KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE - Yhteenveto pääjohtajien ja yksikönpäälliköiden vuotuisista toimintakertomuksista ja lausumista

SISÄLLYSLUETTELO

1. Johdanto

2. Komission toiminnan kokonaisarviointi vuonna 2001

2.1. Tärkeimmät poliittiset saavutukset vuonna 2001

2.2. Vuosikertomuksiin sisältyvät monialaiset kysymykset

3. Uudistuksen täytäntöönpano vuonna 2001

3.1. Painopisteiden määrittely, voimavarojen kohdentaminen ja tehokas käyttö

3.2. Henkilöstöpolitiikan muutokset

3.3. Sisäinen tarkastus, varainhoito ja valvonta

3.4. Vuosikertomuksiin sisältyvät uudistusta koskevat monialaiset kysymykset

4. Sisäisten valvontavaatimusten täyttäminen vuonna 2001

4.1. Sisäisen tarkastuksen keskeisten tekijöiden täytäntöönpanoa koskeva katsaus

4.1.1. Valvontaympäristö

4.1.2. Suoritusten ja riskien arviointi

4.1.3. Tiedotus ja viestintä

4.1.4. Valvontatoimet

4.1.5. Sisäinen tarkastus ja arviointi

4.2. Yleiset päätelmät ja toimet sisäisen tarkastuksen kehittämiseksi edelleen

5. Tulojen ja menojen hyväksyjien esittämät varaukset

5.1. Varausten lajit

5.2. Tärkeimmät kysymykset ja suuntaukset

5.2.1. Rahoitusjärjestelmät ja rahoitusvastuun hajauttaminen

5.2.2. Jaettu hallinnointi ja pääjohtajien vaikutusvallan puute

5.2.3. Tilintarkastus ja valvonta

5.2.4. Palvelukseen ottaminen ja koulutus

5.2.5. Komission kirjanpitosäännöstön ja -järjestelmien uudistaminen

6. Yleiset päätelmät

6.1. Komission tilanne

6.2. Ongelmien ratkaisemiseksi suunnitellut toimet

1. Johdanto

Valkoisessa kirjassa uudistuksesta [1] todettiin, että tilintekovelvollisuutta ja vastuuta on parannettava komission toiminnan tehostamiseksi. Tästä syystä toimintojohtamisen [2] käyttöönoton sekä valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää koskevan perussäännöstön yhteydessä edellytettiin, että pääjohtajat ja yksikönpäälliköt laativat vuotuiset toimintakertomukset, joihin sisältyy tarkastuslausuma ja vuotuinen tilinpäätös.

[1] KOM(2000) 200, 1. maaliskuuta 2000.

[2] Ks. tiedonanto SEC(2001) 1197/6&7, 25. heinäkuuta 2001.

Toimintojohtaminen ilmenee komission organisaatiossa politiikan painopisteisiin perustuvana integroituna kierroksena, joka koostuu neljästä osatekijästä:

* Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen alkua varten vuotuisessa toimintastrategiassa määritellään painopisteet ja niihin liittyvät aloitteet sekä asetetaan resurssien yleiskehys.

* Tämän kehyksen pohjalta alustavassa talousarvioesityksessä tarkennetaan yksityiskohtainen resurssientarve, kun taas komission lainsäädäntö- ja työohjelmassa poliittiset painopisteet muutetaan käytännön toimiksi.

* Komission yksiköt sisällyttävät toimintasuunnitelman vuotuisiin hallintosuunnitelmiinsa, joissa yhdistetään käytössä olevat resurssit ja kyseisellä politiikan alalla suunnitellut toimet.

* Lopuksi kukin pääjohtaja tai yksikönpäällikkö laatii kertomuksen toteutetuista toimista, resurssien käytöstä ja hänen yksikkönsä saavuttamista tuloksista sekä liittää siihen lausuman omasta vastuustaan [3].

[3] Valkoinen kirja uudistuksesta, toimi 82.

Vuosi 2001 oli ensimmäinen vuosi, jolloin kaikki pääjohtajat ja yksikönpäälliköt laativat kattavat vuotuiset toimintakertomukset (jäljempänä vuosikertomukset) 1. toukokuuta 2002 mennessä. Näitä vuosikertomuksia on sen vuoksi pidettävä monesta syystä ensimmäisenä askeleena kohti täysin johdonmukaista prosessia. Ensiksikin toimintojohtamista ollaan ottamassa käyttöön asteittain (vuonna 2001 vain muutamilla yksiköillä oli käytössä hallintosuunnitelma, ja ensimmäinen vuotuinen toimintastrategia hyväksyttiin vuodeksi 2002). Toiseksi sisäisten valvontavaatimusten täytäntöönpanoa on jatkettava tulevina vuosina. Kolmanneksi pääjohtajat allekirjoittivat tarkastuslausumat ensimmäistä kertaa.

Näistä syistä ensimmäiset vuosikertomukset eivät voi olla tasalaatuisia. Vuosikertomukset ovat keskenään jossain määrin erilaisia, mutta olisikin epärealistista olettaa niiden olevan täydellisiä ensimmäisellä kerralla. Ymmärrettävistä puutteista huolimatta vuosikertomusten käyttöönotto on myönteinen seuraus uudistuksesta: se lisää avoimuutta ja vastuuvelvollisuutta, koska komissio tuo ensimmäistä kertaa julki toimintansa myönteiset ja kielteiset puolet.

Tämän yhteenvedon tarkoituksena on esitellä komission keskeiset saavutukset (ja puutteet) sen viisivuotisen strategian tavoitteiden [4] saavuttamisessa. Lisäksi esitellään yleisesti uudistuksen täytäntöönpanoa ja erityisesti sisäisiä valvontavaatimuksia. Yksiköiden esittämiä varauksia ja huomioita kuvataan lyhyesti sen perusteella, mitkä ovat keskeisiä niihin sisältyviä kysymyksiä ja mikä on niiden yleinen merkitys koko komissiolle.

[4] Komission strategiset tavoitteet vuosina 2000(2005 "Uuden Euroopan hahmotteleminen" (KOM(2000) 154).

Yhteenvedossa käsitellään tärkeimpiä vuosikertomuksiin sisältyviä monialaisia kysymyksiä ja esitellään täsmällisiä keinoja niiden ratkaisemiseksi. Komissio tukee näitä toimia ja tiedottaa niissä saavutetusta edistyksestä ensi vuoden vuosikertomuksia koskevassa yhteenvedossa. Komissio panee myös merkille käsittelemättä jääneisiin varauksiin liittyvät toimintasuunnitelmat ja pyytää vastuussa olevia pääjohtajia ja yksikönpäälliköitä ilmoittamaan edistyksestään vuoden 2002 vuosikertomuksessa. Tämä yhteenveto perustuu myös sisäisen tarkastuksen osaston tekemään tutkimukseen, jonka tulokset on otettu huomioon liitteenä olevaa toimintasuunnitelmaa laadittaessa.

Yhteenveto toimitetaan Euroopan parlamentille, neuvostolle ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle. Yhteenvedon liitteenä ovat pääjohtajien ja yksikönpäälliköiden vuosikertomukset.

2. Komission toiminnan kokonaisarvionti vuonna 2001

Vuoden 2001 vuosikertomusten perusteella komissio voi todeta, että se on toisena toimintavuotenaan vuosiksi 2000-2005 määriteltyjen strategisten tavoitteiden [5] täyttämisessä suurin piirtein aikataulussa, vaikka joillakin aloilla oli erityisvaikeuksia.

[5] KOM(2000) 154 lopullinen, 9. helmikuuta 2000, saatavilla Internet-osoitteessa http://europa.eu.int/comm/index_en.htm.

Seuraavissa kappaleissa

1) palautetaan mieleen komission tärkeimmät poliittiset saavutukset vuonna 2001 sen viisivuotisen strategian tavoitteiden osalta

2) keskitytään vuosikertomuksissa esitettyihin tärkeimpiin monialaisiin kysymyksiin.

2.1. Tärkeimmät poliittiset saavutukset vuonna 2001

Uusien hallintotapojen edistäminen

Kyseinen tavoite koostuu neljästä keskeisestä näkökohdasta, joita ovat institutionaalisten toimijoiden suurempi osallistuminen kansallisella, alueellisella ja paikallisella tasolla yhteisön politiikan laatimiseen ja täytäntöönpanoon, parempi sääntely, komission osallistuminen seuraavan hallitustenvälisen konferenssin valmisteluun ja sisäisen uudistusprosessin onnistuminen (sisäisen uudistuksen tilannetta vuonna 2001 on kuvattu erikseen kohdassa 3).

Komissio antoi heinäkuussa valkoisen kirjan eurooppalaisesta hallintotavasta. Siinä korostetaan, että kaikkien toimielinten on toteutettava yhteinen uudistus nykyisten perussopimusten puitteissa. Komissio käynnisti sen jälkeen laajan kuulemisprosessin Euroopan unionin muiden toimielinten, jäsenvaltioiden hallitusten, alueiden, kaupunkien ja kansalaisyhteiskunnan kanssa. Euroopan parlamentin toivomus ilmaista kantansa ennen kuin komissio aloittaa toimia, joilla on lainsäädännöllisiä vaikutuksia, sai komission tiivistämään vuoropuhelua parlamentin kanssa ja lykkäämään parempaa sääntelyä koskevia toimia kuudella kuukaudella. Saamiensa huomioiden perusteella komissio esitteli Laekenin Eurooppa-neuvostolle parempaa sääntelyä koskevan kuulemisasiakirjan marraskuussa 2001.

Toinen merkittävä käytännön edistysaskel oli Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission laatimien asiakirjojen saatavuutta koskevan asetuksen ((EY) N:o 1049/2001) hyväksyminen. Uudella asetuksella varmistetaan asiakirjojen suurempi avoimuus ja luodaan perusta unionin paremmalle hallintotavalle.

Vuonna 2001 päästiin myös sopimukseen valmistelukunnan perustamisesta. Valmistelukunta aloitti työskentelynsä 28. helmikuuta 2002, ja sen tarkoituksena on valmistella vuoden 2004 hallitustenvälistä konferenssia, jossa annetaan suunta uudenlaiselle Euroopalle.

Uusi talous- ja sosiaalipoliittinen ohjelma

Vuosia 2000-2005 koskevissa strategisissa tavoitteissa komissio määritteli uuden talous- ja sosiaalipoliittisen dynamiikan luomisen unioniin ensisijaiseksi tavoitteeksi. Sisämarkkinoiden mahdollisuuksien maksimoinnista pitäisi olla hyötyä kaikille kansalaisille ja yrityksille, koska siten luodaan uusia työmahdollisuuksia ja vahvistetaan yritysten kilpailukykyä.

Komissio valmisteli ja koordinoi perusteellisesti euron käyttöönottoa 1. tammikuuta 2002. Euron käyttöönottoa pidetään nyt laajasti suurena menestyksenä.

Vuoden 2001 myönteisiä edistysaskeleita oli eurooppayhtiön perussäännön hyväksyminen ja siihen liittyvät yrittäjyyden tuki- ja helpottamistoimet. Rahoituspalveluita koskevassa toimintasuunnitelmassa esitettyjen toimien toteuttamisessa edistyttiin myös huomattavasti. Kilpailupolitiikan ajantasaistamiseksi käynnistettiin merkittäviä aloitteita, kuten erityisesti kilpailunrajoituksia koskevan politiikan uudistus, joka johtaa jaettuun täytäntöönpanovastuuseen.

Lisäksi julkaistiin vihreä kirja yhteisen kalastuspolitiikan uudistuksesta, ja vuonna 2002 hyväksyttyjen komission ehdotusten valmistelun yhteydessä käytiin vilkasta keskustelua eri sidosryhmien kanssa.

Komissio teki eurooppalaisen tutkimusalueen perustamisen yhteydessä tutkimuksen ja teknologisen kehittämisen puiteohjelmaa vuosina 2002-2006 koskevia ehdotuksia sekä käynnisti keskustelun ja teki aloitteita, jotka koskivat tutkijoiden liikkuvuutta, tutkimusinfrastruktuureja sekä kansainvälisiä ja alueellisia näkökohtia tutkimustoiminnan tehokkuuden ja yhtenäisyyden lisäämiseksi Euroopassa.

Sähköisen viestinnän uusi sääntelykehys hyväksyttiin joulukuussa 2001.

Kaikki rakennerahastojen toimet oli hyväksytty vuoden 2001 lopussa, mikä edisti koheesiopolitiikkaa.

Komission merkittävien pyrkimysten seurauksena Euroopan unionin kestävän kehityksen strategia hyväksyttiin Göteborgin Eurooppa-neuvostossa, ja ympäristöulottuvuus sisällytettiin taloutta ja sosiaalipolitiikkaa koskeviin Lissabonin prosessin lukuihin. Tässä yhteydessä voitiin todeta huomattavaa edistystä kaasun ja sähkön sisämarkkinoita, yhtenäistä ilmatilaa, Galileo-ohjelmaa ja Euroopan laajuisten verkkojen kehittämistä koskevissa kysymyksissä. Komissio teki myös aloitteita, joiden tarkoituksena oli helpottaa mahdollisuuksia sähköiseen oppimiseen ja helpottaa elinikäisen oppimisen kehittämistä, jotta edistettäisiin osaamisyhteiskuntaa ja tuettaisiin työttömiä näiden pyrkimyksissä päästä takaisin työelämään. Komissio tunnusti kestävän kehityksen edelleen ensisijaiseksi tavoitteeksi vuosina 2002 ja 2003.

Komissio alkoi panna täytäntöön Nizzan Eurooppa-neuvoston hyväksymää unionin sosiaalipoliittista ohjelmaa. Eurooppalaista työllisyysstrategiaa on jatkettu, ja avoin koordinointimenetelmä käynnistettiin sosiaalisen osallisuuden alalla. Neuvosto ja Euroopan parlamentti ovat jatkaneet neuvotteluja lukuisista komission lainsäädäntöehdotuksista, jotka koskevat työterveyttä ja -turvallisuutta, työntekijöiden osallistumista sekä naisten ja miesten yhtäläistä kohtelua.

