/* KOM/2010/0447 lopull. */ KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle vuonna 2009 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista (varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohta)





[pic] | EUROOPAN KOMISSIO | Bryssel 31.8.2010 KOM(2010) 447 lopullinen KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaisellevuonna 2009 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista(varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohta) SEK(2010) 994 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto 3 1.1. IAS:n tehtävä: riippumattomuus, objektiivisuus ja vastuuvelvollisuus 3 2. Työympäristö ja tarkastussuunnitelma 3 2.1. Sisäinen tarkastusprosessi 3 2.2. IAS:n strategisen tarkastussuunnitelman täytäntöönpano 4 2.3. Suositusten hyväksyminen ja suhtautuminen IAS:n työhön 4 3. IAS:n tärkeimmät havainnot ja suositukset 5 4. Päätelmät 10 JOHDANTO Tällä kertomuksella tiedotetaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti komission sisäisen tarkastuksen (Internal Audit Service, IAS) toiminnasta. Perustana on varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukaisesti laadittu IAS:n kertomus, joka koskee tärkeimpiä tarkastushavaintoja ja jossa käsitellään sisäisen tarkastuksen ammattistandardien mukaisesti myös merkittäviä riskipositioita, valvontakysymyksiä sekä organisaation hallinto- ja ohjausjärjestelmää (corporate governance). Tämä kertomus perustuu vuonna 2009 laadittuihin kertomuksiin[1] IAS:n tarkastus- ja konsultointitoiminnasta komission osastoissa ja toimeenpanovirastoissa. Se ei kata IAS:n tarkastustyön tuloksia muissa virastoissa ja elimissä, joiden osalta laaditaan erilliset vuosikertomukset. Komissio vastasi sisäisen tarkastajan havaintoihin ja päätelmiin yhteenvetokertomuksessa[2]. Komissio ottaa siinä kantaa sellaisiin yleisiin kysymyksiin, joita IAS, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja vastuuvapauden myöntävä viranomainen ovat ottaneet esille tai joita sisäisen tarkastuksen seurantakomitea (Audit Progress Committee, APC) on käsitellyt taikka jotka sisältyvät varainhoitoasetuksen kolmivuotistarkistusta koskeviin ehdotuksiin. IAS:n tehtävä: riippumattomuus, objektiivisuus ja vastuuvelvollisuus IAS:n tehtävänä on edistää moitteetonta hallintoa Euroopan komissiossa komission ja sääntely- ja toimeenpanovirastojen sisäisten hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastuksilla, joiden tarkoituksena on arvioida järjestelmien tehokkuutta ja näin myötävaikuttaa niiden jatkuvaan parantamiseen. IAS toimii sisäisestä tarkastuksesta vastaavan komission jäsenen alaisuudessa ja on toiminnastaan tilivelvollinen sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle. IAS noudattaa työssään sisäisten tarkastajien järjestön IIA:n (Institute of Internal Auditors) kansainvälisiä ammattikäytänteitä, ja sisäinen tarkastaja on ilmoittanut sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle olevansa organisatorisesti riippumaton. Taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimeltä ei vuonna 2009 saatu yhtään ilmoitusta varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 112 artiklassa tarkoitetuista järjestelmäongelmista. TYÖYMPÄRISTÖ JA TARKASTUSSUUNNITELMA Sisäinen tarkastusprosessi IAS teki yhteistyötä Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden kanssa tarkastussuunnitelmien koordinoinnissa, tarkastuskertomusten säännöllisessä laadinnassa, menetelmiä koskevien tietojen vaihdossa ja koulutuksessa. IAS ja sisäisen tarkastuksen yksiköt käyttävät yhteistä tarkastusympäristön määritelmää ja yhteisiä riskinarvioinnin menetelmiä. Sisäisen tarkastuksen yksiköiden verkosto (Auditnet), jonka puheenjohtajuutta hoitaa IAS, tarjosi edelleen tehokkaan foorumin sisäisen tarkastuksen menetelmien yhtenäistämiselle