Kertomus Euroopan keskuspankin hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta tilikaudelta 2008: Euroopan keskuspankin järjestelmät ja menettelyt toiminnallisten yksiköiden toimintojen hallintoa varten sekä Euroopan keskuspankin vastaukset

2010/C 159/01

SISÄLLYS

Lyhenteet

Johdanto

Tarkastuksen sisältö ja lähestymistapa

Huomautukset

Suunnittelivatko toiminnalliset yksiköt toimintonsa asianmukaisesti?

Strateginen monivuotinen suunnittelu

Vuotuiset suunnitelmat/työohjelmat

Vuotuinen suunnitteluprosessi

Resurssien suunnittelu

Seurasivatko toiminnalliset yksiköt toimintojaan asianmukaisesti?

Sisäinen seuranta

Raportointi johtokunnalle

Keskeiset tulosindikaattorit

Raportoivatko toiminnalliset yksiköt toiminnoistaan ja arvioivatko ne toimintojen tuloksia?

Vuotuisten tulosten arviointi

Lisäarvon ja vaikutuksen arviointi

Päätelmät ja suositukset

Suunnittelivatko toiminnalliset yksiköt toimintonsa asianmukaisesti?

Seurasivatko toiminnalliset yksiköt toimintojaan asianmukaisesti?

Raportoivatko toiminnalliset yksiköt toiminnoistaan ja arvioivatko ne toimintojen tuloksia?

Liite I – Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastamat toiminnalliset yksiköt

Liite II – Yhteenveto erityisistä tarkastuskriteereistä ja tarkastettuja toiminnallisia yksiköitä koskevista arvioinneista

LYHENTEET

JOHDANTO

TARKASTUKSEN SISÄLTÖ JA LÄHESTYMISTAPA

HUOMAUTUKSET

Suunnittelivatko toiminnalliset yksiköt toimintonsa asianmukaisesti?

Strateginen monivuotinen suunnittelu

Strateginen monivuotinen suunnittelu on tärkeätä, jotta EKP:n resursseja käytettäisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Tällaisella suunnittelulla pyritään määrittelemään EKP:n päämäärät ja monivuotiset prioriteetit, jotka sisältävät vastauksia muuttuvaan toimintaympäristöön ja joilla varmistetaan, että kaikilla organisaation osa-alueilla on yhteinen visio.

Perussääntöä koskevan pöytäkirjan 9 artiklassa määrätään, että ”EKP huolehtii, että EKPJ:lle … uskotut tehtävät suoritetaan joko osana sen omaa toimintaa … tai että kansalliset keskuspankit suorittavat ne”. Voimassa olevassa oikeusperustassa määritellään useita EKP:n ja kansallisten keskuspankkien tehtäviä. Tästä huolimatta on useita aloja, joilla tehtäviä ei ole jaettu selkeästi ja joilla tehtävien tarkka luonne ja niiden jako on määritelty kahdenvälisin sopimuksin ja erityisjärjestelyin. EKP:n järjestelmän sekä EKPJ:n ja eurojärjestelmän rakenne vaikuttaa näin ollen EKP:n strategiseen monivuotiseen suunnitteluun (10) siten, että EKP:n mahdollisuudet vaikuttavaan strategiseen monivuotiseen suunnitteluun kapenevat.

Viestintäosaston työmäärä on kasvanut merkittävästi vuosien mittaan. Tästä syystä on jouduttu käyttämään paljon tilapäisiä työntekijöitä ja tekemään ylitöitä. Henkilöstöhallinnon, budjetoinnin ja organisaatiosuunnittelun pääosasto, viestintäosasto ja niistä vastaavat johtokunnan jäsenet päättivät organisaation kehityshankkeen toteuttamisesta. Hankkeen avulla pyrittiin löytämään ratkaisu työmäärää ja resursseja koskeviin ongelmiin.

Vuotuiset suunnitelmat/työohjelmat

Vuotuinen suunnitteluprosessi

EKP:n vuotuinen suunnitteluprosessi alkaa keväällä toiminnallisten yksiköiden päälliköiden seminaarilla, jossa keskustellaan EKP:n tärkeimmistä prioriteeteista ja tavoitteista. Tämän jälkeen toimitetaan ehdotus johtokunnan arvioitavaksi. Arvioinnin tulos esitetään pääjohtajan kirjeessä, jossa annetaan EKP:n strategiset tavoitteet seuraavalle vuodelle. Nämä tavoitteet on määritelty yksityiskohtaisemmin toiminnallisten yksiköiden strategisissa suuntaviivoissa. Suuntaviivoissa määritellään seuraavan vuoden haasteet, tavoitteet ja keskeiset tulosindikaattorit, ja niitä käsitellään myös pidemmän aikavälin näkökulmasta. Samaa prosessia hyödynnetään myös EKP:n vuotuisen talousarvion valmistelussa ja hyväksymisessä (ks. kohta 24). Prosessi (josta on esitetty yhteenveto kuvassa 1 ) koskee kaikkia keskeisiä ylimmän johdon sidosryhmiä, ja sillä pyritään saamaan tiedostava yksimielisyys EKP:n tasolla asetettavista prioriteeteista.

