Tiivistelmä Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunnosta, joka koskee asiakirjojen tiedoksiantoa ja siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvaa todisteiden vastaanottamista koskevien EU:n asetusten tarkistamista

(Koko lausunto on luettavissa englanniksi, ranskaksi ja saksaksi Euroopan tietosuojavaltuutetun verkkosivustolla www.edps.europa.eu)

(2019/C 370/07)

Euroopan komissio antoi 31. toukokuuta 2018 kaksi ehdotusta Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseksi, joilla muutetaan neuvoston asetusta (EY) N:o 1206/2001 (1), annettu 28 päivänä toukokuuta 2001, jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa ja toisaalta parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) No 1393/2007 (2), annettu 13 päivänä marraskuuta 2007, oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa. Ehdotuksilla pyritään pääasiassa sujuvoittamaan oikeudellista yhteistyötä näillä aloilla säätämällä muun muassa asiakirjojen toimittamisesta ja todisteiden vastaanottamisesta hajautetun tietotekniikkajärjestelmän kautta.

Euroopan tietosuojavaltuutettu myöntää, että henkilötietojen vaihto on välttämätöntä, jotta voitaisiin muodostaa vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue. Näin ollen hän on tyytyväinen ehdotusten yleisiin tavoitteisiin parantaa siviili- ja kauppaoikeuden alan oikeudellisen yhteistyön tehokkuutta todisteiden vastaanottamisessa ja asiakirjojen tiedoksiannossa, erityisesti digitalisoinnin ja tietotekniikan käytön avulla. Hän on samaa mieltä siitä, että ehdotetulla lainsäädännöllä voisi olla todellinen vaikutus EU:n kansalaisten jokapäiväiseen elämään.

Tässä lausunnossa on kolme keskeistä suositusta, joiden avulla lainsäätäjät voivat rakentavasti auttaa tämän erittäin tärkeän tavoitteen saavuttamisessa ja varmistaa samalla perusoikeuskirjan ja yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamisen:

— luodaan selkeä oikeusperusta tietotekniselle järjestelmälle, jota käytetään asiakirjojen, pyyntöjen ja tiedonantojen toimittamiseen näiden asetusten soveltamiseksi. Erityisesti jos tietotekniikkajärjestelmä edellyttää EU:n toimielimen, elimen, viraston tai toimiston osallistumista, tämä oikeusperusta olisi periaatteessa annettava EU:n säädöksessä. Myöskin siinä tapauksessa, että henkilötietoja käsitellään olemassa olevan tietotekniikkajärjestelmän puitteissa, Euroopan tietosuojavaltuutettu suosittelee, että tällaisen järjestelmän käytöstä säädetään itse säädöksessä. Nykyinen järjestelmä, jota aiotaan käyttää, olisi kuitenkin vakiinnutettava asianmukaisesti EU:n tasolla hyväksytyllä säädöksellä, jollaista e-CODEXin osalta ei tällä hetkellä ole. Jos EU:n lainsäätäjä valitsee e-CODEX-ratkaisun, järjestelmän vakiinnuttamiseen ja sääntelyyn tarvittavan EU:n tason oikeudellisen välineen puuttuminen olisi korjattava viipymättä.

— säädöksiin sisällytetään myös korkean tason kuvaus tietotekniikkajärjestelmän näkökohdista, kuten tietosuojavelvollisuuksista tai sovellettavista suojatoimenpiteistä, jotka määritellään tarkemmin täytäntöönpanosäädöksissä. Erityisesti siltä osin kuin komissio tai jokin toinen EU:n toimielin, elin, laitos tai virasto osallistuisi uuden järjestelmän toimintaan, säädöksessä olisi suotavaa määritellä sen vastuu (yhteisenä) rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä.

— toteutetaan vaikutustenarviointi tietosuojasta täytäntöönpanosäädösten valmistelussa.

Euroopan tietosuojavaltuutettu antaa tässä lausunnossa yksityiskohtaisempia suosituksia.

Euroopan tietosuojavaltuutettu on toimielinten käytettävissä antaakseen lisää neuvoja lainsäädäntöprosessin aikana ja sen jälkeen, kun asetukset on hyväksytty.

1. Johdanto ja tausta

1. Komissio hyväksyi 31. toukokuuta 2018 kaksi ehdotusta ( 3 ) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseksi, jolla on tarkoitus muuttaa seuraavaa: — Neuvoston asetus (EY) N:o 1206/2001, annettu 28. toukokuuta 2001, jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa (jäljempänä ’todisteiden vastaanottamista koskeva asetus’), — Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1393/2007 oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa (jäljempänä asiakirjojen tiedoksiantoa koskeva asetus).

