Komission kertomus Euroopan parlamentille ja neuvostolle - Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle vuonna 2008 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista (Varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohta) {SEC(2009) 1102} /* KOM/2009/0419 lopull. */





[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO | Bryssel 5.8.2009 KOM(2009) 419 lopullinen KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle vuonna 2008 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista (Varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohta) {SEC(2009) 1102} SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto 3 2. Työympäristö ja tarkastussuunnitelma 3 2.1. Työympäristö 3 2.2. Sisäisen valvonnan prosessin kehittyminen 4 2.3. IAS:n tarkastussuunnitelman täytäntöönpano 4 2.4. Suositusten hyväksyminen sekä tarkastettavien ja sidosryhmien näkökannat 8 3. Tärkeimmät havainnot ja suositukset 8 4. Päätelmät 13 1. JOHDANTO Tällä kertomuksella tiedotetaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti komission sisäisen tarkastuksen toimialan (Internal Audit Service, IAS) toiminnasta. Perustana on varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukainen IAS:n kertomus, joka koskee tärkeimpiä tarkastushavaintoja ja jossa käsitellään sisäisen tarkastuksen ammattistandardien mukaisesti myös merkittäviä riskipositioita, valvontakysymyksiä sekä organisaation johtamis- ja hallintojärjestelmää (corporate governance). Tämä kertomus perustuu IAS:n vuonna 2008 laatimiin tarkastus- ja konsultointikertomuksiin[1]. Se koskee vain komission pääosastoihin ja yksiköihin sekä toimeenpanovirastoihin liittyvää tarkastus- ja konsultointitoimintaa. Se ei kata muita virastoja ja elimiä koskevaa IAS:n työtä. Komissio vastaa sisäisen tarkastajan havaintoihin ja päätelmiin pääjohtajien vuotuisista toimintakertomuksista laatimassaan yhteenvetokertomuksessa. Komissio ottaa edellä mainitussa, tämän vuosikertomuksen kanssa samanaikaisesti annettavassa yhteenvetokertomuksessa kantaa sellaisiin yleisiin kysymyksiin, joita sisäinen tarkastaja, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja vastuuvapauden myöntävä viranomainen ovat ottaneet esille tai joita sisäisen tarkastuksen seurantakomitea (Audit Progress Committee, APC) on käsitellyt taikka joita budjettipääosaston pääjohtaja on tarkastellut yleiskatsauksessaan. 2. TYÖYMPÄRISTÖ JA TARKASTUSSUUNNITELMA 2.1. Työympäristö Tarkistetut sisäisen valvonnan standardit tulivat voimaan vuoden 2008 alussa. Pääosastoja pyydettiin valitsemaan standardeista ne, joita ne pitivät vaikuttavuuden osoittamisen kannalta ensisijaisina. Budjettipääosasto laati useiden pääosastojen pyynnöstä ohjeet sisäisen valvonnan järjestelmien vaikuttavuuden arviointia varten auttaakseen pääjohtajia tämän tehtävän suorittamisessa. Budjettipääosasto on lisäksi tarkastanut komission nykyisen riskinhallintajärjestelmän, joka on ollut käytössä kolme vuotta ja kaksi kuukautta. Pääsihteeristö ja budjettipääosasto tekivät muutoksia vuotuisten toimintakertomusten laadinnasta annettuihin pysyviin ohjeisiin. Muutokset koskivat etenkin sisäisen valvonnan standardien toimivuutta ja tehokasta täytäntöönpanoa sekä organisaation maineeseen vaikuttavien tapahtumien raportointia. Maaliskuussa 2008 komissio päätti toteuttaa joukon ammattietiikkaan liittyviä toimenpiteitä, joihin kuuluivat mm. kaikissa pääosastoissa käydyt laaja-alaiset keskustelut ammattietiikkaa koskevista periaatteista laaditusta lausuntoluonnoksesta sekä ammattietiikasta vastaavan yhteyshenkilön nimeäminen kaikkiin pääosastoihin. IAS sai edelleen toiminnalleen komissaarien ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitean täyden tuen, jonka turvin se pystyi hoitamaan tehtäviään riippumattomasti ja objektiivisesti. 