Kertomus Euroopan keskuspankin hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta tilikaudelta 2006 sekä Euroopan keskuspankin vastaukset

2009/C 210/01

SISÄLLYS

Johdanto

Tarkastuksen sisältö ja lähestymistapa

Huomautukset

Olivatko EKP:n talousarvioennusteet realistisia?

Olivatko EKP:n suunnittelemat talousarviohallintoa koskevat säännöt ja menettelyt asianmukaisia?

Talousarviota koskevat säännöt ja menettelyt

Talousarviota ja suunnittelua koskevat tietotekniikkajärjestelmät

Sovellettiinko talousarviohallintoa koskevia sääntöjä ja menettelyjä asianmukaisesti?

Talousarviosäännöt

Talousarviosuunnittelu

Määrärahasiirrot

Talousarvioraportointi

Päätelmät ja suositukset

Olivatko EKP:n talousarvioennusteet realistisia?

Olivatko EKP:n suunnittelemat talousarviohallintoa koskevat säännöt ja menettelyt asianmukaisia?

Sovellettiinko talousarviohallintoa koskevia sääntöjä ja menettelyjä asianmukaisesti?

JOHDANTO

EKP:n talousarviomenot olivat 326 miljoonaa euroa tilikaudella 2006 ja 355 miljoonaa euroa tilikaudella 2007 (ks. taulukko 1). Talousarvioviranomaisena toimii EKP:n neuvosto. Neuvosto hyväksyy johtokunnan esitykseen perustuvan EKP:n vuotuisen talousarvion (4) . Johtokunnalla on kokonaisvastuu kaikkien pankin resurssien hallinnoinnista. Tulosyksiköiden johtajat (5) ovat siirtäneet tulosyksiköidensä operatiivisen hallintovastuun muille tahoille pankin sääntöjen ja menettelyjen mukaisesti. Henkilöstöstä, talousarviosta ja organisaatiosta vastaavan pääosaston sisällä toimivalla talousarvio- ja hankeosastolla on valvonnassa keskeinen rooli. Osasto neuvoo ja tukee tulosyksiköitä, jotta ne voisivat suunnitella ja valvoa resurssejaan vaikuttavalla ja tehokkaalla tavalla. Kaaviossa 1 esitetään yleiskatsaus talousarvioprosessin keskeisistä toimijoista.

TARKASTUKSEN SISÄLTÖ JA LÄHESTYMISTAPA

HUOMAUTUKSET

Olivatko EKP:n talousarvioennusteet realistisia?

Talousarvion toteuttamisaste on talousarvioprosessin asianmukaisuutta kuvastava indikaattori. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti talousarvion toteuttamisasteen tilikausina 2006 ja 2007 (7) sekä analysoi, miksi huomattava osa varoista jäi käyttämättä. Tarkoituksena oli arvioida, olivatko talousarvioennusteet olleet realistisia. Tarkistetun talousarvion varoista oli tilikausina 2006 ja 2007 käytetty kaikkiaan 92 prosenttia (ks. taulukko 1). Toiminta-alojen toistuvien menojen osalta voidaan todeta, että ”pankin toimintaa” koskevassa talousarvion osassa esitetyt talousarvioennusteet olivat aika realistisia. Talousarviovarojen käyttöaste oli kuitenkin ”hankkeiden” osalta vain 65 prosenttia ja ”pankin muuttamisen ja kehittämisen” osalta vain 82 prosenttia. Talousarviovaroja jäi käyttämättä pääasiassa siitä syystä, että hankkeiden toteuttaminen viivästyi. Viipeet olivat huomattavia 43 prosentissa 14:stä vuonna 2006 päätetystä suurhankkeesta ja 40 prosentissa 15:stä vuonna 2007 päätetystä suurhankkeesta. Kuten tilintarkastustuomioistuin on jo aiemmin todennut tilikausia 2000 (8) ja 2003 (9) koskevissa kertomuksissaan, viipeet haittaavat yhä suhteellisen suurta määrää hankkeita, mikä johtuu siitä, että alkuperäiset hankesuunnitelmat ovat osoittautuneet epärealistisiksi.

