KOMISSION TIEDONANTO - Vuoden 2002 katsaus toimintojohtamisen toteuttamiseen komissiossa sekä vuotuisen toimintakertomuksen laadintamenetelmiä koskeva selvennys

SISÄLLYSLUETTELO

1. Johdanto

2. Komission sisäinen hallintojärjestelmä: uran uurtaminen ja perusperiaatteiden ja keinojen lujittaminen

2.1. 2001: Täytäntöönpanon ensimmäinen vuosi

2.2. 2002: Sisäisen hallintojärjestelmän mukauttaminen strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierrokseen

2.3. Vuoden 2003 näkymät ja haasteet

3. Toimialojen käytössä olevat tärkeimmät johtamiskeinot: hallintosuunnitelma ja vuotuinen toimintakertomus

3.1. Järjestelmän kulmakivi: hallintosuunnitelma

3.1.1 Vakiinnutettu rakenne

3.1.2. Asteittainen käyttöönotto ja käsitteiden yksinkertaistaminen

3.1.3. Täytäntöönpanon merkitys

3.2. Vuotuinen raportointi: vuotuinen toimintakertomus

3.2.1. Vuotuisten toimintasuunnitelmien rakenteen selkiyttäminen

3.2.2. Menetelmien selkiyttäminen

3.2.3. Prosessin selkiyttäminen

3.2.4. Jaettuihin tai hajautettuihin hallintotoimiin liittyvän talousarvion toteuttaminen

4. Kierroksen aikataulu ja kaavio

1. JOHDANTO

Tämän tiedonannon pohjana ovat toimintojohtamisen (ABM) toteuttamista komissiossa koskevan komission tiedonannon [1] päätelmät. Niissä komissio pyysi, että toimintojohtamisen toteuttamisesta esitettäisiin komissiolle vuosittain arvio varainhoitovuodesta 2002 alkaen.

[1] Tiedonanto, 25. heinäkuuta 2001 (SEC(2001) 1197/6&7).

Ensimmäisessä jaksossa esitetään tiivistetysti tärkeimmät toimenpiteet, jotka on toteutettu vuodesta 2001 lähtien toimintojohtamisen toteuttamiseksi.

Jaksossa 3 esitetään joitain muutoksia ohjeisiin, jotka sisältyvät toimintojohtamisen toteuttamista komissiossa käsittelevään tiedonantoon.

2. KOMISSION SISÄINEN HALLINTOJÄRJESTELMÄ: URAN UURTAMINEN JA PERUSPERIAATTEIDEN JA KEINOJEN VAKIINNUTTAMINEN

Komissio on sitoutunut uudistamaan sisäisen hallintojärjestelmänsä osana hallinnonuudistusta. Uudistuksen poliittinen tavoite - poliittisten prioriteettien asettaminen keskeiselle sijalle organisaatiossa - pääsee toteutumaan paremmin, jos sen ohella otetaan käyttöön uusi hallintojärjestelmä, jonka avulla komissio voi jakaa resursseja prioriteettien ja keskeisten tehtävien mukaisesti. Ensimmäinen osatekijä on toteutettu luomalla strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros. Toinen osatekijä on toteutettu ottamalla käyttöön toimintojohtaminen. Nämä kaksi osatekijää palvelevat samaa poliittista tarkoitusta eri yhteyksissä.

2.1. 2001: Täytäntöönpanon ensimmäinen vuosi

Komission uudistamista koskevan valkoisen kirjan jälkeen luotiin vähitellen vuoden 2000 viimeisellä neljänneksellä strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin taho, [2] joka alkoi toimia vuoden 2001 alussa. Sen päätehtävänä on suunnitella ja käynnistää kierros, jossa määritellään komission toiminnan prioriteetit ja varmistetaan tehtävien ja resurssien tasapaino seuraavana vuonna, ja huolehtia kierroksen seurannasta.

[2] Sisältyy 25. heinäkuuta 2001 annettuun tiedonantoon (SEC(2001) 1197/6&7).

Oli tarpeen määritellä käsitteet ja kehittää käytännön välineet, joiden avulla yksiköt voivat muuntaa prioriteetit toiminnaksi sekä seurata toimintaansa ja resurssien käyttöä johdonmukaisesti ja yhtenäisesti. Toimintojohtamista koskevassa tiedonannossa [3] hahmoteltiin komission uuden sisäisen hallintojärjestelmän rakenne ja toiminta.

[3] Toimintojohtamista koskeva tiedonanto (SEC(2001)1197/6&7).

2.2. 2002: Sisäisen hallintojärjestelmän mukauttaminen strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierrokseen

Vuonna 2002 työssä keskityttiin sisäisen hallintojärjestelmän parantamiseen kierroksen toiminnan tehostamiseksi. Toinen kierros toi parannuksia seuraaviin kohtiin:

* Komissio yksilöi kolme prioriteettia, jotka ovat laaja-alaisia, kuuluvat kaikkeen komission toimintaan, täydentävät toisiaan ja käyvät johtoajatukseksi kaikille komission toimialoille.

* Sekä Euroopan parlamentin että neuvoston kanssa luotiin toimielinten välinen vuoropuhelu. Sitä käytettiin ensimmäisen kerran, ja toimielinten on totuttava tähän uuteen menettelyyn. Vuoropuhelun jälkeen parlamentti ja neuvosto tukivat vuoden 2003 kolmea prioriteettia, jotka komissio oli esittänyt EU:n toiminnan kannalta keskeisinä. Yhteydenpidon aikataulusta oli sovittu parlamentin kanssa, ja elokuussa komissio teki tilannearvion vuotuisen toimintasuunnitelman seurannasta.

* Annettu uusi varainhoitoasetus on oikeudellinen keino hallita resursseja tavoitteiden ja indikaattorien avulla. Talousarvion rakenne perustuu komission toimintalohkoihin ja toimintoihin, ja lisäksi asetetaan velvollisuus toimittaa vuosittaiset toimintakertomukset budjettivallan käyttäjälle.

* Komission lainsäädäntö- ja työohjelma vuodelle 2003 laadittiin päivitetyn vuosistrategian (APS) pohjalta toimielinten välisen vuoropuhelun jälkeen, ja siinä ilmoitettiin ensimmäistä kertaa, mille ehdotuksille tehtäisiin laajennettu vaikutusten arviointi vuonna 2003.

* Kierroksen eri vaiheiden mukaisesti kaikki toimialat laativat yhteisen standardin pohjalta vuotuiset hallintosuunnitelmat. Toimintojohtamisen opas, johon on kirjattu toimintojohtamisen säännöt ja käytäntö, laadittiin ja laitettiin verkkoon.

* Toimintojohtamisen tueksi suunniteltu tietotekninen apuväline, IRMS, otettiin käyttöön kaikkialla komissiossa. Sitä käytettiin laadittaessa komission lainsäädäntö- ja työohjelmaan liitettyä luetteloa aloitteista.

* Kaikki toimialat laativat ensimmäiset, vuotta 2001 koskevat vuotuiset toimintakertomukset. Ne koottiin sitten yhteenvedoksi vuotuisista toimintakertomuksista. [4]

[4] KOM(2002) 426, 24.7.2002.

Tiivistetysti:

Vuosi 2002 on ollut vakiinnuttamisen aikaa: uusi varainhoitoasetus annettiin, politiikan ja varojen kannalta järkevämpään vuosistrategiaan liittyi laajennettu toimielinten välinen vuoropuhelu ja siitä seurannut työohjelma ja komissio laati ensimmäiset vuotuiset toimintakertomukset ja yhteenvedon niistä. Samalla on kehitetty ja yksinkertaistettu sisäistä hallintojärjestelmää. IRMS otettiin käyttöön kaikissa pääosastoissa, ja sitä käytettiin vuoden 2003 lainsäädäntö- ja työohjelman ja hallintosuunnitelman laadinnassa.

