Kertomus

Euroopan lääkearviointiviraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä viraston vastaukset

(2002/C 326/04)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan lääkearviointiviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93(1) 57 artiklan 10 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2001 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 7 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 11 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella kohtuullisen varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2001 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET

Talousarvion toteuttaminen

5. Varainhoitovuoden 2001 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(3).

6. Vuodesta 1998 lähtien komission virastolle maksamasta tuesta on siirretty huomattavia määriä seuraavaan vuoteen: vuoden 1998 lopussa siirrettiin 5,6 miljoonaa euroa, vuoden 1999 lopussa 8 miljoonaa euroa ja vuoden 2000 lopussa 7,2 miljoonaa euroa. Vuonna 2001 talousarvioon merkitystä 14,7 miljoonan euron tuesta siirrettiin jälleen 7,9 miljoonaa euroa, kun vain yksi 6,8 miljoonan euron maksu oli suoritettu 17. joulukuuta 2001. Koska siirtojen määrä on edelleen suuri, komission ja viraston tulisi tarkastella yhdessä menetelmää, jolla kyseinen tuki määritellään.

7. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 65,9 miljoonaa euroa, joista oli sidottu yhteensä 58 miljoonaa euroa. III osaston toimintamäärärahoista (28,6 miljoonaa euroa) oli sidottu yhteensä 24,3 miljoonaa euroa. Toimintamäärärahoja koskevia maksuja oli varainhoitovuonna 17,7 miljoonaa euroa, joista 8,1 miljoonaa euroa siirrettiin seuraavaan varainhoitovuoteen (4,3 miljoonaa euroa automaattisia siirtoja ja 3,8 miljoonaa euroa muita kuin automaattisia siirtoja) ja 2,8 miljoonaa euroa peruuntui. Määrärahojen peruuntuminen johtui osittain siitä, että viraston toiminta väheni sen palvelujen kysynnän vähennyttyä. Todelliset tulot olivat siten pienemmät kuin ennakoidut tulot.

8. Vuoteen 2002 siirretyt maksusitoumusmäärärahat koskevat pääasiassa toimintamäärärahoja, joita siirrettiin 13,5 miljoonaa euroa eli enemmän kuin edellisenä varainhoitovuonna. Siirrettyjen määrärahojen lisääntyminen osoittaa, että viraston olisi parannettava toimintojensa suunnittelun laatua ja seurantaa.

9. Varainhoitovuodelta 2000 siirrettyjä määrärahoja oli 11,8 miljoonaa euroa. Niistä maksettiin 10,6 miljoonaa euroa ja loput määrärahat peruuntuivat.

Tilinpäätös

10. Viraston varainhoitovuotta 2001 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. Voimassa olevien säännösten vastaisesti(4) virasto merkitsi tuloihinsa 10,7 miljoonaa euroa perittäviä tuloja varainhoitovuodelta 2001. Tämä ei kuitenkaan vaikuta tilien luotettavuuteen.

11. Virasto ei ilmoita hyödykkeidensä poistoja. Sen olisi sovellettava komission hyväksymiä arvostusta ja poistoja koskevia sääntöjä(5), jotta viraston taseeseen merkityt arvot antaisivat todenmukaisen kuvan sen omaisuuteen kuuluvien tavaroiden arvosta.

12. Viraston asiakkaat suorittavat usein etukäteen kiinteämääräiset maksut tutkimuksista, joita ne aikovat pyytää virastolta. Maksujen määrittämistä koskevat säännöt ovat kuitenkin vaikeaselkoisia ja niitä voidaan tulkita eri tavoin. Tämän vuoksi on vaikeaa yhdistää asiakkaiden ennakkoon maksamia määriä todellisuudessa maksettavaksi kuuluviin määriin. Tilanne johtaa viiveisiin perintämääräysten laatimisessa. Näin ollen 31. joulukuuta 2001 laatimatta olevia perintämääräyksiä oli 2,6 miljoonan euron arvosta. Viraston pitäisi tarjota asiakkailleen mahdollisuus avata talletustilejä.

Varainhoitoa koskevien sääntöjen soveltaminen

13. Maksuja alennettiin 10000 eurolla sopimusta kohti 28 sopimuksen tapauksessa (yhteensä 280000 euroa). Viraston johtaja ei ollut tehnyt tätä koskevaa perusteltua päätöstä, jota kuitenkin edellytetään 14. joulukuuta 1998 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 2743/98 9 artiklassa(6).

