[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO |

Bryssel 30.5.2007

KOM(2007) 274 lopullinen

KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE

Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2006

KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE

Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2006

1. JOHDANTO

Kukin pääjohtaja ja toimialajohtaja raportoi vuosittain komission jäsenten kollegiolle tehtäviensä hoidosta laatimalla toimintakertomuksen.

Hyväksymällä tämän yhteenvedon komissio ottaa poliittisen vastuun pääjohtajiensa ja toimialajohtajiensa hallinnosta niiden lausumien ja varaumien perusteella, joita nämä ovat vuotuisissa toimintakertomuksissaan esittäneet, ja toteaa, että on vielä monia puutteita, joiden korjaamiseksi on tehtävä työtä. Tämä yhteenveto täydentää yhteenvetoa vuoden 2006 politiikan saavutuksista[1], jonka komissio hyväksyi 28. helmikuuta 2007.

Tässä tiedonannossa selvitetään, miten komissio on suoriutunut hallintotehtävistään ja millaisen varmuuden komission sisäisen valvonnan järjestelmät antavat toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, sekä tehdään yhteenveto vuotuisten toimintakertomusten päätelmistä. Tiedonannossa käsitellään pääjohtajien ja toimialajohtajien tekemiä varaumia ja esitetään alustava analyysi siitä, miten niiden taustalla olevat puutteet voidaan korjata. Lisäksi tarkastellaan vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettyjä laajempia näkemyksiä ja käsitellään useita tärkeitä monialaisia kysymyksiä, joita budjettipääosaston pääjohtaja, sisäinen tarkastaja, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja vastuuvapauden myöntäjä ovat ottaneet esille tai joihin sisäisen tarkastuksen seurantakomitea on kiinnittänyt huomiota.

2. VUOTUISISTA TOIMINTAKERTOMUKSISTA SAATAVA VARMUUS TOIMIEN LAILLISUUDESTA JA ASIANMUKAISUUDESTA

Tutkittuaan vuotuiset toimintakertomukset ja erityisesti kunkin pääjohtajan ja toimialajohtajan allekirjoittaman lausuman komissio toteaa, että kaikkien valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kohdalla on saatu riittävä varmuus asianmukaisesta resurssien käytöstä (joissakin tapauksissa varaumin) ja siitä, että valvontamenettelyt antavat tarvittavat takeet tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Lausumien edellytyksenä on juuri näiden kahden vaatimuksen täyttyminen.

Myös valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät ovat tuoneet esiin edelleen havaitsemiaan puutteita ja tehneet tarvittaessa niitä koskevia varaumia. Tässä jaksossa käsitellään tärkeimpiä esille otettuja sisäisen valvonnan kysymyksiä ja varaumia talousarvion toteuttamistavan mukaan jaoteltuina.

Joissakin tapauksissa Euroopan tilintarkastustuomioistuimen arviointi valvontajärjestelmien perusteella saatavasta varmuudesta poikkeaa vastuunalaisen pääjohtajan lausumasta. Tämä kertoo osin siitä, että osapuolten näkemys virheluokituksesta ja virheen vaikutuksesta sekä järjestelmän puutteiden arvioinnista on erilainen, ja osin erilaisesta suhtautumisesta rahoitusoikaisumekanismien toimintaan. Kyse on mm. siitä, että vastuulliset komission yksiköt soveltavat monivuotista järjestelmää, jossa tietyn vuoden virheet voidaan havaita ja oikaista seuraavina vuosina, kun taas perustamissopimuksessa edellytetään tilintarkastustuomioistuimen antavan vuotuisen lausunnon.

Aina kun Euroopan tilintarkastustuomioistuimen näkemys poikkeaa pääjohtajan näkemyksestä, pääjohtajan on annettava asiasta selvitys seuraavassa vuotuisessa toimintakertomuksessaan.

2.1. Suora keskitetty hallinnointi: monimutkainen, komission vastuun kannalta haasteellinen kehys

Komissio hallinnoi suoraan suurinta osaa sisäisten politiikkojen toimista asianomaisen perussäädöksen tai ohjelman mukaisesti. Vaikka vuosien 2007–2013 ohjelmia koskevassa lainsäädännössä onkin nähtävissä jonkinlaista parannusta, useimpien ohjelmien toteuttaminen perustuu monimutkaiseen oikeudelliseen kehykseen, jossa edellytetään tuensaajien ilmoittamien todellisten tukikelpoisten kustannusten korvaamista ja tuensaajien määrä ohjelmaa kohti on suuri. Tämä merkitsee haastetta komissiolle, jonka on löydettävä tasapaino riittäväntasoisen valvonnan tarpeen ja valvonnan kustannusten välille.

Useissa vuotuisissa toimintakertomuksissa on osoitettu virheitä tai ristiriitaisuuksia yhteisön avustusten saajien laskelmissa ja veloituksissa, jotka koskevat välittöminä kustannuksina korvattavia henkilöstökustannuksia. Lisäksi eräät pääosastot kertovat joillakin avustusten saajilla olevan huomattavia vaikeuksia esittää näistä henkilöstökustannuksista asianmukaisia perusteluja. Tämä on toistuva ongelma, johon komissio yrittää puuttua käyttämällä enemmän kiinteämääräisiä maksuja ja kertakorvauksia, mikäli se on tarkistettujen varainhoitosääntöjen nojalla mahdollista.

Vuonna 2006 tutkimuksen pääosaston, tietoyhteiskunnan ja viestimien pääosaston, yritystoiminnan pääosaston ja energian ja liikenteen pääosaston pääjohtajat ovat tehneet varaumia tutkimuksen ja teknologisen kehittämisen viidennen puiteohjelman nojalla tehtyjen menoilmoitusten oikeellisuudesta. Komissio toteaa kuitenkin, että virheiden kokonaisvaikutus on olennaisuuskriteerien kannalta vähäinen ja että viidenteen puiteohjelmaan liittyvät maksut ovat vähitellen lakkaamassa.

