Kertomus Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 319 , 30/12/2003 s. 0069 - 0075



Kertomus Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä keskuksen vastaukset (2003/C 319/11) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97(2) 12 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(3) neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97 12 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. HUOMAUTUKSET Johdanto 5. Seurantakeskus perustettiin 2 päivänä kesäkuuta 1997 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 1035/97. Seurantakeskuksen tehtävänä on kerätä ja arvioida rasismia, muukalaisvihaa ja antisemitismiä koskevaa puolueetonta, luotettavaa ja vertailukelpoista tietoa, jotta unioni voi täyttää velvollisuutensa ja kunnioittaa perusoikeuksia politiikkansa laadinnassa ja soveltamisessa. Tätä varten seurantakeskuksen on perustettava Euroopan rasismia ja muukalaisvihaa koskeva kansallisten tietokeskusten verkko (Raxen) ja koordinoitava sen työtä sekä laadittava tutkimuksia kyseisistä ilmiöistä. Talousarvion toteuttaminen 6. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1(4). 7. Varainhoitovuoden 2002 määrärahoista oli sidottu yhteensä 6 miljoonaa euroa, joista maksettiin 4,5 miljoonaa euroa. Loput määrärahat joko siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle (1,5 miljoonaa euroa) tai ne peruuntuivat (0,2 miljoonaa euroa). Toimintamäärärahoista (3,0 miljoonaa euroa) siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle yhteensä 1,2 miljoonaa euroa eli 40 prosenttia, mikä on yhä varsin suuri summa. Seurantakeskuksen olisi pyrittävä edelleen vähentämään seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettävien määrärahojen osuutta, joka on pysynyt vuodesta toiseen lähes muuttumattomana. 8. Useita alustavia maksusitoumuksia siirrettiin automaattisesti seuraavalle varainhoitovuodelle vastoin seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 6 artiklan säännöksiä. 9. Perintämääräykset esitetään usein vasta sen jälkeen, kun varat on saatu, mikä on vastoin seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 23 artiklan säännöksiä. Saatavia tuloja ei voida näin seurata tehokkaasti (esimerkiksi Itävallan hallitukselta perittävästä vuokrien takaisinmaksuun liittyvästä 60000 euron summasta ei ole vielä esitetty perintämääräystä). Tilinpäätös 10. Seurantakeskuksen varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemien tulostilin ja taseen yhteenveto on esitetty taulukoissa 2 ja 3. 11. Tulostilin osalta huomattavin seikka on se, että varainhoitovuoden saldo on muuttunut 1,6 miljoonaa euroa alijäämäiseksi, kun se edeltävänä vuonna oli lähes tasapainossa. Vaikka seurantakeskukselle myönnetty ja komission maksusitoumusmäärärahoihin kirjattu tuki oli 6,1 miljoonaa euroa, sitä vastaavat maksumäärärahat olivat ainoastaan 4,3 miljoonaa euroa. Tämä tilanne haittaa seurantakeskuksen työohjelman toteuttamista. Lisäksi varojen ensimmäinen maksuerä, josta tehtiin maksupyyntö maaliskuussa 2002, suoritettiin vasta kesäkuussa 2002, mikä aiheutti kassavirtaongelmia. Seurantakeskuksen ja komission olisi parannettava rahoitussuunnitelmiensa koordinointia tällaisen tilanteen välttämiseksi tulevaisuudessa. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus 12. Eräs valtuuttamaton toimihenkilö allekirjoitti sopimuksen ilman siihen liittyvää asianmukaista maksusitoumusta, jonka varainhoidon valvoja takaa hyväksynnällään. Tilintarkastustuomioistuin on ilmoittanut vastaavista ongelmista seurantakeskukselle edellisvuosina esimerkiksi varainhoitovuotta 2001 koskevassa kertomuksessaan(5). Kyseessä on sisäisen valvonnan ongelma, jota seurantakeskuksessa ei ole yrityksistä huolimatta pystytty toistaiseksi ratkaisemaan. Sopimusten hallinnointi 13. Raxen-verkon (ks. kohta 5) eri aihepiirejä käsittelevien keskusten kanssa tehdyt sopimukset uusittiin huhtikuussa vuodelle 2002. Sopimuksiin oli osoitettu 1,6 miljoonaa euroa maksusitoumusmäärärahoja. Uusimisen yhteydessä ei arvioitu sopimuksista edellisenä vuonna saatuja tuloksia, ja eräässä tapauksessa sopimus uusittiin, vaikkei siitä ollut saatu vielä minkäänlaisia tuloksia. Käytössä ei myöskään ole arviointimenettelyä välimaksupyyntöjen oikeellisuuden tarkistamista varten. 