Kertomus Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0001 - 0008



Kertomus Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (2001/C 372/01) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94(1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston tilit 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 15 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSVIRASTON (BILBAO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit 5. Varainhoitovuoden 2000 talousarvion toteuttaminen esitetään taulukossa 1(3). Virasto joutui siirtämään 57 prosenttia (1,7 miljoonaa euroa) varainhoitovuoden 2000 aikana toimintamenojen toteuttamiseen (III osasto) sidotuista määrärahoista. Siirrettyjen määrärahojen suuruus osoittaa, että viraston on parannettava toimintojensa ohjelmoinnin laatua ja seurantaa. Tilinpäätös ja tilinpito 6. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. 7. Virasto siirsi varainhoitovuoteen 2001 vuoden 2000 aikana aiheutuneita pankkikuluja (12155,72 euroa) sekä kurssitappioista aiheutuneita lisämenoja (3624,72 euroa), koska kyseisissä budjettikohdissa ei ollut määrärahoja eikä niihin ollut tehty siirtoja. Varainhoitosäännökset ja muut säännökset 8. Virasto käynnisti kaksi tarjouskilpailumenettelyä tulkkausvälineistön hankkimiseksi kunnostettavaan kokoussaliin. Jos menettely olisi käynnistetty yhteisesti muiden erillisvirastojen kanssa, viraston olisi tarjouskilpailun arvon (yhteensä 50712 euroa) vuoksi täytynyt pyytää lausunto hankintoja ja sopimuksia käsittelevältä neuvoa-antavalta komitealta, minkä se näin vältti. 9. Virasto oli tehnyt vuonna 1998 neljä monivuotista sopimuskokonaisuutta, joiden arvo oli yhteensä 354964 euroa, ja näiden johdosta kutakin vuosierää kohti oli tarkoitus suorittaa kaksi maksua: - 50 prosentin ennakkomaksu 60 päivän kuluessa maksupyynnön tekemisestä, - loppusuorituksen maksaminen sen jälkeen, kun loppukertomus ja siihen liittyvä maksupyyntö on hyväksytty. Menettely ei ole tarjouskilpailun mukainen, jonka mukaan ensimmäinen maksu suoritetaan sen jälkeen, kun ensimmäinen väliraportti on saatu. Loppusuorituksen maksamisen perusteluiksi edunsaajat ovat lähettäneet pyynnön mukana luettelon aiheutuneista menoista ilman tositteita, mikä on vastoin sopimusehtoja (5 artikla). Viraston henkilöstöhallinto Henkilöstöpolitiikka 10. Virasto perustettiin 18. heinäkuuta 1994 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 2062/94, ja sen toiminta alkoi syyskuussa 1996 johtajan nimittämisen jälkeen. Ensimmäisten kuukausien aikana virastossa toimi ainoastaan komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita ja ylimääräisiä toimihenkilöitä. Kansallisten asiantuntijoiden avoimista toimista ilmoitettiin ainoastaan joissakin jäsenvaltioissa(4). 11. Viraston henkilökuntaan sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia asetuksia ja määräyksiä. Kuten asetuksen (EY) N:o 2062/94 20 artiklan 3 kohdassa säädetään, hallintoneuvosto antaa aiheelliset soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt yhteisymmärryksessä komission kanssa. Toimenkuvaukset 12. Avointa tointa koskevassa ilmoituksessa julkaistua toimenkuvausta vastaava kuvaus on olemassa ainoastaan ura-alueen A kullekin toimelle. Toimenkuvaus olisi laadittava kaikille toimihenkilöille viraston tavoitteiden ja vastuualueiden perusteella. Toimenkuvausten olisi oltava helposti henkilöstön saatavilla, ne olisi ajantasaistettava säännöllisesti ja sisällytettävä henkilöstön henkilöstökansioihin. Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat 13. Koska viraston hallintoneuvosto ei ole tehnyt virallista päätöstä asiasta, virasto soveltaa komission järjestelmää komennuksella oleviin kansallisiin asiantuntijoihin. Järjestelmän mukaan komennuksen todennäköinen pituus on vahvistettava jäsenvaltion viranomaisten kanssa käytävässä kirjeenvaihdossa. Kahdessa tapauksessa tällaista kirjeenvaihtoa ei kuitenkaan ollut käyty ja eräässä toisessa tapauksessa kirjeenvaihdossa ei ollut vahvistettu komennuksen pituutta. 