FI Euroopan unionin virallinen lehti C 374/1

OLAFin VALVONTAKOMITEAN TOIMINTAKERTOMUS

Tammikuu 2012–tammikuu 2013

(2013/C 374/01)

OLAFin valvontakomitean jäsenet

Johan DENOLF Puheenjohtaja Poliisiylijohtaja, liittovaltion poliisin talousrikososaston johtaja jarahanpesun selvittelykeskuksen (FIU) jäsen, Belgia

Herbert BÖSCH Euroopan parlamentin entinen jäsen Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunnan entinen puheenjohtaja,Itävalta

Catherine PIGNON Angers'n muutoksenhakutuomioistuimen johtava yleinen syyttäjä, Ranska

Rita SCHEMBRI (maaliskuuhun 2013) Pääministerin kanslian sisäisen tarkastus- ja tutkintaosaston pääjohtaja,Malta

Christiaan TIMMERMANS (joulukuuhun 2012) Euroopan unionin tuomioistuimen entinen tuomari, Alankomaat

Jens MADSEN (tammikuusta 2013) Vakavien talousrikosten ja kansainvälisen rikollisuuden valtakunnansyyttäjä,Tanska

Tuomas PÖYSTI (maaliskuusta 2013) Valtiontalouden tarkastusviraston pääjohtaja, Suomi

SISÄLLYS

VALVONTAKOMITEAN PUHEENJOHTAJAN ESIPUHE

I JOHDANTO

II OLAFIN TUTKINTATOIMIEN SEURANTA

1. Valvontakomitean seurannan tarkoitus ja työjärjestelyt OLAFin kanssa

1.1 Seurannan tarkoitus

1.2 Uusien työjärjestelyjen toteuttaminen OLAFin kanssa

2. OLAFin tutkintatoimien seuranta valvontakomitean aloitteesta

2.1 Henkilöstölle annetut ohjeet rikostutkintamenetelmistä ja niiden täytäntöönpano

2.2 Yksittäisiä tapauksia koskevat valvontakomitean lausunnot ja kertomukset

3. OLAFin tutkintatoimien seuranta – OLAFin pääjohtajan yksittäisistä tapauksista lähettämät tiedot

3.1 Valvontakomitealle toimitetut tiedot

3.2 Valvontakomitean havainnot

3.3 Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistus

III OLAFIN TUTKINTATOIMIEN HALLINNOINTI

1. OLAFin tutkimusten painopistealueet

2. OLAFin tutkintatoimiin liittyvä hallinto-organisaatio, talousarvio ja henkilöstöpolitiikka

2.1 Talousarvio

2.2 Hallinto-organisaatio ja henkilöstöpolitiikka

IV SUHTEET OLAFIIN, EU:N TOIMIELIMIIN JA MUIHIN SIDOSRYHMIIN

1. Suhteet OLAFiin

2. Suhteet EU:n toimielimiin

3. Suhteet muihin sidosryhmiin

V VALVONTAKOMITEAN TYÖSKENTELYMENETELMÄT

1. Kokoukset ja esittelijät

2. Sihteeristö

LIITE I

LIITE II

LIITE III

VALVONTAKOMITEAN PUHEENJOHTAJAN ESIPUHE

OLAFin nykyinen valvontakomitea aloitti toimintansa tammikuussa 2012, ja minulla on ilo esitellä sen toimikauden ensimmäisen vuoden toimintakertomus.

Valvontakomitea on täysin sitoutunut tukemaan OLAFia sen tehtävässä petosten, lahjonnan ja Euroopan unionin taloudellisia etuja vahingoittavan muun laittoman toiminnan torjumiseksi ja lujittamaan sen riippumattomuutta seuraamalla säännöllisesti sen tutkintatoimia sekä antamalla neuvoja ja esittämällä tarvittaessa rakentavaa kritiikkiä. Siksi valvontakomitea on tähänastisen toimintansa aikana pyrkinyt muodostamaan kokonaiskuvan OLAFin tavasta hoitaa tutkimustoimiaan sekä seuraamalla OLAFin tutkimia tapauksia sen pääjohtajan vuonna 2012 käyttöön ottamien uusien menettelyjen valossa että tarkastelemalla sen uutta organisaatiorakennetta sen selvittämiseksi, tarjoaako se parhaat mahdolliset edellytykset OLAFin työn tehokkaalle ja taloudelliselle hoitamiselle.

Uudella valvontakomitealla oli toimikautensa ensimmäisenä vuotena edessään monia merkittäviä muutoksia: OLAFin sisäinen organisaatiouudistus ja henkilöstölle annetut uudet ohjeet rikostutkintamenetelmistä, OLAFin ja valvontakomitean väliset uudet työjärjestelyt ja meneillään oleva asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistaminen. Ongelmia tuottivat myös OLAFin ja valvontakomitean näkemyserot komitealle annettujen tehtävien hoitamisesta. Uuden valvontakomitean muita merkittäviä haasteita olivat Euroopan komission jäsenen eroaminen OLAFin tutkinnan seurauksena ja valvontakomitean tätä nimenomaista tutkintaa koskevan seurannan toteuttaminen.

Haasteista huolimatta valvontakomitea on esittänyt tinkimättömiä lausuntoja ja raportteja, joissa se on arvioinut OLAFin tapaa hoitaa tutkintatoimiaan, ehdotusta asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistamiseksi tai OLAFin talousarviota.

Koko valvontakomitean jäsenistö tekee parhaansa luodakseen mahdollisimman hyvät yhteistyösuhteet OLAFiin. On kuitenkin luonnollista, että OLAFin ja valvontakomitean välillä vallitsee riittävä jännite, kuten minkä tahansa valvovan ja valvottavan elimen välisessä suhteessa. Lujittaakseen kaikin mahdollisin tavoin parempaa keskinäistä ymmärtämystä valvontakomitea aikoo toisena toimintavuotenaan ehdottaa oma-aloitteisesti uusia työjärjestelyjä omia tehtäviään koskevan näkemyksensä pohjalta. Komitea pitää itseään asetuksen (EY) N:o 1073/1999 mukaisena valvontaelimenä, joka määrittää järjestelmään liittyviä ongelmia ja ilmoittaa niistä matriisijärjestelmän avulla: horisontaalisissa ongelmissa käytetään otantamenetelmää ja vertikaalisissa ongelmissa tapauskohtaista seurantaa. Riippumattomana elimenä valvontakomitean perimmäisenä tavoitteena on kuitenkin edelleen auttaa pääjohtajaa hänen tehtäviensä hoidossa ja siten tehostaa OLAFin tutkimuksia ja lujittaa niiden riippumattomuutta. Olemme vakaasti päättäneet jatkaa samalla linjalla.

Haluan erityisesti kiittää valvontakomitean sihteeristöä sen väsymättömästä työstä ja korvaamattomasta tuesta tähänastisella toimikaudellamme.

Johan DENOLF OLAFin valvontakomitean puheenjohtaja

I JOHDANTO

1. Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) valvontakomitean asemasta on säädetty asetuksessa (EY) N:o 1073/1999 (1) ja OLAFin perustamisesta tehdyssä päätöksessä (2). Valvontakomitea takaa OLAFin riippumattomuuden ja valvoo sen tutkintatoimia säännöllisellä seurannalla, jonka tavoitteena on varmistaa tutkintatehtävän moitteeton täytäntöönpano. Valvontakomitea toteuttaa OLAF:n tutkintatoimien seurannan valvontakomitean työjärjestyksen mukaisesti (3). Seuranta perustuu erityisesti OLAFin yksittäisten tapausten asiakirja-aineiston ja muiden valvontakomitean käytössä olevien tietojen tarkasteluun, jonka perusteella komitea voi tehdä tapauskohtaisia ja yleisiä päätelmiä ja antaa suosituksia, jotka annetaan tiedoksi OLAFin pääjohtajalle ja tarvittaessa asianomaisille EU:n toimielimille.

2. On tärkeää seurata yksittäisiä tapauksia, jotta voidaan tehdä järjestelmään liittyviä tai yleisiä päätelmiä ja havaita OLAFin tutkintatoimissa mahdollisesti ilmenevät systeemiset puutteet. Valvontakomitea keskittyy erityisesti tutkimaan, kunnioitetaanko OLAFin tutkimuksissa perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita ja käsitelläänkö tapaukset tehokkaasti, tuloksellisesti, määräajassa ja asiaa koskevien sääntöjen ja säännösten mukaisesti.

3. On selvää, että se edellyttää ehdottomasti mahdollisuutta tutustua OLAFin tapaustutkintaan, minkä OLAF varmistikin maaliskuuhun 2012 saakka. Nykyisen valvontakomitean toimikauden alussa OLAFin pääjohtaja otti kuitenkin käyttöön uusia järjestelyjä, jotka koskivat komitean oikeutta tutustua OLAFin tapauksia koskeviin olennaisiin tietoihin. Tällöin komitean tehtävien asianmukainen hoitaminen vaikeutui, koska sille ei toimitettu ajoissa riittävästi tietoa.

4. Se on vaikuttanut ratkaisevasti valvontakomitean toimintaan kertomuskaudella. Valvontakomitea on käyttänyt huomattavasti aikaa ja voimavaroja OLAFin pääjohtajan kanssa käytyihin keskusteluihin, kokouksiin ja laajaan kirjeenvaihtoon, joka koskee valvontakomitean seurantavälineiden palauttamista. Sen seurauksena otettiin käyttöön väliaikaiset työjärjestelyt, jotka eivät valitettavasti osoittautuneet toimiviksi.

5. Valvontakomitea antoi kuitenkin yksimielisesti kaksi muodollista lausuntoa, kannanoton ja kertomuksen. Se tutki 83 kansallisille oikeusviranomaisille siirrettyä tapausta ja 188 OLAFin kertomusta yli yhdeksän kuukautta kestäneistä tapauksista. Valvontakomitea analysoi myös uudistetun asetuksen (EY) N:o 1073/1999 tekstin OLAFin tutkimusten seurannasta saamansa kokemuksen pohjalta.

6. Nykyisen valvontakomitean ensimmäinen toimintakertomus kattaa koko vuoden alkaen komitean nimittämisestä tammikuussa 2012 tammikuuhun 2013 saakka. Komitean jäsenet olivat Christiaan Timmermans (puheenjohtaja, tammikuu–lokakuu 2012), Johan Denolf (puheenjohtaja lokakuusta 2012), Herbert Bösch, Catherine Pignon ja Rita Schembri (4). Tammikuussa 2013 valvontakomiteaan nimitettiin Christiaan Timmermansin tilalle uudeksi jäseneksi Jens Madsen.

II OLAFIN TUTKINTATOIMIEN SEURANTA

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 1 kohta:

Valvontakomitea toteuttaa säännöllistä tutkintatoimientoteuttamiseen kohdistuvaa valvontaa ja vahvistaa siten virastonriippumattomuutta.

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 johdanto-osan 10 kappale:

näissä tutkimuksissa on noudatettava […], sekä ottaentäysimääräisesti huomioon ihmisoikeudet ja perusvapaudet, erityisestioikeudenmukaisuuden periaatteen ja noudattaen asianomaisen oikeutta tullakuulluksi häntä koskevista seikoista ja periaatetta, jonka mukaan ainoastaantutkinnan päätelmät voidaan perustaa todistettaviin seikkoihin;

1. Valvontakomitean seurannan tarkoitus ja työjärjestelyt OLAFin kanssa

1.1 Seurannan tarkoitus

7. Valvontakomitean tehtävänä on seurata OLAFin tutkintatoimia sen varmistamiseksi, ettei sen riippumattomuus vaarannu ja että tutkimukset suoritetaan korkeiden laatuvaatimusten mukaisesti. Tarkastelemalla perusteellisesti yksittäisiä tapauksia valvontakomitea pystyy tunnistamaan riskit, jotka koskevat kohtuutonta vaikuttamista OLAFin tutkimusten aloittamiseen, suorittamiseen ja päättämiseen ja vaarantavat OLAFin tutkimusten riippumattomuuden. Tutkimusmenetelmien perusteellisen tarkastelun toteuttamiseksi onkin usein välttämätöntä tarkastella yksittäisen tapauksen koko asiakirja-aineistoa – tai sen edustavaa otosta – ja keskustella siitä OLAFin tutkijoiden ja johtajien kanssa.

8. Valvontakomitean riippumattomana elimenä tekemien analyysien laillisuuden ja oikeellisuuden varmistaminen edellyttää myös tapauksiin liittyvien tosiseikkojen tarkastelua, päättyneiden tapausten tutkimusten kulun arviointia ja tiettyjen osa-alueiden uudelleentarkastelua. Siksi valvontakomitean on määriteltävä OLAFin tutkintatoimien parhaat mahdolliset seurantamenetelmät.

1.2 Uusien työjärjestelyjen toteuttaminen OLAFin kanssa

9. Edellä esitettyjen seikkojen valossa valvontakomitea pitää erittäin valitettavana sitä, että sen suhteet OLAFiin olivat varsin ongelmalliset kertomuskaudella ja että OLAFin ja valvontakomitean välisen yhteistyön ehdot muuttuivat merkittävästi pian uuden valvontakomitean toimikauden alettua. OLAFin pääjohtaja nimitti valvontakomitean yhteyspisteeksi yksinomaan toimintapolitiikkaa käsittelevän yksikön, vaikka komitean OLAFille esittämät pyynnöt koskevat pääasiassa tutkintaan liittyviä kysymyksiä, jotka eivät suoraan kuulu kyseisen yksikön alaan. Myös uudet yhteistyösäännöt, jotka koskevat valvontakomitean oikeutta tutustua olennaisiin tapauskohtaisiin tietoihin, heikensivät selvästi uuden valvontakomitean kykyä hoitaa tehtäviään.

