Ehdotus neuvoston päätös AKT-EY-ministerineuvostossa vahvistettavasta yhteisön kannasta Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta /* KOM/2002/0183 lopull. */



Virallinen lehti nro 291 , 26/11/2002 s. 0004 - 0032



Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS AKT-EY-ministerineuvostossa vahvistettavasta yhteisön kannasta Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta (komission esittämä) PERUSTELUT Cotonoussa 23. kesäkuuta 2000 allekirjoitetun AKT-EY-kumppanuussopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklassa todetaan, että tietyt päätökset, joilla pannaan täytäntöön Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavia sopimuksia, on hyväksyttävä AKT-EY-ministerineuvostossa. 1. Sopimuksia koskevat yleiset määräykset Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28 artiklassa todetaan, että Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien sopimusten myöntämisessä sovelletaan liitteen IV määräyksiä sekä menettelyjä, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. Kyseisten menettelyjen on oltava liitteen IV määräysten ja kolmansien maiden kanssa tehtävää yhteistyötä koskevien yhteisön hankintasääntöjen mukaisia. Komissio hyväksyi 10. marraskuuta 1999 EY:n ja kolmansien maiden yhteistyöhön liittyviä palvelu-, toimitus- ja rakennusurakkasopimuksia koskevan ohjekirjan. Tässä ohjekirjassa määrätään julkisia hankintoja koskevista yksinkertaistetuista menettelyistä, joita sovelletaan kaikkiin EY:n yhteistyöohjelmiin kolmansien maiden kanssa lukuun ottamatta - alkuvaiheessa - Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettuja sopimuksia. Liitteen IV ja ohjekirjan määräykset ovat suurelta osin samoja, lukuun ottamatta joitakin liitteen IV artikloja, joilla pannaan täytäntöön AKT-EY-kumppanuuden erityisperiaatteita (etuuskohteluita, hätäapusopimuksia jne.). Edellä mainitun 28 artiklan määräysten mukaisesti AKT-EY-ministerineuvoston hyväksyttäväksi jätetyt uudet yleiset määräykset ovat näin ollen sekä ohjekirjan mukaisia että sen mukaisia, mitä AKT-EY-kumppanuudesta liitteen IV muissa artikloissa erityisesti määrätään. Tarvittaessa määräyksiä voidaan tarkistaa, jotta taataan niiden yhtenäisyys Euroopan yhteisön muissa ulkoisen avun ohjelmissa sovellettavien sääntöjen kanssa samalla kun otetaan huomioon AKT-EY-kumppanuuden erityispiirteet. 2. Sopimuksia koskevat yleiset ehdot Cotonoun sopimuksen liitteen IV 29 artiklassa määrätään, että Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimusten täytäntöönpanoon ensisijaisesti sovelletaan rahaston rahoittamiin sopimuksiin sovellettavia yleisiä ehtoja, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. AKT-EY-ministerineuvoston hyväksyi 29. maaliskuuta 1990 päätöksellään N:o 3/90 Euroopan kehitysrahastosta rahoitettaviin rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimuksiin sovellettavat yleiset sopimusehdot. Näitä yleisiä sopimusehtoja on siitä alkaen käytetty sekä AKT-valtioiden että komission ja taloudellisten toimijoiden tyytyväisyydeksi. Komissio on kehittänyt näiden yleisten sopimusehtojen perusteella yleiset sopimusehdot, joita sovelletaan Euroopan yhteisön rahoittamiin rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimuksiin. Näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan kaikkiin yhteisön yhteistyöohjelmiin kolmansien maiden kanssa, alkuvaiheessa ei kuitenkaan Euroopan kehitysrahaston varoista rahoitettaviin sopimuksiin. Nämä yleiset sopimusehdot ovat edellä mainittuun päätökseen N:o 3/90 liitettyjä sopimusehtoja toimivammat, mutta niitä tarkistetaan parhaillaan ensimmäisenä soveltamisvuonna saatujen kokemusten perusteella. Näin ollen ei vaikuta perustellulta soveltaa niitä vielä Euroopan kehitysrahaston varoista rahoitettaviin sopimuksiin. Näin ollen AKT-EY-ministerineuvostolle esitetään, että 29. maaliskuuta 1990 tehdyllä päätöksellä N:o 3/90 hyväksyttyjen yleisten sopimusehtojen soveltamista jatketaan. Nämä yleiset sopimusehdot vaikuttavat edelleen soveltuvilta AKT-EY-yhteistyöhön. Kun Euroopan yhteisön rahoittamiin sopimuksiin sovellettavat yleiset sopimusehdot on tarkistettu, AKT-EY-ministerineuvostolle esitetään luonnos päätökseksi päätöksen N:o 3/90 liitteenä olevien tekstien korvaamiseksi. 3. Riitojen ratkaisu Cotonoun sopimuksen liitteen IV 30 artiklassa määrätään, että AKT-valtion viranomaisten ja urakoitsijan, toimittajan tai palvelujen tarjoajan väliset mahdolliset riidat Euroopan kehitysrahaston rahoittaman kansainvälisen sopimuksen täytäntöönpanon aikana ratkaistaan välimiesmenettelyllä niiden menettelysääntöjen mukaisesti, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. AKT-EY-ministerineuvosto hyväksyi 29. maaliskuuta 1990 päätöksellään N:o 3/90 Euroopan kehitysrahastosta rahoitettaviin sopimuksiin sovellettavat sovittelu- ja välimiesmenettelysäännöt. Näitä nimenomaan Euroopan kehitysrahastosta rahoitettaviin hankkeisiin sovellettavia sääntöjä on siitä alkaen käytetty sekä AKT-valtioiden että komission ja taloudellisten toimijoiden tyytyväisyydeksi. Näin ollen AKT-EY-ministerineuvostolle esitetään, että Euroopan kehitysrahastosta rahoitettaviin sopimuksiin sovelletaan edelleen sovittelu- ja välimiesmenettelysääntöjä sellaisina kuin ne on hyväksytty 29. maaliskuuta 1990 tehdyllä päätöksellä N:o 3/90. 4. Seurantatoimet Komission yksiköt ovat laatineet edellä mainitun ohjekirjan soveltamista varten käytännön oppaan Euroopan yhteisön ulkoisen avun sopimusten myöntämisestä. Oppaassa on yksityiskohtaiset selitykset ohjekirjassa mainituista menettelytavoista sekä asiakirjamallit menettelyjen kaikkia vaiheita varten. Lisäksi on annettu koulutusta sekä komission yksiköissä että edunsaajamaissa. Euroopan kehitysrahastosta rahoitettavien sopimusten uusien yleisten määräysten soveltamisen helpottamiseksi tehdään vastaavat toimet. Laaditaan käytännön opas Euroopan kehitysrahastosta rahoitettavien sopimusten omista menettelyistä ja oppaaseen liitetään näitä sopimuksia koskevat malliasiakirjat. Järjestetään seminaareja ja muita koulutustilaisuuksia, joissa tutustutaan noudatettaviin menettelytapoihin. Edellä esitetyistä syistä komissio ehdottaa, että neuvosto hyväksyy liitteenä olevan päätöksen. Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS AKT-EY-ministerineuvostossa vahvistettavasta yhteisön kannasta Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 310 artiklan yhdessä 300 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan kanssa, ottaa huomioon komission ehdotuksen, sekä katsoo seuraavaa: (1) Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28 artiklassa määrätään, että Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien sopimusten myöntämiseen sovelletaan liitteen IV määräyksiä sekä menettelyjä, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. (2) Cotonoun sopimuksen liitteen IV 29 artiklassa määrätään, että Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimusten täytäntöönpanoon ensisijaisesti sovelletaan rahaston rahoittamiin sopimuksiin sovellettavia yleisiä ehtoja, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. (3) Cotonoun sopimuksen liitteen IV 30 artiklassa määrätään, että AKT-valtion viranomaisten ja urakoitsijan, toimittajan tai palvelujen tarjoajan väliset mahdolliset riidat Euroopan kehitysrahaston rahoittaman kansainvälisen sopimuksen täytäntöönpanon aikana ratkaistaan välimiesmenettelyllä niiden menettelysääntöjen mukaisesti, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. (4) Olisi määriteltävä AKT-EY-ministerineuvostossa vahvistettava yhteisön kanta, jotta AKT-EY-ministerineuvosto voisi tehdä päätöksen edellä mainitun liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla AKT-EY-ministerineuvostossa vahvistettava yhteisön kanta Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta perustuu tämän päätöksen liitteenä olevaan luonnokseen AKT-EY-ministerineuvoston päätökseksi. 2 artikla Päätösluonnokseen voidaan tehdä vähäisiä muutoksia ilman neuvoston erillistä päätöstä. Tehty Brysselissä Neuvoston puolesta Puheenjohtaja LIITE LUONNOS AKT-EY-MINISTERINEUVOSTON PÄÄTÖS Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta AKT-EY-MINISTERINEUVOSTO, joka ottaa huomioon 23 päivänä kesäkuuta 2000 Cotonoussa allekirjoitetun AKT-EY-kumppanuussopimuksen ja erityisesti liitteen IV 28-30 artiklan, ottaa huomioon edellä mainituissa artikloissa tarkoitetun kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean lausunnon, sekä katsoo seuraavaa: 1. Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28 artiklassa määrätään, että Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien sopimusten myöntämiseen sovelletaan liitteen IV määräyksiä sekä menettelyjä, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. 2. Cotonoun sopimuksen liitteen IV 29 artiklassa määrätään, että Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimusten täytäntöönpanoon ensisijaisesti sovelletaan rahaston rahoittamiin sopimuksiin sovellettavia yleisiä ehtoja, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. 3. Cotonoun sopimuksen liitteen IV 30 artiklassa määrätään, että AKT-valtion viranomaisten ja urakoitsijan, toimittajan tai palvelujen tarjoajan väliset mahdolliset riidat Euroopan kehitysrahaston rahoittaman kansainvälisen sopimuksen täytäntöönpanon aikana ratkaistaan välimiesmenettelyllä niiden menettelysääntöjen mukaisesti, jotka hyväksytään ministerineuvoston päätöksellä kehitysrahoitusyhteistyön AKT-EY-komitean suosituksesta. 4. On aiheellista määrätä johdanto-osan edellisissä kappaleissa tarkoitettuihin yhdeksännen Euroopan kehitysrahaston sekä kaikkien tulevien rahastojen varoista rahoitettaviin sopimuksiin sovellettavista sopimuksia koskevista yleisistä määräyksistä, yleisistä sopimusehdoista ja sovittelu- ja välimiesmenettelyä koskevista säännöistä. 5. On aiheellista antaa uudet sopimuksia koskevat yleiset määräykset, jotka noudattavat kolmansien maiden kanssa tehtävään yhteistyöhön sovellettavia julkisia hankintoja koskevia yhteisön sääntöjä edellä mainitun 28 artiklan määräysten mukaisesti. 6. Sitä vastoin AKT-EY-ministerineuvoston 29 päivänä maaliskuuta 1990 päätöksellä N:o 3/90 hyväksymät yleiset sopimusehdot sekä sovittelu- ja välimiesmenettelyn säännöt näyttävät edelleen soveltuvan AKT-EY-yhteistyöhön. On siis paikallaan jatkaa niiden voimassaoloa. 7. On aiheellista määrätä menettelystä yleisten määräysten ja yleisten sopimusehtojen mukauttamiseksi, jotta voidaan varmistaa niiden yhtenäisyys Euroopan yhteisön ulkoisen yhteistyön muissa ohjelmissa sovellettavien vastaavien sääntöjen kanssa AKT-EY-kumppanuuden erityispiirteet huomioon ottaen. 8. On aiheellista toteuttaa useita seurantatoimia seminaarien ja sopimusten tekemistä käsittelevän käytännön oppaan muodossa, jotta asianomaiset voisivat tutustua edellä mainittuihin yleisiin määräyksiin ja yleisiin sopimusehtoihin, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla - Yleiset määräykset Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien sopimusten valmisteluun ja sen rahoittamiin hankintoihin sovelletaan liitteenä olevia Euroopan kehitysrahastosta rahoitettavien rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimusten yleisiä määräyksiä. 2 artikla - Yleiset sopimusehdot Ellei AKT-EY-kumppanuussopimuksen liitteen IV 29 artiklan määräyksistä muuta johdu, Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettavien sopimusten täytäntöönpanoon sovelletaan seuraavia sääntöjä: a) Euroopan kehitysrahaston rahoittamiin rakennusurakkasopimuksiin sovellettavat yleiset ehdot, b) Euroopan kehitysrahaston rahoittamiin toimitussopimuksiin sovellettavat yleiset ehdot, c) Euroopan kehitysrahaston rahoittamiin palvelusopimuksiin sovellettavat yleiset ehdot, sellaisina kuin ne on hyväksytty 29 päivänä maaliskuuta 1990 tehdyllä AKT-EY-ministerineuvoston päätöksellä N:o 3/90. 3 artikla - Tarkistukset AKT-EY-ministerineuvosto voi tarkistaa yleisiä määräyksiä ja yleisiä sopimusehtoja varmistaakseen niiden yhtenäisyyden Euroopan yhteisön ulkoisen yhteistyön muissa ohjelmissa sovellettavien vastaavien sääntöjen kanssa ottaen huomioon AKT-EY-kumppanuuden erityispiirteet. 4 artikla - Riitojen ratkaisu Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettaviin sopimuksiin liittyvät riidat ratkaistaan sovellettavien yleisten ja erityisten sopimusehtojen mukaan sovittelu- tai välimiesmenettelyllä, ja tässä noudatetaan AKT-EY-ministerineuvoston 29 päivänä maaliskuuta 1990 päätöksellä N:o 3/90 näitä sopimuksia varten hyväksymiä sovittelu- ja välimiesmenettelyn sääntöjä. 