22.

F4E haluaa esittää viiteen hankintamenettelyyn liittyen seuraavat kommentit: Eri sopimuksiin kohdennetut määrät: Tilintarkastustuomioistuin totesi, että F4E ei ollut hankintamenettelyjen käynnistämisen aikaan (2013 ja 2014) kohdentanut 6,6 miljardista eurosta määriä eri sopimuksiin. Kuten F4E aiemmin ilmoitti, 6,6 miljardin euron rajattu talousarvio perustui Toschi-raporttiin, joka tehtiin työnosituksen tasoilla 3 (järjestelmä) ja 4 (hankintajärjestelyt) eikä tasolla 6 (sopimukset). Se johtuu siitä, että tuolloin kuvaukset kokonaislaajuuden jakamisesta eri sopimusten kesken eivät olleet yhtenäisiä eri järjestelmissä. Näin ollen on ollut välttämätöntä seurata laajuuden kehitystä ja siihen liittyviä kustannuksia tasoilla 3 ja 4, mikä on mahdollistanut suoran vertailun Toschi-perusaikatauluun ja täten myös 6,6 miljardiin euroon. Poikkeama myönnetystä arvosta kustannusten perusaikataulussa: Tilintarkastustuomioistuimen raportoima tapaus liittyy hankintamenettelyyn rakennuksissa, joissa suunnittelumääritelmien vähäisyys (toiminnallisella tasolla) ja ITER-organisaation jatkuvasti muuttuvat vaatimukset sekä myös Ranskan turvallisuusviranomaisen uudet vaatimukset, aiheuttivat kustannusten nousun alkuperäisessä talousarviossa määritettyä osuutta suuremmaksi. F4E:n hallintoneuvostolle toimitettiin joulukuussa 2014 yksityiskohtainen analyysi syistä ja tehtävistä johtopäätöksistä liittyen kustannusriskeihin ja minimoitaviin kustannusvaikutuksiin, jotka johtuvat hankkeen toimitusten laajuuteen tehtävistä jatkuvista muutoksista tietyillä F4E:n vastuualueilla – erityisesti rakennusten kohdalla. On käynyt ilmi, että viivästymiset syöttötietojen toimituksessa, ITER-organisaation jatkuvat muutospyynnöt ja Fukushiman onnettomuuden myötä tiukentuneet turvallisuusvaatimukset hidastavat F4E:n työtä ja johtavat lukemattomiin poikkeamiin, joilla on valtava kustannusvaikutus. Vaikka F4E onkin ottanut käyttöön kustannusten hillitsemistoimia, monissa tapauksissa hankkeeseen tehtävät muutokset ja niihin liittyvät kustannukset ovat olleet väistämättömiä. Puutteet hintatarjousten arvioinnissa: F4E katsoo, ettei hintatarjousten arvioinnissa ole puutteita. On pidettävä mielessä, että näiden hankintamenettelyjen aikaan laajuuden kehityksen ja siihen liittyvien kustannusten hallinnointi ja seuranta tehtiin tasoilla 3 ja 4. On myös korostettava, että aina, kun F4E:lle myönnettiin merkittävä hanke, pakollisen hallituksen suosituksen lisäksi järjestettiin tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa aina erityinen kokous, jotta hankintasopimuksen kustannuksista ja riskeistä saataisiin kokonaiskuva ennen sopimuksen myöntämistä. Kun hankintamenettelyt käynnistettiin, projektiryhmän johtaja oli jo arvioinut hankinnan mahdolliset kulut (oman arvion, asiantuntijan lausunnon tai teollisuuden arvion pohjalta) ja varmistanut, että se kuuluu alkuperäiseen soveltamisalaan ja että sen kulut eivät ylitä sallittua ylärajaa työnosituksen tason 4 kokonaiskustannuksissa. Nyt toteutettu keskustason työ, jossa arvio määritettiin lopullisista kustannuksista työnosituksen tasolla 6, helpottaa kulujen hallinnoimista ja hillitsemistä entisestään. Tapauksessa, jossa sopimus sisälsi vaihtoehtoja 32 miljoonan euron arvosta sekä muita kuluja, on huomattava, että tällaisten vaihtoehtojen tarkoituksena on kattaa koko hankintajärjestelyn (TF-kelat) mahdolliset