2. Todisteiden vastaanottamista koskevassa asetuksessa, jota on sovellettu vuodesta 2004 alkaen, todisteiden vastaanottamisessa jäsenvaltioiden välillä on kaksi tapaa: todisteiden vastaanottaminen pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen toimesta ja todisteiden vastaanottaminen suoraan pyynnön esittäneen tuomioistuimen toimesta.

3. Vuoden 2008 jälkeen sovelletussa asiakirjojen tiedoksiantoa koskevassa asetuksessa säädetään eri tavoista toimittaa asiakirjoja jäsenvaltiosta toiseen tiedoksiantoa varten, kuten lähettävän ja vastaanottavan viranomaisen välityksellä tai konsuli- tai diplomaattikanavia käyttämällä. Siinä on myös yhdenmukaiset oikeudelliset ehdot asiakirjojen antamisesta tiedoksi suoraan postitse rajojen yli ja säännöt asiakirjojen antamisesta tiedoksi suoraan vastaanottavan jäsenvaltion toimivaltaisen henkilön välityksellä, jos kyseisen jäsenvaltion lainsäädäntö tämän sallii. Se sisältää tiettyjä vähimmäisnormeja puolustuksen oikeuden suojaamiseen. Asetuksen soveltamisala ei rajoitu “pelkästään siviilituomioistuimissa käytäviin oikeudenkäynteihin, sillä sen soveltamisala kattaa myös muut kuin oikeudenkäyntiasiakirjat, joiden tiedoksianto voi olla tarpeen useissa tuomioistuinten ulkopuolisissa menettelyissä (esim. julkisen notaarin käsittelemät perintöasiat tai julkisen viranomaisen käsittelemät perheoikeudelliset asiat) tai myös silloin, kun taustalla ei ole oikeudellista menettelyä” ( 4 )

5. Molemmissa ehdotuksissa säädetään asiakirjojen, pyyntöjen ja viestien välittämisestä sellaisen pakollisen hajautetun tietotekniikkajärjestelmän kautta, joka koostuu kansallisista tietojärjestelmistä, jotka on liitetty yhteen viestintäinfrastruktuurilla, joka mahdollistaa turvallisen ja luotettavan rajat ylittävän tietojenvaihdon kansallisten tietojärjestelmien välillä. Niissä säädetään myös sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla annetun asetuksen (EU) N:o 910/2014 soveltamisesta ( 7 )

6. Euroopan parlamentti hyväksyi 13. helmikuuta 2019 lainsäädäntöpäätöslauselmansa molemmista ehdotuksista ensimmäisessä käsittelyssä ( 8 ) ja muun muassa sopi hajautetun tietojärjestelmän luomisesta, edellyttäen että tällainen järjestelmä perustuu e-CODEX-järjestelmään ja että tällaisen järjestelmän täytäntöönpano varmistetaan delegoiduilla säädöksillä.

7. Asiasta käytiin periaatekeskustelu neuvostossa 6. kesäkuuta 2019. Puheenjohtajavaltio totesi päätelmissään, että ”neuvosto on vahvistanut, että meidän on nykyaikaistettava prosessejamme oikeudellisen yhteistyön osalta siviili- ja kauppaoikeuden alalla. Puheenjohtajavaltio totesi kannattavansa hajautettua ja suojattua tietotekniikkajärjestelmää. Se lisäsi, että ministerit voisivat hyväksyä järjestelmän pakollisen käytön vain tietyin ehdoin, joihin sisältyisivät pidempi siirtymäkausi ja komission käyttöön ottama taustajärjestelmä (backend system). Lisäksi olisi laadittava luettelo tarvittavista poikkeuksista. Lopuksi puheenjohtajavaltio totesi, että e-CODEX voisi olla tähän tarkoitukseen käytettävä ohjelmistoratkaisu. Työtä on jatkettava teknisellä tasolla” ( 9 )

8. Komissio esitti 23. huhtikuuta 2019 pyynnön Euroopan tietosuojavaltuutetulle, jäljempänä ’tietosuojavaltuutettu’, sen arvioimiseksi, ovatko nämä ehdotukset yleisen tietosuoja-asetuksen, jäljempänä ’yleinen tietosuoja-asetus’, mukaisia. Euroopan tietosuojavaltuutettu on tyytyväinen komission esittämään pyyntöön.

