Komission uudistaminen - Valkoinen kirja - Osa II - Toimintasuunnitelma





KOMISSION UUDISTAMINEN - Valkoinen kirja - Osa II - TOIMINTASUUNNITELMA (komission esittämä) SISÄLLYSLUETTELO KOMISSION UUDISTAMINEN TOIMINTASUUNNITELMA II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI I - Ammattietiikka julkisessa toiminnassa II - Hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt III - Uudet säännöt yhteisön toimielinten asiakirjojen julkisuuden lisäämiseksi IV - Komission ja kansalaisyhteiskunnan välisen vuoropuhelun parantaminen V - Euroopan parlamentin kanssa tehtävä puitesopimus VI - Komissio sähköiseen toimintaympäristöön VII - Maksuaikojen lyhentäminen III LUKU - PAINOPISTEIDEN MÄÄRITTELY, VOIMAVAROJEN KOHDENTAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ VIII - Toimintojohtaminen (ABM) IX - Toimintojen eriyttämispolitiikan kehittäminen X - Tehokkaammat, suoritusperusteiset työtavat: työohjelma IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XI - Johtamistaidot XII - Palvelukseenottopolitiikka XIII - Urajärjestelmä, henkilöstön arviointi ja ylentäminen XIV - Uraneuvonta, liikkuvuus ja riittämätön työsuoritus XV - Koulutus XVI - Muu kuin pysyvä henkilöstö XVII - Tasa-arvo ja tasapainoinen sukupuolijakauma XVIII - Työympäristön parantaminen ja sosiaalipolitiikka XIX - Avoin henkilöstöpolitiikka XX - Kurinpito XXI - Ilmiantoja koskevat säännöt XXII - Palkat ja eläkkeet XXIII - Uudistuksen vaikutukset resursseihin V luku - SISÄINEN TARKASTUS, TALOUSHALLINTO JA VARAINHOIDON VALVONTA XXIV - Tulojen ja menojen hyväksyjien ja linjaesimiesten valtuuttaminen, vastuualueet ja velvollisuudet XXV- Yhteisen sisäisen tarkastuksen osaston perustaminen XXVI - Komission yhteisen varainhoitoelimen perustaminen XXVII - Taloushallinto ja varainhoidon valvonta pääosastoissa XXVIII - Siirtymävaihe XXIX - Henkilöresurssit ja koulutus XXX - Yhteisön taloudellisten etujen suojaaminen Kaavio I: Vuotuinen strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros Kaavio II: Henkilöstöhallinnon uudistus Kaavio III: Talousprosessi KaavioIV: Täytäntöönpanoprosessi pääosastojen sisäisten taloushallinto- ja valvontarakenteiden tehostamiseksi II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI I - AMMATTIETIIKKA JULKISESSA TOIMINNASSA 1. TAVOITE Tavoitteena on auttaa virkamiehiä noudattamaan toiminnassaan hyvää ammattietiikkaa ja näin vahvistaa yleisön luottamusta yhteisön toimielinten toimintaan. Julkishallinnossa noudatettavat normit eivät ole muuttumattomia. Vaikka eettiset normit heijastuvat aina yhteisön toimielinten oikeudellisessa kehyksessä, erillisen ja selkeän eettisen puitenormiston avulla voidaan helpottaa tuloksiin keskittymistä ja harmaiden alueiden selkiyttämistä. Parhaillaan toteutettavan hallinnonuudistuksen yhteydessä selkeän ja toimivan eettisen puitenormiston on voitava vastata seuraaviin lisähaasteisiin: toimivallan entistä laajempi hajauttaminen ja delegointi, uudet palvelumuodot ja käyttäjien tarpeiden entistä suurempi korostaminen. Kaikki tämä lisää tilintekovelvollisuuden merkitystä. Tämän osa-alueen toimien tarkoituksena on luoda yleiset puitteet, jotka tukevat virkamiehiä näiden käsitellessä uusiin julkisten palvelujen tuottamistapoihin ja uusiin johtamistapoihin liittyviä, entistä monitahoisempia eettisiä kysymyksiä ja joiden avulla lahjonta voidaan estää. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Komissio hyväksyi komissaarien toimintaa koskevat säännöt ja komissaarien sekä yksiköiden välisiä suhteita koskevat toimintasäännöt vuoden 1999 jälkipuoliskolla. Marraskuussa 1999 komissio hyväksyi ensimmäisessä käsittelyssä luonnoksen hyvää hallintotapaa koskeviksi toimintasäännöiksi (katso luku II -II - Hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt). 3. UUDET TOIMET Toimi 1 Julkisen toiminnan etiikkaa käsittelevä komitea Komissio ehdottaa, että toimielinten välisellä sopimuksella perustetaan julkisen toiminnan etiikkaa käsittelevä komitea. Komitean tehtävänä on antaa neuvoa yhteisön toimielimissä noudatettaviin eettisiin normeihin liittyvissä kysymyksissä. Tähän toimintaan voi kuulua esimerkiksi osallistuminen yhteisöjen toimielinten yhteisten ja toimielinkohtaisten toimintasääntöjen laadintaan sekä avustaminen näiden sääntöjen täytäntöönpanossa ja niiden noudattamisen valvonnassa. Tavoitteena on johdonmukaisuus muiden, erityisesti oikeudellisten asiakirjojen mukaisten ammattietiikkaan liittyvien toimenpiteiden kanssa (katso IV-XIX luku, 0 & 0). 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 1 Pääsihteeristö. 5. AIKATAULU Toimi 1 Kesäkuu 2000: komission ehdotus. Joulukuu 2000: toimielinten sopimuksen tavoiteajankohta. II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI II - HYVÄÄ HALLINTOTAPAA KOSKEVAT TOIMINTASÄÄNNÖT 1. TAVOITE Tavoitteena on antaa virkamiehille ohjeet suhteista yleisöön, jotta voitaisiin vastata oikeusasiamiehen heinäkuussa 1999 esille tuomaan toimintasääntöjen tarpeeseen. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Euroopan komission henkilöstölle tarkoitettujen toimintasääntöjen laatiminen aloitettiin syksyllä 1997. Ensimmäinen luonnos toimintasäännöistä asetettiin henkilöstön saataville komission intranet-verkkoon huhtikuussa 1998. Marraskuussa 1999 komissio hyväksyi ensimmäisessä käsittelyssä luonnoksen hyvää hallintotapaa koskeviksi toimintasäännöiksi. Komissio kuulee parhaillaan henkilöstön edustajia luonnoksesta. 3. UUDET TOIMET Toimi 2 Hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt Sääntöjä sovelletaan henkilöstöön, joka on otettu yhteisöjen palvelukseen Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaisesti. Toimintasäännöissä annetaan ohjeita siitä, miten suhteita yleisöön olisi hyvän hallintotavan mukaisesti hoidettava. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 2 Pääsihteeristö 5. AIKATAULU Toimi 2 Huhtikuu 2000, toinen käsittely komissiossa ja sääntöjen hyväksyminen. II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI III - UUDET SÄÄNNÖT YHTEISÖN TOIMIELINTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUDEN LISÄÄMISEKSI 1. TAVOITE Tavoitteena on panna täytäntöön Amsterdamin sopimuksella perustamissopimukseen lisätyn 255 artiklan mukaisesti Euroopan unionin kansalaisten ja asukkaiden oikeus tutustua kolmen toimielimen asiakirjoihin. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Toimintasäännöt, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua komission ja neuvoston asiakirjoihin ja joilla pannaan täytäntöön Maastrichtin sopimuksen julistus N:o 17. Neuvosto hyväksyi toimintasäännöt 6.12.1993 ja komissio 8.4.1994. Euroopan parlamentti hyväksyi lähes yhtenevät toimintasäännöt 25.9.1997. 3. UUDET TOIMET Toimi 3 Ehdotus asetukseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen julkisuudesta Komissio on asetusehdotusta laatiessaan ottanut huomioon muun muassa jäsenvaltioiden lainsäädäntöön sisältyvät asiakirjojen julkisuutta koskevat parhaat toimintatavat. Ehdotuksella laajennetaan nykyisiä vapaaehtoisia toimintasääntöjä, jotka ovat olleet voimassa jo viisi vuotta. Ehdotus kattaa toimielinten vastaanottamat ja laatimat asiakirjat. Toimielinten on sen mukaan luotava julkisia asiakirjarekistereitä ja autettava kansalaisia käyttämään oikeuksiaan. Perussääntönä on tarjota mahdollisimman laajat oikeudet tutustua asiakirjoihin. Asetusehdotuksen sisältämät säännökset, joilla rajoitetaan tätä perussääntöä, eivät ole uusia säännöksiä, vaan niillä selkeytetään voimassa olevaa käytäntöä. Asiakirjan määritelmän mukaan asiakirjoja eivät ole "sisäiseen käyttöön tarkoitetut tekstit, kuten keskusteluasiakirjat, yksiköiden antamat lausunnot ja epäviralliset viestit". Tämä rajoitus on riippumattomien asiantuntijoiden komitean toisen raportin mukainen, sillä tässä raportissa korostetaan, että "kuten kaikki poliittiset elimet, myös komissio tarvitsee mahdollisuuden politiikan hahmotteluun ennen sen julkistamista". 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 3 Pääsihteeristö 5. AIKATAULU Toimi 3 Komission hyväksyntä 26. tammikuuta 2000. Amsterdamin sopimuksella perustamissopimukseen lisätyn 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti neuvosto hyväksyy tämän asetuksen yhteispäätösmenettelyllä ennen toukokuuta 2001. II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI IV - KOMISSION JA KANSALAISYHTEISKUNNAN VÄLISEN VUOROPUHELUN PARANTAMINEN 1. TAVOITE Komissio noudattaa hallinnon avoimuuden periaatetta. Komission käyttämään kuulemisprosessiin kuuluu tämän vuoksi entistä tärkeämpänä osana kaikkien sidosryhmien kuuleminen politiikan laadinnan alkuvaiheessa ja etenkin ennen lainsäädäntöaloitteiden tekemistä politiikan suunnittelun ja tehokkuuden parantamiseksi. Jotta vuoropuhelusta olisi hyötyä molemmille osapuolille, se on suunniteltava huolella ja kaikkien osapuolten on sitouduttava siihen täysipainoisesti koko prosessin ajaksi. Komission tavoitteena on tämän vuoksi laatia perusperiaatteet, joilla pyritään järjestelmällisemmän ja avoimemman vuoropuhelun käymiseen kansalaisjärjestöjen kanssa. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Komissio hyväksyi 18. tammikuuta 2000 keskusteluasiakirjan, jonka otsikkona oli "Komissio ja hallituksista riippumattomat järjestöt: kumppanuuden vahvistaminen". Tällä asiakirjalla on kaksi tarkoitusta. Sillä pyritään ensinnäkin antamaan yleiskuva komission ja näiden järjestöjen nykyisistä suhteista ja joistakin niihin liittyvistä ongelmista. Toiseksi siinä tarkastellaan komission ja näiden järjestöjen nykyisten suhteiden parantamiseksi ja vahvistamiseksi tarvittavia toimenpiteitä ja ehdotetaan tämän tarkastelun perusteella, miten näitä suhteita voitaisiin kehittää. Keskusteluasiakirjassa siis ehdotetaan, miten voitaisiin luoda koko komission kattava aiempaa yhtenäisempi kehys yhteistyölle, joka on tähän asti perustunut alakohtaisiin järjestelyihin. 3. UUDET TOIMET Toimi 4 Suositusten antaminen kuulemisprosessissa noudatettavista parhaista toimintatavoista Toimi 5 Luettelon laatiminen virallisiin tai muihin järjestelmällisiin kuulemisprosesseihin osallistuvista komiteoista ja työryhmistä. Luettelo sisältää myös tietoja näiden komiteoiden ja työryhmien jäseninä olevista kansalaisjärjestöistä (niiden oikeudellisesta asemasta, tavoitteista, jäsenkannasta sekä tärkeimmistä rahoituslähteistä). Nämä tiedot asetetaan yleisön saataville EUROPA-palvelimelle. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 4 Pääsihteeristö Toimi 5 Pääsihteeristö 5. AIKATAULU Toimi 4 Joulukuu 2000. Toimi 5 Kesäkuu 2001. II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI V - EUROOPAN PARLAMENTIN KANSSA TEHTÄVÄ PUITESOPIMUS 1. TAVOITE Tavoitteena on neuvotella uusi puitesopimus, johon uuden komission ja parlamentin suhteita koskevat määräykset kootaan selkeäksi kokonaisuudeksi. Uusi sopimus perustuu nykyisen sopimuksen mukaisiin periaatteisiin ja toimintatapoihin, joita uudella sopimuksella muutetaan Amsterdamin sopimuksen aiheuttamien institutionaalisten muutosten edellyttämällä tavalla. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Tällä hetkellä ovat voimassa toimintasäännöt, jotka edellinen komissio ja parlamentti hyväksyivät vuonna 1995. 3. UUDET TOIMET Toimi 6 Neuvotellaan uusi puitesopimus parlamentin 15. syyskuuta 1999 uudesta komissiosta antaman päätöslauselman mukaisesti. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 6 Pääsihteeristö 5. AIKATAULU Toimi 6 Neuvottelut ovat käynnissä, ja ne pyritään saamaan päätökseen ensi tilassa. II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI VI - KOMISSIO SÄHKÖISEEN TOIMINTAYMPÄRISTÖÖN 1. TAVOITE Tekniikan kehittyminen tarjoaa mahdollisuuden hallinnon uudistamiseen ja hallinnon viestinnän ja työmenetelmien parantamiseen sekä komission sisällä että komission ja sen kumppaniorganisaatioiden ja keskustelukumppaneiden välisissä yhteyksissä. Komission aloitteen "eEurope - Tietoyhteiskunta kaikille" [1] toimintalinjassa 10 "Sähköinen asiointi viranomaisten kanssa" asetetaan jäsenvaltioille ja komissiolle kunnianhimoiset tavoitteet, joiden mukaan niiden olisi hyödynnettävä tietotekniikkaa ja Internetiä parantaakseen kansalaisille tarjottavia julkisia palveluja. Helposti saatavilla olevat julkissektorin tilasto- ja muut tiedot sekä sähköinen julkinen hankinta voivat merkittävästi lisätä uusien lisäarvopalvelujen kehittämistä yksityissektorilla. [1] KOM (1999) 687, 8. joulukuuta 1999. Tehokkaaseen tietoinfrastruktuuriin perustuvassa hallinnossa voidaan asteittain vähentää paperin kulutusta: tiedot tallennetaan sähköiseen muotoon (asiakirjojen hallinta ja arkistointi sähköpostin avulla) ja viestinnässä sekä tietojen esittämisessä käytetään tietotekniikkaa. Tämä vaatii toimivaa tietoturva- ja salaustekniikkaa. Vuonna 1995 perustettiin Europa-sivusto komission yhteiseksi Internet-sivustoksi. Komissio käyttää sivustoa Euroopan kansalaisille suunnattuun tiedotukseen sekä yhteyden ylläpitoon kansalaisten ja komission välillä. Europa-sivuston käyttö on lisääntynyt merkittävästi, ja viimeaikaisten tietojen mukaiset käyttöluvut ovat vaikuttavia: esimerkiksi marraskuussa 1999 kirjattiin 100 miljoonaa käyttökertaa. Europa-sivustosta on tullut tärkein EU-tietoa tarjoava sivusto maailmassa. Komission ja muiden toimielinten virkamiehet käyttävät paljon myös EuropaPlus-sivustoa, joka on komission oma intranet-sivusto. Internetin käytön voidaan olettaa lisääntyvän merkittävästi tulevina vuosina. Samaan aikaan uuden tekniikan kehittäminen ja käyttöönotto vaikuttavat huomattavasti siihen, miten Internetiä käytetään. Komission on oltava verkkoteknologian kehityksen eturintamassa, koska vain tällä tavoin se voi vastata kasvaneeseen kysyntään ja tarjota asiantuntevaa palvelua. Komission on tämän vuoksi parannettava tietoliikenneverkkoaan huomattavasti varmistaakseen riittävän tiedonsiirtokapasiteetin. 