Komission kertomus tietosuojan tilasta sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmässä /* KOM/2010/0170 lopull. */





[pic] | EUROOPAN KOMISSIO | Bryssel 22.4.2010 KOM(2010)170 lopullinen KOMISSION KERTOMUS tietosuojan tilasta sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmässä KOMISSION KERTOMUS tietosuojan tilasta sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmässä TIIVISTELMÄ Komissio on tyytyväinen siihen, miten henkilötietoihin liittyvät henkilökohtaiset oikeudet ja vapaudet, jäljempänä ’tietosuoja’, varmistetaan sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmässä (Internal Market Information System, IMI). IMI on internetpohjainen, suojattu ja monikielinen tietojenvaihtojärjestelmä, jonka avulla jäsenvaltiot täyttävät hallinnolliseen yhteistyöhön liittyvät velvollisuutensa. Komissio on tyytyväinen myös siihen, miten suositus IMIin liittyvistä tietosuojaohjeista on pantu täytäntöön. Jäsenvaltiot eivät ole ilmoittaneet havainneensa tietosuojaongelmia. Tämä osoittaa perustelluksi vaiheittaisen lähestymistavan, josta on sovittu Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa ja jonka mukaisesti IMIlle luodaan oikeudellinen kehys ottaen huomioon tekninen kehitys ja järjestelmän ulottaminen sisämarkkinalainsäädännön muille aloille. Komissio aikoo vuonna 2010 tutkia mahdollisuutta ulottaa IMI muille sisämarkkina- aloille ja saada enemmän käytännön kokemusta järjestelmän käytöstä palvelujen alalla. Vuoden 2011 ensimmäisellä neljänneksellä komissio aikoo julkaista valmisteluasiakirjan, jossa selostetaan IMI-järjestelmän toimintaa ja kehittämistä vuonna 2010 ja joka kattaa myös tietosuojan. TÄMÄN KERTOMUKSEN TARKOITUS Tässä kertomuksessa, josta ilmoitetaan sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmään (IMI) liittyvistä tietosuojaohjeista annetussa suosituksessa[1], jäljempänä ’suositus’, tarkastellaan sitä, miten jäsenvaltiot ja komissio ovat panneet suosituksen täytäntöön, ja arvioidaan tietosuojan tilaa IMIssä. Kertomuksessa käsitellään myös sellaisia aiheita, joita suosituksessa ei käsitellä, erityisesti uutta palveludirektiiviä. Kertomusta laatiessaan komissio otti huomioon palautteen, jota se sai jäsenvaltioilta marraskuussa 2009 käynnistetystä erityisestä kuulemismenettelystä[2] ja säännöllisesti IMI-koordinaattoreilta ja jäsenvaltioiden edustajilta IMAC-IMI-kokouksissa (sisämarkkinat – IMI-komitea) IMIN KEHITTÄMINEN VUONNA 2009 Vuosi 2009 oli IMIn kehittämisen kannalta ratkaiseva. IMIn käyttö ammattipätevyyslainsäädännön alalla ulotettiin 20 uuteen ammattiin, ja suurin osa resursseista kohdistettiin IMIn ulottamiseen koskemaan palveludirektiiviä[3]. Kansalliset IMI-koordinaattorit osallistuivat koehankkeeseen, jossa vaihdettiin tietoja palveludirektiivistä (todellisten ja kuvitteellisten tapausten perusteella), ja kursseihin, jotka järjestettiin Brysselissä[4]. Komissio julkaisi IMI-ohjelmistosta uuden version (1.7), jonka avulla toimivaltaiset viranomaiset voivat rekisteröityä IMIin itse. Vuoden lopulla se julkaisi myös väliaikaisen version 2.0, johon kuuluu erillinen tietotekniikkasovellus varoitusjärjestelmää varten[5]. Tämä uusi ohjelmistoversio otettiin kokonaisuudessaan käyttöön vuoden 2010 ensimmäisellä neljänneksellä. Komission ja jäsenvaltioiden yhteistyön ansiosta IMIin oli tammikuun 2010 loppuun mennessä rekisteröitynyt 4 508 toimivaltaista viranomaista. Näistä 3 698:lla oli pääsy palveluja koskevaan uuteen osioon, mutta määrän odotetaan vielä kasvavan huomattavasti lähikuukausina. Päivittäisten sisäänkirjautuneiden käyttäjien keskimääräinen lukumäärä kasvoi 40:stä 180:een tammikuun 2009 ja joulukuun 2009 välisenä aikana. Tietopyyntöjen kokonaismäärä vuosineljänneksittäin ja lainsäädäntöaloittain vuonna 2009 [pic] Järjestelmä on