OLAFIN VALVONTAKOMITEAN TOIMINTAKERTOMUS – 2021

(2022/C 161/01)

OLAFin valvontakomitean jäsenet

Jan MULDER

OLAFin valvontakomitean puheenjohtaja

Komitean jäsen 23. tammikuuta 2017 alkaen, puheenjohtaja 1. maaliskuuta 2017 alkaen

Euroopan parlamentin entinen jäsen, Alankomaat

Maria Helena FAZENDA

Komitean jäsen 23. tammikuuta 2017 alkaen

Korkeimman oikeuden tuomari, Portugali

Grażyna STRONIKOWSKA

Komitean jäsen 13. heinäkuuta 2016 alkaen

Varsovan kansallinen syyttäjänvirasto, Puola

Yleinen syyttäjä

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Komitean jäsen 1. joulukuuta 2017 alkaen

Ylimmän tarkastuselimen tukiyksikön entinen johtaja korruption ja järjestäytyneen rikollisuuden vastaisen erityissyyttäjän virastossa, Espanja

Tilintarkastaja, lakimies, ekonomisti

Dobrinka MIHAYLOVA

Komitean jäsen 18. marraskuuta 2020 alkaen

Euroopan unionin varojen täytäntöönpanoviraston tarkastusyksikkö, Bulgaria

Aluepoliittisten rahastojen osaston tarkastusyksikön johtaja

SISÄLLYSLUETTELO

Sisällysluettelo 2

Alkusanat 3

1. Komitea pähkinänkuoressa 4

2. Uusi vahvistettu oikeudellinen kehys 4

2.1 Parempi oikeus tutustua tapauksia koskeviin tietoihin 4

2.1.1 OLAF-asetuksen tarkistettu 15 artikla 5

2.1.2 Valvontakomitean ja OLAFin väliset uudet työjärjestelyt 5

2.2 Tarkistettu sisäinen työjärjestys 5

3. Tuottoisa seurantavuosi 6

3.1 OLAFin suositukset, joita asianomaiset viranomaiset eivät noudattaneet – lausunto nro 1/2021 6

3.2 OLAFin ja EPPOn väliset työjärjestelyt – lausunto nro 2/2021 7

3.3 Sisäisten tutkimusten valvonta: strategiset päätelmät ja parhaat käytännöt – lausunto nro 3/2021 8

3.4 OLAFin alustava talousarvioesitys vuodeksi 2022 – lausunto nro 4/2021 9

3.5 OLAFin tutkimusten keston seuranta 10

3.5.1 Analyysi yli 36 kuukautta kestäneistä OLAFin tutkimuksista – lausunto nro 5/2021 10

3.5.2 Komitean vuonna 2021 saamat kertomukset yli 12 kuukautta kestäneistä tutkimuksista 11

3.6 Tutkimusmenettelyjä koskevien OLAFin ohjeiden tarkistaminen 12

3.7 Prosessuaalisten takeiden soveltaminen 13

4. Yhteistyö 15

4.1 Yhteistyö OLAFin kanssa 15

4.2 Suhteet sidosryhmiin 15

5. Hallinto ja varat 15

5.1 Valvontakomitean työskentelytavat 15

5.2 Sihteeristö 15

5.3 Talousarvioasiat 16

ALKUSANAT

Nykyisen komitean jäsenten toimikausi päättyi vuonna 2021. Heidän toimikautensa viimeinen vuosi oli erittäin tuottoisa ja menestyksekäs. Oli myönteistä, että muutamana viime vuonna OLAFin kanssa käydyt pitkät ja usein vaikeat keskustelut komitean oikeudesta tutustua tapauksia koskeviin tietoihin saatiin päätökseen. Komitea päättikin viisivuotisen toimikautensa luottavaisena siihen, että se oli pystynyt palauttamaan sellaisen keskinäisen luottamuksen ja kunnioituksen, joka OLAFin ja komitean välisestä suhteesta oli jossakin vaiheessa puuttunut.

Tilanne oli komitean jäsenille vaikea heidän toimikautensa alussa. Yhteistyö OLAFin kanssa ei ollut vilpittömän yhteistyön periaatteen mukaista, ja OLAF kieltäytyi jatkuvasti antamasta komitealle tarkoituksenmukaista pääsyä tietoihin, joita komitean jäsenet tarvitsivat valvontatehtäviensä suorittamista varten. Pitkittynyt konfliktitilanne, jossa komitean piti työskennellä toimikautensa ensimmäisinä vuosina, jätti ikävän jälkimaun. Tilanne muuttui merkittävästi vasta, kun OLAFin uusi pääjohtaja nimitettiin elokuussa 2018 ja tarkistettu OLAF-asetus hyväksyttiin. Kyseisellä asetuksella lisätään komitean oikeutta tutustua kaikkiin tietoihin ja asiakirjoihin, joita se pitää tarpeellisina tehtäviensä suorittamiseksi. Kahden viime vuoden aikana, kun suhteet OLAFiin alkoivat parantua, komitea onnistui laatimaan useita lausuntoja, jotka sisältävät perusteellisia ja yksityiskohtaisia arvioita OLAFin tutkimustehtävästä. OLAFin kanssa vuonna 2021 sovittujen uusien työjärjestelyjen myötä komitealla ja sen sihteeristöllä on nyt osittainen suora pääsy OLAFin sisällönhallintajärjestelmään. Näin komitea pystyy tekemään työnsä toivottavasti ilman tarpeettomia häiriöitä ja keskinäisen luottamuksen ja vilpittömän yhteistyön hengessä.

Vuosi 2021 oli merkkipaalu myös EU:n petostentorjunnan tilanteen kannalta. Uusi tarkistettu OLAF-asetus tuli voimaan tammikuussa, ja Euroopan syyttäjänvirasto (EPPO) aloitti toimintansa kesäkuussa.

Vuotta 2021 varjostivat edelleen pandemia ja sen jatkuvat vaikutukset työoloihin lähes kaikissa EU:n toimielimissä. Muun muassa kaikki komitean kokoukset sekä tapaamiset sidosryhmien kanssa järjestettiin verkossa. Covid-19-pandemiasta komitealle aiheutuvista rajoituksista huolimatta komitean työskentely jatkui, eikä komitean määrätietoisuus valvonta- ja seurantatehtävien suorittamiseksi ja toimeksiannon täyttämiseksi vähentynyt. Komitea pystyi toteuttamaan seurantatehtävänsä erittäin tehokkaasti ja tehtävilleen omistautuen. Vuosi 2021 oli tosiaankin kiireinen: komitea antoi OLAFin pääjohtajalle viisi yksityiskohtaista lausuntoa, mukaan lukien lausunnon OLAFin ja EPPOn välisistä uusista työjärjestelyistä. Komiteaa myös kuultiin, ja se esitti huomautuksia OLAFin tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden tarkistuksen ensimmäisestä vaiheesta. Haluaisin kiittää kaikkien jäsenten puolesta OLAFin pääjohtajaa avoimesta ja rakentavasta yhteistyöstä. Komitea sai arvokasta tukea sihteeristön jäseniltä, jotka toimivat päällikkönsä alaisuudessa ja usein haastavissa olosuhteissa. Lopuksi haluaisin toivottaa valvontakomitean uusille jäsenille hedelmällistä yhteistyötä OLAFin ja EU:n toimielinten kanssa toimikauden aikana.

Jan MULDER OLAFin valvontakomitean puheenjohtaja

1. Komitea pähkinänkuoressa

1. Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) valvontakomitea, jäljempänä ”komitea”, on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU, Euratom) N:o 883/2013 ( 1 ) , jäljempänä ”OLAF-asetus”, perustettu riippumaton elin, joka vahvistaa ja takaa OLAFin riippumattomuuden valvomalla säännöllisesti OLAFin tutkimustehtävän toteutumista.

2. Komitean muodostaa viisi riippumatonta ja ulkopuolista jäsentä, jäljempänä ”jäsenet”, jotka nimitetään Euroopan parlamentin, neuvoston ja Euroopan komission yhteisellä sopimuksella viideksi vuodeksi ( 2 ) . Jäsenet hoitavat tehtäväänsä täysin riippumattomasti, eivätkä he saa pyytää tai ottaa ohjeita miltään hallitukselta tai EU:n toimielimeltä, elimeltä, toimistolta tai virastolta. Komitean työtä tukee sen sihteeristö, joka työskentelee pysyvästi komitean suorassa alaisuudessa ja erillään komissiosta, OLAFista ja muista elimistä. Sihteeristöllä on keskeinen rooli komitean seurantatehtävien helpottamisessa ja edistämisessä.

3. OLAFin tutkimusten luonteen huomioon ottaen EU:n tuomioistuimiin ei ole mahdollista vedota OLAFin pääjohtajan päätöksestä tutkimuksen aloittamisesta tai lopettamisesta. Näin ollen komitea on tosiasiallisesti ainoa elin, joka voi valvoa OLAFia ja seurata tutkimusten toteuttamistapaa. Tämän takia komitealla on etuoikeutettu asema. Toisaalta se tarjoaa valvontaroolinsa perusteella EU:n toimielimille mahdollisuuden ymmärtää OLAFin toimintaa ja toisaalta antaa varmuutta siitä, että OLAF toimii lakisääteisen toimivaltansa puitteissa ja sovellettavia prosessuaalisia takeita noudattaen.

