KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle vuonna 2011 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista (varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohta) /* COM/2012/0563 final */





KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle vuonna 2011 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista (varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohta) SISÄLLYSLUETTELO 1........... Johdanto........................................................................................................................ 4 2........... IAS:n rooli...................................................................................................................... 4 3........... IAS:n koordinoidun tarkastussuunnitelman täytäntöönpano............................................... 5 3.1........ Tarkastustilastot.............................................................................................................. 5 3.2........ Pääasialliset tulokset ja suositukset ja niiden vaikutus sekä vastaavat hallintotoimet............ 7 3.2.1..... Hallintotapa.................................................................................................................... 7 3.2.2..... Suoritusten tarkastus....................................................................................................... 8 3.2.3..... Valvontastrategiat........................................................................................................... 9 3.2.4..... Maailmanlaajuisen satelliittinavigointijärjestelmän (GNSS) ohjelmat................................ 10 3.2.5..... Taloushallinnon prosessit............................................................................................... 11 3.2.6..... Tietotekniikka............................................................................................................... 11 4........... Komission taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen kuuleminen................................ 12 5........... Päätelmät..................................................................................................................... 12 5.1........ Toiminnan tarkastus...................................................................................................... 12 5.2........ Komission osastojen valvontastrategiat.......................................................................... 13 5.3........ Komission hallinnoimat suuret teollisuuden ohjelmat....................................................... 13 5.4........ Komission taloushallinnon prosessit............................................................................... 14 5.5........ Komission tietotekniikkahallinto.................................................................................... 14 1. Johdanto Tässä kertomuksessa, joka osoitetaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti, käsitellään komission sisäisen tarkastuksen (IAS) toimintaa. Perustana on IAS:n varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukaisesti laatima kertomus tärkeimmistä tarkastushavainnoista, merkittävistä riskeistä sekä valvonta- ja hallintotapakysymyksistä. Kertomus perustuu IAS:n tarkastus- ja konsultointityöhön komission pääosastoissa ja toimeenpanovirastoissa vuonna 2011.[1] Siinä ei raportoida tarkastustyöstä erillisvirastoissa, Euroopan ulkosuhdehallinnossa tai muissa IAS:n tarkastamissa virastoissa tai elimissä, joista laaditaan erilliset vuosikertomukset. Komission vastaukset eräisiin sisäisen tarkastajan havaintoihin ja päätelmiin on esitetty yhteenvetokertomuksessa[2], jossa komissio esittää näkemyksensä IAS:n, Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja vastuuvapauden myöntävän viranomaisen esille ottamista ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitean käsittelemistä yleisistä kysymyksistä. IAS täytti kymmenen vuotta vuonna 2011. Vuotuisen konferenssin yhteydessä käytiin läpi komission hallintouudistusta, jossa IAS:n ja osastokohtaisten sisäisen tarkastuksen yksiköiden perustaminen on ollut ratkaisevan tärkeä osatekijä. Konferenssissa todettiin, että komission sisäinen tarkastustoiminta[3] on paitsi yksi suurimmista, myös yksi pitkälle kehittyneimmistä julkisista sisäisen tarkastuksen toimista. IAS:n sidosryhmille suunnatussa kyselyssä 87 prosenttia vastanneista ilmoitti olevansa vakuuttunut, että IAS saa aikaan tuloksia ja sillä on vahva visio hallintotavasta ja sisäisestä valvonnasta. Samoin 87 prosenttia katsoi, että IAS:n antamat suositukset johtavat parempaan riskienhallintaan komissiossa ja toimeenpanovirastoissa. 