KOMISSION TIEDONANTO - Ehdokkaita ja tarjoajia koskevasta tiedotusmenettelystä, jota sovelletaan tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen ja ennen sopimuksen allekirjoittamista varainhoitoasetuksen 105 artiklan mukaisissa komission julkisissa hankinnoissa

1. Tausta

Komissio lupasi oikeusasiamiehen pyynnöstä ottaa käyttöön varainhoitoasetuksen 105 artiklan soveltamisalaan kuuluvissa julkisissa hankintamenettelyissä tarjoajia (avointa hankintamenettelyä sovellettaessa) tai ehdokkaita (rajoitettua hankintamenettelyä sovellettaessa) koskevan tiedotusmenettelyn, jota sovelletaan ennen sopimuksen allekirjoittamista. Komissio vastasi 7. marraskuuta 2002 oikeusasiamiehen pyyntöön seuraavasti:

Tarjoajien käytettävissä olevat oikeuskeinot komission järjestämissä tarjouskilpailuissa

Oikeusasiamiehen kirjeessä mainitun yhteisöjen tuomioistuimen tuomion perusteella komissio katsoo, että ennen sopimuksen allekirjoittamista järjestävien viranomaisten on tiedotettava viipymättä kaikille tarjoajille tai ehdokkaille tarjouskilpailun ratkaisupäätöksestä nykyisen varainhoitoasetuksen 56 artiklan ja uuden varainhoitoasetuksen 105 artiklan soveltamisalaan kuuluvissa julkisissa hankintamenettelyissä. Ennen sopimuksen allekirjoittamista viranomaisten on varattava kohtuullisesti aikaa, jotta tarjoajat ja ehdokkaat voivat pyytää tietoja ratkaisuperusteista ja viedä tarvittaessa asia tuomioistuimen käsiteltäväksi.

Komissio kiinnittää erityistä huomiota menettelyn käytännön toimintaa koskeviin järjestelyihin, jotta voidaan varmistaa aikataulujen noudattaminen, koska komissio vastaa useista sadoista julkisista hankinnoista vuosittain ja julkisiin hankintamenettelyihin on aina varattava tietty aika. Näistä syistä komissio aikoo toteuttaa käytännön järjestelyt siten, että edellä kuvailtu menettely voitaisiin ottaa käyttöön vuoden 2003 alusta. Se on otettu huomioon myös suunniteltaessa silloin käynnistettäviä uusia julkisia hankintamenettelyjä.

Oikeusasiamies vastasi komission kirjeeseen 10. joulukuuta päivätyllä uudella kirjeellä, jossa komissiota pyydetään täsmentämään menettelyä ja sen toteuttamiseksi suunniteltuja järjestelyjä. Oikeusasiamies kehottaa komissiota myös ilmoittamaan, aikooko se ottaa käyttöön vaihtoehtoisen muutoksenhakumenettelyn, johon tarjoajat voisivat halutessaan turvautua tuomioistuinkäsittelyn sijaan.

Tässä tarkoitettu tiedotusmenettely ei vaikuta ehdokkaiden ja tarjoajien käytössä oleviin mahdollisiin oikeuskeinoihin.

Tietopyyntöjen ja vastausten tarkoituksena tai vaikutuksena ei ole keskeyttää määräaikaa mahdollisten muutoksenhakumenettelyjen aloittamiseksi ehdokkaille ja tarjoajille ilmoitetuista ratkaisupäätöksistä. EY:n perustamissopimuksen 230 artiklan mukaan muutosta on haettava kahden kuukauden kuluessa siitä, kun ehdokkaille ja tarjoajille on ilmoitettu ratkaisupäätöksestä.

2. Oikeusperusta

Ehdokkaisiin ja tarjoajiin tarjouskilpailun ratkaisun jälkeen sovellettavat tiedotusmenettelyt on määritelty varainhoitoasetuksessa ja sen soveltamissäännöissä.

Varainhoitoasetuksen 100 artiklan 2 kohdassa säädetään seuraavaa:

"Hankintaviranomaisen on ilmoitettava jokaiselle hylätylle ehdokkaalle tai tarjoajalle seikat, joiden perusteella tämän ehdokkuus tai tarjous on hylätty, sekä jokaiselle valintaperusteet täyttävän tarjouksen tehneelle, joka sitä kirjallisesti pyytää, valitun tarjouksen ominaisuudet ja siihen liittyvät edut sekä valitun tarjouksen tekijän nimi.

Joitakin tietoja voidaan kuitenkin jättää ilmoittamatta, jos niiden ilmoittaminen estäisi lain soveltamista tai olisi yleisen edun vastaista tai vahingoittaisi julkisyhteisöjen tai yksityisten yritysten laillisia kaupallisia etuja taikka haittaisi tarjoajien välistä rehellistä kilpailua."