5 artikla - Soveltaminen Edellä 1 ja 2 artiklassa tarkoitettuja yleisiä määräyksiä ja yleisiä sopimusehtoja sovelletaan yhdeksännen Euroopan kehitysrahaston varoin rahoitettaviin sopimuksiin. Niitä sovelletaan kaikkien tulevien rahastojen varoin AKT-EY-kumppanuussopimuksen nojalla rahoitettaviin sopimuksiin, ellei AKT-EY-ministerineuvosto toisin päätä. 6 artikla - Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan AKT-EY-kumppanuussopimuksen voimaantulopäivänä. 7 artikla - Täytäntöönpanotoimet AKT-valtioiden, yhteisön jäsenvaltioiden ja yhteisön on omalta osaltaan toteutettava tämän päätöksen täytäntöönpanon edellyttämät toimenpiteet. Erityisesti AKT-valtioiden ja komission on huolehdittava seurantatoimista, jotka helpottavat 1 ja 2 artiklassa tarkoitettujen yleisten määräysten ja yleisten sopimusehtojen soveltamista. Tehty AKT-EY-ministerineuvoston puolesta Puheenjohtaja LIITE YLEISET MÄÄRÄYKSET Euroopan kehitysrahaston (EKR) rahoittamat palveluhankintoja, tavaranhankintoja ja rakennusurakoita koskevat sopimukset SISÄLLYSLUETTELO I OSA KAIKKIEN HANKINTASOPIMUSTEN YHTEYDESSÄ SOVELLETTAVAT PERUSTOIMENPITEET 1. JOHDANTO 2. SOPIMUSKELPOISUUS 2.1. Kansalaisuutta ja alkuperää koskeva sääntö 2.2. Poikkeukset kansalaisuutta ja alkuperää koskevasta säännöstä 2.3. Tilanteet, joissa hankintamenettelyyn osallistuminen on poissuljettu 2.4. Osallistuminen tasapuolisin ehdoin 3. HANKINTAMENETTELYT 3.1. Avoin menettely 3.2. Rajoitettu menettely 3.3. Yksinkertaistettu menettely 3.4. Puitesopimus 3.5. Julkisoikeudellisten laitosten toteuttamat toimet (työohjelma) 3.6. Humanitaarinen ja hätäapu 3.7. Tarjouskilpailukutsua koskevat yksityiskohtaiset säännöt 3.8. Etuudet 4. SOPIMUSTEN VALINTA- JA RATKAISUPERUSTEET 5. LYKKÄYSEHDON SISÄLTÄVÄ TARJOUSPYYNTÖ 6. HANKINTAMENETTELYN PERUUTTAMINEN 7. AMMATTIETIIKKAA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET 8. MUUTOKSENHAKUKEINOT II OSA PALVELUHANKINTOJA KOSKEVIEN SOPIMUSTEN YHTEYDESSÄ SOVELLETTAVAT ERITYISTOIMENPITEET 9. JOHDANTO 10. HANKINTAMENETTELYJÄ KOSKEVAT PERIAATTEET 10.1. Arvoltaan vähintään 200 000 euron sopimukset 10.1.1. Rajoitettu menettely 10.1.2. Neuvottelumenettely 10.2. Arvoltaan alle 200 000 euron sopimukset 10.2.1. Puitesopimus ja yksinkertaistettu menettely 11. RAJOITETTU KANSAINVÄLINEN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN VÄHINTÄÄN 200 000 EURON SOPIMUKSIIN) 11.1. Sopimusilmoitusten julkaiseminen 11.1.1. Ennakkoilmoitusten julkaiseminen (sopimuksia koskevat ennakkoilmoitukset) 11.1.2. Palvelusopimusta koskevien ilmoitusten julkaiseminen 11.2. Suppean luettelon laatiminen 11.3. Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen ja sisältö 11.4. Ratkaisuperusteet 11.5. Menettelyn aikana annettavat lisätiedot 11.6. Tarjousten viimeinen jättöpäivä 11.7. Tarjousten voimassaoloaika 11.8. Tarjousten jättäminen 11.9. Tarjousten avaaminen 11.10. Tarjousten analysoiminen 11.10.1. Teknisten tarjousten arviointi 11.10.2. Rahoitustarjousten arviointi 11.11. Hankintasopimuksen tekeminen 11.11.1. Toimeksisaajan valitseminen 11.11.2. Tarjouskilpailun ratkaisua koskeva ilmoitus 11.11.3. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen 11.12. Asiantuntijoiden hyväksyminen 11.13. Mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja asiantuntijoiden korvaaminen 12. ARVOLTAAN ALLE 200 000 EURON SOPIMUSTEN TEKEMISTÄ KOSKEVAT YKSITYISKOHTAISET SÄÄNNÖT 12.1. Puitesopimus 12.2. Yksinkertaistettu menettely III OSA TAVARANHANKINTOJA KOSKEVIIN SOPIMUKSIIN SOVELLETTAVAT ERITYISTOIMENPITEET 13. JOHDANTO 14. HANKINTAMENETTELYJÄ KOSKEVAT PERIAATTEET 14.1. Arvoltaan yli 150 000 euron sopimuksia koskevat periaatteet 14.1.1. Avoin menettely 14.1.2. Neuvottelumenettely 14.2. Arvoltaan 30 000-150 000 euron sopimukset 14.2.1. Paikallisesti ilmoitettava avoin menettely 14.2.2. Neuvottelumenettely 14.3. Arvoltaan alle 30 000 euron sopimukset 14.3.1. Yksinkertaistettu menettely 15. AVOIN KANSAINVÄLINEN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN YLI 150 000 EURON SOPIMUKSIIN) 15.1. Sopimusilmoitusten julkaiseminen 15.1.1. Tavaranhankintasopimuksia koskevien ilmoitusten julkaiseminen 15.2. Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen ja sisältö 15.3. Valinta- ja ratkaisuperusteet 15.4. Menettelyn aikana annettavat lisätiedot 15.5. Tarjousten viimeinen jättöpäivä 15.6. Tarjousten voimassaoloaika 15.7. Tarjousten jättäminen 15.8. Tarjousten avaaminen 15.9. Tarjousten analysoiminen 15.10. Hankintasopimuksen tekeminen 15.10.1. Toimeksisaajan valitseminen 15.10.2. Tarjouskilpailun ratkaisua koskeva ilmoitus 15.10.3. Sopimuksen allekirjoittaminen 16. PAIKALLISESTI ILMOITETTAVA AVOIN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN 30 000-150 000 EURON SOPIMUKSIIN) 17. YKSINKERTAISTETTU MENETTELY (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN ALLE 30 000 EURON SOPIMUKSIIN) IV OSA RAKENNUSURAKOITA KOSKEVIEN SOPIMUSTEN YHTEYDESSÄ SOVELLETTAVAT ERITYISTOIMENPITEET 18. JOHDANTO 19. HANKINTAMENETTELYJÄ KOSKEVAT PERIAATTEET 19.1. Arvoltaan yli 5 000 000 euron sopimukset 19.1.1. Avoin menettely 19.1.2. Neuvottelumenettely 19.2. Arvoltaan 300 000-5 000 000 euron sopimukset 19.2.1. Paikallisesti ilmoitettava avoin menettely 19.2.2. Neuvottelumenettely 19.3. Arvoltaan alle 300 000 euron sopimukset 19.3.1. Yksinkertaistettu menettely 20. AVOIN KANSAINVÄLINEN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN YLI 5 000 000 EURON SOPIMUKSIIN) 20.1. Sopimusilmoitusten julkaiseminen 20.1.1. Urakkasopimuksia koskevien ilmoitusten julkaiseminen 20.2. Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen ja sisältö 20.3. Valinta- ja ratkaisuperusteet 20.4. Menettelyn aikana annettavat lisätiedot 20.5. Tarjousten viimeinen jättöpäivä 20.6. Tarjousten voimassaoloaika 20.7. Tarjousten jättäminen 20.8. Tarjousten avaaminen 20.9. Tarjousten analysoiminen 20.10. Hankintasopimuksen tekeminen 20.10.1. Toimeksisaajan valitseminen 20.10.2. Tarjouskilpailun ratkaisua koskeva ilmoitus 20.10.3. Sopimuksen allekirjoittaminen 21. PAIKALLISESTI ILMOITETTAVA AVOIN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN 300 000-5 000 000 EURON SOPIMUKSIIN) 22. YKSINKERTAISTETTU MENETTELY (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN ALLE 300 000 EURON SOPIMUKSIIN) LIITTEET LIITE 1 TARJOUSKILPAILUKUTSUA KOSKEVAT YKSITYISKOHTAISET SÄÄNNÖT LIITE 2 MÄÄRITELMÄT I OSA KAIKKIEN HANKINTASOPIMUSTEN YHTEYDESSÄ SOVELLETTAVAT PERUSTOIMENPITEET 1. JOHDANTO Euroopan kehitysrahaston (EKR) varoista rahoitettavia palveluhankintoja, tavaranhankintoja ja rakennusurakoita koskevien sopimusten tekoon sovelletaan näitä yleisiä määräyksiä. Näihin yleisiin määräyksiin sisältyvät hankintasopimuksiin osallistumista määräävät periaatteet ja edellytykset, tarjouksentekijöille annettavat ohjeet ja hankintasopimusten tekoa määräävät periaatteet ja edellytykset. Palveluhankintoja, tavaranhankintoja ja rakennusurakoita koskevien sopimusten täytäntöönpanoon sovelletaan a) kaikkiin EKR:n rahoittamia hankintoja koskevien sopimusten luokkiin sovellettavia yleisiä sopimusehtoja b) yhteisrahoitettujen hankkeiden ja ohjelmien osalta tai kun myönnetään poikkeus täytäntöönpanon antamiseksi kolmannen osapuolen tehtäväksi tai muissa soveltuvissa tapauksissa kaikkia muita kyseisten AKT-maiden ja yhteisön hyväksymiä yleisiä ehtoja, jollaisia ovat - kyseisen AKT-valtion kansallisessa lainsäädännössä annetut yleiset ehdot tai kyseisen valtion hyväksymät kansainvälisiä hankintasopimuksia koskevat menettelytavat - kaikki muut kansainväliset hankintasopimuksia koskevat yleiset ehdot c) erityisohjeet. Tiettyyn hankintasopimusluokkaan sovellettaviin yleisiin sopimusehtoihin sisältyvät hallintoa ja rahoitusta koskevat sekä oikeudellis- ja teknisluonteiset sopimuslausekkeet. Kuhunkin hankintasopimukseen sovellettaviin erityisohjeisiin sisältyvät yleisten sopimusehtojen muutokset, erityiset sopimuslausekkeet, tekniset eritelmät ja kaikki muut hankintasopimuksiin liittyvät seikat. Kaikkiin näissä yleisissä määräyksissä käsittelemättömiin kysymyksiin sovelletaan toimeksiantajavaltion kansallista lakia (kansallista lainsäädäntöä). 2. SOPIMUSKELPOISUUS Kelpoisuussäännöksiksi kutsutaan säännöksiä, joissa määritellään tarjouspyyntöihin ja hankintamenettelyyn osallistumaan oikeutettujen toimijoiden kelpoisuusehdot. Säännökset koskevat luonnollisten henkilöiden kansalaisuutta, oikeushenkilöiden kotipaikkavaltiota ja hankintojen alkuperää. 2.1. Kansalaisuutta ja alkuperää koskeva sääntö a) Tarjouskilpailuihin voivat osallistua ja EKR:n rahoittamia sopimuksia voivat saada tasapuolisin ehdoin - AKT-valtioiden ja jäsenvaltioiden luonnolliset henkilöt, yritykset taikka julkiset tai puolijulkiset virastot - jäsenvaltioiden ja/tai AKT-valtioiden osuuskunnat ja muut julkis- tai yksityisoikeuden soveltamisalaan kuuluvat oikeushenkilöt - AKT-valtioiden yritysten ja/tai jäsenvaltioiden yritysten yhteisyritykset tai ryhmittymät. Kansalaisuutta koskevaa sääntöä sovelletaan myös yhteisön rahoittamiin tarjouspyyntöihin tai palveluja koskeviin hankintamenettelyihin osallistuvien palveluja tarjoavien yhtiöiden ehdottamiin asiantuntijoihin. Sen varmistamiseksi, että kansalaisuutta koskevaa sääntöä noudatetaan, tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätään, että tarjoajien on ilmoitettava kansalaisuutensa esittämällä asiasta kansallisen lakinsa mukaiset tavanomaiset todisteet. b) Kaikkien hankintasopimusten yhteydessä tehtyjen hankintojen on oltava peräisin yhteisöstä ja/tai AKT-valtioista. Sama koskee sellaisia toimeksisaajan urakka- ja palvelusopimusten yhteydessä tekemiä hankintoja ja tarvikkeita, joista on tarkoitus tulla osa hankkeeseen kuuluvaa omaisuutta sopimuksen täytyttyä. Tässä yhteydessä käsitteen "peräisin olevat tuotteet" määritelmää arvioidaan asiaa koskevien kansainvälisten sopimusten [1] perusteella, ja yhteisöstä peräisin oleviin tuotteisiin katsotaan kuuluviksi myös merentakaisista maista, merentakaisilta alueilta ja merentakaisista departementeista peräisin olevat tuotteet. [1] Erityisesti AKT-EY-kumppanuussopimuksen liitteeseen V sisältyvään pöytäkirjaan 1 verrattuna. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan hankintojen alkuperä. Toimeksisaajan on ehdottomasti esitettävä käyttämiensä välineiden alkuperätodistukset hankintaviranomaiselle joko tuodessaan hankinnat AKT-valtioon tai näiden hankintojen tilapäisen vastaanottamisen tai ensimmäisen laskun vastaanottamisen yhteydessä. Käytetty vaihtoehto vahvistetaan kussakin sopimuksessa tapauskohtaisesti. Alkuperätodistuksen on oltava tätä tarkoitusta varten hankintojen alkuperämaassa tai siinä maassa, jonka kansalainen tavarantoimittaja on, nimetyn viranomaisen kyseisen maan allekirjoittamien kansainvälisten sopimusten mukaisesti laatima. AKT-valtion hankintaviranomainen tarkistaa, että alkuperätodistus on toimitettu asianmukaisesti. Jos alkuperän osalta on vakavia epäilyjä, komission yksiköiden on otettava kantaa asiaan. 2.2. Poikkeukset kansalaisuutta ja alkuperää koskevasta säännöstä Järjestelmän parhaan mahdollisen kustannustehokkuuden varmistamiseksi AKT-valtioiden ulkopuolisten kehitysmaiden luonnollisten tai oikeushenkilöiden voidaan antaa osallistua yhteisön rahoittamiin sopimuksiin asianomaisen AKT-valtion pyynnöstä. Asianomaisten AKT-valtioiden on kussakin tapauksessa toimitettava lähetystön päällikölle tiedot, jotka yhteisö tarvitsee päättääkseen tällaisesta poikkeuksesta, ja erityistä huomiota on kiinnitettävä a) asianomaisen AKT-valtion maantieteelliseen sijaintiin b) jäsenvaltioiden ja AKT-valtioiden urakoitsijoiden, tavaroiden ja palvelujen toimittajien sekä konsulttien kilpailukykyyn c) tarpeeseen välttää sopimuksen täytäntöönpanosta aiheutuvien kustannusten liiallista nousua d) kuljetusvaikeuksiin tai viivästyksiin toimitusaikojen tai muiden vastaavien ongelmien vuoksi e) paikallisiin olosuhteisiin parhaiten soveltuvaan teknologiaan. Kolmansien maiden osallistuminen yhteisön rahoittamiin sopimuksiin voidaan sallia myös, jos a) yhteisö osallistuu kyseisiä maita koskevien alueellisten tai alueiden välisten järjestelyjen rahoittamiseen b) kyse on yhteisrahoitetuista hankkeista ja ohjelmista c) kyse on hätäavusta. Poikkeustapauksissa ja yhteisymmärryksessä komission kanssa palvelusopimuksiin voi osallistua konsulttiyrityksiä, joissa on asiantuntijoina kolmansien maiden kansalaisia. Lisäksi hankintaviranomainen päättää toimien täytäntöönpanon aikana seuraavista asioista ja antaa kyseiset päätökset lähetystön päällikön tiedoksi: a) tuotteiden hankkimisesta paikallisilta markkinoilta niiden alkuperästä riippumatta b) sellaisten rakennusvälineiden ja -koneiden käytöstä, jotka eivät ole peräisin jäsenvaltioista tai AKT-valtioista, edellyttäen että vastaavia välineitä ja koneita ei valmisteta yhteisössä ja AKT-valtioissa. 