ISSN 1831-0958
EUROOPAN 
TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
2012
FI
Erityiskertomus nro 5
YHTENÄINEN HALLINTOTIETOJÄRJESTELMÄ 
(COMMON RELEX INFORMATION SYSTEM,  CRIS)

YHTENÄINEN 
HALLINTOTIETOJÄRJESTELMÄ 
(COMMON RELEX INFORMATION 
SYSTEM , CRIS)Erityiskertomus nro 5  2012
(annettu Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan 4 kohdan 
toisen alakohdan nojalla)
EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxemburg
LUXEMBURG
P. +352 4398-1
F. +352 4398-46410
Sähköposti: eca-info@eca.europa.eu
Internet: http://eca.europa.eu
Erityiskertomus  nro 5  2012
Suuri määrä muuta tietoa Euroopan unionista on käytettävissä internetissä Europa-palvelimen 
kautta (http://europa.eu).
Luettelointitiedot ovat teoksen lopussa.
Luxemburg: Euroopan unionin julkaisutoimisto, 2012
ISBN 978-92-9237-606-2
doi:10.2865/95557
© Euroopan unioni, 2012
Tekstin jäljentäminen on sallittua, kunhan lähde mainitaan.
Printed in Luxembourg
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)3
SISÄLLYS
Kohta
	 LYHENTEET 	JA	SANASTO
I–IX	 TIIVISTELMÄ
1–16	 JOHDANTO
1–6	 TARKASTETTAVA 	ALA
7–13 	 CRIS-JÄRJESTELMÄN 	KUVAUS
14–16 	 SÄÄNTELYPERUSTA
17–23	 TARKASTUKSEN 	SISÄLTÖ 	JA	LÄHESTYMISTAPA
24–74	 HUOMAUTUKSET
24–44 	 	JOITAKIN 	PUUTTEITA 	ON	HAVAITTAVISSA,	 MUTTA 	CRIS-JÄRJESTELMÄÄ 	KEHITETÄÄN 	TÄLLÄ 	HETKELLÄ 	
KOMISSION 	TARPEIDEN 	MUKAISESTI
24–29	 JÄRJESTELMÄN 	KEHITYSHANKKEET 	VASTAAVAT 	NYT	HUOLELLA 	YKSILÖITYIHIN 	TARPEISIIN
30–35	 CRIS-JÄRJESTELMÄN 	TEHTÄVÄÄ 	KOSKEVA 	MÄÄRITELMÄ 	ON	SAATETTAVA 	AJAN 	TASALLE
36–41	 TIETOJEN 	KOODAAMISPUUTTEET
42–44	 KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLISYYTEEN 	LIITTYY 	SITKEITÄ 	ONGELMIA
45–57	 	CRIS-JÄRJESTELMÄN 	HALLINNOINTI 	EI	OLE	VIELÄ 	RIITTÄVÄN 	VAIKUTTAVAA 	TIETOJEN 	EHEYDEN 	
VARMISTAMISEN 	KANNALTA
49–52 	 	PUUTTUVAT 	TIETUEET
53–56	 	VIRHEELLISET 	TIETUEET
57	 	KIRJAUSTEN 	VIIVÄSTYMINEN
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)4
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)58–74	 JÄRJESTELMÄÄ 	JA	SEN	TIETOJA 	EI	OLE	SUOJATTU 	RIITTÄVÄN 	HYVIN
58–62	 TIETOTURVAAN 	LIITTYVIÄ 	VASTUUALUEITA 	EI	OLE	MÄÄRITETTY 	SELKEÄSTI
63–67	 	TIETYT 	PUUTTEET 	HEIKENTÄVÄT 	JÄRJESTELMÄN 	MAHDOLLISUUKSIA 	TIETOJEN 	LUOTTAMUKSELLISUUDEN 	JA	
EHEYDEN 	YLLÄPITOON
68–72	 JÄRJESTELMÄN 	DOKUMENTOINTI 	OLI	PUUTTEELLISTA
73–74	 HENKILÖTIETOJEN 	KÄSITTELYÄ 	EI	VALVOTA 	RIITTÄVÄSTI
75–81 	 PÄÄTELMÄT 	JA	SUOSITUKSET
KOMISSION 	VASTAUKSET
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)5
ABAC : Komission suoriteperusteinen kirjanpitojärjestelmä ( Accrual Based Accounting ), joka korvasi aiemman kassaperus -
teisen Sincom2-kirjanpitojärjestelmän.
ABAC 	Datawarehouse : Komission tietojärjestelmä, josta saadaan konsolidoituja talous- ja kirjanpitotietoja.
CRIS : Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System ).
EKR : Euroopan kehitysrahasto.
EuropeAid : Euroopan komission kehitys- ja yhteistyöpääosasto  – EuropeAid (aiemmin EuropeAid-yhteistyötoimisto ja 
kehityspääosasto).
Henkilötiedot : Tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevat tiedot; tunnistettavissa olevana 
pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, erityisesti henkilönumeron taikka yhden tai useamman 
hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
Henkilötietojen 	käsittely : Kaikki sellaiset toimet tai toimien kokonaisuudet, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko 
automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai muutoin, kuten tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttämi -
nen, muokkaaminen tai muuttaminen, tiedon haku, kysely, käyttö, luovuttaminen siirtämällä, levittämällä tai asettamalla 
muutoin saataville, yhteensovittaminen tai yhdistäminen sekä suojaaminen, poistaminen tai tuhoaminen.
ICS: Sisäisen valvonnan standardit ( Internal control standards ).
IT: Tietotekniikka.
OECD : Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestö ( Organisation for Economic Co-operation and Development ). 
OLAS : OLAS-kirjanpitojärjestelmä ( On line accounting system ), jota komissio käytti vuoteen 2008 saakka EKR:jen toimien 
tukemiseen.
Rekisterinpitäjä 	(henkilötiedot) : Yhteisöjen toimielin tai elin, pääosasto, yksikkö tai muu organisatorinen kokonaisuus, 
joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
RELEX : Ulkosuhteiden ranskankielinen lyhenne ( relations extérieures ).
ROM : Tulosperusteinen seuranta ( Results-Oriented Monitoring ).
Tietojen 	eheys : Varmuus siitä, että tietojärjestelmää ja käsiteltyjä tietoja voidaan muuttaa ainoastaan tietoisin ja oikeu -
tetuin toimin ja että järjestelmä tuottaa odotetut tulokset oikein ja täydellisesti.
Tietojen 	luottamuksellisuus : Tietojen tai koko tietojärjestelmän taikka sen osan (esimerkiksi algoritmit, ohjelmat ja 
dokumentaatio) rajattu luonne; käyttöoikeudet on rajattu valtuutetuille henkilöille, elimille ja menettelyille.
Tietojen 	saatavuus : Tietojärjestelmän valmiudet tietyn tehtävän suorittamiseen määrätyissä olosuhteissa aikataulujen, 
määräaikojen ja tuloksellisuuden osalta.LYHENTEET JA SANASTO
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)6
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)Tietojen 	tunnuskoodit : Tietokannassa muiden tietojen luokitteluun sovellettavat arvot.
Tietojärjestelmä : Välineet, menetelmät ja menettelyt sekä tarvittaessa myös henkilöt ja henkilöstö, joiden 
tehtävänä on vastata tietojenkäsittelytoiminnoista.
Tietotekniikan 	hallinta : Johtamis- ja organisaatiorakenteet sekä prosessit, joiden avulla varmistetaan, että 
organisaation tietotekniikka tukee organisaation strategioita ja tavoitteita ja toimii niiden jatkumona.
Tietoturva : Tietoturva koskee tietojärjestelmän mahdollisuuksia säilyttää tietojen luottamuksellisuus, eheys 
ja saatavuus.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)7
TIIVISTELMÄ
I.
CRIS-järjestelmä on tietojärjestelmä, jonka komissio on 
perustanut tukemaan ulkoisten toimien hallinnointia. 
Järjestelmän toimintoja on laajennettu jatkuvasti sen 
jälkeen kun se otettiin käyttöön vuonna 2002. CRIS-
järjestelmä on nykyisin pääasiallinen viitetietojärjes -
telmä, jota käytetään sekä EU:n yleisestä talousarviosta 
että Euroopan kehitysrahastoista (EKR) rahoitettuja 
ulkoisia toimia koskevaan hallinnointiin, raportointiin 
ja dokumentointiin. 
II.
CRIS-järjestelmän avulla koko ulkoisten toimien hal -
linnointiin osallistuva komission henkilöstö  – niin kes -
kusyksiköissä kuin unionin edustustoissa  – voi työs -
kennellä yhteisessä tietokannassa. Järjestelmän avulla 
saadaan tietoa eri hallinnointivaiheista ohjelmatyöstä 
valmisteluun ja seurantaan, ja järjestelmä kattaa sekä 
toimien operatiiviset että taloudelliset osa-alueet. 
CRIS-järjestelmästä myös siirretään taloudellista tietoa 
komission ABAC-kirjanpitojärjestelmään.
III.
Tarkastuksen pääkysymyksenä oli, vastasiko CRIS-järjes -
telmä vaikuttavasti komission tietotarpeisiin. Tilintar -
kastustuomioistuin arvioi, oliko järjestelmä suunniteltu 
siten, että se vastasi komission tarpeisiin vaikuttavasti, 
ja olivatko järjestelmän sisältämät tiedot luotettavia. 
Tarkastuksessa perehdyttiin järjestelmää koskevaan 
komission suorittamaan dokumentointiin, ja lisäksi sen 
yhteydessä kohdistettiin tapahtumatarkastuksia CRIS-
järjestelmän tietoihin.
IV.
Tilintarkastustuomioistuin toteaa, että CRIS-järjestel -
män avulla kyetään vastaamaan komission tietotar -
peisiin enimmäkseen vaikuttavasti ulkoisten toimien 
alalla. Järjestelmää on kehitetty jo kymmenen vuotta, 
mutta siihen liittyy kuitenkin yhä sitkeitä puutteita. 
Puutteet koskevat esimerkiksi seuraavia osa-alueita: 
CRIS-järjestelmän asemaa suhteessa komission kirjan -
pitojärjestelmään ei ole määritetty asianmukaisesti, 
tietojen koodaamisessa on puutteita, tietojen eheyden 
varmistaminen ei ole riittävän vaikuttavaa, eikä järjes -
telmää ja sen sisältämiä tietoja ole ylipäätään turvattu 
riittävän hyvin. Osa esitetyistä huomautuksista tukee 
tilintarkastustuomioistuimen aiemmissa kertomuksissa 
esitettyjä huomautuksia.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)8
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)V.
CRIS-järjestelmää on kehitetty siten, että se nykyisin 
vastaa huolella yksilöityjä ja dokumentoituja tietotar -
peita. Järjestelmän hallinta on viime aikoina paran -
tunut, mutta sen asemasta ei ole kuitenkaan laadittu 
ajantasaista määritelmää. Epäselvää oli esimerkiksi se, 
miksi CRIS-järjestelmään liittyi toimintoja, jotka olivat 
päällekkäisiä komission kirjanpitojärjestelmän toimin -
tojen kanssa.
VI.
CRIS-järjestelmää kehitettiin vuosien 2005 ja 2008 
välisenä aikana tekemällä lukuisia muutoksia, joita ei 
kuitenkaan toteutettu riittävän johdonmukaisesti ja 
organisoidusti. Tämän seurauksena järjestelmän tieto -
jen tunnuskoodien määrittely on jäänyt puutteelliseksi. 
Tilanne mutkistaa huomattavasti järjestelmän tietojen 
konsolidointia ja lisää virhealttiutta. CRIS-järjestelmän 
avulla ei esimerkiksi voida tarjota ulkoisista toimista 
koottuja tietoja edunsaajamaittain, rahoitusvälineittäin 
tai toimintalohkoittain.
VII.
CRIS-järjestelmän tietojen eheyden osalta tilintarkas -
tustuomioistuin havaitsi, että tietueita puuttui taikka 
ne eivät olleet paikkansapitäviä tai ajantasaisia. Tilanne 
heikentää järjestelmän tehokkuutta ja vaikuttavuutta 
hallinnointivälineenä.
VIII.
Komissio ei ollut vielä turvannut järjestelmää ja sen 
tietoja riittävän hyvin. Käyttöoikeuksien hallintaa var -
ten oli olemassa menettelyt, mutta CRIS-järjestelmän 
tietoturvaa koskevia vastuualueita ei ollut määritetty 
selkeästi. Lisäksi tietyt järjestelmäpuutteet heikensivät 
järjestelmän tehokkuutta ja vaikuttavuutta tietojen 
luottamuksellisuuden ja eheyden säilyttämisen kan -
nalta. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi niin ikään, 
että henkilötietojen käsittelyä ei valvottu riittävästi.IX.
Tilintarkastustuomioistuin esittää huomautustensa 
perusteella seuraavat suositukset, joiden tarkoituksena 
on parantaa CRIS-järjestelmän vaikuttavuutta siten, 
että se vastaa paremmin komission tietotarpeisiin:
a) CRIS-järjestelmälle tarkoitettu rooli tietojärjestel -
mänä olisi määritettävä etenkin suhteessa komis -
sion ABAC-kirjanpitojärjestelmään. Komission olisi 
esimerkiksi pyrittävä vähentämään CRIS-järjestel -
mässä toimintoja, jotka ovat päällekkäisiä ABAC-
järjestelmän toimintojen kanssa.
b) CRIS-järjestelmän tietoja koskevia tunnuskoodi -
luetteloita olisi järkeistettävä siten, että luettelot 
olisivat yhdenmukaisia ja niissä ilmoitetut arvot 
vastaisivat toisiaan täysimääräisesti. Nykyisiä tieto -
jen laaduntarkastuksia (tarkastukset, prosessit) oli -
si lisäksi muutettava ja tehostettava siten, että tie -
dot kyettäisiin turvaamaan vaikuttavasti ja niiden 
luotettavuus voitaisiin varmistaa. Toimenpiteiden 
avulla olisi pyrittävä varmistamaan esimerkiksi se, 
että CRIS-järjestelmän avulla voidaan koota vaikut -
tavasti ja tehokkaasti edunsaajamaittain, toiminta -
lohkoittain ja rahoitusvälineittäin jaoteltua tietoa.
c) Kun otetaan huomioon, että CRIS-järjestelmän 
käyttäjäjoukko on laaja ja vaihteleva, järjestelmän 
käyttäjäystävällisyyden parantamiseen olisi kiinni -
tettävä asianmukaista huomiota, kun järjestelmää 
kehitetään tulevaisuudessa.
d) CRIS-järjestelmän tietoturvan hallintaa koskevat 
vastuualueet olisi määritettävä. Tietotekniikan 
yleinen riskinarviointi olisi niin ikään suoritettava. 
Henkilö- ja taloustietojen suojaamisesta olisi huo -
lehdittava asianmukaisesti.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)9
JOHDANTO
TARKASTETTAVA 	ALA
1.	 Ulkoiset toimet muodostuvat komission tukitoimenpiteistä Euroopan 
unionin ulkopuolisissa maissa. Toimet kattavat myös Euroopan unionin 
laajentumisen, Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden kehityksen 
sekä ulkomaankauppapolitiikan. Ulkoisten toimien hallinnointiin osallis -
tuvat komission keskusyksiköt Brysselissä sekä unionin edustustot lukui -
sissa maissa eri puolilla maailmaa. Ulkoisiin toimiin liittyvien komission 
sitoumusten kokonaismäärä oli 11  107 miljoonaa euroa vuonna 20101.
2.	 Komissio on viime vuosikymmenen kuluessa pyrkinyt yhdenmukaista -
maan ja yksinkertaistamaan ulkoisten toimien hallinnointimenettelyjään. 
Komissio on esimerkiksi pyrkinyt yhdistämään ulkoisten toimien toteut -
tamisesta vastaavia osastoja. Samanaikaisesti komissio on perustanut 
yhtenäisen hallintotietojärjestelmän ( Common RELEX Information System , 
CRIS) yhdistämällä toisiinsa aiemmin erilaiset tietojärjestelmät. Järjes -
telmän avulla on määrä saada välittömästi taloudellisia tietoja ulkoisia 
toimia koskevista hankkeista ja ohjelmista.
3.	 Tietojärjestelmä koostuu välineistä, menetelmistä ja prosesseista sekä tar -
vittaessa myös henkilöistä ja henkilöstöstä, joiden tehtävänä on vastata 
tietojenkäsittelytoiminnoista2. Organisaatioon perustettavien tietojärjes -
telmien tarkoituksena on yleensä tarjota henkilöstölle ja johdolle tietoja, 
joiden avulla ne voivat huolehtia suunnitteluun, seurantaan, valvontaan 
ja raportointiin liittyvistä vastuualueistaan.
