[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO |

Bryssel 30.7.2008

KOM(2008) 499 lopullinen

Komission tiedonanto Euroopan parlamentille ja neuvostolle

VUOSIKERTOMUS VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄVÄLLE VIRANOMAISELLE VUONNA 2007 TOIMITETUISTA SISÄISISTÄ TARKASTUKSISTA

{SEC(2008) 2361 lopullinen}

SISÄLLYSLUETTELO

1. Johdanto 3

2. Työympäristö ja tarkastussuunnitelma 3

2.1. Työympäristö 3

2.2. Sisäisen valvonnan kehittyminen 4

2.3. IAS:n tarkastussuunnitelman täytäntöönpano 5

2.4. Suositusten hyväksyminen ja tarkastettavien ja sidosryhmien näkökannat 9

3. Tärkeimmät havainnot ja suositukset 9

4. Päätelmät 13

Vuosikertomus

VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄVÄLLE VIRANOMAISELLE VUONNA 2007 TOIMITETUISTA SISÄISISTÄ TARKASTUKSISTA

JOHDANTO

Tällä kertomuksella tiedotetaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti komission sisäisen tarkastuksen toimialan ( Internal Audit Service , IAS) toiminnasta. Perustana on varainhoitoasetuksen 86 artiklan 3 kohdan mukainen IAS:n kertomus, joka koskee tärkeimpiä tarkastushavaintoja ja jossa käsitellään sisäisen tarkastuksen ammattistandardien mukaisesti myös merkittäviä avoimia riskejä, valvontakysymyksiä sekä organisaation johtamis- ja hallintojärjestelmää.

Tämä kertomus perustuu vuonna 2007 laadittuihin IAS:n tarkastus- ja konsultointikertomuksiin. Kertomus koskee vain komission pääosastoihin ja toimialoihin sekä toimeenpanovirastoihin liittyviä tarkastuksia ja konsultointia. Se ei kata tehtäviä, jotka IAS on suorittanut muissa virastoissa tai elimissä.

Komissio vastaa sisäisen tarkastajan havaintoihin ja päätelmiin pääjohtajien vuotuisia toimintakertomuksia koskevassa yhteenvetokertomuksessa. Komissio ottaa tämän vuosikertomuksen kanssa samanaikaisesti annettavassa hyväksyttävässä yhteenvetokertomuksessa kantaa yleisiin kysymyksiin, joita sisäinen tarkastaja, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja vastuuvapauden myöntävä viranomainen ovat tuoneet esille tai joita sisäisen tarkastuksen seurantakomitea ( Audit Progress Committee , APC) taikka budjettipääosaston pääjohtaja ovat tarkastelleet yleiskatsauksessaan. Tämä tarkoittaa, että komissio ei välttämättä ole samaa mieltä kaikista tässä kertomuksessa esitetyistä näkemyksistä tai kannoista. Näkemyseroissa kuvastuu toimielimen ja sen sisäisen tarkastajan välinen tavanomainen vuoropuhelu.

TYÖYMPÄRISTÖ JA TARKASTUSSUUNNITELMA

Työympäristö

Vuonna 2000 otettiin käyttöön 24 sisäisen valvonnan standardia ja niihin liittyviä perusvaatimuksia osana komission hallintouudistusta. Standardeja tarkistettiin vuonna 2007, jolloin haluttiin siirtyä pelkästä standardien noudattamisesta niiden vaikuttavaan soveltamiseen. Lisäksi standardien kieliasua haluttiin yksinkertaistaa ja standardit ja myös eräät muut kysymykset, jotka eivät liity talousnäkökohtiin, haluttiin saattaa koko henkilöstön tietoon. Tarkistetut standardit tulivat voimaan 1. tammikuuta 2008. Komission pääosastoja ja toimialoja pyydetään nyt valitsemaan riskinarviointiprosessin perusteella standardit, jotka ne haluavat asettaa prioriteeteikseen ja joita ne soveltavat vaikuttavasti.

Toisessa seurantaraportissa komission toimintasuunnitelmasta yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomiseksi todettiin, että komissio oli edistynyt rakennerahastojen hallinto- ja valvontajärjestelmien arvioinnissa ja jaetun hallinnoinnin valvontavastuun määrittelyssä ja osoittamisessa sekä parantanut saadun varmuuden esitystapaa pääosastojen vuotuisissa toimintakertomuksissa.

Vuosi 2007 on vuodet 2007–2013 kattavan rahoituskehyksen ensimmäinen soveltamisvuosi. Tutkimusalalla on otettu käyttöön uusi valvontakäytäntö ja rakennerahastoissa uusi ohjelmatyöprosessi, joka perustuu yhteisiin varainhoito-, valvonta- ja arviointistandardeihin (esim. jäsenvaltioiden edellytetään vastedes toimittavan yhteenvedon saatavilla olevista tarkastuksista ja ilmoituksista).

Komission tilinpitäjä varmensi vuonna 2007 ensimmäistä kertaa tilinpäätöksen allekirjoituksellaan muutetun varainhoitoasetuksen[1] mukaisesti. ABAC-tietotekniikkajärjestelmän kehittämisessä edistyttiin huomattavasti. Lähetystöjen ennakkomaksujärjestelmät integroitiin tammikuussa 2007 kokonaisuudessaan ABACiin. Lisäksi laadittiin tarkistettu hankesuunnitelma Euroopan kehitysrahaston tilien siirtämisestä ABACiin. Myös komissio valmisteli ABACin käyttöönottoa.