2.2. Sisäisen valvonnan prosessin kehittyminen IAS:stä tehty ulkopuolinen laadunarviointi valmistui heinäkuussa 2008. Arvioinnissa vahvistettiin, että yleisesti ottaen IAS:n tarkastustoiminta komissiossa on sisäisten tarkastajien järjestön IIA:n (Institute of Internal Auditors) standardien ja eettisten sääntöjen mukaista. Tämän vahvistuksen antamisen jälkeen toteutettiin joitakin toimenpiteitä, joihin kuuluivat mm. tarkastusympäristön yksityiskohtaisempi määrittely, tarkastusten kattavuuden kvantitatiivinen arviointi, yhtenäisen tarkastusmallin käyttöä tukeva suunnittelun ja riskinarvioinnin tehostaminen sekä tarkastuskertomusten käyttäjäryhmän perustaminen, joka laati tarkistetun mallin sisäisistä tarkastuksista tuotettavia raportteja varten. Lisäksi on laadittu uusi seurantastrategia, jonka avulla pyritään vapauttamaan resursseja lisätarkastuksia varten ja laajentamaan tarkastusten kattavuutta. Strategiassa korostetaan riskipohjaista lähestymistapaa, jonka mukaisesti tarkastettaviksi valitaan vain sellaiset osa-alueet, joilla riskit ovat suuria. Lisäksi siinä keskitytään ”ratkaisevan tärkeiksi” tai ”erittäin tärkeiksi” luokiteltujen suositusten täytäntöönpanoon. IAS, Auditnet sekä henkilöstön ja hallinnon pääosasto laativat yhteistyössä sisäisille tarkastajille suunnatun kattavan ammattikoulutusohjelman, jonka ansiosta kaikki komission sisäiset tarkastajat voivat hankkia tarvittavan, IIA:n ammattikäytänteitä vastaavan ammattitaidon 2–3 vuodessa. Sisäiset tarkastajat saavat näin hyvät valmiudet IIA:n ammattitutkinnon suorittamiseen. 2.3. IAS:n tarkastussuunnitelman täytäntöönpano Vuodet 2007–2009 kattavaa IAS:n strategista tarkastussuunnitelmaa, joka on laadittu läheisessä yhteistyössä sisäisestä tarkastuksesta vastaavien toimintojen kanssa, päivitettiin. Vuoden 2008 työohjelmaan sisältyvistä toimista toteutettiin 89 prosenttia. Tähän osuuteen sisältyvät myös ns. C 1 -tarkastuskohteet (joita koskevat tarkastukset on sisäisen tarkastuksen seurantakomitean hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaan saatava päätökseen vuoden 2008 loppuun mennessä), joista tarkastettiin 100 prosenttia. Vuonna 2008 laadittiin 93 kertomusta[2] (36 varsinaista tarkastuskertomusta, 51 seurantakertomusta, kaksi katsausta, yksi konsultointikertomus ja kolme tarkastuskirjelmää). Tiivistelmät näistä kertomuksista on esitetty tämän kertomuksen liitteessä, joka sisältää myös tietoja hyväksyttyjen ja täytäntöönpantujen suositusten osuuksista. Luettelo IAS:n laatimista kertomuksista | PO | Tarkastuskohde | Julkaisupäivä (vuosi 2008, ellei toisin ilmoiteta) | Hallinto- ja muut tukijärjestelmät | ESTAT | Paikallisen tietotekniikan hallinnointia koskeva seuranta* | 26.2. | EPSO | Ehdotettuun organisaatiokaavioon liittyvä tuettu itsearviointi | 9.4. | ECFIN | Valikoitujen sisäisen valvonnan standardien täytäntöönpano talouden ja rahoituksen pääosastossa* | 11.4. | OPOCE | Julkiset hankinnat* | 7.5. | OIL | Valikoitujen sisäisen valvonnan standardien arviointi | 19.5. | ECFIN | Paikallisen tietotekniikan hallinnointia koskeva seuranta talouden ja rahoituksen pääosastossa* | 27.6. | PMO | Virkamatkat | 11.7. | BUDG, SJ, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Takaisinperintä | 7.10. | DIGIT | Tietoverkkoinfrastruktuuri ja -palvelut | 17.10. | SCIC | Taloushallinnon ja hankintojen seuranta | 3.12. | ADMIN | Henkilöstön ja hallinnon pääosastoon kuuluvan turvallisuudesta vastaavan yksikön hallinnoimien turvallisuustoimien seuranta | 11.12. | SJ | Paikallinen tietotekniikka | 11.12. | ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Komissiossa noudatettavat eettiset periaatteet | 12.12. | DGT | Kysynnänhallinnan seuranta | 17.12. | BUDG | Komissiossa noudatettavia eettisiä periaatteita koskeva tarkastuskirjelmä | 19.12. | SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Tarkastuskirjelmä tietotekniikan hankinnasta ja palvelujen tuottamisesta komissiossa | 19.12. | PMO | Taloushallinnon ja talousprosessien toteutuksen sääntöjenmukaisuuden seuranta | 22.12. | ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, SJ, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Sisäisen tarkastuksen toiminnon itsearvioinnin IAS-validoinnin seuranta | Useita päivämääriä | OLAF | Petostentorjunnan tietojärjestelmä (AFIS) | 21.1.2009 | OIB | Valikoitujen sisäisen valvonnan standardien arvioinnin seuranta | 22.1.2009 | OIB | Hankintasopimusten hallinnoinnin seuranta | 23.1.2009 | Sisäiset politiikat | PHEA | Kansanterveysalan toimintaohjelman toimeenpanovirasto | 24.1. | INFSO | Tutkimuksen tietojärjestelmien hallinnointi | 31.3. | SANCO | Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin sekä toimintoperusteisen johtamisen vaikuttavuuden ja tehokkuuden seuranta | 1.4. | TREN | Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin sekä toimintoperusteisen johtamisen vaikuttavuuden ja tehokkuuden seuranta | 11.4. | EACI | Kilpailukyvyn ja innovoinnin toimeenpanoviraston seuranta | 18.4. | RTD | Tutkimuksen tietojärjestelmien hallinnointi | 22.4. | EAC | Perusteellisen tarkastuksen toinen seuranta | 25.4. | RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Tarkastuskirjelmä seitsemänteen puiteohjelmaan liittyvän tietotekniikan hallinnoinnista pääosastojen välillä | 26.5. | COMP | Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin sekä toimintoperusteisen johtamisen vaikuttavuuden ja tehokkuuden seuranta | 29.5. | MARKT | Paikallisen tietotekniikan hallinnointiprosessin seuranta | 17.6. | ENV | Yhteisön riippumattoman tapahtumalokin hallinnointi ympäristöasioiden pääosastossa* | 10.7. | JLS | Tietotekniikan hallinnoinnin seuranta | 14.7. | JLS | Euroopan pakolaisrahastosta myönnettävät jäsenvaltioiden kanssa yhteistyössä hallinnoitavat avustukset | 4.11. | COMP | Sakkojen perintä | 13.11. | JLS | Tietotekniikkahankinnat | 17.11. | INFSO | Jälkitarkastusten (2006) seuranta | 8.12. | EACEA | Avustusten hallinnointi ja myöntäminen sekä avustussopimusten tekeminen | 11.12. | RTD | Jälkitarkastusten (2006) sekä rahoitusprosessien ja taloushallinnon (2007) seuranta | 11.12. | TREN-TEN-T | Euroopan laajuisten liikenneverkkojen toimeenpanoviraston (liikenteen ja energian pääosasto) seuranta | 16.12. | SANCO | Laajojen tietotekniikkajärjestelmien seuranta | 21.1.2009 | SANCO | Elintarvikkeiden turvallisuuteen, eläinten terveyteen ja hyvinvointiin sekä kasvinterveyteen liittyvien avustusten hallinnointi | 30.1.2009 | Rakennetoimet | REGIO | Rakennerahastoihin liittyvien rahoitusoikaisujen ja takaisinperintätoimien tarkastelu | 14.11. | EMPL | Rakennerahastoihin liittyvien rahoitusoikaisujen ja takaisinperintätoimien tarkastelu | 14.11. | REGIO | Uuden rakennerahasto-ohjelmakauden hallinnointiin tarkoitettu sisäisen valvonnan järjestelmä – I vaihe | 19.11. | EMPL | Uuden rakennerahasto-ohjelmakauden hallinnointiin tarkoitettu sisäisen valvonnan järjestelmä – I vaihe | 19.11. | REGIO | Koheesiorahastoon (2006) liittyvien rahoitusoikaisujen seuranta | 12.12. | Ulkoiset politiikat | AIDCO | Perusteellisen tarkastuksen toinen seuranta | 20.6. | AIDCO | Lähetystöille hajautettuun hallinnointiin liittyvät C-linjan taloushallintomenettelyt** | 30.6. | AIDCO | Alueellisten hankkeiden taloushallinto | 18.7. | ELARG | Jälkitarkastusten seuranta | 18.7. | ELARG | Balkanilla sijaitsevien lähetystöjen valmiuksien arviointi ja niiden toiminnan asteittainen käynnistäminen | 17.12. | AIDCO | B-linjan pääohjelmien taloushallinto | 22.12. | AIDCO, ECHO | Rahoitusta ja hallintoa koskevan puitesopimuksen täytäntöönpanon seuranta | 22.1.2009 | RELEX | Jälkitarkastusten seuranta | 23.1.2009 | * Tarkastus/seuranta, joka on toteutettu yhteistyössä kyseisen pääosaston sisäisen tarkastuksen toiminnon kanssa. ** Tarkastus, jonka on toteuttanut yhteistyötoimisto EuropeAidin sisäisen tarkastuksen toiminto yhteistyössä IAS:n kanssa. 2.4. Suositusten hyväksyminen sekä tarkastettavien ja sidosryhmien näkökannat Tarkastetut yksiköt hyväksyivät vuonna 2008 yhteensä 99,4 prosenttia kaikista suosituksista. Tarkastukset komissiossa ja toimeenpanovirastoissa | Suositukset | Hyväksytty | Hylätty | % | Yhteensä | Ratkaisevan tärkeä | 0 | 0 | 0 | 0 | Erittäin tärkeä | 150 | 2 | 46 | 152 | Tärkeä | 160 | 0 | 49 | 160 | Suotava | 15 | 0 | 5 | 15 | Tarkastettavat antoivat palautetta tarkastusten sisällöstä ja niiden toimittamisesta. Palautteen perusteella tarkastusten keskimääräiseksi arvosanaksi saatiin 1,74 (1,86 vuonna 2007 ja 1,95 vuonna 2006) asteikolla yhdestä (paras) neljään (huonoin). Sidosryhmiltä tiedusteltiin vuoden 2009 alussa, mitä mieltä ne olivat tarkastuksista. Vastaajista 90,8 prosenttia katsoi, että IAS:llä oli selkeä tarkastusstrategia, 83,1 prosenttia katsoi, että tarkastusten toimittamisessa oli noudatettu rehellisyyden, puolueettomuuden ja oikeudenmukaisuuden periaatteita, ja 61,5 prosenttia katsoi, että IAS:n suosituksista oli välitöntä hyötyä. Lisäksi 86,2 prosenttia katsoi, että IAS:n tekemä työ auttaa parantamaan komissiossa käytössä olevien hallinto- ja valvontajärjestelmien laatua. 