Luonnos Euroopan parlamentin, Euroopan unionin neuvoston ja Euroopan komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä Euroopan oikeusasiamiehen edustajan välinen sopimus yhdenmukaisen henkilöstövalintapolitiikan ja palvelukseen ottamisen yhteisistä periaatteista ja soveltuvien hakijoiden luettelojen hyödyntämisen periaatteista /* KOM/2002/0126 lopull. */





Luonnos Euroopan parlamentin, Euroopan unionin neuvoston ja Euroopan komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä Euroopan oikeusasiamiehen edustajan välinen sopimus yhdenmukaisen henkilöstövalintapolitiikan ja palvelukseen ottamisen yhteisistä periaatteista ja soveltuvien hakijoiden luettelojen hyödyntämisen periaatteista (komission esittämät) PERUSTELUT Henkilöstösääntöjen, sellaisina kuin ne ovat muutettuina neuvoston asetuksella (ETY, Euratom, EHTY) N:o 3947/92, 2 artiklan mukaan "kaksi toimielintä tai useampi toimielin voi siirtää niistä yhdelle tai toimielinten yhteiselle elimelle nimittävälle viranomaiselle annettujen valtuuksien käytön palvelukseen ottamisen osalta". Kyseinen artikla on näin ollen sopiva oikeusperusta toimiston perustamiselle toimielinten välisellä yhteisellä päätöksellä. Toimielimet ovat tehneet yhteistyötä tällä alalla erityisesti kahden viimeisimmän laajentumisen yhteydessä esim. lingvistien, tarkastajien, sihteerien jne. kilpailujen järjestämiseksi. Toimielintenvälisen yhteistyön nykyisissä puitteissa on kuitenkin rajoitteita, jotka johtuvat erityisesti menettelyjen erilaisuudesta, tiettyjen kilpailujen järjestämisestä erikseen tai siitä, että toimielimissä on jo kilpailujen järjestämisestä ja henkilöstövalinnasta vastaavia yksikköjä. Siksi olisikin otettava käyttöön yhteiset puitteet kilpailujen järjestämiseksi ja siihen varattujen resurssien yhdistämiseksi. Yhteisten puitteiden avulla on mahdollista saavuttaa ns. mittakaavaetuja erityisesti tulevien laajentumisten yhteydessä. Yhteisillä puitteilla voidaan niin ikään lisätä toimielinten soveltamien valintamenettelyjen yhdenmukaisuutta ja ammattimaisuutta. Tämä hyödyttäisi paitsi toimielimiä myös kilpailuihin osallistuvia unionin kansalaisia, joille valintamenettely saattaa olla ensimmäinen ja ainoa tilaisuus olla yhteydessä toimielimiin. Toimiin on jo ryhdytty komission hallinnonuudistusta koskevan valkoisen kirjan yhteydessä maaliskuusta 2000 alkaen. Komissio ehdotti 26 päivänä helmikuuta 2001 toimielintenvälisen rekrytointitoimiston perustamista. Pääsihteerien aloitteesta perustetun toimielintenvälisen työryhmän työn tuloksena laadittiin luonnokset kahdeksi toimielintenväliseksi päätökseksi. Pääsihteerit hyväksyivät työryhmän päätelmät heinäkuussa 2001. Komissio hyväksyi kyseiset päätösluonnokset 30 päivänä lokakuuta 2001, minkä jälkeen ne toimitettiin 7 päivänä joulukuuta 2001 henkilöstösääntökomitealle lausuntoa varten. Päätöksen toimiston perustamisesta tekevät näin ollen toimielimet. Pääsihteerien tehtävänä on henkilöstösääntöjä soveltaen toteuttaa yhteisymmärryksessä päätöksen täytäntöön panemiseksi tarvittavat toimenpiteet. Luonnos Euroopan parlamentin, Euroopan unionin neuvoston ja Euroopan komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä Euroopan oikeusasiamiehen edustajan välinen sopimus yhdenmukaisen henkilöstövalintapolitiikan ja palvelukseen ottamisen yhteisistä periaatteista ja soveltuvien hakijoiden luettelojen hyödyntämisen periaatteista Toimielinten pääsihteerit sitoutuvat Euroopan yhteisöt rekrytointitoimiston perustamisen yhteydessä parantamaan jatkuvasti EU:n henkilöstövalintaprosessia yhteisten, avointen ja tehokkaiden menettelyjen avulla. Tätä tarkoitusta varten he kehottavat hallintoneuvoston jäseniä ottamaan yhteistyössä toimiston johtajan kanssa käyttöön henkilöstövalintamenettelyn, joka on täysin yhdenmukainen jäljempänä esitettyjen periaatteiden kanssa. Lisäksi pääsihteerit sitoutuvat toimimaan läheisessä yhteistyössä aloilla, jotka liittyvät kilpailujen suunnitteluun, soveltuvien hakijoiden luettelojen hyödyntämiseen ja luokitteluperusteiden yhdenmukaistamiseen jäljempänä esitettyjen periaatteiden mukaisesti. 