Komission tiedonanto - Pääosastojen ja yksiköiden vuotta 2003 koskevien toimintakertomusten yhteenvetokertomus {SEK(2004) 732}

SISÄLLYSLUETTELO

Komission tiedonanto

Pääosastojen ja yksiköiden vuotta 2003 koskevien toimintakertomusten yhteenvetokertomus

1. Johdanto

2. Sisäisiin valvontajärjestelmiin liittyvät kysymykset

2.1. Tilannekatsaus

2.2. Erityiskysymykset

2.2.1. Lähetystöt

2.2.2. Komission edustustot jäsenvaltioissa

2.2.3. Komission toimistot ja toimeenpanovirastot

2.3. Päätelmät

3. Toimintojohtaminen, strateginen suunnittelu ja ohjelmasuunnittelu

4. Henkilöresurssit

5. Varainhoito ja raportointi

5.1. Yhteinen hallinnointi

5.2. Suora ja välillinen keskitetty hallinnointi

5.3. Ennakko- ja jälkitarkastukset

5.4. Varainhoitoasetuksen täytäntöönpano

5.5. Kirjanpito/taloudellinen raportointi

5.6. Päätelmät

6. Hallintokysymykset

7. Päätelmät

1. Johdanto

Komission pääosastot ja yksiköt tarkastelivat vuotuisissa toimintakertomuksissaan tärkeimpiä poliittisia saavutuksia vuotuisessa toimintastrategiassa asetettuihin tavoitteisiin nähden sekä arvioivat hallinnointia vuonna 2003.

Tässä yhteenvetokertomuksessa komissio keskittyy tarkastelemaan ainoastaan pääosastojen ja yksiköiden hallinnointia vuonna 2003. Tästä syystä kertomuksessa ei kiinnitetä paljoakaan huomiota siihen, että komission hallinnonuudistuksessa on painotettu hallinnon keskittymistä unionin poliittisten tavoitteiden täytäntööpanoon. Tämä on periaatteena vuotuisella strategiakierroksella, joka alkaa vuotuisen toimintastrategian laatimisella. Se on puolestaan pohjana yksiköiden työohjelmille, joihin pääosastojen vuotuiset toimintakertomukset perustuvat.

Toteutetuista toimista on saatavilla yksityiskohtaista tietoa komission pääosastojen ja yksiköiden vuotuisissa toimintakertomuksissa, joista käy ilmi komission poliittinen työ.

Erityisesti vuonna 2003 edistyttiin merkittävästi komission hallinnonuudistuksen täytäntöönpanossa: lähes kaikki valkoisessa kirjassa vahvistetut toimet pantiin täytäntöön [1]. Samoin useimmat toimintasuunnitelmat, joiden tarkoituksena on käsitellä edellisissä yhteenvetokertomuksissa yksilöityjä monialaisia kysymyksiä, on saatettu päätökseen tai ne ovat jo edenneet pitkälle.

[1] Lisätietoja saa hallinnonuudistusta koskevasta tilanneraportista (KOM (2004) 93, 10.2.2004).

Toiminnan tuloksista voidaan päätellä, että komission oli vuonna 2003 selviydyttävä merkittävästä työmäärästä.

Tässä yhteenvetokertomuksessa todetaan kyseiset tulokset ja tarkastellaan useita hallinnointia koskevia monialaisia kysymyksiä, jotka on tuotu esiin vuotuisissa toimintakertomuksissa. Komissio on päättänyt keskittyä tässä yhteenvetokertomuksessa sellaisiin hallinnointia ja organisaatiota koskeviin kysymyksiin, jotka liittyvät laajentuneen unionin toiminnan kannalta olennaisten komission pääosastojen ja yksiköiden toimintaan.

Lisäksi tässä yhteydessä arvioidaan varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukaisessa sisäisen tarkastajan vuotuisessa kertomuksessa esiin tuotuja kysymyksiä ja annettuja suosituksia, yleiskatsausta sisäisistä valvontajärjestelmistä [2] sekä sisäisen tarkastuksen seurantakomitean vuosikertomusta [3]. Tässä yhteenvetokertomuksessa tehdään asianmukaiset päätelmät näiden suositusten perusteella.