komissiossa. Komission sisäisille tarkastajille suunnatun ammattikoulutusohjelman kehittäminen saatiin päätökseen. Siihen sisältyy myös OLAFin suunnittelema petostentorjuntaa käsittelevä koulutuskokonaisuus. IAS:n strategisen tarkastussuunnitelman täytäntöönpano Vuosia 2007–2009 koskevaa IAS:n strategista toimintasuunnitelmaa päivitettiin vuonna 2009 johdon vuotuisen riskinarvioinnin tulosten ja muiden ulkoisessa ja sisäisessä toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten perusteella (esim. organisaation toimintaa, toimintoja, ohjelmia, järjestelmiä ja valvontaa koskevat muutokset). Tarkoitus oli, että vuosia 2007–2009 koskevan suunnittelujakson lopussa joko IAS tai sisäisen tarkastuksen yksiköt ovat tarkastaneet komission sisäiset valvontajärjestelmät, jotka kattoivat 56 prosenttia tilintarkastusympäristöstä (66 prosenttia vuoden 2009 talousarviositoumuksista). Lopullinen kattavuus lasketaan sitten, kun kaikki sisäisen tarkastuksen yksiköt ovat toimittaneet ajantasaiset luvut. IAS suoritti myös muita kuin talouteen kohdistuvia tarkastuksia (esim. toiminnan jatkuvuus, riskienhallinta). Vuonna 2009 IAS toteutti 87 prosenttia työohjelmastaan siten, että C1-tarkastuskohteista[3] tarkastettiin 100 prosenttia ja C2-tarkastuskohteista[4] 66 prosenttia. Kaikkiaan laadittiin 67 kertomusta (34 tarkastuskertomusta, 32 seurantakertomusta ja 1 konsultointikertomus). Täydellinen luettelo on liitteenä. Suositusten hyväksyminen ja suhtautuminen IAS:n työhön Tarkastetut yksiköt hyväksyivät vuonna 2009 yhteensä 98,8 prosenttia kaikista suosituksista. [pic] * Kaikki suositukset lukuun ottamatta kahta ”erittäin tärkeää” ja yhtä ”tärkeää” hyväksyttiin. Tarkastettavien tyytyväisyyttä yksittäisiin tarkastuksiin kuvaavan palautteen perusteella tarkastusten keskimääräiseksi arvosanaksi saatiin 1,71 (1,74 vuonna 2008 ja 1,86 vuonna 2007) asteikolla yhdestä (paras) neljään (huonoin). Vuoden 2010 alussa tehdyn selvityksen mukaan 78,8 prosenttia sidosryhmistä katsoi, että IAS toteuttaa ja välittää selkeää näkemystä hallinto- ja ohjausjärjestelmään sekä sisäiseen valvontaan liittyvistä kysymyksistä, 90 prosenttia katsoi, että tarkastusten toimittamisessa oli noudatettu rehellisyyden, puolueettomuuden ja oikeudenmukaisuuden periaatteita, ja 76,3 prosenttia katsoi, että IAS:n suosituksista oli välitöntä hyötyä tarkastettavalle (vastaava luku oli 61,5 prosenttia vuonna 2008 ja 48,8 prosenttia vuonna 2007). Yhteensä 90 prosenttia vastaajista katsoi, että IAS:n työ parantaa komission ja sen toimeenpanovirastojen hallinto- ja valvontajärjestelmien laatua. IAS:N TÄRKEIMMÄT HAVAINNOT JA SUOSITUKSET Toiminnan jatkuvuus Toiminnan jatkuvuuden hallintaa ja sen asianmukaisuutta ja tehokkuutta arvioitiin neljässä yksikössä. Tältä osin todettiin, että toiminnan jatkuvuuden hallinta on jatkuva prosessi, jota ei ole vielä saatu päätökseen, ja että sen kehittämiseen, toteuttamiseen ja parantamiseen on tehty merkittäviä panostuksia vuodesta 2006 alkaen. IAS katsoi kuitenkin, että tarvitaan parempaa organisaatiotason seurantaa ja parempia yleisiä ohjeita. IAS suositteli, että näiden suositusten toteuttamista koskeva vastuu annettaisiin sopivalle valvontaelimelle tai ohjausyksikölle. Toiminnan jatkuvuuden hallinnasta vastaavan horisontaalisen yksikön olisi tarjottava enemmän opastusta siitä, miten tehdään toimintaan kohdistuvien vaikutusten analyysi riskinarvioinnin perusteella, parannettava monialaisten asioiden ja keskinäisten riippuvuuksien koordinointia ja kehitettävä toiminnan jatkuvuuden suunnittelua. Yksiköiden toiminnan jatkuvuuden suunnittelua on seurattava toimielintasolla. Tämän varmistamiseksi on laadittava kattava luettelo kriittisistä toiminnoista. Suunnitelmia olisi testattava säännöllisesti käytännössä, ja organisaatiotasolla olisi