Komission kertomus neuvostolle ja Euroopan parlamentille päätöksen 97/256/EY muuttamisesta Euroopan investointipankille myönnetyn yhteisön takuun laajentamiseksi hankkeisiin Bosniassa ja Hertsegovinassa 14 päivänä joulukuuta 1998 tehdyn neuvoston päätöksen 98/729/EY täytäntöönpanosta /* KOM/2000/0115 lopull. */





Kertomus hallinnonuudistuksen edistymisestä - Helmikuu 2001 (komission esittämä) 1. Johdanto Komissaarien kollegio hyväksyi komission uudistamista käsittelevän valkoisen kirjan 1. maaliskuuta 2000. Uudistuksen tarkoituksena on ottaa käyttöön työmenetelmiä, joilla lisättäisiin komission riippumattomuutta, tilintekovelvollisuutta, tehokkuutta ja avoimuutta ja ohjattaisiin komission työtä korkeimpien vastuuperiaatteiden mukaisesti. Näihin tavoitteisiin pyrittiin ohjelmalla, johon sisältyy 98 erillistä tointa käsittävä, vuoteen 2002 mennessä toteutettava toimintasuunnitelma. Tässä kertomuksessa tarkastellaan sitä, miten komissio on kuluneen vuoden aikana edistynyt valkoisen kirjan täytäntöönpanoon tähtäävien toimenpiteiden kehittämisessä ja käyttöönotossa. Kertomuksessa kuvaillaan valkoiseen kirjaan sisältyvien tärkeimpien uudistusalueiden toimia sekä tarkastellaan komission uudistusaloitteeseen liittyvien yhteisön ohjelmien hallinnoinnin uudistamistyön tuloksia. Siinä arvioidaan hallinnonuudistuksen edistymistä myös yleisellä tasolla ja ennakoidaan tulevan vuoden todennäköistä kehitystä. 2. Tausta Rooman sopimuksessa määriteltiin komission tehtävät juuri perustetussa Euroopan yhteisössä. Sen jälkeen monet asiat ovat muuttuneet. Jäsenvaltioiden määrä on noussut 15:een, ja vuosien kuluessa neuvosto ja Euroopan parlamentti ovat antaneet komissiolle monia hallinnollisia tehtäviä sen alkuperäisten tehtävien lisäksi. Jotkut näistä hallinnollisista tehtävistä ovat kuitenkin poikenneet perustamissopimuksen mukaisista komission perustehtävistä. Jotta komissio voisi vastata tähän vallitsevaan tilanteeseen ja valmistautua laajentumiseen, kollegio hyväksyi varapuheenjohtaja Neil Kinnockin ehdottaman valkoisen kirjan komission uudistuksesta. Samalla tehtiin strateginen päätös komission työn keskittämisestä valkoisen kirjan politiikkojen päätavoitteisiin. Komissaarien erityisryhmä teki toimista ja niiden tasapainottamiseen käytettävistä resursseista yleisarvion. Arviointi saatiin päätökseen vuoden 2000 heinäkuussa. Uudistusta ovat edistäneet komission toimikautensa alussa hyväksymät toimet, erityisesti komission jäsenten toimintasäännöt (syyskuu 1999), komission jäsenten ja yksiköiden toimintasäännöt (syyskuu 1999) sekä komission jäsenten taloudellisista eduistaan antama ilmoitus (elokuu 1999). Koska meneillään oleva uudistus ja hallintotavat liittyvät läheisesti toisiinsa, niistä vastaavat ryhmät tekevät tiivistä yhteistyötä varmistaakseen näiden kahden toiminnan yhdenmukaisuuden. Toisin kuin aiemmin, jolloin uudistettiin komission yksittäisiä toimia, valkoisessa kirjassa ehdotetaan ensimmäistä kertaa yhdenmukaisia uudistuksia, joihin sisältyy toisiinsa liittyviä, useita komissaarien toimialoja kattavia toimia. Yleistavoitteena on muuttaa koko hallintokulttuuri. Komissiolla on oltava voimavarojensa hyödyntämiseksi parhaat mahdolliset rakenteet ja järjestelmät. Komission uudistamista käsittelevässä valkoisessa kirjassa esitettiin sen vuoksi ohjelma työtapojen, toimintojen ohjelmoinnin sekä henkilöstö- ja taloushallinnon perusteelliseksi tarkistamiseksi. Tähän liittyy taloushallinnon uudistus, jolla komissio varmistaa mahdollisimman tehokkaan julkisten varojen käytön. Uudistuksella pyritään ensisijaisesti seuraavien viiden periaatteen tehostamiseen: riippumattomuus, vastuullisuus, tilintekovelvollisuus, tehokkuus ja avoimuus. Näiden avulla pyritään palvelua korostavaan hallintokulttuuriin ja siihen, että tulokset merkitsevät enemmän kuin panokset. Valkoisen kirjan toimintasuunnitelma koostuu 98:sta erillisestä toimesta, jotka jakautuvat uudistuksen mukaisiin lukuihin. Ehdotetut toimenpiteet ovat selkeästi toisiaan täydentäviä, koska painopisteiden määrittelyyn ja voimavarojen tehokkaaseen käyttöön on liityttävä myös henkilöresurssien kehittäminen, ennen kaikkea paremman taloushallinnon, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen helpottamiseksi. Kunkin toimen luonne määrää sen valmisteluun ja täytäntöönpanoon tarvittavan ajan, ja kaikki toimet eivät johda heti tuloksiin. Esimerkiksi kokonaan uudelleen suunnitellut talousprosessit ovat jo nyt käytössä, kun taas toimintojohtamiseen liittyvät toimet toteutetaan pilottihankkeina vuoteen 2002 mennessä. 