Varainhoitoasetuksen 101 artiklassa säädetään lisäksi seuraavaa: "Hankintaviranomainen voi sopimuksen allekirjoittamiseen asti joko luopua sopimuksen tekemisestä tai peruuttaa hankintamenettelyn. Tällöin ehdokkaat tai tarjoajat eivät voi vaatia minkäänlaista korvausta. Päätös on perusteltava ja saatettava ehdokkaiden tai tarjoajien tietoon."

Näitä säännöksiä on täsmennetty soveltamissääntöjen 149 artiklassa:

"1. Hankintaviranomaisen on tiedotettava ehdokkaille ja tarjoajille viipymättä tarjouskilpailun ratkaisua koskevista päätöksistään tai perusteista päätökselleen luopua tarjouskilpailun kohteena olleesta hankinnasta tai aloittaa menettely uudelleen.

2. Hankintaviranomaisen on viimeistään viidentoista kalenteripäivän kuluessa asiaa koskevan kirjallisen pyynnön vastaanottamisesta toimitettava pyytäjälle varainhoitoasetuksen 100 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut tiedot."

3. Ehdotettu menettely

Lähestymistapa

Komission 7. marraskuuta 2002 oikeusasiamiehelle esittämässä vastauksessa ehdotetaan menettelyä, jossa varataan kohtuullinen määräaika tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen mutta ennen sopimuksen allekirjoittamista, jotta hylätyt ehdokkaat tai tarjoajat voisivat pyytää hankintaviranomaiselta lisätietoja tarjouksen tai ehdokkuuden hylkäämiseen johtaneista syistä ja hakea tarvittaessa muutosta ratkaisupäätökseen tuomioistuimelta. Menettelyä noudatettaisiin julkisissa hankinnoissa, jotka komissio tekee varainhoitoasetuksen 105 artiklan mukaisesti.

Ehdotetun menettelyn hyödyt eivät rajoitu pelkästään tiedottamiseen ehdokkaille ja tarjoajille. Se tarjoaa hankintaviranomaiselle mahdollisuuden saada ratkaisupäätöksen jälkeen nopeasti tietoja kaikista merkittävistä seikoista, jotka sen on hyödyllistä ottaa menettelyn jatkoa varten huomioon ennen kuin se sitoutuu sopimukseen. Menettelyn vaiheet

Soveltamissääntöjen 147 artiklan 3 kohdan mukaan arviointimenettelyn ja kussakin yksikössä noudatetun sisäisen menettelyn jälkeen hankintaviranomainen tekee ratkaisupäätöksen, joka sisältää ainakin kyseisessä artiklassa mainitut tiedot.

Päätöksen tehtyään hankintaviranomainen toimii seuraavasti:

- Jos tarjouskilpailua ei ratkaista, hankinnasta luovutaan tai menettely peruutetaan, hankintaviranomaisen on ilmoitettava mahdollisimman pian päätöksestä ja sen perusteluista ehdokkaille tai tarjoajille. Vastaaminen ehdokkaiden tai tarjoajien tämän jälkeen esittämiin lisätietopyyntöihin ei kuulu varainhoitoasetuksen julkisia hankintamenettelyjä koskevien säännösten soveltamisalaan. Sen sijaan se kuuluu komission yleisten tiedonantosääntöjen ja käytännesääntöjen piiriin. Samaa menettelyä sovelletaan myös tapauksissa, joissa hankintaviranomainen päättää hankintamenettelyn aikana peruuttaa menettelyn tai luopua sopimuksen tekemisestä.

- Jos tarjouskilpailu ratkaistaan, ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitaan seuraavasti: Ensiksikin on huomattava, että säännösten (ks. 2 kohta) mukaan hankintaviranomaisen velvollisuutena on ilmoittaa oma-aloitteisesti hylätyille ehdokkaille ja tarjoajille syyt ehdokkuuden tai tarjouksen hylkäämiseen ilman, että näiden tarvitsee sitä erikseen pyytää. Tämä velvollisuus on otettu huomioon suunniteltaessa ehdotettua menettelyä ja sen kestoa.

