Kertomus

Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä keskuksen vastaukset

(2002/C 326/06)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 337/75(1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1946/93, 12 artiklan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76(2), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1948/93(3), 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti keskuksen talousarvion toteuttamisesta on vastannut hallitus. Sen vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(4) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93 65, 67 ja 68 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET

Talousarvion toteuttaminen

5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(5).

6. Varainhoitovuoden lopullisia määrärahoja oli 13,5 miljoonaa euroa, ja maksusitoumuksia oli tehty lähes koko määrän osalta. Varainhoitovuoden maksut olivat 10,6 miljoonaa euroa. Seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettiin yhteensä 2,8 miljoonaa euroa. Vuoteen 2002 siirretyt määrärahat liittyivät pääasiassa toimintamäärärahoihin (III osasto): niitä oli 2,2 miljoonaa euroa eli yli 40 prosenttia sidotuista määrärahoista. Keskuksen olisi jatkettava pyrkimyksiään toimintansa suunnittelun laadun ja seurannan parantamiseksi.

7. Varainhoitovuodesta 2000 vuoteen 2001 siirrettiin yhteensä 2,5 miljoonaa euroa, joista maksatettiin yhteensä 2,3 miljoonaa euroa.

8. Tehtävien erillään pitämisen periaatteen noudattamiseksi olisi hyödynnettävä täysin kaikkia sähköiseen allekirjoittamiseen liittyviä tilinpitojärjestelmän mahdollisuuksia (tilinpitäjän ja hallintohenkilöstön lisäksi myös tulojen ja menojen hyväksyjien olisi annettava sähköiset hyväksymismerkinnät).

Tilinpäätös

9. Keskuksen varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3.

10. Keskus ei laske hyödykkeidensä poistoja. Sen olisi sovellettava komission hyväksymiä arvostusta ja poistoja koskevia sääntöjä(6), jotta keskuksen taseeseen kirjatut arvot noudattaisivat sen omaisuuteen kuuluvien tavaroiden arvoa.

Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen

11. Keskuksella on käytössään ennakkomaksujärjestelmä, jonka enimmäismäärä, eli 2000000 euroa, on vielä liian suuri. Lisäksi maksettaville yksittäisille maksuille ei ole asetettu ylärajaa.

12. Keskuksen olisi jatkettava pyrkimyksiään soveltaakseen tiukemmin hankintamenettelyjä, kuten edeltävissä vuosikertomuksissa on useaan otteeseen korostettu(7). Kaksi sopimusta(8), joiden yhteisarvo oli 64600 euroa, tehtiin suoraan palveluntarjoajien kanssa, eikä hankintamenettelyjä koskevia sääntöjä noudatettu.

Keskuksen tehtävä ja varat

13. Tilintarkastustuomioistuin analysoi keskukselle annettujen tehtävien ja sen varojen ja henkilöstöresurssien välistä johdonmukaisuutta. Lisäksi tilintarkastustuomioistuin tarkasteli keskuksen toimintoja sen talousarvion perusteella, keskuksen toimintaohjelmaa sekä keskuksen henkilöstön organisaatiokaaviota tarkistaakseen, onko se tarkoitukseen sopiva ja käyvätkö siitä selville tarvittavat tiedot. Asetuksen (ETY) N:o 337/75 2 artiklassa säädetään keskuksen viidestä tehtävästä; keskuksen on tarkoitus koota ammatillisen koulutuksen järjestelmiin ja kehitykseen liittyvää aineistoa, myötävaikuttaa mainittujen alojen tutkimuksen kehittämiseen ja yhteensovittamiseen, varmistaa hyödyllisen aineiston ja tiedon levittäminen, tukea yhteistä lähestymistapaa ammatillisen koulutuksen ongelmien ratkaisemiseen erityisesti pyrkiäkseen ammatillisen koulutuksen suorittamista osoittavien asiakirjojen vastavuoroiseen tunnistamiseen sekä toimia kaikkien asianosaisten kohtaamispaikkana. Taulukossa 4 tehdään yhteenveto analyysin tuloksista.

14. Keskus saa komissiolta tukea tehtäviensä hoitamiseksi, ja suurin osa sen talousarviotulosta koostuu tästä tuesta. Tuen tarkoituksena on kattaa keskuksen hallintomenot ja toimintaohjelmaan liittyvät toimintamenot. Toimintamenoja koskevien budjettikohtien nimikkeet eivät kuitenkaan ole yhdenmukaiset keskukselle annettujen tehtävien kanssa. Lisäksi toimintakertomuksessa ei luoda selvää yhteyttä kuvattujen varsinaisten toimintojen ja keskuksen tehtävien välille. Yhteyden puuttuminen toimintojen ja tehtävien välillä voidaan havaita myös varsinaisiin toimintoihin osoitetun henkilöstön organisaatiokaaviossa.

15. Keskuksen asetuksessa säädettyjen tehtävien sekä varojen jakautumisen, toimintojen organisoinnin ja henkilöstön toimenkuvien välisen epäyhdenmukaisuuden vuoksi Fibus-järjestelmässä ei pystytä muodostamaan yhteyttä keskuksen tehtävien ja sen toimintaohjelman toteuttamisen välille, sellaisena kuin toimintaohjelman toteuttaminen käy ilmi talousarvion toteuttamisesta.

