Kertomus

yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset

(2001/C 372/10)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94110 artiklan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(3) 112 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET YHTEISÖN KASVILAJIKEVIRASTON (ANGERS) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit

5. Varainhoitovuoden 2000 talousarvion toteuttamista kuvataan taulukossa 1(4).

6. Merkillepantavinta on, että varainhoitovuodesta 1999 siirrettyjä määrärahoja peruuntui paljon (36 prosenttia). Tämä koskee erityisesti toimintamäärärahoja (III osasto), joista 0,9 miljoonaa euroa eli 63 prosenttia peruuntui vuonna 2000. Ilmiö voimistuu vuosi vuodelta (0,5 miljoonaa euroa vuonna 1999 ja 0,2 miljoonaa euroa vuonna 1998). Tästä seuraa muun muassa se, että oikeudelliset sitoumukset, jotka on jaksotettu useammalle kuin kahdelle vuodelle, eivät ilmene tileistä kaikilta osin.

7. Siirtääkseen määrärahoja varainhoitovuodesta toiseen virasto laskee siirrettävien määrärahojen määrän käyttämättä jääneiden alustavien maksusitoumusten loppusumman perusteella eikä tosiasiassa maksattamatta olevien määrien perusteella.

8. Tilintarkastustuomioistuin(5) suosittelee, että virasto tarkistaisi komission kanssa, sopiiko yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus viraston omiin erityistarpeisiin. Huomioon olisi otettava etenkin komission ehdotus varainhoitoasetuksen uudelleenlaatimisesta(6) ja tilintarkastustuomioistuimen ehdotuksesta antama lausunto(7).

Tilinpäätös ja tilinpito

9. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000.

10. Virasto ei tähän mennessä ole ottanut poistoja huomioon taseessaan. Poistot sisällytetään taseeseen varainhoitovuodesta 2001 alkaen. Omaisuusluetteloa varten olisi sovittava menettelystä etenkin toimistossa käytettyjen vanhentuneiden tarvikkeiden ja laitteiden poistamiseksi luettelosta, ja luetteloon ei enää pitäisi merkitä arvoltaan vähäisiä (alle 400 euroa(8) tarvikkeita ja laitteita.

11. Viraston asettamia sekkejä ei ole viety kirjanpitoon eikä ole olemassa järjestelmää, jonka ansiosta voitaisiin tietää vielä lunastamatta olevien asetettujen sekkien arvo. Virasto arvioi, että vireillä olevien maksujen arvo oli 12000 euroa maaliskuun 2001 alussa. Viraston olisi muutettava kirjanpitojärjestelmäänsä siten, että siinä otettaisiin huomioon asetetut sekit ja arvioitaisiin vireillä olevien maksujen summa. Lisäksi viraston sekkivihkojen suojaamisesta tulisi huolehtia nykyistä paremmin (fyysinen suojaaminen, käyttämättömien sekkien numeroiden kirjaaminen).

12. Kaikkia kasvilajikkeiden suojelua koskevia hakemuksia sekä niihin liittyviä maksuja seurataan sähköisellä rekisterillä, joka sisältää hakemus- ja tutkimusmaksut sekä vuosimaksut. Kun maksuissa on virheitä tai on saatava lisää maksuja, suoritettavat palautukset tai saatavat lisämaksut kirjataan erillisille tileille. Rekisteriä olisi mukautettava niin, että sen avulla voidaan seurata kaikkia kuhunkin tapaukseen liittyviä tapahtumia.

Hallinnointi

13. Viraston säännöksissä määrätään vararahaston perustamisesta (viraston varainhoitosääntöjen 6 artiklan d kohta). Vararahastolla pyritään säilyttämään viraston taloudellinen riippumattomuus komissiosta. Viime vuosina on varovaisuussyistä kerätty hyvin suuri rahasto, joka oli 8,6 miljoonaa euroa vuonna 2000, mikä on enemmän kuin varainhoitovuodelle 2001 laadittu talousarvio (8,2 miljoonaa euroa).

