Erityiskertomus Euroopan 
ulkosuhdehallinnon 
                                             eri puolilla maailmaa 
omistamien kiinteistöjen 
hallinnointiFI 2016  nro 07
EUROOPAN 
TILINTARKASTUS
TUOMIOISTUIN

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxemburg  
LUXEMBURG
Puh. +352 4398-1
Tiedustelut:  eca.europa.eu/fi/Pages/ContactForm.aspx
Verkkosivut:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Suuri määrä muuta tietoa Euroopan unionista on käytettävissä internetissä Europa-palvelimen kautta ( http://europa.eu ).
Luxemburg: Euroopan unionin julkaisutoimisto, 2016
Print ISBN 978-92-872-4532-8 ISSN 1831-0958 doi:10.2865/565498 QJ-AB-16-007-FI-C
PDF ISBN 978-92-872-4519-9 ISSN 1977-5792 doi:10.2865/282384 QJ-AB-16-007-FI-N
EPUB ISBN 978-92-872-4554-0 ISSN 1977-5792 doi:10.2865/918962 QJ-AB-16-007-FI-E
© Euroopan unioni, 2016
Tekstin jäljentäminen on sallittua, kunhan lähde mainitaan.
Euroopan 
ulkosuhdehallinnon 
eri puolilla maailmaa 
omistamien kiinteistöjen 
hallinnointi
(annettu Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 
287 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisesti)ErityiskertomusFI 2016  nro 07
02
 Tarkastustiimi
Tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomuksissa käsitellään eri talousarvioaloilla tai hallinnon aloilla toimitettujen 
tuloksellisuuden ja säännönmukaisuuden tarkastusten tuloksia. Tilintarkastustuomioistuin valitsee ja suunnittelee nämä 
tarkastustehtävät niin, että niillä saadaan aikaan mahdollisimman suuri vaikutus. Se ottaa valinta- ja suunnitteluvaiheessa 
huomioon tuloksellisuuteen tai säännönmukaisuuteen kohdistuvat riskit, asianomaisten tulojen tai menojen määrän, 
tulevat kehityssuunnat sekä poliittiset näkökohdat ja yleisen edun.
Tämän tuloksellisuuden tarkastuksen toimitti IV tarkastusjaosto, jonka puheenjohtaja on tilintarkastustuomioistuimen 
jäsen Milan Martin Cvikl. Jaosto on erikoistunut tarkastuksiin, jotka koskevat tuloja, tutkimusta ja sisäisiä politiikkoja, 
rahoitus- ja talousalan ohjausta sekä Euroopan unionin toimielimiä ja elimiä. Tarkastus toimitettiin tilintarkastustuomiois -
tuimen jäsenen Pietro Russon johdolla. Siinä avustivat kabinettiavustaja François Gautier, johtaja Mark Crisp, toimialapääl -
likkö Paul Stafford, tehtävävastaava Mark Marshall sekä tarkastaja Pascale Pucheux-Lallemand.
Vasemmalta oikealle:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand,  
P . Stafford.

03
 Sisällys
Kohta
 Sanasto
I–VIII  Tiivistelmä
01–04  Johdanto
05–06  Tarkastuksen laajuus ja tarkastustapa
05 Tarkastuksen laajuus
06 Tarkastustapa
07–66  Huomautukset
07–27  Osa I – Kiinteistöt vastaavat yleensä edustustojen tarpeita, mutta joissakin tapauksissa 
kiinteistöillä ei saada parasta vastinetta rahalle ylimääräisen tilan, käyttämättömien kiinteistöjen 
ja vuokralaisilta perittävien, kulut vain osittain kattavien maksujen vuoksi
08–19  Kiinteistöt vastaavat yleensä edustustojen tarpeita
20–22  Käytettävissä oleva tila ylittää useimmissa toimistorakennuksissa ja joissakin edustustojen päälliköiden 
virka-asunnoissa kiinteistöpolitiikan mukaiset ylärajat
23–25  EUH omistaa kiinteistöjä, joita se ei enää käytä
26–27  Jotkin toimistorakennusten tilojen jakamisen yhteydessä perittävät maksut eivät kata kuluja kokonaan
28–47  Osa II – Edustustojen kiinteistöjen valintaa varten on jäsennelty menettely, mutta sen jokaisen 
keskeisen vaiheen käytännön soveltamisessa on joitakin puutteita
30–31  Kiinteistötietokansiomenettely luo jäsennellyn perustan edustustojen kiinteistöjen valintaa varten
32–35  Edustustoilla ei ole riittävästi asiantuntemusta sopivien kiinteistöjen tunnistamista varten eivätkä 
edustustot saa riittävästi tukea päätoimipaikalta
36–43  Tavassa, jolla edustustot esittelevät vaihtoehtoja päätoimipaikalle, on joitakin puutteita
44–47  Jotkin päätoimipaikan kiinteistökomitean antamat lausunnot eivät ole oikea-aikaisia tai vakuuttavia
04 Sisällys 
48–66 Osa III – Kiinteistöjen soveltuvuutta koskevat tiedot eivät ole luotettavia eikä niitä käytetä 
suunnitteluun, joka kattaa liian lyhyen aikavälin ja on erityisen heikkoa omistuksessa olevien 
kiinteistöjen osalta
49–59  Keskitetyillä seurantajärjestelmillä ei saada luotettavia perustietoja edustustojen kaikkien kiinteistöjen 
soveltuvuudesta
60–62  Suunnittelussa ei hyödynnetä käytettävissä olevia tietoja riittävästi, ja se kattaa vain lyhyen aikavälin
63–66  Omistuksessa olevia kiinteistöjä koskevat suunnittelujärjestelmät ovat erityisen heikkoja
67–72  Johtopäätökset ja suositukset
 Liite I  — EU:n edustustojen toimiminen samoissa tiloissa EU:n jäsenvaltioiden kanssa
 Liite II  — Yksityiskohtaisia tietoja 30 kiinteistötietokansion tarkastuksesta
 Liite III  — Syitä siihen, ettei edustustojen kiinteistöillä saada parasta vastinetta rahalle
 Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus
05
 Sanasto
Edustusto : Eri puolilla maailmaa toimivia EU:n edustustoja on yhteensä noin 140. Niiden tehtävänä on edistää EU:n 
etuja ja arvoja ja toteuttaa kauppa- ja kehitysyhteistyötä. Useimmat edustustot vastaavat EU:n suhteista johonkin 
tiettyyn maahan. Muut edustustot ylläpitävät suhteita monenvälisiin tai kansainvälisiin järjestöihin, kuten Afrikan 
unioniin tai Yhdistyneisiin kansakuntiin. Kolmannes edustustojen henkilöstöstä on EUH:n palveluksessa, muu osa 
Euroopan komission palveluksessa pääosastoissa, kuten kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosastossa, 
naapuruuspolitiikan ja laajentumisneuvottelujen pääosastossa tai kauppapolitiikan pääosastossa.
Edustuston päällikkö : Edustuston päällikkö avustaa unionin ulkoasioiden ja turvallisuuspolitiikan korkeaa 
edustajaa ja komissiota näiden tehtävissä ulkosuhteiden hoidon alalla. Edustuston päällikkö vastaa edustuston koko 
henkilöstön johtamisesta ja varojen hoidosta.
Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) : Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) muodostaa Euroopan unionin 
ulkoasiainhallinnon. EUH:n tehtävänä on koordinoida EU:n ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa. EUH:n päällikkönä 
toimii unionin ulkoasioiden ja turvallisuuspolitiikan korkea edustaja, joka toimii myös Euroopan komission 
varapuheenjohtajana. Lissabonin sopimuksella perustettu EUH aloitti toimintansa virallisesti 1. tammikuuta 2011. 
EUH koostuu neuvoston pääsihteeristön ja Euroopan komission toimivaltaisten yksiköiden virkamiehistä sekä 
jäsenvaltioiden lähettämästä ulkoasiainhallinnon henkilöstöstä. EUH, jonka päätoimipaikka on Brysselissä, vastaa 
EU:n noin 140 edustuston toiminnasta eri puolilla maailmaa.
Hallintopäällikkö : Hallintopäällikkö avustaa edustuston päällikköä edustuston päivittäisen toiminnan hoidossa. 
Hallintopäällikkö koordinoi hallinto-osaston työtä ja vastaa henkilöstö- ja turvallisuusjohtamisesta, varainhoidosta 
ja edustuston talousarvion täytäntöönpanosta sekä logistiikan, hankintojen ja tilojen hallinnoinnista.
Kiinteistökomitea : Kiinteistökomitean puheenjohtajana toimii EUH:n päätoimipaikan infrastruktuuriosaston 
päällikkö. Komiteaan kuuluu lisäksi ainakin neljä muuta tämän osaston jäsentä ja yksi kenttäturvallisuusosaston 
jäsen. Komitea antaa lausuntoja tarkastelemistaan kiinteistötietokansioista.
Kiinteistöpolitiikka : EUH:n päätoimipaikan edustustoille sen varmistamiseksi antamat suuntaviivat, että 
kiinteistöjen hallinnointi on vaikuttavaa ja että siinä noudatetaan asetettuja taloudellisia rajoja. Kiinteistöpolitiikan 
tarkoituksena on myös yhdenmukaistaa edustustojen saataville asetettavia varoja ja varmistaa avoimuus.
Kiinteistötietokansio : Edustustojen on laadittava kiinteistötietokansio ennen kuin ne vuokraavat (myös 
vuokrasopimuksen uusimisen yhteydessä), ostavat, peruskorjaavat tai rakentavat toimistotiloja tai virka-asunnon 
edustuston päällikölle. Kiinteistötietokansiot on toimitettava päätoimipaikan (kiinteistökomitean) hyväksyttäväksi, 
jos hankkeen kokonaisarvo on vähintään 60 000 euroa. Edustustojen ei tarvitse toimittaa kiinteistötietokansiota 
henkilöstön asuntojen vuokraamisesta, ellei vuokra ylitä kyseiselle maalle määriteltyä vuokrakattoa.
Samoissa tiloissa toimiminen : Edustustojen toimiminen samoissa toimistotiloissa EU:n jäsenvaltioiden taikka 
muiden EU:n toimielinten tai elinten (esimerkiksi Euroopan investointipankin) kanssa.
Toimistorakennusten ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen kunto : EUH:n päätoimipaikka valvoo 
toimistorakennusten ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen kuntoa paikan päälle tehtävien käyntien avulla. 
Kiinteistöjen kunnon arvioinnissa yhdistetään kolme asteikolla 0–5 (käyttökelvoton–erinomainen) arvosteltavaa 
perustetta: terveys- ja turvallisuusnäkökohdat, turvatoimet ja yleinen tila (toimivuus/ulkoasu/sijainti).
06
 Tiivistelmä
I
Kun Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) aloitti toimintansa tammikuussa 2011, vastuu eri puolilla maailmaa toimi -
vien EU:n edustustojen toiminnasta siirtyi komissiolta EUH:lle. Sillä on toimistotilaa 5 300:lle henkilöstön jäsenelle 
noin 140 edustustossa. EUH vastaa myös edustustojen päälliköiden virka-asunnoista sekä asuntojen järjestämisestä 
tai niiden kustannusten korvaamisesta 2 400:lle henkilöstön jäsenelle. EU:n edustustojen kiinteistöjen vaikuttava 
hallinnointi edistää EU:n tavoitteiden saavuttamista ulkopolitiikan, kaupan ja kehitysyhteistyön aloilla. Vuonna 2014 
edustustojen kiinteistöihin liittyneet EUH:n menot olivat 165 miljoonaa euroa (ks. kohdat 1–4).
II
Euroopan tilintarkastustuomioistuin tutki, vastaavatko edustustojen kiinteistöt EUH:n tarpeita ja saadaanko kiinteis -
töillä vastinetta rahalle. Tilintarkastustuomioistuin arvioi, onko EUH:lla käytössä vaikuttavia menettelyjä oikeiden 
kiinteistöjen valintaa, kiinteistöjen soveltuvuuden seurantaa ja tarvittavien muutosten suunnittelua varten (ks. 
kohdat 5 ja 6).
III
Tarkastuksessa todettiin, että edustustojen kiinteistöt, niin toimistorakennukset, edustustojen päälliköiden vir -
ka-asunnot kuin henkilöstön asunnotkin, vastaavat yleensä edustustojen tarpeita (ks. kohdat 8–19). Joissakin 
tapauksissa kiinteistöillä ei kuitenkaan saada parasta vastinetta rahalle, koska
a) käytettävissä oleva tila ylittää useimmissa toimistorakennuksissa ja joissakin edustustojen päälliköiden vir -
ka-asunnoissa kiinteistöpolitiikan mukaiset ylärajat (ks. kohdat 20–22)
b) EUH omistaa kiinteistöjä, joita se ei enää käytä (ks. kohdat 23–25)
c) edustustojen jakaessa toimistotilojaan EU:n jäsenvaltioiden taikka EU:n toimielinten tai elinten kanssa jotkin 
näiltä perityt maksut eivät kata kuluja kokonaan (ks. kohdat 26 ja 27).
IV
Edustustojen kiinteistöjen soveltuvuus riippuu ensinnäkin niiden valinnasta ja lisäksi tavasta, jolla EUH varmistaa, 
että ne vastaavat edelleen tarpeita ja että niillä saadaan vastinetta rahalle. Vuokrattavien tai ostettavien kiinteistö -
jen valinta perustuu kiinteistötietokansiomenettelyyn. Edustuston on toimitettava ennen kiinteistön vuokraamista 
(tai vuokrasopimuksen uusimista) tai ostamista kiinteistötietokansio päätoimipaikalle tarkasteltavaksi ja hyväksyttä -
väksi. Koska kiinteistötietokansiomenettelyllä luodaan päätöksenteolle jäsennelty ja dokumentoitu perusta, menet -
tely on esimerkki hyvästä käytännöstä (ks. kohdat 30 ja 31). On kuitenkin olemassa riski, että EUH ei valitse oikeita 
kiinteistöjä, koska valintamenettelyn jokaisen keskeisen vaiheen käytännön soveltamisessa on joitakin puutteita:
a) Kun jotkin edustustot kartoittavat paikallisia markkinoita, edustustoilla ei ole riittävästi asiantuntemusta 
sopivien vaihtoehtojen tunnistamista varten eivätkä edustustot saa riittävästi tukea päätoimipaikalta (ks. 
kohdat 32–35).
b) Kun edustustot esittelevät vaihtoehtoja päätoimipaikalle, ehdotettu ratkaisu ei aina pohjaudu perusteelliseen 
tekniseen ja taloudelliseen analyysiin (ks. kohdat 36–43).
c) Kun päätoimipaikan kiinteistökomitea tekee lopullisen päätöksensä, on toisinaan liian myöhäistä allekirjoittaa 
sopimus eikä kiinteistökomitea aina osoita, että päätöksellä saadaan paras vastine rahalle (ks. kohdat 44–47).
Tiivistelmä 07
V
Sen jälkeen, kun EUH on valinnut kiinteistöt, se arvioi säännöllisesti paikan päälle tehtävien käyntien avulla, vastaa -
vatko kiinteistöt edelleen edustustojen tarpeita, mutta ei havaitse kaikkia puutteita (ks. kohdat 49 ja 50). EUH ei ota 
huomioon kaikkia merkityksellisiä tekijöitä, kun se valvoo, minkä verran toimistorakennuksissa on käytettävissä tilaa 
henkilöä kohti (ks. kohdat 51 ja 52). EUH ei myöskään valvo, että toimistorakennusten ja edustustojen päälliköiden 
virka-asuntojen vuokrat vastaavat edelleen markkinatasoa ja että samoissa toimistotiloissa toimivilta organisaati -
oilta perityt maksut kattavat kulut kokonaan (ks. kohta 53). EUH ei myöskään tallenna valvontansa tuloksia tietojär -
jestelmiinsä luotettavasti (ks. kohdat 54–59).
VI
Edustustojen kiinteistöjä koskevien luotettavien perustietojen puuttuminen estää vaikuttavaa suunnittelua. Pää -
toimipaikka ei myöskään hyödynnä käytettävissä olevia tietoja tehokkaasti laatiakseen korjaavia toimia koskevia 
suunnitelmia (ks. kohta 60). Suunnittelussa keskitytään lyhyen aikavälin tarpeisiin (ks. kohdat 61 ja 62).
VII
EUH:n tavoitteena on pitkällä aikavälillä ostaa enemmän edustustojen toimistotiloja. Vuonna 2015 EUH sopi varain -
hoitoasetuksen uusien säännösten nojalla enintään 200  miljoonan  euron lainaamisesta kiinteistöjen ostamista 
varten. EUH:lla on kuitenkin vain vähän kokemusta kiinteistöjen omistamisesta, ja siltä puuttuu kiinteistöjen hallin -
noinnin asiantuntemusta. Näin ollen EUH ei ole luonut omistamiensa kiinteistöjen hallinnointia varten vaikuttavia 
järjestelmiä, joiden perusteella esimerkiksi pidetään kiinteistöt hyvässä kunnossa tai myydään kiinteistöt, joita EUH 
ei enää käytä (ks. kohdat 63–66).
VIII
Tilintarkastustuomioistuin suosittelee tässä kertomuksessa esitettävien huomautusten perusteella, että EUH:n olisi
a) sisällytettävä ympäristötekijät, esteettömyys ja joustavuus toimistorakennuksia koskeviksi kiinteistöpolitiikan 
tavoitteiksi
b) varmistettava, että edustustojen kiinteistöissä toimivien EU:n jäsenvaltioiden taikka muiden EU:n toimielinten 
tai elinten maksamat maksut ovat yhdenmukaisia ja että ne kattavat kulut kokonaan
c) vahvistettava kiinteistötietokansiomenettelyn soveltamista kiinteistöjen valinnassa
d) käytettävä keskitettyä tietolähdettä toimistorakennusten vuokrien markkinatason varmistamiseksi ja valvottava 
säännöllisesti, että toimistotilojen vuokrat vastaavat markkinatasoa
e) parannettava kiinteistöjensä hallinnoinnin tietojärjestelmää, jotta suunnitteluprosessin perustaksi saataisiin 
entistä luotettavampaa ja relevantimpaa tietoa
f) lisättävä kiinteistöjen hallinnoinnin asiantuntemusta päätoimipaikassa entistä strategisemman lähestymistavan 
kehittämiseksi, suunnittelun parantamiseksi ja edustustoille annettavan tuen vahvistamiseksi
g) määriteltävä jatkuvissa keskipitkän aikavälin suunnitelmissa vuokraamisia, ostoja, myyntejä, muutoksia ja huol -
toa koskevia ensisijaisia tavoitteita hyödyntäen käytettävissä olevia huoneistoalaa ja kiinteistön kuntoa koskevia 
tietoja kiinteistöpolitiikan noudattamiseksi
h) otettava käyttöön järjestelmiä, joiden avulla omistuksessa olevia kiinteistöjä hallinnoidaan vaikuttavasti.
08
 Johdanto
01 
Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) koordinoi EU:n ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa. 
EUH, jonka päätoimipaikka on Brysselissä, vastaa EU:n edustustojen toiminnasta 
eri puolilla maailmaa. EUH on rakenteellisesti ja taloudellisesti riippumaton Eu -
roopan komissiosta, mutta tekee Euroopan komission kanssa yhteistyötä monissa 
kysymyksissä.
02 
Kun EUH aloitti toimintansa tammikuussa 2011, vastuu kaikkien EU:n edustustojen 
toiminnasta siirtyi Euroopan komissiolta EUH:lle. Nyt käytössä olevista edustus -
tojen kiinteistöistä on tästä syystä suuri osa valittu Euroopan komission aiemmin 
tekemillä päätöksillä. EUH:lla on toimistotilaa 5 300:lle henkilöstön jäsenelle noin 
140 edustustossa. EUH vastaa myös edustustojen päälliköiden virka-asunnoista 
sekä asuntojen järjestämisestä tai niiden kustannusten korvaamisesta 2 400:lle 
henkilöstön jäsenelle.
03 
EU:n edustustojen kiinteistöjen vaikuttava hallinnointi edistää EU:n tavoitteiden 
saavuttamista ulkopolitiikan, kaupan ja kehitysyhteistyön aloilla. Edustustojen 
toimistotiloilla pyritään tarjoamaan vakaa, näkyvä, toimiva ja turvallinen työsken -
tely- ja tapaamisympäristö henkilöstölle ja vierailijoille. Kiinteistöillä olisi saatava 
vastinetta rahalle, ja toimistotilojen jakamista jäsenvaltioiden taikka muiden EU:n 
toimielinten tai elinten kanssa edistetään aktiivisesti.
04 
Noin 80 prosenttia edustustojen toimistorakennuksista ja edustustojen päälliköi -
den virka-asunnoista vuokrataan ja loput omistetaan. Vuonna 2014 edustustojen 
kiinteistöihin liittyneet EUH:n menot olivat 165 miljoonaa euroa (ks. kaavio 1 ).
09 Johdanto 
Edustustojen kiinteistöihin liittyneet EUH:n menot 
vuonna 2014 – 165 miljoonaa euroa
Lähde:  EUH.Kaavio 1
Turvatoimikulut 26 miljoonaa euroa - 16/uni00A0%
Vesi, kaasu, sähkö, vakuutus 3 %
Siivous ja huolto 2 %
Suuret korjaushankkeet/kalustus 2 %
Kiinteistöjen osto/rakentaminen 1 %
Toimistotilat 
53 miljoonaa 
euroa
Virka-asunnot 11 miljoonaa euroa
Henkilöstön asunnot 
62 miljoonaa euroaVuokrat tai 
vuokrien 
korvaaminen
126 miljoonaa euroa - 
76/uni00A0%
10
 Tarkastuksen laajuus ja 
tarkastustapa
Tarkastuksen laajuus
05 
Tarkastuksen kokonaistavoitteena oli tutkia, hallinnoiko EUH edustustojen kiin -
teistöjä hyvin. Tarkastuksessa käsiteltiin seuraavia alakysymyksiä:
a) Vastaavatko edustustojen kiinteistöt EUH:n tarpeita ja saadaanko kiinteistöillä 
vastinetta rahalle?
b) Onko EUH:lla käytössä vaikuttavia menettelyjä oikeiden kiinteistöjen valintaa 
varten?
c) Onko EUH:lla käytössä vaikuttavia järjestelmiä kiinteistöjen soveltuvuuden 
jatkuvaa seurantaa ja tarvittavien muutosten suunnittelua varten?
