Erityiskertomus nro 10/2012 ”Henkilöstön kehittämisen vaikuttavuus Euroopan komissiossa”





SANASTO Alisuoriutuminen : Henkilöstön jäsen ei suoriudu pitkällä aikavälillä työtavoitteistaan – hän ei mm. saavuta päämääriä (tehokkuus) tai hänen antamansa palvelu ei ole tyydyttävää (pätevyys ja käytös). Komission arviointiin soveltaman määritelmän mukaan alisuoriutuminen tarkoitti ennen vuotta 2008 alle 9,5 pistettä tai suoritustasoa IV vuodesta 2009 vuoteen 2011. Ammatillinen tietämys : Tosiasioiden ja tietojen tuntemus. Ammattitaito : Kyky suorittaa työtehtävä hyvin. Henkilöstön kehittäminen : Henkilöstön kehittäminen kattaa koulutuksen, virallisen ja arkioppimisen, ammatillisen liikkuvuuden ja kaikki muut henkilöstönhallinnon tekijät, jotka liittyvät työntekijöiden ammatillisen tietämyksen ja ammattitaidon parantamiseen. Arkioppiminen : Oppiminen, joka ei ole virallisesti järjestettyä tai jäsenneltyä, esim. valmennus, työssäoppiminen ja kokemustenvaihto kollegojen kanssa. e-CV (sähköinen ansioluettelo) : Komission henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän moduuli, johon henkilöstö voi tallentaa tietoja työkokemuksestaan, koulutuksestaan ja ammattitaidostaan. EPSO (Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto) : EPSO järjestää ja toteuttaa valintamenettelyjä Euroopan unionin toimielinten puolesta. Kilpailuista läpi päässeiden hakijoiden rekrytoinnista päättävät toimielimet. Henkilöstövaroja koskeva tulostaulu (HR scorecard) : Komission asiakirja, jossa esitetään täytettyjen ja auki olevien virkojen osuutta ilmentävät indikaattorit. Kartoitus : Komission hallinnollisen ja operatiivisen henkilöstön välisen tasapainon vuotuinen analyysi. Kompetenssi : Taito tai kyky suorittaa tehtävä hyvin. Koulutus : Ammatillisen tietämyksen ja ammattitaidon siirto. Koulutuskartta : Yksikönpäällikön kanssa sovittu luettelo koulutuskursseista, jotka henkilöstön jäsenen on määrä suorittaa tulevana vuonna. Koulutuskoordinaattori : Jokaisessa pääosastossa on oppimisesta ja kehityksestä vastaava yksikön jäsen, jonka vastuulla on suunnitella ja toteuttaa oppimis- ja kehityspolitiikkaa. Henkilöstöhallinnosta ja turvallisuudesta vastaava pääosasto järjestää säännöllisesti koulutuskoordinaattorien kokouksia. Koulutuspolku : Joukko kursseja, joiden avulla on tarkoitus vähittäin lisätä ammatillista tietämystä ja parantaa ammattitaitoa. Käytänneyhteisö : Ryhmä ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samasta asiasta ja jotka ovat toistensa kanssa tekemisissä jakaakseen oppimaansa. Liikkuvuus : Komissio siirtää toimihenkilöitä toisiin työtehtäviin pääosaston sisällä tai pääosastosta toiseen. Oppiminen ja kehitys : Ammatillisen tietämyksen ja ammattitaidon hankkiminen tai parantaminen. Oppimis- ja kehityspuitteet : Komission asiakirja, jossa yksilöidään strategiset koulutustarpeet ja suunnitellut koulutustoimet. Oppimisympäristö : Henkilöstön koulutusta suosiva ja uuden ammattitaidon soveltamista työpaikalla tukeva organisaation ilmapiiri. Pätevöittäminen : Menettely, jonka avulla tehtäväryhmään AST kuuluva virkamies voi siirtyä tehtäväryhmään AD edellyttäen, että hän on suorittanut koulutusohjelman ja läpäissyt kokeet. Pääosastojen välinen liikkuvuus : Liikkuvuus pääosastosta toiseen. Pääosaston sisäinen liikkuvuus : Liikkuvuus pääosaston sisällä. Suoritustaso : Viisiosaisen suoritusta mittaavan luokituksen taso, joka perustuu toimenhaltijan tehokkuutta, pätevyyttä ja käytöstä koskevaan vuotuiseen arviointiin. SYSLOG : Koulutuksen hallinnointiin komissiossa käytetty tietojärjestelmä. Työtehtävien ja kompetenssien suunnitteluun käytettävä väline : Kehitteillä oleva väline, jonka avulla yksilöidään komission tulevat työtehtävätarpeet. Työtehtävät kattava tietojärjestelmä : Järjestelmä, josta käy ilmi kunkin komission viran osalta, minkälaista työkokemusta, koulutusta ja ammattitaitoa kyseisten työtehtävien suorittaminen edellyttää. Työvoimasuunnitteluun tarkoitettu simulaattori : Väline, joka näyttää aiempien tietojen perusteella, millä todennäköisyydellä henkilöstö lähtee pääosastosta. Urakehitys : Organisaatioiden ja yksilöiden uranhallinta (esim. työpaikanvaihdosten tai ylennysten kautta). Uraneuvonta : Uraneuvonnan tarkoituksena on auttaa henkilöstöä uranhallinnassa esim. neuvomalla, miten henkilöstö voisi hyödyntää ammattitaitoaan parhaalla mahdollisella tavalla toiveidensa mukaisesti. Komissiossa uraneuvontaa tarjoaa keskusyksikössä uraneuvonnan keskusyksikkö ja paikallistasolla kunkin pääosaston nimittämät paikalliset uraneuvojat. Verkko-opiskelu : Tietokoneavusteinen opiskelu. Virallinen oppiminen : Tarkoituksellinen oppiminen on tavoitteellista, esim. ohjaajakeskeistä koulutusta tai jäsenneltyä verkko-opiskelua. Ylennys : Siirto seuraavaan ylempään palkkaluokkaan. TIIVISTELMÄ I. Komission tavoitteiden saavuttaminen riippuu sen 33000 toimihenkilöstä. Toiminnan tehokkuus edellyttää, että henkilöstö hankkii ja ylläpitää ammattitaitoaan koulutuksen, arkioppimisen ja ammatillisen liikkuvuuden (työtehtävä- tai komission sisäisten työpaikkavaihdosten) kautta. Tämä on tärkeää erityisesti komissiossa vakinaisen henkilöstön pitkien työurien ja vähäisen vaihtuvuuden vuoksi (kohdat 1–5). II. Tilintarkastustuomioistuin tutki, miten vaikuttavalla tavalla komissio mahdollistaa henkilöstönsä kehittymisen. Tarkastuksessa paneuduttiin neljään seuraavaan kysymykseen (ks. kohdat 6 ja 7): a) Linjaako komissio henkilöstön kehittämistoiminnan organisaation tarpeiden mukaan? b) Tarjoaako komissio henkilöstölle kehitysmahdollisuuksia? c) Motivoiko oppimisympäristö henkilöstöä kehittämään ammattitaitoaan ja soveltamaan sitä työpaikalla? d) Arvioiko komissio henkilöstön kehittämistoimien vaikuttavuutta? III. Komissiolla ei ole riittävästi koottua tietoa henkilöstönsä nykyisestä ammattitaidosta tai ammatillisista tarpeista. Henkilöstön ammattitaidosta saatavilla olevia tietoja pyrittiin parantamaan ottamalla käyttöön vuonna 2012 uusi arviointijärjestelmä ja kehittämällä edelleen sähköisiä ansioluetteloita (e-CV). Komission henkilöstön kehittämisstrategia ei osoita uskottavalla tavalla, miten kehitystoimet edistävät organisaation tavoitteiden saavuttamista. Yksittäisiä koulutuskarttoja ei niin ikään laadittu tarkasti kyseisten tavoitteiden mukaan. Tietynlaista puuttuvaa ammattitaitoa ei oteta riittävällä tavalla huomioon ja johtohenkilöstö katsoo, että tietyt kehitystoimet, kuten tietyt kielikurssit ja ammatillinen liikkuvuus eivät lisää vaikuttavuutta työpaikalla (ks. kohdat 8–21). IV. Komissio tarjoaa henkilöstölleen monenlaisia kehitysmahdollisuuksia koulutuksen, arkioppimisen ja ammatillisen liikkuvuuden (työtehtävä- ja komission sisäisten työpaikkavaihdosten) kautta. Vuonna 2010 henkilöstö käytti keskimäärin 6,9 päivää viralliseen koulutukseen ja 4 päivää arkioppimiseen. Joka vuosi kaudella 2005–2010 keskimäärin 6 prosenttia henkilöstöstä siirtyi toiseen pääosastoon. Henkilöstöllä on myös huomattavan paljon mahdollisuuksia vaihtaa työtehtäviä pääosaston sisällä (ks. kohdat 22–28). V. Komissio ei ole luonut riittävän vahvaa oppimisympäristöä hyödyntääkseen laajaa koulutustarjontaa (ks. kohdat 29–42): a) Komission järjestelmillä ei seurata tarkkaan, osallistuuko henkilöstö suunniteltuihin kehitystoimiin. Vuonna 2010 henkilöstön jäsenet osallistuivat ainoastaan 35 prosenttiin heidän koulutuspoluissaan suunnitelluista kursseista. b) Vaikka komission henkilöstö käytti keskimäärin 6,9 päivää koulutukseen vuonna 2010, 30 prosenttia henkilöstöstä käytti koulutukseen alle kaksi päivää. Korkeammissa palkkaluokissa oleva vanhempi henkilöstö osallistuu yleisesti ottaen vähemmän koulutukseen. c) Kielikurssien poissaolo- ja keskeytystaso on korkea. d) Komission oma henkilöstö ja johtohenkilöstö vetävät jonkin verran koulutuskursseja (16 prosenttia yleiskoulutuksesta ja atk-koulutuksesta), mutta eivät tarpeeksi sen osoittamiseksi, että organisaatio pitää henkilöstön kehittämistä arvokkaana. e) Uuden ammattitaidon soveltamista työpaikalla tuetaan vain vähän. f) Vuoteen 2011 sovelletussa arviointi- ja ylennysjärjestelmässä ei erotella riittävän hyvin toisistaan yhtäältä ammattitaitoaan kehittäviä, työnsä hyvin suorittavia toimihenkilöitä ja toisaalta työnsä huonosti suorittavia toimihenkilöitä, jotka eivät kehitä ammattitaitoaan. Vuonna 2012 käyttöön otetun uuden järjestelmän tarkoituksena on erottaa nämä kaksi ryhmää toisistaan selkeämmin eikä ylentää sellaisia toimihenkilöitä, joiden suoritustaso jää alle keskiarvon. VI. Komissio mittaa henkilöstönsä tyytyväisyyttä kehitystoimiin. Se ei kuitenkaan arvioi, onko henkilöstö osallistunut tarpeelliseksi katsottuun koulutukseen. Se ei myöskään arvioi, onko henkilöstö oppinut uusia taitoja (kieli- ja pätevoittämiskoulutusta lukuun ottamatta). Komissio on jossakin määrin yrittänyt arvioida, mitä hyötyä kehittämistoimista on työpaikalla. Nämä arviointiyritykset perustuvat kuitenkin lähinnä henkilöstön mielipiteisiin. Johtohenkilöstöltä kysytään harvoin, mitä mieltä he ovat henkilöstönsä suorittaman koulutuksen vaikuttavuudesta, ja objektiivisia indikaattoreita on käytössä vähän. Komissio ei arvioi, miten kehitystoimet ovat vaikuttaneet organisaation tuloksiin. Tämän vuoksi sillä ei ole riittävästi tietoja, joiden avulla se voisi osoittaa, miten kehitystoimilla on edistetty organisaation tavoitteiden saavuttamista, tai tietoja, joiden perusteella päätettäisiin, mihin oppimis- ja kehitysresurssit suunnataan (ks. kohdat 43–58). VII. Tilintarkastustuomioistuin suosittaa huomautustensa perusteella ennen kaikkea, että komission olisi (ks. kohdat 59–68) a) varmistettava, että sillä on riittävästi koottua tietoa henkilöstön nykyisestä ammattitaidosta ja tulevaisuuden haasteiden edellyttämästä ammattitaidosta, ja laadittava strategia, jossa osoitetaan uskottavalla tavalla, miten oppimisella ja kehittämisellä edistetään organisaation päämäärien saavuttamista b) tuettava tätä prosessia parantamalla koulutuksen ja ammatillisen liikkuvuuden suunnitteluun käytettäviä järjestelmiä c) kehitettävä edelleen järjestelmiään, joiden avulla seurataan kehittämistoimiin osallistumista d) puututtava alisuoriutumiseen ja kannustettava hyödyntämään käytettävissä olevia laajoja kehittymismahdollisuuksia ja samalla annettava tunnustusta omaa ja muiden ammattitaitoa kehittävälle henkilöstölle e) testattava ja todennettava tarvittaessa uusien taitojen omaksuminen ja tuettava uusien taitojen käyttöä työpaikalla seurantatoimien avulla f) arvioitava, miten vaikuttavalla tavalla henkilöstö omaksuu kehittämistoimien ansiosta uutta ammattitaitoa, jota he voivat soveltaa työpaikalla. JOHDANTO 1. Komission tavoitteiden saavuttaminen riippuu sen 33000 toimihenkilöstä [1]. Toiminnan tehokkuus edellyttää, että henkilöstö hankkii ja ylläpitää ammattitaitoaan. Tämä on erittäin tärkeää nimenomaan komissiossa, jossa vakinaisen henkilöstön (jonka osuus on 68 prosenttia työvoimasta) työurat ovat pitkiä ja vaihtuvuus vähäistä. Komissio voi tuoda uutta näkökulmaa tietyntyyppisiin uusiin määräaikaisiin työsuhteisiin [2]. Nykytilanteessa henkilöstön määrää vähennetään. Tästä huolimatta jatkuva henkilökohtainen ja ammatillinen kehittyminen on kuitenkin välttämätöntä, jotta henkilöstö voisi edistää mahdollisimman tehokkaalla ja vaikuttavalla tavalla komission tavoitteiden saavuttamista. 