Tutkimuksen ja teknologisen kehittämisen kuudennen puiteohjelman osalta sekä tutkimuksen pääosaston että tietoyhteiskunnan pääosaston pääjohtaja on raportoinut, että vuonna 2006 suoritetuista jälkitarkastuksista saatu näyttö oli riittämätöntä, lähinnä siksi, että ohjelmakauden alussa tällaiselle valvonnalle ei ollut puitesopimusta. Komissio on määrätietoisesti ja viipymättä reagoinut näihin varaumiin ja hyväksynyt toimintasuunnitelman:

- jolla lisätään jälkitarkastuksiin ja niihin liittyviin toimintoihin osoitettua henkilöstöä. Vuoden 2008 toimintastrategian (APS) mukaan 38 tutkimusvirkaa siirretään vuonna 2007 vahvistamaan jälkitarkastustoimintoja tutkimusalan pääosastoissa ja vuonna 2008 on mahdollista perustaa 12 uutta virkaa;

- jonka avulla pannaan täytäntöön kaikille tutkimusosastoille yhteinen jälkitarkastusstrategia ja -metodologia sekä uusi yhdenmukaistettu otantametodi, jolla varmistetaan monivuotiselta pohjalta perusjoukon kattava peitto tilastollisesti luotettavan valintamenetelmän avulla. Strategiassa asetetaan etusijalle tärkeimpien tuensaajien systemaattisten virheiden havaitseminen ja oikaiseminen kattamalla edustava otos tarkastettavasta perusjoukosta;

- jolla vahvistetaan jälkitarkastusten koordinointia ja yhdentämistä tutkimusalan pääosastoissa, mm. yhteistarkastuksilla;

- jolla lisätään jälkitarkastuksia ja parannetaan tasapainoa talon sisäisen ja ulkoistetun työn välillä. Vuonna 2007 komissio suorittaa kuudennen puiteohjelman tiimoilta 300 jälkitarkastusta, kun niitä vuonna 2006 suoritettiin 45;

- jolla systematisoidaan johdon suorittamaa jälkitarkastustulosten valvontaa ja seurantaa.

Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea on kehottanut tutkimusalan pääosastoja yksinkertaistamiseen ja kiinteämääräisten maksujen ja kertakorvauksien täysimääräiseen hyödyntämiseen myös tutkimuksen ja teknologisen kehittämisen seitsemännen puiteohjelman yhteydessä.

Komissio muistuttaa, että menoilmoitusten virheet johtuvat pääasiassa oikeudellisen kehyksen monimutkaisuudesta ja erityisesti siitä, että tuensaajia vaaditaan ilmoittamaan todelliset henkilöstökustannukset. Tämä vaatimus tulee edelleen aiheuttamaan ongelmia kuudennen puiteohjelman maksujen suhteen, vaikkakin jälkitarkastusten vahvistaminen mahdollistaa vähitellen tilanteen korjaamisen, erityisesti järjestelmävirheiden osalta soveltamalla tarkastushavaintoja hankkeisiin, joita ei ole tarkastettu, ja määräämällä sopimussakkoja, jos tarkastettava ei korjaa näitä järjestelmävirheitä asianmukaisesti.

Seitsemännen puiteohjelman maksuissa voidaan hyödyntää sovittuja uusia menettelyjä: moniin eri hankkeisiin osallistuvien tuensaajien kustannuslaskentamenetelmät tarkastetaan vastedes ennakolta ja aletaan mahdollisuuksien mukaan käyttää keskimääräisiä henkilöstökustannuksia moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Lisäksi seitsemännen puiteohjelman avustusten saajien toimeksiannosta työskentelevien tarkastajien kanssa aletaan käyttää yhdessä sovittuja menettelyjä, jotta tarkastustyön johdonmukaisuus voidaan varmistaa ja komissio saa perustan, jolta arvioida menojen hyväksyttävyyttä ja sääntöjenmukaisuutta; tilintarkastajia ei enää pyydetä antamaan lausuntoa kulujen hyväksyttävyydestä, vaan heiltä pyydetään ainoastaan faktatietoja, joiden perusteella komissio päättää menojen hyväksyttävyydestä.

2.2. Hallinnointi yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa ja välillinen keskitetty hallinnointi: jäsenvaltioiden roolin vahvistaminen

Jäsenvaltioiden kanssa yhteistyössä toteutettavassa hallinnoinnissa ja välillisessä keskitetyssä hallinnoinnissa on erilaisia hallinnoinnin ja valvonnan tasoja. Komissio saa varmuuden toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta useista eri lähteistä, joita ovat kansallisten viranomaisten antamat vahvistuslausumat, vuotuiset raportit toteutuksesta ja valvonnasta, jäsenvaltioiden tai Euroopan tilintarkastustuomioistuimen suorittamien tarkastusten tulokset ja tietysti komission itsensä suorittamat tarkastukset.