3. uudistusprosessi Komissio on soveltanut uudistuksen alusta lähtien menettelyä, jolla pyritään varmistamaan eri yksiköiden osallistuminen ideoiden ja menetelmien kehittämiseen ja pyytämään lausunnot mahdollisimman monelta taholta [1]. Valkoista kirjaa laadittaessa lausunnot toteutettiin suorin henkilöstökokouksin sekä sähköisin viestimin. Tätä tapaa käytetään myös monien henkilöresursseja koskevien tiedonantojen laadinnassa, jolloin asiakirjaluonnoksia julkaistaan intranetissä henkilöstön kommentteja varten. Keskusteluja käytiin myös yleisten asiain neuvoston kokouksessa Portugalin puheenjohtajakaudella, ja keskustelujen tuloksena oli hallinnonuudistusta tukeva päätöslauselma. Parlamenttiin oltiin lisäksi tiiviissä yhteydessä, ja sen kanssa käytiin keskusteluja. Vuoden 2000 tammikuussa annettu Van Hultenin päätöslauselma oli valkoisen kirjan kannalta suuntaa-antava. Parlamentti laati myöhemmin samana vuonna neljä merkittävää kertomusta, joissa käsiteltiin yksityiskohtaisemmin parlamentin tukemia ja tärkeinä pitämiä uudistuskysymyksiä. [1] Ks. liite 1. Hallinnonuudistuksesta vastaava komissaarien ryhmä perustettiin osallistumaan ja antamaan neuvoja uudistuksen päälinjoihin sekä kommentoimaan säädösehdotuksia ennen niiden toimittamista kollegion hyväksyttäviksi. Talousprosesseja, sisäistä tarkastusta, henkilöresursseja, toimintojen eriyttämistä, toimintojohtamista sekä taloudellisten etujen suojaamista käsittelemään perustettiin suunnittelu- ja koordinointiryhmät. Kunkin johdossa oli pääjohtaja ja jäseninä muita johtavia virkamiehiä ja uudistuksen kohderyhmien edustajia. Ne ryhmät, jotka ovat yhä toiminnassa, osallistuvat merkittävällä tavalla uudistuksen täytäntöönpanoon. Talousprosesseja käsittelevä ryhmä antoi suosituksia taloushallinnosta ja muista budjettipääosaston ehdotuksista, kuten varainhoitoasetusten uudistamisesta, tulojen ja menojen hyväksyjiä koskevasta asiakirjasta ja sisäisen valvonnan vaatimuksista. Ryhmä kuulee parhaillaan pääjohtajia, jotka esittävät pääosastonsa taloushallinnon ja valvontajärjestelmien parannussuunnitelmat. Toimintojen eriyttämisryhmä on määritellyt komissiolle kolme muiden kuin ydintehtävien eriyttämiseen soveltuvaa tapaa sekä laatinut komissiolle tiedonannon yhteisön ohjelmien hallinnoinnin eriyttämisestä. Sisäistä tarkastusta käsittelevä ryhmä osallistui merkittävällä tavalla valkoisen kirjan asianomaisten osien laadintaan. Ryhmä sai työnsä päätökseen 22. helmikuuta 2000. Toimintojohtamisen ryhmä valvoo tämän painopisteiden, toimintojen suunnittelun ja voimavarojen kohdentamista koskevan uuden lähestymistavan kehittämistä ja käyttöönottoa. Eräs toinen ryhmä vastaa parhaillaan yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamisen alalla toteutettavien uudistustoimien täytäntöönpanosta. Täytäntöönpanovaiheessa vastuuyksiköt ovat vastanneet toimien toteuttamisesta, kun taas operatiiviset pääosastot jatkavat edelleen uudistustoimenpiteiden soveltamista. Näiden laajojen sisäisten lausuntojen lisäksi komissio on pyytänyt tarpeen mukaan neuvoja monilta ulkopuolisilta asiantuntijoilta. Yleisesti ottaen silloin kun asiakirjojen laatiminen on ollut olennainen osa toimintaa, komissio on toiminut seuraavassa kaaviossa esitetyllä tavalla: Valkoinen kirja Tiedotteet Keskusteluasiakirjojen luonnosten valmistelu Komission sisäinen lausuntokierros Tiedonantojen (keskusteluasiakirjojen tai lopullisten asiakirjojen) hyväksyminen ja luonnokset Komission säädösehdotukset (uudistuspaketti) Henkilöresurssien osalta menettely on seuraavanlainen: Lausuntokierros henkilöstön ja sen edustajien kanssa ( ( (kun henkilöstösääntöjä ei tarvitse muuttaa) Täytäntöönpanosääntöjen hyväksyminen (päätökset, suuntaviivat) komission toimesta Täytäntöönpano vuonna 2001 // (kun henkilöstösääntöjä on muutettava) Henkilöstösääntöjen muutospaketin hyväksyminen komission toimesta (vuoden 2001 puolivälissä) Toimielinten yhteisen henkilöstösääntökomitean lausunto Tarkistetun henkilöstösääntöjen muutospaketin hyväksyminen komission toimesta (vuoden 2001 lopussa) Toimittaminen parlamenttiin ja neuvostoon Neuvoston hyväksyminen Täytäntöönpano vuodesta 2002 4. uudistuksen alueet 4.1. Palvelua korostava hallintokulttuuri 4.1.1. Uudistuksen pääkohdat Päätavoitteena on parantaa kaikkien yhteisön toimielinten ja kansalaisten suhteita tehostamalla palveluperiaatteita ja tieto- ja viestintätekniikan ja verkkojen käyttöä (e-Commission, komission sähköinen toimintaympäristö). 