16. Keskuksen olisi varmistettava, että sille perusasetuksessa annetut tehtävät sekä sille myönnetyt varat ja henkilöresurssit ovat oikeassa suhteessa toisiinsa. Keskuksen toimintojen organisoinnissa olisi myös noudatettava paremmin keskuksen tavoitteita. Jotta keskuksen toiminnasta tulisi avoimempaa ja sen hallinnoinnin tehokkuutta voitaisiin valvoa paremmin, keskuksen tavoitteiden ja sen toimintojen organisoinnin välille olisi muodostettava selkeä yhteys.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2002 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel Fabra Vallés

presidentti

(1) EYVL L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 1.

(3) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 15.

(4) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93 1 artiklassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 29. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 4. huhtikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(5) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi aiheuttaa vähäisiä eroja kokonaissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt.

(6) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75).

(7) Ks. varainhoitovuotta 2000 koskevan kertomuksen kohta 11 (EYVL C 372, 28.12.2001).

(8) Sopimukset 2001/055 (43000 euroa) ja 2000/300 (21600 euroa).

Taulukko 1

Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskus.

Taulukko 3

Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 4

Tavoitteet

>TAULUKON PAIKKA>

Keskuksen vastaukset

4. Keskus toteaa, että tilintarkastustuomioistuin on saanut kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja että tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

6. Keskus noudattaa tilintarkastustuomioistuimen ehdotuksia toimintansa suunnittelun laadun ja seurannan parantamisesta.

8. Keskuksen tietotekniikan jaosto antaa parhaillaan sähköistä allekirjoittamista koskevaa koulutusta asianomaiselle henkilöstölle.

Tehtävien erillään pitäminen on tällä hetkellä varmistettu siten, että asiakirjojen paperiversiot katsotaan lopullisesti päteviksi. Vaikka toimista vastaavat henkilöt eivät vielä vuonna 2001 käyttäneet FIBUS-muotoisia allekirjoituksia, se on tällä hetkellä vallitsevana käytäntönä.

10. Keskus muuttaa säännöksiään samalla, kun sen varainhoitosääntöjä muutetaan erillisvirastoja koskevien uusien, hyväksymistä odottavien säännösten mukaisesti.

11. Keskus tuo 14.-15. marraskuuta 2002 pidettävän hallintoneuvoston kokouksen käsiteltäväksi uuden päätösehdotuksen ennakkomaksutilin avaamisesta ja enimmäismäärän asettamisesta 100000 euroon vuoden 2001 menoja vastaavasti.

12. Sopimuksen 2001/0055 (43000 [fmxeuro]) kohdalla sovellettiin rajoitettua tarjouskilpailumenettelyä, vaikkakin elektronisessa muodossa (sähköposti). Niistä viidestä tarjouksentekijästä, joihin otettiin yhteyttä, vain yksi toimitti tarjouksen, joka hyväksyttiin.

Keskuksen sopimushallintajaosto on jo ilmoittanut asianomaiselle yksikölle, että tällaiset menettelyt (yksinomaan sähköpostin avulla tapahtuvat markkinatiedustelut) ovat voimassa olevien sääntöjen vastaisia ja että ne eivät saa toistua. Keskuksen tarkoituksena on tutkia mahdollisuuksia käyttää sähköisiä apuvälineitä markkinamenettelyissä niin, että kaikkia asiaan liittyviä varainhoitoa koskevia määräyksiä voidaan samalla täysin noudattaa.

Sopimuksen 2001/0063 (21600 [fmxeuro]) kohdalla pitää paikkansa, että markkinatiedusteluja ei suoritettu.

Tämä seikka ja sen syyt ilmaistiin selkeästi alkuperäisessä vastauksessa varainhoidon valvojalle tämän pyytäessä maksusitoumusten ja sopimusluonnoksen hyväksyttämistä. Myös myöhempiin lisäselvityspyyntöihin on vastattu. Keskus on päätellyt, että töiden paremmalla suunnittelulla voitaisiin välttää kiireellisten tilanteiden syntymistä ja edistää sääntöjen parempaa noudattamista.

13.-16. Tilintarkastustuomioistuimen analyysi on laajalti yhdensuuntainen keskuksen vuosikertomuksessa kuvatun toiminnan kanssa.

Noudattaen hallintoneuvoston hyväksymää toimintasuunnitelmaa, joka on osa ulkopuolisen arvioinnin seurantavaihetta, keskus siirtyi vuoden 2002 alkupuolella uuteen keskeisille toiminnoille perustuvaan organisaatiorakenteeseen. Keskus on lisäksi perustanut työryhmän käsittelemään toimintaan perustuvaa budjetointia vuoden 2003 budjetoinnissa käytettävän toimintaperusteisen lähestymistavan kehittämiseksi.

Vuoden 2003 työohjelma on ensimmäinen ohjelma vuosille 2003-2006 määriteltyjen keskipitkän aikavälin painopisteiden puitteissa. Tässä työohjelmassa esitetään selkeästi keskuksen perustehtävien mukaisen tehtäväalueen toiminta ja tulokset.

Vuonna 2003 keskus myös huolehtii eri toimintojen ajankäytön mahdollisimman suuresta avoimuudesta acti-track-seurantajärjestelmän avulla.

Keskus haluaa ilmaista kiitollisuutensa tilintarkastustuomioistuimen tälle lähestymistavalle antamasta ennakoivasta tuesta.