2. UUDET TOIMET Toimi 7 Komission siirtymistä sähköiseen toimintaympäristöön tukevan strategian laatiminen: tieto- ja viestintätekniikan sekä tietoliikenneverkkojen käytön tehostaminen (a) Tieto- ja viestintätekniikan käytön tehostaminen Komission on laadittava keskipitkän aikavälin strategia nykyisen tietotekniikkapolitiikkansa, -organisaationsa ja -resurssiensa mukauttamiseksi tavalla, joka tukee komission siirtymistä sähköiseen toimintaympäristöön ja näin myös paperin kulutuksen asteittaista vähentämistä. Tämä strategia on yksi uudistuksen perustekijöistä. On selvää, että kaikkien työmenetelmien on hyödynnettävä tieto- ja viestintätekniikan tarjoamia mahdollisuuksia. Koska uudistuksella pyritään sekä parantamaan toimintatapoja että uudistamaan organisaatiorakennetta, menettelytapoja voidaan ensin johdonmukaistaa ja yksinkertaistaa käyttämällä apuna liiketoimintaprosessien perusteellisessa uudelleentarkastelussa sovellettavia menetelmiä, minkä jälkeen voidaan luoda tarvittavat tieto- ja viestintätekniset tukijärjestelmät. Tämä vaatii sisäisen politiikan ja organisaation sekä sisäisten resurssien tarkistamista. Tieto- ja viestintätekniikan kehittämisessä keskitytään seuraaviin osa-alueisiin: *nykyisen tieto- ja viestintätekniikkapolitiikan tarkistaminen (palvelutarpeiden arviointi, joka kattaa mm. erityisprofiilit, palautejärjestelmät, priorisoinnin ja päätöksentekomenettelyt) ja uutta lähestymistapaa koskevan ehdotuksen laatiminen *tietojärjestelmät, joilla helpotetaan politiikan suunnittelun (katso ABM) ja varainkäytön kaltaisia toimia *tietojärjestelmät, joilla helpotetaan hallintoa, kuten kirjanpitoa, sopimusten hallinnointia, asiakashallintaa sekä henkilöstöhallintoa *sähköiset asiakirjojen hallintajärjestelmät, joilla helpotetaan mm. työryhmien työtä, tiedonkeruuta sekä asiakirjojen laadintaa ja jakelua *tietotekniset välineet, joita voidaan käyttää tietojen keräämisessä ja koostamisessa strategista ja suunnittelutyötä varten ja joita voidaan hyödyntää myös tarkastus- ja arviointimenettelyissä *johdonmukainen politiikka, jolla parannetaan kehittyneiden viestintäjärjestelmien ja -palvelujen saatavuutta ja jolla pyritään näin parantamaan reaaliaikaista viestintää kaikkien komission toimipaikkojen ja yksiköiden sekä komission ja yhteisöjen muiden toimielinten ja jäsenvaltioiden hallintoyksiköiden välillä *koulutus, tekninen tuki ja käyttötuki, jotka otetaan osaksi tietotekniikkaan perustuvien työtapojen käyttöönottoa. Pikaista huomiota on kiinnitettävä etenkin edustustojen erityistarpeisiin, sillä joillakin edustustoilla ei ole käytettävissään edes perusvälineitä (sähköposti, Internet, videoneuvottelu), saati sitten sellaisia taloushallintojärjestelmiä, joita ne tarvitsevat voidakseen ottaa lisävastuuta hankkeiden toteuttamisesta. (b) Komission tietoliikenneverkkojen tehostaminen ja niiden tietoturvan parantaminen Komission tietoliikenneverkkoja on tehostettava ja niiden tietoturvaa on parannettava, jotta komissio voisi siirtyä sähköiseen toimintaympäristöön. Ensimmäisenä tehtävänä on tämän vuoksi yleisstrategian laatiminen. Komission sisäisten tietoliikenneverkkojen sekä komission ja sen ulkopuolisten tahojen välisten yhteyksien sekä näitä järjestelmiä tukevien palvelimien ja ohjelmistojen on oltava uusimman kehityksen mukaisia, jotta komissio voisi toimia sähköisessä ympäristössä. Tietoliikennekustannuksissa voidaan todennäköisesti säästää markkinoiden vapautumisen ansiosta. Toimi 8 Käyttäjien tarpeisiin vastaaminen: sisäiset ja ulkoiset tarpeet (a) Palautejärjestelmät ja tekniikan kehityksen seuraaminen Komission on luotava järjestelmä, jonka avulla se saa säännöllisesti palautetta käyttäjiltä ja voi jatkuvasti seurata tekniikan kehitystä. Se pystyy näin asianmukaisesti arvioimaan käyttäjillä olevien laitteiden kehittyneisyyden sekä käyttäjien tarpeet ja saamansa palautteen ja voi näin pyrkiä vastaamaan käyttäjien tarpeisiin (monikielisyys, toimintarajoitteiset ja näkövammaiset käyttäjät, tiedon esitystavat, nopea vastausjärjestelmä jne.). (b) Siirtyminen vuorovaikutteisiin Internetissä toteutettaviin kuulemisprosesseihin Komission olisi lisättävä eEurope-aloitteen tavoitteiden mukaisesti Internetin käyttöä varmistaakseen, että tärkeimpien poliittisten aloitteiden osalta toteutetaan kuulemismenettely ja saadaan palautetta. Tavoitteena ei ole vain aloiteasiakirjojen julkaiseminen Internetissä, vaan tämän lisäksi pyritään luomaan asianmukaiset palautejärjestelmät. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi tarvitaan lisäresursseja. (c) Europa-sivuston jatkuva parantaminen Komission on osoitettava tarvittavat taloudelliset, tekniset ja henkilöresurssit Europa-sivuston jatkuvaa kehittämistä ja ylläpitoa varten. Ensimmäisenä tehtävänä on tarvittavien resurssien määrittely. Europa-sivusto tunnetaan jo hyvin, ja sivuston säilyttäminen erittäin laadukkaana on ehdottoman tärkeää sähköisessä ympäristössä toimivan komission julkisuuskuvalle ja uskottavuudelle. Toimi 9 Sähköiset julkiset hankinnat ja sähköiset taloustoimet Komissio ehdottaa muutoksia julkisia hankintoja sääntelevään EU:n oikeudelliseen kehykseen, jotta kaikki julkisiin hankintoihin liittyvät menettelyt ja taloustoimet voitaisiin hoitaa sähköisesti. Komissio pyrkii osaltaan tarjoamaan kansalaisille mahdollisuuden hoitaa kaikki yhteydet komissioon sähköisesti. Marraskuussa 1999 sähköisistä allekirjoituksista annetun direktiivin mukaisesti komission sisäisessä hallinnossa hyväksytään sähköiset allekirjoitukset ja kannustetaan niiden käyttämiseen. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 7(a) Hallinnon pääosasto / tietotekniikan keskus (Luxembourg), CTI, budjettipääosasto, tietoyhteiskunnan pääosasto, pääsihteeristö. (b) Hallinnon pääosasto, tietoyhteiskunnan pääosasto, budjettipääosasto, pääsihteeristö. Toimi 8(a) Hallinnon pääosasto, jota avustavat Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, tietoyhteiskunnan pääosasto, lehdistöpalvelu, budjettipääosasto ja pääsihteeristö. (b) Sisämarkkinoiden pääosasto, joka johtaa pilottitoimintaa ja jota avustavat Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, tietoyhteiskunnan pääosasto, pääsihteeristö ja lehdistöpalvelu. (c) Hallinnon pääosasto, tietotekniikan keskus, pääsihteeristö. Toimi 9 Muutokset julkisista hankinnoista annettuihin direktiiveihin: sisämarkkinoiden pääosasto, jota avustavat tietoyhteiskunnan pääosasto, hallinnon pääosasto ja pääsihteeristö. Komission hankintamenettelyt: budjettipääosasto ja pääsihteeristö, joita avustavat sisämarkkinoiden pääosasto ja hallinnon pääosasto. Sähköisistä allekirjoituksista annettu direktiivi: budjettipääosasto ja pääsihteeristö, joita avustaa hallinnon pääosasto. 4. AIKATAULU Toimi 7 (a) Heinäkuu 2000: komission yleisen tieto- ja viestintätekniikkapolitiikan tarkistus. (b) Käynnissä. Toimi 8 (a) Joulukuu 2000. (b) Tarkistus vuoden 2000 loppuun mennessä. (c) Käynnissä. Toimi 9 Tarkistus vuoden 2000 loppuun mennessä. II LUKU - PALVELUA KOROSTAVA HALLINTOKULTTUURI VII - MAKSUAIKOJEN LYHENTÄMINEN 1. Tavoite Komission maksuviivästykset aiheuttavat vaikeuksia edunsaajille ja vahinkoa komission julkisuuskuvalle etenkin, koska komissio on itse yrityspolitiikkansa mukaisesti ehdottanut lainsäädäntöä näiden viivästysten ehkäisemiseksi. Komissiossa noudatettavan käytännön mukaan kaikki asianmukaiset laskut olisi esitettävä 60 päivän kuluessa. Eri syistä vain 60 % laskuista esitetään tämän määräajan kuluessa. Uudistuksen tavoitteena on kasvattaa tätä osuutta 95 prosenttiin vuoteen 2002 mennessä. Sen lisäksi, että tätä osa-aluetta koskevia osastokohtaisia tuloksia seurataan nykyisin keskitetyn valvontajärjestelmän avulla, pääosastoja pyydetään jatkossa selvittämään yleistuloksia käsittelevässä vuotuisessa toimintakertomuksessaan, miten hyvin ne ovat pystyneet noudattamaan 60 päivän määräaikaa. Koko komission kattava jatkuva valvonta helpottuu tietojärjestelmien parantamisen ansiosta. Komissio on joka tapauksessa sitoutunut näiltä osin pyrkimään samaan tavoitteeseen, jonka se on asettanut jäsenvaltioiden viranomaisille ehdotuksessaan direktiiviksi kaupallisten toimien maksuviivästysten vähentämisestä. Maksujen käsittely viivästyy muun muassa siksi, että komissio käsittelee vuosittain valtavat määrät yksittäisiä maksuja - nykyään määrä on yli 600 000 maksua vuodessa eli kaksinkertainen viiden vuoden takaiseen määrään verrattuna. Pääosastojen olisi taloushallintojärjestelmiä suunnitellessaan otettava huomioon myös yksittäisiin maksusitoumuksiin liittyvien maksujen määrä sekä se seikka, että esimerkiksi avustusten käsittely vaatii eri määrän työtä kuin sopimusten käsittely. 2. Täydentävät toimet Useilla uudistukseen liittyvillä toimilla vähennetään tarkistuksia ja tehostetaan järjestelmää. Seuraavilla toimilla vaikutetaan maksujen käsittelyyn tarvittavaan aikaan: *keskitetyn etukäteishyväksynnän poistaminen sekä tulojen ja menojen hyväksyjien ja tilinpitäjien tähän liittyvien tehtävien järkeistäminen Odotettavissa oleva vaikutus maksun suorittamiseen tarvittavaan keskimääräiseen aikaan: 15 päivää. *Vastuun antaminen johtotason henkilöstölle lyhentää maksuaikoja kahdesta syystä. Ensinnäkin johtajat ovat jatkossa suoraan vastuussa yksikkönsä tuotoksesta ja suorituskyvystä, kuten maksujen suorittamisesta, ja tätä suorituskykyä arvioidaan objektiivisin perustein. Toiseksi taloushallintojärjestelmien tarkistuksella, jolla pyritään tehtävän- ja vastuunjaon selkiyttämiseen, saadaan selville päällekkäisyydet, jolloin ne voidaan välttää. Odotettavissa oleva vaikutus maksun suorittamiseen tarvittavaan keskimääräiseen aikaan: 10 päivää. *Vakiosopimusten käyttöönoton yhteydessä annetaan maksupyyntöjen esittämistä koskevat yhteiset säännöt ja määräykset, millä voidaan todennäköisesti nopeuttaa laskujen käsittelyä. Odotettavissa oleva vaikutus maksun suorittamiseen tarvittavaan keskimääräiseen aikaan: 10 päivää 3. UUDET TOIMET Toimi 10 Maksuaikojen noudattamista koskevien pääosastokohtaisten tulosten ilmoittaminen Komission yksiköitä pyydetään asettamaan omat tavoitteensa, joilla tuetaan koko komissiolle asetettua tavoitetta saavuttaa vuoteen 2002 mennessä tilanne, jossa 95 % laskuista esitetään 60 päivän määräajan kuluessa. Yksiköitä pyydetään lisäksi ilmoittamaan toteutetuista toimenpiteistä ja niiden tuloksista vuotuisissa toimintakertomuksissaan. Komissio ottaa huomioon tämän indikaattorin arvioidessaan yksiköiden tuotosta. Toimi 11 Keskitetty laskujen kirjausjärjestelmä Yksiköillä on jatkossa käytössään laskujen kirjaamista varten yhteinen tietojärjestelmä, joka kattaa myös edustustot ja jonka ansiosta seuranta tehostuu. Tämä järjestelmä yhdistetään sopimustietokantaan, pankkitilijärjestelmään (ulkopuolinen tiedosto) sekä tilinpitojärjestelmään (Sincom), ja se on sekä päätoimipaikoissa sijaitsevien yksiköiden että edustustojen käytössä. 