Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 326 , 27/12/2002 s. 0017 - 0025



Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä keskuksen vastaukset (2002/C 326/03) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan ympäristökeskuksen johtokunnalle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90(1) 13 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 14 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta vastasi ympäristökeskuksen toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 14 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. 5. Haluamatta asettaa kyseenalaiseksi kohdassa 4 esittämäänsä kantaa tilintarkastustuomioistuin haluaa kuitenkin kiinnittää huomiota tämän kertomuksen kohdissa 8 ja 9 kuvattuun tilanteeseen. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET Talousarvion toteuttaminen 6. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3). 7. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 21,7 miljoonaa euroa, joista sidottiin yhteensä 20,9 miljoonaa euroa (96 prosenttia). Toimintamäärärahoja (III osasto) oli 10,6 miljoonaa euroa, ja niiden osalta maksusitoumuksia tehtiin 10,3 miljoonan euron (97 prosenttia) verran. Varainhoitovuoden määrärahoista suoritetut maksut olivat 13,2 miljoonaa euroa eli 63 prosenttia sidotuista määristä. Seuraavalle varainhoitovuodelle jouduttiin siirtämään 8,1 miljoonaa euroa ja 0,4 miljoonaa euroa peruuntui. 8. Varainhoitovuoteen 2002 siirretyt määrärahat liittyivät pääasiassa toimintamäärärahoihin, joita siirrettiin 6,9 miljoonaa euroa. Määrärahoja siirrettiin 2,5 miljoonaa euroa enemmän kuin edellisenä varainhoitovuonna. Siirrettyjen määrärahojen suuruus osoittaa, että keskuksen on parannettava toimintojensa ohjelmoinnin laatua ja seurantaa. 9. Varainhoitovuodesta 2000 varainhoitovuoteen 2001 siirrettiin yhteensä 5,4 miljoonaa euroa, joista maksettiin yhteensä 4,4 miljoonaa euroa. Miljoona euroa siis peruuntui. Peruuntuneita määriä on absoluuttiselta ja suhteelliselta arvoltaan edellistä varainhoitovuotta enemmän, ja tästä syystä keskuksen olisi arvioitava paremmin tekemiensä siirtojen tarpeellisuutta. 10. Käännös- ja terminologiapalveluihin tarkoitetuista varainhoitovuoden määrärahoista, eli 337000 eurosta, tehtiin ainoastaan yksi sitoumus joulukuussa 2001, eikä maksuja suoritettu. Sitoumukseen liittyvien käännöskeskukselle annettuja töitä koskevien tilauslomakkeiden arvo oli yhteensä 18408 euroa. Jäljelle jääneet 318592 euroa siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle ilman perusteita, mikä on vastoin keskukseen sovellettavan varainhoitoasetuksen 6 artiklan säännöksiä, sillä määrärahat olisi pitänyt peruuttaa. 11. Varainhoitovuotta 2000 koskevassa kertomuksessaan(4) tilintarkastustuomioistuin painotti, että varainhoitovuoden 2000 määrärahojen siirrolle vuonna 2001 tehtävien käännösten rahoittamiseksi ei ollut perusteita. Tarkastuksissa todettiin, että vuonna 2001 suoritetut maksut olisi pitänyt suorittaa varainhoitovuoden 2001 määrärahoista, ei varainhoitovuodelta 2000 siirretyistä määrärahoista. Tilinpäätös Tulostili ja tase 12. Keskuksen varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3. 13. Keskus otti vuoden 2001 taseessa huomioon hyödykkeiden poistot komission 29. joulukuuta 2000 antaman asetuksen (EY) N:o 2909/2000(5) mukaisesti. Poistojen bruttomäärä oli 3523000 euroa 31. joulukuuta 2001. Kun otetaan huomioon varainhoitovuoden 2001 ja aiempien varainhoitovuosien poistot, joita on yhteensä 2536000 euroa, hyödykkeiden nettoarvo on 987000 euroa. 