Komission tiedonanto neuvostolle, Euroopan parlamentille, talous- ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle Euroopan unionin tiedotus- ja viestintästrategia /* KOM/2002/0350 lopull. */





KOMISSION TIEDONANTO NEUVOSTOLLE, EUROOPAN PARLAMENTILLE, TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEALLE SEKÄ ALUEIDEN KOMITEALLE EUROOPAN UNIONIN TIEDOTUS- JA VIESTINTÄSTRATEGIA JOHDANTO I. Haaste demokratialle 1. Tilannekatsaus 1.1. Euroopan unionin ristiriitainen imago 1.2. Kansalaisten odotukset 2. Etusijalla uusi hallintotapa 2.1. Lähtökohta 2.2. Vastuu voidaan jakaa 3. Uusi lähestymistapa on välttämätön 3.1. Järjestelmää uudistetaan 3.2. Tiedotusta ja viestintää uudistetaan II. Kokonaisvaltainen ja johdonmukainen ratkaisu 1. Selkeät tavoitteet 1.1. Todellinen vuoropuhelu... 1.2. ...joka perustuu tiedotukseen kahdella tasolla 2. Johdonmukaisempi tiedotus- ja viestintästrategia 2.1. Yhteinen viitekehys 2.1.1. Johtoajatus 2.1.2. Perusarvot 2.2. Teemat ja viestit 2.2.1. Laajentuminen 2.2.2. Euroopan unionin tulevaisuus 2.2.3. Vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue 2.2.4. Euroopan unionin rooli maailmassa 2.3. Kohdeyleisöt 3. Kokonaisvaltainen prosessi 3.1. Dynaamisempi asenne 3.2. Selkeä johtajuus 3.3. Välineiden yhteiskäyttö välttämätöntä III. Asteittainen ja mukautettu toteutus 1. Toimielinten yhteistyön muodot 1.1. Tiedotusyhteistyöryhmä IGI 1.2. Viestien kehittäminen 2. Kohti hajautettua kumppanuutta 2.1. Toimiva hajauttaminen 2.2. Entistä parempi vastuunjako 3. Mahdollisimman tiivis yhteistyö kansalaisten kanssa PÄÄTELMÄT LIITE 1 ESIMERKKI VIESTIN LAATIMISESTA EUROOPAN UNIONIN NÄKÖKULMASTA: LAAJENTUMINEN ESIMERKKI VIESTIN LAATIMISESTA EHDOKASVALTIOIDEN NÄKÖKULMASTA: LAAJENTUMINEN LIITE 2 JÄRJESTELMÄN ORGANISAATIOKAAVIO LIITE 3 TOIMINTASUUNNITELMA LIITE 4 RAHOITUSSELVITYS JOHDANTO Tiedonannossaan Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikan uudesta yhteistyökehyksestä [1] komissio kehotti kaikkia unionin elimiä, toimielimiä ja jäsenvaltioita osallistumaan komission pyrkimyksiin unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikan uudistamiseksi. [1] KOM(2001)354 lopullinen. Komissio ehdotti tiedonannossaan uutta toimielinten välistä yhteistyökehystä, jonka avulla voitaisiin laatia ja toteuttaa Euroopan unionin tiedotus- ja viestintästrategia. Ehdotus oli vastaus Eurooppa-neuvoston [2] komissiolle, Euroopan parlamentille ja neuvostolle esittämään kehotukseen pyrkiä yhdessä koordinoimaan unionia koskevaa yleistä tiedotustoimintaa ja optimoimaan resurssien käyttöä. Komissiota pyydettiin "tarkastelemaan unionin tiedotuspolitiikkaa yleisesti, mihin kuuluu sen jäsenvaltioissa olevien tiedotustoimistojen koordinoinnin ja kansallisten tiedotustoimistojen kanssa harjoitettavan yhteydenpidon parantaminen". [2] Helsingin Eurooppa-neuvosto, joulukuu 1999. Tämä ehdotus sisältyi myös Euroopan parlamentin esittämiin pohdintoihin, erityisesti sen jälkeen, kun parlamentti ja komissio olivat työskennelleet yhdessä yhteistyöhankkeessa Euro, Euroopan yhteinen raha [3]. [3] Päätöslauselma EU:n tiedotus- ja viestintäpolitiikasta, annettu 14. maaliskuuta 2001. Komissio kehotti tiedonantonsa jatkoksi kaikkia Euroopan unionin elimiä ja toimielimiä sekä jäsenvaltioita keskustelemaan ehdotuksestaan. Komissio on tyytyväinen ehdotuksen Euroopan parlamentilta saamaan vastaanottoon. [4] Komissio on niin ikään tyytyväinen siihen, että Eurooppa-neuvoston hyväksyi komission esittämän toimintakehyksen sekä Belgian (toinen puolivuotiskausi 2001) että Espanjan puheenjohtajakaudella (ensimmäinen puolivuotiskausi 2002). [4] Päätöslauselma Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikan uudesta yhteistyökehyksestä, annettu 13. maaliskuuta 2002. Neuvosto tunnusti ensimmäisen kerran jäsenvaltioiden merkittävän vastuun unionin asioita koskevassa tiedotus- ja viestintätoiminnassa. Komissio antaa neuvoston sitoumukselle sen ansaitseman arvostuksen. Tämän vastaanoton ansiosta unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden väliselle viestinnälle avautuu uusia keskinäisen täydentävyyden mahdollisuuksia. Neuvoston vastaantulo on komission mielestä arvokas, kun otetaan huomioon, miten suuria haasteita Euroopan unionilla on edessään. Edellytykset Euroopan unionin kokonaisvaltaisen ja yhtenäisen tiedotus- ja viestintästrategian laatimiselle ja toteuttamiselle ovat nyt olemassa. Strategian on parannettava Euroopan unionin julkisuuskuvaa ja kansalaisten käsitystä sen toiminnasta. On kuitenkin selvää, että tällainen tiedotus- ja viestintästrategia on luotava asteittain käyttämällä kokemusperäistä lähestymistapaa. Se ei yksinään riitä ratkaisemaan ongelmia, jotka liittyvät hyvään hallintotapaan tai siihen, mitä on kutsuttu "haasteeksi demokratialle". Se voi kuitenkin edistää niiden ratkaisemista tarjoamalla julkisen foorumin Euroopassa käytävälle keskustelulle. On toivottavaa, että jäsenvaltiot toivotaan osallistuvat keskusteluun. Strategian tarkoituksena ei ole vastata kaikkiin toimielinten tarpeisiin tai kattaa niiden kaikkia tiedotus- ja viestintätoimia, vaan sillä on tarkoitus täydentää toimielinten omia tiedotustoimia. Strategiassa ei esitellä kaikkia komission pääosastojen vastuualueillaan toteuttamia tiedotus- ja viestintätoimia, vaan sillä pyritään täydentämään niitä, ja sen tavoitteena on edistää komission eri aihealojen tiedotustoimintojen välistä synergiaa komission tiedotuksen ja viestinnän yhtenäistämiseksi. [5] [5] Se ei kuitenkaan koske komission muita tiedotustoimia EU:n ulkopuolisissa maissa. Tiedotus- ja viestintästrategiassa otetaan huomioon unionin toimielinrakenteen ja politiikan asettamat vaatimukset, ja se on tarkoitettu perustaksi toimielinten yhteisen viestintäpolitiikan kehittämiselle, jossa otetaan huomioon eri toimielinten tehtävät ja erityispiirteet. I. Haaste demokratialle 1. Tilannekatsaus Jäsenvaltioidensa tavoin myös Euroopan unioni on joutunut toteamaan kansalaisten vieraantuneen politiikasta. Tämä edustuksellisen demokratian kriisi on vieläkin tuntuvampi Euroopan unionin tasolla, sillä kansalaisilla ei ole selvää kuvaa unionin toimielinten legitiimiydestä. Euroopan unioniin tällä hetkellä kohdistuvat haasteet ovat omiaan vaikeuttamaan tilannetta. Tästä ovat osoituksena äskettäiset kansanäänestykset ja Euroopan parlamenttivaalit. Kun unioni on nyt laajentumassa, erityinen valmistelukunta pohtii Euroopan tulevaisuutta ja globalisaation vaikutuksista vallitsee epätietoisuus, Euroopan unionin on hankkeena oltava entistäkin vakuuttavampi ja näkyvämpi. Jäsenvaltioiden ja hallitusten johtajat totesivat Laekenin julistuksessa, että Euroopan unioni ei enää pysty kehittymään ilman kansalaistensa tukea ja osallistumista. 1.1. Euroopan unionin ristiriitainen imago Valtioiden ja hallitusten päämiehet ovat siis myöntäneet, että Euroopan unionin toimielimet voidaan tuoda lähemmäs kansalaisia vain toimielinten ja jäsenvaltioiden välisellä yhteistyöllä, joka on tarpeen kansalaisten saamiseksi Euroopan unionin tavoitteiden taakse. Tiedonpuutetta ei kuitenkaan korjata yksinomaan yhteistyötä tehostamalla. Monet kansalaiset eivät yksinkertaisesti tiedä, mitkä ovat Euroopan unionin tehtävät: monet katsovat, että unionin olisi keskityttävä entistä enemmän kansalaisten asioihin, toiset puolestaan katsovat, että se puuttuu liikaakin selvästi kansalliselle tai alueelliselle tasolle kuuluviin asioihin, ja pitävät sen toimia näin ollen uhkana omalle identiteetilleen. Suurin osa kansalaisista katsoo yleensä kuitenkin, että Euroopan unioni ilmentää Euroopalle yhteisiä vapauden, solidaarisuuden ja monimuotoisuuden ihanteita. Monet ovat myös vakuuttuneita siitä, että Euroopan on aika kantaa vastuunsa myös maailmanlaajuisesti. Kuten Laekenin julistuksessa korostetaan, "kuva demokraattisesta ja maailmanlaajuisesti sitoutuneesta Euroopasta vastaa täsmälleen kansalaisten toiveita". 