FI Euroopan unionin virallinen lehti C 314/1

OLAFin valvontakomitean toimintakertomus

Kesäkuu 2008 – toukokuu 2009

(2009/C 000/01)

OLAFin valvontakomitean jäsenetLuis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZPuheenjohtajaKorkeimman oikeuden syyttäjä, EspanjaKálmán GYÖRGYIOikeus- ja lainvalvontaministeriön pääneuvonantaja,Unkarin tasavallan valtionsyyttäjä (eläkkeellä), UnkariPeter STRÖMBERGTilintarkastajien valvontalautakunnan johtaja, RuotsiDiemut R. THEATOEuroopan parlamentin entinen jäsen, talousarvion valvontavaliokunnan entinen puheenjohtaja, SaksaRosalind WRIGHTPetostentorjuntaa käsittelevän neuvoa-antavan paneelin puheenjohtaja, Yhdistynyt kuningaskunta

SISÄLLYSLUETTELO

VALVONTAKOMITEAN PUHEENJOHTAJAN ESIPUHE VALVONTAKOMITEAN TOIMINTAKERTOMUKSEEN

JOHDANTO

I VALVONTAKOMITEAN TYÖSKENTELYMENETELMÄT

I – 1 Kokoukset

I – 2 Esittelijät

I – 3 Sihteeristö

II OLAFIN TUTKINTATOIMET

II – 1 OLAFin tutkintatoimien valvonta: OLAFin riippumattomuuden vahvistaminen

II – 1.1 OLAFin pääjohtajan valvontakomitealle toimittamiin tietoihin perustuva säännöllinen valvonta (asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta)

II – 1.1.1 Yli yhdeksän kuukautta vireillä olleet tutkimukset

II – 1.1.2 Suositukset toimielimille

II – 1.1.3 Tapaukset, joissa tietoja on toimitettu kansallisille oikeusviranomaisille: yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen asiassa T-48/05 antaman tuomion vaikutus

II – 1.2 Vähämerkityksisiä tapauksia koskevat OLAFin toimintaperiaatteet: vähäiset väärinkäytökset, jotka muut elimet voivat käsitellä tyydyttävästi

II – 1.3 Säännöllinen valvonta valvontakomitean aloitteesta (asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 1 kohta)

II – 1.3.1 Tutkimusten suunnittelu ja strateginen johto

II – 2 OLAFin tutkimuksiin liittyvät menettelysäännöt: OLAFin käsikirja - Toimintamenetelmät

II – 3 OLAFin tutkintatoimiin liittyvä hallinto-organisaatio, talousarvio ja henkilöstöpolitiikka

III SUHTEET OLAFIIN, EU:N TOIMIELIMIIN SEKÄ OLAFIN KUMPPANEIHIN JA SIDOSRYHMIIN

III – 1 Suhteet OLAFiin

III – 2 Suhteet yhteisön toimielimiin ja OLAFin kumppaneihin ja sidosryhmiin

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

LIITE 1 Valvontakomitean kokousaikataulu

LIITE 2 Valvontakomitean 1. kesäkuuta 2008 – 31. toukokuuta 2009 antamat lausunnot

LIITE 3 Lausunto nro 5/2008 OLAFin käytännöt vähämerkityksisissä väärinkäyttötapauksissa

LIITE 4 Lausunto nro 1/2009 OLAFin vuoden 2009 hallintosuunnitelma

LIITE 5 Lausunto nro 2/2009 OLAFin kertomukset tutkimuksista, jotka ovat olleet vireillä yli yhdeksän kuukautta

LIITE 6 Lausunto nro 3/2009 Petostentorjuntaviraston alustava talousarvioesitys varainhoitovuodeksi 2010

VALVONTAKOMITEAN PUHEENJOHTAJAN ESIPUHE VALVONTAKOMITEAN TOIMINTAKERTOMUKSEEN

Olen iloinen voidessani esitellä OLAFin nykyisen valvontakomitean kolmannen toimintakertomuksen, joka kattaa kesäkuun 2008 ja toukokuun 2009 välisen ajan.

Valvontakomitean ensimmäinen toimikausi on nyt päättynyt. Näiden kolmen vuoden aikana saadun kokemuksen perusteella haluamme jatkaa määrätietoisesti valvontakomitealle asetettua tärkeää tehtävää OLAFin tehokkuuden parantamiseksi ja sen riippumattomuuden vahvistamiseksi.

Valvontakomitea tulkitsee tehtävänsä vahvistaa ja taata OLAFin riippumattomuus sekä avustaa OLAFin pääjohtajaa täyttämään velvollisuutensa siten, että se tukee ja ohjaa OLAFia parhaansa mukaan, jotta OLAF pystyisi toimimaan tehokkaasti hallinnollisena tutkijana, johon ulkoiset paineet ja häirintä eivät vaikuta ollenkaan. Mitä valppaampaa ja puolueettomampaa OLAFin toiminnan katsotan olevan, sitä paremmin se pystyy puolustautumaan kaikenlaista perusteetonta kritiikkiä vastaan ja siten varmistamaan, että se pystyy hoitamaan tehtävänsä täysin riippumattomasti.

Valvontakomitean perustyötä on OLAFin tutkimusten säännöllinen valvonta. Esimerkki tämän alan työstämme löytyy valvontakomitean lausunnosta nro 2/2009, joka koskee yli yhdeksän kuukautta vireillä olleita tutkimuksia. Tässä lausunnossa yksittäisiä kertomuksia analysoitiin perusteellisesti ja tutkimusten suorittamisessa havaittiin useita puutteita, joista osa liittyy toiminnallisiin tekijöihin ja osa on seurausta suunnittelun tai sisäisen organisoinnin ongelmista. Valvontakomitea on suositellut OLAFin toimintatapoihin muutoksia, joiden se toivoo auttavan ratkaisemaan nämä ongelmat.

Valvontakomitea on aina katsonut, että on oltava selkeät menettelysäännöt, joita OLAFin tutkijat voivat käyttää oppaanaan ja jotka tutkimusten kohteena olevien henkilöiden olisi myös tunnettava oikeuksiensa turvaamiseksi. Vuonna 2005 annettu OLAFin toimintamenetelmien käsikirja ei selvästikään täytä näitä vaatimuksia. Valvontakomitea on tietoinen OLAFin tämän kauden aikaisista pyrkimyksistä päivittää käsikirja. Työtä ei ole vielä saatu päätökseen, vaikka parannusta onkin tapahtunut, ja vielä on paljon tehtävää ennen kuin käytännönläheinen opas tutkijoiden käytettäväksi on valmis.

Kaikkiin EU:n toimielimiin vaikuttavat budjettirajoitukset vaikuttavat myös OLAFiin. Vuoden 2009 talousarvioon ei sisälly uusia virkoja OLAFille, ja sen vuoksi on kiinnitettävä enemmän huomiota olemassa olevien resurssien suunnittelun, hallinnoinnin ja tyydyttävän käytön parantamiseen. Valvontakomitea on kehottanut OLAFia jälleen kerran osoittamaan suurimman osan henkilöstöstään ydintoimintaansa eli operatiivisiin tutkimuksiin.

OLAFin oikeusperustan, asetuksen (EY) N:o 1073/1999, uudistuksesta on käyty voimakasta keskustelua tämän kertomuksen kattamalla kaudella Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunnassa (COCOBU). Keskustelu huipentui 18. joulukuuta 2008 annettuun Euroopan parlamentin päätöslauselmaan neuvoston lähestymistavasta OLAF-asetuksen (EY) N:o 1073/1999 tarkistamiseen. Valvontakomitea on tietoinen tämän uudistuksen tärkeydestä ja on pyrkinyt osallistumaan keskusteluun aktiivisesti ja rakentavasti. Se on esittänyt COCOBU:n istunnossa ehdotuksia, jotka koskevat valvontakomitean hallintotapaa uudessa asetuksessa.

Valvontakomitea on vaatinut tutkimusten säännöllisen valvonnan säilyttämistä parhaana tapana taata OLAFin riippumattomuus.

Valvontakomitea on ilahtunut siitä, että OLAF on ryhtynyt toimiin useiden valvontakomitean suositusten täytäntöönpanemiseksi. Erityisesti vähämerkityksisiä tapauksia koskevien toimintaperiaatteiden täytäntöönpanossa on edistytty. Vielä ei ole kuitenkaan ratkaistu tutkimusten hallinnointiin liittyviä ongelmia, jotka koskevat varsinkin tutkimusten kestoa sekä valvontaa ja ohjausta.

Tämä vuosi on OLAFin kymmenes toimintavuosi. Merkkivuosi tarjoaa hyvän tilaisuuden tarkastella, kuinka OLAF on täyttänyt tehtävänsä torjua EU:n taloudellisten etujen vastaisia petoksia, korruptiota ja muuta sääntöjenvastaista toimintaa suorittamalla riippumattomia tutkimuksia, ja kuinka se aikoo jatkaa toimintaansa.

OLAFilla on poikkeuksellinen kymmenen vuoden kokemus sisäisistä ja ulkoisista tutkimuksista, joilla on myös kansainvälinen ulottuvuus. OLAFin merkitys ja maine kasvavat koko ajan. OLAFin on käytettävä saavutuksiaan ja kokemustaan sen varmistamiseksi, että se säilyy merkittävänä toimijana EU:n toiminnassa petoksia ja korruptiota vastaan. Valvontakomitea on sitä mieltä, että OLAFilla on oltava merkittävä rooli Euroopan syyttäjänviraston perustamisessa, josta määrätään Lissabonin sopimuksessa.

Valvontakomitea on valmis tukemaan OLAFia sen pyrkimyksissä parantaa työnsä laatua ja taata riippumattomuutensa.

Lopuksi haluan kiittää valvontakomitean sihteeristöä lämpimästi sen työstä tämän kertomuskauden aikana.

JOHDANTO

OLAFin valvontakomitea perustettiin vahvistamaan ja takaamaan OLAFin riippumattomuus sekä avustamaan pääjohtajaa velvollisuutensa täyttämisessä. Valvontakomitea antaa lausuntoja OLAFin pääjohtajalle, ja sen on raportoitava toiminnastaan vuosittain EU:n toimielimille. Tämä kolmas kertomus koskee valvontakomitean toimintaa kesäkuusta 2008 toukokuuhun 2009.

Toisessa toimintakertomuksessaan valvontakomitea korosti, että OLAFin on rajoitettava joidenkin tutkimusten kohtuutonta kestoa sekä määritettävä selkeät tutkintamenettelyt, määräajat ja sisäiset valvontamekanismit eturistiriitojen välttämiseksi tutkimuksissa. Lisäksi ehdotettiin, että oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiesten olisi osallistuttava täysimääräisesti tutkimuksiin varhaisessa vaiheessa sen varmistamiseksi, ettei aika lopu kesken ja että kootaan sellaisia todisteita, joista on hyötyä kansallisille oikeusviranomaisille.

Kertomuksesta keskusteltiin komission varapuheenjohtajan Siim Kallasin, komission pääsihteerin Catherine Dayn, Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunnan (COCOBU) ja neuvoston Ranskan puheenjohtajakauden aikaisen petostentorjuntatyöryhmän kanssa. Valvontakomitea on kiitollinen saamastaan myönteisestä palautteesta ja tuesta. OLAFin pääjohtaja Franz-Hermann Brüner arvosti valvontakomitean rakentavaa lähestymistapaa ja totesi, että useimmat valvontakomitean lausunnoissa annetuista suosituksista oli pantu täytäntöön tai niitä oltiin panemassa täytäntöön.

Kertomuskauden aikana valvontakomitean puheenjohtaja oli Luis López Sanz-Aranguez.

I VALVONTAKOMITEAN TYÖSKENTELYMENETELMÄT

I – 1 Kokoukset

Valvontakomitea järjesti kymmenen kokousta Brysselissä (1). Valvontakomitean kokoukset eivät ole avoinna yleisölle, ja kaikki kokouksiin liittyvät asiakirjat ovat luottamuksellisia. Kokouspöytäkirjat ovat kuitenkin OLAFin ja Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission pääsihteeristöjen saatavilla avoimuuden varmistamiseksi ja jotta niille voidaan toimittaa säännöllisesti tietoja valvontakomitean toiminnasta.

Kuten edellisellä kertomuskaudella, valvontakomitea jatkoi käytäntöään kutsua OLAFin pääjohtaja ja OLAFin henkilöstöä kokouksiinsa, jotta se voisi keskustella valvontakomitean työn kannalta tärkeistä kysymyksistä ja saada niistä tietoa sekä tiedottaa OLAFille komitean toiminnasta. Valvontakomitean sidosryhmät ja OLAFin kumppanit osallistuivat myös toisinaan valvontakomitean kokouksiin sen kutsusta.

I – 2 Esittelijät

Valvontakomitean jäsenet hyväksyivät yksimielisesti OLAFin pääjohtajalle osoitetut valvontakomitean lausunnot, ja esittelijöiden (2) nimittämistä jatkettiin edelleen valmistelujen tehostamiseksi ja tiettyjen valvontakomiteaa erityisesti kiinnostavien asioiden seuraamiseksi. Valvontakomitean jäsen nimitetään esittelijäksi valvontakomitean tietyllä työalalla, joita ovat esimerkiksi yli yhdeksän kuukautta vireillä olleita tutkimuksia koskevien kertomusten analysointi, vähämerkityksisiä tapauksia koskevien toimintaperiaatteiden toiminta, OLAFin talousarvio ja OLAFin toimintamenetelmien käsikirja. Esittelijä laatii valvontakomitean sihteeristön kanssa lausuntoluonnoksen, josta keskustellaan valvontakomitean kanssa ennen hyväksymistä.

I – 3 Sihteeristö

Valvontakomitean sihteeristön tehtävät on esitetty komitean työjärjestyksessä (3). Sen mukaan sihteeristöllä on tärkeä tehtävä auttaa valvontakomiteaa hoitamaan tehtävänsä ja varmistaa, että valvontakomitea voi hoitaa lakisääteiset tehtävänsä täysin riippumattomasti.

Kertomuskauden aikana valvontakomitea pyysi heinäkuussa avoimeksi tulleen sihteeristön pääsihteerin viran julkistamista avoimeksi johtajatasolla valintamenettelyn riippumattomuuden varmistamiseksi. Komission varapuheenjohtajan Siim Kallasin kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen virka julkistettiin avoimeksi yksikönpäällikön virkana. Tässä yhteydessä korostettiin, että pääsihteeri raportoi valvontakomitean puheenjohtajalle ja on vastuussa hänelle.

Valvontakomitean sihteeristön virkanimitysten olisi tapahduttava ainoastaan valvontakomitean suostumuksella, jotta taataan komitean täysi riippumattomuus tehtäviensä suorittamisessa (4). OLAF ja komissio ovat hyväksyneet, että valvontakomitean osallistuminen rekrytointiprosessiin täytettäessä tätä tärkeää virkaa on välttämätöntä.

Valvontakomitean valvontatehtävää laajennetaan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen antaman tuomion (5) johdosta, mikä vaikuttaa sihteeristön henkilöstötarpeisiin vuonna 2010. Koska uusi järjestelmä ei vielä ole käytössä, valvontakomitea ei pysty arvioimaan tarkkaa lisähenkilöstön tarvetta, mutta aikoo tehdä arvion alkuvuonna 2010.

Valvontakomitea hyväksyy sen, etteivät Euroopan komission henkilöstösäännöt ja niihin sisältyvä arviointi- ja ylennysjärjestelmä salli valvontakomitean jäsenten arvioida sihteeristön henkilöstön toimintaa. Valvontakomitea ei kuitenkaan ole tyytyväinen siihen, että OLAFin pääjohtaja päättää viime kädessä sihteeristön henkilökunnan vuotuisen suoritustason ja ettei valvontakomitea saa osallistua arviointiin, vaikka sihteeristö työskentelee suoraan sen alaisena.