14. Kyseisistä 28 sopimuksesta 25 tapauksessa päätös koski jo vuonna 2000 saatuja maksuja. Niiden siirtäminen tilijärjestelmään osoittautui hankalaksi, sillä SI2-järjestelmää ei ole suunniteltu tällaisia tapauksia varten. Arvoltaan 280000 euron (joista 250000 euroa ei liittynyt talousarviotileihin) "negatiivinen" perintämääräys laadittiin tilanteen korjaamiseksi.

15. Virasto hallinnoi vuosittaisia maksuja manuaalisesti. Joulukuussa 2001 maksut koskivat 195:tä tuotetta, joista noin 80 prosenttia oli ihmisten lääkintään ja 20 prosenttia eläinten lääkintään tarkoitettuja tuotteita. Viraston johtaja on esittänyt kirjallisesti, että perintämääräykset olisi toimitettava kunkin kuukauden 15. päivään mennessä niiden tuotteiden osalta, joiden maksut on uusittava kaksi kuukautta tämän jälkeen. Kuten jo aiemmissa tarkastuksissa on havaittu, tätä määräaikaa ei noudateta yleisesti.

16. Vuonna 2000 tutkimustöitä koskevien maksamattomien laskujen yhteissumma oli 330000 euroa eli 26 prosenttia arvioiduista tuloista. Vuonna 2001 (ennen 1. marraskuuta 2001) maksamattomia laskuja oli 270000 euroa eli 38 prosenttia arvioiduista tuloista. Tutkimuksia koskevassa menettelyssä vahvistettua kirjanpito- ja hallintoyksiköiden yhteistyötä olisi kehitettävä.

17. Virasto teki 31. joulukuuta 2001 arvoltaan 236640 euron sopimuksen erään konsulttiyrityksen kanssa(7). Tarkasteltaessa sopimuksen allekirjoittamista edeltäneitä menettelyitä käy selvästi ilmi, että tarkoitus oli käyttää vuoden 2001 määrärahoja ennen niiden peruuntumista(8) ja rahoittaa vuodelta 2001 vuodelle 2002 siirretyillä määrärahoilla töitä, jotka joka tapauksessa voidaan suorittaa vasta vuonna 2002. Tämä on talousarvion vuotuisuuden periaatteen vastaista.

18. Lisäksi sopimuksen jotkin määräykset eivät ole tyydyttäviä. Sopimuksessa tulisi hankkeen teknisen suunnittelun kuvauksen jälkeen määrätä laskujen maksamisesta sen mukaan, miten hankkeen toteuttaminen edistyy. Sopimuksessa määrätään kuitenkin vain suoritettavien maksujen määräajoista.

Tavara- ja palveluhankinnat

Tarpeiden ennakointijärjestelmä

19. Viraston työmäärä ennakoidaan vuosittain talousarvion ja työohjelman laatimisen yhteydessä. Tuolloin määritellään

- arvioidut tulot

- henkilöstö- ja tilatarve ja tavanomaiset hankinnat

- luettelo toteutettavista tietotekniikkahankkeista.

20. Viraston eri toimialojen hallintovirkamiehet vastaavat hankintojen valmistelusta ja suunnittelusta. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea tutkii ehdotetut hankintamenettelyt.

21. Ennakointi on kuitenkin luonteeltaan alustavaa, koska viraston tulot vaihtelevat ja koska hankintamenettelyjä koskevia ehtoja ei oteta riittävästi huomioon. Kun tulojen määrästä ei ole varmuutta(9), hallintovirkamiehet jättävät hankintapyyntönsä usein vasta vuoden lopussa. Vuosina 2000- 2001 65 prosenttia sopimuksista allekirjoitettiin vuoden jälkipuoliskolla ja näistä 26 prosenttia vuoden kahden viimeisen kuukauden aikana. Sopimusten allekirjoittamisen keskittämistä varainhoitovuoden loppuun ei voida perustella tulojen vaihtelevuudella, sillä huomattava osa tuloista(10) muodostuu komission tuesta. Viraston olisi huolehdittava tarpeidensa ennakointijärjestelmän parantamisesta.

