KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 213 artiklan mukainen kertomus Euroopan ulkosuhdehallinnon tilinpitäjästä ja sisäisestä tarkastajasta /* COM/2013/0936 final */





KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 213 artiklan mukainen kertomus Euroopan ulkosuhdehallinnon tilinpitäjästä ja sisäisestä tarkastajasta A. Johdanto Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) perustettiin Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 27 artiklan 3 kohdan nojalla neuvoston päätöksellä 2010/427/EU vuonna 2010. Päätöksen 2010/427/EU johdanto-osan 15 kappaleen mukaan ”tehtävien, toimialojen ja resurssien tarpeetonta päällekkäisyyttä muiden rakenteiden kanssa olisi vältettävä”. Tätä taustaa vasten komission tilinpitäjä ja sisäinen tarkastaja ovat toimineet ulkosuhdehallinnon tilinpitäjänä ja sisäisenä tarkastajana. Tämän järjestelyn oikeusperusta on varainhoitoasetuksen 68 artiklan 1 kohta ja 98 artiklan 2 kohta. Varainhoitoasetuksen 213 artiklassa säädetään vuonna 2013 toteutettavasta kyseisten kahden artiklan uudelleentarkastelusta, jossa on otettava ”asianmukaisesti huomioon ulkosuhdehallinnon ja varsinkin unionin edustustojen erityisluonne sekä tarvittaessa ulkosuhdehallinnon riittävä taloushallintokapasiteetti”. Komissio on arvioinut nykyistä järjestelmää, jossa komission tilinpitäjä ja sisäinen tarkastaja toimivat myös ulkosuhdehallinnon tilinpitäjänä ja sisäisenä tarkastajana. Tässä kertomuksessa, jota laadittaessa on kuultu EUH:ta, esitetään arvioinnin tulokset sekä päätelmä nykyisten järjestelyjen jatkamisesta. Varainhoitoasetuksen 213 artiklassa mainittu uudelleentarkastelu on riippumaton EUH:n perustamisesta annetun päätöksen[1] tarkastelusta: viimeksi mainitusta säädetään kyseisen päätöksen 13 artiklan 3 kohdassa, ja se kohdistuu EUH:n organisaatioon ja toimintaan. Tarkastelu suoritetaan korkean edustajan/varapuheenjohtajan alaisuudessa vuonna 2013, ja sen yhteydessä tehdään tarvittaessa asianmukaisia ehdotuksia EUH:n perustamisesta annetun päätöksen tarkistamiseksi. B. Varainhoitoasetuksen 213 artiklan mukaisen uudelleentarkastelun tulokset I. Tilinpitäjä Kuten varainhoitoasetuksen 68 artiklan 1 kohdassa säädetään, komission tilinpitäjä on suorittanut EUH:lle useita kirjanpitopalveluja: Näihin palveluihin kuuluvat muun muassa seuraavat: – kassanhallinta (keskuskassa ja maksuajot, pankkitilien täsmäytys, ennakkotilijärjestelmän hallinto, pankkitilien ja kolmansia koskevien tietojen validointi ja varhaisvaroitusjärjestelmän hallinto); – kirjanpitokehys ja -järjestelmä; – kirjanpitoon ja oikeudellisiin seikkoihin liittyvä raportointi; – saamisten perintä ja kuittaamismenettelyn hallinto; – kaikkien paikallisten kirjanpitojärjestelmien laaduntarkastukset. Komission ja EUH:n välinen yhteistyö toimii erittäin hyvin. Sekä EUH että budjettipääosaston toimivaltaiset yksiköt ovat erittäin tyytyväisiä nykyiseen järjestelyyn. Mittakaavaedut ovat erityisen merkittäviä kassanhallinnassa, kirjanpidossa ja raportoinnissa. Komission tilinpitäjän yksiköillä on ainutlaatuinen asiantuntemus kaikilla näillä osa-alueilla, erityisesti kassanhallinnassa. Tätä osaamista edellyttävät muun muassa seuraavat tehtävät: · ennakkotilien hallinnointi; · toimielinten maksutapahtumien käsittelyssä tarvittava kattava pankkitoiminnan arkkitehtuuri sekä tähän liittyvä asiantuntemus, jolla myös tuetaan EU:n eri puolilla maailmaa sijaitsevissa 140 edustustossa paikallisia pankkipalveluihin ja maksuliikenteeseen liittyviä tarpeita; · optimoitu käteisvarojen ja riskien hallinta sekä vankat toiminnan jatkuvuuden turvaavat menettelyt. Nykyisten järjestelyjen ansiosta ulkosuhdehallinnon ei tarvitse palkata lisää henkilöstöä. Komission budjettipääosastossa on nykyään kolme virkaa/tointa, joita hoitavat henkilöt vastaavat suoraan ulkosuhdehallintoon liittyvistä uusista kirjanpito- ja kassanhallintatehtävistä. Varovaisen arvion mukaan EUH tarvitsisi ainakin 15 uutta työntekijää, jos se perustaisi omat kirjanpito- ja kassanhallintatoimintonsa. Suorien kassanhallinta- ja kirjanpitotoimintojen lisäksi komission yksiköt vastaavat EUH:n kanssa tehdyn palvelutasosopimuksen mukaisesti myös muista rahoitukseen ja talousarviotukeen liittyvistä horisontaalisista