4. OLAF-asetuksen nojalla komitealle on annettu kolmitahoinen rooli: OLAFin tutkimustoiminnan säännöllinen seuranta, OLAFin pääjohtajan tukeminen tämän vastuualan hoitamisessa ja raportointi EU:n toimielimille.

5. Komitea pyrkii OLAFin tutkimusten säännöllisellä seurannalla erityisesti varmistamaan, että i) OLAFin tutkimustoimintaan ei kohdistu ulkoista vaikuttamista ja ii) kaikki pääjohtajan keskeiset päätökset tehdään laillisuus- ja puolueettomuusperiaatteiden mukaisesti ja niissä noudatetaan Euroopan unionin perusoikeuskirjaa (3) ja prosessuaalisia takeita.

6. Näin toimiessaan komitea antaa OLAFin pääjohtajalle lausuntoja ja tarvittaessa suosituksia OLAFin tutkimustoiminnasta, tutkimusten kestosta ja OLAFin tutkimustoimintaan tarvitsemista resursseista. Se laatii myös huomautuksia tutkimusmenettelyjä koskevista OLAFin ohjeiden luonnoksista. Lausuntoja ja suosituksia antaessaan komitea ei koskaan puutu meneillään olevien tutkimusten toteuttamiseen.

2. Uusi vahvistettu oikeudellinen kehys

7. Komitean valtuuksia ja toimintaa koskevat tärkeimmät lainsäädäntötekstit tarkistettiin vuonna 2021, minkä ansiosta komitea voi suorittaa tehtävänsä tehokkaammin. OLAF-asetuksen tarkistuksen sekä OLAFin ja valvontakomitean välisten uusien työjärjestelyjen, joissa selvennettiin muun muassa komitean mahdollisuuksia saada tiettyyn tapaukseen liittyviä OLAFin tietoja, allekirjoittamisen ohella komitea tarkisti omat sisäiset menettelysääntönsä.

2.1 Parempi oikeus tutustua tapauksia koskeviin tietoihin

8. Jotta komitea voi suorittaa asianmukaisesti sille OLAF-asetuksella osoitetut seurantatehtävät, sillä on oltava oikeus tutustua merkityksellisiin, kattaviin, asianmukaisiin ja ajantasaisiin tietoihin .

9. Pääjohtajan komitealle toimittamien tietojen sisältö ja laatu on ollut muutaman viime vuoden aikana jatkuva erimielisyyksien aihe, josta on käyty pitkiä ja intensiivisiä keskusteluja komitean ja OLAFin välillä. Tämä koski varsinkin OLAFin toimittamia tietoja yli 36 kuukautta kestävistä tapauksista. Komitea toi aiemmissa toimintakertomuksissaan toistuvasti esiin, että sillä oli rajattu oikeus tutustua tapausta koskeviin OLAFin tietoihin, eikä sillä ollut mahdollisuutta täyttää tehtäväänsä asianmukaisesti ( 4 )

2.1.1 OLAF-asetuksen tarkistettu 15 artikla

10. on annettava pääsy kaikkiin OLAFin tietoihin ja asiakirjoihin, joita se pitää seuranta- ja valvontatehtäviensä suorittamiseksi tarpeellisina . Tilanne ratkaistiin viimein hyväksymällä uusi Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2020/2223 ( 5 ) , jolla muutetaan OLAF-asetusta. Asetuksen 15 artiklan 1 kohdassa säädetään nyt selkeästi, että komitealle

11. Komitea on puhunut aiemmin toistuvasti sen puolesta, että on valvontaelimen tehtävä päättää tarveharkinnan perusteella, mitä tietoja valvottavan elimen on annettava tai mitkä tiedot riittävät komitean valvontatehtävän toteuttamiseen. Jos komitealla ei ole suoraa ja rajoituksetonta pääsyä OLAFin hallussa oleviin tietoihin, se ei voi toteuttaa minkäänlaista merkityksellistä ja vakavasti otettavaa valvontaa, josta OLAF-asetuksessa on alun perin säädetty.

2.1.2 Valvontakomitean ja OLAFin väliset uudet työjärjestelyt

12. Uusista työjärjestelyistä sovittiin viimein, ja ne allekirjoitettiin 21. lokakuuta 2021 Sihteeristön edustama komitea ja OLAF tehostivat keskustelujaan vuonna 2021 vastikään muutetulla OLAF-asetuksella tehtyjen merkittävien muutosten tarkastelemiseksi ja arvioimiseksi. Pyrkimyksenä oli hyväksyä uudet työjärjestelyt, jotta komitealle annettaisiin osittain suora pääsy OLAFin sisällönhallintajärjestelmässä saatavilla oleviin ja sinne kirjattuihin tapauksia koskeviin tietoihin.sovittiin viimein, ja ne allekirjoitettiin 21. lokakuuta 2021 ( 6 ) . Niillä luodussa järjestelmässä OLAF tarjoaa komitealle täyden pääsyn aineistoihin, jotka koskevat päätettyjen tutkimuksia, yli 12 kuukautta kestäviä avoimia tutkimuksia ja tapauksia, joissa tutkimusta ei ole aloitettu. Komitealla on myös oikeus tutustua kaikkiin hylkääviin päätöksiin ja niihin liittyviin yksikön 01 lausuntoihin pääjohtajalle sekä kaikkiin aloittamispäätöksiin ja niihin liittyviin yksikön 01 lausuntoihin tutkimuksen ulkopuolisissa aineistoissa (niin kutsutut koordinointitapaukset). Työjärjestelyjen erottamattomana osana pidettävässä teknisessä liitteessä määritetään sisällönhallintajärjestelmään pääsyn muodollisuudet komitealle ja sen sihteeristölle.

13. Komitea uskoo vakaasti, että uusilla työjärjestelyillä on tärkeä asema palautettaessa OLAFin ja sen valvontakomitean välinen keskinäinen luottamus, joka puuttui aiempina vuosina.

2.2 Tarkistettu sisäinen työjärjestys

14. Komitean sisäisessä työjärjestyksessä vahvistetaan komitean kokoonpanoa ja toiminta- ja työskentelytapoja koskevat säännöt (eli menettelyt, joita komitea noudattaa hoitaessaan OLAF-asetuksen mukaista valvontatehtäväänsä) sekä määritellään sen työskentelyä koskevat aineelliset edellytykset. Työjärjestyksellä pyritään helpottamaan komitean työn järjestämistä. Siihen sisältyvät periaatteet, jotka ohjaavat komitean toimintaa, komitean valtuuksien käyttämistä, puheenjohtajuutta, lausuntojen antamismenettelyjä, pääsyä OLAFin asiakirjoihin ja sihteeristön asemaa.

15. Komitean neljän viime vuoden aikana saaman kokemuksen ja tarkistetun OLAF-asetuksen perusteella komitea päätti korjata työjärjestystään. Uusi työjärjestys on uuden tietosuoja-asetuksen ( 7 ) oikeudellisten velvoitteiden mukainen, ja siinä huomioidaan joitakin OLAFin ja valvontakomitean välisten työjärjestelyjen säännöksiä. Komitea hyväksyi sen kesäkuussa 2021. Työjärjestystä saatetaan tarkistaa tulevana vuonna, jotta siinä voidaan ottaa huomioon prosessuaalisten takeiden valvojan nimittäminen valvontakomitealle annettavia kertomuksia koskevien valvojan velvoitteiden vuoksi.

3. Tuottoisa seurantavuosi

16. Komitea antoi tarkasteluvuoden aikana OLAFin pääjohtajalle viisi lausuntoa ( 8 ) , joissa se esitti useita suosituksia. Komiteaa myös kuultiin, ja se esitti huomautuksia OLAFin tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden meneillään olevan tarkistuksen ensimmäisestä vaiheesta ( 9 ) . Komitea jatkoi edelleen OLAFin tutkimusten keston ja prosessuaalisten takeiden noudattamisen seurantaa.

