Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä seurantakeskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 28/12/2001 s. 0062 - 0070



Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä seurantakeskuksen vastaukset (2001/C 372/08) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93(1) 11 artiklan 11 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 12 kohdassa, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (EY) 3294/94(3) 1 artiklalla, tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN HUUMAUSAINEIDEN JA NIIDEN VÄÄRINKÄYTÖN SEURANTAKESKUKSEN (LISSABON) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit 5. Varainhoitovuoden 2000 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttaminen on esitetty taulukossa 1(4). 6. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 8,3 miljoonaa euroa, joista sidottiin yhteensä 8,0 miljoonaa euroa (97 prosenttia). 7. III osaston määrärahojen merkittävä vajaakäyttö (alle 50 prosenttia) liittyy seurantakeskuksen kanssa yhteistyössä olevien kansallisten tietokeskusten kanssa tehtyjen sopimusten toteuttamiseen. Näiden sopimusten toteuttaminen kestää sopimuksen tekovuotta seuraavaan vuoteen. III osaston maksuja analysoitaessa huomataan, että 44 prosenttia maksuista suoritettiin viimeisen vuosineljänneksen aikana. Varoja voitaisiin hallinnoida järjestelmällisemmin, jos sopimukset allekirjoitettaisiin varainhoitovuoden alussa. 8. Varainhoitovuoteen 2001 siirretyt määrärahat ovat 2,2 miljoonaa euroa (27 prosenttia sitoumuksista), ja ne liittyvät pääasiassa toimintamäärärahoihin, joita siirrettiin yhteensä 1,6 miljoonaa euroa (54 prosenttia sitoumuksista). Kaikista vuodesta 1999 siirretyistä määrärahoista 0,2 miljoonaa euroa, eli noin 9 prosenttia, peruuntui vuoden 2000 lopussa. 9. SI2-kirjanpitojärjestelmällä ei vielä voida rekisteröidä perittäviä määriä, joten sitä olisi täydennettävä. Tilinpäätös ja tilinpito Tilinpito 10. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000. Kirjanpitojärjestelmä 11. Seurantakeskuksella ei ole välinettä, jonka avulla se saisi tietoonsa toteuttamiensa toimien todelliset kokonaiskustannukset. Tällainen väline olisi kuitenkin välttämätön hallinnoinnin parantamiseksi. Käyttöomaisuuteen liittyvä kirjanpito ja omaisuusluettelo 12. Omaisuus on kirjattu taseeseen hankinta-arvon perusteella eikä poistoja ole otettu huomioon. Komission asetuksella(5) vahvistettiin joulukuussa 2000 aineellisiin ja aineettomiin hyödykkeisiin liittyvät kirjanpidon säännökset. Seurantakeskuksen olisi sisällytettävä nämä säännökset omiin säännöksiinsä erityisesti, jotta vältettäisiin omaisuusluetteloon merkittävien hyödykkeiden arvostamiseen liittyvät ongelmat. 13. Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen (52 artiklan) mukaan sen on pidettävä jatkuvaa inventointiin perustuvaa omaisuusluetteloa, jossa näkyy seurantakeskukselle kuuluva kiinteä ja irtain omaisuus kokonaisuudessaan. Vuonna 2000 sisäisen uudelleenjärjestelyn vuoksi omaisuusluettelon pitämiseen liittyviä vastuualueita ei ollut määritelty, joten omaisuusluetteloa ei pidetty. Tilintarkastustuomioistuimen aiempien huomautusten seuranta 14. Varainhoitovuotta 1999 koskevassa kertomuksessa(6) todettiin, että tietokeskukset esittävät itse ilmoitukset, joissa on vahvistettu tietokeskusten toteuttamiin pysyviin toimiin myönnetty jäsenvaltioiden osarahoitus, eikä seurantakeskus voi todentaa näiden ilmoitusten pätevyyttä. Tässä asiassa ei ole tapahtunut edistystä. 15. Toisin kuin muut hajautetut erillisvirastot, seurantakeskus ei ole vielä muuttanut omaa varainhoitoasetustaan alv:n osalta yleisen varainhoitoasetuksen säännösten mukaiseksi. Henkilöstöhallinto Henkilöstöpolitiikka 16. Seurantakeskuksen henkilöstöön sovelletaan EY:n virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia sääntöjä. Kuten 8. helmikuuta 1993 annetun asetuksen (ETY) N:o 302/93 15 artiklassa säädetään, hallintoneuvosto antaa komission kanssa soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt. Vuoteen 2000 saakka henkilöstöhallinto perustui komission hyväksymiin täytäntöönpanoa koskeviin yleisiin säännöksiin tai joillakin aloilla erityispäätöksiin. Kokonaisarvioinnin