Komissio jatkoi toiminnan jatkuvuutta koskevien säännösten täytäntöönpanoa. Komission kaikki pääosastot jättivät hyväksytyt toiminnan jatkuvuutta koskevat suunnitelmat. Eräät pääosastot ovat jo aloittaneet suunnitelmiensa testaamisen. Vuonna 2007 järjestettiin yhteinen toiminnan jatkuvuutta koskeva tiedotusharjoitus ja testattiin toiminnan jatkuvuutta koskevaa yleissuunnitelmaa. Toiminta keskitetään nyt tiedotukseen, koulutukseen ja muihin kokemusten jakamiseen tähtääviin toimenpiteisiin.

Petosten ennaltaehkäisemiseksi otettiin käyttöön uusi dynaaminen lähestymistapa.[2] Vuonna 2001 käyttöön otettu säädösehdotuksia koskeva kuulemismenettely, joka järjestetään ennen lausuntokierrosta, on edelleen käytössä. Lisäksi OLAF osallistuu menettelyyn aiempaa suuremmalla panoksella tutkimustoiminnastaan saamiensa tulosten perusteella. OLAF analysoi tutkimustoimintaansa jäsennellysti ja monialaisesti. OLAFin uusi petosten ennaltaehkäisytoiminta perustuu lisäksi laajaan tietovarastoon, joka sisältää IAS:n ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden ( Internal Audit Capabilities , IAC) toimittamien tarkastusten tulokset.

IAS:llä oli edelleen komission varapuheenjohtajan Siim Kallasin ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitean täysi tuki, jonka turvin se edelleen pystyi hoitamaan tehtäviään riippumattomasti ja objektiivisesti. Kesäkuussa 2007 hyväksyttiin sisäisen tarkastuksen seurantakomitean tarkistettu toimenkuvaus.

Sisäisen tarkastajan vuosikertomuksessa 2006 annetun suosituksen mukaisesti komissio antoi hallintotapaselvityksensä 22 kielellä.

Sisäisen valvonnan kehittyminen

Komissio päivitti IAS:n toimenkuvausta ja otti käyttöön sisäisen tarkastuksen yksiköiden mallitoimenkuvauksen. Mallin pääkohtia ovat vastuuvelvollisuus, riippumattomuus, objektiivisuus ja vastuualueet. Tämä perustuu sisäisen tarkastajan vuosikertomuksessa 2006 esitettyyn päätelmään, jonka mukaan sisäisen tarkastuksen rakennetta olisi tehostettava ja vahvistettava. IAS antaa vuodesta 2009 (joka on meneillään olevan tarkastussuunnittelun viimeinen vuosi) myös vuotuisen kokonaislausunnon komissiossa toimitettavista sisäisistä tarkastuksista.

IAS:n annettua arviointikertomuksen kaikkien sisäisen tarkastuksen yksiköiden laadusta, vuosi 2007 oli vuodet 2007–2009 kattavan strategisen tarkastussuunnittelukierroksen ensimmäinen vuosi, jolloin sisäisen tarkastuksen yksiköt ja IAS tekivät suunnittelu- ja riskinarviointiyhteistyötä edistääkseen yhtenäisen tarkastusmallin käyttöä. Tarkoituksena on yhtenäistää tarkastusympäristöä ja vahvistaa sisäisen tarkastuksen yksiköiden riippumattomuutta sekä laajentaa sisäisen tarkastuksen yksiköiden ja IAS:n yhteistyötä. Tätä yhteistyötä on vahvistettu entisestään nk. Auditnetin avulla (sisäisen tarkastuksen yksikön mallitoimenkuvaus, tarkastuslausunnot ja sisäisen tarkastuksen yksikön vuotuinen lausunto).

IAS:ssä käynnistettiin toinen ulkoinen laadunarviointi. Arviointi saadaan päätökseen vuonna 2008, jolloin julkaistaan riippumaton lausunto siitä, kuinka hyvin sisäisen tarkastuksen toimiala noudattaa sisäisten tarkastajien yhdistyksen ( Institute of Internal Auditors , IIA) kansainvälisesti tunnustettuja standardeja. Alustavan arvioinnin mukaan IAS noudattaa yleisesti ottaen hyvin IIA:n standardeja, lukuun ottamatta resurssienhallintaa (henkilöstön suuri vaihtuvuus, tarkastustoiminnot v. muut kuin tarkastustoiminnot) ja viestinnän laatu (viive kenttätyön päättymisen ja loppukertomuksen antamisen välillä, tarkastettavan kanssa käytävät keskustelut tarkastustuloksista), joita koskevia standardeja IAS noudattaa vain osittain.

Sisäinen tarkastaja ja IAS:n henkilöstö osallistuivat aktiivisesti Euroopan yhteisöjen ja Yhdistyneiden Kansakuntien väliseen yhteistyöhön hallintoa ja varainhoitoa koskevissa asioissa. Ne olivat mukana myös alan edustajien kansainvälisissä kokouksissa, kuten IIA:n maailmankonferenssissa, Yhdistyneiden Kansakuntien alaisten järjestöjen sisäisen tarkastuksen yksiköiden ja monenvälisten rahoituslaitosten edustajien konferenssissa sekä Keski-Euroopan sisäisten tarkastajien toisessa asiantuntijakonferenssissa. IAS lähetti edustajansa myös nk. rinnasteisten järjestöjen kokoukseen.