3.1 OLAFin suositukset, joita asianomaiset viranomaiset eivät noudattaneet – lausunto nro 1/2021

17. Komitea kiinnittää vuotuisissa toimintakertomuksissaan erityistä huomiota OLAFin tutkimusten jatkotoimiin. Komitea hyväksyi helmikuussa 2021 lausunnon nro 1/2021, jossa se analysoi perusteellisesti kaikki suositukset, jotka OLAF oli antanut 1. maaliskuuta 2016 ja 28. helmikuuta 2018 välisenä aikana mutta joita toimivaltaiset viranomaiset eivät olleet noudattaneet ( 10 )

18. Komitea totesi, että vastaanottavat viranomaiset ja elimet noudattavat tavallisesti OLAFin suosituksia, varsinkin taloudellisia ja kurinpidollisia suosituksia. Komitean tärkein havainto koski oikeudellisia suosituksia, joiden tapauksessa se yksilöi kolme pääasiallista heikkoutta, jotka voivat selittää viime vuosina dokumentoidun matalan syytteeseenpanoasteen ( 11 ) i) OLAFin nykyiset seurantamenettelyt eivät ole tyydyttäviä. ii) Asianomaiset viranomaiset toteuttavat harvoin lisätoimia saatuaan OLAFin lopulliset kertomukset. Tämän takia kertomusten laatu, hankittu näyttö ja suositusten vahvuus ovat olennaisia tapauksen käsittelemiseksi kansallisella tasolla. iii) OLAFin hankkima näyttö ei aina täytä vastaanottavien viranomaisten näyttökynnystä rikosvastuun arvioimiseksi kansallisella tasolla.

19. Komitea suositteli, että OLAFin olisi — tarkasteltava seurantamenettelyjä uudelleen ottamalla käyttöön kohdennettuja jatkotoimista vastaavia ryhmiä ja vapauttamaan näin tutkijat kyseisestä tehtävästä, — parannettava komitealle annettavia ilmoituksia suosituksista, joita ei ole noudatettu, — varmistettava, että aineistot toimitetaan oikeusviranomaisille: a) esitettävä selkeästi koottu näyttö ja näkökohdat, joiden perusteella on päätelty, että rangaistava teko on voitu suorittaa, ja b) sisällytettävä mukaan analyysi kansallisista prosessuaalisista vaatimuksista rikosoikeudenkäyntiä varten; — aloitettava ajoissa yhteistyö oikeusviranomaisten kanssa, — ilmoitettava vuosittain OLAFin taloudellisten suositusten perusteella perityistä määristä, — taattava, että taloudelliset suositukset ovat oikeasuhteisia, ja — laadittava yhdenmukaiset vaatimukset asianomaisten henkilöiden perusoikeuksien ja prosessuaalisten takeiden suojaamiseksi ja vahvistettava todisteiden hyväksyttävyyttä.

20. Komitea toteaa lausunnossaan, että OLAFin pääjohtaja on jo ryhtynyt toimiin taloudellisten suositusten jatkotoimien parantamiseksi. Komitea suhtautui myönteisesti myös valvontatyöryhmän perustamiseen; kyse on kohdistetusta työryhmästä, jonka tehtävänä on tunnistaa sekä erityisiä että systeemisiä ongelmia EU:n talousarvion toimeenpanossa OLAFin havaitsemien sääntöjenvastaisuuksien tai petoksen perusteella. Työryhmä pyrkii laajentamaan hallinnollisiin ja oikeudellisiin suosituksiin liittyvää toimintaansa. Komitea tukee tämän tehtävän tehokkaaseen suorittamiseen tarvittavia lisäresursseja.

3.2 OLAFin ja EPPOn väliset työjärjestelyt – lausunto nro 2/2021

21. OLAFin ja EPPOn olisi unionin talousarvion koskemattomuuden säilyttämistä koskevan yhteisen tavoitteensa vuoksi luotava ja säilytettävä tiivis suhde, joka perustuu vilpittömän yhteistyön periaatteelle.

22. OLAFin pääjohtaja lähetti 3. joulukuuta 2020 komitealle lausuntoa varten luonnoksen OLAFin ja EPPOn välillä sovituista hallinnollisista työjärjestelyistä ( 12 ) . Komitea suhtautui 31. toukokuuta 2021 annetussa lausunnossaan nro 2/2021 ( 13 ) myönteisesti työjärjestelyihin ja erityisesti sitovien aikarajojen asettamiseen, osapuolten väliseen säännölliseen tietojenvaihtoon, mahdollisia tapauksia koskevassa keskinäisessä raportoinnissa ja siirrossa käytettävien mallilomakkeiden käyttöön ja mahdollisuuteen sopia väliraportoinnista tilanteissa, joissa OLAF tukee EPPOn tutkimuksia ja joissa OLAF suorittaa täydentäviä tutkimuksia.

23. Komitea esitti useita erityisiä huomautuksia ja ehdotuksia osapuolille seuraavien seikkojen selventämiseksi: i) Yhteistyön käytännön edellytykset mahdollisia tapauksia koskevan keskinäisen raportoinnin ja siirron osalta (14). ii) Perusteet ja muodollisuudet vastavuoroiselle epäsuoralle pääsylle molempien sähköisiin sisällönhallintajärjestelmiin (15). iii) Teknisten välineiden, esimerkiksi mallilomakkeiden, käyttö (16). Tässä yhteydessä komitea ehdottaa oman kokemuksensa perusteella, jonka mukaan toimintakertomusten sisältöön ja olennaisten ja merkityksellisten tietojen määrittelyyn liittyvä tiedonvaihto OLAFin kanssa on aiemmin pitkittynyt ja ollut usein tuloksetonta, että tällaisten mallilomakkeiden sisältöä on tarkasteltava huolellisesti etukäteen, jotta vältetään turhaa tiedonvaihtoa ja puuttuviin tietoihin liittyviä lisätietopyyntöjä tai lisäselvityksiä. iv) Työjärjestelyjen sanamuoto tarpeettoman sekaannuksen ja epävarmuuden välttämiseksi OLAFin tarjoaman tuen osalta EPPOn tekemien tutkimusten aikana ja OLAFin EPPOlle esittämien avunantopyyntöjen yhteydessä (17). v) Erityisjärjestelyt, joista osapuolet sopivat, jotta OLAF voi toteuttaa sisäisiä tutkimuksia EPPOn johtamisesta ja henkilöstöstä. vi) Säännöllisen vuoropuhelun järjestelmä, josta osapuolet sopivat, OLAFin pääjohtajan ja Euroopan pääsyyttäjän välillä ja osapuolille työjärjestelyjen arviointia varten, kun merkityksellistä kokemusta on saatu, aikaisintaan vuoden kuluttua järjestelyjen voimaantulosta (18).

24. OLAF ja EPPO ottivat huomioon useimmat komitean esittämät näkökohdat ja sopivat muuttavansa asiaankuuluvia säännöksiä ( 19 ) vastaavasti. Työjärjestelyjen lopullinen teksti allekirjoitettiin 5. heinäkuuta 2021. Komitea on tyytyväinen kuulemisensa tuloksiin niiltä osin kuin se on tärkeä osa kyseisten kahden elimen välisten suhteiden hallinnoinnissa.

3.3 Sisäisten tutkimusten valvonta: strategiset päätelmät ja parhaat käytännöt – lausunto nro 3/2021

25. Komitea antoi lokakuussa 2021 lausunnon nro 3/2021 sisäisten tutkimusten valvonnasta ( 20 ) . Komitea arvioi, miten OLAF suoritti neljä sisäistä tutkimusta, jotka koskivat virkatehtävien hoitamiseen liittyviä vakavia väitteitä tai jäsenten ja EU:n toimielimissä, elimissä ja virastoissa ylemmissä tehtävissä toimivien virkamiesten vakavia rikkomuksia.

26. Komitea sai pääsyn tapausta koskeviin aineistoihin, jotka OLAF oli asettanut saataville, ja se analysoi tarkoin kaikki keskeiset asiakirjat sovellettavan OLAFia koskevan oikeudellisen kehyksen valossa. Se teki vertailevan analyysin neljästä tutkimuksesta painottaen tutkimuksen tärkeimpiä menettelyvaiheita. Se tutki erityisesti seuraavia: i) vaatimus riittävästä epäilyksestä perusteluna tutkimusten aloittamiselle, ii) tutkimusten laajuus, iii) OLAFin käytettävissä olevien tutkimusvälineiden käyttö ja iv) lopullinen tutkimusraportti ja tutkimusten oikeudellinen arviointi.

