KOMISSION TIEDONANTO: OHJEET YKSINKERTAISTETTUJEN KUSTANNUSVAIHTOEHTOJEN KÄYTÖSTÄ EUROOPAN RAKENNE- JA INVESTOINTIRAHASTOJEN (ERI-RAHASTOT) PUITTEISSA – TARKISTETTU VERSIO

(2021/C 200/01)

Ohjeet – Yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot: kiinteämääräinen rahoitus, vakioyksikkökustannukset ja kertakorvaukset

(asetuksen (EU) N:o 1303/2013 67, 68, 68 a ja 68 b artikla, asetuksen (EU) N:o 1304/2013 14 artikla ja asetuksen (EU) N:o 1299/2013 19 artikla)

Asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 voimaantulon jälkeen tarkistettu versio

VASTUUVAPAUSLAUSEKE: ”Tämän valmisteluasiakirjan ovat laatineet komission yksiköt. Siinä annetaan sovellettavaan EU:n lainsäädäntöön perustuvia teknisiä ohjeita Euroopan rakenne- ja investointirahastojen seurantaan, valvontaan tai täytäntöönpanoon osallistuville kollegoille ja tahoille. Ohjeet eivät kuitenkaan rajoita unionin tuomioistuimen tai ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen tulkintaa.”

SISÄLLYSLUETTELO

Luku 1 – Johdanto 6

1.1 Tarkoitus 6

1.2 Miksi käyttää yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja? 6

Luku 2 – Monialaiset periaatteet ja soveltamisala 7

2.1 Milloin käyttää yksinkertaistettuja kustannuksia? 7

2.2 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö 7

2.2.1 Periaate 7

2.2.2 Poikkeus: tapaukset, joissa yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö on pakollista [varainhoitoasetuksen mukaisesti tarkistettu kohta] 7

2.2.3 Ajallinen soveltaminen ja siirtymäsäännökset 10

2.3 Vaihtoehtojen yhdistelmä 11

2.3.1. Yleiset periaatteet 11

2.3.2. Esimerkkejä yhdistelmistä 11

2.4 Julkiset hankinnat ja yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö 12

2.4.1 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö julkisissa hankinnoissa 12

2.4.2 Kiinteän prosenttimäärän käyttö suorien henkilöstökustannusten laskennassa julkisilla hankinnoilla toteutettavissa toimissa 14

2.5 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen yhteensopivuus valtiontukisääntöjen kanssa 15

2.5.1 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen yhteensopivuus yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen ja maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen kanssa 15

2.6 Yksinkertaistettujen kustannusten käyttö nettotuloja tuottavissa toimissa 16

2.6.1 Päätökseen saattamisensa jälkeen nettotuloja tuottavat toimet (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artikla) 16

2.6.2 Toteutuksensa aikana nettotuloja tuottavat toimet, joihin ei sovelleta yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklan 1–6 kohtaa 17

2.7 EAKR ja ESR: ristiinrahoitus 18

2.7.1 Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 98 artiklan 2 kohdan mukaisten toimien ilmoittaminen yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen osalta 18

2.7.2 Esimerkkejä 18

2.8 Maaseuturahastoa ja Euroopan alueellista yhteistyötä koskevat erityissäännöt 19

Luku 3 – Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen tyypit 19

3.1 Kiinteämääräinen rahoitus 19

3.1.1 Kustannuslajien määrittäminen 19

3.1.2 Erityiset kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmät yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa ja rahastokohtaisissa asetuksissa eriteltyjen kustannuslajien laskemiseksi 20

3.1.2.1 Välillisten kustannusten laskentamenetelmät 21

3.1.2.2 Kiinteä prosenttimäärä välittömien henkilöstökustannusten määrittämistä varten 21

3.1.2.3 Kiinteä prosenttimäärä kaikkien muiden toimen muiden kustannusten kuin välittömien henkilöstökustannusten määrittämistä varten 22

3.1.2.4 Yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa vahvistettujen kiinteiden prosenttimäärien perustelut 23

3.1.2.5 Ajallinen soveltaminen 23

3.2 Vakioyksikkökustannukset 25

3.2.1 Yleiset periaatteet 25

3.2.2 Tuntitaksan mukaan lasketut henkilöstökustannukset (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 2–4 kohta) 26

3.2.3 Tukikelpoisten henkilöstökustannusten määrittäminen lasketun tuntitaksan perusteella 27

3.2.4 Henkilöstö, joka työskentelee toimessa osa-aikaisesti kiinteän työaikaosuuden kuukaudessa 28

3.2.5 Ajallinen soveltaminen 28

3.3 Kertakorvaukset 29

3.3.1 Yleiset periaatteet 29

3.3.2 Varainhoitoasetuksella tehdyt muutokset ja ajallinen soveltaminen 29

3.3.3 Esimerkkejä kertakorvauksista 29

3.4 Teknisen avun kiinteämääräisen rahoituksen erityistapaus 30

3.4.1 Soveltamisala 30

3.4.2 Maksatushakemukset ja korvaukset 31

3.4.3 Kiinteän prosenttimäärän vaikutus teknisen avun määrärahoihin toimenpideohjelmassa tai maaseudun kehittämisohjelmassa 32

3.4.4 Kirjausketju ja korjausten vaikutus 32

Luku 4 – Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen määrittäminen 32

4.1 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen vahvistaminen ennalta 33

4.2 Oikeudenmukainen, tasapuolinen ja todennettava laskentamenetelmä 33

4.2.1 Yleiset periaatteet 33

4.2.1.1 Oikeudenmukaisuus: 33

4.2.1.2 Tasapuolisuus: 33

4.2.1.3 Todennettavuus: 33

4.2.2 Menetelmät käytännössä 34

4.2.2.1 Tilastotietojen, asiantuntija-arvion tai muiden objektiivisten perusteiden käyttö (67 artiklan 5 kohdan a alakohdan i alakohta) 34

4.2.2.2 Yksittäisiä tuensaajia koskevien tietojen käyttö (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan a alakohdan ii ja iii alakohta 34

4.3 Talousarvioluonnos 35

4.3.1 Talousarvioluonnoksen käyttö muissa rahastoissa menetelmänä yksikkökustannusten, kertakorvausten ja kiinteiden prosenttimäärien vahvistamiseen ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa 37

4.4. Muiden alojen vakioyksikkökustannusten, kertakorvausten ja kiinteiden prosenttimäärien käyttö 37

Muut unionin politiikanalat 37

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan b alakohta 37

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan c alakohta 38

Jäsenvaltioiden kokonaan rahoittamista avustusjärjestelmistä 38

Kiinteät prosenttimäärät kaudella 2007–2013 39

Miten arvioidaan toimien ja tuensaajien samanlaisuutta? 39

4.5. Yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa tai rahastokohtaisissa säännöissä vahvistettujen prosenttimäärien käyttö 39

4.6. Kiinteiden prosenttimäärien, kertakorvausten ja vakioyksikkökustannusten ajallinen mukauttaminen 39

4.7. Erityiset menetelmät rahastokohtaisten sääntöjen mukaisten määrien määrittämiseksi 39

Luku 5 – Vaikutukset tilintarkastuksen ja valvonnan kannalta 40

5.1 Tarve yhteiseen tilintarkastus- ja valvontakäytäntöön 40

5.2 Tarkastusviranomaisen rooli yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen suunnittelussa 40

5.3 Yleiset hallinnon tarkastukset ja tarkastustapa 40

5.3.1 Yksinkertaistetun kustannusvaihtoehdon laskentamenetelmän asianmukaisen vahvistamisen todentaminen 41

5.3.2. Menetelmän moitteettoman soveltamisen todentaminen 41

5.3.2.1 Kiinteiden prosenttimäärien moitteettoman soveltamisen todentaminen 42

5.3.2.2 Vakioyksikkökustannusten moitteettoman soveltamisen todentaminen 42

5.3.2.3. Kertakorvausten moitteettoman soveltamisen todentaminen 43

5.3.2.4. Todentaminen saman toimen vaihtoehtojen yhdistelmän tapauksessa 43

5.3.3 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöön liittyvät mahdolliset virheet tai sääntöjenvastaisuudet 43

Liite I – Esimerkkejä yksinkertaistetuista kustannusvaihtoehdoista 45

Liite II – Esimerkki yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen ja valtiontukisääntöjen yhteensopivuudesta 51

Liite III – Yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ja maaseuturahastoa koskevat toimenpiteet 54

Liite IV – Yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ja EMKR:ää koskevat toimenpiteet 60

LUKU 1

Johdanto

1.1 Tarkoitus

Tässä asiakirjassa annetaan teknisiä ohjeita kustannuksista, jotka ilmoitetaan ERI-rahastoihin sovellettavien kiinteiden prosenttimäärien, kertakorvausten ja vakioyksikkökustannusten, jäljempänä ’yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot’, perusteella. Ohjeiden tarkoituksena on jakaa hyviä käytäntöjä ja kannustaa jäsenvaltioita käyttämään niitä. Asiakirja kattaa ERI-rahastoihin sovellettavien unionin säädösten tarjoamat mahdollisuudet ohjelmakaudella 2014–2020.

Asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 (1), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, tultua voimaan 2. elokuuta 2018 tässä ohjeiden tarkistetussa versiossa otetaan huomioon varainhoitoasetuksella käyttöön otetut muutokset asetukseen (EU) N:o 1303/2013 (2), jäljempänä ’yhteisiä säännöksiä koskeva asetus’, ja asetukseen (EU) N:o 1304/2013 (3), jäljempänä ’ESR-asetus’. Nämä muutokset perustuvat vuonna 2014 käyttöön otettuihin mahdollisuuksiin ja laajentavat niitä ottaen huomioon yksinkertaistamista käsittelevän korkean tason työryhmän suositukset (4). Ne laajentavat myös useita vaihtoehtoja, joista säädettiin aiemmin vain rahastokohtaisissa asetuksissa, koskemaan kaikkia ERI-rahastoja.

Nämä tarkistetut ohjeet sisältävät myös lisäselvennyksiä, jotka perustuvat jäsenvaltioiden ja sidosryhmien nykyisellä ohjelmakaudella esittämiin kysymyksiin.

Ohjeet eivät kata yhteisiä toimintasuunnitelmia, ESR-asetuksen 14 artiklan 1 kohdan puitteissa käytettäviä yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja (5) tai rahoitusta, joka ei liity yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettuihin kustannuksiin.

1.2 Miksi käyttää yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja?

Kun käytetään yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, toimen tukikelpoiset kustannukset lasketaan ennalta määritetyllä menetelmällä, joka perustuu tuotoksiin, tuloksiin tai muihin kustannuksiin, jotka on selkeästi yksilöity ennalta soveltamalla kiinteää määrää yksikköä kohti tai prosenttimäärää. Yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot ovat siis vaihtoehtoinen menetelmä, jolla toimen tukikelpoiset kustannukset lasketaan eri tavoin kuin perinteisessä menetelmässä: laskenta perustuu tosiasiallisesti aiheutuneisiin ja maksettuihin kustannuksiin (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 1 kohdan a alakohta), jäljempänä ’todelliset kustannukset’. Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen osalta ei enää vaadita yhteisrahoitettujen menojen jokaisen euron jäljittämistä yksittäiseen tositteeseen: tämä on yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen keskeinen tekijä, joka keventää merkittävästi hallinnollista rasitetta.

Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö tarkoittaa myös sitä, että ERI-rahastojen hallinnointiin liittyvät henkilö- ja hallintoresurssit voidaan keskittää toiminnan tavoitteiden saavuttamiseen, koska tositteiden keräämiseen ja todentamiseen tarvitaan vähemmän resursseja.

Hallintoprosessin yksinkertaistamisella helpotetaan myös ERI-rahastojen (6) (ESR, EAKR, maaseuturahasto, EMKR ja koheesiorahasto) hyödyntämistä pienten tuensaajien keskuudessa.

Lisäksi yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot edistävät ERI-rahastojen tuloksellisempaa ja asianmukaisempaa käyttöä (alempi virhetaso). Euroopan tilintarkastustuomioistuin on vuosien ajan suosittanut toistuvasti, että komissio kannustaisi yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöä ja laajentaisi sitä, etenkin siksi, että ne ovat vähemmän alttiita virheille. Tilintarkastustuomioistuin totesi vuoden 2017 vuosikertomuksessaan (7), että viiden edellisen vuoden aikana tarkastetuista 1 437 tapahtumasta 135:ssä käytettiin yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja. Niissä ei havaittu kvantitatiivisesti ilmaistavissa olevia virheitä, minkä vuoksi tilintarkastustuomioistuin päätteli, että hankkeet, joissa käytetään yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, ovat vähemmän alttiita virheille kuin hankkeet, joissa käytetään todellisia kustannuksia (8). Lisäksi tilintarkastustuomioistuin totesi vuoden 2018 erityiskertomuksessaan ”Maaseudun kehittämishankkeiden uudet rahoitusvaihtoehdot”, että yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö voi saada aikaan yksinkertaistumista ja keventää niin edunsaajien kuin jäsenvaltion viranomaisten hallinnollista rasitetta (9).

LUKU 2

Monialaiset periaatteet ja soveltamisala

2.1 Milloin käyttää yksinkertaistettuja kustannuksia?

Yksinkertaistettuja kustannuksia voidaan käyttää vain avustuksilla ja takaisin maksettavalla tuella rahoitettujen toimien tapauksessa (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 1 kohta).

Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö on tietyissä tapauksissa pakollista. Sen lisäksi niiden käyttöä suositellaan, jos vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy:

— Jäsenvaltiot haluavat keskittyä ERI-rahastojen hallinnoinnissa enemmän tuotoksiin ja tulosten saavuttamiseen panosten sijaan.

— Todellisia kustannuksia on vaikea todentaa (esim. paljon tositteita, jotka koskevat pieniä summia ja joilla on vain vähän tai ei mitään tiettyä vaikutusta toiminnan odotettuun tuotokseen, tai monimutkaiset jakoperusteet).

— Käytettävissä on luotettavia tietoja toimien taloudellisesta ja määrällisestä toteutuksesta (10).

— Käytössä on yksinkertaisempi asiakirjojen hallinta.

— Toimet kuuluvat vakiokehykseen.

