[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO |

Bryssel 18.02.2005

KOM(2005) 52 lopullinen

KOMISSION KERTOMUS

Tiivistelmä:Arkistoja laajentuneessa Euroopan unionissa koskeva kertomusToimintamahdollisuudet: ensisijaiset toimet

A. TAUSTA

Vastauksena Euroopan unionin neuvoston jäsenvaltioiden arkistoista 6 päivänä toukokuuta 2003 antamassa päätöslauselmassa (2003/C 113/02) ja erityisesti sen 8 kohdan a, b, c, d ja e alakohdassa ja 9 kohdassa esittämään pyyntöön tässä tiivistelmässä käsitellään jäsenvaltioiden julkisten arkistojen tilannetta. Erityistä huomiota kiinnitetään Euroopan unionin laajentumiseen sekä asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon ja arkistopalvelujen todennäköiseen kehitykseen. Tiivistelmässä ehdotetaan keinoja parantaa asiakirjahallintoa ja arkistonhoitoa ja Euroopan unionin kansalaisille tarjottuja julkisia palveluja muun muassa uuden teknologian avulla.

Jäsenvaltioiden asiantuntijatyöryhmän laatiman kertomuksen eri luvuissa esitettyjen näkökohtien perusteella ehdotetaan seuraavia ensisijaisia toimia. Lisäksi ehdotetaan useita muita toimia, jotka myös edellyttävät jäsenvaltioiden ja EU:n toimielinten tarkastelua ja toimenpiteitä seuraavien kolmen vuoden kuluessa. Ehdotetut ensisijaiset toimet esitetään kunkin luvun alussa, minkä lisäksi ne luetellaan taulukkomuodossa kertomuksen liitteessä 3.

Ensisijaiset toimet esitetään tässä tiivistelmässä pääkohdittain. Niihin kuuluvat toimenpiteet luonnon- tai muiden katastrofien asiakirjoille aiheuttaman vahingon tai arkistojen katoamisen ehkäisemiseksi tai rajoittamiseksi taikka vahingoittuneiden asiakirjojen entisöimiseksi, asiakirjojen ja arkistojen säilyttämisen parantamiseksi (mm. arkistorakennukset) sekä sähköisten asiakirjojen ja arkistojen aitoutta, pitkäaikaista säilyttämistä ja saatavuutta koskevan yhteistyön vahvistamiseksi. Tiivistelmässä ehdotetaan myös toimenpiteitä varkauksien torjumiseksi ja varastettujen asiakirjojen palauttamista koskevien järjestelyjen käyttöönottamiseksi. Siinä korostetaan arkistojen merkitystä yhteiskuntien demokraattisen toiminnan edistäjänä soveltuvan lainsäädännön ja standardien avulla. Lisäksi siinä ehdotetaan, että olisi luotava erityinen laajentuneen unionin arkistoperinnön sisältävä EU-portaali. Kaikki toimet olisi toteutettava edistämällä virallisen koordinointiryhmän välityksellä yhteensovittamista, tiedonvaihtoa ja parhaiden toimintatapojen vaihtoa sekä Euroopan tasolla että jäsenvaltioiden kanssa.

Valmistelussa on otettu huomioon mahdollisuudet integroida ehdotetut toimet muihin Euroopan tasolla toteutettaviin toimintasuunnitelmiin.

B. TIIVISTELMÄ EHDOTETUISTA PÄÄTOIMISTA

Ehdotettu ensijainen toimi 1

Arkistojen säilyttäminen ja niille aiheutuvien vahinkojen ehkäiseminen Euroopassa (neuvoston päätöslauselma, 6.5.2003, 8 c.1 kohta)

1.1 Toimenpiteet luonnon- ja muiden katastrofien arkistoille aiheuttaman vahingon estämiseksi:

- katastrofivahinkojen ehkäisemistä ja niiden korjaamista koskevan mallitoimintasuunnitelman kehittäminen

- erikoistuneiden keskuslaboratorioiden perustamismahdollisuuksien tutkiminen valtioiden rajat ylittävien hätätilanteiden varalta

- vahinkojen arviointiin erikoistuneiden nopean toiminnan ryhmien perustaminen.

1.2 Asiakirjojen ja arkistojen säilyttäminen ja restauroiminen:

- koordinointitoimenpiteiden ja asiantuntemuksen vaihdon vahvistaminen vahingoittuneiden asiakirjojen ja arkistojen restaurointia koskevan EU-ohjelman perustamiseksi

- arkistokäyttöön tarkoitetut rakennukset: EU:n jäsenvaltioiden ja toimielinten edustajista koostuvan monialaisen työryhmän toimet rakennusstandardien ja teknisten eritelmien päivittämiseksi kansallisella ja Euroopan unionin tasolla. Niiden soveltaminen julkisissa hallintorakennuksissa olevien arkistorakennusten ja varastokirjastojen uudistamiseen tai uusiin arkistorakennuksiin.

Ehdotettu ensijainen toimi 2

Sähköisiä asiakirjoja ja arkistoja koskevan eri alojen välisen yhteistyön vahvistaminen (neuvoston päätöslauselma 6.5.2003, 8 c.2 kohta)

2.1. Sähköisten asiakirjojen ja arkistojen aitoutta, pitkäaikaista säilyttämistä ja saatavuutta koskevan Euroopan laajuisen yhteistyön toteuttaminen.