2.3. Tilanteet, joissa hankintamenettelyyn osallistuminen on poissuljettu Tarjouskilpailuihin ja hankintamenettelyyn ei voi osallistua sellainen luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka/jonka: a) on konkurssissa, purkamiseen liittyvässä tai muussa selvitystilassa, on sopinut akordista velkojien kanssa tai on keskeyttänyt liiketoimintansa taikka on muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvan menettelyn alainen b) on asianosaisena oikeudenkäynnissä, jonka tarkoituksena on konkurssiin asettaminen, yhtiön purkaminen tai muuhun selvitystilaan asettaminen tai akordikäsittely, taikka muussa vastaavassa kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvassa oikeudenkäyntimenettelyssä c) on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta d) on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomaiset voivat näyttää toteen e) on laiminlyönyt velvollisuutensa suorittaa sen valtion, johon hän on sijoittautunut, lainsäädännön mukaisia sosiaaliturvamaksuja f) on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa sen valtion, johon hän on sijoittautunut, lainsäädännön mukaisia veroja g) on vakavasti syyllistynyt väärien tietojen antamiseen hankintaviranomaisen vaatiessa sellaisia tietoja, joita tarjouskilpailuun tai sopimukseen osallistuminen edellyttää h) on todettu laiminlyöneen vakavasti sopimusvelvoitteitaan joko saman hankintaviranomaisen kanssa tehdyn sopimuksen tai jonkin muun yhteisön varoista rahoitetun sopimuksen yhteydessä i) on kysymyksessä olevan tarjouspyynnön tai sopimuksen osalta jossain kohdassa 7 ("Ammattietiikkaa koskevat määräykset") mainituista tilanteista, joissa hankintamenettelyyn osallistuminen on poissuljettu. Ehdokkaiden on esitettävä (rajoitetun menettelyn ensimmäisessä vaiheessa) hakemuksensa tueksi vakuutus, jossa todistetaan, etteivät he ole jossain edellä mainituissa kohdissa tarkoitetuista tilanteista. Tarjoajien on esitettävä (rajoitetun menettelyn toisessa vaiheessa tai avoimen menettelyn ensimmäisessä ja ainoassa vaiheessa) hakemustensa tueksi sen maan lainsäädännön, johon he ovat sijoittautuneet, mukaiset tavanomaiset todistukset siitä, etteivät he ole missään edellä olevissa a), b), c), e) ja f) kohdissa mainituista tilanteista. Näiden todistusten tai asiakirjojen on oltava päivätty aikaisintaan 180 vuorokautta ennen hakemuksen viimeistä jättöpäivää. Lisäksi tarjoajien on esitettävä vakuutus, jossa todistetaan, ettei heidän tilanteensa ole muuttunut kyseisten todistusten antamispäivän jälkeen. 2.4. Osallistuminen tasapuolisin ehdoin AKT-valtiot ja komissio toteuttavat tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen mahdollisimman laajan osallistumisen palvelu- ja toimitussopimuksia sekä rakennusurakoita koskeviin tarjouspyyntöihin tasapuolisin ehdoin; näihin toimenpiteisiin sisältyy tarvittaessa se, että a) varmistetaan tarjouspyyntöjen julkaiseminen Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, Internetissä ja kunkin AKT-valtion virallisessa lehdessä sekä mahdollisesti muissa asianmukaisissa viestimissä b) poistetaan syrjivät käytännöt tai tekniset määräykset, jotka voisivat ehkäistä laajaa osallistumista tasapuolisin ehdoin c) rohkaistaan yhteistyötä jäsenvaltioiden yritysten ja AKT-valtioiden yritysten välillä d) varmistetaan, että kaikki sopimuksen myöntämisperusteet yksilöidään tarjouspyyntöasiakirjassa e) varmistetaan, että valittu tarjous vastaa tarjouspyyntöasiakirjan vaatimuksia sekä siinä mainittuja sopimuksen myöntämisperusteita. 3. HANKINTAMENETTELYT Hankintasopimusten tekemisen perusperiaatteena on, että niiden yhteydessä esitetään kilpailupyyntö. Kilpailupyynnöllä on seuraavat kaksi tavoitetta: a) varmistaa toiminnan avoimuus b) saavuttaa palvelujen, tavaranhankintojen ja urakoiden toivottu laatutaso parhain mahdollisin hintaehdoin. On olemassa erityyppisiä hankintamenettelyjä, joiden kilpailuttamisasteet poikkeavat toisistaan. 3.1. Avoin menettely Avoimeen menettelyyn sisältyy yleinen kilpailupyyntö. Kun on kyse avoimesta menettelystä, sopimusta koskeva ilmoitus julkaistaan mahdollisimman laajan yleisön tavoittamiseksi joko Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, kunkin AKT-valtion virallisessa lehdessä, Internetissä ja tarvittaessa myös jossakin muussa tarkoitukseen soveltuvassa tiedotusvälineessä. Avoimessa menettelyssä kaikki ne luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, jotka haluavat tehdä tarjouksen, saavat pyynnöstä tarjouspyyntöasiakirjat (joko maksua vastaan tai veloituksetta) sopimusilmoituksessa vahvistettujen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti. Toimeksisaaja valitaan saatujen tarjousten analysoinnin yhteydessä valintamenettelyn avulla (toisin sanoen tarkistetaan tarjoajien sopimuskelpoisuus sekä heidän luottokelpoisuutensa ja taloudelliset, tekniset ja ammatilliset edellytyksensä) ja ratkaisemismenettelyn avulla (toisin sanoen vertailemalla tarjouksia toimeksisaajan valitsemiseksi) kohdassa 4 ("Valinta- ja ratkaisuperusteet") esitetyin perustein. Minkäänlaisiin neuvotteluihin ei ole lupa ryhtyä. 3.2. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä hankintaviranomainen kutsuu rajoitetun määrän ehdokkaita osallistumaan tarjouskilpailuun. Ennen tarjouskilpailukutsujen lähettämistä hankintaviranomainen laatii luettelon lukumäärältään rajoitetusta ehdokasjoukosta; tähän joukkoon kuuluvien ehdokkaiden ammatillinen pätevyys täyttää sopimusta koskevassa julkaistussa ilmoituksessa esitetyt vaatimukset. Valintamenettely, jonka avulla laajasta luettelosta (kaikki julkaistuun ilmoitukseen vastanneet ehdokkaat) voidaan siirtyä suppeaan luetteloon, toteutetaan yleensä sopimusilmoituksen - joka julkaistaan joko Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, Internetissä, AKT-valtioiden virallisissa lehdissä ja tarvittaessa myös jossakin muussa tarkoitukseen soveltuvassa tiedotusvälineessä - julkaisemisen seurauksena saapuneiden hakemusten analysoinnin yhteydessä. Tämän jälkeen hankintaviranomainen toimittaa suppeaan listaan hyväksytyille ehdokkaille tarjouspyyntökirjeen ja tarjouspyyntöasiakirjat. Toimeksisaaja valitaan tarjousten analysoimisen jälkeen noudattamalla ratkaisemismenettelyä (katso kohta 4, "Valinta- ja ratkaisuperusteet"). Minkäänlaisiin neuvotteluihin ei ole lupa ryhtyä. 3.3. Yksinkertaistettu menettely Yksinkertaistetussa menettelyssä hankintaviranomainen kuulee valitsemiaan ehdokkaita ja määrää heidän kanssaan sopimusehdot erittelyjen perusteella. Tämän menettelyn päättyessä hankintaviranomainen hyväksyy taloudellisesti edullisimman tarjouksen. 3.4. Puitesopimus Tässä menettelyssä komissio esittää rajoitetun tarjouspyynnön, valitsee ehdokkaat ja laatii sitten esitettyjen puitetarjousten perusteella luettelon mahdollisista sopimuspuolista, joilta voidaan pyytää asiantuntijoita käytettäviksi kuhunkin suunnittelukilpailun sisältämään erityisalaan liittyviin erityistehtäviin. Kunkin erityissopimuksen (tehtävän) yhteydessä hankintaviranomainen pyytää luetteloon hyväksyttyjä sopimuspuolia esittämään puitesopimuksensa määrittelemien rajojen mukaisen ehdotuksen. Taloudellisesti edullisin ehdotus hyväksytään. 3.5. Julkisoikeudellisten laitosten toteuttamat toimet (työohjelma) Kun on kyse yhden tarjouksen perusteella tehtävistä sopimuksista, hankkeiden ja ohjelmien täytäntöönpanijoina ovat asianomaisen AKT-valtion tai asianomaisten AKT-valtioiden julkiset tai puolijulkiset virastot tai yksiköt (julkisoikeudellisten laitosten toteuttamat toimet) taikka toiminnon toteutuksesta vastaava henkilö. Yhteisö osallistuu toteutuksesta vastaavan yksikön kustannuksiin antamalla sen käyttöön siltä puuttuvia laitteita ja/tai materiaaleja ja/tai varoja, jotta se voisi hankkia tarvittavaa lisähenkilöstöä eli asiantuntijoita asianomaisista tai muista AKT-valtioista. Yhteisön osallistuminen kattaa ainoastaan täydentävistä toimenpiteistä ja väliaikaisista menoista aiheutuvat kustannukset, jotka liittyvät puhtaasti kyseisen hankkeen vaatimuksiin. 3.6. Humanitaarinen ja hätäapu Humanitaarista ja hätäapua koskevat sopimukset on tehtävä tilanteen kiireellisyyden edellyttämällä tavalla. Tätä varten AKT-valtio voi humanitaariseen ja hätäapuun liittyvien toimintojensa osalta sallia yhteisymmärryksessä lähetystön päällikön kanssa kaikkien a) suorien sopimusten tekemisen neuvottelumenettelyn avulla b) julkisoikeudellisten laitosten toteuttamat toimet c) täytäntöönpanon erityisvirastojen välityksellä d) suoran täytäntöönpanon komission toimesta. Yhteisö hallinnoi ja panee täytäntöön humanitaarista ja hätäapua koskevat toimintonsa nopeat, joustavat ja tehokkaat toiminnat mahdollistavien menettelyjensä mukaisesti. 3.7. Tarjouskilpailukutsua koskevat yksityiskohtaiset säännöt Kilpailupyyntömenettelyä ja arvoltaan erilaisia palvelu-, tavaranhankinta- ja urakkasopimuksia koskevien ilmoitusten julkaisemista koskeviin yksityiskohtaisiin sääntöihin palataan liitteessä 1. Sekatyyppisten sopimusten - joihin sisältyvät palveluhankinta-, tavaranhankinta- ja urakkaosuudet vaihtelevat sopimuksen mukaan - ollessa kysymyksessä hankintaviranomainen määrää yhdessä komission kanssa sopimuksen yhteydessä sovellettavan menettelyn ottamalla huomioon vaadittuihin palveluihin, urakoihin tai tavaranhankintoihin liittyvän tärkeimmän näkökohdan ja tarkastelemalla sitä kyseisen sopimuksen arvon ja strategisen merkityksen kannalta. Mitään sopimusta ei voida jakaa keinotekoisesti, jotta näissä yleisissä määräyksissä tarkoitettuja toimenpiteitä ei tarvitsisi soveltaa siihen. Jos arvioidun sopimussumman laskentatavan osalta on epäilyjä, hankintaviranomainen jättää asian lähetystön päällikön selvitettäväksi ennen kysymyksessä olevaa sopimusta koskevan ilmoituksen julkaisemista. Hankintaviranomaisen on tarkistettava kaikkien menettelyjen yhteydessä, että rehellisen kilpailun edellytykset täyttyvät. Aina kun ehdotettujen hintojen ja tarjoajan tarjoamien palvelujen välillä on ilmeinen ja merkittävä ero tai kun eri tarjoajien ehdottamien hintojen välillä on merkittävä ero, ja erityisesti kun julkiset yhtiöt, voittoa tavoittelemattomat yhtiöt tai valtioista riippumattomat järjestöt osallistuvat tarjouskilpailuun yksityisten yhtiöiden kanssa, hankintaviranomaisen on suoritettava tarkistuksia ja pyydettävä kaikki tarvittavat lisätiedot. Hankintaviranomaisen on käsiteltävä kyseisiä tietoja luottamuksellisina. Kaikkien tarjoajien odotetaan ilmoittavan, että heidän esittämissään rahoitustarjouksissa otetaan huomioon kaikki tarjoajille aiheutuvat kustannukset, yleiskulut mukaan lukien. 3.8. Etuudet AKT-valtioiden luonnollisten ja oikeushenkilöiden mahdollisimman laajan EKR:sta rahoitettujen sopimusten täytäntöönpanoon osallistumisen kannustamiseksi toteutetaan toimenpiteitä, joilla pyritään optimoimaan kyseisten valtioiden fyysisten ja inhimillisten voimavarojen käyttö. Tätä varten a) rakennusurakoissa, joiden arvo on alle 5 000 000 euroa, AKT-valtioiden tarjoajille myönnetään 10 prosentin hintaetuus taloudellisesti, teknisesti ja hallinnollisesti vastaavan tasoisiin tarjoajiin verrattuna, edellyttäen että vähintään neljännes yrityksen osakepääomasta ja sen johtohenkilöstöstä on yhdestä tai useammasta AKT-valtiosta b) toimitussopimuksissa, riippumatta toimitusten arvosta, AKT-valtioiden tarjoajille, joiden toimitusten sopimusarvosta vähintään 50 prosenttia on peräisin AKT-valtioista, myönnetään 15 prosentin hintaetuus taloudellisesti, teknisesti ja hallinnollisesti vastaavan tasoisiin tarjoajiin verrattuna c) palvelusopimuksissa taloudellisesti ja teknisesti vastaavan tasoisiin tarjoajiin verrattuna etusija annetaan - AKT-valtioiden asiantuntijoille, instituutioille tai konsulttiyrityksille - tarjouksille, jotka AKT-valtion yritys tekee yhteenliittymässä eurooppalaisten yhteistyökumppaneiden kanssa - tarjouksille, joiden esittäjä on eurooppalainen ja jolla on alihankkijoita tai asiantuntijoita AKT-valtioista. d) alihankintaa kaavailtaessa valitun tarjoajan on annettava etusija AKT-valtioiden luonnollisille henkilöille ja yrityksille, jotka pystyvät hoitamaan sopimuksessa edellytetyt tehtävät vastaavin ehdoin e) AKT-valtio voi ehdottaa tarjouspyynnössä mahdollisille tarjoajille muiden AKT-valtioiden yritysten tai yhteisellä sopimuksella valittujen kansallisten asiantuntijoiden tai konsulttien apua. Tämä yhteistyö voi tapahtua yhteisyrityksen, alihankintasopimuksen tai työharjoittelun muodossa. 