[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO | Bryssel 5.9.2007 KOM(2007) 501 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE, EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEALLE JA ALUEIDEN KOMITEALLE KOMISSION KIINTEISTÖPOLITIIKASTA BRYSSELISSÄ JA LUXEMBURGISSA KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE, EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEALLE JA ALUEIDEN KOMITEALLE KOMISSION KIINTEISTÖPOLITIIKASTA BRYSSELISSÄ JA LUXEMBURGISSA 1. JOHDANTO Jäsenvaltiot päättivät vuonna 1997 Amsterdamissa, että Euroopan komission päätoimipaikka on Brysselissä, ja vahvistivat 8 päivänä huhtikuuta 1965 tehdyn päätöksen, jossa määriteltiin Luxemburgiin sijoittuva toiminta. Komissio on määrittänyt kolmeen otteeseen kiinteistöpolitiikkansa tavoitteet. Se antoi vuonna 1996 tiedonannot kiinteistöpolitiikasta Brysselissä ja Luxemburgissa, vuonna 1999 tiedonannon kiinteistöpolitiikasta Brysselissä sekä vuonna 2003 tiedonannon Brysselin kiinteistöpolitiikasta ja infrastruktuurista[1], joissa se vahvisti seuraavat kolme tavoitetta: - yksiköiden järkevä sijoittelu ja henkilöstön työolojen parantaminen - tilojen hankintapolitiikan tehostaminen - komission kiinteistöpolitiikan Brysselin kaupunkiympäristöön kohdistuvien vaikutusten pohtiminen tiivistämällä vuoropuhelua Belgian viranomaisten kanssa. Tilanne Brysselissä ja Luxemburgissa on kehittynyt vuodesta 2003 niin paljon, että voimassa olevaa kiinteistöpolitiikkaa on muutettava nykyisten tavoitteiden ja markkinoiden kehityksen huomioon ottamiseksi. Lisäksi komissio haluaa yhdenmukaistaa Brysselissä ja Luxemburgissa toteutettavaa politiikkaa ja ottaa samalla huomioon kummankin paikan erityispiirteet. Suurimmat muutokset ovat liittyneet keskimääräisiin markkinahintoihin, kokonaispinta-alaan kummassakin sijaintipaikassa, turvallisuuteen, suhteisiin isäntämaan viranomaisten kanssa sekä siihen, että ympäristökysymyksistä on tullut yhä tärkeämpiä, ja siihen, että komission ekologista jalanjälkeä on pienennettävä. Tätä taustaa vasten komissio antaa tämän tiedonannon, jossa se esittää tärkeimmät poliittiset linjauksensa ja tulevaisuuden tarpeensa ja keskittyy erityisesti seuraavaan: - Laaditaan tilavaatimuksia koskeva pitkän aikavälin strateginen suunnitelma. Suunnitelmassa vahvistetaan komission keskeiset vaihtoehdot ja vaatimukset sijainnin ja kiinteistöalan kehityksen suhteen. - Nykyisen kiinteistökannan rationalisointia on tarkoitus jatkaa erityisesti keskittämällä komissio harvempiin suuriin rakennuksiin. Tämän ansiosta tilaa voidaan hyödyntää tehokkaammin nykyaikaisissa ja tarkoitustaan vastaavissa rakennuksissa. - Brysselissä tuetaan Eurooppa-kortteleiden uudistamisen suunnittelua, jota Belgian viranomaiset ovat tekemässä. Tässä vaiheessa ehdotetaan, että komission toiminta pyritään edelleen keskittämään kyseiselle alueelle. Eurooppa-kortteleiden lisäksi kehitetään muutamia muita pienempiä keskuksia ja jaetaan näin komission toimintoja eri puolille kaupunkia, mikä luo paineita laskea kiinteistöjen hintoja. - Vahvistetaan, että komission toiminta Luxemburgissa keskittyy Kirchbergiin. - Tarkistetaan rakennusten hankintamenettelyä, joka on tarkoitus ottaa käyttöön 1. tammikuuta 2008 ja jolla pyritään varmistamaan niin se, että saadaan paras vastine rahalle – käyttämällä erityisesti komission neuvotteluasemaa parhaalla mahdollisella tavalla – kuin avoimuus suhteessa markkinoihin. - Edellä mainitut seikat yhdistämällä tulisi pystyä panostamaan riittävästi poliittisten periaatteiden noudattamiseen, erityisesti siksi, että rakennukset olisivat ympäristön kannalta kestäviä ja korkealaatuisia ja että voitaisiin parantaa henkilöstön työtiloja. Nämä seikat vahvistavat toisiaan. Komissio tekee nykyisin yhteistyötä paikallisviranomaisten kanssa, varsinkin Belgiassa Brysselin alueella. Alueen viranomaiset ovat sitoutuneet helpottamaan tämän strategisen lähestymistavan toteuttamista. Komissiolla on ainutlaatuinen tilaisuus parantaa kiinteistöpolitiikkaa merkittävästi ja kestävästi, mistä on etua sekä komissiolle ja sen henkilöstölle että isäntämaille. 2. NYKYTILANNE 2.1. Tilanne tällä hetkellä 2.1.1. Bryssel Brysselissä komissiolla oli kesäkuun lopussa 2007 käytössään noin 865 000 m² tilaa 61 rakennuksessa[2], joissa työskenteli lähes 22 000 henkilöä, sekä virkamiehiä että sopimussuhteisia toimihenkilöitä. Suurin osa rakennuksista on pieniä tai hyvin pieniä (kaksi kolmasosaa rakennuksista on alle 15 000 m²) ja ainoastaan kahdeksan on suurempia kuin 20 000 m². Brysselissä komission toimitilat[3] ovat ryhmittyneet lähinnä kolmelle eri alueelle[4]: - Eurooppa-korttelit[5] (710 000 m2, lähes 19 000 henkilöä) - Beaulieun alue (80 000 m2, 2 000 henkilöä) - Rue de Genève / Da Vinci -alue (56 500 m2, 1 250 henkilöä). 2.1.2. Luxemburg Luxemburgissa komissiolla oli kesäkuun 2007 lopussa käytössään noin 125 000 m² toimistotilaa viidessä toimistorakennuksessa, joissa työskenteli yli 3 740 henkilöä, sekä virkamiehiä että sopimussuhteisia toimihenkilöitä. Komission toimitilat ovat Luxemburgissa ryhmittyneet lähinnä kahdelle alueelle, Kirchbergin alueelle ja Gasperichin alueelle. 