jälkeen seurantakeskus laati sisäisen uudistuksen suunnitelman, ja tässä yhteydessä laadittiin vuonna 2000 yleisluonteinen asiakirja henkilöstöpolitiikasta. Palvelukseenottomenettelyt ja palkkaluokkaan sijoittaminen 17. Hallintoneuvosto hyväksyi vuonna 1995 asiakirjan, jossa hahmotellaan palvelukseenottomenettelyt. Väliaikaisten toimihenkilöiden osalta seurantakeskus noudattaa yleensä avointa palvelukseenottomenettelyä ilmoittamalla laajalti avoimista kilpailuista muissa erillisvirastoissa, toimielimissä, Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja Internet-sivustollaan. Henkilöstön suoritusten arviointi 18. Seurantakeskus toteutti yleisen henkilöstöarvioinnin vasta vuonna 2000, vaikka henkilöstösääntöjen 43 artiklan mukaan kunkin virkamiehen pätevyydestä, tehokkuudesta ja käytöksestä viranhoidossa on laadittava arviointi vähintään kahden vuoden välein. Toimenkuvaukset 19. Kuten seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen(7) 44 artiklassa todetaan, on laadittu kortisto, josta käyvät ilmi kaikki toimet ja niiden toimenkuvaukset. Kortisto ajantasaistetaan vuonna 2001 seurantakeskuksen sisäisen uudistuksen yhteydessä. 20. Toimenkuvausta koskevien tietojen pitäisi olla helposti toimihenkilöiden saatavilla ja sisällyttävä heidän henkilöstökansioihinsa. Yhteensä 12 henkilöstökansiota tutkittiin, mutta yksikään ei sisältänyt toimenkuvausta. Henkilöstökansioiden pitäminen 21. Yhteensä 12 henkilöstökansion tutkimisen perusteella voitiin havaita, että joissakin tapauksissa asiakirjat eivät olleet täydellisiä ja että urakehitystä koskevia asiakirjoja ei päivitetty säännöllisesti. Kaikki henkilöstökansiot olisi tarkistettava sen varmistamiseksi, että niihin sisältyvät kaikki tarvittavat tiedot. Seurantakeskuksen henkilöstötilanteen ja toiminnan kehitys 22. Seurantakeskuksen henkilöstöön kuuluu henkilöstösääntöjen piiriin kuuluvia toimihenkilöitä, jotka ovat vakinaisia tai väliaikaisia toimihenkilöitä. Budjettivallan käyttäjä vahvistaa vuosittain näillä toimihenkilöillä täytettävien toimien määrän samalla, kun se vahvistaa talousarvion. Talousarviossa voidaan lisäksi myöntää määrärahoja ylimääräisten toimihenkilöiden, joiden työsuhde kestää enintään vuoden, paikallisten toimihenkilöiden ja komennuksella olevia kansallisten asiantuntijoiden palkkaamiseen. 23. Seurantakeskuksen henkilöstömäärän kehitys ja sen jakautuminen esitetään taulukossa 4. Henkilöstömäärän kasvu on vakiintunut viime vuosien aikana. Henkilöstömäärä (vakinaiset ja väliaikaiset toimihenkilöt sekä muut) on kokonaisuudessaan jatkuvasti talousarvion henkilöstötaulukossa esitettyä korkeampi. 24. Taulukossa 5 analysoidaan palvelukseenoton kehitystä, ja siitä havaitaan, että 57 prosenttia palvelukseenotosta tapahtuu henkilöstösäännöissä tarkoitetun avoimen kilpailun tapaisella menettelyllä. Palvelukseenottoon liittyvät keskimääräiset kulut ovat noin 2780 euroa palkattua toimihenkilöä kohti. 25. Toimihenkilöiden palvelussuhteiden päättymisen vuoksi henkilöstön (vakinaiset, väliaikaiset, ylimääräiset ja paikalliset toimihenkilöt) vaihtuvuusaste on vuosittain keskimäärin 7 prosenttia, ja tämä johtuu pääasiassa sopimusten päättymisestä. 26. Tarkastusta varten henkilöstö jaettiin kahteen ryhmään: - tukitoimintoihin osoitettu henkilöstö; kyseiset toiminnot takaavat keskuksen toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö) - muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii keskuksen tavoitteiden saavuttamisesta. 27. Ura-alueen A henkilöstöstä keskimäärin 83:a prosenttia, eli 35:tä prosenttia kaikista toimihenkilöistä, voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuna henkilöstönä. Kaikkea muuta henkilöstöä voidaan pitää tukitoiminnoista vastaavana henkilöstönä. 28. Taulukossa 6 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen sekä hallintomenojen kehitystä. Palkkakustannusten kehitys on ollut huomattavasti henkilöstömäärän kehitystä nopeampaa. Ero syntyy, kun ylimääräiset toimihenkilöt siirtyvät väliaikaisiksi toimihenkilöiksi. 