FI Euroopan unionin virallinen lehti C 304/154

KERTOMUS

yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2008 sekä viraston vastaukset

2009/C 304/28

SISÄLLYS

Kohta Sivu JOHDANTO… 1–2 155 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSLAUSUMA… 3–12 155 TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUOMAUTUKSET… 13–16 156 Taulukko… 157 Viraston vastaukset… 158

JOHDANTO

1. Yhteisön kasvilajikevirasto (jäljempänä ’virasto’), joka sijaitsee Angersissa, perustettiin 27 päivänä heinäkuuta 1994 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 2100/94 (1). Viraston pääasiallisia tehtäviä ovat kasvilajikkeille myönnettävää yhteisön tason teollisoikeudellista suojaa koskevien hakemusten kirjaaminen ja käsittely sekä tarvittavien teknisten tutkimusten teettäminen jäsenvaltioiden toimivaltaisissa virastoissa (2).

2. Viraston talousarvio oli varainhoitovuonna 2008 yhteensä 12,5 miljoonaa euroa, kun se edeltävänä varainhoitovuonna oli ollut 13,4 miljoonaa euroa. Virastossa työskenteli vuoden lopussa 44 henkilöä, edellisenä vuonna henkilöstön määrä oli 44,5.

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSLAUSUMA

4. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma annetaan viraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 111 artiklan mukaisesti.

Pääjohtajan vastuu

5. Tulojen ja menojen hyväksyjänä pääjohtaja toteuttaa tulot ja menot sisältävää talousarviota viraston varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti omalla vastuullaan ja hyväksyttyjen määrärahojen rajoissa ( 6 ) . Pääjohtajan vastuulla on kehittää ( 7 ) sellainen organisaatiorakenne sekä sisäiset hallinto- ja valvontajärjestelmät ja -menettelyt, joiden pohjalta on toisaalta mahdollista laatia tilinpäätös ( 8 ) , jossa ei ole petoksesta tai virheestä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja, ja toisaalta varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus.

Tilintarkastustuomioistuimen vastuu

6. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa tarkastuksensa perusteella tarkastuslausuma viraston tilinpäätöksen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.

7. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa kansainvälisten tarkastusstandardien (IFAC ja ISSAI) ( 9 ) ja eettisten ohjeiden mukaisesti. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin noudattaa eettisiä ohjeita ja suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, että tilinpäätöksessä ei ole olennaisia virheitä ja että tilien perustana olevat toimet ovat lailliset ja asianmukaiset.

8. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen osana toteutettiin menettelyjä, joiden tarkoituksena oli saada todentavaa aineistoa tilinpäätökseen sisältyvistä määristä ja tilinpäätöstiedoista ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuimen tehtävänä on valita käytettävät menetelmät sekä arvioida, kuinka suuri on riski, että tilinpäätökseen sisältyy petoksista tai virheistä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja tai laittomia tai sääntöjenvastaisia toimia. Kyseisissä riskiarvioinneissa arvioidaan tarkastuskohteen sisäistä valvontaa tilinpäätöksen laatimisen ja esittämisen kannalta, ja tämän pohjalta suunnitellaan tilanteeseen sopivat tarkastusmenettelyt. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen yhteydessä arvioidaan myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden ja johdon esittämien kirjanpidollisten arvioiden asianmukaisuutta sekä tilinpäätöksen yleistä esittämistapaa.

9. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että saatu todentava aineisto on riittävä ja sopiva jäljempänä olevien lausumien perustaksi.

Lausuma tilien luotettavuudesta

10. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston tilinpäätös ( 10 ) antaa olennaisilta osiltaan oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudellisesta asemasta 31. päivältä joulukuuta 2008 sekä toimien tuloksista ja rahavirroista päättyneeltä varainhoitovuodelta viraston varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti.

Lausuma tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta

11. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston 31. päivänä joulukuuta 2008 päättyneeltä varainhoitovuodelta annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset.

12. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausumaa kyseenalaiseksi.

TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUOMAUTUKSET

13. Vuonna 2007 sidottiin hallintomäärärahoja, jotka myöhemmin siirrettiin varainhoitovuodelle 2008, sen jälkeen vapautettiin ja peruttiin ja sidottiin taas uudelleen ja siirrettiin lopulta varainhoitovuodelle 2009 (11). Kun otetaan huomioon vuotuisuusperiaate ja se, että hallintomäärärahat eivät ole jaksotettuja määrärahoja, kyseessä olevat määrät olisi pitänyt ottaa takaisin käyttöön lisätalousarvion avulla.

