SISÄLLYSLUETTELO

1. Johdanto 3

2. IAS:n rooli: riippumattomuus, puoleettomuus ja vastuullisuus 3

3. Työympäristö ja tarkastussuunnitelma 3

3.1. Sisäinen tarkastusprosessi 3

3.2. IAS:n koordinoidun tarkastussuunnitelman täytäntöönpano 4

3.3. IAS:n suositusten hyväksymisaste ja seuranta 4

3.4. Suhtautuminen IAS:n työhön 4

3.5. Komissiossa toimivan taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen kuuleminen 4

4. IAS:n tärkeimmät havainnot ja suositukset 4

4.1. Hallinto 4

4.2. Tietotekniikka 7

4.3. Valvontastrategiat 8

4.4. Maksumääräaikojen noudattamisen tarkastus (budjettipääosasto, humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosasto, liikenteen ja liikkumisen pääosasto, energian pääosasto ja kehitys- ja yhteistyöpääosasto) 11

5. Päätelmät 12

5.1. Valvontamenettelyt 12

5.2. Petokset 13

JOHDANTO

Tällä kertomuksella tiedotetaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti komission sisäisen tarkastuksen (IAS) toiminnasta. Perustana on IAS:n varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukaisesti laatima kertomus tärkeimmistä tarkastushavainnoista, merkittävistä riskeistä sekä valvonta- ja hallintotapakysymyksistä.

Kertomus perustuu vuonna 2010[1] laadittuihin kertomuksiin IAS:n tarkastus- ja konsultointitoiminnasta komission osastoissa ja toimeenpanovirastoissa. Siinä ei käsitellä IAS:n tarkastustyön tuloksia muissa virastoissa ja elimissä, joista laaditaan erilliset vuosikertomukset.

Komissio on jo vastannut eräisiin sisäisen tarkastajan suosituksiin yhteenvetokertomuksessa[2] ja ottanut siinä kantaa sellaisiin yleisiin kysymyksiin, joita IAS, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja vastuuvapauden myöntävä viranomainen ovat ottaneet esille ja joita sisäisen tarkastuksen seurantakomitea on käsitellyt.

IAS:N ROOLI: RIIPPUMATTOMUUS, PUOLEETTOMUUS JA VASTUULLISUUS

IAS:n tehtävänä on edistää hyvää hallintoa Euroopan komissiossa. Se tarkastaa sisäisiä hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä ja arvioi niiden tehokkuutta, jotta tilannetta voitaisiin jatkuvasti parantaa.

IAS toimii tarkastustoiminnasta vastaavan komission jäsenen alaisuudessa ja on toiminnastaan tilivelvollinen sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle. IAS:n riippumattomuus on kirjattu sen komission hyväksymään toimenkuvaukseen.

IAS:n työ perustuu varainhoitoasetukseen ja siinä noudatetaan sisäisten tarkastajien järjestön ( Institute of Internal Auditors ) kansainvälisiä ammattikäytänteitä ja eettisiä sääntöjä.

TYÖYMPÄRISTÖ JA TARKASTUSSUUNNITELMA

Sisäinen tarkastusprosessi

IAS teki yhteistyötä Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden kanssa tarkastussuunnitelmien koordinoinnissa, tarkastuskertomusten säännöllisessä laadinnassa, menetelmiä koskevien tietojen vaihdossa ja koulutuksessa.

IAS toimitti komissiolle ensimmäistä kertaa yleislausunnon, jossa keskityttiin varainhoitoon ja joka perustui sen itsensä ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden vuosina 2008–2010 toteuttamiin sisäisiin tarkastuksiin.

IAS:n koordinoidun tarkastussuunnitelman täytäntöönpano

Vuosia 2008–2010 koskevaa strategista tarkastussuunnitelmaa päivitettiin säännöllisesti erityistarpeiden mukaan (ensimmäinen yleislausunto, johdon vuotuisen riskinarvioinnin tulokset ja muut ulkoisessa ja sisäisessä toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset).

IAS toteutti 88 prosenttia työohjelmastaan vuonna 2010 (87 prosenttia vuonna 2009). C1-tarkastuskohteista[3] tarkastettiin 100 prosenttia (100 prosenttia vuonna 2009) ja C2-tarkastuskohteista[4] 68 prosenttia (66 prosenttia vuonna 2009). Tarkastuksista laadittiin 85 kertomusta (30 tarkastuskertomusta, 49 seurantatarkastusta, 1 konsultointikertomus, 4 tarkastuskirjelmää ja 1 kertomus yleislausunnosta).

IAS:n suositusten hyväksymisaste ja seuranta

Tarkastetut yksiköt hyväksyivät vuonna 2010 yhteensä 100 prosenttia kriittisen tärkeistä ja erittäin tärkeistä suosituksista (98,8 prosenttia vuonna 2009).

Vuoden 2010 loppuun mennessä kaikista vuosien 2006–2010 suosituksista oli toteutettu 86 prosenttia.