4. Vastuuyksikkö (-yksiköt) Toimi 10 Kaikki pääosastot Toimi 11 Budjettipääosasto 5. AIKATAULU Toimi 10 Tammikuu 2001: vuotuiset toimintakertomukset vuodeksi 2000 ja sen jälkeen joka vuosi. Toimi 11 Kesäkuu 2001. III LUKU - PAINOPISTEIDEN MÄÄRITTELY, VOIMAVAROJEN KOHDENTAMINEN JA TEHOKAS KÄYTTÖ VIII - TOIMINTOJOHTAMINEN (ABM) 1. TAVOITE Toimintojohtaminen (Activity Based Management, ABM) on yläkäsite, joka kuvaa komission omaksumia uusia toiminnan ohjelmointi-, budjetointi-, johtamis- ja raportointimenetelmiä. Se käsittää painopisteiden määrittelyn ja voimavarojen jakamisen kollegion tasolla sekä johtamiskäytännön yleiset periaatteet osastojen tasolla. Se kattaa kaikki komission hallinnoimat voimavarat rahoituksen lähteestä riippumatta, ja näin ollen sen piiriin kuuluvat myös Euroopan kehitysrahasto sekä yhteisön, myös Euroopan hiili- ja teräsyhteisön talousarvio. Tulevaisuudessa suunnittelu ja ohjelmointi on nähtävä voimavarojen organisointina siten, että niiden avulla voidaan toteuttaa selkeästi määriteltyjä poliittisia tavoitteita ja painopisteitä tukevia toimia. Toimintojohtamisella pyritään (1) edistämään kustannustietoisuutta tekemällä päätökset painopisteistä, tavoitteista, toiminnoista, henkilö- ja hallintoresursseista sekä rahoituksesta yhtenäisesti, (2) nivellyttämään strateginen suunnittelu toimien operatiiviseen ohjelmointiin ja niiden toteuttamisen seurantaan ja arviointiin sekä (3) kehittämään suoritusjohtamista korostamalla tuloksia panoksen valvonnan sijasta. Toimintojohtamisessa yhdistyvät seuraavat osatekijät: a) Strateginen suunnittelu ja budjetointi Suunnittelun apuvälineinä käytetään viisivuotiskausittain määriteltäviä strategisia painopistealueita sekä vuosistrategiaa (Annual Policy Strategy, APS), joka käsittää politiikan tavoitteet, kullekin politiikan alalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävät avaintoimet sekä vastaavat henkilöstön, hallinnon ja rahoituksen voimavarat. Politiikan painopisteet ja talousarvion suuntaviivat toimivat alustavan talousarvioesityksen (ATE) valmistelua ja henkilöresurssien jakamista koskevan komission päätöksenteon perustana. b) Operatiivinen ohjelmointi ja johtaminen Vuosistrategian perusteella määritellään eri politiikkojen tavoitteet ja operatiiviset toimet (pääosastojen toiminta-ajatukset ja työohjelmat) ja näihin toimiin tarvittavat henkilöstö- ja hallintoresurssit ja rahoitus. Komission työohjelma kattaa ne uudet operatiiviset päätökset, jotka kollegion on tehtävä vuosistrategian toimeenpanemiseksi. Operatiivisen toiminnan ohjelmointiin tulee aina sisältyä seuranta, arviointi ja raportointi. c) Seuranta ja raportointi Seuranta on välttämätöntä, jotta ohjelmoinnissa voidaan tehdä oikea-aikaisia joustoja. Kukin pääosasto laatii seurantajärjestelyt, joilla taataan, että tuloksia ja resurssien käyttöä koskevaa tietoa kerätään säännöllisesti. Tieto kootaan vuosikertomukseen, jonka kukin pääosasto laatii tulevien vuosien suunnittelua ja ohjelmointia silmällä pitäen. Seurantatiedon varastoinnin ja käsittelyn sekä vuosikertomusten laadinnan apuna käytetään erityistä tietoteknistä apuvälinettä. d) Arviointi Hyvä seuranta on asianmukaisen arvioinnin edellytys. Menettelytapojen ja ohjelmien/hankkeiden ennakko- ja jälkiarviointi tulee tehdä systemaattisesti operatiivisissa pääosastoissa ja kohdistaa tuloksellisuuden ja varainkäytön tehokkuuteen ja lisäarvoon sekä henkilöstön, hallinnon ja rahoituksen voimavarojen käytön tehokkuuteen. Arvioinnin tuloksia on hyödynnettävä suunnittelussa ja ohjelmoinnissa. e) Sisäinen tarkastus Uusi sisäisen tarkastuksen osasto vaikuttaa osaltaan toimintojohtamisen vakiinnuttamiseen arvioimalla itsenäisesti komission yksikköjen johtamisjärjestelmiä. Se raportoi sisäisen tarkastuksen komitealle toimintojohtamiskäytäntöjen kehittymisestä ja vuosikertomuksissa olevan tiedon laadusta. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Syyskuusta 1999 alkaen komissio on tehnyt useita merkittäviä päätöksiä strategisen suunnittelun ja yhteensovittamisen kehittämiseksi ja yksiköiden rakenteen sopeuttamiseksi uusiin tarpeisiin. Näitä ovat muun muassa: *strategisten painopistealueiden määrittäminen viisivuotiskausittain *vuotuinen suuntaa antava keskustelu komissiossa politiikan painopisteistä ja tavoitteista *voimavarojen jakaminen sovittujen painopisteiden ja tavoitteiden mukaisesti sekä organisaation tarpeiden tarkan, avoimen ja objektiivisen arvioinnin perusteella *toimintoperusteisen talousarvion (ABB) asteittainen käyttöönotto, jolla varmistetaan seuraavaa: -budjetointi ja varainhoito hoidetaan yhtenäisesti ja komission painopisteisiin ja tavoitteisiin läheisesti sidottuihin toimiin pohjautuen -näitä päätöksiä tehtäessä on käytettävissä luotettavien seuranta-, arviointi- ja tarkastusjärjestelmien avulla kerättyä tietoa *suunnittelua ja ohjelmointia tukevan tietoteknisen apuvälineen kehittäminen ja käyttöönotto koko komissiossa. 3. UUDET TOIMET Toimi 12 Uusi strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin (SPP) kierros (ks. kaavio 1 ja siihen liittyvä teksti valkoisen kirjan luvussa III.1) Komissio panee alulle uuden, politiikkoihin perustuvan suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen, joka toteutetaan yhtäaikaisesti talousarviomenettelyn kanssa. Komission puheenjohtajan aloitteesta laadittavan vuosistrategiaa käsittelevän kiertokirjeen ohjaamina pääosastot laativat vuotuisen strategiaohjelman (Annual Policy Strategy, APS), jossa määritetään politiikan tavoitteet, menettelytavat ja niitä vastaavat voimavarat. Strategiaohjelma on perustana alustavalle talousarvioesitykselle (ATE), pääosastojen operatiivisten toimien ohjelmoinnille ja komission työohjelmalle. Koska talousarvion hyväksymismenettely vaatii aikansa, tämä työ on aloitettava 13 kuukautta ennen ohjelmointivuoden alkua (esim. vuoden 2002 talousarviota varten se on aloitettava joulukuussa 2000). Euroopan parlamentin ja neuvoston kanssa käytävissä keskusteluissa komissio pyrkii sopimaan strategiaohjelman laajuudesta, toimintoperusteisen talousarvion rakenteesta, eri toimielinten rooleista ja strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen toiminnasta. Kierros on toteutettava niin, että se antaa mahdollisuuden tarkistaa strategiaohjelmaa ja komission työohjelmaa lyhyellä varoitusajalla kiireellisiä toimenpiteitä vaativissa tilanteissa. Toimi 13 Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaavan elimen perustaminen Toiminnan strateginen suunnittelu ja ohjelmointi on välttämätöntä, jotta painopisteitä, politiikan tavoitteita, toimia ja voimavarojen jakamista koskevat päätökset voidaan tehdä kokonaisvaltaisesti ja edistää tavoite- ja tulosjohtamista. Tämä edellyttää uuden keskuselimen luomista. Uuden elimen tarkoituksena on valmistella vuosi strategiaohjelmasta käytävää keskustelua, varmistaa jatkuva seuranta ja edistää suoritusjohtamista. Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista (Strategic Planning and Programming, SPP) vastaava elin perustetaan pääsihteeristöön. Sen tehtävä on kaksijakoinen: a) Kollegion avustaminen painopisteiden määrittelyssä ja voimavarojen jakamisessa seuraavasti: *Vuotuisen kiertokirjeen laatiminen yhteisön politiikasta puheenjohtajan aloitteesta ja kollegion käymän keskustelun jälkeen, komission vuosistrategian (APS) ja komission työohjelman valmistelu läheisessä yhteistyössä budjettipääosaston ja muiden pääosastojen kanssa. Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaava elin laatii yhteenvedon saatavissa olevasta tiedosta mukaan lukien ennakko- ja jälkiarviot politiikoista ja vaikutuksista henkilöstön ja taloudellisten voimavarojen käytössä. Näin ollen kyseinen elin edistää toimielinten välistä keskustelua menettelytavoista ja niiden vaikutuksista talousarvioon. Alustavan talousarvioesityksen valmistelu ja varsinainen määrärahojen kohdennus tapahtuu budjettipääosaston toimesta vuosistrategian nojalla. *Työohjelman toteuttamiseksi tehtävien operatiivisten ehdotusten johdonmukaisuuden arviointi. *Komission avustaminen johdonmukaisen arviointiohjelman laatimisessa ja toteutuksen valvonnassa ottaen asianmukaisesti huomioon strategisen suunnittelun painopisteet ja aikataulu. *Hallintorakenteiden tarkoituksenmukaisuuden ja henkilövoimavarojen riittävyyden seuranta. b) Suoritusjohtamisen edistäminen varmistamalla, että suunnittelu- ja ohjelmointi menettelyssä, seurannassa ja arvioinnissa, tietojärjestelmien yhdentämisessä sekä hallinnon organisoinnissa sovelletaan yhdenmukaisia normeja ja hyviksi havaittuja toimintatapoja. Erityistä huomiota kiinnitetään raportointi järjestelyjen parantamiseen ja siihen, että vuosikertomuksesta tehdään yksinkertainen ja tehokas seurantatiedon esitysväline. Strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaava elin perustetaan heinäkuussa 2000. Sille taataan edellä mainittujen tehtävien hoitamiseen tarvittavat henkilö- ja hallintoresurssit sekä rahoitus. Samalla määritellään tehtävien jako strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaavan elimen, budjettipääosaston ja sisäisen tarkastuksen osaston välillä normien asettamisessa ja toimintojohtamisen eri näkökulmia koskevien neuvojen antamisessa, etenkin seurannan, raportoinnin ja arvioinnin osalta. Toimi 14 Toimintoperusteisen tietoteknisen apuvälineen kehittäminen toimintojohtamisen tueksi Toimintojohtamisen käyttöönoton onnistumiseen vaikuttaa ratkaisevasti sopivan tietoteknisen apuvälineen hyödyntäminen johtamistiedon varastoinnissa ja levittämisessä sekä strategisella että operatiivisella tasolla. Prototyyppiä on kehitetty nimellä Integrated Resource Management System (IRMS, yhdennetty voimavarojen hallintajärjestelmä). Tämän apuvälineen tulee kattaa suunnittelun ja ohjelmoinnin, talousarvion, rahoituksen ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. Sen tulisi täyttää joustavasti perusvaatimukset yhtä lailla kaikkialla komissiossa, jotta vältyttäisiin erillisten järjestelmien lisääntymiseltä. Myös komission ulkomaanedustustojen toiminnot ja voimavarat tulevat IRMS:n piiriin Euroopan kehitysrahasto mukaan luettuna. Toimi 15 Toimintojohtamisen käytännön levittäminen ja 'työssä oppimisen' periaate Toimintojohtamisen käyttöön ottamisella ei niinkään pyritä luomaan suunnitteluvälinettä, vaan saamaan aikaan perinpohjainen hallintokulttuurin muutos johtamistavoissa ja ylimmän johdon vahva ja kestävä sitoutuminen, käynnistämään jatkuva työssä oppimisen prosessi sekä luomaan käyttäjille todellinen omistussuhde. Toimintojohtamisen toteuttaminen on sidoksissa toimiin, joita esitellään tehokkaampia työmenetelmiä käsittelevässä jaksossa X ja henkilöresursseja käsittelevässä luvussa IV. Siksi on välttämätöntä: *luoda tiedotus- ja koulutusohjelma toimintojohtamisesta *toteuttaa pilottiharjoituksia useissa pääosastoissa (IRMS-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä). Toimintojohtamisen (ja IRMS:n) ulottamisesta yhä laajemmalle tulee strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimen ja pääosastojen vastaavien suunnitteluyksiköiden keskeinen tavoite ja tehtävä. Toimi 16 Arviointijärjestelmän tehostaminen SEM 2000 -aloitteen yhteydessä hyväksyttyjä yleisiä arviointiperiaatteita joudutaan vahvistamaan ja tarkentamaan, jotta ne sopisivat täysin yhteen toimintojohtamisen kanssa. Komissio aikoo selventää erillisessä tiedonannossa tapoja, joilla arviointivälineitä ja -menetelmiä voidaan tehostaa edellä kerrotun mukaisesti. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 12 Pääsihteeristö toimintojohtamisen työryhmän avustamana, budjettipääosasto. Toimi 13 Pääsihteeristö toimintojohtamisen työryhmän avustamana, budjettipääosasto. Toimi 14 IRMS toimintojohtamisen työryhmän käytössä. Toimi 15 Hallinnon pääosasto - tietotekniikan linja, toimintojohtamisen työryhmän avustamana. Toimi 16 Budjettipääosasto (kunnes strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaava elin perustetaan) toimintojohtamisen työryhmän avustamana. 