Aluepolitiikan pääosasto, työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosasto sekä maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosasto ovat esittäneet varaumia, koska ne eivät ole saaneet riittävää varmuutta toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tämä johtuu hallinnointi- ja valvontajärjestelmien puutteista, joita on lähinnä Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Espanjassa, Ruotsissa, Slovakiassa, Sloveniassa, Latviassa, Italiassa ja Kreikassa toteutettavissa ohjelmissa tai toimenpiteissä ja Interreg-yhteisöaloitteen puitteissa toteutettavissa ohjelmissa. Varaumiin liittyvän kokonaisriskin suuruus on rajallinen kaikissa kolmessa pääosastossa: kyse on siitä, että tiettyjen, tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta ei ole varmuutta. Pääjohtajat päättivät esittää varaumia, koska eräissä jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien keskeisissä elementeissä oli systeemisiä puutteita. He totesivat, että kyseisiä ongelmia on esiintynyt jo joitakin vuosia ja että vastuulliset viranomaiset eivät ole toteuttaneet komission vaatimia korjaavia toimia, mikä on vaarantanut komission maineen.

EU:n talousarvioon kohdistuvan taloudellisen riskin kattamiseksi on laadittu täsmällisiä toimintasuunnitelmia ongelmien ratkaisemista varten ja vastuullisilta kansallisilta viranomaisilta on edellytetty oikaisutoimia. Tarvittaessa sovelletaan rahoitusoikaisuja, etenkin jos jäsenvaltiot eivät itse tee tarvittavia oikaisuja puuttuakseen yhteisön maksuihin kohdistuvaan riskiin. Oikaisujen perustana voidaan joissakin tapauksissa käyttää yksittäisten tapausten mitattavissa olevien sääntöjenvastaisuuksien ekstrapolointia, jos on todennäköistä, että samanlaisia sääntöjenvastaisuuksia esiintyy runsaasti useissa samankaltaisissa tapauksissa, tai ne voidaan systeemisten puutteiden tapauksessa toteuttaa kiinteämääräisinä oikaisuina. Joissakin tapauksissa maksujen keskeyttämistä harkittiin tai maksut keskeytettiin jo vuoden 2006 talousarvion toteuttamisen yhteydessä.

Komissio pitää ensiarvoisen tärkeänä, että ratkaistaan yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän (IACS) riittämättömään toteuttamiseen Kreikassa liittyvät ongelmat, joista on esitetty varaumia vuodesta 2002 asti. Vuosina 1999–2006 Kreikalle määrättiin yhteensä 479 miljoonan euron[2] rahoitusoikaisut, joilla katettiin havaituista puutteista johtuva taloudellinen riski. Tällaisia oikaisuja tullaan edelleen määräämään, jos on tarvetta. Komissio teki maaliskuussa 2007 ehdotuksen yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta annetun asetuksen[3] muuttamisesta siten, että komissiolla olisi tehokkaammat keinot vähentää jäsenvaltiolle suoritettavia maksuja tai keskeyttää ne vakavien ja jatkuvien puutteiden ilmetessä. Tässä tapauksessa toimivaltaiset kansalliset viranomaiset ovat laatineet yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman, jonka toteuttamista komissio seuraa tarkasti.

Komission toimintasuunnitelmasta yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomiseksi laaditun seurantaraportin[4] ja vuotuisten toimintakertomusten mukaisesti komissio on jatkanut työtään yhtenäisen tarkastusmallin toteuttamiseksi jäsenvaltioiden kanssa yhteistyössä toteutettavan hallinnoinnin puitteissa. Komissio on muun muassa parantanut valvontatehtävien määrittelyä ja vahvistanut maksajavirastojen ja todistuksen myöntävien elinten valvontaa. Rakennerahastojen osalta komissio on toteuttanut toimenpiteitä, joilla kannustetaan koordinoimaan tarkastusstandardeja ja levittämään parhaita käytäntöjä. Alankomaat on antanut ensimmäisen kansallisen lausuman EU:n varojen käytöstä. Alankomaiden esimerkin innoittamana komissio tukee edelleen erilaisia kansallisia hankkeita, jotka koskevat kansallisia ilmoituksia Euroopan unionin varojen käytöstä. Tarkistetussa varainhoitoasetuksessa säädetään, että jäsenvaltioiden on laadittava asianmukaisella kansallisella tasolla vuotuinen yhteenveto saatavilla olevista tarkastuksista ja ilmoituksista. Maataloudessa tämä vaatimus otettiin alakohtaiseen lainsäädäntöön jo vuonna 2006[5].

Koska rakennerahastot ovat monivuotisia, komission valvonta kattaa koko ohjelmakauden suunnitteluvaiheesta ohjelmien päättämiseen asti. Siksi valvontajärjestelyt ovat monivuotisia ja puutteita havaitaan ja korjataan koko ohjelmakauden ajan. Myös varmuuden saamista toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta arvioidaan tältä pohjalta. Monivuotisten oikaisujärjestelmien toimivuutta arvioidaan yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomiseksi laaditun toimintasuunnitelman puitteissa vuonna 2007.

Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston pääjohtaja on havainnut puutteita Italian hallinnointi- ja valvontajärjestelmissä, koulutuksen ja kulttuurin pääosaston pääjohtaja taas joidenkin välillistä keskitettyä hallinnointia hoitavien kansallisten virastojen toiminnassa. Komission harjoittamaa valvontaa vahvistetaan. Ensin mainitussa tapauksessa maksut keskeytettiin kokonaan vuonna 2006. Jälkimmäisessä tapauksessa komissio on sisällyttänyt elinikäisen oppimisen ohjelman ja Nuorten Eurooppa -ohjelman säännöksiin uudet säännöt[6] kansallisten virastojen nimeämisestä ja nimeämisen peruuttamisesta, kansallisten viranomaisten ennakkoon antamista ja vuosittaisista lausumista ja yhtenäiseen tarkastusmalliin perustuvasta valvonnasta ja tarkastuksista. Lisäksi kansallisille virastoille annetaan paremmat ohjeet ja koulutusta. Yksinkertaistamistoimenpiteiden, kuten kiinteämääräisten korvausten laajemman käytön, odotetaan pienentävän virheriskiä.

