Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0053 - 0061



Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaukset (2001/C 372/07) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75(1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1947/93(2) 1 artiklan 4 kohdalla, 16 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilit 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76(3) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93(4) 1 artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön hallintoneuvosto. Tähän vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 1 artiklan 52, 54 ja 55 kohdassa tarkoitettujen, varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN (DUBLIN) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 2000 talousarvio oli 15 miljoonaa euroa, ja varainhoitovuoden 1999 talousarvio 14,8 miljoonaa euroa, joten lisäystä oli 1,4 prosenttia. Mainitusta kokonaismäärästä sidottiin 14,4 miljoonaa euroa, joista 3,6 miljoonaa euroa siirrettiin varainhoitovuoteen 2001 ja 0,5 miljoonaa euroa peruuntui. Varainhoitovuoden 2000 talousarvion toteuttaminen on esitetty taulukossa 1. 6. Varainhoitovuonna 2000 säätiö siirsi jälleen runsaasti määrärahoja seuraavaan varainhoitovuoteen. Siirroista suurin osa, 3,2 miljoonaa euroa eli 89 prosenttia siirtojen kokonaismäärästä, tehtiin III osastossa. Kuten edellisenä varainhoitovuonna, III osastossa siirretyt määrärahat ylittivät varainhoitovuoden maksut. 7. Joissakin budjettikohdissa (esimerkiksi 1400: ruokala ja 2200: teknisten laitteiden hankinta) varainhoitovuoden lopussa peruuntuneet määrärahat olivat itse asiassa suuremmat kuin kyseisiin kohtiin siirretyt määrät. Säätiön olisi pyrittävä minimoimaan määrärahojen peruuntumiset erityisesti tällaisissa tapauksissa. 8. Varainhoitovuoden määrärahojen jatkuva huomattava vajaakäyttö ja siirtojen suuruus osoittavat, että säätiö valvoo vuosittaista ohjelmaansa puutteellisesti, ja tilanne on parantunut vain vähän viime vuoteen verrattuna. Tilinpäätös ja kirjanpito 9. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. Aiempien huomautusten seuranta Talousarviokirjanpidon ja yleisen kirjanpidon järjestelmät 10. Säätiötä koskevassa vuosikertomuksessaan varainhoitovuodelta 1999(6) tilintarkastustuomioistuin toi esiin säätiön kirjanpitojärjestelmien heikkoudet. Nämä puutteet olivat edelleen olemassa varainhoitovuonna 2000: talousarviokirjanpitoon tarkoitettua SI2-järjestelmää oli testattu vain osittain. 11. Yleisestä kirjanpidosta huolehdittiin edelleen taulukkolaskentaohjelman avulla, mistä aiheutuu riskejä. Yleisen kirjanpidon järjestelmän, SAGEn, ottamisesta käyttöön varainhoitovuonna 2000 jouduttiin luopumaan, koska sen avulla ei voitu sähköisesti hallinnoida pankin kautta suoritettavia maksuja. Tilalle valittu järjestelmä ei ollut käytössä vielä huhtikuussa 2001. 12. Kirjanpidosta ei ollut mahdollista saada hankekohtaisia taloudellisia tietoja, mikä vaikutti säätiön toimintaohjelman toteuttamisen sekä hankkeiden rahoituksen toteuttamisen seurantaan koko vuoden ajan. Ennakkomaksujärjestelmä 13. Säätiö käytti ennakkomaksujärjestelmää varainhoitovuonna 2000 yhä liiallisessa määrin. Asianomaiset maksut vastasivat 18:aa prosenttia kaikista varainhoitovuoden 2000 maksuista (varainhoitovuonna 1999 vastaava luku oli 20 prosenttia). Järjestelmän kautta suoritetuista maksuista miljoona euroa koski henkilöstöä, 0,7 miljoonaa euroa hallintomenoja ja 0,9 miljoonaa euroa toimintamenoja. Tavanomaisten maksumenettelyjen hitaus näyttää olevan eräs syy ennakkomaksujärjestelmän runsaaseen käyttöön. Säätiön olisi kuitenkin toteutettava toimenpiteitä tämän ongelman ratkaisemiseksi sen sijaan, että se turvautuu ennakkomaksujärjestelmän käyttöön; järjestelmää tulisi käyttää ainoastaan poikkeustapauksissa. Henkilöstöhallinto Henkilöstöpolitiikka 14. Säätiö perustettiin 26 päivänä toukokuuta 1975 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1365/75, ja sillä on omat henkilöstösäännöt. Säätiön johtaja toimii nimittävänä viranomaisena säätiön koko henkilöstön osalta. 