FI Euroopan unionin virallinen lehti C 338/71

KERTOMUS

Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä viraston vastaukset

2010/C 338/13

SISÄLLYS

Kohta Sivu JOHDANTO … 1–2 72 TARKASTUSLAUSUMA … 3–12 72 TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUOMAUTUKSET … 13–14 73 MUUT KYSYMYKSET … 15 73 Taulukko … 74 Viraston vastaukset … 76

JOHDANTO

1. Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirasto (jäljempänä ’virasto’), perustettiin 14 päivänä joulukuuta 2007 tehdyllä komission päätöksellä 2008/37/EY (1). Brysselissä sijaitseva virasto perustettiin 1. tammikuuta 2008 ja 31. joulukuuta 2017 väliseksi ajaksi hallinnoimaan tieteen eturintamassa tehtävän tutkimuksen alalla toteutettavaa Ideat-erityisohjelmaa (2). Virastosta tuli täysin itsenäinen vuonna 2009.

2. Viraston talousarvio oli 18,3 miljoonaa euroa varainhoitovuonna 2009. Virastossa työskenteli vuoden lopussa 262 henkilöä.

12. Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausumia kyseenalaiseksi.

TALOUSARVIO- JA VARAINHALLINTOA KOSKEVAT HUOMAUTUKSET

13. Viraston varainhoitovuoden 2009 talousarviota, joka alun perin oli 18,3 miljoonaa euroa, vähennettiin 3,9 miljoonaa euroa lokakuussa 2009 ja nämä varat palautettiin komissiolle Ideat-ohjelmaa varten. Lopullinen toteutunut talousarvio oli suuruudeltaan 13,4 miljoonaa euroa. Henkilöstön palvelukseenottamisen ja toimintamenojen osalta olisi syytä esittää huomattavasti realistisempia oletuksia niin, että viraston talousarvioennuste pitäisi paremmin paikkansa.

14. Kolme määrärahasiirtoa varainhoitovuodelle 2010 liittyi tilauksiin, joita suoritteen toimittajat eivät olleet allekirjoittaneet sopimusvelvoitteista huolimatta (12). Vuoden 2009 viimeisinä päivinä tehtiin useita palvelusopimuksia (13), jotka koskivat alun perin vuodeksi 2010 suunniteltuja toimia. Toistuviin hallinnollisiin kuluihin (14) tarkoitettuja määrärahoja, jotka oli siirretty varainhoitovuodelta 2008, käytettiin vuonna 2009 toimitettavaksi suunniteltujen palvelujen maksamiseen (15). Kuvatut tilanteet olivat talousarvion vuotuisperiaatteen vastaisia.

MUUT KYSYMYKSET

15. Palvelukseenottomenettelyissä ilmeni puutteita. Työpaikkailmoituksissa ei mainittu vähimmäisvaatimuksia eikä varallaololuetteloon kirjattavien hakijoiden enimmäismäärää tai luettelojen voimassaoloaikaa. Valintalautakunnan päätöksiä ei perusteltu eikä dokumentoitu riittävällä tavalla. Eräässä valintamenettelyssä haastateltiin kahta hakijaa, joita ”ei ollut tarkoitus kutsua haastatteluun”. Virasto palkkasi toisen heistä.

Tilintarkastustuomioistuimen jaosto IV on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Igors LUDBORŽSin johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 14. ja 16. syyskuuta 2010 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti

Taulukko Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirasto (Bryssel) Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta Viraston toimivaltuudet sellaisina kuin ne on määritelty 14 päivänä joulukuuta 2008 tehdyssä komission päätöksessä 2008/37/EY Hallinto Viraston resurssit vuonna 2009 Tuotteet ja palvelut vuonna 2009 1. Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyvät kaikkea unionin toimintaa koskevan monivuotisen puiteohjelman tavallista lainsäätämis-järjestystä noudattaen ja talous- ja sosiaali-komiteaa kuultuaan. Puiteohjelmassa: — vahvistetaan ne tieteelliset ja teknologiset tavoitteet, jotka 180 artiklassa tarkoitetulla toiminnalla toteutetaan, sekä niihin liittyvät painopisteet, — osoitetaan tällaisen toiminnan pääperiaatteet, — vahvistetaan se suurin kokonaismäärä, jolla unioni osallistuu puiteohjelman rahoitukseen, ja yksityiskohtaiset säännöt unionin osallistumisesta ohjelman rahoitukseen sekä kunkin suunnitellun toiminnan osuus. 2. Puiteohjelmaa mukautetaan tai täydennetään tilanteen kehityksen mukaisesti. 3. Puiteohjelma pannaan täytäntöön kussakin toiminnassa kehitetyin erityisohjelmin. Kussakin erityisohjelmassa täsmennetään yksityiskohtaiset säännöt ohjelman toteuttamiseksi, vahvistetaan ohjelman kesto ja määrätään tarpeellisiksi arvioiduista varoista. Erityisohjelmissa vahvistetut tarpeellisiksi arvioitujen varojen määrät eivät saa ylittää puiteohjelmalle ja kullekin toiminnalle vahvistettua suurinta kokonaismäärää. 4. Neuvosto hyväksyy erityisohjelmat erityistä lainsäätämisjärjestys-tä noudattaen sekä Euroopan parlamenttia ja talous- ja sosiaalikomiteaa kuultuaan. (Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 182 artikla) Tavoitteet Virasto vastaa Ideat-erityisohjelman hallinnointi-tehtävistä (ks. neuvoston päätös 2006/972/EY) unionin seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman (2007–2013) yhteydessä (ks. Euroopan parlamentin ja neuvoston päätös 1982/2006/EY). Tehtävät Virasto vastaa seuraavista Ideat-erityisohjelmaan liittyvistä tehtävistä unionin seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman yhteydessä (ks. 8 päivänä lokakuuta 2008 tehty komission päätös K(2008) 5694): a) Virasto kerää, käsittelee ja jakaa tietoa sekä etenkin koostaa, analysoi ja välittää komissiolle ja tieteelliselle neuvostolle kaikkea Ideat-erityisohjelman ohjaamiseen ja tieteen eturintamassa olevaa tutkimusta koskevan toimintapolitiikan kehittämiseen tarvittavaa tietoa. Lisäksi virasto avustaa komissiota ja tieteellistä neuvostoa luomaan yhteyksiä muihin unionin, jäsenvaltioiden ja kansainvälisten organisaatioiden ohjelmiin. b) Virasto auttaa komissiota arvioimaan ohjelman vaikutusta sekä seuraamaan eri toimilla aikaansaatuja vaikutuksia. c) Virasto tekee tutkimuksia ja laatii arvioita varsinkin Euroopan tutkimusneuvoston toimia ja Ideat-erityisohjelman tavoitteiden saavuttamista koskevan komission vuosikertomuksen sekä ohjelman toteuttamista koskevan väliarvioinnin tueksi. Lisäksi virasto osallistuu arviointeihin perustuvien jatkotoimien valmisteluun ja toteuttamiseen ja toimittaa arvioinnit tieteelliselle neuvostolle ja komissiolle. d) Virasto valmistelee Ideat-erityisohjelman toteuttamiseen ja tulevaan kehittämiseen liittyviä suositusluonnoksia tieteellisen neuvoston ja komission käyttöön. e) Virasto suunnittelee ja toteuttaa tiedotus-, viestintä- ja tiedonlevitystoimia. f) Virasto osallistuu Ideat-erityisohjelmaa koskevien komission rahoituspäätösten valmisteluun. 1 — Johtokunta Koostuu viidestä jäsenestä, jotka Euroopan komissio nimittää. Vahvistaa viraston vuotuisen työohjelman Euroopan komission hyväksynnän jälkeen. Lisäksi se vahvistaa hallinnollisen talousarvion ja vuotuisen toimintakertomuksen. 2 — Euroopan tutkimusneuvoston tieteellinen neuvosto Tieteelliselle neuvostolle annettiin komission päätöksellä 2007/134/EY tehtäväksi laatia Ideat-erityisohjelman tieteellinen strategia, päättää päätöksen 2006/972/EY 6 artiklan 6 kohdan rajoissa, minkä tyyppistä tutkimusta rahoitetaan, sekä toimia toiminnan laadun takaajana tieteellisestä näkökulmasta. Tieteellisen neuvoston tehtäviin kuuluvat Ideat-erityisohjelmaa koskevan vuosittaisen työohjelman laatiminen, vertaisarviointi-prosessin vahvistaminen sekä Ideat-erityisohjelman täytäntöön-panon seuranta ja laadunvalvonta, rajoittamatta kuitenkaan komission vastuuta. 3 — Johtaja Euroopan komissio nimittää neljäksi vuodeksi. 4 — Ulkoinen tarkastus Tilintarkastustuomioistuin 5 — Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Parlamentti myöntää neuvoston suosituksesta. Talousarvio Viraston hallinnollinen talousarvio oli 14,4 miljoonaa euroa varainhoitovuonna 2009. Henkilöstö 31.12.2009 Virastossa oli 262 työntekijää 31. joulukuuta 2009: — 93 väliaikaista toimihenkilöä (joista 13 komennuksella olevia ja 80 ulkopuolisia työntekijöitä), — 162 sopimussuhteista toimihenkilöä, — 7 komennuksella olevaa kansallista asiantuntijaa. 1. Ideat-työohjelmaa toteutetaan julkaisemalla vuosittain ehdotuspyyntöjä. Ulkoiset asiantuntijat arvioivat ehdotukset, mitä seuraa neuvotteluvaihe ja avustussopimusten tekeminen. Tämän jälkeen virasto valvoo hankkeita. Jokainen ehdotuspyyntömenettely johtaa useisiin avustussopimuksiin, joihin liittyvän hankesyklin oletetaan olevan noin viiden vuoden mittainen. Vuoden 2009 lopussa virasto hallinnoi neljää ”sopimussarjaa”, jotka oli tehty eri ehdotuspyyntömenettelyjen perusteella. Vuonna 2007 myönnettyjen Starting Grants -apurahojen (aloittelevien tutkijoiden apurahat) ensimmäinen raportointikausi alkoi. 2. Ideat-erityisohjelmaa koskevien vuoden 2009 ehdotuspyyntömenettelyjen toteuttaminen: 4 083 hakemusta, joista 2 503 liittyi Starting Grants -apurahoihin ja 1 583 Advanced Grants -apurahoihin (edistyneiden tutkijoiden apurahat). Hakemuksista yhteensä 3 918 oli tukikelpoisia ja otettiin arviointiraadin tutkittaviksi. Kaikkiaan 449 ehdotusta pääsi mukaan apurahaprosessiin. 3. Ideat-erityisohjelmaan sekä viraston vuoden 2009 toimintaan liittyvän tiedon tuottaminen ja levittäminen. 4. Tuki Euroopan tutkimusneuvoston tieteelliselle neuvostolle. Kaksi tieteellisen neuvoston täysistuntoa järjestettiin jaksolla 15. heinäkuuta – 31. joulukuuta 2009: yksi täysistunto lokakuussa Brysselissä ja yksi joulukuussa Rehovotissa (Israelissa). Helpottaakseen tieteellisen neuvoston strategiakeskusteluja virasto laati yhdessä tieteellisen neuvoston pääsihteerin kanssa analyysin viraston kolmelta ensimmäiseltä toimintavuodelta saaduista kokemuksista. Tieteellisen neuvoston täysistunnossa heinäkuussa 2009 perustettiin kolme uutta Euroopan tutkimusneuvoston työryhmää. Lisäksi virasto järjesti suhteita yrityksiin, tieteellisen tiedon avointa saatavuutta, kolmansien maiden osallistumista ja sukupuolten tasapuolista osallistumista käsittelevien jo olemassa olleiden työryhmien kokoukset. Virasto valmisteli yhdessä työryhmien jäsenten kanssa useita asiakirjoja, joissa esitetään analyyseja ja keskeisiä tietoja työryhmien käsittelemistä aiheista. Lähde: Viraston toimittamat tiedot.