kehittynyt ammattipätevyyden alalla selvästi, ja sen menestys osoittaa, miten suurta potentiaalia IMIllä on hallinnollisen yhteistyön välineenä EU:ssa. Kunakin vuosineljänneksenä lähetettiin keskimäärin 350 tietopyyntöä. Yli 90 prosenttia kaikista vuonna 2009 lähetetyistä ammattipätevyyttä koskevista pyynnöistä oli peräisin EU15-maista eli ennen vuotta 2004 liittyneistä maista. Tämä kuvastaa sitä, mihin suuntaan työvoima liikkuu. Puola ja Romania vastaanottivat 32 prosenttia kaikista pyynnöistä. On tärkeää huomata, että 56 prosenttiin näistä pyynnöistä vastattiin viikon sisällä. Ammattipätevyysdirektiiviin liittyvien pyyntöjen käsittelyaika vuonna 2009 Pyyntö hyväksytty | Yhteensä % | Pyyntöön vastattu | Yhteensä % | Kolmessa päivässä | 741 | 57,0 % | 518 | 43,0 % | Viikossa | 216 | 73,7 % | 167 | 56,8 % | Kahdessa viikossa | 166 | 86,5 % | 170 | 71,0 % | Neljässä viikossa | 120 | 95,7 % | 164 | 84,6 % | Kahdeksassa viikossa | 35 | 98,4 % | 106 | 93,4 % | Yli kahdeksassa viikossa | 21 | 100,0 % | 80 | 100,0 % | Yhteensä: | 1299 | 1205 | (* Ero hyväksyttyjen ja vastattujen pyyntöjen lukumäärän välillä johtuu siitä, että jotkin pyynnöt peruutettiin tai olivat edelleen käsittelemättä joulukuun 2009 lopulla.) TIETOSUOJAN PARANTAMINEN IMISSÄ – VAIHEITTAINEN LÄHESTYMISTAPA IMI noudattaa niin sanottua sisäänrakennetun yksityisyyden suojan periaatetta, jonka mukaan tietoja sisältävissä järjestelmissä otetaan tietosuojasääntöjen noudattaminen huomioon alusta alkaen. Tietosuojanäkökohdat huomioidaan myös järjestelmän päivittäisessä käytössä, ja ne sisällytetään koulutusmateriaaliin. Tällainen lähestymistapa on laajempi kuin muodollinen tai teoreettinen suoja. Tämä näyttää tuottavan tuloksia, sillä yksikään jäsenvaltio ei ole raportoinut tietosuojaan IMIssä liittyvistä ongelmista eikä tietojenvaihdon kohteilta ole saatu valituksia. Kahden viime vuoden aikana komissio on käynyt vuoropuhelua tietosuojaviranomaisten ja Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa. Vaiheittaista lähestymistapaa ohjaavana keskeisenä periaatteena on, että koska järjestelmän on määrä taata korkeatasoinen tekninen ja menettelyihin liittyvä tietosuoja ja komissio on selkeästi sitoutunut järjestelmän kehittämiseen, olisi IMIlle luodussa oikeudellisessa kehyksessä otettava huomioon tekninen kehitys ja järjestelmän laajentaminen muille sisämarkkinalainsäädännön aloille. Tämän vaiheittaisen lähestymistavan ansiosta komissio on järjestelmästä saadun rajallisen kokemuksen perusteella pystynyt ratkaisemaan kaikki Euroopan tietosuojavaltuutetun 12 päivänä joulukuuta 2007 antamassa lausunnossa esittämät huolenaiheet. Se on hyväksynyt kolme säädöstä, joissa käsitellään IMIä koskevia tietosuojakysymyksiä: a) Euroopan komission päätös, tehty 12 päivänä joulukuuta 2007, sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) täytäntöönpanosta henkilötietojen suojelun osalta[6], b) Euroopan komission suositus, annettu 26 päivänä maaliskuuta 2009, sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmään (IMI) liittyvistä tietosuojaohjeista[7], c) Euroopan komission päätös, tehty 2 päivänä lokakuuta 2009, palveluista sisämarkkinoilla annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2006/123/EY VI luvun mukaisten jäsenvaltioiden välisen sähköisen tiedonvaihdon käytännön järjestelyjen vahvistamisesta[8]. Kertomuksen 6 jaksossa tarkastellaan muita mahdollisia jäljellä olevia kysymyksiä ja tulevien toimenpiteiden sisältöä ja ajankohtaa, myös uuden säädöksen antamista. KOMISSION SUOSITUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Jäsenvaltioiden tekemät parannukset Yhteydenpito tietosuojaviranomaisten kanssa Suosituksessa suositetaan, että jäsenvaltiot ”kannustavat kansallisia IMI-koordinaattoreita luomaan yhteyksiä maansa