2.2.2.Tiedot yksilöidyistä riskeistä ja niiden vähentämiseksi perustetuista sisäisistä valvontajärjestelmistä

Perusrahoitusmallina on tähän asti ollut tukikelpoisten kustannusten korvaaminen. Euroopan tilintarkastustuomioistuin on toistuvasti huomauttanut, viimeksi vuoden 2016 vuosikertomuksessaan, että ”toimien sääntöjenmukaisuuteen kohdistuvana pääasiallisena riskinä on, että edunsaajat ilmoittavat tukeen oikeuttamattomia kuluja, jotka jäävät havaitsematta tai korjaamatta ennen [korvaamista]. Riski on erityisen suuri seitsemännessä tutkimuksen puiteohjelmassa [ja analogisesti Euratom-ohjelmassa], jossa on noudatettava monimutkaisia tukikelpoisuussääntöjä, joita edunsaajat usein tulkitsevat väärin (erityisesti ne edunsaajat, jotka eivät tunne sääntöjä kovin hyvin, kuten pk-yritykset, ensimmäistä kertaa ohjelmaan osallistuvat sekä EU:n ulkopuoliset toimijat).”

Tilintarkastustuomioistuin tunnusti Horisontti 2020 -ohjelmassa (ja siten myös vuosien 2014–2018 Euratom-ohjelmassa) toteutettujen yksinkertaistamistoimien merkityksen. Se suosittelu kuitenkin vuoden 2016 vuosikertomuksessaan yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen laajempaa käyttöä. Tällaisia yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja käytetään jo joissain ohjelman osissa tai tietyissä menolajeissa.

Avustusten osalta seitsemännen puiteohjelman (mukaan lukien Euratom-ohjelma) arvioitu edustava virhetaso oli 5 prosenttia ja jäännösvirhetaso noin 3 prosenttia sen jälkeen, kun huomioon on otettu kaikki toteutetut tai toteutettavat takaisinperinnät ja oikaisut. Virhetasot olivat kuitenkin alhaisempia niissä ohjelman osissa, joissa oli mahdollista käyttää laajemmin yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ja/tai joihin osallistui pieni ja vakaa joukko edunsaajia.

Horisontti 2020 -ohjelman (mukaan lukien Euratom-ohjelma) alustavien tulosten mukaan edustava virhetaso olisi noin 3 prosenttia ja jäännösvirhetaso alle 2,5 prosenttia. On kuitenkin muistettava, että kyseessä on varhainen arvio, johon on suhtauduttava varauksella, sillä taso tulee nousemaan ehkä 3–4 prosenttiin (komission Horisontti 2020 - ja Euratom-ohjelmia koskeneissa ehdotuksissa ennakoima virhetaso oli 3,5 prosenttia, mutta tässä ei otettu huomioon erilaisia monimutkaisuutta lisääviä tekijöitä, jotka ehdotuksiin lisättiin lainsäädäntöprosessissa). Jäännösvirhetason pitäisi pysyä jonkin verran 3 prosentin alapuolella; on liian varhaista sanoa, saavutetaanko 2 prosentin taso.

Jotkut virheet johtuvat siitä, että edunsaajat eivät ole ymmärtäneet sääntöjä. Näihin virheisiin voidaan puuttua yksinkertaistamalla sääntöjä, mutta niiden monimutkaisuutta ei voida koskaan täysin poistaa. Toiset virheet puolestaan johtuvat siitä, että edunsaajat eivät ole noudattaneet sääntöjä. Vaikka näin käy vain harvoissa tapauksissa, nykyisten sääntöjen yksinkertaistaminen ei ratkaise niitä.

