Kertomus Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodeltasekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0045 - 0052



Kertomus Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodeltasekä säätiön vastaukset (2001/C 372/06) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90(1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 12 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN KOULUTUSSÄÄTIÖN (TORINO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit 5. Taulukossa 1(3) esitetään varainhoitovuoden 2000 talousarvion toteuttaminen. 6. Säätiö sitoi lähes kaikki vuodelle 2000 myönnetyt määrärahat (16,2 miljoonaa euroa). Näistä 13,4 miljoonaa euroa (83 prosenttia) maksettiin vuoden aikana ja 2,7 miljoonaa euroa (16 prosenttia) siirrettiin seuraavaan varainhoitovuoteen, mikä oli käytännössä saman verran kuin viime vuonna. 7. Seuraavaan varainhoitovuoteen siirretyt 2,7 miljoonaa euroa koskivat III osaston (toimintamenot) budjettikohtaa "ensisijaiset toimenpiteet" (1,4 miljoonaa euroa). Pääsyy merkittävään määrärahasiirtoon on hallituksen myöhäinen päätös vuosittaisesta työohjelmasta. Säätiön olisi toteutettava toimia vuosittaisen ohjelmansa hyväksymiseksi ajoissa, jotta sen talousarviota voitaisiin toteuttaa vuotuisuuden periaatteen mukaisesti. 8. Varainhoitovuodelta 1999 automaattisesti siirretyt määrärahat olivat 2,9 miljoonaa euroa, josta vuonna 2000 jäi käyttämättä ainoastaan 0,2 miljoonaa euroa, jotka näin ollen peruuntuivat. Muut kuin automaattiset siirrot (III osasto) olivat 0,2 miljoonaa euroa, ja ne liittyivät SI2-hanketta koskevaan yhteistyöhön muiden erillisvirastojen kanssa. Tilinpäätös ja tilinpito 9. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. 10. Säätiöllä on erilliset kirjanpidot talousarviokirjanpitoa ja yleistä kirjanpitoa varten. Lisäksi tapahtumiin liittyvissä tositteissa (sitoumukset ja maksumääräykset) ei ole viittauksia toisiinsa eikä tiettyjä tapahtumia (kuten tuloja) esitetä tietyn mallin mukaisesti. Tämä lisää hallinnollista taakkaa ja vaikeuttaa kirjausketjun seuraamista. 11. Vuoden ensimmäisten seitsemän kuukauden aikana yleistä kirjanpitoa pidettiin uuden SI2x-järjestelmän ohessa. Syyskuussa säätiö päätti lisäksi luopua toimista yhdistää SI2- ja SI2x-järjestelmät henkilöstöpulan vuoksi. Säätiö käyttää edelleen vanhaa järjestelmäänsä, ja sen olisi viipymättä löydettävä ratkaisu talousarviokirjanpidon ja yleisen kirjanpidon yhdistämiseksi. Sisäinen valvonta 12. Säätiön olisi tehostettava sisäisen valvonnan järjestelmäänsä, jotta se voisi saada ajoissa varainhoidon valvojalta etukäteen myönnettävän hyväksymismerkinnän ja jotta tilinpitäjän valtuuksia voitaisiin rajoittaa tehtävien erillään pitämisen periaatteen mukaisesti. Henkilöstöhallinto Henkilöstöpolitiikka 13. Säätiö perustettiin asetuksella (ETY) N:o 1360/90, jota on viimeksi muutettu 17. heinäkuuta 1998 annetulla asetuksella (EY) N:o 1572/98(4). Säätiön henkilöstöön sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia asetuksia ja määräyksiä. Säätiö antaa tarvittavat soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt yhteisymmärryksessä komission kanssa. Johtaja vastaa kaikista henkilöstöön liittyvistä asioista. 