1.2. Kansalaisten odotukset Euroopan unionin käytettävissä olevat tutkimukset [6] osoittavat, että kansalaiset ovat melko yksimielisiä niistä haasteista, joihin unionin on jatkossa vastattava: [6] OPTEM, toukokuu 2002. - yhtäläisten taloudellisten edellytysten turvaaminen ja solidaarisuuden edistäminen (sekä Euroopan unionissa että maailman köyhimpien maiden kanssa) - globaalistuminen, vaikka tämän käsitteen sisältöä ei vielä ole tarkkaan määritelty - ympäristönsuojelu (sekä EU:ssa että koko maailmassa) - rauha ja turvallisuus (EU:ssa ja koko maailmassa), muuttoliikkeen hallinta Vaikka näistä haasteista vallitsee laaja yksimielisyys, yhteisön säännöstöstä, unionin toimintatavoista ja sen todellisista vaikutusmahdollisuuksista tiedetään kuitenkin hyvin vähän, etenkin nuorten keskuudessa. Kansalaiset kokevat saavansa hyvin vähän tietoa Euroopan unionin asioista. He pitävät syyllisinä tiedonpuutteeseen ja virheellisiin käsityksiin usein maansa tiedotusvälineitä ja kansallisia viranomaisia, mutta myös Euroopan unionin toimielimiä. Euroopan unionin on nyt pakko torjua tietämättömyyttä ja välinpitämättömyyttä. On hyvä muistaa, että vuonna 1999 Euroopan parlamentin vaalien äänestysprosentti putosi 49 prosenttiin, kun se vuoden 1979 vaaleissa oli vielä 63 prosenttia. 2. Etusijalla uusi hallintotapa Kansalaisten suhdetta Euroopan unioniin kuvastava tietämättömyys ja jopa kielteiset käsitykset eivät ole väistämättömiä. Ne johtuvat etenkin unionin menettelyjen monimutkaisuudesta, mutta myös Euroopan unionia koskevan tiedotus- ja viestintäpolitiikan puuttumisesta sekä unionin toimielimiltä että jäsenvaltioilta. 2.1. Lähtökohta Valkoisessa kirjassaan eurooppalaisesta hallintotavasta [7] komissio myönsi, että todellinen tiedotus- ja viestintäpolitiikka on eurooppalaisen hallintotavan parantamisstrategian ensimmäinen osatekijä. [7] KOM(2001)428 lopullinen. "Toimielinten on työskenneltävä nykyistä avoimemmin. Niiden on tiedotettava EU:n toiminnasta ja päätöksistä yhdessä jäsenvaltioiden kanssa käyttäen kansantajuista kieltä. Avoimuuden lisääminen on erityisen tärkeää EU:lle siksi, että sen avulla voidaan lisätä yleistä luottamusta unionin monimutkaiseen toimielinjärjestelmään." Demokratian toteutuminen niin unionin jäsenvaltioissa kuin itse Euroopan unionissakin riippuu kansalaisten mahdollisuuksista osallistua julkiseen keskusteluun. Unionin toimielinten on yhdessä jäsenvaltioiden kanssa vastattava tähän haasteeseen, jonka merkitys kasvaa entisestään unionin laajentuessa. 2.2. Vastuu voidaan jakaa Kuinka EU:ta koskevan julkisen keskustelun tasoa voidaan nostaa? Eurooppalaisen keskustelufoorumin toteuttamiselle olisi määriteltävä aika, paikka ja ideologinen viitekehys. Tarvitaan myös henkilöitä virittämään keskustelua ja osallistumaan siihen. Kaikenlaisia edustuksen muotoja (mielipidevaikuttajat, eturyhmät, parlamentin jäsenet) on kehitettävä Euroopan tasolla, mutta myös toimittajien, keskeisimpien tiedotusvälineiden ja kansallisten elinten kanssa tehtävää yhteistyötä on lisättävä. Euroopan unioni ja jäsenvaltiot ovat yhdessä vastuussa siitä, että kukin osapuoli kehittää tiedotus- ja viestintäpolitiikkaansa yhtenäisemmäksi ja vastuullisemmaksi, jotta Euroopan ja jokaisen jäsenvaltion kansalaiset voivat tuntea kuuluvansa samaan yhteisöön. Euroopan unionin on muutettava tiedotuspolitiikkaansa entistä laaja-alaisemmaksi. Edellytyksenä on, että jäsenvaltiot ovat valmiit tiedottamaan unionin asioista myös muista kuin tiukasti kansallisen politiikan näkökulmasta, joka osoittautuu usein liian kapeaksi. 3. Uusi lähestymistapa on välttämätön Tämä tilanne, josta kaikki Euroopan johtajat ovat yksimielisiä, on merkinnyt asioiden laajaa tiedostamista, ja näin on löytynyt uutta poliittista tahtoa saada kansalaiset mukaan unionin päätöksentekoon. Eurooppaa koettelevat nyt muutokset, jotka edellyttävät uutta lähestymistapaa. 3.1. Järjestelmää uudistetaan Tämän poliittisen tahdon ansiosta perustamissopimusten uudistaminen laajentumista varten tapahtuu uudelle menettelytavalla: Laekenin julistuksen seurauksena perustettu Euroopan unionin tulevaisuutta käsittelevä valmistelukunta työskentelee tällä hetkellä mahdollisimman avoimesti. Poliittisen tahdon osoituksena valtioiden ja hallitusten johtajat ovat kehottaneet kansalaisyhteiskunnan edustajia sekä mahdollisimman monia kansalaisia osallistumaan Eurooppaa koskevaan keskusteluun. 3.2. Tiedotusta ja viestintää uudistetaan Tällainen vuorovaikutus voi kuitenkin kehittyä vain tietoon perustuvan ja entistä valistuneemman EU- keskustelun pohjalta. Euroopan unionin toimielimet ja jäsenvaltiot ovat todenneet, että niillä on edelleen poliittista tahtoa EU-politiikan tärkeitä teemoja koskevan yhtenäisen tiedotusstrategian luomiseen. Tämän uuden yhteisen lähestymistavan ansiosta kaikki yhteistyökumppanit hyötyvät resurssiensa yhdistämisen mukanaan tuomista synergiaeduista, ja Euroopan unioni pystyy jäsenvaltioiden osallistumisen ansiosta sekä yhtenäistämään tiedotustaan että hyötymään viestiessään ratkaisevan tärkeistä kerrannaisvaikutuksista, jotka ovat tähän asti jääneet saamatta. Haaste on valtava ja käytettävissä olevat keinot ovat rajalliset. Komissio ehdottaa näin ollen kaksitahoista, vaiheittain käyttöön otettavaa realistista lähestymistapaa, jossa - Euroopan unionille luodaan valmiudet ensisijaisia teemoja koskevien, tarvittavalla tavalla mukautettujen ja kohdennettujen viestien laatimiseen ja levittämiseen - tehdään jäsenvaltioiden kanssa vapaaehtoisuuteen perustuvaa, operationaalista yhteistyötä, joka johtaa todelliseen synergiaan jäsenvaltioiden rakenteiden ja tietotaidon sekä Euroopan unionin toiminnan välillä. II. Kokonaisvaltainen ja johdonmukainen ratkaisu Vastatakseen näihin haasteisiin Euroopan unionilla on oltava selkeisiin tavoitteisiin perustuva strategia, jonka avulla voidaan laatia jokaista aihetta varten johdonmukainen joukko keskeisiä viestejä osana sekä toimielinten että jäsenvaltioiden kokonaistoimintaa. 1. Selkeät tavoitteet Mihin tavoitteisiin Euroopan unionin on pyrittävä tiedotus- ja viestintästrategian suunnittelussa? 1.1. Todellinen vuoropuhelu... Kansalaiset tarvitsevat todenperäistä ja puolueetonta tietoa Euroopan unionista, joskaan tämä ei yksinään riitä. Kokemuksesta voidaan todeta, että välitetty tieto ei voi koskaan olla puolueetonta, sillä tiedotusvälineet, erilaiset välikädet ja muut mielipidevaikuttajat muokkaavat tietoa jatkuvasti. Euroopan unionin todellinen viestintä ei siis voi rajoittua pelkkään tiedon jakeluun, vaan unionin on annettava sisällölle merkitys, saatava yleisö ymmärtämään, osoitettava toimintansa ja politiikkansa asiayhteydet sekä herätettävä julkista keskustelua kansallisella tasolla, jotta yhä useammat kansalaiset osallistuisivat Eurooppaa koskevaan keskusteluun. Uuden strategian tavoitteena on siis herättää kansalaisten mielenkiinto ja torjua tietämättömyyttä ja välinpitämättömyyttä, jotta pystyttäisiin luomaan vahva perusta hyvälle julkishallinnolle sekä ymmärrettävä hallintosuhde Euroopan unionin ja sen kansalaisten välille. Tärkeimpänä tavoitteena on Euroopan unionin julkisuuskuvan parantaminen. Toisin sanoen kansalaiset on saatava entistä paremmin tietoisiksi, siitä, että he ovat Euroopan unionin kansalaisia. 1.2. ...joka perustuu tiedotukseen kahdella tasolla On selvää, että strategiassa on otettava huomioon Euroopan unionin erityisluonne, jonka vuoksi se poikkeaa kansallisista hallituksista. Euroopan unionin on tämän vuoksi luotava varsinainen opetussuunnitelma sen aseman ja toiminnan tekemiseksi tutuiksi. Sen lisäksi, että jäsenvaltioissa tulisi pohtia varsinaisen koulutuksen roolia tässä asiassa, Euroopan unionin on tiedottaessaan politiikastaan omaksuttava valistava lähestymistapa toteuttaakseen hyvää hallintotapaa. Tätä koulutustehtävää tulisi toteuttaa kahdella tasolla, jotka ovat - yleisluonteinen tiedotus, jonka tavoitteena on unionin myönteisen julkisuuskuvan ja sen tehtävien korostamisen kautta lisätä kansalaisten tietoisuutta unionista ja sen legitiimiydestä. Euroopan unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden olisi hyvä pohtia tätä perusteellisesti. - tiedottaminen unionin tärkeimmistä hankkeista ja haasteista, jotka yhteisön toimielimet ottavat ensisijaisiksi tiedotusaiheikseen Prince-ohjelmassa (Euroopan kansalaisten tiedotusohjelma) nykyisin noudatettavan toimielinten välisen käytännön mukaisesti. Euroopan unionin olisi asteittain parannettava julkisuuskuvansa hallintaa, jotta se pystyisi tehostamaan viestintäänsä. Eurooppaa koskevan keskustelun on oltava entistä dynaamisempaa, jotta kansalaiset osaisivat paremmin yhdistää toisiinsa saamansa tiedot ja Euroopan unionin hankkeet. Tavoitteet: Käsityksiä Euroopan unionista ja sen toimielimistä sekä niiden legitiimiydestä on parannettava syventämällä unionin tehtävien, rakenteen ja saavutusten tuntemusta ja ymmärrystä sekä käymällä vuoropuhelua kansalaisten kanssa. 