KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE - HVT II -arviointi

1. JOHDANTO

HVT-ohjelman (hallintojen välinen telemaattinen tietojenvaihto) ensimmäinen vaihe käynnistettiin vuonna 1995 neuvoston päätöksellä 95/468/EY. Ohjelman tavoitteena oli edistää sähköistä tietojenvaihtoa hallintojen välillä, jotta sisämarkkinoiden toiminta ja yhteisön päätösten täytäntöönpano sujuisi helpommin [1]. Ensimmäisessä vaiheessa luotiin useita tärkeitä telemaattisia verkkoja muun muassa työllisyyden, terveyden, maatalouden, kalastuksen, tilastojen ja kilpailupolitiikan alalla.

[1] HVT-ohjelman tärkeimpänä tavoitteena on tukea EU-tason viranomaistyötä, erityisesti yhteisön politiikkojen täytäntöönpanoa, toimielinten välistä tietojenvaihtoa ja yhteisön päätöksentekoprosessia. HVT palvelee yhteisöä siten, että eri viranomaiset ovat sen verkkojen ja järjestelmien käyttäjiä, mutta lopullisina edunsaajina ovat EU:n kansalaiset ja yritykset.

HVT-ohjelma helpotti myös toimielinten välistä tietojenvaihtoa ja yhteisön päätöksentekoprosessia, esimerkiksi virallisten asiakirjojen hallinnoimisessa ja komiteoiden työn avustamisella sähköpostitse, sekä Euroopan unionin virastojen toimintaa, muun muassa lääkealalla tai luomalla yhteyksiä eurooppalaisten ympäristöjärjestöjen välityksellä. Lisäksi HVT oli tärkeä väline eurooppalaisten hallintojen työtapojen uudistamisessa tieto- ja viestintätekniikan (TVT) avulla.

1.1. HVT II -PÄÄTÖKSET

1.1.1. Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät HVT-ohjelman toisen vaiheen (HVT II) 12 päivänä heinäkuuta 1999 tekemillään päätöksillä N:o 1719/1999/EY [2] (jäljempänä 'suuntaviivoja koskeva päätös'), joka koski suuntaviivoja, mukaan lukien yhteistä etua koskevien hankkeiden (PCI) yksilöiminen, ja N:o 1720/1999/EY [3] (jäljempänä 'yhteentoimivuutta koskeva päätös', jossa luotiin oikeudellinen perusta horisontaalisille toimille ja toimenpiteille (HAM)).

[2] Euroopan parlamentin ja neuvoston päätös N:o 1719/1999/EY, tehty 12 päivänä heinäkuuta 1999 eräistä hallintojen välisen telemaattisen tietojenvaihdon (HVT) Euroopan laajuisia verkkoja koskevista suuntaviivoista, mukaan lukien yhteistä etua koskevien hankkeiden yksilöiminen, EYVL L 203, 3.8.1999, s. 1.

[3] Euroopan parlamentin ja neuvoston päätös N:o 1720/1999/EY, tehty 12 päivänä heinäkuuta 1999, eräistä toimista ja toimenpiteistä hallintojen välisen telemaattisen tietojenvaihdon (HVT) Euroopan laajuisien verkkojen yhteentoimivuuden ja niihin pääsyn varmistamiseksi, EYVL L 203, 3.8.1999, s. 9.

1.1.2. Koska eurooppalaisten hallintojen oli tarpeen hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla uusia tekniikan mahdollisuuksia, HVT II -ohjelman painotuksia muutettiin siten, että markkinasuuntautuneisuus ja yhteentoimivuus tulivat entistä tärkeämmiksi tekijöiksi. HVA:n perusajatuksena on nyt sekä joustavuuden maksimointi ja tietojenvaihdon kustannusten minimointi että julkishallintojen kansalaisille ja yrityksille tarjoamien sähköisten asiointipalvelujen tehokkuuden lisääminen, erityisesti yleiseurooppalaisella tasolla.

