Komission tiedonanto Euroopan parlamentille, Neuvostolle ja Tilintarkastustuomioistuimelle - Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2007 /* KOM/2008/0338 lopull. */





FI Bryssel 4.6.2008 KOM(2008) 338 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2007 KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2007 1. Johdanto EU:n talousarvio on keskeinen välinen unionin politiikkojen toteuttamisessa. Sen vuoksi EU:n varainkäytöllä voi olla suuri vaikutus siihen, täyttääkö EU:n toiminta kansalaisten odotukset. Komission on pystyttävä osoittamaan, että julkiset varat kohdennetaan oikein ja niitä hoidetaan hyvin. Komission on myös voitava avoimesti tiedottaa tapauksista, joissa tiukkojen vaatimusten noudattamista ei voida taata. Komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisesti kokonaisvastuu EU:n talousarvion toteuttamisesta. · Talousarvion operatiivinen toteutus on annettu tehtäväksi pääjohtajille, jotka vastaavat varojen moitteettomasta hoidosta sekä tehokkaiden ja vaikuttavien valvontajärjestelmien käytöstä. Pääjohtajat raportoivat valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä saavuttamistaan tuloksista ja laativat vuotuisen toimintakertomuksen [1]. Nämä kertomukset ovat tärkein keino, jolla pääosastot osoittavat vastuuvelvollisuutensa komission kollegiolle. Vuotuiset toimintakertomukset sisältävät kunkin pääjohtajan allekirjoittaman tarkastuslausuman, jossa keskitytään rahoitustoimien laillisuuteen ja asianmukaisuuteen. Kertomukset sisältävät muutakin kuin taloudellisia tietoja. Ne käsittävät katsauksen poliittisiin tuloksiin ja kattavan arvioinnin sisäisistä valvontajärjestelmistä. · Pääjohtajien velvollisuutena on tiedottaa komissaareille tehtäviensä hoidossa mahdollisesti vuoden aikana kohtaamistaan vaikeuksista. Tämä velvollisuus on pelkkiä taloudellisia seikkoja laaja-alaisempi. Vuotuisen toimintakertomuksen sisällöstä keskustellaan komissaarien kanssa ennen kuin pääjohtaja allekirjoittaa sen. · Antamalla tämän yhteenvedon komissio ottaa poliittisen vastuun pääjohtajiensa ja toimialajohtajiensa hallintotoimista niiden lausumien ja varaumien perusteella, joita nämä ovat vuotuisissa toimintakertomuksissaan esittäneet. Se myös päättää toimenpiteistä mahdollisesti ilmenneiden puutteiden korjaamiseksi. Komission tavoitteena on saada Euroopan tilintarkastustuomioistuimelta myönteinen tarkastuslausuma, ja se ohjeistaa yksikköjään panemaan kaikki tässä asiakirjassa esitetyt toimenpiteet kokonaisuudessaan täytäntöön. 2. Korkealaatuiset vuotuiset toimintakertomukset 2.1. Selkeämpi esitystapa Vuotuisten toimintakertomusten laatu ja kattavuus ovat kehittyneet niiden ensimmäisestä laatimisvuodesta 2002. Aikaisemmilta vuosilta saatujen kokemusten perusteella sekä Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja sisäisen tarkastuksen toimialan toteuttaman tarkastuksen rohkaisemana vuonna 2007 varmistusprosessissa pyrittiin seuraaviin parannuksiin: · Aikaisempien varaumien seuranta: Pääsihteeristö ja budjettipääosasto seurasivat kaikkia toimintasuunnitelmia, joiden tarkoituksena on korjata aikaisempien varaumien osoittamat ongelmat. · Valvontastrategioiden mukauttaminen erityisiin valvontaympäristöihin: Valvontastrategiat on mukautettava kullekin toiminnalle tyypillisiin valvontaympäristöihin, sillä ne muodostavat lähtökohdan tarkastuslausumalle ja mahdollisille varaumille. Jotta valvontastrategiat voitaisiin esittää yhdenmukaisesti vuotuisissa toimintakertomuksissa, lähes kaikki yksiköt ovat kehittäneet ja ottaneet käyttöön sisäisen valvonnan mallin. · Kertomusten yhdenmukaisuuden ja selkeyden lisääminen: Yksiköille annettiin tarkempia ohjeita, jotta lähestymistapa komissiossa ja sen eri pääosastoissa voitaisiin yhdenmukaistaa. Ohjeita noudatettiinkin laajalti, ja näin voitiin pitkälti täyttää varainhoitovuoden 2006 yhteenvetokertomuksessa annetut sitoumukset. Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien on nyt ilmoitettava indikaattorit, joita toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamisessa on käytetty. Jos valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät eivät ehdota varaumia tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessaan esittämien puutteiden osalta, heidän on kertomuksissaan selitettävä syyt tähän. Jotta yksittäisten kertomusten kattavuutta ja sisäistä johdonmukaisuutta saataisiin lisättyä, valtuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä on kehotettu myös selostamaan peruslähtökohtia, joille varmuus pohjautuu. 2.2. Tehokkaampi arviointiprosessi Vaikka pääjohtaja on edelleen viime kädessä yksin vastuussa vuotuisesta toimintakertomuksesta ja mahdollisesti tehdyistä varaumista, myös kertomus- ja varaumaluonnosten arviointiprosessia pääsihteeristössä ja budjettipääosastossa on kehitetty: · Aikaisempien vuosien tapaan on järjestetty eri pääosastojen yhteisiä vertaisarviointikokouksia. · Vertaisarvioinnit on laajennettu kattamaan ne aikaisemmat varaumat, jotka pääjohtajien on tarkoitus poistaa. Näin pyritään varmistamaan, että tällaiset päätökset ovat hyvin perusteltuja ja asianmukaisesti selitettyjä. · Ensimmäistä kertaa vertaisarvioinneissa tarkasteltiin myös kaikkia niitä talousarvion osa-alueita, joita tilintarkastustuomioistuin ei pitänyt tyydyttävinä varainhoitovuosia 2005 ja 2006 koskevissa vuosikertomuksissaan. Näin pyrittiin varmistamaan yhdenmukainen ratkaisu tilintarkastustuomioistuimen osoittamiin epäkohtiin. · Kertomusten yleinen yhdenmukaisuus tilintarkastustuomioistuimen havaintojen ja sisäisten tarkastusten kanssa tarkistettiin erityisesti tapauksissa, joissa suositusten täytäntöönpano oli viivästynyt. 