KERTOMUS

Euroopan keskuspankin hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta tilikaudelta 2009: Henkilöstöhallinto Euroopan keskuspankissa sekä Euroopan keskuspankin vastaukset

2011/C 31/01

SISÄLLYS

JOHDANTO

TARKASTUKSEN SISÄLTÖ JA LÄHESTYMISTAPA

TARKASTUSHAVAINNOT

Oliko EKP:ssä laadittu henkilöstöä varten kattavat palvelussuhteen ehdot ja säännöt?

Oliko EKP:ssä otettu käyttöön avoimia henkilöstövalintaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä ja noudatettiinko niitä?

EKP:n henkilöstövalinnan säännöt ja menettelyt

Henkilöstövalinnan sääntöjen ja menettelyjen soveltaminen

Työpaikkailmoitukset

Valintamenettely

Valintamenettelyn päätyttyä valintalautakunnan on esitettävä päätelmänsä jatkoon valituista hakijoista, jotka asetetaan paremmuusjärjestykseen soveltuvuutensa perusteella. Sen jälkeen valintalautakunnan on saatava hyväksyntä sen toiminnallisen yksikön päälliköltä, jossa paikka on avoinna, tai johtokunnalta, jos kyseinen virka koskee tietyntasoisia korkeampia johtotehtäviä.

Olivatko EKP:n henkilöstön suoritusten arviointia, urakehitystä ja koulutusta koskevat toimintalinjat ja menettelytavat tarkoituksenmukaisia?

Henkilöstön suoritusten arvioinnissa käytettävät menettelyt

EKP:n arviointikäytäntöä koskevassa ”Guide to the ECB appraisal” -oppaassa kuvataan pankissa käytössä olevan arviointijärjestelmän keskeisiä ominaisuuksia. Arviointilomakkeeseen sisältyvät seuraavat kentät: i) arvioitavan työntekijän suorituksen tarkastelu verrattuna edellisen vuoden arvioinnissa määritettyihin tehtäviin ja tavoitteisiin, ii) EKP:n arvoihin perustuva yleinen arvio suorituksesta, iii) EKP:n määrittämiin ominaisuuksiin perustuva arvio osaamisesta, iv) tehtävien ja tavoitteiden määrittäminen seuraavaa jaksoa varten, v) koulutusta ja kehitystä koskeva osio, vi) osio, joka sisältää yhteenvedon kahden arvioijan huomautuksista, ja vii) osio arvioitavan työntekijän huomautuksia varten.

arvioinnin osio, jossa tarkastellaan, miten arvioitava työntekijä on mukautunut EKP:n arvoihin päivittäisessä työssään, on teoreettinen eikä se juurikaan tarjoa arvokasta tietoa, joka edistäisi yksittäisen henkilöstön jäsenen arviointia ja kehitystä;

Yksittäisten henkilöstön jäsenten arvioinnit

Urakehitys

Henkilöstön kehittäminen ja demografiseen haasteeseen vastaaminen (11) kuuluivat EKP:n painopistealueisiin, jotka pääjohtaja mainitsi vuoden 2009 kirjeessään (12) . EKP:n strategian mukaisesti yksi viime vuosien keskeisistä toimintalinjoista on koskenut henkilöstömäärän pitämistä muuttumattomana. Demografinen haaste ja henkilöstömäärän muuttumattomana pitämistä koskeva tavoite muodostavat yhdessä tärkeimmän henkilöstön urakehitystä rajoittavan tekijän EKP:ssä. Tarkastuksessa havaittiin, että samalla kun varsinaisen henkilöstön määrä on lisääntynyt kolmella prosentilla, muun kuin varsinaisen henkilöstön määrä on lisääntynyt huomattavasti (154 työntekijästä 254 työntekijään vuosina 2006–2009).

Edellisessä kappaleessa kuvattujen vaihtoehtojen lisäksi käytössä on vuosittainen palkankorotus- ja bonusprosessi (Annual Salary and Bonus Review – ASBR). EKP:n palkkioita koskevan toimintalinjan tavoitteena on palkita työntekijää hänen suorituksistaan ja saavutuksistaan sitomalla työntekijän palkkataso siihen, millä tavoin työntekijä edistää EKP:n tavoitteiden saavuttamista. Henkilöstön jäsenillä on mahdollisuus saada kahdenlaisia palkkioita: palkankorotuksia ja bonuspalkkioita.