14. Keskuksesta antamassaan vuosikertomuksessa varainhoitovuodelta 2000(6) tilintarkastustuomioistuin korosti inventointijärjestelmän heikkouksia. Keskus pani vuonna 2001 täytäntöön komission joulukuussa 2000(7) hyväksymät arvostusta ja poistoja koskevat säännöt, ja omaisuuden hallinnan tietojärjestelmä on otettu käyttöön. Keskuksen olisi jatkettava pyrkimyksiään sen välttämiseksi, että kirjattaessa tavaroita omaisuusluetteloon niiden arvo on eri kuin kirjattaessa osto kirjanpitoon. Omaisuusluettelon pitämisestä vastaavan yksikön ja kirjanpitoyksikön toimintaa on koordinoitava paremmin, jotta asetuksessa vahvistettujen poistoprosenttien asianmukainen soveltaminen voitaisiin varmistaa. Käteisvarojen hoito 15. Keskuksella on neljä pankkitiliä. Tilitapahtumien viemisessä yleiseen kirjanpitoon on merkittäviä viiveitä(8), mikä vaikeuttaa pankkitilien saldojen ja yleisen kirjanpidon tilien saldojen täsmäyttämistä. 16. Sisäisen valvonnan menettelyjen tehostamiseksi pankkitilit ja yleinen kirjanpito olisi täsmäytettävä kunkin kuukauden lopussa, ja täsmäytys olisi toimitettava hallinnoinnista vastaavalle taholle hyväksyntää varten. Tapahtumat, joita ei ole voitu täsmäyttää kahden peräkkäisen kuukauden aikana, olisi tutkittava erityisen tarkasti. 17. Keskuksen maksut suoritetaan yleensä pankkitilien kautta. Käteismaksujen suorittamiseen käytetään kuitenkin kolmea käteiskassaa. Tilien ja käteiskassojen pidosta vastaa keskuksen tilinpitäjä. 18. Tilinpidon ja käteisvarojen hallinnan erottamiseksi toisistaan keskuksen tilinpitäjän olisi annettava toiminnanjohtajalle hyväksyttäväksi päätösluonnos tilien avaamisesta ja hoidosta. Päätöksessä olisi mainittava tileiltä ja käteiskassoista suoritettavia maksuja vastaavien menojen enimmäismäärä ja tyyppi sekä tilien ja käteiskassojen hallinnoinnista vastaava henkilö. Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen 19. Asiantuntijoiden kokouksista syntyvien kulujen rahoitussitoumukset olivat 390000 euroa. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä suoritti varainhoitovuoden alussa 265000 euron suuruisen alustavan sitoumuksen. Sen sijaan virkamiehet, joille ei ollut siirretty kyseisen budjettikohdan edellyttämää tarvittavaa toimivaltaa, allekirjoittivat kaksi täydentävää sitoumusta, joiden määrät olivat 100000 ja 25000 euroa. 20. Nämä sääntöjenvastaiset sitoumukset oli mahdollista tehdä siksi, että kirjanpidon tietojärjestelmän tietoturvasta vastuussa oleva virkamies oli virheellisesti myöntänyt oikeudet määrärahojen hyväksyntään liittyvään sähköiseen hyväksymismerkintään. Tietojärjestelmään sisältyvää luetteloa valtuutetuista henkilöistä ja asianmukaisesti myönnettyjä allekirjoitusvaltuuksia olisi täsmäytettävä säännöllisesti. 21. Tilintarkastustuomioistuin toi esille keskusta koskevissa vuosien 1999 ja 2000 vuosikertomuksissa(9) puutteita, joita sopimuksiin liittyvässä varainhoidossa ilmenee etenkin maksupyyntöjen käsittelyn osalta. Vuonna 2001 suoritettuihin maksuihin liittyvien asiakirjojen analyysin perusteella voitiin jälleen havaita, että taloushallintoa koskevassa aineistossa ei aina ole tositteita, vaan yksinomaan todistus siitä, että työt on tosiasiassa suoritettu suunnitelmien mukaisesti. Tavara- ja palveluhankinnat Hankintatarpeiden ennakointijärjestelmä 22. Hankintojen määrä on sidoksissa keskuksen vuosittaisen työohjelman sisältöön, sillä siinä määritellään toteutettavat toimet monivuotisessa ohjelmassa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. 23. Keskuksen olisi jatkettava ja tehostettava toimiaan parantaakseen hankintojen ennakointijärjestelmää ja sisällyttääkseen sen monivuotiseen ohjelmaan. Vakioidun menettelyn avulla ennusteita ja todellista tilannetta voitaisiin vertailla, jolloin myöhemmin tehtävistä ennusteista saataisiin tarkempia. Yhteistyö muiden yhteisön toimielinten ja virastojen kanssa 24. Keskus ei kuulu hankintamenettelyjen yhdenmukaistamista käsittelevään toimielinten väliseen ryhmään, joten se ei osallistu toimielinten välisiin tarjouspyyntöihin tai tavaroiden ja palvelujen hankintaa koskevaan tietojenvaihtoon. Kulutushyödykkeiden hankinnan osalta keskus pyrkii kehittämään yhteistyömuotoja Kööpenhaminassa sijaitsevien yhteisön elinten toimistojen kanssa. 