2. IAS:n rooli IAS tarkastaa komission ja EU:n virastojen hallinto- ja valvontajärjestelmiä ja varmistaa riippumattomasti ja puolueettomasti niiden riittävyyden ja tehon. Se voi johdon pyynnöstä tehdä myös konsultointityötä. IAS toimii tarkastustoiminnasta vastaavan komission jäsenen alaisuudessa ja on toiminnastaan tilivelvollinen sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle. Sen itsenäisyys taataan sen toimenkuvauksessa, jonka komissio on hyväksynyt. Toimenkuvauksen mukaisesti IAS toimii varainhoitoasetuksen sekä sisäisten tarkastajien järjestön (IIA) sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien mukaisesti. Kokonaislausunto komission varainhoidosta IAS toimitti toimenkuvauksensa mukaisesti vuonna 2011 kokonaislausunnon komission varainhoidosta edeltävänä vuonna. Tarkastuslausuma on myönteinen. Se perustuu IAS:n ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden työhön edeltävän kolmen vuoden jakson aikana, ja sillä annetaan komissiolle (kollegiolle) varmuus siitä, että pääjohtajien antamat tarkastuslausumat ovat kokonaisuutena vakaalla pohjalla eikä niihin liity muita merkittäviä heikkouksia kuin IAS:n varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukaisesti laatimassa kertomuksessa mainitut. IAS:n osallisuus myönteiseen tarkastuslausumaan (DAS) DAS on Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma EU:n tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Vaikka viime vuosina tilien on todettu olleen luotettavia, tilintarkastustuomioistuin on laatinut kielteisen tarkastuskertomuksen eräillä toiminta-aloilla. Useimmat virheistä tehdään muualla kuin komissiossa ja ne liittyvät usein rakennerahastoihin, joita hallinnoidaan yhdessä jäsenvaltioiden kanssa, sekä maaseudun kehittämiseen (yhteinen hallinnointi), tutkimukseen (suora hallinnointi) ja ulkopuolelle osoitettavaan tukeen (hajautettu hallinnointi). Suuri osa koheesioon liittyvistä virheistä johtui EU:n ja jäsenvaltioiden julkisia hankintoja koskevien sääntöjen vakavista rikkomisista. IAS:n tarkastussuunnitelmaan sisältyy tämän vuoksi ensisijaisia tarkastuksia, jotta varmistetaan, että johdonmukaista valvontastrategiaa sovelletaan kaikkiin merkittäviin menoalueisiin, myös rakennerahastoista vastaaviin pääosastoihin. Tällaisilla valvontastrategioilla pyritään vähentämään virheriskiä perustana olevissa toimissa. 3. IAS:n koordinoidun tarkastussuunnitelman täytäntöönpano 3.1. Tarkastustilastot IAS toteutti 88 prosenttia vuoden 2011 ensisijaisista toimeksiannoistaan (C1-toimeksiannot on määrä saada päätökseen vuoden aikana). Myös muut toimeksiannot etenivät hyvin. Muista kuin ensisijaisista tarkastustoimeksiannoista toteutettiin noin 69 prosenttia (C2-toimeksiannot voidaan suorittaa aikataulusyistä seuraavan vuoden aikana). Valmiiksi saatiin C1-toimeksiannoista 29 ja C2-toimeksiannoista 36 (tarkastukset, seuranta ja konsultointi). Tarkastuskertomuksia laadittiin siis 77, jotka jakautuvat seuraavasti: Tyyppi || || Yhteensä 2011 || Yhteensä 2010 || Yhteensä 2009 TARKASTUKSET || Toimeksiantojen määrä || 20 || 24 || 26 Kertomusten määrä || 23 || 28 || 31 ALUSTAVA TARKASTELU || Toimeksiantojen määrä || 3 || 0 || 0 Kertomusten määrä || 3 || 0 || 0 KONSULTOINTI || Toimeksiantojen määrä || 1 || 6 || 5 Kertomusten määrä[4] || 1 || 6 || 5 JATKOTOIMET || Toimeksiantojen määrä || 41 || 44 || 31 Kertomusten määrä || 50 || 50 || 34 Toimeksiantojen määrä yhteensä || 65 || 74 || 62 Kertomusten määrä yhteensä || || 77 || 84 || 70 Suosituksia IAS esitti seuraavasti: || Hyväksyttyjä || Kyllä || Ei Ensisijaisuus || Ei || Ei || % || Ei || % Kriittinen || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 % Erittäin tärkeä || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 % Tärkeä || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 % Suotava || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 % Yhteensä || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 % Täydellinen luettelo tarkastuskertomuksista esitetään tähän kertomukseen liitetyssä komission valmisteluasiakirjassa, samoin yhteenvedot, suositusten hyväksymismäärä kertomusta kohden, vuosina 2007–2011 annettujen suositusten täytäntöönpanon vaihe sekä seurantatoimia koskevien toimeksiantojen loppupäätelmien yhteenvedot. Tarkastusten kohteina olevat yksiköt laativat kaikista hyväksytyistä suosituksista toimintasuunnitelmat, jotka toimitettiin IAS:lle ja joista sovittiin sen kanssa. Näiden yksiköiden mukaan vuoden 2012 alussa 80 prosenttia kaikista vuosina 2007–2011 hyväksytyistä suosituksista oli pantu täytäntöön. Vain 25 suositusta[5] oli yli puoli vuotta myöhässä. Tarkastuksen kohteina vuosina 2007–2011 olleissa yksiköissä, joista IAS oli tehnyt seurantatarkastukset vuoden 2011 loppuun mennessä, suosituksia hyväksyttiin yhteensä 1 097. IAS totesi, että jakson aikana seurannan kohteena olleista suosituksista 98 prosenttia oli pantu täytäntöön, ja katsoi ne loppuun käsitellyiksi. IAS:n seurannan yhteydessä vahvistui, että suosituksia pannaan tyydyttävästi täytäntöön. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle ilmoitettiin kaikista kriittisistä tai hyvin tärkeistä suosituksista, jotka olivat merkittävästi myöhässä. 3.2. Pääasialliset tulokset ja suositukset ja niiden vaikutus sekä vastaavat hallintotoimet Yhteenveto jäljempänä mainittujen tarkastustoimeksiantojen tavoitteista ja laajuudesta sekä annettujen ja hyväksyttyjen suositusten määrästä esitetään tähän kertomukseen liitetyssä komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa. 3.2.1. Hallintotapa IAS toteutti vuonna 2011 Euroopan komissiossa useita hallintotapaan liittyviä tarkastuksia ja seurantatoimia. · Petokset IAS jatkoi vuonna 2011 työtään petosten estämiseksi ja havaitsemiseksi tekemällä tarkastuksen maatalouden pääosastossa. Petosten estäminen ja havaitseminen kuului myös kahteen muuhun valvontastrategioita koskevaan tarkastukseen[6] tietoyhteiskunnan ja viestinten sekä tutkimuksen ja innovoinnin pääosastoissa. Lisäksi vuonna 2011 tehtiin seurantatoimia koskeva tarkastus, joka koski petostentorjunnan tietojärjestelmiä Euroopan petostentorjuntavirastossa. Maatalouden pääosaston tarkastuksessa keskityttiin arvioimaan hallintotavan, riskienhallinnan ja sisäisen valvontaprosessin riittävyyttä ja tuloksellista soveltamista petosten estämis-, havaitsemis- ja seurantatoimissa. IAS ehdotti, että petoksentorjuntaan liittyvät roolit ja velvollisuudet jaettaisiin selkeästi, tietoisuutta petosriskistä heikoimmassa asemassa olevilla alueilla parannettaisiin, laadittaisiin petostentorjuntastrategia, petostentorjunnan valvontaa lisättäisiin jäsenvaltioissa yhteisen hallinnoinnin suhteen, havaittujen petostapausten seurantaa ja raportointia tehostettaisiin ja yhteistyötä OLAFin kanssa parannettaisiin. Maatalouden pääosasto nimittää toimintasuunnitelman mukaan vuoden 2012 aikana kokopäiväisen petostentorjunnan yhteyshenkilön, hyväksyy oman petostentorjuntastrategian komission strategian mukaisesti ja sopii työjärjestelyistä OLAFin kanssa. IAS totesi, että erityisesti tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosastossa oli laadittu uraauurtavia petostentorjunta-aloitteita, joiden luomalle perustalle rakentamista olisi jatkettava, jotta koko tutkimuksen alueelle voitaisiin kehittää yhteinen petostentorjuntastrategia. Tutkimuksen ja innovoinnin pääosastossa komissio puolestaan havaitsi edelleen ongelmakohtia tietyillä alueilla. Näitä ovat tietoisuuden lisääminen, varoittavien merkkien havaitseminen, petostentorjunnan tarkastusten sisällyttäminen valvontajärjestelmiin, yhteistyö muiden pääosastojen kanssa tiettyjen riskien, esimerkiksi plagioinnin ja päällekkäisen rahoituksen, havaitsemiseksi, asianmukaisen tiedonkeruun varmistaminen ja pitkälle kehitettyjen tiedonhakuvälineiden käyttäminen. Tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston petoksentorjuntastrategiaa on sittemmin tarkistettu sen varmistamiseksi, että yhteiset tekijät on otettu huomioon. Pääosastossa on järjestetty koulutusta petosten tiedostamisessa, tavanomaiseen riskienarviointiin on lisätty petosriskin (erityisesti päällekkäisen rahoituksen) arvioiminen, ja tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosaston kehittämä tietotekninen väline plagiointitapausten havaitsemiseksi otetaan tarkasteltavaksi, kun käytännön testit on saatu valmiiksi. · Toiminnan jatkuvuus IAS teki vuonna 2011 perusteellisen seurantatarkastuksen, joka liittyi sen vuonna 2009 suorittamaan toiminnan jatkuvuuden hallintaa koskevaan tarkastukseen pääsihteeristössä (sen koordinoijan roolin suhteen) sekä oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden[7], verotuksen ja tulliliiton sekä henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan operatiivisissa pääosastoissa. Se ei ollut voinut antaa lausumaa vuoden 2009 tarkastuksen jälkeen. Tämän seurantatoimeksiannon aikana IAS arvioi kunkin tarkastetun pääosaston edistymisen oman toimintasuunnitelmansa täytäntöönpanossa ja kartoitti samalla uudelleen tarkastusten riittävyyden kokonaisuudessaan. Tuloksena esitettiin huomautuksia sisältävä tarkastuskertomus, jonka mukaan toiminnan tavoitteiden saavuttamisesta on kohtuullinen varmuus lukuun ottamatta erästä kysymystä toiminnan jatkuvuuden hallinnan valvonnassa. Komissio harkitsee parhaillaan, mitkä toimenpiteet ovat soveltuvimpia ja tehokkaimpia kysymyksen ratkaisemiseksi. 