2. Henkilöstö ylläpitää ja kehittää ammattitaitoaan koulutuksen, arkioppimisen ja ammatillisen liikkuvuuden (työtehtävä- tai komission sisäisten työpaikkavaihdosten) kautta. Komission vuoden 2010 talousarviossa oli varattu ulkoisia kouluttajia ja koulutusmateriaalia varten 26,6 miljoonaa euroa [3]. Oppimis- ja kehitystoimintaan vuonna 2010 tehdyt vuotuiset investoinnit pitivät lisäksi sisällään 230000 päivää, joina henkilöstö osallistui koulutukseen, ja 310 päivää koulutus- ja kehitystoiminnan toteuttamiseen ja hallinnointiin. 3. Henkilöstöhallinnosta vastaavan pääosaston (henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto) vastuulla on kartoittaa koko komission strategiset oppimis- ja kehitystarpeet. Sen vastuulla on myös hallinnoida keskitettyä koulutustarjontaa (henkilöstölle tarjottavia koulutuskursseja) ja kielikursseja. Pääosastot kehittävät keskitetyn oppimis- ja kehitysstrategian pohjalta omat oppimis- ja kehityspuitteet ja hallinnoivat henkilöstölleen tarkoitettua paikallista koulutustarjontaa. Keskitason johdon (yksikönpäälliköiden) vastuulla on yksilöidä henkilöstönsä kehitystarpeet. 4. Yksittäisten toimihenkilöiden odotetaan toimivan aktiivisesti tyydyttääkseen yksilöidyt kehitystarpeensa ja kehittääkseen henkilökohtaista potentiaaliaan. Yksilö ja toimielin jakavat koulutusvastuun [4]. 5. Vuonna 2000 julkaistussa komission uudistamista koskevassa valkoisessa kirjassa [5] korostettiin oppimisen ja kehittämisen merkitystä. Valkoisen kirjan perusteella laadittiin seuraavat keskeiset strategia-asiakirjat: a) vuonna 2002 tehty henkilöstökoulutuspolitiikkaa koskeva päätös, jonka avulla pyrittiin lisäämään vuotuisten koulutuspäivien määrää 2,5 päivästä (2000) kymmeneen päivään (2005) b) vuonna 2002 annetuissa liikkuvuutta koskevissa ohjeissa [6] korostettiin, miten merkittävää liikkuvuus työtehtävissä on sekä yksilön kehityksen kannalta että organisaatiotavoitteiden saavuttamisen edistämisen kannalta c) vuonna 2004 annetut uudet henkilöstösäännöt [7], joiden myötä otettiin käyttöön urarakenne, jonka tarkoituksena oli kannustaa henkilöstöä selkeämmin hyviin suorituksiin. TARKASTUKSEN SISÄLTÖ JA LÄHESTYMISTAPA 6. Tarkastuksen yhteydessä tutkittiin, miten vaikuttavalla tavalla komissio mahdollistaa henkilöstönsä kehittymisen koulutuksen, arkioppimisen ja ammatillisen liikkuvuuden (työtehtävä- tai komission sisäisten työpaikkavaihdosten) kautta ja miten nämä toimet ovat linjassa organisaation tavoitteiden kanssa. Tilintarkastustuomioistuin esitti seuraavat neljä kysymystä: a) Linjaako komissio henkilöstön kehittämistoiminnan organisaation tarpeiden mukaan? b) Tarjoaako komissio henkilöstölle kehitysmahdollisuuksia? c) Motivoiko oppimisympäristö henkilöstöä kehittämään ammattitaitoa ja soveltamaan sitä työpaikalla? d) Arvioiko komissio henkilöstön kehittämistoimien vaikuttavuutta? 7. Tarkastus perustui seuraavaan aineistoon: a) Käytiin läpi komission henkilöstön kehittämispolitiikkaan, -menettelyihin ja -välineisiin liittyvää aineistoa. b) Järjestettiin jäsenneltyjä haastatteluja komission henkilöstölle henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosastossa ja viidessä tarkastukseen valitussa pääosastossa eli viestinnän pääosastossa, kehitys- ja yhteistyöpääosastossa (EuropeAid), ympäristöasioiden pääosastossa, tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosastossa ja aluepolitiikan pääosastossa. Haastattelujen jälkeen järjestettiin asianomaisten pääosastojen suostumuksella kokouksia, joista laadittiin kirjalliset muistiot. Kyseiset viisi pääosastoa valittiin komission eri toiminta-aloilta, jotta järjestelmistä ja mielipiteistä saatiin edustava läpileikkaus. c) Viidessä valitussa pääosastossa järjestettiin kysely 227 keskijohtoon kuuluvalle henkilölle (lähinnä yksikönpäälliköille). Kyselyssä tiedusteltiin heidän mielipidettään henkilöstön kehittämisen eri näkökulmista. Kyselyyn vastasi 127 johtohenkilöä (56 prosenttia) eli 10 prosenttia komission kaikista keskijohtoon kuuluvista johtohenkilöistä. Lisäksi tarkastuksessa perehdyttiin komission toteuttaman henkilöstökyselyn tuloksiin. Kysely järjestetään joka toinen vuosi; viimeksi se järjestettiin vuonna 2010 [8]. d) Analysoitiin komission henkilöstöhallinnon järjestelmistä saatuja tilastotietoja erilaisista henkilöstön kehittämisen osa-alueista. e) Käytiin läpi komission henkilöstön kehittämisesta aiemmin toteutettuja arviointeja. HUOMAUTUKSET KOMISSIOLLA EI OLE RIITTÄVÄSTI KOOTTUA TIETOA, JOTTA SE VOISI LINJATA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISTOIMINNAN TIUKASTI ORGANISAATION TARPEIDEN MUKAAN 8. Komissio tarvitsee luotettavia tietoja henkilöstönsä tämän hetkisestä ammattitaidosta ja nykyisten ja tulevien haasteiden edellyttämästä ammattitaidosta, jotta se voisi linjata henkilöstön kehittämistoiminnan organisaation tarpeiden mukaan. Tieto on tarpeen, jotta voitaisiin laatia strategia, jossa kehitystoimet ja toimintatavoitteet yhdistyvät. Strategia loisi perustan yksittäisten toimihenkilöiden kehityssuunnitelmille. Tarkastuksen yhteydessä tutkittiin näin ollen, onko komissiolla riittävästi tietoa henkilöstönsä ammattitaidosta, jotta se voisi laatia organisaation tarpeiden mukaisesti henkilöstön kehittämisstrategian ja henkilökohtaiset kehityssuunnitelmat. KOMISSIO PARANTAA VÄHITELLEN JÄRJESTELMIÄ SAADAKSEEN KOOTTUA TIETOA NYKYISESTÄ JA VAADITUSTA AMMATTITAIDOSTA 9. Komissio saa tietoa henkilöstönsä nykyisestä ammattitaidosta seuraavien kolmen järjestelmän avulla: a) Rekrytoinnin yhteydessä tapahtuvat arvioinnit: Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) arvioi kaikki uudet komission henkilöstön jäsenet osana rekrytointiprosessia kahdeksan eri ydinosaamisen alan perusteella. Arvioinnin tulokset kirjataan kompetenssipassiin. b) Vuotuiset arvioinnit: vuotuisessa arvioinnissa arvioidaan koko uran ajan henkilöstön jäsenen käytöstä, pätevyyttä ja tehokkuutta viranhoidossa [9]. Uusi arviointijärjestelmä on ollut käytössä tammikuusta 2012 alkaen. c) Sähköinen ansioluettelo (e-CV): toimihenkilö voi myös kirjata nykyisestä ja edellisistä työpaikoistaan hankkimansa ammatillisen tietämyksen, ammattitaidon ja ammatillisen kokemuksen sähköiseen ansioluetteloon. Tätä kautta saadaan tietoa siitä, mitkä mahdollisuudet hänellä olisi työskennellä muissa työtehtävissä. 10. Nämä järjestelmät eivät yhdisty siten, että komission henkilöstön ammattitaidosta saataisiin luotettava kokonaiskuva. EPSOn kompetenssipassi on ollut käytössä vuodesta 2010 alkaen rekrytoitujen toimihenkilöiden osalta. Passissa ammattitaitoa tarkastellaan eri tavalla kuin vuoteen 2011 käytössä olleessa vuotuisessa arvioinnissa (ks. kaavio 1). Tästä seuraa, että passia ei päivitetä eikä seurata arviointiprosessin yhteydessä. Komissio soveltaa samaa kahdeksan kompetenssia käsittävää kehystä kuin EPSO vuonna 2012 käyttöönotettavassa uudessa arviointiprosessissa. Yhdenmukaistus helpottaa näiden kahden välineen käyttöä. KAAVIO 1 VUOTEEN 2011 SAAKKA KÄYTÖSSÄ OLLEEN VUOTUISEN AMMATTITAITOARVIOINNIN RAKENNE JA EPSON KOMPETENSSIPASSI UUSILLE TYÖNTEKIJÖILLE Lähde: Komissiossa vuotuisessa arvioinnissa ja EPSOn kompetenssipassissa käytettäviä kriteerejä koskeva Euroopan tilintarkastustuomioistuimen analyysi. Vuoteen 2011 saakka käytössä ollut vuotuinen arviointi | EPSOn kompetenssipassi uusille työntekijöille | Tehokkuus | Työn organisointi ja suunnittelu | Priorisointikyky ja järjestelmällisyys | Työn suorittaminen ja laadun varmistaminen | Laatutietoisuus ja tuloshakuisuus | Pätevyys | Tekniset taidot | | Suulliset ja kirjalliset viestintätaidot | Viestintätaidot | Kokousviestintätaidot | Neuvottelutaito | | Ongelmien analysointi ja ratkaisujen soveltaminen | Analysointi- ja ongelmanratkaisukyky | Tietoisuus työympäristöstä | | Henkilöstöjohtaminen | | Käytös | Ryhmätyö | Yhteistyökyky | Palveluhenkisyys | | Työhön sitoutuminen | | Henkilökohtainen kehitys viranhoidossa | Oppimis- ja kehittymiskyky | Esimiestaidot | Esimiestaidot | | Paineensietokyky | 11. Vuoteen 2011 saakka käytössä olleessa vuotuisessa arviointi- ja ylennysjärjestelmässä a) henkilöstölle annettiin pisteitä, joita he keräsivät saadakseen ylennyksen (siirron seuraavaan, ylempään palkkaluokkaan). Ylennyksen ehtona oli tietty ennalta määrätty määrä ylennyspisteitä. Ylennysnäkökohdat laimentavat arvioinnin suorituskeskeisyyttä [10]. b) Tehtävistä alisuoriutuvaa henkilöstöä ei yksilöidä luotettavalla tavalla [11]. Arviointijärjestelmässä on vuodesta 2004 alkaen yksilöity ainoastaan 37 alisuoriutumistapausta (jotka liittyvät 28 eri henkilöön). Vuonna 2010 arvioiduista 21700 vakihenkilöstöön kuuluvan toimihenkilön joukossa ilmeni kolme alisuoriutumistapausta. Alisuoriutuminen on todellisuudessa yleisempää. Tästä on osoituksena se, että 32 prosenttia tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn vastanneesta keskijohtoon kuuluvasta johtohenkilöstöstä totesi, että he olivat kohdanneet alisuoriutumista. 12. Sähköistä ansioluetteloa voidaan käyttää henkilöstön liikkuvuutta koskevien perusteltujen päätösten pohjana ja täten mahdollistaa se, että henkilöstön jäsenet voivat toimia työtehtävissä, joissa he voivat soveltaa tai kehittää ammattitaitoaan. Ansioluettelo on merkittävä väline erityisesti siitä syystä, että ainoastaan puolet henkilöstön työtehtävä- tai työpaikkavaihdoksista tapahtuu avoimista viroista julkaistujen ilmoitusten kautta [12]. Ansioluettelo voi täydentää epävirallisista verkostoista ja henkilökohtaisista kontakteista saatua tietoa. Vaikka se on toiminut komission inhimillisen pääoman tietokantana vuodesta 2007 [13] alkaen, komissio ei ole vielä kehittänyt sähköistä ansioluetteloa varten yksinkertaista ja tarkoituksenmukaista hakuvälinettä eikä ottanut sitä virallisesti käyttöön eikä pyytänyt henkilöstöä laatimaan ansioluetteloaan. Vuoden 2010 loppuun mennessä ainoastaan 25 prosenttia henkilöstöstä oli tehnyt sähköisen ansioluettelonsa. Näistä henkilöistä ainoastaan 20 prosenttia antoi ansioluettelonsa kaikkien komission johtohenkilöiden saataville. Tästä seurasi, että johtohenkilöstön käytössä olevat ansioluettelot koskevat ainoastaan 5 prosenttia henkilöstöstä. 