Ehdotus neuvoston päätös AKT–EY-suurlähettiläskomiteassa vahvistettavasta maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen perussääntöjä, työjärjestystä ja varainhoitosääntöä koskevasta kannasta /* KOM/2005/0101 lopull. */





Bryssel 23.03.2005 KOM(2005) 101 lopullinen Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS AKT–EY-suurlähettiläskomiteassa vahvistettavasta maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen perussääntöjä, työjärjestystä ja varainhoitosääntöä koskevasta kannasta (komission esittämä) PERUSTELUT Kesäkuussa 2000 allekirjoitetussa Cotonoun sopimuksessa määrätään, että maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen (CTA) asemaa on vahvistettava AKT-valtioiden institutionaalisten toimintaedellytysten, erityisesti tiedonhallinnan kehittämisessä maatalouden tuottavuutta lisäävän teknologian hyödyntämiseksi sekä markkinoinnin, elintarviketurvan ja maaseudun kehittämiseksi. Cotonoun sopimuksen liitteessä III määrätään, että on laadittava keskuksen perussäännöt ja työjärjestys sekä sen varainhoitoa ja henkilöstöä koskevat säännöt. Jäsenvaltioita pyydetään tarkastelemaan oheista ehdotusta. Niitä pyydetään niin ikään tekemään päätös AKT–EY-suurlähettiläskomiteassa vahvistettavasta maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen perussääntöjä, työjärjestystä ja varainhoitosääntöä koskevasta yhteisön kannasta. Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS AKT–EY-suurlähettiläskomiteassa vahvistettavasta maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen perussääntöjä, työjärjestystä ja varainhoitosääntöä koskevasta kannasta EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 310 artiklan yhdessä sen 300 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan kanssa, ottaa huomioon komission ehdotuksen[1], sekä katsoo seuraavaa: (1) Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden ryhmän sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden välisen Cotonoussa 23 päivänä kesäkuuta 2000 allekirjoitetun kumppanuussopimuksen[2] ja erityisesti sen liitteen III mukaan olisi annettava maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen, jäljempänä ’keskus’, perussäännöt, työjärjestys ja varainhoitosääntö, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Seuraavassa esitettävä AKT–EY-suurlähettiläskomiteassa vahvistettava yhteisön kanta keskuksen perussäännöistä ja työjärjestyksestä perustuu liitteessä I olevaan AKT–EY-suurlähettiläskomitean päätösluonnokseen. 2 artikla Seuraavassa esitettävä AKT–EY-suurlähettiläskomiteassa vahvistettava yhteisön kanta keskuksen varainhoitosäännöstä perustuu liitteessä II olevaan AKT–EY-suurlähettiläskomitean päätösluonnokseen. Tehty Brysselissä äivänä kuuta. Neuvoston puolesta Puheenjohtaja LIITE I Luonnos: AKT–EY-SUURLÄHETTILÄSKOMITEAN PÄÄTÖS N:o …/………., tehty maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen (CTA) perussäännöistä ja työjärjestyksestä AKT–EY-SUURLÄHETTILÄSKOMITEA, joka ottaa huomioon Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden ryhmän sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden välisen Cotonoussa 23 päivänä kesäkuuta 2000 allekirjoitetun kumppanuussopimuksen[3], jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 kohdan, ottaa huomioon neuvostossa kokoontuneiden jäsenvaltioiden hallitusten edustajien 12 päivänä syyskuuta 2000 allekirjoittaman sisäisen sopimuksen sopimukseen liitetystä rahoituspöytäkirjan mukaisesta yhteisön tukien rahoituksesta ja hoidosta, sekä katsoo seuraavaa: (1) Cotonoun sopimuksen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 kohdan mukaisesti suurlähettiläskomitea vahvistaa Cotonoun sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen, jäljempänä ’keskus’, ja erityisesti sen valvontaelinten perussäännöt ja työjärjestyksen. (2) Sopimukseen liitetyssä erioikeuksia ja vapauksia koskevassa pöytäkirjassa 2 olevan 1 artiklan toisen kohdan mukaisesti keskuksen henkilöstöön sovelletaan kyseistä pöytäkirjaa. (3) Keskuksen valvontaelimeksi olisi perustettava hallintoneuvosto sopimuksen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 kohdan a alakohdan mukaisesti, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla 1. Keskuksella on oikeushenkilön asema ja kaikissa Cotonoun sopimuksen maissa oikeushenkilön laajin mahdollinen oikeuskelpoisuus. 2. Keskuksen henkilöstö nauttii erioikeuksista, vapauksista ja muista eduista, jotka käyvät ilmi erioikeuksia ja vapauksia koskevasta pöytäkirjasta 2 ja jotka on mainittu sopimukseen liitetyissä VI ja VII julistuksessa. 3. Keskus ei tavoittele taloudellista voittoa. 4. Keskuksen väliaikainen kotipaikka on Wageningen (Alankomaat), ja sillä on toimipaikka Brysselissä. 2 artikla Keskuksen tehtävät määritellään sopimuksen liitteessä III olevan 3 artiklan 1, 2 ja 3 kohdassa. 