Komission tiedonanto neuvostolle, Euroopan parlamentille, talous ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle Euroopan unionin tiedotus ja viestintäpolitiikan uusi yhteistyökehys

SISÄLLYS

Johdanto

I. Yhteistyö toimielinten kesken ja jäsenvaltioiden kanssa

I.1. Komission ja parlamentin joustava yhteistyökehys

I.1.1 Toimielinten tiedotusyhteistyöryhmä (IGI)

I.1.2 Komission ja parlamentin operatiiviset yksiköt

I.1.3 Käytännön yhteistyö: edustustot ja tiedotustoimistot

I.2 Uusi kehys neuvoston, muiden toimielinten, jäsenvaltioiden ja niiden parlamenttien kanssa tehtävälle yhteistyölle

II. Komission tiedotus- ja viestintäpalvelut

II.1 Yleiset tiedotuspalvelut

II.2 Alakohtainen tiedotustoiminta

II.3 Toiminnan välineet ja niiden arviointi

III. Jatkotoimenpiteet

Liite: Tiedotus- ja viestintätoiminnan välineet ja niiden arviointi

JOHDANTO

Komission tiedonannon perimmäisenä tavoitteena on uudistaa toimielinten välisiä suhteita luomalla uusi yhteistyömuoto yhteisten asioiden käsittelyä varten. Tämä merkitsee tiedotuspolitiikan yhteistä toteuttamista ja helposti hallittavia, hajautettuja ja mahdollisimman vähän byrokratiaa vaativia hallinnollisia järjestelyjä. On toki selvää, että eri toimielimet vastaavat edelleen oman viestintä- ja tiedotusstrategiansa painotuksista. Vastaavasti ne säilyttävät autonomiansa omaa toimintaansa koskevan poliittisen tiedottamisen ja keskeisten tavoitteidensa toteuttamiskeinojen suhteen.

Tiedonannossa hahmotellaan uutta toimintakehystä tiedotusta ja viestintää koskevalle yhteistyölle. Tiedonanto on vastaus Euroopan parlamentin ja Eurooppa-neuvoston esittämiin pyyntöihin. Euroopan parlamentti on jo useita kertoja kehottanut komissiota laatimaan yhteisen tiedotus- ja viestintästrategian. [1] Myös Eurooppa-neuvosto kehotti kokouksessaan Helsingissä joulukuussa 1999 Euroopan parlamenttia, neuvostoa ja komissiota koordinoimaan unionia koskeva yleinen tiedotustoimintansa ja optimoimaan resurssien käyttö. Samalla komissiota pyydettiin tarkastelemaan unionin tiedotuspolitiikkaa yleisesti ja sen yhteydessä parantamaan jäsenvaltioissa olevien tiedotustoimistojen koordinointia ja kansallisten tiedotustoimistojen kanssa harjoitettavaa yhteydenpitoa.

[1] Päätöslauselma EU:n tiedotus- ja viestintäpolitiikasta, annettu 14. toukokuuta 1998.

Kaikilta toimielimiltä ja jäsenvaltioilta tarvitaan tuntuva panos, jotta saadaan nopeasti vakuuttavia tuloksia. Näitä tuloksia on myös arvioitava säännöllisesti. Tämän haastavan tehtävän onnistunut toteuttaminen edellyttää henkilöresurssien ja määrärahojen lisäämistä.

Tiedotuspolitiikassa on tarkoitus toteuttaa tuntuvia muutoksia. Tiedonannossa asetetaan seuraavat tavoitteet:

* Määritellään muutoksen toteuttamiskeinot (kehitetään välineitä ja asetetaan ne yhteiseen käyttöön).

* Hankitaan kansalaisten tuki tavoitteille, joihin kuuluu aidon vuoropuhelun edistäminen, unionin tuominen lähemmäksi kansalaisia, huolehtiminen siitä, että kansalaiset saavat oikeaa tietoa, ytimekäs viestintä, tiedontarpeen ennakoiminen sen sijaan, että vain reagoidaan tapahtumiin, unionin kehittäminen läheisemmäksi ja kansalaisille tutuksi ja tärkeäksi.

* Järjestetään toimielinten, jäsenvaltioiden (valtakunnallisten, alue- ja paikallisviranomaisten) ja kansalaisyhteiskunnan yhteistyö hajauttamalla tiedonvälitystä.

Tämä merkitsee uutta toimintaympäristöä unionille, jossa on tapahtunut syvällisiä muutoksia viime aikoina. Kansalaisten odotukset ja vaatimukset, tarve välittää tietoa ruohonjuuritasolle ja eurooppalaista hallintotapaa koskeva keskustelu ovat yhdessä lisänneet yhteisön toimielinten ja jäsenvaltioiden paineita tiivistää yhteistyötään ja kehittää uusia yhteistyömuotoja. Tarvitaan myös toimielinten keskinäistä yhteistyötä, jotta kansalaisille välittyvä kuva toimielinten toiminnasta kirkastuisi.

Panokset ovat siis korkeat. Kuten tiedonannossa todetaan, asiasta on käytävä avoin keskustelu. Tätä keskustelua on kuitenkin jäsennettävä, ja sille on asetettava tarkka aikataulu ja selkeät tavoitteet. Tiedonannon tarkoituksena onkin juuri herättää keskustelua esittämällä yhteistyökehys, jonka varaan voidaan jatkossa rakentaa. Keskustelussa olisi puolestaan keskityttävä pohtimaan sisältökysymyksiä.

I. Yhteistyö toimielinten kesken ja jäsenvaltioiden kanssa

Kansalaiset odottavat saavansa vapaasti ja vaivattomasti haluamansa tiedot EU:n asioista. Tämän oikeutetun vaatimuksen täyttäminen ja toisaalta eurooppalaisen hallintotavan ja koko unionin kehittäminen edellyttää nykyaikaista, tehokasta ja luotettavaa tiedotuspolitiikkaa. EU:n toimielimet - erityisesti komissio, parlamentti ja neuvosto - ovat sitoutuneet avoimuuteen, läpinäkyvyyteen (asiakirjojen julkisuus) ja vastuullisuuteen. Tämä merkitsee toimielimille uutta haastetta ja tarjoaa hyvän tilaisuuden vahvistaa ja uudistaa yhteistyötä, jota toimielimet tekevät keskenään ja jäsenvaltioiden kanssa.

Tässä tiedonannossa hahmotellaan uutta toimintakehystä Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäyhteistyölle. Samalla todetaan toimielinten ja jäsenvaltioiden velvoitteet. Kehys ei ole poissulkeva, vaan kaikki toimielimet yhdessä jäsenvaltioiden ja niiden parlamenttien kanssa kutsutaan osallistumaan yhteistyöhön tiedotuksen ja viestinnän kehittämiseksi.

Valittu näkökulma on selkeä, byrokratiaa kaihtava ja hajautettu. Tavoitteena on keskinäisen luottamuksen vahvistaminen toimielinten välillä.

Unionin tuominen lähelle kansalaisia

Euroopan unioni on tuotava lähemmäksi kansalaisia: tämä on tiedotus- ja viestintäpolitiikan ydin. Unionin rakenteiden ja toimielinten on mukauduttava tähän vaatimukseen ja tehtävä EU tutuksi tarjoamalla selkeää, asiallista ja kansalaisten kannalta olennaista tietoa. Tämä vaatimus liittyy läheisesti keskusteluun, jota käydään parhaillaan eurooppalaisesta hallintotavasta ja erityisesti siitä, miten toimielimet pitäisi varustaa täyttämään tiedotus- ja viestintätehtävänsä paremmin. Kansalaisten on myös saatava riittävästi tietoa Euroopan unionin perusoikeuskirjasta, jotta he saisivat siitä täyden hyödyn. Näin tiedotus ja viestintä muodostuvat Euroopan yhteisölle hallinnan strategiseksi työkaluksi ja Euroopan parlamentin toivomus kansalaisten osallistamisesta voidaan täyttää.

Toimielimille on monin tavoin vaikeaa lähestyä kansalaisia, eikä voida odottaa, että ne käynnistäisivät itse keskustelun tai kävisivät sitä sisäisesti. On löydettävä keinot ylittää kielelliset, kulttuuriset, poliittiset ja institutionaaliset esteet ottaen samalla huomioon jäsenvaltioiden väliset erot.

Ei ole montakaan asiaa, joille olisi olemassa yhtenäinen unionin laajuinen yleisö. Siksi toimielinten on sovitettava viestintänsä yleisönsä mukaan. Tätä varten on hyödynnettävä yhteistyösuhteita kaikilla tasoilla, käytettävä tehokkaasti uutta viestintätekniikkaa ja -teknologiaa ja tarjottava kansalaisille mahdollisuus antaa palautetta.

Vastuullisuus

Tiedotusta on hajautettava huomattavasti nykyisestä. Yhtä tärkeää on kuitenkin varmistaa tiedonkulun johdonmukaisuus ja luotettavuus. Toimielimet vastaavat nyt ja tulevaisuudessakin omasta toiminnastaan. Siksi niiden onkin pyrittävä toimintansa ja resurssiensa mahdollisimman tehokkaaseen yhteisvaikutukseen.

Vastaavasti toimielimet (ja niiden edustajat) hoitavat itsenäisesti omia suhteitaan lehdistöön ja muihin tiedotusvälineisiin. Yhteistyö lehdistön kanssa on ensiarvoisen tärkeää nykymaailmassa, sillä se on ehdoton edellytys uusien tietojen, politiikkojen ja mielipiteiden leviämiselle. Tiedotus- ja viestintästrategian avulla olisi mahdollisuuksien mukaan helpotettava yhteistyötä tiedotusvälineiden kanssa huolehtimalla siitä, että ajankohtaisista aiheista on vaivattomasti saatavilla tosiasioihin perustuvaa ja ajantasaista tietoa. Lehdistötoiminta ei kuitenkaan suoraan liity tiedotus- ja viestintästrategiaan. Kukin toimielin vastaa edelleen omasta lehdistötoiminnastaan ja omien politiikkojensa ja toimintojensa esittelystä, edistämisestä ja puolustamisesta.

Toimielinten autonomia

Uusi yhteistyökehys ei kajoa toimielinten autonomiaan. Niinpä Euroopan komissio vastaa yksin viestintä- ja tiedotustoiminnasta, joka liittyy sen yksinomaisiin toimivaltuuksiin, kuten aloiteoikeuteen, perussopimusten noudattamisen valvomiseen ja talousarvion toteuttamiseen budjettivallan käyttäjän valvonnan alaisena. Euroopan parlamentin on puolestaan lainsäätäjänä, budjettivallan käyttäjänä ja demokraattisesta valvonnasta vastaavana toimielimenä voitava täysin itsenäisesti ilmaista kantansa, ja sen jäsenten on saatava vapaasti puhua haluamistaan aiheista.

Toimielinten tiedotustoiminta

Koska rivikansalaiset tuskin arvostavat pikkutarkkaa erottelua toimielinten välillä, ja vielä vähemmän komission eri yksiköiden välillä, tarvitaan sekä tehokkaampia toimielinten (erityisesti komission ja Euroopan parlamentin) yhteistyöjärjestelyjä että komission oman toiminnan tehostamista.

Tiedotustoiminta voidaan jakaa kolmeen tyyppiin. Yleisluonteisen tiedotuksen kohdeyleisönä on koko EU:n väestö, vaikka siihen kuuluu myös selkeille kohderyhmille, kuten naisille tai nuorille, suunnattua tiedotusta. Sen lisäksi, että komissio selittää omaa tehtäväänsä, politiikkaansa ja toimintaansa, tämäntyyppisessä tiedotuksessa on käsiteltävä EU:n kansalaisten oikeuksia ja mahdollisuuksia ja EU:n toiminnan vaikutuksia kansalaisiin. Yleisluonteinen tiedotus kattaa luonnollisesti myös EU:n päätöksentekoprosessin, toimielinten vastuun kansalaisia kohtaan ja yleistä mielenkiintoa herättävät aiheet, kuten EU:n varojen käytön.

Asiantuntijatiedotus on suunnattu erityisryhmille, jotka tarvitsevat yksityiskohtaista tietoa jostakin EU:n politiikan osa-alueesta. Muun muassa komission pääosastoissa on yksiköitä, joiden tehtävänä on auttaa tämäntyyppistä tietoa tarvitsevia.

Kolmas tiedotuksen muoto on lehdistötiedotus, josta suuri osa käsittelee päivänpolttavia aiheita. Siihen kuuluu kuitenkin myös erikoistuneemman taustamateriaalin toimittamista. Lehdistötiedotuksella on valtava merkitys koko väestön kannalta, vaikka sen välitön kohdeyleisö onkin toinen kuin muiden tiedotustyyppien.

Tiedotustoiminta on nähtävä osana laajempaa viestintästrategiaa, jonka tehtävänä on virittää valveutunutta EU-keskustelua. Tämä ei merkitse sitä, että tiedottajien olisi ryhdyttävä politiikoiksi ja alettava ajaa jonkin tietyn EU-kannan omaksumista. Koska komission tehtävänä on ehdottaa toimenpiteitä, joilla perustamissopimuksen määräykset toteutetaan käytännössä, sillä on kuitenkin velvollisuus tiedottaa koko EU:n väestölle ajamiensa päämäärien olennaisesta sisällöstä. Tässä sen on toimittava yhteistyössä niin EU:n muiden toimielinten kuin kansallisten ja alueellisten elinten kanssa.

I.1. Komission ja parlamentin joustava yhteistyökehys

Tiedotus- ja viestintätoiminta ja -strategia kuuluvat kiistattomasti sekä komission että Euroopan parlamentin poliittisiin painopisteisiin, mikä näkyy muun muassa kyseisiin budjettikohtiin osoitetuista määrärahoista. Yhteistyökehyksen tulee ilmentää toimielinten vahvaa poliittista sitoutumista tiedotukseen ja viestintään, samalla kun se luo perustan päätoimipaikalla tehtäville toimintaa koskeville päätöksille ja kentällä tehtävälle käytännön yhteistyölle.

Uudessa yhteistyökehyksessä on kolme eri tasoa, joiden toimintaa kehys säätelee eri tavoin:

* Poliittista tasoa edustaa toimielinten tiedotusyhteistyötyöryhmä IGI (Inter-institutional Group on Information), joka määrittelee viestintä- ja tiedotuspolitiikan yleiset suuntaviivat ja painopisteet ottaen huomioon Euroopan parlamentin valiokuntien toimivaltuudet tällä alalla.

* Operatiivista tasoa edustavat komission osalta lehdistö- ja viestintäpääosasto PO PRESS ja Euroopan parlamentin tiedotus- ja suhdetoiminnan pääosasto PO III, jotka päättävät toiminnasta ja valvovat sen toteuttamista.

* Kenttätasoa edustavat komission edustustot ja Euroopan parlamentin tiedotustoimistot, jotka toteuttavat toimintaa jäsenvaltioissa.

