[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO |

Bryssel 21.12.2005

KOM(2005) 668 lopullinen

KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE

KERTOMUS KOMISSION HALLINNONUUDISTUKSEN EDISTYMISESTÄ TOIMEKSIANNON PÄÄTTYMISEN JÄLKEEN

KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE

KERTOMUS KOMISSION HALLINNONUUDISTUKSEN EDISTYMISESTÄ TOIMEKSIANNON PÄÄTTYMISEN JÄLKEEN

1. JOHDANTO

Komissio käynnisti vuonna 2000 ennennäkemättömän hallinnonuudistusprojektin, joka perustui aiempiin modernisointitoimiin. Toimikautenaan komissio valoi perustan radikaaleimmalle hallinnonuudistukselle sitten komission perustamisen ja pyrki sillä uudistamaan työskentelymenetelmiä, taloushallintojärjestelmiä ja henkilöstöpolitiikkaa. Uudistustoimiin ryhdyttiin neljällä uudistuksen pilareiksi kutsutulla alalla, jotka ovat palvelua korostavan hallintokulttuurin luominen, strateginen suunnittelu ja ohjelmointi, henkilöstöpolitiikka sekä sisäinen tarkastus, taloushallinto ja varainhoidon valvonta. Toimet perustuivat viiteen perusperiaatteeseen: riippumattomuuteen, vastuuseen, tilivelvollisuuteen, tehokkuuteen ja avoimuuteen.

Uudistustoimeksiannolla komissiolle annettiin uusia hallinnollisia ja johtamisvälineitä, joilla se voisi selviytyä laajemmasta roolistaan ja toimivallastaan Euroopan unionissa samoin kuin sopeutua muuttuvaan kansainväliseen toimintaympäristöön. Toimeksiannossa käsiteltiin useita komission pitkäaikaisista ongelmista ja puutteista, jotka oli osoitettu sisäisissä ja ulkoisissa raporteissa ja selvityksissä. Komission uskottavuus ulkoisten sidosryhmien ja kansalaisten silmissä oli asetettu vakavasti kyseenalaiseksi. Komission oli välttämätöntä keskittyä ydintehtäviinsä ja poliittisiin tavoitteisiinsa. Jotta havaitut puutteet voitaisiin korjata, vaadittiin uutta ja vankkaa järjestelmää taloushallintoa, varainhoidon valvontaa ja sisäistä tarkastusta varten. Henkilöstön kykyjen täysimittaiseen hyödyntämiseen puolestaan tarvittiin nykyaikaista henkilöstöpolitiikkaa, kun taas ulkoisten sidosryhmien ja henkilöstön tarpeisiin vastaaminen edellytti hallintokulttuuria, jossa aiempaa voimakkaammin korostetaan palvelua.

Edellä esitetyistä pääosista koostuva uudistus muutti perusteellisesti komission toimintatapoja. Takavuosien ongelmia ja tehtäviä varten luodusta perinteisestä keskitetystä byrokraattisesta rakenteesta siirryttiin voimakkaammin suorituksiin perustuvaan hallintorakenteeseen, jolla halutaan vastata nykyisiin ja tuleviin haasteisiin. Nyt komissio ryhtyy lujittamaan ja hiomaan käytössään olevia uudistusvälineitä ja aikoo yksinkertaistaa niitä palvelulähtöisestä näkökulmasta sekä tehostaa niitä varaamalla tilaa joustavuudelle.

Tämä jakson helmikuusta 2004 tähän päivään kattava kertomus on laadittu vastauksena komission lainsäädäntö- ja työohjelmaa käsittelevässä Euroopan parlamentin päätöslauselmassa[1] esitettyyn pyyntöön saada selvitys hallinnonuudistuksen täytäntöönpanosta. Kertomuksessa komissio tarkastelee saavutettua edistymistä ja hahmottelee samalla toimia, joihin se aikoo toimikautensa aikana ryhtyä strategisen suunnittelun, talous- ja henkilöstöhallinnon sekä työskentelymenetelmien osalta.

2. KATSAUS EDISTYMISEEN

Kertomuksen kattamana aikana toteutettiin kaikki uudistukseen liittyvät toimenpiteet, jotka esiteltiin uudistusta käsittelevässä komission valkoisessa kirjassa. Uudistuksen perustavoitteena oli rakentaa uusi palvelua korostava hallintokulttuuri, jonka avulla komissio voi keskittyä ydintoimiinsa ja poliittisiin tavoitteisiinsa ja siten tehostaa politiikan toteuttamista.

Komission toimien avoimuuden ja tehokkuuden parantamiseksi otettiin käyttöön uusi strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros (SPP), jossa suunnittelu- ja budjetointiprosessit yhdistyvät. Kierros perustuu toimintojohtamiseen, komission integroidun suoritusjohtamisjärjestelmän kulmakiveen.

Henkilöstöhallintoa vietiin eteenpäin uusilla henkilöstösäännöillä, joissa muiden muassa otetaan käyttöön lineaarinen urajärjestelmä, jolla on tarkoitus parantaa työntekijöiden motivaatiota ja tehostaa ansioituneisuuden huomioonottoa. Komissio on huolehtinut sekä tilanteen vakaudesta laajentumisen aikana että sujuvasta siirtymisestä uusien henkilöstösääntöjen soveltamiseen niiden tultua voimaan 1. toukokuuta 2004.

Taloushallintojärjestelmää modernisoitiin laajentamalla tulojen ja menojen hyväksyjien vastuualaa ja lisäämällä heidän tilivelvollisuuttaan. Tärkeä osa modernisointia oli suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöönotto tammikuussa 2005. Yhteisön resurssien käyttöä tehostamaan kehitettiin lisäksi sisäistä valvontaa ja tarkastusta. Nyt kun nämä välineet ovat osa komission yksiköiden päivittäistä hallintoa, komissio on siirtymässä vaiheeseen, jossa konsolidointia jatketaan.

Palvelua korostavan hallintokulttuurin luominen

Avoimuus ja yleisösuhteet

Uudistus on parantanut huomattavasti komission toiminnan avoimuutta ja tehostanut sen kanssakäymistä yleisön kanssa. Erityisessä hyvän hallintotavan säännöstössä on määräyksiä, joilla pyritään varmistamaan, että yleisö saa laadukasta palvelua. Jokaisella on esimerkiksi oikeus siihen, että hänen asiansa käsitellään puolueettomasti, syrjimättömästi ja kohtuuajassa. Komission toiminnan avoimuutta on kehitetty eri toimilla, joista mainittakoon verkkosivusto, joka tarjoaa tietoja komission strategisesta suunnittelusta, päivittäisestä toiminnasta ja saavutetuista tuloksista.[2]

Pyyntöjä saada tutustua komission asiakirjoihin on tullut edelleen rajusti lisää (kasvua 70 % vuodesta 2003 vuoteen 2004), kun taas myönteisten vastausten määrä on pysynyt vakaana: niitä on noin kaksi kolmesta. Avoimuus ja asiakirjojen saatavuus -verkkosivuille tehdyt vierailut kolminkertaistuivat vuonna 2004 edellisvuoteen verrattuna. Komissio antoi 30. tammikuuta 2004 kertomuksen niiden periaatteiden toteuttamisesta, joista säädetään asetuksessa asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi.[3] Kertomuksessa todettiin, että asetuksen tavoitteet oli saavutettu.

Hallintotapa ja parempi sääntely

Hallinnonuudistus on tukenut pyrkimyksiä parantaa eurooppalaista hallintotapaa. Komission kesäkuussa 2002 hyväksymässä, lainsäädännön parantamista koskevassa toimintasuunnitelmassa kaavaillut muutokset – kuten periaatteiden ja vähimmäisstandardien vahvistaminen kansalaisten kuulemista varten sekä ohjeiden laatiminen asiantuntija-avun hankkimiseen ja käyttöön – ovat nyt saaneet konkreettisemman ilmiasun, ja ne sisällytetään asteittain komission työskentelymenetelmiin.[4] Kansalaiset voivat esimerkiksi Sinun äänesi Euroopassa -verkkosivuston[5] kautta vaikuttaa interaktiivisesti politiikan suunnitteluun osallistumalla ajankohtaisista poliittisista kysymyksistä käytävään keskusteluun tai julkisiin kuulemisiin. Romano Prodin johdolla toiminut komissio otti lisäksi käyttöön toimenpiteitä, joilla pyrittiin parantamaan yhteisön lainsäädännön noudattamatta jättämisestä aiheutuvien menettelyjen hallintaa. Toimenpiteet auttavat komissiota täyttämään ne sitoumukset, jotka se antoi joulukuussa 2003 allekirjoitetussa lainsäädännön parantamista koskevassa toimielintenvälisessä sopimuksessa.

