Kertomus

Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä keskuksen vastaukset

(2002/C 326/10)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (jäljempänä seurantakeskus) hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97(1) 12 artiklan 11 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

5. Asettamatta kyseenalaiseksi kohdassa 4 esittämäänsä kantaa tilintarkastustuomioistuin haluaa kuitenkin kiinnittää huomiota kohdissa 8 ja 18 sekä sitä seuraavissa kohdissa kuvattuihin tilanteisiin.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET

Talousarvion toteuttaminen

6. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3).

7. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 5,3 miljoonaa euroa, joista oli sidottu yhteensä 5,1 miljoonaa euroa. III osaston toimintamäärärahat, joiden arvo oli 2,2 miljoonaa euroa sidottiin lähes kokonaisuudessaan. Varainhoitovuoden maksumäärärahoista maksettiin 3,8 miljoonaa euroa; 1,4 miljoonaa euroa siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle ja 0,1 miljoonaa euroa peruuntui. Noin 50 prosenttia toimintamäärärahoja koskevista maksuista toteutettiin vuoden viimeisen neljänneksen aikana.

8. Varainhoitovuoteen 2002 siirrettiin pääasiassa toimintamäärärahoja, joiden arvo oli 1,2 miljoonaa euroa eli kaksinkertainen edelliseen varainhoitovuoteen verrattuna. Siirrettyjen määrärahojen suuruus johtuu siitä, että seurantakeskuksen hallintoneuvosto hyväksyi työohjelman myöhäisessä vaiheessa, ja viiveistä Raxen-verkoston toteuttamisessa(4), joka on seurantakeskuksen perustamisen yhteydessä asetettu keskeinen tavoite. Tämä osoittaa, että seurantakeskuksen on parannettava toimintojensa suunnittelun laatua ja seurantaa.

9. Varainhoitovuodelta 2000 vuoteen 2001 siirrettyjä määrärahoja oli 0,8 miljoonaa euroa, ja ne maksettiin lähes kokonaan. Yli 40 prosenttia toimintamäärärahoja koskevista maksuista toteutettiin kuitenkin vuoden 2001 viimeisen neljänneksen aikana. Tämä osoittaa, että edellisen vuoden aikana rahoitettujen hankkeiden seuranta ei ollut riittävää.

Tilinpäätös

10. Seurantakeskuksen varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3.

11. Seurantakeskus ei suorita aineellisia hyödykkeitä koskevia poistoja. Sen tulisi noudattaa komission hyväksymiä arvostusta ja poistoja koskevia sääntöjä(5) siten, että taseeseen merkityt summat antavat todenmukaisen kuvan sen omaisuuteen kuuluvista hyödykkeistä.

Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen

12. Seurantakeskus ei julkaissut talousarviotaan varainhoitovuodelle 2001 Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Tämä on keskuksen varainhoitoasetuksen 13 artiklan säännösten vastaista.

13. Tilintarkastustuomioistuin kehotti seurantakeskuksesta laadituissa(6) varainhoitovuosia 1999 ja 2000 koskevissa vuosikertomuksissa tätä ottamaan varainhoitoasetuksessaan huomioon yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen muutokset arvonlisäveron osalta. Tätä muutosta ei ole vielä tehty.

14. Seurantakeskus teki 11. syyskuuta 2001 tapahtumien johdosta viisitoista lisäystä eri sopimuksiin, jotka se on tehnyt kansallisten toimistojen kanssa. Kansalliset toimistot muodostavat Raxen-verkoston, joita varten talousarviossa on erityinen budjettikohta. Näiden lisäysten rahoittamiseksi tehtiin uusi maksusitoumus ja käytettiin varoja toisesta budjettikohdasta, mikä on määriteltävyyden periaatteen vastaista. Puuttuvien määrärahojen täydentämiseksi seurantakeskuksen olisi pitänyt siirtää määrärahoja säännönmukaisesti.

15. Edellä mainittu alustava maksusitoumus tehtiin 8. lokakuuta 2001 ja sopimukset 21. lokakuuta 2001. Ensimmäiset selvitykset tuli jättää 19. lokakuuta 2001 mennessä eli ennen sopimusten allekirjoittamista.

16. Maksusitoumuksen liitteessä mainittiin, että sopimukset olivat voimassa vuoden 2001 loppuun asti. Tästä huolimatta vain 16 prosenttia vastaavista maksuista oli suoritettu 31. joulukuuta 2001 mennessä.

17. Vuoden 2001 lopussa useita maksuja, joiden yhteissumma oli 297546 euroa, lykättiin seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 40 artiklan nojalla. Syynä tähän oli se, että todellisuudessa suoritettuja palveluja tai sopimusosapuolten arvonlisäverojärjestelyä koskevat riittävät tositteet puuttuivat.

18. Lykättyjen maksujen joukossa oli 70961 euron maksu, joka liittyi 100000 euron maksuosuuteen Euroopan neuvoston yhteisrahoittamaa hanketta varten. Itse asiassa on kyse tuesta, jonka tarkoituksena on rahoittaa pääosa asiantuntijoiden aiemmin tekemästä työstä. Asiasta vastaava tulojen ja menojen hyväksyjä ei pystynyt esittämään tarkkaa kuvausta hankkeesta eikä pyydetyn maksun tueksi esitetyistä tositteista. Tositteiden toimittamista vaaditaan kuitenkin menojen toteuttamisen kaikista vaiheista (seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 32, 35 ja 39 artikla).