II OLAFIN TUTKINTATOIMET

II – 1 OLAFin tutkintatoimien valvonta: OLAFin riippumattomuuden vahvistaminen

Valvontakomitean tärkeimpänä tehtävänä on valvoa OLAFin tutkintatoimia sen varmistamiseksi, että OLAFin riippumattomuus ei vaarannu.

Valvontakomitea on tehtävänsä mukaisesti tarkastellut riippumattomuutta laajassa kontekstissa. Valvontakomitea on tietoinen siitä, että mitkä tahansa tahot voivat vaikuttaa kohtuuttomasti tutkimuksen aloittamiseen, suorittamiseen tai päättämiseen. Hallitukset, toimielimet, elimet tai virastot sekä tutkimuksen kohteena olevat henkilöt tai oikeushenkilöt tai ulkoiset lähteet voivat aiheuttaa uhkia. Lisäksi on olemassa hienovaraisemman painostuksen muotoja, jotka voisivat vaikuttaa OLAFin riippumattomuuteen sen suorittaessa tutkintatoimia, esimerkiksi

— toimielinten, elinten tai järjestöjen pyrkimykset häiritä OLAFia tutkimuksen aloittamisvaiheessa tai tutkimuksen aikana;

— todisteiden tai asiakirjojen toimittamatta jättäminen OLAFille tai niiden toimittamisen viivästyttäminen OLAFin tutkintatoimien haittaamiseksi;

— OLAFin taloudellisten tai henkilöstöresurssien kohtuuton rajoittaminen, mukaan lukien virkojen lukumäärän tai ylempien virkojen rajoittaminen.

Ainoastaan tarkastelemalla jatkossakin erilaisista tapauksista koostuvaa edustavaa otosta ja keskustelemalla tapauksista OLAFin tutkijoiden ja johtajien kanssa voidaan havaita mahdollinen OLAFiin kohdistuva kohtuuton painostus, joka voisi vaarantaa sen riippumattomuuden.

Tämän vuoksi OLAFin kanssa on käyty keskusteluja tapausten hallinnointijärjestelmän (Case Monitoring System, CMS) moduulin pääpiirteiden määrittelemiseksi, jotta valvontakomitea ja sen sihteeristö voisivat tutustua suureen määrään merkityksellistä tapausaineistoa. CMS-järjestelmän käyttöoikeuden myöntämiseen valvontakomitealle ja sen sihteeristölle liittyy henkilötietojen suojaan liittyviä vaikutuksia. Tähän liittyvistä kysymyksistä käydään parhaillaan keskusteluja Euroopan tietosuojavaltuutetun ja komission oikeudellisen yksikön kanssa.

Henkilöstösääntöjen 22 a artiklan mukaan virkamiehen on viipymättä ilmoitettava suoraan esimiehilleen, pääsihteerille tai OLAFille sellaisista tietoonsa tulleista seikoista, jotka antavat aihetta olettaa laittoman toiminnan mahdollisuutta, tai sellaisista virkatoimiin liittyvistä vakavista teoista, jotka voivat merkitä, että yhteisöjen virkamiehelle kuuluvia velvollisuuksia ei ole noudatettu (6).

OLAFin pääjohtaja on valvontakomitean suostumuksella ilmoittanut OLAFin henkilöstölle OLAFin henkilöstön lisämahdollisuudesta ilmoittaa valvontakomitean puheenjohtajalle tietoonsa tulleista seikoista tai todisteista, jotka koskevat mahdollista laitonta toimintaa tai vakavia ammatillisia väärinkäytöksiä OLAFin sisällä (7). Kertomuskaudella tällaisia ilmoituksia ei ole vastaanotettu.

Valvontakomitea ei ole havainnut yli yhdeksän kuukautta vireillä olleita tutkimuksia koskevia kertomuksia tarkastellessaan OLAFin toiminnallista riippumattomuutta uhkaavia seikkoja.

II – 1.1 OLAFin pääjohtajan valvontakomitealle toimittamiin tietoihin perustuva säännöllinen valvonta (asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta)

II – 1.1.1 Yli yhdeksän kuukautta vireillä olleet tutkimukset

OLAFin pääjohtaja antaa kuukausittain valvontakomitealle kertomuksen, jossa on tiivistelmä kaikista yli yhdeksän kuukautta vireillä olleista tutkimuksista, jäljempänä ”yhdeksän kuukauden kertomukset”. Yhdeksän kuukauden kertomuksissa ilmoitetaan syyt, joiden vuoksi tutkimuksia ei ole voitu saattaa päätökseen, sekä arvio ajasta, joka tarvitaan kunkin tutkimuksen valmistumiseen.

Valvontakomitea antoi lausunnon (8), joka perustui 275:n yhdeksän kuukauden kertomuksen tarkasteluun (yhteensä 424:stä vireillä olevasta tapauksesta) tammikuun 2007 ja joulukuun 2008 väliseltä jaksolta sekä 115:een alustavien tietojen arviointiin, jotka OLAFin tutkijat laativat ennen kuin päätös tutkimuksen aloittamisesta tehdään, maaliskuun ja joulukuun 2008 väliseltä jaksolta. Alustavien tietojen arviointeihin sisältyy myös alustavia työsuunnitelmaehdotuksia.

Valvontakomitea halusi selvittää, johtuiko yli yhdeksän kuukautta vireillä olleiden tutkimusten suuri osuus (yli 78 % joulukuussa 2008) objektiivisista ja väistämättömistä syistä. Valvontakomitea voi valvoa OLAFin tutkimusten kestoa ja varmistaa, että ulkopuoliset tahot eivät puutu niihin ja että niissä ei tehdä puolueellisia päätöksiä, vain silloin, kun viiveille esitetään objektiiviset ja tarkistettavissa olevat syyt. Erityistä huomiota kiinnitettiin myös arvioon ajasta, joka tarvitaan tutkimusten valmistumiseen, ja siihen, onko tutkimukset suoritettu keskeytyksettä ja onko niiden kesto oikeassa suhteessa olosuhteisiin ja tutkittavan asian vaikeusasteeseen (9).

Aineisto analysoitiin, ja kertomukset jaoteltiin ryhmiin OLAFin eri työtehtävien mukaisesti. Lukuisissa tapauksissa tehtiin se merkittävä havainto, että kertomuksessa ilmoitettu syy tutkimuksen vireillä oloon yli yhdeksän kuukauden ajan ei usein ollut missään yhteydessä tutkimusaineistossa tai itse kertomuksessa todettuihin olosuhteisiin. Sen vuoksi ilmoitetut syyt viivästyksiin ovat monissa tapauksissa epäluotettavia ja voivat johtaa siihen, että OLAF tekee harhaanjohtavia päätelmiä. Väärin ilmoitetut syyt viivästyksiin voivat haitata OLAFin pyrkimyksiä varmistaa asianmukaiset henkilöstö- ja budjettiresurssit tapausten käsittelyyn ja yleisesti ottaen voivat estää tutkimusten tehokasta hallinnointia. Niiden vuoksi ei myöskään ole mahdollista arvioida kunnolla, onko viivästysten suuri määrä tutkimuksissa perusteltua.

Lisäksi havaittiin, että yksikönpäälliköt ja johtajat allekirjoittivat usein kertomuksia, joissa ilmoitettiin harhaanjohtavia syitä sille, ettei tapausten käsittelyä ole saatu päätökseen. Tämän perusteella tutkimusten päivittäisen hallinnoinnin valvonta on puutteellista.

Valvontakomitea havaitsi, että tutkimusten viivästymisellä ei ollut erityisiä objektiivisia ja tarkistettavissa olevia syitä. Se suosittelikin, että koko raportointiprosessia yhdeksän kuukauden vaiheessa tarkistetaan, jotta valvontakomitea voi varmistaa viivästysten todelliset syyt. Valvontakomitea antoi erityisiä neuvoja siitä, kuinka tämä olisi tehtävä (10).

Valvontakomitea havaitsi yhdeksän kuukauden kertomuksissa vakavan laatuongelman. Se johtuu siitä, ettei niissä useinkaan esitetä arviota ajasta, joka tarvitaan tutkimusten loppuun saattamiseen. Tutkinnan loppuun saattamiseen tarvittavan ajan ilmoittamisessa ei ole kyse pelkästään OLAFin lakisääteisestä velvollisuudesta valvontakomiteaan nähden, vaan aika-arviolla on keskeinen merkitys tutkimusten hallinnoinnissa ja niiden kohtuuttomasta kestosta aiheutuvien kielteisten vaikutusten välttämisessä. Valvontakomitea suosittelee, kuten se on tehnyt aikaisemmissa lausunnoissaan, että yhdeksän kuukauden kertomuksia olisi käytettävä tutkimusten tehokkaana hallinnointivälineenä.

Tutkimusten tuloksellisuus ja tarkka kohdentaminen perustuu hyviin tutkimussuunnitelmiin. Sen vuoksi valvontakomitea suosittelee, että OLAF kehittää järjestelmän, joka sisältää yksityiskohtaiset tutkimussuunnitelmat kaikille aloitetuille tutkimuksille. OLAF on suhtautunut myönteisesti tähän ehdotukseen, mutta valvontakomitea odottaa vielä sen kirjallista ehdotusta toimista.

II – 1.1.2 Suositukset toimielimille

OLAFin pääjohtajan on ilmoitettava valvontakomitealle tapauksista, joissa jokin toimielin, elin tai virasto ei ole noudattanut OLAFin suosituksia (11). Kertomuskaudella tällaisista tapauksista ei ilmoitettu valvontakomitealle.

II – 1.1.3 Tapaukset, joissa tietoja on toimitettu kansallisille oikeusviranomaisille: yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen asiassa T-48/05 antaman tuomion vaikutus

Valvontakomitea on tarkastellut kertomuskaudella 36:ta OLAFin sille toimittamaa tapauskertomusta, jotka oli tarpeen lähettää kansallisille oikeusviranomaisille. Oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiehet esittelevät kertomukset valvontakomitean kokouksissa.

Valvontakomitea tekee alustavan analyysin, jonka pohjalta se pystyy keskustelemaan asioista OLAFin edustajien kanssa ja ymmärtämään kuhunkin tapaukseen liittyvät olennaiset näkökohdat ja menettelyä koskevat ongelmat. Valvontakomitea kiinnittää erityistä huomiota kertomuksen laatuun voidakseen tunnistaa tapaukset, jotka eivät sovellu kansallisten oikeusviranomaisten käsiteltäviksi vanhentumisaikojen, todisteiden selvän puuttumisen tai muiden syiden vuoksi. Valvontakomitea on tähän mennessä havainnut useita tapauksia, joissa vanhentumisaika on ollut ongelma. Tällä kertomuskaudella oli paljon vähemmän tapauksia, joissa kansalliset oikeusviranomaiset eivät pystyisi toteuttamaan toimia vanhentumisaikojen vuoksi. Valvontakomitea pani merkille myös kertomuksissa esitettyjen tietojen laadun parantumisen, joka koskee erityisesti väitettyjen rikosten analysointia ja siinä jäsenvaltiossa sovellettavia sääntöjä, johon kertomus toimitetaan.

Tällä kertomuskaudella valvontakomitea on huolestuneena pannut merkille oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiesten roolin pienentymisen. Kansallisten oikeusviranomaisten pääasiallisena yhteyspisteenä oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiehillä on ainutlaatuinen ja arvokas tehtävä OLAFin sisällä. He myös varmistavat, että kansallisille oikeusviranomaisille toimitettuihin asiakirjoihin sisältyvät todisteet noudattavat kyseisen jäsenvaltion oikeudellisia vaatimuksia.

Tämän vuoksi valvontakomitea kehottaa OLAFia käyttämään näiden lakimiesten palveluja täysimääräisesti hyväkseen tutkintaprosessin varhaisessa vaiheessa. Näiden lakimiesten olisi myös tutkittava, onko tutkimuksen osapuolten perusoikeuksia mahdollisesti rikottu, ja tutkijoiden olisi kuultava heitä perusoikeuksia koskevissa kysymyksissä. Uudessa toimintamenetelmien käsikirjassa olisi vahvistettava tällaiset määräykset selkeästi, kuten aikaisemmassa käsikirjassa.

Viimeaikaisten tuomioiden vaikutus

Monissa tapauksissa valvontakomitea tutki tapauksia koskevat kertomukset sen jälkeen, kun tapaukset oli siirretty kansallisille oikeusviranomaisille.

Hiljattain annetussa yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen tuomiossa (12) tuomioistuin kuitenkin totesi, että se, ettei valvontakomitealle ilmoitettu asiasta ennen tapauksia koskevien kertomusten toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille, rikkoi asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohtaa. Se totesi myös, että valvontakomiteaa on kuultava ennen toimitusta perusoikeuksien suojelemiseksi.

Tämän viimeisen kohdan vaikutukset näyttivät periaatteessa ylittävän asetuksen (EY) N:o 1073/1999 mukaiset valvontakomitean velvollisuudet. Valvontakomitealla oli tämän tuomion vaikutuksiin liittyviä huolenaiheita. Nämä huolenaiheet koskivat valvontakomitean oikeudellista velvollisuutta olla puuttumatta vireillä oleviin tutkimuksiin, valvontakomitean lausuntojen ei-sitovaa luonnetta, sitä, ettei valvontakomitealla ole toimivaltaa estää tapauksia koskevien kertomusten toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille, josta OLAF on yksin vastuussa, sekä tarvetta tutkia kaikki tapaukseen liittyvät asiakirjat, mikä lisäisi jo nyt äärirajoilla toimivan valvontakomitean sihteeristön työtaakkaa. Näistä syistä valvontakomitea suositteli, että komissio hakisi muutosta ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen tuomioon (13). Komissio päätti kuitenkin olla hakemasta tuomioon muutosta.

Näissä olosuhteissa valvontakomitea päätti laatia tuomioistuimen tuomion täytäntöönpanemiseksi yhteistyössä OLAFin kanssa uudet työskentelykäytännöt. Perusoikeuksien turvaaminen tutkimuksessa on edelleen sen velvollisuus. Siinä vaiheessa kun tapauksesta on ilmoitettu valvontakomitealle, valvontakomitea voi tarkastella perusoikeuksien kunnioittamista vain jälkikäteen. Valvontakomitean tässä vaiheessa antamalla lausunnolla ei olisi käytännön arvoa tietyssä tapauksessa.

OLAF aikoo toimittaa tapauksia koskevat kertomukset valvontakomitealle viisi työpäivää ennen niiden toimittamista kansallisille oikeusviranomaisille. Valvontakomitea ehdottaa, että OLAFia pyydetään toimittamaan jokaisen tapauksen osalta kertomus, jossa selvitetään yksityiskohtaisesti, kuinka perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita on kunnioitettu. Niissä tapauksissa, joissa epäillään, onko perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita kunnioitettu, valvontakomitea pyytää koko asiakirja-aineiston tutkittavakseen.

Valvontakomitea haluaa, että sille ilmoitetaan kaikista perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita koskevista kanteluista, jotka OLAF on saanut tutkimuksen osapuolilta tai jotka se on tutkinut. Valvontakomitea haluaa, että OLAF ilmoittaa sille kaikista tapauksista, ei pelkästään kansallisille oikeusviranomaisille toimitetuista tapauksista, joissa on saatu kantelu perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden väitetystä rikkomisesta.

Euroopan unionin virkamiestuomioistuin (14) ja Euroopan oikeusasiamies (15) ovat hiljattain korostaneet sitä, että OLAFin on otettava huomioon vaatimus, jonka mukaan tutkimuksen kohteena olevien henkilöiden menettelyllisiä oikeuksia on kunnioitettava.

