FI Euroopan unionin virallinen lehti C 148/1

ERITYISKERTOMUS nro 2/2007

toimielinten kiinteistömenoista sekä toimielinten vastaukset

(annettu EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla)

(2007/C 148/01)

SISÄLLYS

LYHENTEET

SANASTO

I—X TIIVISTELMÄ

1—3 JOHDANTO

1 Tarkastusalue

2—3 Tarkastuksen sisältö ja tavoitteet

4—49 HUOMAUTUKSET

4—19 Suunnittelu

9—12 Kiinteistöpolitiikka

13—15 Kiinteistöjen valinta ja sijainti

16—19 Hallintotiedot

20—38 Rahoitus ja menot

21—23 Tarjouskilpailumenettelyt

24—31 Sopimusehtojen, ostohintojen ja vuokrien määrittäminen

32—38 Rakennushankkeiden rahoituskeinot

39—49 Toimielinten välinen yhteistyö

50—58 PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

51—55 Suunnittelu

56—57 Rahoitus ja menot

58 Toimielinten välinen yhteistyö

Liite I: Talousarvion toteuttaminen 2003—2005

Liite II: Luettelo kertomuksessa mainituista kiinteistöistä

Euroopan parlamentin vastaukset

Neuvoston vastaukset

Komission vastaukset

Tuomioistuimen vastaukset

Euroopan talous- ja sosiaalikomitean vastaukset

LYHENTEET

Alv arvonlisävero CPQBF toimielinten välinen budjetti- ja rahoitusasioiden valmistelukomitea (Comité de préparation pour les questions budgétaires et financières) EIP Euroopan investointipankki EU Euroopan unioni IT tietotekniikka Oy osakeyhtiö

Sanasto (1)

Erioikeuksista ja vapauksista tehty pöytäkirja: Vuonna 1965 Euroopan yhteisön perustamissopimuksen liitteenä allekirjoitettu Euroopan yhteisön erioikeuksista ja vapauksista tehty pöytäkirja. Sen ovat allekirjoittaneet kaikki jäsenvaltiot. Siinä myönnetään Euroopan komissiolle tiettyjä etuja, muun muassa verovapautus.

Esineoikeudet: Kiinteää omaisuutta (rakennus tai tontti) koskeva oikeus (myynti, käyttöoikeus, pitkäaikainen vuokrasopimus). Huom. vuokraus ei ole esineoikeus, vaan palvelu. Monet rakennuksiin ja tontteihin sovellettavat verot (kiinteistöverot, alueelliset verot) peritään esineoikeuden haltijalta eikä vuokraajalta.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Komission rakennusten sisäisiä koodeja.

Kalustustyöt: Valmiissa rakennuksessa tehtävät työt rakennuksen saamiseksi vastaamaan komission sääntöjä ja tarpeita.

Kiinteistövero: Brysselin alueella kiinteistöistä perittävä vero. Se peritään esineoikeuden haltijalta (eli omistajalta, käyttöoikeuden haltijalta tai pitkäaikaisen vuokrasopimuksen tehneeltä vuokraajalta).

Käyttöoikeus: Oikeus käyttää rakennusta (tässä tapauksessa) sitä olennaisesti muuttamatta ja oikeus siitä saatavaan tuottoon (vuokra). Käyttöoikeuden haltijalla on enemmän oikeuksia kuin vuokraajalla ja myös enemmän velvollisuuksia suorittaa korjaustöitä.

OIB: Infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto Brysselissä

OIL: Infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto Luxemburgissa.

Komission hallintojaosto, joka vastaa rakennuksista, tavaroiden toimituksista ja muista palveluista. Kyseiset toimistot perustettiin vuonna 2003 ja ne on liitetty hallinnon pääosastoon. Niillä on toimintaohjelma ja erityissääntöjä.

Osto-optio: Omistajan komissiolle tietystä hinnasta antama oikeus. Jos sitä käytetään, rakennus siirtyy täysin komission omistukseen. Joitakin osto-optioita voidaan käyttää milloin tahansa, toisia ainoastaan 27 vuoden jälkeen.

Piilevä virhe: Virhe (yleensä huomattava), joka ilmaantuu rakennuksen lopullisen hyväksymisen jälkeen. Jos se ilmaantuu 10 vuoden kuluessa hyväksymisestä, erityistakuu (10 vuoden takuu) kattaa siitä aiheutuneet korjaustyöt.

Pitkäaikainen vuokrasopimus: Oikeus käyttää tonttia tai rakennusta tietyn ajan maksamalla siitä vuokraa (Belgian lainsäädännön mukaan vähintään 27 vuotta ja enintään 99 vuotta). Omistajalla ei ole käytännöllisesti katsoen mitään velvollisuutta korjata tai pitää kunnossa rakennusta. Pitkäaikaiseen vuokrasopimukseen voi liittyä osto-optio. Jos sitä käytetään, rakennus siirtyy täysin vuokraajan omistukseen.

Päätoimipaikkaa koskeva sopimus: Sopimus, jossa määrätään toimielinten ja vastaanottavien jäsenvaltioiden asemasta ja vastuista.

Rekisteröintivero: Virallisesti vahvistettujen sopimusten rekisteröinnistä perittävä liittovaltion vero sen jälkeen, kun sopimukset on rekisteröity kiinteistörekisterissä. Se peritään esineoikeuden haltijalta (eli omistajalta, käyttöoikeuden haltijalta tai pitkäaikaisen vuokrasopimuksen tehneeltä vuokraajalta).

Toimielimet: Tässä kertomuksessa toimielimellä tarkoitetaan varainhoitoasetuksen 1 artiklassa mainittuja toimielimiä. Kyseiset toimielimet ovat komissio, parlamentti, neuvosto, tuomioistuin, Euroopan talous- ja sosiaalikomitea ja alueiden komitea.

TIIVISTELMÄ

I. Kiinteistöjen ostamiseen ja vuokraamiseen liittyvät menot ovat yksi Euroopan unionin toimielinten hallintomenojen pääasiallisia menoeriä. Vuonna 2005 toimielinten Brysselissä, Luxemburgissa ja Strasbourgissa käytössä olevien tilojen kokonaispinta-ala oli noin 2 miljoonaa neliömetriä. Kyseisten tilojen vuotuisten käyttömenojen arvioitiin olevan 345 miljoonaa euroa.

II. Tarkastuksessa pyrittiin saamaan vastaus seuraaviin kolmeen kysymykseen: — Varmistetaanko suunnittelulla asianmukaiset toimitilat henkilöstölle? — Hallinnoidaanko rahoitusta ja menoja taloudellisesti? — Hyödyntävätkö toimielimet parhaalla mahdollisella tavalla toimielinten välistä yhteistyötä mm. arvioimalla kiinteistöpolitiikkaansa yhdessä?

III. Tarkastuksessa kävi ilmi, että EU:n toimielimet ovat onnistuneet poliittisista ja budjetin asettamista rajoitteista huolimatta luomaan asianmukaiset olosuhteet henkilöstölleen ja että ne ovat viime vuosina parantaneet kiinteistömenojensa hallinnointia. Tarkastetuilla alueilla esiintyi kuitenkin toimielinten hallinnoinnissa edelleen suuri määrä puutteita.

IV. Tilintarkastustuomioistuin totesi, että toimielimillä on vaikeuksia määritellä pitkän aikavälin politiikkaa ja suunnittelua poliittisista ja käytännön rajoitteista johtuen. Pitkän aikavälin suunnitteluun liittyvien ongelmien tarkastelusta käy ilmi, miksi lopulliset toimitilajärjestelyt löytyvät myöhässä ja miksi ne vaativat usein väliaikaisratkaisuja ja kustannuksiltaan kalliiksi tulevia lyhyen aikavälin ratkaisuja. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että pitkän aikavälin suunnittelua olisi mahdollista parantaa.

V. Ensisijaisena ratkaisuna toimielimet pitävät vuokraamisen sijaan kiinteistöjen ostamista, mutta ne eivät koordinoi suunnitelmiaan eivätkä toteuta niitä johdonmukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen aiemmin antamista suosituksista huolimatta toimielimet ovat tehneet pitkäaikaisia vuokrasopimuksia, joihin ei sisälly osto-optiota, mikä tekee kiinteistön ostamisesta jälkeenpäin kalliimman.

VI. Toimielimet keskittävät edelleen lähes kaikki kiinteistönsä Brysselin Eurooppa-kortteliin. Keskittämisellä tosin luodaan mittakaavaetuja (esim. palvelujen, viestinnän ja huollon osalta), mutta se on myös osaltaan vaikuttanut hintojen nousuun, koska kyseisellä alueella on kiinteistöistä aiempaa suurempi kysyntä ja toimitiloja on käytettävissä entistä vähemmän.

VII. Tilintarkastustuomioistuimen tekemässä toimielinten rahoitus- ja kustannushallintoa koskevassa arvioinnissa kävi ilmi, että toimielimet sovelsivat tarjouskilpailumenettelyjen sijaan hyvin usein neuvottelumenettelyjä, mikä ei takaa edullisinta hinnoittelua.

VIII. Toimielimet käyttivät lainaamisen estävien lakisääteisten rajoitteiden vuoksi monia erilaisia vaihtoehtoisia tapoja rahoittaakseen omaisuushankintansa. Varojen suoraan lainaamisesta olisi aiheutunut vähemmän kustannuksia ja se olisi ollut menettelytapana avoimempi.

IX. Tiettyjä erityistapauksia lukuun ottamatta toimielinten välisen yhteistyön vaikuttavuus on jäänyt vähäiseksi. Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistojen perustamisesta mahdollisesti saatavat edut olivat vähäisiä. Toimielimet tekivät vähän keskinäisiä palvelutasosopimuksia ja kokemusten tai parhaiden käytäntöjen vaihto oli vähäistä Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistojen tai muiden toimielinten välillä. Toimielimet eivät arvioineet kiinteistöpolitiikkaansa yhdessä eivätkä erikseen.

X. Tilintarkastustuomioistuin antoi tarkastuksensa perusteella useita toimielinten kiinteistöpolitiikkaa koskevia suosituksia: Olisi laadittava yhteinen kiinteistöpoliittinen toimintalinja. Toimielinten välistä yhteistyötä olisi tehostettava ja suunnittelun koordinointia lisättävä. Olisi arvioitava uudelleen tietyille alueille keskittyvää toimistotilojen sijoittelua soveltamalla tarjouskilpailumenettelyjä mahdollisimman laajalti. Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistojen toimintaa olisi tehostettava.

JOHDANTO

Tarkastusalue

1. Kiinteistöjen ostamiseen ja vuokraamiseen liittyvien talousarviomenojen osuus EU:n toimielinten hallintomenoista on noin kahdeksan prosenttia. Kaudella 2003–2005 kyseisten menojen määrä kasvoi 397:stä 532 miljoonaan euroon/vuosi (ks. liite I). Vuosina 1978–2005 toimielinten Brysselissä, Luxemburgissa ja Strasbourgissa käytössä olevien kiinteistöjen kokonaispinta-ala lisääntyi 260 prosentilla ja oli lopulta noin 2 miljoonaa m2. Toimielinten käytössä olevat tilat voidaan jakaa kahteen eri pääluokkaan: tiettyyn erityiskäyttöön tarkoitetut tilat (esim. kokoustilat) istuntosalit mukaan luettuina (jotka täten on rakennettava erityisesti tätä tarkoitusta varten ja joiden markkina-arvosta ei ole varmuutta) ja hallintohenkilöstön käyttöön tarkoitetut vakiotoimistotilat (jotka voidaan vuokrata tai ostaa avoimilla markkinoilla). Vuosina 1978–2005 virkamiesten ja muun henkilöstön määrä lisääntyi 240 prosentilla; vuonna 2005 henkilöstön kokonaismäärä oli 36 131. Vuonna 2005 toimielimet arvioivat niiden käytössä olevien tilojen keskimääräisiksi vuosikustannuksiksi 173 euroa/m2 ja toimistotilojen vuosikustannuksiksi 6 040 euroa/henkilö. Toimielinten käytössä olevien tilojen vuosikustannusten arvioitiin olevan 345 miljoonaa euroa ja toimistotilojen kokonaispinta-alan 1 535 000 m2 (määrässä ei oteta huomioon muuhun kuin toimistokäyttöön tarkoitettuja tiloja, kuten kokoustiloja) (2). Toimielinten omistamien kiinteistöjen poistoilla vähennetty arvo oli 31. päivänä joulukuuta 2005 yhteensä 3 886 miljoonaa euroa eli määrä oli lisääntynyt viiden vuoden aikana 791 miljoonaa euroa (3).

Tarkastuksen sisältö ja tavoitteet

2. Tarkastuksen tavoitteena oli tutkia, missä määrin Euroopan unionin toimielinten kiinteistömenojen hallinnointi on ollut tehokasta ja vaikuttavaa. Kysymystä lähestyttiin arvioimalla seuraavaa kolmea tekijää: — Varmistetaanko suunnittelulla asianmukaiset toimitilat henkilöstölle? — Hallinnoidaanko rahoitusta ja menoja taloudellisesti? — Hyödyntävätkö toimielimet parhaalla mahdollisella tavalla toimielinten välistä yhteistyötä mm. arvioimalla kiinteistöpolitiikkaansa yhdessä?

3. Tarkastuksen kohteena olivat toimielinten kolmessa päätoimipaikassa (Brysselissä, Luxemburgissa ja Strasbourgissa) vuosina 2003–2005 aiheutuneet kiinteistömenot. Tarkastuksen kohteena eivät täten olleet kyseisten toimipaikkojen ulkopuolella sijaitseviin lähetystöihin, toimistotiloihin ja tutkimuskeskuksiin liittyvät menot. Asianomaiset toimielimet olivat komissio, parlamentti, neuvosto, tuomioistuin, Euroopan talous- ja sosiaalikomitea ja alueiden komitea. Tarkastus ei kattanut tilintarkastustuomioistuinta, oikeusasiamiestä eikä Euroopan tietosuojavaltuutettua, koska niiden kiinteistömenojen määrä oli tarkastuksen kohteena olevalla kaudella vähäinen.

HUOMAUTUKSET

Suunnittelu

4. Suunnittelussa olisi otettava täysimääräisesti huomioon poliittiset ja budjetin asettamat rajoitteet ja samalla varmistettava, että kiinteistöt sijaitsevat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja että niistä aiheutuu mahdollisimman vähän kustannuksia. Tilintarkastustuomioistuin arvioi toimielinten suunnittelua tarkastelemalla seuraavia kolmea tekijää: — Perustuiko suunnittelu hyväksyttyyn kiinteistöpolitiikkaan ja sovellettiinko kiinteistöjen hankintaan tai vuokraukseen yhdenmukaista lähestymistapaa? — Johtiko kiinteistöjen valinta ja vuokraus siihen, että toimitiloja oli optimaalisesti käytettävissä? — Olivatko hallintotiedot perusteellisen tarvearvioinnin kannalta riittävät ja asianmukaiset?