Varmistaakseen, että komission ehdotukset täyttävät tiukimmat laatuvaatimukset ja että niiden pohjaksi tehdään huolellinen analyysi mahdollisista vaikutuksista, José Manuel Barroson johtama komissio on vuotuisessa työohjelmassaan korostanut merkittävien lainsäädäntöön ja politiikan linjaamiseen liittyvien ehdotusten vaikutusten arviointia – etenkin keskeisten taloudellisten vaikutusten osalta. Vaikutusten arvioinnin ja julkisten kuulemisten kautta kohennetaan ehdotusten laatua entisestään, mikä puolestaan nopeuttaa niiden hyväksymistä neuvostossa ja Euroopan parlamentissa.[6] Työohjelman sisältämien toimien toteuttamisaste on parantunut huomattavasti: edellisen komission aloittaessa se oli 50 prosenttia, vuonna 2004 jo 70 prosenttia. Vuonna 2005 komissio pyrkii toteuttamaan 90 prosenttia työohjelmastaan.

Lokakuussa 2004 esitetyssä komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa Impact Assessment: Next Steps in support of Competitiveness and Sustainable Development [7] esitettiin tarkistettu vaikutustenarviointia koskeva toimintamalli, jota vahvistettiin maaliskuussa 2005 annetussa tiedonannossa Parempaa sääntelyä kasvun ja työllisyyden edistämiseksi Euroopan unionissa .[8] Komissio tarkisti myös sisäisiä vaikutustenarviointiohjeitaan ja vahvisti ne kesäkuussa 2005.[9] Ohjeissa selostetaan nyt selkeämmin esimerkiksi toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden ottamista huomioon samoin kuin taloudellisten ja kilpailuvaikutusten arviointia. Lisäksi tähdennetään useiden poliittisten vaihtoehtojen tarkastelua, jotta oloja voitaisiin parantaa paitsi yritysten myös yksittäisten ihmisten hyväksi.

Kuten komissio oli parempaa sääntelyä kasvun ja työllisyyden edistämiseksi käsitelleessä tiedonannossaan maaliskuussa ilmoittanut, se esitteli syyskuussa tulokset seulonnasta, jossa tarkasteltiin vireillä olevia säädösehdotuksia. Komissio ilmoitti vetävänsä niistä pois 68. Lokakuussa 2005 komissio esitteli säädösten yksinkertaistamista koskevan ohjelmansa uuden vaiheen, joka perustuu sidosryhmien kuulemisesta saatuihin tuloksiin ja aiempaa alakohtaisempaan malliin. Asiasta käynnistettiin julkinen Internet-kuulemiskierros 1. kesäkuuta 2005. Myös jäsenvaltioita ja keskeisiä sidosryhmiä pyydettiin osallistumaan selvitykseen ja tekemään ehdotuksia, joilla voitaisiin parantaa yritysten toimintaympäristöä ja kilpailukykyä.

Sen jälkeen kun maaliskuussa 2005 oli esitetty komission yksiköiden valmisteluasiakirja hallinnollisista kustannuksista ja saman vuoden huhti–syyskuussa oli toteutettu kokeiluvaihe, komissio esitti kantansa niihin yhteisiin menettelyihin, joilla EU:n toimielinten ja jäsenvaltioiden olisi arvioitava hallinnollisia rasitteita analysoidessaan EU:n säädösehdotusten vaikutuksia.

Menettelyjen ja työskentelymenetelmien yksinkertaistaminen

Menettelyjen ja työskentelymenetelmien yksinkertaistaminen on pysyvä osa uudistusprosessia, ja sitä on kehitetty valkoisessa kirjassa kaavailtua pitemmälle. Aiheesta toteutettiin menestyksekkäästi väliaikainen toimintasuunnitelma,[10] joka sisälsi myös päätöksentekoprosessia yksinkertaistavia toimia. Vuonna 2003 saatiin päätökseen komission toimintamenettelyjen käsikirjan perinpohjainen tarkistus. Kaikki yksinkertaistamiseen liittyvät tähdelliset asiakirjat ovat komission henkilöstön saatavilla sisäisillä www-sivuilla, joilla voi myös antaa palautetta ja tehdä ehdotuksia.

Unionin e Europe-toimintasuunnitelman mukaisesti käynnistettiin vuonna 2001 e Commission-toimintasuunnitelma, jolla pyritään modernisoimaan komission sisäisiä hallintomenettelyjä, parantamaan komission yhteydenpitoa ulkopuolisiin kumppaneihinsa ja kehittämään niitä palveluja, joita komissio tarjoaa kansalaisille ja yrityksille. Johtavia verkkopohjaisia ratkaisuja on jo ryhdytty ottamaan käyttöön henkilöstöhallinnossa ja varainhoidon valvonnassa. Komission asiakirjahallintoa uudistetaan mittavalla e-Domec-hankkeella.[11] Digitaalitekniikka auttaa komissiota tehostamaan tiedonvaihtoaan, mikä merkitsee perustavaa muutosta tapaan, jolla komissio viestii kansalaisyhteiskunnan eri ryhmien ja kumppaneinaan toimivien elinten kanssa. Lokakuussa 2004 komissio täydensi e Commission-toimintasuunnitelmaansa uutta tietohallinnon johtamista ja yhteentoimivuutta koskevilla muistioilla.

Komission jäsenten työskentelymenetelmät

Komission jäsenet sopivat joulukuussa 2004 eräistä uusista sisäisistä työskentelymenetelmistä, joilla pyritään parantamaan komission toimien koordinointia ja valmistelua.[12] Esimerkiksi sisäistä koordinointia varten komissaarit työskentelevät aiempaa useammin ryhminä. Uudet työskentelymenetelmät on otettu huomioon komission tarkistetuissa sisäisissä säännöissä.

Ulkoistaminen ja komission hallintotoimistot

Uudistusta käsittelevän valkoisen kirjan yhteydessä komissio otti käyttöön mallin, jonka mukaan osa tiettyjen ohjelmien täytäntöönpanotehtävistä ulkoistetaan hallintotoimistoille. Tarkoituksena on keskittää komission henkilöstöresurssit sen ydintehtäviin ja tehostaa yhteisön ohjelmien tavoitteiden saavuttamista. Hallintotoimistoja on perustettu kolme, ja niiden pitäisi olla täysin toimintakykyisiä vuodenvaihteen 2005–2006 tietämillä.[13] Kahden muun toimeenpanoviraston perustamisvalmistelut ovat jo pitkällä.[14]

Vuosi 2004 oli kolmen hallintotoimiston (PMO, OIB ja OIL) toinen toimintavuosi, joka merkitsi siirtymävaiheen päättymistä ja vakiintuneen toiminnan alkamista. Toimistojen johtokunnat pitävät toimistojen perustamisen taustalla olevia perusteluja edelleen pitkälti pätevinä. Toimistot toteuttivat hallintosuunnitelmansa onnistuneesti; toimintaa voidaan analysoida suoritusindikaattorien avulla tarkemmin vuonna 2005. Tietyillä osa-alueilla on vielä selkeytettävä toimistojen ja PO ADMINin välistä toimivallanjakoa.

Strateginen suunnittelu ja ohjelmointi

Muiden suoritusjohtamisjärjestelmien tapaan myös komission strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros alkaa strategian muotoilulla ja kunnianhimoisella tavoitteenasettelulla. Ne toimivat perustana resurssienjaolle ja toiminnan suunnittelulle, joita taas seuraavat toteutus- ja seurantavaihe, raportointi sekä etenkin arviointeihin perustuva jatkuva paranteluvaihe. Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros on tuonut politiikan painopisteet päätöksentekoprosessin ytimeen resurssien kohdentamista myöten. Poliittiset prioriteetit ja niitä vastaavat resurssitarpeet määritellään vuosistrategiassa (APS), mutta tarkemmat resurssipyynnöt esitetään alustavassa talousarvioesityksessä toiminta-aloittain koottujen suoritustietojen perusteella.