tietosuojaviranomaisiin saadakseen ohjeita ja apua asianmukaisimmasta tavasta panna nämä ohjeet täytäntöön kansallisen lainsäädännön mukaisesti”. Useimmat jäsenvaltiot totesivat komissiolle toimittamissaan raporteissa, että ne olivat kuulleet maansa tietosuojaviranomaisia. Nämä kuulemiset ovat vakuuttaneet IMIn käyttäjät siitä, että henkilötietoja voidaan vaihtaa IMIn kautta tietosuojalainsäädännön mukaisesti, ja samalla ne sallivat kansallisten sääntelyviranomaisten luoda työsuhteet sellaisten julkishallinnon edustajien kanssa, jotka pitävät tietosuojaa korkeassa arvossa ja haluavat saada tämän todellisen eurooppalaisen hankkeen onnistumaan. Tietosuojalausumat Euroopan tietosuojavaltuutetun tehtyä asiasta ehdotuksen suosituksessa lisäksi kannustettiin IMI-koordinaattoreita keskustelemaan tietosuojalausumien sisällöstä paikallisten tietosuojaviranomaisten kanssa. Suositus ei tässä suhteessa voinut olla hyvin yksityiskohtainen, sillä vaikka tietosuojadirektiivissä säädetään täydellisestä yhdenmukaistamisesta, jäsenvaltioilla on harkintavaltaa joidenkin sen säännösten täytäntöönpanossa. Jäsenvaltioiden antamat raportit osoittavat, että tietosuojalausumien sisältöä ja muotoa koskevissa kansallisissa käytännöissä on eroja. Jäsenvaltioista niukka enemmistö on ottanut sen kannan, että kunkin toimivaltaisen viranomaisen olisi paikallisia lakeja noudattaen paikallisesti päätettävä, mikä on yksityishenkilöille annettavien tietojen oikea muoto ja sisältö. Sitä vastoin joissakin jäsenvaltioissa koko jäsenvaltion alueelle on ehdotettu mukautettavia malleja[9]. Tietoisuus ja koulutus Suosituksen merkittävimpiä saavutuksia on se, että IMI-toimijoiden ja -käyttäjien tietoisuus tietosuojasta on kasvanut. Nykyisin IMI-toimijat ja -käyttäjät tuntevat yleiset tietosuojaperiaatteet, ja heille on myös esitetty käytännön ratkaisuja tietosuojan korkeatasoisuuden varmistamiseksi IMIssä. Viittauksia tietosuojaohjeisiin on suosituksen ansiosta sisällytetty toimivaltaisille viranomaisille suunnattuun IMI-koulutusmateriaaliin. Komission tekemät parannukset IMI-turvasuunnitelma Tietoturvasta ja luottamuksellisuudesta säädetään 16 päivänä elokuuta 2006 tehdyssä komission päätöksessä, joka koskee Euroopan komission käyttämien tietojärjestelmien turvallisuutta[10]. Tätä päätöstä on ajantasaistettu vuonna 2009 annetuilla täytäntöönpanosäännöillä ja äskettäin annetuilla ohjeilla ja standardeilla, jotka ovat pääosin samat kuin kansainväliset standardit. IMIn turvatoimia on tarkistettu ja ajantasaistettu vastaavasti, ja vuonna 2009 laadittua kattavaa turvasuunnitelmaa tarkistetaan vuonna 2010. Tekniset parannukset Kun tietojenvaihtoon liittyy arkaluontoisia tietoja, kuvaruudulle ilmestyy nykyään muistutus, että tiedot ovat arkaluontoisia ja että tapauksen käsittelijän tulisi pyytää nämä tiedot vain silloin kun se on ehdottoman välttämätöntä ja kun ne liittyvät suoraan kyseisen ammatin harjoittamiseen tai kyseisen palvelun tarjoamiseen. Tietosuojanäkökohdat on lisäksi otettu kokonaisuudessaan huomioon uuden varoitusjärjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa (ks. jäljempänä 5.2.3.2 kohta). IMI-verkkosivustoa on lisäksi kehitetty, jotta käyttäjät löytäisivät helpommin tarvitsemansa asiakirjat. Tietosuojaa koskevaa osiota[11] on päivitetty: sieltä löytyvät kaikki tietosuojaa koskevat säädökset, Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa käyty kirjeenvaihto ja järjestelmässä käytetyt kysymyssarjat. Euroopan tietosuojavaltuutetun ehdotuksesta avoimuuden lisäämiseksi on yksilöity kysymykset, jotka koskevat arkaluoteisia tietoja. Palveludirektiivin mukanaan tuoma uusi lainsäädäntöala IMI-järjestelmän käyttö palveludirektiivin soveltamisen yhteydessä Palveludirektiivissä ei suoraan viitata IMI-järjestelmään (vaan ainoastaan