3 artikla 1. AKT–EY-suurlähettiläskomitea toimii keskuksen valvontaviranomaisena sopimuksen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 ja 5 kohdan mukaisesti. 2. Perustetaan hallintoneuvosto 4 artiklan mukaisesti. 3. Keskus toimii tiiviissä yhteistyössä sopimuksessa tai siihen liitetyissä julistuksissa mainittujen toimielinten ja elinten kanssa. Se ottaa tarvittaessa yhteyttä erityisesti yhteisössä ja AKT-valtioissa sijaitseviin alueellisiin ja kansainvälisiin instituutioihin, jotka käsittelevät maatalouden ja maaseudun kehittämiseen liittyviä kysymyksiä. 4. Keskuksen toimintaa arvioidaan säännöllisesti hallintoneuvoston aloitteesta. 4 artikla 1. Perustetaan hallintoneuvosto, jonka tehtävänä on varmistaa keskuksen kaiken toiminnan tekninen, hallinnollinen ja taloudellinen tuki, seuranta ja valvonta. 2.1. Hallintoneuvostoon kuuluu pariteettiperiaatteella kuusi jäsentä, joilla on laaja kokemus maatalouden ja maaseudun kehittämislaitosten hallinnosta; toivottavaa on myös tekninen tai tieteellinen pätevyys ja kokemus maatalouteen ja maaseutuun liittyvien tietojen hallinnasta ja jakamisesta. 2.2. Sopimuspuolet valitsevat hallintoneuvoston jäsenet sopimusvaltioiden kansalaisten joukosta edellytetyn pätevyyden perusteella. Suurlähettiläskomitea vahvistaa heidän nimityksensä. Komitea nimittää kuusi jäsentä enintään viiden vuoden toimikaudeksi; tilannetta tarkastellaan toimikauden puolivälissä. 2.3. Euroopan komission, Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön ja AKT-valtioiden sihteeristön edustajat osallistuvat hallintoneuvoston toimintaan tarkkailijoina. 2.4. Hallintoneuvoston jäsenet valitsevat puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan enintään viiden vuoden toimikaudeksi hallintoneuvoston työjärjestyksessä vahvistettujen säännösten mukaisesti. Puheenjohtajan toimeen valitaan sen sopimuspuolen (AKT:n tai EY:n) kansalainen, jonka kansalaista ei ole valittu keskuksen johtajan toimeen. Varapuheenjohtajan toimeen valitaan sen sopimuspuolen kansalainen, jonka kansalaista ei ole valittu hallintoneuvoston puheenjohtajan toimeen. 2.5. Hallintoneuvoston päätökset tehdään läsnä olevien jäsenten tai heidän edustajiensa yksinkertaisella enemmistöllä hallintoneuvoston työjärjestyksen säännösten mukaisesti. Jokaisella hallintoneuvoston jäsenellä on yksi ääni. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. 2.6. Jokaisen kokouksen päätökset on kirjattava pöytäkirjaan, ja ne ovat luottamuksellisia. 3.1 Hallintoneuvosto vastaa keskuksen toiminnan tiiviistä seurannasta. Hallintoneuvosto kokoontuu korkeintaan neljä kertaa vuodessa. Se voi myös kokoontua komitean, puheenjohtajan tai johtajan kutsusta aina, kun sen tehtävien suorittaminen sitä edellyttää. 3.2. Keskuksen johtaja osallistuu hallintoneuvoston toimintaan neuvonantajana. Keskus toimii hallintoneuvoston sihteeristönä. Hallintoneuvosto voi pyytää keskuksen johtoa tai henkilöstöä ja/tai ulkopuolisia asiantuntijoita antamaan lausuntonsa yksittäisistä kysymyksistä. 3.3. Hallintoneuvosto: a) neuvoo ja tukee johtajaa keskuksen hallinnossa ja vastaa komitean määrittelemien sääntöjen ja tavoitteiden noudattamisesta, b) vastaa keskuksen johtajan ehdotuksesta: i) keskuksen yleisen strategian laatimisesta ja sen toimittamisesta komitealle lopullista hyväksymistä varten, ii) vuosittaisten ja monivuotisten toimintaohjelmien hyväksymisestä, iii) organisaatiorakenteen, henkilöstöpolitiikan ja organisaatiokaavion hyväksymisestä, iv) uusien työntekijöiden työhönotosta ja voimassa olevien työsopimusten uusimisesta, jatkamisesta tai purkamisesta, v) keskuksen vuosittaisten talousarvioiden hyväksymisestä, vi) vuosittaisten tilinpäätösten hyväksymisestä tilintarkastustoimiston laatiman tilintarkastuskertomuksen perusteella, vii) vuosikertomusten hyväksymisestä ja niiden toimittamisesta komitealle, jotta se voi tarkastaa keskuksen toimien yhdenmukaisuuden sille sopimuksessa asetettujen tavoitteiden ja hyväksytyn yleisen strategian kanssa, c) raportoi tarvittaessa komitealle kaikki toimintansa yhteydessä ilmenevät merkitykselliset seikat. 3.4. Hallintoneuvosto on vastuussa toiminnastaan komitealle. 4. Hallintoneuvosto hyväksyy johtajan ehdotuksesta keskuksen tilinpäätösten ja kirjanpidon tarkastelusta vastaavan tilintarkastustoimiston nimityksen. 5. Hallintoneuvosto laatii työjärjestyksensä. 5 artikla 1. Keskusta johtaa suurlähettiläskomitean nimeämä johtaja enintään viiden vuoden toimikauden ajan. Komitea valtuuttaa varapuheenjohtajansa allekirjoittamaan johtajan sopimuksen. Sopimus laaditaan ja sitä hallinnoidaan keskuksen henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen mukaisesti. Suurlähettiläskomitealla on toimivalta tehdä tarvittaessa mitä tahansa johtajaa koskevia päätöksiä. 