14. Säätiön henkilöstöpolitiikasta ei vielä ole laadittu virallista asiakirjaa. Henkilöstöhallinnon eri näkökohdista on tehty useita päätöksiä. Vuoteen 1999 saakka henkilöstöhallintoa toteutettiin yhteistyössä komission yksiköiden kanssa. Vuodesta 2000 säätiön henkilöstöosasto on ollut täydessä vastuussa henkilöstöhallinnosta. Palvelukseen ottaminen ja ylentäminen 15. Tarkasteltaessa 31 henkilöstökansiota voidaan huomata, että avoimien toimien ilmoittamisessa, arvioinnissa ja lopullisissa palvelukseenottomenettelyissä on ollut ongelmia. Säätiön olisi tulevaisuudessa lisättävä palvelukseenottomenetelmiensä asianmukaisuutta ja avoimuutta. Säätiön henkilöstötilanteen ja toiminnan kehitys 16. Säätiön henkilöstötaulukko sisältää ainoastaan väliaikaisia toimihenkilöitä. Budjettivallan käyttäjä vahvistaa vuosittain täytettävien toimien määrän samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää määrärahoja ylimääräisten ja paikallisten toimihenkilöiden palkkaamiseen. 17. Taulukossa 4 kuvataan säätiön henkilöstömäärän kehitystä ja jakautumista. Henkilöstötaulukossa esitetyistä toimista on saatu täytettyä keskimäärin 90 prosenttia. Loput on täytetty ottamalla palvelukseen ylimääräisiä ja ennen kaikkea paikallisia toimihenkilöitä. 18. Säätiön perustamisesta lähtien sen palveluksessa on ollut 243 toimihenkilöä, joista 115:n palvelussuhde on päättynyt. Henkilöstöstä 65 prosenttia on ollut väliaikaisia ja 35 prosenttia ylimääräisiä tai paikallisia toimihenkilöitä. Vuoden 2000 lopulla 90 prosenttia toimihenkilöistä oli väliaikaisia. Palvelukseenottoon liittyvät kustannukset ovat kasvaneet vuodesta 1995 lähtien keskimäärin 2600 euroon palkattua toimihenkilöä kohti. 19. Säätiön työohjelman muutosten vuoksi hallitus esitti 14. huhtikuuta 2000 pitämässään kokouksessa, että säätiön ja komission olisi päätettävä varojen käytöstä keskipitkällä aikavälillä (2000 - 2004): joitakin toimihenkilöitä on osoitettava uusiin tehtäviin ja joitakin on irtisanottava. Väliaikaista henkilöstöä on tarkoitus supistaa neljän seuraavan vuoden aikana 115 henkilöstä vuoden 2000 lopussa yhteensä 99 henkilöön vuoden 2003 lopussa. 20. Taulukossa 5 analysoidaan palvelukseenoton kehitystä, ja siitä havaitaan, että 71 prosenttia palvelukseenotosta on tapahtunut henkilöstösäännöissä tarkoitetun avoimen kilpailun tapaisella menettelyllä, mutta menettelyjä ei aina ole sovellettu tarpeeksi tiukasti (ks. kohta 15). 21. Toimihenkilöiden palvelussuhteiden päättymisen vuoksi henkilöstön (väliaikaiset, ylimääräiset ja paikalliset toimihenkilöt) vaihtuvuusaste on vuosittain keskimäärin 14 prosenttia. Puolessa tapauksista on kyse sopimusten päättymisestä ja puolessa sopimusten keskeytymisestä pääasiassa toimihenkilöiden aloitteesta. 22. Tarkastusta varten henkilöstö jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitettu henkilöstö; kyseiset toiminnot takaavat säätiön toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö) - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii säätiön tavoitteiden saavuttamisesta. 23. Keskimäärin 70:ää prosenttia ura-alueen A toimihenkilöistä voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuna henkilöstönä. Kun kaikki ura-alueet otetaan huomioon, 60:ta prosenttia säätiön toimihenkilöistä voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuna henkilöstönä. 24. Taulukossa 6 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen ja hallintomenojen kehitystä. Palkkakustannukset kasvoivat kaudella 1997-2000 keskimäärin 9,7 prosenttia henkeä kohti, kun taas henkilöstön määrä pieneni 2,7 prosenttia. Erot johtuvat osaksi siitä, että palkat ovat nousseet väistämättömien palkankorotusten vuoksi, jotka liittyvät muun muassa elinkustannusten nousuun ja palvelusvuosien kertymiseen. 