Komissio parantaa kansallisten virastojen valvontaa lisäämällä välillisen keskitetyn hallinnoinnin puitteissa EU:n varoja hallinnoivien kansallisten viranomaisten vastuuta ja soveltamalla valvonnassa ja tarkastuksissa yhtenäistä tarkastusmallia näiden puutteiden korjaamiseksi.

2.3. Hallinnointi yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa

Kansainvälisten järjestöjen kanssa yhteistyössä toteutettavalle hallinnoinnille muodostavat vakaan viitekehyksen näiden järjestöjen kanssa tehdyt jäsennellyt sopimukset ja erityisesti komission ja Yhdistyneiden Kansakuntien (YK) pääsihteeristön välillä huhtikuussa 2003 allekirjoitettu taloudellinen ja hallinnollinen puitesopimus, johon myös useat erityisjärjestöt ovat sittemmin liittyneet. Työ jatkuu edelleen tiettyjen lausekkeiden selventämiseksi.

Koska tämän mekanismin kautta kanavoitava EY:n rahoitus lisääntyy, komissio lisää myös YK:n erityisjärjestöjen kanssa hallinnoitaviin varoihin kohdistamaansa valvontaa. Tämä vastaa myös komission sisäisen tarkastajan näkemyksiä sopimuksen täytäntöönpanosta.

Tarkistetuissa varainhoitosäännöissä käyttöön otettu kehys on entistä selvempi ja antaa mahdollisuuden parempaan valvontaan ja takeisiin kansainvälisille järjestöille uskottujen tehtävien hoitamisessa.

Aikaisempi varauma, joka koski EU:n rahoitusosuutta UNMIKin neljännelle pilarille Kosovossa, poistui vuonna 2006 toteutettujen perintätoimien ja YK:n kanssa tehdyn uuden, vastuukysymyksiä selventävän sopimuksen ansiosta.

EY:n ja YK:n välinen rahoitus- ja hallinnointisopimus tarjoaa kaivatun viitekehyksen EY/YK-yhteistyölle, jossa kummallakin puolella on hyvin erilaisia toimijoita. Koska sopimus on suhteellisen uusi, osapuolet ovat perustaneet yhteisiä työryhmiä käsittelemään täytäntöönpanokysymyksiä. Lisäksi komissio ja YK keskustelevat parhaillaan koulutushankkeista sekä raportointia, varmentamista ja näkyvyyttä koskevien yhteisten ohjeiden laatimisesta.

2.4. Päätelmä

Komissio toteaa, että 15 pääjohtajaa on esittänyt yhteensä 20 varaumaa vuonna 2006 (vuonna 2005 varaumia oli 31). Se katsoo tämän merkitsevän, että havaittuihin merkittäviin valvontapuutteisiin on puututtu asianmukaisesti ja että komissio on vuonna 2006 edelleen edistynyt hallinnointinsa optimoinnissa.

Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät ovat kaikkien varaumien osalta sitoutuneet toimintasuunnitelmiin, joilla taustalla olevat puutteet korjataan. Komission jäsenten kollegio seuraa korjaavien toimien toteuttamista.

On erittäin tärkeää, että EU:n määrärahoja komission puolesta tai yhdessä sen kanssa hallinnoivilta välittäjäorganisaatioilta saadaan riittävä varmuus toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Jos toimien laillisuudessa ja asianmukaisuudessa havaitaan huomattavia puutteita, on myös tärkeää, että säännöksiä, jotka koskevat korjaavia toimenpiteitä, kuten takaisinperintää, maksujen keskeyttämistä ja rahoitusoikaisuja, sovelletaan järjestelmällisesti.

3. MONIALAISET KYSYMYKSET

3.1. Hallintotapa

- Hallintotapaselvitys (Governance statement)

Sisäinen tarkastaja on katsonut, että komission hallintotavalla on vankka perusta, mutta ehdottanut kuitenkin myös läpinäkyvyyden lisäämistä. Komissio kannattaa ehdotusta ja laatii lyhyen Europa-sivustolla julkaistavan hallintotapaselvityksen, jolla on tarkoitus selvittää sidosryhmille ja kansalaisille komission eri toimijoita, tehtäviä ja vastuumekanismeja.

- Ulkoistaminen ja toimeenpanovirastot

Toimeenpanovirastoja käsitellään tämän yhteenvedon liitteessä 3.

Sitten 1970-luvun on perustettu 30 toimeenpanovirastoa. Helmikuussa 2005[7] komissio esitti luonnoksen toimielinten väliseksi sopimukseksi, jolla luotaisiin kattava toimintakehys Euroopan unionin sääntelyvirastojen perustamiselle, rakenteelle, toiminnalle, arvioinnille ja valvonnalle. Neuvottelut ovat sittemmin keskeytyneet, mutta vuoden 2006 lopulla asiasta käynnistettiin uudelleen keskustelu neuvostossa.

- Yksinkertaistaminen

Hallinnonuudistuksen edistymisestä joulukuussa 2005 annetun kertomuksen[8] jatkotoimena komissio on ottanut esille useita yksinkertaistamis- ja tehostamisalueita, kuten henkilöresurssien kohdistaminen, sisäinen koordinointi, sisäisen valvonnan standardit, varainhoito ja ATK-työkalut, sekä määritteli prioriteetit. Komissio hyväksyi toukokuussa tiedonannon henkilöstöhallinnon menettelyjen yksinkertaistamisesta ( Human Resources Management: simplifying procedures for staff ) ja perusti työryhmän, jonka tehtävänä on kuulla henkilöstöä ja ehdottaa toimenpiteitä hallinnollisten menettelyjen yksinkertaistamiseksi ja henkilöstölle tarjottavien palvelujen parantamiseksi. Jotkut keskeiset yksiköt ovat alkaneet tehdä kokeiluhankkeina sisäisiä vaikutusanalyysejä. Tämä voitaisiin ulottaa kaikkiin uusiin tai uudistettaviin sisäisiin prosesseihin, jotta voitaisiin varmistaa, että ne ovat yksinkertaisia, tehokkaita ja toimivia eivätkä aiheuta tarpeetonta hallinnollista rasitusta.