1. Kilpailujen suunnittelu * Rekrytointitoimisto järjestää toimielinten kanssa säännöllisiä kokouksia kilpailujen suunnittelun ja kilpailuilmoitusten valmistelun koordinoimiseksi. * Rekrytointitoimisto laatii ja toteuttaa avoimia kilpailuja koskevan ohjelman toimielinten ilmaisemien tarpeiden ja vaatimusten perusteella. Rekrytointitoimiston ja toimielinten välillä otetaan käyttöön riittävän suunnittelun varmistamiseksi järjestelmä, jolla taataan, että toimielinten tarpeisiin vastataan ajoissa niin yleisistä asioista kuin erityisasioista vastaavan henkilöstön, lingvistit ja tutkimuksen alan asiantuntijat mukaan luettuina, palvelukseen ottamiseksi. * Kukin toimielin tiedottaa toimistolle palvelukseen ottamista koskevista tarpeistaan kolmen seuraavan vuoden osalta. Toimisto laatii alustavan kolmevuotisen ohjelman, jota päivitetään vähintään kuuden kuukauden välein, vastatakseen optimaalisesti toimielinten tarpeisiin. * Työohjelma sisältää kutakin järjestettävää kilpailua koskevan ohjeellisen aikataulun sekä soveltuvien hakijoiden luetteloa koskevan tavoitteen. * Toimielimet sitoutuvat parantamaan ennakkosuunnitteluaan ja nopeuttamaan henkilöstönsä saattamista valintalautakuntien käyttöön, jotta rekrytointitoimisto voi suunnitella tehtävänsä, määritellä ensisijaiset tavoitteensa ja noudattaa aikatauluaan. * Kaikki kilpailut julkaistaan toimielinten välisinä, vaikka jotkut toimielimet eivät olisi esittäneet palvelukseen ottamista koskevaa pyyntöä kyseisen soveltuvien hakijoiden luettelon osalta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta ... tehdyn pääsihteerien päätöksen 2 artiklan 2 kohdan soveltamista. 2. Henkilöstövalintapolitiikka ja -menettelyt 2.1 Avoimuus hakijoiden kannalta * Luodaan yhteinen käyttäjäystävällinen palvelukseen ottamista käsittelevä WWW-sivusto ja laaditaan tulevista kilpailuista tiedottamista varten sähköpostiosoitelista, jotta mahdolliset hakijat saavat säännöllisesti tietoja olemassa olevista mahdollisuuksista. * Laaditaan yhteinen ja yksinkertaistettu hakulomake sekä selkeämpi kilpailuilmoitus. * Hakijoille ilmoitetaan asianmukaisin keinoin kilpailuissa sovellettavista arviointiperusteista. * Hakijoille annetaan selkeät tiedot muutoksenhakumahdollisuuksista ja erityisesti oikeudesta kääntyä Euroopan oikeusasiamiehen puoleen. * Hakijoilla, jotka osallistuvat paperiversiona täytettävään monivalintakokeeseen, on mahdollisuus ottaa kysymykset mukaansa koesalista lähtiessään (ellei kokeen sisältö ole suojattu tekijänoikeudellisesti) ja saada toimistolta pyynnöstä oikeat vastaukset. * Valintalautakunnan jäsenten nimet julkaistaan, ja kilpailun läpäisseiden hakijoiden luettelo julkaistaan menettelyn lopuksi Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä henkilötietojen suojaa noudattaen. * Hakijoille annetaan pyynnöstä heidän kilpailuvastauksensa ja valintalautakunnan arvio valintalautakunnan toiminnan luottamuksellisuutta noudattaen. 2.2 Kielitaitoa koskevat vaatimukset * Hakijoilta edellytetään äidinkielen lisäksi yhden EU:n virallisen kielen tuntemusta, ja heille on ilmoitettava, että joidenkin työtehtävien yhteydessä tai joissakin toimielimissä voidaan asettaa erityisiä kielitaitoa koskevia edellytyksiä, joita sovelletaan otettaessa hakijoita palvelukseen soveltuvien hakijoiden luettelosta. Kukin toimielin ottaa siis hakijoita palvelukseen omien kielitaitoa ja muita pätevyyksiä koskevien vaatimustensa perusteella. (Jos joillakin toimielimillä on erityisiä kielitaitoa koskevia mieltymyksiä, niistä on ilmoitettava hakijoille selkeästi ennen hakemuksen jättämistä.) * Äidinkielen ja toisen virallisen kielen tuntemus arvioidaan esivalintakokeessa tai kirjallisessa kokeessa (tarvittaessa) ja suullisessa kokeessa (yleisimmin), ja muiden ilmoitettujen kielten tuntemus arvioidaan suullisessa kokeessa. 