Kertomus

Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestäsekä viraston vastaukset

(2002/C 326/02)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94(1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston tilit 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 15 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET

Talousarvion toteuttaminen

5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3).

6. Varainhoitovuonna käytettävissä olleita määrärahoja(4) oli 14 miljoonaa euroa, joista 12 miljoonaa euroa oli varainhoitovuoden määrärahoja ja 2 miljoonaa euroa edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja. Talousarviomäärärahojen lisäksi virasto sai komissiolta tukea 624000 euroa jäsenehdokasvaltioiden valmistautumiseen liittyvää monivuotista hanketta varten. Näitä määrärahoja sidottiin 126959 euroa vuonna 2001 ja niistä maksettiin 17048 euroa. Erotus siirrettiin seuraavaan varainhoitovuoteen.

7. Varainhoitovuonna 2001 määrärahoja sidottiin 11,3 miljoonaa euroa ja niistä maksettiin 5 miljoonaa euroa eli 44 prosenttia sidotuista määristä. Määrärahoja siirrettiin 6,2 miljoonaa euroa ja niitä peruuntui 0,8 miljoonaa euroa. III osaston toimintamäärärahoja, joita oli 7,6 miljoonaa euroa, sidottiin 7,3 miljoonaa euroa. Sidotusta määrästä 1,5 miljoonaa euroa maksettiin ja 5,8 miljoonaa euroa jouduttiin siirtämään seuraavaan varainhoitovuoteen. Loput määrärahat peruuntuivat. Siirrettyjen toimintamäärärahojen suuri määrä johtuu siitä, että komissio antoi varainhoitovuonna 2001 virastolle huomattavan toimeksiannon (rahamääräinen arvo 4,5 miljoonaa euroa), jonka valmisteluun kului aikaa sen verran, että toimen täytäntöönpano ei ollut mahdollista vuonna 2001, ja kaikki siihen osoitetut määrärahat jouduttiin siirtämään varainhoitovuoteen 2002. On kuitenkin huomattava, että tästä tapauksesta riippumatta toimintamäärärahojen siirtoaste on vielä hyvin korkea, ja viraston olisi edelleen parannettava toimintojensa suunnittelun laatua ja seurantaa.

8. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja oli 2 miljoonaa euroa, joista 1,7 miljoonaa euroa oli III osaston määrärahoja. Näistä määrärahoista maksettiin 1,7 miljoonaa euroa, joista 1,5 miljoonaa euroa oli III osaston määrärahoja. Loput määrärahat peruuntuivat.

Tilinpäätös

9. Viraston varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3.

10. Virasto ei laske hyödykkeidensä poistoja. Sen olisi sovellettava komission hyväksymiä arvostusta ja poistoja koskevia sääntöjä(5), jotta viraston taseeseen kirjatut arvot antavat todenmukaisen kuvan sen omaisuuteen kuuluvien hyödykkeiden arvosta.

11. Viraston tulisi tehostaa toteuttamiaan toimia kahteen kertaan maksettujen korvausten estämiseksi. Sen on maksettava työmatkakulut palveluksessaan oleville henkilöille alkuperäisten tositteiden, ei niiden kopioiden, perusteella.

12. Viraston käyttämän talousarviokirjanpidon järjestelmän SI2:n ei tulisi sallia jonkin varainhoitovuoden toimiin tehtäviä muutoksia kyseisen varainhoitovuoden päättymisen (seuraavan varainhoitovuoden 15. tammikuuta) jälkeen, paitsi tapauksissa, jotka erikseen mainitaan säännöksissä.

Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen

13. Virasto allekirjoitti 23. helmikuuta 2001 työhön ja terveyteen liittyvää tutkimusta koskevan budjettikohdan toteuttamiseksi sopimuksen, jonka arvo oli 225000 euroa, kun käytettävissä oli määrärahoja yhteensä 185000 euroa. Kattaakseen käytettävissä olleiden määrärahojen ja sopimuksen arvon välisen eron (40000 euroa) virasto käytti perustelematta toiseen budjettikohtaan merkittyjä, pieniä ja keskisuuria yrityksiä koskevan ohjelman määrärahoja. Tämä on talousarvion määriteltävyyden periaatteen vastaista.