Vakaa Eurooppa, jonka ääntä maailma kuuntelee

Kyseinen tavoite juontaa juurensa kolmesta merkittävästä haasteesta, joita ovat geopoliittiset mullistukset, maailmanlaajuistuminen ja kansainvälisen järjestelmän heikkoudet. Komissio toimi näissä asioissa varsin menestyksekkäästi vuonna 2001.

Laajentumisen alalla unioni edistyi huomattavasti neuvotteluissa, jotka koskivat vuoden 2001 etenemissuunnitelmassa määriteltyä 18:aa laajentumisneuvottelujen lukua. Tämän ansiosta unioni on aikataulussa tavoitteessaan saattaa neuvottelut päätökseen yhteensä kymmenen ehdokasmaan kanssa vuoden 2002 loppuun mennessä. Komission yksiköt jatkoivat myös aktiivisesti yhteisön säännöstön täytäntöönpanon valvontaa. Valvontaa on jatkettava ja tehostettava vuosina 2002 ja 2003 samalla, kun ehdokasmaiden varsinaista jäsenyyttä valmistellaan. Tämä kaksoistehtävä edellyttää komissiolta suurempia henkilöresursseja, niin kuin vuotuisessa toimintastrategiassa ja vuoden 2003 alustavassa talousarvioesityksessä on jo todettu.

Kauppapolitiikassa komissio osallistui aktiivisesti uuden monenvälistä kauppaa koskevan neuvottelukierroksen (Dohan kehitysohjelman) käynnistämiseen Dohassa marraskuussa 2001 järjestetyssä Maailman kauppajärjestön WTO:n ministerikonferenssissa. Tämä seikka sekä edistymisen jatkuminen muissa kahdenvälisissä ja alueellisissa neuvotteluissa, erityisesti EU:n ja Mercosurin välisissä neuvotteluissa, ovat auttaneet palauttamaan luottamuksen maailmanlaajuisen talouden mahdollisuuksiin ja vastaamaan kansalaisten oikeutettuihin huolenaiheisiin maailmanlaajuisen talouden suhteesta kestävään kehitykseen, joka on yksi komission määrittelemistä painopisteistä vuosille 2002 ja 2003.

Kehitysyhteistyön alalla neuvosto hyväksyi helmikuussa 2001 komission Kaikki paitsi aseet -aloitteen, joka mahdollistaa sen, että vähiten kehittyneiden maiden tuontitavarat pääsevät yhteisön markkinoille ilman tulleja ja kiintiöitä. Yhdistyneiden Kansakuntien jäsenet asettivat tavoitteekseen varmistaa kyseisille maille samanlaisen pääsyn omille markkinoilleen Yhdistyneiden Kansakuntien vähiten kehittyneitä maita käsitelleessä kolmannessa konferenssissa toukokuussa 2001.

Syyskuun 11. päivän tapahtumien jälkeen komissio reagoi tilanteeseen nopeasti osallistumalla terrorismin vastaisiin toimiin sekä koordinoimalla poliittisen ja rahoitusta koskevan paketin Afganistanin jälleenrakentamista varten. Siitä huolimatta nykyisiä menettelytapoja on tarkistettava, jotta varmistetaan nopea ja tehokas vastaus suuriin kansainvälisiin kriiseihin. Nämä tapahtumat osoittivat rahoitusnäkymien otsakkeesta 4 myönnettävien varojen rajallisuuden ja korostivat tarvetta erityiselle ja tehokkaalle joustovälineelle, joka antaisi komissiolle mahdollisuuden vastata nopeasti odottamattomiin kansainvälisiin kriiseihin ja toimia maailmanlaajuisesti kansainvälisissä kysymyksissä.

Elämänlaadun parantaminen

Unionin päätavoite tässä yhteydessä on vastata Euroopan kansalaisten odotuksiin ja tehdä valintoja, jotka parantavat tehokkaasti kansalaisten jokapäiväistä elämää.

Komission toiminnalla vahvistettiin meri-, ilma- ja tieturvallisuutta sekä varmaa energiahuoltoa. Kuluttajansuojelun, kansanterveyden ja elintarviketurvallisuuden alalla komissio esitti asetusehdotuksen geneettisesti muunnettujen organismien jäljitettävyydestä ja merkinnöistä, julkaisi vihreän kirjan kuluttajansuojelusta, antoi asetusehdotuksen myynninedistämisestä sisämarkkinoilla ja jatkoi valmisteluja uuden eurooppalaisen elintarvikeviranomaisen kehittämiseksi.

Ympäristöasioissa komissio hyväksyi ehdotuksen yhteisön kuudenneksi ympäristön toimintaohjelmaksi vuosiksi 2001-2010. Komissio oli aktiivisesti mukana Euroopan unionin menestyksekkäässä toiminnassa, joka koski ilmastonmuutoksesta annetun Kioton pöytäkirjan pelastamista, ja se hyväksyi lokakuussa pöytäkirjan ratifiointia ja unionin sitoumusten täytäntöönpanoa koskevat ehdotukset.

Syyskuun 11. päivän terrori-isku nosti turvallisuuskysymyksen poliittisen asialistan kärkeen. EU:n sopimus eurooppalaisesta luovuttamismääräyksestä ja terroritekojen määrittelyä koskevasta puitepäätöksestä ovat esimerkkejä unionin kyvystä vastata nopeasti kaikkia kansalaisia koskeviin merkittäviin tapahtumiin. Komissio antoi myös tiedonannon ennakkovalmiuksista hätätilanteissa. Lisäksi se laati aloitteita bioterrorismin aiheuttamien terveysuhkien torjumiseksi Gentin Eurooppa-neuvoston vaatimusten mukaisesti. Vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvan alueen luomista koskevan Tampereen ohjelman täytäntöönpano on kuitenkin edennyt neuvostossa hitaasti, ja tätä kysymystä on käsiteltävä vuonna 2002 ja sen jälkeen.

2.2. Vuosikertomuksiin sisältyvät monialaiset kysymykset

Pääjohtajien vuosikertomukset sisältävät joitakin monialaisia kysymyksiä.

Yhteisrahoitteisten tutkimusohjelmien täytäntöönpano

Monet kyseisten ohjelmien kanssa tekemisissä olevat pääjohtajat tunnustavat, että lainsäädäntökehyksestä johtuva epäsuorien toimien monimutkainen varainhoito, joka johtaa liikasuoritusten mahdollisuuteen, on tärkeä kysymys. Pääjohtajat pyytävät, että tutkimuksen puiteohjelmien kanssa tekemisissä olevat yksiköt omaksuisivat yhteisen lähestymistavan. Tärkeimmät ongelmat liittyvät seuraaviin asioihin:

* maksukorvauksia ja niiden täytäntöönpanosäännöksiä koskevat monimutkaiset ja moninaiset järjestelmät

* vakiosopimuksiin sisältyvien rangaistuskeinojen puute edunsaajien ylimitoitettujen ilmoitusten varalta.

Eri yksiköiden tarkastuksissa ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tilintarkastuksia koskevissa havainnoissa korostetaan tarvetta lisätoimiin alalla.

Toimi 1: Komissio hyväksyy ennen vuoden 2002 loppua yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman, jolla parannetaan epäsuorien toimien monimutkaista varainhoitoa siten, että yksinkertaistetaan nykyisiä järjestelmiä ja lisätään niiden johdonmukaisuutta sekä parannetaan sopimushallinnointia. Olemassaolevien riskien pienentämiseksi asianomaisten yksiköiden suorittamia tarkastuksia tehostetaan ja toimia yhteisön taloudellisten etujen suojaamiseksi lisätään.

Ulkosuhteet:

Ulkoisen avun hallinnoinnin ja vaikutuksen parantamiseksi komissio käynnisti laaja-alaisen EU:n ulkoisen avun ohjelmien hallinnonuudistuksen, johon kuului erityisesti EuropeAid-yhteistyötoimiston perustaminen. Uudistuksen täytäntöönpanossa edistyttiin hyvin, ja sen osana otettiin käyttöön uusi ohjelmasuunnittelua koskeva lähestymistapa laadun edistämiseksi sekä uusi arviointimenetelmä ja selkeytettiin ulkosuhteiden kanssa tekemisissä olevien pääosastojen vastuualoja. Ensimmäiset myönteiset tulokset näkyivät vuoden 2001 talousarvion parantuneessa täytäntöönpanossa sekä vanhojen ja lepäävien sitoumusten kasaumien vähentämisessä. Monissa vuosikertomuksissa korostetaan kuitenkin, että koska vuosi 2001 oli uudistuksen täytäntöönpanon ensimmäinen vuosi, tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan lisätoimia. Vuonna 2001 aloitettiin myös hajauttamisprosessi, jonka tarkoituksena on antaa EU:n lähetystöille enemmän hallinnollista ja taloudellista vastuuta ulkoisen avun ohjelmien täytäntöönpanossa. Hajauttaminen jatkuu vuosina 2002 ja 2003, ja sen täydet vaikutukset ovat nähtävissä vasta, kun se on saatettu päätökseen.

Ulkosuhteet edellyttävät erityishuomiota kahdella alalla. Politiikkaa koskevat varaukset herättävät kysymyksen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän todellisesta vastuusta yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan alaan kuuluvissa yhteisissä toimissa, koska neuvosto päättää niistä yksin. Näillä varauksilla on merkittäviä poliittisia seurauksia, joista komissio keskustelee toimielinten tapaamisissa. Hallintoa koskevissa varauksissa korostetaan kolmansille maille myönnettyyn suoraan talousarviotukeen liittyviä riskejä, jotka on otettava huomioon erityisesti arvioitaessa tällaisen tuen vaikutuksia. Muut varaukset koskevat ulkoisen avun hallintoon liittyviä yleisiä riskejä.

Toimi 2: Komissio vahvistaa ulkosuhteiden uudistuksen pääkohdat, ja se on monessa yhteydessä ja sisäisen tarkastajan vuosikertomuksen mukaisesti pannut merkille, että yhteisvaikutusten mahdollisuuksia ulkosuhteisiin liittyvien yksiköiden välillä on tarkasteltava. Ulkosuhteista vastaavien komission jäsenten olisi yhdessä komission puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan Neil Kinnockin kanssa tarkasteltava uudelleen, miten ulkosuhteiden, kehitysyhteistyön ja EuropeAidin pääosastojen resurssit ja rakenteet voidaan parhaiten järjestää pitkällä aikavälillä, jotta ulkosuhteista vastaavien komission jäsenten muuttumattomana säilynyt tehtävänhoito helpottuisi. Komissio tarkastelee tähän liittyviä ehdotuksia ennen vuoden loppua. Komissio arvioi, että koska vuosi 2001 oli vasta käynnistymisvaihe, tarvitaan lisätoimia uudistuksen vakiinnuttamiseksi ja sen vaikutusten edistämiseksi. Tässä yhteydessä komissio arvioi myös ulkoiseen apuun ja erityisesti suoraan talousarviotukeen kehitysavun muotona liittyviä riskejä ja lisää niiden avoimuutta sekä tiedottaa tärkeimmistä päätelmistään muille toimielimille. Komissio arvioi myös ensi vuonna toteutettavaa hajauttamista, jotta voitaisiin ottaa opiksi muutosten vaikutuksista tuloksellisuuteen ja tehokkuuteen ulkoisen avun uudistuksen jälkeen.

Ydinturvallisuus:

Monissa vuosikertomuksissa korostettiin tärkeitä kysymyksiä ydinturvallisuuden monitahoisella alalla, johon kuuluu sekä ydinvoimaloiden että koko maapallon ympäristön turvallisuus. Kysymykset koskivat komissiosta saatavaa teknistä asiantuntemusta ydinalan avustustoimien valvomista varten, Euratomin perustamissopimuksen 35 artiklaan liittyviä ympäristön radioaktiivisuustason tarkastamista koskevia ongelmia, ydinvoimaloiden käytöstä poistamiseen tarkoitettuja komission varoja ja EY:n laillista toimivaltaa ydinturvallisuuden alalla.

Kaikki nämä varaukset voidaan tulkita sellaista poliittista taustaa vasten, jonka nojalla jotkut jäsenvaltiot asettavat kyseenalaiseksi komission lainsäädännöllisen toimivallan alalla samalla, kun sitä pyydetään esimerkiksi antamaan teknistä apua ydinturvallisuuden parantamiseksi ehdokasmaissa. Asianomaiset vuosikertomukset viittaavat komission riittämättömiin valmiuksiin ydinturvallisuuden alalla. On välttämätöntä selkeyttää komission toimivaltuuksia ydinturvallisuuskysymyksissä, vastata kansalaisten odotuksiin tässä asiassa ja varmistaa, että sekä nykyiset että tulevat jäsenvaltiot täyttävät tiukimmatkin turvallisuusvaatimukset.

Toimi 3: Täsmällisiin varauksiin vastataan ennen vuoden loppua seuraavasti: Yhtäältä laaditaan operationaalisen lainsäädännön luomista koskeva ehdotuskokonaisuus, jotta edistetään EU:n turvallisuusvaatimusten määrittelemistä ja ydinvoimaloiden käytöstäpoistoon tarkoitettujen varojen säilyttämistä, ja toisaalta tarkastellaan huolellisesti ydinalan asiantuntemuksen jakautumista toimivaltaisiin yksiköihin tämän asiantuntemuksen tehostamiseksi.