I.1.1 Toimielinten tiedotusyhteistyöryhmä (IGI) [2]

[2] IGI on komission ja Euroopan parlamentin yhteinen työryhmä, jossa on edustajia ja puheenjohtaja kummastakin toimielimestä. Työryhmän alkuperäisenä tehtäväkenttänä olivat ensisijaiset tiedotushankkeet (PRINCE-kampanjat), mutta sen tehtäviä on laajennettu käsittämään kaikki tiedotus- ja viestintätoiminta.

Tarkoitus on perustaa toimielinten tiedotusyhteistyöryhmä (IGI), joka vastaa yhteistyöstä poliittisella tasolla. Työryhmälle lankeaa kaksi keskeistä tehtävää: toisaalta valvoa, että toimielinten yhteistyö toimii saumattomasti, ja toisaalta seurata komission ja Euroopan parlamentin yleisluonteiseen ja asiantuntijatiedotukseen liittyvän yhteistyön edistymistä ja esittää suuntaviivoja sen kehittämiselle.

Työryhmän vuosikokous pidetään sen jälkeen, kun seuraavaa varainhoitovuotta koskevan alustavan talousarvioesityksen ensimmäinen käsittely Euroopan parlamentissa on saatu päätökseen. IGI:n vuosikokous vahvistaa tulevan toiminnan painopisteet ja tarkastelee yhteistyön edistymistä komission raportin ja tarvittaessa muiden toimielinten laatimien selvitysten pohjalta. Komission ja parlamentin yksiköt laativat IGI:lle luonnoksen tiedotustoiminnan työsuunnitelmaksi, jossa esitetään myös kussakin jäsenvaltiossa toteutettavan toimet. IGI laatii myös tiedotus- ja viestintätoiminnan monivuotiset suuntaviivat.

IGI antaa yhteisten toimien yleissuunnittelun osana suosituksia ja tekee suurten tiedotuskampanjojen toteutusta ja rahoitusta koskevia ehdotuksia. Toimielimet raportoivat säännöllisesti IGI:lle toteuttamistaan tiedotustoimista. Näin työryhmässä voidaan käydä ajantasaisiin tietoihin perustuvaa poliittista keskustelua saavutetuista tuloksista ja tulevista tavoitteista.

Toiminnan seurannan perusteella IGI tekee strategiapäätöksen, jossa muun muassa:

* määrätään seuraavan vuoden (tai seuraavien vuosien) tiedotustoiminnan painopisteet

* määritellään eri painopistealueiden yleistavoitteet ja toteutusstrategia

* valitaan strategian toteuttamisessa käytettävät välineet (Prince-ohjelma, suuret tiedotuskampanjat ym.)

* esitetään seurantaa ja vaikutusten arviointia koskevia suosituksia.

Työryhmä voi kokoontua tarpeen mukaan myös muina ajankohtina tarkastelemaan tärkeimpien toimintojen edistymistä ja laatimaan ehdotuksia käynnissä olevien kampanjojen muuttamisesta tai niiden painotusten tarkistamisesta.

Työryhmän keskeisiin tehtäviin ja vuosikokouksen asialistan vakiokohtiin kuuluu toimielinten yhteistyön jatkuva arviointi. Sen yhteydessä harkitaan tarvetta uudistaa tiedotus- ja viestintätoimintaa koskevia ammattieettisiä ohjeita.

Toimielimet ottavat huomioon IGI:n päätökset ja suositukset, mutta säilyttävät samalla täyden autonomiansa. Kukin toimielin antaa yksityiskohtaisen ilmoituksen siitä, miten sen edustajat osallistuvat tiedotuskampanjoihin ja -toimintaan.

I.1.2 Komission ja parlamentin operatiiviset yksiköt

Toimielinten yksiköt (komissiossa PO PRESS ja Euroopan parlamentissa PO III) vastaavat tiedotustoiminnan valmistelusta, toteutuksesta, seurannasta ja arvioinnista noudattaen vahvistettuja suuntaviivoja ja sovitun yhteistyökehyksen puitteissa annettuja ohjeita. Yksiköt vaihtavat tietoja ja antavat toisilleen apua kaikissa näissä toiminnoissa.

Komission ja parlamentin tiedotus- ja viestintätoiminnasta vastaavat pääjohtajat avustavat IGI:tä sen työssä. Pääjohtajat tai heidän edustajansa tapaavat säännöllisesti vähintään kaksi kertaa vuodessa tarkastellakseen raportteja tiedotustoiminnan toteutuksesta, vaihtaakseen tietoja tuoreista toimintasuunnitelmista ja valmistellakseen IGI:n kokouksia.

Pääosastot kutsuvat säännönmukaisesti tarkkailijan toisesta toimielimestä osallistumaan yleisluonteisesta tiedotustoiminnasta vastaavien toimitusten tai muiden vastaavien ryhmien työhön. Tarkkailijoiksi kutsutaan myös muiden toimielinten ja tarvittaessa muidenkin tahojen edustajia, kuten tiedotustoimintaan erikoistuneita jäsenvaltioiden edustajia.

Kun operatiivinen yksikkö (PO PRESS tai PO III) perustaa toimituksellisista tai muista tiedotukseen liittyvistä tehtävistä vastaavan keskustasolla toimivan ryhmän, se kutsuu toisen toimielimen yksikön nimittämään ryhmään tarkkailijan.

Kyseisten pääosastojen olisi edelleen pohdittava erilaisten viestintämuotojen yhteiskäytön kehittämistä. Tällä hetkellä yhteiskäytössä ovat Europa-verkkosivusto, Europe by Satellite -televisiolähetykset (EbS) ja toimielinten kirjastot.

Lisäksi pääjohtajat tapaavat vastaavia tehtäviä muissa toimielimissä hoitavia henkilöitä ja valvovat nykyisten koordinointikomiteoiden työtä (esim. Europa-sivuston tai Europe by Satelliten kehittämiseksi). Lisäksi he huolehtivat siitä, että toimielimet hyödyntävät johdonmukaisesti uutta tekniikkaa ja että kansalaiset saavat niiltä vaivattomasti ajantasaista tietoa.

Lähiaikoina on tarkoitus käsitellä toimielinten ja jäsenvaltioiden edustajista koostuvan tiedotus- ja viestintäalan neuvottelukunnan perustamista. Neuvottelukunnan jäseniksi voitaisiin kutsua myös ulkopuolisia neuvonantajia ja asiantuntijoita, jotka ovat perehtyneet sellaisiin erityiskysymyksiin kuin viestinnän keinojen hyödyntämiseen liittyvät parhaat käytännöt, tehokas yhteiskäyttö, vaikutusten arviointi ja arviointikriteerit.

I.1.3 Käytännön yhteistyö: edustustot ja tiedotustoimistot

Jäsenvaltioissa sijaitsevat komission edustustot ja Euroopan parlamentin tiedotustoimistot tekevät nykyisin tarpeen mukaan yhteistyötä paikallistasolla. Kumpikin toimielin käyttää runsaasti varoja jäsenvaltioissa annettavaan tiedotukseen ja vaatii paikallisilta yksiköiltään tuloksia. Uusi yhteistyökehys edellyttää tiedotustoiminnan tehostamiseksi tiivistä paikallista koordinointia, tietojenvaihtoa ja muuta yhteistyötä.

Yhteistyön laajuus ja toteutustapa

Edustustoista ja tiedotustoimistoista tulee uudessa yhteistyökehyksessä kaiken jäsenvaltioihin hajautetun tiedotustoiminnan keskuksia. Niiden tehtäväkenttä kattaa kaikki IGI:n päätöksissä ja suuntaviivoissa mainitut alat. Sen sijaan jommankumman toimielimen yksinomaiseen toimivaltaan kuuluva toiminta ei kuulu jäsenvaltioissa tehtävän paikallisen yhteistyön piiriin.

Jäsenvaltioissa sijaitsevien edustustojen ja tiedotustoimistojen päälliköt vastaavat IGI:n päättämien ja tiedotuksesta vastaavien pääosastojen valmistelemien toimien käytännön toteutuksesta. Yhteistyö perustuu yleensä paikallisten yhteyksien järjestelmälliseen vaalimiseen ja säännölliseen tietojenvaihtoon tulevaisuudensuunnitelmista ja uusista aloitteista. Tiedotustoimistojen ja edustustojen on haettava mahdollisuuksien mukaan yhteisiä ratkaisuja yhteisiin ongelmiin.

Edustustojen ja tiedotustoimistojen päälliköt vastaavat toimielinten kenttätason yhteistyöstä asemamaassaan. He kutsuvat toisensa säännönmukaisesti jäseniksi paikallistason johtoryhmiin, toimituskuntiin ja vastaaviin elimiin, joissa käsitellään molempia toimielimiä kiinnostavia asioita. Säännöllisen yhteistyön helpottamiseksi noudatetaan seuraavia ohjeita:

* samassa jäsenvaltiossa toimivan edustuston ja tiedotustoimiston päälliköt tapaavat kerran kuukaudessa vuorotellen jommankumman toimistossa

* päälliköt toimittavat omalle toimielimelleen kustakin kokouksesta kirjallisen asialistan ja pöytäkirjan yhteenvedon

* kaikkien edustustojen ja tiedotustoimistojen päälliköt kokoontuvat kahdesti vuodessa; näistä toisen kokouksen päätehtävänä on valmistella IGI:n vuosikokousta.

Yhteistyössä on otettava huomioon paikalliset olot ja asemamaan erityispiirteet. Toimielimet pyrkivät toiminnassaan parhaimpaan mahdolliseen yhteisvaikutukseen (yhteiset toimitilat, tiedotuskanavat, Internet-sivustojen linkittäminen ym.) ja tekevät ylipäätään yhteistyötä aina, kun siitä on käytännön hyötyä.

Edustustojen ja tiedotustoimistojen päälliköt sitoutuvat pohtimaan kaiken tiedotus- ja viestintätoimintansa yhteydessä, miten molempien toimielinten edustajat saataisiin mukaan toimintaan. Kaikissa tapauksissa on pyrittävä edistämään moniarvoisuutta ja avointa keskustelua.

Yhteiset toiminnat: toiminta-ajatus ja säännöt

Euroopan unionia ja sen politiikkaa koskevien perustietojen välittäminen on komission, Euroopan parlamentin, neuvoston, muiden toimielinten ja jäsenvaltioiden yhteinen tehtävä. Se onnistuu parhaiten kunkin jäsenvaltion oloihin sovitettujen tiedotuspisteiden ja tietoverkkojen avulla.

Tiedon on oltava mahdollisimman helposti saatavissa. EU on tehtävä tutuksi, se ei saa jäädä etäiseksi politiikan käsitteeksi. Joissakin jäsenvaltioissa on erityisen tärkeää löytää toimielimille paikallisesti tunnettuja ja uskottavia viestittäjiä. Koska toimielimet eivät edes yhdessä pysty tavoittamaan kaikkia kansalaisia ilman apua, yhteistyö jäsenvaltioiden, kansalaisyhteiskunnan edustajien ja kansalaisjärjestöjen kanssa on ratkaisevan tärkeää. Tiedotuksen on oltava ajanmukaista ja käyttäjäystävällistä, ja siinä on käsiteltävä asioita, jotka todella koskettavat kansalaisia. Edustustojen tehtävänä on koordinoida tiedotuspisteiden ja tietoverkkojen toimintaa ja koulutusta ja välittää niille aineistoa komission päätoimipaikasta.

Näistä syistä edustustojen ja tiedotustoimistojen nykyistä toiminta-ajatusta on syytä arvioida ja tarpeen mukaan uudistaa. Komissio aikoo sovittaa edustustojen toimintaohjeet uuden yhteistyökehyksen mukaisiksi. Tämä merkitsee suurelle yleisölle suunnatun tiedottamisen nostamista uudeksi painopisteeksi tiedotusvälineille ja poliittisille kontakteille suunnatun tiedottamisen rinnalle. Muutoksia on tehtävä myös sen varmistamiseksi, että IGI:n päätösten mukaisille kampanjoille ja muille toimille pannaan riittävästi painoa kenttätyössä.

Euroopan parlamentille on ehdotettu vastaavien muutosten tekemistä tiedotustoimistojen toiminta-ajatukseen erityisesti lehdistölle ja muille tiedotusvälineille suunnatun tiedotustoiminnan osalta. Myös tiedotusvälineiden ja tietoverkkojen hyödyntämisen lisäämistä toiminnan painopisteisiin voitaisiin harkita.

Lisäksi on ehkä syytä pohtia Euroopan komission edustustojen ja Euroopan parlamentin tiedotustoimistojen yhteistyötä koskevien toimintasääntöjen (annettu 15. tammikuuta 1998) tarkistamista tässä tiedonannossa hahmoteltujen periaatteiden mukaisesti määräämällä ehdotuksen mukaisia säännöllisiä kokouksia koskevista muodollisista vaatimuksista ja osoittamalla alat, joilla yhteistyötä tarvitaan.

I.2 Uusi kehys neuvoston, muiden toimielinten, jäsenvaltioiden ja niiden kansanedustuslaitosten kanssa tehtävälle yhteistyölle

Tiedotus- ja viestintävelvollisuus koskee kaikkia toimielimiä ja jäsenvaltioita. Seuraavassa hahmotellaan joustavaa yhteistyökehystä, johon kaikki toimielimet ja jäsenvaltiot kutsutaan osallistumaan aina kun se on tarkoituksenmukaista.

Neuvosto

Neuvostolla on varsin vähän määrärahoja tiedotukseen ja viestintään, ja se harjoittaakin erilaista tiedotus- ja viestintäpolitiikkaa kuin Euroopan parlamentti ja komissio. Neuvosto hoitaa toki omat suhteensa lehdistöön ja tiedotusvälineisiin, ja joiltakin osin se käyttää samoja viestinnän keinoja kuin muutkin toimielimet. Eurooppa-neuvosto esitti kuitenkin Helsingissä pidetyn kokouksensa päätelmissä, että neuvoston olisi osallistuttava koordinoituun Euroopan unionia koskevaan yleiseen tiedotustoimintaan. Lisäksi Eurooppa-neuvosto pyysi komissiota parantamaan jäsenvaltioissa olevien edustustojensa ja kansallisten tiedotustoimistojen välistä koordinointia.

Neuvostolla on muiden toimielinten tavoin omat Internet-sivunsa Europa-sivustossa ja se osallistuu myös Europe by Satellite (EbS) -lähetyksiin. Neuvostolla on myös edustajansa eri toimituskunnissa ja hallintoelimissä, mutta muuten se ei osallistu tiedotus- ja viestintäpolitiikan muotoilemiseen. Neuvosto ei ole tällä hetkellä mukana IGI:ssä.

Tulevaisuudessa neuvosto voisi alkaa tiedottaa toisen ja kolmannen pilarin asioista. Tämä edellyttää kuitenkin komission, Euroopan parlamentin ja neuvoston toiminnan koordinointia, joka menee nykyistä viestintäkanavien yhteiskäyttöä pidemmälle. Toistaiseksi neuvosto ei ole esittänyt yleistä tiedotus- ja viestintästrategiaa, mutta nopean toiminnan joukkojen perustaminen ja unionin lisääntyvä osallistuminen kansainvälisiin rauhanturvaoperaatioihin voi muuttaa tilannetta. Komissio aikoo pyytää neuvostoa pohtimaan sitä, miten toimielinten olisi tiedotettava näistä asioista, ja miten neuvosto aikoo osallistua IGI:n toimintaan.