5. Suunnittelun on täytettävä seuraavat kolme ehtoa: Ensiksi on hyväksyttävä peruskonseptit ja -standardit kattava kiinteistöpolitiikka sekä määriteltävä tarkasti kiinteistöjen hankintaan sovellettava lähestymistapa. Toiseksi on määriteltävä kiinteistöjen valinta- ja vuokrauskriteerit. Kolmanneksi nykyisistä ja tulevista tarpeista on oltava luotettavaa ja asianmukaista tietoa. EU-toimielinten kiinteistötarpeisiin perustuvassa suunnittelussa on otettava huomioon tosiasiallisesti vallitseva kiinteistöpoliittinen tilanne ja budjetin asettamat rajat. Suuret henkilöstölisäykset (ja täten kasvavat kiinteistötarpeet) liittyvät ensisijaisesti laajentumiseen. Laajentumisen poliittisen luonteen vuoksi kyseisiä päätöksiä ei voida virallisesti suunnitella ennen kuin liittyminen on hyväksytty, mikä tarkoittaa sitä, että päätöksenteosta itse laajentumiseen kuluu usein vain vähän aikaa. Talousarvion osalta tämä tarkoittaa sitä, että toimielimillä ei ole lupaa lainanottoon ja että kiinteistöt on rahoitettava vuotuisista talousarvioista. Kyseisten rajoitteiden vaikutus on otettava kunnolla huomioon suunnittelussa.

6. Toimielimen tilatarpeet täysimääräisesti täyttävien kiinteistöjen valinta ja rakentaminen edellyttää, että pitkän aikavälin suunnitelmat pannaan täytäntöön asianmukaisesti ja koordinoidusti (4). Pitkän aikavälin suunnittelussa ja talousarvioennusteiden laatimisessa on kuitenkin omat hankaluutensa, koska määrärahoja ja talousarvioon otettua henkilöstöä koskevat päätökset tehdään budjettimenettelyn aikana aina vuodeksi kerrallaan ja koska tärkeimpiä poliittisia päätöksiä, kuten tulevia laajentumisia koskevia päätöksiä, joilla on suuri merkitys toimistotilojen kannalta, ei voi tarkasti etukäteen ennakoida.

7. Tämä selittää osittain sen, miksi toimielimet eivät ole saaneet tyydytetyiksi vuonna 2004 tapahtuneesta laajentumista johtuvia lopullisia tarpeitaan syyskuuhun 2006 mennessä. Toimielimet tekivät tällä välin lyhytaikaisia vuokrasopimuksia kattaakseen toimitilatarpeensa siihen saakka kunnes niiden päähankkeet saataisiin valmiiksi. Neuvosto allekirjoitti maaliskuussa 2003 ja parlamentti lokakuussa 2004 sopimukset uusista kiinteistöistä Brysselin toimitilojen osalta. Neuvoston Lex-rakennus on tarkoitus saada valmiiksi joulukuussa 2006 ja parlamentin D4-D5-rakennus tammikuussa 2008. Vuonna 2004 luovutetut kiinteistöt – kuten Belliard 99–101 -rakennuskompleksi (komiteat) ja Berlaymont (komissio) – kattoivat ennen laajentumista olleet tarpeet.

8. Rakennushankkeet, erityisesti rakentaminen ja päätöksentekomenettelyt, ovat lisäksi erittäin aikaavieviä hankkeita. Toimielimet ovat ryhtyneet näiden ongelmien korjaamiseksi seuraaviin toimenpiteisiin: — Toimielimet valmistelivat vuoden 2004 laajentumista koskevat toimitilasuunnitelmansa itsenäisesti, mutta hallintomenot ja henkilöstömäärälisäykset arvioitiin koordinoidusti. — Komissio on vuodesta 2003 alkaen valmistellut ”monivuotisia toimintakehyksiä”, joiden tarkoituksena on ennakoida Brysselin kiinteistötarpeita 10 vuoden tähtäimellä; kyseisiä toimintakehyksiä voitaisiin käyttää koordinoidun pitkän aikavälin suunnittelun perustana.

Kiinteistöpolitiikka

9. Toimielimet eivät ole pyrkimyksistään huolimatta luoneet yhteistä kiinteistöpolitiikkaa yhteisölle ja kukin toimielin on määritellyt itsenäisesti oman politiikkansa (5). Tästä huolimatta seuraavat kaksi periaatetta ovat yhteisiä kaikille toimielimille: ensisijaisena tavoitteena on ostaa kiinteistöt ennen pitkää ja keskittää samankaltaisilla aloilla toimivien yksiköiden toiminta.

10. Vuodesta 1996 alkaen kaikki toimielimet ovat pitäneet ensisijaisena kiinteistöjen ostamista niiden pitkäaikaisen vuokraamisen sijaan. Toimielinten kokemusten perusteella tehtyjen selvitysten mukaan toimistotilojen ostaminen tulee 40–50 prosenttia edullisemmaksi kuin tilojen vuokraaminen (6). Lisäksi kiinteistöjen hankkiminen mahdollistaa sen, että toimielimet voivat hyödyntää täysimääräisesti 8 päivänä huhtikuuta 1965 päivätyssä Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehdyssä pöytäkirjassa myönnettyjä verovapautuksia. Vuokrattujen toimitilojen osuus toimielinten 1. tammikuuta 2005 käytössä olevasta kokonaispinta-alasta oli 38 prosenttia (7).

11. Toimielinten soveltama politiikka, joka asettaa ensisijaiseksi kiinteistöjen ostamisen, on viime aikoina johtanut siihen, että tietyt kiinteistöt on hankittu monivuotisen vuokraamisen jälkeen. Tilintarkastustuomioistuimen vuodesta 1979 alkaen antamista suosituksista huolimatta (8) toimielimet ovat allekirjoittaneet vuokrasopimuksia, joissa vuokran määrä ei vähene sijoituksen arvon alenemisen myötä tai joihin ei sisälly osto-optiota, jossa jo maksetut vuokrat otettaisiin ostohinnassa huomioon. Täten toimielimillä ei ole ollut mahdollisuuksia neuvotella markkinahintaa alemmasta ostohinnasta. Parlamentti teki omistajan (Luxemburgin hallitus) kanssa poliittisen sopimuksen ja pystyi täten saamaan KAD-rakennuksen hieman edullisempaan hintaan.

Laatikko 1Parlamentti päätti syyskuussa 2006 ostaa Strasbourgissa sen käytössä olevat rakennukset (IPE 1, 2 ja 3) 143,125 miljoonalla eurolla. Ostohinnassa ei otettu huomioon aiemmin maksettuja vuokria.

12. Komission periaatteena on ostaa keskeiset kiinteistöt tai rakennuskompleksit ja vuokrata ainoastaan pienemmät ja strategisesti vähemmän tärkeät kiinteistöt (9). Joidenkin suurempien kiinteistöjen osalta (ks. laatikossa 2 esitetty esimerkki) omistajat eivät suostuneet tekemään pitkäaikaisia osto-option sisältäviä vuokrasopimuksia.

Laatikko 2Komissio allekirjoitti toukokuussa 2004 Mondrian-rakennuksen käyttöoikeutta koskevan 15 vuoden sopimuksen, joka voidaan uusia enintään 30 vuodeksi. Sopimukseen ei sisältynyt osto-optiota ja indeksisidonnaisten vuotuisten maksujen määrä oli 4,8 miljoonaa euroa. Komission asiantuntijat arvioivat Mondrian-rakennuksen markkina-arvoksi noin 61,7 miljoonaa euroa. Mikäli komissio olisi voinut neuvotella samanarvoisen ja samankaltaisen rakennuksen hankinnasta soveltamalla toimielinten usein käyttämää pitkäaikaista osto-option sisältävää vuokrasopimusmallia, vuotuiset maksuerät olisivat voineet olla alle 3,25 miljoonaa euroa (10).

Kiinteistöjen valinta ja sijainti

13. Kaikki toimielimet sijoittavat toisiinsa liittyvät yksiköt mieluusti mahdollisimman lähelle toisiaan ja pääasiassa suuriin rakennuksiin mittakaavasäästöjen (esim. palvelujen, viestinnän ja huollon osalta) luomiseksi, vaikka yksiköt olisi mahdollista sijoittaa eri paikkoihin. Täten suurin osa hankkeista toteutetaan toimielinten päärakennusten luona tai niiden lähettyvillä. Tästä lähestymistavasta on käytännön etua mutta myös taloudellista haittaa: toimielimillä ei ollut paljon valinnanvaraa, markkinoiden oli helppoa ennakoida toimielinten päätökset ja näin ollen saatavilla olevien tonttien hinnat kallistuivat kyseisiin alueisiin kohdistuvan rakennusten kysynnän voimistumisen myötä. Tämä johti Brysselissä siihen, että melkein kaikki toimielinten toimistotilat sijaitsevat alueella, jota on sittemmin aloitettu nimittää Eurooppa-kortteliksi; toimielimillä on käytössään noin 50 prosenttia kyseisen alueen toimistotiloista (11).

14. Komissio totesi vuonna 1996, että toimitilojen keskittäminen Brysselin Eurooppa-kortteliin nosti markkinahintoja ja päätti, että olisi etsittävä edullisempia paikkoja. Komissio arvioi vuonna 2003 tarpeensa pitää pääosastonsa ja yksikkönsä kyseisellä alueella. Arvioinnin perusteella pääteltiin, että tiettyjä komission pääosastoja ja yksikköjä, jotka työllistävät noin 40 prosenttia komission henkilöstöstä, ei ollut pakko sijoittaa Eurooppa-kortteliin. Tästä huolimatta komissio sijoittaa muiden toimielinten tavoin edelleen valtaosan toimitiloistaan kyseiselle alueelle. Komission sinne sijoittamien toimitilojen osuus on kuitenkin vuonna 2006 vähentynyt 90 prosentista 82 prosenttiin.

15. Toimielinten kiinteistöpolitiikan tavoitteena oli myös läheinen yhteistyö kansallisten viranomaisten kanssa. Tilanne ei ole sama Brysselissä ja Luxemburgissa. Brysselissä toimielimet ovat neuvotelleet viimeaikaiset sopimuksensa yksitellen yksityisten rakennuttajien kanssa. Luxemburgissa kaikki toimielimet komissiota lukuun ottamatta ovat saaneet tukea kansallisilta viranomaisilta ja esimerkiksi Kirchbergissä sijaitsevia päärakennuksia varten on saatu maa-alueet ilmaiseksi. Komissio ei ole vielä määritellyt kiinteistöpolitiikkaansa Luxemburgissa eikä se ole täsmentänyt, missä ja milloin sen päärakennuksen lopullisesta sijaintipaikasta päätetään. Asiasta neuvotellaan yhä Luxemburgin viranomaisten kanssa.

Hallintotiedot

16. Suunnittelun kannalta välttämättömiä ovat täydelliset ja yksityiskohtaiset tiedot toimitiloihin sijoitettavasta henkilöstöstä ja tarvittavasta pinta-alasta.

17. Toimielinten on tiedettävä budjettitarpeita ennakoidakseen ja toimitiloja suunnitellakseen asianomaisissa toimitiloissa työskentelevän henkilöstön määrä sekä käytettävissä olevien toimitilojen määrä. Virallisempien kiinteistökohtaisten tietojen puuttuessa komissio arvioi kiinteistöjen todellisen käytön sähköpostiosoite- ja puhelinnumerorekisterin perusteella, koska kyseistä tietokantaa pidetään kaikkein luotettavimpana tietolähteenä. Lyhyen aikavälin toimitilatarpeiden arviointi on myös vaikeaa ja voi johtaa yli- tai aliarviointeihin. Esimerkiksi vuoden 2004 laajentumisen johdosta sovelletut uusien toimihenkilöiden palvelukseenottomenettelyt ovat kestäneet kauemmin kuin alun perin ajateltiin. Komissio yliarvioi tarpeensa Luxemburgissa, mikä johti HITEC-rakennuksen ennenaikaiseen vuokraamiseen (kyseinen rakennus oli tyhjillään noin vuoden ja sen vuokraaminen maksoi tältä ajalta 1,14 miljoonaa euroa). Parlamentin oli sitä vastoin vuosina 2004 ja 2005 pikaisesti vuokrattava noin 30 000 m2 (12), mikä johtui seuraavan kahden tekijän yhteisvaikutuksesta: parlamentti aliarvioi tietyssä määrin tarpeensa vuonna 2001 ja seuraavina vuosina ilmeni uusia vaatimuksia.

18. Vaikuttava taloussuunnittelu edellyttää vaihtoehtoisten ratkaisujen vertailua. Toimielinten kiinteistömenojen vertailusta käy ilmi, että toimielimet soveltavat eri kriteerejä toimistotilojen ja menojen laskemiseen, mikä tekee vaikeaksi yhteisten vertailuun ja sisäiseen käyttöön tarkoitettujen indikaattorien soveltamisen (13). Koska pinta-aloja ja menoja koskevat tiedot eivät ole tasalaatuisia, neliömetriä kohti laskettujen vuokramenojen vertailu toimielinten välillä tai markkinahintoihin nähden on vaikeaa.

19. Toimielinten toimitilatarpeiden ja tilajaon arvioinnissa yleisesti käyttämä standardi on 35 m2/henkilö; arvioinnissa ei oteta huomioon kiinteistöjen ominaisuuksia (tosiasiallisesti käytettävissä olevaa toimistotilaa tai toimistojen tai yleistilojen kokoa). Toimielimet ovat tietoisia kyseisistä hallintotiedoissa esiintyvistä puutteista ja ovat niiden pohjalta ryhtyneet toteuttamaan seuraavia aloitteita: — Komissio viimeistelee parhaillaan laatimaansa työtilojen edellytyksiä koskevaa käsikirjaa (Housing Conditions Manual); tarkoituksena on määrittää aiempaa järkevämmät kriteerit, joiden perusteella toimitilat jakautuvat pääosastojen ja yksiköiden kesken. Komissio on saanut vuonna 2006 valmiiksi toimitilojensa inventaarin. — Brysselissä sijaitsevat toimielimet päättivät maaliskuussa 2006 perustaa työryhmän, jonka ensimmäisenä tehtävänä olisi sopia erityyppisiä tiloja ja menoja koskevasta yhteisestä lähestymistavasta ja määritelmästä.

Rahoitus ja menot

20. Kiinteistöt olisi vuokrattava tai ostettava tarpeiden mukaan ja varmistettava samalla, että EU-veronmaksajalle aiheutuvat menot pysyvät mahdollisimman vähäisinä. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seuraavat kolme tekijää: — Sovellettiinko tarjouskilpailumenettelyjä asianmukaisesti ja olivatko ne vaikuttavia? — Oliko kiinteistöjä koskevat sopimusehdot, ostohinta mukaan lukien, laadittu asianmukaisesti? — Oliko kiinteistöihin sovellettu rahoituslähestymistapa taloudellinen, kun otetaan huomioon talousarviorajoitteet?

