[pic] | EUROOPAN KOMISSIO |

Bryssel 18.10.2010

KOM(2010) 571 lopullinen

VIHREÄ KIRJA

sähköisen hankinnan käytön laajentamisesta EU:ssa

SEK(2010) 1214

VIHREÄ KIRJA

sähköisen hankinnan käytön laajentamisesta EU:ssa

MIKSI SÄHKÖISESTÄ HANKINNASTA LAADITAAN VIHREÄ KIRJA?

Sähköisellä hankinnalla tarkoitetaan sitä, että viranomaiset ja muut julkisen sektorin elimet käyttävät sähköistä viestintää suorittaessaan liiketoimia tavaroiden ja palvelujen ostamisen tai julkisia urakoita koskevien tarjouskilpailujen yhteydessä. Kyse ei kuitenkaan ole pelkästä siirtymisestä paperijärjestelmistä sellaisiin järjestelmiin, joissa julkisen hankinnan menettelyissä käytetään sähköistä viestintää. Sähköisellä hankinnalla on potentiaalia tehostaa merkittävästi yksittäisiä ostoja, julkisen hankinnan yleistä hallinnointia ja julkisen hankinnan markkinoiden toimintaa.

Sähköisen hankinnan asteittainen käyttöönotto on osa kunnianhimoista sähköisten viranomaispalvelujen strategiaa, jolla julkishallinnon toimintaa ja suorituskykyä voidaan uudistaa perustavanlaatuisesti. Komissio esittää Euroopan digitaalistrategiassaan antavansa valkoisen kirjan, jossa määritetään toimenpiteet, joilla luodaan yhteenliitetty sähköisen hankinnan infrastruktuuri[1].

Tämä vihreä kirja on ensimmäinen askel kohti tätä tavoitetta ja sellaisen kunnianhimoisen mutta realistisen ohjelman laatimista ja täytäntöönpanoa, jonka avulla voidaan hyödyntää tieto- ja viestintätekniikan potentiaalia parantaa julkista hankintaa sisämarkkinoilla.

Tämä vihreä kirja on ensimmäinen vaihe pyrkimyksessä tarkistaa voimassa olevaa EU:n julkista hankintaa koskevaa sääntelykehystä koordinoidusti, kunnianhimoisesti ja kattavasti sekä esittää ehdotuksia asiaa koskevan lainsäädännön uudistamiseksi. Myöhemmin annetaan toinen vihreä kirja, jossa tarkastellaan muita mainitun sääntelykehyksen nykyaikaistamiseen liittyviä kysymyksiä.

Vuonna 2005 EU:n ministerit ilmaisivat toiveensa siitä, että vuoteen 2010 mennessä vähintään puolet EU:n kynnysarvon ylittävistä julkisista hankinnoista toteutettaisiin sähköisesti[2]. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi komissio on muuttanut lainsäädäntöä ja pannut täytäntöön vuonna 2004 laaditun sähköistä hankintaa koskevan toimintasuunnitelman[3]. Tästä huolimatta sähköisen hankinnan tosiasiallinen käyttöönotto laahaa kaukana alkuperäisestä suunnitelmasta siirtymiseen liittyvien monimutkaisten teknisten, logististen ja hallinnollisten kysymysten vuoksi. Erään komission tekemän arvioinnin[4] mukaan sähköisten järjestelmien kautta tehtyjen hankintojen osuus on edelläkävijäjäsenvaltioissa[5] alle 5 prosenttia kaikista käytettävissä olevista hankintamäärärahoista.

Komissio katsoo, että nyt olisi sopiva aika kohdistaa uudelleen yhteisön toimet, joilla edistetään sähköisen hankinnan käyttöönottoa kansallisissa, alueellisissa ja paikallisissa viranomaisissa. Tähän tarvittava teknologia on kehitetty. Monilla alueilla ja monissa jäsenvaltioissa on menestyksekkäästi otettu käyttöön sähköisen hankinnan järjestelmäalustoja. Näiden järjestelmien kautta tapahtuva tietoliikenne on saavuttanut kriittisen massan ja jatkaa voimakkaasti kasvuaan. Tässä yhteydessä tarjoutuu tilaisuus levittää parhaita käytäntöjä ja korjata asiaa koskeviin EU:n säännöksiin ja toimenpiteisiin liittyviä puutteita, jota voisivat muuten jarruttaa kehitystä.

Tässä yhteydessä tarjoutuu myös tilaisuus mukauttaa prosesseja uusimman kehityksen mukaisiksi, jotta uuden sähköisen hankinnan infrastruktuurin keskeiset osat tukevat hankintamenettelyihin osallistumista rajojen yli. Teknisten ratkaisujen ja sovellusten hallitsematon kehittäminen saattaisi estää talouden toimijoita osallistumasta menettelyihin, joita järjestetään kumppanimaiden järjestelmissä. Vaikka sähköiseen hankintaan osallistutaan rajojen yli edelleenkin vain vähän, komission mielestä on perusteltua ryhtyä toimiin jo nyt, jotteivät tekniset ja toiminnalliset esteet saisi jalansijaa ja leviäisi uudessa sähköisen hankinnan ympäristössä.

Mitä sähköinen hankinta tarkoittaa?

Sähköinen hankinta on yläkäsite kaikille niille prosesseille, joilla paperimenettelyt korvataan tieto- ja viestintätekniikkapohjaisella viestinnällä ja käsittelyllä kautta koko hankintaketjun. Sähköinen hankinta kattaa sähköisiä prosesseja, joilla tuetaan hankintaprosessin eri vaiheita, jotka ovat hankinnasta ilmoittaminen, tarjousasiakirjojen toimittaminen, tarjousten jättäminen, tarjousten arviointi, hankintasopimuksen tekeminen, tilaaminen, laskuttaminen ja maksaminen.

Koska laskutukseen ja maksamiseen (hankintasopimuksen tekemisen jälkeisiin vaiheisiin) liittyvät prosessit eivät ole osa itse hankintaa, sähköisessä hankinnassa voidaan hyödyntää laajempia markkinoita (B2B) varten kehitettyjä ratkaisuja[6]. Jotkin vaiheet (hankinnasta ilmoittaminen, tarjousten jättäminen, tarjousten arviointi ja tilaaminen) vaativat kuitenkin räätälöityjä ratkaisuja. Tarjousten jättäminen ja arvioiminen sekä tilaaminen ovat kaikkein vaikeimpia vaiheita, koska ne edellyttävät sovittujen protokollien ja standardien noudattamista, jotta monimutkaisia asiakirjoja voidaan vaihtaa ja jotta julkinen toimeksiantaja ja toimittajat voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään.

Jotkin hankintaan liittyvät näkökohdat vaativat jatkossakin manuaalista käsittelyä. Esimerkiksi monimutkaisen hankinnan (kuten suunnittelu ja urakat) tiettyjä vaiheita voi olla vaikea muokata vakiomuotoon, mistä syystä niitä voi olla tarpeen käsitellä manuaalisesti. Suuri osa hankinnasta voidaan kuitenkin toteuttaa sähköisesti. Etelä-Koreasta saadut kokemukset ovat opettavaisia: yli 90 prosenttia kaikesta julkisesta hankinnasta välitetään keskitetyn KONEPS-portaalin kautta.

Usein hankintamenettelyistä voidaan osa toteuttaa sähköisesti ja loput manuaalisesti. Monet julkishallinnot ovat laatineet portaaleja hankintailmoitusten julkaisemista ja tarjousasiakirjojen saataville asettamista varten. Tarjousten jättämistä, käsittelyä ja arviointia sekä tilaamista koskevien automatisoitujen järjestelmien käytössä ei ole edistytty yhtä pitkälle. Perimmäinen päämäärä on täysin automatisoitu sähköinen hankintaprosessi, jonka kaikki menettelyvaiheet ilmoittamisesta maksamiseen toteutetaan automaattisesti sähköisten prosessien avulla. Tämä on mahdollista jo nyt – tällaisia ratkaisuja tarjotaan yleensä erikoistuneiden sähköisen hankinnan alustojen kautta, jotka antavat yksittäisille hankintaviranomaisille kaiken tarvittavan tuen sähköisten hankintamenettelyjen toteuttamisessa.

MIKSI SÄHKÖINEN HANKINTA ON TÄRKEÄ ASIA?

Komission mielestä sähköisen hankinnan käytön laajentamisesta saadaan seuraavat edut:

a) Osallistumismahdollisuuksien ja avoimuuden lisääntyminen: sähköisen hankinnan avulla voidaan automatisoida ja keskittää tiedonkulku yksittäisistä tarjouskilpailuista, jolloin yritysten mahdollisuudet osallistua julkiseen hankintaan paranevat. Tarjouskilpailuista saa paljon nopeammin ja edullisemmin tietoa internetin välityksellä kuin selaamalla yksittäisiä julkaisuja. Sähköisen hankinnan järjestelmät voidaan myös konfiguroida niin, että toimittajat saavat vinkin tietyistä hankintamahdollisuuksista ja voivat tutustua niitä koskeviin tarjouskilpailuasiakirjoihin välittömästi. Kun hankintaprosessi on avoimempi ja paremmin dokumentoitu ja kun siitä tiedotetaan paremmin, myös avoimuus lisääntyy. Tämän tuloksena julkisen hankinnan seuranta ja yleinen tehokkuus paranee, mikä lisää kilpailua markkinoilla ja kilpailevien toimittajien määrää.

b) Yksittäisissä menettelyissä saatavat edut: sähköisen hankinnan avulla voidaan paperijärjestelmiin verrattuna alentaa hankintaviranomaisten ja talouden toimijoiden hallintokustannuksia ja vauhdittaa yksittäisiä hankintamenettelyjä. Talouden nykytilanteessa tällaiset tehokkuusedut, joilla rajallisista resursseista voidaan saada maksimaalinen hyöty, olisivat erittäin tervetulleita. Sähköisen hankinnan järjestelmät ovat myös osoittautuneet erittäin hyödyllisiksi välineiksi vauhdittaa hankintamäärärahojen käyttöä.

c) Hyöty, joka näkyy hankinnan hallinnoinnin tehostumisena: Yhteishankintayksiköiden tapauksessa sähköisten menettelyjen avulla voidaan keskittää hankintaan liittyviä kalliita hallinnointitoimintoja ja saada siten aikaan mittakaavaetuja hankinnan hallinnoinnissa. Sähköiseen hankintaan siirtyminen tarjoaa myös tilaisuuden ylipäänsä järkeistää ja tarkistaa hankintaprosessia eli se ei välttämättä tarkoita pelkästään sitä, että vuosikausia sovelletut paperimenettelyt muunnetaan sähköiseen muotoon. Sähköinen hankinta voidaan myös sisällyttää osaksi organisaation muita (sähköisiä) toimintoja (esimerkiksi inventaariotarkastukset, sopimusten hallinta ja tilintarkastus), mikä takaa toimintojen johdonmukaisuuden ja yleisen tehokkuuden.

d) Potentiaali EU:n hankintamarkkinoiden yhdentymisen kannalta: Paperiympäristössä tiedonpuute ja tarjousten jättämiseen liittyvät epäselvyydet tapauksissa, joissa toimeksiantajan ja toimittajan sijoittautumispaikat sijaitsevat kaukana toisistaan, ovat saattaneet rajoittaa tai jopa estää toimittajia osallistumasta tiettyihin tarjouskilpailuihin. Sähköisen hankinnan avulla voidaan poistaa tällaiset tietoaukot ja välimatkasta johtuvat esteet ja edistää siten osallistumista, mikä lisää kyseeseen tulevien toimittajien määrää ja mahdollisesti laajentaa markkinoita. Vaikka sähköinen hankinta ei voikaan muuttaa sitä tosiasiaa, että välimatkalla on merkitystä liiketoimien suorittamisen kannalta, sen avulla voidaan kuitenkin rajoittaa välimatkaan liittyviä kustannuksia hankintamenettelyyn osallistuttaessa. Lisääntyneestä avoimuudesta ei ole pelkästään hyötyä rajojen yli vaan sen edut ovat nähtävissä myös yksittäisissä maissa, sillä yhdelle alueelle sijoittautuneet toimittajat voivat tarttua toisella alueella tarjoutuviin hankintamahdollisuuksiin. Kun tarjouskilpailutiedot ovat helpommin saatavilla ja kun tarjousten käsittelyä on järkeistetty, ulkomaiset toimittajat voivat helpommin osallistua verkossa julkaistaviin tarjouskilpailuihin[7].