valmisteltava toiminnan jatkuvuuden hallintaa koskeva harjoitusohjelma, johon sisältyisi määräajoin toteutettavia pakollisia simulaatioharjoituksia. Riskienhallinta Nykyinen riskienhallintakehys otettiin käyttöön vuonna 2005. Siihen liittyvä toimintasuunnitelma oli tarkoitus toteuttaa vuosina 2005–2007. Kahdessa horisontaalisessa ja kahdessa toimintapoliittisessa yksikössä vuonna 2009 suoritetun tarkastuksen yhteydessä arvioitiin sekä riskienhallintakehyksen asianmukaisuutta että sen toteutusta käytännössä. Tarkastus varmisti, että komission riskienhallintakehys on kansainvälisesti hyväksyttyjen arviointiperusteiden eli COSO:n laatiman organisaatioiden riskienhallintamallin (COSO-Enterprise Risk Management model) mukainen ja tarjoaa vakaan perustan riskienhallinnalle. IAS suositteli, että keskusyksiköiden roolia vahvistetaan merkittävästi, jotta riskienhallinnan täytäntöönpanoa komissiossa voitaisiin seurata tehokkaasti ja samalla varmistaa, että monialaisiin riskeihin varaudutaan täysimittaisesti ja että koko toimielimeen kohdistuvat riskit saadaan asianmukaisesti yksilöityä. Lisäksi suositeltiin, että keskusyksiköt edistävät riskienhallinnan parhaita toimintatapoja, analysoivat pääosastojen raportoimia kriittisiä riskejä ja niitä koskevia hallintoratkaisuja ja toimittavat analyysistään yhteenvedon kollegiolle. Hallinnon ja riskeistä raportoinnin parantamiseksi on selvennettävä keskeisiä käsitteitä (esim. kriittisten riskien arviointi sekä toimintariskien että jäännösriskien tasolla) ja annettava lisää ohjeita (esim. riskiensietokäsitteen soveltaminen ja sellaisten riskien huomioon ottaminen, jotka perustuvat riippuvuuteen ulkopuolisista kumppaneista). Toimintapoliittisten pääosastojen on vahvistettava riskien hallintaa ja kehitettävä riskienhallinnasta tehokas väline, joka on osa niiden hallintoprosessia. Hankinnat ja avustusten hallinnointi Hankintamenettelyt ja avustusten hallinnointimenettelyt sisäisten politiikkojen alalla olivat tarkastuskohteena kolmessa uudessa tarkastuksessa ja viidessä seurantatarkastuksessa. Yhteisen tutkimuskeskuksen hankintamenettelyissä esiintyy toimintariskejä, jotka liittyvät sen hajautettuun rakenteeseen ja sen toiminnan erikoisluonteeseen. Erityisen riskin aiheuttaa ydinmateriaalin käsittely ja ydintutkimuslaitosten toiminta. IAS on suositellut hankintojen suunnitteluprosessin parantamista, hankintojen dokumentointia, jälkitarkastuksia, ohjeiden antamista ja poikkeusten seurantaa. ESTATin myöntämien avustusten osalta ehdotettiin suurten hankkeiden ennakkoarvioinnin parantamista, arvioinnin lisäämistä avustusten myöntämismenettelyn valmisteluvaiheessa ja komission kannettavaksi tulevien kustannusten laskuperustan yksinkertaistamista. Schengen-järjestelystä myönnettävien avustusten hallinnointiin liittyen ehdotettiin, että oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston (JLS) vuotuisia toimintakertomuksia parannetaan sisällyttämällä niihin tiivistelmä hajautetun hallinnoinnin periaatteella toteutettavia ohjelmia koskevista keskeisistä tarkastuksista ja esittelemällä tärkeimmät tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta tukevat tulosindikaattorit. Schengen-järjestelyä koskevien tarkastusten oikeusperusta todettiin epäselväksi. Schengen-järjestelyn toisen vaiheen alhainen toteutusaste Bulgariassa ja Romaniassa viittaa siihen, että keskeiset EU:n ulkorajoilla toteutettavien tarkastusten parantamiseen tähtäävät toimet olivat vielä toteuttamatta tai niiden toteutus oli myöhässä aikataulusta IAS:n tehdessä tarkastustaan. Oli myös olemassa riski, että Bulgaria ei ehkä toteuta täysimääräisesti Schengen-järjestelyn toisen vaiheen talousarviota. JLS:n olisi tehostettava Bulgarian edistymisen seurantaa laatimalla toimintasuunnitelma yhdessä kyseisen jäsenvaltion viranomaisten