10. Maaliskuusta 2012 alkaen valvontakomitean seurantatehtävä vaikeutui seuraavista syistä: sen oikeutta tutustua asiakirja-aineistoon OLAFin tapausten hallintajärjestelmässä (Case Management System, CMS) (5) rajoitettiin kohtuuttomasti ja harkinnanvaraisesti ilmoittamatta siitä etukäteen, se ei voinut tutkia OLAFin kertomuksia tietosuojasääntöjen (6) virheellisen soveltamisen takia ja pyydettyjen tietojen toimittaminen viivästyi muun muassa pitkällisen ja epäluotettavan sisäisen hallinnollisen menettelyn takia.

11. Nämä ongelmat estivät valvontakomiteaa hoitamasta tehtäviään, kuten tässä kertomuksessa jäljempänä selvitetään. Pohjimmiltaan ne näyttävät liittyvän siihen, että OLAFin pääjohtaja kyseenalaisti valvontakomitean toimivallan tutkia yksittäisiä tapauksia osana OLAFin tutkintatoimien järjestelmällistä seurantaa, ja erityisesti sen tehtävän, joka liittyy perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden suojeluun (7).

12. Valvontakomitean on pidettävä kiinni siitä, ettei OLAFin pääjohtaja voi harkintavaltansa mukaan määritellä valvontakomitean tehtävän ulottuvuutta päättäessään tapauskohtaisten tietojen antamisesta tai valvontakomitean tarvitsemien tietojen määrästä. Tällainen tulkinta romuttaisi valvontakomitean aseman. Nykyinen valvontakomitea on täysin samaa mieltä edellisen komitean kanssa, joka korosti, ettei sen pääsyä olennaisiin tapauskohtaisiin tietoihin pitäisi jättää OLAFin pääjohtajan harkintaan (8).

13. OLAFin kanssa käytyjen pitkällisten keskustelujen jälkeen valvontakomitea hyväksyi 11. syyskuuta 2012 OLAFin ehdottamat väliaikaiset työjärjestelyt. Kyseisillä työjärjestelyillä pantiin täytäntöön Euroopan tietosuojavaltuutetun (9) vuonna 2007 antamaan lausuntoon perustuva kolmivaiheinen lähestymistapa. Tietosuojavaltuutettu oli tuolloin ilmaissut huolensa valvontakomitean automaattisesta pääsystä tapausten hallintajärjestelmän sisältämiin henkilötietoihin. OLAFin pääjohtaja toimitti 21. joulukuuta 2012 OLAFin johtajille ohjeet työjärjestelyjen täytäntöönpanosta.

14. Kun valvontakomitea oli arvioinut työjärjestelyjen täytäntöönpanon jälkeen OLAFilta saatujen tietojen riittävyyden ja hyödyllisyyden, se katsoi jäljempänä tässä kertomuksessa esitettyjen syiden takia, ettei järjestelyjen täytäntöönpanotapa edelleenkään antanut sille mahdollisuutta hoitaa tehtäviään asianmukaisesti. Näin ollen valvontakomitea ilmoitti OLAFin pääjohtajalle, että järjestelyjä oli tarkasteltava uudelleen sen varmistamiseksi, että valvontakomitea saa riittävästi täsmällistä tietoa. Valvontakomitea aikoi tämän vuoksi ehdottaa oma-aloitteisesti uusia työjärjestelyjä, ja se on tyytyväinen siihen, että OLAFin pääjohtaja ilmoitti tammikuussa 2013 olevansa valmis hyväksymään ne.

2. OLAFin tutkintatoimien seuranta valvontakomitean aloitteesta

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 1 kohta:

Valvontakomitea antaa lausuntoja viraston toiminnastaviraston johtajalle tämän pyynnöstä tai omasta aloitteestaan, mutta eikuitenkaan puutu vireillä oleviin tutkimuksiin.

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 8 kohta:

Komitea voi esittää Euroopan parlamentille, neuvostolle,komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle kertomuksia virastontutkimusten tuloksista ja jatkotoimista.

2.1 Henkilöstölle annetut ohjeet rikostutkintamenetelmistä ja niiden täytäntöönpano

15. OLAFin pääjohtaja lähetti helmikuussa 2012 henkilöstölle uudet rikostutkintamenetelmiä koskevat ohjeet (Instructions to Staff on Investigative Procedures, jäljempänä ISIP-ohjeet), jotka korvasivat entisen OLAFin käsikirjan ja joilla pyrittiin yksinkertaistamaan ja selkeyttämään tutkintamenetelmiä. Valvontakomitea on tyytyväinen ISIP-ohjeiden julkaisemiseen OLAFin verkkosivustolla avoimuussyistä. Näiden ohjeiden käyttöönoton yhteydessä OLAFin organisaatiokaavioon tehtiin merkittäviä muutoksia.

16. Valvontakomitea tarkasteli ISIP-ohjeita oma-aloitteisesti ja nimitti kaksi esittelijää, jotka tapasivat OLAFin työntekijöitä ja erityisesti niitä, jotka vastasivat rikostutkintamenetelmiä koskevien ohjeiden laatimisesta. Esittelijät pitivät myös useita työkokouksia valvontakomitean sihteeristön kanssa. Kertomuskauden huomattavan työmäärän ja valvontakomitean sihteeristön henkilöstöpulan takia komitea joutui lykkäämään suunnitellun lausunnon antamista ISIP-ohjeista.

17. Valvontakomitea huomautti, että ISIP-ohjeissa otettiin monessa suhteessa ennalta huomioon uudistettu asetus (EY) N:o 1073/1999, joka lainsäätäjän on vielä hyväksyttävä. Näiden ohjeiden yhdenmukaisuutta uuden asetustekstin kanssa on tarkasteltu yksityiskohtaisemmin tämän kertomuksen liitteessä III. Ennen lopullisten päätelmien tekemistä valvontakomitea päätti ottaa huomioon myös tulokset, joita saatiin joko osaksi tai kokonaan ISIP-ohjeiden mukaisesti tutkittujen yksittäisten tapausten seurannasta.

18. Valvontakomitea analysoi kyseiset tapaukset sekä entisessä OLAFin käsikirjassa että rikostutkintamenetelmiä koskevissa ohjeissa määrättyjen sääntöjen valossa ja arvioi uusien ohjeiden aiheuttamia muutoksia. Huomattavia muutoksia havaittiin muun muassa tapauksen tutkinnan aloittamis- ja päättämismenetelmissä, tutkintatoimien hoitamisessa ja niiden laillisuuden ennakkovalvonnassa sekä lopullisessa laadunarvioinnissa ja oikeudellisessa arvioinnissa.

2.1.1 Tapausten tutkinnan aloittaminen ja päättäminen

19. Valvontakomitea kiinnitti erityistä huomiota ISIP-ohjeissa määrättyyn tutkinnan ja koordinointitapausten aloittamismenettelyyn. Valvontakomitean suorittama valintamenettelyn arviointi on edelleen kesken (10) ja sen tulokset esitetään tulevassa lausunnossa. Tästä keskeneräisestä kysymyksestä huolimatta valvontakomitea kiinnitti huomiota aloitettujen tutkimusten määrän lisääntymiseen 1. helmikuuta 2012 alkaen ja tutkinnan aloittamis- ja päättämisvaltuuksia koskevan käytännön muuttumiseen.

20. Ensimmäisestä näkökohdasta valvontakomitea huomautti, että ISIP-ohjeiden 30.2 kohdassa määrättyjen siirtymätoimenpiteiden mukaan kaikista OLAFin ennen 1. helmikuuta 2012 kirjaamista ja arvioitavina olevista tiedoista, jotka eivät liity EU:n toimielinten jäseniin, virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön, oli aloitettava joko tutkinta tai koordinointitapaus (11). Tämän seurauksena OLAFin pääjohtaja aloitti 31. tammikuuta 2012 tehdyn päätöksen nojalla yhteensä 423 tapauksen tutkinnan (12). Valvontakomitea aikoo tutkia, missä määrin kyseinen päätös täyttää Euroopan unionin tuomioistuimen oikeuskäytännössä vahvistetut kriteerit, joiden mukaan OLAFin pääjohtaja ei voi päättää tutkinnan aloittamisesta ilman ”riittävän vakavia epäilyjä” petoksista, lahjonnasta tai muusta EU:n taloudellisia etuja vahingoittavasta laittomasta toiminnasta (13).

21. Toisen näkökohdan osalta valvontakomitea totesi tutkittujen tapausten perusteella, että aikaisempi käytäntö, jossa tutkimusten aloittamista ja päättämistä koskeva toimivalta siirrettiin OLAFin pääjohtajalta operatiivisesta toiminnasta ja tutkinnasta vastaavalle johtajalle, muuttui Euroopan oikeusasiamiehen antaman suosituksen täytäntöönpanon seurauksena (14) uuden pääjohtajan astuttua virkaan helmikuussa 2011. Tämä muutos on otettu huomioon ISIP-ohjeissa suosituksen mukaisesti (15). Kun otetaan huomioon, että OLAFin tutkimusten riippumattomuus määritellään asetuksessa (EY) N:o 1073/1999 suhteessa pääjohtajaan henkilökohtaisesti, valvontakomitea suhtautuu myönteisesti tähän muutokseen ja on tyytyväinen siihen, että OLAF noudattaa vastaisuudessa Euroopan oikeusasiamiehen suositusta.

2.1.2 Tutkintatoimien toteuttaminen ja niiden laillisuuden ennakkovalvonta

22. Koska OLAFin keskeisenä tehtävänä on tutkintatoimien laillisuusvalvonta, jonka tarkoituksena on varmistaa, että todisteet on kerätty laillisesti ja perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita täysimääräisesti kunnioittaen sekä jäsenvaltioiden menettelyvaatimuksia tarkasti noudattaen, valvontakomitea katsoo, että säännöllisellä oikeudellisella valvonnalla, joka suoritetaan tietylle osalle tutkintatoimista uusien ISIP-ohjeiden mukaisesti, edistetään kiistatta OLAFin vastuuvelvollisuuden ja sen toimien laillisuuden vahvistamista.

23. Tämä keskeinen tehtävä annettiin vasta perustetulle tutkimusten valinta- ja arviointiyksikölle, joka tutkimusten laillisuuden valvonnan lisäksi antaa OLAFin pääjohtajalle neuvoja tutkimusten tai koordinointitapausten mahdollisesta aloittamisesta ja hoitaa tapausten lopullisen oikeudellisen tarkastelun ennen niiden päättämistä. Koska valinta- ja arviointiyksikkö on keskeisessä asemassa koko tapausten keston ajan, valvontakomitea on päättänyt ISIP-ohjeiden analysoinnin yhteydessä (16) seurata, miten kyseinen yksikkö suorittaa sille annetut monet tehtävät, sekä tutkia, miten sen toimet sopivat yhteen muiden yksiköiden toimien kanssa.

24. Valvontakomitea aikoo tarkastella seuraavia kysymyksiä sanotun kuitenkaan rajoittamatta ISIP-ohjeista myöhemmin annettavan lausunnon sisältöä ja kun otetaan huomioon tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön vuosikertomus (17): 1) tapausten tutkinnan aloittamista ja päättämistä koskevat kriteerit ja tutkimus- ja tukiyksiköiden kanssa arviointivaiheessa käytettävät viestintäkanavat 2) ammatillinen pätevyys tutkimusten valinta- ja arviointiyksikössä 3) arvioinnin kestoa koskevat sisäiset päämäärät/tavoitteet ja niiden soveltaminen käytännössä 4) laillisuusvalvonnan suorittaminen 5) aloitettujen tai päätettyjen tapausten alakohtainen jakautuminen, kantelun tekijän tyyppi ja maa 6) perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita koskevat yksikönsisäiset kirjalliset ohjeet.

25. Samanaikaisesti valvontakomitea pani tyytyväisenä merkille tietyn parannuksen, jota oli tapahtunut niiden ennakkolupien osalta, jotka OLAFin henkilöstön on saatava pääjohtajalta tiettyjen tutkintatoimien suorittamista varten. ISIP-ohjeiden asiaa koskevat määräykset ja toimiin ennen niiden toteutusta kohdistuva laillisuusvalvonta (18) vaikuttavat asianmukaiselta keinolta korjata joitakin puutteita, jotka valvontakomitea havaitsi tutkituissa tapauksissa ja jotka ilmenivät ennen ISIP-ohjeiden käyttöönottoa (19).

26. Valvontakomitea katsoo, että lisäparannuksia kuitenkin tarvitaan. ISIP-ohjeissa esitetään suppea luettelo laillisuuden ennakkovalvontaa edellyttävistä tutkintatoimista (20). Valvontakomitea pani seurantakokemuksensa valossa merkille, että OLAF keräsi tai yritti kerätä todisteita muiden toimenpiteiden avulla, joita ei ole mainittu ISIP-ohjeissa ja jotka eivät näin ollen oletettavasti edellytä laillisuuden ennakkovalvontaa. Tästä syystä valvontakomitea kehotti OLAFin pääjohtajaa tarkistamaan oikeusperustan perinpohjaisesti ennen sellaisten toimien täytäntöönpanoa, joilla mahdollisesti puututtaisiin OLAFin tutkimusten kohteena olevien henkilöiden perusoikeuksiin.

2.1.3 Lopullinen laadunarviointi ja oikeudellinen arviointi

27. Loppukertomuksen ja suositusehdotusten lopullinen laadunarviointi ja oikeudellinen arviointi (21) tehdään vakiolomakkeen pohjalta. Se sisältää etukäteen määriteltyjä kohtia, jotka tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön on tarkastettava. Valvontakomitea huomautti, että tarkastus tehtiin kyseisen suppean luettelon pohjalta, eivätkä arvioijat näyttäneet tarkastavan muita mahdollisesti kyseeseen tulevia näkökohtia, jotka liittyvät erityisesti siihen, noudattaako OLAF asianomaisten henkilöiden menettelyllisiä takeita ja perusoikeuksia.