13. Komissiolla on useita järjestelmiä, joiden avulla pääosastot voivat yksilöidä nykyisiä ja tulevia haasteita varten tarvitsemansa ammattitaidon. Näitä ovat mm. työvoimasuunnitteluun käytettävä simulaattori, henkilöstövaroja koskeva tulostaulu, hallinnollisen ja operatiivisen henkilöstön keskinäisen tasapainon kartoitus ja työtehtävät kattava tietojärjestelmä (ks. sanasto, jossa annetaan lyhyt selitys kyseisistä välineistä). Järjestelmissä keskitytään kuitenkin nykyisin henkilöstömääriin ja pääosastoilta puuttuvat järjestelmät, joiden avulla ne voisivat yksilöidä vastaisuudessa tarvitsemansa ammattitaidon. Komissio kehittelee parhaillaan työtehtävien ja kompetenssien suunnitteluun välinettä (ei vielä laatimisvaiheessa), jonka tarkoituksena on auttaa pääosastoja kehittämään strategisia henkilöstösuunnitelmia, joissa yksilöidään sellainen ammattitaito, jota toiminnan ensisijaisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää. KESKITETYSTÄ YLHÄÄLTÄ ALASPÄIN -STRATEGIASTA EI SAADA USKOTTAVAA NÄYTTÖÄ SIITÄ, MITEN HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN EDISTÄÄ ORGANISAATION TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISTA 14. Uusin oppimista koskeva monivuotinen strategia-asiakirja on henkilöstön koulutuksesta vuonna 2002 tehty päätös. Strategiaa vuosiksi 2012–2015 laaditaan parhaillaan. Tällä välin komissio laatii vuosittain oppimis- ja kehittämispuitteet. Näissä vuotuisissa puitteissa korostetaan, että virallisen oppimisen [14] määrällinen tavoite on 7,5 päivää ja arkioppimisen 2,5 päivää. Ne eivät nivoudu tiiviisti komission toimintatavoitteisiin. Niissä ei esimerkiksi mainita organisaation työtarpeita vastaavia tavoitteita kielikoulutukselle, jonka osuus ehdotetusta virallisesta koulutustarjonnasta on kolmannes. Pääosastoissa laadituissa vuotuisissa oppimis- ja kehityspuitteissa luodaan tiiviimpi yhteys koulutuksen ja organisaation tavoitteiden välille. Niissä selitetään, miten pääosastoissa tarjotulla hajautetulla koulutuksella pyritään edistämään pääosaston tavoitteiden saavuttamista. 15. Ammatillinen liikkuvuus on yksi tapa, jonka avulla henkilöstö voi kehittää ammattitaitoaan ja oppia uusia taitoja. Liikkuvuudesta vuonna 2002 annetuissa ohjeissa painotetaan, että sekä organisaation että yksilön pitäisi hyötyä liikkuvuudesta. Komissio on ollut jo muutaman vuoden [15] sillä kannalla, että tarvitaan aktiivisempaa liikkuvuuspolitiikkaa, jotta työtehtävien- ja työpaikanvaihdokset vastaavat myös organisaation eivätkä pelkästään yksittäisen toimihenkilön tarpeita [16]. 16. Komissiolla ei kuitenkaan ole monivuotista suunnitelmaa, joka koskisi henkilöstön kehittämistä ammatillisen liikkuvuuden kautta ja jolla näin edistettäisiin organisaation tavoitteiden saavuttamista. On tosin olemassa joitakin aloitteita, joiden tarkoituksena on linjata liikkuvuus organisaation tavoitteiden mukaan. Esimerkiksi aluepolitiikan pääosasto aikoo perustaa ammatillista kehittämistä koskevan komitean, joka pyrkii linjaamaan henkilöstön liikkuvuuden toimintatavoitteiden mukaan täyttämällä avoimet virat yksikön tarpeita parhaiten vastaavalla tavalla. KESKUSTELUUN, KOULUTUSKARTTOIHIN JA URANEUVONTAAN PERUSTUVA ALHAALTA YLÖSPÄIN -SUUNNITTELU EI OLE TIUKASTI ORGANISAATION TAVOITTEIDEN MUKAISTA 17. Keskijohdon tehtävänä on ennen kaikkea varmistaa, että yksittäiset oppimis- ja kehityspyynnöt vastaavat organisaation tarpeita. Johto keskustelee henkilöstönsä kanssa vuosittain oppimistarpeista vuotuisen arvioinnin yhteydessä ja keskustelun perusteella laaditaan henkilökohtaiset koulutuskartat (ks. kaavio 2). Joitakin virkoja varten on laadittu koulutuspolkuja, jotka opastavat, mikä on suositeltua ja valinnaista koulutusta. 18. Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä kävi ilmi, että 90 prosenttia vastaajista katsoi, että koulutuskartoissa otetaan huomioon sekä henkilökohtaiset että organisaation tarpeet. Henkilökohtaisten tarpeiden osalta 75 prosenttia henkilöstöstä totesi vuonna 2010 järjestetyssä henkilöstökyselyssä [17], että koulutustarjonta vastasi heidän tarpeitaan. Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä kuitenkin havaittiin organisaation tarpeiden osalta, että vastaajien mukaan henkilöstöarviointia koskevasta koulutuksesta oli apua enemmänkin aiempien suoritusten arvioinnissa kuin tulevien kehitystarpeiden kartoittamisessa. Ainoastaan 44 prosenttia vastaajista katsoi, että henkilöstöarviointikoulutus auttoi heitä määrittämään koulutuskartat henkilöstölleen. Vuonna 2010 järjestetyssä henkilöstökyselyssä havaittiin, että ainoastaan 42 prosenttia henkilöstöstä oli sitä mieltä, että esimies auttoi tuellaan kartoittamaan yksilön koulutus- ja kehitystarpeet [18]. KAAVIO 2 KOULUTUKSEN SUUNNITTELUJÄRJESTELMÄT +++++ TIFF +++++ Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin komission menettelyjen perusteella. 19. On olemassa näyttöä siitä, että tietynlainen koulutus ei ole tiukasti organisaation tarpeiden mukaista: a) Kielikoulutus käsittää koulutuspäivätavoitteesta kolmanneksen (ks. kohta 14). Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä havaittiin, että 36 vastaajista ei katsonut, että kielikoulutus olisi auttanut henkilöstöä suoriutumaan paremmin työtehtävistään (tietotekniikkakoulutuksen osalta vertailuluku on 12 prosenttia ja yleiskoulutuksen osalta 14 prosenttia). Kaaviosta 3 käy ilmi kielikurssien osallistujamäärät vuosina 2004–2010. Työpaikalla käytetään eniten ranskan ja englannin kieltä. Ranskan kielen kurssien osuus kaikista kielikursseista oli 35 prosenttia ja englannin 18 prosenttia. Muista kielistä on yleisesti ottaen vähemmän suoraa tai välitöntä hyötyä työpaikalla, vaikka niistä saattaa olla hyötyä keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä. KAAVIO 3 KIELIKURSSIEN OSALLISTUJAMÄÄRÄT VUOSINA 2004–2010 +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. b) Vaikka koulutusluettelon muodossa esitetyn koulutustarjonnan tarkoituksena on vastata kaikkiin koulutustarpeisiin, henkilöstö saattaa valita houkuttelevimpia kursseja eikä niinkään todellisia tarpeitaan vastaavia kursseja (esim. käsitekarttoja tai yhteistyön parantamista koskevaa koulutusta rahoitusmenettelyjen sijaan). Komissio luopui vuonna 2012 koulutuskarttojen käytöstä. Koulutuskartat korvattiin vuotuiseen arviointikertomukseen sisältyvällä oppimista koskevalla osuudella. Kyseisessä osuudessa kartoitetaan tulevaisuuden kannalta hyödyllinen koulutus eikä niinkään valita luettelosta tiettyjä seuraavan vuoden aikana suoritettavia kursseja. Tarkoituksena on vahvistaa koulutuksen ja organisaation tavoitteiden välistä yhteyttä. c) Haastattelujen perusteella voidaan todeta, että viidestä pääosastosta kahdessa esimiehet käyttävät koulutusta joskus eräänlaisena pehmeänä palkkiona ja korvauksena rajoitetuista uranäkymistä. d) Ainoastaan 56 prosenttia edustustojen henkilöstöstä katsoi, että koulutustarjonta vastasi heidän tarpeitaan [19]; vastaava luku koko komission osalta oli 75 prosenttia (ks. kohta 18). Tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomuksessa nro 1/2011 tuotiin esiin, että edustustoissa on asiantuntemuksessa puutteita makrotalouden, julkistalouden sekä terveydenhuollon ja koulutuksen aloilla, vaikka ne ovat keskeisessä asemassa vuosituhannen kehitystavoitteissa ja köyhyyden vähentämisessä [20]. 20. Ammatilliseen liikkuvuuteen perustuva henkilöstön kehittämistä koskeva strategia puuttuu, joten johtohenkilöstöllä ja uraneuvontayksiköillä on merkittävä tehtävä, jotta ammatillinen liikkuvuus linjattaisiin organisaation päämäärien mukaan. Vuotuinen arviointi toki tarjoaa henkilöstölle ja heidän lähimmille esimiehilleen mahdollisuuden keskustella tulevaisuuden suunnitelmista, mutta urakehityssuunnitelmista ei ole kuitenkaan minkäänlaista näyttöä. Tällaisia suunnitelmia voitaisiin käyttää sähköisen ansioluettelon kanssa henkilöstön liikkuvuutta koskevien perusteltujen päätösten pohjana. 21. Vaikka uraneuvonnan keskusyksikön palvelua käyttävä henkilöstö on yleisesti ottaen tyytyväinen neuvonnan laatuun [21], suurin osa henkilöstöstä ei tiedä, mitä palveluita on tarjolla [22]. Komissio toteuttaa myös viran vaihtamista valmistelevaa koulutusohjelmaa, johon vuonna 2010 osallistui 150 toimihenkilöä (noin 3000 työtehtävien tai komission sisäistä työpaikanvaihdosta/vuosi). Tietyissä pääosastoissa, kuten viestinnän pääosastossa (ks. laatikko 1), on paikallistasolla aktiivista uraneuvontaa. Paikallistason uraneuvonnassa on kolmessa haastatelluista viidestä pääosastosta kuitenkin vain vähimmäismiehitys (esim. 0,1 kokopäiväistä työntekijää kehitys- ja yhteistyöpääosastossa (EuropeAid) sekä tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosastossa ja 0,2 ympäristöasioiden pääosastossa). Tarjonnasta ja kysynnästä ei ole saatavilla tietoa, niissä käsitellään lähinnä ongelmatapauksia eikä neuvonnalla pyritä tukemaan liikkuvuutta. Tästä seuraa, että komission henkilöstö yleensä suunnittelee ja hallinnoi uriaan ammatillisen liikkuvuuden kautta. Siksi on olemassa riski, että liikkuvuus ei ole linjassa organisaation tarpeiden kanssa. LAATIKKO 1 URANEUVONTA VIESTINNÄN PÄÄOSASTOSSA Viestinnän pääosastossa on kaksi uraneuvojaa, jotka toimivat ennakoivasti tarjoten neuvontaa ja järjestäen seminaareja. Uraneuvontayksikkö pyrkii toimimaan yleisen urakehitysprosessin yhteydessä eikä ainoastaan auttamaan konfliktien jälkeisten akuuttien ongelmien ratkaisussa. Viestinnän pääosaston henkilöstöstä noin 90 käytti uraneuvonnan palveluja vuonna 2009 ja vuonna 2010 käyttäjiä oli 80. Uraneuvontayksikkö opastaa ja neuvoo puolueettomasti ja luottamuksella, miten a) kehittää ja hyödyntää paremmin ammattitaitoaan b) kartoittaa henkilökohtaiset vahvuudet ja heikkoudet c) kohdata uusi haasteita d) laatia ansioluettelo e) kirjoittaa hakemuskirje f) valmistautua valintalautakunnan järjestämään haastatteluun. Yksittäisille työntekijöille tarkoitettujen palvelujen lisäksi uraneuvontayksikkö järjestää tapahtumia henkilöstöryhmille, mm. uraneuvontaseminaareja urakiertoon kuuluvalle henkilöstölle (pakollinen liikkuvuus) ja seminaareja esimiestehtävistä kiinnostuneille naisille. Uraneuvontayksikkö on myös perustanut tiimin, jonka tehtävänä on toivottaa tervetulleeksi uudet työntekijät. Tiimi ottaa yhteyttä tulokkaisiin ja tarjoaa heille tietoja saapumisen yhteydessä ja jatkaa yhteydenpitoa keskustelemalla kyseisten tulokkaiden kanssa muutaman kuukauden kuluttua saapumisesta ja vielä uudelleen vuoden kuluttua saapumisesta. Uraneuvontayksikkö ottaa yhteyttä pakollisen liikkuvuuden piiriin kuuluviin henkilöihin 14 kuukautta ennen tehtävien kierrättämistä saadakseen selville kyseisten henkilöiden mieluisimmat työvaihtoehdot. Se kannustaa kyseisiä virkamiehiä päivittämään sähköiset ansioluettelonsa ja pyrkii tapaamaan heidät Brysselissä. Lisäksi uraneuvontayksikkö tekee edustustoissa avoimeksi tulevia virkoja koskevaa tiedotustyötä keskusyksiköissä. Uraneuvontayksikkö arvioi tehtäväkierron vaikuttavuutta ottamalla yhteyttä henkilöstöön vähän ajan kuluttua tehtäväkierrosta ja uudelleen yhdeksän kuukautta myöhemmin ja tiedustelee tehtäväkierron kokeneilta toimihenkilöiltä, ovatko he motivoituneita ja onko integroituminen onnistunut. Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin viestinnän pääosastossa tehtyjen haastattelujen perusteella. KOMISSIO TARJOAA HENKILÖSTÖLLEEN MONENLAISIA KEHITYSMAHDOLLISUUKSIA 22. Henkilöstön kehittäminen edellyttää, että henkilöstön on saatava asianmukaista koulutusta ja mahdollisuus ammatilliseen liikkuvuuteen. Tarkastuksen yhteydessä tutkittiin niin ollen, onko komissio tarjonnut henkilöstölleen riittävästi mahdollisuuksia oppia ja kehittyä. KOMISSION KOULUTUSTARJONTA ON LAAJA 23. Komissio tarjoaa laajalti mahdollisuuksia viralliseen oppimiseen. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto järjestää kielikoulutusta keskitetysti koko komission henkilöstölle. Lisäksi se pyrkii järjestämään yleiskoulutusta (esim. henkilöstöhallintoa, henkilökohtaista kehittymistä ja taloushallintoa koskevaa koulutusta) siinä tapauksessa, että tämä on kaikkein kustannustehokkain tai asianmukaisin lähestymistapa [23]. Pääosastot järjestävät koulutusta myös paikallisesti lähinnä omalle henkilöstölleen. DIGIT on tietotekniikkakoulutuksesta vastaava pääosasto. Euroopan yhteisöjen henkilöstökoulutuskeskus [24] vastaa perehdyttämiseen, pätevöittämiseen ja hallinnointiin liittyvästä koulutuksesta. Kaaviosta 4 käy ilmi, miten monta kouluttaja- ja osallistujapäivää järjestettiin kolmessa koulutuksen pääluokassa (yleinen, tietotekniikka- ja kielikoulutus) [25] keskus- ja paikallistasolla. KAAVIO 4 KOULUTTAJA- JA OSALLISTUJAPÄIVÄT VUONNA 2010 +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. 24. Verkko-opiskelua kehitetään sekä keskustasolla (henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosastossa) että paikallistasolla (muissa pääosastoissa). Verkko-opiskeluun yhdistetään usein valmennusta tai luokassa tapahtuvaa parhaiden käytäntöjen vaihtoa. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto on perustanut tiimin, jonka kolme jäsentä tarjoavat keskitetysti verkko-opiskelua koskevaa neuvontaa. Vuonna 2010 verkko-opiskeluun käytettiin koko komissiossa 0,7 prosenttia osallistujapäivistä (eli 1700 kaikkiaan 236000 osallistujapäivästä). Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto tarjoaa erilaisia pehmeitä taitoja koskevia verkko-opiskelukursseja ja on myös ottanut käyttöön verkko-opiskelumahdollisuuden tiettyjen kielikurssien osalta. Kehitys- ja yhteistyöpääosasto (EuropeAid) on kehittänyt useita verkko-opiskelukursseja edustustoissa toimivalle henkilöstölle, ja verkko-opiskelun osuus vuoden 2010 osallistujapäivistä oli 6 prosenttia eli enemmän kuin vuonna 2009, jolloin se oli 3 prosenttia. 25. Koulutuksen koordinoinnista vastaa koulutuskoordinaattoreiden ryhmä, joka pitää virallisia kokouksia kuuden viikon välein. Pääosastot antavat usein muiden pääosastojen osallistua järjestämäänsä koulutukseen (esim. 20 prosenttia aluepolitiikan pääosaston kursseihin osallistujista tulee muista pääosastoista). Kehitys- ja yhteistyöpääosasto (EuropeAid) antaa muiden pääosastojen lisäksi myös muiden toimielinten ja kansainvälisten järjestöjen osallistua sen järjestämään koulutukseen (ks. laatikko 2). Koordinoinnin laajuus kuitenkin vaihtelee ja siinä esiintyy käytännön rajoitteita. Viestinnän pääosasto esimerkiksi antoi ainoastaan oman henkilöstönsä osallistua paikallisesti järjestämiinsä ja rahoittamiinsa kursseihin, vaikka muitakin pääosastoja olisi kiinnostanut osallistua koulutukseen. Pääosastot eivät myöskään voi tutustua muiden pääosastojen järjestämiä kursseja koskeviin yksityiskohtaisiin tietoihin komission koulutuksen hallinnointiin käyttämän tietojärjestelmän (SYSLOG) avulla. Ne eivät niin ollen voi tarkistaa SYSLOG-järjestelmästä, onko niiden suunnittelema kurssi jo olemassa. LAATIKKO 2 YHTEISTYÖ MUIDEN JÄRJESTÖJEN KANSSA Kehitys- ja yhteistyöpääosasto (EuropeAid) tekee yhteistyötä muiden kansainvälisten järjestöjen kanssa Train4Dev-verkoston (Joint Donors Competence Development Network) kautta. Verkosto perustettiin vuonna 2003 ja siihen kuuluu noin 30 suurta kehitysapua antavaa organisaatiota. Verkosto pyrkii lisäämään avun vaikuttavuutta tehostamalla rahoittajien välistä yhteistyötä kompetenssien kehittämisen ja koulutuksen osalta. Se suunnittelee ja antaa yhteiskoulutusta kehitysohjelman kannalta keskeisillä alueilla. Verkoston jäsenet sallivat toistensa henkilöstön osallistua joillekin kursseilleen. Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin kehitys- ja yhteistyöpääosastossa (EuropeAid) järjestettyjen haastattelujen perusteella. 26. Vuosina 2005–2009 komission henkilöstö käytti keskimäärin lähes 8 päivää viralliseen koulutukseen vuodessa (ks. kaavio 5). Vuonna 2010 keskiarvo oli 6,9 päivää (eli 3,5 päivää yleiskoulutusta, 2,7 päivää kielikoulutusta ja 0,7 päivää tietotekniikkakoulutusta). Vähennys vuonna 2010 kuvastaa nykysuuntausta, jossa yksittäisten kurssien kestoa lyhennetään, jotta työpaikalta oltaisiin mahdollisimman vähän poissa. 27. Komissio täydentää virallisen koulutuksen tarjontaa yleiskoulutuksen, kielikoulutuksen ja tietotekniikkakoulutuksen osalta kannustamalla myös arkioppimista (kuten valmennusta, työssä oppimista, kokemuksien vaihtoa kollegojen kanssa ja itseopiskelua oppimiskeskuksessa [26]). Kymmenen vuotuisen koulutuspäivän tavoite pitää sisällään 2,5 päivää arkioppimista (ks. kohta 14). Vaikka arkioppimista ei kirjata SYSLOG-järjestelmään, tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä kävi ilmi, että vastaajat kuluttivat keskimäärin noin 5 päivää vuonna 2010 arkioppimistoimintaan [27]. Vastaajat, jotka pystyivät esittämään jonkinlaisen arvion asiasta, kertoivat, että heidän henkilöstönsä käyttää arkioppimiseen keskimäärin noin 4 päivää. KAAVIO 5 KOULUTUSPÄIVIEN MÄÄRÄN KESKIARVO TOIMIHENKILÖÄ KOHTI +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinto- ja turvallisuustoiminnan pääosasto. HENKILÖSTÖLLÄ ON MAHDOLLISUUS KEHITTYÄ AMMATILLISEN LIIKKUVUUDEN KAUTTA 28. Ammatilliseen liikkuvuuteen (työtehtävä- tai komission sisäiseen työpaikanvaihdokseen) perustuvat urakehitysmahdollisuudet ovat komission henkilöstön ulottuvilla. Liikkuvuudesta vuonna 2002 annetuissa ohjeissa henkilöstöä kannustettiin vaihtamaan työtehtäviä tai työpaikkaa joka viides vuosi. Tämä merkitsisi 20 prosentin keskimääräistä vuotuista liikkuvuutta. Vuosina 2005–2010 pääosastojen välinen liikkuvuustaso oli noin 6 prosenttia (1400 henkilöstön jäsenen suuruusluokkaa) vuodessa [28]. Pääosaston sisäisistä työtehtävä- tai työpaikanvaihdoksista ei ole saatavilla tilastoja. Uusimmassa liikkuvuutta koskevassa edistyskertomuksessa vuodelta 2007 käy ilmi, että pääosaston sisäisen liikkuvuuden osuus kaikesta liikkuvuudesta on noin 60 prosenttia [29]. Tämä tarkoittaa, että pääosaston sisäisen liikkuvuuden taso on 9 prosenttia. Tästä seuraa, että yleinen liikkuvuus on 15 prosentin tasolla, mikä merkitsee tyydyttävää kehitystä kohti 20 prosentin ohjearvoa. KOMISSIO EI OLE LUONUT RIITTÄVÄN VAHVAA OPPIMISYMPÄRISTÖÄ HYÖDYNTÄÄKSEEN KOULUTUSTARJONTAA 29. Vaikka komissio tarjoaa laajoja kehitysmahdollisuuksia, se ei välttämättä tarkoita, että henkilöstö osallistuu kehitystoimintaan. Pelkkä koulutuskursseihin osallistuminen ei myöskään osoita pätevyyden kasvua eikä välttämättä lisää vaikuttavuutta työpaikalla. Tämän vuoksi tarkastuksessa tutkittiin, missä määrin henkilöstö tosiasiallisesti osallistui kehitystoimintaan ja tukiko komissio kouluttautuneita uusien taitojen soveltamisessa työhön. Tarkastuksen yhteydessä tutkittiin, motivoiko komissio henkilöstöä osallistumaan kehitystoimintaan seuraamalla osallistumista ja antamalla riittävästi tunnustusta henkilöstölle, joka osoitti sitoutuvansa itsensä kehittämiseen. KEHITYSTOIMINTAAN OSALLISTUMISEN TASO VAIHTELEE HENKILÖSTÖ OSALLISTUI 35 PROSENTTIIN KOULUTUSKARTOISSA SUUNNITELLUISTA KURSSEISTA 30. Vuonna 2010 henkilöstön jäsenet osallistuivat ainoastaan 35 prosenttiin heidän koulutuskartoissaan suunnitelluista kursseista. Komissio arvioi, että tavoitteita ei saavutettu osittain siitä syystä, että henkilöstö osallistui muille kuin koulutuskarttaan merkityille kursseille, joilla tyydytetään samat oppimistarpeet. Henkilöstön koulutustarpeet muuttuvat niin ikään vuoden aikana esimerkiksi ammatillisen liikkuvuuden tai vastuualueiden muuttumisen takia. Tästä huolimatta koulutuskartoissa yksilöityjen oppimistarpeiden ja käytännössä suoritettujen kurssien välillä on huomattava ero. Vuonna 2010 toteutetussa henkilöstökyselyssä havaittiin, että ainoastaan 58 prosenttia (79 prosenttia vuonna 2008) vastaajista tunsi, että heidän esimiehensä tukivat koulutuskartoissa sovittuun koulutukseen osallistumista [30]. KIELIKURSSIEN POISSAOLO- JA KESKEYTTÄMISTASO ON KORKEA 31. Vuonna 2010 poissaolotaso [31] oli 9 prosenttia yleiskoulutuksen osalta, 11 prosenttia tietotekniikkakoulutuksen osalta ja 29 prosenttia kielikoulutuksen osalta. Poissaolotaso on pysynyt samana vuodesta 2005 alkaen. Korkea poissaolotaso selittyy osittain kielikurssien kestolla (intensiivikurssit kestävät kaksi viikkoa ja kahdesti viikossa järjestettävät kurssit neljä kuukautta). Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä kävi ilmi, että vastaajien mielestä kielikursseista oli vähiten hyötyä (ks. kaavio 6). Vuonna 2003 suoritetussa toimielinten välisen kielikoulutuksen arvioinnissa suositettiin kielikurssien poissaolojen vähentämiseksi, että kielikoulutus sallittaisiin ainoastaan siinä tapauksessa, että kyseistä kieltä tarvitaan työssä [32]. Hyödyttömästä koulutukseen osallistumisesta aiheutuu perusteettomia kuluja, jotka määräytyvät sekä osallistujan koulutukseen käyttämänä aikana että kouluttajakuluina. 32. Vuonna 2010 kielikurssin jätti kesken 23 prosenttia osallistujista [33]. Keskeyttämistasoa nostaa kurssin kesto. Yli viisitoista viikkoa kestävien kahdesti viikossa järjestettävien kurssien kohdalla taso oli 28 prosenttia (ks. kaavio 7) [34]. Keskeyttäminen ja poissaolot lisäävät osallistujakohtaisia koulutuskuluja. Vuoden 2011 lopussa komissio käynnisti viiden kielen kohdalla verkko-opiskelua koskevan pilottihankkeen tarjotakseen joustavamman lähestymistavan oppia kieltä. Tällä oli osittain tarkoitus vaikuttaa ongelmaan, joka liittyy kielikursseilta poissaoloon ja kielikurssien keskeyttämiseen. KAAVIO 6 HYÖDYLLISYYS JA POISSAOLOT +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto ja tarkastuksen yhteydessä tehty kysely. KAAVIO 7 PITEMPIKESTOISIA KIELIKURSSEJA KESKEYTETÄÄN ENEMMÄN (2010) +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. KORKEAMMISSA PALKKALUOKISSA OLEVA IÄKKÄÄMPI HENKILÖSTÖ OSALLISTUU VÄHEMMÄN KEHITYSTOIMINTAAN 33. Vaikka komission henkilöstö osallistui keskimäärin 6,9 päivänä koulutukseen vuonna 2010 (ks. kohta 26), 30 prosenttia koko henkilöstöstä käytti koulutukseen alle kaksi päivää. Kaaviosta 8 käy ilmi, kuinka monta päivää komission henkilöstö käytti koulutukseen vuonna 2010. 