Kertomus

sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset

(2001/C 372/11)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94(1) 137 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2000 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94(2) 119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(3) neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94138 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2000 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET SISÄMARKKINOILLA TOIMIVAN YHDENMUKAISTAMISVIRASTON (ALICANTE) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 2000 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Talousarvion toteuttaminen ja talousarviotilit

5. Varainhoitovuoden 2000 talousarvion toteuttamista kuvataan taulukossa 1(4). Virasto lisäsi alustavaa talousarviotaan 23 prosenttia vuoden aikana lisääntyneiden rekisteröintihakemusten vuoksi. Hakemusten lisääntyminen vaikuttaa pitkällä aikavälillä viraston henkilöstö- ja aineellisten resurssien kehitykseen (viraston päätöksiä koskevat väite- ja muutoksenhakumenettelyt, jotka voidaan aloittaa vuosi tai kaksi vuotta tavaramerkkien rekisteröinnistä).

6. Lisäksi varainhoitovuodelle 2000 käytettävissä olevia määrärahoja oli peruttava 51,4 miljoonaa euroa, eli 33 prosenttia kokonaismäärästä. Peruuntuneeseen määrään sisältyi 37,9 miljoonan euron käyttämättä jäänyt varaus.

7. Varainhoitovuodelta 1999 varainhoitovuodelle 2000 siirretyistä määrärahoista jäi käyttämättä yhteensä 5,0 miljoonaa euroa, joka on 22 prosenttia kaikista siirretyistä määrärahoista.

Viraston olisi pyrittävä parantamaan arvioitaan siirrettävistä määristä, jotta tarpeettomat määrärahat voidaan peruuttaa mahdollisimman pian.

Tilinpäätös ja tilinpito

8. Taulukossa 2 esitetään varainhoitovuoden 2000 tulostili ja taulukossa 3 tase 31. joulukuuta 2000.

9. Viraston soveltamien sääntöjen mukaan hyödykkeet, jotka ovat osa viraston varallisuutta, kirjataan taseeseen vasta sen jälkeen kun ne on maksettu. Näin ollen maksuunpanoa odottavaa noin 1,7 miljoonan euron summaa, joka liittyy atk-laitteistoihin, ei ollut kirjattu taseeseen eikä sen liitetietoihin.

Varainhoitoa koskevat säännökset

10. Jäsenvaltioille suoritetut maksut niiden tekemistä tutkimustöistä on suoritettu ilman tositteita, mikä on varainhoitoasetuksen säännösten vastaista.

Hallinnointi

11. Komissio on hoitanut viraston palkkahallintoa vuodesta 1995 toimihenkilökohtaista 500 euron vuosittaista korvausta vastaan. Tämä käytäntö oli perusteltu viraston pienen henkilöstömäärän vuoksi sen toiminnan alkuvaiheessa. Viraston henkilöstömäärän kasvun johdosta (ks. taulukko 4) olisi saatava varmuus siitä, että tämä maksu on määrältään edelleen perusteltu.

12. Virastolle suositeltiin aikaisemmassa kertomuksessa(5) kustannuslaskentajärjestelmän laatimista, jotta sen eri toimintojen kustannukset voitaisiin määrittää ja analysoida tarkasti. Vuonna 2000 virasto kehitti menetelmän, jolla se voi paremmin kartoittaa eri palveluidensa kustannukset. Näitä pyrkimyksiä on jatkettava, jotta viraston soveltamat hinnat voidaan vahvistaa täsmällisemmin.

Viraston henkilöstömäärän ja toiminnan kehitys

13. Viraston henkilöstö koostuu henkilöstösääntöjen soveltamisalaan kuuluvista vakinaisista toimihenkilöistä tai väliaikaisista toimihenkilöistä. Budjettivallan käyttäjä päättää tällaisten toimien määrästä vuosittain samalla, kun se hyväksyy talousarvion. Lisäksi talousarviossa voidaan myöntää määrärahoja ylimääräisten toimihenkilöiden, joiden työsuhde kestää enintään vuoden, ja paikallisten toimihenkilöiden palvelukseen ottamista varten.

14. Taulukossa 4 on esitetty viraston henkilöstömäärän kehitys ja henkilöstön jakautuminen. Toimihenkilöiden määrän kasvun hidastumisen lisäksi siitä käy ilmi, että vakinaisten toimihenkilöiden osuus näyttää kasvavan ajan myötä.