4.	 Kun CRIS-järjestelmän toiminta alkoi vuonna 2002, sen toiminnot liittyi -
vät hankkeiden taloudelliseen toteutukseen. Myöhemmin järjestelmää 
on laajennettu jatkuvasti sisällyttämällä siihen toimintoja, jotka tukevat 
ulkoisten toimien hallinnointiin liittyviä taloudellisia ja operatiivisia nä -
kökohtia, joiden määrä kasvaa koko ajan. CRIS-järjestelmä kattaa nyt -
temmin asianomaisten toimien eri vaiheet suunnittelusta valmisteluun 
ja seurantaan.1 8 445 miljoonaa euroa 
EU:n yleisestä talousarviosta 
ja 2 662 miljoonaa euroa 
EKR:ista. Lähde:  komission 
valmisteluasiakirja: vuoden 
2011 vuosikertomus 
Euroopan unionin kehitys- ja 
ulkomaanavun politiikoista 
ja niiden toteuttamisesta 
vuonna 2010 ( Commission 
staff working paper ‘Annual 
report 2011 on the European 
Union’s development and 
external assistance policies and 
their implementation in 2010 , 
SEC(2011) 880 lopullinen). 
Komission valmisteluasiakirja 
on seuraavan asiakirjan 
liitteenä: Vuoden 2011 
kertomus Euroopan unionin 
kehitys- ja ulkomaanavun 
politiikoista ja niiden 
toteuttamisesta vuonna 2010, 
KOM(2011) 414 lopullinen.
2 Komission päätös 
K(2006) 3602 komission 
käyttämien tietojärjestelmien 
turvallisuudesta ( Commission 
decision C(2006) 3602 
concerning the security of 
information systems used by 
the European Commission , 
16. elokuuta 2006).
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)10
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)3 Entisen EuropeAid-
yhteistyötoimiston ja 
entisen kehitysyhteistyön 
pääosaston yksiköt 
yhdistettiin 1. tammikuuta 
2011 uudeksi kehitys- ja 
yhteistyöpääosastoksi; 
uusi pääosasto käyttää 
nyt nimeä EuropeAid, jolla 
aiempi yhteistyötoimisto tuli 
tunnetuksi.
4 Entisen ulkosuhteiden 
pääosaston toiminta 
lakkasi 1. tammikuuta 
2011 ja suurin osa sen 
toiminnoista siirtyi Euroopan 
ulkosuhdehallinnolle. 
Pääosaston taloudelliset 
toiminnot siirtyivät 
ulkopolitiikan välineiden 
hallinnolle (FPI).5.	 CRIS-järjestelmää käyttävät eniten komission kehitys- ja yhteistyöpää -
osasto (EuropeAid3), laajentumisasioiden pääosasto ja ulkopolitiikan vä -
lineiden hallinto4. Ne hyödyntävät CRIS-järjestelmää lähinnä käyttöliitty -
mänä, jonka avulla ulkoisia toimia koskevat taloudelliset tiedot voidaan 
syöttää komission kirjanpitojärjestelmään (ABAC). Rahoitustapahtumien 
käsittely alkaa CRIS-järjestelmässä, johon tiedot syötetään ja jossa ne 
tarkistetaan ennen automaattista siirtoa ABAC-järjestelmään; tavoitteena 
on, että tietoja ei tarvitse kirjata kahdesti. CRIS-järjestelmään kirjataan ja 
tallennetaan ja siellä käsitellään myös ulkoisiin toimiin liittyviä ohjelmia 
ja hankkeita koskevat operatiiviset tiedot (esimerkiksi tarkastus- ja seu -
rantatoimien tulokset). Tällaiset tiedot voivat hyödyttää johtoa ja pää -
töksentekoa ja myös edistää ulkoisten toimien täytäntöönpanon yleistä 
seurantaa.
6.	 CRIS-järjestelmän avulla kirjataan sisäisten tarkastusten tulokset ja rapor -
toidaan niistä, joten järjestelmä on nyt keskeinen osa ulkoisten toimien 
hallinnointia koskevaa komission sisäistä valvontajärjestelmää.
CRIS-JÄRJESTELMÄN 	KUVAUS
7.	 CRIS-järjestelmä on tietokoneperusteinen tietojärjestelmä: se pohjau -
tuu vahvasti tietojenkäsittely- ja televiestintälaitteisiin (tietokonelaitteis -
tot) ja sähköisiin tietotekniikan menetelmiin (ohjelmistot). Ohjelmistot 
koostuvat lähinnä tietokannasta, tietojen syöttämiseen ja konsultointiin 
tarkoitetusta internet-käyttöliittymästä sekä liittymästä tai yhteydestä ko -
mission ABAC-kirjanpitojärjestelmään. Järjestelmä perustuu yksittäiseen 
keskustietokantaan, joten komission ja unionin edustustojen käyttäjät 
voivat työstää samoja tietoja.
8.	 Käyttöliittymä perustuu moduuleihin, joista suurin osa vastaa hankkeiden 
eri vaiheita ja hallinnoinnin vuotuisia syklejä, kuten kaaviosta 1  käy ilmi. 
Järjestelmän hallintaan sovelletaan muita moduuleja.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)11
KAAVIO 	1
HANKKEIDEN 	ELINKAAREN 	HALLINTA 	JA	VUOTUINEN 	HALLINNOINTISYKLI 	CRIS-
JÄRJESTELMÄN 	MODUULEISSA
Hankkeen/hallinnointisyklin vaihe Toiminnan keskeiset
CRIS-moduulit 
Toimintapoliittisen ja
maakohtaisen strategian laadinta
Toiminnan valmistelu
Toteuttaminen ja raportointiOhjelmatyö
Talousennusteet
Päätökset
Tarjous/
ehdotuspyynnöt
Mahdollisten hakijoiden rekisteröityminen
 järjestelmään verkossa (PADOR)
Oikeushenkilötiedot/
Pankkitilitiedot 
Puitesopimukset
Hankkeet
Sopimukset
Taloudelliset takuut
Laskut/maksut
Tuloennusteet
Perintämääräykset
Tarkastus
Tulosperusteinen seuranta
(ROM)
Arvioinnit
Lähde : Euroopan tilintarkastustuomioistuin.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)12
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)9.	 Tyypillisen CRIS-moduulin avulla käyttäjät voivat esimerkiksi:
 οluoda, muokata ja validoida tietueita
 οtehdä tietuehakuja
 οkonsultoida tietueita ja niiden tietoja, joista osan järjestelmä laskee 
automaattisesti
 οliittää asiakirjoja tietueisiin
 οluoda yhteyksiä eri moduulien tietueiden välille.
10.  Esimerkiksi sopimuksia koskevan moduulin ( Contracts module ) avulla 
käyttäjät voivat hakea kaikista tietyn edunsaajan kanssa tehdyistä sopi -
muksista kirjatut tiedot. Haetut sopimustietueet sisältävät tyypillisesti 
muiden tietojen ohessa sopimusnumeron, lyhyen kuvauksen sopimuk -
sesta sekä sen vaiheesta ja tyypistä, sopimuksesta vastaavan osaston ja 
henkilöiden nimet, asianomaisen maantieteellisen alueen, sopimuksen 
allekirjoittamisajankohdan sekä päättymispäivämäärän ja sopimuksen 
kohteena olevan määrän ja asianomaiset budjettikohdat. Tietueeseen on 
skannattu myös kopio itse sopimuksesta sekä sen liitteistä. Sopimustie -
tueesta on todennäköisesti luotu yhteys myös useisiin laskumoduuliin 
(invoices ) sisältyviin tietueisiin, jotka vastaavat edunsaajalta saatuja las -
kuja. Käyttäjä voi siis siirtyä tästä tietueesta kaikkiin muihin asianomaista 
toimea koskeviin tietueisiin sekä tutustua suoraan niihin liittyvien asia -
kirjojen sähköisiin versioihin.
11.  CRIS-järjestelmän käyttöliittymää täydentää kaksi muuta välinettä:
 οtietovarastoväline (CRIS Datawarehouse ): raportointijärjestelmä, jonka 
avulla käyttäjät voivat koota yhteen CRIS-järjestelmän tietoja
 οdokumentointijärjestelmä, niin kutsuttu CRIS-tietopohja ( Knowledge 
Base ), jonka avulla käyttäjät voivat tutustua kaikkiin CRIS-järjestelmän 
käyttäjätietoihin.
12.  CRIS-järjestelmän käyttäjämäärä on vuosien mittaan kasvanut. Vuonna 
2010 järjestelmällä oli 5  000 yksittäistä käyttäjää, joista yli 3  000 toimi 
unionin edustustoissa, kuten taulukosta  käy ilmi. Tavallisena arkipäivänä 
käyttäjäsessioita oli keskimäärin 3  000 kappaletta.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)13
13.  CRIS-järjestelmän kehittämistä ja ylläpitoa rahoitetaan EU:n yleisen ta -
lousarvion ja EKR:jen määrärahoin. CRIS-järjestelmän kehittämiseen, yllä -
pitoon ja tukeen haetut kokonaismäärärahat kasvoivat vuosien mittaan 
ja nousivat 13  miljoonaan euroon vuonna 2011. Määrärahoja hallinnoi 
EuropeAid, joka johtaa CRIS-järjestelmän kehittämistä ja ylläpitoa yhteis -
työssä muiden järjestelmää käyttävien tai tukevien pääosastojen kanssa.
Käyttäjä Käyttäjiä vuonna 2010 Käyttäjäsessioita vuonna 2010
Unionin edustustot 3 095 62 % 562 861 70,5 %
EuropeAid 1 319 26 % 178 993 22,5 %
Entinen ulkosuhteiden pääosasto 164 3 % 7 404 1 %
Laajentumisasioiden pääosasto 277 6 % 44 373 5,5 %
Humanitaarisen avun ja pelastuspalvelu -
asioiden pääosasto (ECHO)45 1 % 1 222 0 %
Muut pääosastot tai osastot 105 2 % 3 683 0,5 %
YHTEENSÄ 5 005 100 % 798 536 100 %TAULUKKO
CRIS-JÄRJESTELMÄN 	KÄYTTÄJÄMÄÄRÄ 	VUONNA 	2010
Lähde : CRIS-järjestelmän tietoihin perustuvat tilintarkastustuomioistuimen laskelmat.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)14
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)5 Neuvoston asetus (EY, 
Euratom) N:o 1605/2002, 
annettu 25 päivänä 
kesäkuuta 2002, Euroopan 
yhteisöjen yleiseen 
talousarvioon sovellettavasta 
varainhoitoasetuksesta 
(EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1).
6 Komission asetus (EY, 
Euratom) N:o 2342/2002, 
annettu 23 päivänä 
joulukuuta 2002, Euroopan 
yhteisöjen yleiseen 
talousarvioon sovellettavasta 
varainhoitoasetuksesta 
annetun neuvoston 
asetuksen (EY, Euratom) 
N:o 1605/2002 
soveltamissäännöistä 
(EYVL L 357, 31.12.2002, 
s. 1). Asetuksen 48 artiklassa 
säädetään esimerkiksi, 
että hallinnon ja sisäisen 
valvonnan järjestelmien ja 
menettelyjen tarkoituksena 
on tuottaa luotettavasti 
taloutta ja hallintoa koskevia 
tietoja.
7 Euroopan parlamentin 
ja neuvoston asetus (EY) 
N:o 45/2001, annettu 
18 päivänä joulukuuta 
2000, yksilöiden suojelusta 
yhteisöjen toimielinten 
ja elinten suorittamassa 
henkilötietojen käsittelyssä 
ja näiden tietojen vapaasta 
liikkuvuudesta (EYVL L 8, 
12.1.2001, s. 1).
8 Ks. alaviite 2.SÄÄNTELYPERUSTA
14.  Talousarvion toteuttamisen perusperiaatteet sisältyvät Euroopan unionin 
varainhoitoasetukseen5 sekä sen soveltamissääntöihin6. Varainhoitoase -
tuksen mukaan tulojen ja menojen hyväksyjien on perustettava asian -
mukaiset organisaatiorakenteet ja valvontamenettelyt ja raportoitava 
toimielimilleen tehtäviensä suorittamisesta. Varainhoitoasetus sisältää 
myös varainhoidon tietojärjestelmiä koskevia säännöksiä.
15.  Asetuksessa (EY ) N:o  45/20017 säädetään yksityishenkilöiden suojasta 
Euroopan unionin toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen 
käsittelyssä.
16.  Komission päätöksessä K(2006)  36028 säädetään komission tietojärjestel -
mien ja niissä käsiteltävien tietojen suojaamista koskevista turvatoimen -
piteistä tietojen saatavuuden, eheyden ja luottamuksellisuuden osalta.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)15
TARKASTUKSEN SISÄLTÖ JA  
LÄHESTYMISTAPA
17.  Tarkastuksen pääkysymyksenä oli, vastaako CRIS-järjestelmä vaikuttavalla 
tavalla komission tietotarpeisiin ulkoisten toimien alalla.
18.  Pääkysymystä käsitellään kolmessa eri osassa:
a) Onko CRIS-järjestelmä suunniteltu siten, että se vastaa vaikuttavalla 
tavalla komission tarpeisiin? (ks. kohdat  24–44)
b) Ovatko CRIS-järjestelmän tiedot luotettavia? (ks. kohdat  45–57)
c) Onko komissio suojannut CRIS-järjestelmän ja sen tiedot riittävän 
hyvin? (ks. kohdat  58–74)
19.  Tarkastuksen alakysymyksiin  a ja c  liittyvä tarkastustyö perustui lähinnä 
relevantin aineiston ja tarkastuksen yhteydessä tehdyissä haastatteluissa 
komission henkilöstöltä saatujen selvitysten analysointiin. Tarkastustyö 
kohdistui ensisijaisesti CRIS-järjestelmän kehittämiseen vuodesta 2005 
alkaen. Huomioon otettiin kuitenkin myös vuosien 2000–2005 väliset 
tapahtumat siinä määrin kuin relevanttia aineistoa oli saatavilla. Tässä 
tarkastusosuudessa keskityttiin EuropeAidiin, joka on keskeisessä roolissa 
CRIS-järjestelmän kehittämisen kannalta. Toukokuussa 2011 tilintarkas -
tustuomioistuin suoritti myös sähköisen mielipidetutkimuksen CRIS-
järjestelmän käyttäjien keskuudessa unionin edustustoissa.
20.  Tarkastuksen toisessa osassa (alakysymys  b) tarkastettiin, olivatko CRIS-
järjestelmän tiedot luotettavia. Tämä tapahtui CRIS-järjestelmän tietuei -
siin kohdistettujen tapahtumatarkastusten avulla. Testattavat tiedot poi -
mittiin suoraan CRIS-tietokannasta, ja testaukset toteutettiin maaliskuun 
2011 lopussa. Tarkastuksissa tutkittiin, olivatko CRIS-järjestelmän tietueet 
kattavia, paikkansapitäviä, johdonmukaisia ja ajantasaisia.
21.  Tarkastuksen kohteena olivat kaikki sellaisia määrärahoja koskevat tie -
dot, joiden hallinnoinnin tukena käytetään CRIS-järjestelmää; tarkastus 
kohdistui sekä EU:n yleiseen talousarvioon että EKR:jen määrärahoihin.
22.  Tarkastus keskittyi tehokkuussyistä CRIS-järjestelmän 21  moduulista kah -
deksaan; moduulit valittiin siten, että ne edustivat sekä taloudellisia että 
operatiivisia moduuleita9. Näin tilintarkastustuomioistuin pystyi tarkas -
tamaan valitut moduulit yksityiskohtaisemmin siten, että koko järjestel -
mästä saatiin kuitenkin yleiskuva.
23.  Tarkastuksessa ei pyritty arvioimaan CRIS-järjestelmän teknisempiä osa-
alueita; tällainen arviointi olisi kuulunut tietotekniikan alan tarkastuksen 
piiriin. Tarkastuksen tavoitteena ei myöskään ollut arvioida CRIS-järjes -
telmän ylläpidon ja kehittämisen kustannustehokkuutta.9 Tarkastukseen valittiin 
seuraavat moduulit: 
päätökset, sopimukset, 
oikeushenkilöitä 
koskevat tiedostot, laskut, 
talousennusteet, tarkastus, 
arvioinnit ja tulosperusteinen 
seuranta.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)16
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)JOITAKIN 	PUUTTEITA 	ON	HAVAITTAVISSA, 	MUTTA 	
CRIS-JÄRJESTELMÄÄ 	KEHITETÄÄN 	TÄLLÄ 	HETKELLÄ 	
KOMISSION 	TARPEIDEN 	MUKAISESTI
JÄRJESTELMÄN 	KEHITYSHANKKEET 	VASTAAVAT 	NYT 	HUOLELLA 	
YKSILÖITYIHIN 	TARPEISIIN
24.  Tietohallintatapa koskee johtamis- ja organisaatiorakenteita ja proses -
seja, joiden avulla varmistetaan, että organisaation tietotekniikka tukee 
organisaation strategioita ja tavoitteita ja toimii niiden jatkumona10.
