TOIMINTASUUNNITELMA - Komission toimintasuunnitelma: vastaus varainhoitovuotta 2002 koskevassa tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa esitettyihin suosituksiin

JOHDANTO

Komission uudistamista koskevassa valkoisessa kirjassa [1] korostettiin tarvetta kiinnittää enenevässä määrin huomiota taloushallinnon henkilöstön huomioimiseen ja vastuullistamiseen, ja tätä kautta tehostaa komission toimintaa.

[1] KOM (2000) 200, 1.3.2000.

Komissio ilmoitti esittävänsä toimintasuunnitelman vuoden 2001 vastuuvapauden myöntämisen yhteydessä. Tämän asiakirjan tarkoituksena on esittää korjaavia toimia tilintarkastustuomioistuimen suositusten täytäntöönpanemiseksi sekä kyseisten toimien vaikutuksia.

Tämä toimintasuunnitelma perustuu vastauksiin, jotka komissio on esittänyt varainhoitovuotta 2002 koskevaan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomukseen. Sitä on myös päivitetty komission eri yksiköiden tekemillä päivityksillä ja tarkennuksilla. Suunnitelmassa tarkastellaan aloittain toteutettavia toimia, joilla parannetaan komission varainhoitoa ja saavutetaan täten tyydyttävä tarkastuslausuma.

Vuosikertomus on ensimmäinen askel kohti vastuuvapauden myöntämistä. Komission vastaukset tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin ovat erityisen tärkeitä vastuuvapauden myöntämismenettelyssä. Kaikki jo hoidetut tai ilmoitetut sitoumukset, jotka on luokiteltu tässä toimintasuunnitelmassa menoaloittain, koskevat varainhoidon parantamista.

Mitä taas tulee tilien luotettavuuden parantamiseen, komissio on perustanut kirjanpito- ja tilinpäätösstandardeja käsittelevän komitean. Komitea tarkastelee muun muassa kirjanpitoon merkitsemiseen johtavien tapahtumien määrittelemistä siten, että mahdollistetaan koko prosessin hallinta. Samoin se tarkastelee kirjaamisen yksiselitteistä määrittelyä siten, että kirjanpito pysyy vertailukelpoisena vuosien saatossa. Komissio parantaa myös saatavien erittelyn ja perinnän menetelmiä. Se on suorittanut arvion kaikista pitkään avoimina olleista sitoumuksista perusteettomien maksujen erittelemiseksie ottaa käyttöön ennakkomaksuja koskevan kirjanpidon valvontatoimet, joiden avulla tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaavat yksiköt voivat yksilöidä kohdat, joita ei ole vielä selvitetty. Komissiolla on käytössä järjestelmä, jossa tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaaville yksiköille tiedotetaan säännöllisesti tuloennusteista ja avoinna olevista perintämääräyksistä. Tätä raportointimekanismia parannetaan vielä entisestään. Ulkoisten toimien saamisten osalta valmistellaan ennakkomaksuja koskevan kirjanpidon standardeja. Komissio seuraa tarkkaan aloittamiensa uudistusten toimeenpanoa ja erityisesti sisäisen valvonnan standardien toimeenpanoa.

Talousarvion toteuttamiseksi komissio pyrkii maksumäärärahojen realistiseen budjetointiin. Keskittymällä kunakin varainhoitovuonna talousarvion täytäntöönpanosuunnitelmaan, myös valvontaan, raportointiin ja tarkastuksiin osana talousarviota koskevaa päätöksentekoa, voidaan todennäköisesti vähitellen parantaa myös alustavaa talousarvioesitystä koskevia ennusteita. Tässä yhteydessä arvioidaan myös sitä, missä määrin aikaisempien varainhoitovuosien alhainen määrärahojen toteutusaste johtaa myöhemmin alhaisempaan (tai korkeampaan) budjetointiin.

Komissio on täysin samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa siitä, että jäsenvaltioiden toimittamien ennakkoarvioiden laatua on parannettava. Komissio laatiikin vuosittain laajalle levitettävän raportin niiden laadusta. Se aikoo myös jatkaa jäsenvaltioiden kanssa tehtävää yhteistyötä kyseisten arvioiden laadun parantamiseksi.

Omien varojen alalla komissio sitoutuu hoitamaan tilintarkastustuomioistuimen havaitsemat sääntöjenvastaisuudet. Siirtyminen ilmoitusten ja niihin liittyvien tietojen ja asiakirjojen sähköiseen toimittamiseen vuodesta 2001 ja säännölliset keskustelut menettelytavoista omia varoja käsittelevässä neuvoa-antavassa komiteassa ovat lisänneet standardointia ja avoimuutta. Komissio tarkastelee, missä määrin standardointia ja avoimuutta voitaisiin edelleen lisätä.