Jäsenvaltioiden hallitukset saattavat hyvinkin katsoa, että niillä on käytössään jo riittävästi tiedotuksen ja viestinnän keinoja. Siksi mahdollisuudet unionin tason yhteistoimintaan, johon osallistuisivat sekä neuvosto että jäsenvaltiot, rajoittunevat viestintäkanavien yhteiskäyttöön. Europan ja EbS:n tarjoamien sähköisten viestintäpalvelujen täydentämiseksi harkitaan yhteisen vierailu- tai tiedotuskeskuksen perustamista Brysseliin ja toimielinten kirjastojen yhteistyön tiivistämistä, vaikka lopullisia päätöksiä asiasta ei ole vielä tehty. Toimielinten yhteistyö lehdistökatsausten ja -arvostelujen kokoamisessa parantaisi kaikkien toimielinten kannalta hyödyllistä palvelua ja tarjoaisi mittakaavaetuja.

Muut toimielimet ja virastot

Kaikkien toimielinten olisi osallistuttava unionin tiedotustoimintaan omalla vastuualueellaan. Komissio katsoo, että tiedotusnäkökulman tulisi olla osana kaikkea toimielinten välistä normaalia yhteydenpitoa. Toimielinten on sovittava keskenään, millaista aineistoa annetaan julkisuuteen. Kunkin toimielimien oman aineiston on päästävä riittävästi esille. Näin toimitaan jo nyt esimerkiksi komission ja alueiden komitean sekä talous- ja sosiaalikomitean välisissä suhteissa.

Parhaillaan viimeistellään komission ja komiteoiden yhteisiä julistuksia, joissa käsitellään näiden näkökohtien suhdetta kansalaisyhteiskuntaan ja unionin alueisiin. Komissio on valmis ottamaan huomioon myös muiden toimielinten ehdotukset näistä näkökohdista.

Jäsenvaltiot ja niiden kansanedustuslaitokset

Koska tiedotusstrategian on käsitettävä mahdollisimman laaja keinovalikoima kansalaisille suunnatun tiedottamisen järjestämiseksi, toimielinten on pyrittävä mahdollisimman kattavaan yhteistyöhön jäsenvaltioiden keskus-, alue- ja paikallisviranomaisten kanssa. On selvää, että tiedotus- ja viestintästrategia toimii parhaiten, jos tieto saavuttaa kansalaiset mahdollisimman lähellä heitä olevalla tasolla. Komission on siis tiivistettävä yhteistyötään kansallisten, alueellisten ja paikallisten viranomaisten kanssa. Samalla on tietenkin otettava huomioon hallintotasojen valtasuhteet eri jäsenvaltioiden valtiojärjestyksessä.

Kun yleistavoitteista on sovittu, jäsenvaltiot osallistuvat tiedotukseen yhdessä alue- ja paikallisviranomaisten kanssa, sillä niillä on monissa tapauksissa käytössään parhaat levityskanavat varsinkin paikallistasolla.

Tiedonvälityksen hajauttamista jäsenvaltioiden kanssa toteutettavien kumppanuuksien avulla jatketaan. Kumppanuusjärjestelyt ovat jo käytössä Pariisissa ja Lissabonissa, ja ne otetaan lähiaikoina käyttöön myös Roomassa. Keskus-, alue- ja paikallisviranomaisten sekä kansalaisyhteiskunnan edustajien muunlaiset yhteistyöjärjestelyt saattaisivat olla tarkoituksenmukaisempia toisissa jäsenvaltioissa. Kaikissa tapauksissa tiedotusstrategian keskeisenä tavoitteena on EU:n toimielinten ja jäsenvaltioiden kumppanuus, jotta tiedottaminen kansalaisille ei jäisi yksinomaan edustustojen ja tiedotustoimistojen tehtäväksi.

Jäsenvaltioiden viranomaisten kanssa voidaan tehdä tiedotuksen yhteisrahoitusta ja yhteistä hallinnointia koskeva kirjallinen sopimus. Tiedotusyhteistyötä voivat hoitaa pysyvät tiedotuskeskukset, kuten Pariisin Sources d'Europe, Lissabonin Centro Jacques Delors tai Rooman CIDE, tai se voi liittyä yksittäisiin poliittisiin hankkeisiin, kuten euroon tai unionin laajentumiseen. Yhteistyön PR-arvon lisäksi se tarjoaa lukuisia käytännön etuja, kuten tiedotusvälineiden osallistaminen, mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja yhteyden saaminen väestöryhmiin, joita EU:n toimielimet eivät yksin voisi tavoittaa.

Jäsenvaltiot ovat suhtautuneet eri tavoin komission ehdotuksiin yhteistyösopimuksista. Jotkut ovat ottaneet tarjouksen vastaan innolla, ja ovat valmiit edelleen kehittämään ja hyödyntämään järjestelyä. Toiset ovat suostuneet yhteistyöhön vain tarkoin määriteltyjen ja määräaikaisten hankkeiden toteuttamiseksi (esim. euroa koskeva tiedotuskampanja), ja saattaisivat harkita vastaavia järjestelyjä esimerkiksi laajentumista koskevan tiedotuksen yhteydessä. Kaksi jäsenvaltiota ei ole toistaiseksi suostunut minkäänlaisiin yhteistyösopimuksiin.

Komissio ei ole pitänyt järjestelmällisesti yhteyttä kansallisiin tiedotusvirastoihin, jollaisia on vain osassa jäsenvaltioista. Näiden virastojen pääjohtajat kutsuttiin 1999 Brysselissä pidettiin kokoukseen, jossa keskusteltiin lähinnä euroon liittyvistä yhteisistä toimista. Osa edustustoista on solminut kahdenväliset suhteet kansallisiin tiedotusvirastoihin, mutta toiminta ei ole koordinoitua. Tämä johtuu varmaankin jäsenvaltioiden välisistä suurista eroista: osassa on tiedottamisesta vastaava keskusvirasto, kun taas osassa tiedotusjärjestelmä on hajautettu, eikä koordinaatiota juuri ole.

Tähänastinen yhteistyö on koskenut muun muassa Internet-sivujen linkittämistä ja muiden ristiviittausten laatimista. Toimituskuntien vastavuoroisesta jäsenyydestä tai yhteisjulkaisuista ei ole esimerkkejä. Ei liene esteitä kansallisten keskusviranomaisten saamiseksi mukaan EU:n yleisluonteisiin kampanjoihin, ja tästä pitäisi määrätä erikseen yhteistyösopimuksissa.

Kansanedustuslaitosten ja edustustojen yhteistyön järjestäminen on puolestaan täysin paikallinen asia. Samoin on Euroopan parlamentin puolella. Joissakin jäsenvaltioissa on kansallisen parlamentin yhteydessä tiedotustoimisto, jonka kanssa edustusto yleensä asioi, toisissa taas ei harjoiteta lainkaan virallista yhteydenpitoa maan parlamenttiin, vain sen yksittäisiin jäseniin ja poliittisiin puolueisiin. Toistaiseksi komissio ei ole tehnyt aloitteita yhteydenpidosta kansallisiin parlamentteihin. Jos kuitenkin aloite päätetään tehdä, se laaditaan tiiviissä yhteistyössä Euroopan parlamentin kanssa.

II Komission tiedotus- ja viestintäpalvelut

II.1 Yleiset tiedotuspalvelut

Lehdistö- ja viestintäpalvelu

Lehdistö- ja viestintäpalvelu vastaa komissiossa suhteista tiedotusvälineisiin. Komission tiedottajien erikoistumisella tiettyihin politiikanaloihin pyritään varmistamaan korkealaatuinen tiedonvälitys, johon pääosastot osallistuvat.

Lehdistö- ja viestintäpalvelussa suhteista tiedotusvälineisiin vastaavat osaltaan jäsenvaltioissa sijaitsevat komission edustustot. Brysselissä työskentelevistä kollegoistaan poiketen lehdistösuhteita hoitavat edustustojen virkamiehet ovat yleisesti tekemisissä sellaisten journalistien kanssa, jotka eivät ole erikoistuneet Eurooppa-asioihin, vaan toimivat esimerkiksi politiikkaan, talouteen tai teollisuuteen erikoistuneina toimittajina kansallisissa tiedotusvälineissä. Nämä tiedotusvälineet sisällyttävät yhä enemmän eurooppalaisia näkökohtia kansallisia aiheita käsittelevään uutisointiinsa. Lisäksi edustustoilla on tärkeä tehtävä tarjottaessa tietoa alueellisille tai paikallisille tiedotusvälineille, joilla ei ole Eurooppa-asioihin erikoistuneita toimittajia.

Suuri joukko erikoisalojen sanoma- ja aikakauslehtiä käyttää usein edustustojen tiedotuspalveluja. Toimittajien lisäksi edustustot ylläpitävät yhteyksiä tiedotusvälineiden päätoimittajiin ja pääkirjoitustoimittajiin.

Edustustojen asema ja päätehtävät uudessa yhteistyökehyksessä

Komission edustustot edustavat ja palvelevat koko toimielintä. Niiden tehtäviin kuuluu:

* Suora yhteydenpito tiedotusvälineisiin komission edustajana, toiminta lehdistö- ja viestintäpalvelun määrittelemien päätehtävien mukaisesti sekä keskeisiä aiheita käsittelevä ennakkotiedotus lehdistölle.

* Poliittisen suhdeverkoston ylläpitäminen sekä tietojen keruu ja välittäminen komissiolle Brysseliin.

* Keskeisistä aiheista tiedottaminen yleisölle, tarvittaessa yhteistyössä jäsenvaltioiden viranomaisten ja Euroopan parlamentin kanssa. Edustustot toteuttavat tehtävää pääasiassa yhteistyössä jäsenvaltioiden sekä alueellisten ja paikallisten elinten kanssa perustettujen tiedon toimittajien verkostojen avulla.

Nämä kolme päätehtävää kuuluvat jatkossakin komission edustustojen ydintoimintaan. Niistä kahteen ensimmäiseen kuuluu tärkeänä osana komission politiikkojen selvittäminen yleisölle. Uudessa yhteistyökehyksessä kolmannelle päätehtävälle olisi tulevaisuudessa annettava tasavertainen asema, jolloin se heijastelee uutta yhteistyötä parlamentin kanssa. Edustustoilla on jatkossakin keskeinen asema toteutettaessa komission Prince-ohjelman [3] puitteissa hyväksymiä ensisijaisia tiedotustoimia.

[3] Prince-ohjelmaan, joka perustettiin vuonna 1995 merkittävältä osaltaan Euroopan parlamentin aloitteesta, kuuluu toimielinten ja jäsenvaltioiden yhteistyön puitteissa toteutettavia ensisijaisia tiedotustoimia. Ohjelmaan liittyvissä toimissa käsitellään nykyisin laajentumista, euroa, keskustelua Euroopan unionin tulevaisuudesta sekä uutta kampanjaa vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvan alueen toteuttamiseksi.

Parlamentin tiedotustoimistot osallistuvat nykyisin vain vähäisessä määrin tiedotusverkostojen toimintaan. Euroopan parlamentti voisi tiiviimmin osallistua tähän toimintaan kahdella eri tavalla: Tiedotustoimistot voisivat käyttää verkostoja Euroopan parlamentin toimintaa koskevien tietojen välittämiseen ja osallistua jatkossa verkostojen sijaintia, kokoa ja rakennetta koskevaan pohdintaan. Toiseksi Euroopan parlamentin edustajia olisi kutsuttava osallistumaan verkostojen järjestämiin paikallisiin tapahtumiin.

Ydintoimintojensa lisäksi edustustot hoitavat myös muita tehtäviä ja toimivat esimerkiksi Brysselissä sijaitsevien komission yksiköiden edustajina. Tähän liittyen edustustot mm. avustavat pääosastojen ohjelmien hallinnoinnissa sekä käsittelevät henkilöstön hankintaan liittyviä tiedusteluja, tarjouspyyntöjä ja kansalaisten tekemiä valituksia. Edustustot avustavat komission korkean tason edustajien vierailujen järjestämisessä sekä tarjoavat järjestelytukea silloin, kun asemamaa toimii Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajana.

Edustustojen olisi edelleen kehitettävä verkostoja myös alueellisella ja paikallisella tasolla ja liitettävä ne aktiivisesti mukaan yleiseen tiedotustoimintaan, tapahtumien järjestämiseen ja verkostojen henkilöstölle tarjottavaan koulutukseen.

Edustustot ja tiedotustoimistot ovat avainasemassa, kun toimielinten yhteistyötä toteutetaan hajautetusti. Edustustojen ja Euroopan parlamentin tiedotustoimistojen väliset tiiviit yhteydet ovat jatkossa yhä tärkeämpiä niiden kummankin toimintojen suunnittelun ja toteuttamisen kannalta. Monet edustustojen nykyisin hoitamista tehtävistä tulevat jatkossa kuulumaan toimielinten yhteistyön piiriin. Tämän tiedonannon liitteessä esitetään katsaus näiden toimintojen kehittämismahdollisuuksiin yhteistyön luomissa uusissa puitteissa.

Komissio ehdottaa, että tiedotuksen ja viestinnän päätavoitteet seuraavalle talousarviovuodelle määriteltäisiin edustustojen kanssa vuosittain syyskuussa. Edustustot laativat näiden ensisijaisten tavoitteiden perusteella ehdotuksia toimenpiteiksi, ja niistä annetaan tiedotustoimistoille jäljennös tiedoksi. Ehdotukset hyväksyttäisiin lopullisesti IGI:n päätelmien ja komission sisäisten talousarviota koskevien kuulemisten ja päätösten perusteella. Parlamentin tiedotustoimistojen tulisi noudattaa samanlaista menettelyä. Edustustojen ja tiedotustoimistojen olisi toimitettava arviointimenettelyn osana vuosittain toimintakertomukset. Tähän menettelyyn kuuluu tiedotustoiminnan päätavoitteita koskeva näkemystenvaihto.

II.2 Alakohtainen tiedotustoiminta

Komission pääosastoilla ja yksiköillä on omia tiedotusyksiköitä, jotka vastaavat alakohtaisesta tiedottamisesta (esim. ympäristöä, kilpailupolitiikkaa, kauppaa, sosiaalipolitiikkaa ja maataloutta koskevat asiat). Näillä yksiköillä on käytettävissään tähän tarkoitukseen erityisiä budjettikohtia, joita ei käsitellä tässä tiedonannossa. Ulkosuhteista vastaavilla pääosastoilla on lisäksi erityisasema yhteisön ulkopuolisten maiden kansalaisille suunnattavassa tiedottamisessa, hakijamaiden yleisölle suunnattu tiedotus mukaan luettuna. Muiden yhteisön ulkopuolisten maiden tiedontarve on usein luonteeltaan erikoistuneempaa. Brysselissä työskentelevien tiedotusvälineiden edustajien joukossa on luonnollisestikin lukuisia kolmansista maista tulevia journalisteja, jotka saavat saman palvelun kuin EU-maista tulevat kollegansakin. Myöskään näitä seikkoja ei käsitellä tässä komission tiedonannossa.