28. Valvontakomitean näkemyksen mukaan käytössä olevaa vakiolomaketta voitaisiin kehittää edelleen muiden näkökohtien huomioon ottamiseksi (esimerkiksi kansallisten sääntöjen noudattaminen, asiakirjoihin tai asiakirja-aineistoon tutustumista koskevat pyynnöt, oikeus olla todistamatta itseään vastaan, kohtuullinen käsittelyaika, puolueettomuus, oikeus yksityisyyteen). Toukokuussa 2012 valvontakomitea ehdotti OLAFille perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden kunnioittamista koskevan arviointivälineen käyttöä ennen tapausten siirtämistä kansallisille oikeusviranomaisille.

2.2 Yksittäisiä tapauksia koskevat valvontakomitean lausunnot ja kertomukset

29. Valvontakomitea tutki tarkasti lokakuussa 2012 kansallisille oikeusviranomaisille siirretyn ja Euroopan komission jäsenen eroon johtaneen tapauksen. Valvontakomitealle ilmoitettiin OLAFin aikomuksesta siirtää tapaus kansallisille oikeusviranomaisille, mutta komitea ei saanut pyyntönsä perusteella oikeutta tutustua tapaukseen työjärjestelyissä asetetun määräajan rajoissa. Tästä syystä valvontakomitea ei voinut ennen tapauksen siirtämistä tutkia perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden kunnioittamista. Unionin yleisen tuomioistuimen tuomion mukaan sitä, ettei OLAF kuullut valvontakomiteaa ennen tietojen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille, voitiin pitää asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohdan rikkomisena (22).

30. Valvontakomitea tarkasteli kyseisessä tapauksessa uusien ISIP-ohjeiden soveltamista tutkinnan aloittamiseen (suhteellisuusperiaatteen noudattaminen), sen toteuttamiseen (laillisuus- ja puolueettomuusperiaatteiden noudattaminen), perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden kunnioittamiseen, henkilötietojen suojaa koskeviin vaatimuksiin ja tutkinnan päättämiseen.

31. Analyysin yhteydessä valvontakomitea havaitsi monia mahdollisia ongelmia ja antoi OLAFin pääjohtajalle suosituksia 11. joulukuuta 2012 antamassaan lausunnossa nro 2/2012 (23). Valvontakomitean mukaan oli tarkoituksenmukaista laatia myös asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 8 kohdan mukainen kertomus mahdollisten järjestelmään liittyvien ongelmien ilmenemisestä ja sisällyttää siihen EU:n toimielimille osoitetut tarpeelliset suositukset (24). Valvontakomitean mielestä niiden oli välttämätöntä olla selvillä komitean esiin tuomista menettelyllisistä kysymyksistä ja OLAFin pääjohtajalle annetuista suosituksista, jotka saattavat herättää uusia ajatuksia siitä, miten parantaa asetuksen (EY) N:o 1073/1999 tekstiä. Asiaa koskeva analyysi on esitetty tämän kertomuksen liitteessä III.

32. OLAFin pääjohtaja kyseenalaisti valvontakomitean valtuudet antaa virallisia lausuntoja yksittäisistä tapauksista. Valvontakomitea on tästä tiukasti eri mieltä ja korostaa, että yksittäisten tapausten tarkastelu ja niitä koskevien johtopäätösten tekeminen on välttämätön osa valvontakomitean seurantatehtävää ja mahdollistaa sen työn tulosten ja mahdollisten havaittujen ongelmien nopean ilmoittamisen. Sen ansiosta OLAFin pääjohtaja voi reagoida nopeasti riskeihin ja toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet OLAFin tutkintatoimien parantamiseksi tarpeen mukaan. Kertomuskaudella valvontakomitea ilmoitti OLAFin pääjohtajalle toisen yksittäisen tapauksen seurannasta saamistaan tuloksista ja antoi hänelle myös suosituksia.

33. Jos valvontakomitean yksittäisiin tapauksiin liittyvistä havainnoista käy ilmi ongelmia, jotka koskevat enemmänkin järjestelmätasoa eli OLAFin tapaa suorittaa tutkimuksia, tällaisiin ongelmiin puuttuminen kuuluu selvästi valvontakomitean toimialaan. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 1 kohdassa ei estetä valvontakomiteaa antamasta lausuntoja yksittäisistä tapauksista edellyttäen, ettei se puutu vireillä oleviin tutkimuksiin. Valvontakomitea korostaa, että lausunnon nro 2/2012 antamisajankohtana OLAF oli jo päättänyt tutkintansa, ja siksi valvontakomitean antamien suositusten tarkoituksena oli parantaa OLAFin tulevia tutkintatoimia eikä puuttua OLAFin tuossa nimenomaisessa tutkinnassa jo toteuttamiin toimiin.

3. OLAFin tutkintatoimien seuranta – OLAFin pääjohtajan yksittäisistä tapauksista lähettämät tiedot

3.1 Valvontakomitealle toimitetut tiedot

3.1.1 Yli yhdeksän kuukautta vireillä olleet tutkimukset

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7kohta:

Kun jokin tutkimus on ollut vireillä yli yhdeksänkuukautta, johtaja ilmoittaa komitealle syyt, joiden vuoksitutkimusta ei vielä voida saattaa päätökseen, sekä ilmoittaaarvion ajasta, joka tarvitaan tutkimuksen valmistumiseen.

34. Valvontakomitea vastaanotti kertomuskaudella 188 nk. yhdeksän kuukauden kertomusta (25). Eniten yli yhdeksän kuukautta kestäneitä tutkimuksia on ulkoisen avun ja liittymistä valmistelevan rahoitustuen aloilla (26) ja vähiten tapauksia puolestaan tupakkatuotteiden ja tuoteväärennösten aloilla (27) ja uusien rahoitusvälineiden alalla (28). Yhteensä 188:sta yhdeksän kuukauden kertomuksesta 113 toimitettiin tammikuussa 2013 sen jälkeen, kun OLAFin käytänteiden sisäisessä tarkastuksessa kävi ilmi, ettei valvontakomitea ollut saanut tietoa useista yli yhdeksän kuukautta kestäneistä tapauksista. OLAFin pääjohtaja päätti toteuttaa toimenpiteitä tämän käytännön parantamiseksi esimerkiksi lähettämällä valvontakomitealle kuukausittain tiedot kyseisistä tapauksista ja ottamalla käyttöön lisätakeita sen varmistamiseksi, että tutkimusyksikkö toimittaa tiedot määräajassa. Valvontakomitea on tyytyväinen siihen, että OLAFin pääjohtaja sitoutuu toimittamaan valvontakomitealle parempia tietoja määräajassa.

35. Yhdeksän kuukauden kertomuksiin sisältyvät tiedot (erityisesti sellaiset seikat kuin tapauksen kuvaus, toteutetut tutkintatoimet, taloudellinen vaikutus, vanhentumisaikoja koskevat näkökohdat ja ehdotukset tulevista tutkintatoimista) ovat olennaisen tärkeitä, jotta valvontakomitea voi analysoida kyseisten tapausten kestoa. Aiemmin valvontakomitealle toimitettiin hyödyllistä tietoa myös alustavien tietojen arvioinneissa, joita sille lähetettiin säännöllisesti OLAFin entisen pääjohtajan 31. maaliskuuta 2008 hyväksymien virallisten järjestelyjen ansiosta. Näiden lisätietojen avulla (esimerkiksi tutkinnan käynnistämisen syyt ja yleensä työsuunnitelma) valvontakomitea pystyi arvioimaan, käynnistettiinkö tutkimukset täysin riippumattomasti ilman kohtuutonta ulkoista painetta ja suoritettiinko ne tehokkaasti.

36. Nykyisen valvontakomitean aloitettua toimintansa se pani merkille menetelmissä tapahtuneen merkittävän muutoksen tällä alalla erityisesti vuoden 2012 toisesta vuosipuoliskosta alkaen, jolloin yhdeksän kuukauden kertomuksia toimitettiin epäsäännöllisesti ja niiden laajuus vaihteli huomattavasti. Syyskuusta 2012 lähtien OLAF muutti tätä käytäntöä merkittävästi sopimatta asiasta etukäteen valvontakomitean kanssa: huomattava osa yhdeksän kuukauden kertomusten tiedoista peitettiin ja valvontakomitealle toimitetut tosiseikat olivat jatkuvasti riittämättömiä. Valvontakomitealle ei myöskään toimitettu tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön lausuntoja, jotka korvasivat alustavien tietojen arvioinnin ISIP-ohjeiden käyttöönoton jälkeen. Tästä syystä valvontakomitea ei voinut saada selkeää käsitystä tapauksista eikä arvioida asianmukaisesti, oliko niiden kesto perusteltu.

37. Toisinaan yhdeksän kuukauden kertomukset eivät täyttäneet asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohdassa säädettyjä edellytyksiä (29). Valvontakomitea pani erityisesti merkille, että kertomuksista – myös loppukertomuksista (30) – puuttui usein olennaisia tietoja, kuten vanhentumisaikaa koskeva näkökohta (31). Valvontakomitealla oli näin ollen suuria vaikeuksia tunnistaa ne tapaukset, jotka eivät soveltuneet kansallisten oikeusviranomaisten käsiteltäviksi vanhentumisaikojen takia.

3.1.2 Suositukset toimielimille

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan7 kohta:

Johtaja ilmoittaa komitealle, jos asianomainentoimielin tai elin ei ole toteuttanut hänen suositustensamukaisia jatkotoimia.

38. Valvontakomitea ei saanut kertomuskaudella tietoa tapauksista, joissa asianomainen toimielin, elin tai laitos ei toteuttanut OLAFin suositusten mukaisia jatkotoimia. Valvontakomitea on huolissaan siitä, ettei tämä tilanne johdu OLAFin suositusten täysimääräisestä täytäntöönpanosta, vaan pikemminkin siitä, ettei OLAFilla ja suositusten vastaanottajilla ole tarvittavaa raportointijärjestelmää.

39. Valvontakomitea pani merkille, että uusien ISIP-ohjeiden voimaantulon jälkeen OLAF otti käyttöön uuden vakiolomakkeen OLAFin tutkimusten johdosta EU:n toimielimille, elimille ja laitoksille annettavien toimintasuositusten laatimista varten (32). Valvontakomitea on tyytyväinen näihin muutoksiin ja toivoo, että niiden avulla sekä se että OLAF voisivat tulevaisuudessa seurata asianmukaisesti OLAFin suositusten tuloksia. Valvontakomitea on tyytyväinen myös siihen, että OLAF on sitoutunut parantamaan myös tätä puolta toiminnastaan, kuten sen vuotuisessa hallintosuunnitelmassa todettiin.

3.1.3 Tapaukset, joissa tietoja on toimitettava kansallisille oikeusviranomaisille

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan7 kohta:

Johtaja ilmoittaa komitealle tapauksista, joissajonkin jäsenvaltion oikeusviranomaisille on toimitettavatietoja.

40. Valvontakomitealle siirrettyjen tapausten määrä lisääntyi kertomuskaudella merkittävästi edellisvuosiin verrattuna (33) niiden toimien ansiosta, joita OLAFissa toteutettiin tapausten – ja erityisesti pitkään kestäneiden tapausten – päättämisen nopeuttamiseksi. Valvontakomitea joutui näin ollen ristiriitatilanteeseen, kun sen oli seurattava yhä useampia tapauksia OLAFin heikentäessä samanaikaisesti selvästi sen seurantavälineitä.

41. Maaliskuusta 2012 alkaen valvontakomitea ja sen sihteeristö eivät enää päässeet tutustumaan OLAFin päättyneiden tapausten sähköiseen asiakirja-aineistoon (tapausten hallintajärjestelmässä). Vaikka valvontakomitea ymmärsikin OLAFin pääjohtajan esittämät tietosuojaan liittyvät syyt (34), se katsoi, etteivät olennaisten tietojen siirtämistä varten käyttöön otetut menettelyt taanneet riittävien ja täsmällisten tietojen saantia, kuten jäljempänä on selvitetty. Tästä syystä valvontakomitea käytti huomattavasti aikaa ja vaivaa keskustellakseen OLAFin pääjohtajan kanssa toimivien menettelyjen luomisesta tarvittavien tietojen siirtämistä varten.

42. Johtajille lähetettyjen ensimmäisten ohjeiden täytäntöönpano oli maaliskuun ja syyskuun 2012 välisenä aikana varsin sekavaa ja tutkimusyksiköillä oli erilaisia käytänteitä (35). Tämä näyttää johtuvan pääasiassa siitä, että OLAFin organisaatiouudistuksen ja ISIP-ohjeiden 1. helmikuuta 2012 tapahtuneen käyttöönoton jälkeen tehtävä ilmoittaa valvontakomitealle tapauksista, jotka edellyttivät tietojen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille, hajautettiin entiseltä oikeudellisen neuvonnan yksiköltä tapauksista vastaaville tutkimusyksiköille. Valvontakomitea ehdotti OLAFille (toukokuussa 2012) perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden kunnioittamista koskevan arviointivälineen käyttöä kyseisissä tapauksissa; tarkoituksena oli, että valvontakomitea voisi helpommin analysoida näiden seikkojen noudattamista, mutta OLAF ei ottanut ehdotusta täysin huomioon.

43. Toimitetut tiedot olivat useimmiten riittämättömiä, ja siksi valvontakomitean oli pyydettävä tapausten hallintajärjestelmässä rajoittamatonta pääsyä tapausta koskevaan OLAFin asiakirja-aineistoon. Osa näistä pyynnöistä joko evättiin (36) tai niiden käsittely kesti erittäin kauan. Valvontakomitean toistettua pyynnöt, sille toimitettiin välivaiheena laajat tiedot tapauksista sen sijaan, että se olisi saanut täydet käyttöoikeudet tapausten hallintajärjestelmään. Vaikka valvontakomitea piti joissakin tapauksissa lisätietoja riittävinä, sen oli muissa tapauksissa toistettava pyyntönsä päästä tapausten hallintajärjestelmään, koska toimitetut tiedot olivat edelleen riittämättömiä tai epätarkkoja. Koska valvontakomitean seuranta perustuu (ennen pääsyä tapauksen asiakirja-aineistoon) täysin OLAFin toimittamiin tietoihin, komitea odottaa kyseisten tietojen olevan luotettavia ja tarkkoja.