4. SOPIMUSTEN VALINTA- JA RATKAISUPERUSTEET Sopimusten tekeminen avoimen tai rajoitetun menettelyn perusteella tapahtuu aina ottamalla huomioon seuraavat toimet: a) Sopimusilmoituksessa julkaistuihin valintaperusteisiin perustuva valintamenettely, johon liittyy - tarjoajien tai ehdokkaiden kohdassa 2 ("Sopimuskelpoisuus") tarkoitetun sopimuskelpoisuuden tarkistaminen - tarjoajien tai ehdokkaiden luottokelpoisuuden ja taloudellisen tilanteen tarkistaminen - tarjoajien tai ehdokkaiden ja heidän käyttämänsä henkilökunnan teknisten ja ammatillisten edellytysten tarkistaminen. Sopimusilmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa on määriteltävä näitä tarkistuksia tehtäessä käytettävä(t) peruste(et). b) Tarjousten vertaileminen sopimusilmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettujen ratkaisuperusteiden perusteella käyttäen perusteena hintaa ja muita sellaisia ennalta määrättyjä perusteita, jotka mahdollistavat taloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittelemisen. Avoimessa menettelyssä toimenpiteet a) ja b) toteutetaan yhden vaiheen - tarjousten analysoinnin - kuluessa. Rajoitetussa menettelyssä toimenpide a) toteutetaan ensin arvioitaessa ehdokkaita (suppean luettelon laatiminen) ja toimenpide b) sen jälkeen (tarjouspyyntö) eriteltäessä tarjouksia. 5. LYKKÄYSEHDON SISÄLTÄVÄ TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyyntöön voidaan sisällyttää lykkäysehto poikkeustapauksissa silloin, kun pyyntö on asianmukaisesti perusteltu. Tämä tarkoittaa sellaista tilannetta, että tarjouspyyntö esitetään ennen rahoituspäätöstä tai ennen kuin komission ja AKT-valtion välinen rahoitussopimus on allekirjoitettu, ja sitä, että hankintasopimuksen tekemisen edellytyksenä on rahoitussopimuksen tekeminen ja siten tarkoitukseen suunniteltujen varojen luovuttaminen käytettäviksi. Lykkäysehdon mahdollisten vaikutusten vuoksi kyseisestä ehdosta on nimenomaisesti mainittava sopimusilmoituksessa. Tarjouspyyntö on kaikissa tapauksissa peruutettava, jos komission päätöksentekomenettely keskeytyy tai jos rahoitussopimusta ei tehdä. 6. HANKINTAMENETTELYN PERUUTTAMINEN Jos hankintamenettely peruutetaan, kaikille tarjoajille ilmoitetaan peruuttamisen perusteluista kirjallisesti mahdollisimman pian. Peruuttaminen on mahdollista seuraavissa tapauksissa: a) jos tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen jos yhtään laadulliset ja/tai rahoitukselliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty tai jos tarjouspyyntöön ei ole vastattu b) jos hankkeen teknisiä tai taloudellisia osia on muutettu perustavanlaatuisella tavalla c) jos hanketta ei voida toteuttaa tavanomaisin keinoin poikkeuksellisten olosuhteiden tai pakottavien syiden vuoksi d) jos kaikki teknisesti hyväksyttävät tarjoukset ylittävät käytettävissä olevat rahavarat e) jos menettelyssä on ilmennyt sellaisia vakavia väärinkäytöksiä, jotka ovat nimenomaisesti rajoittaneet tavanomaista kilpailua. Menettelyn peruuttamisen jälkeen hankintaviranomainen voi päättää vaihtoehtoisesti a) uuden tarjouspyynnön esittämisestä b) neuvottelumenettelyn aloittamisesta sen tarjoajan tai niiden tarjoajien kanssa, joka täyttää / jotka täyttävät valintaperusteet ja jotka ovat tehneet teknisesti hyväksyttävän tarjouksen; tämä on mahdollista, mikäli alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta c) sopimushankkeen raukeamisesta. Lopullisen päätöksen tekeminen on joka tapauksessa hankintaviranomaisen vastuulla komission annettua siihen suostumuksensa. 7. AMMATTIETIIKKAA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET Jos ehdokas tai tarjoaja yrittää tavalla tai toisella joko saada haltuunsa luottamuksellisia tietoja, tehdä laittomia sopimuksia kilpailijoidensa kanssa tai vaikuttaa tuomaristoon tai hankintaviranomaiseen tarjousten tutkimus-, selvitys- arviointi- ja vertailumenettelyn aikana, hänen hakemuksensa tai tarjouksensa hylätään tämän vuoksi ja lisäksi hänelle saatetaan määrätä hallinnollisia seuraamuksia. Ilman hankintaviranomaisen etukäteen antamaa kirjallista lupaa toimeksisaajalla, tämän henkilökunnalla tai millään sellaisella yhtiöllä, jonka kanssa toimeksisaaja on yhteistyössä tai sidossuhteessa, ei ole minkäänlaista oikeutta tehdä tätä, toimittaa tarvikkeita tai suorittaa muita hankkeeseen liittyviä palveluja edes tilapäisesti tai alihankintana. Tätä kieltoa sovelletaan myös muihin sellaisiin mahdollisiin hankkeisiin, joiden vuoksi toimeksisaaja voi joutua sopimuksen luonteesta johtuvaan eturistiriitatilanteeseen. Jättäessään hakemuksensa tai tarjouksensa ehdokkaan tai tarjoajan on ilmoitettava, ettei mitään mahdollista eturistiriitaa ole olemassa, ja lisäksi, ettei hänellä ole minkäänlaisia erityisiä yhteyksiä muihin tarjoajiin tai hankkeen muihin osapuoliin. Jos edellä kuvatun kaltainen tilanne kuitenkin syntyy sopimuksen täytäntöönpanon aikana, toimeksisaajan on ilmoitettava tästä välittömästi hankintaviranomaiselle. Toimeksisaajan on toimittava kaikissa tilanteissa puolueettomasti ja vilpittömän neuvonantajan tavoin sekä ammattiaan koskevien eettisten sääntöjen mukaisesti. Hän ei luovuta hanketta tai palveluja koskevia tietoja julkisuuteen ilman hankintaviranomaisten etukäteen antamaa lupaa. Hän ei vaadi hankintaviranomaiselta minkäänlaisia sitoumuksia ilman tämän ennakkoon antamaa kirjallista suostumusta. Toimeksisaaja ja hänen henkilökuntansa kunnioittavat sopimuksen voimassaolon aikana ihmisoikeuksia ja sitoutuvat olemaan loukkaamatta edunsaajavaltion poliittisia, kulttuurisia tai uskonnollisia käytäntöjä. Sopimuksen mukaisesti toimeksisaajan palkkio muodostuu ainoastaan sopimuksessa määrätystä palkkiosta. Toimeksisaaja ja hänen henkilökuntansa eivät saa harjoittaa mitään sellaista toimintaa tai ottaa vastaan mitään sellaisia etuja, jotka olisivat ristiriidassa niiden velvollisuuksien kanssa, joita heillä on hankintaviranomaista kohtaan. Toimeksisaajan ja hänen henkilökuntansa on noudatettava ammattisalaisuutta koko sopimuksen voimassaolon ajan ja myös sen jälkeen. Kaikki toimeksisaajan sopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä vastaanottamat tai laatimat selonteot ja asiakirjat ovat luottamuksellisia. Sopimuksessa määrätään siitä, kuinka sopimuspuolet käyttävät kaikkia sopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä laadittuja, vastaanotettuja tai luovutettuja selontekoja ja asiakirjoja. Toimeksisaaja pidättäytyy kaikista sellaisista yhteyksistä, jotka voisivat vaarantaa hänen tai hänen henkilökuntansa riippumattomuuden. Jos toimeksisaaja menettää riippumattomuutensa, hankintaviranomainen voi tästä mahdollisesti aiheutuneen vahingon vuoksi purkaa sopimuksen ilman etukäteen annettavaa varoitusta ja ilman että toimeksisaaja voi vaatia keskeytymisen perusteella minkäänlaista vahingonkorvausta. Komissio varaa itselleen oikeuden keskeyttää tai peruuttaa hankkeiden rahoituksen, jos hankintamenettelyn jossain vaiheessa havaitaan korruptiotapauksia - olivatpa ne luonteeltaan millaisia tahansa - ja jos hankintaviranomainen ei toteuta kaikkia asianmukaisia toimenpiteitä tilanteen korjaamiseksi. Tässä määräyksessä korruptiotapauksella tarkoitetaan mitä tahansa sellaista tapausta, jossa tarjoudutaan antamaan tai suostutaan tarjoamaan jollekin toiselle henkilölle lahjus, palkkio tai provisio yllykkeeksi tai korvauksena siitä, että sen saaja suorittaisi hankintapäätöksen tekemiseen tai mihin tahansa muuhun toimeksiantajan kanssa tehtyyn sopimukseen liittyviä toimia tai olisi suorittamatta niitä. Kaikkiin palvelujen tai työsuoritusten tarjoamista tai hankintojen suorittamista koskeviin tarjouspyyntöasiakirjoihin ja sopimuksiin on sisällyttävä erityinen määräys, jossa täsmennetään, että koko tarjous hylätään tai sopimus mitätöidään, jos käy ilmi, että sopimuksen tekemiseen tai täytäntöönpanoon on liittynyt epätavanomaisia liiketoimintakuluja. Epätavanomaisiksi liiketoimintakuluiksi katsotaan kaikki sellaiset provisiot, joita ei mainita pääsopimuksessa tai jotka eivät perustu sellaiseen muodoltaan asianmukaiseen sopimukseen, jossa viitataan kyseiseen sopimukseen; kaikki sellaiset palkkiot, joita ei ole maksettu korvaukseksi tosiasiallisesta laillisesta palvelusta; kaikki johonkin veroparatiisiin maksetut palkkiot ja kaikki sellaiset palkkiot, joiden saajaa ei ole yksilöity selvästi tai joiden saajana on pöytälaatikkoyhtiön tunnusmerkit täyttävä yhtiö. Toimeksisaaja sitoutuu toimittamaan komissiolle tämän pyynnöstä kaikki sopimuksen täytäntöönpanoedellytyksiä koskevat todistukset. Komissio voi suorittaa joko asiakirjojen perusteella tai paikan päällä kaikki ne tarkastukset, joiden se katsoo olevan tarpeen, hankkiakseen todisteita epätavanomaisista liiketoimintakuluista. Yhteisön rahoitusta saavien hankkeiden rahoitukseen liittyviä epätavanomaisia liiketoimintakuluja tutkittaessa syyllisiksi todetut toimeksisaajat voidaan todettujen rikkomusten vakavuuden mukaisesti joko irtisanoa sopimuksesta tai sulkea lopullisesti yhteisön rahoituksen ulkopuolelle. Yhden tai useamman tällaisen ammattietiikkaa koskevan määräyksen noudattamisen laiminlyönnistä voi seurata, että ehdokas, tarjoaja tai (toimeksisaaja) jätetään yhteisön muiden sopimusten ulkopuolelle tai että hänelle asetetaan seuraamuksia. Kysymyksessä olevalle henkilölle tai yhtiölle on ilmoitettava asiasta kirjallisesti. 8. MUUTOKSENHAKUKEINOT Jos tarjoaja katsoo kärsineensä vahinkoa valintamenettelyyn tai hankintamenettelyyn liittyneen virheen tai lainvastaisuuden vuoksi, hänen on ilmoitettava asiasta välittömästi hankintaviranomaiselle ja annettava asia tiedoksi komissiolle. Hankintaviranomaisen on annettava vastaus 90 vuorokauden kuluessa valituksen vastaanottamisesta. Kun komissiolle on ilmoitettu valituksesta, se ilmoittaa kantansa hankintaviranomaiselle ja pyrkii löytämään mahdollisuuksien mukaan sopuratkaisun valituksen tehneen tarjoajan ja hankintaviranomaisen välille. Jos edellä mainittu menettely ei johda toivottuun tulokseen, tarjoaja voi vedota toimeksiantajavaltion kansallisen lainsäädännön mukaisesti käyttöön otettuihin menettelyihin. Lisäksi Euroopan kansalaisten oikeuksiin kuuluu oikeus saattaa valituksensa Euroopan oikeusasiamiehen käsiteltäväksi. Euroopan oikeusasiamies tutkii tapauksia, joissa valitus koskee Euroopan yhteisön toimielinten toimintaan liittyviä hallinnollisia epäkohtia. Niissä tapauksissa, joissa hankintaviranomainen ei noudata näissä yleisissä määräyksissä tarkoitettuja sopimuksentekoa koskevia toimenpiteitä, komissio varaa itselleen oikeuden keskeyttää valituksen kohteina olevien sopimusten rahoitus, kieltää kyseinen rahoitus tai vaatia rahoituksen palauttamista. II OSA PALVELUHANKINTOJA KOSKEVIEN SOPIMUSTEN YHTEYDESSÄ SOVELLETTAVAT ERITYISTOIMENPITEET 9. JOHDANTO Yhteistyöpolitiikan mukaista teknistä ja taloudellista yhteistyötä toteutetaan käyttämällä asiantuntijoita erilaisissa palvelusopimuksissa, erityisesti tutkimuksen ja teknisen avun aloilla. Tutkimussopimukset koskevat muun muassa hankkeiden määrittelyä ja valmistelua koskevia tutkimuksia, toteutettavuustutkimuksia, taloudellisia tutkimuksia ja markkinatutkimuksia, teknisiä tutkimuksia, arviointeja ja tarkastuksia. Tutkimussopimuksissa edellytetään yleensä tuloksia, mikä tarkoittaa sitä, että toimeksisaajan on toimitettava tietty tuote käyttämällä kaikkia kyseisen tavoitteen saavuttamisen edellyttämiä tekniikoita ja toimintatapoja. Tämän vuoksi tällaisista sopimuksista maksetaan urakkakorvaus. Toimeksisaajalle voidaan maksaa urakkapalkkio ainoastaan, jos määrätty tavoite saavutetaan. Teknistä apua koskevia sopimuksia käytetään tapauksissa, joissa palvelujen tarjoaja toimii neuvonantajana, sekä tapauksissa, joissa palvelujen tarjoajaa pyydetään johtamaan tai valvomaan hanketta, antamaan käyttöön sopimuksessa määriteltyjä erikoisasiantuntijoita tai hankkimaan hankintaviranomaisen nimissä ja tämän puolesta tavaroita, palveluja tai työsuorituksia. Teknisen avun sopimuksissa edellytetään usein ainoastaan velvollisuutta vastata käytetyistä keinoista, mikä tarkoittaa sitä, että toimeksisaaja on vastuussa hänelle uskottujen - tehtävänkuvauksessa täsmennettyjen - tehtävien suorittamisesta ja vaadittujen palvelujen laadun varmistamisesta; näistä tehtävistä maksettavat palkkiot määräytyvät tosiasiallisesti käytettyjen keinojen ja suoritettujen palvelujen perusteella. Toimeksisaajalla on kuitenkin sopimukseen perustuva valvontavelvollisuus, sillä hänen on varoitettava hankintaviranomaista riittävän ajoissa kaikista sellaisista tapahtumista, jotka saattavat vaikuttaa hankkeen asianmukaiseen toteutukseen. Joihinkin palvelusopimuksiin voi liittyä samanaikaisesti sekä käytettyjä keinoja että saavutettuja tuloksia koskeva velvollisuus. Hankintaviranomainen, joka täsmennetään aina sopimusilmoituksessa, on viranomainen, joka on valtuutettu tekemään sopimus. Palvelusopimusten tekemisestä vastaa AKT-valtio, jonka kanssa komissio tekee yleensä rahoitussopimuksen. Hankintaviranomainen ja lähetystön päällikkö laativat suppeat luettelot tiiviissä yhteistyössä. Komissio valmistelee ja lähettää kansainväliset tarjouspyyntöasiakirjat hankintaviranomaiselle hyväksymistä ja menettelyn aloittamista varten. Hankintaviranomainen toimittaa muut tarjouspyyntöasiakirjat lähetystön päällikön hyväksyttäviksi ennen niiden julkaisemista. Täten hyväksyttyjen päätösten perusteella ja tiiviissä yhteistyössä lähetystön päällikön kanssa hankintaviranomainen esittää kaikki tarjouspyynnöt, vastaanottaa tarjoukset, toimii puheenjohtajana tarjouksia tarkasteltaessa ja vahvistaa tarjouspyynnön lopputuloksen. Hankintaviranomainen toimittaa lähetystön päällikölle hyväksymistä varten tiedot lopputuloksesta, johon saatujen tarjousten perusteella on päädytty, sekä hankintapäätöksen tekemistä koskevan ehdotuksen. Saatuaan lähetystön päällikön hyväksynnän hankintaviranomainen allekirjoittaa sopimukset ja antaa ne tiedoksi lähetystön päällikölle. Lähetystön päällikkö kutsutaan aina virallisesti paikalle ja on yleensä läsnä, kun tarjoukset avataan ja analysoidaan. AKT-valtiot voivat myös pyytää komissiota neuvottelemaan, laatimaan, tekemään ja panemaan täytäntöön palvelusopimukset puolestaan suoraan tai sen asiasta vastaavan virastonsa kautta. Tarkastus- ja arviointi- sekä puitesopimusten tekeminen on aina asianomaisen AKT-valtion tai asianomaisten AKT-valtioiden nimissä ja niiden puolesta toimivan komission vastuulla. Palvelujen tarjoaja on sellainen luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka tarjoaa palveluja. Sellaista palvelujen tarjoajaa, joka pyytää kutsua osallistua rajoitettuun tai yksinkertaistettuun menettelyyn, nimitetään ehdokkaaksi. Tarjouksen jättänyttä henkilöä tai tahoa nimitetään tarjoajaksi. 