3.2.2. Suoritusten tarkastus Vastuuvapauden myöntämistä varainhoitovuonna 2009 koskevassa, 10. toukokuuta 2011 antamassaan päätöslauselmassa Euroopan parlamentti ”kehottaa sisäisen tarkastuksen toimialaa käyttämään osan resursseistaan sen tutkimiseen, käyttävätkö keskeiset pääosastot varoja tehokkaasti, taloudellisesti ja vaikuttavasti, ja täydentämään tällä tavoin nykyisiä tilintarkastuksia ja säännönmukaisuuden tarkastuksia” (59 kohta). IAS sisällytti tämän vuoksi vuosien 2010–2012 strategisiin tarkastussuunnitelmiinsa useita suorituksiin liittyviä tarkastuksia. Se teki vuonna 2011 ensimmäiset suoritusten tarkastukset, jotka koskivat yritystoiminnan pääosaston yrittäjyyden ja innovoinnin ohjelmaa (EIP) ja humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosaston operatiivista toimintaa. EIP:n tarkastuksessa todettiin, että yritystoiminnan pääosaston on kehitettävä rajoitettu määrä merkityksellisiä ja vakaita indikaattoreita tällaisiin toimiin EIP-ohjelman seuraajaohjelmaa varten, parannettava suoritusten mittaamista arvioinneissaan ja tehostettava kilpailukyvyn ja innovoinnin toimeenpanovirastolle antamaansa tehokkuusnäkökohtien ohjausta, sillä virastolle voitaisiin ulkoistaa useampia hankkeita. Tarkastustulokset otetaan asianmukaisesti huomioon seuraavassa komission esittämässä monivuotiseen rahoituskehykseen (2014–2020) kuuluvassa ehdotuksessa yritysten kilpailukykyä ja pieniä ja keskisuuria yrityksiä koskevaksi ohjelmaksi (COSME). Humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosaston operatiivisia toimia koskevassa tarkastuksessa todettiin, että kyseinen pääosasto reagoi nopeasti tilanteisiin, mutta heikkouksia havaittiin siirtymisessä hätäaputoimista kehitysapuun sekä katastrofiriskin vähentämisen ja katastrofivalmiuden sisällyttämisessä hankkeisiin alusta alkaen. Toimintasuunnitelman mukaan lopullinen menetelmä ja soveltuvat välineet katastrofiriskin vähentämisen sisällyttämiseksi hätäapuprosessiin ovat käytettävissä vuoden 2012 loppuun mennessä. IAS suositteli myös, että humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosasto ja kehitys- ja yhteistyöpääosasto laativat hätäavun, kunnostustoimien ja kehitysyhteistyön niveltämistä koskevan yhteisen strategian ja että tätä kysymystä käsitellään asianmukaisesti oikeudellisten välineiden, erityisesti Euroopan kehitysrahaston ja kehitysyhteistyön rahoitusvälineen, päivityksen yhteydessä. Parhaillaan käydään toimielinten välisiä keskusteluja uuteen monivuotiseen rahoituskehykseen kuuluvista uusia oikeudellisia välineitä koskevista komission ehdotuksista. Samoin ollaan laatimassa hätäavun, kunnostustoimien ja kehitysyhteistyön niveltämistä koskevaa humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosaston, kehitys- ja yhteistyöpääosaston ja ulkosuhdehallinnon yhteistä strategiaa. Sen tarkoituksena on parantaa sekä humanitaarisen tuen että kehitysavun tuloksellisuutta parantamalla koordinointia, välttämällä päällekkäisyyksiä ja lisäämällä synergiaa. Yhteinen menetelmä on tarkoitus hyväksyä vuoden 2012 loppuun mennessä. IAS teki vuonna 2011 tarkastuksen sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosaston suorittaman julkisten hankintojen sääntöjen soveltamista koskevan valvonnan tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta. Tarkastuksessa todettiin, että pääosaston olisi toimittava proaktiivisemmin ja ennaltaehkäisevämmin yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa. Erityisesti tietojen keräämistä, analysointia ja raportointia olisi lisättävä, ja toimeenpanotoimet olisi priorisoitava ja kohdennettava paremmin Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja OLAFin työn sekä jälkitarkastusten perusteella. Sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosaston olisi johdettava tietojen, kokemusten ja parhaiden käytänteiden vaihtoa ja kansallisia julkisia hankintoja koskevien järjestelmien vertailua. Komissio otti IAS:n tarkastussuositukset huomioon julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön tarkistamista koskevissa ehdotuksissaan erityisesti niiden vaatimusten osalta, joiden mukaan jäsenvaltioiden on toimitettava vuosikertomukset ja perustettava kansallisen tason erityiselimiä vastaamaan yleisestä koordinoinnista ja valvonnasta. 