Komission uudistaminen - Toimintasuunnitelma /* KOM/2000/0010 lopull. - Vol. II */





KOMISSION UUDISTAMINEN TOIMINTASUUNNITELMA (komission esittämä) SISÄLLYSLUETTELO KOMISSION UUDISTAMINEN TOIMINTASUUNNITELMA II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI I Ammattietiikka julkisessa toiminnassa II Hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt III Yhteisön asiakirjojen julkisuus IV Web-tekniikka.. V Toimintasäännöt suhteista Euroopan parlamenttiin VI Maksuaikojen lyhentäminen III LUKU - ENSISIJAISTEN TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN, VOIMAVAROJEN JAKAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ VII Toimintojohtaminen (ABM) VIII Sisäisten ja ulkoisten voimavarojen tehokkaampi käyttö IX Sisäisen hallinnon hajauttaminen X Hallintorakenteet IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XI Johtamistaidot XII Palvelukseenottopolitiikka XIII Urakehitys XIV Koulutus XV Muu kuin vakinainen henkilöstö XVI Parempi työympäristö XVII Yhtäläiset mahdollisuudet XVIII Henkilöstöpolitiikan avoimuus XIX Kurinpitomenettely XX Ilmiantoja koskevat selkeät säännöt XXI Palkat ja eläkkeet XXII Uudistuksen vaikutus henkilöresursseihin V LUKU - SISÄINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA VARAINHOIDON VALVONTA XXIII Tulojen ja menojen hyväksyjien ja linjaesimiesten vastuun määrittely XXIV Yhteisen sisäisen tarkastuksen osaston perustaminen XXV Yhteisen varainhoitoelimen perustaminen XXVI Taloushallinto ja varainhoidon valvonta pääosastoissa XXVII Siirtymävaihe XXVIII Yhteisön taloudellisten etujen suojaaminen II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI I - ammattietiikka julkisessa toiminnassa 1. TAVOITE Tavoitteena on auttaa virkamiehiä noudattamaan toiminnassaan hyvää ammattietiikkaa. Julkisessa toiminnassa noudatettavat normit eivät ole muuttumattomia. Selkeiden eettisten normien tarve kasvaa siirryttäessä sääntökeskeisestä hallintokulttuurista tuloskeskeiseen hallintokulttuuriin, sillä tällöin saattaa syntyä useita harmaita alueita, joilla tarvitaan selkeitä ohjeita. Parhaillaan toteutettavan hallinnonuudistuksen yhteydessä selkeän ja toimivan eettisen puitenormiston on voitava vastata seuraaviin lisähaasteisiin: toimivallan entistä laajempi hajauttaminen ja delegointi, uudet palvelumuodot ja käyttäjien tarpeiden entistä suurempi korostaminen. Kaikki tämä korostaa tilintekovelvollisuuden merkitystä. Tämän osa-alueen toimien tarkoituksena on luoda yleiset puitteet, jotka tukevat virkamiehiä näiden käsitellessä uusiin julkisten palvelujen tuottamistapoihin ja uusiin hallinnollisiin lähestymistapoihin liittyviä, entistä monitahoisempia eettisiä kysymyksiä ja joiden avulla lahjonta voidaan estää. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Komissio hyväksyi komission jäsenten toimintasäännöt ja komission jäsenten sekä yksiköiden välisiä suhteita koskevat toimintasäännöt vuoden 1999 jälkipuoliskolla. 3. UUDET TOIMET Toimi 1 Julkisen toiminnan etiikkaa käsittelevä komitea Komissio ehdottaa, että toimielinten sopimuksella perustetaan julkisen toiminnan etiikkaa käsittelevä komitea. Komitean tehtävänä on valvoa yhteisön toimielimiin sovellettavien yleisten toimintasääntöjen noudattamista, valvoa yksittäisten toimielinten toimintasääntöjen täytäntöönpanoa sekä antaa ohjeita yhteisön toimielinten toiminnassa noudatettavasta ammattietiikasta. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 1: Pääsihteeristö, hallinnon PO 5. AIKATAULU Toimi 1: Kesäkuu 2000 - komission ehdotus; joulukuu 2000 - toimielinten sopimuksen tavoiteajankohta. ii luku - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI II - HYVÄÄ HALLINTOTAPAA KOSKEVAT TOIMINTASÄÄNNÖT 1. TAVOITE Tavoitteena on antaa virkamiehille ohjeet, jotka koskevat suhteita yleisöön, jotta voitaisiin vastata oikeusasiamiehen heinäkuussa 1999 esille tuomaan toimintasääntöjen tarpeeseen. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Euroopan komission henkilöstölle tarkoitettujen toimintasääntöjen laatiminen aloitettiin syksyllä 1997. Ensimmäinen luonnos toimintasäännöistä asetettiin henkilöstön saataville komission intranet-verkkoon huhtikuussa 1998. 3. UUDET TOIMET Toimi 2: Hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt Sääntöjä sovelletaan henkilöstöön, joka on otettu yhteisöjen palvelukseen Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaisesti. Toimintasäännöissä annetaan ohjeita hyvän hallintotavan noudattamisesta hoidettaessa suhteita yleisöön. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 2: Pääsihteeristö, oikeudellinen yksikkö 5. AIKATAULU Toimi 2: 12. tammikuuta 2000 ii luku - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI III - YHTEISÖN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS 1. TAVOITE Tavoitteena on panna täytäntöön Euroopan unionin kansalaisten ja asukkaiden oikeus tutustua kolmen toimielimen asiakirjoihin. Tämä oikeus sisältyy Amsterdamin sopimuksella muutetun perustamissopimuksen 255 artiklaan. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET - toimintasäännöt, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua komission ja neuvoston asiakirjoihin ja joilla pannaan täytäntöön perustamissopimuksen julistus N:o 17. Säännöt hyväksyttiin 6.12.1993. Euroopan parlamentti hyväksyi lähes samanlaiset toimintasäännöt 25.9.1999. 3. UUDET TOIMET Toimi 3: Ehdotus asetukseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen julkisuudesta Ehdotus kattaa näiden kolmen toimielimen vastaanottamat asiakirjat sekä niiden laatimat asiakirjat, ja se on avoimuutta koskevien parhaiden toimintatapojen mukainen. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 3: Pääsihteeristö, oikeudellinen yksikkö 5. AIKATAULU Toimi 3: Komission hyväksyntä: tammikuun 2000 loppuun mennessä. Amsterdamin sopimuksella muutetun perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti neuvosto hyväksyy tämän asetuksen yhteispäätösmenettelyllä ennen 1.5.2001. ii luku - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI IV - WEB-TEKNIIKAN KÄYTTÖ 1. Tavoite Vuonna 1995 perustettiin Europa-sivusto komission yhteiseksi Internet-sivustoksi. Komissio käyttää sivustoa Euroopan kansalaisille suunnattuun tiedotukseen sekä yhteyden ylläpitoon kansalaisten ja komission välillä. Europa-sivuston käyttö on lisääntynyt valtavasti, ja viimeaikaisten tietojen mukaiset käyttöluvut ovat vaikuttavia: esimerkiksi marraskuussa kirjattiin 100 miljoonaa käyttökertaa. Europa-sivustosta on tullut tärkein EU-tietoa tarjoava sivusto maailmassa. Komission ja muiden toimielinten virkamiehet käyttävät paljon myös Europa plus -sivustoa, joka on komission oma intranet-sivusto. Internetin käytön voidaan olettaa lisääntyvän valtavasti tulevina vuosina. Samaan aikaan uuden tekniikan kehittäminen ja käyttöönotto vaikuttavat merkittävästi siihen, miten Internetiä käytetään. Web-pohjaisen tekniikan käyttö on tehokkain ja edullisin tapa olla yhteydessä kansalaisiin ja sidosryhmiin. Internetin ja siihen liittyvän viestintäteknologian käyttömahdollisuuksia kehitetään tämän vuoksi edelleen komission ja kansalaisten välisen suoran viestinnän ensisijaisena välineenä. Tärkeä osa tätä kehittämistyötä on asianmukaisten resurssien myöntäminen. Komissio on tähän asti kehittänyt ja hoitanut web-pohjaista viestintää mahdollisimman vähäisin henkilö- ja taloudellisin resurssein. Jotta kehitystä voitaisiin jatkaa, komission on nopeasti luotava strategia, jolla se voi varmistaa, että se pystyy vastaamaan teknisiin muutoksiin ja kysynnän kasvuun sekä laadun että määrän osalta. 2. UUDET TOIMET Toimi 4: Tekniikkaa koskevat valinnat Komission on jatkuvasti seurattava tekniikan kehitystä, jotta se voisi perustaa valintansa riittäviin tietoihin ja olla web-pohjaisten ja muiden viestintävälineiden kehityksen eturintamassa. Toimi 5: Käyttäjien tarpeisiin vastaaminen Jotta komissio voisi asianmukaisesti arvioida käyttäjien laitteiden tason sekä käyttäjien tarpeet ja huomiot, sen olisi saatava säännöllisesti palautetta käyttäjiltä. Kerätty palaute auttaa komissiota toimimaan käyttäjien tarpeita vastaavalla tavalla (monikielisyys, toimintarajoitteisten käyttäjien tiedonsaanti, tiedon esitystavat, nopean vastauksen järjestelmä jne.). Toimi 6: Päätöksentekorakenteet Komission olisi otettava käyttöön selkeät ja yksinkertaiset järjestelmät, jotka mahdollistavat johdonmukaisten ammattimaisten päätösten tekemisen asianmukaisissa aikarajoissa. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 4: Hallinnon PO, jota tukevat tietoyhteiskunnan pääosasto ja lehdistöpalvelu Toimi 5: Hallinnon PO, jota tukevat Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, tietoyhteiskunnan pääosasto ja lehdistöpalvelu Toimi 6: Hallinnon PO, jota tukevat Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, tietoyhteiskunnan PO ja lehdistöpalvelu 4. AIKATAULU Toimi 4: Heinäkuu 2000 Toimi 5: Joulukuu 2000 Toimi 6: Joulukuu 2000 ii LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI V - TOIMINTASÄÄNNÖT SUHTEISTA EUROOPAN PARLAMENTTIIN - PUITESOPIMUS 1. TAVOITE Tavoitteena on neuvotella uusi puitesopimus, johon uuden komission ja parlamentin suhteita koskevat määräykset kootaan selkeäksi kokonaisuudeksi. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Tällä hetkellä ovat voimassa toimintasäännöt, jotka edellinen komissio ja parlamentti hyväksyivät vuonna 1995. 3. UUDET TOIMET Neuvotella uusi puitesopimus parlamentin 15. syyskuuta 1995 antaman päätöslauselman mukaisesti. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Pääsihteeristö ja oikeudellinen yksikkö 5. AIKATAULU Neuvottelut aloitetaan pian. LUKU II - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI VI - MAKSUAIKOJEN LYHENTÄMINEN 1. TAVOITE Tavoitteena ovat toimenpiteet, joilla lyhennetään maksuaikoja sen varmistamiseksi, että komissio suorittaa erääntyneet maksut ajallaan ja hyvän toimintatavan mukaisesti ja että jo viivästyneet maksut hoidetaan tehokkaasti. 2. UUDET TOIMET Toimi 7: Varainhoitojärjestelmään tehtäviksi ehdotetut suuret muutokset yksinkertaistaisivat menettelyjä huomattavasti ja lyhentäisivät maksuaikoja. Jo toteutetut toimet on kuvattu tämän toimintasuunnitelman V luvussa. On arvioitu, että ennakkohyväksynnästä luopuminen johtaa merkittäviin ajansäästöihin. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Katso luku V. 4. AIKATAULU Katso luku V. III LUKU - ENSISIJAISTEN TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN, VOIMAVAROJEN JAKAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ VII - TOIMINTOJOHTAMINEN (ABM) 1. Tavoite Toimintojohtaminen on kattava käsite komission omaksumille uusille menetelmille toimien ohjelmoinnissa, budjetoinnissa, johtamisessa ja raportoinnissa. Toimintojohtaminen kattaa painopisteiden määrittelyn ja voimavarojen jakamisen koko komission tasolla sekä johtamiskäytännön yleiset periaatteet osastojen tasolla. Tulevaisuudessa suunnittelu ja ohjelmointi on nähtävä organisoinnin voimavaroina niiden toimien toteuttamiseksi, jotka vastaavat selkeästi määriteltyjä poliittisia tavoitteita ja painopisteitä. Toimintojohtamisella (ABM), joka perustuu tulosjohtamisen käsitteelle, pyritään tarkemmin sanoen (1) nivellyttämään strateginen suunnittelu toimien operatiiviseen ohjelmointiin ja niiden toteuttamisen seurantaan ja arviointiin, (2) edistämään kustannustietoisuutta yhtenäisellä päätöksenteolla painopisteiden, tavoitteiden, toimintojen, henkilö- ja hallintoresurssien sekä rahoituksen osalta ja (3) kehittämään suoritusjohtamista korostamalla tuloksia panoksen valvonnan sijasta. Toimintojohtaminen, joka perustuu politiikkoihin, on yhdennetty strateginen suunnittelu- ja ohjelmointikehys, joka käsittää viisi osatekijää: strateginen suunnittelu ja budjetointi, operatiivinen ohjelmointi ja johtaminen, seuranta ja raportointi, arviointi, sisäinen tarkastus. a) Strateginen suunnittelu ja budjetointi Strategisen suunnittelu toteutetaan on viisivuotisena ohjelmana "Komission ensisijaiset tavoitteet" (tarkistetaan vuosittain) sekä vuosistrategiana (APS), joka käsittää politiikkojen tavoitteet, kullekin politiikalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi määritellyt strategiset toimet ja vastaavat henkilöstön, hallinnon ja rahoituksen voimavarat, jotka on jaettu toimintoperusteisessa talousarviomenettelyssä (ABB). Politiikkojen painopisteet ja talousarvion suuntaviivat antavat perustan alustavan talousarvioesityksen (ATE) valmistelulle ja henkilöresurssien jakamista koskevalle komission päätöksenteolle. b) Operatiivinen ohjelmointi ja johtaminen Vuosistrategian perusteella pääosastot toteuttavat politiikkojen erityistavoitteita (toiminta-ajatukset) ja operatiivisiin toimia (vuotuiset työohjelmat) ja kohdentavat