Rakennerahastot (alueelliset sekä työllisyyttä, maataloutta ja kalataloutta koskevat ohjelmat):

Joistakin vuosikertomuksista heijastuvat rakennerahastoja koskevat vaikeudet, joita komissio kohtaa pyrkiessään selviytymään jäsenvaltioille myönnettävien yhteisön varojen hallinnon hajauttamisesta säilyttäen kuitenkin itsellään täyden vastuun yhteisön talousarvion täytäntöönpanosta. Komissio katsoo, että vastuuvelvollisuutta ja vastuun jakamista jäsenvaltioiden kanssa koskevat nykyiset säännökset ovat epätyydyttäviä ja että ne olisi tarkistettava, jotta ne vastaisivat paremmin todellista tilannetta. Tässä yhteydessä on huomattava, että toissijaisuussääntö merkitsee sitä, että komissio joutuu toimimaan ilman täysiä poliittisia toimivaltuuksia samalla, kun sillä on perustamissopimuksen mukaan täysi vastuu varojen jakamisesta. Näihin kysymyksiin liittyviä hallinnollisia seikkoja käsitellään yksityiskohtaisesti toimen 12 yhteydessä.

Toimi 4: Komissio pyrkii selventämään neuvoston kanssa, mikä on sen osavastuu rakennerahastojen yhteistä hallinnointia koskevien tavoitteiden saavuttamisessa. Komissio tekee myös ehdotuksia, joiden tarkoituksena on sovittaa komission seuranta- ja valvontavaltuudet yhteen komission vastuun kanssa.

Laajentuminen:

Jotta ehdokasmaiden yhdentyminen unioniin tapahtuisi sujuvasti, komission yksiköiden on taattava, että uusiin jäsenvaltioihin ulotetaan lukuisia toimintoja ja että ne ovat halukkaita osallistumaan täysin EU:n politiikkaan liittymisen ensimmäisestä päivästä lähtien. Lisäksi monissa pääjohtajien vuosikertomuksissa tuodaan esiin huolenaihe yhteisön säännöstön täytäntöönpanon todellisesta valvonnasta ehdokasmaissa ja monien yksiköiden todellisista valmiuksista taata nykyisellä henkilöstövahvuudella toimintansa ulottaminen tehokkaasti uusiin jäsenvaltioihin. Kartoitettuaan kaikkien yksiköiden tarpeet komissio on tästä syystä antanut budjettivallan käyttäjälle tiedonannon laajentumisen vaikutuksista komission toimintaan ja vuosien 2003-2008 kokonaistarpeita koskeviin henkilöresursseihin. Vuotta 2003 varten komissio on arvioinut lisähenkilöstön ehdottomaksi vähimmäistarpeeksi 500 henkeä.

Komissio korostaa, että on ehdottoman välttämätöntä varmistaa vuonna 2003 asianmukainen rahoitus laajentumisvalmisteluihin tarvittavan 500 hengen henkilöstön kustannusten kattamiseksi. Tässä tarkoituksessa budjettivallan käyttäjän olisi yhdessä komission kanssa tarkasteltava mahdollisuuksia ennakoida vuonna 2002 tiettyjä hallinnollisia menoja (etupainotteisuus) ja myöntää mahdollisuuksien mukaan lisämäärärahoja toimielinten välisten varainsiirtojen avulla. Riittävät määrärahat laajentumisen edellyttämän henkilöstön palkkaamiseen ovat olennaisia, jotta komissio voi taata, että laajentumista valmistellaan asianmukaisesti ja että yhteisön säännöstöä sovelletaan täysimääräisesti liittymisen ensimmäisestä päivästä lähtien. Komissio kiinnittää muiden toimielinten, jäsenvaltioiden ja ehdokasmaiden huomion näiden valmistelujen tärkeyteen.

Hallintotapa:

Komissio jatkaa niiden toimien täytäntöönpanoa, jotka sisältyvät valkoiseen kirjaan eurooppalaisesta hallintotavasta, ja esittää syksyllä toimenpidekokonaisuuden yhdessä kuulemisprosessin loppukertomuksen kanssa.

Laekenissa joulukuussa 2001 kokoontunut Eurooppa-neuvosto suhtautui myönteisesti komission kuulemisasiakirjaan, ja tällä perusteella komissio esitti 5. kesäkuuta 2002 parempaa sääntelyä koskevan toimintaohjelman, jonka tarkoituksena on yksinkertaistaa ja parantaa lainsäädäntöä muuttamatta perustamissopimusta. Toimintaohjelman lisäksi komissio antoi kaksi tiedonantoa, jotka koskevat kuulemisen vähimmäisvaatimuksia (tiedonanto on erikseen julkisen kuulemisen kohteena vuoden 2002 heinäkuun loppuun asti) ja vaikutusten arviointia.

Komissio on painottanut, että kesäkuussa 2002 esitetyn parempaa sääntelyä koskevan toimintaohjelman täytäntöönpano edellyttää kolmen toimielimen sekä jäsenvaltioiden yhteisiä toimia. Komissio on näin ollen ehdottanut, että toimintaohjelman täytäntöönpanon tueksi laadittaisiin parlamentin, neuvoston ja komission yhteinen sopimus, joka koskee kaikista kolmesta toimielimestä riippuvaisia toimia. Sevillan Eurooppa-neuvosto tuki tätä lähestymistapaa ja kehotti toimielimiä laatimaan tällaisen sopimuksen vuoden 2002 loppuun mennessä.

Komissio panee täytäntöön 5. kesäkuuta 2002 annetussa parempaa sääntelyä koskevassa toimintaohjelmassa mainitut toimenpiteet ja pyrkii edistämään toimielinten välistä sopimusta, joka koskee parlamentin, neuvoston ja komission toimivaltaan kuuluvia toimia. Syksyllä komissio esittelee osana eurooppalaista hallintotapaa koskevan valkoisen kirjan seurantaa toisen toimenpidekokonaisuuden, joka sisältää rikkomusten käsittelyä, komitologiaa, sääntelyvirastoja ja kolmikantasopimuksia koskevia ehdotuksia.

3. Uudistuksen täytäntöönpano vuonna 2001

Laajan sisäisen kuulemisprosessin jälkeen komissio esitti valkoisen kirjansa uudistuksesta vuoden 2000 alussa. Asiakirjan tarkoituksena on uudenaikaistaa komission hallinto. Valkoisessa kirjassa esitetyssä strategiassa keskitytään kolmeen päätavoitteeseen:

* Parannetaan koko organisaation tehokkuutta asettamalla ensisijaiset tavoitteet paremmin sekä sovittamalla yhteen tehtävät ja resurssit.

* Maksimoidaan henkilöstön toimintavalmiudet huomattavilla henkilöstöhallintoa ja henkilöstöpolitiikkaa koskevilla muutoksilla.

* Uudistetaan varainhoitoa määrittelemällä tarkasti kunkin toimijan vastuu. Näin varmistetaan, että veronmaksajien rahat käytetään parhaalla mahdollisella tavalla siten, että parannetaan varainhoitoa, tehokkuutta ja vastuuvelvollisuutta.

Valkoiseen kirjaan sisältyi kunnianhimoinen suunnitelma muuttaa edellä mainitut kokonaistavoitteet käytännön toimiksi haastavalla aikataululla. Kun otetaan huomioon, että alkuperäisen aikataulun mukaan uudistus oli määrä panna kokonaisuudessaan täytäntöön vuoden 2002 loppuun mennessä, vuosi 2001 oli ratkaiseva uudistuksen vakiinnuttamisen kannalta komissiossa. On muistettava, että vuosikertomukset ovat merkittävä seuraus uudistuksen täytäntöönpanosta sekä erityisesti avoimuuden ja vastuuvelvollisuuden periaatteiden soveltamisesta.

3.1. Painopisteiden määrittely, voimavarojen kohdentaminen ja tehokas käyttö

Toimintansa tehokkuuden takaamiseksi komissio halusi keskittyä tärkeimpiin poliittisiin tavoitteisiin ja muuttaa ne ensisijaisiksi toimiksi, joiden toteuttamiseen myönnetään asianmukaiset resurssit, vahvistaen täten poliittisten painopistealojen ensisijaisuutta. Tämä merkitsee sitä, että komissio määrittelee vuoden alussa ensin omat painopisteensä ja aloittaa sen jälkeen seuraavaa vuotta koskevan talousarviomenettelyn. Vuonna 2001 luotiin tämän seurauksena strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros, jonka tarkoituksena on ohjata kaikkia painopisteiden määrittelemiseen, talousarviomenettelyyn sekä lainsäädäntö- ja työohjelman valmisteluihin liittyviä komission toimia sovittamalla toiminta ja resurssit saumattomasti yhteen (toimintojohtaminen).

Yksi seikka, johon komissio on kiinnittänyt vuotuisessa toimintastrategiassa enemmän huomiota, on toimielinten välinen vuoropuhelu. On päätetty, että joka vuosi sen jälkeen kun komissio on hyväksynyt seuraavan vuoden toimintastrategian, se aloittaa Euroopan parlamentin ja neuvoston kanssa toimintastrategiassa määriteltyjä painopisteitä koskevan vuoropuhelun. Tältä pohjalta komissio esittelee asiakirjan, joka sisältää toimielinten kanssa käytyä vuoropuhelua koskevan tilannearvion, ennen kuin se hyväksyy lainsäädäntö- ja työohjelmansa. Komissio ja Euroopan parlamentti ovat päässeet tässä tarkoituksessa yhteisymmärrykseen vuoropuhelun aikataulusta ja toiminnallisista yksityiskohdista.

Kuten suurimmasta osasta vuosikertomuksia ilmenee, tämän alan täytäntöönpanossa edistyttiin vuonna 2001 huomattavasti: yksiköt määrittelivät ja ottivat käyttöön kierroksen keskeiset vaiheet (ks. johdanto). Erityisesti vuotuisten hallintosuunnitelmien valmistelu kaikissa yksiköissä oli huomattava edistysaskel. Joissakin kertomuksissa todetaan, että toimintojohtaminen on auttanut yksiköitä keskittämään toimintansa selkeisiin ensisijaisiin aloihin, joilla on täsmälliset tavoitteet. Voidaan siis päätellä, että komissio toteutti vuonna 2001 sen, mitä valkoisessa kirjassa oli esitetty. Tämä on merkittävä saavutus, kun otetaan huomioon yksiköiden työskentelyä rajoittanut ajan ja resurssien puute sekä se seikka, että näin suuri muutos voidaan toteuttaa vain asteittain.

Pitemmällä aikavälillä on selvää, että strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin sekä toimintojohtamisen käyttöönotto tarkoittaa toimintakulttuurin muutosta. On kuitenkin erittäin myönteistä, että täytäntöönpano on edennyt alkuperäisen suunnitelman mukaan ilman suurempia viivästyksiä tai ongelmia ja että sen kuluessa on paljastunut tärkeitä seikkoja, joita ei sellaisinaan korostettu valkoisessa kirjassa.

On palautettava myös mieleen eri yksiköiden erilaiset kokemukset uudistuksen tästä osasta. Joillakin yksiköillä oli edistyneitä hallintovälineitä, suurimmalla osalla oli ainoastaan päiväkohtaisia ohjelmasuunnitteluvälineitä ja muutamilla ei ollut mitään merkittäviä välineitä. Tästä syystä toimintojohtamiseen ei voitu sitoutua samalla tavalla komission eri yksiköissä, vaikka se oli otettu komissiossa menestyksekkäästi käyttöön vuonna 2001.

Komissio antoi joulukuussa 2001 ulkoistamista koskevan tarkistetun luonnosehdotuksen neuvoston asetukseksi. Siinä esitellään ajatus "toimeenpanovirastoista" yhteisön ohjelmien hallinnoimiseksi lähetystöihin perustuvan ulkoistamismallin mukaan sekä otetaan huomioon tilintarkastustuomioistuimen ja parlamentin tekemät ehdotukset ja tarkistukset. Komissio antoi marraskuussa 2001 myös tiedonannon, joka koskee hajauttamalla toteutettavaa ulkoistamista ja jossa määritellään ehdot kansallisten elinten verkostojen käyttämiselle. Lisäksi laadittiin sisäinen opas, jossa määritellään aliurakoitsijoille annettavat tehtävät ja joka sisältää vakiosopimuksen mallin.

3.2. Henkilöstöpolitiikan muutokset

Uudistuksen toisessa pääkohdassa tähdättiin komission henkilöstöpolitiikan yleiseen uudenaikaistamiseen. Ensiksi komissio käynnisti toimia hyödyntääkseen voimassaoleviin henkilöstösääntöihin sisältyvät muutosmahdollisuudet. Vuonna 2001 tehtiin lukuisia uuden henkilöstöpolitiikan eri näkökohtia koskevia päätöksiä. Toiseksi komissio laati ehdotuksen asetukseksi, joka koskee henkilöstösääntöjen muuttamista joiltakin osin. Ehdotuksen luonteen vuoksi tämä edellytti, että ensin käynnistettiin henkilöstön sisäinen kuulemismenettely ja neuvottelut ammattijärjestöjen kanssa, jotta komissio voisi esittää neuvostolle tasapainoisen muutosehdotusten kokonaisuuden. Tärkeimmät tavoitteet ovat seuraavat:

- Vahvistetaan ansiokkuuden periaatetta EU:n palveluksessa liittämällä työsuoritukset ja urakehitys paremmin yhteen.

- Nykyaikaistetaan yhtäläisiä mahdollisuuksia koskevaa politiikkaa, henkilökunnan sosiaalisia palveluja ja työoloja. Tämä on oleellista, jotta EU voi palkata ja pitää palveluksessaan kaikkein ammattitaitoisinta henkilöstöä tilanteessa, jossa kilpailu pätevästä ja kielitaitoisesta henkilöstöstä on yhä kovempaa.

- Noudatetaan kurinalaista talousarviota uudistuksen toteuttamisessa. Ehdotetut kustannukset ovat vaatimattomia siihen nähden, että kyseessä on laaja uudistus, ja ne noudattavat komission sitoumusta kunnioittaa rahoitusnäkymien otsakkeessa 5 olevaa menojen ylärajaa. Lisäksi toimenpiteiden seurauksena on kestävä kulujen valvonta keskipitkällä aikavälillä.