II – 1.2 Vähämerkityksisiä tapauksia koskevat OLAFin toimintaperiaatteet: vähäiset väärinkäytökset, jotka muut elimet voivat käsitellä tyydyttävästi

Valvontakomitea tarkasteli uudelleen vähämerkityksisiä tapauksia koskevia OLAFin toimintaperiaatteita tarkastellessaan sitä, kuinka OLAF sovittaa yhteen tarpeen käsitellä vähäisempiä väärinkäytöksiä ja rajallisten resurssiensa maksimoimisen. Valvontakomitea pyrki erityisesti arvioimaan, ovatko tällä hetkellä sovellettavat toimintaperiaatteet tehokkaita ja vastaavatko ne OLAFin nykyisiä tarpeita.

Tarkasteluun valittiin 45 tapausta, joiden arvioitu taloudellinen vaikutus oli alle 50 000 euroa (16). Valvontakomitea teki tarkastelun perusteella seuraavat havainnot:

— Nykyisessä toimintamenetelmien käsikirjassa ei ole tarkkoja kriteereitä, joiden perusteella vähämerkityksiset tapaukset valitaan ja niitä käsitellään OLAFin toiminta-aloilla.

— Resurssien kohdentaminen vähämerkityksisiin sisäisiin tutkimuksiin ei ole resurssien parhaan käytön mukaista. On tarpeen määritellä OLAFin rooli suhteessa sisäisiä tutkimuksia koskevaan nollatoleranssipolitiikkaan sekä päättää, kuinka saapuvia tietoja vähämerkityksisistä väärinkäytöstapauksista ja/tai vähäisiä vaikutuksia aiheuttavista tapauksista käsitellään ja välitetään muihin komission yksiköihin sen sijaan, että aloitettaisiin OLAFin tutkimus. OLAF ei pysty käsittelemään kaikkia saapuvia tietoja, vaan sen olisi pyrittävä jakamaan työtaakka muiden komission yksiköiden kanssa tapauksissa, joissa se on tarkoituksenmukaista.

— Komissio on hyväksynyt nollatoleranssipolitiikan, mutta se ei kuitenkaan merkitse sitä, että OLAFin olisi tutkittava pienet tapaukset, erityisesti sisäiset tutkimukset, kunhan on olemassa muita elimiä, jotka voivat ottaa nämä pienemmät tutkimukset hoitaakseen. Tulevaisuudessa OLAF ei välttämättä pysty tutkimaan kaikkia saapuvia tietoja, vaikka ne kuuluisivat OLAFin oikeudellisen toimivallan piiriin.

— Joillakin ulkoisten tutkimusten (sekä avunannon, valvonnan ja koordinoinnin) aloilla vähämerkityksisiä tapauksia koskevasta käytännöstä on sovittu vuotuisessa hallintosuunnitelmassa, mutta käytäntö on edelleen suurelta osin teoreettinen ja edellyttää vielä kehittämistä, pohdintaa ja tehokasta täytäntöönpanoa.

Huhtikuussa 2009 valvontakomitea keskusteli OLAFin johdon kanssa vähämerkityksiä tapauksia koskevista toimintaperiaatteista. Valvontakomitea on ilahtunut siitä, että yleisesti ollaan yksimielisiä siitä, että tehokkaammat vähämerkityksisiä tapauksia koskevat toimintaperiaatteet on otettava käyttöön kaikilla tutkimusaloilla. Valvontakomitea panee tyytyväisenä merkille, että OLAFin tutkimusten ja operatiivisen toiminnan A-linjan ja komission tutkinta- ja kurinpitotoimiston (IDOC) välinen yhteistyö niiden välisen työnjaon selventämiseksi on lisääntynyt ja että ulkoisten tutkimusten alalla (tulli ja maatalous, Sapard ja rakennerahastot) on sovittu selvät raja-arvot vähämerkityksisille tapauksille.

Koska OLAFin tutkimusresurssit ovat erittäin rajalliset ja sen velvollisuutena on tutkia vakavat petos- ja sääntöjenvastaisuustapaukset, valvontakomitea kannustaa OLAFia etsimään tavan keskittyä monimutkaisempiin ja vakavampiin tapauksiin yhteisön varojen kustannustehokkaan käytön varmistamiseksi.

II – 1.3 Säännöllinen valvonta valvontakomitean aloitteesta (asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 1 kohta)

II – 1.3.1 Tutkimusten suunnittelu ja strateginen johto

Valvontakomitea ryhtyi kertomuskauden aikana tarkastelemaan sitä, kuinka tutkimusten ja operatiivisten toimintojen yksiköt arvioivat ja suunnittelevat alustavia tietoja koskevia arviointeja ennen tutkimuksen käynnistämistä ja tutkimuksia koskevia loppukertomuksia. Se kävi useita hyödyllisiä keskusteluja OLAFin A- ja B-linjan henkilöstön ja ylemmän johdon kanssa. Valvontakomiteaan on tehnyt vaikutuksen se johdonmukainen tehokkuus ja ammattimaisuus, jolla tutkimuksia on hoidettu B-linjassa ja useissa tapauksissa myös A-linjassa. Valvontakomitea on tyytyväinen siihen, että pitkään kestäneen epävarmuuden jälkeen A-linjan (tutkimukset ja operatiivinen toiminta I) johtaja on vihdoin nimitetty. Valvontakomitea odottaa tämän johtavan tutkimusten hallinnoinnin ja johdon parantumiseen tällä linjalla pitkällä aikavälillä.

Tällä kertomuskaudella valvontakomitea tarkasteli yhteensä 40:tä alustavien tietojen arviointia koskevaa lomaketta ja niihin liittyvää loppukertomusta. Se tutki tarkasti syitä, joiden johdosta tutkimus aloitettiin, taloudellisia vaikutuksia ja sitä, asetettiinko tutkimuksille aikataulu. Tutkimusten suunnittelun ja strategisen johdon tarkastelu on olennainen osa valvontakomitean suorittamaa tutkimusten valvontaa, jossa arvioidaan sitä, noudatetaanko tutkimuksissa riippumattomuuden, puolueettomuuden ja laillisuuden periaatteita.

Valvontakomitea pitää rohkaisevana sitä, että tutkimusten hallinnointia ollaan parantamassa.

Valvontakomitea on tarkastellut OLAFin vuotuista hallintosuunnitelmaa. Suunnitelman toiminnalliset painopisteet ovat yhä teoreettisia ja tähän mennessä suoritetun valvonnan mukaan käytännössä näitä painopisteitä ei käytetä sen määrittämiseksi, aloitetaanko tapauksen käsittely vai ei. OLAF ei juurikaan tee eroa tutkimusten ja muiden tapausten (kuten rikosoikeudellinen apu ja koordinointi) välillä ja kohtelee kaikkia tapauksia tasavertaisesti, vaikka OLAFilla onkin selvästi erilaiset roolit näillä aloilla.

Tämän seikan ja sen vuoksi, että saapuvien kantelujen ja tietojen arvioinnista vastaavat samat henkilöt, jotka myöhemmin suorittavat tutkimuksen, on erittäin vaikeaa hallinnoida kasvavaa saapuvien tietojen määrää ja jakaa työtehtävät tehokkaasti. Valvontakomitean mielestä olisikin tarkennettava toimia, jotka OLAFin johto on tähän mennessä toteuttanut tutkimusten aloittamisen alalla.

Tutkimustavoitteet ovat edelleen epämääräisiä, ja tämä vaikuttaa tutkimusten etenemiseen, aikatauluun ja resurssien käyttöön. Valvontakomitea suosittelee, että aikatauluista tai määräajoista olisi sovittava ja ne olisi vahvistettava kaikissa tutkimusvaiheissa, mukaan lukien arvioinnit ja jatkotoimenpiteet, ja keskeisiin suoritusmittareihin perustuvaa tulosten arviointijärjestelmää olisi vahvistettava.

Tutkimusryhmän olisi laadittava jokaisen tutkimuksen aluksi yksityiskohtainen tutkimussuunnitelma, jonka perusteella voidaan arvioida ajankohta, jolloin lopullinen päätös tehdään. Suunnitelman olisi katettava kaikki tutkintavaiheet, ja kullekin vaiheelle olisi laadittava alustava aikataulu. Valvontakomitea ehdottaa täydentävän ja kattavamman lausunnon antamista tutkimussuunnitelmista (10).

Valvontakomitea on antanut lausunnon OLAFin vuoden 2010 hallintosuunnitelmasta (17). Siinä esitetään lukuisia ehdotuksia tutkimustavoitteiden ja mitattavissa olevien suoritusmittareiden parantamiseksi. Valvontakomitea toivoo, että sen näkökannat auttavat OLAFia parantamaan tutkimusten suunnittelua ja strategista johtoa.

II – 2 OLAFin tutkimuksiin liittyvät menettelysäännöt: OLAFin käsikirja - Toimintamenetelmät

OLAF jatkoi kertomuskaudella tutkimuksiin liittyvien menettelysääntöjen käsikirjan päivittämistä. Valvontakomitea on seurannut työn edistymistä suurella mielenkiinnolla. Valvontakomitean mielestä oli selvää, että lähes viiden voimassaolovuoden jälkeen useimmat aikaisemman käsikirjan määräyksistä oli tarpeen laatia uudelleen. Valvontakomitea on erityisen huolissaan siitä, että tutkimusyksiköt toimivat edelleen erilaisten ohjeiden ja käytäntöjen pohjalta eikä selviä sääntöjä ja ohjeita ole. OLAF toimitti elokuussa 2008 valvontakomitealle uuden toimintamenetelmien käsikirjan pitkän version luonnoksen, johon sisältyvät tutkintamenettelyjä koskevat perussäännöt ja periaatteet.

Valvontakomitea ilmoitti OLAFin pääjohtajalle kirjallisesti (18), että sen mielestä käsikirjaluonnos oli vielä erittäin varhaisessa vaiheessa eikä se ollut valmis hyväksyttäväksi. Asiakirjan merkittävin heikkous on – kuten lyhyenkin version tapauksessa – tutkintamenettelyjä koskevien selvien ohjeiden ja tarkkojen sääntöjen puuttuminen. Valvontakomitealla oli se vaikutelma, että asiakirjan yleisrakennetta, sommittelua, käyttäjäystävällisyyttä ja selkeyttä oli parannettava ja sitä oli tarkistettava perinpohjaisesti epäjohdonmukaisuuksien, toiston ja epätarkkuuden poistamiseksi.

Valvontakomitea oli kaiken kaikkiaan huolissaan siitä, ettei käsikirja täyttänyt odotuksia. Siinä ei varsinkaan annettu selviä ohjeita tapausten käsittelyn aloittamista ja niiden hallinnointia koskevista kriteereistä eikä vahvistettu selviä määräaikoja tutkimuksille ja arvioinneille. Valvontakomitea panee erityisesti merkille, ettei käsikirjassa viitata ollenkaan oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiesten suorittamaan valvontaan, joka on tarpeen perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden turvaamiseksi tutkimusten aikana.

Valvontakomitea on suositellut, että OLAFin olisi jatkettava käytännönläheisen oppaan laatimista, joka lisäisi OLAFin toimintojen laillisuutta, tehokkuutta, avoimuutta ja vastuullisuutta. Käsikirjan laatimista ei ole vielä saatu päätökseen, ja valvontakomitealle lähetettiin parannettu luonnos käsikirjasta tämän kertomuskauden päättymisen jälkeen.

II – 3 OLAFin tutkintatoimiin liittyvä hallinto-organisaatio, talousarvio ja henkilöstöpolitiikka

Valvontakomitea seuraa OLAFin henkilöstöpolitiikkaa edelleen suurella mielenkiinnolla, koska se vaikuttaa olennaisesti tutkimusten onnistumiseen. Valvontakomitea on kehottanut OLAFin hallintoa vahvistamaan tutkimuskapasiteettia ja -valmiuksia. Valvontakomitea on tarkastellut OLAFin alustavaa talousarviota vuodeksi 2010 ja antanut siitä lausunnon (4).

Valvontakomitea on huomannut, että OLAFin reagoivan tutkintapolitiikan vuoksi on vaikea ennakoida tulevaa työmäärää ja kohdentaa resurssit sellaisille aloille, joilla niitä tarvitaan eniten. Resurssien kohdentaminen eri linjoille ja A- ja B-linjan eri yksiköille voisi valvontakomitean mielestä olla avoimempaa ja työmäärää olisi seurattava jatkuvasti. Joulukuun 2008 henkilöstötilastojen tarkastelu osoittaa, että 34 prosenttia OLAFin henkilöstöstä oli osoitettu tutkintatoimiin A- ja B-linjoilla.

Valvontakomitea korostaa vuoden 2010 talousarviota koskevassa lausunnossaan sitä, kuinka tärkeää on keskittää OLAFin resurssit tutkintatoimiin (sen perustyöhön) ja välttää henkilöstön lisäämistä hallinnolliseen tukeen ja koordinointiin liittyvissä tehtävissä. Valvontakomitean mielestä on välttämätöntä asettaa kaikki toiminnot tärkeysjärjestykseen, jotta taloudellisia ja henkilöstöresursseja voitaisiin käyttää tehokkaammin. Valvontakomitea suosittelee erityisesti virkamatka- ja matkustuskuluihin liittyvien OLAFin menojen selventämistä. Nämä menot muodostavat huomattavan osuuden koko talousarviosta.

Valvontakomitea on pannut merkille, että onnistuminen tutkimuksissa edellyttää motivoitunutta ja ammattitaitoista henkilöstöä, jolla on kokemusta sekä vankalla henkilöstöpolitiikalla ja -strategialla luotuja erityistaitoja ja valmiuksia. Valvontakomitea toteaa, että huomattavaa edistystä on tapahtunut, erityisesti väliaikaisen henkilöstön tilanteen parantamisessa. Valvontakomitea kehottaa OLAFia jatkamaan ponnistelujaan tutkimustoimiin erikoistuneiden työntekijöiden kouluttamiseksi ja toivoo, että myös muihin keskeisiin henkilöstökysymyksiin, kuten henkilöstön kehittämiseen ja liikkuvuuteen, puututaan kiireesti.

Hallinnollisten ja talousarviota koskevien kysymysten osalta valvontakomitea on pannut merkille, että tehokkaan henkilöstöpolitiikan toteuttamiseen liittyy käytännön vaikeuksia. OLAFin pääjohtajalla ei ole täyttä riippumattomuutta hallinnollisissa ja talousarviota koskevissa kysymyksissä, vaan hänen on noudatettava komission varainhoitoa ja henkilöstöä koskevia sääntöjä hajautetun tehtävien hoidon hengessä. Tämän vuoksi valvontakomitea katsoo, että OLAFin ja komission hallinnon välistä yhteistyötä olisi pyrittävä helpottamaan entistä enemmän, jotta voitaisiin sopia sisäisistä hallinnollisista järjestelyistä, joiden ansiosta OLAF pystyisi panemaan rajoituksetta täytäntöön oman henkilöstöpolitiikkansa.

OLAFin väliaikaisen henkilöstön osalta valvontakomitea pitää myönteisenä avointen kilpailujen loppuun saattamista ja kahden sisäisen kilpailun julkistamista; tämä ratkaisee ongelman kuitenkin vain osittain. Sen vuoksi on toteutettava lisätoimenpiteitä. Valvontakomitea kannustaa OLAFia lisäämään väliaikaisen henkilöstönsä liikkuvuutta ja samalla suunnittelemaan huolellisesti yleistä rekrytointipolitiikkaansa käynnissä olevien ja suunniteltujen kilpailujen loppuun saattamisen jälkeen. Valvontakomitea pitää rohkaisevana sitä, että OLAF on ryhtynyt toimiin väliaikaisen henkilöstön uudelleenluokittelun tai ylentämisen mahdollistamiseksi.

