Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0064 - 0071



Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001sekä keskuksen vastaukset (2002/C 326/09) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen (jäljempänä seurantakeskus) hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93(1) 11 artiklan 11 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 12 kohdassa, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (EY) 3294/94(3) 1 artiklalla, tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. 5. Asettamatta kyseenalaiseksi kohdassa 4 esittämäänsä kantaa tilintarkastustuomioistuin haluaa kuitenkin kiinnittää huomiota tämän kertomuksen kohdissa 22-24 kuvattuun tilanteeseen. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 6. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(4). 7. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 9,2 miljoonaa euroa, joista oli sidottu yhteensä 8,8 miljoonaa euroa. Toimintamäärärahoja (III osasto) oli 3,3 miljoonaa euroa, ja niiden osalta maksusitoumuksia tehtiin 3,2 miljoonan euron verran. Varainhoitovuoden määrärahoista suoritetut maksut olivat yhteensä 6,5 miljoonaa euroa; seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettiin 2,5 miljoonaa euroa ja 0,3 miljoonaa euroa jouduttiin peruuttamaan. Toimintamäärärahoista ainoastaan 59 prosenttia maksettiin varainhoitovuoden aikana. 8. Varainhoitovuodelle 2002 siirrettiin 2,4 miljoonaa euroa (27 prosenttia sitoumuksista). Nämä olivat pääasiassa toimintamäärärahoja, joita siirrettiin yhteensä 1,4 miljoonaa euroa (44 prosenttia sitoumuksista). Siirrettyjen määrärahojen suuruus osoittaa, että viraston on parannettava toimintojensa suunnittelun laatua ja seurantaa. Tilinpäätös 9. Seurantakeskuksen varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. Seurantakeskus maksoi vuonna 2001 komissiolle takaisin edeltävinä varainhoitovuosina peruuntuneita määrärahoja vastaavan määrän. 10. Seurantakeskus otti vuoden 2001 taseessa huomioon hyödykkeiden poistot komission 29. joulukuuta 2000 antaman asetuksen (EY) N:o 2909/2000 mukaisesti. Varainhoitovuoden 2001 ja sitä edeltävien varainhoitovuosien poistot ovat yhteensä 557194 euroa ja hyödykkeiden nettoarvo on 3229480 euroa. 11. Seurantakeskuksen pankkitilien saldot ovat huomattavan suuret, joten sen olisi neuvoteltava pankkien kanssa mahdollisuudesta saada talletuksista parempi korko. Tilinpitäjän olisi seurattava säännöllisesti rahoitusmarkkinoiden korkotasoja varmistuakseen siitä, että talletuksista saatava tuotto on tyydyttävä. Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen 12. Ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettuja maksuja koskevien tositteiden tarkastuksessa havaittiin, että samantyyppisiä menoja on maksettu eri budjettikohdista, mikä on vastoin menojen määriteltävyyden periaatetta. Seurantakeskuksen tilinpitäjän olisi valvottava säännöllisesti ja ennakolta ilmoittamatta ennakoiden hoitajan vastuulle annettujen varojen käyttöä ja kirjanpitoa. Luettelo suoritetuista maksuista olisi lisäksi toimitettava tilinpitäjälle ja varainhoidon valvojalle kunkin kuun lopussa, kuten ennakkomaksujärjestelmän luomisesta tehdyn päätöksen 6 artiklassa säädetään. 13. Seurantakeskusta koskevissa vuosikertomuksissaan varainhoitovuosilta 1999 ja 2000(5) tilintarkastustuomioistuin kehotti seurantakeskusta ottamaan varainhoitoasetuksessaan huomioon yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen muutokset arvonlisäveron osalta. Näin ei ole vielä tapahtunut. 14. Seurantakeskus on allekirjoittanut komission kanssa sopimuksen ehdokasmaiden valmistelemisesta osallistumaan seurantakeskuksen toimintaan. Hankkeelle on myönnetty erillinen 1056139 euron suuruinen talousarvio. Varat on tarkoitettu kolmen ylimääräisen toimihenkilön palkkaamiseen sopimuksen täytäntöönpanon varmistamiseksi. Näiden kolmen toimihenkilön palkkamenot, eli yhteensä 81439 euroa, otettiin kuuden kuukauden ajan(6) aiheettomasti seurantakeskuksen talousarvioon. Tilanne korjattiin vasta lokakuussa 2001, vaikka komissio oli maksanut hankkeen määrärahat kokonaisuudessaan jo 14. maaliskuuta 2001. 