2.3. Vuoden 2003 näkymät ja haasteet

Vuonna 2003 strategiakierros ja sitä tukeva sisäinen hallintojärjestelmä ovat vakiinnuttamisen jälkeen ensimmäistä kertaa täysimittaisesti toiminnassa.

* Komissio hyväksyy vuosistrategian kolmatta kertaa. Seuraavaan vuosistrategiaan sisältyy vahvistettu monivuotinen toimintaulottuvuus, joka luo pohjan toimielinten välisille keskusteluille Eurooppa-neuvoston monivuotisesta strategisesta ohjelmasta.

* Talousarvio hyväksytään ensimmäistä kertaa toimintoperusteisen budjetoinnin pohjalta.

* Vaikutustenarvioinneista tehdään pysyvä osa kierrosta toimien suunnittelun pohjana olevien tietojen parantamiseksi. Komissio päättää, millaiset vaikutustenarvioinnit tehdään vuosistrategian sekä lainsäädäntö- ja työohjelman yhteydessä.

* Arvioinnin olisi annettava päätöksentekoprosessille tietoa poliittisista prioriteeteista ja niitä vastaavasta resurssien jaosta, tuettava toiminnan asianmukaista täytäntöönpanoa sekä oltava säännöllinen raportointiväline. Nämä tavoitteet loivat perustan arvioinnin parantamista käsittelevälle tiedonannolle "Focus on results: strengthening evaluation of Commission activities". [5] Täytäntöönpanon kahta ensimmäistä vuotta on käsitelty raportissa, [6] jossa esitetään yhdeksän suositusta arvioinnin käytön kehittämiseksi komissiossa edelleen. Yhdeksän suosituksen täytäntöönpanosta huolehtivat keskeiset toimialat ja operatiiviset pääosastot komission arviointiverkoston tuella.

[5] SEC(2000) 1051, 26.7.2000.

[6] Raportti tiedonannon "Focus on results: strengthening evaluation of Commission activities" täytäntöönpanosta, 10.10.2002. Raportti on osoitteessa http://www.cc.cec/budg/networks/i/ evaluation/en/notices/index.htm. Suositukset esitetään jaksossa "Synthesis of conclusions and recommendations".

* Prioriteettien ja tavoitteiden täytäntöönpanon seurantaa kehitetään sekä toimialoilla, jotka toteuttavat hallintosuunnitelmiaan koskevia jäsenneltyjä seurantatoimia, että komission tasolla vasta perustetun pääosastojen välisen koordinointiryhmän avulla, joka huolehtii lainsäädäntö- ja työohjelman seurannasta ja tarkkailee hallintosuunnitelmien keskeisten aloitteiden toteuttamista.

* Toinen keskeinen painopiste sisäisen hallintojärjestelmän vakiinnuttamisessa on ollut sekä hallintosuunnitelmaa että vuotuista toimintakertomusta koskevien käsitteiden selkiyttäminen.

* Henkilöstön ja hallinnon pääosaston sekä tietotekniikan keskuksen tekemän yhteentoimivuutta koskevan työn yhteydessä IRMS:ää kehitetään kokemusten perusteella siten, että se täyttää paremmin tehtävänsä tietotekniikkasovelluksena, jolla tuetaan toimintojohtamisen täytäntöönpanoa komissiossa.

Tiivistetysti:

Vuonna 2003 kaikki kierroksen osatekijät ovat valmiina, ja sisäinen hallintojärjestelmä on valmis tukemaan kierrosta ja ensimmäistä virallista toimintoperusteiseen budjetointiin pohjautuvaa talousarviota. Tämä on selkeyttämisen ja yksinkertaistamisen tulosta. Tulosten seuranta on etusijalla sekä pääosastojen tasolla että komission laajuisesti.

3. TOIMIALOJEN KÄYTÖSSÄ OLEVAT TÄRKEIMMÄT JOHTAMISKEINOT: HALLINTOSUUNNITELMA JA VUOTUINEN TOIMINTAKERTOMUS

Komission sisäisen hallintojärjestelmän perusperiaatteet muunnetaan toiminnaksi seuraavien kahden välineen avulla: vuotuinen hallintosuunnitelma ja vuotuinen toimintasuunnitelma. Nämä keinot on jo otettu käyttöön kaikilla toimialoilla yhteisten ohjeiden pohjalta. Ne on suunniteltu vastaamaan hallintojärjestelmän suunnittelu-, seuranta- ja raportointivaatimuksia sekä keskustasolla että toimialoilla.

Keinojen käyttöönotto on edellyttänyt merkittävää työtä ja panostusta kaikilta toimialoilta, mikä on tavanomaista, kun organisaatiossa otetaan käyttöön uusia hallintoelementtejä. Lisäksi on pyritty huomattavaan selkeyttämiseen ja yksinkertaistamiseen vuonna 2003, minkä pitäisi helpottaa toimialojen työtä. Komissio on tarvittaessa valmis edelleen rationalisoimaan prosessia tulevina vuosina.

3.1. Järjestelmän kulmakivi: hallintosuunnitelma

Hallintosuunnitelma on keino, jolla poliittiset linjaukset ja prioriteetit muunnetaan pääosastojen toiminnaksi yhteisten standardien ja yhteisen ilmaisumuodon avulla, mikä mahdollistaa komission laajuisen vertailtavuuden ja vastuuvelvollisuuden. Hallintojärjestelmä kattaa toimialojen kaikki toiminnot. Se on toimintojohtamisen kulmakivi, koska se on komission laajuinen hallintoväline ja kierroksen tärkein tiedonlähde. Toisaalta se auttaa toimialoja suunnittelemaan ja seuraamaan toimintaansa, toimiaan ja resurssejaan ja raportoimaan niistä toiminta-ajatuksen ja tavoitteiden mukaisesti. Toisaalta se muodostaa tietopohjan vastauksille, jotka annetaan kiertokirjeeseen vuosistrategiasta, talousarvion kuulemismenettelyn yhteydessä lähetettävään kiertokirjeeseen (kumpikin koskee seuraavaa vuotta) ja vuotuiseen toimintakertomukseen liittyvään kiertokirjeeseen.

Hallintojärjestelmän perusrakenne:

>VIITTAUS KAAVIOON>

>VIITTAUS KAAVIOON>

>VIITTAUS KAAVIOON>

3.1.1.

>VIITTAUS KAAVIOON>

>VIITTAUS KAAVIOON>

Vakiinnutettu rakenne

Vuoden 2003 hallintosuunnitelmalla vakiinnutetaan vuoden 2002 hallintosuunnitelman rakenne:

* Toiminta-ajatus on pysyvä, ellei toimialalla ole tehty suuria sisäisiä muutoksia.

* Strategiset tavoitteet ovat toimialojen tasolla yleensä varsin vakaita, eikä tällä tasolla tarvita välttämättä indikaattoreita. Vuosistrategian keskeiset aloitteet tunnetaan hyvin koko poliittisen kierroksen kehittämisen ansiosta, ja ne vahvistetaan lainsäädäntö- ja työohjelmassa. Resurssijako on sovitettava budjettivallan käyttäjän hyväksymään talousarvioon.

* Toiminnan tasolla yksittäisten tavoitteiden olisi pohjauduttava toimialatason strategisiin tavoitteisiin, ja niitä mitataan sopivilla indikaattoreilla tarpeen mukaan. Yksittäisten tavoitteiden saavuttamisessa käytettävät keinot ovat toimet. Toimi toteutetaan tietyn ajanjakson aikana, ja se käyttää resursseja, joilla tuotetaan tuotoksia yksittäisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimet ovat näin ollen selkeyden vuoksi yhteisvaikutusten tasolla. Toimista seuraa joukko tuotoksia, joihin keskijohto yleensä keskittyy.