44. Valvontakomitean ja OLAFin välinen työjärjestely (37) hyväksyttiin syyskuussa 2012, minkä jälkeen edellä mainittuja ohjeita muutettiin (joulukuussa 2012). Vaikka valvontakomitea onkin tyytyväinen siihen, että tietojen toimittaminen OLAFilta valvontakomitealle on parantunut jossain määrin (38), se totesi kuitenkin, ettei se käytännössä edelleenkään pystynyt toimitettujen tietojen perusteella hoitamaan seurantatehtävää asianmukaisesti lukuisista syistä: annetut tiedot olivat selvästi suppeampia ja siksi riittämättömiä (39), valvontakomitealle lähetettyjä jo ennestään suppeita tietoja oli peitetty kohtuuttomasti, vaikka niihin ei sisältynyt henkilötietoja ja valvontakomitealla oli selvä tiedontarve (40), toisinaan uusia ohjeita sovellettiin eri tavalla jopa samassa tutkimusyksikössä, valvontakomitealle toimitettavien tietojen toimitusaikataulua koskevat ohjeet (41) eivät olleet täysin riittävät, koska niiden poikkeuksellisten perusteiden arviointi, joiden nojalla vahvistettua viiden päivän määräaikaa voitiin lyhentää, jätettiin yksinomaan pääjohtajan harkintaan, eikä tällaisia tapauksia varten ollut käytössä valvontakomitean kuulemismenettelyä.

45. Valvontakomitea muistuttaa, että OLAFin kanssa syyskuussa 2012 sovitun kolmivaiheisen lähestymistavan tarkoituksena oli pääasiassa saada keskenään tasapainoon Euroopan tietosuojavaltuutetun vuonna 2007 antaman lausunnon mukaiset tietosuojavaatimukset ja valvontakomitean tarve saada asianmukaista tietoa tehtäviensä hoitamiseksi. Valvontakomitea pitää kuitenkin valitettavana sitä, että OLAF meni toimissaan pidemmälle kuin henkilötietojen suojaamistarve olisi edellyttänyt vähentämällä merkittävästi valvontakomitealle toimitettavia tietoja ja peittämällä jo valmiiksi vähäisiä tietoja kohtuuttomasti ja aiheettomasti. Tästä syystä valvontakomitea joutui säännöllisesti pyytämään tapauksen koko asiakirja-aineiston käyttöoikeutta, vaikka tämä voitaisiinkin joskus välttää antamalla riittävästi tietoa, kun tapaus siirretään kansallisille oikeusviranomaisille.

46. Valvontakomitea korostaa, että OLAFin tutkintatoimien asianmukaisen seurannan kannalta on olennaista saada tapauksista riittävästi tietoa joko OLAFin toimittamana asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohdan perusteella tai valvontakomitean pyynnöstä. Valvontakomitea korostaa erityisesti seuraavaa:

— se ei voi havaita mahdollista painostusta tai yrityksiä loukata OLAFin tutkimusten riippumattomuutta (kuten sitä, että EU:n toimielimet, elimet ja laitokset tai jäsenvaltiot kieltäytyvät yhteistyöstä OLAFin kanssa, avun tai tietojen epäämistä OLAFilta tai niiden kohtuutonta viivästymistä, vakavia ongelmia niiden suhteissa, OLAFille esitettyjä kohtuuttomia vaatimuksia tai ohjeita ja sen reaktioita niihin), ellei sillä ole pääsyä OLAFin tapauksiin liittyvistä asiakirjoista mahdollisesti löytyviin tietoihin;

— se ei voi pelkästään yksikön 0.1 lausunnoissa annettujen tietojen perusteella valvoa sitä, miten OLAF kunnioittaa perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita; kyseinen yksikkö ei myöskään käsittele kaikkia niitä kysymyksiä, jotka valvontakomitea on maininnut OLAFille ehdottamassaan arviointivälineessä;

— se ei voi seurata tutkimusten kestoa ja niiden moitteetonta täytäntöönpanoa, ellei sillä ole olennaisia tietoja toteutetuista tutkintatoimista ja niiden aikajärjestyksestä sekä tietoja mahdollisista toiminnan keskeytyksistä. Se ei voi myöskään tunnistaa tapauksia, jotka eivät sovellu kansallisten oikeusviranomaisten käsiteltäviksi vanhentumisaikojen takia, ellei sovellettavia vanhentumisaikoja ilmoiteta;

— se ei voi arvioida OLAFin tutkimusten tuloksia ja niiden perusteella toteutettuja jatkotoimia, ellei se ole selvillä tutkimusten päätelmistä ja niihin liittyvistä suosituksista, joita on annettu EU:n toimielimille tai jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille.

3.2 Valvontakomitean havainnot

47. OLAFin tapausten seurannan ja ISIP-ohjeiden perusteella valvontakomitea teki useita päätelmiä OLAFin tutkintatoimien toteuttamiseen liittyvistä järjestelmänäkökohdista, jotka edellyttäisivät lisäharkintaa ja parannuksia muutetun asetuksen (EY) N:o 1073/1999 tekstiin. Kyseiset päätelmät on esitetty tämän kertomuksen liitteessä III. Jäljempänä on esitetty yhteenveto muista tuloksista, joita valvontakomitea on saanut pääasiassa kansallisille oikeusviranomaisille siirrettyjen tapausten seurannasta.

3.2.1 Tutkimusten riippumattomuus

48. Valvontakomitea tarkasteli sille siirrettyjen tapausten kautta niitä aloja, joilla OLAFin tutkimusten riippumattomuus saattaa vaarantua, erityisesti OLAFin tutkintatoimiin liittyvää yhteistyötä ja tietojenvaihtoa toimielinten, elinten ja laitosten sekä jäsenvaltioiden kanssa.

49. Valvontakomitea pystyi loppukertomusten ja tapauksiin liittyvien asiakirjojen tarkastelun perusteella tunnistamaan ne EU:n toimielinten ja elinten kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyvät näkökohdat, jotka saattavat mahdollisesti haitata OLAFin kykyä suorittaa tutkimuksia riippumattomasti: OLAFin tietopyyntöihin annetut vastaukset viivästyvät tai ovat puutteellisia, OLAFille ei haluta tiedottaa mahdollisista petostapauksista, asianomainen EU:n toimielin vaatii OLAFin pääjohtajaa vaihtamaan tutkinnasta vastaavat henkilöt edellytyksenä sille, että OLAF pääsee toimielimen tiloihin tai sille annetaan tietoa tai asiakirjoja, asianomainen EU:n toimielin vaatii komission jäsentä kyseenalaistamaan jotkin tutkimustoimet ja kehottaa häntä toteuttamaan OLAFin tutkinnasta vastaavia henkilöitä koskevat ”tarvittavat toimenpiteet”. Valvontakomitean käsityksen mukaan komission jäsen vastasi jälkimmäisessä tapauksessa OLAFin riippumattomuuden edellyttävän, ettei hän puutu meneillään oleviin tutkimuksiin, ja siirsi asian OLAFin pääjohtajalle.

50. Valvontakomitea totesi lisäksi, että OLAF teki yleensä sujuvaa yhteistyötä jäsenvaltioiden viranomaisten kanssa, ja ne antoivat sille apua ja tietoja pyydettäessä tai omasta aloitteestaan. Valvontakomitea pani kuitenkin myös merkille, että jotkut tapaukset viivästyivät huomattavasti (jopa yhdeksän kuukautta), koska tutkinnan päätökseen saattamisen ja kansallisille oikeusviranomaisille toimittamisen välillä kului aikaa sen takia, etteivät kyseiset viranomaiset halunneet ottaa tapauksia käsiteltäväksi. Valvontakomitea kehottaa OLAFia säilyttämään tiiviit suhteet jäsenvaltioiden toimivaltaisiin viranomaisiin niiden yhteistyön parantamiseksi. Valvontakomitea toivoo, että muutetun asetuksen (EY) N:o 1073/1999 voimaantulo saa aikaan merkittäviä muutoksia tällä alalla.

3.2.2 Perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden kunnioittaminen OLAFissa

51. Valvontakomitea havaitsi kertomuskaudella tutkimissaan tapauksissa puutteita, jotka johtuivat yleensä vuoden 2012 siirtymäkausiluonteesta, kun useimmat tutkintatoimet toteutettiin osaksi entisen OLAFin käsikirjan ja osaksi uusien ISIP-ohjeiden mukaisesti. Useimmat puutteet johtuivat OLAFin käsikirjassa määrättyjen menettelysääntöjen puutteellisuudesta tai niiden puutteellisesta täytäntöönpanosta (42).

52. ISIP-ohjeiden hyväksymisen ja OLAFin sisäisen organisaatiouudistuksen tarkoituksena oli vahvistaa muun muassa perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden suojelua ja asettaa etusijalle tietolähteiden henkilöllisyyden suojelu. Valvontakomitea pitää näitä parannuksia myönteisinä, mutta huomauttaa, että osa ongelmista jatkui tästä huolimatta ISIP-ohjeiden käyttöönoton jälkeen samoista syistä (ISIP-ohjeissa ei annettu selviä sääntöjä tai niiden täytäntöönpano oli puutteellista) (43). Koska nämä ongelmat edellyttäisivät valvontakomitean näkemyksen mukaan asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uuden tekstin lisäselvennystä, se tekee tarvittavat suositukset tämän kertomuksen liitteessä III.

53. Valvontakomitea totesi myös, että joissakin sen tutkimista tapauksista asianomaiset henkilöt tekivät Euroopan unionin tuomioistuimelle, Euroopan tietosuojavaltuutetulle ja Euroopan oikeusasiamiehelle valituksia, joissa väitettiin, ettei OLAF kunnioittanut perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita. Tähän saakka ja valvontakomitean saamien tietojen mukaan unionin tuomioistuin on jättänyt OLAFin päätöksiä vastaan nostetut kumoamiskanteet tutkimatta eikä oikeusasiamies ole havainnut hallinnollisia epäkohtia. Euroopan tietosuojavaltuutettu totesi myös, että OLAF on yleensä noudattanut tietosuojasääntöjä lukuun ottamatta yhtä tapausta, jossa se hänen mukaansa loukkasi oikeutta henkilötietojen suojaan paljastamalla aiheettomasti ilmiantajan henkilöllisyyden toimielimelle. Tämän päätöksen valossa valvontakomitea haluaa muistuttaa OLAFia aiemmista suosituksista, joita komitea on antanut lausunnossaan nro 5/2011 ilmiantajien ja tiedonantajien suojelusta.

54. Joissakin tapauksissa OLAF käynnisti sisäisen tarkastusmenettelyn asianomaisten henkilöiden pyynnöstä. Valvontakomitea totesi, että sisäisen tarkastuksen perusteella voitiin päätellä OLAFin toimineen toimivaltansa rajoissa ja kunnioittaneen asianomaisten henkilöiden perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita.

55. Valvontakomitea vastaanotti myös seitsemän suoraan sille osoitettua valitusta. Se totesi, että useimmat niistä oli toimitettu myös edellä mainituille EU:n toimivaltaisille viranomaisille. Valvontakomitea otti valitukset huomioon vain tiedoksi osana OLAFin tutkintatoimien seurantaa. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 nykyisen tekstin valossa valvontakomitea ei pidä itseään valituselimenä, mutta haluaa kuitenkin OLAFin ilmoittavan sille tällaisista valituksista, jotta se voisi paremmin tunnistaa tutkintatoimien suorittamiseen mahdollisesti liittyviä järjestelmäongelmia.

3.2.3 Tapausten kesto

56. Havaitakseen mahdollisen painostuksen tai yritykset loukata OLAFin tutkimusten riippumattomuutta valvontakomitea kiinnitti erityistä huomiota tapausten kestoon ja varsinkin niiden pitkän keston syihin. Valvontakomitea tutki tätä kysymystä sekä kaikissa yli yhdeksän kuukautta kestäneissä että kansallisille oikeusviranomaisille toimitetuissa tapauksissa.

57. Monissa tapauksissa valvontakomitealla oli suuria vaikeuksia määritellä tapausten pitkäkestoisuuden syitä. Vaikka arviointivaiheen kestoa koskevat syyt (44) oli yleensä mainittu yhdeksän kuukauden kertomuksissa, ne eivät käyneet ilmi kaikista valvontakomitealle lähetetyistä kertomuksista (45). Syyt tapausten kestoon niiden käynnistämisen jälkeen ilmoitetaan myös yleensä yhdeksän kuukauden kertomuksissa, mutta harvoin loppukertomuksissa, eikä valvontakomitealla ole muuta raportointivälinettä, jonka avulla se voisi arvioida tapausten kestoa yhdeksän kuukauden kertomusten toimittamisen jälkeen, ellei se pyydä käyttöoikeutta tapauksen koko asiakirja-aineistoon. Valvontakomitea pani lisäksi merkille, ettei yhdeksän kuukauden kertomuksessa ilmoitettua tutkimuksen päättymisajankohtaa aina noudatettu (46), mutta OLAF ei ole antanut valvontakomitealle tästä asiasta minkäänlaista selvitystä. Valvontakomitea päätti seurata tätä näkökohtaa tulevalla kaudella.

58. Kun valvontakomitealla oli käytössään tapauksen koko asiakirja-aineisto, se tutki toteutettujen tutkimusvaiheiden aikajärjestyksen huolellisesti ja havaitsi merkittäviä toiminnan keskeytyksiä, jotka kestivät useista kuukausista kahteen vuoteen. Vaikka valvontakomitealla ei olennaisten tietojen puutteen takia ollut kattavaa yleiskuvaa tutkittujen tapausten pitkäkestoisuuden syistä, se pystyi kuitenkin määrittämään joitakin sekä sisäisiä että ulkoisia syitä.

