Ehdotus neuvoston päätös Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustettujen assosiaationeuvoston, assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestyksiä koskevasta yhteisön kannasta /* KOM/2003/0087 lopull. */





Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustettujen assosiaationeuvoston, assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestyksiä koskevasta yhteisön kannasta (komission esittämä) PERUSTELUT Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välinen assosiaatiosopimus allekirjoitettiin 18. marraskuuta 2002, ja sopimuksen institutionaaliseen kehykseen liittyviä määräyksiä (3-11 artikla) on sovellettu väliaikaisesti 1. helmikuuta 2003 alkaen. Sopimuksen 3 artiklalla perustetaan assosiaationeuvosto, joka tarkastelee sopimukseen liittyviä tärkeitä asioita ja muita molempien sopimuspuolten kannalta merkityksellisiä kahdenvälisiä, monenvälisiä tai kansainvälisiä kysymyksiä. Assosiaationeuvostoa avustavat sen tehtävien hoidossa assosiaatiokomitea ja erityiskomiteat, joihin viitataan sopimuksen 6 ja 7 artiklassa. Sopimuksen yleisestä täytäntöönpanosta vastaa assosiaatiokomitea. Sopimuksen 4 artiklan 2 kohdassa, 6 artiklan 3 kohdassa ja 7 artiklan 3 kohdassa tarkennetaan, että assosiaationeuvosto vahvistaa oman työjärjestyksensä sekä assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestykset, ellei sopimus toisin edellytä. Assosiaationeuvoston ensimmäinen kokous on suunniteltu pidettäväksi 27. maaliskuuta 2003, ja tällöin on tarkoitus hyväksyä assosiaationeuvoston, assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestykset. Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustettujen assosiaationeuvoston, assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestyksiä koskevasta yhteisön kannasta EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 300 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan, ottaa huomioon komission ehdotuksen, [1] [1] EYVL C [...], [...], s. [...] sekä katsoo seuraavaa: (1) Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehty sopimus allekirjoitettiin 18 päivänä marraskuuta 2002, ja tiettyjä sopimuksen määräyksiä, kuten institutionaaliseen kehykseen liittyviä määräyksiä, on sovellettu väliaikaisesti 1 päivästä helmikuuta 2003. (2) Sopimuksen 3 artiklassa perustetaan assosiaationeuvosto, joka tarkastelee sopimuksen yhteydessä ilmeneviä tärkeitä asioita ja muita molempien sopimuspuolten kannalta merkityksellisiä kahdenvälisiä, monenvälisiä tai kansainvälisiä kysymyksiä. (3) Sopimuksen 6 artiklassa perustetaan assosiaatiokomitea, joka avustaa assosiaationeuvostoa sen tehtävien hoidossa ja vastaa sopimuksen yleisestä täytäntöönpanosta. (4) Sopimuksen 7 artiklassa määrätään, että assosiaationeuvostoa avustavat sen tehtävien hoidossa sopimuksella perustetut erityiskomiteat. (5) Sopimuksen 4 artiklan 2 kohdassa, 6 artiklan 3 kohdassa ja 7 artiklan 3 kohdassa tarkennetaan, että assosiaationeuvoston on vahvistettava oma työjärjestyksensä sekä assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestykset. (6) Yhteisön olisi määriteltävä assosiaationeuvostossa vahvistettava kanta assosiaationeuvoston, assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestysten vahvistamisesta, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: Ainoa artikla Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyn sopimuksen 3 artiklassa perustetussa assosiaationeuvostossa vahvistettava yhteisön kanta perustuu tämän päätöksen liitteenä olevaan luonnokseen assosiaationeuvoston päätökseksi. Tehty Brysselissä [...]