yleisemmin sähköiseen tietojenvaihtojärjestelmään). Sen vuoksi oli tarpeen määrittää virallisesti, että IMIä käytetään tässä tarkoituksessa. Tämä tehtiin päätöksellä[12], jonka komissio hyväksyi palveludirektiivissä säädettyä menettelyä noudattaen (komitologiapäätös). Mainitussa komitologiapäätöksessä vahvistetaan käytännön järjestelyt tietojen vaihtamiseksi palvelujen alalla IMI-järjestelmässä. Päätöksellä parannetaan tietosuojan korkeatasoisuutta, lisätään avoimuutta ja täsmennetään yleisiä sääntöjä, jotka pohjautuvat päätökseen 2008/49/EY ja suosituksessa annettuihin tietosuojaohjeisiin. Päätös antaa mahdollisuuden päättää tarvittaessa myöhemmin uusista tietosuojatoimista järjestelmästä saatujen kokemusten perusteella[13]. Tietosuojamyönteinen varoitusjärjestelmä Varoitusjärjestelmä perustettiin palveludirektiivin 29 artiklan 3 kohdan ja 32 artiklan nojalla, ja sillä täydennetään tuotteiden RAPEX-järjestelmää. Sillä autetaan pienentämään palveluista johtuvia vastaanottajille aiheutuvia riskejä. Varoitusjärjestelmän ansiosta jäsenvaltiot voivat täyttää oikeudellisen velvoitteen vaihtaa tietoja. Se on näin ollen täysin lainmukainen tietosuojanäkökulmasta. Komissio on kuitenkin tietoinen tällaisen järjestelmän tietosuojavaikutuksista. Se on sen vuoksi suunnitellut järjestelmän hyvin huolellisesti ja varmistanut sen tietosuojamyönteisyyden, ja se kehottaa jäsenvaltioita, jotka vastaavat tietosuojasta varoituksia lähettäessään tai vastaanottaessaan, olemaan tarkkaavaisia ja noudattamaan sääntöjä virheettömästi. Varoitusjärjestelmä sisältää useita tietosuojatoimia, jotka ovat yleisiä ominaisuuksia IMI-järjestelmässä, ja joitakin erityistoimia, joilla pyritään seuraavien seikkojen varmistamiseen: a) Tietoja voivat saada vain tietyt toimivaltaiset viranomaiset tai käyttäjät Kuten IMIssä yleensä muutenkin, varoitusjärjestelmässä tietoja voivat saada ehdottomasti ainoastaan ne, jotka tietoja todella tarvitsevat. Toimivaltaiset viranomaiset ja IMI-käyttäjät voivat nähdä varoitukset ainoastaan, jos jäsenvaltiot ovat myöntäneet niille erityisen pääsyn varoitusjärjestelmään IMIn yleisen käyttöoikeuden lisäksi. Oletusarvona on, etteivät toimivaltaiset viranomaiset ja IMI-käyttäjät voi lähettää tai vastaanottaa varoituksia. Kyseinen toiminto on aktivoitava erikseen. b) Tarpeettomia varoituksia ei lähetetä Varoituksen lähettäminen edellyttää, että täytetään perusteiden täyttymisen osoittava tarkastusluettelo. On esimerkiksi osoitettava, että palvelutoimintaan liittyy nimenomaisia vakavia seikkoja ja olosuhteita, jotka voisivat aiheuttaa huomattavaa vahinkoa. Jos varoituksen antava viranomainen ei tarkista kaikkia merkityksellisiä perusteita, järjestelmä ei anna edetä varoituksen lähettämisessä. Varoitusta ei myöskään lähetetä suoraan muille jäsenvaltioille, vaan se toimitetaan ensin lähettävän jäsenvaltion varoituskoordinaattorille. Varoituskoordinaattorin on otettava kantaa siihen, pitäisikö varoitus lähettää muille jäsenvaltioille. c) Varoituksia ei lähetetä useammille vastaanottajille kuin mitä on tarpeen lainsäädännössä vahvistettujen tietovaatimusten täyttämiseksi Kun varoitus lähetetään muille jäsenvaltioille, varoituksen antavan viranomaisen ja varoituskoordinaattorin on arvioitava, mille jäsenvaltioille varoitus on lähetettävä. Jos jäsenvaltio, jossa palvelua tarjotaan, haluaa lähettää varoituksen, oletusarvona on, että varoitus lähetetään ainoastaan jäsenvaltiolle, johon palveluntarjoaja on sijoittautunut, ja komissiolle. Tällaisella oletusarvolla varmistetaan, että vastaanottajiksi voidaan lisätä muita jäsenvaltioita ainoastaan tapauskohtaisella päätöksellä sen mukaisesti, ketkä tietoja todella tarvitsevat. Kun varoitus lähetetään muille jäsenvaltioille, sitä ei myöskään lähetetä kaikille toimivaltaisille