Komission tiedonanto Euroopan parlamentille, neuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle - Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2008 /* KOM/2009/0256 lopull. */





FI Bryssel 8.6.2009 KOM(2009) 256 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2008 KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2008 1. Johdanto Euroopan komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisesti kokonaisvastuu EU:n talousarvion toteuttamisesta. Tämä on eräs tärkeimmistä komissiolle uskotuista tehtävistä, sillä EU:n talousarvio on unionin politiikan toteuttamisen kannalta tärkeässä asemassa ja varainkäytön tehokkuudella on keskeinen merkitys EU:n kyvylle täyttää kansalaisten odotukset. Komissio on antanut talousarvion operatiivisen toteutuksen tehtäväksi pääjohtajille, jotka vastaavat valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varojen moitteettomasta ja tehokkaasta hoidosta sekä riittävien ja tehokkaiden valvontajärjestelmien käytöstä pääosastoissaan. Pääjohtajat raportoivat saavuttamistaan tuloksista vuotuisessa toimintakertomuksessa [1], joka sisältää kunkin pääjohtajan allekirjoittaman tarkastuslausuman. Siinä keskitytään pääjohtajien velvollisuuksiin valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä ja se kattaa rahoitustoimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. Toimintakertomus on pääjohtajille tärkein keino dokumentoida vastuualueistaan komissaareille. He keskustelevat kertomusten sisällöstä kyseisistä aloista vastaavien komissaarien kanssa ennen niiden allekirjoittamista. Antamalla tämän yhteenvetokertomuksen komissio ottaa poliittisen vastuun pääjohtajiensa ja toimialajohtajiensa hallintotoimista niiden lausumien ja varaumien perusteella, joita nämä ovat esittäneet vuotuisissa toimintakertomuksissaan. Kertomuksessa myös esitetään keskeisimmät vuotuisessa toimintakertomuksessa esiin tulleet ensisijaisen tärkeät hallintokysymykset (vaikka ne eivät olisi edellyttäneet varaumaa), sekä määritellään toimintalinjat, joilla havaittuihin heikkouksiin puututaan. Tämä on viimeinen tämän komission toimikaudella annettava yhteenvetokertomus. Koska tavoitteena on saada Euroopan tilintarkastustuomioistuimelta myönteinen tarkastuslausuma ilman varaumia, paljon energiaa ja huomiota on annettu tietyille keskeisille kysymyksille. Näitä ovat lainsäädännön yksinkertaistaminen, yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen toteuttaminen, komission valvontaroolin vahvistaminen EU:n varojen yhteisen hallinnoinnin yhteydessä sekä hyväksyttävää riskiä koskevan yhteisen lähestymistavan sopiminen. Komissio on tyytyväinen siitä, että vaikka tilannetta on edelleen mahdollista parantaa, viiden viime vuoden aikana varojen hallinnoinnissa on edistytty merkittävästi tärkeillä EU:n menojen aloilla, erityisesti koheesion, tutkimuksen ja maatalouden aloilla. Edistys on ollut mahdollista hallinnointi- ja valvontajärjestelmien ja työtapojen ja -kulttuurin perusteellisten muutosten ansiosta. 2. Varmuuden perustan vahvistaminen 2.1. Valvontamekanismien vahvistaminen koko komission rahoitustoimien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi Komissio piti vuonna 2008 kiinni vuonna 2007 tekemistään sitoumuksista, jotka koskivat valvontamekanismien vahvistamistoimenpiteitä toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Se katsoo, että tehokkaassa riskienhallinnassa edistytään vakaasti. Komissio antoi lokakuussa 2007 tiedonannon [2], jossa tarkistettiin sisäisen valvonnan standardeja ja puitteita sekä korvattiin alkuperäiset 24 tehokkaan hallinnoinnin sisäisen valvonnan standardia kuudellatoista uudella. Uusi järjestelmä tuli voimaan 1. tammikuuta 2008. Komission yksiköiltä edellytettiin ensimmäistä kertaa yksiselitteisesti yhteenvetoa sisäisten valvontajärjestelmien tehokkuudesta vuotuisissa toimintakertomuksissa. Miltei kaikki osastot esittivät erityiset päätelmät sisäisen valvontajärjestelmänsä yleisestä tehokkuudesta ja esittivät mahdollisia toimia heikkouksien korjaamiseksi. Toimet koskevat sekä komission yksiköitä että sen täytäntöönpanosta vastaavia kumppaneita (erityisesti jäsenvaltioita). Ala sai vahvan sysäyksen helmikuussa 2008, kun toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä [3] hyväksyttiin. Viimeisin kertomus [4] suunnitelman toteuttamisesta julkaistiin vuoden 2009 alussa. Sen päähavainto oli, että alalla on edistytty merkittävästi. Kertomuksessa todetaan, että komissio on · valvonut vuotuisia yhteenvetoja koskevaa prosessia riittävän hyvin laatimalla selkeät suuntaviivat ja selvittämällä tapauksia, joissa vaatimuksia on jätetty noudattamatta (tilintarkastustuomioistuin teki saman arvion vuosikertomuksessaan), · reagoinut tiukemmin järjestelmäpuutteiden havaitsemiseen tekemällä kymmenen virallista päätöstä välimaksujen keskeyttämisestä (vuonna 2007 tehtiin vain yksi tällainen päätös), · osoittanut kykynsä raportoida täsmällisesti ja oikea-aikaisesti sen oman valvonta- ja tarkastustoiminnan perusteella tehtävistä korjauksista esittämällä neljännesvuosittaiset raportit rahoitusoikaisuista, · lisännyt vuonna 2008 toteutettujen EAKR:n, ESR:n ja koheesiorahaston vuosien 2000–2006 ohjelmia ja hankkeita koskevien rahoitusoikaisujen määrän 288 miljoonasta eurosta (vuonna 2007) 1,5 miljardiin euroon, · toteuttanut toimet, jotka oli suunniteltu ensimmäisen hallintotason tarkastusten tehostamiseksi kohdennettujen tarkastusten, selvitysten, koulutuksen ja seminaarien avulla. Komissio analysoi vuonna 2008 myös, millainen vaikutus on ollut yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomista koskevalla toimintasuunnitelmalla [5], joka hyväksyttiin vuoden 2006 alussa osana komission strategiaa varauksettoman tarkastuslausuman saamiseksi. Loppuraportti [6] julkaistiin helmikuussa 2009. Sen mukaan sisäisen valvonnan järjestelmiä on parannettu huomattavasti nykyisen komission toimikaudella. Sisäisen tarkastustoiminnan rooli on tärkeä riittävän varmuuden luomisessa. Vuonna 2008 saatiin päätökseen ulkoinen laadunarviointi komission sisäisen tarkastuksen toimialasta. Siinä vahvistettiin komission sisäisen tarkastustoiminnan olevan yleisesti sisäisten tarkastajien järjestön standardien ja eettisten sääntöjen mukaista. Tämän varmennuksen jälkeen sisäisen tarkastuksen toimialaa pyrittiin tehostamaan monin toimin. Näitä olivat esimerkiksi tarkastusympäristön määrittelyn tarkentaminen, tarkastusten kattavuuden määrällinen arviointi sekä yhdennettyyn sisäiseen valvontaan tähtäävän suunnittelun ja riskinarvioinnin lisääminen. Samassa yhteydessä perustettiin tarkastuskertomuksen käyttäjäryhmä, joka kehitti tarkistetun sisäisen tarkastuksen raportointimallin, ja aloitettiin sisäisten tarkastajien täysimittainen ammattikoulutusohjelma. Komission sisäisen tarkastuksen seurantakomitea saattoi todeta valvontakulttuurista vuonna 2008, että komission yksiköt edistyvät edelleen hyvin vahvojen sisäisen tarkastuksen järjestelmien toteuttamisessa. Sisäisen tarkastuksen toimialan tekemien kriittisten suositusten määrä väheni vuonna 2008 nollaan vuoden 2007 kuudesta. Myös sen tekemien suositusten hyväksymisprosentti oli miltei 100 vuonna 2008. Vaikka jatkotoimenpiteiden kehitys oli selvästi myönteistä, nk. kriittisten ja erittäin tärkeiden suositusten täytäntöönpano ajoissa on edelleen suuri haaste. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea tarkasteli säännöllisesti tarkastussuositusten jatkotoimenpiteitä ja tiedotti vastuussa oleville ja tarvittaessa kaikille komissaareille poikkeuksellisista viiveistä ja riittämättömästi hoidetuista jäljelle jääneistä riskeistä. Komissio antaa edelleen suurimman painoarvon sisäisen valvonnan toteuttamisen arvioinnille ja havaittujen heikkouksien nopealle korjaamiselle. Komissio on kehottanut yksiköitään varmistamaan, että kaikki hyväksytyt tarkastussuositukset pannaan täytäntöön nopeasti ja tehokkaasti ja erityistä huomiota annetaan niille suosituksille, jotka on katsottu kriittisiksi tai hyvin tärkeiksi. 2.2. Vuotuisten toimintakertomusten selkeyden ja johdonmukaisuuden parantaminen Komission pääsihteeristö ja budjettipääosasto toteuttivat vuoden 2008 toimintakertomusta varten vuoden 2007 yhteenvetokertomuksen päätelmien mukaisia lisätoimia. Tarkoituksena oli varmistaa, että kertomuksiin ja lausumiin sisältyneet arviot valvontajärjestelmistä olivat yhdenmukaisia ja että niissä selitettiin selkeästi syyt ja valvontaprosessit, joiden perusteella varaumia esitettiin tai jätettiin esittämättä taikka ne poistettiin. Keskeiset yksiköt pitivät vuoden 2009 alussa muodolliseen vertaisarviointiin valmistautuessaan kahdenvälisiä kokouksia niiden pääosastojen kanssa, joilla oli ollut aiemmin varaumia ja/tai joilla saattoi olla niitä myös vuonna 2008. Tällä pyrittiin edistämään yhdennettyä lähestymistapaa esitettäessä todisteita perusteluiksi varauman poistamiselle tai tekemiselle. Vertaisarvioinnin aikana tuli esiin useita kysymyksiä, jotka saattavat vaikuttaa vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettyjen tietojen laatuun erityisesti esitettäessä ennakko- ja jälkitarkastusten tuloksia perusteena varmuudelle toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Vaikka tähän mennessä toteutetut toimet vuotuisten toimintakertomusten laadun yhdenmukaistamiseksi kantaa hedelmää, lienee asianmukaista analysoida kaikki tähän laatuun vaikuttavat tekijät, jotta keskeisten yksiköiden antama tuki sekä yksittäisten pääosastojen ja yksiköiden toteuttamat toimenpiteet voitaisiin kohdentaa tarkemmin. Komissio on kehottanut pääsihteeristöä ja budjettipääosastoa arvioimaan ne tekijät, jotka vaikuttavat vuotuisten toimintakertomusten laatuun, ja edistämään toimia, joilla laatua voidaan parantaa vuoden 2009 toimia koskevan kertomuksen laatimiseen mennessä. 3. Vuotuisista toimintakertomuksista ja pääjohtahjien tekemistä varaumista saatava varmuus toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta Tutkittuaan vuotuiset toimintakertomukset ja erityisesti kunkin pääjohtajan allekirjoittaman lausuman komissio toteaa, että niistä kaikkien kohdalla on saatu riittävä varmuus asianmukaisesta resurssien käytöstä ja siitä, että valvontamenettelyt antavat tarvittavat takeet tilien perustana olevien rahoitustoimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Eräät pääjohtajat ovat tuoneet esiin edelleen havaitsemiaan puutteita ja tehneet tarvittaessa niitä koskevia varaumia vuotuisessa toimintakertomuksessaan ilman, että varmuuden yleistä tasoa on asetettu kyseenalaiseksi. Raportointikauden lopussa koko komissiossa oli tehty 15 varaumaa. Tämä on vähemmän kuin samassa vaiheessa viime vuonna ja vahvistaa suuntauksen, jonka mukaan varaumien määrä vähenee tasaisesti (niitä oli 17 vuoden 2007 toimintakertomuksessa ja 20 vuoden 2006 toimintakertomuksessa). Myös yhteisen hallinnoinnin yhteydessä tehdyt varaumat ovat kattavuudeltaan olleet jonkin verran suppeampia (asianomaisia ohjelmia tai jäsenvaltioita on ollut aiempaa vähemmän). Yhteensä 12 pääjohtajaa teki varaumia vuonna 2008 (13 vuonna 2007), ja kolme heistä esitti kaksi varaumaa. Neljä vuonna 2007 tehtyä varaumaa voitiin poistaa. Samoin kuin vuonna 2007, pääosa vuoden 2008 varaumista liittyi jäsenvaltioiden valvontajärjestelmien laadukkuuteen tai edunsaajatasolla havaittuihin virheisiin. Seitsemän varaumaa liittyi kysymyksiin, joilla oli vaikutusta kyseisen yksikön tai koko komission maineeseen. Tässä jaksossa käsitellään vuotuisten toimintakertomusten analyysin tuloksia sekä pääjohtajien tekemiä varaumia ja toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevaa varmuutta. Niitä verrataan tarvittaessa vuotta 2007 koskevaan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen arvioon. [7] 3.1. Koheesio, maatalous ja luonnonvarat 3.1.1. Koheesio Koheesiopolitiikka on yksi keskeisimmistä EU:n politiikan aloista. Sen täytäntöönpano tapahtuu yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa (ns. yhteinen hallinnointi). Komissio on lunastanut vuonna 2008 sitoutumisensa meneillään oleviin ja uusiin hankkeisiin antamalla tiedonannossa ”Toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä” (ks. 2.1 jakso). Lisäksi komission viime vuosina toteuttamien toimien ansiosta Euroopan tilintarkastustuomioistuin totesi vuotta 2007 koskevassa kertomuksessaan, että koheesiopolitiikan valvontajärjestelmissä on saatu aikaan joitakin parannuksia. Se oli sen sijaan vuoden 2006 kertomuksessa näyttänyt ”punaista valoa” niin rakennetoimenpiteisiin liittyvien menojen järjestelmille kuin rahoitustoimillekin ja vuoden 2007 kertomuksessa ”keltaista valoa” valvontajärjestelmille. [8] Jäsenvaltioiden ilmoittamissa ja komission korvaamissa koheesioon liittyvien ohjelmien menoissa olevia virheitä oli kuitenkin niin paljon, että tilintarkastustuomioistuin näytti niihin liittyville rahoitustoimille ”punaista valoa” – ainoan kerran vuoden 2007 kertomuksessa. Komission vuonna 2008 toteuttamien korjaavien toimenpiteiden ansiosta rahoitusoikaisut ovat lisääntyneet. · Euroopan aluekehitysrahastoon ja koheesiorahastoon liittyvien rahoitusoikaisujen määrä vuonna 2008 oli 1 041 miljoonaa euroa (368 miljoonaa euroa kaudelle 1994–1999 ja 673 miljoonaa euroa kaudelle 2000–2006). Ohjelmakauteen 2000–2006 liittyviä menettelyjä oli vuoden 2008 lopussa meneillään 103 (ja ne koskivat noin 145 ohjelmaa). Niihin liittyvät rahoitusoikaisut ovat määrältään noin 950 miljoonaa euroa. Ohjelmakauteen 1994–1999 liittyviä menettelyjä oli puolestaan meneillään 55 (ja ne koskivat noin 58 ohjelmaa), ja niihin liittyvät rahoitusoikaisut ovat määrältään noin 1,2 miljardia euroa. · Euroopan sosiaalirahastoon liittyvien rahoitusoikaisujen määrä vuonna 2008 oli 521,7 miljoonaa euroa (25,7 miljoonaa euroa kaudelle 1994–1999 ja 496 miljoonaa euroa kaudelle 2000–2006). Lisäksi vuoden 2008 lopussa on odotettavissa vielä 14 rahoitusoikaisumenettelyä kaudelle 1994–1999 (arviolta 387 miljoonaa euroa), ja kaudelle 2000–2006 on aloitettu 13 ylimääräistä rahoitusoikaisumenettelyä (noin 257 miljoonaa euroa jäsenvaltioille vuoden 2008 loppuun mennessä lähetettyjen tuen keskeyttämistä edeltävien kirjeiden perusteella). Koska vuodeksi 2008 oli omaksuttu ennalta varautuva lähestymistapa, keskeytettyjä maksuja oli kaikkien varauksessa olevien toimintaohjelmien