[2] Overview on the state of internal control in the Commission DGs and Services in 2003 (yleiskatsaus sisäisestä

[3] Third Annual Report of the Audit Progress Committee - Period from May 2003 to April 2004 (sisäisen

2. Sisäisiin valvontajärjestelmiin liittyvät kysymykset

2.1. Tilannekatsaus

Koska perusvaatimukset täytettiin vuoden 2003 lopussa, toiminnassa keskitytään nyt sisäisten valvontajärjestelmien vaikuttavuuteen sen sitoumuksen mukaisesti, jonka komissio on antanut vuoden 2002 yhteenvetokertomuksessa.

2.2. Erityiskysymykset

On aiheellista tarkastella joitakin sellaisia seikkoja, jotka liittyvät tapauksiin, joissa hallinnointivastuu on hajautettu joko päätoimipaikan ulkopuolella sijaitseville komission hallintorakenteille tai ulkopuolisille elimille.

Yksi kysymyksistä on edellyttänyt kiireellisiä toimia: lähetystöjen, edustustojen ja komissiolle vastuuvelvollisten ulkopuolisten elinten sisäisen valvonnan täytäntöönpano olisi saatettava päätökseen ensisijaisena toimena. Siten vältettäisiin se riski, että komission päätoimipaikan ulkopuolella ei sovelleta yhtä tiukkoja sisäisen valvonnan standardeja kuin päätoimipaikassa. Edellä mainituissa tapauksissa olisi täytettävä kaikkiin komission pääosastoihin ja yksiköihin sovellettavat vastuuvelvollisuutta, valvontaa ja raportointia koskevat vaatimukset ja olisi kiinnitettävä huomiota asianmukaisten sisäisten valvontajärjestelyjen täytäntöönpanoon.

2.2.1. Lähetystöt

Komissio on ryhtynyt hajauttamaan merkittävästi ulkoisen avun hallinnointia, minkä seurauksena yhteisön ulkopuolisissa maissa sijaitsevat komission lähetystöt ovat alkaneet vastata toimintamenojensa hallinnosta ja valvonnasta. Hajauttaminen ulotettiin vuonna 2003 useampiin lähetystöihin, ja asianomaiset pääosastot ovat pitäneet prosessia yleisesti ottaen onnistuneena. Parhaillaan korjataan joitakin lähetystöjen sisäistä valvontaa koskevien standardien täytäntöönpanoon, esimerkiksi tehtävien eriyttämiseen, liittyviä puutteita, selvittämällä erityisesti taustalla olevia henkilöresurssien organisointiongelmia.

2.2.2. Komission edustustot jäsenvaltioissa

Vuonna 2002 esitetty jäsenvaltioissa sijaitsevien edustustojen toimintaa koskeva varauma on antanut aihetta korjaaviin toimiin, jotka on hyväksytty ja jotka ovat alkaneet tuottaa tulosta. Vuoden 2003 osalta lopullisia tuloksia odotettaessa jouduttiin kuitenkin toistamaan varauma, joka esitettiin asianomaisessa vuotuisessa toimintakertomuksessa ja lausumassa.

2.2.3. Komission toimistot ja toimeenpanovirastot

Uuden varainhoitoasetuksen mukaisesti komissio voi perustaa hallinnollisia toimistoja ja toimeenpanovirastoja, joilla on hallinnointitehtävä. Kyseisten elinten perustamista on alettu valmistella, ja ensimmäiset toimistot aloittivat toimintansa vuonna 2003. Ensimmäinen toimeenpanovirasto alkaa toimia vuoden 2004 jälkipuoliskolla. On tärkeää varmistaa, että niiden omaan sisäiseen valvontaan sovelletaan samoja vaatimuksia kuin komission yksiköissä.

2.3. Päätelmät

Komissio on tietyin edellytyksin alkanut joko hajauttaa toimintoja päätoimipaikan ulkopuolella sijaitseville pääosastojen osastoille tai delegoida hallinnointitehtäviä ulkopuolisille elimille. Tämä perustuu käsitykseen, jonka mukaan toiminnan vaikuttavuus paranee näin toimittaessa. Hajauttamisen ja delegoinnin kannalta on olennaisen tärkeää varmistaa, että erityisesti sisäisten valvontajärjestelmien osalta noudatetaan samantasoista vastuuvelvollisuutta kuin pääosastoissa.