BKTL:ään liittyvät komission tarkastukset perustuvat jäsenvaltioiden BKTL-tietojensa keräämisessä käyttämien menettelyjen tarkkaan analyysiin, jonka pohjana ovat lähteiden ja menetelmien luettelot. Komissio tutkii kyseisiä lähteitä ja menetelmiä tarkasti, ja niitä tarkastellaan käynneillä jäsenvaltioissa. Komissio tutkii mahdollisuutta lisätä suoria tarkastuksia tulevaisuudessa.

Yhteisen maatalouspolitiikan (YMP) vuoden 2003 uudistusehdotus vastasi lukuisiin tilintarkastustuomioistuimen suosituksiin kyseiselle alalle. Komissio on toteuttanut vientitukien alalla jo monia toimia. Ennakkomaksujärjestelmän suurimpien heikkouksien korjaamiseksi annettiin viisi asetusta. Komissio on laatinut kattavan ja horisontaalisen toimintasuunnitelman vientitukien vahvistamisen alalla. Parannukset koskevat komission päätöksentekojärjestelmiä.

Lisäksi komissio toteuttaa 2004/2005 naudanliha-alan YMP:n arvioinnin ja analysoi alalla käyttöön otettavia välineitä.

Rakennetoimien alalla yleisen talousarvion toteuttamisen seurannan ja valvonnan varmistamisen kannalta erityisen tärkeitä ovat kuitenkin ne järjestelmät, joiden avulla hallinnoidaan komission ja jäsenvaltioiden yhteisen hallinnon alaisia aloja. Komissio varmistaa ilmoitettujen menojen sääntöjenmukaisuuden vuosien 1994?1999 ohjelmien päättämisen yhteydessä aiempien tarkastusten ja loppulausumiin liittyvien asiakirjatarkastusten perusteella. Jäsenvaltioiden päättämismenettelyjen luotettavuus varmistetaan otantatarkastuksin, ja tarvittaessa sovelletaan taloudellisia seuraamuksia ja peritään jäsenvaltioilta varoja takaisin. Ohjelmakautta 2000?2006 varten tehdyn työn pohjalta komissio on tullut siihen tulokseen, että jäsenvaltiot ovat panostaneet merkittävästi järjestelmiensä parantamiseen. Parannuksia tarvitaan kuitenkin edelleen, ja järjestelmien tosiasiallinen toimivuus on tarkistettava säännöllisesti. Komissio jatkaa tarkastuksiaan tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Molempien ohjelmakausien osalta komissio jatkaa tilintarkastustuomioistuimen aiemmissa tarkastuslausumissaan esiin nostamien tapausten seurantaa ottaen huomioon jäsenvaltioiden vastaukset ja tekemällä joissakin tapauksissa lisätarkastuksia. Tarvittaessa komissio toteuttaa oikaisutoimenpiteitä. Samalla tavoin seurataan epäkohtia, joihin tuomioistuin on kiinnittänyt huomiota vuoden 2002 tarkastuslausumassa. Komissio jatkaa myös koheesiorahaston hallinnoinnin parantamista ja on tehostanut omaa tarkastustoimintaansa alalla. Se ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen kannan, joka koskee sääntelykehystä vuoden 2006 jälkeen.

Komissio suhtautuu sisäisten politiikkojen alalla ja erityisemmin tutkimuksen alalla myönteisesti tilintarkastustuomioistuimen suosituksiin. Ne on kirjattu myös komission omien havaintojen perusteella tehtyihin tarkkoihin toimintasuunnitelomiin. Uudistuksen puitteissa määriteltyjen sisäisen valvonnan järjestelmien käyttöönottoa seurataan erityisesti ja edunsaajien tarkastusten tehostamista jatketaan noudattaen vuoden 2001 toimintakertomusten yhteenvetokertomuksen toimen 1 mukaista toimintasuunnitelmaa.

