Vuoden 2017 sisäisen tarkastuksen vuosikertomuksen, jonka sisäinen tarkastaja antoi komissiolle toukokuussa 2018, mukaan tuolloin (määräaikana 31. tammikuuta 2018) kaksi toimintasuunnitelmaa oli vielä toimittamatta . Kertomuksen antamisen jälkeen molemmat toimintasuunnitelmat on toimitettu sisäiselle tarkastukselle, joka on arvioinut ne tyydyttäviksi. Tarkastettavat ovat hyväksyneet kokonaan kahdeksan suositusta (jotka kaikki koskivat riskinhallintaa, taloudellista raportointia ja jälkitarkastusta/tarkastusta koskevien komission hallinto-/valvontajärjestelyjen tarkastusta.

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on tuottaa komissiolle riippumattomia ja objektiivisia arviointi-, varmistus- ja konsultointipalveluja, joilla voidaan antaa komission toiminnalle lisäarvoa ja parantaa sitä. Sisäinen tarkastus auttaa komissiota saavuttamaan tavoitteensa soveltamalla järjestelmällistä ja kurinalaista lähestymistapaa arvioidessaan komission riskinhallinta-, valvonta- ja johtamis- ja hallintoprosessien tehokkuutta ja antaessaan suosituksia sen parantamiseksi. Sisäisen tarkastuksen tehtäviin kuuluu johtamis- ja hallintoprosessin arviointi ja sen parantamista koskevien suositusten antaminen seuraavien tavoitteiden edistämiseksi: asianmukaisen etiikan ja arvojen edistäminen organisaation sisällä, tehokkaan tulosjohtamisen ja vastuuvelvollisuuden varmistaminen organisaatiossa sekä riski- ja valvontatietojen tehokas toimittaminen asianmukaisille hallinnonaloille. Tällä tavoin sisäinen tarkastus edistää tehokkaan ja tuloksiin pyrkivän hallintokulttuurin leviämistä komissiossa ja sen eri yksiköissä. Sisäisen tarkastuksen riippumattomuus on kirjattu varainhoitoasetukseen sekä komission hyväksymään, sisäisen tarkastuksen tehtävää koskevaan perussääntöön . Sisäinen tarkastus raportoi kaikista tarkastuksistaan sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea avustaa komission jäsenten kollegiota varmistamalla, että komission yksiköt ottavat asianmukaisesti huomioon sisäisen tarkastuksen ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen työn ja että sen perusteella toteutetaan asianmukaisia jatkotoimia.

Lisäksi tietohallintatapaa on parannettu huomattavasti sen jälkeen, kun uudet tietohallinnon rakenteet otettiin käyttöön vuonna 2015. Tästä kehityksestä huolimatta tällä alalla havaittiin merkittäviä heikkouksia, jotka edellyttävät oikeasuhteisia mutta välttämättömiä toimenpiteitä hallinnon vahvistamiseksi. Suositelluilla parannuksilla on tarkoitus täydentää ja lujittaa komission nykyisiä rakenteita antamalla tietotekniikasta vastaavalle jaostolle (IT Board) lisää toimivaltaa, määrittämällä selkeä toimielimen yleinen tietotekniikkastrategia ja parantamalla tietotekniikkainvestointiportfolion valvontaa komissiossa.

Vuoden 2000 hallinnonuudistuksen jälkeen komissio edistyi huomattavasti vastuuvelvollisuus-, vastuullisuus- ja varmuusprosessien vahvistamisessa. Varainhoidon hajautettu malli on ymmärretty hyvin ja sisäistetty organisaatiokulttuuriin, ja käytössä on selkeitä vastuuvelvollisuuden takaamisvälineitä ja vankka varmuusprosessi. Lisäksi komissio antoi lokakuussa 2017 Euroopan komission hallintotapaa koskevan tiedonannon. Sisäinen tarkastus havaitsi kuitenkin, että toimielimen tasolla tarvitaan nykyisiin hallinto- ja valvontajärjestelyihin oikeasuhteisia parannuksia erityisesti riskinhallinnan sekä hallintojärjestelmän yleisempien seikkojen osalta.