Olivatko EKP:n suunnittelemat talousarviohallintoa koskevat säännöt ja menettelyt asianmukaisia?

Talousarviota koskevat säännöt ja menettelyt

Henkilöstöstä, talousarviosta ja organisaatiosta vastaava pääosasto julkaisi samanaikaisesti asiakirjan ”EKP:n talousarviosykli: suunnittelua, valvontaa ja ennusteita koskevat periaatteet ja menettelyt” (12) . Hallinnollisten kiertokirjeiden ja tiedotteiden yhdistäminen kahdeksi keskeiseksi asiakirjaksi oli myönteinen kehitysaskel. Tämän pohjalta laadittiin EKP:n talousarviohallintoa koskevat säännöt ja menettelyt, joissa EKP:n talousarviopäätöksiä tekevien osapuolten, talousarvio- ja hankeosaston sekä tulosyksiköiden johtajien vastuualueet erotetaan selkeästi toisistaan. Niissä esitetään EKP:n talousarviomenettelyt selkeällä tavalla ja selitetään, mitä kussakin talousarviosyklin vaiheessa on tehtävä. Edistymisestä huolimatta epäjohdonmukaisuuden (13) riski on edelleen olemassa, koska sääntöjä ja menettelyjä ei ole vielä saatavilla yhtenä kattavana asiakirjana.

Talousarviota ja suunnittelua koskevat tietotekniikkajärjestelmät

Sovellettiinko talousarviohallintoa koskevia sääntöjä ja menettelyjä asianmukaisesti?

Talousarviosäännöt

Talousarviosuunnittelu

Määrärahasiirrot

Talousarvioraportointi

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

Olivatko EKP:n talousarvioennusteet realistisia?

Olivatko EKP:n suunnittelemat talousarviohallintoa koskevat säännöt ja menettelyt asianmukaisia?

Sovellettiinko talousarviohallintoa koskevia sääntöjä ja menettelyjä asianmukaisesti?

(1) EY:n perustamissopimuksen 105 artiklan 1 kohta.

(2) Euroopan keskuspankkijärjestelmän ja Euroopan keskuspankin perussääntö esitetään perustamissopimukseen liitetyssä pöytäkirjassa.

(3) Pöytäkirjan 27 artiklan 2 kohdan mukaisesti ”Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 248 artiklan määräykset koskevat ainoastaan EKP:n hallinnon tehokkuuden arviointia”. Euroopan keskuspankkia koskevat institutionaaliset määräykset esitetään EY:n perustamissopimuksen 112–115 artiklassa.

(4) Euroopan keskuspankin työjärjestyksen hyväksymisestä 19 päivänä helmikuuta 2004 tehdyn Euroopan keskuspankin päätöksen (EKP/2004/2) 15 artiklan 1 kohta (EUVL L 80, 18.3.2004, s. 33).

(5) Tulosyksiköiden johtajia ovat liiketoiminta-alueiden johtajat, osastopäälliköt ja/tai hankevastaavat.

(6) Kyseiset viisi toiminta-alaa ja kymmenen tulosyksikköä poimittiin niiden taloudellisen merkityksen perusteella.

(7) Tilikautena 2007 EKP yhdisti kolme pilaria (”liiketoimintayksiköt”, ”hankkeet” ja ”erityistoimet”) kahdeksi (”pankin toiminta” ja ”pankin muuttaminen/kehittäminen”). Vuoden 2006 talousarviossa ”liiketoimintayksiköt” esitetään osana ”pankin toimintaa” ja ”hankkeet” osana ”pankin muuttamista/ kehittämistä”. Talousarviossa 2006 ”erityistoimet” on jaettu toimien luonteen mukaisesti kahdeksi uudeksi pilariksi.

(8) EYVL C 341, 4.12.2001, s. 1.

(9) EUVL C 286, 23.11.2004, s. 13.

(10) EUVL C 45, 20.2.2004, s. 27.

(11) Käsikirja sisältää mm. asiakirjahallintoa, hyväksyntätasoja, talousarviokysymyksiä, hankintaa, työmatkoja ja tietoturvaa koskevia sääntöjä ja periaatteita.