25. Sellaisten hankkeiden toteuttamisessa, jotka edellyttävät erityisten tietokokonaisuuksien kokoamista, keskus pyrkii tekemään yhteistyötä Euroopan yhteisöjen tilastotoimiston tai Ispran yhteisen tutkimuskeskuksen kanssa. Keskus on palkannut vuoden ajaksi konsultin(10), jonka tehtävänä on varmistaa perusindikaattorien laadinnassa tarvittavien sosioekonomisten tilastotietojen saatavuus ja laatu. Kyseisten tietojen ajantasaistamista tulevina vuosina koskevaa ongelmaa ei ole ratkaistu. Menettelyn valinta 26. Keskus hyödyntää yleensä tarjouskilpailuja. Yhdessä tapauksessa(11) käytettiin rajoitettua tarjouskilpailumenettelyä, vaikka sopimuksen luonteen ja rahallisen arvon takia tarjouskilpailu olisi pitänyt julkaista virallisessa lehdessä. Tarjousten arviointi 27. Tarjousten arviointiperusteet on määritelty väljästi, mikä vaikeuttaa tarjousten määrällistä arviointia. 28. Tarjoukset arvioi arviointikomitea, joka koostuu kolmesta jäsenestä ja joka antaa lausuntonsa tarjoajien esittämien asiakirjojen perusteella. Arviointikomiteoiden toimintatavasta olisi annettava erityiset ohjeet, jotta arvioijien riippumattomuus voitaisiin taata. 29. Arviointien laadun takaamiseksi tarjoajien palauttamien vastauslomakkeiden muotoa olisi selkeytettävä, jotta vastauksista saataisiin täsmällisempiä ja niitä olisi helpompi vertailla. Puitesopimukset 30. Kulutushyödykkeiden hankinnan osalta keskus voi hyödyntää kolme vuotta voimassa olevia puitesopimuksia, jotka voidaan uusia vielä kahdeksi peräkkäiseksi vuodeksi. Puitesopimuksiin sisältyy ehto hintojen mukauttamisesta toimitetun tavaran markkinahinnan kehityksen mukaisesti. 31. Puitesopimuksissa asetetaan usein enimmäismäärä tehtäville hankinnoille. Tällaisen ehdon merkitys puitesopimuksessa on kyseenalainen, kun otetaan huomioon, että sopimuksen tarkoituksena on antaa tietty liikkumavara ja välttää hankintamenettelyjen toistoa(12). Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. ja 27. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 120, 11.5.1990, s. 4. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 13 artiklan 3 kohdassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 15. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen johtokunnalle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 2. huhtikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi aiheuttaa vähäisiä eroja kokonaissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) EYVL C 372, 28.12.2001. (5) EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75. (6) EYVL C 372, 28.12.2001. (7) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75). (8) Joulukuussa 2001 viivettä oli 1,5 kuukaudesta 4 kuukauteen. (9) EYVL C 373, 27.12.2000 ja EYVL C 372, 28.12.2001. (10) Sitoumus EEA.50995, summa 118000 euroa. (11) Hanke EEA-ACPC-00-0026. (12) Paperin ja muiden toimistotarvikkeiden toimittamista koskevan sopimuksen viimeisenä soveltamisvuonna henkilöstön määrä lisääntyi, mitä ei osattu ennakoida sopimuksen tekemisvaiheessa, ja keskuksen toimistotarvikkeiden tarve lisääntyi yli 70000 euron verran. Sopimus oli hyväksyttävä uudestaan hankintoja ja sopimuksia käsittelevässä neuvoa-antavassa komiteassa, mikä oli luonnollisesti hidasta. Taulukko 1 Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. Taulukko 3 Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset Talousarvion toteuttaminen 8. Keskus toteaa, että määrärahojen siirrot ovat todella lisääntyneet, ja aikoo suunnitella toimintansa tiukemmin. On kuitenkin huomattava, että keskus on kasvuvaiheessa, jolloin myös talousarvio kasvaa. On syytä ottaa huomioon, että osa määrärahoista, jotka siirrettiin vuodelle 2002, olivat tiettyihin tarkoituksiin varattuja monivuotisia talousarviovaroja. 9. Keskus on vuoden 2001 aikana kiinnittänyt erityistä huomiota tarpeeseen varmistaa hallinnollisten kulujen vuotuisuus ja on siksi ollut tiukempi arvioidessaan siirtojen tarpeellisuutta. Näin tehtäessä päätettiin olla käyttämättä joitakin siirretyistä määrärahoista suorittamatta oleviin maksuihin ja luoda parempi perusta talousarvion hallinnan toteuttamiselle tulevia vuosia varten. 