Kertomus Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0035 - 0041



Kertomus Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä keskuksen vastaukset (2002/C 326/05) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen johtokunnalle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94(1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 14 artiklan 1 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut keskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 15 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan mukaan. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3). On huomattava, että henkilöstökuluihin (I osasto) sisältyvät sekä toimihenkilöihin että keskuksen ulkopuolisiin kääntäjiin liittyvät kulut. Käytettävissä olleita määrärahoja oli 27,2 miljoonaa euroa, joista 24,8 miljoonaa oli varainhoitovuoden määrärahoja ja 2,4 miljoonaa euroa edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja. Varsinaisia varainhoitovuoden määrärahoja sidottiin 16,8 miljoonaa euroa ja niistä maksettiin 15 miljoonaa euroa. Loput määrärahat joko siirrettiin seuraavaan varainhoitovuoteen (1,8 miljoonaa euroa) tai ne peruuntuivat. Peruuntuneiden määrärahojen suuri määrä (8,1 miljoonaa euroa) johtuu siitä, että 3,9 miljoonan euron varausta ei käytetty. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä määrärahoja oli 2,4 miljoonaa euroa, joista maksettiin 2,2 miljoonaa euroa ja loput peruuntuivat. Tilinpäätös 6. Käännöskeskuksen varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. 7. Käännöskeskus on käyttänyt huhtikuusta 1997 lähtien Luxemburgin viranomaisten sille osoittamia tiloja. Tilojen käyttöä koskevista ehdoista ei ole kuitenkaan tehty asianmukaista sopimusta(4). Keskuksen hallintoneuvosto päätti kokouksessaan 14. maaliskuuta 2002 perustaa vuonna 2002 varauksen voidakseen vastata Luxemburgin viranomaisten mahdollisiin tilojen käytöstä suoritettavaa korvausta koskeviin vaatimuksiin. Tavara- ja palveluhankinnat Tarpeiden ennakointi 8. Keskuksen olisi yleisesti ottaen parannettava järjestelmää, jolla se ennakoi tarpeensa ja suunnittelee hankintoja ja sen olisi tehtävä hankintasuunnitelmat nykyistä, pääasiassa vuoden mittaista jaksoa pidemmäksi ajaksi. Olisi aiheellista vakioida järjestelmä ja huolehtia dokumentoinnista, jotta hankintojen ennakointia ja toteutumista olisi mahdollista vertailla nykyistä paremmin. Yhteistyö yhteisön toimielinten ja yhteisön muiden elinten kanssa 9. Keskus on mukana toimielinten välisessä, hankintamenettelyjen yhdenmukaistamista käsittelevässä ryhmässä ja se osallistuu toimielinten välisiin tarjouskilpailuihin sekä tavanomaisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien tietojen vaihtoon. Alihankintakäännöksiä koskevien tarjouskilpailujen osalta yhteisön elinten yhteistyötä voitaisiin parantaa. Toimielimet ja käännöskeskus määrittelevät ja soveltavat käännöksiä koskevia laatukriteereitä eri tavoin; kyseinen ongelma olisi ratkaistava, jotta voitaisiin järjestää yhteisiä tarjouskilpailuja, joiden avulla saavutettaisiin paremmat ehdot. Tarjousten arviointi 10. Keskus käyttää hyvin usein, etenkin alihankintakäännösten ja tietotekniikkajärjestelmien osalta, määriteltyä hinta-laatu-suhdetta alihankkijoiden valinnassa. Keskus perustelee tätä lähestymistapaa varovaisuus- ja taloudellisilla syillä: mitä parempi on tuotteen laatu, sitä todennäköisemmin tuotteen käyttö- ja ylläpitokustannukset pysyvät kohtuullisina (esimerkiksi käännösten tarkastamisesta ja tietotekniikkajärjestelmien ylläpidosta aiheutuvat kustannukset). 11. Muihin kuin alihankintakäännöksiin liittyvien tavara- ja palveluhankintojen kohdalla laadun määrittelyä koskevat säännöt vaihtelevat sopimuksittain, vaikka kyse olisi samantyyppisistä hankinnoista. Yleensä arvioinnin suorittaa komitea, jonka kolme jäsentä antaa tuotteen laadun eri näkökohtia koskevat lausuntonsa toimitettujen asiakirjojen perusteella. Joissakin tapauksissa käytetään yksittäisiä lausuntoja, toisinaan taas annetaan yhteistulos eri lausunnoista. 12. Käytettyjen laatukriteerien tulisi - olla aiempaa yhdenmukaisempia samantyyppisten hankintojen osalta - perustua aiempaa suuremmassa määrin mahdollisimman helposti määrällisesti mitattaviin, objektiivisiin indikaattoreihin - taata aiempaa paremmin arviointikomitean jäsenten riippumattomuus ja puolueettomuus. 13. Arvioijien työn helpottamiseksi alihankkijoiden toimittamien vastausten muotoa olisi kehitettävä ja täsmennettävä siten, että vastausten sisältö olisi mahdollisimman täydellinen ja että vastauksia voitaisiin vertailla mahdollisimman helposti. Alihankintakäännösten arviointi 14. Käännöstoimistojen kanssa tehtävien sopimusten määräykset ovat muuttuneet ajan myötä tarkemmiksi ja tiukemmiksi etenkin laadunvalvonnan osalta. 