3.2.3. Valvontastrategiat IAS tarkasteli vuonna 2011 vuonna 2010 tehtyjen rakennerahastojen tarkastusten perusteella valvontastrategioita tutkimusalalla (tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto ja tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosasto), ulkopuolelle osoitettavan tuen alalla (kehitys- ja yhteistyöpääosasto), liittymistä edeltävissä ohjelmissa (IPARD) sekä Euroopan laajuisten liikenneverkkojen ohjelmissa. Yksi tutkimuksen ja innovoinnin sekä tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosastoissa tehtyjen tarkastusten suurimmista saavutuksista oli se, että koko tutkimuspolitiikan alalla otettiin vuodesta 2012 käyttöön yhteinen edustava tarkastusotos. Näin pyritään poistamaan tehottomuutta ja vähentämään tarkastuksista aiheutuvaa rasitetta ja koordinointiongelmia, kun jopa kahdeksan eri tutkimusyksikköä komissiossa testaa samat edunsaajat. Vastuuvelvollisuuden ja varmuuden säilyttämiseksi kunkin yksikön osuutta yksittäisessä otoksessa voidaan suurentaa tarpeen mukaan. Yksiköiden olisi edelleen tehtävä omat, riskiin perustuvat otantansa. Ulkopuolelle osoitettavan tuen osalta IAS suositteli, että kehitys- ja yhteistyöpääosasto vahvistaa sekä hajautettujen että keskitettyjen ehdotuspyyntöjen valvontaa ja tarkastuksia. Erityisesti olisi otettava käyttöön valvontajärjestelmiä ja -tarkastuksia tai vahvistettava niitä, jotta voidaan saada varmuus avustusten myöntämismenettelyn tehosta ja avoimuudesta sekä siitä, noudatetaanko menettelyssä vahvistettuja sääntöjä. Muut IAS:n suositukset koskivat henkilöstön koulutustarpeita, yhtenäiseen hallintotietojärjestelmään liittyvän tiedonsyötön tarkastusten lisäämistä parantamalla koulutusta sekä tarkempaa tietojen tarkasteluprosessia, joka kattaa sekä kehitys- ja yhteistyöpääosaston päätoimipaikan että EU:n edustustot. Kehitys- ja yhteistyöpääosasto lisäsi ehdotuspyyntöjen valvontaa ja tarkastuksia lisäämällä PRAG-oppaan (ulkoisiin toimiin liittyviä sopimusmenettelyjä koskeva käytännön opas) ohjeita, tarkistamalla voimassa olevia suuntaviivoja ja tekemällä jatkuvaa työtä koulutusrintamalla. Parhaillaan ollaan aloittamassa tutkimusta tietojen laadusta. Tarkoituksena on luokitella eri virheet, kartoittaa kirjaamisvirheiden pääasialliset syyt ja ehdottaa korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä. Yhtenäisen hallintotietojärjestelmän tietojen parantamisesta laaditaan kattava toimintasuunnitelma osana Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kyseistä järjestelmää koskevaa erityistä tarkastusta. Maatalouden pääosaston hallinnoiman IPARD-tukivälineen (liittymistä valmisteleva tukiväline maaseudun kehittämisen alalla) tarkastus toi esiin viiveitä IPARD-ohjelmien täytäntöönpanossa. Tämä johtaa talousarvion heikkoon toteutumiseen ja mahdolliseen tappioon noudatettaessa maksusitoumusten vapauttamista koskevaa n+3-sääntöä. IAS suositteli, että maatalouden pääosasto tekee enemmän työtä määrittääkseen hyväksymistä edeltävän prosessin eri vaiheet ja aikataulun hallinnoinnin siirtopäätökseen asti sekä ohjaa ja informoi ehdokasmaita ja niissä hyväksymisestä vastaavia tahoja paremmin. Maatalouden pääosasto katsoi, että IPARD-ohjelman hallinnoinnin siirtäminen Kroatialle oli paras tapa valmistaa Kroatiaa maaseudun kehittämisrahastojen hoitamiseen (Euroopan tilintarkastustuomioistuin tuki tätä ajatusta). Pääosasto kuitenkin parantaa ohjausta, tarkistaa siirtymisprosessia ja laatii säännöllisesti arvioita pullonkauloista vuoden 2012 loppuun saakka. Euroopan laajuisen liikenneverkon toimeenpanovirasto perustettiin vuonna 2006. Se hallinnoi TEN-T-ohjelman teknistä ja taloudellista täytäntöönpanoa (siihen oli sidottuna 1,2 miljardia euroa vuonna 2011). Euroopan tilintarkastustuomioistuin antoi TEN-T-toimeenpanoviraston valvontastrategian tarkastettuaan tyydyttävän tarkastuslausuman ja vahvisti, että toimeenpanovirastot voivat toimia toteuttamiskelpoisina ja tehokkaina hallintomalleina, joita voidaan kehittää seuraavaa monivuotista rahoituskehystä varten. 