IAS totesi, että 33 prosenttia vuonna 2010 annetuista suosituksista on jo toteutettu. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea seuraa kaikkia merkittävästi myöhässä olevia kriittisiä tai erittäin tärkeitä suosituksia.

Suhtautuminen IAS:n työhön

Vuotta 2010 koskevan selvityksen tulos on yleisesti myönteinen. Vastaajista 92,7 prosenttia (90 prosenttia vuonna 2009) oli vakuuttunut siitä, että IAS:n työ edistää osaltaan hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laatua ja 94,5 prosenttia (90 prosenttia vuonna 2009) katsoi, että IAS tekee työtään rehellisesti, puolueettomasti ja oikeudenmukaisesti. IAS:n kertomusten laatuun tyytyväisiä oli 86,2 prosenttia vastaajista (76,3 prosenttia vuonna 2009, 61,5 prosenttia vuonna 2008 ja 48,8 prosenttia vuonna 2007).

Komissiossa toimivan taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen kuuleminen

Taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimeltä ei vuonna 2010 saatu yhtään ilmoitusta varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 66 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuista järjestelmäongelmista.

IAS:N TÄRKEIMMÄT HAVAINNOT JA SUOSITUKSET

Hallinto

IAS kartoitti seikkoja, joista voitaisiin ottaa oppia, kun kolme suurta komission pääosastoa jaettiin ja niiden rakennetta muutettiin. Samoin havaittiin tulevissa uudelleenjärjestelyissä mahdollisesti huomioon otettavia synergiaan ja hallintotapaan liittyviä kysymyksiä. IAS teki useita tarkastuksia, jotka koskivat komission hallintorakennetta, petostentorjuntaa ja petosten havaitsemista sekä toimeenpanovirastoja.

- Petokset

IAS jatkoi vuonna 2007 aloittamaansa petostentorjuntaan liittyvää tarkastustyötä ja teki kaksi tarkastusta (OLAF ja oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosasto) sekä petosten havaitsemista ja petostentorjuntaa koskevan seurantatarkastuksen. Viimeksi mainitut olivat osana myös neljässä muussa tarkastuksessa.

IAS katsoi, ettei tilanne ollut tyydyttävä, koska komissiolla ei ollut ajantasaistettua petostentorjuntastrategiaa. IAS:n mukaan strategiaan olisi kuuluttava tietoteknisten välineiden kehittäminen petosten estämiseksi ja havaitsemiseksi. Sillä olisi myös edistettävä OLAF:n ja sen sidosryhmien välistä yhteistyötä ja lisättävä tiedotusta ja koulutusta.

Komissio antoi IAS:n suositusten mukaisesti tiedonannon[5] komission petostentorjuntastrategiasta. Sen tavoitteena on parantaa komission yksiköiden petostentorjuntastrategioita, vahvistaa EU:n politiikkoja ja lisätä EU:n taloudellisten etujen suojaa. Komissio uskoo, että toimintasuunnitelmassa ehdotetuilla toimenpiteillä ratkaistaan havaitut mahdolliset heikkoudet ja parannetaan hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkuutta ja tuloksellisuutta.

Hallintotavan osalta IAS suositteli myös, että sekä oikeusasioiden että sisäasioiden pääosaston olisi parannettava riskinarviointiprosessiaan pohtimalla petosriskejä ja laadittava tämän pohdinnan pohjalta virallinen petostentorjuntastrategia.

IAS kehotti sisäasioiden pääosastoa varmistamaan petostentorjunnassa, että solidaarisuusrahastoja koskeva sääntelykehys noudattaa varainhoitoasetusta sekä säännöksiä, joita sovelletaan poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan. Petosten havaitsemisen osalta IAS puolestaan suositteli sisäasioiden pääosastoa suunnittelemaan, organisoimaan ja ottamaan käyttöön menettelyt ja järjestelmät, joilla jäsenvaltioiden raportoimia sääntöjenvastaisuuksia tallennetaan, valvotaan ja seurataan.

Tiedotustoimia on jo toteutettu Solid-komitean[6] kanssa. Molemmat pääosastot laativat vuoden 2011 aikana erityiset petostentorjuntastrategiat OLAF:n tuella. Poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta annetun komission asetuksen säännökset otetaan huomioon seuraavan (vuoden 2013 jälkeisen) monivuotisen rahoituskehyksen tueksi annettavassa lainsäädännössä.

- Pääosastojen jakaminen

IAS tarkasteli energian ja liikenteen, ympäristöasioiden ja oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosastojen jakamista vuonna 2010. Jaon myötä perustettiin yhteisiä resurssilinjoja ja yhteisiä sisäisen tarkastuksen yksiköitä. Nämä organisaatiouudistukset tehtiin, koska komissio oli sitoutunut kattamaan kaikki henkilöstötarpeet vuoteen 2013 asti nykyisin henkilöstöresurssein ja vähentämään hallinnollisen tuen osuutta.