Tarkastustapa
06 
Tilintarkastustuomioistuimen tarkastushuomautukset perustuvat neljään tarkas -
tusevidenssin päälähteeseen (ks. kaavio 2 ):
a) Tilintarkastustuomioistuin lähetti kyselyn 133 edustuston hallintopäälliköille1. 
Kyselyyn valituista hallintopäälliköistä 112 vastasi siihen, joten vastauspro -
sentti oli 84.
b) Tilintarkastustuomioistuin tarkasti otoksen, joka käsitti 30 kiinteistötietokan -
siota, jotka oli toimitettu päätoimipaikalle vuosina 2013 ja 20142. Päätös tietyn 
kiinteistön vuokraamisesta tai ostamisesta taikka vuokrasopimuksen uusimi -
sesta tehdään kyseisen edustuston päätoimipaikalle toimittaman kiinteistö -
tietokansion perusteella.
c) Tilintarkastustuomioistuin kävi neljässä edustustossa (Nepal, Tansania, Turkki 
ja Yhdysvallat/Washington DC) arvioidakseen kiinteistöjen hallinnointikäy -
täntöjä edustustoissa, jotka eroavat toisistaan seuraavien tekijöiden osalta: 
koko, sijaintimanner, tila/henkilö, omistussuhde (kolme toimistorakennuk -
sista oli vuokrattuja), kiinteistön kunto, henkilöstön kokoonpano ja kokemus 
samoissa tiloissa toimimisesta. Edustustoihin tehtyjen käyntien yhteydessä 
keskusteltiin kiinteistöjen hallinnointikäytännöistä myös jäsenvaltioiden 
suurlähetystöjen hallintopäälliköiden kanssa. Käyntiensä aikana tilintarkas -
tustuomioistuin tapasi Belgian, Tanskan, Suomen, Saksan, Alankomaiden, 
Ruotsin ja Yhdistyneen kuningaskunnan suurlähetystöjen edustajia. Lisäksi 
tilintarkastustuomioistuin kävi Alankomaiden ulkoasiainministeriössä saadak -
seen lisätietoja alankomaalaisten suurlähetystöjen kiinteistöjen hallinnointiin 
soveltamista innovatiivisista toimintaperiaatteista ja menettelyistä.
d) Tarkastuksessa arvioitiin politiikkaan, menettelyihin ja välineisiin liittyvää 
aineistoa, haastateltiin päätoimipaikan edustajia ja analysoitiin edustustojen 
kiinteistöjä koskevia määrällisiä tietoja.1 Kysely lähetettiin kaikille 
edustustoille EU:n alueella 
sijaitsevia edustustoja 
(esimerkiksi Pariisissa sijaitseva 
Euroopan unionin edustusto 
OECD:ssä ja Unescossa) ja 
jostakin toisesta edustustosta 
riippuvaisia edustustoja 
lukuun ottamatta.
2 Otoksen 30 
kiinteistötietokansiota valittiin 
rahayksikköön perustuvaa 
otantaa käyttäen 
tammikuun 2013 ja 
syyskuun 2014 välisenä aikana 
toimitetuista 148 
kiinteistötietokansiosta.
11 Tarkastuksen laajuus ja tarkastustapa 
Tarkastusevidenssin lähteetKaavio 2
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin.Tilastotietojen
ja menettelyjen 
arviointiYhteensä 30 
kiinteistötietokansion 
tarkastusTarkastuskäynnit 
neljään edustustoon: 
Nepal, Tansania, 
Turkki ja Yhdysvallat
Tarkastuksen 
yhteydessä tehty 
kyselyTarkastushavainnot
12
 Huomautukset
Osa I – Kiinteistöt vastaavat yleensä edustustojen 
tarpeita, mutta joissakin tapauksissa kiinteistöillä ei 
saada parasta vastinetta rahalle ylimääräisen tilan, 
käyttämättömien kiinteistöjen ja vuokralaisilta 
perittävien, kulut vain osittain kattavien maksujen 
vuoksi
07 
Tarkastuksessa tutkittiin, vastaavatko kiinteistöt edustustojen tarpeita ja saadaan -
ko kiinteistöillä vastinetta rahalle.
Kiinteistöt vastaavat yleensä edustustojen tarpeita
Toimistorakennukset
08 
EUH:n kiinteistöpolitiikassa asetetaan edustustojen toimistotiloille seuraavat 
tavoitteet: vakaus, näkyvyys, toimivuus, turvallisuus (turvataso) ja paras vastine 
rahalle. Tarkastuksen yhteydessä edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely 
vahvisti, että kaikki nämä tavoitteet ovat merkityksellisiä. Tavoitteet on lihavoitu 
kaaviossa 3 .
Edustustojen toimistotiloille asetettujen tavoitteiden merkitys
Lähde:  Tarkastuksen yhteydessä EU:n edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely.Kaavio 3Turvallisuus 22 %
Toimivuus 18 %
Vakaus 14 % Näkyvyys 12 %Rahalle saatava vastine 12 %Joustavuus 9 %Ympäristövaikutukset 7 %Esteettömyys 6 %
13 Huomautukset 
09 
Vastaajat painottivat eniten turvallisuutta ja toimivuutta, mutta pitivät tärkeinä 
myös muita tekijöitä, jotka eivät sisälly kiinteistöpolitiikan nykyisiin tavoitteisiin:
a) Joustavuus: EUH:n kiinteistöpolitiikkaa koskevassa vuoden 2014 valmiste -
luasiakirjassa todetaan, että vuokraamisen etuna on joustavuus tarpeiden 
muuttuessa. Kiinteistöjä koskevat tarpeet saattavat muuttua esimerkiksi 
henkilöstömäärän kasvaessa tai vähentyessä. Lisäksi EUH ei aina voi suoraan 
vaikuttaa henkilöstömäärään, koska EUH tarjoaa toimistotilaa Euroopan ko -
mission henkilöstölle ja muille organisaatioille.
b) Ympäristövaikutukset: Vaikka EUH on päättänyt pyrkiä ympäristöystävälliseen 
työympäristöön sekä päätoimipaikassa että edustustoissa3, tätä päämäärää 
ei ole sisällytetty EUH:n kiinteistöpolitiikkaan. EUH ei ole esimerkiksi vielä si -
toutunut noudattamaan ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmää 
(EMAS)4. Järjestelmän aktiivinen edistäminen voisi tarjota edustustoille tilai -
suuden näyttää esimerkkiä ja osoittaa, että järjestelmästä voivat hyötyä myös 
pienet organisaatiot5. Tästä huolimatta Washington DC:ssä ja Tansaniassa 
toimivissa edustustoissa todettiin esimerkkejä hyvistä ympäristökäytännöistä 
(ks. laatikko 1 ).
c) Esteettömyys: Toisinaan on paikallisia esteettömyyttä koskevia vaatimuksia, 
joita on noudatettava. Näin oli esimerkiksi Turkissa ja Washington DC:ssä to -
teutetuissa toimistotilojen peruskorjaushankkeissa. Lisäksi EUH:n suorittamis -
sa terveys- ja turvallisuusnäkökohtia koskevissa tarkastuksissa (ks. kohdan 49 
alakohta b) tarkistetaan toimitilojen esteettömyys.Laatikko 1Ympäristövaikutusten vähentäminen Washington DC:ssä ja Tansaniassa
EU:n edustusto Washington DC:ssä liittyi vuonna 2012 muiden Washington DC:ssä toimivien diplomaattisten 
edustustojen joukkoon ja sitoutui harjoittamaan politiikkaa, jolla pyritään parantamaan ympäristön laatua. 
Edustusto on jo toiminut tiennäyttäjänä, sillä se sai ekologisten rakennusten Leadership in Energy and Envi -
ronmental Design (LEED) -ympäristöluokitusjärjestelmän mukaisen kultatason sertifioinnin Washington DC:stä 
vuokraamilleen uusille toimistotiloille. Vuokranantaja seurasi esimerkkiä hankkimalla myöhemmin kultatason 
LEED-sertifioinnin rakennuksen muulle osalle vuonna 2013.
Tansaniassa EUH omistaa osan toimistorakennuksesta yhdessä Saksan, Alankomaiden ja Yhdistyneen kunin -
gaskunnan kanssa. Kiinteistöä hallinnoi yhteinen hallintokomitea, joka laatii vuosittain hallintoa koskevan ker -
tomuksen. Se sisältää analyysin, jossa vertaillaan kolmen viimeksi kuluneen vuoden kuukausittaista sähkön-, 
dieselin- ja vedenkulutusta mahdollisten säästökohteiden löytämiseksi.3 EEAS 2013 discharge – 
Answers by the European 
External Action Service to the 
written questions of the 
Committee on Budgetary 
Control (Vuotta 2013 koskeva 
EUH:n 
vastuuvapausmenettely – 
Euroopan ulkosuhdehallinnon 
vastaukset talousarvion 
valvontavaliokunnan kirjallisiin 
kysymyksiin).
4 Euroopan 
tilintarkastustuomioistuimen 
erityiskertomus nro 14/2014 
”Miten EU:n toimielimet ja 
elimet laskevat, vähentävät ja 
kompensoivat 
kasvihuonekaasupäästöjään?”. 
(http://eca.europa.eu ).
5 Euroopan komissio on 
julkaissut pienille 
organisaatioille tarkoitetun 
EMAS-työkalupakin (”EMAS 
toolkit for small 
organisations”) ja edistää 
standardoitua ” EMAS 
Easy ” -menetelmää.
14 Huomautukset 
10 
Päätoimipaikan infrastruktuuriosasto valvoo edustustojen kaikkien toimistora -
kennusten terveys- ja turvallisuusnäkökohtia, turvatoimia ja yleistä tilaa6. Vuon -
na 2014 toimistorakennusten kunto oli keskimäärin tyydyttävä (arvosana 3,7/5), 
mutta joissakin edustustoissa oli puutteita7 (ks. kaavio 4 ).
Edustustojen toimistorakennusten kunto (5 = erinomainen)
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin EUH:n tietojen perusteella.Kaavio 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Toimistorakennusten kuntoVuokrattu Ostettu ennen vuotta 2000 Ostettu vuoden 2000 jälkeen
Edustustojen toimistorakennukset5,06 Toimistorakennusten kunnon 
arvioinnissa yhdistetään 
kolme asteikolla 0–5 
(käyttökelvoton–erinomainen) 
arvosteltavaa perustetta: 
terveys- ja 
turvallisuusnäkökohdat 
(mukaan lukien rakenne, 
tekniset laitteet jne.), 
turvatoimet ja yleinen tila 
(toimivuus/ulkoasu/sijainti).
7 Vuonna 2014 edustustojen 
toimistorakennusten arvioitiin 
olevan huonoimmassa 
kunnossa seuraavissa neljässä 
maassa: Intia, Egypti, Senegal 
ja Sri Lanka.
15 Huomautukset 
11 
Tilintarkastustuomioistuimen tekemän kyselyn tulokset tukivat päätoimipaikan 
arvioinnin tuloksia. Useimpien vastaajien mielestä edustustojen toimistotilat 
vastaavat tarpeita sijainnin, kumppaneihin ylläpidettävien yhteistyösuhteiden 
helpottamisen, työskentelyolosuhteiden, ulkoasun, turvatoimien ja käytettävissä 
olevan tilan osalta (ks. kaavio 5 ). Yli 90 prosenttia vastaajista katsoi, että sijainti 
on sopiva. Neljännes vastaajista oli kuitenkin sitä mieltä, etteivät turvatoimet, 
ulkoasu ja työskentelyolosuhteet ole asianmukaisia. Kolmannes vastaajista katsoi, 
ettei edustuston toimistotiloissa ole riittävästi tilaa.
Edustustojen toimistorakennusten soveltuvuus
Lähde:  Tarkastuksen yhteydessä EU:n edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely.Kaavio 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Vastaajat
Sijainti Ulkoasu TurvatoimetEpätyydyttävä
Tyydyttävä
Riittävästi 
tilaaTyöolot Helpottaa 
suhteita
16 Huomautukset 
Edustustojen päälliköiden virka-asunnot
12 
EUH järjestää edustuston päällikön virka-asunnon. Asunnolla on kahtalainen 
tehtävä: asunto toimii sekä yksityisasuntona että edustustilana, jossa järjestetään 
virallisia vastaanottoja. Asunto ei yleensä saisi vaihtua edustuston päällikön vaih -
tuessa. Kiinteistöpolitiikan mukaan asunnon olisi oltava edustava, se ei saisi olla 
liian näyttävä ja sen avulla olisi saatava paras vastine rahalle. Asunnon sijainnin 
valinnassa ja turvallisuuden varmistamiseksi toteutettavissa toimissa olisi otetta -
va huomioon isäntävaltion turvallisuustilanne.
13 
Useimmat tilintarkastustuomioistuimen kyselyyn vastanneet katsoivat, että 
edustustojen päälliköiden virka-asunnot vastaavat tarpeita turvatoimien, sijain -
nin, ulkoasun, kumppaneihin ylläpidettävien yhteistyösuhteiden helpottamisen, 
kunnon ja käytettävissä olevan tilan osalta (ks. kaavio 6 ). Neljännes vastaajista 
oli kuitenkin sitä mieltä, ettei edustuston päällikön virka-asunnossa ole riittävästi 
tilaa ja ettei asunnon kunto ole tyydyttävä.
Edustustojen päälliköiden virka-asuntojen soveltuvuus
Lähde:  Tarkastuksen yhteydessä EU:n edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely.Kaavio 6
VastaajatEpätyydyttävä
Tyydyttävä100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Sijainti Ulkoasu Turvatoimet Riittävästi 
tilaaKiinteistön 
kuntoHelpottaa 
suhteita
17 Huomautukset 
14 
Virka-asunnon pinta-ala saisi olla enintään 600 m2 (ks. kohta 22). Virka-asunnon 
ja siihen liittyvän maapohjan pinta-alan olisi vastattava kooltaan samassa maassa 
sijaitsevia jäsenvaltioiden suurlähettiläiden virka-asuntoja8. Yli 40 prosenttia ky -
selyyn vastanneista katsoi, että edustuston päällikön virka-asunnossa on vähem -
män tilaa kuin useimmissa suurlähettiläiden virka-asunnoissa. Vuonna 2014 EU:n 
edustustojen päälliköiden virka-asuntojen keskipinta-ala oli 488 m2 (ks. kaavio 7 ). 
Noin 40 asunnon (30 %) pinta-ala oli alle 400 m2.
Edustustojen päälliköiden virka-asuntojen pinta-ala (m2)
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin EUH:n tietojen perusteella.Kaavio 7
02004006008001 0001 2001 400
Edustustojen päälliköiden virka-asunnotm²
Keskiarvo (488 m²)Suositettu enimmäismäärä (600 m²)8 EEAS Building Policy: 
Residences – policy and 
selection (EUH:n 
kiinteistöpolitiikka: 
Edustustojen päälliköiden 
virka-asuntoja koskeva 
politiikka ja niiden valinta).
18 Huomautukset 
15 
Päätoimipaikan infrastruktuuriosasto valvoo edustustojen päälliköiden vir -
ka-asuntojen kuntoa9 (ks. kaavio 8 ). Vuonna 2014 asuntojen kunnon arvosana oli 
keskimäärin 4,6/5. Asunnot olivat paremmassa kunnossa kuin toimistorakennuk -
set, joilla keskiarvosana oli 3.7/5 (ks. kohta 10).
Edustustojen päälliköiden virka-asuntojen kunto (5 = erinomainen)
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin EUH:n tietojen perusteella.Kaavio 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Vuokrattu Ostettu ennen vuotta 2000 Ostettu vuoden 2000 jälkeen
4,0
Edustustojen päälliköiden virka-asunnotVirka-asuntojen kunto9 Edustustojen päälliköiden 
virka-asuntojen kunnon 
arvioinnissa yhdistetään 
kolme asteikolla 0–5 
(käyttökelvoton–erinomainen) 
arvosteltavaa perustetta: 
terveys- ja 
turvallisuusnäkökohdat 
(mukaan lukien rakenne, 
tekniset laitteet jne.), 
turvatoimet ja yleinen tila 
(toimivuus/ulkoasu/sijainti). 
EUH:lla ei ole tietoja 
53 virka-asunnon kunnosta 
(ks. kohdan 57 alakohta b).
19 Huomautukset 
Henkilöstön asunnot
16 
EUH vastaa myös noin 2 400:n edustustoissa työskentelevän henkilön asunnois -
ta10 seuraavalla kahdella henkilöstösäännöissä määritetyllä tavalla:
a) EU:n edustustot järjestävät maksuttoman asunnon noin 1 400:lle henkilös -
tön jäsenelle. Muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta asunnot vuokrataan 
omistamisen sijaan. Tammikuusta 2014 lähtien EU:n edustustot ovat voineet 
järjestää asunnon tällä tavalla lähinnä riskialttiissa maissa tai maissa, joissa 
sopivan asunnon löytäminen on vaikeaa vuokra-asuntomarkkinoiden olosuh -
teiden vuoksi11.
b) EU:n edustustot korvaavat noin 1 000:lle henkilöstön jäsenelle näiden vuo -
kraamien asuntojen kustannukset.
17 
Molemmissa tapauksissa edustuston maksamaa tai korvaamaa vuokraa ra -
joitetaan vuokrakatolla, joka määritellään kullekin EU:n ulkopuolella sijait -
sevalle toimipaikalle. Vuokrakatto perustuu henkilöstön jäsenen perheen 
kokoonpanoon, ja vuokrakattoa määriteltäessä otetaan huomioon paikalliset 
vuokra-asuntomarkkinat.
18 
EUH:n kiinteistöpolitiikan mukaisesti ulkomailla työskentelevän henkilöstön asun -
tojen olisi oltava EUH:n turvavaatimusten mukaisia. Asunnot saisivat esimerkiksi 
sijaita vain sallituilla alueilla. Asuntojen olisi myös kuvastettava asianmukaisesti 
EU:n julkisuuskuvaa12.
19 
Tilintarkastustuomioistuimen kyselyyn vastanneet olivat hyvin tyytyväisiä henki -
löstön asuntoihin. Noin 90 prosenttia vastaajista katsoi, että henkilöstön asunnot 
olivat turvatoimien, käytettävissä olevan tilan, sijainnin ja asumisolojen osalta 
sopivia (ks. kaavio 9 ).10 Edustustojen koko henkilöstö 
paikallista henkilöstöä lukuun 
ottamatta.
11 Decision of the High 
Representative of the Union 
for Foreign Affairs and Security 
Policy of 17.12.2013 regarding 
the rules for the 
implementation of housing 
policy in EU delegations (HR 
DEC(2013) 011) (tiloja koskevan 
politiikan täytäntöönpanoon 
EU:n edustustoissa 
sovellettavista säännöistä 
17.12.2013 annettu unionin 
ulkoasioiden ja 
turvallisuuspolitiikan korkean 
edustajan päätös).
12 EEAS Building Policy: 
Accommodation policy for 
Officials serving in third 
countries (EUH:n 
kiinteistöpolitiikka: 
Kolmansissa maissa 
työskentelevien virkamiesten 
asuntoja koskeva politiikka).
20 Huomautukset 
Edustustojen henkilöstön asuntojen soveltuvuus
Lähde:  Tarkastuksen yhteydessä EU:n edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely.Kaavio 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Vastaajat
Sijainti Asumisolot Turvatoimet TilaEpätyydyttävä
Tyydyttävä
21 Huomautukset 
Käytettävissä oleva tila ylittää useimmissa 
toimistorakennuksissa ja joissakin edustustojen päälliköiden 
virka-asunnoissa kiinteistöpolitiikan mukaiset ylärajat
Keskimääräinen henkilöä kohti käytettävissä oleva tila ylittää 
edustustojen toimistotiloissa kiinteistöpolitiikan mukaisen 
ylärajan
20 
EUH:n kiinteistöpolitiikassa suositellaan, että edustustojen toimistotiloissa olisi 
oltava tilaa enintään 35 m2/henkilö (ennen vuotta 2013 kiinteistöpolitiikan mukai -
nen enimmäiskoko oli 42 m2)13. Laskenta perustuu kaikkiin alueisiin (toimistojen 
lisäksi yleistiloihin) jaettuna vakinaisten toimien määrällä sellaisia toimia lukuun 
ottamatta, joissa ei tarvita toimistotilaa (esim. autonkuljettajat). Kiinteistöpolitii -
kan mukaan laskelmasta voidaan jättää pois tiettyjä alueita, kuten lisäkokoustila, 
jota tarvitaan Lissabonin sopimuksen mukaisen puheenjohtajuuden tarpeisiin. 
Edustustojen uusien toimistotilojen olisi koostuttava henkilökohtaisista työhuo -
neista, 2–4 henkilön yhteisistä työtiloista ja avoimista tiloista. Henkilökohtaiset 
työhuoneet olisi varattava pienelle määrälle henkilöstöä, jonka tehtävät edellyt -
tävät omaa työhuonetta.
21 
Henkilöä kohti käytettävissä olevalle tilalle asetettu 35 neliömetrin yläraja ylittyi 
noin 85 edustustossa vuonna 201414. Keskimäärin tilaa oli 41 m2/henkilö (ks. 
kaavio 10 )15. Henkilöä kohti keskimäärin käytettävissä olevaa tilaa pienentämällä 
säästettäisiin vuokrissa16 ja käyttökustannuksissa.
