Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0037 - 0044



Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset (2001/C 372/05) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 337/75(1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1946/93(2), 12 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76(3), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1948/93(4), 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut hallitus. Tähän vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93 65, 67 ja 68 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN AMMATILLISEN KOULUTUKSEN KEHITTÄMISKESKUKSEN (THESSALONIKI) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit 5. Varainhoitovuoden 2000 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(6). 6. Varainhoitovuoden lopullisia määrärahoja oli 13,3 miljoonaa euroa, ja maksusitoumuksia oli tehty lähes koko määrän osalta. Maksujen määrä oli 10,5 miljoonaa euroa (80 prosenttia). 7. Varainhoitovuoteen 2001 siirrettiin määrärahoja 2,7 miljoonaa euroa (20,5 prosenttia), ja näistä 2,2 miljoonaa euroa (78 prosenttia) koskee III osaston toimintamäärärahoja. III osastossa määrärahasiirtoja tehtiin etenkin budjettikohdissa, jotka liittyvät tietojen välittämiseen sekä pilottitutkimuksiin ja -hankkeisiin. Varainhoitovuodesta 1999 varainhoitovuoteen 2000 määrärahoja siirrettiin 3,7 miljoonaa euroa. Tästä määrästä 3,1 miljoonaa euroa (83 prosenttia) maksatettiin ja 0,6 miljoonaa euroa (17 prosenttia) peruuntui. 8. Voimassa olevien sääntöjen mukaisesti kehittämiskeskus sai luvan päätöksin tehtyyn määrärahojen siirtoon, ja toukokuun 2000 lopussa siirrettiin 0,5 miljoonaa euroa varainhoitovuoden 1999 määrärahoja. Näistä määrärahoista 0,2 miljoonaa euroa peruuntui. Kyseinen summa ei näy taseessa eikä tulostilissä, sillä se peruttiin tilien päättämisen jälkeen. Joissakin asianomaisissa budjettikohdista määrärahoja peruuntui runsaasti, mikä osoittaa, etteivät siirrot olleet tarpeellisia. Kehittämiskeskuksen olisi harkittava varainhoitoasetuksessaan asetettujen määräaikojen muuttamista, jotta kaikki siirrot tehtäisiin ennen sen tilien lopullista päättämistä, sekä huolehdittava siitä, että siirrot ovat perusteltuja. Tilinpäätös ja tilinpito 9. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. 10. Kreikan viranomaiset päättivät 16. toukokuuta 2001 rakennuksen ja maa-alueen omistusoikeuden siirtämisestä kehittämiskeskukselle. Aiempien huomautusten seuranta 11. Kehittämiskeskus ei ole ottanut täysin huomioon tilintarkastustuomioistuimen asianomaisessa vuosikertomuksessaan varainhoitovuodelta 1999(7) esittämiä huomautuksia eikä kehittämiskeskus ole pitänyt sitoumustaan noudattaa menettelyjä, joita se on itse päättänyt soveltaa sopimusten tekemisen osalta, etenkään tietotekniikan alalla. Henkilöstöhallinto Henkilöstöpolitiikka 12. Kehittämiskeskuksen toimipaikka siirrettiin Berliinistä Thessalonikiin 16 päivänä toukokuuta 1994 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 1131/94. Asetuksessa (EY) N:o 251/95, joka hyväksyttiin kehittämiskeskuksen siirtämisen yhteydessä ja jolla muutettiin siirron vuoksi neuvoston asetusta (ETY) N:o 337/75(8), säädetään, että "keskuksen henkilöstöön sovelletaan Euroopan yhteisön virkamiehiä ja muita toimihenkilöitä koskevia asetuksia ja määräyksiä... Keskuksen hallitus antaa komission suostumuksella tarvittavat soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt". 13. Kehittämiskeskuksen uusi henkilöstöpolitiikka virallistettiin yhtenäisessä asiakirjassa, jonka sen hallitus hyväksyi vuonna 1998. Toimivaltaiset komission yksiköt esittävät kantansa tai hyväksyvät kunkin toimihenkilön taloudellisia etuuksia koskevat päätökset, aluksi tehtävä palkkaluokkaan sijoittaminen mukaan lukien. 