Kertomus Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0019 - 0026



Kertomus Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (2001/C 372/03) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan lääkearviointiviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93(1) 57 artiklan 10 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 7 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 11 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN LÄÄKEARVIOINTIVIRASTON (LONTOO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUODEN 2000 OSALTA Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit 5. Taulukossa 1(3) esitetään varainhoitovuoden 2000 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttaminen. 6. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 55,3 miljoonaa euroa, joista oli sidottu yhteensä 51,8 miljoonaa euroa (94 prosenttia). Toimintamäärärahoista (III osasto) (22,3 miljoonaa euroa) oli sidottu yhteensä 93 prosenttia (20,7 miljoonaa euroa). 7. Varainhoitovuodelta 1999 siirretyistä määrärahoista (9 miljoonaa euroa) yhteensä 1,6 miljoonaa euroa, eli 18 prosenttia kaikista siirretyistä määrärahoista, peruuntui vuoden 2000 lopulla. 8. Siirrot lisääntyivät vuonna 2000 yhteensä 32 prosenttia 11,8 miljoonaan euroon. Tästä summasta 5,9 miljoonaa euroa liittyy lääkkeiden arviointiin, joka on pitkä menettely ja edellyttää varojen siirtoa, ja sen lisäksi 2,5 miljoonaa euroa liittyy kokoustilojen laajentamiseen ja kunnostamiseen harvinaislääkkeiden ja muiden lääkkeiden arviointia koskevia kokouksia varten. Tästä huolimatta viraston olisi pyrittävä rajoittamaan siirtojen määrää toimiensa tarkemman seurannan avulla. Tilinpäätös ja tilinpito 9. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. 10. Virasto oli kirjannut vuoden 2000 tuloihin saamiset, joita ei kuitenkaan ollut todellisuudessa vielä saatu (55 miljoonaa euroa). Sen varainhoitoasetuksessa kuitenkin säädetään selvästi, että viraston olisi ilmoitettava ainoastaan todellisuudessa saadut tulot (45,5 miljoonaa euroa). Tämä tulojen esittämiseen liittyvä ongelma ei vaikuta tilinpäätöksen luotettavuuteen. Henkilöstöhallinto Henkilöstöpolitiikka 11. Euroopan lääkearviointivirasto perustettiin 22. heinäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 2309/93. Viraston henkilöstöön sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia asetuksia ja määräyksiä. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 62 artiklan mukaan hallintoneuvosto antaa yhdessä komission kanssa tarvittavat yksityiskohtaiset soveltamissäännöt. 12. Viraston henkilöstöpolitiikasta ei ole vielä laadittu virallista asiakirjaa, vaikka johtaja on tehnyt päätöksiä joistakin erityisistä näkökohdista. 13. Komissio vastasi ainoastaan ensimmäisten toimihenkilöiden palkkaamisesta niin, että se ilmoitti avoimista toimista ja seurasi palvelukseenottoprosessia. Tämän jälkeen viraston henkilöstöosasto on vastannut henkilöstön palkkaamisesta ja henkilöstöhallinnosta. Viraston henkilöstötilanteen ja toiminnan kehitys 14. Viraston henkilöstöön kuuluu ainoastaan väliaikaisia toimihenkilöitä, ja budjettivallan käyttäjä vahvistaa vuosittain täytettävien toimien määrän samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää määrärahoja ylimääräisten toimihenkilöiden, joiden työsuhde on enintään vuoden pituinen, paikallisen henkilöstön sekä komennuksella olevien kansallisten asiantuntijoiden palkkaamiseen. 15. Viraston henkilöstömäärän kehitys ja jakautuminen esitetään taulukossa 4. Henkilöstömäärän kasvu on hidastunut viime vuosien aikana. Samoin ylimääräisten toimihenkilöiden osuus on pienentynyt. Vuoden 2000 lopulla lähes kaikki toimihenkilöt olivat väliaikaisia toimihenkilöitä. 16. Taulukossa 5 analysoidaan palvelukseenoton ja siinä käytettyjen menetelmien kehitystä ja siitä havaitaan, että 288 toimihenkilöstä 141 (49 prosenttia) on palkattu väliaikaisiksi toimihenkilöiksi avoimen kilpailun tapaisella menettelyllä. Hieman yli puolet toimihenkilöistä (51 prosenttia) on palkattu ylimääräisiksi toimihenkilöiksi (alempien ura-alueiden osalta usein sen jälkeen, kun heidän sopimuksensa tilapäistyöntekijöinä on päättynyt), jonka jälkeen heistä tulee ensisijaisesti sisäisten menettelyjen kautta väliaikaisia toimihenkilöitä. Havainto sai vahvistusta, kun tutkittiin 25 toimihenkilön satunnaisotos, jota voidaan pitää viraston henkilöstöä edustavana otoksena. Palvelukseenottoon liittyvät kustannukset ovat olleet keskimäärin noin 2290 euroa palkattua toimihenkilöä kohti. Toimihenkilöiden palvelussuhteiden päättymisen vuoksi henkilöstön (vakinaiset, väliaikaiset ja ylimääräiset toimihenkilöt sekä komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat) vaihtuvuus on vuosittain keskimäärin 11 prosenttia. 17. Tarkastusta varten henkilöstö jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitettu henkilöstö; kyseiset toiminnot takaavat keskuksen toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö), - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii keskuksen tavoitteiden saavuttamisesta. 18. Ura-alueen A henkilöstöstä keskimäärin 86:ta prosenttia voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuna henkilöstönä. Viraston kaikkien ura-alueiden henkilöstöstä 72:ta prosenttia voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuna henkilöstönä. 