15. Hankkeen määrärahojen(7) sitomista koskevien ehdotusten tueksi ei aina ole toimitettu tositteita, joiden perusteella voitaisiin arvioida sidottavien määrien aiheellisuutta. 16. Seurantakeskuksen Internet-sivuston ylläpitämiseen palkattiin asiantuntija, jonka kanssa tehtiin 20000 euron suuruinen sopimus kahdeksi vuodeksi. Itse asiassa sopimuksella jatkettiin aikaisempaa sopimusta. Asiakirjojen tarkastuksessa havaittiin, että vaikka aiemman sopimuksen umpeutumispäivä oli tiedossa, tarvittavia toimia ei toteutettu ajoissa tarjouskilpailun järjestämiseksi. Lisäksi uudessa sopimuksessa seurantakeskukselle annetaan tehtäväksi sopimukseen liittyvät työtehtävät; syynä on töiden siirtäminen seurantakeskuksen omalle henkilöstölle. Siirtämällä työt oman henkilöstönsä tehtäväksi seurantakeskus ei hyödy konsultin asiantuntemuksesta alalta. Lisäksi sopimusehdot eivät sisällä suorituskriteereitä, joiden avulla voitaisiin mitata tavoitteiden saavuttamista. 17. Seurantakeskuksen elokuun 2001 lopulla tekemässä sopimuksessa(8) edellytettiin, että seurantakeskus maksaa sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä 30 prosentin ennakkomaksun. Ennakkoa ei ollut maksettu vielä saman vuoden joulukuun alussa, vaikka tällöin sopimus oli pantu täytäntöön lähes kokonaan. Hallintoyksiköiden olisi seurattava säännöllisesti sopimuksia varmistaakseen sopimusehtojen noudattamisen. Tavara- ja palveluhankinnat Hankintatarpeiden ennakointijärjestelmä 18. Vuoteen 2000 saakka tavara- ja palveluhankinnat tehtiin vuosittaiseen työohjelmaan liittyvien päätösten ja talousarviomäärärahojen perusteella. Seurantakeskuksen sisäisen uudistuksen jälkeen on sovellettu kolmivuotisen ohjelmatyön järjestelmää. Siinä analysoidaan seurantakeskuksen tärkeimmät toimet, minkä perusteella voidaan arvioida toimien toteuttamiseen tarvittavien henkilöresurssien ja varojen määrä. 19. Seurantakeskuksen olisi kehitettävä vakioitu ja dokumentoitu seurantajärjestelmä, jonka avulla voitaisiin analysoida arvioiden ja todellisen tilanteen välisiä eroja. Markkinatutkimus 20. Seurantakeskus ei seuraa järjestelmällisesti hankittavien tavaroiden ja palvelujen markkinatilannetta. Kulutushyödykkeiden hankinnassa se käyttää perinteisiä toimittajia. Menettelyn valinta 21. Seurantakeskus on perustellut sopimusten tekemistä suoraan niiden uusimiseksi tai jatkamiseksi muun muassa sillä, että tarjotut palvelut ovat olleet laadukkaita ja näin halutaan olevan tulevaisuudessakin. Tässä jätetään kuitenkin huomioimatta hankintoja koskevien sääntöjen tarkoitus, eli kilpailun edistäminen tarjouskilpailuja järjestämällä. 22. Toimistotietokoneiden hankkimiseksi järjestetyssä rajoitetussa tarjouskilpailussa, jonka arvo oli 80000 euroa(9), oli ehtona, että tarjoaja oli jo toimittanut seurantakeskukselle samantyyppisiä tavaroita. Tällaiselle rajoitukselle ei ole minkäänlaista oikeudellista perustaa, ja se on täysin aiheeton. Tarjousten arviointi 23. Hankevastaava vahvistaa tarjousten arviointiperusteet. Erittäin väljien perusteiden määrittely vaikeuttaa tarjousten määrällistä arviointia arviointikomiteassa. 24. Tarjoukset arvioi arviointikomitea, joka koostuu kolmesta jäsenestä ja joka antaa lausuntonsa tarjoajien esittämien asiakirjojen perusteella. Tarjoajien palauttamien vastauslomakkeiden muotoa olisi kehitettävä ja täsmennettävä, jotta vastauksia olisi helpompi vertailla. 25. Arviointikomiteoiden toimintatavasta ja arviointiperusteiden määrittelemisestä olisi annettava erityiset ohjeet, jotta tarjoajien yhdenvertainen kohtelu voitaisiin taata. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 36, 12.2.1993, s. 6. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 10 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 26. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 8. huhtikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL L 341, 30.12.1994, s. 7. (4) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi aiheuttaa vähäisiä eroja kokonaissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (5) EYVL C 373, 27.12.2000 ja EYVL C 372, 28.12.2001. (6) Maaliskuusta elokuuhun 2001. (7) Yhteensä 60000 euroa (budjettikohta 3311 - virkamatkat). (8) EMC 1288. Yhteensä 43790 euroa. (9) Ks. asiakirja ACPC/2/2001. Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset 4. Keskus on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen toteamukseen, jonka mukaan 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. 5. Keskuksen kannan mukaan mainitut huomautukset eivät ole luonteeltaan sellaisia, että ne oikeuttaisivat kiinnittämään niihin erityistä huomioita tilintarkastustuomioistuimen lausuntoa vastaavassa kertomuksen osassa. 8. Tilanteessa, jossa jaksotettuja määrärahoja ei ole käytettävissä, on aina tarpeen tehdä suuri määrä automaattisia siirtoja, jotta voitaisiin suorittaa työohjelmassa esitettyjen määräaikojen mukaiset toimet. 11. Keskus ottaa tarkoin huomioon tilintarkastustuomioistuimen ehdotuksen. 12. Ennakkomaksuina suoritetuista maksuista esitetään pääsääntöisesti luettelo tilinpitäjälle ja varainhoidon valvojalle kuukausittain. Poikkeuksellisesti heinä-, elo- ja syyskuuta vastaavat luettelot esitettiin yhdessä samalla kertaa. Keskus pyrkii edelleen esittämään nämä luettelot kuukausittain ja ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen ehdotuksen tehdä yllätystarkastuksia tavanomaisten kuukausitarkastusten lisäksi. 13. Keskus tutkii seuraavan varainhoitoasetuksensa tarkistamisen yhteydessä, joka tehdään EU:n yleisen talousarvion uudistuksen vuoksi, miten tilintarkastustuomioistuimen suositukset voitaisiin ottaa huomioon siten, että arvonlisäveron palauttamista Portugalissa koskevan järjestelmän erityispiirteet otetaan huomioon. 14. Phare-ohjelman ja keskuksen yhteisessä hankkeessa työhön otetulle kolmelle ylimääräiselle toimihenkilölle maksettiin palkkaa samaan hallinnolliseen ja tilinpitojärjestelmään perustuen kuin muulle henkilökunnalle, ja vastaavasti heidän palkkansa oli alun perin kirjattu keskuksen talousarvioon odotettaessa asianmukaisen hallinnollisen ja rahoitukseen liittyvän rakenteen käyttöönottoa. 15. Virkamatkoihin tarkoitetuista määrärahoista tehdään väliaikainen maksusitoumus ottaen huomioon työohjelmassa esitetyt ennakoinnit. Keskus dokumentoi tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen mukaisesti määrärahojen sitomista koskevat ehdotuksensa työohjelmaan liittyvillä asiakirjoilla, joissa on perusteltu mainitut sitoumukset. 16. Suoritettavien tehtävien erityisluonne on varainhoitoasetuksen sääntöjen mukaisesti ollut perusteena suoran sopimuksen teolle. 17. Sisäisiä menettelyjään uudistaessaan keskus vahvistaa toiminnasta ja tilinpidosta vastaavien yksiköidensä koordinaatiota antaakseen tulojen ja menojen hyväksyjille enemmän vastuuta toteutettavien toimien seurannassa. 19. Noudattaessaan sisäistä uudistussuunnitelmaansa keskus ottaa käyttöönsä muodollisia menettelyjä (uusien työn organisoimiseen liittyvien periaatteidensa mukaisesti) työohjelmansa seurannassa ja arvioinnissa. 20. Keskuksella ei edelleenkään ole käytössä riittäviä voimavaroja markkinatilanteen järjestelmälliseen seuraamiseen. 21. On totta, että tietyissä tapauksissa, joissa sopimuksia on uusittu/pidennetty, keskus on halunnut asettaa jatkuvuuteen liittyvät seikat etusijalle ja säilyttää toimitettujen palvelujen laadun. Keskus pyrkii tästä lähtien turvautumaan kilpailuun pitämällä samalla voimassa nämä tärkeiksi arvioimansa seikat. 22. Keskus hyväksyy tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja on jo poistanut tämän ehdon vuoden 2002 aikana esitetyistä tarjouspyynnöistä. 23. Keskus on jo työohjelman ja talousarvion toteuttamismenettelyjen yhteydessä esittänyt eri hankevastaaville, että nämä suhtautuisivat suopeasti siihen, että on välttämätöntä määritellä sopimusten myöntämisen kriteerit riittävän yksityiskohtaisesti ja että niiden noudattamista valvotaan. 24. ja 25. Keskus on hyväksynyt sisäisen koordinaation säännöt, joiden tarkoitus on varmistaa, että tarjousten arviointikomiteoiden kokoonpano on asianmukainen. Myöhemmin pyritään edistämään näiden mekanismien soveltamista paremmin.