3.2.4. Maailmanlaajuisen satelliittinavigointijärjestelmän (GNSS) ohjelmat Komissio on yhä useammin mukana suurten, erityisiä haasteita ja riskejä aiheuttavien teollisuuden ohjelmien, kuten ITER- ja Galileo-ohjelmien tai EU:n laajuisten tietotekniikkajärjestelmien hallinnossa ja toteuttamisessa. Tukeakseen komission hallinnollista toimintaa alalla IAS toteutti vuonna 2011 kolme maailmanlaajuisen satelliittinavigointijärjestelmän (GNSS) Egnos- ja Galileo-ohjelmien tarkastusta. Ohjelmat järjestettiin uudelleen vuosina 2007–2008 sen jälkeen kun niissä oli aiheutunut merkittäviä viiveitä ja lisäkustannuksia, ja useita yksityisiä sijoittajia oli vetäytynyt niistä. Ohjelmille laadittiin tarkistettu suunnitelma, uusi rahoitusjärjestely ja uusi hallintomalli, jonka mukaan komissio toimi ohjelman johtajana ja Euroopan avaruusjärjestö ESA projektin johtajana. Jäsenvaltiot olivat edustettuina eri elinten kautta. Komissio ehdotti, että satelliittinavigointi-infrastruktuurin valmistumiseen ja järjestelmien jatkumiseen vuoteen 2020 asti korvamerkittäisiin 7 miljardia euroa. IAS:n ensimmäinen hallintotapaa sekä riskin- ja projektinhallintaa koskeva toimeksianto johti kielteiseen tarkastuslausumaan. Siinä suositeltiin vakauttamaan avaruusohjelmia ja niiden hallintoa. Muita suosituksia olivat seuraavat: ohjelman johtajan eli komission johtajuutta on lujitettava, komission ja ESAn on panostettava rooleihinsa enemmän, Euroopan GNSS-viraston roolia on selkiytettävä ja vakautettava ja väliaikaiseen henkilöstöön sovellettavaa henkilöstöstrategiaa on parannettava henkilöstöresurssien jatkuvuuden varmistamiseksi. IAS:n toinen toimeksianto koski toimia, avustuksia ja julkisten hankintojen hallintaa. Sen perusteella annettiin huomautuksia sisältänyt tarkastuslausuma. IAS suositti, että ESAn sisäisen valvontajärjestelmän uusi tarkistus tehdään varainhoitoasetukseen sisältyvien, talousarvion välillistä ja keskitettyä toteuttamista koskevien vaatimusten mukaisesti. Myös avoimen kilpailutuksen edellytyksiä olisi lisättävä ja neuvottelumenettelyjä olisi käytettävä vain poikkeustapauksissa. IAS suositteli myös ESAn raportointivaatimusten tiukentamista, jotta maksujen ja suoritteiden välistä yhteyttä ja näin myös ESAn suunnittelua, valvontaa ja seurantaa voitaisiin parantaa. Yritystoiminnan pääosasto suoritti uudelleen (ulkoistamalla) ESAn järjestelmien ja menettelyjen kuusikohtaisen arvioinnin. Kolmas toimeksianto kohdistui kiinteää omaisuutta koskevaan kirjanpitoon, talousprosesseihin ja varainhoitoon. Tuloksena oli kielteinen tarkastuslausunto kiinteän omaisuuden kattavuudesta ja arvonmäärityksestä. IAS suositteli, että yritystoiminnan pääosasto lisää kiinteän omaisuuden hallinnan valvontaa ja kehittää soveltuvan kirjanpitostrategian. Yritystoiminnan pääosaston olisi työskenneltävä budjettipääosaston ja tilinpitäjän kanssa asianmukaisten arvonmääritys- ja kirjanpitomenetelmien määrittämiseksi eri kiinteän omaisuuden virtoja varten. Tämän ESAn sisäisen valvontajärjestelmän uuden arvioinnin lisäksi yritystoiminnan pääosaston jälkitarkastuksissa olisi otettava huomioon kaikki saatavilla olevat tiedot, erityisesti ESAn tilintarkastuslautakunnan viraston tilinpäätöksestä esittämät tarkastuslausumat. Komissio alkoi toimia välittömästi puuttuakseen edellä mainittuihin kysymyksiin. Koko ohjelmaa valvomaan nimitettiin uusi apulaispääjohtaja. Hallintoprosessin parantamiseksi toteutettiin toimenpiteitä. Ulkoisia konsultteja on palkattu avustamaan arvonmäärityksessä ja kirjanpidossa. Ensimmäiset kaksi satelliittia laukaistiin onnistuneesti lokakuussa 2011. Marraskuussa komissio hyväksyi ehdotuksen asetukseksi Euroopan satelliittinavigointijärjestelmien täytäntöönpanosta ja käytöstä. 3.2.5. Taloushallinnon prosessit IAS keskittyi vuonna 2011 pääasiassa kahteen prosessiin (vakuuksien hoito ja takaisinperintä) koko komission tasolla ja julkisten hankintojen hallinnointiin kolmessa toimintayksikössä (Brysselin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto, henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto ja Yhteinen tutkimuskeskus). Myös GNSS-ohjelman tarkastukset kattoivat joitakin rahoitustoimia, erityisesti avustuksia ja julkisten hankintojen hallintaa, talousprosesseja ja varainhoitoa (ks. 3.2.4. kohta). Useissa pääosastoissa vuonna 2011 tehdyssä tarkastuksessa löydettiin parannettavaa rahoitusvakuuksien hoidossa. Takaisinperintäprosessien seurantatarkastus osoitti, että suosituksia on pantu riittävästi täytäntöön tarkastetuissa pääosastoissa ja prosessit ovat tiukentuneet. Vuonna 2011 toteutettu julkisen hankinnan menettelyjen seurantatarkastus puolestaan osoitti, että järjestelmät ja menettelyt ovat parantuneet tarkastetuissa yksiköissä merkittävästi. IAS:n päätelmät taloushallinnon prosesseista komissiossa ovat yleisesti myönteiset. 