34. Kaavioista 9 ja 10 käy ilmi, että alemmissa palkkaluokissa oleva nuorempi henkilöstö osallistuu eniten koulutukseen. Aloittaessaan työnsä komissiossa toimihenkilöiden on osallistuttava perehdytyskursseille. Iäkkäämpi ja korkeammassa palkkaluokkassa oleva henkilöstö osallistuu vähemmän koulutukseen. Osa iäkkäämmistä toimihenkilöistä myös kokee vaikeaksi löytää uutta työpaikkaa [35]. Vuonna 2008 komission iäkkäämmästä henkilöstöstä tehdyssä arvioinnissa korostettiin, miten vaikeaa on johtaa ja motivoida korkeaan palkkaluokkaan kuuluvaa viisissäkymmenissä olevaa muuta kuin johtohenkilöstöä. Henkilöstösääntöjen [36] muutosehdotuksen mukainen työurien pidentäminen lisää edelleen iäkkäämmän henkilöstön ammattitaidon kehittämismotivaation merkitystä. KAAVIO 8 KOULUTUSPÄIVIEN MÄÄRÄ VUONNA 2010 +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. KAAVIO 9 KOULUTUSPÄIVÄT VUONNA 2010 IÄN MUKAAN +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. KAAVIO 10 KOULUTUSPÄIVÄT VUONNA 2010 PALKKALUOKKAKOHTAISESTI (SUUREMPI AD-NUMERO TARKOITTAA KORKEAMPAA PALKKALUOKKAA) +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. KOMISSION JÄRJESTELMISTÄ EI SAADA RIITTÄVÄSTI TIETOA HENKILÖSTÖN OSALLISTUMISESTA KEHITYSTOIMINTAAN 35. SYSLOG-järjestelmästä ei saada tietoa henkilöstölle pakollisista kursseista, mm. uusille esimiehille tai tulokkaille järjestettävistä kursseista. Viidestä haastatellusta pääosastosta ainoastaan aluepolitiikan pääosasto seurasi, oliko henkilöstö ilmoittautunut ja osallistunut pakollisille kursseille [37]. Tarkastuksen yhteydessä tehdyssä kyselyssä havaittiin, että aluepolitiikan pääosaston koko johtohenkilöstö oli osallistunut uusille esimiehille tarkoitettuun pakolliseen koulutukseen. Yleensä koulutukseen jättää kyseisissä viidessä pääosastossa osallistumatta keskimäärin 28 prosenttia [38]. 36. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto seuraa pääosastojen välistä mutta ei pääosaston sisäistä henkilöstön liikkuvuutta [39]. Liikkuvuutta koskevia edistyskertomuksia laadittiin vuoteen 2007 saakka ja niihin sisällytettiin pääosaston sisäistä liikkuvuutta koskevia tietoja. Henkilöstöhallinnosta laadittavan vuotuisen kertomuksen liikkuvuutta koskevassa osuudessa ei käsitellä pääosastojen sisäistä liikkuvuutta. KOMISSION OMA HENKILÖSTÖ EI ANNA TARPEEKSI KOULUTUSTA JA VALMENNUSTA 37. Organisaation oman henkilöstön osallistuminen koulutuksen antamiseen kuvastaa sitä, minkä verran organisaatiossa arvostetaan oppimista [40]. Se voi myös auttaa tekemään koulutuksesta käytännönläheisempää ja myös vaikuttavampaa, kuten tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyn kyselyn vastauksista käy ilmi. Koulutuksen antaminen henkilöstön voimin edellyttää, että henkilöstö saattaa tietonsa ajan tasalle eli itse koulutuksesta tulee oppimistapahtuma. Tarkastuksen yhteydessä järjestettyyn kyselyyn vastanneet esimiehet antoivat keskimäärin 0,8 päivää koulutusta vuonna 2010, mikä vastaa 1200 päivää koko komissiossa. Komission muu henkilöstö antoi lisäksi 1800 päivää koulutusta. Yhteensä komission henkilöstö ja johtohenkilöstö antoivat 16 prosenttia yleiskoulutukseen ja tietotekniikkakoulutukseen käytetyistä 19000 koulutuspäivästä (ks. kaavio 4). Oman henkilöstön antaman koulutuksen osuus vaihtelee pääosastoittain. Aluepolitiikan pääosastossa ja tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosastossa esimerkiksi sisäiset kouluttajat järjestävät valtaosan paikallisesta koulutuksesta. Vuonna 2010 toteutetussa henkilöstökyselyssä havaittiin, että ainoastaan 27 prosenttia henkilöstöstä katsoi, että heidän esimiehensä ohjasi heitä säännöllisesti [41]. KOMISSIO TUKEE VAIN VÄHÄN UUSIEN TAITOJEN SOVELTAMISTA TYÖPAIKALLA 38. Vuotuinen arviointi tarjoaa henkilöstölle ja esimiehille tilaisuuden keskustella suoritetun koulutuksen vaikutuksista. Opitun soveltamista työpaikalla tuetaan ja opittua vahvistetaan seurantatoimien avulla vain vähäisessä määrässä ohjelmia (ks. laatikossa 3 esitetyt esimerkit). 39. Vuonna 2010 toteutetussa henkilöstökyselyssä kävi ilmi, että ainoastaan 45 prosenttia (61 prosenttia vuonna 2008) henkilöstöstä katsoi, että heidän esimiehensä tuki heitä opitun soveltamisessa työpaikalla. Ainoastaan 25 prosenttia henkilöstöstä katsoi, että heidän pääosastoltaan saama vahva tuki auttoi heitä soveltamaan oppimaansa [42]. Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä havaittiin, että ainoastaan 18 prosenttia vastaajista oli osallistunut johtamiskoulutuksen seurantatoimintaan. Heistä 53 prosenttia sanoi, että seurantatoimia tarvittaisiin enemmän, jotta he voisivat soveltaa oppimaansa tehokkaasti työpaikalla. LAATIKKO 3 ESIMERKKEJÄ OPITTUA VAHVISTAVISTA JA OPITUN SOVELTAMISTA TUKEVISTA SEURANTATOIMISTA Ulkoisessa johtamisen kehitysohjelmassa hyödynnetään kauppakorkeakouluja. Osallistujat täyttävät ennen kurssia kyselylomakkeen ja arviointilomakkeen heti koulutuksen päätyttyä ja toistamiseen arviointilomakkeen kolmen kuukauden kuluttua. Niissä kaikissa kysytään, miten osallistujat olettavat soveltavansa tai miten he ovat soveltaneet oppimaansa päivittäisessä työssään ja miten paljon heidän työsuorituksensa on parantunut. Neuvottelijoiden oppimispolkuun osallistuneilla on henkilökohtainen palautepalaveri kouluttajan kanssa alun 5-päiväisen seminaarin jälkeen. Kun he ovat suorittaneet neuvottelutaidon peruskoulutuksen, heistä tulee neuvottelijaklubin jäseniä ja he voivat käydä jatkokursseja. Neuvottelijaklubin jäsenille tiedotetaan neuvottelutaitoa koskevista koulutustapahtumista ja kirjallisuudesta. Kehitys- ja yhteistyöpääosasto (EuropeAid) pyrkii lähettämään seurantaviestejä pidemmän aikaa vahvistaakseen opittua ja pitääkseen opitun mielessä. Koulutuskurssit ovat käytännönläheisiä ja niissä korostetaan oppisisällön sovellettavuutta, koska organisaation tehokas toiminta edellyttää, että henkilöstö soveltaa opittuja taitoja ja tietämystä työpaikalla. Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosastossa ja kehitys- ja yhteistyöpääosastossa (EuropeAid) tehtyjen haastattelujen perusteella. KOMISSIO EI ANNA RIITTÄVÄSTI TUNNUSTUSTA HENKILÖSTÖLLE, JOKA OPPII JA SOVELTAA UUSIA TAITOJA 40. Uusien taitojen oppimisen ja soveltamisen olisi näyttävä suoritusten paranemisena. Vuonna 2000 käynnistetyllä hallinnollisella uudistuksella pyrittiin siihen, että ylennykset perustuvat enemmän ansioihin [43]. Ylennykset perustuivat kuitenkin edelleen vuoteen 2011 saakka tekijöihin, jotka eivät liity pelkästään suoritukseen. Tämä johtui seuraavista syistä: a) Henkilöstösäännöissä säädetään, että tietty osuus henkilöstöstä on ylennettävä tietyssä ajassa [44]. b) Vuoteen 2011 sovellettu ylennysjärjestelmä perustui saavutetun suoritustason perusteella myönnettyihin pisteisiin. Ylennyspisteitä kertyi vuosien mittaan ja ylennys myönnettiin, kun tietty pistemäärä ylittyi. 41. Lisäksi johto katsoo, että alisuoriutumistapausten käsittelyyn sovellettavat toimenpiteet eivät ole vaikuttavia: a) Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä havaittiin, että ainoastaan 11 prosenttia vastaajista katsoi, että alisuoriutumisen yksilöintiin ja alisuoriutumistapausten käsittelyyn sovellettavat toimenpiteet olivat vaikuttavia. b) Ainoastaan 32 prosenttia luotti siihen, että heitä tuettaisiin tarvittavalla tavalla alisuoriutumistapausten käsittelyssä. c) Useissa tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehtyyn kyselyyn annetuissa vapaamuotoisissa vastauksissa korostettiin sitä, että alisuoriutumisen käsittelyyn tarkoitetut toimenpiteet eivät ole vaikuttavia. d) Alisuoriutujat luokitellaan arviointiprosessissa harvoin alisuoriutujiksi (ks. kohta 11). e) Päälliköt mainitsivat tapauksia, joissa he olivat jakaneet alisuoriutujille annettuja työtehtäviä muille ja helpottaneet heidän siirtoaan muualle. Jos alisuoriutujat ovat väärässä työssä tai he ovat kehittäneet muita kuin rakentavia työsuhteita, työpaikanvaihdos voi auttaa ratkaisemaan ongelman, vaikka toisaalta voi käydä niin, että ongelma vain siirtyy muualle. f) Jos alisuoriutujia ei luokiteltu virallisesti alisuoriutujiksi arviointijärjestelmässä [45], heidät voitiin vuoteen 2011 saakka sovelletussa arviointi- ja ylennysjärjestelmässä yhä ylentää sen jälkeen, kun he olivat saaneet tarvittavan määrän pisteitä. Tämä voi vaikuttaa muuhun henkilöstöön [46] epämotivoivasti. 42. Vuoteen 2011 käytössä ollut entinen ylennysjärjestelmä hämärsi hyvän ja huonon suorituksen välistä rajaa eikä henkilöstöä täten kannustettu enää yhtä paljon pitämään ammattitaitoaan ajan tasalla [47]. Lisäksi henkilöstösääntöjen säännöksellä, jonka nojalla vaaditaan, että koulutus on otettava huomioon ylennystarkoituksessa, on ollut vähän vaikutusta [48]. Vaikka teoriassa ylennysjärjestelmässä voidaan palkita erinomainen suoritus millä tahansa alalla, käytännössä siinä ei tunnusteta riittävällä tavalla sitoutumista uusien taitojen soveltamisen, koulutuksen järjestämisen tai ammatillisen liikkuvuuden kautta tapahtuvaan oppimiseen ja kehittämiseen. Tarkastuksen yhteydessä tehdyssä kyselyssä ainoastaan 17 prosenttia vastaajista oli samaa mieltä siitä, että henkilöstön sitoutuminen kouluttautumiseen tunnustettiin arviointikertomuksissa annettujen arvosanojen kautta. Ainoastaan 6 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että henkilöstön sitoutuminen oppimiseen tunnustettiin nopeuttamalla näiden henkilöiden ylentämistä. KOMISSIO ARVIOI HARVOIN KEHITYSTOIMINNAN VAIKUTTAVUUTTA, VAIKKA SE MITTAAKIN HENKILÖSTÖN TYYTYVÄISYYTTÄ KEHITYSTOIMINTAAN 43. Kehitystoiminnan vaikuttavuudesta on saatava luotettavia tietoja, jotta voidaan osoittaa sen myötävaikutus organisaation tavoitteisiin ja jotta kyseisten tietojen perusteella voidaan päättää, mihin koulutus- ja kehitysresurssit suunnataan. Tarkastuksessa tutkittiin näin ollen, arvioiko komissio kehitystoiminnan vaikuttavuutta kaaviossa 11 esitetyn Kirkpatrickin menetelmän [49] neljällä eri tasolla. KAAVIO 11 KIRKPATRICKIN NELJÄ KOULUTUKSEN ARVIOINNIN TASOA +++++ TIFF +++++ ARVIOINNEISSA MITATAAN HENKILÖSTÖN TYYTYVÄISYYTTÄ KEHITYSTOIMINTAAN 44. Komissio lähettää palautelomakkeet kurssiosallistujille välittömästi koulutuskurssin jälkeen. Vastaamisprosentti on 80 prosentin suuruusluokkaa. Vuonna 2010 annetut vastaukset osoittivat, että 78 prosenttia henkilöstöstä on tyytyväinen yleiskoulutukseen, 76 prosenttia tietotekniikkakoulutukseen ja 85 prosenttia kielikoulutukseen [50]. Kurssien hallinnoinnista vastaavat henkilöt ja palveluntoimittajat saavat yhteenvedon palautteiden tuloksista SYSLOG-järjestelmän kautta. He voivat saada myös suoraa palautetta osallistujilta tai kouluttajilta. Kurssien hallinnoinnista vastaavat henkilöt voivat sitten reagoida kritiikkiin esim. muuttamalla kurssisisältöä tai vaihtamalla kouluttajaa. Kielikurssien osalta valitusten käsittelyyn sovelletaan komission ja palveluntarjoajan sopimaa menettelyä. 45. Komissio arvioi henkilöstön tyytyväisyyttä ammatilliseen liikkuvuuteen joka toinen vuosi suoritettavan henkilöstökyselyn avulla. Vuoden 2010 kyselyssä havaittiin, että ainoastaan 34 prosenttia henkilöstöstä oli tyytyväisiä liikkuvuusmahdollisuuksiin [51]. Komission iäkkäämmän henkilöstön osallisuutta ja motivaatiota mittaavassa arvioinnissa korostuivat joidenkin yli 50-vuotiaiden toimihenkilöiden kokemat vaikeudet löytää uusi työpaikka [52]. 46. Tämän lisäksi on yleisempiä indikaattoreita, jotka kuvastavat henkilöstön yleistä tyytyväisyyttä, jota koulutus ja ammatillinen liikkuvuus edistävät. Tällaisia indikaattoreita ovat esimerkiksi henkilöstön tyytyväisyyttä koskeviin kyselyihin annetut vastaukset, henkilöstön vaihtuvuus ja sairauslomapäivien määrä. Kyseisiin henkilöstön tyytyväisyyttä kuvastaviin indikaattoreihin vaikuttaa kuitenkin moni seikka (esim. työn sisältö, työolosuhteet, johtamistyyli ja palkka) eikä henkilöstön kehittämistoiminnan osuutta voida tarkastella yksinään. KOMISSIO EI ANALYSOI TARKASTI, MIKSI HENKILÖSTÖ EI OLE OSALLISTUNUT SUUNNITELLUSTI KOULUTUKSEEN (KIELI- JA PÄTEVÖITTÄMISKOULUTUSTA LUKUUN OTTAMATTA), EIKÄ SE YLEENSÄ TESTAA UUSIEN TAITOJEN OMAKSUMISTA 47. Yksittäisten henkilöstön jäsenten koulutuskartoista näkyi, missä määrin koulutuksen avulla oletettiin varmistettavan, että komissiolla oli tavoitteidensa saavuttamiseen tarvittava ammattitaito. Jotta komissio tietäisi, onko oppimistarpeet tyydytetty, se tarvitsee seuraavia tietoja: a) onko henkilöstö osallistunut koulutuskartoissa suunnitelluille kursseille b) onko henkilöstö onnistunut omaksumaan uusia taitoja. 