Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 319 , 30/12/2003 s. 0076 - 0082



Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä viraston vastaukset (2003/C 319/12) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston (jäljempänä "virasto") hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti viraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 110 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 112 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. HUOMAUTUKSET Johdanto 5. Virasto perustettiin 27 päivänä heinäkuuta 1994 annetulla asetuksella (EY) N:o 2100/94. Tarkoituksena oli tehdä mahdolliseksi koko unionin alueella voimassa olevien kasvilajikkeisiin liittyvien teollisoikeuksien myöntäminen. Näiden oikeuksien myöntämiseksi virasto tutkii ensin, voidaanko sen käsiteltäväksi saatettu hakemus ottaa tutkittavaksi. Perustelluiksi katsotut hakemukset toimitetaan tutkittavaksi kansallisiin tutkintavirastoihin, jotka arvioivat korvausta vastaan niiden kasvilajikkeiden omintakeisuuden, joille suojaa haetaan. Talousarvion toteuttaminen 6. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1. 7. Varainhoitovuoden 2002 määrärahoista sidottiin yhteensä 8,9 miljoonaa euroa; sidotuista määristä maksettiin 4,3 miljoonaa euroa ja seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettiin 3,9 miljoonaa euroa. Seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettiin edelleen paljon varoja, etenkin toimintamäärärahoja. 8. Kertaluonteisten tulojen seurantaa ja perintää voitaisiin tehostaa. Veloitusilmoituksia ei aina lähetetä velallisille, ja lähetettyjen veloitusilmoitusten seurantaa kirjanpidossa ei ole varmistettu riittävän hyvin. Virasto ei ole esimerkiksi vaatinut Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistolta vuonna 1999 syntyneitä saataviaan, joita on yhteensä 0,1 miljoonaa euroa. Tilinpäätös 9. Viraston varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. 10. Taseessa 31. joulukuuta 2002 mainitaan 11029000 euron varaus. Kyseessä on viraston varainhoitoasetuksen 6 artiklan d kohdan 2 alakohdassa tarkoitettu vararahasto. Koska virastolla on käytössään omia varoja, se voi perustaa vararahaston pitääkseen yllä omarahoituskykyään. Tilintarkastustuomioistuin kuitenkin kehottaa perusasetuksen hengen mukaisesti virastoa valvomaan, että vararahasto ei tarpeettomasti ylitä ennakoituja rahoitustarpeita. 11. Virasto ei valvo millään lailla sitä, pitävätkö pankkien sille ilmoittamat maksujen ja korkojen määrät paikkansa (615000 euroa vuonna 2002). 12. Viraston täytyi tehdä alv-määriä koskevia mukautuksia kirjanpitoonsa varainhoitovuoden 2002 tilien päättämisen yhteydessä voidakseen korjata kirjanpitomenetelmien muutoksista johtuvat virheet. Viraston olisi jatkettava ponnistelujaan alv:n asianmukaisen kirjaamisen varmistamiseksi. Viraston olisi lisäksi tehtävä alv:n palautushakemuksensa tarkemmin. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 13. Jotta kasvilajikkeelle myönnettäisiin yhteisön tason suoja, sillä on oltava tiettyjä teknisiä ominaisuuksia. Tutkintavirastot varmentavat nämä ominaisuudet vakiintuneen menettelyn avulla viraston pyynnöstä ja sen puolesta. Tutkintavirastot laskuttavat virastolta sopimuksissa vahvistetut kiinteät maksut. 14. Joissakin tapauksissa kasvilajikkeen ominaisuuksia ei voida varmentaa vakiintuneen menettelyn avulla, jolloin tutkintavirasto joutuu tekemään täydentävää tutkimustyötä. Nämä lisätyöt laskutetaan joko suoraan hakijalta tai virastolta, joka vuorostaan laskuttaa kustannukset hakijalta. 15. Viraston ja tutkintavirastojen välisiin sopimuksiin olisi sisällytettävä vähintäänkin määräykset näistä lisätutkimuksista sekä takauksista, joilla varmistetaan tutkimusmaksujen suorittaminen. 16. Virasto on tehnyt maksusitoumukset ulkopuolisen henkilöstön suorittamista palveluista aiheutuneiden laskujen kattamiseksi vasta kunkin laskun saatuaan. Käytäntö ei ole viraston varainhoitoasetuksen 29 artiklan 1 kohdan mukainen. 17. Jos laskua ei ole, virasto suorittaa ennakkomaksuja. Alalla sovellettavan lainsäädännön mukaisesti tällaisia maksuja olisi suoritettava ainoastaan virallisten laskujen(3) perusteella, joissa alv mainitaan erikseen. 18. Sopimusten tekomenettelyjen osalta havaittiin puutteita suoritettavien palvelujen määrän arvioinnissa sekä tarjousten arviointimenettelyissä. Puutteiden vuoksi jotkin yritykset saivat lisäsopimuksia, joiden arvo oli yli puolet alkuperäisen sopimuksen arvoa suurempi. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27. (2) Viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 16. syyskuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 25. syyskuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Ranskan yleisen verolain 289 §:n I momentissa on vahvistettu velvoite, jonka mukaan verovelvollisen on toimitettava lasku tai laskua vastaava asiakirja toiselle verovelvolliselle tai muille oikeushenkilöille, jotka eivät ole verovelvollisia, luovuttamiensa tavaroiden ja suorittamiensa palvelujen sekä näistä liiketoimista perittyjen ennakkomaksujen osalta, jos niistä syntyy verosaatavia. Taulukko 1 Yhteisön kasvilajikevirasto - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Yhteisön kasvilajikevirasto - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukko 3 Yhteisön kasvilajikevirasto - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset 8. Muiden kuin rutiininomaisten operaatioiden seurannan osalta virasto ryhtyy toimiin parantaakseen tällaisten tulojen seurantaa. 10. Maksuasetusta on tarkistettu varauksen rajoittamiseksi viraston rahoitustarpeiden mukaiselle tasolle. 11. Virasto harkitsee mahdollisuutta tutkia tarkemmin pankkien ilmoittamien pankkikulujen ja koron määrät. 12. Virasto ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen. Se tutkii mahdollisuuksia parantaa alv-tiliensä hallintaa ja seurantaa. 15. Tutkintavirastojen kanssa tehtyjen sopimusten tulevien muutosten yhteydessä niissä esitetään selkeämpi viite lisätutkimusten sopimuksenmukaiseen käsittelyyn ja niistä maksettaviin palkkioihin. 16. Tilintarkastustuomioistuimen kuvaamasta käytännöstä on luovuttu. Vuoden 2003 alusta lukien tilapäiset sitoumukset kirjataan sellaisinaan eikä "esisitoumuksina". 17. Viraston vaatimuksena on, että sen vastaanottamat laskut ovat täysin voimassa olevan lain mukaisia. 18. Tulevaisuudessa virasto ryhtyy toimiin arvioidakseen mahdollisimman tarkasti sopimuksen odotettavissa olevan arvon.