2.1.3. Yleinen kehitys Viimeisten kymmenen vuoden aikana komissio on hankkinut rakennuksia lähinnä tekemällä pitkäaikaisia vuokrasopimuksia, yleensä yli 27 vuodeksi. Nykytilanteessa on kuitenkin useita heikkouksia, joista monia Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuin on maininnut raporteissaan. Myös sisäisen tarkastuksen yksikkö on löytänyt useita heikkouksia vuonna 2007. Aikaisemminkin on annettu kiinteistöpolitiikkaa koskevia tiedonantoja, mutta niiden perusperiaatteiden – joista monet ovat mukana myös tässä asiakirjassa – noudattaminen on epäonnistunut, sillä käytännössä on mahdotonta tehdä muutoksia niin monessa rakennuksessa. Suurin osa rakennuksista on liian pieniä tai niitä ei muuten voi muuttaa sopiviksi. Merkittävien muutosten aikaansaaminen olisi sitä paitsi edellyttänyt aktiivista yhteistyötä ja kumppanuutta isäntämaiden asianomaisten viranomaisten kanssa, mutta siihen ei ollut aikaisemmin kiinnitetty riittävästi huomiota. Komission aikaisemmissa kiinteistöpolitiikkaa koskevissa tiedonannoissa määriteltyä lähestymistapaa on tehostettava ja rationalisoitava seuraavin keinoin: - Laaditaan riittävän pitkän aikavälin suunnitelma tilavaatimuksista, jotta voidaan välttää rakennusten osto tai vuokraaminen pikkuhiljaa. Tämän hoitavat ensisijaisesti Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistot (OIB ja OIL) niiden johtokuntien hyväksymän monivuotisen politiikkaa koskevan kehyksen ( Multi-Annual Policy Framework, MAPF) puitteissa[6]. - Kartoitetaan markkinoita ja lisätään avoimuutta ja kilpailua kiinteistöjen hankinnassa[7]. - Rajoitetaan rakennusten määrää Eurooppa-kortteleissa Brysselissä, jotta vältyttäisiin paineilta nostaa hintoja. - Otetaan huomioon kiinteistöjen kustannukset koko elinkaaren ajalta, mikä johtaa suuriin remontointikustannuksiin tulevaisuudessa useissa tapauksissa ennen osto- tai käyttöoikeussopimuksen päättymistä. Tästä tehdään selvitys vuoden 2008 loppuun mennessä. - Pyritään edelleen vähentämään komission hajaantumista lukuisiin rakennuksiin, koska se lisää tieto- ja viestintätekniikkainfrastruktuurin sekä niihin liittyvien palvelujen kustannuksia, edellyttää turhaa lisätilaa, estää komissiota hyödyntämästä mittakaavaetuja, joita komission kokoisessa organisaatiossa pitäisi saada, vähentää komission fyysistä läsnäoloa sekä symbolista arvoa isäntämaassa ja vaikeuttaa isäntämaiden kaupunkisuunnittelua. - On luotava uusia kumppanuussuhteita isäntämaan viranomaisten kanssa ja lujitettava entisiä, varsinkin Brysselin pääkaupunkialueen kanssa. EU–Belgia-työryhmän[8] asemasta on alkanut olla tässä enemmän hyötyä. - On lujitettava jo toteutettuja toimia energian kulutuksen tehostamiseksi, mikä kertoo siitä, että ilmastonmuutoksen torjumiseksi toteutettavien toimenpiteiden merkitys on lisääntynyt viime vuosina. Tätä lähestymistapaa noudattamalla pitäisi saada aikaan todellisia parannuksia. Kun luodaan tilanne, jossa komission kiinteistöt ovat paljon suurempia ja tehokkaampia ja jossa se voi täysimääräisesti hyödyntää asemaansa kiinteistömarkkinoilla lujittamalla kilpailua eri tasoilla, myös lisäämällä markkinakartoitusta, kiinteistöihin voidaan tehdä paljon kaivattuja parannuksia, jotta varmistetaan, että ne vastaavat komission ja sen henkilöstön tarpeita sekä ovat EU:n yleisten poliittisten suuntaviivojen mukaisia. 2.2. Tulevat tilantarpeet Brysselissä ja Luxemburgissa Komission tilantarpeet lyhyelle, keskipitkälle ja pitkälle aikavälille esitetään vuodesta 2003 alkaen kattavassa monivuotisessa suunnitelmassa[9], jota päivitetään vuosittain (MAPF) osana komission strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierrosta. Suunnitelmassa mainitaan, kuinka monta neliömetriä kunakin vuonna tarvitaan sekä milloin osto- ja vuokrasopimukset sekä muut järjestelyt päättyvät[10]. Pitkän aikavälin suunnitelmaa, joka kattaa 15 vuotta, käytetään yhä useammin perusvälineenä, jonka avulla komissio voi tehdä suuret strategiset päätöksensä. Kaikkien tulevaisuudessa tehtävien päätösten, jotka koskevat sijaintia, uusia keskipitkän aikavälin hankkeita ja mahdollisesti uusien keskusten kehittämistä, on perustuttava tähän suunnitelmaan ja oltava sen kanssa yhdenmukaisia. Bryssel Kymmenen uuden jäsenvaltion liityttyä EU:hun vuonna 2004 komissiossa aloitti tai aloittaa työt 2 500 uutta henkilöä vuosina 2004–2008, minkä lisäksi odotetaan 850 uutta henkilöä Bulgarian ja Romanian liityttyä EU:hun vuonna 2007. Henkilöstön määrän arvioitu kasvu edellyttää, että tämänhetkisiä toimistotiloja[11] lisätään noin 35 000 m²:llä seuraavien kolmen vuoden aikana. Erityistä huomiota kiinnitetään uusien konferenssitilojen luomiseen. Luxemburg Sen henkilöstömäärän lisäksi, joka aloitti tai aloittaa työt komissiossa vuosina 2004–2008 kymmenen uuden jäsenvaltion liityttyä EU:hun vuonna 2004, Luxemburgiin olisi sijoitettava 200 henkilöä kahden uuden jäsenvaltion liittymisen seurauksena. Kun otetaan huomioon vajaakäytössä olevat tilat, toimistotilaa tarvitaan lisää 12 000 m². Tietotekniikkainfrastruktuuria yhdistetään ja useiden pääosastojen tietojärjestelmät hoidetaan tietojenkäsittelykeskuksessa. Tämän vuoksi on otettava huomioon mahdollisuudet laajentaa sekä tulevaa tietojenkäsittelykeskusta että sen uutta erillään toimivaa varakeskusta, joka mahdollistaa täysin suojatut televiestintäjärjestelmät sekä erittäin nopeat yhteydet. Molemmat sijoitettaisiin komission uuteen kiinteistöön, Jean Monnet 2 -rakennukseen. Tämän vaihtoehdon kustannustehokkuutta koskeva yksityiskohtainen selvitys päivitetään vuonna 2007. Komissio harkitsee joka tapauksessa tietotekniikkatilojen vuokraamista varmistaakseen televiestinnän turvallisuuden. 3. KOMISSION YKSIKÖIDEN KESKITTÄMINEN VAIN MUUTAMIIN SUUREMPIIN RAKENNUKSIIN LISÄÄ TEHOKKUUTTA Nykyistä kiinteistökantaa rationalisoidaan merkittävästi keskittämällä komission yksiköt pienempään määrään suuria rakennuksia (periaatteessa vähintään 50 000-100 000 m² / rakennus tai rakennuskompleksi). Tällä hetkellä rakennusten tehokkuus (mitattuna käyttökelpoisena nettopinta-alana suhteessa bruttopinta-alaan neliömetreinä) vaihtelee suuresti, ja useissa tapauksissa sitä rajoittaa huomattavasti niiden pieni koko. Pääosastojen hajaantumista useisiin rakennuksiin olisi vältettävä ja sijoitettava yksi pääosasto yhteen kiinteistöön. Uutta rakennusta käyttöön otettaessa etusija olisi annettava pääosastoille, jotka sijaitsevat rakennuksissa, jotka eivät ole niin tehokkaita. Tämä tarjoaa hyvän mahdollisuuden tehostaa toimintaa (tehokkaampi tilojen käyttö, yhteistilat, yhteinen tieto- ja viestintätekniikkainfrastruktuuri sekä niihin liittyvät palvelut, vartiointi- ja turvallisuuspalveluista, kiinteistöhuollosta, vedenkulutuksesta, lämmityksestä, ilmastoinnista, valaistuksesta, hisseistä ja muista palveluista aiheutuvien kustannusten vähentäminen) ilman haittaa henkilöstölle ja mahdollisuuden säästää kustannuksissa. 