Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0079 - 0085



Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä viraston vastaukset (2002/C 326/11) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston (jäljempänä "virasto") hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti viraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94110 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94112 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3). 6. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 8,6 miljoonaa euroa, joista oli sidottu yhteensä 8 miljoonaa euroa. Toimintamäärärahoja (III osasto) oli 4,1 miljoonaa euroa, joista oli sidottu yhteensä 3,8 miljoonaa euroa. Varainhoitovuoden määrärahoista suoritettiin maksuja yhteensä 4,4 miljoonaa euroa; 3 miljoonaa euroa siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle ja 1,1 miljoonaa euroa jouduttiin peruuttamaan. Sidotuista toimintamäärärahoista maksettiin varainhoitovuonna ainoastaan 26 prosenttia. 7. Varainhoitovuoteen 2002 siirrettiin yhteensä 3 miljoonaa euroa. Nämä olivat pääasiassa toimintamäärärahoja (2,9 miljoonaa euroa), joita on viime vuosina siirretty yhä enemmän(4). Tilintarkastustuomioistuin toistaa varainhoitovuotta 2000 koskevassa vuosikertomuksessaan antamansa suosituksen(5), jonka mukaan viraston olisi tarkistettava, sopiiko yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus sen omiin erityistarpeisiin. Tilinpäätös 8. Viraston varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. Taseessa 31. joulukuuta 2001 esitetään varainhoitovuoden saldoksi 11028828 euroa. Kyseessä on viraston varainhoitoasetuksen 6 artiklan d kohdan 2 alakohdassa tarkoitettu vararahasto. Viraston yleisessä kirjanpidossa vararahaston määrärahat on kirjattu asianmukaisesti lakisääteiseen varaukseen ja niiden pitäisi näkyä samalla tilillä taseessa. 9. Virastossa vuoden 2001 loppuun saakka käytössä ollut yleisen kirjanpidon järjestelmä oli puutteellinen eikä se vastannut enää hallinnoinnin tarpeisiin. Uusi järjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2002 alussa. Uuden kirjanpitojärjestelmän tilit avattiin täysin yleisen kirjanpidon tilien saldojen perusteella, sillä alatilejä ei voitu käyttää. Esimerkiksi asiakas- ja tavarantoimittaja-tileistä ei saada selville saldoerittelyjä taseessa esitetyistä saldoista. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä asiakkaita ja tavarantoimittajia koskevien tilien saldojen määrittelemiseen, sillä edeltävässä kirjanpitojärjestelmässä oli tähän liittyviä huomattavia puutteita. 10. Tilintarkastustuomioistuin korosti virastoa koskevassa varainhoitovuoden 2000 vuosikertomuksessaan(6) omaisuusluettelon pitoon liittyviä heikkouksia. Omaisuusluettelon pitämisestä vastaavan yksikön ja kirjanpitoyksikön välistä koordinointia olisi parannettava, jotta voitaisiin välttää erot taseeseen ja omaisuusluetteloihin kirjattujen arvojen välillä. Virasto pani vuonna 2001 täytäntöön komission joulukuussa 2000(7) hyväksymät arvostusta ja poistoja koskevat säännöt. 11. Suurin osa viraston toimista tapahtuu pankkitilin kautta (maksujen periminen ja menojen maksaminen). Tällä käyttötilillä ovat myös varaukseen otetut määrät, ja sille maksetaan 0,25 prosenttia Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaatioiden korkoa pienempää korkoa. Tilin keskimääräinen kuukausisaldo oli vuonna 2001 kuitenkin yli 11 miljoonaa euroa. Viraston olisi arvioitava uudelleen käteisvarojensa hoitoa, jotta varoille saataisiin parempi korko. Samalla sen olisi harkittava toisen, lähes käyttämättömän pankkitilin sulkemista(8). 12. Virastolla on käytössään ennakkomaksujärjestelmä, josta säädetään sen varainhoitoasetuksen 45 artiklassa ja soveltamissääntöjen 71 artiklassa. Maksujärjestelmää koskevassa tarkastuksessa(9) havaittiin, että maksujen määrä oli ennakkomaksujärjestelmän perustamisesta 10. toukokuuta 2001 tehdyssä päätöksessä vahvistettua 75000 euron enimmäismäärää suurempi. Lisäksi menojen tueksi ei aina ollut toimitettu tositteita. Kuten viraston varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 79 artiklassa säädetään, tilinpitäjän olisi säännöllisesti tarkastettava ennakkomaksujärjestelmä pistokokein. Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen 13. Viraston päätoimipaikassa on toteutettu kunnostus- ja muutostöitä, jotka aloitettiin vuonna 1999 ja saatettiin päätökseen syyskuussa 2000. Sitoumus(10) ei kattanut osaa sähkötöistä eivätkä asianomaisessa budjettikohdassa(11) käytettävissä olevat määrärahat riittäneet viraston sopimusvelvoitteiden täyttämiseen. 14. Viraston hallintoneuvosto kokoontui Lissabonissa 20. ja 21. syyskuuta 2001. Hallintoneuvoston virkamatka- ja oleskelukulujen korvaamista koskeva sitoumus(12) tehtiin 23. lokakuuta 2001 eli kuukausi kokouksen jälkeen jo syntyneiden menojen perusteella. Tällainen käytäntö on varainhoitoasetuksen vastainen, ja siitä voi aiheutua merkittäviä ongelmia varainhoitovuoden lopulla. Tilintarkastustuomioistuin on antanut tämän kertomuksen Luxemburgissa 25.-26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94111 artiklan 2 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 5. huhtikuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 10. huhtikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi aiheuttaa vähäisiä eroja kokonaissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) 1,7 miljoonaa euroa vuonna 2000 ja 1,5 miljoonaa euroa vuonna 1999. (5) EYVL C 372, 28.12.2001, kohta 8. (6) EYVL C 372, 28.12.2001, kohta 10. (7) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). (8) Tilin keskimääräinen kuukausisaldo on 970000 euroa, ja sille kirjattiin vuonna 2001 ainoastaan tusinan verran tapahtumia. (9) Lokakuussa 2001 toimitettu tarkastus. (10) Sitoumus ei kata 11933:a euroa. (11) Budjettikohta 2040. (12) Sitoumus nro CPV 3157. Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset 5. ja 6. Ei kommentteja. 7. Viraston varainhoitoasetusta pitää muuttaa, jotta voitaisiin ottaa huomioon neuvoston äskettäin hyväksymän komission uuden varainhoitoasetuksen sisältämät muutokset. Virasto hyödyntää näitä muutoksia ottamalla käyttöön mahdollisuuden käyttää jaksottamattomia määrärahoja, jotta se voisi hallita aiempaa paremmin toimintamäärärahojen siirtoja. 8. Virasto ottaa huomioon tämän huomautuksen seuraavan vuotuisten tilien esittämisen yhteydessä. 9. Edellinen yleisen kirjanpidon järjestelmä korvattiin uuden varainhoitovuoden 2002 alusta paljon luotettavammalla ohjelmalla nimeltä Exact, jota myös muut erillisvirastot käyttävät. Asiakas- ja tavarantoimittajatilien tapahtumat analysoitiin aiempaa perusteellisemmin kolmen viime vuoden ajalta. Analyysin tulokset ilmoitetaan tilintarkastustuomioistuimelle myöhemmin. 10. Virasto ottaa tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen huomioon ja muuttaa työtapansa sitä vastaavaksi. 11. Virasto aikoo käyttää uudelleen tiliä, jonka mahdollista sulkemista tilintarkastustuomioistuin ehdottaa selvitettäväksi, koska tämän tilin ehdot ovat edullisemmat kuin tilintarkastustuomioistuimen mainitseman toisen tilin. 12. Ennakkomaksujärjestelmän enimmäismäärää muuttavan, 10 päivänä toukokuuta 2001 tehdyn päätöksen jälkeen piti hallintomenettelyjen viiveiden vuoksi odottaa muutama kuukausi, jotta enimmäismäärä voitiin saattaa säännönmukaiseksi. 13. Virasto on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen tässä kohdassa tekemistä huomautuksista. 14. Hallintoneuvoston jäsenten tai sen kutsumien asiatuntijoiden lukumäärää ja heidän matkakustannuksiaan on hyvin vaikeaa tietää tarkasti ennen kokousta. Tästä alkaen virasto ottaa käyttöön uuden ennakoivan tai tilapäisen sitoumusjärjestelmän aikaisemmin kerättyjen tietojen perusteella (arvio osanottajien lukumäärästä, päivärahojen laskeminen ja matkakustannusten arviointi), jossa on 5-10 prosentin liikkumavara. Tarvittavat muutokset tehdään laadittaessa kokousten jälkeen lopullisia tilejä.