Komission työskentelymenetelmiin nivotaan toimintajohtamisen välineitä, joita sitten käytetään yhteyksissä muihin toimielimiin. Johtajien on keskityttävä ensisijaisten tavoitteitten toteuttamiseen, niihin liittyvien toimien käynnistämiseen sekä suoritusten seuraamiseen ja niistä raportoimiseen. Jotta välineiden vaikutuksia politiikkaan voitaisiin lisätä, tarvitaan kuitenkin lisää toimia: esimerkiksi toiminnan päivittäisen hallinnoinnin parantamiseksi on käytettävä entistä järjestelmällisemmin tietoja suorituksista (tavoitteiden saavuttamista mittaavia indikaattoreita). Jos alaan kiinnitettäisiin enemmän huomiota poliittisella tasolla, komissio voisi hyödyntää suoritusjohtamisjärjestelmäänsä täysipainoisemmin.

Komissio sai alkusyksystä 2004 budjettivallan käyttäjältä palautetta niistä suorituksiin liittyvistä tiedoista , joilla alustavaa talousarvioluonnosta perusteltiin neuvoston puheenjohtajan raportissa[15] ja Euroopan parlamentin valmisteluasiakirjassa.[16] Huolimatta komission pyrkimyksistä ottaa suositukset huomioon budjettivallan käyttäjä hyödyntää suoritustietoja edelleen varsin vähän, mikä on rajoittanut uudistuksen vaikutuksia itse talousarviomenettelyyn.

Kesäkuussa 2005 hyväksytyssä vuoden 2004 yhteenvetokertomuksessa [17] komissio loi katsauksen yksikköjensä sisäiseen hallintoon. Vaikka tarvittavat tiedot periaatteessa löytyvätkin vuotuisista toimintakertomuksista, jälkiarvioinneista ja muista pakollisista raporteista, tarkoitus on parantaa politiikan tuloksista tehtävää ulkoista raportointia, jotta lukijat saavat yleiskäsityksen painopistetoimien edistymisestä.

Strategiset tavoitteet 2005–2009

Komissio esitti tammikuussa 2005 strategiset tavoitteensa vuosiksi 2005–2009 [18] sekä työohjelmansa vuodeksi 2005 .[19] Strategisissa tavoitteissa keskityttiin lyhyesti sanottuna hyvinvointiin – joka on erittäin tärkeä seikka ottaen huomioon sen yhteys Lissabonin strategian kasvu ja työpaikat -elementtiin –, solidaarisuuteen laajentuneessa unionissa samoin kuin turvallisuuteen sekä näiden tavoitteiden ulottamiseen unionin rajojen ulkopuolelle.

Monivuotisia strategisia tavoitteita ja työohjelmaa esitellessään puheenjohtaja Barroso kertoi johtamansa komission haluavan työskennellä entistäkin tiiviimmässä yhteistyössä parlamentin ja neuvoston kanssa yhteisten tavoitteitten hyväksi. Seurauksena tarkistettiinkin komission ja parlamentin puitesopimusta korostaen säännöllistä vuoropuhelua kaikkein korkeimmalla tasolla. Puheenjohtaja Barroso antoi uutta painoa myös viestinnälle, kansalaisten kuuntelemiselle sekä työskentelemiselle heidän hyväkseen ja heidän kanssaan .

Henkilöstöpolitiikka

Uudistuksen viimeinen mittava lainsäädännöllinen osatekijä, uudet henkilöstösäännöt, hyväksyttiin virallisesti 22. maaliskuuta 2004. Ne tulivat voimaan 1. toukokuuta 2004. Näin saatiin päätökseen pitkä ja vaivalloinen muutosvaihe, jonka kuluessa pantiin paikoilleen sisäisen uudistuksen edellyttämät sääntelypuitteet. Henkilöstösääntöjä täydentämään laadittiin soveltamissääntöjä, jotka koskevat henkilöstön henkilökohtaista vastuuvelvollisuutta, epäpätevyyttä sekä sopimussuhteista ja tilapäistä henkilökuntaa. Ylimääräisten toimihenkilöiden käytöstä alettiin luopua asteittain vuonna 2004, ja kesäkuussa 2005 Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimisto EPSO käynnisti kilpailun etsiäkseen sopimussuhteista henkilökuntaa tietokantansa luomista varten. Palveluksen päättämistä koskevan kertaluontoisen varhaiseläkejärjestelyn (”dégagement”) ja laajentumisvalmistelujen jälkeen toteutettiin henkilöstön uudelleenjärjestely henkilöresurssien osoittamiseksi niitä eniten tarvitseville yksiköille.

Vuonna 2005 henkilöstöä arvioitiin uuden järjestelmän mukaisesti kolmannen kerran. Koska järjestelmä herättää henkilöstön keskuudessa edelleen runsaasti tuntoja, siitä käynnistettiin maaliskuussa 2004 perinpohjainen ulkoinen arviointi, jossa tavoitteena oli etenkin parantaa ansioituneisuuden ja ylennysten välistä yhteyttä sekä urakehityksen eriyttämistä ja ratkaista eräitä avoimuuteen liittyviä kysymyksiä.

Liikkuvuutta koskevilla ohjeilla on onnistuttu parantamaan henkilöstön liikkuvuuden hallintaa komissiossa, ja hyviä toimintatapoja levittämällä pyritään luomaan sellainen urakehitystä hallinnoiva järjestelmä, jonka avulla komissio voi huolehtia siitä, että ”oikeassa tehtävässä toimii oikea työntekijä oikeaan aikaan”, jolloin henkilöresurssien käyttö on tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Vaikka kokemukset liikkuvuudesta ovat yleisesti ottaen olleet myönteisiä, arkaluonteisiin tehtäviin liittyvällä pakollisella tehtävästä toiseen siirtämisellä havaittiin olevan myös joitakin kielteisiä, korjaamista vaativia seurauksia, joista mainittakoon asiantuntemuksen ja toimielimen sisäisen tuntemuksen menettäminen pois siirtyvän henkilön mukana.

Koulutuksella oli edelleen keskeinen asema komission henkilöstöpolitiikassa. Virkamiehillä oli vuonna 2004 keskimäärin 9,1 koulutuspäivää eli selvästi enemmän kuin vuonna 2001 (6,9 päivää). Yleistä koulutusbudjettia, joka vuosina 2002 ja 2003 kasvoi vakaasti vuonna 2001 tapahtuneen kasvupyräyksen (63,6 prosenttia) jälkeen, kasvatettiin vielä 37 prosentilla vuodeksi 2004. Tammikuussa 2005 perustettu Euroopan yhteisöjen henkilöstökoulutuskeskus vahvistanee toimielinten koulutustoimintaa entisestään.

Johtamiskoulutuksesta ja johtamisen kehittämisestä komissiossa tehdyssä arvioinnissa päädyttiin toteamaan, että komission keskuskoulutusyksikön tarjoama johtamiskoulutus on kattavaa ja osallistujien arvostamaa. Vuoden 2004 loppuun mennessä noin 800 johtotehtävissä työskentelevää oli suorittanut keskijohdon koulutusohjelman. Ohjelmalle laadittiin toimintalähtöiseen oppimiseen keskittyvä jatko-osa, joka käynnistettiin loppuvuodesta 2004. Vuonna 2004 ryhdyttiin kehittämään myös ylemmille johtajille tarkoitettua johtamiskoulutusta ja samalle kohderyhmälle suunnattua erityistä Leadership-ohjelmaa.

Komissio antoi vuosina 2004 ja 2005 kolme tiedonantoa, jotka liittyivät uusista jäsenvaltioista tulevan henkilökunnan palkkaamiseen kaikille tasoille.[20] Tiedonannoissa määriteltiin ylemmän johtajiston palkkaamisessa käytettävät menettelyt ja vahvistettiin siirtymäkautena sovellettavat yleisperiaatteet. Lisäksi niissä asetettiin tavoitteita sekä yleisellä tasolla että erikseen keskijohtajiston palkkaamiselle komission yksikköihin kohti vuosina 2004 ja 2005. Henkilöstötavoitteet kutakuinkin saavutettiin, mutta johtajiston ja etenkin keskijohdon palkkaamisessa ilmeni viivästyksiä, ja sen vuoksi tilannetta seurataan tiiviisti.

Komission hyväksymän naisten ja miesten yhtäläisiä mahdollisuuksia komissiossa koskevan neljännen toimintaohjelman tarkoituksena on tukea komission tasa-arvopolitiikkaa, ja lisäksi siinä ehdotetaan joitakin toimenpiteitä, jotka perustuvat keskeisiin tuloksiin vuoden 2003 lopussa valmistuneesta ulkoisesta arvioinnista. Toimenpiteet ovat auttaneet komissiota vuodelle 2005 kaavailtujen, naisten palkkaamista ja tehtävänimityksiä koskevien tavoitteitten täyttämisessä.