2.3 Kielikohtaisten kilpailujen järjestäminen * Hallintoneuvosto päättää, onko toimiston järjestettävä kielikohtaisia kilpailuja. 2.4 Ammattimaisemman ilmeen antaminen henkilöstövalintamenettelyille * Hyviin käytänteisiin ja palvelukseen ottamista koskevien menetelmien kehittämiseen kiinnitetään jatkuvasti huomiota. 2.4.1 Kilpailujen sisältö Kilpailujen sisältöä tarkastellaan säännöllisesti ja muutetaan tarvittaessa sen varmistamiseksi, että henkilöstövalintaprosessin avulla löydetään jatkossakin hakijat, jotka vastaavat parhaiten vaadittuja ominaisuuksia. Esimerkkejä tällaisesta toiminnasta ovat (asianomaisissa palkkaluokissa) seuraavat säännökset: * Esivalintakokeissa arvioidaan vähintään hakijoiden toisen virallisen kielen tuntemusta ja heidän kielellistä ja matemaattista päättelykykyään. * Kirjallisissa kokeissa arvioidaan hakijoiden tuntemusta Euroopan unioniin ja siihen alaan, jota kilpailu koskee, liittyvissä kysymyksissä. Kokeiden avulla pyritään arvioimaan hakijoiden kykyä analysoida joskus keskenään ristiriitaisia tietoja, jotka liittyvät Euroopan unioniin ja sen politiikkoihin, laatia niistä selkeä analyysi ja esittää suosituksia. * Käytetään valmiiksi laadittuja kysymyksiä, joiden avulla haastattelut saadaan johdonmukaisiksi ja hakijoiden vastausten vertaileva analyysi on objektiivisempaa. Haastattelun avulla valintalautakunnan on pystyttävä arvioimaan hakijan valmiuksia monikielisessä ja -kulttuurisessa organisaatiossa työskentelyyn, hakijan kykyä sopeutua hänelle mahdollisesti annettaviin erilaisiin tehtäviin, hänen oman alansa tuntemusta ja asiaankuuluvaa työkokemusta. * Haastatteluihin sisällytetään vahva kvalitatiivinen "eurooppalainen" osio, jonka tarkoituksena on arvioida hakijoiden tietoa EU-asioista sekä heidän analysointi- ja päättelykykyään, valmiuksia ottaa huomioon asioiden monet näkökohdat, kykyä luovaan ajatteluun ja suullisia viestintätaitoja (myös muilla kielillä kuin äidinkielellään). 2.4.2 Valintalautakunta * Valintalautakuntaan otetaan ulkopuolisia palvelukseen ottamisen asiantuntijoita lisäjäseniksi. * Kaikilta valintalautakunnan jäseniltä edellytetään heille suunnatun koulutusohjelman suorittamista tyydyttävällä tavalla. Tämä koulutus, jossa voidaan käsitellä esimerkiksi oikeudellista kehystä, koe- tai henkilöstövalintatekniikkoja ja tasavertaisia mahdollisuuksia koskevia näkökohtia, auttaa takaamaan vaatimusten yhdenmukaisuuden kaikkien valintalautakunnan jäsenten osalta koko palvelukseenottomenettelyn ajan. * Valintalautakunnalle ei ilmoiteta haastatteluvaiheeseen päässeiden hakijoiden kirjallisten kokeiden arvosanoja ennen kuin haastattelusta on annettu lopulliset arvosanat. 2.5 Tietokoneavusteinen esivalinta * Tutkitaan mahdollisuutta ottaa käyttöön ja otetaan tarvittaessa käyttöön tietokoneavusteisia esivalintakokeita. 