Tarkastuskirjelmässä[7] esitettiin pohdittaviksi useita kysymyksiä, esimerkiksi uudelleenjärjestelyprosessin tehokkaampaa ja jäsennetympää valvontaa. Tarkastuskirjelmässä esitetään useita suosituksia, jotka koskevat keskusyksiköiden antamaa ennakko-ohjausta ja asiantuntija-apua sekä niiden valmistelutoiminnan tehostamista.

Komissio huomioi tarkastuskirjelmässä esitetyt seikat, mutta katsoo, että on liian aikaista tehdä lopullisia päätelmiä yhteisten linjojen eduista ja haitoista. Se arvioi asiaa myöhemmin, kun kyseiset yksiköt ovat saaneet uudesta organisaatiorakenteesta lisää kokemusta.

- Toimeenpanovirastot

Toimeenpanovirastoja koskevassa yleiskatsauksessa tarkasteltiin vuosina 2006–2009 tehdyissä tarkastuksissa havaittuja järjestelmäongelmia. IAS:n mukaan tilanne oli eräitä poikkeuksia lukuun ottamatta tyydyttävä. Se suositteli resurssistrategioiden päivittämistä, tiettyjen virastojen ja niiden pääosastojen välisten rooli- ja vastuukysymysten selvittämistä ja komission tietokoneohjelmistojen käyttöä koskevan turvallisuuspolitiikan mukauttamista. Keskusyksiköille suositetaan lähinnä suuntaviivojen muodossa korjaavia toimenpiteitä, jotta tällaiset järjestelmäongelmat voidaan estää.

Kuten tietotekniikkaa käsittelevän työryhmän kertomuksessa kehotetaan, toimintoperusteista johtamista ja tietotekniikkaa käsittelevä ohjausryhmä käsittelee tietotekniikan hallinnoinnin, rakenteen ja järjestelmien kehittämistä toimeenpanovirastoissa. Komissio katsoo, että eräät ohjeissa edellytetyistä muutoksista (esimerkiksi roolit ja vastuualueet sekä käyttöomaisuuskirjanpidon konfiguraatio) voidaan ottaa käyttöön vasta sen jälkeen, kun varainhoitoasetuksen kolmivuotistarkistus on tehty. Komissio valmistelee parhaillaan uusia turvallisuussääntöjä ja varmistaa samassa yhteydessä, että toimeenpanovirastot, jotka haluavat päästä mukaan komission tietoteknisiin järjestelmiin, noudattavat komission tietotekniikkaan soveltamaa turvallisuuspolitiikkaa ja toteuttavat sen antamia täytäntöönpanosäännöksiä, standardeja ja suuntaviivoja.

IAS totesi, että tutkimuksen toimeenpanoviraston ja Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanoviraston sisäinen valvonta antaa riittävän varmuuden koko valvontaympäristön suunnittelusta ja järjestämisestä sekä delegoituihin ohjelmiin liittyvien avustusten hallinnointimenettelyistä. IAS havaitsi kuitenkin eräitä hyvin tärkeitä seikkoja, joihin on puututtava. Näitä ovat virastojen omien petostentorjuntastrategioiden tarve, tarkastusstrategioiden ja -menettelyjen parantaminen, riskienhallinta, varmuuden hankkimisessa sovellettavat prosessit ja hankkeiden valintamenettelyt.

Jo nyt on saatu aikaan parannuksia tarkastussuunnitelmassa (suunnittelu, riskienhallinta, tarkastusympäristö ja tarkastusten sisältö) ja sen toteuttamisessa osana seitsemännen puiteohjelman yleistä tarkastusstrategiaa (ohjaus, valvonta ja seuranta). Kun komissio on hyväksynyt petostentorjuntastrategiansa, molemmat virastot laativat omat strategiansa emopääosaston kanssa ja OLAF:n tuella. Odotuksena on, että toimintasuunnitelmat on satu kaikilta osin toteutettua vuoden 2011 lopussa.

Tietotekniikka

- Tarkastuskirjelmät

Komission tietotekniikkaan soveltamaa turvallisuuspolitiikkaa koskevassa tarkastuskirjelmässä esitettiin yhteenveto tärkeimmistä kysymyksistä, jotka liittyvät komission tietoturvahallinnan ja siihen liittyvien toimintaperiaatteiden toteuttamiseen. Nämä kysymykset oli yksilöity IAS:n neljän viime vuoden aikana tekemissä tietotekniikkaa koskevissa tarkastuksissa.

IAS ehdotti, että komission turvallisuusstrategia annettaisiin tehtäväksi asianmukaiselle elimelle, joka varmistaisi, että strategia vastaa komission yleisiä tavoitteita ja valvoisi strategian toteuttamista. Se ehdotti myös, että perustetaan korkean taso komitea, joka valvoo turvallisuuspolitiikan ja komission henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston turvallisuuslinjan esittämien suositusten toteuttamista. Komitealla voisi olla myös toimivalta ratkaista hankkeiden ohjauskomiteoissa syntyneitä erimielisyyksiä. Muita tarkastuskirjelmässä esitettyjä seikkoja olivat keskeisten toimijoiden roolien ja vastuualojen selvittäminen, komission turvallisuuslinjan osallistuminen koko komission kattavien tai muiden laajojen tietoteknisten järjestelmien suunnitteluun sekä paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaavan aseman lujittaminen pääosastotasolla.