kanssa. Lisäksi sen olisi harkittava mahdollisuutta laatia suunnitelma määrärahojen menetyksen rajoittamiseksi tapauksissa, joissa suunniteltuja toimia ei toteuteta. Tutkimuksen pääosaston seitsemännen puiteohjelman yhteydessä toteuttamien valvontatoimien osalta IAS suositteli parannuksia valvontastrategioihin. Lainsäädäntökehyksessä tosin painotetaan tuensaajien ennakkovalvonnan yksinkertaistamis- ja vähentämistarvetta, mutta IAS:n tarkastuksissa tuli esiin tarve saattaa tasapainoon ennalta ehkäisevät toimet ja jälkitarkastukset. IAS suositteli valikoivamman riskiperusteisen valvonnan käyttöä tarpeen mukaan sekä selkeiden petostentorjunta- ja jäljittämisstrategioiden kehittämistä. Asetuksissa säädettyjä seuraamusmekanismeja olisi pelotevaikutuksen varmistamiseksi sovellettava myös käytännössä. Toimeenpanovirastot Toimeenpanovirastojen toteutettavaksi siirretty toimintatalousarvio oli kahden tarkastuksen kohteena ja toimeenpanovirastoissa suoritettiin myös kaksi seurantatarkastusta. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä siihen, että varmistetaan tehtävien selkeä ja jäsennelty siirtäminen pääosastoilta vasta perustetuille toimeenpanovirastoille ja selkeä tehtävien jako niiden kesken. IAS suositteli yhteisymmärryspöytäkirjan tekemistä kunkin pääosaston ja sen alaisen toimeenpanoviraston välillä. Lisäksi se suositteli, että vastaava pääosasto vahvistaa selkeän virallisen strategian, jossa määritellään, miten toimeenpanoviraston toimintamenoihin liittyvien tehtävien hoitoa valvotaan. Suoritettuaan molemmat tarkastukset IAS suositteli kattavan yhdennetyn hallintotietojärjestelmän perustamista, jotta toimeenpanovirastojen hallinnoimien ohjelmien valvonnalle ja niitä koskevalle raportoinnille saataisiin parempi perusta. IAS suositteli kilpailukyvyn ja innovoinnin toimeenpanovirastolle (EACI) toiminnan jatkuvuutta koskevan suunnitelman testaamista sen tehokkaan täytäntöönpanon varmistamiseksi. Se huomautti lisäksi, että komission tietotekniikkajärjestelmien ja turvapalvelujen käyttöoikeuksien rajoittamisella saattaa olla kielteinen vaikutus toimeenpanovirastojen toimien jatkuvuuteen, koska ne ovat suuressa määrin riippuvaisia joistakin näistä järjestelmistä. Tietotekniikkaan liittyvät kysymykset Sisäisen tarkastuksen seurantakomitean pyynnöstä laadittiin kaksi tarkastuskirjelmää, joissa esitettiin tiivistelmä laajoihin ja toimielintason tietotekniikkajärjestelmiin[5] viime vuosina kohdistettujen tarkastusten keskeisistä havainnoista. Laajojen tietotekniikkahankkeiden osalta harkittavaksi esitetään seuraavia toimia: tietotekniikkaan liittyvien riskinhallintamenettelyjen parantaminen riskien säännöllisen ja yksityiskohtaisen arvioinnin avulla, vakioitujen hankehallinnointimenetelmien kehittäminen ja soveltaminen kaikkien laajojen tietotekniikkahankkeiden yhteydessä, tietotekniikka-alan toimeksisaajien suoritusten ja laadun tiiviimpi seuranta sekä kattavan vakiomuotoisen prosessin käyttöönotto tietotekniikkajärjestelmiin tehtävien muutosten hallintaa varten. Erityistä huomiota kiinnitettiin tietotekniikkahankintojen asianmukaisen suunnittelun ja hankintastrategian tärkeyteen, jotta voitaisiin välttää liiallinen tekninen riippuvuus ja toimintakeskeytykset palveluntoimittajien vaihtumisen yhteydessä. Merkittävien tietotekniikkahankkeiden valvontaa koko toimielimen tasolla olisi tehostettava. Sekä laajoihin että toimielintason tietotekniikkajärjestelmiin liittyy seuraavia riskejä: toimielintasolla sovellettavia tietotekniikan hallinnointisääntöjä ei noudateta, odotettuja suoritteita ei toimiteta aikataulun ja talousarvion puitteissa, käyttäjät eivät ole tyytyväisiä, resursseja ei käytetä tehokkaasti ja maine kärsii. Toimielintason tietotekniikkajärjestelmien osalta havaittiin lisäksi muita riskitekijöitä, jotka