2.6 Tasavertaisiin mahdollisuuksiin liittyvät näkökohdat 2.6.1 Yleiset näkökohdat ja maantieteellisen jakauman tasapaino * Käytetään henkilöstövalintatekniikoita, joilla varmistetaan jatkossakin henkilöstön palvelukseen ottaminen toimielinten monikielisyyttä ja -kulttuurisuutta kuvastavan tasapainoisen maantieteellisen jakauman perusteella. * Tulevista kilpailuista ilmoittamista parannetaan, jotta kaikki jäsenvaltioiden yhteisöt saisivat niistä tietoa: laaditaan mediaviestintää koskeva strategia, jonka kohteena ovat yhteisöt, jotka ovat nykyisin aliedustettuina asianomaisissa toimielinten henkilöstöryhmissä ja -luokissa. * Henkilöstövalinta- ja palvelukseenottomenettelyä seurataan aktiivisesti, ja kyseisistä asioista (myös soveltuvien hakijoiden luettelojen hyödyntämisestä) raportoidaan säännöllisesti (vähintään kuuden kuukauden välein) toimielimille. Tällä toiminnalla pyritään selvittämään uusia suuntauksia ja seuraamaan tällä hetkellä asianomaisissa toimielinten henkilöstöryhmissä ja -luokissa aliedustettuina olevien yhteisöjen kehitystä. 2.6.2 Erityisnäkökohdat: sukupuolijakauma ja ikä * Laaditaan ja seurataan jatkuvasti (asiantuntijoiden tuella) valintakokeita (ja erityisesti esivalintakokeita), joiden tuloksissa ei ole tilastollisesti merkittäviä sukupuolesta riippuvia eroja. * Molemmat sukupuolet ovat edustettuina kaikissa valintalautakunnissa. * Hallintoneuvosto päättää kilpailuilmoituksissa annettavista ikärajoituksista. 3. Soveltuvien hakijoiden luetteloiden hyödyntämisen periaatteet * Kaikki soveltuvien hakijoiden luettelot viedään verkossa olevaan tietokantaan, johon toimielimillä on pääsy. * Soveltuvien hakijoiden luetteloiden voimassaoloaika on kaksi vuotta, mutta sitä voidaan jatkaa toimielinten tarpeiden mukaan. * Jotta toimielin, joka on ilmaissut haluavansa ottaa palvelukseen tietyn määrän hakijoita soveltuvien hakijoiden luettelosta, saisi täytettyä avoimena olevat paikat, otetaan käyttöön seuraavat toimenpiteet, joilla taataan soveltuvien hakijoiden luetteloiden tasapuolinen hyödyntäminen: 1) Rekrytointitoimisto toimii hakijoiden ja toimielinten välisenä "välityskeskuksena" ja omaksuu dynaamisen roolin luetteloiden hyödyntämisen hallinnossa ja valvonnassa. 2) Kukin toimielin keskittää palvelukseenottomenettelynsä: soveltuvien hakijoiden luettelot (myös ansioluettelot) ovat toimielimen kaikkien yksiköiden/pääosastojen saatavilla, mutta yhteystiedot (puhelinnumero, posti- ja sähköpostiosoite) ovat ainoastaan toimielimen keskushallintoyksikön saatavilla. 3) Hakijat ilmoittavat hakulomakkeessa toimielimiä ja toimipaikan maantieteellistä sijaintia koskevat mieltymyksensä (suosituimmuusjärjestyksessä). 4) Hakijoille tiedotetaan palvelukseenottomenettelyistä. 5) Soveltuvien hakijoiden luettelot jaetaan pääsääntöisesti kolmeen tai neljään "ansioituneisuusryhmään". Kuhunkin ryhmään kuuluvien hakijoiden nimet ovat aakkosjärjestyksessä, ja toimielimillä on kyseisten hakijoiden palvelukseenotossa täysi valinnanvapaus. Periaatteessa toisen ryhmän ja sitä seuraavien ryhmien hakijoita voidaan ottaa palvelukseen vasta sen jälkeen, kun kaikki ensimmäisen ryhmän hakijat on otettu palvelukseen (tai kun viimeksi mainitut hakijat ovat kieltäytyneet työtarjouksesta). Tästä yleisperiaatteesta on kuitenkin asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa mahdollista poiketa ottaen huomioon kunkin toimielimen edellyttämien erityisominaisuuksien tarpeet ja henkilöstösääntöjen 27 artiklassa vahvistetut yleisperiaatteet. Kukin toimielin päättää itse poikkeuksen soveltamisesta. 6) Kunkin toimielimen palvelukseen ottamisesta vastaavat yksikönpäälliköt tapaavat säännöllisesti kokouksissa, joiden puheenjohtajana toimii rekrytointitoimiston edustaja, koordinoidakseen soveltuvien hakijoiden luetteloiden hyödyntämistä ja määritelläkseen toimielinten erityiset ensisijaiset tarpeet. Tässä menettelyssä otetaan huomioon hakijoiden mieltymykset toimielinten, maantieteellisen sijainnin ja ominaisuuksien kannalta sekä eri toimielinten tarpeet. 