— Yksinkertaistettuihin kustannusvaihtoehtoihin liittyviä menetelmiä on jo olemassa samantyyppisten toimien ja tuensaajien osalta kansallisesti rahoitetussa järjestelmässä tai muussa EU-välineessä.

Huom. Yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ei voida soveltaa, jos toimelle myönnetään tukea rahoitusvälineen tai palkinnon muodossa. Jos toimen tukimuoto on kuitenkin avustuksen tai takaisin maksettavan tuen ja rahoitusvälineen tai palkinnon yhdistelmä , yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja voidaan käyttää avustuksena tai takaisin maksettavana tukena myönnettävän tuen osalta. Yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot eivät tietyin poikkeuksin ole merkityksellisiä sellaisten toimien kannalta, jotka tuensaajat toteuttavat hankintamenettelyin.

2.2 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö

2.2.1 Periaate

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdan (11) soveltamisalaan kuuluvia toimia lukuun ottamatta yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö ei ole jäsenvaltioille pakollista. Hallintoviranomainen tai Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien seurantakomitea voi päättää, että niiden käyttö on vapaaehtoista tai pakollista kaikissa tai joissakin hankeluokissa ja toimissa tai koko toimessa tai vain sen osassa. Ehdotuspyynnössä olisi täsmennettävä ja julkaistava sovellettavien yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen soveltamisala eli hankeluokat ja toimet, joihin niitä voidaan käyttää, jotta varmistetaan avoimuuden ja tuensaajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteiden noudattaminen.

2.2.2 Poikkeus: tapaukset, joissa yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö on pakollista [varainhoitoasetuksen mukaisesti tarkistettu kohta]

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdan mukaan ESR- ja EAKR-toimien, joissa julkisen tuen osuus on enintään 100 000 euroa, tuet on toteutettava yksikkökustannusten, kertakorvausten tai kiinteämääräisen rahoituksen muodossa. Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö on siten pakollista.

Tämän säännöksen tarkoituksena on rajoittaa tosiasiallisia kustannuksia koskevaa valvontaa, joka ei ole näiden toimien vähäisen arvon vuoksi kustannustehokasta.

Tätä 100 000 euron summaa on pidettävä tuensaajalle maksettavan julkisen tuen enimmäismääränä, kuten täsmennetään tuensaajan tukiedellytykset vahvistavassa asiakirjassa (EAKR ja ESR + tuensaajalle maksettava vastaava kansallinen julkinen tuki enimmäismääränä, joka esitetään rahoitussopimuksessa tai tapauksen mukaan rahoituspäätöksessä). Se ei sisällä tuensaajan tarjoamaa mahdollista julkista rahoitusosuutta eikä kolmannen osapuolen toimeen osallistujille suorittamia palkkioita tai palkkoja. Ainoastaan ohjelmaan sisältyvä julkinen tuki määrittää sen, onko 67 artiklan 2 a kohtaa sovellettava.

Jos toimi saa tukea sekä EAKR:stä että ESR:stä, sen julkista tukea laskettaessa otetaan huomioon kummankin rahaston myöntämän tuen määrä. Lisäksi jos julkisen tuen kokonaismäärä on enintään 100 000 euroa, kummankin rahaston (eli sekä EAKR:n että ESR:n) tarjoamaan tukeen sovelletaan yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja.

Esimerkki: Julkisen tahon luonnosbudjetti toimeen, jonka tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat 105 000 euroa, on seuraavanlainen: (euroa) Kansallinen julkinen rahoitus 20 000 ESR 22 500 EAKR 22 500 Oma rahoitus 25 000 Julkisen työvoimapalvelun osallistujille maksamat palkkiot 15 000 Kokonaisrahoitussuunnitelma 105 000 Vaikka toimen tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat 105 000 euroa, se kuuluu edelleen sellaisten toimien luokkaan, joihin on sovellettava yksinkertaistettuja kustannuksia. Toimen julkisen tuen laskennassa otetaan huomioon sekä rahastojen että julkisen rahoituksen tuki. Julkisen tahon omaa rahoitusta (25 000 euroa) ei oteta huomioon määritettäessä tuensaajalle maksettavaa julkista tukea. Julkisen työvoimapalvelun harjoittelijoille maksamia palkkioita (15 000 euroa) ei oteta myöskään huomioon, koska kyseessä on kolmannen osapuolen osallistujille maksama palkkio. Sen vuoksi julkisen tuen määrä on 45 000 (EAKR+ESR) + 20 000 = 65 000 euroa, mikä on alle 100 000 euron rajan.

Tästä velvoitteesta on kaksi poikkeusta:

— toimi tai osan toimesta muodostava hanke, joka toteutetaan yksinomaan julkisten urakka-, tavara- tai palveluhankintojen muodossa (ks. yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 4 kohdan ensimmäinen virke)

— toimet, jotka saavat muuta kuin vähämerkityksistä tukea valtiontuen yhteydessä (12) (ks. 67 artiklan 2 a kohdan ensimmäinen alakohta).

Kun yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöä koskevaa velvoitetta sovelletaan, se koskee toimen tukikelpoisten menojen kokonaismäärää, lukuun ottamatta seuraavia, yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdan toisen ja kolmannen alakohdan mukaisia poikkeuksia:

1) Kustannuslajit, joihin sovelletaan kiinteää prosenttimäärää. Nämä kustannuslajit, joihin sovelletaan kiinteää prosenttimäärää, voidaan laskea todellisten kustannusten perusteella (esim. jos käytetään yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdassa säädettyä kiinteää prosenttimäärää, joka voi olla enintään 15 prosenttia välillisistä kustannuksista, tukikelpoiset välittömät henkilöstökustannukset voidaan ilmoittaa todellisten kustannusten perusteella).

2) Osallistujille maksettavat korvaukset ja palkat, jos käytetään yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdassa vahvistettua enintään 40 prosentin kiinteää prosenttiosuutta (13).

Jos käytetään yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdassa säädettyä enintään 40 prosentin kiinteää prosenttiosuutta, osallistujille maksettavat korvaukset ja palkat (jotka ovat tukikelpoisia lisäkustannuksia eivätkä sisälly kiinteään prosenttiosuuteen) voidaan korvata myös todellisten kustannusten perusteella.

Huom. ESR:stä: Ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö oli jo pakollista ESR:n tukemissa pienissä toimissa. ESR-asetuksen entisen 14 artiklan 4 kohdan mukaan enintään 50 000 euroa julkista tukea saaneiden toimien avustuksien tai takaisin maksettavan tuen osalta velvoitettiin käyttämään yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja lukuun ottamatta toimia, jotka saavat tukea valtiontukiohjelman puitteissa.

Vaikka kyseinen säännös poistettiin varainhoitoasetuksella, tätä säännöstä sovelletaan edelleen toimiin, jotka saavat tukea ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa käynnistettyjen ehdotuspyyntöjen perusteella (14).

ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohdan mukainen velvoite eroaa yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdasta seuraavien osalta:

1) Toimet, joiden osalta tuki on vähämerkityksistä tukea, vapautetaan yksinkertaistetun kustannusvaihtoehdon käytöstä (15).

2) Osallistujille maksettavia palkkoja ja korvauksia ei voida ilmoittaa todellisten kustannusten perusteella, jos käytetään yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 14 artiklan 2 kohdassa vahvistettua 40 prosentin kiinteää prosenttimäärää (koska niitä ei voida ilmoittaa näiden kustannusten lisäksi).

3) Laskettaessa 50 000 euron kynnysarvoa otetaan huomioon ainoastaan ESR:n tuki ja tuensaajalle sopimuksen mukaisesti maksettava vastaava kansallinen rahoitus (koska ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohtaa sovelletaan vain ESR:ään).

Pikakatsaus: varainhoitoasetuksella käyttöön otetut keskeiset muutokset yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen pakollisessa käytössä:

1) Velvoitetta käyttää yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja on laajennettu koskemaan EAKR:n myöntämää tukea. Kun yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklaan lisättiin uusi 2 a kohta, jota sovelletaan sekä EAKR:ään että ESR:ään, ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohtaa ei enää tarvittu ja se poistettiin.

2) Kynnysarvo on nostettu 50 000 eurosta 100 000 euroon.

3) Velvoite käyttää yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja koskee nyt toimia, joiden tuki on vähämerkityksistä tukea.

2.2.3 Ajallinen soveltaminen ja siirtymäsäännökset

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohtaa sovelletaan ainoastaan toimiin, joita tuetaan varainhoitoasetuksen voimaantulopäivästä (eli 2. elokuuta 2018) alkaen julkaistujen ehdotuspyyntöjen perusteella. Sitä ei sovelleta ennen mainittua päivämäärää julkaistujen ehdotuspyyntöjen perusteella tuettuihin toimiin, vaikka tukiedellytyksiä koskeva asiakirja (esim. rahoituspäätös tai avustussopimus) olisi annettu varainhoitoasetuksen voimaantulon jälkeen. Toimien, joita tuetaan ehdotuspyynnön soveltamisalan ulkopuolella (esim. suora myöntäminen), on täytettävä yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdan vaatimukset, jos avustussopimus tai tukiedellytyksiä koskeva asiakirja on allekirjoitettu 2. elokuuta 2018 tai sen jälkeen.

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 152 artiklan 7 kohdan mukaisesti hallintoviranomainen tai Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien seurantakomitea voi päättää olla soveltamatta pakollisia yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja enintään 12 kuukauden ajan 2. elokuuta 2018 alkaen. Tätä määräaikaa voidaan jatkaa hallintoviranomaisen (Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien seurantakomitea) tarkoituksenmukaiseksi katsomalla ajalla, jos yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen pakollisen soveltamisen aiheuttama hallinnollinen rasite katsotaan kohtuuttomaksi.

Näitä yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 152 artiklan 7 kohdassa vahvistettuja siirtymäsäännöksiä ei sovelleta avustuksiin (eikä takaisin maksettavaan tukeen), joihin saadaan tukea ESR:stä ja joissa julkisen tuen osuus on enintään 50 000 euroa. Tämä johtuu siitä, että ESR:stä tuettuihin toimiin, joiden julkinen tuki oli enintään 50 000 euroa, oli jo ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa sovellettava yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja (ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohta).

Näin ollen ESR:n tukemiin toimiin, joissa julkinen tuki on enintään 50 000 euroa, on sovellettu yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohtaa varainhoitoasetuksen voimaantulosta alkaen (eli varainhoitoasetuksen voimaantulon jälkeen käynnistettyihin ehdotuspyyntöihin).

Tällä on merkittäviä vaikutuksia, jos ESR:n tuki on vähämerkityksistä tukea.

ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohdan mukaan velvoite käyttää yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ei koskenut toimia, joiden tuki oli vähämerkityksistä tukea. Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdassa esitetään vain poikkeus toimiin, jotka saavat muuta kuin vähämerkityksistä tukea valtiontuen yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että ESR:n tukemia toimia, joiden julkinen tuki oli ennen 2. elokuuta 2018 enintään 50 000 euroa ja on 2. elokuuta 2018 lähtien enintään 100 000 euroa ja on vähämerkityksistä tukea, ei enää vapauteta yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttövelvoitteesta. Lisäksi mahdollisuutta lykätä yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 2 a kohdan soveltamista ei voida käyttää ESR:n toimissa, joiden julkinen tuki on enintään 50 000 euroa yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 152 artiklan 7 kohdan viimeisen alakohdan mukaisesti.

Ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa käynnistettyjen ehdotuspyyntöjen yhteydessä valittuihin toimiin ja hankkeisiin sovelletaan ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohtaa. ESR:n tukemiin toimiin, jotka saavat julkista tukea (enintään 50 000 euroa), sovelletaan yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöä koskevaa velvoitetta, mutta tätä velvoitetta ei sovelleta valtiontueksi katsottavaa tukea saaviin toimiin, ei myöskään vähämerkityksiseen tukeen.

Muita varainhoitoasetuksen vaikutuksia ESR:n ja EAKR:n yhteinen tuki Jos sekä ESR että EAKR tukevat toimea ja tämä toimi valitaan ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa käynnistetyssä ehdotuspyynnössä, yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja koskevan velvoitteen kynnysarvon saavuttamista määritettäessä otetaan huomioon ainoastaan ESR:n tuki ja vastaava julkinen kansallinen tuki, ei EAKR:n tukea. Vain toimen ESR:stä tukea saanut osa (ja sitä vastaava kansallinen julkinen tuki) kuuluu yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöä koskevan velvoitteen piiriin, koska ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohtaa sovellettiin vain ESR:ään eikä ollut säännöstä, jonka mukaan EAKR:n tukea tällaiselle toimelle olisi myönnettävä yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen muodossa. Varainhoitoasetuksen voimaantulon jälkeen käynnistettyjen ehdotuspyyntöjen mukaisten toimien ja hankkeiden osalta otetaan julkista tukea laskettaessa huomioon sekä ESR:n että EAKR:n tuki, ellei hallintoviranomainen (tai Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien seurantakomitea) käytä siirtymäsäännöksiä. Ristiinrahoitus Kun on kyse yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 98 artiklan 2 kohdan mukaisesta ristiinrahoituksesta esimerkiksi ESR:stä tuettavien toimien osalta – toisin sanoen ESR:stä myönnetään tukea myös EAKR:n nojalla tukikelpoisiin menoihin – ESR:n koko tukimäärä ja sitä vastaava julkinen kansallinen tuki otetaan huomioon määritettäessä, kuuluuko julkisen tuen määrä yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöä koskevan velvoitteen piiriin (koska kyseessä on julkinen tuki toimelle, joka ei saa tukea EAKR:stä vaan ainoastaan ESR:stä). Ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa käynnistettyjen ehdotuspyyntöjen mukaisten toimien ja hankkeiden arvioinnissa on otettava huomioon ESR-asetuksen 14 artiklan 4 kohta (16). Vaikka ESR:stä myönnetty koko määrä ja vastaava julkinen kansallinen rahoitus otetaan huomioon määritettäessä, koskeeko toimea tämän säännöksen mukainen yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja koskeva velvoite, velvoite koskee ainoastaan sitä tuen osaa, johon sovelletaan ESR:n sääntöjä. Tämä tarkoittaa, että kyseinen velvoite ei koske EAKR:ään sovellettavien sääntöjen soveltamisalaan kuuluvaa tuen osaa. Varainhoitoasetuksen voimaantulon jälkeen käynnistetyn ehdotuspyynnön mukaisesti tuettujen toimien ja hankkeiden osalta EAKR:ään sovellettavien sääntöjen soveltamisalaan kuuluvaan tuen osaan on myös käytettävä yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, jos hallintoviranomainen (tai Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien seurantakomitea) ei ole käyttänyt yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 152 artiklan 7 kohdan siirtymäsäännöksiä.

