FI Euroopan unionin virallinen lehti C 284/1

ERITYISKERTOMUS nro 9/2006

komission, Euroopan parlamentin ja neuvoston käännösmenoista sekä toimielinten vastaukset

(annettu EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla)

(2006/C 284/01)

SISÄLLYS

LYHENTEET

I—IX TIIVISTELMÄ

1—11 JOHDANTO

2—3 Oikeusperusta

4—8 Käännöspalveluiden organisaatiot EU:n toimielimissä

9—11 Tarkastuksen sisältö ja lähestymistapa

12—95 HUOMAUTUKSET

12—36 Menettelyt, joilla varmistetaan, että käännöspyynnöt täytetään ja että tarpeettomia käännöstoimeksiantoja vältetään

13—18 Käännöspyyntöjä koskevat sisäiset ohjeet

19—23 Mahdollisuudet täyttää käännöspyynnöt

24—26 Käännettyjen sivujen määrän kehitys

27—36 Toimielinten toteuttamat käytännön toimenpiteet käännösten määrän rajoittamiseksi

37—46 Laadunvalvonta

37—43 Käännösten asianmukaisen laadun varmistamiseksi tehdyt tarkastukset

44—46 Määräaikojen noudattaminen ja muut asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat tekijät

47—95 Käännöstoiminnan kustannukset ja tehokkuus

47—52 Käännöstoiminnasta aiheutuvat kustannukset

53—95 Käännösprosessin tehokkuus

96—109 PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

96—98 Menettelyt, joilla varmistetaan, että käännöspyynnöt täytetään ja tarpeettomia käännöstoimeksiantoja vältetään

99—101 Menettelyt, joilla varmistetaan, että käännökset toimitetaan ajallaan ja niiden laatu vastaa käyttötarkoitusta

102—109 Käännöstoiminnan kustannukset ja tehokkuus

1—12 LIITE I: Komissiossa, parlamentissa ja neuvostossa sovellettavat säännökset

1—6 Komissio

7—10 Parlamentti

11—12 Neuvosto

1—9 LIITE II: Tilintarkastustuomioistuimen laatima menetelmä käännöstoiminnan kustannusten arvioimiseksi

Toimielinten vastaukset

LYHENTEETCIEQ Toimielinten välinen alihankintakäännösten arviointia käsittelevä komiteaCRE Sanatarkka istuntoselostus, Compte-rendu in extensoEPSO Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimistoEU Euroopan unioniEU 15 -kielet Euroopan unionin 15 jäsenvaltion viralliset kielet ennen laajentumistaEU 10 -kielet Euroopan unionin laajentumisen jälkeen jäsenvaltioksi tulleen 10 maan viralliset kieletFTE Kokopäiväisen henkilöstön jäsenen työpanos vuodessa, full-time equivalentICTI Toimielinten yhteinen käännös- ja tulkkauskomitea, Interinstitutional Committee for Translation and InterpretationEU(Y)VL Euroopan unionin (yhteisöjen) virallinen lehti

TIIVISTELMÄ

I. Kahdellakymmenelläyhdellä kielellä on Euroopan unionin toimielinten virallisen kielen ja työkielen asema. Jokaisella EU:n toimielimellä on oma käännöspalvelunsa. Käännöksiä eniten tuottavat toimielimet ovat tehtäviensä luonteen vuoksi komissio, Euroopan parlamentti ja neuvosto. Koska käännöspalveluiden kysyntä jakautuu vuoden mittaan epätasaisesti ja koska kymmenen uuden jäsenvaltion (EU 10) kielten sisäinen käännöskapasiteetti on tilapäisesti riittämätön, unionin toimielimet työllistävät pysyvään henkilöstöön kuuluvien kääntäjien lisäksi myös freelance-kääntäjiä.

II. Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, kuinka tehokkaasti ja vaikuttavasti komissio, parlamentti ja neuvosto hallinnoivat käännösresursseja ja kääntämiseen liittyviä menoja. Tilintarkastustuomioistuin esitti seuraavat kolme kysymystä: — Pystytäänkö käännöspyynnöt täyttämään ja onko tarpeettomien käännösten välttämiseksi asianmukaisia menettelyitä? — Toimitetaanko käännökset ajallaan ja ovatko ne tarkoitukseensa nähden riittävän korkealuokkaisia? — Ovatko toimielimet kyenneet pitämään käännösten kustannukset hallinnassa?