7) Edellä tarkoitetun kokouksen tulosten perusteella sovelletaan seuraavia yleisperiaatteita: - Soveltuvien hakijoiden luettelon käyttöön asettamista seuraavan kuuden ensimmäisen kuukauden aikana toimielin voi ottaa mainitusta luettelosta palvelukseen ainoastaan sen määrän hakijoita, jota se oli suunnitteluvaiheessa alunperin pyytänyt. - Tämän määräajan jälkeen palvelukseen ottamisesta vastaavat yksikönpäälliköt kokoontuvat keskustellakseen ja sopiakseen mahdollisesti "kiintiöiden" säilyttämisestä seuraavan kuuden kuukauden ajan alkuperäisen pyynnön ja tosiasiallisesti palvelukseen otettujen hakijoiden määrän perusteella. Tässä vaiheessa päätetään niin ikään, annetaanko sellaisille toimielimille, jotka eivät olleet esittäneet pyyntöä suunnitteluvaiheessa, mahdollisuus ottaa hakijoita palvelukseen kyseisestä luettelosta. - Viimeistään 12 kuukauden kuluttua soveltuvien hakijoiden luettelon käyttöön asettamisesta se on kaikkien toimielinten käytettävissä (ilman kiintiöitä). 8) Otetaan käyttöön "palvelukseen ottamista koskevien hyvien käytänteiden" järjestelmä. Sen johtoajatuksena on, että kun palvelukseen ottamisesta on periaatteessa sovittu toimielimen ja hakijan välillä, viimeksi mainitut allekirjoittavat "sitoumuskirjeen". Tässä kirjeessä vahvistetaan, että hakija aikoo ottaa vastaan tarjotun tehtävän ja että toimielin aikoo laatia hakijalle virallisen työtarjouksen kahden kuukauden kuluessa. Rekrytointitoimistolle toimitetaan kyseisen kirjeen jäljennös, ja soveltuvien hakijoiden luettelossa oleva hakija "jäädytetään". Ellei hakijalle ole kahden kuukauden kuluttua toimitettu lopullista työtarjousta (tai jos hakija on hylännyt sen), hän on uudelleen käytettävissä soveltuvien hakijoiden luettelossa. Hakijoille ilmoitetaan tästä järjestelmästä samalla kun heille ilmoitetaan heidän merkitsemisestään soveltuvien hakijoiden luetteloon. 4. Luokitteluperusteiden yhdenmukaistaminen Pääsihteerit sitoutuvat yhdenmukaistamaan luokitteluperusteet, joita toimielimet käyttävät ottaessaan palvelukseen uusia virkamiehiä, jotta voidaan taata yhdenvertaisen kohtelun periaatteen noudattaminen ja välttää toimielinten välinen kilpailu. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä yhtäläisten perusteiden vahvistamiseen kilpailussa menestyneihin hakijoihin heidän palvelukseen ottamisensa yhteydessä sovellettavan palkkaluokan ja palkkatason alalla. 5. Uudelleentarkastelu Tätä sopimusta tarkastellaan uudelleen kolmen vuoden kuluttua rekrytointitoimiston perustamisesta. Allekirjoitettu ............ Brysselissä. J. Priestley P. de Boissieu D. O'Sullivan R. Grass M. Herve P. Venturini V. Falcone J. Söderman SÄÄDÖKSEEN LIITTYVÄ RAHOITUSSELVITYS Politiikan ala: Hallinto Toiminnan ala: Henkilöstöpolitiikka ja -hallinto Toimenpiteen nimi: Euroopan yhteisöjen rekrytointitoimiston perustaminen 1. BUDJETTIKOHTA/-KOHDAT A0 4021 - Toimielintenvälinen rekrytointitoimisto 2. Numerotiedot 2.1. Toimenpiteen kokonaismäärärahat (B osa): - 2.2. Toimenpiteen soveltamiskausi: Toimisto aloittaa toimintansa 1. tammikuuta 2003. 2.3. Monivuotinen kokonaismenoarvio: a) Maksusitoumusmäärärahojen/maksumäärärahojen aikataulu (rahoitustuki) (ks. 6.1.1 kohta) b) Tekninen ja hallinnollinen apu ja tukimenot (ks. 6.1.2 kohta) c) Henkilöstö- ja muiden hallintomenojen kokonaisvaikutus rahoitukseen(ks. 7.2 ja 7.3 kohta) Toimiston perustamisella ei ole rahoitusvaikutuksia talousarvioon. Kaikki toimiston käyttöön 1. tammikuuta 2003 varatut resurssit siirretään toimielimillä 31. joulukuuta 2002 olevista resursseista (ks. työryhmän kertomuksen 7.5 kohta). Joitakin teknisiä tarkistuksia on tietysti odotettavissa palkankorotusten, inflaation ja jo vuonna 2002 suunnitellun ulkopuolisen henkilöstön palkkaamisen johdosta. 