Tarjouskilpailumenettelyt

21. Varainhoitoasetuksen 89 artiklan 2 kohdan mukaisesti ”julkiset hankinnat on kilpailutettava mahdollisimman laajasti, jollei […] neuvottelumenettelystä muuta johdu”. Neuvottelumenettelyä voidaan soveltaa paikallisten markkinoiden kartoituksen jälkeen olemassa olevien kiinteistöjen hankkimiseksi tai vuokraamiseksi (”kiinteistöhankintasopimukset”) (14). Tarkastettujen hankkeiden osalta neuvottelumenettelyä sovellettiin myös sopimuksiin, jotka koskivat kiinteistöjen rakentamista tai uudistamista tai huomattavia kalustustöitä, jotka ovat ”urakkasopimuksia”, joita edellä mainittu ”kiinteistöhankintasopimuksiin” sovellettava poikkeus ei kata. Avoimet ja kilpailuttamiseen perustuvat sopimustentekomenetelmät auttavat julkishallintoja houkuttelemaan laajemman kirjon mahdollisia tarjoajia ja saamaan arvoltaan parempia tarjouksia (15).

22. Vain erittäin harvoissa tapauksissa toimielimet ilmoittivat rakennushankkeistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä; hankeilmoitusten avulla ne olisivat saaneet mahdollisimman suuren määrän mahdollisia tarjoajia ilmaisemaan kiinnostustaan (16). Tuomioistuimen laajennusta koskeva rakennusurakka oli ainoa hanke, johon sovellettiin avointa tarjouskilpailua ja joka toteutettiin yhdessä hankintaviranomaisena kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti toimivan Luxemburgin valtion kanssa.

23. Toimielimet ovat soveltaneet laajalti neuvottelumenettelyä (ilmoitusta julkaisematta) eivätkä järjestäneet tarjouskilpailuja. Varainhoitoasetuksen ja julkisia hankintoja koskevien direktiivien mukaan tavallisesti sovelletaan tarjouskilpailumenettelyä. Tämän seurauksena toimielinten kiinteistöjen rakentamisesta tai niihin liittyvistä urakoista maksamia hintoja ei ole määritetty avoimen kilpailun ehtojen mukaisesti.

Sopimusehtojen, ostohintojen ja vuokrien määrittäminen

24. Kilpailuttamiseen perustuvien tarjouskilpailumenettelyjen puuttuessa ostohintojen ja vuokrien määrittämisessä keskeisessä asemassa ovat rakennuttajien kanssa käytävät neuvottelut. Toimielinten erityistarpeisiin rakennettujen kiinteistöjen hinnat tai pitkäaikaiset vuokrat eivät saisi ylittää rakennuskustannuksia (kohtuullinen voitto yksityisille rakennuttajille mukaan luettuna) (17).

25. Tuomioistuin, parlamentti ja neuvosto neuvottelivat keskeiset sopimuksensa (palatsin laajentaminen, D4—D5 ja Lex) rakennuskustannusten perusteella.

26. Tuomioistuimen päärakennuksen parhaillaan rakenteilla olevan laajennusosan ostohinta määräytyy tosiasiallisten rakennuskustannusten mukaan. Puitesopimuksen mukaisesti riippumaton asiantuntija tarkastaa tilit ja menot ja määrittää niiden perusteella kiinteistön hinnan. Rakennusurakan aloittamisesta on kulunut yli kaksi vuotta eikä asiantuntijaa ole vieläkään nimitetty. Tämä lisää riskiä, että hankkeen alkuvaiheen ongelmat ja menoylitykset jäävät yksilöimättä. Riski kasvaa entisestään, kun otetaan huomioon, että alkuperäisessä puitesopimuksessa vahvistettiin ainoastaan yleisperiaatteet, mutta siinä ei määritetty tarkkoja valvontaa, määräaikoja, seuraamuksia ja budjettirajoituksia koskevia menettelyjä (18).

27. Komissio ja komiteat eivät neuvotelleet ostohinnoista ja pitkäaikaisista vuokrasopimuksista rakennuskustannusten vaan markkinahintojen perusteella, koska kyseisten toimielinten oli kilpailtava muiden hankkijoiden kanssa. Alalla vallitsevan vakiokäytännön mukaan kiinteistöt arvioidaan tosiasiallisen tai arvioidun vuokrausarvon kapitalisoinnin perusteella. Kyseistä arvoa on mukautettava, jotta otettaisiin huomioon kaikki erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisista toimielinten saamista verovapautuksista (19) aiheutuvat edut (laatikoissa 3 ja 4 esitetään konkreettisia esimerkkejä siitä, miten tiettyjen rakennusten arvo määritettiin).

Laatikko 3SPA3-rakennuksen osalta kiinteistön markkina-arvon arvioi konsultti; markkina-arvoa mukautettiin ottamalla huomioon tietyt verovapautukset. Laskelmaan ei kuitenkaan sisältynyt komissiolle myönnettyä arvonlisäverovapautusta koskevaa vähennystä. Laskelma perustui välittömiin vuokratuloihin, minkä myötä arvo nousi, kun taas tavanomaisen käytännön mukaan oletuksena on, että alussa on kausi, jolloin ei ole tuloja.Jotta erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisista veroeduista voitiin hyötyä, Mondrian-rakennuksesta tehtiin käyttöoikeuteen perustuva vuokrasopimus. Käyttöoikeuden ”vuokra” vastasi arvoltaan markkinahintaisia vuokria, mikä tarkoittaa sitä, että arvonlisäverovapautusta ei otettu huomioon vuokraa määritettäessä ja että komission on vastattava ylimääräisistä huoltomenoista ja vähäisistä kunnostusmenoista (tavallisesti kyseiset menot ovat omistajan vastuulla). Lisäksi kyseisen sopimuksen perusteella vuokramenojen olisi pitänyt olla pienemmät sopimuksen pitkäaikaisuuden (15 vuotta) ja komission vakavaraisuuden ansiosta.Tilanne johti molemmissa tapauksissa siihen, että komissio maksoi enemmän kuin oli tarpeen.

28. Ostohintaa ei mainittu kahdeksassatoista pitkäaikaisessa (27 vuotta) osto-option sisältävässä vuokrasopimuksessa, jotka komissio oli laatinut Brysselissä vuosina 1997–2001 pitkäaikaista osto-option sisältävää vuokrasopimusta koskevan mallin mukaisesti. Sopimuksissa määrättiin ainoastaan ensimmäisen erän määrästä ja niihin sisältyi vuokrasopimuksessa käytettäviä automaattisia indeksiehtoja vastaavat ehdot. Komissio ei jatkanut tämän käytännön soveltamista tulevien sopimusten osalta vaan sovelsi toiminnassaan sisäisen tarkastuksen yksikön tekemiä päätelmiä, joiden mukaan kyseinen käytäntö ei ollut asianmukainen. Muut toimielimet eivät toimineet tällä tavoin ja komiteat käyttävät yhä hankintaperusteena indeksisidonnaisia vuokria eivätkä kiinteistöjen arvoa (20).

Laatikko 4Joulukuussa 2000 allekirjoitetussa Belliard 99–101 -rakennusta koskevassa sopimuksessa (pitkäaikainen osto-option sisältävä vuokrasopimus 27 vuodeksi) ei mainita ostohintaa. Sopimuksessa ainoastaan määrättiin, että ensimmäinen vuotuinen erä, joka on määrältään 8,28 miljoonaa euroa, maksetaan rakennuksen luovutusvuodesta alkaen. Määrä on laskettu avoimien markkinavuokrien perusteella ja se on indeksisidonnainen inflaatioon nähden. Pitkäaikaisten vuokrasopimusten kannalta tämä ei ole asianmukaisin tapa määrittää hintaa. Rakennuksen avoin markkina-arvo komission konsulttien soveltaman arviointitavan (ks. laatikko 3) mukaan olisi ollut noin 127 miljoonaa euroa. Vastaavasti ensimmäisen vuotuisen erän määrä olisi ollut 6,83 miljoonaa euroa.

29. Joissakin tapauksissa hinnat määräytyivät poliittisten sopimusten perusteella. Euroopan komission, Belgian valtion ja S.A. Berlaymont 2000:in 8. heinäkuuta 1997 allekirjoittamassa yhteisymmärryspöytäkirjassa komissio ilmaisi aikovansa ottaa Berlaymont-rakennuksen uudelleen käyttöönsä. Kyseisessä sopimuksessa ei kuitenkaan vahvistettu hintaa, määräaikoja eikä Berlaymont-rakennuksen kunnostamisvastuita. Komissio hyväksyi heinäkuussa 2001 tehdyn uuden sopimuksen myötä lokakuussa 2002 Belgian viranomaisten tarjouksen, vaikka se oli arvioitua markkinahintaa korkeampi (21).

30. Urakoitsijoilta olisi vaadittava asianmukaiset takuut, jotta varmistetaan sopimusten täysimääräinen täytäntöönpano ennen lopullista hyväksyntää ja sakkojen maksaminen, jos määräaikoja ei noudateta (22). Toimielimet eivät kuitenkaan ole määrittäneet selkeää toimintalinjaa tällä alalla eikä takuutaso ollut aina riittävä. Hyviä käytäntöjä ei sovellettu johdonmukaisesti; toimielimet eivät esimerkiksi edellyttäneet hyväksyttyjen teknistä valvontaa suorittavien yhtiöiden myöntämiä urakoiden laatua koskevia todistuksia eikä pakollisia rakentajan oikeudellista vastuuta koskevia vakuutussopimuksia (23).

Laatikko 5Tilanne oli Euroforumin kohdalla komission kannalta vaikea, koska sopimuksen mukaisesti suoritustakuusta (2 500 000 euroa) oli vapautettava 95 prosenttia välittömästi rakennuksen käyttöönoton jälkeen ja näin ollen jäljelle jäi vain 125 000 euroa, joilla katettaisiin mahdolliset viat, joita yli 100 miljoonan euron arvoiseksi arvioidussa rakennuksessa ilmenisi. Parlamentin D4–D5-rakennuksen osalta soveltama toisenlainen lähestymistapa tuntuu järkevämmältä. Sopimuksessa määrätään riittävistä suoritustakuista, joissa otetaan huomioon havaitut viat ja jotka annetaan siinä vaiheessa, kun rakennus otetaan käyttöön.Lex-rakennuksesta 26. maaliskuuta 2003 tehtyyn alkuperäiseen sopimukseen (neuvosto) ei sisältynyt minkäänlaisia pankkitakuita, joilla varmistettaisiin toimen loppuun saattaminen. Lopullisessa sopimuksessa, joka allekirjoitettiin 20. joulukuuta 2006, määrättiin asianmukaisesta pankkitakuusta.

31. Sopimuksissa määrätään ajanjaksoista (esim. 15 päivää SPA3-rakennuksen, 25 Euroforumin ja 30 Berlaymont-rakennuksen osalta), joiden aikana toimielimet voivat ennen niihin muuttoa toimittaa tarkastuksia, joiden tavoitteena on tarkistaa, täyttääkö suoritettu työ sille asetetut ehdot ja toimivatko laitteet asianmukaisesti. Kyseiset ajanjaksot ovat kuitenkin liian lyhyitä kaikkien niiden tarkastusten toimittamiseen, joita monitahoiset hankkeet edellyttävät.

Rakennushankkeiden rahoituskeinot

32. Perustamissopimuksen 282 artiklan mukaisesti Euroopan yhteisö voi hankkia ja luovuttaa irtainta ja kiinteää omaisuutta. Tässä tarkoituksessa yhteisöä edustaa komissio. Nykyisen oikeudellisen kehyksen (24) mukaisesti yhteisö ei saa ottaa lainaa. Tämän seurauksena toimielinten on täytynyt soveltaa useita vaihtoehtoisia rahoitusmenetelmiä kiinteistöhankinnoissaan. Yhteisön tontti- ja kiinteistöhankintoja koskevia rahoitusleasingsopimuksia vastaavat velat olivat 31. päivänä joulukuuta 2005 yhteensä 1 803 miljoonaa euroa (25).

33. Edullisimman vaihtoehdon mukaan toimielimet tekevät kiinteistöjen rakentamista koskevat sopimukset suoraan, mutta samalla se on monimutkainen, pitkällinen ja teknisesti haastava tehtävä. Rakennushankkeet on lisäksi vaikeaa toteuttaa siten, että oikeudelliset ja talousarviokehykseen liittyvät rajoitteet otetaan huomioon. Näiden rajoitteiden vuoksi toimielimet ovat turvautuneet yksityisiin rakennuttajiin ja joissakin tapauksissa kansallisiin viranomaisiin kiinteistöjensä rakentamisessa.

34. Toimielinten soveltamat menetelmät olivat varojen eksplisiittistä lainaamista kalliimpia eivätkä niin avoimia. Tärkeimmissä viime aikoina toteutetuissa hankkeissa on yleensä ollut kyse pitkäaikaisista hankinnoista, joihin liittyy implisiittistä lainaamista. Rahoitusmenot sisältyvät sopimushintaan implisiittisesti tai eksplisiittisesti. Toimielimet ottavat maksaakseen rakennuttajien kiinteistöjen rakentamisen rahoituksesta maksamat korot ja kyse on aina korkeammasta korkotasosta (26) kuin siinä tapauksessa, että toimielimet olisivat sopineet korkotasosta suoraan tarjouskilpailumenettelyjen kautta tai vastaanottavan valtion tai Euroopan investointipankin (EIP) välityksellä.

35. Tuomioistuin soveltaa laajennushankkeensa rahoittamiseen monimutkaista mekanismia, jossa ovat osallisina Luxemburgin valtio, yksityinen pankki, erillisyhtiö ja EIP. EIP myönsi erillisyhtiölle suotuisan rahoitusjärjestelyn (Euribor +0,01) 49 prosentin hankeosuutta varten. Tälläkin mekanismilla on omat riskinsä, koska tuomioistuin ei ollut mukana tarjouskilpailussa eikä osallistunut yksityiskohtaisiin neuvotteluihin sopimuksesta, johon sisältyviä ehtoja ja optioita se ei myöskään ollut hyväksynyt etukäteen, eikä se ole allekirjoittanut rahoitussopimuksia, vaikka rahoitusmenot ovat sen vastuulla (esim. korkotaso, hallintomenot). Tuomioistuimen osastot tarkastivat menettelyn, jota hallitus oli soveltanut hankkeen rahoitusta koskevan sopimuksen teossa ja huomauttivat, että asianmukainen kilpailu puuttui. Vaikka EIP tarjoaa hyviä rahoitusehtoja, yksikään toinen toimielin tai sen rakennuskumppani ei ole kääntynyt sen puoleen rakennushankkeiden rahoittamisen vuoksi.

36. Komissio alkoi vuonna 2002 soveltaa käytäntöä, jonka tarkoituksena oli vähentää rahoitusmenoja. Joidenkin tapahtumien osalta sopimuksissa määrättiin, että korkotaso määräytyy rahoitusmarkkinoilla käytävän tarjouskilpailun perusteella ennen asiakirjan allekirjoittamista. Neuvosto noudatti kyseistä käytäntöä Lex-sopimuksen osalta, mutta komissio ei sitä noudattanut jäljempänä mainitussa tapauksessa.