4.1.2. Tähänastinen kehitys Valkoisen kirjan hyväksymisen jälkeen ja edellisen komission tekemien aloitteiden perusteella on hyväksytty useita itsesääntelyä koskevia asiakirjoja. Avoimuuden lisäämiseksi on ryhdytty toimenpiteisiin ja otettu käyttöön eri yksiköiden toimintatapoja yhtenäistäviä toimia, jotta yksiköt voivat hyödyntää tieto- ja viestintätekniikan välineitä mahdollisimman paljon. Komissio on hyväksynyt myös ehdotuksen toimielinten yhteiseksi sopimukseksi julkisen toiminnan etiikkaa käsittelevän neuvoa-antavan ryhmän perustamisesta. Avoimuuden lisäämisen tarve otettiin myös huomioon, kun komissio hyväksyi ehdotuksen asetukseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen julkisuudesta. Neuvosto ja parlamentti hyväksyvät tämän asetuksen yhteispäätösmenettelyn mukaisesti myöhemmin vuonna 2001. Vielä kunnianhimoisempia ovat toimet, joilla pyritään varmistamaan komission EUROPA-verkkosivuston korkeampi profiili ja käyttäjäystävällisyys, tutkimaan mahdollisuutta käyttää Internetiä interaktiivisiin eri politiikkoja koskeviin lausuntopyyntöihin sekä edistämään sähköisiä julkisia hankintoja ja kauppaa. 4.1.3. Tärkeimmät saavutukset 1. päivästä maaliskuuta 2000 lähtien *Komissio on hyväksynyt hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt virkamiesten julkisessa toiminnassa (heinäkuussa 2000). *Uusi puitesopimus Euroopan parlamentin kanssa tehtävän yhteistyön säännöistä ja menettelyistä on hyväksytty komission ja parlamentin välillä (heinäkuussa 2000). *Komission sähköistä toimintaympäristöä koskeva strategia perustuu kolmeen pääsuuntaan (sisäinen hallinto, kansalaiset ja liike-elämä, ulkopuoliset yhteistyökumppanit). Tällä pyritään uudistamaan komission tieto- ja viestintätekniikkaa koskeva politiikka. *Paljon työtä on tehty sen eteen, että yksiköt voivat noudattaa komission laskujen maksamisen uutta 60 päivän määräaikaa. *Asiakaspaneeli on osallistunut henkilöstön ja hallinnon pääosaston työhön tekemällä ehdotuksia palvelustandardien parantamiseksi. Paneeli on kokoontunut tähän mennessä neljä kertaa. 4.2. Painopisteiden määrittely ja voimavarojen tehokas käyttö 4.2.1. Uudistuksen pääkohdat Tämän alueen ensimmäinen haaste oli laatia toimintojohtamisen avulla yhdenmukainen lähestymistapa sellaisten toimien yhdistämiseksi, joita ei ollut tähän mennessä koordinoitu järjestelmällisesti (esim. politiikkojen tavoitteiden määrittely, toimien suunnittelu ja ohjelmointi, budjetin valmistelu ja voimavarojen kohdentaminen). Tällä pyrittiin valmistelemaan tulevia toimintojohtamisen toimenpiteitä ja rajoittamaan voimavarojen kohdentamismuutoksia. Toinen haaste oli parantaa tehokkuutta ja suorituksia tarkistamalla ja tehostamalla työmenetelmiä sekä kehittämällä mekanismi jatkuvaan tarkasteluun ja mukauttamiseen. 4.2.2. Tähänastinen kehitys Vastuussa olevien yksiköiden suunnittelemista toimintojohtamisen käyttöönoton edellyttämistä tekijöistä keskusteltiin, ja ne testattiin yksiköiden ja kabinetin välisessä työryhmässä ennen virallisen lausuntokierroksen aloittamista. Vaikka soveltuvan rakenteen laatiminen viivästyi jonkin verran, vuoden 2000 jälkipuoliskolla asiassa edistyttiin huomattavasti. Komissaarien erityisryhmä analysoi puheenjohtajan johdolla pääosastojen työtä tasapainon saavuttamiseksi eri tehtävien ja niiden toteuttamiseen tarvittavien voimavarojen välillä. Uudistuksesta johtuvien toimenpiteiden täytäntöönpanemiseksi erityisryhmä määritteli kertomuksensa päätelmissä mm. yksiköissä tarvittavien virkojen määrät ja koulutustarpeen sekä osoitti tähän tarvittavat varat. Tämän tuloksena kollegio hyväksyi heinäkuussa oikaisukirjelmän vuoden 2001 alustavaan talousarvioesitykseen. Kirjelmässä ehdotettiin henkilöstön sisäisiä siirtoja, noin 600 virkamiehen siirtymistä varhaiseläkkeelle vuosina 2001-2002 sekä pyydettiin lisävaroja. Komissaarien erityisryhmän työskentelyn yhteydessä laaditusta varhaiseläkejärjestelmän ehdotusluonnoksesta keskusteltiin henkilöstön edustajien kanssa ennen komission hyväksymistä. Sen jälkeen neuvosto hyväksyi erityisryhmän ehdotusten budjettinäkökohdat, ja ne otettiin vuoden 2001 talousarvioon. Toimintojohtamisen mukaisesti ja uusiin haasteisiin ja painopisteisiin vastaamiseksi komissio voi päättää voimavarojen uudelleenkohdentamisesta, mikä edellyttäisi työntekijöiden eikä pelkästään virkojen siirtämistä. Tämän vuoksi liitännäistoimenpiteet henkilöstön siirtoja koskevien yleisperiaatteiden muodossa katsottiin tarpeellisiksi. Komissio keskusteli näistä toimenpiteistä henkilöstön edustajien kanssa ennen tiedonannon julkaisemista marraskuussa. 