3.1.2. Asteittainen käyttöönotto ja käsitteiden yksinkertaistaminen

* Tavoitteisiin ja indikaattoreihin on sovellettu hyvin joustavaa toimintamallia: vuonna 2003 ne ovat pakollisia vain toiminnan tasolla (koska toimialatason strategiset tavoitteet voidaan korvata kaiken toiminnan osalta yksittäisten tavoitteiden luettelolla). Lisäksi vain tuotosindikaattorit ovat pakollisia toiminnan tasolla, paitsi jos vaikutusta osoittavia indikaattoreita pidetään toimialalla sopivampina.

* Toimia ei esitetä erikseen, vaan ne kootaan toiminnan tasolla, mikä lisää hallintosuunnitelman johdonmukaisuutta. Raportoinnin selkeyttämiseksi ja nopeuttamiseksi toimet olisi määriteltävä yhteisvaikutusten tasolla, koska sopiva toimien määrä helpottaa seurantaa ja hallintoa. Sisäisesti toimia voidaan kehitellä yksityiskohtaisemmin päivittäistä hallintoa varten.

3.1.3. Täytäntöönpanon merkitys

Huomiota kiinnitetään hallintosuunnitelmien perusteellisen täytäntöönpanon välttämättömyyteen. Tämä on keskeinen kysymys vuonna 2003.

* Sisäinen prosessi on tärkeä näkökohta: on ratkaisevan tärkeää, että korkein johto johtaa hallintosuunnitelman laatimista asettamalla strategisia ja yksittäisiä tavoitteita. Näin viitoitetaan toimintaa ja motivoidaan keskijohtoa ja sen alaista henkilöstöä ehdottamaan sopivia toimia tavoitteiden saavuttamiseksi. Prosessi ei pääty suunnitteluversion viimeistelyyn tammikuun alussa, vaan sen jälkeen on luotava seuranta- ja tarkistusprosessi, jonka avulla päälliköt voivat dynaamisesti seurata hallintosuunnitelman täytäntöönpanoa ja mukauttaa tarvittaessa prioriteetteja, aikataulua ja resurssijakoa.

* Vuotuisen hallintojärjestelmän täytäntöönpanolla helpotetaan vastaavan vuotuisen toimintakertomuksen laatimista.

3.2. Vuotuinen raportointi: vuotuinen toimintakertomus

Vuotuinen toimintakertomus on toinen keskeinen väline sisäisessä hallintojärjestelmässä, koska se sisältää yleiskatsauksen kunkin toimialan saavuttamiin tuloksiin, joita komissio on tarkastellut vuotuisten toimintakertomusten yhteenvedossa. Siksi se on hyödyllinen väline sekä johtamisessa että politiikan suunnittelussa. Järjestelmän logiikan mukaisesti vuotuisessa toimintakertomuksessa raportoidaan vuotuisen hallintosuunnitelman täytäntöönpanosta. Paljon vaivaa on nähty vuotuisten toimintakertomusten rakenteen ja menetelmien selkiyttämiseksi.

3.2.1. Vuotuisten toimintasuunnitelmien rakenteen selkiyttäminen

Vuotuisten toimintakertomusten rakenne heijastelee hallintosuunnitelmaa ja jäsentyy seuraaviin osioihin:

* yleiskatsaus vuoteen; sisältää viittaukset yleiseen ympäristöön, toimintalinjojen (vuosistrategian prioriteetit ja keskeinen toiminta mukaan luettuina) ja hallinnon keskeisiin tapahtumiin ja tuloksiin; uudistusten toteuttamisen eteneminen; globaalit resurssit

* toimintakohtainen tavoitteiden saavuttamista koskeva analyysi, jossa verrataan toteutuneita ja odotettuja tuloksia; vuonna 2002 toteutettujen vuosistrategian toimien korostaminen; resurssitaulukko

* tarvittaessa vastaukset tilintarkastustuomioistuimen ja sisäisen tarkastuksen osaston lopullisessa tilintarkastuksessa esittämiin suosituksiin sekä edellisen vuoden toimintakertomuksen pohjalta laaditun toimintasuunnitelman seuranta

* sisäisten valvontajärjestelmien arviointi

* yleiset päätelmät

* pääjohtajan tai toimialajohtajan lausuma ja siihen tarvittaessa liitetyt varaukset.

Vuosikertomuksessa on kolme liitettä:

* kuvaus vuosikertomuksen sisäisestä laatimisprosessista, mukaan lukien sisäiset konsultoinnit, tiedonkulku ja -lähteet sekä asiakirja-aineisto

* toimialan alustava tilinpäätös

* taulukko, jossa ilmaistaan komission sisäisten valvontanormien täytäntöönpano toimialalla.

3.2.2. Menetelmien selkiyttäminen

Ensimmäisiä vuotuisia toimintakertomuksia koskevassa yhteenvedossa komissio totesi tarpeen parantaa ja selkiyttää vuosikertomusten laadintamenetelmiä erityisesti varausten, olennaisuuden, edelleenvaltuutuksen ja vastuun alaspäin siirtämisen osalta.

Tarkastelun jälkeen pidetään seuraavia selkiytyksiä aiheellisina:

1. Lausuman päätavoite ei ole toiminnan tulosten arviointi vaan vakuutus siitä, että kyseinen toimiala toimii moitteettomasti. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä antaa siksi johdon vakuutuksen tilien perustana olevien toimien asianmukaisuudesta ja laillisuudesta (ja moitteettoman varainhoidon periaatteista) sisäisten valvontajärjestelmien olemassaolon ja kitkattoman toiminnan perusteella. Tämä johdon vakuutus on erotettava tilintarkastajien antamasta tilintarkastuslausumasta, oli kyseessä sitten sisäiset tilintarkastajat tai, kuten tilintarkastustuomioistuimen antaman tarkastuslausuman (DAS-lausuman) tapauksessa, tilintarkastustuomioistuin.

Lausuma on ilmaus vastuusta, joka valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle on perussäännössä annettu valvontajärjestelmien, moitteettoman varainhoidon ja tilien perustana olevien toimien asianmukaisuuden ja laillisuuden alalla. Lausuma osoittaa nimenomaisesti henkilökohtaisen vastuun ja tilintekovelvollisuuden pääjohtajan käyttöön annettujen resurssien hallinnasta.

Analysoidessaan toimialansa toimintaa tämän vastuun mukaisesti valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä voi todeta toimialalla organisaatioon liittyviä puutteita. Tällaisissa tapauksissa hän voi esittää varauksen tiedottaakseen komissiolle ongelmasta ja esittää kaavaillut toimenpiteet ja aikataulun sen ratkaisemiseksi.

Hallitsemattomia riskejä (jotka liittyvät esimerkiksi joidenkin toimialalle annettujen poliittisten tavoitteiden saavuttamiseen) ja epäolennaisia puutteita (ks. jäljempänä) ei voida ilmaista varauksella, vaan ne voidaan yksilöidä erityisenä huomautuksena vuosikertomuksen tekstissä.

2. Toimialan riskitason arviointi kuuluu yksinomaan pääjohtajalle, joka päättää riskien merkittävyydestä toimialan olosuhteiden perusteella. Koska varauksia ei kuitenkaan tulkittu yhtäläisesti ensimmäisenä vuonna, on määritettävä yhteinen laadullinen ja määrällinen kynnys, jonka ylittyessä puutteet ovat yleisesti ottaen merkittäviä tai olennaisia ja edellyttävät varauksen esittämistä. Puutteen voidaan olettaa olevan olennainen (ja siksi se on tuotava esille varauksessa), jos

* se koskee yhden tai useamman sisäisen valvontanormin täytäntöönpanon laiminlyöntiä

* se vaikuttaa tai todennäköisesti vaikuttaa komission maineeseen

* se koskee asiaa, joka on vuosikertomuksen kaudella olennainen ja jonka tilintarkastustuomioistuin on ottanut esiin julkaistuissa vuosikertomuksissaan, erityiskertomuksissaan tai lausunnoissaan, tai ratkaisevaa tai merkittävää seikkaa, jonka sisäisen tarkastuksen osasto on yksilöinyt lopullisessa tarkastusraportissaan.