IAS myös esitti tarkastuskirjelmän tietotekniikkahankkeiden toteuttamisesta komissiossa tarkoituksenaan selvittää, mitkä ovat perimmäisiä syitä useimmin kohdattujen ongelmien taustalla.

IAS on sitä mieltä, että ylimmän organisaatiotason tietotekniikka-asiantuntijoiden olisi oltava tiiviimmin mukana tietojärjestelmiä kehittämässä ja että eräiden pääosastojen olisi toimitettava säännöllisesti tietotekninen toimintasuunnitelmansa ja hankkeiden määritelmät ylimmälle tasolle. IAS katsoo myös, että tietoteknisten hankkeiden olisi noudatettava useita menetelmiä ja rakennetta koskevia vähimmäisvaatimuksia.

Komissio uskoo, että tietotekniikan uusi hallintarakenne vastaa molemmissa tarkastuskirjelmissä esitettyjä tarpeita. Rakenteen käyttöönoton myötä eri tietotekniikkajärjestelmiä on komissiossa vähemmän, kuten tietotekniikkaa käsittelevän työryhmän kertomukseen sisältyvässä etenemissuunnitelmassa esitettiin.

Tietotekniikkaan sovellettava turvallisuuspolitiikka kuuluu tietotekniikka-alan korkean tason komitean toimialueeseen, kun taas operatiiviset tietotekniikan turvallisuuskysymykset ovat komission turvallisuuslautakunnan alaa. Komissio katsoo, ettei tietotekniikan turvallisuuskysymyksille tarvita erityistä lisärakennetta.

Komissio on antanut tiedonannon[8], jossa perustetaan tietojärjestelmähankkeiden hallintoneuvosto osaksi uutta tietotekniikan ja tiedon hallintaa. Sen tehtäviin kuuluu varmistaa, että hankkeissa noudatetaan vakiomenetelmiä, päällekkäisyydet poistetaan ja toteutettaviksi hyväksyttyjen hankkeiden välillä on synergiaa.

Tietotekniikka-alan korkean tason komitea johtaa järkeistämistyötä ja on jo valinnut kahdeksan toiminta-alaa, joilla toteutetaan yksinkertaistamistoimia. Kullakin näistä aloista tehtiin ehdotuksia tietotekniikkajärjestelmistä, jotka voitaisiin lopettaa tai korvata yhteisellä tai koko komission kattavalla tietoteknisellä välineellä.

Komission mukaan tietohallintatapaan tehdyillä muutoksilla on puututtu IAS:n havaitsemiin puutteisiin ja niillä parannetaan merkittävästi tietotekniikkastrategian laadinta- ja toteuttamistapaa.

- Koulutuksen ja kulttuurin pääosaston oman tietotekniikkajärjestelmän tarkastaminen

Tarkastuksessa suositeltiin, että koulutuksen ja kulttuurin pääosaston olisi otettava tietotekniikkahankkeiden hallinnassa käyttöön viralliset riskienhallintapuitteet sekä kustakin toteutettavasta suuresta tietotekniikkahankkeesta erityinen riskirekisteri. IAS totesi myös, että pääosaston olisi saatava valmiiksi LLPLinkiä[9] koskeva kehittämisasiakirja.

Niin virallinen tietotekniikkahankkeiden riskienhallinta, hankkeiden riskirekisteri kuin kehittämisasiakirjakin saatiin valmiiksi vuoden 2010 aikana.

IAS havaitsi eräässä tietojärjestelmässä mahdollisia tietoturvaan liittyviä ongelmia. Tunnistusjärjestelmää parannettiin uudella salasanakäytännöllä. Kattava toimintasuunnitelma, jossa otetaan huomioon kaikki kommentit, toteutettaneen kaikilta osin vuoden 2011 aikana.

- Toiminnan jatkuvuuden hallinnan tarkastus tietotekniikan pääosastossa

Tämä tarkastustehtävä on osa vuonna 2009 aloitettua toiminnan jatkuvuuden hallintaa komissiossa. IAS antamisen suositusten tarkoituksena oli parantaa toiminnan jatkuvuutta koskevan ohjelman hallinnointia, johon kuuluu häiriönhallinnan sisällyttäminen täysimääräisesti toiminnan jatkuvuuden hallinnointiin ja testaus simuloiduissa kriisiolosuhteissa. Toiminnan jatkuvuuden hallinnalle ehdotettiin ohjaustahoa vastaamaan valvonnasta. Myös yleiseen suunnitteluun ja koordinointiin, esimerkiksi riippuvuussuhteiden havaitsemiseen ja hallintaan, ehdotettiin parannuksia.

IAS esittää tarkastuslausunnon seurantatarkastuksen jälkeen, kun tässä kertomuksessa esitetyt suositukset on pantu täytäntöön.