14. Lukuun ottamatta kertaluonteista vakinaistamismenettelyä, joka koski Berliinissä palkattua henkilöstöä ja joka toteutettiin vuonna 1995 toimipaikan siirron yhteydessä, kehittämiskeskus ei ole järjestänyt kilpailuja henkilöstönsä jäsenten vakinaistamiseksi tai siirtämiseksi ura-alueelta toiselle. Kehittämiskeskuksen henkilöstön jäseniä tai sieltä työpaikkaa hakeneita on osallistunut yhteisön toimielinten järjestämiin kilpailuihin, ja mainitun ajankohdan jälkeen kehittämiskeskus on ottanut kilpailujen tulokset huomioon palkatessaan henkilöstöä. 15. Henkilöstökansioiden pitämistä olisi parannettava erityisesti toimihenkilöitä ja heidän etuuksiaan koskevien tietojen kattavuuden ja säännöllisen päivittämisen takaamiseksi. Kehittämiskeskuksen henkilöstötilanteen ja toiminnan kehittyminen 16. Kehittämiskeskuksen henkilöstö muodostuu vakinaisista ja väliaikaisista toimihenkilöistä, joihin sovelletaan henkilöstösääntöjä. Budjettivallan käyttäjä päättää henkilöstösääntöjen piiriin kuuluvien toimien määrästä vuosittain samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää määrärahoja ylimääräisten toimihenkilöiden, joiden työsopimus kestää enintään vuoden, ja komennuksella olevien kansallisten asiantuntijoiden palvelukseen ottamista varten. 17. Berliinistä Thessalonikiin siirrettiin 66 toimihenkilöä. Sovittiin, että heille myönnetään vakinaisen toimihenkilön asema. Näistä toimihenkilöistä 24 oli 1. tammikuuta 2000 mennessä saanut siirron johonkin toimielimeen tai toiseen erillisvirastoon, kuusi ei ollut kehittämiskeskuksen palveluksessa (irtisanoutumisen tai henkilökohtaisista syistä johtuvan virkavapauden vuoksi), 11 oli työkyvyttömyyseläkkeellä ja yksi oli siirtynyt eläkkeelle. Kaikkiaan 42 toimihenkilöä siirretyistä 66:sta on lähtenyt kehittämiskeskuksen palveluksesta. 18. Palveluksesta lähteneiden toimihenkilöiden korvaamiseksi kehittämiskeskus on joutunut palkkaamaan henkilöstöä kiireesti olosuhteissa, jotka eivät ole olleet suotuisat voimassa olevien sääntöjen noudattamisen kannalta. Lisäksi henkilöstön kanssa oli sovittu, että henkilöstön jäsenillä oli oikeus jäädä ennen Thessalonikiin asettumista Berliiniin ajanjaksoksi, joka vastasi yhtä kuukautta palvelusvuotta kohden. Tämä johti siihen, että palvelukseen otettiin ylimääräisiä ja paikallisia toimihenkilöitä, ja myös heitä on vähitellen palkattu kehittämiskeskukseen vakinaiseksi tai tilapäiseksi henkilöstöksi siten, että on sovellettu niitä periaatteita, joita noudatettiin siirryttäessä Berliinistä Thessalonikiin. 19. Tutkittaessa 36:ta toimihenkilöä koskevan otoksen osalta palvelukseen ottamiseen liittyviä asiakirjoja ajanjaksolta, joka seurasi siirtymistä Berliinistä Thessalonikiin (vuosilta 1995 - 1998), havaittiin erilaisia puutteita: avoimista toimista ei ollut ilmoitettu riittävällä tavalla (14 tapausta), valintaperusteita ei ollut vahvistettu ennalta (14 tapausta), valintaa koskeville päätöksille ei esitetty riittäviä perusteluja (28 tapausta) ja niin edelleen. 20. Tapa, jolla Berliinistä Thessalonikiin siirtymisen aiheuttamat ongelmat pyrittiin ratkaisemaan, antoi mahdollisuuden huolehtia tietyistä sosiaalisista näkökohdista. Loppujen lopuksi se kuitenkin johti siihen, että huomattava osa kehittämiskeskuksen henkilöstöstä vaihtui, ja vaihdos ei toteutunut tyydyttävällä tavalla. 21. Kehittämiskeskuksen henkilöstötilanteen kehitys ja henkilöstön jakautuminen on esitetty taulukossa 4. Henkilöstön kokonaismäärä (vakinaiset ja väliaikaiset toimihenkilöt sekä muu henkilöstö) on vuodesta 1997 lähtien ollut jatkuvasti suurempi kuin kunkin talousarvion henkilöstötaulukossa hyväksytty määrä. 