14. Viraston tilinpitäjä ei hyväksynyt kirjanpidon uuden tietojärjestelmän budjettimoduulia. Järjestelmän heikkoudet havaittiin vuoden 2008 tilinpäätösprosessin yhteydessä ja niiden seurauksena jouduttiin tekemään kirjanpidon mukautuksia. Heikkouksiin on puututtava, jotta budjettimoduuli voidaan hyväksyä.

15. Kahden kulujen kokonaismäärän kattavan avustussopimuksen (12) tapauksessa sopimuspuolille aiheutuneet välilliset kustannukset katsottiin tukikelpoisiksi, vaikka ne ylittivät kiinteämääräisen 7 prosentin enimmäismäärän. Sopimusten mukaan (13) viraston olisi pitänyt vaatia perusteluja kyseessä olevan huomattavan rahamäärän osalta (14).

16. Kaluston hankinnan yhteydessä (15) virasto teki suoraan sopimuksen erään toimittajan kanssa pystymättä esittämään relevanttia aineistoa tai näyttöä sopimuksen myöntämisperusteista tai siitä, että olisi arvioitu eri vaihtoehtoja, jotka viraston tähän tarkoitukseen valitsema neuvonantaja oli esittänyt. Tällainen toimintatapa heikensi menettelyn avoimuutta.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 8. lokakuuta 2009 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti

Taulukko Yhteisön kasvilajikevirasto (Angers) Perustamissopimuksen mukainen yhteisön toimivalta Viraston toimivaltuudet sellaisina kuin ne on määritelty neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2100/94 Hallinto Viraston resurssit vuonna 2008 (Vuoden 2007 tiedot suluissa) Tuotteet ja palvelut vuonna 2008 (Vuoden 2007 tiedot suluissa) Tavaroiden vapaa liikkuvuus Kiellot tai rajoitukset, jotka ovat perusteltuja teollisen ja kaupallisen omaisuuden suojelemiseksi, eivät kuitenkaan saa olla keino mielivaltaiseen syrjintään tai jäsenvaltioiden välisen kaupan peiteltyyn rajoittamiseen. (Perustamissopimuksen 30 artikla) Tavoitteet — Soveltaa kasvilajikkeiden suojaamista koskevaa yhteisön järjestelmää, joka on yhteisön teollisoikeuksien suojaamisen ainoa ja yksinomainen muoto kasvilajikkeiden osalta. Tehtävä — Päättää yhteisön kasvinjalostusoikeuksia koskevien hakemusten hylkäämisestä tai hyväksymisestä — tehdä vastalauseita koskevia päätöksiä — tehdä valituksia koskevia päätöksiä — tehdä yhteisön kasvinjalostajanoikeuksien mitätöimistä tai menettämistä koskevat päätökset. 1 — Pääjohtaja Johtaa virastoa. Neuvosto nimeää pääjohtajan ehdokaslistalta, jonka komissio esittää saatuaan hallintoneuvoston lausunnon. 2 — Hallintoneuvosto Valvoo viraston työohjelman toteuttamista ja laatii viraston työmenetelmiä koskevia sääntöjä. Se muodostuu kunkin jäsenvaltion nimeämästä edustajasta ja yhdestä komission edustajasta sekä heidän varajäsenistään. 3 — Viraston henkilöstöstä koostuvat komiteat, joissa on kolme jäsentä, tekevät yhteisön kasvinjalostajanoikeuksien myöntämistä koskevat päätökset. Valitustapauksissa päätöksen tekee valituslautakunta. 4 — Viraston toimien laillisuuden valvonta Komissio tutkii pääjohtajan niiden toimien laillisuuden, joiden laillisuutta ei yhteisön lainsäädännön mukaan tutki mikään muu elin, sekä viraston talousarviota koskevien hallintoneuvoston toimien laillisuuden. 5 — Ulkoinen tarkastus Tilintarkastustuomioistuin. 6 — Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Hallintoneuvosto. Talousarvio 12,5 (13,4) miljoonaa euroa Henkilöstö 31. joulukuuta 2008 Henkilöstötaulukossa 43 (42) virkaa, joista täytettyjä: 43 (42) + 1 (2,5) muuta tointa (komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat, paikallinen henkilöstö, työvoimaa vuokraavan yrityksen kautta hankitut työntekijät). Yhteensä 44 (44,5) henkilöstön jäsentä, joiden tehtävät jakaantuvat seuraavasti: operatiiviset tehtävät : 17 hallinnolliset tehtävät : 21 sekalaiset tehtävät : 6 Vastaanotetut hakemukset 3 012 (2 977) Myönnetyt oikeudet: 2 162 (2 616) Voimassa olevat yhteisön kasvinjalostajanoikeudet 31. joulukuuta 2008: 15 599 (14 598) Lähde: Viraston toimittamat tiedot.