toiminnoista (esimerkiksi taloushallinnon tietojärjestelmien kehittäminen ja tukitoiminnot, perintäpalvelut ja keskitetty varainhoito), joiden resursseja ei jaettu EUH:ta perustettaessa. Tätä täydentävää tukea pidetään hyvin korkealaatuisena, ja se tarjoaa lisää mittakaavaetuja suhteessa niihin resursseihin, jotka potentiaalisesti tarvittaisiin, jos nämä tehtävät hoidettaisiin kokonaan EUH:n toimesta. Lisäksi komission tilinpitäjä laatii useiden muiden elinten tilinpäätökset ja käsittelee tilintarkastustuomioistuimen kanssa niitä koskevia asioita. Komission kirjanpitoyksiköt ovat ottaneet käyttöön tehokkaat menettelyt ja luoneet hyvät työskentelysuhteet tilintarkastustuomioistuimeen, mikä hyödyttää myös ulkosuhdehallintoa. Yhteenvetona voidaan todeta, että ulkosuhdehallinnon itsenäisen kirjanpitoyksikön perustaminen lisäisi tarpeettomasti henkilöstön määrää kummassakin elimessä, koska kukin edellä mainituista keskeisistä tehtävistä edellyttäisi useita uusia virkoja tai toimia ulkosuhdehallinnossa. Kyseiset tehtävät hoidetaan jo nyt komissiossa vähimmäistason lisäresursseilla. Komission näkemyksen mukaan yhteistyötä olisi jatkettava, eikä nykyisiä järjestelyjä ole tarpeen muuttaa. II. Sisäinen tarkastaja Kuten varainhoitoasetuksen 98 artiklan 2 kohdassa säädetään, komission sisäinen tarkastaja on toiminut EUH:n sisäisenä tarkastajana. Tämän järjestelyn jatkamista voidaan perustella seuraavassa esitetyillä seikoilla. EU:n edustustot hallinnoivat sekä EUH:n hallintomäärärahoja että komission talousarvioon sisältyviä toimintamäärärahoja. Periaatteessa EUH:n henkilöstö hallinnoi ainoastaan EUH:n hallintomäärärahoja, ja komission henkilöstö hallinnoi ainoastaan toimintamäärärahoja. Tästä periaatteesta on kuitenkin poikkeuksia. EUH:n henkilöstöön kuuluva edustuston päällikkö on edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä komission talousarvioon sisältyvien toimintamäärärahojen osalta (varainhoitoasetuksen 65 artiklan 6 kohta). Komission henkilöstö tukee ulkosuhdehallintoa sen hallintobudjetin hallinnoinnissa, pääasiassa toimimalla rahoitustoimien alkuunpanijoina. Näiden poikkeusten seurauksena kaksi komission ja EUH:n henkilöstön yleisesti käyttämää varainhoitoprosessia liittyy läheisesti toisiinsa. Tämän vuoksi on olemassa riski, että eri sisäisten tarkastajien suorittamat kahden varainhoitoprosessin ja sisäisen tarkastusjärjestelmän tarkastukset johtavat päällekkäisiin havaintoihin ja toisistaan poikkeaviin suosituksiin. Tämä voisi vaarantaa tarkastustoiminnan uskottavuuden, ja vastuunalaiset tulojen ja menojen hyväksyjät ja edustustojen päälliköt joutuisivat vaikeaan tilanteeseen valitessaan toisen kahdesta samaa asiaa koskevasta lausunnosta. Tämä vähentäisi tarkastustyön arvoa. Sisäisten tarkastusten yhdistäminen mahdollistaisi myös entistä syvemmän näkemyksen kummassakin varainhoitoprosessissa esiintyvistä ongelmista. Se auttaisi myös siirtämään yhden varainhoitoprosessin tarkastuksesta saatua tietämystä toiseen varainhoitoprosessiin sekä etsimään ja toteuttamaan prosessien välisiä synergioita. Euroopan ulkosuhdehallinnon oman sisäisen tarkastajan käytölle voi olla perusteitakin. Voidaan esimerkiksi väittää, että sekä komission että EUH:n lukuun toimiva sisäinen tarkastaja voi joutua tilanteeseen, jossa palvelun vastaanottajan asemassa olevan jommankumman elimen oikeutettuja odotuksia ei pystytä täyttämään. Voimassa olevien sääntöjen ja suojatoimien, erityisesti sisäisen tarkastajan riippumattomuuden, vuoksi tämä riski jää kuitenkin riittävän pieneksi. Komissio katsoo, että edellä esitetyn perusteella yhteistyötä olisi jatkettava, eikä nykyisiä järjestelyjä ole tarpeen muuttaa. C. Päätelmä Tämä kertomus osoittaa, että järjestelmä, jossa komission tilinpitäjä ja sisäinen tarkastaja toimivat myös Euroopan ulkosuhdehallinnon tilinpitäjänä ja sisäisenä tarkastajana, on tuloksekas ja tuottaa huomattavia mittakaavaetuja. Tämän vuoksi järjestelmää ei ole tarpeen muuttaa. Komissio tiedottaa yhteenvetoraportissa Euroopan parlamentille ja neuvostolle kaikista tämän järjestelmän toimintaa koskevista merkittävistä kehityssuuntauksista. [1] Neuvoston päätös 2010/427/EU, annettu 26 päivänä heinäkuuta 2010, Euroopan ulkosuhdehallinnon organisaatiosta ja toiminnasta.