3. TÄRKEIMMÄT HAVAINNOT JA SUOSITUKSET Etiikka Komission eettisen säännöstön toimivuutta tarkasteltiin kahdessa horisontaalisessa ja neljässä toimintapoliittisessa pääosastossa. Tarkastuksessa todettiin, että kyseinen säännöstö on melko kattava ja perustaltaan riittävä. Lisäksi todettiin, että tarkastetut pääosastot olivat hiljattain toteuttaneet tai olivat parhaillaan toteuttamassa lisätoimenpiteitä tehdäkseen kyseistä säännöstöä tunnetuksi tai parantaakseen sitä. Tarkastuksessa kävi ilmi, että nykyisiä sääntöjä, joihin kuuluvat myös lahjoja, edustusta ja eturistiriidoista ilmoittamista koskevat säännöt, oli tarpeen tarkentaa ja tukea keskuspääosastojen ohjeistuksella sekä täytäntöönpanon tehokkaammalla seurannalla. Komissio pyrkii jatkuvasti tiedottamaan työntekijöilleen velvollisuuksista, joita näillä on palvelussuhteen aikana ja sen päätyttyä, sekä parantamaan henkilöstölle suunnattua, täytäntöönpanoa koskevaa tiedotusta. Hankinnat ja avustusten hallinnointi Tietotekniikan hankintaa ja palvelujen tuottamista koskevat tarkastukset saatiin päätökseen, kun viimeinen tarkastus eräässä toimintapoliittisessa pääosastossa oli tehty ja tietotekniikan hankintaa ja palvelujen tuottamista koskeva tarkastuskirjelmä oli saatu laadittua. Tällä osa-alueella on tehostettu etenkin keskustason hallinnointia tukitoimintojen ja ohjeistuksen parantamiseksi, sekä toimintojen koordinointia komission tasolla, jotta voitaisiin varmistaa, että ensisijaiset tavoitteet on asetettu optimaalisesti ja että varat käytetään mahdollisimman tehokkaasti. Lisäksi pääosastojen ylempää johtoa on kannustettu osallistumaan entistä aktiivisemmin hankintastrategioiden toteutuksen kehittämiseen ja seurantaan. Tietotekniikkahankinnoista laadittujen kertomusten lisäksi tehtiin kaksi seurantatarkastusta ja kolme uutta tarkastusta, jotka koskivat hankintamenettelyjä ja/tai avustusten hallintamenettelyjä. Tarkastuksissa havaittiin muun muassa, että hankinnat oli keskitetty tietyille toimittajille (kuten tietotekniikkahankintojen tapauksessa). Tilannetta voitaisiin korjata laatimalla virallinen hankintastrategia. Saatavilla ei myöskään ollut yhteistä hankintakäsikirjaa, eikä käytössä ollut kattavaa hallinnon tietojärjestelmää eikä yhtenäistä kaikki osa-alueet käsittävää strategiaa varoja koskevia tarkastuksia varten. Lisäksi tarjouseritelmiä ja teknisiä eritelmiä, sopimuksia koskevaa seurantaa ja raportointia sekä työmäärän hallintaa oli tarpeen parantaa. Toimeenpanovirastot Toimeenpanovirastojen määrä lisääntyy jatkuvasti, joten myös niitä koskevista valvonta- ja tarkastuskysymyksistä on tullut entistä tärkeämpiä. Vuonna 2008 tehtiin neljä toimeenpanovirastoja koskevaa tarkastusta, joissa tarkasteltiin sisäisen valvonnan järjestelmää, avustusten hallinnointia, avustusten myöntämistä ja hankintasopimusten tekemistä sekä hallintomenoja ja takaisinperintää[3]. Yleisesti ottaen tarkastusten tulokset olivat melko myönteisiä. Tarkastushavaintoihin vaikutti kuitenkin se, että toimeenpanovirastojen käynnistysvaiheen pitkittymisestä oli seurauksena, etteivät virastot olleet noudattaneet toimenpanovirastojen varainhoitoasetusta (ns. kahden käsittelijän periaatetta) tai oikeusperustan säännöksiä (jotka koskevat johtokuntaa, talousarvioiden julkistamista ja kansainvälisten tilinpäätösstandardien noudattamista) tai että toimeenpanovirastosta vastaava pääosasto ei ollut siirtänyt käyttöomaisuutta virastolleen tai toimeenpanovirastosta vastaavan pääosaston noudattamia menettelyjä oli edelleen tarpeen tehostaa ja yhdenmukaistaa. Tietotekniikka Tietotekniikkaa (lukuun ottamatta hankintoja) koskevaa kattavaa tarkastustyötä jatkettiin yhdellä tarkastuskirjelmällä, kuudella tarkastuskertomuksella ja viidellä seurantakertomuksella. Paikallisten tietotekniikkajärjestelmien hallinnoinnista laadittiin viisi seurantakertomusta. Kolmessa tapauksessa toimintasuunnitelmat oli toteutettu lähes kokonaisuudessaan. Yhdessä tapauksessa sen sijaan lähes puolet toimintasuunnitelmaan sisältyvistä toimenpiteistä oli viivästynyt, ja toisessa tapauksessa suosituksista noin kolmasosan täytäntöönpano oli edelleen kesken. Tutkimuksen tietojärjestelmien hallinnoinnista laadittiin kaksi uutta tarkastuskertomusta. Toisessa niistä todettiin, että tarkastettujen prosessien