liittyvät pääasiassa asianmukaisen hallinnoinnin varmistamiseen keskus- ja paikallistasolla: tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvän toimielintason ohjauksen ja valvonnan riittämättömyys, epäselvät hallinnointijärjestelyt, sidosryhmien riittämätön osallistuminen päätöksentekoprosessiin ja tietotekniikkahankkeista aiheutuvien kustannusten epäasianmukainen kohdentaminen. Jos nämä riskit käyvät toteen, ne voisivat vaarantaa johdonmukaisen ja tehokkaan tietotekniikkastrategian täytäntöönpanon komissiossa ja haitata hankkeen tavoitteiden saavuttamista. Vaarana on, että komissio ei pysty täysipainoisesti hyödyntämään merkittäviä henkilöstö- ja budjettiresurssejaan. IAS suositteli, että vastuu komission keskipitkän ja pitkän aikavälin tietotekniikkastrategian ja tietoteknisten painopisteiden määrittelystä annettaisiin sopivalle yksikölle ja että strategialle ja painopisteille olisi saatava hyväksyntä toimintoperusteista johtamista käsittelevältä ohjausryhmältä, joka valvoisi niiden toteuttamista käytännössä. Nämä tietotekniset painopisteet vahvistettaisiin sekä toiminta- että hallintomäärärahoista rahoitettaville järjestelmille ja niiden olisi muodostettava perusta kunkin pääosaston tietotekniikkastrategioille (yleissuunnitelmat) ja talousarviomäärärahojen osoittamiselle ja vapauttamiselle. Toimielintason tietotekniikkajärjestelmien hallinnointiin liittyvät vastuualueet olisi määriteltävä paremmin ja niitä koskevaa päätöksentekoprosessia olisi kehitettävä vahvistamalla säännöt keskeisten toimijoiden asianmukaiselle osallistumiselle. Nykyistä hallintorakennetta olisi vahvistettava hanke-, osa-alue- ja toimielintasolla. Lisäksi olisi luotava erityismenettelyt, joiden mukaisesti yksiköiden väliset erimielisyydet voitaisiin siirtää toimintoperusteista johtamista käsittelevän ohjausryhmän käsiteltäviksi. Myös talousarviomenettelyä ja kustannusten seurantaa olisi parannettava. Hallinnointi yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa IAS keskittyi tarkastuksissaan pääosastojen valvontatehtäviin keskeisillä maatalouden, kalatalouden ja koheesiopolitiikan toimintalohkoilla. Tarkastuksen kohteena olivat muun muassa asianomaisten pääosastojen ohjelmakautta 2007−2013 koskevien monivuotisten valvontastrategioiden käynnistysvaiheet. Maatalouspolitiikan alalla tehdyssä tarkastuksessa keskityttiin suorien tukien takaisinmaksuun jäsenvaltioille ja yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän (IACS) toteutuksen seurantaan tietyissä jäsenvaltioissa, joissa oli todettu sen osalta merkittäviä heikkouksia, sekä yhdessä ehdokasmaassa. IAS totesi, että jäsenvaltioille suoritettavien maksujen alullepano, tarkistus ja hyväksyminen hoidetaan tyydyttävästi ja että komissio oli viime vuosina valvonut tiiviisti yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän toteutusta tarkastuksen kohteena olleissa maissa. Maaseudun kehittämisen toimintalohkon osalta IAS totesi, että käytössä oleva sisäinen valvontajärjestelmä antaa riittävän varmuuden Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston ohjelmakaudelle 2007–2013 vahvistettujen toimintatavoitteiden saavuttamisesta. Sisäistä koordinointia voitaisiin kuitenkin parantaa sen varmistamiseksi, että kaikki tarkastustuloksia koskevat olennaiset tiedot saatetaan järjestelmällisesti maaseudun kehittämisen maantieteellisten yksiköiden käyttöön ja että niitä myös seurataan säännöllisesti. Euroopan kalatalousrahaston osalta IAS suositteli, että meri- ja kalastusasioiden pääosasto vahvistaisi jäsenvaltioiden täytäntöönpanotoimien valvontamenettelyään ja parantaisi dokumentointiaan. Pääosaston olisi hyväksyttävä yksityiskohtainen tarkastussuunnitelma ja sovittava aluepolitiikan pääosaston ja työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosaston kanssa