. Neuvoston puolesta Puheenjohtaja LIITE Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustetun ASSOSIAATIONEUVOSTON PÄÄTÖS N:o 1/2003 tehty [...] assosiaationeuvoston, assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestyksistä (/.../) EU:N JA CHILEN ASSOSIAATIONEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan assosiaatiosta tehdyn, Brysselissä 18 päivänä marraskuuta 2002 allekirjoitetun sopimuksen, jäljempänä 'sopimus', ja erityisesti sen 4 artiklan 2 kohdan, 6 artiklan 3 kohdan ja 7 artiklan 3 kohdan, sekä katsoo seuraavaa: (1) Assosiaationeuvoston on vahvistettava oma työjärjestyksensä sekä assosiaatiokomitean ja erityiskomiteoiden työjärjestykset, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Vahvistetaan liitteenä oleva assosiaationeuvoston työjärjestys. Vahvistetaan lisäyksessä I oleva assosiaatiokomitean työjärjestys ja lisäyksessä II oleva erityiskomiteoiden työjärjestys. 2 artikla Tämä päätös tulee voimaan [...]. Tehty [Brysselissä ] [...] Assosiaationeuvoston puolesta Puheenjohtaja LIITE Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustetun ASSOSIAATIONEUVOSTON TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtajuus Assosiaationeuvoston puheenjohtajina toimivat vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan unionin neuvoston jäsen ja Chilen ulkoasiainministeri. Ensimmäinen puheenjohtajuuskausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä. 2 artikla Kokoukset 1. Assosiaationeuvosto kokoontuu ministeritasolla säännöllisesti, enintään kahden vuoden välein, ja poikkeuksellisesti olosuhteiden vaatiessa, jos sopimuspuolet niin sopivat. 2. Assosiaationeuvoston kokoukset pidetään sopimuspuolten yhteisesti sopimana päivänä niiden yhteisesti sopimassa paikassa. 3. Assosiaationeuvoston sihteerit kutsuvat yhdessä koolle assosiaationeuvoston kokoukset. 3 artikla Edustus 1. Assosiaationeuvoston jäsenet, jotka ovat estyneet osallistumasta kokoukseen, voivat käyttää edustajaa. 2. Jos jäsen haluaa käyttää edustajaa, hänen on ilmoitettava edustajansa nimi assosiaationeuvoston puheenjohtajalle ennen sen kokouksen alkua, jossa tämä toimii hänen edustajanaan. Assosiaationeuvoston jäsenen edustajalla on kaikki varsinaisen jäsenen oikeudet. 4 artikla Valtuuskunnat Assosiaationeuvoston jäsenillä voi olla apunaan virkamiehiä. Kummankin sopimuspuolen valtuuskunnan suunniteltu kokoonpano on ilmoitettava assosiaationeuvoston puheenjohtajalle ennen kutakin kokousta. 5 artikla Sihteeristö Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja Chilen ulkoasiainministeriön virkamies toimivat yhdessä assosiaationeuvoston sihteereinä. 6 artikla Asiakirjat Jos asioiden käsittely assosiaationeuvostossa perustuu niitä tukeviin asiakirjoihin, sihteerit numeroivat kyseiset asiakirjat ja jakavat ne assosiaationeuvoston asiakirjoina. 7 artikla Kirjeenvaihto 1. Kaikki assosiaationeuvostolle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan molemmille sihteereille. 2. Sihteerit huolehtivat kirjeenvaihdon toimittamisesta assosiaationeuvoston puheenjohtajalle ja tarvittaessa assosiaationeuvoston muille jäsenille tämän työjärjestyksen 6 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina. Tämä kirjeenvaihto lähetetään komission pääsihteeristölle, jäsenvaltioiden pysyville edustustoille ja Chilen tasavallan Euroopan unionin diplomaattiselle edustustolle Brysselissä. 3. Sihteerit toimittavat assosiaationeuvoston puheenjohtajan lähettämän kirjeenvaihdon sen vastaanottajille ja tarvittaessa tämän työjärjestyksen 6 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina muille assosiaationeuvoston jäsenille 2 kohdassa mainittuihin osoitteisiin. 8 artikla Kokousten esityslista 1. Assosiaationeuvoston sihteerit laativat jokaista kokousta varten sopimuspuolten ehdotusten perusteella alustavan esityslistan. Sihteerit toimittavat sen tämän työjärjestyksen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 päivää ennen kokousta. 