14. Virasto korvasi kyseisten jäsenvaltioiden viranomaisille kolmen komennuksella olevan kansallisen asiantuntijan palkan, vaikka asetuksessa säädetään, että komennuksella olevien kansallisten asiantuntijoiden on palveluksessaolomääräyksensä ajan oltava palkallisessa palvelussuhteessa kansainvälisessä tai kansallisessa hallinnossa. Virasto toimi näin siksi, ettei se ollut vielä virallisesti sisällyttänyt varainhoitosäännöksiinsä voimassa olevia komission säännöksiä. Näiden maksujen sääntöjenmukaisuus on siis kyseenalainen. Viraston henkilöstötilanteen ja toiminnan kehitys 15. Viraston henkilöstötaulukko sisältää ainoastaan väliaikaisia toimihenkilöitä. Budjettivallan käyttäjä vahvistaa vuosittain täytettävien toimien määrän samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää määrärahoja ylimääräisten toimihenkilöiden, joiden työsopimuksen pituus on enintään vuosi, paikallisten toimihenkilöiden ja komennuksella olevien kansallisten asiantuntijoiden palkkaamiseen. 16. Taulukossa 4 kuvataan viraston henkilöstömäärän kehitystä ja jakautumista. Henkilöstömäärän kasvu on vakiintunut. Aikaisemmin virasto palkkasi tilapäistyöntekijöitä henkilöstöpulaa välttääkseen, mutta vuonna 2000 heitä oli palkattu vain vähän. 17. Viraston palveluksessa on toiminut sen perustamisesta lähtien yli 40 toimihenkilöä. Näistä 27 on ollut väliaikaisia toimihenkilöitä ja loput ylimääräisiä toimihenkilöitä tai komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita. Vuoden 2000 lopulla toimihenkilöistä 24 oli väliaikaisia. Kolme heistä otettiin palvelukseen avoimen menettelyn kautta ja muut tätä menettelyä epävirallisemmin. Palvelukseenotosta aiheutuvat kustannukset olivat keskimäärin 3140 euroa palkattua toimihenkilöä kohti. 18. Tarkastusta varten henkilöstö jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitettu henkilöstö; kyseiset toiminnot takaavat viraston toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö), - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii viraston tavoitteiden saavuttamisesta. 19. Keskimäärin lähes kaikkia ura-alueen A toimihenkilöitä, eli 40:tä prosenttia koko henkilöstöstä, voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuna henkilöstönä. Kaikkia muita toimihenkilöitä, eli 60:tä prosenttia koko henkilöstöstä, voidaan pitää tukitoiminnoista vastaavana henkilöstönä. 20. Taulukossa 5 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen ja hallintomenojen kehitystä. Palkkakustannukset ovat kehittyneet keskimäärin henkilöstömäärän mukaisesti. 21. Muista henkilöstöön liittyvistä kuluista tutkittiin erityisesti täydennyskoulutuksesta johtuvat menot ja hallintomenot etenkin tietotekniikan alalla. 22. Täydennyskoulutuksesta johtuvat menot ovat kasvaneet henkilöstön määrää nopeammin. Hallintomenot ovat keskimäärin pienentyneet nyt, kun viraston perustamiseen liittyvät investoinnit on saatu päätökseen. 23. Saadakseen selville viraston toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen, tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää niiden toimintamäärärahojen (III osasto) kehitykseen, jotka todellisuudessa käytettiin (varainhoitovuoden määrärahat ja siirretyt määrärahat) yhden vuoden aikana. Vertailun perusteella voidaan päätellä, että viraston henkilöstömäärä ja henkilöstöön liittyvät kulut kasvavat nopeammin kuin viraston toimintavolyymi. Havaintoa vahvistaa se, että tukitoiminnoista aiheutuvat menot (I ja II osasto, henkilöstöön liittyvät kulut ja hallintomenot) kasvavat nopeammin kuin toimintamenot. Tässä tilanteessa viraston olisi pohdittava keinoja lisätä henkilöresurssiensa tuottavuutta. 