Resurssien suunnittelu

Seurasivatko toiminnalliset yksiköt toimintojaan asianmukaisesti?

Sisäinen seuranta

Raportointi johtokunnalle

Keskeiset tulosindikaattorit

Keskeisten tulosindikaattoreiden järjestelmä on parantunut merkittävästi sen jälkeen kun se otettiin käyttöön; parannusta on tapahtunut kattavuudessa, selkeydessä ja laadussa yleisesti. Vuoden 2009 keskeiset tulosindikaattorit liittyvät selvästi pääjohtajan kirjeessä määriteltyihin koko EKP:n kattaviin tavoitteisiin ja jokaisella keskeisellä tulosindikaattorilla on mitattavissa oleva päämäärä. Keskeiset tulosindikaattorit kattavat tuloksen mittaamisen eri näkökohtia, kuten resurssien käytön, saavutetun tuotoksen ja toimintojen vaikutuksen, ja yleisesti ottaen ne täyttävät RACER-kriteerit (23) .

Raportoivatko toiminnalliset yksiköt toiminnoistaan ja arvioivatko ne toimintojen tuloksia?

Vuotuisten tulosten arviointi

EKPJ:n vuotuisen toiminnan ja rahapolitiikan lisäksi vuoden 2008 vuosikertomukseen on poimittu tietoja yksittäisten toiminnallisten yksiköiden vuotuisista toiminnoista. Kertomus sisältää esimerkiksi tilastoja, taloudellista tutkimusta ja ulkoista viestintää käsittelevät luvut. Vuotuisia toimintoja koskevat tiedot on tarkoitettu suurelta osin EKP:n ulkoisille sidosryhmille. Vuotuisten ja keskipitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamista tai resurssien käyttöä käsitellään vain vähän.

Vuoden 2008 lopun talousarvion seurantakertomus sisältää yleisluontoisen yhteenvedon saavutuksista ydintehtävittäin (27) . Kertomuksen raportointirakenne on kaksitahoinen: rahoitusta koskevat luvut ja saavutusten laadulliset kuvaukset on esitetty ydintehtävittäin ja henkilöstömäärä yksiköittäin. Kuvaus tarjoaa pääasiassa tietoja toimintojen tasosta kunkin ydintehtävän osalta. Sisältöä koskevien sääntöjen puuttuessa kuvauksen esitystapa riippuu asianomaisen toiminnallisen yksikön toimittamista tiedoista.

Viiden muun tarkastetun toiminnallisen yksikön (28) kohdalla on arvioitava ja vertailtava useampia asiakirjoja, jotta kaikki toiminnot saadaan katettua. Lisäksi suunnitteluasiakirjoihin ei useinkaan pystytä muodostamaan selvää yhteyttä. Tämän vuoksi on vaikeata arvioida, onko kaikki suunnitellut toiminnot toteutettu.

Lisäarvon ja vaikutuksen arviointi

Vaikutuksen mittaaminen ja lisäarvon arviointi sisältyvät jossain määrin eräisiin keskeisiin tulosindikaattoreihin. Lisäksi EKP:ssä on tehty useita aloitteita, jotta voitaisiin mitata vaikutuksia ja arvioida lisäarvoa. Viimeisten viiden vuoden aikana on tehty seuraavat arvioinnit:

Laatikko 5 – Tutkimustoimintoja käsittelevän arvioinnin keskeiset suositukset

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

Suunnittelivatko toiminnalliset yksiköt toimintonsa asianmukaisesti?

Suositukset

Seurasivatko toiminnalliset yksiköt toimintojaan asianmukaisesti?

Suositukset

Raportoivatko toiminnalliset yksiköt toiminnoistaan ja arvioivatko ne toimintojen tuloksia?

EKP:ssä on laadittu useita relevantteja ja tarkoituksenmukaisia arviointeja, joista toiminnallisten yksiköiden hallinnosta vastaavat saavat hyödyllistä tietoa. Toisaalta EKP:stä puuttuu järjestelmällinen lähestymistapa, joka kattaisi monivuotisesti EKP:n kaikki keskeiset toiminnot. Tämä lisää riskiä, ettei korjaaviin toimiin ryhdytä silloin kun siihen on aihetta.