2. Alustavalla esityslistalla ovat asiat, joiden esityslistalle ottamista koskevan pyynnön jompikumpi sihteereistä on vastaanottanut viimeistään 21 päivää ennen kokousta; asioita ei kuitenkaan merkitä alustavalle esityslistalle, jos niitä tukevia asiakirjoja ei ole toimitettu sihteereille ennen alustavan esityslistan lähettämispäivää. 3. Assosiaationeuvosto hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Sopimuspuolten suostumuksella esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavalle esityslistalle. 4. Sopimuspuolten suostumuksella 1 kohdassa asetettuja määräaikoja voidaan lyhentää erityistapauksissa esille tulevien vaatimusten huomioon ottamiseksi. 9 artikla Pöytäkirja 1. Sihteerit laativat yhdessä pöytäkirjaluonnoksen mahdollisimman pian kunkin kokouksen jälkeen. 2. Pöytäkirja sisältää yleensä jokaisesta esityslistalla olevasta asiakohdasta: a) assosiaationeuvostolle toimitetut asiakirjat, b) lausunnot, jotka jokin assosiaationeuvoston jäsen on pyytänyt kirjattaviksi, c) tiettyjen asiakohtien osalta tehdyt päätökset, annetut suositukset, sovitut kannat ja tehdyt päätelmät. 3. Pöytäkirjassa on myös oltava luettelo kokoukseen osallistuneista assosiaationeuvoston jäsenistä tai heidän edustajistaan sekä luettelo asianomaisten valtuuskuntien jäsenistä. 4. Kummankin sopimuspuolen on hyväksyttävä pöytäkirja kirjallisesti kokousta seuraavien kolmen kuukauden kuluessa. Kun pöytäkirja on hyväksytty, sihteerit allekirjoittavat siitä kaksi todistusvoimaista kappaletta ja kumpikin sopimuspuoli arkistoi yhden alkuperäiskappaleen. Jäljennös pöytäkirjasta toimitetaan kaikille tämän työjärjestyksen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. 10 artikla Päätökset ja suositukset 1. Assosiaationeuvosto tekee päätöksiä ja antaa suosituksia sopimuspuolten yhteisellä sopimuksella. 2. Kokousten välisenä aikana assosiaationeuvosto voi tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen, jos sopimuspuolet niin sopivat. Kirjallinen menettely tarkoittaa sopimuspuolten suostumuksella toimivien sihteerien välistä noottien vaihtoa. 3. Sopimuksen 5 artiklassa tarkoitetut assosiaationeuvoston päätökset varustetaan otsikolla "päätös" ja suositukset otsikolla "suositus", ja otsikon jälkeen ilmoitetaan järjestysnumero, teko- tai antopäivä sekä aihe. Jokaisessa päätöksessä ilmoitetaan sen voimaantulopäivä. 4. Sihteerit todistavat assosiaationeuvoston päätökset ja suositukset oikeiksi ja kummankin sopimuspuolen valtuuskunnan johtajat allekirjoittavat niistä kaksi alkuperäiskappaletta. 5. Assosiaationeuvoston päätökset ja suositukset toimitetaan kaikille tämän työjärjestyksen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. 11 artikla Julkisuus 1. Ellei toisin päätetä, assosiaationeuvoston kokoukset eivät ole julkisia. 2. Kumpikin sopimuspuoli päättää assosiaationeuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään. 12 artikla Kielet 1. Assosiaationeuvoston virallisina kielinä ovat sopimuspuolten viralliset kielet. 2. Ellei toisin päätetä, assosiaationeuvosto tekee ratkaisunsa 1 kohdassa tarkoitetuilla kielillä laadittujen asiakirjojen ja ehdotusten perusteella. 13 artikla Kustannukset 1. Sopimuspuolet vastaavat niille assosiaationeuvoston kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista ja postitus- ja televiestintäkuluista. 2. Kokouksen järjestävä sopimuspuoli vastaa kokouksen käytännön järjestelyihin ja tulkkaukseen liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen käännös- ja kopiointikuluista. 14 artikla Assosiaatiokomitea 1. Perustetaan sopimuksen 6 artiklan mukaisesti assosiaatiokomitea, jonka tehtävänä on avustaa assosiaationeuvostoa sen tehtävien hoitamisessa sekä vastata sopimuksen yleisestä täytäntöönpanosta. 2. Komitean muodostavat yhtäältä Euroopan unionin neuvoston jäsenten ja Euroopan yhteisöjen komission edustajat ja toisaalta Chilen tasavallan hallituksen edustajat, jotka tavallisesti ovat korkean tason virkamiehiä, sopimuksen 6 artiklan 1 kohdan, 54 artiklan 1 kohdan ja 193 artiklan 1 kohdan määräykset huomioon ottaen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 89 artiklan 3 kohdan soveltamista. 