10. HANKINTAMENETTELYJÄ KOSKEVAT PERIAATTEET 10.1. Arvoltaan vähintään 200 000 euron sopimukset 10.1.1. Rajoitettu menettely Palvelusopimuksia tehtäessä käytetään yleensä rajoitettua kansainvälistä tarjouspyyntöä. Kaikkien arvoltaan vähintään 200 000 euron palvelusopimusten yhteydessä on yleensä esitettävä rajoitettu tarjouspyyntö ennakkoilmoituksen (sopimusta koskevat ennakkotiedot) ja kohdassa 11.1 ("Sopimusilmoitusten julkaiseminen") tarkoitetun sopimusilmoituksen julkaisemisen jälkeen. 10.1.2. Neuvottelumenettely Seuraavissa tapauksissa palvelusopimukset voidaan kuitenkin tehdä noudattamalla neuvottelumenettelyä komission annettua ennakkosuostumuksensa: a) Jos hankintaviranomaisille ennalta arvaamattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi kohdissa 11 ja 12.2 tarkoitetuille rajoitetuille tai yksinkertaistetuille menettelyille asetettuja määräaikoja ei voida noudattaa. Äärimmäisen kiireen perustelemiseksi mainitut syyt eivät saa missään olosuhteissa johtua hankintaviranomaisista. Tässä yhteydessä viimeksi mainittu voi käydä vapaasti asianmukaisiksi katsomiaan keskusteluja niiden mahdollisten tarjoajien kanssa, jotka se on valinnut laatimaansa luetteloon yhteisymmärryksessä lähetystön päällikön kanssa, ja myöntää sopimuksen valitsemalleen tarjoajalle. b) Kun palvelut uskotaan julkisoikeudellisille laitoksille tai sellaisille laitoksille tai yhdistyksille, jotka eivät tavoittele voittoa. Sellaista laitosta tai yhdistystä, joka ei tavoittele voittoa, ei voida luonnostaan pitää voittoa tavoittelemattomana toimeksisaajana, eikä sellaisille tahoille voida kaikissa tapauksissa myöntää neuvottelumenettelyyn perustuvaa kohtelua. Neuvottelumenettely voidaan hyväksyä ainoastaan silloin, kun sopimuksen päämäärään ei liity taloudellisia tai kaupallisia näkökohtia, erityisesti silloin kun suunniteltu toiminta on luonteeltaan institutionaalista tai kun sen tarkoituksena on kansalaisille annettava sosiaalinen apu. c) Jo aloitettujen palvelujen jatkaminen uusilla työsuorituksilla. Tapauksia on kahta eri tyyppiä: - Lisäurakat eivät sisälly pääsopimukseen, mutta niistä on tullut ennalta arvaamattomista syistä välttämättömiä sopimuksen toteuttamiselle edellyttäen, että i) lisäurakkaa ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti pääsopimuksesta aiheuttamatta huomattavaa haittaa hankintaviranomaiselle, ii) lisäurakoiden yhteenlaskettu arvo on enintään 50 prosenttia pääsopimuksen arvosta. - Lisäpalvelut ovat ensimmäisen sopimuksen toimeksisaajalle uskottujen palvelujen toisintoja. Tähän määräykseen vetoaminen edellyttää kahden edellytyksen täyttymistä: i) ensimmäisen työsuorituksen yhteydessä on julkaistu sopimusilmoitus, ja ii) ensimmäisen työsuorituksen yhteydessä julkaistussa sopimusilmoituksessa on ilmoitettu selvästi mahdollisuudesta käyttää neuvottelumenettelyä sovittaessa hanketta koskevista uusista työsuorituksista, samoin kuin hankkeesta aiheutuvat arvioidut kustannukset. Uudet palvelut voivat muodostaa esimerkiksi tutkimuksen tai toimen toisen vaiheen. Viimeksi mainitussa tapauksessa sopimusta voidaan jatkaa ainoastaan kerran siten, että sen arvo ja kesto ovat enintään alkuperäisen sopimuksen arvoa ja kestoa vastaavia. d) Jos tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen kun sen seurauksena ei ole esitetty yhtään laadulliset ja/tai rahoitukselliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta. Tällaisessa tapauksessa hankintaviranomainen voi, peruutettuaan tarjouspyynnön, ryhtyä neuvotteluihin valitsemansa tarjouskilpailuun osallistuneen tarjoajan tai valitsemiensa tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien kanssa, edellyttäen, ettei alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta (katso kohta 6, "Hankintamenettelyn peruuttaminen"). Komission on annettava suostumuksensa etukäteen, jotta hankintaviranomainen voi aloittaa neuvottelut. e) Palveluhankintaa koskeva sopimus tehdään suunnittelukilpailun tuloksena ja se on noudatettavien sääntöjen mukaan tehtävä suunnittelukilpailun voittajan kanssa, tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa; jälkimmäisessä tapauksessa kaikki voittajat on kutsuttava neuvotteluihin. 10.2. Arvoltaan alle 200 000 euron sopimukset 10.2.1. Puitesopimus ja yksinkertaistettu menettely Arvoltaan alle 200 000 euron sopimukset voivat olla puitesopimusmenettelyn tai sellaisen yksinkertaistetun menettelyn kohteena, johon osallistuu vähintään kolme ehdokasta, lukuun ottamatta niitä tapauksia, joita koskee kohdassa 10.1.2 tarkoitettu neuvottelumenettely. 11. RAJOITETTU KANSAINVÄLINEN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN VÄHINTÄÄN 200 000 EURON SOPIMUKSIIN) 11.1. Sopimusilmoitusten julkaiseminen Taatakseen mahdollisimman laajan osallistumisen kilpailupyyntöihin ja asianmukaisen avoimuuden komission on julkaistava ennakkoilmoituksia (sopimuksia koskevat ennakkoilmoitukset) ja sopimusilmoituksia kaikkien arvoltaan vähintään 200 000 euron sopimusten osalta. 11.1.1. Ennakkoilmoitusten julkaiseminen (sopimuksia koskevat ennakkoilmoitukset) Komission on julkaistava kerran vuodessa tarjouspyyntöjen perusteella ennakkoilmoitukset julkaisemista seuraavien 12 kuukauden aikana tehtävistä palveluhankintoja koskevista sopimuksista. Ennakkoilmoituksissa on ilmoitettava lyhyesti kysymyksessä olevien sopimusten kohde, sisältö ja arvo. Ennakkotietojen luonteen vuoksi ilmoitus ei velvoita komissiota rahoittamaan sopimuksia. Yritysten ei siis pidä lähettää kiinnostuksenilmaisuja tässä vaiheessa. Ennakkoilmoitukset on julkaistava Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, Internetissä ja tarvittaessa myös jossakin muussa tarkoitukseen soveltuvassa tiedotusvälineessä. 11.1.2. Palvelusopimusta koskevien ilmoitusten julkaiseminen Sen lisäksi, että kaikista arvoltaan vähintään 200 000 euron sopimuksista julkaistaan ennakkoilmoitus, niistä on julkaistava erityinen rajoitettua menettelyä koskeva sopimusilmoitus Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, kunkin AKT-valtion virallisessa lehdessä, Internetissä ja tarvittaessa myös jossakin muussa tarkoitukseen soveltuvassa tiedotusvälineessä. Ennakkoilmoituksen ja sopimusilmoituksen julkaisemisen välillä on oltava vähintään 30 vuorokautta. Erityisilmoituksessa hankintaviranomainen ja sopimuksen kohde on kuvailtava selvästi, täsmällisesti ja kattavasti. Suunniteltua toimintaa varten käytettävissä olevien varojen enimmäismäärä ja toimenpiteiden suunniteltu aikataulu on ilmoitettava. Tämän ilmoituksen on mahdollistettava se, että ne palvelujen tarjoajat, joita asia koskee, voivat jättää hakemuksensa, jotka sisältävät tarvittavat tiedot sen arvioimiseksi, ovatko he päteviä toteuttamaan kysymyksessä olevan sopimuksen. Kilpailun edellytysten täyttyminen voidaan varmistaa ainoastaan varaamalla kohtuullinen määräaika hakemusten jättämiselle. Hakemusten vastaanottamisen vähimmäismääräaika on 30 vuorokautta siitä päivästä lukien, jolloin ilmoitus on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja Internetissä. Määräaika määräytyy sopimuksen laajuuden ja kokoonpanon perusteella. Paikallisesti julkaistun sopimusilmoituksen on oltava samanlainen kuin EYVL:ssä ja Internetissä julkaistu ilmoitus ja se on julkaistava samanaikaisesti. Komissio huolehtii Euroopan yhteisöjen viralliseen lehteen ja Internetiin tulevista ilmoituksista. AKT-valtiot huolehtivat paikallisella tasolla julkaistavista sopimusilmoituksista. 11.2. Suppean luettelon laatiminen Niiden palvelujen tarjoajien, joita asia koskee, on lähetettävä - joko yksilölliset tai yhteenliittymän nimissä laaditut - hakemuksensa ja erityisessä sopimusilmoituksessa vaaditut tiedot, jotta heidän kykynsä suorittaa ehdotetut toimet voidaan arvioida. Valintamenettely sisältää seuraavat osat: - Suljetaan menettelyn ulkopuolelle ehdokkaat, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoja, ja jossain kohdassa 7 ("Ammattietiikkaa koskevat määräykset") mainituista tilanteista olevat ehdokkaat (katso kohta 2, "Sopimuskelpoisuus"). - Tarkistetaan, että ehdokkaiden taloudellinen tilanne on luotettava ja vakaa (luottokelpoisuus ja taloudellinen tilanne) pyytämällä esimerkiksi taseotteet ja tiedot liikevaihdosta kolmen viimeksi kuluneen vuoden ajalta. - Tarkistetaan ehdokkaiden tekninen ja ammatillinen pätevyys, josta on osoituksena erityisesti i) (jos tarpeen) ehdokkaan käyttämien työntekijöiden keskimääräinen vuotuinen määrä, ehdokkaan koko henkilöstön lukumäärä ja ammatillinen kokemus sekä ii) tiedot tärkeimmistä kysymyksessä olevalla alalla viimeisten vuosien aikana toimitetuista palveluista. Sen jälkeen kun vastauksena sopimusilmoitukseen toimitetut hakemukset on analysoitu, suppeaan luetteloon merkitään ne palvelujen tarjoajat, jotka antavat parhaat takeet sopimuksen toteuttamisesta. Suppeaan luetteloon on kuuluttava vähintään neljä ja enintään kahdeksan palvelujen tarjoajaa. Jokaisessa sopimusilmoituksessa on mainittava luetteloon merkittävien palvelujen tarjoajien vähimmäis- ja enimmäismäärät. Sen jälkeen kun hankintaviranomainen ja lähetystön päällikkö ovat hyväksyneet suppean luettelon, siihen valitut yhtiöt tai yhteenliittymät eivät voi enää ryhtyä yhteistyöhön keskenään eivätkä tehdä keskenään kyseistä sopimusta koskevia alihankintasopimuksia. Hankintaviranomainen voi hyväksyä töiden toteuttamisen muilla yhtiöillä toteutettavana alihankintana, edellyttäen, että tarjoaja ilmoittaa asiasta selvästi tarjouksessaan, että alihankkija täyttää kohdassa 2 ("Sopimuskelpoisuus") tarkoitetut kelpoisuusehdot ja kohdassa 7 ("Ammattietiikkaa koskevat määräykset") tarkoitetut edellytykset, ja ettei alihankintana toteutettavien töiden osuus tarjouksesta ole kohtuuttoman suuri. Tämä osuus on täsmennettävä tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kaikille niille ehdokkaille, joita ei ole hyväksytty, ilmoitetaan tästä. Valituille ehdokkaille lähetetään tarjouspyyntökirje ja tarjouspyyntöasiakirjat. Lopullinen luettelo julkaistaan samanaikaisesti Internetissä. 11.3. Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen ja sisältö Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen vaaditulla tavalla on olennaisen tärkeää sekä hankintamenettelyn asianmukaisen läpiviemisen että sopimuksen moitteettoman täytäntöönpanon varmistamiseksi. Kyseisten asiakirjojen on sisällettävä kaikki ne määräykset ja tiedot, jotka ovat tarpeen, jotta ne ehdokkaat, joilta tarjouksia pyydetään, voivat esittää tarjouksensa: tiedot noudatettavista menettelyistä, toimitettavista asiakirjoista, vaatimustenvastaisuudesta, ratkaisuperusteista ja niiden painotuksista sekä alihankintaa koskevista edellytyksistä ja niin edelleen. Asiakirjojen laatiminen on komission vastuulla. Hankintaviranomainen toimittaa suppeaan luetteloon hyväksytyille ehdokkaille tarjouspyyntökirjeen ja seuraavat osat sisältävät hyväksytyt tarjouspyyntöasiakirjat: - tarjoajille annettavat ohjeet, joissa on määrättävä muun muassa seuraavista seikoista: i) sopimustyyppi, ii) sopimuksen ratkaisuperusteet ja perusteiden painotukset, iii) haastattelumahdollisuus, mikäli haastatteleminen on tarpeen, ja mahdollisten haastattelujen aikataulu, iv) mahdollinen lupa vaihtoehtojen esittämiseen, v) mahdollisesti hyväksyttävän alihankinnan osuus, vi) sopimusta varten käytettävissä olevien varojen enimmäismäärä ja vii) tarjouksessa tarkoitettu valuutta - suppea ehdokasluettelo (johon sisältyy maininta kyseisten ehdokkaiden välistä yhteistyötä koskevasta kiellosta) - EKR:n rahoittamia palvelusopimuksia koskevat yleiset sopimusehdot - erityisohjeet, joissa esitetään yksityiskohtaisesti yleiset sopimusehdot, täydennetään niitä tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia; mikäli annetut tiedot ovat keskenään ristiriidassa, erityisohjeet ovat ensisijaisia yleisiin sopimusehtoihin nähden - tehtävänkuvaus, joka sisältää hankkeen suunnitellun aikataulun ja suunnitellut päivämäärät, joista alkaen tärkeimpien asiantuntijoiden on oltava käytettävissä - hinnasto (tarjoaja täyttää) - tarjouslomake - sopimuslomake - takuulomakkeet pankin tai muun vastaavan laitoksen ennakkoja varten antamasta takuusta. 11.4. Ratkaisuperusteet Sopimuksen ratkaisuperusteet mahdollistavat taloudellisesti edullisimman tarjouksen selvittämisen. Nämä perusteet sisältävät tekniset perusteet, jotka mahdollistavat teknisen laadun arvioinnin, ja rahoitusta koskevat perusteet, kuten tarjouksen hinnan. Teknisten perusteiden avulla voidaan arvioida teknisten tarjousten laatu. Kaksi tärkeintä teknisten perusteiden ryhmää koskevat käytettyjä menettelytapoja ja ehdotettujen asiantuntijoiden ansioluettelojen arviointia. Tekniset perusteet voidaan jakaa alaperusteisiin. Menettelytapoja voidaan tarkastella esimerkiksi tehtävänkuvauksen ymmärtämisen, edunsaajavaltion teknisten ja ammatillisten voimavarojen parhaan mahdollisen käytön ja töiden aikataulun sekä sen perusteella, kuinka asianmukaisia käytetyt keinot ovat suoritettaviin tehtäviin nähden, kentällä olevia asiantuntijoita varten ehdotetun tuen perusteella ja niin edelleen. Ansioluettelot voidaan arvostella erikseen esimerkiksi pätevyyden, ammatillisen kokemuksen, kokemuksen maantieteellisen laaja-alaisuuden ja kielitaidon perusteella. Kunkin teknisen perusteen nojalla määräytyvä pistemäärä koostuu alaperusteiden mukaan annettavista pisteistä. Kaikkien eri perusteiden nojalla annettavien kokonaispisteiden enimmäismäärä on 100 pistettä. Perusteina käytetyt ominaisuudet pisteytetään vaadittujen palvelujen mukaan. Painotuksesta määrätään tapauskohtaisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa.Pisteiden on liityttävä mahdollisimman läheisesti tehtävänkuvaukseen, jossa kuvataan toimitettavia palveluja, ja niillä on viitattava tarjouksissa tarkoitettuihin helposti tunnistettaviin ja, mikäli mahdollista, helposti mitattaviin muuttujiin. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on esitettävä teknisessä arvioinnissa käytettävistä erilaisista perusteista ja alaperusteista - joiden painotukset on ilmoitettava - muodostuva asteikko. 11.5. Menettelyn aikana annettavat lisätiedot Tarjouspyyntöasiakirjojen on oltava riittävän selkeitä sen varmistamiseksi, ettei niiltä palvelujen tarjoajilta, joita pyydetään tekemään tarjous, tarvitse pyytää menettelyn aikana lisätietoja. Jos hankintaviranomainen toimittaa tarjouspyyntöasiakirjoihin liitettäviä lisätietoja joko omasta aloitteestaan tai jonkin tarjoajan pyynnöstä, kyseiset tiedot on toimitettava kirjallisina ja samanaikaisesti kaikille tarjoajille. Tarjoajat voivat esittää kysymyksensä kirjallisesti viimeistään 21 vuorokautta ennen tarjousten viimeistä jättöpäivää. Hankintaviranomaisen on toimitettava vastaukset kysymyksiin kaikille niille ehdokkaille, joita on pyydetty tekemään tarjous, viimeistään 11 vuorokautta ennen tarjousten vastaanottamiselle asetetun määräajan päättymistä. 11.6. Tarjousten viimeinen jättöpäivä Tarjousten on oltava perillä tarjouspyynnössä ilmoitetussa hankintaviranomaisen osoitteessa pyynnössä mainittuun päivämäärään ja kellonaikaan mennessä. Tarjousten laatu ja kilpailun edellytysten täyttyminen voidaan taata ainoastaan varaamalla tarjousten jättämiselle kohtuullinen määräaika. Kokemus on osoittanut, että liian lyhyt määräaika estää ehdokkaita jättämästä tarjouksia tai saa heidät jättämään puutteellisia tai huonosti valmisteltuja tarjouksia. Tarjouspyyntökirjeen lähettämisen ja tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymispäivän välillä on oltava vähintään 50 vuorokautta. Kiireellisissä tapauksissa ja komission annettua tätä varten luvan etukäteen voidaan kuitenkin noudattaa myös muunlaisia määräaikoja. 11.7. Tarjousten voimassaoloaika Tarjoukset sitovat tarjoajia tarjouspyyntökirjeessä määrätyn ajanjakson ajan. Kyseisen ajanjakson on oltava riittävän pitkä, jotta hankintaviranomainen voi analysoida tarjoukset, hyväksyä hankintapäätöksen tekemistä koskevan ehdotuksen, ilmoittaa ratkaisusta ja tehdä sopimuksen. Tarjousten voimassaoloajaksi on vahvistettu 90 vuorokautta alkaen tarjousten viimeiseksi jättöpäiväksi vahvistetusta päivästä. Hankintaviranomainen voi pyytää tarjoajilta - poikkeustapauksissa, ennen tarjousten voimassaoloajan päättymistä - voimassaoloajan pidentämistä enintään 40 vuorokaudella.Lisäksi sen tarjoajan, jonka tarjous hyväksytään, on pidettävä tarjoustaan voimassa vielä 60 vuorokauden ajan alkaen tarjouskilpailun ratkaisua koskevan ilmoituksen antamisesta. 11.8. Tarjousten jättäminen Tarjoukset on lähetettävä noudattamalla kahden kirjekuoren periaatetta, toisin sanoen pakkaukseen tai päällyskuoreen pakataan kaksi erillistä sinetöityä kirjekuorta, joista toisessa (A-kuoressa) on merkintä "Tekninen tarjous" ja toisessa (B-kuoressa) "Rahoitustarjous". Tämän säännön noudattamatta jättäminen joltain osin (esimerkiksi kuoria ei ole sinetöity tai tekninen tarjous sisältää jonkinlaisen hintamaininnan) tekee tarjouksesta vaatimustenvastaisen ja johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tämä järjestelmä mahdollistaa sen, että teknistä tarjousta ja rahoitustarjousta voidaan tarkastella erikseen: järjestelmä takaa sen, että tarjousten teknistä laatua arvioidaan erillään ehdotetusta hinnasta. Ulompaan kuoreen merkitään - hakemusten jättämistä varten tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite - maininta siitä, mihin tarjouspyyntöilmoitukseen tarjoaja vastaa - tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee - tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta "Ei saa avata ennen tarjousten avaamisistuntoa". 11.9. Tarjousten avaaminen Hankintaviranomaisen on kirjattava vastaanotetut tarjoukset niiden saapuessa ja laadittava toimitetuista tarjouksista omakätinen vastaanottotodistus. Tarjoukset sisältävät kuoret on säilytettävä sinetöityinä varmassa paikassa niiden avaamiseen asti. Arviointitoimikunta, johon kuuluu pariton määrä jäseniä - vähintään kolme henkilöä - joilla on oltava tarjousten asianmukaisen arvioinnin edellyttämä tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus, avaa ja arvioi tarjoukset. Sen jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan. Lähetystön päällikölle on annettava tietoja säännöllisesti. Hän on läsnä tarkkailijana tarjousten avaamistilaisuudessa, ja hänelle toimitetaan jäljennös jokaisesta tehdystä tarjouksesta. Arvioinnissa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettuun päivämäärään ja kellonaikaan mennessä toimitetuissa kirjekuorissa jätetyt tarjoukset. Aluksi avataan ainoastaan tekniset tarjoukset. Hankintaviranomainen säilyttää rahoitustarjoukset sisältäviä sinetöityjä kuoria arviointitoimikunnan merkittyä niihin allekirjoituksensa. Arviointitoimikunta varmistaa, että tarjoukset ovat tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjen määräysten mukaisia. Muotovirheet tai sopimusten täytäntöönpanoon vaikuttavat rajoitukset ja kilpailua vääristävät huomattavat rajoitukset johtavat kysymyksessä olevien tarjousten hylkäämiseen. Tarjousten avaamiskokouksesta tehdään pöytäkirja, jonka kaikki arviointitoimikunnan jäsenet allekirjoittavat. Pöytäkirja sisältää seuraavat tiedot: - kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka - kokouksen läsnäolijat - niiden tarjoajien nimet, jotka ovat vastanneet tarjouspyyntöön vaaditun määräajan kuluessa - tieto siitä, onko tarjouksia jätettäessä noudatettu kahden kirjekuoren menettelytapaa - tieto siitä, onko tarjousten alkuperäiskappaleet allekirjoitettu asianmukaisesti ja onko teknisten tarjousten jäljennöksiä lähetetty vaadittu määrä - niiden tarjoajien nimet, joiden tarjoukset on hylätty avaamisistunnossa todetun vaatimustenvastaisuuden vuoksi - niiden tarjoajien nimet, jotka ovat vetäytyneet kilpailusta. 11.10. Tarjousten analysoiminen 11.10.1. Teknisten tarjousten arviointi Ennen tarjousten avaamista arviointitoimikunnan puheenjohtaja varmistaa, että kaikki arviointitoimikunnan jäsenet ovat tutustuneet tarjouspyyntöasiakirjoissa täsmennettyyn teknisessä arvioinnissa noudatettavaan asteikkoon, jotta kaikki jäsenet voisivat arvioida tarjoukset yhtenäisesti. Tämän jälkeen arviointitoimikunta avaa tekniset tarjoukset, mutta rahoitustarjousten sinettejä ei avata. Teknisistä tarjouksista toimitetaan jäljennökset teknisestä arvioinnista vastaaville arviointitoimikunnan jäsenille. Teknisten tarjousten arvioinnin yhteydessä kukin arvioija antaa kullekin tarjoukselle arvosanan käyttäen 100 enimmäispisteen asteikkoa tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyn teknisen arviointiasteikon (johon sisältyvät teknisten perusteiden täsmentäminen, tekniset alaperusteet ja niiden painotukset) mukaisesti (katso kohta 11.4, "Ratkaisuperusteet"). Arviointitoimikunta ja arvioijat eivät voi missään tapauksessa muuttaa tarjoajille tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettua teknisen arvioinnin asteikkoa. Käytännössä on suositeltavampaa arvioida peräkkäin kaikki tarjoukset tietyn arviointiperusteen osalta kuin arvioida kukin yksittäinen tarjous kerralla käyttäen vuoron perään kaikkia eri arviointiperusteita. Jos tarjous on sisältönsä osalta puutteellinen tai jos tarjous ei täytä olennaiselta osin yhtä tai useampaa tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyä teknistä ratkaisuperustetta, tarjous hylätään välittömästi ja jätetään arvostelematta. Jos tarjouspyyntöasiakirjoissa nimenomaisesti hyväksytään vaihtoehtojen esittäminen, vaihtoehtoiset ratkaisut arvostellaan erikseen. Kun arviointitoimikunnan kokouksessa suoritettava tekninen arviointi on suoritettu, kunkin arvioijan antamia arvosanoja verrataan keskenään. Lukuna ilmaistun arviointinsa tuloksen lisäksi arvioijan on perusteltava valintansa ja osoitettava arviointitoimikunnalle arviointinsa oikeutus. Arviointitoimikunta keskustelee tarjouksista ja kukin arvioija antaa lopullisen arvosanan kustakin teknisestä tarjouksesta. Lopullinen kokonaisarvosana on näiden yksittäisten arvosanojen aritmeettinen keskiarvo. Jos tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitaan haastatteluista, arviointitoimikunta voi haastatella teknisesti hyväksyttävän tarjouksen tekijän ehdottaman asiantuntijaryhmän avainhenkilöitä sen jälkeen kun se on laatinut väliaikaiset kirjalliset päätelmänsä ja ennen kuin se saattaa loppuun teknisten tarjousten arvioinnin. Tällöin arviointitoimikunta haastattelee asiantuntijoita mieluiten ryhmänä, jos on kyse ryhmästä, ja mielellään lyhyin väliajoin, jotta se voi suorittaa vertailuja. Haastatteluun kutsuttuja asiantuntijoita tai ryhmiä haastatellaan arviointitoimikunnan ennalta sopiman haastattelutavan mukaisesti. Haastattelun päivämäärästä ja kellonajasta on ilmoitettava tarjoajille vähintään kymmenen vuorokautta etukäteen. Mikäli tarjoaja ei voi osallistua haastatteluun pakottavan syyn vuoksi, hänelle lähetetään uusi kutsu. Näiden haastattelujen päätyttyä arviointitoimikunta arvioi, muuttamatta teknisessä arviointiasteikossa vahvistettujen arviointiperusteiden kokoonpanoa tai painotusta, onko annettuja arvosanoja aiheellista muuttaa haastattelujen perusteella. Mahdolliset muutokset on perusteltava. Tämän menettelyn on oltava suppea, sillä se aiheuttaa tarjoajille ja hankintaviranomaiselle huomattavia kuluja. Menettelystä laaditaan selonteko. Menettely voi johtaa tarjousasiakirjojen perusteella tehtyä tarjousta koskevan alkuperäisen teknisen arvioinnin sisältämien päätelmien tarkistamiseen. Lähetystön päällikön on annettava suostumuksensa haastattelujen suorittamiseen. Näiden haastattelujen ohjeellinen aikataulu on ilmoitettava tarjouspyyntöasiakirjoissa. Sen jälkeen, kun arviointitoimikunta on antanut kullekin tekniselle tarjoukselle annettavan lopullisen arvosanan, joka on kaikkien teknisten arvioijien antamien arvosanojen aritmeettinen keskiarvo, alle 80 pisteen vähimmäismäärän saaneet tarjoukset hylätään välittömästi. Jos yhdellekään tarjoukselle ei anneta 80 pisteen vähimmäismäärää, tarjouspyyntö julistetaan tuloksettomaksi. Arviointitoimikunta ottaa huomioon ainoastaan vähintään 80 pistettä saaneet tarjoukset. Näistä tarjouksista parhaalle tekniselle tarjoukselle annetaan siis 100 pistettä. Muiden tarjousten pistemäärät lasketaan seuraavasti: Pisteet = (kysymyksessä olevan tarjouksen alkuperäinen pistemäärä/parhaan teknisen tarjouksen pistemäärä) x 100. 