Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisesta vuonna 2021





1.Johdanto

Tämä vuosikertomus on laadittu Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (jäljempänä ’asetus (EY) N:o 1049/2001’) 17 artiklan 1 kohdan mukaisesti, ja se koskee asetuksen täytäntöönpanoa vuonna 2021 Euroopan komission toimesta. Kertomus perustuu tilastotietoihin , joista esitetään tiivistelmä liitteessä. Kertomuksessa viitataan myös Euroopan oikeusasiamiehen havaintoihin asetuksen täytäntöönpanosta Euroopan komissiossa sekä EU:n tuomioistuinten tuomioihin.

Euroopan komissio jatkoi avoimuusvelvoitteidensa noudattamista vuonna 2021 edelleen covid-19-pandemian varjossa, vaikka toisaalta nojauduttiin NextGenerationEU-välineen elpymistavoitteisiin. Taustatilanne vaikutti asetuksen nojalla tehtyjen asiakirjapyyntöjen määrään ja luonteeseen.

Tilastot kuvastavat vuonna 2021 saatujen hakemusten ja niihin annettujen vastausten määrää. Niistä saa lisäksi tarkempaa tietoa edellisten vuosien tilastotiedoista sen jälkeen, kun tietoihin on tehty tavanomaiset koodaukseen liittyvät korjaukset.

Tilastotiedoista käy ilmi, että täysi tai osittainen tutustumisoikeus pyydettyihin asiakirjoihin myönnettiin alkuperäisten hakemusten vaiheessa liki 74 prosentissa hakemuksista, joita oli yhteensä 8 280. Laajemman tai jopa täyden soikeuden tutustua asiakirjoihin sai 38 prosenttia uudistetun hakemuksen jättäneistä, joita oli yhteensä 247. Tiedot vahvistavat, että Euroopan komissio toimii avoimesti ja että toimielin on sitoutunut asiakirjajulkisuuteen osana yleistä avoimuuspolitiikkaansa.

Euroopan komission eri pääosastot ja yksiköt käsittelevät asiakirjoihin tutustumista koskevat alkuperäiset pyynnöt hajautetusti. Jokainen pääosasto ja yksikkö nimeää tätä varten ainakin yhden oikeudellisen asiantuntijan, joka toimii asiakirjakoordinaattorina (access to documents coordinator). Yksikön koosta ja asiakirjapyyntöjen määrästä riippuen asiakirjakoordinaattorien apuna toimii tavallisesti tukihenkilöstöä. Koordinaattorit sovittavat vastausluonnokset yhteen kyseisestä politiikan alasta vastaavien yksiköiden kanssa.

Uudistetut hakemukset käsittelee avoimuudesta, asiakirjahallinnosta ja asiakirjojen julkisuudesta vastaava pääsihteeristön yksikön erityistyöryhmä, jotta voidaan varmistaa alkuperäisen vastauksen riippumaton hallinnollinen tarkastelu. Yksikkö tarjoaa kaikille Euroopan komission pääosastoille ja yksiköille asetuksen (EY) N:o 1049/2001 täytäntöönpanoa koskevaa horisontaalista opastusta, koulutusta ja neuvontaa läheisessä yhteistyössä oikeudellisen yksikön kanssa. Lisäksi se varmistaa asetuksen täytäntöönpanosäännösten koordinoinnin ja yhdenmukaisen täytäntöönpanon.

Yksikkö hallinnoi myös koko komissiossa käytössä olevaa GestDem-tietojärjestelmää, jolla asiakirjoihin tutustumista koskevia alkuperäisiä ja uudistettuja hakemuksia käsitellään. Samanaikaisesti komissio on vuonna 2021 jatkanut uuden EASE-tietojärjestelmän (Electronic Access to European Commission Documents) kehittämistä, jotta asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset voitaisiin tulevaisuudessa käsitellä kyseisessä portaalissa. EASE-järjestelmän ensimmäinen versio laitetaan verkkoon vuonna 2022. Se käsittää

(1).uuden verkkoportaalin, jonka avulla kansalaiset voivat i) toimittaa komission asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemuksensa ja saada hakemuksistaan yleiskuvan, ii) olla yhteydessä komissioon ja iii) hakea aiemmin tutustuttaviksi annettuja asiakirjoja; sekä

(2).uuden asianhallintajärjestelmän, jonka avulla komission henkilöstö voi rekisteröidä, jakaa oikeaan yksikköön ja käsitellä asiakirjoihin tutustumista koskevia hakemuksia. Sillä korvataan GestDem-tietojärjestelmä, jota tällä hetkellä käytetään tähän tarkoitukseen.

Historiallisten arkistojen yksikkö (jäljempänä ’arkisto’) avustaa komission yksiköitä kaikissa aiempien komissioiden jäsenten ja kabinettien arkistoja koskevissa asioissa. Arkisto antoi vuonna 2021 apuaan komission yksiköille asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten käsittelyyn 175 tapauksessa, eniten pääsihteeristölle (22) sekä ilmastotoimien (19), tutkimuksen ja innovoinnin (18), kauppapolitiikan (14), energian (11) ja terveyden ja elintarviketurvallisuuden (8) pääosastolle.

2.Tietojen ja asiakirjojen asettaminen saataville rekisterien ja internetsivustojen välityksellä

Komissio julkaisee monenlaisia oikeudellisia, poliittisia, hallinnollisia ja muita asiakirjoja eri verkkosivustoilla ja rekistereissä. Monet niistä ovat saatavilla komission asiakirjarekisterissä, delegoitujen säädösten rekisterissä ja muissa pääsihteeristön hallinnoimissa komission toimintaan liittyvissä rekistereissä, kun taas osa asiakirjoista on pääosastojen hallinnoimilla verkkosivuilla tai EUR-Lex-tietokannassa.

Komission asiakirjarekisterin ajantasaistettu versio otettiin käyttöön 17. toukokuuta 2021. Siinä on uusia toimintoja ja entistä parempi käyttöliittymä. Asiakirjat myös esitellään aiempaa tarkoituksenmukaisemmin. Vuodesta 2022 alkaen komission asiakirjarekisterissä aletaan julkaista uudentyyppisiä asiakirjoja. Parannetun tietoteknisen arkkitehtuurin ansiosta komission asiakirjarekisteri voidaan yhdistää tiettyihin muihin Euroopan komission pääsihteeristön hallinnoimiin rekistereihin, mikä on hankkeen seuraava vaihe. Siten muissa pääsihteeristön rekistereissä julkaistut asiakirjat saadaan käyttöön myös asiakirjarekisterin kautta.

Vuonna 2021 komission asiakirjarekisteriin lisättiin 15 009 uutta asiakirjaa (ks. liitteessä oleva taulukko 1), jotka kuuluivat seuraaviin luokkiin: C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC tai SWD .

Europa-palvelimen ”Asiakirjojen saatavuus” ‑sivustolla vieraili 15 222 kävijää vuonna 2021, kun edellisenä vuonna kävijöitä oli 14 716. Vastaavasti avattujen sivujen määrä kasvoi yli 37 prosenttia, ja avattuja sivuja oli 33 508 (ks. liitteessä oleva taulukko 2).

3.Asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten tarkastelu

3.0.Hakemusten määrä (liitteessä olevat taulukot 3 ja 4)

Kuten jäljempänä olevasta kaaviosta käy ilmi, alkuperäisten hakemusten määrä vuonna 2021 oli 8 420. Määrä on kasvanut 5,2 prosenttia vuoteen 2020 verrattuna. Euroopan komissio antoi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla 8 280 vastausta ja kaiken kaikkiaan 9 141 vastausta.