Tilintarkastustuomioistuimen Sierra Leonessa toimittamassa tarkastuksessa kävi ilmi, että komissio ei pystynyt osoittamaan, että se oli noudattanut edellä mainittuja Cotonoun sopimuksen määräyksiä erityisesti ”dynaamisen tulkinnan” osalta. Komissiolla on taipumuksena käyttää indikaattoreita, joiden avulla on tarkoitus ennustaa tulevaa kehitystä maksatuspäätösten yhteydessä. Kyseisten ennusteiden tarkkuus on joskus kyseenalainen. Lisäksi julkistalouden hallinnoinnin edistymistä mittaavilla indikaattoreilla ei aina saada esiin selkeitä edistymisestä kertovia todisteita. Jotkin edistymistä kartoittavista tiedoista, joita verrattiin yleiseen toimintasuunnitelmaan, olivat kohtuuttoman optimistisia; käytettyjä raakatietoja ei tutkittu riittävän kurinalaisesti erityisesti kun oli kyse laatimatta jääneistä julkisista tilinpäätöksistä. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen (24) aikaan uusimmat Sierra Leonen keskushallinnon julkaisemat tilinpäätökset koskivat varainhoitovuotta 2001. Avoimuutta ja tilivelvollisuutta ei voida osoittaa, mikäli tilinpäätöksiä, joilla on ehdottoman tärkeä osuus julkisten menojen hallinnoinnissa, ei ole laadittu oikea-aikaisesti. Täten Cotonoun sopimuksen noudattamista ei ole varmistettu.

Useat tahot suorittavat lukuisia tarkastustoimia tapahtumien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Edunsaajat, sopimuksen täytäntöönpanon valvojat, AKT-valtiot, lähetystöt ja EuropeAidin keskushallinto tarkastavat tapahtumat ennen niiden hyväksymistä. Tämän jälkeen lähetystöt, EuropeAidin keskushallinto ja sisäisen tarkastuksen yksikkö huolehtivat seurannasta ja tarkistuksista. Kuten tilintarkastustuomioistuin on useaan otteeseen painottanut (26) , EuropeAidin on vielä kehitettävä yleinen valvontastrategia, jonka avulla varmistetaan näiden eri valvontatoimien tehokas ja vaikuttava täytäntöönpano. EuropeAidin pyrkimyksenä on laatia kyseinen valvontastrategia vuonna 2007.

Urakkasopimuksia varten käyttöön otettu seurantajärjestelmä on kiinteä osa valvontajärjestelmää, ja se on määritelty yleisissä määräyksissä (päätös 3/90). Komissio on parantanut järjestelmää huomattavasti erityisesti tukemalla sitä, että sama yksikkö hoitaa sekä töiden suunnittelun että niiden valvonnan. Lähetystöt valvovat valvojien laatimia menoselvityksiä. Lisäksi nämä selvitykset vahvistetaan lopullisesti vasta loppumaksun yhteydessä, mihin asti niitä voidaan vielä korjata.

EuropeAid on sisällyttänyt riskinhallinnan vuotuiseen hallintosuunnitelmaan, jotta riskit olisi mahdollista havaita jo siinä vaiheessa, kun ehkäisevät toimet ovat vielä mahdollisia. On perustettu riskirekisteri, joka sisältää yksilöityjen riskien lieventämiseen tähtäävän toimintasuunnitelman. Rekisteriä seurataan ja päivitetään säännöllisesti. Lähetystön suorittama riskienhallinta on kuitenkin lähinnä muodollista, mikä vähentää sen arvoa EuropeAidin riskianalyysin kannalta. Kyseessä on ennalta määriteltyjen riskien pohjalta tehtävä itsearviointi, jonka suorittamiseen muut eivät osallistu eikä sen perusteella hyväksytä toimintasuunnitelmaa.

Kuten tilintarkastustuomioistuin mainitsi jo kahdessa edellisessä vuosikertomuksessaan, lähetystöjen aloitteesta toimitettujen tarkastusten sisällöstä ja tuloksista ei ole olemassa keskitettyjä hallintotietoja. Tämä tarkoittaa sitä, että näiden tarkastusten perusteella saatava varmuus on paljon vähäisempi kuin mitä se voisi olla, jos käytössä olisi toimiva hallintotietojärjestelmä. CRIS-Audit-tietojärjestelmä kehitettiin tarkastusten seurantaa ja tarkastushavaintojen analysointia varten, mutta sen avulla ei vieläkään saada toivottuja tuloksia, koska kehitystyö on yhä kesken eikä järjestelmään ole syötetty tarvittavia tietoja. Tietojärjestelmää on tarkoitus muuttaa, mutta se ei ole tällä hetkellä ensisijainen tavoite.