2. Johtaja varmistaa keskuksen oikeudellisen edustamisen ja panee täytäntöön suurlähettiläskomitean määrittelemät toimeksiannot. Johtaja on vastuussa suurlähettiläskomitealle. 3. Johtaja esittää hallintoneuvoston suostumuksella komitean hyväksyttäväksi keskuksen toimintaohjelmat ja vuosittaiset talousarviot, jotka on laadittu 2 artiklassa lueteltujen tehtävien mukaisesti. 4. Johtaja pitää hallintoneuvoston ajan tasalla keskuksen toiminnasta. 5. Johtaja laatii vuosittain keskuksen toimintaa ja tilinpäätöstä koskevan yleiskertomuksen ja toimittaa sen komitealle hallintoneuvoston suostumuksella yhdeksän kuukauden kuluessa. 6. Johtaja vastaa keskuksen organisoinnista ja hallinnosta. Johtaja raportoi hallintoneuvostolle keskusta koskevien säännösten soveltamiseksi työjärjestyksen mukaisesti toteutetuista toimenpiteistä. 6 artikla Keskuksen talousarvio rahoitetaan sopimuksen rahoituspöytäkirjan liitteessä 1 vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Talousarvioon voidaan ottaa myös muita varoja. 7 artikla Komitea voi muuttaa näitä toimintasääntöjä hallintoneuvoston suosituksesta. 8 artikla AKT-maiden, jäsenvaltioiden ja yhteisön on kunkin omalta osaltaan toteutettava toimenpiteet tämän päätöksen täytäntöönpanemiseksi. 8 a artikla Tämä päätös korvaa ja peruuttaa CTA:n toimintasäännöistä 19 päivänä huhtikuuta 1991 tehdyn AKT–ETY-suurlähettiläskomitean päätöksen 1/91 ja CTA:n neuvoa-antavan komitean perussäännöstä ja toimintatavoista 19 päivänä huhtikuuta 1991 tehdyn AKT–ETY-suurlähettiläskomitean päätöksen 3/91. 9 artikla Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se tehdään. Tehty Brysselissä päivänä kuuta . AKT–EY-suurlähettiläskomitean puolesta Puheenjohtaja LIITE II Luonnos: AKT–EY-SUURLÄHETTILÄSKOMITEAN PÄÄTÖS N:o… maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen (CTA) varainhoitosäännöstä AKT–EY-SUURLÄHETTILÄSKOMITEA, joka ottaa huomioon Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden ryhmän sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden välisen Cotonoussa 23 päivänä kesäkuuta 2000 allekirjoitetun kumppanuussopimuksen[4], jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 kohdan b ja d alakohdan, ottaa huomioon neuvostossa kokoontuneiden jäsenvaltioiden hallitusten edustajien 12 päivänä syyskuuta 2000 allekirjoittaman sisäisen sopimuksen sopimukseen liitetystä rahoituspöytäkirjan mukaisesta yhteisön tukien rahoituksesta ja hoidosta, ottaa huomioon yhdeksänteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavan varainhoitoasetuksen[5], ottaa huomioon komission ehdotuksen, jonka se on laatinut yhdessä maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen kanssa, sekä katsoo seuraavaa: - Cotonoun sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen suurlähettiläskomitean on vahvistettava maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen, jäljempänä ’keskus’, varainhoitosääntö. - Suurlähettiläskomitean on määriteltävä menettelyt keskuksen talousarvion hyväksymistä varten, ON ANTANUT SEURAAVAT MAATALOUDEN JA MAASEUDUN TEKNISEN YHTEISTYÖN KESKUKSEN VARAINHOITOSÄÄNTÖ: I. YLEISET PERIAATTEET T ALOUSARVION YHTENÄISYYTTÄ, TOTUUDENMUKAISUUTTA, TASAPAINOA JA LASKENTAYKSIKKÖÄ KOSKEVAT PERIAATTEET 1 artikla 1. Kaikki keskuksen tulot ja menot on sisällytettävä talousarviossa esitettyihin arvioihin, jotka perustuvat jokaiseksi varainhoitovuodeksi laadittavaan kustannuslaskelmilla varustettuun toimintaohjelmaan. 2. Talousarviossa esitettyjen tulojen ja menojen on oltava tasapainossa. 2 artikla Talousarvio laaditaan ja toteutetaan euroina ja kaikki tilit ovat euromääräisiä. Kassavirtaan liittyvistä syistä keskus voi kuitenkin suorittaa maksuja EU:n ja AKT-valtioiden kansallisissa valuutoissa. 3 artikla 1. Tuloihin lasketaan myös Euroopan kehitysrahaston, jäljempänä ’EKR’, osuus, keskuksen maksamista palkoista ja palkkaeduista pidätetyt verot sekä muut tulonlähteet. 2. Tulot voivat käsittää myös muiden osapuolten keskuksen talousarvioon tekemiä lahjoituksia. 3. Keskus voi myös hoitaa kolmansien osapuolten puolesta varoja, joilla on tarkoitus yhteisrahoittaa Cotonoun sopimuksen liitteessä III määriteltyjä toimia. Tällaisten varojen hoitamista koskevat rahoitussäännöt esitetään varainhoitosäännön 34 artiklassa. 4 artikla Menoarvion on katettava toiminta- ja interventiomenot. Ne on erotettava talousarviossa selvästi toisistaan. 5 artikla 1. Varainhoitovuosi alkaa kunkin vuoden 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta. 2. Talousarvioon otetaan vain yhden varainhoitovuoden määrärahoja. a) Määrärahat, jotka koskevat varainhoitovuoden aikana tehdyistä maksusitoumuksista 31 päivänä joulukuuta suorittamatta olevia maksuja, siirretään kuitenkin automaattisesti seuraavaan varainhoitovuoteen. Siirrettävät määrärahat on ilmoitettava selvästi kuluvan vuoden tilinpäätöksissä. b) Varainhoitovuoden lopussa vapautetut määrärahat lisätään viisivuotisiin määrärahoihin, jotka on varattu keskusta varten AKT–EY-sopimuksessa. 3. Jos talousarviota ei ole vielä varainhoitovuoden alkaessa lopullisesti hyväksytty, johtaja voi keskuksen toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi antaa luvan kuukausimenoihin, joihin käytettävä määrä ei saa kuitenkaan ylittää yhtä kahdestoistaosaa edellisen varainhoitovuoden talousarvion kuhunkin momenttiin osoitetuista vastaavista määrärahoista. Sellaisten ennakolta maksettavien neljännesvuosittaisten interventiomenojen osalta, jotka on osoitettu edellisen varainhoitovuoden talousarvioon, voidaan tehdä momenttikohtaiset maksusitoumukset, joiden määrä ei saa kuitenkaan ylittää yhtä neljäsosaa edellisen varainhoitovuoden talousarvioon osoitetuista määrärahoista. MOITTEETTOMAN VARAINHOIDON PERIAATTEET 6 artikla 1. EKR:n käyttöön osoitetut varat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteiden eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti. 2. Taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat ovat käytettävissä oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset sekä kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset. Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa käytettävillä varoilla parhaat mahdolliset tulokset. Vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset. 3. Tavoitteet on määriteltävä selkeästi, ja niiden täytäntöönpanoa on valvottava mitattavissa olevien indikaattorien avulla. Tarvittaessa Euroopan kehitysrahaston varoista rahoitettaville hankkeille on tehtävä ennakkoarviointi. II. TALOUSARVION LAATIMINEN 7 artikla 1. Johtaja laatii alustavan vuosittaisen toimintaohjelman ja siihen liittyvän talousarvion noudattaen strategista suunnitelmaa ja keskukselle rahoituspöytäkirjassa myönnettyä yleistä talousarviota. Alustava toimintaohjelma on toimitettava suurlähettiläskomitealle, jäljempänä ’komitea’, sen täytäntöönpanoa edeltävän vuoden 1 päivään heinäkuuta mennessä. 2. Keskus toimittaa jäljennöksen alustavasta ohjelmasta ja talousarviosta Euroopan komissiolle, joka aloittaa tarvittavat menettelyt niiden hyväksymiseksi. 3. Suurlähettiläskomitea hyväksyy talousarvion. 8 artikla 1. Euroopan kehitysrahastosta myönnettäviin määriin sovellettavat maksumenettelyt vahvistetaan tukisopimuksessa, jonka keskus ja komissio allekirjoittavat. 2. Keskus palauttaa EKR:lle edellisten varainhoitovuosien rahoitusosuuden, joka vastaa tarkastettujen tilinpäätösten perusteella peruutettuja määrärahoja. 3. Talousarvio jaetaan osastoihin (budjettikohtiin), lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin tulojen ja menojen laadun tai niiden käyttötarkoituksen mukaisesti. 9 artikla Johtaja laatii tarvittaessa korjaavan tai täydentävän talousarvion, joka on käsiteltävä ja hyväksyttävä samalla tavoin ja samojen menettelyjen mukaisesti kuin talousarvio, jonka arvioita se muuttaa. III. TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN 10 artikla 1. Johtaja toteuttaa talousarviota omalla vastuullaan ja hyväksyttyjen määrärahojen rajoissa. Johtaja raportoi toiminnastaan komitealle. 2. Johtajan on käytettävä talousarvion määrärahat 6 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. 11 artikla 1. Tuloja ei voida periä eikä menoja maksaa muutoin kuin hyvittämällä tai veloittamalla ne jollekin talousarvion momentille. Menoihin ei voida sitoutua eikä hyväksyä niitä maksettaviksi siten, että kyseiselle varainhoitovuodelle hyväksytyt määrärahat ylitetään. 2. Tulot ja menot otetaan tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä. Tästä säännöstä poiketen hyväksytyistä määristä voidaan vähentää: a) sopimuspuolelle aiheutuneet sakot, b) perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa samanlaatuista maksattamista samasta luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa, c) ajoneuvojen, laitteiden ja rakennelmien arvo, joka on otettu huomioon vaihdossa hankittaessa samanlaisia uusia ajoneuvoja, laitteita ja rakennelmia, jolloin nettohinta merkitään tileille hankintamenona omaisuusluettelon arviointia varten, d) laskuista ja kuiteista vähennetyt hyvitykset ja alennukset. Tästä säännöstä poiketen myös seuraavat summat voidaan käyttää uudelleen samasta nimikkeestä (budjettikohta) kuin alkuperäinen meno: a) perusteettomasti maksettujen määrärahojen palautukset, b) vakuutuskorvauksista perityt määrät, c) tulot uusittavien tai käytöstä poistettavien ajoneuvojen, laitteiden ja rakennelmien myynnistä, d) tulot keskuksen julkaisujen ja elokuvien myynnistä, e) talousarvion toteuttamisen aikana todetut vaihtokurssien poikkeamat, jotka voidaan korvata; positiivinen tai negatiivinen lopputulos ilmoitetaan tilinpäätöksessä. 