kirjallisesti yhteistyöjärjestelyistä tapauksissa, joissa on kyse yhteyksistä samoihin kansallisiin tarkastusviranomaisiin. IAS suositteli lisäksi, että meri- ja kalastusasioiden pääosasto sisällyttää tarkastusstrategiaansa petostentorjunta- ja jäljittämismenettelyitä. Koheesiopolitiikan toimintalohkolla IAS tarkasti aluepolitiikan pääosaston ja työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosaston toteuttamia valvontatoimia, jotka kohdistuivat jäsenvaltioiden ohjelmakaudeksi 2007–2013 ilmoittamiin hallinnointi- ja valvontajärjestelmiin. IAS totesi, että vaikka valvontatoimet toteutettiin suunnitellusti, prosessia haittasivat jäsenvaltioiden viranomaisista johtuvat viivästykset. IAS ilmaisi huolensa jäsenvaltioiden tasolla toimitettujen tietojen laadusta ja suositteli, että pääosastot seuraavat tilannetta tältä osin arviointi- ja varmistusprosessin seuraavassa vaiheessa. IAS on Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mieltä siitä, että ohjelmakauden tässä vaiheessa ei vielä voida päätellä, että sääntöihin ja valvontajärjestelmiin tehdyillä muutoksilla olisi onnistuttu vähentämään maksuissa esiintyviä virheitä lopullisten edunsaajien tasolla. IAS:n tarkastuksissa tuli esille, että pääosastojen olisi tarpeen määritellä selkeämmin omat tarkastusstrategiansa ja erityisesti se, missä määrin ne ottavat huomioon jäsenvaltioiden tarkastustyön tulokset. Komission ja jäsenvaltioiden tarkastuskäytäntöjä voitaisiin koordinoida paremmin tai ne voisivat jopa tehdä yhteisiä tarkastuksia erityisesti tapauksissa, joissa eri tarkastukset koskevat samoja kansallisia tarkastusviranomaisia. Omaisuudenhoito Brysselin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimiston (OIB) hallinnoiman inventaariomenettelyn tarkastuksessa (tietotekniikkalaitteiden hallinnointikeskusta lukuun ottamatta) kävi ilmi, että oikeusperusta oli vanhentunut ja ettei ollut riittävästi näyttöä siitä, että vaaditut määräaikaiset omaisuusluettelon tarkastukset oli aina tehty. IAS korosti, että menettelyn tehokkuuden varmistamiseksi oli tärkeää selkeyttää tehtäviä ja vastuualueita, dokumentoida menettelyt ja huolehtia koordinoinnista. Supply and Assets Management -hanketta (SAM) koskevan tarkastuksen päätulokset esitetään tiivistetysti tietotekniikkaan liittyviä kysymyksiä koskevassa jaksossa. Ulkoiset politiikat Yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan (YUTP) talousarvion tarkastuksessa todettiin, että koska komissio ja neuvosto jakavat vastuun tältä osin, komissio voi vaikuttaa vain rajallisesti YUTP-toimien operatiiviseen täytäntöönpanoon ja tehoon. IAS ei saanut riittävää varmuutta YUTP-talousarvion hallinnoinnin asianmukaisuudesta. Se suositteli, että komissio varmistaa ennakkoarviointeihin liittyvien oikeudellisten vaatimusten noudattamisen kaikilta osin. Havaitut YUTP-toimien aloittamiseen ja toteuttamiseen liittyvät viivästykset voitaisiin poistaa yhteistyössä neuvoston kanssa parantamalla ohjeistusta (menettelykäsikirjat) sekä ottamalla käyttöön vakiomenettelyjä ja välinepaketteja. IAS totesi, että yhteisen turvallisuus- ja puolustuspolitiikan (YTPP) alaisiin siviilikriisinhallinnan operaatioihin liittyy määrärahojen merkittävän vajaakäytön riski ja että on tarpeen kehittää strategia kenttäoperaatioita varten, yhdenmukaistaa raportointia ja varmistaa päättämismenettelyjen oikea-aikaisuus. Elintarvikeapuohjelman taloushallinnon tarkastuksessa saatiin riittävä varmuus asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Naapuruuspolitiikkaan ja CARDS- ja Phare-ohjelmien päättämiseen kohdistuneiden tarkastusten johdosta suositeltiin valvonnan parantamista. Niissä myös korostettiin henkilöstön suuresta vaihtuvuudesta johtuvia riskejä. Aiemmissa tarkastuksissa annettujen suositusten seuranta Tarkastetuissa yksiköissä