3. Päätelmät

24. Euroopan tietosuojavaltuutettu on tyytyväinen ehdotusten yleisiin tavoitteisiin parantaa oikeudellista yhteistyötä erityisesti digitalisoinnin ja tietotekniikan käytön avulla todisteiden vastaanottamista ja asiakirjojen tiedoksiantoa osalta siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa. Näin ollen tämän lausunnon tarkoituksena on neuvoa rakentavasti ja puolueettomasti EU:n toimielimiä.

25. Euroopan tietosuojavaltuutettu on tyytyväinen siihen, että itse säädöksessä tunnistetaan järjestelmän edellyttämä vaativa arkkitehtuuri, tietojenvaihdon luotettavuutta koskeva velvoite sekä luottamuspalvelujen käytön tarve asetuksen (EU) N:o 910/2014 mukaan.

26. Euroopan tietosuojavaltuutettu on antanut kolme tärkeää suositusta, joiden tarkoituksena on varmistaa, että perusoikeuskirjaa ja yleistä tietosuoja-asetusta noudatetaan: — luodaan selkeä oikeusperusta tietotekniselle järjestelmälle, jota käytetään asiakirjojen, pyyntöjen ja tiedonantojen toimittamiseen näiden asetusten soveltamista varten. Erityisesti jos tietotekniikkajärjestelmä edellyttää EU:n toimielimen, elimen, viraston tai toimiston osallistumista, tämä oikeusperusta olisi periaatteessa annettava EU:n säädöksessä. Myöskin siinä tapauksessa, että henkilötietoja käsitellään olemassa olevan tietotekniikkajärjestelmän puitteissa, Euroopan tietosuojavaltuutettu suosittelee, että tällaisen järjestelmän käytöstä säädetään itse säädöksessä. Nykyinen järjestelmä, jota aiotaan käyttää, olisi kuitenkin vahvistettava asianmukaisesti EU:n tasolla hyväksytyllä säädöksellä, jollaista e-CODEXin osalta ei tällä hetkellä ole. Jos EU:n lainsäätäjä valitsee e-CODEX-ratkaisun, järjestelmän perustamiseen ja sääntelyyn tarvittavan EU:n tason oikeudellisen välineen puuttuminen olisi korjattava viipymättä. — säädöksiin sisällytetään myös korkean tason kuvaus tietotekniikkajärjestelmän näkökohdista, kuten tietosuojavelvollisuuksista tai sovellettavista suojatoimenpiteistä, jotka määritellään tarkemmin täytäntöönpanosäädöksissä. Erityisesti siltä osin kuin komissio tai jokin toinen EU:n toimielin, elin, virasto tai toimisto osallistuisi uuden järjestelmän toimintaan, säädöksessä olisi suotavaa määritellä sen vastuu (yhteisenä) rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä. — toteutetaan vaikutustenarviointi tietosuojasta täytäntöönpanosäädösten valmistelussa.

27. Euroopan tietosuojavaltuutettu suosittelee myös, että — molempia säädöksiä varten säädetään erikseen täytäntöönpanosäädös, jolla tarkennetaan tietotekniikkajärjestelmää edelleen, ja että täytäntöönpanosäädökset kattavat uudet säännökset sähköisistä palveluista ja suorasta todisteiden vastaanottamisesta videoneuvottelun välityksellä, jotta niihin voitaisiin sisällyttää myös näitä käsittelytoimia koskevat erityiset suojatoimet. — määritellään täytäntöönpanosäädöksissä yhteisten rekisterinpitäjien välinen suhde ja pakollisten järjestelyjen sisältö, jos kyseessä on yhteinen rekisterinpito. — täsmennetään täytäntöönpanosäädöksissä turvajärjestelyt, joilla varmistetaan pääsy rajoitetulle määrälle valtuutettuja käyttäjiä. — määritellään täytäntöönpanosäädöksissä tarkemmin ja mahdollisimman laajasti, mitä tilastotietoja kerätään.

28. Euroopan tietosuojavaltuutettu on komission, neuvoston ja Euroopan parlamentin käytettävissä prosessin myöhemmissä vaiheissa tietojen antamista varten. Tässä lausunnossa esitetyt suositukset eivät rajoita Euroopan tietosuojavaltuutetun mahdollisia muita lisähuomioita. Tietosuojavaltuutettu muistuttaa, että asetuksen (EU) 2018/1725 42 artiklan 1 kohdan mukaisesti komissiolla on velvollisuus kuulla Euroopan tietosuojavaltuutettua sellaisten täytäntöönpanosäädösten ja delegoitujen säädösten valmistelussa, joilla on vaikutusta yksilön oikeuksien ja vapauksien suojeluun henkilötietojen käsittelyssä. Euroopan tietosuojavaltuutettu odottaa sen vuoksi, että sitä kuullaan myöhemmin täytäntöönpanoasetusten tai delegoitujen säädösten säännösluonnoksia koskevan laadinnan yhteydessä.