1.2. TARKISTUKSET HVT II -PÄÄTÖKSIIN

1.2.1. HVT II -päätöksiä on muutettu Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksillä N:o 2046/2002/EY [4] ja N:o 2045/2002/EY [5]. Muutoksiin sisältyy viittauksia päätelmiin ja suosituksiin, jotka ovat peräisin kahdesta suuresta vuonna 2001 järjestetystä korkean tason tapahtumasta: sähköistä hallintoa käsitelleestä ministeritason konferenssista, jonka järjestivät yhdessä komissio ja neuvoston puheenjohtajavaltio Belgia, sekä Ruotsin puheenjohtajakaudella Sandhamnissa pidetystä HVT-konferenssista "Sähköinen hallinto Euroopan kansalaisten ja yritysten palveluksessa - mitä vaaditaan Euroopan tasolla". HVT II -päätösten pohjalta yhtenä ohjelmatavoitteena on nyt myös määrittää ja ottaa käyttöön Euroopan laajuisia sähköisiä viranomaispalveluja kansalaisille ja yrityksille.

[4] EYVL L 316, 20.11.2002, s .4.

[5] EYVL L 316, 20.11.2002, s. 1.

1.2.2. Tämä tavoite laajentaa HVT-ohjelman soveltamisalaa ja vahvistaa sen panosta eEurope 2005 -toimintasuunnitelmaan, jossa sähköinen hallinto on yksi painopistealueista. Samalla muutokset luovat perustan kaikkien ehdokasmaiden liittämiselle hallintojen väliseen telemaattiseen tietojenvaihtoon ja näin myös helpottavat niitä panemaan yhteisön säännöstön täytäntöön. Lisäksi muutokset edistävät erityisesti eurooppalaisten julkishallintojen välisen turvallisen tietoliikenneinfrastruktuurin parantamista ja toimintaa ja auttavat HVT-ohjelmaa tukemaan eurooppalaisia hallintoja entistä paremmin tehokkaiden sähköisten asiointipalvelujen tarjoamisessa sekä kansalaisille ja yrityksille aiheutuvien hallinnollisten rasitteiden vähentämisessä.

1.3. VÄLIARVIOINTI

1.3.1. Suuntaviivoja koskevan päätöksen 9 artiklassa ja yhteentoimivuutta koskevan päätöksen 13 artiklassa edellytetään, että komissio toimittaa arvioinnin HVT-ohjelmasta Euroopan parlamentille ja neuvostolle viimeistään samanaikaisesti vuosille 2001, 2003 ja 2005 laadittavien talousarvioesitysten kanssa. Samassa yhteydessä on toimitettava mahdolliset ehdotukset suuntaviivoja koskevan päätöksen liitteen ja yhteentoimivuutta koskevan päätöksen muuttamisesta.

1.3.2. HVT II -ohjelman väliarviointi aloitettiin tammikuussa ja päätettiin syyskuussa 2002. Arvioinnin suoritti komissio, jota avusti konsultointiyrityksen (TietoEnator Trigon AB) riippumattomista asiantuntijoista muodostettu ryhmä. Tarjouseritelmästä ja työn edistymisestä neuvoteltiin jäsenvaltioiden kanssa useissa hallintojen välistä telematiikkaa käsittelevän komitean (TAC) ad hoc -kokouksissa. Asiantuntijaryhmän työn perusteella [6] komissio viimeisteli arvioinnin tulokset ja esitti ne 3. joulukuuta 2002 pidetyssä kokouksessa TAC:n käsiteltäviksi päätöksen N:o 1719/1999/EY 9 artiklan 3 kohdan ja päätöksen N:o 1720/1999/EY 13 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

[6] Asiantuntijoiden loppuraportti on nähtävissä HVT:tä koskevalla www-sivustolla osoitteessa http://europa.eu.int/ISPO/ ida

1.3.3. HVT II -ohjelman väliarvioinnin tulokset esitetään tässä kertomuksessa. Tuloksia käytetään edistämään ohjelman täytäntöönpanoa, ja lisäksi ne toimivat pohjana tulevalle komission ehdotukselle HVT II -ohjelman päättymisen eli 31. joulukuuta 2004 jälkeen toteutettavista toimista. Ehdotuksessa otetaan huomioon myös eEurope 2005 -toimintasuunnitelma, jossa HVT on keskeisessä asemassa erityisesti sähköisen hallinnon yhteydessä, samoin kuin Internetin välityksellä aiheesta "Yleiseurooppalaiset sähköisen hallinnon palvelut kansalaisille ja yrityksille: HVT:n tehtävät" järjestetyn kuulemismenettelyn sekä siihen liittyneen 19.-20. syyskuuta 2002 pidetyn konferenssin tulokset.