2.3 Vaihtoehtojen yhdistelmä

2.3.1 Yleiset periaatteet

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 1 kohdassa annetaan hallintoviranomaiselle mahdollisuus valita viidestä vaihtoehdosta ERI-rahastoista yhteisrahoitettujen avustusten ja takaisinmaksettavan tuen hallinnoimiseksi.

Kyseisen asetuksen 67 artiklan 3 kohdan mukaisesti näitä vaihtoehtoja voidaan yhdistellä vain seuraavissa tapauksissa, jotta vältetään saman menon rahoittaminen kahteen kertaan:

1) Jokainen niistä kattaa tukikelpoisten kustannusten eri lajin; tai

2) niitä käytetään saman toimen eri hankkeissa; tai

3) niitä käytetään toimen peräkkäisissä vaiheissa.

2.3.2 Esimerkkejä yhdistelmistä

Esimerkki 1: Samaan toimeen osana kuuluvien eri hankkeiden rahoitus (ESR) Esimerkkinä on toimi, jossa on nuorille työttömille tarkoitettu koulutushanke ja alueen potentiaalisille työnantajille tarkoitettu seminaari: Koulutukseen liittyvät kustannukset voidaan maksaa vakioyksikkökustannusten perusteella (esim. 1 000 euroa/koulutuspäivä). Seminaari maksetaan kertakorvausten perusteella. Koska kyseessä on kaksi samaan toimeen kuuluvaa mutta erillistä hanketta, kaksinkertaisen rahoituksen riskiä ei ole, sillä hankkeiden kustannukset on erotettu selvästi toisistaan.

Esimerkki 2: Toimen peräkkäiset vaiheet (ESR) – yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 3 kohdan mukaisesti Esimerkkinä on jo käynnistetty toimi, jota hallinnoidaan todellisten kustannusten perusteella ja jota hallintoviranomainen haluaa jatkossa hallinnoida yksinkertaistettujen kustannusten perusteella. Nämä kaksi vaihetta on määriteltävä selvästi. Ensimmäinen vaihe voidaan laskea todellisten kustannusten perusteella tiettyyn päivään asti. Toinen vaihe voidaan tulevien menojen osalta laskea vakioyksikkökustannusten perusteella, jos ne eivät kata mitään aiemmin tuettua menoa. Jos tätä mahdollisuutta sovelletaan, sitä olisi sovellettava kaikkiin samassa tilanteessa oleviin tuensaajiin (avoimuus ja yhdenvertainen kohtelu). Tästä voi aiheutua hallinnollista rasitetta, koska on muutettava tukiedellytykset vahvistavaa asiakirjaa, ellei mahdollisuutta ollut ennakoitu. Jäsenvaltioiden viranomaisten on laadittava tarkka kuvaus toimesta kussakin vaiheessa. Toimi olisi jaettava vähintään kahteen erilliseen ja yksilöitävissä olevaan rahoitusvaiheeseen ja ihannetapauksessa konkreettiseen tai kehitysvaiheeseen, jotka vastaavat kyseistä vaihetta. Tämä on tehtävä, jotta varmistetaan avoin toteutus ja seuranta ja helpotetaan valvontaa.

Esimerkki 3: Tukikelpoisten kustannusten eri lajit (ESR) Esimerkiksi koulutustilaisuus, jossa yhdistellään seuraavia: — vakioyksikkökustannukset kouluttajien palkkojen osalta (esim. 450 euroa/pv) — todelliset kustannukset: tilojen vuokra = 800 euroa/kk vuokrasopimuksen mukaisesti 12 kuukauden ajan — välillisten kustannusten osalta kiinteä prosenttimäärä, esim. 10 prosenttia välittömistä kustannuksista. Koulutuksen lopussa, jos 200 päivää koulutusta on perusteltu, tuki maksetaan seuraavasti: Välittömät kustannukset (tyyppi 1 (17)): — kouluttajien palkat 200 päivää × 450 euroa = 90 000 euroa — koulutustila: 12 kk × 800 euroa = 9 600 euroa — välittömien kustannusten välisumma: 99 600 euroa Välilliset kustannukset (tyyppi 2): 10 % välittömistä kustannuksista = 10 % × 99 600 euroa = 9 960 euroa Tukikelpoiset menot: (90 000 euroa + 9 600 euroa) +9 960 euroa = 109 560 euroa Tässä tapauksessa mukana on eri lajeihin kuuluvia kustannuksia: kouluttajien palkkoja, tilavuokria ja välillisiä kustannuksia. Sen todentamiseksi, ettei rahoitusta ole myönnetty kaksinkertaisena, viranomaisten on kuitenkin varmistettava, että vakioyksikkökustannukset eivät liity tilojen vuokrakustannuksiin tai välillisiin kustannuksiin (esim. hallintohenkilöstön tai kirjanpitäjän palkkaan). Sama koskee vastavuoroisesti välillisten kustannusten määritelmää: niiden ei pidä liittyä vakioyksikkökustannusten kattamiin kustannuksiin tai tilojen vuokrasta aiheutuneisiin todellisiin kustannuksiin. Jos on päällekkäisyyden vaara tai on mahdotonta osoittaa, että päällekkäisyyksiä ei ole, hallintoviranomaisen on valittava asianmukaisempi vaihtoehto, jotta vältetään mahdollinen kaksinkertainen rahoitus (tai sen riski).

2.4 Julkiset hankinnat ja yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö

2.4.1 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttö julkisissa hankinnoissa

Jos tuensaaja toteuttaa yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 2 artiklan 9 kohdassa määritellyn toimen tai toimeen kuuluvan hankkeen (jota itsessään tuetaan avustuksena tai takaisin maksettavana tukena) yksinomaan rakennus-, tavara- tai palveluhankintojen muodossa, yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ei yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 4 kohdan ensimmäisen virkkeen mukaan voida käyttää. Jos toimessa tai osan toimesta muodostavassa hankkeessa tehtävät hankinnat koskevat vain tiettyjä kustannuslajeja, yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja voidaan 67 artiklan 4 kohdan toisen virkkeen mukaan soveltaa ”koko toimen tai osan toimesta muodostavan hankkeen osalta”. Tämä virke otettiin käyttöön varainhoitoasetuksella yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 4 kohdan aiemman tekstin selventämiseksi. Siinä selvennetään, että tapauksissa, joissa osa tavaroista tai palveluista on hankkeen tai toimen puitteissa ulkoistettu julkisten hankintojen kautta, yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja voidaan käyttää toimen kaikkien kustannusten laskemiseen, myös julkisiin hankintoihin liittyvien kustannusten osalta.

Komissio pitää julkisten hankintasopimusten soveltamisalaan kuuluvina toimina toimia, jotka pannaan täytäntöön julkisia hankintoja koskevilla sopimuksilla direktiivin 2004/18/EY (liitteet mukaan luettuna), direktiivin 2009/81/EY ja direktiivin 2014/24/EU, jolla kumottiin direktiivi 2004/18/EY, mukaisesti tai tekemällä julkisia hankintoja koskevia sopimuksia, jotka alittavat kyseisessä direktiivissä annetut kynnysarvot.

Se, toteutetaanko toimi tai hanke yksinomaan julkisilla hankinnoilla vai ei, riippuu toimen tai hankkeen laajuudesta, jonka jäsenvaltiot määrittelevät.

Tämän arvioimiseksi toimen muodostavat hankkeet on määriteltävä mahdollisimman rajatusti. Jos julkinen hankinta kattaa kaikki hankkeen kustannuslajit, kyseiseen hankkeeseen ei voida soveltaa yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja.

Joissakin tapauksissa tuensaaja saattaa ulkoistaa julkisilla hankinnoilla lähes koko toimen tai hankkeen tai valtaosan siitä niin, että tuensaajan tehtäväksi jää mahdollisesti vain hankkeen hallinnointiin tai viestintään liittyvät toimet. Tällaisissa tapauksissa on selvää, että toimea tai hanketta ei toteuteta yksinomaan julkisilla hankinnoilla ja koko hankkeeseen tai toimeen voitaisiin soveltaa yksinkertaistettuja kustannuksia. Käytännössä on niin, että kun suurin osa hankkeesta toteutetaan julkisten hankintojen kautta, yksinkertaistetun kustannuksen määrittäminen hankinnan kattamille kustannuslajeille ei ehkä kuitenkaan ole tehokasta resurssien käyttöä, koska hankinta koskee jo suurinta osaa kustannuksista. Hallintoviranomaisten tehtävänä on kuitenkin arvioida, käytetäänkö yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja koko hankkeelle, jos sitä ei toteuteta yksinomaan julkisilla hankinnoilla, vaikka tätä ei suositellakaan.

Esimerkki (ESR): Julkiselle työvoimapalvelulle (tuensaajalle) myönnetään 20 000 000 euron tuki, jotta se voi organisoida kahden vuoden aikana 5 000 pitkäaikaistyöttömän integroitumisen takaisin työmarkkinoille (toimi). Toimi toteutetaan useiden hankkeiden kautta: tuensaaja toteuttaa itse räätälöityjä tukihankkeita (7 000 000 euroa), tuensaaja toteuttaa itse koulutushankkeita (5 000 000 euroa) ja jäljelle jäävä osuus ulkoistetaan yksinomaan julkisia hankintoja koskevilla sopimuksilla (8 000 000 euroa). Koska tuensaaja on julkinen elin, kaikki ulkoistettavissa hankkeissa käytettävät koulutuslaitokset on valittava julkisten hankintamenettelyjen kautta eikä toimen tämän osan muodostaviin hankkeisiin voida soveltaa yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja. Yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja voidaan soveltaa vain 12 000 000 euron summaan. Tuensaajan itse järjestämien koulutushankkeiden osalta hyväksytään, että joitakin menoeriä ulkoistetaan julkisten hankintamenettelyjen kautta ja sisällytetään yksinkertaistettuihin kustannusvaihtoehtoihin (esim. ulkoiset asiantuntijat, siivouspalvelut).

Esimerkki (EAKR): Kunta saa tien rakentamista varten avustuksen, jonka tukikelpoiset kustannukset ovat enintään 1 000 000 euroa. Kunnan on myönnettävä rakennusurakkasopimus, jonka arvioitu arvo on 700 000 euroa. Lisäksi kunnalle aiheutuu liitännäiskustannuksia 300 000 euron edestä (esim. pakkolunastukset, oikeudenkäyntikulut (18), edistyksen seuraaminen paikan päällä, oman henkilöstön suorittamat ympäristötutkimukset, kampanjat, tieurakan vastaanottoon liittyvät testit). Välittömien kustannusten 300 000 euron summaan – mikäli kustannukset ovat tukikelpoisia kansallisten ja EU:n säännösten mukaisesti – voidaan soveltaa yksinkertaistettuja kustannuksia (esim. kiinteämääräiset välilliset kustannukset).

Esimerkki (EAKR): Tuensaaja (kunta) saa tien rakentamista varten avustuksen, jonka tukikelpoiset kustannukset ovat enintään 1 000 000 euroa.

Tässä toimessa, jota ei toteuteta täysin julkisten hankintojen kautta, hallintoviranomainen haluaa soveltaa yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan 1 kohdan b alakohtaa välillisten kustannusten laskemiseen. Hallintoviranomainen haluaa kuitenkin lieventää alihankintahenkilöstön käytön vaikutusta välillisten kustannusten tasoon. Se päättää jättää alihankintahenkilöstöön liittyvät välittömät kustannukset niiden välittömien henkilöstökustannusten ulkopuolelle, joihin sovelletaan kiinteää prosenttimäärää.

Toimen luonnosbudjetti on seuraavanlainen:

Hanke 1: Työ (julkinen hankintamenettely) 700 000 euroa Hanke 2: Muut kustannukset: 298 500 euroa Välittömät henkilöstökustannukset 50 000 euroa josta alihankintahenkilöstöön liittyvät välittömät kustannukset 10 000 euroa Muut välittömät kustannukset 242 500 euroa Välilliset kustannukset (välittömät henkilöstökustannukset – alihankintahenkilöstöön liittyvät välittömät kustannukset) × 15 % = 40 000 euroa × 15 % = 6 000 euroa Ilmoitetut kokonaiskustannukset 998 500 euroa

Kun toimia toteutetaan julkisten hankintamenettelyjen kautta, hankintailmoituksen hinta on määritelmän mukaan yksikkökustannus tai kertakorvaus, joka muodostaa perustan tuensaajan toimeksisaajalle suorittamille maksuille. Sovellettaessa yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklaa tuensaajan määrittämät ja maksamat kustannukset, jotka perustuvat julkisia hankintamenettelyjä käyttäen vahvistettuihin summiin, ovat kyseisen asetuksen 67 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisia tosiasiallisesti syntyneitä ja maksettuja todellisia kustannuksia (19).

Esimerkki (ESR): Jos tuensaaja toteuttaa kurssin julkisen hankintamenettelyn kautta, tuensaaja voi pyytää tarjouskilpailussa tarjouksen tekijöitä tekemään hintatarjouksen jokaista kurssin lopussa todistuksen saavaa koulutettavaa kohti. Sopimuksen ehdot voivat näin ollen olla seuraavat: yksi todistuksen saanut koulutettava = 1 000 euroa. Jos kurssin lopussa todistuksen saa 10 koulutettavaa, tuensaaja voi ilmoittaa hallintoviranomaiselle 10 000 euron tukikelpoiset menot. Tämän 10 000 euron katsotaan perustuvan todellisiin kustannuksiin. Sen vuoksi tämän menon valvonnassa tai tilintarkastuksessa tarkastetaan julkinen hankintamenettely ja sopimusehtojen noudattaminen (tässä esimerkissä se, että kutakin maksettua yksikkökustannusta kohti on todiste todistuksen saaneesta koulutettavasta). Koulutuksen muita kustannuksia (esim. tilojen vuokra, henkilöstökustannukset) ei tarkasteta, koska sopimuksessa ei määrätä korvauksesta tällä perusteella.