Varainhoitoa on yksinkertaistettu tarkistetuissa varainhoitosäännöissä (tarkistettu varainhoitoasetus ja sen tarkistetut soveltamissäännöt) seuraavasti: pienten avustusten ja vähäarvoisten sopimusten kevennetyt dokumentointivaatimukset; luontoissuorituksina (esim. tuensaajan ulkoisten kumppanien veloituksetta suorittama työ) toteutettavan osarahoituksen helpottaminen; mahdollisuus luopua rahoitustakuiden antamista koskevasta vaatimuksesta tapauskohtaisen riskinarvioinnin perusteella; korkeampi raja-arvo, jonka ylittyessä tuensaajajärjestöjen on toimitettava ulkopuolisen tarkastajan antama todistus; läpinäkyvyysperiaatteen laajentaminen julkaisemalla kaikki yhteisön varojen saajat riippumatta siitä, mikä hallintoyksikkö tai viranomainen talousarvion toteuttamiseen osallistuu.

Lainsäädännön yksinkertaistamisessa ei ole kuitenkaan päästy toivotulle tasolle. Uusi ohjelmakausi alkaa jonkin ajan kuluttua, ja yksiköiden olisi jo luotava pohjaa yksinkertaistamisen jatkamiselle tulevaisuudessa.

- Avoimuusaloite

Euroopan avoimuusaloitteen seurauksena tiedot jäsenvaltioiden kanssa yhteistyössä hallinnoitavien varojen saajista julkaistaan. Komissio pitää avoimuutta varainhoidossa vastuuvelvollisuuden tärkeänä osatekijänä EU:n varojen käytössä.

- Toiminnan jatkuvuuden hallinta

Vuonna 2006 esitettiin valmisteluasiakirja toiminnan jatkuvuuden hallinnasta komissiossa[9] keskeisten palvelujen ylläpitämiseksi kriisitilanteissa.

- Etiikka

Komissio on järjestänyt henkilöstölleen etiikkapäivän osana laajempia toimia, joilla lisätään tietoisuutta etiikasta ja lahjomattomuudesta.

- Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastaja esitti maaliskuussa 2006 ensimmäisen yleiskatsauksen tarkastussuositusten noudattamisesta. Siinä todetaan, että vaikka jonkinlaista edistymistä on tapahtunut, puolet kriittisistä ja erittäin tärkeistä suosituksista oli toteuttamatta määräaikojen umpeutuessa. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea, jonka ensisijainen tehtävä on laatia vuosittain komission jäsenten kollegiolle raportti toimista, joita komission yksiköt ovat toteuttaneet sisäisen tarkastajan suositusten perusteella, varoitti kabinetteja siitä, että eräät osastot olivat jääneet jälkeen, ja pyysi kabinetteja seuraamaan osastojensa toimia. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea vahvistaa tämäntyyppistä valvontaa vuonna 2007.

Komissio toteaa, että tarkastettavat ovat tehneet toimintasuunnitelmia kaikkien hyväksyttyjen sisäisen tarkastuksen toimialan suositusten osalta ja että näiden toimintasuunnitelmien toteuttamisaste on korkea. Komissio tukeutuu vuonna 2006 saavutettuun edistymiseen, jotta kaikki tarkastussuositukset voidaan toteuttaa ajoissa. Komissio kannusta tarkastuksesta vastaavia tahoja ja tarkastettavia lisäämään keskinäistä vuoropuhelua. Tällä tavoin voidaan parantaa yhteisymmärrystä, varmistaa, että tarkastaja laatii hyvin kohdennettuja suosituksia, ja saada yksiköt pitämään suositusten toteuttamista määräajassa ensisijaisena tavoitteena.

Sisäinen tarkastaja korosti vuoden 2006 kertomuksessaan, että tarkastussuunnittelua on tarpeen koordinoida paremmin, ja kannusti jatkamaan käynnissä olevaa työtä komission osastojen sisäisen tarkastuksen yksikköjen ammattitaidon lisäämiseksi. Komission sisäisen tarkastuksen rakenteita vahvistetaan edelleen, ja ne antavat komissiolle toimielimenä suuremman varmuuden toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.

Päätelmä

Komissio katsoo, että sen hallintotavan vakaus- ja kehitystaso on tyydyttävä, ja aikoo laatia hallintotapaselvityksen. Samalla se on myös sitoutunut jatkamaan työtään läpinäkyvyyden ja toimivuuden lisäämiseksi sekä hallinnon yksinkertaistamiseksi. Toimeenpanovirastot, joita komissio tiukasti valvoo, ovat erottamaton osa tätä hallintotapaa. Komissio katsoo kuitenkin, että on poliittisesti erittäin tärkeää laatia toimeenpanovirastoille yhtenäinen toimintakehys. Komissio tukee sisäistä tarkastajaa tämän tavoitteessa antaa vuosien 2007–2009 suunnittelukierroksen lopussa ensimmäinen yleislausunto komission sisäisen tarkastuksen järjestelmistä ja kannustaa pääosastojen sisäisen tarkastuksen yksikköjä ja komission sisäistä tarkastajaa tekemään kattavaa yhteistyötä.