Euroopan tilintarkastustuomioistuin antoi lokakuussa 2016 erityiskertomuksen nro 27/2016 ”Euroopan komission hallintotapa – paras käytäntö?”. Tilintarkastustuomioistuin suositteli muun muassa, että komissio pyytäisi sisäistä tarkastajaa tekemään enemmän korkean tason hallintokysymyksiä koskevaa tarkastustyötä . Suosituksen johdosta komission kollegio hyväksyi 11. tammikuuta 2017 päätöksen (C[2017] 4 final), jossa sisäistä tarkastajaa pyydetään suorittamaan riskinhallintaa, taloudellista raportointia ja jälkitarkastusta/tarkastusta koskevien komission hallintojärjestelyjen tarkastus. Sisäinen tarkastus suoritti vuonna 2017 kyseisen tarkastuksen sekä useita muita jo aiemmin suunniteltuja (korkean tason) hallintoprosessien tarkastuksia komission muilla aloilla. Tarkastusten tuloksista on nähtävissä, että monissa hallintojärjestelyissä on hyvin merkittäviä heikkouksia sekä toimielintasolla että operatiivisella tasolla. Ottaen huomioon tämänhetkisen EU:ta koskevan haasteellisen tilanteen, johon kuuluu tarve parantaa kansalaisten luottamusta EU:n politiikkoihin ja toimielimiin, sisäinen tarkastus totesi, että komission olisi tartuttava mahdollisuuteen parantaa hallintojärjestelyjään ja sitä kautta valmiuksiaan saavuttaa tavoitteensa.

Menetelmiään ja parhaita käytäntöjään noudattamalla sisäinen tarkastus tarkasteli tuloksellisuutta epäsuorasti, toisin sanoen sitä, onko hallinto ottanut käyttöön valvontajärjestelmiä, joilla arvioidaan hallinnon toimien tuloksellisuutta (toimivuutta ja tehokkuutta) ja annetaan siitä varmuus, ja jos on, miten ne on toteutettu. Tällä tavoin sisäinen tarkastus haluaa varmistaa, että pääosastoilla ja yksiköillä on käytössä tarkoituksenmukaiset tuloskehykset, tuloksellisuuden mittaamisen mahdollistavat työkalut, pääindikaattorit sekä valvontajärjestelmät. Tämä perustuu osittain siihen, että lukuisissa oikeusperustoissa asetetaan tavoitteita, jotka ovat laaja-alaisempia kuin mitä komissio voi tosiasiassa saavuttaa pelkästään omilla toimillaan. Näin ollen täsmälliset, mitattavat, saavutettavat, asiaankuuluvat ja aikasidonnaiset (SMART) tavoitteet ja viitearvot on ensin vahvistettava komission tasolla, jotta voidaan mahdollisuuksien mukaan eriyttää komission oma panos ja niiden muiden tärkeiden toimijoiden panokset, jotka osallistuvat EU:n rahastojen tavoitteiden toteuttamiseen ja saavuttamiseen (muun muassa jäsenvaltiot, alueet, kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt).

Sisäinen tarkastus katsoo, että tarkastussuositusten täytäntöönpanon tilanne on kaiken kaikkiaan tyydyttävä ja verrattavissa aiempiin raportointikausiin. Se osoittaa, että komission yksiköt panevat hyvin tärkeät suositukset tunnollisesti täytäntöön, mikä lieventää havaittuja riskejä. Edelleen on kuitenkin kiinnitettävä huomiota sellaisiin hyvin tärkeiksi luokiteltuihin yksittäisiin suosituksiin, joiden täytäntöönpano on pahasti eli yli kuusi kuukautta myöhässä. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle laadittiin ja lähetettiin erityisraportti , jonka yhteenveto on esitetty tämän kertomuksen liitteenä olevassa komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa.

Tarkastettavien mukaan kaikkiaan 1 476 suositusta eli 80 prosenttia vuosina 2013–2017 annettujen hyväksyttyjen suositusten kokonaismäärästä on pantu täytäntöön. Näin ollen 359 suosituksen (osuus kaikista 20 prosenttia) täytäntöönpano on yhä kesken. Näistä 359 suosituksesta, joiden täytäntöönpano on kesken, yksi on luokiteltu ratkaisevan tärkeäksi ja 133 suositusta (eli 23 prosenttia hyväksyttyjen ratkaisevan tärkeiden ja hyvin tärkeiden suositusten kokonaismäärästä) hyvin tärkeiksi.

Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosastolla, henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimistolla (PMO) ja Euroopan unionin henkilöstövalintatoimistolla (EPSO) on erilaisia tietojärjestelmiä, jotka ovat elintärkeitä komission sekä joidenkin muiden Euroopan unionin toimielinten, EU:n toimeenpanovirastojen ja hajautettujen erillisvirastojen sekä muiden EU:n elinten päivittäiselle toiminnalle. Kyseisten järjestelmien hallintoon ja hankkeiden hallinnointiin liittyvissä järjestelyissä havaittiin merkittäviä heikkouksia. Keskeisiä parannuksia tarvitaan strategisen yhtenäistämisen varmistamiseen sekä henkilöstöhallinnon sisällä että tietotekniikan pääosaston (joka on tietotekniikkajärjestelmien ja -palvelujen ensisijainen tarjoaja) kanssa, jotta tietotekniikkainvestoinneista saatava arvo voitaisiin optimoida.