III SUHTEET OLAFIIN, EU:N TOIMIELIMIIN SEKÄ OLAFIN KUMPPANEIHIN JA SIDOSRYHMIIN

III – 1 Suhteet OLAFiin

Suhteet OLAFiin ovat kehittyneet kertomuskaudella rakentavassa ja keskinäisen tietojenvaihdon hengessä. Valvontakomitean jäsenet ovat tavanneet OLAFin virkamiehiä ja johtajia useaan otteeseen sekä virallisissa kokouksissa että niiden ulkopuolella molempia puolia kiinnostavista asioista keskustelemiseksi. Tapaamiset ovat sujuneet yleensä rennon ja kohteliaan ilmapiirin vallitessa, ja asioista on keskusteltu avoimesti ja suorasti.

OLAFin henkilöstön jäsenet, monissa tapauksissa myös pääjohtaja, ovat osallistuneet valvontakomitean kokouksiin tällä kertomuskaudella. Useimmissa vuoden aikana pidetyissä valvontakomitean kokouksissa oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiehet esittelivät valvontakomitealla tapauksia, jotka on toimitettu kansallisille oikeusviranomaisille, ja valvontakomitean jäsenet voivat pyytää tapauksista lisätietoja. Valvontakomitea kävi OLAFin kanssa syvällistä keskustelua siitä, kuinka tuomioistuimen asiassa T-48/05 (5) antama tuomio olisi pantava täytäntöön, ja erityisesti periaatteesta, jonka mukaan valvontakomiteaa on kuultava ennen tietojen lähettämistä kansallisille oikeusviranomaisille.

Tämän lisäksi valvontakomitea tapasi kertomuskauden aikana OLAFin pääjohtajan, johtajia, yksikönpäälliköitä ja tietosuojasta vastaavan virkamiehen keskustellakseen eri asioista, muun muassa toimintamenetelmien käsikirjan viimeisimmästä luonnoksesta, asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ehdotetusta tarkistuksesta, edellä mainitusta tuomioistuimen tuomiosta ja komission päätöksestä olla hakemasta muutosta tuomioon. Muita keskustelujen aiheita olivat vähämerkityksiä tapauksia koskeva valvontakomitean lausunto, OLAFin alustava esitys vuoden 2010 talousarvioksi, valvontakomitean jäsenten toimikauden uusiminen ja valvontakomitean sihteeristön pääsihteerin seuraajaa koskeva kysymys.

OLAFin pyynnöstä valvontakomitea osallistui tarkkailijana A-linjan johtajan johtamiin OLAFin johtokunnan keskusteluihin, jotta se saisi paremman kuvan tutkimusten aloittamista ja suorittamista koskevista OLAFin työmenetelmistä.

Henkilötietojen suojaa koskevien kysymysten osalta vielä on ratkaisematta kysymys, joka koskee valvontakomitean tasavertaista pääsyä tapausten hallinnointijärjestelmään (CMS).

III – 2 Suhteet yhteisön toimielimiin ja OLAFin kumppaneihin ja sidosryhmiin

Valvontakomitea on aina pitänyt tärkeänä hyviä suhteita yhteisön toimielimiin ja OLAFin kumppaneihin ja sidosryhmiin, sillä OLAF on niiden varassa tutkimusten jälkeen antamiensa suositusten täytäntöönpanon osalta.

Valvontakomitea tapasi kertomuskauden aikana komission varapuheenjohtajan Siim Kallasin useita kertoja, komission pääsihteerin Catherine Dayn, kahdesti Euroopan parlamentin talousarvion valvontavaliokunnan (COCOBU) ja neuvoston Ranskan puheenjohtajakauden aikaisen petostentorjuntatyöryhmän. Valvontakomitea on ilahtunut kaikkien näiden toimielinten antamasta lämpimästä tuesta OLAFin ja valvontakomitean työlle.

Valvontakomitea otti komission varapuheenjohtajan Siim Kallasin ja komission pääsihteerin kanssa esille kysymyksen marraskuun 2008 lopussa päättyneen valvontakomitean jäsenten toimikauden uusimisesta. Komissio on antanut tukensa nykyisten jäsenten toimikauden uusimiselle.

Komission pääsihteeri Catherine Day oli valvontakomitean kanssa samaa mieltä siitä, että tutkimusten keston valvontaa on vahvistettava, ja kehotti valvontakomiteaa tekemään kaikkensa viivästysten poistamiseksi tutkintaprosessissa. Hän korosti erityisesti sitä, kuinka tärkeää OLAFin oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiesten osallistuminen varhaisessa vaiheessa on, ottaen erityisesti huomioon vanhentumisajat. Valvontakomitea yhtyy täysin pääsihteerin kantaan.

Valvontakomitea keskusteli tutkinta- ja kurinpitotoimiston (IDOC) johtajan Michael Magnierin kanssa OLAFin ja IDOCin välisistä suhteista. Valvontakomitea oli Magnierin kanssa samaa mieltä siitä, että on tärkeää selventää näiden yksiköiden toimivaltaa ja parantaa suhteita ja jokapäiväistä operatiivista työtä. Molemmat yksiköt hyötyvät tästä. Tietojenvaihtoa on parannettava sekä tutkimusten aloittamisen yhteydessä että tutkimuksen aikana ja jatkotoimia toteutettaessa. Valvontakomitea pani tyytyväisenä merkille, että OLAFin ja IDOCin suhteet ovat parantuneet. Se katsoo kuitenkin, että yhteistyötä voidaan vielä parantaa tulevaisuudessa, jos löytyy poliittista tahtoa ja OLAF ja IDOC pyrkivät kumpikin parantamaan ja tiivistämään koordinointia.

Valvontakomitea esitteli näkemyksiään useita kertoja myös COCOBUssa. Syyskuussa 2008 valvontakomitea osallistui aktiivisesti keskusteluun, joka koski ehdotusta muuttaa asetusta (EY) N:o 1073/1999, ja korosti valvontakomitean roolia tutkimusten säännöllisessä valvonnassa asianmukaisena keinona taata OLAFin riippumattomuus. Valvontakomitean kanta hyväksyttiin asetuksen (EY) N:o 1073/1999 muuttamista koskevassa lopullisessa ehdotuksessa, jonka Euroopan parlamentti esitti joulukuussa 2008. Siinä ei pelkästään tuettu valvontakomitean roolia tapausten valvonnassa, vaan ehdotettiin, että valvontakomitean olisi saatava käyttöönsä koko asiakirja-aineisto, kun tutkimus on kestänyt yli 24 kuukautta (19).

Valvontakomitea tapasi kertomuskaudella Unkarin valtionsyyttäjän Tamás Kovácsin. Tapaamisen tarkoituksena oli arvioida kansallisille oikeusviranomaisille toimitettujen OLAFin tutkimuskertomusten laatua ja hyödyllisyyttä sekä edistää hyvää ja aloitteellista tietojenvaihtoa OLAFin ja Unkarin oikeusviranomaisten välillä. Tamás Kovács korosti Unkarin viranomaisten halukkuutta lisätä Unkarin ja muiden jäsenvaltioiden välistä yhteistyötä ja viittasi erityisesti virastonsa sopuisaan yhteistyöhön OLAFin kanssa. Suunnitteilla on jopa erillisen OLAFin työtä käsittelevän yksikön perustaminen Unkarin yleisen syyttäjän virastoon. Valvontakomitea on ilahtunut näistä suunnitelmista, jotka helpottaisivat OLAFin Unkarissa suorittamien tutkimusten tehokasta seurantaa. Unkarin petosten vastaisen koordinointiyksikön (AFCOS) roolia selitettiin OLAFin kanssa tehtävän yhteistyön osalta. Valvontakomitean mielestä on erittäin tärkeää, että jäsenvaltiot varmistavat, että OLAFin yhteyspisteenä ovat mahdollisuuksien mukaan kansalliset oikeusviranomaiset.

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

I. Valvontakomitea on tarkastellut riippumattomuutta OLAFin operatiivisessa työssä. Se päättelee, että ilmeisten suorien potentiaalisten uhkien lisäksi on olemassa hienoisempia uhkia, joista voisi olla haittaa OLAFin riippumattomuudelle tutkimusten käynnistämisen ja suorittamisen yhteydessä. Tämän vuoksi valvontakomitea on kaksinkertaistanut ponnistelunsa tutkia erilaisia tapauksia ja keskustella niistä OLAFin henkilöstön kanssa. Se pyrkii näin havaitsemaan kohtuuttoman painostuksen muodot, jotka voisivat vaarantaa OLAFin riippumattomuuden operatiivisessa työssä.

II. Valvontakomitea on tarkastellut 275:tä ajanjakson tammikuusta 2007 joulukuuhun 2008 kattavaa kertomusta tutkimuksista, jotka ovat olleet vireillä yli yhdeksän kuukautta (”yhdeksän kuukauden kertomukset”), ja 115:tä alustavien tietojen arviointia ajanjaksolta maaliskuusta joulukuuhun 2008. Valvontakomitea pani merkille, että erittäin suuri osuus (78 %) OLAFin tutkimuksista on ylittänyt yhdeksän kuukautta. Valvontakomitea havaitsi, että viivästyksiin ei ollut objektiivisia ja todennettavissa olevia syitä. Sen vuoksi valvontakomitea ei pystynyt toteamaan, oliko perusteltua käyttää niin paljon aikaa näiden tapausten käsittelyyn. Valvontakomitea suosittelee, että OLAF ilmoittaa täsmällisemmät ja tarkemmat syyt tutkimusten loppuun saattamisen viivästymiselle, ja se on esittänyt joukon suosituksia.

III. Valvontakomitea havaitsi, että yhdeksän kuukauden kertomuksissa ei useinkaan esitetä arviota ajasta, joka tarvitaan tutkimusten loppuun saattamiseen, mikä on vakava laatuongelma. Tutkinnan loppuun saattamiseen tarvittavan ajan ilmoittamisessa ei ole kyse pelkästään OLAFin lakisääteisestä velvollisuudesta valvontakomiteaan nähden, vaan aika-arviolla on keskeinen merkitys tutkimusten ja niiden kohtuuttoman keston hallinnoinnissa. Valvontakomitea toistaa aikaisemmissa lausunnoissa esittämänsä kannan, jonka mukaan yhdeksän kuukauden kertomuksia on käytettävä tutkimusten tehokkaana hallinnointivälineenä.

IV. Valvontakomitea on havainnut tutkimusten päivittäisen hallinnoinnin valvonnan olevan puutteellista. OLAFin olisi korjattava tämä tilanne. Kaikille käynnistetyille tutkimuksille olisi laadittava yksityiskohtaiset tutkimussuunnitelmat, joissa vahvistetaan sovitut aikataulut tai määräajat kaikille tutkimusvaiheille, myös arvioinneille ja jatkotoimenpiteille, ja joihin sisältyy keskeisiin suoritusmittareihin perustuva tulosten arviointijärjestelmä.

V. Valvontakomitea on tarkastellut 155:tä alustavista tiedoista ennen tapauksen käsittelyn aloittamista tehtyä arviointia ja on parhaillaan analysoimassa niitä OLAFin tutkimustoimintaa koskevan säännöllisen valvontansa puitteissa. Sen tarkoituksena on määrittää, kuinka operatiivisista toimista ja tutkimuksista vastaavat yksiköt arvioivat ja suunnittelevat tutkimuksia ja noudatetaanko riippumattomuuden, puolueettomuuden ja laillisuuden periaatteita.

VI. Valvontakomitea on tarkastellut uudelleen OLAFin vähämerkityksisiä tapauksia koskevia toimintaperiaatteita ja tutkinut siinä yhteydessä 45:tä valikoitua tapausta, joiden arvioitu taloudellinen vaikutus on alle 50 000 euroa. Valvontakomitea päätteli, että OLAFin resurssien kohdentaminen pieniin sisäisiin tutkimuksiin ei ole parasta resurssien käyttöä. Komission soveltama nollatoleranssipolitiikka ei estä sitä, että muut elimet (esimerkiksi IDOC) tutkivat OLAFin sijasta näitä tapauksia. Valvontakomitea suosittelee lisäämään toimintamenetelmien käsikirjaan kriteerejä, jotka koskevat vähämerkitysten tapausten valintaa ja käsittelyä.

VII. Valvontakomitea katsoo, että tietojenvaihtoa OLAFin ja IDOCin välillä on parannettava sekä tutkimusten aloittamisen yhteydessä että tutkimuksen aikana ja jatkotoimia toteutettaessa. Valvontakomitea pani tyytyväisenä merkille, että OLAFin ja IDOCin suhteet ovat parantuneet, mutta se katsoo kuitenkin, että yhteistyötä voidaan vielä parantaa tulevaisuudessa, jos löytyy poliittista tahtoa ja sekä OLAF että IDOC pyrkivät parantamaan ja tiivistämään koordinointia.

VIII. Valvontakomitea tutki 36 kertomusta, jotka koskevat OLAFin kansallisille oikeusviranomaisille siirtämiä tapauksia. Valvontakomitea on tyytyväinen siihen, että tällä kertomuskaudella oli edelliseen kauteen verrattuna vähemmän tapauksia, joissa vanhentumisaika aiheutti ongelmia.

IX. Yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen tuomion mukaan valvontakomitealle on ilmoitettava tapauksista, jotka on toimitettava kansallisille oikeusviranomaisille, ennen niiden toimittamista tutkimuksen osapuolten perusoikeuksien turvaamiseksi. Valvontakomitea tekee OLAFin kanssa yhteistyötä uusien työmenetelmien laatimiseksi, joissa otetaan huomioon se, ettei valvontakomitea saa puuttua vireillä oleviin tutkimuksiin.

X. Valvontakomitea haluaa, että sille ilmoitetaan kaikista perusoikeuksia ja menettelyllisiä takeita koskevista kanteluista, jotka OLAF on saanut tutkimuksen osapuolilta tai jotka se on tutkinut. Valvontakomitea haluaa, että OLAF ilmoittaa sille kaikista tapauksista, ei pelkästään kansallisille oikeusviranomaisille toimitetuista tapauksista, joissa on saatu kantelu perusoikeuksien ja menettelyllisten takeiden väitetystä rikkomisesta.

XI. Valvontakomitea kehottaa OLAFia käyttämään täysimääräisesti hyväkseen oikeudellisen neuvonnan yksikön lakimiesten palveluja tutkimusprosessin varhaisessa vaiheessa niissä tapauksissa, jotka on tarpeen siirtää kansallisille oikeusviranomaisille. Näiden lakimiesten olisi myös tutkittava tutkimuksen osapuolten perusoikeuksia koskevia kysymyksiä, ja tutkijoiden olisi sen vuoksi kuultava heitä, kun esiin nousee perusoikeuksia koskeva kysymys. OLAFin uudessa toimintamenetelmien käsikirjassa olisi vahvistettava tällaiset määräykset selkeästi.

XII. Valvontakomitea on seurannut, kuinka OLAF edistyy toimintamenetelmien käsikirjan päivittämisessä. Se on ilmaissut OLAFin pääjohtajalle epäilyksensä, jotka koskevat useita luonnoksen heikkouksia. OLAFin olisi jatkettava käytännönläheisen oppaan laatimista, joka edistää OLAFin toimintojen laillisuutta, tehokkuutta, avoimuutta ja vastuullisuutta.