12 artikla Komitea hyväksyy määrärahojen siirrot osastosta toiseen. Määrärahojen siirrosta luvusta toiseen tai lukujen sisällä päättää johtaja, joka ilmoittaa siirrosta komitealle. 13 artikla Keskuksen tulot maksetaan yhdelle tai useammalle tilille, jotka avataan keskuksen nimiin. IV. VARAINHOIDON VALVONTA 14 artikla 1. Keskuksen vahvistamien perussääntöjen mukaisesti ja ottaen huomioon riskit ja rahoitettavien toimien luonne johtaja, joka on maksujen hyväksymiseen valtuutettu virkamies, vahvistaa organisaatiorakenteen samoin kuin tehtäviensä hoitamisen edellyttämät menettelyt ja varojen hallinto- ja valvontajärjestelmät, varsinkin kun on tarpeen tehdä jälkitarkastuksia. Ennen menon hyväksymistä muu henkilöstön jäsen kuin toimen käynnistäjä tarkastaa sen käytännölliset ja taloudelliset näkökohdat. Operatiiviset tehtävät ja valvontatehtävät on erotettava selkeästi toisistaan. 2. Toimiin liittyvien varojen hoitoon tai varainhoidon valvontaan osallistuvan henkilöstön jäsenen, joka toteaa, että päätös, jota hänen esimiehensä pyytää häntä soveltamaan tai jonka hänen esimiehensä pyytää hyväksymään, on sääntöjenvastainen tai moitteettoman varainhoidon periaatteiden taikka ammattietiikkaa koskevien sääntöjen vastainen, on ilmoitettava tästä esimiehelleen kirjallisesti. Jos esimies kuitenkin vaatii henkilöstön jäsentä jatkamaan toimen toteuttamista, hänen on annettava määräyksensä kirjallisesti. Henkilöstön jäsenen on tämän jälkeen ilmoitettava asiasta johtajalle. Jos mitään toimenpiteitä ei toteuteta kohtuullisessa määräajassa (enintään kuusi viikkoa) kysymyksen kiireellisyydestä ja vakavuudesta riippuen, henkilöstön jäsenen on ilmoitettava asiasta suurlähettiläskomitealle. Samaa sääntöä sovelletaan, kun toimiin liittyvien varojen hoitoon ja valvontaan osallistuva henkilöstön jäsen toteaa, että kyseinen toimi on laiton, vilpillinen tai sääntöjenvastainen. V. TALOUSARVION HALLINTO 15 artikla 1. Keskuksen talousarviota hallinnoidaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjät ja tilinpitäjät ovat eri henkilöitä. Määrärahojen hoidosta on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjä, jolla on yksin toimivalta tehdä menositoumus, todeta perittävät määrät ja antaa perintä- ja maksumääräykset. 2. Tilinpitäjä suorittaa perinnän ja maksamisen. 3. Tulojen ja menojen hyväksyjä ei saa suorittaa tilinpitäjän tehtäviä. 16 artikla 1. Jokaisesta toimenpiteestä, josta voi aiheutua menoja keskukselle, on tehtävä ennalta ehdotus maksusitoumukseksi, johon on liitettävä alkuperäiset tositteet. Ehdotus on toimitettava varainhoidon valvojalle ennakkotarkastusta varten. 2. Juoksevista menoista voidaan tehdä alustava maksusitoumus. 3. Sitoumuksista ja maksumääräyksistä on pidettävä kirjaa. 17 artikla 1. Vahvistaessaan menot tulojen ja menojen hyväksyjä: a) tarkastaa maksun saajan vaateen, b) määrittää tai tarkastaa vaateen todenmukaisuuden ja määrän, c) tarkastaa edellytykset, joilla vaade voidaan vaatia maksettavaksi. 2. Menot voidaan vahvistaa vain, jos on toimitettu tositteet, joista käy ilmi maksun saajan vaade ja tarvittaessa suoritettu palvelu, toimitetut hankinnat tai suoritettu työ, tai jos on toimitettu muita asiakirjoja, joilla maksu perustellaan. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on hyväksyttävä kaikki maksupäätökset. 18 artikla 1. Hyväksyessään maksun tulojen ja menojen hyväksyjä määrää tilinpitäjän maksamaan vahvistamansa menon antamalla maksumääräyksen. 2. Maksumääräykseen on liitettävä alkuperäiset tositteet, joissa on oltava tai joihin on liityttävä tulojen ja menojen hyväksyjän todistus siitä, että maksettava määrä on oikea, toimitus on otettu vastaan tai palvelu on suoritettu. 3. Alkuperäiset asiakirjat voidaan tarvittaessa korvata jäljennöksillä, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on todistanut oikeiksi. 4. Maksumääräykset on toimitettava varainhoidon valvojalle ennakkotarkastusta varten. 5. Tarvittaessa tilinpitäjälle toimitettuun maksumääräykseen on liitettävä todistus siitä, että kyseiset varat on merkitty omaisuusluetteloon. 19 artikla 1. Menon maksaminen vapauttaa keskuksen velvoitteistaan maksunsaajia kohtaan. 2. Tilinpitäjän on suoritettava maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa. Kun sattuu huomattava virhe tai kun on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta, tai kun tätä varainhoitosääntöä ei ole noudatettu, tilinpitäjän on peruutettava maksu. Tilinpitäjän on ilmoitettava tästä viipymättä tulojen ja menojen hyväksyjälle ja mainittava peruuttamiseen johtaneet syyt. Kun maksu peruutetaan, johtaja voi omalla vastuullaan vaatia kirjallisesti, että maksu suoritetaan. 20 artikla 1. Maksut on yleensä suoritettava pankki- tai postisiirtotilille, mieluiten pankkisiirrolla tai perustelluissa tapauksissa sekillä. Kaikki maksutapahtumat on suoritettava euroina, paitsi asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa, jotka keskus on hyväksynyt. 