2.4.2 Kiinteän prosenttimäärän käyttö suorien henkilöstökustannusten laskennassa julkisilla hankinnoilla toteutettavissa toimissa

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan mukaisesti toimen välittömien henkilöstökustannusten laskeminen kiinteänä prosenttimääränä, joka on enintään 20 prosenttia muista välittömistä kustannuksista kuin henkilöstökustannuksista, ei edellytä laskelman suorittamista menetelmän määrittämiseksi, paitsi jos toimeen sisältyy rakennusurakkasopimuksia, jotka ylittävät direktiivin 2014/24/EU 4 artiklan ensimmäisen kohdan a alakohdassa säädetyn kynnysarvon. Tämä tarkoittaa sitä, että jos toimen välittömät kustannukset katetaan edes osittain tällaisella rakennusurakkasopimuksella, joka ylittää direktiivin 2014/24/EU 4 artiklan ensimmäisen kohdan a alakohdassa säädetyn kynnysarvon, asetuksessa määriteltyä 20 prosentin kiinteää prosenttimäärää voidaan käyttää, mutta se edellyttää sovellettavan prosenttimäärän määrittämisessä käytettävän menetelmän vahvistamista.

2.5 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen yhteensopivuus valtiontukisääntöjen kanssa

On korostettava, että perussopimuksessa määrätyt valtiontukisäännöt ovat yleisesti sovellettavia. Lisäksi yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 6 artiklan mukaisesti toimien on oltava sovellettavan unionin oikeuden ja sen soveltamiseen liittyvän kansallisen lainsäädännön mukaisia. Tämä tarkoittaa myös valtiontukisääntöjen noudattamista. Jos siis rahoitus on SEUT-sopimuksen 107 artiklan mukaista valtiontukea, yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen laskennassa ja hallinnoinnissa on noudatettava valtiontukisääntöjä yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan mukaisesti. Näin ollen hallintoviranomaisten on varmistettava, että kustannuslajit, joille on vahvistettu yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, ovat tukikelpoisia sekä ERI-rahastojen sääntöjen että valtiontukisääntöjen nojalla. Niiden on myös varmistettava, että valtiontukisäännöissä vahvistettuja tuen enimmäisintensiteettejä noudatetaan.

Ryhmäpoikkeusasetuksissa eli komission yleisessä ryhmäpoikkeusasetuksessa (EU) N:o 651/2014 (20), maatalouden ryhmäpoikkeusasetuksessa (EU) N:o 702/2014 ja kalastusalan ryhmäpoikkeusasetuksessa (EU) N:o 1388/2014 säädetään poikkeuksista, jotka koskevat jäsenvaltioiden velvollisuutta ilmoittaa siitä, että tukiohjelmat ja tapauskohtainen tuki täyttävät niissä vahvistetut edellytykset.

On kuitenkin huomattava, että valtiontukisääntöjä ei sovelleta kaikkiin viranomaisten myöntämiin tukiin. Ensinnäkin olisi arvioitava, onko toimelle myönnetty tuki SEUT-sopimuksen 107 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua valtiontukea. Lisätietoja valtiontuen käsitteestä on komission tiedonannossa (21), jossa selvennetään komission käsitystä SEUT-sopimuksen 107 artiklan 1 kohdasta, siten kuin unionin tuomioistuin ja unionin yleinen tuomioistuin ovat sen tulkinneet. Myös vähämerkityksistä tukea koskevien asetusten (22) säännökset olisi otettava huomioon. Vähämerkityksinen tuki ei ole SEUT-sopimuksen 107 artiklassa tarkoitettua valtiontukea. Jos siis ERI-rahastoista rahoitettu toimi kuuluu asiaankuuluvan vähämerkityksistä tukea koskevan asetuksen soveltamisalaan, ERI-rahastojen rahoitusosuus ei ole valtiontukea. Näin ollen vähämerkityksisen tuen tapauksessa ei tarvitse arvioida valtiontukisääntöjen vaan ainoastaan niiden sääntöjen noudattamista, jotka liittyvät ERI-rahastoihin ja edellytyksiin, jotta tukea voidaan pitää vähämerkityksisenä tukena.

Jotta toimeen voidaan soveltaa asiaankuuluvaa vähämerkityksistä tukea koskevaa asetusta, seuraavien siinä vahvistettujen edellytysten on täytyttävä:

1) Myönnetty tuki kuuluu asianomaisen vähämerkityksistä tukea koskevan asetuksen 1 artiklan soveltamisalaan.

2) Myönnetty tuki on asianomaisen vähämerkityksistä tukea koskevan asetuksen 3 artiklassa vahvistettujen enimmäismäärien mukaista.

3) Myönnetty tuki on asianomaisen vähämerkityksistä tukea koskevan asetuksen 4 artiklassa säädettyjen bruttoavustusekvivalentin laskemista koskevien vaatimusten mukaista.

4) Myönnetty tuki on asianomaisen vähämerkityksistä tukea koskevan asetuksen 5 artiklassa vahvistettujen tuen kasautumista koskevien sääntöjen mukaista.

5) Myönnetty tuki on asianomaisen vähämerkityksistä tukea koskevan asetuksen 6 artiklassa asetetun seurantavaatimuksen mukainen.

2.5.1 Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen yhteensopivuus yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen ja maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen kanssa

ERI-rahastojen toimien ja yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen yhdenmukaisuuden tarkastamisessa olisi oltava seuraavat vaiheet:

— Kustannusten tukikelpoisuus yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen ja ERI-rahastoja koskevien sääntöjen mukaisesti Ensinnäkin kun hallintoviranomainen haluaa myöntää tukea, joka katsotaan valtiontueksi, tuen myöntämisen edellytykset olisi tarkistettava yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen mukaisen tukimuodon tai poikkeussäännöksen mukaisesti. Sen jälkeen hallintoviranomaisen olisi tarkistettava, ovatko toimen suunnitellut kustannukset tämän tukimuodon puitteissa sekä yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen asiaa koskevien poikkeussäännösten että ERI-rahastojen sääntöjen perusteella tukikelpoisia. Tältä osin voidaan laskea yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen 7 artiklan 1 kohdan ja maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen 7 artiklan 1 kohdan, sellaisena kuin ne ovat muutettuina 14. kesäkuuta 2017 annetulla asetuksella (EU) 2017/1084, nojalla yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen ja maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen mukaiset tukikelpoiset kustannukset yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa vahvistettujen yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen mukaisesti. Tämä edellyttää, että toimi rahoitetaan ainakin osittain unionin rahastosta, joka mahdollistaa näiden yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käytön, ja että kustannuslaji on asianomaisen yleisen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen sisältämän poikkeuksen mukaisesti tukikelpoinen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos yksinkertaistettu kustannusvaihtoehto on vahvistettu yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen tai rahastokohtaisten asetusten mukaisesti, tätä määrää käytetään yleensä valtiontukisääntöjen noudattamisen valvontaan. Tämä edellyttää, että kustannuslaji on sellaisenaan tukikelpoinen valtiontukisääntöjen nojalla ja että tuki täyttää kaikki yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen edellytykset. Jos käytetään yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, niiden perusteella lasketut kustannuslajit olisi yksilöitävä yksinkertaistetun kustannuksen määrän saamiseen käytetyssä menetelmässä. Jos käytetään yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa tai muissa rahastokohtaisissa säännöissä määriteltyjä yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, hallintoviranomaisen olisi varmistettava tämä julkaistessaan ehdotuspyyntöjä toimista, joihin voidaan soveltaa valtiontukisääntöjä, määrittämällä ne kustannuslajit, jotka rahoitetaan ERI-rahastoista kyseisen toimen osalta ja jotka ovat myös yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen mukaisia. Toimelle myönnettävän tuen edellytyksiä koskevassa asiakirjassa olisi täsmennettävä, mitkä kustannuslajit katsotaan tukikelpoisiksi kyseisen toimen osalta. Jos haluaa tarkistaa, ovatko välilliset kustannukset (ERI-rahastojen yhteydessä) tukikelpoisia yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen nojalla, on huomattava, että välilliset kustannukset ovat usein yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen 2 artiklan 39 kohdassa määriteltyjä toimintakustannuksia (”Toimintakustannuksiin sisältyvät muun muassa henkilöstökustannukset, materiaalit, sopimusperusteiset palvelut, viestintä-, energia-, huolto-, vuokra- ja hallintokustannukset”). Näin ollen, jos toimintakustannukset ovat yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen nojalla tukikelpoisia, myös ERI-rahastoihin liittyvät välilliset kustannukset voidaan katsoa yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen mukaisiksi kustannuksiksi. Mitä tulee 40 prosentin kiinteään prosenttimäärään (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohta), 40 prosentin kattamat kustannuslajit olisi mainittava selvästi tukien edellytykset vahvistavassa asiakirjassa.

— Tuen enimmäisintensiteetin varmistaminen Jos yksinkertaistettu kustannusvaihtoehto on vahvistettu yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67, 68, 68 a ja 68 b artiklan tai rahastokohtaisten asetusten asiaa koskevien säännösten mukaisesti, tätä määrää voidaan käyttää yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen noudattamisen valvontaan, tuki-intensiteetti mukaan luettuna. Siksi samoin kuin silloin, kun käytetään yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen (tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen) mukaisia todellisia kustannuksia, yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen arvojen laskentamenetelmästä saatavaa määrää voidaan käyttää sen varmistamiseen, onko tuen enimmäisintensiteetti asianomaisen valtiontukiluokan mukainen. Koska käytetyn menetelmän on oltava moitteettoman varainhoidon mukainen, hallintoviranomaisten on käytettävä kohtuullista ja varovaista hypoteesia sen varmistamiseksi, että yksinkertaistetut kustannukset edustavat luotettavaa arviota todellisista kustannuksista. Näin yksinkertaistetuissa kustannuksissa vahvistettua määrää voidaan käyttää tuen enimmäisintensiteetin, tuen enimmäismäärien tai ilmoituskynnysten noudattamisen osoittamiseen yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen tai maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen mukaisesti. Menetelmä on tarkastettava sen varmistamiseksi, että se on sovellettavien ERI-rahastoja ja valtiontukea koskevien sääntöjen mukainen. Liitteessä II on tästä esimerkki.

2.6 Yksinkertaistettujen kustannusten käyttö nettotuloja tuottavissa toimissa

Yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot ovat yksi keino laskea toimen kustannukset. Näin ollen sen, tuottaako toimi tuloja vai ei, ei teoriassa pitäisi vaikuttaa yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen käyttöön. Yksinkertaistamisvaikutuksen säilyttämiseksi yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa otetaan käyttöön joitakin erityissäännöksiä sellaisen tuloja tuottavan toimen osalta, jossa käytetään kertakorvauksia tai vakioyksikkökustannuksia.

2.6.1 Päätökseen saattamisensa jälkeen nettotuloja tuottavat toimet (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artikla)

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklaa sovelletaan toimiin, jotka tuottavat nettotuloja

a) vain niiden päätökseen saattamisen jälkeen tai

b) sekä niiden toteuttamisen aikana että niiden päätökseen saattamisen jälkeen.

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklan 7 kohdan f alakohdan mukaisesti yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklan 1–6 kohtaa ei sovelleta toimiin, jotka tuottavat nettotuloja sen jälkeen, kun ne on saatettu päätökseen, ja joissa on käytetty kertakorvauksia tai vakioyksikkökustannuksia. Jos toimet tuottavat nettotuloja niiden toteutuksen aikana ja päätökseen saattamisen jälkeen eli silloin, kun sovelletaan yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklaa, nettotuloja ei tarvitse ottaa huomioon toimissa, joihin myönnetään julkista tukea kertakorvausten tai vakioyksikkökustannusten muodossa, kuten yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklan 7 kohdan f alakohdassa todetaan. Jos käytetään kiinteitä prosenttimääriä, toimen tuottamat nettotulot olisi määritettävä etukäteen ja vähennettävä hankkeen tukikelpoisista menoista.

2.6.2 Toteutuksensa aikana nettotuloja tuottavat toimet, joihin ei sovelleta yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklan 1–6 kohtaa (23)

Kertakorvausten tai toteuttamisensa aikana nettotuloja tuottavissa toimissa käytettyjen vakioyksikkökustannusten osalta nettotuloja ei tarvitse vähentää tukikelpoisista menoista, jos ne on otettu etukäteen huomioon kertakorvausten tai vakioyksikkökustannusten laskennassa (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 65 artiklan 8 kohdan f alakohdan mukaisesti).

Jos nettotuloja ei ole otettu huomioon ennalta kertakorvausten tai vakioyksikkökustannusten laskemisessa, ERI-rahastoista yhteisrahoitettavista tukikelpoisista menoista on vähennettävä toteuttamisen aikana tuotetut nettotulot viimeistään tuensaajan toimittamassa loppumaksua koskevassa hakemuksessa suhteessa kustannusten tukikelpoisiin ja tukikelvottomiin osiin (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 65 artiklan 8 kohta).

Jos valitaan kiinteämääräinen rahoitus, mahdolliset nettotulot, joita ei otettu huomioon toimen hyväksymishetkellä ja jotka ovat syntyneet toimen toteutuksen aikana, on vähennettävä ERI-rahastojen yhteisrahoittamista (kiinteämääräisistä) tukikelpoisista menoista viimeistään tuensaajan toimittamassa loppumaksua koskevassa hakemuksessa suhteutettuna kustannusten tukikelpoisiin ja tukikelvottomiin osiin (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 65 artiklan 8 kohta).