3.2. Sisäisen valvonnan järjestelmät ja tulosohjaus

- Sisäisen valvonnan puitteet komissiossa

Komissio jatkoi sisäisen valvonnan puitteiden parantamista vuonna 2006. Sisäisen valvonnan standardeja tarkistetaan parhaillaan. Tavoitteena on lisätä selkeyttä, yksinkertaisuutta ja mukautuvuutta yksittäisten osastojen olosuhteisiin toimivuuden lisäämiseksi.

Yleiskatsauksessa sisäisen tarkastuksen tilaan komission pääosastoissa ja toimialoilla ( Overview of the state of internal control in the Commission Directorates General and Services ) todettiin, että vuonna 2006 edistyttiin merkittävästi sisäisen valvonnan rakenteiden ja käytäntöjen täytäntöönpanossa. Raportoinnissa johdolle, lainsäädännön yksinkertaistamisessa, valvontastrategioissa tai vuotuisten toimintakertomusten laadussa on kuitenkin vielä parantamisen varaa. Sisäinen tarkastaja suositteli parantamaan edelleen jälkitarkastuksia, ATK:ta ja uusien kirjanpitosääntöjen täytäntöönpanoa sekä sopimusten hallinnointia.

- Riskienhallinta

Komissio edistyi vuonna 2006 merkittävästi riskienhallinnan ottamisessa osaksi strategista suunnittelua. Vuotuisissa hallintosuunnitelmissa esitetään riskianalyysin tulokset ja vuotuisissa toimintakertomuksissa kerrotaan, toteutuivatko riskit vuoden aikana, miten niitä hallittiin ja mitä riskejä on jäljellä ja miksi. Pyrkimyksenä on esittää riskit johdonmukaisesti ja varmistaa, että riskienhallinnan toimintasuunnitelmat määritellään ja toteutetaan viipymättä. Komissio on käynnistänyt vertaisarviointiprosessin, jossa selvitetään, arvioidaan ja hallitaan monialaisia riskejä, joihin yksiköt yhdessä voivat puuttua tehokkaammin kuin yksinään. Prosessi perustuu riskienhallintametodologiaan, joka esitetään tiedonannossa komission yksiköiden riskienhallinnan tehostamisesta ja yhtenäistämisestä ( Communication Towards an effective and coherent risk management in the Commission service s)[10], sekä vuonna 2006 toteutettuun kokeiluun.

- Tulosohjaus

Ohjeissa, jotka yksiköille annettiin vuotuisten hallintosuunnitelmiensa ja toimintakertomustensa laatimiseksi, painotettiin tuensaajien ja sidosryhmien tuloksia ja komission toimien vaikutusta yhteiskuntaan laajemmin.

Vuoden 2006 toimintakertomuksia varten on kehitetty tiivis malli, jonka avulla valvontarakenteet ja toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan varmuuden lähteet voidaan esittää yhdenmukaisesti. Pääosastot ja toimialat eivät kuitenkaan vielä ole ottaneet sitä käyttöön. Ajan myötä mallin odotetaan kuitenkin lisäävän tietoisuutta valvontarakenteista ja varmuuden lähteistä sekä auttavan havaitsemaan puutteita ja määrittämään parannuskeinoja.

Vaikka yhä useammat yksiköt esittivät vuoden 2006 toimintakertomuksissaan laillisuus-, asianmukaisuus- ja suoritusindikaattoreita, tällaisten indikaattoreiden kehittämistä on jatkettava ja varmistettava samalla, että saman toimialan yksiköiden lähestymistapa on yhtenäinen.

Vuotuisten toimintakertomusten laatua olisi parannettava. Erityisesti valvontastrategioista ja tuloksista on tarpeen antaa tietoja selkeässä ja yksinkertaisessa muodossa, ja olisi määritettävä toimintasuunnitelmat ja niistä odotettavissa oleva vaikutus.

- Toimintasuunnitelma yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomiseksi

Toimintasuunnitelman täytäntöönpanosta tähän mennessä saadut tulokset ovat pääosain myönteisiä. Vaikka eräät toimet ovatkin viivästyneet, komissio katsoo, että on yhä mahdollista luoda vuoden 2007 loppuun mennessä perusta virheriskin asianmukaiselle hallinnoinnille ja lisätä varmuutta toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta, kuten toimintasuunnitelmassa esitettiin. Toimien tuloksia alkaa vähitellen olla enemmän näkyvissä ja osoitettavissa – aluksi läpinäkyvämpänä ja selkeämpänä suhtautumisena valvontaan. Kun virheiden oikaisut ja ehkäisy kehittyvät, myös virhemäärän pitäisi supistua.

Useita toimia on kokemusten valossa parannettu, jotta saataisiin suurempi varmuus toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Painopisteenä on ollut suora keskitetty hallinnointi. Lisäksi valvonnan kustannus–hyöty–riski-suhteesta on tehty perusteellinen selvitys. Yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen perusta saadaan valmiiksi vuoden 2007 loppuun mennessä, ja sen odotetut vaikutukset alkavat näkyä. Jäljellä on kuitenkin merkittäviä haasteita, jotka esitetään seurantaraportissa komission toimintasuunnitelmasta yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomiseksi.

Jälkitarkastusten intensiteetin lisäämiseksi toteutetaan toimenpiteitä monilla alueilla, toimintasuunnitelmissa esitetään korjaavia toimenpiteitä ja edistymistä seurataan tiiviisti. Viestinnän pääosaston pääjohtaja on kuitenkin esittänyt varauman, joka koskee jäsennetyn systemaattisen jälkitarkastusjärjestelmän puuttumista. Järjestelmä perustetaan vuonna 2007, ja komissio tulee arvioimaan sen.