15. Vaikka säätiön henkilöstöön ei kuulu virkamiehiä, sen henkilöstösäännöissä säädetään toistaiseksi tehdyistä työsopimuksista. Tällainen sopimus on suurimmalla osalla (88 prosenttia) säätiön henkilöstöstä. Palvelukseen ottamiseen liittyvät menettelyt 16. Säätiön henkilöstösääntöjen 3 artiklassa säädetään, että jokaisen avoimen toimen täyttämiseksi on huolehdittava riittävästä tiedottamisesta. Käytännössä säätiö käyttää menettelyjä, joissa henkilöstöä palkataan säätiön ulkopuolelta, ja avoimista toimista ilmoitetaan laajasti (ilmoitukset julkaistaan virallisessa lehdessä). 17. Nimittävä viranomainen osoittaa palvelukseen ottamiseen liittyviä menettelyjä varten aina valintalautakunnan, joka laatii menestyneiden hakijoiden luettelon. Aiemmin hakijoita ei asetettu luetteloissa paremmuusjärjestykseen. Niin ollen on vaikea arvioida, millä perusteella palvelukseen ottaminen on tapahtunut. Avoimuuden varmistamiseksi hakijat olisi aina asetettava paremmuusjärjestykseen menestyneiden hakijoiden luetteloissa. Järjestyksen noudattamatta jättämisestä palvelukseen ottamisen yhteydessä olisi annettava selvitys. Henkilöstön jäsenten toiminnan arvioiminen 18. Säätiössä ei ole vuoden 1997 jälkeen toteutettu henkilöstön arviointia, jollainen olisi tehtävä vähintään joka toinen vuosi, eikä säätiö ole laatinut arviointiopasta. Kun kuusi henkilöstökansiota tutkittiin, kävi ilmi, että aiempien vuosien arviointikertomukset puuttuivat niistä usein. Näin ollen vuosien 1999 ja 2000 ylennyksistä päätettiin vertailematta toimihenkilöiden ansioita tämän keskeisen välineen avulla. Toimenkuvaukset 19. Kuten säätiön varainhoitoasetuksen 43 a artiklassa säädetään(7), ainoastaan ura-alueen A osalta on laadittu kortisto, johon sisältyy toimiin kuuluvien tehtävien kuvaus. Kortiston uusin versio ei ollut ajan tasalla, ja siihen sisällytetyt toimenkuvaukset oli otettu avoimia toimia koskevista julkaistuista ilmoituksista. Henkilöstökansioiden pitäminen 20. Kaikkea henkilöstökansioissa olevaa aineistoa ei ollut laitettu järjestykseen, ja se oli hyvin epäyhdenmukaista, vaikkakin viime aikoina palvelukseen otetun henkilöstön kansiot ovat muita täydellisempiä ja paremmin organisoituja. Yksikään kahdeksasta tarkastellusta kansiosta ei ollut täydellinen. Toimihenkilöiden urakehitystä koskevat asiakirjat puuttuvat useimmista kansioista. Säätiön henkilöstötilanteen ja toiminnan kehittyminen 21. Säätiön henkilöstötaulukossa on ainoastaan toimihenkilöitä, joilla on toistaiseksi tehty työsopimus (väliaikaiset toimihenkilöt). Budjettivallan käyttäjä päättää toimien määrästä vuosittain samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää määrärahoja komennuksella olevien kansallisten asiantuntijoiden palvelukseen ottamista varten. 22. Taulukossa 4 on esitetty säätiön henkilöstötilanteen kehitys ja henkilöstön jakautuminen vuodesta 1996 alkaen. Taulukosta käy ilmi, että toimihenkilöiden määrä on pysynyt melko vakaana. Henkilöstövajaus on osittain korvattu tilapäistyöntekijöillä, joiden palkkaamiseen on osoitettu lähes miljoona euroa vuodesta 1998 lähtien. Varainhoitovuonna 2000 säätiöllä oli vain 72 toimihenkilöä, vaikka sen talousarviossa oli hyväksytty 85 toimihenkilöä. Vajaus korvattiin osittain palkkaamalla 12 tilapäistyötekijää yksityisen yrityksen kautta. 