5. AIKATAULU Toimi 12 Syksy 2000 - keskustelut Euroopan parlamentin ja neuvoston kanssa. Lokakuu 2000 - operatiivisten yksikköjen suuntaviivojen hyväksyminen. Joulukuu 2000 - ensimmäinen strategista suunnittelua ja ohjelmointia koskeva kiertokirje. Tammikuu 2001 - pääosastojen ensimmäiset vuosikertomukset. Toimi 13 Toukokuu 2000 - komission päätös, jossa määritellään strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista (SPP) vastaavan elimen organisaatiorakenne ja voimavarat. Heinäkuu 2000 - komission päätös strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista vastaavan elimen perustamisesta. Toimi 14 Helmi-syyskuu 2000 - IRMS-apuvälineen kehittäminen toiminto johtamisen vaatimusten mukaisesti. Tammikuu 2002 - IRMS käytössä kaikkialla komissiossa. Toimi 15 Toukokuu 2000 - toimintojohtamisen koulutusohjelman ja pilottiharjoitusten määrittely ja käynnistäminen. Toimi 16 Toukokuu 2000 - komission tiedonanto arviointijärjestelmän tehostamisesta. >VIITTAUS KAAVIOON> III LUKU - PAINOPISTEALUEIDEN MÄÄRITTELEMINEN, VOIMAVAROJEN JAKAMINEN JA TEHOSTAMINEN IX - TOIMINTOJEN ERIYTTÄMISPOLITIIKAN KEHITTÄMINEN 1. TAVOITE Komission yksiköt hoitavat sangen monenlaisia eri tehtäviä. Komission alkuperäisenä tehtävänä oli toimia organisaationa, joka käynnisti toimenpiteitä Euroopan integraation edistämiseksi ja joka toimi perustamissopimusten valvojana. Pääpaino oli sääntelytoimilla. Ajan myötä komissio on keskittynyt yhä enemmän kolmanteen tehtäväänsä - merkittävien talousarvioiden ja toimintaohjelmien hallinnointiin. On selvää, että komissio on tulevaisuudessakin mukana kaikissa näissä kolmessa toiminnassa, mutta niiden kunkin suhteellinen painotus on ratkaisevan tärkeää, kun määritellään voimavaratarpeita, organisaatiorakenteita ja hallintovaatimuksia. Uudistusprosessin ytimenä oleva painopistealueiden korostaminen auttaa selkiyttämään komission keskeisten toimintojen määrittelyä. Sillä luodaan myös laajempi tausta, jossa voidaan käsitellä kysymystä siitä, miksi ja milloin toimintojen eriyttäminen on suositeltavaa, miten pitkälle siinä voidaan mennä ja miten se pitäisi toteuttaa. Keskeisiä toimintoja [2] ovat ne toiminnot, joita komissio hoitaa perustamissopimuksessa määrätyn asemansa ja valtuuksiensa perusteella, ja ne ovat sen vuoksi komission toiminnan keskeisiä kysymyksiä. Ne ovat tehtäviä, joita komissio toteuttaa unionin tavoitteiden mukaisesti. Tehtävät voivat myös muuttua unionin kehittyessä. Komissio toteuttaa keskeiset toiminnot aina itse, vaikka joitakin tukitehtäviä, jotka eivät ole itse toiminnan kannalta olennaisia, voitaisiin myös ulkoistaa. [2] Toiminnot vahvistetaan komission strategisten tavoitteiden tutkimisen perusteella. Tavoitteet perustuvat poliittisiin päätöksiin: perustamissopimukset, neuvosto ja parlamentti, komissaari, pääjohtaja, (toimintoja voidaan vastaavasti poistaa ainoastaan saman tason poliittisella päätöksellä). Tehtävä viittaa mihin tahansa työhön, joka on tehtävä jonkin toiminnan osana. Huomispäivän komissio -asiakirjaan (DECODE) sisältyi hallinto, koordinaatio, politiikkojen kehittäminen ja metodologia, edustus ja neuvottelut, suhteet muihin toimielimiin, lainsäädännön laatiminen ja valvonta, tapausten käsittely, ohjelmien ja hankkeiden hallinto ja toteuttaminen, talous- ja budjettihallinto, tilastot ja taloudelliset analyysit, paikalla tehtävät tarkastukset, arviointi, tietotekniikka, tiedottaminen ja viestintä, henkilöstöhallinto, hallinnollinen ja logistinen tuki, kielipalvelutehtävät. Ks. DECODE. Muita kuin keskeisiä toimintoja voidaan eriyttää, jos se on tehokkaampaa ja toimivampaa, tinkimättä kuitenkaan tilintekovelvollisuudesta. Muut kuin keskeiset toiminnot ovat julkishallinnon toimintoja, joita ei välttämättä tarvitse tehdä EU:n tasolla, mutta jos ne toteutetaan EU:ssa, ne on hoidettava komissiossa. Komission tapa toteuttaa näitä toimia ei sulje pois sitä, etteikö tiettyjä niihin liittyviä tehtäviä voitaisi teettää myös ulkopuolella, mutta edellytyksenä on se, että tietty valvontataso säilyy komissiolla. Vaihtoehtona joidenkin muiden kuin keskeisten tehtävien eriyttämiselle voi olla lisäksi se, että ne hoidetaan komissiossa sopimushenkilöstön toimesta. Komission olisi joka tapauksessa kieltäydyttävä ottamasta tehdäkseen muita kuin keskeisiä toimintoja, joista se ei katso selviävänsä hyväksyttävissä olevalla riskimarginaalilla, riippumatta siitä, hoidetaanko toiminto komission sisällä vai sen ulkopuolella. Keskeisistä toiminnoista vastaavat jatkossakin komission yksiköt. Budjettimenoja edellyttävien muiden kuin keskeisten toimintojen toimeenpanossa, erityisesti yhteisön ohjelmien ja toimien toteuttamisessa, on valittava sen välillä, toteutetaanko toimet komission sisällä, ulkopuolella vai molempien näiden yhdistelmänä. Valinnan pääperiaatteina olisi oltava kustannustehokkuus ja tilintekovelvollisuus, ottaen huomioon erityisesti sellaiset tekijät kuten Euroopan unionin poliittinen läsnäolo ja näkyvyys sekä komission mahdollisuus hoitaa perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisia velvollisuuksiaan talousarvion täytäntöönpanemiseksi. 2. VIIMEAIKAISET TOIMET Opas teknisen avun toimistoille - heinäkuu 1999. Komission päätös toimintojen eriyttämistä koskevan politiikan yleisperiaatteista - joulukuu 1999. 3. UUDET TOIMET Toimi 17 Toimintojen eriyttäminen Komissio aikoo kehittää toimintojen eriyttämispolitiikan, joka kattaa ne olosuhteet, joissa eriyttämistä suositellaan, eriyttämisen rajat sekä toteutettavissa olevat eriyttämistyypit. Toimintojen eriyttämisellä komissio tarkoittaa kolmea päätoimintatapaa, joilla kaikki tai osa komission toiminnoista tai tehtävistä siirretään komission ulkopuolelle. Nämä toimintatavat ovat seuraavat: *Delegoiminen, joka määritellään tehtävien siirtämiseksi julkishallinnon yksiköille, jotka voivat kuulua joko yhteisön hallintorakenteisiin (esim. olemassa olevat virastot, Euroopan parlamentin ja riippumattomien asiantuntijoiden komitean ehdottamat uudet täytäntöönpanoelimet mukaan luettuna) tai kansallisille tai ylikansallisille julkisille yksiköille, jotka toimivat tiettyjen yhteisön politiikkojen täytäntöönpanon välittäjinä. Näille yksiköille voidaan siirtää paljon enemmän toimintoja tai tehtäviä kuin yksityisen sektorin yksiköille. Tämäntyyppinen toimintojen eriyttäminen saattaa soveltua muille kuin keskeisille toiminnoille, jotka voidaan toteuttaa joustavammin ja tehokkaammin, tietyssä määrin itsenäisesti ja erillään varsinaisista komission yksiköistä. Näihin toimintoihin kuuluvat usein politiikkojen täytäntöönpanoon liittyvät tekniset toiminnot, joita hoitavat yhteisön virastot, kuten Euroopan lääkearviointivirasto. Niin perinteisten virastojen (esim. tulevaisuudessa nimitettävä elintarvikeviranomainen) kuin uusien täytäntöönpanoelinten tapauksessakin on mahdollista, että niille siirretään muitakin tehtäviä kuin pelkästään teknisiä toimintoja. *Hajauttaminen, joka määritellään tehtävien siirtämiseksi kansallisille viranomaisille, jotka toimivat tiettyjen yhteisön politiikkojen täytäntöönpanon välittäjinä. Tämän toiminnan muunnelma on tehtävien siirtäminen ylikansalliselle yksikölle, kuten yhteinen eurooppalainen standardointilaitos tai YK. Kuten toimintojen delegoinnissa, näille yksiköille voidaan siirtää enemmän toimia tai tehtäviä kuin yksityiselle sektorille. Tämäntyyppinen toimintojen eriyttäminen voi soveltua muille kuin keskeisille toiminnoille tai tehtäville, joissa toteutetaan selkeästi määriteltyjä tavoitteita kumppanuusperiaatteen mukaisesti julkisten elinten kanssa. Tätä tapahtuu jo esim. rakennerahastoissa ja eräissä sisäistä politiikkaa ja ulkopuolelle suuntautuvaa tukea koskevissa ohjelmissa. *Ulkoistaminen (ranskaksi sous-traitance), joka määritellään tässä tapauksessa tehtävien siirtämiseksi yksityiselle sektorille, minkä ominaispiirteenä on toiminnan perustuminen sopimukseen. Tämä koskisi enimmäkseen muita kuin keskeisiä tehtäviä (esim. vartiointipalveluja). Tämä voi soveltua myös muille kuin keskeisille toiminnoille sekä mahdollisesti sellaisille keskeisiin toimintoihin liittyville erityistehtäville, jotka voidaan antaa kokonaan tai osittain ulkopuolisille sopimuspuolille. Näissä tehtävissä on tyypillisesti kyse selkeästi määriteltävissä olevista tukitehtävistä, joiden tulos on helposti mitattavissa. Tähän ryhmään kuuluvat sellaista erityisasiantuntemusta edellyttävät tehtävät, jota ei ole helposti saatavilla komissiossa (esim. arviointeja varten) sekä tehtävät, jotka voidaan eriyttää tehokkaasti, kuten vartiointipalvelut. Eriyttämispolitiikkaa varten vahvistetaan periaatteet, jotta tiettyä tehtävää tai tointa koskeva eriyttämispäätös ja sen toteutustapa on johdonmukainen koko komissiossa. Eriyttäminen valitaan ainoastaan, jos siten saadaan tehokkaammin ja toimivammin kulloinkin tarvittavia palveluita tai tavaroita. Tähän liittyviä tärkeitä tekijöitä ovat lainsäädäntö- ja budjettivallan käyttäjän asettamien sääntöjen noudattaminen, läheisyys kohdeväestöön, Euroopan unionin aseman näkyvyys, tarve säilyttää sopiva määrä asiantuntemusta komissiossa, sen varmistaminen, että toimintojen tai tehtävien siirtäminen ei vähennä komission toiminnanvapautta sekä tarvittaessa sen varmistaminen, että perusperiaatteet, kuten puolueettomuus, tasapuolisuus ja suhteellisuus, otetaan asianmukaisesti huomioon. Kaikissa toimintojen eriyttämisvaihtoehtojen kustannus-hyötylaskelmissa otetaan huomioon komissiolle teknisestä valmistelusta, tukitoimista ja valvonnasta aiheutuvat vaihtoehtois- ja voimavarakustannukset. Eriytettyjä toimintoja toteuttaville yksiköille olisi oltava olemassa selkeät raportointiohjeet, ja niiden olisi voitava tehdä työnsä komissiolle ilman ulkopuolista väliintuloa. Erityistä huomiota on kiinnitettävä siihen, miten menot hyväksyvä komission yksikkö käyttää vastuutaan. Syyskuussa toimitettavassa tiedonannossa esitetään ehdotetut puitesäännöt, eriytettävissä olevien toimintojen kartoitus, uusien järjestelyiden testaamista vuoteen 2001 mennessä koskeva aikatauluehdotus ja ensimmäinen arvio vaikutuksista henkilöresursseihin. Tiedonannossa tarkastellaan eri eriyttämistoiminnoista tähän mennessä saatuja kokemuksia. Siinä otetaan muun muassa huomioon henkilöstön ja hallinnon pääosaston toimesta aloitettu tutkimus pääosaston tulevasta asemasta. Tutkimukseen sisältyy arvio siitä, mitä tehtäviä pääosasto voisi eriyttää. Kysymystä tilintekovelvollisuudesta (kenelle, kenen toimesta ja miksi) on myös käsiteltävä. Ulkosuhteista vastaavien komissaarien johdolla tehtävä työ ulkopuolelle suuntautuvan tuen hallinnon ja toimittamisen parantamiseksi on merkittävä osa tätä toimintaa, koska tällä alalla tarvitaan kiireellisesti ulkopuolisten voimavarojen käytön optimointia. Tähän sisältyy komission edustustojen mahdollisuus käyttää ulkopuolisia voimavaroja tukiohjelmien täytäntöönpanossa. 4. VASTUUYKSIKÖT Toimi 17 Toimintojen eriyttämisen suunnittelu- ja koordinointiryhmä, joka tekee yhteistyötä henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmän kanssa, mikäli viimeksi mainittu ryhmä käsittelee kysymystä siitä, minkälaisia töitä muu kuin vakinainen henkilöstö voi tehdä. 5. AIKATAULU Toimi 17 Huhtikuu 2000: Puitesääntöjen, eri eriyttämisvälineiden rakenteen ja valtuuksien määrittely, mukaan luettuna mahdollisuus perustaa komission tai yhteisön elinten uusi ryhmä yhteisön ohjelmien ja toimien täytäntöönpanemiseksi. Syyskuu 2000: Komissio hyväksyy tiedonannon. III LUKU - PAINOPISTEALUEIDEN MÄÄRITTELEMINEN, VOIMAVAROJEN JAKAMINEN JA TEHOSTAMINEN X - TEHOKKAAMMAT, SUORITUSPERUSTEISET TYÖTAVAT: TYÖOHJELMA 1. TAVOITE Komissio on puhunut voimakkaasti hallinnollisten menettelyjen yksinkertaistamisesta saatavan hyödyn puolesta. Se on kuitenkin yksinkertaistanut omia menettelyjään, erityisesti sisäisiä, melko hitaasti. Yksinkertaistaminen ei ole aina helppoa: sääntöjä tulee vuosien kuluessa lisää, ja ne muuttuvat muutosten ja tarkistusten myötä niin monimutkaisiksi, että niiden alkuperäinen tavoite hämärtyy. Näille säännöille tai ne laatineille henkilöille ei ole haitaksi, että tarkastellaan säännöllisesti sitä, ovatko säännöt tarkoituksenmukaisia, ja jos ne eivät ole, sitä miten niitä voitaisiin yksinkertaistaa. Näistä kysymyksistä henkilöstöltä tulevien ehdotusten jättämiseksi ja seuraamiseksi otetaan käyttöön mekanismi ja perustetaan pääosastojen tasolla verkosto ideapankkia varten. Tätä silmällä pitäen komissio on jo aloittanut hallinnon hajauttamisen (SEM 2000 ja MAP 2000), ja vuosien mittaan eri yksiköissä on kehittynyt erilaisia hyviä toimintatapoja. Hajauttamisen edut niin rahallisina säästöinä kuin yksiköiden vastuun kasvamisena ovat kiistattomia. Erityisesti tukipalveluiden olisi oltava eri yksiköiden yhteisiä ainoastaan silloin kun niiden tuoma lisäarvo on osoitettavissa. Hallintoon liittyvien toimintojen hajauttamisen olisi perustuttava kuitenkin soveltuvaan kustannus-tehokkuusanalyysiin. Ennen muita toimia on tarpeen tarkastella laajasti sisäistä hajauttamista ja arvioida toimitettujen palveluiden sekä niihin käytettyjen välineiden ja palveluiden laadun hyöty ja kustannukset. Tässä yhteydessä suoritusjohtaminen edellyttää sitä, että virkamiehet voivat ottaa ja heitä kannustetaan ottamaan enemmän vastuuta omasta työstään delegoimalla sisäisiä tehtäviä ja yksinkertaistamalla hallinnollisia päätöksiä ja rakenteita. Tämä edellyttää kuitenkin kunkin virkamiehen tehtävien asianmukaista määrittelyä riittävin toimenkuvauksin ja tehtävänasetteluin sekä vastuun edelleensiirtämisen mahdollistavien selkeiden puitteiden luomista. Samoin olisi suunniteltava riittävä organisaatiorakenne, johon sisältyy säännöksiä uusien haasteiden edellyttämän joustavuuden varmistamiseksi ja laajempaan yksiköiden väliseen yhteistyöhön perustuvien uusien työtapojen edistämiseksi. Yksiköiden organisaatiokaavioiden hajanaisuus ja yhdenmukaisuuden puute olisi korjattava. Jotta komissio pysyisi modernin hallintojohtamisen kärjessä, on tarpeen seurata ja panna täytäntöön säännöllisesti uusimpia laadunvarmistusmenetelmiä ja vaihtaa tietoja kehittyneiden julkisen ja yksityisen sektorin hallintorakenteiden kanssa maailmanlaajuisesti. Komission sisällä on parannettava monialaisten ja operatiivisten yksiköiden välistä yhteistyötä ja otettava käyttöön palvelukeskeisempi lähestymistapa. Tieto- ja viestintäteknologian sekä www-pohjaisten ratkaisujen käyttöä käsitellään II luvun VI - Komissio sähköiseen toimintaympäristöön. 