24. Näitä huomautuksia lieventää se, että viraston toiminta ei ole vielä täysin päässyt vauhtiin ja se, ettei virasto voi kokonsa vuoksi hyötyä fyysisiä ja hallinnollisia rakenteita koskevista merkittävistä mittakaavaeduista. Tässä suhteessa viraston varsinaisiin toimintoihin osallistuvan henkilöstön määrän ja menojen määrän suhde on kehittynyt tyydyttävästi. Kolmen viime vuoden aikana henkilöstöön liittyvien kulujen ja hallintomenojen kasvu on myös hidastunut, ja ne ovat jopa pienemmät kuin toimintamenot sen vuoksi, että komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita on otettu palvelukseen yhä enemmän. Päätelmät 25. Virasto ei ole perustamisestaan lähtien pystynyt ottamaan palvelukseen talousarvion henkilöstötaulukossa esitettyä määrää henkilöstöä, mutta se on pystynyt täyttämään toimet ottamalla palvelukseen ylimääräisiä toimihenkilöitä ja komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita. 26. Virasto on hakenut palvelukseensa henkilökuntaa ilmoittamalla avoimista toimista rajoitetusti. Tämä toimintatapa on nopea ja kustannusvaikuttavuudeltaan hyvä, ja siinä avointen toimien julkaisu ja valintamenettelyt ovat epävirallisia. Palvelukseenoton laatua ei näytä olevan syytä kyseenalaistaa. 27. Viraston toimintojen uskotaan kehittyvän ja sen henkilöstömäärän uskotaan samalla kasvavan, joten olisi ehkä suotavaa, että virasto huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden hajautettujen erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. 28. Viraston olisi seurattava erityisen tarkkaan henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitystä sekä jatkettava pyrkimyksiään henkilöresurssien ja aineellisten voimavarojen tuottavuuden tehostamiseksi. Yleisesti ottaen viraston olisi parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 216, 20.8.1994, s. 5. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 3 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 29. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 17. huhtikuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva tarkoittaa, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 tarkoittaa, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) Alankomaat, Irlanti, Ruotsi, Saksa, Tanska, Yhdistynyt kuningaskunta. TAULUKOT 1 - 5 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Huom.Kokonaissummissa saattaa olla pyöristyksistä johtuvia eroja. Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999 Huom.Kokonaissummissa saattaa olla pyöristyksistä johtuvia eroja. Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. YT: Ylimääräiset toimihenkilöt. PT: Paikalliset toimihenkilöt. KKA: Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat. Taulukko 5 Henkilöstömäärän kehitys ja henkilöstöön liittyvät kulut >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset Talousarvion toteuttaminen ja varainhoito 5. Lähes 50 prosenttia automaattisista siirroista koskee tukia, jotka on myönnetty koordinointikeskusten ja aihekohtaisten keskusten kanssa tehtyjen sopimusten puitteissa, joista hallintoneuvosto päätti marraskuussa 1999 pitämässään kokouksessa. Koska sitoumukset hyväksyttiin joulukuussa, automaattiset siirrot, jotka ovat viraston varainhoitosääntöjen 6 artiklan d kohdan mukaisia, olivat välttämättömiä. Virasto kuitenkin tutkii mahdollisuutta tarkistaa päätöksentekoprosessia tällä alueella voidakseen noudattaa vuosittaisuuden periaatetta ja välttääkseen mahdollisuuksien mukaan turvautumista systemaattisesti määrärahojen siirtoihin. Jäljellä oleva prosenttimäärä koskee viimeisiä maksuja, joita ei ollut vielä suoritettu 31. joulukuuta mennessä ja joihin voidaan normaalisti soveltaa yllämainittua artiklaa. Tilinpäätös ja kirjanpito 7. Kurssivaihtelujen ja siirtokustannusten osalta virasto sitoutuu korjaamaan kyseiset talousarvion kohdat, jotta vuonna 2001 vältytään