59. OLAFin tutkintatoimien organisointiin liittyvistä syistä valvontakomitea pani merkille joidenkin tapausten epäasianmukaisen hallinnoinnin (johtoryhmä ei valvonut tapauksia eikä käytössä ollut asianmukaista toiminnan keskeytymisestä ilmoittavaa järjestelmää), joihinkin tutkimuksiin osoitetun henkilöstön vaihtumisen (etenkin OLAFin sisäisen organisaatiouudistuksen jälkeen, kun useat tutkijat lähtivät tutkimusyksiköistä ja heidän vastuullaan olleet tutkimukset oli jaettava uudelleen), tapauksista vastaavien tutkijoiden työkuormituksen ja tehtävien priorisointivaatimuksen. Toisaalta merkittävin OLAFista riippumaton tekijä, joka vaikutti tapausten kestoon, oli se, että OLAF joutui odottamaan sidosryhmien (EU:n toimielimet, elimet ja laitokset tai jäsenvaltiot) vastauksia tietopyyntöihinsä (47) tai jäsenvaltioiden kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen tuloksia (48).

60. Valvontakomitea sai kaikista kertomuskaudella tutkituista tapauksista tietoonsa myös joitakin OLAFin pääjohtajan toteuttamia toimenpiteitä, joilla pyrittiin nopeuttamaan monien tutkimusten tai koordinointitapausten päättämistä. Pääjohtaja asetti esimerkiksi tarkat ja suhteellisen lyhyet määräajat, joiden rajoissa OLAFin tutkijoiden oli saatava valmiiksi tapauksia koskevat kertomukset ja ehdotettava tapausten loppuun saattamista. Pääjohtaja nimitti myös esimerkiksi rakenne- ja maatalousrahastoaloille, joilla ilmeni runsaasti tapauksia (49), erityistutkintaryhmän, jolla oli tarvittavaa kielellistä ja alakohtaista osaamista ja johon kuului tutkijoita sekä oikeudellisia asiantuntijoita ja toimintapolitiikasta ja tiedustelusta vastaavia virkamiehiä, joiden tehtävänä oli ensisijaisesti hoitaa kyseiset tapaukset, jotta mahdollisimman moni niistä saataisiin päätökseen vuoden 2012 loppuun mennessä. Myös tutkimusten valinta- ja arviointiyksikköä ohjeistettiin käsittelemään ensisijaisesti tapausten päätökseen saattamista koskevat erityistutkintaryhmän ehdotukset. Koska valvontakomitean työtaakka kertomuskaudella oli huomattava ja sen sihteeristö kärsi henkilöstöpulasta, komitea pystyi kirjaamaan toimenpiteiden tuloksista ainoastaan numerotiedot (50).

3.3 Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistus

61. Monet ISIP-ohjeisiin sisältyvistä näkökohdista ennakoivat uudistetun asetuksen (EY) N:o 1073/1999 sisältöä. Kyseisten ohjeiden yhdenmukaistaminen tulevan asetustekstin kanssa sekä niiden poikkeaminen voimassa olevasta asetuksesta lisäsivät tutkimusten epäjohdonmukaisuutta, mikä on saattanut aiheuttaa menettelyvirheitä kertomuskaudella suoritetuissa tutkimuksissa. Valvontakomitea seurasi joitakin ISIP-ohjeiden mukaisesti toteutettuja OLAFin tutkimuksia ja analysoi uudistetun asetuksen (EY) N:o 1073/1999 tekstin. Tämän kertomuksen liitteessä III on esitetty yhteenveto valvontakomitean näkemyksistä, joissa korostetaan selkeämpien menettelysääntöjen puutteen aiheuttamia riskejä tietyillä aloilla.

III OLAFIN TUTKINTATOIMIEN HALLINNOINTI

Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta:

Johtaja toimittaa valvontakomitealle vuosittain suunnitelmantämän asetuksen 1 artiklassa tarkoitetusta viraston toiminnasta. Johtajatiedottaa komitealle säännöllisesti viraston toiminnasta, tutkimuksista,niiden tuloksista ja jatkotoimista.

1. OLAFin tutkimusten painopistealueet

62. OLAFin vuotuisen hallintosuunnitelman liitteessä on esitetty tutkimuspolitiikan painopistealueet, joiden perusteella OLAF päättää tutkinnan aloittamisesta. Tutkimuspolitiikan painopistealueet on määritelty ensisijaisiksi perusteiksi, jotka OLAF ottaa huomioon päättäessään tutkinnan aloittamisesta, kun sen toimivalta ja epäilyjen vakavuus on vahvistettu. OLAF on määritellyt viisi tärkeintä perustetta: suhteellisuus, tutkimusresurssien tehokas käyttö, toissijaisuus/lisäarvo, vuoden 2012 toimintapoliittiset erityistavoitteet ja niihin liittyvä taloudellinen vaikutus. Vuodeksi 2012 on määritelty erilaisia raja-arvoja tarkasteltujen alojen mukaisesti (51).

63. Kyseisten painopistealueiden määrittelyn ansiosta OLAF voisi kohdentaa rajalliset voimavaransa paremmin, ja painopistealueiden julkistaminen puolestaan vahvistaa OLAFin työn avoimuutta, mitä valvontakomitea pitää arvossa. Voidakseen arvioida tutkimusten suunnittelua ja strategista johtoa valvontakomitea aikoi käynnistää OLAFiin saapuvien tietojen valintaprosessin tarkastelun tutkimusten painopistealueiden, vähämerkityksisiä tapauksia koskevien toimintaperiaatteiden ja vuotuisen hallintosuunnitelman valossa. Erityistä huomiota aiottiin kiinnittää tutkimatta jätettyihin tapauksiin ottaen huomioon tarkoituksenmukaisuusperiaatteen mahdolliset seuraukset yhdessä yksinoikeudellisuusperiaatteen kanssa. Valvontakomitean sihteeristön vakavan henkilöstövajeen ja tapausten asiakirja-aineiston käyttöoikeusongelmien takia komitean oli valitettavasti siirrettävä kyseistä tarkastelua tuleville vuosille.

64. Rajoittamatta tulevaa analyysiä valvontakomitea pohti kuitenkin kyseistä aihetta alustavasti ja totesi, että taloudellinen raja-arvo esimerkiksi tulliasioiden ja rakennerahastojen alalla on erittäin korkea (52). Valvontakomitea on huolestunut siitä, että mahdollisia petoksia tai sääntöjenvastaisuuksia, joiden todennäköinen taloudellinen vaikutus on vähäisempi, mutta kuitenkin merkittävä, ei välttämättä oteta huomioon selvistä todisteista huolimatta. Valvontakomitea katsoo, että OLAFin pitäisi siksi tiivistää yhteistyötään jäsenvaltioiden kanssa joko toimittamalla niille olennaisia tietoja tai avustamalla niitä koordinointitapauksissa silloin, kun se päättää jättää tapauksen tutkimatta, ja suorittaa näin tehtävänsä tutkimusyksikkönä ja edistää petosten, lahjonnan ja muun EU:n taloudellisia etuja vahingoittavan laittoman toiminnan torjuntatoimenpiteiden tehokkuutta ja varoittavuutta.

2. OLAFin tutkintatoimiin liittyvä hallinto-organisaatio, talousarvio ja henkilöstöpolitiikka

OLAFin perustamisesta tehdyn komission päätöksen6 artiklan 2 kohta:

Kuultuaan valvontakomiteaa johtaja antaa ajoissatalousarviosta vastaavalle pääjohtajalle virastoa koskevan alustavantalousarvioesityksen, joka otetaan vuosittain laadittavan yleisentalousarvion erityiseen virastoa koskevaan budjettikohtaan.

2.1 Talousarvio

65. Valvontakomitea tutki OLAFin vuoden 2013 alustavan talousarvioesityksen ja antoi aiheesta lausunnon nro 1/2012, jossa se tuki OLAFin ehdotusta edellyttäen, että valvontakomitean suositukset otetaan huomioon (53). Valvontakomitea pani erityisesti merkille, että huolimatta selkeistä säännöksistä, joiden mukaan sitä on kuultava OLAFin alustavasta talousarvioesityksestä ennen sen lähettämistä Euroopan komission budjettipääosaston pääjohtajalle (54), OLAFin pääjohtaja on tähän saakka toimittanut sen komitealle vasta budjettipääosaston kanssa pidettyjen teknisten kokousten/järjestelyjen jälkeen. Valvontakomitea pitää valitettavana sitä, että näin ollen laaja ja tarkoituksenmukainen kuuleminen ei ole ollut mahdollista ja että alustavan talousarvioesityksen toimittamisesta on tullut pelkkä muodollisuus. Siksi valvontakomitea korosti, että sitä on kuultava seuraavasta alustavasta talousarvioesityksestä pääjohtajan ja komitean välisessä todellisessa ja merkityksellisessä näkemystenvaihdossa ennen alustavan talousarvioesityksen lähettämistä talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle missään muodossa.

2.2 Hallinto-organisaatio ja henkilöstöpolitiikka

66. Valvontakomitea seurasi edelleen tarkasti OLAFin henkilöstöpolitiikkaa, koska sillä on keskeinen merkitys tutkinnan onnistumiselle, ja pani merkille OLAFin sisäisen organisaatiouudistuksen 1. helmikuuta 2012 alkaen aiheuttamat muutokset. Valvontakomitea arvioi, että strategia, jossa resurssit keskitetään tutkimuksiin, tutkimusrakenteet erotetaan toimintapoliittisista rakenteista ja huomio kiinnitetään uudelleen olennaisiin tutkintatoimiin, on edistysaskel OLAFin tutkintatoimien tehokkuuden parantamisessa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta organisaatiouudistuksen hyötyjen tulevaa arviointia.

67. Valvontakomitea totesi, että OLAFin sisäinen organisaatiouudistus johti merkittäviin henkilöstövaihdoksiin ja toimenkuvan muutoksiin tai jopa tehtävien jakamiseen täysin uudelleen ja kehotti lausunnossaan nro 1/2012 OLAFin pääjohtajaa suunnittelemaan OLAFin nykyisten toimintatarpeiden pohjalta henkilöstöstrategian, jossa painotetaan koulutusta, urakehitystä, henkilöstövaihdosten suunnittelua ja tarkoituksenmukaista tasapainoa tukipalveluhenkilöstön ja keskeisistä tutkintatehtävistä vastaavan henkilöstön välillä (55). Valvontakomitea kehotti OLAFin pääjohtajaa tekemään lopullisen päätöksen väliaikaisia toimihenkilöitä koskevasta kysymyksestä ja antoi myös sihteeristön henkilöstöä koskevia suosituksia (henkilöstön määrä, virkanimityksiä koskevat edellytykset, arviointi ja ylentäminen).

68. Valvontakomitea tuki myös OLAFin pääjohtajan EU:n toimielimille esittämää pyyntöä parantaa OLAFin tutkintavalmiuksia osoittamalla sille riittävästi henkilöstöresursseja. Joulukuussa 2012 OLAFin pääjohtaja ja valvontakomitean puheenjohtaja laativat Euroopan komission puheenjohtajalle, Euroopan parlamentin puhemiehelle ja Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajalle yhteisen kirjeen OLAFin henkilöstötilanteesta. He korostivat OLAFin keskeistä asemaa EU:n taloudellisten etujen suojelijana erityisesti vaikeassa taloustilanteessa, jolloin petokset ja sääntöjenvastaisuudet lisääntyvät. He korostivat OLAFin olennaisen tutkimuskapasiteetin heikkenevän väistämättä siksi, että OLAFia vaaditaan vähentämään henkilöstönsä kokonaismäärää samalla, kun sille ilmoitettujen petosepäilyjen määrä sekä sen vuonna 2012 käynnistämien tutkimusten määrä ovat lisääntyneet merkittävästi. Valvontakomitea pitää valitettavana sitä, ettei OLAFin henkilöstötilanne ole tämän vaatimuksen johdosta muuttunut.

IV SUHTEET OLAFIIN, EU:N TOIMIELIMIIN JA MUIHIN SIDOSRYHMIIN

1. Suhteet OLAFiin

69. OLAFin pääjohtajan kanssa järjestettyjen säännöllisten kokousten lisäksi (56) valvontakomitea tapasi useaan otteeseen (57) OLAFin johtoa ja henkilöstöä ja vaihtoi näkemyksiä kysymyksistä, jotka liittyivät esimerkiksi OLAFin hallintosuunnitelmaan, OLAFin talousarvioon ja valvontakomitean yksittäisten tapausten asiakirja-aineiston seurannasta saamiin tuloksiin. OLAFin yksikön D1 päällikkö Lothar Kuhl osallistui 27. syyskuuta 2012 pidettyyn valvontakomitean kokoukseen ja esitteli valvontakomitealle Euroopan syyttäjänvirastosta käytävien neuvottelujen nykytilanteen. Yksikönpäällikkö Kuhl vastasi valvontakomitean kysymyksiin, jotka koskivat muun muassa sekä OLAFin että valvontakomitean asemaa kyseisessä elimessä. Valvontakomitea seuraa tarkoin tätä hanketta ja toivoo voivansa osallistua tiiviimmin sen suunnitteluun.

2. Suhteet EU:n toimielimiin

70. Valvontakomitea on toimielinten välinen elin ja haluaa pitää yllä vakaita suhteita EU:n toimielimiin, joiden jäseniä se tapasi kertomuskaudella useita kertoja.