4.2.3. Tärkeimmät saavutukset vuoden 2000 maaliskuun jälkeen Toimintojohtamisen tärkeimmät toimet ovat edenneet hyvin. Komission pääsihteeristöön on perustettu strateginen suunnittelu- ja ohjelmointielin. Käyttöön otettiin yksikkö, joka on kehittänyt strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimen toimintavaiheet kutakin pääosastoa edustavien yhteyshenkilöiden avustamina. Ensimmäinen vaihe vuonna 2002 on suurelta osin pilottivaihetta, koska kaikki työmenetelmät eivät ole vielä käytettävissä. Tämä alkoi vuoden 2000 joulukuussa poliittisella suuntaa-antavalla keskustelulla, jonka perusteella komissio määritteli kuusi painopistealuetta vuodeksi 2002. Se vahvistetaan komission vuosistrategiaa koskevalla päätöksellä helmikuussa 2001, ja se on perustana alustavan talousarvioesityksen ja komission työohjelman valmistelussa myöhemmin. Toimintojohtamisen kehittäminen perustuu kattavaan tietotekniikkajärjestelmään nimeltään Integrated Resource Management System (IRMS, yhdennetty voimavarojen hallintajärjestelmä), jossa yhdistyy useita muita tiedonhallinnon työkaluja ja joka mahdollistaa monia valvonta-, raportointi- ja tiedonkeruutoimintoja. Kahdeksan pääosastoa on toteuttanut IRMS:n pilottiohjelmia, jotka otetaan käyttöön laajemmin vuonna 2002. Toimintojohtamisen onnistuneen käyttöönoton vuoksi kollegio on hyväksynyt tiedonannon, jonka tarkoituksena on tehostaa arviointijärjestelmää pääosastojen ja komission tasolla. Politiikkojen ja toimien arviointi on tärkeää vuosistrategian sekä strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kannalta. Ensimmäinen väliaikainen toimintasuunnitelma 12 tointa kattavasta menettelyjen ja työtapojen yksinkertaistamisesta on hyväksytty. Sillä valmistellaan komission päätöksentekoprosessien yksinkertaistamispäätöksen myöhempää hyväksymistä. Osana johtamisvälineiden kehittämistä on hyväksytty suuntaviivat toimenkuvausten laatimiseksi kullekin virkamiehelle sekä kehitetty IRMS-pohjainen tietotekninen työkalu. Viime vuonna käynnistetyn tehtävänasettelujen pilottihankkeen tulokset sisällytetään henkilöstön uuden arviointijärjestelmän suuntaviivoihin yksilökohtaisen tavoitteenasettelun ja arvioinnin helpottamiseksi. 4.3. Toimintojen eriyttäminen 4.3.1. Uudistuksen pääkohdat Toimintojen eriyttämispolitiikan kehittäminen lähti liikkeelle tarpeesta vähentää riippuvuutta teknisen avun toimistoista, mitä myös parlamentti tukee voimakkaasti. Komissio on määritellyt olosuhteet, joissa toimintojen eriyttäminen on suositeltavaa, eriyttämisen rajoitukset sekä kysymykseen tulevat eriyttämistyypit. Komissio tarkastelee eräiden alojen kaikkien tai joidenkin toimien eriyttämistä jollakin seuraavista kolmesta tavasta: a) tehtävien delegoiminen perustamalla (toimeenpano)virastoja b) hajauttaminen verkostoihin, joissa tietyt vastuualueet uskotaan jäsenvaltioiden julkishallinnon elimille c) eräiden muiden kuin ydintehtävien teettäminen yksityisellä sektorilla (ulkoistaminen). 4.3.2. Kehitys vuoden 2000 maaliskuusta tähän päivään Kollegio hyväksyi tiedonannon yhteisön ohjelmien hallinnoinnista joulukuussa 2000. Tähän tiedonantoon liittyi puiteasetus uudenlaisesta toimeenpanovirastosta. Asiakirjasta keskustellaan lähiaikoina parlamentin ja neuvoston kanssa. Komissio tutkii muita toimintojen eriyttämistapoja ja kehittää parhaillaan yhteisiä peruspuitteita tulevaisuudessa todennäköisesti tarvittaville erityyppisille virastoille. Komissaarien erityisryhmän päätelmien tuloksena ja toimintojen eriyttämiseen liittyen pääosastoissa tehdään parhaillaan kahta tutkimusta. Ensimmäisessä lasketaan muiden kuin ydintehtävien eriyttämisen kustannus-tehokkuutta ja toisessa määritellään kullekin tehtävälle sopivin eriyttämistapa ensimmäisen tutkimuksen tulosten perusteella. Kumpaakin tutkimusta seurataan tarkasti. Ydintehtävistä, joista komission olisi huolehdittava itse, keskustellaan maaliskuussa, ja pian sen jälkeen kollegio vahvistaa niitä koskevan politiikan. 