2.4. Yhteensopivuus rahoitussuunnittelun ja rahoitusnäkymien kanssa X Toimiston perustaminen on yhdenmukaista otsakkeen V rahoitussuunnitelman kanssa, jos sillä ei ole talousarviovaikutuksia ja jos sen avulla voidaan tulevaisuudessa saavuttaa mittakaavaetuja (ks. toimiston perustamisesta tehdyn päätöksen johdanto-osan 1 perustelukappale). ( Ehdotus edellyttää rahoitusnäkymien kyseisen otsakkeen suunnitelman muuttamista. ( ja tämä voi edellyttää toimielinten sopimuksen määräysten soveltamista. 2.5. Vaikutukset tuloihin: ( Ei taloudellisia vaikutuksia (kyseessä ovat toimenpiteen toteuttamiseen liittyvät tekniset näkökohdat) TAI X Vaikutukset tuloihin ovat seuraavat: Toimielinten rahoitusosuudet saadaan käyttötarkoitukseensa sidotuista tuloista (uudelleenkäyttö). Katso EU:n rekrytointitoimiston perustamista käsittelevän toimielintenvälisen työryhmän kertomuksen 7 kohta (rahoitus). 3. BUDJETTITIEDOT >TAULUKON PAIKKA> 4. OIKEUSPERUSTA - Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja oikeusasiamiehen päätös Euroopan yhteisöjen rekrytointitoimiston perustamisesta [pvm] - Euroopan parlamentin, Euroopan unionin neuvoston ja Euroopan komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä Euroopan oikeusasiamiehen edustajan päätös Euroopan yhteisöjen rekrytointitoimiston organisaatiosta ja toiminnasta. Päätöstä tarkastellaan sen 10 artiklan mukaisesti 3 vuoden kuluttua toimiston perustamisesta. - Henkilöstösääntöjen 2 artikla ja liite 3. 5. KUVAUS JA PERUSTELUT 5.1. Yhteisön toiminnan tarve 5.1.1. Toiminnan tavoitteet Lähtökohdaksi otetaan avointen kilpailujen järjestämiseksi tehtävä yhteistyö toimielinten välillä. Yhteistyö ei ole kuitenkaan johtanut riittävän johdonmukaisen ja yhdenmukaisen rekrytointipolitiikan soveltamiseen. Toimielintenvälisen rekrytointitoimiston perustaminen auttaisi Euroopan unionin kansalaisia ymmärtämään paremmin rekrytointimenettelyjä, koska tällainen lähestymistapa olisi yhdenmukainen, ja se mahdollistaisi toimielinten valmistautumisen unionin laajentumiseen. Toimiston perustaminen lisäisi toiminnan tehokkuutta, koska valintatekniikat olisivat yhdenmukaisia, tarjoaisi paremmat aineelliset edellytykset kilpailujen järjestämiseksi ja lisäisi toimielintenvälisen yhteistyön kautta saatavia käytännön hyötyjä. Toimiston päätehtävänä on järjestää Euroopan yhteisöjen toimielinten puolesta avoimia kilpailuja virkamiesten palvelukseen ottamiseksi tai valintamenettelyjä muun henkilöstön palkkaamiseksi toimielimiin parhain mahdollisin ammatillisin ja taloudellisin edellytyksin. Toimisto laatii soveltuvien hakijoiden luettelot, joiden avulla toimielimet voivat ottaa palvelukseensa korkeasti koulutettua ja toimielinten määrittelemät tarpeet täyttävää henkilöstöä mahdollisimman laajalta maantieteelliseltä alueelta syrjimättömyyden ja tasavertaisten mahdollisuuksien periaatteita noudattaen. 5.1.2. Ennakkoarviointiin liittyvät toimenpiteet Toimielinten pääsihteerien helmikuussa 2001 perustama toimielintenvälinen työryhmä on tehnyt toimiston perustamista koskevan ennakkoarvioinnin. Siinä määriteltiin toimiston soveltaman yhdenmukaisen kilpailu- ja henkilöstövalintapolitiikan periaatteet ja verrattiin toimiston alustavaa talousarviota kustannuksiin, joita avoimien kilpailujen järjestämisestä nykyisin aiheutuu toimielimille. Arvioinnissa ehdotettiin kaikkien mukana olevien toimielinten talousarvioiden ja henkilöstötaulukkojen yhdistämistä, jotta toiminnalla ei olisi rahoitusvaikutuksia talousarvioon. Tällaisen yhteisen lähestymistavan odotetaan tuovan ns. mittakaavaetuja. Samojen toimien toistamisen välttämisestä syntyviä säästöjä lukuun ottamatta toiminnan tärkeimpiä etuja on vaikea ilmaista määrällisesti. Niitä ovat mahdollisuus perustaa kaikkia EU:n toimielimiä edustava osaamiskeskus, joka soveltaa yhteistä ja yhdenmukaistettua menettelyä henkilöstövalinnassa, joka usein on kansalaisten ensimmäinen tilaisuus olla yhteydessä toimielimiin. Toimielimet soveltavat nykyisin erilaisia valintamenettelyjä ja -perusteita, mikä vähentää palvelukseen ottamisen avoimuutta. Työryhmä havaitsi työssään kuitenkin, että toimielimissä vastustettiin jonkin verran yhdenmukaistetun lähestymistavan edellyttämää käytänteiden muuttamista yksittäisissä toimielimissä, vaikka tämä on ensimmäinen edellytys toimiston perustamiselle. Se totesi myös, että luokitteluperusteet, joita toimielimet käyttävät ottaessaan henkilöstöä palvelukseen soveltuvien hakijoiden luettelon perusteella, olisi yhdenmukaistettava täysin. 