48. Vuonna 2010 henkilöstö jätti osallistumatta 65 prosenttiin omakohtaisissa koulutuskartoissa suunnitelluista koulutuskursseista. Tämä ylittää koulutuskartoissa kartoitettujen koulutustarpeiden tyydyttämättä jäämisen todellisen tason (ks. kohta 30). Komissio ei kuitenkaan ole analysoinut tarkasti, miksi koulutukseen ei ole osallistuttu, saadakseen käsityksen siitä, missä määrin koulutuskartoissa kartoitettuja tarpeita ei tosiasiallisesti ole tyydytetty. 49. Ammatillisen tietämyksen ja taitojen omaksumista mitataan lähinnä ainoastaan kielikurssien ja pätevöittämisen yhteydessä (pätevöittäminen tarkoittaa, että hallintoavustajien tehtäväryhmään kuuluvista virkamiehistä voi tulla hallintovirkamiesten tehtäväryhmän jäseniä). Vuonna 2010 kielikurssien läpäisytaso oli 94 prosenttia ja pätevöittämisen osalta 65 prosenttia. Kuitenkin 23 prosenttia kielikursseihin osallistujista jätti kurssin kesken. Tästä seuraa, että ainoastaan 72 prosenttia koulutukseen rekisteröityneistä onnistui omaksumaan opittavaksi tarkoitetun uuden tiedon (ks. kaavio 7). Muun koulutuksen yhteydessä ei yleensä testata, ovatko osallistujat omaksuneet tiedot ja taidot, vaikka toimielimet ovat yhdessä keskustelleet arvioinnista. Tarkoituksena olisi ottaa käyttöön enemmän testejä, joiden avulla tarkistettaisiin, mitä tietoja tietotekniikkakoulutuksessa ja yleiskoulutuksessa on omaksuttu. Myös kehitys- ja yhteistyöpääosasto (EuropeAid) on kokeillut testaamista ennalta ja jälkikäteen joidenkin verkko-opiskelukurssien osalta [53]. KEHITYSTOIMINNAN HYÖDYLLISYYTTÄ TYÖPAIKAN NÄKÖKULMASTA EI JUURIKAAN PYRITÄ ARVIOIMAAN 50. Näkemykset koulutuksen vaikutuksesta työpaikalla vaihtelevat. Pääosastot katsovat, että paikallisesti järjestetyssä koulutuksessa keskitytään enemmän lisäämään tehokkuutta ja vaikuttavuutta työpaikalla, kun taas keskitetysti järjestetyt kurssit kohdistuvat henkilökohtaiseen kehittymiseen ja niillä on vähemmän vaikutusta työpaikalla. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto sitä vastoin katsoo, että tietynlaisella paikallisella koulutuksella, mm. ryhmässä tapahtuvalla oppimisella, on vähän työpaikalla havaittavaa vaikutusta. 51. Välittömästi koulutuskurssin jälkeen osallistujille lähetetyissä palautelomakkeissa esitetään joukko kysymyksiä, joiden avulla arvioidaan, pystyvätkö osallistujat soveltamaan oppimaansa työpaikalla [54]. Lisäksi on pyritty tietyn tavoin selvittämään, ovatko he tosiasiassa pystyneet soveltamaan oppimaansa käytännössä. Tästä muutamia esimerkkejä: a) Vuonna 2010 tehdyssä henkilöstökyselyssä henkilöstöltä kysyttiin, pystyivätkö he soveltamaan koulutuksen kautta omaksumaansa tietoa käytännössä jokapäiväisessä työssään (70 prosenttia vastasi myöntävästi) [55]. b) Ulkoisessa johtamisen kehittämisohjelmassa tehdään heti kurssin jälkeen suoritettavan arvioinnin lisäksi kolmen kuukauden kuluttua toinen arviointi, jossa osallistujilta kysytään, ovatko he soveltaneet ja millä tavoin he ovat soveltaneet oppimaansa työpaikalla. c) Kahden ensimmäisen työpäivän aikana järjestettävässä koulutuksessa, jossa toivotetaan uudet toimihenkilöt tervetulleiksi, ei osallistujille anneta yleistä SYSLOG-arviointilomaketta. Sen sijaan heille lähetetään muutaman kuukauden kuluttua koulutuskurssista kysely, jossa kysytään, oliko erilaisista esittelyistä ja koulutusaiheista heille hyötyä. d) Arviointilomakkeiden parantamiseen tähtäävässä hankkeessa ehdotetaan kysymyksiä, joiden avulla mitataan koulutuksen vaikutusta 3–6 kuukauden kuluttua kurssista. e) Ympäristöasioiden pääosasto on paikallisten kurssien osalta alkanut arviointien sijaan pohtia, mitä tietoa on omaksuttu ja mihin tietoa tullaan käyttämään (ks. laatikko 4). f) Euroopan unionin henkilöstökoulutuskeskus lähettää pätevöittämiskoulutuksen osalta kyselyn koulutuksen suorittaneille 6–9 kuukautta sen jälkeen, kun heidät on nimitetty AD-virkaan. Heiltä tiedustellaan, miten usein he ovat käyttäneet ohjelman aikana opittuja taitoja. Koulutuksen suorittaneista 67 prosenttia katsoi, että he ovat käyttäneet omaksumiaan taitoja usein ja 74 prosenttia vastasi, että koulutus auttoi heitä siirtymisessä hallintoavustajan tehtävistä hallintovirkamiehen tehtäviin [56]. 52. Yritykset arvioida opitusta työpaikalla saatavaa hyötyä perustuvat lähinnä osallistujien mielipiteisiin. Vaikka on tärkeää, että esimiehet varmistavat, että koulutus vastaa organisaation tarpeita (ks. kohta 17), näiltä kysytään harvoin, mitä mieltä he ovat henkilöstönsä suorittaman koulutuksen hyödyllisyydestä. Tarkastuksen yhteydessä tehdyssä kyselyssä havaittiin, että ainoastaan 13 prosentilta vastaajista oli kysytty, mitä mieltä he olivat henkilöstönsä suorittamien koulutuskurssien vaikuttavuudesta ja ainoastaan 10 prosenttia katsoi, että heidän kantansa oli otettu huomioon. LAATIKKO 4 YMPÄRISTÖASIOIDEN PÄÄOSASTON ALOITTEET, JOISSA POHDITAAN, MITÄ TIETOA ON HANKITTU JA MIHIN TIETOA TULLAAN KÄYTTÄMÄÄN Ympäristöasioiden pääosasto on kehittänyt omat arviointilomakkeensa, joissa korostetaan opittua tietoa ja sen tulevaa käyttötapaa eikä niinkään osallistujien tyytyväisyyttä. Vaikuttamistaitoja kehittävän kurssin osallistujia pyydetään keskustelemaan kurssista yksikönpäällikön kanssa ennen kurssille osallistumista. Ympäristöasioiden pääosaston strategista johtajuutta koskevan kurssin lopussa osallistujia pyydetään laatimaan esitelmä vähintään yhdestä kurssin osa-alueesta ja kehittelemään ideoita ja miettimään, miten ne voitaisiin toteuttaa käytännössä. Tämä kannustaa osallistujia pohtimaan, miten he tulevat soveltamaan oppimaansa käytännössä. Sisäisten kouluttajien itseluottamuksen lisäämiseen ja valmennukseen sekä sisäiseen opetukseen tarvittavien taitojen kehittämiseen tähtäävä ympäristöasioiden pääosaston aloitteessa koulutus niin ikään siihen, että osallistujat laativat kukin esitelmän ja saavat kouluttajalta henkilökohtaista palautetta. Sen varmistamiseksi, että osallistujat ovat tietoisia siitä, että heidän on opittava jotain ja sovellettava oppimaansa käytännössä, kaikkiin kursseihin pyritään sisällyttämään seuraavat osa-alueet: a) osallistujien ja heidän yksikönpäällikön välinen keskustelu kurssin päämääristä b) koulutuksen aikana järjestettävä jakso, joka koskee opitun soveltamista käytännössä c) seuranta (joka voidaan toteuttaa eri tavoin): seurantakeskustelu yksikönpäällikön kanssa; toimintasuunnitelma; seurantakurssi; esitelmä strategista johtajuutta koskevan kurssin tapaan. Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin ympäristöasioiden pääosastossa tehtyjen haastattelujen perusteella. 53. Koulutukseen osallistujien mielipide koulutuksen arvosta ei kuitenkaan korvaa luotettavalla tavalla esimiesten näkymyksiä siitä, onko koulutuksesta hyötyä työpaikalla. Kaaviosta 12 esimerkiksi käy ilmi, että 85 prosenttia osallistujista katsoi, että he saavuttivat tavoitteensa kielikoulutuksen osalta vuonna 2010, kun taas tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn vastanneista esimiehistä 64 prosenttia katsoi, että kielikoulutus auttoi henkilöstöä tekemään työnsä paremmin. 54. Oppimistoiminnan vaikuttavuuden arvioinnit perustuvat harvoin objektiivisiin indikaattoreihin. Yksi esimerkki objektiivisen indikaattorin käytöstä on pätevöittämiskoulutus, jonka yhteydessä komissio seuraa, kuinka monta ehdokasta läpäisee kokeet ja nimitetään sen jälkeen hallintovirkamiesten virkoihin. Tämä osoittaa, että koulutuksesta on hyötyä työpaikalla (ks. kaavio 13). 55. Muilla mahdollisilla indikaattoreilla voitaisiin mitata komission seurantatoimia, joiden avulla se tukee henkilöstöä opitun soveltamisessa. Tällaisiä seurantatoimia voisivat olla keskustelut esimiehen kanssa kurssin jälkeen, osallistujien suorittama arviointi kuuden kuukauden kuluttua koulutuksesta ja käytänneyhteisöt, valmennus ja mentorointi. 56. Komissiolla on niin ikään vähän tietoa siitä, mitä mieltä henkilöstö tai esimiehet ovat siitä, millainen vaikutus ammatillisella liikkuvuudella on työpaikalla. Sillä ei ole myöskään tätä vaikutusta mittaavia objektiivisia indikaattoreita. Uraneuvojat mittasivat ammatillisen liikkuvuuden vaikuttavuutta viestinnän pääosastossa ottamalla yhteyttä asianomaisiin toimihenkilöihin heti tehtäväkierron tapahduttua ja uudelleen yhdeksän kuukauden kuluttua tiedustellakseen, olivatko työtehtäviä vaihtaneet motivoituneita ja oliko integroituminen onnistunut (ks. laatikko 1). 57. Muissa pääosastoissa ei ollut riittävästi resursseja järjestää haastatteluja, joissa arvioitaisiin ammatillisen liikkuvuuden vaikuttavuutta. Liikkuvuuden tarkoituksena on, että henkilöstö voi kehittää ammattitaitoaan, jotta se voi edistää organisaation tavoitteiden saavuttamista. Riskinä on kuitenkin, että siirtynyttä kokenutta henkilöstöä ei korvata tavalla, joka auttaisi saavuttamaan organisaation päämääriä. Tarkastuksen yhteydessä keskijohdolle tehdyssä kyselyssä havaittiin, että ainoastaan 33 prosenttia vastaajista katsoi, että henkilöstön korvaamismenettelyt olivat vaikuttavia. KAAVIO 12 JOHTOHENKILÖSTÖN JA OSALLISTUJIEN KÄSITYS VAIKUTTAVUUDESTA +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto (henkilöstön näkemys) ja tarkastuksen yhteydessä tehty kysely (johtohenkilöstön näkemys). KAAVIO 13 PÄTEVÖITTÄMISKOULUTUKSEN LÄPÄISEMINEN +++++ TIFF +++++ Lähde: Henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosasto. KOMISSIO EI ARVIOI, MITEN KEHITYSTOIMINTA VAIKUTTAA ORGANISAATION TULOKSIIN 58. Komissio ei arvioi, miten koulutuksella ja ammatillisella liikkuvuudella edistetään organisaation tulosten saavuttamista. Komissiolla ei näin ollen ole tietoja, joita se tarvitsisi havaitakseen ja tutkiakseen tapauksia, joissa koulutukseen tehdyistä investoinneista huolimatta suoritus ei ole parantunut eikä tavoitteita saavutettu, ja muuttaakseen koulutus- ja kehittämisstrategiaansa tutkimustuloksiensa mukaisesti. Komissio voisi määrittää indikaattorit, joiden avulla mitataan erilaisten kehittämistoimien vaikutusta. Niitä voisivat olla esimerkiksi seuraavat indikaattorit: a) Koulutuksen hyödyllisyyttä voitaisiin rahoitusmenettelyjen osalta mitata virheettömästi käsiteltyjen tapahtumien määrällä ja it-menettelyjen osalta Helpdeskille soitettujen puheluiden määrällä. b) Johtamiskoulutuksen vaikutusta voitaisiin mitata yksikön saavuttamilla tuloksilla ja henkilöstön motivaatiotasolla. c) Hallinnollisten asiakirjojen laatimiskurssien vaikutusta voitaisiin mitata asiakirjojen laadullisilla muutoksilla. d) Ammatillisen liikkuvuuden tuomaa hyötyä voitaisiin mitata sillä, onko henkilöstön työn määrässä tai laadussa tapahtunut muutoksia liikkuvuuden ansiosta. PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET KOMISSION OLISI LINJATTAVA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISTOIMINTA TIIVIISTI ORGANISAATION TARPEIDEN MUKAAN 59. Komissiolla ei ole riittävästi yhteen koottua tietoa henkilöstön ammattitaidosta, jotta se voisi suunnitella henkilöstön kehittämistoimintaa organisaation tarpeiden mukaan. Vuoteen 2011 käytössä ollut vuotuinen arviointi ei antanut luotettavaa näyttöä henkilöstön ammattitaidosta eikä sen avulla voinut luotettavalla tavalla yksilöidä alisuoriutumista. Sähköinen ansioluettelo on ollut osa komission henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää vuodesta 2007 alkaen, mutta siitä on vähän hyötyä, koska käytettävissä ei ole tehokasta hakuvälinettä ja koska komission johtohenkilöstön saatavilla olevat sähköiset ansioluettelot koskevat ainoastaan 5:tä prosenttia henkilöstöstä. Tuleviin haasteisiin vastaamiseen tarvittavien resurssien kartoittamiseen käytettävissä järjestelmissä keskitytään tarvittavien taitojen sijaan henkilöstömääriin. Henkilöstön ammattitaidosta saatavilla olevia tietoja pyritään parantamaan vuonna 2012 käyttöönotetulla uudella henkilöstön arviointijärjestelmällä ja kehittämällä sähköistä ansioluetteloa (ks. kohdat 8–13). 