö ei ole suorittanut fyysistä inventaariota vuoden 1999 jälkeen. Luetteloissa on sekalaisia tai vanhentuneita hyödykkeitä, eikä inventaarista poistoja voida suorittaa. Säätiön tulisi ensisijaisesti saattaa inventaarionsa ajan tasalle. Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen 11. Säätiö turvautuu usein puitesopimuksiin. Näissä sopimuksissa määrätään toteuttavien hankintojen enimmäisarvo. Sen varmistamiseksi, ettei enimmäisarvo ylity, ei kuitenkaan ole olemassa järjestelmää. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 4. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen yksityiskohtaiset tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 27. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallitukselle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 8. huhtikuuta 2002 Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) Ks. varainhoitovuotta 1999 koskevan kertomuksen kohta 11 (EYVL C 373, 27.12.2000, s. 34). (5) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001((Talousarvio ei sisällä komission myöntämiä varoja, jotka on tarkoitettu säätiön hallinnoimien ohjelmien rahoittamiseen.))Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000((Tulostiliä ja tasetta laadittaessa on otettu huomioon ainoastaan säätiön erityinen toiminta, ei sen hallinnoimia ohjelmia.)) >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000((Tulostiliä ja tasetta laadittaessa on otettu huomioon ainoastaan säätiön erityinen toiminta, ei sen hallinnoimia ohjelmia.))Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Säätiön Vastaukset Tilinpäätös 8. Phare- ja Tacis-ohjelmien talousarvion hallinnointi Säätiö tekee parhaillaan työtä Tempus-sopimusten ottamiseksi mukaan kirjanpitojärjestelmään (SI2). Tämä työ on aloitettu teknistä apua koskevista sopimuksista. Tempus-ohjelman talousarvioita on tähän saakka hallinnoitu talousarvion ulkopuolella, kuten komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto on erityisesti pyytänyt. Muiden Phare-, Tacis- ja Cards-sopimusten osalta koulutussäätiö arvioi parhaillaan myös niiden SI2-järjestelmään siirtämisen kustannus-hyötysuhdetta, koska komissiolle annetut projektinhallintapalvelut ovat päätymässä säätiön hyväksymän keskipitkän aikavälin strategian mukaisesti. 9. ja 10. Poistot ja omaisuusluettelot Säätiö aikoo soveltaa muuta kuin rahallista kiinteää omaisuuttaan koskevia poistoja tämän vuoden tileistä lähtien. Poistot tehdään takautuvasti ja yhdellä kertaa, jotta katettaisiin myös poistot, jotka olisi pitänyt tehdä aikaisempina vuosina. Poistojen määrät ja sovellettu menettely perustuvat asetukseen (EY) N:o 2909/2000. Säätiössä tehty omaisuuden sähköisen hallinnointijärjestelmän (omaisuusluettelo) kehittäminen on juuri saatettu loppuun. Järjestelmää testataan parhaillaan ja siihen tehdään vähäisiä muutoksia ennen sen käyttöön ottoa. Säätiö suunnittelee aloittavansa kaikkien omaisuusluetteloiden siirtämisen uuteen inventointijärjestelmään marraskuun loppuun mennessä korvatakseen kokonaan vanhan järjestelmän ja vanhat luettelot. Luetteloiden siirtäminen perustuu sitä ennen suoritettavaan fyysiseen inventaarioon. Näissä puitteissa säätiö on laatinut ohjeita, joihin sisältyvät työnkulku ja omaisuuden luettelointiin kuuluvat tehtävät, rekisteröinti, hallinnointi, käytöstä poistaminen ja poistot, jotka ovat voimassa olevien EU:n säännösten mukaisia. Nämä ohjeet ovat saatavissa pyynnöstä. Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen 11. Puitesopimukset Puitesopimukset ovat luonteeltaan sellaisia, että niissä ei ilmoiteta hankintojen enimmäisarvoa, vaan ainoastaan luettelo niiden eri tavaroiden/palvelujen hinnoista, jotka voidaan ostaa sopimuksen mukaisesti. Puitesopimusten sopimusosapuolen valitsemiseksi laadituissa tarjousasiakirjoissa on usein mainittu sopimuksen mukaisten palvelujen arvioitu määrä. Talous- ja oikeusyksikkö ovat parhaillaan laatimassa järjestelmää jokaiseen voimassa olevaan puitesopimukseen liittyvien menojen määrän valvomiseksi.