Suositukset

(1) Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 127 artiklan 1 kohta.

(2) Euroopan keskuspankkijärjestelmän ja Euroopan keskuspankin perussääntö on perustamissopimuksen liitteenä oleva pöytäkirja.

(3) Pöytäkirjan 27 artiklan 2 kohdan mukaan ”Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan määräykset koskevat ainoastaan EKP:n hallinnon tehokkuuden arviointia”. Euroopan keskuspankkia koskevat institutionaaliset määräykset sisältyvät Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 282–284 artikloihin.

(4) Euroopan keskuspankkijärjestelmän ja Euroopan keskuspankin perussääntöä koskeva pöytäkirja, 9 artiklan 3 kohta. EKP:n neuvosto koostuu EKP:n johtokunnan kuudesta jäsenestä sekä euroalueen maiden kansallisten keskuspankkien johtajista. EKP:n johtokunnan muodostavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä.

(5) Euroopan keskuspankkijärjestelmän ja Euroopan keskuspankin perussääntöä koskeva pöytäkirja, 12 artiklan 1 kohta.

(6) Euroopan keskuspankin työjärjestyksen hyväksymisestä 19 päivänä helmikuuta 2004 tehty Euroopan keskuspankin päätös (EKP/2004/2) (EUVL L 80, 18.3.2004, s. 33), 10 artiklan 2 kohta.

(7) Euroopan keskuspankin työjärjestyksen hyväksymisestä 19 päivänä helmikuuta 2004 tehty Euroopan keskuspankin päätös, 15 artiklan 1 kohta.

(8) Kolme toiminnallista yksikköä, jotka eivät ole osastoja tai pääosastoja, ovat seuraavat: johtokunnan neuvonantajat, EKP:n edustusto Washingtonissa ja T2S-ohjelma. Niitä ei otettu tarkastukseen suhteellisen pienen kokonsa vuoksi.

(9) Hallinnon pääosasto, henkilöstöhallinnon, budjetoinnin ja organisaatiosuunnittelun pääosasto, tietotekniikan pääosasto sekä rahoitusjärjestelmän vakauden ja valvonnan osasto eivät sisältyneet tarkastukseen, koska Euroopan tilintarkastustuomioistuin tai EKP:n sisäinen tarkastus oli hiljattain toimittanut niitä koskevan tarkastuksen.

(10) Termi ’eurojärjestelmä’ viittaa EKPJ:n alaryhmään, joka koostuu EKP:stä ja niiden EU:n jäsenvaltioiden kansallisista keskuspankeista, jotka ovat ottaneet käyttöön euron. Eurojärjestelmän toiminnassa hajauttamisen periaate on otettu täysimääräisesti huomioon. Kansalliset keskuspankit toteuttavat lähes kaikkia eurojärjestelmän operationaalisia tehtäviä, laskevat liikkeelle ja käsittelevät euroseteleitä sekä laativat tilastoja.

(11) Yhtenä poikkeuksena mainittakoon kansantalouden pääosaston finanssipolitiikan toimisto, joka laati vuonna 2007 suunnitelman, jossa asetettiin strategiset prioriteetit kahdeksi vuodeksi. Suunnitelma sisälsi kuvauksen toimiston tehtävästä, toimivaltuuksista ja organisaatiosta sekä käytettävissä olevista resursseista.

(12) EKP pyrkii siihen, että sen henkilöstömäärä pysyisi keskipitkällä aikavälillä vakaana ja että lisähenkilöstöresursseja koskevia pyyntöjä harkitaan ainoastaan erityistilanteissa.

(13) Lukuun ottamatta viestintäosastoa, jonka organisaation kehittämissuunnitelmassa priorisointi oli tehty perusteellisesti.

(14) Tilastoinnin ja tutkimuksen pääosastot.

(15) Tilastokomitea pääasiassa neuvoo EKP:n kansallisten keskuspankkien avustuksella keräämien tilastotietojen laatimisessa ja kokoamisessa.

(16) Tilastoinnin ja tutkimuksen pääosastot.

(17) Kaikissa toiminnallisissa yksiköissä henkilöstömenot muodostavat suurimman osan yksikön budjetoiduista menoista.