71. Verotuksesta, tulliliitosta, tilintarkastuksesta ja petostentorjunnasta vastaava komission jäsen Algirdas Šemeta osallistui 23. tammikuuta 2012 pidettyyn valvontakomitean kokoukseen, jossa hän kiitti toimensa jättäviä valvontakomitean jäseniä korkealaatuisesta työstä ja toivotti tulevan valvontakomitean tervetulleeksi. Algirdas Šemeta totesi uuden valvontakomitean aloittavan toimintansa erittäin mielenkiintoisessa vaiheessa OLAFin 1. helmikuuta 2012 alkaneen organisaatiouudistuksen ja asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistuksen takia. Hän kävi läpi suunnitelmissa olevat merkittävimmät uudistukset. Hän ilmaisi toiveensa oman kabinettinsa ja valvontakomitean välisten tiiviiden suhteiden jatkumisesta tulevaisuudessa. Komissaari ja valvontakomitean puheenjohtaja pitivät myös kaksi kahdenvälistä kokousta.

72. Valvontakomitea tapasi myös Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunnan (jäljempänä CONT-valiokunta) jäseniä ja keskusteli kysymyksistä, jotka liittyivät asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistamiseen ja valvontakomitean OLAFin yksittäisistä tapauksista tekemään analyysiin. Marraskuussa 2012 valvontakomitea tapasi CONT-valiokunnan omasta aloitteestaan antaakseen selvityksen ongelmista, joita sillä oli OLAFin tutkimustoiminnan toteuttamista koskevan säännöllisen seurantatehtävän hoitamisessa.

73. Joulukuussa 2012 CONT-valiokunnan puheenjohtaja pyysi valvontakomiteaa toimittamaan sille päätelmät, jotka koskivat Euroopan komission jäsenen eroon johtanutta OLAFin tapausta. Valvontakomitea vastasi pyyntöön kirjallisesti ja kolme sen jäsentä osallistui myös suljetuin ovin pidettyyn CONT-valiokunnan kokoukseen. Molemmissa tapauksissa valvontakomitea ilmoitti CONT-valiokunnalle antaneensa tätä nimenomaista tapausta koskevan lausunnon, joka oli lähetetty OLAFin pääjohtajalle. Kun kuitenkin otetaan huomioon asetuksen (EY) N:o 1073/1999 8 artiklasta johtuvat tutkinnan luottamuksellisuutta koskevat oikeudelliset velvoitteet, valvontakomitea ei tuolloin voinut toimittaa kyseistä lausuntoa tai sen päätelmiä CONT-valiokunnalle, koska siitä olisi käynyt ilmi sellaiseen OLAFin tapaukseen liittyviä seikkoja, jonka oikeuskäsittely jäsenvaltiossa oli kesken.

74. Kertomuskaudella valvontakomitea tapasi myös CONT-valiokuntaan kuuluvan asetusuudistuksen esittelijän, tohtori Ingeborg Grässlen, joka osallistui huhtikuussa 2012 pidettyyn valvontakomitean kokoukseen. Ingeborg Grässle antoi tukensa valvontakomitealle ja sen työlle ja totesi Euroopan parlamentin pitävän valvontakomiteaa merkittävänä kumppanina parlamentin ja OLAFin välisessä yhteistyössä. Tästä syystä hän totesi Euroopan parlamentin kiinnittävän erityistä huomiota valvontakomitean työskentelyolosuhteisiin, jotta se voisi hoitaa seurantatehtävänsä moitteettomasti.

3. Suhteet muihin sidosryhmiin

75. Yhdistyneen kuningaskunnan parlamentin ylähuoneen pyynnöstä (58) valvontakomitea antoi 7. marraskuuta 2012 EU:n taloudellisten etujen suojaamista petolliselta menettelyltä koskevaan ylähuoneen selvitykseen liittyvän todistajanlausunnon. Valvontakomitea kuvasi yleisesti vastuualueitaan ja korosti, ettei sen tehtävä ole pelkästään valvoa OLAFin tutkintatoimien toteuttamista ja siten arvioida tutkimusten moitteetonta suorittamista, vaan myös erityisesti avustaa OLAFin pääjohtajaa hänen tehtäviensä hoitamisessa. Valvontakomitea painotti, että se hoitaa tehtävänsä seuraamalla säännöllisesti OLAFin tapauksia, antamalla lausuntoja OLAFin pääjohtajalle, esittämällä OLAFille vaatimuksia ja kysymyksiä sekä antamalla sille tarvittaessa parannussuosituksia ja toimittamalla kertomuksia EU:n toimielimille.

V VALVONTAKOMITEAN TYÖSKENTELYMENETELMÄT

1. Kokoukset ja esittelijät

76. Tammikuun 2012 ja tammikuun 2013 välisenä aikana valvontakomitea järjesti Brysselissä 11 kokousta. Puheenjohtaja, esittelijät ja sihteeristön jäsenet kokoontuivat myös säännöllisesti käsittelemään erityiskysymyksiä sekä kokouksien valmistelu- ja jatkotoimia.

77. Valvontakomitea nimitti jokaiselle tutkimalleen merkittävälle kysymykselle esittelijän. Tämä koski erityisesti OLAFin talousarviota, asetuksen (EY) N:o 1073/1999 uudistamista, OLAFin pääjohtajan rikostutkintamenetelmistä antamien ohjeiden arviointia, tutkimatta jätettyjen tapausten analysointia yleensä ja tiettyjen kansallisille oikeusviranomaisille toimitettujen tapausten analysointia. Esittelijä valmisteli yhdessä valvontakomitean sihteeristön kanssa lausunto- tai asiakirjaluonnoksen kokouskäsittelyä varten.

2. Sihteeristö

78. Valvontakomitean sihteeristön vastuualueet on määrätty valvontakomitean työjärjestyksessä (59), jonka mukaan se auttaa valvontakomiteaa hoitamaan erityisesti seurantaan liittyvät tehtävät tehokkaalla tavalla. Sihteeristön on voitava toimia riippumattomasti ja avustaa valvontakomiteaa sen tehtävissä. Kun otetaan huomioon yhtäältä, että valvontakomitean jäsenet ovat kotimaassaan korkeassa virassa olevia EU:n toimielinten ulkopuolisia asiantuntijoita ja hoitavat näin ollen tehtäväänsä valvontakomiteassa päivätyönsä rinnalla, ja toisaalta, että he pitivät kokouksia kerran kuussa, on äärimmäisen tärkeää, että heillä on tukenaan vahva sihteeristö, jolla on riittävästi henkilöstöä. Tämä takaisi valvontakomitealle aidon riippumattomuuden, joka on puolestaan ratkaiseva tekijä OLAFin riippumattomuuden turvaamisessa.

79. Tästä syystä valvontakomitea paheksuu voimakkaasti sitä, että valvontakomitean nykyisten jäsenten toimikauden alussa vuonna 2012 OLAFin pääjohtaja poisti yksipuolisesti 25 prosenttia sihteeristön viroista, vaihtoi kaksi henkilöstön jäsentä ja nimitti uuden sihteeristön päällikön (joka on myös valvontakomitean sihteeri) ilmoittamatta siitä etukäteen valvontakomitealle ja ilman sen suostumusta. Tämä toimi oli vastoin valvontakomitean ja OLAFin yksimielisesti Euroopan komission kanssa vahvistamaa aikaisempaa käytäntöä, jonka mukaan valvontakomitean sihteeristön virkanimitysten olisi tapahduttava ainoastaan valvontakomitean suostumuksella, jotta taataan valvontakomitean täysi riippumattomuus tehtäviensä hoitamisessa. Valvontakomitean sihteeristön päällikön nimittämisen osalta tästä käytännöstä määrätään nimenomaisesti valvontakomitean työjärjestyksessä (60). Valvontakomitea päätti hyväksyä sihteeristönsä uuden päällikön nimittämisen, mutta ei kuitenkaan vakiintuneen käytännön muuttamista, ja vaati OLAFin pääjohtajaa hankkimaan valvontakomitealta etukäteen suostumuksen valvontakomitean sihteeristössä tehtäville muutoksille.

80. Valvontakomitea ilmoitti toistuvasti OLAFin pääjohtajalle sihteeristönsä lisähenkilöstötarpeesta. Kertomuskauden lopussa OLAFin pääjohtaja suostui myöntämään lisäviran valvontakomitean sihteeristölle, mutta toistaiseksi se ei ole vielä toteutunut.

81. Euroopan parlamentille, neuvostolle ja komissiolle 23. toukokuuta 2012 toimitetussa kannanotossa valvontakomitea korosti, että sen riippumaton ja tehokas toiminta edellyttää riippumatonta sihteeristöä, jossa on riittävästi henkilöstöä ja joka on komitean yksinomaisessa määräysvallassa (61).

(1) Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista 25 päivänä toukokuuta 1999 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artikla (EYVL L 136, 31.5.1999, s. 1).

(2) Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) perustamisesta 28 päivänä huhtikuuta 1999 tehdyn komission päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom 4–6 artikla ja johdanto-osan 5 kappale (EYVL L 136, 31.5.1999, s. 20).

(3) EUVL L 308, 24.11.2011, s. 114.

(4) Rita Schembri vetäytyi valvontakomitean tehtävistä lokakuusta 2012 lukien ja erosi maaliskuussa 2013, jolloin hänen tilalleen uudeksi jäseneksi nimitettiin Tuomas Pöysti.

(5) CMS on sähköinen asiakirjojen hallintajärjestelmä, jossa kaikki OLAFin tapaustutkintaan liittyvä tieto on koottu yhteen lähteeseen. CMS:n avulla tutkijat voivat hallinnoida kaikkia tapauksen asiakirja-aineistoon liittyviä tietoja sähköisessä rekisterissä, jossa on saatavilla kuhunkin tapaukseen liittyvät asiakirjat. Kunkin tapauksen tietoihin on kirjattu aineiston tausta aina alustavista tiedoista, niiden huolellisesta valinnasta ja tutkinnasta tarvittaviin seurantatoimiin. Syyskuussa 2008 valvontakomitea ja OLAF pääsivät yhteisymmärrykseen valvontakomitean CMS-moduulista, jolla oli tarkoitus helpottaa valvontakomitean tehtävien hoitamista ja varmistaa henkilötietosuojaan liittyvien velvoitteiden noudattaminen. Sopimus pantiin täytäntöön osittain ja oli voimassa maaliskuuhun 2012 saakka siltä osin kuin se koski automaattista oikeutta tutustua päättyneeseen tutkintaan.

(6) Ks. tämän kertomuksen 3.1.3 kohta.

(7) Ks. asiassa T-48/05, Franchet ja Byk v. komissio, 8. heinäkuuta 2008 annettu tuomio.

(8) Ks. valvontakomitean lausunto nro 4/2011, 40 kohta.

(9) Lausunto Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tietosuojasta vastaavan virkamiehen ennakkotarkastusta varten toimittamasta ilmoituksesta, joka koskee tutkintatoimien toteuttamisen säännöllistä valvontaa, 19. heinäkuuta 2007, asia 2007-73.

(10) Ks. tämän kertomuksen 71 kohta.

(11) ISIP-ohjeiden 30.2 kohta: Asianomaisen tutkimusyksikön on 1. helmikuuta 2012 alkaen käsiteltävä kaikkia OLAFin ennen 1. helmikuuta 2012 kirjaamien tietojen, jotka liittyvät EU:n toimielinten jäseniin, virkamiehiin tai muuhun henkilöstöön, arviointeja kirjaamispäivänä sovellettavien menettelyjen mukaisesti. Tutkimusyksikön on ehdotettava joko tutkinnan tai koordinointitapauksen aloittamista taikka tapauksen käsittelemättä jättämistä ja jätettävä ehdotukset tutkimusten valinta- ja arviointiyksikön käsiteltäväksi, jotta se antaa niistä lausuntonsa uusien menettelyjen mukaisesti.

(12) Yhteensä 221 tutkintaa ja 202 koordinointitapausta.

(13) Ks. asiassa C-15/00, Euroopan yhteisöjen komissio v. Euroopan investointipankki, 10. heinäkuuta 2003 annetun tuomion 164 kohta ja asiassa C-11/00, Euroopan yhteisöjen komissio v. Euroopan keskuspankki, 10. heinäkuuta 2003 annetun tuomion 141 kohta.

(14) Ks. Euroopan oikeusasiamiehen suositusluonnos Euroopan petostentorjuntavirastoa vastaan esitetyn kantelun 856/2008/BEH tutkinnan yhteydessä, 9.12.2010. Oikeusasiamies totesi, ettei OLAF osoittanut, että sen käytäntö, jossa tutkinnan aloittamista ja päättämistä koskeva toimivalta siirrettiin pääjohtajalta operatiivisesta toiminnasta ja tutkinnasta vastaavalle johtajalle, oli lainmukainen, ja suositteli, että OLAF harkitsisi sitä uudelleen.

(15) Ks. Euroopan oikeusasiamiehen Euroopan petostentorjuntavirastoa vastaan esitetyn kantelun 856/2008/BEH tutkinnan yhteydessä tekemä päätös, 11.11.2011.

(16) Ks. tämän kertomuksen 17 kohta.

(17) Ks. OLAFin yksikön 0.1 (tutkimusten valinta- ja arviointiyksikkö) vuosikertomus 2012.

(18) Ks. ISIP-ohjeiden 11.6 kohta ja 12 kohta.

(19) Joissakin tapauksissa esimerkiksi henkilöstön virkanimityksiä koskevat päätökset tai tutkimustoimien toteuttamista koskevat kirjalliset luvat annettiin vasta tutkimustoimien toteuttamisen jälkeen tai ne puuttuivat kokonaan.

(20) ISIP-ohjeiden 12.1 kohta: ”Jos tutkimusyksikkö aikoo suorittaa tutkintatoimia, jotka edellyttävät 11.6 kohdan mukaista pääjohtajan lupaa, tai tutkimusoperaation kolmannessa maassa, tutkimusyksikön on esitettävä tutkimusten valinta- ja arviointiyksikölle pyyntö ehdotettuja tutkimuksia koskevasta päätöksestä. Ohjeiden 11.6 kohdan mukaan tutkimusyksikön jäsenten on seuraavia tutkintatoimia suorittaessaan esitettävä pääjohtajan antama asiakirja, josta ilmenee kyseisten jäsenten henkilöllisyys ja asema sekä tutkintatoimet, joiden suorittamiseen heillä on lupa ja valtuudet: a. asianomaisten henkilöiden kuulusteleminen; b. toimitilojen tarkastukset; c. paikan päällä suoritettavat tarkastukset, d. rikostekniset toimet; e. alakohtaisten sääntöjen mukaiset tarkastukset ja todentamiset.”