IAS:n vuotuisessa konferenssissa otettiin esille joitakin kokonaistarkastuslausuntoon liittyviä uusia ajatuksia. IAS on nyt sisällyttänyt vuoden 2008 hallintosuunnitelmaansa kokonaislausunnon luonnoksen. Ensimmäinen kokonaislausunto on tarkoitus antaa vuodet 2007–2009 kattavan strategisen tarkastussuunnitelman toteutuksen päätyttyä.

IAS:n tarkastussuunnitelman täytäntöönpano

Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea vahvisti 2. helmikuuta 2007 IAS:n strategisen tarkastussuunnitelman vuosiksi 2007–2009. Suunnitelma laadittiin tiiviissä yhteistyössä sisäisen tarkastuksen yksiköiden kanssa.

Vuoden 2007 työohjelman toteutusaste oli 95 prosenttia. Vuonna 2007 laadittiin 68 kertomusta (41 varsinaista tarkastuskertomusta, 25 seurantakertomusta ja 2 tarkastuskirjelmää). Kyseisten kertomusten tiivistelmät ovat tämän kertomuksen liitteenä.

Pääosasto/toimiala | Tarkastuskohde | Julkaisupäivä |

Hallinto- ja muut tukijärjestelmät |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Vuotuisia toimintakertomuksia koskeva varmistusprosessi | 21. tammikuuta 2008[3] |

ADMIN | Henkilöstöhallinnon seurannan vaihe I | 13. joulukuuta |

BUDG | Suoriteperusteisen kirjanpidon (ABAC) käyttöönotto | 3. toukokuuta |

BUDG | Vertailuanalyysi suoriteperusteisista kirjanpito-järjestelmistä ja taloudellisesta raportoinnista Euroopan komissiossa ja tietyissä jäsenvaltioissa | 26. huhtikuuta |

COMM | Kyproksella sijaitsevien toimistorakennusten ostoa koskeva tutkinta | 14. syyskuuta |

COMM | Erityiskertomus viestinnän pääosastossa (COMM) käytettäviä tiedonsiirtopalveluita koskevista tarjouskilpailumenettelyistä | 14. joulukuuta |

DGT | Käännösten kysynnänhallinta | 13. kesäkuuta |

DGT | Käännöstoimen pääosaston (DGT) sisäisen tarkastuksen yksikön itsearvioinnin IAS-validoinnin jatkotoimet | 14. joulukuuta |

DIGIT | Tietotekniikkahankinnat ja palvelutarjonta tietotekniikan pääosastossa (DIGIT) | 5. joulukuuta |

EPSO | Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston (EPSO) hallinnoiman valintaprosessin rajoitetun tarkastuksen seuranta | 18. joulukuuta |

ESTAT | Euroopan yhteisöjen tilastotoimistossa (Eurostat) toimitetun perusteellisen tarkastuksen toinen seurantatarkastus | 9. maaliskuuta |

ESTAT | Tietotekniikkahankinnat ja palvelutarjonta | 20. marraskuuta |

OIB | Brysselin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistossa (OIB) tehtyjen hankintasopimusten hallinnointi | 3. huhtikuuta |

OIB | OIB:n tekemien kiinteistöjen hankintasopimusten hallinnointi | 3. huhtikuuta |

OIB | Euroopan komission hallinnoiman kiinteistöinfrastruktuurin seuranta | 8. helmikuuta |

OIB | Tapahtumatestauksen seuranta | 20. huhtikuuta |

OIB | Kohdennettujen sisäisen tarkastuksen yksiköiden arviointi | 4. lokakuuta |

OIL | Hankintasopimusten hallinnointi | 3. huhtikuuta |

PMO | Eläkkeiden maksamiseen kohdistuva valvonta | 7. syyskuuta |

SCIC | Tulkkauksen pääosaston sisäisen tarkastuksen yksikön itsearvioinnin validoinnin seuranta | 29. marraskuuta |

Sisäiset politiikat |

COMP | Tietotekniikkapohjaisten valvontatoimien tarkastusta koskeva seurantakertomus | 16. toukokuuta |

EAC | Suoriteperusteisen kirjanpidon (ABAC) käyttöönotto koulutuksen ja kulttuurin pääosastossa (EAC) vuoden 2006 lopulla | 18. heinäkuuta |

EAC | ABAC-järjestelmän käyttöönottoa koskeva seurantakertomus | 18. heinäkuuta |

EACEA | EAC:n toimeenpanoviraston toimintatalousarviota koskevien talousprosessien täytäntöönpano | 19. maaliskuuta |

ENTR | Jälkitarkastuksia koskeva tarkastuskirjelmä | 20. huhtikuuta |

ENTR | Innovaatiokeskusverkoston (IRC) taloushallintoa koskeva seurantakertomus | 23. lokakuuta |

ENTR | Yritystoiminnan pääosaston (ENTR) sisäisen tarkastuksen yksikön itsearvioinnin validoinnin seuranta | 18. joulukuuta |

ENV | EY:n lainsäädännön täytäntöönpanon seuranta | 22. tammikuuta |

ENV | Ympäristöasioiden pääosastossa (ENV) vuonna 2004 toimitetun perusteellisen tarkastuksen toinen seurantatarkastus | 29. maaliskuuta |

ENV | Muista ohjelmista kuin LIFE-ohjelmasta myönnettävien avustusten hallinnointi | 18. syyskuuta |