III. Tarkastus osoitti, että toimielimet ovat omaksuneet erilaisia käytäntöjä kasvaneiden käännöspyyntöjen täyttämiseksi. Sekä komissio että neuvosto ovat toteuttaneet asianmukaisia toimenpiteitä kaikille kielille käännettävien asiakirjojen määrän vähentämiseksi. Merkittävään osaan kaikista käännöspyynnöistä ei kuitenkaan sovelleta kussakin toimielimessä laadittuja kääntämiseen liittyviä suuntaviivoja, eikä yhdelläkään toimielimellä ole selkeää ja yhtenäistä käännöspyyntöjen esittämiseen liittyvää menettelyä.

IV. Kolmessa tarkastuksen kohteena olleessa käännöspalvelussa käännökset 15 jäsenvaltion (EU 15) kieliin pystytään yleensä toteuttamaan määräaikaan mennessä ja riittävän korkealaatuisina. Kymmenen uuden jäsenvaltion kielen (EU 10) kohdalla oli kuitenkin vuonna 2004 merkittäviä ongelmia.

V. Yhdelläkään käännöspalveluista ei ole välinettä asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi tai menettelyitä laatuun liittyvien valitusten käsittelemiseksi. Ainoastaan komissiolla on laadunvalvontaan liittyvät ohjeet. Laadun mittaamiseen käytettyjä indikaattoreita – kuten virheiden määrä sivua kohden – on käytössä parlamentissa, mutta komissiosta ja neuvostosta ne puuttuvat.

VI. Komission vuodelta 2002 tekemää laskelmaa lukuun ottamatta yksikään toimielimistä ei ollut laskenut käännöstensä kokonaiskustannuksia tai keskimääräisiä kustannuksia käännettyä sivua kohden. Tilintarkastustuomioistuimen laskelmat osoittivat, että käännösten kokonaiskustannukset olivat vuonna 2003 noin 100 miljoonaa euroa sekä parlamentissa että neuvostossa ja 215 miljoonaa euroa komissiossa. Toukokuussa 2004 tapahtuneen EU:n laajentumisen jälkeen virallisten kielten määrä kasvoi, ja tästä johtuen käännöstoiminnan kustannukset ovat nousseet parlamentissa noin 128 miljoonaan euroon, neuvostossa noin 126 miljoonaan euroon ja komissiossa noin 257 miljoonaan euroon vuonna 2005. Keskimääräiset kustannukset olivat vuonna 2003 sivua kohden 150 euroa parlamentissa ja komissiossa ja 254 euroa neuvostossa. Vuonna 2005 sivukohtaiset keskimääräiset kustannukset kasvoivat 194 euroon komissiossa ja 276 euroon neuvostossa, mutta pienenivät 119 euroon parlamentissa. Sisäinen käännöstoiminta on kalliimpaa kuin ulkopuolella teetettävät käännökset (freelance-kääntäminen), mutta vertailu on vaikeata, sillä ulkopuolella teetettävät käännökset ovat erityyppisiä kuin käännöspalvelussa tuotetut käännökset, joiden laatu on myös parempi.

VII. Komissiossa ja neuvostossa on onnistuttu vähentämään käännöspyyntöjä EU 15 -kieliin, mutta samalla se on aiheuttanut ylikapasiteettia ja keskimääräistä alhaisempaa tuottavuutta. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi eri toimielinten eri kieliyksiköiden tuottavuudessa sekä ulkoistettujen käännösten osuuksissa huomattavia eroja.

VIII. EU:n toimielinten käännöspalvelut ovat vuodesta 1995 alkaen lisänneet yhteistyötä eräillä aloilla, kuten palvelukseen ottaminen, terminologiatietokannan luominen ja tietotekniikkavälineiden hankinta. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että lisäsäästöjä saataisiin aikaan toimielinten välistä yhteistyötä lisäämällä, varsinkin siten, että yhdestä toimielimestä liikenevää kapasiteettia voitaisiin antaa muiden toimielinten käyttöön, jotta käännösten ulkoistamista freelance-kääntäjille voitaisiin vähentää. Ennusteiden puuttuminen ja käytettävissä olevaa käännöskapasiteettia koskeva riittämätön tiedonvaihto kuitenkin estävät toimielimiä hyödyntämästä täysimääräisesti muissa toimielimissä tilapäisesti käytettävissä olevaa kapasiteettia.