riskit. Riskien taloudellista vaikutusta käsiteltiin hankintajärjestelyn tasolla (eli työnosituksen tasolla 4). F4E saavuttikin tällä erityisjärjestelmällä säästöä: kolmen TF-kelojen valmistamisesta tehdyn sopimuksen yhteisarvo on n. 50 miljoonaa euroa vähemmän kuin TF-keloille tasolla 4 kohdennettu taloudellinen arvo (6,6 miljardin euron rajatun talousarvion mukaan). Summa on selvästi suurempi kuin sopimuksen vaihtoehtojen 32 miljoonaa euroa, ja se riittääkin näin ollen helposti kattamaan riskit tämän sopimuksen lisäksi myös kahden muun sopimuksen osalta. Lisäksi on tärkeää huomata, että F4E:n näissä kolmessa sopimuksessa käyttämän riskien lieventämistekniikan ansiosta riskien todennäköisyys on tällä hetkellä alhainen (alle 5 %). Hankintamenettelyjen viivästymiset: F4E katsoo, etteivät viivästymiset ole hankintamenettelyjen heikkoutta, vaan ne johtuvat F4E:n poikkeuksellisesta toimintaympäristöstä (kilpailun puute ja sopimusten monimutkaisuus) ja tarpeesta pyrkiä kustannussäästöihin varmistamalla, että eritelmät ovat riittävällä tasolla ennen hankintamenettelyjen käynnistämistä. Ennakoimaton toiminto: F4E:n oli sisällytettävä vuoden 2014 toimintaohjelmaan materiaalinhankintatoiminto, josta ei oltu säädetty laajemman lähestymistavan JT-60SA-hankkeen perusmääreissä. Toiminto käynnistettiin asiantuntijalausunnon myötä, ja sen tarkoituksena oli selvitä ennakoimattomasta teknisestä vaikeudesta. Toiminnosta ja sen välttämiseen liittyvistä mahdollisista riskeistä ja maineen vahingoittumisesta keskusteltiin joulukuussa 2013 hallintoneuvostossa, joka suostui käsittelemään materiaalihankintaa kiireellisenä asiana. Ylimääräinen toiminto toteutettiin kuitenkin hankkeelle varattujen ennakoimattomien kulujen puitteissa, ja F4E onnistui kiireellisyydestä huolimatta säilyttämään kohtuullisen kilpailun ja saavuttamaan edullisen hinnan. Teknisten sopimuksentekoperusteiden arviointi: Tekniset eritelmät laadittiin asiantuntija-arvion tulosten pohjalta, ja eritelmiin sisältyvät vaatimukset määrittelivät materiaalitarpeet täysimääräisesti. Kumpikin tarjoaja hyväksyi nimenomaisesti vaatimukset (täyttämällä vaatimustenmukaisuustaulukon) ja toimitti tarjouksen ohessa kuvauksen ehdotetusta valmistusprosessista sekä riskinarvioinnin, joten tarjousten teknisestä laadusta ei ollut epävarmuutta. Tämän perusteella arviointikomitea päätti yksimielisesti, että kummallekin tarjoukselle oli perusteltua myöntää parhaat mahdolliset tekniset pisteet. Ennakkoilmoituksen käyttö: F4E katsoo, ettei tämä ole hankintamenettelyn heikkoutta, sillä kilpailua lisättiin lieventävillä toimilla. Kolmessa tilintarkastustuomioistuimen mainitsemassa menettelyssä ennakkoilmoitusta ei julkaistu, koska siitä ei ollut säädetty senhetkisessä sisäisessä menettelyssä (menettely on sittemmin muuttunut muissa tarkastuksissa korostuneiden riskien vuoksi, ja tällä hetkellä ennakkoilmoitusten käyttö on pakollista kaikissa yli 10 miljoonan euron hankinnoissa). F4E katsoo, että se on lieventänyt vähäisen kilpailun riskiä kohdennetuilla toimilla (tiedotuspäivät, yritysfoorumit ja muut tapahtumat, markkinatutkimukset, yhteyshenkilöverkon käyttö jne.). Tällaisen tiedonlevitysstrategian käytön katsotaan olevan tehokkaampaa kuin ennakkoilmoituksen julkaisemisen Euroopan unionin virallisessa lehdessä, sillä se on suunnattu suoremmin asianomaisille taloudellisille toimijoille.