henkilöstön, rahoituksen sekä hallinnon voimavaroja näihin toimiin. Komission työohjelma kattaa ne keskeiset operatiiviset päätökset, jotka kollegion on tehtävä vuosistrategian toimeenpanemiseksi. Operatiivisten toimien ohjelmoinnin on perustuttava tehokkuuden, suorituskyvyn ja taloudellisuuden periaatteille. Ohjelmointiin sisältyy odotettujen tulosten arviointi, selkeät tavoitteet, johtamismenettely, edistymisen mittarit, henkilöstön, hallinnon ja rahoituksen voimavarojen jakaminen, varainhoitoa koskevat säännöt ja entistä ankarammat määräykset seurannasta sekä ennakko- ja jälkiarvioinnista. c) Seuranta ja raportointi Kukin pääosasto laatii seurantajärjestelyt, joilla taataan tiedon, tulosten ja resurssien käytön säännöllinen seuraaminen. Tämän tiedon perusteella voidaan ohjata kaikkia toimeenpanon aikana tarvittavia korjaavia toimia ja ohjelmoinnin tarkennuksia, ja se on asianmukaisen arvioinnin edellytys. Tieto kootaan vuotuiseen toimintakertomukseen, jonka kukin pääosasto laatii palautteeksi strategisen suunnittelun ja operatiivisen ohjelmoinnin prosesseja varten tulevien vuosien strategista suunnittelua ja ohjelmointia varten. Tietotekninen väline (ks. toimi 3 jäljempänä) on käytännöllisen keino seurantatiedon varastointiin ja käsittelyyn sekä vuosikertomusten laatimiseen. Kukin pääosasto kehittää omat yksityiskohtaiset seuranta- ja raportointikäytäntönsä yhteisten suuntaviivojen perusteella, joissa määritellään vuosikertomusten vähintään vaadittu sisältö. d) Arviointi Politiikkojen ja ohjelmien/hankkeiden ennakko- ja jälkiarvioinnin on oltava systemaattista operatiivisissa pääosastoissa ja annettava tehokkuutta ja lisäarvoa henkilöstön, hallinnon ja rahoituksen voimavarojen käyttöön. Pääosastojen on osoitettava, miten arvioinnin tuloksia käytetään niiden laatimissa ehdotuksissa. Pääosastojen on järjestettävä arviointi suhteessa strategisen suunnittelun ja operatiivisen ohjelmoinnin tarpeiden mukaisesti, ja käytettävä tuloksia säännöllisesti seuraavissa ohjelmointijaksoissa. Arvioinnista vastaavat yksiköt tarvitsevat lisää henkilöstö- ja budjettivoimavaroja sekä asianmukaista pätevyyttä. Päävastuu arvioinnista on säilytettävä pääosastoissa, mutta monialaiset yksiköt voivat myös laatia strategisesti merkitseviä arviointeja. Tämän kaltaiset aloitteet sisällytetään komission arviointiohjelmaan. e) Sisäinen tarkastus Uusi sisäisen tarkastuksen osasto voi myös osallistua toimintojohtamisen vahvistamisen ja asianmukaisen soveltamisen edistämiseen itsenäisillä arvioillaan komission yksikköjen johtamisjärjestelmistä. Tässä roolissaan se voi esim. raportoida sisäisen tarkastuksen ohjausryhmälle toimintojohtamiskäytäntöjen kehittymisestä ja vuosikertomuksissa olevan tiedon laadusta. 2. Viimeaikaiset toimet Syyskuusta 1999 alkaen komissio on tehnyt merkittäviä päätöksiä strategisen suunnittelu ja yhteensovittamisen kehittämiseksi ja yksiköiden rakenteen sopeuttamiseksi uusiin tarpeisiin. Näihin päätöksiin sisältyy: - viisivuotiskauden yleisten poliittisten painopisteiden määrittely - vuotuinen suuntaa antava keskustelu komissiossa politiikkojen painopisteistä ja tavoitteista - voimavarojen jakaminen sovittujen painopisteiden ja tavoitteiden mukaisesti sekä organisaation vaatimusten tarkan, avoimen ja objektiivisen tarkastelun perusteella - toimintoperusteisen talousarvion (ABB) asteittainen käyttöönotto mukaan lukien toimenpiteet, joilla varmistetaan seuraavaa: - budjetoinnin ja varainhoidon on oltava yhtenäistä komission painopisteisiin ja tavoitteisiin läheisesti sidottujen toimien perusteella - näitä päätöksiä tehtäessä on oltava käytettävissä luotettavista seuranta-, arviointi- ja tarkastusjärjestelmistä saatava tieto. - yhtenäisen voimavarojen hallintajärjestelmän (Integrated Resource Management System, IRMS) kaltaisen välineen testaus ja käyttöönotto koko komissiossa vuoteen 2003 mennessä. SEM 2000-aloitteen yhteydessä hyväksytyt yleiset arviointiperiaatteet kaipaavat vahvistamista ja tarkentamista soveltuakseen täysin yhteen toimintojohtamisen kanssa. 3. Uudet toimet Toimi 8 Uusi strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros (SPP) (ks. kaavio 1 ja siihen liittyvä teksti keskusteluasiakirjan sivulla 6) Toimi 9 Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaavan elimen perustaminen Toiminnan strateginen suunnittelu ja ohjelmointi on välttämätöntä, jotta painopisteitä, politiikkojen tavoitteita, toimia ja voimavarojen jakamista koskevat päätökset voidaan tehdä yhdennetysti ja korostaa tavoite- ja tulosjohtamista. Tämä edellyttää uuden keskuselimen luomista. Uuden elimen tarkoitus on valmistella huolellisesti keskustelu kustakin vuosistrategiasta, varmistaa jatkuva seuranta ja edistää suoritusjohtamista. Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaava elin (SPP) perustetaan pääsihteeristöön. Sen tehtävä on kaksijakoinen: a) Kollegion avustaminen ensisijaisia tavoitteita ja voimavarojen jakamista koskevien päätösten valmistelussa seuraavasti: - Vuotuisen kiertokirjeen laatiminen politiikoista puheenjohtajan aloitteesta ja komission käymän keskustelun jälkeen, komission vuosistrategian (APS) ja komission työohjelman valmistelu läheisessä yhteistyössä budjettipääosaston ja muiden pääosastojen kanssa. Strateginen suunnittelu- ja ohjelmointielin laatii yhteenvedon saatavissa olevasta tiedosta mukaan lukien ennakko- ja jälkiarviot politiikoista ja vaikutuksista henkilöstön käytössä ja talousarviossa. Lisäksi kyseinen elin edistää yhtenäistä keskustelua toimielinten välillä politiikoista ja niiden vaikutuksista talousarvioon. Tämä tapahtuu sellaisessa muodossa, että samalla voidaan avustaa kollegiota politiikkojen painopisteiden asettamisessa ja siihen liittyvässä voimavarojen kohdentamisessa. Alustavan talousarvioesityksen valmistelu ja varsinainen määrärahojen jakaminen jätetään kuitenkin budjettipääosaston tehtäväksi. - Työohjelman toteuttamiseksi tehtävien operatiivisten ehdotusten johdonmukaisuuden arviointi. - Komission avustaminen johdonmukaisen arviointiohjelman laatimisessa komissiota varten ottaen asianmukaisesti huomioon strategisen suunnittelun painopisteet ja aikataulu. - Hallintorakenteiden tarkoituksenmukaisuuden ja henkilövoimavarojen riittävyyden seuranta. b) Suoritusjohtamisen edistäminen varmistamalla yhteensovitettujen normien soveltaminen ja parhaan käytännön levittäminen suunnittelu- ja ohjelmointimenettelyä noudattaen, tietojärjestelmien yhdentäminen (ks. toimi 4), muiden yksikköjen ja hallintorakenteiden suorittamien ennakko- ja jälkiarviointien tulosten kokoaminen. Pääsihteeristö, TFAR ja budjettipääosasto määrittelevät yhdessä strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimen sisäisen rakenteen ja takaavat, että tämä elin perustetaan heinäkuuhun 2000 mennessä, ja että sille annetaan edellä mainittujen tehtävien toteuttamiseen riittävät voimavarat henkilöstön, hallinnon ja määrärahojen osalta. Samalla määritellään tehtävien jako strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimen, budjettipääosaston ja sisäisen tarkastuksen välillä normien asettamisessa ja toimintojohtamisen eri näkökulmia koskevien neuvojen antamisessa, etenkin seurannan, raportoinnin ja arvioinnin osalta. Toimi 10 Toimintoperusteisen tietotekniikkavälineen kehittäminen toimintojohtamisen tueksi Toimintojohtamisen menestyksekäs käyttöönotto riippuu ratkaisevalla tavalla soveliaan tietotekniikkavälineen kehittämisestä johtamistiedon varastointiin ja käsittelyyn strategisella ja operatiivisella tasolla. Prototyyppiä on kehitetty nimellä Integrated Resource Management System, (IRMS, yhdennetty voimavarojen hallintajärjestelmä) Tätä välineestä on nyt tehtävä tiedonkulun perusta toimintojohtamiselle. Pyritään varmistamaan, että IRMS:n kehittämiseen sisällytetään talousarvion, varainkäytön ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. Järjestelmässä on myös otettava huomioon uudistuksessa ennakoitujen uusien hallinnollisten kokonaisuuksien tarpeet (Strateginen suunnittelu- ja ohjelmointielin, sisäinen tarkastus, keskusrahoitusyksikkö). Se on voitava joustavasti sopeuttaa perusvaatimuksiin kaikkialla komissiossa, jotta vältytään irrallaan olevien järjestelmien lisääntymiseltä. Toimintoperusteisen talousarvion menettelytapa sisällytetään tähän hallintajärjestelmään. Toimintoperusteisen johtamisen työryhmä ja hallinnonuudistusta käsittelevä työryhmä (TFAR) panevat yhdessä alulle tämän tehtävän, kunnes strateginen suunnittelu- ja ohjelmointielin perustetaan. Toimi 11 Toimintojohtamisen käytännön levittäminen ja 'työssä oppimisen' periaate Toimintojohtamisen käyttöön ottamisella ei niinkään pyritä luomaan suunnitteluvälinettä, vaan saamaan aikaan perinpohjainen hallintokulttuurin muutos johtamistavoissa, vahva ja kestävä sitoutuminen ylimmällä tasolla, jatkuva työssä oppimisen prosessi, ja luomaan käyttäjille todellinen omistussuhde. Toimintojohtamisen toteuttaminen on sidoksissa seuraavassa tehokkaampia työmenetelmiä käsittelevässä jaksossa ehdotettuihin toimiin. Siksi on välttämätöntä: - laatia tietoisuutta edistävä koulutusohjelma toimintojohtamisesta - toteuttaa pilottiharjoituksia useissa pääosastoissa (yhdessä IRMS-välineen käyttöönoton kanssa). Kunnes strateginen suunnittelu- ja ohjelmointielin perustetaan, toimintojohtamisen työryhmä valvoo tätä toimea. Toimintojohtamisen (ja IRMS:n) edistäminen muodostuu keskeiseksi tavoitteeksi ja vastuuksi strategiselle suunnittelu- ja ohjelmointielimelle ja vastaaville ohjelmointiyksiköille pääosastoissa. Toimi 12 Arviointijärjestelmän tehostaminen Edellä 1 kohdassa esitetyn lähestymisen perusteella komissio päättää miten sen käytettävissä olevia arvioinnin välineitä ja rakenteita voidaan vahvistaa. 4. Vastuuyksiköt Toimi 8: Toimintojohtamisen (ABM) työryhmä, pääsihteeristö, talousarvion pääosasto, hallinnonuudistusta käsittelevä työryhmä (TFAR) Toimi 9: Toimintojohtamisen työryhmä, pääsihteeristö, talousarvion pääosasto hallinnonuudistusta käsittelevä työryhmä (TFAR) Toimi 10: Toimintojohtamisen työryhmä, sisämarkkinoiden pääosasto Toimi 11: Toimintojohtamisen työryhmä, tietotekniikan linja, pääsihteeristö Toimi 12: Talousarvion pääosasto, pääsihteeristö, toimintojohtamisen työryhmä 5. Aikataulu Toimi 8: Lokakuu 2000 - operatiivisten yksikköjen suuntaviivojen hyväksyminen Joulukuu 2000 - ensimmäinen kiertokirje strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista. Tammikuu 2001 - ensimmäinen pääosastojen vuotuinen toimintakertomus Toimi 9: Maaliskuu 2000 - komission päätös strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimen organisaatiorakenteen ja voimavarojen määrittelystä Heinäkuu 2000 - komission päätös strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimen perustamisesta Toimi 10: Helmikuu-syyskuu 2000 - IRMS-välineen kehittäminen toimintojohtamisen vaatimusten mukaisesti Toimi 11: Huhtikuu 2000 - Toimintojohtamisen koulutusohjelman määrittely ja alullepano sekä pilottitoimet. Toimi 12: Toukokuu 2000 - Komission päätös arviointijärjestelmän vahvistamisesta. III LUKU - ENSISIJAISTEN TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN, VOIMAVAROJEN KOHDENTAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ viii - SISÄISTEN JA ULKOISTEN VOIMAVAROJEN TEHOKKAAMPI KÄYTTÖ 1. TAVOITE Komission yksiköillä on useita erilaisia tehtäviä. Komission alkuperäisenä tehtävänä oli toimia organisaationa, joka käynnisti ja helpotti toimenpiteitä Euroopan integraation edistämiseksi. Pääpaino oli sääntelytoimilla. Ajan kuluessa komission on pitänyt keskittyä yhä enemmän kolmanteen velvollisuuteen: merkittävien talousarvioiden ja toimintaohjelmien hallinnointiin. On selvää, että komissio on tulevaisuudessakin mukana kaikissa kolmessa toiminnassa, mutta niiden kunkin suhteellinen painotus on ratkaisevan tärkeää, kun määritellään voimavarojen tarpeita, organisaatiorakenteita ja hallintovaatimuksia. Ydintehtäviä [1] ovat ne tehtävät, joita komissio hoitaa EY:n perustamissopimuksessa määrätyn asemansa ja valtuuksiensa perusteella. Ydintehtävillä on siis keskeinen merkitys komission toiminnassa. Niihin kuuluu poliittisesti herkkiä toimia kuten kriisinhallinta, tehtävät, joissa komissiolla on harkintavaltaa, kuten uusien lakiehdotusten tekeminen, sekä tehtävät, joissa komissiolla on viranomaisen asema, kuten kilpailusääntöjen soveltaminen. Ydintoimiin kuuluu sen vuoksi aloitteenteko-oikeus, täytäntöönpano- ja toteuttamistoimia, lainsäädännöllisiä toimia, joihin kuuluu yhteisön säännöstön soveltaminen, sekä edustus ja neuvottelut. Nämä ovat tehtäviä, joita komissio toteuttaa unionin tavoitteiden mukaisesti. Tehtävät voivat myös muuttua unionin muuttuessa. [1] Toimet vahvistetaan komission strategisten tavoitteiden tutkimuksen