2. Johdonmukaisempi tiedotus- ja viestintästrategia Tiedotus- ja viestintätoimintaa ei pidä enää pitää toissijaisena tehtävänä tai ylimääräisenä velvoitteena Euroopan unionin toiminnassa. Hyvin toimivan tiedotus- ja viestintästrategian laatiminen tulee jatkossa olemaan yksi Euroopan unionin hankkeiden ja politiikan menestyksen edellytyksistä. Tässä onnistuakseen Euroopan unionin toimielinten on muutettava viestintäkulttuuriaan kaikissa hallintoportaissa. Euroopan unionin julkisuuskuvaa on järjestelmällisesti ja johdonmukaisesti muokattava uudelleen uuden viestintäkulttuurin omaksumiseksi. Euroopan unionin on siis ensin osoitettava, että se todella pystyy laatimaan omat keskeiset viestinsä. 2.1. Yhteinen viitekehys Voidakseen laatia omat keskeiset viestinsä Euroopan unioni tarvitsee kaikkien toimielinten yhteistä viitekehystä. Sen pohjalta voidaan ryhtyä laatimaan jokaiselle Euroopan unionin politiikan keskeiselle osa-alueelle omia keskeisiä viestejä. 2.1.1. Johtoajatus Jotta Euroopan unioni voisi paremmin hallita julkisuuskuvaansa ja viestintäänsä, sen olisi määriteltävä kertomuksensa juoni - "johtoajatus" - käyttämällä laaja-alaisia ja yhtenäisiä käsitteitä, jotka perustelevat selkeästi unionin olemassaolon ja jotka tarjoavat toimielimille ja jäsenvaltioille temaattisen viitekehyksen viestien johdonmukaista välitystä varten . Tarkoituksena on itse asiassa ilmaista Euroopan unionista tehdyssä sopimuksessa (2 ja 6 artikla) määritellyt unionin keskeisimmät tavoitteet selkeällä ja yhtenäisellä tavalla. Johtoajatuksessa, joka toimii eräänlaisena keskitettynä ja muuttumattomana viitekehyksenä kaikelle tiedotustoiminnalle, on otettava huomioon erilaiset näkemykset Euroopan unionista ja samalla vastattava unionin toimielinten, jäsenvaltioiden ja kansalaisten tarpeisiin. Johtoajatus on voitava ilmaista selkeällä ja kaikkien toimielinten hyväksymällä tavalla, joka tuo selvästi esiin aidon eurooppalaisen lisäarvon erityismerkityksen ja olemassaolon. Euroopan unionin toimintaa kuvastavan johtoajatuksen olisi aiheesta tehtyjen ensimmäisten tutkimusten mukaan perustuttava seuraaviin käsitteisiin: - vastavuoroisen vaihdon merkitys (vapaudet, monimuotoisuus, ihmisyys) - tehokkuuden ja solidaarisuuden mukanaan tuoma lisäarvo - suojelu - Euroopan rooli maailmassa Johtoajatus auttaa kansalaisia ymmärtämään paremmin Euroopan unionin olemassaolon oikeutuksen ja sen toimien suuret linjat. Johtoajatukseen voitaisiin nivoa seuraavia seikkoja: - Euroopan unioni lisää kansalaistensa vapautta, hyvinvointia ja turvallisuutta. - Euroopan unioni kannattaa solidaarista, dynaamista ja erilaisuutta kunnioittavaa yhteiskuntamallia. - Euroopan unionin ansiosta me eurooppalaiset voimme toimia maailmassa arvojemme mukaisesti ja koko painoarvollamme. Tämä johtoajatus tarjoaa vahvan perustan Euroopan unionin toimivaltaan kuuluvia aloja koskevan viestinnän kielenkäytölle ja esitystavalle. 2.1.2. Perusarvot Johtoajatus voidaan muuntaa konkreettisiksi ja kansalaisten näkökulmasta ymmärrettäviksi viesteiksi vain joidenkin Euroopan unionin keskeisiä tavoitteita kuvastavien arvojen kautta. Hyvin hallitussa tiedotusstrategiassa näitä taustalla olevia arvoja ei tarvitse lausua ääneen, vaan ne liittyvät tiiviisti yhteisön toiminnan tavoitteisiin ja vastaavat kansalaisten yhteisiä käsityksiä Euroopan unionista. Kyseiset arvot muodostavat viestinnän "näkymättömän" perustan, jonka ansiosta Euroopan unionin poliittiset tavoitteet voidaan esittää johdonmukaisesti ja jotka auttavat myös Euroopan unionin tarvitsemien keskeisten viestien laatimisessa. Aiheesta tehdyt ensimmäiset tutkimukset [8] osoittavat, että kyseiset arvot eivät useimmiten tule esiin. Ne ovat kuitenkin olemassa ja osoittavat, että Euroopan yhdentymistä pidetään myönteisenä ja tärkeänä asiana sekä yhteisen että yksilön edun kannalta. [8] OPTEM, toukokuu 2002. Viestintään sisältyvät taustalla vaikuttavat perusarvot: - Lähentyminen ja vastavuoroisuus: mahdollisuudet - Tasa-arvo ja solidaarisuus: hyvinvointi - Suojelu: turvallisuus Näitä arvoja, kuten johtoajatustakin, pitää vielä testata, jotta toimielimet voisivat myöhemmin vahvistaa ne yhteiseksi temaattiseksi viitekehykseksi. 2.2. Teemat ja viestit Komission ehdottamat pääteemat liittyvät johdonmukaisuuden varmistamiseksi Euroopan unionin politiikan painopisteisiin tulevina vuosina. Nämä tavoitteet sisältyvät komission toimikautensa alussa määrittelemiin neljään strategiseen tavoitteeseen, jotka toimielimet vahvistavat joka vuosi vuosistrategista tehtävällä päätöksellä: uusien hallintotapojen edistäminen, Euroopan olojen vakauttaminen ja Euroopan äänen parempi kuuluville saaminen maailmassa, uuden talous- ja sosiaalipoliittisen ohjelman käynnistäminen ja kaikkien kansalaisten elämänlaadun parantaminen. Komissio oli jo sopinut kumppaneidensa kanssa tiedotuspolitiikan kolmesta ensisijaisesta teemasta: - laajentuminen - Euroopan unionin tulevaisuus - vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue Komissio vahvistaa nämä kolme ensisijaista teemaa, joihin se ehdottaa lisättäväksi teeman "Euroopan unionin rooli maailmassa". Keskeisten viestien on vastattava kansalaisten tarpeisiin ja huolenaiheisiin ja niiden on perustuttava edellä lueteltuihin ensisijaisiin teemoihin. Tiedotuksessa on lisäksi käytettävä ymmärrettävää kieltä, sillä tehokas viestintä on aina lähtöisin kansalaisten, ei toimielinten, näkökulmasta. Euroopan kansalaiset tietävät tarkkaan, mitä he Euroopan unionilta odottavat. Näihin odotuksiin kuuluvat rauhan ja turvallisuuden takaaminen, työttömyyden torjuminen, rikollisuuden ja järjestäytyneen salakuljetuksen torjuminen, köyhyyden vähentäminen, yhtäläisten mahdollisuuksien takaaminen ja ympäristönsuojelu. Näitä odotuksia ei pidä tulkita edellä esitettyjen teemojen vastaisiksi. Päinvastoin. Viestinnän tärkeimpänä tavoitteena on tuoda esille se, miten kukin ensisijainen poliittinen tavoite on suoraan yhteydessä jokaisen kansalaisen elämään ja elämänlaatuun. 2.2.1. Laajentuminen Ehdotettu lähestymistapa ei aseta kyseenalaiseksi komission toukokuussa 2000 hyväksymää, laajentumista koskevaa viestintästrategiaa [9], vaan täydentää sitä. [9] SEC(2000)737/3, 10. toukokuuta 2000. Laajentumista koskevassa tiedotuksessa olisi Eurobarometrin tulosten mukaan (83 prosenttia kansalaisista katsoi, ettei tiedä laajentumisesta mitään tai tietää siitä hyvin vähän) tuotava selkeämmin esiin tapahtumien aikataulu (mitkä maat ja milloin). Jäsenvaltioissa toteutettavassa tiedotuksessa voitaisiin keskittyä seuraaviin aiheisiin: - jäsenyyttä tavoittelevien maiden oikeus liittyä Euroopan unioniin (mahdollisuudet) - kyseisten maiden tekemä merkittävä työ yhteisön säännöstön omaksumiseksi (turvallisuus) - laajentumisesta koituva kiistämätön lisäarvo, josta on ajan myötä etua koko Euroopan unionille (hyvinvointi). Euroopan unionin tavoitteiden taustalla ovat näin ollen sen edustamat arvot eli mahdollisuudet, turvallisuus ja hyvinvointi. Nämä arvot olisi tiedotuksessa pyrittävä tuomaan selkeästi esille (ks. liitteen 1 kuvio). 2.2.2. Euroopan unionin tulevaisuus Tarkasteltaessa teemaa "Euroopan unionin tulevaisuus" joudutaan toteamaan, etteivät kansalaiset tunne Euroopan unionin toimintatapoja ja tarvittavia uudistuksia juuri lainkaan. Tätä teemaa koskevalla tiedotuksella vastataan itse asiassa tarpeeseen tarjota - yleisluonteisen tiedotuksen välityksellä - tietty vähimmäismäärä perustietoa Euroopan unionin toimielinten toiminnasta. Tällä tiedotuksella vastataan myös ajankohtaiseen tarpeeseen tiedottaa Euroopan unionin tulevaisuutta käsittelevän valmistelukunnan työstä tiedottamista ja aikanaan tuoda esiin sen työtä. Tiedotuksessa olisi näin ollen keskityttävä valmistelukunnan ehdotuksen sisältöön ja samalla olisi otettava huomioon, että toimielinten toimintatapojen mukauttamista unionin laajentumisen edellyttämällä tavalla pidetään yleisesti myönteisenä asiana, vaikka jotkut pelkäävätkin, että tuloksena on voimakas keskitetty valtakoneisto, jonka toimintaan jäsenvaltiot eivät enää voi vaikuttaa. 