Kiinteistöpolitiikan mukainen yläraja ylittyy joissakin 
edustustojen päälliköiden virka-asunnoissa
22 
EUH:n kiinteistöpolitiikan mukaan edustuston päällikön virka-asunnon kaikkien 
huoneiden kokonaispinta-ala saisi olla enintään 600 m2. Vaikka EU:n edustustojen 
päälliköiden virka-asuntojen keskipinta-ala oli vuonna 2014 tätä ylärajaa pienem -
pi (ks. kohta 14), yläraja ylittyi 34 virka-asunnossa (24 prosentissa) (ks. kaavio 7 )17.13 Vastahankittujen kiinteistöjen 
olisi oltava kooltaan niin 
suuria, että niihin voidaan 
sijoittaa henkilöstö, jonka 
määrä kasvaa 10 prosentilla.
14 Edustustot, joissa toimistotilaa 
oli eniten henkilöä kohti, olivat 
New Yorkissa toimiva EU:n 
edustusto YK:ssa (90 m2/
henkilö) ja Genevessä toimiva 
EU:n edustusto YK:ssa (104 m2/
henkilö).
15 Analyysissa on vähennetty 
muille organisaatioille 
vuokrattu toimistotila. 
Analyysi ei käsitä edustustoja, 
joissa työskentelee alle 
kymmenen henkilöä. Kaikissa 
tällaisissa edustustoissa tilaa 
on yli 35 m2/henkilö. Analyysi 
perustuu vakinaisten toimien 
määrään. Jos mukaan 
otettaisiin noin 200 väliaikaista 
harjoittelijaa ja kansallista 
asiantuntijaa, keskimääräinen 
henkilöä kohti käytettävissä 
oleva tila vähenisi 40 m2:iin.
16 Vuonna 2014 edustustojen 
toimistotilojen vuotuiset 
vuokramenot olivat yhteensä 
53 miljoonaa euroa (ks. kaavio 
1), joten henkilöä kohti 
lasketun keskimääräisen tilan 
jokainen neliömetri maksoi 
1,3 miljoonaa  euroa.
17 Suurimpia edustustojen 
päälliköiden virka-asuntoja oli 
Indonesiassa sijaitseva 
1 200 m2:n asunto. Uuden, 
580 m2:n virka-asunnon 
vuokraamisesta 
syyskuusta 2015 lähtien on jo 
tehty sopimus.
22 Huomautukset 
Edustustojen toimistotila/henkilö
Huomautus:  Ei käsitä edustustoja, joissa työskentelee alle kymmenen henkilöä.
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin EUH:n tietojen perusteella.Kaavio 10
020406080100120
Edustustojen toimistorakennuksetm2/henkilö
Suositettu enimmäismäärä (35 m²)Keskiarvo (41 m²)
23 Huomautukset 
EUH omistaa kiinteistöjä, joita se ei enää käytä
23 
Ennen vuotta 2000 ostetut ja yhä EUH:n käytössä olevat EU:n edustustojen toi -
mistorakennukset ovat huonoimmassa kunnossa olevia toimistorakennuksia (ks. 
kaavio 4 ). EU:n edustustossa Gabonissa henkilöstö on siirretty pieniin tilapäisiin 
toimistotiloihin, koska vuonna 1996 ostetussa kiinteistössä on nykyisin vakavia 
rakenteellisia ongelmia.
24 
Omistuksessa olevat edustustojen päälliköiden virka-asunnot ovat pienempiä, ja 
niiden ylläpito on helpompaa. Ennen vuotta 2000 ostettujen ja yhä EUH:n käytös -
sä olevien virka-asuntojen kunnon arvosana on keskimäärin 4,6/5 (ks. kaavio 8 ). 
Arvosana on huomattavasti parempi kuin ennen vuotta 2000 ostettujen toimisto -
rakennusten keskiarvosana, joka on 3,4.
25 
Vaikka EUH ei enää käytä 20:ta prosenttia omistamistaan edustustojen kiinteis -
töistä (seitsemää 33 toimistorakennuksesta ja kuutta 30 virka-asunnosta), se ei 
ole luopunut niistä. Tšadissa, Keski-Afrikan tasavallassa ja Ruandassa käyttämät -
tömät toimistorakennukset on vuokrattu muille organisaatioille, kuten humani -
taarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosastolle tai jäsenvaltion suurlähe -
tystölle. Muita kiinteistöjä pidetään kuitenkin tyhjillään. Esimerkkejä:
a) Botswanassa ja Gambiassa omistuksessa olevat toimistorakennukset ovat 
olleet tyhjillään vuodesta 2004.
b) Etelä-Afrikassa ja Kap Verdessä edustustojen päälliköiden virka-asunnot ovat 
olleet tyhjillään vuodesta 2012.
c) Tansaniassa entinen edustuston päällikön virka-asunto (ks. kaavio 11 ) ja 
henkilöstön asuinkiinteistö ovat olleet tyhjillään vuodesta 2009. Kiinteistöjen 
turvatoimien, vesi- ja energiahuollon sekä pihanhoidon kustannukset ovat 
25 000  euroa vuodessa. Kiinteistöt sijaitsevat alueellisen turvallisuusvastaa -
van suosittaman alueen ulkopuolella. Edustuston omistama toinen kiinteistö, 
joka sijaitsee suositetulla alueella, on ollut tyhjillään huhtikuusta 2014 lähtien.
24 Huomautukset 
Jotkin toimistorakennusten tilojen jakamisen yhteydessä 
perittävät maksut eivät kata kuluja kokonaan
26 
EUH kannustaa edustustoja jakamaan toimistotilojaan jäsenvaltioiden taikka 
muiden EU:n toimielinten tai elinten kanssa, kuten humanitaarisen avun ja pe -
lastuspalveluasioiden pääosaston kanssa. Samoissa tiloissa toimimisella pyritään 
parantamaan EU:n näkyvyyttä, helpottamaan yhteistyötä jäsenvaltioiden kanssa 
ja myös säästämään kustannuksissa18. Vuonna 2015 yhteensä 45 edustustoa jakoi 
toimistotilojaan joko EU:n jäsenvaltioiden tai EU:n toimielinten ja elinten kanssa. 
Sellaisten edustustojen määrä, joiden tiloissa toimi jäsenvaltioiden suurlähetystö -
jä tai jotka toimivat jäsenvaltioiden suurlähetystöjen tiloissa, kasvoi 14:stä 17:ään 
toukokuun 2014 ja toukokuun 2015 välisenä aikana19. Liitteessä I  esitetään ne 
17 edustustoa, jotka toimivat samoissa tiloissa yhden tai useamman jäsenvaltion 
kanssa vuonna 2015.Tyhjillään vuodesta 2009 ollut, mutta edelleen EUH:n omistama entinen edustuston 
päällikön virka-asunto Tansaniassa
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin.Kaavio 11
18 EEAS Building Policy: 
Delegation offices – policy 
and selection (EUH:n 
kiinteistöpolitiikka: 
Edustustojen toimistotiloja 
koskeva politiikka ja niiden 
valinta).  
EEAS Building Policy: Sharing 
Delegation offices or 
co-location with third parties 
(EUH:n kiinteistöpolitiikka: 
Edustustojen toimistotilojen 
jakaminen tai samoissa tiloissa 
toimiminen kolmansien 
osapuolten kanssa).
19 EUH:n kiinteistöpolitiikkaa 
koskevat vuosien 2014 ja 2015 
valmisteluasiakirjat.
25 Huomautukset 
27 
Jäsenvaltioiden sekä EU:n toimielinten ja elinten olisi maksettava osuutensa 
kuluista samoissa tiloissa toimimisen yhteydessä20. Samoissa tiloissa toimivilta 
organisaatioilta perittäviä maksuja lasketaan käytännössä erilaisin menetelmin 
eivätkä maksut kata aina kuluja kokonaan. Esimerkkejä:
a) Washington DC:ssä edustustolla on samoissa tiloissa toimimista koskevat so -
pimukset viiden eri organisaation kanssa. Kuitenkin vain kahdessa uusimmas -
sa (Europolin ja Euroopan investointipankin kanssa tehdyssä) sopimuksessa 
edellytetään osallistumista hallintokuluihin.
b) Nepalissa humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosasto osal -
listuu siivouksesta, kiinteistöhuollosta, vesi- ja energiahuollosta sekä var -
tioinnista aiheutuviin kuluihin. Pääosasto ei kuitenkaan maksa toimistotilan 
vuokrasta osuuttaan, joka olisi edellä mainittujen kulujen lisäksi 8 000 euroa 
vuodessa. Samoin Tansaniassa, jossa edustusto omistaa kiinteistön, edustusto 
veloittaa EUCAP NESTOR -operaatiolta21 vain ylläpitokustannukset (kiinteistö -
huolto, vesi- ja energiahuolto, turvatoimet ja siivous).
c) Muilta organisaatioilta perittävän vuokran laskemisesta edustustoille vuon -
na 2013 annetuissa ohjeissa edellytetään, että kaikkiin uusiin sopimuksiin 
ja uusittaviin sopimuksiin on sisällytettävä maksun periminen yleistilois -
ta. Ennen vuotta 2013 määritellyissä maksuissa otetaan huomioon vain 
vuokralaisen toimiston nettopinta-ala. Näin ollen vuokralainen käyttää 
yleistiloja ilmaiseksi ja maksaa vähemmän kuin osuutensa vuokrasta ja 
ylläpitokustannuksista.
Osa II – Edustustojen kiinteistöjen valintaa varten on 
jäsennelty menettely, mutta sen jokaisen keskeisen 
vaiheen käytännön soveltamisessa on joitakin 
puutteita
28 
Osassa I arvioitiin edustustojen kiinteistöjen soveltuvuutta: vastaavatko kiin -
teistöt edustustojen tarpeita ja saadaanko kiinteistöillä vastinetta rahalle. Se, 
soveltuvatko edustustojen kiinteistöt tarkoitukseensa, riippuu ensinnäkin niiden 
valintatavasta. Tämän vuoksi tarkastuksessa tarkasteltiin, onko EUH:lla käytössä 
vaikuttavia menettelyjä oikeiden kiinteistöjen valintaa varten.20 Euroopan parlamentin päätös 
3. huhtikuuta 2014 
vastuuvapauden 
myöntämisestä 
varainhoitovuonna 2012.
21 EUCAP NESTOR on EU:n 
siviilioperaatio, joka käsittää 
myös sotilasasiantuntemusta. 
Operaatiolla tuetaan 
merellisten 
turvallisuusjärjestelmien 
kehittämistä Afrikan sarven ja 
Länsi-Intian valtameren 
alueen valtioissa, jotta ne 
voisivat torjua merirosvoutta 
ja muita merenkulkurikoksia 
entistä tehokkaammin.
26 Huomautukset 
29 
Kiinteistötietokansiomenettely luo jäsennellyn perustan edustustojen kiinteistö -
jen valintaa varten. Menettelyn käytännön soveltamisessa on kuitenkin joitakin 
puutteita. Tästä syystä on olemassa riski, että EUH ei valitse oikeita kiinteistöjä. 
Puutteita esiintyy kiinteistötietokansiomenettelyn jokaisessa keskeisessä vaihees -
sa, eli kun
a) edustusto etsii sopivia kiinteistöjä
b) edustusto vertailee vaihtoehtoja ja esittelee niitä päätoimipaikan 
kiinteistökomitealle
c) kiinteistökomitea tekee ja perustelee päätöksensä.
Kiinteistötietokansiomenettely luo jäsennellyn perustan 
edustustojen kiinteistöjen valintaa varten
30 
Vuokrattavien tai ostettavien kiinteistöjen valinta perustuu EUH:n 
kiinteistötietokansiomenettelyyn:
a) Edustustojen on laadittava kiinteistötietokansio ennen kuin ne vuokraavat, 
ostavat tai rakentavat toimistotiloja tai virka-asunnon edustuston päällikölle 
tai uusivat niitä koskevan vuokrasopimuksen. Edustustojen on toimitettava 
kiinteistötietokansiot päätoimipaikan kiinteistökomitean tarkasteltavaksi ja 
hyväksyttäväksi, jos hankkeen kokonaisarvo on vähintään 60 000  euroa.
b) Edustustojen on toimitettava kiinteistötietokansio kiinteistökomitealle myös 
ennen maan hankintaa.
c) Henkilöstön asuntojen vuokraamisen yhteydessä edustustojen on toimitetta -
va kiinteistötietokansio, jos vuokra ylittää EUH:n kyseiselle maalle asettaman 
vuokrakaton ja jos on kyse maista, joille ei ole asetettu vuokrakattoa.
31 
Koska kiinteistötietokansiomenettelyllä luodaan päätöksenteolle jäsennelty ja 
dokumentoitu perusta, joka perustuu päätoimipaikan antamiin ohjeisiin, me -
nettely on esimerkki hyvästä käytännöstä. Kiinteistötietokansioissa käytetään 
valintaperusteiden perustana EUH:n kiinteistöpolitiikassa määriteltyjä tavoitteita. 
Kiinteistötietokansion olisi sisällettävä luettelo sopivista vaihtoehdoista, jotka 
edustusto on valinnut kartoitettuaan paikallisia kiinteistömarkkinoita. Lisäksi 
kansiossa olisi pohdittava, kannattaako tilat vuokrata vai ostaa, ja esitettävä 
edustuston arvio sopivista vaihtoehdoista ja ehdotus kiinteistökomitealle. Kiin -
teistötietokansiomenettely auttaa varmistamaan, että valitut kiinteistöt vastaavat 
edustustojen tarpeita ja että kiinteistöillä saadaan myös vastinetta rahalle.
27 Huomautukset 
Edustustoilla ei ole riittävästi asiantuntemusta sopivien 
kiinteistöjen tunnistamista varten eivätkä edustustot saa 
riittävästi tukea päätoimipaikalta
32 
Tilintarkastustuomioistuin tarkasti 30 kiinteistötietokansiota (ks. liite II ) ja totesi, 
että niistä useimmissa (26:ssa 30:sta) edustusto oli kartoittanut paikallisia mark -
kinoita. Kuitenkin vain 15 kiinteistötietokansiota 30:stä sisälsi luettelon sopivista 
realistisista vaihtoehdoista (ks. kaavio 12 ).
Yhteenveto 30 kiinteistötietokansion tarkastuksen tuloksista
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin 30 kiinteistötietokansion tarkastuksen perusteella.Kaavio 12
26
51522 234
25158 7Kiinteistötietokansioiden määräKylläEi
5. Vakuuttava 
perustelu 
päätoimipaikan 
kiinteistökomitean 
päätökselle4. Edustuston 
ehdottama ratkaisu, 
joka pohjautuu 
perusteelliseen 
tekniseen ja 
taloudelliseen 
analyysiin3. Luettelo useasta 
sopivasta 
realistisesta 
vaihtoehdosta2. Vuokraamisen 
ja ostamisen 
vertailu1. Paikallisten 
markkinoiden 
kartoitus
28 Huomautukset 
33 
Tarkastuksen yhteydessä tehdyssä kyselyssä lähes puolet hallintopäälliköistä 
katsoi, ettei heidän edustustollaan ole riittävästi henkilöstöä ja asiantuntemusta 
kiinteistöjen hallinnointiin. Hallintopäälliköt eivät ole kiinteistöjen hallinnoinnin 
asiantuntijoita, eikä heille järjestetä tämän alan erityistä koulutusta. Voidakseen 
hallita kiinteistöhankkeita (esimerkiksi uuteen toimistorakennukseen muuttoa tai 
rakennustöitä) he voivat siksi tarvita hyväksynnän saadakseen käyttää tarvitta -
vaa asiantuntijaa (esim. markkinoiden analysointiin, vuokraamisen ja ostamisen 
vertailuun, vuokranantajien kanssa käytäviin neuvotteluihin tai rakennustöiden 
suunnitteluun ja valvontaan). Esimerkiksi Washington DC:ssä edustusto käyttää 
paikallista välittäjää, joka kartoittaa markkinat ja neuvottelee vuokranantajien 
kanssa edustuston puolesta. Maissa, joissa tällaisia asiantuntijoita ei ole käytet -
tävissä, edustustot tarvitsevat enemmän päätoimipaikan tukea ja osallistumista 
hankkeeseen.
34 
Tarkastuksen yhteydessä tehdyn kyselyn mukaan 85 prosenttia hallintopäälliköis -
tä oli tyytyväisiä päätoimipaikalta toimistotilojen vuokrasopimusten uusimisen 
yhteydessä saamaansa tukeen. Tyytyväisyys uusien toimistotilojen valinnan 
yhteydessä saatuun tukeen oli vähäisempää (76 %) (ks. kaavio 13 ).
Edustustojen kiinteistöjen hallinnointiin saama tuki
Lähde:  Tarkastuksen yhteydessä EU:n edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely.Kaavio 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Riittämätön
tuki päätoimipaikalta
Riittävätuki päätoimipaikaltaVastaajat
Huolto ja 
peruskorjausUusien 
toimistotilojen 
valintaToimistotilojen 
vuokrasopimuksen 
uusiminen
29 Huomautukset 
35 
Useissa tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn saaduissa vastauksissa tuotiin 
esiin tarve saada voimakkaampaa tukea päätoimipaikalta, erityisesti jos paikalli -
silla markkinoilla on puutetta sopivista kiinteistöistä22. Joissakin tarkastuskäynnin 
kohteena olleissa edustustoissa, esimerkiksi Nepalissa (ks. laatikko 2 ), koros -
tettiin myös tarvetta käydä paikan päällä, erityisesti uusien tilojen etsimisen 
yhteydessä. Vuonna 2014 päätoimipaikan infrastruktuuriosasto kävi 36 edustus -
tossa antaakseen tukea paikan päällä. Esimerkkinä hyvästä käytännöstä voidaan 
mainita, että kun Saksan suurlähetystöt etsivät uusia toimitiloja, päätoimipaikan 
edustajat tulevat paikan päälle tarkistamaan kiinteistöjen soveltuvuuden ja autta -
maan neuvotteluissa hallintopäällikön löydettyä mahdollisia vaihtoehtoja. Laatikko 2Päätoimipaikan antaman tuen tarve toimistorakennuksen löytämiseksi Nepalista
Nepalissa kolmannes henkilöstöstä on tilanpuutteen vuoksi työskennellyt toimistotilaksi muunnetuissa au -
totalleissa päärakennuksen ulkopuolella vuodesta 2007 lähtien. Vuodesta 2009 lähtien toinen kolmannes on 
työskennellyt puutarhaan kootuissa käytetyissä elementtimökeissä, mikä heikentää edustuston ulkoasua (ks. 
kaavio 14 ). Kesäkuussa 2011 suoritetussa Nepalin edustuston arvioinnissa suositeltiin, että muuttoa asianmu -
kaisempiin ja nykyaikaisempiin toimistotiloihin olisi suunniteltava vuonna 2014 päättyvän vuokrasopimuksen 
päättymiseen mennessä.
Edustustolla ei ollut riittävästi aikaa eikä asiantuntemusta laadukkaan kiinteistötietokansion laatimista var -
ten. Edustusto katsoi, että päätoimipaikasta paikan päälle tuleva kiinteistöjen hallinnoinnin asiantuntijoiden 
ryhmä (esimerkiksi neuvottelija, arkkitehti ja turvallisuusvastaava) voisi auttaa etsimään uusia tiloja, neuvot -
telemaan parhaista järjestelyistä ja tunnistamaan ja vertailemaan sopivia ratkaisuja. Päätoimipaikka ei voinut 
kuitenkaan järjestää tällaista käyntiä edustuston vuosina 2011 ja 2012 esittämistä kirjallisista pyynnöistä huo -
limatta. Päätoimipaikka toki vastasi edustustolle ja kannusti sitä hiomaan ehdotusta, jonka mukaan ostet -
taisiin maata Ranskan suurlähetystöltä ja rakennettaisiin toimistotiloja ja edustuston päällikön virka-asunto. 
Päätoimipaikka hylkäsi kuitenkin ehdotuksen myöhemmin varojen puutteen vuoksi. Edustusto ei pystynyt 
löytämään sopivaa vaihtoehtoa ja toimitti sen vuoksi päätoimipaikalle kiinteistötietokansion, jonka mukaan 
olemassa oleva vuokrasopimus uusittaisiin niin, että se jatkuisi vuoteen 2024 asti. Päätoimipaikka hyväksyi 
ehdotuksen marraskuussa 2013.22 Kyselyyn vastanneet pitivät 
tätä yhtenä tärkeimmistä 
parempien toimitilojen 
löytämisen esteistä.
30 Huomautukset 
Tavassa, jolla edustustot esittelevät vaihtoehtoja 
päätoimipaikalle, on joitakin puutteita
36 
Kiinteistöpolitiikan mukaan edustustojen on esiteltävä kiinteistötietokansioi -
den avulla päätoimipaikalle paikallisten kiinteistömarkkinoiden kartoittamisen 
tulokset. Lisäksi kansiossa olisi pohdittava, kannattaako tilat vuokrata vai ostaa, 
ja esitettävä arvio sopivista vaihtoehdoista ja ehdotus kiinteistökomitealle. On 
kuitenkin todettava, että
a) edustustot eivät laadi kiinteistötietokansioita kaikkia uusia sopimuksia varten
b) kiinteistötietokansiot ovat tarpeettoman yksityiskohtaisia, kun edustustoilla 
ei ole aikomustakaan muuttaa
c) kiinteistötietokansioissa käsitellään harvoin ostamisen mahdollisuutta eikä 
ostamista verrata vuokraamisen kustannuksiin
d) joissakin kiinteistötietokansioissa edustustot eivät esittele vaihtoehtoja ver -
tailukelpoisella tavalla
e) kiinteistötietokansioiden laatimista koskevissa ohjeissa ei oteta huomioon 
muille organisaatioille vuokrattua tilaa eikä tilojen jakamisesta saatavia 
tuloja.Nepalissa toimistotiloina käytettäviä elementtimökkejä
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin.Kaavio 14

31 Huomautukset 
Edustustot eivät laadi kiinteistötietokansioita kaikkia uusia 
sopimuksia varten
37 
Edustustot tekevät toisinaan kiinteistöjä koskevia sopimuksia laatimatta ja toi -
mittamatta edellytettyä kiinteistötietokansiota kiinteistökomitealle. Esimerkiksi 
toimistotiloista Venezuelassa vuonna 2013 tehdystä 230 000 euron arvoisesta 
sopimuksesta ja edustuston päällikön virka-asunnosta Nepalissa vuonna 2011 
tehdystä 240 000 euron arvoisesta sopimuksesta ei ollut kiinteistötietokansioita.