Komissio on vakuuttunut lähetystöjen toimintakyvystä ja niiden valmiudesta hallinnoida hankkeita hajautetusti. Kautta 2006/2007 on pidettävä siirtymäkautena, jonka kuluessa suoritettujen kohdennettujen tarkastusten laatua tilintarkastustuomioistuin on korostanut. Uusi yleinen viitekehys määritetään nyt, kun hajauttaminen on saatu täyteen vauhtiin.

Sisäisen tarkastuksen yksikkö tarkasti myös, miten EuropeAid ja humanitaarisen avun pääosasto (ECHO) panivat täytäntöön Yhdistyneiden Kansakuntien (YK) kanssa tehdyn rahoitusta ja hallintoa koskevan puitesopimuksen. YK:n erityisjärjestöille vuonna 2006 suoritettujen maksujen määrä kokonaismenoista oli 4,8 prosenttia. Tarkastuksen perusteella pääteltiin yleisesti ottaen, että valvontamekanismien täytäntöönpanoa on vielä jatkettava vaikuttavalla tavalla sekä hankkeiden että YK:n organisaation tasolla, mutta tilintarkastustuomioistuin myöntää, että edistystä on tapahtunut ja että suurin osa asianomaisista kysymyksistä on jo käsitelty. EuropeAidin aloitteesta tehtiin YK:n elinten institutionaalinen arviointi, jonka tarkoituksena oli arvioida, pystyivätkö kyseiset elimet käytettävissä olevien toimintalinjojen ja menettelyjen avulla toimimaan asianmukaisesti EKR-varojen valvojana. Arvioinnin perusteella pääteltiin, että sisäisen valvonnan järjestelmistä voitiin antaa yleisesti ottaen tyydyttävä arvio kolmessa kymmenestä tapauksesta. Muiden organisaatioiden kohdalla joitakin vähäisiä tekijöitä oli tutkittava myöhemmin, koska kaikkia keskeisiä tietoja ei ollut saatavilla arvioinnin aikoihin. Komissio yrittää parhaillaan päästä YK:n kanssa yhteisymmärrykseen tarkastustyötä koskevasta toimeksiantojen kuvauksesta.

Taulukko 3 – Valvontajärjestelmien arviointi Valvontajärjestelmä Keskeinen sisäinen valvonta Yleisarvio Menettelyt ja käsikirjat Riskianalyysi ja riskienhallinta Johdon raportointi Ennen tapahtumien hyväksyntää suoritetut tarkastukset Seurantakäynnit Jälkitarkastukset Ulkoiset tarkastukset Sisäinen tarkastus Laatu Määrä Laatu Määrä/tarkastussuunnitelman täytäntöönpano Yksittäisten tarkastushavaintojen seuranta/tehokkaat takaisinperintä-menettelyt Keskushallinnon suorittama lähetystöjen aloitteesta toimitettujen tarkastusten kokonaisvaltainen valvonta EuropeAidin keskushallinto Lähetystöt e.t. e.t. e.t. e.t.

EuropeAid on ryhtynyt korjaamaan tilintarkastustuomioistuimen varainhoitovuotta 2005 koskevassa vuosikertomuksessa mainittuja puutteita. Joistakin tapahtumien jälkitarkastusjärjestelmään liittyvistä tekijöistä on tehty uudelleenarviointeja ja lähetystöjen ja keskushallinnon operatiiviselle ja taloushenkilöstölle suunnattua tukea on lisätty. EuropeAid on kehittänyt uudet ulkoisia tarkastuksia koskevat toimeksiantojen kuvaukset, mutta lähetystöjen aloitteesta suoritettavien ulkoisten tarkastusten keskitettyä valvontaa olisi parannettava. Lisäksi seurantakäyntejä tehdään edelleen vähän, lähetystöjä ei otettu mukaan EuropeAidin riskianalyysin tekoon eikä riskianalyysissä oteta riittävästi huomioon toimien laillisuuteen ja asianmukaisuuteen liittyviä toiminta- ja valvontariskejä.

Komissio on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa. Se on laatinut toimintasuunnitelman yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomiseksi. Suunnitelman tavoitteena on kehittää kaikille komission yksiköille yhteiset ja yhteensovitetut menettelyt ja työkalut.