Laatikko 6Komission tammikuussa 2003 sopima implisiittinen korkotaso, joka sisältyy sopimukseen, joka koskee Euroforum-rakennuksen hankintaa 30 vuoden kuluessa, oli 5,65 prosenttia. SPA3-rakennuksen rahoittamista varten komissio pyysi tarjouksia ja helmikuussa 2003 sopi 5,01 prosentin korkotasosta. Jos Euroforum-rakennuksesta olisi esitetty vastaavanlainen tarjouspyyntö, korkomenoissa olisi säästetty noin 7,7 miljoonaa euroa.

37. Kun toimielimillä on vuoden lopussa vielä määrärahoja jäljellä, koska muilla hallintoaloilla määrärahoja on käytetty aiottua vähemmän, varat käytetään usein rakennushankkeiden ennakoimattomiin maksuihin (ks. liite I). Tämä on johtanut siihen, että lopulliset menot ovat alkuperäisiä budjetoituja menoja paljon suuremmat. Esimerkiksi vuonna 2005 parlamentti ja neuvosto käyttivät molemmat 89 miljoonaa euroa siirtojen kautta saatuja lisämäärärahoja.

38. Kahden viimeisen vuosikymmenen aikana tilintarkastustuomioistuin on huomauttanut useaan otteeseen, että puhtaasti vuotuinen lähestymistapa toimitilamenoihin hankaloittaa käytännössä asianmukaisen investointipolitiikan määrittelyä ja täytäntöönpanoa. Tilintarkastustuomioistuin toisti joulukuussa 2005 uudelleen aiemmin antamansa suosituksen (27), jonka mukaan kiinteistöjen ostoon tai rakentamiseen liittyviin tapahtumiin olisi käytettävä jaksotettuja määrärahoja; tämä tekisi käytännöstä joustavamman.

Toimielinten välinen yhteistyö

39. Kaikilla EU-toimielimillä on yhtäläinen tarve saada käyttöönsä kiinteistöjä ja hallinnoida niitä. Vaikuttavan toimielinten välisen yhteistyön avulla toiminta todennäköisesti tehostuisi ja menot saattaisivat vähentyä asiantuntemusta ja ostovoimaa yhdistettäessä. Tilintarkastustuomioistuin arvioi, ovatko toimielimet yksilöineet tarkoituksenmukaiset yhteistyöalat ja arvioineet yhdessä harjoittamaansa kiinteistöpolitiikkaa ja onko kyseinen yhteistyö ollut vaikuttavaa.

40. Toimielinten pääsihteerit perustivat tilintarkastustuomioistuimen toistamiseen esittämien, toimielinten välisen yhteistyön lisäämistä koskevien suositusten pohjalta kiinteistöpoliittisen työryhmän ja hyväksyivät kesäkuussa 2001 ryhmän esittämät toimielinten välisen yhteistyön parannusehdotukset (28). Nämä konkreettiset ehdotukset koskivat tietojen vaihdon lisäämistä, yhteisen strategian kehittämistä suhteissa vastaanottavien jäsenvaltioiden julkisviranomaisiin (mukaan lukien ”päätoimipaikkaa koskevat sopimukset”, joissa määrätään toimielinten ja vastaanottavien jäsenvaltioiden asemasta ja vastuusta), molemminpuolista avunantoa ja kiinteistöjen ympäristövaikutusten arviointia, jonka tulisi johtaa kiinteistöjen kalustusta ja hallinnointia koskeviin toimielinten välisiin aloitteisiin.

41. Toimielinten välisiä rakennusalan työryhmiä on perustettu ja ne kokoontuvat säännöllisesti Brysselissä ja Luxemburgissa, mutta tästä huolimatta ne eivät ole saaneet aikaiseksi käyttökelpoisia yhteisiä aloitteita eivätkä merkittäviä säästöjä (29). Joissakin erityistapauksissa toimielin on kuitenkin alivuokrannut toiselle toimielimelle toimistotiloja. Komission ja parlamentin yhteistyö jäsenvaltioissa sijaitsevien lähetystöjen osalta sekä komission ja neuvoston yhteistyö Brysselissä sijaitsevan Infopoint- tiedotuspisteen ja New Yorkissa ja Genevessä vuokrattujen toimistojen osalta on ollut hedelmällistä. Komiteat ovat perustaneet yhteisen edun mukaisia asioita hallinnoivia yksiköitä. Kyseinen toimielinten välinen yhteistyö on mahdollistanut komiteoissa yhteisen kiinteistöpoliittisen suunnittelun ja yleisen tarvekartoituksen. Tästä huolimatta muilla yhteisen edun mukaisilla aloilla toimielimet eivät ole tehneet yhteistyötä. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksessa kävi ilmi, että toimielimet eivät ole arvioineet toimielinten kiinteistöpolitiikkaa yhdessä eivätkä erikseen.

Laatikko 7Tuomioistuimen Luxemburgissa sijaitsevan päärakennuksen laajennusosaa rakennetaan osittain tontille, jolla aiemmin sijaitsi komission Cube-rakennus; rakennustyöt on tarkoitus saada päätökseen vuonna 2008. Cube-rakennuksessa sijaitsivat komission tietokonekeskuksen toimitilat. Komissio tiesi jo vuonna 1999, että sen oli luovuttava toimitiloistaan kyseisessä rakennuksessa, mutta se ei löytänyt korvaavaa rakennusta ennen kuin vuonna 2004, mikä osaltaan vaikutti tuomioistuimen hankkeen viivästymiseen.Siitä huolimatta, että Belliard 99–101 -rakennuskompleksissa sijainneista toimitiloista luovuttiin vuonna 1998, toimielinten vuotuiset vuokramenot kyseisestä tyhjästä rakennuksesta olivat vuoteen 2004 saakka noin 6 miljoonaa euroa (ensin menoista huolehti parlamentti ja myöhemmin komiteat, joiden oli otettava sopimus nimiinsä parlamentin vaatimuksesta (30)).

42. Tilintarkastustuomioistuimen mukaan toimielinten ja erityisesti komission olisi tehtävä vastaanottavan valtion viranomaisten kanssa ”päätoimipaikkaa koskevia sopimuksia”. Kyseisiä sopimuksia ei kuitenkaan ole tehty minkään toimielimen päätoimipaikan osalta. Toimielimet ovat edelleen neuvotelleet yksitellen rakennushankkeistaan vastaanottavien valtioiden kanssa ja sopineet erilaisista ehdoista.

43. Toimielimet eivät suorittaneet pääsihteerien suosituksista huolimatta toimielinten välistä rakennusten ympäristövaikutuksia koskevaa arviointia. Komissio on kuitenkin toteuttanut osana yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmää (EMAS-järjestelmä) (31) joitakin aloitteita, joita muutkin toimielimet alkavat soveltaa, ja suorittanut joistakin rakennuksistaan ympäristötarkastuksia. Toimielimet ovat kiinnittäneet rakennustensa suunnittelussa huomiota energian kulutukseen ja energiatehokkuuteen. Tarkastetuista rakennushankkeista ei kuitenkaan ole tehty teknisiä, ympäristöllisiä eikä taloudellisia toteutettavuustutkimuksia, jotka koskisivat vaihtoehtoisia järjestelmiä ja tekniikoita, joiden avulla parannettaisiin rakennusten energiatehokkuutta kuten rakennusten energiatehokkuudesta annetussa direktiivissä (32) edellytetään. Niistä ei ole myöskään tehty erilaisia lämmitys-, ilmanvaihto- ja ilmastointivaihtoehtoja koskevaa kustannus-hyötyanalyysiä, jossa otettaisiin huomioon arvioidut pitkäaikaiset huoltomenot ja energian kulutus. Komissio kuitenkin sisällytti tämäntyyppisen kustannushyötyanalyysin toteuttamistarpeen menettelyihinsä vuonna 2004 ja alkaa nyt kehittää menetelmää, jonka avulla arvioidaan rakennuksen käyttöiän aikaiset kokonaiskustannukset (”elinkaarikustannukset”). Tähän aiheeseen kannattaisi kehittää toimielinten välinen lähestymistapa.

44. Kiinteistöpolitiikan täytäntöönpano kattaa aloja, joilla toimielimet tarvitsevat samanlaista tukea (arkkitehtoninen tekninen tuki; rakennustekniikka; terveyteen, turvallisuuteen ja ergonomiaan liittyvä tuki; ympäristöhallinto ja -turvallisuus; suunnittelu- ja rakennussäännökset; kiinteistöihin ja tontteihin liittyvä lainsäädäntö, rahoitussuunnittelu). Suurin osa toimielimistä palkkaa henkilöstöä tai vuokraa asiantuntijapalveluja varta vasten joillekin tai kaikille näistä aloista. Täten toiminnallinen yhteistyö mahdollistaisi asiantuntemuksen jakamisen ja tehokkaamman hyödyntämisen sekä mittakaavaedut ostoista vastaavissa yksiköissä. Tähän mennessä tämänkaltaista yhteistyötä ei kuitenkaan ole tehty.

45. Tilintarkastustuomioistuimen aiemmin antaman suosituksen mukaisesti toimielinten olisi harjoitettava rakennushankkeidensa täydellistä hallinnollista, teknistä ja taloudellista valvontaa. Tähän tarkoitukseen olisi joko käytettävä erittäin päteviä konsultteja tai kehitettävä asianmukaista asiantuntemusta toimielinten välisenä yhteistyönä (33). Toimielinten välinen yhteistyö olisi auttanut parantamaan esimerkiksi urakoiden ja niiden laadun valvontaa. Rakennusten hyväksymisraportteihin sisältyvistä varaumista, toimielinten rakennusten käyttöönoton jälkeen havaitsemista vioista ja toimielinten soveltamien erilaisten lähestymistapojen tuloksista olisi voitu myös ottaa oppia. Yhden lähestymistavan mukaan joko toimielimet tai ulkoiset konsultit valvovat hankkeiden täytäntöönpanoa tiiviisti. Parlamentti ja tuomioistuin käyttävät sekä sisäistä että ulkoista asiantuntemusta, mikä on osoittautunut hyväksi käytännöksi. Komissio soveltaa toista lähestymistapaa, jossa keskitytään lopullisten tulosten valvontaan hyväksyttyjen standardien ja erittelyjen mukaisesti.

46. Toimielinten oikeudelliset yksiköt ja konsultit ovat laatineet useita sopimuksia ja rakennuksia koskevia yksityiskohtaisia raportteja, joissa tarkastellaan kiinteistöjen hankintaan sovellettavien erilaisten mallien etuja ja haittapuolia ja joissa on yksilöity erityisriskejä, joista kaikkien toimielinten olisi pitänyt keskustella yhdessä. Toimielimet eivät neuvotelleet yhdessä eniten käytettyjen sopimusten vakiosanamuodosta. Aiempien kokemusten ja oikeudellisen asiantuntemuksen jakaminen ei ole ollut mahdollista, koska kukin toimielin laatii omat sopimuksensa. Parlamentti on ottanut huomioon aiemmin toteutetuissa hankkeissa havaitut puutteet ja laatinut yksityiskohtaiset urakoiden valvontaa ja takuita koskevat säännökset, joista olisi voinut olla hyötyä muille toimielimille.

47. Komissio perusti vuonna 2002 Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistot, joiden tarkoituksena oli antaa tukea komission osastoille ja mahdollisesti muille yhteisön toimielimille. Toimistoja perustamalla ei päästy tavoitteina olleisiin tuloksiin toimielinten välisen yhteistyön parantamisen osalta. Ainoastaan Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto on allekirjoittanut palvelutasosopimuksia (tilintarkastustuomioistuin ja käännöskeskus).

48. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi lisäksi, että tietyissä tapauksissa Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistot jakoivat asiantuntemustaan ja parhaita käytäntöjä (esim. menettelyjen, toimitilojen hallintaan tarkoitettujen ohjelmistojen tai pitkäaikaisiin vuokrasopimuksiin liittyvien riskianalyysien osalta) ainoastaan toistensa tai muiden toimielinten kanssa.

49. Kaikki toimielimet vuokraavat kiinteistöjä silloin tällöin tyydyttääkseen väliaikaiset toimitilatarpeet ennen pääasiallisten hankkeidensa loppuun saattamista. Samanaikaisesti muut toimielimet pitävät toimitiloja ”varastossa” ennakoimattomien tilanteiden, muuttojen ja ajoittaisten rakennusten kunnostustöiden varalta, mikä tarkoittaa sitä, että niillä on väliaikaisesti käytössään toimitiloja yli tarpeen. Monet toimielinten väliset toimitilojen jakamiseen tähtäävät aloitteet ovat viime aikoina epäonnistuneet, koska yhdelle toimielimelle sopiva rakennus ei ole toisen toimielimen standardien mukainen (34).

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

50. Vaikka toimielimillä on lukuisia poliittisia ja budjettirajoitteita, ne ovat onnistuneet tarjoamaan henkilöstölleen asianmukaiset toimitilat. Toimielimet ovat viimeisten parin vuoden aikana parantaneet kiinteistöpolitiikkansa hallinnointia, mutta hallinnossa esiintyy yhä joukko puutteita, jotka liittyvät suunnitteluun, rahoitukseen ja menoihin sekä toimielinten väliseen yhteistyöhön.

Suunnittelu

51. Toimielimet eivät ole laatineet yhteistä kiinteistöpolitiikkaa yhteisölle vaan määrittäneet omat politiikkansa itsenäisesti. Suunnittelussa oli otettava huomioon monia erilaisia rajoitteita, jotka koskivat mm. EU:n julkisyhteisöllistä luonnetta, henkilöstön jakautumista Brysseliin, Luxemburgiin ja Strasbourgiin, osastojen ja toimielinten kokoa, jaksotettujen määrärahojen puuttumista, erityyppisiä rakennuksia ja tarvetta toimia kolmantena osapuolena olevien omistajien ja kiinteistösijoittajien kanssa. Toimielinten on myös täytynyt tyytyä elämään sen ongelman kanssa, että ne eivät voi ennakoida lopullisia laajentumispäätöksiä (ks. kohdat 4–6 ja 9).

Suositus: Olisi määriteltävä koordinoitu monivuotinen kiinteistöpoliittinen kehys. Talousarvioviranomaisille olisi annettava säännöllisesti riittävästi tietoa kiinteistöpolitiikan talousarvioon kohdistuvista kokonaisvaikutuksista kunkin toimielimen osalta.

52. Edellä mainitut rajoitteet selittävät, miksi lopulliset toimitilajärjestelyt löytyvät myöhässä ja miksi ne usein edellyttävät väliaikaisjärjestelyjä ja hintavia lyhyen aikavälin ratkaisuja. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että pitkän aikavälin suunnittelua voitaisiin parantaa (ks. kohdat 7 ja 8).

53. Toimielimet ovat pitäneet ostamista rakennusten vuokraamista parempana vaihtoehtona. Ne eivät ole soveltaneet tätä lähestymistapaa johdonmukaisesti ja ovat tehneet pitkäaikaisia vuokrasopimuksia ilman osto-optiota tilintarkastustuomioistuimen aiemmin antamista suosituksista huolimatta. Kyseiset menettelyt tekevät myöhemmin tehtävästä hankinnasta kalliimman (ks. kohdat 9–12).