viranomaisille vastaanottavassa jäsenvaltiossa vaan ainoastaan vastaanotettavien varoitusten postilaatikkoon (tavallisesti kansalliselle varoituskoordinaattorille). Vastaanottaja päättää, mitä toimivaltaisia viranomaisia asia koskee asianomaisessa jäsenvaltiossa ja keiden on osallistuttava asian käsittelyyn. d) Vaikka varoitukset lähetetään komissiolle palveludirektiivissä säädetyllä tavalla, komissio ei saa käyttöönsä henkilötietoja Palveludirektiivissä säädetään, että kaikki varoitukset on lähetettävä komissiolle, mutta toisin kuin jäsenvaltioiden, komission ei tarvitse saada henkilötietoja käyttöönsä. Varoitukset siis lähetetään komissiolle ilman henkilötietoja. e) Jos varotoimista huolimatta on lähetetty perusteeton varoitus, tällainen varoitus voidaan perua nopeasti taikka virheelliset tiedot voidaan oikaista tai poistaa IMI-järjestelmä mahdollistaa sen, että toimivaltainen viranomainen, joka on lähettänyt perusteettoman varoituksen, voi perua sen heti, jolloin ketkään muut IMI-käyttäjät eivät enää näe sitä. Jos varoitus oli perusteltu, mutta joitakin tietoja on tarpeen oikaista, varoituksen antanut toimivaltainen viranomainen voi oikaista tiedot milloin vain. Lisäksi IMI-järjestelmä mahdollistaa sen, että muut toimivaltaiset viranomaiset, joille varoitus on lähetetty, voivat ilmoittaa, että jotkin varoituksen sisältämät tiedot ovat virheellisiä. f) Varoitukset suljetaan heti, kun riskiä ei enää ole. Tiedot poistuvat heti kaikkien muiden käyttäjien nähtäviltä, ja kaikki henkilötiedot poistetaan kuuden kuukauden kuluttua tapauksen sulkemisesta Kun varoituksen käynnistänyt riski on poistunut, varoitus on suljettava. IMI-järjestelmä mahdollistaa sen, että sijoittautumisjäsenvaltio voi sulkea varoituksen. Asiasta vastaaville viranomaisille lähetetään muistutukset sähköpostitse. Kun varoitus on suljettu, se ei enää ole nähtävillä. Kaikki henkilötiedot poistetaan järjestelmästä viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tapauksen sulkemisesta. LISÄPOHDINTAA KAIPAAVIA KYSYMYKSIÄ Vaikka useimmat jäsenvaltiot ovatkin ilmaisseet olevansa tyytyväisiä tietosuojaan IMIssä, muutamat jäsenvaltiot ovat tuoneet esiin kysymyksiä, joita tarkastellaan tässä jaksossa. Tietoturvaan ja luottamuksellisuuteen sovellettavat säännöt Henkilötietojen käsittely IMIssä merkitsee yhteisiä käsittelytoimia (komissio ja jäsenvaltiot), yhteistä rekisterinpitoa (eri käyttäjät ja toimijat) ja yhteistä valvontaa (kansalliset tietosuojaviranomaiset ja Euroopan tietosuojavaltuutettu). Näin monimutkaisessa ympäristössä ei ole aina helppoa jakaa vastuualueita. Tanskan ja Saksan tietosuojaviranomaiset katsovat, että koska niiden alueella sijaitsevien toimivaltaisten viranomaisten on täytettävä tietyt kansalliset vaatimukset (esimerkiksi tiukempi todentamismekanismi, joka mainitaan seuraavassa jaksossa), niiden pitäisi vaatia, että IMI täyttää nämä kansalliset vaatimukset tai muussa tapauksessa lopetettava järjestelmän käyttö. Toimivaltaiset viranomaiset toimittivat nämä pyynnöt komissiolle, joka vastaa järjestelmän turvallisuudesta. Komissio katsoo, että IMI on turvallinen järjestelmä ja että IMIn kaltainen aidosti eurooppalainen verkosto ei yksinkertaisesti pysty toimimaan, jos kaikki jäsenvaltiot edellyttävät omien kansallisten turvallisuusstandardiensa noudattamista. Lähes kaksikymmentä vuotta sitten hyväksytyllä tietoturvadirektiivillä oli kaksinainen tavoite: toisaalta varmistaa tietosuoja, joka on perusoikeus, ja toisaalta varmistaa henkilötietojen vapaa siirto jäsenvaltioiden välillä sekä jäsenvaltioiden ja EU:n toimielinten välillä[14]. Tämän vuoksi komissio edellyttää, että kun otetaan huomioon tietosuojaan IMI-järjestelmässä liittyvät korkeatasoiset takeet ja Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 