Esimerkki (ESR): Yrittäjyyden edistämiseksi järjestetään konferenssi. Tuensaaja toimittaa talousarvioluonnoksen, jonka mukaan tukikelpoiset kustannukset ovat yhteensä 70 000 euroa. Konferenssin pääsymaksu on 3 euroa. Järjestäjä odottaa 200:aa kävijää. Odotetut tulot ovat 3 euroa × 200 = 600 euroa. Konferenssi osoittautuu menestykseksi, ja kävijöiden määrä ylittää odotukset (300 kävijää). Koska tämä toimi on vain ESR:n osarahoittama eikä tuota nettotuloja sen päätökseen saattamisen jälkeen, yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 61 artiklaa ei sovelleta siksi, että toimen päätökseen saattamisen jälkeen ei synny nettotuloja. Asetuksen 65 artiklan 8 kohtaa kuitenkin sovelletaan. — Vaihtoehto 1: tulot otetaan huomioon etukäteen Jos konferenssi toteutuu, sen tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat määritellyn kertakorvauksen mukaan 70 000 euroa - 600 euroa = 69 400 euroa. Toimen julkinen tuki maksetaan kertakorvauksena, ja tulot on otettu huomioon kertakorvausta määriteltäessä. Kävijöiden todellinen määrä ei vaikuta tukikelpoiseen määrään (kertakorvaus). Kirjausketju edellyttää näyttöä konferenssin toteutumisesta ja pääsymaksun hinnasta. — Vaihtoehto 2: tuotetut tulot otetaan huomioon etukäteen, mutta ehdot muuttuvat toteutuksen aikana Jos konferenssi toteutuu, sen tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat määritellyn kertakorvauksen mukaan 70 000 euroa - 600 euroa = 69 400 euroa. Toimen julkinen tuki maksetaan kertakorvauksena, ja tulot on otettu huomioon kertakorvausta määriteltäessä. Järjestäjä kuitenkin päättää korottaa pääsymaksun 5 euroon 3 euron sijaan. Tässä tapauksessa rahoituksen ero on vähennettävä ((5 euroa × 300) - 600 euroa = 900 euroa). Kokonaiskustannukset ovat 69 400 euroa - 900 euroa = 68 500 euroa. — Vaihtoehto 3: tuloja ei oteta huomioon etukäteen Jos konferenssi toteutuu, sen tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat määritellyn kertakorvauksen mukaan 70 000 euroa. Toimen julkinen tuki maksetaan kertakorvauksena, mutta tuloja ei ole otettu huomioon kertakorvausta määriteltäessä. Kun tuensaaja hakee korvausta (70 000 euroa), sen on toimitettava näyttöä siitä, että konferenssi järjestettiin. Sen on myös vähennettävä toteuttamisen aikana syntyneet todelliset tulot (3 euroa × 300 = 900 euroa). Tässä tapauksessa kertakorvaus on 70 000 euroa - 900 euroa = 69 100 euroa.

2.7 EAKR ja ESR: ristiinrahoitus

2.7.1 Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 98 artiklan 2 kohdan mukaisten toimien ilmoittaminen yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen osalta

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 98 artiklan 2 kohdan mukaan silloin, kun EAKR tai ESR myöntää tukea osalle toimea, jonka kustannuksiin voidaan myöntää tukea toisesta rahastosta, jäljempänä ’ristiinrahoitus’, toimen kyseiseen osaan sovelletaan toisen rahaston sääntöjä (24). Ristiinrahoituksen osuus saa olla enintään 10 prosenttia kullekin toimintalinjalle myönnettävästä unionin rahoituksesta.

Kiinteää prosenttimäärää lukuun ottamatta yhtä yksinkertaistettua kustannusvaihtoehtoa voidaan käyttää suhteessa yhdessä tai toisessa rahastossa tukikelpoisiin menoihin.

Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen soveltaminen edellyttää edelleen, että jäsenvaltiot noudattavat 10 prosentin kattoa toimintalinjaa kohti (rahastokohtaisesti ja tapauksen mukaan alueluokittain). Ristiinrahoitettu määrä olisi kirjattava, ja sitä olisi seurattava toimikohtaisesti niiden tietojen perusteella, joita käytettiin yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen määrittämiseen.

Ristiinrahoitettujen toimien tapauksessa erityisesti kiinteämääräisen rahoituksen osalta toimen kuhunkin ESR- ja EAKR-osaan olisi sovellettava erillisiä kiinteitä hintoja. ESR:n ja EAKR:n kiinteämääräisiä korvauksia samanlaisten toimien osalta sovelletaan vastaavasti ESR- ja EAKR-osiin. Näiden kahden prosenttimäärän keskiarvoa ei voida käyttää, koska menojen on oltava jäljitettävissä, jotta voidaan varmistaa, että noudatetaan ristiinrahoituksen 10 prosentin ylärajaa. Jos toisella rahastolla ei ole kiinteämääräistä korvausta samantyyppiselle toimelle (esimerkiksi koska sääntöä ei sovelleta toiseen rahastoon (25) tai koska toinen rahasto ei rahoita samankaltaisia toimia), hallintoviranomaisen on päätettävä sovellettavasta korvaustasosta yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdassa ja 68 artiklan ensimmäisessä kohdassa vahvistettujen yleisten oikeudellisten periaatteiden mukaisesti.

2.7.2 Esimerkkejä

Esimerkki ESR:n ja EAKR:n ristiinrahoituksesta yksikkökustannusten tai kertakorvausten osalta Jos ESR-toimessa vakiokustannukseen 6 euroa/tunti × koulutettava sisältyy EAKR:ssä tukikelpoisten laitteiden ostoja 0,50 euroa/tunti, ristiinrahoitettu määrä on 0,50 euroa × toteutuneiden tuntien määrä × koulutettava. Sama periaate pätee kertakorvauksiin: jos yksityiskohtaiseen talousarvioluonnokseen sisältyy ristiinrahoitettuja menoja, ne otetaan huomioon ja niitä seurataan erikseen. Esimerkiksi ESR-ohjelmasta rahoitetusta 20 000 euron kertakorvauksesta EAKR:n menojen osuus on 5 000 euroa. Toimen lopussa ristiinrahoitettu määrä on ennalta määritelty määrä (5 000 euroa 20 000 eurosta) tai ”nolla”, jos tukea ei makseta, koska ennalta määriteltyä tuotosta ei ole saavutettu. Kertakorvausten kategorisuusperiaatetta sovelletaan myös ristiinrahoitettuihin menoihin, ellei sitä lievennetä asettamalla välitavoitteita.

Esimerkki ESR:n ja EAKR:n ristiinrahoituksesta kiinteämääräisen rahoituksen osalta Kiinteämääräisten välillisten kustannusten tapauksessa ristiinrahoitettu määrä on ristiinrahoitettujen välittömien kustannusten määrä, joka on lisätty välillisiin kustannuksiin, jotka on laskettu näihin ristiinrahoitettuihin välittömiin kustannuksiin sovellettavan kiinteän hinnan perusteella. Esimerkiksi EAKR-ohjelmasta rahoitetussa 15 000 euron toimessa ESR:n välittömien kustannusten osuus on 3 000 euroa, ja välillisten kustannusten määräksi lasketaan 10 prosenttia välittömistä kustannuksista (300 euroa). Ristiinrahoitettu määrä on näin ollen 3 300 euroa. Jos välittömiä kustannuksia vähennetään toimen päättyessä, ristiinrahoitettua määrää (välilliset kustannukset mukaan lukien) vähennetään saman kaavan mukaisesti.

2.8 Maaseuturahastoa ja Euroopan alueellista yhteistyötä koskevat erityissäännöt

Maaseuturahasto

Näiden ohjeiden liitteessä III on luettelo maaseuturahaston toimenpiteistä, jotka kuuluvat yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen piiriin.

Euroopan alueellinen yhteistyö Yhteistyöohjelmien menojen tukikelpoisuutta koskevat erityissäännöt henkilöstökustannusten, toimisto- ja hallintomenojen, matka- ja majoituskustannusten, ulkoisten asiantuntijoiden ja palvelujen käytön sekä laitemenojen osalta vahvistetaan EU:n tasolla. Seurantakomitea vahvistaa koko yhteistyöohjelman menojen tukikelpoisuutta koskevat lisäsäännöt, sanotun kuitenkaan rajoittamatta yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa ja Euroopan alueellista yhteistyötä koskevassa asetuksessa säädettyjen tukikelpoisuussääntöjen sekä yhteistyöohjelmaa koskevien erityisten tukikelpoisuussääntöjen soveltamista. Tilanteissa, joita edellä mainitut säännöt eivät kata, sovelletaan sen jäsenvaltion kansallisia sääntöjä, jossa menot aiheutuvat.

LUKU 3

Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen tyypit

3.1 Kiinteämääräinen rahoitus

Kiinteämääräisen rahoituksen tapauksessa tietyt tukikelpoisten kustannusten lajit, jotka on selvästi yksilöity ennalta, lasketaan soveltamalla ennalta vahvistettua prosenttimäärää yhteen tai useampaan muuhun tukikelpoisten kustannusten lajiin.

3.1.1 Kustannuslajien määrittäminen

Kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmässä on enintään kolme kustannuslajin tyyppiä:

— tyyppi 1: tukikelpoisten kustannusten lajit, joiden perusteella kiinteää prosenttimäärää sovelletaan tukikelpoisten kustannusten laskemiseen

— tyyppi 2: tukikelpoisten kustannusten lajit, jotka lasketaan soveltamalla kiinteää prosenttimäärää

— tyyppi 3: tarpeen mukaan muut tukikelpoisten kustannusten lajit, joihin ei sovelleta prosenttimäärää ja joita ei lasketa kiinteämääräisesti.

Käytettäessä kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmää hallintoviranomaisen on määritettävä kuhunkin tyyppiin kuuluvat kustannuslajit: tietty menolaji sisältyy selvästi yhteen – ja vain yhteen – näistä kolmesta tyypistä. On syytä huomata, että joissakin tapauksissa tyyppi voidaan määrittää sen vastakkaisuudella toiseen tyyppiin tai toisiin tyyppeihin nähden (esimerkiksi järjestelmässä, jossa on vain välittömiä (tyyppi 1) tai välillisiä (tyyppi 2) kustannuksia, välillisiksi kustannuksiksi voidaan katsoa kaikki tukikelpoiset kustannukset, jotka eivät ole tukikelpoisia välittömiä kustannuksia).

Yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa ei aseteta mitään rajoituksia sille, mihin tukikelpoisten kustannusten lajeihin voidaan soveltaa kiinteämääräistä rahoitusta. Kiinteiden prosenttimäärien käytön päätarkoituksena pitäisi kuitenkin olla yksinkertaistaminen ja virheiden määrän vähentäminen. Kiinteät prosenttimäärät soveltuvat näin ollen parhaiten kustannuksiin, jotka ovat suhteellisen pieniä ja joiden todentaminen on kallista.

Jos toimi (26) kattaa useamman kuin yhden hankkeen, kiinteää prosenttimäärää voidaan soveltaa hankkeen tasolla edellyttäen, että hankkeiden toimet ja kustannukset ovat selvästi erillisiä.

3.1.2 Erityiset kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmät yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa ja rahastokohtaisissa asetuksissa eriteltyjen kustannuslajien laskemiseksi

Tietyt kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmät määritellään lainsäädäntötasolla. Useimpia niistä voidaan käyttää ilman, että hallintoviranomaista vaaditaan vahvistamaan laskelma sovellettavan prosenttimäärän määrittämiseksi. Nämä kiinteät prosenttimäärät vahvistetaan 68 artiklassa (lukuun ottamatta a alakohtaa, jossa ei ole määritetty kansallisia menetelmiä vastaavia toimia varten), 68 a ja 68 b artiklassa. Näiden säännösten mukaan tiettyyn kustannuslajiin (välittömät kustannukset, muut välittömät kustannukset kuin henkilöstökustannukset tai välittömät henkilöstökustannukset) sovelletaan kiinteää prosenttimäärää muiden kustannuslajien (välilliset kustannukset, välittömät henkilöstökustannukset ja toimen jäljellä olevat tukikelpoiset kustannukset) laskemiseksi.

Edellä esitettyjen järjestelmien käyttö edellyttää sitä, että hallintoviranomainen (tai Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien seurantakomitea) määrittelee kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmän kattamat kustannuslajit eli välittömät ja välilliset kustannukset ja välittömät henkilöstökustannukset. On täysin jäsenvaltioiden vastuulla määritellä eri kustannuslajit johdonmukaisesti, yksiselitteisesti ja syrjimättömästi. Tämä on erityisen tärkeää määritettäessä välittömiä henkilöstökustannuksia, joihin sovelletaan kiinteää prosenttimäärää muiden kustannusten osalta.

Tämä olisi esitettävä selkeästi Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmien kansallisissa tukikelpoisuussäännöissä tai ohjelmasäännöissä.

Yleisenä ohjeena voidaan esittää seuraavat määritelmät:

— Välittömät kustannukset ovat kustannuksia, jotka liittyvät suoraan toimen tai hankkeen toteuttamiseen ja joilla voidaan osoittaa olevan suora yhteys tähän yksittäiseen toimeen tai hankkeeseen.

— Välilliset kustannukset sen sijaan ovat yleensä kustannuksia, joita ei liitetä tai voida liittää suoraan asianomaisen toimen toteuttamiseen. Tällaisia kustannuksia voisivat olla muun muassa hallintomenot, joiden osalta vastaavaa summaa on vaikea yhdistää tarkasti tiettyyn toimeen tai hankkeeseen (tyypilliset hallinto- tai henkilöstömenot, kuten hallintokulut, rekrytointimenot, kirjanpito- tai siivouskulut sekä esimerkiksi puhelimen, veden ja sähkön käytöstä aiheutuvat menot).