2. YLEISIÄ HUOMAUTUKSIA

Tässä esitettävät yleiset huomautukset perustuvat pitkälti riippumattomien asiantuntijoiden loppuraportissaan tekemiin huomioihin, päätelmiin ja suosituksiin, jotka puolestaan perustuvat useiden jäsenvaltioiden viranomaisten ja komission yksiköiden tutkimuksiin ja työpanokseen (komissio, TAC-komitea ja asiantuntijat ovat keskustelleet huomioista, päätelmistä ja suosituksista useissa ad hoc -kokouksissa).

Arvioinnista ilmenee, että HVT II -ohjelman ensimmäisen arvioinnin jälkeen yhteistä etua koskevien hankkeiden (PCIs) piiriin kuuluvien politiikan osa-alueiden määrä on laajentunut huomattavasti, esimerkiksi seuraaville alueille: humanitaarinen apu, elintarvikkeiden turvallisuus, väestönsuojelu, turvallisuus, vapaus ja oikeusasiat. Horisontaalisten toimien ja toimenpiteiden (HAM), erityisesti peruspalvelujen (TESTA, CIRCA, IDA PKI ja arkkitehtuurin suuntaviivat), käyttö yhteistä etua koskevissa hankkeissa on myös jatkuvasti lisääntynyt.

Ensimmäisen arvioinnin ja väliarvioinnin tulosten sekä edellä mainitun perusteella HVT II -ohjelman täytäntöönpanossa on koko ajan edistytty siitä alkaen, kun ohjelma käynnistettiin 3. elokuuta 1999. Edunsaajien määrä hallintojen piirissä on kasvanut, samaan aikaan kun eduista koituva hyöty on vähitellen leviämässä viranomaisten lisäksi kansalaisille ja yrityksille.

2.1. YHTEISTÄ ETUA KOSKEVAT HANKKEET

2.1.1. Yhteistä etua koskevat hankkeet on nähtävä horisontaalisten toimien ja toimenpiteiden pääasiakkaina. Yksi ensimmäisen arvioinnin keskeisistä päätelmistä oli se, että HVT-ohjelmasta vastaavien komission yksiköiden on (TAC-komitean tuella) pyrittävä erityisesti selvittämään itselleen yhteisen edun mukaisia hankkeita koskevat yhteiset vaatimukset ja tämän perusteella hankittava ja/tai kehitettävä sopivia horisontaalisia työkaluja ja palveluja. Samalla muiden yksiköiden ja alakohtaisten komiteoiden olisi hyväksyttävä HVT-ohjelman johdon antama aktiivinen ohjaus ja koordinaatio sekä osallistuttava aktiivisesti ohjelmaan. Vaikka näin jo tapahtuu, tätä suuntausta on aktiivisesti edistettävä, jotta siitä tulisi käytäntö HVT II -ohjelmassa.

2.1.2. Suositellaan, että HVT-yhteisön keskinäistä tietojenvaihtoa parannetaan; tästä hyötyisivät sekä päätöksentekijät että ohjelman ja hankkeen johto. Myös parhaiden käytänteiden ja henkilöiden verkostoitumisen avulla tiedonkulkua voitaisiin parantaa. Erityisesti globaalisten toteutussuunnitelmien (GIP) tehtävää ja luonnetta olisi tarkasteltava uudelleen sekä eri alojen ja alakohtaisten komiteoiden että myös muun ohjelman kannalta ensimmäisten toteutussuunnitelmien yhteydessä saadun kokemuksen ja palautteen perusteella. Kattavan tiedotus- ja tietojenvaihtomenettelyn luominen sekä sen varmistaminen, että velvoitteet ovat selvät alusta alkaen, ovat ratkaisevia tekijöitä HVT-ohjelmasta rahoitettujen hankkeiden onnistumiselle.

2.1.3. Lisäksi suositellaan, että HVT II -ohjelmalla luodaan yhdenmukainen järjestelmä, joka määrää jatkuvan rahoituksen perusteet ja toimii hankkeiden seurannan, raportoinnin ja arvioinnin välineenä. Vaikutus, joka HVT II:lla voi olla ennen ohjelmaa aloitettuihin toimiin, on pieni. Niitä on kuitenkin mahdollista arvioida ohjelman tavoitteisiin nähden.