25.  Komission sisäisen valvonnan standardien mukaan käytössä on oltava 
asianmukaiset tietohallinnan rakenteet11. Erityisesti:
 οjokaisen pääosaston on määritettävä asianmukainen organisaatio 
tietojärjestelmiensä hallintaa varten
 οon laadittava tietotekniikan vuotuinen yleissuunnitelma, joka kattaa 
kaikki tietojärjestelmien kehitystoimet
 οpääosaston kullakin tietojärjestelmällä on oltava selkeästi määritetty 
vastuutaho, joka edustaa käyttäjien etua ja jota valvoo ohjauskomitea
 οkaikki uudet tietojärjestelmähankkeet on hyväksyttävä hankkei -
den yleiskuvaukset sisältävän kehitysasiakirjan ( vision document ) 
perusteella
 οkaikkien uusien tietojärjestelmien kehittämisessä on noudatettava 
hankehallinnointiin ja hankkeiden kehittämiseen sovellettavia ko -
mission vakiomenettelyitä.
26.  Mainittujen toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa esimerkiksi, että 
tietojärjestelmien kehittämishankkeet vastaavat organisaation tarpeisiin 
ja ne on nimenomaisesti suunniteltu tähän tarkoitukseen12.10 Tietotekniikan 
hallinnasta vastaavan 
instituutin ( IT Governance 
Institute ®) määritelmä, 
joka sisältyy komission 
informaatioteknologian 
hallinnan parantamista 
koskevaan komission 
tiedonantoon 
(Communication to 
the Commission on the 
improvement of information 
technology governance in the 
Commission , SEC(2004) 1267, 
20. lokakuuta 2004).
11 Sisäisen valvonnan 
standardi nro 7. Ks. myös 
SEC(2004) 1267.
12 Komission asiakirjan 
SEC(2004) 1267 mukaan 
kaikkien tietojärjestelmien 
kehityshankkeiden 
yhteydessä on 
laadittava tapaus-/
toteutettavuustutkimus, 
jossa annetaan selvitys 
järjestelmän perustamissyistä, 
tarkoituksesta, toimintojen 
toteutussuunnitelmasta, 
organisaatioon kohdistuvista 
vaikutuksista sekä 
järjestelmän kustannuksista.HUOMAUTUKSET
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)17
27.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että tietotarpeiden yksilöinti ja prio -
risointi ei vuosina 2005–2008 tapahtunut systemaattisesti eikä sitä doku -
mentoitu selkeästi. Tämä oli osasyynä siihen, että järjestelmien kehittä -
minen ei aina vastannut komission tarpeita ja ääritapauksissa kehitettiin 
jopa täysin hyödyttömiä järjestelmiä (ks. laatikko 1 ). Useimpien tieto -
tekniikkahankkeiden hallinnointi tapahtui myös melko epämuodollisesti; 
poikkeuksen muodosti suuri hanke, joka liittyi EKR:jen toimien tukemi -
seen aiemmin käytetyn OLAS-järjestelmän korvaamiseen.
28.  Komissiossa on vuodesta 2008 alkaen ollut perusteilla kattavampi tieto -
hallintarakenne CRIS-järjestelmää varten. Esimerkiksi tietotarpeet yksi -
löidään ja analysoidaan nyt systemaattisesti. Kaikki EuropeAidin uudet 
tietojärjestelmien kehityshankkeet on nyt hyväksyttävä kehittämisasiakir -
jan ( vision document ) perusteella, jossa kuvataan hankkeiden tavoitteet, 
riskit ja toimintatavat. Tämän perusteella EuropeAid laatii tietotekniikan 
vuotuisen yleissuunnitelman, jossa luetellaan kaikki suunnitellut tietojär -
jestelmien kehityshankkeet. Jokaiselle hankkeelle nimetään vastuutaho, 
joka edustaa käyttäjien etuja; suurten hankkeiden valvonnasta vastaa 
ohjauskomitea.
29.  EuropeAidissa on nykyisin käytössä myös hankkeiden hallintamenetelmä 
ja uudet tietojärjestelmien kehityshankkeet dokumentoidaan.
LAATIKKO 	1
ARVIOINTIMODUULIA 	EI	OLE	KÄYTETTY 	KOSKAAN
Komission valmisteluasiakirjassa vuodelta 2004 esitettiin, että CRIS-järjestelmän arviointimoduuli oli 
suunniteltu antamaan kattava katsaus edustustojen ja operatiivisten yksiköiden suorittamista väli- ja 
loppuarvioinneista. Tätä moduulia ei ole kuitenkaan koskaan käytetty, eikä se sisältänyt lainkaan tietoja. 
Komissiolla ei ollut dokumentaatiota, joka olisi selittänyt tämän tilanteen.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)18
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)13 Ks. alaviite 12.
14 CRIS-järjestelmään on 
sen perustamisesta lähtien 
siirretty toiminnot ja tiedot 
seuraavista tietojärjestelmistä: 
Griot (entisen pääosaston IA 
järjestelmä, siirto vuonna 
2002), Désirée (entisen 
pääosaston IB järjestelmä, 
siirto vuosina 2002–2003), 
MIS (entisen pääosaston VIII 
tietojärjestelmä, siirto vuosina 
2003–2004) ja OLAS (entisen 
kehitysyhteistyön pääosaston 
tietojärjestelmä, siirto vuonna 
2008).CRIS-JÄRJESTELMÄN 	TEHTÄVÄÄ 	KOSKEVA 	MÄÄRITELMÄ 	ON	
SAATETTAVA 	AJAN 	TASALLE
30.  Hyvä käytäntö edellyttää, että kaikkien tietojärjestelmien kehityshankkei -
den yhteydessä laaditaan asiakirjoja, joissa annetaan selvitys järjestelmän 
perustamissyistä, tarkoituksesta sekä toteuttamistavasta13. Tilintarkas -
tustuomioistuin tarkasti, oliko tällaisia asiakirjoja olemassa koko CRIS-
järjestelmän kehittämistä varten.
31.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi asiakirjoja, joista kävi ilmi, että ko -
mission päättäessä vuonna 2000 CRIS-järjestelmän kehittämisestä sen 
tavoitteena oli voida tarjota välitöntä taloudellista tietoa ulkoisten toi -
mien alan hankkeista ja ohjelmista ja antaa selvä kuva maksusitoumus -
ten ja maksujen jakautumisesta maittain ja aloittain eri maantieteellisillä 
alueilla. CRIS-järjestelmän tarkoituksena oli täydentää komission kirjan -
pitojärjestelmää tarjoamalla selkeämmin ulkoisten toimien alaan liittyviä 
toimintoja ja tietoja.
32.  Ensimmäiset CRIS-moduulit keskittyivät siis vuosina 2002–2004 enim -
mäkseen tiettyihin ulkoisten toimien taloushallinnon osa-alueisiin, kuten 
päätöksiin, sopimuksiin ja laskuihin. Järjestelmän toimintoja on kuitenkin 
sittemmin jatkuvasti laajennettu esimerkiksi lisäämällä siihen ulkoisten 
toimien operatiivisia osa-alueita. Uusia moduuleita on lisätty vaiheit -
tain ja entisiin on tehty muutoksia (ks. kaavio 2 ). CRIS-järjestelmään on 
myös siirretty muita tietojärjestelmiä, mikä on laajentanut järjestelmän 
kattavuutta ulkoisten toimien alalla14. Vuonna 2005 toteutettiin suuria 
muutoksia, kun CRIS-järjestelmässä otettiin käyttöön suoriteperusteisen 
kirjanpidon toiminnot. Toinen mittava muutos tapahtui vuonna 2008, 
kun OLAS-järjestelmä siirrettiin CRIS-järjestelmään (ks. kohta  27).
33.  Vuodesta 2002 alkaen myös komission kirjanpitojärjestelmässä on ta -
pahtunut huomattavia muutoksia. Esimerkiksi suoriteperusteinen kir -
janpitojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2005, ja aiempi Sincom2-
kirjanpitojärjestelmä korvattiin ABAC-järjestelmällä. Näiden muutosten 
myötä järjestelmään tuli lukuisia uusia toimintoja, joista voidaan mainita 
esimerkkinä sopimusten kirjaaminen.
34.  Mainituista CRIS- ja ABAC-järjestelmiin tehdyistä mittavista muutoksista 
huolimatta tilintarkastustuomioistuin ei havainnut yhtäkään asiakirjaa, 
jossa olisi esitetty ajantasainen lausunto CRIS-järjestelmän halutusta roo -
lista komission yleisen tietojärjestelmän osana, järjestelmän tavoitteista 
taikka sen tukemien toimien tarkasta laajuudesta.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)19
KAAVIO 	2
CRIS-JÄRJESTELMÄN 	KEHITYS 	
UUDET CRIS- MODUULITCRIS- JA ABAC-JÄRJESTELMIEN
VÄLISEN YHTEYDEN KEHITYS
TALOUSENNUSTEET PUITESOPIMUKSET
ROMLASKUT 
(merkittävät muutokset)PERINTÄTOIMETTULOENNUSTEETTALOUDELLISET TAKUUTTARKASTUSTALOUSENNUSTEET 
(ensimmäinen versio)SOPIMUKSET
LASKUT
DAC-LOMAKKEET
TARJOUS/EHDOTUSPYYNNÖT
OHJELMATYÖPÄÄTÖKSET
MAKSUSITOUMUKSET
MAKSUT
SOPIMUKSET
LASKUT
PERINTÄTOIMET
TAKUUT
1999–2002
2002
2003
2004VUOSI
2006
2009
20082007
2005
2010CRIS
Lähde : Euroopan tilintarkastustuomioistuin.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)20
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)35.  CRIS-järjestelmän asemaa ei määritetty riittävän hyvin varsinkaan suh -
teessa ABAC-järjestelmään; useat ABAC-järjestelmän toiminnot tois -
tuivat CRIS-järjestelmässä. Epäselvää oli, millaista lisäarvoa koitui siitä, 
että rahoitustapahtumien kirjaamista CRIS-järjestelmään jatkettiin sen 
sijaan, että ne olisi kirjattu suoraan ABAC-järjestelmään (ks. laatikko 2 ). 
CRIS- ja ABAC-järjestelmien keskinäisen riippuvuuden seurauksena noin 
kolmasosa EuropeAidin tietotekniikka-alan henkilöstöstä huolehtii CRIS-
järjestelmän päivittämisestä ABAC-järjestelmän mukaisesti; asianomainen 
henkilöstö ei näin ollen voi osallistua ulkoisiin toimiin liittyvien toimen -
piteiden tukemiseen.
TIETOJEN 	KOODAAMISPUUTTEET
36.  Tunnuskoodien avulla tietojärjestelmästä on mahdollista hakea tietueet 
helposti automaattisia hakuvälineitä hyödyntämällä; tietueet on myös 
helppo konsolidoida raportointia varten. Tunnuskoodien laatu ja joh -
donmukaisuus vaikuttavatkin pitkälti siihen, kuinka tehokkaasti ja vai -
kuttavasti järjestelmä tukee tietueiden helppoa hakua ja konsolidointia.
37.  CRIS-järjestelmälle vuonna 2000 asetettujen tavoitteiden mukaisesti jär -
jestelmän avulla oli määrä saada välitöntä ja konsolidoitua taloudellis -
ta tietoa ulkoisten toimien alan hankkeista ja ohjelmista (ks. kohta  31). 
Tilintarkastustuomioistuin tarkasti, oliko CRIS-järjestelmässä määritetty 
tunnuskoodit siten, että ne edistivät tätä tavoitetta vaikuttavasti.
LAATIKKO 	2
TIEDONSIIRTO 	CRIS- 	JA	ABAC-JÄRJESTELMIEN 	VÄLILLÄ 	OLI	TEHOTONTA
CRIS- ja ABAC-järjestelmien välinen yhteys ei helpota tiedonvaihtoa. ABAC-järjestelmä suorittaa au -
tomaattisesti rahoitustapahtumien täydellisyyden ja johdonmukaisuuden tarkastuksen ennen tapah -
tumien kirjaamista. ABAC-järjestelmän suorittamat tarkastukset eivät aina vastaa CRIS-järjestelmän 
suorittamia tarkastuksia. Tästä syystä rahoitustapahtumia koskevat tiedot torjutaan joissakin tapauksissa 
CRIS-järjestelmästä ABAC-järjestelmään tapahtuvan siirron yhteydessä, eli vaiheessa, jolloin validoin -
timenettely on jo pitkällä. Tiedot on tällöin korjattava ja validoitava uudelleen CRIS-järjestelmässä ja 
siirrettävä toiseen kertaan ABAC-järjestelmään.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)21
38.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että peräkkäiset järjestelmään teh -
dyt muutokset eivät olleet tapahtuneet riittävän johdonmukaisesti ja 
organisoidusti (ks. kohta  27). Tämän seurauksena yli sadan tunnuskoo -
diluettelon joukosta useat esiintyivät kahteen kertaan. Kahteen kertaan 
esiintyvät tunnuskoodiluettelot saattavat ajan mittaan poiketa toisistaan. 
Ne myös hankaloittavat ja pitkittävät tietojen konsolidointia ja täsmäyt -
tämistä ja lisäävät virheriskiä. Joitakin vuosia sitten käynnistettiin hanke, 
jonka tavoitteena oli CRIS-järjestelmän tunnuskoodien organisoinnin jär -
keistäminen tallentamalla ne samaan taulukkoon. Hanketta ei kuitenkaan 
saatettu päätökseen, joten järjestelmä jäi yhdistelmämallin muodossa 
olevaan tilaan, jossa osa tunnuskoodiluetteloista tallennetaan yhä erilli -
siin tai rinnakkaisiin taulukoihin.
39.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi niin ikään, että useat tunnuskoodi -
luettelot sisälsivät arvoja, jotka eivät vastanneet toisiaan täysimääräisesti, 
mikä esti tietojen vaikuttavan konsolidoinnin. Esimerkiksi laskumoduu -
lissa  – samoin kuin monissa muissa CRIS-järjestelmän moduuleissa  – 
viitattiin maantieteellisiä alueita edustavaan tunnuskoodiluetteloon. 
Luettelossa osa tunnuskoodeista viittasi maihin ja toiset puolestaan 
maaryhmiin. Tästä syystä osa tietyssä maassa tehdyistä maksukirjauksista 
viittasi asianomaisen maan tunnuskoodiin, ja osa puolestaan asianomais -
ta maata ympäröivän laajemman maantieteellisen alueen tunnuskoo -
diin. CRIS-järjestelmää ei näin ollen voida helposti hyödyntää tietyssä 
maassa oleville edunsaajille maksettujen määrien luetteloimiseen tai 
maksujen kokonaismäärän vahvistamiseen. Asiasta annetaan esimerkki 
laatikossa 3 .
40.  Vastaavasti CRIS-järjestelmän avulla ei voida laskea helposti kokonais -
määrää, joka on käytetty tietyn toimintapolitiikan alaan taikka rahoitettu 
tietyn rahoitusvälineen avulla. Itse asiassa aloja koskevassa luettelossa, 
jonka avulla useista eri CRIS-moduuleista peräisin olevat tietueet yhdis -
tetään tiettyyn alaan, käytetään sekä maantieteellisiä alueita (esimerkiksi 
Aasia) että rahoitusvälineitä (esimerkiksi Tacis15) ja aihekohtaisia politiik -
koja (esimerkiksi elintarviketurva).15 Itsenäisten valtioiden 
yhteisölle tarkoitetun 
teknisen avun ohjelma 
(Technical Assistance for 
the Commonwealth of 
Independent States ).
LAATIKKO 	3
MAKSUKIRJAUSTEN 	ALUEKOODEISSA 	ON	EPÄSELVYYKSIÄ
CRIS-järjestelmään tehty maksukirjaus saattaa viitata Tansaniaan, ja toinen kirjaus puolestaan ”Saharan 
eteläpuoliseen Afrikkaan”. Tansanialle suoritetut maksut saattavat sisältää ensimmäisen kirjauksen, 
mutteivät toista, vaikka osa toisesta maksusta on saatettu ohjata Tansaniaan.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)22
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)16 Tilintarkastustuomioistuin 
totesi seuraavaa EKR:ja koske -
vassa vuosikertomuksessaan 
varainhoitovuodelta 2005: 
”Komission keskusyksiköiden 
on mahdotonta huolehtia 
tehokkaasti pienimuotoisia 
hankkeita koskevien ohjelmien 
kokonaisvaltaisesta seuran -
nasta, koska hallintoa varten 
kehitetty CRIS-tietojärjestelmä 
on puutteellinen erityises -
ti koodauksen osalta. On 
esimerkiksi edelleen vaikeaa 
saada tietojärjestelmästä 
luotettavaa listaa toteutetuista 
tai parhaillaan toteutettavista 
pienimuotoisia hankkeita kos -
kevista ohjelmista. Ongelma 
on yleinen ja koskee muitakin 
kuin pienimuotoisia hankkeita 
koskevia ohjelmia (...)” .