IX. Vaikka tarkastuksen kohteena olleiden käännöspalveluiden käytössä on kehittynyttä tietotekniikkaa, sen käyttö ei ole yhdenmukaista. Tietotekniikkavälineiden todellinen käyttö vaihtelee parlamentissa runsaasti käännösyksiköiden kesken. Neuvostossa tietotekniikkavälineiden käyttö oli EU 15 -kielten osalta vuonna 2004 marginaalista, kun taas niiden käytöstä komissiossa ei ollut saatavissa tietoa tarkastuksen kattamalta jaksolta. Käännösten tehokkuutta ja yhdenmukaistamista voitaisiin parantaa lisäämällä tietotekniikkavälineiden käyttöä; käännöspyyntöjen suunnittelua olisi parannettava ja määräaikojen noudattamista olisi tehostettava ja ulkoistamista koskevien päätösten valvontaa olisi tiukennettava, jotta freelance-kääntäjiin ei turvauduttaisi silloin, kun käytettävissä on pysyvään henkilöstöön kuuluvia kääntäjiä. Jotta hallinnoinnista saataisiin asianmukaista tietoa, tulosten mittaamista koskevien indikaattoreiden ja menettelyiden avulla olisi toteutettava yhdenmukaista seurantaa.

JOHDANTO

1. Euroopan unioni toimii monikulttuurisessa ympäristössä, jossa jokaisella sen jäsenvaltion kielellä on yhtäläinen kohtelu. Euroopan yhteisön toimielimissä työskentelee kaikkien jäsenvaltioiden kansalaisia, joiden kielitaito on erilainen. Käytännön syistä toimielimissä useimmiten käytössä olevien kielten määrää on rajoitettu (1), mutta asiakirjat jäsenvaltioihin ja jäsenvaltioista laaditaan niiden virallisilla kielillä. Sen vuoksi toimielimiin saapuvien ja sieltä lähtevien asiakirjojen kääntäminen on toimielinten moitteettoman toiminnan sekä jäsenvaltioiden ja niiden kansalaisten tiedonvälityksen kannalta elintärkeää.

Oikeusperusta

2. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 290 artiklan ja neuvoston asetuksen N:o 1/1958 (2), jota on päivitetty jokaisen laajentumisen yhteydessä, mukaisesti 21 kielelle on myönnetty toimielinten virallisen kielen ja työkielen asema (3). Mainitussa asetuksessa vahvistetaan myöhemmin monien erityyppisten EU-asiakirjojen lajeihin sovellettavat kielijärjestelyt (4), mutta siinä sallitaan myös toimielinten antavan omissa työjärjestyksissään yksityiskohtaiset säännöt näiden kieliä koskevien järjestelyjen soveltamisesta. Tämän säännöksen mukaan kullakin toimielimellä on mahdollisuus räätälöidä kielijärjestelyt omien erityistarpeidensa mukaisesti (ks. liite I).

3. Työjärjestystensä lisäksi kukin toimielin on antanut käännettäviä asiakirjatyyppejä, kielten määrää, alkuperäisten asiakirjojen pituutta sekä määräaikoja koskevia käytännön ohjeita (ks. myös liite I).

Käännöspalveluiden organisaatiot EU:n toimielimissä

4. Kullakin toimielimellä on oma käännöspalvelunsa: parlamentilla on käännös- ja julkaisutoiminnan pääosasto, komissiossa on käännöstoimen pääosasto ja neuvostossa on pääosasto A, linja 3 (käännökset ja asiakirjatuotanto). Myös yhteisöjen tuomioistuimella ja tilintarkastustuomioistuimella, Euroopan talous- ja sosiaalikomitealla sekä alueiden komitealla on omat käännöspalvelunsa. Erillisvirastojen käännöstarpeet hoitaa Luxemburgissa sijaitseva Euroopan unionin elinten käännöskeskus (5).