Edellä mainitut edut auttavat saavuttamaan toivotut hankintaprosessin tulokset tehokkaammin. Sähköisen hankinnan avulla erityisesti viranomaiset voivat tehdä hankintoja veronmaksajien kannalta edullisemmin ehdoin. Tällaiset säästöt ovat erittäin tervetulleita nyt, kun julkisten menojen hallintaan kohdistuu paineita.

Näitä etuja ei saada ilmaiseksi. Sähköisen hankinnan toimiminen edellyttää investoimista koko hankintaketjuun, jotta voidaan luoda tarvittavat valmiudet ja hallita siirtymävaihetta. Investoiminen kansallisiin ja alueellisiin sähköisen hankinnan välineisiin – jotka vaihtelevat sähköisistä portaaleista kattavampiin ratkaisuihin – maksaa 0,5–5 miljoonaa euroa[8]. Ylläpitokustannukset vaihtelevat useista tuhansista euroista useisiin miljooniin euroihin järjestelmän koosta ja monimutkaisuudesta riippuen. Kokemus on osoittanut, että nämä investoinnit maksavat itsensä takaisin lyhyessä ajassa hallinnollisina säästöinä. Suurempi haaste on se, miten hankintaviranomaisia ja toimittajia voidaan kannustaa käyttämään näitä uusia järjestelmiä. Menestyksekkäisiin sähköisen hankinnan aloitteisiin sisältyy yleensä laajoja käyttäjille kohdistettuja tukitoimia, ja niiden promoottorit pyrkivät jatkuvasti edistämään ja kehittämään järjestelmiään.

Esimerkkejä säästöistä ja parannuksista

- Italiassa Emilia-Romagnan maakunnassa sijaitseva Intercent ER -virasto tarjoaa sähköisen hankinnan palveluja, kuten sähköisen markkinapaikan, sähköisiä luetteloita ja sähköisen huutokaupan. Virasto on nyt viitekohta 539 hallintoelimelle (90 prosentille paikallisviranomaisista). Vuonna 2008 se käsitteli liiketoimia noin 419 miljoonan euron arvosta, mikä tehokkuusetuina mitattuna tarkoittaa 67,5:tä miljoonaa euroa ja 45:tä henkilötyövuotta.

- Itävallan liittovaltion hankintavirasto keskittää liittovaltion viranomaisten ostot sähköisen hankinnan toimintojen kautta. Vuonna 2008 se säästi 178 miljoonaa euroa yhteensä 830 miljoonan euron arvoisissa hankinnoissa. Edut näyttävät olevan huomattavasti suuremmat kuin 5 miljoonan euron vuosittaiset ylläpitokustannukset, joiden osuus säästöistä on alle 3 prosenttia.

- Tanskan hankintaviranomaiset ovat 1. helmikuuta 2005 lähtien ottaneet vastaan vain sähköisiä laskuja. Tämä uudistus koskee vuosittain noin 15:tä miljoonaa laskua ja koko julkista sektoria ministeriöistä lastentarhoihin. Sähköisen laskutuksen avulla odotetaan voitavan säästää vuosittain 100 miljoonaa euroa veronmaksajien varoja niiden säästöjen lisäksi, joita saadaan sisäisistä hallintoprosesseista.

- Norjassa käytössä oleva Ehandel-järjestelmäalusta auttaa viranomaisia vähentämään tilausten käsittelyyn, tavaroiden vastaanottamiseen ja laskutukseen kuluvaa aikaa 20–40 prosenttia ja kustannuksia noin 2–10 prosenttia.

- Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimiva Buying Solutions -organisaatio ilmoitti vuosia 2008 ja 2009 koskevassa vuosikertomuksessaan edistäneensä transaktioita yli 5 miljardin punnan arvosta ja saaneensa samassa yhteydessä aikaan 732 miljoonan punnan säästöt. Yhdistynyt kuningaskunta raportoi myös, että sähköisen huutokaupan avulla aikaansaadut säästöt olivat usein yli 10 prosenttia (ja jopa 45 prosenttia). Lisäksi se vastikään ilmoitti sähköistä huutokauppaa koskevista suunnitelmista, joiden avulla veronmaksajien varoja voidaan säästää jopa 270 miljoonaa puntaa vuoden 2011 loppuun mennessä.

- Eräässä portugalilaisessa selvityksessä vertailtiin parhaita tarjouksia julkisista urakoista, jotka 50 portugalilaista julkista sairaalaa oli toimeksiantanut vuonna 2009 (käyttäen paperijärjestelmiä) ja vuonna 2010 (käyttäen sähköistä hankintaa). Selvityksen tulos oli se, että sähköisen hankinnan vuonna 2010 lisäämä kilpailu alensi kustannuksia 18 prosenttia.

MITEN EU:N TOIMENPITEILLÄ VOIDAAN EDISTÄÄ SÄHKÖISTÄ HANKINTAA?

Suurin osa sähköisen hankinnan edellyttämistä investoinneista on tehtävä kansallisella tai alueellisella tasolla, koska tarpeet ja resurssit ovat näillä tasoilla. Lisäksi EU:n hankintalainsäädäntö antaa hankintaviranomaisille mahdollisuuden valita, käyttävätkö ne kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa sähköistä vai muuta viestintämenetelmää. Siksi sähköistä hankintaa edistävissä EU:n toimenpiteissä on otettava huomioon se, että sähköiseen hankintaan siirtyminen tapahtuu alhaalta ylöspäin ja hajautetusti.

EU:n aloitteilla voidaan kuitenkin edelleenkin vapauttaa sähköisen hankinnan potentiaalia ja välttää vaarat, joita piilee koordinoimattomassa ja hajautetussa sähköiseen hankintaan siirtymisessä. EU:n lainsäädäntö- ja muilla toimilla on erityisesti voitu ja tulisi edelleenkin

1. antaa hankintaviranomaisille valmiudet toteuttaa hankintoja sähköisesti; EU:n lainsäädäntöä on uudistettava, jotta sähköisen hankinnan järjestelmiä ja prosesseja voidaan käyttää (kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa),

2. varmistaa, että sähköinen hankinta toteutuu julkisia hankintoja koskevan EU:n lainsäädännön perusperiaatteiden ja säännösten mukaisesti (kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta) sekä perussopimuksen asiaa koskevien periaatteiden mukaisesti (kynnysarvojen alle jäävien hankintojen osalta),

3. edistää yhteneväisten, turvallisten ja kaupallisesti kannattavien ratkaisujen kehittämistä ja käyttöä sekä levittää esimerkkejä parhaista toimintatavoista; näin voitaisiin nopeuttaa siirtymistä sähköiseen hankintaan sekä välttyä turhilta päällekkäisyyksiltä ja virheiden toistamiselta,

4. antaa talouden toimijoille mahdollisuus osallistua sähköisen hankinnan menettelyihin kaikkialla sisämarkkinoilla; sähköisen hankinnan avulla voidaan poistaa välimatkasta johtuvia esteitä ja tietoaukkoja; yksittäisten jäsenvaltioiden sähköisen hankinnan valmiuksien olisi mahdollisimman suuressa määrin perustuttava yhteisiin malleihin ja lähestymistapoihin; olisi edistettävä ratkaisuja, jotka parantavat ja lujittavat yhteentoimivuutta paikallisten, alueellisten ja kansallisten sähköisen hankinnan järjestelmien välillä; näin vältetään tarpeettomat tekniset esteet, jotka rajoittavat osallistumista sähköisen hankinnan järjestelmiin rajojen yli.

EU:n toimenpiteillä voidaan siksi tukea merkittävästi ja täydentävästi kansallisia tai alueellisia toimia julkisen hankinnan sähköistämiseksi. EU:n toimenpiteillä myös koordinoidaan toimia, jotta voidaan varmistaa johdonmukaisuus asiaan liittyvien muiden alojen kanssa, esimerkiksi sähköisiä allekirjoituksia tai sähköistä laskutusta koskevassa lainsäädännössä. Näin voitaneen jonkin verran yhdenmukaistaa lähestymistapoja EU:ssa. Jos EU:n tason ulottuvuutta ei tässä yhteydessä otettaisi huomioon, siirtyminen sähköiseen hankintaan voisi vaikeutua, resursseja saatettaisiin tuhlata – koska ”pyörä joudutaan keksimään yhä uudestaan” – ja sähköisen hankinnan potentiaali lisätä toimittajien määrää saattaisi jäädä hyödyntämättä. Tämän vihreän kirjan ja siihen liittyvän työn tarkoituksena on luoda realistinen ja toimiva perusta, jonka pohjalta EU voi seurata ja edistää tätä tärkeää prosessia.

MITÄ EU ON SAANUT AIKAAN TÄHÄN MENNESSÄ?

Ala ei ole komissiolle uusi, sillä se on viime vuosina toteuttanut useita toimia edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Komissio on erityisesti

5. ehdottanut julkisia hankintoja koskeviin EU:n direktiiveihin muutoksia, jotka mahdollistavat sähköisten prosessien käytön hankinnassa ja sähköisen hankinnan kannalta oletettavasti hyödyllisten tekniikoiden ja välineiden käyttöönoton; EU:n lainsäädännössä ei ole aiemmin säädetty mahdollisuudesta käyttää tällaisia menetelmiä; lisäksi komissio on ottanut käyttöön uusia tekniikoita ja välineitä (sähköinen huutokauppa ja dynaaminen hankintajärjestelmä), joiden avulla hankintaviranomaiset voivat hyödyntää paremmin sähköistä viestintää ja saada siten parempia hankintatuloksia; nämä ehdotukset hyväksyttiin muutoksiksi vuonna 2004 annettuihin julkisia hankintoja koskeviin direktiiveihin ja pantiin täytäntöön.

