Huomattava osa komission tietotekniikkamenoista käytetään tietotekniikkapalvelujen ulkoistamiseen sisäisille tai ulkoisille palveluntarjoajille. Komissiossa vastuut on jaettu toimielin- ja paikallistasolle. Toimielintasolla tietotekniikan pääosasto (DIGIT) ja budjettipääosasto (BUDG) antavat ohjausta, ohjeita ja malleja, kehittävät koulutusta ja hallinnoivat puitesopimuksia. Paikallisella (operatiivisella) tasolla pääosastojen ja yksiköiden on määriteltävä tarpeensa, pantava täytäntöön yksittäiset sopimukset ja varmistettava, että palveluja tarjotaan. Tässä yhteydessä tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida ulkoistettuja tietotekniikkapalveluja koskevien sopimusten hallintaan ja valvontaan käytettyjen komission prosessien tehokkuutta ja vaikuttavuutta, jotta voidaan varmistaa, että rahalle saadaan vastinetta.

IAS on kuitenkin antanut kaksi erittäin tärkeää suositusta, joilla pyritään parantamaan suunnittelutyön tehokkuutta ja oikea-aikaisuutta. Suositusten mukaan on laadittava suuntaviivoja, parannettava tulevien rekrytointitarpeiden analysoinnissa käytettäviä henkilöstöhallinnon välineitä ja poistettava sellaiset toimenpiteet, joilla on vain vähän tai ei lainkaan lisäarvoa arvioitaessa kilpailussa menestyneiden hakijoiden tulevaa tarvetta.

Lopullinen hyväksytty lainsäädäntö on kuitenkin aiheuttanut komission alkuperäisiin ehdotuksiin verrattuna huomattavia lisäriskejä, joihin on puututtava pääosastojen suunnitellessa ja pannessa täytäntöön valvontaa uudella ohjelmakaudella. Vaikka nyt onkin voimassa yhdet kattavat säännöt, koko lainsäädäntöpaketti on hyvin monimutkainen. Se ei ole aina helposti ymmärrettävä, mikä puolestaan voi aiheuttaa tulkintaongelmia jäsenvaltioissa ja muodostaa haasteen komissiolle ja jäsenvaltioille varmentamisessa ja valvonnassa. Tämä voi viime kädessä lisätä virheriskiä. Lopullinen yhteisiä säännöksiä koskeva asetus on joustavampi sellaisten rahoitusoikaisujen suhteen, jotka johtavat varojen menetyksiin jäsenvaltioissa (”nettomääräiset rahoitusoikaisut”), ja tarjoaa siten jäsenvaltioille vähemmän kannustimia parantaa valvonnan ensimmäistä tasoa. Lisäksi yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa on myös joitakin rajoituksia, jotka koskevat tarkastusten aikarajoja ja johtuvat asiakirjojen säilyttämistä koskevista säännöistä. Lisäksi tuloskehyksen käyttöönoton seurauksena tehtiin sopimuksia useista poikkeuksista tai ehdoista sääntöihin, mikä saattaa tarkoittaa, että sääntöjen täyttämättä jättämisestä ei itse asiassa seuraa kunnollista rangaistusta. Tämä puolestaan voi heikentää kehyksen lopullista vaikutusta.

Vaiheen 1 päätavoitteena oli erityisesti arvioida tärkeimpien alojen osalta lisäriskejä, joita komissio kohtaa yhteisiä säännöksiä koskevaan asetukseen liittyvän lainsäädäntömenettelyn seurauksena. Yhteisiä säännöksiä koskevaan asetukseen on koottu yhden otsakkeen alle useita keskeisiä parannuksia, joiden tarkoituksena on yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa rakennerahastoja koskevia järjestelyjä. IAS pitää tätä lähestymistapaa myönteisenä ja antaa tunnustusta komission yksiköiden neuvotteluvaiheessa toteuttamille toimille komission valvontatehtäviin liittyvien etujen turvaamiseksi voimakkaan ulkoisen poliittisen paineen alla.