(12) Asiakirjassa kuvataan yksityiskohtaisesti kaikki talousarvioperiaatteet ja -prosessit sekä keskeisten toimijoiden tehtävät ja vastuualueet.

(13) Käsikirjassa todettiin esimerkiksi, että yli 211 000 euron määrärahasiirrot edellyttävät johtokunnan hyväksyntää, kun taas ”EKP:n talousarviosykli” -asiakirjassa rajaksi oli asetettu 200 000 euroa.

(14) Järjestelmän avulla ei enää voitu valvoa esimerkiksi sitoumuksia. Tämä lisäsi maksujen kahteen kertaan suorittamisen riskiä.

(15) Esimerkiksi käsittelyn asianmukaisuus varmistettiin tietojärjestelmään sisältyvin tarkastuksin, jotka oli tehtävä manuaalisesti, vaikka niiden olisi pitänyt olla automaattisia, ja tulosyksiköiden johtajille annettujen tietojen oikeellisuus varmistettiin sellaisten talousarvion toteuttamista koskevien kertomusten perusteella, joita ei voitu koota järjestelmän toimintojen avulla.

(16) Määrärahasiirrot tehtiin kohdassa 5 mainituissa kymmenessä tulosyksikössä.

(17) Kolme keskeistä talousarviota koskevaa kertomusta ovat talousarvioesitystä koskeva kertomus, vuoden puolivälissä annettava talousarvioennustetta koskeva kertomus ja vuoden päättyessä annettava talousarviovalvontaa koskeva kertomus.

EUROOPAN KESKUSPANKIN VASTAUS

Euroopan keskuspankki (EKP) on vastaanottanut tilikautta 2006 koskevan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen ja suhtautuu myönteisesti siinä esitettyihin havaintoihin ja parannussuosituksiin. EKP panee merkille, että tilintarkastustuomioistuin piti EKP:n talousarviohallintoa koskevia sääntöjä ja menettelyjä yleisesti ottaen asianmukaisesti suunniteltuina ja katsoi talousarviosääntöjä ja -menettelyjä sovelletun yleisesti tyydyttävällä tavalla.

EKP ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen havainnot ja parannussuositukset. Seuraavassa EKP kommentoi erikseen kahta kertomuksen kohtaa sekä neljää siinä esitettyä suositusta.

Kohta 9: Koko organisaation laajuinen toiminnanohjausjärjestelmä on monimutkainen hanke. EKP toteaa, että puuttuneet talousarvioprosessiin liittyvät toiminnot toimitettiin EKP:tä tyydyttävällä tavalla ennen vuoden 2008 loppua.

Kohta 12: EKP korostaa, että budjettia leikattiin tehostamistoimenpiteenä, jonka ansiosta EKP on kyennyt valvomaan budjettiaan entistä tiukemmin. Näin säästetyt varat on siirretty vararahastoon, josta niitä on vapautettu perusteltuihin tarpeisiin. Nämä toimenpiteet on toteutettu EKP:n budjettiosapuolten eli budjettikomitean, johtokunnan ja EKP:n neuvoston tuella.

Suositus 1: EKP hyväksyy suosituksen ja tarkastelee vielä vuoden 2009 hankebudjettien suunnitteluprosessiaan löytääkseen parannuskohteita.

EKP myös korostaa, että hankebudjetit perustuvat lukuisiin oletuksiin ja niihin liittyy enemmän epävarmuutta kuin tavanomaisiin hallintobudjetteihin. Lisäksi hankkeiden toteutus viivästyy usein ulkoisten tekijöiden vuoksi.

Suositus 2: EKP hyväksyy suosituksen ja kokoaa menettelyjä yhteen tarkoituksenmukaisesti.

Suositus 3: EKP ottaa havainnot huomioon ja on jo ryhtynyt toimiin toiminnanohjausjärjestelmän toteuttamisessa esiintyneiden ongelmien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi viivyttelemättä.

Suositus 4: Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä EKP:ssä on siirrytty aiemmasta määrärahasiirtoprosessista tarveperusteiseen ennakointiin, joka suoritetaan kuukausittain.

Kaikki suositukset toteutetaan vuoden 2009 loppuun mennessä.