Kertomus sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0086 - 0092



Kertomus sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä viraston vastaukset (2002/C 326/12) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94(1) 137 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti viraston talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94138 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1. 6. Varainhoitovuonna käytettävissä olevia määrärahoja oli yhteensä 181,1 miljoonaa euroa, joista 163,8 miljoonaa euroa oli varainhoitovuodelle osoitettuja määrärahoja ja 17,3 miljoonaa euroa oli siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta. Alun perin varainhoitovuoden määrärahoja oli käytettävissä 184,2 miljoonaa euroa, mutta täydentävässä ja korjaavassa talousarviossa niitä pienennettiin 3,1 miljoonalla eurolla laskusuhdanteen vuoksi. Laskusuhdanne oli alkanut vuoden toisella neljänneksellä ja vahvistui vuoden 2001 syyskuun 11. päivän tapahtumien johdosta. 7. Varainhoitovuodelle osoitetuista määrärahoista, joihin sisältyi 54 miljoonan euron varaus, sidottiin yhteensä 99,5 miljoonaa euroa. Näistä maksettiin 82,0 miljoonaa euroa eli 82 prosenttia maksusitoumuksista. Jäljelle jääneet määrärahat joko siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle (17,7 miljoonaa euroa) tai ne peruuntuivat (64,1 miljoonaa euroa, johon sisältyy 54 miljoonan euron käyttämättä jäänyt varaus). Toimintamäärärahoista (III osasto), joita oli 35,2 miljoonaa euroa, sidottiin yhteensä 34,0 miljoonaa euroa. Näistä 24,0 miljoonaa euroa, eli 71 prosenttia, maksettiin ja seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettiin 10,3 miljoonaa euroa, eli 29 prosenttia. Loput peruuntuivat. 8. Edeltävältä varainhoitovuodelta siirrettiin yhteensä 17,3 miljoonaa euroa, joista 8,7 miljoonaa euroa koski III osastoa. Näistä määrärahoista maksettiin 16,3 miljoonaa, joista 8,6 miljoonaa liittyi III osastoon ja loput peruuntuivat. Tilinpäätös 9. Viraston varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. Virasto on ottanut huomioon hyödykkeitä koskevat poistot. Lisäksi se on muodostanut varauksen tavaramerkkeihin liittyvien menettelyjen täytäntöönpanosta aiheutuvia menoja varten. 10. Virasto ei ole koskaan tehnyt omaisuudestaan täydellistä fyysistä inventointia. Fyysisessä tarkastuksessa havaittiin, että joitakin tavaroita ei ollut identifioitu tai niiden sijainti oli ilmoitettu väärin taikka se ei ollut tiedossa. 11. Viraston olisi mukautettava tavaroiden ja hyödykkeiden käyttöomaisuuteen kirjaamista koskeva käytäntönsä komission vastaavaan käytäntöön. Kirjanpitoon vienti tehdään maksumääräyksen lähetyspäivänä eikä päivänä, jona hyödykkeen omistusoikeus siirtyy virastolle(3). 12. Viraston omaisuusluetteloa koskevien sääntöjen 9 artiklaa olisi muutettava komission asetuksen 18 artiklan mukaiseksi. Siinä säädetään, että hankintakustannukset käsittävät arkkitehtien palkkiot ja asiantuntijoiden palkkioista aiheutuvat kulut. Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen 13. Elokuussa 2001 eräs toimihenkilö allekirjoitti useita maksumääräyksiä(4) ilman asiaankuuluvaa valtuutusta. Allekirjoitettujen määräysten yhteisarvo on noin 100000 euroa. Tilanne johtui siitä, ettei toimivaltaisia tulojen ja menojen hyväksyjiä ollut paikalla. Viraston olisi toteutettava toimia varmistaakseen, ettei kyseinen tapaus toistu. 14. Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien luettelo, joka oli käytössä marraskuun 2001 lopulla, oli päivitetty viimeksi 18. kesäkuuta kyseisenä vuonna. Tämän jälkeen useita virkamiehiä on nimetty valtuutetuiksi tulojen ja menojen hyväksyjiksi, mutta luetteloon ei ollut tehty korjauksia. Nimikirjoitusnäytteet olisi myös toivottavaa tarkistaa säännöllisesti. Tavara- ja palveluhankinnat Puitesopimusten hyödyntäminen 15. Alicanten alueella on ainoastaan muutamia tarjoajia, jotka voivat toimittaa viraston tarvitsemat tavarat ja palvelut. Toimielinten välisten puitesopimusten hyödyntäminen on vaikeaa joko niihin sisältyvien ehtojen vuoksi, joilla rajoitetaan sopimusten soveltaminen Brysseliin ja/tai Luxemburgiin, tai viraston sijainnin vuoksi. Virasto käyttää kyseisiä puitesopimuksia kuitenkin lähtökohtana omia hankintojaan varten. Tarpeiden ennakointi 16. Viraston tarpeiden ennakointi tapahtui vuoteen 2001 saakka rekisteröintihakemusten vakaan ja jatkuvan kasvun oletuksen perusteella sekä tuottavuuden kasvuun tähtäävät viraston pyrkimykset huomioon ottaen. Tätä lähestymistapaa olisi muutettava ottamalla paremmin huomioon rekisteröintihakemusten perustana olevat eri tekijät, jotta tulevaisuuden tarpeita pystyttäisiin arvioimaan helpommin. 17. Virasto teki vuonna 2001 vuokrasopimuksen kolmeksi vuodeksi(5) lisärakennuksesta. Sopimuksen arvo oli 2869344 euroa. Asiakirjoja tutkittaessa havaittiin, että neuvottelut saatettiin päätökseen erityisen nopeasti. Neuvottelujen nopeudelle ei ole perusteita, sillä samaan aikaan laskusuhdanteen merkit olivat selvästi havaittavissa. Vuoden 2002 alussa rakennus oli vielä osittain tyhjillään, vaikka virasto maksoi siitä vuokraa ja ylläpitokustannuksia. 18. Vuonna 2000 alkanut ja vuonna 2001 jatkunut laskusuhdanne asettaa viraston kasvuennusteet kyseenalaisiksi ja lisää tarvetta laatia realistisempia arvioita, joiden avulla hankintapolitiikan suunnitelmia saataisiin järkeistettyä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 17. lokakuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 11, 14.1.1994. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94137 artiklan 1 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 11. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, Euroopan parlamentille, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 28. maaliskuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, 17 artikla (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). (4) Tapauksia havaittiin yli kymmenen. (5) Kesäkuun 2001 alusta. Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset Tilinpäätös 10. Viraston tekemä fyysinen inventointi koski sekä tietoteknisiä että muita välineitä. Tietotekniset välineet tarkastetaan säännöllisesti. Muiden kuin tietoteknisten välineiden inventointitilanne johtuu viraston toimitilojen sijainnista eri paikoissa, tietoteknisen järjestelmän puutteellisuuksista sekä henkilöstön vaihtuvuuteen liittyvistä ongelmista. Vuonna 2002 aloitettiin muiden kuin tietoteknisten välineiden inventoinnin tarkastus. Tämä menettely saatetaan loppuun vuoden 2003 alussa, ja sen tarkastaa tähän työhön erikoistunut yritys. Lisäksi harmonisointivirasto selvittää mahdollisuuksia ostaa tietotekninen järjestelmä varainhallintaa varten, jotta sillä olisi vuonna 2003 työkalu välineistönsä elinkaaren hallintaan niiden hankinnasta aina käytöstä poistamiseen saakka. Harmonisointiviraston organisaatiouudistuksen yhteydessä on perustettu erityinen jaosto logististen ja tietoteknisten välineiden keskitettyä inventointia varten. 