14. Muiden sopimusten hallinnointi vaihtelee yksiköittäin, joten toimintaa olisi järkeistettävä tehokkaamman ja taloudellisemman hallinnoinnin varmistamiseksi. Kokousten ja seminaarien järjestämisestä on tehty peräti neljä sopimusta eri yritysten, matkatoimistojen ja alan yritysten kanssa. Julkaisujensa painattamiseen seurantakeskus käyttää kahta eri kirjapainoa. Joissakin tapauksissa palveluntarjoajien kanssa ei ole allekirjoitettu sopimusta, mikä on vastoin varainhoitoasetusta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Juan Manuel Fabra Vallés presidentti (1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. (2) EYVL L 151, 10.6.1997, s. 6. (3) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (4) Kaikki kertomuksen taulukot on laadittu käytettyjen tietojen mahdollisimman tarkkojen arvojen perusteella. Taulukoissa luvut on pyöristetty, mikä saattaa aiheuttaa pieniä eroja yhteissummissa. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt. (5) Samanlaisia ongelmia havaittiin jo aiempien varainhoitovuosien tarkastuksissa; ks. erityisesti tilintarkastustuomioistuimen edellinen, varainhoitovuotta 2001 koskeva kertomus, kohdat 18-20 (EYVL C 326, 27.12.2002, s. 74). Taulukko 1 Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Seurantakeskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto seurantakeskuksen tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001 >TAULUKON PAIKKA> Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Seurantakeskukselta saadut tiedot. Taulukko 3 Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001Huom. Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja. Lähde: Seurantakeskukselta saadut tiedot. Taulukoissa annetaan yhteenveto seurantakeskuksen tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset 7. i) Merkittävä osa EUMC:n operatiivisesta toiminnasta on painottunut varainhoitovuoden loppupuolelle. RAXEN-verkostoon liittyvät viimeiset laskut, jotka ovat noin 50 % siirretyistä operatiivisen toiminnan määrärahoista (80 % kaikista siirretyistä määrärahoista), saadaan tavallisesti kunkin vuoden marraskuussa tai joulukuussa. Ennen kuin nämä laskut voidaan maksaa, samanaikaisesti toimitettava RAXEN-tieto on hyväksyttävä, mikä voi johtaa näiden laskujen maksamiseen seuraavan vuoden alkupuolella. ii) Tuen hidas maksaminen ja EUMC:n käytössä vuoden aikana olleiden maksumäärärahojen vähäisyys vaikuttivat epäedullisesti talousarvion ja vuoden 2002 työohjelman toteuttamiseen. EUMC pyrkii kuitenkin parantamaan talousarvion toteuttamista. 8. EUMC on yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen havainnon kanssa. EUMC ryhtyy tarpeellisiin toimiin sen varmistamiseksi, että vastaavat oikeudelliset vaatimukset täyttyvät tulevaisuudessa. 9. EUMC on yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen havainnon kanssa ja on myös ryhtynyt tarvittaviin toimiin rahojen saamiseksi ajoissa. 11. EUMC yhtyy tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin, jotka koskevat saatujen maksumäärärahojen alhaista tasoa sekä tuen viivästynyttä maksamista. EUMC on jo ryhtynyt toimiin vastaavien ongelmien välttämiseksi tulevaisuudessa ottamalla käyttöön uuden virallisen menettelyn, jonka komissio asetti vuonna 2003 ehdoksi vuosittaisen tuen saamiselle. Komissio maksaa tuen EUMC:lle nyt neljässä maksuerässä, joista jokainen maksetaan noin kuusi viikkoa EUMC:n kirjallisen pyynnön jälkeen. 12. Uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpano vuonna 2003 toi mukanaan sisäisen valvontajärjestelmän, jonka avulla pyritään vastaamaan uusiin vaatimuksiin sekä käsittelemään jo tiedossa olevia heikkouksia ja puutteellisuuksia. Osana uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanoa vuonna 2003 EUMC on järjestänyt kaikille tulojen ja menojen hyväksyjille koulutusta, jotta he osaisivat tehdä tarkan eron talousarviositoumusten laatimista koskevan valtuuttamisen ja oikeudellisten sitoumusten laatimista koskevan valtuuttamisen välillä. 13. Tammikuussa ja helmikuussa 2003 suoritettiin kaikkia tuotteita koskeva ulkopuolinen arviointi ja Wienissä pidettiin arvioijien kokous. Tulokset toimitettiin kansallisille koordinaatiokeskuksille raporttien laadun kohentamiseksi. Tilanteen edelleen parantamiseksi arviointi on jatkuvaa vuonna 2003. 14. EUMC on yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen havaintojen kanssa ja on jo ryhtynyt toimiin tällaisten ongelmien välttämiseksi tulevaisuudessa. Esimerkiksi vuonna 2003 EUMC liittyi komission tietotekniikkaa ja julkaisuja koskeviin puitesopimuksiin. EUMC on mukana myös komission parhaillaan laatimassa uudessa puitesopimuksessa, joka koskee majoitus- ja matkajärjestelyjä.