* Pääosastoja ja toimialoja kehotetaan ja kannustetaan määrittämään omat rahalliset kynnysarvonsa, jotta päätöksentekoprosessille olisi selvää, mitä pitää raportoida olennaisina varauksina. Ei ole järkevää soveltaa komission laajuisia kynnysarvoja jäykästi kaikkiin pääosastoihin ja toimialoihin, koska riskien luonne ja valvontaympäristö vaihtelee suuresti pääosastoittain. Kynnysarvojen tulisi olla pääosasto- ja toimialakohtaisia. Niitä olisi pidettävä sisäisinä päätöksentekoprosessia helpottavina välineinä pikemminkin kuin julkisesti ilmoitettuina virhearvoina. Kynnysarvojen olisi perustuttava pääosaston tekemään arvioon riskeistä ja valvontaympäristöstä, jossa pääosasto/toimiala toimii, ja ne olisi perusteltava ja dokumentoitava sisäisesti, mutta niitä ei tulisi ilmoittaa vuotuisessa toimintakertomuksessa.

Varaus poistetaan tavallisesti seuraavana vuonna korjaavien toimenpiteiden tuloksena. Jos varauksen vaikutus kestää vuotta pidempään, pääjohtajan on toistettava se.

3. Ristiinvaltuutusten (cross delegations) osalta vahvistetaan vuonna 2002 sovelletut siirtymätoimenpiteet (edelleenvaltuutettujen varojen raportointi vuotuisessa toimintakertomuksessa ja valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän lausuma), mutta lisävaatimuksena on, että valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän olisi ilmoitettava kirjallisessa edelleenvaltuutussopimuksessa selvästi edellytykset, joilla edelleenvaltuutus myönnetään (esim. säännöllinen raportointi, valvonta jne.).

4. Edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien perussäännössä esitettyjen raportointivaatimusten mukaisesti mahdollisuutta ei anneta vastuun siirtämiseen alemmille hierarkiatasoille lausumilla, jotka vastaavat pääjohtajan allekirjoittamaa lausumaa. Lausuman on kuitenkin perustuttava pääosaston tekemään dokumentoituun raportointiin. Kertomuksen liitteessä 1 (ks. kohta 3.2.1) annetaan tarvittavat tiedot sisäisestä prosessista ja tiedonkulusta.

Yksityiskohtaisempia ohjeita toimialoille löytyy valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän lausumaa koskevien päivitettyjen suuntaviivojen liitteessä 1. Niitä on noudatettava. Pääsihteeri ja budjettipääosaston pääjohtaja lähettävät lisäohjeita vuoden 2002 toimintakertomuksen laatimista varten

3.2.3. Prosessin selkiyttäminen

* Näiden suuntaviivojen mukaisten lausumien ja varausten johdonmukaisuuden parantamiseksi järjestetään vertaisarviointiprosessi. Siinä pääjohtajat esittävä varaukset, jotka he aikovat tehdä, neljä viikkoa ennen vuotuisten toimintakertomusten jättämisaikaa, jotta niitä voidaan tarkastella erityisesti olennaisuuden osalta pääjohtajien kokouksessa ennen vuotuisten toimintakertomusten viimeistelyä. Tämä ei kuitenkaan vähennä pääjohtajien omaa vastuuta allekirjoittamistaan lausumista.

* Vuotuisen toimintakertomuksen laatimisesta ja lausuman allekirjoittamisesta vuonna n vastaavan henkilön olisi pääjohtajan vaihtuessa oltava se pääjohtaja, joka on virassa silloin, kun vuotuinen toimintakertomus on saatettava valmiiksi ja lausuma allekirjoitettava (vuoden n+1 huhtikuun 1. päivä). Toimialan jatkuvuuden varmistamiseksi pääjohtajan vaihtuessa seuraajan on hyväksyttävä kaikki uuden viran tehtävät ja velvollisuudet.

3.2.4. Jaettuihin tai hajautettuihin hallintotoimiin liittyvän talousarvion toteuttaminen

Vaikka edellä mainitut varausten tekemiseen liittyvät pääperiaatteet koskevat useimpia talousarvion näkökohtia, on selvää, että se osa talousarviota, joka koskee jaettuja tai hajautettuja järjestelyitä, edellyttää erityishuomiota, jotta huomioidaan erityiset valvonta- ja riskiseikat tilanteissa, joissa vastuu on jaettu komission ja kolmansien osapuolten kesken.

Käyttäjän näkökulmasta on välttämätöntä, että valvonta- ja riskinäkökohdat tehdään mahdollisimman selväksi pääkertomuksessa, jotta voidaan ymmärtää täysin valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tekemien varausten yhteys.

Tämän vuoksi pääosastojen tulisi tarkastella ja selventää vuotuisten toimintakertomusten tekstissä vastuun luonnetta ja varmistaa, että lausuma on yksiselitteinen.

4. KIERROKSEN AIKATAULU JA KAAVIO

Runsaasti työtä on tehty kierroksen eri osien välisen synergian ja tärkeimmän hallintovälineen, vuotuisen hallintosuunnitelman, tietopohjan parantamiseksi. Tämän takia kaikkia hallintosuunnitelman tietoja käytetään kierroksen eri osissa tukemaan vuosistrategiaa, alustavaa talousarvioesitystä, lainsäädäntö- ja hallinto-ohjelmaa sekä vuotuisia toimintakertomuksia.

>VIITTAUS KAAVIOON>

>VIITTAUS KAAVIOON>

>TAULUKON PAIKKA>

Liite

Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän lausumaa ja varauksia koskevat ohjeet vuotuisten toimintakertomusten laatimisen yhteydessä

SISÄLLYSLUETTELO

1. Johdanto

2. Lausuman keskeiset tekijät

2.1 Laajuus ja sisältö

2.2 Varaukset

2.3 Olennaisuuden käsite

2.4 Varausten laatimista ja esittämistä koskevat vaatimukset

3. Menettelyihin liittyvät seikat

3.1 Varauksien esittämismenettely / toisen toimialan toimintaa koskevat varaukset

3.2 Pääjohtajan vaihtuminen

3.3 Edelleenvaltuutus valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle

3.4 Jaetusti tai hajautetusti hallinnoituihin toimiin liittyvän talousarvion toteuttaminen

LIITE 1: Lausuman teksti englanniksi ja ranskaksi

LIITE 2: Terminologia

1. Johdanto

Vuotuisten toimintakertomusten (jäljempänä 'vuosikertomukset') ja lausumien sisältö ja laajuus sekä asiaan liittyvät menettelyt vahvistettiin ensimmäisen kerran kahdessa komission hyväksymässä tiedonannossa [SEC(2001)875/6 ja SEC(2001)1197/6&7]. Ensimmäiset, vuotta 2001 koskevat kertomukset laadittiin vuonna 2002 edellä mainituissa tiedonannoissa ja pääjohtajille 8. huhtikuuta 2002 osoitetuissa sisäisissä ohjeissa vahvistettujen vaatimusten perusteella. Komissio hyväksyi 24. heinäkuuta 2002 yhteenvedon pääjohtajien vuotuisista toimintakertomuksista ja toimitti sen sekä kyseiset vuosikertomukset parlamentille ja neuvostolle. Yhteenvetoon sisältyy toimintasuunnitelma, jossa on erityinen vuosikertomusten laatimismenettelyjen selkeyttämistä koskeva kohta (toimi 10).

Valtuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä koskevan perussäännöstön mukaisesti jokaisen pääjohtajan ja toimialajohtajan on raportoitava vuosittain pääosastonsa tai toimialansa toiminnasta ja resurssien hallinnoinnista esittämällä vuosikertomus ja lausuma.

Vuosikertomusten vuoden 2002 yhteenvedon toimen 10 [7] ja tiedonannon "Vuoden 2002 katsaus toimintojohtamisen toteuttamiseen komissiossa sekä vuotuisen toimintakertomuksen laadintamenetelmiä koskeva selvennys" mukaisesti näiden ohjeiden [8] tarkoituksena on

[7] Toimi 10: Pääsihteeristö tarkistaa ja tehostaa ennen vuoden 2002 loppua menettelytapoja ja ohjausta yhteistyössä budjettipääosaston, henkilöstön ja hallinnon pääosaston sekä sisäisen tarkastuksen toimialan kanssa vuoden 2002 vuosikertomusten laatimista varten. Se kiinnittää erityishuomiota kysymykseen olennaisuudesta, vuosikertomusten liitteenä oleviin lausumiin sisältyvien mahdollisten varausten laajuuden määrittelyyn ja ristikkäisen valtuutuksen kysymyksen hoitamiseen.

[8] Ohjeita sovelletaan myös Euroopan kehitysrahaston hallinnointiin.

* edistää yhtäläistä käsitystä lausuman keskeisistä tekijöistä

* selkeyttää varauksien laajuutta ja käyttöä

* määritellä olennaisuuden periaate

* hahmotella tietyt erityistapaukset.

2. Lausuman keskeiset tekijät

2.1 Laajuus ja sisältö

Lausuma on laajuudeltaan vuosikertomusta suppeampi.

Vuosikertomuksen yleistavoitteena on, että pääjohtaja raportoi vastuualaansa kuuluvista tehtävistä ja komission poliittisten painopisteiden ja keskeisten aloitteiden pohjalta vahvistettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Kertomuksessa käsitellään myös muita kyseiselle pääosastolle tai toimialalle uskottuja keskeisiä toimia. Siinä esitetään siis arvio siitä, mitä tuloksia toimiala on saanut aikaan sille annetuilla resursseilla. Kyse on eräänlaisesta toimialan hallintosuunnitelman peilikuvasta, sillä kertomuksessa raportoidaan hallintosuunnitelmassa määritettyjen tavoitteiden ja toimien toteutuksesta annettujen resurssien puitteissa. Pääjohtaja raportoi erillisessä luvussa valvonta- ja riskiympäristöstä sekä moitteettomien sisäisten valvontajärjestelmien soveltamisesta. Valvontajärjestelmien on täytettävä kaikkialla komissiossa sovellettavat sisäisen valvonnan normit. Kertomukseen sisältyy myös vuotuinen tilinpäätös.

Vuosikertomukseen liitetty lausuma on ilmaus johtajalle perussäännöstön mukaan annetusta vastuusta pitää yllä sisäisiä valvontajärjestelmiä, joiden avulla voidaan riittävällä tavalla varmistaa rahoitustapahtumien laillisuus ja asianmukaisuus, moitteettoman varainhoidon toteutuminen ja se, että myönnettyjä resursseja on käytetty suunnitellussa tarkoituksessa. Lausuma osoittaa nimenomaisesti johtajan henkilökohtaisen vastuun hänen käytettävissään olevien resurssien hallinnasta.

Tarkastellessaan lausumaa tukevia todisteita valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä voi todeta organisaatioon tai sisäiseen valvontaan liittyviä heikkouksia toimialallaan. Tällaisessa tapauksessa hän voi esittää varauksen tiedottaakseen komissiolle ongelmasta sekä ongelman ratkaisemiseksi suunnitelluista toimista ja niiden aikataulusta. Toimialalle annettujen poliittisten tavoitteiden saavuttamiseen liittyviä puutteita, jotka eivät liity moitteettomaan varainhoitoon, ei pitäisi ilmaista varauksella, vaan niistä voitaisiin esittää erityinen huomautus varsinaisessa vuosikertomuksen tekstissä.

Lausuman antaessaan pääjohtaja tai toimialajohtaja allekirjoittaa liitteenä olevan vakiotekstin

* vakuuttaen, että kertomuksen sisältämät tiedot antavat oikean ja riittävän kuvan (Oikean ja riittävän kuvan käsitteellä on täsmällinen merkitys kirjanpidon ja tilintarkastuksen aloilla. Vuotuisten toimintakertomusten yhteydessä se merkitsee sitä, että vuosikertomuksen sisältö antaa luotettavan, täydellisen (siinä ei ole olennaisia puutteita) ja oikean kuvan osaston tilanteesta.)

* antaen riittävän vakuutuksen siitä, että vuosikertomuksessa kuvattuja toimia varten myönnettyjä resursseja on käytetty suunnitellussa tarkoituksessa ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti ja että valvontatoimet takaavat taustalla olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden

* vahvistaen, ettei hän ole tietoinen mistään lausumassa mainitsematta jätetystä tekijästä, joka voisi vahingoittaa toimielimen etuja.

Pääjohtajat tai toimialajohtajat voivat käyttää lausumansa perustana pääosastonsa tai toimialansa toiminnan ja henkilöstön tuntemustaan sekä kaikkia käytössään olevia tietoja, erityisesti itsearvioinnin tuloksia, sisäistä ennakko- ja jälkivalvontaa, myös sisäisen tarkastuksen yksikön jatkuvaa toimintaa, sisäisen tarkastuksen toimialan, varainhoidon valvonnan pääosaston ja petostentorjuntaviraston huomioita sekä tilintarkastustuomioistuimen kertomuksissa esitettyjä huomioita. Tarkastellessaan näitä tietoja pääjohtajien tulisi kiinnittää erityistä huomiota sisäisen valvontajärjestelmän (ja siitä mahdollisesti tehtyjen arviointien) osatekijöihin, joiden suunnittelun, soveltamisen ja käytön nimenomaisena tarkoituksena on, että voidaan antaa johdon vakuutus resurssien käytöstä, moitteettomasta varainhoidosta ja toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.

2.2 Varaukset

Ensimmäisten vuosikertomusten laatimiskierroksen yhteydessä aiheutui tiettyä epävarmuutta siitä, että kertomuksiin sisällytettiin useita varauksia, jotka eivät vastanneet jäljempänä esitettävää soveltamisalaa ja määritelmää. Näissä varauksissa kyse oli pikemminkin yleisistä huomioista, joilla korostettiin toimialan toimintaan, sen toimintaympäristöön tai sille asetettuihin tavoitteisiin liittyviä yleisiä riskejä, eikä tarkoituksena ollut lausumaan vaikuttavien puutteiden kuvaaminen. Usein käytettiin rinnakkaisessa merkityksessä sanoja "huomio", "rajoitus" tai "varaus".

Puute voisi olla

* heikkous sisäisen valvontayksikön rakenteessa tai toiminnassa

* heikkous moitteettoman varainhoidon toteuttamisessa

* laillisuuden ja asianmukaisuuden periaatteiden noudattamatta jättäminen

* riski, johon ei reagoida riittävällä tavalla asianmukaisin valvontakeinoin

* virhe tai puute tilinpäätöksessä.

Jotta varauksen peruskäsite ymmärrettäisiin yhtäläisellä tavalla, ainoastaan jäljempänä määritellyt merkittävät puutteet tulisi mainita lausumaan liitetyssä varauksessa. Hallitsemattomat riskit ja epäolennaiset (ks. jäljempänä) huomautukset pitäisi tarvittaessa ilmaista selkeästi ja tunnistettavalla tavalla vuosikertomuksen tekstissä.