2.1.4. Seurannan ja raportoinnin osalta suositellaan, että kaikkien hankkeisiin liittyvien toimien vuosikertomuksiin sisällytetään mitattavissa olevat perusteet (huomion keskipisteenä ovat menot ja saavutetut tulokset) ja että tämä prosessi liitetään tiiviimmin vuosittaiseen työohjelmaan ja talousarvion määrärahoihin. Jotta voitaisiin vähentää eri alojen raportointivaatimuksia, ehdotetaan, että vuosittainen raportti horisontaalisten toimien ja toimenpiteiden toteuttamisen tuloksista kaikkien alakohtaisten hankkeiden osalta (kattaa sekä HVT-verkot että muut alakohtaiset verkot) laaditaan vuosikertomusten perusteella. Ensisijaisesti tämä auttaa aloja ja alakohtaisia komiteoita tekemään kestävällä pohjalla olevia HVT-ohjelmaan liittyviä ehdotuksia.

2.1.5. Työohjelman kohdat, alustavat kertomukset ja globaaliset toteutussuunnitelmat hyväksytään kaksivaiheisen komiteamenettelyn kautta, eli alustavasta tarkistuksesta vastaa asianomainen alakohtainen komitea ja sen jälkeen asiasta antaa lausunnon hallintojen välistä telematiikkaa käsittelevä komitea. Jotta alakohtaiset komiteat olisivat paremmin tietoisia HVT-hankkeisiin liittyvistä velvollisuuksistaan, suositellaan, että ne saavat alustavien kertomusten ja globaalisten toteutussuunnitelmien tarkistamisen lisäksi myös tiedon hallintojen välistä telematiikkaa käsittelevälle komitealle päätöksen N:o 1719/1999/EY 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti toimitettavista oman alansa vuosikertomuksista. Alakohtaisille komiteoille ilmoitetaan niistä HVT:n kautta. Tämä toimintamalli on jo pantu täytäntöön, mutta sen vahvistamiseen tulisi edelleen pyrkiä, käytettävistä olevista rajallisista resursseista huolimatta.

2.1.6. Liiketaloudellisten argumenttien ja mitattavien tavoitteiden nimeämistä ja sitä seuraavaa hankkeiden tehokasta käyttöä mittausvälineinä olisi harjoitettava määrätietoisemmin, ja tähän olisi yhdistettävä eri aloilla tehtävät kustannus-hyötyanalyysit. Varsinkin tällä alueella HVT-ohjelmaa hallinnoivan komission yksikön olisi pyrittävä tarjoamaan aktiivista apua eri aloille. On erityisen tärkeää, että tekniseen kehitykseen liittyvät liiketaloudelliset perusteet yksilöidään ja että niitä seurataan, poliittisista vaatimuksista riippumattomasti.

2.1.7. HVT-ohjelmia koskevissa päätöksissä ja globaalisissa toteutussuunnitelmissa on jo kannustettu alakohtaisista hankkeista vastaavia katsomaan eteenpäin täytäntöönpanoa seuraavaan toiminnalliseen vaiheeseen. Periaatteessa toiminnalliseen vaiheeseen ei ole käytettävissä HVT-rahoitusta, mutta alakohtaisiin hankkeisiin voidaan kuitenkin edelleen käyttää HVT:n peruspalveluja. Toiminnalliseen vaiheeseen siirtymiseen ja sen vaikutuksiin on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota. Tässä yhteydessä suositellaan, että HVT-ohjelmaan liittyvien yhteisen edun mukaisten hankkeiden keskimääräistä voimassaoloaikaa yritettäisiin lyhentää asettamalla yläraja kehitystä ja koeluonteista täytäntöönpanoa koskevalle vaiheelle (esim. 2 tai 3 vuotta).

2.2. HORISONTAALISET TOIMET JA TOIMENPITEET

2.2.1. Työohjelman horisontaalisia toimia ja toimenpiteitä koskevan osan laatu on vuosi vuodelta jatkuvasti parantunut, mutta kuitenkin suositellaan, että kussakin yksittäistapauksessa mukaan otetaan yleiskuvaus horisontaalisiin toimiin ja toimenpiteisiin liittyvästä organisaatiosta sekä kaikkien osapuolten velvollisuuksista ja valtuuksista. Lisäksi suositellaan, että HAM-toiminta ryhmitellään työohjelman asianomaisessa osassa, jotta rakenne voidaan entistä paremmin mukauttaa HVT:n asiakkaiden tarpeisiin (hallinnot, kansalaiset ja yritykset).