2. TOTEUTETTAVAT TOIMET Edellä mainitut tavoitteet liittyvät kaikki toisiinsa, ja niitä varten on luotava kattavat säännöt. Ne toteutetaan toimilla, joista vastaa toinen apulaispääsihteeri. Toimi 18 Päätöksenteon hajauttaminen ja hallinnollisten menettelyjen yksinkertaistaminen Hajauttamisen nykytilan, kustannustehokkuuden ja sen täytäntöönpanotapojen arvioimiseksi eri yksiköissä laaditaan lähitulevaisuudessa yksityiskohtainen katsaus. Läheisyysperiaatteen huomioon ottamiseksi arvioinneissa kartoitetaan palvelut, joita monialaiset pääosastot tällä hetkellä tarjoavat ja jotka olisi hoidettava keskitetysti, sekä muut tehtävät, joita voitaisiin hajauttaa. Komissiolle aiheutuvien kustannusten ja odotettavissa olevien etujen (yksiköiden kasvanut vastuu mukaan luettuna) olisi oltava selvillä. Soveltuvan palvelun toimittamiseen tarvittavat resurssit määritellään ja siirretään sen mukaisesti. Monialaisten yksiköiden olisi toimitettava käsikirjoja ja ohjeita, tarjottava tuki- ja muita palveluja sekä neuvontaa. Vastuun siirtäminen komission jäsenten kollegiossa kuuluu myös tähän toimeen, ja sitä olisi käsiteltävä ensisijaisen tärkeänä kysymyksenä. Yksinkertaistamisella tarkoitetaan menettelyjen suunnittelua ja uudelleensuunnittelua, jotta tavoitteen saavuttamiseksi voidaan tarjota mahdollisimman nopea, yksinkertainen ja avoin tapa. Ensinnäkin nykyiset menettelyt on tutkittava järjestelmällisesti ja arvioitava, ovatko ne yhä perusteltuja ja pannaanko ne täytäntöön tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Näin saadaan ehdotuksia päätöksentekomenettelyn yksinkertaistamiseksi ja parantamiseksi. Hyvien toimintatapojen löytämiseksi ja niitä koskevan tiedon levittämiseksi on otettava käyttöön pysyvä mekanismi muutosehdotusten saattamiseksi lopulliseen muotoonsa sekä niiden edistymisen tarkastelemiseksi. Henkilöstön osallistumisen edistämiseksi mekanismiin kuuluisi henkilöstöltä tulevia ehdotuksia koskevan järjestelmän suunnittelu eri ohjelmien ja menettelyiden parantamiseksi sekä säännölliset henkilöstön tyytyväisyyskartoitukset. Yhteinen ideapankki otetaan käyttöön. Sen puitteissa arvioidaan kaikki esitetyt ideat ja annetaan palautetta ehdotuksen tehneelle virkamiehelle. Toimi 19 Yksilön vastuun ja aloitteenteon sekä kevyemmän hallintorakenteen edistäminen Kasvanut vastuun ja aloitteenteon merkitys edellyttävät sitä, että tehtäviä siirretään aiempaa enemmän. Pääosastojen toiminta-ajatusten ja työohjelmien pohjalta olisi laadittava toimenkuvauksia ja joustavia tehtävänasetteluja ja määriteltävä kunkin virkamiehen vuositavoitteet, keinot niiden saavuttamiseksi, urakehitystavoitteet ja määräajat sekä mahdollisuuksien mukaan suoritusten arviointi. Näitä arvioitaisiin vuosittain henkilöstön arviointiraportissa (Ks. IV luku). Johtotehtävissä olevien on voitava siirtää päätöksentekoa muille riippumatta heidän palkkaluokastaan ja virkaiästään (ottaen huomioon taloushallinnon erityissäännöt), ja heidän on voitava edistää ryhmätyöskentelyä. Yksikönpäälliköiden on voitava määritellä työjärjestelyt ja vastuualueet joustavasti. Esimerkiksi projektinjohtajat vastaavat projektista palkkaluokastaan ja virkaiästään riippumatta. Sen vuoksi on tarpeen tarkistaa vastuun siirtämisen (ja allekirjoitusoikeuden) virallisia sääntöjä ja valmisteltava toimenkuvausten ja tehtävänasetteluiden määrittelytapa ja -menettely. Johtotehtävissä olevien on lisäksi vastattava kaikkiin henkilöstönsä pyyntöihin ja kommentteihin. Toimenkuvausten ja tehtävänasetteluiden nykykäytäntöjä tarkistetaan ja testataan, ja laaditaan yleiset periaatteet sekä määritellään kunkin hierarkiatason asema ja vastuualue. Tarpeen mukaan komission menettelyitä ja nimittävää viranomaista koskeviin sääntöihin tehdään muutosehdotuksia vastuun siirtämisen osalta. Näitä toimenpiteitä tarkastellaan uudelleen säännöllisin väliajoin. Organisaatiokaavioiden suunnittelemiseksi laaditaan uudet yleisperiaatteet. Kaikkia organisaatiojärjestelyjä, mukaan lukien organisaatiokaavioissa laadittujen rakenteiden täytäntöönpano ja tehtävien jako yksittäisille työntekijöille, koskevat sisäisestä tarkastuksesta vastaavan elimen suorittamat tarkastukset. Toimi 20 Vuorovaikutus, ryhmätyöskentely ja palveluiden laatu Vaikka tehtäviä ei aina voida hoitaa riittävän hyvin olemassa olevissa rakenteissa, itse rakenteiden muuttaminen voisi olla suhteettoman suuri muutos. Lyhytaikaisten (esim. 3-6 kk) täysipäiväisten työryhmien tai monialaisten ryhmien, joiden toimivaltuudet on selkeästi määritelty monia yksiköitä koskevissa kysymyksissä, käyttäminen lisää hallinnon joustavuutta, parantaa yksiköiden välistä yhdenmukaisuutta ja voi saada aikaan nopeampia ja tehokkaampia ratkaisuja. Ne voivat myös lisätä niissä mukana olevan henkilöstön työtyytyväisyyttä. Tällaisia ryhmiä olisi voitava perustaa yksiköiden välisillä kirjallisia sopimuksilla, jotka koskevat tavoitteita, tehtävää, vastuualueita, kestoa ja henkilöstöjärjestelyjä. Tarvitaan ohjausta yksiköiden välisten verkostojen edistämiseksi. Monialaiset yksiköt ovat hajauttamisessa yhä enemmän neuvoa-antavan tai ohjaavan osapuolen asemassa, kun taas operatiiviset yksiköt vastaavat kasvavasta hallinnollisesta johtamisesta. Monialaisten ja operatiivisten yksiköiden välille on luotava palvelusuuntautunut toimintatapa. Tällainen tapa on jo kehittynyt niissä yksiköissä, joiden toimintaan liittyy muita selkeämmin ajatus 'tuotteesta', kuten käännöspalvelu, julkaisutoimisto ja tilastotoimisto. Myös muissa yksiköissä (henkilöstön ja hallinnon PO, budjetti-PO) on lähdetty nyt liikkeelle tähän samaan suuntaan käyttäjäyksiköiden kanssa tehtävin palvelusopimuksin. Tällaisen toimintatavan etuna on se, että operatiivisten yksiköiden on määriteltävä tarpeensa selkeästi, usein ensimmäistä kertaa, ja monialaiset yksiköt puolestaan saavat siitä vankan pohjan toimintansa suunnittelemiseksi. Toiminnan suunnittelu monialaisissa yksiköissä vastaa siten enemmän toimintojohtamisen periaatteita. Palvelusopimuksia koskevan lähestymistavan laajempaa käyttöä tarkastellaan, ja sen perusteella laaditaan käytännön ohjeet ja tutkitaan menetelmiä, joilla monialaiset ja operatiiviset yksiköt voivat arvioida palveluiden toimittamista ja menettelyjä. Myös mahdollisuutta käyttää laadunvarmistusmenetelmiä tutkitaan: monet komission yksiköt käyttävät jo laatujohtamistekniikoita. Niiden käytön laajentamisen ja soveltuvuuden arvioinnin tarvetta tarkastellaan. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Toimi 18 Pääsihteeristöllä (toinen apulaispääsihteeri), jota operatiiviset pääosastot avustavat, on päävastuu toimintaohjelmasta; Toimi 19 Henkilöstön ja hallinnon pääosasto, jota pääsihteeristö ja sisäisen tarkastuksen yksikkö tarvittaessa avustavat. Toimi 20 Henkilöstön ja hallinnon pääosasto, jota pääsihteeristö tarvittaessa avustaa, ja sisäisen tarkastuksen yksikkö. 4. AIKATAULU Joidenkin valmistelutoimien käynnistäminen välittömästi: Toimi 18 Lokakuu 2000: Nykyisiä päätöksenteko- ja hallinnollisia menettelyjä koskeva kertomus sekä katsaus hajauttamisen nykytilaan. Toimi 19 Huhtikuu 2000: Toimenkuvausta ja tehtävänasettelua koskevat yleisperiaatteet. Heinäkuu 2000: Yleinen täytäntöönpano kaikissa yksiköissä. Kaikki toimet Kaikkien toimien täytäntöönpano täsmennetään toimintasuunnitelmassa, joka esitetään vuoden 2000 lopussa. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XI - JOHTAMISTAIDOT 1. TAVOITE Komission johtamiskulttuuria on kritisoitu riippumattomien asiantuntijoiden komitean raporteissa ja myös Williamsonin raportissa, joissa on korostettu sitä, että on pikaisesti alettava toteuttaa laaja-alaista toimintatapaa johtamistaitojen parantamiseksi komissiossa ja tilintekovelvollisuutta korostavan hallintokulttuurin kehittämiseksi. Tällainen toimintatapa sisältää pätevyyden ja vastuualueiden selkeän määrittelyn, avoimet ja luotettavat valintamenettelyt, joilla varmistetaan erittäin osaavien virkamiesten nimittäminen johtotehtäviin, säännöllisen työsuoritusten arvioinnin johdon kaikilla tasoilla ja järjestelmälliset koulutusohjelmat johtotehtävissä jo toimiville ja mahdollisille johtajille. 2. UUDET TOIMET Toimi 21 Ylimmän johdon valinta Komissio on jo vahvistanut selkeät menettelyt ja perusteet (18. syyskuuta 1999) ja pääperiaatteet (8. joulukuuta 1999), joita sovelletaan pääjohtajien (A1) ja johtajien (A2) ansioperusteisiin nimityksiin ja joihin sisältyy naisten osuuden lisäämistä koskevia sääntöjä. Lisäksi on määrä toteuttaa seuraavia toimia: a) Annetaan ehdotuksia, joiden tarkoituksena on valintamenettelyjen hoitaminen entistä ammattimaisemmin. b) Arvioidaan ansioperusteisia nimityksiä koskevien uusien sääntöjen soveltamista. Lisäksi yksikönpäälliköiden valintamenettelyt on määrä tarkistaa. Toimi 22 Johtamistaitojen jatkuva arviointi Komissio ottaa käyttöön A1- ja A2-virkamiehiä koskevan henkilökohtaisten työsuoritusten arvioinnin kaikkiin virkamiehiin sovellettavien periaatteiden mukaisesti (Ks. Luvut IV -XIII - Urajärjestelmä, henkilöstön arviointi ja ylentäminen). A1-virkamiesten arviointimenettelyssä ovat mukana alasta vastaava komissaari ja komission pääsihteeri. Liikkuvuutta koskevat säännöt, jotka jo vahvistettiin A1-virkamiesten osalta, vahvistetaan myös A2-virkamiesten osalta. Sääntöjen mukaan kyseisiä virkamiehiä siirretään muihin tehtäviin säännöllisin määräajoin ja samalla varmistetaan, että johtotehtäviä ei pidetä avoimina liian kauan. Kaikki ylimmän ja keskijohdon virkamiehet nimitetään aluksi koeajaksi. Kaikkiin johtotehtäviin aletaan soveltaa periaatetta, jonka mukaan nimitys voidaan peruuttaa. Periaatteen mukaan johtotehtävään nimitetty henkilö, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai vapaaehtoisesti luopuu tehtävästä, siirrettäisiin pois johtotehtävistä johonkin muuhun saman palkkaluokan tehtävään, mikä ei kuitenkaan rajoittaisi hänen mahdollisuuksiaan tulla myöhemmin nimitetyksi toiseen johtotehtävään (jolloin sovellettaisiin jälleen uutta koeaikaa). Näitä asioita koskevien päätösten tekemisessä noudatetaan samaa menettelyä kuin nimityksissä. Toimi 23 Johtamiskoulutus Komissiossa otetaan käyttöön järjestelmällinen koulutusohjelma, joka koskee kaikkia johtotehtäviä, työntekijöiden arviointi mukaan luettuna, yksikönpäälliköstä ylöspäin. Tyydyttävä osallistuminen valmistelevaan johtamiskurssiin tulee pakolliseksi uusille yksikönpäälliköille. Komission lähetystöjen päälliköille järjestetään tällaiseen tehtävään erityisesti liittyvää johtamistaitojen lisäkoulutusta. Johtamistaitokoulutusta on tarkoitus tarjota ura-alueesta ja palkkaluokasta riippumatta myös henkilöille, joilla on jonkinlaisia johtotehtäviä. Valmistelevaa johtamiskoulutusta on tarjolla A6-palkkaluokasta lähtien virkamiehille, jotka mahdollisesti hoitavat johtotehtäviä tulevaisuudessa. Muiden toimielinten kanssa tutkitaan myös erityisen Euroopan unionin virkamiesten koulutuskeskuksen perustamista, joka olisi tarkoitettu erityisesti keski- ja ylimmälle johdolle (asiaa käsitellään myös Toimen 38 yhteydessä). 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Kaikki toimet Henkilöstön ja hallinnon pääosasto tukenaan henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä 4. AIKATAULU Toimi 21 Heinäkuu 2000: ehdotukset neuvoa-antavan nimityskomitean toiminnan tehostamisesta Joulukuu 2000: ehdotus yksikönpäälliköiden nimityksistä Vuoden 2002 puoliväli: A1- ja A2-virkamiesten ansioperusteisia nimityksiä koskevien uusien sääntöjen soveltamisen arviointi. Toimi 22 Lokakuu 2000: luonnos johtamistaitoja koskevaksi komission päätökseksi Huhtikuu 2001: johtamistaitoja koskeva komission päätös; A1- ja A2-virkamiesten henkilökohtaisten työsuoritusten arvioinnin käyttöönotto. Toimi 23 Heinäkuu 2000: koulutuskeskuksen perustamista koskevan pohdinnan tulokset. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XII - PALVELUKSEENOTTOPOLITIIKKA 1. TAVOITE Palvelukseenottopolitiikkansa ansiosta komissio on voinut ottaa palvelukseensa erittäin päteviä henkilöitä. Tämän politiikan organisointia on kuitenkin parannettava. Palvelukseenottopolitiikan tulee perustua seuraaviin periaatteisiin: *Avoimia kilpailuja on jatkossakin käytettävä sekä yleishenkilöstön että erikoistuneiden työntekijöiden palvelukseenotossa. Erikoistuneiden työntekijöiden kilpailujen on vastattava tiettyjä tarpeita. *Palvelukseenoton tosiasiallisen kokonaishallinnan on edelleenkin oltava komissiolla. Kilpailut on järjestettävä kustannustehokkaalla tavalla, ja niissä käytetyt kokeet on suunniteltava siten, että niiden avulla löydetään sellaiset hakijat, jotka parhaiten vastaavat komission tarpeita. *Kokeissa on otettava huomioon EU:n monikulttuurinen luonne kaikkien jäsenvaltioiden hakijoiden tasavertaisen kohtelun varmistamiseksi. *Tasavertaiset mahdollisuudet ja maantieteellisen jakauman tasapaino on niin ikään otettava huomioon koevaiheessa. 2. UUDET TOIMET Toimi 24 Komission tarpeet on määriteltävä paremmin Kaikissa palvelukseenottojärjestelmissä on olennaista henkilöstötarpeiden täsmällinen määrittely niin henkilöstön pätevyyden kuin lukumääränkin kannalta. Tämän tulisi olla myös komission palvelukseenottopolitiikan lähtökohta. Uuden toimintojohtamismallin (ABM) avulla on tarkoitus parantaa komission toiminnan suunnittelua ja määrittää siihen liittyvät pätevyysprofiilit. Paremmin kohdennettuun palveluksenottopolitiikkaan myötävaikuttaa jo se, että on mahdollista suunnitella henkilöstötarpeita (henkilöstön taitoja ja määrää) entistä paremmin etukäteen. Koska toimintojohtaminen on tarkoitus ottaa käyttöön kaikissa pääosastoissa, kunkin pääjohtajan on mahdollista määrittää täsmällisemmin, millaisia taitoja hänen pääosastonsa työntekijöiltä vaaditaan. Lisäksi nykyisen SYSPER-järjestelmän tilalle tarvitaan uusi henkilöresurssien hallinnan apuväline, jonka avulla johto tuntee paremmin palveluksessa olevien työntekijöiden taidot ja pätevyyden. Komission tulisi edelleen keskittyä yleishenkilöstön palvelukseenottoon, koska henkilöstön olisi pystyttävä mukautumaan erilaisiin tehtäviin työuransa aikana. Yleishenkilöstön lisäksi tarvitaan kuitenkin myös erityistaitoja omaavia työntekijöitä. Näin ollen olisi järjestettävä tiettyjen pääosastojen tai pääosastojen ryhmien tarpeisiin suunniteltuja kilpailuja joidenkin tiettyjen alojen asiantuntijoille. Tällaisissa kilpailuissa käytettävät kokeet olisi suunniteltava siten, että hakijoita arvioidaan nimenomaan niiden taitojen ja pätevyyden perusteella, joita kilpailun järjestäjä tarvitsee. Toimi 25 Kilpailujärjestelyjen parantaminen Kaikki Euroopan yhteisön toimielimet ottavat virkamiehiä palvelukseensa pääasiassa avoimien kilpailujen avulla. Näin ollen tarkoitus on ensisijaisesti tarkastella muiden toimielinten kanssa mahdollisuuksia luoda toimielinten yhteinen palvelukseenottoelin. Kukin toimielin ilmoittaisi tälle elimelle omat henkilöstötarpeensa, ja palvelukseenottoelin vastaisi sopivan kilpailun järjestämisestä. Nykyisten kilpailujen hankalin puoli on esivalintavaihe, koska kilpailuihin osallistuu usein tuhansia hakijoita. Nykyisin tässä esivalintavaiheessa käytetään monivalintakokeita. Tällaisten kokeiden käyttöä olisi jatkettava, mutta niitä olisi parannettava tietotekniikan avulla kustannustehokkuuden parantamiseksi. Toimi 26 Maantieteellinen tasapaino Henkilöstön maantieteellisen jakauman kohtuullisen tasapainon varmistaminen on yksi komission palvelukseenottopolitiikan päämääristä, joista säädetään henkilöstösääntöjen 27 artiklassa. Maantieteellisen jakauman tasapainosta huolehditaan ensisijaisesti siten, että avoimista kilpailuista ilmoitetaan laajalti ja kilpailuissa käytetyissä kokeissa otetaan huomioon Euroopan unionin monikulttuurinen luonne. Tällä tavoin varmistetaan kaikkien jäsenvaltioiden hakijoiden tasavertainen kohtelu. Kilpailujen järjestäminen kansallisuuden tai kansallisuuskiintiöiden perusteella tai yleinen siirtyminen kielikohtaisiin kilpailuihin ei ole asianmukaista. Komissio pohtii vielä lisää keinoja, joiden avulla kohtuullinen maantieteellinen tasapaino varmistetaan. Toimi 27 Syrjimätön kohtelu ja tasavertaiset mahdollisuudet Komission henkilöstön sukupuoli- ja etninen jakauma otetaan huomioon valintakokeiden suunnittelussa siten, että on mahdollista varmistaa henkilöstösääntöjen 27 artiklan säännösten mukainen tasavertainen kohtelu. Komissio aikoo poistaa palvelukseenottoa koskevat ikärajat avoimista kilpailuista. Muiden yhteisön toimielinten kanssa keskustellaan parhaillaan ikärajojen poistamisesta kaikkien EU:n toimielinten palvelukseenotossa, ja komissio on halukas olemaan tässä esimerkkinä (asiaa käsitellään myös Toimi 50 yhteydessä). Toimi 28 Valintalautakuntien kokoonpanon parantaminen Kilpailujen valintalautakuntien tulisi koostua komission virkamiehistä, ja komission virkamiehen tulisi olla niiden puheenjohtajana. Lisäksi olisi pyrittävä varmistamaan, että valintalautakuntiin nimitetään riittävä määrä naisia. Valintalautakuntiin nimitettyjen henkilöiden työtehtäviä on soviteltava siten, että heillä on aikaa osallistua lautakunnan työhön. Valintalautakuntien jäseninä toimiville virkamiehille annetaan lisäkoulutusta. Palvelukseenotossa tulisi olla mukana joitakin ulkopuolisia asiantuntijoita neuvoa-antavissa tehtävissä, mutta lopullisen päätöksenteon on oltava edelleen komissiolla. Toimi 29 Palvelukseenoton avoimuus Kaikki tiedot palvelukseenottomenettelyistä ja järjestettävistä kilpailuista julkaistaan tulevaisuudessa Internetissä. Avoimia paikkoja voidaan tulevaisuudessa hakea Internetin välityksellä niin, että viralliset hakuasiakirjat toimitetaan myöhemmin. Komissio harkitsee myös yhteistyön parantamista eurooppalaisten korkeakoulujen kanssa, jotta opiskelijat olisivat entistä paremmin tietoisia EU:n toimielinten tarjoamista uramahdollisuuksista. Kunkin kilpailun läpäisseiden hakijoiden lukumäärä tulee olemaan asianmukaisessa suhteessa avoinna olevien paikkojen määrään. Kilpailujen jälkeisiä palvelukseenottomenettelyjä on määrä nopeuttaa avoinna olevien paikkojen täyttämiseksi entistä nopeammin. Näin varmistettaisiin, että hakijat otetaan palvelukseen kahden vuoden kuluessa kilpailun tulosten julkaisemisesta. Lisäksi komissio aikoo Euroopan oikeusasiamiehen suosituksen mukaisesti antaa kaikkien heinäkuun 2000 jälkeen käynnistettäviin kilpailuihin osallistuvien hakijoiden tutustua korjattuihin valintakokeisiinsa. Edellä kuvattu palvelukseenottopolitiikan ja valintamenettelyjen perinpohjainen muutos edellyttää komission päätöstä ja toimielinten yhteistä sopimusta toimielinten yhteisen palvelukseenottoelimen perustamisesta. Tämä voi merkitä myös henkilöstösääntöjen (erityisesti liitteen III) muuttamista, ja asiaa on vielä tutkittava. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä 4. AIKATAULU Toimi 24-29 Joulukuu 2000: palvelukseenottopolitiikkaa koskeva keskusteluasiakirja, joka sisältää myös ehdotukset mahdollisista henkilöstösääntöihin tehtävistä muutoksista; sopimusluonnos toimielinten yhteisen palvelukseenottoelimen perustamisesta Kesäkuu 2001: ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuuleminen, minkä jälkeen komissio antaa toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle ehdotuksen mahdollisista henkilöstösääntöjen muutoksista Joulukuu 2001: komissio antaa neuvostolle ehdotuksen mahdollisista henkilöstösääntöjen muutoksista. IV LUKU HENKILÖRESURSSIT XIII - URAJÄRJESTELMÄ, HENKILÖSTÖN ARVIOINTI JA YLENTÄMINEN 1. TAVOITE Nykyisessä EU:n toimielinten urajärjestelmässä erotetaan ura-alueet A, LA, B, C ja D ja niiden sisällä palkkaluokat. Tämä erottelu perustuu yleisesti tutkintojen tasoon ja ennen EU:hun palvelukseen ottamista hankitun ammattikokemuksen pituuteen. Järjestelmän heikkoudet ovat tulleet ilmeisiksi, ja niihin on nyt puututtava. Heikkouksia ovat seuraavat seikat: *Monet henkilöstön jäsenistä turhautuvat, kun eteneminen pysähtyy, usein uran keskivaiheilla. *Nykyiset menettelyt uusien työntekijöiden palkkaluokkaan sijoittamisessa ovat monimutkaiset ja hitaat, eikä niissä oteta huomioon erilaisia tapoja, joilla ammattikokemus ja -taidot on hankittu. *Yritykset uudistaa henkilöstön arviointijärjestelmää eivät ole juuri tuottaneet tulosta. *Ansioista ei palkita riittävästi, erityisesti määriteltäessä etenemistä urajärjestelmässä. Komissio tarvitsee henkilöstöpolitiikan, jossa henkilöresurssien käyttö optimoidaan. Tähän kuuluvat mm. joustavammat eläkkeellesiirtämissäännöt. Tällainen järjestelmä edistäisi työtyytyväisyyttä tarjoamalla työntekijöille mahdollisuuden todelliseen urakehitykseen, johon kuuluu ansioperusteinen ylennysjärjestelmä sekä oikeudenmukaiset ja järkevät arviointimenettelyt. Koska komissiossa työskentelevät ihmiset ovat komission tärkein voimavara, uusi järjestelmä lisäisi myös yleisesti ottaen komission tehokkuutta. 2. UUDET TOIMET Toimi 30 Uuden lineaarisen urajärjestelmän luominen Uusi järjestelmä olisi lineaarinen, eikä siinä olisi ura-alueita. Virkamiehet otettaisiin palvelukseen eri tasoille vaadittavien pätevyyksien perusteella, mitä tarvittaessa tukisivat tutkinnot ja ammattikokemus. Jos tarkasti määriteltyyn määräaikaiseen tehtävään liittyy erityisiä vastuita, henkilön katsotaan ansaitsevan määräaikaisesti korkeamman palkkaluokan palkan. Ylennys palkkaluokasta toiseen perustuisi ansioihin, kun taas virkaikä määräisi etenemisen palkkaluokan sisällä. Kussakin palkkaluokassa palkkatasojen määrä on kuitenkin rajoitettu samoin kuin tilanteet, joissa jonkin palkkaluokan ylimmällä tasolla voidaan maksaa korkeampaa palkkaa kuin seuraavan palkkaluokan perustasolla. Järjestelmän on tarjottava hyvät uramahdollisuudet virkamiehille, jotka eivät halua johtotehtäviin tai joilla ei ole yleistä johtamistaitoa, mutta joiden tiedot ja taidot ovat muuten komissiolle arvokkaita. Tämä tarkoittaa erityisesti, ettei ylennyksen katsottaisi yleensä edellyttävän johtajan paikan vastaanottamista. Uudet virkamiehet otettaisiin palvelukseen uuden järjestelmän mukaisesti. Vanhan järjestelmän mukaisesti palvelukseen otetut sijoitettaisiin palkkaluokkiin uuden järjestelmän mukaisesti, jolloin sitouduttaisiin siihen, ettei heidän palkkaehtoihinsa kosketa. Uusi urajärjestelmä edellyttää henkilöstösääntöjen muuttamista. Siihen mennessä parannetaan sisäistä kilpailujärjestelmää ja lisätään siten virkamiesten mahdollisuuksia päästä korkeammille ura-alueille. Selvästikin voitaisiin kuvitella erilaisia lineaarisen urajärjestelmän muotoja edellä hahmotelluissa puitteissa (esimerkiksi voitaisiin muuttaa palkkaluokkien lukumäärää ja tutkintovaatimuksia) samalla kun otetaan huomioon komission tarpeet ja sen tehtävät. Missä tahansa julkisessa hallintojärjestelmässä uuden urajärjestelmän luominen on merkittävä muutos, ja siirtymävaihe on hoidettava huolellisesti ja harkiten. Seuraavat erityiset sitoumukset, jotka koskevat siirtymistä uuteen EU:n virkamiesten urajärjestelmään, tulevat näkymään uutta urajärjestelmää koskevassa yksityiskohtaisessa ehdotuksessa: *Yksittäisten työntekijöiden palkka ei alenisi siirryttäessä uuteen järjestelmään. *Sen jälkeen keskimääräisen suorituksen antaneen virkamiehen ura etenisi samalla vauhdilla kuin ennenkin, mutta parhaimmat etenisivät nopeammin ja keskinkertaista huonommat hitaammin. *Nykyisten, keskinkertaisen suorituksen antaneiden virkamiesten koko työuran aikaiset ansiot eivät pienenisi. Komissio on hyvin tietoinen työntekijöidensä motivaation ja heidän aineellisen turvallisuutensa välisestä yhteydestä. Komissio varmistaa sen, ettei uudistus huononna nykyisten työntekijöiden yleisiä työehtoja, ja tämä tulee heijastumaan komission neuvostolle mahdollisesti antamissa ehdotuksissa. Toimi 31 Nykyisten luokittelumenettelyjen yksinkertaistaminen Kaikki vaadittavan ammatillisen tutkinnon tai korkeakoulututkinnon jälkeen hankittu työtehtäviin liittyvä ammattikokemus otetaan huomioon johdonmukaisten ja avoimien sääntöjen mukaan sijoitettaessa virkamiehiä palkkaluokkiin. On selvää, että on harkittava, miten käsitellään kysymystä uusien ja nykyisten virkamiesten tasavertaisesta kohtelusta. Nykyisten menettelyjen muuttamiseksi tarvitaan komission päätös. Toimi 32 Establishment of a new annual staff appraisal system Työntekijöiden suorituksen arvioinnissa on olennaista, että käytettävä järjestelmä on aukoton, puolueeton ja oikeudenmukainen. Se on ennakkoedellytys uuden lineaarisemman urajärjestelmän moitteettomalle toiminnalle. Tällaisen järjestelmän luominen edellyttää kahdenlaista toimintaa: Ensinnäkin arvioijien on sovellettava järjestelmää moitteettomasti. Henkilöstön arvioinnissa tullaan antamaan erikoiskoulutusta, ja myöhemmin tarkastetaan, miten arvioijat soveltavat järjestelmää. Mietitään, millä muilla keinoin varmistetaan järjestelmän moitteeton soveltaminen ja erityisesti se, ettei arvioinneissa tapahdu inflaatiota. Samassa palkkaluokassa olevien virkamiesten kesken jaettavien pistekiintiöiden osoittaminen kullekin pääosastolle voisi olla yksi tapa, jolla arvioijat saataisiin välttämään tällaista