Sisäiseen valvontaan liittyvä puute ei siis välttämättä edellytä varauksen esittämistä. Jokainen puute ei ole niin merkittävä, että se pitäisi ilmoittaa erikseen.

Arvioidessaan puutteen merkityksellisyyttä pääjohtajan tulisi ottaa huomioon hänelle annettu vastuu ja tilivelvollisuus. Hänen tulisi ottaa huomioon myös se, että vuotuinen toimintakertomus, lausuma ja liitteenä olevat rahoitustiedot osoitetaan komissiolle. Esitettyjen tietojen luotettavuudesta on oltava kohtuullinen varmuus, mutta sisäisten valvontajärjestelmien luonteesta johtuen ei voida kohtuudella odottaa ehdotonta tarkkuutta, eikä mikään järjestelmä voi antaa ehdotonta varmuutta siitä, ettei virheitä tai resurssien väärinkäytöksiä esiinny.

Olennaisia ovat puutteet, jotka kokoluokkansa tai merkityksensä - määrän, erityisluonteen tai yhteyden (tai näiden kaikkien) - vuoksi on ilmoitettava erikseen lausumaan liittyvänä varauksena. Jotta lausuma pysyisi mielekkäänä, varauksiin tulisi sisällyttää ainoastaan olennaisia puutteita. Tämän vuoksi puutetta pidetään olennaisena, jos on luultavaa, että kyseisen ongelman ilmoittaminen muuttaisi lausumaan ja siihen liittyvään tietoon perustuvaa järkevästi toimivan henkilön käsitystä tai vaikuttaisi tähän käsitykseen. Puute on olennainen myös silloin, jos sen ilmoittamatta jättämisellä olisi sama vaikutus.

Avainkysymys on siis olennaisuuden määritteleminen.

2.3 Olennaisuuden käsite

Puutteen olennaisuutta voidaan arvioida määrällisillä ja/tai laadullisilla indikaattoreilla. Arvioinnissa olisi kuitenkin aina otettava huomioon puutteen tilanneyhteys, olipa kyse sitten heikkoudesta sisäisen valvonnan rakenteessa ja toiminnassa tai moitteettomassa varainhoidossa, erityisistä riskeistä taikka tiedossa olleista virheistä tai ilmoittamatta jättämisistä.

Puutteet voivat olla olennaisia myös niiden luonteen ja/tai yhteyden vuoksi. Luonteeltaan olennaisessa puutteessa on kyse puutteen erityispiirteistä eikä ainoastaan sen rahallisesta arvosta (esim. riski, että puute vaikuttaa maineeseen). Vaikka puute ei olisi luonteensa tai määränsä vuoksi olennainen, se voi olla sitä asiayhteyden eli sen aiheutumiseen johtaneiden olosuhteiden vuoksi.

Arvioidessaan olennaisuuden määrällistä tasoa valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on harkittava, mikä on rahallisena arvona ilmaistuna se taso, jonka ylittävistä puutteista olisi raportoitava lausuman erillisenä ilmoituksena. Kynnysarvojen käyttäminen on avuksi tärkeimpien seikkojen tunnistamisessa kertomusten laadinnan yhteydessä ja antaa tietoa päätösten perustaksi.

Puutteen voidaan olettaa olevan olennainen,

* jos se koskee yhden tai useamman sisäisen valvonnan normin täytäntöönpanon laiminlyöntiä

* jos se vaikuttaa tai todennäköisesti vaikuttaa komission maineeseen

* jos siinä on kyse Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen esille ottamasta tai sisäisen tarkastuksen toimialan lopullisissa tilintarkastusraporteissa esille otetusta ratkaisevasta tai merkittävästä seikasta.

Määrällisen olennaisuuden kynnys on 2 %, joten puute on olennainen, jos siihen liittyvän tapahtuman (laajassa merkityksessä) arvo on yli 2 % kyseisen toimialan toimintoperusteiseen budjetointiin liittyvään toimintaan annetuista varoista.

Pääosastot ja toimialat voivat poiketa tästä kynnyksestä, jos niissä katsotaan, että yleisesti sovellettava kynnys on epäasianmukainen riskien ja valvonnan luonteen vuoksi, kun otetaan huomioon pääosaston tai toimialan arvio toimintansa riski- ja valvontaympäristöstä. Tällaisissa tapauksissa asetetut kynnykset olisi perusteltava ja dokumentoitava vuotuisessa toimintakertomuksessa.

On kuitenkin syytä korostaa, että edellä mainitut kriteerit ovat vain ohjeellisia. Niiden tarkoituksena on auttaa pääjohtajia tekemään lopullinen ratkaisu siitä, mikä on olennaista oman pääosaston erityisolosuhteissa. Pääjohtajat voivat poiketa edellä esitetyistä ohjeista, jos puutteen olennaisuus on kyseisen pääosaston erityisolosuhteiden perusteella syytä määritellä eri tavalla. Tällöin heidän olisi selvitettävä kertomuksessaan, minkä tasoisia puutteita on pidetty olennaisina lausumaa laadittaessa.

Kaikki olennaiset puutteet esitetään vuosikertomuksessa ja ilmoitetaan lausumassa viitaten vuosikertomuksen asianomaisiin jaksoihin. Jos puutteen ilmoittamista harkitaan, mutta siitä luovutaan, koska puutetta ei pidetä olennaisena, valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on varmistettava, että kaikki puutteeseen liittyvät asiakirjat säilytetään.

2.4 Varausten laatimista ja esittämistä koskevat vaatimukset

Varaukset tulisi esittää seuraavasti:

* Niiden syyt olisi esitettävä tarkasti (puute sisäisessä valvontajärjestelmässä, erityisriski jne.) yksilöiden, mihin kohtaan lausumassa ne vaikuttavat (laillisuuteen ja asianmukaisuuteen, moitteettomaan varainhoitoon tai resurssien käyttöön).

* Ne olisi ilmoitettava määrällisesti rahallisena tai laajuutensa osalta.

* Niiden yhteydessä olisi esitettävä lyhyt arvio niiden mahdollisista vaikutuksista esimerkiksi pääosaston tai toimialan toimintaan taikka rahoitustietojen oikeellisuuteen sekä itse lausumassa annettuihin vakuutuksiin.

* Niiden yhteydessä olisi esitettävä lyhyesti yksityiskohdat esille otetun kysymyksen ratkaisemiseksi suunnitelluista toimista ja toimien aikataulusta.

Varauksien käyttö olisi rajattava ainoastaan olennaisiin puutteisiin, joilla on suora vaikutus itse lausuman sanamuotoon ja joilla pääjohtaja katsoo olevan vaikutusta kyseisen tiedon käyttäjiin.

Jos puutetta ei voida korjata ennen seuraavaa vuosikertomusta, varaus olisi toistettava ja puutteen korjaamisessa saavutetusta edistyksestä raportoitava.

Varauksista huolimatta lausuma säilyttää merkityksensä. Rajatapauksissa on varsin mahdollista, ettei pääjohtaja voi antaa lausumassa vaadittua vakuutusta.

3. Menettelyihin liittyvät seikat

3.1 Varauksien esittämismenettely / toisen toimialan toimintaa koskevat varaukset

Jos pääjohtaja tai toimialajohtaja haluaa esittää varauksen omien sisäisten valvontajärjestelmiensä olennaisista heikkouksista, jotka aiheutuvat toisesta pääosastosta tai toimialasta, hänen on kerrottava aikeestaan vertaisarviointimenettelyn puitteissa kyseiselle pääosastolle tai toimialalle ainakin kuukautta ennen kertomuksensa viimeistelyä. Tässä tapauksessa on tärkeää käydä vuoropuhelua kyseisten osapuolten välillä ja laatia komissiolle ehdotettavia yhteisiä toimintasuunnitelmia.