osalta 1,3 miljardia euroa. Koska tietyt maksut keskeytettiin, riskin olennaisuus oli pieni. Kun merkittäviä puutteita havaitaan, rakennerahastoista vastuussa olevat pääjohtajat tekevät systemaattisesti varauman, ellei ole olemassa luotettavaa tarkastusaineistoa siitä, että kansalliset viranomaiset ovat ottaneet käyttöön toimintasuunnitelman puutteiden korjaamiseksi ja suunnitelma on jo tuottanut ensimmäisiä tuloksia. Komissio totesi toimintasuunnitelman toteuttamista koskevassa kertomuksessaan, että toimintasuunnitelmalla puututaan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen havaitseman rakennetoimenpidemenojen suuren virhemäärän syihin ja vaikutuksiin. Tarvitaan kuitenkin lisää aikaa ennen kuin toimien vaikutus voidaan mitata välimaksuissa ilmenevien virheiden vähenemisenä. Seuraavassa esitetään lyhyt yhteenveto pääjohtajien koheesion alalla tekemistä varaumista: · Aluepolitiikan pääosaston pääjohtaja teki Euroopan aluekehitysrahastoon liittyvän varauman, joka koski neljää jäsenvaltiota (Belgia, Saksa, Italia ja Espanja) ja 21 Interreg-ohjelmaa. Pääjohtaja esitti myös maineeseen liittyvistä syistä varauman, joka koski koheesiorahaston hallinnointia maantiealalla Bulgariassa (ks. 4.2 jakso). · Työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosaston pääjohtaja teki Euroopan sosiaalirahaston osalta varauman, joka koski seitsemää jäsenvaltiota (Espanja, Yhdistynyt kuningaskunta, Ranska, Italia, Puola, Belgia ja Luxemburg) eli yhtä vähemmän kuin vuonna 2007. 3.1.2. Maatalous ja luonnonvarat Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2007 kertomuksessa maataloutta ja luonnonvaroja koskevassa luvussa näytettiin sekä järjestelmille että rahoitustoimille ”keltaista valoa”. Euroopan maatalouden tukirahaston menot – 85 prosenttia maatalouden kaikista menoista – saivat tilintarkastustuomioistuimelta kuitenkin ”vihreää valoa” [9]. Kuten koheesion kohdallakin, komission lisäämä valvonta on johtanut konkreettisiin tuloksiin: komission ja jäsenvaltioiden vuonna 2008 maatalouden alalla tekemien korjausten määrä oli 1,3 miljardia euroa. Komissio on seurannut kalavarojen säilyttämiskysymystä, joka tuotiin esiin vuoden 2007 yhteenvetokertomuksessa. Se varmisti esimerkiksi sen, että neuvosto hyväksyi innovatiiviset ja tiukat uudet säännöt laittoman, ilmoittamattoman ja sääntelemättömän kalastuksen ehkäisemiseksi, estämiseksi ja poistamiseksi sekä uudet säilyttämistoimenpiteet. Se myös aloitti kokonaan uudenlaisen ja menestyksekkään valvontakampanjan herkkien sinievätonnikalakantojen suojelemiseksi. Koska tilintarkastustuomioistuin osoitti vuonna 2007 vakavia puutteita yhteisessä kalastuspolitiikassa, komissio aloitti sen täydellisen uudelleentarkastelun pohjustaakseen laajaa uudistamista. Keväällä 2009 julkaistiin vihreä kirja, jolla aloitettiin uudistukseen liittyvä julkinen kuuleminen. Seuraavassa esitetään lyhyt yhteenveto pääjohtajien maatalouden ja luonnonvarojen alalla tekemistä varaumista: · Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja saattoi poistaa varauman, joka koski yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän täytäntöönpanoa Kreikassa. Tämä tehtiin ensimmäisen kerran sen asettamisen eli vuoden 2002 jälkeen. Komission tarkastuksissa vahvistettiin, että Kreikka oli noudattanut toimintasuunnitelmaansa ja ottanut käyttöön uuden viljelylohkojen tunnistusjärjestelmän. Pääjohtaja teki vuoden 2007 toimintakertomuksessa varauman, joka koski maaseudun kehittämisen menoja yleisesti, sillä hänellä ei ollut riittävää varmuutta jäsenvaltioiden ilmoittamien valvontatilastojen ja virhemäärien luotettavuudesta. Pääjohtaja liitti vuonna 2008 varauman, joka oli rajattu toimintalinjaan 2 (ympäristön ja maaseudun tilan parantaminen), sillä jäsenvaltioiden ilmoittamien ja varmennuselinten tarkistamien ja hyväksymien valvontatilastojen mukaan virheiden osuus (3,8 prosenttia) ylittää merkittävästi tilintarkastustuomioistuimen käytössä olevan olennaisuusrajan. Lisäksi pääjohtaja teki varauman, joka koskee Sapardin hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä Bulgariassa ja Romaniassa (ks. 4.2 jakso). · Meri- ja kalastusasioiden pääosaston pääjohtaja asetti varauman, joka koskee suoran keskitetyn hallinnoinnin kustannusten tukikelpoisuutta, kun on kyse jäsenvaltioille korvatuista menoista yhteisen kalastuspolitiikan valvonnan ja täytäntöönpanon alalla. Havaittu heikkous liittyy jäsenvaltioiden tekemiin julkisiin hankintoihin. · Ympäristöasioiden pääosaston pääjohtaja saattoi poistaa vuoden 2007 toimintakertomukseen sisältyneen varauman, joka koski avustusten saajien menoilmoituksia. Poistoon oli syynä toimintasuunnitelman toteuttaminen, tarkastuskertomusten ja tarkastettujen maksujen määrän lisääntyminen sekä havaittujen virheiden selkeä väheneminen. Komissio on sitoutunut parantamaan jatkuvasti valvonnassaan olevaa yhteistä hallinnointia ja tukemaan jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia esimerkiksi antamalla selvityksiä, koulutusta ja neuvontaa. Komissio on osoittanut vahvan poliittisen sitoutumisensa jäljelle jääneiden virheiden vähentämiseen sekä tarvittaessa maksujen keskeyttämiseen ja rahoitusoikaisujen tekemiseen. Sen pyrkimyksenä on osoittaa, että EU:n talousarviota hallinnoidaan tiukasti. Komissio pyrkii kehittämään johdonmukaisen lähestymistavan tähän lukuun kuuluvien eri ohjelmien heikkouksien korjaamiseksi. Tämä tarkoittaa myös vanhojen ohjelmien päättämistä ja havaintoja koskevan raportoinnin kattavuuden ja luotettavuuden parantamista erityisesti jäsenvaltioiden toimittamien tietojen osalta. 3.2. Tutkimus, energia ja liikenne Selvästi suurin osa menoilmoitusten perusteella maksettavista loppumaksuista liittyy kuudenteen puiteohjelmaan. Asianomaiset pääosastot (yritys- ja teollisuustoiminnan pääosasto, energian ja liikenteen pääosasto, tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosasto ja tutkimuksen pääosasto) ovat määritelleet yhteisen tarkastusstrategian kaudeksi 2007–2010. Tarkoituksena on arvioida rahoitustoimien laillisuus ja asianmukaisuus yksilöimällä ja oikaisemalla suurimpiin tuensaajiin liittyvät systemaattiset virheet ja tekemällä riskiperustainen satunnaisotanta muista tuensaajista. Monivuotisen tarkastusstrategian toteuttamiseen tarvittavat hallintoprosessit olivat vuoden 2008 loppuun mennessä pitkälti käytössä. Tarkastustoiminnan laajuus on pidetty ennallaan alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti. Esimerkiksi tutkimuksen pääosasto ylittänee tavoitteensa eli 750 kuudenteen puiteohjelmaan liittyvän tarkastuksen loppuun saattamisen nelivuotisen toimeenpanokauden aikana. Nykyisten suunnitelmien mukaan tarkastuksia on yhteensä 896. Kaikissa neljässä tutkimusalan pääosastossa tehtiin varaumia, jotka johtuivat kuudennen puiteohjelman menoilmoituksiin vaikuttavien jäljelle jääneiden virheiden määrästä. Yhteinen tarkastusstrategia kuuluu sisäiseen valvontajärjestelmään, jossa tavoitteena on kahden prosentin suuruinen jäljelle jääneen riskin osuus ohjelmakauden aikana. Strategian toteuttamisen puolessavälissä on jo raportoitu yli kahden prosentin kumulatiivisesta