2.2.3. Vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue Vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvan alueen toteuttaminen on erityisen konkreettinen aihe, jossa voitaisiin keskittyä seuraaviin kysymyksiin: - maahanmuutto: mikään jäsenvaltio ei yksin pysty varmistamaan rajavalvontaa eikä torjumaan kansainvälistä rikollisuutta. Euroopan unionin ansiosta muuttoliikettä voidaan hallita yhdessä. - ihmisoikeudet: Euroopan unioniin kuuluminen merkitsee vapautta, demokratiaa ja perusarvojen kunnioittamista. Vapauteen ja oikeuteen perustuvaa aluetta on vahvistettava. - kansalaisuus: alueen toteutuessa myös Euroopan kansalaisuus saa kaiken merkityksensä; se täydentää valtion kansalaisuutta sitä kuitenkaan korvaamatta. 2.2.4. Euroopan unionin rooli maailmassa Teemaa "Euroopan unionin rooli maailmassa" voidaan käsitellä eri näkökulmista (lähialuepolitiikka, kestävä kehitys, humanitaarinen apu jne.) Globalisaatiota koskeva viestintä on kuitenkin melkoinen tehtävä. Globalisaation mukanaan tuomat haasteet herättävät usein levottomuutta, vaikka käsite jääkin välillä epäselväksi. On pyrittävä osoittamaan, että Eurooppa pystyy hallitsemaan ja sääntelemään globalisaatiota odotettua tehokkaammin ja kilpailukykyisemmin, jotta voitaisiin hälventää pelkoja, joita eurooppalaisilla on kohtalostaan tässä prosessissa. Seuraavia viestinnän linjoja olisi tutkittava tarkemmin: - monenvälisyys kauppaneuvotteluissa - Euroopan unionin halu toimia tasapainottavana voimana maailmassa (avautuminen kehitysmaihin nähden, tietoisuuden lisääminen kestävästä kehityksestä) - yhteen ääneen puhuvan yhdistyneen Euroopan voima Tämän teeman yhteydessä voidaan luonnollisesti käsitellä myös muita aiheita. Euroopan unionin lähialuepolitiikka suhteessa sen raja-alueisiin on unionin ulkopolitiikan tärkeä ulottuvuus. Samaan aikaan kun Bosniassa toteutetaan ensimmäisiä poliisi- ja sotilastoimia, Euroopan puolustukseen on niin ikään syytä kiinnittää huomiota. Selkeän, yksinkertaisen ja valistavan viestinnän lisäksi Euroopan unionin on myös osoitettava, että sen viesteillä on todellisuuspohjaa. Jos viesteillä ei ole tukenaan konkreettisia, myönteisiä ja mahdollisimman suurta yleisöä puhuttelevia esimerkkejä, se ei saavuta tavoitettaan. 2.3. Kohdeyleisöt Euroopan unionin viestinnän tulee olla kohdennettua. Vuoropuhelu mielipidejohtajien on vaativaa eri tavalla kuin yksittäisissä jäsenvaltioissa suuren yleisön kanssa käytävä vuoropuhelu. Tiedotus olisi tämän vuoksi toteutettava ainakin kahdella tasolla käyttämällä kohderyhmän mukaan eriytettyä viestintää ja tarkoituksenmukaisia välineitä: osa tiedoista olisi osoitettava kohderyhmille, jotka ovat kiinnostuneita unionin asioista ja tietävät niistä jo jonkin verran, ja osa puolestaan kohderyhmille, jotka eivät tunne Euroopan unionin toimintaa eivätkä ole siitä kiinnostuneita. Uuden viestintästrategian todellinen haaste on saada aikaan vuoropuhelu myös muidenkin kuin unionin asioihin jo vihkiytyneiden kanssa. Lisäksi tarjottavat tiedot ja viestit on mukautettava kunkin jäsenvaltion kansalaisten todellisuuteen, kieleen ja käsityksiin sekä kohderyhmien erityisiin mielenkiinnon kohteisiin ja huolenaiheisiin. Kohderyhmät on valittava jäsenvaltioiden kanssa laadittujen, kutakin ensisijaista teemaa koskevien viestintäsuunnitelmien pohjalta. Kohderyhmien valinnassa olisi otettava huomioon paitsi mielipidevaikuttajat, kuten poliitikot, kansalaisyhteiskunnan edustajat, tiedotusvälineet ja yritysmaailma, myös suureen yleisöön kuuluvat erityisryhmät, kuten nuoriso, naiset, perheet, työssä käyvä väestö jne. On erityisen tärkeää kiinnittää huomiota nuoriin ja koulutussektoriin, joka toimii Euroopan unionia koskevan tiedon levittäjänä. Jokaista teemaa varten on - laadittava unionin asioihin jo perehtyneelle yleisölle suunnattu strategia ja sille tarkoitetut viestit - laadittava suurelle yleisölle suunnattu strategia ja sille tarkoitetut viestit. 3. Kokonaisvaltainen prosessi Euroopan unionin viestintäpolitiikan on jatkossa oltava todelliseen johtajuuteen perustuvaa, kokonaisvaltaista ja johdonmukaista politiikkaa, jotta unioni pystyisi hallitsemaan paremmin viestintäänsä. Uudenstrategian kehittäminen, oman julkisuuskuvan hallitseminen sekä omien viestien tuottaminen pakottavat EU:n ja sen toimielimet toteuttamaan suuria muutoksia tiedotus- ja viestintäpolitiikassaan. 3.1. Dynaamisempi asenne Euroopan unioni ei voi enää tyytyä pelkästään reagoimaan tapahtumiin. Sen on poliittisella tasolla otettava osaksi toimintaansa periaate, jonka mukaan se tiedottaa omasta aloitteestaan muutamista ensisijaisista teemoista ennakolta laadittavan aikataulun mukaisesti, jottasen tavoitteista käytävä keskustelu olisi tietoperäisempää. On kuitenkin selvää, että unionin toimielimet eivät edes yhdessä toimimalla pysty suoraan tavoittamaan kansalaisia. Strategian onnistuminen on siis suoraan riippuvainen jäsenvaltioiden tuesta. Tässä tiedonannossa esitettyjen tavoitteiden saavuttaminen ja erityisesti kansalaisyhteiskuntaan luodun kumppanuussuhteen parantaminen edellyttävät niitä kerrannaisvaikutuksia, joita saadaan jäsenvaltioiden resurssien, tiedonvälityskanavien, asiantuntemuksen, tiedotusosastojen ja tärkeimpien toimintaan osallistuvien ministeriöiden resurssien yhdistämisestä. Tämä kaikkien kumppaneiden yhteisvastuullinen toiminta edellyttää sekä toimielimiltä että jäsenvaltioilta todellista korkean tason poliittista sitoutumista sekä menettelytapoihin että yhteiseen viitekehykseen, jota kaikkien osapuolten tulee noudattaa, kunnes sitä yhdessä päätetään muuttaa. Lisäksi on ilmeistä, että kansalaiset eivät hahmota Euroopan unionin todellisia kasvoja. Hajauttamisen sekä tietopisteiden ja tietoverkkojen perustamisen lisäksi Euroopan unionin pitäisi harkita mahdollisuutta työskennellä todellisten mielipidevaikuttajien - eräänlaisten välittäjähenkilöiden - kanssa jokaisessa jäsenvaltiossa, jotta unionin toiminta saataisiin mahdollisimman konkreettiseksi ja näkyväksi sekä mahdollisimman lähelle kansalaisia (niin televisiostudioissa kuin paikallisissa yhteyksissä). On selvää, että suuri osa vastuuta lankeaa EU:n toimielinten edustajille, mutta oma vastuunsa on myös valtiollisen politiikan ja alue- ja paikallispolitiikan edustajilla. Myös talouselämän ja/tai akateemisten piirien edustajien olisi oltava laajasti mukana. 3.2. Selkeä johtajuus a) Ensisijaisia teemoja koskevista keskeisistä viesteistä koostuvien kokonaisuuksien luominen edellyttää etukäteen perinpohjaista tutkimusta jäsenvaltioiden kansalaisten mielipiteistä. Euroopan komissiolla on käytettävissään Euroopan tasolla tarvittava asiantuntemus ja resurssit tämänkaltaisen tutkimuksen suorittamiseksi. Käyttämiensä Eurobarometrin, mielipidetutkimusten ja kvalitatiivisten tutkimusten ansiosta komissio saa tilannekartoituksen säännöllisesti ja aina halutessaan. Komission on kuitenkin parannettava analyysivalmiuksiaan olennaisesti, jotta se kykenisi jakamaan asianmukaista tietoa paitsi komission sisällä, myös muille toimielimille ja luonnollisesti myös muille unionissa politiikasta vastaaville tahoille. Tässä työssä olisi kuitenkin otettava huomioon myös jäsenvaltioiden tekemät tutkimukset. Komissio haluaa saada enemmän tietoa jäsenvaltioiden julkisesta mielipiteestä ja sen kehityksestä luomalla vakaamman kumppanuussuhteen jäsenvaltioissa toimivien kansallisten tiedotuslaitosten mielipidetiedusteluista vastaavien osastojen kanssa. Yhteistyöllä voitaisiin todennäköisesti paremmin vastata kansalaisten odotuksiin ja erityistarpeisiin. Tämänkaltainen julkisen mielipiteen seuranta, joka käytännössä voisi tarkoittaa kaikkien yhteistyökumppaneiden välisen tietoverkon perustamista, voisi näin toimia tukena kunkin teeman tai tiedotuskampanjan tarvitsemien viestien laatimisessa. b) Toinen tärkeä keino taata kokonaisvaltainen lähestymistapa on yhdistää kaikki tiedotustoiminta unionin työsuunnitelmaan, jotta tiedotus ja viestintä olisi mahdollisimman näkyvää ja ajankohtaisia. Komission olisi myös tässä tapauksessa vastattava suunnittelusta, koska sillä on aloitteentekijänä keskeinen asema päätöksentekoprosessissa. c) On siis ilmeistä, että todellinen hajauttaminen edellyttää aitoa johtajuutta, jotta koko prosessia voitaisiin ohjata ja suunnata oikein. Komission on pystyttävä kantamaan tämä vastuu, jotta sekä toimielinten ja jäsenvaltioiden että komission omien pääosastojen välinen koordinaatio toimisi mahdollisimman hyvin. Täyttääkseen tehtävänsä komission on voitava säännöllisesti arvioida sekä Euroopan unionin että jäsenvaltioiden vuosittain toteuttamia tiedotustoimia. Toimielinten on yhdessä järjestettävä näiden arviointien seuranta, joka voisi perustua yhteisiin tulostavoitteisiin. Lisäksi kaikkia suuria kampanjoita on arvioitava koko toteutusjakson osalta, kuten komissio on jo tehnytkin eurokampanjalle. Komissio pyrkii myös laatimaan monivuotisen tiedotus- ja viestintäsuunnitelman, joka takaisi toimielinten ja jäsenvaltioiden yhdessä toteuttamien viestintäkampanjoiden jatkuvuuden. Tiedotus- ja viestintäsuunnitelmalle tarvitaan toimielinten tiedotusyhteistyöryhmän IGI:n (Inter-institutional Group on Information) poliittinen hyväksyntä. 