27. Komitea havaitsi tutkituissa neljässä tapauksessa eroavaisuuksia kaikissa edellä mainituissa vaiheissa. Sen jälkeen se teki päätelmät ja antoi suositukset, joista keskeisimmistä esitetään seuraavaksi yhteenveto: i) Arvioitaessa ”riittävän epäilyn” vaatimusta tutkimuksen aloittamiseksi OLAFin olisi koottava kaikki tarvittavat tiedot EU:n toimielimiltä erityisesti tapauksissa, joissa toimielimet ovat jo aiemmin suorittaneet samoihin väitteisiin liittyviä tutkimuksia. Tämä on entistäkin tärkeämpää arvioitaessa nimettömänä esitettyjä väitteitä. ii) Operatiivisen analyysin tukiyksikön olisi tarjottava valintaprosessiin tukea analysoimalla nimettömistä lähteistä peräisin olevia tietoja. iii) Tutkimusmenettelyjä koskeviin ohjeisiin olisi sisällytettävä määritelmä ”riittävän epäilyn” käsitteestä. iv) OLAFin olisi ilmoitettava komitealle, kun se ryhtyy tutkimaan arkaluonteisia tapauksia, joissa EU:n maine saattaisi olla uhattuna. v) OLAFin olisi otettava käyttöön tehokkaita mekanismeja välttääkseen tilanteita, joissa se määrittää tutkimuksen liian laajaksi ja/tai laajentaa tutkimusta noudattamatta sovellettavaa menettelyä. vi) OLAFin olisi annettava yksikön 01 – joka on sama yksikkö, joka laatii tutkimuksen aloittamista koskevat lausunnot – nykyään laatima oikeudellinen tarkastus toisen tahon tehtäväksi, jotta voidaan varmistaa, että tämä tarkastus on riippumaton. Lisäksi OLAFin pääjohtajan olisi tarkasteltava eri yksiköiden ja linjojen vastuunjakoa riippumattomien, puolueettomien ja objektiivisten tarkastusten tehokkaan järjestelmän käyttöönottamiseksi oikeudellista tarkastusta ja arviointia varten. vii) Komitea korostaa erityisesti asianmukaisen tutkimustyösuunnitelman laatimisen tarvetta. Lisäksi OLAFin olisi kirjattava tapausta koskevaan aineistoon päätöksensä perustana olevat syyt arkaluonteisissa sisäisissä tutkimuksissa aina käyttäessään harkintavaltaansa toteutettavista tutkimustoimista ja niiden ajankohdista tehtävissä päätöksissä. viii) Komitea havaitsi yleisesti puutteita kaikkien neljän tapauksen asiakirjojen täsmällisessä ja systemaattisessa järjestämisessä ja pyysi OLAFia ottamaan käyttöön säännöksiä tämän tilanteen korjaamiseksi. Komitea uskoo, että OLAF puuttuu näihin ongelmiin sisällönhallintajärjestelmällään ja ottaa käyttöön uusia asiaankuuluvia sääntöjä. ix) OLAFin olisi harkittava kohdennetun yksikön perustamista sellaisten menetelmien suunnittelua varten, jotka on tarkoitettu mahdollisen lobbaajiin liittyvän korruption, pyöröovi-ilmiön, eturistiriitojen ja lahjomattomuutta ja avoimuutta koskevien velvollisuuksien laiminlyönnin tutkimiseen.

28. Komitea panee merkille, että tarkistettuihin tutkimusmenetelmiä koskeviin ohjeisiin sisältyy säännöksiä, joilla pannaan täytäntöön kaksi edellä mainituista suosituksista. Erityisesti komitea suhtautuu myönteisesti seuraaviin: i) arviointityöryhmän perustaminen varapääjohtajan suoraan alaisuuteen ja ii) alustavan työsuunnitelman luonnostelemista koskeva vaatimus tutkimusta tekeville yksiköille. Komitea odottaa, että tutkijoille annetaan lisää sisäisiä ohjeita työsuunnitelman laatimisesta ja säännöllisestä päivittämisestä. Kaiken kaikkiaan komitea antaa tunnustusta OLAFin pyrkimykselle panna komitean suositukset täytäntöön. Komitea kuitenkin katsoo, että sen huolenaiheiden poistamiseksi tarvitaan vahvaa ja jatkuvaa valvontaa niiden puutteiden ja/tai virheiden korjaamiseksi, jotka se yksilöi lausunnossaan henkilöstölleen osoitetuista ja henkilöstönsä toteuttamista tehtävistä. On tärkeää, että näistä tutkimuksista otetaan opiksi OLAFin tulevaa henkilöstöhallintoa varten.

3.4 OLAFin alustava talousarvioesitys vuodeksi 2022 – lausunto nro 4/2021

29. OLAFin valvontakomitea antaa vuosittain lausunnon OLAFin alustavasta talousarvioesityksestä antaakseen EU:n toimielimille varmuuden siitä, että talousarvioesityksessä otetaan huomioon OLAFin tutkimustoiminnan riippumattomuus. Lisäksi lausunnolla annetaan varmuus siitä, että OLAFilla on riittävät resurssit vaikuttavan ja tehokkaan toimielinten välisen petostentorjuntapalvelun tarjoamiseen. OLAFin pääjohtaja voi tämän jälkeen käyttää tätä lausuntoa suhteessa budjettivaltaa käyttäviin ja vastuuvapauden myöntäviin EU:n viranomaisiin.

30. Komitea antoi 18. lokakuuta 2021 lausunnon nro 4/2021 ( 21 ) OLAFin alustavasta talousarvioesityksestä varainhoitovuodeksi 2022. Sen analyysissa keskityttiin erityisesti seuraaviin seikkoihin: i) OLAFin henkilöstöstrategia ottaen huomioon myös EPPOn perustamisen sekä elpymis- ja palautumistukivälineen luomisen vaikutus ja ii) OLAFin sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset.

31. Komitea katsoi, että OLAFin alustava talousarvioesitys vuodeksi 2022 oli yhdenmukainen tutkimusten tehokkaaseen toteuttamiseen tarvittaviin resursseihin nähden. Komitea antoi täyden tukensa ylimääräisiä virkamiesten virkoja koskevalle OLAFin pyynnölle. Komitea katsoi, että on haitallista yhtäältä osoittaa OLAFille vuosittain uusia vastuualoja ja tehtäviä (EPPO, elpymis- ja palautumistukiväline) ja toisaalta vähentää vuosi vuodelta asteittain OLAFin henkilöstöresursseja ja rahavaroja. Komitea oli myös yhtä mieltä OLAFin kanssa siitä, että OLAFin matkakulubudjetin vähentäminen jälleen 20 prosentilla asettaisi vaaraan OLAFin tutkimustehtävän suorittamismahdollisuudet.

32. Lopuksi komitea pani merkille, että sisällönhallintajärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto on ollut erittäin kallis hanke ( 22 ) , jolla ei toistaiseksi ole saatu aikaan asetetussa aikataulussa vankkaa ja ennen kaikkea helppokäyttöistä, joustavaa ja tehokasta sisällönhallintajärjestelmää.

33. Komitea on ilmaissut viime vuosina johdonmukaisesti vakavan huolensa sisällönhallintajärjestelmän kohonneista kustannuksista ( 23 ) , joiden perustana vaikuttavat olleen sisäiset väärät olettamukset ja päätökset ( 24 ) ja jotka on suunniteltu alun perin ottamatta huomioon valvontatarpeita ( 25 ) . Näitä huolenaiheita ovat kärjistäneet OLAFin tutkijoiden käyttäjätyytyväisyystutkimus, jota on toistaiseksi vähätelty, ja komission useiden pääosastojen toteuttama uuden asianhallintajärjestelmän rinnakkain käynnissä oleva kehittäminen, johon myös OLAF osallistuu.

34. Komitea pyysikin OLAFin pääjohtajaa toteuttamaan mahdollisimman pikaisesti yksityiskohtaisen kustannusperustaisen analyysin sisällönhallintajärjestelmän ylläpitämisen tai komission omaan CASE@EC-asianhallintajärjestelmään siirtymisen hyvistä ja huonoista puolista. Tässä yhteydessä ja ottaen huomioon, että EPPO on päättänyt ottaa CASE@EC-järjestelmän käyttöönsä, komitea toisti näkemyksensä, jonka se oli esittänyt OLAFin vuoden 2021 talousarvioesityksestä antamassaan lausunnossa ja jonka mukaisesti talousarviovaroja saatetaan jatkossa tarvita lisää kahden järjestelmän välisen tarvittavan yhteentoimivuuden ja synergioiden takaamiseksi tilanteessa, jossa EPPO ja OLAF aikovat käyttää eri sisällönhallintajärjestelmiä.

3.5 OLAFin tutkimusten keston seuranta

35. OLAF-asetuksen 7 artiklan 8 kohdassa komiteaa vaaditaan analysoimaan tapauskohtaisesti kaikki yli 12 kuukautta kestäneet tutkimukset, jotta varmistetaan, että OLAFin tutkimukset tehdään keskeytyksettä ajassa, joka on oikeassa suhteessa tutkittavan asian olosuhteisiin ja monitahoisuuteen.

36. Seuraamalla säännöllisesti OLAFin tutkimusten kestoa ja mahdollisten aiheettomien viivästysten syitä komitea pyrkii varmistamaan, että mitkään ulkopuoliset tai sisäiset tahot eivät puutu tutkimusten puolueettomaan toteutukseen. Liian kauan kestävällä tutkimuksella, jonka kestoa ei voida perustella, voi myös olla vakavia kielteisiä seurauksia i) asianomaisten henkilöiden puolustautumisoikeuksien kannalta ja/tai ii) tutkimuksen jatkamiselle. Tutkimusten kestoa seuraamalla komitea varmistaa myös sen, että OLAFille osoitetut henkilö- ja taloudelliset resurssit on käytetty tehokkaasti.