virhemäärästä. Strategian keskeinen osatekijä on, että havaitut järjestelmävirheet korjataan kaikista saman tuensaajan tarkastamattomista sopimuksista. Yksiköt raportoivat kuitenkin, että on huomattava määrä sopimuksia, joista tällaiset virheet olisi edelleen laskettava, korjattava ja kyseiset määrät perittävä takaisin. Tämän vuoksi tehtiin menoilmoitusten tarkkuutta koskeva varauma. Tarkastusstrategian välitarkistus on saatu päätökseen. Siinä havaittiin, että kuudennen puiteohjelman tarkastusta koskevat periaatteet ovat moitteettomat ja että strategian toteuttaminen etenee hyvin. Sitä on kuitenkin vahvistettava useiden alojen, kuten järjestelmävirheiden korjaamisprosessin, osalta. Tukikelpoisuussääntöjä on yksinkertaistettava edelleen virheriskin pienentämiseksi. Komissio on pyrkinyt voimakkaasti parantamaan tutkimuspolitiikan hallintoa nykyisen lainsäädäntö- ja rahoituskehyksen puitteissa. Vastuussa olevat pääjohtajat esittivät jälleen vuoden 2008 toiminnasta raportoidessaan kuudenteen puiteohjelmaan liittyviä varaumia. Komissio jatkaa työtään saavuttaakseen sellaisen jäljelle jääneiden virheiden tason, jonka myötä tutkimusalalla voidaan antaa varaukseton tarkastuslausuma. Yhdennetyn lähestymistavan käyttöönotosta ja puolivälin tarkistuksen ensimmäisistä tuloksista huolimatta on merkkejä siitä, ettei yhteisellä monivuotisella tarkastusstrategiala saavuteta tavoitetta eli virheiden kokonaismäärän vähentämistä alle hyväksytyn olennaisuusrajan (2 prosenttia). Komissio toistaa näin ollen kehotuksensa hyväksyttävää virheriskiä koskevan yhteisymmärryksen aikaansaamiseksi. Se tekee tästä ehdotuksia 16. joulukuuta 2008 antamansa tiedonannon pohjalta. Yritys- ja teollisuustoiminnan pääosaston pääjohtaja saattoi poistaa vuonna 2007 asetetun, eurooppalaiseen standardointiin liittyvien avustusten saajia koskevan varauman. 3.3. Yhteisön ulkopuolelle suunnattu tuki, kehitys- ja laajentumisasiat Yhteisön ulkopuolelle suunnatun tuen ja kehitys- ja laajentumisasioiden luvun menoihin vaikuttaa enää varauma, jonka laajentumisasioiden pääosaston pääjohtaja teki liittymistä edeltävän tuen hallinnoinnille Bulgariassa (ks. myös 4.2 jakso). Komissio jatkaa lukuun kuuluvien muiden toimien osalta mm. YK:n erityisjärjestöjen [10] ja Maailmanpankin [11] kanssa allekirjoitettujen rahoitus- ja sopimusmenettelyjä koskevien puitesopimusten seurantaa ja niiden täytäntöönpanon kehittämistä. Komissio jatkaa panostustaan lopullisia edunsaajia koskevan avoimuuden lisäämiseen, kunhan henkilötietoja ja turvavaatimuksia koskevia sääntöjä noudatetaan. Lisäksi jatketaan panostusta tarkastustulosten käytön ja jakamisen kehittämiseen ulkosuhteiden alalla toimivien pääosastojen kesken. 3.4. Koulutus ja kansalaisuus Viestinnän pääosaston pääjohtaja esitti vuonna 2007 varauman, koska pääosaston sisäisessä valvontajärjestelmässä havaittiin ongelmia jälkitarkastusten puuttumisen vuoksi. Sen jälkeen kun pääosastoon oli perustettu keskitetty ennakkovalvontayksikkö, rahoitustoimissa havaittiin suuri määrä (pääosin muodollisia) virheitä, ja pääjohtaja esitti uuden varauman vuodelta 2008. Useita toimenpiteitä kuvataan yksityiskohtaisesti vuotuisen toimintakertomuksen toimintasuunnitelmassa, ja on syytä olettaa, että ongelma korjaantuu vuoden 2009 loppuun mennessä. Toista viestinnän pääosaston pääjohtajan tekemää varaumaa kuvataan 4.4 jaksossa. Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston pääjohtaja teki varauman, joka koski viiveitä toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) toteuttamisessa. SIS II on tietotekninen väline, jonka kautta jäsenvaltioiden lainvalvontaviranomaiset vaihtavat tietoja. Varauma tehtiin maineriskin vuoksi, sillä ongelmat on havaittu toimeksisaajapuolella. Komissio seuraa asiaa tarkasti ja raportoi siitä edelleen säännöllisesti Euroopan parlamentille ja neuvostolle. Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston pääjohtaja poisti kaksi varaumaa, jotka oli tehty vuonna 2007 Euroopan pakolaisrahaston yhteisen hallinnoinnin alaisen täytäntöönpanon vuoksi. Pääjohtaja katsoo, että järjestelmien valvonta ja vahvistaminen oli edistynyt jäsenvaltioissa tarpeeksi. Kaudella 2008–2013 Euroopan pakolaisrahasto III:n toimintaa sääntelee uusi perussäädös, jossa otetaan huomioon aikaisempaan rahastoon liittyvät kysymykset. Koska fyysiseen infrastruktuuriin ja tietotekniikkahankkeisiin liittyvien varojen kirjaamisessa on havaittu merkittäviä puutteita, tilinpitäjä ei voinut vuonna 2008 hyväksyä oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston paikallista tilinpitojärjestelmää. Tammikuussa 2009 otettiin käyttöön toimintasuunnitelma tämän puutteen korjaamiseksi. Koulutuksen ja kulttuurin alalla kansallisten virastojen toteuttamasta keskitetystä hallinnoinnista jälkikäteen annettujen vuotta 2007 koskevien tarkastuslausumien analyysistä sekä vuonna 2008 tehtyjen valvontakäyntien tuloksista kävi yhteisesti ilmi, että vaikka valvontajärjestelmän varmuus on yleisesti tyydyttävä, Youth in Action -nuorisotoimintaohjelman toteuttamisessa ensimmäisen ja toisen tason valvontamenettelyt ovat olleet pienessä osassa tapauksia riittämättömiä tai tehottomia. Kyseisiä tapauksia seurataan tarkasti ja niitä koskevia jatkotoimenpiteitä toteutetaan tarvittaessa. Komissio on tietoinen heikkouksista, joita rahoituskehyksen otsakkeeseen 3 kuuluvilla aloilla on havaittu. Se seuraa tarkasti erityisesti SIS II:n varaumaan liittyvää kehitystä ja yleisemmin laajamittaisten tietoteknisten järjestelmien kehitystä. 3.5. Talous- ja rahoitusasiat Talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtaja oli sisällyttänyt vuosien 2006 ja 2007 toimintakertomuksiin varauman, koska jälkitarkastuksessa oli tullut esiin mahdollinen ongelma ulkopuolisen täytäntöönpanoelimen hallinnoiman kasvua ja työllisyyttä koskevan aloitteen (1998–2002) täydentävyyttä koskevien vaatimusten toteuttamisessa. Alustavat havainnot paljastivat kyseisen ulkopuolisen tahon valvontajärjestelmän perusteella heikkouksia, jotka katsottiin niin vakaviksi, että varauma tarvittiin. Jälkitarkastusraportin tulosten jälkeen sekä ulkopuolisen tahon että vastuussa olevien komission yksiköiden sisäisiä valvontajärjestelmiä on tarkistettu perusteellisesti. Täydentävyyttä koskevat yksityiskohtaiset suuntaviivat kehitettiin ja toimitettiin ulkopuoliselle täytäntöönpanoelimelle, joka vahvisti kirjallisesti niiden käytön vuodesta 2008 alkaen. Lisäksi ulkoisen elimen kanssa oli saatu aikaan sopimus, jossa esitettiin yksityiskohtaisesti sen toteuttama hankkeeseen liittyvä valvonta ja tarkastukset. Vaikka käytössä oleva valvontakehys on katsottu asianmukaiseksi budjettimäärärahojen moitteettoman hallinnoinnin varmistamiseksi, sen tehoa uusien täydentävyyttä edellyttävien yhteisön uusien ohjelmien toteuttamisessa ei ole vielä testattu. Talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtaja teki tämän vuoksi vuotta 2008 koskevaan kertomukseensa varauman, sillä on mahdollista, etteivät jälkitarkastusraportin tulosten jälkeen käyttöön otetut uudet tarkastukset ole uuden ohjelman osalta täysin tehokkaita. Tämä vahvistetaan vuonna 2009. Komissio tukee talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtajan päätöstä keskittää varat saman rahoitustoiminnan uuden rahoitusohjelman hallinnoinnin valvontarakenteen parantamiseen, jotta aiemman rahoitusohjelman yhteydessä havaitut heikkoudet voidaan korjata. Varmuus alan toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta pyritään saamaan vuonna 2009 aikaan kohdennetuilla sisäisillä tarkastustehtävillä ja operatiivisten yksiköiden jatkuvalla valvonnalla. 