Vuosikertomuksessaan varain -
hoitovuodelta 2006 tilintarkas -
tustuomioistuin pani merkille 
seuraavaa: ”Yhtenäinen hallin -
totietojärjestelmä ( Common 
Relex Information System , CRIS) 
sisältää tietoja hankkeiden 
päivittäisestä hallinnoinnista. 
Suurelta osin tiedonmäärityk -
seen liittyvien rajoitteiden takia 
järjestelmästä puuttuvat tietyt 
tarpeelliset taloudellisia tietoja 
koskevat analyysit” .
Erityiskertomuksessaan 
nro 4/2009 (Kuinka komissio 
hallinnoi valtioista riippumatto -
mien toimijoiden osallistumista 
EY:n kehitysyhteistyöhön?) 
tilintarkastustuomioistuin 
totesi seuraavasti: ”EuropeAid-
yhteistyötoimistolla ei nykyisin 
ole valmiina käytettävissä 
olevaa lähdettä, jonka avulla 
saataisiin tietoja valtioista 
riippumattomien toimijoiden 
rahoituksesta (...). Yhtenäisen 
tieto- ja hallintojärjestelmän 
(Common Relex Information 
System, CRIS) sisältämät tiedot 
ovat puutteellisia ja toimijoiden 
yksilöiminen epäluotettavaa” .
17 Ks. alaviite 12.
18 Tilintarkastustuomioistuin 
pani varainhoitovuoden 2008 
vuosikertomuksessaan merkille 
seuraavaa: ”järjestelmän [CRIS] 
käyttäjät kohtasivat usein 
teknisiä ongelmia, jotka voivat 
vaikuttaa käsiteltyjen tapahtu -
mien sääntöjenmukaisuuteen 
(maksuja suoritettiin usein 
määräaikojen umpeuduttua, 
koska järjestelmä ei ollut ollut 
käytettävissä)” .41.  Mainitun tilanteen seurauksena CRIS-järjestelmään raportointitarkoituk -
sessa kirjattujen tietojen  – etenkin taloudellisten tietojen  – konsolidointi 
vaikeutuu huomattavasti. Tilanne vaikuttaa kielteisesti CRIS-järjestelmän 
tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen raportointi- ja hallinnointivälineenä16.
KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLISYYTEEN 	LIITTYY 	SITKEITÄ 	ONGELMIA
42.  Komission tietotekniikan hallinnan parantamista koskevassa komission 
tiedonannossa17 todetaan, että tietojärjestelmien on oltava käyttäjäläh -
töisiä ja täytettävä käyttäjien tarpeet. Käyttäjien on näin ollen suhteel -
lisen helppo osoittaa, vastaako tietojärjestelmä heidän tarpeisiinsa vai -
kuttavalla tavalla.
43.  Toukokuussa 2011 tilintarkastustuomioistuin teki kyselytutkimuksen CRIS-
järjestelmän käyttäjien keskuudessa unionin edustustoissa; tutkimuksen 
tavoitteena oli arvioida, missä määrin tietyt ongelmat koskettivat asian -
omaisia CRIS-järjestelmän käyttäjiä. Kysely lähetettiin 92  edustustoon, 
joista 44 vastasi siihen. Vastauksien analysointi tuotti seuraavat keskeiset 
päätelmät:
 οCRIS-järjestelmä on usein pitkiä aikoja poissa käytöstä (14  edustustoa 
44:stä raportoi sen olleen poissa käytöstä yli viikon)
 οlähes kaikissa kyselyyn vastanneissa edustustoissa (41  edustustossa 
44:stä) ilmeni vuonna 2010 tapahtumien kirjaamiseen tai validointiin 
liittyviä viivästyksiä, jotka johtuivat CRIS-järjestelmän suunnitteluun 
liittyneistä puutteista18
 οkyselyyn vastanneista 44:stä edustustosta 21 uskoi, että tulkkaus- tai 
käännösvaikeuksien takia osa tunnuskoodeista kirjattiin joissakin ta -
pauksissa arvaamalla
 οkuusi edustustoa 44:stä raportoi, että CRIS-järjestelmästä aiheutuvat 
viivästykset käyvät komissiolle kalliiksi; asianomaisista edustustoista 
yksi arvioi, että eräässä tapauksessa seuraamukset tai tappiot olivat 
300 euron luokkaa, ja toinen edustusto arvioi niiden määräksi eräässä 
toisessa tapauksessa 3  000 euroa.
44.  Tilintarkastustuomioistuimen kyselytutkimuksen tulokset tukevat ko -
mission vuosina 2008 ja 2010 toteuttamien kyselytutkimusten tuloksia; 
komission kyselytutkimukset tehtiin CRIS-järjestelmän käyttäjien kes -
kuudessa sekä komission keskusyksiköissä että unionin edustustoissa. 
Tutkimukset osoittivat, että käyttäjien suhtautuminen järjestelmään oli 
parantunut, mutta näkemyksissä oli vaihtelua, kuten kaaviosta 3  käy ilmi.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)23
CRIS-JÄRJESTELMÄN 	HALLINNOINTI 	EI	OLE	VIELÄ 	
RIITTÄVÄN 	VAIKUTTAVAA 	TIETOJEN 	EHEYDEN 	
VARMISTAMISEN 	KANNALTA
45.  Tietojen tarjoaminen ei tee tietojärjestelmästä vaikuttavaa, vaan järjes -
telmän avulla on myös kyettävä varmistamaan tietojen eheys. Tietojen 
eheys koskee tietojärjestelmän valmiuksia tuottaa odotetut tulokset niin 
oikein ja täydellisesti, että järjestelmään voidaan luottaa19.
46.  Tietoturvan kannalta komissio pitää CRIS-järjestelmää kriittisenä järjestel -
mänä, toisin sanoen järjestelmänä, jonka eheyden tai käytettävissäolon 
häviäminen saattaa uhata komission asemaa toisiin toimielimiin, jäsen -
valtioihin tai muihin osapuoliin nähden20.19 Komission päätös 
K(2006) 3602.
20 Komission päätöksen 
K(2006) 3602 mukaan kriittiset 
tietojärjestelmät ovat järjes -
telmiä, joiden eheyden tai 
käytettävissäolon häviäminen 
saattaa uhata komission ase -
maa toisiin toimielimiin, jäsen -
valtioihin tai muihin osapuoliin 
nähden; tällaiset tapaukset 
vahingoittaisivat komission tai 
muiden toimielinten kuvaa jä -
senvaltioissa tai suuren yleisön 
keskuudessa ja aiheuttaisivat 
erittäin vakavaa haittaa oikeus- 
tai luonnollisille henkilöille 
sekä huomattavia määräraho -
jen ylityksiä tai huomattavia 
taloudellisia tappioita, joista 
aiheutuisi komissiolle erittäin 
mittavia kielteisiä taloudellisia 
vaikutuksia.
KAAVIO 	3
CRIS-JÄRJESTELMÄN 	KÄYTTÄJIEN 	NÄKEMYS 	JÄRJESTELMÄN 	ERI	OSA-ALUEISTA 	
VUOSINA 	2008–2010 	ASTEIKOLLA 	YHDESTÄ 	(HEIKKO) 	VIITEEN 	(ERINOMAINEN)
1 2 3 4 5YleisarvioKäyttöohjeiden tiedotKäyttöohjeiden saatavuusTurvallisuusNopeusSaatavillaoloKäyttäjäystävällisyysToiminnotLuotettavuusTiedonhaku
2010 2008
Lähde : Komission valmisteluasiakirja ( Results of the Survey 2010 ”The CRIS system – your opinion” ), helmikuu 2011.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)24
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)47.  Komissio on ottanut käyttöön useita toimenpiteitä, joiden avulla pyritään 
osaltaan turvaamaan CRIS-järjestelmän tietojen eheys:
 οCRIS-ohjelmistoihin sisältyvät automatisoidut tarkastukset
 οuseiden eri virkamiesten on validoitava kaikki CRIS-järjestelmään kir -
jatut rahoitustapahtumat
 οEuropeAidissa tietojen laaduntarkastuksista vastaa pieni virkamiehis -
tä koottu ryhmä ( Data Quality Team ), joka myös koordinoi tietojen 
oikaisemista; oikaisut kohdistuvat suureen joukkoon virheellisiä tai 
puuttuvia tietoja21
 οsisäisissä ja ulkoisissa tarkastuskertomuksissa tuodaan säännöllisesti 
esiin tietojen laatuun vaikuttavia järjestelmäongelmia ja esitetään 
suosituksia
 οtietojen laatuun liittyviä ongelmia tuodaan esille myös rahoitusta -
pahtumista poimittuihin otoksiin kohdistetuissa jälkitarkastuksissa.
48.  Tilintarkastustuomioistuin kohdisti CRIS-järjestelmän tietueista poimit -
tuihin eriin tapahtumatarkastuksia, joissa tarkastettiin, kyettiinkö tieto -
järjestelmän avulla varmistamaan tietojen eheys vaikuttavalla tavalla. 
Tilintarkastustuomioistuin tarkasti erityisesti, olivatko tietueet täydellisiä, 
paikkansapitäviä ja ajantasaisia:
Täydellinen Kaikki tapahtumat on kirjattu ja kaikki relevantit kentät täytetty. 
Paikkansa­
pitäväTiedot ovat johdonmukaisia kaikkialla tietojärjestelmässä (kirjausten 
välillä ei ole ristiriitaisuuksia) ja tietueet kuvastavat tilannetta sellaisena 
kuin se olisi ollut todennettavissa paikan päällä. 
Ajan	tasainen Tiedot on tallennettu oikea-aikaisesti. 
PUUTTUVAT 	TIETUEET
49.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi laskutietueita, jotka oli tehty suoraan 
ABAC-järjestelmään CRIS-järjestelmän sijasta. Tästä syystä CRIS-järjes -
telmään oli joissakin tapauksissa tehtävä kertaluonteisia maksukirjauk -
sia, jotta CRIS- ja ABAC-järjestelmien tiedot maksujen kokonaismääristä 
saatiin täsmäämään keskenään. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi 118 
tällaista täsmäytyskirjausta (31  kirjausta vuonna 2009 (kokonaismäärä 
65 miljoonaa euroa) ja 87  kirjausta vuonna 2010 (kokonaismäärä 175  mil-
joonaa euroa)). Kertaluonteisten maksukirjausten avulla ei kuitenkaan 
kyetty korvaamaan tarkkojen kirjaustietojen puuttumista CRIS-järjestel -
mästä. Tietueita ei esimerkiksi ollut kohdennettu tiettyyn maantieteel -
liseen alueeseen (ks. kohta  39). Laskutustietojen kirjaaminen suoraan 
ABAC-järjestelmään heikentää CRIS-järjestelmän mahdollisuuksia tarjota 
konsolidoituja tietoja.21 Komission hallinnollisten 
asiakirjojen mukaan 
laaduntarkastustiimi havaitsi 
vuonna 2010 tiedoissa 80 000 
poikkeamaa ja koordinoi yli 
70 000 poikkeaman oikaisua.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)25
50.  Mahdollisuuksia liittää tietueisiin asiakirjoja ei hyödynnetty vielä syste -
maattisesti. Esimerkiksi kolmasosaan vuonna 2010 päivitetyistä, päätet -
tyjä tai voimassa olevia päätöksiä koskevista tietueista ei ollut liitetty 
asiakirjoja. Vastaavasti 14  prosenttiin tietueista, jotka koskivat päätettyjä 
tai voimassa olevia, vuonna 2009 tai 2010 tehtyjä sopimuksia, ei ollut lii -
tetty asiakirjoja. Tämä rajoittaa järjestelmän tehokkuutta ja vaikuttavuutta 
hankehallinnoinnin ja asiakirjojen saatavuuden kannalta.
51.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi myös tapauksia, joissa ei ollut käytetty 
CRIS-järjestelmän tarjoamaa mahdollisuutta liittää toisiinsa eri moduu -
leista peräisin olevia, samaan hankkeeseen liittyviä tietueita, mikä mah -
dollistaisi kaikkien tiettyyn toimeen liittyvien tietueiden läpi siirtymisen 
(ks. kohta  10). Esimerkiksi 105  000 sopimustietueen joukosta 9  000:tta 
(9 prosenttia) ei ollut liitetty mihinkään rahoituspäätökseen. Vastaavasti 
3 000:sta päätettyjä tai käynnissä olevia tarkastuksia koskevista tietueis -
ta22 yli 300:aa (10  prosenttia) ei ollut liitetty mihinkään sopimus- tai pää -
töstietueeseen23. Tilanne heikentää CRIS-järjestelmän tehoa hankehallin -
noinnin välineenä.
52.  OECD:n kehitysapukomitean (DAC) jäsenenä komissio raportoi OECD:lle 
säännöllisesti unionin ulkopuolelle suunnattavan tuen toimistaan. Tässä 
yhteydessä asianomaiset toimet luokitellaan standardimuotoisen luokit -
telun avulla (DAC-toimialakoodit). Sopimus- ja hanketietueet voidaan 
liittää CRIS-järjestelmässä DAC-toimialakoodeihin. Lähes kaikki sopimus -
tietueet oli liitetty asianomaisiin koodeihin, mutta ainoastaan 30  prosent -
tia hanketietueista oli tosiasiassa liitetty niihin. Tilanteen seurauksena 
CRIS-järjestelmän tietojen avulla on mahdotonta tuottaa luotettavia ti -
lastotietoja OECD:n DAC-koodien pohjalta (ks. laatikko 4 ).22 Tietueet liittyvät ulkoisten 
toimien tarkastuksiin, joista 
vastaavat yleensä komission 
palkkaamat ulkopuoliset 
tilintarkastusyritykset.
23 Tilintarkastustuomioistuin 
oli pannut merkille 
seuraavaa jo vuoden 2004 
vuosikertomuksessaan: 
”kaikkiin – myös 
täytäntöönpanosta vastaavien 
elinten teettämiin – 
tarkastuksiin liittyvät 
tiedot olisi tallennettava 
CRIS-järjestelmään ja 
kytkettävä vastaaviin 
hankkeiden hallintotietoihin” . 
Vastaavanlainen 
suositus esitettiin myös 
tilintarkastustuomioistuimen 
vuosikertomuksessa 
varainhoitovuodelta 2005.
LAATIKKO 	4
HANKKEITA 	EI	VOIDA 	LUETTELOIDA 	DAC-TOIMIALAKOODIEN 	AVULLA
Ainoastaan 30  prosentissa CRIS-järjestelmän hanketietueista viitataan DAC-toimialakoodiin, joten esi -
merkiksi kaikkiin vesivarojen suojelua koskeviin hankkeisiin kohdistuva haku tuottaa hankeluettelon, 
joka on mitä todennäköisimmin puutteellinen ja epäluotettava.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)26
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)24 Tilintarkastustuomioistuin 
pani merkille seuraavaa 
varainhoitovuoden 2008 
vuosikertomuksessaan: 
”Tapahtumatarkastuksessa 
havaittiin, että CRIS-
järjestelmän tiedot 
eivät ole aina täysin 
oikeita. Sekä maksu- että 
maksusitoumustietojen 
koonnissa havaittiin virheitä 
(esimerkiksi sellaisia hankkeita 
ja/tai sopimuksia, joiden 
yhteydessä CRIS-järjestelmään 
on syötetty virheellinen 
maakoodi). Tarkastuksessa 
havaittiin myös virheitä, 
jotka voivat vaikuttaa 
komission tilinpäätöksen 
luotettavuuteen (virheet 
liittyvät esimerkiksi 
pankkitakuiden 
päättymisajankohtiin ja 
hankkeiden/sopimusten 
hallinnointimuotoihin)” .VIRHEELLISET 	TIETUEET
53.  Tilintarkastustuomioistuin ei havainnut CRIS-järjestelmässä ainoatakaan 
tapausta, joissa taloudellisia tapahtumia koskevat tietueet olisivat olleet 
päällekkäisiä, eli tapahtumat olisi kirjattu useammin kuin yhden kerran.
