Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0057 - 0063



Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä säätiön vastaukset (2002/C 326/08) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75(1) 16 artiklan mukaisesti, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1947/93(2) 1 artiklan 3 kohdalla. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76(3) 18 artiklan muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93(4) 1 artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön hallintoneuvosto. Hallintoneuvoston vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 65-68 artiklassa, sellaisena kuin ne ovat muutettuna neuvoston asetuksen (EY) 1949/93 1 artiklan 52-55 kohdalla, tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(6). 6. Varainhoitovuonna käytettävissä olleita määrärahoja(7) oli yhteensä 18,9 miljoonaa euroa, joista 15,3 miljoonaa euroa oli varainhoitovuodelle myönnettyjä määrärahoja ja 3,5 miljoonaa euroa edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja. 7. Varainhoitovuoden 2001 määrärahoja sidottiin 15,2 miljoonaa euroa, joista maksettiin 11,6 miljoonaa euroa. Jäljelle jääneet määrärahat joko siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle (3,5 miljoonaa euroa) tai ne peruuntuivat (0,2 miljoonaa euroa). Toimintamäärärahoja (III osasto) oli 6,4 miljoonaa euroa, joista sidottiin 6,3 miljoonaa euroa. Näistä maksettiin 3,1 miljoonaa euroa, seuraavalle varainhoitovuodelle jouduttiin siirtämään 3,1 miljoonaa euroa ja loput peruuntuivat. Toimintamäärärahojen siirtoaste oli erittäin korkea, ja tästä syystä säätiön olisi parannettava toimintansa suunnittelun laatua ja seurantaa. Säätiön olisi kaikin tarvittavin keinoin vähennettävä määrärahojen siirtämistä seuraavalle varainhoitovuodelle, jotta se pystyisi noudattamaan paremmin talousarvion vuotuisuusperiaatetta. 8. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettiin 3,5 miljoonaa euroa, joista 3,2 miljoonaa euroa liittyi III osastoon. Määrärahoista maksettiin 3,4 miljoonaa euroa, joista 3,1 miljoonaa liittyi III osastoon, ja loput peruuntuivat. Tilinpäätös 9. Säätiö julkaisi varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan tulostilin ja taseen, joista esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. Säätiön vuoden 2001 toimintakertomuksessa tilinpäätös oli esitetty säädetystä poikkeavasti(8). Ongelma ei vaikuta tilinpäätöksen luotettavuuteen, mutta säätiön olisi valvottava, että yleisiä käytäntöjä noudatetaan. 10. Säätiö ei laske hyödykkeidensä poistoja. Sen olisi otettava huomioon poistot taseeseen kirjatun käyttöomaisuuden arvioimiseksi ja noudatettava omaisuusluettelon pidosta annettua komission asetusta(9). Säätiön olisi myös kehitettävä hyödykkeiden inventointijärjestelmä ja päätettävä vastuunjaosta niiden yksiköiden kesken, joita omaisuusluettelojen pito koskee. Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen 11. Tilintarkastustuomioistuin tutki otoksen, joka koostui 34:stä varainhoitovuoden 2001 peritystä tai perittävästä maksusta. Varainhoitovuoden 2001 talousarviokirjanpitoon kirjatuista maksuista annettiin perintämääräykset vuoden 2002 helmi- ja maaliskuussa. Varainhoidon valvoja oli vahvistanut perintämääräyksistä ainoastaan kymmenen. Näistä perintämääräyksistä kahdeksaa, joista yhden arvo oli 1231286 euroa, ei ollut vielä pantu täytäntöön 31. tammikuuta 2002, mikä on vastoin säätiön varainhoitoasetuksen 5 artiklaa. 12. Useissa tapauksissa, erityisesti ajoneuvon hankinnan yhteydessä, sama henkilö on voinut myöntää sitoumuksia ja maksuja koskevat sähköiset hyväksymismerkinnät hallinnoinnista vastaavan henkilön, tulojen ja menojen hyväksyjän, varainhoidon valvojan tai tilinpitäjän puolesta. Tällainen käytäntö olisi kiellettävä jyrkästi, sillä se on tehtävien erillään pitämisen periaatteen vastainen. 