25. Saadakseen selville säätiön toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää niiden toimintamäärärahojen (III osasto) kehitykseen, jotka todellisuudessa käytettiin (varainhoitovuoden määrärahat ja siirretyt määrärahat) yhden vuoden aikana. 26. Vertailun perusteella havaitaan, että säätiön tuottavuus on kasvanut vuodesta 1997. Havaintoa vahvistaa se, että III osaston menot, eli säätiön tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät menot, kasvavat nopeammin kuin I ja II osaston menot, eli henkilöstöön liittyvät kulut ja hallintomenot. Päätelmät 27. Säätiö ei ole perustamisestaan lähtien pystynyt ottamaan palvelukseensa talousarvion henkilöstötaulukossa esitettyä määrää toimihenkilöitä, mutta se on pystynyt täyttämään toimet ottamalla palvelukseen ylimääräisiä ja paikallisia toimihenkilöitä sekä tilapäistyöntekijöitä. 28. Palkatessaan väliaikaista henkilöstöä säätiö noudattaa yhä useammin samanlaista avointa palvelukseenottomenettelyä kuin toimielimet, mutta menettelyä olisi sovellettava tiukemmin (ks. kohta 15). 29. Henkilöstön kokonaistuottavuuden osalta säätiön tilanne on tyydyttävä. Olisi ehkä suotavaa, että säätiö huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden hajautettujen erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. Lisäksi säätiön olisi yleisesti parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson Presidentti (1) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 4. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen yksityiskohtaiset tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 9. huhtikuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallitukselle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 17. huhtikuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva tarkoittaa, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 tarkoittaa, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) EYVL L 206, 23.7.1998, s. 1. TAULUKOT 1 - 6 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999 Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. YT: Ylimääräiset toimihenkilöt. PT: Paikalliset toimihenkilöt. Taulukko 5 Henkilöstömäärän vaihtelu >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 6 Henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitys >TAULUKON PAIKKA> säätiön vastaukset Talousarvion toteuttaminen ja tilit 7. Koulutussäätiön hallintoneuvosto saattoi kokoontua ja hyväksyä vuoden 2000 työohjelman ja talousarvion vasta 15. helmikuuta 2000, minkä vuoksi monien sopimusten tekeminen lykkääntyi ja ne tehtiin vasta myöhään sinä vuonna. Tuottavuuden parantamiseksi hallintoneuvosto kokoontui tilintarkastustuomioistuimen neuvosta poikkeuksellisesti kolmannen kerran vuoden 2000 marraskuussa hyväksyäkseen vuoden 2001 työohjelman ja talousarvion ennen varainhoitovuoden alkua. Tällä käytännöllä on ollut suotuisa vaikutus vuoden 2001 talousarvion toteuttamiseen, ja sitä aiotaan noudattaa tulevaisuudessa. 