Koulutus

Oliko EKP:ssä käytössä välineitä henkilöstöasioihin liittyvien toimintojen hallinnoimiseksi sekä johdon ja henkilöstön tietotarpeisiin vastaamiseksi?

Henkilöstöhallinnossa käytetyt tietojärjestelmät

Henkilöstöasioita koskevat tietojärjestelmät EKP:ssä

Osa henkilöstöasioita koskevista tiedoista (esimerkiksi työsopimukset) käsitellään ja säilytetään paperimuodossa olevina henkilöstöasiakirjoina. EKP on parhaillaan ottamassa käyttöön digitaalisia henkilöstöasiakirjoja. Henkilöstöhallinnon, budjetoinnin ja organisaatiosuunnittelun pääosastossa on käytössä kaksi keskeistä IT-järjestelmää: ISIS ja sähköinen työhönottojärjestelmä, jonka käyttö on määrä lopettaa vuonna 2011. ISIS on SAP-pohjainen ohjelmistojärjestelmä, joka otettiin käyttöön EKP:ssä tammikuussa 2008. Se on vaikuttanut merkittävästi lukuisiin henkilöstöhallinnon tehtäviin. Useita moduuleja on jo käytössä tai niiden täytäntöönpano on käynnissä.

ISIS-portaali on EKP:n koko henkilöstön käytettävissä intranetin kautta. EKP:n työntekijät ylläpitävät itse henkilökohtaisia tietojaan, kuten pankkitilitietojaan ja henkilötietojaan. Tietojen laatu on parantunut sen jälkeen, kun työntekijät ovat ryhtyneet hallinnoimaan henkilökohtaisia tietojaan.

ISIS-järjestelmän henkilöstömoduulien täytäntöönpano

Kun järjestelmä on testattu onnistuneesti, sen pitäisi olla valmis siirrettäväksi käyttöympäristöön. Tässä vaiheessa käyttäjillä pitäisi olla käytössään toimintamalleja, ja heidän olisi oltava täysin perehtyneitä uuden järjestelmän käyttöön. Uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen olisi suoritettava käyttöönoton jälkeinen tarkastus, jolla varmistetaan, että järjestelmä on asianmukaisesti suunniteltu ja kehitetty ja että siihen on sisällytetty asianmukaiset valvontamenettelyt.

ISIS-järjestelmän täytäntöönpanohanketta ei ole vielä saatu päätökseen, joten vielä ei ole käytettävissä täytäntöönpanon jälkeistä tarkastusta, jolla varmistetaan, että järjestelmä on asianmukaisesti suunniteltu ja kehitetty ja että siihen on sisällytetty asianmukaiset valvontamenettelyt.

Henkilöstötietojen hallinnointi

Henkilötietoja olisi käsiteltävä tietosuojasäännöksiä koskevien lakien ja asetusten mukaisesti. Työntekijöille olisi myönnettävä tiedonsaantitarpeen perusteella tarkoituksenmukainen pääsy eritasoisiin tietoihin. Jos työntekijä, jolla on oikeus käyttää henkilöstötietojärjestelmää, siirtyy pois osastolta, järjestelmän käyttöoikeuden on päätyttävä.

EKP:ssä on käytössä ilmoitusmenettely, jonka mukaan asianomaisen tarkastajan on ennen henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn liittyvien uusien toimintojen käyttöönottoa toimitettava asiasta ilmoitus tietosuojasta vastaavalle henkilölle. Ilmoitus tehdään tietosuojavastaavan verkkosivuilla EKP:n intranetissä olevan verkkoliittymän avulla. Henkilöstön jäsenten henkilökohtaisia tietoja käsitellään muun muassa ISIS-järjestelmän henkilöstömoduuleissa. Ilmoitus toimitettiin tietosuojasta vastaavalle henkilölle syyskuussa 2008, vaikka ISIS-järjestelmä on ollut käytössä tammikuusta 2008 alkaen.