INFSO | Jälkitarkastukset | 20. helmikuuta |

JRC | Yhteisessä tutkimuskeskuksessa (JRC) vuonna 2004 toimitetun perusteellisen tarkastuksen toinen seuranta | 21. syyskuuta |

MARKT | Sisämarkkinoiden pääosaston (MARKT) taloushallintoa ja talousprosesseja koskeva seurantakertomus | 18. tammikuuta |

RTD | Tutkimuksen pääosastossa (RTD) toimitettua perusteellista tarkastusta (vuodelta 2003) ja RTD:n talousprosessien ja taloushallinnon tarkastusta (vuodelta 2005) koskeva seurantakertomus | 16. maaliskuuta |

RTD | Tietotekniikkahankinnat ja palvelutarjonta | 30. marraskuuta |

TAXUD | Tietotekniikkahankinnat ja palvelutarjonta | 18. lokakuuta |

TREN | Energian ja liikenteen pääosaston (TREN) taloushallinnon ja talousprosessien tarkastusta koskeva seurantakertomus | 20. maaliskuuta |

TREN | Paikallisen tietotekniikan hallintoprosessin tarkastusta koskeva seurantakertomus | 7. syyskuuta |

TREN-IEEA | TRENin toimeenpanovirasto | 30. tammikuuta |

TREN | TRENin sisäisen tarkastuksen yksikön itsearvioinnin validoinnin seuranta | 20. joulukuuta |

Rakennetoimet ja yhteinen maatalouspolitiikka |

AGRI | ABAC-järjestelmää palvelevat maatalouden pääosaston (AGRI) paikalliset tietotekniikkajärjestelmät | 25. toukokuuta |

AGRI | Maatalousmarkkinoiden interventiot | 23. marraskuuta |

AGRI | Rakennerahastoja koskeva seurantakertomus – EMOTR:n ohjausosasto | 22. marraskuuta |

EMPL | Rakennerahastoihin kohdistuvien petosten havaitseminen ja torjunta | 19. joulukuuta |

EMPL | Ohjelmien toteutus uusissa jäsenvaltioissa | 12. joulukuuta |

FISH | Rakennerahastoa koskeva seurantatarkastuskertomus – kalatalouden ohjauksen rahoitusväline | 20. heinäkuuta |

REGIO | Ohjelmien toteutus uusissa jäsenvaltioissa | 13. marraskuuta |

REGIO | EAKR:n seuranta – neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan täytäntöönpanoa koskeva tarkastus | 14. joulukuuta |

REGIO | Rakennerahastoihin kohdistuvien petosten havaitseminen ja torjunta | 19. joulukuuta |

Ulkoiset politiikat |

AIDCO | Kehitysyhteistyön pääosaston (AIDCO) ja Yhdistyneiden Kansakuntien välillä tehtyyn taloudelliseen ja hallinnolliseen puitesopimuksen liittyvien kustannusten hyväksyminen | 19. kesäkuuta |

AIDCO | Jälkitarkastustoiminta | 18. heinäkuuta |

AIDCO | Valtiosta riippumattomien järjestöjen rahoitusta koskeva seurantatarkastus | 31. heinäkuuta |

AIDCO | Linjan D pääohjelmien taloushallinto | 20. joulukuuta |

ECHO | Valtiosta riippumattomien järjestöjen rahoitusta koskeva seurantatarkastus | 6. kesäkuuta |

ECHO | Seuranta- ja valvontavälineet | 23. marraskuuta |

ECHO, ADMIN | Humanitaarisen avun pääosaston (ECHO) turvallisuuskysymyksiä koskeva tarkastuskirjelmä | 29. marraskuuta |

ELARG | Laajentumisasioiden pääosastossa (ELARG) toimitettua perusteellista tarkastusta koskeva seurantatarkastuskertomus | 15. maaliskuuta |

RELEX | Turvaluokiteltujen tietojen käsittelyä ja tiedotusta lähetystöjen ja ulkosuhteiden pääosaston (RELEX) kesken koskevan tarkastuksen seurantatarkastus | 4. heinäkuuta |

TRADE | Valikoitujen sisäisen valvonnan standardien täytäntöönpano | 13. kesäkuuta |

Suositusten hyväksyminen ja tarkastettavien ja sidosryhmien näkökannat

Tarkastetut yksiköt hyväksyivät vuonna 2007 yhteensä 99 prosenttia kaikista suosituksista. Hylättyjen suositusten osuus oli 1 prosentti.

Tarkastukset komissiossa ja toimeenpanovirastoissa |

Suositukset | Hyväksytty | Hylätty | % | Yhteensä |

Ratkaisevan tärkeä | 5 | 1 | 2 | 6 |

Erittäin tärkeä | 111 | 0 | 41 | 111 |

Tärkeä | 129 | 3 | 49 | 132 |

Suotava | 20 | 0 | 8 | 20 |

Tarkastettavat antoivat palautetta tarkastuksen sisällöstä ja tarkastuksen toimittamisesta. Palautteen keskimääräinen tulos oli 1,86 (1,95 vuonna 2006 ja 1,82 vuonna 2005) asteikolla yhdestä (paras) neljään (huonoin). Äskettäisen sidosryhmille suunnatun kyselyn mukaan 80,5 prosenttia (edellisessä kyselyssä 75 prosenttia) katsoi, että IAS:llä on selkeä tarkastusstrategia, ja 82,9 prosenttia (85,7 prosenttia vuonna 2006) sidosryhmistä katsoi, että tarkastusten toimitustapa on rehellinen, puolueeton ja tasapuolinen, ja 48,8 prosenttia (edellisessä kyselyssä 60,7 prosenttia) katsoi, että IAS:n antamat suositukset ovat hyödyllisiä. Yhteensä 80,5 prosenttia (edellisessä kyselyssä 55,4 prosenttia) vastaajista kuitenkin katsoi, että IAS:n työ parantaa komission hallinto- ja valvontajärjestelmien laatua.