15. Käännöskeskuksen palveluksessa oleva käännösten tarkastaja käy läpi kaikki alihankkijoilla käännätetyt asiakirjat niiden laadun valvomiseksi. Myös käännöskeskuksen asiakkailta pyydetään lausuntoa käännettyjen asiakirjojen laadusta. Eri käännöstoimistoissa käännettävien asiakirjojen vaikeustaso kuitenkin vaihtelee ja siksi niiden töiden hinta-laatu-suhdetta on vaikea vertailla. Käännöskeskuksen ja yhteisön toimielinten, jotka teettävät käännöksiä alihankintasopimusten perusteella, olisi sovittava yhteisistä kriteereistä käännösten laadun arvioimiseksi. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 314, 7.12.1994, s. 1. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 14 artiklan 3 kohdassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin... ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen johtokunnalle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit... Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) Ks. varainhoitovuotta 2000 koskevan kertomuksen kohta 13 (EYVL C 372, 28.12.2001, s. 29). Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset PÄÄASIALLISET HUOMAUTUKSET Tilinpäätös 7. Luxemburgin viranomaiset ovat useaan otteeseen ilmaisseet aikeensa käsitellä asiaa ja myös toimipaikkaa ja turvajärjestelyjä koskevaa sopimusta sen jälkeen, kun keskuksen lopullista toimipaikkaa koskeva rahoitushanke on laadittu. Hallintoneuvosto sisällytti 14. maaliskuuta 2002 pitämässään kokouksessa vuoden 2003 talousarvioesitykseen momentin 10 0 0 3 "Määräraha on varattu kiinteistöjen vuokraamisesta mahdollisesti aiheutuvien velvoitteiden hoitamiseen", jotta voitaisiin ottaa huomioon keskuksen käyttöön annettuihin tiloihin liittyvä mahdollinen epävarmuus. Hallintoneuvosto selvittää tämän asian edistymistä seuraavassa kokouksessaan 24. lokakuuta 2002. Tavara- ja palveluhankinnat Tarpeiden ennakointi 8. Keskus ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset. Yhteistyö yhteisön toimielinten ja yhteisön muiden elinten kanssa 9. Keskus on asiasta täysin samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa. Tarjouskilpailujen järjestämisessä keskus pyrkii mahdollisuuksien mukaan jatkamaan jo nyt tehostettua toimielinten välistä yhteistyötä ja toimimaan erityisesti tarjouspyyntöihin liittyvien asiakirjojen yhdenmukaistamiseksi, mikä säästää enemmän varoja. Silti täytyy pitää mielessä, että säännöksiin, talousarvioon ja politiikkaan liittyvät rajoitukset pätevät edelleen (sovellettavat säännöt, niiden tulkinnan erot varainhoidon valvonnassa ja erilaiset hankintoja ja sopimuksia käsittelevät neuvoa antavat komiteat sekä kunkin toimielimen omat rajoitukset sille annettujen tehtävien suorittamisessa). Tarjousten arviointi 10. Alihankintakäännöspalvelujen sopimukset myönnetään erilaisten kriteerien perusteella, joiden perusteella voidaan määrittää taloudellisesti edullisin tarjous. Soveltaessaan hinta/laatusuhdetta keskus on alihankintakäännöspalvelujen ostosta hankkimansa kokemuksen perusteella vakuuttunut siitä, että laatua koskeva osa on tärkeä, koska sen ansiosta muun muassa tarkastukseen liittyvät kustannukset vähenevät. Tästä syystä kielipalveluja koskevissa viime tarjouspyynnöissä laatukriteeriä tiukennettiin (tarve saada vähintään 60 % laatupisteistä, jotta tarjousta voitaisiin pitää laadultaan riittävänä ja jotta se voitaisiin ottaa huomioon menettelyn jatkovaiheessa). Muiden kuin käännöspalvelujen osalta toimeksiantava yksikkö saattaa perustaa sopimusten myöntämistä koskevat päätöksensä ainoastaan halvinta hintaa koskevaan kriteeriin. 11., 12. ja 13. Keskus tunnustaa, että ehdoton selkeys on tärkeää arviointikomitean menettelyissä. Tähän suuntaan ponnistellaan jatkuvasti. Muut kuin käännöspalveluja koskevat menettelyt on myös määritelty selvästi. Komiteoissa on aina vähintään kolme jäsentä, joista vähintään yksi ei kuulu osastoon, joka ostaa palvelun. Komiteoihin valitaan asiantuntevia jäseniä. Tästä syystä asiantuntijoiden käsitykset otetaan huomioon erityisaloilla, vaikka komiteat tekevät aina yhteisen päätöksen. Alihankintakäännösten arvioiminen 15. Alihankintakäännöksistä vastaavien yksiköiden yhteistoiminnassa laadun alalla on käynnissä hanke, joka koskee toimielinten välistä arviointijärjestelmää. Käännettävien tekstien vaikeustaso on yksi tarkasteltavista asioista tässä hankkeessa. Tilintarkastustuomioistuimen suosittelemaa yhteistoimintaa noudatetaan jo nyt toimielinten välisessä alihankintakäännösten arviointia käsittelevässä komiteassa (CIEQ), johon asiakirjat lähetetään lausuntoa varten heti, kun keskuksessa esiintyy niiden laatua koskevia ongelmia.