15. Henkilöstöpulasta aiheutuneet ongelmat ratkaistiin osittain ottamalla palvelukseen tilapäistyöntekijöitä, joiden palvelukseen ottamiseen käytetyt varat 30-kertaistuivat vuodesta 1996 vuoteen 2000 (tilapäistyöntekijöitä koskevat maksut kasvoivat 0,9 miljoonaan euroon vuonna 2000).

16. Viraston henkilöstöstä keskimäärin yli neljäsosa vaihtaa vuosittain toimihenkilöryhmästä toiseen (siirtyy ylimääräisestä toimihenkilöstä väliaikaiseksi toimihenkilöksi tai väliaikaisesta toimihenkilöstä vakinaiseksi toimihenkilöksi), ja suuntaus näyttää voimistuvan. Lisäksi uusista palvelukseen otetuista henkilöistä (virasto on ottanut palvelukseen sen perustamisesta alkaen 634 toimihenkilöä eri toimihenkilöryhmiin) 65 prosenttia on väliaikaisia toimihenkilöitä ja 35 prosenttia ylimääräisiä toimihenkilöitä tai, hyvin vähäisessä määrin, paikallisia toimihenkilöitä. Viraston perustamisen jälkeen ainoastaan yksi toimihenkilö oli otettu palvelukseen suoraan vakinaiseksi toimihenkilöksi 31. joulukuuta 2000 mennessä.

17. Toimihenkilöt on otettu palvelukseen aluksi ylimääräisiksi toimihenkilöiksi (alimmilla ura-alueilla hyvin usein sen jälkeen, kun he ovat työskennelleet tilapäistyöntekijän sopimuksella) ja myöhemmin heistä tulee sisäisten menettelyiden jälkeen väliaikaisia toimihenkilöitä. Lopulta heistä tulee kirjallisiin ja suullisiin kokeisiin perustuvien sisäisten kilpailuiden kautta vakinaisia toimihenkilöitä.

18. Tämän henkilöstöhallintomallin sisäinen luonne käy ilmi taulukosta 5, jossa eritellään rekrytointien kehitystä palvelukseenottotavan mukaan ja joka osoittaa, että ainoastaan 12 prosenttia näistä palvelukseen ottamisista on tapahtunut avoimen valintamenettelyn perusteella.

19. Palvelukseen ottamiseen liittyvät kustannukset ovat olleet keskimäärin noin 1410 euroa palkattua toimihenkilöä kohti. Otoksen, johon kuului 30 toimihenkilöä, tarkastelussa ei havaittu merkittäviä ongelmia palvelukseen otettujen henkilöiden ammatillisen profiilin ja tehtävien välillä.

20. Toimihenkilöiden eroaminen palveluksesta on johtanut siihen, että henkilöstön vuotuinen vaihtuvuus on keskimäärin noin 3 prosenttia. Puolessa tapauksista on kyse sopimusten päättymisestä ja puolessa sopimusten keskeytymisestä pääasiassa toimihenkilöiden aloitteesta.

21. Tarkastusta varten toimihenkilöt jaettiin kahteen ryhmään:

- tukitoimintoihin osoitetut toimihenkilöt; kyseiset toiminnot takaavat viraston toiminnan jatkuvuuden (esimerkiksi hallinto- ja kirjanpitoyksiköt sekä sihteeristö)

- muu niin sanottu varsinaisiin toimintoihin osoitettu henkilöstö, joka huolehtii viraston tavoitteiden saavuttamisesta.

22. Keskimäärin 66:ta prosenttia ura-alueen A henkilöstöstä voidaan pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä. Eräät muilla ura-alueilla työskentelevät toimihenkilöt hoitavat ura-alueestaan huolimatta muita kuin pelkästään suorittavia tehtäviä tai tukitehtäviä. Kun määritettiin heidän tehtäviinsä sisältyvien varsinaisten toimintojen osuutta, 31:stä toimihenkilöstä koostunut otos osoitti, että kaikki ura-alueet huomioon ottaen 58:aa prosenttia viraston toimihenkilöistä voitaisiin pitää varsinaisiin toimintoihin osoitettuina toimihenkilöinä.