2. Sekeissä ja pankki- tai postisiirtomääräyksissä on oltava kaksi allekirjoitusta, joista toisen on oltava tilinpitäjän ja toisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän edustajan allekirjoitus. 3. Perustelluissa tapauksissa johtaja voi sallia käteismaksun. Maksusta on aina saatava kuitti. 4. Jos tulojen ja menojen hallinnointi on tietokoneistettu, allekirjoitukset on tehtävä tietokoneella tai elektronisesti. 5. Ellei käytettäviä vaihtokursseja ole ilmoitettu, maksujen arvon määrittämiseen euroina ja AKT-maiden kansallisina valuuttoina perittyihin tuloihin sovelletaan vaihtokursseja, jotka keskuksen pankki tai postitoimisto on ilmoittanut maksun suorituskuukauden ensimmäisenä päivänä. 21 artikla 1. Tiettyjen menoryhmien, jotka määritellään työjärjestystä koskevissa soveltamissäännöksissä, maksamiseksi voidaan perustaa ennakkotilejä keskuksen vahvistamien edellytyksen mukaisesti. 2. Johtaja tekee kaikki ennakkotilin perustamiseen liittyvät päätökset hankkeesta vastuussa olevan henkilöstön jäsenen ehdotuksen pohjalta. Tilinpitäjän on hyväksyttävä kaikki ehdotukset ennen niiden toimittamista johtajalle. 3. Kaikissa ennakkotilin perustamiseen liittyvissä päätöksissä on mainittava: a) ennakkotilin hoitajan nimi, b) nimetyn ennakkotilin hoitajan velvollisuudet, c) kaikkien menojen luonne ja enimmäismäärä sekä määräajat, d) sallitun ennakkomaksun enimmäismäärä, e) tavat, joilla tositteet toimitetaan, ja määräaika niiden toimittamiselle. 4. Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä pyrkivät kaikin keinoin varmistamaan, että ennakkomaksut hyväksytään oikeille summille ja että se tapahtuu kohtuullisen ajan kuluessa. 22 artikla 1. Johtaja toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä keskuksen talousarvioon otettujen määrärahojen osalta. 2. Johtaja voi valtuuttaa jonkun alaisuudessaan toimivan henkilöstön jäsenen hoitamaan osan tehtävistään. Jokaisessa valtuutuspäätöksessä ilmoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjänä toimivan henkilön toimikauden pituus ja tehtävien laajuus. 23 artikla 1. Johtaja nimeää tilinpitäjän, jonka tehtävänä on: a) maksujen moitteeton suorittaminen, tulojen kantaminen ja vahvistettujen saamisten perintä, b) tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen 25 artiklan mukaisesti, c) kirjanpito 25 artiklan mukaisesti, d) kirjanpidossa noudatettavien sääntöjen ja menetelmien soveltaminen sekä tililuettelon laatiminen, e) kirjanpitojärjestelmien määritteleminen ja hyväksyminen sekä tarvittaessa sellaisten tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemien järjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja, f) kassanhallinta. 2. Tilinpitäjä saa tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tämän luotettaviksi vahvistamat tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea kuva keskuksen varallisuudesta ja talousarvion toteuttamisesta. 3. Jollei tämän artiklan 1 kohdasta ja 21 artiklasta muuta johdu, yksin tilinpitäjällä on toimivalta hoitaa raha- tai muita varoja. Hän on vastuussa niiden säilyttämisestä. 4. Tilinpitäjä voi tehtäviään suorittaessaan siirtää joitakin tehtäviään henkilöille, jotka toimivat suoraan hänen alaisuudessaan. Näille henkilöille siirretyt tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet määritellään valtuutusasiakirjassa. 24 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii perintämääräyksen kaikista keskukselle takaisinperittävistä summista. 2. Tilinpitäjä on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjän hänelle toimittamista perintämääräyksistä. 3. Kaikista tilinpitäjän tai ennakkotilin hoitajan kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti. VI. KIRJANPITO, TILINPÄÄTÖSTEN LAATIMINEN JA TARKASTUS, TILINTARKASTUS, TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN, OLAF 25 artikla 1. Kirjanpitoa hoidetaan kalenterivuosittain ja euromääräisinä kahdenkertaista kirjanpitoa noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot 1 päivästä tammikuuta alkaen 31 päivään joulukuuta asti, ja siihen on liitettävä tositteet. Tilit päätetään varainhoitovuoden päättyessä keskuksen tilinpäätöksen laatimista varten. 2. Kirjaukset on tehtävä noudattaen tilisuunnitelmaa, jonka luokitellussa nimikkeistössä tehdään selvä ero tasetilien sekä talousarvion kulutilien ja tulostilien välillä. Kirjaukset voidaan tehdä kirjanpitokirjoihin tai kortistoihin, joiden avulla voidaan laatia kuukausittainen yleinen selvitys tileistä. Kaikki ennakot on kirjattava väliaikaistilille ja selvitettävä viimeistään ennakon maksua seuraavan varainhoitovuoden lopussa pysyviä ennakkoja lukuun ottamatta. 