6. laatinut ja toteuttanut ohjelman, johon kuuluu yli 30 muuta kuin lainsäädännöllistä aloitetta (toimintasuunnitelma), jotta sähköisen hankinnan käyttöä voidaan selkeyttää ja edistää; toimintasuunnitelman taustalla oleva poliittinen visio oli kunnianhimoinen: kaikki Euroopassa sijaitsevat yritykset, joilla on käytössään tietokone ja internetyhteys, voivat osallistua sähköisesti toteutettavaan julkiseen hankintaan[9];

7. yhteisrahoittanut tutkimusta ja kehittänyt muita käytännön välineitä sellaisten hallinnollisten ja teknisten esteiden poistamiseksi, jotka rajoittavat sähköisen hankinnan toteuttamista rajojen yli; näitä välineitä, joista osa on vielä kehitteillä, ovat muun muassa PEPPOL[10], vastikään käyttöönotettu e-CERTIS ja Open e-PRIOR.

Rinnakkain tämän vihreän kirjan kanssa komission yksiköt ovat laatineet arvioinnin EU:n toimista, joilla tuetaan sähköistä hankintaa. Arvioinnin tärkein päätelmä on se, että suurimmat ongelmat ja prioriteetit oli yksilöity toimintasuunnitelmassa yleisesti ottaen oikein. Arvioinnissa todettiin myös, että pääasiallinen sysäys edistykselle oli tultava jäsenvaltioilta ja alueilta. Lisäksi arvioinnissa yksilöitiin useita toimia, joilla kansallisia ja alueellisia investointeja voidaan ohjata tavalla, joka on johdonmukainen EU:n lainsäädännön ja sisämarkkinoiden kanssa.

Toimintasuunnitelma on edistänyt tuntuvasti hankintailmoitusten sähköistä julkaisemista koskevan yhteisen infrastruktuurin luomista ja käyttöä. EU:ssa on nyt käytössä kynnysarvot ylittävien hankintojen julkaisemista varten yhtenäinen, yhteisesti hyväksytty ja paljon käytetty järjestelmä, jota tuetaan yhteensopivalla infrastruktuurilla kansallisella tasolla. Vuonna 2009 hieman yli 90 prosenttia TED-tietokantaan ( Tenders Electronic Daily ) lähetetyistä lomakkeista oli sähköisiä ja strukturoituja. Myös kynnysarvojen alle jääviä hankintoja koskevien ilmoitusten sähköinen julkaiseminen on edistynyt kansallisella ja alueellisella tasolla.

Monet toimintasuunnitelman toimenpiteistä olivat neuvoa-antavia tai koehankkeita, joilla pyrittiin testaamaan tai edistämään tiettyjä ratkaisuja. Niiden avulla on voitu osoittaa ongelmakohtia, löytää ratkaisuja ja luoda yhteisiä viitekohtia laajempia markkinoita varten. Niillä ei kuitenkaan pyritty tiettyihin ratkaisuihin tai tuloksiin, koska tarvittava teknologia ja asiaa koskevat liiketoimintamallit olivat vielä kehitteillä. Standardisoinnin alalla ei ole vielä käynnistetty konkreettisempia hankkeita. Tiivistetysti voidaan todeta, että vaikka prioriteetit onkin yleisesti ottaen yksilöity oikein ja vaikka suuri osa toimintasuunnitelmasta on pantu täytäntöön suunnitelmien mukaan, ei kuitenkaan olla vielä siinä tilanteessa, että jokainen EU:n yrittäjä voisi osallistua jokaiseen hankintamenettelyyn oman tietokoneensa välityksellä.

Tosiasia on se, että monet niistä prioriteeteistä, jotka toimintasuunnitelmassa vuonna 2004 yksilöitiin oikein, ovat edelleenkin prioriteettejä. Niin sanottu pehmeä lainsäädäntö soveltui hyvin sähköisen hankinnan ympäristön kehittämiseen ja kannusti luoviin ratkaisuihin. Näin jälkikäteen voidaan todeta, että joillakin aloilla olisi voinut olla tarkoituksenmukaista soveltaa ennakoivampaa ja/tai ohjaavampaa strategiaa. Toimintasuunnitelman arvioinnissa on kartoitettu joitakin ongelmia ja heikkoja kohtia, jotka ratkaisemattomina estävät sähköisen hankinnan käytön laajentamisen ja rajatylittävän osallistumisen internet-pohjaiseen hankintaan.

Komission rahoittamat ja ohjaamat toimet sähköisen hankinnan edistämiseksi

PEPPOL: EU-maiden julkisen sektorin organisaatioiden vetämä ja Euroopan komission yhteisrahoittama PEPPOL on merkittävä rajatylittävää sähköistä hankintaa koskeva hanke. Sen tavoitteena on luoda standardeihin perustuva suuren mittakaavan tietotekninen infrastruktuuri asianomaisine palveluineen, jotta voidaan ottaa käyttöön verkkopohjainen Euroopan laajuinen julkisen hankinnan järjestelmä ja ylläpitää sitä. PEPPOL-arkkitehtuurin ydin on tiedonsiirtoverkko, jonka avulla sähköisen hankinnan liikekumppanit voivat liittää yhteen omat IT-resurssinsa niin, että liikeasiakirjoja voidaan vaihtaa suojatusti ja luotettavasti. Hanke tarjoaa myös ratkaisuja sähköiseen tilaamiseen ja sähköiseen laskutukseen sekä perustan sähköisiä luetteloita, sähköisten allekirjoitusten validointia ja virtuaalista yritysasiakirja-aineistoa ( Virtual Company Dossier – VCD) varten.

Open e-PRIOR : Euroopan komissio kehitti e-PRIORin käyttääkseen sitä strukturoitujen asiakirjojen vaihtamiseen sähköisen luettelon, sähköisen tilauksen ja sähköisen laskutuksen yhteydessä toimittajiensa kanssa. Open e-PRIOR on e-PRIORin yleisesti saatavilla oleva versio uudelleenkäytettävän avoimen lähdekoodin muodossa. Lisäksi Open e-PRIORiin on integroitu PEPPOL-liityntäpiste, joka mahdollistaa asiakirjojen vaihtamisen PEPPOL-verkoston kautta.

e-CERTIS : Tämän vihreän kirjan antamisen aikaan käyttöönotettu e-CERTIS on maksuton verkkopohjainen tietoväline, joka tarjoaa tietoja erilaisista sertifikaateista ja todistuksista, joita pyydetään usein hankintamenettelyissä 27 jäsenvaltiossa, kahdessa ehdokasmaassa (Turkki ja Kroatia) sekä kolmessa ETA-maassa (Islanti, Liechtenstein ja Norja). e-CERTIS-tietovälineen avulla talouden toimijat ja hankintaviranomaiset ymmärtävät, mitä tietoja pyydetään tai toimitetaan, ja voivat yksilöidä yhteisesti hyväksyttävissä olevia vaihtoehtoja.

SÄHKÖISEN HANKINNAN TILA

a) Teknisten ratkaisujen saatavuus

Sähköinen hankinta on nyt mahdollista käytännössä – eikä ainoastaan teoriassa. Sen edellyttämä teknologia hankintaprosessin kaikkien vaiheiden toteuttamiseksi verkossa on kehitetty ja sitä käytetään jo useissa maissa.

Teknologia ei kuitenkaan ei ole pystynyt tuottamaan odotettuja (huipputekniikan) ratkaisuja kaikkia vaiheita varten. Joissakin tapauksessa edistys on seurausta käytännönläheisestä strategiasta eli sellaisista käytännön tilapäisratkaisuista, jotka eivät ole teknisesti kovin vaativia, tai verkkopohjaisen ja verkon ulkopuolisen viestinnän yhdistelmistä, kuten niistä lähestymistavoista, joita on sovellettu todistusasiakirjojen toimittamiseen poissulkemis- ja valintaperusteiden yhteydessä tai käyttäjänimi- ja salasanaratkaisujen käyttöön tarjoajan varmentamiseksi. Nämä ratkaisut ovat valideja – ne vaan tarjoavat toisenlaisen tavan päästä samaan lopputulokseen. Täysin automatisoituun sähköiseen hankintaan on kuitenkin todettu liittyvän joitakin rajoituksia. Näitä ovat esimerkiksi se, että automatisoitua arviointia on vaikea soveltaa monimutkaisiin ostoihin, ja se, että EU:sta puuttuu yhteinen aikaleimajärjestelmä.

b) Sähköisen hankinnan valmiuksiin investoiminen ja niiden saatavuus

Sähköinen hankinta alkaa saada jalansijaa Euroopassa. Useiden järjestelmäalustojen menestys osoittaa, että sähköinen hankinta on taloudellisesti kannattavaa. Jotkin hankintaviranomaiset, talouden toimijat, yhteishankintayksiköt ja jäsenvaltiot ovat toteuttaneet merkittäviä toimia ja saaneet aikaan huomattavaa edistystä. Edistystä on saatu aikaan erityisesti sellaisten sähköisten sovellusten kehittämisessä, joilla voidaan tukea useimpia tai kaikkia hankintaprosessin vaiheita. Muutamat jäsenvaltiot tai alueet ovat ottaneet käyttöön sähköisen hankinnan järjestelmiä, joilla voidaan tukea täysin automatisoidun sähköisen hankinnan prosesseja – ainakin standarditavaroiden ja -palvelujen ostojen yhteydessä. Muut järjestelmät keskittyvät hankinnan ensimmäisten vaiheiden tarjoamiseen: 25 jäsenvaltiossa on mahdollista julkaista hankintailmoituksia verkossa ja saattaa tarjousasiakirjoja saataville verkkoon.

Jotkin menestyksekkäistä järjestelmistä noudattelevat sellaista sähköisen hankinnan mallia, jonka kolmannet osapuolet ovat antaneet käyttöön jonkin verkoston välityksellä. Tällaiset järjestelmäalustat tarjoavat sähköisen hankinnan palveluja usein monille organisaatioille. Yksittäiset toimeksiantajat saavat käyttöönsä oman verkkosivun, jolla ne voivat määritellä sijaintipaikastaan riippumatta omat käyttäjänsä, prosessinsa ja odotetut suoritteensa. Toiset niistä ovat virastojen, toiset yksityisyritysten ylläpitämiä. Hankintaviranomaiset maksavat kiinteän maksun tai käyttökertakohtaisen maksun.

c) Sähköisen hankinnan tosiasiallinen käyttö

Sähköistä hankintaa käytetään yleisesti ottaen – sekä yksittäisissä maissa että koko EU:ssa – vain vähän, ja sen osuuden arvioidaan olevan arvossa mitattuna alle 5 prosenttia kaikesta hankinnasta.