on laadittu toimintasuunnitelmia IAS:n suositusten toteuttamiseksi. Näiden suunnitelmien täytäntöönpanoa seurataan ”Issue Track” -seurantajärjestelmän ja seurantatarkastusten avulla. Vuonna 2009 tehtiin 34 seurantatarkastusta, joista 24:ssä todettiin, että kaikki alkuperäisissä tarkastuskertomuksissa annetut suositukset oli toteutettu. Kuudessa muussa seurantatarkastuksessa todettiin, että vain yksi suositus oli vielä osittain toteuttamatta. Sisäisen tarkastuksen suositusten yleinen toteutusaste parani jonkin verran. Tuoreimmista tilastoista (tilanne 29. tammikuuta 2010) käy ilmi, että 26 prosenttia jäljellä olevista ”erittäin tärkeistä” suosituksista (41 yhteensä 159:stä) oli sellaisia, joiden täytäntöönpano oli viivästynyt asetetusta määräajasta yli kuusi kuukautta. Vastaava osuus oli edellisvuonna hieman suurempi eli 29 prosenttia. PÄÄTELMÄT Vuonna 2009 tehtyjen tarkastusten ja muun niihin liittyvän työn perusteella voidaan tehdä seuraavat päätelmät: Päätelmä 1: Edistystä on saavutettu, mutta lisäparannuksia tarvitaan IAS arvioi, että komission sisäinen valvontaympäristö on parantunut koko ajan, mikä on yhteydessä pyrkimyksiin saada varaukseton tarkastuslausuma. IAS kuitenkin totesi, että useilla taloushallinnon osa-alueilla on vielä parantamisen varaa: - Hallinnointi yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa: - Schengen II -järjestelystä myönnettävien avustusten hallinnoinnista on todettava, että vaikka sopimuksia onkin jatkettu ja varojen jakamista Schengen-osion ja kassavirtajärjestelyn välillä muutettu, riskiprofiilit on vielä määriteltävä paremmin ja lopputarkastuksia mukautettava niitä vastaavasti. Lisäksi pääosasto JLS:n on valvottava tiiviimmin talousarvion toteutusta. - Rakennerahastopolitiikan hallinnoinnista vastaavien komission yksiköiden olisi parannettava tarkastusstrategioiden yleistä koordinointia, jotta yhteisten tarkastusviranomaisten työn kattavuus paranisi. Tarkastusviranomaisten työn arvioimiseksi vuonna 2009 käynnistetyn tutkimuksen tulokset antanevat komissiolle mahdollisuuden luottaa annettuihin lausumiin ja näin ollen vähentää omien paikan päällä suoritettavien tarkastustensa määrää. - Suora hallinnointi: - Inventaariomenettelyn oikeusperustaa on tarkistettu ja OIB:n on noudatettava asetettuja valvontavaatimuksia kaikilta osin. - Yhteisen tutkimuskeskuksen hankintamenettelyissä on huomattavasti parantamisen varaa, vaikka sen julkisia hankintoja käsittelevä neuvoa-antava työryhmä toimiikin hyvin. Parannuksia tarvitaan erityisesti poikkeusten dokumentointiin, suunnitteluun, jälkitarkastuksiin ja markkinasidonnaisuuden perusteluihin. - Tutkimuksen alalla kiinnitettiin huomiota tarpeeseen kehittää petosten paljastamista ja torjuntaa koskeva strategia ja parantaa taloudellisen toteutettavuuden tutkimista koskevia ohjeita. Seitsemännen puiteohjelman hallinnointia koskeviin sisäisiin valvontajärjestelmiin on kuitenkin jo tehty tiettyjä parannuksia (esim. ennakko- ja jälkivalvontatoimien tasapainottaminen ja takuurahastojen hallinnointia koskevan menettelyn valmiiksi saattaminen). - Välillinen keskitetty hallinnointi – YUTP-toimien toteutus: YTPP-operaatioiden välilliselle keskitetylle hallinnoinnille asetettujen vaatimusten suhteen edistyttiin. Sama koskee näiden operaatioiden rakennetta, tukitoimia ja valvontaa sekä YTPP-sopimusten päättämismenettelyä. Ulkosuhteiden pääosastolta edellytetään vielä lisätoimia, jotta välillisen keskitetyn hallinnoinnin vaatimukset täyttyisivät kaikilta osin (nk. kuuden pilarin arvioinnit varainhoitoasetuksen 56 artiklan mukaisesti). Lisäksi on valmisteltava ohjeet ja menetelmät siviilikriisinhallinnan operaatioiden arviointia ja operaatioiden taloushallintojärjestelmien perustamista varten. Operaatioiden jälkivalvontaa on lisättävä. IAS katsoo, että