3.3. Välineiden yhteiskäyttö välttämätöntä Strategiasta seuraa myös, että vaikka komission lehdistö- ja viestintäpääosaston rooli onkin keskeinen, sen tehtävänä on tuottaa palveluja muille pääosastoille, muille toimielimille ja jäsenvaltioille sekä koordinoida toimintaa. Se ei ole kaikkitietävä ja kaikkeen pystyvä aloitteentekijä. Sen on oltava kumppaniensa käytettävissä ja poliittisesti puheenjohtajan tai kulloisestakin aiheesta vastaavan komission jäsenen alaisuudessa, ja sen on toimittava yhteistyössä tiedotuksen kohteena olevasta teemasta vastaavan komission jäsenen kanssa. Poliittisen johdon alaisena toimiminen on luonnollisesti myös komission edustustojen tehtävä, mutta sen alaisuuteen kuuluvat myös kaikki komission käytössä olevat välineet ja osaaminen, joita on käytettävä mahdollisimman tehokkaasti tämän uuden strategian hyväksi. * Eurobarometrin tulee mukautua kulloisiinkin tiedotuksen kohteena oleviin teemoihin: tarkoituksena ei ole kyseenalaistaa Eurobarometriin perustuvien mielipidetutkimusten jatkuvuutta, vaan niitä olisi hyödynnettävä vuosittaisessa suunnittelussa, jotta saataisiin riittävästi tietoa siitä, miten jäsenvaltioiden kansalaiset suhtautuvat tärkeisiin teemoihin. Näin voidaan kehittää viestit, joilla vastataan kansalaisten odotuksiin. Jo nyt olisi arvioitava, millä ehdoilla Eurobarometrin käyttö voidaan ulottaa myös ehdokasmaihin, jotta saataisiin mahdollisimman luotettavia tuloksia säännöllisesti. * Myös Europa-verkkosivusto on tärkeä väline, jonka avulla toimielimet pääsevät lähemmäksi kansalaisia ja jolla helpotetaan eurooppalaisten keskinäistä kanssakäymistä. Sitäkin voitaisiin kehittää, jotta se vastaisi paremmin suuren yleisön tiedon tarpeeseen ja helpottaisi valittuihin ensisijaisiin teemoihin liittyvien tietolähteiden käyttöä. Ei myöskään pidä unohtaa strategian interaktiivista ulottuvuutta: aitoa vuoropuhelua kansalaisten kanssa voidaan käydä luonnollisesti internetin välityksellä, mutta myös käyttämällä välineitä, joilla saadaan suora yhteys toimielimiin, kuten Europe Direct. Toimielinten olisi yhdessä kehitettävä tätä palvelua sekä ensisijaisten teemojen osalta että yleisemmällä tasolla, jotta voitaisiin paremmin suoraan vastata Euroopan kansalaisten jokapäiväiseen elämään liittyviin kysymyksiin. * Lisäksi perinteiset julkaisut ovat edelleen monelle eurooppalaiselle tärkeä tietolähde. Näin ollen olisi tarpeen laatia ja määritellä uuden strategian näkökulmasta sopivat suuntaviivat Euroopan unionin toimielinten julkaisupolitiikalle. * On ilmeistä, että audiovisuaalisten välineiden merkitys on kasvussa. EbS:llä (Europe by Satellite) olisi voitava toimielinten yhteistyöhön perustuvalta pohjalta kattaa kaikki tiedotuskampanjoihin suoraan liittyvät tapahtumat. Myös unionin ja erityisesti komission audiovisuaalista viestintää koskeva politiikka on arvioitava uudelleen tämän strategian kannalta ottaen huomioon, että tällä hetkellä on käytettävissä hyvin vähän keinoja sekä keskitettyä että hajautettua viestintää varten. Jäsenvaltioiden kanssa tehtyjen kumppanuusjärjestelyjen pitäisi erityisesti tässä yhteydessä kannustaa kansallisia ja paikallisia tiedotusvälineitä ottamaan entistä paremmin huomioon julkisen keskustelun eurooppalainen ulottuvuus: kansallisia tai paikallisia kanavia pitäisi siten kannustaa yhteistuotantohankkeisiin. Näiden tiedotusvälineiden toimittajien koulutukseen olisi myös kiinnitettävä jatkuvasti huomiota. Tällä hetkellä 66 prosenttia kansalaisista ilmoittaa, että he odottavat saavansa tietoa Euroopan unionista ensisijaisesti audiovisuaalisten tiedotusvälineiden kautta. Komissio kehottaa kaikkia toimielimiä ryhtymään strategian edellyttämiin muutoksiin sisäisessä toiminnassaan. Komissio toivoo myös, että jokainen jäsenvaltio pohtisi, kuinka niiden oman tiedotuspolitiikan ja Euroopan unionin viestintästrategian välistä synergiaa voitaisiin parantaa. III. Asteittainen ja mukautettu toteutus Euroopan unionin uutta tiedotus- ja viestintästrategiaa on tarkasteltava osana Euroopan unionin tämänhetkisiä resursseja, jotka ovat rajalliset erityisesti itse unionin toimielimissä. Jäsenvaltioiden välisellä kumppanuudella on näin ollen ratkaiseva merkitys uuden strategian onnistumisen kannalta: ilman paikallis- ja alueviranomaisten aktiivista tukea unionin toimielimet eivät kykene tavoittamaan kansalaisia eivätkä saa heitä kiinnostumaan unionin asioista. Jotta viestintästrategia toimisi mahdollisimman hyvin, jäsenvaltioiden kanssa on tehtävä yhteistyötä kolmella tasolla: - toimielinten välillä - hajauttamista koskevissa kysymyksissä - kumppanuudessa kansalaisyhteiskunnan kanssa (ks. liitteen 2 kuvio). 1. Toimielinten yhteistyön muodot Kuten komission ensimmäisessä tiedonannossa [10] todettiin, koko yhteistyön perustana toimii toimielinten tiedotusyhteistyöryhmä IGI. [10] Komission tiedonanto Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikan uudesta yhteistyökehyksestä [KOM(2001)354]. 1.1. Tiedotusyhteistyöryhmä IGI * Kokoonpano IGI:n poliittisesta johdosta vastaavat komissio, Euroopan parlamentti ja neuvosto yhdessä. Muut Euroopan unionin toimielimet voivat osallistua sen toimintaan tarkkailijoina. IGI kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa. * Tehtävät Tiedotusyhteistyöryhmä IGI määrittelee ensisijaiset teemat ja yhteiset suuntaviivat Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikkaa koskevalle toimielinten väliselle yhteistyölle. Se arvioi suurelle yleisölle suunnattujen, näitä teemoja koskevien keskitettyjen ja hajautettujen viestintätoimien koordinointia. IGI vahvistaa joka vuosi tulevan vuoden teemat komission laatiman raportin pohjalta. * Prince-työryhmä Kolmen toimielimen välille perustetaan tekninen työryhmä huolehtimaan Prince-ohjelmaan pohjautuvien tiedotustoimien seurannasta. Tämän ohjelman tarkoituksena on lähinnä tarjota budjettikehys toimielinten väliselle yhteistyölle. 1.2. Viestien kehittäminen Unionin toimielinten yhteistyötä on hyödynnettävä myös IGI:n valitsemia teemoja koskevien tiedotus- ja viestintästrategioiden laadinnassa ja määrittelyssä ja erityisesti viestinnän koordinoinnissa. Miten asiassa pitäisi toimia? a) Komission rooli Euroopan unionin käyttöön on ehdottomasti saatava yhteiset joukot viestejä jokaista teemaa varten. Kaikista yhteisön toimivaltaan kuuluvista aiheista tärkeimmät viestit laaditaan komissiossa asianomaisen komission jäsenen alaisuudessa. Ne testataan kussakin jäsenvaltiossa fokusryhmien avulla, ennen kuin komissio toimittaa ne muille toimielimille. Euroopan unionin on sekä edustajiensa että omien toimintavalmiuksiensa ylläpitämisen vuoksi pystyttävä antamaan keskeiset viestit kaikista valituista teemoista. Näillä viesteillä täydennetään erilaisia argumentteja, jotka ovat välttämättömiä tehokkaalle tiedonvälitykselle. Euroopan unionin johdonmukaisen tiedotus- ja viestintästrategian menestyksen edellytyksenä on keskeisten viestien luominen kustakin tiedotuksen kohteena olevasta teemasta sekä sen varmistaminen, että nämä viestit hyväksytään mahdollisimman laajalti. Euroopan unionilla olisi siis oltava valmiudet viestien vastaanoton seurantaan. b) Yhteistyö jäsenvaltioiden kanssa Sen lisäksi, että komissio määrittää keskeiset viestit, sen on kehitettävä jokaista ensisijaista tiedotusteemaa koskeva viestintästrategia (viestit, kohteet, toimintakeinot, aikataulu, budjetti). Sen pohjalta komissio ehdottaa Euroopan parlamentille ja jäsenvaltioille yhteistyötä IGI:n tekemien päätösten toimeenpanossa. On selvää, että jokainen jäsenvaltio voi itse päättää, hyväksyykö se strategian tai ehdotetut viestit. Niiden hyväksyminen tai muokkaaminen kansallisten erityispiirteiden mukaan toisi tärkeää lisäarvoa unionin koordinoidulle viestintästrategialle. Näiden viestien pitäisi auttaa jäsentämään unionin toimielinten (etenkin komission ja Euroopan parlamentin) sekä jäsenvaltioiden tiedotusta yhteisön lainsäädännöstä, varsinkin silloin kun se liittyy ensisijaisiin tiedotusteemoihin. Lisäksi komissio on ottanut huomioon neuvoston toiveen olla mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mukana määrittämässä sopivaa viestintästrategiaa ja laatimassa viestejä, joita tarvitaan IGI:n valitsemista ensisijaisista teemoista tiedotettaessa. Komissio on valmis tähän yhteistyöhön myös Euroopan parlamentin kanssa toimielinten välillä vallitsevan hyvän yhteisymmärryksen mukaisesti. Komissio on näin ollen halukas jättämään sekä kehitettävää strategiaa että laadittavia ja testattavia EU:n keskeisiä viestejä koskevat ehdotuksensa tarkasteltavaksi neuvoston tiedotustyöryhmälle ja kansallisille asiantuntijoille, joita se kannustaa osallistumaan tähän yhteistyöhön. Kunkin teeman keskeiset viestit: Päävastuu on komissiolla, jonka on saatava muiden toimielinten hyväksyntä. Jäsenvaltioiden mukanaolo on mahdollista. 