14. Virasto siirtää järjestelmällisesti alustavat maksusitoumukset kokonaisuudessaan seuraavaan varainhoitovuoteen ilman, että niihin liittyviä hakemuksia olisi jätetty. Täten virasto siirsi 114134 euroa työmatkakuluja varten vuodelle 2002, vaikka suorittamattomia maksuja oli alle 50000 euroa. Tällaisia siirtoja ei voida perustella.

15. Perittäviä maksuja yhteensä 82500 euron arvosta ei ollut suoritettu vuoden 2001 loppuun mennessä, toisin kuin niitä koskevissa perintämääräyksissä edellytettiin. Viraston tulisi ryhtyä toimiin perintämääräysten noudattamiseksi.

16. Tammikuussa 2001 eli viraston johtajan asettaman määräajan (31. joulukuuta 2000) jälkeen yksi kansallinen toimisto haki tukea toteuttaakseen toimia, joiden arvo oli yhteensä 184768 euroa. Virasto hyväksyi syyskuussa 2001 ohjelman, joka rahoitettiin kokonaisuudessaan viraston 27781 euron tuella. Tämä perusteltiin sillä, että edellisenä vuonna kyseinen toimisto oli saanut ennakkoon määrättyä pienemmän tuen, koska osa suunnitelluista toimista oli jäänyt toteuttamatta. Koska suunniteltujen toimien toteuttaminen vaihtelee ja lopullisten päätösten tekemiseen tarvittavat ajat ovat pitkiä, viraston on täsmennettävä töiden suunnittelujärjestelmäänsä.

17. Virasto otti käyttöön vasta vuoden 2001 toisella neljänneksellä järjestelmän, jolla se ennakoi Euroopan unionin elinten käännöskeskuksesta tilattavien käännösten määrää. Kyseistä järjestelmää olisi kehitettävä viraston töiden suunnittelun yhteydessä, ettei virasto joutuisi turvautumaan kiireellisissä tapauksissa paikallisiin käännöstoimistoihin.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel Fabra Vallès

presidentti

(1) EYVL L 216, 20.8.1994, s. 5.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 3 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 9. huhtikuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 15. huhtikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt.

(4) Jaksottamattomat määrärahat.

(5) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75).

Taulukko 1

Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

Taulukko 3

Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Viraston vastaus

Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston vastaukset tilintarkastustuomioistuimen viraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöstä koskeviin huomautuksiin ovat seuraavat:

Talousarvion toteuttaminen

Kohdat 7 ja 8

Kuten tilintarkastustuomioistuin on todennut, varainhoitovuoden 2001 seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettyjen toimintamäärärahojen määrä oli suuri. Tämä johtui erityisesti siitä, että tilintarkastustuomioistuimen mainitsemasta 5,8 miljoonan euron määrästä 4,5 miljoonaa euroa liittyi suoraan "subvention scheme 2001-2002 for SME (Small and Medium size Entreprises)" -järjestelmään. Tämä oli Euroopan parlamentin toivomaa uutta toimintaa, jonka Euroopan komissio antoi viraston tehtäväksi.

Muussa suhteessa virasto on pyrkinyt parhaansa mukaan vähentämään määrärahojen siirtojen määrää niissä rajoissa, jotka sen toimintaa säätelevä oikeudellinen kehys asettaa. Tästä syystä aihekeskuksille maksetaan tästä lähtien sen vuoden aikana, jona määrärahat on myönnetty.

Parantaakseen pysyvästi ohjelmiensa laatua ja seurantaa virasto huolehtii jatkuvasti siitä, että otetaan käyttöön tarkoituksenmukaiset välineet tai että jo käytössä olevia välineitä parannetaan.

Tilinpäätös

Kohta 10

Tilintarkastustuomioistuimen huomautusten johdosta virasto aikoo aluksi ottaa käyttöön komission hyväksymät säännöt, jotka koskevat viraston omaisuuden arviointia ja poistoja, ja liittää ne osaksi omia sääntöjään. Virasto ehdottaa ottaen huomioon, että käynnissä oleva varainhoitoasetuksen yleinen tarkistus ollaan saattamassa loppuun, että odotetaan siihen saakka, kunnes tämä asetus on lopullisesti hyväksytty, jotta sen käyttöönotosta voitaisiin olla varmoja ja hankkia soveltuva hallintaohjelma.