perusteella. Tavoitteet perustuvat poliittisiin päätöksiin: perustamisasiakirjat, neuvosto/parlamentti, komissaari, pääjohtaja; (toimia voidaan poistaa ainoastaan saman tason poliittisella päätöksellä). Tehtävä liittyy mihin tahansa työhön, joka on tehtävä jonkin toiminnan osana. Huomispäivän komissio -asiakirjaan (DECODE) sisältyi hallinto, koordinaatio, politiikkojen kehittäminen ja metodologia, edustus ja neuvottelut, suhteet muihin toimielimiin, lainsäädännön laatiminen ja valvonta, tapausten käsittely, ohjelmien ja hankkeiden hallinto ja toteuttaminen, rahoitus- ja budjettihallinto, tilastot ja taloudelliset analyysit, paikalla tehtävät tarkastukset, arviointi, tietotekniikka, tiedottaminen ja viestintä, henkilöstöhallinto, hallinnollinen ja logistinen tuki, kielipalvelutehtävät. Ks. DECODE. Yleistavoitteena voidaan todeta, että: - Komission olisi keskityttävä aloitteenteko-oikeuden käyttämiseen yhä tiiviimmän unionin luomiseksi Euroopan kansojen välillä, erityisesti noudattaen yhteisiä politiikkoja, varmistaen, että yhteisön säännöstöä sovelletaan asianmukaisesti ja toteuttaen tarvittavia toimia. Toimiin kuuluu myös valtuutetun lainsäätäjän, kilpailuviranomaisen ja yhteisön kansainvälisen neuvottelijan asema. - Budjettimenoja edellyttävien politiikkojen toimeenpanossa, erityisesti yhteisön ohjelmien ja toimien toteuttamisessa, on valittava sen välillä, toteutetaanko toimet komission sisällä, ulkopuolella vai molempien näiden yhdistelmänä. Valintaperusteen pääperiaatteena olisi oltava kustannus-tehokkuus ja tilintekovelvollisuus, erityisesti sellaisten käsitteiden kuten poliittinen näkyvyys ja kertynyt tieto huomioon ottaminen; näiden käsitteiden merkitys voi vaihdella huomattavasti eri tehtävissä. Uudistusprosessin ytimenä oleva ensisijaisten tavoitteiden merkityksen korostaminen voi auttaa selkiyttämään komission ydintoimia. Se luo myös laajemman taustan, jossa voidaan käsitellä kysymystä siitä, miksi ja miten pitkälle komissio voi ja aikoo ulkoistaa tietyt toimet. Komission olisi kieltäydyttävä ottamasta tehdäkseen muita kuin ydintoimia, joista se ei katso selviävänsä hyväksyttävissä olevalla riskimarginaalilla, riippumatta siitä, hoidetaanko tehtävä komission sisällä vai sen ulkopuolella. Kuten toisaalla Valkoisessa kirjassa todetaan, ydintoimien toteuttaminen kuuluu komission yksiköille. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Opas teknisen avun toimistoille - heinäkuu 1999 Komission päätös ulkoistamista koskevan politiikan yleisperiaatteista - joulukuu 1999. 3. UUDET TOIMET Toimi 13: Ehdotettujen puitesääntöjen julkaiseminen Tiedonannossa esitetään ehdotetut puitesäännöt, ulkoistettavissa olevien toimien kartoitus, uusien järjestelyiden testaamista vuoteen 2001 mennessä koskeva aikatauluehdotus ja henkilöstöresursseja koskeva ensimmäinen arvio. Tiedonannossa tarkastellaan eri ulkoistamistoimista tähän mennessä saatuja kokemuksia. Siinä otetaan muun muassa huomioon henkilöstön ja hallinnon pääosaston pääjohtajan toimesta aloitettu tutkimus pääosaston tulevasta asemasta. Tutkimukseen sisältyy arvio siitä, mitä tehtäviä pääosasto voisi ulkoistaa. Ulkoistamiseen liittyvää kysymystä tilintekovelvollisuudesta (kenelle, kenen toimesta ja miksi) on myös käsiteltävä. Kehittäessään ulkoistamispolitiikkaansa komissio käyttää hajauttamisen ja ulkoistamisen sekä niiden toimien, joita ei voida ulkoistaa, tärkeimpiä muotoja koskevaa alustavaa ryhmittelyä. Hajauttamisen ja ulkoistamisen välillä voidaan tehdä seuraavanlainen alustava jako: Hajauttaminen voidaan määritellä tehtävien siirtämiseksi julkisen sektorin yksiköille, jotka voivat kuulua joko yhteisön hallintorakenteisiin (mukaan lukien esim. olemassa olevat virastot, Euroopan parlamentin ja riippumattomien asiantuntijoiden komitean ehdottamat uudet täytäntöönpanoelimet) tai kansallisille tai ylikansallisille julkisen sektorin yksiköille, jotka toimivat tiettyjen yhteisön politiikkojen toimeenpanon välittäjinä. Näille yksiköille voidaan siirtää paljon enemmän toimintoja tai tehtäviä kuin yksityisen sektorin yksiköille. Ulkoistaminen määriteltäisiin tehtävien siirtämiseksi yksityisen sektorin yksiköille, minkä ominaispiirteenä olisi toiminnan perustuminen sopimukseen. Tämä koskisi ensisijaisesti muita kuin ydintehtäviä (esim. vartiointipalveluja). Komission kehittämään ulkoistamispolitiikkaan kuuluvat sekä hajauttaminen että ulkoistaminen. Ulkosuhteiden pääosastolle työskentelevä työryhmä tutkii myös ulkopuolisten voimavarojen käyttöä ulkosuhteisiin liittyvien avustusohjelmien hallinnossa ja toimeenpanossa. Julkisen sektorin toimiin kuuluu niin ydintoimia kuin muitakin toimia. Harkintavallan käyttö (miten sitä käytetään ja käytetäänkö sitä) erottaa julkisen sektorin toimet muusta toiminnasta. Muut kuin ydintehtäviin kuuluvat julkisen sektorin toimet ovat niitä, joita ei välttämättä tarvitse tehdä EU:n tasolla, mutta jos ne tehdään yhteisössä, ne on tehtävä komissiossa. Se, miten komissio näitä toimia toteuttaa, ei sulje pois sitä, etteikö toimia voitaisi teettää myös ulkopuolella, mutta edellytyksenä on se, että tietty valvontataso säilyy komissiolla. Vaihtoehtona tiettyjen muiden kuin ydintehtävien ulkoistamiselle voi olla esimerkiksi se, että tehtävät hoidetaan komission sisällä ulkopuolelta palkattujen työntekijöiden toimesta. Ulkoistaminen ryhmitellään kolmeen osaan: - Muut kuin ydintoimet, jotka voidaan toteuttaa joustavammin ja tehokkaammin, tietyssä määrin itsenäisesti ja erillään varsinaisista komission yksiköistä. Näihin toimiin kuuluvat usein politiikkojen toimeenpanoon liittyvät tekniset toimet, joita hoitavat yhteisön virastot, kuten Euroopan lääkearviointivirasto. Niin perinteisten virastojen (esim. tulevaisuudessa perustettava elintarvikevirasto) kuin uusien täytäntöönpanoelinten tapauksessakin on mahdollista, että niille siirretään muitakin tehtäviä kuin pelkästään teknisiä toimia. - Muut kuin ydintoimet tai -tehtävät, jotka voidaan keskittää välittäjinä toimiviin muihin kuin yhteisön julkisiin virastoihin. Näillä aloilla toteutetaan selkeästi määriteltyjä tavoitteita kumppanuusperiaatteen mukaisesti joko kansallisten tai kansainvälisten julkisten elinten kanssa. Tätä tapahtuu jo esim. rakennerahastoissa ja joissakin sisäistä politiikkaa ja ulkopuolella suuntautuvaa tukea koskevissa ohjelmissa. - Muut kuin ydintoimet sekä mahdollisesti ydintoimiin liittyvät erityistehtävät, jotka voidaan teettää kokonaan tai osittain ulkopuolisilla sopimuspuolilla. Nämä tehtävät ovat usein selvästi määriteltävissä olevia tukitehtäviä, joiden odotettavissa olevat tulokset ovat helposti mitattavissa. Tähän ryhmään kuuluvat sellaista erityisasiantuntemusta edellyttävät tehtävät, jota ei ole helposti saatavilla komissiossa (esim. arviointeja varten) sekä tehtävät, jotka voidaan tehokkaasti ulkoistaa, kuten vartiointipalvelut. Toiminnan ulkoistamisen olisi perustuttava ensisijaisesti siihen, että siten saadaan tehokkaammin ja toimivammin kulloinkin tarvittavia palveluita tai tavaroita. Muita tätä koskevia näkökohtia ovat lainsäädäntö- ja budjettivallan käyttäjän asettamien sääntöjen noudattaminen, tarve säilyttää tietty määrä erityisosaamista talon sisällä, sen varmistaminen, että toimien tai tehtävien siirtäminen ei vähennä komission toimintavapautta sekä sen varmistaminen, että tarvittaessa perusperiaatteet, kuten puolueettomuus ja suhteellisuus otetaan asianmukaisesti huomioon. Kaikissa ulkoistamisvaihtoehtojen kustannus-tehokkuuslaskelmissa on luonnollisesti otettava huomioon komissiolle teknisestä valmistelusta, tukitoimista ja valvonnasta aiheutuvat vaihtoehtoiskustannukset ja välilliset voimavarakustannukset. Ulkoistettuja toimia toteuttaville elimille olisi oltava olemassa selkeät raportointiohjeet. Ulkoistamispolitiikan yleisperiaatteita koskevan komission päätöksen mukaisesti ulkoistamista käsittelevä suunnittelu- ja koordinointiryhmä työskentelee edelleen kehittääkseen ulkoistamisen luokittelua ja erityisesti tutkiakseen edellä mainitun uudentyyppisen täytäntöönpanoelimen perustamiseen liittyviä käytännön ja oikeudellisia järjestelyjä. 4. VASTUUYKSIKÖT Ulkoistamista käsittelevä suunnittelu- ja koordinointiryhmä, mukaan lukien asiaan liittyvät monialaiset yksiköt (erityisesti budjettipääosasto, henkilöstön ja hallinnon pääosasto ja varainhoidon valvonnan pääosasto) sekä operationaaliset yksiköt, joilla on kokemusta ulkoistamisesta. Tämän ryhmän toiminta sovitetaan yhteen henkilöstöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmän kanssa mikäli viimeksi mainittu ryhmä käsittelee kysymystä siitä, minkälaisia töitä muu kuin vakinainen henkilöstö voi tehdä (ks. IV luvun 3 jakso). 5. AIKATAULU Huhtikuu 2000: puitesääntöjen, eri ulkoistamisvälineiden rakenteen ja valtuuksien määrittely, mukaan lukien mahdollisuus perustaa komission tai yhteisön elinten uusi ryhmä yhteisön ohjelmien ja toimien täytäntöönpanemiseksi. Syyskuu 2000: Komissio hyväksyy tiedonannon. III LUKU - ENSISIJAISTEN TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN, VOIMAVAROJEN KOHDENTAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ IX - SISÄISEN HALLINNON HAJAUTTAMINEN 1. TAVOITE Hallinnon hajauttamisperiaatteen edut niin rahallisina säästöinä kuin yksiköiden vastuun kasvamisena ovat kiistattomia. Erityisesti tukiyksiköiden olisi oltava eri yksiköiden yhteisiä ainoastaan silloin kun niiden tuoma lisäarvo on osoitettavissa. Hallintotason toimien hajauttamisen olisi perustuttava kuitenkin soveltuvaan kustannus-hyötyanalyysiin. Hajauttamisen vaikutuksia ja tehokkuutta on arvioitava vielä lisää. Tällä alueella eteneminen on harkittava ja suunniteltava huolellisesti ja sitä on valvottava tarkasti. Jo olemassa olevia tilanteita on tarkasteltava uudelleen niiden kustannusten ja hyötyjen analysoinnin perusteella. Ensisijaisesti olisi harkittava seuraavia aloja, jotta voidaan määritellä niiden soveltuvuus lisähajauttamiseen: - henkilöstöhallinto - tieto- ja viestintätekniikka ja logistinen tuki - rahoitus- ja budjettihallinto. 2. UUDET TOIMET Toimi 14: Hajauttamisen lisääminen Edellä mainituilla aloilla olisi arvioitava viipymättä se, mitkä monialaisten pääosastojen palveluista olisi toteutettava eri yksiköiden yhteisinä palveluina. Analyysin olisi perustuttava puolueettomaan kustannus-hyötyarvioon. Jos tehtävä on hajautettava, komissiolle aiheutuvien kustannusten ja odotettavissa olevien etujen (mukaan lukien yksiköiden kasvanut vastuu) olisi oltava selvillä. Monialaisten yksiköiden asema olisi selkiytettävä. Hajauttamisessa monialaisten yksiköiden olisi yleensä oltava edelleen vastuussa käsikirjojen, ohjeiden, tukipalveluiden ja järjestelyiden jne. laatimisesta ja kehittämisestä. Jos suosituksena on yhteisen rakenteen säilyttäminen, on tärkeää määrittää ne voimavarat, joita tarvitaan asianmukaisesti toimivan yksikön ylläpitämiseen. 3. VASTUUYKSIKÖT Toimi 14: Hallinnon tarkastus / sisäisestä tarkastuksesta vastaava elin johtaa arvion tekemistä. Henkilöstön ja hallinnon pääosasto johtaa täytäntöönpanoa henkilöstöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmän avustamana. 4. AIKATAULU Toimi 14: Lokakuu 2000: arviointi on käytettävissä Helmikuu 2001: päätökset hajauttamisen lisäämisestä III LUKU - ENSISIJAISTEN TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN, VOIMAVAROJEN KOHDENTAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ X - HALLINTORAKENTEET 1. TAVOITE Yksiköiden organisaatiokaaviot ovat aiemmin olleet epäyhdenmukaisia, koska voimassa olevia yleisperiaatteita ei ole täsmennetty. Tämän epäyhdenmukaisuuden näkyviä merkkejä olivat neuvonantajien määrän perusteeton kasvu ilman selkeästi määriteltyjä tehtäviä sekä samanlaisia tehtäviä, kuten henkilöstöhallintoa tai varainhoidon valvontaa, hoitavien yksiköiden puuttuminen isommista yksiköistä. On ryhdyttävä toimiin yhdenmukaisten organisaatiokaavioiden varmistamiseksi ja kunkin virkamiehen tehtävien täsmentämiseksi. 2. UUDET TOIMET Toimi 15: Selkeät periaatteet organisaatiokaavioiden laadintaan Uudet periaatteet antavat yleisiä neuvoja organisaatiokaavioiden suunnitteluun. Ohjeisiin sisällytetään lisäksi erityissääntöjä niille kunkin yksikön toimille, joiden on oltava yhdenmukaisia tietyistä toiminnallisista syistä tai joille on luotava yksiköiden välisiä verkostoja. Toimi 16: Selkeät tehtävät kullekin virkamiehelle Kullekin virkamiehelle olisi oltava olemassa toimenkuvaus. Yksittäisille työntekijöille annettavien tehtävien olisi liityttävä selkeästi sen yksikön ja organisaation vastuualueisiin, jossa henkilö työskentelee. Neuvonantajat, joilla ei ole selkeästi määriteltyjä tehtäviä, on jo poistettu organisaatiokaavioista silloin, kun uusi komissio astui virkaan. Nyt näiden neuvonantajien on löydettävä uudet toimet neuvonantajina, joilla on selkeä tehtävä, tai hallintotehtävissä. Neuvonantajat, joille ei löydy selkeää tehtävää, on sijoitettava yksiköihin selkeitä menettelyitä noudattaen. Toimi 17: Yksiköiden organisaatiojärjestelyiden tarkastus Kaikkia organisaatiojärjestelyjä, mukaan lukien organisaatiokaavioissa annettujen rakenteiden toimeenpano ja tehtävien jako yksittäisille työntekijöille, koskevat äskettäin perustetun sisäisestä tarkastuksesta vastaavan elimen hallinnolliset tarkastukset. 