Keskeinen tarkastuksessa esiin tullut teema on lainsäädäntöprosessin aiheuttamien muutosten monimutkaisuus ja määrä. Kaikilla aloilla mutta erityisesti avainaloilla, kuten viherryttämisessä, on toteutettu uusia toimia yhdessä lukuisten poikkeusten ja täydentävien sääntöjen kanssa, jotka ovat tarjonneet jäsenvaltioille enemmän joustavuutta. IAS panee merkille AGRIn toimet kyseisten ongelmien ratkaisemiseksi. Pääosasto on esimerkiksi valmistellut käsikirjoja ja yksityiskohtaisia ohjeita komission hyväksyttäväksi. Jäsenvaltioiden tulkinnanvara on kuitenkin kasvanut merkittävästi, millä puolestaan voi olla merkittävä vaikutus virhetasoon.

Lopullinen hyväksytty lainsäädäntö on kuitenkin aiheuttanut merkittäviä lisäriskejä tai suurentuneita riskejä, joihin AGRIn on puututtava suunnitellessaan ja pannessaan täytäntöön uuden ohjelmakauden valvontaa.

IAS on myös havainnut useita ongelmia, jotka johtuvat uusista säännöksistä. Niissä on tulkinnanvaraa, mistä voi aiheutua riskejä käytännön täytäntöönpanossa (säännökset käyttöpääoman rahoituksesta, saavutetun vipuvaikutuksen raportoinnista ja yksityisten sijoittajien erityiskohtelusta sekä hallintokustannuksista ja -maksuista). REGIOn osalta ne on luokiteltu erittäin tärkeiksi ja EMPL:n osalta tärkeiksi. EMPL-luokittelu heijastaa sitä, että rahoitusvälineet ovat talousarvion kannalta selvästi vähemmän tärkeitä EMPL:lle kuin REGIOlle.

Kummankin pääosaston on seurattava tiiviisti FI-TAPin käyttöönottoon liittyvää työtä ja valmistelujen ajoitusta. Foorumin on oltava riittävän joustava, jotta se täyttää kaikkien sidosryhmien tarpeet. Ennen sen käyttöönottoa pääosastojen on laadittava huolellisesti suunnitelma ja aikataulu foorumin teknisten selostusten laatimiselle ja kehitettävä jäsenvaltioiden ohjelmista vastuussa olevien virkamiesten ja tarkastajien koulutusta.

Molemmat pääosastot ovat yleisesti ottaen toteuttaneet asianmukaiset valmistelut, lukuun ottamatta pääosastojen valmiuksien kehittämistä. Vaikka voidaankin todeta, että joitakin toimenpiteitä on jo toteutettu, keskeinen kysymys kummassakin pääosastossa liittyy rahoitusvälineiden tekniseen neuvoa-antavaan foorumiin (FI-TAP). Koska lainsäädännöllinen kehys hyväksyttiin niin myöhään ja rahoitusta ja hallintoa koskevan puitesopimuksen neuvottelut viivästyivät komission ja EIP:n välillä, foorumin aloitus on viivästynyt huomattavasti. Niiden jäsenvaltioiden kohdalla, joilla on vain vähän tai ei lainkaan kokemusta rahoitusvälineiden käytöstä, tämä saattaa entisestään viivästyttää käyttöönottoa ja täytäntöönpanoa. Se myös lisäisi riskiä sääntöjenvastaisuuksista ja siitä, että teknistä tukea ei käytetä tehokkaalla ja vaikuttavalla tavalla. Sekä REGIOn että EMPL:n osalta asia on luokiteltu erittäin tärkeäksi.

Rahoitusvälineiden asema koheesiopolitiikan tavoitteiden saavuttamisessa on kasvanut asteittain aikaisemmilla ohjelmakausilla. Ohjelmakauden 2014–2020 oikeudellisessa kehyksessä niiden soveltamisalaa on laajennettu, ja näin on saatu aikaan useita muutoksia, joilla pyritään vahvistamaan täytäntöönpanokehystä. Ottaen huomioon kasvaneet odotukset ja niihin liittyvät riskit, jotka koskevat erityisesti todennäköisiä käyttöasteita ja rahastojen tehokasta käyttöä, IAS suoritti aluepolitiikan pääosastossa sekä työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastossa rinnakkain kaksi tarkastustoimeksiantoa, jotka koskivat vuosien 2014–2020 valmistelua.