asianmukaisuudesta ei etenkään yhdenmukaisten toimintaprosessien puuttumisen vuoksi voitu saada riittävää varmuutta. Yleisiin riskeihin kuuluivat hankkeiden viivästyminen, järjestelmien mahdollinen epäkäytettävyys, tietotekniikkamoduulien puutteellinen yhteentoimivuus sekä turvallisuusnäkökohdat, kuten tietotekniikkaresurssien riittämätön suoja ja tietotekniikkaresurssien loogisen ja fyysisen turvallisuuden varmistamiseksi tarvittavan valvonnan puute. Näissä kahdessa tarkastuksessa tuli esille myös systeemisiä näkökohtia, joita asianomaiset pääosastot parhaillaan käsittelevät. Tarkoituksena on laajentaa tietotekniikkahankkeiden yhteisen ohjauskomitean tehtäväkenttää siten, että siihen otetaan myös kaikkien tutkimusta hallinnoivien pääosastojen yhteisten tietotekniikkajärjestelmien ja -hankkeiden valvonta, ja kehittää sellainen tietotekniikka-arkkitehtuuri, jolla varmistetaan yhdenmukaiset toimintaprosessit ja tietotekniikkajärjestelmien eri osien yhteentoimivuus. Organisaation tietoverkko on yksi niistä seitsemästä tietotekniikkapalvelusta, joita pidetään ratkaisevan tärkeinä koko komission toiminnan jatkuvuuden varmistamisen kannalta. Vaikka organisaation tietoverkon toiminnasta saatiin tarkastuksissa riittävä varmuus, edelleen on tarpeen parantaa verkon hallinnointia (tehostamalla verkon konfigurointimuutosten hallintaa sekä laatimalla tyhjentävä luettelo käyttäjille tarjolla olevista palveluista) ja loogisen turvallisuuden varmistamisessa käytettäviä järjestelyjä (olisi muun muassa vahvistettava turvallisuutta koskevat yhteiset vaatimukset ja ohjeet, joilla varmistetaan järjestelmäturvallisuus ja jatkuva palvelu). Tarkastuksessa tuli lisäksi ilmi tietojärjestelmien turvallisuuden hallinnointiin liittyviä näkökohtia, jotka aiheuttivat merkittäviä viivästyksiä täytäntöönpanosääntöjen laatimisessa ja tiettyjen turvallisuustoimenpiteiden käytännön toteutuksessa. Tarkastuksessa suositeltiin tämän ongelman ratkaisemiseksi, että henkilöstön ja hallinnon pääosastoon kuuluvan turvallisuudesta vastaavan yksikön ja tietotekniikan pääosaston tehtävänjakoa tietoturvallisuusasioissa selkiytetään ja että kyseinen yksikkö ja tietotekniikan pääosasto tekevät läheistä ja jäsenneltyä yhteistyötä kehittäessään tietoturvallisuusstandardeja käytettävissä olevan asiantuntemuksen pohjalta. Takaisinperintä ja rahoitusoikaisut Kahta horisontaalista ja neljää toimintapoliittista pääosastoa koskevassa tarkastuksessa arvioitiin keskitetysti hallinnoiduista varoista perusteetta suoritettujen maksujen takaisinperinnän hallintaa.[4] Suosituksia annettiin takaisinperintämenettelyn kaikista vaiheista. Useassa toimintapoliittisessa pääosastossa tarvitaan parempia seurantamenetelmiä, jotta saataisiin tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa perusteetta suoritettujen maksujen havaitsemiseksi. Lisäksi tuloarvioita olisi julkaistava ja niiden toteutumista seurattava järjestelmällisemmin, jotta voitaisiin varmistaa, että kaikki perintämääräykset annetaan, ja ennakkoilmoitusten sekä perintämääräysten antamiselle asetettuja määräaikoja olisi seurattava tarkkaan. Myös perintämenettelyyn liittyviä viiveitä olisi lyhennettävä järjestelmällisemmällä seurannalla. Erään tässä yhteydessä tarkastetun toimeenpanoviraston osalta tehtiin seuraava havainto: koska toimeenpanovirastot ovat itsenäisiä oikeushenkilöitä ja niillä on näin ollen omat oikeudelliset yksikkönsä, komissio ei ole vastuussa tilanteissa, joissa virasto antaa perintämääräyksen tai joissa toimeksisaaja kiistää viraston tekemän perintämääräystä tukevan päätöksen. Joissakin tapauksissa riskinä on, ettei perusteettomasti maksettuja varoja saada perittyä takaisin tehokkaasti. Jos oikeudellisia rajoituksia ei ole, tätä riskiä voidaan vähentää komission oikeudellisen yksikön ja toimenpanovirastojen välisellä palvelutasosopimuksella, jossa määritellään, millaisin ehdoin oikeudellinen yksikkö antaa virastoille oikeudellista apua perintämenettelyssä. Rakennerahastoihin liittyvistä rahoitusoikaisuista ja takaisinperintätoimista laadittiin kaksi katsausta. Rakennerahastoista vastaavat pääosastot ovat määrätietoisesti pyrkineet toteuttamaan toimintasuunnitelmaan sisältyvät toimenpiteet määräaikoihin mennessä. IAS myöntää, että rahoitusoikaisumenettelyt ovat monimutkaisia