11.10.2. Rahoitustarjousten arviointi Teknisen arvioinnin päätyttyä niiden tarjousten, joita ei ole hylätty teknisen osan perusteella, rahoitusta koskevat kuoret avataan, ja arviointitoimikunta varmentaa tarjoukset istunnossaan nimikirjoituksellaan. Arviointitoimikunta tarkistaa istunnossaan, ettei rahoitustarjouksiin sisälly laskuvirheitä. Mahdolliset laskuvirheet korjataan, eikä tästä aiheudu tarjoajalle seuraamuksia. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon kaikki sopimuksesta aiheutuvat kulut (palkkiot, välittömät kustannukset ja kiinteämääräiset kustannukset) lukuun ottamatta tositetta vastaan korvattavia kuluja. Tarjoajan on luokiteltava nämä kulut hinnaston sisältävien tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Arviointitoimikunta voi kuitenkin tarkistaa tarjouksen sisältämän luokittelun vaatimustenmukaisuuden ja korjata luokittelua tarvittaessa. Tarjoaja määrää kuitenkin itsenäisesti palkkioista. Sopimukselle myönnetyt enimmäisvarat ylittävät tarjoukset hylätään. Edullisimmalle tarjoukselle annetaan 100 pistettä. Muiden tarjousten pistemäärät lasketaan seuraavan kaavan mukaan: Pisteet = (edullisimman tarjouksen hinta/kysymyksessä olevan tarjouksen hinta) x 100. 11.11. Hankintasopimuksen tekeminen 11.11.1. Toimeksisaajan valitseminen Taloudellisesti edullisin tarjous valitaan suhteuttamalla tarjousten tekninen laatu ja hinta toisiinsa käyttämällä painokerrointa 80/20. Tätä varten - teknisille tarjouksille annetut pisteet kerrotaan luvulla 0,80 - rahoitustarjouksille annetut pisteet kerrotaan luvulla 0,20. Tarjous, joka saa eniten pisteitä laskettaessa yhteen näin saadut teknisten tarjousten pisteet ja rahoituspisteet, julistetaan voittaneeksi tarjoukseksi. Jos kahta tarjousta pidetään samanarvoisina, etusija annetaan a) AKT-valtion tarjoajalle, tai b) sellaisen puuttuessa tarjoajalle, joka - mahdollistaa AKT-valtioiden fyysisten ja inhimillisten voimavarojen mahdollisimman hyvän käytön - tarjoaa parhaat alihankintamahdollisuudet AKT-valtioiden yrityksille tai luonnollisille henkilöille - on AKT-valtioiden ja yhteisön luonnollisten henkilöiden ja yritysten yhteenliittymä. Koko menettelystä (teknisestä arvioinnista ja rahoitusta koskevasta arvioinnista) tehdään sopimuksentekopöytäkirja, jonka kaikki arviointitoimikunnan jäsenet allekirjoittavat ja jonka hankintaviranomainen hyväksyy. Viimeksi mainittu toimittaa lähetystön päällikön hyväksyttäväksi tiedot lopputuloksesta, johon saatujen tarjousten perusteella on päädytty, sekä hankintapäätöksen tekemistä koskevan ehdotuksen. Lähetystön päällikkö hyväksyy 30 päivän kuluessa hankintaviranomaisen ehdotuksen kaikkien palvelusopimusten tekemisestä, suorat sopimukset ja hätäapusopimukset mukaan lukien. Koko arviointimenettely on toteutettava ja toimeksisaajalle on ilmoitettava tarjouskilpailun ratkaisusta tarjousten voimassaoloaikana. Tältä osin on tärkeää pitää mielessä, että arviointimenettelyn pitkittyminen voi johtaa siihen, ettei toimeksisaaja pysty enää vahvistamaan tarjoustaan (asiantuntijoiden käytettävyys). Koko tarjouspyyntömenettely suppean luettelon laatimisesta tarjouskilpailun voittajalle tehtävään ilmoitukseen asti on ehdottoman luottamuksellinen. Arviointitoimikunnan päätökset ovat yhteispäätöksiä ja sen neuvottelut salaisia. Arviointitoimikunnan jäsenet ovat salassapitovelvollisia. Erityisesti arviointia koskevat selonteot ja pöytäkirjat on tarkoitettu yksinomaan sisäiseen käyttöön, eikä niistä voida tiedottaa tarjoajille eikä millekään muulle osapuolelle kuin asianomaisen AKT-valtion tai asianomaisten AKT-valtioiden tai komission valtuuttamille yksiköille ja valvontaviranomaisille (tilintarkastustuomioistuimelle ja niin edelleen). 11.11.2. Tarjouskilpailun ratkaisua koskeva ilmoitus Hankintaviranomainen ilmoittaa toimeksisaajalle kirjallisesti tarjouksen hyväksymisestä komission virallisen päätöksen jälkeen ja ennen tarjousten voimassaoloajan päättymistä. Lisäksi hankintaviranomainen ilmoittaa muille tarjoajille vakiomuotoisella kirjeellä, ettei heidän tarjouksiaan ole hyväksytty. Kirjeessä ilmoitetaan kysymyksessä olevan yrityksen esittämän tarjouksen mahdolliset puutteet ja tarjouksen saama pistemäärä yksityiskohtaisesti, samoin kuin muiden tarjoajien saamat kokonaispistemäärät. Jos on kyse rahoitussopimuksen yhteydessä tehdystä sopimuksesta, hankintaviranomainen voi ilmoittaa hankintasopimuksen tekemisestä ainoastaan, jos rahoitussopimus on tehty (katso kohta 5, "Lykkäysehdon sisältävä tarjouspyyntö"). Sen jälkeen kun sopimus on allekirjoitettu, komissio julkaisee tarjouspyynnön tuloksen (jälki-ilmoitus) Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, Internetissä ja tarvittaessa myös muissa tarkoitukseen soveltuvissa tiedotusvälineissä. Jälki-ilmoituksissa on ilmoitettava vastaanotettujen tarjousten lukumäärä, sopimuksentekopäivämäärä, toimeksisaajan nimi ja osoite sekä sopimuksen hinta. 11.11.3. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Sen jälkeen kun hankintaviranomainen on allekirjoittanut sopimuksen, sopimus lähetetään toimeksisaajalle, jonka on varmennettava se allekirjoituksellaan 30 vuorokauden kuluessa sopimuksen vastaanottamisesta ja palautettava se. Sopimus on päivättävä, eikä siinä voida määrätä sen allekirjoittamispäivämäärää edeltävistä työsuorituksista eikä se voi tulla voimaan ennen kuin sopimuspuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimuksen allekirjoittaminen on se ajankohta, josta alkaen sen allekirjoittaneet osapuolet ovat sidossuhteessa pannakseen sopimuksen täytäntöön, minkä vuoksi kyseistä päivämäärää on harkittava tarkoin. 11.12. Asiantuntijoiden hyväksyminen Kun komissio tekee sopimuksen toimien AKT-valtion nimissä ja sen puolesta, lähetystön päällikkö antaa AKT-valtiolle tiedoksi toimeksisaajan nimen ja asiantuntijoiden hyväksymistä varten ehdotetut asiantuntijat. Tällä hyväksyntää koskevalla hakemuksella ei haeta hyväksyntää komission suorittamalle arvioinnille. AKT-valtio voi kieltäytyä antamasta hyväksyntänsä ainoastaan sellaisen kysymyksessä olevia asiantuntijoita koskevan asianmukaisesti perustellun ja oikeutetun syyn perusteella, josta ilmoitetaan lähetystön päällikölle kirjallisesti 30 vuorokauden kuluessa hyväksymistä koskevan hakemuksen esittämispäivämäärästä. 11.13. Mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja asiantuntijoiden korvaaminen Jos sopimuksessa määrätään teknisen apuhenkilöstön käyttömahdollisuudesta, toimeksisaajan on toimitettava tarjouksessaan täsmennetty henkilöstö. Kyseiset täsmennykset voidaan esittää eri muodoissa. Sopimuksessa yksilöidään ja määrätään joka tapauksessa se avainhenkilöstö (projektinjohtaja, pitkäaikaiset asiantuntijat, projektin hallintojohtaja, kirjanpitäjä ja niin edelleen), joka toimeksisaajan on annettava käyttöön sopimuksen nojalla. Jos tarjouksentekijäyhtiö ja/tai ehdotetut asiantuntijat ovat salanneet tarjouksessaan tarkoituksellisesti sen, että ehdotettu avainhenkilöstö tai osa siitä on itse asiassa käytettävissä vasta sen tarjouspyyntöasiakirjoissa täsmennetyn päivämäärän jälkeen, jona kyseiset asiantuntijat on tarkoitus ottaa käyttöön, arviointitoimikunta voi sulkea heidät tarjouspyynnön ulkopuolelle. Jos hankintaviranomainen ja komissio saavat tietää tällaisesta salailusta vasta sen jälkeen, kun hankintasopimus on tehty, ne voivat päättää, että sopimus mitätöidään ja tarjouspyyntö esitetään uudelleen tai että tarjouskilpailun voittajaksi julistetaan arviointitoimikunnan valinnassa toiseksi tullut tarjous. Tällaiseen toimintaan syyllistynyt tarjoaja voidaan sulkea yhteisön muiden sopimusten ulkopuolelle. Sopimuksessa ei ainoastaan yksilöidä toimitettavaa avainhenkilöstöä, vaan siinä on myös täsmennettävä tältä henkilöstöltä vaadittava pätevyys ja kokemus. Tämä on tärkeää siinä tapauksessa, että toimeksisaajan on vaihdettava kyseisen henkilöstön jäseniä sopimuksen allekirjoittamisen ja tekemisen jälkeen. Tällainen tilanne voi tulla eteen jopa ennen kuin sopimuksen täytäntöönpano on alkanut tai sopimusta täytäntöön pantaessa. Molemmissa tapauksissa toimeksisaajan on perusteltava korvaamispyyntö ja saatava hankintaviranomaiselta kirjallinen lupa korvaamiseen etukäteen. Hankintaviranomaisen on annettava vastauksensa 30 vuorokauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Toimeksisaajan on ehdotettava henkilöstön korvaamista omasta aloitteestaan seuraavissa tapauksissa: a) Henkilöstön jäsenen kuollessa, sairastuessa tai joutuessa onnettomuuteen. b) Mikäli on tarpeen korvata joku henkilöstön jäsen minkä tahansa toimeksisaajan tahdosta riippumattoman syyn vuoksi (esimerkiksi virasta eroamisen vuoksi). Lisäksi hankintaviranomainen voi pyytää kirjallisen ja perustellun pyynnön nojalla korvaamista täytäntöönpanon aikana, jos joku henkilöstön jäsen ei ole sen mielestä pätevä tai sovelias suorittamaan hänelle sopimuksen nojalla kuuluvia tehtäviä. Jos jonkun henkilöstön jäsenen tilalle on nimitettävä uusi jäsen, tämän uuden henkilön on oltava vähintään yhtä pätevä ja yhtä kokenut, eivätkä hänelle maksettavat palkkiot saa ylittää alkuperäiselle jäsenelle maksettavia palkkioita. Jos toimeksisaaja ei pysty hankkimaan alkuperäisen jäsenen tilalle yhtä pätevää ja/tai kokenutta asiantuntijaa, hankintaviranomainen voi joko päättää purkaa sopimuksen, jos sen täytäntöönpano on vaarassa epäonnistua joltain osin, tai - jos täytäntöönpanon onnistumisesta ei ole epäilyjä - päättää hyväksyä tilalle valitun asiantuntijan, edellyttäen, että tämän palkkiot voidaan saattaa asianmukaiselle tasolle neuvottelemalla niistä uudelleen ja alentamalla niitä tarvittaessa. Toimeksisaajan on vastattava henkilöstön korvaamisesta aiheutuvista ylimääräisistä kustannuksista. Jos asiantuntijan tilalle ei oteta uutta asiantuntijaa välittömästi ja jos uuden asiantuntijan työsuhde alkaa vasta jonkin ajan kuluttua, hankintaviranomainen voi pyytää toimeksisaajaa nimittämään hankkeeseen väliaikaisen asiantuntijan siihen asti, kunnes uusi asiantuntija aloittaa työnsä, tai toteuttaa muita toimenpiteitä tilapäisestä henkilöstövajauksesta aiheutuvien haittojen ehkäisemiseksi. Hankintaviranomainen ei huolehdi kuitenkaan asiantuntijan poissaoloajalta maksettavista tai asiantuntijan tilalle (tilapäisesti tai lopullisesti) asetetulle henkilölle maksettavista korvauksista. 12. ARVOLTAAN ALLE 200 000 EURON SOPIMUSTEN TEKEMISTÄ KOSKEVAT YKSITYISKOHTAISET SÄÄNNÖT 12.1. Puitesopimus Kun on kyse sellaisista arvoltaan alle 200 000 euron sopimuksista, joiden toteuttaminen kestää alle 12 kuukautta, hankintaviranomainen voi ottaa käyttöön myös puitesopimusjärjestelmän. Käytettäessä puitesopimusjärjestelmää komissio - joka toimii kaikkien yhteisön ulkoisen avun edunsaajamaiden nimissä ja näiden puolesta - laatii rajoitetun tarjouspyynnön jälkeen (katso edellä oleva kohta 11) luetteloja mahdollisista palvelujen tarjoajista ajanjaksolle, jonka pituus on kolmesta viiteen vuotta; palvelujen tarjoajat jaetaan useisiin erilaista teknistä asiantuntemusta edellyttäviä aloja koskeviin sopimuksen eriin. Tämän vuoksi ei ole aiheellista laatia suppeaa luetteloa palvelujen tarjoajista kutakin yksittäistä tarjouspyynnön seurauksena tehtävää sopimusta varten. Kun on kysymys sellaisesta erityisestä arvoltaan alle 200 000 euron sopimuksesta, joka on kestoltaan alle 12 kuukauden pituinen, komissio - joka toimii kysymyksessä olevan AKT-valtion nimissä ja tämän puolesta - toimittaa haettua asiantuntijaa tai haettuja asiantuntijoita koskevan kuvauksen kolmelle sellaiselle puitesopimuksessa täsmennetylle palvelujen tarjoajalle, jotka on valittu haluttua asiantuntemusta edustavaa alaa koskevaa erää varten laaditusta luettelosta. Niiden kolmen yhtiön, joille asiantuntijapyyntö on esitetty, on ehdotettava kuvausta vastaavia asiantuntijoita noudattamalla puitesopimusta tehtäessä tarjottua hintahaitaria. Komission yksiköt valitsevat taloudellisesti edullisimman tarjouksen ja ilmoittavat päätöksestä hyväksytylle sopimuspuolelle. Puitesopimuksen kutakin erää varten hyväksyttyjen yhtiöiden yhdenvertaisten kilpailuedellytysten takaamiseksi komission yksiköt huolehtivat siitä, että kutakin erää varten laadittuihin luetteloihin sisältyviä yhtiöitä haastatellaan vuorotellen. 