4. PARANNETAAN KOMISSION TOIMINTAMAHDOLLISUUKSIA KIINTEISTÖMARKKINOILLA Komissio voi parantaa toimintamahdollisuuksiaan kiinteistömarkkinoilla ja hyödyntää suhteellista painoarvoaan neuvotellakseen edulliset hankinta- ja rahoitusehdot kahdella tavalla: 4.1. Lisääntynyt kilpailu markkinoilla edellyttää uusia kiinteistöjen osto- ja vuokrausmenettelyjä Nykyiset hankintamenettelyt ovat täysin varainhoitoasetuksen vaatimusten mukaiset (varainhoitoasetuksen 91 artikla[12] ja sen soveltamissääntöjen 116 artiklan 1 kohdan 126 artiklan 1 kohdan h alakohta). Kuten sisäisen tarkastuksen yksikkökin on vahvistanut, niitä ei kuitenkaan ole suunniteltu takaamaan riittävää läpinäkyvyyttä eikä täydellistä kilpailua sen varmistamiseksi, että saadaan paras vastine rahalle. Tästä syystä komissio katsoo, että kiinteistöjen vuokraus- ja ostomenettelyissä on tarpeen lisätä niin läpinäkyvyyttä kuin sen myötä kilpailuakin. Tässä tiedonannossa ehdotetaankin, että kehitetään uusi menettely, jolla parannetaan nykyisiä menettelyjä, jotka lainsäätäjä on laatinut rakennussopimuksen allekirjoittamiseksi, siten että markkinoita kartoitetaan järjestelmällisesti julkaisemalla kiinteistöjen hakua koskevia ilmoituksia ja että organisoidaan ja selkeytetään komission menettelyjä. Tässä tiedonannossa ehdotetulla menettelyllä pyritään säilyttämään komission tarvitsema harkintavalta kiinteistöjen julkisissa hankinnoissa mutta samalla pyritään parhaaseen hinta-laatu-suhteeseen. Ehdotetulla menettelyllä selkeytetään ja kehitetään menettelyn markkinakartoitus- ja neuvotteluvaiheita varainhoitoasetuksessa ja sen soveltamissäännöissä säädettyjen menettelyjen rajoissa. Tämän vaihtoehdon etuna on nykyisen sääntelyjärjestelmän säilyttäminen ja läpinäkyvyyden lisääntyminen. Lisäksi ehdotetaan, että uutta menettelyä tarkistetaan, kun sitä on sovellettu kolme vuotta, kiinnittäen erityistä huomiota sen tehokkuuteen. Ehdotettu menettely perustuu neljään seikkaan: - Paremmat tiedot markkinoista, sillä vuosittain julkaistaan arvio komission tarpeista kuluvalle vuodelle ja seuraaville neljälle vuodelle. Nämä tiedot julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) ja asianmukaisilla komission verkkosivuilla kunkin vuoden alussa. Nämä tiedot hankitaan sen lisäksi, että OIB ja OIL tekevät järjestelmällisiä markkinatutkimuksia, joissa selvitetään kiinteistöjen saatavuutta. - Markkinatoimijoiden välinen kilpailu lisääntyy , koska kaikkia uusia kiinteistöhankkeita koskevat yksityiskohtaiset tarpeet julkaistaan säännöllisesti EUVL:ssä ja asianmukaisilla komission verkkosivuilla ja koska otetaan käyttöön periaate, jonka mukaan rahoitusehdoista neuvotellaan järjestelmällisesti useiden tarjoajien kanssa yhtä aikaa. - Menettelystä tulee läpinäkyvämpi sekä sisäisesti että ulkoisesti, erityisesti koska julkaistaan järjestelmällisesti: - kunkin konkreettisen hankkeen vähimmäisvaatimukset - hylkäämisperusteet - menettelyn tulos. - Komission asianomaisten osastojen välinen yhteistyö ja vuorovaikutus lisääntyvät , kun perustetaan monialainen kiinteistökomitea. Komitean tehtävänä on antaa lausunto valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle[13] menettelyn kaikissa vaiheissa erityisesti seuraavista: - kutakin hanketta koskeva tarjouseritelmä ja toimintatarkoitus ennen julkaisua - kunkin hankkeen arvioinnissa käytettävät kriteerit - neuvoteltaviksi otettavien hankkeiden arviointi ja valinta - hankkeen valinta. Komitealla on mahdollisuus pyytää sisäistä ja/tai ulkoista[14] asiantuntija-apua missä tahansa vaiheessa, varsinkin menettelyn keskeisissä vaiheissa, missä tahansa teknisessä ja/tai rahoitukseen liittyvässä kysymyksessä. Ehdotettu menettely sisältää kuusi vaihetta: - valmisteluvaihe: monivuotisten tarpeiden toteaminen ja julkaiseminen EUVL:ssä ja asianmukaisilla komission verkkosivuilla; - vaihe 1: vuotuisten tarpeiden toteaminen valmisteluvaiheeseen perusteella; - vaihe 2: erityistarpeiden julkaiseminen; - vaihe 3: hankkeiden analyysi; hankkeiden hyväksyntä/hylkääminen; saatujen pätevien tarjousten vertaileva rahoitusanalyysi ja kolmen hankkeen esivalinta; - vaihe 4: valittujen kolmen hankkeen tekninen analyysi ja rahoitusta koskevat neuvottelut, yhden hankkeen valinta vaiheen 5 käynnistämiseksi; - vaihe 5: määrärahatarpeita koskeva tekninen tutkimus, vaiheessa 4 valittua hanketta koskevan sopimuksen laatiminen; - vaihe 6: sisäinen lausuntokierros vaiheen 5 lopputuloksesta ja sopimuksen allekirjoittaminen. Kiinteistökomitea antaa neuvoa-antavan lausunnon vaiheiden 1, 3, 4 ja 5 lopussa. Komissiolla on koko ajan valta päättää asianmukaisin perusteluin olla käyttämättä tätä uutta menettelyä joko kokonaan tai osittain sen varmistamiseksi, että saadaan paras vastine rahalle. Lisätäkseen läpinäkyvyyttä ja tiedottaakseen markkinatoimijoille komission menettelyistä komissio julkaisee vuonna 2008 menettelyjä koskevan opaskirjan, jossa selitetään uusi menetelmä sekä kiinteistöjen vuokraamiseen/ostamiseen sovellettavat ehdot. Oppaalla on kaksi tavoitetta: 1. Siinä kootaan yhteen ja selitetään varainhoitoasetukseen perustuvat sisäiset menettelyt ja oikeudellinen kehys, joita noudattaen kiinteistöjen vuokraus- tai ostosopimukset on tehtävä[15]. 2. Siinä esitetään yleiset edellytykset ja menettelyt, joita komissio noudattaa ostaessaan tai vuokratessaan kiinteistöjä. 4.2. Tarkastellaan parempia rahoitusvaihtoehtoja ja -menettelyjä Kiinteistöjä koskevissa neuvotteluissa peruskriteerinä käytetään kustannuksia. Tästä syystä komissio seuraa jatkuvasti markkinoiden kehitystä ja etsii vaihtoehtoja säilyttääkseen tasapainon tilantarpeiden ja talousarvionäkymien välillä. Yleisperiaatteena on, että komissio jatkaa kokemuksensa perusteella aikaisempina vuosina määriteltyä hankintapolitiikkaansa. Komissio on saavuttanut vakautta hankintapolitiikkansa avulla, minkä lisäksi komissio on ottanut käyttöön uuden tavan rahoittaa hankintoja. ”Osamaksulla”[16] tehdyt hankinnat ovat yleensä oikeudellisesti ja rahoituksen kannalta yksinkertaisempia kuin aiemmat pitkäaikaiset vuokrasopimukset. Komissio aikoo kuitenkin pitää osan kiinteistöistä vuokra- tai käyttöoikeussopimuksilla joustavuuden säilyttämiseksi. Selvitys siitä, mikä on sopiva tasapaino omien ja vuokrattujen tai käyttöoikeussopimuskiinteistöjen välillä, valmistuu vuoteen 2008 mennessä. Selvityksen tuloksia käytetään komission koko hankintapolitiikkaa koskevan toimintalinjan parantamiseksi. Jotta kuitenkin voitaisiin täysin hyödyntää kaikki hankintapolitiikan mahdollisesti tarjoamat edut, on tärkeää ottaa huomioon rakennusten kustannukset koko elinkaaren ajalta. Esimerkiksi 27 vuoden pitkäaikaiset hankintasopimukset ovat huomattavasti pidempiä kuin toimistorakennusten odotettavissa oleva käyttöikä, joka arvioidaan noin 20 vuodeksi, ennen kuin perusteellinen remontointi on tarpeen. Tämä hankintapolitiikka siis vaikuttaa tulevaisuudessa huolto- ja kunnostuskustannuksiin, koska komission on sisällytettävä yleiseen monivuotiseen suunnitelmaansa omistamiensa rakennusten remontointi sekä remontin vuoksi siirrettävän henkilöstön väliaikainen sijoittaminen muualle. Remontoitavien rakennusten tyhjentäminen, väliaikaisestikin, vaikuttaa kiinteistökantaan erityisesti sen vuoksi, että saattaa olla välttämätöntä tai suotavaa tehdä lyhytaikaisia vuokrasopimuksia ja/tai myydä rakennuksia. Tätä tilannetta varten on määriteltävä sopivat mekanismit ja tutkittava tarkoin niiden toiminnallinen, oikeudellinen ja taloudellinen toteutettavuus. Vaikka hankinnat tehdään edelleen pääsääntöisesti ostamalla, uusien rahoitusmahdollisuuksien käyttökelpoisuutta tutkitaan tarkoin tähän asti käytettyjen menetelmien rinnalla. Mahdollisuuksia on kaksi: - Tehdään vuokrasopimuksia, jotka sisältävät palvelusopimuksen, jonka mukaan kiinteistön omistaja sitoutuu säilyttämään tietyn palvelu- ja mukavuustason koko vuokrasopimuksen ajan, tai julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyösopimuksia. - Tehdään rahoitusjärjestelyjä Euroopan investointipankin kautta niin kuin Euroopan tilintarkastustuomioistuin suosittelee. 5. KIINTEISTÖJEN SIJAINTIA KOSKEVA STRATEGIA 5.1. Komissio Brysselissä Kapasiteettitarpeiden vuoksi ja käytettävissä olevat taloudelliset resurssit huomioon ottaen komissio on useiden vuosien ajan harjoittanut sellaista politiikkaa, että sen toimistotiloja on monipuolistettu ja hajautettu rajoitetusti Eurooppa-korttelien ulkopuolelle ja näin luotu toimistorykelmiä Brysselissä muille alueille, joilla kaupunkikehitys on yhtä tärkeää. Nyt tarvitaan tarkistettua lähestymistapaa selkeää pitkän aikavälin strategiaa varten. Tässä on kolme vaihtoehtoa: 5.1.1. Säilytetään Eurooppa-korttelien alue ja kehitetään sitä ainoana keskuksena, johon kaikki toiminta keskittyy, arkistoja ja muita tukipalveluja lukuun ottamatta Tätä lähestymistapaa puoltaa vahvan symbolisen läsnäolon luominen Brysseliin. Se lisäisi yhtenäisyyttä ja loisi identiteettiä sekä maksimoisi mittakaavaedut. Matkustaminen ympäri Brysseliä vähenisi, ja henkilöstö pitäisi tästä vaihtoehdosta, sillä suurin osa halua työskennellä Eurooppa-kortteleissa[17]. Tämä edellyttäisi mittavaa kiinteistöjen uudelleenjärjestelyä ja lukuisien uusien rakennusten rakentamista. Näin suuri rakennushanke on kuitenkin mahdoton toteuttaa käytännössä, ellei komissio hyväksy tilankäyttöä koskevaa uutta lähestymistapaa, joka mahdollistaisi kokonaistilantarpeen huomattavan vähentämisen. On syytä huomata, että keskittyminen yhteen paikkaan vähentäisi komission joustavuutta vastata tulevaisuuden tarpeisiin, rajoittaisi jonkin verran laajentamismahdollisuuksia ja lisäisi paineita nostaa kiinteistöjen hintoja. Lisäksi integroituminen paikallisympäristöön saattaisi olla entistä vaikeampaa. 5.1.2. Kehitetään useita keskuksia, Eurooppa-kortteleita komission päätoimipaikkana ja sen lisäksi jopa kolmea muuta keskusta Tämä vaihtoehto lujittaisi Eurooppa-korttelit komission pääpaikaksi Brysselissä ja edellyttäisi huomattavaa kiinteistöjen uudelleenjärjestelyä ja rakentamista niin kuin 5.1.1. kohdan vaihtoehdossakin. Tämän lisäksi kehitettäisiin vaiheittain muutamaa, enintään kolmea, muuta keskusta (jäljempänä 6 kohdassa esitettyjen periaatteiden mukaisesti). Jokaisessa keskuksessa olisi periaatteessa oltava riittävän suuri kriittinen massa, jotta se olisi elinkelpoinen ja loisi riittävät mittakaavaedut, 100 000-250 000 m² keskusta kohden. Sopivien keskusten määrittäminen olisi tehtävä tiiviissä yhteistyössä alue- ja paikallisviranomaisten kanssa. Alustavat selvitykset kuitenkin osoittavat, että on useita mahdollisia paikkoja, joita voitaisiin kehittää seuraavien 5–10 vuoden aikana. Vaikka tällä vaihtoehdolla olisi joitakin haittapuolia (matkustamista alueiden välillä, henkilöstön hajaantumista maantieteellisesti sekä se, että sosiaalisten palvelujen – kuten ateriapalvelujen – tarpeista keskuksissa saattaisi aiheutua lisäkustannuksia), se tarjoaisi merkittäviä hyötyjä. Se vastaisi tilintarkastustuomioistuimen vaatimukseen, että hajauttamista tarvitaan, jotta voidaan vähentää paineita nostaa hintoja kiinteistömarkkinoilla Eurooppa-kortteleissa lisäämällä kilpailua. Myös isäntämaan viranomaiset olisivat tyytyväisiä siihen, että ne voivat paremmin varmistaa monipuolisen maankäytön Eurooppa-kortteleissa. 