2. Kohti hajautettua kumppanuutta Tämän strategian toteuttaminen pohjautuu Euroopan unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden toisiaan täydentävään toimintaan. 2.1. Toimiva hajauttaminen Euroopan toimielinten puolesta komission edustustot ja Euroopan parlamentin tiedotustoimistot osallistuvat yhdessä sekä Euroopan unionin viestien mukauttamiseen kansallisiin ja paikallisiin olosuhteisiin että jäsenvaltion ja EU:n yhdessä määrittelemään toimintaan. Komission edustustot ovat yhdessä Euroopan parlamentin tiedotustoimistojen kanssa päävastuussa hajautetun tiedotustoiminnan toteuttamisesta, olipa kyse käytännön toteutuksesta tai viestien muokkauksesta. Niiden pääasiallisena tehtävänä on laatia jokaista IGI:n hyväksymää teemaa koskeva viestintäsuunnitelma, missä voidaan tarvittaessa käyttää apuna ulkopuolisia asiantuntijoita. Viestintäsuunnitelman tulee sisältää jäsenvaltion kanssa sovittu toimintaohjelma (sopimus) ja Euroopan unionin erillinen toimintaohjelma, jos jäsenvaltio ei hyväksy ensisijaisia teemoja tai valittuja viestejä. Edustustojen olisi yhteistyössä asiasta vastaavien pääosastojen kanssa huolehdittava myös viestinnän mukauttamisesta kansalliselle, alueelliselle tai paikalliselle tasolle, jotta tiedotustoimien sisältö saataisiin mukautettua kohderyhmään, valittuihin tiedotusvälineisiin ja kansalaisten konkreettisiin odotuksiin. Viestit on mukautettava etenkin käytetyn viestintäkanavan mukaan: audiovisuaaliset viestimet edellyttävät viestin muokkaamista eri tavalla kuin esimerkiksi painotuotteet. Tämä voidaan tehdä ainoastaan mahdollisimman lähellä viestin vastaanottajia ja suorassa yhteydessä käytettyihin viestintäkanaviin. 2.2. Entistä parempi vastuunjako Kaiken kaikkiaan olisi hyvä, että tässä työssä voitaisiin hyödyntää kunkin jäsenvaltion asiantuntemusta ja osaamista. Hallitusten tiedotusosastoilla on tärkeä tehtävä suunniteltujen tiedotuskampanjoiden laatimisessa ja toteuttamisessa. Näiden osastojen on sekä osallistuttava toimielinten kanssa yhteisesti laadittavan viestintäsuunnitelman luomiseen että valvottava sitä, että EU:n viestit ja strategiat ovat kokonaisuudessaan johdonmukaisia teemaa käsittelevän kansallisen viestinnän kanssa. Euroopan unionin tiedotus- ja viestintästrategia ei voi toimia erillään hallitusten yleisestä tiedotuspolitiikasta, vaan sen on tuotava tätä politiikkaa vahvistavaa lisäarvoa, jonka ansiosta demokraattisen keskustelun eurooppalainen ulottuvuus tulee entistä konkreettisemmaksi jokaisessa jäsenvaltiossa. Komissio pyrkii siksi löytämään kaikki ulottuvuudet kattavan parhaan yhteistyöjärjestelyn. Se hyödyntää tässä aikaisempia kokemuksiaan yhteistyöstä jäsenvaltioiden kanssa ja haluaisi selvittää yhdessä neuvoston ja Euroopan parlamentin kanssa, voitaisiinko laatia jonkinlainen "yhteisymmärryspöytäkirja" jokaisen jäsenvaltion kanssa Tällaisen muistion tarkoituksena olisi sinetöidä poliittisella tasolla Euroopan unionin ja jäsenvaltioiden välinen keskinäinen yhteistyösopimus EU-asioita koskevan tiedotuksen parantamiseksi. "Yhteisymmärryspöytäkirjalla" voitaisiin myös tunnustaa tietoverkkojen ja tietopisteiden merkitys kansallisen tason säännöllisessä tiedonjakelussa, jonka ansiosta Euroopan asioista voidaan jatkuvasti käydä julkista keskustelua. Siinä voitaisiin sopia kussakin jäsenvaltiossa (kansallinen tiedotusosasto ja kuhunkin ensisijaiseen teemaan liittyvä ministeriö), komissiossa, neuvostossa ja Euroopan parlamentissa tiedotuksesta vastaavien tahojen järjestelmällisestä verkottamisesta. Siinä voitaisiin myös sopia, että jäsenvaltiot voivat tarvittaessa joustavasti luoda yksittäisiä kumppanuussuhteita komission pääosastojen ehdottamien erityisaloja koskevien tiedotustoimien järjestämiseksi. Tällainen menettely toisi jäsenvaltioiden ja Euroopan unionin välisen hyvän yhteistyön edellytyksenä olevaa joustoa. Se voisi myöhemmin helpottaa IGI:n määrittelemien ensisijaisten tiedotusteemojen kehittämiseen tarvittavia sopimusneuvotteluja. Tämä järjestelmä ei tietenkään sulkisi pois muunlaisia kumppanuussuhteita kansallisella tai alueellisella tasolla tai jopa kansalaisyhteiskunnan tasolla. Euroopan unionin ja jäsenvaltioiden välinen yhteistyö: "Yhteisymmärryspöytäkirja" + IGI:n määrittelemistä ensisijaisista tiedotusteemoista tehtävät sopimukset On kuitenkin selvää, että Euroopan unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden välinen yhteistyö ei saa jäädä vain toimielinten väliseksi, vaan sitä tulee kehittää "kentällä" mahdollisimman lähellä näiden tiedotus- ja viestintätoimien kohdeyleisöä. 3. Mahdollisimman tiivis yhteistyö kansalaisten kanssa Jäsenvaltioihin on ajan myötä perustettu monien erilaisten aloitteiden pohjalta yhteisön tietoverkosto, johon kuuluu yhteensä yli 700 tietopistettä ja tietopalvelua. Niiden tarkoituksena on jakaa tietoa kansalaisille, ja komissio koordinoi ja ylläpitää niiden toimintaa. [11] [11] Kyse on seuraavista aloitteista, jotka kuuluvat tiedotus- ja viestintäpääosaston vastuualueisiin (myös uusien keskusten avaamista koskevia pyyntöjä käsitellään parhaillaan) : Näihin verkostoihin ja "fyysisiin" tietopisteisiin voidaan lisätä Team Europen noin 550 luennoitsijaa. Näiden tietopisteiden ja tietoverkkojen ei kuitenkaan varsinaisesti katsota kuuluvan komissioon, sillä suurin osa niistä on tulosta jäsenvaltioiden ja etenkin niiden paikallisyhteisöjen kanssa toteutetuista kumppanuushankkeista. [12] [12] Nämä tietopisteet ja verkot eivät ole komission alaisia, vaan kyse on itsenäisistä keskuksista, jotka toimivat muiden palvelujen yhteydessä, jotka vastaavat pääosin myös keskusten rahoituksesta. Komission rooli on vaatimaton. Se on tehnyt sopimuksen keskusta ylläpitävän organisaation kanssa - näitä voivat olla yliopistot, paikalliset yhteisöt jne. - ja on sitoutunut vastaamaan toiminnan kehittämisessä tarvittavista palveluista ja tukitoimista sekä joissakin tapauksissa myös vuosittaisesta toiminta-avustuksesta. Niiden panos on äärettömän arvokas, sillä niillä on runsaasti kokemusta ja ne voivat toimia joustavasti erittäin lähellä kansalaisyhteiskuntaa ja kansalaisia. Näiden ominaisuuksiensa ansiosta ne muodostavat ensiarvoisen tärkeän välineen Euroopan unionin tiedotus- ja viestintästrategiassa: ne edustavat "kentällä" Euroopan unionin, jäsenvaltioiden ja kansalaisyhteiskunnan välistä synergiaa toteuttamalla hajautetun tiedotustoiminnan periaatetta käytännössä. Tätä voimavaraa on hyödynnettävä entistä paremmin. Komissio katsookin, että tietopisteiden ja tietoverkkojen toimintaa on tarkasteltava ja arvioitava kokonaisuutena, jotta voitaisiin rakentaa uusi, johdonmukaisempi järjestely niiden tehokkaammaksi hyödyntämiseksi uudessa viestintästrategiassa sekä valmistella niiden ulottamista myös uusin jäsenvaltioihin siten, että myöhemmin niitä toimisi joka alueella. Tämä uusi järjestely pitäisi luoda seuraavilla periaatteilla: - Nykyisten tietopisteiden ja verkostojen (kansallisten, alueellisten ja alueiden välisten sekä paikallisten) rakenteen ja julkisuuskuvan (nimien, logojen jne.) on oltava entistä yhtenäisempiä ja johdonmukaisempia. - Niiden hallintoa on tehostettava ja hajautettava enemmän, jotta niiden kustannustehokkuus paranisi. - Jäsenvaltioiden ja unionin yhteisvastuuta ja kumppanuussopimusjärjestelyä on vahvistettava ottaen huomioon jäsenvaltioiden hallinnolliset ja paikalliset erityispiirteet. - Toimielinten välistä yhteistyötä on kehitettävä paitsi kansallisella tasolla suurten tiedotus- ja viestintäkeskusten (Pariisi, Lissabon ja Rooma) kanssa myös alueiden välisellä ja paikallistasolla. Kun