VIRASTON VASTAUKSET 13. Odottamattoman viivästyksen takia töitä ei voitu viedä päätökseen niitä koskevien talousarviositoumusten voimassaoloaikana. Oikeudellisten velvoitteidensa noudattamiseksi ja välttääkseen budjetin keinotekoista vääristämistä virasto sitoi käyttämättömiä määriä uudelleen enemmän vuoden 2008 kuin vuoden 2009 budjettiin. Virasto katsoo, että tekemällä näin talousarviolainsäädäntöä ei ole rikottu. 14. Viraston tilinpitäjä on vakuuttanut, että ohjelmistojen toimittaja on oikaissut tilinpäätöksen yhteydessä havaitut heikkoudet. Lisäksi tilinpitäjä on laajojen selvitysten avulla vahvistanut kokonaisuudessaan uutta kirjanpito-ohjelmistoa koskevan budjettimoduulin. Vahvistus lähetettiin tilintarkastustuomioistuimelle 25. kesäkuuta 2009. 15. Avustussopimuksissa määrätään, että tilintarkastuksia voidaan tehdä 5 vuotta loppumaksun suorittamisen jälkeen, sekä että jos tilintarkastuksessa todetaan liikaa maksettuja määriä, ne on vaadittava takaisin. Tilintarkastustuomioistuimen huomautukset huomioon ottaen virasto organisoi kyseisen tarkastuksen lähikuukausina. 16. Virasto olisi luonnollisesti noudattanut kilpailumenettelyä, ellei yksinmyyntijärjestelmä olisi tehnyt sitä mahdottomaksi valituntyyppisen kaluston osalta. Tämän vuoksi ja yhdenmukaisesti varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 126 artiklan 1 kohdan b alakohdan kanssa virasto pitää neuvottelumenettelyä täysin perusteltuna. Tämä perustelu dokumentoitiin asianmukaisesti.

(1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Taulukossa esitetään tiedoksi yhteenveto viraston tehtävistä ja toimivaltuuksista.

(3) Tilinpäätökseen on liitetty mukaan varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys, jossa muun muassa annetaan tiedot määrärahojen täytäntöönpanoasteesta sekä esitetään yhteenveto budjettikohtien välisistä määrärahasiirroista.

(4) Tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, oman pääoman muutoksia koskevan laskelman sekä tilinpäätöksen liitteet, joihin sisältyy kuvaus merkittävistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot.

(5) Selvitys talousarvion toteuttamisesta sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen.

(6) Komission asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002, annettu 23 päivänä joulukuuta 2002 (EYVL L 357, 31.12.2002, s. 72), 33 artikla.

(7) Komission asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002, 38 artikla.

(8) Erillisvirastojen tilinpäätöksiä ja kirjanpitoa koskevat säännöt on esitetty komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 VII osaston 1 luvussa, sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 9 päivänä heinäkuuta 2008 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 652/2008 (EUVL L 181, 10.7.2008, s. 23); säännöt on sisällytetty sellaisenaan viraston varainhoitoasetukseen.

(9) Kansainvälinen tilintarkastajaliitto (International Federation of Accountants, IFAC) ja ylimpien tarkastuselinten kansainväliset standardit (International Standards of Supreme Audit Institutions, ISSAI).

(10) Tilinpäätös laadittiin 26. kesäkuuta 2009 ja tilintarkastustuomioistuin vastaanotti sen 7. heinäkuuta 2009. Viraston lopullinen tilinpäätös, joka on konsolidoitu komission tilinpäätökseen, julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden marraskuun 15 päivänä. Lopullinen tilinpäätös esitetään sivustoilla http://eca.europa.eu ja http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing.

(11) Tarkoituksena oli lähinnä rahoittaa rakennuksen uudistustyöt ja uusi kirjanpidon tietojärjestelmä (kokonaismäärä 248 000 euroa).

(12) Kokonaismäärä 670 000 euroa (viraston rahoitusosuus 50 prosenttia).

(13) Erityisehtojen I.9 artiklan mukaan yleiskulut ovat tukikelpoisia, jos niistä voidaan esittää kirjanpitotositteet.

(14) Yhdessä tapauksessa maksettujen välillisten kustannusten kokonaismäärä ylitti enimmäismäärän yli 40 000 eurolla.

(15) Neuvottelumenettely viraston uusiin tiloihin tulevan kaluston hankintaa varten (80 000 euroa).