Asianomaiset pääosastot vastaavat siitä, että edustustoissa ja lähetystöissä sovelletaan riittäviä ja täysimääräisesti toimivia sisäisen valvonnan järjestelmiä, jotka antavat valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle tarvittavan varmuuden vuotuisiin toimintakertomuksiin liitettävän vuotuisen lausuman antamiseksi.

Toimeenpanovirastojen olisi hallinnoitava niille delegoituja varoja soveltaen samaa varmuustasoa kuin komission pääosastoissa ja yksiköissä. Tätä tarkoitusta varten toimeenpanovirastojen luomat sisäisen valvonnan menettelyt sisällytetään yleiskatsaukseen, jonka budjettipääosasto laatii kahdesti vuodessa.

Sisäisen valvonnan täytäntöönpanossa olisi edelleen keskityttävä vaikuttavuuteen sen varmistamiseksi, että sisäiset valvontajärjestelmät tukevat asianmukaisesti lausumia, jotka valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien on vuosittain annettava.

3. Toimintojohtaminen, strateginen suunnittelu ja ohjelmasuunnittelu

Vuonna 2003 kaikki strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen vaiheet toimivat täysitehoisesti. Erityisesti vuotuisten toimintakertomusten laatimisprosessi on tehostunut, minkä myös tilintarkastustuomioistuin on todennut, ja toimintasuunnitelmat on jo sisällytetty pääosastojen vuotuisiin hallintosuunnitelmiin.

Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin konsolidoidut puitteet ovat nyt voimassa. Asiakokonaisuuteen kiinnitetään edelleen huomiota erityisesti tarkastelemalla mahdollisuutta kehittää monivuotisempaa lähestymistapaa strategiseen ohjelmointiin ja tekemällä ohjelmoinnista keskeinen osa pääosastojen ja yksiköiden ja vastaavien komissaarien suhteita.

Komission pääosastoilla ja yksiköillä oli jonkin verran vaikeuksia suorituskykyä kuvaavien indikaattoreiden kehittämisessä, poliittisten tavoitteiden täytäntöönpanon arviointi mukaan luettuna. Myös tilintarkastustuomioistuin korosti tarvetta parantaa indikaattorien määrittelyä. Seuraavat kysymykset edellyttävät tarkastelua:

- Toimintojohtamisen logiikka edellyttää, että tavoitteet asetetaan, pannaan täytäntöön ja niistä raportoidaan kaikilla komission yksiköiden tasoilla riittävän yhdenmukaisella ja vertailukelpoisella tavalla.

- On tarpeen kehittää mielekkäämpiä suorituskykyä kuvaavia indikaattoreita, jotta parannetaan johdon valmiuksia seurata tavoitteiden saavuttamista, kuten tilintarkastustuomioistuin on todennut. Tarkasteltaviin kysymyksiin kuuluu myös komissaarien ja ylimmän johdon tiiviimpi osallistuminen tähän prosessiin.

Päätelmät

Vuosittain kunkin toimintalohkon ja osaston tavoitteita määriteltäessä olisi pohdittava, miten prosessista tehtäisiin käytännössä tarkoituksenmukaisempi. On edelleen tarpeen sisällyttää tavoitteiden asettaminen politiikan laadintaan sekä varmistaa, että ylin johto sitoutuu tavoitteisiin. Vaikka yleiset puitteet ovat nyt voimassa, saattaa olla tarpeen tarkastella, miten tavoitteiden ja indikaattorien määrittelyä yksinkertaistetaan ja siinä mielessä parannetaan. Komission työn tukemiseksi on tarpeen yhdistää todennettavat vuotuiset tulostavoitteet ja selkeä näkemys politiikan pitkäaikaisemmista vaikutuksista.

4. Henkilöresurssit

Vuonna 2003 edistyttiin monessa suhteessa henkilöresurssien alalla. Ensinnäkin on mainittava, että uusia henkilöstösääntöjä koskevat neuvottelut saatettiin päätökseen. Neuvosto hyväksyi henkilöstösääntöihin liittyvät tekstit 22. maaliskuuta 2004, ja ne tulivat voimaan 1. toukokuuta 2004. Kaikissa komission osastoissa on lisäksi alettu yksilöidä talouden ja hallinnon alaan liittyviä arkaluonteisia toimia ja siirtää näitä toimia yli seitsemän vuotta hoitaneet henkilöt muihin tehtäviin.

