Kertomus Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä seurantakeskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0071 - 0077



Kertomus Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä seurantakeskuksen vastaukset (2001/C 372/09) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (jäljempänä seurantakeskus) hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97(1) 12 artiklan 11 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN RASISMIN JA MUUKALAISVIHAN SEURANTAKESKUKSEN (WIEN) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit 5. Varainhoitovuoden 2000 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttaminen on esitetty taulukossa 1(3). 6. Varainhoitovuoden lopullisten määrärahojen arvo oli 4,9 miljoonaa euroa, joiden osalta tehtiin maksusitoumuksia 4,6 miljoonan euron (94 prosenttia) arvosta. Toimintamäärärahoja (III osasto) oli 1,7 miljoonaa euroa, ja niiden osalta maksusitoumuksia tehtiin 1,5 miljoonan euron (88 prosenttia) verran. 7. III osaston määrärahojen huomattava vajaakäyttö (59 prosenttia) johtuu pääasiassa Raxen-tietoverkon(4) toteuttamisen viivästymisestä. Ensimmäiset sopimukset seitsemässä eri jäsenvaltiossa sijaitsevien kumppaniorganisaatioiden (tietokeskusten) kanssa allekirjoitettiin vasta marraskuussa 2000. Vuoden lopussa ei ollut vielä suoritettu lainkaan maksuja. III osaston maksuja tarkasteltaessa voidaan havaita, että varainhoitovuoden määrärahoista ei suoritettu maksuja ensimmäisen vuosineljänneksen kuluessa ja että 36 prosenttia maksuista suoritettiin vuoden kolmen viimeisen kuukauden aikana. 8. Varainhoitovuoteen 2001 siirrettiin määrärahoja 0,8 miljoonaa euroa (18 prosenttia maksusitoumuksista), ja siirrot koskevat lähinnä toimintamäärärahoja, joita siirrettiin 0,6 miljoonaa euroa (42,5 prosenttia maksusitoumuksista). Kaikista varainhoitovuodesta 1999 siirretyistä määrärahoista 0,4 miljoonaa euroa (noin 23 prosenttia) peruuntui varainhoitovuoden 2000 lopussa. Määrärahasiirtojen minimoimiseksi seurantakeskuksen olisi jatkettava pyrkimyksiään sen varmistamiseksi, että rahoitetut toimet toteutetaan ja maksetaan asianomaisen varainhoitovuoden kuluessa. 9. Seurantakeskus laati ainoastaan yhden ehdotuksen eri budjettikohtiin liittyvien määrärahojen sitomiseksi. Tästä maksusitoumusehdotuksesta, jonka varainhoidon valvoja allekirjoittaa ja jolle se antaa hyväksymismerkintänsä, eivät käy ilmi asianomaiset budjettikohdat eivätkä sidotut määrät. Ehdotuksen liitteessä, jossa nämä tiedot ovat, ei ole allekirjoitusta eikä hyväksymismerkintää. Seurantakeskuksen olisi tehtävä täsmällisiä maksusitoumuksia lisätäkseen avoimuutta. 10. Samoin kuin varainhoitovuonna 1999, talousarviokirjanpidosta huolehdittiin varainhoitovuonna 2000 taulukkolaskentaohjelmalla, mistä aiheutuu riskejä. Talousarviokirjanpitoa koskeva SI2-järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2001, mutta sen avulla ei voida rekisteröidä perittäviä määriä, joten sitä olisi täydennettävä. Tilinpäätös ja tilinpito Tilinpito 11. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. Käyttöomaisuuteen liittyvä kirjanpito 12. Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksessa ei ole säännöksiä käyttöomaisuuteen liittyvästä kirjanpidosta. Aineellisiin ja aineettomiin hyödykkeisiin liittyvät kirjanpidon säännökset vahvistettiin komission asetuksella(5) joulukuussa 2000. Seurantakeskuksen olisi sisällytettävä nämä säännökset varainhoitoasetukseensa erityisesti, jotta vältettäisiin omaisuusluetteloon merkittävien hyödykkeiden arvioimiseen liittyvät ongelmat. Omaisuusluettelo 13. Varainhoitoasetuksensa mukaisesti seurantakeskuksen on pidettävä jatkuvaan inventointiin perustuvaa omaisuusluetteloa, jossa näkyy keskukselle kuuluva kiinteä ja irtain omaisuus kokonaisuudessaan. Varainhoitovuonna 2000 luettelon pitämisestä ei huolehdittu tyydyttävästi, ja tilien päättämisen yhteydessä jouduttiin tekemään korjauksia. Seurantakeskus otti huhtikuussa 2001 käyttöön inventointijärjestelmän, jonka ansiosta sen pitäisi voida seurata käyttöomaisuutta säännöllisesti. Omaisuusluettelon pitämiseen liittyvät vastuualueet olisi kuitenkin määriteltävä selkeästi. Perintämääräykset 14. Vastoin varainhoitoasetustaan(6) seurantakeskus ei aina laadi perintämääräystä, kun saamiset todetaan, eikä se laadi lainkaan saamisennusteita. Tästä seuraa, että perittävistä määristä ei ole varmuutta. Koska saatavien tilannetta 31. joulukuuta 2000 ei ollut arvioitu ennakolta, vuokramenoihin liittyvää Itävallan viranomaisten rahoitusosuutta (58026 euroa) kaudelta syyskuu-joulukuu 2000 ei ollut viety kirjanpitoon. 15. Kun seurantakeskus laatii perintämääräyksen, se ei toimita velalliselle järjestelmällisesti velkomiskirjettä varmistaakseen, että kyseinen määrä suoritetaan. Yhdestätoista tarkastetusta perintämääräyksestä kolmeen ei ollut liitetty velkomiskirjettä, mistä seurasi, että velalliset eivät olleet suorittaneet maksua. Tilintarkastustuomioistuimen aiempien huomautusten seuranta 16. Seurantakeskusta koskevassa vuosikertomuksessaan varainhoitovuodelta 1999(7) tilintarkastustuomioistuin kehotti seurantakeskusta ottamaan varainhoitoasetuksessaan huomioon yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen muutokset arvonlisäveron osalta. Tätä tarkistusta ei ole vielä tehty. 17. Tilintarkastustuomioistuin totesi kyseisessä vuosikertomuksessaan varainhoitovuodelta 1999(8) myös, että kirjanpidossa oli useita virheitä, jotka oli jouduttu korjaamaan juuri ennen tilien päättämistä. Tältä osin havaittiin edistystä tapahtuneen vuonna 2000, mutta sisäisen valvonnan järjestelmää voidaan edelleen parantaa merkittävästi. Seurantakeskuksen olisi täsmäytettävä järjestelmällisesti toisiinsa talousarviokirjanpidon ja yleisen kirjanpidon tiedot, jotta varainhoitovuoden lopussa tehtävien korjausten määrä vähenisi ja etenkin jotta varmistettaisiin seurantakeskuksen varainhoidon nykyistä parempi seuranta vuoden mittaan. Seurantakeskuksen henkilöstö 18. Seurantakeskuksen henkilöstöön kuuluu ainoastaan väliaikaisia toimihenkilöitä. Budjettivallan käyttäjä päättää toimien määrästä vuosittain samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää varoja ylimääräisten toimihenkilöiden, joiden työsuhde kestää enintään vuoden, ja komennuksella olevien kansallisten asiantuntijoiden palvelukseen ottamista varten. Seurantakeskuksen henkilöstötilanteen kehitys ja henkilöstön jakautuminen on esitetty taulukossa 4. 19. Perustamisestaan lähtien seurantakeskus on ottanut toimihenkilöitä palvelukseensa avoimia toimia koskevien ilmoitusten kautta. Toimista on ilmoitettu lähinnä yhteisön toimielimissä ja muissa erillisvirastoissa. Palvelukseen ottamiseen liittyvät kustannukset ovat olleet keskimäärin noin 6610 euroa palkattua toimihenkilöä kohti. Toimihenkilöiden sopimusten päättyminen johtaa keskimäärin 6 prosentin vaihtuvuuteen vuodessa (väliaikaiset ja ylimääräiset toimihenkilöt sekä komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat). 20. Tarkastusta varten toimihenkilöt jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitetut toimihenkilöt; kyseiset toiminnot takaavat seurantakeskuksen toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö) - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii seurantakeskuksen tavoitteiden saavuttamisesta. 