2.3. Päätelmät · Komissio toteaa, että vuotuisten toimintakertomusten esittämisessä on kehitytty ja kertomukset ovat yleensä tasoltaan tyydyttäviä. Tietyillä osa-alueilla voidaan kuitenkin tehdä lisää parannuksia. · Pääjohtajat antavat hallinnon lausuman, joka perustuu komission omaan tarkastustyöhön, tilintarkastustuomioistuimen kertomuksiin ja havaintoihin ja tarpeen mukaan jäsenvaltioiden suorittaman valvonnan tuloksiin. Tilintarkastustuomioistuin esittää vuotuisen tarkastuslausuman tilinpäätöksestä ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Pääjohtajien lausuma keskittyy puolestaan siihen, onko varat käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin, kun valvonnan monivuotisuus otetaan huomioon. · Vaikka vertaisarvioinnit ovat hyödyllisiä, on kuitenkin panostettava enemmän vuotuisten toimintakertomusten laatimisprosessin kehittämiseen tietyillä osa-alueilla, etenkin yksiköiden välisen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi. Tilintarkastustuomioistuimen käytäntö luokitella kertomukset sen mukaan, miten luotettavina aineistoina niitä voidaan pitää tarkastusten kannalta, on vauhdittanut kehitystä. · Parannuksia ja varsinkin kertomusten yhdenmukaisuutta ja selkeyttä edistääkseen pääsihteeristö ja budjettipääosasto ovat jatkossa joka vuosi jo varhain yhteydessä yksiköihin, jotta voidaan keskustella aikaisemmissa vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettyjen varaumien tilanteesta. Lisäksi nykyistä vertaisarviointiprosessia täydennetään valittujen yksiköiden kahdenvälisillä tapaamisilla, jotka perustuvat vuotuisissa toimintakertomusluonnoksissa esitettyihin kantoihin. · Pääsihteeristö ja budjettipääosasto tarjoavat myös lisäopastusta, jonka avulla yhdenmukaistetaan komission maineeseen liittyvien riskien käsittelytapaa ja osoitetaan selvemmin virheiden määrän, olennaisuuden ja varaumien välinen yhteys. 3. Varmuus toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta ja pääjohtajien tekemät varaumat Komissio on tarkastellut vuotuisia toimintakertomuksia ja varsinkin pääjohtajien allekirjoittamia lausumia. Niistä ilmenee, että kaikilla pääjohtajilla oli riittävä varmuus siitä, että pääosaston toimintaan osoitettuja resursseja oli käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Lisäksi sovelletut valvontamenettelyt antavat tarvittavat takeet toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Osa lausumista oli kuitenkin annettu varaumin. Kyseiset pääosastot ovat ilmoittaneet, että ne aikovat ratkaista havaitut puutteet selkeästi määriteltyjen toimintasuunnitelmien avulla. Näistä puutteista huolimatta kaikki yksiköt katsoivat, että puutteet eivät estä yksiköitä takaamasta yleisesti riittävää varmuutta. Vuonna 2007 varaumien määrä (17) oli hieman alhaisempi kuin vuonna 2006 (20). Varaumien vähenemissuuntaus jatkui siis aikaisempien vuosien tapaan. Yhteensä 13 pääjohtajaa teki varaumia vuonna 2007 (15 vuonna 2006), ja neljä heistä esitti kaksi varaumaa. Yksittäiset varaumat olivat eräissä tapauksissa aikaisempaa laajempia ja kattoivat useampia jäsenvaltioita tai ohjelmia. Vuoden 2006 varaumista 9 voitiin poistaa, mutta 11 varaumaa toistui. Pääosa vuoden 2007 varaumista ei liittynyt jäsenvaltioiden valvontajärjestelmien laadukkuuteen eikä edunsaajatasolla havaittuihin virheisiin. Yhteenveto vuonna 2007 tehdyistä varaumista on liitteessä 2. 3.1. Rakennerahastot Rakennetoimenpiteet ovat yksi unionin keskeisimmistä politiikan aloista. Niiden täytäntöönpano tapahtuu yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa (ns. yhteinen hallinnointi). Vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettiin yksityiskohtainen arviointi jäsenvaltioiden valvontajärjestelmistä ja tarkasteltiin erityisesti niiden luotettavuutta. Rakennerahastoista vastaavat pääjohtajat sopivat vuonna 2007, että jos ohjelmissa tai jäsenvaltioissa havaitaan merkittäviä puutteita, tämä otetaan järjestelmällisesti huomioon määritettäessä sitä, täyttääkö ”riskinalaisten määrien” summa olennaisuuskriteerin. Periaatteesta poiketaan, jos saatavilla on luotettavaa tarkastusaineistoa siitä, että kansalliset viranomaiset ovat ottaneet käyttöön toimintasuunnitelman puutteiden korjaamiseksi ja suunnitelma on jo tuottanut ensimmäisiä tuloksia. Tämä lähestymistapa noudattaa tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2006 kertomusta ja lisää kyseisten pääjohtajien lausumien varmuutta. Se on myös johtanut siihen, että vuonna 2007 varaumien kohteena olleiden ohjelmien ja jäsenvaltioiden lukumäärä on vuotta 2006 suurempi: · Aluepolitiikan pääosaston pääjohtaja teki Euroopan aluekehitysrahaston osalta varauman, joka koski 10 jäsenvaltiota (Tšekki, Suomi, Saksa, Kreikka, Irlanti, Italia, Luxemburg, Puola, Slovakia ja Espanja) ja 51 INTERREG-ohjelmaa. Pääjohtaja teki varauman myös koheesiorahaston hallinnoinnista viidessä jäsenvaltiossa (Bulgaria, Tšekki, Slovakia, Unkari ja Puola). · Työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosaston pääjohtaja teki Euroopan sosiaalirahaston osalta varauman, joka koski kahdeksaa jäsenvaltiota (Espanja, Yhdistynyt kuningaskunta, Ranska, Italia, Slovakia, Portugali, Belgia ja Luxemburg). Vuonna 2007 ja alkuvuonna 2008 toteutettiin useita toimenpiteitä, joilla selkeytetään ja vahvistetaan yhteisen hallinnoinnin piiriin kuuluvia jäsenvaltioiden ja komission vastuualueita. · Komissio antoi jäsenvaltioille ohjeistusta oikaisujen asianmukaisesta tasosta, kun kyse on yhteisrahoitettuihin hankkeisiin liittyviä julkisia hankintoja koskevista sääntöjenvastaisuuksista. Lisäksi se antoi kaudeksi 2007–2013 kattavat ohjeet sääntöjen noudattamisen arviointimenettelystä, kansallisen vuotuisen tarkastusstrategian laatimisesta ja tarkastusotannasta. Tarkoituksena oli yhdenmukaistaa jäsenvaltioiden tilintarkastusviranomaisten suorittamia tarkastuksia. · Komissio