Kiinteistötietokansiot ovat tarpeettoman yksityiskohtaisia, kun 
edustustoilla ei ole aikomustakaan muuttaa
38 
Vakaus on kiinteistöpolitiikan tavoite, joten käytössä olevan kiinteistön vuokra -
sopimusta kannattaa jatkaa, jos kiinteistö vastaa edustuston tarpeita ja kiinteis -
töllä saadaan vastinetta rahalle. Näin voidaan myös välttää muuton aiheuttamat 
kustannukset ja häiriöt23. Vakiovuokrasopimuksessa on sitä paitsi ehto, jonka 
mukaan edustustolla on oikeus irtisanoa sopimus milloin tahansa kolmen kuu -
kauden irtisanomisajalla.
39 
Nykyään ei kuitenkaan ole mitään eroa kiinteistötietokansioiden laatimista 
koskevien ohjeiden välillä tilanteissa, joissa kiinteistötietokansion avulla pyritään 
jatkamaan olemassa olevaa vuokrasopimusta, ja muuttoa edellyttävissä tilanteis -
sa, joissa kiinteistötietokansion avulla pyritään valitsemaan tarjolla olevista vaih -
toehdoista paras kiinteistö. Ensin mainitussa tilanteessa vaihtoehtojen vertailu on 
keinotekoista, joten olisi mielekkäämpää osoittaa, että kiinteistö vastaa edelleen 
edustustojen tarpeita kiinteistöpolitiikan mukaisesti ja että kustannukset vas -
taavat markkinatasoa (ks. laatikko 3 ). Viimeksi mainitussa tilanteessa edustustot 
saattavat tarvita enemmän tukea päätoimipaikalta sellaisen kattavamman arvi -
oinnin tekemistä varten, joka käsittää myös sopivien ja realististen esivalinnan 
läpäisseiden vaihtoehtojen vertailun. Laatikko 3Kun edustustot eivät aio muuttaa, vaihtoehtojen tarkasteleminen voi olla 
keinotekoista ja siitä on vain vähän hyötyä
Ruandan toimistotiloja koskevan vuonna 2013 laaditun kiinteistötietokansion tavoitteena (ks. liite II ) oli 
perustella olemassa olleen vuokrasopimuksen jatkaminen. Tämä kävi ilmi päätoimipaikan kiinteistötietokan -
sioon liittämästä tarkastuskertomuksesta, jossa edustustoa kehotettiin neuvottelemaan toimistorakennusten 
vuokrasopimusten jatkamisesta pian sen jälkeen, kun markkinat oli kartoitettu edellytettyä kiinteistökomi -
tealle toimitettavaa kertomusta varten. Vaikka kiinteistötietokansio sisälsi esivalinnan läpäisseiden, sopivien 
realististen vaihtoehtojen analyysin, siitä oli siis vain vähän hyötyä, koska edustustolla ei ollut aikomustakaan 
muuttaa.23 Esimerkiksi Saksan 
suurlähetystöissä käytäntönä 
on olettaa, että suurlähetystöt 
pysyvät samoissa tiloissa, jollei 
ole erityisen pakottavaa syytä 
muuttaa.
32 Huomautukset 
Kiinteistötietokansioissa käsitellään harvoin ostamisen 
mahdollisuutta eikä ostamista verrata vuokraamisen 
kustannuksiin
40 
Tarkastetuista 30 kiinteistötietokansiosta vain viidessä käsiteltiin ostamisen 
mahdollisuutta (ks. kaavio 12 ), ja näistä missään ei päädytty ostamiseen. Yksi -
kään tarkastetuista kiinteistötietokansioista ei sisältänyt sellaista vuokraamisen ja 
ostamisen vertailua, joka olisi käsittänyt myös arvioitujen tulevien kustannusten 
vertailun. Maaliskuussa 2015 päätoimipaikka ilmoitti edustustojen päälliköil -
le, että vastaisuudessa päätoimipaikan infrastruktuuriosasto tekisi ostamisen 
ja vuokraamisen vertailuun tarvittavat laskelmat24. Menetelmää ei kuitenkaan 
mainita EUH:n kiinteistöpolitiikassa. Edellisessä kiinteistöpolitiikassa selitettiin, 
miten lasketaan sijoituksen lopullinen tuotto, jota voidaan käyttää perusteena 
vertailtaessa ostamista ja vuokraamista suositetulla 20 vuoden ajanjaksolla25. Käy -
tännössä vuokraamisen ja ostamisen vertailuja ei käytetä sen osoittamiseen, että 
ehdotetulla ratkaisulla saataisiin parempi vastine rahalle (ks. laatikko 4 ).
Joissakin kiinteistötietokansioissa edustustot eivät esittele 
vaihtoehtoja vertailukelpoisella tavalla
41 
Joissakin kiinteistötietokansioissa havaittu hyvä käytäntö oli, että esivalinnan 
läpäisseitä vaihtoehtoja vertailtiin taulukossa valintaperusteisiin. Käytäntöä 
havainnollistetaan kaaviossa 15 , jossa olevaan taulukkoon on koottu Ruandan, 
Guatemalan ja Laosin toimistotiloja koskevissa kiinteistötietokansioissa käytettyjä 
valintaperusteita. Pisteytys ja kommentit on esitetty vain havainnollistamisen 
vuoksi. Tällaisen taulukon avulla on helppo vertailla eri vaihtoehtoja ja tehdä 
tasapainoinen yleisarviointi. Taulukkoa voitaisiin myös laajentaa esimerkiksi ot -
tamalla huomioon muuttoon liittyvät kertaluonteiset kustannukset (esimerkiksi 
kalustustyöt ja turvatoimiin liittyvät työt), ylläpitokustannukset tai tilojen jakami -
sesta saatavat tulot. Laatikko 4Edustustot eivät osoita, että ostamalla saadaan parempi vastine rahalle kuin 
vuokraamalla
Kun edustusto Nepalissa ehdotti vuosina 2010–2011, että se ostaisi Ranskan suurlähetystöltä tontin ja rakentai -
si toimistotiloja ja edustuston päällikön virka-asunnon, päätoimipaikka ei edellyttänyt sen osoittamista, että 
ostamalla ja rakentamalla saadaan parempi vastine rahalle kuin vuokraamalla.
Samoin tapahtui myös Washington DC:ssä, kun edustustolle tarjoutui mahdollisuus ostaa toimistorakennus 
vuonna 2010. Ostamisesta luovuttiin tutkimatta rahoitusvaihtoehtoja ja veroetuuksia, vaikka kiinteistön omis -
taminen olisi voinut parantaa edustuston läsnäoloa ja vaikka lisätilaa olisi voitu jakaa suurlähetystön kanssa.24 Hallinnosta ja taloudesta 
vastaavan pääjohtajan 
ilmoitus edustustojen 
päälliköille 
30. maaliskuuta 2015.
25 Ostetun kiinteistön 
jäännösarvo on laskelmassa 
tärkeä tekijä, jota on vaikea 
arvioida tarkkaan. Esimerkiksi 
vuonna 1971 Washington 
DC:ssä 2,4:ää miljoonaa euroa 
vastaavalla summalla ostetun 
edustuston päällikön 
virka-asunnon arvo on 
kolminkertaistunut, kun taas 
vuonna 1992 Argentiinassa 
1,5:tä miljoonaa euroa 
vastaavalla summalla ostetun 
toimistorakennuksen arvoksi 
arvioidaan nyt 
1,6 miljoonaa  euroa.
33 Huomautukset 
42 
Edellä kuvailtu käytäntö poikkesi muista kiinteistötietokansioista, joissa vaihto -
ehtoja ei tarkasteltu yhtä helposti vertailtavalla tavalla, vaan esimerkiksi esitettiin 
tiettyjä etuja ja haittapuolia satunnaisesti. Edustustot jättävät toisinaan kiinteis -
tötietokansioista pois keskeisiä tietoja, kuten kustannukset/m2 taikka toimis -
torakennusten yhteydessä tilan/henkilö tai maininnan tilaa koskevan ylärajan 
ylittymisestä. Tarkastetuista 30 kiinteistötietokansiosta kahdeksassa kiinteistö -
komitealle ehdotettu ratkaisu ei pohjautunut edustuston tekemään perusteel -
liseen analyysiin (ks. kaavio 12 ). Vaikka kiinteistötietokansioissa esitetään usein 
ehdotetun ratkaisun kustannukset neuvottelujen jälkeen määritettynä, kansioissa 
verrataan näitä kustannuksia vaihtoehtoisten kiinteistöjen kustannuksiin, jotka 
on määritetty ennen neuvotteluja.Havainnollistava esimerkki hyvästä käytännöstä: vaihtoehtojen vertailu taulukossa
KiinteistöLaatuperusteet Hintaperusteet Kokoperusteet
Turvallisuus ja 
turvatoimet  
(enintään 50)Toimivuus  
(enintään 30)Sijainti ja ulkoasu  
(enintään 20)Laatupisteet 
yht.  
(enintään 100)Vuokra yht.  
euroa/vuosiHinta  
euroa/m2Ala yht. 
m2Ala (toimis -
totilat) m2/
henkilö
Vaihtoehto  1Joitakin 
ongelmia  
20Moderni kiinteistö  
24Hyvä ulkoasu  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Vaihtoehto  2Erinomainen  
38Uusi kiinteistö  
28Lähetystöalueella  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Vaihtoehto  3Mukautetta -
vissa  
25Joitakin ongelmia  
14Lähetystöalueen 
ulkopuolella  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin Ruandan, Guatemalan ja Laosin toimistotiloja koskevien kiinteistötietokansioiden perusteella.Kaavio 15
34 Huomautukset 
Kiinteistötietokansioiden laatimista koskevissa ohjeissa ei oteta 
huomioon muille organisaatioille vuokrattua tilaa eikä tilojen 
jakamisesta saatavia tuloja
43 
Samoissa tiloissa toimimista koskevassa vuonna 2014 julkaistussa kertomukses -
sa26 todetaan, ettei EUH:lla ole riittäviä henkilöstöresursseja samoissa tiloissa 
toimimista koskevien yhteisten vaatimusten kehittämistä ja vertailuasiakirjojen 
laatimista varten. Kiinteistötietokansioiden laatimista koskevissa ohjeissa (ks. 
kohta 31) ei tästä syystä selitetäkään, miten jäsenvaltioiden suurlähetystöille sekä 
muille EU:n toimielimille ja elimille vuokrattu toimistotila olisi otettava huomioon 
laskettaessa henkilöä kohti käytettävissä olevaa tilaa. Ohjeissa ei myöskään seli -
tetä, miten tilojen jakamisesta saatavat tulot olisi otettava huomioon laskettaessa 
neliömetrikohtaisia kustannuksia.
Jotkin päätoimipaikan kiinteistökomitean antamat 
lausunnot eivät ole oikea-aikaisia tai vakuuttavia
44 
Kiinteistötietokansiomenettelyn viimeisessä vaiheessa päätoimipaikan kiinteis -
tökomitea tarkastelee edustuston ehdotusta ja antaa lausuntonsa. Kiinteistöko -
mitean hyväksyntä on saatava ennen kuin sopimusta voidaan allekirjoittaa27. On 
kuitenkin todettava, että
a) pitkäkestoiset menettelyt estävät joidenkin sopimusten allekirjoittamisen
b) joissakin päätöksissä ei osoiteta vakuuttavasti, että valittu ratkaisu vastaa 
markkinatasoa
c) joissakin päätöksissä ei oteta huoneistoalaa riittävästi huomioon.
Pitkäkestoiset menettelyt estävät joidenkin sopimusten 
allekirjoittamisen
45 
Kiinteistökomitea antaa lausuntoja tarkastelemistaan kiinteistötietokansioista. 
Joissakin kiinteistötietokansioissa huomautetaan, että vuokranantajat vuokrai -
sivat kiinteistöt mieluummin muille vuokralaisille kuin odottaisivat EUH:n pitkä -
kestoisia menettelyjä. Tähän näkemykseen yhdyttiin tarkastuksen yhteydessä 
tehdyssä kyselyssä esitetyissä kommenteissa. Eräs vastaaja kirjoitti, että sopivan 
kiinteistön löytämisestä kuluu aivan liian pitkä aika päätoimipaikan hyväksynnän 
saamiseen ja että vuokranantajat vuokraavat kiinteistön sillä välin muille organi -
saatioille. Näin ollen kiinteistötietokansion hyväksyminen ei välttämättä johda 
sopimuksen allekirjoittamiseen. Vaikka esimerkiksi Israelissa ja Sri Lankassa edus -
tuston päälliköiden virka-asunnoiksi ehdotettuja kiinteistöjä koskevat kiinteistö -
tietokansiot hyväksyttiin, sopimuksia ei myöhemmin allekirjoitettu (ks. liite II ).26 Report on Co-location 
(samoissa tiloissa toimimista 
koskeva kertomus), 2014, 
11. heinäkuuta 2014, EUH.
27 Kaikkiin rakennushankkeisiin, 
joilla on todennäköisesti 
huomattava vaikutus EU:n 
talousarvioon (esimerkiksi yli 
3 miljoonan euron maa- ja 
kiinteistöhankinnat tai uudet 
kiinteistösopimukset, joiden 
kulut ovat vuodessa yli 
750 000 euroa), on myös 
saatava (varainhoitoasetuksen 
203 artiklan 7 kohdan 
mukaisesti) hyväksyntä 
budjettivallan käyttäjältä 
(neuvostolta ja Euroopan 
parlamentilta). Myös 
lainarahoitteiselle 
kiinteistönhankintahankkeelle 
on saatava etukäteen lupa 
budjettivallan käyttäjältä 
(varainhoitoasetuksen 
203 artiklan 8 kohta).
35 Huomautukset 
Joissakin päätöksissä ei osoiteta vakuuttavasti, että valittu 
ratkaisu vastaa markkinatasoa
46 
Tarkastetuista 30 kiinteistötietokansiosta seitsemässä kiinteistökomitean tekemää 
päätöstä ei perusteltu vakuuttavasti (ks. kaavio 12 ). Näistä tapauksista neljäs -
sä vakuuttava perustelu puuttui, koska niissä ei osoitettu, että valittu ratkaisu 
vastaisi markkinatasoa. Kiinteistökomitea ei verrannut edustuston ehdottaman 
ratkaisun neliömetrikohtaisia kustannuksia riippumattoman lähteen esittämiin 
markkinahintoihin yhdessäkään tarkastuksen aikana tarkastelluista 30 kiinteis -
tötietokansiosta. Niissä tapauksissa, joissa edustusto ei ollut osoittanut, että sen 
ehdottama ratkaisu vastasi markkinatasoa, kiinteistökomitea ei siis korjannut tätä 
puutetta. Näin tapahtui Togossa toimistotilojen, Mauritaniassa ja Sri Lankassa 
edustustojen päälliköiden virka-asuntojen sekä Keniassa henkilöstön asuntojen 
osalta (ks. liite II ).
Joissakin päätöksissä ei oteta huoneistoalaa riittävästi huomioon
47 
Niistä seitsemästä kiinteistötietokansiosta, joissa kiinteistökomitean tekemää 
päätöstä ei perusteltu vakuuttavasti, kolmessa vakuuttava perustelu puuttui, 
koska niissä ei otettu riittävästi huomioon henkilöä kohti käytettävissä olevan 
toimistotilan määrää eikä sitä koskevia kiinteistöpolitiikassa suositettavia ylärajo -
ja (ks. liite II ).
a) Vuonna 2013 kiinteistökomitea hyväksyi EU:n Jordanian-edustuston kiin -
teistötietokansiossa ehdottaman ratkaisun, jonka mukaan vuokrattavissa 
toimistotiloissa olisi tilaa 43 m2/henkilö (23 prosenttia suositettua ylärajaa 
enemmän). Vaihtoehtoinen ratkaisu hylättiin, koska sitä pidettiin liian pie -
nenä, vaikka tilaa olisi ollut 35 m2/henkilö eli täsmälleen ylärajan mukaisesti 
ja kiinteistö olisi ollut 20 prosenttia ehdotettua ratkaisua edullisempi (ero 
110 000 euroa/vuosi).
b) Vuonna 2014 kiinteistökomitea hyväksyi EU:n Washington DC:n -edustuston 
kiinteistötietokansiossa ehdottaman ratkaisun, joka koski toimistotilojen 
laajentamista. Päätoimipaikka laski, että tilaa oli 40 m2/henkilö (14 prosenttia 
suositettua ylärajaa enemmän). Päätoimipaikka sai tämän tuloksen kuitenkin 
lisäämällä henkilöstön määrään 20 henkilöä, mihin ei ollut selvää perustetta. 
Lisäystä ei ollut toteutettu toukokuussa 2015 tehtyyn tarkastuskäyntiin men -
nessä. Lisäksi päätoimipaikka jätti laskelmasta pois pohjakerroksen lehdis -
tötilan, vaikka poisjättämiselle ei ollut mitään perustetta kiinteistöpolitiikan 
mukaan.28 Tilaa oli itse asiassa 56 m2/henkilö eli yläraja ylittyi 60 prosentilla. 
Edustusto Washington DC:ssä katsoi, ettei kiinteistöpolitiikassa oteta riittä -
västi huomioon EUH:n entistä suurempaa merkitystä koordinoijana tietyissä 
maissa, kuten Yhdysvalloissa. Sen paremmin edustusto kuin kiinteistökomi -
teakaan ei kuitenkaan maininnut, että ylärajasta myönnettävä poikkeus oli 
tarpeen.28 Päätoimipaikka jätti 
laskelmasta pois myös 
lisäkokoustilan, mikä onkin 
kiinteistöpolitiikan mukaan 
mahdollista (ks. kohta 20).
36 Huomautukset 
c) Sri Lankassa uutta edustuston päällikön virka-asuntoa koskevassa kiinteistö -
tietokansiossa määriteltiin vuonna 2014 valintaperusteeksi, että kiinteistön 
koon on oltava vähintään 600 m2. Tämä peruste ei ollut kiinteistöpolitiikan 
mukainen, sillä siinä 600 m2 määritellään enimmäiskooksi, ei vähimmäis -
kooksi. Edustuston ehdottama ja kiinteistökomitean hyväksymä ratkaisu oli 
930 m2:n kiinteistö. Päätoimipaikka ei maininnut, että koko ylitti 600 m2:n 
ylärajan 55 prosentilla ja että ylärajasta myönnettävä poikkeus oli tarpeen.
Osa III – Kiinteistöjen soveltuvuutta koskevat tiedot 
eivät ole luotettavia eikä niitä käytetä suunnitteluun, 
joka kattaa liian lyhyen aikavälin ja on erityisen 
heikkoa omistuksessa olevien kiinteistöjen osalta
48 
Edustustojen kiinteistöjen soveltuvuus ei riipu ainoastaan niiden valinnasta vaan 
myös tavasta, jolla EUH varmistaa, että ne vastaavat edelleen tarpeita ja että niillä 
saadaan vastinetta rahalle. Tämän vuoksi tarkastuksessa arvioitiin, seuraako EUH 
kiinteistöjen soveltuvuutta niiden valinnan jälkeen ja suunnitteleeko EUH tarvit -
tavia muutoksia ja huoltotoimenpiteitä varmistaakseen, että kiinteistöt vastaavat 
edelleen tarpeita ja että niillä saadaan vastinetta rahalle.
Keskitetyillä seurantajärjestelmillä ei saada luotettavia 
perustietoja edustustojen kaikkien kiinteistöjen 
soveltuvuudesta
Paikan päälle tehtävien käyntien avulla arvioidaan, vastaavatko 
kiinteistöt edustustojen tarpeita, mutta ei havaita kaikkia 
puutteita
49 
Päätoimipaikka arvioi edustustojen kiinteistöjä seuraavilla tavoilla varmistaak -
seen, että kiinteistöt vastaavat edelleen edustustojen tarpeita:
a) Edustustojen tukemisesta ja arvioinnista vastaava yksikkö suorittaa keskimää -
rin joka neljäs vuosi edustustojen arvioinnin , joka käsittää toimistotilojen ja 
edustustojen päälliköiden virka-asuntojen arvioinnin.
b) Ulkoinen toimeksisaaja suoritti EUH:n puolesta lähes kaikkien edustustojen 
toimistotilojen ja päällikköjen virka-asuntojen terveys- ja turvallisuusnäkö -
kohtia koskevan tarkastuksen  vuosina 2010–2015.
c) Alueellinen turvallisuusvastaava suorittaa edustuston kiinteistöjen turvalli -
suusarvioinnin  vähintään kerran vuodessa.
37 Huomautukset 
50 
Kiinteistöjen arvioinneissa annetaan suosituksia korjaavista toimista (esimerkiksi 
turvajärjestelmien käyttöönotosta, kunnostustöistä tai muutosta uusiin tiloihin), 
joilla havaitut puutteet voidaan korjata. Arvioinneissa ei kuitenkaan havaita 
kaikkia puutteita. Esimerkiksi marraskuussa 2013 Nepalissa laaditussa alueellisen 
turvallisuusvastaavan kertomuksessa ei käsitelty sitä olennaista kysymystä, miten 
autotalleissa ja elementtimökeissä voidaan taata sama turvallisuustaso kuin pää -
rakennuksessa (ks. laatikko 2 ).
Toimistorakennuksissa henkilöä kohti käytettävissä olevan tilan 
valvonnassa ei oteta huomioon kaikkia merkityksellisiä tekijöitä
51 
EUH:n kiinteistöpolitiikassa suositellaan, että edustustojen toimistotiloissa olisi 
oltava tilaa enintään 35 m2/henkilö (ks. kohta 20). Kiinteistöpolitiikan mukaan 
laskelmasta voidaan jättää pois tiettyjä alueita. Päätoimipaikka ei pysty kuiten -
kaan tunnistamaan tarkkaan kaikkia niitä toimistorakennuksia, joissa on liikaa tai 
liian vähän tilaa, koska päätoimipaikka ei määritä seuraavia pinta-aloja erikseen 
valvoessaan henkilöä kohti käytössä olevaa tilaa:
a) muille organisaatioille vuokrattu toimistotila
b) lisäkokoustila, jota tarvitaan Lissabonin sopimuksen mukaisen puheenjohta -
juuden tarpeisiin
c) väliaikaisten harjoittelijoiden ja kansallisten asiantuntijoiden käyttämä tila, 
kun edustustolla on tällaista henkilöstöä säännöllisesti.