TÄRKEIMMÄT HAVAINNOT JA SUOSITUKSET

Vuotuisiin toimintakertomuksiin sisältyvä varmistusprosessi

Tarkastuksissa arvioitiin vuotuisiin toimintakertomuksiin sisältyvän varmistusprosessin tehokkuutta. Varmistusprosessi on komission hallintotavan keskeinen osa-alue ja kuuluu maailmanlaajuisesti tarkasteltuna parhaisiin käytäntöihin. Tarkastusten kohteena oli kuusi operatiivista pääosastoa ja neljä horisontaalista toimialaa. Vuosikertomusprosessia parannetaan jatkuvasti (esim. vertaisarvioinneilla ja tarkistetuilla pysyvillä ohjeilla). Pääsihteeristön antamia pysyviä ohjeita on jo tarkistettu tarkastuksen perusteella IAS:n ehdotuksen mukaisesti. Ohjeissa annetaan nyt tarkempia tietoja eri osatekijöiden panoksesta varmistusprosessiin. Ne sisältävät vastedes myös selvityksen siitä, kuinka sisäisen tarkastuksen yksiköiden lausunto on vaikuttanut varmistukseen. Valvontastrategia on määritelty tarkasti, ja valvontajärjestelmien toimivuutta arvioidaan jatkossa järjestelmällisesti käyttämällä pakollisia avainindikaattoreita. Tarkastusten tulokset sovitetaan yhteen Euroopan tilintarkastustuomioistuimen havaintojen kanssa. Lisäksi tarkastettavien on annettava vastedes selvitys ratkaisevan tärkeiden ja erittäin tärkeiden sisäisen tarkastuksen suositusten täytäntöönpanon viivästymisestä. Suunnitelmissa on vertaisarvioinnin laajentaminen siten, että yhteenvetokertomusta voitaisiin muuttaa kattavammaksi ja johdonmukaisemmaksi. Vaikka pääosastot voivat ilmoittaa IAS:lle vuotuisissa toimintakertomuksissaan tärkeimmistä puutteista, jotka eivät liity varainhoitoon, IAS kehottaa pääosastoja kiinnittämään huomiota johdon antamiin tarkastuslausumiin liittyviin rajoitteisiin, sillä lausumat eivät kata vastuualueita, jotka eivät liity varainhoitoon, eivätkä myöskään systeemisiä vastuualueita.

Arkaluonteisten/turvaluokiteltujen tietojen käsittely ja fyysinen turvallisuus

Tietoturvaan liittyviin riskeihin on kiinnitettävä nykyistä enemmän huomiota. IAS antoi suosituksia virallisemmasta turvallisuusluokituspolitiikasta ja tietokantojen turvatarkastusten kehittämisestä. Tavoitteena on välttää arkaluonteisten tietojen vuotaminen tai joutuminen sivullisten ulottuville. Sisäiset ohjeet eivät aina välttämättä kannusta komission luokitussääntöjen käyttöön eikä sääntöjen soveltamisen valvontaa ole aina suhteutettu turvallisuusriskeihin. Pääosastot ovat yhtä mieltä siitä, että pääosastokohtaiset säännöt arkaluonteisten tietojen (eli tietojen, joiden luvaton luovuttaminen aiheuttaisi haittaa EU:lle) käsittelystä tai muista turvallisuuskysymyksistä olisi sovitettava yhteen turvallisuusasioiden keskusyksikön avustuksella, jotta lähestymistapa turvallisuusasioihin olisi nykyistä yhtenäisempi. Fyysisen turvallisuuden osalta kyse on erityisesti henkilöstöstä, joka on työnsä luonteen vuoksi alttiina erittäin suurelle riskille toimiessaan ulkoiseen apuun liittyvissä tehtävissä. Turvaluokiteltujen tietojen käsittelyssä lähetystöissä noudatettiin kolmea edellisen tarkastuksen yhteydessä annettua ratkaisevan tärkeää suositusta, jotka ovat mahdollistaneet turvaluokiteltujen tietojen sähköisen vaihdon lähetystöjen kesken turvallisuussääntöjen mukaisesti.

EY:n lainsäädännön täytäntöönpanon seuranta

Yhteisön lainsäädännön soveltamisesta annetussa komission tiedonannossa[4] kuvaillaan toimia, joilla komissio pyrkii parantamaan yhteisön lainsäädännön noudattamista. Tiedonannossa otetaan huomioon valtaosa suosituksista, jotka IAS antoi joulukuussa 2006 antamassaan yhteenvetokertomuksessa.