3.2.6. Tietotekniikka Tietotekniikalla on yhä suurempi vaikutus komission toimiin, ja tietotekniikkaa liittyvään toimintaan osoitetaan yhä enemmän varoja (500 miljoonaa euroa vuosittain) ja henkilöresursseja (3 800 työntekijää). Komissio käynnisti vuonna 2010 IAS:n suositusten perusteella useita aloitteita sen varmistamiseksi, että tietotekniikkaan tehdyistä investoinneista saadaan menojen ja palvelujen tehokkuuden kannalta irti mahdollisimman paljon. Aloitteisiin kuului tietotekniikan ohjauskomitean perustaminen. Komissio keskittää nyt huomionsa kattavan tietotekniikkastrategian laatimiseen ja tietotekniikkaan tehtävien investointien strategisen lähestymistavan vahvistamiseen. Tietotekniikkaan liittyviä menoja valvotaan tarkemmin, jotta varmistetaan, että ne ovat pääasiallisen toiminnan tehtävien mukaisia, ja kartoitetaan tehokkuutta lisääviä synergian lähteitä. Vuonna 2011[8] tehdyissä tarkastuksissa keskityttiin tietohallintatapaan, tietotekniikan projektien hallintaan ja tietoturvaan. Erityistä huomiota kiinnitettiin alihankintana toteutettavaan toimintaan. Toiminnan ulkoistaminen saattaisi pahentaa riskiä, että toiminnan tarpeet jäävät täyttämättä, talousarvio ylitetään ja järjestelmien turvallisuus vaarantuu. Tulokset osoittivat, että on tarpeen vahvistaa hallintoa ja tietotekniikkaan liittyvien riskien hallintaa hallinnollisissa osastoissa ja tietoteknisissä hankkeissa. Erityisesti olisi tehostettava ylimmän johdon roolia tietotekniikkaan tehtävien investointien valvonnassa. Myös tietoturvaa olisi parannettava. 4. Komission taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen kuuleminen Taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin ei raportoinut järjestelmään liittyvistä ongelmista Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 66 artiklan 4 kohdan nojalla. 5. Päätelmät Komissio arvostaa sekä sisäisen tarkastajan että tarkastuksen kohteena olleiden pääosastojen ja yksiköiden myönteistä yhteistyötä ja IAS.n suositusten seurauksena laadittuja toimintasuunnitelmia. Toteuttamalla tämän vuoden ja seuraavien vuosien toimintasuunnitelmat komissio rakentaa tasaisesti puitteita sisäiselle valvonnalle. Vuoden 2011 työn perustella voidaan tehdä seuraavassa esitettävät päätelmät. 5.1. Toiminnan tarkastus IAS:n ensimmäisillä kahdella suoritusta koskevalla tarkastuksella pyrittiin parantamaan prosessien tehoa ja tuloksellisuutta, ei niinkään testaamaan, noudatetaanko niissä menettelyjä ja sääntöjä. Tämän kaltaiset tarkastukset ovat erityisen tärkeitä nykytilanteessa. Sääntöjen noudattamiskysymyksiä voidaan seurata kehittyneillä sisäisen valvonnan järjestelmillä, mutta vallitsevassa taloudellisessa tilanteessa komission on yritettävä tehdä yhä enemmän yhä vähäisemmin voimavaroin ja osoitettava tehokkuuden parantuneen. IAS on myös tehnyt lujasti työtä määrittääkseen toiminnan tarkastuksen puitteet ja kehittääkseen tarkastajille sisäisen koulutusohjelman. Näissä ensimmäisissä toiminnan tarkastuksissa saatiin myönteisiä tuloksia, mutta esiin tuli, että on tarpeen: · parantaa eri pääosastojen toiminnan yhteyksiä, · asettaa asianmukaisemmat suoritusindikaattorit tietyissä ohjelmissa, · parantaa toimintasuoritusten mittaamista arvioinneissa. Komissio ehdotti vuosien 2014–2020 monivuotisessa rahoituskehyksessä merkittävää yksinkertaistamista ja sisällytti kaikkiin alakohtaisiin ohjelmiin yleisiä ja erityisiä tavoitteita ja keskeisiä suoritusindikaattoreita raportoinnin tehostamisen tueksi. Lisäksi arviointia koskevassa vakiolausekkeessa edellytetään lopullisen arviointikertomuksen laatimista siitä, miten kunkin ohjelman tavoitteet on saavutettu. 5.2. Komission osastojen valvontastrategiat IAS jatkoi työtään komission auttamiseksi saavuttamaan myönteisemmän tarkastuslausuman. Se noudatti tehokasta mutta oikeasuhteista lähestymistapaa perustana olevien toimien virheriskin minimoimiseksi. IAS teki vuonna 2011 tarkastukset kahteen tutkimusalan osastoon tarkoituksenaan vahvistaa EU:n tutkimuspolitiikan hallintatavan valvontaa. Tarkastuksissa korostui tarve saada eurooppalaiselle tutkimusalueelle aikaan yhteinen tarkastusstrategia, jota sovelletaan kahdeksaan komission osastoon. Tutkimuksen eri alat ovat toisistaan riippuvaisia, mikä tarkoittaa, että edunsaajat ovat joskus samoja. Tämä edellyttää tarkastusten koordinoimista paremmin. Ulkopuolelle osoitettavan tuen osalta IAS suositti vahvempaa