23. Varsinaisiin toimintoihin osoitettujen toimihenkilöiden ja tukitoimintoihin osoitettujen toimihenkilöiden välisen suhdeluvun kehitys vaikuttaa normaalilta ja jopa hieman suotuisalta, sillä tukitoimintoihin osoitettujen toimihenkilöiden suurempi määrä viraston kahden ensimmäisen olemassaolovuoden aikana on myöhemmin pienentynyt voimakkaasti. Tukitoimintoihin osoitettujen ura-alueen A toimihenkilöiden osuus on nykyisin 32 prosenttia, eli hieman pienempi kuin tarkastellun jakson keskiarvo (34 prosenttia).

24. Taulukossa 6 kuvataan henkilöstöön liittyvien kulujen sekä hallintomenojen kehitystä. Palkkakustannusten kasvu, vaikkakin se on ollut merkittävää, on ollut hitaampaa kuin henkilöstömäärän kasvu. Tämä johtuu viraston palvelukseenottopolitiikasta, jossa toimihenkilön eteneminen ylimääräisestä toimihenkilöstä vakinaiseksi toimihenkilöksi hidastaa urakehitystä, jolloin palkat nousevat hitaammin.

25. Muista henkilöstöön liittyvistä kuluista tutkittiin erityisesti täydennyskoulutuksesta johtuvat menot ja hallintomenot etenkin tietotekniikan osalta. Täydennyskoulutuksesta johtuvat menot kasvoivat samassa suhteessa henkilöstömäärän kanssa, lisäystä oli noin 23 prosenttia henkeä kohti vuodessa. Myös hallintomenot, joihin tietotekniikkamenot kuuluvat, kasvoivat merkittävästi. Hallintomenot kasvoivat vuodessa keskimäärin 54 prosenttia ja tietotekniikkamenot 36 prosenttia, joten ne kasvoivat selvästi vähemmän kuin henkilöstömäärä. Niin ollen henkilöä kohden lasketut määrät pienenivät tai olivat jopa negatiivisia siitä syystä, että viraston tekemät merkittävät alkuinvestoinnit sisältyvät hallintomenoihin.

26. Saadakseen selville viraston toiminnan sekä sen henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehittymisen välisen suhteen, tilintarkastustuomioistuin vertasi kahta viimeksi mainittua tekijää viraston tuloihin vuoden aikana. Tulot ilmentävät sekä virastolle jätettyjen hakemusten määrää että kunkin hakemuksen käsittelyyn liittyviä vaikeuksia, jotka näkyvät pyydettyjen maksujen eroina. Vertailun perusteella näyttää siltä, että viraston hallinto on tehokasta siinä mielessä, että henkilöresurssien käyttö ja henkilöstöön liittyvät kulut kasvavat keskimäärin hitaammin kuin viraston toimintavolyymi. Havaintoa vahvistaa se, että tukitoiminnoista aiheutuvat menot (I ja II osasto) kasvavat keskimäärin hitaammin kuin toimintamenot (varainhoitovuoden määrärahoista suoritetut tosiasialliset menot ja III osastosta siirretyt määrärahat).

Päätelmät

27. Yleisesti ottaen näyttää siltä, että virasto ei perustamisestaan lähtien ole pystynyt ottamaan palvelukseensa talousarviomenettelyn yhteydessä pyytämäänsä määrää henkilöstöä. On kaksi syytä, joilla tilannetta voidaan selittää:

- tarvittavan henkilöstön määrää on ollut vaikea ennakoida tarkasti

- on haluttu varautua rekisteröintipyyntöjen määrän mahdolliseen laskuun.

28. Henkilöstön palvelukseen ottamiseksi virasto on poikennut avoimeen kilpailuun perustuvasta valintamenettelystä, josta ilmoitetaan laajasti. Kyseisen lähestymistavan avulla palvelukseen ottamisesta aiheutuvat kulut voidaan rajoittaa erittäin vähiin, ja sen avulla on mahdollista arvioida palvelukseen otettua henkilöstöä pitkän ajan kuluessa, ja palkkakustannusten kehittyminen hidastuu. Käytäntöön liittyy kuitenkin seuraavia haittoja:

- valintamenettely ei vaikuta parhaalta mahdolliselta, jos tarkastellaan henkilöstön urakehitystä virastossa

- toteutetut toimet, joilla varmistetaan avoin työpaikoista ilmoittaminen ja toimihenkilöiden valinta, ovat riittämättömiä, vaikka palvelukseenoton laadussa ei näytä olevan huomauttamista.