22. Eräs viraston hanke on hyvä esimerkki siitä, että tarpeiden ennakointijärjestelmää on parannettava. Kyse on 236000 Yhdysvaltain dollarin arvoisesta hankkeesta, jossa on tarkoitus laajentaa Maailman terveysjärjestön kanssa yhteistä tietojärjestelmää. Hankkeen ensimmäinen vaihe aloitettiin vuoden 2000 alussa ja se päättyi kesäkuussa 2001. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antoi 19. heinäkuuta 2001 myönteisen lausunnon ehdotuksesta, joka koski hankkeen jatkamista heinäkuusta 2001 kesäkuuhun 2002. Varainhoidon valvoja hyväksyi lisätalousarvion hyväksymisen jälkeen 13. marraskuuta 2001 laaditun maksusitoumusehdotuksen(11) 20. joulukuuta 2001 sen jälkeen kun joitakin hänen huomautuksistaan oli otettu huomioon. Sopimuksen sijaan laadittu yhteisymmärryspöytäkirja allekirjoitettiin 23. tammikuuta 2002. Palveluyritys tarjosi palvelujaan kuitenkin edelleen vuoden 2001 jälkipuoliskolla, vaikka sillä ei ollut voimassa olevaa sopimusta eikä riittäviä varoja töidensä rahoittamiseksi.

Hankintojen aikataulun suunnittelu

23. Hankintojen aikatauluja ei suunnitella asianmukaisesti. Tämän takia vuosina 2000 ja 2001 51 prosenttia hallinnon ja tietotekniikan alojen sopimuksista tehtiin suoraan, usein niiden pakottavan kiireellisyyden takia.

24. Suoriin sopimuksiin turvautuminen vähenisi ja hankintojen hallinnointi olisi tehokkaampaa, jos laadittaisiin aikataulu hankintojen eri vaiheille asiakirjojen jättämisestä hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle hyödykkeiden tai palvelujen toimittamiseen asti.

Menettelyjen valinta

25. Suunnittelun puuttumisesta johtuva kiireellisyys vaikuttaa edelleen liikaa hankintamenettelyjen valintaan. Kiireen sijasta valintakriteerinä tulisi olla pyrkimys parhaaseen mahdolliseen hankintapolitiikkaan ja hyvään hallintotapaan.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. ja 26. syyskuuta 2002 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel Fabra Vallés

presidentti

(1) EYVL L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 9 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2001 laadittiin 27. maaliskuuta 2002 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 5. huhtikuuta 2002. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt.

(4) Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1150/2000 annettu 22 päivänä toukokuuta 2000, 15 artikla (EYVL L 130, 30.5.2000, s. 8).

(5) Komission asetus (EY) N:o 2909/2000, annettu 29 päivänä joulukuuta 2000 (EYVL L 336, 30.12.2000, s. 75).

(6) EYVL L 345, 19.12.1998, s. 7.

(7) Viite C/01/2001.3.

(8) 203508 euron arvoinen maksusitoumus SI2.8418, joka vastaa 85:tä prosenttia sopimuksen arvosta, allekirjoitettiin 19. joulukuuta 2001.

(9) Virasto voi ennakoida luotettavasti vain sille toimitettuja uusia lääkkeitä koskevia tuloja eli noin 10 prosenttia sille osoitetuista pyynnöistä.

(10) Periaatteessa 30 prosenttia.

(11) Viite SI2.8217.

Taulukko 1

Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2001Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 2001 ja 2000

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

Taulukko 3

Tase 31. joulukuuta 2001 ja 31. joulukuuta 2000Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Virastolta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto viraston omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Viraston vastaukset

4. Virasto panee tyytyväisenä merkille tilintarkastustuomioistuimen loppupäätelmän, jonka mukaan viraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätös on tarkastuksen perusteella luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

Virasto panee myös merkille, että tilintarkastustuomioistuin on arvioinut perusteellisesti viraston koko taloudellisen toiminnan sekä sen lisäksi myös viraston talousarvioon ja kirjanpitoon liittyvät rakenteet ja menettelyt.

6. Todettakoon, että viraston toiminta rahoitetaan myyntilupien hakijoiden suorittamilla maksuilla (n. 75 % tuloista) sekä yhteisön rahoitusosuudella (n. 25 %). Suurin osa maksuista suoritetaan ennakolta ennen hakemusten jättämistä, mikä merkitsee sitä, että viraston kassavirta on aina positiivinen.

Asiasta vuonna 2002 viraston ja komission välillä käytyjen keskustelujen perusteella päästiin sopimukseen, jonka mukaan edellisvuosien ylijäämä siirretään, ja vuodesta 2002 alkaen vuotuinen rahoitusosuus maksetaan kolmessa erässä (maaliskuu, heinäkuu ja lokakuu). Jokaisen vuoden lokakuussa pidetään viraston ja komission välinen kokous, jossa selvitetään viraston todelliset tarpeet budjettivuoden loppuun saakka.