3. VASTUUYKSIKÖT Toimet 15 ja 16: Henkilöstön ja hallinnon pääosasto pääsihteeristön avustamana Toimi 17: Sisäisestä tarkastuksesta vastaava elin 4. AIKATAULU Toimi 15: Toukokuu 2000 Toimi 16: Heinäkuu 2000 Toimi 17: Toukokuu 2000 IV Luku- HenkilöRESurssit XI - JOHTAMISTAIDOT 1. TAVOITE Komission johtamiskulttuuria on kritisoitu riippumattomien asiantuntijoiden komitean raporteissa ja myös Williamsonin raportissa. Painopisteeksi on asetettu tilintekovelvollisuutta korostavan kulttuurin parantaminen pikaisesti ja sen edistäminen erityisesti johdon tasolla. Tämä edellyttää eri tasoilla toteutettavia toimia, joita ovat pätevyyden ja vastuualueiden selkeä määrittely; avoimet ja luotettavat valintamenettelyt, joiden avulla varmistetaan tasokkaiden henkilöiden nimittäminen virkoihin siten, että heidän taitonsa vastaavat työtehtävien vaatimuksia; jatkuva työsuoritusten arviointi johdon kaikilla tasoilla ja järjestelmälliset koulutusohjelmat johtotehtävissä jo toimiville ja mahdollisille johtajille. Yleisenä tavoitteena pitäisi olla johtamistaitoja ja tilintekovelvollisuutta korostavan kulttuurin eikä pelkän hallinnointikulttuurin luominen. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Toimi 18: Ylimmän tason johtajien valintamenettelyn parantaminen Komissio on jo alkanut panna johtamistaidoille enemmän painoa (kyseisessä tehtävässä tarvittavien tietojen ja taitojen ohella) valinta- ja nimitysmenettelyissään. Komission 18. syyskuuta tekemässä päätöksessä luotiin selkeät menettelyt ja perusteet, joita on määrä noudattaa nimityksissä A1-palkkaluokan (pääjohtajat) ja A2-palkkaluokan (johtajat) virkoihin. Näissä menettelyissä ja perusteissa määritellään neuvoa-antavan nimityskomitean asema entistä selkeämmin sekä annetaan selvät ja avoimet arviontiperusteet korkean tason nimityksiä ja alustavan valinnan läpäisseiden hakijoiden laaja-alaisia haastatteluja varten. Lisäksi neuvoa-antava nimityskomitea tulee käyttämään ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka tuntevat kyseiseen tehtävään liittyvän alan tai joilla on asiantuntemusta palvelukseen ottamisessa. Komissio vahvisti 8. joulukuuta tekemässään päätöksessä pääperiaatteet, joita sovelletaan ansioperusteisissa A1- ja A2-palkkaluokan virkanimityksissä. Pääperiaatteissa esitetään menettelyt, joiden mukaisesti tasavertaiset mahdollisuudet ja tasapainoinen maantieteellinen jakauma otetaan huomioon. 3. UUDET TOIMET Toimi 19: Ylimmän tason johtajien valintamenettelyn lisäparannukset Komissio on edellä mainituissa kahdessa päätöksessä sitoutunut toteuttamaan lisätoimia johtajien valinnan parantamiseksi. Näillä toimilla on erityisesti tarkoitus tehostaa ja lisätä valintamenettelyn ammattimaisuutta ja luoda komissioon ympäristö, joka edistää naisten palvelukseen ottoa, ylentämistä ja urakehitystä. Tällaisia toimia ovat seuraavat: a) annetaan ehdotuksia, joiden ansiosta kaikilla komission henkilöstöön kuuluvilla on mahdollisuus sovittaa yhteen työ- ja perhe-elämä b) annetaan ehdotuksia, joiden mukaan valintamenettelyt hoidetaan entistä ammattimaisemmin c) arvioidaan ansioperusteisia nimityksiä koskevien uusien sääntöjen soveltamista ja annetaan tässä yhteydessä ehdotuksia yksikönpäälliköiden valintamenettelyistä. Toimi 20: Johtamistaitojen jatkuva arviointi Edellä mainittujen päätösten jatkotoimina komission on tarkoitus ottaa käyttöön A1- ja A2-virkamiehiä koskeva henkilökohtaisten työsuoritusten arviointi. Lisäksi A1-virkamiesten johtamistaitoja arvioidaan tulosten perusteella heidän vastuullaan olevien yksiköiden työsuoritusten rutiiniarvioinnin yhteydessä. A2-virkamiesten arvioinnin suorittavat heidän esimiehinään toimivat pääjohtajat. Liikkuvuutta koskevia sääntöjä, jotka otettiin käyttöön A1-virkamiesten osalta, aletaan soveltaa A2-virkamiehiin. Sääntöjen mukaan kyseisiä virkamiehiä siirretään muihin tehtäviin säännöllisin määräajoin. Komissiossa otetaan käyttöön kaikkiin ylimmän ja keskijohdon nimityksiin sovellettava koeaika. Lisäksi otetaan käyttöön kaikkia johtotehtäviä koskeva nimitysten peruuttamisen periaate. Sen mukaan johtaja, joka ei täytä komission vaatimuksia, siirretään pois johtotehtävistä. Nimitysten peruuttamista koskevat päätökset tekee kyseisen henkilön esimiehenä toimiva pääjohtaja neuvoa-antavaa nimityskomiteaa kuultuaan. Toimi 21: Johtamiskoulutus Komissiossa otetaan käyttöön järjestelmällinen koulutusohjelma, joka koskee kaikkia johtajia yksikönpäälliköstä ylöspäin, ja tyydyttävä osallistuminen valmistelevaan johtamiskurssiin tulee pakolliseksi uusille yksikönpäälliköille. Valmistelevaa johtamiskoulutusta voivat saada mahdolliset johtotason virkamiehet A6-palkkaluokasta lähtien. Erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että kaikilla A5-palkkaluokkaan ylenevillä naisilla on mahdollisuus osallistua valmistelevaan johtamiskoulutukseen. Tällaiset toimet on jo käynnistetty. Olisi harkittava erityisten koulutusmahdollisuuksien järjestämistä ylimmän johdon ammatillisen pätevyyden kehittämistä varten. Pääsy tällaiseen koulutukseen pitäisi myöntää parhaimmille ja lupaavimmille keskijohdon virkamiehille 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimet 18-21: Henkilöstön ja hallinnon pääosasto tukenaan henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 5. AIKATAULU Toimi 18: toteutettu Toimi 19: heinäkuu 2000: strategia, joka antaa henkilöstöön kuuluville mahdollisuuden sovittaa yhteen työ- ja perhe-elämä (osa sosiaalipolitiikkaa koskevaa tiedonantoa) lokakuu 2000: ehdotukset neuvoa-antavan nimityskomitean toiminnan tehostamisesta vuoden 2002 puoliväli: arvioidaan A1- ja A2-virkamiesten ansioperusteisia nimityksiä koskevien uusien sääntöjen soveltamista Toimi 20: lokakuu 2000: luonnos johtamistaitoja koskevaksi komission päätökseksi lokakuu 2000: otetaan käyttöön A1- ja A2-virkamiesten henkilökohtaisten työsuoritusten arviointi huhtikuu 2001: johtamistaitoja koskeva komission päätös Toimi 21: heinäkuu 2000: ylimmän johdon koulutusmahdollisuuksien kehittämisen tulokset. IV luku- Henkilöresurssit XII - PALVELUKSEENOTTOPOLITIIKKA 1. TAVOITTEET Nykyisten palvelukseenotto- ja valintamenetelmien ansiosta komissio on voinut ottaa palvelukseensa erittäin päteviä henkilöitä. Menettelyjen on kuitenkin osoitettu olevan kalliita, tehottomia, vanhentuneita ja perusteellisen muutoksen tarpeessa. Komission palvelukseenottopolitiikan tulisi perustua seuraaviin neljään päätavoitteeseen: - Henkilöstötarve määritellään täsmällisesti niin lähitulevaisuutta varten kuin pidemmälläkin aikavälillä. - Sovitaan pätevyysprofiilit tehtävänkuvauksien perusteella. - Määritellään toimivat ja kustannustehokkaat valintamenettelyt ja toteutetaan ne käytännössä. - Säilytetään valintamenettelyjen kokonaishallinta komissiolla. Päätökset valintamenettelyjen organisoinnista ja erityisesti tehtävien hajauttamisesta tulee tehdä edellä kuvattujen tavoitteiden perusteella niin, että päämääränä on toiminnan tehostuminen ja vastineen saaminen rahalle. 2. UUDET TOIMET Toimi 22: Komission tarpeet täyttävä palvelukseenotto Toimivan palvelukseenottojärjestelmän avaintekijä on nykyisten ja tulevien henkilöstötarpeiden (jotka perustuvat komission poliittisten prioriteettien parempaan etukäteissuunnitteluun) täsmällinen määrittely. Henkilöstöstä ja hallinnosta vastaavan pääosaston on määriteltävä komission henkilöstötarve ja erityisesti vaadittavat tehtäväprofiilit poliittisten prioriteettien perusteella yhdessä muiden pääosastojen kanssa. Tehtäväprofiilit perustuvat tehtävänkuvauksiin, joissa työtehtävän vaatimukset ilmaistaan selkeinä määritelminä niistä kyvyistä ja taidoista, joita työtehtävän suorittaminen tehokkaasti edellyttää. Valintamenettelyt järjestetään määriteltyjen tarpeiden ja tarvittavien tehtäväprofiilien perusteella. Tulevaisuudessa palvelukseenottomenettelyt kohdistetaan hakijoihin, jotka todennäköisesti vastaavat vaadittavaa tehtäväprofiilia. On kehitettävä uusia valintamenettelyjä, joiden avulla varmistetaan, että palvelukseen otetaan vaatimuksia parhaiten vastaavat hakijat. Toimi 23: Valintamenettelyjen tehostaminen ja kustannustehokkuuden parantaminen Nykyiset valintamenettelyt ovat kömpelöitä, kalliita ja hitaita. Tulevaisuudessa kaikkien henkilöiden palvelukseenoton on perustuttava tehtävänkuvauksiin ja pätevyysprofiileihin. Nykyisin käytettäviä kokeita on muutettava ulkopuolisten asiantuntijoiden avulla valintaprosessin kaikissa vaiheissa niin, että niiden avulla varmistetaan hakijan arviointi laadittujen pätevyysprofiilien perusteella. Lisäksi on pohdittava uuden palvelukseenottopolitiikan toteuttamisessa käytettäviä menettelyjä. On selvää, että valittavien menettelyjen on oltava kustannustehokkaita ja niistä on voitava tehdä tiliä. Perimmäinen vastuu henkilöstön palvelukseen ottamisesta täytyy edelleen olla komissiolla. Olisi harkittava nykyisten kirjallisen ja suullisten kokeiden yhdistämistä yhdeksi ainoaksi arviointimenettelyksi. Palvelukseen ottamisessa esivalintavaihe on kaikkein kallein ja järjestelyjen kannalta hankalin, koska siihen osallistuu tuhansia hakijoita, joten tämän vaiheen järjestämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Parhaimmalta ratkaisulta vaikuttaa monivalintakokeiden käyttäminen, koska ne voidaan hoitaa tietotekniikkaa apuna käyttäen. Kuten edellä on todettu, on olennaista, että valintamenettelyjen kokonaishallinta pysyy komissiolla. Seuraavia vaihtoehtoja olisi pohdittava: nykyisten menettelyjen parantaminen, sopimukset ulkopuolisten toimeksisaajien kanssa, tehtävien luovuttaminen jäsenvaltioissa toimiville kumppaneille tai niiden teettäminen jollakin asiaan erikoistuneella toimistolla. Toimi 24: Tasapainoinen maantieteellinen jakauma Henkilöstösäännöissä vaaditaan, että palvelukseen ottaminen tapahtuu yhteisön jäsenvaltioiden kansalaisten joukosta maantieteellisesti mahdollisimman laajalta alueelta, mikä luonnollisesti vaikuttaa palvelukseenottopolitiikkaan. Tässä yhteydessä on harkittava useita vaihtoehtoja: parannetaan nykyistä menettelyä, järjestetään palvelukseenotto kaikkiin palkkaluokkiin kielittäin tai määritellään kutakin kansallisuutta edustavien hakijoiden tavoitelukumäärä, joka saa jatkaa esivalintakokeesta palvelukseenottomenettelyn seuraaviin vaiheisiin. On tehtävä selväksi, että viimeksi mainittu vaihtoehto ei missään nimessä merkitse sitä, että yhteisön toimielinten palvelukseen otetaan henkilöstöä kansallisuuden perusteella. Toimi 25: Valintalautakunnan työn tehostaminen Tulevaisuudessa kilpailuja käsittelevät ammattimaiset valintalautakunnat, joiden ydin koostuu ulkopuolisista asiantuntijoista ja joissa toimii lisäksi yksinomaan tähän tehtävään määräajaksi siirrettyjä virkamiehiä. Toimi 26: Avoimet ja nopeat palvelukseenottomenettelyt Tulevaisuudessa kaikki tiedot palvelukseenottomenettelyistä ja järjestettävistä kilpailuista julkaistaan Internetissä. Erityisesti pitäisi olla mahdollista hakea avoinna olevia paikkoja Internetin välityksellä niin, että täydelliset hakuasiakirjat toimitettaisiin myöhemmin sopivassa vaiheessa. Kunkin kilpailun läpäisseiden hakijoiden lukumäärä tulee olemaan asianmukaisessa suhteessa avoinna olevien paikkojen määrään, ja hyväksyttyjen hakijoiden palvelukseen otto tulee tapahtumaan lyhyehkön ajan kuluessa (1-2 vuotta). Palvelukseenottomenettelyjä nopeutetaan mahdollisimman paljon, ja avoinna olevat paikat täytetään entistä nopeammin. Palvelukseenottopolitiikan ja valintamenettelyjen muutos edellyttää komission päätöstä ja voi myös merkitä muutoksia henkilöstösääntöihin (erityisesti liitteeseen III). 