Vuonna 2001 viivästyttiin monenlaisten ohjeasiakirjojen valmistelua varten laaditusta alustavasta aikataulusta. Siitä huolimatta korkean tason neuvottelukunnassa, jonka puheenjohtajana toimi neuvoston entinen pääsihteeri Niels Ersboell, käydyissä keskusteluissa saavutettiin hyvin myönteinen lopputulos: komissio ja ammattijärjestöt, jotka edustavat suurinta osaa henkilöstöstä, pääsivät yksimielisyyteen henkilöstöpolitiikan uudistuksen kokonaispaketista. Komissio sitoutuu vetämään pakettiehdotuksen pois yhteispäätöksellä ammattijärjestöjen kanssa siinä tapauksessa, että neuvosto päättää yksimielisellä päätöksellä poiketa joistakin ehdotuksessa mainituista takuista. Tämä sopimus muodostaa vankan perustan prosessin jatkumiselle.

Henkilöstön kuulemismenettelyn ja ammattijärjestöjen kanssa käytyjen neuvottelujen seuraukset olivat:

- Lokakuussa 2001 annettiin henkilöstöpolitiikan uudistuksen kokonaispaketti, joka koostuu 15 luvusta. Ensimmäiset yhdeksän lukua olivat vailla komission lopullista hyväksyntää. Niiden aiheina ovat sosiaaliasiat, mukaan luettuina perhesyistä pidettävät lomat ja joustavia työjärjestelyjä koskevat toimet; yhtäläiset mahdollisuudet; henkilöstöä koskeva sosiaalipolitiikka ja sosiaalinen infrastruktuuri; moraalinen häirintä; koulutus; liikkuvuus; rikkomusten ilmoittaminen; kurinpito; ammatillisen vaatimustason säilyttäminen; palvelukseen ottaminen; keskijohto sekä palkat ja eläkkeet. Viimeisiä kuutta lukua käsiteltiin, ja komissio päättää niiden lopullisesta määrittelystä. Niiden aiheet ovat arviointi ja ylentäminen; urarakenne; muu kuin pysyvä henkilöstö; sovitteluelin; joustava eläkkeelle siirtyminen ja henkilöstösääntöjen yleiskatsaus.

- Komissio hyväksyi 20. joulukuuta asetusluonnoksen henkilöstösääntöjen muutoksista sekä arviointia ja ylentämistä koskevien sääntöjen täytäntöönpanosta, ja sen tarkoituksena oli antaa ne toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle mielipiteen saamiseksi. Asetusluonnos sisältää komission tarpeellisiksi katsomat muutokset Euroopan yhteisöjen henkilöstöhallintoa koskeviin perussääntöihin.

Vuonna 2001 toteutetut toimet mahdollistivat sen, että komissio hyväksyi loput päätökset vuoden 2002 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana (toimenkuvauksia koskevat suuntaviivat, liikkuvuutta koskevat suuntaviivat, hallinnollisten tutkimusten ja kurinpitotoimenpiteiden toteuttaminen, komissiossa työskenteleviin kansallisiin asiantuntijoihin sovellettavat säännöt, rikkomusten ilmoittaminen, sosiaalipolitiikka, sovitteluelin, koulutuksen suuntaviivat ja ammatillisen vaatimustason säilyttäminen, arviointi ja ylentäminen) ja antoi asetusluonnoksen neuvostolle, jotta lainsäädäntömenettely saataisiin päätökseen vuoden 2003 puoliväliin mennessä.

3.3. Sisäinen tarkastus, varainhoito ja valvonta

Uudistuksen tähän osaan vaikutti tarve uudistaa varainhoitoa sekä palauttaa kansalaisten luottamus Euroopan unionin talousarvion hallintoon ja menojen valvontaan. Uudistuksella pyritään yksinkertaistamaan ja nopeuttamaan menettelyjä sekä parantamaan vastuuvelvollisuutta hajauttamalla hallintovastuuta niille, jotka ovat lähempänä päätöksentekoprosessia, ja parantamalla avoimuutta. Uudistuksen keskeiset näkökohdat tällä alalla ovat seuraavat:

- Menojen hyväksymistä koskevan vastuuvelvollisuuden lisääminen: sääntöjä on yksinkertaistettava ja niistä on tehtävä helpommin ymmärrettäviä; lisäksi hallintomenettelystä vastaavien henkilöiden olisi mahdollisuuksien mukaan oltava vastuussa menojen hyväksymisestä. Asiaan liittyviä riskejä, organisaatiorakennetta ja kustannustehokkuutta koskevan arvioinnin perusteella yksiköt panivat vuonna 2001 täytäntöön uusia varainhoitoprosesseja, joissa määritellään maksujen hyväksymisen keskeiset vaiheet ja kunnioitetaan perusperiaatetta, jonka mukaan tietyn maksutoimenpiteen aloittamista ja tarkastamista koskevat toiminnot olisi pidettävä erillään. Jokainen komission yksikkö nimitti myös sisäisen tarkastuksen rakenteen, joka auttaa pääjohtajaa tai yksikönpäällikköä varmistamaan sisäisen tarkastusten tehokkuuden.

- Varainhoidon valvonnan erottaminen sisäisestä tarkastuksesta: vuoteen 2000 asti sama keskusyksikkö vastasi sekä menojen ennakkovalvonnasta että niiden osittaisesta jälkitarkastuksesta, mikä aiheutti eturistiriidan mahdollisuuden. Vuoden 2001 puolivälissä sisäisen tarkastuksen osasto tuli riippumattomaksi varainhoidon valvonnasta. Sisäisen tarkastuksen osaston vaikutus komission kannan vahvistamisessa on ratkaiseva, sillä se antaa puolueettoman mielipiteen johtamis- ja valvontajärjestelmistä.

- Vuoden 2000 puolivälissä perustettu yhteinen varainhoitoelin keskittyi vuonna 2001 varainhoitoasetuksen tarkistamisehdotukseen, komission yksiköiden sisäisten valvontavaatimusten ja riskienhallinnan määrittelyyn ja niitä koskevaan ohjaukseen sekä sopimushallinnoinnin ja julkisten hankintojen vahvistamiseen komission yksiköissä. Lisäksi kiinnitettiin erityishuomiota pyydettyihin tukitoimenpiteisiin neuvontapisteen, koulutuksen ja tiedottamisen kautta. Lopuksi tarve tehostaa keskeisiä varainhoidon tietojärjestelmiä johti siihen, että toiminnassa keskityttiin nykyisen järjestelmän kokonaislaatuun ja valkoisessa kirjassa esitettyihin uusiin toimintoihin (sopimustietokanta, yhteinen laskutusrekisteri, takaisinperintää koskevat toimet).

- Pääjohtajia ja päälliköitä koskeva vaatimus antaa vuosittainen lausuma, jossa ne varmistavat taustalla olevien toimien laillisuuden ja säännöllisyyden sekä sen, että resursseja on käytetty moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti.

Uudistuksen tämän osan täytäntöönpanossa on edistytty eniten, sillä se asetettiin etusijalle riippumattomien asiantuntijoiden komitean antamien varsin yksityiskohtaisten suositusten perusteella. Varainhoito- ja valvontamenettelyjen uudistaminen edellytti, että yksiköissä toteutettiin huomattavan paljon toimia. Kuten vuosikertomuksissa todetaan, merkittävästä edistyksestä huolimatta on kuitenkin vielä paljon tehtävää, jotta varainhoidon parannuksista tulisi pysyviä. Monet yksiköt korostivat vuosikertomuksissaan, että näin perustavanlaatuisiin muutoksiin liittyy ongelmia riittävän pätevien resurssien rajallisuuden sekä koulutukseen ja sisäiseen organisaatioon liittyvien vaikeuksien vuoksi. Koska yksiköiden kohtaamat ongelmat tunnetaan, tulevissa palvelukseenottoa koskevissa suunnitelmissa pyritään vastaamaan rahoitusalan asiantuntijoita koskevaan tarpeeseen (ks. toimi 14).

Sisäisen tarkastuksen ja varainhoidon kysymyksiä on vauhdittanut uusi varainhoitoasetus, jossa varainhoitouudistuksen keskeiset periaatteet on otettu huomioon ja joka tulee voimaan 1. tammikuuta 2003. Keskitetyn ennakkohyväksynnän siirtäminen merkitsee sitä, että yksiköiden on vahvistettava valmiuttaan ottaa täysi vastuu hajautetuista velvollisuuksista (ks. toimi 12). Lisäksi yhteisiä rahoitusalan ja kirjanpidon tietojärjestelmiä, joissa on edelleen joitakin heikkouksia, on parannettava sen mukaisesti (ks. toimet 16 ja 17).

3.4. Vuosikertomuksiin sisältyvät uudistusta koskevat monialaiset kysymykset

Henkilöresurssien puute:

Lukuisissa vuosikertomuksissa todetaan, että uudistuksen täytäntöönpanoon tarvittavat henkilöresurssit oli arvioitu liian pieniksi. On muistettava, että tavallisesti komissio tarkastelee henkilöstötarvetta ja tekee asiaa koskevia päätöksiä vuotuisten toimintastrategioiden kierroksen yhteydessä, minkä jälkeen hyväksytään talousarvioesitys ja päätetään myönnettävistä resursseista.

Komissio on jo aloittanut joitakin tähän liittyviä toimenpiteitä. Heinäkuussa 2000 komission yksiköille myönnettiin 230 virkaa uudistuksen täytäntöönpanon helpottamiseksi. Vuonna 2000 komission jäsenten erityisryhmä arvioi tarpeeksi 1254 virkaa, joista 580 oli varattu ulkoisen avun ja rakennetoimien ohjelmien suunnittelun ja valvonnan vahvistamiseen. On muistettava, että komissio päätti jo vuoden 2003 toimintastrategiassa siirtää eri yksiköille kolmanneksen niistä viroista, joiden pitäisi vapautua uudistuksen täytäntöönpanoon varhaiseläkkeelle siirtymisen kautta. Ollaan kuitenkin tietoisia siitä, että kestää aikansa, ennen kuin joidenkin toimenpiteiden täydet vaikutukset ilmenevät. Yleisesti ottaen on pyrittävä määrittelemään järjestelmällisemmin toimenpiteisiin tarvittavat resurssit, erityisesti kun otetaan huomioon komission eri yksiköiden ja toimijoiden uudistusprosessin seurauksena saamat uudet tehtävät.

Toimi 5: Uudistuksen täytäntöönpanoon tarvittavien, puutteellisten henkilöresurssien osalta komissio kiinnittää huomiota pääjohtajien vuosikertomuksissaan ilmaisemiin tarpeisiin vuoden 2002 lopussa alkavan seuraavan strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen yhteydessä. Pääsihteeristö laatii tässä yhteydessä uudet menettelytavat sekä nykyisten että uusien toimien henkilöstötarpeen arvioimiseksi.

Ohjauksen puute:

Pääjohtajat valittavat monissa vuosikertomuksissa, että keskusyksiköt eivät ole antaneet monista uudistuksen näkökohdista tarpeeksi ohjausta. On muistettava, että komissio on jo kiinnittänyt erityishuomiota sisäiseen viestintään sekä uudistuksen keskeisiä kohtia koskevaan koulutukseen ja menettelytapoihin. Vastatakseen ohjauksen täydellisyyttä ja riittävyyttä koskeviin huolenaiheisiin komissio vahvistaa pyrkimyksiään näissä asioissa erityisesti toimintojohtamisen osalta. Vuoden 2003 vuotuisten hallintosuunnitelmien valmistelut ovat yksiköille ratkaiseva askel toimintakeskeisemmän hallintotavan varmistamisessa.

Toimi 6: Pääsihteeristö tarkistaa tiiviissä yhteistyössä budjettipääosaston sekä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa keskusyksiköiden väliset koordinointimekanismit, jotta toiminnallisille yksiköille annettavaa palvelua ja neuvontaa voitaisiin parantaa. Lisäksi pääsihteeristö laatii yksityiskohtaisen toimintojohtamisen oppaan vuoden 2002 lokakuuhun mennessä ja auttaa yksiköitä vuoden 2003 hallintosuunnitelmien valmistelussa.

Tietojärjestelmät:

Yksi monista vuosikertomuksista ilmenevä käytännön toimenpiteitä edellyttävä seikka on tarve ratkaista tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen liittyvät ongelmat. Käyttäjät eivät tällä hetkellä voi hyödyntää täysimääräisesti nykyisten järjestelmien mahdollisuuksia. Komissio aikoo sähköisen toimintaympäristön kehittämistä koskevan eCommission-aloitteen pohjalta pyrkiä aktiivisesti kehittämään saumattomia järjestelmiä, jotta kaikki yksiköt voivat lisätä tehokkuuttaan ja suorituskykyään.

Toimi 7: Yksiköiden yhteiselle työryhmälle annetaan valtuudet koordinoida nykyisten tiedonhallintajärjestelmien yhteentoimivuutta. Työryhmä laatii vuoden 2002 marraskuuhun mennessä toimintasuunnitelman ja valvoo sen täytäntöönpanoa.

4. Sisäisten valvontavaatimusten täytäntöönpano vuonna 2001

Sisäinen valvonta kattaa kaikki organisaation johdon suunnittelemat ja toteuttamat toimintatavat ja menettelyt, joilla pyritään varmistamaan, että tavoitteet saavutetaan taloudellisella, tehokkaalla ja toimivalla tavalla, noudatetaan ulkoisia sääntöjä, johtamispolitiikkaa ja säännöksiä, turvataan omaisuus ja tieto, ehkäistään ja havaitaan petokset ja virheet, taataan kirjanpitoaineiston laatu sekä tuotetaan luotettavat ja ajantasaiset tiedot varainhoidosta ja hallinnosta.

