Komission tiedonanto neuvostolle ja Euroopan parlamentille ulkomaanedustuksen kehittämisestä /* KOM/2000/0456 lopull. */





KOMISSION TIEDONANTO NEUVOSTOLLE JA EUROOPAN PARLAMENTILLE ulkomaanedustuksen kehittämisestä 1. JOHDANTO 1.1. Maaliskuusta 1996 alkaen komissio on hyväksynyt useita tiedonantoja ulkomaanedustuksen kehittämisestä [1]. Tiedonannoissa on käsitelty ulkomaanedustuksen kehittämisen eri näkökohtia: nykyisen lähetystöverkoston alueellistamista, henkilöstön uudelleenjärjestelyä, Brysselistä lähetetyn ja paikalta palkatun henkilöstön suhteellisen osuuden muuttamista lähetystöissä, uusien lähetystöjen avaamista, koulutusta, urasuunnittelua, yhteistyötä jäsenvaltioiden diplomaattisten edustustojen kanssa sekä suhteita Euroopan parlamentin valiokuntiin ja parlamenttien välisistä suhteista vastaaviin valtuuskuntiin. [1] Kertomus ulkomaanedustustojen hallinnon pitkän aikavälin tarpeista (SEK(96)554), 27. maaliskuuta 1996; Tiedonanto henkilöstön uudelleenjärjestelyistä ja verkoston järkeistämisestä (SEK(96)554/2), 27. maaliskuuta 1996; Tiedonanto ulkomaanedustustojen hallinnon kehittämisestä (SEK(97)605), 8. huhtikuuta 1997; Tiedonanto ulkomaanedustustojen resurssien jakamista koskevasta monivuotisesta suunnitelmasta (SEK(98)1261), 8. huhtikuuta 1998; Tiedonanto ulkomaanedustuksen kehittämisestä (KOM (1999)180), 21. huhtikuuta 1999. 1.2. Tämän tiedonannon tarkoituksena on esittää lisäehdotuksia ulkomaanedustuksen kehittämiseksi. Tiedonannossa kannatetaan budjettivarojen rajoissa a) lähetystöjen vahvistamista ensisijaisten tavoitteiden ja erityisesti ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamista koskevien tavoitteiden saavuttamiseksi (SEK (2000) 814) ja b) lähetystöverkoston mukauttamista, mihin sisältyy myös mahdollisuus perustaa joitakin uusia lähetystöjä. Näitä kahta tavoitetta on punnittava keskenään sekä niiden saavuttamiseksi käytettävissä olevien resurssien puitteissa. 1.3. Näistä toivotuista tavoitteista aiheutuvien kustannusten kattamiseksi tiedonannossa tarkastellaan seuraavia säästömahdollisuuksia: * virkamiesten ja paikallisten toimihenkilöiden suhteellisen osuuden muuttamista joissakin lähetystöissä (kohta 4.5.), * komission ulkomaanedustuksen alueellistamista edelleen perustamalla joitakin uusia lähetystöjä, jotka olisi akkreditoitu useisiin maihin, ja tätä vastaavaa virkojen uudelleenjärjestelyä (kohta 5.2.), * joidenkin lähetystöjen koon supistamista tai jopa niiden sulkemista kokonaan. 1.4. Komissio pyrkii luomaan yhtenäisen ulkomaanedustuksen, johon kuuluisi sekä lähetystöjen että kaikkien ulkosuhteista vastaavien pääosastojen ja yksiköiden henkilöstö. Tämä merkitsee rakenteeltaan kollegiaalista hallintoa päätoimipaikan ja lähetystöjen henkilöstön osalta, kuten ehdotuksissa EU:n ulkomaanavun uudistamisesta suositellaan. Näin on helpompi järjestää virkamiesten palaaminen päätoimipaikkaan ulkomaankomennuksen jälkeen. Näin edistetään myös mahdollisuutta asianmukaiseen urasuunnitteluun ulkomaanedustuksessa, mikä vastaa komission uudistusehdotuksia. Ulkosuhteista vastaavat komissaarit sopivat kesäkuussa 2000 ulkomaanedustuksen hallinnon kokonaistarkastelusta. Yksityiskohtaisia ehdotuksia on valmisteilla, ja ne toimitetaan komissiolle. 2. SISÄINEN JA ULKOINEN HAJAUTTAMINEN 2.1. Sisäinen hajauttaminen (deconcentration) tarkoittaa, että vastuuta kehitysavusta siirretään päätoimipaikasta lähetystöille. Ulkoinen hajauttaminen (decentralisation) puolestaan tarkoittaa vastuun siirtämistä komissiolta edunsaajamaalle. Komission uudistusehdotuksissa painotetaan suuresti vastuun siirtämistä virkamiehille keinona tehokkuuden lisäämiseen. Tätä periaatetta sovelletaan lähetystöjen hallintoon. Sitä onkin jo sovellettu vaihtelevassa määrin PHARE-maissa, AKT-maissa ja Bosniassa. Ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamista koskevassa tiedonannossa [2] todetaan seuraavasti: [2] SEK(2000)814. "Asioita, joita voidaan johtaa ja joista voidaan päättää paremmin paikan päällä, lähellä käytännön tilannetta, ei pitäisi johtaa tai päättää Brysselissä. Näin on paljon helpompaa varmistaa avun hallinnoinnin tehokkuus ja kokeminen omaksi (ownership). Kaikilla maantieteellisillä alueilla toteutettujen eri ulkosuhdeohjelmien analyysi osoittaa, että lähes 60 prosenttia vuonna 1999 sidotuista määrärahoista käytettiin joko sisäisesti tai ulkoisesti hajautettuihin ohjelmiin. Komissio ehdottaakin esimerkiksi Pharen, Euroopan kehitysrahaston, Etelä-Afrikan ja Sarajevon yhteydessä luotujen mallien suhteellisten etujen mahdollisimman tehokasta hyödyntämistä. Ehdotettu vaihtoehto on vastuun laajamittainen siirtäminen lähetystöille. Ulkomaanavun yhteisen toimialan (SCR) seuraajan ei siis pitäisi toimia yksinomaan Brysselistä käsin, vaan sen pitäisi olla edustettuna myös lähetystöissä. Hankkeiden johtamisessa noudatettaisiin päätoimipaikasta annettavia ohjeita, ja sitä tukisivat toimiston asemaltaan aiempaa näkyvämmät alakohtainen, tekninen ja rahoitusosasto. Toimiston paikalliset toimihenkilöt työskentelisivät lähetystön päällikön alaisuudessa. Ulkosuhteista vastaavat pääjohtajat laativat asianmukaiset ohjeet henkilöstölle, jotta varmistetaan moitteettomat ja toimivat raportointisuhteet sekä soveltuvat järjestelyt tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuksien delegoimiseksi edelleen. Uudistuksen todennäköiset edellytykset ovat: * riittävät henkilöresurssit lähetystöille (ulkomaanedustuksen virkojen uudelleenjärjestely ja lisähenkilöstöä niihin lähetystöihin, joissa on nykyisin henkilöstövaje, sekä uusien toimistojen tai lähetystöjen perustamiseksi; joidenkin toimistojen työntekijöiden määrääminen lähetystöihin), * tietokonelaitteet ja -järjestelmät (mukaan luettuna SINCOM II), * liitännäistoimenpiteet: nimityspolitiikka, koulutussuunnitelma, rahoitus menettelyjen tarkistaminen, valvonta- ja tilintarkastusjärjestelyt. Ulkoinen hajauttaminen on kannatettava tavoite, mutta ei sovellu kaikkiin yhteistyömaihin. Se edellyttää, että käytössä on kaikki tarvittavat toimenpiteet ja varotoimet (tarkastukset, seuranta, tilintarkastus, seuraamukset) sen varmistamiseksi, että varojen hallinnointi yhteistyömaissa on asianmukaista (yhteishallinto)." 2.2. Sisäistä hajauttamista sovellettaessa henkilösääntöjen alaista lähetystön henkilöstöä edellytetään hallinnoimaan sopimuksia ja talousarviota. Sisäinen hajauttaminen merkitsee jo luonteeltaan, että päätoimipaikasta on tarpeen siirtää jonkin verran henkilöstöä, sillä kaikkia tarvittavia henkilöstö- ja rahoitusresursseja ei voida järjestää lähetystöjen välisin siirroin. Ulkomaanavun hallinnon uudistamista koskevassa kertomuksessa ehdotetaan "uuden huomautuksen lisäämistä tarvittaessa 4 otsakkeen budjettikohtiin (...) tietyn prosenttiosuuden varaamiseksi toimintamenoihin, jotka liittyvät komission yksiköiden suorittamaan ohjelman hallinnointiin henkilöstökulut ja laitemenot mukaan luettuina". 2.3. Sisäisenkin hajauttamisen yhteydessä, mihin liittyy erikoistuneen henkilöstön hajauttaminen komission ulkomaanedustustoihin, on tarpeen säilyttää päätoimipaikassa huomattava määrä kehitysavun teknisiä, sopimus- ja rahoitushallinnon asiantuntijoita. Näitä tarvitaan antamaan tarvittaessa neuvoja ja tukea lähetystöille. 