2.2.2. Yksittäisten kohtien tasolla olisi selkeästi ilmoitettava mitattavat hyödyt ja tavoitteet. Tässä yhteydessä suositellaan myös, että tehdään ero kehittämistoiminnan ja operatiivisen toiminnan välillä ja eritellään talousarvio kyseisten luokkien mukaan. Tämä helpottaisi talousarvion seurantaa, erityisesti uusiin toimintoihin ja palveluihin liittyvien menojen osalta.

2.2.3. HAM-tuloksille ja niitä käyttäville hankkeille olisi luotava jatkuvasti ylläpidettävä rekisteri (matriisi), joka sisältää HVT:n ja alakohtaisista hankkeista vastaavien yhteystiedot. TESTAn verkkopalveluissa saavuttaman menestyksen sekä CIRCAn ryhmätyösovellusten käyttäjämäärän huomattavan lisääntymisen jälkeen tämän rekisterin osalta olisi ehdottomasti pidettävä mielessä kyseisten sovellusten toimittaminen alakohtaisille asiakkaille. Parhaiden käytänteiden levittäminen voisi tässä suhteessa auttaa, kun se perustuisi olemassa olevan HVT-ohjelman peruspalveluita koskevan luettelon ja HVT-ohjelman yhteisiä työkaluja ja tekniikkoja koskeva luettelon toimittamiseen.

2.2.4. Varojen myöntäminen olisi nähtävänä selvemmin vain yhtenä (tärkeänä mutta varhaisena) vaiheena hankkeen elinkaaressa, eikä vasta viimeisenä vaiheena. Toimien ja toimenpiteiden osalta olisi raportoitava saavutuksista niihin yksittäisellä kaudella myönnettyihin varoihin nähden. Komissio haluaa tässä yhteydessä korostaa, että periaatteen vuoksi kaikessa HAM-toiminnassa olisi seuraavia arviointeja varten kannustettava tekemään säännöllisiä tarkastuksia ja tutkimuksia käyttäjien tyytyväisyydestä ja että niistä saadut tulokset olisi esitettävä ohjelman yhteenvedossa.

2.2.5. Suositellaan, että peruspalveluiden seuranta määritellään selkeästi, sekä asiakastyytyväisyyden että kustannusten ja hyödyn välisen suhteen osalta. TESTA on hyvä esimerkki säännöllisen seurannan tarjoamisesta käyttäjäyhteisölle. Määrättyjä toimia, esimerkiksi tutkimuksia käyttäjien tyytyväisyydestä ja kustannus-hyötyanalyysejä, tulisi suorittaa yleisesti. Näiden toimien tavoitteena on tarjota sekä käyttäjille että hallintojen välistä telematiikkaa käsittelevälle komitealle pohja ratkaisujen tekemistä varten. Vaikka keskeisillä alueilla (TESTA ja CIRCA) on tehty joitakin tyytyväisyyttä koskevia tutkimuksia, suositellaan kuitenkin, että tämäntyyppisen välineen käyttöä lisätään edelleen ja että tutkitaan mahdollisuuksia kunnollisten kustannus-hyötyanalyysien tekemiseen peruspalveluiden yhteydessä.

2.3. HVT-OHJELMAN JOHTO

2.3.1. Suositellaan, että HVT-ohjelmassa pyritään edelleen tekemään kaikki mahdollinen menettelyjen ja asiakirjojen yksinkertaistamiseksi ja vähentämiseksi, kuitenkin siten, että noudatetaan HVT:tä koskevia päätöksiä ja yhteisön virallisia menettelyjä. On asioita, joita ei voida muuttaa, mutta myös sellaisia, joihin HVT:ssä voidaan vaikuttaa. Menettelyjä olisi erityisesti yksinkertaistettava hallintokulujen vähentämiseksi. Myös raportointia olisi parannettava keräämällä entistä säännöllisemmin perustietoja varsinkin hankkeiden ja toimien edistymisestä.

