Euroopan parlamentin päätöslauselma 5. toukokuuta 2010, joka sisältää huomautukset, jotka ovat erottamaton osa päätöstä vastuuvapauden myöntämisestä Euroopan poliisiakatemian talousarvion toteuttamisesta varainhoitovuonna 2008



Virallinen lehti nro L 252 , 25/09/2010 s. 233 - 239



Euroopan parlamentin päätöslauselma 5. toukokuuta 2010, joka sisältää huomautukset, jotka ovat erottamaton osa päätöstä vastuuvapauden myöntämisestä Euroopan poliisiakatemian talousarvion toteuttamisesta varainhoitovuonna 2008 EUROOPAN PARLAMENTTI, joka ottaa huomioon Euroopan poliisiakatemian lopullisen tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 2008, ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen Euroopan poliisiakatemian tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2008 sekä poliisiakatemian vastaukset [1], ottaa huomioon neuvoston 16. helmikuuta 2010 antaman suosituksen (5827/2010 – C7-0061/2010), ottaa huomioon EY:n perustamissopimuksen 276 artiklan ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 319 artiklan, ottaa huomioon Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25. kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 [2] ja erityisesti sen 185 artiklan, ottaa huomioon Euroopan poliisiakatemian (CEPOL) perustamisesta 20. syyskuuta 2005 tehdyn neuvoston päätöksen 2005/681/YOS [3] ja erityisesti sen 16 artiklan, ottaa huomioon asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 185 artiklassa tarkoitettuja elimiä koskevasta varainhoidon puiteasetuksesta 19. marraskuuta 2002 annetun komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 [4] ja erityisesti sen 94 artiklan, ottaa huomioon työjärjestyksen 77 artiklan ja liitteen VI, ottaa huomioon talousarvion valvontavaliokunnan mietinnön sekä kansalaisvapauksien sekä oikeus- ja sisäasioiden valiokunnan lausunnon (A7-0075/2010), A. ottaa huomioon, että poliisiakatemia perustettiin vuonna 2001 ja että se muutettiin 1. tammikuuta 2006 alkaen varainhoitoasetuksen 185 artiklassa tarkoitetuksi yhteisön elimeksi, johon sovelletaan erillisvirastoihin sovellettavaa varainhoidon puiteasetusta, B. ottaa huomioon, että kertomuksessaan poliisiakatemian tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2006 tilintarkastustuomioistuin sisällytti lausumaansa huomautuksia tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta sen perusteella, että hankintamenettelyt eivät olleet varainhoitoasetuksen säännösten mukaisia, C. ottaa huomioon, että kertomuksessaan poliisiakatemian tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2007 tilintarkastustuomioistuin sisällytti lausumaansa huomautuksia tilien luotettavuudesta ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, D. ottaa huomioon, että parlamentti myönsi 23. huhtikuuta 2009 poliisiakatemian johtajalle vastuuvapauden poliisiakatemian talousarvion toteuttamisesta varainhoitovuonna 2007 [5] ja päätökseen liitetyssä päätöslauselmassa se muun muassa: - oli erittäin huolestunut siitä, että tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksessa ilmeni tapauksia, joissa määrärahoja oli käytetty eräiden poliisiakatemian henkilöstön jäsenten henkilökohtaisiin menoihin, - kehotti poliisiakatemiaa hyväksymään varainhoitoasetuksen mukaisesti yksityiskohtaiset soveltamissäännöt ja säännöt, joiden avulla varmistetaan hankintamenettelyjen avoimuus, - kehotti komissiota valvomaan tarkkaan poliisiakatemian talousarvion toteuttamista, - pani merkille, että Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) oli käynnistänyt poliisiakatemiaa