(18) Kokouksia pidetään viikoittain tilastoinnin pääosastossa ja viestintäosastossa, kolmesti kuussa kansantalouden pääosastossa, kahdesti kuussa tutkimuksen ja sihteeristön ja kielipalveluiden pääosastoissa ja joka kolmas tai neljäs viikko kansainvälisten ja Eurooppa-suhteiden pääosastossa.

(19) Tilastoinnin pääosasto pitää kokouksia kahdesti viikossa, kansainvälisten ja Eurooppa-suhteiden sekä sihteeristön ja kielipalveluiden pääosastot kerran kuussa, kansantalouden pääosasto, viestintäosasto ja tutkimuksen pääosasto säännöllisesti ja tarpeen mukaan.

(20) Tilastoinnin pääosaston kokoukset dokumentoidaan, esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan ja toimet kirjataan, jotta edistymistä voidaan seurata.

(21) RACER on lyhenne sanoista relevant, accepted, credible, easy ja robust (merkityksellinen, hyväksytty, uskottava, helppo ja kestävä).

(22) Esimerkiksi toiminnallisen yksikön talousarvion käyttö, sisäisen tarkastuksen osaston suositusten täytäntöönpano, arviointilomakkeiden täyttäminen ajoissa ja osallistuminen koulutukseen.

(23) Jokainen toiminnallinen yksikkö on laatinut keskeiset tulosindikaattorit, joiden määrä vaihtelee kymmenestä (kansantalouden pääosasto) 24:ään (tutkimuksen pääosasto).

(24) Tilastoinnin, sihteeristön ja kielipalveluiden sekä kansantalouden pääosastoissa ja viestintäosastossa seuranta tapahtuu kaksi kertaa vuodessa.

(25) EKP:lla on raportointivelvoitteita ja sen on laadittava vuosittain EKPJ:n toiminnasta sekä edellisen ja kuluvan vuoden rahapolitiikasta kertomus Euroopan parlamentille, neuvostolle ja komissiolle sekä Eurooppa-neuvostolle. EKP:n neuvosto hyväksyy vuosikertomuksen (EKP:n työjärjestyksen 16 artiklan 1 kohta).

(26) Vuoden lopun seurantakertomuksessa esitetään tietoja talousarvion vuotuisesta toteuttamisesta. Kertomus esitetään EKP:n neuvostolle ja EKPJ:n budjettikomitealle.

(27) Yhteenvetoja saavutuksista laaditaan tilastoinnin sekä kansainvälisten ja Eurooppa-suhteiden pääosastoilla ja viestintäosastolla. Sihteeristön ja kielipalveluiden toimintoja käsitellään erikseen päätöksentekoelinten ja kieliyksiköiden osalta. Sekä kansantalouden pääosaston että tutkimuksen pääosaston toiminnoista raportoidaan rahapolitiikan valmistelua käsittelevässä osassa.

(28) Sihteeristön ja kielipalveluiden pääosasto, viestintäosasto, kansantalouden sekä kansainvälisten ja Eurooppa-suhteiden sekä tutkimuksen pääosastot. Kuten laatikosta 4 käy ilmi, suurin osa tutkimuksen pääosaston töistä esitellään tutkimuksen koordinoinnin komitean vuotuisessa katsauksessa.

(29) Tutkimuksen koordinoinnin komitea perustettiin koordinoimaan EKP:n tutkimustoimia, joita toteutetaan useissa toiminnallisissa yksiköissä, kuten kansantalouden sekä kansainvälisten ja Eurooppa-suhteiden pääosastoilla.

(30) Vaikutusta arvioidaan pisteytysjärjestelmällä, joka perustuu tutkimuksen pääosaston ylimmän johdon laatimiin kriteereihin. Järjestelmä otettiin käyttöön, jotta voitaisiin arvioida henkilöstön tieteelliset julkaisut. Sillä pyritään luomaan henkilöstölle oikeanlaiset kannustimet, jotta se tekisi korkealuokkaista ja toiminnan kannalta relevanttia tutkimusta. Pisteytysjärjestelmä luotiin asettamalla talousasioita käsittelevät lehdet tärkeysjärjestykseen ja antamalla tieteelliselle julkaisulle sen mukaisesti pisteitä, missä lehdessä se on ilmestynyt.

EUROOPAN KESKUSPANKIN VASTAUS

Euroopan keskuspankki (EKP) on vastaanottanut tilikautta 2008 koskevan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen ja suhtautuu myönteisesti siinä esitettyihin huomautuksiin ja parannussuosituksiin. EKP panee merkille, että tilintarkastustuomioistuin toteaa kaikkien tarkastuksen kohteena olleiden toiminnallisten yksiköiden 1) edistäneen osaltaan EKP:n suunnitteluprosessia laatimalla strategisia päämääriä, 2) määritelleen vuotuiset tavoitteensa ja asettaneen tulosten mittaamiseen tähtäävät keskeiset tulosindikaattorit EKP:n yleisten tavoitteiden ja toiminnallisten yksiköiden strategisten prioriteettien mukaisesti ja 3) laatineen menettelyjä ja asianmukaisia järjestelmiä seuratakseen säännöllisesti toimintojaan.