2.3.2. Jäsenvaltioiden kansallisen koordinoinnin osalta komissio on sitä mieltä, että hallintojen välistä telematiikkaa käsittelevän komitean (TAC) merkitys on ratkaiseva. Joillakin TAC-komitean jäsenillä on muita paremmat yhteydet kaikkiin edustamansa maan aloihin. Jotta ohjelmaa pystytään tehokkaasti hallinnoimaan, on tärkeää, että tätä kunkin maan henkilöverkostoa vahvistetaan siltä osin kuin se on mahdollista. Yhteisö ei voi läheisyysperiaatteen vuoksi sitä kuitenkaan vaatia. Se on kuitenkin edesauttanut yhteyksien syntymistä järjestämällä alakohtaisista edustajista ajantasaiset luettelot TAC-komitean saataville. Suositellaan, että vastaavien luetteloiden keräämisestä ja jakamisesta tehdään jatkossa tavanomainen käytäntö.

2.3.3. Työohjelman hyväksymiseen johtava prosessi kestää vielä pitkään, mikä johtuu pitkälti monimutkaisista muodollisista menettelyistä. Tämä johtuu ymmärrettävästi muodollisten menettelyjen monista eri vaiheista sekä ensimmäisen HVT II -työohjelman myöhäisestä hyväksymisestä marraskuussa 1999, mikä johtui puolestaan HVT-ohjelmaa koskevien päätösten myöhäisestä voimaantulosta (elokuussa 1999). Tästä huolimatta olisi kuitenkin joka vuosi edelleen pyrittävä jouduttamaan työohjelman hyväksymistä. Tarvitaan selkeämpiä strategisia painotuksia, etenkin toimijoiden (muut kuin kansalliset hallinnot) kuulemisen osalta, jotta voidaan vastata uusiin vaatimuksiin. Olisi harkittava kokonaisvaltaisen strategian luomista työohjelmassa koko HVT II -ohjelman ajaksi, erityisesti työohjelman horisontaalisia toimia ja toimenpiteitä koskevan osan osalta.

2.3.4. Jäsenvaltioiden ja HVT-ryhmän välinen yhteistyö toimii erittäin hyvin, ja HVT-työssä on mukana paljon asiantuntevaa ja tunnollista teknistä projektijohtoa. Tietomäärä ja asiantuntemus on vaikuttava ja ne mahdollisuudet, joita HVT voi tuoda tässä suhteessa vuorovaikutukseen ovat sen vahvimpia ominaisuuksia. Tehokkaalla, teknisellä projektijohdolla on hyvä käsitys yritysmaailmasta ja hyvät yhteydet käyttäjäyhteisöön, ja se on vahvasti sitoutunut käyttäjien ohjaamiseen. Tämä toimintamalli perustuu HTV-ohjelmaa koskeviin päätöksiin ja globaalisiin toteutussuunnitelmiin (GIP), mutta HVT-ohjelmassa voidaan aktiivisesti antaa neuvoja myös siitä, miten se otetaan käyttöön, hyödyntämällä asiantuntija- ja projektiryhmien kokouksista saatuja kokemuksia, joista raportoidaan TAC:n HAM-työryhmälle.

2.3.5. On kuitenkin huomattava, että HVT-päätöksiin tehtäviin tarkistuksiin perustuvat muutokset HVT-ohjelman painotuksissa ja tavoitteissa voivat edellyttää organisatorisia tai resurssien jakoon liittyviä muutoksia sekä uutta ja/tai täydentävää asiantuntemusta.

2.4. TULEVAT SUUNTAVIIVAT

2.4.1. Väliarviointiprosessin aikana HVT-ohjelman toimijoilta (hankkeista vastaavat virkamiehet, alakohtaisista hankkeista vastaavat ja TAC-komitean jäsenet) on tiedusteltu kyselylomakkeiden ja haastattelujen avulla mielipidettä ohjelman tulevaisuudennäkymistä. Kysymykset liittyivät seuraaviin aiheisiin:

- eEurope 2005 - Yleiseurooppalaiset sähköisen hallinnon palvelut;

- HVT-päätöksiin tehtävät tarkistukset;

- laajentuminen (ehdokasmaiden osallistuminen HVT-ohjelmaan);

- muiden kuin jäsenvaltioiden mahdollisuus käyttää HVT:n peruspalveluja.