(21) ISIP-ohjeiden 21 kohta.

(22) Ks. edellä alaviitteessä 7 mainitussa asiassa Franchet ja Byk v. komissio annetun tuomion 163–170 kohta.

(23) Luottamuksellisuussyistä lausunto nro 2/2012 ei ole tämän kertomuksen liitteenä.

(24) Luottamuksellisuussyistä kertomus ei ole tämän kertomuksen liitteenä.

(25) Tähän mennessä 188:sta yli yhdeksän kuukautta kestäneestä tutkimuksesta on päätetty 46 (25 prosenttia kertomuskaudella).

(26) Yhteensä 67 kertomusta (35 prosenttia valvontakomitean vastaanottamasta yhdeksän kuukauden kertomusten kokonaismäärästä).

(27) Yhteensä viisi kertomusta.

(28) Yhteensä 12 kertomusta.

(29) Viidessä tapauksessa ei esimerkiksi esitetty arviota tutkinnan päättämiseen kuluvasta ajasta.

(30) Kyseinen tieto sisällytettiin 1. helmikuuta 2012 saakka yleensä tutkimuksia koskevaan loppukertomukseen tai tapauksen pääkohdista laadittuun yhteenvetoasiakirjaan, jonka entinen oikeudellisen neuvonnan yksikkö toimitti valvontakomitealle.

(31) Yhteensä 89 kertomuksessa 188:sta ei mainittu vanhentumisaikoihin liittyviä näkökohtia.

(32) Lomakkeessa on erillinen kohta, jossa toimielinten, elinten ja laitosten edellytetään raportoivan annetussa määräajassa OLAFille kaikista suositusten perusteella toteutetuista toimista tai niistä johtuvista päätöksistä.

(33) Keskimäärin 40 vuosittaisesta tapauksesta 83 tapaukseen raportointikaudella.

(34) Ks. tämän kertomuksen 13 kohta.

(35) Valvontakomitealle ei siirretty kaikkia tarvittavia tietoja: toisinaan valvontakomitea sai ainoastaan saatekirjeen ilman muita täydentäviä asiakirjoja, kun sitä vastoin toisissa tapauksissa se sai jäljennöksen tapauksen koko asiakirja-aineistosta; joidenkin tapausten tiedot toimitettiin sisäisen postin kautta ja pyytämättä valvontakomitealta vastaanottotodistusta, joka olisi osoittanut OLAFin antaneen sille tiedot ennen tapauksen siirtämistä kansallisille oikeusviranomaisille; vastaanottotodistusta ei usein myöskään kirjattu tapausten hallintajärjestelmään.

(36) Aluksi pääsy evättiin 18 tapauksessa (maaliskuussa 2012 yhdessä tapauksessa ja toukokuussa 2012 17 tapauksessa) joko sillä perusteella, ettei valvontakomitean esiin tuoma tarve tutkia perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden kunnioittamista OLAFissa ollut riittävä tai että pelkästään asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklaan perustuvat syyt (esimerkiksi OLAFin tutkimusten riippumattomuuden mahdollisten loukkausten valvonta tai syyt, joiden vuoksi tutkimusta ei vielä voitu saattaa päätökseen) eivät riittäneet perusteeksi pääsylle tapausta koskevaan asiakirja-aineistoon, joka sisälsi henkilötietoja. OLAFin pääjohtaja suostui lopulta myöntämään pääsyn kaikissa tapauksissa, kun työjärjestelyistä oli sovittu syyskuussa 2012.

(37) Ks. tämän kertomuksen 13 kohta.

(38) Syyskuusta 2012 alkaen yhtään valvontakomitean esittämää pyyntöä ei evätty ja ne käsiteltiin yleensä määräajassa (1–14 työpäivän kuluessa – poikkeustapauksissa).

(39) Kirjettä, joka koskee tapauksen siirtämistä kansallisille oikeusviranomaisille, ja suosituksia ei enää liitetä valvontakomitealle toimitettaviin asiakirjoihin. OLAFin pääjohtajan ohjeissa määrätään, että lyhennetyn loppukertomuksen, josta on poistettu tunnistetiedot, on sisällettävä seuraavat seikat: kohdat, joissa annetaan tutkimuksia koskevat yksityiskohtaiset tiedot, taloudelliset ja muut vaikutukset sekä yhteenveto tapauksesta. Seuraavat kohdat on sen sijaan poistettava kokonaan: kohdat, joissa annetaan tietoa toteutetuista tutkintatoimista ja hankituista todisteista tai toteutetuista koordinointitoimista, takaisin perittävistä määristä tai määristä, joiden aiheeton käyttö halutaan estää, tosiseikkojen oikeudellisesta arvioinnista (mukaan lukien kuvaus rikotusta EU:n lainsäädännöstä), mahdollisesta asiaa koskevasta kansallisesta lainsäädännöstä, sovellettavista vanhentumisajoista, asianomaisten henkilöiden huomautuksista ja tapauksen päätelmistä.

(40) Jotkut tutkimusyksiköt ovat peittäneet esimerkiksi seuraavia tietoja: OLAFin toteuttamat tutkintatoimet, Euroopan komission pääosasto, jolle loppukertomus toimitettiin, tai kansallinen viranomainen, jonka kanssa OLAF teki yhteistyötä, kansallisen menettelyn vaihe tai takaisin perittävä määrä.

(41) Uusissa ohjeissa mainitaan, että valvontakomitealle lähetettävät asiakirjat on toimitettava yleensä viisi työpäivää ennen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille. Viiden päivän määräajan lyhentäminen on perusteltavissa vain poikkeuksellisilla syillä, kuten kiireellisyydellä tai tutkittavana olevan asian arkaluonteisuudella. Pääjohtajan on hyväksyttävä viiden päivän määräajan lyhentämistä koskevat ehdotukset.

(42) Tutkintatoimet toteutettiin ilman asetuksen (EY) N:o 1073/1999 6 artiklassa säädettyä kirjallista valtuutusta, OLAF paljasti erään ilmiantajan henkilöllisyyden toimielimelle, OLAF paljasti erään EU:n elimen henkilöstön jäsenen ja OLAFin tutkimuksen kohteena olevan henkilön luottamuksellisia tietoja ja henkilötietoja toiselle EU:n toimielimelle, vaikka sen tiedontarvetta ei ollut osoitettu.

(43) OLAFin virheellisen oikeusperustan nojalla tai jopa ilman selkeää oikeusperustaa ja oikeudellista ennakkoarviointia suorittamat tutkintatoimet ja se, ettei asianomaisille henkilöille ilmoitettu tutkimusten päättämisestä oikeusasiamiehen suosituksesta huolimatta: Euroopan unionin perusoikeuskirjan 41 artiklassa määrätty hyvää hallintoa koskeva perusoikeus edellyttää, että tutkimuksen kohteena oleva henkilö voi kohtuudella odottaa, että hänelle ilmoitetaan kohtuullisen ajan kuluessa kyseessä olevan tutkimuksen tuloksista sen päätyttyä (ks. Euroopan petostentorjuntavirastosta esitetyn kantelun 3136/2008/(IP)EI tutkinnan päätteeksi 16. helmikuuta 2012 tehty päätös).

(44) Tällä tarkoitetaan entisen OLAFin käsikirjan sääntöjen nojalla käynnistettyjä tapauksia.

(45) Tämä koski esimerkiksi useita vuosilta 2008 ja 2009 olevia tapauksia, joiden arviointivaihe kesti 12–24 kuukautta, eikä syitä siihen ilmoitettu yhdeksän kuukauden kertomuksissa.

(46) Niistä 188 tapauksesta, joissa valvontakomitea vastaanotti yhdeksän kuukauden kertomuksen, yhteensä 48 tapauksessa ilmoitetaan tapauksen arvioiduksi päättymisajankohdaksi maalis–joulukuu 2012. Toistaiseksi näiden 48 tapauksen käsittely on edelleen kesken.

(47) Yhdessä valvontakomitean tutkimassa yli yhdeksän kuukautta kestäneessä tapauksessa 13 kuukauden pituinen alustavien tietojen arviointivaihe johtui esimerkiksi siitä, että OLAF joutui odottamaan yksityiskohtaista asiakirja-aineistoa asianomaiselta jäsenvaltiolta.

(48) Esimerkiksi erään valvontakomitean tutkiman vuodelta 2008 olevan tapauksen oikeudenkäynti on edelleen kesken kahdessa jäsenvaltiossa, ja tästä syystä yhdeksän kuukauden kertomuksessa ei voitu esittää arviota OLAFin tapauksen loppuun saattamiseen kuluvasta ajasta.

(49) Esimerkiksi näillä kahdella alalla ilmenneistä 423 tapauksesta 302 oli sellaisia, jotka muutettiin automaattisesti tutkinta- tai koordinointitapauksiksi 1. helmikuuta 2012 alkaen, ja niistä 281 tapauksen käsittely jatkui edelleen 1. kesäkuuta 2012.

(50) Niistä 75 tapauksesta, jotka edellyttivät tietojen toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille ja saatettiin päätökseen ja siirrettiin valvontakomitealle 1. helmikuuta 2012 jälkeen, 42 käsiteltiin rakenne- ja maatalousrahastoista vastaavissa kahdessa yksikössä.

(51) Ks. vuoden 2012 tutkimuspolitiikan painopistealueet.

(52) Tulliasioiden alalla todennäköinen taloudellinen vaikutus on yli 1 miljoona euroa ja rakennerahastoalalla puolestaan 500 000 euroa sosiaalirahaston ja koheesiorahaston osalta ja 1 miljoona euroa Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) osalta.

(53) Ks. tämän kertomuksen liitteenä oleva lausunto nro 1/2012.

(54) Päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom 6 artiklan 2 kohta.

(55) Saatuaan OLAFin vuotuisen hallintosuunnitelman 2013 valvontakomitea totesi, että vastaisuudessa strategiaan sisällytetään joitakin henkilöstöhallintoa koskevia indikaattoreita.

(56) Kokouksia oli kahdeksan ja ne pidettiin 23. tammikuuta 2012, 21. maaliskuuta 2012, 27. kesäkuuta 2012, 26. syyskuuta 2012, 22. lokakuuta 2012, 20. marraskuuta 2012, 11. joulukuuta 2012 ja 23. tammikuuta 2013.

(57) Kokouksia oli neljä ja ne pidettiin 21. maaliskuuta 2012, 26. syyskuuta 2012, 20. marraskuuta 2012 ja 22. tammikuuta 2013.

(58) Ylähuoneen EU-alivaliokunta (oikeusasiat, toimielimet ja kuluttajansuoja) julkaisi 17. huhtikuuta 2013 12. selvityksensä EU:n taloudellisten etujen suojaamisesta petolliselta menettelyltä (http://www.publications.parliament.uk).

(59) Ks. valvontakomitean työjärjestyksen 11 artikla.

(60) Ks. 11 artikla.

(61) Komitea katsoi, että tässä suhteessa asetuksen (EY) N:o 1073/1999 nykyistä tekstiä voitaisiin parantaa lisätakeita koskevilla säännöksillä ja ehdotti näin ollen, että muutetussa asetuksessa säädetään seuraavaa: i) valvontakomitean ja sen sihteeristön kokonaismäärärahat merkitään erikseen OLAFia koskevaan erityiseen budjettikohtaan unionin yleisen talousarvion komission pääluokassa ja ii) sihteeristön henkilöstömäärä on vähintään 2 prosenttia suhteessa OLAFin henkilöstön määrään.

LIITE I VALVONTAKOMITEAN KOKOUSKALENTERI 2012 Kuukausi Kokouspäivät TAMMIKUU Maanantai 23.1. ja tiistai 24.1. HELMIKUU Tiistai 21.2. ja keskiviikko 22.2. MAALISKUU Tiistai 20.3. ja keskiviikko 21.3. HUHTIKUU Tiistai 24.4. ja keskiviikko 25.4. TOUKOKUU Tiistai 29.5. ja keskiviikko 30.5. KESÄKUU Tiistai 26.6. ja keskiviikko 27.6. SYYSKUU Tiistai 25.9. ja keskiviikko 26.9. LOKAKUU Tiistai 23.10. ja keskiviikko 24.10. MARRASKUU Tiistai 20.11. ja keskiviikko 21.11. JOULUKUU Maanantai 10.12. ja tiistai 11.12.