Viimeisin lainsäädännön täytäntöönpanoa koskeva tarkastus koski ympäristölainsäädäntöä. EY:n lainsäädännön ennakkoseurannassa havaittiin joitakin puutteita. Varmuutta ei saatu varsinkaan siitä, saattavatko jäsenvaltiot kaikki direktiivit asianmukaisesti ja ajallaan osaksi kansallista lainsäädäntöään. IAS:n tärkeimmät huomautukset on otettu huomioon luonnoksessa EY:n ympäristölainsäädännön täytäntöönpanoa koskevaksi komission tiedonannoksi. Pääosastokohtaisessa toimintasuunnitelmassa määrätään kaikkien suositusten panemisesta täytäntöön joulukuuhun 2007 mennessä, lukuun ottamatta kahta suositusta, joista viimeinen on pantava täytäntöön joulukuuhun 2009 mennessä.

Jälkitarkastukset

Tutkimusalan pääosastoihin kohdistunut jälkitarkastussarja saatettiin päätökseen tietoyhteiskunnan pääosastossa toimitetulla tarkastuksella. Tarkastusten perusteella annettujen suositusten jatkotoimenpiteenä tutkimusalan pääosastot päättivät yksityiskohtaisten toimintasuunnitelmien täytäntöönpanosta, jota sisäisen tarkastuksen seurantakomitea seuraa säännöllisesti.

Kahdessa pääosastossa toimitettiin ylimääräisiä jälkitarkastuksia, joiden tarkoituksena oli arvioida jälkitarkastusten vaatimustenmukaisuutta, tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Nämä ovat edellytyksenä myönteiselle tarkastuslausumalle. Jälkitarkastusten laajentamista, jälkitarkastusten sisällyttämistä valvontaketjuihin ja keskeisten suoritusindikaattoreiden käytön lisäämistä koskevat suositukset hyväksyttiin, ja niitä pannaan parhaillaan täytäntöön.

Rakennerahastoihin kohdistuvien petosten torjunta

Euroopan sosiaalirahastossa ja Euroopan aluekehitysrahastossa toimitettujen tarkastusten jatkotoimenpiteenä rakennerahastoissa otetaan käyttöön yhteinen petostentorjuntastrategia yhteistyössä OLAFin kanssa. Strategiaa tarkistetaan jatkossa vuosittain. Petostapauksia koskevien tietojen laatuun ja oikeellisuuteen sekä jäsenvaltioiden tällä alalla harjoittaman valvonnan arviointiin ja seurantaan kiinnitetään myös aiempaa enemmän huomiota. Tarkoituksena on esimerkiksi perustaa jäsenvaltioihin vihjelinjoja. Kaikki suositukset hyväksyttiin. Ne on pantava täytäntöön vuoden 2008 loppuun mennessä.

Hankinnat

Komission tietotekniikkahankintoihin ja palvelutarjontaan kohdistuvan laajemman tarkastusprosessin puitteissa toimitettiin tarkastuksia neljässä pääosastossa. Tarkastuksissa arvioitiin komission sääntöjen noudattamista sekä pääosastojen toiminnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Kolmessa pääosastossa havaittiin edelleen rajallisia riskejä, jotka liittyivät tarjottavien palveluiden kuvauksen riittämättömään tarkkuuteen, ulkopuolisten palveluntarjoajien ajankäyttöraportointiin, sopimusten uusimismenettelyn myöhäiseen alkamisajankohtaan ja poikkeusten riittämättömään kirjaamiseen.

IAS:n tarkastuksen jatkotoimenpiteenä on kehitetty uusi rakennusten hankintamenettely, jolla muun muassa parannetaan päätöksentekoprosessin dokumentointia, varmistetaan, että keskeiset tiedot välitetään eteenpäin sopivana ajankohtana, otetaan käyttöön kaikki rakennusten hankintaprojektit kattava riskinhallintajärjestelmä ja pitkän aikavälin strateginen hallinnointi, jossa toimintatapojen määrittely ja toteutus ovat vuorovaikutussuhteessa mutta samalla selkeästi toisistaan erillään. Muita kohteita kuin rakennuksia koskevien hankintasopimusten osalta kyseinen pääosasto päätti kehittää mallin, jolla voidaan varmistaa hankintamenettelyn eri vaiheiden tehokas seuranta, luoda rekisteri, joka sisältää kaiken valituksiin liittyvän kirjeenvaihdon. Lisäksi pääosasto päätti laatia tärkeimpiä tarjouskilpailuja varten strategia-asiakirjan, joka sisältää kustannus–hyöty-analyyseja ja jolla voidaan kattaa ilmenevät hankintatarpeet.

Eläkkeiden maksamiseen kohdistuva valvonta

Tämän tarkastuksen puitteissa arvioitiin sisäisen valvontajärjestelmän ja riskinhallinnan tarkoituksenmukaisuutta ja tehokasta soveltamista maksettavien eläkkeiden määrityksen ja eläkemaksujen suorittamisen kannalta. Manuaaliset tarkastukset ovat välttämättömiä, koska tietokonejärjestelmä on vanhentunut. Käytössä on luotettavia ennakkotarkastuksia. Jatkossa aiotaan kuitenkin toimittaa kohdennettuja, riskiperusteisia jälkitarkastuksia, joilla voidaan pienentää esimerkiksi virheellisten maksujen, paperitiedostojen häviämisen ja manuaalisesti tehtyjen muutosten virheellisyyden riskejä.