Kohta 11

Estääkseen korvausten maksamisen kahteen kertaan ja tilintarkastustuomioistuimen suositusten mukaisesti virasto leimaa asiantuntijakokousten työmatkakuluihin liittyviin alkuperäisiin tositteisiin (matkalippuihin) maininnan "paid by EU-Agency". Virasto varmistaa periaatteessa sen, että korvaukset maksetaan tilisiirtoina edunsaajien virallisille pankkitileille, joista on esitetty tiedot viraston käyttämällä lomakkeella.

Kohta 12

Tilintarkastustuomioistuimen mainitsema operaatio oli poikkeuksellinen ja se koski tiettyä pientä summaa koskevan tapahtuman saattamista sääntöjen mukaiseksi. Tarkoitus oli korjata virhe, joka liittyi tietyn menon, jota ei voida siirtää, kirjaamiseen henkilöstöä koskevalle momentille.

Virasto huolehtii siitä, etteivät tällaiset operaatiot toistu.

Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen

Kohta 13

Arvoltaan 225000 [fmxeuro]:n sopimus, johon tilintarkastustuomioistuin viittaa, koski kahden toisistaan riippumattoman tehtäväsarjan toteuttamista työn ja terveyden tutkimisen alalla. Toinen koski nimenomaan tätä alaa (momentti 3 0 2 2: 185000 [fmxeuro]); ja toinen tämän alan lisäksi pieniin ja keskisuuriin yrityksiin liittyvää toimintaa (momentti 3 0 7 1: 40000 [fmxeuro]). Tästä syystä ja jotta tämän toiminnan aloittaminen ei viivästyisi talousarvioon kirjaamiseen liittyvistä syistä, virasto on päättänyt rahoittaa ja kirjata menot vastaaville kahdelle momentille käytettävissä olevien määrärahojen mukaisesti.

Kohta 14

Useimmissa tapauksissa määrärahojen siirrot koskivat saldoja, jotka liittyivät meneillään olevan varainhoitovuoden sopimuksiin ja tilauksiin. Tietyissä tapauksissa näitä määriä ei ole ilmaistu tarkasti. Tämä johtuu siitä, että ne koskevat laskuja, joiden summien vaihtelu johtuu toimitettujen hyödykkeiden ja palvelujen kustannuksista (esim. sähkö, puhelin, huoltopalvelut).

Virasto on päättänyt siirtää kaikki työmatkakuluja koskevat sidotut määrärahat (alustavat maksusitoumukset), jotta se voisi vastata kaikista työmatkakulukorvauksista, joita ei ole maksettu.

Virasto noudattaa tilintarkastustuomioistuimen suositusta suoritettavaksi jäävien maksujen laskemiseksi, jotta se voisi suoraan mukauttaa määrärahojen siirrot niihin.

Kohta 15

Virasto noudattaa tilintarkastustuomioistuimen suosituksia ja ottaa käyttöön järjestelmän, jolla voidaan seurata kuukausittain maksumääräyksiä, jotka on jo tehty.

Perintämääräykset koskivat pääosin hankkeita, joiden loppuraportteja ei ollut toimitettu vaaditussa määräajassa. Tämän jälkeen nämä tilanteet on saatettu tai niitä ollaan saattamassa sääntöjen mukaisiksi, mikä sallii näiden perintämääräysten peruuttamisen. Muissa tapauksissa perintämääräysten esittämättä jättäminen johtui siitä, että vastaavia pankin tositteita ei saatu ajoissa.

Kohta 16

Tilintarkastustuomioistuimen suositusten sekä käytettävissä olevien edellytysten ja menettelyjen mukaisesti virasto huolehtii ohjelmiaan koskevan järjestelmän parantamisesta. Tavoitteena on vähentää toiminnan määrän vaihteluja, viiveitä ohjelmien toteuttamisessa ja päätöksenteossa sekä noudattaa talousarvion vuotuisuusperiaatetta (ks. kohta talousarvion toteuttaminen).

Kohta 17

Käyttäen hyväksi vuoden 2001 kokemusta virasto on joulukuussa 2001 laatinut ensimmäisen arvion tilattavien käännösten määrästä vuonna 2002. Kuukausittainen vertailu ennakoitujen ja toteutuneiden käännöstilausten sekä myös ennusteiden määräajoin tehtävä tarkistus helpottanee tästä lähtien myönnettyjen määrärahojen hyvää seurantaa.