7. On otettava huomioon, että virasto ei voi tehdä täysin tarkkoja ennusteita jonkin yksittäisen vuoden aikana mahdollisesti saatavista maksusuorituksista, erityisesti siitä johtuen, että maksutulot on arvioitava vuoden n-2 lopulla ja tarkastettava vuoden n-1 lopussa. Vuoden 2001 budjettia varten arvioidut maksutulot olivat 45,7 milj. euroa, mutta maksutulojen todellinen määrä oli 42,7 milj. euroa.

8. Eteenpäin tapahtuvien siirtojen määrä johtuu laajalti siitä, että vuoden loppupuoli on usein erityisen kiireistä aikaa farmasian alan yrityksissä, mikä vuorostaan lisää virastolle tulevien hakemusten ja niihin liittyvien maksujen määrää. Hakemuksiin ja maksuihin liittyvä arviointityö suoritetaan seuraavan vuoden aikana.

Valtaosa siirroista käytetään kattamaan kansallisille toimivaltaisille viranomaisille arvioijien ja avustavien arvioijien työstä suoritettavia maksuja (tavallisesti 50 % hakemusmaksusta). Nämä määrät maksetaan arvioijan/avustavan arvioijan työn päätteeksi ja arviointiraporttien vastaanottamisen yhteydessä n. 70-90 päivää sen jälkeen, kun virasto on vastaanottanut maksun.

9. Toteamus voidaan vahvistaa. On kuitenkin syytä todeta, että siirtoihin liittyy arviointiin perustuva osatekijä lopullisesti maksettavista määristä, esim. tilojen kunnostus yms. Virasto jatkaa ponnistelujaan kertyneiden velkojen pitämiseksi hyväksyttävällä tasolla.

10. Viraston suorittama tulojen tilittäminen otetaan tarkistettavaksi varainhoitoasetuksen uudistamisen yhteydessä. Tällä hetkellä viraston johto kuitenkin uskoo, että tähän mennessä käytetty tilitysjärjestys vastaa asianmukaisesti viraston taloudellisia tuloksia. Lisätietoa kertyneistä käteisvaroista ja suoritetuista maksuista on varainhoitoasetuksen mukaisessa tulo- ja menolaskelmassa.

11. Vuoden 2002 aikana tehdään päätös EU:n erillisvirastojen ja siten myös lääkearviointiviraston varainhoitoa koskevasta puiteasetuksesta. Vuodelle 2003 on suunniteltu poistoja komission tilinpitäjältä odotettavien ohjeiden mukaisesti.

12. Kyseinen 2,6 milj. euron määrä koskee maksuja, jotka on saatu ennakolta arviointiprosessin virallisen käynnistymisen yhteydessä laadittavalla perintämääräyksellä. Ennakkomaksuja edellyttävien toistuvien toimien yhteydessä virasto harkitsee asiakkaiden kanssa talletustilin käyttöönottamista.

13. Kyseessä oli pakottaviin kansaterveydellisiin syihin perustuva erityinen ja poikkeuksellinen tilanne. Yhteisön toimien toteuttamista helpottavien taloudellisten kannustimien puuttuminen olisi johtanut useiden tuotteiden poisvetämiseen markkinoilta, mikä ei olisi ollut hyväksyttävää yleisen kansanterveyden kannalta ja erityisesti hoitojen keskeytymistä ajatellen.

Tässä erityistapauksessa asiasta vastaava komitea antoi tukensa valitulle menettelylle, ja asiasta tiedotettiin lisäksi hallintoneuvostolle, joka ei esittänyt asiassa vastalauseita. Virasto tekee kuitenkin kaikkensa voidakseen tulevaisuudessa noudattaa varainhoitoasetusta ja varainhoitoa koskevia sääntöjä kokonaisuudessaan.

14. Kuten tilintarkastustuomioistuin huomauttaa, talousarviossa käytettävän SI2-kirjanpitojärjestelmän rajoitteet huomioon ottaen järjestelmään on vaikeaa liittää maksutapahtuman tyypin mukaista ilmaisinta. Tässä tapauksessa viraston ratkaisu oli tilanteen kiireellisyyden sanelema. virasto kuitenkin harkitsee sopivampia menettelytapoja tilanteen mahdollisen toistumisen varalta.

15. On ryhdytty tarpeellisiin toimiin sen varmistamiseksi, että vuosittaisia maksuja koskevat perintämääräykset annetaan ajoissa.