Hallinnon puutteet ovat myös yksi Eurostatin ulkopuolella tuotettujen tilastojen tuotantoprosessissa ja laadussa havaittujen merkittävien heikkouksien perimmäisistä syistä. Sisäinen tarkastus toteaa, että tilastojen laadun parantamiseksi on nykyisen kehyksen ja toimijoiden vastuualueiden rajoissa jo ryhdytty niin toimielimen (Eurostat) tasolla kuin operatiivisellakin (pääosastojen/yksiköiden) tasolla joihinkin toimiin, joiden tarkoituksena on tilastojen tuotantoprosessin koordinoiminen ja hallinnointi pääosastoissa/yksiköissä. Lisäksi operatiivisilla pääosastoilla on käytössään enemmän tai vähemmän virallisia ja monimutkaisia prosesseja ja toimia, joilla varmistetaan, että niiden tarvitsemat tilastot saadaan joko ulkoisilta palveluntarjoajilta tai käsittelemällä jo saatavilla olevia tietoja pääosastojen sisällä. Komissiossa tällä hetkellä käytössä oleva kehys ei kuitenkaan ole tarpeeksi vahva, jotta sillä voitaisiin varmistaa, että Eurostatin ulkopuolella tuotettujen tilastojen laatu on yleisesti ottaen tyydyttävällä standarditasolla ja että tällä hetkellä käytetyt prosessit ovat kestäviä pitkällä aikavälillä.

4.1.1.2. Henkilöstöhallinnon prosessit

Henkilöstöhallinnon alalla sisäinen tarkastus arvioi useita pääosastoja ja toimeenpanovirastoja sen suhteen, ovatko ne suunnitelleet ja toteuttaneet tarkoituksenmukaisia henkilöstöhallinnon strategioita sellaisten haasteiden ratkaisemiseksi, jotka johtuvat uusista painopisteistä sekä henkilöstömäärien ja organisaation muutoksista. Yleisesti ottaen tarkastuksissa todettiin, että pääosastot ja toimeenpanovirastot ovat toteuttaneet riittävästi toimenpiteitä vastatakseen henkilöstöhallinnon haasteisiin. Heikkouksia havaittiin kuitenkin muuttoliike- ja sisäasioiden pääosaston ja koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston strategisessa henkilöstöhallinnossa, muuttoliike- ja sisäasioiden pääosaston ja oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosaston henkilöstöresurssien kohdentamisessa sekä koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston organisaatiorakenteessa ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyssä.

4.1.1.3. Tietojärjestelmien hallinnoinnin prosessit

Useiden tietotekniikan alalla tehtyjen tarkastusten mukaan komission tietoturvan tehokkuudessa on parantamisen varaa. Kyberturvallisuus eli tietoturvallisuus on ratkaisevan tärkeää sen varmistamisessa, että tietoja suojataan organisaation sisällä luvattomien käyttäjien käsiin joutumiselta (salassapito), asiattomilta muutoksilta (eheys) ja niiden käytön estymiseltä silloin, kun niitä tarvitaan (saatavuus).

Sisäinen tarkastus totesi tietotekniikan pääosastossa tekemässään tietoturvatarkastuksessa, että vaikka ennaltaehkäisevä valvonta oli asianmukaisesti suunniteltua ja tehokasta, arvioinnin kohteena olleiden teknologioiden kehittyneisyydessä on eroja. Lisäksi löydettiin merkittäviä heikkouksia eheyden valvonnassa, joka on käytännössä vähemmän järjestelmällistä ja tehokasta.

Energian pääosasto hallinnoi operatiivisella tasolla useita tietojärjestelmiä, jotka tukevat ydinmateriaalin kirjanpidon ja tarkastuksen prosesseja, joissa käsitellään Euroopan atomienergiayhteisön (Euratom) valvomia turvaluokiteltuja tietoja. Järjestelmissä on merkittäviä ongelmia, joihin on puututtava. Tämänhetkiset turvallisuusjärjestelyt pohjautuvat pääasiassa kuutisentoista vuotta sitten tehtyyn arviointiin, jota ei ole ajantasaistettu. Lisäksi tietoturvahallinnan järjestelyissä, tietoturvasuunnitelmissa ja suojatun verkon valvonnassa todettiin organisatorisia heikkouksia.

Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) käsittelee tietojärjestelmissään suuria määriä arkaluonteisia tietoja, joiden salassapitoon ja eheyteen liittyy erityisvaatimuksia. Sisäinen tarkastus myöntää, että Euroopan petostentorjuntavirasto soveltaa monia hyviä käytäntöjä vähentääkseen siihen luontaisesti kohdistuvia turvallisuusriskejä. Sisäinen tarkastus havaitsi kuitenkin useita heikkouksia, joiden johdosta se totesi, että nykyinen valvonta ei tarjoa riittävää varmuutta tietoturvariskien asianmukaisesta lieventämisestä. Merkittäviä parannuksia tarvitaan erityisesti sisällön hallintajärjestelmään, joka on Euroopan petostentorjuntaviraston päivittäisessä tapausten käsittelyssään käyttämä keskeinen järjestelmä, sekä yleisemmin tietoturvan hallintorakenteeseen.

4.1.1.4. Muut prosessit

Muut sisäisen tarkastuksen useilla aloilla tekemät tarkastukset osoittivat, että tarkastuksen kohteena olleiden prosessien yleisen tuloksellisuuden lisäämiseksi tarvitaan lisätoimia.

Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien on otettava valvonnan kustannustehokkuus huomioon perustaessaan sisäisiä valvontajärjestelmiä omiin pääosastoihinsa ja raportoitava valvonnan kustannustehokkuudesta vuotuisissa toimintasuunnitelmissaan, ja komission on arvioitava valvontajärjestelmien kustannukset ja hyödyt tarkistaessaan tai esittäessään uusia määrärahaehdotuksia. Useissa pääosastoissa tehty tarkastus komission valvonnan kustannustehokkuuden arviointi- ja raportointikehyksestä/-järjestelyistä paljasti nykyisessä toimielintason kehyksessä merkittäviä heikkouksia, jotka vähentävät huomattavasti raportoitujen valvonnan kustannusten ja hyötyjen tulosten hyödyllisyyttä sekä komission hallinnolle että ulkopuolisille sidosryhmille. Kehyksen keskeisiä seikkoja on parannettava oleellisesti, jotta prosessista voitaisiin tehdä hyödyllisempi.

Maatalousmarkkinoiden, markkinakriisit mukaan luettuina, hallinnointi on yksi maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston tärkeimmistä vastuualueista yhteisen maatalouspolitiikan tavoitteiden mukaisesti. Pääosasto on ottanut käyttöön asianmukaisia prosesseja, joiden ansiosta se on voinut reagoida markkinakriisitilanteisiin oikea-aikaisesti. Merkittävä heikkous löytyy kuitenkin siitä, missä määrin maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosasto hyödyntää kyseisistä tilanteista saatuja kokemuksia riskinhallinnan sekä kriisitoimenpiteiden seurannan suhteen.

Elintarviketurvallisuuteen liittyvien kriisien osalta sisäinen tarkastus havaitsi, että terveyden ja elintarviketurvallisuuden pääosasto ei ollut ajantasaistanut säännöllisesti elintarvikekriisejä ja niihin liittyviä menettelyjä ja järjestelyjä koskevaa yleissuunnitelmaansa eikä testannut suunnitelmaa kriisinhallinnasta jäsenvaltioiden ja komission tasolla vastaavien tärkeimpien sidosryhmien enemmistön kanssa, eikä sillä ollut suunnitelman toteuttamiseksi konkreettisia suunnitelmia. Tarkastuksessa havaittiin puutteita myös viestinnässä. Tämä aiheuttaa kriisivalmiuteen liittyviä tehokkuus- ja tuloksellisuusriskejä.

Euroopan unionin kilpailupolitiikan tavoitteena on varmistaa, ettei kilpailua vääristetä vapailla sisämarkkinoilla, estämällä tai korjaamalla kilpailun vastaista toimintaa kilpailunrajoitusten, sulautumien ja valtiontuen alalla. Järjestelmässä, jossa sekä Euroopan komissiolla että jäsenvaltioilla on toimivaltaa EU:n kilpailupolitiikan täytäntöönpanossa, niiden välinen koordinaatio on ratkaisevaa politiikan yleisen tehokkuuden kannalta. Yhteistyössä kansallisten tuomioistuimien kanssa on merkittäviä heikkouksia, sillä tuomioistuimilta ei saada riittävästi tietoja. Komissio ei ole saanut joiltakin jäsenvaltioilta asetuksessa (EY) N:o 1/2003 edellytettäviä täydellisiä tietoja EU:n kilpailulainsäädännön täytäntöönpanoon liittyvien kansallisten tuomioiden sisällöstä. Siksi komissio ei voi esittää huomautuksia, jos jokin osapuoli hakee tuomioon muutosta, tai tunnistaa ja arvioida heikkouksia tai poikkeamia EU:n kilpailulainsäädännön täytäntöönpanossa.