Sisäinen tarkastus, taloushallinto ja varainhoidon valvonta

Keskeisiä sisäiseen valvontaan liittyviä toimia

Komission yksiköiden vuotta 2004 koskevista vuotuisista toimintakertomuksista sai yleisesti ottaen myönteisen kuvan hallinnon ja valvonnan tilanteesta. Kertomuksissa ilmaistujen varaumien[21] perusteella näyttää siltä, että useimmat ongelmat ovat toistuvia ja ratkaistavissa keskipitkällä aikavälillä. Kesäkuussa 2005 hyväksymässään yhteenvetokertomuksessa[22] komissio loi katsauksen tilanteeseen ja esitti toimia, joilla vahvistetaan komission vastuullisuutta, valvontakapasiteettia ja tilivelvollisuutta. Toimista mainittakoon suunnitelma integroidun valvontakehyksen luomiseksi sekä koko komission kattava riskinhallinta, joista lisää jäljempänä.

Eurostatin tapahtumien jälkimainingeissa sisällytettiin vuoden 2004 komission jäsenten toimintasääntöihin[23] edelleen voimassa oleva määräys, jonka mukaan kaikille komission jäsenille on vähintään puolivuosittain tiedotettava varainhoitoon liittyvistä ongelmista ja riskeistä, sisäisen tarkastuksen ja valvonnan tehokkuudesta sekä valvontaelinten tai vastuuvapauden myöntäjän esiin nostamista kysymyksistä.

Vuodesta 2004 lähtien on siirrytty sääntöjen ja menettelyjen noudattamisen arvioinnista korostamaan sisäisen valvonnan[24] tehokkuutta suhteessa keskeisiin valvontatavoitteisiin. Sitoutumista sisäiseen valvontaan ja riskinhallintaan pönkitettiin erityisillä kursseilla.

Riskinhallinnassa otettiin vuonna 2004 ensiaskeleet kohti yhtenäisen mallin käyttöä koko komissiossa: seitsemälle yksikölle tarjottiin erityisiä koeluontoisia menettelypuitteita, joiden pohjalta ne voisivat arvioida keskeisiä riskejään ja suunnitella niihin liittyviä toimia, kun ne laativat vuotuisia hallintosuunnitelmiaan vuodeksi 2005. Yksikköjenvälinen ohjauskomitea on siitä lähtien seurannut komission lokakuussa 2005 hyväksymän yhtenäisen toimintamallin kehittämistä.

Kun yhteenveto vuoden 2002 toimintakertomuksista oli saatu valmiiksi, perustettiin uusi jälkivalvontaverkosto, jonka tehtävänä oli laatia ohjeita ja levittää hyviä toimintamalleja komission yksiköissä.[25] Yhtenä tavoitteena on sopia yhteisistä termeistä ja virheluokituksesta.

Kuten tilintarkastustuomioistuin syyskuussa 2005 yleisesti ottaen myönteisessä arviossaan komission arviointipuitteista totesi, komission yksiköt jatkoivat arviointitoimiensa laajentamista ja parantamista sekä ulottivat tarkastelunsa yhä enemmän perinteisten meno-ohjelmien ulkopuolisiin toimiin (esim. eri politiikat ja horisontaaliset teemat). Ennakkoarvioinnissa on edistytty selvästi – etenkin aloilla, joilla ennakkoarviointi on yhdistetty vaikutustenarviointiin. Keskustasolla on kiinnitetty yhä enemmän huomiota arviointitoimien keskeisiä näkökohtia esittelevien, pitkälle tiivistettyjen asiakirjojen laatimiseen ja pyritty niin tehostamaan arviointitietojen käyttöä korkeammalla tasolla.

Komissio laati vuonna 2005 yhteisen sisäisen valvonnan kehyksen kehittämistä koskevan suunnitelman[26] sekä siihen liittyvän raportin puuteanalyysista,[27] jossa tarkastellaan komission sisäisen valvonnan kehyksen puutteita suhteessa niihin valvontaperiaatteisiin, jotka tilintarkastustuomioistuin vahvisti yhteisön sisäisen valvonnan kehystä koskevassa ehdotuksessaan (lausunto nro 2/2004). Asiakirjojen tavoitteena on ensinnäkin raivata tietä entistä selkeämmille tilivelvollisuusjärjestelyille ja yhteisön talousarvion luotettavammalle toteuttamiselle sekä toiseksi osoittaa mainittujen menettelyjen toimivuus selkeämmin vastuuvapauden myöntäjälle ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevassa vuotuisessa tarkastuslausumassa. Siihen tarvitaan jäsenvaltioiden aktiivista osallistumista hajautettuun hallintoon.

Keskeisiä taloushallintoon ja kirjanpitoon liittyviä toimia

Vuonna 2004 valmisteltiin 1. tammikuuta 2005 tapahtunutta siirtymistä suoriteperusteiseen kirjanpitoon. Uusi kirjanpitojärjestelmä noudattaa tilintarkastajien kansainvälisen järjestön IFACin laatimia julkisen sektorin kansainvälisiä kirjanpitostandardeja ja saattaa auttaa komissiota saavuttamaan johtoaseman alalla. Muutoksen eteen oli tehtävä paljon koko komissiossa: toimia vaativat etenkin tietojärjestelmät ja koulutus sekä oikeushenkilöiden, laskujen, käyttöomaisuuden sekä meneillään olevien tai entisten sopimusten ennakkorahoituksen ja vakuuksien rekisteröinti. Vaikka joidenkin käytännön ongelmien selvittäminen on vielä kesken, kirjanpitojärjestelmän modernisoinnista ja siihen liittyvistä toimista odotetaan saatavan paljon etua. Nyt voidaan esimerkiksi valvoa yhteisön varojen keskittymistä tietyille toimeksisaajille, havaita vakuuksiin liittyviä riskejä, valvoa ennakkorahoitusta ja maksuaikataulujen noudattamista sekä laatia entistä luotettavampia rahoitusselvityksiä. Myös tietoturva ja käyttöoikeussäännöt olivat voimakkaasti esillä koko projektin ajan. Projektin keskeisiin anteihin kuuluu se, että vuodesta 2005 lähtien kirjanpitotietoihin – etenkin tasetietoihin – pääsee käsiksi integroidun järjestelmän kautta. Kokonaisuutena toimet ovat merkittävä askel Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuosien varrella esittämien kysymysten ratkaisemiseksi.

Komissio hyväksyi 3. toukokuuta 2005 ehdotuksen varainhoitoasetuksen muuttamiseksi. Ehdotuksella pyritään etenkin selkeyttämään hallintomenettelyjä ja saamaan valvontatoimien kustannukset ja edut tasapainoon. Siinä korostetaan tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuta huolehtia asianmukaisesta sisäisestä valvonnasta, jossa otetaan huomioon etenkin hankintoihin ja avustuksiin liittyvät riskit. Ehdotuksen mukaan tilinpitäjän on hyväksyttävä lopulliset tilit ja vahvistettava, että ne on laadittu sekä tilien esittämistä koskevien säännösten että tilinpidon periaatteiden, sääntöjen ja menettelyjen mukaisesti.

Komissio hyväksyi heinäkuussa 2005 ensimmäisen muutoksen varainhoitoasetuksen soveltamissääntöihin.[28] Pääasiassa kyse on uuden julkisia hankintoja koskevan direktiivin täytäntöönpanosta ja ensireaktiosta talousyksikköjen esittämiin hallinnollisiin kysymyksiin, jotka koskevat arvoltaan vähäisiä sopimuksia ja avustuksia. Samoin käsitellään kiinteämääräistä rahoitusta koskevia päätelmiä, jotka tehtiin vuoden 2002 toimintakertomusten perusteella. Valvonnan kustannukset ja hyödyt halutaan siis saada parempaan tasapainoon.

Keskeisiä sisäiseen tarkastukseen liittyviä toimia

Sisäisen tarkastuksen toimiala IAS teki hallinnonuudistusta koskevassa valkoisessa kirjassa vahvistetun toimen mukaisesti vuonna 2004 perusteellisia tarkastuksia, riskinarviointeja ja asiakirjatarkastuksia komission yksiköissä. Välittömänä tavoitteena oli tarjota kyseisille yksiköille riippumattomia tarkastuksia ja antaa itse komissiolle kattavaa palautetta ensimmäisen kerran uudistuksen käynnistämisen jälkeen. Lisäksi tarkastukset antoivat sisäisen tarkastuksen toimialalle perustan, jota se tarvitsee kehittääkseen oman riskilähtöisen, alan standardien ja käytäntöjen mukaisen tarkastusohjelmansa.