2.4. Uutta kokoonpanoa ja alueellistamista koskevien ehdotusten perusteella siirrettäviksi vapautuvat virat voivat auttaa osittain sisäisen hajauttamisen edellyttämien resurssien järjestämisessä. Suuri osa näistä viroista tarvitaan kuitenkin lähetystöiltä vaadittavien lisätehtävien hoitamiseen (laajentumiseen, alueelliseen yhdentymiseen, alakohtaisiin politiikkoihin, poliittiseen raportointiin, kauppapolitiikkaan, lehdistö- ja tiedotusasioihin, ihmisoikeuksiin jne. liittyvät tehtävät). Lisäksi sisäinen hajauttaminen edellyttää erityistaitoja, joita ei välttämättä saada virkojen siirron avulla. 2.5. Tämän vuoksi komissio analysoi lähetystöjen lisävirkojen tarvetta sopivalla hetkellä sitten, kun sisäistä hajauttamista ja ulkoistamista koskevat lopulliset säännökset ovat tiedossa. Se, missä määrin tarpeet pystytään tyydyttämään, ratkaisee sen, voidaanko sisäinen hajauttaminen toteuttaa tehokkaasti ja missä määrin komissio joutuu tätä varten luopumaan tietyistä toiminnoista. 2.6. Tämän tiedonannon liitteenä Ia olevassa asiakirjassa esitetään yksityiskohtaisesti toistaiseksi saavutettu sisäisen ja ulkoisen hajauttamisen aste. Siinä todetaan erityisesti, että AKT-maiden lisäksi, joissa sisäistä hajauttamista on harjoitettu aina tietyssä määrin, sisäinen hajauttaminen on kehittynyt pitkälle kymmenessä ehdokasmaassa (Bulgariassa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Romaniassa, Slovakiassa, Sloveniassa, Tsekissä, Unkarissa ja Virossa) sekä Bosniassa. 2.7. Osana ulkoisen avun hallinnon uudistamista koskevien päätösten täytäntöönpanoa (Eurooppa-avun perustaminen mukaan luettuna) ja tekeillä olevien ulkoistamista koskevien päätösten tulosten perusteella komissio laatii niitä lähetystöjä koskevan monivuotisen ohjelman, joihin sisäinen hajauttaminen ulotetaan. 3. LÄHETYSTÖJEN ROOLI 3.1. Alkuperäisenä tarkoituksena komission läsnäololle kolmansissa maissa oli komission edustaminen joissakin teollisuusmaissa sekä Yaoundén ja Lomén sopimuksiin perustuvan komission kehitysyhteistyön toteuttamisen valvominen. Myöhemmin läsnäoloa laajennettiin muille alueille (Välimeren alueelle, Aasiaan ja Latinalaiseen Amerikkaan). Lopulta 1990-luvulla lähetystöjä avattiin Keski- ja Itä-Eurooppaan (nykyisiin ehdokasmaihin) ja entiseen Neuvostoliittoon. Avustusohjelmien valvominen on edelleen merkittävä tehtävä lähetystöille kaikkialla maailmassa paitsi teollisuusmaissa, joissa tehtäviä hallitsevat poliittinen ja taloudellinen raportointi sekä kauppapolitiikkaan liittyvät asiat, tai tiettyihin kansainvälisiin järjestöihin akkreditoiduissa edustustoissa (New Yorkissa, Genevessä, Roomassa, Wienissä ja Pariisissa). 3.2. Kehitysapua koskevan vastuun siirtäminen päätoimipaikasta lähetystöille ja vastuun hajauttaminen komissiolta edunsaajamaiden hallituksille tarkoittaa, että kehitysyhteistyö pysyy yhtenä päätehtävistä monissa lähetystöissä. Niiden rooli kehitysyhteistyön täytäntöönpanossa muuttuu, kun ne saavat valtuudet toimia suoraan komission puolesta (kuten on jo tilanne PHARE-maiden ja Bosnian osalta) ja kun edunsaajamaat ottavat enemmän vastuuta ulkomaanavun hallinnoinnissa. Lähetystöjä pyydetään erityisesti johtamaan poliittista vuoropuhelua edunsaajamaiden kanssa sekä operatiivista toiminnan yhteensovittamista paikalla olevien jäsenvaltioiden edustajien kanssa tehostetun monivuotisen ohjelmasuunnittelun yhteydessä. 3.3. Koska kauppapolitiikka kuuluu yhteisön toimivaltaan, lähetystöjen rooli sen yhteydessä on jo tärkeä, mutta joissakin tapauksissa sitä on kehitettävä edelleen sen varmistamiseksi, että komissio saa riittävästi ajantasaista tietoa kolmansien maiden ja erityisesti keskeisten kauppakumppaneiden asenteista ja politiikoista. Monissa maissa lähetystöt käyvät myös neuvotteluja kauppa-asioista päätoimipaikan ohjeiden mukaisesti. 3.4. Lähetystöillä on myös tiedotus- ja edustustehtäviä. Monissa maissa tietämys EU:sta, sen eri toimielinten toiminnasta ja sen politiikoista on usein hyvin puutteellista. Tämän vuoksi on tehtävä paljon tiedottamista ja selitettävä asioita, usein yhdessä jäsenvaltioiden kanssa. Lähetystöjen on siten pidettävä yllä hyviä suhteita paikallisiin tiedotusvälineisiin, akateemisiin laitoksiin, yrityksiin jne. Komissio on äskettäin päättänyt laajentumista koskevasta tiedotusstrategiasta, jossa kaavaillaan erityistoimia ehdokasmaissa niiden auttamiseksi unionin jäsenyyteen valmistautumisessa. Käytännön esimerkkinä hajauttamisesta mainittakoon, että lähetystöt ehdokasmaissa ovat suoraan vastuussa tämän strategian täytäntöönpanosta paikallisten sopimusten perusteella. 3.5. On syytä muistaa myös, että lähetystöt ovat koko komission lähetystöjä eivätkä pelkästään ulkosuhteista vastaavien yksiköiden lähetystöjä. Kaikki komission yksiköt voivat siis pyytää lähetystöjä hankkimaan tietoja, tekemään diplomaattisia yhteydenottoja ja ylläpitämään hyödyllisiä yhteyksiä; kaikki tämä lähetystön päällikön alaisuudessa. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun komissio neuvottelee tai on muuten mukana kansainvälisillä foorumeilla (esimerkkeinä WTO, viimeaikaiset YK:n konferenssit ympäristöstä, naisten asemasta yhteiskunnassa, väestöstä, kaupunkiympäristöstä jne.). Samoin tiettyjen kolmannen pilarin asioiden (maahanmuuttopolitiikka, turvapaikka- ja viisumiasiat jne.) siirtäminen ensimmäiseen pilariin merkitsee sitä, että monet lähetystöt joutuvat väistämättä hankkimaan asiantuntemusta näissä asioissa. 3.6. Viimeaikaisin ja erittäin merkittävä muutos lähetystöjen roolissa on aiheutunut komission roolin kasvusta yhteisessä ulko- ja turvallisuuspolitiikassa. Kaikkia lähetystöjä edellytetään nykyisin raportoimaan säännöllisesti poliittisesta tilanteesta paikallisella ja alueellisella tasolla sekä konsultoimaan ja koordinoimaan näihin asioihin liittyviä toimia jäsenvaltioiden paikallisten suurlähetystöjen kanssa. Näin komissio voi antaa panoksensa yhteiseen ulko- ja turvallisuuspolitiikkaan kaikilla tasoilla. Näin se voi myös sovittaa ensimmäisen pilarin alaan kuuluvat toimensa niin, että ne ovat johdonmukaisia EU:n laajempien poliittisten tavoitteiden kanssa. Ehdokasmaissa toimivilla lähetystöillä on erityisen laajat ja arkaluonteiset raportointivelvoitteet. Niiden edellytetään raportoivan yksityiskohtaisesti ehdokasmaiden hallinnollisesta valmiudesta panna yhteisön säännöstö täytäntöön ja seuraavan neuvotteluissa annettujen sitoumusten noudattamista. Kyseisen seurannan tärkeys ja arkaluonteisuus merkitsee sitä, että siitä voivat yleensä vastata ainoastaan vakituiseen henkilöstöön kuuluvat virkamiehet. 3.7. Komission lähetystöt pyrkivät yhdessä puheenjohtajavaltion kanssa edistämään toiminnan koordinointia paikalla, jotta EU:n koettaisiin puhuvan yhdellä äänellä ja muodostavan arvokkaan kumppanin isäntämaalle. Paikallisille viranomaisille suunnattu edustus hoidetaan yhä useammin yhteisesti samoin kuin raportointi päätoimipaikkaan. 3.8. Komissio on läsnä 123:ssa EU:n ulkopuolisessa maassa ja viidessä kansainvälisessä järjestössä. Monesti sillä on siis edustus siellä missä puheenjohtajavaltiolla ei. Koska komissio on puheenjohtajatroikan ainoa pysyvä jäsen EU:n ulkopuolissa maissa, sillä on erityisen tärkeä rooli Brysselissä päätetyn politiikan jatkuvuuden ja johdonmukaisuuden varmistamisessa läheisessä yhteistyössä yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan korkeana edustajana toimivan neuvoston pääsihteerin ja tämän henkilökunnan kanssa. 3.9. Lähetystöjen päälliköiden poliittiset raportit lähetetään nykyisin automaattisesti korkealle edustajalle. Poliittisen raportoinnin lisäksi lähetystöt voivat avustaa korkeaa edustajaa ja politiikan suunnittelusta vastaavaa yksikköä näiden kolmansiin maihin suuntautuvien vierailujen järjestämisessä. Samoin komission lähetystöt voivat auttaa Euroopan parlamenttia tai muita EU:n toimielimiä. 