XIII. Valvontakomitea korostaa sitä, kuinka tärkeää on keskittää OLAFin resurssit tutkintatoimiin (sen perustyöhön) ja välttää henkilöstön lisäämistä hallinnolliseen tukeen ja koordinointiin liittyvissä tehtävissä. Valvontakomitean mielestä on välttämätöntä asettaa kaikki toiminnot tärkeysjärjestykseen, jotta taloudellisia ja henkilöstöresursseja voitaisiin käyttää tehokkaammin. Valvontakomitea suosittelee erityisesti virkamatka- ja matkustuskuluihin liittyvien OLAFin menojen selventämistä. Nämä menot muodostavat huomattavan osuuden OLAFin koko talousarviosta.

XIV. Valvontakomitea on todennut, että onnistuminen tutkimuksissa edellyttää motivoitunutta ja ammattitaitoista henkilöstöä, jolla on kokemusta sekä vankalla henkilöstöpolitiikalla ja -strategialla luotuja erityistaitoja ja valmiuksia. Valvontakomitea toteaa, että huomattavaa edistystä on tapahtunut, erityisesti väliaikaisen henkilöstön tilanteen parantamisessa. Valvontakomitea kehottaa OLAFia jatkamaan ponnistelujaan tutkimustoimiin erikoistuneiden työntekijöiden kouluttamiseksi ja toivoo, että muihin keskeisiin henkilöstökysymyksiin, kuten henkilöstön kehittämiseen ja liikkuvuuteen, puututaan kiireesti.

XV. Valvontakomitea katsoo, että OLAFin ja komission hallinnon välistä yhteistyötä olisi pyrittävä helpottamaan entistä enemmän, jotta voitaisiin sopia sisäisistä hallinnollisista järjestelyistä, joiden ansiosta OLAF pystyisi rajoituksetta kehittämään ja panemaan täytäntöön oman henkilöstöpolitiikkansa.

(1) Ks. liite 1: Valvontakomitean kokouskalenteri.

(2) OLAFin valvontakomitean työjärjestyksen 8 artikla (EUVL L 33, 7.2.2007).

(3) Valvontakomitea hyväksyi työjärjestyksen elokuussa 2006, ja se julkaistiin helmikuussa 2007 (OLAFin valvontakomitean työjärjestys (EUVL L 33, 7.2.2007)).

(4) Ks. liite 6: Lausunto nro 3/2009 – Petostentorjuntaviraston alustava talousarvioesitys vuodeksi 2010.

(5) Asia T-48/05, Yves Franchet ja Daniel Byk v. Euroopan yhteisöjen komissio.

(6) Ks. henkilöstösääntöjen 22 a ja 22 b artikla.

(7) Tiedote OLAFin henkilöstölle, 10. marraskuuta 2008.

(8) Ks. liite 5: Lausunto nro 2/2009 – OLAFin kertomukset tutkimuksista, jotka ovat olleet vireillä yli yhdeksän kuukautta.

(9) Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 6 artiklan 5 kohta.

(10) Ks. liite 5: Lausunto nro 2/2009 – OLAFin kertomukset tutkimuksista, jotka ovat olleet vireillä yli yhdeksän kuukautta, lopulliset päätelmät ja suositukset (s. 60–63).

(11) Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohta.

(12) Euroopan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen kolmannen jaoston 8. heinäkuuta 2008 antama tuomio asiassa T-48/05, Yves Franchet ja Daniel Byk v. Euroopan yhteisöjen komissio.

(13) Asiakirja D 53/02-09-08.

(14) Asiat F-05/05 ja F-07/05, Violetti ym. v. Euroopan komissio.

(15) http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3831/html.bookmark

(16) Ks. liite 3: Lausunto nro 5/2008, OLAFin käytännöt vähämerkityksisissä väärinkäyttötapauksissa.

(17) Ks. liite 4: Lausunto nro 1/2009, OLAFin vuoden 2009 hallintosuunnitelma.

(18) Valvontakomitea lähetti 25. helmikuuta 2009 yksityiskohtaiset huomautuksensa käsikirjan yleisestä rakenteesta ja esitti ehdotuksia, jotka koskivat käsikirjan tiettyjä osia.

(19) Ks. asetuksen (EY) N:o 1073/1999 muuttamista koskevan Euroopan parlamentin lopullisen ehdotusluonnoksen 11 artiklan 3 kohta ja 14 artikla.

LIITE 1 VALVONTAKOMITEAN KOKOUSKALENTERI 2008 Kuukausi Kokouspäivät KESÄKUU tiistai 24.6. ja keskiviikko 25.6. HEINÄKUU tiistai 8.7. ja keskiviikko 9.7. SYYSKUU torstai 18.9. LOKAKUU maanantai 6.10. ja tiistai 7.10. MARRASKUU tiistai 11.11. ja keskiviikko 12.11. JOULUKUU tiistai 16.12. ja keskiviikko 17.12.

2009 Kuukausi Kokouspäivät TAMMIKUU tiistai 20.1. ja keskiviikko 21.1. HELMIKUU tiistai 17.2. ja keskiviikko 18.2. MAALISKUU tiistai 24.3. ja keskiviikko 25.3. HUHTIKUU tiistai 21.4. ja keskiviikko 22.4.

LIITE 2 VALVONTAKOMITEAN 1. KESÄKUUTA 2008 – 31. TOUKOKUUTA 2009 ANTAMAT LAUSUNNOT 2008 Lausunto nro 5/2008 OLAFin käytännöt vähämerkityksisissä väärinkäyttötapauksissa 2009 Lausunto nro 1/2009 OLAFin vuoden 2009 hallintosuunnitelma Lausunto nro 2/2009 OLAFin kertomukset tutkimuksista, jotka ovat olleet vireillä yli yhdeksän kuukautta Lausunto nro 3/2009 Petostentorjuntaviraston alustava talousarvioesitys varainhoitovuodeksi 2010