IAS totesi, että sisäisen valvonnan standardien soveltaminen on parantunut, uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpano on tehnyt rahoitusjärjestelyistä luotettavampia, käytössä on entistä paremmat suunnittelu- ja suorituksenseurantavälineet (toimintajohtaminen) ja että käytössä ovat nyt kansainvälisiin kirjanpitostandardeihin perustuvat nykyaikaiset taloudellista raportointia ja kirjanpitoa koskevat järjestelyt. IAS:n mielestä olisi lisäksi kiinnitettävä enemmän huomiota sisäisen valvonnan standardien ja vuotuisten hallintosuunnitelmien toteuttamisen tehokkuuteen, otettava käyttöön koko komission kattavat riskinhallintajärjestelyt sekä parannettava sisäisten menettelyjen ja taloushallinnon valvontaa ja seurantaa.

Varapuheenjohtaja Siim Kallasin johtama uusi sisäisen tarkastuksen seurantakomitea aloitti työnsä vuoden 2004 lopussa. Komitean tehtävänkuvaa laajennettiin ottamalla siihen mukaan sisäisten tarkastusyksikköjen työn tutkiminen, ja lisäksi se tarkastelee vastuuvapauden myöntämiseen liittyviä kysymyksiä.

Tammikuun 2004 raportissa hallinnonuudistuksen edistymisestä komissio pyysi sisäisen tarkastuksen toimialaa raportoimaan tarkastusyksikköjen työn keskeisistä tuloksista kahdesti vuodessa. Tähän mennessä raportteja on laadittu kaksi, ja niissä komissiolle on kerrottu keskeisistä yksikkökohtaisista ja yksiköille yhteisistä riskialttiista osa-alueista.

Sisäisen tarkastuksen toimialan ja komission yksiköiden sisäisten tarkastusyksikköjen yhteistyösuhteet ovat kehittyneet huomattavasti. Komission päätarkastaja johtaa komission sisäisten tarkastajien verkostoa, joka helpottaa tiedonvaihtoa tarkastusohjelmien tekoa myöten ja pyrkii yhdenmukaistamaan menettelyjä ja raportointia. Sisäisten tarkastusyksikköjen laadunarviointijärjestelyjä ja raportointivaatimuksia toimialaan nähden on yksinkertaistettu. Sisäisen tarkastuksen toimiala ja sisäiset tarkastusyksiköt käyttävät nyt tarkastuskertomusten laatimisessa yhteisiä vähimmäisvaatimuksia, jotka koskevat etenkin tarkastuksessa tehtyjen havaintojen ja suositusten luokitusta.

3. TULEVIA POLIITTISIA LINJAUKSIA

Menettelyjen ja työskentelymenetelmien yksinkertaistaminen on laaja-alainen tavoite nykyisen komission toiminnassa. Taustalla on organisaatiossa vallitseva yhteinen käsitys siitä, että uudistukset olivat välttämättömiä ja että toimia oli tehostettava esimerkiksi taloushallinnossa. Joitakin toimenpiteitä voitaisiin kuitenkin kokemusten valossa nyt keventää, jolloin resursseja pystyttäisiin parantuneen tuottavuuden ansiosta suuntaamaan ydintehtäviin, kuten Euroopan kansalaisia palvelevien toimien kehittämiseen ja toteuttamiseen.

Komissio on ottanut yhdeksi strategiseksi tavoitteekseen viestinnän. Kesäkuussa 2005 komissio hyväksyi ”toimintasuunnitelman Eurooppa-asioista tiedottamisen tehostamiseksi” tarkoituksenaan tehdä kansalaisille suunnatusta viestinnästä selkeää, kattavaa ja oikea-aikaista. Osoituksena sitoutumisestaan parempaan viestintään komissio käynnisti hiljattain ns. ”K-suunnitelman” (kansanvalta, kuunteleminen ja keskustelu), jolla luodaan perusta perinpohjaiselle keskustelulle Euroopan tulevaisuudesta.

Komission strategisesta suunnitteluprosessista on poimittu joitakin osa-alueita jatkokehittämistä varten: tarkoituksena on tehostaa prosessia parantamalla sen avoimuutta, toimivuutta ja resurssien kohdentamista sekä varmistaa poliittisten prioriteettien toteuttaminen.

Henkilöstöhallinnossa tavoitteena on jatkaa henkilöstösääntöjen ja muiden uudistustoimien vakiinnuttamista ja hienosäätöä sekä varmistaa, että palvelua korostavaa hallintokulttuuria kehitetään edelleen. Yksinkertaistamisella halutaan lisätä tehokkuutta ja henkilöstön työtyytyväisyyttä, ja sitä varten keskitytään asiakkaiden tarpeisiin ja niiden täyttämiseen sekä joustavoitetaan toimintamallia mahdollisuuksien mukaan. Samoin lisätään avoimuutta ja parannetaan henkilökunnan ja hallinnon välistä viestintää ja vuoropuhelua ja pyritään näin varmistamaan, että kaikki ovat selvillä henkilöstöpolitiikasta ja sen perusteista.

Komission pyrkimyksenä on saada aikaan tuloksia poliittisten tavoitteittensa ja prioriteettiensa mukaisesti, mutta samalla se varmistaa tehokkaammin, että varainhoito on moitteetonta ja että tilien perustana olevat toimet ovat laillisia ja asianmukaisia. Sitä varten on huolehdittava, että poliittisiin organisaatioihin luonnostaan kuuluvat riskit hallitaan asianmukaisesti ja että rakennetaan sisäisen valvonnan puitteet jäsenvaltioiden kanssa, joiden hallinnoitavaksi noin 80 prosenttia yhteisön talousarviosta kuuluu. Komission on arvioitava selkeästi politiikkansa vaikutukset ja raportoitava toiminnastaan ja rahoitustiedoistaan avoimesti ja täsmällisesti. Kaikkea tätä helpottamaan tarvitaan yksinkertaisempia ja selkeämpiä sääntöjä, jotka perustuvat etenkin varainhoitoasetukseen, sekä valvonnan kustannusten ja hyötyjen parempaa tasapainottamista.

Palvelua korostavan hallintokulttuurin luominen

Avoimuus ja yleisösuhteet

Strategisia tavoitteita vuosiksi 2005–2009 koskevassa tiedonannossa antamansa sitoumuksen mukaisesti ja loogisena täydennyksenä K-suunnitelmalle (kansanvalta, kuunteleminen ja keskustelu) komissio päätti marraskuussa 2005 käynnistää erityisen Euroopan avoimuusaloitteen. Ehdotuksen päätavoitteena on parantaa yleistä luottamusta EU:n toimielimiin lisäämällä niiden vastuuvelvollisuutta ja avaamalla ne julkiselle tarkastelulle. Alkuvuodesta 2006 julkaistavalla vihreällä kirjalla on tarkoitus käynnistää julkinen keskustelu mahdollisuuksista lisätä yhteisön varojen käytön avoimuutta, kansalaisyhteiskunnan edustajien kuulemisesta sekä eturyhmien roolista päätöksenteossa. Komissio pyrkii edelleen parantamaan toimiensa avoimuutta Euroopan kansalaisten silmissä. Tässä yhteydessä mm. helpotetaan tiedonsaantia nykyaikaisten tieto- ja viestintäteknisten sovellusten avulla. Samassa yhteydessä tarkastellaan uudelleen asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annettua asetusta.

Hallintomalli ja parempi sääntely

Komissio jatkaa ja tehostaa sääntelyn parantamiseen ja lainsäädännön yksinkertaistamiseen tähtääviä toimiaan. Vaikutustenarviointiin liittyvästi jatketaan toimintamallin seurantaa ja kehittämistä ottaen huomioon käyttäjien ja muiden sidosryhmien näkemykset. Komission vaikutustenarviointijärjestelmästä käynnistetään alkuvuodesta 2006 kattava ulkoinen arviointi, jota käytetään apuna yleisen toimintamallin vahvuuksien ja heikkouksien kartoittamisessa. Lisäksi perustetaan ulkoisten asiantuntijoiden verkko antamaan palautetta vaikutustenarvioinnin menettelyistä.