Ulkoisten toimien alalla tarkastusstrategian menettelytapakehyksen kehittämistä jatketaan vuonna 2004 vuoden 2004 tarkastussuunnitelman mukaisesti. Painopistealueita ovat tällöin riskinarviointimallin hienosäätö, selkeän organisaatiokehyksen luominen tarkastukseen liittyville tehtäville päätoimipaikassa ja lähetystöissä, tarkastukseen liittyvien tietojärjestelmien valmiiksi saattaminen ja koulutus. Lisäksi ollaan laatimassa ohjeita pääosastojen ja lähetystöjen ulkopuolisen avun hallinnointia koskevien kertomusten laadun ja sisällön parantamiseksi. Laajentumisen alalla tilintarkastustuomioistuimen vuonna 2002 tekemä ulkoisten toimien tarkastus koski erityisesti komission käyttöön ottamia valvontajärjestelmiä. Komissio onkin jo ryhtynyt vuonna 2003 toimiin tilintarkastustuomioistuimen esittämien huomautusten pohjalta. Myös muita tuomioistuimen suosittamia parannuksia käsitellään parhaillaan.

Hallintomenojen osalta komissio on toteuttanut sisäisen valvonnan riskien itsearvioinnin ja sen jälkeen analysoinut sisäisen valvontajärjestelmän riskejä ja heikkouksia sekä esittänyt toimintasuunnitelman kyseisen järjestelmän parantamiseksi tulevaisuudessa. Nykyinen VAP-tietojärjestelmäsovellus, korvataan vuoden 2003 aikana asteittain uudella NAP- järjestelmällä, joka toimii suoraan Sysper-järjestelmän kanssa. Tilintarkastustuomioistuimen valvontajärjestelmiä koskevat suositukset otetaan myönteisesti vastaan. Johtajisto käsittelee aiemmin laadittua lomien ja poissaolojen hallinnointia koskevaa arviointikertomusta syksyllä tarvittavien toimenpiteiden kartoittamiseksi.

Rahoitusvälineiden alalla komissio on ottanut käyttöön pankkitoiminnan sisäisen valvonta- ja hallintojärjestelmän, jonka tarkoituksena on estää tälle alalle ominaisia erityisiä ongelmia. Yhteisön takuun piiriin kuuluvaa EIP:n antolainausta koskevat tiedot toimittaa komissiolle EIP:n kirjanpitoyksikkö, jonka toiminta kuuluu niin ikään tarkastuksen piiriin. Komissio kuitenkin tutkii yhdessä EIP:n kanssa, voiko tietojen luotettavuuden varmistaa vielä jollakin muulla tavalla. Komissio katsoo, että muiden kolmansien osapuolten, kuten Euroopan jälleenrakennus- ja kehityspankin ja Euroopan neuvoston kehityspankin toimittamien tietojen laatuun ja kattavuuteen liittyvät riskit ovat melko pieniä.

Komission vastuulla olevassa tulevassa pankkitoimien sisäisessä tarkastuksessa harkitaan, onko tarkastusjärjestelmään, muun muassa jälkikäteen suoritettaviin tarkastuksiin, tarpeen tehdä muutoksia. Komissio pyrkii tarkastelemaan yhdessä EIP:n kanssa, miten vastata tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin ETA:n rahoitusjärjestelmästä.

Euroopan kehitysrahaston (EKR) osalta komissio pyrkii vastaamaan suosituksiin, jotka koskevat sisäisen valvonnan tehostamista, tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa korostettuja EKR:n varainhoitoon liittyviä näkökohtia, kuten käyttämättömien maksusitoumusten purkamisvauhtia, parempaa talousarviotuen erittelyä EKR:n tilien avulla sekä EKR:n sisällyttämistä komission kirjanpitojärjestelmän uudistukseen. Tiedonanto EKR:n sisällyttämisestä EU:n talousarvioon esitettiin lokakuussa 2003.

Euroopan hiili- ja teräsyhteisöön (EHTY) liittyen komissio tutkii mahdollisuutta ottaa käyttöön tutkimustulojen alalla järjestelmä, jolla arvioitaisiin kyseisiä varoja saaneiden yritysten ja tutkimuslaitosten hakemia patentteja.

SISÄLLYS

VUODEN 2001 TARKASTUSLAUSUMASTA JOHTUVAT TOIMET (19 suositusta)

TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN (6 suositusta)

OMAT VARAT (6 suositusta)

YHTEINEN MAATALOUSPOLITIIKKA (15 suositusta)

RAKENNETOIMET (23 suositusta)

SISÄISET POLITIIKAT (13 suositusta)

ULKOISET TOIMET (16 suositusta)

LAAJENTUMINEN (21 suositusta)

HALLINTOMENOT (6 suositusta)

RAHOITUSVÄLINEET (11 suositusta)

EUROOPAN KEHITYSRAHASTO (EKR) (8 suositusta)

EUROOPAN HIILI- JA TERÄSYHTEISÖ (EHTY) (2 suositusta)

YHTEENSÄ 146 suositusta)

>TAULUKON PAIKKA>