Valvontastrategiat

- Rakennerahastot – aluepolitiikan pääosasto ja työllisyyden pääosasto

IAS teki valvontastrategioihin liittyvät tarkastukset aluepolitiikan ja työllisyyden pääosastoissa. Jäsenvaltiot ovat päävastuussa tehokkaiden sisäisten valvontajärjestelmien toteuttamisesta; komissio valvoo kansallisia järjestelmiä ja vastaa viime kädessä talousarvion toteuttamisesta.

Tarkastuksessa havaittiin, että molemmilla pääosastoilla (joiden tarkastusyksiköt ovat olleet toiminnassa jo pitkään) on monia vahvuuksia, mutta edelleen myös tiettyjä puutteita strategisen suunnittelun menettelyissä, erityisesti paikalla tehtävien tarkastusten ja asiakirjatarkastusten välisessä tasapainossa. IAS suositteli, että tarkastussuunnitelmat laajennetaan kattamaan pidempi ajanjakso kuin yksi vuosi, jolloin ne vastaavat tarkastusstrategiaa, ja että riskinarviointiprosessia parannetaan, yhteisten alojen toimintoja koordinoidaan paremmin, tarkastusten kattavuus ja tavoitteena olevan varmuuden saavuttaminen yhdistetään toisiinsa paremmin ja laadunvarmistusta kehitetään kattavammaksi. Näiden parannusten tavoitteena on asettaa selkeät tarkastusvaatimukset noudatettaviksi sekä ottaa käyttöön määräaikaiset sisäiset ja ulkoiset laadunarvioinnit.

Molemmat pääosastot ovat toimittaneet toimintasuunnitelmat, joita pidettiin tyydyttävinä. Ne ovat myös aloittaneet laadunvarmistusohjelmiensa toteuttamisen yhteistyössä muiden rakennerahastoista vastaavien pääosastojen tarkastusyksiköiden kanssa (ohjelmiin kuuluvat myös kaikki tärkeimmät tulosindikaattorit ja kansainväliset tarkastusnormit).

Rakennerahastojen tarkastusstrategia perustuu nyt säännölliseen koordinointiin ja valvontaan koordinaatiokokousten avulla (tarkastusten lähestymistapa, suunnittelu, riskienarviointi, edustavan otoksen tarkastuksen menetelmät ja yksityiskohdat) ja monivuotiseen tarkastussuunnitelmaan, jolloin resurssit voidaan kohdentaa entistä paremmin. Käyttöön on otettu uusi riskienarviointimalli, johon kuuluvat aikaisempien tarkastustulosten konsolidointi ja erityiset petosten havaitsemisen ja petostentorjunnan kriteerit. Kaikkien toimintasuunnitelmiin sisältyvien toimien odotetaan tulevan toteutetuiksi vuoden 2011 aikana.

- Tarkastusstrategia – koulutuksen ja kulttuurin pääosasto

Koulutuksen ja kulttuurin pääosaston välillisen keskitetyn hallinnoinnin tarkastusstrategia arvioitiin elinikäisen oppimisen ohjelmaa hallinnoivien kansallisten virastojen valvonnan ja seurannan tarkastuksen yhteydessä. Tarkastukseen kuului myös kansallisten virastojen ensimmäisen ja kansallisten viranomaisten toisen tason tarkastusten valvonta. Vaikka koulutuksen ja kulttuurin pääosasto on panostanut valvontaan merkittävästi, viime vuosien ennakkorahoitusta koskevien tilien tarkastamisessa ja hyväksymisessä sekä pääosaston valvontamekanismeissa tarvitaan lisäparannuksia, jotta eri valvontatasojen osallistumisesta voidaan hyötyä mahdollisimman paljon.

Koulutuksen ja kulttuurin pääosasto perustaa vuodesta 2011 vuotuisen valvontatarkastusohjelmansa asianmukaisesti dokumentoituun riskianalyysiin kansallisten viranomaisten toisen tason ja kansallisten virastojen ensimmäisen tason valvonnan laadusta ja tehosta. Ohjelmaa päivitetään kansallisten viranomaisten vuotuisten ja monivuotisten tarkastussuunnitelmien analyysin perusteella, jotta voidaan varmistua, että valvontastrategia (yhtenäinen tarkastusmalli) toimii halutulla tavalla. Lisäksi koulutuksen ja kultuurin pääosasto kehittää luettelon indikaattoreista, jotka liittyvät toisen tason tarkastuksiin ja joiden avulla voidaan osoittaa kansallisten viranomaisten tarjoaman varmuuden asianmukaisuus. Kaikkien suositusten odotetaan tulevan täysimääräisesti toteutetuiksi vuoden 2011 aikana.

- Kehitysapu – kehitys- ja yhteistyöpääosasto sekä laajentumisasioiden pääosasto

Tarkastuksessa arvioitiin kehitys- ja yhteistyöpääosaston temaattisten budjettikohtien (keskitetty hallinnointi) valvontastrategian riittävyyttä ja tehokkuutta. Tarkastuksen mukaan lähetystöjen päälliköiltä on saatava riittävästi tietoa, jotta valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän lausunto riittävän varmuuden saamisesta voitaisiin perustella.