22. Kehittämiskeskuksen henkilöstöstä poimittiin 30 toimihenkilön satunnaisotos, jonka voidaan katsoa olevan edustava otos keskuksen henkilöstöstä sellaisena kuin se oli vuonna 2000. Näistä toimihenkilöistä yksi oli palkattu vakinaiseksi, 20 väliaikaisiksi, neljä ylimääräisiksi ja kolme paikallisiksi toimihenkilöiksi ja kaksi komennuksella oleviksi kansallisiksi asiantuntijoiksi. Samoista 30 toimihenkilöstä kaksi oli 31. joulukuuta 2000 edelleen paikallisia toimihenkilöitä, seitsemästä väliaikaisesta toimihenkilöstä oli tullut vakinaisia ja seitsemästä muusta toimihenkilöstä oli tullut väliaikaisia toimihenkilöitä (yksi paikallinen toimihenkilö, kaksi komennuksella olevaa kansallista asiantuntijaa ja neljä ylimääräistä toimihenkilöä). 23. Otokseen perustuville tiedoille saatiin vahvistus, kun analysoitiin henkilöstön jäsenten tilanteen muutoksia kehittämiskeskuksen sisällä. Painotettuna vuosittaisena keskiarvona ilmaistuna joka vuosi jopa 20 prosenttia kehittämiskeskuksen henkilöstöstä siirtyy toimihenkilöryhmästä toiseen (ylimääräisestä toimihenkilöstä tilapäiseksi tai tilapäisestä vakinaiseksi). 24. Vuodesta 1995 laskien kehittämiskeskuksen palvelukseen on otettu 118 toimihenkilöä. Kaksi prosenttia uusista toimihenkilöistä palkattiin vakinaisiksi, 45 prosenttia väliaikaisiksi ja 55 prosenttia ylimääräisiksi tai paikallisiksi toimihenkilöiksi tai komennuksella oleviksi kansallisiksi asiantuntijoiksi. Toimihenkilöistä 30 prosenttia oli vakinaisia ja 46 prosenttia väliaikaisia 31. joulukuuta 2000. Taulukosta 5, jossa analysoidaan palvelukseen ottamisen kehittymistä menettelytavoittain, käy ilmi, että 47 prosenttia niistä on toteutettu henkilöstösäännöissä tarkoitettuja avoimia kilpailuja vastaavien menettelyjen avulla. Menettelyjä ei kuitenkaan aina ole sovellettu tarkasti (ks. kohta 19). Palvelukseen ottamisesta on aiheutunut keskimäärin 1420 euron kulut palkattua toimihenkilöä kohden. 25. Henkilöstön jäsenten lähtemisestä keskuksen palveluksesta on seurannut keskimäärin 14 prosentin vaihtuvuus (vakinaiset, tilapäiset, ylimääräiset ja paikalliset toimihenkilöt sekä komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat). Kolmasosa henkilöstön eroamisista johtuu sopimusten päättymisestä ja loput sopimuksen keskeytymisestä useimmiten kyseisten toimihenkilöiden aloitteesta. 26. Tarkastusta varten toimihenkilöt jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitetut toimihenkilöt; kyseiset toiminnot takaavat keskuksen toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö), - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii keskuksen tavoitteiden saavuttamisesta. 27. Keskimäärin 63:a prosenttia ura-alueen A toimihenkilöistä voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä. Kehittämiskeskuksessa kaikkien ura-alueiden toimihenkilöistä 30 prosentin voitaisiin katsoa olevan suoraan varsinaisiin toimintoihin osoitettuja toimihenkilöitä. 28. Taulukosta 6, jossa kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen ja hallintomenojen kehitystä vuosina 1995-2000, käy ilmi, että palkkakustannukset ovat kasvaneet samassa suhteessa kuin henkilöstömäärä. Muista henkilöstöön liittyvistä kuluista tutkittiin erityisesti hallintomenot, jotka ovat lisääntyneet hieman nopeammin kuin henkilöstömäärä eli 1,6 prosenttia henkilöstön jäsentä kohden vuodessa. 29. Saadakseen selville kehittämiskeskuksen toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen, tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää niiden toimintamäärärahojen (III osasto) kehittymiseen, jotka todellisuudessa käytettiin (varainhoitovuoden määrärahat ja siirretyt määrärahat) yhden vuoden aikana. Vertailun perusteella näyttää siltä, että kehittämiskeskuksen henkilöstöhallinto toimii tehokkaasti siinä mielessä, että henkilöstön määrä lisääntyy keskimäärin hitaammin kuin kehittämiskeskuksen toiminta. 