koskevan sisäisen tutkimuksen, E. ottaa huomioon, että kertomuksessaan poliisiakatemian tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2008 tilintarkastustuomioistuin ei sisällyttänyt lausumaansa tilien luotettavuudesta huomautuksia mutta tarkensi sitä ja antoi huomautuksia sisältävän lausuman tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, 1. on yleisesti ottaen sitä mieltä, että poliisiakatemian vastaukset tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin ovat jälleen riittämättömät ja sen ratkaisut liian yleisiä ja sattumanvaraisia, ja katsoo tästä syystä, että vastuuvapauden myöntävä viranomainen ei pysty arvioimaan kunnolla, kykeneekö poliisiakatemia todella parantamaan tapojaan tulevaisuudessa; Rakenteelliset ongelmat 2. katsoo, että poliisiakatemian pieni koko antaa aihetta epäillä, pystyykö se hallitsemaan tehokkaasti EU:n varainhoitoa ja henkilöstöä koskevia monimutkaisia sääntöjä; 3. panee merkille, että poliisiakatemian sihteeristön sijainti Bramshillissä, noin 70 kilometrin päässä Lontoosta, aiheuttaa ongelmia, erityisesti kun ajatellaan henkilöstön palvelukseen ottamista ja joukkoliikenneyhteyksiä; 4. pohtii, pystyykö poliisiakatemian uusi johtaja ratkaisemaan nämä rakenteelliset ongelmat; 5. miettii, pitäisikö harkita poliisiakatemian liittämistä Europoliin; Poliisiakatemian hallinto ja avoimuus 6. pitää poliisiakatemian hallintokuluja huomattavan suurina ja huomauttaa, että hallintoneuvostossa on 27 jäsentä ja poliisiakatemia työllistää ainoastaan 24 henkilöstön jäsentä (tilanne varainhoitovuoden 2008 alussa); 7. panee merkille, että poliisiakatemia ei julkaise verkkosivustollaan tietoja hallintoneuvostostaan; suosittaakin avoimuuden lisäämiseksi, että hallintoneuvoston jäsenten nimet ja kaikkien hallintoneuvoston jäsenten täydelliset yhteystiedot olisi ilmoitettava poliisiakatemian verkkosivustolla; Tilien luotettavuus 8. on erittäin huolissaan siitä, että vanhan kirjanpitojärjestelmän lakkauttamisen ( 23. toukokuuta 2008) ja uuden suoriteperusteisen kirjanpitojärjestelmän käyttöönoton ( 14. heinäkuuta 2008) välivaiheessa käyttöön otetun manuaalisen järjestelmän jaksoon ajoittuvia mukautuksia ei tehty ajoissa ja että niiden taloudellisten tietojen laadussa, jotka koskevat siirtoja edeltävältä varainhoitovuodelta, käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen käyttöä ja tiettyjen määrien yhteyttä varainhoitovuoden 2007 taseeseen, oli puutteita; 9. on huolissaan siitä, että koska käyttöomaisuushyödykkeiden hallinnointiin käytettiin vuonna 2008 kahta eri järjestelmää, poliisiakatemia on joissakin tapauksissa kirjannut omaisuuseriä kahteen kertaan eikä omaisuuserien tunnistamiseen ole käytetty etikettejä eikä erillisiä inventaarinumeroita; 10. pitää valitettavana, ettei ulkoisen yrityksen suorittamaa jälkitarkastusta ollut tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen mukaan käynnistetty vielä vuoden 2009 puolivälissäkään (tarkastuksen perusteena on tilintarkastustuomioistuimen varainhoitovuotta 2007 koskevassa kertomuksessa tekemä havainto, että määrärahoja oli käytetty joissakin tapauksissa henkilökohtaisiin menoihin); pyytää poliisiakatemiaa toteuttamaan kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta tarkastus toteutuisi mahdollisimman nopeasti ja tätä puutetta ei enää havaittaisi kertomuksessa poliisiakatemian tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009; Hankintamenettelyissä ilmenneet puutteet 11. panee merkille säännönvastaisuudet hankintamenettelyssä, jossa palveluntarjoajalle