Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 319 , 30/12/2003 s. 0062 - 0068



Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä keskuksen vastaukset (2003/C 319/10) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93(2) 11 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(3) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 12 kohdassa, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (EY) 3294/94(4) 1 artiklalla, tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. 5. Asettamatta kyseenalaiseksi edellä esittämäänsä kantaa tilintarkastustuomioistuin haluaa kuitenkin kiinnittää vastuuvapauden myöntämisestä vastaavan viranomaisen huomion kohdissa 8, 9, 12 ja erityisesti kohdassa 13 selostettuihin seikkoihin. HUOMAUTUKSET Johdanto 6. Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus perustettiin 8 päivänä helmikuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 302/93. Seurantakeskuksen päätavoitteena on kerätä ja levittää "puolueettomia, luotettavia ja vertailukelpoisia tietoja" huumausaineiden ja niiden väärinkäytön ilmiöstä Euroopassa. Tätä tarkoitusta varten on luotu jäsenvaltioiden keskusten välinen tietoverkko. Lisäksi seurantakeskus toimii yhteistyössä samalla alalla toimivien kansainvälisten järjestöjen kanssa. Talousarvion toteuttaminen 7. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(5). 8. Seurantakeskus ei ole noudattanut määrärahojen siirtoja koskevia varainhoitoasetuksen säännöksiä(6). Joulukuussa 2001 tehdyt määrärahojen sitomista koskevat ehdotukset, jotka olivat määrältään 308300 euroa, perusteltiin vasta seuraavana vuonna. 9. Hallintoneuvosto teki varainhoitovuoden lopulla säännönvastaisen päätöksen 212400 euron suuruisesta ei-automaattisesta määrärahojen siirrosta(7). Nämä siirrot koskivat I ja II osaston sitomattomia määrärahoja, jotka oli aiheettomasti siirretty III osastoon seuraavalle varainhoitovuodelle siirtoa varten(8). Tilinpäätös 10. Seurantakeskuksen varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. 11. Omaisuusluettelon pidon olisi oltava täsmällisempää. Viime vuosina ei ole suoritettu lainkaan fyysistä inventaariota. Omaisuusluettelot eivät ole kattavia, ja niihin sisältyvää irtaimistoa ei ole identifioitu eikä irtaimiston sijaintia ole ilmoitettu. Vanhentunutta irtaimistoa ei ole poistettu luettelosta. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 12. Johtaja valtuutti 18. huhtikuuta 2002 tehdyn päätöksen perusteella kolme Phare-hankkeesta vastaavaa tulojen ja menojen hyväksyjää allekirjoittamaan sekkejä ja pankkisiirtoja. Tällainen valtuutus, jolla tulojen ja menojen hyväksyjälle annetaan tilinpitäjän valtuudet, on vastoin tehtäväjaon periaatetta(9). Henkilöstöhallinto 13. Tilintarkastustuomioistuin on jo aiemmin kiinnittänyt seurantakeskuksen huomion siihen, että sen henkilöstöhallinnon järjestelmän toimintaa on tehostettava(10). Vuonna 2002 toimitetuissa tarkastuksissa havaittiin, että poikkeamia on edelleen: esimerkiksi joistakin henkilöstökansioista puuttuu keskeisiä asiakirjoja, joten kyseessä oleville toimihenkilöille myönnettyjen taloudellisten etuuksien aiheellisuutta ei pystytä arvioimaan. Valintamenettelyistä voidaan todeta samaa: avoimia paikkoja koskevat ilmoitukset ovat epäselviä, valintakomiteoiden selvitykset puutteellisia ja hakijoiden arviointiperusteita ei ole vahvistettu edeltä käsin. Sisäisen kilpailun, jonka tarkoituksena oli antaa joillekin seurantakeskuksen toimihenkilöille pysyvän virkamiehen asema, järjestämisessä ja kulussa havaittiin useita säännönvastaisuuksia erityisesti joidenkin hakijoiden hakukelpoisuuden sekä valintalautakunnan koostumuksen osalta. Poikkeamat olivat niin merkittäviä, että komissio esitti seurantakeskukselle eriävän kantansa koskien useita sovellettujen menettelyjen vaiheita. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 23. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. (2) EYVL L 36, 12.2.1993. (3) Seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen lopulliset tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 15. syyskuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle komission asetuksen (EY) N:o 2343/2002 82 artiklan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 19. syyskuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (4) EYVL L 341, 30.12.1994, s. 7. (5) Luvut esitetään pyöristettyinä, mikä voi aiheuttaa vähäisiä eroja kokonaissummissa. (6) Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta. (7) Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 6 artiklan 2 kohta. (8) Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksessa (21 artikla) sallitaan ainoastaan luvusta toiseen tapahtuvat määrärahojen siirrot. (9) Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 16 artikla. (10) Katso varainhoitovuotta 2000 koskevan vuosikertomuksen kohdat 16-34 (EYVL C 372, 28.12.2001, s. 64). Taulukko 1 Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Seurantakeskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001((Seurantakeskus on sisällyttänyt tulo- ja menotileihinsä vuonna 2001 käyttämättä jääneiden kohdennettujen tulojen käytön.)) >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Seurantakeskukselta saadut tiedot. Taulukko 3 Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Seurantakeskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset 8. Seurantakeskus tunnistaa tarpeen vähentää automaattisia siirtoja, jotta voitaisiin paremmin noudattaa talousarvion vuotuisuuden periaatetta. Toimenpiteet ovat tältä osin johtaneet siihen, että EMCDDA on vuoden 2002 lopussa vähentänyt automaattisia siirtoja edelliseen varainhoitovuoteen verrattuna. 9. Hallintoneuvosto teki päätöksen varainhoitovuoden lopussa ilmenneen tarpeen mukaan, ja sillä haluttiin varmistaa väliaikaisen toimitilaratkaisun rahoitus odotettaessa lopullisen ratkaisun hyväksymistä. 11. Inventointijärjestelmän parantamiseksi on jo tehty huomattavasti työtä. Vuodesta 2003 lähtien käyttöomaisuuden arvo, sellaisena kuin se on esitetty seurantakeskuksen taseessa, on voitu täsmäyttää kalustonhallintajärjestelmässä (ELS). Tulevaisuudessa jatketaan työtä järjestelmän kehittämiseksi. Fyysinen inventaario toteutetaan vuoden 2003 lopussa. Seurantakeskus päätti 12. toukokuuta 2003 poistaa vanhentuneet tietotekniset välineet kokonaisuudessaan (hankintahintaan 226959 euroa). 12. Tämä hyväksyttiin poikkeuksellisesti tätä erityistä hanketta varten. Tilanteen korjaamiseksi on ryhdytty toimenpiteisiin. 13. EMCDDA tutkii tarkasti tilintarkastustuomioistuimen esiin tuomat ongelmat ja ryhtyy tarvittaessa asianmukaisiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tiedot ovat täydelliset. Väliaikaisen henkilöstön toimeen ottamisen osalta seurantakeskuksen valintamenettelyt ovat henkilöstösääntöjen liitteen III määräysten mukaiset ("Kilpailumenettely"). Vakinaistamiseen tähtäävien kilpailujen osalta, ottaen huomioon näihin kilpailuihin sovellettavien menettelyjen monimutkaisuus sekä vaikeudet erityisalan henkilöstön riittävyydessä seurantakeskuksen kokoisessa organisaatiossa, puutteita on ilmennyt varatoimista huolimatta, joihin on kuulunut mm. komission edustajien osallistuminen menettelyn määrittelemiseen ja toteuttamiseen. Seurantakeskus korostaa, että komission erityisyksiköiden tekemien yksityiskohtaisten tarkastusten jälkeenkään havaittujen puutteiden ei ole katsottu lopulta kyseenalaistavan menettelyn ja sen tulosten säännönmukaisuutta. Seurantakeskus jatkaa valintamenettelyjensä kehittämistä entisestään ja käyttää samalla myös mahdollisimman järjestelmällisesti EPSO:n palveluita.