Kullekin henkilöstön jäsenelle on nimetty tietyt tehtävät ISIS-järjestelmän henkilöstömoduulissa. ISIS-ohjelmassa ylempi henkilöstöasioista vastaava asiantuntija on valtuutettu hyväksymään tehtäväprofiilit.

Tietotarpeet

Hallintotiedot

EKP:ssä käyttöön otetun hajautetun henkilöstöhallinnon mukaisesti kunkin toiminnallisen yksikön henkilöstöasioihin liittyvästä seurannasta vastaavat lähinnä toiminnallisten yksiköiden johtajat. Toiminnallisten yksiköiden edustajien antaman palautteen mukaan henkilöstöhallinnosta on saatavilla riittävästi tietoa ja ISIS-järjestelmästä saatavat tiedot ovat riittävän hyvälaatuisia. Työhönottoa ja hajautettua koulutusta hallinnoidaan kuitenkin yhä ISIS-järjestelmän ulkopuolella. ISIS-järjestelmässä on saatavilla myös standardiraportteja. Lisäksi toimintatiedon hallintaa koskevien raporttien avulla voidaan laatia raportteja toimintaprosesseista ja niiden tuloksista sekä analysoida ja tulkita tietoja.

Yleiset henkilöstötiedot

Henkilöstön kannalta tärkein ja kattavin tietolähde on EKP:n intranet. Intranet-sivu ”Around my job” sisältää kaikki tärkeimmät henkilöstösäännöt, henkilöstöä koskevat toimintalinjat ja suuntaviivat sekä linkkejä tausta-asiakirjoihin. Kyseisellä sivulla julkaistaan myös henkilöstöasioita koskevia uutisia ja päivityksiä.

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

Oliko EKP:ssä laadittu henkilöstöä varten kattavat palvelussuhteen ehdot ja säännöt?

Oliko EKP:ssä otettu käyttöön avoimia henkilöstövalintaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä ja noudatettiinko niitä?

Olivatko EKP:n henkilöstön suoritusten arviointia, urakehitystä ja koulutusta koskevat toimintalinjat ja menettelytavat tarkoituksenmukaisia?

vaikka vuoden 2009 arvioinnit suoritettiin yleensä ”Guide to the ECB appraisal” -oppaan mukaisesti, monia niistä ei saatu päätökseen asetetussa määräajassa;

Suositus

Oliko EKP:ssä käytössä välineitä henkilöstöasioihin liittyvien toimintojen hallinnoimiseksi sekä johdon ja henkilöstön tietotarpeisiin vastaamiseksi?

Tilintarkastustuomioistuimen tekemän vuoden 2004 tarkastuksen jälkeen henkilöstöasioista on tullut saataville merkittävästi enemmän luotettavaa tietoa, ja johdolla ja henkilöstöllä on aiempaa paremmat mahdollisuudet päästä käsiksi siihen. Johtokunnalle toimitettavia virallisia raportteja koskevaan järjestelmään ei kuitenkaan ole sen jälkeen tehty muutoksia.

Suositus

ISIS-järjestelmän henkilöstöasioita koskevista osista pitäisi suorittaa arviointi, jolla varmistetaan, että järjestelmä on saavuttanut alkuperäiset tavoitteensa ja että siihen on sisällytetty asianmukaisia valvontamenettelyitä.

(1) Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 127 artiklan 1 kohta.

(2) EKPJ:n ja EKP:n perussääntö on perustamissopimuksen liitteenä olevassa pöytäkirjassa.

(3) Pöytäkirjan 27 artiklan 2 kohdan mukaan ”Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan määräykset koskevat ainoastaan EKP:n hallinnon tehokkuuden arviointia”.

(4) Euroopan keskuspankkijärjestelmän ja Euroopan keskuspankin perussääntöä koskevan pöytäkirjan 36 artiklan 1 kohta.

(5) EUVL C 119, 19.5.2006, s. 17.

(6) Ks. suositus tilintarkastustuomioistuimen vuotta 2004 koskevassa kertomuksessa (EUVL C 119, 19.5.2006, s. 17).

(7) Tilintarkastustuomioistuimen tarkastus ei kattanut EKP:n eläkejärjestelmää.

(8) Henkilöstön vuotuinen vaihtuvuus oli vuosina 2,0–2,6 prosenttia vuosina 2004–2008.