Komissio hyväksyi 13. joulukuuta 2000 samanaikaisesti valtuutettuja ja edelleenvaltuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä koskevan perussäännöstön kanssa sisäiset valvontavaatimukset, jotka noudattavat tätä sisäisen valvonnan laajaa määritelmää (SEC(2000) 2203). Vaatimuksia olisi pidettävä perusedellytyksinä, jotka komission sisäisten yksiköiden on täytettävä kaikilla komission hallinnon osa-alueilla, ei pelkästään varainhoitokysymyksissä. Tässä yhteydessä on huomattava, että valvontajärjestelmissä pitäisi pyrkiä löytämään sopiva tasapaino käsiteltävien riskien ja niiden minimoimiseksi tarvittavien kustannusten välillä. Mikään järjestelmä ei takaa kohtuullisin kustannuksin sitä, että kaikki virheet havaitaan tai tarkoitukselliset petokset ehkäistään.

Jokainen pääjohtaja ja yksikönpäällikkö laati 30. kesäkuuta 2001 varainhoidon uudistuksen täytäntöönpanon tilaa koskevan välikertomuksen, jossa otettiin erityisesti huomioon valvontavaatimusten täytäntöönpanon aste. Komissio hyväksyi 7. marraskuuta 2001 näiden välikertomusten yhteenvetokertomuksen (SEC(2001) 1723/6). Tämä asiakirja osoitti, että välitavoitteeksi asetettujen perusvaatimusten saavuttamisessa oli edistytty huomattavasti, niin kuin kesäkuun lopussa 2001, mutta monilla keskeisillä aloilla oli edistyttävä lisää, jotta valvontavaatimukset täyttyisivät täysimääräisesti. Lisäksi toimintojohtamista koskevassa tiedonannossa, jossa monia valvontavaatimuksia tuettiin, todettiin selvästi, että jotkut keskeiset toimenpiteet oli pantava täytäntöön asteittain 31. joulukuuta 2001 lähtien.

Komissio otti huomioon, että valvontavaatimusten täytäntöönpano ja siihen liittyvät aikataulut olivat luonteeltaan asteittaisia. Auttaakseen yksiköitä kartoittamaan vuosikertomusten ensimmäisenä vuonna saavutettua edistystä komissio määritteli uudet välitavoitteeksi asetettavat perusvaatimukset, jotka oli täytettävä 31. joulukuuta 2001 mennessä, ja hyväksyi asiaa koskevan ajantasaistetun aikataulun (SEC(2001) 2037/4). Tämä antoi pääjohtajille ja yksikönpäälliköille mahdollisuuden arvioida, mitä toimenpiteitä olisi toteutettava kyseiseen päivämäärään mennessä, ja ottaa huomioon, että tietyt toimenpiteet olivat riippuvaisia komission päätösten ajankohdista ja keskeisten suuntaviivojen saatavuudesta, tai ne olisi toteutettava asteittain.

4.1. Sisäisen tarkastuksen keskeisten osatekijöiden täytäntöönpanoa koskeva katsaus

Vastuu tehokkaiden sisäisten tarkastusten kehittämisestä ja ylläpitämisestä on pääjohtajilla ja yksikönpäälliköillä. Vuosikertomusten luvussa 3 "Hallinto- ja valvontakysymykset - sisäiset valvontavaatimukset" pääjohtajia ja päälliköitä pyydettiin kertomaan, miten hallinnointiin liittyvissä asioissa oli edistytty, ja antamaan lisätietoja kaikista vuosittaisiin lausumiin mahdollisesti vaikuttavista tärkeimmistä heikkouksista tai riskeistä. Edistyksen kartoittamiseksi pääjohtajia ja yksikönpäälliköitä pyydettiin raportoimaan siitä, missä määrin joulukuun 31. päivälle asetetut sisäisten valvontavaatimusten perusvaatimukset oli täytetty. Yksittäiset kertomukset vaihtelivat huomattavasti sen suhteen, miten perusteellisesti hallinto- ja valvontakysymyksiä oli analysoitu ja missä määrin nämä kysymykset mahdollisesti vaikuttivat lausumiin yleisesti ottaen. Kaikissa vuosikertomuksissa pyrittiin kuitenkin kuvaamaan edistyksen keskeisiä näkökohtia, ja joihinkin oli jopa sisällytetty vuoden 2002 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana tapahtunut kehitys. Lisäksi on huomattava, että pääjohtajien antamat lausumat perustuivat pääosin arvioihin tilanteesta vuoden 2001 lopussa eikä koko vuonna.

Komission yksiköiden edistymistä tarkastellaan niiden viiden keskeisen osatekijän perusteella, joiden mukaan yksiköissä käytössä olevat sisäiset valvontavaatimukset on ryhmitelty, eli valvontaympäristö, suoritusjohtaminen ja riskienhallinta, tiedotus ja viestintä, valvontatoimet sekä sisäinen tarkastus ja arviointi.

4.1.1. Valvontaympäristö

Valvontaympäristöllä tarkoitetaan yksikön toiminnan perusolosuhteita, joihin kuuluvat organisaation ja hallinnon rakenne sekä henkilöstöhallinto. Erityisesti valvontavaatimukset koskevat seuraavia aloja: etiikka ja lahjomattomuus, tehtävän, aseman ja työtehtävien määrittely, henkilöstön pätevyyden varmistaminen, henkilöstön suorituskyky sekä arkaluontoisten tehtävien jakaminen ja hallinnointi.

Tähän otsakkeeseen kuuluvien valvonnan perusvaatimusten osalta 75 prosenttia pääjohtajista arvioi täyttäneensä ainakin joulukuun 31. päivälle 2001 asetetut perusedellytykset.

Jotkut vaatimukset, kuten tarve useammin toistuviin henkilöstön suorituskyvyn ja toimenkuvan kuvauksiin, voidaan panna realistisesti täytäntöön ainoastaan toteuttamalla lukuisia uusia aloitteita, joiden vaikutukset eivät ole vielä näkyvissä. Joillakin muilla keskeisillä aloilla, kuten arkaluontoisten tehtävien määrittelyssä ja hallinnoinnissa, työskentelyä on jatkettava. Melkein puolet komission yksiköistä ei ole vielä laatinut yksityiskohtaista analyysia, joka on edellytyksenä tällaisten toimintojen määrittelylle ja asiaan liittyville tarkastuksille. Sellaisten arkaluontoisten toimintojen osalta, joissa tarkastuksia pidetään riittämättöminä, olisi velvoitettava liikkuvuuteen. Koska yksiköillä on vaikeuksia toteuttaa tätä vaatimusta, komission keskusyksiköiden on yhdessä pyrittävä auttamaan niitä käytännön avun ja ohjauksen kautta.

4.1.2. Suoritusten ja riskien arviointi

Suoritusjohtamiseen ja riskienhallintaan kuuluu keskeisiä toiminnan suunnitteluun, ohjelmointiin ja seurantaan liittyvä hallinnollisia kysymyksiä, ja se tukee toimintojohtamisen periaatteita. Valvontavaatimukset koskevat erityisesti tavoitteiden asettamisen prosessia, monivuotista ohjelmasuunnittelua, vuotuisen hallintosuunnitelman laatimista, suorituskyvyn seurantaa tavoitteiden ja indikaattoreiden perusteella sekä riskien arviointia ja hallintaa.

Noin 75 prosenttia pääjohtajista arvioi täyttäneensä ainakin joulukuun 31. päivälle 2001 asetetut valvonnan perusvaatimukset. On kuitenkin huomattava, että monilla näistä vaatimuksista, erityisesti suunnitteluun ja seurantaan liittyvillä vaatimuksilla, tuetaan käynnissä olevia aloitteita toimintojohtamisen alalla, ja ne toteutetaan asteittain pitemmällä aikavälillä.

Riskien arvioinnin ja hallinnan alalla suurin osa yksiköistä suoritti vuonna 2001 korkean tason arvioinnin ensisijaisista riskeistään, mikä oli koko komission kannalta merkittävä askel siirryttäessä kohti riskienhallintakulttuuria. On korostettava, että tämä oli ensimmäinen kerta, kun moni pääjohtaja arvioi riskejä virallisesti ja kun rahoitukseen liittymättömiä riskejä tarkasteltiin näin tarkasti. Vaikka tämä on itsessään huomattava edistysaskel, on selvää, että kyseessä on prosessin alkuvaihe. Vuosikertomusten riskejä koskevat tiedot ovat luonteeltaan hyvin erilaisia ja osoittavat, että riskien arviointiin ja hallintaan liittyy vielä epävarmuutta samoin kuin siihen, miten ne olisi yleisesti ottaen otettava lausumissa huomioon. Riskienhallinta ei ole vielä vakiintunut osa komission työskentelytapoja, ja sekä pääosastojen että keskusyksiköiden on jatkettava työskentelyä sen vakiinnuttamiseksi.

4.1.3. Tiedotus ja viestintä

Tiedotukseen ja viestintään kuuluu asianmukaisten menettelyjen luominen, jotta voidaan hallita sisäistä informaatiota ja tiedottaa talousarvion ja hallintosuunnitelman täytäntöönpanosta sekä resurssien käytöstä. Valvontavaatimukset koskevat erityisesti asianmukaista tiedonhallintaa, postin rekisteröimis- ja arkistointijärjestelmää sekä säännönvastaisuuksista ilmoittamista.

Noin 70 prosenttia pääjohtajista arvioi täyttäneensä ainakin joulukuun 31. päivälle 2001 asetetut perusvaatimukset. Monet valvontavaatimukset pannaan täytäntöön asteittain, erityisesti asianmukaista tiedonhallintaa ja postin rekisteröintiä koskevat vaatimukset.

4.1.4. Valvontatoimet

Valvontatoimet kohdistuvat keskeisiin, jokapäiväisiin valvontatehtäviin, jotka kuuluvat yksiköiden tavanomaiseen työskentelyyn. Valvontavaatimukset koskevat erityisesti menettelyjen dokumentointia, asianmukaista tehtävänjakoa, valvontatehtäviä, poikkeuksien kirjaamista ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista.

Noin 70 prosenttia pääjohtajista arvioi täyttäneensä ainakin joulukuun 31. päivälle 2001 asetetut perusvaatimukset. Lukuisilla aloilla on edistytty huomattavasti erityisesti tehtävänjakoa ja toiminnan jatkuvuutta koskevissa kysymyksissä, mutta useimpien yksiköiden on vielä kehitettävä muita keskeisiä aloja. Menettelyjen dokumentointi edellyttää käytännössä jatkuvaa tarkistamista ja päivittämistä. Ensisijainen tavoite on kuitenkin ollut varmistaa rahoitusmenettelyjen dokumentointi. Vaikka sen saavuttamiseksi on työskennelty huomattavasti, noin 15 yksikköä on ilmoittanut työskentelyn olevan vielä kesken. Olisi tunnustettava, että prosessi on hyvin monimutkainen ja aikaavievä. Lisäksi yksiköiden on varmistettava, että toimintamenettelyt on myös dokumentoitu.

Tehokkaan sisäisen valvontajärjestelmän kehittämisessä on olennaista muiden tehokas valvonta, ja useimmat yksiköt määrittelevät ja panevat parhaillaan täytäntöön niiden omiin olosuhteisiin soveltuvia toimia. Keskusyksiköt ovat antaneet jonkin verran ohjausta, mutta niiden on varmistettava, että ohjausta tehostetaan edelleen ja että sen lisäksi annetaan käytännön tukea.

4.1.5. Sisäinen tarkastus ja arviointi

Sisäinen tarkastus ja arviointi käsittää sisäisiin ja ulkoisiin tarkastuksiin liittyvien kysymysten asianmukaisen hoidon, arviointitoiminnon sekä johdon itsearviointia koskevat menettelytavat. Valvontavaatimuksiin kuuluvat erityisesti sisäisen valvonnan puutteiden kirjaaminen ja niiden korjaaminen, (sisäisten ja ulkoisten) tarkastuskertomusten asianmukainen seuranta, sisäisen tarkastuksen rakenteen käyttöönotto ja toiminta, asianmukaisen arviointitoiminnon käyttöönotto tai arvioinnin saatavuuden lisääminen sekä johdon sisäisten valvontamenettelyjen vuotuinen tarkastus.

Noin 75 prosenttia pääjohtajista arvioi täyttäneensä ainakin joulukuun 31. päivälle 2001 asetetut perusvaatimukset.

Tasainen edistyminen osoittaa, että monet erittäin täsmälliset perusvaatimukset onnistuttiin suurilta osin täyttämään, kuten vaatimukset sisäisten tarkastusrakenteiden perustamisesta ja sisäisten valvontamenettelyjen vuotuisista tarkastuksista. On kuitenkin huomattava, että vaikka sisäisen tarkastuksen rakenteet perustettiin vuonna 2001, palvelukseenotossa oli kyseisenä vuonna vaikeuksia, ja sisäisen tarkastuksen rakenteet suorittavat täysimääräisen sisäisen tarkastuksen vasta saatuaan lisää pätevää henkilöstöä (vuodesta 2002 lähtien).

Yksiköt ovat edistyneet rahoitusmenettelyihin liittyvien sisäisen valvonnan puutteiden kirjaamista ja niiden korjaamista koskevien toimenpiteiden täytäntöönpanossa, mutta toimenpiteet on vuonna 2002 ulotettava toimintamenettelyihin.

Joidenkin yksiköiden on vielä otettava käyttöön asiaa koskeva arviointitoiminto, jolla voidaan tukea tehokkaasti politiikan suunnittelua. Lisäksi arvioinnin tuloksia käytetään tukena määriteltäessä tavoitteita ja painopisteitä vuotuisten hallintosuunnitelmien yhteydessä.

4.2. Yleiset päätelmät ja toimet sisäisen valvonnan kehittämiseksi edelleen

Vuosikertomuksista tehtävät päätelmät ovat yleisesti ottaen myönteisiä ja kannustavia siltä kannalta, miten yksiköt arvioivat omaa edistymistään tiettyjen sisäisten valvontavaatimusten saavuttamisessa. Edistymistä on kuitenkin jatkettava, jotta varmistetaan sisäisten valvontavaatimusten täysimääräinen täyttäminen ja komission yksiköiden tasainen siirtyminen kohti vakaata ja kehittynyttä sisäisen valvonnan järjestelmää.