— Henkilöstökustannukset (27) määritellään kansallisissa säännöissä, ja ne ovat kustannuksia, jotka johtuvat työnantajan ja työntekijän välisestä sopimuksesta tai ulkoisen henkilöstön palvelusopimuksesta (edellyttäen, että nämä kustannukset ovat selvästi yksilöitävissä). Jos tuensaaja esimerkiksi tekee sopimuksen, jolla hankitaan ulkoisen kouluttajan palveluja tuensaajan tiloissa järjestettävään koulutustilaisuuteen, laskussa on yksilöitävä kustannusten eri tyypit. Kouluttajan palkkaa pidetään ulkoiseen henkilöstöön liittyvänä kustannuksena. Jos kouluttajan henkilöstökustannuksia ei voida yksilöidä muista kustannuslajeista, kuten opetusmateriaaleista, erilliseksi lajiksi, niitä ei voida käyttää kiinteiden prosenttimäärien, kuten yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdassa vahvistetun 40 prosentin kiinteän prosenttimäärän perustana. Henkilöstökustannukset määritellään kansallisissa säännöissä, ja ne sisältävät yleensä kaikki palkat, myös työehtosopimusten mukaiset luontoisetuudet, jotka maksetaan henkilölle vastineeksi toimeen liittyvästä työstä. Niihin sisältyvät myös verot ja työntekijöiden sosiaaliturvamaksut (ensimmäinen ja toinen pilari; kolmas pilari vain, jos siitä on sovittu työehtosopimuksessa tai työsopimuksessa) sekä työnantajan pakolliset ja vapaaehtoiset sosiaalimaksut. Henkilöstökustannukset voivat olla välittömiä tai välillisiä kustannuksia tapauskohtaisen analyysin mukaan.

Siksi yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdan ja 68 b artiklan 1 kohdan kiinteitä prosenttimääriä (tai muuta hallintoviranomaisen yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan nojalla vahvistamaa kiinteää prosenttimäärää, jota sovelletaan välittömiin henkilöstökustannuksiin) sovellettaessa kansallisissa säännöissä määriteltyä korvauksen kokonaisarvoa voidaan pitää henkilöstökustannuksena. Tämä johtuu siitä, että se edustaa kyseiselle henkilölle hänen suorittamastaan työstä tosiasiallisesti maksettavaa korvausta ja olisi siksi otettava huomioon määritettäessä toimen muuntyyppisiä kustannuksia (jotka lasketaan soveltamalla kiinteää prosenttimäärää välittömiin henkilöstökustannuksiin). Tätä sovelletaan myös tapauksiin, joissa palkan korvaa tai rahoittaa (osittain) kolmas osapuoli (esim. kun välitöntä henkilöstöä on palkattu työhönottotuella, kiinteää prosenttimäärää sovelletaan koko korvauksen arvoon, vaikka osan siitä olisi maksanut kolmas osapuoli).

Matkakustannuksia ei kuitenkaan työmatkoihin liittyviä kustannuksia lukuun ottamatta pidetä henkilöstökustannuksina, jos kansallisissa säännöissä todetaan, että ne ovat osa bruttotyövoimakustannuksia. Palkkioita tai palkkoja, jotka on suoritettu ESR:n toimiin osallistuville, ei myöskään pidetä henkilöstökustannuksina.

3.1.2.1 Välillisten kustannusten laskentamenetelmät

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisessä kohdassa määritetään, että jos toimen toteuttamisesta aiheutuu välillisiä kustannuksia, ne voidaan laskea jonkin a, b ja c alakohdassa vahvistetun kiinteän prosenttimäärän perusteella. Näiden kiinteiden prosenttimäärien käyttö välillisten kustannusten laskemiseen on vapaaehtoista, eli hallintoviranomaisen on päätettävä, käytetäänkö niitä vai käytetäänkö todellisia kustannuksia tai muita yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, jotka on vahvistettu yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan perusteella (välilliset kustannukset voidaan esimerkiksi sisällyttää kertakorvaukseen tai yksikkökustannukseen, joka on vahvistettu jonkin yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdassa määritetyn menetelmän perusteella).

— Kyseisen kohdan a alakohdassa esitetään yleinen välillisten kustannusten kiinteämääräisen rahoituksen järjestelmä, jossa kiinteä prosenttimäärä on enintään 25 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista. Tämän säännöksen tarkoituksena on ottaa käyttöön välillisten kustannusten enimmäisraja, joka voidaan laskea kiinteän prosenttimäärän perusteella. Toisin kuin yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdassa, käytettävä prosenttimäärä on perusteltava jollakin yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan a tai c alakohdan mukaisista laskentamenetelmistä (eli oikeudenmukaisella, todennettavalla ja tasapuolisella laskentamenetelmällä tai menetelmällä, jota sovelletaan jäsenvaltion kokonaan rahoittamissa tukijärjestelmissä samantyyppisiin toimiin). Järjestelmä on joustava. Se voi perustua jompaankumpaan seuraavista: — kahdentyyppisiin kustannuksiin – tyyppi 1: välittömät kustannukset ja tyyppi 2: välilliset kustannukset — kolmentyyppisiin kustannuksiin – tyyppi 1: ”rajoitetut” välittömät kustannukset (eli välittömien kustannusten alalaji), tyyppi 2: tyypin 1 perusteella lasketut välilliset kustannukset ja tyyppi 3: muut välittömät kustannukset kuin tyypin 1 ”rajoitetut”. On esimerkiksi mahdollista vahvistaa kiinteä prosenttimäärä, jota sovelletaan tukikelpoisiin välittömiin henkilöstökustannuksiin (joka on tukikelpoisten välittömien kustannusten alalaji). Tämä tukikelpoisiin välittömiin henkilöstökustannuksiin sovellettava kiinteä prosenttimäärä voi olla suurempi kuin yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdassa säädetty 15 prosenttia, kunhan se on enintään 25 prosenttia tukikelpoisista välittömistä kustannuksista (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan a alakohdassa säädetyn enimmäisrajan noudattamiseksi). Näin ollen hallintoviranomaisen on välillisten kustannusten laskennassa käyttämästään välittömien kustannusten alaluokasta tai -luokista riippumatta aina varmistettava, että kyseinen määrä (eli kyseisen kiinteän prosenttimäärän perusteella laskettu määrä) on enintään 25 prosenttia tukikelpoisista välittömistä kustannuksista.

— Kyseisen kohdan b alakohdan mukaan välillisten kustannusten laskemiseksi käytetään kiinteää prosenttimäärää, joka on enintään 15 prosenttia välittömistä henkilöstökustannuksista. Hallintoviranomainen voi käyttää kiinteää prosenttimäärää suoraan ilman perusteluja. Tämä on esimerkki järjestelmästä, jossa on kolme kustannuslajia: (tyyppi 1) välittömät henkilöstökustannukset, (tyyppi 2) välilliset kustannukset ja (tyyppi 3) muut välittömät kustannukset kuin henkilöstökustannukset (ks. esimerkki liitteessä I).

— Kyseisen kohdan c alakohdan mukaan on mahdollista käyttää unionin politiikanaloilla välillisten kustannusten järjestelmiin sovellettavaa kiinteää prosenttimäärää, kuten Horisontti 2020- ja LIFE-ohjelmassa käytettyä prosenttimäärää. Komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 480/2014 (28) (annettu 3. maaliskuuta 2014) 20 ja 21 artiklassa vahvistetaan lisäsäännökset, jotka koskevat muussa unionin politiikassa sovellettavaa välillisten kustannusten kiinteämääräistä rahoitusta ja sen soveltamisalaa ERI-rahastojen puitteissa (ks. kohta 4.4).

3.1.2.2 Kiinteä prosenttimäärä välittömien henkilöstökustannusten määrittämistä varten

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 1 kohdan mukaan toimen välittömät henkilöstökustannukset voidaan laskea kiinteänä prosenttimääränä, joka voi olla enintään 20 prosenttia asianomaisen toimen muista välittömistä kustannuksista kuin henkilöstökustannuksista. Tämä tarkoittaa, että ainoastaan välittömät henkilöstökustannukset voidaan laskea kiinteiden prosenttimäärien mukaan (sovellettuna muihin välittömiin kustannuksiin kuin henkilöstökustannuksiin) ilman, että jäsenvaltion on suoritettava laskelma sovellettavan prosenttimäärän määrittämiseksi.

Jos kyseisen toimen välittömiin kustannuksiin sisältyy rakennusurakkasopimuksia, jotka ylittävät direktiivin 2014/24/EU 4 artiklan ensimmäisen kohdan a alakohdassa säädetyn kynnysarvon, edellä mainitun kiinteän prosenttimäärän soveltaminen edellyttää laskelman suorittamista sovellettavan prosenttimäärän määrittämiseksi.

Tällä tavoin määritetyt välittömät henkilöstökustannukset voivat muodostaa perustan yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdan mukaisen kiinteän prosenttimäärän soveltamiselle (kiinteä prosenttimäärä, joka on enintään 15 prosenttia tukikelpoisista välittömistä henkilöstökustannuksista välillisten kustannusten laskemiseksi). Sitä vastoin tämän kiinteän prosenttimäärän perusteella laskettuja välittömiä henkilöstökustannuksia ei voida käyttää perustana yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdan mukaiselle kiinteälle prosenttimäärälle (kiinteä prosenttimäärä, joka on enintään 40 prosenttia toimen tukikelpoisista välittömistä henkilöstökustannuksista toimen jäljellä olevien tukikelpoisten kustannusten laskemiseksi), ks. yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 2 kohta.

Tämän kiinteän prosenttimäärän käyttö välittömien henkilöstökustannusten laskemiseen on vapaaehtoista eli hallintoviranomaisen on päätettävä, käytetäänkö tätä kiinteää prosenttimäärää, todellisia kustannuksia vai muita yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja, jotka on vahvistettu yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan perusteella.

3.1.2.3 Kiinteä prosenttimäärä kaikkien muiden toimen muiden kustannusten kuin välittömien henkilöstökustannusten määrittämistä varten

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohta mahdollistaa välittömien henkilöstökustannusten käyttämisen toimen kaikkien muiden jäljellä olevien tukikelpoisten kustannusten laskemiseen enintään tukikelpoisten välillisten henkilökustannusten 40 prosentin kiinteän prosenttimäärän perusteella. Toimen kaikki muut tukikelpoiset kustannukset sisältävät kaikki muut tukikelpoiset välittömät kustannukset (välittömiä henkilöstökustannuksia lukuun ottamatta), välilliset kustannukset sekä EAKR:n, ESR:n ja maaseuturahaston osalta yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa mainitut kustannukset.

— Jäljellä olevat tukikelpoiset kustannukset sekä osallistujille maksetut korvaukset ja palkat Varainhoitoasetuksella käyttöön otettu 68 b artikla perustuu ESR-asetuksen 14 artiklan 2 kohtaan (ennen sen muuttamista varainhoitoasetuksella), jossa jo säädettiin tästä kiinteästä prosenttimäärästä ESR:stä tuetuissa toimissa. Varainhoitoasetuksella tämän kiinteän prosenttimäärän käyttöä on laajennettu koskemaan kaikkia ERI-rahastoja. Näiden kahden säännöksen välillä on kuitenkin merkittävä ero. ESR-asetuksen 14 artiklan 2 kohtaan ei sisältynyt osallistujille maksettuja palkkoja ja korvauksia koskevaa poikkeusta. Sen vuoksi niitä pidettiin osana toimien jäljellä olevia tukikelpoisia kustannuksia. Tämä tarkoittaa, että ESR-asetuksen 14 artiklan 2 kohdan mukaan tuensaajat eivät voineet ilmoittaa osallistujille maksettuja palkkoja ja korvauksia kiinteän prosenttimäärän ja välittömien henkilöstökustannusten perusteella laskettujen kustannusten lisäksi. Tämän seurauksena ESR-asetuksen 14 artiklan 2 kohdan soveltaminen ei ollut houkuttelevaa, koska 40 prosentin kiinteän määrän soveltaminen tukikelpoisiin välittömiin henkilöstökustannuksiin ei olisi usein riittänyt kattamaan osallistujille maksettuja korvauksia ja palkkoja. Siksi tämä kiinteä prosenttimäärä ulotettiin varainhoitoasetuksella koskemaan kaikkia ERI-rahastoja ja samalla mahdollistettiin se, että ESR:n, EAKR:n tai maaseuturahaston puitteissa toteutettavissa toimissa osallistujille maksetut palkat ja korvaukset voidaan katsoa tukikelpoisiksi lisäkustannuksiksi, jotka eivät sisälly kiinteään prosenttimäärään (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdan toinen alakohta). Tämä tarkoittaa, että varainhoitoasetuksen voimaantulon jälkeen välittömien henkilöstökustannusten lisäksi tukikelpoisia ovat tällaiset palkat (eli työntekijöiden (kuukausittaiset) bruttopalkat) ja korvaukset (kuten työttömyysetuudet mutta eivät matka- ja oleskelukustannukset) ja toimiin voidaan soveltaa kiinteää prosenttimäärää yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdan mukaisesti. On syytä huomata, että osallistujille maksettavat korvaukset ja palkat sisältävät tuensaajan maksamien palkkojen ja korvausten lisäksi myös tapaukset, joissa kolmas osapuoli maksaa nämä palkat tai korvaukset, silloin kun ne katsotaan tukikelpoisiksi kustannuksiksi. Näin on esimerkiksi ESR:n tapauksessa silloin, kun ne täyttävät ESR-asetuksen 13 artiklan 5 kohdassa säädetyt edellytykset (29).

— 40 prosentin kiinteän prosenttimäärän käyttäminen Tämän säännöksen mukaan hallintoviranomainen voi käyttää enintään 40 prosentin kiinteää prosenttimäärää ilman, että sen on suoritettava mitään laskelmia sovellettavan prosenttimäärän määrittämiseksi. Tämä tarkoittaa, että hallintoviranomainen voi käyttää mitä tahansa prosenttimäärää, joka on enintään 40 prosenttia, eikä siltä vaadita mitään perusteluja. Tämä ei vaikuta tarpeeseen varmistaa tuensaajien yhdenvertainen kohtelu. Hallintoviranomainen voi kuitenkin vahvistaa jonkin yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdassa tarkoitetun menetelmän (toisin sanoen 68 b artiklan soveltamisalan ulkopuolisen) perusteella korkeamman osuuden kuin 40 prosenttia. Kuten kohdassa 3.1.2.2 todetaan, tätä enintään 40 prosentin kiinteää prosenttimäärää ei 68 b artiklan 2 kohdan mukaisesti voida käyttää toimessa, jossa kyseisen toimen välittömät kokonaishenkilöstökustannukset lasketaan kiinteän prosenttimäärän perusteella (esimerkiksi yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 1 kohdan mukaisen kiinteän prosenttimäärän).