30. Kun III osaston menojen kasvua verrataan I osaston (henkilöstö) ja II osaston (hallinto) menojen kasvuun, havaitaan, että yleisesti ottaen nämä menot kehittyvät toisiaan vastaavasti. III osasto kattaa kehittämiskeskuksen tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät menot, ja I ja II osasto toimintamenojen toteuttamista tukevat menot. Kehittämiskeskuksen olisi kuitenkin huolehdittava siitä, että se jatkaa yleisen tuottavuutensa parantamista. Päätelmät 31. Yleisesti ottaen vaikuttaa siltä, että kehittämiskeskus on vuodesta 1996 alkaen voinut ottaa palvelukseensa talousarviomenettelyjen yhteydessä pyytämänsä määrän henkilöstöä. Henkilöstöä on voitu vahvistaa palkkaamalla ylimääräisiä ja paikallisia toimihenkilöitä sekä komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita siinä määrin, että henkilöstön todellinen kokonaismäärä saattaa ylittää sallitun henkilöstömäärän. 32. Kun kehittämiskeskus on ottanut henkilöstöä palvelukseensa, se on käyttänyt pääasiassa sisäisiä menettelyjä, vaikka se on turvautunut myös avoimiin palvelukseen ottamismenettelyihin. 33. Kun otetaan huomioon, että vakinaisten toimien määrä kehittämiskeskuksessa on lisääntymässä, olisi ehkä suotavaa, että kehittämiskeskus huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. Lisäksi kehittämiskeskuksen olisi yleisesti parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson Presidentti (1) EYVL L 39, 13.2.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 11. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 1. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 15. (5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93, jolla muutettiin neuvoston asetusta (ETY) N:o 1416/76, 1 artiklassa säädetään, kehittämiskeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 30. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 18. kesäkuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (6) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (7) EYVL C 373, 27.12.2000, kohdat 13 ja 14 sekä vastaukset näihin kohtiin, s. 29. Tilintarkastustuomioistuin toi esiin erilaisia sopimusten tekemiseen liittyviä puutteita, ja vastauksessaan kehittämiskeskus lupasi jatkaa menettelyjensä vahvistamista ja huolehtia erityisesti siitä, että sopimuksia hoitava yksikkö tarkastaa järjestelmällisesti kaikki sopimukset. (8) EYVL L 39, 13.12.1975, s. 1. TAULUKOT 1 - 6 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu keskuksen toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999 Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu keskuksen toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> YT: Ylimääräiset toimihenkilöt. PT: Paikalliset toimihenkilöt. VT: Vakinaiset toimihenkilöt. VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. KKA: Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat. Taulukko 5 Henkilöstömäärän vaihtelu >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 6 Henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitys >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset 8. Kehittämiskeskus ymmärtää tilintarkastustuomioistuimen esittämän kritiikin ja varmistaa, että tulevaisuudessa määrärahojen siirtopyyntöjä esitetään vain silloin, kun ne ovat hyvin perusteltuja, ja ainoastaan saman varainhoitovuoden aikana. Kehittämiskeskus ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen toivomuksen varainhoitosäännösten muuttamisesta tältä osin. 11. Kehittämiskeskus perusti sopimusten hallinto- ja teknisen palvelujaoston, joka aloitti toimintansa 1. tammikuuta 2000. Jaosto vastaa virallisesti kaikkien sopimusten hallinnoimisesta paitsi kehittämiskeskuksen henkilöstöä koskevien sopimusten, joihin sovelletaan henkilöstösääntöjä. Jaosto käsittelee tällä hetkellä myös tietotekniikan alan sopimuksia. Sisäisten menettelyjen muutokset merkitsivät sitä, että kesti muutamia kuukausia ennen kun jaoston toiminta pääsi vauhtiin vuoden 2000 alussa. 