(9) Euroopan keskuspankin työjärjestyksen hyväksymisestä 19 päivänä helmikuuta 2004 tehty EKP:n päätös (EKB/2004/2) (2004/257/EY), 20 artiklan 1 ja 2 kohta (EUVL L 80, 18.3.2004, s. 33).

(10) Esimerkiksi: panostaminen hyvien suhteiden kehittämiseen muiden toiminnallisten yksiköiden asiakkaisiin, hyvälaatuisten palvelujen edistäminen henkilöstöohjauksen avulla, tulosindikaattoreita koskeva työ, oikeudellisesti monimutkaisten sopimusten laatiminen, osallistuminen tiettyä sopimusta koskevaan hankintamenettelyyn.

(11) Yli puolet EKP:n henkilöstöstä on 35–45-vuotiaita, ja johtajista ja neuvonantajista suuri enemmistö on alle 54-vuotiaita. Tämä merkitsee sitä, että suuri osa henkilöstöstä kuuluu suhteellisen pieneen ikäluokkaan ja heidän uraodotuksensa ovat samankaltaisia.

(12) Pääjohtajan vuosittain laatimassa kirjeessä esitetään EKP:n strategiset tavoitteet tulevalle vuodelle.

(13) Liikkuvuutta on kahdenlaista: sisäistä ja ulkoista. Sisäinen liikkuvuus voi olla pysyvää tai väliaikaista; työntekijä saattaa pysyä samassa palkkaluokassa tai liikkuvuus voidaan yhdistää ylennykseen. Ulkoinen liikkuvuus saattaa olla kokonaisuudessaan pankin kustantamaa tai se voi edellyttää EKP:n kanssa tehdyn työsopimuksen väliaikaista keskeyttämistä.

(14) Kustakin tapauksesta oli täytetty pyyntölomake, jossa esitettiin toimintaan liittyvä perustelu, strategiset linjaukset sekä organisaatioon ja/tai johtoon liittyvät vaikutukset.

(15) Kussakin tapauksessa oli esitetty yhteenveto suorituksista pitkällä aikavälillä, ehdotus oli perusteltu selvästi ja henkilöstön arvioinneista oli esitetty yhteenveto.

(16) Keskitettyä koulutusta koskevasta tiedotuksesta vastaa yksi tiedotuspiste, joka tarjoaa tietoa esimerkiksi saatavilla olevasta koulutuksesta, koulutukseen hakemisesta, muista organisaatioon liittyvistä yksityiskohdista jne.

(17) Pääjohtajan vuoden 2008 kirje.

(18) SMART-tavoitteet: täsmällisiä, mitattavissa olevia, saavutettavissa olevia, realistisia ja ajallisesti määritettyjä tavoitteita.

EUROOPAN KESKUSPANKIN VASTAUKSET

Euroopan keskuspankki (EKP) on vastaanottanut tilikautta 2009 koskevan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen ja suhtautuu myönteisesti esitettyihin havaintoihin ja parannussuosituksiin.

Seuraavassa EKP kommentoi erikseen tiettyjä kertomuksen kohtia sekä esitettyjä kolmea suositusta.

Kohta 13

Jokaiselle työhönottomenettelylle varataan oma alue asiakirjahallintajärjestelmässä, ja järjestelmän tukena on työnkulkuja ja asiakirjamalleja, joiden avulla varmistetaan, että kaikki työhönottomenettelyn vaiheet käydään läpi yhdenmukaisesti ja tehokkaasti.

Kohta 19

EKP:ssä työhönottomenettelyn apuna on osaamismalleja ja -profiileja. Malleissa kuvataan sekä teknistä (työhön liittyvää / yleistä) osaamista että toimintatapoja, jolloin voidaan löytää tasapaino eri toiminnallisissa yksiköissä tarvittavien teknisten erityistaitojen ja organisaatiossa yleensä edellytettävien perustaitojen (yleinen tekninen osaaminen ja toimintatavat) välillä, mikä edistää liikkuvuutta.