13. Säätiö teki marraskuussa 1997 sopimuksen erään matkatoimiston kanssa vuoden koeajaksi. Sopimusta on sen jälkeen jatkettu osapuolten yhteisellä päätöksellä. Markkinatutkimuksen tekeminen olisi toivottavaa, jotta voitaisiin tehdä uusi sopimus mahdollisesti paremmilla ehdoilla. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 139, 30.5.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 13. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26. (5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93, 16 artiklassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 26. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 8. huhtikuuta 2002 Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteessä. (6) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi aiheuttaa vähäisiä eroja kokonaissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (7) Jaksottamattomat määrärahat. (8) Säätiön toimintakertomuksessa esitetyn vuoden 2001 tilinpäätöksen negatiivista saldoa (1210000 euroa) on supistettu vuoden 2002 tulostilin ulkopuolella. Lisäksi säätiön julkaisema tase on 26047 euroa todellista pienempi, sillä huomioon ei ole otettu palkkaennakoita ja perintämääräyksiä. (9) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omassa tilinpäätöksessään ilmoittamista tiedoista (ks. kohta 9). Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omassa tilinpäätöksessään ilmoittamista tiedoista (ks. kohta 9). >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Säätiön vastaukset 7. Toimintaa seurataan yleensä kattavasti ja tehokkaasti, ja äskettäin käyttöön otettu tietotekninen seurantajärjestelmä on kuitenkin avuksi, kun varmistetaan määrärahojen siirtojen vähentäminen. Määrärahojen siirtoasteesta pitäisi ottaa huomioon, että: - Säätiön operatiivinen toiminta on perusluonteeltaan innovatiivista ja selvittävää, ei toistuvaa. Tämä edellyttää verrattain monimutkaisia, aikaa vieviä ja huolellisia valmistelumenettelyjä ennen sopimuksiin perustuvien tutkimusten aloittamista. Nämä menettelyt ovat tärkeä tekijä hankkeiden kestossa, joka on yleensä kaksi vuotta. - Osaston III (Toiminta) määrärahojen siirtoasteeseen vaikuttaa säätiön vuotuisen talousarvion laatimisen suhde säätiön toimintajaksoihin (joihin sisältyy ohjelmien suunnittelu, ohjelmien aloittaminen, hankkeiden suunnittelu pääpiirteittäin, tarjouspyyntömenettelyt, hankkeiden yksityiskohtainen suunnittelu ja toteuttaminen). Erityisesti niissä tapauksissa, joissa sopimukset ovat luonteeltaan toistuvia, sopimusten laatimismenettelyjä on aiennettu. Tämä toimenpide edistää määrärahojen siirtojen vähentämistä. 9. Säätiö ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja toimii tulevaisuudessa sen mukaisesti. 10. Säätiö on nyt tehnyt järjestelyjä muuttaakseen inventointijärjestelyjään, jotta ne voitaisiin saattaa komissionasetuksessa (EY) N:o 2909/2000 esitettyjen tarkistettujen menettelyjen mukaisiksi. Kaikkia omaisuusluettelon kohtia koskeva vastuu jaetaan asianmukaisella tavalla. 11. Tilintarkastustuomioistuimen näkökanta on hyväksyttävä. Varainhoidon valvoja palautti kyseiset perintämääräykset säätiöön antamatta niille epähuomiossa hyväksymismerkintää. Asiasta huomautettiin varainhoidon valvojalle, joka tämän jälkeen oikaisi virheen. 12. Otettaessa käyttöön SI2-järjestelmä myönnettiin tietyksi määräajaksi "erityiskäyttöoikeudet" tietojen syöttämiseen, jotta voitaisiin mahdollistaa tietojen nopea siirto säätiön vanhasta tilinpitojärjestelmästä SI2-järjestelmään. Tämä on vakiomenettely uuden järjestelmän käyttöön ottamiseksi. Toimivaltaiset viranomaiset kuten varainhoidon valvoja ovat jo antaneet kaikkia asiakirjoja koskevat asianmukaiset luvat. 13. Matkatoimistopalveluja koskeva sopimus oli uusittavissa vuosittain, ja se on ollut voimassa jo viisi vuotta. Säätiö on jo aloittanut tarjouspyyntöjä ja uuden sopimuksen tekemistä koskevan menettelyn.