Sisäisen tarkastuksen riippumattomuus on kirjattu varainhoitoasetukseen ( ) sekä komission hyväksymään, sisäisen tarkastuksen tehtävää koskevaan perussääntöön ( ). Perussäännön mukaan sisäisen tarkastuksen tarkastajien on säilytettävä riippumattomuutensa arvioimiinsa toimiin nähden varmistaakseen arvioinnin puolueettomuuden ja välttääkseen eturistiriidat. Jos puolueettomuus on tosiasiallisesti heikentynyt tai näyttää heikentyneen, on annettava heikentymistä koskevat tiedot. Sisäinen tarkastaja voi ottaa itse suoraan yhteyttä komission puheenjohtajaan ja/tai komission jäsenten kollegioon, jos hän katsoo sen tarpeelliseksi.

1 938

Näistä 366 avoimesta suosituksesta ( ) 1 on luokiteltu ratkaisevan tärkeäksi ( ) ja 135 hyvin tärkeiksi, ja 103 suosituksen täytäntöönpano on myöhässä (eli niitä ei ollut pantu täytäntöön alun perin sovittuun täytäntöönpanopäivään mennessä). Hyväksyttyjen suositusten kokonaismäärästä (1 938 suositusta) 5,3 prosenttia on sellaisia, että niiden täytäntöönpano on myöhässä. Näistä 103 suosituksesta, joiden täytäntöönpano on myöhässä, 18:n hyvin tärkeän suosituksen täytäntöönpano oli pahasti myöhässä (täytäntöönpanon katsotaan olevan pahasti myöhässä, jos suositus on edelleen avoinna yli kuuden kuukauden kuluttua alkuperäisestä täytäntöönpanopäivästä). Tällaisten suositusten osuus on vain 2,9 prosenttia kaikista vuosina 2014–2018 annetuista hyväksytyistä ratkaisevan tärkeistä ja hyvin tärkeistä suosituksista (kun viime raportointikaudella vastaava osuus oli 2,0 prosenttia). Yli kuusi kuukautta myöhässä olevien hyvin tärkeiden tarkastussuositusten määrä on vähentynyt huomattavasti viime vuosina (tammikuusta 2017 lähtien niitä on ollut keskimäärin 15, kun kesäkuusta 2015 lokakuuhun 2016 niitä oli keskimäärin 28). Kyseisten suositusten täytäntöönpano on käynnissä, ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitea seuraa sitä tiiviisti.

366

Sisäinen tarkastus katsoo, että tarkastussuositusten täytäntöönpanon tilanne on kaiken kaikkiaan tyydyttävä ja verrattavissa aiempiin raportointikausiin. Se osoittaa, että komission yksiköt panevat hyvin tärkeät suositukset tunnollisesti täytäntöön ja että ne näin lieventävät sisäisen tarkastuksen havaitsemia riskejä. Edelleen on kuitenkin kiinnitettävä huomiota sellaisiin hyvin tärkeiksi luokiteltuihin yksittäisiin suosituksiin, joiden täytäntöönpano on pahasti (eli yli kuusi kuukautta) myöhässä.

Tämän kertomuksen liitteenä olevassa komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa (osa 3) on esitetty yhteenveto kyseisistä hyvin tärkeistä suosituksista, joiden täytäntöönpano on pahasti myöhässä.

4.Vuonna 2018 tehtyjä tarkastuksia koskevat päätelmät

4.1.Tuloksellisuustarkastuksia koskevat päätelmät

Koska komissio on omaksunut tulosperusteisen toimintatavan ja kiinnittää enemmän huomiota siihen, että rahalle saadaan vastinetta, sisäinen tarkastus teki vuonna 2018 kahdenlaisia tarkastuksia: tuloksellisuustarkastuksia ja ns. kattavia tarkastuksia, joissa kiinnitettiin erityistä huomiota tuloksellisuuden osatekijöihin. ( ). Tämä vastasi sisäisen tarkastuksen strategista tarkastussuunnitelmaa vuosiksi 2016–2018.

Sisäinen tarkastus tarkasteli menetelmiensä ja parhaiden käytäntöjensä mukaisesti tuloksellisuutta epäsuorasti. Se tutki, onko hallinto ottanut käyttöön valvontajärjestelmiä, joilla arvioidaan hallinnon toimien tuloksellisuutta (vaikuttavuutta ja tehokkuutta) ja annetaan siitä varmuus, ja jos on, miten tällaiset järjestelmät on toteutettu. Tällä tavoin sisäinen tarkastus haluaa varmistaa, että pääosastoilla ja yksiköillä on käytössä tarkoituksenmukaiset tuloskehykset sekä tuloksellisuuden mittaamiseen tarvittavat työkalut, pääindikaattorit ja valvontajärjestelmät. Tämä perustuu osittain siihen, että lukuisissa oikeusperustoissa asetetaan tavoitteita, jotka ovat laaja-alaisempia kuin mitä komissio voi tosiasiassa saavuttaa pelkästään omilla toimillaan. Näin ollen SMART-tavoitteet ( ) ja viitearvot on ensin päätettävä komission tasolla. Kyseisten tavoitteiden ja viitearvojen tarkoituksena on mahdollisuuksien mukaan eriyttää komission oma panos ja niiden muiden tärkeiden toimijoiden panokset, jotka osallistuvat EU:n tavoitteiden toteuttamiseen ja saavuttamiseen (muun muassa jäsenvaltiot, alueet, EU:n ulkopuoliset maat ja kansainväliset järjestöt).