12.2. Yksinkertaistettu menettely Kun on kysymys arvoltaan alle 200 000 euron sopimuksesta, hankintaviranomainen voi tehdä palvelusopimuksen noudattamalla yksinkertaistettua menettelyä - jolloin ei julkaista ilmoitusta - mikäli puitesopimuksen käyttö ei tuota tulosta tai ei ole mahdollista. Hankintaviranomainen laatii luettelon valitsemistaan vähintään kolmesta palvelujen tarjoajasta erityisesti asiantuntijoita ja konsulttitoimistoja koskevissa komission tietokannoissa olevien tietojen perusteella. Hyväksytyille ehdokkaille lähetetään tarjouspyyntökirje ja tarjouspyyntöasiakirjat. Tarjousten on oltava perillä tarjouspyyntökirjeessä ilmoitetussa hankintaviranomaisen osoitteessa pyynnössä ilmoitettuun päivämäärään ja kellonaikaan mennessä. Hyväksytyille ehdokkaille on annettava tarjousten jättämistä varten vähintään 30 vuorokauden määräaika pyyntökirjeen lähetyspäivämäärästä alkaen. Tarjoukset on lähetettävä kahden kirjekuoren periaatetta noudattaen; toinen kuori sisältää teknisen tarjouksen ja toinen rahoitustarjouksen. Arviointitoimikunta, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus, avaa ja arvioi tarjoukset. Arviointitoimikunnan jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan. Arvioituaan tarjoukset toimikunta määrittää taloudellisesti edullisimman tarjouksen ottamalla huomioon tarjousten teknisen laadun ja hinnan. Jos hankintaviranomainen ei saa vähintään kolmea vaatimusten mukaista tarjousta, menettely on peruutettava ja aloitettava uudelleen. Kun kysymyksessä on arvoltaan enintään 5 000 euron palvelupyyntö, hankintaviranomainen voi kuitenkin toimia heti ensimmäisen tarjouksen saatuaan. III OSA TAVARANHANKINTOJA KOSKEVIIN SOPIMUKSIIN SOVELLETTAVAT ERITYISTOIMENPITEET 13. JOHDANTO Tavaranhankintasopimukset koskevat tavaroiden suunnittelua, valmistusta, haluttuun kohteeseen tapahtuvaa toimittamista, kokoamista ja käyttöönottoa sekä kaikkia muita mahdollisia sopimuksessa tarkoitettuja tehtäviä kuten huoltoa, korjaamista, koulutusta, huoltopalvelua ja niin edelleen. Tavarantoimittaja voi olla kuka tahansa toimituksista huolehtiva luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö. Tarjouksen tekevää tavarantoimittajaa kutsutaan tarjoajaksi; henkilöä, joka pyytää kutsua osallistua yksinkertaistettuun menettelyyn, nimitetään ehdokkaaksi. Hankintaviranomainen, joka täsmennetään aina sopimusilmoituksessa, on sopimuksen tekemiseen valtuutettu viranomainen. Tavaranhankintasopimukset tekee AKT-valtio, jonka kanssa komissio tekee rahoitussopimuksen. Komissio valmistelee ja lähettää kansainväliset tarjouspyyntöasiakirjat hankintaviranomaiselle hyväksymistä ja menettelyn aloittamista varten. Hankintaviranomainen toimittaa muut tarjouspyyntöasiakirjat lähetystön päällikön hyväksyttäviksi ennen tarjouspyyntöjen esittämistä. Täten hyväksyttyjen päätösten perusteella ja tiiviissä yhteistyössä lähetystön päällikön kanssa hankintaviranomainen esittää kaikki tarjouspyynnöt, vastaanottaa tarjoukset, toimii puheenjohtajana tarjouksia tarkasteltaessa ja vahvistaa tarjouspyynnön lopputuloksen. Hankintaviranomainen toimittaa lähetystön päällikölle hyväksymistä varten tiedot lopputuloksesta, johon saatujen tarjousten perusteella on päädytty, sekä hankintapäätöksen tekemistä koskevan ehdotuksen. Saatuaan lähetystön päällikön hyväksynnän hankintaviranomainen allekirjoittaa sopimukset ja antaa ne tiedoksi lähetystön päällikölle. Lähetystön päällikkö kutsutaan aina virallisesti paikalle ja on yleensä läsnä, kun tarjoukset avataan ja analysoidaan. 14. HANKINTAMENETTELYJÄ KOSKEVAT PERIAATTEET 14.1. Arvoltaan yli 150 000 euron sopimuksia koskevat periaatteet 14.1.1. Avoin menettely Hankintasopimusten tekemisen pääperiaatteena on, että sopimusilmoituksen jälkeen tehdään avoin kansainvälinen tarjouspyyntö. 14.1.2. Neuvottelumenettely Seuraavissa tapauksissa toimitussopimukset voidaan kuitenkin tehdä noudattamalla neuvottelumenettelyä komission annettua ennakkosuostumuksensa: a) Jos hankintaviranomaisille ennalta arvaamattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi kohdissa 15, 16 ja 17 tarkoitetuille avoimille tai yksinkertaistetuille menettelyille asetettuja määräaikoja ei voida noudattaa. Äärimmäisen kiireen perustelemiseksi mainitut syyt eivät saa missään olosuhteissa johtua hankintaviranomaisista. Tässä yhteydessä viimeksi mainittu voi käydä vapaasti asianmukaisiksi katsomiaan keskusteluja niiden mahdollisten tarjoajien kanssa, jotka se on valinnut laatimaansa luetteloon yhteisymmärryksessä lähetystön päällikön kanssa, ja myöntää sopimuksen valitsemalleen tarjoajalle. b) Jos tämä on perusteltua tiettyjen toimitusten luonteen tai erityisominaisuuksien vuoksi, esimerkiksi jos sopimuksen täytäntöönpano on yksinomaan kyseisten toimitusten käyttöä sääntelevien patenttien tai lisenssien haltijoiden vastuulla. c) Jos kysymyksessä ovat alkuperäisen tavarantoimittajan suorittamat lisätoimitukset, joiden tarkoituksena on joko tavanomaisten toimitusten tai laitteistojen osittainen korvaaminen tai olemassa olevien toimitusten tai laitteistojen laajentaminen, ja jos tavarantoimittajan vaihtamisen vuoksi edunsaaja joutuisi hankkimaan teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaista materiaalia, mikä johtaisi yhteensopimattomuuteen tai suhteettomiin teknisiin vaikeuksiin käytössä ja kunnossapidossa. d) Jos tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen jos yhtään laadulliset ja/tai rahoitukselliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty. Tällaisessa tapauksessa hankintaviranomainen voi - sen jälkeen kun tarjouspyyntö on peruutettu ja komissio antanut ennakkosuostumuksensa - ryhtyä neuvotteluihin valitsemansa tarjouskilpailuun osallistuneen tarjoajan tai valitsemiensa tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien kanssa, edellyttäen, ettei alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta (katso kohta 6, "Hankintamenettelyn peruuttaminen"). 14.2. Arvoltaan 30 000-150 000 euron sopimukset 14.2.1. Paikallisesti ilmoitettava avoin menettely Tässä tapauksessa sopimukset tehdään paikallisesti ilmoitettavalla avoimella tarjouspyynnöllä (tämän menettelyn yhteydessä tavaranhankintasopimusta koskeva ilmoitus julkaistaan yksinomaan asianomaisessa AKT-valtiossa tai asianomaisissa AKT-valtioissa). Lisäksi komissio julkaisee Internetissä tiedot tällaisista tarjouspyynnöistä (asiakirjojen numeron, maan, hankintaviranomaisen ja sopimustyypin) sekä sen lähetystön osoitteen, josta yritykset voivat pyytää lisätietoja. 14.2.2. Neuvottelumenettely Hankintaviranomainen voi - edellä olevassa 14.1.2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa ja komission annettua tätä varten suostumuksensa - tehdä hankintasopimuksen noudattamalla neuvottelumenettelyä. 14.3. Arvoltaan alle 30 000 euron sopimukset 14.3.1. Yksinkertaistettu menettely Arvoltaan alle 30 000 euron hankintasopimuksissa noudatetaan yksinkertaistettua menettelyä, jos tavarantoimittajia on vähintään kolme, eikä sopimusilmoitusta julkaista. Jos tilattujen toimitusten arvo on enintään 5 000 euroa, hankintaviranomainen voi toimia heti ensimmäisen tarjouksen saatuaan. 15. AVOIN KANSAINVÄLINEN TARJOUSPYYNTÖ (JOTA SOVELLETAAN ARVOLTAAN YLI 150 000 EURON SOPIMUKSIIN) 15.1. Sopimusilmoitusten julkaiseminen Yleisistä tarjouspyynnöistä on julkaistava sopimusilmoitus mahdollisimman laajan osallistumisen ja asianmukaisen avoimuuden takaamiseksi. 15.1.1. Tavaranhankintasopimuksia koskevien ilmoitusten julkaiseminen Sopimusilmoitukset julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, kunkin AKT-valtion virallisessa lehdessä, Internetissä ja tarvittaessa myös jossakin muussa tarkoitukseen soveltuvassa tiedotusvälineessä. Komissio huolehtii Euroopan yhteisöjen viralliseen lehteen ja Internetiin tulevista ilmoituksista. AKT-valtiot huolehtivat paikallisella tasolla julkaistavista ilmoituksista. Hankintaviranomainen ja sopimuksen kohde on kuvailtava ilmoituksessa selvästi, täsmällisesti ja kattavasti. Paikallisesti julkaistavan sopimusilmoituksen on oltava samanlainen kuin Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja Internetissä julkaistu ilmoitus ja se on julkaistava samanaikaisesti. Hankintaviranomainen tai komission yksiköt (lähetystöt, jäsenvaltioissa olevat komission yksiköt ja keskusyksikkö) toimittavat asiasta kiinnostuneille palveluntarjoajille kysymyksessä olevaa sopimusta koskevat tarjouspyyntöasiakirjat. 15.2. Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen ja sisältö Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen vaaditulla tavalla on olennaisen tärkeää sekä hankintamenettelyn asianmukaisen läpiviemisen että sopimuksen moitteettoman täytäntöönpanon varmistamiseksi. Kyseisten asiakirjojen on sisällettävä kaikki ne määräykset ja tiedot, jotka ovat tarpeen, jotta tarjoajat voivat esittää tarjouksensa, toisin sanoen tiedot noudatettavista menettelyistä, toimitettavista asiakirjoista, vaatimustenvastaisuudesta sekä ratkaisuperusteista ja niin edelleen. Tarjouspyyntöasiakirjat laatii komissio, joka lähettää tarjouspyyntöasiakirjat hankintaviranomaiselle hyväksymistä ja menettelyn aloittamista varten. Asiakirjoissa on oltava seuraavat osat: - tarjoajille annettavat ohjeet, joissa on määrättävä muun muassa i) sopimuksen valinta- ja ratkaisuperusteet, ii) mahdollinen lupa vaihtoehtojen esittämiseen ja iii) tarjouksessa tarkoitettu valuutta - EKR:n rahoittamia hankintasopimuksia koskeva yleiset sopimusehdot - erityisohjeet, joissa esitetään yksityiskohtaisesti yleiset sopimusehdot, täydennetään niitä tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia; mikäli annetut tiedot ovat ristiriidassa keskenään, erityisohjeet ovat ensisijaisia yleisiin sopimusehtoihin nähden - tekniikkaa koskeva liite, joka sisältää mahdolliset suunnitelmat, tekniset eritelmät ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevan ohjeellisen aikataulun - hinnasto (tarjoaja täyttää) - tarjouslomake - sopimuslomake - pankin tai muun vastaavan laitoksen takuulomakkeet seuraaviin tarkoituksiin: - tarjous (1-2 prosenttia sopimusta varten käytettävissä olevista varoista), - ennakot, ja - moitteeton täytäntöönpano (10 prosenttia sopimuksen arvosta). Jolleivät ne ole sopimuksen kohteen vuoksi perusteltuja, ovat kiellettyjä sellaiset tekniset eritelmät, joissa mainitaan tietyn valmistajan tiettyä alkuperää olevat tuotteet ja jotka vaikuttavat siten tiettyjä tuotteita suosivasti ja toisia tuotteita syrjivästi. Jos tuotteita ei voida kuvailla riittävän täsmällisesti ja ymmärrettävästi, ne voidaan kuitenkin määritellä käyttämällä niiden kauppanimeä, edellyttäen, että myös muut vastaavanlaiset tuotteet hyväksytään. 15.3. Valinta- ja ratkaisuperusteet Valintaperusteet koskevat tarjoajien kykyä panna täytäntöön kysymyksessä olevan kaltaisia sopimuksia. Joissain tapauksissa - silloin, kun sopimukseen sisältyy asennustöitä tai -palveluja - tarjouspyyntöasiakirjoissa voidaan tämän vuoksi esittää tarjoajan teknistä pätevyyttä koskevia valintaperusteita. Vaatimukset täyttäviin teknisiin tarjouksiin sovellettavat ratkaisuperusteet ovat tarjouksen hinta ja - jos tarjouspyynnössä pyydetään myös huoltopalvelua ja/tai koulutusta koskevia ehdotuksia - näiden ehdotusten laatu. 15.4. Menettelyn aikana annettavat lisätiedot Tarjouspyyntöasiakirjojen on oltava mahdollisimman selkeitä, jotta asiasta kiinnostuneiden tavarantoimittajien ei tarvitse pyytää lisätietoja menettelyn aikana. Jos hankintaviranomainen toimittaa joko omasta aloitteestaan tai jonkin tarjoajan pyynnöstä tarjouspyyntöasiakirjoihin liitettäviä lisätietoja, kyseiset tiedot on toimitettava kirjallisina ja samanaikaisesti kaikille tarjoajille. Jos mahdollisia tarjoajia ei voida yksilöidä avoimen menettelyn luonteen vuoksi, julkaistaan kohdassa 15.1.1 ("Tavaranhankintasopimuksia koskevien ilmoitusten julkaiseminen") tarkoitettu ilmoitus, jossa esitetään tarjouspyyntöasiakirjoihin tehdyt mahdolliset muutokset. Tarjousten vastaanottamiselle asetettua määräaikaa voidaan pidentää, jotta tarjoajat voivat ottaa kyseisen muutoksen huomioon. Tarjoajat voivat esittää kysymyksensä kirjallisina viimeistään 21 vuorokautta ennen tarjousten viimeistä jättöpäivää. Hankintaviranomaisen on toimitettava vastaukset kysymyksiin kaikille tarjoajille viimeistään 11 vuorokautta ennen tarjousten vastaanottamiselle asetetun määräajan päättymistä. 15.5. Tarjousten viimeinen jättöpäivä Tarjousten on oltava perillä tarjouspyyntöasiakirjois