Poikkeus tästä on Portugali, jossa hankinnan eri vaiheet aina sopimuksen tekemiseen saakka on ollut pakko toteuttaa sähköisesti 1. marraskuuta 2009 lähtien useimpien julkisten ostojen osalta (joitakin arvoltaan vähäisiä hankintoja ei toteuteta sähköisesti, ja joidenkin ostojen arviointi voidaan toteuttaa sähköisten ja perinteisten välineiden yhdistelmänä). Sähköisen hankinnan ansiosta hankintaviranomaiset voivat toteuttaa hankintoja aikaisempaa nopeammin, ja hallintomenojen odotetaan supistuvan vuosittain 28 miljoonalla eurolla. Myös eräät muut maat ovat tehneet tiettyjen sähköisen hankinnan vaiheiden tai välineiden käytöstä pakollista kansallisella tasolla. Esimerkiksi Kyproksessa, Belgiassa ja Alankomaissa hankintamahdollisuuksista on (tai tulee olemaan) pakko ilmoittaa tiettyjen järjestelmäalustojen kautta. Toisissa maissa taas on otettu käyttöön sitovia vaatimuksia tiettyjä hallintotasoja varten; esimerkiksi Itävaltassa liittovaltion viranomaisten on pakko soveltaa puitesopimuksia tiettyihin tavaroihin ja palveluihin.

On näyttöä siitä, että monet hankintaviranomaiset ja talouden toimijat ovat siirtyneet käyttämään sähköistä hankintaa ja että ne eivät enää edes harkitsisi paperimenettelyihin palaamista.

d) Sähköisen hankinnan järjestelmien saatavuus rajojen yli

Eri järjestelmien välillä ei toistaiseksi ole juurikaan mitään yhteistä. Ratkaisut on kehitetty yksittäistapauksia varten, ja jos eri järjestelmiä ei pyritä nopeasti yhdistämään, markkinat ovat suuressa vaarassa pirstaloitua. Nykyisiä liiketoimintaprosesseja, asiakirjastandardeja ja -formaatteja sekä viestintätapoja ei ole standardoitu riittävän pitkälle. Mitä enemmän saataville tulee ennalta määriteltyjä ja uudelleenkäytettäviä sähköisen hankinnan osia, sitä helpompaa on taata sellainen yhteentoimiva sähköisen hankinnan ympäristö, joka edistää sähköisen hankinnan käytön laajenemista ja sen käyttöä rajojen yli. Siirtyminen yhden ainoan järjestelmän käyttöön ei ole toivottavaa eikä tarkoituksenmukaista, mutta sähköiseen hankintaan osallistuminen helpottuu, jos eri järjestelmien ydintoiminnot ovat jokseenkin samoja.

Joidenkin näiden ongelmien vuoksi talouden toimijat, jotka haluavat osallistua muissa jäsenvaltioissa järjestettäviin hankintamenettelyihin verkossa, joutuvat kohtaamaan nykymarkkinoilla käytännön, teknisiä ja hallinnollisia esteitä. Kansalliset tai alueelliset sähköisen hankinnan menettelyt on suunniteltu paikallisten hallinnollisten tai teknisten käytäntöjen pohjalta, jotka saattavat erota toisistaan huomattavasti. Vaikka infrastruktuurin saatavuus on parantunut huomattavasti vuodesta 2004, konkreettista edistystä esteettömän rajatylittävän sähköisen hankinnan toteuttamisessa on tapahtunut vain vähän. Tähän saakka nämä kysymykset ovat pikemminkin olleet taka-alalla, koska kumppanimaiden toimittajat eivät juurikaan ole olleet kiinnostuneita osallistumaan verkkopohjaiseen hankintaan. Näihin kysymyksiin olisi kuitenkin kiinnitettävä huomiota, jottei rajatylittävälle (verkkopohjaiselle) hankinnalle aiheudu uusia teknisiä esteitä.

HAASTEET

Tässä jaksossa kartoitetaan suurimmat ongelmat, jotka hankaloittavat sähköiseen hankintaan siirtymistä ja saattavat estää tarpeettomasti rajatylittävää osallistumista verkkopohjaisiin hankintamenettelyihin. Monet näistä ongelmista liittyvät toisiinsa. Jos ne halutaan ratkaista ja jos halutaan saavuttaa odotetut toimenpidetavoitteet, niitä on käsiteltävä yhdessä.

8. Hankintaviranomaisten ja toimittajien passiivisuuden ja epävarmuuden poistaminen : Sähköisen hankinnan edellyttämiä teknologioita ja valmiuksia on entistä paremmin saatavilla. Mahdollisuuksien tarjoaminen ei kuitenkaan takaa sitä, että niihin myös tartutaan. Hankintaviranomaiset eivät ole olleet kovin halukkaita hyödyntämään sähköistä hankintaa. Tämä saattaa johtua siitä, että sisäisten järjestelmien uudelleenorganisointi merkitsisi lisäkustannuksia, ja siitä, etteivät hankintaviranomaiset ole riittävästi perillä sähköisen hankinnan eduista. Myöskään kaikki toimittajat eivät tiedä, mitä hyötyä sähköiseen hankintaan siirtymisestä on. Monet hankintaviranomaiset ja toimittajat ovat mieluummin odottavalla kannalla, koska sähköiseen hankintaan investoimiseen liittyy riskejä. Teknologiaan liittyvien riskien lisäksi ne ovat huolissaan siitä, mitä riskejä sähköisen hankinnan teknologian integroimisesta jo olemassa oleviin tietojärjestelmiin aiheutuu, millaisen liiketoimintamallin tällainen teknologia tuo toimittajien ja hankintaviranomaisten välille ja mitä turvallisuus- ja valvontamekanismeja tällaisen teknologian asianmukainen käyttö vaatii. Eräät talouden toimijat ja erityisesti pk-yritykset ovat huolissaan myös siitä, että ne syrjäytyvät markkinoilta yhdistämisen ja keskittymisen kehityssuuntauksien tuloksena. Jos sähköiseen hankintaan siirtymistä halutaan nopeuttaa, asiaa koskevia kannustimia on mahdollisuuksien mukaan lujitettava. Lisäksi sähköisen hankinnan käytöstä on mahdollisesti tehtävä pakollista tietyissä olosuhteissa (esimerkiksi tietynlaisissa ostoissa).

9. Standardien puuttuminen sähköisen hankinnan prosesseista : Lähitulevaisuudessa toimittajat toimivat sellaisessa sähköisen hankinnan ympäristössä, joka koostuu erilaisista järjestelmäalustoista ja järjestelyistä. Kullakin järjestelmällä saattaa olla erilaisia teknisiä ominaisuuksia ja toimintoja, jotka aiheuttavat ongelmia toimittajille, jotka haluavat osallistua moniin eri järjestelmiin. Tämä saattaa nostaa toimittajien oppimiskustannuksia ja vähentää niiden osallistumista sähköisen hankinnan järjestelmiin. Monet kaikkein ongelmallisimmista näkökohdista liittyvät tarjousten jättämiseen ja käsittelyyn. Markkinoiden on tarpeen yksilöidä valmiustasoltaan hyviä sovelluksia, joiden toiminnot ovat asianmukaiset. EU:n tasolla tarvitaan yhdenmukaisempia toimia näiden keskeisten vaiheiden yhdenmukaistamiseksi tai standardoimiseksi. Tarvitaan yhteisiä viitekohtia ja standardeja, jotta voidaan kehittää toisinnettavia ja yhteentoimivia järjestelmiä. Toimia olisi toteutettava erityisesti asiakirjojen vaihdon, varmentamisen, sähköisen laskutuksen, sähköisten luetteloiden ja tuoteluokituksen alalla.

10. Käytettävissä ei ole keinoja helpottaa sellaisten kansallisten sähköisten ratkaisujen keskinäistä tunnustamista , jotka liittyvät kriittisiin hankintavaiheisiin ja -välineisiin (esimerkiksi toimittajien varmentaminen sähköisen allekirjoituksen avulla tai kansallinen todistusasiakirja kelpoisuusperusteiden täyttymisestä). On löydettävä ratkaisuja, jotka keventävät niiden hankintaviranomaisten ja toimittajien taakkaa, jotka haluavat toimia laajemmilla Euroopan markkinoilla.

11. Monimutkaisia teknisiä vaatimuksia erityisesti tarjoajan varmentamisen alalla : Eri puolilla EU:ta on otettu käyttöön useita erilaisia vaatimuksia ja ratkaisuja, jotka koskevat varmentamista ja tunnistamista. Eräät näistä ratkaisuista, esimerkiksi käyttäjänimen ja salasanan yhdistelmä, ovat teknisesti hyvin yksinkertaisia, kun taas toiset ovat monimutkaisempia ja edellyttävät tietyntyyppisiä sähköisiä allekirjoituksia, kuten varmennettuja allekirjoituksia (joita varten on saatava digitaalinen varmenne valvotulta tai akkreditoidulta varmennepalveluntarjoajalta). Toimintasuunnitelmaan sisältyvä päätös edistää varmennettuja sähköisiä allekirjoituksia on saattanut nostaa sähköisen hankinnan sovellusten mittapuun liian korkealle ja lisätä tarjousten sähköiseen jättämiseen liittyviä kustannuksia ja taakkaa. Sähköisen allekirjoituksen suojan tason tulisi perustua riskiarvioon tunnistus- tai allekirjoitusratkaisujen epäonnistumisesta hankinnan yhteydessä. Lisäongelma on se, etteivät sähköiset allekirjoitukset ole yhteentoimivia rajojen yli. Edistystä odotetaan kuitenkin tapahtuvan varmennepalvelujen tarjoajista laadittujen kansallisten luotettavien luettelojen[11], sähköisen allekirjoituksen standardien tulevan järkiperäistämisen ja PEPPOL-pilottiratkaisujen myötä. Myös sähköisen hankinnan prosessin muihin osiin on kohdistettu samankaltaisia huipputekniikkaodotuksia, mutta tällä välin niihin on kehitetty käytännöllisempiä ratkaisuja, joista esimerkkinä voidaan mainita yhdenmukaisuus- tai kelpoisuuslausumien käyttö hankintaprosessin alkuvaiheessa monimutkaisten sähköisten asiakirjojen sijaan. Sähköisen hankinnan ratkaisujen on oltava oikeasuhteisia, keskinäisesti tunnustettavissa ja laajalti saatavissa kohtuullisin kustannuksin.

12. Eri tahtiin tapahtuvan sähköiseen hankintaan siirtymisen hallinta : Eri jäsenvaltiot ja alueet tarttuvat eri tahdissa sähköisen hankinnan tarjoamiin mahdollisuuksiin. Eräät jäsenvaltiot ovat tehneet sähköisten hankintamenettelyjen käytöstä pakollista tiettyjen tai kaikkien ostojen osalta. Tällaisia ostoja koskevat hankintamenettelyt on organisoitava käytettävissä olevan sähköisen hankinnan infrastruktuurin kautta. Sisämarkkinoiden haasteena on varmistaa, etteivät kumppanimaiden toimittajat näissä järjestelmissä kilpaillessaan joudu epäsuotuisaan asemaan ja että niillä on käytettävissään tarvittavat välineet osallistua eri järjestelmissä järjestettäviin menettelyihin.