Tilintarkastustuomioistuimen havaintojen suuntaisesti EKP on viime vuosina kiinnittänyt työpaikkailmoituksissaan erityistä huomiota toimintatapoihin ja yleisiin teknisiin perustaitoihin, ja hakijoiden osaamista testataan tästä näkökulmasta.

Kohta 23

EKP:ssä on päätetty painottaa hakijoiden laadullista arviointia sekä yksilöinä että suhteessa toisiin hakijoihin. Haluttiin luoda kulttuuri, jossa valintaa ei suoriteta pistemäärien pohjalta vaan valintapaneeli käyttää pistetaulukkoa vain työkaluna herättääkseen keskustelua jäsentensä välillä ja päätyäkseen siten harkitumpaan yleisarvioon.

Kohta 24

Suositusten tarkistaminen yleistyy EKP:ssä. Useimmiten suositukset tarkistetaan vain yhdeltä tai useammalta parhaiten suoriutuneelta hakijalta, ja jos tulos vastaa valintapaneelin arviota, käsittelyä valintapaneelissa ei pidetä tarpeellisena. Jos tuloksia käytetään apuna hakijoiden vertailussa, niitä tietenkin käsitellään valintapaneelissa. Kaikki valintapaneelin jäsenet osallistuvat joka tapauksessa valintapöytäkirjan viimeistelyyn ja voivat kommentoida kaikkia kohtia.

Kohta 28 c

Arvojen käsite on EKP:lle erittäin tärkeä. Arvojen käyttöä on selitetty työntekijöille ja johtajille arviointikeskusteluja koskevissa oppaissa, joissa arvioijia kannustetaan kuvailemaan, miten arvioitava työntekijä on noudattanut EKP:n arvoja työssään vuoden kuluessa. Pääpaino on työntekijän toimintatavoissa, joten arvoista saadaan tärkeää tietoa henkilöstön kehitystä ajatellen.

Kohdat 37 c ja 37 d

EKP ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset mutta toteaa tehneensä linjaratkaisun, jonka mukaan vuotuisen arvioinnin ja vuosittaisen palkankorotus- ja bonusprosessin välillä ei ole mekaanista yhteyttä. Menettelyjen pohjaksi on valittu eri parametrit. Yksittäiset arvioinnit toimivat ammatillisen kehityksen välineinä, ja niiden tarkoituksena on arvioida kunkin työntekijän kyvykkyyttä ja tehokkuutta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin sekä hänen tapaansa hoitaa tehtäviään. Näin ollen vuotuinen arviointi kohdistuu aina yksittäiseen työntekijään eikä siinä verrata työntekijöitä keskenään. Vuosittainen palkankorotus- ja bonusprosessi taas on vertailuarviointi, jossa tarkastellaan, miten työntekijän panos EKP:n tehtävien suorittamiseen on parantunut suhteessa muiden samassa toiminnallisessa yksikössä työskentelevien työntekijöiden panokseen. Vertailuarviointien tulokset kirjataan käytännön toteutusta varten ja niiden johdonmukaisuus tarkastetaan, minkä jälkeen esimiehet ilmoittavat ja selittävät kullekin alaiselleen tätä koskevan tuloksen.

Kohta 42

EKP täsmentää, että nykyisen sähköisen työhönottojärjestelmän käyttö lopetetaan sitten, kun vastaava moduuli on luotu ISIS-järjestelmään (odotettavasti aikaisintaan vuonna 2011).

Kohdat 44 ja 51

EKP huomauttaa, että palvelutasosopimus on ollut valmisteilla siitä alkaen, kun hanke vuoden 2010 puolivälissä saatiin päätökseen, ja sen odotetaan valmistuvan vuoden 2010 loppuun mennessä. Hankkeen päätyttyä on noudatettu järjestelmien operatiivisen vaiheen normaaleja muutosprosesseja.

Kohta 48

EKP:n riskienhallintajärjestelmän mukaan ISIS-järjestelmän käyttöönottoa edeltävässä turvallisuusselvityksessä ilmenneet riskit eivät olleet suuria: toinen riskeistä luokiteltiin keskisuureksi ja toinen pieneksi. EKP:n riskienhallinnan linjauksissa edellytetään ainoastaan keskisuuriin riskeihin puuttumista. EKP aikoo kuitenkin arvioida havaittujen kahden riskin vaikutukset uudelleen.