sekä komission tasolla että silloin, kun on kyse jäsenvaltioiden toimittamista kertomuksista. Kertomuksissa esitettiin pohdittavaksi muun muassa sitä, että tuloarvioiden kirjausajankohdan määrittämisessä ja rahoitusoikaisuista neljännesvuosittain budjettipääosastolle toimitettavien raporttien laadinnassa olisi sovellettava yhdenmukaista lähestymistapaa. Kaikki suunnitteilla olevat rahoitusoikaisut kattavilla katsauksilla ja sellaisten tarkastusten oikealla ajoituksella, joiden tuloksia hyödynnetään oikaisumenettelyssä, voidaan merkittävästi parantaa komission valvontavalmiuksia. Sakkojen perintää koskevassa tarkastuksessa ei havaittu merkittäviä perintämenettelyn tehokkuutta heikentäviä puutteita. PMO (taloushallinto ja talousprosessit) PMO:n taloushallintoon ja talousprosesseihin kohdistuvassa seurantatarkistuksessa todettiin, ettei annettuja suosituksia ollut pantu täytäntöön riittävällä ja tehokkaalla tavalla. Osasyynä tähän olivat vaikeudet, jotka liittyivät urakehityksen, oikeuksien ja palkkojen hallintaa varten kehitetyn uuden tietotekniikkajärjestelmän (SYSPER2, IRIS ja NAP) käyttöönottoon. Toimenpiteitä tarvittiin edelleen henkilötietojen laadun (oikeellisuuden ja aukottomuuden) sekä järjestelmien yhteentoimivuuden varmistamiseksi ja sen takaamiseksi, että kaikki tarvittavat henkilöihin liittyvät asiakirjat säilytetään yhdessä keskustietojärjestelmässä. Muut täytäntöönpanematta olevat suositukset koskivat toimintaan liittyvien tarkastusten, jälkitarkastusten ja henkilötiedostojen hallinnoinnin tiukentamista, edelleenvaltuutukseen perustuvista tehtävistä laaditun taulukon päivittämistä, menettelyjen dokumentointia ja tarkistuslistoja sekä päivitettyjä tehtävänkuvauksia. Virkamatkakulukorvausten hallinnoinnin kehittämiseksi tarkastuksessa suositeltiin ennakkotarkastusjärjestelmän parantamista virheiden määrän vähentämiseksi sekä korvausten maksamisesta vastuussa olevien virkamiesten koulutuksen tehostamista virheellisten ja päällekkäisten korvausten välttämiseksi. PMO:n johto on laatinut toimintasuunnitelman kaikkien näiden puutteiden korjaamiseksi. Turvallisuus IAS toimitti tarkastuksen, joka koski turvallisuuden seurantaa komissiossa. Kyseisestä seurannasta huolehtii henkilöstön ja hallinnon pääosastoon kuuluva turvallisuudesta vastaava yksikkö. Tarkastuksen yhteydessä annettiin useita suosituksia, jotka koskivat mm. säännöstön ja kahdenvälisten järjestelyjen parantamista, paikallisten turvallisuudesta vastaavien virkamiesten aseman ja tehtävien määrittelyä, luotettavuusvaltuutuksen myöntämismenettelyä, järjestelmällistä raportointia koko komission yleisestä turvallisuustilanteesta, sekä arkaluonteisten, muiden kuin turvaluokiteltujen tietojen suojaamiseksi annettuja turvallisuussääntöjä. Tämän tarkastuksen tulokset sisällytetään komission turvallisuuspolitiikasta laadittavaan johdon katselmukseen. Ulkoiset politiikat Ulkoisiin politiikkoihin liittyvät seurantakertomukset osoittivat, että komission olisi kiinnitettävä erityistä huomiota tällä osa-alueella aiemmin annettujen suositusten täytäntöönpanoon.[5] Yhdistyneiden Kansakuntien kanssa tehtyä taloudellista ja hallinnollista puitesopimusta koskeva seurantatarkastus vahvisti, että kahdeksasta suosituksesta viisi oli pantu täytäntöön merkittävän edistyksen ansiosta. Täytäntöönpanoon liittyi kuitenkin joitakin viivästyksiä, jotka koskivat etenkin suositusta siitä, että YK:n kanssa olisi sovittava varmuuden hankkimisessa käytettävistä lisäkeinoista. Ulkoisista politiikoista tehtiin kolme[6] uutta tarkastusta. Näistä kahden tarkastuslausunnossa todettiin, että tilanne oli osittain epätyydyttävä. Alueellisten hankkeiden hallinnointia koskevan tarkastuksen tapauksessa syynä tähän olivat merkittävät eteläisen Afrikan kehitysyhteisön sihteeristöä koskevat havainnot ja Botswanassa sijaitsevan komission lähetystön tilanne. Muita tarkastuksessa esiin tulleita näkökohtia olivat akuutti henkilöstöpula, hankkeen pitkä aloitusvaihe, EKR:oon (Euroopan kehitysrahasto) ja eteläisen Afrikan kehitysyhteisöön liittyvien selkeiden menettelyjen puuttuminen, kansallisten ja alueellisten osa-alueiden puutteellinen integrointi ja yleisesti tarve tehostaa AKT-maiden alueellisten organisaatioiden kanssa yhteistyössä toteutettavan hallinnoinnin