Ensimmäinen uuteen järjestelmään perustuva arviointi- ja ylentämismenettely, jolla lujitetaan meriittien ja urakehityksen yhteyttä toisiinsa, toteutettiin asetetussa määräajassa. Henkilöstöpolitiikassa painotettiin koulutuksen merkitystä kautta linjan. Useimmat pääosastot saavuttivat tai ylittivät koulutuspäivien keskimääräistä lukumäärää koskevan komission tavoitteen yhtä henkilöstön jäsentä kohti.

Näiden seikkojen valossa sekä aiempien vuosien tapaan monien pääosastojen ja yksiköiden vuotuisissa toimintakertomuksissa korostetaan henkilöstövajausta ja vaikeuksia palkata pätevää henkilöstöä tietyillä toiminta-aloilla. Komission sisäinen tarkastaja puolestaan toteaa, että komission toimintaa ja erityisesti menoja aiheuttavien ohjelmien valvontaa vaivaa "krooninen henkilöresurssien puute".

Päätelmät

Komissio toteaa, että tämä kysymys liittyy kunkin politiikan alan täytäntöönpanomekanismien tarkasteluun. Ne ovat parhaillaan uudelleentarkastelun kohteena sen varmistamiseksi, että ne ovat henkilöresurssien kannalta mahdollisimman tarkoituksenmukaisia. Hallintotapoja koskevia vaihtoehtoja, kuten yhteistä hallinnointia tai ulkoistamista, tarkastellaan tapauskohtaisesti. Näiden lisäksi kunkin vuoden toimintastrategiassa on tarpeen käsitellä henkilöresurssien ja ensisijaisten tehtävien vastaavuutta tarkastelemalla huolellisesti tarpeita ja riskejä komission tasolla. Riskien arviointi samoin kuin esimerkiksi poliittiset prioriteetit olisi otettava paremmin huomioon resursseja osoitettaessa. Tällaiseen tarkasteluun olisi kuuluttava sovittelumenettely, joka koskisi toimintaa, jota ei enää voida jatkaa ja josta on siksi luovuttava, jotta siihen osoitetut resurssit voidaan vapauttaa ja jakaa uudelleen toimintoihin, joita on tarpeen vahvistaa.

5. Varainhoito ja raportointi

Uusi varainhoitoasetus pantiin ensimmäisen kerran täytäntöön vuonna 2003, ja perusteellisten valmistelujen ansiosta uusien varainhoitosääntöjen käyttöönotto sujui yleensä ottaen onnistuneesti. Pääosastojen toimintokohtaisia selvityksiä käytettiin talousarviomenettelyssä ensimmäistä kertaa. Vuoden 2003 toimintakertomuksissa ja lausumissa on tullut esiin useita varainhoitoon liittyviä kysymyksiä, jotka olivat tiedossa jo ennestään. Niihin kaikkiin sovelletaan jatkuvasti korjaavia toimia eri täytäntöönpanovaiheissa.

5.1. Yhteinen hallinnointi

Vaikka vuonna 2003 edistyttiin huomattavasti vuosiin 1994-1999 liittyvien ohjelmien päättämisessä ja lisättiin edunsaajamaiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkastuksia, rakennerahastojen yhteiseen hallinnointiin osallistuneiden pääosastojen toimintakertomuksissa ja lausumissa todetaan, ettei vuonna 2003 vielä voitu antaa huomautuksia sisältämätöntä lausumaa kyseisten menojen osalta.

Suunniteltuihin toimenpiteisiin kuuluvat esimerkiksi jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä koskevan riittävän varmuuden saaminen sekä kunkin pääosaston vahvistaman tarkastusstrategian että niiltä elimiltä saatujen lausumien kautta, joiden vastuulle jäsenvaltiot ovat antaneet yhteisön varojen hallinnoinnin, maksamisen ja valvonnan. Tämä on myös sisäisen tarkastajan puoltaman linjan mukaista.