- Ilmoittaminen hylätyille tarjoajille tai ehdokkaille [1] Mahdollisimman pian ratkaisupäätöksen tekemisen jälkeen ja viimeistään sitä seuraavan viikon kuluessa hankintaviranomaisen on ilmoitettava kaikille hylätyille tarjoajille tai ehdokkaille samanaikaisesti kirjeellä, faksilla tai sähköpostilla (suositaan nopeinta viestintätapaa), että tarjous tai ehdotus on hylätty. Jokaiselle tarjoajalle ja ehdokkaalle ilmoitetaan asiasta erikseen. Viestissä täsmennetään tarjouksen tai ehdokkuuden hylkäämisperusteet kussakin tapauksessa, esimerkiksi selvittämällä tiivistetysti ja perustellen ratkaisupäätöksessä esitetyt seikat. Hankintaviranomaisen on ilmoitettava viestissään hylätyille tarjoajille ja ehdokkaille, että se allekirjoittaa sopimuksen valitun tarjouksen tekijän kanssa vasta kahden kalenteriviikon kuluttua sitä päivää seuraavasta päivästä, jolloin asiasta on ilmoitettu kaikille hylätyille. Hankintaviranomaisen on myös mainittava, että hylkäämiseen johtaneista syistä saa lisätietoja pyytämällä niitä kirjeellä, faksilla tai sähköpostilla. Jokaiselle valintaperusteet täyttävän tarjouksen tehneelle voidaan lisäksi ilmoittaa valitun tarjouksen ominaisuudet ja siihen liittyvät edut sekä valitun tarjouksen tekijän nimi. Näiden tietojen osalta otetaan kuitenkin huomioon varainhoitoasetuksen 100 artiklan 2 kohdan toisessa alakohdassa esitetyt varaukset. Lisäksi on ilmoitettava, että jos valitun tarjouksen tekijän kanssa ei voida tehdä sopimusta tai tämä luopuu siitä, hankintaviranomainen voi tarkistaa ratkaisupäätöstään ja valita toisen tarjoajan, lopettaa menettelyn tai luopua sopimuksesta. Tällöin päätöksestä ilmoitetaan perusteluineen kaikille ehdokkaille ja tarjoajille.

[1] Tätä varten laaditaan kirjemalli.

- Ilmoittaminen valitun tarjouksen tekijälle [2] Hankintaviranomaisen on ilmoitettava ratkaisupäätöksestään valitun tarjouksen tekijälle [3] samanaikaisesti kuin se ilmoittaa muille tarjoajille tai ehdokkaille näiden tarjousten hylkäämisestä. Tässä yhteydessä on erityisesti mainittava, että ratkaisusta ilmoittaminen ei sido komissiota. Hankintaviranomaisen on samassa yhteydessä ilmoitettava valitun tarjouksen tekijälle, että se on ilmoittanut hylätyille ehdokkaille tai tarjoajille syyt tarjouksen tai ehdotuksen hylkäämiseen, siitä, että ne voivat pyytää hankintaviranomaiselta lisätietoja asiasta, ja siitä, että jokainen valintaperusteet täyttävän tarjouksen tekijä voi saada tietoja valitun tarjouksen ominaisuuksista ja siihen liittyvistä eduista sekä kyseisen tarjouksen tekijästä. Lisäksi mainitaan, että hylättyjen ehdokkaiden tai tarjoajien esittämiin lisätietopyyntöihin vastataan varainhoitoasetuksen 100 artiklan 2 kohdan säännöksiä noudattaen. Valitun tarjouksen tekijälle on ilmoitettava, että sopimus voidaan allekirjoittaa vasta kahden kalenteriviikon määräajan kuluttua. Määräaika alkaa kyseisen viestin lähettämistä seuraavasta päivästä. Lisäksi muistutetaan, että hankintaviranomainen voi sopimuksen allekirjoittamiseen asti joko luopua hankinnasta tai peruuttaa hankintamenettelyn. Tällöin ehdokkaat tai tarjoajat eivät voi vaatia minkäänlaista korvausta. Päätös on perusteltava ja saatettava ehdokkaiden tai tarjoajien tietoon. Lisäksi on mainittava, että hankintaviranomainen voi lykätä sopimuksen allekirjoittamista lisäselvitysten tekemiseksi, jos se on perusteltua hylättyjen tarjoajien edellä mainitun kahden kalenteriviikon aikana esittämien pyyntöjen tai näkemysten tai muiden kyseisenä aikana saatujen tietojen perusteella. Kaikille ehdokkaille tai tarjoajille ilmoitetaan tällöin asiasta kolmen työpäivän kuluessa.

[2] Tätä varten laaditaan kirjemalli.

[3] Eräissä yksiköissä, joissa jo sovelletaan vastaavaa menettelyä, valitun tarjouksen tekijälle ilmoitetaan, että tämän on vahvistettava, että mm. sen toimintakyvyn kaltaiset seikat eivät ole muuttuneet tarjouksen esittämisen jälkeen. Samaan viestiin voidaan liittää myös sopimusluonnos.

- Talousarviositoumus Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi tehdä talousarviositoumuksen tämän tiedonannon yhteydessä. Talousarviositoumusta ei kuitenkaan edellytetä tehtäväksi ennen kuin valitun tarjouksen tekijälle ilmoitetaan asiasta, sillä samalla ilmoitetaan, ettei komissio ole sitoutunut tekemään sopimusta. Jos jatkossa ilmenee, että sopimusta ei voi tai saa tehdä valitun tarjouksen tekijän kanssa, tulojen ja menojen hyväksyjä peruuttaa sitoumuksen.