37. Komitea on kiinnittänyt vuosien ajan erityisesti huomiota OLAFin tutkimusten kestoon liittyvään ongelmaan ja ilmaissut viime vuosina huolensa siitä, että tutkimusmenettelyjä koskeviin ohjeisiin ei sisälly selkeitä ja yksityiskohtaisia säännöksiä tutkimusten pituuden hallinnoinnista. Tällaisilla säännöillä vahvistetaan oikeusvarmuutta, ja niiden puuttuminen voi olla haitallista OLAFin menettelyjen avoimuuden varmistamiselle erityisesti asianomaisten henkilöiden kannalta.

38. Vuonna 2021 komitea antoi lausunnon, jossa tarkasteltiin 40:tä yli 36 kuukautta kestänyttä OLAFin tapausta. Se sai myös jokavuotiseen tapaan tietoja yli 12 kuukautta kestäneistä tutkimuksista.

3.5.1 Analyysi yli 36 kuukautta kestäneistä OLAFin tutkimuksista – lausunto nro 5/2021

39. Komitea totesi vuoden 2019 toimintakertomuksessaan ( 26 ) , että lähes 40 prosenttia vuonna 2019 ilmoitetuista yksittäistapauksista kesti yli 24 kuukautta ja näistä 10 prosenttia yli 36 kuukautta. Komitea päätti tehdä selvityksen 40 tutkimuksesta, jotka kestivät yli 36 kuukautta vuonna 2019, saadakseen paremman käsityksen siitä, miten OLAF hallinnoi ja valvoo tutkimustensa kestoa. Komitea suhtautui erityisellä tyytyväisyydellä siihen, että sille annettiin ensimmäistä kertaa täydet oikeudet tutustua asiaankuuluviin tapausten aineistoihin.

40. Komitea yksilöi lausunnossaan ( 27 ) OLAFin menettelyjen tiettyjä puutteita, jotka saattoivat vaikuttaa tutkimusten kestoon. Se pani erityisesti merkille suuren vaihtelevuuden OLAFin tutkimuskäytännöissä ja toimien kirjaamisessa tapausten aineistoihin. Komitea havaitsi myös, että OLAFilla ei ole i) muodollista ja selvästi määriteltyä sisäistä menettelyä tutkimustensa keston valvomiseen, ii) työ- tai tutkimussuunnitelmaa eikä iii) sisäisiä sääntöjä operatiivisen ensisijaisuuden määrittelemiseksi ja osoittamiseksi. Komitea katsoo, että nämä heikkoudet johtuvat pääasiassa siitä, että OLAFin tutkimusmenettelyjä koskevista ohjeista puuttuvat erityiset ja yksityiskohtaiset säännökset, joissa käsiteltäisiin tutkimusten jatkuvuuden ja keston kysymyksiä.

41. Komitea antoi OLAFille seuraavat suositukset: — Sisällönhallintajärjestelmään on perustettava automaattinen varoitusjärjestelmämekanismi, jolla taataan, että yli kolmen kuukauden käyttämättömyyskaudet tulevat välittömästi OLAFin hallinnon näkyville. — On varmistettava, että esteet, jotka vaikuttavat tai voivat vaikuttaa tutkimuksen kestoon, sekä asiaan liittyvät päätökset dokumentoidaan asianmukaisesti ja kirjataan kunkin tutkimuksen tapausaineistoon. — Tutkintamenettelyjä koskevissa ohjeissa on määritettävä selvät sisäiset menettelyt tutkimuksen keston käsittelemiseksi. OLAFin olisi laadittava erityisesti yli 24 kuukautta kestäviä tapauksia varten erityinen tarkastelumenettely, jonka avulla pääjohtaja voisi päättää, miten tällaisten tutkimusten käsittelyä olisi paras nopeuttaa, ja yli 36 kuukautta kestäviä tapauksia varten erityismenettely. — Olisi varmistettava, että arviointityöryhmän kaikkiin lausuntoihin sisältyy arviointi tutkimusten kestosta. — Olisi varmistettava, että jokaisesta aloitetusta tutkimuksesta laaditaan yksityiskohtainen tutkimussuunnitelma ja että suunnitelmaa päivitetään säännöllisesti ja se liitetään kunkin tutkimuksen tapausaineistoon. — Tutkimusmenettelyjä koskeviin ohjeisiin olisi sisällytettävä selkeät säännöt operatiivisen ensisijaisuuden osoittamisesta tapaukselle. — Olisi varmistettava, että tutkimuksen kestoon merkittävästi vaikuttavat keskeiset päätökset tehdään aina johtajan tasolla ja että ne kirjataan järjestelmällisesti sisällönhallintajärjestelmään. — Olisi varmistettava, että aina tutkimusryhmän jäsenen lähtiessä virastaan hän valmistelee luovutusmuistion, jossa esitetään kaikki toteutetut toimet ja jo kerätyt todisteet sekä määritetään toimet ja aikataulu, joita tapauksen hoitamisesta vastaavan ryhmän seuraavan jäsenen olisi noudatettava.

42. Komitea katsoo, että sen suositukset olisi otettava huomioon tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden meneillään olevassa tarkistuksessa ( 28 ) . Kattavat ja merkitykselliset tutkimusmenettelyjä koskevat ohjeet ovat myös tulevan prosessuaalisten takeiden valvojan ( 29 ) tukena käsiteltäessä prosessuaalisista vaatimustenvastaisuuksista OLAFia vastaan esitettyjä valituksia.

3.5.2 Komitean vuonna 2021 saamat kertomukset yli 12 kuukautta kestäneistä tutkimuksista

43. Jos tutkimusta ei saada päätökseen 12 kuukauden kuluessa sen aloittamisesta, OLAF-asetuksen 7 artiklan 8 kohdassa ( 30 ) vaaditaan OLAFin pääjohtajaa ilmoittamaan asiasta muodollisesti komitealle kyseisen 12 kuukauden jakson päättyessä ja sen jälkeen aina kuuden kuukauden välein. OLAF mainitsee näissä ilmoituksissa aina syyt tutkimuksen viivästymiselle ja tarvittaessa ( 31 ) tutkimuksen nopeuttamiseksi suunnitellut korjaavat toimenpiteet sekä päätökseen saattamisen oletetun ajankohdan.

44. Vuoden 2021 aikana OLAF toimitti komitealle 761 kertomusta kaikkiaan 482 yksittäisestä tutkimuksesta, joiden kesto oli yli 12 kuukautta. Näistä yksittäisistä tapauksista 29,25 prosentissa kesto oli yli 12 kuukautta ja 27,18 prosentissa yli 18 kuukautta. Kaikista ilmoitetuista tapauksista 43,57 prosentissa kesto oli yli 24 kuukautta (kaavio 1). OLAFin tutkimukset esitetään alakohtaisesti kaaviossa 2. Kaavio 1 482 yksittäistä tapausta – 2021 Kaavio 2 482 yksittäistä tapausta – 2021

3.6 Tutkimusmenettelyjä koskevien OLAFin ohjeiden tarkistaminen

45. OLAF-asetuksen tarkistuksen myötä OLAF muutti senhetkisiä tutkimusmenettelyjä koskevia ohjeita sisällyttääkseen OLAF-asetuksen uudet säännökset uusiin sisäisiin ohjeisiin ja saadakseen aikaan selkeät ja yhdenmukaiset puitteet kaikelle tutkimus-, tuki- ja koordinointitoiminnalle. OLAF kertoi komitealle, että tämä tarkistusprosessi toteutettaisiin kahdessa erillisessä vaiheessa.

46. Ensimmäisen vaiheen aikana tarkistuksessa käsitellään vain seikkoja, jotka ovat ehdottomasti tarpeen tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden sopeuttamiseksi asetukseen (EU, Euratom) 2020/2223 ja EPPOn toiminnan käynnistämiseen. Toisessa vaiheessa tehdään kattavampi tarkistus. Siihen sisältyy aiheita, joita käsitellään tällä hetkellä OLAFin muissa sisäisissä ohjeissa ja suuntaviivoissa, käytäntöjä, jotka luodaan osana OLAFin ja EPPOn välistä yhteistyötä, OLAFin sidosryhmien suosituksia ja OLAFin henkilöstön vuosien mittaan yksilöimiä seikkoja.

47. OLAF-asetuksen ( 32 ) mukaisesti valvontakomitean on annettava näkemyksensä kaikista tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden muutoksista ennen kuin OLAFin pääjohtaja hyväksyy ne.

48. OLAF toimitti komitealle 28. toukokuuta 2021 luonnoksen ensimmäisessä vaiheessa tarkistetuista tutkimusmenettelyjä koskevista ohjeista. Luonnoksesta keskusteltiin OLAFin henkilöstön ja sihteeristön kanssa teknisessä kokouksessa 6. kesäkuuta 2021 ja kokouksessa 22. kesäkuuta 2021. Komitea esitti näkemyksensä OLAFin pääjohtajalle 17. elokuuta 2021. Uudet tutkimusmenettelyjä koskevat ohjeet tulivat voimaan 11. lokakuuta 2021.