EKP ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset ja parannussuositukset. Seuraavassa EKP kommentoi erikseen tiettyjä kertomuksen kohtia sekä esitettyjä viittä suositusta.

Kohdat 4 ja 33

Jokainen toiminnallinen yksikkö raportoi yhdelle johtokunnan jäsenelle, mutta johtokunta kantaa kollegiona vastuun EKP:n toiminnallisista yksiköistä.

Kohdat 12 ja 17

Tilintarkastustuomioistuin toteaa kohdissa 12 ja 17, ettei sen paremmin EKPJ:n ja EKP:n perussäännössä kuin työjärjestyksen hyväksymisestä tehdyssä EKP:n päätöksessäkään nimenomaisesti edellytetä vuotuisten suunnitteluasiakirjojen (tai muutenkaan strategisten monivuotisten asiakirjojen) laatimista.

EKP on siitä huolimatta kehittänyt vähitellen tulosohjausta varten järjestelmän, jonka pohjana ovat 1) Euroopan unionin toiminnasta tehdyssä sopimuksessa määrätyt EKP:n tehtävät, 2) EKP:n neuvoston ja johtokunnan päätökset, 3) pääjohtajan vuotuinen kirje henkilöstölle keskipitkän aikavälin näkökulmasta sekä 4) toiminnallisten yksiköiden omat strategiset suuntaviivat. Strategisissa suuntaviivoissa esitetään toiminnallisen yksikön (strategisiin ja toiminnallisiin) tavoitteisiin liittyvät tulosindikaattorit sekä yksikön johdon määrittämät haasteet. Vuonna 2008 määriteltiin ja asetettiin vuositavoitteita. Vuonna 2009 asetettiin myös pitemmän aikavälin tavoitteita, joita hiotaan yhteistyössä toiminnallisten yksiköiden kanssa sen varmistamiseksi, että keskipitkän aikavälin linjaukset asetetaan etusijalle. Johtokunta kokonaisuudessaan hyväksyy toiminnallisten yksiköiden strategiset suuntaviivat ja tulosindikaattorit.

Lisäksi on otettu käyttöön keskipitkän aikavälin suunnitelma, jossa painopisteenä ovat kustannuksia aiheuttavat tekijät. Tarkoituksena on parantaa talousarvion ennakoitavuutta ja ottaa keskipitkän aikavälin näkökulma mukaan resurssien suunnitteluun.

Monissa toiminnallisissa yksiköissä on jo laadittu niiden tarpeita vastaavat työohjelmat osana tulosohjausjärjestelmää, kuten tilintarkastustuomioistuinkin toteaa liitteessä II. Ohjelmissa otetaan selkeästi huomioon esimerkiksi EKPJ:n ja eurojärjestelmän komiteoiden työohjelmat, päätöksentekoelinten kokousten asialistat sekä muut toiminnallisten yksiköiden suunnitelmat ja aikataulut (esimerkiksi talouskehitystä koskevien arvioiden laatiminen).

Kohta 15

Johtokunnalle vuosittain laadittavassa keskipitkän aikavälin suunnitelmassa otetaan huomioon tiedot, joita toiminnalliset yksiköt ovat antaneet keskipitkän aikavälin strategisista päämääristään ja prioriteeteistaan, ja painopiste on keskipitkällä aikavälillä kustannuksia aiheuttavissa tekijöissä sekä resurssien suunnittelussa. EKP katsookin, että resurssien suunnittelussa otetaan huomioon toiminnallisten yksiköiden keskipitkän aikavälin strategiset päämäärät.

Kohta 22

On tärkeää muistaa, että keskeisten toiminnallisten yksiköiden toiminnot perustuvat pitkälti Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen sekä EKPJ:n ja EKP:n perussääntöön. Lisäksi toiminnalliset yksiköt muokkaavat ja priorisoivat uudelleen toimintojaan EKP:n päätöksentekoelinten (johtokunnan ja EKP:n neuvoston) toiveiden sekä ulkoisen kehityksen mukaan. Tämä oli erityisen ilmeistä vuonna 2008 eli tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kohteena olevana vuonna, jolloin euroaluetta ja maailmantaloutta kohtasi vakavin talouskriisi sitten toisen maailmansodan. Avustavat toiminnalliset yksiköt ovat ryhtyneet toteuttamaan sisäisiä asiakastyytyväisyyskyselyjä, joilla selvitetään asiakkaiden tarpeita ja odotuksia EKP:n sisällä. EKP:n näkemyksen mukaan toiminnallisten yksiköiden toimintojen priorisoinnissa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa otetaan huomioon asiakkaiden tarpeet ja odotukset.

