Kertomus Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 319 , 30/12/2003 s. 0022 - 0028



Kertomus Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä viraston vastaukset (2003/C 319/04) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 7 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 11 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. HUOMAUTUKSET Johdanto 5. Virasto perustettiin 22 päivänä heinäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 2309/93(3). Se toimii osana verkostoa ja koordinoi kansallisten viranomaisten sen käyttöön asettamia tieteellisiä resursseja ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden arvioimiseksi ja valvomiseksi. Kolme komiteaa valmistelee viraston lausunnot kansallisten asiantuntijoiden laatimien kertomusten perusteella. Merkittävä osa viraston toimintamenoista muodostuu jäsenvaltioiden asiantuntijoille maksettavista korvauksista ja komiteoiden kokouskustannuksista. Lisäksi virasto on osoittanut merkittävän osan talousarviostaan lääkkeiden valvontajärjestelmien rahoitukseen. Talousarvion toteuttaminen 6. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan(4). 7. Tieteelliset komiteat päättävät lääkkeen tarkastamisesta, jonka jälkeen tehdään sitoumusehdotus tarkastuksesta vastaavalle jäsenvaltion virastolle suoritettavasta maksusta. Menettely ei ole vuotuisuusperiaatteen mukainen, sillä tarkastuksen suorittamiseen kuluvan ajan vuoksi menot toteutuvat vasta jonakin myöhäisempänä varainhoitovuotena. Lisäksi hallintomenot kasvavat, koska menettelyyn sisältyviä määrärahoja peruutetaan ja sidotaan uudelleen. Tilinpäätös 8. Viraston varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. 9. Virasto kirjasi 5,2 miljoonaa euroa varainhoitovuoden 2002 perittäviä tuloja suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteita noudattaen. Voimassa olevien säännösten mukaan(5) ne olisi kuitenkin pitänyt kirjata kassaperusteisen kirjanpidon mukaisesti (vuonna 2001 tuloihin oli merkitty 10,7 miljoonaa euroa). 10. Viraston palveluiden käyttäjät suorittavat usein kiinteämääräiset ennakkomaksut tutkimuksista, joita ne aikovat pyytää virastolta. Maksettuja määriä on vaikea yhdistää todellisuudessa maksettavaksi kuuluviin määriin. Maksujen käsittelyn viivästyminen oli osasyynä siihen, että kohdentamattomien ennakkomaksujen(6) määrä kasvoi 75 prosenttia eli 9,3 miljoonaan euroon vuoden 2002 lopulla, kun määrä vuoden 2001 lopulla oli 5,3 miljoonaa euroa. 11. Hyödykkeiden hallinnointi on hankalaa, koska käytössä on kaksi tietokantaa, joilla on erilaiset toiminta- ja organisointiperiaatteet ja eri hallinnoijat. Lisäksi atk-ohjelmien ja kokonaisuuteen kuuluvien hyödykkeiden poistoja koskevien säännösten noudattamista on laiminlyöty. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 12. Laskut maksetaan sen jälkeen, kun tulojen ja menojen hyväksyjä on varmistanut, että palvelu on suoritettu tai tavara toimitettu, ja antanut maksamiseen luvan. Tarvittavia tositteita ei kuitenkaan toimiteta järjestelmällisesti. Tämä puute olisi korjattava, sillä tietoja tarvitaan tehokkaan sisäisen valvonnan varmistamiseksi, ja niiden puuttuminen aiheuttaa riskejä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. (2) Viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 28. maaliskuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 9 kohdan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 4. huhtikuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL L 214, 24.8.1993, s 18. (4) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (5) Viraston varainhoitoasetuksen 5 artiklassa todetaan, että varainhoitovuoden tulot kirjataan sille varainhoitovuodelle, jonka aikana ne on saatu. (6) Tase-erä: "Lykätyt maksut". Taulukko 1 Euroopan lääkearviointivirasto - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Euroopan lääkearviointivirasto - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Euroopan lääkearviointivirasto - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001Huom. 1. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Huom. 2. Taseessa ei ole näkyvissä 1,43 miljoonan euron summa, joka liittyy komission kanssa marraskuussa 2002 tehtyyn sopimukseen käyttötarkoitukseen sidotuista vuosina 2003 ja 2004 perittävistä tuloista. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset 7. Vuoden 2003 alussa EMEA perusti tarkistetun menettelyn, jotta tarkastusmaksujen käsittely saataisiin vuotuisuuden periaatteen mukaiseksi. Tämän menettelyn mukaan myyntiluvan haltijalle lähetetään perintämääräys ja arvioijien kustannuksia koskeva maksusitoumus heti kun tarkastuspäivämäärä on vahvistettu. Näin ollen kaikki tarkastusarvioijien maksut tulisi käsitellä viimeistään n+ 1 ajassa. 9. EMEA ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomion. Tämä ongelma ratkaistaan vuonna 2003 uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanon myötä. Vuonna 2001 10,7 miljoonan euron summaan sisältyy 8,1 miljoonaa komissiolta saatavia. Vuonna 2002 tämä kysymys ratkaistiin komission maksamina määrärahojen maksuerinä, mikä vähensi siirrettävän osuuden määrää 0,7 miljoonaan euroon. Pankkivuoden lopussa pankkijärjestelmässä oli 3,0 miljoonaa euroa siirrettävänä. Uuden varainhoitoasetuksen mukaisesti talousarviotulot kirjataan saatujen kassavarojen perusteella. 10. EMEA tutkii mahdollisuuksia tehdä asiakastalletusten ja niiden käytön väliset yhteydet selkeämmiksi. 11. EMEA ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomion. EMEA on ottamassa käyttöön ohjelmiston, jonka avulla voidaan monipuolisesti valvoa vaihto-omaisuutta, mukaan lukien sitä koskevia poistoja. Tämän välineen odotetaan olevan käytössä 1. tammikuuta 2004 alkaen. 12. Uuden varainhoitoasetuksen vaatimusten mukaisesti EMEA ottaa käyttöön parannettuja sisäisen valvonnan menettelyjä laskujen tarkistamiseksi, mukaan lukien tarkistuslistat ja henkilöstön tehostettu varainhoidon käytäntöjen ja valvonnan koulutus.