Esimerkki Kurssin arvioidut kustannukset ovat seuraavat: Välittömät kustannukset yhteensä 55 000 Välittömät henkilöstökustannukset 30 000 Tilavuokrat 4 000 Matkakustannukset 5 000 Ateriat 1 000 Tiedottaminen/mainonta 5 000 Julkisen työvoimapalvelun koulutettaville maksamat korvaukset 10 000 Välilliset kustannukset yhteensä 5 000 Välilliset henkilöstökustannukset 4 000 Sähkö, puhelin 1 000 Hallintoviranomainen voi päättää soveltaa yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohtaa tähän hankkeeseen. Tällöin avustussopimukseen sisältyisivät seuraavat enimmäismäärät: Välittömät henkilöstökustannukset: 30 000 euroa Muut kustannukset: 30 000 × 40 % = 12 000 euroa Koska julkisen työvoimapalvelun koulutettaville maksamat korvaukset voidaan ilmoittaa välittömien henkilöstökustannusten ja kiinteän prosenttimäärän lisäksi, tukikelpoiset kokonaiskustannukset olisivat seuraavat: Kustannukset yhteensä: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 euroa

3.1.2.4 Yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa vahvistettujen kiinteiden prosenttimäärien perustelut

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdassa, 68 b artiklan 1 kohdassa ja 68 a artiklan 1 kohdassa vahvistetaan kiinteät enimmäisprosenttimäärät, joita kyseissä kohdissa tarkoitetuissa tapauksissa voidaan käyttää ilman, että jäsenvaltion on suoritettava laskelma kyseisen prosenttimäärän määrittämiseksi. Tämä tarkoittaa, että hallintoviranomainen voi käyttää mitä tahansa prosenttimäärää kyseisessä artiklassa mainittuun prosenttimäärään asti, eikä sen tarvitse perustella, miksi tämä prosenttimäärä on valittu, vaikka se olisi asetuksessa määritettyä prosenttimäärää alhaisempi. Jos valitaan alhaisempi prosenttimäärä, laskelmia ei tarvitse suorittaa.

Päätettäessä sovellettavasta kiinteästä prosenttimäärästä on noudatettava tuensaajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta.

3.1.2.5 Ajallinen soveltaminen

Varainhoitoasetuksella yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklaan tehtyjä muutoksia sekä yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen uutta 68 a ja 68 b artiklaa sovelletaan asetuksen voimaantulosta eli 2 päivästä elokuuta 2018 (30).

Näitä säännöksiä voidaan käyttää toimiin, joissa mahdollisia edunsaajia ei ole vielä valittu (eli ehdotuspyyntö on edelleen avoinna tai uusi ehdotuspyyntö on käynnistetty). Koska nämä säännökset tuovat tuensaajille lisää etuja, niitä voidaan käyttää myös jo toteuttamisvaiheessa olevissa toimissa seuraavin kumulatiivisin edellytyksin:

— Tuen edellytykset (uusien säännösten pohjalta) otetaan käyttöön tulevaisuutta eli toimen tulevaa toteuttamista varten.

— Noudatetaan tuensaajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta.

— Jo toteuttamisvaiheessa olevien toimien osalta tuensaaja hyväksyy sen, että edellytyksiä muutetaan ja korvaus maksetaan yksinkertaistetun kustannusvaihtoehdon perusteella.

— Todellisiin kustannuksiin (tai aiempiin yksinkertaistettuihin kustannusvaihtoehtoihin liittyviin säännöksiin) perustuva korvausjakso ja varainhoitoasetuksella käyttöön otettu yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen soveltamisjakso on erotettu selvästi toisistaan. Jos esimerkiksi välillisten kustannusten 15 prosentin kiinteä prosenttimäärä otetaan käyttöön tukikelpoisten välittömien henkilöstökustannusten perusteella (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohta), olisi määritettävä, että välilliset kustannukset lasketaan ja korvataan tämän kiinteän prosenttimäärän perusteella tietystä päivämäärästä (”päivämäärä x”, ei ennen 2. elokuuta 2018) lähtien, eli välillisten kustannusten kiinteää prosenttimäärää sovelletaan kaikkiin henkilöstökustannuksiin samasta päivämäärästä (”päivämäärä x”) lähtien. Samaa periaatetta sovelletaan yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdassa vahvistettuun 40 prosentin kiinteään prosenttimäärään, myös mahdollisuuteen ilmoittaa osallistujille maksetut korvaukset ja palkat. Esimerkiksi ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa ESR-asetuksen 14 artiklan 2 kohdan nojalla tukea saaneiden ESR-toimien osalta tukikelpoisiksi lisäkustannuksiksi voidaan ilmoittaa vain osallistujille ”päivästä x” lähtien maksetut korvaukset ja palkat.

Esimerkki Hallintoviranomainen haluaa laskea kaikki toimen jäljellä olevat tukikelpoiset kustannukset soveltamalla kiinteää prosenttimäärää toimen 150 000 euron tukikelpoisiin välittömiin henkilöstökustannuksiin. Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 b artiklan 1 kohdan mukaisesti hallintoviranomainen päättää soveltaa 35 prosentin kiinteää prosenttimäärää. Se tarkoittaa, että toimen tukikelpoiset kokonaiskustannukset ovat 150 000 + (150 000 × 0,35 euroa) = 202 500 euroa.

Esimerkki (ERI-rahastot): Yhteisölähtöinen paikallinen kehittäminen (CLLD) Hallintoviranomainen on arvioinut aiempien kokemusten perusteella tietyn paikallisen toimintaryhmän toimintakustannusten ja toiminnan edistämisen tyypillisen osuuden verrattuna CLLD-strategian mukaisten paikallistoimien toteutuksesta ja paikallisen toimintaryhmän yhteistyötoimien valmistelusta ja toteutuksesta aiheutuneisiin menoihin. Vaikka ERI-rahastoista annettava tuki toimintakustannuksiin ja toiminnan edistämiseen voi yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 35 artiklan 2 kohdan mukaisesti olla enintään 25 prosenttia kaikista CLLD-strategiassa aiheutuneista julkisista menoista, kokemusten mukaan prosenttimäärä on useimmissa tapauksissa itse asiassa alempi. Hallintoviranomainen vahvistaa 17 prosentin kiinteän prosenttimäärän (oikeudenmukaisen, tasapuolisen ja todennettavan menetelmän perusteella yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 1 kohdan d alakohdan ja 67 artiklan 5 kohdan a alakohdan muttei sen 68 a artiklan mukaisesti, koska kyseisen asetuksen 35 artiklan 2 kohdan mukainen kiinteä prosenttimäärä ei kata pelkästään välillisiä kustannuksia) toteuttamiskustannuksista, jotka ovat aiheutuneet CLLD-strategian mukaisten toimien toteutuksesta ja paikallisen toimintaryhmän yhteistyötoimien valmistelusta ja toteutuksesta, seuraavien kustannusten kattamiseksi: — toimintakustannukset (käyttö-, henkilöstö-, koulutus-, suhdetoiminta- ja rahoituskustannukset sekä strategian seuranta- ja arviointikustannukset, ks. yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 35 artiklan 1 kohdan d alakohta) — kustannukset, jotka liittyvät CLLD-strategian toiminnan edistämiseen (jotta helpotetaan sidosryhmien välistä vaihtoa tietojen saamiseksi ja strategian edistämiseksi ja potentiaalisten tuensaajien tukemiseksi toimien kehittämisessä ja hakemusten valmistelussa, ks. yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 35 artiklan 1 kohdan e alakohta). Jos paikalliselle toimintaryhmälle osoitettu budjetti CLLD-strategian mukaisten toimien toteutukseen ja yhteistyötoimien valmisteluun ja toteutukseen kaudelle 2014–2020 on 1,5 miljoonaa euroa (tyyppi 1), enimmäisbudjetti toimintakustannuksiin ja toiminnan edistämiseen on näin ollen 1,5 miljoonaa euroa × 17 % = 255 000 euroa (tyyppi 2). Paikalliselle toimintaryhmälle osoitettu kokonaisbudjetti on siis 1755 miljoonaa euroa. Toteutusvaiheessa tämä tarkoittaa sitä, että kun tuensaaja hakee korvausta hankkeessa aiheutuneista menoista, paikallinen toimintaryhmä voi hakea 17:ää prosenttia kyseisestä summasta toiminta- ja toiminnan edistämiskustannuksiinsa. Jos hankkeessa aiheutuneet menot ovat esimerkiksi 1 000 euroa (tyyppi 1), paikallinen toimintaryhmä voi ilmoittaa hallintoviranomaiselle toiminta- ja toiminnan edistämiskustannuksikseen 1 000 euroa × 17 % = 170 euroa (tyyppi 2). Paikallisen toimintaryhmän ei tarvitse toimittaa tositteita kiinteämääräisesti ilmoitetuista toiminta- ja toiminnan edistämiskustannuksistaan, mutta menetelmän, jolla 17 prosenttiin on päädytty, on oltava todennettavissa. On syytä huomata, että kiinteä prosenttimäärä voidaan vahvistaa erikseen vain toimintakustannuksille tai vain toiminnan edistämiskustannuksille. Huom. On muistettava, että kuten edellä esitetyssä esimerkissä, kiinteämääräisen rahoituksen määritysmenetelmän ei välttämättä tarvitse olla sama kuin se, jota käytettiin 25 prosentin enimmäismäärän määrittämiseen. Riippumatta siitä, mitä menetelmää kiinteän prosenttimäärän määrittämiseen käytetään, toiminta- ja toiminnan edistämiskustannusten enimmäismäärää koskevia säännöksiä (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 35 artiklan 2 kohta) on kuitenkin noudatettava.

3.2 Vakioyksikkökustannukset

3.2.1 Yleiset periaatteet

Vakioyksikkökustannusten tapauksessa toimen kaikki tukikelpoiset kustannukset tai osa niistä lasketaan toiminnan, panosten, tuotosten tai tulosten määrän perusteella ennalta vahvistetuilla vakioyksikkökustannuksilla kerrottuna. Tätä mahdollisuutta voidaan soveltaa kaikentyyppisiin toimiin, hankkeisiin tai hankkeiden osiin, kun toimintaan ja vakioyksikkökustannuksiin liittyvät määrät on mahdollista määrittää. Vakioyksikkökustannuksia sovelletaan tyypillisesti helposti yksilöitäviin määriin.

Yksikkökustannukset voivat perustua prosesseihin, jolloin niitä käyttämällä pyritään kattamaan parhaalla mahdollisella likiarvolla toiminnasta aiheutuneet todelliset kustannukset. Ne voivat myös perustua tuotoksiin (tuotos tai tulos/suorite) tai ne voidaan määrittää sekä prosessin että tuotoksen perusteella. Lisäksi toimen eri toiminnoille voidaan määrittää erilaisia yksikkökustannuksia.

Hallintoviranomaisten olisi otettava huomioon kirjausketju, kun se valitsee prosesseihin tai tuotoksiin perustuvien yksikkökustannusten välillä.

Esimerkki (ESR): a) Prosesseihin perustuvat: Tietotekniikan täydennyskoulutusta annetaan 1 000 tuntia 20 koulutettavalle; tukikelpoiset kustannukset voidaan laskea kertomalla kustannukset koulutustuntia kohti koulutettavien suorittamien oppituntien lukumäärällä. Hallintoviranomainen on määrittänyt etukäteen kustannukset tuntia kohti, ja ne esitetään tukiedellytykset vahvistavassa asiakirjassa. Jos oletetaan, että hallintoviranomainen on vahvistanut koulutuskustannuksiksi 7 euroa / tunti / koulutettava, hankkeelle myönnettävä suurin tuki olisi 1 000 tuntia × 20 koulutettavaa × 7 euroa / tunti / koulutettava eli 140 000 euroa. Toiminnan päättyessä lopulliset tukikelpoiset kustannukset vahvistetaan kunkin koulutettavan suorittamien tuntien todellisen lukumäärän perusteella (tähän voi sisältyä joitakin perusteltuja poissaoloja) ottaen huomioon koulutettavien todellinen osallistuminen ja toteutuneet kurssit. Edelleen tarvitaan tarkat osallistumisluettelot, joissa annetaan yksityiskohtaiset tiedot koulutustoimista ja todistetaan koulutettavien todellinen läsnäolo. Jos lopulta koulutukseen osallistujia on vain 18, joista kuudella on 900 tuntia, viidellä 950 tuntia, viidellä 980 tuntia ja lopuilla kahdella 1 000 tuntia, kokonaistunnit × koulutettavat on yhteensä 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 tuntia koulutusta × koulutettavat. Tukikelpoiset menot ovat 17 050 tuntia koulutusta × 7 euroa = 119 350 euroa. b) Tuloksiin perustuvat: Tietotekniikan 1 000 tunnin täydennyskoulutus koostuu viidestä 200 tunnin moduulista. Tämän 25 osallistujalle suunnatun tietotekniikkakoulutuksen kokonaiskustannukset määritetään yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 67 artiklan 5 kohdan a alakohdan mukaisen oikeudenmukaisen, tasapuolisen ja todennettavissa olevan menetelmän avulla. Yhteensä 140 000 euron kustannukset jaetaan sitten koulutuksen hyväksytysti suorittavien osallistujien lukumäärällä. Kun otetaan huomioon, että tähän mennessä 20 prosenttia osallistujista (eli tässä tapauksessa viisi osallistujaa) ei ole saanut koulutusta suoritettua hyväksytysti, yksikkökustannukset osallistujaa ja hyväksytysti suoritettua moduulia kohti olisivat 140 000 euroa / 20 osallistujaa / 5 moduulia = 1 400 euroa (yksikkökustannukset osallistujaa ja hyväksytysti suoritettua moduulia kohti). Kirjausketjuun sisältyisi asiakirja, joka osoittaa osallistujan tukikelpoisuuden, sekä todistus hyväksytystä moduulista tai suoritetusta kurssista. Tuntilistoja ei tarvittaisi.

Esimerkki (EAKR – tuotoksiin perustuvat): Tuensaaja, paikallinen kauppakamari, järjestää neuvontapalvelua alueen pk-yrityksille. Palvelun tarjoavat paikallisen kauppakamarin neuvojat. Kauppakamarin ”neuvontaosaston” aiempien laskujen perusteella neuvonnan hinnaksi arvioidaan 350 euroa/päivä. Tuki lasketaan seuraavan kaavan perusteella: päivien lukumäärä × 350 euroa. Edelleen tarvitaan tarkkoja ajankäyttötaulukoita, joissa annetaan yksityiskohtaiset tiedot neuvontatoimista ja neuvojien läsnäolosta.