23. Säätiö on vuoden 1996 jälkeen ottanut palvelukseensa 36 toimihenkilöä, joista 30 väliaikaisiksi toimihenkilöiksi ja loput komennuksella oleviksi kansallisiksi asiantuntijoiksi. Varainhoitovuoden 2000 lopussa väliaikaisia toimihenkilöitä oli 72. Palvelukseen ottamisesta on aiheutunut keskimäärin 9810 euron kulut palkattua toimihenkilöä kohden. 24. Henkilöstön jäsenten lähtemisestä säätiön palveluksesta seurasi keskimäärin 8 prosentin vuosittainen vaihtuvuus (väliaikaiset toimihenkilöt ja komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat). Tämä luku johtuu pääasiassa siitä, että useita kääntäjiä hakeutui muualle, kun käännöstoiminta säätiössä lopetettiin. 25. Tarkastusta varten toimihenkilöt jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitetut toimihenkilöt; kyseiset toiminnot takaavat säätiön toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö) - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii säätiön tavoitteiden saavuttamisesta. 26. Keskimäärin 64:ää prosenttia ura-alueen A toimihenkilöistä, eli 23:a prosenttia koko henkilöstöstä, voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä. Kaikkien muiden toimihenkilöiden, eli 77 prosentin osuuden koko henkilöstöstä, voidaan katsoa olevan tukitoimintoihin osoitettuja toimihenkilöitä. 27. Taulukossa 5 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen sekä hallintomenojen kehitystä. Palkkakustannukset ovat vuosina 1996-2000 kasvaneet henkilöstömäärää nopeammin. 28. Muista henkilöstöön liittyvistä kuluista tutkittiin erityisesti täydennyskoulutuksesta johtuvat menot sekä hallintomenot. Myös ne ovat lisääntyneet nopeammin kuin henkilöstön määrä. 29. Saadakseen selville säätiön toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää niiden toimintamäärärahojen (III osasto) kehitykseen, jotka todellisuudessa käytettiin (varainhoitovuoden määrärahat ja siirretyt määrärahat) yhden vuoden aikana. 30. Henkilöstömäärä lisääntyy keskimäärin hitaammin kuin säätiön toiminta. Säätiön olisi kuitenkin valvottava, että palkkakustannusten ja hallintomenojen kasvu pysyy hyvin hallinnassa, sillä ne ovat lisääntyneet nopeammin kuin säätiön toiminta vuosina 1995-2000. Näkemystä vahvistaa se, että I osaston (henkilöstö) ja II osaston (hallinto) menot ovat lisääntyneet nopeammin kuin III osaston, joka kattaa säätiön tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät menot. Päätelmät 31. Säätiö ei perustamisensa jälkeen ole voinut palkata talousarvionsa henkilöstötaulukossa ennakoitua määrää henkilöstöä, mutta se on voinut korjata tilannetta ottamalla palvelukseen komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita ja turvautumalla tilapäistyöntekijöihin. 32. Vakinaisten toimihenkilöiden ottamiseksi palvelukseen säätiö noudattaa useimmiten henkilöstösääntöjensä mukaisesti mallia, jossa henkilöstöä palkataan säätiön ulkopuolelta. 33. Säätiön olisi valvottava tarkasti palkkakustannustensa ja hallintomenojensa kehittymistä. Olisi ehkä suotavaa, että säätiö huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. Lisäksi säätiön olisi yleisesti ottaen parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson Presidentti (1) EYVL L 139, 30.5.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 13. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26. (5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93, 16 artiklassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 30. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 18. toukokuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteessä. (6) EYVL C 373, 27.12.2000, kohdat 9 ja 10, s. 40. (7) Neuvoston 1 päivänä kesäkuuta 1976 antama asetus (ETY) N:o 1417/76, sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla asetuksella (ETY) N:o 1949/93. TAULUKUT 1 - 5 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 2000 1999 Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. KKA: Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat. Taulukko 5 Henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitys >TAULUKON PAIKKA> Säätiön vastaukset Talousarvion toteuttaminen 7. Tilintarkastustuomioistuimen huomautus on pantu merkille. Olisi kuitenkin ymmärrettävä, että EFILin käytäntönä on siirtää varainhoitovuoden lopulla syntyviä ylijäämiä budjettikohtiin, joissa niitä voidaan käyttää, vaikka näiden varojen käyttö ei olekaan aina mahdollista kaikissa tilanteissa. EFIL pyrkii minimoimaan mahdollisesti tulevat peruutukset. 8. Yleisesti ottaen valvonta on kattavaa ja tehokasta. Siirtojen määrästä olisi huomattava seuraavaa: - EFILin varsinainen toiminta on oleellisesti innovatiivista/tutkivaa eikä toistuvan luonteista. Tämä edellyttää suhteellisen monimutkaisia ja aikaa vieviä menettelyjä perusteellisen valmistelun suorittamiseksi ennen sopimuksiin perustuvan tutkimuksen aloittamista. Nämä menettelyt ovat tärkeä tekijä ajatellen hankkeiden kestoa, joka on yleensä kaksi vuotta. - Osaston III siirtojen määrään vaikuttaa EFILin vuotuisen talousarviokauden ja sen toimintakauden suhde (jälkimmäinen sisältää ohjelmien suunnittelun, ohjelmien aloittamisen, hankkeiden alustavan suunnittelun, tarjouskilpailut, yksityiskohtaisen hankkeiden suunnittelun ja niiden toteutuksen). Erityisesti niissä tapauksissa, joissa sopimukset ovat luonteeltaan toistuvia, on kuitenkin toteutettu toimenpiteitä sopimusmenettelyjen ajoituksen aikaistamiseksi. Talousarviokirjanpidon ja yleisen kirjanpidon järjestelmät 10. Varainhoitovuotta 1999 koskevassa kertomuksessaan tilintarkastustuomioistuin totesi, että EFILin yleisen kirjanpidon järjestelmässä oli heikkous, joka liittyi siihen, että tilinpito tapahtui manuaalisesti. Vastauksessaan EFIL totesi kuitenkin, että se käytti kirjanpidossa Excel-tietokoneohjelmaa. Tämä oli väliaikainen järjestely, ja EFIL on nyt asentanut Exact-kirjanpitojärjestelmän yleistä kirjanpitoaan varten. 11. Vuoden 2000 kuluessa suoritettiin SAGE-järjestelmän toteutettavuutta koskeva kokeilu, koska tätä järjestelmää käytetään muissa virastoissa. Järjestelmän havaittiin olevan yleensä ottaen tyydyttävä, mutta siinä ei ollut täydellistä EFT-toimintoa (elektroninen varojen siirto). Sille ilmestyi kuitenkin vaihtoehto, kun Exact-järjestelmään saatiin Irlannin markkinoilla EFT-toiminto vuoden 2000 jälkipuoliskolla. Tämä järjestelmä on nyt asennettu. 12. Hankkeiden kustannusten esittäminen ei ollut mahdollista ennen SI2-järjestelmää. Tätä asiaa käsitellään vuoden 2001 talousarvion yhteydessä käyttäen SI2:n tarjoamia mahdollisuuksia. Ennakkomaksujärjestelmä 13. SI2-järjestelmän käyttöönoton jälkeen EFIL on yhteydessä varainhoidon valvontaan on-line-lupamahdollisuuden täyden käyttömahdollisuuden osalta. Tämän pitäisi vähentää edelleen ennakkomaksutilin käyttöä (1997: 40 % kaikista maksuista; 2000: 18 %). Henkilöstöhallinto 18. Niissä tapauksissa, joissa arviointiraporttia ei ollut saatavilla vuoden 2000 ylennyksiä varten, nimittävä viranomainen konsultoi perusteellisesti johtajien kanssa ylennettävissä olevien henkilöstön jäsenten suorituksesta. Näiden konsultointien perusteella päätettiin olla ylentämättä joitakin henkilöitä. Tulevaisuudessa henkilöstön arviointiraporttien laatimisen varmistavat toimenpiteet sekä jatkuvan suoritusten arvioinnin järjestelmän pitäisi yhdessä esimiesten konsultoinnin kanssa varmistaa, että ylennykset tapahtuvat täydellisten tietojen perusteella. 