3.10. Komission ulkomaanedustuksen kasvavan aseman vuoksi on tarpeen kehittää edelleen sen henkilöstön ammatillisia valmiuksia. Jo nykyisin lähetystöjen henkilöstöön sovelletaan säännöllistä virkakiertoa, joka koskee vuosittain noin 25 prosenttia henkilöstöstä. Samoin komissio otti äskettäin käyttöön ura-alueen A virkamiehiin sovellettavan velvoitteen palvella ulkomailla (ks. 8. huhtikuuta 1997 annettu tiedonanto). Komissio jatkaa yhä laajemmin ulkomaanedustusta varten laadittujen koulutussuunnitelmien toteuttamista (ks. 8. huhtikuuta 1997 ja 21. huhtikuuta 1999 annetut tiedonannot). Erityisesti voidaan mainita asemapaikkaan siirtymistä edeltävät kurssit, joita komissio järjestää säännöllisesti lähetystöihin määrätyille virkamiehille ja joihin kuuluu erityisesti apulaishallintoavustajille ja sihteereille räätälöidyt osuudet. Komissio järjestää lähetystöihin siirtyvälle henkilöstölle vuosittain sekä tiedollista että taidollista koulutusta. Ulkomaanedustuksen hallinto ja erityisesti lähetystöjen päälliköt hyötynevät myös uudesta johtamiskoulutuksesta, jota komissio on käynnistämässä. Ulkomaanedustus on vuonna 2000 osallistunut hankesyklin hallinnointia ja kehityshankkeiden rahoituksen ja talouden analyysiä käsittelevän koulutuksen rahoittamiseen. Tätä koulutusta on järjestetty lähetystöjen virkamiehille ja paikallisille toimihenkilöille. Komissio suunnittelee myös ennakkomaksujärjestelmiä käsittelevän alueellisen koulutuksen järjestämistä lähetystöjen henkilöstölle. Komissio osallistuu niin ikään vasta käynnistettyyn Euroopan diplomaattiohjelmaan (European Diplomatic Programme). Uudistusta koskevan komission päätöksen mukaisesti laaditaan kuvaus kunkin lähetystön toiminta-ajatuksesta ja kunkin henkilöstön jäsenen toimenkuvaus. 3.11. Komissio pyrkii säilyttämään tiiviit yhteydet jäsenvaltioiden diplomaattisiin edustustoihin. Euroopan unionista tehdyn sopimuksen nojalla se on perustanut kumppanuusohjelman, jonka ansiosta tietty määrä jäsenvaltioiden diplomaatteja ja muita virkamiehiä voi työskennellä komission lähetystöissä. Ohjelman kustannukset jaetaan suunnilleen tasan komission ja jäsenvaltion kesken. Tällä hetkellä tällaisia virkamiehiä on lähetystöissä seitsemän. Lisäksi pieni joukko jäsenvaltioiden virkamiehiä on asetettu joissakin AKT-maissa toimivien lähetystöjen käyttöön korvauksetta tarjoamaan kehitysyhteistyöhön liittyvää erityisasiantuntemusta, jota komissiosta puuttuu. 3.12. Vuonna 1999 antamassaan ulkomaanedustusta koskevassa tiedonannossa komissio tarjoutui vastaanottamaan jäsenvaltioiden diplomaatteja lähetystöihinsä, jos jäsenvaltiot haluavat olla edustettuina EU:n ulkopuolisessa maassa mutta haluavat välttyä suurlähetystön ylläpitämisestä aiheutuvilta kustannuksilta. Äskettäin tilanne oli se, että kaksi jäsenvaltiota oli edustettuna tällä tavoin, toinen Burundissa ja toinen Sierra Leonessa. 4. LÄHETYSTÖJEN HENKILÖKUNNAN PALKKAAMINEN JA VIRKOJEN UUDELLEENJÄRJESTELY 4.1. Komission lähetystöjä on perustettu maailman eri puolille sen mukaan, miten EU:n suhteet eri maantieteellisten alueiden kanssa ovat kehittyneet, miten EU:n merkitys maailmassa on kasvanut ja myös unionin kehittymisen yhteydessä sattuneiden yksittäisten tapahtumien mukaan. 4.2. Lähetystöjen perustaminen aloitettiin AKT-maista sekä joistakin teollisuusmaista ja kansainvälisistä järjestöistä. Myöhemmin lähetystöjä on perustettu Välimeren alueen maihin, Aasiaan ja Latinalaiseen Amerikkaan ja viimeksi Keski- ja Itä-Eurooppaan sekä entisen Neuvostoliiton itsenäistyneisiin valtioihin. 4.3. Yksi lähetystöjen asteittaisen perustamisen seurauksia on ollut se, että määrärahatilanne on ollut erilainen lähetystöjä eri osiin maailmaa perustettaessa. Kun lähetystöjä avattiin AKT-maihin 1960- ja 1970-luvulla, käytettävissä oli huomattavasti enemmän varoja kuin lähetystöjä muihin maailman osiin perustettaessa. Samoin henkilökunnan palkkaamiskäytännöt ovat muuttuneet ajan myötä. 4.4. Tämä on yksi tärkeä syy siihen, miksi useimmissa AKT-lähetystöissä on monia päätoimipaikasta lähetettyjä virkamiehiä ja vain harvoja tai ei lainkaan I-ryhmän (yliopistotutkinto) paikallisia toimihenkilöitä. Tilanne 1990-luvulla Keski- ja Itä-Eurooppaan sekä entisen Neuvostoliiton itsenäistyneisiin valtioihin perustetuissa lähetystöissä on päinvastainen eli niissä työskentelee suhteellisen vähän virkamiehiä ja monia yliopistotasoisia paikallisia toimihenkilöitä. 4.5. Komissio pyrkiikin ensi askeleena luomaan paremman tasapainon virkamiesten ja kehitysavusta vastaavien yliopistotasoisten paikallisten toimihenkilöiden (I-ryhmä) välille. Tasapainoon on pyrittävä kaikissa lähetystöissä ottaen asianmukaisesti huomioon niiden toimintaolosuhteet. Henkilöstön uudelleenjärjestelyä koskevia lisäehdotuksia tehdään sitten kun tasapaino on määritetty työn määrää ja muita lähetystöissä olennaisia tekijöitä koskevien selkeiden kriteerien perusteella. Uudelleenjärjestelyä varten näin vapautuvia vakinaisia virkoja käytetään nykyisten lähetystöjen vahvistamiseen, erityisesti niiden, joissa työmäärä on nykyisin poikkeuksellisen suuri henkilöstön määrään verrattuna. Resurssien salliessa voidaan joitakin siirrettäviä virkoja käyttää uusien lähetystöjen perustamiseen. Ensimmäinen luettelo siirrettävistä viroista on liitteessä II. Siihen sisältyy 25 A-virkaa, 3 B-virkaa ja 2 C-virkaa. 4.6. Tarkoituksena on saavuttaa parempi tasapaino virkamiesten ja paikallisten toimihenkilöiden välillä. Siirrettävät vakinaiset virat voidaan siis korvata paikallisilla toimihenkilöillä (asemaltaan paikallisilla toimihenkilöillä tai teknisen avun paikallisilla toimihenkilöillä), jotka eivät ole isäntämaan kansalaisia eivätkä asu siellä pysyvästi, mikäli tämä on lähetystöjen toiminta-analyysin valossa perusteltua. Virkamiesten korvaamisessa paikallisilla toimihenkilöillä otetaan huomioon se, että tiettyjä julkisen palvelun tehtäviä hoitamassa on oltava virkamies. Samoin otetaan huomioon paikallisen asiantuntemuksen laatu ja saatavuus. 4.7. Päätös uudelleenjärjesteltyjen virkojen korvaamisesta paikallisilla toimihenkilöillä on tehtävä tapauskohtaisesti sen jälkeen, kun on tarkasteltu kunkin asianomaisen lähetystön työmäärää. Komissio on parhaillaan laatimassa puolueettomia arviointiperusteita kunkin lähetystön kokonaistyömäärän määrittämiseksi. Laadittavia arviointiperusteita käytetään määrittämään sekä se, mihin virkoja olisi tämän uudistuksen yhteydessä siirrettävä, että se, onko uudelleenjärjestelyjä toteutettava lisää ulkomaanedustuksen henkilöresurssien käytön optimoimiseksi. 4.8. Henkilöstön määrää olisi tarkasteltava uudelleen myös Washingtonin, Tokion, Geneven, New Yorkin, Pariisin ja Wienin ulkomaanedustustoissa. 4.9. Jos on tarpeen korvata virkamies I-ryhmän paikallisella toimihenkilöllä tai teknisen avun paikallisella toimihenkilöllä, virkamiesten siirtäminen tapahtuu vasta sitten, kun talousarviossa on käytettävissä varat paikallisten toimihenkilöiden palkkaamiseen. Virkojen uudelleenjärjestely tapahtuu neljän vuoden jakson aikana sitä mukaa kun ne sisällytettäisiin tavanomaiseen vuosittaiseen virkakiertoon. 5. LÄHETYSTÖJEN ALUEELLISTAMINEN 5.1. Yksi tapa, jolla ulkomaanedustus on laajentanut maantieteellistä kattavuuttaan, on alueellistaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että yhteen lähetystöön kootaan huomattava määrä päteviä virkamiehiä, jolloin se voi hoitaa niihin maihin liittyviä asioita, joihin alueellisen lähetystön päällikkö on akkreditoitu. 