Kohta 28

Toiminnallisten yksiköiden ja tulosyksiköiden päälliköt keskustelevat toiminnallisten yksiköiden tehtävien etenemisestä ja suorittamisesta säännöllisissä palavereissa henkilöstöhallinnon, budjetoinnin ja organisaatiosuunnittelun pääosastoon kuuluvan budjetti-, resurssienhallinta- ja organisaatiosuunnittelutoimiston kanssa. Samalla käsitellään myös toimintojen lykkäämisen tai uusien toimintojen edellyttämiä resurssimuutoksia. Vaikka siis talousarvion seurantakertomuksissa keskitytään talousarvion toteutumiseen, näissä palavereissa seurataan kehitystä ja edistymistä tehtävien suorittamisessa.

Kohdat 31 ja 41

EKP:n vuosikertomuksessa tiedotetaan yleisölle EKP:n toiminnasta ja saavutuksista. Lisäksi vuoden lopussa laadittavassa EKP:n talousarvion seurantakertomuksessa ilmoitetaan suunniteltu ja toteutunut taloudellisten ja henkilöstöresurssien käyttö toimintokohtaisesti (erittely eurojärjestelmän toimintokaavion mukaan). Talousarviomenettelyssä resurssit kohdennetaan eri toiminnoille strategisten tavoitteiden perusteella (toiminnallisten yksiköiden omien strategisten tavoitteiden sekä resurssien pohjalta), joten raportissa tarkastellaan myös näiden tavoitteiden toteutumista. Näitä rahoitustietoja täydentää laadullinen arviointi, jossa tuodaan esiin vuoden tärkeimpiä saavutuksia. Niitä voidaan sitten verrata talousarvioasiakirjan keskeisiin linjauksiin. EKP:n mielestä edistystä ja tavoitteiden saavuttamista siis dokumentoidaan jo.

Kohdat 33 ja 52

Jokaviikkoisia raportointikokouksia ja säännöllistä vuoropuhelua johtokunnan jäsenten ja toiminnallisten yksiköiden päälliköiden kesken pidetään tehokkaan johtamisen kannalta parempana kuin pitkiä neljännesvuosittaisia tai puolivuosittaisia raportteja. Kukin johtokunnan jäsen seuraa vastuualueensa (1) toiminnallisten yksiköiden toimintoja (yhdessä yksiköiden päälliköiden kanssa) ja päättää asioiden saattamisesta tarvittaessa koko johtokunnan tietoon. Kullakin johtokunnan jäsenellä on säännöllisiä kahdenvälisiä seurantatapaamisia vastuullaan olevien yksiköiden päälliköiden kanssa osana seurantaprosessia. Tapaamiset ajoitetaan vuotuisen ja lyhemmän aikavälin suunnittelu- ja seurantaprosessin sekä sen eri vaiheiden mukaan (henkilöstöresurssien suunnittelu ja priorisointi, talousarviosuunnittelu, tulosindikaattoreista raportointi, asiakastyytyväisyyskyselyt, päätöksentekoelinten asialistojen suunnittelu- ja seurantaprosessi jne.), ja niissä raportoidaan toiminnallisten yksiköiden suunnitelmista, tavoitteista, edistyksestä ja saavutuksista sekä keskustellaan ja sovitaan suunnitelmiin tarvittavista muutoksista. Tapaamisissa käsiteltävät teemat ilmoitetaan etukäteen, ja taustamateriaalia tuotetaan tarpeen mukaan.

Lisäksi johtokunnalle toimitetaan vuosittain kokonaisraportti, jossa kerrotaan edistyksestä tulosindikaattoreihin liittyvien tavoitteiden saavuttamisessa. Johtokunta laatii EKP:n neuvostolle säännöllisiä seurantaraportteja – vuoden puolivälin ennusteen ja vuoden lopussa laadittavan talousarvion seurantakertomuksen – ja myös vuosikertomuksessa tiedotetaan EKP:n toiminnasta ja raportoidaan sen saavutuksista. Johtokunta saa myös säännöllisesti seurantaraportteja tärkeimmistä toiminnoista.