2.4.2. Samanaikaisesti laadittiin yleiseurooppalaisia sähköisen hallinnon palveluja koskeva mietintö, jonka tavoitteena oli tuoda esiin mahdolliset riskit, jotka liittyvät näiden palvelujen rajatylittävään käyttöön. Mietinnössä korostetaan myös tarvetta varmistaa, että sähköisen hallinnon palvelujen kehitys on yhdenmukainen yhtenäismarkkinoiden tavoitteiden kanssa, sekä edistää palvelujen saatavuutta eri kanavien kautta ja asiakkaiden (kansalaiset, yritykset tai hallinnot) tarpeiden mukaisesti. Mietintö oli Internetissä järjestetyn kuulemismenettelyn aiheena, ja tämän kuulemisen päätelmistä keskusteltiin myöhemmin 19.-20. syyskuuta 2002 pidetyssä konferenssissa, jonka aiheena oli "Yleiseurooppalaiset sähköisen hallinnon palvelut kansalaisille ja yrityksille: HVT:n tehtävät" (jäljempänä "HVT-konferenssi).

2.4.3. Avoimeen kuulemismenettelyyn vastanneiden HVT-toimijoiden ja eri organisaatioiden huomautuksia käytetään tausta-aineistona keskusteltaessa HVT-ohjelman päättymisen jälkeen toteutettavista toimista eli uudesta vuosiksi 2005-2009 laadittavasta yhteisön ohjelmasta, joka koskee yleiseurooppalaisia sähköisen hallinnon palveluja hallinnoille, kansalaisille ja yrityksille. Keskustelussa tulisi käsitellä muun muassa EU:n tulevia haasteita ja tarvittavia sitoumuksia (etenkin yleiseurooppalaisen ulottuvuuden kansallisiin sähköisen hallinnon strategioihin liittämisen osalta), uuden ohjelman soveltamisalaa ja tavoitteita, kansallisten hallintojen ja muiden toimijoiden osallistumismuotoja, HVT:n horisontaalisten toimien vahvistunutta asemaa ja menettelyjen keventämistä, erityisesti työohjelmien valmistelun osalta.

2.4.4. Tarjottaessa kansalaisille ja yrityksille yleiseurooppalaisia sähköisen hallinnon palveluja päättäjien mukaan tärkeässä asemassa ovat tarve

- luokitella kyseiset palvelut niiden tarkoituksen mukaan ja varmistaa, että yleiseurooppalainen ulottuvuus otetaan huomioon, kun näitä palveluryhmiä kehitetään kansallisella tasolla;

- määritellä selkeästi yhteentoimivuuteen ja tiedonhallintaan liittyvät toimenpiteet ja eritelmät yleiseurooppalaisten yhteentoimivuusperiaatteiden yhteydessä (tämä olisi tulevan sähköisen hallinnon palvelustrategian keskeinen osatekijä);

- edistää ja/tai toimittaa yleiseurooppalaisia sähköisen hallinnon palveluja alueellisella ja paikallistasolla. Tämä vahvistaisi alueiden ja kuntien osallistumista ja lisäisi asiakasläheisyyden ansiosta kyseisten palvelujen käyttöönottoa.

2.4.5. Lopuksi suositellaan uuteen ohjelmaan sovellettavien mekanismien osalta, että laaditaan tarkka rahoituskehys ohjelman koko voimassaoloajaksi sekä kohdennetaan talousarvion määrärahat suurten hankkeiden osalta vuotta pidemmäksi ajaksi ja hankkeiden luonnollisten virstanpylväiden mukaisesti. Viimeksi mainittu lisäisi hankkeiden ja toimien tehokkuutta, sillä rahoituspäätökset voitaisiin tehdä koko hankkeen elinajaksi ja määrärahoja vapautettaisiin hankkeiden määriteltyjen virstanpylväiden yhteydessä. Tämä muuttaisi mahdollisesti myös tarvetta hankkeisiin liittyvään tiedottamiseen ja dokumentointiin hankkeen elinaikana. Täydellisten työohjelmien sijaan voitaisiin laatia entistä enemmän poikkeusluonteisia raportteja, mikä vähentäisi hankevastaavien ja TAC-jäsenten työtaakkaa. Tulevia, mahdollisesti suurempia ja pidempiä projekteja ajatellen olisi täydentävyyden lisäämiseksi tärkeää kehittää edelleen HVT:n ja niiden komission yksiköiden, jotka käsittelevät sähköistä hallintoa IST-ohjelman puitteissa, välistä yhteistoimintaa.