annettiin sopimus, jonka arvo on noin 2 prosenttia toimintamenoista; toteaa erityisesti, että kyseinen sopimus perustui toisenlaiseen, yksinomaan koulutuspalveluita koskevaan puitesopimukseen; panee lisäksi merkille, että kyseisen sopimuksen sopimussäännösten mukaan poliisiakatemialla on rajaton mahdollisuus sopimuksen uusimiseen tai jatkamiseen; 12. korostaa edellisten vuosien tapaan, että poliisiakatemian on pitäydyttävä tiukasti varainhoitoasetuksen ja yhteisön julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön säännöksissä ja parannettava varainhoitoaan; Kurssien järjestämiseen liittyviin menoihin sovellettavien sääntöjen rikkominen 13. pitää huolestuttavana, että tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että kurssien ja seminaarien järjestämiseen liittyviin menoihin sovellettavia hallintoa ja varainhoitoa koskevia sääntöjä oli rikottu useissa tapauksissa, sillä nämä muodostavat merkittävän osan (64 prosenttia) poliisiakatemian toimintamenoista; panee merkille, että pääasiassa oli kyse seuraavista säännönvastaisuuksista: aiheutuneiden menojen tueksi ei esitetty tositteita, kursseille osallistumisesta ei toimitettu todistuksia, majoituskulujen korvaamista varten tarvittavia alkuperäisiä laskuja ja asiakirjoja ei toimitettu, eikä asiantuntijoiden matkakuluista pyydetty tietoja; katsoo lisäksi, että vastaukset, jotka poliisiakatemia antoi tilintarkastustuomioistuimen tästä esittämiin huomautuksiin ja esittelijän kysymyksiin, ovat erittäin epäselviä eivätkä tästä syystä tyydytä vastuuvapauden myöntävää viranomaista; kehottaa poliisiakatemiaa ryhtymään toimiin tilanteen parantamiseksi; Määrärahojen siirtäminen varainhoitovuodelta toiselle 14. panee merkille tilintarkastustuomioistuimen havainnon, että yli 2700000 euroa (eli 31 prosenttia poliisiakatemian kokonaistalousarviosta) oli siirrettävä seuraavalle varainhoitovuodelle; on huolissaan, koska tilanne on vastoin vuotuisuusperiaatetta ja osoittaa, että poliisiakatemian talousarvion toteuttamisen suunnittelussa ja talousarvion toteuttamisessa on puutteita; 15. kehottaa poliisiakatemiaa ottamaan käyttöön tulevissa talousarvioissa avustusten osalta jaksotettuja määrärahoja, jotta voitaisiin välttää mahdolliset peruutukset; Muut säännönvastaisuudet 16. panee merkille tilintarkastustuomioistuimen havainnon, että - oikeudellinen sitoumus puuttui kolmessa tapauksessa – kokonaisarvo 39500 euroa, - talousarviositoumusta ei ollut tehty yhdeksässä tapauksessa ennen oikeudellista sitoumusta – kokonaisarvo 244200 euroa, ja kehottaa poliisiakatemiaa sen vuoksi ryhtymään toimiin tilanteen parantamiseksi ja tiedottamaan niistä vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle; 17. huomauttaa, että tulevina vuosina vastuuvapauden myöntämisen poliisiakatemian talousarvion toteuttamisesta olisi perustuttava enemmän siihen, miten akatemia on suoriutunut tehtävistään vuoden aikana; Käynnissä oleva OLAFin tutkimus 18. panee merkille, että OLAF käynnisti poliisiakatemiaa koskevan sisäisen tutkimuksen vuonna 2008 sen jälkeen, kun tilintarkastustuomioistuin ja sisäisen tarkastuksen yksikkö olivat saaneet selville, että poliisiakatemian henkilöstön jäsenet olivat käyttäneet julkisia varoja henkilökohtaisiin tarkoituksiin; toteaa, että poliisiakatemian parlamentin pyynnöstä vuonna 2009 toimittamat tiedot koskivat matkapuhelinten käyttöä, kalusteiden hankkimista henkilöstön asuntoihin ja henkilökunnan ilmaisia kuljetuksia lento- ja rautatieasemille; panee merkille, että poliisiakatemian mukaan määriä on peritty tähän