4. Monialaiset kysymykset 4.1. Tietotekniikkajärjestelmät Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea on todennut komissaareille, että on tarpeen tarkastella, onko komission tiedonantoja tietohallinnon johtamisesta [12] ja yhteentoimivuudesta [13] noudatettu. Seurantakomitea myös tarkasteli useita tietotekniikkaan liittyviä tarkastuksia, joista keskusteltiin vuonna 2008, ja kiinnitti huomiota komission käyttämien tietojärjestelmien turvallisuudesta tehdyn päätöksen [14] täytäntöönpanoon. Ensisijaisena tavoitteena on edelleen kehittää tehokkaita, kustannustehokkaita ja helppokäyttöisiä tietotekniikan välineitä, jotka on mukautettu erityistarpeisiin ja joista on samalla varmistettu, että ne ovat käytettävissä ja turvallisia kaikkialla komissiossa. Tavoitteen saavuttamiseksi komissio kiinnittää erityistä huomiota henkilöstön kouluttamiseen ja vankkaan tietohallinnon johtamiseen. Myös hankkeiden ja palveluntarjoajien toiminnan hallinnointia olisi kehitettävä, jotta voidaan varmistaa, että tietotekniikkajärjestelmät tukevat EU:n toimintalinjojen toteuttamista tuloksellisesti ja tehokkaasti. 4.2. Ohjelmien toteuttaminen Bulgariassa ja Romaniassa Komission perusteellisissa tarkastuksissa on käynyt ilmi, että liittymisen valmisteluun tarkoitettujen varojen hallinnoinnissa on ollut tiettyjä sääntöjenvastaisuuksia Bulgariassa vuodesta 2007 ja Romaniassa vuodesta 2008. Tämän vuoksi laajentumisasioiden pääosaston pääjohtaja säilytti varauman, joka oli tehty jo vuonna 2007 järjestelmään liittyvistä kriittisistä heikkouksista kahden maksajaviraston Phare-varojen hallinnoinnissa Bulgariassa. Kaksi muuta pääjohtajaa teki varaumia, jotka koskivat ongelmia liittymistä valmistelevan tuen hallinnoinnissa vuonna 2008: aluepolitiikan pääosaston pääjohtaja liitti varauman koheesiorahaston hallinta- ja valvontajärjestelmistä Bulgarian maantiealalla ja maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja Sapardin hallinta- ja valvontajärjestelmistä Bulgariassa ja Romaniassa. Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja raportoi myös yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän huomattavista valvontapuutteista, jotka ovat johtaneet suuriin virhemääriin. Kyseisten jäsenvaltioiden viranomaisia on kehotettu laatimaan toimintasuunnitelma puutteista huolehtimiseksi. Aluepolitiikan pääosasto, työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosasto, oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosasto sekä meri- ja kalastusasioiden pääosasto ilmoittivat vuotuisissa toimintakertomuksissaan hallintaan ja valvontaan liittyvistä ongelmista Bulgariassa ohjelmakaudella 2007–2013. Yksikään ongelmista ei kuitenkaan edellyttänyt varaumaa vuoden 2008 kertomuksissa. Asianomaiset pääosastot koordinoivat edelleen läheisessä yhteistyössä toimiaan, jotka liittyvät EU:n varojen hallinnointiin Bulgariassa ja Romaniassa. Komissio tukee edelleen yhteistyössä kansallisten viranomaisten kanssa uudistusponnisteluja Bulgariassa ja Romaniassa varmistaakseen, että kaikki taustalla olevat ongelmat ratkaistaan ja EU:n varojen hallinnoinnissa noudatetaan tiukasti kaikkia sääntöjä ja menettelyjä. 4.3. Vuotuiset yhteenvedot ja kansalliset lausumat Komissio jatkoi jäsenvaltioilta saamiensa vuotuisten yhteenvetojen analysointia (vuosi 2008 oli toinen, josta kansallisten viranomaisten edellytettiin toimittavan vuotuinen yhteenveto yhdessä hallinnoitavista menoista). Se myös tiedotti edelleen Euroopan parlamentille tavoitteenaan maksimoida jäsenvaltioiden hallinta- ja valvontajärjestelmien varmuuden parantamisesta saatava lisäarvo. Väliarvioinnin mukaan useimmat jäsenvaltiot ovat täyttäneet sekä koheesion että maatalouden ja luonnonvarojen aloilla kokonaan tai pääosin lainsäädännössä ja komission selvityksissä asetetut vähimmäisvaatimukset. Nämä yhteenvedot voisivat tarjota todellista lisäarvoa EU:n menojen hallinnoinnille ja valvonnalle, mikäli ne ovat laajuudeltaan, lähestymistavaltaan ja aikataulultaan soveltuvia ja laadittu kansainvälisten standardien mukaisesti [15]. Lisäksi eräät jäsenvaltiot (Alankomaat, Tanska, Ruotsi ja Yhdistynyt kuningaskunta) esittävät kansalliset lausumat, mikä lisää niiden vastuullisuutta EU:n varojen käytössä. Komissio huomauttaa kuitenkin, että lausumien välillä on eroja, mikä rajoittaa vertailukelpoisuutta ja todettavissa olevaa varmuutta. Komissio katsoo, että jäsenvaltioiden toimittamat vuotuiset yhteenvedot vahvistavat niiden vastuullisuutta EU:n varojen käytössä ja edistävät sen itse saamaa varmuutta EU:n varojen asianmukaisesta käytöstä. Komissio ottaa huomioon saadut kokemukset mukauttaakseen tarpeen mukaan suuntaviivoja seuraavaa yhteenvetokierrosta varten, jatkaa jäsenvaltioiden tukemista ja kehottaa niitä liittämään mukaan yleisen tarkastuslausuman suosittelemallaan tavalla. Komissio kannustaa kaikkia jäsenvaltioita seuraamaan niiden jäsenvaltioiden esimerkkiä, jotka jo nyt toimittavat vuotuisen kansallisen lausuman. 4.4. Voimassa olevan teollis- ja tekijänoikeuksia koskevan lainsäädännön noudattaminen Viestinnän pääosaston pääjohtaja asetti mainesyihin perustuvan varauman, sillä komission toiminnan tekijänoikeuksia on mahdollisesti rikottu: tietyille viestintätuotteille ei mahdollisesti ole hankittu tekijänoikeutta ja siihen liittyviä oikeuksia. Koska sähköiset viestimet ovat läsnä kaikkialla, tällä toiminnalla voi olla vaikutusta kaikkiin jäsenvaltioihin, joiden kansallisessa tekijänoikeuslainsäädännössä on yhä eroja. Tekijänoikeuksia ei hallinnoida yhteisesti Euroopassa, joten oikeuksien haltijat on yksilöitävä kussakin jäsenvaltiossa. Ne toimivat usein eri tasoilla (yhteisvalvontajärjestöt, kustantamot tai lähetystoiminnan harjoittajat, tekijät tai muut henkilöt, joilla on oikeuksia sisältöön). Komissio arvioi säännöllisesti, ovatko toteutetut toimenpiteet riittäviä vähentämään riskejä tässä monimutkaisessa ja nopeasti muuttuvassa teknologia- ja sääntely-ympäristössä. Aiheesta laaditaan vuoden 2009 aikana toimintasuunnitelma, joka sisältää kaikki tarvittavat toimenpiteet tietoisuuden lisäämisestä ja koulutuksesta yhteisten suuntaviivojen hahmotteluun. 