seurantamekanismeja. Latinalaista Amerikkaa koskevan ohjelman taloushallinnosta annetussa tarkastuslausunnossa epätyydyttäväksi todettu osa-alue koski puutteita, jotka liittyivät Latinalaisessa Amerikassa sijaitseville lähetystöille hajautettuun hallinnointiin ja jotka tarkastuksen kohteena ollut taho kiisti. Puutteet liittyivät varainhoitoasetuksen noudattamisesta tehdyn ennakkoarvioinnin riittämättömyyteen ja muihin ongelmiin, jotka rajoittavat merkittävästi tärkeimmiltä valvontatasoilta odotettavaa varmuutta (esim. hankkeiden ja vastuualueiden riittämätön seuranta ja hankkeiden pakollisten tarkastusten heikko laatu). Seuranta Merkittävä osa tarkastustyöstä liittyy edelleen seurantaan siitä huolimatta, että käytössä on uusi riskipohjainen seurantastrategia. Yksi tärkeimmistä seurantatarkastuksista liittyi sisäisen tarkastuksen toiminnoista vuonna 2007 tehtyyn ulkopuoliseen laatuarviointiin. Tämän tarkastuksen tulokset olivat yleisesti ottaen myönteisiä. Suurimmalla osalla sisäisen tarkastuksen toiminnoista (26:lla 29:stä) vielä kokonaan tai osittain täytäntöönpanemattomia suosituksia oli enintään kaksi kappaletta. Muissa seurantatarkastuksissa havaittiin 11 tapausta (jotka koskivat pääosastoja AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD ja SANCO), joissa vielä täytäntöönpanemattomia suosituksia oli enemmän kuin yksi. Näistä tapauksista viidessä (OIB, PMO, AIDCO/ECHO ja ELARG) suositusten täytäntöönpanossa ei selvästikään ollut edistytty riittävästi, ja yli puolet suosituksista oli edelleen täytäntöönpanematta. Tarkempia tietoja tilanteen kehittymisestä annetaan sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle kahdesti vuodessa toimitettavassa kertomuksessa. Tuoreimmassa kertomuksessa todetaan, että 29 prosenttia suosituksista (kaksi kolmesta ratkaisevan tärkeästä ja 41 yhteensä 147:stä erittäin tärkeästä suosituksesta) oli sellaisia, joiden täytäntöönpano oli viivästynyt asetetusta määräajasta yli kuusi kuukautta (vastaava osuus edellisvuonna oli 25 prosenttia – seitsemän 14:stä ratkaisevan tärkeästä ja 37 yhteensä 138:sta erittäin tärkeästä suosituksesta). 4. PÄÄTELMÄT Komissiossa vuonna 2008 tehtyjen tarkastusten ja katsausten sekä muun niihin liittyvän työn perusteella voidaan tehdä seuraavat päätelmät: Päätelmä 1: edistystä on saavutettu, mutta lisäparannuksia tarvitaan IAS havaitsi tarkastustensa, katsaustensa ja konsultointitoimintansa yhteydessä, että komission sisäisen valvonnan järjestelmiin oli tehty lisäparannuksia. Vuonna 2007 annettiin kuusi ratkaisevan tärkeää suositusta. Vuonna 2008 tällaisia suosituksia ei annettu lainkaan. Sellaisten uusiin tarkastuskertomuksiin sisältyvien lausuntojen määrä, joissa tilanne todettiin epätyydyttäväksi tai osittain epätyydyttäväksi, väheni vuosien 2007 ja 2008 välisenä aikana kuudesta neljään. Tilannetta on kuitenkin edelleen pyrittävä parantamaan. Esimerkiksi taloushallintoa voidaan edelleen parantaa monilta osin: - Takaisinperintää ja rahoitusoikaisuja koskevien komission tilastojen kattavuutta ja johdonmukaisuutta on onnistuttu parantamaan merkittävästi. Esimerkiksi aluepolitiikan pääosasto ja työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosasto päättivät laatia yhdessä budjettipääosaston kanssa kaikki rahoitusoikaisut sisältävän taulukon (taulukot on joko jo laadittu tai niitä laaditaan parhaillaan). Näin parannetaan merkittävästi kirjausketjua, joka liittyy yhdessä jäsenvaltioiden kanssa hallinnoitavien hankkeiden monivuotisiin tarkastuksiin. Keskitetyn hallinnoinnin alalla osa perintämääräyksistä on kuitenkin edelleen antamatta. Perinnässä noudatettavia sisäisiä menettelyjä on tämän vuoksi yksinkertaistettava ja lyhennettävä. - On arvioitava uudelleen sitä, onko 2 prosentin olennaisuusrajan johdonmukainen soveltaminen sekä vakiomuotoisiin rahoitustoimiin että tiettyihin erityisen monimutkaisiin tai erittäin arkaluonteisiin hankkeisiin tarkoituksenmukaista. Ehdotettu ”hyväksyttävän virheriskin” käsite, jos neuvosto ja parlamentti hyväksyvät sen, olisi tarkoituksenmukaisempi, ja sen avulla voitaisiin vastaisuudessa parantaa varainhoidosta eräillä osa-alueilla saatavan varmuuden tasoa. - Tarkastuksissa kiinnitettiin huomiota tarpeeseen varmistaa hankintamenettelyjen luotettava seuranta, etenkin jos merkittävä