3. Keskuksen on laadittava tase ja tulostili kunkin vuoden 30 päivään huhtikuuta mennessä. Taseesta on käytävä ilmi keskuksen saamiset ja velat päättyneen varainhoitovuoden 31 päivänä joulukuuta. Tulostilin on sisällettävä: a) Tulotaulukko, jossa esitetään: - ennakoidut Euroopan kehitysrahastosta saatavat varat, jotka perustuvat kuluvan vuoden hyväksyttyihin ja edelliseltä vuodelta siirrettyihin sitoumuksiin, - tulot palkoista kannettavista veroista sekä korkotulot, - muut toteutuneet tulot. b) Menotaulukko, jossa esitetään: - edellisiltä varainhoitovuosilta siirrettyjen sitoumuksien toteutuneet maksut, - toteutuneet maksut tai sitoumukset, jotka maksetaan vuoden N talousarviosta, - taulukon muodossa esitetty yhteenveto huonekalujen, laitteiden ja muiden omaisuusluettelon kohtien maksuista, - sitoumukset, joiden siirtäminen seuraavaan varainhoitovuoteen on hyväksytty. c) Tilinpäätöstä koskevat tiedot, joihin kuuluvat: - noudatetut kirjanpitonormit, - yhteenvetotaulukko määrärahasitoumuksista sekä maksetuista, peruutetuista tai edellisiltä vuosilta ja kuluvalta vuodelta siirretyistä määrärahoista, - yksityiskohtaiset selvitykset ja laskelmat, jotka tukevat tilinpäätöksissä annettuja tietoja. 4. Jokaisen vuosineljänneksen osalta laaditaan tilinpäätös, josta käy ilmi kuluvan vuoden talousarvion toteuttamista koskeva tilanne sekä siirrettyjen määrärahojen käyttö; tilinpitäjän on todistettava tilinpäätös oikeaksi, ja se on toimitettava hallintoneuvostolle. 26 artikla Ulkopuoliset tilintarkastajat Keskuksen hallintoneuvosto nimeää enintään kolmen vuoden ajaksi tilintarkastusyrityksen, joka valitaan tarjouskilpailulla keskuksen johtajan suositusten perusteella. Tilintarkastajat tarkastavat keskuksen tilikirjat ja käteisvarat, varmistavat, että omaisuusluettelo ja taseet on laadittu asianmukaisesti ja hyvässä uskossa sekä varmistavat, että keskuksen tilinpäätöksiä koskevat tiedot ovat oikeita. Tositteiden perusteella tarvittaessa paikalla suoritettavan tilintarkastuksen tarkoituksena on todeta tulojen ja menojen laillisuus ja asianmukaisuus ja varmistaa, että varainhoito on ollut moitteetonta. Kunkin varainhoitovuoden päättyessä tilintarkastajat raportoivat hallintoneuvostolle tehtäviensä suorittamisesta 1 päivään lokakuuta mennessä edellisen varainhoitovuoden päättymisestä. Hallintoneuvosto myöntää johtajalle vastuuvapauden talousarvion toteuttamisesta tämän raportin ja tilinpäätösten perusteella. 27 artikla Komissio (yhteisön puolesta), tilintarkastustuomioistuin ja Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) voivat suorittaa keskukselle Euroopan kehitysrahastosta myönnettyjä määrärahoja koskevia tarkastuksia yhdeksännen EKR:n varainhoitoasetuksen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin voi tarkastaa, että perityt tulot ja hyvitetyt menot ovat laillisia ja asianmukaisia ja että Cotonoun sopimuksen ja yhdeksännen EKR:n varainhoitoasetuksen määräyksiä on noudatettu. VII. TULOJEN JA MENOJEN HYVÄKSYJÄN, TILINPITÄJÄN JA ENNAKKOTILIEN HOITAJAN TEHTÄVÄT JA VELVOLLISUUDET 28 artikla Jos tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa perittävän määrän, antaa perintämääräyksen, tekee maksusitoumuksen tai antaa maksumääräyksen noudattamatta tätä varainhoitosääntöä, häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi. Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä ei laadi saatavaa koskevaa asiakirjaa tai ei anna perintämääräystä taikka antaa ne perusteitta viivästyneinä. Tulojen ja menojen hyväksyjä voidaan saattaa tällaiseen vastuuseen vain, jos vahingon syynä on tahallinen virhe tai törkeä laiminlyönti. 29 artikla 1. Tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi, jos hän suorittaa maksuja noudattamatta 19 artiklaa. Häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, jos hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai jos hän tahallisella virheellään tai törkeällä laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen. Lisäksi tilinpitäjä on samoin edellytyksin vastuussa saamiensa pankkitilien käyttöä ja hoitoa koskevien määräysten asianmukaisesta täytäntöönpanosta, erityisesti: a) kun perinnät tai maksut eivät ole perintä- tai maksumääräyksien mukaisia, b) kun hän suorittaa maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle. 2. Ennakkotilien hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi seuraavissa tapauksissa: a) kun maksujen perustana ei ole asianmukaisia tositteita, b) kun hän suorittaa maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle. Häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, jos hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai jos hän tahallisella virheellään tai törkeällä laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen. 30 artikla 1. Tilinpitäjä ja ennakkotilien hoitaja vakuutetaan tässä artiklassa tarkoitettuja riskejä vastaan. Keskus maksaa vakuutusmaksut. Se määrää tarkoin ne henkilöstöluokat, joiden edustajat voivat toimia tilinpitäjinä ja ennakkotilien hoitajina, sekä ehdot, joiden mukaisesti vakuutusmaksut katetaan työntekijöiden suojaamiseksi heidän tehtäviinsä liittyviä riskejä vastaan. 