16. Huolimatta oikeudellisesta velvoitteesta suorittaa maksut 30 päivän kuluessa laskun päivämäärästä lukien tarkastusmaksujen periminen on joissakin tapauksissa monimutkaista, koska hakijat usein pyrkivät siirtämään maksamista tarkastuksen suorittamiseen saakka. Käyttöön on otettu aiempaa parempia menettelyjä tarkastusmaksujen perinnän seurannan parantamiseksi.

17. Tapauskohtainen sopimus oli välttämätön Eudravigilance-järjestelmän sujuvan toiminnan kannalta. Sekä sopimuksen että työryhmän työn odotettiin valmistuvan Eudravigilancesta erillisinä ennen vuoden 2001 joulukuuta, mutta odottamattomista viivytyksistä johtuen ja hankkeen käynnistämiseksi mahdollisimman pian sopimuksen allekirjoittaminen ja töiden toteuttaminen jakaantuivat kahdelle eri talousarviovuodelle. Virasto pyrkii välttämään tämänkaltaisia aikatauluja tulevaisuudessa.

18. Sopimusosapuolen työskentely tarkastetaan viikoittain. Sopimusosapuolen aikataulut, joista ei ole sovittu yksinomaan sopimusosapuolen virastossa tapahtuvan sopimuksen mukaisen toiminnan vaan myöskin tyydyttävän edistymisen osoittamiseksi, puoltavat myös maksuaikataulun mukaan tapahtuvaa kausittaista maksamista.

Virasto käynnistää menettelyn sen varmistaakseen, että sopimuksissa on maksuaikataulun lisäksi myös aikataulu suunnitelluille toimille, sekä taatakseen sen, että viimeinen maksu suoritetaan vasta tavaroiden ja/tai palvelujen lopullisen toimituksen jälkeen.

19. Lisätoimistotilan ja kunnostustöiden yms. tarve on eritelty sisäisessä budjettiasiakirjassa, jossa luetellut menokohdat on tarpeen mukaan yhdistetty vastaaviin sopimuskohtiin.

20. Ehdotetuista tarjouksista tällä sektorilla laaditaan vuoden alussa luettelo sekä Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistavat ennakkoilmoitukset. Ennen julkaisemista kaikki tarjousilmoitukset esitellään sopimuksia ja hankintoja käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle (ACPC) lausuntoa varten.

21. Syy, jonka vuoksi monet sopimukset tehdään vasta myöhemmin vuoden aikana on se, että hankkeiden valmisteleminen saattaa kestää useita kuukausia. Myös tarjouskilpailu saattaa kestää useita kuukausia. Hankkeet käynnistyvät useinkin jo vuoden alussa, mutta sopimukset voidaan useimmiten tehdä vasta syys-lokakuussa. Koska yhteisön rahoitusosuus takaa tulevaisuudessa luotettavan tulolähteen komission kanssa sovittujen kolmen maksuerän muodossa (ks. kohta 6), lienee mahdollista jakaa menoja tasaisemmin vuoden ajalle.

22. Viraston ja Maailman terveysjärjestön (WHO) väliset neuvottelut SIAMED-yhteistyöstä ovat jatkuneet alkuperäisen sopimuksen päättymispäivämäärän yli. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että WHO halusi välttämättä pitää kiinni erilaisesta sanamuodosta menojen jakamisessa, mikä olisi merkinnyt sitä, että viraston olisi pitänyt kantaa menoista noin kaksi kolmasosaa.

Tähän hankkeeseen liittyvä menettely on sittemmin johtanut sopimusjohtajan toimen perustamiseen, jotta kolmansien osapuolten kanssa tehtäviä sopimussuhteita voitaisiin seurata tiiviimmin.

23 ja 24. Syy siihen, miksi monet hallinnon ja tietotekniikka-alan sopimukset tehdään suorina sopimuksina on se, että jotkut yritykset, esim. teleliikennejärjestelmien toimittajat, sallivat ainoastaan tietynmerkkisen laitteiston tai ohjelmiston asentamisen. Muunmerkkisen laitteiston tai ohjelmiston asentaminen saattaa tehdä huoltosopimuksesta mitättömän.

25. On totta, että hankintamenettelyjen valintaa sanelee useinkin tilanteiden kiireellisyys. Tämä tilanne johtuu osittain vaikeuksista, joita virastolla on kysynnän arvioimisessa jonkin tietyn talousarviovuoden aikana. Virasto ryhtyy toimiin ennakkoarviointia ja budjettisuunnittelua koskevien menettelyjensä vahvistamiseksi.