5.1.3. Luodaan komissiolle uusi toimipaikka Eurooppa-kortteleiden ulkopuolelle Tämän vaihtoehdon perustana on uuden Eurooppa-kaupungin rakentaminen teolliselle joutomaalle / rakentamattomalle viheralueelle Eurooppa-kortteleiden ulkopuolelle. Tämän vaihtoehdon etuna olisi kaikkien osastojen ja henkilöstön kokoaminen yhteen tätä tarkoitusta varten rakennettuun moderniin toimipaikkaan sekä joustavuus ja kapasiteetti laajentumista ja/tai yksiköiden uudelleenorganisoimista varten. Alustavassa selvityksessä on löydetty useita toteutuskelpoisia mahdollisia sijaintipaikkoja. Tällä vaihtoehdolla on kuitenkin joitakin merkittäviä haittoja. Tällaisen sijaintipaikan valitseminen, suunnittelu ja rakentaminen kestäisi hyvin kauan eikä se valmistuisi kohtuullisessa ajassa. Lisäksi komission ja muiden toimielinten välillä voisi olla huomattava etäisyys. * * * Tässä vaiheessa 5.1.2. kohdassa esitetty vaihtoehto vaikuttaa näistä kolmesta vaihtoehdosta parhaalta. 5.2. Komissio Luxemburgissa Työntekijöiden määrä kasvoi ja komissio joutui lähtemään eräistä Kirchbergissä sijaitsevissa rakennuksissa 1990-luvulla ja sijoittautumaan kaupungin eteläosaan, Gasperichin alueelle. Tämä komission toinen keskus on muodostunut pysyväksi Euroforum-rakennuksen ostamisen jälkeen. Euroforum on tarkoitettu lähinnä energian ja liikenteen pääosaston yksiköille sekä eräille muille komission osastoille, jotka edellyttävät hyvin korkeaa suojan tasoa. Keskipitkällä aikavälillä, kun Kirchbergiin rakennetaan uusi Jean Monnet -rakennus (JMO2), komissio aikoo luopua käytössään olevista pienistä rakennuksista Gasperichissä. Nykyisellä JMO1 -rakennuksella on käyttölupa joulukuuhun 2014. Komission on määrä allekirjoittaa vuokrasopimus Kirchbergin ”Fonds d'Urbanisationin” kanssa sen käytöstä vuosina 2007–2014. JMO1 -rakennus on tarkoitus korvata JMO2 -rakennuksella, jonka kokonaispinta-ala on 120 000 m2. JMO2 -rakennus on tarkoitus sijoittaa Kirchbergissä tontille, jonka Luxemburgin valtio todennäköisesti tarjoaa komissiolle ostettavaksi symbolisella 1 euron hinnalla. Luxemburgin valtion ja komission välinen työnjako on tarkoitus määrittää pöytäkirjassa. Sosiaalinen infrastruktuuri rakennettiin Kirchbergiin 1980-luvulla, ja se tulee elinkaarensa päähän vuoden 2010 jälkeen. Komissio käynnistää tämän vuoksi vuoden 2007 lopulla sijaintia sekä seuraavien vuosien tarpeiden määrittämistä koskevat alustavat selvitykset. Tällä välin ehdotetaan väliaikaisia ratkaisuja, kuten nykyisen lastentarhan laajentamista. Lisäksi komission olisi harkittava muiden toimielinten kanssa mahdollisuutta hyödyntää toimielinten välistä sosiaalipalvelukeskusta. 5.3. Virastot Sisäinen yleiskeskustelu virastojen, toimeenpanovirastojen ja muiden (esim. tutkimusohjelmiin liittyvän henkilöstön) tilantarpeista on alkanut. Tämän analyysin perusteella määritetään näitä koskevan kiinteistöpolitiikan kaikki osatekijät sekä OIB:n, OIL:n ja asianomaisten yksiköiden roolit. Kun otetaan huomioon OIB:n ja OIL:n nykyinen asiantuntemus, niiden voidaan odottaa vastaavan toimeenpanovirastojen toimistotilojen hankinnasta ja hoidosta muun muassa tarjotuista palveluista maksettavat korvaukset määrittävien palveluntasosopimusten perusteella. 6. ARKKITEHTUURI JA KIINTEISTÖPOLITIIKAN PERAATTEET Kun komission kiinteistökannan tehokkuus lisääntyy ja sen käytössä olevien rakennusten lukumäärä vähenee, komissio voi toteuttaa kiinteistöstrategiaa, joka koostuu toisiinsa kytkeytyneistä poliittisista ja hallinnollisista periaatteista. Yhdessä ne muodostavat holistisen ja kestävän lähestymistavan, jonka ansiosta kiinteistöjen laatua ja ominaisuuksia koskevien mittavien parannuksien tekemisen pitäisi helpottua, mikä puolestaan parantaisi niissä työskentelevän henkilöstön työoloja. Nämä periaatteet ovat mittapuuna, kun uusia kiinteistöjä rakennetaan tai hankitaan, ja ne toimivat komission mahdollisten keskusten välisen kilpailun perustana. Komission ensisijaisena tavoitteena on varmistaa, että sen nykyisestä ja tulevasta kiinteistökannasta saadaan paras vastine rahalle. Noudattamalla tässä tiedonannossa esitettyjä poliittisia periaatteita komissio pyrkii varmistamaan, että tulevaisuudessa sen työntekijät työskentelevät tehokkaammissa rakennuksissa, jotka ovat mukavuudeltaan vähintään samantasoisia rakennuksen sijainnista riippumatta, ottaen kuitenkin huomioon jäsenvaltioiden rahoitusnäkemyksissä asettamat rajoitukset. Näiden toimenpiteiden pitkän aikavälin tarkoituksena on, että komissio pystyy parantamaan kiinteistöjensä laatua ja näin lisäämään omaisuutensa arvoa valitsemalla – asianmukaisilla menettelyillä ja neuvotteluilla sekä täysin talousarviorajoituksia noudattaen – ainoastaan erittäin tehokkaita korkealaatuisia kiinteistöjä, joilla on strateginen sijainti. 6.1. Inhimillinen ulottuvuus ja toimivuus Komission käytössä olevat rakennukset symboloivat vahvasti toimielinten läsnäoloa, ja ne vaikuttavat samanaikaisesti merkittävästi siihen kaupunkiympäristöön, jossa ne sijaitsevat. Komission rakennukset eivät tästä syystä saa olla maisemanpilaajia, vaan niiden on vaikutettava kaupunkikuvaan myönteisesti. Koska komissio on keskeinen toimija kiinteistömarkkinoilla, se asettaa hyvin korkeat standardit omalle toiminnalleen pyrkiessään parantamaan ympäristönsä laatua, välittämään kansalaisille myönteistä kuvaa Euroopasta sekä varmistamaan modernin ja tarkoituksenmukaisen työympäristön henkilöstölle ja vieraille. Komission kiinteistöpolitiikan olisi näistä syistä perustuttava seuraaviin periaatteisiin: 6.1.1. Rakennusten laatu Komission rakennusten (ja varsinkin lippulaivahankkeiden) olisi oltava arkkitehtonisesti erittäin korkeatasoisia, mikä antaa toimielinten läsnäolosta symbolisesti asianmukaisen ja myönteisen kuvan sekä varmistaa, että rakennukset ovat erittäin tehokkaita. Komissio on sitä mieltä, että se voi saada hyviä tuloksia järjestämällä kaikista suurhankkeista arkkitehtuurikilpailuun ja/tai osallistumalla niiden valintalautakuntiin. Tällaisista kilpailuista ei pitkällä aikavälillä pitäisi aiheutua ylimääräisiä kustannuksia eikä vaikutuksia talousarvioon. Kustannukset arvioidaan suhteessa etuihin, joita voidaan saada laadun, toimivuuden ja tehokkuuden parantamisesta. 