29. Kun otetaan huomioon viraston toiminnan ja henkilöstötilanteen odotettu kehitys, olisi ehkä suotavaa, että virasto huolehtisi palvelukseen ottamisesta yhdessä toimielinten ja muiden erillisvirastojen kanssa, jotta palkkaaminen tukitoimiin sekä varsinaisiin toimintoihin liittyviin, hallinnollista pätevyyttä edellyttäviin tehtäviin tapahtuisi mahdollisimman laajalta pohjalta.

30. Vaikka viraston henkilöstön kokonaistuottavuus on melko tyydyttävä, viraston olisi pyrittävä pitämään tilanne tarkasti valvonnassa erityisesti palkkakustannusten osalta. Lisäksi olisi pyrittävä tehostamaan koulutukseen ja hallintoon liittyvien menojen vaikutuksia sekä määrittämään nämä vaikutukset tarkemmin kunkin toimihenkilön henkilökohtaiseen tuottavuuteen nähden. Lisäksi viraston olisi yleisesti parannettava henkilöstöalan hallinnointi- ja tietojärjestelmäänsä.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 25. lokakuuta 2001pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. Karlsson

Presidentti

(1) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 33.

(2) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 30.

(3) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94137 artiklan 1 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 2000 laadittiin 28. helmikuuta 2001 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, Euroopan parlamentille, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 28. maaliskuuta 2001. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(4) Kaikki tässä kertomuksessa esitetyt taulukot on laskettu mahdollisimman tarkkojen tietojen perusteella. Luvut on esitetty pyöristettyinä, mikä voi antaa vaikutelman laskuvirheistä. Viiva merkitsee sitä, että arvoa ei ole tai se on nolla, ja luku 0,0 sitä, että pyöristämisessä käytetty kynnysarvo ei ole ylittynyt.

(5) EYVL C 373, 27.12.2000, kohta 6, ks. myös EYVL C 372, 22.12.1999, kohta 6 ja EYVL C 406, 28.12.1998, kohta 1.5.

TAULUKOT 1 - 6

Taulukko 1

Talousarvion toteuttaminen

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 2000 ja 1999

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.Yhteissummissa voi olla pyöristyksistä johtuvia eroja.

Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

Taulukko 3

Tase 31. joulukuuta 2000 ja 31. joulukuuta 1999

Huom.Yhteissummissa voi olla pyöristyksistä johtuvia eroja.

Lähde:Tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 4

Henkilöstömäärän kehitys

>TAULUKON PAIKKA>

VT: Vakinaiset toimihenkilöt.

VäT: Väliaikaiset toimihenkilöt.

YT: Ylimääräiset toimihenkilöt.

PT: Paikalliset toimihenkilöt.

Taulukko 5

Henkilöstömäärän vaihtelu

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 6

Henkilöstömäärän ja henkilöstöön liittyvien kulujen kehitys

>TAULUKON PAIKKA>

Viraston vastaukset

Talousarvion toteuttaminen ja varainhoito

7. Virasto ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja jatkaa ponnistelujaan talousarvion ennakkoarviointijärjestelmän parantamiseksi.

Tilinpäätös ja tilinpito

9. Tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen seurauksena virasto liittää tästedes vuotuisiin tileihinsä selityksen, jossa esitetään vaaditut tiedot.

Varainhoitoa koskevat määräykset

10. Tilintarkastustuomioistuimen vierailun seurauksena virasto on jo toimittanut kansallisille virastoille ehdotuksen laskuja koskevasta luettelosta. Harmonisointivirasto laatii luettelon vastaanotettuaan tutkimusraportit; sen jälkeen ne toimitetaan virastoille hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi ja palautetaan harmonisointivirastoon ennen maksamista.

Hallinto

11. Virasto on toimittanut maaliskuussa 2001 komissiolle kysymyksen, joka koskee palkkahallinnon osalta jokaisesta työntekijästä korvattavaa 500 euron vuosimaksua. Komissio on vastannut virastolle, että se on tutkimassa kysymystä uudelleen.

12. Varainhoito-osasto on päättänyt työt varainhoitovuoden 2000 osalta. Ottaen huomioon, että analyyttinen kirjanpitojärjestelmä on vasta ensivaiheessaan, tätä varainhoitovuotta koskevat luvut ovat luonteeltaan vain likimääräisiä.