IAS suositti välineeseen kuuluvien edelleenvaltuutusten ja raportointiketjun analysoimista sekä aiempaa asianmukaisempien tarkastusten määrittämistä ja toteuttamista tulosindikaattorien avulla, henkilöstömäärien tarkistamista ja paikallisten ehdotuspyyntöjen arviointiin liittyvien virheiden vähentämistä.

Osittain hajautetun hallintomallin osana toteutettujen ohjelmien hallintamenettelyjä arvioitiin Euroopan kehitysrahastosta ja EU:n talousarviosta rahoitettuihin työsuunnitelmiin liittyvän taloushallinnon tarkastuksessa. IAS suositteli, että kehitys- ja yhteistyöpääosasto lisäisi ohjausta, edistäisi standardimuotoisten tarkistusluettelojen käyttöä ja parantaisi valvontaa, jotta voitaisiin olla varmistaa, että tulojen ja menojen hyväksyjät saavat eri valvontatasoilta riittävän varmuuden.

Edelleenvaltuutuksia ja raportointiketjuja tarkistettiin ja mukautettiin Euroopan ulkosuhdehallinnon perustamisen sekä yhteistyötoimisto EuropeAidin ja kehitysyhteistyön pääosaston yhdistämisen jälkeen. Käyttöön on otettu uusia raportointivaatimuksia ja -indikaattoreita, joilla osoitetaan tarkastusten määrä, vaikutus ja kustannustehokkuus paremmin ja joiden ansiosta kertomuksista saadaan parempi varmuus. Kehitys- ja yhteistyöpääosasto otti käyttöön uusia indikaattoreita, joilla on tarkoitus arvioida henkilöstöresurssien riittävyys aiempaa paremmin. Pääosasto parantaa parhaillaan myös paikallisten ehdotuspyyntöjen hallinta- ja hakumenettelyjä (yksinkertaistaminen, vakiomuotoisen avustushakemuksen käyttö) ja arvioi, että toimintasuunnitelma on täysimääräisesti toteutettu kuluvan vuoden lopussa.

Laajentumisasioiden pääosastossa toteutettiin liittymistä valmistelevan tukivälineen hankintamenettelyjen tarkastus, joka kohdistui keskitetyn ja hajautetun hallinnoinnin valvontaan. IAS suositteli, että tarkistusluettelot perustuisivat tiettyihin valvonnan vähimmäisvaatimuksiin, joita kukin edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä voi täydentää ja/tai mukauttaa erityisten riskien huomioon ottamiseksi.

Liittymistä valmistelevien avustusten välineen tarkastuksissa (keskitetty ja yhteistyössä toteutettu hallinnointi) IAS suositteli että ennakkoarviointia varten kehitettäisiin käytännön menettely ja hallintovälineissä käytettäisiin aina johdonmukaista tietojen koodaus- ja raportointitapaa. Ehdotuspyyntöjen hallinnan valvontaa olisi tehostettava ja nykyisiä menettelyjä optimoitava lisäämällä arviointimenettelyjä, parantamalla tietoteknisiä välineitä ja käyttämällä monivuotisia kiinnostuksenilmaisupyyntöjä.

Laajentumisasioiden pääosasto otti käyttöön yhtenäiset tarkistuslistat tueksi hankintamenettelyjen ennakkotarkastuksille ja lisäsi avustuksia koskevien ehdotuspyyntöjen valvontaa paremmin kohdennetulla raportoinnilla ja koodattujen tietojen yhdenmukaistamisella.

- Yhteinen sairausvakuutusjärjestelmä – henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto (PMO)

Tarkastus kohdistui yhteiseen sairausvakuutusjärjestelmään liittyvien PMO:n toimintojen sisäiseen organisointiin ja sisäiseen tarkastusympäristöön sekä valvontastrategiaan. IAS katsoi, ettei tilanne ollut tyydyttävä.

IAS:n mukaan yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän keskustoimistolla olisi oltava vahvempi ja proaktiivisempi rooli, kun se tukee muissa toimielimissä ja muilla toimipaikoilla toimivia maksutoimistoja. Keskustoimiston olisi myös laadittava ennakko- ja jälkitarkastuksia koskeva yleisstrategia ja varmistettava, että tarkastukset toteutetaan ja dokumentoidaan johdonmukaisesti. Muut suositukset koskivat petostentorjuntaa ja petosten havaitsemista koskevan strategian kehittämistä.

Komissio on hyväksynyt uuden organisaatiokaavion, ja neuvostossa toiminut yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän ”antenni” on poistettu. ”Etätoimistot” ja keskustoimisto pitävät nykyään säännöllisesti kokouksia. Käyttöön on otettu uusi valvontastrategia, jossa määritellään valvontamenettelyt ja raportointitasot ja esitellään valvontasuunnitelma. Myös muita toimia on toteutettu välittömästi eräiden tarkastuksessa havaittujen kriittisten heikkouksien korjaamiseksi (rajoitusvajeen ja -varojen säännöllinen valvonta ja niistä raportointi, henkilöstön allekirjoittamat terveystietojen salassapitovelvollisuutta koskevat ilmoitukset ym.). Kaikki keskeisimmät tarkastussuositukset toteutetaan ennen vuoden 2011 loppua.