Kysymykset

13. Ovatko edellä mainitut ongelmat kaikkein suurimmat esteet sähköiseen hankintaan siirtymiselle ja rajatylittävälle osallistumiselle verkkopohjaisiin hankintamenettelyihin? Laittakaa nämä ongelmat (alenevaan) tärkeysjärjestykseen.

14. Oletteko havainnut muita suuria ongelmia, joita tässä ei ole lueteltu? Selostakaa.

EU:N TASON TOIMINNAN ENSISIJAISET TAVOITTEET

Komissio katsoo, että seuraavassa esitettyjä mahdollisuuksia voitaisiin tutkia siltä kannalta, voidaanko niillä helpottaa sähköisen hankinnan käytön laajentamista ja tukea rajatylittävää osallistumista sähköisen hankinnan menettelyihin.

Keinot vauhdittaa sähköisen hankinnan käyttöönottoa

Tarvittava teknologia on saatavilla, mutta haasteena on saada hankintaviranomaiset ja toimittajat käyttämään sitä. Tämän prosessin käynnistämiseksi ja kriittisen massan saavuttamiseksi voidaan tarvita poliittisia toimenpiteitä.

Tältä pohjalta jotkin jäsenvaltiot ovat ottaneet käyttöön velvoitteita toteuttaa hankintamenettelyt sähköisesti joko kaikkien ostojen (kuten Portugalissa) tai tiettyjen ostojen (kuten Ranskassa) osalta. Jäsenvaltioilla on edelleenkin suuri valta päättää itse, millaisia menettelyitä sovelletaan EU:n direktiiveissä vahvistettujen kynnysarvojen alle jääviin julkisiin ostoihin.

Voimassa olevissa EU:n julkisen hankinnan direktiiveissä ei nimenomaisesti tarkastella sellaista tilannetta, jossa jäsenvaltio vaatisi sähköisen hankinnan käyttöä kynnysarvot ylittäviä ostoja koskevissa menettelyissä. Jos tätä kohtaa selvennettäisiin, kansalliset viranomaiset saisivat enemmän varmuutta siitä, haluavatko ne tehdä sähköisen hankinnan käytöstä pakollista.

Lisäksi lainsäädännön avulla voitaisiin kannustaa hankintaviranomaisia siirtymään sähköiseen hankintaan. Nykyisissä EU:n direktiiveissä säädetään jo julkaisemisen määräaikojen lyhentämisestä (seitsemällä päivällä) tapauksessa, jossa tarjouksista ilmoitetaan sähköisesti, ja tarjousten jättämisen määräaikojen lyhentämisestä (viidellä päivällä) tapauksessa, jossa asiaankuuluvat asiakirjat saatetaan sähköisessä muodossa vapaasti, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville. Jos määräaikoja lyhennettäisiin lisää, talouden toimijat eivät ehkä enää pystyisi laatimaan perusteltuja tarjouksia. Käyttöön voitaisiin ehkä ottaa myös muita kannustimia tai lakisääteisiä etuja, jotta hankintaviranomaiset siirtyisivät käyttämään sähköistä hankintaa.

Esimerkiksi velvollisuus noudattaa tiettyjä lainsäädäntö- tai menettelyvaatimuksia voitaisiin siirtää hankintaviranomaiselta sähköisen hankinnan järjestelmään, joka hoitaa kaikki hankintamenettelyt tai osan niistä. Jos sähköisen hankinnan järjestelmäalustalla taattaisiin direktiivissä säädetyt avoimuus- ja menettelyvaatimukset sekä yksittäisten menettelyjen objektiivisuus ja jäljitettävyys, velvollisuus varmistaa hankintalainsäädännössä säädettyjen vaatimusten noudattaminen voitaisiin siirtää yksittäiseltä hankintaviranomaiselta sähköisen hankinnan järjestelmään. Tällainen lähestymistapa turvaisi sellaisten yksittäisten hankintaviranomaisten selustan, jotka käyttävät näitä erikoisvälineitä toteuttaakseen yksittäisiä hankintamenettelyjä. Vastuun siirtäminen hankintaviranomaiselta sähköisen hankinnan järjestelmään voisi tehdä verkkopohjaisten välineiden käytöstä houkuttelevampaa ja edistää siten sähköisen hankinnan käyttöönottoa. Tämän lähestymistavan yhteydessä voisi olla tarpeen määritellä yhteiset vaatimukset tai periaatteet tunnustettuja sähköisen hankinnan järjestelmiä varten sen varmistamiseksi, että ne tarjoavat tarvittavat takuut.

Kysymykset

15. Voitaisiinko sähköisen hankinnan käyttöä edistää sisällyttämällä EU:n lainsäädäntöön lakisääteisiä kannustimia? Selostakaa, millaiset kannustimet voisivat olla tehokkaita.

16. Olisiko EU:n lainsäädännössä säädettyjä hankintaviranomaisten velvoitteita ja vastuuta kevennettävä, jos hankinta toteutetaan sähköisen hankinnan järjestelmillä? Tekisikö tämä sähköisen hankinnan järjestelmien käytöstä houkuttelevampaa?

17. Olisiko EU:n lainsäädännössä säädettävä siitä, että jotkin EU:n direktiivien kattamat hankinnat on pakko toteuttaa sähköisin menettelyin? Mitkä olisivat tällaisten säännösten edut/haitat? Millaisiin EU:n direktiivien kattamiin hankintoihin sähköistä hankintaa voitaisiin soveltaa menestyksekkäästi?

18. Vai olisiko EU:n hankintalainsäädännössä selvennettävä sitä, missä tapauksissa yksittäiset jäsenvaltiot voivat vaatia sähköisen hankinnan käyttöä? Missä tilanteissa tämä olisi hyödyllistä tai perusteltua?

Helpotetaan rajatylittävää osallistumista sähköiseen hankintaan

Eri jäsenvaltiot ja alueet etenevät eri tahdissa sähköisen hankinnan käytön edistämisessä. On huolehdittava siitä, ettei tämä aiheuta tarpeettomia tai kohtuuttomia esteitä rajatylittävälle osallistumiselle hankintaan. Tällöin on löydettävä tasapaino kahden tavoitteen välillä: toisaalta on kannustettava hankintaviranomaisia investoimaan sähköisen hankinnan valmiuksiin, mutta toisaalta on vältettävä hankintamarkkinoiden pirstoutuminen yksittäisiin toimijaryhmiin, joista kukin on liitetty omien eritelmiensä mukaisesti toimiviin järjestelmiin. Sähköisen hankinnan järjestelmien on oltava mahdollisimman monen saatavilla. Tämä tarkoittaa sitä, että hankintaan osallistumisen edellyttämien teknisten, oikeudellisten ja hallinnollisten edellytysten on oltava syrjimättömiä ja oikeasuhtaisia eikä niiden tule estää perusteettomasti tai mielivaltaisesti muista jäsenvaltioista tulevien talouden toimijoiden osallistumista hankintaan tai rekisteröitymistä.

Tämän saavuttamiseksi huomio – ja erityisesti kaikki toimenpiteet oikeudellisen ympäristön selkeyttämiseksi – olisi EU:n tasolla kohdistettava erityisesti EU:n kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskeviin menettelyihin tai sähköisen hankinnan järjestelmän avulla toteutettaviin menettelyihin, joissa hankinnan kokonaisarvo ylittää tietyn kynnysarvon. Jos EU:n tason toimenpiteet asetettaisiin tärkeysjärjestykseen, kansallisella ja alueellisella tasolla voitaisiin kehittää omia sähköisen hankinnan valmiuksia ja EU:n tasolla voitaisiin kohdistaa huomio niihin segmentteihin tai järjestelmiin, joissa on suurinta potentiaalia rajatylittävään verkkopohjaiseen hankintaan.

EU:n tason toimenpiteillä voitaisiin edistää seuraavia tavoitteita:

a) Selkeytetään sähköisen hankinnan järjestelmien ja menettelyiden saatavuuden edellytyksiä . Vuoden 2004 toimintasuunnitelmassa esitettyjen toiminnallisten vaatimusten perusteella olisi muodostettava yhteinen näkemys niistä vaatimuksista, joita tarvitaan sähköisen hankinnan laajan saatavuuden varmistamiseksi rajojen yli. Tämä ei tarkoita sitä, että nyt tai tulevaisuudessa luotaisiin yksi ainoa sähköisen hankinnan järjestelmä, vaan sitä, että määritellään ominaisuuksien vähimmäisjoukko, joka kullakin sähköisen hankinnan järjestelmällä olisi oltava, jotta se olisi mahdollisimman laajasti saatavilla. Lisäksi pitäisi antaa toimintaohjeet direktiivin 2004/18/EY 42 artiklassa säädettyjen periaatteiden soveltamisesta. Toimintaohjeet voitaisiin antaa suosituksena, tulkitsevana tiedonantona tai muuna ei-lainsäädännöllisenä toimena. Ne voitaisiin myös antaa direktiivimuutoksina (kynnysarvot ylittävän hankinnan osalta) tai yksittäisinä sähköisen hankinnan järjestelmiä koskevina lainsäädäntötoimenpiteinä.

b) Helpotetaan verkkopohjaisiin hankintamenettelyihin osallistuvilta talouden toimijoilta vaadittavien sähköisten tunnisteiden, todistusasiakirjojen ja muiden edellytysten keskinäistä tunnustamista . Suurin huolenaihe ovat tähän mennessä olleet varmentamiseen liittyvät ongelmat, kuten sähköisten allekirjoitusten käyttö ja sähköisten tunnisteiden hyväksyminen. Nämä ongelmat eivät nimenomaisesti liity sähköisen hankinnan ympäristöön, vaan ne ilmenevät kaikissa sellaisissa tilanteissa, joissa varmentamista tai allekirjotuksia vaaditaan. Komissio on toteuttanut toimenpiteitä, joiden ansiosta hankintaviranomaiset pystyvät tunnistamaan kumppanimaista peräisin olevien allekirjoitusten alkuperän tai varmenteen. PEPPOL-hankkeessa kehitetään ratkaisuja, joiden tarkoituksena on tarjota verkkopohjaisia hankintaympäristöön soveltuvia välineitä, joiden avulla voidaan tunnistaa automaattisesti muista jäsenvaltioista peräisin olevat sähköiset allekirjoitukset.