tarvitaan toimielintason seurantaa, jos halutaan varmistua, että riskianalyysin ja toiminnan jatkuvuuden hallinnan kaltaisilla yhteisillä menettelyillä voidaan tehokkaasti suojella koko toimielintä. Seurantaa tarvitaan myös, jotta voitaisiin varmistaa moitteeton varainhoito tietotekniikkajärjestelmiin tehtävien investointien yhteydessä hyödyntämällä mittakaavaetuja ja yhteisiä vaatimuksia vastaavia yhteisiä ratkaisuja. IAS suosittelee, että vastuu tästä seurannasta ja asianmukaisten suositusten tekemisestä annetaan sopiville elimille. Samalla on huolehdittava siitä, ettei kunkin prosessin täytäntöönpanoon liittyvää vastuuta heikennetä. Komission näkemyksen mukaan organisaatiotason seuranta on jo käytössä tai suunnitteilla tiettyjen prosessien osalta. Esimerkkeinä voidaan mainita vaikutustenarviointilautakunta, toimintoperusteista johtamista käsittelevä ohjausryhmä, sisäisen tarkastuksen yhteistyöverkosto eli vuotuisten toimintakertomusten vertaisarviointi sekä asianomaisten alojen yksiköiden lukuisat erilaiset verkostot, työpajat ja verkkotuki. Komissio katsoo lisäksi, että tämänkaltaisten tehtävien uskominen keskushallinnolle heikentäisi kullekin pääjohtajalle ja toimialajohtajalle kuuluvaa vastuuta. Päätelmä 2: Riskienhallinta IAS pani merkille edistymisen, jota oli tapahtunut komission hyväksyttyä vuonna 2005 riskienhallintakehyksen, mutta katsoo, että kehyksen täytäntöönpano olisi nivottava paremmin osaksi kunkin yksikön hallintoprosesseja. Tämän lisäksi tarvitaan monialaisten riskien parempaa seurantaa ja parempia keskustason ohjeita. Keskusyksiköt eivät voineet täysin hyväksyä tätä suositusta, koska ne katsoivat, että se oli osittain ristiriidassa komission hallinto- ja ohjausjärjestelmän kanssa. Komissio katsoo, että nykyisessä hallinto- ja ohjausjärjestelmässä keskusyksiköt huolehtivat jo monialaisten riskien seurannasta ja antavat riskienhallintakehystä ja sen täytäntöönpanoa koskevia ohjeita. Päätelmä 3: Toiminnan jatkuvuus IAS:n tarkastuksessa kävi ilmi, että komission on edelleen pyrittävä aktiivisesti varmistamaan toiminnan jatkuvuus vakavissa häiriötilanteissa erityisesti parantamalla kriittisten toimintojen palauttamiseen liittyvää ohjausta, koordinointia ja testausta. Komissio on asiasta samaa mieltä. Päätelmä 4: Toimielintason tietotekniikkajärjestelmät IAS on osoittanut, että tietotekniikkahankkeisiin liittyvää strategiasta päätöksentekoa ja hallinnointiprosesseja on tarpeen vahvistaa entisestään, jotta voitaisiin varmistaa, että nämä hankkeet ovat komission tavoitteiden mukaisia ja kustannustehokkaita ja että ne toteutetaan määräaikoja noudattaen. Komissio yhtyy tähän arviointiin. Loppuhuomiot Komission sisäinen tarkastus IAS esitti vuosia 2010–2012 koskevan strategisen tarkastussuunnitelmansa huhtikuussa 2010. Sen tavoitteena on kattaa tärkeimmät havaitut riskit ja varmistaa, että tarkastusten kattavuus on riittävä tukemaan sisäisen tarkastajan yleislausuntoa taloushallinnosta. [1] Eräät vuoden 2009 alussa valmistuneet kertomukset oli sisällytetty vuoden 2008 kertomukseen, joten niitä ei oteta huomioon enää tässä vuoden 2009 kertomuksessa. Toisaalta vuoden 2009 kertomuksessa otetaan huomioon eräitä sellaisia kertomuksia, joiden laatiminen aloitettiin vuonna 2009 mutta jotka saatiin valmiiksi vasta vuoden 2010 alussa. [2] KOM(2010) 281, 25.5.2010. [3] C1-tarkastuskohteet ovat niitä, joita koskevat tarkastukset on saatava päätökseen vuoden kuluessa. [4] C2-tarkastuskohteet ovat niitä, jotka voidaan siirtää seuraavalle vuodelle erityisesti silloin, kun toimintasuunnitelmien riittämättömän täytäntöönpanon vuoksi ei ole perusteltua tehdä seurantatarkastusta tai kun tarkastuksen kohteessa esiintyy viivästyksiä. [5] Järjestelmät, joilla on paljon käyttäjiä niitä ylläpitävän pääosaston ulkopuolella.