LIITE 3 LAUSUNTO nro 5/2008 OLAFin käytännöt vähämerkityksisissä väärinkäyttötapauksissa 2. joulukuuta 2008 JOHDANTO Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkintaresurssit ovat rajalliset verrattuna niiden tutkintatapausten määrään, joita sille esitetään tutkittavaksi. Vakavien EU:n taloudellisia etuja vahingoittavien petosten ja sääntöjenvastaisuuksien nopean ja tehokkaan tutkinnan takaamiseksi OLAFin resurssien tehokas käyttö on ehdottoman tärkeää. Valvontakomitea on aiemmin ilmaissut huolensa (1) siitä, että OLAF ei ole vielä kehittänyt selkeää ja yhdenmukaista tutkintapolitiikkaa ja -strategiaa. OLAFin perustamisesta annetuissa EY:n asetuksissa ja komission päätöksessä (2) ei ole erityistä mainintaa vähäisiin rahasummiin liittyvien saapuvien tietojen tai valitusten (de minimis -tapaukset eli vähämerkityksiset väärinkäyttötapaukset) luokittelemisesta tärkeysjärjestykseen. Sen vuoksi OLAFiin saapuvat tiedot ja sen suorittamat tutkimukset (vähämerkityksiset väärinkäyttötapaukset mukaan lukien) käsitellään periaatteessa samanarvoisina. OLAFin tutkinnan painopistealueet on määritelty OLAFin käsikirjassa (3) ja tämänvuotisessa hallintosuunnitelmassa. Valvontakomitealle kesäkuussa 2007 osoitetussa OLAFin tiedotteessa (4) selvitetään viraston sisäisissä tutkimuksissa soveltamaa nollatoleranssikäytäntöä ja de minimis -sääntöä. Valvontakomitea on päättänyt tutkia, millä tavoin OLAF käsittelee merkitykseltään vähäiset tapaukset, tarkoituksenaan arvioida viraston nykyisen de minimis -politiikan käytännöt ja tehokkuus. 1. TAPAUSTEN VALITSEMINEN OLAFin CMS-tietokannassa oli joulukuun 2005 ja marraskuun 2008 väliseltä ajanjaksolta (36 kuukautta) noin 2 000 loppuun käsiteltyä tapausta. Valvontakomitea valitsi niistä 45 tapausta (ks. tarkemmat tiedot liitteestä 1 (5)), joiden arvioitu taloudellinen vaikutus oli alle 50 000 euroa. Kyseinen summa valittiin rajaksi keskimääräisen tutkimuksen vähimmäiskustannusten pohjalta tehdyn kustannustehokkuuslaskelman perusteella ottaen huomioon OLAFin keskimääräisen tutkimuksen keston (28 kuukautta) ja käytettyjen resurssien määrän (kaksi tutkijaa, joista kummallakin keskimäärin 15 tapausta). Valittujen tapausten taloudellinen vaikutus jaoteltiin seuraavasti: Taloudellinen vaikutus euroina Tapausten määrä otoksessa 0–500 6 501–25 000 20 25 001–50 000 19 Yhteensä 45 Otos kattaa kaikki OLAFin käsittelemät erityyppiset tapaukset sisäisistä ja ulkoisista tutkimuksista avunanto-, valvonta-, ja koordinointitapauksiin. Valvontakomitea on tutkinut kyseiset tapaukset käymällä läpi arviointi-, väli-, loppu- ja seurantaraportit voidakseen määritellä — aloitettiinko kunkin tapauksen tutkinta OLAFin käsikirjassa määriteltyjen sääntöjen mukaisesti — oliko OLAF ainoa tai tarkoituksenmukaisin elin suorittamaan tutkimuksen (tämä koskee erityisesti sisäistä tutkintaa) — tutkimuksen keston (kuukausina) ja tapauksen tyypin — tutkimuksen seuraukset ja kansallisten viranomaisten tai EU:n toimielinten ja elinten toteuttamat tutkimuksen jatkotoimet — arvion tutkimukseen käytetyistä resursseista (tutkimukseen osallistuneiden henkilöiden lukumäärä) — luovutettiinko saapuneet tiedot tai loppuun käsitellyt tapaukset asianmukaiselle komission yksikölle. 2. ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT 2.1 Yleisiä huomautuksia OLAF käytti keskimäärin viisi kuukautta saapuvan tiedon arvioimiseen ja viisitoista kuukautta valittujen tapausten tutkimiseen. Suurimmassa osassa tapauksista oli mukana kaksi tutkijaa, ja tapaukset luokiteltiin alustavassa arvioinnissa tärkeydeltään vähäisiksi. Kuudessa tapauksessa ei suositeltu jatkotoimia tutkimuksen päätteeksi. Valvontakomitea tarkasti tutkimusten aloittamista puoltaneet perusteet OLAFin käsikirjassa määriteltyjen kriteerien pohjalta ja päätteli, että suurimmassa osassa tapauksia alustavan arviointilomakkeen perustelut tutkimuksen aloittamiselle olivat heikot ja vailla selkeitä tutkimusta puoltavia perusteita. Arviointilomakkeissa kuvaillaan väitettyjä rikkomuksia, OLAFin oikeusperustaa ja lähteen luotettavuutta, mutta ei selitetä käsikirjan mukaisia syitä tutkimuksen aloittamiselle. ”Riittävän vakavaa epäilyä” (6) on käytetty tutkimusten aloittamisen kriteerinä, mutta siitä ei ole määritelmää käsikirjassa. Kyseinen kriteeri vaikuttaa siis olevan täysin sidoksissa arvioijan ratkaisuun sen tulkitsemistavasta ja täytäntöönpanosta. Useissa tapauksissa arvioija oli suositellut tutkimuksen aloittamista, minkä yksikönpäällikkö, johtaja ja ohjauskomitea hyväksyivät, vaikka alustavassa arviointilomakkeessa ei ollut esitetty selviä kriteereitä tai syitä tutkimuksen aloittamiselle, eikä tapausta koskevassa asiakirja-aineistossa ollut mitään muita tutkimuksen aloitusta tukevia kirjallisia perusteluita. Tutkijoiden ja arvioijien käyttöön tarkoitetussa tällä hetkellä voimassa olevassa OLAFin käsikirjassa ei ole tarpeeksi selkeitä ohjeita, joiden perusteella saapuvien tietojen alustavasta arvioinnista vastaavat virkamiehet pystyisivät määrittämään, puoltaako tutkimuksen aloittamista vai ei. Tutkimusten aloittamista koskevien kriteerien selkeämpi määrittely lisäisi avoimuutta ja mahdollistaisi yhdenmukaisemman, yhtenäisemmän ja tarkoituksenmukaisemman saapuvien tietojen käsittelyn. Nykyisenä käytäntönä on, että tietojen alustavasta arvioinnista vastaava henkilö suorittaa myös varsinaisen tutkimuksen. Tällainen käytäntö, jota esiintyy muuallakin kuin OLAFissa, saattaa estää tiedon puolueettoman arvioinnin, ellei käytössä ole tutkimusten avaamiseen liittyviä selkeitä ja avoimia kriteereitä sekä perinpohjaista toiminnan valvontaa. Vaikka tutkimukset luokitellaan hyvin tärkeiksi, keskitärkeiksi tai vähän tärkeiksi, valvontakomitea ei havainnut, että vähän tärkeitä tai keskitärkeitä tapauksia olisi käsitelty jollain erityisellä tavalla. Vähän tärkeiden tapausten käsittelyä on selkeytettävä, jos ja kun resursseja irrotetaan muista tapauksista. Vaikuttaa siltä, että otoksen tutkimukset käsiteltiin samalla tavalla kuin muutkin, vaikka ne oli alustavasti luokiteltu vähän tärkeiksi tai keskitärkeiksi tapauksiksi. Yleisesti ottaen saatavilla on hyvin vähän tietoa tutkimuksen suunnittelusta sen jälkeen, kun päätös tutkimuksen aloittamisesta on tehty. Jokaista tutkimusta varten on välttämätöntä laatia selkeä ja tiivis tutkimussuunnitelma (joka sisältää tarkat tavoitteet, odotetut tulokset, riskianalyysin, määräajan, vertailukohdat ja resurssien jaon) työn organisoimiseksi, ja sitä on päivitettävä tarpeen mukaan. Suositukset1. Selkeät ohjeet ja käytännöt vähämerkityksisiä tapauksia varten on sisällytettävä käsikirjan osioon ”Toiminnalliset painopisteet”. Erityyppisiä tutkimuksia varten on määriteltävä ohjeelliset vähimmäisrahamäärät ja tutkimuksen aloittamiskriteerit2. Tärkeysluokista aiheutuvat käytännön vaikutukset tutkintaan on selkiytettävä.3. Ennen tutkimuksen aloittamista on laadittava tutkimussuunnitelma, jossa määritellään tutkimuksen tavoitteet.4. OLAFin on eriytettävä arvioijan ja tutkijan roolit toisistaan aina kun mahdollista (tarvittava kielitaito huomioon ottaen). 2.2 Sisäiset tutkimukset OLAF noudattaa sisäisissä tutkimuksissa komission nollatoleranssipolitiikkaa (7) ja katsoo yhteisön taloudellisia etuja suojaavan ja valvovan elimen ominaisuudessaan kaikkien sisäisten tapausten olevan yhtä tärkeitä. Yhteisön talousarvioon mahdollisesti kohdistuvien vaikutusten lisäksi OLAFin on otettava huomioon myös muita tekijöitä, kuten tietojen poliittinen merkitys, yhteisön maine ja/tai tapauksen vakavuus, erityisesti yhteisön henkilöstön ammattinsa harjoittamisen osalta (8). Tästä johtuen OLAF on ilmaissut (9), että sillä ei juuri ole valinnanvaraa päätöksissään aloittaa tai olla aloittamatta tutkimusta, vaan sen sijaan sitä vaaditaan tutkimaan kaikki sen toimivaltaan kuuluvat tapaukset lukuun ottamatta niin sanottuja vähäisiä väärinkäytöksiä, jotka voidaan siirtää johonkin toiseen komission yksikköön, kuten turvallisuusyksikköön tai tutkinta- ja kurinpitotoimistoon (IDOC). OLAFin keskeisin tehtävä on suojella yhteisön taloudellisia etuja. Sellaisissa tapauksissa, jotka liittyivät suhteellisen pieniin yhteisön varojen menetyksiin tai menetysten riskiin perusteettomien tai väärennettyjen korvausvaatimusten, eturistiriitojen, tukeen oikeuttamattomien kustannusten tai ulkopuolisen toiminnan salaamisen seurauksena, saapuvat tiedot olisi valvontaviraston näkemyksen mukaan voitu siirtää suoraan tutkinta- ja kurinpitotoimistoon. Poikkeuksen muodostavat tapaukset, joihin liittyy osallisina korkeita virkamiehiä, vakavia tai jatkuvia sääntöjenvastaisuus- tai petossyytöksiä tai jos tapaus liittyy johonkin toiseen OLAFin tutkimukseen tai sellaiseen yhteisön virastoon, jonka toimintaan tutkinta- ja kurinpitotoimisto ei ole toimivaltainen puuttumaan. Valvontakomitea katsoo, että tarvitaan tarkempia ohjeita siitä, minkätyyppiset tiedot voidaan luokitella vähäisiksi väärinkäytöksiksi ja milloin ne voidaan lähettää toisiin yksiköihin. Valvontakomitea painottaa, että tutkinta- ja kurinpitotoimiston kanssa tehtävässä yhteistyössä OLAFin on tärkeää luovuttaa toimistolle vähäisiä väärinkäytöksiä koskevat tiedot ja/tai hyvin vähäisiä taloudellisia vaikutuksia käsittelevien tapausten tiedot aikaisessa vaiheessa, jotta kurinpitomenettely voidaan aloittaa viipymättä. Siten voidaan varmistaa rikkomusten seuraamusten tehokas ja ripeä langettaminen. Selvityksen otoksesta 99 prosentissa tapauksista OLAFin tutkimuksia seurasi tutkinta- ja kurinpitotoimiston hallinnollinen tutkinta ja sitä seuraavat kurinpitotoimet. Yleisesti ottaen valvontakomitea katsoo, että kurinpitotoimet pitäisi määrätä viipymättä, kuten Euroopan yhteisöjen tuomioistuin on todennut (10). Se edellyttää sitä, että OLAF luovuttaa tiedot ripeästi tutkinta- ja kurinpitotoimistolle tai muulle asianmukaiselle komission yksikölle, ja kaikenlaista päällekkäistä tutkintaa tulisi välttää. Tämä on erityisen tärkeää, jos tapauksessa osalliset henkilöt eivät ole virkasuhteessa tai jos heidän palvelussuhteensa on pian päättymässä, kuten asia oli muutamassa tutkintaotoksen tapauksessa. Valvontakomitean mielestä kyseisissä tapauksissa tiedot olisi pitänyt lähettää suoraan tutkinta- ja kurinpitotoimistoon aloittamatta tutkimusta OLAFissa. Valvontakomitea suhtautuu positiivisesti OLAFin viimeaikaisiin pyrkimyksiin vahvistaa yhteistyötään sekä tutkinta- ja kurinpitotoimiston että muiden komission yksiköiden kanssa ja tukee vastaavanlaisen yhteistyön lisäämistä entisestään. Tiiviimpi yhteistyö tehostaa saapuvan tiedon ohjaamista suoraan asianmukaisille yksiköille ilman, että tietoja tarvitsee käsitellä OLAFissa. Erityisesti yhteistyötä pitäisi pyrkiä parantamaan OLAFin ja kyseisten yksiköiden välisessä tiedonvaihdossa. Yhteistyöjärjestelyiden ei tulisi kuitenkaan rajoittaa OLAFin keskeisiä vastuualueita eikä itsenäistä toimintaa. Valvontakomitea uskoo, että yhteistyötä lisäämällä OLAF voisi vapauttaa lisää resursseja vakavampien petos- ja sääntöjenvastaisuustapausten tutkintaan, jossa se on yhteisön ainoa mahdollinen tutkintaa suorittava elin. OLAFin tavoitteena on yhteisön varojen kustannustehokas käyttö, joten valvontakomitean mielestä olisi OLAFin ja muiden yksiköiden etujen mukaista, että ne jakaisivat sisäisiin tutkimuksiin liittyvää asiantuntemusta ja tietämystä keskustelemalla ja vaihtamalla säännöllisesti tietoja meneillä olevista tutkimuksista asettamatta kuitenkaan liian tarkkoja tai yksityiskohtaisia sääntöjä. Lopuksi valvontakomitea teki havaintoja sisäisten tutkimusten oikeudellisista jatkotoimenpiteistä. Suurimmassa osassa otoksen tapauksista ei suositeltu tai aloitettu oikeudellisia jatkotoimenpiteitä useista syistä, kuten vanhentumisajoista tai rikostutkimukseen tarvittavien todisteiden riittämättömyydestä, johtuen. Valvontakomitean päätelmä on, että useissa otoksen tapauksissa kansalliset oikeusviranomaiset eivät pystyneet käsittelemään vähämerkityksisiä tapauksia työkuormituksen ja tärkeämpien tehtävien vuoksi. Valvontakomitean mielestä vähämerkityksisten tapausten oikeudellisten jatkotoimenpiteiden toteuttamismahdollisuudet pitäisi kartoittaa tarkemmin ennen tutkinnan aloittamista tai tapausten edelleen toimittamista. Myös rakentava tiedonvaihto kansallisten oikeusviranomaisten kanssa on ensiarvoisen tärkeää, jotta pystytään varmistamaan päätökseen saatettujen tapausten tehokkaat jatkotoimet. Suositukset1. OLAFin pitäisi määritellä tarkemmin sisäisiä tutkimuksia koskeva nollatoleranssipolitiikkansa ja päättää erityisesti, miten käsitellä vähäisiin taloudellisiin vaikutuksiin liittyvien tutkimusten tiedot. Käytännöistä pitäisi olla selkeä maininta käsikirjassa.2. OLAFin pitäisi välittää saapuvat tiedot vähäisistä väärinkäytöstapauksista ja/tai vähäisiin taloudellisiin vaikutuksiin liittyvistä tapauksista muihin komission yksiköihin aloittamatta tutkimusta itse, mikäli käytettävissä on muita tutkimuskanavia. On tarpeen selkiyttää, milloin tiedot pitäisi lähettää tutkinta- ja kurinpitotoimistoon ja muihin komission yksiköihin, ja määritellä vähäisen väärinkäyttötapauksen käsite.3. OLAFin pitäisi lisätä sisäisiin vähämerkityksisiin tapauksiin liittyvää tiedonvaihtoa muiden komission yksiköiden kanssa.4. OLAFin pitäisi keskittää toiminnalliset painopisteensä monimutkaisten ja vakavien tapausten tutkintaan, jotta se voi hyödyntää niukat voimavaransa tehokkaammin ja siten lisätä yhteisön varojen kustannustehokasta käyttöä. 2.3 Ulkoiset tutkimukset Ulkoisissa tutkimuksissa yhteisöjen taloudellisten etujen valvonta toteutetaan yhteistyössä jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa (11). OLAFilla on yleisesti ottaen suurempi vapaus ja enemmän liikkumavaraa sen tehdessä päätöksiä tutkimusten aloittamisesta. Käsikirjan (12) mukaisesti tutkimusta aloitettaessa pitää ottaa huomioon tietyt kriteerit, kuten toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaate. Kuitenkin jos jäsenvaltiossa ei ole vastuunalaista viranomaista, joka voi aloittaa tutkimuksen, on OLAF ainoa organisaatio, jolla on tutkintavaltuudet. Otoksen tapaukset koskivat vähäisiä sääntöjenvastaisuuksia yhteisön ohjelmien täytäntöönpanossa, ja useimmiten niihin liittyi epäilys eturistiriidoista, perusteettomista maksuista tai hankkeiden varojen huonosta hallinnasta. Valvontakomitea katsoi selvityksessään erityisesti tapausten vakavuutta, tutkimusten aloituskriteerejä, kansallisten viranomaisten toimia ja jatkotoimenpiteitä. Valvontakomitea totesi, että samoin kuin vähämerkityksisiä tapauksia koskevissa sisäisissä tutkimuksissa, otoksen ulkoisiin tutkimuksiin liittyvissä tapauksissa ei ollut käytetty selkeitä kriteereitä päätettäessä tapausten käsittelyyn ottamisesta. Se katsoo, että nykyinen käytäntö ja ulkoisten tutkimusten tärkeysjärjestyksen asettaminen ei ole selkeä. Ulkoisten tutkimusten aloittamista koskevia kriteereitä (mukaan lukien ohjeelliset vähimmäisrahamäärät) on tarpeen selkeyttää, jotta voidaan välttää vähämerkityksisten tapausten käsittelyn aloittaminen. Valvontakomitean mielestä strategia ja selkeä tärkeysjärjestys takaisivat yhteisön niukkojen resurssien tehokkaamman käytön sekä varojen kohdistamisen mahdollisuuksien mukaan vakavampien tapausten tutkimiseen. Valvontakomitean mielestä OLAFin resursseja ei käytetä optimaalisesti, jos käsittelyyn otetaan säännöllisesti tapauksia, joilla on hyvin vähäiset, tutkimuksen kustannukset ylittävät, taloudelliset vaikutukset. Otoksen perusteella valvontakomitea havaitsi, että hyvin usein asianmukainen yhteisön yksikkö tai virasto oli aloittanut tapauksen vaatiman taloudellisen seurannan, aiheettomasti maksettujen varojen takaisinperinnän ja/tai kurinpitotoimenpiteet (esimerkiksi yrityksen nimen lisääminen ennakkovaroitusjärjestelmään) OLAFin suorittaman tutkimuksen aikana tai sitä ennen. Valvontakomitealle ei raporttien perusteella selvinnyt OLAFin suorittamien tutkimusten lisäarvo kyseisissä vähäisissä sääntöjenvastaisuustapauksissa, varsinkaan taloudellisen seurannan osalta, sillä ohjelman täytäntöönpanosta vastaava yksikkö oli jo antanut perintämääräyksen, mihin sillä oli valtuudet heti kun tieto mahdollisesta petoksesta tai sääntöjenvastaisuudesta oli tullut ilmi. Lisäksi valvontakomitea pani merkille, että OLAFin ohjauskomitean aloittamat tutkimukset vietiin päätökseen tapauksen käsittelyä lopettamatta, vaikka odotetut jatkotoimenpiteet olisi saatettu päätökseen jo tutkimuksen aikana. Oikeudellisten jatkotoimenpiteiden osalta valvontakomitea havaitsi, että OLAFilla on usein itsestään riippumattomista syistä vaikeuksia saada kolmansilta mailta tietoja jatkotoimenpiteiden tilasta. Siitä syystä tiedot käsitellään pääasiassa kyseissä maissa sijaitsevissa komission lähetystöissä, ja OLAFin osallistuminen on vähäistä. Suositus1. On tarpeen kehittää ulkoisia tutkimuksia koskeva de minimis -strategia ja määrittää kyseisten tutkimusten vähimmäisrahamäärät. 2.4 Avunanto-, valvonta- ja koordinointitapaukset Vähämerkityksisiä tapauksia koskevassa selvityksessä otokseen sisällytettiin useita avunanto-, valvonta- ja koordinointitapauksia. Näiden toimien oikeusperustan muodostavat EY:n perustamissopimus ja asiaan liittyvät asetukset (13), jotka velvoittavat OLAFia avustamaan jäsenvaltioita yhteistyön organisoimisessa ja toimintojen koordinoimisessa yhteisön taloudellisten etujen suojaamiseksi petoksilta. Valvontakomitea päätteli, että olisi erittäin hyödyllistä lisätä OLAFin käsikirjaan ohjeet saapuvan tiedon käsittelystä tämän tyyppisissä tapauksissa, samoin kuin sisäisissä ja ulkoisissa vähämerkityksisissä tapauksissa, erityisesti tapausten tärkeysjärjestykseen ja valintaan liittyen (tutkimusten aloittamiskriteerit). Komitean päätelmä selvityksen otoksesta oli, että tapausten käsittelystä (tutkimuksen ja jatkotoimenpiteiden toteuttaminen) vastasi aina kansallinen viranomainen, ja näin ollen OLAFin rooli oli hyvin rajallinen verrattuna ulkoisiin ja sisäisiin tapauksiin, joissa OLAF suoritti varsinaisiin tutkimuksiin liittyvät tarkastukset ja tietojen todentamisen. Tästä johtuen valvontakomitea katsoi, ettei OLAF tuonut lisäarvoa kyseisiin tapauksiin, minkä vuoksi sen resurssien käytön laajuutta tämän tyyppisissä toimissa olisi harkittava, jos resursseista on puutetta ulkoisissa ja sisäisissä tutkimuksissa. Suositus1. OLAFin käsikirjaan on sisällytettävä avunanto-, valvonta- ja koordinointitapausten tärkeysjärjestystä ja valintaa koskevat kriteerit. (1) Ks. esimerkiksi valvontakomitean vuosikertomusten joulukuu 2005–toukokuu 2007 ja kesäkuu 2007–toukokuu 2008 päätelmät ja suositukset. (2) Asetukset (EY) N:o 1073/1999 ja N:o 1074/1999; komission päätös, tehty 28 päivänä huhtikuuta 1999 (EYVL L 136, 31.5.1999, s. 20). (3) OLAFin 25. helmikuuta 2005 julkaistun käsikirjan kohta 3.2. Toiminnalliset painopisteet: Sisäisissä tutkimuksissa otetaan huomioon seuraavat kriteerit: rikosten tai kurinpitorikkomusten vakavuus, rikollisjärjestön, yksittäisen toimijan tai korkeiden virkamiesten osallisuus, vallan väärinkäyttö, EU:n maineeseen tai uskottavuuteen kohdistuvat negatiiviset vaikutukset sekä onko tutkimusta pyytänyt jokin EU:n toimielin tai yksikkö. Ulkoisissa tutkimuksissa käytössä on viisitoista kriteeriä, kuten taloudellisen vaikutuksen merkittävyys, yleinen etu jne. (4) 18. kesäkuuta 2007 päivätty sisäinen tiedote OLAFin sisäisissä tutkimuksissa sovellettavasta nollatoleranssista ja de minimis -säännöstä. Tiedotteessa selvitetään komission nollatoleranssipolitiikan yleisiä periaatteita sekä sisäisten tutkimusten aloittamiseen ja kansallisille viranomaisille osoitettavien loppukertomusten lähettämiseen liittyvää de minimis -sääntöä. Tiedotteen lopussa todetaan, että OLAFin on pysyttävä oman toimivaltuutensa rajoissa tutkimuksia aloittaessaan ja että vähäiset rikkomukset, joilla ei ole yhteyttä yhteisöjen taloudellisiin etuihin, olisi käsiteltävä jossakin muussa yksikössä kuin OLAFissa. (5) Liite 1: 12-sivuinen asiakirja, jossa analysoidaan tapaukseen liittyvää tietoa. Ei julkaista. (6) Asia C-11/00, komissio v. EKP, tuomio 10.7.2003, Kok. 2003, kohta 141, ja asia C-15/00, komissio v. EIP, tuomio 10.7.2003, Kok. 2003, kohta 164. (7) 18. kesäkuuta 2007 päivätty sisäinen tiedote OLAFin sisäisissä tutkimuksissa sovellettavasta nollatoleranssista ja de minimis -säännöstä. (8) 28 päivänä huhtikuuta 1999 tehdyn komission päätöksen 2 artiklan 1 kohta (EYVL L 136, 31.5.1999, s. 20). (9) Käsikirjan kohta 3.2.1.1. sisäisten tutkimusten toiminnallisista painopisteistä. (10) Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen tuomio asiassa C-270/99, 27. marraskuuta 2001; ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen tuomio asiassa T-307/01, 10. kesäkuuta 2004; julkisasiamiehen lausunto asiassa C-270/99, 22. maaliskuuta 2001. (11) EY:n perustamissopimuksen 280 artiklan 2 kohta. (12) Kohta 3.2.1.2. Ulkoiset tutkimukset – tarkoituksenmukaisuus, s. 63. (13) EY:n perustamissopimuksen 280 artikla, asetuksen (EY) N:o 1073/99 1 artiklan 2 kohta ja asetuksen (EY, Euratom) N:o 2988/95 9 artiklan 1 kohta.