Varainhoitovuotta 2000 koskeva kertomus sisältää seuraavat tiedot: kustannukset ja analyyttisen kirjanpidon tuloksen, päivittäinen jaottelu toiminnan ja palvelun mukaan sekä menojen erittely yksikön ja tuotteen mukaan. On laadittu myös toinen henkilöstömenoja koskeva kertomus.

Tehtäväksi jää vielä joitakin järjestelmän vakiinnuttamiseksi tarvittavia työtehtäviä. On mm. otettava käyttöön tiettyjä tietovirtoja eli liitettävä analyyttiseen kirjanpitojärjestelmään tavaramerkin hallinnasta jo käytettävissä olevat tiedot sekä tuottavuutta koskevien asiakirjojen sisältämät tiedot.

Viraston henkilökunnan määrän ja viraston toimintojen kehitys

16 ja 17. On huomattava, että menettelyt ja ehdot, jotka koskevat tyypillistä siirtymistä asemasta toiseen (sijainen väliaikainen tilapäinen vakinainen), eivät ole samat kaikissa vaiheissa. Siirtyminen ei näin ollen ole automaattista, ja vakinaistamista edeltävien sisäisten kilpailujen avulla on voitu rakentaa ydinjoukko virkamiehistä, joiden on, sen jälkeen kun he ovat keskimäärin 18 kuukauden ajan osoittaneet taitonsa ja kyvykkyytensä, vielä pitänyt selvitä kirjallisista ja suullisista kokeista, jotka on järjestetty viraston koko henkilöstöön sovellettavan tasavertaisen kohtelun periaatteen mukaisesti. Myös työhönotto lähtötasolle (sijainen tai väliaikainen palkkaluokkiin C ja D sekä tilapäinen palkkaluokkiin A ja B) suoritetaan niin, että samalla taataan mahdollisimman suuri ehdokkaiden välinen kilpailu. Palkkaluokkien C ja D täyttämistä ajatellen niitä koskevat hakemukset erotetaankin EU:n kaikista jäsenvaltioista saatavien oma-aloitteisesti lähetettyjen hakemusten tiedoista sekä väliaikaista henkilöstöä välittävien liikeyritysten tiedoista.

Siltä osin, mitä edellä on sanottu tavanomaisesta siirtymisestä, virasto on voinut säästää (kuten tilintarkastustuomioistuin toteaa kohdassa 19) tuntuvan summan työhönotto- ja palkkakustannuksissa ja vaatia henkilöstöltä keskimäärin 24 kuukauden koeajan ennen toimien vakinaistamista.

21, 22 ja 23. Tilintarkastustuomioistuimen ja viraston välillä oli alkuvaiheessa näkemyseroja rajanvedossa operationaalisen ja tukihenkilöstön välille (tilintarkastustuomioistuin tekee eron vain palkkaluokan A sisällä ja pitää palkkaluokkien B, C ja D koko henkilöstöä tukihenkilöstönä, kun taas virasto kiinnittää huomiota siihen, mikä osa eri palveluyksiköissä toimivasta operationaalisesta ja tukihenkilöstöstä suorittaa - tai ei suorita - suoraan yhteisön tavaramerkin rekisteröintimenettelyyn liittyviä tehtäviä). Tilintarkastustuomioistuimen tekemän otantatutkimuksen perusteella noin 58 % henkilöstöstä toimii operationaalisissa tehtävissä. Viraston arvion mukaan tämä sama tutkimus antaisi koko henkilöstöön ulotettuna kokonaisosuudeksi 66 %.

25. Mitä tulee koulutustoiminnan vaikutuksiin yksittäisten työtekijöiden tuottavuuteen, on todettava, että huolimatta koulutusmenojen lisääntymisestä yksittäistä henkilöstön jäsentä kohden, ne ovat edelleen varsin alhaisella tasolla (alle 1 % vuoden 2001 talousarvion osaston I menoista) ja ne ovat keskittyneet kieli- ja toimistotekniikkakoulutukseen. On toivottavaa, että lähivuosia varten laadittu kunnianhimoinen koulutussuunnitelma (noin 5 % vuoden 2002 talousarvion osaston I menoista) parantaa työtekijöiden tuottavuutta aiempaa merkittävämmin.

29 ja 30. Tilintarkastustuomioistuimen suositukset otetaan huomioon.