Vuosi 2001 oli siirtymävuosi, jonka aikana yksiköt kohtasivat huomattavia muutoksia ja joutuivat selviytymään monista haastavista uusista aloitteista. Näiden tekijöiden vaikutusta ei pidä aliarvioida. Vakaan sisäisen valvontajärjestelmän kehittäminen on jatkuva prosessi, jonka ylläpitämiseksi tarvitaan johdon jatkuvaa sitoutumista.

Vuosikertomusten sisältämät tiedot osoittavat, että sisäisen valvonnan kysymyksiä koskeva tietämys on lisääntynyt. On kuitenkin muistettava myös, että kyseessä oli ensimmäinen kerta, kun johtoa pyydettiin raportoimaan virallisesti näistä asioista, mikä ilmeni siinä, miten eri tavoilla yksiköt kertoivat omista hallintoon ja valvontaan liittyvistä kysymyksistään. Kuten edellä todettiin, monissa yksiköissä sisäiset tarkastusrakenteet eivät olleet kyseisen vuoden aikana täysimääräisesti käytössä. Tulevaisuudessa on syytä olettaa, että kertomuksissa viitataan täsmällisemmin sisäisten tarkastusten löydöksiin sekä niiden vaikutuksiin sisäisen valvonnan tilaan ja vuosittaiseen lausumaan. Keskusyksiköiden tukea ei myöskään pitäisi aliarvioida. Yksiköt ovat joutuneet hallinnoimaan lukuisia aloitteita, ja vaikka lopullinen vastuu sisäisistä tarkastuksista onkin yksin niillä, yksiköitä on ohjattava ja tuettava koko prosessin ajan. Tämä pitää erityisesti paikkansa uuden varainhoitoasetuksen kohdalla.

Edellä esitetyn arvion, joka koskee vaatimusten täytäntöönpanoa vuonna 2001, perusteella esitetään seuraavia toimia:

Toimi 8: Budjettipääosasto antaa yhteistyössä pääsihteeristön sekä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa ennen vuoden 2002 loppua tehostettua tukea ja käytännön ohjausta, joka koskee arkaluontoisiin tehtäviin ja valvontaan liittyviä vaatimuksia. Näitä aloja pidetään erittäin tärkeinä komission yksiköiden sujuvalle toiminnalle.

Toimi 9: Komission yksiköt kiinnittävät vuonna 2002 erityishuomiota sisäisten valvontamenettelyjen suunnitteluun ja dokumentointiin, erityisesti niiden rahoitusmenettelyjen suunnitteluun ja dokumentointiin, joiden tarkoituksena on ehkäistä virheitä, havaita epäsäännöllisyyksiä ja kirjata poikkeuksia.

5. Tulojen ja menojen hyväksyjien esittämät varaukset

Valtuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä koskevassa perussäännöstössä edellytetään, että jokainen pääjohtaja tai yksikönpäällikkö allekirjoittaa lausuman, jossa hän antaa riittävän vakuutuksen siitä, että lausumaan liitetyssä vuosikertomuksessa kuvattuja toimia varten myönnettyjä resursseja on käytetty suunnitellussa tarkoituksessa ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti ja että valvontatoimet takaavat taustalla olevien toimien laillisuuden ja säännöllisyyden. Tässä yhteydessä on huomattava, että kaikki yksiköt eivät tulkinneet lausumia koskevia suuntaviivoja täysin yhdenmukaisesti. Olisi voitu ottaa huomioon mahdollisuus pyytää pääjohtajia ja päälliköitä harkitsemaan lausumia uudelleen yhdenmukaisen tulkinnan saamiseksi, mutta prosessin toistaminen olisi ollut monimutkaista ja aikaavievää. Lisäksi ongelma pystyttiin ratkaisemaan asianmukaisesti pyytämällä yksiköitä käsittelemään sekä varauksia että huomioita joko lausumassa tai vuosikertomuksessa.

Perussäännöstössä todetaan, että lausuma voi sisältää varauksia, joissa korostetaan pääosaston tai yksikön hallinnoimiin toimiin liittyviä riskejä. Tällaisten varausten olisi viitattava johtamisjärjestelmien ja sisäisten valvontajärjestelmien suunnittelua tai soveltamista koskeviin toimintahäiriöihin. Niissä olisi myös viitattava toteutettuihin tai suunniteltuihin korjaustoimenpiteisiin. On kuitenkin tehtävä selväksi, että varausten käytön tarkoituksena ei ole tehdä lausumista merkityksettömiä, vaan päinvastoin ehdottaa lisätoimenpiteitä tunnistettujen riskien pienentämiseksi.

Lausumia koskevat täsmälliset ohjeet määriteltiin yksiköille annetun ohjauksen yhteydessä ennen lausumien laatimista. Lyhyesti sanottuna varausten oli määrä käsitellä merkittäviä ongelmia tai puutteita, jotka saattavat rajoittaa valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valmiuksia antaa lausuman edellyttämä riittävä vakuutus. Valmisteluprosessin aikana päätettiin myös, että pääjohtajat voivat esittää vuosikertomuksen päätelmäosiossa huomioita, joissa korostetaan asianomaisten yksiköiden tai koko komission moitteettomaan toimintaan liittyviä tärkeitä kysymyksiä, mutta joita ei kuitenkaan pidetä lausumissa esitettävinä varauksina.

Yhteenvedon tässä osassa

- esitetään yhteenveto kaikkien yksiköiden esittämistä erilaisista varauksista ja huomioista

- keskitytään johtamisjärjestelmiin ja sisäisiin valvontajärjestelmiin

- käsitellään keskeisiä esille nousevia aiheita ja yhteisiä kysymyksiä, arvioidaan niiden vaikutuksia ja merkitystä koko komissiolle sekä tehdään päätelmät tarvittavista toimista.

5.1. Varausten lajit

Lausumiin sisältyvät varaukset vaihtelevat huomattavasti laajuudeltaan ja sisällöltään. Yhdeksän pääjohtajaa ei esittänyt varauksia tai huomioita itse lausumissa. Toiset sisällyttivät lausumiin "varauksia" tai "huomioita" tai eivät tehneet selvää eroa näiden välillä. Koska kyseessä on ensimmäinen vuosi, jolloin lausumia käytetään koko komissiossa, ei tässä yhteenvedossa tehdä eroa varausten ja huomioiden välillä. Käsittelyn helpottamiseksi ilmausta "varaukset" käytetään sekä varauksista että huomioista.

Yhteensä 27 yksikköä esitti tarkastuslausuman itse lausumassa tai viittaamalla suoraan muualla vuosikertomuksissa olevaan aineistoon. Kun otetaan huomioon sekä lausumassa että vuosikertomuksessa esitetyt varaukset ja huomiot, yhteensä 31 yksikköä esitti 135 varausta.

Ohjauksessa pääjohtajia vaadittiin laatimaan jokaista varausta varten analyysi ongelmasta, arvioimaan sen vaikutukset (mahdollisuuksien mukaan määrällisesti) ja antamaan päätelmät (mukaan luettuina tarvittavat toimenpiteet ja aikataulut). Pääjohtajia kehotettiin myös määrittelemään olennaisuuden arvioimisessa käytetyt perusteet [6]. Lähtökohtana on, että kaikki lausumiin sisältyvät varaukset ovat sinänsä olennaisia, riippumatta siitä, olivatko ne sitä määrällisesti tai laadullisesti, luonteen tai tilanteen mukaan. Noin puoleen kaikista pääjohtajien esittämistä varauksista sisältyi itse asiassa selkeästi määriteltyjä toimintasuunnitelmia tai yksityiskohtia jo aloitetuista toimista asianomaisen kysymyksen ratkaisemiseksi. Silti vain harvoissa tapauksissa määriteltiin selkeästi mahdolliset vaikutukset ja niiden määrä, eikä olennaisuutta mainittu juuri lainkaan. Yleisesti ottaen lausumat sisälsivät hyvin harvoja täsmällisiä viittauksia olennaisuuteen joko niiden omassa sanamuodossa tai vuosikertomusten tekstissä.

[6] Olennaisuuden käsitteen täsmällinen määritelmä löytyy asiakirjasta SEC(2002) 401, s. 14.

Kaikkien varausten ei kuitenkaan katsottu edellyttävän tiettyä toimintasuunnitelmaa joko niiden luonteen tai riittämättömän olennaisuuden takia. Toimintasuunnitelmaa ei edellytetty myöskään, jos varaukset olivat luonteeltaan väliaikaisia tai jos nykyisen tilanteen parantamiseksi tarvittavat kustannukset olisivat suuremmat kuin odotettavissa oleva hyöty. Tällaisissa tapauksissa toimintasuunnitelma sisältyy tässä yhteenvedossa esitettyihin yleisiin toimiin. Muissa tapauksissa varaus voitiin pikemminkin käsittää yleiseksi huomioksi poliittisesta ympäristöstä, eikä se näin ollen edellytä toimintasuunnitelmaa sinänsä.

On syytä tiedostaa, että kyseessä oli ensimmäinen kerta, kun pääjohtajia pyydettiin antamaan tällaiset lausumat. Siitä huolimatta on löydettävä johdonmukaisempi lähestymistapa prosessiin ja varmistettava, että lausumat ilmentävät mahdollisimman tarkasti todellista tilannetta. Paljon riippuu tietämyksen lisääntymisestä prosessista saatavien kokemusten kautta. On selvästi lukuisia kysymyksiä, jotka aiheuttivat erityisongelmia. Monille pääjohtajille olennaisuus osoittautui vaikeasti määriteltäväksi käsitteeksi. Tätä kysymystä on ehdottomasti käsiteltävä hyvissä ajoin ennen ensi vuotta, sillä kyseessä on perustavanlaatuinen arvio, joka vaikuttaa olennaisesti koko vuosittaisten lausumien käytön luotettavuuteen. Yksinkertaisesti sanottuna olennaisuus merkitsee tärkeyttä. Sitä mukaa kuin yksiköt tulevina vuosina kuitenkin ymmärtävät vuosikertomusten laatimisprosessia paremmin ja tajuavat erityisesti sen, että varaukset on rajoitettava aidosti olennaisiin kysymyksiin, ne oletettavasti myös toimivat johdonmukaisemmin.

Koska varausten ja huomioiden esittämistavat vaihtelivat, on kiinnitettävä enemmän huomiota pääjohtajille annettavaan ohjaukseen, joka koskee varauksiin sisällytettäviä asioita. Jotkut kysymykset saattavat liittyä vain siirtymävaiheeseen, kuten ristikkäistä valtuutusta koskeva kysymys, josta yhdeksän pääjohtajaa esitti varauksia. Tällaiset kysymykset on kuitenkin otettava huomioon myöhempää käsittelyä varten. Monissa yksiköissä valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä vaihtui vuoden 2001 aikana, minkä yksiköt panivat lausumassa tai itse kertomuksessa merkille tekemättä kuitenkaan täsmällisiä päätelmiä sen vaikutuksesta lausumaan. Tätä kysymystä käsiteltiin pääjohtajille annetussa ohjauksessa, ja sitä tarkasteltiin lisää uusissa ohjausmenettelyissä, joilla järjestelyjä pyritään selkeyttämään tulevia vuosia varten (SEC(2002) 657).

Toimi 10: Pääsihteeristö tarkistaa ja tehostaa ennen vuoden 2002 loppua menettelytapoja ja ohjausta yhteistyössä budjettipääosaston, henkilöstön ja hallinnon pääosaston sekä sisäisen tarkastuksen kanssa vuoden 2002 vuosikertomusten laatimista varten. Se kiinnittää erityishuomiota kysymykseen olennaisuudesta, vuosikertomusten liitteenä oleviin lausumiin sisältyvien mahdollisten varausten laajuuden määrittelyyn ja ristikkäisen valtuutuksen kysymyksen hoitamiseen.

5.2. Tärkeimmät kysymykset ja suuntaukset

Seuraavassa käsitellään yksityiskohtaisesti useille yksiköille yhteisiä kysymyksiä ja niiden mahdollisia vaikutuksia koko komissioon.

5.2.1. Rahoitusjärjestelmät ja rahoitusvastuun hajauttaminen

Lähes puolet varauksia esittäneistä pääjohtajista toi esiin huolensa varainhoitojärjestelmistä ja sisäisten tarkastusten asianmukaisuudesta (21 varausta). Esiin tuotuja kysymyksiä olivat muun muassa rahoitusprosessien suunnittelua koskevat erityisnäkökohdat, menettelyjen dokumentointi, sopimusten hallinnointimenettelyihin kohdistetut tarkastukset, valvontajärjestelyt ja se, onko yksiköillä asianmukaiset valmiudet täysin hajautetun rahoitusvastuun kantoon. Kysymyksen käsittelyä on luonnollisesti vauhdittanut tarkistettu varainhoitoasetus, jonka on määrä tulla voimaan 1. tammikuuta 2003 ja jossa ei enää vaadita keskitettyä ennakkohyväksyntää.

Toimi 11: Uutta varainhoitoasetusta odotettaessa pääjohtajat ja yksikönpäälliköt ovat jo alkaneet ottaa käyttöön asianmukaisia sisäisiä tarkastusjärjestelmiä. Pääjohtajat ja päälliköt laativat arvion käytössä olevien sisäisten tarkastusjärjestelmien ja erityisesti rahoitusprosessien valmiusasteesta marraskuuhun 2002 mennessä, ja komission keskusyksiköt tukevat niitä tässä tehtävässä tarvittavin toimenpitein. Erityisesti uuden varainhoitoasetuksen ja sen täytäntöönpanosäännösten uudet ja muutetut osat liitetään sisäistä tarkastusta koskevaan nykyiseen kehykseen lokakuuhun 2002 mennessä. Budjettipääosasto jatkaa välineiden kehittämistä yhteistyössä pääsihteeristön sekä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa tukeakseen komission yksiköitä, kun nämä mukauttavat nykyiset tarkastusjärjestelmät vastaamaan uusia vaatimuksia, ja prosessin tukemiseksi kehitetään laajamittainen koulutusohjelma.