5. Vuonna 2005 toimielimissä oli pysyvään henkilöstöön kuuluvia kääntäjiä seuraavasti: komissiossa noin 1 450 (ja noin 600 tukitoimiin osallistuvaa henkilöstön jäsentä), parlamentissa noin 550 (ja noin 380 tukitoimiin osallistuvaa henkilöstön jäsentä) ja neuvostossa 660 (ja noin 330 tukitoimiin osallistuvaa henkilöstön jäsentä). Käännösten kysyntä jakautuu vuoden mittaan epätasaisesti ja jotkin yhteisön toimielimet rajoittavat kustannuksia tai tasoittavat kysynnän huippuja työllistämällä tarjouskilpailumenettelyillä valittuja freelance-kääntäjiä.

6. EU:n käännöspalveluiden organisaatio koostuu käännösyksiköistä, joihin kuuluu kääntäjiä ja sihteereitä (yksi käännösyksikkö kieltä kohti parlamentissa ja neuvostossa, yksi kieliosasto kieltä kohti komissiossa (6)), suunnitteluyksiköstä, freelance-yksiköstä ja eräistä muista tukiyksiköistä (kuten tietotekniikka ja resurssienhallinta).

7. Vuonna 2005 käännöksiä eniten tuottavat unionin toimielimet olivat komissio (1 324 000 sivua (7)), parlamentti (1 080 000 sivua (8)) ja neuvosto (457 000 sivua (9)). Niiden osuus on noin 70 prosenttia unionissa tuotettujen käännösten määrästä.

8. Toimielinten käännöstarpeet katetaan eri tavoin: a) käännöspalvelussa päätetään asiakirjan kääntämisestä toimielimessä; tai b) työ ulkoistetaan freelance-kääntäjälle; c) asiakirja lähetetään suoraan freelance-kääntäjälle ilman, että asiaa välttämättä käsitellään käännöspalvelussa (jäljempänä suora ulkoistaminen); d) kyseisen pääosaston hallintovirkamies kääntää asiakirjan (”harmaat käännökset”).

Tarkastuksen sisältö ja lähestymistapa

9. Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, kuinka tehokkaasti ja vaikuttavasti komissio, parlamentti ja neuvosto hallinnoivat käännösresursseja ja kääntämiseen liittyviä menoja.

10. Arviointia varten tilintarkastustuomioistuin esitti kolme kysymystä: — Pystytäänkö käännöspyynnöt täyttämään ja onko tarpeettomien käännösten välttämiseksi asianmukaisia menettelyitä? — Toimitetaanko käännökset ajallaan ja ovatko ne tarkoitukseensa nähden riittävän korkealuokkaisia? — Ovatko toimielimet kyenneet pitämään käännösten kustannukset hallinnassa?

11. Tarkastus kattoi pääasiassa vuodet 2003 ja 2004, mutta laajentumisen seurauksena vuonna 2005 tapahtuneet muutokset on otettu myös huomioon. Tarkastus perustui olemassa olevien sääntöjen ja menettelyiden tutkimiseen, tuotantotilastojen luotettavuuden testaamiseen, kustannusten ja tuottavuuden laskemiseen sekä käännöspalveluita eniten käyttävien yksiköiden asiakastyytyväisyyden tutkimiseen.

HUOMAUTUKSET

Menettelyt, joilla varmistetaan, että käännöspyynnöt täytetään ja että tarpeettomia käännöstoimeksiantoja vältetään

12. Resurssien vaikuttavan käytön varmistamiseksi olisi toteutettava ainoastaan sellaiset käännökset, jotka ovat tarpeellisia ja toimielinten tehokkaan toiminnan kannalta riittävän tärkeitä. On tarpeen laatia selkeät ohjeet sellaisten kriteereiden vahvistamiseksi, joiden perusteella asiakirjojen kääntämistä voidaan pyytää. Tilintarkastustuomioistuin tutki, missä määrin kyseisiä ohjeita oli laadittu, niiden laatua sekä niiden soveltamista.

Käännöspyyntöjä koskevat sisäiset ohjeet

13. Yksikään toimielin ei ole laatinut yhtenäisiä ja selkeitä menettelyitä, joilla määriteltäisiin, kuka saa esittää käännöspyynnön, minkä tyyppisiä asiakirjoja tulisi kääntää (milloin ja mihin kieliin) ja mitkä ovat ei-pakollisten käännösten teettämisen hyväksymiskriteerit ja menettelyt käännösstrategian toteuttamisen valvomiseksi.