19. Moitteettoman varainhoidon kannalta on arveluttavaa myöntää jälkikäteen rahoitusta, joka ei juuri taannehtivan luonteensa vuoksi tuota lisäarvoa seurantakeskuksen toteuttamille toimille.

20. Seurantakeskuksen johtajan tulisi vastedes soveltaa varainhoitoasetuksen 61 artiklaa, joka koskee tulojen ja menojen hyväksyjien vastuualuetta. Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 40 artiklan nojalla tehtyjen maksujen lykkäysten kohdalla kyseiset maksusitoumukset olisi peruutettava. Saman asetuksen 41 artiklan nojalla seurantakeskuksen hallintoneuvosto voi kuitenkin pyytää kirjallisesti ja omalla vastuullaan kyseisen maksun suorittamista.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel Fabra Vallés

presidentti

(1) EYVL L 151, 10.6.1997, s. 6.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 6. helmikuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 8. helmikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt.

(4) Rotusyrjintään ja muukalaisvihaan liittyviä ilmiöitä koskeva tietojenvaihtoverkosto.

(5) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75).

(6) EYVL C 373, 27.12.2000, kohta 7 ja EYVL C 372, 28.12.2001, kohta 16.

Taulukko 1

Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Seurantakeskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto seurantakeskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus.

Taulukko 3

Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom.

ummissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus. Taulukoissa annetaan yhteenveto seurantakeskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Keskuksen vastaukset

4. Keskus on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen toteamukseen, jonka mukaan vuoden 2001 tilit ovat luotettavat.

8. ja 9. Keskus on jo ottanut käyttöön joukon menettelyjä, jotta se voisi parantaa suunnittelujärjestelmäänsä ja toimintansa seurantaa sekä varmistaa talousarvionsa tasapainoisen toteuttamisen. Vuoden 2003 työohjelman luonnos saatiin valmiiksi vuoden 2002 huhtikuussa ja sitä käsiteltiin hallintoneuvoston kokouksessa 19. kesäkuuta 2002.

11. Vuoden 2002 ensimmäisellä puoliskolla keskus on lisännyt EXACT-nimiseen kirjanpitojärjestelmäänsä Fixed asset nimisen moduulin. Päätökseen saatetut testaukset osoittavat, että 29. joulukuuta 2000 annettua komission asetusta (EY) N:o 2909(1) on noudatettu. Tästä lähtien fyysistä valvontaa hoitaa (otoksiin perustuen) henkilö, joka vastaa keskuksen kiinteästä omaisuudesta. Tämän asian käsittelemiseksi on laadittu sisäinen menettely.

12. Keskus on julkaissut vuoden 2002 talousarvionsa EYVL:ssä (L 178, 9.7.2002).

13. Keskus on 4. heinäkuuta 2001 lähtien laatinut ehdotusluonnosta varainhoitoasetuksensa ajan tasalle saattamiseksi. Ehdotuksen laatimista viivytettiin, jottei käyttöön olisi otettu erilaisia säännöksiä kuin 1. tammikuuta 2003 voimaan tulevan muutetun varainhoidon puiteasetukseen säännökset.

Keskuksen menoihin sovellettavasta ALV-järjestelmästä on päätetty, että uusia säännöksiä ennakoidaan 1. tammikuuta 2002 alkaen sisällyttämällä menettely sisäisiin sääntöihin.

14. Keskuksen piti vuoden 2001 syyskuun 11. päivän tapahtumien jälkeen kehittää hyvin lyhyenä aikana järjestelmä, jolla voitiin kerätä kiireellisesti tietoa, jotta voitaisiin vastata yhteisöjen ja jäsenvaltioiden odotuksiin. Keskus on yhtä mieltä siitä, että asiasta olisi pitänyt laatia erillinen sopimus. Ainoa syy, miksi sopimusta ei laadittu, oli kiire, jossa keskuksen piti reagoida tähän hyvin erikoiseen tilanteeseen.

15. Keskuksen piti vastata toteuttamismenettelyihin kiireessä, jolloin ei ollut mahdollista muuttaa kertomusten esittämispäivämäärää. Tästä oli mainittu sopimusluonnoksessa. Tuloksena oli, että määräpäivissä esiintyi joitakin epäselvyyksiä.

16. Keskus on samaa mieltä siitä, että maksusitoumukset ja maksut eivät aina olleet johdonmukaisia.

18., 19. ja 20. Vaikeuksien välttämiseksi keskus päätti noudattaa tilintarkastustuomioistuimen suositusta ja peruuttaa maksusitoumuksen, joka koski yhteistä hanketta Euroopan neuvoston kanssa. Keskus haluaa myös korostaa, että tämä aloite perustui yleiseen sopimukseen yhteistyöstä keskuksen ja Euroopan neuvoston kanssa, joka on mainittu asetuksessa (EY) N:o 1035/97 keskuksen yhteistyöstä Euroopan neuvoston kanssa.

Keskus haluaa jatkuvasti parantaa operationaalisten toimintojensa talousarvion hallintaa. Tilanteen arvioinnin jälkeen on tarkoitus ottaa käyttöön tarvittavat sisäisten sääntöjen korjaukset, ja täydentää niitä erityisillä koulutustilaisuuksilla.

(1) EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75.