tämä uusi toimintajärjestely on määritelty, siitä on neuvoteltava jäsenvaltioiden kanssa, jotta se perustuisi Euroopan unionin ja jäsenvaltioiden yhteisymmärrykseen. Siinä on myös otettava huomioon komission käyttämien muiden tiedonvälityskanavien, kuten esimerkiksi riippumattomien tietoverkkojen mahdollisuudet. Tietopisteet ja verkostot: Tutkitaan ja arvioidaan tietopisteiden ja verkostojen toimintaa kokonaisuudessaan. Määritellään uusi toimintajärjestely (toiminta-ajatus, toiminta, tuleva kehitys). PÄÄTELMÄT 1. Tässä tiedonannossa ehdotettu strategia on laadittu komission kesäkuussa 2001 antamasta ensimmäisestä tiedonannosta seuranneen keskustelun yhteydessä esitettyjen ideoiden tuloksena. Se vastaa Euroopan parlamentin, ministerineuvoston ja komission yksimielisesti hyväksymää ja jopa yhteistä näkemystä: jokaisen toimielimen on selkeästi sitouduttava tähän uuteen sopimukseen, jonka täytäntöönpanosta vastaa toimielinten tiedotusyhteistyöryhmä IGI. Strategian toteuttaminen edellyttää toimielimiltä ja jäsenvaltioilta yhteistä panosta: - Kunkin kumppanin ensisijaisena tavoitteena on oltava toimielinten yhteisen viitekehyksen luominen. Tämä kehys perustuu tiettyihin perusarvoihin, ja sen avulla voidaan laatia tärkeimpiä tiedotusteemoja koskeva eriytettyjä viestejä. - Hallintokulttuurin muutoksen on jokaisessa toimielimessä ja myös jokaisessa jäsenvaltiossa oltava jatkuva ja säännöllisesti uusiutuva prosessi, jota toteutetaan pääsääntöisesti vastuuhenkilöille räätälöityjen koulutusohjelmien avulla. - Jäsenvaltioiden kanssa luotavien kumppanuussuhteiden on perustuttava uuteen ajattelutapaan, joka ei saa rajoittua oikeudellis-taloudelliseen yhteistyöhön. Ne eivät myöskään saa juuttua usein varsin raskaisiin ja jäykkiin menettelyihin varsinkaan silloin, kun kyseessä ovat yleisluonteiset tiedotustoimet, mutta eivät silloinkaan, kun kyseessä ovat säännölliseen ja järjestelmälliseen yhteydenpitoon perustuvat yhteistyösuhteet kansallisiin tiedotusyksikköihin. Unionin toimielinrakenteeseen perustuvan strategian on oltava samanaikaisesti kunnianhimoinen ja realistinen. Sen onnistuminen riippuu lähinnä sen toteuttamiseen tarvittavasta poliittisesta tahdosta. 2. Jotta poliittinen tahto saataisiin muutettua konkreettisiksi toimiksi, komissio ryhtyy mahdollisimman pian tämän tiedonannon liitteenä (liite 3) olevassa toimintasuunnitelmassa mainittuihin ensisijaisiin toimenpiteisiin, joita tarvitaan strategian toteuttamisessa. Strategian pitäisi olla ainakin pääpiirteittäin toiminnassa vuoden 2003 alusta alkaen. Tätä strategiaa pystytään hyödyntämään täysimääräisesti kuitenkin vasta keskipitkällä aikavälillä. 3. Komissio ehdottaa näin ollen, että asiaa sovitaan käsiteltävän uudestaan vuonna 2005, jotta kaikki osapuolet voisivat yhdessä perusteellisesti arvioida saavutettuja tuloksia ja mahdollisesti määritellä laajentuneen Euroopan edellyttämiä uusia toimintalinjoja toimielinuudistuksen toteuttamisen ja seuraavan hallitustenvälisen konferenssin jälkeen. LIITE 1 ESIMERKKI VIESTIN LAATIMISESTA EUROOPAN UNIONIN NÄKÖKULMASTA: LAAJENTUMINEN >VIITTAUS KAAVIOON> ESIMERKKI VIESTIN LAATIMISESTA EHDOKASVALTIOIDEN NÄKÖKULMASTA: LAAJENTUMINEN >VIITTAUS KAAVIOON> LIITE 2 JÄRJESTELMÄN ORGANISAATIOKAAVIO >VIITTAUS KAAVIOON> LIITE 3 TOIMINTASUUNNITELMA Syyskuu 2002 * IGI: Tehdään kolmen toimielimen välinen sopimus ensisijaisista tiedotusteemoista vuosiksi 2003 ja 2004. Sopimus on tehtävä ennen Euroopan parlamentin ensimmäistä budjettikäsittelyä. * Aloitetaan verkostojen ja tietopisteiden analysointi ja arviointi. * Perustetaan uuden strategian mukainen ja komission tarpeita vastaava koulutusohjelma. * Aloitetaan johtoajatuksen ja viestinnälle tärkeiden arvojen laatiminen ja niiden testaaminen fokusryhmien avulla jokaisessa jäsenvaltiossa. Lokakuu 2002 * Vahvistetaan jokaiselle ensisijaiselle aihepiirille kohdistettavat varat budjetissa. * Analysoidaan jäsenvaltioiden kansalaisten mielipiteitä valittujen ensisijaisten tiedotusteemojen kannalta. * Edustustot ryhtyvät laatimaan viestintäsuunnitelmaa kullekin aihepiirille. * Edustustojen resurssit arvioidaan uudessa strategiassa esitetyn laajemman hajauttamisen kannalta. Marraskuu 2002 * Laaditaan yhteisymmärryspöytäkirja Euroopan unionin ja jäsenvaltion välisestä poliittisesta sopimuksesta. * Vahvistetaan johtoajatus ja arvot poliittisella tasolla. * Suunnitellaan ja koordinoidaan niiden pääosastojen toiminta, joita ensisijaiset tiedotusaiheet pääasiassa koskevat. * Laaditaan valittuja aiheita vastaavat keskeisimmät viestit. * Jäsenvaltiot vahvistavat osallistumisensa ehdotettuun kumppanuushankkeeseen. Joulukuu 2002 * Kunkin jäsenvaltion tiedotuksesta vastaavat johtajat kokoontuvat vahvistamaan vuodeksi 2003 laaditut viestintäsuunnitelmat ja luodakseen edellytykset mahdollisimman tehokkaalle yhteistoiminnalle. * Jäsenvaltioille tehdään ehdotus vastaavasta sopimuksesta (tai muista mahdollisista toimintakehyksistä) aina kun se on mahdollista. Tammikuu 2003 * Tehdään arviointi vuonna 2002 toteutetuista toimista. * Laaditaan arvioinnin perusteella tietopisteille ja verkostoille uusi toimintakehys ja neuvotellaan siitä. Maaliskuu 2003 * IGI vahvistaa vuonna 2002 toteutettujen toimien arvioinnin ja valitsee ensisijaiset teemat vuosiksi 2004 ja 2005. Heinäkuu 2003 * Euroopan parlamentti käy vuotuisen keskustelun Euroopan unionin tiedotus- ja viestintäpolitiikasta; neuvosto osallistuu. 2003 * Tietopisteiden ja verkostojen toimintaa järkeistetään vähitellen. * Uuden strategian mukaista koordinointia ja suunnittelua sekä komission eri välineiden tehokkaan yhteiskäytön kehittämistä jatketaan pitkin vuotta. * Kehitetään toimielinten välistä yhteistyötä. 2003-2004 * Aloitetaan komission henkilökunnan tarpeisiin mukautettu koulutus - avoin myös muille toimielimille. * Vahvistetaan edustustojen toiminnan ja komission vasta- argumentoinnin ("rebuttal function") koordinointia. 2004 * Laajennetaan tietopisteiden ja verkostojen toiminta ehdokasmaihin. * Vahvistetaan edustustojen resursseja tarpeen mukaan. * Perustetaan edustustot uusiin jäsenvaltioihin. LIITE 4 RAHOITUSSELVITYS Politiikan ala(t): LEHDISTÖ JA VIESTINTÄ Toiminnan ala(t): 16.01-16.02-16.03-16.04-16.05 Toimenpiteen nimi: Euroopan unionin tiedotus- ja viestintästrategia 1. BUDJETTIKOHDAT A7 : // Lisähenkilöstöstä ja hajautetusta hallinnosta aiheutuvat menot B3-300 : // Yleiset tiedotustoimet B3-300A : // Yleiset tiedotustoimet - tekniset ja hallinnolliset menot ja tukimenot B3-301 : // Tiedotustoimipisteet B3-301A : // Tiedotustoimipisteet - tekniset ja hallinnolliset menot ja tukimenot B3-303 : // Yleiset viestintätoimet B3-303A : // Yleiset viestintätoimet - tekniset ja hallinnolliset menot ja tukimenot B3-306 : // Ensisijaiset tiedotustoimet [13] [13] Muiden pääosastojen määräämät budjettikohdat (lehdistö- ja viestintäpääosaston kanssa). B3-306A : // Ensisijaiset tiedotustoimet - tekniset ja hallinnolliset menot ja tukimenot 2. NUMEROTIEDOT (EU 15) 2.1 Toimenpiteen kokonaismäärärahat (B osa): 285,065 miljoonaa euroa maksusitoumusmäärärahoina [14] [14] Lukuun ottamatta uutta ensisijaista tiedotusteemaa Eurooppa maailmassa. 2.2 Toimenpiteen soveltamisaika: Varainhoitovuosi 2003 ja sitä seuraavat varainhoitovuodet 2.3 Monivuotinen kokonaismenoarvio: a) Maksusitoumusmäärärahojen/maksumäärärahojen aikataulu (rahoitustuki) (vrt. kohta 6.1.1) milj. euroa (3 desimaalin tarkkuudella) >TAULUKON PAIKKA> b) Tekninen ja hallinnollinen apu ja tukimenot (vrt. kohta 6.1.2) >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> c) Henkilöstö- ja muiden hallintomenojen kokonaisvaikutus rahoitukseen (vrt. kohdat 7.2 ja 7.3) >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> 2.4 Yhteensopivuus ohjelmasuunnitelmien ja rahoitusnäkymien kanssa Ehdotus on tehdyn ohjelmasuunnitelman mukainen (lukuun ottamatta uutta ehdotusta ensisijaiseksi tiedotustoimeksi: Eurooppa maailmassa). 2.5 Vaikutukset tuloihin Ei vaikuta tuloihin. 3. BUDJETTITIEDOT >TAULUKON PAIKKA> 4. OIKEUSPERUSTA Toimet, joita komissio toteuttaa sille nimenomaisesti annetun toimivallan nojalla. 