Tavoitteena oli tarkastella kumulatiivisen jäännösriski-/virhetason laskentaa ja taustalla olevia menetelmiä ja siten osaltaan vähentää vastuuvapausriskiä antamalla REGIOlle mahdollisuus toteuttaa tarvittaessa asianmukaisia toimia ennen tietojen julkistamista vuotuisessa toimintakertomuksessa ja yhteenvetokertomuksessa.

Tarkastelu toi esiin kolme erittäin tärkeää havaintoa.

Kansallisten tarkastusviranomaisten raportoimien virhetasojen luotettavuus vaihtelee huomattavasti, ja on olemassa riski, että virhetasot ovat liian pieniä. REGIOn tulisi jatkaa pyrkimyksiään parantaa tarkastusviranomaisten työn luotettavuutta varmistamalla, että ohjeita noudatetaan käytännössä, ja tiukentamalla raportointivaatimuksia ohjelmakaudella 2014–2020.

Jäsenvaltioiden ilmoittamat luvut peruutuksista ja takaisinperinnöistä eivät aina ole luotettavia, mikä johtuu osittain rajoituksista tavassa, jolla ne on raportoitu komissiolle, mutta myös siitä, että tarkastusviranomaiset kohdistavat niihin vain vähän tarkastuksia. Lisäksi järjestelmän avulla tiettyjä tekijöitä voidaan laskea laskelmassa kahteen kertaan ja keskeisiä etukäteistietoja peruutuksista ja takaisinperinnästä voidaan ottaa huomioon, ennen kuin ne on varmistettu. Kaikki tämä lisää riskiä, että luvut ilmoitetaan liian suurina ja siten kumulatiivinen jäännösriski liian pienenä. Jatkossa pääosaston on tarkastettava jäsenvaltioiden luvut järjestelmällisemmin ja varmistettava, että pääosaston tarkastustyö on tarpeeksi kattavaa ja sillä torjutaan menojen liian suurina ilmoittamisen riski. REGIOn tulisi arvioida, millainen varmuus sillä on siitä, että vireillä olevat perinnät ja viralliset sopimukset todella toteutetaan käytännössä ja että peruutuksia ja takaisinperintää koskevat jäsenvaltioiden kertomukset, jotka on toimitettu ennen 31. maaliskuuta asetettua määräaikaa, ovat oikeita ennen kuin ne otetaan huomioon. Lisäksi ohjelmakauden 2014–2020 täytäntöönpanosäädöksillä olisi parannettava tapaa, jolla jäsenvaltiot raportoivat peruutuksista ja takaisinperinnöistä.

Toimenpideohjelmien kumulatiivisen jäännösriskin negatiiviset luvut voidaan siirtää eteenpäin ja sisällyttää kaikkien toimenpideohjelmien kumulatiivisen jäännösriskin keskiarvoa koskevaan laskelmaan. Tästä on seurauksena kumulatiivisen jäännösriskin yleisen luvun ilmoittaminen noin 10 prosenttia pienempänä. Lisäksi edelliseen vuoteen liittyviä virhetasoja käytetään kuluvan vuoden virheiden arviointiin, vaikka ne eivät aina ole paras käytettävissä oleva arvio esimerkiksi tapauksissa, joissa on tehty merkittäviä muutoksia hallinto- ja valvontajärjestelmiin. Tämän seurauksena voi olla, että kumulatiivista jäännösriskiä koskevat luvut ilmoitetaan liian pieninä tai liian suurina.

Vuoden 2013 toimintakertomuksessaan REGIOn olisi analysoitava kunkin toimenpideohjelman osalta, voidaanko edellisen vuoden menojen virhetasoa käyttää parhaana arviona, kun lasketaan kuluvan vuoden kumulatiivista jäännösriskiä ja riskinalaista määrää. Vuoden 2014 toimintakertomuksesta lähtien yksittäisten toimenpideohjelmien negatiivisia lukuja ei saa siirtää seuraavan vuoden laskelmiin.

Tarkastuskertomus on otettu huomioon vuotuisten toimintakertomusten luonnosten vertaisarvioinneissa ennen vuoden 2013 toimintakertomuksen viimeistelyä. Kaikki havainnot ja suositukset hyväksyttiin, ja pääosasto on mahdollisuuksien mukaan pannut suositukset täytäntöön vuoden 2013 toimintakertomuksessa. Hiljattainen seuranta osoitti, että kaikki erittäin tärkeiden suositusten jäljellä olevat toimet on pantu täytäntöön vuoden 2014 toimintakertomuksessa.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 4.5 jaksossa.