3. PÄÄTELMÄT

3.1. Komissio pitää väliarvioinnin tuloksia HVT II -ohjelman ja sen alaisuudessa käynnistettyjen hankkeiden ja toimien arvioinnin kannalta hyödyllisinä. Tulokset perustuvat pitkälti ulkopuolisen asiantuntijan laatiman lopullisen arviointikertomuksen päätelmiin ja suosituksiin ja luovat pohjan tulevalle arvioinnille, joka suoritetaan vuonna 2004.

3.2. Samanaikaisesti arvioinnin kanssa ja välittömästi sen jälkeen on ryhdytty seuraaviin toimiin: HVT-laadunvarmistuksen yhteydessä toiminnassa on alettu sisällyttää globaalisten toteutussuunnitelmien malliin hankkeiden virstanpylväiden ja mitattavien hyötyjen määrittelyyn liittyviä perusteita. Samanaikaisesti on luotu väline mittaamaan edistystä HAM-toiminnassa. Lisäksi vuoden 2001 toisella puoliskolla laadittiin eri aloja varten yksityiskohtainen opas, jossa esitetään selkeästi kaikki HVT-rahoituksen hakuprosessin vaiheet, ja HAM:n alueella on tehty luettelo HVT:n yhteisistä välineistä ja tekniikoista.

3.3. eEurope 2005 -toimintasuunnitelman edistämiseksi, samalla kun on otettu huomioon uusi HVT-tavoite eli kansalaisille ja yrityksille tarjottavien yleiseurooppalaisten sähköisen hallinnon palvelujen määrittäminen ja käyttöönotto, on käynnistetty useita aloitteita. Tässä yhteydessä voidaan mainita erityisesti EU:n laajuisen viranomaispalvelujen portaalin (public services.eu) käyttöönotto HVT-konferenssissa.

3.4. Kansalaisten ja yritysten osalta HVT II -ohjelmassa tulisi jatkossakin varmistaa ja todentaa, että kansalaiset ja yritykset hyötyvät HVT-verkoista, sekä rohkaista kansalaisten ja yrittäjien osallistumista käyttäjinä aina, kun se on mahdollista. HVT-ohjelman olisi eEurope 2005 -toimintasuunnitelman yhteydessä, läheisyysperiaate huomioon ottaen, edistettävä suoraa pääsyä viranomaisten tietoihin ja vähennettävä osaltaan hallinnollista taakkaa ja lisäksi edistettävä yleiseurooppalaisten sähköisen hallinnon palvelujen tarjoamista. HVT-konferenssissa käydyn avoimen keskustelun jälkeen olisi pohdittava, miten HVT-ohjelmalla ylläpidetään sopivia neuvotteluyhteyksiä hallinnon eri tasoihin, yrityksiin ja kansalaisiin.

3.5. HVT II -ohjelman väliarvioinnissa yksilöidyt erityiset toimet, jotka on toteutettava vuoteen 2004 kestävän kauden aikana (myös uusien HVT-päätösten mukaan) koskevat seuraavia:

- voimistetaan entisestään HVT-ryhmän antamaa apua ohjelmaan osallistuville alakohtaisille hallinnoille;

- tarkistetaan sekä yhteisen edun mukaisten hankkeiden että horisontaalisten toimien ja toimenpiteiden valvonta-/raportointimekanismit;

- painotetaan kustannus-hyötyanalyysiä sekä yhteisen edun mukaisten hankkeiden että horisontaalisten toimien ja toimenpiteiden osalta;

- laaditaan kuvaus infrastruktuurista, joka toimii yhteisen edun mukaisten hankkeiden ja muiden alakohtaisten verkkojen (OSN) kehityksen pohjana;

- jatketaan neuvontatilaisuuksien/tiedotuspäivien järjestämistä sekä jäsenvaltioissa että ehdokasmaissa;

- pidetään yllä avointa vuoropuhelua kaikkien toimijoiden kanssa, jotka ovat tekemisissä kansalaisille ja yrityksille tarjottavien yleiseurooppalaisten palvelujen kanssa.

3.6. Tämä kertomus perustuu väliarviointiin, HVT II -ohjelman neljän ensimmäisen vuoden aikana ja eEurope 2005 -toimintasuunnitelman yhteydessä saatuun kokemukseen sekä Internetissä järjestetyn kuulemismenettelyn/HVT-konferenssin tuloksiin, ja se toimii pohjana tulevalle komission ehdotukselle HVT II -ohjelman päättymisen eli 31. joulukuuta 2004 jälkeen toteutettavista toimista.