8. Kohdassa 8 mainitut ilman eri toimenpiteitä tehtävät siirrot vuodelta 2000 eivät koske osaston III varoja vaan pikemminkin varoja, jotka kuuluvat osastoon IV "Korvamerkityt menot (Earmarked expenditure)", ja ne aiheutuivat siitä, että SI2:n yhteisen tukipalvelun (Common Support Service, CSS) puheenjohtajuus sekä taloudellinen ja tekninen hallinto siirtyivät EFILille Dubliniin. Tilinpäätökset ja kirjanpito 10 - 11. Henkilöstöresurssien puutteen vuoksi koulutussäätiö päätti hylätä yleisen kirjanpitojärjestelmän kehittämisen, ja niinpä sen oli pakko jatkaa "vanhan" yleisen kirjanpitojärjestelmän Cubicin käyttöä, kunnes löydetään toteuttamiskelpoinen järjestelmä, jolla se voidaan korvata. Koulutussäätiö on nyt hyväksynyt hankesuunnitelman Cubicin korvaamiseksi valmiilla järjestelmällä, joka tunnetaan nimellä BOB. Sillä voidaan integroida täysin talousarviotilit ja yleiset tilit ohjelmistosillan välityksellä SI2-järjestelmään, ja se tarjoaa linkin pankkiasioiden hoitoon tarkoitettuun ohjelmistoon. Kaksi muuta CSS:n jäsentä ovat jo toteuttaneet tämän järjestelmän menestyksellisesti. Sisäiset tarkastukset 12. Henkilöstön kehittämistä koskevan suunnitelmansa mukaisesti koulutussäätiö aikoo ottaa palvelukseensa sisäisen varainhoidon valvojan varainhoitovuoden 2002 aikana. Sisäisen varainhoidon valvojan riippumattomuuden varmistamiseksi hän toimii erillään talous- ja oikeusosastosta ja on vastuussa vain koulutussäätiön johtajalle. Tämän toimenpiteen ansiosta koulutussäätiö voi noudattaa tilintarkastustuomioistuimen vaatimuksia koulutussäätiön sisäisen valvontajärjestelmän vahvistamisesta ja tilinpitäjän vallan rajoittamisesta. Henkilöstöhallinto 14. Vuonna 1994 tapahtuneesta perustamisestaan lähtien koulutussäätiö on hoitanut omat henkilöstöasiansa alkuvaiheen rekrytointien jälkeen, jolloin komissio antoi tukeaan ja valvoi rekrytointimenettelyä, joka toteutettiin Brysselissä. Vuosien kuluessa henkilöstöhallintoa varten on tehty täydellinen ja yhdenmukainen sarja päätöksiä ja sääntöjä, joita laadittaessa on kuultu komission asiaan liittyviä yksiköitä ja koulutussäätiön henkilöstökomiteaa. Nämä säännöt ja päätökset kattavat koko henkilöstöhallinnon alan koulutussäätiön henkilöstön kategorioiden mukaan. Niitä päivitetään säännöllisesti, sovelletaan oikein ja julkaistaan kaikkien henkilöstön jäsenten saatavilla olevassa sisäisessä verkossamme, joten tarvetta niiden yhdistämiseen yhdeksi ainoaksi asiakirjaksi ei ole koskaan tullut. 15. Se, miten rekrytointimenettelyjä noudatetaan, on täysin Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen ja koulutussäätiön omien sääntöjen mukaista. Koulutussäätiö kyllä parantaa rekrytoinnin menettelyjä edelleen silloin, kun se on mahdollista ja tarpeen, ja siitä syystä koulutussäätiön henkilöstöosastoa vahvistettiin vuonna 2001 nimittämällä toimihenkilö, joka on erityisesti vastuussa rekrytointimenettelyjen hallinnollisesta hoidosta. On kyseenalaista tehdä vertailuja rekrytointikäytäntöjen välillä toimielimissä, joilla on vakituisia virkamiehiä, ja virastossa, jolla ei ole vakituista henkilökuntaa (kohta 28). Päätelmät 29. Aikaisemmin integroidun tietokonejärjestelmän puuttuminen henkilöstöhallintoa varten lisäsi virheiden mahdollisuutta henkilöstöä koskevien menettelyjen toteutuksessa. Siksi koulutussäätiö on päättänyt ottaa käyttöön SIC Personnel -tietokannan, jota komissio käyttää vakio-ohjelmistonaan henkilöstötietoja varten, esimerkiksi virkamatkojen ja lomien hallinnassa. SIC-järjestelmän käyttö merkitsee myös siirtymistä nykyisestä paperipohjaisesta järjestelmästä uuteen elektroniseen työnkulkujärjestelmään virkamatkojen osalta ("SIC-mission", joka tulee olemaan toimintavalmis vuoden 2001 loppuun mennessä) ja lomien, myös sairaslomien, osalta ("SIC Congés", joka tulee olemaan toimintavalmis vuoden 2002 alkupuolella). Tämä lisää entisestään henkilöstöhallinnon tehokkuutta.