3.2 Pääjohtajan vaihtuminen

Vuosikertomuksen laatimisesta ja lausuman allekirjoittamisesta vuonna n vastaavan henkilön olisi pääjohtajan vaihtuessa oltava se pääjohtaja, joka on virassa silloin, kun vuosikertomus on saatettava valmiiksi ja lausuma allekirjoitettava (vuoden n+1 huhtikuussa). Toimialan jatkuvuuden varmistamiseksi pääjohtajan vaihtuessa seuraajan on hyväksyttävä kaikki uuteen virkaan liittyvät velvollisuudet ja tehtävät.

Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviä ja vastuuta koskevaan perussäännöstöön ei sisälly poikkeuksia tähän periaatteeseen. Tehtävien siirtymisen myötä seuraajan olisi lisäksi saatava kaikki tiedot, joita tarvitaan kertomuksen laadinnan ja lausuman allekirjoittamisen yhteydessä. Tämä ei luonnollisestikaan vaikuta kummankaan pääjohtajan vastuualan laajuuteen, joka on vahvistettu henkilöstösäännössä, varainhoitoasetuksen säännöissä ja perussäännöstössä. [9]

[9] Ks. vuosikertomuksia ja lausumaa koskevan Euroopan komissiolle osoitetun muistion liite 1, SEC(2001)875/6, 27. kesäkuuta 2001.

Vuosikertomuksen allekirjoittava pääjohtaja saa edeltäjältään (myös virkaa tekevältä pääjohtajalta) sisäisen, seuraajan käyttöön tarkoitetun "testamentin", jossa edellinen pääjohtaja kertoo toiminnasta virka-aikansa osalta. Seuraajalla on oikeus kommentoida edeltäjän jälkeensä jättämää tilannetta allekirjoittamassaan vuosikertomuksessa.

Lähtevän pääjohtajan kertomukseen tulisi sisältyä erityisesti seuraavat seikat:

* kuvaus saavutuksista tavoitteisiin nähden (ks. vuotuinen hallintosuunnitelma),

* kuvaus toimista, jotka on toteutettu poliittisia, toiminnallisia, rahoituksellisia ja organisaatioon liittyviä seikkoja koskevien asiakirjojen ja tietojen siirtämiseksi seuraajalle asianmukaisella tavalla, sekä tarvittaessa kirjanpitoa koskeva liite, jossa todetaan sitoumusten ja maksujen täytäntöönpanotaso, jotta voidaan varmistaa toimien jatkuvuus ja kartoittaa mahdolliset ongelmat,

* ilmoitus esiin tulleista tai mahdollisista ongelmista, joiden vuoksi seuraavaan vuosikertomukseen voidaan joutua tekemään varaus, sekä toimista, jotka on toteutettu tai joita on ehdotettu kartoitettujen ongelmien ratkaisemiseksi.

Lähtevän pääjohtajan olisi toimitettava kertomusluonnos tulevalle pääjohtajalle hyvissä ajoin ennen pääjohtajan vaihtumista. Pääjohtajien olisi keskusteltava aiheesta, jotta väärinkäsitykset ja epäselvyydet toimitetuissa tiedoissa voidaan välttää. Kertomus olisi toimitettava asianomaiselle komission jäsenelle ennen pääjohtajan vaihtumista.

Vuosien 2001 vuosikertomusten yhteenvedossa todetaan, että komission jäsenet voivat pyytää pääjohtajaa esittämään vuosikertomuksen asianomaiselle parlamentin valiokunnalle. Tässäkin kantavana periaatteena tulisi olla pääosaston toiminnan jatkuvuus. Kun siis asiasta vastaava komission jäsen esittää pyynnön, pääjohtajan, joka johtaa pääosastoa parlamentin tarkastellessa yhteenvetokertomusta, pitäisi esittää edellistä vuotta koskeva vuosiraportti riippumatta siitä, oliko hän vastuussa kyseisestä pääosastosta kyseisenä vuonna.

3.3 Edelleenvaltuutus valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle

* Tämä jakso koskee ainoastaan edelleenvaltuutusta tulojen ja menojen hyväksyjien välillä. [10]

[10] On syytä huomata, että tämä jakso perustuu edelleenvaltuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä koskevaan perussäännöstöön.

* Edelleenvaltuuttava tulojen ja menojen hyväksyjä sekä edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä allekirjoittavat sopimuksen, jossa ensiksi mainittu antaa ohjeet säännöllisestä raportoinnista ja valvonnasta, jotka viimeksi mainitun on toteutettava.

* Edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä tiedottaa valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle kirjallisesti todennäköisistä varauksista ja ratkaisuista, joita hän ehdottaa sovellettaviksi edelleenvaltuutettujen varojen hallintaan.

* Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän lausuma kattaa edelleenvaltuutetut varat, ja hän ilmaisee tarvittaessa varaukset (ja ratkaisut), joita hän pitää asianmukaisina edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän hänelle antamien tietojen perusteella.

* Jos edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä ei noudata velvollisuuttaan tiedottaa edelleenvaltuutettujen varojen hallinnoinnista, hän on täysimääräisesti vastuussa tästä sopimuksen rikkomisesta, ja valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä ilmaisee tämän selkeästi lausumassaan.

3.4 Jaetusti tai hajautetusti hallinnoituihin toimiin liittyvän talousarvion toteuttaminen

Vaikka edellä mainitut varausten tekemiseen liittyvät pääperiaatteet koskevat useimpia talousarvion kohtia, on selvää, että on kiinnitettävä erityistä huomiota niihin talousarvion kohtiin, jotka koskevat jaettua hallinnointia ja/tai hajautettuja järjestelyjä, jotta huomioidaan valvonta- ja riskiseikat tilanteissa, joissa vastuu on jaettu komission ja kolmansien osapuolten kesken.

Jaetusti tai hajautetusti hallinnoitujen toimien [11] osalta valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää koskevassa perussäännöstössä vaaditaan, että vuosikertomuksessa on kuvattava toimenpiteitä, joita valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä on toteuttanut

[11] On syytä huomata, että budjettituki ulkopuolelle suuntautuvan tuen yhteydessä on eräs keskitetyn hallinnoinnin muodoista.

- määritelläkseen, missä laajuudessa edunsaajavaltiot ovat ottaneet käyttöön asianmukaisia hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä ja missä laajuudessa nämä järjestelmät antavat tyydyttävän varmuuden taustalla olevien toimien asianmukaisuudesta sovellettavaan lainsäädäntöön nähden,

- varmistaakseen ilmoitettujen määrien oikeellisuuden,

- tehdäkseen rahoituksellisia oikaisuja siinä tapauksessa, että edunsaajavaltion valvontamenettelyt ovat osoittautuneet riittämättömiksi.

Käyttäjän näkökulmasta on olennaisen tärkeää, että valvonta- ja riskiympäristön luonne esitetään selkeästi kertomuksessa, jotta voidaan ymmärtää täysin pääjohtajan tekemien varauksien asiayhteys. Tilintarkastustuomioistuin otti vuotta 2001 koskevia vuosikertomuksia ja lausumia tarkasteltuaan esiin seikkoja, jotka koskevat jaettuun tai hajautettuun hallinnointiin liittyviä epäjohdonmukaisuuksia ja epäselvyyksiä, ja nämä ongelmat on ratkaistava. Tilintarkastustuomioistuimen mukaan ei aina ollut selvää, mitä velvollisuuksia lausuma kattoi, ja esimerkkinä mainittiin tietyt toimialat, joissa käytettiin hajautettuja hallinnointijärjestelyjä ja joissa lausuma näytti kattavan koko talousarvion, mutta vuosikertomuksessa keskityttiin lähinnä suoraan toimialan valvonnassa oleviin seikkoihin.