6.1.2. Sulautuminen kaupunkiympäristöön Rakennusten olisi sulauduttava täysin kaupunkiympäristöön, jossa ne sijaitsevat, oltava osa asianmukaista toimisto-, asuin- ja liikerakennusten sekoittumista kaupungissa, tarjottava julkista tilaa ja mahdollistettava komission henkilöstön sopeutuminen isäntämaan yhteiskuntaan. Komission rakennusten mahdollisimman monipuolinen käyttö edellyttää tiivistä yhteistyötä paikallisviranomaisten ja kaupunkisuunnittelijoiden kanssa sekä sitä, että Euroopan toimielinten edustamat ja puolustamat arvot, komission imago sekä turvallisuusnäkökohdat otetaan täysimääräisesti huomioon. 6.1.3. Työympäristön mukavuus Talousarvion rajoissa on kiinnitettävä asianmukaista huomiota henkilöstön fyysiseen työympäristöön ottamalla tarvittaessa käyttöön joustavampia järjestelyjä sekä luomalla miellyttävä, terveellinen, moderni, houkutteleva ja motivoiva työympäristö. Erityisesti jos 5.1.2. kohdassa esitetty vaihtoehto toteutetaan suunnitellulla tavalla, olisi tarvittaessa harkittava uusia tapoja jakaa tilaa ja sisustaa sekä pohdittava varsinkin työpisteiden sijoittelua avokonttorissa. Myös laajemmin sovellettavan etätyön, joustavan työajan ja osa-aikaisuuden odotetaan vaikuttavan komission toimistotilojen tarpeeseen. Yksiköt, joita asia koskee, analysoivat näiden uusien työskentelymenetelmien vaikutusta sekä työelämän laadun että mahdollisten säästöjen kannalta. Ne raportoivat analyysin tuloksista. Osa tehokkuudesta saadusta hyödystä olisi sijoitettava työympäristön laadun parantamiseen ja henkilöstön hyvinvointiin – materiaalien, kalusteiden ja toimistolaitteiden avulla. 6.1.4. Vammaisten esteetön pääsy rakennuksiin On tärkeää, että vammaiset pääsevät esteettä rakennuksiin. Kaikkien vasta hankittujen rakennusten on siis oltava sellaisia, että vammaisilla on niihin esteetön pääsy, ja vanhempia rakennuksia mukautetaan vähitellen mahdollisuuksien mukaan. 6.1.5. Sosiaalinen infrastruktuuri Komission henkilöstön työhyvinvointia koskevan politiikan[18] yhtenä tavoitteena on yksityis- ja työelämän parempi yhteensovittaminen, jossa otetaan huomioon työtä koskevien asenteiden ja työskentelytapojen muutokset sekä miesten ja naisten muuttuneet roolit. Korkealaatuisten lastenhoitopalvelujen tarjoaminen on olennainen osa komission hyvinvointipolitiikkaa. On selvää, että komission täytyy säilyttää nykyiset ja luoda uusia lastentarhapaikkoja ja iltapäivähoitopaikkoja pystyäkseen vastaamaan kysyntään. Vaikka useita väliaikaisia ratkaisuja on löydetty lieventämään nykyistä lastentarhapaikkojen puutetta, komission on käynnistettävä uusia lastentarhahankkeita Eurooppa-kortteleissa ja sen välittömässä läheisyydessä ja/tai uuden sijaintipolitiikan mukaisesti. Ensiarvion perusteella tarvitaan nopeasti hoitopaikka 450 lapselle. Lastentarhahankkeiden tilannetta koskeva asiakirja laaditaan vuoden 2007 loppun mennessä ja toimitetaan budjettivallan käyttäjälle[19]. Komissio varmistaa edelleen, että työpaikoilla tai niiden välittömässä läheisyydessä on kahviloita ja työpaikkaruokaloita, jotka tarjoavat henkilöstölle monipuolisia, korkealaatuisia ja terveellisiä aterioita ja virvokkeita. 6.1.6. Eurooppa-koulut ja iltapäivähoito On olennaista, että Brysselissä ja Luxemburgissa sijaitsevat Eurooppa-koulut voivat vastata täysin kysyntään. Tämä edellyttää suurempaa sitoutumista isäntämaiden viranomaisilta, jotta voidaan varmistaa, että uusien koulujen suunnittelu ja avaaminen tapahtuu oikeaan aikaan ja että Eurooppa-koulut sijaitsevat tämän kiinteistöpolitiikan mukaisesti lähellä komission toimipaikkoja ja/tai komission henkilöstön asuinalueita. Tämä lähestymistapa vastaa henkilöstön ja sen lasten oikeutettuja tarpeita ja osaltaan vähentää liikenteestä johtuvia ympäristöhaittoja (ks. 6.2.2 kohta jäljempänä). Iltapäivähoitoon varattuja tiloja on täydennetty väliaikaisin lyhyen aikavälin ratkaisuin. Pitkällä aikavälillä on suunnitteilla keskitetty iltapäivähoitopaikka ja/tai lisätiloja neljännessä Eurooppa-koulussa. Iltapäivätoiminnan sijoittaminen Eurooppa-kouluihin jatkuu. Luxemburgissa nykyisiä iltapäivähoitotiloja laajennetaan seuraavien parin vuoden aikana. Lisäksi kun vuosina 2007–2010 rakennetaan toinen Eurooppa-koulu, samaan aikaan rakennetaan myös uudet sekä päivähoitoa että iltapäivähoitoa tarjoavat tilat. 6.1.7. Turvallisuus ja terveys Komission tiloissa työskentelevien henkilöiden terveyteen ja turvallisuuteen kiinnitetään erityisesti huomiota, ja tämän vuoksi noudatetaan[20] asianmukaisia kansallisia sääntöjä ja standardeja sekä toimitaan komission tekemien kansanterveysaloitteiden mukaisesti erityisesti terveellisen ruokavalion, liikunnan ja hyvän työergonomian osalta. Komissio on esimerkiksi valmis tutkimaan mahdollisuuksia osallistua toimielinten väliseen liikuntakeskukseen. Erityistä huomiota kiinnitetään myös ilman pilaantumiseen liittyviin seikkoihin. Koska turvavälikohtausten ja hyökkäysten määrä on kasvanut huomattavasti sekä Euroopassa että koko maailmassa viime vuosina, komissio tiedostaa tarpeen varmistaa, että sen henkilöstöä suojellaan asianmukaisesti. Tästä syystä tehokkaat ja oikeasuhteiset turvatoimenpiteet, joissa otetaan huomioon rakennuksille ja yksiköille laaditut uhkakuva-arviot, ovat edelleen kiinteä osa nykyisten ja uusien komission sijaintipaikkojen suunnittelua ja toimintaa. On myös varmistettava, että kaikki uudisrakennukset suunnitellaan vastaamaan turvallisuusmääräyksiä varsinkin kulunvalvonnan osalta. 6.2. Komission ekologisen jalanjäljen pienentäminen Komission ekologista jalanjälkeä voidaan pienentää edelleen merkittävästi sen kiinteistöstrategian avulla kolmella alalla: kiinteistöjen päästöt, optimaaliset julkisen liikenteen yhteydet ja kiinteistön huoltoon liittyvät synergiaedut. Niin kuin komission kuudennessa ympäristöä koskevan yhteisön toimintaohjelman väliarvioinnissa[21] todetaan, komissio laatii strategian oman ekologisen jalanjälkensä pienentämiseksi. Kiinteistöalalla tämä strategia noudattaa tässä tiedonannossa asetettuja periaatteita. 