Suositus: Toimielinten olisi koordinoitava aikataulujaan ja tarpeiden arviointikeinojaan voidakseen välttää mahdollisimman suuressa määrin kiinteistöjen lyhytaikaista vuokraamista. EU:n toimielinten olisi pyrittävä tekemään pitkäaikaisia osto-option sisältäviä vuokrasopimuksia.

54. Toimielimet ovat edelleen keskittäneet melkein kaikki kiinteistönsä Brysselin Eurooppa-kortteliin, vaikka komission toimintalinjan mukaan tarkoituksena oli toimitilojen hakeminen muista kaupunginosista. Keskittäminen luo mittakaavaetuja, mutta se on vaikuttanut osaltaan kiinteistöjen kasvavan kysynnän vuoksi hintojen nousuun ja alueella käytettävissä olevien toimitilojen vähenemiseen (ks. myös kohdat 13–15).

Suositus: Viime aikoina tehtyjen, Brysselissä sijaitsevien toimitilojen alueelliseen hajauttamiseen tähtäävien aloitteiden täytäntöönpanoa olisi edelleen jatkettava.

55. Päätöksentekoon ja toimitilojen hallinnointiin käytettävissä olevat tiedot (esim. toimistotiloja, kiinteistömenoja ja henkilöstön toimitilatarpeita koskevat tiedot) ovat epätarkkoja, mikä tekee tarvearvioinnin ja suunnittelun vaikeaksi (ks. kohdat 16–19).

Suositus: Toimielinten olisi kehitettävä asianmukaiset menetelmät niiden nykyisten ja lyhyen aikavälin tarpeiden kartoittamiseen. Hallintotietoja olisi parannettava määrittelemällä selkeät yhteiset indikaattorit. Yksittäisten toimielinten ja toimielinten välisten työryhmien tekemiä aloitteita olisi tuettava, lujitettava ja laajennettava.

Rahoitus ja menot

56. Toimielimet maksavat kiinteistöjensä rakentamisesta ja niihin liittyvistä urakoista hintoja, joita ei ole aina määritetty avoimen kilpailun ehtojen mukaisesti. Lähes kaikissa tarkastetuissa hankesopimuksissa oli kyse suorista sopimuksista. Tarjouskilpailumenettelyjä ei sovellettu riittävästi, minkä vuoksi ei ole varmuutta siitä, että kiinteistöt olisi saatu mahdollisimman alhaisin kustannuksin (ks. kohdat 21–23). Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tapauksia, joissa neuvottelumenettelyt eivät olleet johtaneet edullisimpaan hintaan (ks. kohdat 24–29).

Suositus: Kaikki kiinteistöjen rakentamiseen ja niiden kalustustöihin liittyvät sopimukset olisi kilpailutettava mahdollisimman laajalti. Mikäli poikkeuksellisesti sovelletaan neuvottelumenettelyä, hintojen olisi perustuttava rakennuskustannuksiin ja taloudellisille toimijoille olisi annettava kohtuullisesti liikkumavaraa. Markkinatilanne olisi kartoitettava mahdollisimman laajalti siinä tapauksessa, että vuokrataan tai ostetaan jo olemassa olevia kiinteistöjä. Toimielinten olisi varmistettava, että ne hyödyntävät täysimääräisesti erioikeuksista ja vapauksista tehdyssä pöytäkirjassa myönnettyjä verovapautuksia.

57. Nykyisen oikeudellisen kehyksen mukaisesti toimielimet eivät saa ottaa lainaa. Tämän rajoitteen takia ne ovat soveltaneet useita monimutkaisia menetelmiä rahoittaakseen kiinteistöhankintansa, mikä on johtanut lisäkustannuksiin suoraan lainaamiseen verrattuna ja vähentänyt menettelyn avoimuutta (ks. kohdat 32–38).

Suositus: Talousarviomäärärahojen käytön järkeistämistä ja toimielinten velkojen ja pitkäaikaisten sitoumusten hallinnoinnin parantamista helpotettaisiin kehittämällä budjetointia ja hyödyntämällä jaksotettujen määrärahojen käytön mukanaan tuomaa joustavuutta.

Toimielinten välinen yhteistyö

58. Brysselin ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistojen perustaminen ei ole johtanut ennakoituihin tuloksiin toimielinten välisen yhteistyön osalta. Palvelutasosopimuksia tehtiin vähän, ja kokemuksia ja parhaita käytäntöjä jaettiin harvoin muiden toimielinten kanssa. Tästä huolimatta tilintarkastustuomioistuin havaitsi joitakin toimielinten välistä yhteistyötä koskevia tapauksia sekä yhteistyön parantamiseksi viime aikoina tehtyjä hyviä aloitteita. Vastaanottavien jäsenvaltioiden kanssa ei vielä ole tehty yleisiä ”päätoimipaikkaa koskevia sopimuksia”, joiden perusteella toimielimet neuvottelisivat tapauskohtaisesti erilaisista ehdoista ja vuokrista. Toimielimet eivät ole aiemmin ottaneet ympäristötekijöitä riittävässä määrin huomioon, mutta viimeaikaiset aloitteet osoittavat, että niihin kiinnitetään nykyään enemmän huomiota. Toimielimet eivät ole arvioineet kiinteistöpolitiikkojaan yhdessä eivätkä erikseen (ks. kohdat 39–49).

Suositus: Yksittäisen toimielimen käyttöön ottamat hyvät käytännöt ja aloitteet olisi otettava käyttöön laajemmin kaikissa toimielimissä erityisesti teknisissä asioissa, kuten sopimuksissa tai hankevalvonnassa ja esimerkiksi ympäristöalalla. Toimielinten kiinteistöpolitiikan tulokset olisi arvioitava yhdessä ja olisi etsittävä uusia tapoja toimielinten välisen yhteistyön parantamiseksi. Toimielinten olisi edelleen perustettava työryhmiä niiden asioiden käsittelyä varten, joihin kaikkien toimielinten olisi kiinnitettävä huomiota, esimerkiksi elinkaarikustannuksiin perustuvan menetelmän osalta. Toimielinten kiinteistöstrategian päätavoitteena olisi oltava vastaanottavien valtioiden viranomaisten kanssa tehtävä tiivis yhteistyö.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 21. maaliskuuta 2007 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Hubert WEBER presidentti

(1) Selitykset koskevat tilannetta Belgiassa ja määritelmät ovat oikeudellisia määritelmiä yksinkertaisempia.

(2) Vuosikustannukset on laskettu pitkäaikaisia leasing- ja vuokrasopimuksia koskevien vuotuisten maksujen sekä omistettuihin kiinteistöihin sovellettavan poistoprosentin (4 prosenttia) perusteella. Kyseiset toimistotilat olivat 44 006 henkilön käytössä (henkilöstö ja muut henkilöt, kuten asiantuntijat tai toimistotilaa tarvitsevat ulkoiset työntekijät). Lähde: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Toimielinten välinen budjetti- ja rahoitusasioiden valmistelukomitea (CPQBF), kesäkuu 2005.

(3) Euroopan yhteisöjen lopullinen tilinpäätös. Nide I. Yksityiskohtaisemmat tiedot kiinteistömenoista ja niiden arvosta esitetään vuosittain Euroopan unionin yleisen talousarvion liitteessä (taulukko D ”Unionin kiinteistöt”).

(4) Tilintarkastustuomioistuin on jo aiemmin raportoinut kyseisestä aiheesta laatimassaan erityiskertomuksessa: Special Report on accommodation policies of the Institutions of the European Communities, kohta 7.2.2 (EYVL C 221, 3.9.1979).

(5) Ks. esimerkiksi: Komission kiinteistöpolitiikka 1996–2005, SEK(96) 1095, lopull., 18. kesäkuuta 1996; kyseinen kertomus saatettiin Brysselin osalta ajan tasalle joulukuussa 2003 annetussa kertomuksessa, KOM (2003) 755, lopull., 10. joulukuuta 2003.

(6) Toimielinten välisen teknisen ryhmän kiinteistöohjelmista ja rahoitusedellytyksistä laatima kertomus, helmikuu 1996.

(7) Lähde: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, kesäkuu 2005.

(8) Special Report on accommodation policies of the Institutions of the European Communities, kohta 7.5. Vuosikertomus varainhoitovuodelta 1987, kohta 10.51 (EYVL C 316, 12.12.1988).

(9) Komission kiinteistöpolitiikka 1996—2005. SEK(96) 1095, lopull., 18. kesäkuuta 1996, s. 10.

(10) Pitkäaikaista osto-option sisältävää 27 vuoden vuokrasopimusta koskeva simulointi (2 prosentin vuotuinen kasvu ja korkotaso 5 prosenttia).

(11) Lähteet:”Brysselin toimistotilamarkkinat” -workshop, helmikuu 2005, komission Brysseliä koskevat monivuotiset kiinteistöpoliittiset ohjelmat, Brysselin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto.

(12) Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2) Montoyer 63 (9 681 m2) ja Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Lähde: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, kesäkuu 2005.

(14) Soveltamissääntöjen 116 artiklan1 kohta ja 126 artiklan 1 kohdan h alakohta.

(15) Komission selittävä tiedonanto yhteisön lainsäädännöstä siltä osin kuin se koskee sopimuksia, jotka eivät kuulu tai kuuluvat vain osittain julkisia hankintoja koskevien direktiivien soveltamisalaan (EUVL C 179, 1.8.2006, s. 2).

(16) Ennakkoilmoituksia julkaistiin markkinakartoituksen aikana ainoastaan neljän hankkeen osalta (kolme tapausta neuvostossa ja yksi parlamentissa).

(17) Vuosikertomus varainhoitovuodelta 1987, kohdat 10.51—55; Special Report on accommodation policies of the Institutions of the European Communities, kohta 7.5.

(18) Puitesopimuksen 4 artiklan 3 kohdassa määrätään, että valtion on saatava tuomioistuimen hyväksyntä kaikissa hankkeen toteuttamisvaiheissa, mutta siinä ei täsmennetä tarkasti, miten tai minkä asiakirjojen perusteella tuomioistuimen on annettava hyväksyntänsä; tärkeää olisi ollut myös mainita, mitä tapahtuu siinä tapauksessa, että hyväksyntää ei anneta. Ks. lisäksi erityiskertomus nro 5/2000 tuomioistuimen kiinteistömenoista ja erityisesti kohta 16 (EYVL C 109, 14.4.2000).

(19) Brysselissä rakentamista koskeva arvonlisävero on 21 prosenttia, kiinteistövero noin 10—15 prosenttia ja hankintojen rekisteröintivero 12,5 prosenttia.

(20) Trèves 74, Belliard 93 ja Belliard 68.

(21) Konsultin markkinaolosuhteiden perusteella laatimasta arviointikertomuksesta kävi ilmi, että Berlaymont-rakennuksen bruttomääräinen käypä arvo olisi noin 451 miljoonaa euroa. Kun otetaan huomioon komission verovapautukset sen arvo olisi noin 379 miljoonaa euroa. Hinnaksi vahvistettiin 553 miljoonaa euroa; hintaan sisältyivät tilojen 35 miljoonan euron kalustustyöt (konferenssikeskus, lehdistökeskus, komission jäsenten tilat ja multimediavälineistö).

(22) Varainhoitoasetuksen 102 artikla.

(23) Rakentajan vastuulla olevan 10-vuotiskauden (”garantie décennale”) aikana on oltava pakolliset vakuutussopimukset, jotka kansallisen lainsäädännön mukaisesti kattavat rakentajan oikeudellisen vastuun. Toimielimet ovat usein sopimuksen mukaisesti hyväksyneet ottavansa itselleen rakennuttajalta kymmenen vuoden takuusta johtuvat oikeudet auttaakseen rakennuttajaa luopumaan oikeuksistaan maksuihin, jotka toimielinten on suoritettava pankeille. Useissa tapauksissa rakennuttajalta ei kuitenkaan ole edellytetty vakuutussopimuksia (esim. komissio vaati niitä ainoastaan Euroforumin osalta eivätkä komiteat vaatineet niitä lainkaan omien kiinteistöjensä kohdalla). Toimielimet ovat rajoittaneet keinojaan päästä tyydyttäviin tuloksiin ongelmatilanteissa. Kyseisissä tapauksissa vaatimukset on esitettävä alihankkijoille. Hyväksyttyjen teknistä valvontaa suorittavien yhtiöiden myöntämiä urakoiden laatua koskevia todistuksia edellytettiin suurimmassa osassa sopimuksia. Kyseisen hyvän käytännön soveltaminen lisää varmuutta urakan asianmukaisesta suorittamisesta.

(24) Varainhoitoasetuksen 14 artiklan mukaisesti yhteisöt ja niiden perustamat elimet eivät saa ottaa lainaa.

(25) Euroopan yhteisöjen lopullinen tilinpäätös 2005. Rahoitusleasingsopimuksia ja vastaavia sopimuksia koskeva taulukko, s. 35.

(26) Esim. Lex-rakennuksen osalta lopullisten menojen määrittämisessä käytetään viitearvona korkotasoa Euribor +1,125. D4–D5-rakennuksen kohdalla sovittu korkotaso oli Euribor +0,650 (korkotasoa laskettiin myöhemmin ja sen määrä oli Euribor +0,375). Neuvoston vuokraamiin rakennuksiin (Rolin ja Woluwe-Heights) tehtyjen kalustustöiden rahoittamiseen liittyvästä korkeasta korkotasosta (7–6 prosenttia) sovittiin rakennuttajan kanssa. Kyseessä oli lyhyen ajan rahoitus, johon sisältyi ennenaikaisen takaisinmaksamisen mahdollisuus.

(27) Lausunto nro 10/2005 neuvoston asetusluonnoksesta, joka koskee Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 muuttamista, kohta 21 (EUVL C 13, 18.1.2006, s. 1). Ks. myös vuosikertomus varainhoitovuodelta 1987, kohta 10.77, erityiskertomus nro 5/2000 tuomioistuimen kiinteistömenoista ja lausunto nro 4/97 ehdotuksesta neuvoston asetukseksi (Euratom, EHTY, EY) Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen muuttamisesta, kohta 2.13 (EYVL C 57, 23.2.1998).

(28) Ks. komission vastaukset varainhoitovuoden 2000 vuosikertomuksen kohtaan 7.66 (EYVL C 359, 15.12.2001).

(29) Ks. ”Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation”, lokakuu 2005.

(30) Vuosikertomus varainhoitovuodelta 2000, kohta 7.68.

(31) Euroopan parlamentin ja komission asetus (EY) N:o 761/2001, annettu 19 päivänä maaliskuuta 2001, (EYVL L 114, 24.4.2001, s. 1) ja komission suositus yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmästä, annettu 10 päivänä heinäkuuta 2003 (EUVL L 184, 23.7.2003, s. 19).

(32) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2002/91/EY, annettu 16 päivänä joulukuuta 2002, rakennusten energiatehokkuudesta (EUVL L 1, 4.1.2003, s. 65).

(33) Vuosikertomus varainhoitovuodelta 1999, kohta 6.30 (EYVL C 342, 1.12.2000).

(34) Esim. Goldbell ja J. Monnet -rakennukset Luxemburgissa.

LIITE I TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN 2003–2005 Kuvaus 2003 2004 2005 Talousarvio määrärahat Siirrot Lopulliset määrärahat Tulos Talousarvio määrärahat Siirrot Lopulliset määrärahat Tulos Talousarvio määrärahat Siirrot Lopulliset määrärahat Tulos KOMISSIO Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Kiinteän omaisuuden hankinnat 0 0 0 0 ei sovelleta ei sovelleta 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 EUROOPAN PARLAMENTTI Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Kiinteän omaisuuden hankinnat 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Alustavat varaukset toimielimen kiinteistöinvestointeja varten 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 NEUVOSTO Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Kiinteän omaisuuden hankinnat 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 TUOMIOISTUIN Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Kiinteän omaisuuden hankinnat 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEA Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Kiinteän omaisuuden hankinnat 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 ALUEIDEN KOMITEA Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Kiinteän omaisuuden hankinnat 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN Vuokrat ja vuotuiset leasingmaksut 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Kiinteän omaisuuden hankinnat 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 YHTEENSÄ 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

LIITE II LUETTELO KERTOMUKSESSA MAINITUISTA KIINTEISTÖISTÄ Komissio Bryssel Berlaymont SPA3 Mondrian Komissio Luxemburg Euroforum Hitec Parlamentti Bryssel D4–D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlamentti Luxemburg Tornit A ja B Goldbell KAD Parlamentti Strasbourg IPE1, 2 ja 3 Komiteat Bryssel Belliard 99–101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Neuvosto Bryssel Lex Woluwe-Heights Rolin Tuomioistuin Luxemburg Palatsin laajennusosa Geos Tbis Allegro

EUROOPAN PARLAMENTIN VASTAUKSET 11. Laatikko 1. Euroopan parlamentin IPE 0, 1, 2 ja 3 -rakennusten hankinnasta maksama hinta saatiin aikaan monimutkaisten neuvottelujen lopputuloksena. Neuvotteluihin osallistui useita tahoja ja erityisesti Strasbourgin kaupunki ja Ranskan valtio toimielimen toimipaikan isäntämaana. Hintaa määritettäessä otettiin huomioon kaikki asiaan liittyvät seikat: kiinteistöjen rakentamista varten valitusta rahoitustavasta johtuvat oikeudelliset rajoitteet, maan hinta, yksityisten sijoittajien osallistuminen neuvotteluihin kiinteistöjen omistajina, kiinteistöjen arvon määrittäminen, Strasbourgin kaupungin taloudelliset rajoitteet ja Ranskan valtion osallistuminen. Vaikka vuonna 1979 allekirjoitetuissa sopimuksissa ei ollut lauseketta toimielimen maksamien vuokrien huomioon ottamisesta kiinteistöjen mahdollisen oston yhteydessä – ostamista ei tuolloin suunniteltu – maksetut vuokrat olivat yksi neuvottelukriteeri kiinteistöjen ostohintaa lopullisesti määritettäessä. 17. Uusien toimitilojen tarve arvioitiin vuonna 2001 tuolloin käytettävissä olleiden tietojen perusteella, ja se sisällytettiin pitkän aikavälin suunnitelmiin. Arvioita ja suunnitelmia päivitettiin sen jälkeen säännöllisesti vuosina 2001–2005 niiden muutosten perusteella, joita tiedossa olleissa toimitilatarpeissa oli tapahtunut useista eri syistä: a) virkojen perustamispäätöksiä ei tehdä monivuotiselta pohjalta vaan joka vuosi erikseen; b) virallisten kielten, jäsenvaltioiden ja henkilöstön lisääntymisestä johtuvat erityistarpeet (tarkemmat arviot lukumääristä saatiin yksityiskohtaisen arvioinnin jälkeen); c) parlamentin toimivalta lisääntyi Nizzan sopimuksen jälkeen. Pääsihteeristössä toteutettiin merkittäviä uudelleenjärjestelyjä jäsenille tarjottavan tuen parantamiseksi (Raising the Game -politiikka). Vaikka tuottavuus lisääntyi, henkilöstön kokonaismäärä kasvoi ja henkilöstön jakaantuminen Luxemburgin ja Brysselin kesken muuttui. Lisäksi vuoden 2001 suunnitelmiin kuului D4- ja D5-rakennusten käyttöönotto vuosina 2004/2005. Myöhemmin suunnitelmia tarkistettiin useista syistä: julkisia hankintoja koskevaa unionin lainsäädäntöä oli noudatettava tarkasti; tämäntyyppisen monimutkaisen sopimuksen neuvottelemisessa on luonnostaan omat hankaluutensa; aikaa kului sen varmistamiseen, että näin laaja rakennuskompleksi saataisiin sovitettua ympäröivään alueeseen siten, että naapurustoon liittyvät näkökohdat tulisivat otetuiksi huomioon. 43. Se, ettei rakennusten energiatehokkuuden parantamiseen tähtääviä tutkimuksia ole tehty, johtuu tilintarkastustuomioistuimen arvioimista hankkeista (huomautusten liite II): ne koskevat parlamentin vuokraamia rakennuksia (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Tornit A ja B, Goldbell) tai rakennuksia, jotka parlamentti alun perin vuokrasi ja vasta myöhemmin osti (KAD, IPE 0, 1, 2 ja 3), tai rakennuksia, joista on järjestetty julkinen kuuleminen ja joista on tehty ostosopimus tai pitkäaikainen vuokrasopimus (D4–D5 ja Atrium). Parlamentti ei osallistunut Atrium-rakennuksen alustavaan suunnitteluun, mutta onnistui saamaan D4–D5-rakennuksiin aurinkoenergiajärjestelmän ja energian talteenottojärjestelmän. Myös muista hankkeista on tehty yksityiskohtaisia ympäristöarviointeja. Tuorein esimerkki on KAD-rakennuksen laajennus Luxemburgissa, mutta myös jo vuonna 1992 parlamentti oli pyytänyt tutkimaan mahdollisuuksia käyttää ympäristöystävällisiä ilmastointilaitteita LOW-rakennuksessa. 51 ja 58. Tilintarkastustuomioistuin suosittelee vahvistamaan toimielinten välistä yhteistyötä etenkin asioissa, jotka liittyvät pitkän aikavälin suunnitteluun, toimielinten tarpeiden tyydyttämiseen, yhteisen kiinteistöpolitiikan määrittelyyn ja yleisesti tietojenvaihtoon kunkin toimielimen käytännöistä kiinteistöalalla. Euroopan parlamentti on myös kantanut huolta näistä asioista. On muistettava, että 26. syyskuuta 2006 antamassaan päätöslauselmassa vastuuvapauden myöntämisestä talousarvion toteuttamisesta vuonna 2004 parlamentti kehotti hallintoa ”selvittämään, olisiko järkevää perustaa Euroopan rakennusvirasto, joka vastaisi unionin toimielinten ja elinten kiinteistöjen rakentamisesta ja ylläpidosta, sekä kuulemaan asiassa unionin muita toimielimiä”. Kyseinen selvitys on toimitettava talousarvion valvontavaliokunnalle 1. lokakuuta 2007 mennessä. 58. Ks. vastaus 51 kohtaan edellä.

NEUVOSTON VASTAUKSET Alaviite 25. Rolinin ja Woluwe Heightsin kunnostustöitä koskevan rahoituksen korkotasoja olisi verrattava lyhyen aikavälin rahoitukseen, jossa on mahdollisuus velan ennenaikaiseen takaisinmaksuun. Neuvosto on käyttänyt tätä mahdollisuutta kummassakin tapauksessa, ja rakennusten kunnostamisesta aiheutuneet kustannukset maksettiin takaisin sinä vuonna, jona työt saatiin päätökseen, tai sitä seuranneena vuonna. Näiden seikkojen valossa asianomaisia korkotasoja ei tulisi pitää liian korkeina. 43. Neuvoston pääsihteeristö ehdottaa, että tilintarkastustuomioistuin panisi rakennusten ympäristövaikutusten kuvauksessa merkille neuvoston pääsihteeristön tässä asiassa toteuttamat toimet, joita ovat erityisesti seuraavat: a) Justus Lipsius -rakennuksen energiankulutuksesta tehtiin vuonna 2006 kattava selvitys Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnementin johdolla. Samalla on syytä todeta, että Justus Lipsius -rakennuksessa on tällä hetkellä Brysselin alueen suurin aurinkosähkön tuotantolaitteisto. b) Lex-rakennuksesta on tehty perusteellinen tutkimus sen kestävän kehityksen tason parantamiseksi. Rakennuksen CO2-päästöjen voimakkaaseen vähenemiseen ovat vaikuttaneet lukuisat tekijät (sähkön ja lämmön yhteistuotanto, lämpöpumput, valojen automaattinen sammuminen jne.).