14. Kolmen toimielimen hyväksymät ohjeet osoittavat ainoastaan, minkä tyyppisten asiakirjojen kääntäminen on pakollista (joko kaikkiin kieliin tai joihinkin kieliin). Lukuun ottamatta neuvoston ”non-core-asiakirjoja” (10), joiden kääntämättä jättämisestä EU 10 -kieliin tehtiin päätös vuonna 2003, on epäselvää, minkä tyyppisten asiakirjojen käännöspyyntöjä ei tulisi hyväksyä.

15. Komissiossa joillakin tuhansilla henkilöillä, parlamentissa 800 henkilöllä ja neuvostossa suurimmalla osalla hallintohenkilöstöä on pääsy käännöspyyntöjen tekemistä koskevaan järjestelmään. Tämä seikka sekä riittämättömät ohjeet lisäävät mahdollisuutta, että käännöspyyntöjä saatetaan esittää sellaisten tekstien osalta, jotka eivät ole ensisijaisia tai joita on tarpeetonta kääntää.

16. Joillakin komission pääosastoilla käännöspyynnöt hyväksyy koordinointiyksikön päällikkö. Muilla komission pääosastoilla ja joillakin parlamentin ja neuvoston pääosastoilla käännöspyynnöt hyväksytään yksikkötasolla tai ne lähetetään suoraan käännöspalvelun suunnitteluyksikköön ilman ennakkohyväksyntää tai valvontaa. Tällaisissa tapauksissa toimielimen kannalta ei-ensisijaisten (11) käännöspyyntöjen havaitsijana ja estäjänä toimii käännöspalvelun suunnitteluyksikkö. Toisaalta suunnitteluyksikkö pystyy tekemään arvionsa ainoastaan rajallisten tietojen perusteella.

17. Parlamentin monikielisyyttä koskevissa käytännesäännöissä (Code of Conduct on multilingualism) (ks. liite I) ainoastaan ”vahvistetaan periaatteen soveltamisen yksityiskohdat ja erityisesti tärkeysjärjestys tapauksissa, joissa käännösresurssit eivät riitä kaikkien pyyntöjen täyttämiseen”. Niissä todetaan, että ”käyttäjä voi itse määritellä kielipalvelutarpeensa” (1 artiklan 1 ja 5 kohta). Näin ollen, jos käännöspyyntö ei ole käytännesääntöjen vastainen, suunnitteluyksikkö ei aseta kyseenalaiseksi käännöstarvetta tai pyydettyjen kohdekielten määrää, vaikka olisikin selvää, ettei käännöksen toimittamisen määräaikoja pystytä noudattamaan (ja sen vuoksi käännös jää todennäköisesti käyttämättä).

18. Komission ja neuvoston suunnitteluyksiköt voivat käännöspyynnön esittäjää kuultuaan kieltäytyä sisäisten sääntöjen vastaisista tai ennenaikaisiksi tai tarpeettomiksi katsotuista käännöspyynnöistä. Noin 5–10 prosentista käännöspyynnöistä kieltäydyttiin vuosina 2003 ja 2004. Jollei käännöspyynnön esittäjä esittänyt valitusta, suunnitteluyksikön johto ei tarkastanut edes poimittuja otoksia komission tai neuvoston suunnitteluyksikön operatiivisen henkilöstön antamista luvista käännösten teettämiseksi. Käännöspyyntöjen hyväksyminen riippui usein ennemminkin käytettävissä olevista käännösresursseista kuin todellisista tarpeista.

Mahdollisuudet täyttää käännöspyynnöt

19. Laajentumisen jälkeen toimielimet ovat yleensä pystyneet täyttämään EU 15 -kieliä koskevat käännöspyynnöt. EU 10 -kielten kohdalla tilanne oli erilainen, sillä uusien jäsenvaltioiden kääntäjiä ei ollut riittävästi. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston (EPSO) järjestämiä ensimmäisiä toimielinten välisiä kilpailuja EU 10 -kielten apulaiskielenkääntäjien palvelukseen ottamiseksi ei saatu päätökseen ennen laajentumista eikä kilpailussa menestyneitä hakijoita ollut riittävästi.