5.2. Suora ja välillinen keskitetty hallinnointi

Kyseeseen tulevien pääosastojen vuotuiset toimintakertomukset ja lausumat osoittavat, että keskitetyn hallinnoinnin alalla toimivat komission pääosastot ja yksiköt pitävät varmuustasoa tyydyttävänä. Eräs ongelma liittyy edelleen sellaisiin avustuksiin, jotka perustuvat edunsaajien ilmoittamien todellisten kustannusten osittaiseen korvaamiseen. Tämän seikan vuoksi on jälleen kerran esitetty varaumia, jotka koskevat tämäntyyppisten ohjelmien toteutuksessa toimivien useimpien pääosastojen lausumaan vaikuttavien virheiden esiintyvyyttä. Kertomuksissa korostetaan myös valvonnan tarvetta, jotta vältettäisiin eturistiriidat valintamenettelyssä. Lisäksi ehdotetaan tehokkaan valvonta- ja takaisinperintästrategian kehittämistä, jotta vältettäisiin muiden kuin tukikelpoisten kustannusten maksamisriski, sekä vaihtoehtoisten rahoitusperusteiden tarkastelemista. Esiin on tullut myös tiedotustoimipisteiden ja tietoverkkojen hallinnointia ja valvontaa koskeva heikkous, jonka vuoksi on otettu käyttöön korjaavia toimia.

5.3. Ennakko- ja jälkitarkastukset

Uudessa varainhoitoasetuksessa säädetään toteutettavia ennakko- ja jälkitarkastuksia koskevista tarkoista vaatimuksista. Tarkastusten tehostamistarvetta korostetaan, ja asiaan paneudutaan kehittämällä parhaiden toimintatapojen vaihtoa.

5.4. Varainhoitoasetuksen täytäntöönpano

Uusi varainhoitoasetus tuli voimaan 1. tammikuuta 2003. Siinä otettiin käyttöön vankka oikeudellinen kehys, joka toimii perustana entistä tehokkaammalle ja vastuullisemmalle varainhoidolle ja yhteisön taloudellisten etujen suojan parantamiselle. Vaikka tällä alalla edistyttiin huomattavasti, tietyissä toimintakertomuksissa tuodaan esiin jäljellä olevia vaikeuksia, jotka liittyvät uuden varainhoitoasetuksen joidenkin säännösten soveltamiseen. Kysymystä tarkastellaan soveltamissääntöjen yhteydessä, joiden suppea uudelleentarkastelu aiotaan toteuttaa lähitulevaisuudessa.

5.5. Kirjanpito/taloudellinen raportointi

Kirjanpitojärjestelmän uudistamishanke eteni vuonna 2003 monivuotisen suunnitelman mukaisesti. Suunnitelman tavoitteena on suoriteperusteisen kirjanpidon ottaminen käyttöön vuoteen 2005 mennessä.

5.6. Päätelmät

Komissio on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisesti vastuussa talousarvion toteuttamisesta, mutta komission ja jäsenvaltioiden välistä vastuun jakoa yhteisen hallinnoinnin yhteydessä ollaan parhaillaan selkeyttämässä. Vuonna 2003 tapahtuneesta edistymisestä huolimatta komissio ei vielä kykene valvomaan kaikkia tahoja jäsenvaltioiden hallinto- ja valvontajärjestelmissä. Sen tulisi pyrkiä yleiseen varmuuteen omien valvontatoimiensa kautta sekä vaatimalla niiltä elimiltä, joiden vastuulle jäsenvaltiot ovat antaneet yhteisön varojen hallinnoinnin, maksamisen ja valvonnan, takeet näiden omien järjestelmien vaikuttavuudesta. Tavoitteeseen pyritään tehostamalla komission yksiköiden suorittamaa valvontaa ja soveltamalla tarvittaessa varainhoitoa koskevia oikaisuja. Varsinkin rakennerahastojen nykyisen ohjelmakauden yhteydessä lisätään kansallisten viranomaisten kanssa tehtävää yhteistyötä järjestelmätarkastusten ja jälkitarkastusten osalta ja vuosia 2007-2013 varten otetaan käyttöön asianmukainen väline, joka vahvistetaan säädöksissä. Kuten jo todettiin, tällaisia välineitä voisivat olla niiltä elimiltä saadut takeet, joiden vastuulle jäsenvaltiot ovat antaneet yhteisön varojen hallinnoinnin, maksamisen ja valvonnan. Tällä alalla tehtävissä aloitteissa otetaan huomioon suositukset, jotka tilintarkastustuomioistuin antoi yhtenäistä tarkastusmallia koskevassa lausunnossaan.