LIITE 4 LAUSUNTO nro 1/2009 OLAFin vuoden 2009 hallintosuunnitelma Bryssel 19. maaliskuuta 2008 Valvontakomitea on tarkastellut OLAFin vuoden 2009 hallintosuunnitelman julkista osaa ja sisäiseen käyttöön tarkoitettuja liitteitä. Se on kiinnittänyt erityistä huomiota tutkimusten tavoitteisiin, indikaattoreihin ja odotettuihin tuloksiin ja pohtinut niiden yhteyttä OLAFin muuhun toimintaan. Valvontakomitea haluaa ensiksikin kiittää OLAFia selkeästä, hyvin jäsennellystä ja tarkasta hallintosuunnitelmasta. Lisäksi se on pannut tyytyväisenä merkille, että hallintosuunnitelmassa viitataan valvontakomitean esittämiin suosituksiin. Valvontakomitea esittää seuraavassa joitakin pohdintoja ja havaintoja vuoden 2009 hallintosuunnitelmasta. 1. Julkinen osa Valvontakomitea toteaa, että vuoteen 2008 verrattuna OLAF on muuttanut yleistavoitteeseen liittyvää tulosindikaattoria ja -tavoitetta ”petosten vähentämisestä” asiakaspalautteen merkityksen korostamiseen. Valvontakomitea kannattaa tätä lähestymistapaa ja toteaa sen vastaavan lausunnossa nro 3/2006 annettua suositusta, jonka mukaan OLAFin sidosryhmät olisi otettava mukaan määrittelemään kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia standardeja ja vertailuarvoja viraston toiminnalle. Sen vuoksi valvontakomitea toistaa aiemman kehotuksensa, että OLAFin olisi otettava käyttöön keskeisiä sidosryhmiään varten säännöllinen palautejärjestelmä. Valvontakomitea on tarkastellut vuosina 2007 ja 2008 toteutettujen Eurobarometrien ja komission omien selvitysten tuloksia ja niistä tehtyjä analyyseja (jotka OLAF on toimittanut valvontakomitealle) selvittääkseen ”sidosryhmille suunnattujen kyselyjen tulosten tehokasta hyödyntämistä” koskevan yleistavoitteen tulosindikaattorin toteutumista. Johtopäätöksenä on, että selvityksissä ei käsitellä OLAFin palvelujen toimivuutta tai tuloksekkuutta eikä esitetä lainkaan niitä koskevia tietoja. Siksi valvontakomitea epäilee, onko tuloksista OLAFille hyötyä sen arvioidessa hallintosuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteutumista operatiiviselta näkökannalta. Lisäksi valvontakomitea suhtautuu varauksellisesti selvityksiin sen takia, että niissä ei yleensä ole kuultu henkilöitä, jotka tekevät yhteistyötä suoraan OLAFin kanssa. Valvontakomitea ehdottaa sen vuoksi, että OLAF toteuttaa kohdennetun ja räätälöidyn selvityksen saadakseen selville niiden jäsenvaltioiden viranomaisten ja EU:n toimielinten ja virastojen edustajien näkemykset, jotka ovat tekemisissä OLAFin kanssa päivittäin. Tällaisista tiedoista olisi enemmän hyötyä vuoden 2009 hallintosuunnitelman kannalta. Toinen selvitysten tuloksia koskeva huomio oli, että OLAFin toiminta ei ole kovin tunnettua. OLAFin olisi otettava tämä seikka huomioon tulevia toimia suunnitellessaan. Esimerkiksi vuoden 2008 Eurobarometrin (johon oli valittu satunnaisesti 25 000 EU:n kansalaista) keskeisiä havaintoja oli se, että 59 prosenttia vastaajista ei ollut koskaan kuullutkaan OLAFista ja että 20 prosenttia vastaajista oli kyllä kuullut OLAFista, mutta ei osannut tai halunnut sanoa, luottivatko he virastoon. Komission selvityksen tulokset olivat samansuuntaiset: sen henkilöstöllä ei ollut kokemuksia OLAFin kanssa asioimisesta eikä siten myöskään mielipidettä sen toiminnasta. Valvontakomitea kehottaa OLAFia ottamaan nämä tulokset huomioon vuoden 2010 hallintosuunnitelmassa. Valvontakomitea pitää tervetulleena erityistavoitetta 1, joka koskee OLAFin toiminnan tehokkuuden ja tuloksekkuuden mittaamista. Vuoden 2009 tavoitteena on puuttua vakaviin petoksiin. Tämä on sopusoinnussa niiden huomautusten kanssa, joita valvontakomitea on esittänyt vuoden 2008 hallintosuunnitelman osalta, sekä valvontakomitean lausunnossa nro 3 vähäisistä tapauksista esitettyjen huomioiden kanssa. Valvontakomitea panee tyytyväisenä merkille parannetun strategian, jota sovelletaan vähäisiä tapauksia koskevaan sääntöön sisäisten tutkimusten yhteydessä. Tätä strategiaa kuvattiin hiljattain kirjeessä, joka käsitteli vähäisiin tapauksiin sovellettavia toimintaperiaatteita. Valvontakomitea haluaisi saada lisätietoja erityisesti ”vakavien” ulkoisten tutkimusten valintakriteereistä. Samalla se kehottaa OLAFia laatimaan selkeämmän ja johdonmukaisemman strategian ja suuntaviivat siitä, millaisia tapauksia se aikoo tutkia vuonna 2009. Lisäksi valvontakomitea korostaa, että OLAFin toimintakäsikirjan luonnokseen (2.3 kohta) olisi lisättävä selitys siitä, miten toiminnan painopisteet määritellään. Valvontakomitea on OLAFin kanssa yhtä mieltä siitä, että toiminnan tuloksekkuus on tärkeä tekijä, joka edistää yleistavoitteen saavuttamista. Valvontakomitea haluaisi lisätietoja siitä, miten indikaattori 1.1 eli ”raja-arvoja ja jatkotoimien käynnistämiseen sovellettavia kriteerejä koskevien suuntaviivojen noudattaminen” edistää tavoitteen saavuttamista vuonna 2009. Valvontakomitea katsoo, että tutkimusten tehokkuutta voitaisiin mitata paitsi selvitysastetta ja tutkimusten kestoa koskevien kriteerien avulla myös ottamalla käyttöön järjestelmä tai keino, jolla voitaisiin valvoa säännöllisesti tutkimuksia (myös niiden laatua). Tavoitteena olisi viiveiden vähentäminen ja ongelmien ratkaiseminen heti niiden ilmaannuttua. Valvontakomitea haluaisi lisätietoja 18 kuukauden varoitusjärjestelmästä, joka mainitaan hallintosuunnitelmassa erityistavoitteen 1 yhteydessä. Kuten hallintosuunnitelmassa todetaan, noin 25 prosenttia tutkimuksista kestää edelleen kauemmin kuin 24 kuukautta, joka on viraston johdon asettama yläraja. Koska tämä suuntaus on jatkunut viime vuosina, valvontakomitea pohtii, ovatko tehokkuutta kuvaavat indikaattorit riittävä keino vähentää viiveitä. Samoin kuin vuoden 2008 hallintosuunnitelman yhteydessä, valvontakomitea pitää ongelmallisena sitä, että tapausten selvitysasteen (tulosindikaattori 2.2) olisi oltava lähellä yhtä, jos se lasketaan kalenterivuoden aikana käynnistettyjen uusien tapausten pohjalta. OLAFin johdon olisi toteutettava lisätoimenpiteitä, jotta käsiteltävänä olevat tapaukset (noin 440 tapausta joulukuussa 2008) saadaan päätökseen, sillä mainitun tavoitteen saavuttaminen ei vähennä tapausten määrää. Tämä seikka vahvistetaan myös lokakuussa 2008 pidetyn johtajien kokouksen pöytäkirjassa, jossa todetaan, että selvitysaste huononi vuoden 2008 alkupuoliskolla ja tapausten määrä kasvoi. Lisäksi valvontakomitea huomauttaa, että toiminnan tehokkuutta ja tuloksekkuutta mitataan yksinomaan tutkimusten kannalta, eikä siinä oteta huomioon muita operatiivisia toimia tai tukipalveluja. Valvontakomitea katsoo, että OLAFin tukipalvelut (muut operatiiviset toimet ja hallinnolliset palvelut) olisi myös sisällytettävä strategiaan, jotta OLAFista tulisi todella huipputason hallinnollinen tutkintaelin. Jatkossa kannattaisi pohtia sitä, miten muut toimet edistävät OLAFin tutkimustoimintaa ja kuinka tätä voitaisiin mitata hallintosuunnitelmassa. Valvontakomitea toteaa, että erityistavoitteeseen nro 2 (”yhteistyökulttuurin edistäminen petosten ja korruption torjumiseksi”) liittyvä tehokas viestintästrategia ei sisällä selkeää politiikkaa viraston sisäistä viestintää varten. Valvontakomitea on tarkastellut OLAFin käsittelemiä tapauksia. Niiden pohjalta on ilmeistä, että viraston yksiköiden ja osastojen toimintaa voitaisiin koordinoida tehokkaammin. Valvontakomitea suosittaa sen vuoksi, että hallintosuunnitelmaan otetaan mukaan sisäisen viestinnän strategia, jonka avulla voidaan parantaa tietojen jakamista ja lisätä OLAFin henkilöstön keskuudessa tietoisuutta viraston toiminnasta. 2. Sisäiseen käyttöön tarkoitetut liitteet Valvontakomitea pitää tervetulleena kauppa- ja tullialalla toteutettaviin tutkimuksiin sovellettavaa, rahoitusvaikutuksia koskevaa indikaattoria. Samoin se suhtautuu myönteisesti periaatteeseen keskittää toiminta tapauksiin, joiden arvioidut rahoitusvaikutukset ylittävät 1 miljoonan euron rajan. Valvontakomitea on tarkastellut A- ja B-linjojen tutkimusten ja toiminnan tehokkuutta ja haluaisi erityisesti tietää, miten tutkimusten kestoa ja mahdollisia viiveitä valvotaan tällä hetkellä. Valvontakomitea pitää myönteisenä sitä, että kaikki tapaukset käydään järjestelmällisesti läpi 18 kuukauden välein, ja kehottaa OLAFia tarkistamaan, riittääkö tämä järjestelmä ehkäisemään viiveet. Valvontakomitea haluaisi lisätietoja uudesta ”vireilläolovaiheesta”. Yleisesti ottaen valvontakomitea korostaa, että tiukka valvontajärjestelmä on tarpeen, jotta voidaan vähentää viiveitä ja varmistaa korkealaatuinen tapausten käsittely. Samoin kuin vuoden 2008 hallintosuunnitelman yhteydessä, valvontakomitealla on epäilyksiä siitä, onko hyödyllistä käyttää indikaattorina niiden loppuun saatettujen tutkimusten prosenttiosuutta, joiden osalta toteutetaan taloudellisia/oikeudellisia/hallinnollisia jatkotoimia, sillä tutkimusten tuloksia on vaikea arvioida varhaisessa vaiheessa. Valvontakomitea toistaa jälleen, että tulosindikaattoria, jonka mukaan tapaukset olisi ratkaistava 24 kuukauden kuluessa, ei saavutettu vuonna 2008 eikä sitä ole myöskään saavutettu neljän viime vuoden aikana. Lokakuussa 2008 järjestetyn johtajien kokouksen pöytäkirjassa todetaan, että ainoastaan 49 prosenttia tutkimuksista saatiin päätökseen alle 24 kuukaudessa vuoden 2008 alkupuoliskolla. Vireillä olleen tutkimuksen keskimääräinen kesto vuoden 2008 alkupuoliskolla oli 27 kuukautta. Valvontakomitea epäilee, onko tavoite saavutettavissa myöskään vuonna 2009, etenkin jos OLAF pyrkii keskittymään monimutkaisempiin tapauksiin eikä sille myönnetä lisäresursseja. Hallintosuunnitelmassa (1.2 kohta, tehokkuus) todetaan, että arvioinnit muodostavat noin 50 prosenttia tutkijoiden työstä (48 % A-linjalla ja 54 % B-linjalla). Valvontakomitea toteaa, että tutkimusten passiivista vaihetta varten ei ole määritelty tavoitteita eikä hallintosuunnitelmassa ole tietoja arviointien keskimääräisestä kestosta. Valvontakomitean mukaan olisi harkittava, miten tutkimuksen passiivinen vaihe voitaisiin sisällyttää hallintosuunnitelmaan, sillä se kuluttaa vähäisiä resursseja ja on tärkeä seikka määriteltäessä esimerkiksi todisteiden vanhentumisaika ja päätettäessä OLAFin tapausten loppuraporttien pohjalta suoritettavista jatkotoimista. Lopuksi valvontakomitea haluaisi huomauttaa, että eräät tukitoimia koskevista tulosindikaattoreista (esim. järjestettyjen kokousten lukumäärä, sujuva yhteistyö ja saatu palaute) ovat liian yleisluonteisia tai vaikeasti mitattavia ja/tai niiden osalta ei ole selvästi ilmoitettu, miten niitä olisi seurattava suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Lisäksi valvontakomitea epäilee kyseisten indikaattorien sopivuutta ja tehokkuutta viraston toiminnan arvioinnissa.