6.2.1. Päästöjen vähentäminen On tärkeää, että komission nykyisten kiinteistöjen ekologista jalanjälkeä pienennetään edelleen niin paljon kuin mahdollista ja että uudet hankkeet täyttävät korkeimmat ympäristöstandardit ja että niiden tavoitteena on päästöttömyys. Tästä on kahdenlaista hyötyä: kasvihuonekaasupäästöt vähenevät ja energiakustannukset pienenevät. - Nykyisissä rakennuksissaan komissio on jo pitkään sitoutunut kestävään kehitykseen niin oikeudellisilla kuin poliittisilla toimillaan sekä päivittäisissä toimissaan, mistä ovat todisteena sen ympäristöhallintoaloitteet, kuten syyskuussa 2001 tehty päätös[22] aloittaa pilottihanke, jolla pannaan täytäntöön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmä (EMAS-järjestelmä)[23]. Tämä on johtanut siihen, että seitsemän rakennusta Brysselissä[24] on saanut todistuksen siitä, että ne käyttävät EMAS-järjestelmää, ja siihen, että noin 3 500:a henkilöstön jäsentä ja toimeksisaajaa komissiossa on rohkaistu ympäristöystävällisempään käyttäytymiseen työssään ja kaikessa toiminnassaan. Komission päärakennukset pyritään asteittain saamaan EMAS-järjestelmän piiriin, ja kaikissa remonteissa keskitytään energiatehokkuuteen. - Uusissa kiinteistöissä ja remonteissa komissio noudattaa integroitua ja synergististä lähestymistapaa, jossa otetaan huomioon rakennuksen elinkaaren kaikki vaiheet. Tähän kuuluu esim. uudelleenkäytettävien tai kierrätettävien materiaalien käyttö rakennusvaiheessa ja luonnonvarojen, kuten energian, järkevä (direktiivin 2002/91/EY mukainen) käyttö. 6.2.2. Liikkuminen Liikkumisen kannalta merkittäviä tekijöitä ovat kiinteistöjen sijainti ja mahdollisuus käyttää julkisen liikenteen verkkoa, kun pyritään vähentämään komission ja sen henkilöstön ympäristövaikutusta. Komission tärkeimpien rakennusten ja sijaintipaikkojen olisi tästä syystä oltava lähellä julkisen liikenteen solmukohtia (juna-, metro- ja raitiovaunuliikenne) tai niihin olisi oltava toimivat julkiset liikenneyhteydet. Tämä mahdollistaisi julkisen liikenteen käytön työmatkoilla sekä komission ja muiden EU:n toimielinten sekä Eurooppa-koulujen ja lastentarhojen välillä. Komissio painottaa, että sen näkemyksen mukaan sekä lastentarhojen että Eurooppa-koulujen olisi sijaittava lähellä päätoimipaikkoja tai henkilöstön tärkeimpiä asuinalueita, jotta voitaisiin vähentää liikennettä (ja auttaa henkilöstöä sovittamaan yhteen työ- ja perhe-elämänsä). Kiinteistöihin olisi pystyttävä myös kulkemaan turvallisesti polkupyörällä. Ihannetapauksessa paikallinen pyörätieverkosto kulkee rakennusten läheltä. Tässä on välttämätöntä, että isäntämaan viranomaiset toteuttavat tarpeelliset toimet sen varmistamiseksi, että riittävät julkiset liikenneyhteydet ja muuta infrastruktuuria on käytettävissä. Tämä on osa komission henkilöstön liikkumista Brysselissä koskevaa suunnitelmaa vuosille 2006–2009[25], jolla tuetaan ja täydennetään nykyisiä aloitteita edistää julkisen liikenteen ja muiden kestävien kulkuvälineiden käyttöä. Olisi panostettava lisää Eurobus-aloitteen kehittämiseen Brysselissä ja sopimuksen tekemiseen Luxemburgin kaupungin viranomaisten kanssa siitä, miten komission henkilöstö voi käyttää julkista liikennettä. 6.2.3. Kiinteistöjen huoltoon liittyvät synergiaedut Uusinta teknologiaa olisi käytettävä aina kuin se on mahdollista, varsinkin integroitujen alustojen käyttö Internet-protokollien avulla, jotta voidaan koota yhteen kiinteistöjen eri järjestelmät (hälytyslaitteet, tietoverkot, kulunvalvonta, ylläpito, toiminta jne.) komission rakennusten yhdennetyn huollon helpottamiseksi. Ottamalla käyttöön yhteiset järjestelmät voidaan edelleen vähentää energiankulutusta sekä saada lisää säästöjä hoitamalla ja käyttämällä rakennuksia tehokkaammin. 7. KOMISSION KIINTEISTÖPOLITIIKAN TOTEUTTAMINEN 7.1. Yhteistyö sidosryhmien kanssa 7.1.1. Yhteistyö Belgian viranomaisten kanssa Komissio pitää sekä sen henkilöstön että paikallisten asukkaiden elämänlaadun parantamista Eurooppa-kortteleissa erittäin tärkeänä. Päästäkseen tähän tavoitteeseen komissio pyrkii parantamaan Brysselissä sijaitsevien rakennustensa ulkonäköä ja niiden sulautumista kaupunkikuvaan. Tämä voidaan kuitenkin tehdä vain Belgian viranomaisten tuella, mikä on edellytys tämän strategian toteuttamiselle. Näin ollen komissio pyytää Belgian viranomaisia lujittamaan koordinointiaan kaikilla tasoilla sen varmistamiseksi, että EU:n toimielinten isännöinti Belgiassa on kaikilta osin johdonmukaista. Erityishuomiota on kiinnitettävä siihen, että EU:n toimielinten läsnäolo Belgiassa kattaa niin toimistot (infrastruktuuri ja logistiikka) kuin henkilöstönkin. Henkilöstön kotiutuminen edellyttää muun muassa lastentarhoja ja iltapäivähoitoa (joista Euroopan komissio vastaa mutta jota varten käytettävissä olevista rakennuksista Belgian viranomaisilla on sanansa sanottavana, esim. tarvittavien lupien myöntäjänä) sekä Eurooppa-kouluja (joiden osalta isäntämaalla on hallitustenvälisessä sopimuksessa selkeästi määritellyt velvollisuudet). Komissio on riippuvainen siitä, että Belgian viranomaiset toteuttavat tarpeelliset toimenpiteet komissioon ja sen henkilöstöön vaikuttavan kaupunkiliikenteen/liikkumisen helpottamiseksi. Komissiolla ei ole tässä toimivaltuuksia ja sen liikkumavara on rajallinen, joten on välttämätöntä, että Belgian viranomaiset yhä kehittävät uusia visioita ja hankkeita. Komissio osallistuu edelleen aktiivisesti sellaisiin hankkeisiin kuin EU–Belgia-työryhmä, joka perustettiin helpottamaan vuoropuhelua toimielinten ja isäntämaan viranomaisten välillä, sekä Fonds Quartier européen -yhdistys, (joka perustettiin kuningas Baudouinin säätiön tuella) joka edistää yhteistyötä, vuoropuhelua ja näkemysten vaihtoa sekä lisää avoimuutta. Komissio pyytääkin Belgian viranomaisia nimeämään eri kysymyksistä vastaavat elimet, sekä auttamaan sitä seuraamaan kysymysten ratkaisemista. 