29. Muita henkilöstöön liittyviä kuluja analysoitaessa käsiteltiin erityisesti täydennyskoulutuskuluja ja hallintomenoja erityisesti tietotekniikan osalta. Täydennyskoulutuskulut kasvoivat nopeammin kuin henkilöstömäärä. Hallintomenot ja tietotekniikkamenot kasvoivat hieman, mutta huomattavasti vähemmän kuin henkilöstömäärä sen jälkeen, kun alkuinvestoinnit oli tehty. 30. Saadakseen selville seurantakeskuksen toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää niiden toimintamäärärahojen (III osasto) kehitykseen, jotka todellisuudessa käytettiin (kyseisen varainhoitovuoden määrärahat ja siirretyt määrärahat) yhden vuoden aikana. Vertailun perusteella voidaan päätellä, että seurantakeskuksen henkilöstömäärä ja henkilöstöön liittyvät kulut kasvavat nopeammin kuin seurantakeskuksen toimintavolyymi. Havaintoa vahvistaa se, että tukitoimintoihin liittyvät keskimääräiset menot (I ja II osasto) kasvavat nopeammin kuin toimintamenot (III osasto). Seurantakeskuksen olisi tästä syystä pohdittava keinoja henkilöresurssien ja aineellisten voimavarojen tuottavuuden parantamiseksi. 31. Näitä huomautuksia lieventää se, että seurantakeskuksen toiminta ei ole vielä täysin päässyt vauhtiin, ja se, ettei se voi kokonsa vuoksi hyötyä fyysisiä ja hallinnollisia rakenteita koskevista merkittävistä mittakaavaeduista. Tässä mielessä seurantakeskuksen henkilöstön määrän kasvu suhteessa sen menojen kasvuvauhtiin on tyydyttävää. Päätelmät 32. Seurantakeskus ei ole perustamisestaan lähtien pystynyt palkkaamaan talousarvion henkilöstötaulukossa esitettyä määrää tiettyjä toimihenkilöitä, mutta se on pystynyt täyttämään toimet ottamalla palvelukseen ylimääräisiä ja erityisesti paikallisia toimihenkilöitä. Henkilöstöä on jopa henkilötaulukossa esitettyä enemmän. 33. Henkilöstön palkkaamiseksi seurantakeskus noudattaa yhä useammin samanlaista avointa palvelukseenottomenettelyä kuin toimielimet. Kun otetaan huomioon, että seurantakeskuksen toimintojen odotetaan kehittyvän ja sitä kautta sen henkilöstömäärän kasvavan, olisi ehkä suotavaa, että keskus huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä muiden hajautettujen erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. 34. Seurantakeskuksen olisi valvottava erityisen tarkasti henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitystä sekä jatkettava pyrkimyksiään henkilöresurssien ja aineellisten voimavarojen tuottavuuden parantamiseksi. Keskuksen olisi yleisesti parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson Presidentti (1) EYVL L 36, 12.2.1993, s. 6. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 30. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen seurantakeskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 9. huhtikuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL L 341, 30.12.1994, s. 7. (4) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva tarkoittaa, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 tarkoittaa, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (5) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29. joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). (6) EYVL C 373, 27.12.2000 (kohta 18). (7) Seurantakeskuksen hallintoneuvoston 29. kesäkuuta 1995 antama säädös. TAULUKOT 1 - 6 Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999 >TAULUKON PAIKKA> Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu seurantakeskuksen toimittamiin tietoihin. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999 Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima taulukko, joka perustuu seurantakeskuksen toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 4 Henkilöstömäärän kehitys >TAULUKON PAIKKA> YT: Ylimääräiset toimihenkilöt. PT: Paikalliset toimihenkilöt. VT: Vakinaiset toimihenkilöt. VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt. KKA: Komennuksella olevat kansalliset asiantuntijat. Taulukko 5 Henkilöstömäärän vaihtelu >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 6 Henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitys >TAULUKON PAIKKA> Seurantakeskuksen vastaukset 1 - 4. OEDT oli tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen raporttiin, jonka mukaan 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja säännönmukaiset. 