Tiedotusyksiköillä on erittäin tärkeä tehtävä komission politiikkojen, päätösten ja toiminnan tekemisessä tunnetuksi yleisölle ja sen erityisryhmille. Yksiköt käyttävät tähän tarkoitukseen painettuja, sähköisiä ja muita tiedotusvälineitä sekä erilaisia tapaamisia, kokouksia, vierailuja ja puheita. Tämä toiminta on välttämätöntä politiikkojen sujuvalle toteutumiselle. Lisäksi se on tehokas ja hyödyllinen väline, jonka avulla komissio voi tavoittaa laajemman yleisön kuin yleisten toimintojensa ja kampanjoidensa avulla.

Lehdistö- ja viestintäpalvelun sekä edustustojen työskentelyä koordinoidaan keskitetysti samassa pääosastossa. Tällaista suoraa koordinointijärjestelmää ei ole kuitenkaan olemassa muiden pääosastojen tiedotustoiminnan osalta. Yhä laajemmin tunnustetaan, että tiedottamisella on keskeinen asema politiikkojen valmistelussa. Siinä onnistuminen on elintärkeää, jotta voidaan säilyttää toimien tehokkuus ja välttää väärinkäsitykset. Tietyistä erityisaloista vastaavien tiedottajien avulla voidaan osaltaan varmistaa viestin yhtenäisyys byrokratiaa kasvattamatta. [4] Ja vaikka edustustot pitävätkin yllä tiiviitä yhteyksiä tärkeimpiin kohderyhmiinsä, kuten teollisuuteen sekä ammatti- ja kansalaisjärjestöihin, kaikkein erikoistuneimmat kohderyhmät pitävät luonnollisestikin itse yhteyksiä niihin komission yksiköihin, jotka vastaavat niiden oman toiminta-alan tiedottamisesta.

[4] Puheenjohtajien ja puhemiehen julistus ja yhteistyötä koskeva pöytäkirja tämän tiedonannon liitteenä.

Koska tiedottamisella ja viestinnällä on keskeinen asema politiikkojen valmistelussa, olisi ensin määriteltävä keskeisimmät ja näkyvimmät poliittiset tapahtumat sekä valittava neljä tai viisi politiikan ensisijaista tavoitetta, joiden pohjalta tiedotus- ja viestintätoimia toteutetaan ja joiden pohjalta voidaan varmistaa vankka perusta politiikkojen ja tiedottamisen kokonaisvaltaiselle koordinoimiselle. Komissio ilmoittaa nykyisin politiikkojensa ensisijaiset tavoitteet ja taloudelliset suuntaviivat keväisin tehtävässä vuosistrategiaa koskevassa päätöksessään. Komission vuosittaisen työohjelman antaminen on samoin tärkeä tapahtuma ja liittyy vuoden lopussa käytävään unionin tilaa käsittelevään keskusteluun. Työohjelma tulee kuitenkin muuttumaan nykyistä poliittisemmaksi ja keskittymään entistä enemmän ensisijaisiin tavoitteisiin, minkä johdosta se soveltuu entistä paremmin käytettäväksi tiedotuksessa ja viestinnässä. Uutta on myös se, että komissio antaa vuosittaisen kertomuksen toiminnastaan, mistä myös pitäisi muodostua tärkeä tiedotus- ja viestintätapahtuma. Lehdistö- ja viestintäpalvelun pääjohtajan olisi keskusteltava muiden pääosastojen pääjohtajien kanssa näiden tapahtumien vaikutuksesta tiedotuspolitiikkaan ja otettava käyttöön järjestelmät asianmukaisten tiedotustoimien toteuttamiseksi. Tällainen koordinointi tulee parantamaan komission eri palvelujen tarjoamaa korkealaatuista informaatiota.

Muut keskeiset tapahtumat ilmenevät aina kunkin vuoden aikana, mutta valitsemalla neljä tai viisi politiikan ensisijaista tavoitetta tiedotus- ja viestintätoimien pohjaksi voidaan varmistaa vankka perusta politiikkojen ja tiedottamisen kokonaisvaltaiselle koordinoimiselle. Näiden päätavoitteiden toteuttamiseksi tarvitaan kunkin alan pääosastojen ja edustustojen sekä yleisestä koordinoinnista ja tiedottamisesta vastaavan lehdistö- ja viestintäpalvelun panosta. Varmistamalla koordinoinnille vankan perustan komissio voi paremmin reagoida odottamattomiin tapahtumiin.

Muihin tiedotusjärjestelyihin kuuluu mm. komission etuoikeutettu julkaisuohjelma. Se määritellään komission vuosittaisen työohjelman yhteydessä ja siihen kuuluvat julkaisut on tarkoitettu yleisölle. Tarkoituksena on järjestelmällisen ja johdonmukaisen viestintäkokonaisuuden luominen ja yleiskuvan tarjoaminen komission eri alojen tiedotusmateriaalista.

Jo käyttöönotettuja koordinointijärjestelmiä ovat mm. yhteinen osallistuminen Europa-palvelimen ja Europe by Satellite -järjestelmän hallinnointiin. Lisäksi Prince-ohjelman yhteydessä järjestettyihin erityiskysymyksiä (mm. laajentuminen) käsitteleviin tiedotuskampanjoihin liittyy kokonaisvaltaisia koordinointijärjestelmiä, joihin osallistuvat komission ja sen edustustojen lisäksi Euroopan parlamentti ja usein myös jäsenvaltiot.

II.3 Toiminnan välineet ja niiden arviointi

Tiedotus- ja viestintäpolitiikkaa ei voida kehittää asianmukaisesti, ellei käytettävissä ole tarvittavia välineitä. Komissio on viime vuosien aikana luonut tiedotusjärjestelmän, jonka yhtenäisyys ja näkyvyys on säilytettävä. Ensisijaisten tiedotustoimien (Prince-ohjelma) lisäksi on korostettava erityisesti tiedotustoimipisteiden ja tietoverkkojen merkitystä sekä lisäarvoa tuovia palveluja, joita ovat mm. Europe Direct, Eurojus ja Europe Direct-ohjelman vastauspalvelu. Nämä palvelut tukeutuvat moninaisiin viestimiin, kuten Europe by Satellite -järjestelmään (EbS), kirjasto- ja tietopalveluihin, eurotietokeskuksiin, julkaisuihin ja audiovisuaalisiin yhteistuotantoihin jne.

Nämä välineet ja niiden arviointivälineet esitellään tämän tiedonannon liitteessä, jossa käsitellään myös niiden käyttöä muiden toimielinten ja jäsenvaltioiden kanssa toteutettavan yhteistyön puitteissa. Kyseiset välineet on määritelty yhdessä Euroopan parlamentin kanssa. Muiden toimielinten, jäsenvaltioiden ja kansalaisyhteiskunnan kanssa harjoitettavan yhteistyön olisi toteuduttava käytännössä kaikkien näiden välineiden avulla. Komissio ehdottaa, että kutakin välinettä tullaan tarkastelemaan erikseen sopivan yhteistyön tason määrittelemiseksi. Komissio esittelee tältä osin eräitä vaihtoehtoja.

Ulkoistamismahdollisuudet

Komission ajankohtaistiedotusta hoitavat nykyisin eräiltä osin toimielimen ulkopuoliset palvelut. Tällä tavoin komission laatima tiedotusaineisto voi helpommin tavoittaa kansalaiset, ja heitä voidaan myös palvella paremmin. Ulkoisten palvelujen avulla voidaan huomattavasti lisätä tiedon saatavuutta samalla kun komissio voi täysin valvoa sähköisten ja painettujen tiedotustuotteidensa sisältöjä.

Toimielinten yhteisen tiedotustoimiston perustamista olisi tässä yhteydessä harkittava. Helsingissä kokoontunut Eurooppa-neuvosto pyysi neuvostoa, Euroopan parlamenttia ja komissiota harkitsemaan tällaisen toimiston perustamista. Samalla kun kukin toimielin edelleen vastaisi oman tiedotusaineistonsa tuottamisesta, toimisto voisi ottaa hoidettavakseen moninaisia tehtäviä, joita ovat mm. keskuskirjaston hoitaminen, vierailut toimielimiin (päätoimipaikat), lehdistökirjoituksia seuraava artikkelipalvelu jakeluineen sekä kaiken tiedotusaineiston jakelu jäsenvaltioissa sijaitseviin tiedotuspisteisiin ja tämän aineiston hallinnointi. Lisäksi voitaisiin harkita, pitäisikö toimiston myös voida itse tuottaa yleisluonteista tiedotusaineistoa ja julkaisuja.

Toimielimiä pyydetään tarkastelemaan eri vaihtoehtoja esittelevän komission asiakirjan pohjalta, missä määrin tiedotustoiminnan ulkoistamista voitaisiin lisätä turvautumalla ulkopuolisiin palveluntarjoajiin sekä keskus- että paikallistasolla. Perusteellisemman aloitteen pohjalta voitaisiin harkita sitä, olisiko tiedotustoimintaa varten perustettava toimielinten yhteinen tiedotustoimisto. Komissio katsoo, että tällainen toimisto olisi perustettava ainoastaan kokemuksen kautta esille tulleiden tarpeiden perusteella.

III Jatkotoimet

Komissio aikoo hyödyntää tätä tiedotuksen ja viestinnän uutta yhteistyökehystä aktiivisesti ja rakentavasti. Kokoavasti voidaan todeta, että yhteistyökehys sisältää yhteistyön organisaation, moninaisia tiedotustoiminnan ja viestinnän välineitä sekä useita menetelmiä, joiden avulla toimielinten tuottamaa tietoa voidaan arvioida.

Komission tavoitteena on siten tiedotus- ja viestintäpolitiikka, joka on

* kestävää: Yleisön olisi tiedostettava, että tiedot ovat sen käytettävissä kaikkina ajankohtina ja että Eurooppaa koskevasta tiedottamisesta ei vastaa ainoastaan komissio, vaan sitä hoitavat yhteistyössä kaikki toimielimet ja jäsenvaltiot. Viestintäpolitiikan tarkoituksena on tuottaa ja välittää korkealaatuisia viestejä, jotka on laadittu yleisön tarpeiden mukaan ja jotka ilmentävät politiikan kestävyyttä.

* hajautettua: Koska suora kahdensuuntainen viestintä yleisön kanssa ei ole mahdollista, tiedonvälityksen on perustuttava moninaisiin tietopisteisiin ja tietoa välittäviin operaattoreihin. Komissio jatkaa tiedotustoimintansa kehittämistä ja tehostamista journalisteihin ja tiedotusvälineisiin, verkostoihin, julkisiin ja osittain julkisiin organisaatioihin, yksityiseen sektoriin, kansalaisjärjestöihin ja kansalaisyhteiskuntaan liittyvillä toimilla.

* punnittua: Nykyinen informaatiotulva edellyttää sen varmistamista, että viesti ja sen välittämiseen käytetyt keinot soveltuvat kohdeyleisön tarpeisiin, ja että viesti vastaanotetaan ja ymmärretään. Tämän vuoksi toimintaa on jatkuvasti arvioitava ja mukautettava.

Komissio pyytää muita toimielimiä ja jäsenvaltioita osallistumaan näiden tavoitteiden toteuttamiseen.

***

Äskettäiset tapahtumat, kuten Euroopan parlamentin vaalien alhainen äänestysvilkkaus ja eräiden kansanäänestysten tulokset, ovat selkeä osoitus yleisön tyytymättömyydestä, johon on vastattava.

Maastrichtin sopimuksen hyväksymisen jälkeen tämä tyytymättömyys on ilmennyt ristiriitana, jossa yleisö suhtautuu yleensä myönteisesti Euroopan unionin edustamiin keskeisiin eurooppalaisiin ihanteisiin, mutta sitä kalvaa epäluulo toimielimiä ja niiden työskentelyä kohtaan, vaikka toiminnan tuloksista on nähtävissä myönteisiä käytännön esimerkkejä, kuten talouden elpyminen, euron käyttöönotto, vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvan alueen toteuttaminen sekä Euroopan unionin aseman vahvistuminen maailmanlaajuisessa politiikassa. Tämän tyytymättömyyden perussyynä on epäonnistuminen toteutettujen politiikkojen perusteiden selittämisessä, mihin yhdistyy laajalle levinnyt tunne siitä, että kansalaisille ei tarjota riittävästi tietoa. Kansalaisten on myös vaikea yhdistää unioniin liittyviä tehtäviä ja henkilöitä toisiinsa, eikä toiminnassa heidän mielestään oteta riittävästi huomioon arkipäivän todellisuutta. Tämä EU:hun pettymisen kierre, joka ilmenee odotusten ja ensi vaikutelmien ristiriitana, on katkaistava mahdollisimman nopeasti kutsumalla kaikki asianomaiset osapuolet - toimielimet, jäsenvaltiot ja kansalaisyhteiskunta - osallistumaan tavoitteen toteuttamiseen omien tehtäviensä puitteissa. Tavoitteen saavuttamiseksi tässä tiedonannossa pyritään luomaan yhteistyökehys paremmalle tiedottamiselle ja keskustelulle. Tässä yhteydessä tiedotus- ja viestintästrategiaa on luonnollisestikin tarkasteltava osana laajempaa keskustelua, jossa käsitellään hyvää hallintotapaa sekä tarvetta kannustaa valveutuneeseen keskusteluun ja yleisön osallistumisen vahvistamiseen.

Nizzan sopimusta koskevan Irlannin äskettäisen kansanäänestyksen tuloksen jälkeen nyt on entistäkin tärkeämpää koota yhteen kaikki osapuolet Euroopan unionia koskevan tiedon tarjoamiseksi. Unionin politiikkoja, toimintaa ja tulevaisuutta ei voida selvittää kansalaisille ainoastaan "Brysselistä käsin". Kansalaisten on saatava tietoa niiltä tahoilta, joilla on heihin läheisin ja suorin yhteys: heidän valituilta edustajiltaan ja hallinnoilta kaikilla tasoilla.

Euroopan unionin toimielinten on sekä keskustasolla että jäsenvaltioissa osallistuttava näihin ponnisteluihin ja pyrittävä yhteistyössä selvittämään, mitä ne tekevät ja miksi. Niiden on myös avustettava EU:ta yleisesti käsittelevien tiedotustoimien koordinoinnissa. Tämän tiedonannon tarkoituksena on luoda yhteistyökehys uudelle koordinoidulle strategialle. Strategian sisällöstä olisi keskusteltava kiireellisesti sekä Euroopan unionin toimielinten että jäsenvaltioiden hallintoelinten välillä lähikuukausien aikana.

