Kertomus Euroopan jälleenrakennusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 319 , 30/12/2003 s. 0001 - 0007



Kertomus Euroopan jälleenrakennusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä viraston vastaukset (2003/C 319/01) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan jälleenrakennusviraston (jäljempänä "virasto") tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2667/2000 8 artiklan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Johtajan tehtäviin kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) mainitun asetuksen 9 artiklan perusteella laaditun sisäisen varainhoitosäännön mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. 5. Asettamatta kyseenalaiseksi esittämäänsä kantaa tilintarkastustuomioistuin haluaa kiinnittää vastuuvapauden myöntäjän huomion kohdissa 13-15 kuvattuihin seikkoihin. HUOMAUTUKSET Johdanto 6. Euroopan jälleenrakennusvirasto perustettiin 15 päivänä marraskuuta 1999 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 2454/1999(3). Virasto hallinnoi unionin avustusohjelmia Kosovossa, Serbiassa ja Montenegrossa sekä entisessä Jugoslavian tasavallassa Makedoniassa. Viraston toimipaikka on Thessalonikissa, ja sillä on toimintakeskuksia Pristinassa, Belgradissa, Podgoricassa ja Skopjessa. Viraston hallinnoimien ohjelmien tavoitteena on tukea instituutioiden lujittamista ja hyvää hallintoa, edistää markkinatalouskehitystä ja keskeisten infrastruktuurien kehittämistä sekä lujittaa kansalaisyhteiskunnan asemaa. Talousarvion toteuttaminen 7. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1. 8. Vuoden 2002 lopulla virasto totesi suorittaneensa maksuja 2,7 miljoonan euron arvosta ilman talousarvioon kirjattuja maksusitoumuksia. Maksut liittyivät komissiolta virastolle vuoden aikana siirrettyjen hankkeiden toteuttamiseen. 9. II osaston (hallintomenot) talousarvioennusteisiin olisi kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta vältettäisiin tilanne, jossa peruuntuneet ja siirretyt määrärahat muodostavat liian suuren osan kaikista talousarviovaroista (50 prosenttia varainhoitovuonna 2002). Tilinpäätös 10. Viraston varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. On huomattava, että viraston sisäisen valvonnan järjestelmän toiminta on tehostunut vuonna 2002 talousarviokirjanpitoa koskevan SI2-tietojärjestelmän käyttöönoton ansiosta. 11. Viraston yleisessä kirjanpidossa sovellettiin vuonna 2002 edelleen taulukkolaskentaohjelmaa tilintarkastustuomioistuimen aiemmista huomautuksista huolimatta(4). Kaikissa toimintakeskuksissa olisi kiinnitettävä erityistä huomiota luotettavan välineen käyttöönottoon yleisessä kirjanpidossa. 12. Virasto antaa erikoistuneiden elinten käyttöön varoja luotonantoa koskevien ohjelmien rahoittamiseksi erityisaloilla (esimerkiksi pk-yritysten ja elintarvikkeiden jalostusta harjoittavien yritysten kehittämiseksi). Nämä varat joko pysyvät viraston omaisuutena ja talletetaan sen nimiin avatuille pankkitileille tai ne maksetaan tukena ja kirjataan viraston menoihin. Jälkimmäistä tapaa sovelletaan tilanteissa, joissa virasto siirtää varat toimivaltaisille viranomaisille heti ohjelman toteuttamisen jälkeen. 13. Yhdessä tapauksessa, jossa tili avattiin viraston nimiin, tilinpitäjälle ei ollut ilmoitettu kyseisen tilin olemassaolosta. Tilin saldo oli varainhoitovuoden lopulla 205000 euroa. Viraston perustamisesta lähtien tällaisiin hankkeisiin on myönnetty yhteensä 13,3 miljoonaa euroa. Kyseisten pankkitilien yhteenlaskettu arvo (mukaan luettuna 205000 euron saldo, josta ei ollut ilmoitettu tilinpitäjälle) oli 31. joulukuuta 2002 yhteensä 3,7 miljoonaa euroa. Kyseinen summa on kirjattu taseeseen kohtaan "pankkitilit". 14. Toisessa tapauksessa Serbian pk-yritysten kehittämiseen tarkoitetut varat maksettiin eräälle valtionpankille 5 miljoonan euron tukena, ja sopimusehdoissa määrättiin, että nämä varat säilyvät viraston omaisuutena. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston olisi löydettävä asianmukainen tapa esittää näitä varoja koskevat tiedot(5) taseessaan tai sen liitteissä. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 15. Varainhoitovuoden 2002 lopulla viraston johtaja oli antanut talousarvion toteuttamiseen liittyviä valtuutuksia yhteensä 67 tapauksessa(6). Vaikka virastolla onkin useita toimintakeskuksia, valtuutusten määrä todennäköisesti haittaa sisäisen valvonnan järjestelmän toimivuutta. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi nimittäin, että useita maksusitoumuksia ja maksuja olivat allekirjoittaneet sellaiset virkamiehet, joilla ei ollut siihen asianmukaisia valtuuksia. 16. Kullakin toimintakeskuksella on käytössään käteiskassa/ennakkomaksujärjestelmät, joiden määrärahat ovat joskus suuret(7). Varainhoitoasetuksen mukaisesti johtajan olisi vahvistettava päätöksessä kyseisten järjestelmien yksityiskohtaiset säännöt. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. (2) Viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 29. syyskuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2667/2000 8 artiklan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 29. syyskuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL L 299, 20.11.1999. (4) Ks. varainhoitovuotta 2001 koskevan kertomuksen kohta 12 (EYVL L 326, 27.12.2002, s. 3). (5) Viraston perustamisesta lähtien varoista on sidottu tällaisiin tukiin yhteensä 17,1 miljoonaa euroa, joista 12,5 miljoonaa euroa on maksettu ja kirjattu menoihin. (6) Valtuudet myönnettiin 45 virkamiehelle, mikä on lähes puolet ura-alueen A virkamiehistä. (7) 50000 euroa. Taulukko 1 Euroopan jälleenrakennusvirasto - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Euroopan jälleenrakennusvirasto - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukko 3 Euroopan jälleenrakennusvirasto - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset Talousarvion toteuttaminen 8. Nämä maksut suoritettiin komission antamassa virallisessa päätöksessä olevien lukujen perusteella. Näiden varojen sitomisessa komission tileihin tapahtui viivästys. Tilanne korjataan vuonna 2003. 9. Vuoden 2002 II osaston käyttämättömät varat koskevat lähinnä entisessä Jugoslavian tasavallassa Makedoniassa perustetun yksikön aloittamiseen liittyviä kuluja ja näiden kulujen arvioimisen vaikeutta. Tilinpäätös 11. Virasto katsoo, että vuoden 2003 tilinpäätös voidaan tehdä jo käyttöön otetun kirjanpitosovelluksen avulla. 13. Kyseinen tapaus koski väärinkäsitystä pääkonttorissa pääkirjanpitäjän ja operatiivisessa keskuksessa (toimintakeskuksessa) toimivan apulaiskirjanpitäjän välisessä viestinnässä. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 15. Virasto toimii viidessä eri toimipaikassa ja sen hallittavana on talousarvio, joka on jaettu kolmeen erilliseen osastoon. Avustusohjelmiin sisältyy 6-8 erillistä toiminta-alaa jokaisen neljän toimintakeskuksen osalta. Näin ollen toimintakeskuksissa on vähän sellaisia virkamiehiä, joilla on valtuudet allekirjoittaa maksuja jokaisella erityisellä sektorilla. Virasto on yhdenmukaistanut menettelytapojaan, jotta tulevaisuudessa asianomaisilla virkamiehellä olisi allekirjoitusvaltuudet. 16. Tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin viitaten Euroopan jälleenrakennusvirasto on pienentänyt käteiskassaa Belgradissa 50000 eurosta 20000 euroon. Maksut pyritään suorittamaan sekillä tai pankkisiirtoina. Käteiskassan käyttöön ohjeistamissa tullaan noudattamaan tilintarkastustuomioistuimen suosituksia.