7. OEDT pyrkii mahdollisuuksien mukaan saattamaan Reitox:n kanssa tehtyjen sopimusten keston kalenterivuoden mukaiseksi talousarvion vuosittaisuusperiaatteen paremmaksi huomioimiseksi ja ottaen samalla huomioon vuosittaisen talousarvion ja työohjelman hyväksymistä koskevat aikatauluun liittyvät pakottavat tekijät sekä asiantuntijakeskusten yhteisrahoittamisen varmistamiseen liittyvät kansalliset menettelyt. 9. Tulojen seurantaa koskeva erityismalli on kehittelyvaiheessa komissiossa, ja sen pitäisi olla käytössä kaikissa hajautetuissa virastoissa lähiaikoina. Perintämääräykset rekisteröidään sähköisesti SI2:ssa, ja perittävät määrät viedään keskuskirjanpitotoimen erityistilille (Cubic) tilitettyjen ja tilitettävien tulojen seuraamiseksi. 11. OEDT on täysin vakuuttunut siitä, että tämä menetelmä on muodostunut välttämättömän tärkeäksi viraston analyyttisen kirjanpidon hallinnon parantamiseksi. Tässä tarkoituksessa seurantakeskus on ottanut käyttöön varainhoitovuotta 2001 varten hankkeita koskevan koodijärjestelmän SI2, jonka avulla voidaan selvittää jokaisen tapahtuman todelliset kustannukset uudessa toimintaan perustuvassa budjettitoimessa. 12. OEDT ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja ehdottaa komission uusien inventaarioon liittyvien kirjanpitoa koskevien määräysten liittämistä ja hyväksymistä osaksi omia sääntöjään. 13. OEDT on tehnyt päätöksen inventaariohallintoa koskevan ohjelman ELS käyttöön ottamisesta vuonna 2000 vanhan RAI-järjestelmän korvaamiseksi. Johtuen viivytyksistä, joita alihankkijalla on ollut tavaran toimittamisessa ja asentamisessa ELS-järjestelmää ei ole voitu saattaa toimivaksi varainhoitovuoden 2000 aikana. OEDT on käyttänyt vanhaa RAI-järjestelmää varainhoitovuoden loppuun saakka kaikkien varainhoitovuonna 2000 saatujen varojen tilittämisessä ja tasaamisessa. 14. Jäsenvaltiokohtaiset yhteisrahoitustodistukset (Reitox-sopimuksen liite 2) on allekirjoittanut kunkin jäsenvaltion valtuuttama edustaja. Useimmissa tapauksissa kyseessä on OEDT hallintoneuvostossa toimiva kyseisen valtion edustaja. 15. OEDT yhtyy yleisesti ottaen tilintarkastustuomioistuimen pyrkimykseen saattaa Euroopan unionin yleistä talousarviota koskevien varainhoitosäännösten periaatteiden siirtämistä mukaan osaksi omia varainhoitosääntöjään ottaen mukaan liikevaihtoveron tilittämistä koskevat äskettäin tehdyt muutokset siten, että otetaan kuitenkin mukaan toimipaikkavaltion veroviranomaisten asettamat liikevaihtoveron tilittämistä koskevat velvoitteet. Siksi virasto tutkii tällaisen muutoksen etuja ja haittoja ennen lopullisen kannan ottamista. 16 ja 17. OEDT vahvistaa tilintarkastustuomioistuimen havainnot. 18. Kaikki OEDT:hen palkatut työntekijät arvioidaan järjestelmällisesti heidän toimikautensa lopulla. Seurantakeskus on ottanut käyttöön menettelyn tietyin aikavälein tapahtuvan ylennysarvioinnin suorittamiseksi, jotta jokaista virastossa työskentelevää työntekijää voitaisiin arvioida jatkuvasti. Tämä tietyin aikavälein suoritettava arviointi on ollut käynnissä vuoden 2000 ajan. 19 ja 20. OEDT on ottanut huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset ja liittänyt niiden mukaisesti jokaisen vastaavia tehtäviä hoitavan työntekijän asiakirjoihin kuvauksen hänen työtehtävistään. 21. OEDT ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset, jotka koskevat joitakin epätäydellisiä asiakirjoja ja on ryhtynyt välttämättömiin toimiin niiden täydentämiseksi. 22 - 31. OEDT on ottanut tarkkaan huomioon analyysin, jonka tilintarkastustuomioistuin on tehnyt henkilöstöä kuvaavasta taulukosta, mutta haluaa siitä huolimatta painottaa sitä, että kuvattu tilanne ei enää ole ajankohtainen johtuen virastossa maaliskuussa 2001 päätetystä sisäisestä uudistuksesta. Tämä uudistus on mahdollistanut henkilöstövoimavarojen hallinnon uudelleenmäärittelyn sekä siirtää operationaalisiin tehtäviin henkilöstövoimavaroja, jotka olivat aikaisemmin hallinnollisissa tehtävissä. Sisäistämistä koskevan mahdollisuuden mukaisesti virasto on myös siirtänyt aikaisemmin ulkoisten toimintojen (tutkimukset) rahoittamiseen käytettyjä osaston III varoja osastoihin I ja II (henkilöstö ja hallinto). 32 - 35. OEDT on ottanut huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset.