FI Euroopan unionin virallinen lehti C 327/52

Euroopan talous- ja sosiaalikomitean lausunto aiheesta ”Ehdotus Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseksi kansalaisten ja yritysten vapaan liikkuvuuden edistämisestä yksinkertaistamalla tiettyjen julkisten asiakirjojen hyväksymistä Euroopan unionissa sekä asetuksen (EU) N:o 1024/2012 muuttamisesta”

COM(2013) 228 final – 2013/119 (COD)

2013/C 327/11

Yleisesittelijä: Vincent FARRUGIA

Neuvosto päätti 13. toukokuuta 2013 ja Euroopan parlamentti 21. toukokuuta 2013 Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 114 artiklan 1 kohdan nojalla pyytää Euroopan talous- ja sosiaalikomitean lausunnon aiheesta

Ehdotus – Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus kansalaisten ja yritysten vapaan liikkuvuuden edistämisestä yksinkertaistamalla tiettyjen julkisten asiakirjojen hyväksymistä Euroopan unionissa sekä asetuksen (EU) N:o 1024/2012 muuttamisesta

COM(2013) 228 final – 2013/119 (COD).

Euroopan talous- ja sosiaalikomitean työvaliokunta päätti 21. toukokuuta 2013 antaa asian valmistelun "yhtenäismarkkinat, tuotanto ja kulutus" -erityisjaoston tehtäväksi.

Asian kiireellisyyden vuoksi Euroopan talous- ja sosiaalikomitea nimesi 10.–11. heinäkuuta 2013 pitämässään 491. täysistunnossa (heinäkuun 11. päivän kokouksessa) yleisesittelijäksi Vincent Farrugian ja hyväksyi seuraavan lausunnon. Äänestyksessä annettiin 96 ääntä puolesta ja 2 vastaan 2:n pidättyessä äänestämästä.

1. Päätelmät ja suositukset

1.1 Kansalaiset ovat Euroopan integraation keskipiste. Katsauksessa Euroopan unionin kansalaisuuteen korostetaan, että EU:n kansalaisuus tarjoaa ihmisille uusia oikeuksia ja mahdollisuuksia. Katsauksessa kiinnitetään huomiota siihen, että se oikeus, jonka jäsenvaltioissa asuvat ihmiset liittävät tiiviimmin unionin kansalaisuuteen, on oikeus liikkua ja asua vapaasti EU:ssa, eli mahdollisuus liikkua jäsenvaltiosta toiseen lyhyemmäksi tai pidemmäksi aikaa työntekoa, opiskelua, harjoittelua, liikematkoja tai ostosten tekoa varten (1).

1.2 Euroopan unionin kansalaisuutta koskevassa vuoden 2013 katsauksessa esitetään 12 uutta toimenpidettä seuraavassa esitetyillä kuudella alalla. Toimenpiteillä pyritään poistamaan esteet, joiden vuoksi kansalaiset eivät voi nauttia oikeuksistaan EU:ssa, mukaan luettuna oikeus liikkua EU:ssa vapaasti rajojen yli. Kyseiset toimenpiteet ovat seuraavat (2): (01) Poistetaan esteet työntekijöiltä, opiskelijoilta ja harjoittelijoilta EU:ssa, ja helpotetaan näin EU:n työmarkkinoiden kitkatonta toimintaa sekä annetaan samalla ihmisille mahdollisuus hyötyä muiden jäsenvaltioiden työmahdollisuuksista ja antaa näin panos EU:n talouteen. (02) Vähennetään byrokratiaa, joka liittyy oikeuteen liikkua vapaasti EU:ssa, sillä kansalaiset, jotka käyttävät tätä oikeuttaan, kohtaavat ongelmia, jotka johtuvat usein pitkistä ja epäselvistä hallintomenettelyistä. (03) Suojellaan muita heikommassa asemassa olevia ihmisiä EU:ssa, sillä kuulemisista saaduista tuloksista ilmenee, että vammaiset kohtaavat usein vaikeuksia liikkuessaan unionin alueella. (04) Poistetaan EU:n kansalaisten sähköistä kaupankäyntiä haittaavat esteet, sillä sähköinen kaupankäynti on lisääntynyt huomattavasti, mutta nettiostoksia tehtäessä ilmenee usein ongelmia. (05) Kohdennetaan ja asetetaan ulottuville tietoa, jotta parannetaan kansalaisten tietoja oikeuksistaan ja jotta he ymmärtävät paremmin oikeutensa EU:ssa. (06) Otetaan EU:n kansalaiset mukaan demokratian toteuttamiseen EU:ssa.

1.3 Euroopan talous- ja sosiaalikomitea (ETSK) on tyytyväinen Euroopan komission ehdotukseen Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseksi kansalaisten ja yritysten vapaan liikkuvuuden edistämisestä yksinkertaistamalla tiettyjen julkisten asiakirjojen hyväksymistä Euroopan unionissa sekä asetuksen (EU) N:o 1024/2012 muuttamisesta, COM(2013) 228 final – 2013/199 (COD).

1.4 Ehdotus on yhdenmukainen Euroopan unionin kansalaisuutta koskevan katsauksen kanssa, sillä siinä otetaan käyttöön toimia, joilla helpotetaan EU:n kansalaisten mahdollisuuksia nauttia täysimääräisesti heille EU:n kansalaisuuden myötä kuuluvista oikeuksista.

1.5 Vaikka Lissabonin sopimuksessa ja EU:n perusoikeuskirjassa vahvistetaan Maastrichtin sopimuksessa määriteltyjä EU:n kansalaisten oikeuksia, mukaan luettuna oikeus liikkua ja oleskella vapaasti EU:ssa, kyseisen oikeuden harjoittamista tukevaa hallintomenettelyä ei ole uudistettu vastaavasti. Apostille-todistuksen esittäminen – muodollisuus, joka perustuu vuoden 1961 yleissopimukseen ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta (Haagin yleissopimus) tavoitteena helpottaa valtioiden rajat ylittävää liikkumista ympäristössä, jossa ei sovelleta teknologiaa – ei heijasta rajatonta EU:ta ja näin ollen helpottamisen sijaan pikemminkin estää EU:n kansalaisten oikeuksiin kuuluvan vapaan EU:n sisäisen liikkuvuuden.

1.6 Ehdotuksessa lueteltujen seuraavien julkisten asiakirjojen yksinkertaistaminen EU:ssa on tärkeä toimenpide, jolla edistetään yhtenäistä lainsäädäntökehystä ja helpotetaan vapaata EU:n sisäistä liikkuvuutta koskevan oikeuden harjoittamista. EU:n kansalaisten julkisia asiakirjoja ovat — väestörekisteritiedot (esimerkiksi syntymään, kuolemaan, nimeen, avioliittoon, rekisteröityyn parisuhteeseen, vanhemmuuteen ja adoptioon liittyvät asiakirjat) — asuinpaikkaan ja kansalaisuuteen liittyvät asiakirjat — kiinteistöihin liittyvät asiakirjat — teollis- ja tekijänoikeuksiin liittyvät asiakirjat — merkinnättömän rikosrekisterin todistavat asiakirjat. EU:n yritysten (yhtiöt ja muut yritykset) julkisia asiakirjoja ovat — yritysten oikeudelliseen muotoon ja edustajiin liittyvät asiakirjat — kiinteistöihin liittyvät asiakirjat — teollis- ja tekijänoikeuksiin liittyvät asiakirjat — merkinnättömän rikosrekisterin todistavat asiakirjat. Näiden julkisten asiakirjojen yksinkertaistamisella edistetään epäilemättä kansalaisten ja yritysten vapaata liikkuvuutta, lisätään entisestään kauppaa sisämarkkinoilla sekä helpotetaan kyseisten asiakirjojen kokoamista kunkin jäsenvaltion kansalaisten kannalta.

1.7 Tiettyjen julkisten asiakirjojen hyväksymistä koskevien yksinkertaistettujen puitteiden käyttöönotto paikallisten julkishallinnon tasolla on katsottava tärkeäksi poliittiseksi välineeksi, sillä näin myös — vähennetään yritysten ja julkishallinnon kustannuksia. Vuoden 2010 tietojen mukaan pk-yrityksistä lähes 30 prosenttia harjoittaa tuonti- tai vientitoimintaa ja 2 prosentilla on ulkomaisia suoria investointeja. Lisäksi pk-yrityksistä noin 7 prosenttia harjoittaa kansainvälistä alihankintatoimintaa, ja noin 26 prosentilla on asiakkaita toisessa jäsenvaltiossa (3). — helpotetaan vuorovaikutusta julkishallintojen kanssa ja alennetaan kansalaisille ja yrityksille koituvia kustannuksia. Apostille-todistuksen hankkimisen keskimääräiset vuosikustannukset ovat 13,20 euroa. Arvioiden mukaan EU:n sisäiseen käyttöön tarkoitetun apostille-todistuksen hankkimiskustannukset ovat EU:n kansalaisille ja yrityksille yli 25 miljoonaa euroa. Lisäksi niiden julkisten asiakirjojen laillistamiskustannukset, jotka eivät kuulu Haagin yleissopimuksen piiriin, ovat huomattavat, keskimäärin 16,50 euroa. Myös oikeaksi todistettujen käännösten kustannukset ovat sivua kohti noin 30 euroa. Rajatylittävän avioliiton edellyttämien oikeaksi todistettujen käännösten kustannukset ovat useimmissa jäsenvaltioissa 120 euroa (4). — säästetään jäsenvaltioiden nettokustannuksia 5–7 miljoonaa euroa poistamalla apostille-todistus ja säästetään edelleen arviolta 500 000 – 1 000 000 euroa poistamalla laillistaminen (5). — poistetaan muiden jäsenvaltioiden kansalaisten epäsuora syrjintä verrattuna oman jäsenvaltion kansalaisiin rajatylittävissä tilanteissa, sillä kansalliset viranomaiset eivät yleensä tunne alkuperäjäsenvaltion julkisia asiakirjoja koskevia vaatimuksia, mukaan luettuina allekirjoitukset, sinetit ja leimat.

1.8 ETSK pahoittelee, että ehdotetun asetuksen uudistukset, joiden tarkoituksena on auttaa kansalaisia ja yrityksiä harjoittamaan oikeuttaan liikkua EU:ssa, esitetään 20 vuotta EU:n kansalaisuuden käyttöönoton jälkeen ja 42 vuotta Haagin yleissopimuksen jälkeen. EU ei todellakaan ole edennyt teknologisen kehityksen rinnalla, vaikka teknologiaa olisi voitu hyödyntää vähentämään tai poistamaan kansalaisten ja yritysten taakkaa vapaata liikkuvuutta koskevaa oikeutta harjoitettaessa. ETSK korostaa, että sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmä on tärkeä väline, jota olisi hyödynnettävä nykyistä tehokkaammin, jotta EU:n kansalaiset voivat harjoittaa perusoikeuksiaan.

1.9 ETSK katsoo näin ollen, että Euroopan komission esittämä poliittinen suositus, johon sisältyy — lainsäädäntöväline, jolla edistetään kansalaisten ja yritysten vapaata liikkuvuutta yksinkertaistamalla hallinnollisia muodollisuuksia, jotka liittyvät tiettyjen julkisten asiakirjojen käyttöön ja hyväksymiseen EU:ssa — sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmään perustuva jäsenvaltioiden välinen parannettu hallinnollinen yhteistyö, joka täydentää lainsäädäntövälinettä — vapaaehtoisia monikielisiä vakiolomakkeita, joita käytetään itsenäisesti rajatylittävissä tapauksissa ja joilla tuetaan lainsäädäntövälinettä, on erinomainen ehdotus. Komitea korostaa kuitenkin, että tiettyjä ehdotuksen säännöksiä voidaan tarkistaa, jotta vahvistetaan edelleen EU:n kansalaisten oikeutta vapaaseen liikkuvuuteen, joka muun muassa luo vastavuoroisia taloudellisia hyötyjä yrityksille ja kansalaisille.

1.10 ETSK suosittaa seuraavaa: 1.10.1 Julkisia asiakirjoja koskevat tulevat yksinkertaistamistoimet olisi kohdennettava tärkeisiin julkisiin asiakirjoihin, jotka koskevat esimerkiksi työntekijöiden liikkuvuutta EU:ssa (joka on perusluonteisen tärkeää rajatylittävien yritysten ja rajatylittävän kaupan kehittämiselle) tai haavoittuvassa asemassa olevia henkilöitä, kuten vammaisia, sikäli kun kyseisiin julkisiin asiakirjoihin ei sovelleta muita EU:n direktiivejä. 1.10.2 Kansalaisella tai yrityksellä olisi oltava mahdollisimman suuri varmuus siitä, missä määrin esitetyt julkiset asiakirjat ovat vapautettuja kaikista laillistamisen ja vastaavien muodollisuuksien muodoista. Näin ollen ehdotukseen sisältyvää määritelmää "perusteltu epäily" olisi muutettava seuraavasti: "2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu perusteltu epäily koskee a) allekirjoituksen aitoutta; b) asemaa, jossa asiakirjan allekirjoittaja on toiminut; c) sinettiä tai leimaa." 1.10.3 Mikäli jäsenvaltion on esitettävä virallinen pyyntö perustellun epäilyn vuoksi sen jäsenvaltion toimivaltaisille viranomaisille, jossa asiakirja on annettu, sen on nimenomaan ilmoitettava asianomaiselle henkilölle tai yritykselle pyynnön perusteina olevista syistä. 1.10.4 Tarvitaan tasapainoinen vastuujärjestelmä, joka saadaan, kun Euroopan komissio toteuttaa vuosittain vertailuanalyysin, jossa tavoitteena on arvioida sitä, missä määrin jäsenvaltiot tosiasiassa soveltavat ehdotusta. 1.10.5 Siinä tapauksessa, että odotetut hyödyt toteutuvat, kun sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmä vakiintuu, maksimiaikaa vastata pyyntöön hallinnollisessa yhteistyömekanismissa olisi alennettava kahteen viikkoon. Näin annetaan vahva viesti sekä kansalaisille että yrityksille, että EU toteuttaa tehokkaasti EU:n kansalaisuutta ja että se asettaa kansalaiset EU:n politiikkojen ydinasiaksi. 1.10.6 Ehdotuksen mukaisen, jäsenvaltioiden toteuttaman tietojen ja asiakirjojen vaihtamisen ja lähettämisen on heijastettava tietosuojaa koskevia EU:n periaatteita.

2. Johdanto

2.1 Vuonna 2009 hyväksytyssä Tukholman ohjelmassa "Avoin ja turvallinen Eurooppa kansalaisia ja heidän suojeluaan varten" (6) tuotiin esiin, miten tärkeää on, että Euroopan unionin kansalaisuus toteutuu ja kansalainen asetetaan EU:n politiikkojen keskiöön. Ohjelmaan liittyvässä toimintasuunnitelmassa (7) vahvistettiin tämä toimeksianto ja todettiin, että "kansalaisten ja yritysten olisi voitava saada hyötyä hyvin toimivasta Euroopan oikeudenkäyttöalueesta". Euroopan komissio vastasi vahvistamalla vuonna 2010 laatimassaan katsauksessa Euroopan unionin kansalaisuuteen olevansa sitoutunut helpottamaan julkisten asiakirjojen vapaata liikkumista. Se esitti kansalaisille konkreettisen näkemyksensä joulukuussa 2010 antamassaan vihreässä kirjassa "Hallintoa helpommaksi kansalaisille: parannetaan virallisten asiakirjojen vapaata liikkuvuutta ja väestörekisteritietojen vaikutusten tunnustamista" (8).

2.2 Samaan aikaan otettiin käyttöön sisämarkkinoiden toimenpidepaketti (9), jolla pyrittiin vahvistamaan kansalaisten luottamusta sisämarkkinoihin ja maksimoimaan niiden potentiaalia todellisena EU:n talouden kasvumoottorina. Tämä edellytti muun muassa sellaisten suhteettomien esteiden purkamista, jotka haittaavat kansalaisten ja yritysten sisämarkkinavapauksien hyödyntämistä. Kansalaisten ja yritysten liikkuvuuden edistäminen EU:ssa on yksi toisen sisämarkkinoiden toimenpidepaketin kulmakivistä (10).

2.3 Yhtiöoikeutta sekä yritysten hallinnointi- ja ohjausjärjestelmää käsittelevässä Euroopan komission toimintasuunnitelmassa (11) keskitytään Euroopan yritysten tukemiseen ja erityisesti niiden rajatylittävien toimien oikeusvarmuuden lisäämiseen. Euroopan digitaalistrategiassa (12) viitataan sähköiseen tunnistamiseen ja sähköisiin allekirjoituksiin liittyviin lainsäädäntöehdotuksiin (13), joihin sisältyy kansalaisten ja yritysten sähköiseen tunnistamiseen liittyviä yhteisiä hallinnollisia palveluja koskevan sääntelykehyksen käyttöönotto.

2.4 Äskettäisessä Yrittäjyys 2020 -toimintasuunnitelmassa (14) korostetaan, että kohtuuttoman hallintotaakan vähentäminen on edelleen komission poliittisen asialistan kärjessä. Toimintasuunnitelmassa kehotetaan poistamaan tai vähentämään byrokratiaa aina kun mahdollista kaikilta yrityksiltä ja etenkin mikroyrityksiltä. Vähentämällä byrokratiaa siten, että yksinkertaistetaan julkisten asiakirjojen rajatylittävän käytön ja hyväksymisen menettelyjä jäsenvaltioiden välillä sekä yhdenmukaistetaan niihin liittyviä sääntöjä, edistetään toimintaa kansalaisten Euroopan ja EU:n yrityksiä hyödyttävien toimivien sisämarkkinoiden luomiseksi.

2.5 Katsauksessa Euroopan unionin kansalaisuuteen korostetaan, että EU:n kansalaisuus tarjoaa ihmisille uusia oikeuksia ja mahdollisuuksia. Katsauksessa kiinnitetään huomiota siihen, että se oikeus, jonka jäsenvaltioissa asuvat ihmiset liittävät tiiviimmin unionin kansalaisuuteen, on oikeus liikkua ja asua vapaasti EU:ssa, eli mahdollisuus liikkua jäsenvaltiosta toiseen lyhyemmäksi tai pidemmäksi aikaa työntekoa, opiskelua, harjoittelua, liikematkoja tai ostosten tekoa varten. Euroopan unionin kansalaisuutta koskevassa vuoden 2013 katsauksessa esitetään 12 uutta toimenpidettä seuraavassa esitetyillä kuudella alalla. Toimenpiteillä pyritään poistamaan esteet, joiden vuoksi kansalaiset eivät voi nauttia oikeuksistaan EU:ssa, mukaan luettuna oikeus liikkua ja ryhtyä harjoittamaan liiketoimintaa EU:ssa vapaasti rajojen yli. Kyseiset toimenpiteet ovat seuraavat (15): (01) Poistetaan esteet työntekijöiltä, opiskelijoilta ja harjoittelijoilta. (02) Karsitaan byrokratiaa. (03) Suojellaan muita heikommassa asemassa olevia ihmisiä. (04) Poistetaan EU:n kansalaisten sähköistä kaupankäyntiä haittaavat esteet. (05) Kohdennetaan ja asetetaan ulottuville tietoa. (06) Otetaan EU:n kansalaiset mukaan demokratian toteuttamiseen EU:ssa.

2.6 Vaikka Lissabonin sopimuksessa ja EU:n perusoikeuskirjassa vahvistetaan Maastrichtin sopimuksessa määriteltyjä EU:n kansalaisten oikeuksia, mukaan luettuna oikeus liikkua ja oleskella vapaasti EU:ssa, kyseisen oikeuden harjoittamista tukevaa hallintomenettelyä ei ole uudistettu vastaavasti. EU:ssa on edelleen pilkkoutunut oikeudellinen kehys, sillä jäsenvaltiot soveltavat edelleen hallinnollisia muodollisuuksia, kuten apostille-todistuksen esittämistä jäljennösten ja käännösten oikeaksi todistamiseksi. Tämä muodollisuus perustuu vuoden 1961 Haagin yleissopimukseen, jonka tarkoituksena oli helpottaa liikkumista valtioiden rajojen yli. Kyseisessä muodollisuudessa ei oteta huomioon sitä seikkaa, ettei EU:lla ole sisärajoja ja että se helpottamisen sijaan estää EU:n kansalaisia harjoittamasta oikeuttaan liikkua vapaasti EU:ssa.

2.7 Tällä hetkellä esimerkiksi toiseen jäsenvaltioon muuttavien kansalaisten on käytettävä paljon aikaa ja rahaa varmistaakseen, että alkuperäjäsenvaltiossa annetut asiakirjat ovat aitoja. On selvää, että yritykset ja kansalaiset epäilemättä hyötyvät johdonmukaisesta ja avoimesta sääntökehyksestä, joka koskee tiettyjä julkisia asiakirjoja, jotka ovat keskeisen tärkeitä tavaroiden, palvelujen ja ihmisten liikkumiselle EU:ssa ja yhtenäismarkkinoilla.

2.8 EU ei ole edennyt teknologisen kehityksen rinnalla, vaikka teknologiaa voidaan hyödyntää vähentämään tai poistamaan kansalaisten ja yritysten taakkaa vapaata liikkuvuutta koskevaa oikeutta harjoitettaessa. ETSK katsoo, että sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmä, joka on internetpohjainen sovellus ja jonka avulla valtio-, alue- ja paikallistason viranomaiset voivat olla nopeasti ja helposti yhteydessä muiden maiden viranomaisiin, on asianmukainen tieto- ja viestintätekniikkafoorumi, joka helpottaa hallinnollista yhteistyötä sitten kun ehdotusta sovelletaan. Sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmä on myös merkittävä useimmiten käytettyjen kansallisten julkisten asiakirjojen mallien rekisteri EU:ssa, ja se sisältää myös asiakirjamallien käännökset kaikille unionin virallisille kielille. Näin autetaan niitä viranomaisia, joilla ei ole riittävää kielitaitoa, jotta he voisivat arvioida heille esitettyjen julkisten asiakirjojen käännösten oikeellisuutta tai laatua (16).

2.9 ETSK pahoittelee, että ehdotetun asetuksen uudistukset, joiden tarkoituksena on auttaa kansalaisia ja yrityksiä harjoittamaan oikeuttaan liikkua EU:ssa, esitetään 20 vuotta EU:n kansalaisuuden käyttöönoton jälkeen ja 42 vuotta Haagin yleissopimuksen jälkeen.

3. Ehdotukseen liittyvät oikeudelliset näkökohdat

Seuraavassa esitetään ETSK:n kanta ehdotuksen pääkohtiin.

3.1 Kohde, soveltamisala ja määritelmät

3.1.1 ETSK on samaa mieltä siitä, että ehdotuksen 3 artiklan 1 kohdassa esitetyn määritelmän "julkiset asiakirjat" piiriin kuuluvat kansalaisten ja yritysten EU-oikeuksiin liittyvät tärkeät julkiset asiakirjat.

3.1.2 ETSK korostaa kuitenkin, että ehdotuksessa mainittujen julkisten asiakirjojen olisi oltava ensimmäisiä monista asiakirjoista, joita olisi yksinkertaistettava EU:n sisäisen liikkuvuuden, rajatylittävien toimien ja EU:n yhtenäismarkkinoiden toiminnan edistämiseksi.

3.1.3 ETSK korostaa, että julkisia asiakirjoja koskevat tulevat yksinkertaistamistoimet olisi kohdennettava tärkeisiin julkisiin asiakirjoihin, jotka koskevat esimerkiksi työntekijöiden liikkuvuutta EU:ssa (perusluonteinen tekijä rajatylittävien yritysten ja rajatylittävän kaupan kehittämiselle) tai vammaisia, sikäli kun kyseisiin julkisiin asiakirjoihin ei sovelleta muita EU:n direktiivejä. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi kansallisten tutkintojen viitekehyksessä myönnetyt hyväksymistodistukset ja sosiaaliturvaan liittyvät julkiset asiakirjat.

3.2 Vapautus laillistamisesta, muiden muodollisuuksien yksinkertaistaminen ja tietopyynnöt

3.2.1 ETSK korostaa, että nykyiset apostille-todistuksen esittämistä koskevat vaatimukset heijastavat kansainvälisiä menettelyjä, eivätkä kuvasta EU:n kehittymistä yhtenäismarkkinoina. Noin 12,5 miljoonaa EU:n kansalaista asuu muussa kuin kotijäsenvaltiossaan, ja yli 380 000 EU:n mikroyritystä sekä pientä ja keskisuurta yritystä (pk-yritystä) osallistuu rajatylittäviin alihankintamenettelyihin. Nämä kansalaiset ja yritykset kohtaavat jatkuvasti byrokratiaa ja tarpeettomia hallinnollisia toimia muuttaessaan jäsenvaltiosta toiseen tai harjoittaessaan rajatylittävää liiketoimintaa. Tällainen tilanne ei heijasta rajatonta EU:ta.

3.2.2 ETSK kannattaakin Euroopan komission ehdotuksen tavoitetta vapauttaa julkiset asiakirjat jäsenvaltioissa voimassa olevista lainsäädännöllisistä ja hallinnollisista vaatimuksista. ETSK katsoo, että tämä on julkisten asiakirjojen yksinkertaistamista koskevan jatkuvan ohjelman ensimmäinen vaihe.

3.2.3 ETSK on samaa mieltä siitä, että olisi otettava käyttöön säännöksiä, joilla varmistetaan riittävä tarkistus perustelluissa epäilytapauksissa. ETSK toteaa, että eräissä tapauksissa tarvitaan jäsenvaltioiden välistä hallinnollista koordinointia, jotta varmistetaan julkisen asiakirjan tai sen oikeaksi todistetun jäljennöksen aitous.

3.2.4 ETSK kannattaa voimakkaasti periaatetta, että kansalaisella tai yrityksellä olisi oltava mahdollisimman suuri varmuus siitä, missä määrin esitetyt julkiset asiakirjat ovat vapautettuja kaikista laillistamisen tai vastaavan muodollisuuden muodoista. Tällaisen varmuuden ansiosta kansalainen tai yritys voi suunnitella ennakolta toimintaansa ja näin tehdessään varmistaa, että komission vaikuksenarvioinnissa mainitut aineelliset ja aineettomat edut ja hyödyt toteutuvat käytännössä (17).

3.2.5 ETSK panee merkille, että nykyisessä järjestelmässä vuosittain EU:n sisäistä toimintaa varten esitetyistä noin 1,4 miljoonasta apostilletodistuksesta 99 prosenttiin ei liity minkäänlaisia ongelmia. ETSK on näin ollen sitä mieltä, että hallinnollista yhteistyötä koskevan Euroopan komission esittämän poliittisen vaihtoehdon (sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän hyödyntäminen tapauksissa, joissa voidaan perustellusti epäillä monikielisiin lomakkeisiin perustuvien julkisten asiakirjojen aitoutta) olisi johdettava parempiin tuloksiin.

3.2.6 ETSK suosittaa, että Euroopan komission ehdotuksen määritelmä "perusteltu epäily" olisi esitettävä yksiselitteisesti, jotta poistetaan epävarmuus. ETSK ehdottaa tässä yhteydessä seuraavaa muutosta: "2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu perusteltu epäily koskee a) allekirjoituksen aitoutta; b) asemaa, jossa asiakirjan allekirjoittaja on toiminut; c) sinettiä tai leimaa."

3.2.7 Mikäli jäsenvaltio esittää virallisen pyynnön uuteen määritelmään pohjautuvan perustellun epäilyn vuoksi sen jäsenvaltion toimivaltaisille viranomaisille, jossa asiakirja on annettu, sen on nimenomaan ilmoitettava asianomaiselle henkilölle pyynnön perusteina olevista syistä.

3.2.8 ETSK on vakuuttunut siitä, että kun sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmää sovelletaan jäsenvaltioissa ja kun säännöllisesti laadittavista edistymisraporteista ilmenee, että järjestelmä toimii vakaasti ja että jäsenvaltioiden viranomaisilla on tarvittava osaaminen, pyynnöt jäsenvaltioiden välisestä hallinnollisesta koordinoinnista toteutetaan huomattavasti tehokkaammin kuin ehdotuksessa asetetussa yhden kuukauden maksimiajassa. ETSK suosittaa näin ollen, että jos tuloksista ilmenee tällainen huomattava edistys, Euroopan komissio alentaa asetettua määräaikaa kahteen viikkoon. Tällaisella tarkistuksella annetaan vahva viesti sekä kansalaisille että yrityksille, että EU toteuttaa tehokkaasti EU:n kansalaisuutta ja että se asettaa kansalaiset EU:n politiikkojen ydinasiaksi.

3.2.9 ETSK pitää hyvin tärkeänä tasapainoista vastuujärjestelmää, jossa arvioidaan, missä määrin jäsenvaltiot soveltavat tehokkaasti ehdotusta. ETSK suosittaa, että Euroopan komissio suorittaa vuosittain vertailuarvioinnin jäsenvaltioiden toiminnan tuloksellisuudesta.

3.3 Hallinnollinen yhteistyö

ETSK on samaa mieltä siitä, että sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmää (8 artikla) olisi käytettävä tapauksissa, joissa jäsenvaltion viranomaisilla on perusteltu epäily julkisen asiakirjan tai sen oikeaksi todistetun jäljennöksen aitoudesta, eikä asiaa voida ratkaista muulla tavoin (7 artikla). Komitea on samaa mieltä myös siitä, että jäsenvaltion on nimettävä vähintään yksi keskusviranomainen ja ilmoitettava komissiolle kaikki nimetyt keskusviranomaiset ja niiden yhteystiedot (9 artikla). Kyseisten keskusviranomaisten on annettava apua 7 artiklaan liittyvien tietopyyntöjen suhteen ja toteutettava kaikki muut tarvittavat toimet ehdotetun asetuksen täytäntöönpanon helpottamiseksi (10 artikla).

3.4 Unionin monikieliset vakiolomakkeet

Komitea kannattaa sitä, että unionin monikieliset vakiolomakkeet, jotka koskevat syntymää, kuolemaa, avioliittoa, rekisteröityä parisuhdetta ja yhtiön tai muun yrityksen oikeudellista muotoa ja edustajia, vahvistetaan liitteissä (11 artikla). Kyseiset lomakkeet on pyynnöstä saatettava kansalaisten, yhtiöiden tai muiden yritysten käyttöön vaihtoehdoksi kyseisessä jäsenvaltiossa käytössä oleville vastaaville julkisille asiakirjoille, ja niissä on oltava merkittynä sen antamispäivä sekä asiakirjan antavan viranomaisen allekirjoitus ja sinetti (12 artikla). ETSK on samaa mieltä myös siitä, että komissio laatii yksityiskohtaiset ohjeet unionin monikielisten vakiolomakkeiden käyttöön (13 artikla) ja laatii niistä myös sähköisen tai muun sähköiseen tietojenvaihtoon soveltuvan version (14 artikla). Unionin monikielisillä vakiolomakkeilla on sama todistusvoima kuin vastaavilla julkisilla asiakirjoilla, ja jäsenvaltion viranomaisten on hyväksyttävä ne ilman muodollisuuksia (15 artikla).

3.5 Suhde muihin välineisiin

ETSK kannattaa sitä, että tämän asetuksen soveltaminen ei rajoita muun unionin oikeuden soveltamista tai muiden unionin oikeudessa perustettujen hallinnollisen yhteistyön järjestelmien käyttöä (16 artikla). Ehdotettu asetus ei vaikuta sellaisten kansainvälisten yleissopimusten soveltamiseen, joiden osapuolena on tätä asetusta annettaessa yksi tai useampi jäsenvaltio, mutta ehdotetulla asetuksella on etusija jäsenvaltioiden välillä tehtyihin yleissopimuksiin nähden siltä osin kuin yleissopimukset koskevat tällä asetuksella säänneltyjä asioita (18 artikla). Komitea kannattaa myös 17 artiklassa esitetyn standarditekstin lisäämistä asetuksen liitteeseen.

3.6 Yleiset säännökset ja loppusäännökset

3.6.1 ETSK on samaa mieltä siitä, että jäsenvaltioiden vaihtamien tietojen ja asiakirjojen vaihdon ja lähettämisen tarkoituksena on mahdollistaa se, että viranomaiset voivat tarkistaa julkisten asiakirjojen aitouden sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän kautta (19 artikla). Komitea kannattaa myös sitä, että jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle keskusviranomaisten nimeämisestä ja kaikista näiden tietojen myöhemmistä muutoksista ja että komission on julkaistava kyseiset tiedot (20 artikla). Lopuksi ETSK on samaa mieltä siitä, että komission on toimitettava vähintään kolmen vuoden välein Euroopan parlamentille raportti kyseisen asetuksen soveltamisesta (21 artikla).

3.6.2 ETSK korostaa, että "Tietosuoja"-otsikolla varustetulla 19 artiklalla on varmistettava, että ehdotuksen mukaisen, jäsenvaltioiden toteuttaman tietojen ja asiakirjojen vaihtaminen ja lähettäminen heijastavat tietosuojaa koskevia EU:n periaatteita.

Bryssel 11. heinäkuuta 2013 Euroopan talous- ja sosiaalikomitean puheenjohtaja Henri MALOSSE

(1) COM(2013) 269 final.

(2) Ks. ed.

(3) SWD(2013) 144 final.

(4) Ks. ed.

(5) Ks. ed.

(6) EUVL C 115, 4.5.2010, s. 1.

(7) COM(2010) 171 final.

(8) COM(2010) 747 final.

(9) COM(2011) 206 final.

(10) COM(2012) 573 final.

(11) COM(2012) 740 final.

(12) COM(2012) 784 final.

(13) COM(2012) 238 final.

(14) COM(2012) 795 final.

(15) Ks. ed.

(16) Lokakuun 25. päivänä 2012 annettu asetus (EU) N:o 1024/2012 hallinnollisesta yhteistyöstä sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmässä julkaistiin EU:n virallisessa lehdessä 14. marraskuuta 2012. Se on huomattavan joustava, jotta sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmää voidaan tulevaisuudessa soveltaa sellaisiin unionin asiakirjoihin, joita ei ole vielä lueteltu liitteessä (tietojenvaihtojärjestelmää koskevan asetuksen 4 artikla). Perustana ovat komission toteuttamat kokeiluhankkeet ja niistä saatujen tulosten arvioinnit, mukaan luettuina tietosuoja ja tehokkaat käännöstoiminnot.

(17) SWD(2013) 144 final.