Suoriteperusteisen kirjanpidon (ABAC) käyttöönotto

Kun ABAC-järjestelmän käyttöönottovaihe, jota Euroopan tilintarkastustuomioistuin on seurannut tiiviisti omien tarkastustensa perusteella, on nyt päättymäisillään, IAS vähentää järjestelmään kohdistuvia tarkastuksia. Koulutuksen ja kulttuurin pääosaston vuoden 2005 tilien päättämisestä annettiin kielteinen tarkastuslausunto. Vuoden 2006 osalta kyseisellä pääosastolla ja sen toimeenpanovirastossa (yhteistyössä Euroopan tilintarkastustuomioistuimen kanssa) toimitetun tilinpäätöstarkastuksen perusteella saatiin tietyin varauksin kohtuullinen varmuus tilien oikeellisuudesta, vaikka paikallisten kirjanpitojärjestelmien ja keskuskirjanpitojärjestelmien täsmäyttäminen oli riittämätöntä ja myös dokumentoinnissa havaittiin puutteita. ABAC-järjestelmän käyttöönotto oli aiheena myös sisäisen tarkastusyksikön tarkastuksissa.

Toimeenpanovirastot

IAS tarkasti kaksi toimeenpanovirastoa. Molempien virastojen toimintatavoitteiden saavuttamisesta saatiin riittävä varmuus.

Tarkastuksissa korostuivat muun muassa tietojärjestelmien turvallisuudesta tehdyn komission päätöksen ja henkilötietojen suojaa koskevien asetusten noudattaminen, menettelyt varainhoitovuoden päättyessä, tarkistuslistojen ja työvaiheiden yhdenmukaistaminen ja yksinkertaistaminen sekä kokonaisvaltainen lähestymistapa jälkitarkastuksiin.

Äskettäin perustetut toimeenpanovirastot (Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirasto ja tutkimuksen toimeenpanovirasto) saattavat hyötyä aiemmin perustettujen virastojen kokemuksista toteuttaessaan käynnistysvaiheessa tarvittavia toimenpiteitä.

FAFA-sopimus (Yhdistyneiden Kansakuntien kanssa tehty taloudellinen ja hallinnollinen puitesopimus)

Viime vuonna toimitetussa tarkastuksessa arvioitiin FAFA-sopimuksen noudattamista ja sitä, kuinka hyvin sen puitteissa pystytään saamaan varmuus EU:n varojen käytöstä. Tänä vuonna sisäisen tarkastuksen seurantakomitea kehotti IAS:ää arvioimaan (osana FAFA-sopimuksen sekä YK:n varainhoidon valvonnan puitteissa toteutettavaa EY:n/YK:n rahoituksen yleistä valvontaa), kuinka olennaisia erityisesti välillisiä kustannuksia koskevat jäljellä olevat riskit ovat. Lisätarkastuksista saatiin vahvistus sille, että FAFA-sopimuksen rakenne on tarkoituksenmukainen, mutta myös sille, että valvontajärjestelmien täytäntöönpanoa on edelleen tehostettava ja jatkettava. Kyseiset pääosastot ovat hyväksyneet kaikki suositukset ja ovat jo käynnistäneet monia aloitteita FAFA-sopimuksen mukaisten valvontavälineiden käytön lisäämiseksi suorien ja välillisten kustannusten tarkastamisessa.

Taloushallinto ja avustusten hallinnointi

Tilintarkastuksia suoritettiin Aasiassa sijaitsevissa lähetystöissä ja ympäristöohjelmien alalla.

Tärkeimpien rahoitusohjelmien hallinnointiin Aasian lähetystöissä kohdistuneessa tarkastuksessa havaittiin joitakin puutteita, jotka lähetystöjen johto aikoo korjata vuoden 2008 loppuun mennessä. Lähetystöjen ja niistä vastaavien pääosastojen vastuualueet on ensiksikin määriteltävä nykyistä tarkemmin. Lähetystöille annettavaa tukea ja ohjeistusta on parannettava niiden toiminnan yhdenmukaistamiseksi ja tehostamiseksi. Lisäksi hankkeiden ja vastuualueiden seurantaa ja koulutusstrategiaa on kehitettävä.

Ympäristöhankkeisiin myönnettävien avustusten hallinnointiprosessin toimivuudesta laaditussa arvioinnissa havaittiin, että avustusten saajien todellisten kustannusten tarkastuksissa käytettävää asiakirja-aineistoa on parannettava. Lisäksi jälkitarkastusstrategiaa on laajennettava pienempiin avustusten saajiin, tekniset selvitykset olisi hyväksyttävä ajoissa ja ulkopuolisilla tarkastustoimistoilla alihankintana teetettäviä jälkitarkastuksia varten olisi laadittava erilliset ohjeet.

Myös sisäisen tarkastuksen yksiköt toimittivat huomattavan määrän avustuksia tai taloushallintoa koskevia tarkastuksia.