Tämä keskustelu tapahtuu koordinoidun lähestymistavan pohjalta, missä yhteydessä on harkittava moninaisia kysymyksiä ja erityisesti seuraavia:

- Miten voidaan varmistaa kunkin toimielimen erityisten toimivaltuuksien keskinäinen kunnioittaminen-

- Kummankin toimielimen aseman selventäminen tarvittaessa, erityisesti neuvostoon, jäsenvaltioihin ja kansallisiin parlamentteihin nähden.

- Selkeän eron tekeminen tiedottamisen ja viestinnän välillä; kumpikin käsite on määriteltävä erikseen.

- Sopivan tasapainon löytäminen viestien yleisen johdonmukaisuuden ja kansalliset erot huomioonottavan monimuotoisuuden välillä.

- Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttäminen silloin kun tämä on mahdollista ja toivottavaa. Arvioinnin on kuitenkin säilyttävä komission tehtävänä yhteistyössä toimielinten viestintäyhteistyöryhmän kanssa.

- Ristiriitojen ja päällekkäisyyksien välttäminen jo käynnistettyjen tiedotuskampanjoiden kanssa (euro, laajentuminen, Euroopan unionin tulevaisuus).

Tämän tiedonannon pohjalta komissio voi edetä valmisteluprosessin seuraavaan vaiheeseen, jossa se arvioi muiden toimielinten sekä jäsenvaltioiden hallintojen ja parlamenttien vastauksia. Lisäksi se aikoo tutkia syksyllä käynnistettävän laaja-alaisen keskustelun tuloksia. Komissio tulee esittämään keskusteluihin ja saatuihin ehdotuksiin perustuvat päätelmänsä tämän vuoden lopulla. Näiden päätelmien perusteella laaditaan tiedonanto.

LIITE

TIEDOTUS- JA VIESTINTÄTOIMINNAN

VÄLINEET JA NIIDEN ARVIOINTI

SISÄLTÖ

1. Ensisijaiset tiedotustoimet (Prince)

2. Tietoverkot ja tiedotustoimipisteet

3. Europa-sivusto ja julkaisut

4. Neuvontapalvelut

5. Televisio- ja radiolähetykset ja toimittajien koulutus

6. Keskuskirjasto ja eurotietokeskusten verkosto

7. Vierailutoiminta

8 Arviointi

1 Ensisijaiset tiedotustoimet (Prince-ohjelma)

Ensisijaisilla tiedotustoimilla tarkoitetaan toimielinten kiinteää yhteistyötä. Ohjelmissa esitetään kattava menettelytapa tietyille kohderyhmille tarkoitettuine selkeine ja täsmällisine tavoitteineen ja viesteineen.

Prince-ohjelman toiminnassa noudatetaan seuraavia periaatteita:

* ruohonjuuritoiminta ja hajauttaminen

* kumppanuus

* joustavuus ja avoimuus.

Ruohonjuuritoiminta ja hajauttaminen: Tätä periaatetta noudattaen komission jäsenvaltioissa sijaitsevat edustustot ovat suunnitelleet, laatineet, toteuttaneet ja valvoneet useita suuria Prince-ohjelmasta rahoitettuja suuria hankkeita "paikan päällä" yhdessä Euroopan parlamentin tiedotustoimistojen kanssa.

Kumppanuus: Toimintaan osallistuvat jäsenvaltiot (tehtyjen sopimusten perusteella) ja kansalaisyhteiskunta (ehdotuspyyntöjen kautta).

Joustavuus ja avoimuus: Joustavuus ja avoimuus ensisijaisina tavoitteina ovat selkeät ja näkyvät, samalla annetaan komissiolle ja parlamentille mahdollisuus etukäteissuunnitteluun kiinteän talousarviokehyksen puitteissa. Koska IGI on osa ohjelmaa, Prince-ohjelmalla on myös keskeinen asema molempien toimielinten tärkeiden tiedotus- ja viestintätavoitteiden kehittämisessä.

Yhteistyöllä ja ensisijaisista poliittisista tavoitteista sopimalla on varmistettava, että toimintaan saadaan talousarviomäärärahoja.

Joidenkin kampanjoiden, esimerkiksi euroa koskevan tiedotuskampanjan, ainoana tarkoituksena on antaa tietoa. Toisten kampanjoiden, kuten Euroopan unionin tulevaisuutta koskevan kampanjan, tarkoituksena on herättää keskustelua, ja toisten, kuten laajentumista koskevan uuden kampanjan, tarkoituksena on sekä antaa tietoa että herättää keskustelua.

Kaikkien näiden kampanjoiden tavoitteena on antaa tietoa myös muille kuin suppeiden asiantuntijaryhmien edustajille ja herättää keskustelua myös asiantuntijaryhmien ulkopuolella.

Prince-ohjelma aloitettiin vuonna 1995 lähinnä Euroopan parlamentin aloitteesta. Ohjelmassa oli alunperin kolme pääkampanjaa: "Kansalaisena Euroopassa", "Yhteistä Eurooppaa rakentamassa" ja "Euro". Ohjelmaa sovelletaan nyt laajentumiseen, euroon ja keskusteluun Euroopan unionin tulevaisuudesta sekä vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvan alueen luomista koskevaan uuteen kampanjaan. Euroa koskevaa tiedotuskampanjaa jatketaan vähintään vuoteen 2002 talous- ja rahaliiton ulkopuolelle toistaiseksi jäävien jäsenvaltioiden ja ehdokasmaiden tarpeiden mukaan.

Komissio antoi 10. toukokuuta 2000 laajentumista koskevan tiedotusstrategian, jossa esitettiin monivuotinen toimintaohjelma ja vahvistettiin talousarviomäärärahat, hajautetun menettelytavan käyttämiseksi ja kumppanuuksien hyödyntämiseksi lähinnä kansalaisyhteiskunnan puitteissa.

Euroopan unionin tulevaisuudesta käytävä keskustelu käsittää seuraavat kaksi erillistä mutta toisiinsa vaikuttavaa tasoa, jotka määriteltiin komission tiedonannossa (KOM(2001) 178 lopullinen):

- kunkin jäsenvaltion on järjestettävä keskustelutilaisuuksia ja herätettävä keskustelua omat vaatimuksensa huomioon ottaen

- Euroopan unionin tulevaisuudesta käytävän keskustelun edistyessä on otettava huomioon kansalliset keskustelut ja jäsenvaltioiden väliset keskustelut.

Tiedonannossa esitettiin käytännön keinoja (toimintatavat ja resurssit), ja niihin ei ehdoteta mitään muutoksia.

Vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue määriteltiin Amsterdamin sopimuksessa unionin seuraavaksi poliittiseksi merkkipaaluksi. Sopimuksessa vahvistetaan, että unionin alueella laillisesti asuvat henkilöt saavat liikkua siellä vapaasti. Tätä vapauteen perustuvaa aluetta voidaan hyödyntää täysin vasta silloin, kun kaikkien henkilöiden turvallisuus ja oikeuksien toteutuminen turvataan alueella.

Perusoikeuskirja on laadittu selkeäksi, ja se on tarkoitettu suoraan kansalaisille. Käynnistettäessä keskustelua unionin tulevaisuudesta, myös vuoden 2004 hallitustenvälisen konferenssin valmisteluista, olisi johdonmukaista ottaa yleisen tiedotuskampanjan pääteemaksi perusoikeuskirjan dynamiikka ja menetelmät.

Euroopan unionista on tullut kansainvälisesti merkittävä toimija sekä politiikassa ja talouselämässä että kehitysyhteistyön, humanitaarisen avun ja konfliktien estämisen aloilla. Euroopan unionin asema myös rauhanturvaamisessa on vahvistunut yhteisen turvallisuuspolitiikan myötä. Euroopan unionin kumppanit arvostavat yhä enemmän tätä ulkoista toimintaa, jota unionin kansalaiset tuskin tuntevat lainkaan. Euroopan unionin asemaa koskevat kampanja-aloitteet ovat yhdensuuntaisia Prince-ohjelmaan sisältyvien toimien yleisten suuntaviivojen kanssa.

2 Tietoverkot ja tiedotustoimipisteet [5]

[5] Pienten ja keskisuurten yritysten sekä innovaatio- ja tutkimustoiminnan jne. kehittämisen tukemiseksi perustetut erikoistuneet tiedotustoimipisteet ja tietoverkot eivät kuulu tämän tiedonannon soveltamisalaan.

Tiedotustoimipisteillä tarkoitetaan hajautettua rakennetta, joka käsittää paikallisesti sijoitettuja yleisölle avoinna olevia, tietyn elimen perustamia ja hoitamia toimipisteitä. Tiedotustoimipisteet toimivat hajautetusti ja antavat tietoa tehokkaasti. Niiden avulla tiedotustoiminta henkilöityy ja vastaa hyvinkin erilaisiin tarpeisiin.

Tiedotustoimipistejärjestelmän kehitys:

* Järjestelmä perustuu toissijaisuuden periaatteeseen ja sitoumukseen tehdä aktiivisesti yhteistyötä sellaisten kumppaneiden kanssa, joilla on vakaa yhteiskunnallistaloudellinen asema alueellaan ja jotka ovat asemansa vuoksi suoraan yhteydessä kansalaisiin.

* Järjestelmä on osa edustustojen kanssa tiiviissä yhteistyössä luotua kehystä.

* Tavoitteena on toimipisteiden jakautuminen tasaisesti koko unionin alueelle.

Järjestelmään kuuluu kansallisia, alueiden yhteisiä ja paikallisia ja/tai alueellisia tiedotustoimipisteitä.

Kansalliset keskukset

Toiminnassa on nykyisin kaksi kansallista keskusta, yksi Pariisissa (Sources d'Europe) ja toinen Lissabonissa (Jacques Delors Information Centre). Kolmas on juuri perustettu Roomaan (Information and Documentation Centre - CIDE). Komissiota ja jäsenvaltioita sitoo kumppanuussopimus, jonka nojalla ne jakavat kustannukset tasapuolisesti. Edustustot valvovat keskusten toimintaa, ja keskusten hallintoelimissä on sekä komission edustajia että kyseisen jäsenvaltion edustajia.

Keskusten tarkoituksena on kehittää unionia koskeva yhdennetty tiedotusjärjestelmä, jossa hyödynnetään paikallisia tiedotustoimipisteitä. Keskusten tärkeimpiin tehtäviin kuuluu toimia

* kaikkien muiden tiedotustoimipisteiden, kuten palvelupisteiden ja paikallisten tiedotuspisteiden sekä tiedotuskeskusten, kansallisen verkon keskuksena

* keskuksena, josta saa kaikenlaisia asiakirjoja ja joka tuottaa monenlaista aineistoa (esitteitä, tiedotuslehtisiä jne.) verkon käyttöön.

Keskusten hallintoelimet voivat antaa tietyin edellytyksin julkisten tai yksityisten organisaatioiden tai laitosten sekä kansallisten tai alueviranomaisten osallistua keskusten toimintaan ja työskennellä yhdessä perustajajäsenten kanssa. Euroopan parlamentin on selvitettävä, miten se aikoo osallistua kansallisten keskusten toimintaan.

Alueiden yhteiset keskukset [6]

[6] Jean Monnet House Berliinissä, Thessaloniki Centre ja Naples Centre.

Alueiden yhteiset tiedotustoimipisteet on perustettu palvelemaan alueita, joita pidetään yhteiskunnallistaloudellisesti (kehityksessä jälkeen jääneet alueet) ja maantieteellisen sijaintinsa tai geopoliittisen asemansa vuoksi ensisijaisina kohdealueina. Tällaisia alueita ovat esimerkiksi Etelä-Italia, pohjoista ulottuvuutta edustavat alueet, herkkien alueiden kuten Balkanin ja Välimeren eteläisen rannikon lähellä olevat alueet ja ehdokasmaita lähellä olevat alueet.

Komissio ei ole vastuussa näiden keskusten hallinnosta mutta varmistaa, että sovituista tavoitteista pidetään kiinni olemalla säännöllisesti yhteydessä edustustoihinsa ja Brysselissä sijaitsevaan keskushallintoon.

Paikalliset ja/tai alueelliset tiedotustoimipisteet

Paikalliset tiedotustoimipisteet ovat hajautetun tiedotuspolitiikan kivijalka. Niiden tehtävänä on jakaa kyseisen paikan arkitodellisuuteen ja talouselämään soveltuvaa tietoa. Nämä tiedotustoimipisteet ovat luonnostaan ruohonjuuritason tiedotuskeskuksia.

Niitä hoitavat suoraan muun muassa alue- tai paikallisviranomaiset taikka julkiset tai osittain julkiset elimet. Komissio ei ole vastuussa niiden päivittäisestä hallinnosta mutta antaa niille tukea sekä teknistä ja asiakirja-apua kyseisen toimipisteen kanssa allekirjoitetun sopimuksen mukaisesti. Komissio kunnioittaa tiedotustoimipisteiden itsenäisyyttä, aloitteita ja moninaisuutta, mutta varmistaa kuitenkin, että tietty yhtenäisyys säilyy ja että niiden yhteiset piirteet (yhteinen logo) säilytetään. On aloitettu käyttötukipalvelu, joka käsittää apu-, tuki-, yhteistyö- ja hallintotoimintoja. Komissio on juuri perustanut pysyvän valvontajärjestelmän, jossa käytetään modernia teknologiaa. Järjestelmän tavoitteena on saattaa eri elinten toiminta tunnetummaksi ja valvoa niiden toimintaa paremmin.

Paikallisia tiedotustoimipisteitä on kahdenlaisia: Eurooppa-tiedon palvelupisteet ja maaseudun EU-tietokeskukset.

* Eurooppa-tiedon palvelupisteet sijaitsevat yleensä maakunnan tai alueen pääkaupungissa ja antavat tietoa kaupunkien asukkaille. Niitä on 139, ja suurin osa (80 %) toimii alue- tai paikallisviranomaisten tai erityisjärjestöjen yhteydessä.

* Maaseudun EU-tietokeskukset on tarkoitettu lähinnä maaseudulla asuville, ja niitä on 130.

Eurooppa-tiedon palvelupisteet ja maaseudun EU-tietokeskukset kattavat nykyisin suuren osan Eurooppaa. Se ei kuitenkaan vielä riitä, vaan komissio ehdottaa viisivuotissuunnitelmaa EU:n alueiden kattamiseksi entistä paremmin. Alueellisen kattavuuteen pääsemiseksi tarvitaan luonnollisestikin lisää varoja, ja olisi pidettävä mielessä, että komission varat on tarkoitettu lähinnä kannustimeksi, jotta saataisiin paljon suurempia investointeja liikkeelle. On tärkeää, että toimielimet ja varsinkin Euroopan parlamentti ovat samaa mieltä tämän verkon laajentamistavoitteen tärkeydestä. Esimerkiksi Euroopan parlamentin jäsenet voitaisiin kutsua säännöllisesti alueensa palvelupisteen järjestämiin tapahtumiin. Euroopan parlamentin tiedotustoimistot voisivat hyödyntää verkkoa, ja niiden toivotaan tekevän palvelupisteiden sijaintia, kokoa ja rakennetta koskevia ehdotuksia. Näitä mahdollisuuksia tarjotaan myös muille toimielimille ja elimille, kuten alueiden komitealle.