2.2. Sähköisten asiakirjojen (tietueiden) hallinnointijärjestelmien, kuten MoReq, perustamista koskevien vaatimusten päivittäminen, tarkistaminen ja laajentaminen julkisen sektorin asiakirjahallinnon parantamiseksi. Toimen perusteella on luotava Euroopan unionissa sovellettava virallinen sähköisten asiakirjojen hallinnoinnin normi/spesifikaatio. Tämä on tärkeää kaikkien jäsenvaltioiden ja erityisesti uusien jäsenvaltioiden kannalta.

2.3. DLM-verkon ja -foorumien sekä eurooppalaisen taloudellisen etuyhtymän (ETEY) vahvistaminen. DLM-foorumien kehittämiseen sekä Budapestissa vuonna 2005 pidettävän DLM-foorumin järjestämiseen ja käännöstyöhön tarvitaan rahoitusta.

Ehdotettu ensijainen toimi 3

Euroopassa säilytettävien asiakirjojen ja arkistojen Internet-portaalin perustaminen ja ylläpitäminen (neuvoston päätöslauselma, 6.5.2003, 8 b ja e kohta)

3.1. EU-kansalaisten käytettävissä olevan asiakirja- ja arkistoportaalin perustaminen Internetiin.

Ottaen huomioon Internetin ja verkkosivujen kehityksen sekä eräiden jäsenvaltioiden onnistuneet toimet arkistotiedon tarjoamiseksi miljoonille kansalaisille, nuoret ja lapset mukaan lukien (ks. kertomuksen 6 luku), olisi suunniteltava ja toteutettava Internet-portaali. Tämä seuraisi muuta vastaavanlaista kehitystä tietopalvelun alalla Euroopassa.

Yhdessä arkistojen lukusalien parantamisen kanssa tämä parantaisi näiden resurssien käyttöä tieteen, oppimisen ja tiedonhaun aloilla.

Ehdotettu ensijainen toimi 4

Asiakirjojen ja arkistojen hallinnointia ja niiden käyttöoikeutta koskeva Euroopan unionin ja jäsenvaltioiden lainsäädäntö (neuvoston päätöslauselma, 6.5.2003, 8 a ja d kohta)

4.1. Koska sekä Euroopan unionin että jäsenvaltioiden lainsäädäntöehdotuksilla on usein ennakoimattomia vaikutuksia asiakirjahallintoon ja arkistonhoitoon, jäsenvaltioiden kansalaisten kannalta on tärkeää, että toimenpiteiden täysi vaikutus on selvillä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tämä edistää asiakirjojen ja arkistojen säilyttämistä ja niiden käyttöoikeutta. Tämän vuoksi olisi seurattava asiakirjoja ja arkistoja sekä niihin liittyviä aloja koskevia lainsäädäntöhankkeita sekä Euroopan unionin että kansallisella tasolla. Näin Euroopan arkistoalan edustajat voisivat tarjota asiantuntemuksensa käytettäväksi tarvittaessa.

4.2. Näiden toimien tueksi on tarpeen tutkia perusteellisesti EU:n ja jäsenvaltioiden arkistoalan ja siihen liittyvien alojen lainsäädäntöä ja luotava niitä koskeva EU-tietokanta. Lisäksi kansallisten arkistojen olisi käännettävä arkistoalan ja siihen liittyvien alojen kansallinen lainsäädäntö englanniksi, ranskaksi ja saksaksi sekä tarvittaessa jollekin muulle EU:n viralliselle kielelle. Näin edistettäisiin lainsäädännön parempaa keskinäistä tuntemusta. Tässä ehdotuksessa otetaan huomioon Euroopan neuvoston ja Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) Euroopan osaston (EURBICA) muu käynnissä oleva työskentely ja pyritään systematisoimaan sitä.

Ehdotettu ensijainen toimi 5

Arkistoasiakirjojen varkaudet

5.1. Olisi tutkittava ja tehostettava toimia arkistoasiakirjojen varkauksien ehkäisemiseksi ja arkistoista varastetun aineiston palauttamiseksi EU:ssa.

Suoritettavan kyselyn perusteella olisi kehitettävä toimintasuunnitelma parannusten ehdottamiseksi.

C. VIRALLISEN ARKISTOKOMITEAN PERUSTAMINEN (neuvoston päätöslauselma, 6.5.2003, 8 d ja e kohta ja 9 kohta)

6.1. Olisi perustettava EU:n jäsenvaltioiden ja toimielinten edustajista koostuva arkistointialan asiantuntijatyöryhmä. Tämän komitean olisi huolehdittava tietojen ja parhaiden toimintatapojen vaihdosta ja varmistettava edellä kuvaillun mukaisesti yksimielisyyttä ja toissisijaisuusperiaatetta noudattaen arkistointityön parempi yhteensovittaminen Euroopassa. Sen olisi kokoonnuttava kahdesti vuosittain tai tarvittaessa.

6.2. Olisi perustettava ensi vaiheessa kolmen vuoden pituinen ohjelma, jossa tarkasteltaisiin neuvoston 6 päivänä toukokuuta 2003 antamassa päätöslauselmassa esille ottamia kysymyksiä ja edistymistä niiden ratkaisemisessa. Ohjelman puitteissa olisi myös levitettävä tuloksia ja parhaita toimintatapoja koskevia parannuksia jäsenvaltioiden ja Euroopan unionin toimielinten käyttöön.

6.3. Kolmen vuoden jälkeen olisi tehtävä ohjelman arviointi ja annettava Euroopan unionin neuvostolle selvitys ohjelman tuloksista ja suunnitelluista seurantatoimista.