54.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kuitenkin tietueita, joiden taustalla 
ei ollut todellista taloudellista tai toimintaan liittyvää tapahtumaa. Näi -
tä CRIS-järjestelmän käyttäjien yleisesti ”tekaistuiksi” kutsumia tietueita 
luotiin joissakin tapauksissa järjestelmän teknisistä rajoitteista aiheutu -
vien ongelmien ratkaisemiseksi. Esimerkiksi CRIS-järjestelmässä vuosina 
2009 ja 2010 päätetyistä 15  000 sopimustietueesta 100 osoittautui ”te -
kaistuiksi” sopimustietueiksi. Tällaisten tietueiden olemassaolo saattaa 
vinouttaa konsolidoituja tietoja ja todennäköisesti myös hämmentää 
käyttäjiä, mikä aiheuttaa virheitä ja tehottomuutta.
55.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi CRIS-järjestelmässä tietueita, joihin 
liittyi epäjohdonmukaisia arvoja. Esimerkiksi:
 ο6 000:sta tarkastuksia koskevasta tietueesta 2  prosenttia oli merkitty 
väliaikaisiksi, vaikka niihin liittyvä loppukertomus oli merkitty vas -
taanotetuksi aiempana ajankohtana
 οvuonna 2009 tai 2010 tehtyjä päätettyjä sopimuksia koskevista 
2 300 tietueesta 7  prosentissa sopimus oli merkitty allekirjoitetuksi 
vasta hankkeiden täytäntöönpanon käynnistymispäivämäärän jälkeen
 ο5 000 päätöskirjauksesta yhdessä prosentissa sopimus oli merkitty 
voimassaolevaksi, vaikka kirjauksesta kävi ilmi, että päätösajankohta 
oli jo ohitettu.
 Tällaiset epäjohdonmukaisuudet ovat usein merkki virheellisistä kirjauk -
sista tai hallinnollisista virheistä24.
56.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tietueita, joissa oli eroja CRIS-järjes -
telmän ja ABAC-järjestelmän tietovaraston ( Datawarehouse ) välillä; tieto -
varasto on keskitetty järjestelmä, jonka avulla komissio tarjoaa johdolle 
konsolidoituja taloudellisia ja kirjanpitotietoja. 
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)27
25 Ks. alaviite 2.
26 Varainhoitoasetuksen 
61 artiklassa säädetään, 
että ”kukin toimielin 
nimeää tilinpitäjän, jolla 
on seuraavat tehtävät: (…) 
kirjanpitojärjestelmien 
määritteleminen ja 
hyväksyminen sekä 
tarvittaessa sellaisten tulojen 
ja menojen hyväksyjän 
määrittelemien järjestelmien 
hyväksyminen, joiden 
tarkoituksena on tuottaa tai 
perustella kirjanpitotietoja 
(…)” .
27 Varainhoitoasetuksen 
soveltamissääntöjen 
57 artiklassa säädetään, että 
”tilinpitäjältä on saatava 
lupa ottaa käyttöön ja 
muuttaa sellaisia tulojen ja 
menojen hyväksyjän laatimia 
taloushallintojärjestelmiä, 
joista toimitetaan tietoja 
toimielimen kirjanpitoon 
tai joita käytetään sen 
sisältämien tietojen 
perustelemiseen” .KIRJAUSTEN 	VIIVÄSTYMINEN
57.  CRIS-järjestelmään tehtäville kirjauksille asetettujen aikarajojen osalta 
tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että joidenkin kirjausten tapauksessa 
tapahtumapäivämäärän ja sitä koskevan järjestelmäänkirjauksen välillä 
ilmeni viipeitä. Komission käytäntönä on kirjata esimerkiksi laskut vii -
den päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Vuonna 2010 kuitenkin 
ainoastaan puolet laskuista kirjattiin CRIS-järjestelmään tämän määrä -
ajan puitteissa, ja 13  prosenttia laskuista oli kirjaamatta vielä kuukau -
den kuluttua niiden vastaanottamisesta. Vastaavasti vuonna 2010 tar -
kastuskertomuksen vastaanottamisesta kului komissiossa keskimäärin 
kuusi viikkoa siihen, kun kertomus liitettiin vastaavaan CRIS-järjestelmän 
tarkastustietueeseen.
JÄRJESTELMÄÄ 	JA	SEN	TIETOJA 	EI	OLE	SUOJATTU 	
RIITTÄVÄN 	HYVIN
TIETOTURVAAN 	LIITTYVIÄ 	VASTUUALUEITA 	EI	OLE	MÄÄRITETTY 	
SELKEÄSTI
58.  Tietojärjestelmien suojaamista koskevassa komission päätöksessä 
K(2006)  360225 todetaan, että jokaisen pääjohtajan on nimettävä vähin -
tään yksi paikallinen tietoturvavastaava, jonka tehtävänä on varmistaa, 
että tietotekniikkapalveluiden tarjoajat ja järjestelmätoimittajat asetta -
vat käyttöön asianmukaiset turvatoimet. Päätöksessä todetaan myös, 
että pääosastot voivat siirtää turvasuunnitelmien täytäntöönpanon ja 
hallinnoinnin osittain tai kokonaan horisontaalisille osastoille (esimer -
kiksi tietotekniikan pääosastolle). Tällaisissa tapauksissa pääosastojen on 
kuitenkin varmistettava, että asianomainen osasto soveltaa tarvittavia 
turvatoimia. Tehtävien siirtoa koskevien edellytysten määrittämistä sil -
mällä pitäen osapuolten välillä on laadittava palvelutasosopimus, jos -
sa määritetään esimerkiksi täytäntöönpanon seurantaan sovellettavat 
toimenpiteet.
59.  Varainhoitoasetuksessa säädetään lisäksi, että toimielimen tilinpitäjän 
vastuulla on sellaisten tietojärjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoi -
tuksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja26. Varainhoitoasetuksen 
soveltamissäännöissä tarkennetaan, että järjestelmiin tehtäviin muutok -
siin on saatava lupa tilinpitäjältä27.
60.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että CRIS-järjestelmän käyttöoikeuk -
sien myöntämiseen, säilyttämiseen ja poistamiseen sovellettavat menet -
telyt ja vastuualueet oli dokumentoitu. CRIS-järjestelmän hallinnoinnin 
vastuualueita ei kuitenkaan määritetty selkeästi yleisemmällä tasolla. 
CRIS-järjestelmän hallinnointi ei kuulunut esimerkiksi EuropeAidin pai -
kallisen tietoturvasta vastaavan henkilön vastuualueisiin.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)28
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)28 Tilintarkastustuomioistui -
men tarkastuksen toimitta -
misajankohtana CRIS-järjes -
telmää ei ollut vielä validoitu 
EKR:ista rahoitettaviin toimiin 
liittyviä kirjanpitotietoja 
varten.
29 Sisäisen valvonnan 
standardi nro 12.
30 Ks. alaviite 2.61.  EuropeAidin, CRIS-järjestelmävastaavan ja tietotekniikan pääosaston vä -
lillä ei ollut tehty palvelutasosopimusta; EuropeAid siirsi tietotekniikan 
pääosastolle esimerkiksi CRIS-järjestelmän ohjelmistot ja tiedot sisältä -
vien palvelimien turvaamista koskevat vastuualueet. Ilman palveluta -
sosopimusta asianomaisten pääjohtajien vastuualueiden määrittely ei 
tapahdu selkeästi.
62.  Komission tilinpitäjä validoi heinäkuussa 2008 CRIS-järjestelmän paikalli -
seksi järjestelmäksi, jonka avulla tuotetaan ja perustellaan EU:n yleisestä 
talousarviosta rahoitettaviin toimiin liittyviä kirjanpitotietoja28. CRIS-jär -
jestelmään tehtiin vuonna 2010 merkittäviä muutoksia, mutta CRIS-jär -
jestelmää ei kuitenkaan mainittu komission tilinpitäjälle asianomaisen 
vuoden osalta laaditussa muutoskohteita koskevassa luottelossa, vaikka 
varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen mukaan niin olisi pitänyt teh -
dä (ks. kohta  59).
TIETYT 	PUUTTEET 	HEIKENTÄVÄT 	JÄRJESTELMÄN 	MAHDOLLISUUKSIA 	
TIETOJEN 	LUOTTAMUKSELLISUUDEN 	JA	EHEYDEN 	YLLÄPITOON
63.  Komission sisäisen valvonnan standardeissa edellytetään, että pääosas -
tojen käytössä olevat tietojärjestelmät suojataan niiden luottamukselli -
suuteen ja eheyteen kohdistuvilta uhilta29.
64.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kaksi ongelmaa, jotka herättävät ky -
symyksen siitä, kyetäänkö tietojen luottamuksellisuus (ks. kohta  65) ja 
eheys (ks. kohta  67) säilyttämään CRIS-järjestelmän avulla.
65.  Tietojen luottamuksellisuutta koskeva kysymys liittyy esimerkiksi niihin 
tietoihin pääsyn rajaamiseen, joita saavat käsitellä ainoastaan valtuute -
tut henkilöt30. CRIS-järjestelmän tapauksessa käyttöoikeudet annetaan 
automaattisesti komissiossa työskenteleville henkilöstösääntöjen piiriin 
kuuluville ja ulkopuolisille käyttäjille kehitys- ja yhteistyöpääosasto Eu -
ropeAidissa, laajentumisasioiden pääosastossa, humanitaarisen avun ja 
pelastuspalveluasioiden pääosastossa (ECHO), ulkopolitiikan välineiden 
hallinnossa sekä unionin edustustoissa. Järjestelmän käyttöoikeudet an -
netaan pyynnöstä myös mainituissa osastoissa väliaikaisesti työskentele -
ville ulkopuolisille käyttäjille sekä muiden osastojen ja Euroopan tilintar -
kastustuomioistuimen henkilöstölle. Joissakin tapauksissa järjestelmän 
käyttöoikeudet annetaan myös toimielinten ulkopuolisille käyttäjille.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)29
66.  CRIS-järjestelmään ei kuitenkaan sisälly vakituista mekanismia, jonka 
avulla käyttöoikeuksia rajoitettaisiin tietyntyyppisten tietojen osalta. 
Kahdessa erityistapauksessa oli laadittava tekniset mekanismit, jotta 
kaikilla käyttäjillä ei olisi pääsyoikeuksia arkaluontoisiin asiakirjoihin31. 
Näitä kahta poikkeustapausta lukuun ottamatta kaikilla CRIS-järjestelmän 
käyttäjillä on automaattisesti käyttöoikeudet kaikkiin järjestelmän tietoi -
hin. Tilanteen seurauksena CRIS-järjestelmän tietojen luottamuksellisuus 
on kyseenalainen, varsinkin kun otetaan huomioon, että järjestelmällä 
on myös joitakin ulkopuolisia käyttäjiä.
67.  Tietojen eheyden varmistamista silmällä pitäen on toteutettava toimen -
piteitä, joiden tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmää ja käsitel -
täviä tietoja voidaan muuttaa ainoastaan tietoisin ja oikeutetuin toimin32. 
CRIS-järjestelmän toimintoihin sisältyy esimerkiksi mekanismeja, joiden 
avulla taloushallintohenkilöstö voi validoida tapahtumia järjestelmässä33. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi valtuutetun käyttäjän tekemiä talous -
tapahtumien validointeja, joihin toinen käyttäjä oli tehnyt muutoksia.
JÄRJESTELMÄN 	DOKUMENTOINTI 	OLI	PUUTTEELLISTA
68.  Järjestelmän dokumentointi on tärkeä väline, jonka avulla tietotekniikan 
suunnittelijat ja järjestelmän käyttäjät pyrkivät varmistamaan tietoturvan 
ja varsinkin tietojen eheyden. Dokumentaation avulla he saavat käsi -
tyksen siitä, kuinka järjestelmä käsittelee tietoja ja kuinka tietoja sekä 
koodeja olisi tulkittava. Dokumentaation avulla järjestelmän kehittäjät 
voivat esimerkiksi säilyttää järjestelmän johdonmukaisuuden tehdes -
sään siihen muutoksia, ja käyttäjät pystyvät syöttämään oikeat tiedot 
oikeaan paikkaan. Varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä säädetään, 
että talousarvion toteuttamistoimenpiteiden käsittelyssä käytettävistä 
tietojenkäsittelyjärjestelmistä on annettava täydellinen ja ajantasainen 
kuvaus34. Kuvauksessa on määriteltävä, mitä kukin tietue sisältää, ja esi -
tettävä tarkasti, miten yksittäiset tapahtumat järjestelmässä käsitellään. 
Kuvauksessa on myös esitettävä yksityiskohtaisesti, miten järjestelmässä 
taataan, että jokaista tapahtumaa voidaan seurata kirjausketjun loppuun 
saakka.
69.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että tietueiden sisällön dokumen -
tointi  – tietohakemisto  – puuttui kahdesta CRIS-järjestelmän moduu -
lista, joita oli valittu tarkastukseen yhteensä kahdeksan (ks. kohta  22). 
Muiden kuuden moduulin sisältämät tietohakemistot olivat täydelliset 
ja ajantasaiset.31 Tarjouspyyntöjä 
koskevaa moduulia ja 
luottamuksellisiksi merkittyjä 
sopimustietueita varten 
laadittiin tapauskohtaisia 
käyttöoikeuksien rajoituksia.
32 Ks. alaviite 2.
33 Varainhoitoasetuksen 
84 artiklassa säädetään 
seuraavaa: ”kun tuloja ja 
menoja hallinnoidaan 
tietojenkäsittelyjärjestelmillä, 
allekirjoitukset voidaan tehdä 
sähköisesti” .
34 Asetus (EY, Euratom) 
N:o2342/2002, 107 artikla.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)30
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)70.  Toiminnalliseen analyysiin perustuva dokumentaatio, jossa kuvataan, 
kuinka järjestelmä käsittelee yksittäisiä toimia, oli saatavilla kaikkien tar -
kastukseen valittujen moduulien osalta. Järjestelmän tekninen rakenne 
oli kuitenkin yleisesti ottaen dokumentoitu heikosti. Esimerkiksi CRIS-
järjestelmän eri tietotaulukoiden välistä eheyttä koskevia tietoja ei ollut 
dokumentoitu35.
71.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi myös, että arviointeja koskevaa mo -
duulia ( joka ei ollut käytössä, ks. laatikko 1 ) lukuun ottamatta kaikkia 
tarkastettuja moduuleja varten oli laadittu käyttöohjeet. Käyttöohjeet 
olivat kuitenkin osin vanhentuneet tai puutteelliset kolmessa tapauk -
sessa seitsemästä.
72.  CRIS-järjestelmään sisältyy kirjausketjujärjestelmä, jonka avulla on peri -
aatteessa mahdollista eritellä uudelleen tietojen muuttamista koskevat 
tiedot, eli määrittää, mikä käyttäjä kirjasi tietyt tiedot tiettyyn tietueeseen 
ja milloin kirjaus tapahtui. Kirjausketjua koskevat tiedot eivät kuiten -
kaan olleet käyttäjien saatavilla CRIS-käyttöliittymän kautta; tiedot sai 
käyttöönsä ainoastaan IT-henkilöstö, ja niiden tulkinta edellytti järjes -
telmän IT-rakenteen perusteellista tuntemusta. Tämän seurauksena kir -
jausketjua voidaan hyödyntää ainoastaan poikkeustapauksissa erityisestä 
pyynnöstä.
HENKILÖTIETOJEN 	KÄSITTELYÄ 	EI	VALVOTA 	RIITTÄVÄSTI
73.  Asetuksessa (EY) N:o  45/2001 säädetään henkilötietojen käsittelyyn sovel -
lettavista säännöistä. Asetuksen mukaan rekisterinpitäjän on esimerkiksi 
annettava ennen käsittelyä ilmoitus komission tietosuojavastaavalle36.
74.  Rekisterinpitäjät toimittivat komission tietosuojavastaavalle neljä ilmoi -
tusta henkilötietojen käsittelystä CRIS-järjestelmässä. Yksi ilmoitus koski 
CRIS-järjestelmää kokonaisuutena ja loput kolme ilmoitusta liittyivät sen 
erillisiin moduuleihin. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kuitenkin henki -
lötietoja sisältäviä asiakirjoja, jotka oli liitetty CRIS-järjestelmän tietoihin 
ilman minkäänlaista ilmoitusta. Asiakirjojen joukossa oli yli 2  000 useisiin 
CRIS-järjestelmän moduuleihin liitettyä ansioluetteloa, jotka olivat näin 
ollen kaikkien CRIS-järjestelmän käyttäjien saatavilla (ks. kohdat  65 ja 66).35 Tietotaulukoiden välinen 
eheys ilmenee esimerkiksi 
siten, että sopimusmoduuliin 
kirjattuja tietoja ei voida 
poistaa järjestelmästä niin 
kauan kuin maksumoduuliin 
tehdyssä kirjauksessa 
viitataan asianomaisiin 
tietoihin; menettelyn avulla 
varmistetaan, että maksut 
voidaan aina yhdistää tiettyyn 
sopimukseen eikä ”irrallisia” 
maksuja ole.