On itsestään selvää, että laajentumisessa on otettava huomioon myös ehdokasmaat.

Tiedotustoimipisteitä ovat myös yleisluonteista tiedotusta antavat kestävän kehityksen kaupunkifoorumit, jotka muodostavat 19 keskuksen kokeellisen verkon. Näiden foorumien tehtävänä on jakaa tietoa kaupunkien kestävästä kehityksestä.

Tietyissä jäsenvaltioissa edustustot ovat organisoineet verkkoja, joita komissio ei ole rahoittanut, kuten kirjastojen, paikallisviranomaisten ja kauppakamarien verkkoja Edustustot antavat niille kaiken mahdollisen tuen, jotta ne antaisivat luotettavaa tietoa Euroopasta.

Komissio antaa myös taloudellista tukea, asiakirja- ja organisointiapua suurten riippumattomien verkkojen, kuten IFEM (International Federation of Europe Houses) ja European Movement, tiedotustoimintaan.

On syytä mainita myös eurotietokeskusten (European Documentation Centres, EDC) verkoston antama merkittävä logistinen apu.

Team Europe ja Groupeuro (luennoitsijoiden verkot)

Samalla kun perustetaan pysyviä tiedotusverkkoja, komissio on myös perustanut sellaisten luennoitsijoiden verkkoja, jotka ottavat aktiivisesti osaa yhteisöä koskevaan keskusteluun (vuonna 2000 puhujat kävivät 10 000 tilaisuudessa ja osallistuivat yli 700 radio- tai televisio-ohjelmaan). Nämä asiantuntijat toimivat paikallisesti aktiivisina tiedon välittäjinä.

Groupeuron puhujaryhmä perustettiin vastauksena lukuisiin pyyntöihin antaa tietoa talous- ja rahaliitosta ja euron käyttöönotosta.

Joissakin jäsenvaltioissa toimii myös "Team Europe Junior", joka antaa tietoa nuorille.

3 Europa-sivusto ja julkaisut

Europa-sivut perustettiin komission aloitteesta vuonna 1995. Kaikkien toimielinten pääsihteeristöt perustivat erityisryhmän vuonna 1997 Euroopan parlamentin aloitteesta. Ryhmästä tuli myöhemmin toimielinten yhteinen Internettoimituskomitea (Interinstitutional Internet Editorial Committee), jonka puheenjohtajana toimii komission edustaja.

Tuloksena tästä yhteistyöstä on muun muassa yhteinen näkemys aloitussivun ja sivuston muiden sivujen otsikoiden sisällöstä ja esitystavasta. Graafista ulkoasua on yhdenmukaistettu ja yhteiseen käyttöön on kehitetty sivuilla liikkumista helpottavia toiminteita. Yhteistyössä keskitytään jatkossa eri sivustojen sisältöön.

Nykyisin Europa-sivusto on epäilemättä merkittävin ja suosituin yleisön käytössä oleva sivusto, ja sitä voidaan verrata joihinkin Yhdysvaltojen hallinnoimiin sivustoihin, kuten kongressin ja presidentin sivustoihin. Europa-sivuilla käydään päivittäin 1,5 miljoonaa kertaa tutustumassa keskeisiin asiakirjoihin. Kävijämäärät kaksinkertaistuvat vuosittain. Sivustolla on 1,5 miljoonaa asiakirjaa ja 60 tietokantaa, joista kussakin on useita satoja tuhansia asiakirjoja.

Europa-sivusto kasvaa vahvasti, ja sivuilla käsitellään suuria määriä moninaista ja vaihtelevaa tietoa useilla kielillä. Sen on vastattava alati kasvaviin monikielisyyttä koskeviin vaatimuksiin. Sivuston päivittäminen vaatii yhä enemmän työtä, jotta se palvelisi yhä kasvavaa käyttäjämäärää, jolla on monenlaisia tarpeita. Muiden kuin ammattilaisten osuus käyttäjinä kasvaa koko ajan, ja juuri heidän tarpeitaan otetaan huomioon sivustoa muokattaessa.

Tästä syystä komissio valmistelee parhaillaan muutoksia, joilla parannetaan sivuston laatua huomattavasti. Tarkoituksena on luoda toisen sukupolven Europa-sivusto eli Europa II. Tätä koskeva ehdotus esitetään piakkoin komissiolle. Päätelmät ovat sen luonteisia, että toimielinten on syytä käydä keskustelua niistä.

Komission tavoitteena on se, että Europa-sivut edustaisivat hyvän hallintotavan uusimpia käytänteitä Euroopassa. Näitä käytänteitä symboloivat termit eCommission, eEurope ja eGovernance. Tärkeää tässä on vuorovaikutus ja se, että eri tahoja todella kuullaan nopeasti ja että tutkitaan, saavatko ne julkista kannatusta, sekä hallinnollisten käytänteiden yksinkertaistaminen.

Tässä yhteydessä Amsterdamin sopimuksen 255 artiklan täytäntöönpanemiseksi annetun asiakirjojen saatavuutta koskevan asetuksen voimaantulo on suuri haaste komissiolle ja edellyttää nopeaa ja tehokasta toimintaa, jotta kansalaisille saadaan tiedotettua tästä uudesta oikeudesta.

Toimielimet toimivat tässä yhdessä, ja niiden yhteistoimintaa tukevat komission lehdistö- ja viestintäpalvelut (PO PRESS) sekä Euroopan parlamentin, neuvoston ja muiden toimielinten vastaavat osastot.

Julkaisut

Perustietoa EU:sta tarjoavat julkaisut ovat merkittävä osa toimielinten toimintaa. Tulevaisuudessa on pyrittävä yhtenäistämään kaikkia julkaisuja ja kehittämään yhteinen esitystapa toimielinten julkaisuille pragmaattisen yhteistyön aloittamiseksi toimielinten välillä.

Ero perinteisten ja sähköisten julkaisujen väliltä on teknologian kehittyessä hävinnyt, molempien tuotantoprosessit ovat nykyisin samat. Julkaisutoimisto ottaa käyttöön tilauksesta tehtävän painatusjärjestelyn, joka toimii kaikkien toimielinten, elinten ja virastojen julkaisut kokoavan yhteisen portaalin kautta. Tämä tarkoittaa sitä, että kansalaisjärjestöt, jäsenvaltioiden viranomaiset, palvelupisteet, tiedotustoimipisteet, edustustot ja kansalaiset voivat joko tulostaa julkaisut suoraan verkosta tai tilata niitä halutun määrän toimitettavaksi antamaansa osoitteeseen.

Tulevaisuudessa jäsenvaltioiden yhteistyö saattaa saada uusia ulottuvuuksia, kun kansalaisille kehitetään uusia palveluja (eEurope, hallintojen välinen telemaattinen tietojenvaihto-ohjelma jne.).

4 Neuvontapalvelut

Kansalaisten kysymyksiin vastaavat Europe Direct, Eurojus ja vastauspalvelu.

Europe Direct

Europe Direct -palvelu auttaa kansalaisia saamaan tietoa oikeuksistaan ja hyödyntämään niitä sekä kertoo kansalaisille Euroopan unionin tarjoamista mahdollisuuksista, esimerkiksi yhteisön ohjelmista, joista voi saada tukea erilaisten hankkeiden toteuttamiseksi. Palvelu aloitettiin vastauksena kansallisten viranomaisten toiveeseen saattaa Euroopan komissio lähemmäs kansalaisia ja yrityksiä. Tämä toive vahvistettiin Cardiffin Eurooppa-neuvostossa vuonna 1998.

Europe Direct alkoi yksinkertaisena sähköpostipalveluna mutta joutui vastaamaan uusiin vaatimuksiin ja kehittyi vähitellen palvelukeskukseksi (Europe Direct call centre), joka on ollut toiminnassa huhtikuusta 2000. Palvelukeskus pystyy vastaamaan puhelimitse kyselyihin 11 kielellä. Siihen voi ottaa yhteyttä maksuttoman puhelinnumeron kautta sekä sähköpostitse, kirjeitse tai faksitse. Sen hoitamisesta on tehty palvelusopimus. Ensimmäisenä toimintavuotenaan se vastasi 100 000 kysymykseen.

Eurojus

Eurojus-palvelu täydentää Europe Direct -palvelua ja tarjoaa maksutonta neuvontaa ja apua oikeudellisissa ongelmissa, joita aiheutuu yhteisön oikeuden tulkinnasta tai soveltamisesta. Yhteyden oikeudellisiin neuvonantajiin saa edustustojen kautta.

Eurojus-palvelulla on useita etuja: sieltä saa nopeasti vastauksen yhteisön oikeutta koskeviin kysymyksiin, se toimii hajautetusti eli on lähellä kansalaisia ja tekee EU:ta tunnetuksi Euroopassa. Palvelu on suhteellisen edullista, helppo ylläpitää ja vastaa useimpien jäsenvaltioiden käytäntöä antaa maksutonta oikeusapua kansallista oikeutta koskevissa kysymyksissä. Eurojus-palvelu antaa vastaavaa maksutonta apua yhteisön oikeutta koskevissa kysymyksissä.

Vastauspalvelu

Vastauspalvelu aloitettiin vuonna 1996. Se antaa vastaavanlaista palvelua kuin Eurojus mutta keskittyy yksinomaan kansalaisten tai yritysten oikeuksia sisämarkkinoilla koskeviin kysymyksiin. Järjestely, jossa ulkopuolinen toimisto vastasi vastauspalvelun hoitamisesta on juuri lopetettu. Europe Direct -palvelu hoitaa toistaiseksi vastauspalvelun tehtäviä.

Kaikkia kolmea tässä kuvattua palvelua suunniteltaessa ja perustettaessa on varmistettava, että ne ovat näkyviä ja täydentävät toisiaan, jotta palvelujen kohderyhmä eli suuri yleisö voi käyttää niitä helposti ja tehokkaasti.

1. Komissio arvioi, kuinka Europe Direct -palvelu on toiminut toimintansa alkuvaiheessa ja tekee tarvittavat muutokset. Komissio tekee yleisarvion Europe Direct -palvelusta vasta, kun kaikki saatavilla olevat tiedot on analysoitu ja palvelun on todettu tuovan lisäarvoa.

2. Komissio tarkastelee Eurojus-palvelua uudelleen. On mietittävä, kuuluuko tällaisen oikeudellisen neuvontapalvelun järjestäminen toimielimille vai onko parempi, että sitä hoitavat kansalliset yksiköt jäsenvaltioissa.

3. Parhaillaan valmistellaan vastauspalvelua koskevaa uutta tarjouspyyntöä.

5 Televisio- ja radiolähetykset ja toimittajien koulutus

Yksi EU:n toimielinten tavoitteista on kehittää audiovisuaalisten tiedotusvälineiden kautta tapahtuvaa tiedottamista kansalaisille.

Tämän tavoitteen saavuttamiseksi talousarviosta on myönnetty huomattava summa. Uuden politiikan määrittäminen on olennaista, mutta pitkän aikavälin tavoitteena on sen suunnittelu ja toteuttaminen. Se käsittää myös pitkähkön kehittelyvaiheen, koska tehtävä on haastava, siinä tarvitaan monenlaisia välineitä ja koska se vaikuttaa moneen muuhunkin asiaan. Tästä syystä tässä esitetyt ajatukset ovat vain suuntaa-antavia.

Toimintaa voitaisiin harjoittaa sekä hajautetusti että keskitetysti.

Hajautettu toiminta

Vuonna 2001 on tarkoitus testata hajautettuna yhteistuotantona tehtyjen ohjelmien tekemistä televisiolle ja radiolle (toimintaan osallistuvat sekä tiedotustoimistot että edustustot). Kun nämä testit arvioidaan, voidaan tehdä tarkempia suunnitelmia tulevaisuutta varten. Tähän toimintaan saadaan lisää varoja, minkä ansiosta voidaan osallistua tehokkaammin jäsenvaltioiden ja alueiden tiedotusvälineiden kanssa toteutettaviin yhteistyöhankkeisiin.

Keskitetty toiminta

Samaan aikaan hajautetun toiminnan kanssa toteutetaan keskitettyä toimintaa ensisijaisten tiedotustoimien (Prince-ohjelman) yhteydessä. Prince-ohjelma on osoitus komission ja Euroopan parlamentin yhteistyöhalukkuudesta. Toimia toteutetaan kansainvälisten audiovisuaalisten tiedotusvälineiden (radion ja television) kanssa.

EuroNews

Yhteistyö EuroNewsin kanssa useiden tiedotusohjelmien tuottamiseksi on saavuttanut kriittisen vaiheen juuri nyt, kun tuotantosopimus on ollut voimassa kolme vuotta. Parlamentin ja komission yhteistuotantona tuotettujen ohjelmien sisältö ja vaikutukset on arvioitu, ja nyt ehdotetaan, että yhteistyötä ajantasaistetaan ja kohdennetaan seuraavan kolmen vuoden ajaksi.

Yhteistyö ei enää perustu avustukseen vaan yhteistyösopimukseen. Lähetystoimintaan myönnettyjä varoja vähennetään asteittain ja tuotantotoimintaan myönnettyjä varoja lisätään (laajempi lähetysvelvollisuus, enemmän uutisia, vähemmän ajankohtaisohjelmia), ja lisää varoja myönnetään kaikkien ohjelmien laadun parantamiseen (parempi kuvanlaatu, vaihtelevampi toimituksellinen aineisto). Komission rahoitusosuus pienenee asteittain. Aiheet valitaan kolmikantaperiaatetta noudattaen eli ottaen huomioon Euroopan parlamentin, komission ja EuroNewsin toiveet rajoittamatta kuitenkaan kanavan toimituksen vapautta.

Europe by Satellite -uutispalvelu (EbS)

EbS on EU:n toimielinten televisiouutispalvelu.

EbS on hyvin tärkeä palvelu, koska se esittää suorana lähetyksenä toimielinten toimintaa (40 % kaikista lähetyksistä) ja neljä uutiskatsausta päivittäin aina samoina aikoina (20 % kaikista lähetyksistä). Jäljelle jäävä lähetysaika jakautuu ajankohtaisia aiheita kuvaavan kuvakirjaston (15 % lähetyksistä) ja kumppanikanavien tekemien ohjelmien kesken.

Komissio haluaa ehdottomasti, että toimielimet jatkavat tiivistä toimitusyhteistyötään. Se on entistä tärkeämpää, koska toimituspolitiikan on vastattava aikamme kehitystä mahdollisimman hyvin. On siis lisättävä lähetyksiä, ja näin pysyteltävä tapahtumien vauhdissa mukana. Toimielinten yhteistyötä tiivistetään perustamalla korkean tason koordinointielin, jossa ovat kunkin toimielimen viestinnästä vastaavan osaston johtajat, samalla tavalla kuin Europa-sivustolla.