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon pääosasto tukenaan henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimet 22-26: lokakuu 2000: luonnos komission palvelukseenottopolitiikkaa koskevaksi päätökseksi, mukaan luettuina ehdotukset mahdollisista henkilöstösääntöjen muutoksista huhtikuu 2001: komission päätös heinäkuu 2001: uuden politiikan täytäntöönpano (jos henkilöstösääntöihin ei tarvitse tehdä muutoksia) huhtikuu 2001: ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuuleminen, komissio antaa toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle ehdotuksen mahdollisista henkilöstösääntöjen muutoksista joulukuu 2001: komissio antaa neuvostolle ehdotuksen mahdollisista henkilöstösääntöjen muutoksista. lUKU IV - HENKILÖRESURSSIT XIII - URAKEHITYS 1. TAVOITE Nykyinen ero ura-alueiden A, LA, B, C ja D sekä vastaavien palkkaluokkien välillä perustuu pääasiassa akateemisten tutkintojen tasoon ja ennen komission palvelukseen tulemista hankitun ammattikokemuksen pituuteen. Komissiossa ei palkita riittävästi ansioista, erityisesti määriteltäessä etenemistä urajärjestelmässä. Lisäksi monet henkilöstön jäsenistä turhautuvat, kun eteneminen pidemmälle pysähtyy, usein uran keskivaiheilla. Nykyisen urajärjestelmän uudistaminen on siten tarpeen. Nykyiset menettelyt uusien henkilöstön jäsenten palkkaluokkaan sijoittamisessa ovat monimutkaiset ja hitaat, eikä niissä oteta huomioon erilaisia tapoja, joilla ammattikokemus ja -taidot on hankittu. Palkkaluokkaan sijoittamista käsittelevän komitean on tutkittava jokaista henkilöä koskevat tiedot, mutta sitä sitovat erittäin byrokraattiset luokitteluperusteet. Menettelyjä on siten yksinkertaistettava ja nopeutettava. Nykyistä politiikkaa noudattamalla yksittäiset työntekijät eivät ole voineet kehittää uraansa, eikä komissio ole voinut parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää henkilöstöään pitkällä aikavälillä. Uraneuvontaa ei juuri anneta, ja yritykset uudistaa henkilöstön arviointijärjestelmää eivät ole juuri onnistuneet. Nykyinen koeaika ei riitä sen toteamiseksi, sopiiko uusi työntekijä tehtäväänsä. Epätyydyttävän työsuorituksen käsittelemiseksi ei ole olemassa varhaista varoitusjärjestelmää eikä erityisiä menettelyjä. Tämän vuoksi on tarpeen kehittää uusi henkilöstöpolitiikka, jonka tavoitteena on hyödyntää henkilöstöä parhaalla mahdollisella tavalla ja edistää työtyytyväisyyttä tarjoamalla kunnollinen urakehitys. Tähän kuuluu liikkuvuus, uraneuvonta ja ansioperusteinen ylennysjärjestelmä, johon liittyy oikeudenmukaiset ja tarkoituksenmukaiset arviointimenettelyt. Lisäksi tuleva unionin laajentuminen luo henkilöstöpolitiikalle suuren haasteen. On tärkeää, että uusien jäsenvaltioiden virkamiehet integroidaan henkilöstöön aiheuttamatta kielteisiä vaikutuksia nykyisen henkilöstön urakehitykseen. Komission on mietittävä sopivia keinoja, joihin kuuluu mm. eläkkeelle siirtämisen varhaistaminen. 2. UUDET TOIMET Toimi 27: Lineaarisen urajärjestelmän luominen Uusi järjestelmä tulee olemaan lineaarinen, ts. siinä ei ole ura-alueita. Virkamiehet otettaisiin palvelukseen eri tasoille vaadittavien pätevyyksien perusteella, jota tarvittaessa tukevat tutkinnot ja ammattikokemus. Jos tarkasti määriteltyyn määräaikaiseen tehtävään liittyy erityisiä vastuita, henkilön katsotaan ansaitsevan määräaikaisesti korkeamman palkkaluokan palkan. Tulevaisuudessa virkaikä tunnustetaan palkkaluokan sisällä tapahtuvalla etenemisellä. Kussakin palkkaluokassa palkkatasojen määrä on kuitenkin rajoitettu samoin kuin tilanteet, joissa jonkin palkkaluokan ylimmällä asteella voidaan maksaa korkeampaa palkkaa kuin seuraavan palkkaluokan perustasolla. Järjestelmän on tarjottava hyvät uramahdollisuudet virkamiehille, jotka eivät kuulu johtoon, mutta jonka tiedot ja taidot ovat komissiolle arvokkaita. Uudet virkamiehet otetaan palvelukseen uuden järjestelmän mukaisesti. Vanhan järjestelmän mukaisesti palvelukseen otetut sijoitetaan palkkaluokkiin uuden järjestelmän mukaisesti, jolloin taataan, että palkka ei laske. Uusi urajärjestelmä edellyttää henkilöstösääntöjen muuttamista. Ennen kuin niin tapahtuu, tullaan tekemään ehdotuksia sisäisten kilpailujen parantamiseksi, jotta pääsy korkeammalle ura-alueelle helpottuisi. Toimi 28: Nykyisten luokittelumenettelyjen yksinkertaistaminen Tulevaisuudessa hallinto ottaa virkamiehiä palkkaluokkiin sijoittaessaan yhdenmukaisesti ja avoimesti huomioon vaadittavan ammatillisen tutkinnon tai korkeakoulututkinnon jälkeen hankitun työtehtäviin liittyvän ammattikokemuksen. Se vaikuttaa palkkaluokkaan sijoittamismenettelyyn. Hallinto konsultoi luokittelukomiteaa vain epäselvissä tapauksissa ja silloin, kun uusi virkamies hakee muutosta hallinnon päätökseen. Nykyisten menettelyjen muuttamiseksi tarvitaan komission päätös. On selvää, että on harkittava, miten käsitellään kysymystä uusien ja nykyisten virkamiesten tasavertaisesta kohtelusta. Toimi 29: Uraneuvonnan tarjoaminen On perustettava yhteinen, nykyiseen järjestelmään perustuva elin uraneuvonnan antamiseksi yksittäisille työntekijöille koko työuran aikana. Yhteinen elin toimisi mallina ja neuvoisi kaikkiin yksiköihin perustettavia hajautettuja neuvontapisteitä. Perustetaan henkilöstötietokanta (SYSPER), johon tallennetaan tietoja henkilöistä ja heidän taidoistaan. Tämä tietokanta tulee olemaan hyödyllinen väline uraneuvontaan ja urakehitykseen. Toimi 30: Liikkuvuuden kannustaminen Liikkuvuus lisää virkamiehen kokemusta, laajentaa taitoja ja tietoja ja valmistaa vaativampiin tehtäviin. Olisi kuitenkin epäviisasta asettaa yleissitovia liikkuvuussääntöjä muuhun kuin ulkomaanedustuksen toimialaan. Sen sijaan aiotaan aloittaa useita toimia nykyisen kulttuurin muuttamiseksi, koska siinä ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota sellaisten taitojen hankkimiseen, joita tarvitaan uusiin tehtäviin mukautumiseen. Yksiköitä kannustetaan organisoimaan liikkuvuutta järjestelmällisesti. Yhteinen uraneuvontaelin laatii liikkuvuudelle selkeät ja avoimet yleisperiaatteet. Liikkuvuuden seurannasta vastaisivat henkilöstöyksiköt. Erityiskoulutusta tarjotaan tarvittaessa, kun työpaikkaa aiotaan vaihtaa. Liikkuvuutta olisi pidettävä myönteisenä henkilöstöarvioinnin, nimitysten ja ylentämismenettelyn yhteydessä. Toimi 31: Uuden vuosittain tehtävän arvioinnin käyttöönotto Laajoihin keskusteluihin ja nykyaikaisten menetelmien käyttöön - kuten kaksisuuntainen palautteen antaminen - perustuva vuosiarviointijärjestelmä otetaan käyttöön. Järjestelmällä on kaksi tarkoitusta: - Ensinnäkin henkilöstölle annetaan suoritetusta työstä puolueeton kuvaus ja palaute, ja henkilöstöä kannustetaan parantamaan suoritustaan siten, että kunkin henkilön suorituksen laatua arvioidaan yksityiskohtaisesti ja verrataan hänen tehtävänkuvaukseensa ja tavoitteisiin. Arviointiraporttien olisi oltava ennen kaikkea konkreettisiin seikkoihin perustuvia, ja niissä kuvailtaisiin hyvin yksityiskohtaisesti, mitä virkamiehet ovat tehneet ja mitä tuloksia he ovat saaneet aikaan. Järjestelmässä olisi myös keskusteltava urakehitykseen liittyvistä asioista kuten koulutuksesta ja liikkuvuudesta. - Toiseksi pyritään siihen, että hallinto voisi arvioida oikeudenmukaisesti sekä aiemman suorituksen että tapauksen mukaan arvioitavan henkilön mahdollisuudet ottaa muita ja/tai tärkeämpiä vastuita. Ylennykset perustuisivat ansioihin, ja arviointiin pitäisi siksi kuulua arvosanan (tai arvosanojen) antaminen. Ansio on suhteellinen käsite, ja tämä antaisi johdolle perusteen arvioida ylennettäväksi ehdotettuja henkilöitä vertaamalla heitä samassa asemassa oleviin työntekijöihin. Siksi arvosanojen arvon laskeminen estetään siten, että kullekin pääosastolle tai vastaavalle yksikölle annettaisiin arvosanakiintiö tai kiinteä "annos" arvosanoja. Liikkuvuus katsottaisiin ansioksi urakehityksessä. Johdon arviointijärjestelmään pitäisi kuulua myös alaisten arvio esimiehistään. Niille, jotka arvioivat johtoa, taattaisiin täysi oikeusturva. A1 - ja A2 -virkamiehille kehitetään erityinen arviointijärjestelmä. Uuden järjestelmän käyttöönottoon vaaditaan komission päätös. Henkilöstösääntöjen muuttamista siten, että pääjohtajatason virkamiehiä voidaan vertailla keskenään sen sijaan, että arviointi tapahtuisi koko komission tasolla, on tarkasteltava erikseen. Toimi 32: Ansioperusteinen ylennysmenettely Ylennys on palkkio aiemmasta suorituksesta, mutta sen on myös tapauksen mukaan heijastettava näyttöä henkilön kyvystä toimia korkeammalla vastuutasolla. Nykyistä ylennysjärjestelmää voidaan parantaa merkittävästi ilman, että henkilöstösääntöä tarvitsee muuttaa. Ensinnäkin säännöt ja menettelyt tehdään entistä avoimemmiksi EuropaPlus-palvelimelle sijoitettavan selvän ja helppokäyttöisen käsikirjan avulla ja siten, että julkaistaan kaikki ylennysmenettelyä koskevat tiedot (erityisesti ylennyskelpoisten luettelo ja kullekin pääosastolle mahdollisten ylennysten määrä). Toiseksi järjestelmää yksinkertaistetaan ottamalla käyttöön yksi ainoa järjestelmä kaikille ura-alueille ja eri budjeteille (ts. tutkimushenkilöstö tulee kuulumaan samaan järjestelmään). Kolmanneksi ylennykset liitetään kiinteämmin suoritusten arviointiin. Lisäksi yksittäisiä yksiköitä kannustetaan ottamaan enemmän vastuuta ylennysehdotuksistaan siten, että ne rajoittaisivat suosituksensa mahdolliseksi ilmoitettuun ylennysten lukumäärään ja hyväksyisivät sen, että henkilöt, jotka eivät saa ylennystä yhdellä kierroksella, eivät ole mukana automaattisesti seuraavalla kierroksella. Siten jokainen saa oikeudenmukaisemmat mahdollisuudet, myös toiseen yksikköön siirtyneet. Tämä edistää myös liikkuvuutta. Vertailevan arviointijärjestelmän käyttöönotto pääosastotasolla edellyttää kuitenkin asiaa koskevaa muutosta henkilöstösääntöjen ylennyssäännöksissä. Toimi 33: Ennalta ehkäisevät toimenpiteet ja menettelyt epätyydyttävän työsuorituksen ja epäpätevyyden käsittelemiseksi Epätyydyttävän suorituksen ja ammatillisen epäpätevyyden ehkäisemiseksi ja käsittelemiseksi otetaan käyttöön seuraavat toimet: - Raportteihin (esim. koeaikaraportti, määräaikaraportti) perustuva varhainen varoitusjärjestelmä, joka käynnistää korjaavat menettelyt. Avoimilla keskusteluilla, virkamiehen henkilökohtaista potentiaalia analysoimalla, uudelleenkoulutuksella ja yrityksellä löytää sopiva työpaikka autetaan käsittelemään tapauksia, joissa todetaan epätyydyttäviä työsuorituksia ja ammatillista epäpätevyyttä. - Yksittäiset tapaukset, joissa todetaan epätyydyttäviä työsuorituksia ja ammatillista epäpätevyyttä, on määriteltävä selvästi, ja niiden käsittelemistä varten olisi otettava käyttöön selkeä menettely. Tämä edellyttää komission päätöstä, jossa mainittaisiin erityisesti johdon velvollisuus todeta epäpätevyys ja käsitellä tapausta oikeudenmukaisesti ja perusteellisesti. - Koeaikaa tullaan hyödyntämään paremmin, jotta voitaisiin tunnistaa henkilöt, jotka eivät todennäköisesti koskaan täytä asetettuja vaatimuksia. Koeajan pidentäminen vaikuttaa myös tähän suuntaan - Erityinen, kurinpitomenettelystä erillinen menettely, jossa käsitellään epätyydyttäviä työsuorituksia ja ammatillista epäpätevyyttä. Viimeiset kaksi toimenpidettä edellyttävät henkilöstösäännön muutosta. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon pääosasto, jota avustaa henkilöstöresurssien suunnittelu- ja koordinaatioryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 27: lokakuu 2000: komissio antaa tiedonannon uudesta urajärjestelmästä, jossa esitetään myös ehdotus henkilöstösäännön muuttamiseksi huhtikuu 2001: komissio antaa ammattiyhdistyksiä ja ammattialajärjestöjä kuultuaan ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle joulukuu 2001: komissio antaa neuvostolle ehdotuksen henkilöstösäännön muuttamiseksi Tavoitteena on, että uusi järjestelmä otettaisiin käyttöön vuonna 2002 (kun on kuultu henkilöstösääntökomiteaa, ehdotus on saatettu neuvoston käsittelyyn ja neuvosto on hyväksynyt sen). Toimi 28: toukokuu 2000: komission päätösluonnos syyskuu 2000: komission päätös Toimi 29+30 joulukuu 2000: perustetaan yhteinen uraneuvontaelin lokakuu 2001: perustetaan hajautettu uraneuvontajärjestelmä 2002: uusi versio SYSPERistä tulee saataville Toimi 31: lokakuu 2000: komission päätösluonnos huhtikuu 2001: komission päätös Tarkoitus on, että uusi järjestelmää tulisi sovellettavaksi vuoden 2002 kuluessa. Toimi 32: lokakuu 2000: komission päätösluonnos, mukaan lukien ehdotus henkilöstösäännön muuttamiseksi huhtikuu 2001: komission päätös huhtikuu 2001: komissio antaa ammattiyhdistyksiä ja ammattialajärjestöjä kuultuaan mahdolliset ehdotukset toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle joulukuu 2001: komissio toimittaa neuvoston käsiteltäväksi mahdolliset ehdotukset henkilöstösäännön muuttamiseksi Toimi 33: joulukuu 2000: varhaisvaroitusjärjestelmä otetaan käyttöön hallinnollisin toimenpitein syyskuu 2000: ammatillista epäpätevyyttä koskeva komission päätösluonnos, mukaan lukien ehdotukset henkilöstösääntöjen muuttamiseksi maaliskuu 2001: komission päätös ja henkilöstösääntöjen muutosehdotuksen toimittaminen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle (kun ammattiyhdistyksiä ja ammattialajärjestöjä on kuultu) joulukuu 2001: komissio toimittaa neuvoston käsiteltäväksi ehdotuksen henkilöstösäännön muuttamiseksi Täytäntöönpano on suunniteltu vuodeksi 2002 (kun neuvosto on hyväksynyt ehdotukset). LUKU IV - HENKILÖRESURSSIT XIV - KOULUTUS 1. TAVOITTEET Yleistavoite on tarjota oikeaa koulutusta oikeille ihmisille oikeaan aikaan kustannustehokkaalla tavalla. Tämä muodostaisi osan kokonaisstrategiaa, joka koskee henkilöresurssien optimoitua hallinnoimista ja kehittämistä komissiossa. Viime vuosina on edistytty merkittävästi tämän tavoitteen saavuttamisessa. Yksiköillä on nykyään omat budjetit, ja ne voivat laatia omat erityiset koulutusohjelmansa samalla kuin keskitetysti tarjotaan yleisempää koulutusta 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Toimi 34: Uusi johtamis- ja työhönperehdyttämiskoulutus Keskijohdolle ja ylimmälle johdolle tarjotaan vuonna 2000 uusia johtamiskoulutusohjelmia. Komissiolla on ensimmäistä kertaa kattava johtamiskoulutusohjelma. Vuonna 1999 otettiin lisäksi käyttöön uusi työhönperehdyttämisohjelma, jossa annetaan koulutusta siten, että se jakautuu koko koeajalle. Lisätoimet ovat kuitenkin tarpeen, jotta koulutukselle annettaisiin sellainen asema, mikä sillä pitää olla uudenaikaisessa urakehitysjärjestelmässä. 