Bryssel 13. syyskuuta 2019. Wojciech Rafał WIEWIÓROWSKI Euroopan tietosuojavaltuutettu

(1) EYVL L 174, 27.6.2001, s. 1.

(2) EUVL L 324, 10.12.2007, s. 79.

(3) Ehdotus COM (2018) 378 final (jäljempänä ’todisteiden vastaanottamista koskeva ehdotus’) ja ehdotus COM (2018) 379 final (jäljempänä ’asiakirjojen tiedoksiantoa koskeva ehdotus’).

(4) Perustelut, s. 2.

(5) Komission työohjelma 2018: Yhtenäisempi, vahvempi ja demokraattisempi unioni (COM(2017) 650 final 24.10.2017), Liite II, kohta 10 ja 11.

(6) Komission yksiköiden valmisteluasiakirjat SWD(2018)285 ja SWD(2018)287.

(7) Todisteiden vastaanottamista koskevan ehdotuksen perustelut, s. 3, ja asiakirjojen tiedoksiantoa koskeva ehdotus, s. 4:”Vaikka mikään ei periaatteessa estä jäsenvaltioita käyttämästä digitaalisia viestintäkeinoja, aikaisempi kokemus ja ennusteet siitä, mitä tapahtuisi ilman EU:n toimia, osoittavat, että edistys olisi erittäin hidasta ja että vaikka jäsenvaltiot toteuttaisivat toimenpiteitä, yhteentoimivuutta ei voida taata ilman EU:n lainsäädäntöön perustuvaa kehystä. Jäsenvaltiot eivät voi riittävällä tavalla saavuttaa ehdotuksen tavoitetta, vaan se voidaan saavuttaa ainoastaan unionin tasolla.”.

(8) P8_TA(2019)0103 ja P8_TA(2019)0104.

(9) Neuvoston kokouksen tulokset (9970/19), s. 7, väliaikainen versio saatavilla osoitteessa: https://www.consilium.europa.eu/media/39709/st09970-en19.pdf

Puheenjohtajavaltion asiakirjan (9566/19), 8 ja 13kohdan mukaan, ”[K]umpaankin ehdotukseen liitetyissä komission vaikutustenarvioinneissa e-CODEXia pidetään kuitenkin sopivimpana ja ainoana jo käytettävissä olevana tietojärjestelmänä. Toisen hajautetun järjestelmän kehittäminen tarkoittaisi sitä, että samoja haasteita, joita on jo käsitelty e-CODEXin kehittämisen yhteydessä, käsiteltäisiin jälleen. ”Yksi nykyisistä ratkaisuista on e-CODEX, joka on jäsenvaltioiden yhteenliittymän ja EU:n rahoituksella lähes kymmenen vuoden aikana kehittämä järjestelmä. E-CODEXia käytetään tällä hetkellä seuraaviin tarkoituksiin: kaupparekistereiden yhteenliittämisjärjestelmä (BRIS); kansallisten maksukyvyttömyysrekisterien yhteenliittäminen; sähköisen todistusaineiston digitaalinen tiedonvaihtojärjestelmä (e-Evidence Digital Exchange System). Siltä osin kuin on kyse vapaaehtoiseen yhteistyöhön perustuvista tapauksista, e-CODEXia ei ole vielä pantu täytäntöön eikä sitä käytetä kaikissa jäsenvaltioissa. Työryhmässä käytyjen keskustelujen perusteella sellaisille jäsenvaltioille, joissa ei tällä hetkellä ole sähköisiä menettelyjä tukevia tietoteknisiä järjestelmiä, komissio voisi harkita viiteratkaisun kehittämistä kansallisen tason taustajärjestelmän toteuttamiselle edellyttäen, että valtuuskuntien tuki pakollisen sähköisen viestinnän toteuttamiseksi on riittävän vahva ja laaja. Kaikkien järjestelmien olisi oltava teknisesti yhteentoimivia ja samojen teknisten eritelmien (yhteyskäytännöt, standardit, XML-muodot ja työnkulut) mukaisia. ”