osa ulkoistetuista toimista on annettu pienelle toimeksisaajajoukolle, jolloin komission toimintaan liittyy riski markkinoiden keskittymisestä. Turvallisuuden osa-alueella on edistytty merkittävästi. Seurantatarkastuksissa on vahvistettu, että ongelmat, jotka liittyivät sen varmistamiseen, että lähetystöillä on tarvittavat valmiudet käsitellä EU:n turvaluokiteltuja tietoja, on nyt ratkaistu. Tarkastusten tuloksista oli myös apua komission turvallisuuspolitiikan kokonaisarvioinnissa, joka toteutettiin vuonna 2008. Eettiseen säännöstöön on kiinnitettävä huomiota jatkuvasti. Vuoden aikana on käynnistetty aloitteita sekä pääosastojen tasolla että keskustasolla. Aloitteilla pyritään parantamaan komission eettistä säännöstöä ja tiedottamaan siitä henkilöstölle. IAS ei ole vielä antanut tarkastuslausuntoa komission eettisestä säännöstöstä, mutta se toteuttaa toimenpiteitä suunnitellussa aikataulussa vuoden 2010 loppuun saakka. Komission yksiköiden haasteena on edelleen panna ajoissa täytäntöön ratkaisevan tärkeät ja erittäin tärkeät suositukset. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea huolehtii IAS:n avustamana siitä, että pääosastot raportoivat toimintasuunnitelmiensa toteuttamisesta. Se julkaisee eri osa-alueista vastaaville komissaareille osoitettuja muistutuksia, joilla voidaan yleensä tehokkaasti parantaa seurantaa ja helpottaa jäljellä olevien riskien uudelleenarviointia. Päätelmä 2: tietotekniikka Tietotekniikan osa-alueella tehdyt kattavat tarkastukset ovat osoittaneet, että tehokas ja toimiva tietotekniikkaympäristö on tärkeä komission toimintapolitiikan toteutuksen onnistumiseen vaikuttava seikka. Seuraavista tekijöistä on tullut entistäkin tärkeämpiä: aikaisemmin annettujen suositusten täytäntöönpanon seurannan tehostaminen, integroituun järjestelmään perustuva lähestymistapa, jossa tavoitteena on kaiken tietotekniikkaan liittyvän kehityksen jatkuva seuranta, sekä kattavat turvallisuusjärjestelyt, joilla varmistetaan mm. toiminnan jatkuvuus. Myös hankkeisiin ja palveluntarjoajiin liittyvän hallinnoinnin parantaminen vaikuttaa ratkaisevasti onnistumiseen. Päätelmä 3: kaikkeen toimintaan liitetty tehokas tarkastuskäytäntö IAS:stä tehty toinen ulkopuolinen laatuarviointi osoitti, että IAS:n toiminta vastaa kaikilta osin sisäisen tarkastuksen kansainvälisiä ammattistandardeja. IAS on komission toimintaan kiinteästi kuuluva hyväksytty kannustin myönteiseen kehitykseen. Se kattaa vuosiksi2007–2009 laatimallaan strategisella tarkastussuunnitelmalla yhdessä pääosastojen sisäisen tarkastuksen toimintojen kanssa kaikki havaitut riskit. Vaikka IAS:n tarkastussuunnitelmassa keskitytään lähinnä taloushallintoon, suunnitelma kattaa myös muita osa-alueita, joihin kuuluvat mm. johtamis- ja hallintojärjestelmä (esimerkiksi eettiset säännöt), tietotekniikka, turvallisuus ja muut toiminnot (kuten EY:n lainsäädännön täytäntöönpano). Kuten tästä kertomuksesta käy ilmi, IAS:n tarkastustyöllä autetaan tuomaan esille riskejä sekä osa-alueita, joilla riskinhallintaa on tarpeen parantaa. Tämän vuoksi on tärkeää, että kaikissa komission yksiköissä kiinnitetään myös vastaisuudessa huomiota muiden kuin taloudellisten riskien hallintaan. [1] Tässä kertomuksessa on otettu huomioon myös eräitä sellaisia kertomuksia, joiden laatiminen aloitettiin vuonna 2008 mutta jotka saatiin valmiiksi vasta vuoden 2009 alussa. [2] Tässä kertomuksessa on otettu huomioon myös eräitä sellaisia kertomuksia, joiden laatiminen aloitettiin vuonna 2008 mutta jotka saatiin valmiiksi vasta vuoden 2009 alussa. [3] Ks. takaisinperintää käsittelevä jakso. [4] Tarkastus kattoi myös takaisin maksettavat ehdolliset lainat (jotka liittyivät MEDA-hankkeisiin). [5] Europeaid-yhteistyötoimistoa koskevan perusteellisen tarkastuksen toisessa seurantatarkastuksessa todettiin, että 22 suosituksesta kuuden suosituksen täytäntöönpano oli yli vuoden myöhässä alkuperäisestä määräajasta, ja laajentumisasioiden pääosastossa suoritettujen jälkitarkastusten seurannan yhteydessä havaittiin, että 15 suosituksesta 10 suosituksen täytäntöönpano oli edelleen kesken ja kaksi suositusta oli muutettu yhdeksi uudeksi suositukseksi. [6] Joista yhden tarkastuksen toteutti yhteistyötoimisto EuropeAidin sisäisen tarkastuksen toiminto yhteistyössä IAS:n kanssa.