Seuranta

Suositusten säännöllinen seuranta on olennaisen tärkeää, jotta sisäisten tarkastusten vaikuttavuutta voitaisiin jatkuvasti parantaa. Jonkin verran edistymistä on jo tapahtunut, sillä ennen vuotta 2006 annettujen, toteuttamatta olevien suositusten kokonaismäärä on alentunut. IAS:n mukaan suosituksista yli 80 prosenttia on jo toteutettu. Ratkaisevan tärkeiden ja erittäin tärkeiden suositusten toteutuksessa on kuitenkin edelleen merkittäviä viipeitä, jotka johtuvat pääosastojen toimintasuunnitelmien ja erityisesti vanhempien suositusten toteutukseen liittyvistä puutteista. Yli 25 prosenttia ratkaisevan tärkeistä ja erittäin tärkeistä toteuttamatta olevista suosituksista on yli kuusi kuukautta jäljessä aikataulusta (vaikka tämä merkitsee huomattavaa parannusta verrattuna viime vuoteen, jolloin myöhässä olevien määrä oli 50 prosenttia). Tilanteen korjaamiseksi IAS on ehdottanut, että pääosastoja/toimialoja, jotka eivät ole ryhtyneet toimiin ratkaisevan tärkeiden ja erittäin tärkeiden toteuttamatta olevien suositusten toteuttamiseksi muistutettaisiin suositusten tärkeydestä. Lisäksi niitä olisi kehotettava ilmoittamaan tarvittaessa viivästymisen syyt vuotuisissa toimintakertomuksissa. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea kiinnittää erityishuomiota suositusten seurantaan ja parempaan toteutukseen. Se onkin päättänyt, että komitean puheenjohtaja lähettää asiasta vastaaville komissaareille kirjeen, jossa niitä kehotetaan kiinnittämään huomiota ratkaisevan tärkeisiin ja erittäin tärkeisiin suosituksiin, joiden toteutus oli yli kuusi kuukautta jäljessä aikataulusta.

PÄÄTELMÄT

Komission sisäinen tarkastaja tekee vuonna 2007 komissiossa toimitettujen tarkastusten ja arviointien sekä muiden niihin liittyvien toimien perusteella seuraavat päätelmät (komission kanta sisältyy pääosastojen vuotuisia toimintakertomuksia koskevaan yhteenvetokertomukseen).

IAS:n päätelmä 1: Yleisellä tasolla on tapahtunut edistymistä, mutta lisäparannuksia tarvitaan

IAS havaitsi tarkastuksissaan, että komission sisäisiin valvontajärjestelmiin oli tehty lisäparannuksia. IAS:n antamien ratkaisevan tärkeiden suositusten määrä aleni vuodesta 2006 vuoteen 2007 kahdestatoista kuuteen ja IAS:n kielteisten tarkastuslausuntojen määrä yhdeksästä kuuteen. Lisäparannuksia kuitenkin tarvitaan, esimerkiksi avustusten hallinnoinnin, jälkitarkastusten, hankintojen ja tietosuojamääräysten täytäntöönpanon aloilla.

IAS:n päätelmä 2: Tietoturva

Komission tehokkuuden ja maineen kannalta on erittäin tärkeää varmistaa, että komission hallussa (sekä päätoimipaikassa että lähetystöissä) olevia arkaluonteisia tietoja ei luovuteta eikä niitä voi saada luvattomasti. Kaikkien pääosastojen ja toimialojen olisi kiinnitettävä erityishuomiota tietoturvaan, ja niiden olisi koordinoitava turvatoimenpiteensä koko komission turvallisuuskysymyksistä vastaavan yksikön kanssa ja pyydettävä sitä validoimaan ne.

IAS:n päätelmä 3: Operatiivisilla pääosastoilla on päävastuu petostentorjunnasta

Komissio otti äskettäin käyttöön uuden lähestymistavan petosten ennaltaehkäisyyn. OLAF on avainasemassa petosten tutkimisessa ja osallistuu kokemuksensa pohjalta petostentorjuntamenetelmien kehittämiseen. Komissiossa pääjohtajat – valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä – ovat kuitenkin päävastuussa vastuualueisiinsa kohdistuvien petosten torjunnasta (OLAFin tukemina) ja OLAFin tutkimusten jatkotoimista (takaisinperinnästä jne.).

IAS:n päätelmä 4: Vuotuisiin toimintakertomuksiin sisältyvän varmistusprosessin kehittäminen jatkuu

Vuotuisiin toimintakertomuksiin sisältyvän varmistusprosessin ja yhteenvetokertomuksen tavoitteena on viime kädessä tukea komissaarien poliittista vastuuta komission hallinnoinnista. Varmistusprosessin lähtökohtia voidaan parantaa tarkentamalla sen perustana olevia valvontastrategioita, joita täydennetään keskeisiä tarkastuksia koskevilla indikaattoreilla, ja sovittamalla varmistusprosessi paremmin yhteen Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen tarkastustulosten kanssa.

IAS:n päätelmä 5: Seurannassa on edistytty jonkin verran, mutta tietyissä asioissa on jääty jälkeen

Suositusten seurantaa on parannettu viime aikoina. Suositusten toteutus on kuitenkin edelleen liian hidasta joillakin aloilla. Tiettyihin aiemmissa vuosikertomuksissa esille otettuihin kysymyksiin on kiinnitettävä edelleen huomiota. Esimerkiksi henkilöstöstrategia on yhtenäistettävä kaikilta osin strategisen suunnitteluprosessin kanssa. Lisäksi on kehitettävä yhteispalveluita ja tietotekniikan hallinnointia on parannettava.

[1] Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1995/2006, annettu 13 päivänä joulukuuta 2006, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 muuttamisesta (EUVL L 390, 30.12.2006, s. 1).

[2] KOM(2007) 806, 17.12.2007.

[3] Yksi kertomus pääosastoa kohti. Vaikka kertomukset saatiin valmiiksi vasta tammikuussa 2008, pääosa tarkastustyöstä suoritettiin vuonna 2007. IAS katsoo niiden tulokset niin tärkeiksi, että niistä on aiheellista raportoida jo vuosikertomuksessa 2007.

[4] KOM(2007) 502, 5.9.2007.