5. KUVAUS JA PERUSTELUT 5.1 Yhteisön toiminnan tarve 5.1.1 Toiminnan tavoitteet Euroopan unionin tiedotus- ja viestintästrategiaa koskevassa komission tiedonannossa otetaan huomioon neuvoston mukaantulo toimielinten väliseen yhteistyöhön. Tiedonannossa noudatetaan seuraavia linjoja: - Euroopan unionille luodaan valmiudet ensisijaisia teemoja koskevien, tarvittavalla tavalla mukautettujen ja kohdennettujen viestien laatimiseen ja jakeluun - jäsenvaltioiden kanssa aloitetaan vapaaehtoisuuteen perustuva operationaalinen yhteistyö, jolla edistetään todellista synergiaa jäsenvaltioiden rakenteiden ja tietotaidon sekä Euroopan unionin toiminnan välillä. Unionin uusi tiedotus- ja viestintästrategia perustuu kolmen toimielimen osoittamaan poliittiseen tahtoon. Strategia on toteutettava toimielinten tiedotusyhteistyöryhmän IGI:n päätöksillä. Uusi strategia aiheuttaa muutoksia jokaisen toimielimen hallintokulttuurissa ja edellyttää etenkin koordinoinnin laajaa mukauttamista, jotta tiedotusta voitaisiin parantaa ja jotta sillä saavutettaisiin kansalaiset mahdollisimman hyvin. 5.1.2 Ennakkoarviointiin liittyvät toimenpiteet Strategia perustuu kolmen toimielimen ja jäsenvaltioiden yhdessä poliittisesti toteaman lähtökohdan lisäksi sekä sisäisiin arviointeihin (yhteenveto edustustojen järjestämistä keskustelutilaisuuksista ja eri verkostoissa esitetyn kysymyslomakkeen vastauksista) että ulkoisiin ennakkoselvityksiin, jotka koskevat sekä itse strategiaa että julkista mielipidettä Euroopassa (fokusryhmät). 5.1.3 Jälkiarvioinnin perusteella toteutetut toimenpiteet Komission tiedonannon mukaan keskeisiä tiedotus- ja viestintätoimia arvioidaan joka vuosi. Komissiossa arviointi perustuu lehdistö- ja viestintäpääosaston uuteen arviointimenettelyyn, joka tullee käyttöön vuodesta 2003 alkaen. Muiden toimielinten ja jäsenvaltioiden omia arviointivalmiuksia voidaan myös käyttää apuna suunnitellun kumppanuuden arvioinnissa. 5.2 Suunnitellut toimet ja yhteisön rahoitustukea koskevat yksityiskohtaiset säännöt Tämän tiedonannon budjettivaikutukset kohdistuvat lähinnä lukuun B3-3 ja sen eri budjettikohtiin (sekä toimintamäärärahojen että hallinto- ja muiden menojen osalta). Suunnitellut toimet koskevat pääasiassa yleisiä tiedotustoimia, tietopisteitä, viestintätoimia ja ensisijaisia viestintätoimia (Prince). 5.3 Toteutusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt Yleisiin tavoitteisiin pyritään ensisijaisesti seuraavin keinoin: - Komission pääosastojen ja lehdistö- ja viestintäpääosaston (edustustot mukaan luettuina) yleisluonteisia viestintätoimia koordinoidaan tehokkaammin. - Tiedotustoimintaa hajautetaan enemmän niin, että siihen osallistuvat sekä jäsenvaltiot että unionin toimielimet. - Kaikkia nykyisiä tietopisteitä ja verkostoja hyödynnetään tehokkaasti. Strategia toteutetaan pääasiassa seuraavin toimin: YLEISET TIEDOTUSTOIMET - Parannetaan menetelmiä, joiden avulla voidaan saada palautetta tiedotuspolitiikan laadintaa varten. - Koordinoidaan tehokkaammin ensisijaisiin tiedotusteemoihin liittyviä hajautettuja tiedotustoimia, joilla pyritään tavoittamaan suuri yleisö komission edustustojen välityksellä, ja hyödynnetään tässä työssä mahdollisimman hyvin nykyisiä tietopisteitä ja verkostoja. - Laaditaan raportti uuteen tiedotusstrategiaan liittyvän, eri tiedotuskeinoja yhdistävän toiminnan vaikutuksesta. TIETOPISTEET Lähitiedotuksen tärkeyttä korostetaan kehittämällä verkostojen ja tietopisteiden koordinointia erityisesti komission edustustojen välityksellä. YLEISET VIESTINTÄTOIMET Edustustojen on pyrittävä rakentamaan kumppanuuksia jäsenvaltioiden kanssa, jotta ne voisivat yhdessä määritellä kunkin jäsenvaltion kansalaisten mielipiteisiin soveltuvat viestit ja testata ne fokusryhmillä. Vapaaehtoisuuteen perustuvien ja operationaalisten kumppanuussuhteiden avulla voidaan tehostaa jäsenvaltioiden rakenteiden ja valmiuksien sekä Euroopan unionin toiminnan välistä synergiaa.ENSISIJAISET TIEDOTUSTOIMET Tässä tiedonannossa tarkoitetut Prince-tiedotustoimet kattavat erityisesti seuraavat aihepiirit: - laajentuminen - keskustelu Euroopan tulevaisuudesta - vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuva alue - Eurooppa maailmassa Ohjelman toteuttamiseen kiinteästi kuuluvien menojen kehitys Prince-ohjelman menot ovat sidoksissa päätöksiin ja suunnitelmiin, joita komissio on jo tehnyt tai aikoo lähiaikoina tehdä. Arvioitaessa näiden tiedotustoimien hyödyntämiseen tarvittavia varoja on otettava huomioon erityistoimenpiteet, jotka toteutetaan uuden strategian panemiseksi täytäntöön. Olennaisena osana uuteen strategiaan kuuluu edustustojen tehtävien lisääntyminen teemakohtaisten toimintaohjelmien kehittämisessä, ja siksi on turvauduttava viestintäkonsulttien apuun. 6. RAHOITUSVAIKUTUKSET 6.1 Kokonaisrahoitusvaikutus B osa (koko ohjelmakaudeksi) Tässä tiedonannossa esitettyihin toimenpiteisiin perustuvat erityistarpeet katetaan osaston B3-3 "Tiedotus ja viestintä" määrärahoista. Arvioitujen määrien jakautumista voidaan tarvittaessa tarkistaa komission vuosistrategiaan ja alustavaan talousarvioesitykseen liittyvän menettelyn yhteydessä. 6.1.1 Rahoitustuki >TAULUKON PAIKKA> 6.1.2. Tekninen ja hallinnollinen apu ja tukimenot >TAULUKON PAIKKA> 6.2. Toimenpidekohtainen kustannuslaskelma, B osa Maksusitoumusmäärärahat milj. euroa (3 desimaalin tarkkuudella) >TAULUKON PAIKKA> * Budjettikohdat, joissa tulojen ja menojen hyväksyjinä ovat muut pääosastot (lehdistö- ja viestintäpääosaston kanssa); tässä taulukossa ei mainita muita ensisijaisia tiedotusteemoja, joista komissio mahdollisesti myöhemmin päättää. ** Vaikutus alkaa vuodesta 2004: koska tiedonanto pannaan täytäntöön asteittain, vuosittaiset kokonaiskustannukset alkavat vuodesta 2004; vuoden 2003 mahdolliset lisätarpeet rahoitetaan määrärahojen siirrolla. 7. VAIKUTUS HENKILÖSTÖÖN JA HALLINTOMENOIHIN (EU 15) Henkilöstö- ja hallintokustannukset katetaan lehdistö- ja viestintäpääosastolle vuosittain myönnettävistä määrärahoista. 7.1. Vaikutus henkilöstöön >TAULUKON PAIKKA> 7.2 Henkilöstön taloudellinen kokonaisvaikutus >TAULUKON PAIKKA> Määrät vastaavat 12 kuukauden kokonaismenoja. 7.3 Muut toimesta johtuvat hallintomenot >TAULUKON PAIKKA> Määrät vastaavat 12 kuukauden kokonaismenoja. (*) Virkamatkat (A0-7010) : 80 000 euroa Nämä määrärahat liittyvät tämän tiedonannon mukaisista uusista viestintätoimista aiheutuvien uusien tarpeiden kattamiseen ja käsittävät edustustojen virkamiesten virkamatkat päätoimipaikkaan, edustustojen virkamiesten virkamatkat jäsenvaltioissa tai päätoimipaikan virkamiesten matkat edustustoihin. Kyse on seuraavista toimista: - toiminnan suunnittelu ja koordinointi, mukaan lukien viestinnän eri välineiden yhteiskäyttö, jotka tapahtuvat sekä keskitetysti että hajautetusti (20 000 euroa) - jäsenvaltioiden kanssa tehtäviä yhteisymmärryspöytäkirjoja ja niiden perusteella tehtäviä sopimuksia koskevat neuvottelut, niiden valmistelu ja seuranta (20 000 euroa) - koko henkilöstöä - edustustot mukaan luettuina - koskevan viestinnän täydennyskoulutusohjelman laatiminen. Ohjelma perustuu tässä tiedonannossa ehdotettuihin strategisiin lähestymistapoihin (40 000 euroa). (*) Koulutus (A0-706) : 50 000 euroa Komission on järjestettävä tiedonannossa ehdotettuun uuteen lähestymistapaan perustuvia viestinnän alan erityisiä koulutusohjelmia, jotka on mukautettu henkilöstön tarpeisiin. >TAULUKON PAIKKA> 8. SEURANTA JA ARVIOINTI 8.1 Seurantajärjestelmä Käytössä olevia sisäisen raportoinnin järjestelmiä lujitetaan, jotta voidaan ottaa huomioon tiedotuspolitiikan uudet osatekijät: koordinointi, suunnittelu ja hajauttaminen. 8.2 Arvioinnin yksityiskohtaiset säännöt ja arviointijaksot Asianmukaisia välineitä on tarkoitus hyödyntää käyttämällä menettelyä (käyttövalmiina vuoden 2002 jälkipuoliskolla), jolla arvioidaan lehdistö- ja viestintäpääosaston viestintätoimia järjestelmällisesti ja säännöllisin väliajoin. 9. PETOSTEN TORJUNTATOIMET Kaikissa komission ja tuensaajan välisissä sopimuksissa ja oikeudellisissa sitoumuksissa taataan komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle mahdollisuus tehdä tarkastuskäyntejä välittömien tuensaajien luona (tai välillisten tuensaajien luona, jos kyse on toimista, joita komissio hallinnoi hajautetusti) ja vaatia todisteet kaikista sopimuksen tai oikeudellisen sitoumuksen perusteella aiheutuneista kuluista viiden vuoden ajan sopimuskauden päättymisestä. Tuensaajien on raportoitava hankkeesta ja sen kuluista, jotka tarkastetaan sekä kustannuslajien että niiden tukikelpoisuuden kannalta tuen tavoitteiden mukaisesti ottamalla huomioon sopimusvelvoitteet, taloudelliset näkökohdat ja moitteettoman varainhoidon periaatteet.