2. Tilinpitäjälle ja ennakkotilien hoitajille myönnetään erityiskorvaus. Korvauksen määrä ilmoitetaan keskuksen laatimassa asetuksessa, jonka hallintoneuvosto hyväksyy. Tätä korvausta vastaavat kokonaismäärät merkitään kuukausittain keskuksen kunkin tällaisen henkilöstön jäsenen nimellä avaamalle tilille sellaisen takuurahaston muodostamiseksi, jonka tarkoituksena on kattaa mahdollinen kassa- tai pankkivajaus, josta kyseinen henkilö on vastuussa, sikäli kun vakuutusyhtiöiden korvaukset eivät kata näitä vajeita. Näiden takuutilien saamasaldo maksetaan asianomaisille henkilöille heidän lopettaessaan toimintansa tilinpitäjänä tai ennakkotilien hoitajana ja kun heille on lopullisesti myönnetty vastuuvapaus tehtävistään. 3. Tilinpitäjän ja ennakkotilien hoitajan vastuuvapauden myöntää johtaja, joka perustaa päätöksensä ulkopuolisen tilintarkastajan kertomukseen; vastuuvapaus on myönnettävä kahden vuoden kuluessa tilinpäätöksen toimittamisesta suurlähettiläskomitealle. 31 artikla Tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja ennakkotilin hoitajien kurinpitomenettelyt ja korvausvelvollisuus määritetään keskuksen henkilöstösääntöjen mukaisesti. 32 artikla Eturistiriidat Henkilöstön jäsenet, joiden edut voivat olla ristiriidassa keskuksen etujen kanssa, eivät saa osallistua talousarvion toteuttamiseen. Tällaisessa tilanteessa kyseisen henkilöstön jäsenen on pidättäydyttävä toimista ja ilmoitettava tästä esimiehelleen. Esteellisyystilanne on olemassa, kun talousarviota toteutettaessa henkilöstön jäsen ei voi hoitaa tehtäviään täysin puolueettomasti perhe- tai henkilökohtaisten siteiden, kansallisen tai poliittisen yhteenkuuluvuuden tai taloudellisten etujen vuoksi tai mistä tahansa muusta syystä, joka luo eturistiriidan hänen ja tuensaajan välille. VIII. YLEISET MÄÄRÄYKSET 33 artikla Hankintoihin sovelletaan rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimusten yleisiä määräyksiä, jotka AKT–EY-ministerineuvosto hyväksyy (*). (*) (AKT–EY-ministerineuvoston päätös 2/2002, tehty 7 päivänä lokakuuta 2002, Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta – EYVL L 320/1) 34 artikla Varainhoito kolmansien osapuolten puolesta 1. Valtuutuksensa mukaisesti keskus voi myös hoitaa kolmansien osapuolten puolesta varoja. Tällaiset varat luetellaan keskuksen talousarvion liitteessä. 2. Kyseisten varojen hoitoon sovelletaan tätä varainhoitosääntöä. 3. Kolmansien osapuolten puolesta hoidettavista varoista on pidettävä erillistä kirjanpitoa. 4. Jokaiseen keskuksen kolmannen osapuolen puolesta hoitamasta rahastosta laadittuun tilinpäätökseen liitetään tase ja tulostili, joista käy ilmi tilanne kyseisen varainhoitovuoden 31 päivänä joulukuuta. Ne on todistettava oikeiksi keskuksen ja kolmannen osapuolen välillä tehdyn sopimuksen määräysten mukaisesti. Jos tällaisia määräyksiä ei ole, oikeaksi todistamisen suorittaa keskuksen ulkoinen tilintarkastaja. 5. Tilinpäätökset lisätään liitteinä keskuksen tilinpäätöksiin. 35 artikla 1. Keskuksen kaikesta irtaimesta ja kiinteästä omaisuudesta on pidettävä pysyvää omaisuusluetteloa. Luetteloon voidaan merkitä ainoastaan sellainen irtain omaisuus, jonka arvo on yli 350 euroa. Luettelonumero on merkittävä jokaiseen laskuun ennen maksamista. 2. Sellaisen irtaimen omaisuuden ja laitteiden myynnistä, jonka yksikkökohtainen hankinta-arvo on yli 350 euroa, on ilmoitettava asianmukaisesti. 3. Johtajan ja kyseisestä omaisuudesta vastaavan henkilön on laadittava ilmoitus tai pöytäkirja omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden luovutuksesta, sen romutuksesta ja varkaudesta tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta. 4. Keskus pitää fyysistä omaisuusluetteloa ja kirjanpitoluetteloa, jotka täsmäytetään säännöllisesti. Ulkoinen tilintarkastaja tarkastaa ja hyväksyy täsmäytykset. 36 artikla AKT-maiden, jäsenvaltioiden ja yhteisön on kunkin omalta osaltaan toteutettava tarvittavat toimenpiteet tämän päätöksen täytäntöönpanemiseksi. 36 a artikla Kumotaan 19 päivänä huhtikuuta 1991 tehdyllä päätöksellä N:o 2/91 vahvistettu keskuksen varainhoitosääntö. 37 artikla Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se tehdään. Tehty Brysselissä päivänä kuuta . Suurlähettiläskomitean puolesta Puheenjohtaja [1] EYVL C , , s. . [2] EYVL L 317, 15.12.2000, s. 3. [3] EYVL L 317, 15.12.2000, s. 3, sopimus sellaisena kuin se on muutettuna AKT–EY-ministerineuvoston päätöksellä N:o 1/2003 (EYVL L 141, 7.6.2003, s. 25). [4] EYVL L 317, 15.12.2000, s. 3. [5] EYVL L 83/1, 1.4.2003.