3. Assosiaatiokomitealle sopimuksen nojalla kuuluvien tehtävien lisäksi komitea valmistelee assosiaationeuvoston kokoukset ja käsiteltävät asiat, seuraa tarvittaessa assosiaationeuvoston päätösten ja suositusten täytäntöönpanoa ja varmistaa yleisesti assosiaatiosuhteen jatkuvuuden ja sopimuksen toimivuuden. Se käsittelee kaikkia assosiaationeuvoston sille toimittamia kysymyksiä ja kaikkia muita kysymyksiä, joita mahdollisesti tulee esille sopimuksen tavanomaisen täytäntöönpanon yhteydessä. 4. Niiltä osin, kun sopimuksessa viitataan mahdolliseen kuulemiseen, kuuleminen voi tapahtua assosiaatiokomiteassa. Se voi jatkua assosiaationeuvostossa, jos sopimuspuolet niin sopivat eikä sopimuksessa toisin määrätä. 5. Assosiaatiokomitean työjärjestys esitetään tämän työjärjestyksen lisäyksenä I. Se ei vaikuta sopimuksessa annettujen erityisten sääntöjen soveltamiseen. 15 artikla Erityiskomiteat 1. Assosiaationeuvostoa avustavat sen tehtävien hoidossa sopimuksella perustetut erityiskomiteat. Erityiskomiteoiden työjärjestys ei vaikuta sopimuksessa annettujen erityisten sääntöjen soveltamiseen. Erityiskomiteoiden työjärjestys esitetään tämän työjärjestyksen lisäyksenä II. 2. Assosiaationeuvosto voi päättää muiden erityiskomiteoiden perustamisesta sopimuksen 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti sanotun kuitenkaan rajoittamatta sopimuksen 193 artiklan soveltamista. Erityiskomiteoiden työjärjestyksen vahvistaa assosiaationeuvosto. Tehty [Brysselissä] [...]. Assosiaationeuvoston puolesta Puheenjohtaja LISÄYS I Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustetun ASSOSIAATIOKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtajuus 1. Assosiaatiokomitean puheenjohtajina toimivat vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan yhteisön komission virkamies yhteisön ja sen jäsenvaltioiden puolesta sekä Chilen hallituksen virkamies, jotka ovat korkean tason virkamiehiä. 2. Ensimmäinen puheenjohtajuuskausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä. Kyseisenä aikana sekä sen jälkeen kunkin 12 kuukauden ajanjakson aikana assosiaatiokomitean puheenjohtajuudesta vastaa assosiaationeuvoston puheenjohtajuutta hoitava sopimuspuoli. 2 artikla Kokoukset 1. Assosiaatiokomitea kokoontuu kerran vuodessa tai sopimuspuolten yhteisestä sopimuksesta olosuhteiden niin vaatiessa. Sopimuspuolten niin sopiessa assosiaatiokomitean kokoukset voidaan järjestää video- tai puhelinneuvotteluina. 2. Assosiaatiokomitean kokoukset pidetään sopimuspuolten yhteisesti sopimana ajankohtana niiden yhteisesti sopimassa paikassa. 3 artikla Valtuuskunnat Ennen kutakin kokousta assosiaatiokomitean puheenjohtajalle on ilmoitettava kummankin sopimuspuolen valtuuskunnan aiottu kokoonpano ja sen johtaja. 4 artikla Sihteeristö 1. Euroopan komission virkamies ja Chilen ulkoasiainministeriön virkamies toimivat yhdessä assosiaatiokomitean sihteereinä. 2. Kaikki tässä työjärjestyksessä tarkoitettu, assosiaatiokomitean puheenjohtajan käymä kirjeenvaihto toimitetaan assosiaatiokomitean sihteereille, assosiaationeuvoston sihteereille ja puheenjohtajalle sekä tarvittaessa assosiaatiokomitean jäsenille. 5 artikla Julkisuus Ellei toisin päätetä, assosiaatiokomitean kokoukset eivät ole julkisia. 6 artikla Kokousten esityslista 1. Assosiaatiokomitean sihteerit laativat jokaista kokousta varten alustavan esityslistan. Se toimitetaan assosiaationeuvoston puheenjohtajalle ja sihteereille sekä assosiaatiokomitean jäsenille viimeistään 15 päivää ennen kokousta. 2. Alustavalla esityslistalla ovat asiat, joiden esityslistalle ottamista koskevan pyynnön puheenjohtaja on vastaanottanut viimeistään 21 päivää ennen kokousta; asioita ei kuitenkaan merkitä alustavalle esityslistalle, jos niitä tukevia asiakirjoja ei ole toimitettu sihteereille ennen alustavan esityslistan lähettämispäivää. 3. Assosiaatiokomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Sopimuspuolten suostumuksella esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavalle esityslistalle. 4. Assosiaatiokomitea voi pyytää asiantuntijoita osallistumaan kokouksiinsa saadakseen tietoa joistakin tietyistä aiheista. 5. Puheenjohtaja voi sopimuspuolten suostumuksella lyhentää 1 ja 2 kohdassa mainittuja määräaikoja jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä. 7 artikla Pöytäkirja 1. Sihteerit laativat yhdessä pöytäkirjaluonnoksen mahdollisimman pian kunkin kokouksen jälkeen. 2. Pöytäkirja sisältää yleensä jokaisesta esityslistalla olevasta asiakohdasta: a) assosiaatiokomitealle toimitetut asiakirjat, b) lausunnot, jotka jokin assosiaatiokomitean jäsen on pyytänyt kirjattaviksi, c) tiettyjen asiakohtien osalta tehdyt päätökset, annetut suositukset, sovitut kannat ja tehdyt päätelmät. 3. Pöytäkirjassa on myös oltava luettelo kokoukseen osallistuneista assosiaatiokomitean jäsenistä tai heidän edustajistaan. 4. Kummankin sopimuspuolen on hyväksyttävä pöytäkirja kirjallisesti kokousta seuraavien kahden kuukauden kuluessa. Kun pöytäkirja on hyväksytty, sihteerit allekirjoittavat siitä kaksi todistusvoimaista kappaletta ja kumpikin sopimuspuoli arkistoi yhden alkuperäiskappaleen. Jäljennös pöytäkirjasta toimitetaan assosiaationeuvoston puheenjohtajalle ja sihteereille sekä assosiaatiokomitean jäsenille. 8 artikla Päätökset ja suositukset 1. Tapauksissa, joissa assosiaatiokomitealla on sopimuksen mukaan valtuudet tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia, kyseiset asiakirjat otsikoidaan vastaavasti "päätös" tai "suositus", ja otsikon jälkeen ilmoitetaan järjestysnumero, teko- tai antamispäivä ja aihe. Jokaisessa päätöksessä ilmoitetaan sen voimaantulopäivä. 2. Assosiaatiokomitean tehdessä päätöksiä sovelletaan assosiaationeuvoston työjärjestyksen 10, 11 ja 12 artiklan määräyksiä soveltuvin osin. 3. Assosiaatiokomitean päätökset ja suositukset toimitetaan tämän työjärjestyksen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. 9 artikla Kustannukset 1. Chilen tasavalta ja Euroopan yhteisö vastaavat niille assosiaatiokomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista ja postitus- ja televiestintäkuluista. 2. Kokouksen järjestävä sopimuspuoli vastaa kokouksen käytännön järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista. 3. Kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä espanjaksi ja englanniksi tai espanjasta ja englannista, vastaa kokouksen järjestävä sopimuspuoli. Tulkkauksesta ja kääntämisestä muille sopimuspuolten virallisille kielille tai näistä kielistä vastaa Euroopan yhteisö. 10 artikla Muihin sopimuksiin liittyvä toiminta 1. Assosiaatiokomitea korvaa 21 päivänä kesäkuuta 1996 allekirjoitetun puitesopimuksen 35 artiklan 1 kohdassa perustetun sekakomitean. 2. Euroopan yhteisön ja Chilen tasavallan tiede- ja teknologiayhteistyöstä 23 päivänä syyskuuta 2002 allekirjoitetun sopimuksen 6 artiklan b kohdassa perustettu ohjauskomitea tarkoittaa assosiaatiosopimuksen 54 artiklassa tarkoitettua assosiaatiokomiteaa. 3. Euroopan yhteisön ja Chilen tasavallan välillä huumeiden ja psykotrooppisten aineiden laittomassa valmistuksessa usein käytettävistä kemiallisista aineista ja niiden esiasteista 24 päivänä marraskuuta 1998 tehdyn sopimuksen 9 artiklassa perustettu yhteinen seurantaryhmä raportoi assosiaatiokomitealle. LISÄYS II Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyllä sopimuksella perustettujen ERITYISKOMITEOIDEN TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtajuus Ellei sopimuksessa toisin määrätä, erityiskomiteoiden kokousten puheenjohtajana toimivat vuorotellen Euroopan komission edustaja ja Chilen hallituksen virkamies. 