7.1.2. Yhteistyö Luxemburgin viranomaisten kanssa Suhteita Luxemburgin viranomaisiin hoidetaan ulkoasiainministeriön kautta. Se varmistaa koordinoinnin muiden kansallisten ministeriöiden tai elinten kanssa. Ulkoasiainministeriön valtiosihteeri osallistuu säännöllisesti Luxemburgissa sijaitsevien EU:n toimielinten ja elinten hallintojohtajien kokouksiin. Tämän ansiosta kiinteistöpolitiikkaa voidaan koordinoida sekä toimielinten kesken että paikallisviranomaisten kanssa. Komissio pyytää Luxemburgin viranomaisia jatkamaan nykyistä yhteistyötä, jotta kaikkiin keskeneräisiin kysymyksiin löydetään rakentavat ratkaisut. .7.1.3. Yhteistyö EU:n muiden toimielinten kanssa Komissio on harjoittanut pitkään menestyksellistä yhteistyötä muiden toimielinten kanssa ja aikoo jatkaa sitä. Komission tietojen mukaan muissa toimielimissä ollaan yleisesti tyytyväisiä sen niille toimittamiin palveluihin. Toisaalta vallitsee kuitenkin yhteisymmärrys siitä, että kaikilla niillä aloilla, joilla komission Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistot vastaavat toimielinten välisestä yhteistyöstä, olisi edettävä kysyntälähtöisesti ja että toimielimillä ei ole velvollisuutta työskennellä yhdessä, elleivät ne päätä vapaaehtoisesti niin tehdä. Muut toimielimet eivät ole vaatimassa täysivaltaisen toimielinten välisen toimiston perustamista hoitamaan toimia, joita komission toimistot nykyisin hoitavat. Komissio on kuitenkin valmis keskustelemaan tulevan yhteistyön mahdollisista muodoista, jotka perustuvat konkreettisiin aloitteisiin, joilla pyritään saamaan lisää mittakaavaetuja. Olisi myös tärkeää määritellä tapauskohtaisesti kunkin yhteistyöhön osallistuvan toimielimen asema ja vastuualueet, myös työmäärä ja saatavat edut. 7.2. Rakennusstandardien ja työtilojen edellytysten tarkistus Sen varmistamiseksi, että tässä tiedonannossa esitettyjä keskeisiä poliittisia periaatteita noudatetaan, komission kiinteistöpolitiikan arkkitehtoniset vaatimukset esitetään uudessa arkkitehtuuripolitiikkaa koskevassa asiakirjassa, joka laaditaan vuoden 2008 loppuun mennessä täydentämään mallirakennukseen sovellettavien vaatimusten käsikirjaa[26]. Myös käsikirja tarkistetaan tekniikan viimeisimmän kehityksen ja terveyttä ja turvallisuutta koskevien suuntaviivojen huomioon ottamiseksi. Lisäksi komissio hyväksyy työtilojen edellytyksiä koskevan käsikirjan ( Housing Conditions Manual, HCM ), jossa yhdenmukaistetaan säännöt ja tekniset kriteerit, jotka koskevat tilojen osoittamista komission pääosastoille tai toimialoille sekä Brysselissä että Luxemburgissa, ja laatii uuden ohjelman kiinteistöjensä ”hyvän kunnon” arvioimiseksi ja tarvittaessa parantamiseksi. Ehdotetussa menettelyssä kaikki uudet hankkeet arvioidaan mallirakennukseen sovellettavien vaatimusten käsikirjassa ja HCM:ssä asetettujen viitestandardien ja normien mukaisesti. [1] SEK(1996) 1095, KOM(1999) 713, KOM(2003) 755. [2] Näihin kuuluvat myös konferenssikeskus, historialliset arkistot sekä sosiaali- ja logistiikkakäyttöön tarkoitetut rakennukset. Komission virkamiesten toimistokäytössä on 804 000 m² 51 toimistorakennuksessa. [3] Sekä toimistot että muut tilat. [4] Eräät rakennukset, kuten historialliset arkistot ja tietotekniikkatilat, sijaitsevat muilla alueilla. Niiden kokonaispinta-ala on noin 18 500 m². [5] Eurooppa-korttelit käsittävät alueen, joka rajoittuu seuraaviin: Cour St Michel, Madou-torni, Boulevard Clovis, Square de Meeûs. [6] Niin kuin OIB:hen sovellettavista hallinnollisista säännöistä 22.7.2003 tehdyssä komission päätöksessä C(2003)570/5 määrätään. Kun otetaan huomioon tämäntyyppisten päätösten talousarviovaikutukset, ehdotetaan lisäksi, että kummankin johtokunnan lausunto perustuu alustavaan hyväksyntään, jonka budjettipääosasto antaa MAPF:n kokonaismäärärahoista. [7] Katso 4.1 kohta. [8] Katso 7.1.1 kohta. [9] Suunnitelmassa otetaan toistaiseksi huomioon ainoastaan komission tarvitsemat tilat, joihin eivät kuulu toimeenpanovirastojen tilatarpeet. [10] Myös remontointi silloin, kun rakennuksen taloudellinen elinkaari on jo ylitetty. [11] Katso 2.1 kohta. [12] Tässä artiklassa mainitaan, millaisia hankintamenettelyjä on ja missä tilanteissa niitä sovelletaan. [13] OIB:n johtaja ja OIL:n johtaja. [14] OIB ja OIL tekevät tätä varten puitesopimuksen erikoistuneiden konsulttien kanssa. [15] Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002. [16] Ns. osamaksujärjestelmän avulla komissio voi ostaa kiinteistön ja maksaa sen hinnan usean vuoden (yleesä 27 vuoden) aikana. Kiinteistön omistusoikeuteen kuuluvat oikeudet siirretään komissiolle ostopäivänä. [17] Henkilöstökysely ”The Commission's building location policy in Brussels” 17.1–2.2.2007. [18] SEK(2006) 500. [19] Asiakirjassa esitetään kahden huomattavasti viivästyneen suurhankkeen (Cornet-Leman, Wagon-Lits) erityistilanne. [20] Henkilöstön ja hallinnon pääosasto varmentaa. [21] KOM(2007) 225. [22] Komission päätös C(2001)2591, tehty 7. syyskuuta 2001, EMAS-asetuksen soveltamisesta sen toimintaan. [23] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 761/2001, annettu 19 päivänä maaliskuuta 2001, organisaatioiden vapaaehtoisesta osallistumisesta yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMAS-järjestelmä). [24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 ja SC11. [25] SEK(2006) 344, 14.3.2006. [26] Käsikirja on viiteasiakirja ja väline sen arvioimiseksi, miten komissiolle ehdotetut rakennukset tai hankkeet vastaavat kvantitatiivisia, erityisesti teknisiin vaatimuksiin, mukavuuteen ja turvallisuuteen liittyviä kriteerejä. Käsikirja päivitettiin kesäkuussa 2004.