5.2. Nykyisin 31 lähetystöllä, eli yli neljänneksellä kaikista lähetystöistä, on alueellista vastuuta, koska niiden päällikkö on akkreditoitu useampaan maahan. Komissio tarkastelee ulkomaanedustuksen verkoston alueellistamisen laajentamista. Tähän sisältyisi kahden nykyisen lähetystön (Kap Verde ja Togo) muuttaminen toimistoiksi ja niiden liittäminen lähetystöihin (Kap Verde Senegaliin ja Togo Beniniin), jotka siten vahvistunein resurssein hoitaisivat alueellisia vastuutehtäviä. Tämän avulla olisi mahdollista toteuttaa kaksi A-ura-alueen lisätoimen siirtoa. Muita uusia alueellisia lähetystöjä voidaan tarkastella uusien lähetystöjen yhteydessä, joita mahdollisesti perustetaan. Vaihtoehtoinen tapa alueellistaa ulkomaanedustuksen virkoja on tiettyjen neuvoa-antavien toimintojen alueellistaminen siten, että alueellinen neuvonantaja tarjoaa erityisasiantuntemusta tai alakohtaista tukea useille lähetystöille, jotka pysyvät toisistaan erillisinä. Tällainen menettely on jo käytössä tietyissä tapauksissa, ja komissio pyrkii laajentamaan sen käyttöä silloin kun se on tarkoituksenmukaista. 6. LÄHETYSTÖVERKOSTO 6.1. Uudelleenjärjestelyn tarkoituksena on nykyisten resurssien mahdollisimman tehokas käyttö ja lisäresurssien tarjoaminen nykyisten rakenteiden vahvistamiseksi mahdollisimman alhaisin kustannuksin. Jos (tämän uudelleenjärjestelyn, Peer Group -erityisryhmän työskentelyn ja budjettivallan käyttäjälle mahdollisesti myöhemmin esitettävän pyynnön perusteella) resurssit sen sallivat - ja riippuen verkoston parantamiselle sekä lähetystöjen virtaviivaistamiselle ja vahvistamiselle annettavasta suhteellisesta painoarvosta ulkomaanavun hallinnointia koskevassa asiakirjassa SEK (2000) 814 esitettyjen ehdotusten toteuttamiseksi - komissio aikoo esittää muutoksia lähetystöjen ja toimistojen verkostoon. 6.2. On olemassa vahvoja perusteluja komission lähetystöjen ja toimistojen verkoston laajentamiseksi monissa maissa. Mutta joissakin tapauksissa verkostoa voidaan järkiperäistää supistamalla tai jopa sulkemalla joitakin nykyisiä lähetystöjä. 6.3. Uusien lähetystöjen perustamista tukee yleensä jompikumpi seuraavista syistä, joskus molemmatkin: - isäntämaan merkitys EU:lle poliittiselta, taloudelliselta tai kauppapoliittiselta kannalta - tarve varmistaa komission yhteistyöohjelmien hallinnointi paikalla. 6.4. Komissio sopi vuonna 1998 [3] uusien lähetystöjen ja toimistojen avaamiseen sovellettavista poliittisista painopisteistä. Riittävien resurssien, sekä henkilöstön että määrärahojen, puute ja poliittisten olosuhteiden muuttuminen on tehnyt mahdottomaksi kyseisten tavoitteiden saavuttamisen. Suuri osa vuonna 1999 käytettävissä olleista rajallisista resursseista käytettiin komission edustuksen vahvistamiseen entisen Jugoslavian tasavallassa Makedoniassa ja Albaniassa Kosovon kriisin seurauksena. Lähetettyjen edustajien toimistot Kroatiassa ja entisessä Jugoslavian tasavallassa Makedoniassa muutettiin lähetystöiksi. Näiden toimenpiteiden ja Kosovoon avatun Euroopan jälleenrakennusviraston ansiosta komission edustus Balkanin alueella on maantieteellisesti kattavaa. [3] Tiedonanto ulkomaanedustustojen resurssien jakamista koskevasta monivuotisesta suunnitelmasta (SEK(98)1261), 8. huhtikuuta 1998. Mainittuja maita olivat: lähetystöjen perustaminen Kroatiaan, entiseen Jugoslavian tasavaltaan Makedoniaan, Saudi-Arabiaan, Malesiaan, Uzbekistaniin ja Sveitsiin; toimistojen perustaminen Taiwaniin, Paraguayhin ja Ecuadoriin. Vuonna 1998 tehtyä ehdotusta noudattaen mahdollisia uusia lähetystöjä voitaisiin siis perustaa esimerkiksi Kaakkois-Aasian maihin (sekä joihinkin sellaisiin, jotka ovat EU:lle kaupallisesti merkittäviä, että joihinkin merkittäviin avunsaajamaihin), Keski-Aasian maihin sekä islamilaisiin ja arabimaihin (komissiolla ei ole edustusta Persianlahden alueella). Uusien lähetystöjen avaamista koskevat päätökset riippuvat käytettävistä resursseista erityisesti komission nyt käynnissä olevan toimintojen tarkastelun jälkeen ja ottaen huomioon sen, että nykyisten lähetystöjen vahvistaminen on eräs painopiste. Niiden lähetystöjen määrittäminen, joita voitaisiin supistaa tai jotka voitaisiin sulkea, sisällytetään edellä (kohdassa 4.7.) mainittuun analyysiin kunkin lähetystön työmäärästä. 7. AVUSTAVA HENKILÖKUNTA Apulaishallintoavustajat 7.1. Kun otetaan huomioon yhteisön ulkopuolella sijaitsevan lähetystön johtamiseen liittyvät vaikeudet, lähetystössä, jossa on yli 15 (tai vaihtoehtoisesti 20) työntekijää, pitäisi yleensä olla ura-alueen B virkamies apulaishallintoavustajana. Lisäksi lähetystöissä, joilla on jo nykyään tai tulevaisuudessa alueellinen vastuu niiden alaisuudessa olevien toimistojen (Fidzi, Guyana, Lesotho sekä Trinidad ja Tobago) ennakkomaksujärjestelmistä, pitäisi olla virkamies apulaishallintoavustajana alueellisen lähetystön koosta riippumatta. Tämä edellyttäisi korkeintaan 14:ää (tai vaihtoehtoisesti 8:aa) B-virkaa. Pyyntöä tarkastellaan komission suorittaman resurssien kokonaisarvion yhteydessä. 7.2. Osana alueellistamista vastuu alueellisen lähetystön alaisuudessa olevien toimistojen ennakkomaksujärjestelmistä annetaan alueellisissa lähetystöissä työskenteleville apulaishallintoavustajille. Tämä vähentää ennakkomaksujärjestelmien määrää ulkomaanedustuksessa, ja sen pitäisi parantaa ulkomaanedustuksen talousarvion hallinnoinnin laatua. 7.3. Tätä on harkittu 53:ssä lähetystössä. Ensisijaiseksi tarpeen on määritellyt 15 lähetystöä. Pyyntöä tarkastellaan komission suorittaman resurssien kokonaisarvion yhteydessä. Sihteerit 7.4. AKT-lähetystöissä on perinteisesti ollut vain vähän ura-alueen C virkamiehiä (eli sihteereitä). 7.5. Lähetystöjen vastuu yhteisestä ulko- ja turvallisuuspolitiikasta on kuitenkin kasvanut sen jälkeen kun sopimus Euroopan unionista ja Amsterdamin sopimus tulivat voimaan. Koska luottamuksellisen materiaalin kuten päätoimipaikkaan tapahtuvan poliittisen raportoinnin määrä on kasvanut, on toivottavaa, että kunkin lähetystön päällikön sihteeri olisi virkasuhteessa tai vähintään teknisen avun paikallinen toimihenkilö. 7.6. Tätä harkitaan 53:n lähetystön osalta. Näistä ensisijaisia on 15. Pyyntöä tarkastellaan komission suorittaman resurssien kokonaisarvion yhteydessä. 8. PÄÄTELMÄT 8.1. Uusien lähetystöjen perustamista, joka on komission painopiste, ja vastakkaista painopistettä eli nykyisten lähetystöjen vahvistamista ja sisäistä hajauttamista on punnittava keskenään riippumatta siitä, miten toivottavaa uuden lähetystön perustaminen olisi. Lähetystöjen huomattava vahvistaminen on välttämätöntä ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamisen täysimääräisen ja tehokkaan täytäntöönpanon kannalta (SEK (2000) 814). 8.2. Painopisteitä on tietenkin tarkasteltava ottaen huomioon käytettävissä oleva rahoitus: molemmat vaihtoehdot ovat kalliita. Koska lähetystön tehtäville on olemassa tietyt vähimmäisedellytykset, jokaiseen uuteen lähetystöön tarvitaan vähintään kaksi A-virkamiestä, yksi B- ja yksi C-virkamies, ja jokaiseen uuteen toimistoon tarvitaan yksi A-virkamies. 8.3. On vaikeaa arvioida sisäistä hajauttamista/ulkoistamista koskevien ehdotusten kustannuksia, mutta jokaisesta henkilöstösääntöjen alaisesta lähetystövirasta aiheutuva kustannus on ensimmäisenä vuotena noin 260 000 euroa ja tämän jälkeen 204 000 euroa vuodessa. 