Muita huolenaiheita ovat hankintaviranomaisten velvollisuus tutkia tarjoajien toimittamat todisteasiakirjat kelpoisuusperusteiden täyttymisen varalta. Nämä asiakirjat laaditaan kansallisella tai paikallisella tasolla asiaankuuluvien konventioiden ja formaattien mukaisesti sekä asiaankuuluvilla kielillä. Sähköisen hankinnan odotettiin voivan tehostaa hankintaprosessin tätä osaa ja erityisesti vähentää sitä taakkaa, joka talouden toimijalle aiheutuu tällaisen todistusaineiston toistuvasta toimittamisesta. Monilla tähän mennessä kehitetyistä ratkaisuista nämä tavoitteet saavutetaan osittain, mutta ratkaisut eivät perustu monimutkaiseen huipputekniikkaan. Esimerkiksi joissakin maissa talouden toimijan on pelkästään toimitettava lausunto (usein kyseessä on yksinkertainen sähköinen asiakirja, joka joissakin tapauksissa voidaan allekirjoittaa sähköisesti) siitä, että hänen toimintansa täyttää kaikki asetetut perusteet, ja ainoastaan tarjouskilpailun voittaneita pyydetään toimittamaan varsinaiset asiakirjat (sähköisesti tai paperilla).

Komission kehittämän e-CERTIS-välineen ansiosta hankintaviranomaiset pystyvät tunnistamaan muista jäsenvaltioista olevat pätevät asiakirjat. Komissio aikoo tämän välineen avulla kehittää käytännön ratkaisuja, jotka auttavat hankintaviranomaisia tunnistamaan kumppanimaista peräisin olevat todistukset tai varmenteet.

c) Yksinkertaistetaan talouden toimijoille asetettuja pääsy- ja osallistumisvaatimuksia. Komission sähköistä hankintaa koskevasta toimintasuunnitelmasta tekemässä arvioinnissa esitetään huoli siitä, että varmennettujen sähköisten allekirjoitusten etusijalle asettaminen voi aiheuttaa tarpeettoman sähköiseen hankintaan pääsyn esteen erityisesti kumppanimaan toimittajille, koska käytössä ei ole vielä välineitä, joiden avulla voitaisiin tunnistaa erilaisia sähköisiä allekirjoituksia. Tästä syystä voisi olla tarkoituksenmukaista tarkistaa sellaisia EU:n hankintalainsäädäntöön sisältyviä kohtia, joissa varmennetut sähköiset allekirjoitukset asetetaan etusijalle. Euroopan digitaalistrategiassa esitetään, että sähköisiä allekirjoituksia koskevaa lainsäädäntöä olisi tarkistettava ja että sähköisten tunnisteiden alalla tehtävää työtä olisi vauhditettava.

Kysymykset

19. Tarvitaanko EU:n tason toimia sen välttämiseksi, ettei rajatylittävälle osallistumiselle verkkopohjaisiin hankintamenettelyihin tai -järjestelmiin koidu tarpeettomia tai kohtuuttomia esteitä? Jos selkeytystä tarvitaan, olisiko se tehtävä lainsäädäntöteitse vai muulla tavoin?

20. Olisiko EU:n oikeudellisen ja poliittisen ympäristön kehittämispyrkimysten kohdistuttava

21. järjestelmiin, jotka tukevat EU:n direktiiveissä vahvistetut kynnysarvot ylittävien hankintojen menettelyitä (mukaan luettuna sekajärjestelmät, joissa hankinnan kynnysarvot sekä ylittyvät että alittuvat)?

22. suurempiin järjestelmiin, joihin liittyy tietty hankinnan vähimmäistaso (rahamäärä tai prosenttiosuus kaikista kansallisista hankinnoista)?

23. Olisiko voimassa olevaa sähköistä hankintaa koskevaa EU:n sääntelykehystä muutettava tai ajantasaistettava? Jos olisi, mitä säännöksiä ja miksi? (Huom: liitteessä 1 on luettelo sähköistä hankintaa koskevista säännöksistä.)

24. Mitkä varmenne- ja tunnisteratkaisut (mukaan luettuna sähköiset allekirjoitukset) ovat oikeassa suhteessa sähköiseen hankintaan liittyviin riskeihin?

25. Millaiset tekniset, hallinnolliset tai käytännön esteet estävät talouden toimijoita rekisteröitymästä tai osallistumasta kumppanimaan sähköisen hankinnan menettelyihin tai järjestelmiin (varmenteet, kelpoisuusperusteiden täyttymisen todistaminen, maksuvalmius jne. – täsmentäkää)? Ovatko nämä esteet ylitsepääsemättömiä vai voidaanko ne poistaa kohtuullisin kustannuksin?

Yhteentoimivan sähköisen hankinnan infrastruktuurin perusta

Tulevissa töissä painopisteenä olisi oltava vapaasti uudelleenkäytettävien välineiden luominen ja tarvittaessa myös investoiminen infrastruktuuriratkaisujen ja -standardien kehittämiseen.

Vuonna 2004 annetun toimintasuunnitelman selkeitä menestysaskeleita olivat TEDin luominen ja sähköisten vakiolomakkeiden käyttöönotto kynnysarvot ylittäviä hankintoja varten. Nämä toimet muodostavat koko Euroopan laajuisen viitekohdan kaikille kynnysarvot ylittäville hankinnoille, joissa käytetään yhtenäisessä formaatissa tarjottavia tietoja. EU voi kuitenkin enemmänkin edistää yhteenliitettävyyttä ja -toimivuutta uudessa eurooppalaisessa sähköisen hankinnan ympäristössä.

a) Edistetään keskeisten prosessien ja järjestelmien standardoimista : Yhteisprosessia, kuten sähköistä hankintaa, jossa riippumattomille osapuolille kuuluvat riippumattomat järjestelmät ovat vuorovaikutuksessa toisiinsa liiketoimintatietoja vaihdettaessa, voidaan tukea vain, jos järjestelmät perustuvat yhteiseen näkemykseen liiketoimintaprosesseista ja vaihdettavista tiedoista. Jos useimmin käytetyt sähköisen hankinnan prosessit perustuisivat standardoituihin lähestymistapoihin ja formaatteihin, tietojen hyödyntäminen ja uudelleenkäyttö paranisivat huomattavasti. Talouden toimijat pystyisivät tällöin osallistumaan hankintaprosesseihin kaikissa haluamissaan järjestelmissä pienellä vaivalla ja vähäisin kustannuksin, ja niiden tarvitsisi vain mukauttaa tarjouksiaan kuhunkin tarjouskilpailuun, mikä vähentäisi niiden työtaakkaa. Tietyissä hankintasopimuksen tekemisen jälkeisissä vaiheissa (esimerkiksi sähköiset luettelot, sähköinen tilaaminen ja sähköinen laskutus) tapahtuu tällä hetkellä huomattavaa edistystä, vaikka edistys ei ainakaan vielä ole johtanut eurooppalaisten standardien antamiseen. Toimia näillä aloilla olisi vauhditettava ja standardointiprosessi olisi laajennettava koskemaan myös muita sähköisen hankinnan keskeisiä vaiheita.

b) Hankintasopimuksen tekemistä edeltävät vaiheet : Tarjouskilpailuja koskevien tietojen sähköisessä julkaisussa ja levittämisessä on tapahtunut merkittävää edistystä. Edistys on ollut paljon pienempää yhteisten lähestymistapojen, standardien ja mallien kehittämisessä verkossa tapahtuvaa tarjousten jättämistä ja käsittelyä varten. Tämä on kuitenkin juuri se sähköisen hankinnan alue, jolla todelliset edut (ja haasteet) piilevät. Yksittäisiä sähköisen hankinnan järjestelmäalustoja varten on kehitetty ratkaisuja, mutta minkäänlaista huomiota ei ole kiinnitetty tarjousten sähköistä jättämistä koskevien menetelmien tai lähestymistapojen lähentämiseen.

c) Luodaan sähköisen hankinnan järjestelmille yhteinen perusta : Komissio kehittää parhaillaan useita sovelluksia, jotka kattavat kaikki hankintasyklin tärkeimmät vaiheet ja perustuvat käytössä olevaan Open e-PRIOR -ratkaisuun. Näiden alun perin etupäässä sisäiseen käyttöön tarkoitettujen sovellusten avulla komissio on kehittänyt tehokkaita sähköisen hankinnan valmiuksia. Nyt sovelluksia kuitenkin saatetaan yleiseen käyttöön vapaina avoimen lähdekoodin komponentteina, jotka voidaan integroida osaksi mitä tahansa sähköisen hankinnan järjestelmää halutulla tavalla.

d) Annetaan talouden toimijoille välineet ratkaista tekniset yhteentoimivuusongelmat : Tieto- ja viestintätekniikka tarjoaa yhä parempia ratkaisuja, joilla voidaan tukea viestintää erilaisiin teknisiin eritelmiin perustuvien järjestelmien ja sovellusten välillä. PEPPOL-pilottihankkeessa kehitetään standardiohjelmistoratkaisuja niiden kaikkein suurimpien teknisten yhteentoimivuusongelmien poistamiseksi, jotka voivat estää talouden toimijoita osallistumasta kumppanimaan sähköisen hankinnan menettelyihin. PEPPOL-ratkaisujen toimivuutta testataan lähikuukausina käytännössä. Komissio aikoo edistää ja tukea onnistuneiden PEPPOL-ratkaisujen saattamista markkinoille.

Kysymykset

26. Millä EU:n tason standardeilla olisi ensisijaisesti tuettava sähköistä hankintaa?

27. Olisiko komission edistettävä tai lisättävä sellaisten avoimen lähdekoodin ratkaisujen tarjontaa, jotka voidaan integroida olemassa oleviin tai kehitteillä oleviin sähköisen hankinnan järjestelmiin yksittäistapauksissa?

28. Olisiko komission edelleenkin saatettava omat sähköisen hankinnan (esimerkiksi avoimeen lähdekoodiin Open e-Prioriin perustuvat) ratkaisut suuren yleisön saatavilla?

Sähköisen hankinnan saatavuuden (pk-yritysten kannalta), kestävyyden ja innovatiivisuuden parantaminen

Sähköinen hankinta voi helpottaa hankintamäärärahojen käyttöä EU 2020 -tavoitteiden edistämiseksi tai ainakin luonteensa puolesta soveltua tähän paremmin kuin muut ratkaisut.

Sähköisen hankinnan potentiaalia parantaa saatavuutta on hyödynnettävä täysimittaisesti. Tämä tarkoittaa rajatylittävän osallistumisen mahdollisuuden lisäksi myös sitä, että kaikki asiaankuuluvat ja kelpoisuusperusteet täyttävät toimittajat koosta riippumatta olisi houkuteltava osallistumaan sähköiseen hankintaan. Jotkin maat ovat toimintasuunnitelman suositusten mukaisesti ottaneet käyttöön strategioita, joilla pk-yrityksiä kannustetaan ottamaan käyttöön sähköisen hankinnan käytäntöjä. Nämä strategiat ovat ilmeisesti onnistuneet, sillä huomattavan monet pk-yritykset rekisteröityvät erilaisille järjestelmäalustoille ja jättävät niillä tarjouksia. Eräät maat ilmoittavat huolestuneisuudesta siitä, että sähköisen hankinnan käyttäminen ostojen keskittämiseen tai yhdistämiseen puitesopimusten perusteella johtaa pk-yritysten syrjäyttämiseen. Tulevien kehitys- ja mukautustoimien yhteydessä voi olla tarpeen varmistaa, että kaikissa sähköisen hankinnan järjestelmissä otetaan huomioon pk-yritysten tarpeet[12].