Suora hallinnointi kuormittaa komission resursseja. Kysymykseen aiotaan paneutua tarkastelemalla edelleen erilaisia hallinnointimenetelmiä ja yksinkertaistamalla talousarvioltaan huomattavien ohjelmien hallinnointia komissiossa, kuten Eurooppa-neuvosto hiljattain vaati. Tässä yhteydessä pohditaan myös hallinnointitehtävien mahdollista ulkoistamista (kuten komissio ehdotti monivuotista rahoituskehystä vuosiksi 2007-2013 koskevassa tiedonannossaan), valvontatehtävien uudelleentarkastelua (ilmoitettujen kustannusten tukikelpoisuuden ja oikeellisuuden todistavat tarkastuslausunnot, tarkastusten teettäminen riippumattomilla tilintarkastajilla) ja asiaan liittyviä valvontajärjestelyjä komission tasolla.

Ennakko- ja jälkitarkastukset ovat avainasemassa yhteisön varojen asianmukaisen käytön varmistamisessa. Näihin tehtäviin osoitetun henkilöstön määrän ja ammattitaidon lisääminen kantaa jo hedelmää, mutta tilanne kehittyy edelleen komission pääosastoissa ja yksiköissä. Keskusyksiköt antavat lisätukea ja -koulutusta näissä kysymyksissä (esimerkiksi otantavälineiden käyttö ylimääräisissä ennakkotarkastuksissa, tarkistusluettelot ja riskeihin perustuvat strategiat paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa), ja lisäksi järjestetään toimintatapojen vaihtoa myös parhaillaan perusteilla olevan jälkitarkastusverkoston puitteissa. Ennakko- ja jälkitarkastusten moitteeton toteuttaminen yhdessä hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkistamisen kanssa vähentävät osaltaan kaksinkertaisen rahoituksen riskiä.

Komission kirjanpitojärjestelmän uudenaikaistamishanke etenee vahvistetun aikataulun mukaisesti, ja komission pääosastojen ja yksiköiden olisi pyrittävä mukautumaan varainhoitoasetuksen mukaisiin uusiin puitteisiin.

Varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen tarkistaminen käynnistetään lähikuukausina [4].

[4] Nopeutettu uudelleentarkastelu rajoooittuu soveltamissääntöjen V osastoon, johon aiotaan sisällyttää vasta

6. Hallintokysymykset

Eurostatissa esiintyneiden ongelmien sekä vuoden 2002 toimintakertomusten ja yhteenvetokertomuksen seurauksena on vuonna 2003 toteutettu useita hallintotoimenpiteitä, joilla varmistetaan vankemmat yhteydet ja tehokkaampi viestintä pääosastojen, yksiköiden ja komissaarien välillä sekä horisontaalisten yksiköiden ja operatiivisten pääosastojen välillä. Komissaarien sekä pääosastojen ja yksiköiden välisiä suhteita käsittelevien käytännesääntöjen uudessa versiossa tarkennetaan edelleen, mitä sisäiseen valvontaan ja tarkastukseen liittyviä tietoja komission jäsenille on toimitettava. Vuotuiset toimintakertomukset osoittavat, että näistä kysymyksistä samoin kuin Euroopan petostentorjuntavirastolle ilmoitetuista asioista raportoidaan säännöllisesti.

Lisäksi kehitettiin tiedonvaihtoa ja koordinointia komission sisäisen tarkastuksen toimialalla.