49. Komitea muistutti näkemyksissään, että se on jo suositellut OLAFille tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden täysimääräistä tarkistamista (lausunto nro 2/2017 OLAF-asetuksen arvioinnista). Se on antanut jo useita erityisiä suosituksia asiasta sekä OLAFin organisaation että sen tutkimuskäytäntöjen (lausunto nro 3/2021 parhaista käytännöistä sisäisissä tutkimuksissa) osalta. Näin ollen se suhtautui myönteisesti OLAFin päätökseen ryhtyä tarkistamaan tutkimusmenettelyjä koskevia ohjeita. Komitealle on äärimmäisen tärkeää, että tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden tuleva, tarkistuksen toisessa vaiheessa laadittava teksti perustuu OLAFin kaikkien muiden nykyisten sisäisten suuntaviivojen ja ohjeiden perusteelliseen ja kattavaan tarkasteluun. Niistä jotkin, mahdollisesti jopa kaikki, on sisällytettävä tutkimusmenettelyjä koskeviin ohjeisiin. Tämä on tärkeää, sillä tutkimusmenettelyjä koskevat ohjeet ovat ainoat suuntaviivat, ohjeet tai oppaat, joiden julkaisemista OLAFilta edellytetään OLAF-asetuksen mukaan ( 33 ) . Näin taataan vaadittu avoimuuden ja oikeusvarmuuden taso tutkittavana olevia henkilöitä kohtaan. Kattavat ja merkitykselliset tutkimusmenettelyjä koskevat ohjeet ovat myös tulevan prosessuaalisten takeiden valvojan ( 34 ) tukena käsiteltäessä prosessuaalisista vaatimustenvastaisuuksista OLAFia vastaan esitettyjä valituksia.

50. Tämän takia komitea säilyttää itsellään oikeutensa antaa kattavan lausunnon tutkimusmenettelyjä koskevista ohjeista ohjeiden tarkistuksen toisen vaiheen lopuksi.

51. OLAF ilmoitti komitealle ja EU:n toimielimille aloittaneensa tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden tarkistuksen toisen vaiheen. Toinen vaihe on määrä saattaa päätökseen vuoden 2022 aikana. Komitea odottaakin pääsevänsä näkemään tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden lopullisen version ja olettaa, että OLAFin pääjohtaja ottaa huomioon äskettäisissä lausunnoissa komitean esittämät suositukset.

3.7 Prosessuaalisten takeiden soveltaminen

52. OLAF-asetuksen 9 artiklassa luetellaan periaatteet, joita OLAFin olisi noudatettava tutkimusta tehtäessä, sekä prosessuaaliset takeet, jotka OLAFin tutkimukseen liittyvillä henkilöillä on oltava.

53. käsitellä OLAFia vastaan esitettyjä yksittäisiä valituksia eikä se ole muutoksenhakuelin, joka voisi tarkistaa OLAFin päätöksiä Asetuksessa annetaan komitealle tehtäväksi seurata näiden prosessuaalisten takeiden soveltamista. Komitea toteuttaa tätä tehtävää erilaisilla toimilla: se seuraa, miten OLAF käsittelee prosessuaalisia valituksia, se arvioi, miten OLAF huomioi prosessuaaliset oikeudet tutkimuksissaan, se yksilöi järjestelmään tai rakenteeseen liittyviä ongelmia ja se antaa lausuntoja prosessuaalisten takeiden soveltamiseen liittyvistä kysymyksistä. On tärkeää painottaa, että komitealla ei ole valtuuksiaOLAFia vastaan esitettyjä yksittäisiä valituksia eikä se ole muutoksenhakuelin, joka voisi tarkistaa OLAFin päätöksiä ( 35 )

54. Komitea kohdisti vuonna 2021 osan työstään OLAFin prosessuaalisten takeiden noudattamisen valvontaan.

i) Komiteaa kuultiin ratkaisusta, joka liittyy OLAFin perustamaan uuteen valitusmekanismiin

55. Muutetun OLAF-asetuksen voimaantuloon saakka OLAFin tutkimuksessa asianomaisilla yksityishenkilöillä tai oikeushenkilöillä oli mahdollisuus esittää valitus OLAFin pääjohtajalle. OLAF käsitteli valituksen vakiintuneen menettelynsä mukaisesti. Muutetussa OLAF-asetuksessa perustettiin prosessuaalisten takeiden valvojan, jäljempänä ”valvoja”, tehtävä. Valvoja on vastuussa OLAFin tutkimuksissa asianomaisten henkilöiden jättämien valitusten käsittelystä ( 36 )

56. OLAF sai kuitenkin edelleen valituksia, myös asianosaisilta, vaikka uusi asetus oli tullut voimaan ja komissio oli nimittämässä valvojaa. OLAF kuuli alkuvuodesta 2021 komiteaa ( 37 ) väliaikaisesta ratkaisusta valitusmekanismin toimeenpanemiseksi asetuksen voimaantulon ja valvojan nimittämisen välisenä siirtymäaikana. OLAF ilmoitti komitealle pyrkivänsä antamaan valituksen esittäjille kaksi vaihtoehtoa: i) odottaminen valvojan nimittämiseen saakka, jotta valvoja voi käsitellä valituksen, tai ii) valituksen käsitteleminen OLAFin toimesta OLAFin olemassa olevan menettelyn mukaisesti. Jälkimmäisessä tapauksessa valituksen esittäjät luopuisivat oikeudestaan saada valituksensa käsitellyksi uusien sääntöjen mukaan.

57. Komitea piti ratkaisua asianmukaisena ja pyysi OLAFia ilmoittamaan komitealle kaikista valituksista, jotka OLAF käsittelisi kahden annetun vaihtoehdon mukaisesti. OLAF toimitti pyydetyt tiedot.

ii) Komitea arvioi, miten OLAF pani täytäntöön prosessuaaliset takeet tietyissä tutkimuksissa

58. Valmistellessaan lausuntoa nro 3/2021 sisäisistä tutkimuksista ja lausuntoa nro 5/2021 tutkimusten kestosta komitealla oli oikeus tutustua tapausaineistoihin, ja se arvioi perusteellisesti, miten OLAF sovelsi prosessuaalisia takeita tarkasteltavina olevissa tutkimuksissa. Komitea kiinnitti lausunnossaan nro 3/2021 erityistä huomiota arviointitoiminnon, OLAFin sisäisen valvontamekanismin prosessuaalisten takeiden noudattamisen varmistamiseksi, riippumattomuuteen. Se antoi asiasta suosituksen, jonka OLAF pani täytäntöön.

59. Komitea päätti painottaa lausunnossaan nro 5/2021 analyysiaan siitä, miten OLAF noudattaa virkamiehen oikeutta saada tieto OLAFin tutkimuksen aloittamisesta ja asianomaisen henkilön oikeutta esittää huomautuksia itseään koskevista tosiseikoista ennen kuin OLAF tekee päätelmiään ( 38 ) , ja erityisesti siitä, miten OLAF käyttää poikkeuksia tällaisten oikeuksien lykkäämiseksi lainsäädännön mukaisesti.

60. Analyysilla osoitettiin, että OLAF noudatti sovellettavia prosessuaalisia vaatimuksia ja takeita siltä osin kuin kyse oli tutkimuksen aloittamista koskevan tiedon antamisen lykkäämisen menettelystä. Lisäksi sillä on ollut käytössä vuodesta 2019 alkaen entistä tiukempi arviointijärjestelmä, jota sovelletaan nykyään järjestelmällisesti kaikkiin lykkäystapauksiin. Huomautuksen esittämismahdollisuuden lykkäämisen osalta komitea katsoi, että OLAFin käyttöön ottamalla järjestelmällä annetaan riittävät takeet tutkimuksen kohteena olevien henkilöiden perusoikeuksien suojaamiseksi ja mielivaltaisen kohtelun välttämiseksi.

iii) Komitea arvioi OLAFille toimitetut yksittäiset valitukset

61. Komitea sai jokavuotiseen tapaan puolivuotiskertomukset ja olennaiset asiakirjat OLAFin käsittelemistä yksittäisistä valituksista ( 39 ) . Vuonna 2021 OLAF vastaanotti yhteensä neljä valitusta asianomaisilta henkilöiltä prosessuaalisten takeiden soveltamisesta, ja valituksista kolme käsitteli samaa sisäistä tutkimusta. Yhtä lukuun ottamatta kaikki valituksen esittäjät toivoivat, että heidän valituksensa käsittelee valvoja. Ainoassa OLAFin vuonna 2021 käsittelemässä valituksessa asianomainen henkilö väitti, että i) OLAF ei ollut ilmoittanut hänelle ajoissa siitä, että hän oli asianomainen henkilö, ja ii) tutkimusta ei ollut saatettu päätökseen kohtuullisessa ajassa. Komitea panee merkille OLAFin valituksen esittäjälle antaman vastauksen, jonka mukaan sovellettavia sääntöjä ei rikottu. Komitea ei kuitenkaan esitä asiasta muita huomautuksia, sillä valvoja on käsittelemässä valituksia samaa tutkimusta koskevista vastaavista kysymyksistä.