Esimerkki (ESR – tuloksiin perustuvat): Kuusi kuukautta kestävää työnhakuohjelmaa voidaan tukea vakioyksikkökustannusten perusteella (esim. 2 000 euroa/hlö) niiden 20 osallistujan osalta, jotka saavat työpaikan ja pysyvät siinä ennalta sovitun, esimerkiksi kuuden kuukauden ajan. Yksikkökustannukset menestynyttä osallistujaa kohti ovat 2 000 euroa, ja niitä määritettäessä on otettu huomioon kaikkien osallistujien kustannukset. Näin ollen määrä kattaa myös niiden osallistujien kustannukset, jotka eivät suorittaneet koulutusta onnistuneesti.

Toimelle myönnettävä enimmäistuki lasketaan seuraavasti: 20 henkeä × 2 000 euroa / työmarkkinoille sijoittuminen = 40 000 euroa.

Lopulliset tukikelpoiset kustannukset lasketaan toimen todellisen tuotoksen perusteella: jos vain 17 henkeä sijoittuu työmarkkinoille ja pysyy työpaikassa vaaditun ajan, lopulliset tukikelpoiset kustannukset, joiden perusteella tuensaajalle maksetaan tuki, ovat 17 × 2 000 euroa = 34 000 euroa.

Esimerkki (maaseuturahasto – tuotoksiin perustuvat): Investoinnit metsäalueiden kehittämiseen ja metsien elinkelpoisuuden parantamiseen (asetuksen (EU) N:o 1305/2013 21 artikla)

Metsänomistaja saa tukea 3 hehtaarin metsän metsitykseen ja ylläpitoon 7 vuodeksi. Hallintoviranomainen on määrittänyt ennalta kustannukset (metsitys ja ylläpito) metsän tyypin mukaan. Menetelmä sisällytetään maaseudun kehittämisohjelmaan. Yksikkökustannukset muodostuvat seuraavasti: 2 000 euroa/ha metsän istutukseen ja 600 euroa/ha ylläpitoon ensimmäisenä vuonna ja 500 euroa/ha seuraavina vuosina.

Tukikelpoiset kustannukset ovat siis yhteensä

3 ha × 2 000 euroa/ha + 3 ha × 600 euroa/ha + (3 ha × 500 euroa/ha) × 6 vuotta = 16 800 euroa

Esimerkki (EMKR – prosesseihin perustuvat): Tiedonkeruu (aluskustannukset)

Alusten päivittäiset käyttöasteet lasketaan aiempien käyttötietojen perusteella (keskiarvot menneiltä vuosilta). Hankkeeseen varattujen päivien määrä osoitetaan sitten aluspäiväkirjojen avulla.

3.2.2 Tuntitaksan mukaan lasketut henkilöstökustannukset (yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 2–4 kohta)

Tuntitaksan laskeminen

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 2–4 kohdassa säädetään erityisestä menetelmästä henkilöstökustannusten laskemiseksi (31). Kyseisen artiklan mukaisesti henkilöstökustannukset voidaan määrittää laskemalla tuntitaksa seuraavasti:

Ennen varainhoitoasetuksen voimaantuloa henkilöstökustannusten laskentamenetelmästä säädettiin jo yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 artiklan 2 kohdassa. Varainhoitoasetuksessa tehtiin kuitenkin tähän säännökseen uusia muutoksia (siirretty nyt yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen uuteen 68 a artiklan 2–4 kohtaan) sen soveltamisen selventämiseksi ja sen käytön mahdollistamiseksi osa-aikaisille työntekijöille.

Edellä esitetyt lasketut henkilöstökustannukset liittyvät toimen toteuttamiseen. Toimen toteuttamisen on katsottava kattavan toimen kaikki vaiheet. Tarkoituksena ei ole jättää pois joitakin henkilöstökustannuksia, jotka liittyvät toimen tiettyihin vaiheisiin.

Nimittäjä eli 1 720 tuntia on vuotuinen vakiotyöaika, jota voidaan käyttää suoraan, eikä jäsenvaltiota vaadita suorittamaan mitään laskelmia. Luku on saatu niin, että jäsenvaltioiden keskimääräinen viikoittainen työaika on kerrottu 52 viikolla ja tulosta on vähennetty palkallinen vuosiloma ja keskimääräiset yleiset vapaapäivät.

Nimittäjä on kuitenkin perusteltava. Yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa viitataan viimeisimpiin asiakirjoihin perustuviin vuotuisiin bruttotyövoimakustannuksiin. Siinä ei kuitenkaan määritellä bruttotyövoimakustannuksia. Asetuksen 65 artiklan 1 kohdan mukaan tukikelpoisuutta koskevissa kansallisissa säännöissä on määritettävä, mitä vuotuiset bruttotyövoimakustannukset kattavat, ottaen huomioon tavanomaiset laskentakäytännöt (ks. 4.2.2 kohta) (32) ja kansalliset säännöt (kansallisissa säännöissä voidaan esimerkiksi määrittää, että työmatkaliikenteestä aiheutuvat kustannukset ovat osa bruttotyövoimakustannuksia).

Yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa viitataan tuntitaksan laskemiseen käyttäen viimeisimpiin asiakirjoihin perustuvaa vuotuista bruttotyövoimakustannusta. Tämä tarkoittaa, että käytettyjen tietojen on oltava viimeisimpiä saatavilla olevia tietoja. Näin ollen laskentamenetelmä, joka perustuu tuensaajan aiempiin tietoihin, ei yleensä ole tarkoituksenmukainen. Asetuksen 68 a artiklan 2 kohdassa olevan ilmaisun ”viimeisimmät” tarkoituksena on varmistaa, että käytetyt tiedot ovat riittävän tuoreita ja osoittavat siten todelliset henkilöstökustannukset.

Vuotuisten bruttotyövoimakustannusten ei tarvitse liittyä kalenteri- tai varainhoitovuoteen (ne voivat olla esimerkiksi lokakuun 2015 ja syyskuun 2016 välisiä tietoja). Tärkeintä on se, että bruttotyövoimakustannukset kattavat koko 12 kuukauden ajanjakson. Se voi olla 12 kuukautta ennen (toimen tai ohjelman) raportointikauden päättymistä, 12 kuukautta ennen avustussopimusta tai edeltävän kalenterivuoden 12 kuukautta. Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklassa todetaan, että jos täyttä 12 kuukauden ajanjaksoa koskevia tietoja ei ole saatavilla, ne voidaan

— johtaa saatavilla olevista asiakirjoihin perustuvista bruttotyövoimakustannuksista (esim. jos työntekijästä olisi tietoja neljältä kuukaudelta, hallintoviranomainen voisi käyttää niitä ja ekstrapoloida ne vuotuiseksi bruttotyövoimakustannukseksi ottaen tarvittaessa huomioon myös lakisääteiset lomapalkat ja niin sanotut 13. kuukauden palkat)

— ekstrapoloida työsopimuksesta ottaen huomioon tukikelpoisten työnantajien sosiaaliturvamaksut ja muut pakolliset maksut

— johtaa työehtosopimuksista.

Vuotuiset bruttotyövoimakustannukset voivat perustua asianomaisen henkilön todellisiin työvoimakustannuksiin. Niiden kuukausien osalta, joiden tiedot ovat puutteellisia, voidaan käyttää ekstrapoloituja arvoja, jotta saadaan 12 kuukauden jakson todellisia kustannuksia edustava luotettava arvio.

Vuotuiset bruttotyövoimakustannukset voivat perustua myös suuremman työntekijäaggregaatin, saman palkkaluokan työntekijöiden tai joidenkin samanlaisten, palkkatasoon suunnilleen korreloivien mittareiden mukaisiin keskimääräisiin työvoimakustannuksiin.

Viimeisimmät vuotuiset bruttotyövoimakustannukset on dokumentoitava esimerkiksi kirjanpidon tai palkkakuittien avulla tai viittaamalla julkisesti saatavilla oleviin sopimuksiin tai asiakirjoihin. Niitä ei tarvitse tarkastaa etukäteen, mutta niiden on oltava tarkastettavissa.

Tietyissä tilanteissa tuntitaksa voidaan määrittää myös hankkeen alkamisen jälkeen. Se voidaan määrittää esimerkiksi silloin, kun työntekijä tulee mukaan hankkeeseen (työsopimuksen allekirjoittaminen tai työntekijän työtehtävien muuttaminen) tai kun tuensaaja ilmoittaa kustannuksensa hallintoviranomaiselle. Tässä tapauksessa tuen edellytykset määrittävässä asiakirjassa on kuitenkin täsmennettävä myös tämän menetelmän käyttö.

3.2.3 Tukikelpoisten henkilöstökustannusten määrittäminen lasketun tuntitaksan perusteella

Työtuntien määrä on määritettävä asianomaisen toimenpideohjelman tukikelpoisuussääntöjen mukaisesti. Tukikelpoisten kustannusten laskemiseen ja ilmoittamiseen olisi käytettävä vain työskenneltyjä tunteja. Esimerkiksi vuosiloma sisältyy jo tuntikohtaisten henkilöstökustannusten laskentaan. Sairausloma voidaan ilmoittaa henkilöstökustannuksina, jos tuensaaja vastaa niihin liittyvistä kustannuksista (eli ne aiheutuvat tuensaajalle). Jos kustannuksista vastaa kolmas osapuoli (esim. pitkäaikainen sairausloma, jonka kustannukset kattaa sosiaaliturvajärjestelmä) tai jos kyseessä on palkaton loma tai poissaolo (esim. perusteeton poissaolo), josta ei aiheudu tuensaajalle kustannuksia, vastaavia tunteja tai työpäiviä ei pitäisi ottaa huomioon määritettäessä tukikelpoisia henkilöstökustannuksia, jotka voidaan ilmoittaa. Tämä johtuu siitä, että näissä tapauksissa tuensaajalle ei aiheudu kustannuksia. Jos sairauslomalla (tai muunlaisella lomalla) olevan henkilön sijaisesta aiheutuu henkilöstökustannuksia, nämä henkilöstökustannukset ovat kuitenkin tukikelpoisia (eli vastaavat tehdyt työtunnit lasketaan tukikelpoisten henkilöstökustannusten laskemista varten).

Yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 3 kohdan mukaisesti ilmoitetut tosiasiallisesti tehdyt työtunnit eivät saa ylittää asetuksen 68 a artiklan 2 kohtaan perustuvassa laskentamenetelmässä käytettyjä tunteja. Tämä tarkoittaa, että jos nimittäjänä on käytetty 1 720:tä, ilmoitetut tunnit eivät saa ylittää 1 720:tä. Näin ollen 1 720 tuntia on enimmäistuntimäärä, joka toimessa työskenteleviltä voidaan ilmoittaa 12 kuukauden ajalta. Jos nimittäjänä käytetään 1 720:een suhteutettua määrää, sovelletaan samaa periaatetta (esim. henkilöstöön, jonka työaika on osa-aikaisen työsopimuksen mukaan 50 prosenttia, sovellettaisiin 860 tunnin nimittäjää, joten kyseisen henkilöstön osalta ilmoitettavissa oleva enimmäistuntimäärä on 860; useisiin toimiin osoitetun henkilöstön osalta enimmäisrajaa sovelletaan suhteutettuna kunkin toimen osuuteen).

Kuten 68 a artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa nimenomaisesti todetaan, tämä ei koske Euroopan alueellista yhteistyötä koskevissa toimissa osa-aikaisesti tehtäviä töitä, vaan silloin tuntipalkka voidaan kertoa tosiasiallisesti toteutuneiden työtuntien määrällä ja siten 1 720 tunnin enimmäismäärä voi ylittyä.

Käytettäessä 1 720 tunnin sääntöä tuntitaksaksi saatu summa katsotaan yksikkökustannukseksi. Näitä yksikkökustannuksia voidaan käyttää henkilöstökustannusten korvaamiseen tai myös kaikkien välillisten kustannusten laskemiseen (esimerkiksi soveltamalla 68 artiklan ensimmäisen kohdan b alakohdan mukaista 15 prosentin kiinteää prosenttimäärää) tai jopa kaikkien muiden tukikelpoisten kustannusten laskemiseen (soveltamalla 68 b artiklan 1 kohdan mukaista 40 prosentin kiinteää prosenttimäärää). Tällaisten kiinteiden prosenttimäärien soveltamisen jälkeen määritetty kokonaismäärä katsotaan myös yksikkökustannukseksi.

Kun kyseessä on hanke, joka pannaan täytäntöön usean vuoden aikana, hallintoviranomainen voi päättää päivittää henkilöstökustannusten tuntitaksan, kunhan uusia tietoja on saatavilla, tai käyttää samoja kustannuksia koko täytäntöönpanokauden. Jos täytäntöönpanokausi on erityisen pitkä, hyvä toimintatapa on asettaa välivaiheita sille, milloin ja miten henkilöstökustannusten tuntitaksaa tarkistetaan.

3.2.4 Henkilöstö, joka työskentelee toimessa osa-aikaisesti kiinteän työaikaosuuden kuukaudessa

Jos työntekijä työskentelee tehtävässä osa-aikaisesti mutta hänen työaikansa on tietty kiinteä työaikaosuus kuukaudessa, yhteisiä säännöksiä koskevan asetuksen 68 a artiklan 5 kohdassa säädetään, että työtuntien määrän todentamiseksi ei vaadita työajan seurantajärjestelmää. Työnantajan olisi kuitenkin laadittava asiakirja, jossa esitetään toimeen käytetyn kuukausittaisen työajan kiinteä prosenttimäärä. Sitä voidaan käyttää tukikelpoisten henkilöstökustannusten laskemiseen. Prosenttimäärä voidaan määrittää myös työsopimuksessa. Jos henkilö esimerkiksi työskentelee hankkeessa 60 prosenttia työajastaan, kyseisen henkilön tukikelpoiset välittömät henkilöstökustannukset voidaan laskea kertomalla (joko todellisten kustannusten tai laskettujen yksikkökustannusten perusteella la