4.3.Tutkimus, energia ja liikenne

(pääosastot CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA ja REA)

4.3.1.Horisontti 2020 puiteohjelmaan liittyvän lainsäädännön puuteanalyysia koskeva tarkastus – useita pääosastoja ( CNECT, ENER, MOVE ja RTD)

Horisontti 2020 on EU:n uusi rahoitusohjelma, joka kokoaa yhteen unionin kaiken aiemman tutkimus- ja innovointirahoituksen. Pääosastot, toimeenpanovirastot ja muut täytäntöönpanoelimet hallinnoivat suoraan Horisontti 2020 puiteohjelman maksusitoumusmäärärahoja.

IAS tekee Horisontti 2020 puiteohjelman oikeudellisen kehyksen ja siihen liittyvän innovointi- ja investointipaketin (IIP) puuteanalyysia koskevan tarkastuksen kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen vaihe tehtiin nyt selostettavassa tarkastuksessa, ja siinä keskityttiin hyväksytyn lainsäädännön sisältöön ja verrattiin sitä alkuperäiseen komission ehdotukseen. Vuonna 2015 alkavassa toisessa vaiheessa RTD:n (tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston) ja muiden pääosastojen ja toimeenpanovirastojen suunnitelmat ja valmistelut tarkastetaan perusteellisemmin.

Ensimmäisen vaiheen päätavoitteena oli verrata hyväksyttyä lainsäädäntöä komission ehdotukseen ja kiinnittää erityistä huomiota tärkeimpien alojen lisäriskeihin, joita komissio kohtaa lainsäädäntöprosessin seurauksena. Tällöin otetaan huomioon komission tavoite yksinkertaistaa ohjelman rakennetta ja antaa osallistumiselle yhtenäiset säännöt, saavuttaa asianmukainen tasapaino luottamuksen ja valvonnan välillä ja vähentää edunsaajien ja komission hallinnollista taakkaa.

IAS panee tyytyväisenä merkille tämän lainsäädännön avulla tavoitellut lukuisat parannukset, joilla pyritään yhdenmukaistamaan ja yksinkertaistamaan tutkimuksen puiteohjelman hallintojärjestelyjä. Se tunnustaa myös komission yksiköiden neuvotteluvaiheessa toteuttamat toimet komission edun turvaamiseksi ulkoisten poliittisten paineiden alla. Verrattuna komission alkuperäiseen ehdotukseen lopullinen lainsäädäntö on johtanut kompromissitekstiin, joka ei ole liian kaukana komission alkuperäisistä tavoitteista. On kuitenkin todettava, että muutokset ovat aiheuttaneet uusia riskejä, joihin on puututtava tulevaa valvontaa suunniteltaessa ja pantaessa täytäntöön.

Tämän tarkastuksen luonteen vuoksi IAS esitti tässä vaiheessa vain yleisiä suosituksia, jotka pääosastojen olisi otettava asianmukaisesti huomioon niiden tulevissa valmistelutöissä, mutta niitä ei pyydetty laatimaan toimintasuunnitelmia. Konkreettisempia suosituksia voidaan esittää toisen vaiheen työn perusteella vuonna 2015.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.1 jaksossa.

4.3.2.Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien tarkastus (mukaan lukien ulkoisten elinten valvonta) viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosastossa (CNECT)

Tämä toimeksianto oli osa seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmän tarkastuksista, jotka tehtiin eniten talousarviovaroja tällä alalla käyttävissä pääosastoissa ja virastoissa.

CNECT vastaa EU:n tutkimuspolitiikasta ja tukee eurooppalaisen tutkimusalueen kehittämistä pääasiassa tutkimuksen puiteohjelmien kautta (2007–2013). Näistä luovutaan vähitellen, mutta suuri osa maksumäärärahoista käytetään edelleen vuosien 2016–2017 menoilmoituksia vastaan. CNECT valvoo lisäksi kahta yhteisyritystä (ENIAC ja ARTEMIS, jotka ovat hiljattain sulautuneet yhdeksi eli ECSELiksi), yhtä SEUT-sopimuksen 185 artiklan nojalla perustettua elintä (AAL) ja kahta EU:n virastoa (ENISA ja BEREC).