2013 TAMMIKUU Tiistai 22.1. ja keskiviikko 23.1.

LIITE II LAUSUNTO nro 1/2012 OLAFin alustava talousarvioesitys vuodeksi 2013 Bryssel 26. kesäkuuta 2012 Valvontakomitea tarkasteli 24. ja 25. huhtikuuta, 5. ja 6. kesäkuuta ja 26. kesäkuuta 2012 pitämissään kokouksissa OLAFin alustavaa talousarvioesitystä vuodeksi 2013 ja antoi seuraavan lausunnon. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan mukaisesti (1) OLAFin valvontakomitean tehtävänä on vahvistaa OLAFin riippumattomuutta sen tutkimustehtävän toteuttamisessa. Tätä varten ja OLAFin tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan varmistamiseksi OLAFille perustettiin komission talousarvioon erityinen budjettikohta. Tässä yhteydessä ja kun otetaan huomioon komission valvontakomitealle antama toimivalta (2), valvontakomitea on tarkastellut OLAFin alustavaa talousarvioesitystä ja antaa seuraavan lausunnon. I Resurssit Resurssien kohdentaminen ensisijaisiin toimiin Valvontakomitea on aiemmissa OLAFin talousarviota koskevissa lausunnoissaan toistuvasti kehottanut OLAFia osoittamaan lisähenkilöstöä ydintoimintaansa – tutkimuksiin – siirtämällä sitä tukiyksiköistä. Valvontakomitea on myös ehdottanut OLAFin tutkimustoimien ja operatiivisten toimien välisen eron selventämistä. Siksi valvontakomitea panee merkille 1. helmikuuta 2012 toteutetun OLAFin organisaatiouudistuksen, joka aiheutti seuraavat muutokset: 2011: A-linja (tutkimukset ja operatiivinen toiminta): 84 (17 %) B-linja (tutkimukset ja operatiivinen toiminta): 84 (17 %) C-linja (operatiivinen tuki): 125 (25 %) D-linja (hallinto ja yleiset asiat): 181 (36 %) Pääjohtaja: 17 (%) Valvontakomitea: 8 (%) Henkilöstö yhteensä: 499 (100 %) Tutkimukset yhteensä: 168 (34 %) Tutkimukset yhteensä + operatiivinen tuki: 293 (59 %) 1. helmikuuta 2012 alkaen: Yksikkö 0.1 (tutkimukset – valinta ja arviointi) 25 (5 %) Linja A (tutkimukset I): 95 (19 %) Linja B (tutkimukset II): 100 (20 %) Linja C (tutkimusten tuki): 86 (17 %) Linja D (politiikka): 110 (22 %) Linja R (resurssit): 68 (13 %) Pääjohtaja: 13 Valvontakomitea: 6 (%) Henkilöstö yhteensä: 503 (100 %) Tutkimukset yhteensä: 220 (44 %) Tutkimukset yhteensä + tutkimusten tuki: 306 (61 %) On liian aikaista arvioida organisaatiouudistuksen hyötyä ja vaikutusta viraston tehokkuuteen, mutta strategia, jossa resurssit keskitetään tutkimuksiin, tutkimusrakenteet erotetaan toimintapoliittisista rakenteista ja huomio kohdistetaan uudelleen keskeisiin tutkintatoimiin, saattaa olla oikeansuuntainen. Tutkimusten jatkotoimet Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tuoreiden tilastojen mukaan (3) vuonna 2008 vain 10 prosenttia ja vuonna 2009 vain 4 prosenttia OLAFin tutkimuksista johti kansallisten oikeusviranomaisten antamiin tuomioihin. Vaikka otettaisiin huomioon, että saattaa olla muitakin tutkimusten seurantamenetelmiä, jotka edellyttävät muiden toimielinten mutta eivät välttämättä jäsenvaltioiden osallistumista, viraston työn todellista vaikuttavuutta on keskeisenä avaintekijänä analysoitava tarkasti. Tätä taustaa vasten komitea on huolestunut siitä, että OLAFin organisaatiouudistus johti myös seurantaan erikoistuneen yksikön lopettamiseen ja seurantavastuiden siirtämiseen tutkijoille. Heillä ei yleensä ole sellaista (oikeudellista, kielellistä) erityisosaamista ja asemaa, että he voisivat avustaa kansallisia viranomaisia oikeudellisessa seurannassa tai edes valvoa sitä tehokkaasti. Tämä saattaa johtaa siihen, että yhteys OLAFin tutkimusten (jotka ovat tosiasiassa valmistelevia toimia) ja oikeudellisten, hallinnollisten tai kurinpidollisten menettelyjen tuloksena olevien seuraamusten tai korjaavien toimien välillä katkeaa. Asianmukaisilla jatkotoimilla varmistetaan tutkimusten lopullisten tulosten saavuttaminen. Muussa tapauksessa halutut tulokset voivat jäädä saavuttamatta OLAFin vaivannäöstä huolimatta. Henkilöstöstrategia Viraston organisaatiouudistus johti merkittäviin henkilöstövaihdoksiin ja muutoksiin henkilöstön toimenkuvassa tai jopa tehtävien jakamiseen täysin uudelleen. Tässä tilanteessa valvontakomitea yhtyy edellisen komitean kantaan, jonka mukaan virastolla on ehdottomasti oltava tarkoituksenmukainen henkilöstöstrategia, joka pohjautuu organisaation todettuihin ja todellisiin tarpeisiin ja painopistealueisiin ja jonka tavoitteena on ohjata olemassa olevien resurssien käyttöä ja maksimoida se. Sisäiseen liikkuvuuteen ja uudelleenjärjestelyihin liittyvän jatkuvan koulutuksen pitäisi olla keskeinen osa kyseistä strategiaa. Sen avulla olisi löydettävä paras mahdollinen tasapaino keskeisiä tutkintatehtäviä hoitavien hallintovirkamiesten ja tukipalveluista huolehtivien assistenttien välille. Henkilöstöstrategian pitäisi koskea myös yhteistyösuhteita henkilöstöhallinnon pääosaston kanssa, työhönottoa, erityiskoulutusta, viraston sisäistä liikkuvuutta ja sekä vakituisen että väliaikaisen henkilöstön urakehitystä ja henkilöstövaihdosten suunnittelua. Väliaikaiset toimihenkilöt Vaikka vuosien mittaan on jo toteutettu merkittäviä toimia, valvontakomitea toistaa aikaisempien lausuntojensa mukaisesti, että väliaikaisen henkilöstön ylennysjärjestelmän (tai uudelleenluokittelun) käyttöönottoon liittyvät vaikeudet aiheuttavat edelleen huolta. Valvontakomitea on pettynyt siihen, ettei tähän ongelmaan ole vielä löydetty ratkaisua, koska se on osa OLAFin henkilöstön motivointiin liittyvää yleistä ongelmaa. Olisi suositeltavaa antaa väliaikaisille toimihenkilöille selvä vastaus siihen, onko tällainen ylentäminen ylipäänsä suunnitteilla, jotta he voivat tehdä uraansa koskevat asianmukaiset päätökset. Suositukset: — Tutkimusten tehokkaat jatkotoimet onvarmistettava. — On laadittava henkilöstöstrategia, joka perustuuOLAFin nykyisten toimintatarpeiden arviointiin ja jossakiinnitetään huomiota koulutukseen, urakehitykseen,henkilöstövaihdosten suunnitteluun ja tarkoituksenmukaiseentasapainoon tukipalveluista huolehtivien assistenttien jakeskeisistä tutkintatehtävistä vastaavienhallintovirkamiesten välillä. — Väliaikaisia toimihenkilöitä koskevaankysymykseen on löydettävä lopullinen ratkaisu ja se onilmoitettava heille. II Talousarviomenettely OLAFin perustamisesta tehdyssä komission päätöksessä todetaan selvästi, että valvontakomiteaa on kuultava OLAFin alustavasta talousarvioesityksestä ennen sen lähettämistä talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle (4). Tähän saakka OLAFin pääjohtaja on toimittanut alustavan talousarvioesityksen valvontakomitealle vasta budjettipääosaston kanssa pidettyjen teknisten kokousten/järjestelyjen jälkeen. Näin ollen komiteaa ei ole voitu kuulla laajasti ja tarkoituksenmukaisesti ja alustavan talousarvioesityksen toimittamisesta sille on tullut pelkkä muodollisuus. Valvontakomitea katsoo, että lausunnon antaminen alustavasta talousarvioesityksestä on yksi sen keskeisistä tehtävistä. Päätelmä: — Valvontakomiteaa on kuultava seuraavasta alustavastatalousarvioesityksestä pääjohtajan ja komitean välisessätodellisessa ja merkittävässä näkemystenvaihdossa ennen alustavan talousarvioesityksenlähettämistä talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle missäänmuodossa. III Valvontakomitean sihteeristö Budjettikohta Jotta valvontakomiteaa koskevasta budjettikohdasta kävisivät selvästi ilmi valvonnan kokonaiskustannukset, siihen pitäisi sisällyttää toiminnan kokonaiskustannukset, toisin sanoen kaikki valvontakomitean jäsenten ja sen sihteeristön kulut, mukaan luettuina niiden palkat, koulutus, matkakulut jne. OLAFilla on oikeus siirtää varojaan vapaasti budjettikohdasta toiseen tarpeen mukaan. Yhdistämällä valvontakomitean toimien kokonaiskustannukset erilliseen budjettikohtaan varmistetaan, että valvontakomitealle kohdennetut varat todella käytetään valvontatehtävään. Käyttämättä jääneet varat voidaan kuitenkin kohdentaa uudelleen muihin OLAFin talousarvion budjettikohtiin. Uudelleenkohdentamisen edellytyksenä pitäisi olla valvontakomitealle etukäteen tehty ilmoitus ja sen suostumus. Valvontakomitean sihteeristön päällikölle olisi siirrettävä tulojen ja menojen hyväksyjän toimivalta, jotta hän voi hallinnoida valvontakomitean toimintaan myönnettyjä kokonaismäärärahoja komitean valvonnassa. Kaikkien menojen sisällyttäminen yhteen budjettikohtaan helpottaa valvontajärjestelyjen hallintaa ja tehostaa niitä, ja samanaikaisesti pääjohtaja voi siirtää käyttämättä jääneet varat muihin OLAFin budjettikohtiin valvontakomitean suostumuksella. Erillisen budjettikohdan etuna on avoimuus, ja se kuvastaa myös valvontakomitean riippumattomuutta. Samanaikaisesti valvontakomitean nimittämisestä vastaavat kolme toimielintä saavat erillisen budjettikohdan ansiosta tietoa nimenomaisesti komitean valvontatehtävään kohdennetuista varoista. Henkilöstö Valvontakomitea pitää kiinni OLAFin talousarvioita koskevissa aiemmissa lausunnoissa esittämästään kannasta, jonka mukaan sihteeristön henkilöstössä on oltava vähintään kahdeksan työntekijää, mikä vastaa valvontakomitean nykyisiä tarpeita. Tämä vastaa noin 2:ta prosenttia OLAFin henkilöstöstä (5), mitä valvontakomitea pitää valvontatehtävänsä tehokkaan hoitamisen edellyttämänä vähimmäismääränä. Valvontakomitea on eri mieltä pääjohtajan syyskuussa 2011 tekemästä ja 1. helmikuuta 2012 täytäntöön pannusta päätöksestä vähentää valvontakomitean sihteeristön henkilöstön määrää 25 prosenttia kuulematta nykyistä valvontakomiteaa. Valvontakomitea on myös sitä mieltä, että sitä pitäisi kuulla tarkasti sihteeristön päällikön ja muun henkilöstön virkanimityksistä sekä sisäisistä siirroista komitean työjärjestyksen määräysten mukaisesti (6). Valvontakomitea hyväksyy sen, etteivät Euroopan komission henkilöstösäännöt ja niihin sisältyvä arviointi- ja ylennysjärjestelmä salli valvontakomitean jäsenten arvioida suoraan sihteeristön henkilöstön toimintaa. Valvontakomitea katsoo kuitenkin, että vaikka OLAFin pääjohtaja päättää viime kädessä sihteeristön päällikön arvioinnista ja koko henkilöstön ylennyksistä, hänen pitäisi pohjata nämä päätökset valvontakomitean – jonka välittömässä alaisuudessa sihteeristö työskentelee – lausuntoihin valvontakomitean työjärjestyksen mukaisesti (7). Näin varmistetaan sihteeristön päivittäisen toiminnan jatkuminen riippumattomana. Suositukset: — Sekä valvontakomitealle että sihteeristöllepitäisi perustaa erilliset budjettikohdat. — Sihteeristön käyttöön olisi varattava kahdeksanhenkilöstön jäsentä. — Valvontakomitean sihteeristön virkanimitystenolisi tapahduttava ainoastaan valvontakomiteansuostumuksella, jotta taataan valvontakomitean sihteeristöntäysi riippumattomuus tehtäviensä suorittamisessa. — Pääjohtajan pitäisi päättää sihteeristönpäällikön arvioinnista ja koko sihteeristön henkilöstönylennyksistä valvontakomitean lausunnon pohjalta. IV Päätelmät Valvontakomitea hyväksyy OLAFin talousarvioesityksen vuodeksi 2013 edellyttäen, että edellä esitetyt suositukset otetaan huomioon. OLAFin on toimitettava tämä lausunto budjettivallan käyttäjälle 28. huhtikuuta 1999 tehdyn komission päätöksen 6 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Valvontakomitea haluaa myös, että se pidetään jatkuvasti ajan tasalla toimenpiteistä, joita OLAF toteuttaa tässä lausunnossa annettujen suositusten täytäntöön panemiseksi. (1) Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista 25 päivänä toukokuuta 1999 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1073/1999 (EYVL L 136, 31.5.1999, s. 1). (2) Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) perustamisesta 28 päivänä huhtikuuta 1999 tehdyn komission päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom 6 artikla (EYVL L 136, 31.5.1999, s. 20). (3) Ks. tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomus nro 2/2011, liite III, s. 40, taulukko B. (4) Edellä mainitun päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom 6 artiklan 2 kohdassa säädetään seuraavaa: ”Kuultuaan valvontakomiteaa johtaja antaa ajoissa talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle virastoa koskevan alustavan talousarvioesityksen, joka otetaan vuosittain laadittavan yleisen talousarvion erityiseen virastoa koskevaan budjettikohtaan.” (5) OLAFin vuodelta 2011 antaman kertomuksen mukaan viraston henkilöstömäärä on 437. (6) Valvontakomitean työjärjestyksen 11 artiklan 3 kohdassa määrätään seuraavaa: ”Sihteeristön päällikkö ilmoittaa joka tapauksessa valvontakomitealle sihteeristön jäseneksi hakeneista. Kun komitea on saanut tiedon hakijoista, se keskustelee täysistunnossa näiden sopivuudesta suhteessa komitean työskentelyyn liittyviin tarpeisiin ja tekee nimittämistä koskevan ehdotuksen OLAFin pääjohtajalle” (EUVL L 308, 24.11.2011, s. 114). (7) Valvontakomitean työjärjestyksen 11 artiklan 5 kohdassa määrätään seuraavaa: ”Valvontakomitea arvioi määräajoin sihteeristön päällikön ja sen jäsenten tekemää työtä.”