Tehostetun tarkastamisen lisäämiseksi saman alan kysymyksiä käsittelevien yksiköiden lähestymistapaa tulisi yhtenäistää, kuten tutkimuksen ja rakennerahastojen alalla jo tapahtuu.

Rakennerahastojen alalla koordinointia lisätään vähitellen. Tämä kattaa myös jäsenvaltioiden ohjelmakaudella 2007–2013 käyttämien otantamenetelmien yhdenmukaistamisen.

Jälkitarkastusverkosto osoittautui vuonna 2006 jälleen hyödylliseksi hyvien käytäntöjen vaihtamisessa yksittäisten tarkastusyksikköjen välillä. Tärkeimpiä verkostossa käsiteltyjä kysymyksiä olivat otantastrategian suunnittelu niin, että saadaan riittävä varmuus toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, valvonnan seuranta ja mahdolliset suhtautumistavat seuraamusten soveltamiseen.

Päätelmä

Komissio katsoo, että kunkin toiminnon osalta pitäisi hahmotella sisäisen valvonnan toiminnoista kattava näkemys, jossa tarkastellaan myös valvonnan eri osatekijöitä ja tasoja. Eri valvontatoimenpiteitä on yhdisteltävä kustannustehokkaalla tavalla ja valvonnan tuloksia on seurattava asianmukaisesti. Havaittuihin puutteisiin on puututtava yhteisin toimin.

Komissio tulee seuraa kattavien valvontastrategioiden ja -menetelmien toteuttamista tarkasti ja varmistamaan, että saman alan kysymyksiä käsittelevät yksiköt noudattavat jälkitarkastuksissa yhdenmukaista lähestymistapaa, jotta: (1) valvontastrategiat vahvistetaan ja niihin sisällytetään täsmällisiä tavoitteita;(2) valvonnan tulokset kaikilla tasoilla kootaan yhteen selkeän seurannan ja raportoinnin avulla; (3) toimijoiden vastuita ja myös yksiköiden välistä synergiaa selvennetään ja sovelletaan käytännössä.

Komissio varmistaa, että kaikki valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät käyttävät vaadittua mallia ja sillä tavoin luovat selkeämmän linkin valvontajärjestelmien ja lausumien välille vuoden 2007 toimintakertomuksissaan, ja ottavat käyttöön, kuten on suunniteltu, toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta kertovia indikaattoreita lausumien tueksi.

Komissio seuraa edelleen viestinnän pääosaston jäsenneltyä jälkitarkastusjärjestelmää sekä toimintasuunnitelmaa, jonka tutkimusalan yksiköt ovat laatineet jälkitarkastuksille.

3.3. Varainhoito

- Kirjanpito

Komissio panee tyytyväisenä merkille, että tilintarkastustuomioistuin antoi vuoden 2005 tileistä myönteisen tarkastuslausuman varaumin. Kyseessä oli ensimmäinen uuden suoriteperusteisen kirjanpitojärjestelmän aikana laadittu tarkastuslausuma.

Edistymistä tapahtuu edelleen, kun uusia kirjanpitosääntöjä sovelletaan vuoden 2006 tilinpäätöksen laadintaan. Kirjanpitotietojen laadun varmistamisen osalta on edistytty valvontaympäristön laadun parantamisessa. Tilinpitäjä on todennut paikallisten järjestelmien validoinnista vuonna 2006, että yleisesti ottaen yksiköt ovat toteuttaneet tarvittavat toimenpiteet korjatakseen asiat, jotka hän oli edellisvuoden kertomuksessaan ottanut esille, ja korostanut niiden kahden pääosaston, joiden validointi oli keskeytetty vuonna 2005, edistyneen huomattavasti.

EU:n edustustojen hallintomenoja koskevat edellisvuosien varaumat voitiin poistaa, kun edustustoissa otettiin tammikuussa 2007 käyttöön suoriteperusteinen kirjanpito ja parannettiin sisäistä valvontaa.

Vuoden 2006 tilinpäätös on ensimmäinen, jonka tilinpitäjä varmentaa allekirjoituksellaan, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan toimielimen taloudellisesta asemasta.

- Sopimushallinto

Sisäinen tarkastaja havaitsi vuonna 2006 tehdyissä tarkastuksissa, että sopimushallintoa on joillakin alueilla parannettava. Joulukuussa 2006 perustettu pääosastojen yhteinen työryhmä on ehdottanut uutta metodologiaa Brysselin kiinteistöhankintasopimuksia varten. Myös tarkistettu varainhoitoasetus yksinkertaistaa vähäarvoisten sopimusten menettely- ja dokumentointivaatimuksia.

Päätelmä

Komissio toteaa läpinäkyvyyden ja vastuuvelvollisuuden lisääntyneen, kun on siirrytty suoriteperusteiseen kirjanpitojärjestelmään. Se ilmoittaa useita käytännön toimenpiteitä, joilla avustusten saajiin ja sopimuspuoliin sovellettavia sääntöjä yksinkertaistetaan.

3.4. Henkilöresurssit

- Yhdennetty henkilöstöstrategia

Sisäinen tarkastaja korostaa, että pitkän aikavälin henkilöstöhallintostrategia on tärkeä, jotta henkilöresurssit voidaan kohdentaa tehokkaasti.

Komissio parantaa henkilöresurssiensa kohdentamista määrittämällä ennakoivammin sekä nykyisen että tulevan henkilöstön osaamisen ja osastojen tarpeet. Komissio on käynnistänyt ohjelman, jolla kaikkien komission henkilöstöhallintoa hoitavien ammattitaitoa kehitetään jatkuvasti. Tavoitteena on pätevän henkilöstön houkutteleminen, kehittäminen ja pitäminen komission palveluksessa.