15. Kaikki henkilöstöä koskevat tiedot tallennetaan ja päivitetään järjestelmällisesti sen jälkeen, kun kesäkuusta 2000 alkaen talousarvion ja tilinpidon järjestelmään "Fibus" liitettiin osa "Staff Info". Hakiessaan henkilöstösääntöjen mukaisia korvauksia ja muita etuuksia henkilöstöön kuuluvien on toimitettava tarvittavat tositteet. Menettelyjä kehitetään kuitenkin edelleen säännöllisen päivityksen helpottamiseksi. 16. Henkilöstösääntöjen mukaisesti ylimääräisillä sopimuksilla on enimmäiskesto. Kehittämiskeskus on käyttänyt hyväksi sitä, että sääntöjä hallinnollisesti voidaan kuitenkin tietyin ehdoin soveltaa joustavasti. 18. Kehittämiskeskus on noudattanut henkilöstösääntöjä ja Euroopan yhteisön muihin toimenhaltijoihin sovellettavia palvelussuhteen ehtoja kaikissa niissä palvelukseen ottamisissa, joihin henkilöstösäännöt ovat sovellettavissa. On ymmärrettävää ja tavanomaista, että sellaisia henkilöitä, joilla on sopiva koulutus ja pätevyys ja jotka osallistuivat erilaisten sopimusten mukaisesti Cedefopin aloitusvaiheeseen Thessalonikissa, palkattiin joskus (mutta ei aina) henkilöstösääntöjen ja muiden sovellettavien sääntöjen mukaisesti avoinna oleviin toimiin. 19 - 25. Kehittämiskeskus katsoo, että tarkastuksen tulosten analyysiä ei voida tehdä erillään ja ottamatta huomioon tilanteen realiteetteja tai sitä, että kehittämiskeskuksen käytössä oli aikaisempaa vähemmän hallintohenkilökuntaa Berliinistä Thessalonikiin muuton jälkeen. Tilanne vakiintui asteittain Berliinistä muuton ja uuden rakennuksen käyttöön saamisen (kesällä 1999) jälkeen. Henkilöstöpolitiikka, josta oli päätetty vuonna 1998, auttoi myös vahvistamaan tätä vakiintumista. 26 - 27. Kehittämiskeskus ei ole samaa mieltä kriteereistä, joita on käytetty henkilöstön ryhmittelemisessä mainittuihin ryhmiin, ja katsoo, että ryhmittelyn tuloksena esitetyt prosenttiluvut eivät vastaa Cedefopin todellista tilannetta. Ei ole esim. asianmukaista liittää kaikkia sihteerejä työmme "tukitoimintoihin osoitettuihin toimihenkilöihin". Analyysimme osoittaa, että henkilöstöstämme 66,5 prosenttia työskentelee suoranaisesti "varsinaisissa toiminnoissa" (35,7 prosenttia tutkimuksessa, tutkimustulosten analysoinnissa ja raportoinnissa jne. sekä 30,8 prosenttia tiedon levitykseen, tiedotukseen, viestintään ja suhteisiin asiakkaiden ja muiden osallistujien kanssa liittyviin toimiin). 30. Tuotteita ja palveluita kehitetään yhä enemmän sisäisesti ja niiden laatu on yhä parempi (ks. äskettäisen ulkoisen arviointimme tuloksia). Pelkkä I osaston ja III osaston vertailu, johon ei liity tehdyn työn tulosten analyysiä, saattaisi johtaa väärien johtopäätösten tekemiseen. Kehittämiskeskus ponnistelee kuitenkin yhä enemmän parantaakseen tuottavuuttaan ja tehokkuuttaan. Työn organisointia ja työnkulkua tarkistetaan myös, jotta voitaisiin sopeutua eri osapuolien ja asiakkaiden uusiin vaatimuksiin ja käyttää tieto- ja viestintätekniikka mahdollisimman hyvin. Suuret sijoitukset tieto- ja viestintätekniikkaan parantavat edelleen tehokkuutta ja auttavat Cedefopia vastaamaan yhä suurempiin vaatimuksiin, jotka kohdistuvat siihen Euroopan ammatillisen opetuksen ja koulutuksen viitekeskuksena. 31. Henkilöstötaulukko asettaa rajat henkilöstösääntöjen mukaisille toimille ja palvelukseen ottaminen tehdään toimielinten (toimielinten välillä) noudattamien (noudatettujen) menettelyjen mukaisesti. Muu henkilöstö on otettu palvelukseen asianmukaisten ja hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti. Kaikki henkilöstöön kuuluvat on otettu palvelukseen, jotta Cedefop voisi tehdä työnsä mahdollisimman kustannustehokkaasti.