Vuoden 2003 toimintakertomuksissa ja lausumissa ilmaistut varaumat osoittavat, että joissakin tapauksissa niiden vaikutusta riittävään varmuuteen ei arvioida riittävästi. Lausuman soveltamisalan tulisi olla yksiselitteinen, kuten myös tilintarkastustuomioistuin toteaa. Varaumaluonnosten vertaisarviointi osoittautui myönteiseksi toiminnaksi, koska sen avulla päädyttiin johdonmukaisempaan menettelytapaan. Lisäksi on kuitenkin otettava huomioon pääosastojen tarve laatia lausumansa siten, että siinä kuvataan tarkasti sisäisen valvonnan tilanne vesittämättä kuitenkaan sen sisällölle annettua varmuutta. Lisäksi on edelleen pohdittava parhaiden toimintatapojen kehittämistä pääjohtajien lausumien tukena käytettävien varmuuden takaamiseksi käytettävien sisäisten menettelyjen osalta. Tämä koskee myös seuranta- ja raportointimenetelmiä eri hierarkiatasoilla.

Päätelmät

Vuotuista toimintakertomusprosessia on kehitetty asteittain. Varsinkin resurssijohtajilta saadut tiedot ovat valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän käytettävissä, jotta tämä voi esittää lausumansa, ja pääosastojen ja yksiköiden sekä komission jäsenten välinen viestintä on säännönmukaistunut ja tarkentunut.

Eräs vielä käsiteltävä avainkysymys on, että valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien vuotuisten lausumien olisi vastattava tarkasti näiden sisäisten valvontajärjestelmien todellista toimintaa, ja toimia tällä alalla jatketaan. Lisäksi keskusyksiköiltä saatavat ohjeet ja neuvot sekä parhaiden toimintatapojen jakaminen kaikkien komission pääosastojen ja yksiköiden välillä lujittavat osaltaan prosessia.

Jotta tilintarkastustuomioistuin voisi antaa huomautuksia sisältämättömän lausuman, komission pääosastojen ja yksiköiden olisi varmistettava, että lausumassa ilmaistu varmuus on johdonmukainen lausumassa ilmaistujen varaumien kanssa, sen vankkana perustana on tehokas riskienhallinta ja se kuvaa tarkasti olemassa olevia valvontajärjestelmiä.

Komission pääosastojen ja yksiköiden olisi asetettava tärkeysjärjestykseen tarkastusta ja sisäistä valvontaa koskevat suositukset käyttäen perusteena riskejä ja niiden mahdollisia vaikutuksia ja tehostettava niiden jatkotoimia.

7. Päätelmät

Pääosastojen ja yksiköiden, sisäisen tarkastajan sekä yleiskatsauksen esille tuomat seikat on jo tunnistettu, ja niitä on käsitelty aiempien yhteenvetokertomusten perusteella laadituissa aiemmissa toimintasuunnitelmissa. Tänä vuonna ei ole tullut esiin uusia seikkoja, joiden perusteella uuden toimintasuunnitelman käynnistäminen olisi tarpeellista. Komissio toteaa, että vuosien 2001 ja 2002 toimintasuunnitelmiin sisältyneiden useimpien toimien toteutus on edistynyt hyvin, vaikka tilanne vaihteleekin tapauksittain, kuten jäljempänä on selvitetty.

* Jotkin edellisten yhteenvetokertomusten mukaiset jo loppuun saatetut toimet edellyttävät jatkotoimia, jotta niistä saataisiin paras mahdollinen hyöty.

Tämä koskee muun muassa arvioita, jotka lähetystöjen päälliköiden on laadittava lähetystöjen sisäisen valvonnan tilaa koskevien päätelmien seurauksena, lehdistö- ja viestintäpääosaston tiedotustoimipisteitä ja tietoverkkoja sekä edustustoja koskevien sovittujen toimenpiteiden toteuttamista, yhteisen hallinnoinnin alalla toteutettujen erilaisten toimien (komission ja jäsenvaltioiden välisen vastuunjaon selkeyttäminen, tarkastuksen alalla kaavaillut toimenpiteet) tuloksia, jotka on otettava käyttöön mahdollisuuksien mukaan nykyisen ohjelmakauden kuluessa ja otettava huomioon seuraavan jakson oikeudellisessa kehyksessä sekä tukiin sisältyvien kiinteämääräisten osuuksien lisäämistä koskevan kysymyksen tarkastelua, jota kannattaa jatkaa kun kaavailtu varainhoitoasetuksen tarkistusprosessi alkaa.