36 Asetuksen (EY) 
N:o 45/2001 25 artiklassa 
säädetään, että 
”rekisterinpitäjän on 
annettava tietosuojasta 
vastaavalle henkilölle ilmoitus 
ennen kuin toteutetaan 
käsittely tai käsittelyjen 
sarja, joilla on sama tarkoitus 
tai useita toisiinsa liittyviä 
tarkoituksia” .
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)31
PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET
75.  Tilintarkastustuomioistuin toteaa, että CRIS-järjestelmän avulla kyetään 
vastaamaan komission tietotarpeisiin enimmäkseen vaikuttavasti ulkois -
ten toimien alalla. Järjestelmää on kehitetty jo kymmenen vuotta, mutta 
siihen liittyy kuitenkin yhä sitkeitä puutteita. Puutteet koskevat esimer -
kiksi seuraavia osa-alueita: CRIS-järjestelmän asemaa suhteessa komis -
sion kirjanpitojärjestelmään ei ole määritetty asianmukaisesti, tietojen 
kirjaamisessa on puutteita, tietojen eheyden varmistaminen ei ole riittä -
vän vaikuttavaa, eikä järjestelmää ja sen sisältämiä tietoja ole ylipäätään 
turvattu riittävän hyvin. Osa esitetyistä huomautuksista tukee tilintarkas -
tustuomioistuimen aiemmissa kertomuksissa esitettyjä huomautuksia.
76.  Käynnistäessään CRIS-järjestelmän toiminnan vuonna 2002 komission 
tavoitteena oli voida tuottaa välitöntä ja konsolidoitua taloudellista tie -
toa ulkoisten toimien alan hankkeista ja ohjelmista. CRIS-järjestelmää 
on sittemmin vaiheittain mukautettu vastaamaan uusiin erityisiin tieto -
tarpeisiin; tehdyt mukautukset ovat muuttaneet järjestelmää huomat -
tavasti. CRIS-järjestelmä esimerkiksi kattaa nykyisin ulkoisten toimien 
taloudellisten näkökohtien lisäksi myös lukuisia ulkoisiin toimiin liittyviä 
toiminnallisia osa-alueita. Myös komission kirjanpitojärjestelmään on 
samanaikaisesti lisätty useita uusia toimintoja. Mainituista muutoksis -
ta huolimatta CRIS-järjestelmän asemaa ja tavoitteita ei ole määritetty 
uudelleen. Esimerkiksi CRIS-järjestelmän asemasta suhteessa komission 
kirjanpitojärjestelmään ei ole enää riittävää määritystä, minkä seurauk -
sena useat toiminnot ovat päällekkäisiä.
CRIS-järjestelmälle tarkoitettu rooli tietojärjestelmänä olisi määritettä -
vä etenkin suhteessa komission ABAC-kirjanpitojärjestelmään. Komis -
sion olisi esimerkiksi pyrittävä vähentämään CRIS-järjestelmässä toi -
mintoja, jotka ovat päällekkäisiä ABAC-järjestelmän toimintojen kanssa.SUOSITUS 	NRO 1
77.  Komissio on toteuttanut vuodesta 2008 alkaen toimenpiteitä, joiden tar -
koituksena on varmistaa, että CRIS-järjestelmän kehitys vastaa huolella 
yksilöityjä tietotarpeita. Kaikkien CRIS-järjestelmän kehityshankkeiden 
hyväksyminen perustuu nykyisin kehitysasiakirjaan ( vision document ), 
jossa kuvataan hankkeiden tavoitteet, riskit ja toimintakeinot. Nykyisin 
on käytössä myös hankehallinnointiin sovellettava menetelmä.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)32
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)78.  CRIS-järjestelmään tehtiin vuosien 2005 ja 2008 välisenä aikana peräk -
käisiä muutoksia, jotka eivät tapahtuneet riittävän johdonmukaisesti ja 
organisoidusti. Tämän seurauksena järjestelmän tietojen tunnuskoodien 
määrittely on jäänyt puutteelliseksi. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, 
että useat tunnuskoodiluettelot esiintyivät kahteen kertaan, ja jotkin 
luettelot sisälsivät tunnuskoodeja, jotka eivät vastanneet toisiaan täysi -
määräisesti. Tilanne mutkistaa huomattavasti järjestelmän tietojen kon -
solidointia ja lisää virhealttiutta. CRIS-järjestelmän avulla ei esimerkiksi 
voida helposti tarjota ulkoisista toimista koottuja tietoja edunsaajamait -
tain, rahoitusvälineittäin tai toimintalohkoittain.
79.  CRIS-järjestelmän tietojen eheyden osalta tilintarkastustuomioistuin ha -
vaitsi tietueita, joista puuttui tietoja taikka ne eivät olleet paikkansapi -
täviä tai ajantasaisia. Tilanne heikentää järjestelmän luotettavuutta sekä 
sen tehokkuutta ja vaikuttavuutta hallinnointivälineenä.
CRIS-järjestelmän tietoja koskevia tunnuskoodiluetteloita olisi järkeis -
tettävä siten, että luettelot olisivat yhdenmukaisia ja niissä ilmoite -
tut arvot täsmäisivät keskenään. Nykyisiä tietojen laaduntarkastuksia 
(tarkastukset, prosessit) olisi lisäksi muutettava ja tehostettava siten, 
että tiedot kyettäisiin turvaamaan vaikuttavasti ja niiden luotettavuus 
voitaisiin varmistaa. Toimenpiteiden avulla olisi pyrittävä varmistamaan 
esimerkiksi se, että CRIS-järjestelmän avulla voidaan koota vaikuttavasti 
ja tehokkaasti edunsaajamaittain, toimintalohkoittain ja rahoitusväli -
neittäin jaoteltua tietoa.SUOSITUS 	NRO 2
80.  Tilintarkastustuomioistuin suoritti unionin edustustoissa toimivien CRIS-
järjestelmän käyttäjien keskuudessa kyselytutkimuksen, joka osoitti, että 
käyttäjillä oli järjestelmän kanssa vaikeuksia. Käyttäjät raportoivat esimer -
kiksi, että järjestelmä oli usein pitkiä aikoja poissa käytöstä, tapahtumien 
kirjaaminen viivästyi järjestelmän suunnittelusta johtuvien puutteiden 
takia ja tietojen tunnuskoodien tulkinnassa oli vaikeuksia.
Kun otetaan huomioon, että CRIS-järjestelmän käyttäjäjoukko on laaja 
ja vaihteleva, järjestelmän käyttäjäystävällisyyden parantamiseen oli -
si kiinnitettävä asianmukaista huomiota, kun järjestelmää kehitetään 
tulevaisuudessa.SUOSITUS 	NRO 3
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)33
81.  Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että komissio ei ollut vielä turvan -
nut järjestelmää ja sen tietoja riittävän hyvin. Käyttöoikeuksien hallin -
taa varten oli olemassa menettelyt, mutta CRIS-järjestelmän tietoturvaa 
koskevia vastuualueita ei ollut määritetty selkeästi. Lisäksi tietyt järjes -
telmäpuutteet heikentävät järjestelmän tehokkuutta ja vaikuttavuutta 
tietojen luottamuksellisuuden ja eheyden säilyttämisen kannalta. Tilin -
tarkastustuomioistuin havaitsi niin ikään, että henkilötietojen käsittelyä 
ei valvottu riittävästi. 
CRIS-järjestelmän tietoturvan hallintaa koskevat vastuualueet oli -
si määritettävä. Tietotekniikan yleinen riskinarviointi olisi niin ikään 
suoritettava. Erityisesti henkilö- ja taloustietojen suojaamisesta olisi 
huolehdittava asianmukaisesti.SUOSITUS 	NRO 4
Tilintarkastustuomioistuimen jaosto  III on tilintarkastustuomioistuimen 
jäsenen Karel PINXTENIN johdolla hy väksyny t tämän kertomuksen 
Luxemburgissa 6.  maaliskuuta 2012 pitämässään kokouksessa.
Tilintarkastustuomioistuimen puolesta
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
presidentti

Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)34
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)KOMISSION  
VASTAUKSET
TIIVISTELMÄ
IV.
Ks. komission vastaus kohtaan 75.
V.
CRIS-järjestelmän roolin osalta ks. myös komission vastauk -
set kohtaan 76 ja suositukseen nro 1.
Päällekkäisten toimintojen osalta ks. myös komission vas -
taukset kohtiin 35 ja 76 ja suositukseen nro 1.
VI.
Ks. komission vastaus kohtaan 78.
VII.
Ks. komission vastaus kohtaan 79.
VIII.
Ks. komission vastaus kohtaan 81.
IX.	a)
CRIS on komission ulkosuhteiden pääosaston1 hallintotie -
tojärjestelmä. Se on integroitu järjestelmä, jossa on suora 
käyttöliittymä komission kirjanpitojärjestelmään. Näin 
voidaan rationalisoida niiden välineiden lukumäärä, joita 
ulkoisesta yhteistyöstä vastaava henkilöstö käyttää joka -
päiväisessä työssään. Järjestelmän tavoitteet määritetään 
joulukuussa 2011 annetussa asiakirjassa ”Stratégie des sys -
tèmes d’information de la DG EuropeAid jusque 2016”.
Komissio pyrkii parhaillaan integroimaan paremmin kaikki 
järjestelmänsä osana tietotekniikkaympäristönsä rationali -
sointiprosessia. Tavoitteena on ABAC-järjestelmän kanssa 
päällekkäisten toimintojen lukumäärän vähentäminen, ja 
siihen pyritään käyttämällä ABAC-toimintoja suoraan CRIS-
järjestelmässä ABAC-järjestelmän verkkopalvelujen kautta. 
Euroopan komission kehitys- ja yhteistyöpääosasto (Euro -
peAid) osallistuu komission kattavaan pilottihankkeeseen.
1 Humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosaston (ECHO) 
osalta ainoastaan osittain.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)35
KOMISSION  
VASTAUKSET
JOHDANTO
2.
Ks. komission esittämä CRIS-järjestelmän määritelmä koh -
dassa IX  a).
CRIS-järjestelmä luotiin alusta alkaen eli vuodesta 2002 
sekä operatiivista hallinnointia että taloushallintoa varten. 
Tuolloin operatiivisen hallinnoinnin osa-alueet (ydintoi -
minnan prosessit) kuuluivat toiminta- ja hankemoduuleihin 
sekä ohjelmatyön moduuliin.
HUOMAUTUKSET
27.
Tilanne oli tilintarkastustuomioistuimen kuvauksen kaltai -
nen ennen vuotta 2009, jolloin uusi tietotekniikan hallin -
tajärjestelmä perustettiin ja tietotekniikkayksikön organi -
saatio uudistettiin. Kaikkia järjestelmämuutoksia edeltää 
nykyään täysin dokumentoitu kokonaisprosessi (yksilöinti, 
hyväksyntä, priorisointi, analyysi, kehitystyö, testaus). 
Komissio on myös toteuttanut toimintaprosessiensa mal -
lintamisen, jonka tavoitteena oli prosessien ja järjestelmän 
toiminnallisten piirteiden parempi yhteensovittaminen.
Laatikko 	1	
CRIS-järjestelmään sisältyvä rajoitettu arviointimoduuli 
perustettiin arviointien yksinkertaiseksi tietokannaksi, jota 
oli tarkoitus käyttää raportointiin. Myöhemmin kävi ilmi, 
että tarpeet olivat käytännössä kehittyneet monimutkai -
semmiksi kuin alun perin arvioitiin. Tämän vuoksi päätet -
tiin aloittaa kunnianhimoisempi hanke (hankkeen elinkaa -
ren hallintajärjestelmän (Project Cycle Management, PCM) 
arviointi), jolla pystytään tukemaan koko arviointiprosessia 
täysin uudessa teknisessä arkkitehtuurissa. Tämä hanke on 
tarkoitus saada toimintavalmiiksi vuonna 2013, ja se tuot -
tanee lisäarvoa koko arviointiprosessille.
31.
CRIS-järjestelmän perustamisen ja kehitystyön yksi pääta -
voite oli myös aiempien PO  1A:n, PO  1B:n ja PO  8:n eril -
listen järjestelmien rationalisointi kyseisten yksiköiden 
yhdistymisen jälkeen. Komissio ei halunnut enää ylläpitää 
kolmea erillistä järjestelmää, joissa oli omat käyttöliittymät 
ABAC-järjestelmään.IX.	b)
Komissio jatkaa käynnissä olevia toimia valvomalla tietojen 
käsittelyä ja kehittämällä tietojen validointiprosesseja CRIS-
järjestelmässä. Tällä alalla on jo toteutettu toimia esimer -
kiksi nimittämällä tietojen omistajat vuoden 2009 alusta. 
Näin voidaan hallinnoida tietoja koskevia tunnuskoodeja ja 
määrittää täytäntöönpantavat standardit.
IX.	c)
Toimintaympäristön monimuotoisuus sekä käyttäjäroolien 
ja vastuiden vaihtelevuus johtavat väistämättä siihen, että 
tällainen integroitu järjestelmä on jossain määrin moni -
mutkainen. Komissio kuitenkin hyväksyy tämän suosituk -
sen. Käyttäjäystävällisyyden parantaminen on keskeinen 
tavoite muun muassa seuraavissa hankkeissa:
 — sopimus- ja päätösmoduuleihin liittyvä monisitoumus -
hanke, jossa yksi sopimus voidaan liittää useampaan 
talousarviositoumukseen
 — laskujen rationalisointia koskeva hanke
 — tarkastusmoduulin uudelleensuunnittelu.
IX.	d)
Kattava tietotekniikkariskien arviointi aloitetaan vuoden 
2012 aikana, ja komissio nimittää CRIS-järjestelmälle pai -
kallisen tietoturvavastaavan.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)KOMISSION  
VASTAUKSET36
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)34.
CRIS-järjestelmän roolin määritelmän osalta ks. vastaus 
kohtaan IX  a).
Järjestelmän tavoitteet määritetään joulukuussa 2011 anne -
tussa asiakirjassa ”Stratégie des systèmes d’information de la 
DG EuropeAid jusque 2016”.
35.
CRIS antaa k äyttäjilleen mahdollisuuden hallinnoida 
yhdellä integroidulla välineellä operatiivisia ja taloustietoja, 
jotka liittyvät heidän hoitamiinsa hankkeisiin.
Toimintojen päällekkäisyydestä voidaan todeta, että kun 
CRIS-järjestelmä perustettiin, päällekkäisyyttä ei voitu täy -
sin välttää. Tämä johtui siitä, että keskusjärjestelmän suora 
käyttö hajauttamisprosessin aikana perustetuissa, vasta 
vähän aikaa toimineissa EU:n edustustoissa osoittautui 
vaikeaksi (SINCOM II 2 ei ollut tuolloin verkkopohjainen). 
Uuden kirjanpitojärjestelmän (ABAC Workflow) vuonna 
2005 tapahtuneen käyttöönoton ja sen jälkeisten vuo -
sien keskeisten painopisteiden (Euroopan kehitysrahasto -
jen integrointi ja uudet moduulit) toteuttamisen jälkeen 
komissio on aloittanut tilanteen parantamiseen tähtäävän 
työn yhdessä tietotekniikkaympäristön rationalisoinnin 
kanssa. Tämä vuonna 2010 aloitettu prosessi selkiyttää tar -
vittaessa komission jokaisen sovelluksen roolia ja johtaa 
järjestelmien sulautumiseen tai integroitumiseen, mikä 
vähentää huomattavasti päällekkäisiä toimintoja.
Toimintojen päällekkäisyys ei johda tietojen kahdenkertai -
seen kirjaamiseen.
CRIS- ja ABAC-järjestelmien keskinäisestä riippuvuudesta 
voidaan todeta, että resurssien käyttöä arvioitiin uudelleen 
joulukuussa 2011. Tämän seurauksena uudeksi osuudeksi 
arvioidaan kuudesosa tietotekniikkaresursseista.