päätti, että se käynnistää vastedes välittömästi virallisen menettelyn maksujen keskeyttämiseksi ja rahoitusoikaisujen tekemiseksi, kun tarkastuksissa havaitaan vakavia järjestelmäpuutteita. Esimerkiksi huhtikuussa 2007 maksut keskeytettiin 12 ohjelmassa Englannissa. Tällä hetkellä meneillään on 54:ää ohjelmaa ja 60:tä koheesiorahastohanketta koskevat viralliset menettelyt maksujen keskeyttämiseksi ja rahoitusoikaisujen tekemiseksi. Lokakuussa 2007 komissio esitti ensimmäistä kertaa koostetut luvut kansallisella tasolla tehdyistä rahoitusoikaisuista, jotka perustuvat jäsenvaltioiden suorittamiin maksujen peruutuksiin ja takaisinperintään [2]. · Jäsenvaltioiden piti ensimmäistä kertaa toimittaa vuotuinen yhteenveto saatavilla olevista tarkastuksista ja lausumista yhteisen hallinnoinnin alalla, kuten tarkistetussa varainhoitoasetuksessa edellytetään. Rakennetoimien alalla kaikki jäsenvaltiot Saksaa lukuun ottamatta olivat toimittaneet huhtikuun 2008 loppuun mennessä vuotuiset yhteenvedot, jotka täyttivät asetuksen vähimmäisvaatimukset kokonaisuudessaan tai osittain. Yleisanalyysin tai -päätelmien puuttuminen monista yhteenvedoista tarkoitti kuitenkin sitä, että yhteenvetojen lisäarvo jäi rajalliseksi ainakin osittain siksi, että kyse oli uudesta vaatimuksesta. Komissio seuraa tiiviisti vuotuisten yhteenvetojen laadintaprosessia, jotta se voi varmistaa, että kaikki jäsenvaltiot toimittavat yhteenvedon ja täyttävät vähimmäisvaatimukset. Jos yhteenvetoa ei ole toimitettu tai se ei ole vastannut vaatimuksia, komissio on lähettänyt kirjeen kyseiselle jäsenvaltiolle. Se on aloittanut oikeusmenettelyn Saksaa vastaan. Komissio yhtyy tilintarkastustuomioistuimen havaintoihin, joiden mukaan rakennerahastoihin liittyvä virhemäärä on liian suuri. Komissio virallisti sitoutumisensa meneillään oleviin ja uusiin hankkeisiin antamalla tiedonannon ”Toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä” [3]. Komissio toimittaa Euroopan parlamentille neljännesvuosikatsaukset toimintasuunnitelman täytäntöönpanosta ja tietoja komission vaatimista oikaisuista ja takaisinperinnästä. Lisäksi komissio aikoo laatia toimintasuunnitelmaa koskevan edistymisraportin lokakuussa 2008 ja loppuraportin tammikuussa 2009. Komissio on osoittanut vahvan poliittisen sitoutumisensa virheiden määrän supistamiseen sekä maksujen keskeyttämisen ja rahoitusoikaisujen soveltamiseen. Sen pyrkimyksenä on osoittaa, että rakennetoimibudjettia hallinnoidaan tiukasti. Komissio on vakuuttunut siitä, että vuotuisia yhteenvetoja koskeva vaatimus lisää jäsenvaltioiden vastuuvelvollisuutta rakennerahastojen käytöstä, jos ne noudattavat yhteenvetojen laadun parantamista koskevia suosituksia. Tämä prosessi lisää komission omaa varmuutta varainhoidosta. 3.2. Maatalous Maatalouden ja maaseudun kehittämisen tuki toteutetaan osana yhteistä hallinnointia jäsenvaltioiden kanssa, ja siinä noudatetaan kattavaa nelitasoista hallinnointi- ja valvontajärjestelmää. Se muodostaa lähtökohdan, jonka perusteella maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja voi saada riittävän varmuuden tämän alan toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Maataloustuen myöntämistä Euroopan maatalouden tukirahastosta (maataloustukirahasto) ja Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastosta (maaseuturahasto) koskevat aineelliset säännöt on yhdistetty ja niitä on yksinkertaistettu. Suorat maksut muodostavat tällä hetkellä noin 84,5 prosenttia maataloustukirahaston yhteenlasketuista menoista, ja niiden hallinnoinnista ja valvonnasta vastaa yhdennetty hallinto- ja valvontajärjestelmä (IACS). Kuten tilintarkastustuomioistuin on todennut, tämä on tehokas järjestelmä virheiden tai sääntöjenvastaisten menojen riskin rajoittamiseksi, kunhan sitä sovelletaan asianmukaisesti. Jäsenvaltioilta vuonna 2007 saadut tilastotiedot, jotka kattavat lähes 90 prosenttia maataloustukirahaston ja maaseuturahaston menoista, osoittavat maatalousmenojen yleisen virhemäärän jäävän alle olennaisuustason. Lisäksi vuonna 2007 voitiin ensimmäistä kertaa soveltaa täysimääräisesti joitakin uusia instrumentteja. Tällaisia uutuuksia olivat mm. jäsenvaltioiden maksajavirastojen antamat tarkastuslausumat, kansallisten koordinointielinten toimittamat vuotuiset yhteenvedot (yhteenvetokertomukset) ja varmennuselinten velvollisuus tarkistaa ja vahvistaa tarkastustilastot ja maksujen jälkeiset tarkastukset. Jäsenvaltiot ovat yleisesti noudattaneet uusia oikeudellisia velvoitteitaan. IACS:n toimintaa Kreikassa koskeva varauma on ollut voimassa vuodesta 2002. Kreikan toimintasuunnitelma on tuottanut tuloksia, mutta viljelylohkojen tunnistusjärjestelmää ei ole saatu täysin toimivaksi. Se on kuitenkin suunniteltu toteutettavaksi vuoden 2008 loppuun mennessä. Riskialtis määrä ei kuitenkaan ylitä olennaisuusrajaa, mutta asia on edelleen merkittävä, koska komission maine on vaarassa. Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtajan esittämä toinen varaus liittyy maaseudun kehittämiseen. Jäsenvaltioiden toimittamat alustavat tiedot osoittavat, että maaseudun kehittämiseen liittyvä virhemäärä (erityisesti maatalouden ympäristötoimenpiteet) on suurempi kuin muissa maatalousmenoissa. Virheiden suurempi määrä näyttää kuitenkin johtuvan pikemminkin näiden toimenpiteiden monimutkaisuudesta kuin valvontajärjestelmien puutteista. Näistä syistä komissio katsoo, että hyväksyttävä virheriski voidaan asettaa 2 prosenttia ylittävälle tasolle. Koska kyse on alustavista tiedoista, täsmällistä virhemäärää ei kuitenkaan voida vielä määrittää. Tämän vuoksi ei voida päätellä, alittaako maaseudun kehittämisen virhemäärä olennaisuusrajan. Tämän vuoksi pääjohtaja esitti asiaa koskevan varauman. Komissio seuraa edelleen tiiviisti, että Kreikan viranomaiset toteuttavat kaikki tarvittavat toimenpiteet IACS:ää koskevan toimintasuunnitelman toteuttamiseksi. Komissio on jo toteuttanut toimenpiteitä, joilla pienennetään maatalouden kehittämiseen liittyvien virheiden määrää ohjelmakaudella 2007–2013. Komissio tarkastelee myös alan valvonnan kustannuksia ja hyötyjä, erityisesti maatalouden ympäristötoimenpiteiden osalta, jotta se voisi ratkaista jäännösriskiä koskevat kysymykset. 3.3. Ulkoiset toimet Tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2006 kertomuksessa todettiin, että hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavat organisaatiot eivät ole toimineet tyydyttävästi. Lisäksi todettiin, että lisäpanostusta tarvitaan järjestelmien tehokkaan käytön ja valvonnan osalta. Ulkoisesta avusta vastaavan EuropeAid-yhteistyötoimiston pääjohtaja toteutti monia toimenpiteitä valvontastrategian vahvistamiseksi. Tarkastusten määrää lisättiin tuntuvasti, varsinkin kansainvälisten järjestöjen käyttämän avun tarkastuksia. Tarkastuksia tehtiin 7 vuonna 2006 ja 50 vuonna 2007. Yhteensä 650 tarkastusta oli käynnistetty vuoden loppuun mennessä. Komissio laati uudet säännöt, jotka koskevat avustussopimuksiin liittyvien menojen tarkastamista ja komission käynnistämiä rahoitus- ja järjestelmätarkastuksia. Näin vahvistetaan ja järjestelmällistetään tilintarkastustuomioistuimen havaitsemia pääasiallisia riskialueita koskevaa valvontaa. Pääjohtaja oli vakuuttunut siitä, että valvontajärjestelmä lievensi riskejä riittävästi eikä esittänyt varaumaa. Komissio on viime vuosina toteuttanut monia toimenpiteitä parantaakseen YK:n ja muiden monenvälisten rahoittajien yhteisten rahastojen kautta kanavoitujen EU:n varojen jäljitettävyyttä ja näkyvyyttä. Se on kehittänyt näkyvyyttä koskevaa ohjeistusta, lisännyt tarkastuskäyntien määrää, asettanut yksityiskohtaisempia raportointivaatimuksia ja kehittänyt YK:n varainhoidon valvontanormien noudattamisen analysointia. Komissio jatkaa valvontastrategiansa kehittämistä ulkoisen avun alalla ja tarkastelee perusteellisesti sekä valvonnan kustannuksia että vuorovaikutustaan tilintarkastustuomioistuimen kanssa. Komissio jatkaa panostustaan lopullisia edunsaajia koskevan avoimuuden lisäämiseen, kunhan henkilötietoja ja turvavaatimuksia koskevia sääntöjä noudatetaan. Lisäksi jatketaan panostusta tarkastustulosten käytön ja jakamisen kehittämiseen ulkosuhteiden alalla toimivien pääosastojen kesken. Komissio jatkaa mm. YK:n erityisjärjestöjen [4] ja Maailmanpankin [5] kanssa allekirjoitettujen rahoitus- ja sopimusmenettelyjä koskevien puitesopimusten seurantaa ja niiden täytäntöönpanon kehittämistä. 3.4. Liittymisen valmistelu PHARE Komissio siirtää EDIS-järjestelmän (laajennetun hajautetun täytäntöönpanojärjestelmän) mukaisesti hallinnointivaltuudet edunsaajamaan täytäntöönpanovirastoille. Valvonnassa on ilmennyt, että kaksi Phare-ohjelman täytäntöönpanosta Bulgariassa vastaavaa virastoa on mahdollisesti tehnyt sääntöjenvastaisia sopimuksia ja suorittanut sääntöjenvastaisia maksuja. Maksut on keskeytetty ja aihetta koskeva varauma esitetty, sillä se vaarantaa moitteettoman varainhoidon ja vaikuttaa komission maineeseen. Komissio on esittänyt 25 oikaisutoimea, jotka Bulgarian viranomaisten on toteutettava valvontajärjestelmän puutteiden korjaamiseksi. Komission on tarkoitus tehdä Bulgariaan kohdennettuja tarkastuskäyntejä vuoden 2008 kuluessa. Lisäksi panostetaan vahvasti siihen, että vastaavien puutteiden esiintyminen jatkossa muissa maissa voidaan ehkäistä. SAPARD Tilintarkastustuomioistuin päätteli, että vuoden 2006 osalta Sapard-ohjelman tilanne ei ollut tyydyttävä. Sapard-ohjelmasta vastaava maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosasto seuraa tarkasti tilintarkastustuomioistuimen havaintoja. Se katsoi kuitenkin, että olennaisuuskriteerit varauman esittämiseen eivät täyttyneet vuonna 2007. 3.5. Sisäiset politiikat Tutkimus · Tutkimuksen pääosasto esitti vuonna 2006 varauman viidennestä tutkimuksen puiteohjelmasta, koska edunsaajien kustannusselvityksissä oli virheitä. Vuodeksi 2007 varaumaa ei kuitenkaan ole, koska puiteohjelmaa ollaan vähitellen lopettelemassa ja suoritettujen maksujen suhteellinen painoarvo on pienempi. Lisäksi tarkastustulosten seurantaa jatkettiin tiukasti ja takaisinperintämääräyksiä annettiin, kuten viidettä tutkimuksen puiteohjelmaa koskevassa toimintasuunnitelmassakin edellytetään. · Pääosastot ovat laatineet kuudetta tutkimuksen puiteohjelmaa varten yhteisen tarkastusstrategian kaudeksi 2007–2010. Strategialla pyritään arvioimaan toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta edustavien tarkastustulosten perusteella (satunnaisotanta). Lisäksi tarkoituksena on vähentää virheiden määrää havaitsemalla ja oikaisemalla suurimpien edunsaajien kustannusselvitysten virheet ja täydentämällä tarkastusta riskiperusteisella otannalla. Strategia otettiin kokonaisuudessaan käyttöön vuonna 2007, ja silloin tehtiin 377 jälkitarkastusta. Vuosi 2007 oli monivuotisen strategian ensimmäinen täytäntöönpanovuosi. Samalla tarkastustuloksia alettiin ekstrapoloida saman edunsaajan tarkastamattomien sopimusten kanssa. Näistä syistä ja koska virhemäärä oli yli 2 prosenttia, yksiköt päättivät lisätä tämänvuotiseen tarkastuslausumaan varauman, joka liittyy kuudennen tutkimuksen puiteohjelman kustannusselvitysten tarkkuuteen. · Seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman ehdotuspyynnöt on käynnistetty, ja toistaiseksi on suoritettu ainoastaan ennakkomaksuja. Merkittäviä toimia on toteutettu virheriskin pienentämiseksi: on kehitetty yhdessä sovittuja menettelyjä, joissa varmennuksesta vastaavien tarkastajien on suoritettava tietyt pakolliset menettelyt ja laadittava määrämuotoiset raportit. Ennakkovalvontaa vahvistetaan siten, että edunsaajan tilinpäätösmenetelmien varmentaminen ennakkotarkastuksin on nyt mahdollista. Varaumia ei ole esitetty. Komissio on panostanut huomattavasti tutkimusrahastojen hallinnoinnin kehittämiseen lainsäädäntö- ja rahoituskehyksen mukaisesti. Vaikka pääjohtajat esittivät kuudetta tutkimuksen puiteohjelmaa koskevia varaumia, yksi monivuotisen yhteisen tarkastusstrategian päätavoitteista on laskea kokonaisriskitaso olennaisuusrajan alle. Lisäksi yksiköt jatkavat seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman soveltamista, jotta uuden lainsäädäntökehyksen yksinkertaistamista voidaan hyödyntää täysimääräisesti. Oikeus, vapaus ja turvallisuus Vuoden 2007 osalta esitettiin kaksi täytäntöönpanoa koskevaa varaumaa, jotka liittyivät Euroopan pakolaisrahaston yhteisen hallinnoinnin hankkeisiin. Toinen tapauksista koskee vuonna 2006 esitetyn varauman jatkamista. Varauma esitettiin rahaston hoitoa Italiassa koskevan valvontajärjestelmän puutteiden perusteella. Vastuu tämän kysymyksen ratkaisusta on pääasiassa Italian viranomaisilla, mutta pääosasto seuraa tilannetta tarkasti. Vaikka riskialtis määrä koskee merkittävää osaa Italialle varatuista määrärahoista, vaikutus on rajallinen, kun tarkastellaan oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston koko talousarvioita varainhoitovuodeksi 2007. Pääosasto ilmoitti myös, että Euroopan pakolaisrahasto II –säännökset tarjoavat vain rajallisen lähtökohdan seuranta- ja valvontatyölle. Seuranta nojautui lisäksi pitkälti komission omaan valvontastrategiaan (seurantakäynnit ja valvontajärjestelmien arviointi). Koska 14 jäsenvaltioon ei ollut vuonna 2007 tehty tarkastuskäyntejä, pääjohtaja päätti esittää varauman, sillä Euroopan pakolaisrahasto II:n täytäntöönpanosta kyseisissä jäsenvaltioissa saatu varmuus oli rajallista. Komissio toteuttaa toimia lisätäkseen varmuuttaan Euroopan pakolaisrahasto II:n hallinnoinnista jäsenvaltioissa vuonna 2008. Riskianalyysiä käytetään lähtökohtana seuraaville tarkastuskäynneille ja jäsenvaltioiden opastusta lisätään. Kaudella 2008–2013 uusi perussäädös sääntelee Euroopan pakolaisrahasto III:n toimintaa ja säädöksessä otetaan huomioon aikaisempaan rahastoon liittyvät kysymykset. Muut politiikanalat Ympäristöpääosasto on havainnut menoilmoituksiin liittyviä ongelmia. Se esitti varauman, koska jälkitarkastuksissa havaittu virheprosentti on kasvanut. Kaksi muuta jo vuonna 2006 esitettyä varaumaa pidettiin voimassa vuoden 2007 osalta: · Yritys- ja teollisuustoiminnan pääosasto esitti varauman, koska kahdella Euroopan standardointijärjestöön liittyvällä tuensaajalla ei ole käytössään asianmukaisia kustannusraportoinnin järjestelmiä. · Talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtaja esitti varauman, koska epäsuorasta keskitetystä hallinnoinnista vastaavan ulkopuolisen tahon sisäinen valvontajärjestelmä on saattanut olla puutteellinen. Vuonna 2007 on toteutettu toimia kaikilla näillä osa-alueilla. Vuonna 2008 toimintaa jatketaan vakaasti. Pyrkimyksenä on myös parantaa edunsaajille suunnattua tiedotusta, yksinkertaistaa uusissa lainsäädäntöpuitteissa tai sopimuksissa esiintyviä sääntöjä ja lujittaa komission valvontatoimia. Komissio on ohjeistanut yksikköjään toteuttamaan kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta nämä varaumat voidaan poistaa, kun niiden taustalla olevat ongelmat on ratkaistu. Viestintä Viestinnän pääosasto esitti varauman vuoden 2006 toimintakertomuksessaan, koska sisäisessä valvontajärjestelmässä havaittiin puutteita. Ongelma on jo ratkaistu ottamalla käyttöön keskitetty ennakkovalvonta. Koska kyseinen yksikkö kuitenkin aloitti toimintansa vasta vuoden 2007 kahden viimeisen kuukauden aikana, pääjohtaja päätti säilyttää varauman varainhoitovuodeksi 2007. Koulutus ja kulttuuri Koulutuksen ja kulttuurin pääosaston pääjohtaja poisti kansallisia virastoja koskevan aikaisemman varauman. Näin ennakoitiin vuonna 2007 uuden lainsäädännön myötä käyttöön otetun tarkistetun valvontajärjestelmän tuloksia. Järjestelmä perustuu kansallisten viranomaisten ennakkoon antamiin tarkastuslausumiin. Tänä vuonna pääosasto raportoi virhemäärän olevan yli 3 prosenttia tarkastetuista hankkeista. Tätä tulosta ei kuitenkaan voitu ekstrapoloida, koska tarkastusotanta oli pitkälti riskiperustainen. Tämän vuoksi ongelmaa ei pidetty olennaisena. Pääosasto jatkoi myös toimia saadakseen tilinpitäjältä vahvistuksen paikalliseen kirjanpitojärjestelmäänsä. Komissio on pyytänyt koulutuksen ja kulttuurin pääosastoa varmistamaan valvontastrategian tehokkaan toteuttamisen ja ratkaisemaan jäljellä olevat ongelmat, jotka estävät vahvistuksen saamisen sen paikalliselle kirjanpitojärjestelmälle. Tilastot Eurostat poisti vuonna 2006 esittämänsä varauman, joka perustui puutteelliseen varmuuteen eräiden kansallisten tilastokeskusten suorittamien maksujen asianmukaisuudesta. Perusteena tähän ovat vuonna 2007 toteutetut oikaisutoimet, kuten tehostetut ennakkotarkastukset, joiden ansiosta pääjohtajalla oli riittävä varmuus kyseisenä vuonna suoritettujen maksujen asianmukaisuudesta. Yksiköt jatkavat kuitenkin aikaisempia vuosia koskevien kysymysten työstämistä. 3.6. Hallinto Asianmukaiset ja luotettavat tietotekniikkajärjestelmät ovat ratkaisevan tärkeitä lähes kaikessa komission toiminnassa. Vaikka uusia tietotekniikkakeskustiloja vuokrattiin, tietotekniikan pääosaston pääjohtaja piti kuitenkin välttämättömänä säilyttää tilojen epäasianmukaisuutta koskevan aikaisemman varauman. Osa Luxemburgissa sijaitsevista keskusten tiloista, joissa sekä pääpaikka että varmuuspaikka tällä hetkellä toimivat, ovat riittämättömiä. Vaikka rakennukseen tehtiinkin joitakin parannuksia vuonna 2007 ja vaikka tiloihin liittyvä riski hallittiin tehokkaasti vuonna 2007, komission mielestä on tarpeen pienentää edelleen toiminnan jatkuvuudelle ja tietoturvalle aiheutuvaa riskiä. Komissio jatkaa monivuotisen tietotekniikkastrategiansa soveltamista vuosina 2008–2009. Pyrkimyksenä on varmistaa turvalliset ja toimivuudeltaan asianmukaiset tilat komission tieto- ja viestintäkeskuksille. 