19. Taulukossa 6 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen sekä hallintomenojen kehitystä kaudella 1995-2000. Palkkakustannusten kehitys on ollut hitaampaa kuin henkilöstömäärän kehitys. Tämä johtuu viraston palvelukseenottopolitiikasta, jossa toimihenkilön tie ylimääräisestä toimihenkilöstä (joka on useimmiten ensin toiminut tilapäistyöntekijänä) väliaikaiseksi toimihenkilöksi hidastaa urakehitystä, jolloin palkat nousevat hitaammin. 20. Saadakseen selville viraston toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen, tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää viraston tuloihin vuoden aikana. Vertailun perusteella voidaan päätellä, että viraston hallinto on terveellä pohjalla siinä mielessä, että henkilöresurssien käyttö ja henkilöstöön liittyvät kulut kasvavat keskimäärin hitaammin kuin viraston toimintavolyymi. Havaintoa vahvistaa se, että tukitoiminnoista aiheutuvat menot (I ja II osasto) kasvavat hitaammin kuin toimintamenot. Päätelmät 21. Yleisesti ottaen vaikuttaa siltä, että vaikka virasto ei ole perustamisestaan lähtien pystynyt ottamaan palvelukseen talousarvion henkilöstötaulukossa esitettyä määrää henkilöstöä, se on pystynyt täyttämään toimet palkkaamalla ylimääräisiä toimihenkilöitä ja komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita. 22. Väliaikaisia toimihenkilöitä palkatessaan virasto noudattaa useimmiten samanlaista avointa palvelukseenottomenettelyä kuin toimielimet. Virasto ylentää ylimääräiset toimihenkilönsä väliaikaisiksi toimihenkilöiksi sisäisin menettelyin. 23. Viraston toimintojen uskotaan kehittyvän ja sen henkilöstömäärän samalla kasvavan, joten olisi toivottavaa, että virasto toimisi yhteistyössä toimielinten ja muiden hajautettujen erillisvirastojen kanssa etsiessään palvelukseensa erityisesti hallintohenkilöstöä, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. Lisäksi viraston olisi yleisesti parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25 Iokakuuta 2001 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 214, 24.8.1993, s. 18. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 9 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 29. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 10. huhtikuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva tarkoittaa, että arvoa ei ole tai arvo on nolla ja luku 0,0 tarkoittaa, että arvo on pienempi kuin alin pyöristetty arvo. TAULUKOT 1 - 6 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Huom.Yhteissummissa voi olla pyöristyksistä johtuvia eroja. Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999 Huom.Yhteissummissa voi olla pyöristyksistä johtuvia eroja. Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. YT: Ylimääräiset toimihenkilöt. KKA: Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat. Taulukko 5 Henkilöstömäärän vaihtelu >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 6 Henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitys >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset 10. Kysymystä siitä, pitäisikö EMEAn katsoa Euroopan komission tuki tuloksi, käsiteltiin ensimmäistä kertaa vuoden 1998 tilinpäätöksen tekemisen yhteydessä. Kyseisenä vuonna Euroopan komissio ei viraston varainhoitoasetuksen 28 artiklan mukaisesti siirtänyt koko tukea EMEAlle. Varainhoitoasetuksen 28 artiklassa mukaisesti tuki on maksettava kulloisenkin käteistarpeen mukaisesti. Saadakseen tuloslaskelmat antamaan selkeän kuvan varainhoito- ja talousarviotilanteesta virasto päätti vuonna 1998 esittää kullekin vuodelle esitetyn tuen kyseisen vuoden tulona, koska yhden vuoden mittainen budjettikausi ei ole samanaikainen kassavirtakauden kanssa. Tämän lisäksi viraston on esitettävä myös tasapainotettu talousarvio. Kuluvan vuoden aikana virasto ja komissio etsivät ratkaisua, joka mahdollistaisi koko tuen maksamisen ennen budjettivuoden päättymistä. Viraston suorittama tulojen tilittäminen otetaan kokonaisuudessaan tarkistettavaksi varainhoitoasetuksen uudistamisen yhteydessä. Tällä hetkellä viraston johto kuitenkin uskoo, että käytetty tilitystapa vastaa asianmukaisesti viraston taloudellista tilaa. Kertyneitä käteisvaroja ja suoritettuja maksuja koskevaa lisätietoa on esitetty erittäin yksityiskohtaisesti varainhoitoasetuksen mukaisessa tulo- ja menolaskelmassa. 13. EMEA soveltaa Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia sääntöjä ja määräyksiä, jotka ovat sopimusehtoja sekä muita henkilöstöpolitiikan osa-alueita, esim. ammatillista toimintaa, koulutusta ja työsuorituksen arviointia koskeva kattava asiakirja. Henkilöstösääntöjen niin edellyttäessä hallintoneuvosto on päättänyt täytäntöönpanoa koskevista säännöistä, jotka yhdessä henkilöstösääntöjen kanssa muodostavat viraston henkilöstöpolitiikkaa säätelevien asiakirjojen kokonaisuuden. 24. Toimielinten välisen työhönottotoimiston perustaminen tarjoaa yhteisön toimielimille ja elimille tilaisuuden saada mittakaavasäästöjä tietyillä yleisillä työhönoton alueilla. EMEA seuraa uuden toimiston käynnistämistä ja tutkii mahdollisuuksia käyttää tämän uuden elimen hyödyllisiksi katsottavia palveluja. Virasto valitsi vuonna 2000 avoimen tarjouskilpailumenettelyn avulla uuden tietokantajärjestelmän henkilöstöasioiden hoitamiseksi. Joulukuussa 2000 käynnistettiin valitun järjestelmän käyttöönottotoimet, jotka ovat edenneet varsin hyvin. Järjestelmä toimii jo hallinnossa ja varainhoidon valvonnassa työskentelevän henkilöstön osalta, ja pian Intranet-toiminnot koskevat viraston koko henkilöstöä.