EKP haluaa myös tuoda esiin, että sihteeristön ohjelmasuunnittelutietokanta on kattava suunnittelu- ja seurantaväline, joka mahdollistaa tehokkaat jatkotoimenpiteet johtokunnan pyynnöstä ja tilannekatsausten tuottamisen tarpeen mukaan.

EKP:n kanta on, että säännöllistä johtokunnalle raportointia varten on olemassa erityiset vaatimukset ja käytännöt.

Kohta 37

Tulosindikaattoreita voidaan käyttää – ja käytetäänkin – sekä toiminnallisten yksiköiden suoriutumisen seurannassa että sen arvioinnissa. Koko EKP:n yhteisien tulosindikaattoreiden avulla pystytään tarkastelemaan asioita, joilla on merkitystä koko organisaation kannalta. Tulosindikaattorien avulla siis sekä raportoidaan ylemmälle johdolle että seurataan toiminnallisten yksiköiden tehtävien suorittamista.

Kohdat 48 ja 55

Kuten vastauksessa suositukseen 5 selvitetään, EKP on vakuuttunut, että arviointia on kehitetty ja toteutettu tarpeen mukaan. Arvioinnin kohteeksi on valittu kulloinkin tarkoituksenmukaisimmat alat. Tähän mennessä on suoritettu niin monia arviointeja (esim. nollapohjabudjetointimenettely ja useita organisaatiokehityshankkeita sekä niiden jatkotoimenpiteitä), että EKP ei usko olevan erityistä vaaraa, ettei korjaustoimenpiteisiin ryhdyttäisi tarpeen vaatiessa.

Kohta 51

Toiminnallisten yksiköiden / toimistojen hallintorakenteet ja hallinto-, suunnittelu- ja seurantakäytännöt on suunniteltu riittävän vankoiksi, jotta toiminta ja resurssien kohdentaminen eri toimintoihin on tehokasta. Toimintojen prioriteettiasemia EKP:n sisällä muutetaan säännöllisesti talousarviokierroksilla, ja lisäksi budjettikomitea (joka koostuu eurojärjestelmän edustajista) arvioi EKP:n talousarvion. Kuten vastauksissa suosituksiin 1 ja 2 mainitaan, muodollisen prosessin laatiminen vuotuisille työohjelmille tuonee mukanaan parannuksia lähinnä siihen, miten resurssien kohdentaminen eri tavoitteisiin dokumentoidaan. EKP ei siis usko olevan erityistä vaaraa, etteivät jotkin toiminnalliset yksiköt toimisi niin tehokkaasti ja vaikuttavasti kuin voisivat.

Suositukset 1 ja 2

EKP aikoo edelleen kehittyä jatkuvasti ensimmäisten kymmenen toimintavuotensa tapaan ja ottaa käyttöön muodollisemman prosessin vuotuisia työohjelmia varten. Hanke käynnistetään laatimalla prosessista vuoden 2010 alkupuoliskolla raakaversio, jota sitten kokeiluvaiheiden aikana hiotaan valituissa toiminnallisissa yksiköissä vuoden 2010 kuluessa ja alkuvuodesta 2011. Tavoitteena on saada prosessi käyttöön koko EKP:ssä vuoden 2011 puoliväliin mennessä. Uusissa työohjelmissa toiminnalliset yksiköt voivat muun muassa 1) kytkeä ennalta sovitut toimintonsa (eurojärjestelmän toimintokaavion pohjalta) strategisiin tavoitteisiin ja 2) määrittää yksityiskohtaisesti näihin toimintoihin kuuluvat erityiset suoritteet ja suunnitella niihin liittyvät mahdolliset rahoitus- ja henkilöstötarpeet.

Kehittäessään ja vakiinnuttaessaan näitä työohjelmia vuonna 2010 EKP pyrkii luomaan hyviä hallintokäytäntöjä, joita voidaan soveltaa kaikissa toiminnallisissa yksiköissä. Tässä hyödynnetään etenkin kaavailtuja kokeiluvaiheita sekä varta vasten perustettuja strategisia työpajoja.

EKP hyväksyy siten molemmat suositukset.

Suositukset 3 ja 4

Kuten vastauksessa kohtiin 33 ja 52 huomautetaan, toiminnallisten yksiköiden päälliköt raportoivat johtokunnan jäsenille säännöllisissä kahdenvälisissä seurantatapaamisissa ja esittelevät yksiköidensä suunnitelmia, tavoitteita, edistystä ja saavutuksia. Samalla keskustellaan ja sovitaan suunnitelmiin tarvittavista muutoksista.

