Komission tiedonanto - Yhteenvetokertomus vastuuvapauden myöntäjälle vuonna 2002 tehtyjen tarkastusten määrästä ja tyypistä, tärkeimmistä suosituksista ja näiden suositusten johdosta toteutetuista jatkotoimista (Neuvoston asetuksen N:o 1605/2002 86 artiklan 4 kohta) /* KOM/2003/0422 lopull. */





KOMISSION TIEDONANTO - Yhteenvetokertomus vastuuvapauden myöntäjälle vuonna 2002 tehtyjen tarkastusten määrästä ja tyypistä, tärkeimmistä suosituksista ja näiden suositusten johdosta toteutetuista jatkotoimista (Neuvoston asetuksen N:o 1605/2002 86 artiklan 4 kohta) SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto 2. Yleiskatsaus tehdyistä sisäisistä tarkastuksista ja seurantatoimista 2.1 -Aiempien tarkastusten seuranta 3. Yhteenveto jokaisesta tarkastuksesta 3.1 Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien vuotuisten toimintakertomusten ja tarkastuslausumien laadinnan tarkastus vuoden 2001 osalta 3.2 Koulutuksen tarkastus komissiossa 3.3 Vastuuvapauden myöntämismenettelyn seurantatoimien arviointi 3.4 Aluepolitiikan pääosaston perusteellinen tarkastus 3.5 Liikaa maksettujen varojen palauttamisen tarkastus 3.6 Rakennerahastojen toteutus ehdokasmaissa (hallinnon kirje) 3.7 Aiempien tarkastusten seuranta 3.8 Hallinnonuudistuksen edistymistä koskeva tilannekatsaus 3.9 Kiinteistöjen infrastruktuurin hallinto 3.10 Tutkimusten ja palveluiden hankinta 3.11 Ulkosuhteiden alan ohjelmien hallinnointia koskeva johtamis- ja hallintojärjestelmän arviointi 3.12 Euroopan kehitysrahaston vastikevarat ja budjettituki 3.13 Berlaymontin kunnostaminen 4. Päätelmät 1. JOHDANTO Tämä yhteenvetokertomus toimitetaan vastuuvapauden myöntäjälle Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti. Kertomuksessa ilmoitetaan tehtyjen sisäisten tarkastusten lukumäärä ja tyyppi, tärkeimmät annetut suositukset ja suositusten johdosta toteutetut jatkotoimet. 2. YLEISKATSAUS TEHDYISTÄ SISÄISISTÄ TARKASTUKSISTA JA SEURANTATOIMISTA Vuonna 2002 sisäinen tarkastaja on toteuttanut työohjelmansa mukaisesti seuraavat tarkastukset: - Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien vuotuisten toimintakertomusten ja tarkastuslausumien laadintaprosessin tarkastus vuoden 2001 osalta - Koulutuksen tarkastus komissiossa - Vastuuvapauden myöntämismenettelyn seurantatoimien arviointi - Aluepolitiikan pääosaston tarkastus (perusteellinen tarkastus) - Liikaa maksettujen varojen palauttamisen tarkastus - Rakennerahastojen toteutus ehdokasmaissa (hallinnon kirje) 2.1 -Aiempien tarkastusten seuranta - Hallinnonuudistuksen edistymistä koskeva tilannekatsaus - Kiinteistöjen infrastruktuurin hallinto - Tutkimusten ja palveluiden hankinta - Ulkosuhteiden alan ohjelmien hallinnointia koskeva johtamis- ja hallintojärjestelmän arviointi - Euroopan kehitysrahaston vastikevarat ja budjettituki - Berlaymontin kunnostaminen. 3. YHTEENVETO JOKAISESTA TARKASTUKSESTA 3.1 Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien vuotuisten toimintakertomusten ja tarkastuslausumien laadinnan tarkastus vuoden 2001 osalta Tämä laadintamenettelyn tarkastus tehtiin samanaikaisesti valmisteltaessa yhteenvetoa vuoden 2001 toimintakertomuksista ja siinä annetut suositukset on otettu huomioon yhteenvedossa. Tavoitteena oli saada käsitys toimintakertomusten ja tarkastuslausumien vahvuuksista ja heikkouksista, jotta voitaisiin tehdä tulevaisuuden kannalta hyödyllisiä johtopäätöksiä. Suositukset Suosituksissa kehotetaan yksikköjä kiinnittämään enemmän huomiota tulosten raportointiin, käytettyjen sisäisten valvontajärjestelmien yksityiskohtaisempaan kuvaukseen ja tarpeeseen selkeyttää menettelytapoja ja asianomaisten toimijoiden tehtäviä. Toteutetut toimet Menettelytapoja ja ohjausta on parannettu etenkin kahdella 21 päivänä tammikuuta tehdyllä komission päätöksellä (KOM(2003)28 ja SEC(2003)59). 