3. UuDET toimET Toimi 35: Koulutus on liitettävä muihin henkilöstöhallinnon osa-alueisiin Arviointikeskustelu on erittäin sopiva tilaisuus koulutustarpeiden arvioimiseksi. Kun nämä tarpeet täytetään, henkilöstöä voidaan valmistaa tuleviin tehtäviin, myös johtotason paikkoihin, ennen kuin he joutuvat niitä hoitamaan. Näistä syistä koulutus on erottamaton osa arviointia, uraneuvontaa ja urakehitystä, työtyytyväisyyden parantamista ja epäpätevyyden ehkäisemistä. Tietyissä virkamiehen uran vaiheissa tiettyjä toimia voidaan suositella, kun taas jotkut kurssit olisivat pakollisia. Pakollisesta, suositeltavasta ja vapaaehtoisesta koulutuksesta laaditaan tärkeysjärjestys. Komission koulutussuunnitelmien rahoittamiseksi tarvitaan huomattavat varat. Yksilöllisen koulutuksen järjestelmä tarkoittaa tulevaisuudessa sitä, että käytettävät määrärahat olisi vähintään kaksinkertaistettava. Toimi 36: Uusien virkamiesten koulutusohjelman luominen Keskitetysti hallinnoidun uusille virkamiehille tarkoitetun koulutusohjelman avulla komissio voi huolehtia siitä, että virkamiehille annetaan tarvittavia taitoja ja että voidaan kehittää yhteinen komission virkamieskunnan hallintokulttuuri. Koulutusohjelmaan kuuluu myös työskentely eri yksiköissä. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 34-36: Henkilöstön ja hallinnon pääosasto, jota tukee henkilöstöhallinnon suunnittelu- ja koordinaatioryhmä 5. AIKATAULU Toimi 34: toteutettu Toimi 35: 2001: osoitetaan huomattavasti suurempi budjetti 2001: parannuksista tiedotetaan uudistuksen edistymistä koskevassa kertomuksessa Toimi 36: lokakuu 2000: uusien virkamiesten koulutusohjelmaa koskeva komission päätösehdotus huhtikuu 2001: komission päätös heinäkuu 2001: ensimmäinen nuorille, vasta valmistuneille tarkoitettu koulutusohjelma aloitetaan. IV LUKU - HENKILÖresurssit XV - MUU KUIN VAKINAINEN HENKILÖSTÖ 1. TAVOITE Komissiossa on työskennellyt runsaasti sopimushenkilöstöä, jonka edustajat eivät kuulu vakinaiseen henkilöstöön. Tähän henkilöstöön kuuluu nykyisin henkilöstösääntöjen alaista henkilöstöä ja muuta kuin henkilöstösääntöjen alaista henkilöstöä (ulkopuolista henkilöstöä). Henkilöstösääntöjen alaiseen henkilöstöön kuuluu väliaikaisia, ylimääräisiä ja paikallisia toimihenkilöitä; ulkopuoliseen henkilöstöön kuuluu määräaikaista henkilöstöä, freelancereita (palvelujen tarjoajia), yksityisoikeuden alaan kuuluvien työsopimusten perusteella palkattua henkilöstöä ja kansallisia asiantuntijoita. Tällainen käytäntö on epäselvä ja tulee kalliiksi. Se ei myöskään takaa, että keskeisten tehtävien suorittajina ovat ne henkilöstön jäsenet, jotka täyttävät henkilöstösäännöissä vahvistetut korkeat vaatimukset. Tulevaisuuden kannalta on olennaisen tärkeää selventää ja yksinkertaistaa muuta kuin vakinaista henkilöstöä koskevat toimintasäännöt. Tällä varmistetaan ensinnäkin se, että komissio pystyy jatkossakin täyttämään keskeiset eurooppalaisen julkishallinnon tehtävät käyttämällä henkilöstöä, jota velvoittavat samat eettiset ja ammatilliset vaatimukset. Toiseksi selkeät säännöt antavat mahdollisuuden tarvittavaan joustavuuteen siten, että määrättyjä politiikkoja voidaan toteuttaa käytännössä muun kuin vakinaisen henkilöstön avulla. Ulkoistamispolitiikkaa voidaan toteuttaa ainoastaan tällaisten sääntöjen perusteella. Politiikkojen toteuttamisesta - erityisesti ohjelmien ja toimien johtamisesta - vastaava muu kuin vakinainen henkilöstö voidaan asettaa vastaamaan ulkoistettavasta toiminnasta. 2. UUDET TOIMET Toimi 37: Keskeisten tehtävien suorittamisesta vastaavien toimihenkilöiden vastuullisuuden varmistaminen Keskeisten tehtävien suorittajina olisi oltava ainoastaan komission suoraan palvelukseensa ottamia henkilöstön jäseniä, jotka täyttävät henkilöstösäännöissä vahvistetut korkeat vaatimukset. Näiden toimihenkilöiden on täytettävä samat eettiset ja ammatilliset vaatimukset kuin virkamiesten. Heidän työsuhteensa tai komennuksensa on oltava ajallisesti tarkoin rajattu, jotta voidaan varmistaa, että he ovat todella väliaikaisia. Väliaikaiset toimihenkilöt ja kansallisista hallintoelimistä komennuksella olevat asiantuntijat työskentelevät aina vakinaisten virkamiesten ohjauksessa, ja heidän olisi muodostettava vain pieni vähemmistö koko henkilöstöstä. Edellä tarkoitettu toimi edellyttää seuraavaa: a. Monivuotinen ohjelma (ylimääräistä ja määräaikaista henkilöstöä koskevien) määrärahojen muuntamisesta vakinaisiksi toimiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen. b. Monivuotinen ohjelma väliaikaisten toimien muuntamisesta vakinaisiksi toimiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen. c. Komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita koskevaan komission päätökseen tehtävä muutos asiantuntijoiden täysimääräisen vastuullisuuden varmistamiseksi. d. Komission päätös väliaikaisten toimihenkilöiden ottamisesta palvelukseen 2 artiklan b kohdan mukaisesti, valintamenettelystä ja väliaikaisten toimihenkilöiden enimmäismäärästä. e. Muun sopimushenkilöstön (esim. freelancereiden) irrottaminen vähitellen keskeisistä tehtävistä. Toimi 38: Muun kuin vakinaisen henkilöstön parempi hyödyntäminen muissa kuin keskeisissä tehtävissä On tarpeen laatia yksinkertaiset säännöt, joilla varmistetaan, että politiikkojen käytännön toteuttamisesta vastaavaa muuta kuin vakinaista henkilöstöä voidaan ottaa palvelukseen komission tarpeiden mukaan. Komission edustustoissa työskentelevien paikallisten toimihenkilöiden lisäksi muihin kuin keskeisiin tehtäviin olisi palkattava ainoastaan kahdenlaisia sopimushenkilöstöön kuuluvia työntekijöitä: ylimääräisiä toimihenkilöitä ja henkilöitä, joiden työsuhde perustuu komission ja erikoisalojen yritysten tekemiin alihankintasopimuksiin (jolloin muunlaisen henkilöstön tarve vähitellen poistuu). Sopimukset olisivat ajallisesti joustavia, mutta niiden olisi noudatettava sovittua enimmäispituutta. Toimi 39: Henkilöstösääntöjen muuttamistarpeen tarkastelu Ulkoistamispolitiikan toteuttamisen ja täytäntöönpanoelinten luomisen yhteydessä komissio tarkastelee, onko henkilöstösääntöjen muuttaminen tarpeen sopimushenkilöstön palvelukseen ottamiseksi tarvittavan joustavuuden aikaansaamiseksi. 3. VASTUUYKSIKKÖ/-YKSIKÖT Toimi 37 a, b: Budjetti-PO Toimi 37 c, d, e, 38, 39 Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 37 a, b: vuoden 2001 talousarvio: monivuotinen ohjelma määrärahojen ja väliaikaisten toimien muuntamiseksi vakinaisiksi toimiksi Toimi 37 c: lokakuu 2000: komissiossa työskenteleviä kansallisia viranomaisia koskeva komission päätösluonnos Huhtikuu 2001: komission päätöksen hyväksyminen Toimi 37 d: lokakuu 2000: väliaikaisia toimihenkilöitä koskeva komission päätösluonnos Huhtikuu 2001: komission päätöksen hyväksyminen Toimi 37 e: joulukuu 2002: muun sopimushenkilöstön irrottaminen vähitellen keskeisistä tehtävistä Toimi 38: lokakuu 2000: ulkopuolista henkilöstöä koskevien toimintasääntöjen luonnos huhtikuu 2001: toimintasääntöjen vahvistaminen Toimi 39: joulukuu 2000: henkilöstösääntöjen muuttamistarpeen tarkastelun päättäminen. IV luku - HenkilöRESURSSIT XVI - PAREMPI TYÖYMPÄRISTÖ 1. TAVOITE Paremman työympäristön luomisen tavoite on ensiarvoisen tärkeä työtyytyväisyyden lisäämiseksi ja henkilöstön hyödyntämiseksi parhaalla mahdollisella tavalla. Tähän tavoitteeseen liittyy monia näkökohtia ja toimia. Seuraavat ongelmat kaipaavat ratkaisua: jäykkä ja raskas hierarkkinen järjestelmä (käsitellään työtapojen yhteydessä), puutteellinen tuntemus kulttuurisen monimuotoisuuden vaikutuksista työtovereiden välisiin suhteisiin sekä vaikeudet työ- ja yksityiselämän yhteensovittamisessa. 2. UUDET TOIMET Toimi 40: Työolojen parantaminen Toteutetaan toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on helpottaa työntekijöiden integroitumista yksikköönsä ja parantaa monimuotoisuuden hallintaan liittyvää koulutusta sekä töiden ja työajan organisointia. Seuraavassa luetellaan erityisiä tavoitteita: - Otetaan käyttöön toimenpiteitä, joiden tavoitteena on saada henkilöstön ja hallinnon pääosaston tarjoamasta palvelusta asiakasystävällisempää. Pääjohtaja on jo käynnistänyt tämän aloitteen. - Kiinnitetään suurempaa huomiota monikulttuurisessa työympäristössä työskentelemistä käsittelevään perehdyttämiskoulutukseen. - Tarjotaan uusille virkamiehille tukihenkilöitä, jotka edustavat jotain toista kansallisuutta. - Otetaan käyttöön vanhempainloma, ja annetaan molemmille vanhemmille mahdollisuus yhden vuoden virkavapauteen lapsen syntymän jälkeen. Selvitetään vanhempainloman vaikutukset virkaikään, eläkkeeseen ja sosiaaliturvaan. Lisäksi tarkastellaan mahdollisuuksia saada korvausta kyseisen virkavapauden ajalta. - Tarjotaan yksiköille korvausta poissaoloista, jotka johtuvat äitiys- tai vanhempainlomista tai perhesyiden perusteella osa-aikaisesti työskentelystä ottamalla käyttöön mahdollisuus töiden jakamiseen ja perustamalla henkilöstötaulukkoon virkareservi ja/tai luomalla määrärahareservi ylimääräistä henkilöstöä varten. - Kannustetaan suurempaa joustavuutta ja tuottavuutta sekä työntekijöiden parempaa motivaatiota ja työtyytyväisyyttä vahvistamalla joustavia työjärjestelyjä koskevat suuntaviivat, jotka kattavat joustavan työajan, osa-aikatyöskentelyn ja etätyön. Toimi 41: Kohdennettu sosiaalipolitiikka Sosiaalipolitiikka pyritään saamaan kohdennetummaksi, jotta voitaisiin - antaa henkilöstölle mahdollisuus työ- ja yksityiselämän, erityisesti perhe-elämän, yhteensovittamiseen, - edistää yhtäläisiä mahdollisuuksia koko henkilöstössä, - helpottaa henkilöstön ammatillista integroitumista, - avustaa ja tukea erityisissä vaikeuksissa ja eläkkeellä olevia henkilöstön jäseniä, - tarjota henkilöstölle mahdollisuus sosiaaliseen kanssakäymiseen muiden kanssa, - rohkaista työntekijöiden fyysisen kunnon ylläpitämistä. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 40+41: Heinäkuu 2000: tiedonanto, joka sisältää yleisarvion työolojen, sosiaalipolitiikan ja yhtäläisten mahdollisuuksien alalla käynnissä olevista toimenpiteistä ja toimintasuunnitelman tulevia vuosia varten, mukaan lukien ehdotukset mahdollisista henkilöstösääntöihin tehtävistä muutoksista. Helmikuu 2001: henkilöstösääntöihin tehtävien mahdollisten muutosten esittäminen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle (ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuulemisen jälkeen). Joulukuu 2001: komissio toimittaa neuvostolle henkilöstösääntöjen muuttamista koskevan ehdotuksen. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XVII - YHTÄLÄISET MAHDOLLISUUDET 1. TAVOITE Komission henkilöresurssien hallinnan keskeisenä periaatteena on oltava kaikkien työntekijöiden yhtäläiset mahdollisuudet. Sen lisäksi, että komission on edistettävä naisten urakehitystä kaikilla ura-alueilla, sen on toteutettava erityistoimia, joiden tavoitteena on lisätä naisten nimittämistä korkeisiin virkoihin. 