Laatikko 	2	
Uusi ABAC-arkkitehtuuri antaa validointipalvelunsa kaik -
kien paikallisjärjestelmien käyttöön. Ennen kuin tapahtuma 
lähetetään ABAC-järjestelmään kirjattavaksi, CRIS-järjes -
telmä käyttää kyseisiä validointipalveluja. Se joko ilmoittaa 
loppukäyttäjille tietojen koodaamisvirheistä tarvittavien 
oikaisujen tekemiseksi tai, kun tiedot ovat oikein, ottaa 
automaattisesti yhteyden ABAC-järjestelmän kirjaamistoi -
mintoihin. Nykyisessä arkkitehtuurissa ABAC-järjestelmään 
ei sisälly toimintoja, joilla tapahtumia voitaisiin arvioida 
ennen kuin ne tallennetaan tietokantaan. Tämän vuoksi 
CRIS-järjestelmässä käytetään paikallisesti kehitettyjä tar -
kastuksia, ennen kuin tapahtumat lähetetään ABAC-tieto -
järjestelmään käyttöliittymän kautta. Tämän vuoksi vali -
dointi on toistaiseksi tehtävä CRIS-järjestelmässä.38.
Parhaillaan on käynnissä kaksi tietojen tunnuskoodien hal -
linnointiin liittyvää hanketta, joilla ratkaistaan kaksinkertai -
sia tunnuskoodiluetteloja koskevat ongelmat. Ensimmäi -
sessä hankkeessa pyritään keskittämään ja konsolidoimaan 
viitetiedot sekä tarjoamaan tietotekniikkajärjestelmille 
toistopalveluja. Toinen hanke on jatkoa ensimmäiselle, ja 
tavoitteena on uudistaa menettelyt, joilla tunnuskoodiluet -
telot tallennetaan CRIS-järjestelmään.
Molemmat hankkeet alkoivat vuonna 2010, ja niitä kehite -
tään asteittain vuoteen 2014 saakka. Niiden myötä toimin -
taa voidaan kehittää merkittävästi.
39.
Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemassa tapauksessa 
maantieteelliset alueet eivät kenties vastaa toisiaan täysi -
määräisesti. Yksittäinen maa kuuluu aina yhteen tai useam -
paan maantieteelliseen alueeseen. Jonkinasteista päällek -
käisyyttä ei tietyissä tapauksissa voida välttää.
Tilintarkastustuomioistuimen kuvaama tietojen konsoli -
doinnin monimutkaisuus johtuu enemmänkin komission 
vastuulla ulkoisten toimien alalla olevien ohjelmien ja 
menettelyjen monimuotoisuudesta. Ongelmat eivät siis 
välttämättä johdu CRIS-järjestelmästä.
Laatikko 	3	
Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemaa tilannetta ei 
voida välttää, koska tietyssä maassa hallinnoidaan useita 
ohjelmia. Ulkoisen avun saajana voi olla alue, joka kattaa 
useita valtioita. Useissa tapauksissa ongelma voidaan rat -
kaista helposti tarkalla operatiivisella seurannalla ja yhdis -
tämällä useita voimassa olevia CRIS-tunnuskoodeja.
40.
CRIS-järjestelmässä on käytössä muita kriteereitä, joilla voi -
daan tarkemmin määrittää tietyn rahoitusvälineen kautta 
käytetty kokonaismäärä. Tietyn rahoitusvälineen kautta 
käytetty kokonaismäärä voidaan yksilöidä esimerkiksi asiaa 
koskevilla budjettikohdilla. Myös kenttää ”toimesta hyötyvä 
alue” (zone benefiting from the action) voidaan käyttää, 
kun yksilöidään tietyssä maassa käytetty kokonaismäärä.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)37
KOMISSION  
VASTAUKSET
41.
Taloudellisten tietojen konsolidoinnin vaikeus johtuu suo -
raan niiden toimien luonteesta, joita komissio toteuttaa 
ulkoisten toimien yhteydessä, eikä niinkään CRIS-järjestel -
män puutteista. 
43.	Ensimmäinen 	luetelmakohta
CRIS-järjestelmä oli yli viikon poissa käytöstä tammikuussa 
2011, koska EuropeAid-yhteistyötoimisto ja kehitysyhteis -
työn pääosasto yhdistyivät ja Euroopan ulkosuhdehallinto 
ja ulkopolitiikan välineiden hallinto (FPI) perustettiin.
Tämä oli kuitenkin poikkeustapaus. Komissio seuraa tiiviisti 
sitä, kuinka paljon järjestelmä on poissa käytöstä. Edellä 
mainittua tapausta lukuun ottamatta CRIS oli käytössä 99 
prosenttia ajasta vuonna 2011.
Koska CRIS-järjestelmä on verkkopohjainen sovellus, sen 
käytettävyys edustustoissa riippuu myös muiden tek -
nisten järjestelmien (verkot, paikalliset palvelimet jne.) 
toimintavarmuudesta.
43.	Toinen 	luetelmakohta
Järjestelmän rakenteeseen liittyviin puutteisiin paneudut -
tiin toden teolla vuoden alussa, ja toimia jatketaan. Myös 
käyttäjätukitoimintojen uudelleenjärjestely on parantanut 
palvelun laatua. Tämän seurauksena vuonna 2011 kirjat -
tujen käyttöhäiriöiden lukumäärä väheni vuoteen 2010 
verrattuna.
43.	Kolmas 	luetelmakohta
Tunnuskoodien monimutkaisuus johtuu toimintamenettely -
jen ja säännösten suuresta määrästä ja monimutkaisuudesta.
Monimutkaisen toimintaympäristön vuoksi CRIS-järjestelmä 
antaa erityiset tunnuskoodit varainhoidon keskusjärjes -
telmän määräämille luokittelutunnuksille. Jos toimintoa 
aiotaan tarkistaa (esimerkiksi uuden varainhoitoasetuk -
sen/soveltamissääntöjen vuoksi), kiinnitetään erityisesti 
huomiota näiden ”kantatietojen” yhdenmukaiseen poikki -
leikkaustarkasteluun. Käytettävissä olevat tietovirrat ovat 
lisäksi parantuneet merkittävästi viime vuosina (esimerkiksi 
CRIS-järjestelmän tietämyskanta, tiedotteet järjestelmän 
uusista ominaisuuksista, järjestelmää tukeva Twitter-tili ja 
käyttäjäpalvelujen User Service Manager -verkot).49.
Täsmäytyslaskuilla pyritään päivittämään tiedot CRIS-
päätösten (tason 1 sitoumukset) ja sopimusten (tason 2 
sitoumukset) mukaisesti käytetyistä varoista, kun joitakin 
tapahtumia ei voida käsitellä CRIS-järjestelmässä toiminnal -
listen rajoitusten vuoksi tai kun varojen käytöstä vastaavat 
yksiköt eivät voi käyttää CRIS-järjestelmää. Tämän teknisen 
rajoitteen vuoksi kyseiset tapahtumat on käsiteltävä suo -
raan ABAC-järjestelmässä tai erillisessä paikallisjärjestel -
mässä. Tämän vuoksi määrät on täsmäytettävä myöhem -
mässä vaiheessa.
Täsmäytyksellä ei pyritä toistamaan kaikkia tilastotietoja, 
jotka voidaan saada muualta, vaan sillä vain yhdistetään 
CRIS- ja ABAC-järjestelmiin sitoumusten perusteella käyte -
tyt määrät tietyllä ajanjaksolla (yleensä varainhoitovuosi).
Kun otetaan huomioon CRIS-järjestelmään kirjattavien 
tapahtumien kokonaismäärä, täsmäytystä tarvitaan hyvin 
harvoin. Silloinkin kaikki päätöksiin ja sopimuksiin liittyvät 
tilastotiedot ovat aina saatavilla maatunnuksen perusteella. 
Näissä tapauksissa tuensaajamaittain eritellyt laskuja ja 
maksuja koskevat tilastotiedot on haettava suoraan ABAC-
järjestelmän tietovarastosta.
50.
Asiakirjojen liittäminen sopimuksia ja päätöksiä koske -
viin tietueisiin on ollut pakollista 8. lokakuuta 2009 anne -
tun ohjeen jälkeen. Tätä ohjetta on sittemmin täyden -
netty CRIS-järjestelmän useiden kehitysvaiheiden myötä, 
joilla on laajennettu mahdollisuutta estää tapahtumien 
validointi, jos niihin ei ole liitetty vaadittuja asiakirjoja.  
Järjestelmän uudet ominaisuudet otettiin käyttöön marras -
kuussa 2010.
51.
Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemat sopimustie -
tueet on syyskuusta 2011 liitetty automaattisesti rahoi -
tuspäätöstietueeseen. Tarkastuksia koskevista tietueista 
lähes kaikki tapaukset (96 prosenttia) ovat vuotta 2009 
edeltävältä ajalta, jolloin käyttäjä pystyi päättämään CRIS-
järjestelmän tarkastustietueen liittämättä sitä tarkastettuun 
sopimukseen. Sittemmin tätä käytäntöä ei enää ole sallittu 
harvoja poikkeustapauksia lukuun ottamatta. Nämä harvat 
poikkeustapaukset (tilintarkastustuomioistuimen raportoi -
mat neljä prosenttia tapauksista) liittyvät Stabex-varojen 
(vientitulojen vakauttamisjärjestelmä) tarkastuksiin tai 
kansainvälisiä järjestöjä koskeviin vaatimustenmukaisuu -
den arviointeihin, jotka eivät liity yksittäiseen tarkastettuun 
sopimukseen.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)KOMISSION  
VASTAUKSET38
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)52.
CRIS-järjestelmää käytettiin vuoteen 2009 saakka yhtenä 
kehitysapukomitean (DAC) raportoinnin tietolähteenä, 
vaikka tietoja oli niiden laatuun liittyvistä syistä muo -
k attava ja niihin oli tehtävä manuaalisia tark istuksia 
ennen kuin niitä voitiin käyttää OECD:lle suunnatussa 
raportoinnissa.
Sen jälkeen on käytetty paljon resursseja DAC-lomak -
keiden kirjausprosessin parantamiseen. Nykyään kaikki 
DAC-lomakkeet liitetään asianmukaisesti kaikkiin uusiin 
hanketietueisiin. DAC-koodien etukäteistarkastus tehdään 
keskitetysti kaikissa hankkeissa (RESPCAD-hyväksyntä).
CRIS-järjestelmästä saatujen viimeisimpien tilastotie -
tojen mukaan vuodesta 2009 vähintään 84 prosentissa 
hankkeista ja 95 prosentissa sopimuksista tietoihin on 
liitetty DAC-lomake. On myös muistettava, että osa CRIS-
järjestelmää käyttävistä komission pääosastoista ei käytä 
DAC-lomaketta.
Lisäksi vuonna 2010 aloitettiin hanke, jolla pyritään päi -
vittämään vuotta 2003 ja sitä edeltävää aikaa koskevien 
tapahtumien ( ja ennen vuotta 2003 käynnissä olleiden 
hankkeiden) tiedot. Hanke saadaan päätökseen vuonna 
2012.
Laatikko 	4	
Ks. komission vastaus kohtaan 52.
54.
Komissio kutsuu tilintarkastustuomioistuimen mainitsemia 
”tekaistuja tietueita” teknisiksi sitoumuksiksi. Ongelma pyri -
tään ratkaisemaan vuonna 2010 aloitetulla monisitoumus -
hankkeella. Sen avulla yksi sopimustietue voidaan yhdistää 
useaan erityyppiseen talousarviositoumukseen. Kun hanke 
on saatu päätökseen, teknisiä sitoumuksia koskevia tie -
tueita ei tarvitse enää luoda.
55.	Ensimmäinen 	luetelmakohta
Komissio on yhtä mieltä siitä, että tilintarkastustuomio -
istuimen havaitsemat tarkastuksia koskevat tietueet olisi 
pitänyt päättää ennen tilintarkastustuomioistuimen teke -
mää tarkastusta. Tämä johtuu osittain tietyistä ”toiminta -
säännöistä”, jotka estävät loppukäyttäjää antamasta lopul -
lista hyväksyntää, eikä tietuetta voida päättää. Sittemmin 
yli puolet näistä tapauksista on päätetty. CRIS-järjestelmän 
tarkastusmoduulin seuraavassa versiossa tarkastustietuei -
den päättämistä koskevia menettelyjä yksinkertaistetaan ja 
mukautetaan, jotta tietueet voidaan päättää viivytyksettä.55.	Toinen 	luetelmakohta
Noin kolmasosa tilintarkastustuomioistuimen havaitsemista 
tapauksista liittyy tavanomaiseen tilanteeseen (avustusso -
pimukset, joissa toiminta alkaa ennen allekirjoituspäivää, 
talousarviotukeen perustuvat tukitoimenpiteet tai muut 
tekniset sitoumukset (väliaikaiset rekisteröinnit)), jossa alle -
kirjoituspäivä voidaan kirjata, mutta se ei ole pakollista tai 
tarpeen.
55.	Kolmas 	luetelmakohta
Tämä tilanne johtuu järjestelmään sisältyneestä suunnitte -
luvirheestä, joka on korjattu kauan sitten (otoksessa oleva 
tuorein päätös on vuodelta 2005). Tuolloin alkuperäistä 
päätösajankohtaa ei poistettu automaattisesti, jos päätös 
aktivoitiin uudelleen käsiteltäväksi.
CRIS-järjestelmään viime vuosina säännöllisesti tehdyt 
parannukset ovat käytännössä poistaneet mahdollisuudet 
tehdä tällaisia virheitä, ja jäljellä oleviin ongelmiin paneu -
dutaan käynnissä olevissa kehityshankkeissa.
56.
ABAC-järjestelmän tietovarastossa olevien tietojen (lähde: 
ABAC-sovellus) ja CRIS-järjestelmän tietojen välillä voi olla 
ristiriitaisuuksia järjestelmähäiriöiden tai suoraan ABAC-
järjestelmässä tehtyjen poikkeuksellisten toimien vuoksi. 
Tilannetta kuitenkin seurataan, ja ristiriitaisuudet korja -
taan tai täsmäytetään. Komission tilinpitäjä validoi sään -
nöllisesti menettelyt, joilla taloudellisia tietoja käsitellään 
CRIS-järjestelmässä.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)39
KOMISSION  
VASTAUKSET
57.
Vuonna 2012 käynnistetään laskujen kirjaamiseen liittyvä 
tietotekniikkahanke, jossa kartoitetaan kaikki mahdollisuu -
det yksinkertaistaa kirjausprosessia, erityisesti bruttomää -
rän kirjausta, mikä edellyttää tietojen tallentajan tekemää 
monimutkaista laskutoimitusta.
Tarkastustietueiden liitteiden osalta komissio on onnistu -
nut huomattavasti lyhentämään aikaa, joka keskimäärin 
kuluu lopullisen tarkastuskertomuksen vastaanottamisesta 
sen liittämiseen CRIS-järjestelmän tarkastustietueeseen. 
Sillä, kuinka nopeasti tarkastustietueet kirjataan CRIS-järjes -
telmään, ei kuitenkaan ole kirjanpidollisia vaikutuksia eikä 
juurikaan merkitystä hallintotietojen kannalta edellyttäen, 
että tietueet kirjataan järjestelmään riittävän ajoissa vaadi -
tun raportoinnin toteuttamiseksi.
60.
CRIS-järjestelmän globaalin tietoturvan hallintaan liittyvien 
vastuualueiden epäselvä määrittely on tarkoitus ratkaista 
nimittämällä nimenomaisesti CRIS-järjestelmän tietotur -
vasta vastaava paikallinen henkilö.
61.
Tietotekniikan pääosasto on allekirjoittanut yhteistyö -
pöytäkirjan jokaisesta kehitys- ja yhteistyöpääosaston 
tietojärjestelmästä. Yksi niistä koskee CRIS-järjestelmää. 
CRIS on myös määritetty ”kriittiseksi” järjestelmäksi, ja 
tämän vuoksi tietotekniikan pääosasto on perustanut sille 
varajärjestelmän.  
62.
Komission tilinpitäjä validoi CRIS-järjestelmän säännöl -
lisesti paik allisena järjestelmänä. Viimeisin validointi 
tehtiin joulukuussa 2011. Tulevaisuudessa kehitetään 
sisäisiä menettelyjä, jotka koskevat CRIS-järjestelmän mer -
kittävien muutosten ilmoittamista viivytyksettä komission 
tilinpitäjälle.
65.
CRIS-järjestelmän käyttöoikeusmenettelyssä käytetään 
Euroopan komission todennuspalvelua (ECAS) ja komis -
sion yrityshakemiston ryhmäjäsenyyteen (Commission 
Enterprise Director y group membership) perustuvaa 
lupajärjestelmää. 
Kaikki muut käyttöoikeudet myönnetään selkeästi määritel -
lyillä menettelyillä, jotka edellyttävät asianmukaisia hyväk -
symisiä ja lupia.66.
Komissio ottaa tämän havainnon huomioon CRIS-jär -
jestelmän uudistamista k osk evassa monivuotisessa 
hankkeessaan, ja tarkastelee tietoturvasääntöjä vuonna 
2014, erityisesti sisäisiä ja ulkoisia käyttäjiä koskevassa 
turvallisuudenhallintahankkeessaan.