5.2.2. Jaettu hallinnointi ja pääjohtajien vaikutusvallan puute

Kaikista esitetyistä varauksista 23 koski asioita, jotka eivät selvästikään kuuluneet pääjohtajan välittömään valvontaan. Kuitenkin jotkin näistä varauksista, joilla saattaa olla merkittävä yhteys ulkopuolisten elinten toimintaan, kuuluvat komission tai yksikön vastuualaan joko osittain tai joissakin tapauksissa kokonaan. Jäsenvaltioiden kanssa jaetut tai hajautetut hallinnointijärjestelyt olivat selkeästi monien pääjohtajien huolenaiheena. Jotkut pääjohtajista mainitsivat myös hajautettuja virastoja koskevat ongelmat. Vaikka pääjohtaja voidaan valtuuttaa tulojen ja menojen hyväksyjäksi, hänellä ei ole selkeää toimivaltaa toteuttaa tehokkaita tarkastuksia.

Toimi 12: Budjettipääosasto laatii yhteistyössä henkilöstön ja hallinnon pääosaston sekä asianomaisten yksiköiden kanssa selvityksen tästä kysymyksestä maaliskuuhun 2003 mennessä. Se tekee komissiolle ehdotuksen menojen ja tulojen hyväksyjän tehtävien rajaamisesta kaikilla niillä aloilla, joilla hallinto on jaettu. Tämän ansiosta pääjohtajien pitäisi voida toteuttaa aiheelliset toimenpiteet, jos epäselvyyksiä tai ongelmia ilmenee.

5.2.3. Tilintarkastus ja valvonta

Lähes puolet pääjohtajista viittasi joko suoraan tai välillisesti tilintarkastuskysymyksiin ja vaikeuksiin niissä paikalla tehtävissä tarkastuksissa, joita vaaditaan osana hallinnon omaa tarkastustoimintaa ja sen omien tilintarkastusvalmiuksien toteuttamista. Valmiutta toteuttaa vaadittu määrä paikalla suoritettavia tarkastuksia heikensivät usein resurssiongelmat tai vaikeudet saada tarvittavia järjestelmätietoja jäsenvaltioista. Sisäisen tilintarkastuksen valmiuksien osalta monet pääjohtajat viittasivat siihen, että menettelyt ovat melko uusia, ja olivat tietoisia siitä, että tähän mennessä annetuissa lausumissa etenkin vuotuisia ilmoituksia on tuettu vain vähän. Tilintarkastus ja valvonta ovat koko ajan muutoksen tilassa, ja niistä on keskusteltu paljon kaikkialla komissiossa, muun muassa kansainvälisiä tilinpäätössuosituksia (IAS) ja varainhoidon valvontaa koskevissa kertomuksissa. Tässä yhteydessä asianmukaiset valvontajärjestelyt on otettava käyttöön kussakin yksikössä vuoden 2002 loppuun mennessä, ja yhtenäiset keskusseurantajärjestelyt on määriteltävä. Tilintarkastus ja valvonta erotetaan selkeästi toisistaan hyvää hallintotapaa koskevien kansainvälisesti hyväksyttyjen periaatteiden mukaisesti.

Toimi 13: Komissio varmistaa, että tilintarkastuksen ja valvonnan alan keskeisten toimijoiden vastuualueet määritellään komission hallinnonuudistusta koskevassa valkoisessa kirjassa ja uudessa varainhoitoasetuksessa määriteltyjen periaatteiden, parhaiden käytäntöjen ja hyvää hallintotapaa koskevien kansainvälisesti hyväksyttyjen periaatteiden mukaisesti ennen 1. joulukuuta 2002.

5.2.4. Palvelukseen ottaminen ja koulutus

Noin puolet pääjohtajista (32 varausta) otti esiin henkilöresurssien puutetta koskevia kysymyksiä. Varauksissa tuotiin esiin hyvin erilaisia kysymyksiä, kuten palvelukseenottomenettelyn puutteet, riittävän pätevien henkilöiden puuttuminen varallaololuetteloista ja tästä johtuva tarve kouluttaa kokematonta henkilöstöä. Näihin toistuviin pyyntöihin vastaamiseksi komissio ryhtyy seuraaviin toimiin:

Toimi 14: Henkilöstön ja hallinnon pääosasto tarkastelee mahdollisimman pian uudelleen vuonna 2002 palvelukseenoton yhteydessä niitä valmiuksia, joita yksiköt tarvitsevat varainhoitoon ja siihen liittyviin kysymyksiin, vertailee niitä nykyisiin tämän alan kilpailuihin ja käynnistää tarvittaessa uusia avoimia kilpailuja. Tässä yhteydessä henkilöstön ja hallinnon pääosasto laatii ohjelman, jota yhteisön uusi henkilöstövalintatoimisto EPSO (European Personnel Selection Office) alkaa panna täytäntöön vuoden 2003 alusta. Välivaiheen toimenpiteenä vapaisiin vakituisiin virkoihin palkataan määräaikaisia toimihenkilöitä, kunnes alaan liittyviä kilpailuja varten on saatu laadittua riittävän pitkät varallaololuettelot.

Toimi 15: Budjettipääosasto antaa henkilöstölle asianmukaista varainhoitokoulutusta ja erityiskoulutusta uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanossa. Henkilöstön ja hallinnon pääosasto ja budjettipääosasto järjestävät yhteistyössä yksiköiden kanssa tarvittavaa koulutusta kustannusprosesseihin osallistuville eri toimijoille. Tämä toiminta on jatkuvaa ja sitä tehostetaan tulevaisuudessa.

5.2.5. Komission kirjanpitosäännöstön ja -järjestelmien uudistaminen

Monet pääjohtajat esittivät varauksia tältä osin, ja budjettipääosasto esitti itse tällä alalla kaksi huomattavaa varausta. Komission kirjanpitokäytäntöjen uudistuksessa voidaan erottaa kolme keskeistä kysymystä: kirjanpitosäännöstön ja siihen liittyvien menettelyjen uudistus, keskustietojärjestelmää (Sincom) koskevat ongelmat ja paikallisia tietojärjestelmiä sekä niiden ja keskusjärjestelmiä välisiä yhteyksiä koskevat ongelmat.

* Komission kirjanpitosäännöstön uudistusvaatimukset koskevat sitä, miten luotettavia kirjanpidon keskusjärjestelmän ulkopuolelta saatavat rahoitusraportointitiedot ovat, ja sitä, miten hyvin tämä säännöstö noudattaa kansainvälisesti hyväksyttyjä kirjanpitokäytäntöjä ja -standardeja. Kysymys ratkaistaan uudistamalla kirjanpitojärjestelmää ja siirtymällä suoriteperusteiseen kirjanpitoon tarkistetun varainhoitoasetuksen mukaisesti. Nykyisen toimintajärjestelmän laatu säilyy samalla kuitenkin jatkuvasti ensisijaisena tavoitteena.

* Sincomin osalta jotkin tietojärjestelmärakenteessa useaan kertaan esiintyvät tiedot ja erityisesti se, että menojen ja tulojen hyväksyjälle toimitetut tiedot saattavat erota yksiköille esitetyistä tiedoista, ovat todellinen huolenaihe. Budjettipääosasto käynnisti jo vuoden 2001 lopussa hankkeen yhtenäisyyden parantamiseksi. Myös valvontatehtävien hajauttaminen tarkistetun varainhoitoasetuksen mukaisesti lisää yhtenäisyyttä. Budjettipääosasto on myös ryhtynyt tehostamaan järjestelmän turvatarkastuksia ja kirjausketjua. Komissio aikoo käsitellä näitä kysymyksiä pikaisesti yhtenäisen ja toteuttamiskelpoisen hankesuunnitelman perusteella.

* Joissakin varauksissa viitataan myös paikallisjärjestelmien puutteisiin sekä tarpeeseen parantaa niiden ja keskustietojärjestelmän välisiä yhteyksiä. Tässä yhteydessä komissio laatii vastaavissa vuosikertomuksissa mainitut erilaiset toimintasuunnitelmat. Yksiköitä pyydetään esittämään mahdollisuuksien mukaan myös yhteisiä ratkaisuja ja toimimaan tiiviissä yhteistyössä yhteisen varainhoitoelimen kanssa, jotta edellä mainitusta hankesuunnitelmasta saadaan kokonaisuudessaan mahdollisimman hyvä. Tämä koskee etenkin keskusjärjestelmien toimivuutta ja tehokasta hankkeiden hallinnointia.

Toimi 16: Komissio laatii vuoden 2002 loppuun mennessä kirjanpitosäännöstön uudistusta koskevan yhtenäisen täytäntöönpanosuunnitelman ja toimittaa sen tiedoksi muille toimielimille. Tässä yhteydessä tavoitteena on myös siirtyä asteittain suoriteperusteiseen kirjanpitoon.

Toimi 17: Komissio antaa vuoden 2002 loppuun mennessä tiedonannon, jossa määritellään strategiset suuntaviivat tulevia rahoitusalan perustietojärjestelmiä varten. Hankesuunnitelmaa laadittaessa ensisijaisia tavoitteita on kolme: vältetään useaan kertaan esitetyistä tiedoista ja sovelluksista aiheutuva epäjohdonmukaisuus, tehostetaan edelleen järjestelmään kuuluvia turvatarkastuksia ja kirjausketjusäännöksiä sekä pannaan uusi varainhoitoasetus täytäntöön 1. tammikuuta 2003 mennessä.

6. Yleiset päätelmät

Kertomuksista ja ilmoituksista muodostuvaa kuvaa voidaan pitää kaiken kaikkiaan myönteisenä ottaen huomioon, että komissio toimii näin ensi kertaa.

6.1. Komission tilanne

Vuosikertomusten ja tarkastuslausumien antaminen on aloitettu, ja ne ovat ratkaisevan tärkeitä välineitä hallinnonuudtuksessa ja rakennehallinnon vastuullisuuden varmistamisessa. Uutta niissä on yksinkertaisuus ja tehokkuus, joilla parannetaan vastuullisuutta ja avoimuutta. Perustavia ominaisuuksia ovat myös itsearviointi ja vastuunotto johdon itsensä ilmoittamista poikkeuksista. Tämä puolestaan edistää edelleen johdon vastuunottoa korjaustoimista komission valvontaan kuuluvilla aloilla.

Yhteenvetokertomus saattaa herättää kysymyksiä, koska siinä komission toteuttaman valvonnan nykytilaa kuvataan paljon terävämmin ja haastavammin kuin koskaan aiemmin. Tämä havainto on kuitenkin itsessään osoitus siitä, että hallinnonuudistus on pantu täytäntöön. Sillä täydennetään hallinnonuudistuksen yhteydessä tällä hetkellä toteutettavia toimia, jotka osoittavat, että organisaatiota on onnistuttu tehostamaan. On kuitenkin selvää, että useiden havaittujen riskien poistaminen edellyttää ajan mittaan lisätoimia.

Tämä menettely nostaa esiin myös rakenteellisia kysymyksiä, joiden vuoksi komission on ehkä toimittava tehokkaammin kuin mitä hallinnonuudistus edellyttää. Tällaisia ovat edistyminen sisäistä hallintoa koskevissa kysymyksissä, puutteet toimielinten kirjanpidossa ja tietojärjestelmien valvonnassa, henkilöstöresurssien asettamat rajoitukset sekä rakenteellinen kysymys siitä, miten valtuuttamisen aiheuttamat riskit - jotka ovat ominaisia kaikille toissijaisuusperiaatteeseen perustuville toimintarakenteille - ratkaistaan siten, että komissiolla säilyy kuitenkin vastuu talousarviosta.

Komissio ottaa huomioon myös sen oppimisprosessin, jota vuosikertomusten ja tarkastuslausumien kaltaisten uusien välineiden käyttöönotto ensimmäistä kertaa edellyttää. Useimmissa jäsenvaltioissa näitä välineitä ei ole käytetty aikaisemmin miltei lainkaan. Komissio on myös erittäin tyytyväinen prosessista saatuihin kokemuksiin ja suosituksiin siitä, miten sitä voitaisiin tulevina vuosina parantaa. Näistä parannuksista huolimatta tulevina vuosina saatetaan hyvinkin esittää uusia huomautuksia ja varauksia. Komissio ei ole tietoinen mistään seikasta, joka saattaisi vaikuttaa ratkaisevasti ensimmäisen vuoden toiminnasta annettuun kiitettävään arvioon. Arvio perustuu selkeästi komission saatavilla oleviin tietoihin. Jaetun hallinnon kaltaiset näkökohdat saattavat rajoittaa tietojen saantia.

Myös vuosikertomusten laadinnan koko aikataulua on tarkasteltava uudelleen. Uuden varainhoitoasetuksen 60 artiklan 7 kohdan ja 181 artiklan 4 kohdan nojalla yhteenvetokertomus on toimitettava muille toimielimille vuodesta 2004 alkaen ennen 15. kesäkuuta. Komissio voi näin ollen aikaistaa vuosikertomusten ja yhteenvedon aikataulua osittain vuoteen 2003. Kaikki tätä koskevat ehdotukset otetaan huomioon toimen 9 yhteydessä tarkistetuissa suuntaviivoissa.

Tarkastuslausuman käyttöönoton yhteydessä ilmenneiden komission ongelmien tai heikkouksien ei myöskään pidä katsoa merkitsevän komission hallinnoinnin heikkoutta. Kaikki esiin tuodut ongelmat olivat olemassa jo ennen hallinnonuudistusta. Sillä, että komissio tunnustaa nämä ongelmat ja ottaa ne vastuulleen, varmistetaan tehokkaat toimet, ja tätä toimintaa seurataan ja tarkkaillaan.