4 artiklan 3 kohdassa vahvistettu vilpittömän yhteistyön periaate, kansallisten tietosuojaviranomaisten ei pitäisi luoda esteitä sille, että kansalliset toimivaltaiset viranomaiset voivat käyttää järjestelmää. Kohti tiukempaa todentamista IMIssä IMIn todentamisjärjestelmä on kehittynyt versio yhteen yksittäiseen tekijään perustuvasta todentamisjärjestelmästä, sillä siinä käytetään käyttäjänimen ja salasanan lisäksi tunnuslukua. Pyrkiessään sisään järjestelmään käyttäjän on annettava tunnuslukuun perustuva satunnainen merkkiyhdistelmä. Saksan ja Tanskan tietosuojaviranomaiset eivät ole olleet täysin vakuuttuneita IMIn todentamisjärjestelmästä. Komissio pitää nykyistä todentamismekanismia tarkoituksenmukaisena, kun otetaan huomioon tekniikan taso ja toteuttamiskustannukset, mutta on samaa mieltä siitä, että todentamisjärjestelmää on suotavaa tiukentaa pitkällä aikavälillä. Koska jäsenvaltiot ovat ottaneet käyttöön erilaisia todentamisjärjestelmiä, jotka eivät aina ole yhteentoimivia, vaikuttaa siltä, että todentamisjärjestelmän tiukentaminen IMIssä kannattaisi toteuttaa jäsenvaltioiden hallinnoimilla sähköisillä henkilöllisyyksillä, joista saataisiin yhteentoimivia välitysohjelmiston avulla. Yksi vaihtoehto on STORK-hanke, jota parhaillaan kehittävässä ryhmittymässä on mukana joitakin jäsenvaltioita ja jota rahoitetaan tieto- ja viestintäteknologiapolitiikan tueksi tarkoitetusta kilpailukyvyn ja innovoinnin ohjelmasta. Komissio seuraa tarkasti hankkeen edistymistä lähikuukausina, jotka ovat ratkaisevia päätettäessä, voidaanko hanketta hyödyntää IMIssä. Lisää tietoturvasta 7.2 kohdassa. Tietojen säilyttäminen Tietojen säilyttämiskäytännöt ovat IMIssä hyvin tiukat[15]. Jotkut toimijat ja käyttäjät ovat toivoneet niiden tarkistamisesta. Henkilötietojen nopea poistaminen järjestelmästä ei ole aina tietojenvaihdon kohteen edun mukaista, sillä kyseinen henkilö saattaa pitää parempana sitä, että häntä koskevat tiedot säilytetään IMIssä pidempään esimerkiksi, jos asiaan liittyy oikeuskäsittelyjä. Euroopan yhteisöjen tuomioistuin on hiljattaisessa tuomiossaan[16] todennut, että tiedonsaantioikeutta[17] sovelletaan tällä hetkellä käytettävissä olevien tietojen lisäksi aiemmin säilytettyihin tietoihin. Tuomioistuin katsoo sen vuoksi, että tietojensaannin rajaaminen tiedot poistamalla voi olla lainvastaista, jollei voida osoittaa, että näiden tietojen pidempi säilyttäminen olisi liiallinen taakka rekisterinpitäjälle. Komissio ei katso, että henkilötietojen säilyttäminen pidempään IMIssä olisi liiallinen taakka, ja se aikoo sen vuoksi harkita pidempää säilytysaikaa, johon saattaisi lisäksi sisältyä siirtymävaihe, jossa ennen tietojen poistamista tiedot lukitaan niin, etteivät ne ole käyttäjien nähtävillä. Tietojen lukitsemisen mahdollisia vaikutuksia, muun muassa sitä, kuka lukitut tiedot voi saada käyttöönsä ja mistä syystä, arvioidaan huolellisesti. Tämä tarjoaa hyvän esimerkin siitä, että on harkittava hyvin huolellisesti ennen kuin päätetään säännöistä, joilla IMIn toimintaa säännellään oikeudellisesti sitovalla välineellä. Komissiolla ja jäsenvaltioilla on ehdottomasti oltava tarpeeksi kokemusta järjestelmästä ja niiden on varmistettava hyvä tietosuoja ja tietosuojaviranomaisten mukanaolo, jottei tietosuojasta annettaisi tehottomia tai jopa haitallisia sääntöjä. IMIn kansallinen käyttö Alankomaissa palveludirektiivi on saatettu osaksi kansallista lainsäädäntöä siten, että IMIä voidaan käyttää myös kansallisiin tarkoituksiin eli tietojen vaihtamiseen alankomaalaisten viranomaisten välillä. Euroopan komissio kiittelee tällaista lähestymistapaa, joka osoittaa, miten hyvät mahdollisuudet IMIn käyttöön eri viranomaistahojen välillä on. IMIn käyttö kansallisiin tarkoituksiin edellyttää kuitenkin, että seuraavat