2 artikla Kokoukset Ellei sopimuksessa toisin määrätä, erityiskomiteat kokoontuvat jommankumman sopimuspuolen pyynnöstä sopimuspuolten yhteisesti sopimana päivänä niiden yhteisesti sopimassa paikassa. 3 artikla Valtuuskunnat Ennen kutakin kokousta erityiskomitean puheenjohtajalle on ilmoitettava kummankin sopimuspuolen valtuuskunnan aiottu kokoonpano ja sen johtaja. 4 artikla Sihteeristö 1. Euroopan komission virkamies ja Chilen hallituksen virkamies toimivat yhdessä erityiskomiteoiden sihteereinä. 2. Kaikki jonkin erityiskomitean puheenjohtajan käymä kirjeenvaihto toimitetaan erityiskomitean sihteereille, assosiaatiokomitean sihteereille ja puheenjohtajalle sekä tarvittaessa assosiaatiokomitean jäsenille. 5 artikla Asiakirjat Kun asioiden käsittely erityiskomiteassa perustuu niitä tukeviin asiakirjoihin, sihteerit numeroivat kyseiset asiakirjat ja jakavat ne erityiskomitean asiakirjoina. 6 artikla Julkisuus Ellei toisin päätetä, erityiskomiteoiden kokoukset eivät ole julkisia. 7 artikla Kokousten esityslista 1. Erityiskomiteoiden sihteerit laativat kutakin kokousta varten viimeistään 30 päivää ennen kokousta alustavan esityslistan ja liittävät siihen käsiteltäviä asioita tukevat asiakirjat. Esityslista toimitetaan assosiaatiokomitean puheenjohtajalle, sihteereille ja jäsenille viimeistään 15 päivää ennen kokousta. Erityiskomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Sopimuspuolten suostumuksella esityslistalle voidaan ottaa asiakohtia, joita ei ole merkitty alustavalle esityslistalle. 2. Sopimuspuolten suostumuksella 1 kohdassa asetettuja määräaikoja voidaan lyhentää erityistapauksissa esille tulevien vaatimusten huomioon ottamiseksi. 8 artikla Pöytäkirja 1. Sihteerit laativat yhdessä pöytäkirjaluonnoksen välittömästi kunkin kokouksen jälkeen. 2. Pöytäkirja sisältää yleensä jokaisesta esityslistalla olevasta asiakohdasta: a) erityiskomitealle toimitetut asiakirjat, b) lausunnot, jotka jokin erityiskomitean jäsen on pyytänyt kirjattaviksi, c) tiettyjen asiakohtien osalta tehdyt päätökset, annetut suositukset, sovitut kannat ja tehdyt päätelmät. 3. Pöytäkirjassa on myös oltava luettelo kokoukseen osallistuneista erityiskomitean jäsenistä tai heidän edustajistaan. 4. Kummankin sopimuspuolen on hyväksyttävä pöytäkirja kirjallisesti kokousta seuraavan kuukauden kuluessa. Kun pöytäkirja on hyväksytty, sihteerit allekirjoittavat siitä kaksi todistusvoimaista kappaletta ja kumpikin sopimuspuoli arkistoi yhden alkuperäiskappaleen. Jäljennös pöytäkirjasta toimitetaan assosiaatiokomitean puheenjohtajalle ja sihteereille sekä erityiskomitean jäsenille. 9 artikla Suositukset 1. Tapauksissa, joissa erityiskomitealla on sopimuksen mukaan valtuudet antaa suosituksia, kyseiset asiakirjat otsikoidaan "suositus", ja otsikon jälkeen ilmoitetaan järjestysnumero, antamispäivä ja aihe. 2. Erityiskomitean antaessa suosituksia sovelletaan assosiaationeuvoston työjärjestyksen 10, 11 ja 12 artiklan määräyksiä soveltuvin osin. 3. Erityiskomiteoiden suositukset toimitetaan assosiaatiokomitean sihteereille. 10 artikla Kustannukset 1. Chilen tasavalta ja Euroopan yhteisö vastaavat niille erityiskomiteoiden kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista ja postitus- ja televiestintäkuluista. 2. Kokouksen järjestävä sopimuspuoli vastaa kokouksen käytännön järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista. 3. Kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä espanjaksi ja englanniksi tai espanjasta ja englannista, vastaa kokouksen järjestävä sopimuspuoli. Tulkkauksesta ja kääntämisestä muille sopimuspuolten virallisille kielille tai näistä kielistä vastaa Euroopan yhteisö. 11 artikla Raportointi Erityiskomiteat raportoivat toiminnastaan assosiaatiokomitealle.