Henkilöstötietojen kerääminen ja arviointi on toinen strategisen henkilöstöhallinnon tärkeä osatekijä. Tällä tavoin komissio kehittää järjestelmät, joiden avulla se voi vastata ulkopuolisten pyyntöihin käyttää henkilöresurssejaan.

Kuten parlamentti vuonna 2006 pyysi, komissio on laatinut raportin [SEK(2007) 530], joka sisältää analyysin arvioiduista henkilöstötarpeista vuoteen 2013. Raportin mukaan kaikki muut kuin laajentumisiin liittyvät ensisijaiset tarpeet katetaan sijoittamalla henkilöstöä uudelleen komission sisällä.

- Uusien työntekijöiden palkkaaminen EU-10-jäsenvaltioista

Vuosille 2004–2006 asetetut EU:n 10:tä uutta jäsenvaltiota (EU-10) koskevat kunnianhimoiset rekrytointitavoitteet saavutettiin vuonna 2006 hallintohenkilöstön osalta täysin ja keskijohdon osalta hyvin pitkälti (77 prosenttia tavoitteesta). Ylemmän johdon rekrytointi edistyi tyydyttävästi. Tiettyjen työntekijäprofiilien ja kansallisuuksien kohdalla tavoitteisiin ei päästy lähinnä sen vuoksi, että kilpailuihin osallistuneiden hakijoiden määrä oli vähäinen. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimisto työstää parhaillaan parannettua tiedotus- ja viestintästrategiaa. Komissio on luonut seurantamekanismin, jolla varmistetaan, että EU-12:ta koskevat rekrytointitavoitteet saavutetaan vuonna 2007.

Päätelmä

Komissio on sitoutunut saavuttamaan 12:ta uutta jäsenvaltiota koskevat rekrytointitavoitteet. Se on määritellyt tulevat tarpeensa ja jatkaa tulevien tehokasta ja nykyaikaista hallintoa koskevien haasteiden ennakoimista.

3.5. Tietotekniikka

Tietotekniikkakeskuksen tilojen epäasianmukaisuudesta johtuvaa riskiä koskeva varauma esitettiin jo toisen kerran. Riski koskee ennemminkin toimintojen jatkuvuutta kuin toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta. Lisäksi myös sisäinen tarkastaja on huomauttanut, että tiloihin, tietoturvaan, katastrofivalmiuteen ja toimintojen jatkuvuuteen on tarpeen tehdä parannuksia. Toinen esille otettu asia oli tietotekniikkahankkeiden suunnittelu. Sen suhteen on päätetty saada rahalle mahdollisimman paljon vastinetta määrittelemällä komission hankkeiden prioriteetit.

Komissio on sitoutunut panemaan kokonaisuudessaan täytäntöön monivuotisen strategian, jolla varmistetaan komission tietotekniikka- ja tietoliikennekeskuksille turvalliset olosuhteet sekä Brysselissä että Luxemburgissa. Vuonna 2007 on tarkoitus toteuttaa tilannetta helpottavia toimenpiteitä.

4. PÄÄTELMÄT

Komissio katsoo, että sisäisen valvonnan järjestelmät antavat vuoden 2006 toimintakertomuksissa esitetyin rajoituksin riittävän varmuuden niiden toimintojen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, joista komissio EY:n perustamissopimuksen 274 artiklan mukaan kantaa kokonaisvastuun. Se kuitenkin myöntää, että on monia puutteita – erityisesti valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien varaumissa esille tuodut – joiden korjaamiseksi on tehtävä vielä työtä.

Komissio varmistaa, että valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät jatkavat työtään sen takaamiseksi, että vuosikertomuksiin liittyvissä ilmoituksissa annettava vakuutus riittävästä varmuudesta perustuu asianmukaisiin sisäisen valvonnan järjestelmiin.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Vuoden 2006 toimintake瑲浯歵敳獳⁡獥瑩瑥祴⃤㔴‱業橬潯慮⁮略潲⁮畳浭慡漠⁮癩瑩瑥祴渠楩Ɱ攠瑴⃤楳湩⃤湯漠整瑴⁵畨浯潩湯琠潵敲浩慭⁴楯慫獩瑵‬潪歴⁡湯洠瑴⁹牋楥慫汬⁥㠱瀠槤栠桵楴畫瑵⁡〲㜰琠桥祤汬⃤潫業獳潩⁮瓤毶敳汬⃤〲㜰㈯㌴䔯⁙䔨噕⁌⁌〱ⰶ㈠⸴⸴〲㜰‬⹳㔠⤵മं敎癵獯潴⁮獡瑥獵⠠奅 㩎ꁯ㈱〹㈯〰⸵ȍ䬉䵏㈨〰⤷㠠‶慪匠䭅㈨〰⤷㌠ㄱമं敎癵獯潴⁮獡瑥湵丠漺ㄠ㤲⼰〲㔰樠⁡潫業獳潩⁮獡瑥歵敳⁮䔨⥙丠漺㠠㔸㈯〰‶‷牡楴汫湡㔠欠桯慴മं瓤珶䌠㈨〰⤷rtomuksessa esitettyä 451 miljoonan euron summaa on päivitetty niin, että siinä on otettu huomioon tuoreimmat oikaisut, jotka on määrätty Kreikalle 18 päivänä huhtikuuta 2007 tehdyllä komission päätöksellä 2007/243/EY (EUVL L 106, 24.4.2007, s. 55).

[3] Neuvoston asetus (EY) N:o 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 ja SEK(2007) 311.

[5] Neuvoston asetun N:o 1290/2005 ja komission asetuksen (EY) N:o 885/2006 7 artiklan 5 kohta.

[6] Päätös C(2007) 1807, tehty 26. huhtikuuta 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003