52 
Seurantajärjestelmässä ei pidetä kirjaa kiinteistöistä, joiden osalta pinta-alaa 
koskevasta ylärajasta on myönnetty poikkeus. Tämän vuoksi ei myöskään seurata, 
ovatko poikkeukset yhä perusteltuja.
38 Huomautukset 
EUH ei seuraa, pysyvätkö toimistorakennusten ja edustustojen 
päälliköiden virka-asuntojen vuokrat markkinatasoa vastaavina
53 
Päätoimipaikalla on tarvittavat tiedot kunkin toimistorakennuksen ja edustuston 
päällikön virka-asunnon neliömetrikohtaisten kustannusten laskemiseksi. Pää -
toimipaikka ei kuitenkaan vertaa neliömetrikohtaisia kustannuksia säännöllisesti 
markkinoiden vuokratasoon mahdollisten merkittävien erojen havaitsemiseksi. 
Tällainen vertailu tehtiin henkilöstön asuntojen osalta vuonna 2014. Vertailussa 
todettiin merkittäviä eroja joidenkin vuokrakattojen ja markkinahintojen välillä. 
Päätoimipaikka ei myöskään seuraa samoissa tiloissa toimivilta organisaatioilta 
perittäviä maksuja eikä siis varmista, että ne kattavat kulut kokonaan.
EUH ei tallenna seurantansa tuloksia tietojärjestelmiinsä 
luotettavasti
54 
Euroopan komissio oli ennen EUH:n perustamista kehittänyt ImmoGest-tietojär -
jestelmän edustustojen kiinteistöjen hallinnointia varten. Vuodesta 2008 käy -
tössä olleella järjestelmällä olisi mahdollista saada tietoja, joita voitaisiin käyttää 
suunnitteluprosessissa hyvän käytännön mukaisesti. Tarkastuksen yhteydessä 
tehtyyn kyselyyn vastanneista yli puolet oli kuitenkin sitä mieltä, ettei ImmoGest 
ole hyödyllinen kiinteistöjen hallinnoinnissa (ks. kaavio 16 ).
Mielipiteitä ImmoGest-järjestelmästä
Lähde:  Tarkastuksen yhteydessä EU:n edustustojen hallintopäälliköille tehty kysely.Kaavio 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Vastaajat
Helppo käyttää Täydelliset tiedot Luotettavat tiedotEri mieltä
Samaa mieltä
Hyödyllinen 
kiinteistöjen 
hallinnoinnissa
39 Huomautukset 
55 
Jokainen edustusto vastaa toimistorakennuksiaan, edustuston päällikön vir -
ka-asuntoaan ja henkilöstön asuntojaan koskevien tietojen tallentamisesta Immo -
Gest-järjestelmään. Noin 35:tä prosenttia toimistorakennuksista ja edustustojen 
päälliköiden virka-asunnoista ei ollut kuitenkaan kirjattu järjestelmään vuon -
na 2014. Tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn vastanneista yli puolet katsoi, 
ettei järjestelmää ollut helppo käyttää, ja yli 30 prosenttia oli sitä mieltä, etteivät 
tiedot olleet täydellisiä tai luotettavia (ks. kaavio 16 ).
56 
Seuraavat edustustoihin tehtyjen tarkastuskäyntien aikana tehdyt havainnot 
vahvistivat kyselyn tulokset:
a) ImmoGest-järjestelmä ei ole käyttäjäystävällinen. Siinä on virheitä, joita ei ole 
korjattu. Lisäksi esimerkiksi Nepalissa järjestelmä toimii hitaasti eikä järjestel -
mään toisinaan pääse.
b) Tietoja ei ole liitetty liiketoimintaprosesseihin, eikä ImmoGest-järjestelmä 
esimerkiksi muistuta erääntyvistä vuokramaksuista tai lähestyvistä vuokraso -
pimusten päättymispäivistä.
c) Päätoimipaikka ei hyödynnä edustustojen tallentamia tietoja tehokkaasti. Esi -
merkkinä voidaan todeta, että vaikka ImmoGest sisältää tietoja kiinteistöjen 
vuokrista, päätoimipaikka ei käytä tietoja talousarvion laatimisen yhteydessä.
d) Suurin osa sellaisia henkilöstön asuntoja koskevista tiedoista, joiden kustan -
nukset korvataan, on tarpeettomia.
e) Koska järjestelmää ei käytetä käytännön toimintojen suorittamiseen, edus -
tustot eivät päivitä järjestelmässä olevia tietoja säännöllisesti. Lisäksi tiedois -
sa on useita virheitä. Esimerkiksi jotkin kiinteistöt on kirjattu järjestelmään 
omistuksessa oleviksi, vaikka ne ovat vuokrattuja.
40 Huomautukset 
57 
ImmoGest-järjestelmän käyttämisen sijaan EUH:n infrastruktuuriosasto ylläpitää 
keskitettyä Excel-laskentataulukkoa, joka sisältää tietoja kaikista edustustojen 
toimistotiloista ja päälliköiden virka-asunnoista sekä paikan päälle tehtyjen käyn -
tien avulla saatuja tietoja. Myös jotkin laskentataulukon tiedoista ovat kuitenkin 
epätäydellisiä tai epätarkkoja. Esimerkkejä:
a) Tyhjillään olevien kiinteistöjen kuntoa koskevia tietoja ei tallenneta.
b) Yhteensä 53:sta edustuston päällikön virka-asunnosta (38 prosentista) ei ole 
kuntoa koskevia tietoja.
c) Joidenkin toimistorakennusten toimistotilaa koskeva tieto on epätarkka. Esi -
merkiksi Nepalissa sijaitsevan toimistorakennuksen toimistotilan määräksi on 
laskentataulukossa kirjattu 1 225 m2, mutta edustusto vahvisti, että tilaa on 
947 m2.
d) Joidenkin toimistorakennusten ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen 
kuntoa koskevat tiedot eivät ole yhdenmukaisia arvioinnin tulosten kanssa. 
Esimerkiksi Nepalissa sijaitsevan toimistorakennuksen kunnon arvosana 
oli terveys- ja turvallisuusnäkökohtia koskevan kertomuksen mukaan 4/5 ja 
laskentataulukon mukaan 3/5. Washington DC:ssä sijaitsevan edustuston 
päällikön virka-asunnon kunnon arvosanaksi arvioitiin 5/5, vaikka kiinteistös -
sä tarvitaan huomattavia huoltotöitä.
58 
EUH:n infrastruktuuriosasto ylläpitää erillistä luetteloa omistuksessa olevista 
kiinteistöistä. Myös jotkin luettelon tiedoista ovat epätäydellisiä tai epätarkkoja. 
Vuonna 2014 esimerkiksi Zimbabwessa omistettu edustuston päällikön vir -
ka-asunto oli kirjattu toimistotilaksi, Tansaniassa sijaitseva entinen edustuston 
päällikön virka-asunto ei sisältynyt luetteloon eikä luettelosta käynyt ilmi, mitkä 
kiinteistöt olivat edelleen käytössä.
59 
EUH:n päätoimipaikalla ei näin ollen ole luotettavia perustietoja kaikista toimisto -
rakennuksista ja edustustojen päälliköiden virka-asunnoista, vaikka olisi erittäin 
tärkeää käyttää tällaisia tietoja suunnitteluprosessissa, jotta voitaisiin määritellä 
muutoksia edellyttävät kohteet. EUH ryhtyi vuoden 2015 lopussa toimenpitei -
siin tehdäkseen ImmoGest-järjestelmästä entistä tarkoituksenmukaisemman ja 
käyttäjäystävällisemmän.
41 Huomautukset 
Suunnittelussa ei hyödynnetä käytettävissä olevia tietoja 
riittävästi, ja se kattaa vain lyhyen aikavälin
Käytettävissä olevia asiaankuuluvia tietoja ei käytetä 
suunnitelmien laatimiseen
60 
Edustustojen kiinteistöjä koskevien luotettavien perustietojen puuttuminen ja 
keskitetyn seurantajärjestelmän puutteet (ks. kohdat 50–59) ovat päätoimipaikas -
sa tehokkaan suunnittelun este. Päätoimipaikka ei myöskään hyödynnä käytet -
tävissä olevia tietoja tehokkaasti laatiakseen kiinteistöjen huoltoa ja muuttoja 
koskevia suunnitelmia. Esimerkkejä:
a) Päätoimipaikka ei priorisoi, budjetoi eikä sisällytä huoltosuunnitelmiin paikan 
päällä tehtyjen arviointien perusteella annettuja suosituksia, joiden täytän -
töönpanoon edustustoilla ei ole resursseja29. Edustustot panevat täytäntöön 
joitakin tällaisista kiinteistöjään koskevista suosituksista korjatakseen puut -
teet30, mutta eivät kaikkia. Tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn vastan -
neet selittivät, että monet arviointien yhteydessä annetut suositukset jäävät 
edustustoilta toteuttamatta henkilöstöresurssien ja varojen puutteen sekä 
paikallisten rajoitteiden vuoksi. Esimerkiksi terveys- ja turvallisuusnäkökohtia 
koskevat suositukset perustuvat EU:n lainsäädäntöön paikallisista olosuhteis -
ta riippumatta. Eräs vastaaja kuvaili vaikeuksia kokoavasti toteamalla, että 
henkilöstöresurssien ja varojen puute sekä paikalliset yleisolosuhteet ja han -
kintamenettelyihin liittyvät ongelmat vaikeuttavat huomattavasti aikataulun 
mukaista täytäntöönpanoa. Edustustolla Nepalissa ei ollut resursseja korjata 
tiettyjä seikkoja, jotka alueellinen turvallisuusvastaava toi toistuvasti esiin 
kertomuksissaan.
b) Vaikka päätoimipaikalla on tietoja kiinteistöistä, jotka ovat huonossa kun -
nossa tai joissa on liikaa tai liian vähän tilaa, päätoimipaikka ei hyödynnä 
tietoja täysimääräisesti määritelläkseen, missä muutoksia tarvitaan eniten, ja 
suunnitellakseen tarvittavia huoltotöitä, tilojen jakamista koskevia toimia tai 
muuttoja. Tämän vuoksi esimerkiksi varsinkin ennen vuotta 2000 hankittujen 
toimistorakennusten kunto huononee (ks. kaavio 4  ja kohta 23). Tarkastuksen 
yhteydessä tehdystä kyselystä kävi ilmi, että yhteensä 42 prosenttia vastaa -
jista ymmärsi, että heidän toimistotiloissaan henkilöä kohti käytettävissä 
oleva tila ylitti suositetun enimmäismäärän. Tästä huolimatta 47 prosenttia 
näistä vastaajista ei toteuttanut mitään toimia toimistotilan vähentämiseksi 
ja saattamiseksi ylärajan mukaiseksi. Turkissa toimistotilaa oli henkilöä kohti 
suositettua enimmäismäärää enemmän, mutta tilaa oli silti liian vähän epä -
käytännöllisen pohjaratkaisun vuoksi (ks. laatikko 5 ).29 Päätoimipaikka ei esimerkiksi 
priorisoinut Nepalissa 
marraskuussa 2012 tehdyn 
terveys- ja 
turvallisuusnäkökohtia 
koskevan tarkastuksen 
yhteydessä annettuja 
suosituksia eikä arvioinut 
niiden täytäntöönpanon 
kustannuksia. Päätoimipaikka 
ei kohdistanut lainkaan 
seurantaa edustuston 
päällikön virka-asuntoa 
koskeviin suosituksiin (joita 
edustusto ei pannut 
täytäntöön).
30 Esimerkiksi Tansaniassa 
vuonna 2012 tehdyssä 
edustuston arvioinnissa 
todettiin, että toimistotilat 
olivat liian pienet ja ääriään 
myöten käytössä. Edustusto 
vuokrasi myöhemmin osan 
neljännestä kerroksesta 
Alankomaiden 
suurlähetystöltä 
huhtikuusta 2013 alkaen.
42 Huomautukset 
Suunnittelussa keskitytään lyhyen aikavälin tarpeisiin
61 
EUH:n infrastruktuuriosasto laatii suunnitteluasiakirjoja, joihin sisältyy myös hy -
vän käytännön mukaisia osatekijöitä. Suunnitteluasiakirjoissa keskitytään kuiten -
kin lyhyen aikavälin (noin kahden vuoden) tarpeisiin ja parhaillaan valmistelun tai 
tarkastelun kohteena oleviin kiinteistöhankkeisiin. Esimerkkejä:
a) EUH:n kiinteistöpolitiikkaa koskevissa vuosien 2014 ja 2015 valmisteluasiakir -
joissa, joissa kuvaillaan valmistelun ja tarkastelun kohteena olevia hankkeita, 
ei esitetä suunniteltuja muutoksia toimistotilaan vuoden 2015 jälkeiselle 
ajanjaksolle. Asiakirjoissa todetaan, että muutoksia pinta-aloihin ja tilojen 
sijaintiin tehdään poliittisten päätösten ja käytettävissä olevien resurssien 
mukaisesti.c) Päätoimipaikka ei suunnittele, miten sellaiset omistuksessa olevat kiinteistöt, 
joita edustustot eivät enää käytä, myydään. Useimmille niistä 20 prosentista 
omistuksessa olevista kiinteistöistä, jotka eivät enää ole edustustojen käy -
tössä (ks. kohta 25), ei ole mitään suunnitelmia. Esimerkkinä hyvästä käytän -
nöstä voidaan mainita, että kun Saksan suurlähetystöt muuttavat uuteen 
kiinteistöön, niiden edellytetään suunnittelevan ennen uuden kiinteistön 
ostamista tai vuokraamista, miten mahdollinen omistuksessa oleva edellinen 
kiinteistö myydään.
d) Päätoimipaikka ei suunnittele samoissa tiloissa toimivilta organisaatioilta 
perittävien maksujen tarkistamista. Vuonna 2013 EUH edellytti, että edustus -
tojen on veloitettava yleistilojen käytöstä (ks. kohdan 27 alakohta c). Lisäksi 
EUH on todennut, että samoissa tiloissa toimivien organisaatioiden on osal -
listuttava hallintokuluihin. EUH ei ole kuitenkaan suunnitellut, mitkä voimassa 
olevista sopimuksista olisi tarkistettava viipymättä.Laatikko 5Toimistotilan hallinnointi edustustossa Turkissa
Turkissa edustuston toimistotilojen pinta-ala oli 5 500 m² ja henkilöstömäärä 150, joten tilaa oli 37 m2/hen -
kilö. Vaikka määrä ylittää ylärajan (35 m2/henkilö), lokakuussa 2008 laaditussa arviointikertomuksessa to -
dettiin, että kiinteistön epäkäytännöllisen pohjaratkaisun vuoksi henkilöstön käytettävissä ei ole riittävästi 
toimistotilaa.
Vuonna 2015 toteutetulla hankkeella, jolla pyrittiin järjestelemään toimistotilaa uudelleen nykyisessä raken -
nuksessa ja lisäämään tilojen jakamista, saatiin vapautettua jonkin verran tilaa ja vähennettyä henkilöä kohti 
käytettävissä oleva tila 34 m2:iin.
43 Huomautukset 
b) Vuonna 2014 edustustojen päälliköille lähetetyssä vuosien 2015 ja 2016 
kiinteistöpolitiikan kehittämistä koskevassa ilmoituksessa esitettiin kahdelle 
seuraavalle vuodelle suunnitellut kiinteistöhankkeet ja pyydettiin heitä tark -
kailemaan ostomahdollisuuksia siltä varalta, että EUH:lla on vuoden lopussa 
ylijäämää, joka on sidottava nopeasti.
c) Kaudeksi 2014–2020 on keskipitkän aikavälin suunnitelma, jossa määritellään 
ostot, rakennustyöt ja vuokrasopimusten uusimiset. Suunnitelmassa esitetään 
kuitenkin vain suunnitellut kiinteistöjen ostot ja rakennushankkeet, joilla vas -
tataan pakottaviin tarpeisiin. EUH ei riittävällä tavalla vahvista vuoteen 2020 
asti sovellettavia ensisijaisia tavoitteita toimitilojen vaihtamista, edustustojen 
sulkemista tai yhdistämistä, uusien edustustojen perustamista tai edustusto -
jen koon muuttamista varten31. Tämä johtuu osittain siitä, ettei EUH hyödyn -
nä käytettävissä olevia tietoja tehokkaasti (ks. kohta 60), mutta myös siitä, 
että Euroopan komissio toimitti EUH:lle edustustojen henkilöstöä koskevat 
ehdotuksensa32 vain kahden seuraavan vuoden osalta.33
62 
Koska EUH:n suunnitteluprosessi on reaktiivinen ja siinä keskitytään hankkei -
siin, joilla vastataan nykyisiin tarpeisiin, on olemassa vaara, että huomattavia 
hankkeita varten laaditaan suunnitelmia vasta, kun hankkeista tulee kiireellisiä. 
Edustustojen kiinteistöjä koskeva keskipitkän aikavälin (noin seitsemän vuoden) 
suunnitelma vastaisi jäsenvaltioiden parhaita käytäntöjä, ja sen avulla EUH:n 
infrastruktuuriosastolla olisi strategisempi asema. Odottamattomien poliittis -
ten tapahtumien vuoksi EU:n läsnäolon taso saattaa muuttua tietyissä maissa ja 
tiettyjen kiinteistöhankkeiden suunnittelussa voidaan tarvita reaktiivista lähes -
tymistapaa. Tästä huolimatta keskipitkän aikavälin suunnitelma olisi hyödyllinen, 
koska sen avulla EUH:n infrastruktuuriosasto voisi osoittaa strategisille päätök -
sentekijöille selvästi tällaisten odottamattomien muutosten vaikutukset tekemäl -
lä suunnitelmaan muutoksia.31 Samoissa tiloissa toimimista 
koskevassa vuonna 2014 
julkaistussa EUH:n 
kertomuksessa todetaan, että 
keskipitkän aikavälin 
suunnitelmien olisi sisällettävä 
nämä tiedot.
32 EU:n edustustoissa on EUH:n 
perustamisesta lähtien ollut 
kahdenlaista henkilöstöä: 
EUH:lla on 1 900 ja Euroopan 
komissiolla 3 400 henkilöstön 
jäsentä. Ottaakseen 
huomioon Euroopan 
komission suunnitelmat, jotka 
koskevat sen edustustoissa 
työskentelevän henkilöstön 
määrää, EUH neuvottelee 
komission kanssa 
edustustojen resurssien 
jakamista koskevista 
päätöksistä edustustoja 
käsittelevän ohjauskomitean 
eli EUDEL-elimen välityksellä.
33 Parhaillaan kansainvälisen 
yhteistyön ja kehitysasioiden 
pääosaston käsiteltävänä 
oleva ”alueellistamista koskeva 
lähestymistapa” saattaa johtaa 
keskipitkällä aikavälillä siihen, 
että alueellisina keskuksina 
toimiville edustustoille on 
hankittava lisää tilaa ja muiden 
edustustojen 
henkilöstömääriä on 
pienennettävä.
44 Huomautukset 
Omistuksessa olevia kiinteistöjä koskevat 
suunnittelujärjestelmät ovat erityisen heikkoja
EUH:n tavoitteena on pitkällä aikavälillä ostaa enemmän 
edustustojen toimistotiloja ja EUH on sopinut enintään 
200  miljoonan  euron lainaamisesta, ...
63 
Nykyään alle 20 prosenttia edustustojen toimistorakennuksista ja päälliköiden 
virka-asunnoista on EUH:n omistuksessa. EUH:n kiinteistöpolitiikkaa koskevissa 
vuosien 2014 ja 2015 valmisteluasiakirjoissa todetaan kuitenkin, että kiinteistöjen 
ostaminen olisi usein vuokraamista taloudellisempaa. Tarkastuksen yhteydessä 
tehtyyn kyselyyn vastanneista yli 80 prosenttia katsoi, että ostamalla edustustoil -
le kiinteistöjä saataisiin parempi vastine rahalle kuin vuokraamalla niitä.
64 
EUH:n tavoitteena on pitkällä aikavälillä ostaa enemmän edustustojen toimisto -
tiloja. Esteenä tälle päämäärälle oli edustustojen uusien kiinteistöjen ostamiseen 
tai rakentamiseen EUH:n käytettävissä olevien varojen vähäinen määrä (suu -
ruusluokkaa 5  miljoonaa  euroa vuodessa34). Tarkastuksen yhteydessä tehdystä 
kyselystä kävi ilmi, että puolessa niistä tapauksista, joissa edustusto halusi ostaa 
toimistotiloja tai edustuston päällikön virka-asunnon, osto ei onnistunut varojen 
puutteen vuoksi. Vuonna 2015 EUH sopi kuitenkin varainhoitoasetuksen uusien 
säännösten nojalla35 enintään 200  miljoonan  euron lainaamisesta neljän vuoden 
kuluessa kiinteistöjen ostamista varten.
... mutta EUH ei ole luonut järjestelmiä, joilla se voisi hallinnoida 
omistamiaan kiinteistöjä vaikuttavasti
65 
Kolmansissa maissa sijaitsevien kiinteistöjen ostamiseen liittyviä ohjeita ja me -
nettelyjä koskevassa vuonna 2015 julkaistussa asiakirjassa todetaan, että toimis -
torakennusten ostaminen olisi asetettava edustustojen päälliköiden virka-asunto -
jen ostamisen edelle. Kiinteistöjen omistaminen ei kuitenkaan ole yhtä joustavaa 
kuin niiden vuokraaminen (ks. kohdan 9 alakohta a). Vähäisempi joustavuus on 
kuitenkin vähämerkityksisempi seikka edustustojen päälliköiden virka-asuntojen 
kuin toimistotilojen kannalta, koska virka-asuntoja ei tarvitse mukauttaa henki -
löstömäärän muutosten vuoksi. Lisäksi virka-asuntoja on pienemmän kokonsa 
vuoksi helpompi ostaa, ylläpitää (ks. kohdat 15 ja 24) ja myydä kuin toimistotiloja.34 EUH:n kiinteistöpolitiikkaa 
koskeva vuoden 2014 
valmisteluasiakirja.