3.2 Koulutuksen tarkastus komissiossa Koulutuksen tarkastuksessa keskityttiin koulutuksen organisointiin ja tarjontaan Brysselin ja Luxemburgin toimipisteissä sekä parhaisiin toimintatapoihin komission ulkopuolella. Suositukset Sisäinen tarkastaja suositteli yleisen koulutusvastuun ja strategian parantamista, jotta koulutus vastaisi paremmin toimielimen tarpeita ja painopisteitä, sekä tehostettua ulkoistetun koulutustarjonnan valvontaa. Tätä varten on kehitettävä keskitettyä kirjanpitoa ja koulutuksena tarjoajia koskevaa raportointia. Toteutetut toimet Komissio on hyväksynyt hallinnonuudistuksen jälkeisen koulutusstrategian, jossa otetaan huomioon toimintojohtamisen avulla määritellyt painopisteet. 3.3 Vastuuvapauden myöntämismenettelyn seurantatoimien arviointi Tarkastuksen tarkoituksena oli suositella parannuksia komission tehtävänä olevaan vastuuvapauden myöntämismenettely seurantaan. Suositukset Tarkastuskertomuksessa suositellaan, että kehitetään toimielinten välinen vastuuvapauden myöntämismenettelystrategia ja valvonnan tehokkuutta mittaava menetelmä, otetaan huomioon maineeseen liittyvä riski ja sen merkitys unionin kannalta, luodaan toteutettujen toimien raportointijärjestelmä ja parannetaan komission sisäistä valvontavastuuta. Toteutetut toimet Teknisiä kysymyksiä on kehitelty edelleen ja asianomaisten toimijoiden vastuuta komissiossa on selkeytetty tammikuussa 2003 tehdyssä komission päätöksessä. 3.4 Aluepolitiikan pääosaston perusteellinen tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli täsmentää käsitystä pääosaston riski- ja valvontatilanteesta komissiossa kokonaisuudessaan. Tarkastuksessa keskityttiin seuraavaan kolmeen alueeseen: Euroopan aluekehitysrahaston varainhoidon valvontaa koskevien säännösten täytäntöönpanoon, säännösten tulkintaan ja raportointijärjestelmiin. Suositukset Sisäisen tarkastuksen osasto suositteli ennaltaehkäiseviä tarkastuksia ja jäsenvaltioiden ilmoituksia tehostettaessa valvontaa koskevaa yhteistyötä jäsenvaltioiden kanssa. Se ehdotti myös hallintoa ja valvontaa koskevan parannetun sääntelyjärjestelmän kehittämistä sekä vastuuvirkamiehen neuvontaosuuden lisäämistä. Toteutetut toimet Aluepolitiikan pääosasto on jo kehittänyt tarkastusstrategian, organisoinut tarkastuksen ja valvonnan yksiköt uudelleen ja valmistellut ehdotukset yhteistyön parantamiseksi jäsenvaltioiden kanssa yhtenäistä tarkastusta silmällä pitäen ("luottamussopimus"). 3.5 Liikaa maksettujen varojen palauttamisen tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli saada parempi käsitys toimialojen välisistä erityismenettelyistä ja tukea meneillään olevaa uudistusta alalla. Tarkastuksessa keskityttiin aiheettomasti maksettujen varojen palautukseen suoran hallinnoinnin ja Euroopan kehitysrahaston puitteissa. Suositukset Sisäisen tarkastuksen osasto suositteli varojen palautusjärjestelmää koskevaa valvontaa ja hallinnointia, yhdenmukaista perintämääräysten käsittelyä, keskitettyä valvontaa ja ohjausta sekä tietoteknisten välineiden parantamista. Toteutetut toimet Sääntelyjärjestelmää on muutettu perusteellisesti ja komissio on hyväksynyt korjaavat hallinnointitoimet. 3.6 Rakennerahastojen toteutus ehdokasmaissa (hallinnon kirje) Vuoden 2002 alkupuolella käynnistetyn rakenteellisten tukien hallinnointia koskevan tutkimuksen perusteella sisäisen tarkastuksen osasto lähetti kirjeen kiinnittääkseen hallinnon huomion ehdokasmaiden hallinnolliseen kapasiteettiin ja henkilöresurssien tarpeeseen laajentumisen edellyttämistä tehtävistä selviytymiseksi sekä ennen laajentumista että sen jälkeen. Suositukset ja toteutetut toimet Asianomaiset pääosastot ovat jo ryhtyneet toimenpiteisiin todettujen ongelmien ratkaisemiseksi ja riskien vähentämiseksi. Näitä ovat esimerkiksi ohjelmointiprosessien huolellinen suunnittelu uusia jäsenvaltioita varten, sitoumusten tarkka seuranta, EDIS-järjestelmä ja rakennerahastojen hallinnoinnin yksinkertaistaminen. Lisäapua on päätetty antaa tulevien jäsenvaltioiden hallinnollisten valmiuksien parantamiseksi (siirtymävaiheen järjestely). 