5.1.3. Jälkiarvioinnin perusteella toteutetut toimenpiteet - 5.2. Suunnitellut toimet ja yhteisön rahoitustukea koskevat yksityiskohtaiset säännöt Tavoitteena on perustaa toimielintenvälinen kilpailu- ja henkilöstövalintatoimisto, joka toimielinten määrittelemien rekrytointitarpeiden perusteella järjestää avoimia kilpailuja laatiakseen soveltuvien hakijoiden luetteloita, joiden avulla toimielimet voivat ottaa virkamiehiä palvelukseensa. Toimisto voi toissijaisesti (ja erityisten järjestelyjen perusteella) myös toteuttaa muuta henkilöstöä, väliaikaiset ja/tai ylimääräiset toimihenkilöt mukaan luettuina, koskevia valintamenettelyitä. Toimien toteuttamisjärjestys on i) saavuttaa mittakaavaetuja siitä, että avoimia kilpailuja järjestää yksi ainoa elin yhdenmukaistettujen arviointiperusteiden ja menettelyjen mukaisesti; ii) lisätä EU:n toimielinten henkilöstövalinta- ja rekrytointipolitiikan avoimuutta. Toimiston tärkein tehtävä on soveltuvien hakijoiden luettelon laatiminen jatkuvasti kehitettävien henkilöstövalintatekniikoiden ja -menettelyjen perusteella. Toimiston tarjoamista palveluista hyötyisivät kaikki EU:n toimielimet. Toimisto voisi lisäksi tarjota tiettyjä henkilöstövalintaa koskevia palveluja muille EU:n elimille ja virastoille korvausta vastaan. Toimielimille tarkoitetut palvelut ovat etusijalla muille elimille ja virastoille tarjottaviin palveluihin nähden. Toimiston olisi huolehdittava siitä, että soveltuvien hakijoiden luettelossa on riittävästi hakijoita, jotta toimielimet voivat rekrytoida uusia virkamiehiä oikea-aikaisesti. Toimiston olisi lisäksi varmistettava, että virkamiesten rekrytointi uusista jäsenvaltioista voi alkaa vuonna 2004. Nykyisen arvion mukaan (10 uutta jäsenvaltiota vuonna 2004) uusista jäsenvaltioista rekrytoitavien uusien virkamiesten lukumäärä olisi 2500-3000. Toiminta toteutetaan käytännössä perustamalla toimisto ja käynnistämällä välittömästi avoimien kilpailujen jatkuva ohjelma. Tätä varten nimittävän viranomaisen avointen kilpailujen järjestämistä koskeva vastuu siirretään toimiston perustamisesta tehdyllä päätöksellä toimistolle, ja kukin toimielin ilmoittaa rekrytointitarpeensa. Rahoitustuen hallinnointi ei kuulu toimistolle. 5.3. Toteutusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt Toiminta toteutetaan perustamalla toimielintenvälinen toimisto, joka työskentelee hallintokomitean alaisuudessa. Hallintokomiteassa on yksi jäsen kustakin toimielimestä. Toimisto liitetään hallinnollisesti komissioon, joka hoitaa sen puolesta eräät hallinnolliset tehtävät (palkat ja eläkkeet, sairausvakuutus jne.). Komissio voi asettaa toimiston käyttöön tarvittavan infrastruktuurin ja logistiikan toimiston ilmoittamien tarpeiden mukaisesti. Komissio veloittaisi toimistoa näistä palveluista, mikä edellyttää asianmukaisen laskutusjärjestelmän käyttöön ottamista. 