8.4. Komissio pyrkii turvaamaan mahdollisimman laajat resurssiedellytykset toteuttamalla muun muassa seuraavat toimenpiteet: * nykyisissä viroissa olevan henkilöstön paikallistamista ja rationalisoimista koskevien ohjelmien jatkaminen, * alueellistamisohjelmat, ja * joidenkin virkojen supistaminen työmäärien ja painopisteiden muuttumisen huomioon ottamiseksi. 8.5. On kuitenkin epätodennäköistä, että kaikkia todettuja tarpeita varten vapautuisi riittävästi resursseja kohdentamalla ulkomaanedustuksen resursseja tällä tavoin laajamittaisesti uudelleen. Näitä tarpeita ja komission muita painopistealueita on arvioitava keskenään. Siinä määrin kun tarpeiden ei edelleenkään katsota täyttyvän, on mahdollisesti pyydettävä lisäresursseja komission käynnissä olevan resurssien kokonaisarvion yhteydessä. 8.6. Yksityiskohtaiset ehdotukset lähetystö- ja toimistoverkoston muuttamiseksi esitetään komissiolle, joka päättää niistä yksilöllisesti käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Komission päätös annetaan neuvoston ja parlamentin tiedoksi. 8.7. Näin ollen seuraavien toimien katsotaan olevan välttämättömiä: * Ensimmäinen henkilöstösääntöjen alaisen henkilöstön siirto lähetystöstä toiseen (4.5.); * Näin siirretyn henkilöstön korvaaminen tarvittaessa ja käytettävissä olevien resurssien salliessa paikallisilla toimihenkilöillä (4.6.); * Edelleen kahden lähetystön alueellistaminen (5.2.); * Lähetystöjen toimintaolosuhteiden arvioinnin jatkaminen paremman tasapainon luomiseksi lähetystöjen henkilöstösääntöjen alaisten virkamiesten ja paikallisten toimihenkilöiden välillä; tähän perustuen kunkin lähetystön erityistilanteen ja suhteellisen työmäärän arvioinnin perusteella voidaan tarvittaessa tehdä uusia uudelleenjärjestelyjä koskevia ehdotuksia (4.7.); * Lähetystö- ja toimistoverkostoon edellä mainitun perusteella tehtävät mukautukset, myös uusien virkojen perustaminen mikäli tähän myönnetään riittävät resurssit käynnissä olevan komission toimintojen tarkastelun perusteella (6.4.). LIITE LIITE I a SISÄINEN JA ULKOINEN HAJAUTTAMINEN 1. JOHDANTO 1.1. Termeillä sisäinen ja ulkoinen hajauttaminen on erityismerkitys komission ulkomaanavun alalla: - sisäisellä hajauttamisella tarkoitetaan yhteisön avun hallinnointiin liittyvien tehtävien ja/tai vastuun siirtoa päätoimipaikasta lähetystöille; - ulkoisella hajauttamisella tarkoitetaan yhteisön avun hallinnointiin liittyvien tehtävien ja/tai vastuun siirtoa päätoimipaikasta ja/tai lähetystöistä avunsaajavaltioille. Nämä kaksi prosessia eivät välttämättä liity toisiinsa: sisäistä hajauttamista voidaan toteuttaa ilman ulkoista hajauttamista (esim. Sarajevo) ja päinvastoin (esim. julkisen talouden tukiohjelmat ja jossain määrin Phare ennen vuonna 1998 toteutettua sisäistä hajauttamista). Näihin kahteen hajauttamisprosessiin liittyvät ongelmat poikkeavat toisistaan, vaikka niillä onkin tiettyjä yhtymäkohtia erityisesti niiden onnistumisen avaintekijöiden tasolla, ja vaikka niiden yhdistäminen ainakin lopuksi on yhteisvaikutuksen aikaansaamiseksi suotavaa. Sisäisellä hajauttamisella pyritään ensisijaisesti tehostamaan avun hallinnointia erityisesti päätöksenteon ja kentän lähentämiseksi toisiinsa, jotta ohjelmasuunnittelu ja hankkeiden yksilöiminen ja toteuttaminen nopeutuisivat (päätoimipaikan on vaikea ennakoida kaikkia sen tekemien päätösten vaikutuksia, ja järjestelyjä on voitava nopeasti mukauttaa olosuhteiden muutoksiin paikalla), hallinnollisten viivytysten ja kanavien vähentämiseksi, henkilöstön käytön järkiperäistämiseksi ja ennakkotarkastusten vähentämiseksi, eri toimijoiden vastuun lisäämiseksi, koordinoinnin parantamiseksi jäsenvaltioiden kanssa sekä näkyvyyden lisäämiseksi. Tämä prosessi, joka edellyttää sitä, että päätoimipaikassa pidetään riittävä määrä erikoistuneita virkamiehiä, aiheuttaa kuitenkin väkisinkin kustannuksia. Ulkoisella hajauttamisella on ensisijaisesti poliittiset päämäärät, ja sillä pyritään päätöksentekoa ja kenttää lähentämällä erityisesti siihen, että avunsaajavaltiot kokisivat avun omakseen (ownership). Tätä politiikkaa on toteutettu jo hyvin varhain AKT-valtioissa. Tuoreempi tapaus on Phare-ohjelman hajauttaminen, jolla on tärkeä merkitys liittymistä valmistelevassa strategiassa ja joka on välttämätöntä, jotta tulevat jäsenvaltiot voivat tutustua vähitellen rakennepolitiikkavälineitä koskeviin menettelyihin ja hallinnointiperiaatteisiin. 1.2. Kuten komission 16. toukokuuta 2000 antamassa ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamista koskevassa tiedonannossa (SEK 814, s. 5) todetaan, komissio on asettanut itselleen vaativat tavoitteet tällä alalla ensimmäisten jo toteutettujen merkittävien toimenpiteiden jatkoksi: * tiettyjen ohjelmien hajauttamisen jatkaminen (Phare-ohjelma, Sarajevo, Kosovon jälleenrakennus, jälleenrakennus Keski-Amerikassa hirmumyrsky Mitchin jäljiltä); * hajauttamisen koordinoitu ja järjestelmällinen suunnittelu ottamalla komission lähetystöt siihen käytännössä mukaan ja ottamalla huomioon jo saadut kokemukset. Kaikille lähetystöille lähetettiin tämän vuoksi 9. maaliskuuta 1999 kyselylomake; * sisäiseen ja/tai ulkoiseen hajauttamiseen tähtäävä kokeilu tietyissä lähetystöissä. 2. KOMISSION KOKEMUKSET HAJAUTTAMISESTA 2.1. Erittely osoittaa ensimmäiseksi, että sisäisen ja ulkoisen hajauttamisen aste vaihtelee voimakkaasti ulkomaanavun eri aloilla. >VIITTAUS KAAVIOON> Olisi huomattava, että lähes 60 prosenttia vuonna 1999 (yhteisön talousarviosta ja Euroopan kehitysrahastosta, jäljempänä 'EKR') sidotuista varoista liittyy välineisiin, joiden hallinnointi on vaihtelevassa määrin hajautettua [4]. [4] Phare, EKR, Sarajevo. Jotkut näistä välineistä on suunniteltu sellaisiksi alun alkaen (EKR ja jossain määrin Phare), toisten hallinnointia on vähitellen hajautettu sisäisesti viimeaikaisten aloitteiden johdosta, usein Euroopan parlamentin pyynnöstä tai tilintarkastustuomioistuimen suosituksesta (Phare-ohjelma, Sarajevo). Lähetystöjen asema ja organisaatio ovat kehittyneet niille annettujen tehtävien ja vastuualueiden myötä. Komission lähetystöt AKT-maissa olivat alun perin eräänlaisia EKR:n valvojia, joiden tehtävänä oli Yaoundén ja myöhemmin Lomén yleissopimusten täytäntöönpanoon liittyen seurata EKR:stä rahoitettujen hankkeiden toteutusta kentällä. Näiden lähetystöjen toiminnassa on hankkeiden hallinnointi siis ollut keskeisellä sijalla. Myöhemmin niille on tullut lisäksi vähitellen poliittisempia tehtäviä, ja näiden tehtävien merkitys on kasvanut. Sen sijaan Phare-maissa sekä Aasiassa ja Latinalaisessa Amerikassa olevat lähetystöt olivat aluksi poliittisen edustuksen välineitä. Hankkeiden hallinnointiin liittyvien tehtävien ja vastuun viimeaikainen sisäinen hajauttaminen, johon on liittynyt poliittisten tehtävien keskittäminen päätoimipaikkaan, on mullistanut näiden lähetystöjen roolin, mikä edellyttää organisatorisia muutoksia, jotka ovat vielä kesken. 