35 Varainhoitoasetukseen 
(203 artiklan 8 kohta) 
vuonna 2012 tehtyjen 
tarkistusten ansiosta 
toimielimet saavat lainata 
rahaa ostaakseen kiinteistöjä.
45 Huomautukset 
66 
Vuokratessaan kiinteistöjä EUH hyötyy ulkoisesta kiinteistöjen hallinnoinnin 
asiantuntemuksesta. Vaikka varojen puute ei enää rajoita omistamisen lisäämis -
tä koskevaa EUH:n pitkän aikavälin tavoitetta, EUH:lla on vain vähän kokemusta 
kiinteistöjen omistamisesta, siltä puuttuu kiinteistöjen hallinnoinnin asiantunte -
musta eikä se ole luonut vaikuttavia järjestelmiä kiinteistöjen ostamista, huoltoa 
ja myymistä varten. Esimerkkejä:
a) Järjestelmää, jolla päätetään, kannattaako tilat ostaa vai vuokrata, olisi paran -
nettava (ks. kohta 40).
b) Omistuksessa olevia kiinteistöjä varten ei ole kiinteistöhuoltostrategiaa eikä 
vaikuttavia huoltojärjestelmiä. Tämän vuoksi kiinteistöjen kunto huononee 
(ks. kohta 23). Tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn vastanneista yli kol -
mannes katsoi, että päätoimipaikan antama kiinteistöhuoltoon liittyvä tuki 
oli riittämätöntä (ks. kaavio 13 ). Jäsenvaltioiden suurlähetystöt (esimerkiksi 
Tanska, Saksa, Alankomaat, Ruotsi ja Yhdistynyt kuningaskunta) painottivat 
omistuksessa olevien kiinteistöjen huollon suunnittelun ja huoltoon inves -
toimisen tärkeyttä. Esimerkiksi Tansaniassa sijaitsevaa edustuston toimisto -
rakennusta, joka omistetaan yhdessä Saksan, Alankomaiden ja Yhdistyneen 
kuningaskunnan kanssa, pidetään hyvässä kunnossa.
c) Vaihtokurssien vaihtelujen hallintamekanismien puuttuminen saattaa estää 
edustustoja toteuttamasta suunniteltuja rakennustyöhankkeita36. Sitä vastoin 
Alankomaiden suurlähetystön edustaja selitti, että heille määritellään kes -
kitetysti vuosittain kiinteä vaihtokurssi, jotta mm. suunniteltuja huoltotöitä 
voidaan suojata vaihtokurssien vaihteluilta. Heidän päätoimipaikkansa vastaa 
mahdollisista valuuttakurssivoitoista tai -tappioista.
d) Ylimääräisten kiinteistöjen myynnille on lannistimia ja esteitä, minkä vuoksi 
kiinteistöistä ei luovuta, vaikka niitä ei enää käytetä (ks. kohta 25 ja koh -
dan 60 alakohta c. Omistuksessa olevien kiinteistöjen myynnistä saatavat va -
rat eivät esimerkiksi ole EUH:n infrastruktuuriosaston käytettävissä korvaavan 
kiinteistön ostamista varten. Lisäksi EUH ei omista tiettyjä toimitiloja, vaan 
kansalliset viranomaiset ovat vain antaneet sille käyttöoikeuden.
e) Vuokralaisilta samoissa tiloissa toimimisesta perittäviä maksuja koskevat 
EUH:n ohjeet eivät kata omistuksessa olevia kiinteistöjä. Näin ollen jotkin 
maksut eivät kata kuluja kokonaan, koska maksut eivät vastaa kiinteistön 
vuokrausarvoa (ks. kohdan 27 alakohta b).36 Note from EEAS Headquarters 
to Heads of Delegation, 20 
January 2015: Budget 
2015 – Impact of the falling 
value of the euro for 
expenditure in Delegations 
(EUH:n päätoimipaikan 
ilmoitus edustustojen 
päälliköille, 
20. tammikuuta 2015: 
Talousarvio 2015 – Euron 
laskevan arvon vaikutus 
edustustojen menoihin).
46
 Johtopäätökset ja 
suositukset
67 
EU:n tavoitteiden saavuttamisen vaikuttava edistäminen ulkopolitiikan, kaupan 
ja kehitysyhteistyön aloilla edellyttää, että EUH:n järjestämien kiinteistöjen on 
vastattava edustustojen tarpeita. Kiinteistöillä olisi myös saatava hyvä vastine 
rahalle. Seuraavissa kohdissa esitetään tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen 
keskeiset johtopäätökset sekä niihin perustuvat suositukset. Suositusten täy -
täntöönpano olisi aloitettava heti ja saatava päätökseen vuoden 2017 loppuun 
mennessä.
68 
Edustustojen kiinteistöt, niin toimistorakennukset, edustustojen päälliköiden vir -
ka-asunnot kuin henkilöstön asunnotkin, vastaavat yleensä edustustojen tarpeita, 
vaikka kiinteistöpolitiikasta puuttuu joitakin tavoitteita toimistorakennusten osal -
ta (ks. kohdat 8–19). Kiinteistöillä ei kuitenkaan saada parasta vastinetta rahalle, 
koska
a) käytettävissä oleva tila ylittää useimmissa toimistorakennuksissa ja joissakin 
edustustojen päälliköiden virka-asunnoissa kiinteistöpolitiikan mukaiset ylä -
rajat (ks. kohdat 20–22)
b) EUH pitää omistuksessaan kiinteistöjä, joita se ei enää käytä (ks. 
kohdat 23–25)
c) edustustojen jakaessa toimistotilojaan EU:n jäsenvaltioiden taikka EU:n 
toimielinten tai elinten kanssa jotkin näiltä perityt maksut eivät kata kuluja 
kokonaan (ks. kohdat 26 ja 27).
Suositus 1 – Toimistorakennuksia koskevia tavoitteita olisi 
täydennettävä
EUH:n olisi sisällytettävä ympäristötekijät, esteettömyys ja joustavuus toimistora -
kennuksia koskeviksi kiinteistöpolitiikan tavoitteiksi.
Suositus 2 – Olisi varmistettava, että samoissa tiloissa 
toimivilta organisaatioilta perittävät maksut kattavat kulut 
kokonaan
EUH:n olisi varmistettava, että edustustojen toimistorakennuksissa toimivien EU:n 
jäsenvaltioiden taikka muiden EU:n toimielinten tai elinten maksamat maksut 
ovat yhdenmukaisia ja että ne kattavat kulut kokonaan. EUH:n olisi esimerkiksi 
veloitettava kaikkia vuokralaisia yleistilojen käytöstä ja hallinnollisesta tuesta. 
EUH:n omistamissa toimistotiloissa olisi perittävä myös kiinteistön vuokrausarvoa 
vastaava maksu.
Samanlaista maksujen laskentamenetelmää olisi sovellettava myös EUH:n omista -
miin kiinteistöihin, jotka eivät ole enää edustustojen käytössä ja jotka on vuokrat -
tu muille organisaatioille.
47 Johtopäätökset ja suositukset 
69 
Edustustojen kiinteistöjen soveltuvuus riippuu niiden valintatavasta. Lisäksi so -
veltuvuus riippuu niistä EUH:n käyttämistä järjestelmistä, joilla se varmistaa, että 
kiinteistöt vastaavat edelleen tarpeita, ja toteuttaa tarvittaessa korjaavia toimia. 
Liitteessä III  esitetään yhteenveto kiinteistöjen valintaan, niiden soveltuvuu -
den seurantaan ja tulevien muutosten suunnitteluun käytettävien järjestelmien 
puutteista.
70 
Edustuston on toimitettava ennen kiinteistön vuokraamista (tai vuokrasopimuk -
sen uusimista) tai ostamista kiinteistötietokansio päätoimipaikalle tarkasteltavak -
si ja hyväksyttäväksi. Menettely on esimerkki hyvästä käytännöstä (ks. kohdat 30 
ja 31). On kuitenkin olemassa riski, että EUH ei ehkä valitse oikeita kiinteistöjä, 
koska kiinteistötietokansiomenettelyn käytännön soveltamisessa on joitakin 
puutteita:
a) Edustustoilla ei ole riittävästi asiantuntemusta sopivien ratkaisujen tunnista -
mista varten (ks. kohdat 32–35).
b) Edustustojen vaihtoehtoja vertaillessaan tekemässä teknisessä ja taloudelli -
sessa analyysissa on puutteita (ks. kohdat 36–43).
c) Päätoimipaikan kiinteistökomitean tekemät lopulliset päätökset eivät ole aina 
oikea-aikaisia tai vakuuttavia (ks. kohdat 44–47).
Suositus 3 – Kiinteistöjen valintamenettelyn soveltamista 
olisi vahvistettava
EUH:n olisi vahvistettava kiinteistötietokansiomenettelyn soveltamista kiinteistö -
jen valinnassa seuraavasti:
 ο Kiinteistötietokansio olisi laadittava kaikkia uusia sopimuksia varten.
 ο Vuokrasopimusten uusimista varten olisi otettava käyttöön normaalia yksin -
kertaisempi kiinteistötietokansio. Tällaisissa kansioissa riittäisi sen osoitta -
minen, että ehdotettu ratkaisu vastaa edelleen tarpeita kiinteistöpolitiikan 
mukaisesti ja että kustannukset vastaavat markkinatasoa.
 ο Vaihtoehtoja olisi vertailtava taulukossa perusteellisen ja tasapainoisen 
teknisen ja taloudellisen yleisarvioinnin tekemiseksi. Näin voitaisiin osoittaa, 
että valittu ratkaisu vastaa kustannuksiltaan markkinatasoa ja että ratkaisussa 
otetaan riittävästi huomioon huoneistoala.
 ο Olisi laadittava ohjeita siitä, miten muille organisaatioille vuokrattu tila ja 
tilojen jakamisesta saatavat tulot olisi otettava huomioon.
 ο Päätökset olisi tehtävä ripeästi, jotta voitaisiin minimoida se riski, että kiin -
teistöt eivät ole enää saatavilla.
48 Johtopäätökset ja suositukset 
71 
Sen jälkeen, kun EUH on valinnut kiinteistöt, se arvioi säännöllisesti paikan päälle 
tehtävien käyntien avulla, vastaavatko kiinteistöt edelleen edustustojen tarpei -
ta, mutta ei havaitse kaikkia puutteita (ks. kohdat 49 ja 50). EUH ei valvo, että 
toimistorakennuksissa henkilöä kohti käytettävissä oleva tila vastaa kiinteistöpo -
litiikassa asetettuja perusteita (ks. kohdat 51 ja 52). EUH ei myöskään seuraa, että 
toimistorakennusten ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen vuokrat vastaa -
vat edelleen markkinatasoa tai että samoissa toimistotiloissa toimivilta organi -
saatioilta perityt maksut kattavat kulut kokonaan (ks. kohta 53). EUH ei myöskään 
tallenna seurantansa tuloksia tietojärjestelmiinsä luotettavasti (ks. kohdat 54–59).
Suositus 4 – Vuokrien markkinataso olisi varmistettava
EUH:n päätoimipaikan olisi käytettävä riippumatonta tietolähdettä toimistora -
kennusten ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen vuokrien markkinatason 
varmistamiseksi ja seurattava säännöllisesti, että vuokrat vastaavat markkinata -
soa. Seuranta voisi johtaa vuokrasopimuksen neuvottelemiseen uudelleen taikka 
uuden vuokrattavan tai ostettavan kiinteistön etsimiseen.
Suositus 5 – Kiinteistöjen hallinnoinnin tietojärjestelmää olisi 
parannettava
EUH:n olisi parannettava kiinteistöjensä hallinnoinnin tietojärjestelmää, jotta 
suunnitteluprosessin perustaksi saataisiin entistä luotettavampaa ja relevan -
timpaa tietoa. Tiedoissa olisi keskityttävä toimistorakennuksiin, edustustojen 
päälliköiden virka-asuntoihin ja edustustojen järjestämiin henkilöstön asuntoi -
hin sekä omistuksessa oleviin kiinteistöihin, jotka eivät ole enää edustustojen 
käytössä. Henkilöä kohti käytettävissä olevaa toimistotilaa koskevia tietoja olisi 
tarkennettava määrittämällä erikseen muille organisaatioille vuokrattu toimisto -
tila, puheenjohtajuuden tarpeisiin tarvittava kokoustila sekä harjoittelijoiden ja 
kansallisten asiantuntijoiden käytössä oleva tila.
72 
Edustustojen kiinteistöjä koskevien luotettavien perustietojen puuttuminen 
estää tarvittavien muutosten vaikuttavaa suunnittelua päätoimipaikassa. Lisäksi 
voidaan todeta seuraavaa:
a) Päätoimipaikka ei hyödynnä käytettävissä olevia tietoja tehokkaasti laatiak -
seen korjaavia toimia koskevia suunnitelmia (ks. kohta 60).
b) Suunnittelussa keskitytään lyhyen aikavälin tarpeisiin (ks. kohdat 61 ja 62).
c) Vaikka EUH:n tavoitteena on pitkällä aikavälillä ostaa enemmän edustustojen 
toimistotiloja ja EUH on sopinut enintään 200  miljoonan  euron lainaami -
sesta, EUH ei ole luonut järjestelmiä, joilla se voisi hallinnoida omistamiaan 
kiinteistöjä vaikuttavasti (ks. kohdat 63–66).
49 Johtopäätökset ja suositukset 
Suositus 6 – Kiinteistöjen hallinnoinnin asiantuntemusta olisi 
vahvistettava
EUH:n olisi lisättävä kiinteistöjen hallinnoinnin asiantuntemusta päätoimipaikassa 
(esimerkiksi koulutuksen avulla tai rekrytoimalla henkilöstöä, jolla on tarvittavat 
taidot) entistä strategisemman lähestymistavan kehittämiseksi, suunnittelun 
parantamiseksi, edustustoille annettavan tuen vahvistamiseksi ja parempaan 
tilanhallintaan perustuvien merkittävien säästöjen aikaansaamiseksi.
Suositus 7 – Olisi laadittava keskipitkän aikavälin 
suunnitelmia
EUH:n olisi laadittava edustustojen kiinteistöjä varten jatkuvia keskipitkän 
aikavälin suunnitelmia, jotka kattaisivat noin seitsemän vuotta. Suunnitelmissa 
olisi määriteltävä vuokraamisia, ostoja, myyntejä, muutoksia ja huoltoa koskevia 
ensisijaisia tavoitteita. Suunnitelmia laadittaessa olisi hyödynnettävä käytettä -
vissä olevia huoneistoalaa ja kiinteistön kuntoa koskevia tietoja, jotta voitaisiin 
suunnitella, miten kiinteistöpolitiikassa asetettuja perusteita voidaan noudattaa 
keskipitkällä aikavälillä. Suunnitelmissa olisi esimerkiksi esitettävä, miten käytet -
tävissä oleva toimistotila saadaan vastaisuudessa vastaamaan entistä paremmin 
henkilöstömäärää ja miten ylimääräistä tilaa jaetaan samoissa tiloissa toimivien 
organisaatioiden kanssa tarvittaessa.
Suositus 8 – Olisi tunnistettava, koska ostamalla saadaan 
parempi vastine rahalle kuin vuokraamalla, ja hallinnoitava 
omistuksessa olevia kiinteistöjä vaikuttavasti
EUH:n olisi tehostettava järjestelmiä, joilla voidaan tunnistaa tilanteet, joissa osta -
malla saadaan parempi vastine rahalle kuin vuokraamalla, ja hallinnoida omistuk -
sessa olevia kiinteistöjä vaikuttavasti: 
 ο Tähän olisi sovellettava välinettä (jonka avulla voidaan esimerkiksi vertailla 
vuokraamista ja ostamista kiinteistötietokansioissa) ja ostettava kiinteistö -
jä vain, kun ostamalla saadaan parempi vastine rahalle kuin vuokraamalla. 
EUH:n olisi arvioitava kiinteistön koko elinkaaren aikaisia kustannuksia ja 
tuloja, myös rahoitus- ja huoltokuluja. EUH:n olisi vuokraamisen ja ostamisen 
välisessä vertailussa otettava huomioon myös kiinteistön jäännösarvo, dis -
konttokorko ja riskitekijät, kuten maan poliittinen tai taloudellinen epävakaus 
ja toimistorakennusten henkilöstömäärien epävakaus.
 ο Huomattavat ostot olisi suunniteltava ja etusijalle olisi asetettava kiinteistöt 
(olipa sitten kyse toimistotiloista tai edustustojen päälliköiden virka-asun -
noista), joiden ostolla saadaan paras vastine rahalle.
 ο Omistuksessa olevien kiinteistöjen huoltoa varten olisi laadittava strategia, 
joka liitettäisiin terveys- ja turvallisuusnäkökohtia koskevien tarkastuksien 
yhteydessä annettuihin suosituksiin.
 ο Kiinteistöhuoltoon varatut varat olisi suojattava vaihtokurssien vaihteluilta.
 ο Ennen uuden kiinteistön ostamista tai vuokraamista olisi suunniteltava, miten 
ylimääräiset omistuksessa olevat kiinteistöt myydään.
50 Johtopäätökset ja suositukset 
Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen 
Milan Martin CVIKLIN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 
16. helmikuuta 2016 pitämässään kokouksessa.
 Tilintarkastustuomioistuimen puolesta
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 presidentti

51
 Liitteet
EU:n edustustojen toimiminen samoissa tiloissa EU:n jäsenvaltioiden kanssa
Edustusto EU:n jäsenvaltiot
Afganistan Liettua
Azerbaidžan Espanja ja Kroatia
Valko-Venäjä Itävalta
Kolumbia Suomi ja Tšekki
Itä-Timor Ranska
Etiopia Luxemburg
Georgia Slovakia
Honduras Ranska
Irak Yhdistynyt kuningaskunta
Mauritania Yhdistynyt kuningaskunta
Myanmar/Burma Espanja
Nigeria Italia, Alankomaat, Kreikka, Ranska, Saksa, Itävalta ja Slovakia
Etelä-SudanTanska, Ranska, Saksa, Italia, Alankomaat, Espanja ja Yhdistynyt 
kuningaskunta
Tansania Suomi, Saksa, Alankomaat ja Yhdistynyt kuningaskunta (yhteisomistus)
Turkki (Gaziantep) Ranska, Tanska ja Saksa
Vietnam Suomi
Jemen Espanja
Lähde:  EUH:n kiinteistöpolitiikkaa koskeva vuoden 2015 valmisteluasiakirja.Liitte I
52 Liitte II 
Yksityiskohtaisia tietoja 30 kiinteistötietokansion tarkastuksesta
Kansion 
viiteEdustusto Kiinteistö Ratkaisussa 
ehdotetaan 
muuttoa1. Mark -
kinoiden 
kartoitus2. Vuo-  
kraami -
sen ja os -
tamisen 
vertailu3. Luettelo 
useasta 
sopivasta 
realistisesta 
vaihtoehdosta4. Edustuston ehdottama 
ratkaisu, joka pohjautuu 
perusteelliseen 
tekniseen ja 
taloudelliseen analyysiin5. Vakuuttava 
perustelu 
päätoimipaikan 
kiinteistökomi -
tean päätökselle
2013.01 Pakistan Virka-asunto Ei Kyllä Ei Ei Kyllä Kyllä
2013.11 Angola Toimisto Kyllä Kyllä Ei Ei Kyllä Kyllä
2013.18 Intia Virka-asunto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Ei Kyllä
2013.19 Uganda Toimisto Ei Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.20 Ruanda Toimisto Ei Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.27 Jordania Toimisto Ei Kyllä Ei Kyllä Ei Ei
2013.36 Hongkong Toimisto Ei Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.42 Guatemala Toimisto Ei Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.46 Mauritania Virka-asunto Ei Kyllä Ei Ei Ei Ei
2013.48 Libya Toimisto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.52 Kenia Toimisto Ei Ei Ei Ei Kyllä Kyllä
2013.56 KeniaHenkil. 
asunnotKyllä Kyllä Ei Kyllä Ei Ei
2013.70Myanmar/
BurmaToimisto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.73 Peru Virka-asunto Kyllä Kyllä Ei Ei Kyllä Kyllä
2013.75 Angola Virka-asunto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2013.90 Kiina Toimisto Ei Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä
2013.93 Gabon Toimisto Kyllä Kyllä Ei Ei Kyllä Kyllä
2014.01 Pakistan Toimisto Ei Kyllä Kyllä Ei Ei Kyllä
2014.07 Laos Toimisto Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä
2014.10Norsunluu -
rannikkoHenkil. 
asunnotKyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2014.15 Kolumbia Toimisto Ei Ei Kyllä Ei Kyllä Kyllä
2014.16 Fidži Toimisto Kyllä Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä
2014.26 Intia Toimisto Kyllä Kyllä Ei Ei Kyllä Kyllä
2014.27 Israel Virka-asunto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2014.31 Vietnam Toimisto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2014.35 Yhdysvallat Toimisto Ei Ei Ei Ei Ei Ei
2014.45 Togo Toimisto Ei Kyllä Ei Ei Ei Ei
2014.48 Sri Lanka Toimisto Kyllä Kyllä Ei Kyllä Kyllä Kyllä
2014.55 Sri Lanka Virka-asunto Kyllä Kyllä Ei Ei Ei Ei
2014.61 Itä-TimorHenkil. 
asunnotKyllä Ei Ei Ei Kyllä Ei
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin 30 kiinteistötietokansion tarkastuksen perusteella.Liitte II
53 Liitte III 
Syitä siihen, ettei edustustojen kiinteistöillä saada parasta vastinetta rahalle
Lähde:  Euroopan tilintarkastustuomioistuin.Liitte III
 
 Valintamenettely
Ei kiinteistöhuoltostrategiaa
Soveltuvuuden seuranta Tarvittavien muutosten suunnitteluSyyt Vaikutukset
Soveltuvuuden seurantaValintamenettely
Tarvittavien muutosten suunnittelu 
 Sopivien kiinteistöjen puute paikallisilla markkinoilla
Asiantuntemuksen puute edustustoissa
 Valintamenettely
Soveltuvuuden seuranta Tarvittavien muutosten suunnitteluToimistotiloille asetettu huoneistoalan yläraja
nykyistä suurempi vuoteen 2013 asti
Kiinteistötietokansioissa ja päätöksissä ei oteta huoneistoalaa riittävästi huomioon
Poikkeuksia ylärajoista myönnetään ilman selviä perusteluja
Ei edustustojen henkilöstömääriä koskevia keskipitkän aikavälin suunnitelmiaYlärajasta myönnettyjä poikkeuksia ei tarkisteta.(Ovatko ne vielä perusteltuja?)Joitakin pinta-aloja ei jätetä poislaskelmasta ohjeiden mukaisestiSopivien vaihtoehtojen puute
uusia kiinteistöjä etsittäessä
Kaikkia käytettävissä olevia huoneistoalaa koskevia tietoja ei käytetä korjaavien toimien suunnittelussa (samoissa tiloissa toimiminen, muutto jne.)Huoneistoalaa koskevat tiedot epätäydellisiä 
ja epäluotettavia
Toimistorakennuksia, joissa on liikaa tai liian vähän tilaa, ei pystytä tunnistamaan tarkkaanHuoneistoala ylittää usein 
ylärajan.