4.4. Henkilöresurssit 4.4.1. Uudistuksen pääkohdat Tämän merkittävän uudistusalueen päätavoitteena on henkilöstöpolitiikan modernisointi palvelukseen ottamisesta eläkkeelle jäämiseen, jotta voitaisiin vastata eurooppalaisen hallinnon haasteisiin kansalaisia ja henkilöstöä tyydyttävällä tavalla. Monet näistä uudistuksista pannaan täytäntöön voimassa olevien sääntöjen perusteella vuosina 2000-2001, mutta jotkut ehdotetuista muutoksista saattavat edellyttää henkilöstösääntöjen muuttamista. 4.4.2. Kehitys 1. päivästä maaliskuuta 2000 tähän päivään Henkilöstöpolitiikan uudistaminen on pitkä prosessi (ks. Uudistusprosessi edellä), ja siihen liittyy laajoja lausuntokierroksia henkilöstön ja sen edustajien kanssa. Euroopan yhteisön toimielimissä tätä mutkistaa se, että virkamiesten työehtojen ja -olojen muutokset edellyttävät neuvostolta henkilöstösääntöihin tehtäviä lainsäädännön muutoksia. Nämä muodolliset muutokset vaikuttavat lisäksi kaikkiin EY:n toimielimiin, ja muutosten edellytyksenä on toimielinten välinen lausuntokierros. Lyhyen aikavälin merkittävien muutosten ohella jotkut henkilöstöpolitiikan laajemmat uudistukset tulevat tämän vuoksi konkreettisesti voimaan vasta vuoden 2002 jälkeen. Siitä huolimatta monilla alueilla on edistytty jo huomattavasti. Henkilöstön ja hallinnon pääosasto on tehnyt tätä merkittävää valmistelutyötä sisäisillä tiedotteilla, epävirallisilla keskusteluilla henkilöstön edustajien kanssa sekä lausuntokierroksella henkilöresurssien suunnittelu- ja konsultointiryhmän sekä muiden yksiköiden kanssa. Tämän perusteella on laadittu viralliset keskusteluasiakirjat. Ne on joidenkin erityistoimien tai tiedonantojen ohella ryhmitelty kolmeksi kokonaisuudeksi: kaksi ensimmäistä esiteltiin kollegiolle loka- ja marraskuussa, ja kolmas jätetään helmikuussa. Niistä esitetään yhteenveto jäljempänä. 4.4.3. Johtamiseen ja organisaatioon liittyvät kysymykset *Ylintä johtoa koskeva tiedonanto on hyväksytty. Siinä ehdotetaan parannuksia ylimmän johdon (A1- ja A2- virkamiehet) valintamenettelyihin, nimityksiin ja liikkuvuuteen uralla sekä heidän suoritustensa säännöllistä arviointia. Lisäksi siinä ehdotetaan uudistuksia neuvoa-antavan nimityskomitean asemaan (joulukuu 2000). *Toimenkuvausten pilottihanke on aloitettu. Tämän pilottivaiheen arviointi saadaan päätökseen lähiaikoina (huhtikuussa 2001), jolloin laaditaan toimenkuvauksia ja koko henkilöstön tavoitteita koskevat lopulliset suuntaviivat (heinäkuu 2001). *Komissio hyväksyy vastaavanlaisen keskijohtoa koskeva tiedonannon lähitulevaisuudessa (helmikuu 2001). *Yksiköt valmistelevat päätöksiä hallinnon avoimuudesta ja yksinkertaistamisesta. 4.4.4. Urajärjestelmä *Muuta kuin vakinaista henkilöstöä koskeva tiedonanto on hyväksytty. Siinä ehdotetaan henkilöstösääntöjen muuttamista ylimääräisten toimihenkilöiden palkkaamiseksi kolmeksi vuodeksi yhden vuoden sijaan (lokakuu 2000). Henkilöstön edustajia on kuultu. Komissio hyväksyy pian uuden tiedonannon muun kuin vakinaisen henkilöstön asemaa koskevista muista kysymyksistä (helmikuussa 2001). *Neuvosto hyväksyi komission ehdotuksen virkamiesten palkkojen ja eläkkeiden vuosikorotusten laskemista koskevan nykyisen, vuonna 1991 tehdyn 10 vuoden sopimuksen voimassaolon pidentämisestä kahdella vuodella. Näin saadaan lisäaikaa henkilöstösääntöjen laajojen tarkistusehdotusten valmistelemiseksi, palkka- ja eläkejärjestelyt mukaan luettuina (joulukuu 2000). *Komissio järjestää suuntaa-antavan keskustelun palkoista ja eläkkeistä ja lineaarisesta urajärjestelmästä (helmikuu 2001) ja hyväksyy lausuntokierroksen lähtökohdat lähiaikoina (maalis-huhtikuu 2001). *Tiedonanto joustavasta varhaiseläkejärjestelmästä hyväksytään komissiossa piakkoin (maaliskuu 2001). 4.4.5. Tilintekovelvollisuus *Kollegio hyväksyi kurinpitomenettelyjä koskevan tiedonannon, jolla pyritään uudistamaan hallinnollisia ja oikeudellisia menettelyjä kurinpitopäätösten tehokkuuden ja yhdenmukaisuuden parantamiseksi (marraskuu 2000). Henkilöstön edustajien kanssa käydään parhaillaan keskusteluja. *Tiedonanto ilmiannoista on myös hyväksytty. Siinä esitetään säädösehdotuksia vakavien rikkomusten käsittelyä koskevien virallisten menettelyjen vahvistamiseksi (marraskuu 2000). Keskustelut henkilöstön edustajien kanssa aloitetaan lähiaikoina. 4.4.6. Urakehitys *Henkilöstön ja hallinnon pääosastoon perustettiin uusi yhteinen uraneuvontaelin muutamaa kuukautta etuajassa (syyskuu 2000). *Komissio hyväksyi tiedonannot yhtäläisistä mahdollisuuksista sekä vammaisten mahdollisuuksien parantamisesta. Tiedonannoissa ehdotetaan sukupuoleen, vammaan, kansallisuuteen, ikään tai seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvien työpaikan saannin ja urakehityksen esteiden olennaista vähentämistä (marraskuu 2000). *Henkilöstön kehittämistä koskeva laaja uudistuskokonaisuus hyväksytään myös pian. Siihen sisältyvät palvelukseen ottaminen, henkilöstön arviointi, ylentäminen, liikkuvuus uralla, ammatillisen osaamisen normien ylläpitäminen ja koulutuspolitiikka (helmikuu 2001). 4.4.7. Sosiaalinen ympäristö *Komissio on hyväksynyt keskusteluehdotukset perhesyistä pidettävästä lomasta ja joustavista työjärjestelyistä. Niissä ehdotetaan henkilöstösääntöjen muuttamista, jotta ne vastaisivat paremmin jäsenvaltioiden lainsäädäntöä (lokakuu 2000). *Lisäksi piakkoin tulee hyväksyttäväksi sosiaalipolitiikkaa koskeva tiedonanto, johon sisältyy ehdotuksia henkilöstön edustajien tulevasta osallistumisesta henkilöresurssien kehittämiseen (helmikuu 2001). 4.5. Taloushallinto, varainhoidon valvonta ja sisäinen tarkastus [2] [2] Liitteessä 2 esitetään johtamisen, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen uudet rakenteet komissiossa. 4.5.1. Uudistuksen pääkohdat Näiden alojen uudistaminen tapahtuu kolmella toisiaan täydentävällä tasolla: 1) Säädöskehyksen uudistaminen, joka edellyttää perusteellisia muutoksia varainhoitoasetukseen, menojen hyväksymisestä vastaavien virkamiesten vastuun määrittelyä koskevaan asiakirjaan, sisäisen tarkastuksen normistoon, vuotuisiin toimintakertomuksiin ja pääjohtajien tarkastuslausumiin. 2) Varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen rakenteiden perinpohjainen uudistaminen komissiossa, mikä merkitsee keskitetyn ennakkovalvontajärjestelmän purkamista, paikalla tehtävien tarkastusten vastuun hajauttamista pääosastoille, talousprosessin uudistamista, yhteisen varainhoitoelimen ja sisäisen tarkastusosaston (IAS) perustamista sekä sisäisen tarkastuskapasiteetin luomista pääosastoihin ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitean (APC) perustamista. 3) Komission yksikköjen varainhoito- ja tarkastuskapasiteetin vahvistaminen [lisähenkilöstö (200 henkeä), koulutus, toimintaohjeet, käyttötuki ja tietojärjestelmät]. 4.5.2. Tähänastinen kehitys Uuden hallintokulttuurin välttämättömät edellytykset - tarpeelliset perusrakenteet sekä säädöskehyksen että hallinnon rakenteiden osalta - oli ensin toteutettava. Tätä varten komissio teki ehdotukset pikaisista tarkistuksista varainhoitoasetukseen sisäisen tarkastuksen erottamiseksi varainhoidon valvonnasta (toukokuussa 2000) ja varainhoitoasetuksen perusteellisesta muuttamisesta (heinäkuussa 2000). Lisäksi komissio hyväksyi tarkastusosaston ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitean (APC) perustamisasiakirjat sekä tiedonannon kaikki komission yksiköt kattavan sisäisen tarkastuskapasiteetin toteuttamisen edellytyksistä lokakuussa 2000. Joulukuussa 2000 komissio hyväksyi menojen hyväksymisestä vastaavien virkamiesten vastuun määrittelyä ja sisäisen tarkastuksen normistoa koskevan asiakirjan. 4.5.3. Tärkeimmät saavutukset maaliskuun 1. päivästä 2000 lähtien *Komission johtoporras ja henkilöstö ovat vahvasti sitoutuneet valkoisen kirjan edellyttämään korkeaan vaatimustasoon. Tätä varten pääosastoja pyydettiin suorittamaan sisäisten tarkastusten itsearviointi (tähän osallistui 80 prosenttia komission ylimmästä johdosta), uudistamaan talousprosesseja ja tuottamaan toimintasuunnitelmia johtamis- ja valvontakapasiteettinsa kehittämiseksi. Lisäksi kaikki varainkäytöstä vastaavat ylimmän ja keskijohdon virkamiehet osallistuivat määrärahojen käyttöä koskevaan koulutukseen. Tätä prosessia ollaan viemässä päätökseen, ja sen avulla on voitu merkittävästi lisätä keskijohdon tietoisuutta varainhoitoon ja tarkastukseen liittyvästä vastuusta ja vaikuttaa positiivisesti hallintokulttuuriin. *Budjettipääosastoon sijoitettu yhteinen varainhoitoelin (CFS) aloitti toimintansa vuoden 2000 jälkipuoliskolla. Se on siitä lähtien keskittynyt etenkin sisäisen tarkastuksen itsearvioinnin helpottamiseen kaikissa pääosastoissa, sisäisen tarkastuksen normiston luomiseen ja koulutuksen tarjoamiseen (esim. sisäisen tarkastuksen ja riskinhallinnan alalla). *Komissio on vajaassa vuodessa onnistunut luomaan uuden sisäisen tarkastuksen järjestelmän. Sisäisen tarkastuksen osasto on aloittanut toimintansa ja arvioi uudistuksen edistymistä kaikilla komission toimialoilla. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea piti ensimmäisen kokouksensa juuri ennen joulua. Kaikille komission toimialoille on luotu sisäinen tarkastusrakenne, vaikkakaan se ei kaikkialla vielä ole toiminnassa. 