Tulevaisuudessa pyritään seuraamaan asia-aihekokonaisuuksia, jotka ovat ajankohtaisia tai joissa keskitytään puheenjohtajuuteen. Teknistä apua annetaan ensisijaisesti ehdokasmaiden toimittajille. Toimielinten päätoimipaikkojen ulkopuolella toimivien toimittajien kanssa järjestetään vuorovaikutteisia lehdistökonferensseja, joihin osallistuvat muun muassa komissaarit. Europa-sivustolla on ollut linkki parlamentin sivustolle (Europarl) kesäkuusta 1999, ja EbS-sivut on jo perustettu. EbS:n näkyvyyttä Europa-sivuilla on lisättävä. On myös suunniteltu, että perustettaisiin komission sivusto toimittajia varten eli virtuaalinen tiedotustoimisto (Virtual Press Office).

Toimittajien koulutus

Komissio on tukenut toimittajien koulutusta jo useita vuosia osana toimintaansa. Komissio keskittyy erikoistumiseen, jonka osuus toimittajakursseilla ei ole aina ollut riittävä. Tukea on myönnetty monenlaisille hankkeille, ja tukea ovat saaneet European Journalism Centre (Maastricht), l'Association pour la formation au journalisme européen (Bordeaux), la Fondation journalisme en Europe (Pariisi) ja European Journalists' Association.

Tulevaisuuden suhteen komissio on avoin ja valmis keskustelemaan nykyisten järjestelyjen muuttamisesta toimielinten ja jäsenvaltioiden kanssa. Komissio haluaa, että peruskoulutukseen kiinteästi kuuluvia aiheita ei sisällytetä erityiskursseihin. Toisaalta se myös ymmärtää, että monimutkaisia ja laaja-alaisia EU-asioita ei voida kattaa ilman vankkaa EU-perustietouden hallintaa.

Tässä yhteydessä on syytä mainita, että komissio ja Euroopan parlamentin tiedotustoimistot tekevät jatkuvasti yhteistyötä kouluttaessaan Eurooppa-aiheisista asioista vastaavia toimittajia (esimerkiksi Portugalissa).

6 Keskuskirjasto [7] ja eurotietokeskusten verkosto

[7] Keskuskirjasto hankkii ja luetteloi teoksia ja aikakausjulkaisuja, joissa käsitellään EU:n yhdentymistä ja politiikkaa vuodesta 1958 nykypäivään, ja vastaa myös kokoelmien taloushallinnosta. Kokoelmat ovat EU:n toimielinten virkamiesten ja aiheesta kiinnostuneiden kansalaisten käytettävissä. Keskuskirjasto hallinnoi myös komission pääosastojen ja muiden yksiköiden kokoelmia ja hoitaa komission ja erityisesti sen lehdistöpalvelun sanomalehtitilaukset ja -levityksen. Keskuskirjaston täydelliseen kokoelmaluetteloon voi tutustua Europa-verkkosivuilla.

Näkyvyytensä ja kiinnostavuutensa vuoksi kirjastot samastuvat toimielimeen, jota ne edustavat.

Niinpä toimielinten yhteistyöryhmä IGI on suosittanut, että komissio ja parlamentti kehittäisivät yhteistä virtuaalikirjastoa.

Virtuaalikirjaston toteutusvaihtoehdoista on tarkoitus laatia selvitys.

Komission keskuskirjasto on perinteisesti toiminut läheisessä yhteistyössä muiden toimielinten kirjastojen kanssa, ja tätä yhteistyötä on tarkoitus edelleen tiivistää.

Viimeksi kuluneiden 30 vuoden aikana on rakennettu myös niin sanottujen eurotietokeskusten verkosto. Verkostoon kuuluu yli 500 toimipistettä. Osa näistä on EU:n alueella tai sen ulkopuolella toimivia erikoistuneita laitoksia, jotka ovat tehneet komission kanssa sopimuksen asiakirjapalvelun ja koulutuksen tarjoamisesta.

Eurotietokeskukset sijaitsevat yleensä yliopistoissa tai korkeakouluissa ja ovat EU:n tiedotustoiminnan tärkeimpiä lenkkejä. Niiden tehtävä on kaksijakoinen: ne auttavat tutkijoita ja suurta yleisöä pääsemään tiedon lähteille ja osallistuvat tiedotustoimintaan yhdessä muiden toimipisteiden ja verkostojen kanssa.

7 Vierailutoiminta

Euroopan parlamentti ja komissio ovat johdonmukaisesti pyrkineet lähentämään kansalaisia ja toimielimiä ja pitäneet ovensa avoinna yleisölle. Tämä on erityisen tärkeää parlamentille, jonka toimitiloissa Strasbourgissa ja Brysselissä pystytään nykyään ottamaan vastaan yhteensä 300 000 kävijää vuodessa. Komission vierailupalvelu keskittyy puolestaan järjestämään yhden tai kahden päivän vierailuja johtavista mielipidevaikuttajista (mm. parlamenttiedustajat, toimittajat, kansalaisjärjestöjen edustajat ja tutkijat) koostuville ryhmille. Vierailut järjestetään tiiviissä yhteistyössä jäsenvaltioissa toimivien komission edustustojen kanssa. Lisäksi järjestetään vierailuja ehdokasmaista tuleville valikoiduille ryhmille.

Vastauksena Helsingissä pidetyn Eurooppa-neuvoston kokouksen puheenjohtajan päätelmiin Euroopan parlamentti ja komissio julkistivat kesäkuussa 2000 alustavan selvityksen vierailujen, seminaarien ja yleisötapahtumien järjestämistä koskevan yhteistyön aloittamisesta. Vaikka selvityksessä päädyttiinkin siihen, että toimielinten olisi säilytettävä omat vierailujen järjestämis- ja vastaanottopalvelunsa, yhteistyötä on tarkoitus tiivistää keskelle Brysselin EU-korttelia rakennettavan yhteisen kongressikeskuksen valmistuessa. Keskusta on tarkoitus kehittää Eurooppa-keskustelun tärkeänä foorumina, joka on avoinna laajoille kansalaispiireille.

8 Arviointi

Tässä tiedonannossa selostettu tiedotus- ja viestintäpolitiikan uusi yhteistyökehys ja sen eri välineet pääsevät oikeuksiinsa vasta tiedotuksen ja viestinnän tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden jatkuvan arvioinnin myötä. Arvioinnista saatavan tiedon avulla voidaan luoda vakaa perusta toiminnan kehittämistä koskeville päätöksille.

Arviointi ja seuranta saavat merkityksensä siitä, että toimielinten tiedotusyhteistyöryhmän on aina seuraavan vuoden ohjelmaa laatiessaan tehtävä kokonaisarviointi kuluneen vuoden toiminnasta. Arvioinnin ja seurannan laadusta riippuu, pystyykö työryhmä tekemään oikeat johtopäätökset siitä, ollaanko viestinnässä ja tiedotuksessa oikealla tiellä, vai pitäisikö niiden sisältöä ja luonnetta tarkistaa, vahvistaa tai muuttaa.

Komissiolla on erilaisia välineitä jäsenvaltioiden EU-keskustelun arvioimiseksi. Uuden yhteistyökehyksen osalta on ratkaistava se vielä avoin kysymys, voidaanko näitä välineitä käyttää myös unionin oman tiedotuksen ja viestinnän arvioinnissa.

Toiminnan määrää voidaan arvioida yksinkertaisilla mittareilla, joita ovat muun muassa tiedotusmenojen määrä ja laatu, tapahtumatilastot, kontaktit, yleisömäärä ja jaettu aineisto. Nämä tarjoavat toki tärkeän lähtökohdan, mutta eivät sellaisenaan riitä. Toiminnan vaikutusta on mitattava myös laadullisesti esimerkiksi tavoitteiden saavuttamisasteella ja yleisön tyytyväisyydellä.

Metodologisesti komissiolla ei ole kovin paljon kokemusta tiedotuskampanjojen vaikutusten arvioinnista, joten se on valmis pohtimaan alan asiantuntijoiden ehdotuksia ja neuvoja.

Arvioinnin välineet voidaan jakaa karkeasti yleisiin ja erityisvälineisiin. Yleisen arvioinnin välineet voivat antaa käsityksen julkisen keskustelun sisällöstä ja kansalaisten asenteista, kun taas erityisvälineillä arvioidaan yksittäisiä tiedotuksen aiheita. Yleisiin välineisiin kuuluvat mielipidetutkimukset, lehdistö- ja mediakatsaukset, julkiset kuulemistilaisuudet ja erilaisilla foorumeilla käydyt keskustelut.

Arvioinnin erityisvälineet perustuvat käyttäjiltä tai kohderyhmiltä saatavaan palautteeseen. Palautteesta voidaan saada tärkeitä vihjeitä siitä, vastaako tiedotus tavoitteitaan, tiedotuksen vaikutuksista alkuperäisen kohderyhmän ulkopuolella ja siitä, onko esitystapaa tarkistettava tai kokonaan muutettava.

Yleisen arvioinnin välineet - Eurobarometri, lehdistökatsaukset, julkiset kuulemiset

Eurobarometri on ollut käytössä jo 30 vuotta. Se tarjoaa säännöllisiä katsauksia yleisön käsityksistä: suhtautumisesta EU:hun ja sen keskeisimpiin politiikkoihin, toimielinten tuntemuksesta ja niitä kohtaan tunnetun luottamuksen asteesta, ensisijaisista poliittisista tavoitteista ja aikatauluista sekä käytetyimmistä tietolähteistä. Näitä tietoja käytetään mm. kampanjoiden hienosäätöön liittyvien tiedotustoimien suunnittelussa ja arvioinnissa sekä yleisölle suunnattuna yleistietona. Vuosittain julkaistaan lukuisia raportteja, joita lainataan ja kommentoidaan laajalti erilaisissa tiedotusvälineissä ja jotka toimivat pohjana julkiselle keskustelulle Euroopassa. Komissio aikoo kehittää lähiaikoina samanlaisia tutkimuksia, joita käytettäisiin hakijamaissa. Kvalitatiivisilla tutkimuksilla ja pikakyselyillä, jotka voivat molemmat olla erittäin yksityiskohtaisia, tutkitaan sekä suuren yleisön että erityiskohderyhmien mielipiteitä (pk-yrittäjät, maanviljelijät, kuluttajat jne.). Vuosittain toteutetaan noin 50 tutkimusta, joiden avulla saadaan kerättyä erittäin laaja tietoaineisto. Näitä tietoja on hyödynnettävä asianmukaisesti, minkä lisäksi on myös arvioitava niiden käyttöä.

Lehdistökatsaukset ovat vastaavanlaisia yleisiä välineitä ja edellä esitetyt näkökohdat soveltuvat myös niihin. Komissio pitää eri toimielinten toiminnan vaikutusten seuraamista erittäin tärkeänä. Tähän liittyen se seuraa hallitusten ja poliitikkojen, erityisesti parlamentinjäsenten, moninaisia reaktioita sekä ajankohtaisten kehityssuuntausten yhteiskunnallisia vaikutuksia.

Tämän vuoksi komissio panostaa toimintaan huomattavia resursseja: se laatii kaksi lehdistökatsausta ja neljä uutistoimistoaineistoon perustuvaa artikkelikatsausta päivittäin sekä hoitaa lehdistöpalvelun tietokantaa. Toimintaa voitaisiin järkeistää (yhdistämällä eri toimielinten nykyiset artikkeli- ja lehdistökatsaustoiminnot). Sen parantaminen olisi kuitenkin vaikeampaa (esimerkiksi alueellisten ja erikoisalojen tiedotusvälineiden sisällyttäminen katsauksiin, artikkelipalvelun ja katsausten jakelun laajentaminen), koska tällaisessa strategiassa olisi kyettävä sovittamaan yhteen useita ristikkäisiä näkökohtia, kuten tekijänoikeudet, toiminnan laatu (ulkoistamisen yhteydessä), kustannukset ja käytettävissä oleva budjetti. Yhtenä mahdollisuutena voitaisiin tutkia lehdistökatsausten jakelua tietoverkkoihin ja tiedotustoimipisteisiin, jotka puolestaan auttaisivat sisällyttämään alueelliset ja erikoisalojen tiedotusvälineet näihin katsauksiin.

Erityisvälineet - tiedon käyttäjiltä saatava palaute

Tiedon käyttäjiltä tai tiedotus- tai viestintätoimien kohderyhmiltä saatava palaute tarjoaa usein täsmällisemmän, vaikkakin yleensä hyvin rajallisen, kuvan toimielinten tiedotusponnistelujen perillemenosta. Tiedonannon luvussa 2 mainituilla toimilla tavoitetaan satojatuhansia tiedon käyttäjiä päivittäin (Europa-palvelimen asiakirjojen sivuilla käydään päivittäin 1,5 miljoonaa kertaa, Europe Direct -palvelu vastaanotti 100 000 tiedustelua viime vuonna). Näiden järjestelmien puitteissa kulkee päivittäin erittäin suuri määrä informaatiota, jota on kyettävä analysoimaan entistä järjestelmällisemmin tulevaisuudessa. Lisäksi tietoja on hyödynnettävä toimien arvioinnissa.

Europe Direct -palvelu käsittelee suoraan yksityisiltä kansalaisilta saatuja tietopyyntöjä ja kysymyksiä. Käsiteltyjä aiheita ja kysymyksiä koskevien tilastotietojen avulla voidaan tunnistaa puutteet tiedotustoimien painotuksissa. Tilastot kuvastavat myös suoraan kansalaisten tärkeäksi kokemia aiheita. Myös EuroJus -järjestelmä, jossa kansalaisille annetaan oikeudellista neuvontaa maksutta, on tuonut erityisesti henkilöiden vapaan liikkuvuuden ja sijoittautumisoikeuden osalta esille alueita, joilla tarvitaan lisää tietoa.

Uutuutena saadaan myös Internetin avulla tietoa siitä, kuinka toimielimet vastaavat yleisön tiedontarpeeseen. Europa-palvelin ja edustustojen jäsenvaltioissa hoitamat verkkosivut rekisteröivät yleisön reaktioita ja tiedusteluja pääasiassa kahdella tavalla: suoran sähköpostipalvelun kautta, johon yleisö voi lähettää kysymyksiään ja huomautuksiaan tai tilata julkaisuja ja muuta aineistoa, sekä eniten käytettyjä sivuja koskevien tilastotietojen kautta. Tiedotusaineiston tarjontaa mukautetaan tämän yleisöltä saatavan palautteen perusteella.

Tietoverkkojen jatkuvan seurantajärjestelmän koevaihe on saatu äskettäin päätökseen ja järjestelmä on nyt toiminnassa. Järjestelmä on yleisen ja erityisen lähestymistavan sekoitus: Sen avulla on mahdollista seurata sekä kokonaisia tietoverkkoja että niiden yksittäisiä yhteyskohtia käytön, yleisökontaktien ja toiminnan aktiivisuuden kannalta. Samalla sen avulla on mahdollista tarkastella erikseen käyttäjäpalautteen osia, kuten tavallisimmin esitettyjä kysymyksiä sekä tietoverkkojen käytön jakautumista aihealoittain sekä käyttäjien iän ja sukupuolen jne. mukaan. Järjestelmän toimintaa seurataan tulevaisuudessa entistä tiiviimmin. Tällöin tutkitaan erityisesti mahdollisuuksia soveltaa sitä muilla toiminnan aloilla.