mennessä takaisin seuraavasti: - matkapuhelinten käyttö henkilöstön henkilökohtaisiin menoihin: 3405 Englannin puntaa ajanjaksolla huhti–joulukuu 2007, kaikki kustannukset on peritty takaisin, - virka-autojen käyttö henkilöstön henkilökohtaisiin menoihin: 1157 Englannin puntaa ajanjaksolla huhti–joulukuu 2007, kaikki kustannukset on peritty takaisin; autot on sittemmin myyty, - kalusteet: 6625 Englannin puntaa vuonna 2007 hankituista kalusteista; kalusteet on sittemmin myyty, - henkilöstön ilmaiset kuljetukset lento- ja rautatieasemille: 9508 Englannin puntaa vuonna 2007, takaisinperintä on aloitettu; 19. kehottaa poliisiakatemiaa ja komissiota ilmoittamaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle OLAFin tutkimuksen tuloksista viipymättä; Henkilöstö 20. on huolissaan siitä, että tähän mennessä varainhoitoon liittyvään työhön on palkattu väliaikaisia toimihenkilöitä; panee merkille, että poliisiakatemia julkisti haettavaksi sisäisen valvonnan standardien koordinaattorin viran vasta vuonna 2009 ja että työhönottohaastattelut oli määrä käydä alkuvuonna 2010; Sisäinen tarkastus 21. panee merkille, että sisäisen tarkastuksen yksikkö listasi tarkastuskertomuksessaan 13 suositusta (joista 2 ratkaisevan tärkeää ja 9 erittäin tärkeää); ottaa huomioon, että nämä liittyvät pääasiassa seuraaviin kysymyksiin: julkisia hankintoja koskevan varainhoitoasetuksen noudattaminen; johdon lausumat; kiinteä omaisuus (omaisuusluettelojärjestelmä); valtuutusten hallinnointi (kaikki valtuutukset on dokumentoitava, ja niistä on suoritettava tarkastus säännöllisin väliajoin); talousarviohallinto; kirjanpitosääntöjen ja -periaatteiden noudattaminen; tarkastuslista, jolla varmistetaan varainhoidon valvonnan johdonmukaisuus ja dokumentointi; Toimintasuunnitelma, joka hallintoneuvoston on hyväksyttävä ja poliisiakatemian johtajan pantava täytäntöön 30. kesäkuuta 2010 mennessä 22. vaatii ensi alkuun, että hallintoneuvosto hyväksyy nopeasti toimintasuunnitelman, jolla pyritään saavuttamaan tämän päätöslauselman liitteessä vahvistetut tavoitteet; pyytää poliisiakatemian johtajaa yhteistyössä sisäisen tarkastuksen yksikön ja asiasta vastaavan pääosaston kanssa laatimaan ja hyväksyttämään hallintoneuvostolla konkreettisia toimia ja aikataulun toimintasuunnitelman toteuttamiseksi käytännössä; pyytääkin sisäisen tarkastuksen yksikköä ja asiasta vastaavaa pääosastoa antamaan kaiken tarvittavan avun sellaisten indikaattoreiden kartoittamiseksi, joilla voidaan mitata säännöllisin väliajoin edistymistä poliisiakatemian toimien toteuttamisessa; vaatii poliisiakatemiaa lisäksi tiedottamaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle 30. kesäkuuta 2010 mennessä konkreettisista toimista ja hyväksytyistä indikaattoreista; 23. pyytää tilintarkastustuomioistuinta toimittamaan viipymättä lausuntonsa poliisiakatemian toimintasuunnitelman toteuttamisesta kirjeen muodossa vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle; 24. viittaa vastuuvapauden myöntämistä koskevaan päätökseen liittyvien muiden, luonteeltaan yleisten huomautusten osalta EU:n erillisvirastojen toiminnasta, varainhoidosta ja sen valvonnasta 5. toukokuuta 2010 antamaansa päätöslauselmaan [6]. [1] EUVL C 304, 15.12.2009, s. 124. [2] EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. [3] EUVL L 256, 1.10.2005, s. 63. [4] EYVL L 357, 31.12.2002, s. 72. [5] EUVL L 255, 26.9.2009, s. 157. [6] Hyväksytyt tekstit, P7_TA(2010)0139 (katso tämän virallisen lehden sivu 241). -------------------------------------------------- LIITE