Maksumääräaikojen noudattamisen tarkastus (budjettipääosasto, humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosasto, liikenteen ja liikkumisen pääosasto, energian pääosasto ja kehitys- ja yhteistyöpääosasto)

Tarkastus kattoi maksusuoritusten käsittelyn keskitetyssä hallinnossa, toimintojen valvonnan ja raportoinnin sekä operatiivisissa että horisontaalisissa pääosastoissa sekä yhteisten ja paikallisten tietoteknisten järjestelmien käytön. IAS katsoi, että komissiossa käytössä oleva sisäinen valvontajärjestelmä maksumääräaikojen noudattamiseksi antaa kohtuullisen varmuuden toiminnan tavoitteiden saavuttamisesta lukuun ottamatta joitakin hyvin tärkeitä kysymyksiä.

Tarkastetut operatiiviset pääosastot (humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosastoa lukuun ottamatta) eivät ole järjestelmällisesti valvoneet maksumääräaikojen noudattamista eikä johdolle toimitetuissa kertomuksissa aina esitetty kaikkia tietoja, jotka ovat tarpeen maksumääräaikojen noudattamisen valvonnassa.

IAS suositteli, että valvontaa lisätään keskustasolla ja paikallisella tasolla ja että käyttöön otetaan tehokkaita johdon raportointijärjestelmiä. Tarkastuksessa havaittiin puutteita myös suuntaviivoissa ja ohjeissa/menettelyissä. Parannuksia olisi lisäksi saatava aikaan maksujen käsittelyssä, erityisesti tietojen tallennuksen laadun, maksukeskeytysten ja laskujen oikea-aikaisen kirjaamisen suhteen.

Komissio on tehostanut tätä toimintaa viime vuosina (kuten Euroopan oikeusasiamiehen säännöllisissä tutkimuksissa on käynyt ilmi), mikä johtuu parannuksista ABAC-järjestelmään sisältyvien paikallisten tietoteknisten järjestelmien validoinnissa, uusista suuntaviivoista ja säännöllisestä valvonnasta.

Parhaillaan tarkistetaan käytössä olevia vakiomuotoisia raportteja, joiden avulla operatiiviset pääosastot valvovat maksusuorituksia ja maksumääräaikojen noudattamista. Nykyistä ohjeistusta tarkastelemaan ja parannuksia esittämään on asetettu työryhmä. Yksiköitä muistutetaan siitä, että ABAC-järjestelmään on siirrettävä tarkat tiedot myöhässä olevista maksuista. Kun varainhoitoasetuksen kolmivuotistarkastus on tehty, maksukeskeytyksiin liittyvien ABAC-toimintojen mukauttamista voidaan harkita. Toimintasuunnitelmat on pantu täysimääräisesti täytäntöön vuoden 2012 loppuun mennessä.

PÄÄTELMÄT

IAS:n työllä edistetään tulos- ja tehokkuuskulttuuria. Sen tarkastukset auttavat komissiota havaitsemaan synergiamahdollisuuksia ja toisaalta myös riskejä. Näin ollen ne parantavat komission hallintoa.

Komissio on tyytyväinen myönteiseen yhteistyöhön IAS:n ja tarkastettujen pääosastojen sekä niiden sisäisen tarkastuksen yksiköiden välillä. Komission sisäinen valvonta on jatkuvasti parantunut tänä vuonna ja aiempina vuosina tarkastussuositusten perusteella laadittujen toimintasuunnitelmien toteuttamisen ansiosta.

Valvontamenettelyt

IAS osoitti, että kehitys- ja yhteistyöpääosaston varmuuden hankkimisessa noudattamassa prosessissa on tarpeen saada EU:n ulkopuolisten edustustojen päälliköiltä paremmin tietoja. Koulutuksen ja kulttuurin pääosaston on lisäksi vältettävä tarpeettomia päällekkäisyyksiä sen omissa ja kansallisten virastojen tekemissä tarkastuksissa. Laajentumisasioiden pääosaston olisi täydennettävä aloitettaan, jonka mukaan EU:n ulkopuolisten edustustojen päälliköiden on toimitettava vuosittain varmuutta koskeva strategia laatimalla kaikkiin lähetystöihin sovellettava tarkistusluettelo. IAS suositteli aluepolitiikan ja työllisyyden pääosastoille tarpeellisiksi katsomiaan parannuksia, jotta monivuotisten ohjelmien osalta saataisiin riittävä varmuus. Komissio on valvontastrategian tasolla toteuttanut useita toimenpiteitä, joiden avulla sen yksiköt voivat ottaa käyttöön riittävät tarkastus- ja valvontajärjestelmät. Toimintasuunnitelmia on laadittu ja toteutettu kaikkein riskialttiimmilla aloilla, mikä on mahdollistanut valvontatoimien paremman suunnittelun ja seurannan, vähentänyt hallintotaakkaa ja päällekkäisyyksiä ja parantanut komission sisäisten valvontajärjestelmien tehoa.