Tyhjillään olevien
kiinteistöjen kuntoa ei valvota
Edustustojen päälliköiden
virka-asuntojen kunnon 
valvonta on puutteellistaEUH ei käytä 20:ta 
prosenttia omistamistaan 
kiinteistöistä.
Useimpien omistuksessa olevien, käytöstä poistettujen kiinteistöjen 
varalle ei myyntisuunnitelmiaEi kannustinta/vaatimusta myydä sopimattomia kiinteistöjäKeskipitkän aikavälin huoltosuunnitelmien puute 
Joitakin kiinteistöjä hankitaan erityisehdoin, mikä vaikeuttaa niiden myyntiäOmistuksessa olevien kiinteistöjen luettelo
on epätäydellinen ja epäluotettavaJärjestelmä, jolla päätetään, kannattaako
tilat ostaa vai vuokrata, on heikko
Vaihtokurssien vaihtelut estävät suunniteltujen
rakennustyöhankkeiden toteuttamista
Ei ohjeita siitä, miten perittävät maksut olisi laskettava, jos edustusto omistaa rakennuksen
Samoissa tiloissa toimivien organisaatioiden kanssa tehtyjen sopimusten valvonnan puuteJotkin edustustojen 
kiinteistöissä toimivat 
organisaatiot eivät maksa 
osuuttaan kuluista.
Ei ohjeita siitä, miten hallintokuluista perittävä osuus olisi laskettavaEi ohjeita siitä, miten muille organisaatioille vuokrattu tila ja tilojen jakamisesta saatavat tulot olisi otettava huomioon
Ei suunnitelmia siitä, mitkä voimassa olevista sopimuksista olisi tarkistettava viipymättä
54 Euroopan ulkosuhdehallinnon 
vastaus
Tiivistelmä
I
EUH on samaa mieltä siitä, että sen tavassa hallita EU:n edustustojen infrastruktuuria on joitakin puutteita, ja 
monilla alueilla toteutetaankin jo toimenpiteitä puutteiden korjaamiseksi. On kuitenkin syytä korostaa, että 180 
toimistorakennuksen ja 140 virka-asunnon hallinnointi 138 eri maassa, joissa jokaisessa on oma oikeusjärjestelmänsä 
ja omat kiinteistömarkkinansa, on monimutkainen ja poliittisesti herkkä tehtävä.
Koska määrärahoja on tunnetusti karsittu akuutisti ja henkilökuntaa on pitänyt vähentää, hallinnossa on ainoastaan 
13 työntekijää, joiden on hoidettava tämä valtava tehtäväkokonaisuus edustustoista saatavan paikallisen hallinnol -
lisen tuen avulla. Viime vuosien aikana ei ole valitettavasti ollut mahdollista lisätä asiasta huolehtivaa henkilöstöä 
suhteessa edustustojen verkoston kasvuun, mikä on aiheuttanut hallinnollisia haasteita.
Olemme myös samaa mieltä siitä, että olemassa oleva kiinteistöjen inventoinnin hallintatyökalu olisi korvattava 
toisella. Uusi järjestelmä otetaan täysimääräisesti käyttöön vuoden 2016 lopulla. Sen avulla EUH pystyy kehittämään 
tehokkaamman järjestelmän menojen ennakkosuunnittelua ja jaksottamista varten.
III
Edustustojen kiinteistöjen tilan osalta on syytä huomauttaa, että henkilöä kohti käytettävissä olevaa toimistotilaa 
koskevia suuntaviivoja muutettiin vuonna 2013 vähentämällä enimmäispinta-ala 42 m²:stä 35 m²:iin ja varaamalla 
samalla mahdollisuus lisätilaan erityistarpeita, kuten jäsenvaltioiden kanssa pidettäviin kokouksiin tarvittavia 
kokoustiloja, varten. Uusia suuntaviivoja sovelletaan kaikkiin uusiin hankintoihin, mutta kestää jonkin aikaa, ennen 
kuin keskiarvo on laskenut uuteen tavoitteeseen. Niiden edustustojen kohdalla, joissa on ylimääräistä tilaa, pyrimme 
aktiivisesti löytämään mahdollisuuksia jakaa tilat jäsenvaltioiden suurlähetystöjen tai EU:n muiden elinten kanssa.
On myös totta, että joissakin EU:n edustustojen päälliköiden virka-asunnoissa käytettävissä oleva tila ylittää nor -
maalin ylärajamme 600 m², vaikka käytettävissä oleva tila onkin keskimäärin 461 m². Viidessä tapauksessa edustus -
tojen päälliköiden virka-asunnot ovat EU:n omistuksessa, mutta muiden kohdalla pyydämme edustustoja selvittä -
mään vaihtoehtoja, kun nykyiset vuokrasopimukset päättyvät.
EUH:n omistuksessa on useampikin kiinteistö, joka ei ole enää käytössä, joko ympäristön turvallisuuden tai muiden 
paikallisten olosuhteiden vuoksi. Kyseisiä edustustoja on kehotettu myymään nämä kiinteistöt, mutta tämä voi olla 
pitkällinen ja poliittisesti herkkä prosessi syistä, jotka selitetään EUH:n vastauksessa.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 55
Huomautukset
09 b) Ympäristövaikutukset
EUH kannustaa ja tukee ympäristöystävällisiä hankkeita pääsääntöisesti omassa käytössä olevissa tiloissa. Vuokrat -
tuihin tiloihin tehtävien investointien on tultava kuoletetuksi vuokrasopimuksen normaalin, yleensä lyhyen, voimas -
saolon aikana.
Esimerkiksi vuonna 2014 EUH hyväksyi aurinkoenergiapaneelien asennuksen hiljattain hankittuun toimistoraken -
nukseen Kap Verdessä. Myös vuonna 2016 toteutettavaan Meksikon toimistojemme peruskorjaushankkeeseen 
sisältyy ympäristöystävällisiä elementtejä.
EMAS-järjestelmän mukanaan tuoman työmäärän vuoksi sitä ei ole vielä otettu käyttöön. Pyrimme kuitenkin lisää -
mään tietoisuutta edustustojen kiinteistöjen ympäristövaikutuksista.
09 c) Esteettömyys
EUH on tietoinen siitä, että vain harvat EU:n edustustot ovat täysin esteettömiä. Syyskuussa 2014 tehdyssä terveyttä 
ja turvallisuutta koskevassa tutkimuksessa ilmeni, että ainoastaan seitsemän edustustoa täytti esteettömyysvaati -
mukset täysin, ja 16 edustustoa voitaisiin tehdä suhteellisen pienin muutoksin esteettömiksi liikuntarajoitteisille.
Toimistotilojen esteettömyyden parantamista tutkitaan järjestelmällisesti myös silloin, kun se on teknisesti ja talou -
dellisesti mahdollista ja kun paikalliset lakimääräykset vaativat sitä. Esteettömyysnäkökohdat arvioidaan järjestel -
mällisesti myös uusien kiinteistöjen yhteydessä.
10
Intian ja Egyptin edustustot ovat muuttaneet vuosina 2014 ja 2015, ja Sri Lankan edustusto muutti tammikuussa 
2016. Senegalin osalta on jo arvioitu mahdollisia vaihtoehtoja, mutta tähän mennessä ei ole pystytty löytämään 
sopivaa.
11
Tutkimus antaa mielenkiintoista laadullista tietoa siitä, millaisena työympäristönä vastaajat pitävät edustustojen 
toimistoja. Tuloksissa voi kuitenkin ilmetä myös kulloisenkin vastaajan henkilökohtainen työtilanne.
14
Yleisesti:
– Edustustojen suuntaviivoissa esitetään, että ”paikallisen rakennusperinteen” vuoksi 600 m²:n ylärajaa ei aina 
voida noudattaa.
– EUH sallii jonkin verran joustavuutta siinä, miten kiinteistöjen pinta-ala lasketaan, jotta paikalliset käytänteet 
voidaan huomioida.
– Myönteisenä voidaan pitää sitä, että edustustoilla on vähemmän pinta-alaa kuin useimmilla suurlähetystöillä. 
Tämä ero voi selittyä myös historiallisilla tekijöillä.
Edustustojen päälliköiden virka-asuntojen keskimääräinen käytettävissä oleva lattiapinta-ala on tällä hetkellä 461 m².
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 56
20
1. EUH sallii jonkin verran paikallisten käytänteiden mukaista joustavuutta siinä, miten sen vuokraamien tai omista -
mien kiinteistöjen pinta-ala lasketaan. Tämä voi vaikeuttaa yhdistettyjen lukujen tulkintaa.
2. Edustustoja on kehotettu ottamaan huomioon toimistotila henkilöstön jäsentä kohti. Kaikki poikkeamat kiinteis -
töpolitiikasta on perusteltava. Kestää jonkin aikaa ennen kuin keskiarvo on laskenut uuteen ylärajaan.
 Edustustoissa, joissa on liikaa tilaa, pyritään aktiivisesti löytämään mahdollisuuksia jakaa tilat jäsenvaltioiden suur -
lähetystöjen tai EU:n muiden elinten kanssa. Tilojen jakamista ei kuitenkaan voida aina toteuttaa heti.
3. Henkilöstön vähennysten yhteydessä ei ole aina mahdollista tai taloudellisesti kannattavaa muuttaa heti pienempiin 
tiloihin. Muuttokustannukset ja uuden kiinteistön suojaamisesta aiheutuvat kustannukset voivat olla korkeampia 
kuin säästöt, joiden voidaan odottaa kertyvän tilan vähentämisestä.
4. Joissain tapauksissa ei ole mahdollista vuokrata pelkästään osaa kerroksesta.
5. Jos pienempien toimistotilojen vuokrien vallitseva markkinataso on sama tai korkeampi kuin nykyisen toimiston, 
jossa on liikaa tilaa, olemassa olevan toimiston vuokrasopimusta ei kannata irtisanoa.
6. Joissain tapauksissa Lissabonin sopimuksen EU:n edustustoille asettamien tehtävien ja vastuualueiden hoitamiseen 
tarvittavien kokoushuoneiden ja neuvottelutilojen lukumäärä ja koko kasvattavat huomattavasti henkilöä kohti 
käytössä olevaa toimistotilaa. Näin on esimerkiksi seuraavissa edustustoissa:
– Yhdysvallat (Washington): 5 458 m² käytettävissä olevaa huoneistotilaa; 89 henkilöä; 55 m²/henkilö (yhteis -
käyttö vähennetty)
– Yhdysvallat (New York): 4 217 m² käytettävissä olevaa huoneistotilaa; 57 henkilöä; 74 m²/henkilö
– Sveitsi (Geneven YK-edustusto): 2 500 m² käytettävissä olevaa huoneistotilaa; 25 henkilöä; 100 m²/henkilö
21
Vaikka luvut ovatkin matemaattisesti oikeita, ylärajan ylittävien neliömetrien hinta alaviitteessä 16 voi vaihdella sen 
mukaan, missä vähennettävät tilat sijaitsevat, sillä hinnat vaihtelevat huomattavasti eri maiden välillä.
Myös toimistoihin tehdyt investoinnit (turvallisuutta ja infrastruktuuria parantavat toimenpiteet) on otettava huo -
mioon arvioitaessa edellä mainittuja mahdollisia säästöjä.
22
On totta, että jotkut päälliköiden virka-asunnot ovat tätä 600 m²:n ylärajaa suurempia. Vuoden 2016 alussa 26 vir -
ka-asuntoa (18 %) ylitti 600 m²:n ylärajan. Viidessä tapauksessa virka-asunnot ovat EU:n omistuksessa. Muita edus -
tustoja pyydetään etsimään muita vaihtoehtoja, kun nykyinen vuokrasopimus päättyy.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 57
25
EUH:n omistuksessa on siten useampi kiinteistö, joka ei ole enää käytössä, joko ympäristön turvallisuuden tai mui -
den paikallisten olosuhteiden vuoksi. Kyseisiä edustustoja on kehotettu myymään nämä kiinteistöt, mutta se voi olla 
pitkällinen ja poliittisesti herkkä prosessi.
Näin on erityisesti seuraavissa tapauksissa:
– Gambia: Koska toimistoista löytyi asbestia, EU:n oli luovuttava niistä vuoden 2003 lopussa pidettyään niitä 
18 vuoden ajan. Toimistot oli vuokrattu Gambian hallitukselta pitkäaikaisella 99 vuoden sopimuksella, jonka 
mukaan toimistot oli luovutettava kunnostettuna. Näissä olosuhteissa oli taloudellisesti kannattavampaa pitää 
toimistot. Toukokuussa 2014 päätettiin aloittaa uudelleen neuvottelut paikallisten viranomaisten kanssa siitä, 
voitaisiinko toimistot luovuttaa niiden nykyisessä kunnossa ennen sopimuksen umpeutumista. Neuvotteluja 
jatketaan edustuston uuden päällikön saavuttua.
– Botswana: toimistotilat hankittiin vuonna 1987. Vuonna 2003 ne olivat jääneet liian pieniksi, ja edustuston oli 
siirryttävä muihin tiloihin. Tilat päätettiin kuitenkin pitää, koska sijainti oli erinomainen, ja aikomuksena oli sel -
vittää, voitaisiinko tontille rakentaa esimerkiksi uusia toimistorakennuksia tai asuntoja. Tähän mennessä mitään 
hankkeita ei ole toteutettu, pääasiassa kustannussyistä. Edustustoa pyydettiin hiljattain tekemään uusi toteutet -
tavuustutkimus mahdollisuudesta rakentaa tontille uusia toimistoja.
– Etelä-Afrikka: virka-asunto oli huutokaupattavana, mutta ehdotettu hinta oli aivan liian alhainen. Edustustoa on 
pyydetty harkitsemaan myymistä vielä.
– Tansania: edustustolla ei ole omistusoikeutta taloihin, myöskään entiseen virka-asuntoon, jotka sijaitsevat 
alueellisen turvallisuusvastaavan suosittaman alueen ulkopuolella. Edustusto selvittää EUH:n hallinnon vuon -
na 2013 antamien ohjeiden mukaisesti paikallisviranomaisten kanssa, voidaanko kyseiset talot palauttaa. 
Tansanian rakennusvirasto on arvioinut talojen arvoksi 1,8  miljoonaa  euroa. Ulkoministeriö on vahvistanut 
korvausperiaatteen.
27
ECHO:n ja Euroopan investointipankin kanssa tehtyjä samoissa tiloissa toimimista koskevien sopimusten uudistami -
nen on parhaillaan käsiteltävänä. Tarkoituksena on yhdenmukaistaa kaikkia niitä tiloja koskevat maksuperiaatteet, 
joita käytetään yhdessä ECHO:n ja Euroopan investointipankin kanssa. Uudet yhteisymmärryspöytäkirjat on määrä 
allekirjoittaa vuoden 2016 aikana.
Vanhat yhteisymmärryspöytäkirjat on syytä tarkistaa kokonaan, ja niitä on muutettava siten, että vuokralaiset kor -
vaavat kaikki kustannuksensa täysimääräisesti.
32
Koska budjettimäärärahat olivat vuoteen 2015 asti rajalliset, sitä ennen ei hyödyttänyt keskustella siitä, kannattai -
siko kiinteistö vuokrata vai ostaa.
Se, voidaanko sopivista vaihtoehdoista laatia luettelo, riippuu siitä, millä kiinteistömarkkinoilla toimitaan. Joskus on 
saatavana vain yksi realistinen vaihtoehto.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 58
33
EUH tiedostaa, ettei kaikilla edustustoilla ole tarpeeksi asiantuntemusta rakennushankkeiden hallinnointiin.
EUH myöntää myös, että päätoimipaikan kyseisessä osastossa pitäisi olla enemmän valmiuksia tukea edustustoja 
infrastruktuurihankkeissa, muun muassa paikan päälle tehtävien käyntien muodossa.
Koska määrärahoja on tunnetusti karsittu akuutisti ja henkilökuntaa vähennettävä entisestään, hallinnossa on 
ainoastaan 13 työntekijää, joiden on hoidettava tämä valtava tehtäväkokonaisuus edustustoista saatavan paikalli -
sen hallinnollisen tuen avulla. Viime vuosien aikana ei ole valitettavasti ollut mahdollista lisätä asiasta huolehtivaa 
henkilöstöä suhteessa edustustojen verkoston kasvuun.
Edustuston hallinnon alueellistaminen on yksi tapa ratkaista tämä ongelma, sillä alueellistetun keskuksen erikoistu -
nut henkilöstö pystyy huolehtimaan samanaikaisesti useasta edustustorakennuksesta.
35
Nepalissa tämän jälkeen on käyty kolme kertaa: huhtikuussa 2014, toukokuussa 2015 ja marraskuussa 2015. EUH:n 
hallinnolla ei valitettavasti ole tarpeeksi resursseja tukea edustustojen rakennushankkeita samalla tavalla kuin 
jäsenvaltioilla.
36
Ks. yksityiskohtaiset kommentit 39 ja 40.
37
Nämä tapaukset ovat poikkeuksellisia ja johtuvat pääasiassa siitä, että hallintopäällikkö tai edustuston päällikkö on 
tulkinnut sovellettavat säännöt väärin. Uudessa edustustojen oppaassa on nyt selkeämmät ja käyttäjäystävällisem -
mät ohjeet.
39
Ainoastaan markkinatutkimusta tekemällä voidaan osoittaa, että kiinteistö vastaa edelleen edustustojen tarpeita 
kiinteistöpolitiikan mukaisesti ja että kustannukset vastaavat markkinatasoa.
Markkinatutkimuksen tulosten pohjalta edustustoilla voi olla hyvät perusteet neuvotella parempi sopimus edustus -
ton käytössä olevan kiinteistön vuokranantajan kanssa.
Rakennussopimuksia koskevista menettelyistä säädetään unionin yleiseen talousarvioon sovellettavassa 
varainhoitoasetuksessa.
Ennen kuin tehdään sellaisia kiinteistöalan liiketoimia, joihin sisältyy olemassa olevan vuokrasopimuksen uusimi -
nen, kiinteistömarkkinat on kartoitettava.
EUH on valmis selvittämään mahdollisuudet laatia vuokrasopimusten uusimista varten normaalia yksinkertaisempi 
kiinteistötietokansio, jollei varainhoitoasetuksessa aseteta tälle rajoituksia.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 59
40
Edustuston infrastruktuurin resurssien rajallisuus on aivan viime aikoihin asti ollut merkittävä este tilojen ostami -
selle. Nyt kun on mahdollisuus saada enintään 200  miljoonaa  euroa lainaa, kiinteistöjen ostamisesta on tullut realis -
tinen vaihtoehto vuokraamiselle. Ostamisen ja vuokraamisen kustannusten ja hyötyjen vertailu on tästä lähtien osa 
kaikkia kiinteistötietokansioita. Edustustoille on toimitettu ohjeet tätä varten.
Hallinto laskee rahoitushallinnon tai yritysrahoituksen vakiintuneiden teorioiden (esim. nettonykyarvomenetelmän) 
avulla, missä määrin ostaminen on taloudellisesti kannattavampaa kuin vuokraaminen.
Koska laskelmat tehdään päätoimipaikassa, tämä ei sisälly edustustojen oppaaseen. Budjettivallan käyttäjälle on 
myös esitettävä asianmukaiset taloudelliset perusteet silloin, kun ostaminen rahoitetaan lainalla.
Nepalia varten ei ollut saatavana määrärahoja.
Washingtonissa ostettavaksi aiottu kiinteistö oli liian suuri edustuston tarpeisiin. Se oli lisäksi muiden vuokralais -
ten käytössä. Jos EUH olisi ostanut kyseisen kiinteistön, edustuston olisi ollut pakko hallinnoida muiden kiinteistön 
vuokralaisten vuokrasopimuksia. Ajankohtana, jolloin kiinteistö tarjottiin ostettavaksi, ei ollut myöskään tarpeeksi 
aikaa kysyä budjettivallan käyttäjän kantaa. Yhteistilojen käyttökään ei ollut varteenotettava vaihtoehto, sillä kai -
killa Washingtonissa edustettuina olevilla jäsenvaltioilla oli jo omat tilat.
42
Edustustojen opasta on päivitetty vuonna 2015, ja siinä on nyt ohjeet, miten esittää vaihtoehdot vertailukelpoisella 
tavalla hyvän käytännön esimerkin pohjalta.