VIRASTON VASTAUKSET 13. Virasto on jo ottamassa käyttöön välineitä talousarvioennusteidensa hallinnan parantamiseksi. 14. Virasto aikoo kehittää hankintojen suunnittelun ja seurannan järjestelmän helpottaakseen hankintojen työnkulun vuotuista seurantaa. 15. Virasto aikoo antaa ohjeet havaittujen heikkouksien ehkäisemiseksi. Tässä kyseisessä tapauksessa valintalautakunta laajensi haastatteluun kutsuttavien ehdokkaiden listaa, jotta lopullista valintaa varten olisi tarpeeksi ehdokkaita. Virasto myöntää, että tätä päätöstä ei dokumentoitu kunnolla.

(1) EUVL L 9, 12.1.2008, s. 15.

(2) Taulukossa esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto viraston vastuualueista ja toiminnoista.

(3) Tilinpäätökseen on liitetty mukaan varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys, jossa muun muassa annetaan tiedot määrärahojen täytäntöönpanoasteesta sekä esitetään yhteenveto budjettikohtien välisistä määrärahasiirroista.

(4) Tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, oman pääoman muutoksia koskevan laskelman sekä tilinpäätöksen liitteet, joihin sisältyy kuvaus keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot.

(5) Selvitys talousarvion toteuttamisesta sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen.

(6) EYVL L 11, 16.1.2003, s. 1.

(7) Komission asetus (EY) N:o 1653/2004, annettu 21 päivänä syyskuuta 2004 (EUVL L 297, 22.9.2004, s. 6), 25 artikla.

(8) Asetus (EY) N:o 1653/2004,29 artikla.

(9) Erillisvirastojen tilinpäätöksiä ja kirjanpitoa koskevat säännöt on esitetty asetuksen (EY) N:o 1653/2004 VI osaston 1 luvussa. Asetusta on viimeksi muutettu 9 päivänä heinäkuuta 2008 annetulla asetuksella (EY) N:o 651/2008 (EUVL L 181, 10.7.2008, s. 15).

(10) Kansainvälinen tilintarkastajaliitto (International Federation of Accountants, IFAC) ja ylimpien tarkastuselinten kansainväliset standardit (International Standards of Supreme Audit Institutions, ISSAI).

(11) Tilinpäätös laadittiin 1. heinäkuuta 2010 ja tilintarkastustuomioistuin vastaanotti sen 2. heinäkuuta 2010. Lopullinen tilinpäätös, joka on konsolidoitu komission tilinpäätökseen, julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden marraskuun 15 päivänä. Lopullinen tilinpäätös esitetään sivustoilla http://eca.europa.eu ja http://cfca.europa.eu/.

(12) Yhteisarvo arvo 168 378 euroa.

(13) Yhteisarvo arvo 227 878 euroa.

(14) Yhteisarvo arvo 320 600 euroa.

(15) Viraston varainhoitoasetuksen 7 artiklan 3 kohta.