3.7. Päätelmät · Komissio ohjeistaa yksiköitään toteuttamaan tiukkoja toimia vuoden 2007 toimintakertomuksissa esitettyjen varaumien syiden poistamiseksi. Se seuraa tiiviisti edistymistä ja keskittyy erityisesti toistuviin varaumiin. · Komissaarien ja pääjohtajien säännöllinen vuoropuhelu hallintoasioista on tärkeä osa vastuuvelvollisuusketjua. Se on erityisen tärkeää tapauksissa, joissa varaumat toistuvat, ja osa-alueilla, joilla tilintarkastustuomioistuin on havainnut puutteita. Komissio ohjeistaa pääjohtajia tiedottamaan näissä tilanteissa komissaareilleen säännöllisesti viimeisimmistä tapahtumista tai saavutetusta edistyksestä. · Helmikuussa 2008 esiteltiin toimintasuunnitelma, jolla pyritään vahvistamaan komission valvontaroolia yhteisesti hallinnoiduissa rakennetoimissa. Toimintasuunnitelman pikainen toteuttaminen on komission ensisijaisia tavoitteita. · Komissio rohkaisee jäsenvaltioita esittämään vapaaehtoisesti vuotuiset kansalliset lausumat, jotka voivat tarjota lisätukea pääjohtajien lausumille. · On olennaista puuttua virheiden syihin, ja komission yksiköt laativat ohjeistusta ja toteuttavat muita tarvittavia toimia virheriskin pienentämiseksi. · Komissio panostaa myös kaikin tarvittavin keinoin valvontansa tehokkuuden osoittamiseen. Sen tilinpitojärjestelmää uudistetaan, jotta vuodesta 2008 mahdollistettaisiin komission täydellinen raportointi virheiden korjaamisesta (myös aikaisempien varainhoitovuosien maksuihin liittyvistä virheistä). · Komissio jatkaa valvonnan kustannus-hyötysuhteen ja jäännösriskin tarkastelua. Aihetta käsittelevä tiedonanto on tarkoitus antaa syksyllä 2008, ja sen odotetaan tarjoavan vakaan perustan hyväksyttävän riskin käsitteen käytölle, kun arvioidaan, miten tehokkaasti riskiä hallitaan yhteisön ohjelmissa. 4. Muita vuotuisissa toimintakertomuksissa korostettuja aiheita 4.1. EU:n lainsäädännön soveltaminen Lait eivät täytä koko tehtäväänsä, ellei niitä sovelleta ja panna täytäntöön asianmukaisesti. Komissio esitti vuonna 2007 pitkälle tähtäävän tiedonannon, jonka tavoitteena oli näiden riskien minimointi, ja se sisälsi toimenpiteitä yhteisön lainsäädännön soveltamisen kehittämiseksi [6]. Tämä edellyttää jäsenvaltioiden ja komission yhteistyön lisäämistä, jotta voidaan ehkäistä ongelmien syntymistä ja käsitellä tehokkaammin aiheutuneita ongelmia sekä ratkaista rikkomistapaukset nopeammin. Soveltamiseen ja täytäntöönpanoon liittyvät kysymykset on myös otettava paremmin huomioon niin lakien suunnittelussa kuin niiden hyväksymisprosessissa ja tulosten arvioinnissa. Täytäntöönpanon haasteet on välttämätöntä selvittää, jotta lainsäädäntöä voidaan parantaa ja paremman sääntelyn tavoitteet – esimerkiksi yksinkertaistaminen ja hallintotaakan keventäminen – saavuttaa kansalaisten ja yritysten eduksi. 4.2. Vesiluonnonvarojen säilyttäminen Tilintarkastustuomioistuin esitti erityiskertomuksessaan [7], että yhteisön vesiluonnonvarojen säilyttämissääntöjä koskevia valvonta-, tarkastus- ja seuraamusjärjestelmiä on tehostettava tuntuvasti, jotta tavoite vesiluonnonvarojen kestävästä käytöstä voidaan saavuttaa. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen tavoin huolissaan asiasta. Se kannustaa jäsenvaltioita soveltamaan vapaaehtoisesti ehdotettuja välitoimenpiteitä. Komissio työstää samalla laaja-alaisia ehdotuksia, joilla pyritään uudistamaan eurooppalaista valvontapolitiikkaa. Kalakantojen nykytilan perusteella on keskeisen tärkeää, että valvonta-, tarkastus- ja seuraamusjärjestelmien vaikuttavuutta lisätään ja yhdenmukaistetaan. Komissio on sitoutunut varmistamaan vesiluonnonvarojen kestävyyden, joka on mahdollista turvata ainoastaan EU:n tasoisin toimin. Se aikoo antaa lokakuussa 2008 ehdotuksen neuvoston asetukseksi, jolla muotoillaan uudelleen ja nykyaikaistetaan yhteisen kalastuspolitiikan valvontajärjestelmää. Tämän tavoitteen saavuttaminen edellyttää jäsenvaltioiden vahvaa sitoutumista. 4.3. Turvallisuus EU:n lähetystöissä tehdyissä tarkastuksissa paljastui tietoturvaan ja tiedonsiirtojärjestelmiin sekä fyysiseen turvallisuuteen liittyviä puutteita. Toimintasuunnitelmien toteutuksessa edetään. Henkilöihin, rakennuksiin ja tietotekniikkaan pääasiallisilla toimipaikoilla keskittyvien rutiiniluonteisten turvallisuustoimenpiteiden lisäksi komissio aikoo kiinnittää enemmän huomiota lähetystöjensä turvallisuuteen. 5. Loppupäätelmät Komissio katsoo, että käytössä olevat sisäiset valvontajärjestelmät – vuotta 2007 koskevissa toimintakertomuksissa esitettyjä rajoituksia lukuun ottamatta – antavat riittävän varmuuden siitä, että sen toimintaan osoitetut resurssit on käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Käyttöön otetut valvontamenettelyt tarjoavat riittävät takeet niiden toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, joista komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklasta johtuva kokonaisvastuu. Komissio kuitenkin myöntää, että lisäpanostus on tarpeen mm. valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien varaumissa korostettujen puutteiden ja sellaisiin varainhoidon osa-alueisiin liittyvien puutteiden korjaamiseksi, joita tilintarkastustuomioistuin ei ole pitänyt tyydyttävinä. Liitteet: Liite 1: Human Resources management and other management issues Liite 2: Reservations 2003-2007 Liite 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives Liite 4: Executive and regulatory agencies Liite 5: Report on negotiated procedures Liite 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007 Liite 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits Annex 1: Human Resources Management and other management issues 1. Human Resources Management · Ethics In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008 [8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission. Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders [9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably. The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners. · Screening of Human Resources of April 2007 In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008. The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis. – In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields. – As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity" [10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters. – In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs. · Integrated human resources strategy The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation. · IT tools The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements. · Recruiting and retaining permanent staff The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO. · Recruitment of citizens from enlargement countries Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements. 2. Other management issues · The internal control framework in the Commission An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework [11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice. The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009. · Financial management In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material. The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009. Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly. A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced [13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes. · Internal audit The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007. While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation. A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture: – Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning. – The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service [14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources. – Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members. · Transparency initiative Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'" [15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation [16] were organised on the text of the code of conduct. In order to enhance financial transparency [17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009. The Commission adopted a Green Paper [18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation. · Business continuity management All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008. · Building policy In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg [19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market. Annex 2: Reservations 2003-2007 DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 | AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs | SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 | JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 | ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association | ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments | MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - | PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation | OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. | OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. | SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | | Annex 3: Synthesis 2007 multi-annual objectives This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics. Internal control systems and performance management | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. | | | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. | | | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. | Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. | | | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. | | | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action | Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. | Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action | Governance | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. | Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. | Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency | Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. | Financial management | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. | Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. | | | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. | | | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. | Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. | Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. | Human resources | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. | | | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. | Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. | | | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. | | | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. | | | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. | Continuity of operations | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. | | | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. | Annex 4: Executive and regulatory agencies In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works. Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field. Six executive agencies have been created: · the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency) · the Public Health Executive Agency (PHEA) · the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA) · the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA) · the European Research Council Executive Agency (ERC) · the Research Executive Agency (REA). Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows: | Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total | EACI | 22 | 47 | | 69 | PHEA | 8 | 20 | | 28 | EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 | Total | 99 | 299 | 10 | 408 | The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest. Annex 5: Rapport sur les procédures négociées 1. Base légale L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées. 2. Méthodologie Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne. En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte. 3. Résultats globaux du recensement final 3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures" Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €. La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %. Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %. Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés. Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %). 3.2. Les trois directions générales "actions extérieures" Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €. La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil. La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur. 4. Analyse des justifications et mesures correctives Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils: · Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). · Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. · Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base. Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales: · L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action. · L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques. · L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation. · Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit. Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007 (Article 87.5 IR) In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more. The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007. EC budget: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 1.565.692,31 | 9 | EAC | 651.065,59 | 5 | EACEA | 466.000,00 | 2 | ECHO | 507.960,89 | 1 | ENTR | 627.441,60 | 4 | INFSO | 1.089.676,12 | 7 | RTD | 1.312.047,13 | 5 | TREN | 1.283.040,18 | 5 | | 7.502.923,82 | 38 | European Development Fund: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 465.540,96 | 2 | Annex 7 Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits (Article 106.6 IR) Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [29]. Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC: | 2005 | 2007 | Late payments in number | 42,74% | 22,57% | Late payments in value | 17,48% | 11,52% | Delays on average [31] | 49,13 days | 47,98 days | The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions. The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008. As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007. | 2005 | 2007 | Requests for interest for late payments in number | 149, i.e. 0,11% | 136, i.e. 0,16% | Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | The rules for the payment of interest for late payments are clearly stipulated in the standard contracts and grant agreements used by the Commission authorising officers. The very limited number of requests for payment of interest might be due to the fact that beneficiaries have not paid sufficient attention to the clauses entitling them to claim interest or that they deliberately do not claim it, in particular if the amount is not significant or if they have submitted the supporting documents late [32]. As from 1 January 2008 payment of interest for late payments is automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. | [1] Varainhoitoasetuksen 60 artikla. [2] Liite rakennerahastojen vuosikertomukseen, SEC(2007) 1456, http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/reports/pdf/annex/2006_sf_annex_en.pdf. [3] KOM(2008) 97. [4] Financial and Administrative Framework Agreement, FAFA (taloudellinen ja hallinnollinen puitesopimus). [5] Trust Fund and Co-Financing Framework Agreement (rahastoja ja yhteisrahoitusta koskeva puitesopimus). [6] Komission tiedonanto ”Tulosten Eurooppa – yhteisön lainsäädännön soveltaminen”, KOM(2007) 502, 5.9.2007. [7] Euroopan tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomus nro 7/2007 yhteisön vesiluonnonvarojen säilyttämissääntöjä koskevista valvonta-, tarkastus- ja seuraamusjärjestelmistä (EUVL C 317, 28.12.2007). [8] COM(2008) 301. [9] http://ec.europa.eu/dgs/policy_advisers/publications/docs/hpo_professional_ethics_en.pdf [10] COM(2008) 130. [11] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341. [12] COM(2008) 110. [13] Communication on the prevention of fraud by building on operational results: a dynamic approach to fraud-proofing - COM(2007) 806, 17.12.2007. [14] http://ec.europa.eu/dgs/internal_audit/index_en.htm [15] COM(2007) 127 - http://www.cc.cec/sg_vista/cgi-bin/repository/getdoc/COMM_PDF_COM_2007_0127_F_EN_ACTE.pdf [16] http://ec.europa.eu/transparency/consultation_code/index_en.htm [17] http://ec.europa.eu/commission_barroso/kallas/transparency_en.htm [18] COM(2007) 185 - http://ec.europa.eu/transparency/revision/docs/gp_en.pdf [19] COM(2007) 501. [20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135. [21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004. [22] Para 37 Opinion 02/2004. [23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.