43
EUH tunnustaa, että ohjeisiin on syytä lisätä yksityiskohtaisempaa tietoa mm. siitä, miten jäsenvaltioiden suurlähe -
tystöille sekä muille EU:n toimielimille ja elimille vuokrattu toimistotila olisi otettava huomioon laskettaessa henki -
löä kohti käytettävissä olevaa tilaa.
44
Ks. EUH:n vastaus kohtiin 45 ja 47.
Budjettivallan käyttäjän hyväksyntää edellyttävien kiinteistötietokansioita koskevien päätösten tekemiseen voi 
kulua 6–8 viikkoa.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 60
45
Rakennussopimuksia koskevista menettelyistä säädetään unionin yleiseen talousarvioon sovellettavassa varain -
hoitoasetuksessa. Myös EUH:n kanta on, että nopeutettuja menettelyjä pitäisi käyttää aina kun se on mahdollista. 
Mahdollisuudet ovat kuitenkin melko rajalliset.
EUH ei voi pakottaa vuokranantajia odottamaan, kunnes pakolliset oikeudelliset ja hallinnolliset menettelyt on 
saatu päätökseen.
Menettelyjen pitkittyminen johtuu joskus hankkeen monimutkaisuudesta.
Sri Lankan sopimuksen allekirjoittamisen peruuntuminen ei johtunut pitkäkestoisesta menettelystä, vaan siitä, että 
vuokranantaja muutti mieltään.
46
Vertailu riippumattoman lähteen esittämiin hintoihin on kuitenkin vaikeampaa kuin asuntojen vertailu, sillä kiin -
teistön arvo riippuu sen laadusta, sijainnista ja kiinteistömarkkinoilla vallitsevista yleisistä olosuhteista tiettynä 
ajankohtana.
Mauritanian kohdalla ei ollut muuta ratkaisua kuin se, mitä ehdotettiin.
Togon kohdalla ei ollut kilpailevaa tarjousta nykyisille toimistoille, joihin oli juuri investoitu 200 000 euroa.
47
Vuonna 2015 edustustoille ilmoitettiin, että niiden on otettava huomioon toimistotila henkilöstön jäsentä kohti ja 
että tästä lähtien kaikki poikkeamat kiinteistöpolitiikasta on perusteltava, annettava hyväksyttäviksi ja kirjattava 
järjestelmään.
Tästä keskustellaan myös kaikissa kiinteistökomitean kokouksissa.
Neliömetrikohtaisen ylärajan ylitys hyväksytään yleisesti ottaen aina, jos kiinteistökomitea puoltaa sitä (ks. myös 
kohdassa 20 luetellut poikkeamisperusteet).
Jordania: Ehdotettu ratkaisu oli jatkaa vuokrasopimusta alemmalla vuokralla. Kiinteistökomitea otti huomioon kiin -
teistöön tehdyt investoinnit, sen hyvän sijainnin, turvallisuusstandardit ja vuokranalennuksen ja antoi sen vuoksi 
puoltavan lausunnon, vaikka toimistotilan yläraja ylittyikin. Kiinteistökomitea ilmoitti kuitenkin myös, että jos henki -
lökunnan määrä vähenee entisestään, edustuston on etsittävä muita vaihtoehtoja.
EUH on tietoinen siitä, että Sri Lankan päällikön virka-asunto on liian suuri. Sri Lankassa on kuitenkin erittäin vaikea 
löytää virka-asuntoa, jonka pinta-ala on alle 600 m².
Washington: Tärkein syy, miksi toimistotiloja laajennettiin, oli tarve saada suojattu kokoustila jäsenvaltioiden kanssa 
käytäviä kokouksia varten ja transatlanttisia neuvotteluja varten Snowdenin paljastusten yhteydessä. Nykyinen 
kokoustila sijaitsee pohjoiskerroksessa, ja siinä on ikkunat kadulle, joten sitä on mahdotonta suojata.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 61
Lisäksi tarvittiin lisää toimistotilaa 20 uudelle työntekijälle, jotka palkattiin, koska oli odotettavissa, että edustuston 
henkilöstön määrää lisätään. Tilanteessa sovellettiin edustustojen oppaassa mainittuja määräaikaista henkilökuntaa 
(kansallisia asiantuntijoita, harjoittelijoita ja vastaavia) koskevia poikkeuksia.
EU:n edustuston vakituisen henkilökunnan lukumäärä oli vuoden 2016 alkuun mennessä kasvanut kolmella, ja vii -
meisimpien tietojen mukaan sen odotetaan kasvavan vuosina 2016  ja 2017 vielä 6–7 vakituisella työntekijällä.
Edellä mainittujen vaatimusten täyttämiseksi ei ollut muuta mahdollisuutta kuin vuokrata koko kerros, mikä on 
enemmän kuin nykyinen tarve.
49
Arviointiryhmällä ei ole teknisiä valmiuksia kiinteistöjen arviointiin. Sen kertomuksissa mainitaan kuitenkin kaikki 
kiinteistöjen laatuun liittyvät erityiskysymykset.
51
Uudessa ImmoGest-järjestelmässä on tarkempi tapa laskea eri alatyypit (kuten yhteiskäyttö ja erityiset kokoustilat), 
jotta EUH pystyy laskemaan henkilöä kohti keskimäärin käytössä olevat edustuston tilat ja helpottamaan keskimää -
räisen tilan seurantaa.
52
Edustustoille on ilmoitettu, että niiden on otettava huomioon toimistotila henkilöstön jäsentä kohti ja että tästä läh -
tien kaikki poikkeamat kiinteistöpolitiikasta on perusteltava, annettava hyväksyttäviksi ja kirjattava järjestelmään.
53
EUH on valmis pohtimaan, millä menetelmällä voitaisiin seurata toimistojen ja virka-asuntojen markkinahintojen 
kehitystä. Tällaisen menetelmän kehittäminen ja käyttöönotto ei kuitenkaan ole tähän mennessä ollut mahdollista, 
sillä resurssit ovat tunnetusti rajallisia ja henkilöstöä on vähennettävä (lisätietoa ks. kommentti 31.1).
Vertailu riippumattoman lähteen esittämiin hintoihin on vaikeampaa kuin asuntojen vertailu, sillä kiinteistön arvo 
riippuu sen laadusta, sijainnista ja kulloisenkin maan kiinteistömarkkinoiden joustavuudesta.
Vuonna 2014 tehdyssä vertailussa vertailtiin yksityisen yrityksen keräämiä tietoja suurin piirtein samalla järjestel -
mällä kuin mitä edustustot käyttävät laskeakseen asumisavustuksiaan. Kyseisen yksityisen yrityksen keräämät tiedot 
voivat erota asumisavustuksiin sovelletuista tiedoista, koska niissä käytetään tietoja, jotka ovat peräisin muilta kuin 
alueellisen turvallisuusvastaavan suosittelemilta alueilta.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 62
54
Tuomioistuimen ImmoGestistä tekemät havainnot ovat tiedossa, ja ne on sisällytetty EUH:n työohjelmaan.
EUH on samaa mieltä siitä, että olemassa oleva kiinteistöjen inventoinnin tietotekninen hallintatyökalu (ImmoGest) 
on vanhentunut ja että se on korvattava toisella.
Tämä ja edustustojen infrastruktuurin kehittämisen rajalliset resurssit ovat olleet merkittävä este tehokkaalle suun -
nittelulle 2–3 vuoden ajanjaksoa pidemmällä aikavälillä.
Uutta järjestelmää kehitetään parhaillaan, ja sen on määrä olla vuoden 2016 loppuun mennessä täysimääräisesti 
toiminnassa. Uusi ImmoGest on ennen kaikkea käyttäjäystävällisempi. Se tukee myös analysointia, budjetointia ja 
hankesuunnittelua laajemmassa mielessä. Uuden ImmoGestin avulla edustustojen kiinteistöjen soveltavuutta voi -
daan seurata paremmin.
59
EUH:n hallinto uskoo, että sillä on tarpeeksi luotettavia perustietoja kaikista toimistorakennuksista ja edustustojen 
päälliköiden virka-asunnoista, jotta se voi laatia suunnitteluasiakirjat 2–3 vuoden ajanjaksolle, jonka se uskoo olevan 
sopiva.
60
Ks. myös EUH:n vastaus kohtiin 59 ja 61.
Hallinto laatii vuosittain
– vuodesta 2015 lähtien viisivuotissuunnitelman, jonka tarkoituksena on kartoittaa tärkeimmät toimistoja ja edus -
tustojen päälliköiden virka-asuntoja koskevat mahdolliset hankkeet, kuten osto-, rakentamis- ja muuttohankkeet 
ja vuokrasopimusten uusimiset
– toimistoja ja edustustojen päälliköiden virka-asuntoja koskevan työohjelman seuraaviksi kahdeksi vuodeksi. Oh -
jelma lähetetään kaikkiin edustustoihin, ja sitä kehitetään keskitetyistä seurantajärjestelmistä saatavien tietojen 
pohjalta. Ohjelmassa esitellään jokaiselle edustustolle tärkeimmät toimet, joita on määrä toteuttaa hallinnon 
asettamien ensisijaisten tavoitteiden mukaisesti ja joiden laatimisessa hyödynnetään myös eri kertomuksia (ku -
ten tarkastuskertomuksia ja arviointikertomuksia) ja saatavilla olevaa rahoitusta.
Hallinto ilmoittaa lisäksi EUH:n hierarkiatasoille kolmen kuukauden välein arkaluonteisista ja/tai ensisijaisen tär -
keistä kansioista.
Paikalla tehtyjen arviointien perusteella annettujen suositusten täytäntöönpanon osalta on tärkeää erottaa sellaiset 
suositukset, jotka koskevat esimerkiksi uusiin tiloihin muuttoa ja tilojen jakamissuunnitelmia, vähäisemmistä tur -
vallisuuteen, kunnostukseen ja huoltoon liittyvistä töistä, jotka hoidetaan paikallisesti edustuston vastuulla ja jotka 
eivät välttämättä sisälly kaksivuotiseen työohjelmaan.
EUH on samaa mieltä, että jos resursseja on saatavilla, edellä mainittujen suositusten noudattamista ja yleensäkin 
suunnittelua on mahdollista vielä parantaa.
Hallinto toteutti tarvittavia toimenpiteitä Tšadin, Egyptin, Sri Lankan ja Intian tilanteen parantamiseksi. Senegalin 
suhteen ei vielä löytynyt ratkaisua.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 63
61
Kuten jäsenvaltioiden ulkoministeriöissäkin tiedetään, on erittäin vaikea laatia järkeviä edustuston kiinteistöjä kos -
kevia pitkän tai keskipitkän aikavälin suunnitelmia.
Tähän on monia syitä.
Ensinnäkin poliittiset seikat ovat usein ratkaisevia. Edustustojen avaaminen Libyassa, Myanmarissa, Iranissa ja 
Etelä-Sudanissa ovat viimeaikaisia esimerkkejä, joissa tarve ja tilaisuus perustaa uusi edustusto heijastaa poliittista 
kehitystä, mitä ei olisi voitu ennakoida muutama vuosi sitten.
Toiseksi ankarat budjettirajoitukset ovat olleet este pitkän aikavälin suunnitelmien laatimiselle, sillä etusijalla ovat 
usein olleet kiireellisemmät lyhyen aikavälin tarpeet. Investointikehyksen luominen (vuonna 2015) lisää keskipitkän 
aikavälin rakennushankkeiden rahoitukseen vakautta. On silti tärkeää korostaa, että poliittinen ja turvallisuustilanne 
ovat arvaamattomia ja muuttuvia.
EUH selvittää kuitenkin, miten kiinteistöhallinnon suunnittelua ja menojen jaksottamista voitaisiin parantaa. 
Poliittisten ja käytännön epävarmuustekijöiden vuoksi on realistisempaa suunnitella 2–3 vuoden ajanjaksolla kuin 
pitempiaikaisesti 6–7 vuoden ajanjaksolla rakennushankkeita lukuun ottamatta.
EUH on sen vuoksi vakuuttunut, että se hyödyntää käytettävissä olevia tietoja riittävästi. Tilanne paranee, kun 
ImmoGest on aloittanut täysimääräisesti toimintansa.
Paras esimerkki on jäsenvaltioiden käytännöt. Yhteiskäyttöä koskevissa kokouksissa jäsenvaltioita pyydettiin kerto -
maan viisivuotissuunnitelmistaan, mutta tietoja ei ollut saatavilla.
EUH:n infrastruktuuriosasto kokoontuu joka vuoden syyskuussa keskustelemaan seuraavien kahden vuoden työ -
ohjelmista. Keskusteluissa otetaan esille myös pidempiaikaiset suunnitelmat, mutta niitä ei sisällytetä edustustoille 
lähetettäviin työohjelmiin.
62
EUH myöntää, että keskipitkän aikavälin suunnittelua on varaa parantaa. Kun ImmoGest ja omistuksessa olevien 
kiinteistöjen hallinnointijärjestelmä ovat täysimääräisesti käytössä, tätä varten on saatavana enemmän tietoa.
Ks. myös EUH:n vastaus kohtaan 61.
63
EUH uskoo, että omistaminen on pitkällä aikavälillä ja periaatteessa parempi ratkaisu kuin vuokraaminen. Aiemmin 
se ei ollut vaihtoehto budjettirajoitteiden vuoksi. Nyt kun EUH:lla on mahdollisuus saada lainaa, ostamisen ja vuok -
raamisen eduista on helpompi keskustella, koska ostaminen on todella mahdollista. Omistaminen ei kuitenkaan aina 
ole paras vaihtoehtoehto (pääasiassa taloudellisista syistä) tai aina mahdollista oikeudellisista syistä.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 64
65
Edustustojen päälliköiden virka-asuntojen ostamista harkitaan vain, jos ilmenee hyvä tilaisuus ja virka-asunto on 
sopiva kattaakseen useimpien mahdollisten tapausten tarpeet.
66 a)
Ostamisen ja vuokraamisen kustannusten ja hyötyjen vertailu on tästä lähtien osa kaikkia kiinteistötietokansioita. 
Edustustoille on toimitettu ohjeet tätä varten.
Maaliskuussa 2015 edustustojen päälliköille lähetetyssä ilmoituksessa 200 miljoonan euron luottojärjestelystä tode -
taan, että MDRA4 tekee vastaisuudessa ostamisen ja vuokraamisen vertailuun tarvittavat laskelmat.
66 b)
EUH on samaa mieltä siitä, että kiinteistöhuoltostrategiaa on parannettava. Sen vuoksi vuosina 2015 ja 2016 on 
toteutettu ja toteutetaan seuraavat toimenpiteet:
1. Kaikkiin edustustoihin, joilla on kiinteistöjä, lähetettiin kyselylomake. Kyselylomakkeeseen sisältyy muun muassa 
infrastruktuurin laatua, teknisiä laitteita, tehtyjä töitä ja huoltoa koskevia kysymyksiä sekä mahdollisuus antaa 
palautetta ja kommentteja kiinteistön yleisestä toimintavalmiudesta.
2. Huoltosuunnitelmassa määritetään aikataulu tärkeimmille suunnitelluille peruskorjaustöille. Suunnitelma on mo -
nivuotinen, ja sitä päivitetään vuosittain. Suunnitelman toimii perustana talousarvion suunnittelemiselle.
3. Huoltosuunnitelman yhteydessä julkaistaan myös ohjeet, joissa määritetään omistuksessa olevia kiinteistöjä kos -
kevat selkeät huoltostandardit.
Uudessa terveys- ja hygieniatarkastuksia koskevassa puitesopimuksessa sallitaan ulkopuolisen asiantuntija-avun 
käyttö kiinteistön huoltostrategian täytäntöönpanossa.
66 c)
EUH on samaa mieltä siitä, että valuuttakurssien vaihtelu on ollut tärkein este infrastruktuurihankkeiden suun -
nittelemiselle. Sopimukset pyritään mahdollisuuksien mukaan laatimaan euromääräisinä, mutta tämä ei ole aina 
mahdollista. EUH on valmis keskustelemaan budjettivallan käyttäjän kanssa asiaan liittyvistä ratkaisuista (ei vain 
infrastruktuurimenoista).
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 65
Suositus 1 – Toimistorakennusten tavoitteiden täydentäminen
EUH hyväksyy suosituksen.
EUH nostaa kiinteistöpolitiikassaan selkeämmin esiin joustavuuden, ympäristötekijöiden ja esteettömyyden merki -
tyksen. Tämä ei kuitenkaan ole aina mahdollista paikallisten rajoitusten vuoksi.
Suositus 2 – Sen varmistaminen, että muiden organisaatioiden kanssa yhteiskäytössä 
olevien tilojen käyttömaksut kattavat kaikki kustannukset
EUH hyväksyy suosituksen.
Suositus 3 – Rakennusten valintamenettelyn soveltamisen lujittaminen
EUH hyväksyy suosituksen siltä osin kuin varainhoitoasetus ei aseta rajoituksia.
EUH on vienyt kaikki nämä asiat eteenpäin, ja erilaisia toimenpiteitä on jo toteutettu kiinteistötietokansiomenette -
lyn vahvistamiseksi.
Suositus 4 – Markkinakorkojen tarkistaminen
EUH hyväksyy suosituksen.
EUH on valmis resurssiensa puitteissa arvioimaan toimistojen ja virka-asuntojen markkinahintojen tarkistamiseen ja 
seurantaan käytettävän parannetun menetelmän tehokkuutta ja toteutettavuutta.
Tällaisen menetelmän kehittäminen ja käyttöönotto ei kuitenkaan ole tähän mennessä ollut mahdollista tunnetusti 
rajallisten resurssien ja henkilöstön vähentämissitoumusten vuoksi.
Suositus 5 – Kiinteistöjen hallinnan tietojärjestelmän parantaminen
EUH hyväksyy suosituksen.
EUH on samaa mieltä siitä, että olemassa oleva kiinteistöjen inventoinnin tietotekninen hallintatyökalu (ImmoGest) 
on vanhentunut ja että se on korvattava toisella. Uuden järjestelmän on määrä olla vuoden 2016 loppuun mennessä 
pantu täysimääräisesti täytäntöön.
Suositus 6 – Kiinteistöjen hallinnan asiantuntemuksen lisääminen
EUH hyväksyy suosituksen.
EUH:n henkilöstöresurssipolitiikassa edistetään henkilöstön liikkuvuutta erikoisosaamista vaativia tehtäviä lukuun 
ottamatta. Tiettyjen asiantuntijatehtävien liikkuvuuskriteereistä harkitaan tehtävän joustavampia. Edustustojen 
hallinnon alueellistamisella voidaan myös koota ja säilyttää asiantuntemusta.
Euroopan ulkosuhdehallinnon vastaus 66
Suositus 7 – Keskipitkän aikavälin suunnitelmien laatiminen
EUH hyväksyy suosituksen osittain.
EUH on sitä mieltä, että yli 2–3 vuoden suunnitelmat voivat olla ainoastaan suuntaa-antavia, sillä tällaisten suunni -
telmien laatimiseen tarvittavat tiedot riippuvat poliittisista ja käytännön tekijöistä (esim. henkilöstön kehitys, turval -
lisuustekijät, jäsenvaltioiden suunnitelmat), joita on vaikea ennakoida pidemmälle ajanjaksolle. Erityisesti muutos -
ten ja huoltotöiden osalta pitkän aikavälin suunnitelmilla on merkitystä ainoastaan suurten hankkeiden osalta.
Suositus 8 – Sen selvittäminen, koska ostaminen on edullisempaa, ja omistettujen 
kiinteistöjen tehokas hallinnointi
EUH hyväksyy suosituksen siltä osin kuin siihen on saatavana resursseja.
Uusi kehiteltävänä oleva kiinteistöjen hallinnoinnin tietotekninen työkalu tukee myös analysointia, budjetointia ja 
hankesuunnittelua laajemmassa mielessä.
EUH:lla on kuitenkin palveluksessaan vain 13 työntekijää, joten sillä on rajalliset mahdollisuudet hallinnoida tehok -
kaasti näin suurta kokonaisuutta.
MISTÄ EU:N JULKAISUJA SAA?
Maksuttomat julkaisut:
  yksi kappale:  
EU Bookshopista (http://bookshop.europa.eu)
  enemmän kuin yksi kappale tai julisteet/kartat:  
Euroopan unionin edustustoista (http://ec.europa.eu/represent_/f_i.htm),
muissa kuin EU-maissa sijaitsevista lähetystöistä (http://eeas.europa.eu/delegations/index_/f_i.htm),  
ottamalla yhteyttä Europe Direct -palveluun (http://europa.eu/europedirect/index_/f_i.htm)  
tai soittamalla 00 800 6 7 8 9 10 11 (maksuton numero koko EU:n alueella) (*).
(*)  Saat pyytämäsi tiedot maksutta. Myös useimmat puhelut ovat maksuttomia, joskin jotkin operaattorit, puhelinkioskit  
tai hotellit voivat periä puheluista maksun.
Maksulliset julkaisut:
 EU Bookshopista (http://bookshop.europa.eu)
Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) hankkii toimistotilat 
EU: henkilöstölle ja virka-asunnot edustustojen päälliköille 
noin 140:ssä EU:n edustustossa ympäri maailmaa. Tässä 
kertomuksessa tilintarkastustuomioistuin selvittää, 
vastaavatko kiinteistöt EUH:n tarpeita ja saadaanko 
kiinteistöillä vastinetta rahalle. Kertomuksessa todetaan, 
että kiinteistöt vastaavat yleensä EUH:n tarpeita, mutta 
joissakin tapauksissa kiinteistöillä ei saada parasta 
vastinetta rahalle: useimmissa toimistoissa on ylimääräistä 
tilaa, EUH omistaa kiinteistöjä, joita se ei enää käytä, ja 
eräiltä edustustoista tiloja vuokraavilta organisaatioilta 
perityt maksut kattavat kulut vain osittain. Tarkastuksessa 
tutkittiin näiden puutteiden syitä. Tarkastuksen 
perusteella annetaan järjestelmiä vahvistavia suosituksia, 
joissa otetaan huomioon etenkin se, että EUH aikoo 
investoida kiinteistöjen ostamiseen vuokraamisen sijasta.
EUROOPAN 
TILINTARKASTUS
TUOMIOISTUIN