inflaatiota. Lisäksi tarvitaan uusi vuosiarviointijärjestelmä, joka perustuu kunkin työntekijän toimenkuvaan ja hänelle annettuihin tehtäviin. Arviointi perustuisi laajoihin keskusteluihin, joissa toiset kollegat mahdollisesti toimisivat välittäjinä, ja nykyaikaisten menetelmien käyttöön kuten molemminpuoliseen palautteen antamiseen. On tarkoitus, että arvioinnista vastaa työntekijän välitön esimies, mutta tarkastellaan myös mahdollisuutta, että arvioinnissa olisi mukana kolmas osapuoli. Järjestelmällä olisi kaksi eri tarkoitusta: *Ensinnäkin työntekijöille annettaisiin suoritetusta työstä puolueeton kuvaus ja palaute, ja heitä kannustettaisiin parantamaan suoritustaan siten, että kunkin henkilön suorituksen laatua arvioidaan yksityiskohtaisesti ja verrataan hänen toimenkuvaansa ja tehtäviinsä. Arviointiraporttien olisi oltava ennen kaikkea konkreettisiin seikkoihin perustuvia, ja niissä kuvailtaisiin hyvin yksityiskohtaisesti, mitä virkamiehet ovat tehneet ja mitä tuloksia he ovat saaneet. Järjestelmässä olisi myös keskusteltava urakehitykseen liittyvistä asioista kuten koulutuksesta ja liikkuvuudesta. *Toiseksi pyritään siihen, että hallinto voisi arvioida oikeudenmukaisesti sekä aiempaa suoritusta että tapauksen mukaan arvioitavan henkilön mahdollisuuksia hoitaa muita ja/tai tärkeämpiä työtehtäviä. Tällaisen ansioiden arvioinnin pitäisi liittyä aiempaa suoremmin ylennysmenettelyyn. Sen vuoksi annetaan kriteerit ansioiden yhdenmukaiseen arviointiin siten, että myös varmistettaisiin vähemmän näkyvien mutta yhtä tärkeiden tehtävien oikeudenmukainen arviointi. On esitetty huolestumista siitä, että jokavuotinen arviointi olisi kohtuuton taakka johdolle ja henkilöstölle. Tämä otetaan huomioon uutta järjestelmää kehitettäessä. Johdon arviointijärjestelmään pitäisi kuulua se, että johtajia arvioivat myös heidän alaisensa, ja mahdollisesti samassa asemassa olevat kollegat. Niille, jotka arvioivat johtoa, taattaisiin täysi oikeusturva. Pääjohtajille ja johtajille kehitetään erityinen arviointijärjestelmä. A1-virkamiesten arviointimenettelyssä ovat mukana alasta vastaava komissaari ja komission pääsihteeri. Uuden järjestelmän käyttöönottoon vaaditaan komission päätös. Näyttää siltä, ettei henkilöstösääntöjä tarvitsisi muuttaa. Muuttamistarvetta olisi kuitenkin tarkasteltava lähemmin, jos aiotaan ehdottaa, että arviointi tehtäisiin pääjohtajatasolla sen sijaan, että se tehtäisiin koko komission tasolla. Toimi 33 Ansioperusteinen ylennysmenettely Nykyistä ylennysjärjestelmää voidaan parantaa merkittävästi ilman, että henkilöstösääntöjä tarvitsee muuttaa. Niissä säädetään jo nyt, että ylennyksen on perustuttava ansioihin. Ensinnäkin säännöt ja menettelyjä koskevat tiedot sekä kaikki ylennysprosesseihin liittyvät tärkeät tiedot julkaistaan EuropaPlus-palvelimella. Toiseksi järjestelmää yksinkertaistetaan. Kaikkiin ura-alueisiin tullaan soveltamaan yhtä ainoaa järjestelmää. Tarkoituksena on pitkällä tähtäimellä soveltaa samaa järjestelmää toimintabudjetista ja tutkimusbudjetista palkattuun henkilöstöön. Kolmanneksi ylennykset liitetään kiinteämmin suoritusten arviointiin, ja jonkinlainen arvosanajärjestelmä säilytetään. Lisäksi yksittäisiä yksikköjä kannustetaan ottamaan enemmän vastuuta ylennysehdotuksistaan siten, että ne rajoittaisivat suosituksensa mahdolliseksi ilmoitettuun ylennysten lukumäärään. Vuosittaisesta arviointijärjestelmästä seuraa, ettei se käsitys pitäisi enää paikkaansa, että henkilöt, jotka eivät saa ylennystä yhdellä kierroksella, ovat mukana automaattisesti seuraavalla kierroksella. Siten kaikki, myös toiseen yksikköön siirtyneet, saavat oikeudenmukaisemmat mahdollisuudet. Tämä edistää myös liikkuvuutta. Uuteen ylennysjärjestelmään tarvitaan komission päätös. Vertailevan arviointijärjestelmän käyttöönotto pääjohtajien tasolla edellyttäisi asiaa koskevaa muutosta henkilöstösääntöjen ylennyssäännöksissä. Toimi 34 Joustava eläkkeelle siirtäminen Nykyinen eläkejärjestelmä on joustamaton ja rankaisee niitä, jotka haluavat päästä eläkkeelle ennen 60 vuoden ikää. Se ei myöskään tarjoa mitään niille, jotka haluaisivat olla töissä vielä täytettyään 65. Näitä asioita tarkasteltiin Williamsonin raportissa, ja niihin on puututtava nyt kehittämällä uusi järjestelmä eläkkeelle siirtämiseen. Tämä edellyttäisi muutoksia henkilöstösääntöihin. Myös unionin laajentuminen luo henkilöstöpolitiikalle suuren haasteen. Erityinen varhaiseläkkeelle siirtämisen järjestelmä voisi osaltaan helpottaa uusista jäsenvaltioista tulevien työntekijöiden integroimista henkilöstöön. Tätä asiaa on mietittävä edelleen. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon PO, jota avustaa henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmä. 4. AIKATAULU Toimi 30 Marraskuu 2000: Keskusteluasiakirja eli tiedonanto uudesta urajärjestelmästä, jossa esitetään myös ehdotus henkilöstösääntöjen muuttamiseksi. Toukokuu 2001: Ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuulemisen jälkeen komissio toimittaa ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle. Joulukuu 2001: Komissio toimittaa neuvostolle henkilöstösääntöjen muuttamista koskevan ehdotuksen. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä otettaisiin käyttöön vuonna 2002 (kun on kuultu henkilöstösääntökomiteaa, ehdotus on saatettu neuvoston käsittelyyn ja neuvosto on hyväksynyt sen). Toimi 31 Heinäkuu 2000: Komission päätösluonnos. Marraskuu 2000: Komission päätös. Toimi 32 Marraskuu 2000: Komission päätösluonnos. Toukokuu 2001: Komission päätös. Tarkoitus on, että uutta järjestelmää alettaisiin soveltaa vuoden 2002 kuluessa. Toimi 33 Marraskuu 2000: Komission päätösluonnos. Toukokuu 2001: Komission päätös. Tarkoitus on, että uutta järjestelmää alettaisiin soveltaa vuoden 2002 kuluessa. Toimi 34 Joulukuu 2000: Eläkkeelle siirtämisen järjestelmää koskeva keskusteluasiakirja, johon sisältyisi myös ehdotus henkilöstösääntöjen muuttamiseksi ja ehdotus erityisjärjestelmäksi laajentumista varten. Toukokuu 2001: Ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kuulemisen jälkeen komissio toimittaa ehdotuksen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle Joulukuu 2001: Komissio toimittaa neuvostolle henkilöstösääntöjen muutosehdotuksen. LUKU IV - HENKILÖRESURSSIT XIV - URANEUVONTA, LIIKKUVUUS JA RIITTÄMÄTÖN TYÖSUORITUS 1. TAVOITE Yhdennetyssä henkilöstöpolitiikassa on otettava paremmin huomioon myös uraneuvonta, liikkuvuus ja riittämättömän työsuorituksen käsitteleminen. Nykyisessä järjestelmässä on tunnistettu seuraavat puutteet, joihin on nyt puututtava: *Uraneuvontaa ei juuri ole. *Ei ole olemassa varhaista varoitusjärjestelmää tai erityismenettelyä, jolla voitaisiin käsitellä tyydyttävästi tapauksia, joissa työsuoritus todetaan riittämättömäksi. Sen sijaan henkilöstösäännöissä säädetään, että ammatillista epäpätevyyttä käsiteltäisiin samoin menettelyin kuin kurinpitotapauksia. *Nykyinen koeaika ei ole riittävän pitkä eikä sitä käytetä sillä tavalla, että voitaisiin tunnistaa henkilöt, jotka eivät sovellu palvelukseen otettaviksi. 2. UUDET TOIMET Toimi 35 Uraneuvonnan tarjoaminen On perustettava yhteinen elin, joka levittää pääosastoihin tietoa parhaista käytänteistä ja antaa uranäkymiä koskevaa neuvontaa yksittäisille työntekijöille heidän koko työuransa aikana. Samanlainen neuvontaelin perustetaan kuhunkin pääosastoon. Nykyisen SYSPER-järjestelmän tilalle kehitetään henkilöstötietokanta, joka sisältää tietoja pätevyysprofiileista, toimenkuvauksista ja yksittäisten työntekijöiden taidoista. Tietokanta on käyttökelpoinen apuväline uraneuvonnan ja -kehityksen parantamisessa. Uuden tietokannan kehittämisessä kiinnitetään erityisesti huomiota turvallisuusnäkökohtiin sekä luottamuksellisten ja henkilökohtaisten tietojen suojaan yhteisön lainsäädännön mukaisesti. Toimi 36 Liikkuvuuden edistäminen Liikkuvuus lisää virkamiehen kokemusta, laajentaa hänen taitojaan ja tietojaan, ja lisäksi se on hyödyllistä koko toimielimen kannalta. Olisi kuitenkin epäviisasta asettaa yleissitovia liikkuvuussääntöjä, koska ne voisivat johtaa sellaisen erityisen asiantuntemuksen menettämiseen, joka usein hankitaan vuosien kuluessa työtehtävien suorittamisen yhteydessä. On myös pyrittävä torjumaan muunlaisia haittavaikutuksia, esimerkiksi sitä, että jokin tehtävä on liian kauan avoimena sen jälkeen, kun sitä aiemmin hoitava henkilö on siirtynyt liikkuvuuden nimissä toisaalle. On edelleen tarpeen jatkaa työtä, jolla pyritään tietojen julkaisemiseen avoimista paikoista ja avointen paikkojen täyttämiseen entistä nopeammin. Liikkuvuuden helpottamiseksi tarvitaan kuitenkin monenlaisia toimia. Liikkuvuuden esteitä, joita on aiheuttanut erityisesti nykyinen ylennysjärjestelmä, on määrä poistaa. Tehtävien vaihtamiseen valmistavaa erityiskoulutusta tarjotaan, jos sellaiseen on tarvetta. Yhteinen uraneuvontaelin saa tehtäväkseen laatia liikkuvuudelle selkeät ja avoimet yleisperiaatteet, ja tämän perusteella pääosastoja rohkaistaan organisoimaan liikkuvuus omien erityistarpeidensa mukaan. Vastuu liikkuvuuden seurannasta on kunkin pääosaston henkilöstöyksiköllä. Kunkin pääosaston on laadittava yleisperiaatteet ja toteutettava tarvittavat toimet, kun tehtävät siirtyvät virkamieheltä toiselle, jotta työn jatkuvuus kärsisi mahdollisimman vähän. Lisäksi on tarkoitus laatia ehdot Euroopan yhteisön toimielinten ja kansallisten julkishallintojen ja mahdollisesti myös yksityisen sektorin väliselle liikkuvuudelle. Yhdessä ulkoasiainosaston johtokomitean kanssa laaditaan erityistoimet, joiden avulla vuosittaisessa tehtävänkierrossa varmistetaan, että lähetystöistä takaisin komissioon palaaville virkamiehille löytyy heidän kokemustaan ja pätevyyttään vastaava työ, joka on myös eduksi heidän urakehitykselleen. Kaiken kaikkiaan liikkuvuuden kannustimena on se, että liikkuvuutta pidetään positiivisena henkilöstön arvioinnin, virkanimitysten ja ylennysten kannalta. Toimi 37 Epätyydyttäviin työsuorituksiin puuttuminen Tarkoitus on toteuttaa toimia, joilla ehkäistään epätyydyttäviä työsuorituksia ja puututaan niihin. Epätyydyttävän suorituksen käsittelemiseksi otetaan käyttöön erityinen järjestelmä ja samalla varmistetaan kyseisen henkilön oikeusturva. Järjestelmään kuuluvat seuraavat toimet: *Koeaikaa hyödynnetään paremmin, jotta voitaisiin tunnistaa, ketkä virkamiehet eivät todennäköisesti koskaan täytä asetettuja vaatimuksia. Koeajan pidentäminen 12 kuukauteen vaikuttaa myös tähän suuntaan, ja koeajan pidentämisen tulisi olla mahdollista. Luvuissa IV-XV - Koulutus, selostetaan toimia, joita on ehdotettu koeajan hyödyntämiseksi entistä paremmin. *Otetaan käyttöön raportteihin (esim. koeaikaraportti, vuosiarviointi) perustuva varhainen varoitusjärjestelmä, joka käynnistää korjaavat menettelyt. Avoimilla keskusteluilla, virkamiehen henkilökohtaisia voimavaroja analysoimalla, uudelleenkoulutuksella ja virkamiehelle paremmin sopivan työpaikan etsimisellä autetaan käsittelemään tapauksia, joissa työsuoritus on todettu epätyydyttäväksi. Esimiesten lisäksi yhteisellä uraneuvontaelimellä ja pääosastojen vastaavilla neuvontaelimillä on tässä yhteydessä tärkeä asema. *Otetaan käyttöön selkeä menettely epätyydyttävien työsuoritusten määrittelyä ja käsittelyä varten. Tämä edellyttää komission päätöstä, jossa mainittaisiin erityisesti johdon velvollisuus todeta epäpätevyys ja käsitellä tapausta oikeudenmukaisesti ja perusteellisesti. Asiasta laaditaan käsikirja koko henkilöstön käyttöön. *Lisäksi otetaan käyttöön erityinen kurinpitomenettelystä erillinen menettely ammatillisen epäpätevyyden käsittelemiseksi. Koeaikaan ja erityiseen ammatillisen epäpätevyyden käsittelemiseen liittyvät toimet edellyttävät henkilöstösääntöjen muuttamista. 3. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Henkilöstön ja hallinnon pääosasto tukenaan henkilöstöresurssien suunnittelu- ja koordinaatioryhmä 4. AIKATAULU Toimi 35-37 Joulukuu 2000: yhteisen uraneuvontaelimen perustaminen Heinäkuu 2001: hajautetun uraneuvontajärjestelmän perustaminen 2003: SYSPER-järjestelmän uusi versio on käytettävissä Toimi 37 Joulukuu 2000: hallinnollisin toimenpitein toteutettava varhainen varoitusjärjestelmä Lokakuu 2000: ammatillista epäpätevyyttä koskeva keskusteluasiakirja, johon sisältyy myös luonnos komission päätökseksi ja ehdotukset henkilöstösääntöjen muutoksista Huhtikuu 2001: komission päätös ja henkilöstösääntöjen muutosten toimittaminen toimielinten yhteiselle henkilöstösääntökomitealle (sen jälkeen kun asiasta on saatu ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen kommentit) Joulukuu 2001: komissio toimittaa henkilöstösääntöjen muutosehdotuksen neuvostolle. Toimet on määrä panna täytäntöön vuonna 2002 (neuvoston hyväksymisen jälkeen). IV LUKU - henkilöresurssit XV - KOULUTUS 1 TAVOITTEET Koulutus on oleellisen tärkeä tekijä uudistuksen onnistumisen kannalta. Yleistavoitteena on tarjota oikeaa koulutusta oikeille ihmisille oikeaan aikaan kustannustehokkaalla tavalla komission henkilöresurssien johdonmukaisen hallinnointi- ja kehittämisstrategian mukaisesti. Tämän tavoitteen saavuttamisessa on viime vuosina edistytty jo jonkin verran: pääosastot ovat aloittaneet koulutussuunnitelmien kehittämisen keskuskoulutusyksikön avustamana; vastuualueet on jaettu selkeästi niin, että keskusyksikkö vastaa yleiskoulutuksesta ja pääosastot erityiskoulutuksesta; yhä useammat pääosastot ovat ottaneet käyttöön omia sisäisiä kursseja; kurssien arviointimenettelyjä on parannettu ja talousarviot ovat kasvaneet, vaikka ne ovatkin edelleen hyvin pieniä. Laajamittainen, koko työuran kestävä koulutus- ja opiskelukulttuuri kuitenkin puuttuu edelleen. Tästä syystä jatkuvaa koulutusta, vaikka sitä pidetäänkin tärkeänä, ei vieläkään usein aseteta ensisijaiseksi tavoitteeksi, vaan se jää tavoitteenasettelun ristiriitatilanteissa toiseksi. Tämän on muututtava. Koulutusmäärärahoja on kasvatettava huomattavasti. Nykyiset määrärahat vastaavat kahta koulutuspäivää henkeä kohti vuodessa. Luku sisältää yleisen koulutuksen sekä kieli- ja tietotekniikkakoulutuksen, ja se on selvästi jäsenvaltioiden hallinnon vastaavaa lukua alhaisempi. Koska koulutukseen kuluu myös aikaa, ja se hoituu joskus parhaiten henkilöstön jäsenten sisäisenä koulutuksena, on syytä tarkastella laajennetun koulutusohjelman vaikutusta henkilöresurssitarpeisiin yleisesti. 2 VIIMEAIKAISET TOIMET Johtamiskoulutus Vuoden 1999 lopussa allekirjoitettiin ensimmäisen kerran sopimus ylemmän ja keskijohdon pakollisesta koulutusohjelmasta komissiossa. Yksityiskohtaista kurssisuunnitelmaa laaditaan parhaillaan ja ensimmäiset testikurssit järjestetään toukokuusta heinäkuuhun 2000. Lopullinen ohjelma vahvistetaan pian tämän jälkeen. Kaikkien ylempään ja keskijohtoon kuuluvien on kutsun saatuaan ehdottomasti osallistuttava ohjelmaan. Samanaikaisesti niille yksikönpäällikkötason alapuolella oleville henkilöille (ura-alueesta ja palkkaluokasta riippumatta), joilla on jonkin verran esimiestehtäviä, järjestetään kokonaan uudenlaisia osaamispohjaisia kursseja huhtikuusta alkaen. Parannettu työhönperehdyttämiskoulutus Työhönperehdyttämiskoulutusta on tammikuusta 2000 alkaen muutettu huomattavasti. Sen pääpiirteet ovat seuraavat: pakollinen läsnäolo (12 päivän koulutus koeajalla jaettuna neljään moduuliin), huhtikuusta 2000 alkaen näihin 12 päivään sisältyvä uusi viisipäiväinen kurssi "Yhdessä työskentely" kaikille uusille virkamiehille (tämä korvaa melko elitistisen "A-palkkaluokan" kurssin), linjajohdon uusille tulokkaille laatima yksilöllinen koulutussuunnitelma kahta ensimmäistä uravuotta varten, opastus- ja ohjausjärjestelmien käytön edistäminen sekä uusien tulokkaiden koulutusmahdollisuuksia koskevan tiedonsaannin parantaminen. 3. UUDET TOIMET Toimi 38 Oppimiskulttuurin edistäminen Vaikka tällaista kulttuuria ei voidakaan ottaa käyttöön määräyksellä, joitakin erityistoimenpiteitä voidaan toteuttaa. Niihin voisivat kuulua seuraavat: linjajohdon velvollisuus antaa virkamiehille ehdottomasti mahdollisuus osallistua niille pääosaston vuotuiseen koulutussuunnitelmaan kuuluville kursseille, joille he ovat ilmoittautuneet; pyrkimys sisäisten koulutustapahtumien lisäämiseen pääosastoissa; riittävän ammattitaitoisten henkilöiden säännöllisempi käyttö koulutuspalvelujen tarjoamiseen (esim. varainhoidon sekä talousarvio- ja hallintoasioiden aloilla) ja tällaisten palvelujen muodollinen tunnustaminen; kampanjat tietoisuuden lisäämiseksi jne. Erityisesti ylemmälle ja keskijohdolle tarkoitetun EU:n virkamiesten koulutuskeskuksen perustamismahdollisuutta tarkastellaan yhdessä muiden toimielinten kanssa (tätä käsitellään myös Toimi 23 yhteydessä). Toimi 39 Uudistusprosessin tukeminen Toimintasuunnitelmaan kuuluvien toimien onnistuminen riippuu vastaavien tietojen ja taitojen jatkuvasta kehittämisestä. Tästä syystä pääosastojen koulutusohjelmissa on selvitettävä, minkälaista koulutusta tarvitaan toimintasuunnitelman eri toimien asianmukaista täytäntöönpanoa varten, kun otetaan huomioon erityisesti seuraavat tekijät: toimintojohtaminen, uudet työtavat sekä hallintoon, talouteen ja budjettiin liittyvät menettelyt. Toimi 40 Koulutuksen liittäminen muihin henkilöresurssien hallinnon osa-alueisiint *Koulutustarpeiden arvioinnista olisi tehtävä erottamaton osa henkilöstön arviointijärjestelmää niin nykyisen aseman kuin tulevan urakehityksen kannalta. Näin komission vuonna 1991 päättämästä "yksilöllisestä koulutussuunnitelmasta" tulisi vihdoin todellisuutta. *Erityiskoulutus voi olla suositeltavaa tai jopa välttämätöntä virkamiesuran tietyissä vaiheissa ja tietyissä viroissa, esimerkiksi: - toimintojohtaminen, uudet työtavat sekä hallintoon, talouteen ja budjettiin liittyvät menettelyt, - ylentämisen jälkeen, - erityistaitojen, kuten nykyaikaisen tieto- ja viestintätekniikan välineiden ja järjestelmien käytön ajantasaistaminen, - valmistauduttaessa esimiestehtäviin tai ennen siirtymistä ulkomaille, - erityisaiheet, kuten suhtautuminen seuraaviin seikkoihin: epätyydyttävä suoritus, tasa-arvo, komissiossa työskentelyn monikulttuurisuus, kurinpito ja ilmianto. Tilanteista ja suositeltavasta tai vaadittavasta koulutuksesta laaditaan kattava luettelo. Pääosastojen olisi tarkasteltava koulutustarpeita yleisesti ja otettava yleisessä koulutusstrategiassansa ja vuotuisessa kurssisuunnitelmassansa huomioon kaikki koulutustarpeet aiheesta tai järjestämismuodosta riippumatta. Tämä vaikuttaa siihen, kuinka koulutus järjestetään komission yksiköissä. *Ulkomaanedustuksessa toimiville virkamiehille on varmistettava riittävä kohdistettu koulutus (kielikoulutus mukaan luettuna) ennen uuteen toimeen siirtymistä. Toimi 41 Kielikoulutuksen uudistaminen Kielikoulutus ei nykyisellään vastaa riittävästi yksikköjen todellisia tarpeita. Poissaolot kursseilta ovat yleisiä. Keskuskoulutusyksikkö teki asiakaskyselyn vuonna 1999. Sen perusteella koulutusyksikkö ehdottaa uudistuksia, joilla kielikoulutusohjelma saataisiin paremmin tarpeita vastaavaksi. Esimerkiksi joidenkin "koulutuspaikkojen" perustamisella on tarkoitus mahdollistaa se, että virkamiehet voivat uransa tietyissä vaiheissa, kuten ennen edustustoihin siirtymistä, opiskella kieliä kokopäiväisesti. Toimi 42 Uusien virkamiesten koulutusohjelman luominen Työhönperehdyttämiskoulutuksen parantamiseksi jo toteutettuja toimenpiteitä olisi pidettävä ensimmäisenä askeleena kohti kunnianhimoisempaa uusien virkamiesten harjoittelijaohjelmaa, josta he saavat komissiossa työskentelyyn tarvittavat taidot ja joka tukee eurooppalaisen julkishallinnon palvelukulttuurin perustana olevaa arvojärjestelmää. Ohjelma kestää noin vuoden, mistä syystä koeaika on pidennettävä 12 kuukautiseksi. Mahdollisuus koeajan pidennykseen olisi säilytettävä (katso luku IV - XIV - Uraneuvonta, liikkuvuus ja riittämätön työsuoritus). Tässä uusien virkamiesten koulutusohjelmassa tarjotaan perusteellinen koulutus ja arviointi kaikille uusille henkilöstön jäsenille. Siinä on käsiteltävä urasuunnitteluun, liikkuvuuteen ja työssä tapahtuvaan jatkuvaan koulutukseen liittyviä seikkoja. Uudelle henkilöstön jäsenelle olisi aina osoitettava ohjaaja, joka auttaa uutta tulokasta sopeutumaan komission monikulttuuriseen ympäristöön. Ohjaajan tulisi mieluiten olla eri kansalaisuutta kuin uusi tulokas. Tähän voidaan kuitenkin suhtautua joustavasti. Toimi 43 Koulutusmäärärahojen kasvattaminen Vaikka yleiskoulutukseen varatut määrärahat ovat kaksinkertaistuneet kahden viimeisen vuoden aikana, käytettävissä olevat varat ovat riittämättömät asianmukaisesti kehittyneen koulutuspolitiikan tarpeisiin ja jäävät selvästi jälkeen koulutukseen uhrattavista varoista sellaisissa organisaatioissa, joissa koulutus asetetaan tavoiteluettelon kärkeen. Muuhun kuin tietotekniikka- ja kielikoulutukseen käytettävät varat olisikin vähintään kaksinkertaistettava seuraavien kolmen vuoden aikana. Lisäksi on tarpeen varmistaa, että koulutuksen tarjoamiseen on säännöllisesti käytettävissä riittävän ammattitaitoista henkilöstöä silloin kun sisäinen koulutus on paras vaihtoehto. Tämä edellyttää jonkinlaista resurssien korvausta palveluja tarjoaville yksiköille, koska henkilöresurssit on muutenkin yleensä kiristetty äärimmilleen. 4. VASTUUYKSIKKÖ (-YKSIKÖT) Kaikki toimet: Henkilöstön ja hallinnon PO, jota tukee henkilöstöhallinnon suunnittelu- ja koordinaatioryhmä. 5. AIKATAULU Toimi 38 Heinäkuu 2000: ohjeet yksiköille ja erityisen koulutuskeskuksen perustamisesta käytyjen pohdintojen tulokset. Tämän jälkeen aloitetaan soveltaminen. Toimi 39 Marraskuu 2000: pääosastojen uudistukseen liittyvien koulutustarpeiden selvittäminen ja raportti suositeltavana ja pakollisena pidettävästä erityiskoulutuksesta. Toimi 40 Soveltaminen. Toimi 41 Syyskuu 2000: asteittainen siirtyminen uuteen lähestymistapaan. Toimi 42 Lokakuu 2000: ehdotukset uusien virkamiesten koulutusohjelmasta. Toimi 43 Lokakuu 2000: raportti sisäisen koulutuksen lisäämiseen tähtäävistä toimenpiteistä. Ensimmäinen 1,5 miljoonan euron lisäys vuoden 2001 talousarvioon. Toinen vähintään 4 miljoonan euron kokonaislisäys vuosien 2002 ja 2003 talousarvioihin. IV LUKU - HENKILÖRESURSSIT XVI - MUU KUIN PYSYVÄ HENKILÖSTÖ 1. TAVOITE Pysyvien virkamiesten lisäksi komission henkilöstöön kuuluu sopimushenkilöstöä eri ura-alueilla. Johonkin sopimushenkilöstöön sovelletaan henkilöstösääntöjä ja toiseen ei. Henkilöstösääntöjen alaiseen henkilöstöön kuuluu väliaikaisia, ylimääräisiä ja paikallisia toimihenkilöitä; ulkopuoliseen henkilöstöön kuuluu määräaikaista henkilöstöä, freelancereita, yksityisoikeuden alaan kuuluvien työsopimusten perusteella palkattua henkilöstöä ja kansallisia asiantuntijoita. Jotkut komission osastot ovat liian riippuvaisia muusta kuin pysyvästä henkilöstöstä. Tässä ei arvostella kyseistä henkilöstöä, mutta tällainen tilanne vaarantaa tehtävien hoidon jatkuvuuden osastoissa henkilöstön suuren vaihtuvuuden myötä. Tämä, samoin kuin tällaisen henkilöstön palkkaamisessa käytettävät erilaiset sopimukset, aiheuttavat epätietoisuutta niin kyseiselle henkilöstölle kuin heidän työtänsä ohjaaville osastoille. Tässä tilanteessa ei myöskään voida antaa riittäviä takeita siitä, että keskeisten tehtävien suorittajina on vain sellaisia henkilöitä, jotka täyttävät henkilöstösäännöissä vahvistetut vaatimukset. Muun kuin pysyvän henkilöstön palkkakustannukset voivat lisäksi olla lähes yhtä suuret tai jopa suuremmat kuin pysyvästä henkilöstöstä aiheutuvat kustannukset. Vaikka muuta kuin pysyvää henkilöstöä tullaan aina tarvitsemaan lyhytaikaisten tai erityistaitoja edellyttävien tarpeiden tyydyttämiseen, tällaisen henkilöstön suuri osuus komissiossa ei ole perusteltua. Tästä syystä on tarpeen selvittää, missä määrin komissio on riippuvainen sopimushenkilöstöstä ja järkiperäistää sille annettavia tehtäviä koskevat säännöt. Tämä liittyy myös toimintojen eriyttämispolitiikan kehittämiseen. 2. UUDET TOIMET Toimi 44 Keskeisten tehtävien suorittaminen Keskeisten tehtävien suorittajina olisi oltava ainoastaan komission suoraan palvelukseensa ottamia henkilöstön jäseniä, jotka täyttävät henkilöstösäännöissä vahvistetut korkeat vaatimukset. Näiden toimihenkilöiden, jos he eivät ole pysyviä virkamiehiä, on täytettävä samat eettiset ja ammatilliset vaatimukset kuin virkamiesten. Heidän työsuhteensa tai komennuksensa on oltava ajallisesti tarkoin rajattu, jotta voidaan varmistaa, että he ovat todella väliaikaisia. Väliaikaiset toimihenkilöt ja kansallisista hallintoelimistä komennuksella olevat asiantuntijat työskentelevät aina vakinaisten virkamiesten ohjauksessa, ja heidän olisi muodostettava vain pieni vähemmistö koko henkilöstöstä. Edellä tarkoitettu toimi edellyttää seuraavaa: a) Monivuotinen ohjelma (ylimääräistä ja määräaikaista henkilöstöä koskevien) määrärahojen muuntamisesta vakinaisiksi toimiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen. b) Monivuotinen ohjelma väliaikaisten toimien muuntamisesta vakinaisiksi toimiksi vuoden 2001 talousarviosta alkaen. c) Komennuksella olevia kansallisia asiantuntijoita koskevaan komission päätökseen tehtävä muutos asiantuntijoiden täysimääräisen vastuullisuuden varmistamiseksi. d) Komission päätös väliaikaisten toimihenkilöiden ottamisesta palvelukseen 2 artiklan b kohdan mukaisesti, valintamenettelystä ja väliaikaisten toimihenkilöiden enimmäismäärästä. e) Muun sopimushenkilöstön (esim. freelancereiden