Pääjohtajien tulisi vuosikertomuksissaan tarkastella ja selventää vastuun luonnetta ja varmistaa, että lausuma on yksiselitteinen. Pääjohtajan olisi tässä tarkoituksessa esitettävä itse kertomuksessa

- jaettujen ja/tai hajautettujen hallinnointijärjestelyjen piiriin kuuluvien toimien luonne ja laajuus (rahallisena määränä)

- perusteet valvontamekanismin perustamiselle ja vastuun jaolle, toisin sanoen lyhyt kuvaus päätöksentekomenettelyistä, joita komissio ja kolmannet osapuolet käyttävät mekanismin perustamiseksi, sekä menettelyjen oikeusperusta

- tiivistelmä sekä komission että kolmansien osapuolten keskeisistä velvollisuuksista ja tehtävistä

- yhteenveto valvontamekanismeista, jotka kolmansien osapuolten on toteutettava, ja komission toteuttamista valvontajärjestelyistä.

Pääjohtajien olisi varauksia esittäessään noudatettava edellä kohdassa 2.4 esitettyjä vaatimuksia: heidän olisi siis ilmoitettava puutteen syy ja sen laajuus määrällisesti, arvioitava sen vaikutukset sekä kuvattava korjaavia toimia, joita on jo toteutettu tai suunniteltu toteutettavaksi. Jotta käyttäjä varmasti ymmärtää varauksen, pääjohtajien tulisi lisäksi

- todeta, mikä taho on toiminnallisessa vastuussa asiasta joko pääjohtajan pääosastossa, jäsenvaltioissa tai kolmansissa maissa (tai useammissa näistä),

- ilmoittaa kuhunkin heikkouteen liittyvä rahamäärä ja erityisesti valvontaa koskevien heikkouksien vaikutusalueella oleva rahamäärä sekä se, minkä heikkouksien yhteydessä valmistellaan - mutta ei vielä ole tehty - komission päätöstä rahoituksen lopettamisesta,

- ilmoittaa vuosien kuluessa suoritetut määrät, jotta saadaan kuva taustalla olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevan epävarmuuden tasosta silloin, kun yhteisön varoja on alettu myöntää, vaikka jäsenvaltiot ja yhteisön ulkopuoliset valtiot eivät vielä ole toteuttaneet valvontamekanismia yhteisön varojen hallinnoinnin yhteydessä, tai silloin, kun pääjohtajan alaisuudessa olevat yksiköt eivät vielä ole tarkastaneet tällaista mekanismia. Tämä ilmoitus johtaa automaattisesti varauksen esittämiseen,

- esittää arvio määristä, jotka eivät kuulu taustalla olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevan lausuman soveltamisalaan, silloin kun pääjohtajan yksiköt ovat tarkastaneet valvontamekanismin, mutta valvontaa ei ole toteutettu täydellisesti tai mahdollista rahoituksen lopettamista ei vielä ole arvioitu. Myös tässä tapauksessa on esitettävä varaus,

- arvioida varauksien ja lausumaan sisältyvien vakuutusten johdonmukaisuus tehtyjen varausten laajuuden ja soveltamisalan perusteella.

LIITE 1: Lausuman teksti englanniksi ja ranskaksi

I, the undersigned,

Director-General of Head of Service of

In my capacity as authorising officer by delegation

Declare that the information contained in this report gives a true and fair view [12].

[12] True and fair in this context means a reliable, complete and correct view on the state of affairs in the service

State that I have reasonable assurance that the resources assigned to the activities described in this report have been used for their intended purpose and in accordance with the principles of sound financial management, and that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.

This reasonable assurance is based on my own judgement and on the information at my disposal, such as the results of the self-assessment, ex post controls, the work of the internal audit capability, the observations of the Internal Audit Service2 and Financial Control2 and the lessons learnt from the reports of the Court of Auditors2 for years prior to the year of this declaration.

Confirm that I am not aware of anything not reported here which could harm the interests of the institution.

However the following reservations should be noted:

[where appropriate

the authorising officer by delegation could, by way of reservations, note any particular risks which may have been run in using appropriations, or report any malfunctions; in this case an indication should be given of remedial measures taken or planned by the authorising officer by delegation].

Place ................., date .................

.........(signature)

Modèle de déclaration de l'ordonnateur délégué couvrant le rapport d'activité annuel à partir de 2002

Je soussigné

Directeur général de Chef de Service de

en ma qualité d'ordonnateur délégué

Déclare par la présente que les informations contenues dans le présent rapport sont sincères et véritables [13].

[13] sincère et véritable dans ce contexte signifie une vue fiable, complète et correcte de l'état des affaires dans le service

Affirme avoir une assurance raisonnable que les ressources allouées aux activités décrites dans le présent rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière et que les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires quant à la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

Cette assurance raisonnable se fonde sur mon propre jugement et sur les éléments d'information à ma disposition, comme, par exemple, les résultats de l'auto-évaluation, des contrôles ex post, des travaux de "l'internal audit capability", des observations du Service d'audit interne2 et du Contrôle financier2 ainsi que des enseignements retirés des rapports de la Cour des comptes2 relatifs aux exercices antérieurs à celui de cette déclaration

Confirme en outre n'avoir connaissance d'aucun fait non signalé pouvant nuire aux intérêts de l'institution.

Toutefois les réserves suivantes doivent être relevées :

[le cas échéant.

L'ordonnateur délégué pourra au titre des réserves relever notamment les risques particuliers auxquels l'exécution de ses crédits auront été exposés, ou relever des dysfonctionnements; dans ce cas, elles doivent être accompagnées de l'indication des mesures prises ou envisagées par l'ordonnateur délégué pour y remédier].

Fait à ................., le .........(signature)

LIITE 2: Terminologia

Jotta vältetään sekaannukset tilintarkastustuomioistuimen DAS-lausumaan (tarkastuslausumaan), ehdotetaan, että lausumasta käytetään nimitystä "valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän lausuma".

Laillisuudella tarkoitetaan voimassa olevan lainsäädännön noudattamista. Asianmukaisuudella tarkoitetaan sisäisten menettelyjen, ohjeiden ja toimintanormien noudattamista. Moitteettoman varainhoidon periaate vastaa taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita. Uudessa varainhoitoasetuksessa käytetyn määritelmän mukaisesti taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat, joita toimielin käyttää toimintojensa toteuttamiseksi, ovat käytettävissä oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset sekä kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset. Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa käytetyillä varoilla parhaat mahdolliset tulokset, kun taas vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset käytettävissä olevin resurssein.

Itsearviointi kuvaa pääosaston johdon käsitystä siitä, miten sisäiset valvontajärjestelmät noudattavat kyseisenä aikana sovellettavia vaatimuksia. Sen avulla voidaan lisäksi kartoittaa sisäisten valvontajärjestelmien heikkouksia ottaen huomioon pääosaston tapahtumien ja ympäristön ominaisuudet. Hallinnon arvioinnin avulla voidaan myös kartoittaa merkittävimmät riskialat pääosaston tai toimialan moitteettoman toiminnan kannalta.

Sisäisellä tarkastuksella tarkoitetaan riippumatonta ja puolueetonta arviointi- ja neuvontatoimintaa, jonka tarkoitus on tuottaa lisäarvoa ja parantaa organisaation toimintaa. Sisäinen tarkastus auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteet ottamalla käyttöön systemaattisen ja kurinalaisen arviointimenettelyn sekä tehostamalla riskinhallinta-, tarkastus- ja hallintoprosesseja.