KOMISSION VASTAUKSET TIIVISTELMÄ I.–III. Komissio on parhaillaan mukauttamassa rakennuspolitiikkaansa Brysselissä ja Luxemburgissa, ja asiaa koskeva uusi tiedonanto annetaan ennen vuoden 2007 kesälomakautta. Komission kanta on, että tiettyjä rakenteellisia muutoksia tarvitaan komission rakennuspolitiikan tehokkuuden ja toimivuuden sekä henkilöstön ja paikallisten asukkaiden elämän laadun parantamiseksi kestävällä tavalla. Tarkastellessaan rakennuspolitiikkaansa, johon tulee sisältymään henkilöstön sijoittaminen isompiin, mutta harvalukuisempiin rakennuksiin, komissio ottaa huomioon eri näkökohtia: hyvä hinta-laatusuhde, toimistorakennusten keskimääräisten markkinahintojen kehitys neliömetriä kohden, toimistorakennusten saatavuus, tilojen käytön kehitys, missä rakennukset sijaitsevat ja miten ne hankitaan, myöhemmät tarpeet. Komissio analysoi hankintapolitiikkansa tehostamisen tuloksia ja johtopäätöksiä, jotka sen on kyseisistä tuloksista tehtävä. Komission on määritettävä rakennusten huoltoa ja korjausta koskeva politiikka niiden tason säilyttämiseksi ja määritettävä rakennusten käyttöiän lopulla niiden purkamista ja uusien rakennusten rakentamista koskeva strategia. Viime vuosien aikana turvallisuuteen ja turvatoimiin on kiinnitetty lisääntyvää huomiota, mikä on vaikuttanut komission toiveeseen kehittää rakennustensa monipuolista käyttöä. Lopuksi komissio arvioi yhteistyötään paikallisviranomaisten kanssa. IV. Komissio on määritellyt rakennuspolitiikan pitkän aikavälin kehykset eli monivuotisen politiikkaa koskevan kehyksen (Multi-Annual Policy Framework (MAPF)). Se on vuosittain uudelleen käsiteltäväksi otettava suunnitelma, joka kattaa 5–10 vuotta. Komissio on valmis tarkastelemaan, kuinka suuressa määrin kyseinen kehys voi olla perustana toimielinten väliselle kehykselle. Komissio osallistuu myös kahteen Brysselissä ja Luxemburgissa kokoontuvaan toimielinten väliseen työryhmään (1). V. Komissio asettaa ehdottomalle etusijalle oston ja pitkäaikaisen vuokrauksen ja se on tehnyt lyhytaikaisia vuokrasopimuksia vain poikkeustapauksissa. Pitkän aikavälin hankintasopimuspolitiikka on sisällytettävä selkeästi niitä kaupunkialueita koskevaan politiikkaan, joille komissio aikoo keskittää rakennuksiaan. Brysselissä pitkäaikaisia vuokrasopimuksia tehdään, jos aikomuksena on käyttää hyväkseen maksulykkäysjärjestelmää. Lyhyempiä noin 15 vuoden sopimuksia tehdään, jos rakennuksiin sovelletaan käyttöoikeutta, mikä on taloudellisesti järkevää. Luxemburgissa lyhytaikaisia vuokrasopimuksia tehdään tällä hetkellä ainoastaan niin kauan kuin JMO2-rakennus valmistuu. Muuten tehdään pitkäaikaisia osto-option sisältäviä vuokrasopimuksia. VI. Komissio kannattaa monipuolistamispolitiikkansa jatkuvaa soveltamista ja sen edelleen kehittämistä. Kyseinen politiikka on nähtävä osana erittäin pitkän aikavälin strategiaa, jossa otetaan huomioon odotettavissa olevat tarpeet, liikkuvuus ja isäntämaan panos. VII. Komission yksiköt valmistelevat parhaillaan tiedonantoa rakennuspolitiikasta, johon sisältyy uusi menettely soveltuvien rakennusten vuokraamiseksi tai ostamiseksi sekä markkinoiden kuuleminen. Komissio pystyy kuitenkin käymään neuvotteluja rakennusten hankkimiseksi keskimääräisillä markkinahinnoilla tai jopa niitä alemmilla hinnoilla. Komissio on myös hyvässä kilpailuasemassa verrattuna muihin samoista rakennuksista kiinnostuneisiin yksityisiin toimijoihin ja instituutioihin. VIII. Komissio on saavuttanut vakautta hankintapolitiikkansa avulla, minkä lisäksi komissio on ottanut käyttöön uuden tavan rahoittaa hankintoja. Maksulykkäysjärjestelmän mukaisesti tehdyt ostot ovat laillisia ja yksinkertaisempia rahoittaa kuin aiemmat pitkäaikaiset vuokrasopimukset. IX. Komissio on täysin sitoutunut toimielinten väliseen yhteistyöhön kaikilla aloilla (esimerkiksi ympäristö- ja energia-asiat, suunnittelu, tarpeiden arviointimenetelmät, parhaat käytännöt). X. Kuten jäljempänä 50−58 kohdissa esitetään, komissio aikoo ottaa huomioon tuomioistuimen suositukset uudessa rakennuspolitiikassa, jonka kollegio myöhemmin tänä vuonna hyväksyy. HUOMIOITA 6. Komissio antoi kaksi tiedonantoa (2) henkilöstön tarpeesta 10 ja 2 uuden jäsenvaltion liittymisen jälkeen. Nämä tiedonannot olivat perustana vuosittaisille pyynnöille ja siten myös toimistotilojen ennakoinnille. 8. Ensimmäinen luetelmakohta. Katso vastaus 6 kohtaan. 8. Toinen luetelmakohta. Pääosasto ADMIN, joka toimii tiiviissä yhteistyössä infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistojen kanssa, valmistelee parhaillaan pitkän aikavälin strategiaa rakennuksia koskevien tarpeiden täyttämiseksi vuoteen 2025 mennessä Brysselissä ja Luxemburgissa. Tähän strategiaan kuuluu muiden alueiden tarkastelu vaihtoehtona tai täydennyksenä komission olemassa oleviin Brysselin toimistoalueisiin. 9. Komissio jatkaa ponnistelujaan, jotta toimielimet määrittelisivät ja toteuttaisivat rakennuspolitiikkansa yhdessä tai ainakin yhtenäisellä tavalla. Yhteistyö ei aina kuitenkaan ole mahdollista, koska toimielimillä on omat erityistarpeensa ja painopistealueensa, mutta edistystä on kuitenkin saavutettu jonkin verran. Brysselissä kaikki toimielimet kuuluvat ILISWG-työryhmään, jonka toimialaan kuuluu myös tietojenvaihto kiinteistömarkkinoiden hintojen kehityksestä ja toimielinten tarpeista. Luxemburgissa kaikki toimielimet ovat yhteistyössä hallintojohtajien komitean ja toimielinten välisen rakennuksia käsittelevän työryhmän kautta. 10. Rakennusten ostaminen niiden vuokraamisen sijaan on verrattain uutta ja noin 38 prosenttia tiloista vuokrataan vieläkin aiemmin tehtyjen pitkäaikaisten vuokrasopimusten johdosta. Rakennuksen ostaminen ei kuitenkaan ole aina paras ratkaisu (esimerkiksi rakennus, jonne sijoitetaan tieto- ja viestintätekniikan infrastruktuuri, vanhentuu nopeasti teknologialtaan). Tällöin vuokraus olisi parempi ratkaisu. Poikkeuksellisissa tapauksissa ostaminen ei ehkä ole edes mahdollista (katso vastaus kohtaan 27, laatikko 3). Erioikeuksista ja vapauksista tehdyssä pöytäkirjassa on poikkeuksia, joita sovelletaan myös muissa tapauksissa kuin silloin, kun rakennus omistetaan täysin, esimerkiksi silloin, kun rakennukseen sovelletaan käyttöoikeutta. 11. Komissio on ostanut yhden rakennuksen (jossa sijaitsee konferenssikeskus CCAB). Komissio vuokrasi rakennusta aiemmin. Vuokrarakennusten omistajilla on laillinen velvollisuus pitää ne hyvässä kunnossa koko vuokrasopimuksen ajan omalla kustannuksellaan, vaikka rakennuksen rahallinen arvo olisikin laskenut. Sen vuoksi vuokria tuskin voidaan vuokrasopimuksen aikana alentaa. Kun pitkäaikaisia vuokrasopimuksia tehdään, vuokra on jo alusta lähtien pienempi kuin lyhytaikaisissa vuokrasopimuksissa. Markkinaolosuhteet määräävät vuokrien tasosta. Sen vuoksi maksettu vuokra olisi arvioitava voimassa olevan vuokratason mukaisesti eikä ainoastaan rakennuksen markkina-arvon laskun mukaisesti, vaikka vuokrasopimuksessa olisikin mahdollisuus vuokran muuttamiseen. Komissio neuvottelee kuitenkin vuokrasopimuksia uudelleen aina kun se on mahdollista. Esimerkiksi vuonna 2005 SC15-rakennuksen vuokrasopimus neuvoteltiin uudelleen ja sopimusta laajennettiin ennen sen loppumista. Näin vuokra alentui noin 40 prosentilla. 12. Laatikko 2. Mondrian-rakennuksen omistaja on saksalainen säätiö, jonka päätavoite on saavuttaa vakaa ja pitkäaikainen kassavirta. Tämän vuoksi se ei komission yrityksistä huolimatta ollut kiinnostunut myymään rakennusta. Komissio otti kuitenkin haltuunsa rakennuksen käyttöoikeuden, koska se oli kyseisenä ajankohtana alueen ainoa rakennus, joka vastasi komission tarpeita koon, laadun ja sijainnin suhteen. Se sijaitsi erittäin lähellä SDME-rakennusta, jossa saman pääosaston muut osat sijaitsivat. On kuitenkin vaikeaa verrata käyttöoikeuden ja pitkäaikaisen vuokrasopimuksen ehtoja. 13.–14. Komissio on toistuvasti ja virallisesti ilmoittanut, että se haluaa yksiköidensä sijoittuvan sekä keskustaan että keskustan ulkopuolelle. Tämän politiikan tavoitteena on vähentää Eurooppa-kortteliin kohdistuvaa painetta. Komissio on monipuolistanut rakennustensa sijaintia soveltamansa politiikan mukaisesti. Komission toimistorakennuksista 82,5 prosenttia sijaitsee Brysselissä. Tästä määrästä 82 prosenttia sijaitsee Eurooppa-korttelissa ja 18 prosenttia muualla mukaan lukien Madou-rakennus, joka on Eurooppa-korttelin ulkorajoilla. Komission rakennuksista 17,5 prosenttia on Luxemburgissa, tuosta määrästä 72 prosenttia on Kirchbergin alueella ja 28 prosenttia muualla. Vaikka komission rakennusstrategia Eurooppa-korttelissa on aika hyvin ennakoitavissa, se on usein edullisessa asemassa, jos toimistotiloista on vain vähän kilpailua. Komissio on kehittänyt Brysselissä Beaulieun ja Geneven aluetta sekä tarkastelee uuden politiikan valossa myös muita vaihtoehtoja. Määritettyään virastojensa sijaintipolitiikan komissio vuokrasi koulutuksen ja kulttuurin pääosaston toimeenpanovirastolle rakennuksen, joka sijaitsee Everessä kaukana Eurooppa-korttelin ulkopuolella. Komissio on lisäksi äskettäin vuokrannut Gare du Nord -rautatieaseman lähellä olevan rakennuksen (14 000 m2:n suuruinen Covent Garden) seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman arviointitoimia varten. 15. Komissio on edelleen sitoutunut lisäämään yhteistyötä isäntämaan kanssa. Belgiassa infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto OIB:n johtaja nimitettiin vuonna 2003 komission edustajaksi neuvottelemaan Eurooppa-korttelin kehittämisestä asianmukaisten viranomaisten kanssa. Hän osallistuu myös Fonds Quartier européen -yhdistyksen kokouksiin. Vuodesta 2005 toimielinten välinen EU–Belgia-työryhmä on kokoontunut kahden kuukauden välein. Työryhmään kuuluu liittovaltion, alueellisen sekä paikallisen tason edustajia, jotka käsittelevät rakennuspolitiikkaan liittyviä asioita. Luxemburgissa komissio neuvotteli (helmikuussa 2007) sen päärakennusta koskevan sopimuksen Luxemburgin valtion kanssa. Sopimuksessa määrätään tontin saamisesta maksutta JMO2-rakennuksen rakentamista varten. Kun sopimus on allekirjoitettu, komissio määrittelee rakennuspolitiikkansa Luxemburgissa. 17. Yksi uuden rakennuspolitiikan periaatteista on se, että komissio sijoittaa yksikkönsä isompiin, mutta harvalukuisempiin rakennuksiin. Tämä lieventäisi pääosastojen henkilöstössä vuosittain tapahtuvan hajanaisen kasvun ja sisäisten uudelleenjärjestelyjen vaikutuksia. Asianmukaiset komission yksiköt (pääosastot ADMIN, OIB ja OIL) laativat parhaillaan COMREFiin (henkilöstöä koskeva tietokanta) perustuvaa menetelmää sijoitettavan henkilöstön määrän arvioimiseksi. HITEC-rakennus (5 000 m2) oli tyhjänä melkein vuoden, koska uusien jäsenvaltioiden kääntäjävalinnat viivästyivät eikä suinkaan sen vuoksi, että komissio yliarvioi tarpeensa. 18. Toimielinten välisten työryhmien toimeksiantoon kuuluu sekä Brysselissä että Luxemburgissa yhteisten indikaattoreiden ja kriteereiden määrittäminen. Komission edustajat osallistuvat tähän aktiivisesti. 19. Rakennuspolitiikan kokonaissuunnittelussa käytetty tilantarpeen standardi on 35 m2/henkilö. Ensimmäinen luetelmakohta. OIB:n johtokunta hyväksyi 16. tammikuuta 2007 työtilojen edellytyksiä koskevan käsikirjan (”Housing Conditions manual”) pääosastojen tilojen jakamisen kriteereitä koskevan osan. Luxemburgin työturvallisuuden ja työhygienian komitean ilmoitettua kantansa (odotettavasti keväällä 2007) OIL:n johtokunta hyväksyy tämän asiakirjan. Sitä sovelletaan tämän jälkeen sekä OIB:hen ja OIL:ään. Toinen luetelmakohta. Luxemburgissa noudatetaan samanlaista lähestymistapaa. 21.–23. Komissio katsoo, että kalustustyöt ovat osa neuvoteltua menettelyä, jolla pyritään löytämään mallirakennukseen sovellettavien vaatimusten käsikirjan (”Manuel des normes applicables à l'immeuble type”) kanssa täysin yhdenmukainen rakennus. Jos kalustustyöt suorittaa komission vastuulla oleva urakoitsija, se voisi johtaa siihen, että komissio maksaa vuokraa rakennuksesta, joka ei ole koko kalustusajanjakson aikana käsikirjan standardien mukainen. Jos urakoitsija lisäksi ei tee töitä kunnolla tai aikataulussa, tämä voisi aiheuttaa enemmän haittaa EU:n taloudellisille eduille. Jos rakennus rakennetaan komission omistamalle maalle ja jos komissio kunnostaa omistamansa rakennuksen, se esittää ehdotuspyynnön rakennus- tai kunnostustöistä. Näin voi tapahtua melko pian Luxemburgissa JMO2-rakennuksen ja Brysselissä Cornet-Leman-rakennuksen osalta. Sellaisten rakennushankkeiden osalta, joiden tarkoitus on pelkästään tekninen (keskuskeittiö, arkisto, tietokeskus, konferenssirakennus, logistiikkarakennus) tapahtui markkinoiden avoin kuuleminen. Uuden rakennuspolitiikan mukaisesti kiinteistömarkkinoita tullaan kuulemaan laajasti, millä edistetään kilpailua ja noudatetaan avoimuutta. 24. Rakennuksen vuokra määrittyy kysyntään ja tarjontaan liittyvien markkinaolosuhteiden mukaisesti. Siihen vaikuttaa erityisesti rakennuksen sijainti ja sen markkina-arvo, joka ilmaistaan maan hintana. Kuten tuomioistuin on todennut, urakoitsijoiden saama kohtuullinen voitto on mahdollista vain tapauksissa, joissa rakennus rakennetaan tiettyä erityistarvetta varten. Jos rakennus on rakennettu jonkun toimielimen omistamalle maalle, maksetun hinnan olisi vastattava urakoitsijalle aiheutuneita kuluja (mukaan lukien kohtuullinen voitto). Hinnan pitäisi olla seurausta töistä, rakentamiseen tarvittavista tarvikkeista ja palveluista esitetyistä eri tarjouspyynnöistä. 27. Vuonna 2003 komissio valitsi lähestymistavan, jonka mukaisesti se ostaa tai vuokraa rakennuksia eikä rakennuta niitä tiettyä tarkoitusta varten. Tämän seurauksena komissio maksaa markkinaehtoisesti mieluummin kuin kattaa rakennuskustannukset. Todellinen hinta riippuu lopulta sekä objektiivisista seikoista (sijainti, koko, laatu, markkinaolosuhteet) että subjektiivisista seikoista kuten myyjän ja ostajan prioriteeteista ja molempien taloudellisista sitoumuksista. Komissio voi joskus käyttää neuvotteluasemaansa suurten rakennusten, kuten Madoun, osalta siten, että komissio on yksi niistä harvoista toimijoista, jotka voivat vuokrata tai ostaa koko rakennuksen. Laatikko 3. SPA3-rakennuksen osalta konsultin arviointi oli vain yksi osa neuvotteluja. Lopullinen hinta oli neuvottelujen tulos. Vaikka asiantuntijan arvioinnissa olikin virheitä, ne vaikuttivat hintaan sekä positiivisesti että negatiivisesti. Ero maksetun hinnan välillä oli 4 prosenttia, mitä pidettiin kohtuullisena. Kuten 12 kohdan laatikkoa 2 koskevassa vastauksessa todettiin, komission neuvotteluasema Mondrian-rakennuksen osalta oli rajallinen, koska Mondrian oli ainoa rakennus, joka vastasi pääosasto RTD:n tarpeita eli se haluttiin sijoittaa kahteen suureen rakennukseen. Kyseinen pääosasto oli aiemmin sijoittautunut viiteen eri rakennukseen. Koska rakennuksen pinta-ala on noin 20 000 m2, pystytään saamaan toimintoihin liittyviä etuja (huolto, vartiointi) ja koska sen laatu on hyvä, komissio arvioi tehneensä hyvän sopimuksen. Mondrian-rakennuksen myötä komissio pystyi saavuttamaan kiinteistöpolitiikasta vuonna 2003 annetussa tiedonannossa (KOM(2003) 755) asetetut tavoitteet: yksiköiden sijoittaminen isompiin, mutta harvalukuisempiin rakennuksiin, ja henkilöstön korkealaatuinen työskentely-ympäristö. 