19. Huomautus on pantu merkille. 20. Tietyissä tapauksissa kaikkia tarvittavia asiakirjoja ei ole mukana yhdessä ja samassa kansiossa. Tilanne tullaan tarkistamaan. Vanhempien kansioiden osalta ei ole mahdollista hankkia puuttuvia asiakirjoja. Toimenpiteitä toteutetaan sen varmistamiseksi, että rekrytointien tarkistuslistassa mainitaan kaikki kansioihin tarvittavat asiakirjat. 23. EFILin maantieteellisen sijainnin vuoksi sille tulee helposti suuremmat matkustus- ja asettautumiskustannukset, koska sen henkilöstö on suurelta osin kotoisin EU:n mannermaista. Irlantiin asettautumisen kustannukset ovat korkeat, mutta ne ovat välttämättömiä sen varmistamiseksi, että EFILillä on edelleenkin monikansallista työvoimaa, joka edustaa kaikkia Euroopan unionin jäsenvaltioita. 25 - 26. Huomautus on pantu merkille. Ura-alueen B henkilöstöstä, joita on yhteensä 14, kaikkiaan kuuden henkilön (43 %) työ kuuluu EFILin varsinaiseen toimintaan. Tähän sisältyy neljä yhteyshenkilöä, englannin kielen tarkastaja ja tietojärjestelmätoimihenkilö. Kaikkien ura-alueeseen C kuuluvien on tässä katsottu suorittavan ainoastaan tukitoimia. Käytännössä monet ura-alueen C työntekijät ovat kuitenkin mukana varsinaisessa toiminnassa ja antavat suoran panoksen EFILin työn tulosten lisäarvoon. 27. Kun vaihtokurssit, palkkataulukoiden lisäykset ja painotuskertoimet vuosien 1996 - 2000 osalta jätetään huomiotta, palkkakustannukset nousivat vain 0,4 % verrattuna henkilöstön lisäykseen, joka oli 4 %. Varsinaiset palkkakustannusten lisäykset johtuvat suurelta osin painotuskertoimen lisäyksestä Irlannissa 93,6:sta vuonna 1996 116,5:een vuonna 2000. Tämä on aiheuttanut 24,5 prosentin lisäyksen palkkakustannuksiin. 30 - 32. Tarkasteltavana ajanjaksona tutkimusjohtajan rooli on muuttunut siten, että tietojen keruun lisäksi hänellä on myös tärkeä osa tämän tiedon levittämisessä. Kohdassa 27 mainitut tekijät olisi myös otettava huomioon osaston I kustannusten lisäykseen liittyvinä. EFILin toimintaan pohjautuvan talousarvion jaottelu osoittaa selkeämmin tukitoimintaan ja varsinaiseen toimintaan osoitettujen varojen suhteen. 33. Katso kohdan 30 vastausta. EFIL pyrkii mahdollisuuksien mukaan minimoimaan rekrytointikustannukset, jotka liittyvät yleisluonteisiin toimiin. Esimerkkinä mainittakoon, että meneillään olevassa sihteerin tointa koskevassa kilpailussa ehdokkaat on otettu komission varallaololuetteloista. On ehdotettu, että tämän kilpailun perusteella täytettäisiin neljä tointa ja laadittaisiin varallaololuettelo, josta tulevat avoimet toimet täytettäisiin. Koska EFILillä on omat henkilöstösääntönsä ja koska se seuraa tarkoin Euroopan komission rekrytointimenettelyjä ja palkkaa henkilöstöä toistaiseksi voimassa olevin työsopimuksin, yhteistyö muiden virastojen kanssa voisi olla ongelmallista. Suurin osa hiljattain järjestetyistä kilpailuista on koskenut EFILin erikoisalaa, joten toimiin on vaadittu erityistaitoja ja erityistä kokemusta. Tämän vuoksi yhteistyö muiden virastojen kanssa ei olisi ollut asianmukaista. EFIL harkitsee SIC-henkilöstöjärjestelmän käyttöönottoa parantaakseen hallinnollisen tiedotuksensa laatua. Komission hallinnon pääosaston kanssa on jo keskusteltu, ja hankeryhmän perustamisesta tehdään pian päätös.