Kohta 55

Kohdan viimeisessä virkkeessä tarkoitettujen henkilöiden lähdettyä EKP:stä heidän kulkulupansa ja – mikä tärkeintä – käyttöoikeutensa kaikkiin sähköisiin järjestelmiin poistettiin voimasta. Nykyisessä työnkulussa entisiltä työntekijöiltä poistuvat myös automaattisesti heidän tehtävänsä ISIS-tietojärjestelmässä (mikä estää heiltä pääsyn ISIS-järjestelmän toimintoihin). EKP huomauttaa, että myös ulkopuolisen henkilöstön on allekirjoitettava EKP:n salassapitosäännöt.

Kohta 71

Selvyyden vuoksi on todettava, että kuten tilintarkastustuomioistuin kohdassa 44 mainitsee, ISIS-hankkeen ollessa käynnissä vastuu oli (tilapäisesti) hankkeen ohjausryhmällä (ISIS Project Steering Group, PSG). Ohjausryhmässä oli edustettuna kaikkien asiaankuuluvien toiminnallisten yksiköiden ylempi johto. Hankkeen päätyttyä vastuu eri prosesseista on osoitettu yksittäisille toiminnallisille yksiköille.

Kohta 72

EKP ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja toteaa, että raportointia johtokunnalle laajennettiin jo vuonna 2010 kattavalla raportilla, joka perustui vuoden 2009 tietoihin ja jossa käsiteltiin kaikkia henkilöstöosaston toimenkuvaan kuuluvia asioita (muun muassa työhönottoa, koulutusta, liikkuvuutta, palkkoja ja lisiä, työaikaa ja vapaita, poissaoloja, työntekijöiden ja heidän perheidensä sopeutumista sekä irtisanoutumista ja eläkkeelle jääntiä). Lisäksi EKP:n hallintokomitealle on toimitettu yksityiskohtaista tietoa poissaolojen hallinnoinnista. Kummankinlaista raportointia jatketaan säännöllisin väliajoin.

Suositus 1

EKP hyväksyy suosituksen. Dokumentoinnin suhteen EKP toteaa, että vuoden 2011 loppuun mennessä viimeistellään ja julkaistaan kattava työhönottokäsikirja nykyisten järjestelyjen tueksi. Mitä tulee valintamenettelyjen aikana suositusten tarkistamisessa saatujen tulosten tallentamiseen, EKP:ssä on edetty kohti tulosten järjestelmällistä kirjaamista valintapöytäkirjoihin. Sitä tullaan korostamaan myös työhönottokäsikirjassa.

Suositus 2

EKP ottaa huomioon kolmiosaisen suosituksen henkilöstön suoritusten arviointia, urakehitystä ja koulutusta koskevia toimintalinjoja varten ja kommentoi sitä seuraavasti: Seuraavaa arviointikierrosta varten on annettu erittäin selkeä arviointiaikataulu, jossa erityisesti korostetaan, mihin mennessä lomakkeiden on oltava valmiina. Tiedotustoimintaa on vahvistettu, ja teknisiä kysymyksiä varten on perustettu oma tiedotuspiste. Suosituksen muiden kohtien täyttämiseksi arvioijille ja arvioitaville työntekijöille järjestetään täsmäkoulutusta ja tiedotustilaisuuksia, joissa opetetaan erikseen SMART-tavoitteiden asettamista sekä koulutustarpeiden ja koulutusehdotusten kytkemistä osaamisprofiilin arviointiin. Suosituksen viimeisen osan suhteen EKP toteaa, ettei kursseille osallistumisen ja uralla etenemisen välillä ole suoraa yhteyttä EKP:ssä, vaikka asiaankuuluvien koulutusten onnistuneen suorittamisen myönnetään olevan hyväksi ammatillisen kehityksen kannalta. Suositus otetaan huomioon jo vuoden 2010 arviointikierroksella, ja seuraavalla arviointikierroksella loppuvuodesta 2011 se on huomioitu täysin.

Suositus 3

EKP hyväksyy suosituksen ja muistuttaa, että hankkeen loppuraportin mukainen hyötyarviointi suoritetaan ennen vuoden 2011 loppua.