10. Keskus ennakoi käännöstarpeensa osana vuotuista julkaisutoiminnan suunnittelua, joka tehdään rinnakkain keskuksen työohjelman kehittämisen kanssa. Käännöskeskus laskuttaa palveluistaan vuositasolla, joten vaikka vuoden kuluessa saatetaankin suorittaa joitakin ennakkomaksuja, käännöskeskuksen ympäristökeskukselle vuoden aikana suorittaman työn kokonaismäärä voidaan määrittää vasta vuoden loputtua. Niinpä valtaosa maksuista käännöskeskuksen tehtäväksi 1.1.2001-31.12.2001 annetuista töistä suoritettiin lopulta vuoden 2002 maaliskuussa niillä määrärahoilla, jotka oli siirretty vuodelta 2001 vuodelle 2002 tätä tarkoitusta varten. 11. Tulevaisuudessa ympäristökeskus aikoo joka vuoden lopussa yhdistää kaikki käännöskeskukselle tehdyt tilaukset käännöksistä, joita ei ole vielä toimitettu ja jotka on siis siirrettävä seuraavalle vuodelle. Tilinpäätös 14. Keskuksen inventointijärjestelmä on nyt käytössä, kuten tilintarkastustuomioistuin toteaakin. Tilien ja omaisuusluettelon synkronointia kehitetään edelleen varsinkin poistojen ja valuuttakurssien osalta säännöllisten täsmäytysten ja vuotuisen inventoinnin avulla. Käteisvarojen hoito 15 ja 16. Vuoden 2002 huhtikuussa asennettiin uusi pääkirjanpitojärjestelmä (BOB), jossa on linkki talousarvion hallintajärjestelmään (S12). Tämän linkin ansiosta talousarviojärjestelmä ja pääkirjanpito voidaan synkronoida, mikä helpottaa nyt kuukausittain tehtäviä täsmäytyksiä. Myös suorapankkitoiminnan linkkiä ollaan toteuttamassa. Se helpottaa ja nopeuttaa tiliotteiden täsmäytystä. Palvelukseen on otettu sisäinen tilintarkastaja, joka arvioi tilinpitojärjestelmän ja erityisesti täsmäytysprosessien tehokkuuden. 17 ja 18. Nämä kolme käteiskassatiliä on suljettu, ja käteisvaroja hallinnoi nyt ennakoiden hoitaja. Johtajan päätös nimittää ennakoiden hoitaja määrittää myös toimintaperiaatteita. Varainhoitoa koskevien säännösten soveltaminen 19 ja 20. Keskus myöntää, että johtajan hyväksymien valtuutusten ja S12-järjestelmän toteuttamisen välillä on ristiriitaa. Johdonmukaisuuden varmistavaa menettelyä on tiukennettu, ja varainhoitoryhmän koordinaattori on ottanut käsiteltäväkseen tämän tietoturvasta vastaavan toimihenkilön tehtävän. 21. Keskus kehittää parhaillaan elektronista asiakirjojen säilytyspaikkaa, joka on yhdistetty S12-järjestelmään. Siinä on linkkejä ja viittauksia asiakirjoihin, myös tärkeimpiin toimitettaviin raportteihin. Tämän asiakirjojen säilytyspaikan ylläpidosta tulee osa keskuksen ohjelmia, ja ohjelmista vastaaville on delegoitu valtuuttavien virkamiesten tehtäviä. Hankintatarpeiden ennakointijärjestelmä 22 ja 23. Keskus on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen huomautuksesta ja varmistaa, että arvioiden tarkkuutta parannetaan. Hankinnat, yhteistyö muiden yhteisön toimielinten ja virastojen kanssa 25. Keskus on laatinut aiesopimuksen sekä Eurostatin että yhteisen tutkimuskeskuksen kanssa. On myös huomattava, että yhteisistä työohjelmista käydään vuosittain laajoja neuvotteluja. Keskus myöntää kuitenkin, että sen on jatkettava integrointia ja yhteistyötä muiden yhteisön virastojen ja toimielinten kanssa resurssien jakamiseksi. Konsultoinnin osalta keskus katsoi tarpeelliseksi, että työ annettiin toimeksisaajan tehtäväksi, koska ei keskuksella eikä Eurostatilla ollut tarpeeksi omia henkilöstöresursseja tämän työohjelman osan toteuttamiseen. Tarjousten arviointi 27-29. Keskus myöntää tarpeen kehittää täsmällisemmät ohjeet, jotta tarjouksia arvioivat komiteat voivat suorittaa enemmän määrällistä arviointia. Tällaisten ohjeiden on tarkoitus olla käytettävissä vuoden 2002 syksyyn mennessä. Puitesopimukset 30 ja 31. Keskus on samaa mieltä siitä, että joissakin puitesopimuksissa määritellyt enimmäishinnat ovat luonteeltaan sisäisiä eikä niiden pitäisi olla osana toimeksisaajien kanssa tehtäviä sopimuksia.