5. Päätelmät · Työllä varauksettoman tarkastuslausuman saamiseksi on ollut komissioon myönteisiä vaikutuksia. Siihen on keskitetty ajatustyötä ja kanavoitu energiaa, mikä on muuttanut selvästi hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä sekä työskentelytapoja ja -kulttuuria. · Komissio valvoo edelleen tarkasti kaikkien varaumiin liittyvien toimintasuunnitelmien toteuttamista ja kiinnittää erityistä huomiota jatkuvasti toistuviin varaumiin. · Komissio jatkaa tehokasta ulkoista viestintää valvontaan liittyvistä kysymyksistä sekä lopullisten tuensaajien että kansallisten viranomaisten kanssa. Parempi tiedottaminen on tarpeen virheiden ja väärinkäsitysten vähentämiseksi. · Komissio pyrkii osoittamaan jatkossakin, miten tehokkaita sen omat tarkastukset ovat. Se raportoi kattavasti virheiden – myös edellisten vuosien maksuja koskevien – korjauksista. · Komissio toistaa, että se edellyttää edelleen perusteettomasti maksetun tuen palauttamista. Se toteaa, että takaisin perityt määrät kaksinkertaistuivat vuodesta 2007 vuoteen 2008, jolloin niitä perittiin 3 miljardia euroa. Komissio varmistaa, että jäsenvaltiot täyttävät takaisin perittyjä määriä ja rahoitusoikaisuja koskevan raportoinnin laatuun liittyvät velvollisuutensa. · Komissio kannustaa jäsenvaltioita sisällyttämään yleisen tarkastuslausuman vuotuisiin yhteenvetoihinsa, jotka koskevat yhteisen hallinnoinnin piiriin kuuluvia varoja. Komissio arvioi, miten kansallisten hallintolausumien avulla voidaan saada lisävarmuutta varojen asianmukaisesta käytöstä. · Komissio katsoo, että hyväksyttävään riskiin perustuva lähestymistapa on luja ja tehokas perusta EU:n varojen käytölle. Komissio esitti tästä joulukuussa 2008 tiedonannon, jossa se käytti rakennerahastoja ja maaseudun kehittämistä kuvaavina esimerkkeinä. Niitä kehitetään edelleen ja laajennetaan mahdollisimman pian konkreettisiksi hyväksyttävää riskiä koskeviksi ehdotuksiksi. Vuoteen 2010 mennessä budjettivallan käyttäjälle esitetään harkittaviksi tutkimusta, liikennettä, energiaa, ulkoista tukea, kehitysapu- ja laajentumisasioita ja hallintoa koskevia ehdotuksia. * * * Tämä on viimeinen yhteenvetoraportti, jonka nykyinen komissio antaa. Komission keskeisimpiä tavoitteita on ollut järjestelmien nykyaikaistaminen, jotta voidaan varmistaa tiukkojen – myös rahoitustoimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevien – standardien käyttö EU:n varojen hoidossa. Uudistus alkoi vuonna 2000, ja Euroopan komissio lujitti sitä vuosina 2004–2009. Tällä saavutuksella on pitkäaikaisia seurauksia. Viiden viime vuoden aikana tehty työ on johtanut merkittäviin parannuksiin EU:n talousarvion hallinnoinnissa ja tämä työ jatkuu erityisesti niiden ongelmien parissa, jotka ovat tulleet esiin valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien tekemien varaumien myötä. Komissio katsoo, että käytössä olevat sisäiset valvontajärjestelmät vuotta 2008 koskevissa toimintakertomuksissa esitettyjä rajoituksia lukuun ottamatta antavat riittävän varmuuden siitä, että sen toimintaan osoitetut resurssit on käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Käyttöön otetut valvontamenettelyt tarjoavat riittävät takeet niiden toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, joista komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklasta johtuva kokonaisvastuu. Annex 1: Other cross-cutting management issues 1. Human Resources In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009. In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way. During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned. As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010. Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs. 2. Ethics In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission [16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide. Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE. The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies. The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules. 3. Security Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution. An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008. Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008 DG | | Reservations 2008 | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | AGRI | 2 | 1. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period.2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece.2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area. | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition.2. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems.2. Insufficient implementation of IACS in Greece.3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) – risk of non-respect of product definition. | REGIOREGIOREGIOREGIO | | 1. Reservation on ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) Belgium (5 programmes)2) Germany (2 programmes)3) Italy (12 programmes)4) Spain (13 programmes)5) INTERREG (21 programmes).2. Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in 2008. | 2 | 1. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 3) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) 8) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) 10) SPAIN (reservation for 14 Intermediate Bodies (with an impact on 21 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes) 11) 51 INTERREG programmes (i.e. 81 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland)2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England.2. Management and control systems for ERDF in Spain.3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State.2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06.3. Management and control systems of ISPA in one candidate country. | EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 41 million €, 0.6%). | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. | 1 | Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). | 1 | Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). | 1 | European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes. | MARE (former FISH) | 1 | Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by ex-post controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments. | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State. | JRC | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Status and correctness of the closing balance. | 1 | Cash flow - competitive activities. | RTD | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claimsand their conformity with the provisions of the Fifth Research FrameworkProgramme (FP5). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. | 1 | Frequency of errors in shared cost contracts. | INFSO | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel.2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5.3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5.2. Allocation of research personnel. | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts2. Research staff working on operational tasks. | ENTR | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 2 | 1. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation.2. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP6. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 .2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. | TREN | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5ème Programme Cadre.2. Sûreté nucléaire. | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts.2. Contractual environment of DG TREN LUX.3. Nuclear safety.4. Inventory in nuclear sites. | EAC | 0 | | 0 | | 1 | Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales.2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique. | 0 | | ENV | 0 | | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of non-LIFE grants. | 0 | | 0 | | 0 | | SANCO | 0 | | 0 | | 1 | Insufficient assurance of business continuity of a critical activity. | 1 | Health crisis management. | 0 | | JLS | 1 | Delays in the implementation of the Schengen Information System II (SIS II). | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007.2. Mise en œuvre incomplète des mécanismes de supervision de la Commission en gestion partagée pour le Fonds européen pour les réfugiés 2005-2007. | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004. | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005.2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004. | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg.2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place. | ESTAT | 0 | | 0 | | 1 | Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006. | 0 | | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants.2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003. | ECFIN | 1 | Possibility that new mitigating controls put in place following an ex-post control report on funds managed by an external body entrusted with indirect centralized management are not effective. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | | 0 | | TRADE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | AIDCO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by two Bulgarian Implementing Agencies (named). | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | | 1 | Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | ECHO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO. | DEV | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | RELEX | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion.2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K.2. Internal control standards in Delegations. | TAXUD | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | | MARKT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | COMP | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | COMM | 2 | 1. Lift the reservation from 2007 on the absence of a structured ex-post control system, but makes a follow-up reservation on the quality failings revealed by the controls.2. Possible infringement of intellectual property rights by Commission departments. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres.2. Functioning of Representations EUR-15. | ADMIN | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | DIGIT | 0 | | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 0 | | PMO | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Council's antenna for sickness insurance. | 1 | Council's antenna for sickness insurance. | OIB | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Deficiency in OIB's contracts & procurement management. | 0 | | OIL | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | EPSO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | OPOCE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | BUDG | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund.2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems. | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets.2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control. | SG | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | BEPA | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Weak general internal control environment | 0 | | SJ | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | SCIC | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | DGT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | IAS | 0 | | 0 | | 1 | Audit of community bodies (regulatory agencies). | 1 | Audit of community bodies (traditional agencies). | 1 | Audit of Community agencies. | OLAF | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | TOTAL | 15 | | 18 | | 20 | | 31 | | 32 | | Annex 3: Multi-annual objectives This Annex reports on the progress achieved in 2008 on the new and ongoing actions identified in the 2007 Synthesis Report to address major cross-cutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2008 Synthesis report are indicated in bold italics. (Initiatives stemming from previous years' Synthesis Reports, which were completed in 2007 or before, have been deleted from this table.) Internal control systems and performance management | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework [17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous actionIn 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework" [18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate.Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. | Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SGBy September 2009 | New action | | | To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGsBy April 2010 | New action | Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous actionThree years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. | Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | | DG BUDG together with concerned services | CompletedIn December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. | | | The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned servicesBy end 2010 | New actionThe Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | Governance | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action | Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG.End 2009 | Continuous actionIn a Communication of March 2008 [19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. | Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality | | namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action | | | Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment.Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action | | | Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action | | | New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action | Financial management | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan [20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. | | | New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action | Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | CompletedExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. | Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionThe European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. | Human resources | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | CompletedA report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. | Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous actionHR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes | | | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. | | | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697.The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. | Continuity of operations | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. | Annex 4: Executive and Regulatory Agencies (Council Regulation 58/2003 (Art 9.7) In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works. Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field. Six executive agencies have been created: · the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former IEEA) · the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC – former PHEA) · the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA) · the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA) · the European Research Council Executive Agency (ERC) · the Research Executive Agency (REA). · Four of these executive agencies were operational in 2008 [24]. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG [25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows: | Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total | EACI | 22 | 47 | | 69 | PHEA | 8 | 20 | | 28 | EACEA | 85 | 277 | | 362 | TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 | Total | 131 | 366 | 17 | 514 | The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009). To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest. The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009. Annex 5: Negotiated procedures 1. Legal basis Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation. 2. Methodology A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union. These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general. 3. Overall results of negotiated procedures recorded 3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729. For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable. An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007). Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average. Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value. 3.2. The three "external relations" directorates-general On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571. For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%). If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures. 4. Analysis of the justifications and corrective measures Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds: · Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures. · Objective situations of the economic activity sector, where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc). · Additional services/works, where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference. Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned: · Establishment of standard model documents and guidance documents. · Improvement in training provided and an improved inter-service communication. In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation. · Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes: – permanent exchange of information; – ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures; – reinforcement of the product management policy especially in the IT sector. · Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency. · Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail. Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008 (Article 87.5 IR) In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more. The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008. EC budget: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 1.497.065,33 | 6 | COMP | 11.713.735,70 | 3 | EAC | 123.199,00 | 1 | EACEA | 497.001,12 | 2 | ELARG | 607.626,00 | 1 | ENTR | 111.650,00 | 1 | ENV | 231.383,16 | 1 | MARE | 249.800,61 | 1 | INFSO | 1.713.872,65 | 4 | RTD | 1.227.715,95 | 5 | TREN | 407.313,70 | 2 | | 18.380.363,22 | 27 | European Development Fund: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 0 | 0 | Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits (Article 106.6 IR) Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [30]. Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC: | 2005 | 2007 | 2008 | Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% | Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% | Average time to pay [32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days | The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions. As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. | 2005 | 2007 | 2008 | Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € | *Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168% The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs [34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. | [1] Varainhoitoasetuksen 60 artikla. [2] Tiedonanto komissiolle, SEC(2007) 1341. [3] KOM(2008) 97, 18.2.2008. [4] KOM(2009) 42, 3.2.2009. [5] KOM(2006) 9 ja SEC(2006) 49. [6] KOM(2009) 43, 4.2.2009. [7] Tässä yhteenvedossa noudatetaan tilintarkastustuomioistuimen vuotta 2007 koskevan kertomuksen uutta rakennetta. [8] ”Vihreä valo” tarkoittaa, että menoihin liittyvä virhemäärä jää kokonaisuudessaan alle olennaisuustason (2 %) ja tilintarkastustuomioistuin katsoo, että käytössä olevat valvontajärjestelmät ovat tehokkaita. ”Keltainen valo” tarkoittaa, että virheiden osuus on 2–5 prosenttia ja valvontajärjestelmät ovat osin tehokkaita ja ”punainen valo” tarkoittaa, että virheiden osuus on yli 5 prosenttia ja tilintarkastustuomioistuin katsoo valvontajärjestelmien olevan tehottomia. Lähde: Tiedote Annual Report on the 2007 EU Budget, Euroopan tilintarkastustuomioistuin, s. 6. [9] Tilintarkastustuomioistuin näytti ”vihreää valoa” myös tuloihin, talous- ja rahoituskysymyksiin ja hallintoon liittyville menoille eli noin 45 prosentille yhteisön kokonaismenoista. [10] Euroopan yhteisön ja YK:n välinen rahoitusta ja hallintoa koskeva puitesopimus (FAFA). [11] Trust Fund and Co-Financing Framework Agreement (rahastoja ja yhteisrahoitusta koskeva puitesopimus). [12] SEC(2004) 1267. [13] SEC(2004) 1265. [14] K(2006) 3602. [15] Euroopan tilintarkastustuomioistuimen lausunto N:o 6/2007. Vain seitsemän jäsenvaltiota esitti koheesiopolitiikasta yleisen tarkastuslausuman vuodelta 2008. [16] SEC(2008) 301, 5.3.2008. [17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341. [18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49. [19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135. [20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43. [21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004. [22] Para 37 Opinion 02/2004. [23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003). [24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7. [25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN). [26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities". [27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135 [28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13). [29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed: - (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services; - (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements; - (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate. [30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25). [31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007. [32] Net delays. [33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less). [34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477. --------------------------------------------------