6. Rahoitusvaikutukset 6.1. Kokonaisrahoitusvaikutus, B osa - (koko ohjelmakaudeksi) - 6.2. Toimenpidekohtainen kustannuslaskelma, B osa - 7. VAIKUTUKSET HENKILÖSTÖÖN JA HALLINTOMENOIHIN 7.1. Vaikutus henkilöstöön Kaikki toimiston käyttöön varatut henkilöstöresurssit saadaan toimielimissä olemassa olevien toimien tai määrärahojen siirroilla. Toimiston perustaminen ei missään tapauksessa lisää toimielinten yhteenlaskettua henkilöstöä. >TAULUKON PAIKKA> Ks. liite 1 Toimien ja määrärahojen alkuperä ja toimien A8-A3, B, C ja D erittely palkkaluokittain 7.2. Henkilöstön taloudellinen kokonaisvaikutus >TAULUKON PAIKKA> Ks. liitteessä 2 oleva luonnos Toimistolle siirrettävien summien erittely alamomentin ja toimielimen mukaan esitetään tarkemmin vuoden ATE:n laatimisen 2003 yhteydessä. Määrät vastaavat 12 kuukauden kokonaismenoja. 7.3. Muut toimenpiteestä johtuvat hallintomenot >TAULUKON PAIKKA> * 76 000 euroa henkilöstön ja hallinnon pääosaston NAC-sovelluksen (Nouvelle Application Concours) ylläpitoon. Toimisto huolehtii heti sen perustamisesta alkaen kyseisen sovelluksen ylläpidosta ja käytöstä ja on tältä osin riippumaton komission infrastruktuurista. Henkilöstön ja hallinnon pääosasto mukauttaa vuonna 2002 NAC-sovelluksen UTF-8 -merkistöön laajentumisen tuomien uusien kielten käsittelyn mahdollistamiseksi. Tähän on varattu 186 000 euron määrärahat. Siirrettäviin toimiin liittyvät ATK- ja telelaitteet ja siirretään niin ikään toimistoon siltä osin kuin ne ovat keskenään yhteensopivia. Ks. liite 3 Toimistolle siirrettävien summien erittely alamomentin ja toimielimen mukaan esitetään tarkemmin vuoden ATE:n laatimisen 2003 yhteydessä. 8. SEURANTA JA ARVIOINTI 8.1. Seurantajärjestelmä Hallintokomitea valvoo toimielinten puolesta toimiston toimintaa erityisesti toimiston laatimien soveltuvien hakijoiden luettelossa olevien hakijoiden lukumäärän osalta. Se seuraa myös valintatekniikan ja -menetelmien kehittämistä. Toimisto toimittaa henkilöstövalinta- ja rekrytointiprosessia koskevan vuosikertomuksen toimielimille. 8.2. Arviointia koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja arviointijaksot Toimiston toimintaa arvioidaan komissiossa sovellettavan yleisen arviointipolitiikan mukaisesti. Ensimmäinen väliarviointi on tarkoitus toteuttaa vuonna 2005. Sen tavoitteena on arvioida toiminnan tehokkuutta ja antaa hallintokomitealle suosituksia toimiston työn järjestämisen parantamiseksi. Myöhemmässä vaiheessa on tarkoitus arvioida toimielinten yhteisen henkilöstövalintapolitiikan tehokkuutta. 9. PETOSTEN TORJUNTATOIMET (Varainhoitoasetuksen 3 artiklan 4 kohta: "Komissio esittää petosten ja väärinkäytösten välttämiseksi rahoitusta koskevissa selvityksissä tiedot olemassa olevista tai suunnitteilla olevista ehkäisevistä ja suojatoimenpiteistä.") Toimisto toteuttaa tarvittavat toimenpiteet petosten torjumiseksi. LIITE I TOIMISTON TOIMIEN JA MÄÄRÄRAHOJEN ALKUPERÄ JA TOIMIEN A8-A3, B, C JA D ERITTELY PALKKALUOKITTAIN >TAULUKON PAIKKA> LIITE 2 EUROOPAN YHTEISÖJEN REKRYTOINTITOIMISTON TALOUSARVIOESITYS VUODEKSI 2003 A. Ennen laajentumista >TAULUKON PAIKKA> B Laajentuminen >TAULUKON PAIKKA> LIITE 3 10. Toimielinten vuosina 2001/2002 järjestämien avointen kilpailujen kustannukset 10.1. A. Kilpailujen järjestämiseen tarvittavan henkilöstön kustannukset, tekninen apu (ATK, oikeudellinen, talousarviota koskeva jne.) mukaan luettuna [1] [1] Yksinkertaisuuden vuoksi teknisen avun oletetaan koknaisuudessaan saatavan A-ura-alueen henkilöstöltä. >TAULUKON PAIKKA> 10.2. B. Infrastruktuuriin ja logistiikkaan liittyvät kustannukset >TAULUKON PAIKKA> 10.3. C. Välittömät ja välilliset kustannukset (vuosia 2001/2002 koskevien arvioiden mukaan) 1. Komissio >TAULUKON PAIKKA> 2. Parlamentti >TAULUKON PAIKKA> 3. Neuvosto >TAULUKON PAIKKA> 4. Tuomioistuin >TAULUKON PAIKKA> 5. Tilintarkastustuomioistuin >TAULUKON PAIKKA> 6. Talous- ja sosiaalikomitea >TAULUKON PAIKKA> 7. Alueiden komitea >TAULUKON PAIKKA> 8. Oikeusasiamies >TAULUKON PAIKKA> 9. Kaikki toimielimet yhteensä >TAULUKON PAIKKA> 10.4. D. Kustannukset yhteensä (euroa) >TAULUKON PAIKKA>