62. Komitea odottaa yhteistyötä valvojan kanssa prosessuaalisten takeiden ja perusoikeuksien soveltamisen vahvistamiseksi.

4. Yhteistyö

4.1 Yhteistyö OLAFin kanssa

63. Komitea vahvisti vuoden 2021 aikana hedelmällistä yhteistyötään OLAFin kanssa. Sen lisäksi, että keskustelut komitean oikeudesta tutustua tapauksia koskeviin tietoihin saatettiin päätökseen ja uudet työjärjestelyt allekirjoitettiin, komitea jatkoi avointa ja merkityksellistä vuoropuhelua OLAFin kanssa.

64. Komitea jatkoi käytäntöään kutsua OLAFin pääjohtaja avustajineen säännöllisiin kuukausittaisiin kokouksiinsa keskustelemaan ja kuulemaan kaikista komitean ja OLAFin työskentelyn kannalta merkittävistä asioista. Komitean jäsenet ja sihteeristö järjestivät myös muodollisia ja epämuodollisia kokouksia OLAFin hallinnon ja henkilöstön kanssa komitean lausuntojen ja kertomusten valmistelun yhteydessä.

65. Komitea sai OLAFilta seuraavat kertomukset OLAF-asetuksen säännösten ja vakiintuneiden työskentelykäytäntöjen mukaisesti: i) kertomukset yli 12 kuukautta kestäneistä tutkimuksista, ii) kertomukset OLAFin suosituksista, jotka on annettu 1. lokakuuta 2013 tai sen jälkeen mutta joita ei ole noudatettu ja joista OLAF sai vastauksia asianomaisilta viranomaisilta 1. tammikuuta 2020 ja 31. joulukuuta 2020 välisenä aikana, iii) kertomukset prosessuaalisia takeita koskevista valituksista, iv) kertomukset tapauksista, joissa tietoja on välitetty kansallisille oikeusviranomaisille, ja v) kertomukset lykkäyksistä OLAF-asetuksen 4 artiklan 6 kohdan nojalla.

4.2 Suhteet sidosryhmiin

66. Komitea on tilivelvollinen sen jäsenet nimittäneille EU:n toimielimille ja samanaikaisesti EU:n toimielinten vuoropuhelukumppani. Komitea antaa toimielimille kertomuksia toiminnastaan, voi antaa niiden pyynnöstä lausuntoja, laatii kertomuksia tutkimuksia koskevista asioista ja vaihtaa niiden kanssa näkemyksiä poliittisella tasolla ( 40 )

67. Komitea pitää tärkeänä, että EU:n toimielimiin ja OLAFin kumppaneihin ja sidosryhmiin pidetään säännöllisesti yhteyttä tiedonkulun parantamiseksi ja palautteen saamiseksi OLAFin toiminnasta. Komitea ja sen sihteeristö olivat säännöllisesti yhteydessä komission pääsihteeriin, Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokuntaan (CONT) ja neuvoston petostentorjuntatyöryhmään (GAF) sekä rikosasiayhteistyöryhmään (COPEN). Tämänhetkisen pandemian takia komitea ei voinut järjestää fyysisiä tapaamisia sidosryhmien kanssa, minkä seurauksena kaikki kokoukset järjestettiin verkossa. Komitea osallistui myös joulukuussa 2021 ( 41 ) vuotuiseen toimielinten väliseen näkemysten vaihtoon OLAFin toiminnasta, missä yhteydessä se esitteli näkemyksensä OLAFin roolista elpymis- ja palautumistukivälineessä ja käytännön kokemuksensa OLAFin ja EPPOn välisistä suhteista.

68. Lisäksi komitea avusti komissiota OLAFin johtavien virkamiesten nimittämisen valintamenettelyissä. Komitean jäsenet osallistuivat myös ylempien johtajien nimityksiä koskeviin komission neuvoa-antavan komitean kokouksiin.

5. Hallinto ja varat

5.1 Valvontakomitean työskentelytavat

69. Vuonna 2021 komitea järjesti 12 kokousta, joko hybridi- tai pelkkinä verkkokokouksina ( 42 ) . Komitea nimitti jokaiselle tutkimalleen merkittävälle kysymykselle esittelijän. Esittelijät laativat yhdessä valvontakomitean sihteeristön kanssa alustavia kertomuksia, lausuntoja tai asiakirjoja, joita käsiteltiin komitean kokouksissa. Lisäksi puheenjohtaja, esittelijät ja komitean sihteeristön jäsenet kokoontuivat säännöllisesti käsittelemään erityiskysymyksiä.

5.2 Sihteeristö

70. Sihteeristö tuki edelleen vuonna 2021 komitean jäseniä, jotta nämä voivat hoitaa tehtävänsä tehokkaasti, minkä tavoitteena on vahvistaa OLAFin riippumattomuutta. Muun komission tavoin sihteeristö toimi vuonna 2021 edelleen pitkälti verkkoympäristössä. Se toteutti työohjelmaa johtajansa ja valvontakomitean yhteisesti sopimalla tavalla ( 43 )

71. Sihteeristö on ollut maaliskuusta 2016 lähtien hallinnollisesti osa Euroopan komission henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimistoa (PMO), mutta sen tilat sijaitsevat OLAFin tiloissa erillisellä turva-alueella. Valvontakomitea on ilmaissut useissa yhteyksissä epäilyksensä siitä, onko sen sihteeristön ”hybridityyppinen” liittäminen PMO:hon asianmukaisin.

72. Komitea toistaa näkemyksensä, jonka mukaan soveltuvat tilat OLAFin turva-alueen sisällä mahdollistaisivat sihteeristölle tehokkaamman työskentelyn, kun otetaan huomioon sihteeristön ja OLAFin henkilöstön päivittäinen vuorovaikutus komitean käynnissä olevissa valvontatehtävissä.

73. Soveltuvan aseman löytäminen sihteeristölle on entistäkin tärkeämpää prosessuaalisten takeiden valvojan viran perustamisen myötä. Asetuksen nojalla uusi valvoja on hallinnollisesti osa valvontakomiteaa, ja sihteeristö tarjoaa valvojalle tarvittavaa oikeudellista ja hallinnollista tukea.

5.3 Talousarvioasiat

74. Komitean talousarvio vuodeksi 2021 oli 200 000 euroa. Koska komitean kokoukset järjestettiin verkossa covid-19-pandemian takia, vuoden 2021 loppuun mennessä maksettu määrä oli vain 74 577,28 euroa.

75. Menoista vastaava edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä on henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimiston johtaja.

(1) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 883/2013, annettu 11 päivänä syyskuuta 2013, Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta (EUVL L 248, 18.9.2013, s. 1), sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EU, Euratom) 2016/2030 ja asetuksella (EU, Euratom) 2020/2223, 15 artiklan 2 kohta (saatavilla myös osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) Valvontakomitean asiantuntemuksen säilyttämiseksi sen jäsenet korvataan vuoron perään asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.

(3) Osoitteessa https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_fi.pdf

(4) Ks. valvontakomitean seuraavat kertomukset ja lausunnot – valvontakomitean toimintakertomus 2020, 28 ja 29 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2019, 38–51 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2018, 7, 45–49 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2017, 24–29 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2016, 30–33 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2016, 30–33 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2015, 30–33 kohta ja 1–9 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2014, 26–28 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2013, 18 ja 19 kohta; valvontakomitean toimintakertomus 2012, 36 kohta; valvontakomitean lausunto nro 2/2017, joka liittyy Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 soveltamisesta asetuksen 19 artiklan mukaisesti annettuun komission arviointikertomukseen, 30 ja 31 kohta; valvontakomitean lausunto nro 4/2014 OLAFin toteuttamien tutkimusten keston valvonnasta, 18–20 ja 45–49 kohta.

(5) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2020/2223, annettu 23 päivänä joulukuuta 2020, asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 muuttamisesta Euroopan syyttäjänviraston kanssa tehtävän yhteistyön ja Euroopan petostentorjuntaviraston tutkimusten vaikuttavuuden osalta (EUVL L 437, 28.12.2020, s. 49).

(6) OLAFin ja sen valvontakomitean väliset uudet työjärjestelyt ovat saatavilla osoitteessa https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf

(7) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39) (osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX:32018R1725)

(8) Lausunto nro 1/2021 – OLAFin suositukset, joita asianomaiset viranomaiset eivät noudattaneet; lausunto nro 2/2021 – OLAFin ja EPPOn väliset työjärjestelyt; lausunto nro 3/2021 – sisäisten tutkimusten valvonta: strategiset päätelmät ja parhaat käytännöt; lausunto nro 4/2021 – OLAFin alustava talousarvioesitys varainhoitovuodeksi 2022; lausunto nro 5/2021 – analyysi yli 36 kuukautta kestäneistä OLAFin tutkimuksista vuonna 2019.

(9) Komitean alustavat huomautukset tutkimusmenettelyjä koskevien ohjeiden tarkistuksen ensimmäisestä vaiheesta toimitettiin OLAFin pääjohtajalle kirjeellä 17. elokuuta 2021 (Ares(2021)5153587).

(10) Lausuntoon nro 1/2021 voi tutustua kokonaisuudessaan osoitteessa https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en

(11) Viidessä viimeisimmässä OLAFin toimintakertomuksessa (2013–2018) esitetyt luvut, jotka koskevat rikostutkinnan aloittamisesta kansallisella tasolla annettuja suosituksia, osoittivat syytteeseenpanoasteen laskeneen 53 prosentista 36 prosenttiin.

(12) OLAF-asetuksen 12 g artiklan 1 kohdan viimeisessä alakohdassa vaaditaan, että OLAFin pääjohtaja ilmoittaa työjärjestelyistä muodollisesti valvontakomitealle ennen niiden hyväksymistä.

(13) Lausunto nro 2/2021 on saatavilla osoitteessa https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en

(14) EPPOn ja OLAFin välisten työjärjestelyjen 5 jakso.

(15) EPPOn ja OLAFin välisten työjärjestelyjen 4.6 kohta.

(16) EPPOn ja OLAFin välisten työjärjestelyjen 4.2 kohta.

(17) EPPOn ja OLAFin välisten työjärjestelyjen 6.1 kohta ja 6.4 kohta.

(18) EPPOn ja OLAFin välisten työjärjestelyjen 12 kohta.

(19) EPPOn ja OLAFin välisten työjärjestelyjen 4.2 kohta, 6.1.1 kohdan d alakohta, 6.4 kohta ja 14 kohta.

(20) Komitea otti huomioon komission päätöksessä (EU, Euratom) 2015/443 ja komission päätöksessä (EU, Euratom) 2015/444 sekä turvallisuusohjeessa – arkaluonteisten turvallisuusluokittelemattomien tietojen merkintä ja käsittely C(2019) 1904 final – Bryssel, 5.3.2019, säädetyt säännöt ja päätti olla julkaisematta lausuntoaan kokonaisuudessaan suojellakseen tutkimuksiin liittyvien henkilöiden yksityiselämää ja yksilön koskemattomuutta. Avoimuuden varmistamiseksi komitea julkaisi lausunnostaan kuitenkin ei-luottamuksellisen version, joka sisälsi komitean päätelmät ja suositukset OLAFin pääjohtajalle. Lausunnon ei-luottamuksellinen versio on saatavilla verkossa (https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-12/NC%20OPINION%203_2021-EXTRACT%20%20for%20Institutions.pdf). Tämä ei-luottamuksellinen versio toimitettiin myös EU:n toimielimille OLAF-asetuksen 15 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

(21) Lausunto nro 4/2021 on saatavilla osoitteessa https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en

(22) Sisällönhallintajärjestelmän kehittämisen budjetti on kasvanut vuodesta 2012 lähes 29 miljoonaan euroon.

(23) Ks. toimintakertomus 2017, 23 kohta; toimintakertomus 2018, 13 kohta; toimintakertomus 2019, 20 kohta; lausunto OLAFin talousarvioesityksestä 2019, 27 kohta; lausunto OLAFin talousarvioesityksestä 2020, 29 kohta; ja lausunto OLAFin talousarvioesityksestä 2021, 25 kohta. Komitean kaikki lausunnot ja kertomukset ovat saatavilla osoitteessa https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en

(24) Komission sisäinen tarkastusyksikkö yksilöi jo kesäkuussa 2019 loppuraportissaan OLAFin tietoteknisten hankkeiden hallintokäytännöistä (Final audit report on IT project management practices in OLAF) useita merkittäviä heikkouksia sisällönhallintajärjestelmän varhaisissa vaiheissa, mukaan lukien selkeän ja kestävän hallinnointirakenteen puuttuminen sekä riittämätön valvonta ylemmän johdon taholta. OLAF korjasi nämä heikkoudet, minkä komission sisäinen tarkastusyksikkö vahvisti vuonna 2020 (helmikuu 2020).

(25) Ks. valvontakomitean toimintakertomus 2017, 25 kohta.

(26) OLAFin valvontakomitean vuoden 2019 toimintakertomuksen 52 kohta ja sitä seuraavat kohdat.

(27) Lausunnosta nro 5/2021 on saatavilla ei-luottamuksellinen versio osoitteessa https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en

(28) OLAF on ryhtynyt tarkistamaan tutkimusmenettelyjä koskevia ohjeita kahdessa vaiheessa asetuksella (EU, Euratom) 2020/2223 tehdyn OLAF-asetuksen muutoksen tultua voimaan. Ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin pääasiallisesti panemaan täytäntöön tarkistetun OLAF-asetuksen EPPOa koskevat säännökset. Tämä vaihe on saatettu päätökseen, ja uudet tutkimusmenettelyjä koskevat ohjeet tulivat voimaan 11. lokakuuta 2021. OLAF toteuttaa parhaillaan tarkistuksen toista vaihetta eli kattavampaa tarkistusta, johon sisältyy aiheita, joita käsitellään tällä hetkellä muissa sisäisissä ohjeissa ja suuntaviivoissa, käytäntöjä, jotka luodaan OLAFin ja EPPOn välisen yhteistyön puitteissa, OLAFin sidosryhmien suosituksia ja OLAFin henkilöstön vuosien mittaan yksilöimiä seikkoja. Toinen vaihe on määrä saattaa päätökseen vuoden 2022 aikana.

(29) OLAF-asetuksen 9 a ja 9 b artiklalla perustetaan ”prosessuaalisten takeiden valvoja” ja ”valitusmekanismi”, joilla on valtuudet käsitellä tulevat OLAFia vastaan esitetyt valitukset, joiden jättäjänä on OLAFin tutkimuksessa asianomainen henkilö.

(30) Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 8 kohdassa säädetään seuraavaa: ”Jos tutkimusta ei saada päätökseen 12 kuukauden kuluessa sen aloittamisesta, pääjohtaja ilmoittaa asiasta valvontakomitealle tämän 12 kuukauden jakson päättyessä ja sen jälkeen aina kuuden kuukauden välein ja mainitsee tilanteen syyt sekä tarvittaessa tutkimuksen nopeuttamiseksi suunnitellut korjaavat toimenpiteet”.

(31) Sanamuoto ”tarvittaessa” lisättiin OLAF-asetuksen 7 artiklan 8 kohtaan muutosasetuksella (EU, Euratom) 2020/2223.

(32) OLAF-asetuksen 17 artiklan 8 kohdan viimeinen virke.

(33) OLAF-asetuksen 17 artiklan 8 kohdan viimeisessä virkkeessä säädetään, että ohjeet ”julkaistaan viraston internetsivustolla unionin virallisilla kielillä”.

(34) OLAF-asetuksen 9 a ja 9 b artiklassa säädetään ”prosessuaalisten takeiden valvojasta” ja ”valitusmekanismista”, joilla on valtuudet käsitellä tulevat OLAFia vastaan esitetyt valitukset, joiden jättäjänä on OLAFin tutkimuksessa asianomainen henkilö.

(35) Komitea saa usein valituksia joko meneillään olevista OLAFin tutkimuksista tai väitetystä petollisesta toiminnasta, joka vahingoittaa EU:n taloudellista etua. Komitean käytäntönä on välittää kaikki merkitykselliset tiedot OLAFille ja ilmoittaa tästä lähettäjälle.

(36) OLAF-asetuksen 9 a ja 9 b artikla.

(37) Kirje OLAFin pääjohtajalta valvontakomitean puheenjohtajalle, 18.3.2021 (viite: Ares(2021)1954695).

(38) OLAF-asetuksen 9 artiklan 3 ja 4 kohta.

(39) OLAFin/valvontakomitean uusien työjärjestelyjen 6 kohdan mukaan OLAF antaa kaikista käsittelemistään valituksista automaattisesti pääsyn alkuperäiseen valitukseen sekä OLAFin antamaan vastaukseen ja kaikkiin muihin olennaisiin asiakirjoihin.

(40) Asetuksen (EU) N:o 883/2013 15 artiklan 1 kohta: ”Valvontakomitea antaa pääjohtajalle lausuntoja ja tarvittaessa suosituksia muun muassa viraston tutkimustoimien suorittamiseen tarvittavista resursseista, viraston tutkimustoiminnan painopisteistä ja tutkimusten kestosta. Se voi antaa näitä lausuntoja omasta aloitteestaan tai pääjohtajan taikka toimielimen, elimen tai laitoksen pyynnöstä, puuttumatta kuitenkaan meneillään oleviin tutkimuksiin. […]

[…] Asianomaiselle toimielimelle, elimelle tai laitokselle on annettava jäljennös kolmannen alakohdan mukaisesti annetuista lausunnoista”.

(41) Toimielinten välinen näkemysten vaihto järjestettiin 2. joulukuuta 2021.

(42) Tammikuusta joulukuuhun 2021.

(43) Sihteeristöä johtaa sen johtaja, ja sen henkilöstömäärä on seitsemän.