Komissio kehottaa jatkossakin neuvostoa ja Euroopan parlamenttia (lainsäädännön parantamista koskevan toimielintenvälisen sopimuksen puitteissa) ja jäsenvaltioita pyrkimään siihen, että sääntely-ympäristön yksinkertaistamisessa ja parantamisessa saavutetaan tuntuvaa ja nopeaa edistystä. Komission uuteen lainsäädännön yksinkertaistamista koskevaan toimintamalliin sisältyy seuraavat kolme vuotta kattava toimintasuunnitelma, jonka yhteydessä tarkastellaan EU-lainsäädäntöä kohdennetusti eräillä sektoreilla. Näin komissio saattaa päätökseen toimensa, joilla se vastaa kilpailukykyneuvoston marraskuussa 2004 asettamiin 15:een yksinkertaistamisprioriteettiin.

Menettelyjen ja työskentelymenetelmien yksinkertaistaminen

Talous- ja muun hallinnon menettelyjä on jo ryhdytty yksinkertaistamaan tarkastellen eri kysymyksiä käyttäjän kannalta. Yksinkertaistamiselle voisi olla tilaa myös tarkastuksessa ja valvonnassa. Samalla tapaa kuin komissio kokonaisuutena toteuttaa paremman sääntelyn suunnitelmaansa, sen keskus- ja tukiyksiköiden odotetaan ottavan yksinkertaistamisen kiinteäksi osaksi toimiaan ja keskittyvän painokkaammin niihin vaikutuksiin ja hallinnollisiin tehtäviin, joita uudet tai muutetut menettelyt ja työskentelymenetelmät komission yksiköille aiheuttavat. Sisäisten menettelyjen vaikutusten arviointiin olisikin kehitettävä tarkoituksenmukaisia menetelmiä. Henkilöstön mielipiteitä luotaavat selvitykset ja intranet-kyselyt ovat tärkeitä tietolähteitä ja tarjoavat perustan korjaaville toimille.

Hiljattaisessa tiedonannossaan[29] komissio kuvasi, miten sähköistä toimintaympäristöä edistävä e Commission-aloite voi auttaa komissiota nykyaikaistamaan työskentelymenetelmiään ja parantamaan henkilöstölle, jäsenvaltioiden viranomaisille, yhteistyökumppaneille, yrityksille ja kansalaisille tarjoamiaan palveluja. Tiedonannolla komissio toisti ajavansa siirtymistä sähköiseen toimintaympäristöön sekä käyttävänsä teknologiaa tehokkuuden ja avoimuuden hyväksi. Se on osa komission panosta sähköisten viranomaispalvelujen hyväksi; laajempana tavoitteena on kasvua ja työpaikkoja luova osaamisyhteiskunta. Tulevissa e Commission-toimissa pyritään muiden muassa lisäämään poliittisten ja hallinnollisten palvelujen sähköistä tarjontaa komission sisäisille ja muille käyttäjille, ottamaan käyttöön toimintaa tehostavia ja päällekkäisyyksiä vähentäviä yhteentoimivia tietojärjestelmiä sekä parantamaan tietoteknistä turvallisuutta.

Ulkoistaminen ja komission hallintotoimistot

Ensimmäisessä vuosien 2007–2013 rahoitusnäkymiä koskevassa tiedonannossaan komissio painotti, että sen on keskityttävä perussopimusten mukaisen politiikan kehittämiseen ja seurantaan. Tiedonannossa esitettiin ”hallinnollista ohjausmallia koskevat periaatteet” (vähemmän suoraa hallinnointia, parempi edistymisen valvonta ja parempi kustannusvaikuttavuus) ja mainittiin aloja, joilla ohjelmien hallinto voitaisiin delegoida toimeenpanovirastoille. Delegointia toimeenpanovirastoille harkitaan parhaillaan eräissä komission yksiköissä. Koska yksikään virasto ei vielä ole täysin toimintavalmis, ei vielä tiedetä, onko tämä vaihtoehto kustannuksiinsa nähden tehokkain. Komissio tarkastelee tilannetta ensimmäisen kerran vuoden 2005 yhteenvetokertomuksessaan. Kolmen toimintavuoden jälkeen toimeenpanovirastoille tehdään ulkoinen arviointi. Ulkoistamista harkitaan vain silloin, kun kustannustehokkuus voidaan selvästi osoittaa ja kun hallinto- ja valvontanäkökohdista on huolehdittu asianmukaisesti.

Virastojen toiminnasta tehtävän, lokakuussa 2005 käynnistetyn arvioinnin tuloksia käytetään lisäksi pohjana virastojen toiminnan parantamiselle, tarpeen mukaan niiden toimivallan uudelleenmäärittelylle sekä interinstitutionaalisuuden lisäämiselle niiden toiminnassa.

Strateginen suunnittelu ja ohjelmointi

Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen pääkohdat voidaan kiteyttää seuraavasti:

Kehitetään strategisen suunnittelun monivuotisuutta

Strategisen suunnittelun kierroksessa olisi korostettava suunnittelun monivuotisuutta. Vuosistrategiaa tarkastellaan monivuotisesta näkökulmasta, ja sitä laadittaessa arvioidaan aiempia tuloksia monivuotisten tavoitteiden pohjalta. Komission jäsenten vuosistrategian linjauksesta käymän keskustelun – kierroksen poliittisen perustan – tehostamiseksi parannetaan komission yksiköiden keskinäistä koordinointia ja lisätään niiden keskustelulle tarjoaman pohja-aineiston määrää sekä keskitytään keskustelussa keskeisiin poliittisiin vaihtoehtoihin.

Tehdään tavoitteenasettelusta osa toimintakulttuuria

Komissio tehostaa toimiaan tavoitteiden ja indikaattorien laadun, merkityksellisyyden ja määrittelemisen parantamiseksi ja monivuotisen tavoitteenasettelun kehittämiseksi. Ensisijaisten tavoitteiden toteuttaminen ja toiminnasta raportoiminen nivotaan tiiviimmin hallintomalliin. Erityistä huomiota kiinnitetään niihin ongelmiin, joita komission yksiköt kohtaavat kehitellessään sellaisia indikaattoreita, joilla on todellista merkitystä kansalaisille. Ylemmän johdon ja itse komission on lisäksi tunnettava indikaattorit omakseen.

Kehitetään resurssienjakoa

Resurssienjaon pohjana olevaa tietoperustaa ja päätöksentekoprosessia on viime vuosina parannettu huomattavasti, ja niitä ollaan yhdistämässä talousarviomenettelyyn. Tuore päätös tarkistaa resurssitarpeiden, työmäärän ja suoritusten arviointiin käytettäviä objektiivisia kriteerejä ja indikaattoreita parantanee prosessia silti vielä entisestään. Silloin kun se on komission prioriteettien kannalta tarkoituksenmukaista, voidaan tiettyjä virkoja antaa määräaikaisesti tiettyjen yksiköiden käyttöön ja siirtää virka tavoitteiden täytyttyä jollekin muulle prioriteettialalle. Suoritustiedoista pitäisikin siksi tulla tärkeä osa alustavan talousarvioluonnoksen laatimista ja sitä seuraavia talousarviomenettelyn vaiheita.

Tehostetaan politiikan tuloksia koskevaa raportointia ja viestintää

Tiedottaminen EU:n toimien positiivisista vaikutuksista kansalaisille ja muille sidosryhmille kuuluu komission tärkeimpiin painopisteisiin. Komissio pyrkii hyödyntämään määrällisiä ja laadullisia suoritustietoja entistä järjestelmällisemmin ja tehostamaan siten viestintäkykyään. Siihen tarvitaan tarkoituksenmukaisia ja ymmärrettäviä tavoitteita ja indikaattoreita. Strategisen suunnittelun kierroksella komission yksiköiden on määriteltävä selkeällä poliittisella kielellä päätavoitteet kullekin politiikanalalle ja kerrottava yleisesti ymmärrettävällä tavalla keskeisistä poliittisista haasteista ja saavutuksista.

Jotta politiikan tulokset ja toisaalta sisäiseen tarkastukseen ja hallintoon liittyvät kysymykset olisivat raportoinnissa tasapainoisessa suhteessa, strategisten poliittisten tavoitteiden edistymisestä raportoidaan vuosittain Euroopan parlamentille, neuvostolle ja muille sidosryhmille. Jo käytössä olevassa yhteenvetokertomuksessa keskitytään jatkossakin hallintoon ja valvontaan.

Henkilöstöpolitiikka

Henkilökunta on eittämättä komission tärkein voimavara, jonka avulla se voi laatia poliittisia toimenpiteitä ja panna ne täytäntöön. Se onnistuuko komissio saavuttamaan strategiset tavoitteensa riippuu siksi olennaisesti sen henkilöstöhallinnon laadusta ja innovatiivisuudesta. Vaikka komission henkilöstöhallintoa on vuosien mittaan kehitetty merkittävästikin, henkilökunta jopa paikallista henkilöstöhallintohenkilöstöä myöten pitää sitä edelleen valvonta- ja kontrollivälineenä.