4.6. Ulkomaanavun hallinnoinnin uudistaminen 4.6.1. Uudistuksen pääkohdat Ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamisessa pyritään ratkaisevasti nopeuttamaan avun perille viemistä ja parantamaan sen laatua. Tähän ollaan pääsemässä tarkistamalla useita asiaan vaikuttavia tekijöitä. 4.6.2. Tähänastinen kehitys Komissio hyväksyi ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamista koskevan tiedonannon 16. toukokuuta. Tiedonannon liitteenä oli 53 toimea käsittävä toimintaohjelma. Uudistusta toteuttaa komission sisäinen pysyvä työryhmä (Groupe Interservice Permanent - GIP). On myös perustettu neljä erityistyöryhmää, jotka keskittyvät hallinnointivastuun siirtämiseen lähetystöille, komission sisäiseen sopimukseen, henkilöresursseihin ja komitologiamenettelyyn. 4.6.3. Tärkeimmät saavutukset maaliskuun 1. päivästä 2000 lähtien Syyskuussa 2000 perustettiin komission sisäinen laatutukiryhmä, jonka sihteeristö sijaitsee kehitysyhteistyön pääosastossa; kyseessä on eräs tärkeimmistä ohjelma-asiakirjojen laadun parantamiseen tähtäävistä toimenpiteistä. Marraskuun 29 päivänä 2000 komissio teki päätöksen EuropeAid -yhteistyötoimiston perustamisesta. Toimisto on ollut toiminnassa 1. päivästä tammikuuta 2001 alkaen. Toimiston johtokunnan ensimmäinen kokous pidettiin 1. helmikuuta 2001. Komission sisäinen sopimus, jolla määritellään vastuun jakautuminen ulkosuhteiden pääosaston, kehitysyhteistyön pääosaston ja EuropeAid -yhteistyötoimiston välillä, tehtiin 13. joulukuuta 2000. Lisäksi budjettivallan käyttäjä antoi komissiolle ulkomaanavun ohjelmien täytäntöönpanemiseksi ylimääräisiä määrärahoja vuoden 2001 talousarvioon. 5. Vuonna 2001 odotettavissa oleva kehitys Tähänastisen huomattavan edistyksen seurauksena vuodesta 2001 muodostuu työntäyteinen vuosi uudistuksen toimeenpanon ja vakiinnuttamisen osalta. Kaikkien vuoden aikana toteutettavien erityisten toimenpiteiden luetteleminen olisi ehkä pitkästyttävää, mutta seuraavat pääkohdat antavat kuvan vuonna 2001 jatkuvasta kehityksestä. Henkilöstöpolitiikan osalta kyseessä on ratkaiseva vuosi. Helmi- ja maaliskuussa komissio hyväksyy tärkeät tiedonantonsa, ja neuvottelut henkilöstön edustajien kanssa jatkuvat. Kaikki ne uudistukset - kuten koulutuspolitiikka - jotka eivät edellytä henkilöstösääntöjen muutoksia, pannaan toimeen. Lisäksi komissio antaa toimielinten välisen henkilöstösääntökomitean tarkasteltavaksi yhtenäisen muutospaketin, joka menee loppuvuodesta neuvoston ja parlamentin käsittelyyn. Kyseessä on uudistuksen tärkein osa-alue, ja sen käsittely vuonna 2001 edellyttää tiukkaa aikataulua. Voimavarojen käyttöä tehostetaan toteuttamalla ensimmäinen strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin pilottijakso komission vuoden 2002 vuosistrategiaa varten. Komissio pääsee näin ensimmäisen kerran osoittamaan tarvitsemansa voimavarat määrittelemiensä toimintalinjojen ensisijaisten tavoitteiden toteuttamiseen. Nämä tavoitteet sisältyvät vuosistrategiaa koskevaan päätökseen, joka tehdään helmikuussa. Komissio pyrkii entistä paremmin tunnistamaan tarvitsemansa välineet ja viemään päätökseen tehtävien määrittelyn ja toimenkuvauksen koko henkilöstön osalta; tämä on osa komission pyrkimystä suhteuttaa yksikköjen tämänhetkinen työskentely käytettävissä oleviin voimavaroihin. Komissio pyrkii lisäksi tehostamaan ulkomaanavun perille viemistä, ja siirtää ohjelmien hallinnointivastuuta aluksi 23 kumppanimaassa toimiville lähetystöille. Uudistusten edistyminen on tähän mennessä toteutunut näkyvimmin taloushallinnon alalla. Vuonna 2001 tämä edistyminen jatkuu, kun kaikki komission pääosastot julkaisevat vuotuisen toimintakertomuksensa varainhoidon uudistuksen toteuttamisesta, ja lisäksi julkistetaan äskettäin perustetun sisäisen tarkastuksen osaston ensimmäinen vuosikertomus, jossa arvioidaan uudistuksen edistymistä. Koska tällä alalla tapahtuu huomattavia muutoksia ja uusia menetelmiä otetaan käyttöön, komissio kouluttaa henkilöstöään yli kymmenentuhannen miestyötunnin verran. Maksujen suorittamisen nopeuttamiseksi otetaan käyttöön koko komission kattava tietotekninen järjestelmä, jolla voidaan kirjata ja seurata kaikkia suoritettavia maksuja. Pääosastot toteuttavat merkittävän toimenpiteen ottamalla käyttöön uudet sisäisen tarkastuksen normit; tällä tavoin valmistaudutaan luopumaan keskitetystä ennakkohyväksymismenettelystä. Tilintekovelvollisuuden ja avoimuuden päämäärien saavuttamiseksi on toivottavaa, että yhteisön toimielimet pääsevät yhteisymmärrykseen julkishallinnon etiikan neuvoa-antavan ryhmän perustamisesta komission ehdotuksen mukaisesti. Lisäksi asetus Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen julkisuudesta todennäköisesti hyväksytään vuoden 2001 aikana Euroopan parlamentissa ja neuvostossa. 