2.2. EKR:n täytäntöönpano perustuu Lomén yleissopimuksiin, joissa on keskeisenä periaatteena yhteishallinnointi AKT-valtioiden ollessa itse vastuussa omasta kehityksestään. Niissä määritellään kansallisten tulojen ja menojen hyväksyjien, lähetystöjen päällikköiden ja EKR:n johtavan tulojen ja menojen hyväksyjän vastuualueet. AKT-valtioiden nimeämät kansalliset tulojen ja menojen hyväksyjät vastaavat hankkeiden toteutuksesta. Niiden tärkeimmille päätöksille on hankittava ennakkoon lähetystön päällikköiden hyväksyntä. Komission nimeämä johtava tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että AKT-valtiot hoitavat varoja moitteettomasti, ja pitää EKR:n kirjanpitoa. Komissio toimii näin ollen 70 AKT-valtiossa hajautetusti komission lähetystöjen välityksellä, jotka valvovat AKT-valtioiden toteuttamaa hankkeiden täytäntöönpanoa. Ohjelmasuunnittelun valmistelun lisäksi lähetystöillä on keskeinen rooli hankkeiden yksilöimisessä, ennakkoarvioinnissa ja rahoitusehdotusten valmistelussa. Lähetystöjen päälliköillä on valtuudet tehdä 80 000 euron suuruisia rahoituspäätöksiä teknisen avun toimia varten. Kansalliset menojen ja tulojen hyväksyjät (hankintaviranomaisia) allekirjoittavat hankintasopimukset ja lähetystöjen päälliköt hyväksyvät niiden rahoituksen. Maksuista 60 prosenttia suoritetaan paikalla (vastuu maksujen hyväksymisestä siirrettiin lähetystöille huhtikuussa 1998). Muiden maksujen (lukuun ottamatta rakennesopeutukseen ja Stabexiin liittyviä maksuja sekä tiettyjä sopimusennakoita) maksukelpoisuus vahvistetaan lähetystöissä ennen kuin päätoimipaikka suorittaa ne. Lisäksi komissio pyrkii siirtämään Beninissä Cotonoussa 23. kesäkuuta 2000 allekirjoitetulla uudella AKT-EY-kumppanuussopimuksella entistä enemmän hallinnollista ja taloudellista vastuuta yhdeksännen EKR:n osalta lähetystöjen päälliköille. Erityisesti on ehdotettu lähetystöjen päälliköiden valtuuttamista tekemään rahoituspäätöksiä tiettyyn rajaan saakka (joka määritellään neuvotteluissa jäsenvaltioiden kanssa). Toinen tärkeä sisäiseen hajauttamiseen liittyvä seikka on se periaate, että strategioita ja maa- ja alueohjelmia arvioitaisiin paikalla. Tässä yhteydessä on erittäin tärkeää valvoa, että komission ulkomaanedustusverkoston alueellistamispolitiikka ei heikennä sen kykyä hallinnoida apua. 2.3. Phare-ohjelma perustettiin vuonna 1989 tukemaan talouden rakennemuutosprosessia. Phare-ohjelman hajautetun täytäntöönpanojärjestelmän (DIS) puitteissa vastuu hajautetun ohjelman hallinnoinnista siirrettiin komission (yhteisymmärryksessä avunsaajamaiden kanssa ja jäsenvaltioiden kuulemisen jälkeen) Brysselissä tekemän päätöksen jälkeen kumppanuusmaille: - kumppanuusmaan kansalliset viranomaiset toimivat suurelta osin hankintaviranomaisina Phare-varojen suhteen; - komissio hyväksyy sopimuksia koskevien päätösten rahoituksen (tarjouskilpailuasiakirjat, tarjouskilpailujen arviointi ja sopimukset); lähetystö on käyttänyt tätä toimivaltaa 500 000 euroon saakka; - komissio siirtää varoja hankintaviranomaisille työohjelmien perusteella, joissa yksilöidään jo toteutetut sopimukset, paikalla suoritetut maksut ja kuuden kuukauden ennusteet; - kumppanuusmaa suorittaa maksut sopimuspuolille suoraan ilman komissiota. Toimivallan hajauttamista lähetystöille jatkettiin vuonna 1998 sijoittamalla lähetystöihin varainhoidosta vastaava virkamies, joka toimii vastapuolena kaikissa sopimusluonteisissa päätöksissä (koko tarjouskilpailumenettelyn ja julkisten hankintojen laillisuuden ja säännönmukaisuuden valvonta) ennen kuin lähetystön päällikkö hyväksyy rahoituksen lopullisesti. Tämän järjestelmän ansiosta komissio on päättänyt nostaa 500 000 eurosta viiteen miljoonaan euroon sen sopimusten enimmäismäärän, jonka rahoituksen lähetystön päällikkö voi omissa nimissään hyväksyä. Tätä laajennettua hajauttamista on sovellettu vuoden 1998 lopusta alkaen seitsemässä kymmenestä Keski- ja Itä-Euroopan ehdokasmaissa olevasta lähetystöstä (Viro, Unkari, Latvia, Liettua, Puola, Slovenia, T(ekki). Kesäkuussa 1999 hyväksyttiin ohjeet, joilla tämä hajauttaminen yleistettiin koskemaan kaikissa kymmenessä ehdokasmaassa olevat lähetystöt (jolloin mukaan tulivat Bulgaria, Romania ja Slovakia). Maksujen osalta järjestelmää on muutettu perustamalla jokaiseen avunsaajavaltioon kansallinen rahasto, jota hallinnoi kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä. Komissio siirtää varat kansalliseen rahastoon, ja kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa niiden jakamisesta eri täytäntöönpanoyksiköille, jotka vastaavat hankkeiden toteuttamisesta ja suorittavat lopulliset maksut sopimuspuolille. Kansallisten rahastojen rahoittamisesta päättää päätoimipaikka kansallisten tulojen ja menojen hyväksyjien esittämien ja lähetystön hyväksymien pyyntöjen perusteella. Sisäisesti hajautetun hallinnointijärjestelmän käyttöönotto on edellyttänyt yhdeksän henkilöstösääntöjen alaisen toimen siirtoa Phare-maiden lähetystöihin vuonna 1998 (varainhoidosta vastaava virkamies). Samalla vuoden 1998 päätöksellä kohdennettiin uudelleen myös 11:tä muuta tointa vastaava rahamäärä. Toimia on täytetty varainhoitovuodesta 1999 alkaen. 2.4. Komissio alkoi vuonna 1998 hajauttaa merkittävällä tavalla Phare- ja Obnova-ohjelmien toteutusta Sarajevossa olevaan toimistoonsa, josta on sittemmin tullut lähetystö. Kaikki Phare- ja Obnova-ohjelmiin liittyvät rahoituspäätökset tehdään Brysselissä. Toimiston päällikkö sai valtuudet allekirjoittaa enintään viiden miljoon euron sopimukset ja hyväksyä kaikki maksut. Lisäksi toimisto liitettiin tammikuussa 1999 komission sähköiseen tilinpitojärjestelmään (SINCOM), minkä vuoksi se voi itse hyväksyä Brysselissä tehtyjen päätösten mukaisia sitoumuksia ja maksuja. Hajautetun hallinnointijärjestelmän käyttöönoton vuoksi täytettiin viisi kahdeksasta Sarajevoon siirretystä henkilöstösääntöjen alaisesta virasta, jolloin voitiin vahvistaa erityisesti yleisjaostoa (2 virkaa) ja valvonta- ja varainhoitojaostoa (3 virkaa). Hallinnollista henkilöstöä on rekrytoitu teknisen ja hallinnollisen avun välineen kautta (STAP). Vuoden 1999 lopussa suoritettujen uusien rekrytointien jälkeen koko henkilöstö yhteenlaskettuna (mukaan luettuina paikalliset toimihenkilöt ja tukihenkilöstö) näissä kahdessa jaostossa työskentelee yhteensä 26 henkilöä. 2.5. Komissio on hiljattain päättänyt hallinnoida kahta merkittävää jälleenrakennusohjelmaa hajautetusti: - Kosovossa Euroopan jälleenrakennusvirasto vastaa ohjelmien ja hankkeiden yksilöimisestä, komission päätettäviksi annettavien rahoitusehdotusten laatimisesta sekä toiminnan toteuttamisesta (mukaan luettuina kaikkien hankintasopimusten tekeminen ja kaikki maksut). - Keski-Amerikassa Nicaraguassa olevan lähetystön on tarkoitus ottaa kokonaisvastuu jälleenrakennusohjelmasta hirmumyrsky Mitchin jäljiltä. Koska neuvosto ei ole hyväksynyt komission pyyntöä lisähenkilöstöstä (20 virkaa), väliaikaisena ratkaisuna on siirretty kuusi virkaa ja tukena toimivat teknisen avun paikalliset toimihenkilöt ja tekninen apu. Lisäksi tiettyjä pienhankkeita (erityisesti MEDA-, Phare- ja Tacis-ohjelmiin liittyen) hallinnoivat lähetystöt tilinpitäjän hyväksymien ennakkomaksujärjestelmien avulla. Yksin Phare-ohjelmaan kuuluu yli 300 ennakkomaksujärjestelmää. Hajautetun hallinnoinnin parantamiseksi kymmenessä unionin jäsenyyttä hakeneessa Phare-maassa oleviin lähetystöihin ollaan tämän vuoksi asentamassa tilinpitojärjestelmää SINCOM 2. Tähän sisältyvät viestintävälineet päätoimipaikan kanssa yhteydenpitoa varten ja henkilöstön koulutus. Järjestelmä on kokonaisuudessaan käyttökunnossa ennen vuoden 2000 loppua. LIITE I b YHTEENVETO LÄHETYSTÖJEN VASTAUKSISTA HAJAUTTAMISTA KOSKEVAAN KYSELYYN (HUHTI-KESÄKUU 1999) Tärkeimpiä seikkoja Hajauttamisprosessin onnistumisen varmistamiseksi lähetettiin 99:lle komission lähetystölle maaliskuussa 1999 hajauttamista koskeva kysely kaikkien hankesyklin vaiheiden sisäistä ja ulkoista hajauttamista koskevien näkökohtien ja suurimpien ratkaistavien ongelmien yksilöimiseksi. Kyselyyn vastasi 53 lähetystöä, mikä kattaa 77 sellaista valtiota, joille voidaan myöntää yhteisön tukia ja