kolme ehtoa täyttyvät: a) henkilötietojen käsittely ja tiedon tallentaminen komission palvelimille todetaan lailliseksi kansallisen lainsäädännön mukaan, b) järjestelmää käytetään sellaisenaan, samoin kysymyssarjoin ja toiminnoin, ja c) jäsenvaltio kantaa täyden vastuun kaikista seikoista (tietosuoja tai muu aihe), kun järjestelmää käytetään kansallisiin tarkoituksiin. Siksi IMIn käytöstä kansallisiin tarkoituksiin kiinnostuneille jäsenvaltioille suositetaan, että ne kuulevat ensin kansallista tietosuojaviranomaistaan ja vasta sitten ottavat yhteyttä komissioon keskustellakseen tästä aiheesta ja varmistaakseen, ettei kansallinen käyttö aiheuta tietosuojalainsäädännöllisiä ongelmia. Erityiset tietosuojatoimet oikeudellisesti sitovassa yhteisön lainsäädännössä Euroopan tietosuojavaltuutettu on 12 päivänä joulukuuta 2007 antamassaan lausunnossa ja komission kanssa käymässään kirjeenvaihdossa peräänkuuluttanut erityisiä oikeudellisesti sitovia tietosuojatoimia, joista säädettäisiin EU:n lainsäädännössä, kun IMIn soveltamisala laajenee palvelu- ja ammattipätevyysdirektiivien ulkopuolelle. Saksan tietosuojaviranomaiset ovat esittäneet samankaltaisia näkemyksiä. Uusi komissio tarkastelee vuonna 2010 sisämarkkinoiden toimintaa ja mahdollisuutta hyödyntää IMIä aiempaa enemmän pyrittäessä parantamaan sisämarkkinalainsäädännön täytäntöönpanoa jäsenvaltioissa. Se tarkastelee myös, millä muilla politiikanaloilla IMIä voitaisiin hyödyntää. Käytössä on jo vankka paketti tietosuojatoimenpiteitä, ja jäsenvaltioilta saatu palaute on ollut positiivista. Komissio katsoo sen vuoksi, ettei olisi viisasta tehdä lainsäädäntöesitystä ennen kuin IMIn soveltamisala on määritelty ja ennen kuin on saatu kokemusta palveluja koskevan järjestelmän soveltamisesta. Mahdollisessa tulevassa ehdotuksessa otetaan huomioon tämä kehitys, jotta IMI ja tietosuoja olisivat jatkossa varmasti vankalla pohjalla. Komissio aikoo tällä välin parantaa tietosuojan tilaa IMIssä tiiviissä yhteistyössä jäsenvaltioiden ja Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa jäljempänä esitetyin tavoin. TULEVAT PARANNUKSET Tekniset parannukset Tuleviin ohjelmistoversioihin sisällytetään automaattiset muistutukset ja kiireellisyysluettelot vastausten hyväksymiseksi (jotteivät tietopyynnöt pysy avoimina pitempään kuin tarvitaan). Tietojen oikaisemiseen, lukitsemiseen tai poistamiseen tarkoitetussa online-menettelyssä ei ole tähän mennessä tehty pyyntöjä, ja on hyvin epätodennäköistä, että niitä tehtäisiin tulevaisuudessa usein. Komissio katsookin, että voitaisiin siirtyä kevyempään menettelyyn, joka dokumentoitaisiin asianmukaisesti komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun avustuksella. Tietoturva Komissio aikoo äskettäin hyväksymiensä uusien ohjeiden ja standardien mukaisesti toteuttaa vuonna 2010 uuden IMI-riskinarvioinnin ja ajantasaistaa turvasuunnitelman vastaavasti: se aikoo kartoittaa tarkistamista vaativat järjestelmän osat, mahdolliset uhat sekä tarvittavat infrastruktuuri- ja ohjelmistotoimet. Jos riskinarviointi osoittaa, että tarvitaan lisäturvatoimia, ne sisällytetään asteittain tuleviin ohjelmistoversioihin. Vuoden 2011 alussa toteutetaan myös ulkoinen tarkastus, joka keskittyy pääosin järjestelmän tuloksiin ja vakauteen mutta joka voi kattaa myös joitakin tietosuoja- ja tietoturvakysymyksiä. Ammattipätevyysdirektiivin uudelleentarkastelu Ammattipätevyysdirektiiviä arvioidaan vuosina 2010–2011. Samassa yhteydessä arvioidaan myös hallinnollista yhteistyötä ja IMIn käyttöä, myös tietosuojakysymyksiä. PÄÄTELMÄT Komissio on tyytyväinen suosituksen täytäntöönpanoon ja tietosuojan tilaan IMIssä. Se aikoo kuitenkin parantaa järjestelmää myös jatkossa, erityisesti tekniikan ja tietoturvan osalta. Komissio aikoo myös tutkia