vastaavalta tilanteelta. Varainhoitoa koskevat ja lainsäädännölliset määräykset 8. Tarjouskilpailujen osalta on korostettava, että ne oli suunnattu eri markkinoille. Ensimmäinen, 2000/ADM/IT/1, oli suunnattu konferenssitiloihin asennettavaa multimedialaitteistoa ja niiden sähköistä valvontaa varten. Toinen, 2000/ADM/IT/2, oli puolestaan osoitettu virallisille Philipsin konferenssivälineistön toimittajille. Tämän uuden kokoussalin kunnostamisen kiireellisyyden takia virasto järjesti rajoitetun tarjouskilpailun (2000/ADM/IT/1) kahdelle toimittajalle, jotka olivat olleet viraston kanssa yhteistyössä jo aiemmin kokoustilojen multimediajärjestelmien ja sähköisten valvontavälineiden asentamisessa ja joiden tekemästä työstä oli saatu myönteistä kokemusta. Viraston henkilöstö Henkilöstöpolitiikka 10. Viraston käynnistysvaiheessa syyskuusta 1996 lähtien vuoden 1998 alkuun asti, jolloin palkattiin ensimmäiset väliaikaiset toimihenkilöt operatiivisia tehtäviä varten, johtajan täytyi koota hyvin vähäinen määrä luotettavia asiantuntijoita, joiden asema oli hyvin erilainen momentin käyttövarojen mukaan ja kesti tietyn määräajan. Kyse oli jäsenvaltioiden kansallisten virkamiesten komennuksista tai vuoden mittaisista ylimääräisen henkilöstön sopimuksista asiantuntijoiden kanssa, jotka tulivat yhteisön toimielimistä. Kansainvälisiä asiantuntijoita koskevan työpaikkailmoittamisen osalta on korostettava, että viraston on täytynyt täyttää nämä tarpeensa niiden resurssien mukaan, joita 15 jäsenvaltion kanssa käydyissä neuvotteluissa ilmeni olevan saatavilla. Niiden seurauksena jäsenvaltioista lopulta vain seitsemän osallistui erityistarpeista huolehtimiseen viraston auttamiseksi käynnistysvaiheessa tai yksittäisiä tehtäviä varten. Tehtävien kuvaus 12. Tilintarkastustuomioistuimen huomautus otetaan huomioon henkilöstön arvioinneissa, ja henkilöresurssit mukautetaan vastaamaan niitä kunkin yksikön tehtäviä ja toimintaa, joista yksiköt ovat sopineet viraston johdon kanssa tekemänsä "contract agreementin" puitteissa. Se, että henkilöstö on ollut mukana valmistelemassa näitä "contract agreement" -sopimuksia ja allekirjoittanut ne, takaa viestinnän ja tiedonvaihdon. Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat 13. Hallintoneuvosto ei ole virallisesti ottanut käyttöön komission palveluksessa komennuksella oleviin kansallisiin asiantuntijoihin sovellettavia säännöksiä, joten virasto on käyttänyt niitä vain viiteasiakirjana. Se, että tiettyjä komennuksia koskevia asiakirjoja tukeva aineisto puuttuu, johtuu siitä, että johtaja on tehnyt joidenkin tapausten kohdalla suullisia sopimuksia, kun viraston toiminta aloitettiin Bilbaossa. 14. Komission sääntöjen mukaan komissio voi korvata työnantajalle kokonaan tai osittain kansallisen asiantuntijan palkan tämän ollessa komennuksella, jos komission etu sitä vaatii, ja ainoastaan sellaisen kansallisen asiantuntijan osalta, joka ei tule yksityiseltä sektorilta. Virasto on noudattanut siis asetuksen henkeä. Virasto haluaisi kuitenkin korostaa, että kyseessä olivat poikkeustilanteet, joissa komennuksen kesto oli hyvin lyhyt. Viraston henkilöstön ja toiminnan kehittyminen 17. Kaikki väliaikaiset toimenhaltijat on otettu palvelukseen menettelyn mukaisesti, jonka hallintoneuvosto on hyväksynyt ja joka ei perustu vain hakijoiden haastatteluun, vaan heidän koulutuksensa ja ammatillisen pätevyytensä perusteella tehtyyn arviointiin. Tietyissä tapauksissa on järjestetty kirjallinen koe testaamaan toimen edellyttämän erityisalan tuntemusta. Rekrytoinnit ovat kalliita, mikä johtuu erityisesti erittäin korkeista Bilbaoon muuttamisen kustannuksista. 19. Useimpia ura-alueeseen B kuuluvista toimihenkilöistä, jotka työskentelevät työympäristöyksikössä sekä tiedotus- ja viestintäyksikössä, on pidettävä myös osana operatiivista henkilöstöä.