Seuraavissa kohdissa esitellään sisäisen tarkastuksen päätelmät tuloksellisuuden eri näkökohtien arvioimisesta sen vuonna 2018 tekemissä tarkastuksissa.

4.1.1.Tuloksellisuus komission pääosastoissa, yksiköissä ja toimeenpanovirastoissa: horisontaaliset prosessit

4.1.1.1. Synergian ja tehokkuuden arviointi

Suurimmassa osassa vuonna 2018 tehdyistä sisäisistä tarkastuksista keskityttiin resurssien tehokkaaseen ja tulokselliseen käyttöön komission eri pääosastoissa ja yksiköissä.

Tärkeä komission aloite tällä alalla on vuonna 2016 käynnistetty synergian ja tehokkuuden arviointi ( ). Kauaskantoisen aloitteen tavoitteena on muuttaa työskentelytapoja komissiossa, tehostaa tukitoimintoja ja vapauttaa resursseja poliittisesti kaikkein tärkeimmille aloille. Sisäisen tarkastuksen tekemässä tarkastuksessa todettiin, että synergian ja tehokkuuden arviointialoite on komissiolle suuri haaste. Aloitteella on saatu aikaan uusia ja innovatiivisia ajattelu- ja ongelmanratkaisutapoja. ”Alakohtaisiin johtajiin” perustuvan lähestymistavan monialainen vaikutus auttaa raja-aitojen murtamisessa ja kannustaa yhtenäisempään ajattelutapaan. Aloitteen käynnistämistä seurasi erittäin haastava ajanjakso, mikä oli odotettavissa, kun otetaan huomioon aloitteen kunnianhimoinen luonne. Sisäinen tarkastus toteaa, että alkuaikojen jälkeen aloitteessa on edistytty ja että sen perustana olevan kehyksen puutteisiin on pyritty yhdessä löytämään ratkaisuja. Tarkoituksena on ottaa käyttöön luotettavampia menettelyjä ja antaa uutta vauhtia aloitteelle, jonka osalta odotukset ovat edelleen hyvin korkealla, erityisesti nykyisen komission toimikauden päättyessä ja uuden komission aloittaessa toimintansa vuonna 2019. Parhaillaan käsitellään monia alkuperäisiä haasteita, joita ovat muun muassa i) keskitetyn ohjauksen puute tärkeissä kysymyksissä; ii) merkittävien säästöjen ja säästötavoitteiden toteuttamiskelpoisuuden varmistaminen; iii) talousarvioon liittyvät kysymykset; iv) tehokkaan seurannan puute; sekä v) lähestymistapa, joka ei ole tarpeeksi yhteinen ja yhtenäinen. Vielä tarvitaan kuitenkin runsaasti työtä, jotta voidaan saada aikaan kestäviä ja todellisia synergia- ja tehokkuusetuja sekä saavuttaa vuonna 2016 laaditussa synergian ja tehokkuuden arviointia koskevassa tiedonannossa asetetut tavoitteet aikataulussa. Jo saavutettua edistystä on hyödynnettävä paremmin ja varmistettava, että synergian ja tehokkuuden arvioinnista tulee osa komission toimintakulttuuria.

Tarkastuksessa todettiin myös, että toimielimen tasolla keskusyksiköiden olisi annettava selkeät perusteet säästöjen määrittämistä varten ja seurattava tiiviisti, miten tavoitteen saavuttamisessa edistytään, ja ”alakohtaisten johtajien” olisi otettava käyttöön asianmukaisia laatumekanismeja, joilla ne voivat osoittaa palvelujensa laatutason asiakkainaan oleville pääosastoille ja toteuttaa tarvittaessa korjaavia toimenpiteitä. Tätä koskevat sisäisen tarkastuksen suositukset on nähtävä suhteellisina parannuksina, joiden tarkoituksena on osaltaan varmistaa, että synergian ja tehokkuuden arviointialoitteen tavoitteet onnistutaan saavuttamaan. Komissio antoi huhtikuussa 2019 sisäisen tarkastuksen tekemän tarkastuksen jälkeen uuden synergia- ja tehokkuusaloitetta koskevan tiedonannon ( ).

4.1.1.2. Hallintoprosessit

Sisäinen tarkastus raportoi vuonna 2017 useista heikkouksista, joita havaittiin komission hallintoprosesseissa. Komissio antoi marraskuussa 2018 sisäisen tarkastuksen antamien suositusten johdosta useita tiedonantoja ja päätöksiä (niin kutsutun hallintopaketin), joilla puututtiin sisäisen tarkastuksen havaitsemiin ongelmiin ja päivitettiin komission toimielintason hallintojärjestelyjä.

Vuonna 2018 tehtiin myös useita tarkastuksia, jotka koskivat hallintotapaan liittyviä näkökohtia eri politiikanaloilla.