LIITE 5 LAUSUNTO nro 2/2009 OLAFin kertomukset tutkimuksista, jotka ovat olleet vireillä yli yhdeksän kuukautta Bryssel 28.5.2009 I OSA JOHDANTO Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) pääjohtaja antaa kuukausittain valvontakomitealle kertomuksen, jossa on tiivistelmä kaikista yli yhdeksän kuukautta vireillä olleista tutkimuksista, jäljempänä ”yhdeksän kuukauden kertomukset”. Yhdeksän kuukauden kertomuksissa ilmoitetaan syyt, joiden vuoksi tutkimuksia ei ole voitu saattaa päätökseen, sekä arvio ajasta, joka tarvitaan kunkin tutkimuksen valmistumiseen. Tutkimusten kesto on toimielinten ja OLAFin itsensä (1) yhteinen huolenaihe, sillä viivästymisillä saattaa olla kielteisiä seurauksia tutkimukseen osallistuvien tahojen ja myös OLAFin tutkimusten perusteella toteutettavien hallinnollisten, oikeudellisten ja taloudellisten jatkotoimien kannalta. Tutkittavina olevien tapausten ruuhkautuminen, joka johtuu viivästyneiden tapausten suuresta määrästä, haittaa myös OLAFin päivittäistä työskentelyä, sillä pelkkä vanhojen tapausten hallinnointi vie huomattavasti resursseja pois viraston ensisijaisista tehtävistä. OLAFilla on kymmenen vuoden ajalta poikkeuksellista ja laajaa kokemusta tutkimustoiminnasta Euroopassa ja sen ulkopuolella. OLAFin merkitys ja maine kasvavat koko ajan. Sen vuoksi on erittäin tärkeää, että asioiden tutkinta saadaan päätökseen mahdollisimman lyhyessä ajassa. Valvontakomitean tehtävä Tämän valvontakomitean toteuttaman tarkastelun yleistavoitteena on arvioida tutkimusten kestoa ja syitä niiden mahdolliseen perusteettomaan pitkittymiseen, jotta voidaan varmistaa, että tutkimukset suoritetaan keskeytyksettä ja että niiden kesto on oikeassa suhteessa olosuhteisiin ja tutkittavan asian vaikeusasteeseen (2). Tällä säännöllisellä valvonnalla valvontakomitea pyrkii ensisijaisesti vahvistamaan OLAFin riippumattomuutta varmistamalla, että ulkopuoliset tahot eivät puutu tutkimusten puolueettomaan toteutukseen eivätkä viiveet ole esteinä tavoiteltujen tutkimustulosten saavuttamiselle, esimerkiksi vanhentumisajan päättymisen vuoksi. Valvontakomitea antaa nyt toista kertaa lausuntonsa yhdeksän kuukauden kertomuksista. Valvontakomitea antoi huhtikuussa 2007 lausunnon nro 1/2007 tutkittuaan kaikki 150 yhdeksän kuukauden kertomusta, jotka kattoivat vuoden 2006 tammi- ja joulukuun välisen ajan. Kyseisen lausunnon tarkoituksena oli arvioida kahta eri osa-aluetta. Lausunnossa arvioitiin ensinnäkin sitä, sisältyikö kertomuksiin riittävästi tietoa, jotta valvontakomitea voi hoitaa valvontatehtävänsä, ja toiseksi sitä, missä määrin OLAF voi käyttää kertomuksia hallinnointivälineenä, jonka avulla tutkimukset saadaan onnistuneesti ja kohtuullisessa ajassa päätökseen. OLAF hyväksyi lausunnossa esitetyt päätelmät ja suositukset ja toimi niiden mukaisesti (3). Valvontakomitea totesi lausunnossa nro 1/2007, että se ottaisi jatkossa tarkempaan tarkasteluun syyt, joiden vuoksi tutkimuksia ei ole saatu valmiiksi OLAFin ilmoittamassa ajassa. OLAFin yhdeksän kuukauden kertomukset Tämä lausunto perustuu 275 yhdeksän kuukauden kertomuksen tarkasteluun (yhteensä 424 vireillä olevasta tapauksesta) tammikuun 2007 ja joulukuun 2008 väliseltä jaksolta sekä 115:een alustavien tietojen arviointiin, jotka koskevat OLAFin valvontakomitealle vuoden 2008 maaliskuun ja joulukuun välisenä aikana lähettämiä yhdeksän kuukauden kertomuksia (4). OLAFin tutkijat laativat alustavien tietojen arvioinnit ennen kuin päätös tutkinnan aloittamisesta tehdään. Arvioinnit sisältävät myös alustavia työsuunnitelmaehdotuksia. Myös tapausten hallinnointijärjestelmä tarkastettiin, jotta voitaisiin määrittää, missä vaiheessa tapausten käsittely on. Kertomukset jakautuivat aloittain seuraavasti (5): — 47 sisäistä tutkimusta: EU:n toimielimet, joita koskevissa tutkimuksissa OLAF on johtavassa asemassa ja sen toimivalta menettelyjen osalta on määritelty selkeästi (6) — 11 sisäistä/ulkoista tutkimusta: EU:n elimet, joita koskevissa tutkimuksissa OLAFilla on johtava asema (7) — 51 suoria menoja ja ulkomaanapua koskevaa tutkimusta: OLAFilla on johtava asema tällä alalla, jolla tutkimusten suorittamista koskevat säännöt perustuvat myös kolmansien maiden kanssa tehtyihin sopimuksiin (8) — 46 ulkomaanapua koskevaa tutkimusta: OLAFilla on johtava asema tällä alalla, jolla tutkimusten suorittamista koskevat säännöt perustuvat myös kolmansien maiden kanssa tehtyihin sopimuksiin (9) — 43 maataloutta koskevaa tutkimusta: OLAFilla on näissä tutkimuksissa vahvat ja selkeästi määritellyt lakisääteiset toimivaltuudet; maatalousala kattaa kuitenkin myös ne tulliasiat, joissa on kyse maataloustuotteista ja joissa OLAFin ensisijaisena tehtävänä on koordinointi ja avustaminen (10) — 51 tulli I- ja tulli II -tutkimusta: OLAFin tehtävänä tällä alalla on koordinoida ja avustaa, ja tutkimusten kesto on pitkälti riippuvainen asiassa osallisina olevien jäsenvaltioiden tai kolmansien maiden toiminnasta (11) — 26 rakennetoimia koskevaa tutkimusta, joiden suorittamisessa OLAF voi tukeutua vankkaan oikeusperustaan (12). OLAF on laatinut mallilomakkeen yhdeksän kuukauden kertomuksia varten. OLAFin yhdeksän kuukauden kertomusten mallilomakkeella luetellaan etukäteen määriteltyjä syitä, joiden vuoksi tutkimuksia ei ole voitu saattaa päätökseen. Tutkijat ilmoittivat lomakkeella seuraavia syitä (13): — ”Tutkintaan on myönnetty runsaasti resursseja, mutta operatiivisen/tutkinnallisen työmäärän vuoksi tarvitaan lisäaikaa”: 133 kertomuksessa (50 prosenttia); — ”Taktinen tauko tutkinnassa”: 16 kertomuksessa (6 prosenttia); — ”Resurssien puute”: 30 kertomuksessa (11 prosenttia); — ”Asia oli vähemmän tärkeä ja resurssit rajalliset”: 12 kertomuksessa (5 prosenttia); — ”Jäsenvaltion, komission yksiköiden, muun toimielimen tai yksityishenkilön/yrityksen yhteistyöhaluttomuus”: 43 kertomuksessa (15 prosenttia); — ”Muu syy: ks. kyseinen asia”: 77 kertomuksessa (27 prosenttia). Kyseisestä alasta vastaavan yksikön päällikkö sekä kunkin tutkinnan ja jatkotoimien linjan päällikkö varmentavat OLAFin tutkijoiden laatimien yhdeksän kuukauden kertomusten sisällön hyväksymismerkinnällään. Syyt ”taktinen tauko tutkinnassa” ja ”asia oli vähemmän tärkeä ja resurssit rajalliset” poistettiin luettelosta tammikuussa 2008, jolloin yhdeksän kuukauden kertomuksen mallilomaketta (14) muutettiin. Tämän tarkastelun tarkoitus ja menetelmät Jokaisen tutkimusviraston kannalta on olennaisen tärkeää pystyä esittämään selkeät syyt tutkintaprosessissa ilmenneille viiveille ja esteille. Tämä mahdollistaa tarkempien tutkimussuunnitelmien ja -strategioiden laatimisen sekä riittävän henkilöstön osoittamisen, ulkoisen yhteistyön yksityiskohtaisemman arvioinnin, tutkittavien asioiden asettamisen tärkeysjärjestykseen ja tutkintapolitiikan määrittämisen. Lisäksi valvontakomitea voi valvoa OLAFin tutkimusten kestoa ja varmistaa, että ulkopuoliset tahot eivät puutu niihin ja että niissä ei tehdä puolueellisia päätöksiä, vain silloin, kun viiveille esitetään objektiiviset ja tarkistettavissa olevat syyt. Joulukuussa 2008 OLAFin tutkimuksista 78 prosenttia oli ollut vireillä yli yhdeksän kuukautta ja 40 prosenttia yli kaksi vuotta. Yhdeksän kuukauden kertomuksissa annettujen tietojen kokonaisarvioinnin lisäksi valvontakomitea päätti tarkistaa myös sen, olivatko OLAFin tutkijoiden mallilomakkeella ilmoittamat syyt siihen, että tutkimuksia ei ollut voitu saattaa päätökseen, yhdenmukaisia varsinaisessa kertomuksessa yksityiskohtaisesti kuvailtujen syiden kanssa. Valvontakomitea tarkasteli myös viiveiden aiheuttajiksi ilmoitettuja syitä arvioidakseen, missä määrin niiden perusteella pystytään saamaan käsitys vireillä olevien tutkimusten viivästymisen todellisesta syystä tai tärkeimmistä aiheuttajista. Valvontakomitea analysoi tätä varten myös alustavista tiedoista laadittuja arviointeja ja erityisesti alustavia työsuunnitelmaehdotuksia. Se pyrki lisäksi selvittämään analyysissaan, johtuiko yli yhdeksän kuukautta vireillä olleiden tutkimusten suuri prosenttiosuus objektiivisista syistä, joita oli mahdoton välttää. Erityishuomiota on kiinnitetty myös arvioon ajasta, joka tarvitaan tutkimusten valmistumiseen. OLAFilla on velvollisuus ilmoittaa kyseinen arvioitu aika valvontakomitealle yhdeksän kuukauden kertomuksissa (15). Menetelmät Kunkin alan erityisluonteen sekä kuhunkin alaan sovellettavien valtuuksien ja menettelysääntöjen välisten erojen huomioon ottamiseksi analyysi suoritettiin aloittain (16). Tätä lausuntoa varten olemme kuitenkin ryhmitelleet OLAFin kertomukset myös niiden yhdeksän kuukauden kertomuksen mallilomakkeessa ilmoitettujen etukäteen määriteltyjen syiden mukaan, joiden vuoksi tutkimuksia ei ole voitu saattaa päätökseen määräajassa. Alakohtaisten päätelmien ja suositusten lisäksi esitetään myös yleisiä päätelmiä ja suosituksia. 2 OSA ANALYYSI OLAFIN ILMOITTAMISTA SYISTÄ SIIHEN, ETTÄ TUTKIMUKSIA EI OLE SAATU PÄÄTÖKSEEN YHDEKSÄN KUUKAUDEN MÄÄRÄAJASSA 1. ”TUTKINTAAN ON MYÖNNETTY RUNSAASTI RESURSSEJA, MUTTA OPERATIIVISEN/TUTKINNALLISEN TYÖMÄÄRÄN VUOKSI TARVITAAN LISÄAIKAA” OLAFin ilmoituksen mukaan tämä oli viivästymisen syy noin 50 prosentissa (17) valvontakomitealle toimitetuista tutkimuksista. Sisäiset tutkimukset: EU:n toimielimet Tarkasteltavina oli 15 asiaa (31 prosenttia valvontakomitealle toimitetuista tämän alan asioista), joissa viivästymisen ilmoitettiin johtuvan tästä syystä. Osasta asioista annettiin perusteellinen selvitys ja tutkinnallinen työmäärä oli kertomuksen perusteella helposti ymmärrettävissä oleva syy (18). Tutkimusten viivästymisen taustalla olevissa syissä oli kuitenkin suurta vaihtelua: pitkät toimettomuusjaksot (jopa seitsemän kuukautta) ennen tutkinnan aloittamista, asian tutkinnan eteneminen riippui ulkopuolisista lähteistä mahdollisesti saatavista tiedoista, jolloin OLAF ei toteuttanut varsinaisia tutkintatoimia, ja tarkemmin määrittelemättömät syyt viivästymiseen (19). Muita mainittuja syitä olivat yksityishenkilöiden yhteistyöhaluttomuus, haastatteluajan lykkääminen tuonnemmaksi ja yksityishenkilöiden tai toimielinten vastausten odottaminen (20). Yksi olennaisista tekijöistä oli havaintomme mukaan se, että tutkijat työskentelivät muiden, mahdollisesti kiireellisemmiksi luokiteltujen asioiden parissa (21). Lisäksi joissakin asioissa viivästymisen syiksi ilmoitettiin samanaikaisesti sekä työmäärä että resurssien puute, vaikka asioiden käsittelyyn osallistuneiden tutkijoiden määrä oli huomattava (22). Vaikka tämä ristiriita saattaa johtua siitä, että tutkinnan eri vaiheisiin osoitetun henkilöstön määrässä on ollut eroja, se antaa hämmentävän vaikutelman. Sisäiset/ulkoiset tutkimukset: EU:n elimet Tutkittavina oli kahdeksan asiaa (72 prosenttia valvontakomitealle toimitetuista tämän alan asioista), joissa viivästymisen ilmoitettiin johtuvan tästä syystä. Monissa asioissa viivästymisen syyksi ilmoitettu tutkinnallinen työmäärä on kertomuksen perusteella helposti ymmärrettävissä oleva ja kattavasti esitelty syy (23). Joidenkin tapausten osalta valvontakomitea pani kuitenkin merkille, että asian vireillepanon ja tutkijoiden nimeämisen tai tutkinnan aloittamisen välillä oli pitkiä toimettomuusjaksoja (jopa kuusi kuukautta) ja toisinaan asiasta vastaavan tutkijan vaihto ilman ilmeistä selitystä aiheutti viivästymistä (24). Yksityishenkilöiden kanssa tehtävän yhteistyön myöhäinen aloitusajankohta mainittiin syyksi eräässä asiassa, jonka taloudelliset vaikutukset ovat erittäin vähäiset (25). Kahdessa eri yhdeksän kuukauden kertomuksessa on esitetty identtiset kuvaukset asioista ja niiden tuloksista, mutta niiden perusteella oli toteutettu erilaisia operatiivisia toimia (26). Suorat menot ja ulkomaanapu Tutkittavina oli 21 asiaa (41 prosenttia valvontakomitealle toimitetuista tämän alan asioista), joissa viivästymisen ilmoitettiin johtuvan tästä syystä. Vaikka useimpien tutkimusten kohdalla ilmoitetusta syystä annetaan kattava kuvaus ja syy vastaa asiaan liittyvää työmäärää (27), todettiin, että kolmasosassa asioista on kyse rikosoikeudellisesta avusta eikä OLAF toteuttanut niiden yhteydessä operatiivisia toimia (28). Joidenkin asioiden osalta todettiin, että muilta elimiltä ei ollut vielä saatu vastausta (29). Ulkomaanapu Tutkittavina oli 20 asiaa (43 prosenttia valvontakomitealle toimitetuista tämän alan asioista), joissa viivästymisen ilmoitettiin johtuvan tästä syystä. Joissakin asioissa suunnittelu on huolellista, tutkinnalla on selkeä ja yksityiskohtaisesti määritelty tavoite, tutkimusten toteutus on moitteetonta ja viivästymisen syyt on selitetty selkeästi ja perustellusti (30). On kuitenkin myös asioita, joissa tutkinnallinen työmäärä ei liity OLAFin itsensä tekemään työhön, vaan kyse on siitä, että OLAF odottaa ulkopuolisten yritysten tai asiantuntijoiden toimittamien tarkastusten valmistumista ilman, että se osallistuisi niihin itse aktiivisesti tai seuraisi tiiviisti niiden etenemistä (31). Kuten valvontakomitean tästä aiheesta antamassa ensimmäisessä lausunnossa todettiin, OLAFin tällä alalla tekemästä työstä saatavaa lisäarvoa ei ole osoitettu. Valvontakomitea on havainnut, että kolmansiin maihin tehtyjen tarkastuskäyntien jälkeisiä tutkimuksia ja tutkintavaiheiden päättymisen jälkeistä muutaman kuukauden jaksoa varten ei ole laadittu selkeitä suunnitelmia (32). Valvontakomitea kiinnitti huomiota siihen, että joitakin kolmansiin maihin tehtyjä tarkastuskäyntejä ei ole suunniteltu riittävän hyvin (33). Asianmukaisen asiakirja-aineiston keruuta ei ole toteutettu yhteisen lähestymistavan mukaan. Joissakin asioissa asiakirjatodisteet hankitaan järjestämällä tarkastuskäyntejä ja toisissa asiakirjojen siirto järjestetään suoraan komission edustuston kautta (34) ilman, että asiasta oltaisiin ennakkoon yhteydessä kyseiseen pääosastoon, mikä aiheuttaa viiveitä tutkimusten toteutuksess