3.7 Aiempien tarkastusten seuranta Yhteenveto Sisäisen tarkastuksen osaston tarkastuskertomuksessa tähdennetään tarvetta kehittää edelleen seurantamenettelyjä ja korostetaan hallinnon vastuuta tarkastuksessa esitettyjen suositusten noudattamiseksi ja korjaavien toimien toteuttamiseksi. Toteutetut toimet Komission yksiköt ovat toimittaneet tammikuun loppupuolelta 2003 lähtien toimintasuunnitelmansa vastauksena sisäisen tarkastuksen osaston toistaiseksi tekemiin tarkastuksiin. Komissio teki tammikuussa 2003 valvonta- ja tarkastushenkilöstön tehtäviä ja vastuuta koskevan päätöksen. Käytettävissä olevien resurssien puitteissa sisäisen tarkastuksen osasto suunnittelee seurantatoimia valituilla aloilla. 3.8 Hallinnonuudistuksen edistymistä koskeva tilannekatsaus Tarkastuksessa tutkittiin, miten hallinnonuudistustoimet etenivät pääosastoissa. Suositukset Sisäisen tarkastuksen osasto korosti tarvetta ohjausryhmän jatkuvaan aktiivisuuteen ja riittävien resurssien takaamiseen. Toteutetut toimet Toimintojohtamisen ohjausryhmän toimeksianto on ulotettu käsittämään koko hallinnonuudistuksen ala, ja varhaiseläkejärjestelmän avulla vapautuvien virkojen täyttö on nimetty yhdeksi uudistukseen liittyvistä painopisteistä. 3.9 Kiinteistöjen infrastruktuurin hallinto Yhteenveto Tarkastuksen tarkoituksena oli kartoittaa infrastruktuurihallinnon tilanne. Komission ehdotus varainhoitoasetuksen uudelleen laatimisesta merkitsisi korjausta, mutta budjettivallan käyttäjä on torjunut ehdotuksen, jotta suora lainaaminen olisi mahdollista. Vuonna 2003 annettavassa komission erityisessä tiedonannossa esitetään, että rakennukset ja niistä aiheutuva logistiikka on tutkittava, ennen kuin päätetään osastojen rakenneuudistuksesta. Kaksi uutta infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistoa on perustettu, jotta toiminnat ja vastuualueet voidaan selkeyttää ja järkeistää. 3.10 Tutkimusten ja palveluiden hankinta Yhteenveto Tarkastuksen seuranta on edelleen käynnissä, ja kaikki pääosastot ilmoittavat parhaillaan sisäisen tarkastuksen osastolle suunnitelmistaan, joilla tehtyjä tutkimuksia ja palveluita on tarkoitus parantaa ja hyödyntää mahdollisimman hyvin sekä koordinoida ohjelmointia tehokkaammin päällekkäisyyksien välttämiseksi. 3.11 Ulkosuhteiden alan ohjelmien hallinnointia koskeva johtamis- ja hallintojärjestelmän arviointi Yhteenveto Sisäisen tarkastuksen osasto ehdotti kertomuksessaan erityisesti Relex-yksikön rakenteen tarkistusta ja maakohtaisten ilmoitusten käyttöä ulkopuolelle suunnattua tukea varten. Toteutetut toimet On perustettu yksiköiden välinen työryhmä, joka on laatinut kertomuksen vuoden 2001 toimintakertomusten yhteenvedossa esitettyä kysymystä käsittelevän toimenpiteen seurantatoimena. Kertomus on toimitettu huhtikuussa sisäisen tarkastuksen komitealle jatkokehittelyä varten. 3.12 Euroopan kehitysrahaston vastikevarat ja budjettituki Yhteenveto Sisäisen tarkastuksen osaston kertomuksen perusteella yhteistyötoimisto EuropeAid on toteuttanut useita konkreettisia toimia, esimerkiksi laatinut suuntaviivoja, kehittänyt rekisteröintijärjestelmiä ja seurantavälineitä sekä tehostanut yhteistyötä muiden rahoittajien kanssa. Sisäisen tarkastuksen osaston suosituksia tarkastellaan EuropeAidin perusteellisen tarkastuksen yhteydessä. 3.13 Berlaymontin kunnostaminen Yhteenveto Berlaymontin korjausta ja mahdollista hankintaa koskevassa kertomuksessa esitettyjen sisäisen tarkastuksen osaston suositusten perusteella on toteutettu joukko toimia, esimerkiksi laadittu yksityiskohtaiset arviot samantyyppisten hankkeiden kustannuksista ja vahvistettu hankkeen jäljellä olevan osan edellyttämää hallintorakennetta. Uusi infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto Brysselissä vastaa nyt suositusten seurannasta. Komissio ja Belgian valtio ovat allekirjoittaneet sopimuksen, jossa määritellään Berlaymontin hinta, kun otetaan huomioon korjaustyön moitteeton hallinnointi, asetetaan päivämäärä, jolloin rakennus on käytettävissä ja määritellään lopullinen tuote. 4. PÄÄTELMÄT Tässä kertomuksessa esitetään vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle yhteenveto vuonna 2002 suoritettujen sisäisten tarkastusten lukumäärästä ja tyypistä, tärkeimmistä annetuista suosituksista ja näiden johdosta toteutetuista jatkotoimista.