14. Vielä käynnissä olevan, tutkimusten todellisia kustannuksia koskevan selvityksen alustavien tulosten perusteella virasto nosti tutkimuskeskuksille maksettavia palkkioita tilapäisesti 20-50 prosenttia. Kaupallisista syistä ja merkittävä vararahasto huomioon ottaen virasto päätti kuitenkin pitää tutkimuksia koskevat maksut ennallaan ja alentaa rekisteröintihakemusten maksuja. Kustannusten analysoimiseksi on hyväksytty menetelmä, ja kun tarvittavat tiedot on kerätty, tutkimuskeskusten palkkioita harkitaan uudelleen. Viraston on saatava valmiiksi analyysinsä kansallisten keskusten tekemien tutkimusten todellisista kustannuksista ja laadittava vastedes kyseinen analyysi säännöllisesti maksujensa mukauttamiseksi.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöpolitiikka

15. Henkilöstöhallinnon kannalta on tärkeää, että yleisestä henkilöstöpolitiikasta ja sen eri näkökohdista (arviointi, ylennykset, täydennyskoulutus) on laadittu kirjallista aineistoa. Henkilöstöpolitiikan on pohjauduttava viraston tavoitteiden ja vastuualueiden perusteella laadittuihin toimenkuvauksiin, jotta voidaan luoda tarkoituksenmukainen hallinnointijärjestelmä. Vuoden 2000 lopussa aiheesta oli olemassa ainoastaan yksittäisiä näkökohtia koskevia taikka valmistelevia asiakirjoja.

16. Hallinto- ja talousasioista vastaavien yksiköiden henkilöstön toimenkuvauksia varten on olemassa hanke, jossa tarkastellaan henkilöstön jäsenten toimintaa ja sitä, millaisia muutoksia olisi tehtävä kyseisten yksiköiden tarpeiden perusteella. Muiden yksiköiden kohdalla asiaa harkitaan parhaillaan, mutta asiakirjoja ei vielä ole laadittu. Tulevasta henkilöstötilanteesta ei tällä hetkellä ole olemassa asiakirjoja.

Henkilöstökansioiden pitäminen

17. Henkilöstön jäsenten taloudelliset etuudet muuttuvat uratilanteen sekä muiden tekijöiden, kuten perhetilanteen, mukaan. Henkilöstön taloudelliset etuudet määritetään palkkaamishetkellä esitettyjen asiakirjojen sekä niiden ilmoitusten perusteella, jotka henkilöstön jäsenten edellytetään tekevän näihin etuuksiin mahdollisesti vaikuttavien muutosten johdosta. Virastolla ei ole käytettävissään järjestelmää, jonka avulla näitä etuuksia voitaisiin seurata; sen olisi kuitenkin valvottava, että henkilöstön taloudelliset etuudet tarkastetaan tietyin väliajoin.

Henkilöstötilanteen ja viraston toiminnan kehittyminen

18. Ennen vuotta 2000 viraston henkilöstötaulukossa oli vain väliaikaisten toimihenkilöiden toimia. Vuonna 2000 taulukkoon oli merkitty 14 vakinaisen toimihenkilön toimen perustaminen, ja näistä kahdeksan täytettiin vuoden 2001 alussa. Näiden lisäksi on ylimääräisiä toimihenkilöitä, joiden työsuhde kestää enintään vuoden. Taulukossa 4 on esitetty viraston henkilöstömäärän kehitys ja henkilöstön jakautuminen. Taulukosta käy ilmi, että ylimääräisten toimihenkilöiden ja tilapäistyöntekijöiden avulla voidaan täyttää vain osa avoimista toimista (vakinaiset toimihenkilöt, väliaikaiset toimihenkilöt). Tilapäistyöntekijöistä johtuvat menot ovat yli kolminkertaistuneet vuosina 1996-2000, ja varainhoitovuonna 2000 ne olivat 0,23 miljoonaa euroa.

19. Viraston henkilöstön palvelukseen ottaminen näyttää seuraavan tiettyä mallia. Viraston palvelukseen on sen perustamisen jälkeen otettu 35 henkilöä, joista 18 väliaikaisiksi ja 17 ylimääräisiksi toimihenkilöiksi. Kun otetaan huomioon pois lähteneet henkilöstön jäsenet, voidaan todeta, että virastossa vuoden 2000 lopussa palveluksessa olleesta 28:sta henkilöstön jäsenestä 26 oli väliaikaisia toimihenkilöitä ja kaksi ylimääräisiä toimihenkilöitä. Tämä muutos väliaikaisten ja ylimääräisten toimihenkilöiden jakaumassa on tapahtunut sisäisten menettelyjen avulla.