6.2. Ongelmien ratkaisemiseksi suunnitellut toimet

Tässä yhteydessä komissio huomauttaa, että pääjohtajien esiin tuomat kysymykset ovat niin monitahoisia, ettei kaikkia ongelmia selvästikään voida ratkaista kerralla. Komissiolla on nimittäin pulaa sekä määrärahoista että henkilöresursseista. Lisäksi komission on säilytettävä asianmukainen tasapaino hallinnointia ja johtamista parantavien investointien lisäämisen ja toisaalta politiikan kehittämistä ja toimeenpanoa koskevien valmiuksien vahvistamisen välillä. Tämä saattaa tarkoittaa valintoja painopisteiden välillä, minkä vuoksi yhteenvetokertomuksessa esitettyjen toimien aikataulua on mukautettava.

Komissio ottaa huomioon kaikki varausten perusteella suunnitellut pääjohtajien varaukset ja toimet. Jos edellä mainitut yleiset toimet eivät kata jotakin varausta, komissio kehottaa yksiköitä varmistamaan asianmukaisten toimintasuunnitelmien ja niihin liittyvien aikataulujen laadinnan syyskuuhun 2002 mennessä.

Komissio huomauttaa lisäksi, että pääjohtajien olisi esitettävä yksityiskohtaiset toimintasuunnitelmat asiasta vastaavalle komission jäsenelle, jonka olisi sovittava vuosikertomuksen ja muiden olennaisten tietojen perusteella yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman lopullisesta versiosta. Tämän jälkeen komission jäsenten tehtävänä on valvoa, että asianomaiset pääjohtajat toteuttavat sovitut toimenpiteet.

Budjetista ja hallinnonuudistuksesta vastaavat komission jäsenet esittävät kollegion kollektiivista poliittista vastuuvelvollisuutta koskevan periaatteen sekä Euroopan parlamentin ja komission välisiä suhteita koskevan puitesopimuksen mukaisesti yhteenvetokertomuksen Euroopan parlamentin toimivaltaisille elimille, erityisesti budjettivaliokunnalle ja talousarvion valvontavaliokunnalle. Komission muut jäsenet esittävät poliittisen arvion omasta vastuualueestaan Euroopan parlamentin valiokuntien kanssa sovittuja järjestelyjä noudattaen. Komission jäsenet voivat pyytää pääjohtajaa esittämään vuosikertomuksen asianomaiselle parlamentin valiokunnalle.

Toimi 18: Puuttuvat tai epäasianmukaiset toimintasuunnitelmat liitetään vuoden 2002 syyskuuhun mennessä vuoden 2002 hallintosuunnitelmaan. Nämä toimintasuunnitelmat muutetaan vuoden 2003 hallintosuunnitelmiksi soveltuvin osin. Alasta vastaava komission jäsen seuraa edistymistä, ja sitä tarkastellaan seuraavia vuosikertomuksia laadittaessa uudelleen.

Toimintasuunnitelma

Toimet esitetään samassa järjestyksessä kuin asiakirjassa, eli ne eivät ole tärkeysjärjestyksessä.

A) Monialaiset poliittiset kysymykset

Toimi 1: Komissio hyväksyy ennen vuoden 2002 loppua yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman, jolla parannetaan epäsuorien toimien monimutkaista varainhoitoa siten, että yksinkertaistetaan nykyisiä järjestelmiä ja lisätään niiden johdonmukaisuutta sekä parannetaan sopimushallinnointia. Olemassaolevien riskien pienentämiseksi asianomaisten yksiköiden suorittamia tarkastuksia tehostetaan ja toimia yhteisön taloudellisten etujen suojaamiseksi lisätään.

Toimi 2: Komissio vahvistaa ulkosuhteiden uudistuksen pääkohdat, ja se on monessa yhteydessä ja sisäisen tarkastajan vuosikertomuksen mukaisesti pannut merkille, että mahdollisuuksia yhteisvaikutuksiin ulkosuhteisiin liittyvien yksiköiden välillä on tarkasteltava. Ulkosuhteista vastaavien komission jäsenten olisi yhdessä komission puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan Neil Kinnockin kanssa tarkasteltava uudelleen, miten ulkosuhteiden, kehitysyhteistyön ja EuropeAidin pääosastojen resurssit ja rakenteet voidaan parhaiten järjestää pitkällä aikavälillä, jotta ulkosuhteista vastaavien komission jäsenten muuttumattomana säilynyt tehtävänhoito helpottuisi. Komissio tarkastelee tähän liittyviä ehdotuksia ennen vuoden loppua. Komissio arvioi, että koska vuosi 2001 oli vasta käynnistymisvaihe, uudistuksen vakiinnuttamiseksi ja sen vaikutusten edistämiseksi tarvitaan lisätoimia. Tässä yhteydessä komissio arvioi myös ulkoiseen apuun ja erityisesti suoraan talousarviotukeen kehitysavun muotona liittyviä riskejä ja lisää niiden avoimuutta sekä tiedottaa tärkeimmistä päätelmistään muille toimielimille. Komissio arvioi myös ensi vuonna toteutettavaa hajauttamista, jotta voitaisiin ottaa opiksi muutosten vaikutuksista tuloksellisuuteen ja tehokkuuteen ulkoisen avun uudistuksen jälkeen.

Toimi 3: Täsmällisiin varauksiin vastataan ennen vuoden loppua seuraavasti: Yhtäältä laaditaan operationaalisen lainsäädännön luomista koskeva ehdotuskokonaisuus, jotta edistetään EU:n turvallisuusvaatimusten määrittelemistä ja ydinvoimaloiden käytöstäpoistoon tarkoitettujen varojen säilyttämistä, ja toisaalta tarkastellaan huolellisesti ydinalan asiantuntemuksen jakautumista toimivaltaisiin yksiköihin tämän asiantuntemuksen tehostamiseksi.

Toimi 4: Komissio pyrkii selventämään neuvoston kanssa, mikä on sen osavastuu rakennerahastojen yhteistä hallinnointia koskevien tavoitteiden saavuttamisessa (Fischler). Komissio tekee myös ehdotuksia, joiden tarkoituksena on sovittaa komission seuranta- ja valvontavaltuudet yhteen sen vastuun kanssa (Barnier).

B) Uudistuksen täytäntöönpano

Toimi 5: Uudistuksen täytäntöönpanoon tarvittavien, puutteellisten henkilöresurssien osalta komissio kiinnittää huomiota pääjohtajien vuosikertomuksissaan ilmaisemiin tarpeisiin vuoden 2002 lopussa alkavan seuraavan strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen yhteydessä. Pääsihteeristö laatii tässä yhteydessä uudet menettelytavat sekä nykyisten että uusien toimien henkilöstötarpeen arvioimiseksi.

Toimi 6: Uudistuksen jatkuvan täytäntöönpanon osalta pääsihteeristö tarkistaa tiiviissä yhteistyössä budjettipääosaston sekä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa keskusyksiköiden väliset koordinointimekanismit, jotta operatiivisille yksiköille annettavaa palvelua ja neuvontaa voitaisiin parantaa. Lisäksi pääsihteeristö laatii yksityiskohtaisen toimintojohtamisen oppaan vuoden 2002 lokakuuhun mennessä ja auttaa yksiköitä vuoden 2003 hallintosuunnitelmien valmistelussa.

Toimi 7: Yksiköiden yhteiselle työryhmälle annetaan valtuudet koordinoida nykyisten tiedonhallintajärjestelmien yhteentoimivuutta. Työryhmä laatii vuoden 2002 marraskuuhun mennessä toimintasuunnitelman ja valvoo sen täytäntöönpanoa.

Toimi 8: Budjettipääosasto antaa yhteistyössä pääsihteeristön sekä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa ennen vuoden 2002 loppua tehostettua tukea ja käytännön ohjausta, joka koskee arkaluontoisiin tehtäviin ja valvontaan liittyviä vaatimuksia. Näitä aloja pidetään erittäin tärkeinä komission yksiköiden sujuvalle toiminnalle.

Toimi 9: Komission yksiköt kiinnittävät vuonna 2002 erityishuomiota sisäisten valvontamenettelyjen suunnitteluun ja dokumentointiin, erityisesti niiden rahoitusmenettelyjen, joiden tarkoituksena on ehkäistä virheitä, havaita epäsäännöllisyyksiä ja kirjata poikkeuksia.

Toimi 10: Pääsihteeristö tarkistaa ja tehostaa ennen vuoden 2002 loppua menettelytapoja ja ohjausta yhteistyössä budjettipääosaston, henkilöstön ja hallinnon pääosaston sekä sisäisen tarkastuksen yksikön kanssa vuoden 2002 vuosikertomusten laatimista varten. Se kiinnittää erityishuomiota kysymykseen olennaisuudesta, vuosikertomusten liitteenä oleviin lausumiin sisältyvien mahdollisten varausten laajuuden määrittelyyn ja ristikkäisten valtuutusten kysymyksen hoitamiseen.

Toimi 11: Uutta varainhoitoasetusta odotettaessa pääjohtajat ja yksikönpäälliköt ovat jo alkaneet ottaa käyttöön asianmukaisia sisäisiä tarkastusjärjestelmiä. Pääjohtajat ja päälliköt arvioivat marraskuuhun 2002 mennessä käytössä olevien sisäisten tarkastusjärjestelmien ja erityisesti talousprosessien valmiusastetta, ja komission keskusyksiköt tukevat niitä tässä tehtävässä tarvittavin toimenpitein. Erityisesti uuden varainhoitoasetuksen ja sen täytäntöönpanosäännösten uudet ja muutetut osat liitetään sisäistä tarkastusta koskevaan nykyiseen kehykseen lokakuuhun 2002 mennessä. Budjettipääosasto jatkaa välineiden kehittämistä yhteistyössä pääsihteeristön sekä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa tukeakseen komission yksiköitä, kun nämä mukauttavat nykyiset tarkastusjärjestelmät vastaamaan uusia vaatimuksia, ja prosessin tukemiseksi kehitetään laajamittainen koulutusohjelma.

C) Monialaista hallinnointia koskevat kysymykset

Toimi 12: Budjettipääosasto laatii yhteistyössä henkilöstön ja hallinnon pääosaston sekä asianomaisten yksiköiden kanssa selvityksen jaettua hallinnointia koskevista kysymyksistä maaliskuuhun 2003 mennessä. Se tekee komissiolle ehdotuksen menojen ja tulojen hyväksyjän vastuualueen rajaamisesta kaikilla niillä aloilla, joilla hallinto on jaettu. Tämän ansiosta pääjohtajien pitäisi voida toteuttaa aiheelliset toimenpiteet, jos epäselvyyksiä tai ongelmia ilmenee.

Toimi 13: Komissio varmistaa, että tilintarkastuksen ja valvonnan alan keskeisten toimijoiden vastuualueet määritellään komission hallinnonuudistusta koskevassa valkoisessa kirjassa ja uudessa varainhoitoasetuksessa määriteltyjen periaatteiden, parhaiden käytäntöjen ja kansainvälisesti hyväksyttyjen hyvää hallintotapaa koskevien periaatteiden mukaisesti ennen 1. joulukuuta 2002.

Toimi 14: Henkilöstön ja hallinnon pääosasto tarkastelee mahdollisimman pian uudelleen vuonna 2002 palvelukseenoton yhteydessä niitä valmiuksia, joita yksiköt tarvitsevat varainhoitoon ja siihen liittyviin kysymyksiin, vertailee niitä nykyisiin tämän alan kilpailuihin ja käynnistää tarvittaessa uusia avoimia kilpailuja. Tässä yhteydessä henkilöstön ja hallinnon pääosasto laatii ohjelman, jota yhteisön uusi henkilöstövalintatoimisto EPSO alkaa panna täytäntöön vuoden 2003 alusta. Välivaiheen toimenpiteenä vapaisiin vakituisiin virkoihin palkataan määräaikaisia toimihenkilöitä, kunnes alaan liittyvissä kilpailuissa voidaan käyttää riittävän pitkiä varallaololuetteloita.

Toimi 15: Budjettipääosasto antaa henkilöstölle asianmukaista varainhoitokoulutusta ja erityiskoulutusta uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanossa. Henkilöstön ja hallinnon pääosasto ja budjettipääosasto järjestävät yhteistyössä yksiköiden kanssa tarvittavaa koulutusta kustannusprosesseihin osallistuville eri toimijoille. Tämä toiminta on jatkuvaa ja sitä tehostetaan tulevaisuudessa.

Toimi 16: Komissio laatii vuoden 2002 loppuun mennessä kirjanpitosäännöstön uudistusta koskevan yhtenäisen täytäntöönpanosuunnitelman ja toimittaa sen tiedoksi muille toimielimille. Tässä yhteydessä tavoitteena on myös siirtyä asteittain suoriteperusteiseen kirjanpitoon.

Toimi 17: Komissio antaa vuoden 2002 loppuun mennessä tiedonannon, jossa määritellään strategiset suuntaviivat tulevia rahoitusalan perustietojärjestelmiä varten. Hankesuunnitelmaa laadittaessa kolme näkökohtaa ovat ehdottomasti ensisijaisia: vältetään moneen kertaan esitetyistä tiedoista ja sovelluksista aiheutuva epäjohdonmukaisuus, tehostetaan edelleen järjestelmään kuuluvia turvatarkastuksia ja kirjausketjusäännöksiä sekä pannaan uusi varainhoitoasetus täytäntöön 1. tammikuuta 2003 mennessä.

Toimi 18: Puuttuvat tai epäasianmukaiset toimintasuunnitelmat liitetään vuoden 2002 syyskuuhun mennessä vuoden 2002 hallintosuunnitelmaan. Nämä toimintasuunnitelmat muutetaan vuoden 2003 hallintosuunnitelmiksi soveltuvin osin. Alasta vastaava komission jäsen seuraa edistymistä, ja sitä tarkastellaan seuraavia vuosikertomuksia laadittaessa uudelleen.