6. Yleiskatsaus uudistusten edistymiseen Komission uudistamista käsittelevä valkoinen kirja julkistettiin 1. maaliskuuta 2000, ja komissiolla on aihetta olla tyytyväinen sen jälkeen saavutettuun edistykseen. Uudistuksen toteuttamisen ensimmäinen vuosi on ollut haastava. Kaikkien ura-alueiden henkilöstö on tavanomaisen työmääränsä lisäksi joutunut kehittämään ja omaksumaan laaja-alaisia uusia järjestelmiä ja joutunut samalla myös jatkamaan eräiden entisten järjestelmien soveltamista. Muutos on ollut vaikeaa mutta palkitsevaa. Kauttaaltaan voidaan sanoa, että 1. maaliskuuta 2000 julkistettua kunnianhimoista toimintaohjelmaa on viety merkittävästi eteenpäin. Eräs uudistuksen tärkeimpiä päämääriä on ollut organisaation uudistus, jotta komissio voisi täyttää ne tehtävät, jotka jäsenvaltiot ovat sille perustamissopimusten nojalla antaneet. Tässä suhteessa uudistuksen ensimmäinen vuosi on ollut erittäin antoisa. Komission omien tehtäviensä kattava arviointi antoi ensinnäkin selkeän näkemyksen sen tehtävästä ja ydintoiminnoista sekä tarkan kuvan tarvittavista voimavaroista. Tämän komissaarien erityisryhmän tarkastelun tuloksena syntyi strategia käytettävissä olevien voimavarojen uudelleenjakamiseksi; eräiden toimintojen eriyttämisestä laadittiin suunnitelma, ja budjettivallan käyttäjä antoi käytettäväksi lisävaroja. Lisäksi varainhoidon, valvonnan ja sisäisen tarkastuksen alalla toteutetut rakenteet ja järjestelmät on nyt saatettu ajanmukaisen ja tehokkaan hallinnon korkeimpien kansainvälisten normien tasalle. Yhdessä vuodessa komission vastuuyksiköt ovat omaksuneet uudistuksen täysin sekä suunnittelun että toteutuksen osalta. Operatiiviset yksiköt ovat myöskin alkaneet omaksua suoranaisesti itseään koskevia uudistuksen näkökohtia. Varainhoidon alalla on saavutettu tuntuva hallintokulttuurin muutos yhteisön talousarvion hallinnoinnissa. Tänä vuonna on myös ensimmäisen kerran kokeiltu vuosistrategian kehittämistä vuodelle 2002, ja koko komission organisaatio on osallistunut siihen. Henkilöstö on lisäksi syventynyt komission henkilöstöpolitiikan laajaan uudistamiseen. Tämä ei kuitenkaan merkitse, että komissio olisi pystynyt toteuttamaan kaikki suunnitellut uudistukset nopeasti ja sellaisenaan. Eräitä tavoiteajankohtia on jouduttu tarkistamaan esim. henkilöresurssien alalla, kun aikatauluja muutettiin prosessin johdonmukaisuuden säilyttämiseksi, jotta käsitteellinen yhteys säilyy sellaisten toisiinsa sidoksissa olevien toimintojen välillä kuten arviointi ja ylentäminen. Eräiden muiden toimintojen mutkikkuutta ei aluksi täysin oivallettu, ja niiden täytäntöönpanemiseksi tarvittiin pilottivaihetta. Asianomaisten kohderyhmien tarpeellinen kuuleminen on myös joskus vienyt suunniteltua enemmän aikaa, ja tämä on silloin tällöin heijastunut myös muihin läheisiin toimintoihin, kuten menojen tavoitteiden saavuttaminen johtuu etenkin komission henkilöstön aidosta osallistumisesta uuteen tehtävään sekä muiden toimielinten yhteistyöstä ja tuesta. Tämän ennennäkemättömän hankkeen lopputuloksena pystytään palauttamaan yleisön luottamus tehokkaaseen, pätevään julkishallintoon, joka pyrkii parhaaseen käytäntöön korkeimpien kansainvälisten normien mukaisesti. hyväksymisestä vastaavien virkamiesten vastuun määrittelyyn. Yleistä aikataulua on kuitenkin noudatettu, eikä viivästykset johdu mistään uudistuksen perusongelmista. Valkoisessa kirjassa todettiin myös, että uudistuksen kunnianhimoista aikataulua ei voida noudattaa ilman henkilöstön vilpitöntä sitoutumista ja kaikkien yhteisön toimielinten täysimääräistä sitoutumista. Uudistuksen ensimmäisen vuoden tavoitteiden saavuttaminen johtuu etenkin komission henkilöstön aidosta osallistumisesta uuteen tehtävään sekä muiden toimielinten yhteistyöstä ja tuesta. Tämän ennennäkemättömän hankkeen lopputuloksena pystytään palauttamaan yleisön luottamus tehokkaaseen, pätevään julkishallintoon, joka pyrkii parhaaseen käytäntöön korkeimpien kansainvälisten normien mukaisesti. >VIITTAUS KAAVIOON> >VIITTAUS KAAVIOON>