valvontaa ja tarkastuksia Euroopan kehitysrahaston avustusten hallinnointiprosessiin sekä komission päätoimipaikassa että EU:n edustustoissa. Hajautettujen menojen valvontaa pyritään parantamaan toimintasuunnitelmien avulla erityisesti parantamalla edustustojen raportointia, järkeistämällä tarkastusohjelmia ja seuraamalla tarkastustoimintaa. Toimenpiteitä pidettiin riittävinä, mutta ne eivät ole vielä kantaneet hedelmää. Komission ja Euroopan ulkosuhdehallinnon tehtävien erottaminen aiheuttaa uusia riskejä, joita käsitellään parhaillaan. IAS tarkasti rakennerahastoja käsittelevien pääosastojen tarkastusstrategiat vuonna 2010 ja totesi niiden olevan oikeansuuntaisia. Työtä jatketaan vuonna 2012 koheesioalalla tarkastuksilla, jotka koskevat Euroopan aluekehitysrahaston, koheesiorahaston ja Euroopan sosiaalirahaston edellisen ohjelmakauden päättämistä ja ohjelmakauden 2007–2013 tarkastusten toteuttamista. Tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus siitä, että pääosastot todella hakevat ratkaisua jatkuvasti korkeaan virhetasoon. 5.3. Komission hallinnoimat suuret teollisuuden ohjelmat IAS totesi maailmanlaajuisen satelliittinavigointijärjestelmän ohjelmien tarkastusten jälkeen, että komission olisi varmistettava kapasiteettinsa hoitaa näin monimutkaisia ohjelmia, sillä ne edellyttävät suurten hankkeiden johtotaitoja, joita ei välttämättä löydy sisäisesti. Niissä hallintovastuun on oltava riittävän korkealla tasolla ja hallintorakenteen vakaa. Komissio reagoi edellä esitettyihin seikkoihin välittömästi ja hyväksyi ehdotuksen uudeksi asetukseksi Euroopan satelliittinavigointijärjestelmien täytäntöönpanosta ja käytöstä. Siinä vahvistetaan Egnos- ja Galileo-ohjelmien rahoittamisen ja hallinnon uusi kehys vuosiksi 2014–2020. 5.4. Komission taloushallinnon prosessit Taloushallinnon seurantatarkastukset ovat osoittaneet, että viime vuosina on saatu aikaan paljon edistystä. Näin ollen IAS:n päätelmät sen suhteen ovat myönteisiä. Silti tarvitaan vielä työtä sen varmistamiseksi, että tarkastusten puitteet pysyvät vakaalla tasolla, vaikka resursseihin kohdistuu paineita. 5.5. Komission tietotekniikkahallinto Komissio on toteuttanut IAS:n suositusten perusteella useita aloitteita. Se on esimerkiksi perustanut toimintoperusteisen johtamis- ja budjetointijärjestelmän ja tietotekniikan ohjauskomiteat, tietotekniikan korkean tason työryhmän, tietotekniikan hankehallintoneuvoston ja toimistoautomaatiota käsittelevän erityisen tietotekniikka-alan työryhmän. Näillä kaikilla on kehitetty tietotekniikan hallintaa. Vuosina 2010–2011 aloitettiin tietotekniikan järkeistämisprosessi.[9] Useita komission tietoteknisiä järjestelmiä tarkistettiin ja arvioitiin tämän vuoksi vuonna 2011 paikallisten järjestelmien ja tietoteknisen henkilöstön määrän rajoittamiseksi ja käytössä olevien järjestelmien virtaviivaistamiseksi. Työ jatkuu edelleen. Kaikkien järkeistämispäätösten on perustuttava tarkkaan ja puolueettomaan analyysiin kunkin vaihtoehdon kustannuksista ja eduista. [1] Helmikuun 1. päivään 2011 mennessä valmiiksi saatua tarkastus- ja konsultointikertomusta sekä maaliskuussa 2011 toteutettua pääosastojen jakoa koskevaa tarkastuskirjelmää käsitellään vuoden 2010 kertomuksessa, minkä vuoksi niistä ei raportoida tässä. Vastaavasti vuonna 2011 laaditut mutta 31. tammikuuta 2012 mennessä valmiiksi saadut kertomukset on sisällytetty vuoden 2011 kertomukseen. [2] KOM(2011) 281, 6.6.2012. [3] IAS ja sisäisen tarkastuksen yksiköt. [4] Tarkastuskirjelmät mukaan luettuina. [5] Näistä 25 suosituksesta yksi oli annettu vuonna 2006 (ks. kommentit mukaan liitetyssä komission valmisteluasiakirjassa). [6] Lisätietoja kohdassa 3.2.3. [7] Pääosasto jakaantui vuonna 2010 sisäasioiden pääosastoksi ja oikeusasioiden pääosastoksi. [8] Paikallisen tietotekniikan hallinta työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastossa, tietotekniikkaympäristön turvallisuus aluepolitiikan pääosaston alihankintana toteutetuissa hankkeissa, televiestintäinfrastruktuurin ja s-Testa-palveluiden hallinta tietotekniikan pääosastossa ja Yritys-Eurooppa-verkoston tietotekniset välineet kilpailukyvyn ja innovoinnin toimeenpanovirastossa. [9] Komissaari Šefčovičin komissiolle 7. lokakuuta 2010 antamassa tiedonannossa perustettiin toimintoperusteisen johtamis- ja budjetointijärjestelmän ja tietotekniikan ohjauskomiteat ja komissaari Šefčovičin komissiolle 30. marraskuuta 2011 antamassa tiedonannossa ehdotettiin komission tietoteknistä järkeistämistä.