* Seuraavat aiemmissa yhteenvetokertomuksissa vahvistetut toimet ovat edelleen käynnissä:

* Pääosastojen ja yksiköiden tarve kiinnittää enemmän huomiota sisäisten valvontajärjestelmiensä vaikuttavuuteen myös sen varmistamiseksi, että ne antavat riittävästi tukea lausumaan, joka niiden on vuosittain annettava valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä; hallinto- ja valvontakehyksen asianmukainen saattaminen kaikkien tasojen tietoon pääosastoissa; vuoden 2001 yhteenvetokertomuksessa esille otettu ulkosuhteisiin liittyvien yksiköiden välisten yhteisvaikutusten mahdollisuuksien uudelleen tarkastelu; ammattitaidon vajausta tietyillä aloilla käsittelevän tiedonannon hyväksyminen; oikeushenkilötietokannan ja sopimustietokannan kehittäminen; vuoden 2001 yhteenvetokertomuksessa käynnistetyn tietojärjestelmien yhteentoimivuutta koskevan työn saattaminen päätökseen.

Hallinnonuudistus - eräs tämän komission päätavoitteista - on suurelta osin toteutettu. Hallinnonuudistuksen toteutusvälineiden tavoitteena oli komission hallinnon suorituskyvyn parantaminen sekä sen vastuuvelvollisuuden ja avoimuuden lisääminen [5]. Näistä välineistä on nyt tullut osa komission pääosastojen ja yksiköiden päivittäistä toimintaa, ja ne ovat osaltaan auttaneet kehittämään entistä tehokkaamman ja toimivamman komission, joka kykenee vastaamaan laajentuneen unionin haasteisiin.

[5] Yksityiskohtaisia tietoja komission hallinnonuudistuksen tilanteesta on saatavilla hallinnonuudistuksen

Parhaillaan tarkastellaan vuosien 2007-2013 rahoituskehystä koskevien ehdotusten käsittelyn yhteydessä, mitkä hallinnointimallit ovat soveliaimmat, jotta Euroopan tasolla saadaan aikaan parempia poliittisia tuloksia ja parempi kustannustehokkuus.

* Nykyisen komission kokemukset hallinnonuudistuksen toteuttamisesta osoittavat, että komission olisi tulevaisuudessa pyrittävä löytämään parempi tasapaino toisaalta poliittisten ja strategisten aloitteiden tekemiseen sekä toisaalta niiden toimeenpanoon liittyvien tehtäviensä välillä menojen hallinnointi mukaan luettuna. Yhteisen hallinnoinnin alalla komission olisi edelleen pyrittävä lisäämään niiden tahojen vastuuta, joiden tehtäväksi jäsenvaltiot ovat antaneet yhteisön varojen hallinnoinnin, maksamisen ja valvonnan, ja komission toimivaltaa puuttua sääntöjenvastaisuuksiin olisi lisättävä. Keskitetyn hallinnoinnin välineitä olisi yksinkertaistettava, jotta edunsaajat ymmärtäisivät säännöt paremmin ja hallinnointi ja valvonta voitaisiin suorittaa kustannustehokkaammalla tavalla. Komissio voi myös jatkaa nykyisin tehtävää työtä kullakin hallinnon alalla ja tarkastella tehtävien ulkoistamisen lisäämismahdollisuutta.

* Käytettävistä menetelmistä ja varmuuden takaavista järjestelyistä riippumatta komission velvollisuutena on aina varmistaa, että valvontamenetelmät ovat riittävät, kun huomioon otetaan sen yleinen vastuu talousarvion toteuttamisesta.

* Tarkastuksia ja valvontaa on parannettava määrällisesti ja ne on kohdennettava aloihin, joissa riskit ovat suurempia. Tehtävään olisi osoitettava asianmukaisen ammattitaitoiset henkilöstöresurssit, ja olisi lisättävä yhteisvaikutusta jäsenvaltioiden ja Euroopan tasolla tarkastuksia ja valvontaa suorittavien elinten välillä. Tarkastajien ja tarkastettavien välistä yhteistyötä olisi lisättävä keskinäisen ymmärtämyksen ja sovittujen suositusten juohevan toteuttamisen varmistamiseksi. Asianmukaista huomiota olisi edelleen kiinnitettävä sisäiseen tarkastustoimintaan.