Sähköisen hankinnan avulla voidaan vähentää luonnonvarojen kulutusta. Lisäksi sähköisen hankinnan jäljitettävyys ja avoimuus helpottavat sellaisten strategioiden laatimista, täytäntöönpanoa ja seurantaa, joilla ohjataan määrärahoja innovatiivisiin, kestäviin ja osallistaviin toimenpidetavoitteisiin.

Kysymys

29. Komissio on jo toteuttanut toimia sellaisten strategioiden laatimisen edistämiseksi, joilla voidaan parantaa pk-yritysten pääsyä sähköisen hankinnan markkinoille. Millä muilla toimilla voidaan parantaa kaikkien sidosryhmien, erityisesti pk-yritysten, pääsyä sähköisen hankinnan järjestelmiin?

Vertailuanalyysi ja seuranta – opitaan parhaista käytännöistä

On tärkeää löytää mekanismi, joka edistää aktiivisesti sähköisestä hankinnasta saatavia yleisiä etuja ja jonka avulla kaikki osapuolet voivat hyötyä suoraan saaduista kokemuksista. Tämä on erityisen tärkeää nykyisessä rajallisten resurssien rahoitusympäristössä, jossa tietotekniikan hanke-ehdotuksiin (jotka aiemmin ovat saattaneet epäonnistua tai tulla liian kalliiksi) voidaan suhtautua aiempaa epäilevämmin.

Jos EU:n tasolla ja jäsenvaltioissa olisi käytössä parempia seurantajärjestelmiä, edistystä voitaisiin seurata tarkemmin – edellyttäen että käytössä olisi asianmukaisia indikaattoreita – ja ongelmiin voitaisiin tarttua ajoissa eli jo niiden kehitysvaiheessa.

Kansainvälinen kehitys ja yhteistyö sähköisen hankinnan alalla

Osana vuonna 2004 annettua toimintasuunnitelmaa komissio on ollut mukana useissa aloitteissa, joilla on tarkoitus edistää sähköistä hankintaa koskevan kansainvälisen kehyksen kehittämistä. Neuvottelut ovat vielä käynnissä, mutta tarkistettu julkisia hankintoja koskevan sopimuksen (GPA-sopimuksen) teksti sisältää jo määräyksiä sähköisestä hankinnasta. Komissio pyrkii yhdessä Yhdistyneiden Kansakuntien kansainvälisen kauppaoikeuden toimikunnan (UNCITRAL) kanssa ottamaan nämä tarkistukset käyttöön. Edistys on tähän mennessä ollut vähäistä, mutta komissio aikoo kuitenkin vauhdittaa sähköisen hankinnan käyttöönottoa ja edistää eurooppalaisia ratkaisuja.

PÄÄTELMÄT

Sähköinen hankinta ei ole enää haavekuva vaan yhä useammilla alueilla ja yhä useammissa jäsenvaltioissa todellisuutta. Sähköisen hankinnan käyttäjät ovat saaneet siitä odottamiaan etuja. Sähköisen hankinnan järjestelmät ovat osoittaneet, että niillä on tarvittavaa potentiaalia vauhdittaa julkista hankintaa ja helpottaa julkisten menojen toteuttamista rahoituskriisin yhteydessä.

Sähköisen hankinnan käyttö laahaa kuitenkin kaukana Manchesterin julistuksessa mainituista odotuksista. Vuonna 2010 sähköisesti toteutettujen hankintaliiketoimien osuus jää komission arvion mukaan myös edelläkävijäjäsenvaltioissa – Portugalia lukuun ottamatta – 5 prosenttiin eli selkeästi alle 50 prosenttiin. Jotta sähköiseen hankintaan siirtymistä voitaisiin edistää ja vauhdittaa, hallinnon kaikilla tasoilla – myös EU:n tasolla – tarvitaan johtajuutta. Jos hankintaviranomaiset saavat itse päättää, ne pitäytyvät tutuissa ja turvallisissa (paperi)käytännöissä eivätkä investoi lupaaviin uusiin vaihtoehtoihin ja hyödynnä niitä.

Tässä vihreässä kirjassa esitetään muutamia uusia ajatuksia, joiden avulla voitaisiin poistaa hankintaviranomaisten ja talouden toimijoiden passiivisuus, joka estää sähköiseen hankintaan siirtymistä.

Tässä vihreässä kirjassa myös ehdotetaan joitakin toimenpiteitä, joilla voitaisiin varmistaa se, ettei sähköisen hankinnan käyttöönotto johda sellaisiin uusiin teknisiin ja hallinnollisiin esteisiin, jotka estävät osallistumista hankintamenettelyihin rajojen yli. Eri jäsenvaltiot, alueet ja sektorit hyödyntävät sähköisen hankinnan tarjoamia mahdollisuuksia eri tahtiin. On varmistettava, ettei tästä aiheudu tarpeettomia tai kohtuuttomia esteitä rajatylittävälle osallistumiselle hankintamenettelyihin. Tästä syystä olisi muun muassa selkeytettävä verkkopohjaisten hankintamenettelyjen organisoijien velvoitteita, jotta ei aseteta sellaisia edellytyksiä, jotka estäisivät rajatylittävää osallistumista hankintamenettelyihin tarpeettomasti ja kohtuuttomasti. Lisäksi olisi annettava hankintaviranomaisille ja talouden toimijoille valmiudet olla tosiasiallisessa vuorovaikutuksessa toisiinsa sähköisen hankinnan yhteydessä.

Edellä esitetyt kysymykset liittyvät komission tekemään arviointiin sähköisen hankinnan tilasta Euroopassa ja ehdotuksiin mahdollisiksi toimenpiteiksi niiden keskeisten ongelmien poistamiseksi, jotka vaikeuttavat sähköisen hankinnan käyttöönottoa ja hyödyntämistä sisämarkkinoilla. Komissio pyytää kaikkia sidosryhmiä vastaamaan näihin kysymyksiin. Vastausten jättämisen määräaika on 31. tammikuuta 2011 (sähköposti: markt-consult-eproc@ec.europa.eu).

Komission yksiköt analysoivat kaikki vastaukset ja julkaisevat esitetyistä näkemyksistä tiivistelmän vuonna 2011.

LIITE I: Sähköistä hankintaa koskevat säännökset, jotka sisältyvät vuonna 2004 annettuihin julkisia hankintoja koskeviin direktiiveihin (2004/17/EY[13] ja 2004/18/EY[14])

Asia | Viite | Kuvaus |

Sähköinen viestintämuoto | Direktiivin 2004/18/EY 1 artiklan 12 ja 13 kohta sekä direktiivin 2004/17/EY 1 artiklan 11 ja 12 kohta | Kirjallinen viestintä kattaa sähköisen muodon, jossa käytetään sähköteknisiä tietojen käsittely- ja tallennusvälineitä (myös digitaalista kompressiota) ja jossa tietoja levitetään, välitetään ja vastaanotetaan johtoja pitkin, radioteitse, optisesti tai muulla sähkömagneettisella tavalla. |

Sähköiset allekirjoitukset | Direktiivin 2004/18/EY 42 artiklan 5 kohdan b alakohta sekä direktiivin 2004/17/EY 48 artiklan 5 kohdan b alakohta | Jäsenvaltiot voivat vaatia, että sähköisessä muodossa tehdyissä tarjouksissa käytetään direktiivin 1999/93/EY 5 artiklan 1 kohdan mukaista kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta (hyväksyttyihin varmenteisiin perustuva kehittynyt sähköinen allekirjoitus). |

Dynaaminen hankintajärjestelmä | Direktiivin 2004/18/EY 1 artiklan 6 kohta sekä direktiivin 2004/17/EY 1 artiklan 5 kohta | Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen hankintaprosessi, jota käytetään tavanomaisiin ostoihin. Sen kesto on rajoitettu, ja se on koko kestonsa ajan avoin kaikille valintaperusteet täyttäville taloudellisille toimijoille, jotka ovat esittäneet alustavan tarjouksen. |

Sähköinen huutokauppa | Direktiivin 2004/18/EY 1 artiklan 7 kohta sekä direktiivin 2004/17/EY 1 artiklan 6 kohta | Sähköinen huutokauppa on toistuva prosessi, jonka kuluessa uusia alennettuja hintoja ja/tai tarjouksen sisältämiä tiettyjä tekijöitä koskevia uusia arvoja esitetään sähköisesti ja joka toteutetaan sen jälkeen, kun tarjousten arviointi on saatu päätökseen, ja joka vaikuttaa tarjousten luokitteluun. |

Sähköiset luettelot | Direktiivin 2004/18/EY johdanto-osan 12 kappale sekä direktiivin 2004/17/EY johdanto-osan 20 kappale | Sähköisten luetteloiden avulla voidaan helpottaa julkista hankintaprosessia, varsinkin jos kilpailuttaminen tapahtuu puitejärjestelyn mukaisesti tai dynaamisen hankintajärjestelmän toteuttamiseksi. |

Sähköiset ilmoitukset | Direktiivin 2004/18/EY 36 artiklan 2, 3 ja 6 kohta sekä direktiivin 2004/17/EY 44 artiklan 2 ja 3 kohta | Ilmoitukset olisi tehtävä vakiolomakkeilla muttei välttämättä sähköisesti. Nopeutetuissa menettelyissä ilmoitukset on lähetettävä telekopiona tai sähköisesti. Sähköinen ilmoittaminen lyhentää julkaisemisen määräaikoja ja mahdollistaa pidemmät ilmoitukset. |

Hankkijaprofiilit | Direktiivin 2004/18/EY liitteessä VIII olevan 2 kohdan b alakohta sekä direktiivin 2004/17/EY liitteessä XX olevan 2 kohdan b alakohta | Hankkijaprofiililla tarkoitetaan hankintaviranomaisen hankintatoimintaa koskevia tietoja, joita ovat esimerkiksi tiedot aikaisemmista ilmoituksista ja hyödylliset yleistiedot, kuten yhdyspisteen tiedot. |

Asiakirjoihin tutustuminen sähköisesti | Direktiivin 2004/18/EY 38 artiklan 6 kohta (joka vastaa direktiivin 2004/17/EY 45 artiklan 6 kohtaa) | Tarjousten vastaanottamiselle asetettavaa määräaikaa voidaan lyhentää viidellä päivällä, jos hankintaviranomainen tai -yksikkö asettaa hankinta-asiakirjat ja mahdolliset täydentävät asiakirjat kaikkien saataville sähköisessä muodossa vapaasti, suoraan ja kokonaan. Ilmoituksessa olisi mainittava internet-osoite, jossa asiakirjoihin voi tutustua. |