avustuksia. Vastaukset vahvistavat sen, että lähetystöt osallistuisivat mielellään aktiivisemmin kaikkiin hankesyklin vaiheisiin. Vastausten yksityiskohtainen erittely helpottaa eri hajauttamistapojen määrittelyä. Liitteessä esitellään yksityiskohtaisesti käytetty menetelmä ja ryhmitellään aihekohtaisesti lähetystöjen vastaukset hajauttamiseen liittyvistä ongelmista ja hajauttamisen tueksi tarvittavista järjestelmistä. Tärkeimpiä päätelmiä ovat: Suurimmat sisäiseen hajauttamiseen liittyvät ongelmat * Lähetystön henkilöstön riittämättömyys (33 lähetystöä 53:sta mainitsi tämän), lähetystön henkilöstön soveltumattomuus kyseisiin tehtäviin (14 lähetystön maininta) ja henkilöstön asianmukaisen koulutuksen puute (16 lähetystöä): 39 lähetystön tekemä ensiarvio niihin tarvittavista lisävoimavaroista on 116 työntekijää. * Lähetystön tietotekniikan puutteellisuus, hallinnointitietojärjestelmien puute (paikalliset ohjelmat tai pääsy päätoimipaikan järjestelmiin) ja tekniset vaikeudet lähetystön ja päätoimipaikan välisessä viestinnässä: 24 lähetystöä 53:sta pyytää tietokonekantansa uusimista, 10 lähetystöä odottaa paikallisen verkon asentamista, 18 lähetystöä toivoo pääsyä päätoimipaikan tietokantoihin ja hallinnointitietojärjestelmiin ja 9 lähetystöä tarvitsee hankkeiden hallinnointiin liittyviä tietojärjestelmiä. * Päätoimipaikan organisaation soveltumattomuus sisäisesti hajautettuun hallinnointiin. Lähetystöt ehdottavat päätoimipaikan tehtävien mukauttamista siten, että painopiste olisi lähetystöjen tukemisessa ja palvelemisessa: lähetystöjen henkilöstön hallinnointi (koulutus, valinta/virkakierto jne.), hallinnointivälineiden suunnittelu ja yksinkertaistaminen (tietojärjestelmät, käyttöohjeet jne.), neuvonta erityisaloilla, valvonta/arviointi. Suurimmat ulkoiseen hajauttamiseen liittyvät ongelmat * Avunsaajavaltioiden toimielinten taloudellisten ja teknisten resurssien sekä henkilöstöresurssien riittämättömyys (25 lähetystöä 53:sta mainitsi tämän) ja avunsaajavaltion viranomaisten asianmukaisen koulutuksen puute (18 lähetystöä). Avunsaajavaltioiden julkishallinnon organisatoriset ongelmat ja erityisesti avunsaajavaltion viranomaisten ulkopuolisuus toiminnassa (12 lähetystöä), avoimuuden ja vastuualueiden selkeän määrittelyn puute, kankeat menettelytavat ja byrokratia (13 lähetystöä), avustusohjelmien liiallinen politisoituminen (7 lähetystöä) ja korruptio (9 lähetystöä). LITIE I c Yhteenveto lähetystöjen vastauksista hajauttamista koskevaan kyselyyn (huhti-kesäkuu 1999) 1. Johdanto 2. Luettelo lähetystöille esitetyistä kysymyksistä 2.1. Nykytilanne (tehtävät) 2.2. Sisäisestä hajauttamisesta 2.3. Ulkoisesta hajauttamisesta 2.4. Sisäiseen hajauttamiseen liittyviä ongelmia 2.5. Ulkoiseen hajauttamiseen liittyviä ongelmia 2.6. Sisäisen hajauttamisen tukitoimet 2.7. Nykytilanne (resurssit) 3. Lähetystöjen vastaukset lajiteltuina 3.1. Sisäiseen hajauttamiseen liittyvät ongelmat luokiteltuina 3.1.1. Komission toimintatavat ja organisaatio 3.1.2. Lähetystön henkilöstö sekä taloudelliset ja tekniset resurssit 3.1.3. Päätoimipaikan tuki lähetystöille 3.1.4. Avunsaajamaan tilanne 3.2. Ulkoiseen hajauttamiseen liittyvät ongelmat luokiteltuina 3.2.1. Komission toimintatavat ja organisaatio 3.2.2. Avunsaajamaan julkishallinnon toimintatavat ja organisaatio 3.2.3. Avunsaajamaan henkilövoimavarat ja taloudelliset ja tekniset resurssit 3.2.4. Komission (päätoimipaikan/lähetystöjen) tuki avunsaajamaan hallinnolle 3.2.5. Avunsaajamaan tilanne 4. Sisäisen hajauttamisen tukijärjestelmät 4.1. Lähetystöjen vahvat puolet hajauttamisessa 4.2. Edellytettäviä muutoksia lähetystössä 4.3. Tietoteknisten laitteiden ja järjestelmien tarve 4.3.1. Tietotekniset laitteet 4.3.2. Hallinnointitietojärjestelmät 4.3.3. Sähköiset viestintäjärjestelmät 4.4. Lisähenkilöstön tarve lähetystöissä 4.5. Päätoimipaikkaan perustettavat tai siellä kehitettävät toiminnot 4.5.1. Politiikan määrittely 4.5.2. Lähetystöihin soveltuvan henkilöstön hankinta 4.5.3. Hallinnointitietotekniikan toimittaminen lähetystöihin 4.5.4. Tiedotus ja lähetystöjen neuvonta 4.5.5. Seuranta ja valvonta 4.5.6. Päätoimipaikan uudelleenorganisointi 1. Johdanto * Ulkomaanavun yhteinen toimiala (SCR) lähetti maaliskuun 1999 alussa hajauttamista koskevan kyselyn 99:lle komission lähetystölle (48 lähetystöä AKT-valtioissa, 11 Latinalaisessa Amerikassa, 9 Aasiassa, 12 Välimeren alueella, 15 KIE-maissa/Balkanilla ja 4 uusissa itsenäissä valtioissa). * Kyselyyn vastasi lomakkeen mukaisesti 50 lähetystöä (joista useat esittivät lisähuomioita), ja kolme lähetystöä vastasi pelkällä kirjeellä. * Saadut ja seuraavassa eritellyt vastaukset kattavat 77 avustus- tai tukikelpoista maata ja edustavat hyvin unionin toimintaa ulkomaanavun alalla. - Vastaukset kysymyksiin 1-3 (nykytilanne/tehtävät, sisäisestä hajauttamisesta, ulkoisesta hajauttamisesta) vahvistavat sen, että lähetystöt osallistuisivat mielellään aktiivisemmin kaikkiin hankesyklin vaiheisiin. Vastausten yksityiskohtainen erittely helpottaa eri hajauttamistapojen yksityiskohtien määrittelyä. - Tässä asiakirjassa kootaan yhteen lähetystöjen vastaukset kysymyksiin 4-9 (sisäiseen hajauttamiseen liittyviä ongelmia, ulkoiseen hajauttamiseen liittyviä ongelmia, sisäisen hajauttamisen tukitoimet), jotta voidaan yksilöidä tukitoimet hajauttamisen toteutusta varten. - Kaikki lähetystöjen vastaukset kyselyyn (sekä niissä esitetyt lisähuomiot) ovat nähtävissä SCR:n Intranet-sivuilla. 2. Luettelo lähetystöille esitetyistä kysymyksistä 2.1. Nykytilanne (tehtävät) * Ilmoittakaa kaikki lähetystön tehtävät hankkeen jokaisen vaiheen osalta. 2.2. Sisäisestä hajauttamisesta * Ilmoittakaa hankkeen jokaisen vaiheen osalta, mitkä tehtävät pitäisi mielestänne siirtää päätoimipaikasta lähetystölle. 2.3. Ulkoisesta hajauttamisesta * Ilmoittakaa hankkeen jokaisen vaiheen osalta, mitkä tehtävät pitäisi mielestänne siirtää päätoimipaikasta ja/tai lähetystöstä avunsaajavaltiolle. 2.4. Sisäiseen hajauttamiseen liittyviä ongelmia * Mitä ongelmia tehtävien siirtoon päätoimipaikasta lähetystölle mielestänne pääasiassa liittyy- 2.5. Ulkoiseen hajauttamiseen liittyviä ongelmia * Mitä ongelmia tehtävien siirtoon päätoimipaikasta ja/tai lähetystöstä avunsaajavaltiolle mielestänne pääasiassa liittyy- 2.6. Sisäisen hajauttamisen tukitoimet * Onko lähetystö mielestänne valmis 2 kohdassa mainittuihin tehtäviin- Jos on, mitä vahvoja puolia lähetystön organisaatiossa on- Jos ei, mitä organisaatiomuutoksia tarvittaisiin sitä ennen- * Mitä tietotekniikkatarpeita lähetystöllä olisi (laitteet ja ohjelmistot)- * Mitä henkilöstötarpeita lähetystöllä olisi (määrä ja ominaisuudet)- * Mitä toimintoja päätoimipaikaan olisi perustettava tai siellä kehitettävä hajautettua järjestelmää varten- 2.7. Nykytilanne (resurssit) * Ilmoittakaa lähetystön työntekijämäärä ura-alueittain (lukuun ottamatta teknistä apua), mukaan luettuina kaikki lähetystön alaisuudessa toimivat toimistot. * Mitä ohjelmien ja hankkeiden hallinnointiin liittyviä tietojärjestelmiä lähetystöllä on- ( Lähetystön tietotekniset resurssit PO IA:n luetteloinnin mukaan * Ilmoittakaa lähetystön kattamalle maantieteelliselle alueelle tehtyjen määrärahasitoumusten määrä (miljoonaa euroa). * Ilmoittakaa meneillään olevien hankkeiden lukumäärä jaoteltuna tärkeimpiin budjettikohtiin ja EKR:ään. * Ilmoittakaa lähetystön apuna käytetyn teknisen avun määrä henkilötyövuosina jaoteltuna pääasiallisiin rahoituslähteisiin (teknisen avun toimisto, RESAL jne.). 