mahdollisuutta ulottaa IMI muille sisämarkkina-aloille ja hyödyntää sitä tulevaa käytännön kokemusta, jota se saa IMIn käytöstä palvelujen alalla. Mahdollisessa tulevassa EU:n säädösehdotuksessa otetaan huomioon kehitys ja pohdinnat näillä aloilla, jotta IMI ja tietosuoja on myös jatkossa vankalla pohjalla. Vuoden 2011 ensimmäisellä neljänneksellä julkaistaan valmisteluasiakirja IMI-järjestelmän toiminnasta ja kehittämisestä vuonna 2010. Siinä käsitellään myös tietosuojaa. [1] K(2009) 2041 lopullinen (EUVL L 100, 18.4.2009, s. 12–28). [2] Kuulemiseen saatiin vastauksia 17 jäsenvaltiolta seuraaviin kysymyksiin:– Oletteko ottanut yhteyttä maanne tietosuojaviranomaiseen? Onko se esittänyt näkemyksensä ohjeiden kansallisesta täytäntöönpanosta?– Oletteko ottanut käyttöön kaikille IMI-käyttäjille tarkoitetun yleisen tietosuojalausuman vai huolehtivatko maanne toimivaltaiset viranomaiset tästä paikallisesti?– Ovatko maanne toimivaltaiset viranomaiset havainneet tietosuojaongelmia tietopyyntöjä lähetettäessä tai niihin vastattaessa IMIssä?– Ovatko maanne toimivaltaiset viranomaiset ilmoittaneet ongelmista käsiteltäessä rikosrekistereihin liittyviä kysymyksiä?– Ovatko maanne toimivaltaiset viranomaiset vastaanottaneet tietojenvaihdon kohteilta pyyntöjä saada tutustua tietoihin, poistaa niitä tai oikaista niitä?– Ovatko maanne toimivaltaiset viranomaiset tietoisia siitä, että järjestelmä sallii henkilötietojen poistamisen varhaisessa vaiheessa? Hyödyntävätkö ne tätä mahdollisuutta?– Oletteko sisällyttänyt tietosuojan osaksi IMI-koulutustanne? [3] Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2006/123/EY palveluista sisämarkkinoilla, annettu 12 päivänä joulukuuta 2006, EUVL L 376, 27.12.2006, s. 36–68. [4] Vuonna 2009 komissio järjesti IMI-koordinaattoreille Brysselissä kolme yksipäiväistä kurssia, joihin kuhunkin osallistui noin 60 henkeä. Samaan aikaan jäsenvaltioissa järjestettiin yli 100 koulutustapahtumaa, jotka oli suunnattu paikallis-, alue- ja kansallisille viranomaisille. [5] Ks. palveludirektiivin 32 artikla. [6] K(2007) 6306, EUVL L 13, 16.1.2008, s. 13–23. [7] KOM(2009) 2041 lopullinen, EUVL L 100, 18.4.2009, s. 12–28. [8] K(2009) 7493, EUVL L 263, 7.10.2009, s. 32–34. [9] Hyvä esimerkki kansallisesta mallista, jonka laadinnassa kansallinen tietosuojaviranomainen on tarjonnut teknistä apua, on Espanjan IMI-tiimin laatima tietosuojalausuma ( cláusula de privacidad ):http://www.mpt.es/documentacion/sistema_IMI/documentos/protec_datos/ClausulaIMI_ES/document_es/Clausula_IMI.pdf. [10] K(2006) 3602. [11] http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/data_protection_en.html [12] Komission päätös, tehty 2 päivänä lokakuuta 2009, palveluista sisämarkkinoilla annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2006/123/EY VI luvun mukaisten jäsenvaltioiden välisen sähköisen tiedonvaihdon käytännön järjestelyjen vahvistamisesta. [13] Ks. suosituksen 13 kohta, alaotsikko ”Työ jatkuu”, d kohta. [14] Tämä periaate vahvistetaan selkeästi tietosuojadirektiivin 1 artiklan 2 kohdassa ja tietosuoja-asetuksen 1 artiklan 1 kohdassa ja johdanto-osan 13 kappaleessa: ”Tavoitteena on varmistaa sekä yksilöiden perusoikeuksien ja -vapauksien suojelua koskevien sääntöjen tosiasiallinen noudattaminen että henkilötietojen vapaa liikkuvuus jäsenvaltioiden sekä yhteisöjen toimielinten ja elinten kesken tai yhteisöjen toimielinten ja elinten välillä niiden toimivaltaan kuuluvien tehtävien hoitamisessa”. [15] Henkilötietojen poistaminen varhaisessa vaiheessa on mahdollista muutamalla klikkauksella, ja kaikki henkilötiedot poistetaan joka tapauksessa automaattisesti kuuden kuukauden kuluttua tietopyyntöjen sulkemisesta. [16] C-553/07, Rotterdam vastaan Rijkeboer. [17] Ks. direktiivin 95/46/EY 12 artiklan a alakohta.