Lisäksi toiminnallisten yksiköiden päälliköillä ja muilla tulosyksiköiden päälliköillä on budjetti-, resurssienhallinta- ja organisaatiosuunnittelutoimiston kanssa säännöllisiä tilannepalavereja, joissa keskustellaan muuttuneista resurssitarpeista, lykkäyksistä, uusista toiminnoista sekä toimintojen mahdollisesta uudelleenpriorisoinnista vuoden aikana. Näissä palavereissa saadaan kuva kehitystilanteesta eri yksiköissä. Niiden avulla voidaan seurata edistystä vuotuisten toimintojen toteuttamisessa, ja ne toimivat pohjana, jos alkuperäisiin suunnitelmiin joudutaan tekemään muutoksia. Tilannekuva kirjataan muodollisesti vuoden puolivälin ennusteeseen.

Hankekomitea ja hankeryhmät seuraavat säännöllisesti hankkeita ja investointeja, ja mikäli ne koskevat koko EKPJ:tä/eurojärjestelmää, myös EKPJ:n/eurojärjestelmän komiteat osallistuvat seurantaan. Lisäksi johtokunnalle toimitetaan vuosittain kokonaisraportti, jossa kerrotaan edistyksestä tulosindikaattoreihin liittyvien tavoitteiden saavuttamisessa. Kuten edellä todettiin, johtokunta laatii EKP:n neuvostolle säännöllisesti seurantaraportteja – vuoden puolivälin ennusteen ja vuoden lopussa laadittavan talousarvion seurantakertomuksen – ja myös vuosikertomuksessa tiedotetaan ja raportoidaan EKP:n toiminnasta ja saavutuksista. Johtokunta saa myös säännöllisesti seurantaraportteja tärkeimmistä toiminnoista.

Kaiken lisäksi sihteeristön ohjelmasuunnittelutietokanta on kattava suunnittelu- ja seurantaväline, joka mahdollistaa tehokkaat jatkotoimenpiteet johtokunnan pyynnöstä ja tilannekatsausten tuottamisen tarpeen mukaan.

EKP aikoo kuitenkin ottaa käyttöön muodollisemman prosessin vuotuisille työohjelmille (ks. vastaus suositukseen 1), mikä sekin parantaa entisestään raportointia toiminnallisten yksiköiden toiminnoista ja niiden strategisten tavoitteiden saavuttamisesta. Suositukset 3 ja 4 hyväksytään siten osittain.

Suositus 5

Tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen kohdassa 47 todetaan, että ”EKP:ssä on tehty useita aloitteita, jotta voitaisiin mitata vaikutuksia ja arvioida lisäarvoa”. Näihin aloitteisiin voidaan lukea muun muassa nollapohjabudjetointimenettely, organisaation kehityshankkeet, sisäiset asiakastyytyväisyyskyselyt, yleisen mielipiteen seuranta- ja arviointikyselyt sekä vertailuarvioinnit. Organisaation kehityshankkeet ovat suunniteltuja ja selkeästi jäsennettyjä hankkeita, joiden tarkoituksena on arvioida organisaatiota ja tarjota opastusta prosessien tai toiminnallisten yksiköiden parantamiseen tai muokkaamiseen.

EKP on vakuuttunut, että arviointia on kehitetty ja toteutettu tarpeen mukaan. Arvioinnin kohteeksi on valittu kulloinkin tarkoituksenmukaisimmat alat (2). Johtokunnalla on tämä organisatorinen väline käytössään tuleviakin tarpeita ajatellen.

EKP katsookin, että tämä suositus on jo toteutettu: kaivattu arviointijärjestelmä on käytössä ja toimii tehokkaasti.

Suositusten toteuttaminen

Suositus 5 on jo toteutettu. Suositukset 1 ja 2 – sekä suositukset 3 ja 4 tämän vastauksen mukaisesti – toteutetaan vuosina 2010 ja 2011.

(1) Kullakin johtokunnan jäsenellä on säännöllisiä kahdenvälisiä tapaamisia vastuualueensa toiminnallisten yksiköiden päälliköiden kanssa.

(2) Organisaation kehityshankkeita on toteutettu seuraavissa yksiköissä: viestintäosastolla, hallinnon pääosastolla (toimitilajohtamista koskeva kehityshanke), tietotekniikan pääosastolla (tietotekniikkatoimien strateginen tarkistaminen), rahoitusjärjestelmän vakauden pääosastolla (Euroopan järjestelmäriskikomitean perustamisen yhteydessä) sekä markkinaoperaatioiden pääosastolla.