Toimintasuunnitelma, joka hallintoneuvoston on hyväksyttävä ja poliisiakatemian johtajan pantava täytäntöön 30. kesäkuuta 2010 mennessä TALOUSARVION SUUNNITTELU 1. Tavoite: Parannetaan poliisiakatemian talousarvion ja toiminnan suunnittelua ja seurantaa. Tehtävät: Johtaja laatii toimikautensa ajaksi monivuotisen suunnitelman, joka kattaa seuraavat alat: - suunnitellut toimenpiteet (tulokset ja vaikutus), - vastaavat vuotuiset rahoitustarpeet ja talousarvioennusteet, - suunniteltujen toimenpiteiden toteuttamiseksi tarvittavat henkilöresurssit, - suunniteltujen toimenpiteiden toteuttamiseksi tarvittavat aineelliset resurssit. SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄT 2. Tavoite: Parannetaan poliisiakatemian toimiin liittyvää varainhoitoa, myös käyttötarkoitukseensa sidotuista tuloista rahoitetuissa ohjelmissa (Agis, ISEC ja Meda). Tehtävät: Tarkistetaan poliisiakatemian toimien varainhoitojärjestelmää (muutetaan nykyisiä varainhoitoprosesseja) yhdenmukaisempaan ja tehokkaampaan suuntaan. Näillä mukautuksilla pyritään myös siihen, että ohjelmien hallinnoinnista vastaavilta saataisiin laadukkaampia taloudellisia tietoja. 3. Tavoite: Varainhoidon puiteasetuksen 43 artiklan mukaisesti validoidaan muodollisesti kaikki varainhoitomenettelyt ja uusi kirjanpitojärjestelmä. Tehtävät: Tulojen ja menojen hyväksyjän sekä valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on dokumentoitava virallisesti järjestelmät, joita nämä ovat ottaneet käyttöön toimittaakseen tilinpitäjän tarvitsemat taloudelliset tiedot. Tilinpitäjän on validoitava järjestelmien kuvaukset, jotta varmistetaan tilinpäätöksen laatimista varten toimitettujen taloudellisten tietojen laatu. 4. Tavoite: Parannetaan menojen valvontaa (tilintarkastustuomioistuimen kertomus Euroopan poliisiakatemian tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2008, 14 kohta). Tehtävät: Hyväksytään muodollisesti ja otetaan käyttöön tehokkaat menettelyt ja/tai tarkastuslistat, jotta voidaan varmistaa, että poliisiakatemian nimissä kursseja järjestävien yhteisöjen maksupyynnöt ovat sovellettavien hallintoa ja varainhoitoa koskevien sääntöjen mukaisia. HENKILÖSTÖ 5. Tavoite: Täytetään avoimet toimet siten, että saavutetaan avoimien tointen "normaali" taso (esim. 5 prosenttia). Tehtävät: - Hyväksytään ja pannaan täytäntöön vuotuisia palvelukseenottosuunnitelmia 1 kohdassa mainitun monivuotisen suunnitelman kattavana ajanjaksona. - Hyväksytään ja pannaan täytäntöön palvelukseenottoa koskevat suuntaviivat. 6. Tavoite: Lisätään henkilöstöä. Tehtävät: Täytetään vuoden loppuun mennessä kaikki tällä hetkellä avoinna olevat (tai vuokrahenkilöstöllä täytetyt) toimet väliaikaisilla toimihenkilöillä. JULKISET HANKINNAT 7. Tavoite: Parannetaan julkisten hankintojen valvontaa. Tehtävät: - Hyväksytään ja pannaan täytäntöön hankintamenettelyjä koskeva käsikirja ja tarkastuslista, jotta varmistetaan tarkoituksenmukaisten menettelyjen valinta ja niiden asianmukainen täytäntöönpano. - Hyväksytään ja pannaan täytäntöön tavaroiden ja palveluiden hankintaa koskeva vuotuinen suunnitelma. MUUTA 8. Tavoite: Päätetään henkilökohtaisiin menoihin käytettyjä määrärahoja koskevan kysymyksen käsittely. Tehtävät: Ulkopuolinen tarkastaja toimittaa loppuraportin, josta käyvät ilmi seuraavat tiedot: - henkilökohtaisiin menoihin käytettyjen määrärahojen kokonaismäärä, - tähän mennessä takaisin perityt määrät, - vielä saamatta olevien määrien osalta takaisinperinnän todennäköisyys ja aikataulu. --------------------------------------------------