2. UUDET TOIMET Toimi 42: Yhtäläisten mahdollisuuksien edistäminen Yhtäläisten mahdollisuuksien edistämistä varten toteutetaan kaikki tarvittavat toimenpiteet, joiden tavoitteena on luoda sellainen työympäristö, joka kannustaa naisten palvelukseen ottamista, ylenemistä ja urakehitystä ja tarjoaa heille ja koko henkilöstölle mahdollisuuden työ- ja perhe-elämän helpompaan yhteensovittamiseen (joustavat työajat, etätyö, sosiaaliset perusrakenteet - päiväkodit jne.). Samalla kun on selvää, että vammaisten palvelukseen ottaminen ja urakehitys luo komissiolle eri syistä uusia haasteita, sen on ryhdyttävä toimiin saavuttaakseen parhaat mahdolliset menettelytavat EU:n julkishallinnossa. Äitiysloman nykyistä pituutta ja ehtoja on tarpeen parantaa. Komissio etsii keinoja estääkseen osastoja kärsimästä äitiyslomalla olevien tai perhesyistä osa-aikaisesti työskentelevien virkamiesten poissaolosta. Tällaisia keinoja voisivat olla töiden jakaminen, henkilöstöluetteloon perustettava virkareservi tai ylimääräisen henkilöstön palvelukseen ottamiseksi luotava määrärahareservi. Otetaan käyttöön oikeus vanhempainlomaan sekä molempien vanhempien oikeus jäädä lapsen syntymän jälkeen vuodeksi virkavapaalle. On tarpeen tarkastella toimenpiteitä, joilla varmistetaan virkaikää, eläkettä ja sosiaaliturvaa koskevien oikeuksien säilyminen äitiys- ja vanhempainloman aikana. Lisäksi on tarkasteltava kysymystä korvauksen maksamisesta vanhempainloman aikana. Komissio tekee kaikkensa poistaakseen rotuun, sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautuneisuuteen, vammaisuuteen tai uskontoon perustuvan kaikenlaisen syrjinnän. Se pitää erityisen kiireellisenä asiana "rekisteröidyn parisuhteen", mukaan lukien saman sukupuolen edustajien parisuhde, aseman selvittämistä. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 42: Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 42: Heinäkuu 2000: tiedonanto, joka sisältää yleisarvion yhtäläisten mahdollisuuksien, työolojen ja sosiaalipolitiikan alalla käynnissä olevista toimenpiteistä ja toimintasuunnitelman tulevia vuosia varten, mukaan lukien ehdotukset mahdollisista henkilöstösääntöihin tehtävistä muutoksista. Helmikuu 2001: henkilöstösääntöihin tehtävien mahdollisten muutosten esittäminen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle (ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuulemisen jälkeen). Joulukuu 2001: komissio toimittaa neuvostolle henkilöstösääntöjen muuttamista koskevan ehdotuksen. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XVIII - HENKILÖSTÖPOLITIIKAN AVOIMUUS 1. TAVOITE Nykyisten henkilöstösääntöjen ja niiden täytäntöönpanosääntöjen soveltaminen on monimutkaista, mistä syystä ne eivät ole avoimia. Tämä johtuu lähinnä siitä, että henkilöstösääntöihin on ajan mittaan tehty useita muutoksia ja niistä on laadittu monia toimielinten välisiä täytäntöönpanoa koskevia oikeudellisia asiakirjoja, komission päätöksiä ja hallintomenettelyjä, mutta täydellistä sääntökokoelmaa ei ole yleisesti saatavilla. Lisäksi jotkut voimassa olevista säännöistä ovat selvästi vanhentuneet, joten ne saavat aikaan hämmennystä ja niitä sovelletaan vaihtelevasti. Säädöksiä onkin yksinkertaistettava ja ne on konsolidoitava niiden avoimuuden lisäämiseksi. Tämän lisäksi on pyrittävä varmistamaan, että henkilöt, joihin sovelletaan jotakin hallinnollista päätöstä, ymmärtävät tarkoin, mihin kyseinen päätös perustuu. 2. UUDET TOIMET Toimi 43: Selkeiden sääntöjen selkeä soveltaminen Henkilöstösääntöjä, täytäntöönpanolainsäädäntöä ja tärkeimpiä hallinnollisia päätöksiä on tarpeen yksinkertaistaa. Monia parannuksia voidaan saada aikaan täytäntöönpanolainsäädäntöön ja hallintomenettelyihin tehtävillä muutoksilla. Erityisesti on tarpeen kumota vanhentuneet säännöt. Ennen kyseisen yksinkertaistuksen toteuttamista on pyrittävä kaikin keinoin siihen, että voimassa olevia sääntöjä sovelletaan mahdollisimman tehokkaasti, selkeästi ja johdonmukaisesti. Tämän lisäksi tarkastellaan mahdollisuutta ottaa käyttöön uudet henkilöstösäännöt kevyemmän puitesopimuksen muodossa, jonka perusteella kukin toimielin voisi antaa yksityiskohtaisempia sääntöjä. Tällainen päätös olisi tehtävä vain siinä tapauksessa, että mainitulla puitesopimuksella on todellista lisäarvoa. Muutokset eivät sinällään ole itseisarvo. Toimi 44: Avoimuuden lisääminen Suurempi avoimuus saavutetaan julkaisemalla henkilöstösääntöjen kodifioitu versio, tärkeät komission päätökset ja tärkeimmät hallinnolliset päätökset komission intranetissä. Näiden asiakirjojen säännöllinen päivittäminen on taattava. Henkilöstön ja hallinnon pääosasto toimittaa yksittäisille henkilöstön jäsenille osoitetut päätökset pääsääntöisesti kyseisen henkilön työkielellä. Komissio antaa tulevaisuudessa mahdollisuuksien mukaan kaikille hakijoille näiden pyynnöstä oikeuden tutustua asiakirjoihin, jotka koskevat hakijoiden osallistumista työhönottomenettelyihin. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 43: joulukuu 2000: komissio laatii tarvittaessa henkilöstösääntöjen muuttamista koskevan ehdotuksen ensimmäistä käsittelyä varten toukokuu 2001: ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuulemisen jälkeen komissio toimittaa ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle joulukuu 2001: ehdotus toimitetaan neuvostolle Tavoitteena on varmistaa, että uusista henkilöstösäännöistä päästään sopimukseen vuoteen 2002 mennessä (toimielinten yhteisen henkilöstösääntökomitean kuulemisen jälkeen ehdotus toimitetaan neuvoston hyväksyttäväksi). Toimi 44: heinäkuu 2000 IV LUKU - henkilöresurssit XIX - KURINPITOMENETTELY 1. TAVOITE Yleisön luottamuksen palauttaminen yhteisön toimielinten virkamiehiä kohtaan edellyttää, että minkäänlaisia petoksia ja rikkomuksia ei sallita. Tästä syystä tarvitaan virkamiesten oikeuksia ja velvollisuuksia koskevat selkeät säännöt ja ohjeet, asianmukaiset kannustimet sekä oikeudenmukainen ja tehokas kurinpitomenettely, mikäli henkilöstö ei täytä virkatoimiin liittyviä velvollisuuksiaan. Komission kurinpitomenettelyssä on tällä hetkellä useita merkittäviä puutteita, erityisesti pysyvän kurinpitolautakunnan puuttuminen. Menettelyt ovat lisäksi usein liian hitaita, eikä henkilöstöllä ole riittävästi tietoa velvollisuuksistaan ja niiden täyttämättä jättämisen mahdollisista seurauksista. 2. UUDET TOIMET Toimi 45: Kurinpitomenettelyn parantaminen Kurinpitotoimiin tarvitaan merkittäviä muutoksia, joihin pitäisi kuulua seuraavat: a. toimenpiteet, jotka eivät edellytä henkilöstösääntöjen muuttamista ja jotka ovat erityisesti ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä, kuten sisäiset säännöt menettelyn aloittamisesta, kurinpitolautakunnan pysyvän sihteeristön perustaminen, ohjeet rikkomuksen vakavuuteen suhteutetuista seuraamuksista ja säännökset, joiden perusteella OLAF voi antaa asiaa koskevien tutkimustensa tulokset kurinpitolautakunnalle. b. toimenpiteet, jotka edellyttävät henkilöstösääntöjen muuttamista ja jotka koskevat erityisesti toimivaltaa tutkimusten aloittamisessa, toimielinten yhteisen kurinpitolautakunnan perustamista, virkamiesten virasta pidättämisen edellytyksiä vakavissa tapauksissa kurinpitomenettelyn aikana, nimittävän viranomaisen edustajan osallistumista kurinpitolautakunnan työskentelyyn ja komission edustajan nimeämistä hallinnollisten asioiden saattamiseksi kurinpitolautakunnan käsiteltäväksi ja hallinnon edustamiseksi siellä. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 45: Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 45: Syyskuu 2000: kurinpitoa käsittelevä tiedonanto, joka sisältää ehdotuksia henkilöstösääntöjen muutoksista. Toimi 45 a: Syyskuu 2000: komission päätösluonnos kurinpitomenettelyn parannuksista. Maaliskuu 2001: komission päätöksen hyväksyminen. Toimi 45 b: Syyskuu 2000: henkilöstösääntöjen muutosehdotuksen ensimmäinen käsittely komissiossa. Maaliskuu 2001: henkilöstösääntöjen muutosehdotuksen esittäminen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuulemisen jälkeen. Joulukuu 2001: henkilöstösääntöjen muutosehdotuksen esittäminen neuvostolle. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XX - ILMIANTOJA KOSKEVAT SELKEÄT SÄÄNNÖT 1. TAVOITE Komissio antoi henkilöstölle 2. kesäkuuta 1999 tekemässään päätöksessä selvät ohjeet siitä, mitä kanavia on käytettävä väärinkäytöksistä ilmoitettaessa. Henkilöstöön kuuluvan on ilmoitettava yksikkönsä päällikölle tai pääjohtajalleen, komission pääsihteerille tai OLAFille sellaisista tietoonsa tulleista seikoista, jotka antavat aihetta olettaa petoksen tai lahjonnan taikka yhteisöjen etuja vahingoittavan muun laittoman toiminnan mahdollisuutta. Sama koskee tietoja sellaisista virkatoimiin liittyvien velvollisuuksien vakavista täyttämättä jättämisistä, jotka voivat johtaa kurinpitotoimiin tai rikossyytteisiin. Nämä velvollisuudet täyttävää henkilöä ei missään tapauksessa saa kohdella epäoikeudenmukaisesti tai syrjiä sen vuoksi, että hän on toimittanut tällaisia tietoja. Komission on varmistettava sellaiset menettelyt, jotka ovat ilmiantajien, heidän ilmiantamiensa henkilöiden ja kiinni jääneiden henkilöiden etujen mukaisia ja tasapuolisia. 2. UUDET TOIMET Toimi 46: Rikkomuksista ilmoittamista sekä rikkomuksista nykyisen menettelyn mukaisesti sisäisten kanavien kautta lähimmille esimiehille, komission pääsihteerille ja OLAFille ilmoittavien henkilöiden suojelemista koskevat oikeudet ja velvollisuudet on täsmennettävä. Toimi 47: Ulkopuolisten ilmoituskanavien määritteleminen sekä ilmiantajien ja epäiltyjen suojeleminen nykyisen menettelyn lisänä. Toimi 48: OLAFin perustamista koskevien oikeudellisten säännösten ja henkilöstösääntöjen muuttamistarpeen tarkastelu. Toimi 49: Yhteisen sovitteluelimen perustaminen nykyisen rakenteen pohjalta lisäavun ja yhteystahon tarjoamiseksi niissä tapauksissa, joihin ei liity petosepäilyjä tai yhteisön taloudellisten etujen suojaamista edellyttäviä toimia. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 46-48: Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 46-48: syyskuu 2000: tiedonanto ilmiantoja koskevista säännöistä, joihin sisältyy ehdotukset henkilöstösääntöihin tai OLAFin perustamista koskeviin oikeudellisiin säännöksiin mahdollisesti tarvittavista muutoksista Toimi 46: syyskuu 2000: luonnos komission päätökseksi rikkomuksista nykyisen menettelyn mukaisesti ilmoittavia toimihenkilöitä koskevista säännöistä maaliskuu 2001: komission päätöksen hyväksyminen Toimi 47: syyskuu 2000: luonnos ilmiantajia koskevasta toimielinten välisestä sopimuksesta maaliskuu 2001: ilmiantajia koskevan toimielinten välisen sopimuksen hyväksyminen Toimi 48: syyskuu 2000: tarvittaessa luonnos OLAFin perustamista koskevien oikeudellisten säännösten ja henkilöstösääntöjen muutoksista maaliskuu 2001: ehdotuksen esittäminen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle OLAFin perustamista koskevien oikeudellisten säännösten ja henkilöstösääntöjen muuttamisesta ammattiyhdistysten ja ammattialaliittojen kuulemisen jälkeen joulukuu 2001: ehdotuksen esittäminen neuvostolle OLAFin perustamista koskevien oikeudellisten säännösten ja henkilöstösääntöjen muuttamisesta Toimi 49: joulukuu 2000: yhteisen sovitteluelimen perustaminen nykyisen rakenteen pohjalta. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XXI - PALKAT JA ELÄKKEET 1. TAVOITE Tavoitteena on varmistaa, että yhteisön toimielinten virkamieskunta säilyy riippumattomana ja vakituisena ja että komissio työnantajana kykenee houkuttamaan ja säilyttämään pätevimpiä ja kyvykkäimpiä yksilöitä sen tärkeiden tehtävien hoitamiseksi jäsenvaltioiden ja muiden asianomaisten edellyttämällä tavalla. Erityisesti palkkatason on oltava sellainen, että kaikista jäsenvaltioista saadaan riittävästi kyvykästä henkilöstöä henkilöstösäännöissä edellytetyn mahdollisimman laajan maantieteellisen edustuksen varmistamiseksi. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi kohdataan suuria haasteita palkka- ja eläkejärjestelmiin: 2. UUDET TOIMET Toimi 50: Palkat Nykyisen palkkojen mukautusjärjestelmän, joka otettiin käyttöön vuonna 1991 ja joka sisältää mukautusmenetelmän ja tilapäisen maksun, soveltaminen päättyy 30. kesäkuuta 2001. Tästä syystä on aloitettava uuden menetelmän valmistelu. Uuden menetelmän on edelleen perustuttava siihen periaatteeseen, että palkkakehitys vastaa julkisen sektorin reaalipalkkojen kehitystä kaikissa jäsenvaltioissa ja ostovoima säilyy samalla tasolla eri asemapaikoissa. Näin vältetään vuosittaisiin neuvotteluihin liittyvät työmarkkinariidat. Parlamentille ja neuvostolle vuonna 1999 toimitettua palkkajärjestelmää koskevaa kertomusta ja ulkopuolisten konsulttien tehtävänä parhaillaan olevan vertailevan tutkimuksen pian saatavia tuloksia voitaneen käyttää objektiivisen keskustelun pohjana henkilöstösääntöjen mukaisten korvausten ja lisien tarkoituksesta. Toimi 51: Eläkkeet Henkilöstösäännöissä on oikeudellinen velvoite varmistaa eläkejärjestelmän vakuutusmatemaattinen tasapaino. Sekä eläkkeensaajien määrä että vastaavat talousarviomenot ovat selvästi kasvussa, eikä tähän ole ole välitöntä ratkaisua. Vakuutusmatemaattinen tasapaino voidaan henkilöstösääntöjen mukaisesti saavuttaa kahdella tavalla: joko henkilöstöltä ja jäsenvaltioilta kerättäviä maksuja mukauttamalla tai eläkeikää nostamalla. Vakuutusmatemaattisen tasapainon saavuttaminen ja säilyttäminen edellyttää todellista pitkän aikavälin politiikkaa, jossa eläkemaksu vahvistetaan vuosittain tietyn menettelyn ja kaavan mukaan mahdollisimman objektiivisin perustein. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon PO. 4. AIKATAULU Toimi 50-51 Näistä seikoista on tarpeen keskustella ammattiliittojen ja muiden toimielinten kanssa kesäkuussa 2000 julkaistavaksi suunnitellun tiedonannon perusteella. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XXII - UUDISTUKSEN VAIKUTUS HENKILÖRESURSSEIHIN 1. TAVOITE Uudistuksen yleistavoitteena on riippumattoman, pysyvän ja laadukkaan eurooppalaisen hallinnon säilyttäminen, jotta komissio voi hoitaa sille maailmanluokan organisaationa kuuluvat tehtävät. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi on toteutettava kattava henkilöstöpolitiikan uudistus palvelukseenotosta eläkkeelle siirtymiseen, jotta sekä henkilöstö voi hyödyntää mahdollisuutensa parhaalla mahdollisella tavalla että esimiehet hoitaa hallinnoinnin tehokkaasti kaikilla tasoilla. Jotta komissio toimisi tehokkaasti, on myös varmistettava, että henkilöstö ja komissiolle kuuluvat tehtävät vastaavat toisiaan. Uudistuksen myötä tehokkuuden olisi parannuttava ja sitä seuraava uudistuksen osingonjako helpottanee henkilöstöongelmia. Osingon saamiseksi on kuitenkin ensin tehtävä investointeja. Tämän lisäksi tuleva laajentuminen asettaa henkilöstöpolitiikalle suuren haasteen, sillä uusista jäsenvaltioista tulevat virkamiehet on liitettävä henkilöstöön siten, että se ei vaikuta kielteisesti nykyisen henkilöstön urakehitykseen. Komission on pohdittava tähän sopivia toimenpiteitä, muun muassa varhaiseläkettä. 2. UUDET TOIMET Toimi 52: Pohdinta uudistuksen vaikutuksista henkilöresursseihin On selvää, että jotkut uudistusehdotukset vaikuttavat henkilöresursseihin. Tällaisia ovat muun muassa seuraavat ehdotukset: - Koulutuksen kehittäminen nykyaikaisen henkilöstöpolitiikan keskeisenä osatekijänä. - Vastuullisuuden varmistaminen keskeisten tehtävien osalta edellyttää monivuotista ohjelmaa määrärahojen (ylimääräistä ja määräaikaista henkilöstöä varten) muuttamiseksi vakinaisiksi toimiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen ja väliaikaisten toimien muuttamiseksi vakinaisiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen. - Uusien virkamiesten ohjelman käyttöönotto. - Työolojen ja sosiaalipolitiikan nykyaikaistaminen ja parannetun yhtäläsiten mahdollisuuksien ohjelman soveltaminen. Toisaalta tehokkuus parantuu uudistuksen myötä. Näitä seikkoja tullaan käsittelemään tiedonannossa, joka sisältää ensimmäisen arvioinnin uudistuksen kokonaisvaikutuksista henkilöresursseihin. Toimi 53: Ehdotusten vaikutus henkilöresursseihin Komissio vahvistaa todennäköiset vaikutukset henkilöresursseihin laatiessaan uudistusehdotukset. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Budjetti-PO, jota avustaa henkilöstön ja hallinnon PO ja hallintouudistustyöryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 52 syyskuu 2000: komission tiedonanto uudistuksen vaikutuksia henkilöresursseihin koskevasta ensimmäisestä arvioinnista Toimi 53 Kaikkien uudistusehdotusten vaikutukset henkilöresursseihin vahvistetaan. V LUKU - SISÄINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA VARAINHOIDON VALVONTA XXIII - TULOJEN JA MENOJEN HYVÄKSYJIEN JA LINJAESIMIESTEN VASTUUN MÄÄRITTELY 1. TAVOITE Todellisen vastuuntunnon luomisen edellytyksiä ovat ennen kaikkea tehtävien selkeä määrittely, toiseksi sen varmistaminen, että jokainen tuntee ja ymmärtää tehtävänsä, ja kolmanneksi tasapuoliset ja luotettavat keinot, joilla sääntörikkomuksia käsitellään. Koska taloushallinto on vain yksi operatiivisen johtamisen osa, menojen ja tulojen hyväksymisvaltuuksien delegoinnin on oltava yhdenmukainen johtamisprosessin vastuuketjun kanssa, tavallisesta virkamiehestä pääjohtajaan ja komission jäseniin asti. Sen vuoksi henkilön, joka tekee operatiivisen päätöksen menoja aiheuttavaan toimeen ryhtymisestä, on oltava mahdollisimman usein sama henkilö, joka hyväksyy menon. Tässä yhteydessä menojen hyväksyjän tehtäviä ja vastuuta ei voida irrottaa operatiivisen linjaesimiehen vastuusta. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että yhteisön varojen käyttö uskotaan sellaisten henkilöiden hoitoon, jotka ovat kykeneviä tällaiseen johtamiseen. 2. UUDET TOIMET Toimi 54: Kaikkien talousasioista vastaavien henkilöiden tehtävien kuvaus Kunkin taloudesta vastaavan (tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän, varainhoidon valvojan tai sisäisen tarkastajan) oikeuksista ja velvollisuuksista on laadittava selkeät säännöt, joissa tehtävät ja vastuualueet määritellään. Tämä säännöstö annetaan jokaiselle talousasioista vastaavalle henkilölle, kun hänet nimitetään tehtäväänsä. Tässä yhteydessä järjestetään myös asianmukainen koulutus. Ohjeiden noudattamatta jättäminen johtaa myönnettyjen valtuuksien peruuttamiseen. Peruutusvaltuudet ja -menettely määritellään toimintaohjeessa. Toimi 55: Toimivallan delegointi Komissio myöntää menojen hyväksymisvaltuudet yhteisön virkamiehille, ja näiltä edellytetään henkilöstösäännöissä määrättyä vastuullisuutta. Menot ja tulot hyväksyvien virkamiesten vastuuta koskevassa toimintaohjeessa määrätään, miten linjaorganisaatiossa delegoidaan menojen hyväksymisvaltuudet. Mahdollisimman pitkälle pyritään siihen, että henkilö, joka tekee operatiivisen päätöksen menoja aiheuttavaan toimeen ryhtymisestä, on myös henkilö, joka hyväksyy menon. Joillakin tarkemmin määriteltävillä aloilla komission jäsenten kollegio voisi pitää itsellään valtuudet päättää jostakin menoerästä. Siinä tapauksessa komission sisäisissä talousarvion täytäntöönpanosäännöissä määritellään menoa hallinnoivan linjan hallinnollinen vastuu. Toimi 56: Menojen keskitetyn ennakkohyväksynnän lopettaminen Varainhoidon valvojalta ennen menoon sitoutumista tai sen hyväksymistä saatavaa hyväksymistä koskeva vaatimus poistetaan. Myöskään hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausuntoa ei enää vaadita ennen sopimuksen tekoa. (Ks. jakso V.2.D siirtymäjärjestelyistä ennen varainhoitoasetuksen muuttamista). Tämä toimi edellyttää neuvoston yksimielistä päätöstä varainhoitoasetusten uudistamisesta. Lisäksi on otettava huomioon tilintarkastustuomioistuimen ja Euroopan parlamentin lausunnot. Toimi 57: Väärinkäytösten tutkintaelin Taloudellisen virheen tapahduttua tai epäiltäessä sääntöjenvastaisuutta, johon ei liity petosta, vie kyseisen pääosaston pääjohtaja ennen kurinpitomenettelyn aloittamista petostentorjuntaviraston roolia kyseenalaistamatta tapauksen käsiteltäväksi väärinkäytösten tutkintaelimelle, joka on mahdollisten taloudellisten väärinkäytösten sattuessa neuvoa-antava elin. Se harkitsee, onko kyseessä järjestelmäpuute, ja jos niin on, mikä on johtamis- ja valvontajärjestelmästä vastaavan henkilön asianmukainen rooli. Tutkintaelimen asema on neuvoa-antava, ja se on välivaihe väärinkäytöksen toteamisen ja muodollisen kurinpitomenettelyn aloittamisen välillä, jos kurinpitomenettely on tarpeen. Tutkittavan virkamiehen on päästävä elimen kuultavaksi. Mikäli mahdollista, tutkintaelin suosittaa oikaisu- ja ennakoivia toimia pääjohtajalle. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 54: Varainhoidon valvonnan PO, budjetti-PO, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhmän avustamana. Toimi 55: Kaikki PO:t, budjetti-PO, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhmän avustamana. Toimi 56: Budjetti-PO, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhmän avustamana. Toimi 57: Pääsihteeristö, budjetti-PO, talousprosessien suunnittelu- ja koordinaatioryhmän avustamana. 4. AIKATAULU Toimi 54: toukokuu 2000 (komission päätös) Toimi 55: vuoden 2001 alku (vuoden 2001 talousarvion toteuttamista koskevien komission sisäisten sääntöjen hyväksyminen) Toimi 56: huhtikuu 2000 (ehdotus varainhoitoasetusten uudistamisesta) Toimi 57: kesäkuu 2000 (komissio päätös) V LUKU - SISÄINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA VARAINHOIDON VALVONTA XXIV - yhteisen sisäisen tarkastuksen OSASTON perustaminen 1. Tavoite Koska komission taloudellinen toiminta on niin laajaa ja monimuotoista, sen on voitava vakuuttua, että taloudelliset riskit hallitaan kunnolla ja että resurssien käyttö on tehokasta. Siihen tarvitaan yleisstrategia, joka mahdollistaa sisäisten valvontajärjestelmien toiminnan ja EU:n talousarviosta, EU:n tuloista tai omista varoista rahoitettujen menojen jatkuvan seurannan. Sisäisen tarkastuksen ja jälkitarkastusten sopiva rakenne vastaisi järjestelmällisistä jälkikäteen tehtävistä tarkastuksista ja kentällä tehtävistä toimintojen järjestelmätarkastuksista, joita toteuttaisi operatiivisten pääosastojen sisällä toimivien jälkitarkastusyksiköiden henkilöstö (näitä yksiköitä kutsutaan nykyisin tarkastusyksiköiksi). Tätä rakennetta täydentäisi sisäisen tarkastuksen osasto, jonka päätehtävä olisi tarkastaa komission sisäisiä valvontatoimintoja ja -järjestelmiä. Komission sisäisen tarkastuksen on keskityttävä tutkimaan komission yksiköiden sisäistä valvontaa. Tämän toiminnan osana sisäisen tarkastuksen osasto arvioisi operatiivisten pääosastojen jälkitarkastusta tekevien yksiköiden työn asianmukaisuutta ja hyödyntäisi sitä. Sisäinen tarkastus olisi siten komissiossa työkalu, joka toisi lisäarvoa toimielimen toiminnoille, ja väline, jolla johtoa autettaisiin kehittämään moitteettomia sisäisiä valvontajärjestelmiä [2]. Sisäisen tarkastuksen osaston päätehtävät olisivat seuraavat: [2] Sisäisten tarkastajien järjestö The Institute of Internal Auditors määrittelee sisäisen tarkastuksen riippumattomaksi ja puolueettomaksi arviointi- ja neuvontatoiminnoksi, jonka tarkoitus on tuottaa lisäarvoa ja parantaa organisaation toimintaa. Se auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteet tarjoamalla järjestelmällisen, kurinalaisen lähestymistavan riskinhallinnan, valvonnan ja hyvän hallintotavan tehokkuuden arviointiin ja parantamiseen. 1. harjoittaa pysyvää ja näkyvää valvontaa ja pitää yllä ja kehittää kykyään laatia riippumattomia arvioita komission sisäisten valvontajärjestelmien riittävyydestä, laadusta ja kehityksestä kaikkien sen toimintojen, niin taloudellisten kuin muidenkin, osalta; 2. tutkia, arvioida ja kuvata komission yksiköiden (edustustot mukaan lukien) järjestelmien ja toimien riittävyyttä ja tehokkuutta sekä laajemmalti niiden työn tulosten laatua niiden toteuttaessa politiikkoja, ohjelmia ja toimia, ja samalla tarkastaa koko johtamisketjua, tarvittaessa lopulliseen edunsaajaan asti; 3. suorittaa erityistarkastuksia aloilla, joilla on viitteitä tai todisteita siitä, että sisäiset valvontajärjestelmät ovat niin heikot, että taloudellisten resurssien väärinkäytön tai moitteettoman hallinnon periaatteiden rikkomisen mahdollisuudet ovat suuret. 2. Viimeaikaiset toimet Pääjohtajan vastuulla olevan suunnittelu- ja koordinointiryhmän asettaminen suunnittelemaan sisäisen tarkastuksen osaston perustamista. 3. Uudet toimet Toimi 58: Riippumattoman sisäisen tarkastuksen osaston perustaminen toukokuuhun 2000 mennessä Hallinnonuudistuksesta vastaavan komission varapuheenjohtajan suoraan alaisuuteen perustetaan riippumaton ja ammattimainen sisäisen tarkastuksen osasto (IAS). Tämä uusi yksikkö perustetaan nykyisen varainhoidon valvonnan PO:n sisäisen tarkastusyksikön perustalle. Sen henkilöstö on ammatillisesti päteviä sisäisiä tarkastajia ja muuta pääosastosta, sisäisen tarkastuksen osastosta sekä muualta komissiosta ja sen ulkopuolelta rekrytoitavaa pätevää tarkastushenkilöstöä. IAS perustetaan virallisesti toukokuuhun 2000 mennessä varainhoidon valvonnan pääosastosta erillisenä elimenä, ja sen käyttöön asetetaan riittävät henkilö-, tietotekniikka- ja muut resurssit. Sisäisen tarkastuksen osaston johtajan aseman on oltava yhtä riippumaton kuin varainhoidon valvojan asema on varainhoitoasetuksen perusteella. Siten hän voi itsenäisesti suorittaa tarkastuksia, pitää yllä ammattikunnan normeja ja määrätä kertomuksissa käsiteltävät asiat. Sisäisen tarkastuksen osaston johtaja on tarkastajien ammattikunnan erittäin pätevä ja kokenut jäsen, joka valitaan nimenomaan tähän tehtävään. Varainhoitoasetukseen tehdään tarvittava muutos. Väliaikaisesti yksikön johtaja raportoi - varainhoidon valvojan alaisuudessa - hallinnonuudistuksesta vastaavalle komission varapuheenjohtajalle. Toimi 59: Sisäisen tarkastuksen ohjausryhmä Sisäisen tarkastuksen ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii budjettikomissaari ja jäseninä hallinnonuudistuksesta vastaava komission varapuheenjohtaja, kaksi muuta komissaaria sekä mahdollisesti yksi ulkopuolinen jäsen, jakaa tehtävät komissiossa siten, että pääosastot seuraavat tarkastuskertomuksia ja niiden pohjalta tapahtuvaa edistystä, keskustelee ulkoiseen tarkastukseen li