3. Lähetystöjen vastaukset lajiteltuina 3.1. Sisäiseen hajauttamiseen liittyvät ongelmat luokiteltuina 3.1.1. Komission toimintatavat ja organisaatio * Komission keskusvaltainen asenne ja puute todellisesta tahdosta hajauttaa tehtäviä 10 lähetystöä * Ennakkotarkastusten kankeus ja erittäin keskusvaltaiset menettelyt 10 lähetystöä * Lähetystöjen hallinnollisen määräysvallan puute ja monimutkaiset toimintasäännöt 2 lähetystöä * Lähetystöllä ja päätoimipaikalla ei yhteistä näkemystä toistensa ongelmista 1 lähetystö * Hallitun hajauttamisen muuttujat määrittelemättä 1 lähetystö 3.1.2. Lähetystön henkilöstö sekä taloudelliset ja tekniset resurssit * Lähetystössä liian vähän henkilöstöä 33 lähetystöä * Lähetystön henkilöstön rakenne ei vastaa tehtäviä 14 lähetystöä * Ei soveltuvaa koulutusta lähetystön henkilöstölle 16 lähetystöä * Tukihenkilöstön puute (tekninen apu) 3 lähetystöä * Soveltumattomat varusteet (erityisesti tietotekniikka) 10 lähetystöä * Hallinnointitietojärjestelmien puute lähetystössä eikä pääsyä päätoimipaikan järjestelmiin 7 lähetystöä * Päätoimipaikan ja lähetystöjen tekniset viestintävaikeudet (puhelinverkko, Internet jne.) 5 lähetystöä 3.1.3. Päätoimipaikan tuki lähetystöille * Hallinnointimenettelyjen epäyhdenmukaisuus ja kankeus ja ohjeiden ja vakiomenettelyjen puute 22 lähetystöä * Koordinoinnin puute ja päätoimipaikan eri toimijoiden vastuualueet määrittelemättä tarkasti 6 lähetystöä * Päätoimipaikan ja lähetystöjen vastuualueet määrittelemättä tarkasti 5 lähetystöä * Tiedotus lähetystöille riittämätöntä (strategiat, ohjelmasuunnittelu, menettelyt jne.) 5 lähetystöä * Ei olemassa vaivatonta ja nopeaa järjestelmää päätoimipaikan erikoisosaamisen tavoittamiseksi 7 lähetystöä * Päätoimipaikan henkilöstön soveltumaton koulutus 2 lähetystöä * Valvonta- ja tarkastusjärjestelmän puute 1 lähetystö 3.1.4. Avunsaajamaan tilanne * Vaikea toimintaympäristö (turvallisuustilanne, tekninen taso jne.) 2 lähetystöä * Maa epähoukutteleva 1 lähetystö * Paikallisen hallinnon puutteellinen toimivuus 1 lähetystö 3.2. Ulkoiseen hajauttamiseen liittyvät ongelmat luokiteltuina 3.2.1. Komission toimintatavat ja organisaatio * Komission keskusjohtoinen asenne (erityisesti paikallisia julkisten hankintojen menettelyjä kohtaan) 2 lähetystöä 3.2.2. Avunsaajamaan julkishallinnon toimintatavat ja organisaatio * Avunsaajamaan hallinto ei ole osallisena (avun kokeminen omaksi, toimintavalmiuksien parantaminen jne.) 2 lähetystöä * Avunsaajavaltiossa ei yhtä yhtenäistä avun vastaanottorakennetta 4 lähetystöä * Avoimuuden puute ja avunsaajavaltion eri toimijoiden vastuualueet määrittelemättä tarkasti 8 lähetystöä * Byrokratia, menettelyjen hitaus, oikeusjärjestelmän kankeus 8 lähetystöä * Avunsaajavaltion eri hallintoelinten ristiriidat (eri tasoilla) 3 lähetystöä * Avustusohjelmien liiallinen politisoituminen ja valtiojohtoisuus 7 lähetystöä 3.2.3. Avunsaajamaan henkilövoimavarat ja taloudelliset ja tekniset resurssit * Avunsaajavaltion hallintoelinten henkilöstöresurssien ja taloudellisten ja teknisten resurssien riittämättömyys 26 lähetystöä * Avunsaajamaan hallintoelinten henkilöstön puutteellinen koulutus (suunnittelu, tietotekniikka, menettelyt) 18 lähetystöä * Hallintoelinten henkilöstön huomattava vaihtuvuus 5 lähetystöä 3.2.4. Komission (päätoimipaikan/lähetystöjen) tuki avunsaajamaan hallinnolle * Menettelyjen kankeus sekä ohjeiden ja vakiomenettelyjen puute 7 lähetystöä * Päätoimipaikan, lähetystöjen ja avunsaajavaltion vastuualueet määrittelemättä selkeästi 3 lähetystöä * Tilintarkastus- ja valvontajärjestelmän puute 3 lähetystöä 3.2.5. Avunsaajamaan tilanne * Korruptio 9 lähetystöä * Vaikea toimintaympäristö (turvallisuustilanne, etniset selkkaukset ja ristiriidat jne.) 3 lähetystöä 4. Sisäisen hajauttamisen tukijärjestelmät 4.1. Lähetystöjen vahvat puolet hajauttamisessa * Pääosin soveltuva organisaatio 27 lähetystöä * Paikallisten realiteettien tuntemus 6 lähetystöä * Pätevät paikalliset toimihenkilöt ja paikallisen henkilöstön joustavuus 3 lähetystöä * Tukirakenteet olemassa 1 lähetystö 4.2. Edellytettäviä muutoksia lähetystössä * Varainhoito- ja/tai hankintayksiköiden perustaminen tai lujittaminen 7 lähetystöä * Tukirakenteiden lujittaminen tai ylläpito 2 lähetystöä * Lähetystön uudelleenorganisointi 1 lähetystö 4.3. Tietoteknisten laitteiden ja järjestelmien tarve 4.3.1. Tietotekniset laitteet * Tietokoneiden lisääminen ja ajantasaistaminen (käyttöjärjestelmä, vakio-ohjelmat) 24 lähetystöä * Paikallisen verkon asennus ja/tai ajantasaistaminen 10 lähetystöä 4.3.2. Hallinnointitietojärjestelmät * Pääsy päätoimipaikan tietokantoihin ja hallinnointi- tietojärjestelmiin 18 lähetystöä * Hankkeiden täytäntöönpanon hallinnointitietojärjestelmä 9 lähetystöä 4.3.3. Sähköiset viestintäjärjestelmät * Pääsy Europa plus -palvelimeen ja Internetiin 8 lähetystöä * Suojatut ja luotettavat viestintäyhteydet päätoimipaikkaan (satelliittiyhteydet, videokokoukset jne.) 6 lähetystöä * Sähköpostin käyttö 4 lähetystöä 4.4. Lisähenkilöstön tarve lähetystöissä Tässä esitetään ainoastaan 39 lähetystön tarkkoina lukuina määrittelemät pyynnöt. Henkilö- työvuosina Yhteistyöhankkeiden hallinnointi * Alojen asiantuntijat 51 24 lähetystöä * Hankkeiden taloudellinen johtaminen ja hankintojen hallinnointi 26 23 lähetystöä * Hallinnollinen tuki 16 9 lähetystöä * Erittelemätön 15 5 lähetystöä Muut * Koordinointi 1 1 lähetystö * Poliittinen ja taloudellinen seuranta 1 1 lähetystö * Lehdistöedustaja 2 2 lähetystöä * Hallinnollinen tuki 3 2 lähetystöä * Turvallisuus 1 1 lähetystö Yhteensä 116 4.5. Päätoimipaikkaan perustettavat tai siellä kehitettävät toiminnot 4.5.1. Politiikan määrittely * Järjestelmä, jolla yhteistyöpolitiikkaa voidaan mukauttaa kenttäkokemuksen perusteella 3 lähetystöä * Yhteistyöpolitiikan suunnittelijan roolin painottaminen 2 lähetystöä 4.5.2. Lähetystöihin soveltuvan henkilöstön hankinta * Lähetystöjen henkilöstön koulutus- ohjelman suunnittelu ja toteuttaminen (mukaan luettuina varainhoitoon ja tietotekniikkaan liittyvä erityiskoulutus) 18 lähetystöä * Lähetystöjen tarpeita vastaavien henkilöiden hankinta (virkakierto/kiertävät erikoisasiantuntijat) 7 lähetystöä 4.5.3. Hallinnointitietotekniikan toimittaminen lähetystöihin * Sellaisten tietojärjestelmien luominen, joihin lähetystöillä on pääsy 5 lähetystöä * Tietotekniikan käyttötuen perustaminen päätoimipaikkaan 4 lähetystöä * Lähetystöjen tietokoneiden vakiovarustuksen määrittely 1 lähetystö 4.5.4. Tiedotus ja lähetystöjen neuvonta * Neuvontaroolin lujittaminen erikoisaloilla: alakohtaiset politiikat, menettelyjen täytäntöönpano, varainhoito, oikeusasiat, tilintarkastus, arviointi 18 lähetystöä * Oppaiden, menettelyohjeiden ja sääntöjen laatiminen ja yksinkertaistaminen 14 lähetystöä * Sellaisen järjestelmän luominen, jolla voidaan kerätä ja jakaa tietoa parhaista käytänteistä 2 lähetystöä 4.5.5. Seuranta ja valvonta * Valvonta-, jälkitarkastus- ja arviointijärjestelmän luominen 7 lähetystöä 4.5.6. Päätoimipaikan uudelleenorganisointi * Organisaation yksinkertaistaminen: yhteistyötahojen lukumäärän vähentäminen, koordinoinnin parantaminen päätoimipaikassa, vastuualueiden selkeyttäminen 11 lähetystöä * Maantieteelliset vastuuhenkilöt SCR:ssä lähetystöjen ja SCR:n yhteydenottoja koordinoimaan 5 lähetystöä * Keskitetty yhteydenpito kaikissa varainhoitomenettelyissä (yhteyshenkilö) 1 lähetystö LIITE II >TAULUKON PAIKKA> udelleenjärjestely - ensimmäinen vaihe