LIITE II: Toimintasuunnitelmaan sisältyvien toimenpiteiden tila

Tavoite 1: Varmistetaan sähköisen julkisen hankinnan sisämarkkinoiden moitteeton toiminta |

Sääntelykehyksen oikeanlainen ja oikea-aikainen täytäntöönpano |

Komissio antaa tulkitsevan asiakirjan uusista sähköisen julkisen hankinnan säännöistä. | Toteutettu |

Komissio asettaa verkkoympäristöön käyttöön harjoitusesittelijöitä, joiden avulla hankintaviranomaiset ja talouden toimijat voivat tutustua uusiin sähköisen hankinnan säännöksiin ja välineisiin. | Toteutettu |

Komissio antaa jäsenvaltioille asianmukaista apua uusien säännösten saattamisessa osaksi kansallista lainsäädäntöä. | Toteutettu |

Sääntelykehyksen täydentäminen tarkoituksenmukaisilla perusvälineillä |

Komissio hyväksyy uudet vakiolomakkeet, joissa on otettu huomioon uudet menettelyt ja sähköisten viestintävälineiden käyttö. | Toteutettu |

Komissio esittää ehdotuksia yhteisen hankintasanaston tarkistamiseksi. | Toteutettu |

Komissio esittää suunnitelman täysin sähköisestä järjestelmästä hankintailmoitusten keräämistä ja TED-tietokannassa julkaisemista varten. | Toteutettu |

Jäsenvaltiot ottavat kansallisella tasolla käyttöön täysin sähköiset järjestelmät, joihin kuuluvat tarkoituksenmukaiset välineet automaattista keräämistä ja TED-tietokannassa julkaisemista varten. | Käynnissä |

Julkisten hankintamenettelyjen sähköisen toteuttamisen esteiden poistaminen ja ennaltaehkäiseminen |

Jäsenvaltiot ja komissio testaavat, täsmentävät ja validoivat HVT-ohjelman (Hallintojen välinen tietojenvaihto) yhteiset toiminnalliset vaatimukset sähköisen hankinnan järjestelmille. | Toteutettu |

Jäsenvaltiot tarkastelevat, onko kaikki sähköisen hankinnan järjestelmät mukautettu direktiivien vaatimuksiin. | Käynnissä |

Jäsenvaltiot ottavat käyttöön kansalliset akkreditointijärjestelyt, joilla tarkistetaan, ovatko sähköiset tarjouskilpailujärjestelmät sääntelykehyksen mukaiset. | Käynnissä |

Jäsenvaltiot ja komissio suorittavat toteutettavuustutkimuksen selvittääkseen, kannattaako eurooppalainen vaatimusten noudattamisen tarkastamista koskeva järjestely ottaa käyttöön. | Toteutettu |

Komissio ehdottaa osana HVTYK-ohjelmaa (yleiseurooppalaisten sähköisten viranomaispalveluiden yhteentoimiva toimittaminen julkishallinnolle, yrityksille ja kansalaisille) tointa, jolla autetaan jäsenvaltioita koordinoimaan kehittyneiden varmennettujen allekirjoitusten käyttöönottoa yhteentoimivuusongelmien ratkaisemiseksi; vuodet 2005–2009 | Toteutettu |

Jäsenvaltiot alkavat käyttää yhteentoimivia varmennettuja sähköisiä allekirjoituksia, jos kansallinen lainsäädäntö sitä edellyttää. | Käynnissä |

Yhteentoimivuusongelmien havaitseminen ja käsitteleminen ajan mittaan |

CEN/ISSS-työryhmä (Euroopan standardointikomitea / tietoyhteiskunnan standardointijärjestelmiä käsittelevä työryhmä) saa päätökseen analyysin siitä, miten yhteentoimivuutta olisi parannettava, jotta sähköinen hankinta toimisi moitteettomasti. | Toteutettu |

Komissio esittää, että HVTYK-ohjelmaan kuuluvia sähköistä hankintaa koskevia toimia jatketaan tietojen vaihtamiseksi yhteentoimivuutta koskevista kysymyksistä ja niistä keskustelemiseksi sekä jäsenvaltioissa tapahtuvan kehityksen seuraamiseksi. | Toteutettu (IDABC/ISA-yksikön toteuttama työ) |

Komissio ja jäsenvaltiot edistävät standardointitoimia Euroopan tasolla ja toimivat yhteistyössä kansainvälisten standardointielinten kanssa. | Käynnissä |

Tavoite 2: Tehostetaan hankintaa sekä parannetaan hallintoa ja kilpailukykyä |

Julkisen hankinnan tehostaminen ja hallinnon parantaminen |

Kukin jäsenvaltio laatii kansallisen suunnitelman sähköisen hankinnan käyttöönottamiseksi ja asettaa mittauskelpoiset suoritustavoitteet kansallisten erityistarpeiden mukaisesti. | Toteutettu osittain |

Kukin jäsenvaltio kannustaa yksittäisiä kansallisia ostajia laatimaan vastaavat suunnitelmat ja koordinoi ja seuraa niiden toteuttamista. | Toteutettu osittain |

Komissio seuraa edelleen CEN/ISSS-työryhmän tekemää työtä sähköisen laskutuksen alalla ja esittää, että jatketaan osana HVTYK-ohjelmaa vuosina 2003 ja 2004 aloitettuja XML-toimia, jotka koskevat sähköistä laskutusta ja sähköistä tilaamista. | Käynnissä |

Jäsenvaltiot luovat tehokkaat sähköiset järjestelmät hankintoja koskevien tilastotietojen keräämistä ja käsittelemistä varten. | Toteutettu osittain |

Julkisen hankinnan markkinoiden kilpailukyvyn lisääminen EU:ssa |

Komissio harkitsee julkisissa hankinnoissa tarvittavien kaupallisten tietojen ja todistusten tarjoamista sähköisesti osana HVTYK-ohjelmaa. | Toteutettu |

Jäsenvaltiot ja komissio sopivat yhteisestä usein vaadittujen todistusten kokoelmasta käytettäväksi sähköisessä hankinnassa. | Käynnissä |

Komissio ehdottaa tutkimuksen käynnistämistä sähköisistä luetteloista (dynaamisissa ostojärjestelmissä ja sähköisissä puitesopimuksissa) CEN/ISSS-työryhmän HVTYK-ohjelman puitteissa tekemän työn pohjalta. | Toteutettu |

Julkisten hankintojen verkko toteuttaa esikuva-analyysin sähköisen hankinnan järjestelmien avoimuudesta, tarkastuksesta ja jäljitettävyydestä. | Viivästynyt |

Julkisten hankintojen verkko järjestää työpajoja tarjouskilpailuasiakirjojen standardointia koskevan vaihdon edistämiseksi. | Viivästynyt |

Jäsenvaltiot käynnistävät ja tukevat pk-yrityksille kansallisella ja alueellisella tasolla tarkoitettuja erityisiä tiedotuskampanjoja ja koulutusohjelmia. | Käynnissä |

Tavoite 3: Kansainvälisten puitteiden luominen sähköiselle julkiselle hankinnalle |

Komissio jatkaa neuvotteluja julkisia hankintoja koskevan sopimuksen (GPA-sopimuksen) uudelleentarkastelusta. | Käynnissä |

Komissio ryhtyy aloitteisiin julkisia hankintoja koskevan sopimuksen osalta, jotta hankintasopimusten piiriin kuuluvien tavaroiden ja palvelujen luokittelussa käytettäisiin yhtä yhteistä nimikkeistöä. | Käynnissä |

Komissio edistää kansainvälisten standardointielinten ja -foorumien työtä ja yhteistyötä niiden kanssa, jotta vältettäisiin yhteentoimivuuden esteiden syntyminen kansainvälisellä tasolla. | Käynnissä |

Komissio tekee yhteistyötä monenkeskisten kehityspankkien verkoston kanssa, jotta voidaan koordinoida kolmansille maille annettavaa teknistä apua, jolla tuetaan niiden julkista hankintaa koskevien järjestelyjen uudelleenorganisointia ja tietokoneistamista. | Käynnissä |

Komissio tarkastelee kaikkia tarvittavia mukautuksia ja sähköisen hankinnan toteutettavuutta EU:n ulkoisen avun välineiden osalta. | Käynnissä |

[1] Euroopan digitaalistrategia, KOM(2010) 245, s. 32.

[2] Ministerijulistus, Manchester, 2005.

[3] Komission tiedonanto – Toimintasuunnitelma sähköisten julkisten hankintojen sääntelykehyksen täytäntöönpanemiseksi, julkaistu joulukuussa 2004.

[4] Ks. komission tekemä arviointi vuonna 2004 laaditusta sähköistä hankintaa koskevasta toimintasuunnitelmasta ja arviointia tukeva selvitys; asiakirjat ovat nähtävissä sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosaston verkkosivulla.

[5] Tämä ei koske Portugalia, sillä Portugalissa on 1. marraskuuta 2009 alkaen on ollut pakko käyttää sähköistä hankintaa kaikissa hankintaprosessin vaiheissa hankintailmoituksesta sopimuksen myöntämiseen.

[6] Deutsche Bank Research julkaisi toukokuussa 2010 asiakirjan E-Invoicing – Final step of an efficient invoicing process , jonka mukaan sähköisen laskun automatisoidusta käsittelystä voidaan tietyin oletuksin saada yli 18 euron säästöt verrattuna perinteisen paperilaskun strukturoimattomaan käsittelyyn.

[7] Ulkomaisten toimittajien osallistumishalukkuutta voivat kuitenkin rajoittaa rakenteelliset kustannukset tai muut markkinaperäiset tekijät, jotka eivät tee tarjouskilpailuun osallistumisesta houkuttelevaa. Silti yhä useampi hankinta, kuten ohjelmistot, suunnittelukilpailut ja tukipalvelut, voidaan toteuttaa välimatkan päästä. Sähköisellä hankinnalla voidaan tehdä tunnetuksi tällaisia mahdollisuuksia ja varmistaa, että niitä myös hyödynnetään.

[8] Lähde: www.epractice.eu

[9] Ks. toimintasuunnitelmaa koskevaan tiedonantoon (KOM 2004/841) liitetty laajennettu vaikutusten arviointi, sivu 10.

[10] Pan-European Public Procurement Online , ks. www.peppol.eu

[11] Komission päätös 2009/767/EY, sellaisena kuin se on muutettuna komission päätöksellä 2010/245/EY.

[12] Komissio aikoo kehittää toimittajaportaalin, jotta Open e-PRIOR olisi helpommin pk-yritysten saatavilla.

[13] Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2004/17/EY, annettu 31 päivänä maaliskuuta 2004, vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintamenettelyjen yhteensovittamisesta, ks. http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004L0017:FI:NOT

[14] Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2004/18/EY, annettu 31 päivänä maaliskuuta 2004, julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta, ks. http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004L0018:FI:NOT