20. Aluksi ylimääräisen toimihenkilön toimeen palkatut henkilöstön jäsenet (alemmilla ura-alueilla usein sen jälkeen, kun he ovat ensin työskennelleet tilapäistyöntekijän sopimuksella) ovat tulleet väliaikaisiksi toimihenkilöiksi pääasiassa ainoastaan toimielimiä koskevien ilmoitusmenettelyjen kautta.

21. Tämä henkilöstöhallinnon toimintamallin pääasiassa sisäinen luonne käy ilmi siitä, että palvelukseen ottamista ei ole koskaan toteutettu yhteisön toimielimille suositellun mallin mukaista menettelyä noudattavien avointen kilpailujen kautta (ks. taulukko 5). Virasto järjesti vuoden 2000 lopussa sisäisiä kilpailuja, jotka johtivat kahdeksan toimihenkilön vakinaistamiseen 1. tammikuuta 2001 alkaen. Palvelukseen ottamisesta on aiheutunut keskimäärin noin 2160 euron kulut palkattua toimihenkilöä kohden.

22. Tarkastusta varten toimihenkilöt jaettiin kahteen ryhmään:

- tukitoimintoihin osoitetut toimihenkilöt; kyseiset toiminnot takaavat viraston toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö)

- muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii viraston tavoitteiden saavuttamisesta.

23. Keskimäärin 80:tä prosenttia ura-alueen A henkilöstöstä voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä. Eräät muilla ura-alueilla työskentelevät toimihenkilöt hoitavat ura-alueestaan huolimatta muita kuin pelkästään suorittavia tehtäviä tai tukitehtäviä. Kun määritettiin heidän tehtäviinsä sisältyvien varsinaisten toimintojen osuutta, otoksen perusteella voitiin päätellä, että kaikki ura-alueet huomioon ottaen 33:a prosenttia viraston toimihenkilöistä voitaisiin pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä.

24. Taulukossa 6 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen kehitystä sekä hallintomenoja vuosina 1995-2000. Palkkakustannusten voidaan katsoa kehittyneen henkilöstötilannetta vastaavasti, kun automaattisten palkankorotusten vaikutus otetaan huomioon.

25. Muista henkilöstöön liittyvistä kuluista tutkittiin erityisesti täydennyskoulutuksesta johtuvat menot ja hallintomenot etenkin tietotekniikan osalta. Täydennyskoulutuksesta johtuvat menot ovat lisääntyneet hieman nopeammin kuin henkilöstön määrä. Hallintomenot ovat kasvaneet nopeasti uudesta rakennuksesta aiheutuvien menojen vuoksi ja ovat siis luonteeltaan poikkeuksellisia.

26. Saadakseen selville viraston toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää viraston tulojen määrän kehittymiseen. Tulot ilmentävät sekä virastolle jätettyjen hakemusten määrää että kunkin hakemuksen käsittelyyn liittyviä vaikeuksia, jotka näkyvät pyydettyjen maksujen eroina.

27. Vertailun perusteella vaikuttaa siltä, että viraston olisi valvottava henkilöstönsä määrän kasvua, joka on seurannut melko tarkasti viraston toiminnan kehittymistä vuosina 1997-2000. Näkemys tällaisesta kehityssuunnasta saa vahvistuksen, kun III osaston (joka kattaa viraston tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät menot) menojen kasvua verrataan I osaston (henkilöstö) ja II osaston (hallinto) menojen kasvuun: hallintomenot ovat kaiken kaikkiaan kasvaneet toimintamenoja hitaammin, mutta ne ovat viime vuosina lisääntyneet kiihtyvää vauhtia.

Päätelmät

28. Virasto ei perustamisestaan lähtien ole voinut ottaa palvelukseensa talousarviomenettelyjen yhteydessä pyytämäänsä määrää henkilöstöä, mutta tämä ei yleisesti ottaen näytä vaikuttaneen merkittävästi viraston toiminnan kehittymiseen, mikä on erityisesti ylimääräisten toimihenkilöiden palkkaamisen ansiota.