60. Ylhäältä alaspäin -strategiasta ei saada uskottavaa näyttöä siitä, miten henkilöstön kehittäminen edistää komission toimintatavoitteiden saavuttamista. Komissiolla ei ole ammatilliseen liikkuvuuteen perustuvaa henkilöstön kehittämisstrategiaa, vaikka on tehty joitakin aloitteita, joiden avulla liikuvuus pyritään linjaamaan tiiviimmin organisaation tavoitteiden mukaan (ks. kohdat 14–16). 61. Operatiivisella tasolla yksilölliset oppimisratkaisut oli kirjattu koulutuskarttoihin, jotka oli laadittu yksikönpäälliköiden ja henkilöstön välisen vuotuisen keskustelun perusteella. Yleensä henkilöstö suunnittelee omat työtehtävä- tai työpaikanvaihdoksensa sisäisillä työmarkkinoilla, joilla ei ole käytettävissä riittävästi tietoa henkilöstön ammattitaidosta ja avoimista työpaikoista. Tietyt kehitystoimet, kuten eräät kielikurssit ja ja ammatillinen liikkuvuus, eivät vastaa organisaation tarpeita (ks. kohdat 17–21). SUOSITUS NRO 1 Jotta kehitystoimet linjattaisiin tiiviimmin organisaation tavoitteiden mukaan komission olisi a) määritettävä organisaation kannalta tarkoituksenmukaisin ydinosaaminen ja arvioitava henkilöstön suoritusta siihen nähden sekä rekrytoinnissa että säännöllisesti koko uran ajan b) yksilöitävä tuleviin haasteisiin vastaamiseen vaadittavat taidot organisaation keskipitkän aikavälin kehitysvision perusteella c) laadittava monivuotinen henkilöstön kehittämisstrategia, joka osoittaa uskottavasti, miten koulutuksella ja liikkuvuudella pyritään edistämään organisaation päämäärien saavuttamista kuromalla umpeen nykytaitojen ja nykyisiin ja tuleviin haasteisiin vastaamiseen vaadittavien taitojen välinen kuilu. SUOSITUS NRO 2 Prosessin tukemiseksi komission olisi a) varmistettava, että kukin henkilöstön jäsen laatii sähköisen ansioluettelonsa (e-CV) b) tehtävä sähköisestä ansioluettelosta osa johdon ja henkilöstön välistä koulutus- ja kehittämistarpeista käytävää vuotuista keskustelua, jotta ansioluettelo pysyy ajan tasalla c) toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että sähköiset ansioluettelot ovat asianmukaisesti johtohenkilöstön saatavilla d) kehitettävä tehokas hakuväline e-CV-järjestelmää varten e) hyödynnettävä täysimääräisesti sähköistä ansioluetteloa ja julkaistava tiedot avoimista työpaikoista, jotta sopivat ehdokkaat löytyvät paremmin f) tuettava henkilöstöä koulutustarpeiden kartoittamisessa ennen tarpeita vastaavien koulutuskurssien valintaa g) hyväksyttävä henkilöstön koulutus, kielikurssit mukaan luettuina, silloin kun koulutus on yksikön edun mukaista h) tuettava henkilöstöä pidemmän aikavälin urakehityssuunnitelmien laatimisessa ottamalla huomioon laajemmin asianomaisten pääosastojen, komission ja EU-toimielinten edut i) tuettava henkilöstöä ammatillisessa liikkuvuudessa näkyvämmällä uraneuvonnalla, jonka kautta henkilöstölle annetaan kehitysmahdollisuuksia koskevaa opastusta ja kerrotaan, miten henkilöstö voisi hyödyntää ammattitaitoaan parhaiten. KOMISSIO TARJOAA HENKILÖSTÖLLEEN MONENLAISIA KEHITYSMAHDOLLISUUKSIA 62. Komissio tarjoaa henkilöstölleen monenlaisia mahdollisuuksia kehittyä virallisen oppimisen ja arkioppimisen sekä ammatillisen liikkuvuuden kautta. Vuonna 2010 henkilöstö käytti keskimäärin 6,9 päivää viralliseen koulutukseen. Arkioppimista ei kirjata, mutta tarkastuksen yhteydessä tehtyyn kyselyyn vastannut johtohenkilöstö arvioi, että henkilöstö käytti keskimäärin 4 päivää arkioppimiseen. Joka vuosi 6 prosenttia henkilöstöstä siirtyy toiseen pääosastoon ja henkilöstöllä on myös huomattavasti mahdollisuuksia vaihtaa työpaikkaa pääosaston sisällä (ks. kohdat 22–28). KOMISSION OLISI VAHVISTETTAVA OPPIMISYMPÄRISTÖÄÄN HYÖDYNTÄÄKSEEN KOULUTUSTARJONTAA 63. Komissio ei ole luonut riittävän vahvaa oppimisympäristöä voidakseen hyödyntää laajaa koulutustarjontaa. Kaaviossa 14 kuvataan, miten laajat kehitysmahdollisuudet vesittyvät, koska osallistumisen taso vaihtelee, uusien taitojen soveltamista ei tueta tarpeeksi työpaikalla ja taitojaan kehittävä henkilöstö saa liian vähän tunnustusta. KAAVIO 14 KOMISSIO EI OLE LUONUT RIITTÄVÄN VAHVAA OPPIMISYMPÄRISTÖÄ HYÖDYNTÄÄKSEEN OPPIMISTARJONTAA +++++ TIFF +++++ 64. Vuonna 2010 henkilöstö osallistui ainoastaan 35 prosentille koulutuskarttoihinsa merkityistä kursseista. Vaikka komission henkilöstö käytti keskimäärin 6,9 päivää koulutukseen vuonna 2010, 30 prosenttia henkilöstöstä käytti koulutukseen alle kaksi päivää. Iäkkäämpi ja korkeampaan palkkaluokkaan kuuluva henkilöstö osallistuu koulutukseen vähemmän kuin alemmissa palkkaluokissa oleva nuorempi henkilöstö. Lisäksi kielikurssien poissaolo- ja keskeyttämistaso on korkea. Komissio ei seuraa tiiviisti henkilöstön osallistumista suunnitelluille koulutuskursseille eikä se seuraa enää pääosastojen sisäisen liikkuvuuden tasoa. Komission johtohenkilöstö ja henkilöstö antavat jonkin verran koulutusta, mutta eivät niin paljon, että se osoittaisi, että organisaatio arvostaa tarpeeksi henkilöstön kehittämistä (ks. kohdat 29–37). 65. Komissio tukee yleensä vain vähän uusien taitojen soveltamista työpaikalla (ks. kohdat 38 ja 39). 66. Vuoteen 2011 sovelletussa ylennysjärjestelmässä ei eroteltu riittävän hyvin ammattitaitoaan kehittäviä ja työnsä hyvin suorittavia toimihenkilöitä sellaisista toimihenkilöistä, jotka suorittavat työnsä huonosti eivätkä kehitä ammattitaitoaan. Riskinä on tunnustuksen puuttuessa, että henkilöstö ei ole motivoitunut käyttämään saatavilla olevia monenlaisia kehitysmahdollisuuksia. Vuonna 2012 käyttöön otetussa uudessa järjestelmässä pyritään tekemän selvempi ero hyvin ja huonosti työnsä suorittavien toimihenkilöiden välille eikä ylentämään niitä, joiden suoritukset jäävät alle keskiarvon (ks. kohdat 40–42). SUOSITUS NRO 3 Komission olisi kehitettävä järjestelmiään, jotta pystyttäisiin tehokkaammin seuraamaan, a) onko henkilöstö osallistunut pakollisille kursseille b) kuinka monta toimihenkilöä vaihtaa työtehtäviä mutta pysyy kuitenkin samassa pääosastossa. SUOSITUS NRO 4 Komission olisi kannustettava koko henkilöstöä käyttämään hyväkseen saatavilla olevat monenlaiset kehitysmahdollisuudet a) antamalla enemmän tunnustusta arviointi- ja ylennysjärjestelmän kautta henkilöstölle, joka on sitoutunut kehittämään taitojaan ja muiden taitoja esim. kouluttajana b) puuttumalla alisuoriutumiseen ja tarjoamalla mahdollisimman aikaisessa vaiheessa asianmukaista keskustason tukea esimiehille alisuoriutuvan henkilöstön ammattitaidon puutteiden käsittelyssä c) kannustettava koulutustarpeistä käytävän vuotuisen keskustelun yhteydessä ylemmissä palkkaluokissa olevaa iäkkäämpää henkilöstöä pitämään ammattitaitonsa ajan tasalla ja jakamaan tietämystään ja kokemuksiaan muiden kanssa. SUOSITUS NRO 5 Komission olisi mahdollisuuksien mukaan testattava ja todennettava uusien taitojen omaksuminen ja tuettava uusien taitojen soveltamista työpaikalla seurantatoimien kautta. KOMISSION OLISI ARVIOITAVA PAREMMIN KEHITYSTOIMINTANSA VAIKUTTAVUUTTA 67. Komissio mittaa henkilöstön tyytyväisyyttä kehitystoimintaan erityisesti lähettämällä palautelomakkeet kurssiosallistujille koulutuskurssin jälkeen. Lisäksi komissio saa yleisemmän käsityksen henkilöstön tyytyväisyydestä koulutukseen ja ammatilliseen liikkuvuuteen joka toinen vuosi suoritettavan henkilöstökyselyn avulla. 68. Komissio ei kuitenkaan analysoi, miksi henkilöstö ei suorita koulutuskartoissa yksilöityjä kursseja, eikä sitä, missä määrin tarpeet todellisuudessa jäävät tyydyttämättä. Se ei myöskään arvioi, ovatko osallistujat omaksuneet uusia taitoja (lukuun ottamatta ennen kaikkea kielikoulutusta). Pyrkimykset arvioida, käytetäänkö uusia taitoja työpaikalla, perustuvat lähinnä osallistujien mielipiteisiin. Esimiehiltä kysytään harvoin mielipidettä henkilöstönsä suorittamien koulutuskurssien vaikuttavuudesta tai ammatillisen liikkuvuuden vaikutuksesta. Komissio käyttää harvoin objektiivisia indikaattoreita, joilla se osoittaisi, että kehitystoiminta on hyödyllistä ja että se edistää organisaation tulosten saavuttamista. Tästä seuraa, että komissiolla ei ole riittävästi tietoja voidakseen päättää koulutus- ja kehitysresurssien suuntaamisesta (ks. kohdat 43–58). SUOSITUS NRO 6 Komission olisi arvioitava paremmin kehitystoiminnan vaikuttavuutta mm. seuraavien tekijöiden avulla: a) objektiiviset indikaattorit, joiden avulla mitataan, miten organisaation päämäärien saavuttamisessa on edistytty kehitystoiminnan ansiosta b) analyysi tyydyttämättömien koulutustarpeiden laajuudesta c) uusien taitojen omaksumisen testaus d) mittarit, joiden avulla arvioidaan, minkä verran toteutetaan seurantatoimia, joiden kautta henkilöstöä tuetaan soveltamaan oppimaansa työpaikalla e) johtohenkilöstön analyysi kehitystoiminnan vaikuttavuudesta f) henkilöstön mielipiteet kehitystoiminnan hyödyllisyydestä työpaikalla. Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Louis GALEAN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 22. toukokuuta 2012 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta +++++ TIFF +++++ Vítor Manuel da Silva Caldeira presidentti [1] Komission henkilöstöä koskevat tunnusluvut vuodelta 2011. Komission henkilöstöstä (32949 työntekijää) 1. kesäkuuta 2011 oli 22526 virkamiehiä, 1402 väliaikaisia toimihenkilöitä, 5871 sopimussuhteisia toimihenkilöitä, 2022 paikallisia toimihenkilöitä, 54 erityisneuvonantajia ja 1074 kansallisen lainsäädännön alaisia toimihenkilöitä. Virkamiehistä (22526) oli 12032 hallintovirkamiehiä (AD), joista 1502 oli johtohenkilöstöä ja 10494 hallintoavustajia (AST). [2] Määräaikaiseen henkilöstöön kuuluvat väliaikaiset, sopimussuhteiset ja paikalliset toimihenkilöt, erityisneuvonantajat ja kansallisen lainsäädännön alaiset toimihenkilöt. [3] Vuoden 2010 koulutusbudjetti oli 31,1 miljoonaa euroa, josta 4,5 miljoonaa euroa oli varattu muita toimielimiä varten. Vuonna 2011 tehdyn 5 prosentin vähennyksen jälkeen se oli 29,7 miljoonaa euroa ja vuonna 2012 tehdyn 11 prosentin vähennyksen jälkeen 26,3 miljoonaa euroa. [4] Komission päätös E(2002) 729, tehty 7 päivänä toukokuuta 2002, henkilöstökoulutuspolitiikasta. [5] KOM(2000) 200 lopullinen, 5. huhtikuuta 2000. [6] Liikkuvuutta koskevat ohjeet, tiedonanto komissiolle, SEC(2002) 146, 12. helmikuuta 2002. [7] Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 723/2004, annettu 22 päivänä maaliskuuta 2004, Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen muuttamisesta (EUVL L 124, 27.4.2004, s. 1). [8] Vuonna 2010 toteutettu komission henkilöstökysely. [9] Asetus (EY, Euratom) N:o 723/2004, liite I, 43 artikla. [10] Ylennyspisteisiin voi pikemminkin vaikuttaa se, miten lähellä kyseinen henkilö on ylennystä, eikä niinkään työsuorituksen objektiivinen arviointi. Jotta tietyn pääosaston työntekijät saisivat mahdollisimman monta ylennystä, toimihenkilöille saatetaan antaa ylennyspisteitä, joita he eivät ansaitse. Keskijohdolle tarkastuksen yhteydessä tehdyn kyselyn tietyissä vastauksissa korostettiin, että objektiivinen arviointi on ylennysjärjestelmän vuoksi vaikeaa. [11] Alisuoriutuminen määritellään suoritustasoksi IV. Henkilöstösääntöjen 45 artiklan täytäntöönpanoa koskevista yleisistä säännöksistä 18 päivänä kesäkuuta 2008 tehdyssä komission päätöksessä K(2008) 3028 kuvataan suoritustasot seuraavasti: - Suoritustaso IA: ylittää jatkuvasti tehokkuudelle, pätevyydelle ja käytökselle viranhoidossa asetetut odotukset - Suoritustaso IB: ylittää odotukset usein - Suoritustaso II: täyttää odotukset täysimääräisesti - Suoritustaso III: täyttää odotukset osittain - Suoritustaso IV: ei täyttänyt odotuksia lainkaan. [12] Uusimmasta liikkuvuutta vuonna 2007 koskevasta edistyskertomuksesta käy ilmi, että puolet henkilöstön siirtymisistä (puolet 2700:n kokonaismäärästä on 1350) oli henkilöstösääntöjen 7 artiklan mukaisia siirtoja toisiin tehtäviin eikä kysymyksessä ollut niinkään avoimien virkojen täyttäminen 29 artiklan mukaisesti. [13] Euroopan komission henkilöstöhallintoa koskeva kertomus 2011, s. 73. [14] Virallisen oppimisen 7,5 päivän tavoite sisältää 3,5 päivää yleiskoulutusta, 1,5 päivää tietotekniikkakoulutusta ja 2,5 päivää kielikoulutusta. [15] Liikkuvuuspolitiikan täytäntöönpanoa koskevat komission kertomukset Implementation of the Mobility Policy in the Commission Progress Report for the Year 2006, heinäkuu 2007 ja Implementation of the Mobility Policy in the Commission Progress Report for the Year 2005, heinäkuu 2006. [16] Euroopan komission henkilöstöhallintoa koskeva kertomus vuodelta 2011, s. 74 ja 75 sekä henkilöstöresurssien hallinnointia koskeva sisäisen tarkastuksen osaston kertomus IAS Report on human resources management 2006. [17] Henkilöstökysely 2010, s. 31. [18] Henkilöstökysely 2010, s. 25. [19] Henkilöstökysely 2010, s. 164. [20] Erityiskertomus nro 1/2011 "Onko unionin ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnoinnin hajauttaminen komissiolta edustustoille parantanut tuen toimittamista?", kohta 44 (http://eca.europa.eu). [21] Lokakuun 2009 ja maaliskuun 2010 välillä toteutetussa asiakastyytyväisyyskyselyssä kävi ilmi, että 88 prosenttia uraneuvonnan keskusyksikön asiakkaista oli tyytyväisiä ja 72 prosenttia ajatteli, että haastattelun aikana annetut neuvot selkeyttivät heidän tilannettaan. [22] Vuoden 2010 henkilöstökyselyssä havaittiin, että 67 prosenttia henkilöstöstä ei tiennyt uraneuvonnan keskusyksikön tarjoamista palveluista. [23] Oppimis- ja kehittämisyksikössä on 65 työntekijää (55 Brysselissä ja 10 Luxemburgissa). Sen päätehtävänä on tarjota yleiskoulutusta ja kielikoulutusta, josta suurin osa on ulkoistettu. Vuonna 2008 se sitoi 14,3 miljoonaa euroa 4000 kurssin järjestämiseen noin 133000 osallistujapäiväksi (tämä vastaa noin 25 prosenttia kursseista ja 50 prosenttia osallistujapäivistä, kun huomioon otetaan koko komission järjestämä koulutus). [24] Euroopan yhteisöjen henkilöstökoulutuskeskus aloitti virallisesti toimintansa vuonna 2005. Sen tehtävänä on tarjota kaikkien EU:n toimielinten ja henkilökunnan tarpeita vastaavia laadukkaita koulutuksia ja oppimismahdollisuuksia. [25] Kielikoulutus on tarkoitettu kaikille toimielimille ja siten komission henkilöstön lisäksi osallistujia on myös muista toimielimistä. Kyseisiä osallistujia ei ole otettu huomioon kaaviossa 4. [26] Brysselin ja Luxemburgin oppimiskeskukset tarjoavat kaikenlaista oppimista tukevaa materiaalia, jota voidaan opiskella paikan päällä tai lainata. [27] Esimerkiksi External Management Development Programme -ohjelmaan osallistujat jakavat oppimaansa antamalla Management Matters Live -luentoja lounasaikaan, kirjottamalla artikkeleita joka kuukausi ilmestyvään Management Matters Live -julkaisuun tai tekemällä videoita Learning Channel -kanavalle. Fellowships- ohjelmaan osallistujat esittelevät tutkimuksiaan videokonferenssin avulla yliopistostaan käsin. Palattuaan he laativat raportin tutkimuksistaan. [28] Luvuissa ei oteta huomioon yksiköiden uudelleenorganisoinnista nykyisen komission toimintakauden alussa aiheutunutta liikkuvuutta, joka koski noin 1730 toimea (esitys Euroopan komission yleiseksi talousarvioksi varainhoitovuodeksi 2012: valmisteluasiakirja osa II: komission henkilöstö, s. 67.) [29] Komission liikkuvuuspolitiikan täytäntöönpanon edistymistä koskeva kertomus Implementation of the mobility policy in the Commission Progress report for the year 2006, heinäkuu 2007. [30] Henkilöstökysely 2010, s. 25. [31] Kursseille rekisteröityneet ja koulutukseen vain osittain osallistuneet henkilöt merkitään poissaoleviksi. Kielikurssien osalta poissaolot merkitään oppituntikohtaisesti. [32] Arvioinnin yhteydessä havaittiin, että neljäsosa päälliköistä salli osallistumisen muuhunkin kuin työssä eniten käytettyjä kieliä koskevaan kielikoulutukseen. [33] Osallistujat suljetaan automaattisesti pois kielikursseilta, jos poissaoloja kertyy tietty määrä. [34] Vuoden 2010 kielikursseista 48 prosenttia oli kahdesti viikossa järjestettäviä kursseja. [35] Komission iäkkäämmän henkilöstön osallisuutta ja motivaatiota koskeva arviointi Evaluation of the Involvement and Motivation of Older Commission Staff (above 50 years), marraskuu 2008, tiivistelmä, s. vii. [36] KOM(2011) 890 lopullinen, 13. joulukuuta 2011 – Ehdotus Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseksi Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen muuttamisesta. [37] Sisäisen valvonnan standardi 4: Henkilöstön arviointi ja kehitys edellyttää, että johto varmistaa, että kukin toimihenkilö osallistuu ainakin komission ja pääosaston strategisessa kehyksessä pakollisiksi määriteltyihin koulutuskursseihin. [38] Heistä 26 prosenttia oli ollut yksikönpäällikkönä alle vuoden eikä siis kenties vielä ollut suorittanut koulutusta loppuun. Heistä 31 prosentilla oli yli neljä vuotta kokemusta yksikönpäällikkönä ja täten heitä ei voitu pitää "uusina". Jäljelle jäävät 43 prosenttia olivat olleet yksikönpäälliköinä yhdestä kolmeen vuoteen ja täten heillä olisi pitänyt olla suoritettuna koko pakollinen johtamiskoulutusohjelma. [39] Sisäisen valvonnan standardi 3: Henkilöstön työtehtäviin osoittaminen ja liikkuvuus edellyttää, että liikkuvuutta seurataan, jotta voidaan varmistua, että oikea henkilö on oikeassa työssä oikeaan aikaan. [40] Vuonna 2000 komission uudistamisesta laaditussa valkoisessa kirjassa suositettiin, että komission oma henkilöstö antaisi enemmän koulutusta ja edistäisi tällä tavoin oppimiskulttuuria. [41] Henkilöstökysely 2010, s. 25. [42] Henkilöstökysely 2010, s. 25. [43] Komission uudistamista koskeva valkoinen kirja – Osa II: Toimintasuunnitelma, s. 28. [44] Asetus (EY, Euratom) N:o 723/2004, liite I, liite IB ja henkilöstösääntöjen 45 artiklan yleisistä täytäntöönpanosäännöksistä 18 päivänä kesäkuuta 2008 tehty komission päätös C(2008) 3028, s. 7. [45] Vuoteen 2011 saakka käytetyssä arviointi- ja ylennysjärjestelmässä suoritustason IV henkilöt luokiteltiin alisuoriutujiksi. [46] Vuodesta 2012 sovellettavalla uudella arviointijärjestelmällä pyritään varmistamaan, että toimihenkilöä, jonka työsuoritus jää alle keskiarvon, ei ylennetä. Ylennyspisteet eivät ole uudessa järjestelmässä kumulatiivisia eikä ylennystä enää myönnetä vain siksi, että tietty pisteraja ylittyy. [47] Henkilöstön tyytymättömyydestä arviointi- ja ylennysjärjestelmään on osoituksena ylennyspisteiden johdosta tehtyjen valitusten määrä. Vuonna 2010 tehtiin noin 3400 valitusta, mikä vastaa 16:ta prosenttia 21700 arviointikertomuksesta. [48] Henkilöstösääntöjen 24 a artiklassa määrätään seuraavaa: "Näillä on helpotettava virkamiehen ammatillista täydennyskoulutusta, jos se on yksikköjen moitteetonta toimintaa koskevien vaatimusten mukaista ja vastaa yksikköjen omia etuja. Tämä täydennyskoulutus otetaan huomioon myös urakehityksessä." Lisäksi yleiset arviointistandardit edellyttävät, että käytöstä arvioitaessa on otettava huomioon halukkuus lisätä ammatillista tietämystään ja kehittää ammattitaitoaan kouluttautumalla. [49] Donald Kirkpatrick esitti arviointiteoriansa ensimmäisen kerran vuonna 1959. Myöhempiä julkaisuja, ks. Donald Kirkpatrick ja James Kirkpatrick, Evaluating Training Programmes – The Four Levels, 2006. Neljän tason mallia käytetään koulutusalalla laajalti. Tilintarkastustuomioistuin valitsi Kirkpatrickin mallin arviointinsa rakenteeksi. [50] Henkilöstökyselyssä mitataan myös henkilöstön tyytyväisyyttä koulutukseen. Kyselyssä havaittiin, että 74 prosenttia henkilöstöstä oli tyytyväinen keskitetysti järjestettyihin kursseihin ja 71 prosenttia paikallisiin kursseihin (henkilöstökysely 2010, s. 34). [51] Henkilöstökysely 2010, s. 45. [52] Komission ikääntyneemmän henkilöstön osallisuutta ja motivaatiota koskeva arviointi Evaluation of the Involvement and Motivation of Older Commission Staff (above 50 years), marraskuu 2008, yhteenveto, s. vii. [53] Verkko-opiskeluun tarkoitetussa Blackboard-sovelluksessa voidaan vaihtoehtoisesti velvoittaa, että osallistujan on läpäistävä testi voidakseen siirtyä koulutusmoduulin seuraavaan osioon. [54] Osallistujia pyydetään ensimmäiseksi arvioimaan seuraava väittämä: "Tällä kurssilla oli merkitystä työni puolesta". Vapaamuotoisia kommentteja saa esittää seuraavaan kysymykseen: "Minkälaista apua/tukea tarvitsisit voidaksesi soveltaa oppimaasi työpaikalla/työssäsi?". Kurssin hyödyllisyyttä työpaikalla voisi myös kuvastaa seuraava kysymys: "Minkä verran hyötyä tästä koulutustoimesta oli oppimistavoitteiden saavuttamisen kannalta?". [55] Vuonna 2008 toteutetussa henkilöstökyselyssä henkilöstöä pyydettiin arvioimaan, mitä hyötyä erityyppisistä koulutuksista on työpaikalla. Yleiskoulutusta piti hyödyllisenä 73 prosenttia, tietotekniikkakoulutusta 78 prosenttia ja kielikoulutusta 76 prosenttia. [56] Euroopan henkilöstökoulutuskeskuksen vuotuinen toimintakertomus Annual Activity Report of the European Administrative School 2011. --------------------------------------------------