Keskipitkällä aikavälillä komissio pyrkii kehittämään henkilöstöhallintoa osana strategiaansa, jolla se tähtää siihen, että henkilöstöresursseja hallinnoidaan niin, että komissio pystyy toteuttamaan suunnitelmansa ja tavoitteensa. Tässä yhteydessä tulisi antaa merkittävä rooli tietoteknisten välineiden laajalle käytölle, kuten komission henkilöstön ammattiprofiilit sisältävän e-CV -tietokannan käyttöönotolle.

Komissio pyrkii lisäämään henkilöstöhallinnossa toimivien erityisosaamista entisestään, jotta henkilöstöhallinto menettelyineen toimisi ammattimaisesti sekä yksiköissä että koko toimielimessä. Keskeistä on lisätä palvelulähtöisyyttä, pitää yksinkertaistamista yllä jatkuvana prosessina, kehittää suorituspohjaista toimintakulttuuria ja tunnustaa yksittäisten ihmisten suoritukset. Henkilöstöhallinnon ammattimaistamiseen keskipitkällä aikavälillä tähtäävän erityisen toimintasuunnitelman muotoilussa on edistytty hyvin.

Pitemmälle ulottuvana tavoitteena on tehdä henkilöstöhallinnosta ”strateginen kumppani” henkilöstöresurssien strategiseen linjaamiseen. Henkilöstöhallinnon tulevassa kehittämisessä siihen otetaan mukaan sellaisia tärkeitä prosesseja kuin osaamisenhallinta, organisaation kehittäminen, seuraajasuunnittelu, strateginen resurssisuunnittelu jne.

Heinäkuussa 2004 esiteltyä toimintasuunnitelmaa, jolla pyritään palkkaamaan asiantuntijoita ja kehittämään erikoiskoulutusta olemassa olevalle henkilöstölle, jatketaan. Komissio antaa panoksensa myös toimielintenvälisen Euroopan henkilöstövalintatoimiston työohjelmaan tarkoituksena varmistaa, että valintakilpailuista saadaan jatkossakin riittävästi väkeä vapaiden paikkojen täyttämiseen.

Komissio pyrkii myös luomaan tasapainoisen suhteen henkilöstöhallinnon tehtävien hajauttamisen ja toisaalta henkilöstösääntöjen ja henkilöstöpolitiikan johdonmukaisen soveltamisen välille. Sitä varten hallinnon pääosaston on osallistuttava aktiivisesti yhteisten henkilöstöhallintomenettelyjen käytön edistämiseen, tukemiseen ja helpottamiseen – kuitenkin niin, että paikallistasolla on nykyistä suuremmat mahdollisuudet joustoihin silloin, kun joustot voivat tehostaa suoritusta.

Työviihtyvyyspolitiikan kehittämisessä on edistytty, ja työ valmistunee pikapuoliin. Yhtäläisten mahdollisuuksien alalla asetetaan realistisia tavoitteita ja ryhdytään toimiin, joilla huolehditaan paremmasta sukupuolitasapainosta. Komissiossa jatketaan toimivien etätyö- ja joustavien työaikajärjestelyjen kehittämistä, jotta yksityis- ja työelämän yhteensovittamista voitaisiin parantaa. Lisäksi komissio pohtii parhaillaan keinoja, joilla voitaisiin parantaa ja tarpeen mukaan yksinkertaistaa sen nykyistä henkilöstön arviointiin ja ylennyksiin käyttämää järjestelmää.

Sisäinen tarkastus, taloushallinto ja varainhoidon valvonta

Keskeisiä sisäiseen valvontaan liittyviä toimia

Vuoden 2004 yhteenvetokertomuksen ensimmäisenä monivuotisena tavoitteena oli sisäisen valvonnan järjestelmien tehokas toiminta sekä komission kaikkien yksiköiden sitoutuminen vastaaviin käsitteisiin ja menettelyihin. Keinona ovat etenkin sisäisen valvonnan koordinaattorien tekemät säännölliset katsaukset sisäiseen valvontaan. Keskusyksiköt laativat aiheeseen liittyviä ohjeita, joita koordinaattoriverkosto sitten tarkastelee.

Riskinhallinnan tavoitteena vuosille 2005–2006 on vahvistaa rakenteita ja menettelyjä pääosastotasolla. Riskinhallinta otetaan mukaan vuoden 2006 hallintosuunnitelman käsittelyyn, ja vuodesta 2006 lähtien laaditaan keskitettyjä ohjeita ja välineitä komission käsittelemiä eri toimia, projekteja ja menettelyjä varten. Vuoteen 2007 mennessä on tarkoitus kehittää menetelmiä riskinhallintaan ”yksikköperheiden” tasolla sekä ottaa tärkeimmät ulkoiset kumppanit mukaan toimintaan.

Sisäisen valvonnan yhteisen kehyksen kehittämistä koskevalla suunnitelmallaan komissio aikoo ryhtyä parantamaan nykyistä valvontakehystä, jotta se voisi antaa tilintarkastustuomioistuimelle riittävät takeet tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Jäsenvaltioiden, parlamentin ja tilintarkastustuomioistuimen kanssa käymiensä keskustelujen lisäksi komissio tekee sisäisiä selvityksiä, joiden avulla se pyrkii saamaan alkuvuodesta 2006 valmiiksi toimintasuunnitelman, jossa luodaan perusta yhteiselle valvontakehykselle. Suunnitellut toimet on sitten toteutettava tulevina kuukausina ja vuosina.

Vuoden 2004 yhteenvetokertomuksessa korostettiin myös jälkivalvonnan merkitystä. Tarkoituksena on tehostaa toimintaa ja vahvistaa vastuullisuutta yhdenmukaistamalla ja kohdentamalla jälkivalvontaa yksikköperhetasolla määriteltävien strategioiden avulla. Kun tarkastellaan puutearviointia ja yhteistä sisäisen valvonnan kehystä koskevaa suunnitelmaa, pitäisi yleisesti ottaen pyrkiä siihen, että yksiköillä olisi käytettävissään valvontastrategiat, jotka kattavat sekä ennakko- että jälkivalvonnan kustannukset ja hyödyt.

Komissio valmistelee uutta arviointiin liittyvää tiedonantoa, jonka päätavoitteena on saada käyttöön sellaista arviointiaineistoa, jota voidaan käyttää talousarvioon liittyvässä ja strategisessa päätöksenteossa. Lisäksi pyritään konsolidoimaan, selkeyttämään ja yksinkertaistamaan nykyisiä arviointimenettelyjä ja -vaatimuksia, jotta arvioinnista saataisiin mahdollisimman suuri hyöty komission keskeisiä tietotarpeita ajatellen.

Keskeisiä taloushallintoon ja kirjanpitoon liittyviä toimia

Muutetun varainhoitoasetuksen – josta nyt keskustellaan muiden toimielinten kanssa – on soveltamissääntöineen määrä tulla voimaan 1. tammikuuta 2007 mennessä, joka on myös ohjelmakauden 2007–2013 uusien perussäädösten suunniteltu voimaantuloaika.

Komissio teki lokakuussa 2005 ehdotuksen soveltamissääntöjen yksinkertaistamiseksi erillisenä toimena. Tavoitteena on yksinkertaistaa etenkin arvoltaan vähäisiin sopimuksiin ja järjestelyihin sekä ulkoisiin toimiin liittyviä rahoitusmenettelyjä, joita komission yksiköt sekä taloudelliset toimijat ja avustusten saajat joutuvat soveltamaan.

Uuteen kirjanpitojärjestelmään siirtymisen edellyttämät olennaiset mukautukset saatiin valmiiksi vuoden 2004 loppuun mennessä, ja ensimmäisen suoriteperusteisen tilinpitovuoden tilinpäätös on valmisteilla. Tarvitaan kuitenkin vielä hienosäätöä, jotta muutoksia voidaan hyödyntää ja järjestelmän hyödyt saadaan ulottumaan myös komission oman kirjanpidon ulkopuolelle. Vuonna 2005 tarkastellaan esimerkiksi mahdollisuutta sisällyttää kirjanpitojärjestelmään rahoitustoiminta (anto- ja ottolainaus), Euroopan kehitysrahasto ja lähetystöjen hallintovastuulla olevat hallintomäärärahat, ja lisäksi on käynnistetty keskustelut mahdollisuudesta avata komission järjestelmä erillisvirastoille ja muille toimielimille. Komission sopimustietokannan käytöstä on tehty pakollista vuonna 2005 allekirjoitetuille sopimuksille, ja pääosastot validoivat suoriteperusteisen kirjanpidon aloitustaseita. Samalla on ryhdytty parantamaan tietoteknisten järjestelmien toimivuutta ja turvallisuutta.