29. Virasto on ottanut henkilöstöä palvelukseensa sellaisten menettelyjen perusteella, joissa toimista on ilmoitettu ainoastaan toimielimissä. Ylimääräisistä toimihenkilöistä, jotka monesti ovat jo työskennelleet virastossa tilapäistyöntekijöinä, tulee usein sisäisten menettelyjen kautta ensin väliaikaisia ja sitten joissakin tapauksissa sisäisen kilpailun kautta vakinaisia virkamiehiä. Tämä toimintatapa lyhentää palvelukseen ottamiseen kuluvaa aikaa ja vähentää siihen liittyviä kuluja sekä mahdollistaa palkattujen toimihenkilöiden arvioimisen pitkän ajan kuluessa (ks. kohta 21).

30. Kun otetaan huomioon viraston toiminnan ja henkilöstötilanteen odotettu kehitys, olisi ehkä suotavaa, että virasto huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta. Lisäksi viraston olisi yleisesti parannettava hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä henkilöstön osalta.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. Karlsson

Presidentti

(1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94111 artiklan 2 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 16. maaliskuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 26. maaliskuuta 2001. Tämän kertomuksen lopussa olevissa taulukoissa esitetään lyhennetty versio taseista 31. joulukuuta 1999 ja 31. joulukuuta 2000 sekä varainhoitovuosien 1999 ja 2000 tulostileistä.

(3) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 28.

(4) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt.

(5) Lausunto nro 2/2000 yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) varainhoitosääntöjä koskevasta muutosehdotuksesta. Tilintarkastustuomioistuin hyväksyi lausunnon 5. lokakuuta 2000.

(6) KOM(2000) 461 lopullinen, 17.10.2000.

(7) Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen lausunto nro 2/2001, annettu 8. maaliskuuta 2001.

(8) Viraston varainhoitosääntöjen, jotka hyväksyttiin 7. huhtikuuta 1998, 54 artiklan mukaisesti soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen 119 artikla.

TAULUKOT 1 - 6

Taulukko 1

Talousarvion toteuttaminen

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.Kokonaismäärissä saattaa esiintyä pyöristyksistä johtuvia eroja.

Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

Taulukko 3

Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999

Huom.Kokonaismäärissä saattaa esiintyä pyöristyksistä johtuvia eroja.

Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 4

Henkilöstömäärän kehitys

>TAULUKON PAIKKA>

VT: Vakinaiset toimihenkilöt.

VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt.

YT: Ylimääräiset toimihenkilöt.

Taulukko 5

Henkilöstömäärän vaihtelu

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 6

Henkilöstömäärän kehitys ja henkilöstöön liittyvät kulut

>TAULUKON PAIKKA>

Viraston vastaukset

6, 7 ja 8. Kasvilajikevirasto noudattaa vastedes tilintarkastustuomioistuimen kohdassa 8 antamaa suositusta.

10. Kasvilajikevirasto on kehittänyt menetelmän vanhentuneen irtaimiston arvonalennuksia varten ja aikoo soveltaa asianmukaista poistomenettelyä varainhoitovuodesta 2001 lähtien.

11. Kasvilajikevirasto noudattaa vastedes tilintarkastustuomioistuimen kohdassa 11 antamaa suositusta.

12. Kasvilajikevirasto on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen tässä kohdassa olevasta huomautuksesta. Virasto on jo alkanut mukauttaa tietoteknistä järjestelmäänsä PVR:ää siten, että sillä voidaan seurata kaikkia samaan tapaukseen liittyviä maksutapahtumia.

16. Virastossa on toimenkuvaukset kaikista toimista paitsi kahdesta teknisen yksikön toimesta, joiden toimenkuvauksia laaditaan parhaillaan.

17. Henkilöstön jäsenten etuuksien valvontajärjestelmä on otettu käyttöön.

20 ja 29. Kasvilajikevirasto ilmoittaa kaikista avoimista väliaikaisten toimihenkilöiden toimistaan Internetissä sekä toimielinten lehtisissä avoimista työpaikoista. Vakinaiset virkamiehet pestataan sisäisen kilpailun perusteella.