Säännönmukaisten maksumääräaikojen noudattamista koskevilla tarkastuksilla ei ollut kovinkaan paljon vaikutusta eräissä pääosastoissa, joissa ei aina käytetty komission kehotusten mukaisesti lyhyempiä määräaikoja. Johdon on valvottava paremmin maksujen käsittelyn tarkastusmenettelyjen moitteetonta toteuttamista. Komissio on toteuttanut useita toimenpiteitä, joilla parannetaan niin maksujen suorittamista kuin siihen liittyviä valvontamenettelyjäkin tietotekniikan (ABAC), paikallisten tietoteknisten järjestelmien ja suuntaviivojen validoinnin sekä säännöllisen ja tehokkaamman valvonnan osalta.

IAS:n työ on tuonut käsiteltäviksi kysymyksiä, jotka liittyvät tietoteknisten käynnistysvaiheen hankkeiden tehokkuuden ja tuloksellisuuden parantamiseen. Tavoitteena on, että komissio voi saavuttaa tavoitteensa kustannustehokkaasti, tehokkaasti ja turvallisesti. Komissio on uudistanut tietotekniikan hallintaansa tietotekniikkaa käsittelevän työryhmän esittämien suositusten perusteella ja perustanut toimintoperusteista johtamista ja tietotekniikkaa käsittelevän ohjausryhmän vuonna 2010 ja tietojärjestelmähankkeiden hallintoneuvoston ja korkean tason komitean vuonna 2011. Tämä on suuri parannus siihen, miten tietotekniikkastrategiaa suunnitellaan ja toteutetaan.

IAS:n tarkastustyö hiljattain jaetuissa pääosastoissa on antanut kokemusta, jollaista pitäisi olla käytettävissä ennen kaikkia tulevia pääosastojen jakoja, jotta voidaan lieventää muutosten vaikutuksia pääosastoihin, yhteisiin ja horisontaalisiin palveluihin ja henkilöstöön. Komissio katsoo, että on liian aikaista tehdä lopullisia päätelmiä yhteisten yksiköiden eduista ja haitoista. Se kartoittaa tilannetta myöhemmin, kun kyseiset yksiköt ovat saaneet lisää kokemusta uudesta organisaatiorakenteesta.

Petokset

IAS:n petoskysymyksiin liittyvä työ on osoittanut erityisesti, että petosten havaitsemisen ja petostentorjunnan vastuukysymykset eivät ole selkeitä ja että komissiolle on laadittava päivitetty petostentorjuntastrategia.

Komissio on hyväksynyt uuden, OLAF:n yhdessä keskusyksiköiden ja operatiivisten pääosastojen kanssa laatiman petostentorjuntastrategian, jossa otetaan huomioon kaikki IAS:n esiin tuomat kysymykset.

[1] Eräät vuoden 2010 alussa valmistuneet kertomukset oli sisällytetty vuoden 2009 kertomukseen, joten niitä ei oteta huomioon enää tässä vuoden 2010 kertomuksessa. Toisaalta tässä otetaan huomioon eräitä sellaisia kertomuksia, joiden laatiminen aloitettiin vuonna 2010 mutta jotka saatiin valmiiksi vasta ennen 1. helmikuuta 2011.

[2] KOM(2011) 323, 1.6.2011.

[3] C1-tarkastuskohteet ovat niitä, joita koskevat tarkastukset on saatava päätökseen vuoden kuluessa.

[4] C2-tarkastuskohteet ovat niitä, jotka voidaan siirtää seuraavalle vuodelle erityisesti silloin, kun toimintasuunnitelmien riittämättömän täytäntöönpanon vuoksi ei ole perusteltua tehdä seurantatarkastusta tai kun tarkastuskohde kohtaa viivästyksiä.

[5] KOM(2011) 376, 24.6.2011.

[6] Solid-rahastot ovat EU-rahastoja, jotka kuuluvat solidaarisuuden ja muuttovirtojen hallinnan puiteohjelmaan.

[7] Tarkastuskirjelmissä esitetään johdolle neuvoja, joiden pohjana ovat tavallisesti useiden tarkastusten tai konsultoinnin tulokset, ja jotka eivät johda tarkastajien muodolliseen seurantaan. Ne eroavat tarkastustoimia koskevista kertomuksista (varmuuden hankkiminen), joissa tarkastajat esittävät lausunnon ja kehottavat laatimaan sovittujen suositusten toteuttamiseksi toimintasuunnitelman, johon liittyy muodollinen seurantamenettely.

[8] Getting the best from IT in the Commission , SEC(2010) 1182, 7.10.2010.

[9] LLPLink on yksi pääasiallisista tietojärjestelmistä.