Ympäristöasioiden pääosaston käsittelemä kantelu- ja rikkomusasioiden määrä on yksi suurimmista verrattuna muihin komission yksiköihin. Viimeisten kymmenen vuoden aikana kyseinen pääosasto on pyrkinyt merkittävästi parantamaan EU:n erittäin monimutkaisen ympäristölainsäädännön täytäntöönpanoa. Vaikka se on pyrkinyt parantamaan kantelujen ja rikkomusasioiden suuren määrän käsittelyä, sillä on edelleen huomattavia vaikeuksia täyttää asioiden käsittelyä koskevat komission tavoitteet. Lisäksi paine, joka tällä hetkellä kohdistuu näihin prosesseihin osallistuvaan pääosaston henkilöstöön, todennäköisesti voimistuu komission tiedonannossa ”EU:n lainsäädäntö: parempiin tuloksiin soveltamista parantamalla” annettujen säännösten vuoksi. Näin ollen erityisesti kantelujen käsittelyn tehokkuudessa ja tuloksellisuudessa sekä EU:n ympäristölainsäädännön täytäntöönpanossa on vielä monia merkittäviä heikkouksia, joihin on puututtava, vaikka ympäristöasioiden pääosasto onkin ottanut käyttöön asianmukaisia prosesseja ympäristölainsäädännön tehokkaan täytäntöönpanon varmistamiseksi.

Tieteelliset hankkeet kuuluvat yhteisen tutkimuskeskuksen ydintoimintaan, ja ne ovat ratkaisevan tärkeitä riippumattomaan näyttöön perustuvien korkealaatuisten tieteellisten tulosten tuottamisessa EU:n politiikkojen tueksi poliittisen päätöksenteon kaikissa vaiheissa. Vaikka hallinto- ja valvontajärjestelmät, jotka yhteinen tutkimuskeskus on ottanut käyttöön tieteellisten hankkeidensa hallinnointia varten, on asianmukaisesti suunniteltu, tieteellisten hankkeiden ja tehtäväkokonaisuuksien toteutuksen seurannan täytäntöönpanossa on yksi merkittävä heikkous.

Euroopan petostentorjuntaviraston etiikkaa koskevassa tarkastuksessa sisäinen tarkastus totesi, että Euroopan petostentorjuntavirasto on laatinut ja pannut täytäntöön selkeisiin menettelyihin perustuvat eettiset säännöt, jotka soveltuvat pääosastojen erityiseen toimintaympäristöön ja viraston työn luonteeseen. Käytössä olevalla sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että henkilöstö noudattaa hyvin eettisiä sääntöjä ja velvoitteita, erityisesti riippumattomuuden, luotettavuuden, tasapuolisuuden, tahdikkuuden ja puolueettomuuden periaatteita. Euroopan petostentorjuntaviraston henkilöstön tietoisuutta sosiaaliseen mediaan ja edunvalvojiin liittyvistä toimintatavoista on kuitenkin parannettava merkittävästi.

Lisäksi sisäinen tarkastus arvioi henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston takaisinveloitusprosessia sellaisista palveluista, joita se tarjoaa asiakkailleen, ja havaitsi, että pääosasto on jo ryhtynyt moniin toimiin prosessin mukauttamiseksi ja parantamiseksi, jotta se olisi ohjeistuksen mukainen. Tähän kuului pääasiassa pääosaston kustannuslaskentamenetelmän tarkistus sekä sen suurimman ulkoisten asiakkaiden ryhmän eli erillisvirastojen kanssa tehtyjen palvelutasosopimusten yhdenmukaistaminen. Kustannusmallin luonnoksessa oli kuitenkin kenttätyön aikaan edelleen yksi merkittävä heikkous, ja keskeisiä seikkoja on vahvistettava, jotta toimielimen vaatimukset ja perusperiaatteet täyttyisivät kaikilta osin.

4.1.2.Talousarvion toiminta- ja hallintomäärärahojen toteuttamisen tuloksellisuus