67.
Tietojen laadun takaamiseksi käytössä on oltava menettely, 
jolla tietoja oikaistaan, kun on saatu virallinen ilmoitus vir -
heellisistä tiedoista. Näitä muutoksia tapahtuu ainoastaan 
silloin, kun tietotekniikkayksikkö tekee tarvittavia tietojen 
oikaisuja CRIS-järjestelmän häiriön tai tietojen jälkikäsitte -
lyn seurauksena. Muutosten tekemisestä vastaavat tuki- tai 
kehitysryhmät tai tietojen laadusta vastaavat ryhmät. Käy -
tössä on menettelyt, joilla varmistetaan, että kyseiset toi -
met aloitetaan täyttämällä lomake, jonka validoi asianomai -
sesta moduulista vastaava esimies. Muutokset tehdään 
ensin esituotantoympäristössä, minkä jälkeen moduulista 
vastaava esimies validoi muutokset ennen kuin ne menevät 
tuotantoon.
69.
Tilintarkastustuomioistuimen havaitsemista kahdesta 
moduulista, joista puuttui tietohakemisto,
 — arviointimoduuli korvataan PCM-arviointimoduulilla (ks. 
myös vastaus laatikkoon 1)
 — tulosseurannan moduuli (ROM) poistetaan vaiheittain 
käytöstä vuonna 2012.
70.
Komissio kehittää dokumentointia CRIS-järjestelmän uudis -
tamista koskevan monivuotisen hankkeen yhteydessä.
71.
Tilanne on parantunut niiden kolmen moduulin osalta, joi -
den käyttöohjeet olivat vanhentuneet:
 — tarkastusta koskevat käyttöohjeet päivitettiin syyskuus -
sa 2011
 — talousennusteita koskevat käyttöohjeet päivitettiin jou -
lukuussa 2011 ja
 — oikeushenkilöitä koskevan tiedoston käyttöohjeet päi -
vitetään vuoden 2012 kuluessa.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)KOMISSION  
VASTAUKSET40
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)72.
Tietojen muuttamista koskevien tietojen uudelleenerittely 
on mahdollista järjestelmän kahdella tasolla:
 οteknisellä tasolla on kirjausketjujärjestelmä, jota voi 
käyttää ainoastaan tietotekniikkahenkilöstö, joka osaa 
suorittaa monimutkaisia ylläpitotoimia;
 οtoiminnallisella tasolla kaikki käyttäjät voivat
 — tarkistaa tietoihin tehdyt muutokset tutustumalla asian -
omaisiin tietueisiin liitettyihin täydentäviin tietoihin, ja
 — nähdä viittaukset mahdollisiin oikaisuihin, jotka tieto -
tekniikkayksiköt ovat tehneet asianomaisiin tapahtu -
miin, kuten ensimmäisessä luetelmakohdassa selitetään. 
Tämä puolestaan antaa heille mahdollisuuden tutus -
tua oikaisuja koskevaan dokumentaatioon (tietojen 
puhdistusraportti).
74.
CRIS-järjestelmään liitetyissä asiakirjoissa olevat ansioluet -
telot ja muut henkilötiedot ovat sopimusten liitteitä. Näin 
ollen ne sisältyvät epäsuorasti CRIS-järjestelmää koske -
vaan ilmoitukseen DPO-752 (”CRIS-järjestelmään voidaan 
tallentaa myös liiteasiakirjoja. CRIS-järjestelmään tallen -
netut asiakirjat ovat pääasiassa sopimuksia ja laskuja.”). 
Ilmoituksessa ei kuitenkaan suoraan sanota, että kyseisissä 
asiakirjoissa on henkilötietoja. On syytä huomata, että lii -
teasiakirjat ovat ns. passiivisesti tallennettuja asiakirjoja, 
joita ei jatkokäsitellä järjestelmässä. Tämän vuoksi niissä 
ei ole hakukelpoisia tietoja. CRIS-järjestelmässä ei siis voi 
tehdä hakua jossakin liitteessä esiintyvän henkilön nimen 
perusteella.PÄÄTELMÄT	JA	SUOSITUKSET
75.
CRIS on yksi komission monista paikallisista järjestel -
mistä, ja järjestelmä tukee sitä käyttävien pääosasto -
jen erityistarpeita. Koska järjestelmä tukee myös talou -
dellisia toimintoja, sillä on k äyttöliittymä komission 
keskuskirjanpitojärjestelmään. 
Komissio on kehittänyt CRIS-järjestelmää merkittävästi sen 
jälkeen, kun se otettiin käyttöön vuonna 2002. Komissio 
on perustanut koko järjestelmän kattavat yhteiset luokit -
telut tukemaan tietojen kirjaamista. Ne eivät ole vielä täy -
sin yhdenmukaisia, koska integraatio on monimutkainen 
CRIS-järjestelmän aiempaan sopimustietokantaan liittyvien 
syiden vuoksi. Tällä alalla on kuitenkin jo tehty paljon työtä 
aiempina vuosina muun muassa perustamalla CRIS/ABAC-
sopimuksia käsittelevä toimielinten välinen työryhmä. 
Tietojen eheyden osalta on otettu käyttöön valvontame -
nettelyt. Lisäksi on tehty jälkikäsittelyä sekä otettu käyt -
töön tai parannettu järjestelmää koskevia toimintasääntöjä. 
Tietoja koskevien tunnuskoodien vastuukysymykset CRIS-
järjestelmässä on myös määritetty, ja tekninen kehitystyö 
on käynnissä osana monivuotista hanketta, joka on tarkoi -
tus saada päätökseen vuoden 2014 loppuun mennessä.
76.
Komissio on aloittanut tietotekniikkaympäristönsä ratio -
nalisointiprosessin. Päätavoitteena on estää identtisten tai 
samankaltaisten prosessien toteuttaminen useissa järjes -
telmissä sekä integroida pääosastojen erityistarpeet komis -
sion sovelluksiin.
Taloudellisten ja kirjanpidollisten näkökohtien osalta ratio -
nalisointiprosessin tuloksena ABAC-toimintoja voidaan 
käyttää suoraan CRIS-järjestelmässä ABAC-järjestelmän 
verkkopalvelujen kautta.
Suositus 	nro 1
CRIS on komission ulkosuhteista vastaavien pääosastojen 
hallintotietojärjestelmä. Se on integroitu järjestelmä, jolla 
on suora käyttöliittymä komission kirjanpitojärjestelmään 
(ABAC). Näin voidaan rationalisoida niiden välineiden 
lukumäärä, joita ulkoisesta yhteistyöstä vastaava henki -
löstö käyttää jokapäiväisessä työssään. Järjestelmän tavoit -
teet määritetään joulukuussa 2011 annetussa asiakirjassa 
”Stratégie des systèmes d’information de la DG EuropeAid 
jusque 2016”.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)41
KOMISSION  
VASTAUKSET
Komissio pyrkii parhaillaan integroimaan paremmin kaikki 
järjestelmänsä osana tietotekniikkaympäristönsä ratio -
nalisointiprosessia. Tavoitteena oleva ABAC-järjestelmän 
kanssa päällekkäisten toimintojen lukumäärän vähentä -
minen saavutetaan käyttämällä ABAC-toimintoja suoraan 
CRIS-järjestelmässä ABAC-järjestelmän verkkopalvelujen 
kautta. Euroopan komission kehitys- ja yhteistyöpääosasto 
(EuropeAid) on osa tähän asiaan liittyvää komission katta -
vaa pilottihanketta.
78.
Tietojen konsolidoinnin monimutkaisuus johtuu komis -
sion vastuulla ulkoisten toimien alalla olevien ohjelmien ja 
menettelyjen monimuotoisuudesta, eikä sitä voida auto -
maattisesti lukea CRIS-järjestelmän syyksi. Tilintarkastus -
tuomioistuimen mainitsemasta esimerkistä voidaan todeta, 
että ulkoisen avun globaalina saajana voi olla alue, joka 
kattaa useita valtioita.
Näitä tapauksia lukuun ottamatta komissio pystyy tuotta -
maan CRIS-järjestelmässä luotettavat kokonaistiedot yksit -
täisistä maista, rahoitusvälineistä ja toimintalohkoista.
79.
Joidenkin tietojen kirjaamisessa on puutteita, ja jotkin 
asiakirjat, jotka olisi pitänyt liittää CRIS-järjestelmään, ovat 
kateissa. CRIS-järjestelmästä ei ole kuitenkaan kadonnut 
taloudellisia eikä muita kriittisiä tietoja. Parhaillaan toteu -
tetaan toimia, joilla lyhennetään aikaa, joka kuluu tietojen 
kirjaamiseen CRIS-järjestelmään. Kaiken kaikkiaan tietojen 
laatuun liittyvissä kysymyksissä on edistytty huomattavasti 
viimeisten kolmen vuoden aikana:
 — tietojen omistajat on nimetty vastaamaan hallussaan 
olevista tiedoista
 — tietojen laadusta vastaava ryhmä on perustettu valvo -
maan tilanteen kehitystä ja tekemään oikaisuja
 — tietojen laatua koskeva hallintajärjestelmä on otettu 
käyttöön.
Suositus 	nro 2
Komissio jatkaa käynnissä olevia toimia, joilla valvotaan 
tietojen käsittelyä ja kehitetään tietojen validointiproses -
seja CRIS-järjestelmässä. Tällä alalla on jo toteutettu toimia 
esimerkiksi nimittämällä tietojen omistajat vuoden 2009 
alusta. Näin voidaan hallinnoida tietoja koskevia tunnus -
koodeja ja määrittää täytäntöönpantavat standardit.80.
Koska CRIS-järjestelmä on verkkopohjainen sovellus, sen 
käytettävyys edustustoissa riippuu ensi kädessä muiden 
teknisten järjestelmien (verkot, paikalliset palvelimet jne.) 
toimintavarmuudesta. Osa teknisistä ratkaisuista, esimer -
kiksi Euroopan ulkosuhdehallinnon hallinnoima verkko, 
ei kuulu komission vastuualueeseen. Komissio on havain -
nut, että sovellus- ja tietokantapalvelinten käytettävyys 
järjestelmässä on erittäin hyvä. Esimerkiksi vuonna 2011 
CRIS-järjestelmä oli yli viikon poissa käytöstä, koska Euro -
peAid-yhteistyötoimisto ja kehitysyhteistyön pääosasto 
yhdistyivät ja Euroopan ulkosuhdehallinto ja ulkopolitiikan 
välineiden hallinto (FPI) perustettiin. Tästä huolimatta CRIS 
on ollut toimintakunnossa yli 99 prosenttia ajasta.
Komissio pyrkii koko ajan minimoimaan virheet sekä ylei -
sellä (järjestelmän) että paikallisella (tapahtuman) tasolla. 
Kattava tietotekniikan hallintajärjestelmä on käytössä, 
ja sillä puutteet pystytään havaitsemaan ja oikaisemaan 
aikaisessa vaiheessa. Suoritteiden laadun parantamiseksi 
on myös toteutettu useita toimia, joista voidaan mainita 
tietoja koskevien tunnuskoodien tarkastelu, toteutusta 
edeltävä tekninen ja toiminnallinen analyysi sekä testaus.
Tunnuskoodeja koskevaa viestintää on rationalisoitu käyt -
tämällä CRIS-järjestelmän tietämyskantaa ja parannettu 
muun muassa laatimalla viikoittaiset tiedotteet järjes -
telmän uusista piirteistä ja päivittämällä säännöllisesti 
käsikirjoja.
Suositus 	nro 3
Toimintaympäristön monimuotoisuus sekä käyttäjäroolien 
ja vastuiden vaihtelevuus johtavat väistämättä siihen, että 
tällainen integroitu järjestelmä on jossain määrin moni -
mutkainen. Komissio kuitenkin hyväksyy tämän suosituk -
sen. Käyttäjäystävällisyyden parantaminen on keskeinen 
tavoite muun muassa seuraavissa hankkeissa: 
 — sopimus- ja päätösmoduuleihin liittyvä monisitoumus -
hanke
 — laskujen rationalisointia koskeva hanke
 — tarkastusmoduulin uudelleensuunnittelu.
Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä ( Common RELEX Information System , CRIS)KOMISSION  
VASTAUKSET42
81.
CRIS-järjestelmän puutteelliseen tietotur vaan liittyvä 
ongelma ratkaistaan nimittämällä järjestelmän paikallinen 
tietoturvavastaava. Luottamuksellisuuden varmistamiseksi 
komissio on määritellyt selkeästi käyttöoikeuksien myön -
tämismenettelyt. Lisäksi CRIS-järjestelmään sisältyvien 
luottamuksellisten tietojen käyttöoikeuksia on rajoitettu. 
Ulkopuolisten käyttäjien oikeuksien hallintaa parannetaan 
tulevina vuosina erityishankkeella, joka on tarkoitus saada 
valmiiksi vuonna 2014. CRIS-järjestelmässä olevien hen -
kilötietojen käsittelyssä komissio soveltaa asetuksen (EY ) 
N:o 45/2001 säännöksiä sekä Euroopan komission tietosuo -
javastaavan ilmoittamia ja validoimia menettelyjä.
Suositus 	nro 4
Kattava tietotekniikkariskien arviointi aloitetaan vuoden 
2012 aikana, ja komissio nimittää CRIS-järjestelmälle pai -
kallisen tietoturvavastaavan.
Euroopan tilintarkastustuomioistuin
Erityiskertomus	nro 5/2012
Yhtenäinen	hallintotietojärjestelmä	( Common RELEX Information System ,	CRIS)
Luxemburg: Euroopan unionin julkaisutoimisto
2012 – 42 s. – 21 × 29,7 cm
ISBN 978-92-9237-606-2
doi:10.2865/95557

MISTÄ 	EU:N 	JULKAISUJA 	SAA?
Maksuttomat	 julkaisut:
• EU Bookshopista (http://bookshop.europa.eu)
•  Euroopan unionin edustustoista.  
Yhteystiedot löytyvät internetosoitteesta http://ec.europa.eu, tai ne saa lähettämällä faksin numeroon 
+352 2929-42758.
Maksulliset	 julkaisut:
• EU Bookshopista (http://bookshop.europa.eu).
Maksulliset	 tilaukset	 (esimerkiksi	 EUVL:n	 vuosikerta,	 tuomioistuinten	 oikeustapauskokoelmat):
•  Euroopan unionin julkaisutoimiston myyntiedustajalta  
(http://publications.europa.eu/others/agents/index_fi.htm).
QJ-AB-12-004-FI-C
EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
KOMISSIO ON PERUSTANUT CRIS-TIETOJÄRJESTELMÄN TUKEMAAN ULKOIS -
TEN TOIMIEN HALLINNOINTIA. JÄRJESTELMÄN AVULLA KAIKKI ULKOIS -
TEN TOIMIEN HALLINNOINNIN ALALLA TYÖSKENTELEVÄT HENKILÖSTÖN 
JÄSENET VOIVAT KÄY T TÄÄ YHTEISTÄ TIETOKANTAA. CRIS-JÄRJESTELMÄ 
SISÄLTÄÄ TIETOA HALLINNOINNIN ERI VAIHEISTA, JA SIELTÄ SIIRRETÄÄN 
TALOUDELLISIA TIETOJA KOMISSION ABAC-KIRJANPITOJÄRJESTELMÄÄN. 
TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN HAVAITSI, ETTÄ CRIS-JÄRJESTELMÄN AVUL -
LA KYETÄÄN VASTAAMAAN ENIMMÄKSEEN VAIKUTTAVALLA TAVALLA KO -
MISSION TIETOTARPEISIIN ULKOISTEN TOIMIEN ALALLA. JÄRJESTELMÄÄ 
ON KEHITETTY JO KYMMENEN VUOTTA, MUTTA SIIHEN LIITTYY KUITENKIN 
YHÄ SITKEITÄ PUUTTEITA. PUUTTEET KOSKEVAT ESIMERKIKSI SEURAAVIA 
OSA-ALUEITA: CRIS-JÄRJESTELMÄN ASEMAA SUHTEESSA KOMISSION KIR -
JANPITOJÄRJESTELMÄÄN EI OLE MÄÄRITETTY ASIANMUKAISESTI, TIETOJEN 
KOODAAMISESSA ON PUUTTEITA, TIETOJEN EHEYDEN VARMISTAMINEN EI 
OLE RIITTÄVÄN VAIKUTTAVAA, EIKÄ JÄRJESTELMÄÄ JA SEN SISÄLTÄMIÄ TIE -
TOJA OLE YLIPÄÄTÄÄN TURVATTU RIITTÄVÄN HYVIN.