Hyvin järjestetyt julkiset kuulemiset voivat tarjota lisätietoa toimielinten tarjoamia tietoja koskevista yleisön vaikutelmista ja tietojen herättämistä reaktioista. Ne mahdollistavat myös todellisen vuoropuhelun tiedon tarjoajien (toimielimet, jäsenvaltiot) ja vastaanottajien välillä, ja voivat siten johtaa viestintästrategioita ja niiden ensisijaisia tavoitteita koskevaan hedelmälliseen keskusteluun. Kuulemisten ja julkisten keskustelujen kautta on lisäksi mahdollista seurata keskeisimpiä kysymyksiä (esim. laajentumista) koskevien yleisön tietojen ja mielipiteiden kehittymistä tietyn ajan kuluessa. Esimerkiksi yleisön tietojen (kansalaisten vaikutelma saamiensa tietojen riittävyydestä) kehittyminen pitkällä aikavälillä voi osoittaa, onko tietystä aiheesta tiedotettava lisää (vai olisiko tiedon tarjontaa päinvastoin vähennettävä), vaikka tätä onkin vaikeaa pitää suoraan unionin tiedotuspolitiikkojen vaikutuksen osoittimena, koska asiaan liittyy lukuisia muita tekijöitä. Julkiset kuulemiset voivat tällä tavoin hyödyllisesti täydentää eurobarometria ja lehdistökatsauksia. Kaikkia näitä lähteitä on mahdollista hyödyntää lisää, jos käytettävissä on riittävästi resursseja valtavan tietomäärän käsittelemiseksi.

RAHOITUSSELVITYS

Politiikan ala(t): TIEDOTUSVÄLINEET JA VIESTINTÄ

Toiminnan ala(t): 01-02-20-21-22

Toimenpiteen nimi: Tiedonanto Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikan uudesta yhteistyökehyksestä

1. BUDJETTIKOHDAT

B3-300, B3-300A, B3-301, B3301A, B3-303, B3-303A, B3-306, B3-306A, A0-1112- A0-4200, A0-421 ja osasto 7

2. NUMEROTIEDOT

2.1 Toimenpiteen kokonaismäärärahat (B osa): 432,717 miljoonaa euroa maksusitoumusmäärärahoina koko ohjelmakaudeksi

2.2 Toimenpiteen soveltamisaika:

Varainhoitovuosi 2002 ja sitä seuraavat varainhoitovuodet

2.3 Monivuotinen kokonaismenoarvio:

a) Maksusitoumusmäärärahojen/maksumäärärahojen aikataulu (rahoitustuki) (vrt. kohta 6.1.1)

milj. euroa

>TAULUKON PAIKKA>

b) Tekninen ja hallinnollinen apu ja tukimenot (vrt. kohta 6.1.2)

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

c) Henkilöstö- ja muiden hallintomenojen kokonaisvaikutus rahoitukseen (ei sis. palkkoja)

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

2.4 Yhteensopivuus ohjelmasuunnitelman ja rahoitusnäkymien kanssa

( Ehdotus on tehdyn ohjelmasuunnitelman mukainen.

( Ehdotus edellyttää rahoitusnäkymien kyseisen otsakkeen ohjelmasuunnitelman muuttamista,

( ja tämä voi edellyttää toimielinten sopimuksen määräysten soveltamista.

2.5 Vaikutukset tuloihin

X Ei vaikuta tuloihin (kyseessä ovat toimenpiteen toteuttamiseen liittyvät tekniset näkökohdat).

3. BUDJETTITIEDOT

>TAULUKON PAIKKA>

4. OIKEUSPERUSTA

Toimet, joita komissio toteuttaa sille nimenomaisesti annetun toimivallan nojalla.

5. KUVAUS JA PERUSTELUT

5.1 Yhteisön toiminnan tarve

5.1.1 Toiminnan tavoitteet

Tiedonannon tarkoituksena on kehittää lähitiedotusta Euroopan kansalaisille ja tehostaa toimielinten yhteistyötä, jotta yleisölle välittyvä kuva toimielinten toiminnasta kirkastuisi.

Näihin kokonaistavoitteisiin pyritään lähinnä hajauttamalla yleisiä tiedotustoimia ja hyödyntämällä komission tiedotustoimipisteitä ja tietoverkkoja entistä enemmän.

5.1.2 Ennakkoarviointiin liittyvät toimenpiteet

Tiedonannossa esitetään peruslinjat, mutta käytännön toteuttamista koskevat toimenpiteet ovat pääpiirteissään vielä täsmentämättä. Niiden nojalla määräytyvät myös ennakkoarviointiin liittyvät toimenpiteet.

5.1.3 Jälkiarvioinnin perusteella toteutetut toimenpiteet

Tiedonannossa esitetyt uudistukset liittyvät uuteen tiedotuspoliittiseen strategiaan.

5.2 Suunnitellut toimet ja yhteisön rahoitustukea koskevat yksityiskohtaiset säännöt

Tämän tiedonannon budjettivaikutukset koskevat lähinnä lukua B3-3 ja sen eri budjettikohtia (toimintamäärärahoista hallinto- ja muihin menoihin).

Suunnitellut toimet koskevat etenkin yleisiä tiedotustoimia, tiedotustoimipisteitä, viestintätoimia ja ensisijaisia tiedotusohjelmia (Prince).

5.3 Toteutusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt

Tarkoituksena on toteuttaa lähinnä seuraavia toimia:

Yleiset tiedotustoimet

- terävöitetään kirjallisten ja sähköisten julkaisujen toimituspolitiikkaa.

- tehostetaan työkaluja, joiden avulla voidaan saada lisää palautetta tiedotuspolitiikasta.

- toteutetaan edustustojen kanssa suurelle yleisölle suunnattuja hajautettuja tiedotustoimia painopisteaiheista.

- laaditaan arviointiraportti uuteen tiedotuspolitiikkaan liittyviä eri tiedotuskeinoja yhdistävän toiminnan vaikutuksesta (tukimenot).

Tiedotustoimipisteet

- Lähitiedotuksen tärkeyttä korostetaan kehittämällä tiedotustoimipisteitä ja tietoverkkoja.

Suunnitelmissa on

- perustaa yksi uusi kansallinen keskus joka toinen vuosi (vuosina 2003-2005).

- ottaa käyttöön yksi uusi alueellinen keskus joka vuosi.

- perustaa uusia maaseututietokeskuksia ja eurotiedon palvelupisteitä joka vuosi. Alueiden maantieteellisen laajuuden ja asukastiheyden perusteella komissio arvioi, että tiedotustoimipisteitä on oltava ainakin 476. Koska yhteisön rahoitus maaseututietokeskuksille ja eurotiedon palvelupisteille on kiinteämääräinen 20 000 euroa/tiedotustoimipiste, vuositasolla rahoituksen määrä on yhteensä 9 520 000 euroa.

- tehostaa hajautettuja ja yleisiä koordinaatiokokouksia.

- vireyttää tiedotustoimipisteiden toimintaa.

Yleiset viestintätoimet

Uudessa hajautetussa tiedotus- ja viestintäpolitiikassa korostetaan edustustojen asemaa.

Tarvitaan täydentäviä toimia, joiden avulla voidaan kehittää sähköisiä julkaisuja, suoraviestintää, seminaareja, konferensseja jne.

Koska edustustojen tehtävät ovat lisääntyneet, viestintäasiantuntijoiden tarve on kasvanut. Käytettävissä olevia keinoja on vastaavasti mukautettava (arvio teknisen ja hallinnollisen avun kustannuksista: 23 x 45 000 euroa).

Lisäkustannuksia aiheutuu todennäköisesti myös Eurojus-neuvonantajapalvelusta.

Ensisijaiset tiedotustoimet

Tässä tiedonannossa tarkoitetut Prince-tiedotustoimet kattavat seuraavat aihepiirit:

- laajentuminen

- EU:n tulevaisuus

- vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue ja EU:n perusoikeuskirja

- euro

- EU:n ulkoiset toimet

Prince-ohjelman toteuttamiseen kiinteästi kuuluvat menot ovat sidoksissa päätöksiin/suunnitelmiin, joita komissio on jo tehnyt tai aikoo lähiaikoina tehdä.

Arvioitaessa näiden tiedotustoimien hyödyntämiseen tarvittavia varoja on otettava huomioon erityistoimenpiteet, joista päätetään tapauskohtaisesti.

6. RAHOITUSVAIKUTUKSET

6.1 Kokonaisrahoitusvaikutus, B osa (koko ohjelmakaudeksi)

Tähän tiedonantoon perustuvat lisätarpeet katetaan pääosin osaston B3-3 (Tiedotus ja viestintä) määrärahoista jakamalla ne uudelleen.

Jäljempänä esitetyt luvut perustuvat tämänhetkisiin arvioihin lisämäärärahojen tarpeesta; niitä voidaan tarkistaa komission vuosistrategiaan liittyvän menettelyn yhteydessä.

6.1.1 Rahoitustuki Maksusitoumusmäärärahat milj. euroa

>TAULUKON PAIKKA>

6.1.2 Tekninen ja hallinnollinen apu, tukimenot ja tietotekniikkakustannukset (maksusitoumusmäärärahat)

>TAULUKON PAIKKA>

Asianomaiset BA-kohdat (kohdat 1 + 2)

>TAULUKON PAIKKA>

6.2. Toimenpidekohtainen kustannuslaskelma, B osa (koko ohjelmakaudeksi)

Maksusitoumusmäärärahat milj. euroa

>TAULUKON PAIKKA>

7. VAIKUTUKSET HENKILÖSTÖÖN JA HALLINTOMENOIHIN (1)

7.1. Vaikutus henkilöstöön

Lehdistö- ja viestintäpääosaston henkilöstömäärään ei tässä tiedonannossa esitetä lisäystä vuodeksi 2002.

Tässä tiedonannossa esitetään uusia suuntaviivoja, joiden perusteella lehdistö- ja viestintäpääosasto aikoo vuonna 2002 käynnistää hajautettuja toimia; toimien toteuttamiseen on tarkoitus käyttää henkilöstöä, jota pääosastolle osoitetaan vuonna 2002 komission vuosittaisen henkilöstömäärien tarkistuksen yhteydessä.

Vuoden 2001 lopun ja vuoden 2002 alun välisenä aikana on tarkoitus arvioida henkilöresurssien tarvetta seuraavien vuosien osalta suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin ja yksilöityihin tarpeisiin, jotta vastaavat lisähenkilöstöä koskevat pyynnöt voidaan sisällyttää vuosistrategiaan 2003.

Edustustojen urakiertojärjestelmää on myös uudistettava. Henkilöstötaulukon hallinnoinnin optimoimiseksi lehdistö- ja viestintäpääosasto kehittää yhdessä budjettipääosaston ja henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa menettelyjä, joiden avulla on tarkoitus helpottaa edustustojen henkilöstön paluuta päätoimipaikkaan.

7.2 Henkilöstön taloudellinen kokonaisvaikutus

>TAULUKON PAIKKA>

7.3 Muut toimesta johtuvat hallintomenot

>TAULUKON PAIKKA>

Määrät vastaavat 12 kuukauden kokonaismenoja.

* Virkamatkat (A0-7010) 300 000

Virkamatkat, jotka liittyvät hajautetuista tiedotus- ja viestintätoimista aiheutuvien uusien tarpeiden kattamiseen ja käsittävät edustustojen virkamiesten virkamatkat päätoimipaikkaan, edustustojen virkamiesten virkamatkat jäsenvaltioissa sekä päätoimipaikan virkamiesten virkamatkat edustustoihin sisäisen tarkastustoiminnan yhteydessä.

* Kokoukset (A0-7030) 50 000

Arvio uusiin toimintoihin liittyvien kokousten järjestämiskustannuksista (5 uutta kokousta).

* Selvitykset (A0-7050) 50 000

Kaikkiin tässä tiedonannossa esitettyihin lehdistö- ja viestintäpääosaston toimiin liittyvät selvitykset ja arvioinnit.

* Koulutus (A0-706) 20 000

Tiedotusta, hallinnointia ja valvontaa koskevien koulutusohjelmien järjestäminen.

* Edustustojen kiinteistöt, tarvikkeet, toiminta ja tietotekniikka (A0-4200) 230 000

Kokonaismenoarvio tarpeista, jotka liittyvät edustustojen toiminnan kasvuun. Arvio on tarkoitus vahvistaa tavanomaisen budjettimenettelyn yhteydessä.

* Radiolähetys- ja televisiostudioiden käyttö ja audiovisuaaliset varusteet 200 000

Jotta EU-tiedotusta voidaan levittää laajalti koko unionin alueella, suunnitelmissa on kehittää Internet-sivustoja ja varustaa tiedotustoimipisteitä välineillä, joilla voidaan vastaanottaa ja tallentaa komission EbS-lähetyksiä (Europe by Satellite).

Sekä Intranetistä että Internetistä löytyviä EbS-tietotoimiston verkkosivuja on niin ikään tarkoitus kehittää.

Näiden kahden toimen kustannuksiksi arvioidaan 200 000 euroa. Arvio on tarkoitus vahvistaa talousarvioesitystä laadittaessa.

I Yhteensä vuodessa (7.2 + 7.3)

II Toimen kesto

III Toimen kokonaiskustannukset (I x II) // 850 000 euroa

4 vuotta (vuodesta 2003)

3 400 000 euroa

8. SEURANTA JA ARVIOINTI

8.1 Seurantajärjestelmä

Sisäisen raportoinnin järjestelmiä lujitetaan, jotta tiedotuspolitiikan uudet ulottuvuudet (hajauttaminen ja toimielinten yhteistyö) voidaan ottaa huomioon.

8.2 Arvioinnin yksityiskohtaiset säännöt ja arviointijaksot

Työkaluja on tarkoitus mukauttaa, jotta tiedotustoimia voidaan arvioida järjestelmällisesti ainakin kerran vuodessa.

9. PETOSTEN TORJUNTATOIMET

Kaikissa komission ja tuensaajien välisissä sopimuksissa ja oikeudellisissa sitoumuksissa taataan komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle mahdollisuus tehdä tarkastuskäyntejä välittömien tuensaajien parissa (tai välillisten tuensaajien parissa, jos kyse on toimesta, jota komissio hallinnoi hajautetusti) ja vaatia todisteet kaikista sopimuksen tai oikeudellisen sitoumuksen perusteella aiheutuneista kuluista viiden vuoden ajan sopimuskauden päättymisestä.

Tuensaajien on raportoitava hankkeesta ja sen kuluista, jotka tarkastetaan sekä kustannuslajien että niiden tukikelpoisuuden kannalta tuen tavoitteiden mukaisesti ottamalla huomioon sopimusvelvoitteet, taloudelliset näkökohdat ja moitteettoman varainhoidon periaatteet.