11. Edellisessä kohdassa mainittu tietotekninen työkalu antaa harmonisointivirastolle mahdollisuuden noudattaa samaa käytäntöä kuin komissio. 12. Inventointeja koskevat säännökset tarkistetaan vuonna 2003 sen jälkeen, kun harmonisointiviraston varainhoitoasetus on muutettu erillisvirastojen varainhoitoa koskevan puiteasetuksen mukaiseksi. Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen 13. Tilintarkastustuomioistuimen kuvaama tilanne on poikkeuksellinen, sillä kaikki tulojen ja menojen hyväksyjät olivat vuosilomien vuoksi poissa. Tällöin toimessa oleva palkkaluokaltaan korkein virkamies on allekirjoittanut joukon maksumääräyksiä harmonisointiviraston johtajan suullisen luvan perusteella. Tällaisen tilanteen välttämiseksi harmonisointivirasto on tarkistanut valtuutusten antamisjärjestelmäänsä. 14. Harmonisointivirasto on ryhtynyt parantamaan menettelyä, joka koskee tulojen ja menojen valtuutetuiksi hyväksyjiksi nimittämistä (mukaan lukien nimikirjoitusnäytteet). Tämä tehtävä saatetaan loppuun vuoden 2002 viimeisellä vuosineljänneksellä. Tarpeiden ennakointi 16. Jätettyjen tavaramerkkihakemusten määrä on lisääntynyt voimakkaasti edellisinä vuosina. Tästä syystä harmonisointiviraston ollut pakko muuttaa vuotuisia talousarvioitaan usein, kuitenkin tarvittavaa varovaisuutta noudattaen. Tämä on edistänyt viraston tuottavuuden parantamista. Harmonisointivirasto analysoi parhaillaan tutkimustuloksia, jotka koskevat tavaramerkkien rekisteröintimenettelyä. Menettelyssä otetaan huomioon asiakkaiden tyytyväisyys ja tavaramerkkihakemusten jättämiseen vaikuttavat tekijät. Harmonisointivirasto on lisäksi vuoden 2001 lopussa aloittanut tutkimuksen voidakseen ennakoida yhteisön piirustuksia koskevien hakemusten mahdollista lukumäärää. Lisäksi kansallisten virastojen kanssa on sovittu yhteistoiminnasta, jotta voitaisiin seurata paremmin tavaramerkkihakemusten jättämisen kehitystä ja kyettäisiin tarkemmin arvioimaan niiden määrää. 17. Vuoden 2001 alussa tehdyt keskipitkän aikavälin ennusteet tilantarpeesta ja toimistotilojen huono saatavuus Alicantessa on ollut syynä siihen, että harmonisointivirasto käytti keväällä 2001 mahdollisuutta vuokrata lisätilaa muun muassa korvatakseen epäasianmukaiset tilat, joissa työskentelee noin 70 toimenhaltijaa. Sopimus tehtiin saman vuoden kesäkuussa (sopimus tehtiin nopeasti tilojen muuttamiseen liittyvän viipeen takia). Samanaikaisesti tavaramerkkihakemusten määrä alkoi vähentyä vuoden 2001 alkupuoliskolla, ja tämä vähentyminen on myöhemmin kiihtynyt. Tiloista luopumista on harkittu vuokrasopimukseen sisältyvän sopimuksen purkamisväliehdon perusteella. Lisärakennuksen neljästä kerroksesta kaksi on ollut käytössä vuoden 2001 lopusta lähtien edellä mainittujen epäasianmukaisten tilojen käytöstä luopumisen jälkeen. Tällä hetkellä kaikki kerrokset ovat joulukuussa 2001 perustetun tavaramerkkien ja piirustusten hallinto-osaston henkilöstön käytössä. 18. Ottaen huomioon toimintansa ennakointiin liittyvät epävarmuustekijät ja vaikeudet on harmonisointivirasto ryhtynyt tutkimaan toimenpiteitä, joilla se voisi helpommin sopeutua mainittujen tekijöiden vaihteluihin.