Keskeisiä sisäiseen tarkastukseen liittyviä toimia

Komission sisäiset tarkastajat tehostavat toimiaan tavoitteenaan hyödyntää paremmin mahdollisia eri sidosryhmien välisiä synergiaetuja, parantaa työohjelmien koordinointia, lisätä menetelmien kehittämistä ja yhdenmukaistamista sisäisen tarkastuksen eri tehtävissä sekä laajentaa tietokoneavusteisen tarkastustenhallinnointijärjestelmän käyttöä.

Sisäisen tarkastuksen toimiala IAS käynnisti hiljattain komission yksiköiden sisäisen tarkastuksen yksiköiden laadunarvioinnin, joka on määrä saada päätökseen vuonna 2006. Tällä alan standardien mukaisella laadunarvioinnilla pyritään huolehtimaan siitä, että komission yksiköillä on käytettävissään laadukkaita sisäisen tarkastuksen palveluja, sekä luomaan objektiivinen perusta, joka tarjoaa tarkastajien tueksi muiden sisäisten tarkastusten tulokset.

Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea laajentaa tehtäväkenttäänsä ja vahvistaa kykyään seurata tehokkaasti tarkastussuositusten perusteella toteutettavia toimia.

Mitä tulee IAS:n tarkastustoimien laajuuteen ja luonteeseen, se ulottaa toimintansa jatkossakin myös taloushallinnon ja kirjanpidon ulkopuolelle. Näihin toiminta-aloihin kuuluvat mm. suunnittelu sekä politiikan muotoilu, toteuttaminen ja seuranta, ja toiminnassa noudatetaan arviointiin, parempaan riskinhallintaan, tarkastukseen ja hallintomenettelyihin liittyviä alan standardeja.[30] Lisäksi kiinnitetään erityistä huomiota yksinkertaistamiseen ja oikeasuhteisuuteen, korostetaan tarkastusten laatua niiden määrän asemesta sekä pyritään siirtymään sisäisen tarkastuksen standardien muodollisesta noudattamisesta niiden tehokkaaseen soveltamiseen.

Keskeisiä OLAFiin liittyviä aloitteita

Komissio hyväksyi helmikuussa 2004 ensimmäiset ehdotukset asetusten (EY) N:o 1073/1999 ja (EY) N:o 1074/1999 muuttamiseksi.[31] Tilintarkastustuomioistuimen annettua erityiskertomuksen[32] (nro 1/2005) Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) hallinnoinnista ja Euroopan parlamentin (talousarvion valvontavaliokunta) järjestettyä heinäkuussa 2005 julkisen kuulemisen viraston vahvistamisesta komissio suunnittelee nyt uutta säädösehdotusta, joka perustuu aiempaan edistymiseen ja jossa tarkastellaan etenkin hallintotapaa ja valvontaa.

Viime vuosien mittaan OLAF on merkittävällä tavalla vahvistanut palvelutoimintaansa: esimerkiksi komission yksiköille suunnattuna palveluna se on jo varhaisessa vaiheessa tarkistanut säädösehdotuksia petostentorjunnan kannalta.

4. PÄÄTELMÄT

Komission vuonna 2000 toteuttamat sisäiset uudistukset olivat mittava modernisointitoimenpide, jolla komissio muutti merkittävästi työskentelymenetelmiään, menettelyjään ja sääntöjään. Uudistusten toteuttamiseen tarvittiin sekä sisäisten toimijoiden (henkilöstön ja johdon) että ulkoisten tahojen (muiden toimielinten) yhteisponnistuksia. Uudistustoimia ohjanneet keskeiset periaatteet ovat Barroson komission näkemyksen mukaan edelleen päteviä. Nyt kun itse uudistus on toteutettu, komission vakaana aikomuksena on käyttää saavutuksia pohjana jatkotoimille ja varmistaa, että sen resursseja (niin varoja kuin henkilökuntaa) käytetään tehokkaasti, tarkoituksenmukaisesti ja avoimesti helpottamaan valvontaa ja rakentamaan Euroopan kansalaisten luottamusta sen toimintaan. Komissio on sitoutunut toteuttamaan hyvinvointiin, solidaarisuuteen, sosiaaliseen oikeudenmukaisuuteen ja turvallisuuteen liittyvät strategiset tavoitteensa sekä saamaan Euroopan äänen kuulumaan voimakkaana kansainvälisillä areenoilla keskittämällä huomionsa politiikkansa muotoiluun ja tehokkaaseen toteuttamiseen.

Avuksi tavoitteiden toteuttamiseen toimikautensa aikana komissio aikoo:

- jatkaa sisäisten menettelyjen ja työskentelymenetelmien vakiinnuttamista, sujuvoittamista ja yksinkertaistamista tehokkuuden nimissä ja saavuttaa paremman tasapainon riskien merkittävyyden ja valvonnan kustannusten välille

- varmistaa, että prosessi omaksutaan osaksi tavanomaista jatkuvan oppimisen ja organisatorisen kehittämisen prosessia

- parantaa avoimuutta, tilivelvollisuutta sekä viestintää Euroopan kansalaisten, EU:n muiden toimielinten ja muiden sidosryhmien kanssa

- tehostaa sitoutumista – niin poliittisesti kuin henkilöstön keskuudessa – komission uuteen hallintokulttuuriin , joka perustuu vastuullisuuteen, tilivelvollisuuteen, toimintavaltuuksiin sekä parempaan viestintään ja vuoropuheluun.

[1] Asiak. P6_TA(2005)0053.

[2] Osoitteessa http://europa.eu.int/comm/atwork/index_fi.htm.

[3] KOM(2004) 45.

[4] KOM(2002) 275 ja KOM(2002) 278.

[5] Osoitteessa http://europa.eu.int/yourvoice/index_fi.htm.

[6] Vuodesta 2003 alkaen komissio on tehnyt jo yli sata vaikutustenarviointia.

[7] SEK(2004) 1377.

[8] KOM(2005) 97.

[9] SEK(2005) 791.

[10] SEK(2000) 1757/6.

[11] Euroopan komission sähköinen arkistointi- ja asiakirjahallintohanke.

[12] SEK(2004) 1617/4.

[13] Älykkään energiahuollon toimeenpanovirasto, kansanterveysalan toimintaohjelman toimeenpanovirasto sekä koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto.

[14] Euroopan laajuisen liikenneverkon toimeenpanovirasto sekä asiakirjassa KOM(2005) 119 mainittu seitsemännen tutkimuksen, teknologian kehittämisen ja demonstroinnin puiteohjelman toimeenpanovirasto.

[15] COMBUD 140/04 syyskuulta 2004.

[16] DT/539456 elokuulta 2004.

[17] KOM(2005) 256.

[18] KOM(2005) 12, 26.1.2005.

[19] KOM(2005) 15, 26.1.2005.

[20] SEC(2005) 811, SEC(2004) 253 ja SEC(2004) 1602.

[21] Varainhoidon moitteettomuuteen sekä tilien perustana olevien toimien laillisuuteen tai asianmukaisuuteen liittyviä vakavia puutteita, joita on jo ryhdytty korjaamaan.

[22] KOM(2005) 256.

[23] KOM(2004) 93, liite 4.

[24] Komission soveltamat sisäisen valvonnan standardit perustuvat pitkälti ns. COSO-malliin (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

[25] SEK(2004) 986, 12.7.2004 – yhteisrahoitukseen liittyvät toimet.

[26] KOM(2005) 252, 15.6.2005.

[27] Komission yksiköiden valmisteluasiakirja, 2.8.2005

[28] Asetus (EY) N:o 1261/2005, 20.7.2005 (EUVL L 201, 2.8.2005).

[29] Tiedonanto ”e-Commission 2006-2010: enabling efficiency and transparency”, C(2005) 4473 (ei saatavana suomeksi).

[30] Institute of Internal Auditors (IIA) performance standard 2100, http://www.theiia.org/?doc_id=1499.

[31] KOM(2004) 103 ja 104.

[32] EUVL C 202, 18.8.2005, s. 1.