Horisontti 2020 -ohjelmasta (mukaan lukien Euratom-ohjelma) on tehty virhetasojen analyysi, ja tähän saakka tehdyt tarkastukset osoittavat, että

- noin 63 prosenttia virheistä liittyy henkilöstökustannusten virheelliseen laskuttamiseen. Toistuvia ongelmia olivat työtuntien virheellinen laskeminen ja veloitettujen tuntien virheelliset hinnat tai määrät;

- noin 22 prosenttia virheistä liittyy muihin suoriin kustannuksiin (muihin kuin henkilöstökustannuksiin). Yleisin havaittu virhe on, ettei kustannuksia mitata suoraan;

- noin 6 prosenttia virheistä liittyy alihankintakustannuksiin ja 4 prosenttia matkakustannuksiin, ja 5 prosenttia lasketaan kuuluvaksi muihin luokkiin. On huomattava, että välillisiin kustannuksin liittyvien virheiden osuus, joka oli 28 prosenttia virheistä seitsemännessä puiteohjelmassa (mukaan lukien Euratom-ohjelma), on laskenut lähes nollaan sen ansiosta, että välillisten kustannusten kattamisessa on otettu käyttöön kiinteämääräinen korvaus.

Horisontti 2020 - ja Euratom-ohjelmien tarkastuksissa havaitut virheet osoittavat, että jotkut niistä voitaisiin välttää yksinkertaistuksilla ja välttämällä tarpeettomia muodollisuuksia säännöissä. Horisontti 2020 - ja Euratom-ohjelmiin on jo tehty joitakin muutoksia (esim. sisäistä laskutusta koskevat uudet säännöt ja lisäkorvaukset), ja muita muutoksia tehdään mahdollisuuksien mukaan Euroopan horisontti -ohjelmaan ja vuosien 2021–2025 Euratom-ohjelmaan. Kyseisten muutosten vaikutus virhetasoon on kuitenkin rajallinen, sillä niillä vältetään yleensä vain pieniä virheitä.

Yksinkertaistettujen kustannusvaihtoehtojen, kuten kiinteiden määrien ja yksikkökustannusten, laajempi käyttö sekä sääntöjen yksinkertaistaminen edelleen auttavat alentamaan tulevaa virhetasoa, jonka arvioidaan olevan 3–4 prosenttia edustavan otoksen pohjalta. Tukikelpoisten kustannusten korvaamiseen perustuvaan rahoitusmenetelmään liittyvien virheiden perusongelma säilyy kuitenkin ennallaan. Tällaisessa järjestelmässä edustavaa virhetasoa voitaisiin alentaa 2,5–3,5 prosenttiin ja jäännösvirhetason voitaisiin oikaisujen jälkeen odottaa olevan noin 2 prosenttia (mutta ei välttämättä alle sen).

Horisontti 2020 -ohjelmassa otettiin käyttöön kertakorvauksiin perustuva rahoitus pk-yritysten 1. vaiheen järjestelmässä. Tämä mahdollistaa 50 000 euron maksun tyydyttävästä tieteellisestä tuotoksesta. Maksujen suorittamiseksi ei vaadita lisäperusteluita, kuten laskuja, tuntilistoja tai maksutositteita. Rahoitukseen liittyviä virheitä ei esiinny.

Kertakorvauksiin perustuvaa rahoitusta ehdotettiin Horisontti 2020 -ohjelmaa varten, mutta sitä pidettiin sopimattomana tai ennenaikaisena. Komissio toteuttaa kuitenkin Horisontti 2020 -ohjelman vuoden 2018 työohjelmassa pilottijärjestelyjä, jotka pohjautuvat kertakorvauksiin perustuvaan rahoitukseen. Se on samalla toteuttanut useita viestintätoimia lieventääkseen sidosryhmien tämän rahoitusmuodon suhteen ilmaisemaa huolta.

Pilottijärjestelyä on arvioitava erityisesti sen osalta, saavutetaanko sillä kaikki ohjelman tavoitteet (ei pelkästään alhaisempi virhetaso). On kuitenkin selvää, että kiinteämääräisen rahoituksen laajempi käyttö alentaisi virhetasoa. Riskit siirtyisivät tosin sisäisen valvontajärjestelmän muihin vaiheisiin – yleisarvioinnista tulee tärkeämpi kuten myös tuotoksen arvioinnista.