21. Käytännössä kolmea neljäsosaa ura-alueen A toimihenkilöistä voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä. Yleisesti ottaen, kun kaikki ura-alueet otetaan huomioon, 55:tä prosenttia seurantakeskuksen toimihenkilöistä voitaisiin pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä. Päätelmät 22. Seurantakeskus on perustettu äskettäin, joten keskuksen henkilöstötilanteen suhteesta keskuksen toiminnan kehittymiseen on vaikea tehdä lopullisia päätelmiä. Tiedossa olevien osatekijöiden perusteella merkittäviä ongelmia ei kuitenkaan näytä ilmenneen. 23. Olisi ehkä suotavaa, että seurantakeskus huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson Presidentti (1) EYVL L 151, 10.6.1997, s. 6. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 30. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 10. toukokuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) Euroopan rasismia ja muukalaisvihaa koskeva tietoverkko. (5) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29. joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). (6) Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 23 ja 24 artikla. (7) EYVL C 373, 27.12.2000, kohta 7. (8) EYVL C 373, 27.12.2000, kohta 6. TAULUKOT 1 - 6 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu seurantakeskuksen toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999 Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu seurantakeskuksen toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. YT: Ylimääräiset toimihenkilöt. KKA: Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat. seurantakeskuksen vastaukset 4. Seurantakeskus on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen lausuntoon, jonka mukaan vuoden 2000 tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat lailliset ja säännönmukaiset. 8. Keskus on jo siirtynyt suunnittelujärjestelmässään kuukausittain tapahtuvaan raportointiin ja koordinointiin varmistaakseen sen, että siirrot rajoitetaan mahdollisimman pieniksi 9. Tilintarkastustuomioistuimen mainitseman puutteellisuuden välttämiseksi kaikki alustavat maksusitoumukset on valmisteltu vuodesta 2001 alkaen erikseen jokaista budjettikohtaa varten. 10. Vuonna 2001 otettiin SI2:ssa käyttöön ja kokeiltavaksi perintämääräyksissä käytettävä moduuli, joka toimii tällä hetkellä täysin SI2:n mukaan. 12. Hallintoneuvoston hyväksyttäväksi esitettävään EUMC:n uuteen varainhoitoasetusluonnokseen on otettu omaisuusluetteloa ja varoja koskevat uudet säännöt 13. Luettelointijärjestelmää on muutettu helmikuussa 2001. EUMC:n uusi varainhoitoasetusluonnos sekä johtajan 5. kesäkuuta 2001 antamat ohjeet selkeyttävät tilinpitäjän omaisuusluetteloa koskevia vastuualueita. 14. Itävallan kanssa tehdyn toimitiloja koskevan sopimuksen voimaantulo toukokuussa 2001 selkeytti osaltaan tätä asiaa. Tämän ajankohdan jälkeen seurantakeskusksella oli käytösään muita kuin EU:n talousarviosta peräisin olevia varoja. 15. Käyttöön on laadittu laskukaavakkeita, joilla velallisille voidaan ilmoittaa erääntyneistä veloista ja niiden maksuehdoista. 16. Hallintoneuvoston hyväksyttäväksi esitettävään uuteen varainhoitoasetusluonnokseen on liitetty arvonlisäverojärjestelmä. 17. Varainhoitovuoden 2001 pankkitilitapahtumat selvitettiin elokuussa 2001 vuoden 2001 kesäkuuhun saakka, ja tilitapahtumat viedään vastedes pääkirjanpitoon viikoittain. 22 - 23. Keskus on ottanut huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset.