Kertomus Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 319 , 30/12/2003 s. 0047 - 0054



Kertomus Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä säätiön vastaukset (2003/C 319/08) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90(2) 11 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(3) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 12 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. HUOMAUTUKSET Johdanto 5. Euroopan koulutussäätiö perustettiin 7 päivänä toukokuuta 1990 annetulla asetuksella (ETY) N:o 1360/90. Säätiön tehtävänä on tukea ammatillisen koulutuksen uudistamista Euroopan unionin kumppanimaissa. Säätiö tukee ammatillisen koulutuksen uudistamista yli 40 maassa ja edistää yleisesti henkilöstöresurssien kehittämisen alaan liittyvän yhteisön asiantuntemuksen ja käytäntöjen saatavuutta. Tässä yhteydessä säätiö avustaa komissiota Meda-, Cards-, Tacis- ja Tempus-ohjelmien toteuttamisessa. Talousarvion toteuttaminen 6. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1. 7. Varainhoitovuoden 2002 määrärahoista sidottiin yhteensä 16,6 miljoonaa euroa, joista maksettiin 13,2 miljoonaa euroa. Loput määrärahat joko siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle (3,4 miljoonaa euroa) tai ne peruuntuivat (0,2 miljoonaa euroa). Toimintamäärärahoja siirrettiin jälleen erityisen paljon, yli puolet vuoden maksusitoumuksista. Siirrettyjen määrärahojen suuruus osoittaa, että säätiön on parannettava toimintojensa suunnittelun laatua ja seurantaa, jotta talousarvion vuotuisuusperiaatetta voidaan noudattaa paremmin. 8. Säätiö on tehnyt sopimuksen Albanian pk-yritysten tukihankkeen toteuttamisesta. Vuonna 2002 säätiö hallinnoi yhteensä 0,5 miljoonaa euroa tähän sopimukseen liittyviä määrärahoja. Tukihankkeesta ei ole merkintää talousarviossa vaan ainoastaan taseessa. 9. Säätiö hallinnoi komission kanssa tehtyjen sopimusten nojalla Phare- ja Tacis-ohjelmia sekä Tempus-ohjelman toteuttamisessa tarvittavaa teknistä apua (ks. edellä kohta 5). Ohjelmien yhteenlaskettu arvo on 244,7 miljoonaa euroa. Säätiö maksoi vuonna 2002 yhteensä 31 miljoonaa euroa näiden ohjelmien toteuttamiseen, ja ohjelmiin liittyvien pankkitilien saldo oli 31. joulukuuta 2002 yhteensä 26,5 miljoonaa euroa. Säätiön palveluksessa olevista 123(4) henkilöstä yhteensä 20 työskentelee kokopäiväisesti ohjelmien parissa. Ohjelmia hallinnoidaan talousarvion ulkopuolella. Kuten tilintarkastustuomioistuin on korostanut aiemmissa kertomuksissaan(5), ohjelmiin liittyviä tietoja ei mainita talousarvion toteuttamiseen liittyvissä tiedoissa, taseessa tai tulostilissä, vaan säätiö esittää niiden rahoitusta koskevat tiedot tilinpäätöksen liitteessä. Tällainen esitystapa on ongelmallinen talousarvion yhtenäisyysperiaatteen ja kirjanpidossa sovellettavan sisältöpainotteisuuden periaatteen(6) kannalta. Lisäksi noudatettu esittämistapa vaikeuttaa varojen käytön valvontaa. Tilinpito ja tilinpäätös 10. Säätiön varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. 11. Komissio maksoi säätiölle varainhoitovuoden aikana ainoastaan 13,2 miljoonaa euroa talousarvioon kirjatuista 16,8 miljoonan euron tuista, mikä on syynä varainhoitovuoden alijäämään. 12. Käyttöomaisuuden inventointimenettelyn ja sen hallinnointia koskevan atk-ohjelman käyttöönotossa on noudatettu tilintarkastustuomioistuimen varainhoitovuotta 2001 koskevassa kertomuksessaan tekemiä suosituksia(7). Parantamisen varaa kuitenkin on vielä omaisuusluettelon kattavuuden osalta; huomioon olisi otettava erityisesti atk-ohjelmat, ja luettelon tiedot ja tilinpäätöstiedot olisi täsmäytettävä mahdollisuuksien mukaan. 13. Euroopan unionin elinten käännöskeskus on pyytänyt asiakkailtaan ennakkomaksun suorittamista varainhoitovuoden alussa. Säätiö maksoi näin ollen käännöskeskukselle yhteensä 150000 euroa. Ennakkomaksu kirjattiin varainhoitovuoden menoihin, ja tästä syystä varainhoitovuoden lopulla automaattisesti siirrettyjä määrärahoja ei mukautettu vastaavasti. Kyseinen summa on siis kirjattu maksuihin kahdesti. 14. Joitakin säätiön maksumenettelyjä olisi tarkistettava tai parannettava niihin liittyvien riskien pienentämiseksi erityisesti yhteisön ulkopuolisiin maihin tehtävien varainsiirtojen osalta. Lisäksi olisi pienennettävä käteismaksujen maksamiseen tarkoitetun käteiskassan tämänhetkistä enimmäismäärää (40000 euroa), sillä tiliä käytetään erittäin harvoin. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 15. Säätiön johtaja on allekirjoittanut sopimuksen Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen johtajan kanssa siitä, että keskus käyttää erään säätiön toimihenkilön palveluja ja kehittämiskeskus korvaa toimihenkilön palkan. Kyseinen toimihenkilö on Kreikan kansalainen, ja hänelle on maksettu ulkomaankorvausta ja hänen osaltaan on sovellettu Italian korjauskerrointa niiden 20 kuukauden ajan, jolloin sopimus on ollut voimassa, vaikka hän on koko ajan työskennellyt kehittämiskeskuksen tiloissa Thessalonikissa. 16. Komissio toimittaa kuukausittain luettelon säätiön entisistä työntekijöistä, joilla on oikeus työttömyyskorvaukseen. Yksikään näistä henkilöistä ei ole toimittanut vaadittua kuukausittaista todistusta(8) korvauksen saamiseksi, eikä säätiö seuraa tilannetta lainkaan henkilöiden todellisen tilanteen selvittämiseksi. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. (2) EYVL L 131, 23.5.1999. (3) Säätiön kaikkien tulojen ja menojen yksityiskohtaiset tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 28. maaliskuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 31. maaliskuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (4) Lukumäärä 31. joulukuuta 2002. (5) Varainhoitovuotta 2001 koskevan kertomuksen kohta 8 (EYVL C 326, 27.12.2002, s. 51), ks. myös varainhoitovuotta 1999 koskevan kertomuksen kohta 11 (EYVL C 373, 27.12.2000, s. 34). (6) Periaate edellyttää, että kirjanpitotapahtumat esitetään tilinpäätöksessä niiden taloudellisen luonteen mukaan eikä ainoastaan oikeudellisen luonteen mukaan. Periaate mainitaan Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 185 artiklassa tarkoitettuja elimiä koskevasta varainhoidon puiteasetuksesta annetun komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 78 artiklassa (EYVL L 357, 23.12.2002, s. 72). (7) Varainhoitovuotta 2001 koskevan kertomuksen kohdat 9 ja 10 (EYVL C 326, 27.12.2002, s. 51). (8) Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen (Henkilöstösäännöt) II osaston 6 luvun 28 a artiklan 2 kohdan mukaan työttömyyskorvausta saadakseen väliaikaisen toimihenkilön on: a) ilmoittauduttava työnhakijaksi sen jäsenvaltion työvoimatoimistoon, jossa hänen asuinpaikkansa on, b) täytettävä ne velvoitteet, jotka kyseisen jäsenvaltion lainsäädännössä on asetettu sen mukaisen työttömyyskorvauksen saajalle, c) toimitettava kuukausittain toimivaltaisen kansallisen viranomaisen antama todistus, josta käy ilmi, onko hän täyttänyt a ja b alakohdassa vahvistetut velvoitteet, sille toimielimelle, jonka palveluksessa hän oli; tämä toimittaa sen välittömästi komissiolle. Taulukko 1 Euroopan koulutussäätiö - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Euroopan koulutussäätiö - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001((Tulostiliä ja tasetta laadittaessa on otettu huomioon ainoastaan säätiön erityinen toiminta, ei sen komission tai muiden elinten puolesta hallinnoimia ohjelmia.)) >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot. Taulukko 3 Euroopan koulutussäätiö - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001((Tulostiliä ja tasetta laadittaessa on otettu huomioon ainoastaan säätiön erityinen toiminta, ei sen komission puolesta hallinnoimia ohjelmia.))Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Säätiön vastaukset Toteutunut talousarvio 7. Euroopan koulutussäätiön (ETF) siirrettyjen määrärahojen suuri osuus (keskimäärin 90 % kuluneina 4 vuotena) on osoituksena siitä, että sitoumusten taustalla on aina ollut hyvin suunniteltu toiminta. Niin kuin ETF:n edellisissä vastauksissa todetaan, viraston toiminnan luonne, se tosiasia, että koulutussäätiön yhteistyökumppanit edustavat lähinnä julkista sektoria ja ETF soveltaa osallistuvaa lähestymistapaa, edellyttää pitkiä päätöksentekoaikoja. Tässä tilanteessa ETF:n on vaikea yksinään päättää toteutuksen aikatauluista. Uuden varainhoitoasetuksen määräämiin maksumääräyksiin käytettävien monivuotisten määrärahojen käyttöönotto ratkaisee tämän ongelman. ETF:n johto tarkastelee jatkuvasti talousarvion toteuttamista yksilöllisten raporttien ja välineiden avulla, joiden odotetaan olevan yhtä käyttökelpoisia monivuotisten määrärahojen seurannassa. 8. Talousarvion yhtenäisyyden noudattamiseksi ETF lisää vuodesta 2003 alkaen tulo- ja menoarviotaulukkoon IV osaston ja muita tiettyihin tarkoituksiin varattuja talousarviovaroja sellaisiin budjettikohtiin, jotka koskevat selkeästi muita kuin vuosittain annettavia määrärahoja. 9. Uudessa varainhoitoasetuksessa mainitun kirjanpidon "sisältöpainotteisuuden periaatteen" noudattamiseksi ETF on tilintarkastustuomioistuimen suosituksen mukaisesti valmis esittämään sopimusvarat vuoden 2003 rahoituslaskelmissaan. Jotta näitä sopimusvaroja ei kirjattaisi kahta kertaa komission konsolidoituun tilinpäätökseen, ETF:n on pyydettävä komissiolta neuvoa sopimusvarojen esittämistä koskevien muodollisuuksien osalta. Kirjanpito ja tilinpäätös 12. Vuonna 2002 ETF kehitti omaan käyttöön tarkoitetun ohjelmiston omaisuusluettelon ja kiinteän omaisuuden hallintaan. Aikaa ohjelmiston kokeilemiseen tilinpäätöstä valmisteltaessa oli vähän, minkä johdosta ohjelmiston sovittaminen käytäntöön tuotti tiettyjä ongelmia. ETF voi kuitenkin nyt ilmoittaa tyytyväisyydellä, että ongelmat on ratkaistu ja järjestelmä tyydyttää tilinpäätöstietojen antamisen tarpeita. 13. Käännöskeskukselle maksettu ennakko (150000 euroa) käsiteltiin menoina. ETF myöntää, että olisi ollut parempi käsitellä sitä ennakkona, mutta varainhoidon valvonnan pääosastossa asiasta esitettiin eriäviä mielipiteitä. 14. ETF on tilinpitäjän ja asiaan liittyvien tulojen ja menojen hyväksyjien ehdotuksesta 10. huhtikuuta 2003 annetulla päätöksellä pienentänyt ennakkomaksuina maksettavan summan 2500 euroon. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja säännönmukaisuus 15. ETF:n määräaikaisen toimenhaltijan siirto Cedefopiin oli ensimmäinen yritys edistää kahden viraston välistä henkilöstön sisäistä liikkuvuutta ja vaihtoa. Virallisen kansallisen asiantuntijan rekrytointimenettelyn jälkeen Cedefop valitsi toimihenkilön. ETF sovelsi kansallisen asiantuntijan palkkiota koskevia asianmukaisia sääntöjä. Tilintarkastustuomioistuin huomauttaa, että sovellettu käytäntö ei ollut paras mahdollinen, mihin ETF myöntyy. Toimihenkilön sopimus ETF:ssä on sittemmin umpeutunut ja sen myötä myös tilapäinen siirto muihin tehtäviin. 16. ETF:ssä toimineille henkilöille maksetaan työttömyyskorvausta suoraan komissiosta, koska ETF:n johtaja on delegoinut tämän tehtävän hallinnon PO:lle (nykyään Pay Master Office). Tämän perusteella ETF oletti komission suorittavan säännöllisiä tarkistuksia ja pyytävän suoraan tarvittavia todisteita ennen maksujen suorittamista.