29. Belgian ja komission välisessä yhteisymmärryspöytäkirjassa asetetaan yleiset periaatteet Berlaymontin kunnostamiselle. Komissio, Belgia ja SA Berlaymont 2000 allekirjoittivat 17. heinäkuuta 2001 toisen, yksityiskohtaisemman asiakirjan, jossa määritellään tarkasti kunnostuksen hinta, ajoitus ja laatustandardit. Jos hinta olisi neuvoteltu rakennus- ja kunnostuskustannusten perusteella, se olisi ollut paljon korkeampi. SA Berlaymont 2000:n mukaan rakennuksen kokonaiskustannukset ovat 670 miljoonaa euroa. Luvussa ei ole mukana asbestin poistoa, joka maksaa 125 miljoonaa euroa. Pitkäaikaisen vuokrasopimuksen vuokranmaksuerät perustuivat kuitenkin 553 miljoonan euron markkina-arvoon. 30. Aloittaessaan rakennuksen arvioimisen komissio pyytää rakennusta koskevat pakolliset todistukset ja vakuutukset. Vuodesta 2004 komission ostamille rakennuksille (Berlaymont, Madou ja Beaulieu 25) hankitaan järjestelmällisesti 10 vuoden takuu. Huomattavat viat estävät rakennuksen väliaikaisen hyväksymisen ja maksujen maksamisen. Pienet viat, jotka on määrä korjata väliaikaisen ja lopullisen hyväksymisen välillä, katetaan tietyllä prosenttimäärällä urakoitsijan hankkimasta takuusta (yleensä noin 5 prosenttia toimen loppuun saattamista koskevasta takuusta). Jos lopullisen hyväksymisen jälkeen ilmenee huomattavia vikoja, aktivoidaan pakollinen 10 vuoden takuu tai asianmukainen laitetakuu. Laatikko 5. Euroforum-rakennuksen osalta noudatettiin Luxemburgissa sovellettavaa menettelyä töiden hyväksymisestä ja takuiden vapauttamisesta. Ensimmäinen takuu, joka liittyy rakennuksen valmistumiseen ajoissa (tässä tapauksessa 500 000 euroa), vapautettiin kolme kuukautta rakennuksen käyttöönoton jälkeen Euroforum SA:n maksettua 93 000 euron sakon rakennuksen valmistumisen viivästymisen johdosta. Toisesta takuusta, joka on toimen loppuun saattamista koskeva takuu (tässä tapauksessa 2 500 000 euroa), vapautettiin 95 prosenttia 17 kuukautta hyväksymisen (3) ja rakennuksen käyttöönoton jälkeen Euroforum SA:n korjattua kaikkia suuret viat. Jäljelle jäänyt 5 prosenttia (125 000 euroa) käytettiin pienten vikojen korjaamiseen. Vaikka kyseinen summa katsottiin riittäväksi, ja lähestymistapa siten hyväksyttäväksi, komissio on halukas soveltamaan Euroopan parlamentin hyvää käytäntöä. Edellä mainittujen takuiden lisäksi Euroforum-rakennuksesta tehdyssä sopimuksessa edellytetty pakollinen vakuutus kattaa urakoitsijan vastuun kahden vuoden ja 10 vuoden aikana rakennuksen käyttöönoton jälkeen. 31. Kyseisen ajanjakson pituus on kompromissi lopputarkistuksiin tarvittavan ajan ja sen ajankohdan välillä, jolloin toimielin haluaa ottaa rakennuksen käyttöön. Se riippuu myös hankkeen monimutkaisuudesta ja käytössä olevista resursseista. Komissio katsoo, että muutaman viikon ajanjakso on riittävä huomattavien vikojen tunnistamiseen. Jäljelle jäävät pienet viat katetaan takuusta ja huomattavat viat, joita ei havaita, katetaan 10 vuoden takuusta. Kaikissa tapauksissa sertifioidut yritykset tarkistavat terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät seikat ennen rakennuksen käyttöönottoa. 33. Tähän mennessä komissio ei ole koskaan rakentanut omia rakennuksiaan tuomioistuimen mainitsemista syistä johtuen ja tietenkin myös tonttien puutteen takia. Kahden tulevan hankkeen rakentamisen tai kunnostuksen osalta (JMO2 Luxemburgissa ja Cornet-Leman lastentarha Brysselissä) komissio toimii yhteistyössä kansallisten viranomaisten kanssa, koska se on taloudellisesti edullista. 34. Komission kanta on, että vaikka uusi rakennus maksaa joitain peruspisteitä, saavutetut marginaalit ovat kuitenkin erittäin kilpailukykyisiä verrattuna muihin rakennuksiin. 36. Tarkistetun käytännön (maksulykkäysjärjestelmä) johdosta Madou-rakennuksen rahoitusmarginaali vuonna 2006 oli negatiivinen (–0,01 prosenttia). Kyseistä marginaalia verrataan kiinteään swap-kurssikäyrään. Beaulieu 25 -rakennuksen osalta kiinteään swap-kurssikäyrään verrattava marginaali oli vuonna 2006 +0,008 prosenttia. Laatikko 6. Kyseistä tapausta on tarkasteltava sen taustaa vasten. Vuosina 2001–2002 käytyjen pitkittyneiden neuvottelujen jälkeen asiassa päästiin sopimukseen. Sopimus annettiin ACPC:n (4) käsittelyyn 28. elokuuta 2002. ACPC antoi siitä myönteisen lausunnon 4. joulukuuta 2002. Olosuhteet olivat komissiolle edullisia sekä taloudellisesti että toiminnallisesti (yksiköiden huomattava uudelleenjärjestely). Neuvottelujen aloittaminen uudelleen kuuden kuukauden jälkeen olisi ollut komissiolle vaikeaa, sillä sillä oli paineita luopua CUBE-rakennuksesta (ks. vastaus 41 kohtaan, laatikko 7) ja kalustustöiden oli arvioitu kestävän yli 12 kuukautta. Siitä lähtien komissio on neuvotellut teknisistä ja toiminnallisista seikoista erillään rahoituskysymyksistä aina kun se on rakennushankkeen kannalta mahdollista. Hankkeen rahoitusta varten komissio kuulee rahoitusmarkkinoita parhaan tuloksen saamiseksi. 37. Komissio on käyttänyt määrärahoja niiden käyttöönotosta lähtien sekä sovittujen maksujen että ennakoimattomien maksujen suorittamiseen. Kun maksut olivat ennakoimattomia komissio pystyi joko neuvottelemaan uudelleen pitkäaikaisia vuokrasopimuksia tai nopeuttamaan työsopimusten maksuja tarkan säästöjen ja kulujen tasapainon tarkastelun perusteella tai hankkimaan rakennuksen omistukseensa ja samalla saaden säästöjä EU:n talousarvioon. 38. Komissio soveltaa varainhoitoasetuksen säännöksiä. 41. Erityisesti lyhyen aikavälin tarpeita varten sovelletaan jo tiettyä koordinaatiota. Brysselissä komissio on tehnyt erityisjärjestelyjä alueiden komitean (VM-2-rakennus), Euroopan parlamentin (MO75-rakennus) ja neuvoston (Infopoint ja Dailly-lastentarha) kanssa. Luxemburgissa on tehty samanlaisia järjestelyjä komission ja muiden toimielinten kanssa. Uusi rakennuspolitiikka on seurausta tarkasta harkinnasta ja siinä otetaan soveltuvin osin huomioon tuomioistuimen tilintarkastusta koskevat huomiot, meneillään oleva sisäisen tarkastuksen toimialan tarkastus ja henkilöstöselvitykset. Laatikko 7. Komissio katsoo, että CUBE-rakennuksen kohdalla kahden toimielimen edut poikkesivat toisistaan. Myönteistä asiassa on kuitenkin se, että tämän johdosta EU:n toimielimet Luxemburgissa ovat vahvistaneet yhteistyötään rakennuspolitiikkansa yhdenmukaistamisen parantamiseksi. 42. Kokonaista aluetta koskeva sopimus on monimutkainen ja arkaluonteinen, koska se kattaa niin suuren alan kysymyksiä, eikä niitä ole tehty Belgian tai Luxemburgin viranomaisten kanssa. Niiden tilalla on sovellettu erioikeuksista ja vapauksista tehtyä pöytäkirjaa useimmilla aloilla ja yhteistyösopimuksia on solmittu erityisaloilla kuten rakennusten turvallisuuden alalla. 43. OIB on ottanut käyttöön menetelmän, jolla arvioidaan elinkaarikustannuksia eli rakennuksesta sen koko käyttöiän aikana aiheutuneita kokonaiskustannuksia mukaan luettuina energia- ja ympäristönäkökohdat. Tämän lähestymistavan päätavoitteena on arvioida, valvoa ja hallinnoida kaikkia rakennuksen käyttöön liittyviä kustannuksia. Kyseinen menetelmä esitettiin luonnoksena kaikille muille toimielimille (Euroopan parlamentti, neuvosto ja komiteat) syyskuussa 2006 ja se on tarkoitus määritellä tarkemmin vuonna 2007. Vuodesta 2006 komissio on pyytänyt rakennuksen omistajaa antamaan raportin rakennuksen energiankulutuksesta (näin on tapahtunut Beaulieu 25:n ja SPA2:n kohdalla). 44. Kun komissio aikoo käynnistää tarjouspyynnön rakennukseen liittyvistä palveluista (esimerkiksi vakuutus, huolto, rakennustekniikkaa koskeva koulutus, siivous), se kuulee muita toimielimiä, jotta ne voivat olla mukana tarjouskilpailussa. Komission, käännöskeskuksen ja tilintarkastustuomioistuimen kesken yhteistyö on tiivistä Luxemburgissa. Komissio katsoo kuitenkin, että yhteistyötä voidaan vielä laajentaa lisää. 45. Vuoden 2006 toisesta puoliskosta lähtien komissio on aina laatinut menettelytapasäännöt ulkopuolisen asianajotoimiston kanssa niiden rakennusten osalta, joista se neuvottelee. Menettelytapasäännöt kattavat kaikki lailliset näkökohdat, sopimukset arkkitehtien ja vakuutusyhtiöiden kanssa, rakennusta koskevat viralliset toimenpiteet, ympäristö- ja kaavoitusluvat, veroasiat. Rakennusten arvioinnin osalta komissiolla on sopimus alan asiantuntijan kanssa ja teknisten seikkojen osalta tekniseen suunnitteluun keskittyneen yrityksen kanssa. Tämän perusteella komissio katsoo, että sen oma pätevä henkilöstö yhdessä ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa kattaa kaikki alat (laki, rahoitus ja tekniikka), joita tarvitaan rakennushankkeiden arvioinnissa. 46. Lokakuussa 2006 komissio esitteli muille toimielimille (Euroopan parlamentti, neuvosto, kaksi komiteaa) rakennussopimustensa laillisia näkökohtia ja erityisesti ajatusta kirjoittaa käsikirja kiinteistöalan toimijoille. Käsikirjassa kuvattaisiin komission kanssa tehtävien sopimusten tärkeimmät ehdot. Jos komissio aloittaa rakennushankkeita, jotka ovat luonteeltaan samanlaisia kuin mitä neuvosto, yhteisöjen tuomioistuin ja tilintarkastustuomioistuin ovat aloittaneet, se ottaa ilman muuta niiden kokemuksen huomioon. 47. Toimielinten välisen yhteistyön sisällyttäminen asianmukaisiin rakenteisiin on mahdollista ainoastaan, jos kaikki toimielimet ovat siihen vakaasti sitoutuneet. Edellä 41−46 kohdissa annetuissa vastauksissa esitettyjen seikkojen lisäksi komissio on tehnyt Brysselissä erityisjärjestelyjä alueiden komitean (VM2-rakennus), Euroopan parlamentin (MO75-rakennus) ja neuvoston (Infopoint ja Dailly-lastentarha) kanssa. OIL on edennyt asiassa huomattavasti ja perusta lisätoimille ja tuloksille on luotu. 48. Komission kaksi infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistoa työskentelevät tiiviissä yhteistyössä ja jakavat kokemuksiaan useista aiheista, kuten tietokeskusten teknisistä standardeista, työtilojen edellytyksiä koskevasta käsikirjasta, talousarviomenettelystä, tieto- ja viestintätekniikan käytöstä rakennuksissa, koulutuksesta, erityisistä tarjouspyynnöistä jne. Kuten jo on mainittu, myös toimistotilan hallinnointiohjelmisto aiotaan standardisoida. Muiden toimielinten kanssa on vaihtoja, mutta ne ovat aika epävirallisia ja niiden rakennetta on kehitettävä. PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET 50. Komissio esittää kuhunkin suositukseen liittyvät huomiot ja sitoumukset jäljempänä. Komission vastauksen alkutiivistelmässä (ks. I−X kohdat) esitetään perussitoumukset, joita komissiolla on neljällä tuomioistuimen mainitsemalla alalla. 51. Komissio hyväksyy suosituksen. Koordinoidun monivuotisen kehyksen määritelmä vastaa tämäntyyppisen kehyksen määritelmää kussakin toimielimessä. Komissio on määritellyt kyseisen kehyksen eli MAPF:n (Multi-Annual Policy Framework). Se on vuosittain OIB:n ja OIL:n johtokunnissa uudelleen käsiteltäväksi otettava suunnitelma. Komissio on myös valmis tarkastelemaan, missä määrin kehystä voidaan käyttää perustana toimielinten väliselle kehykselle. Alustavassa talousarviossa annetaan tietoja (pinta-alat) tulevana vuonna hankittavista uusista rakennuksista ja arvio rakennuspolitiikan kokonaisvaikutuksesta talousarvioon sisältyy otsaketta V koskevaan vuosikertomukseen. Monivuotisten kehysten on oltava johdonmukaisia tarkasteltavana olevan perusrakennuspolitiikan kanssa. 52.–53. Komissio hyväksyy suosituksen molemmat osat. Toimielinten välistä yhteistyötä tehdään jo sekä Brysselissä että Luxemburgissa (5). Komissio asettaa etusijalle pitkäaikaiset vuokrasopimukset tai oston ja se on tehnyt lyhytaikaisia vuokrasopimuksia ainoastaan poikkeustapauksissa (6). On selvää, että pitkäaikaiset hankintatarkoituksessa tehtävät vuokrasopimukset ovat tehokkaampia, jos ne ovat osa selkeää politiikkaa, joka perustuu muun muassa pitkäaikaiselle suunnittelulle, tarveanalyysille ja tietoon siitä, missä harvalukuiset isot rakennukset sijaitsevat eli missä ovat ne kaupunkialueet, jolle komissio aikoo keskittää rakennuksiaan. 54. Kohdan 53 suositukseen antamansa vastauksen mukaisesti komissio esittää seuraavat huomiot: — monipuolistamisen on oltava osa uutta, erittäin pitkäaikaista strategiaa, jossa otetaan huomioon odotettavissa olevat tarpeet, liikkuvuus ja isäntämaan panos, — komissio, joka hyväksyy tuomioistuimen analyysin, on aloittanut vaihtoehtoisten ja täydentävien alueiden etsimisen Brysselissä edellä mainitun strategian määritelmän mukaisesti, — komissio on kuitenkin sitä mieltä, että taloudelliset seikat ovat monipuolistamisessa määräävässä asemassa ja sitä rajoittavat tietyt parametrit, joista kaksi tärkeintä liittyvät ympäristöön (kotoa toimistoon ja rakennuksesta rakennukseen suuntautuva liikenne) ja toiminnallisiin seikkoihin (matkustusaika kokouksiin), — komissio on jatkanut tehokkaasti toimistotilojensa monipuolistamista Brysselissä, mistä osoituksena on Beaulieun ja Geneven alueiden kehittäminen, Madoun hankinta vähän aikaa sitten sekä Covent Garden- ja Colonel Bourg -rakennusten vuokraaminen. 55. Komissio hyväksyy täysin tämän suosituksen ja jatkaa toimimista sen mukaisesti ILISWG:ssä Brysselissä ja GIITL:ssä Luxemburgissa. Tarvearvioinnit ja -indikaattorit tulevat sisältymään järjestelmällisesti kyseisten työryhmien asialistaan. OIB ja OIL tunnustavat luotettavien hallinnointitietojen tärkeyden ja ovat päättäneet käyttää samaa ohjelmistoa rakennusten, kerrosten ja toimistojen hallinnointiin, kunnes työtilojen edellytyksiä koskeva käsikirja on valmis. Käsikirja valmistuu pian. Tästä kysymyksestä voidaan keskustella järjestelmällisesti toimielinten välisissä työryhmissä. Erityisesti lyhyen aikavälin tarpeita koordinoidaan jo kuten 47 kohdasta ja sitä koskevasta vastauksesta käy ilmi. 56. Komissio haluaa tehdä markkinoiden kuulemismenettelyjä koskevan lähestymistapansa selväksi. Tulevien rakennus- tai kunnostushankkeiden (JMO2 Luxemburgissa ja Cornet-Leman Brysselissä) osalta tarjouskilpailumenettelyt ovat direktiivin mukaisia. Olemassa olevia rakennuksia vuokrattaessa tai ostettaessa direktiiviä ei sovelleta. Komissio kuulee tässä tapauksessa markkinoita mahdollisimman laajasti uuden, erityisesti kyseistä tarkoitusta varten laaditun menettelyn kautta. Komissio poikkeaa kyseisestä periaatteesta ainoastaan poikkeustapauksissa. Olemassa olevien rake