20. Vaikka parlamentti onnistuikin valmistautumaan paremmin kääntämiseen EU 10 -kieliin laajentumisen jälkeen, yhdessäkään toimielimessä ei saavutettu tavoitetta, joka liittyi henkilöstöön kuuluvien kääntäjien tai tukihenkilöstön palvelukseen ottamiseen uusiin kieliyksiköihin. Komission käännöstoimen pääosasto oli joulukuun 2004 loppuun mennessä ottanut palvelukseen ainoastaan 25–38 kääntäjää ja tukihenkilöstöön kuuluvaa henkilöä kutakin EU 10 -yksikköä kohden 90 henkilön tavoitteeseen verrattuna. Pysyvään henkilöstöön kuuluvien EU 10 -kielten kääntäjien pulan odotetaan jatkuvan vuoden 2006 loppupuolelle asti, koska uudet EPSO-kilpailut käynnistettiin vasta toukokuussa 2005 (ks. myös kohta 74).

21. Toisin kuin toimielinten käännöspalvelut, eräät suuret yksityiset käännöstoimistot, joita toimielimet ovat käyttäneet, ovat pystyneet kääntämään kaikkiin EU 10 -kieliin ja kaikista näistä kielistä vuodesta 2004 alkaen. Tämä oli mahdollista perustamalla toimistoja uusiin jäsenvaltioihin. Komissio on palkannut varsin vähän sopimussuhteessa olevia kääntäjiä uusien jäsenvaltioiden edustustoihinsa, mutta se on päättänyt luopua järjestelystä suurelta osin vuoden 2006 aikana hallinnointiin liittyvistä käytännön syistä.

22. Näiden kääntäjäresursseihin liittyvien ongelmatekijöiden vuoksi EU 10 -kielille käännettiin neuvostossa toukokuusta 2004 huhtikuuhun 2005 ainoastaan keskeiset lainsäädännölliset asiakirjat (12). Samalla jaksolla parlamentissa käännettiin EU 10 -kielistä tai -kieliin ainoastaan yleishyödylliset säännöstöt, täysistunnon esityslistat ja pöytäkirjat sekä asiakirjat, joista äänestetään.

23. Vuonna 2004 varsin harvalla EU 15 -kielten yksiköiden kääntäjällä oli työkieleksi riittävä yhden tai useamman EU 10 -kielen taito. Tämän vuoksi käännökset niin kutsuttuihin asian käsittelykieliin – englanti, ranska ja saksa – olivat useimmiten muiden kuin äidinkielenään kieltä puhuvien henkilöiden tekemiä, mikä rajoitti entisestään EU 10 -kielille käytettävissä olevia kääntäjäresursseja.

Käännettyjen sivujen määrän kehitys

24. Euroopan unionin laajentumisen seurauksena virallisten kielten määrä kasvoi 11 kielestä 20 kieleen. Tämä saattoi merkitä käännöstoiminnan kustannusten ja monimutkaisuuden huomattavaa lisääntymistä. Tämän vuoksi EU:n toimielimet ryhtyivät toimiin rajoittaakseen kasvua mahdollisimman pieneen ottamalla käyttöön tiukemmat kääntämistä koskevat kriteerit. Tilintarkastustuomioistuin tutki, missä määrin näillä toimenpiteillä onnistuttiin hillitsemään käännöspyyntöjen määrää.

25. Kaaviosta 1 käy ilmi, että toimielimet ovat viime vuosina onnistuneet rajoittamaan käännösten määrän kasvua (13). Tiukemmat hyväksymisperusteet, jotka otettiin käyttöön neuvostossa vuonna 2003 ja komissiossa vuonna 2004, hillitsivät aiempien vuosien kasvanutta suuntausta. Käännösten määrän lasku kaikissa toimielimissä vuonna 2004 johtui myös lainsäädännön vähentymisestä europarlamenttivaalien ja uuden komission valitsemisen sekä EU 10 -kieliin tehtävien käännösten kasautumisen vuoksi.

26. Taulukko 1 osoittaa, että täydellistä monikielisyyttä soveltavissa parlamentissa ja neuvostossa käännösten määrä on kaikille kielille lähes sama. EU 10 -kielten pienempi käännösmäärä johtuu kapasiteettiin liittyvistä ongelmatekijöistä. Ainoastaan englannin kielen yksiköiden käännösten kysyntä on muita yksiköitä pienempi, koska alkuperäisistä asiakirjoista laaditaan nykyisin englanniksi neuvostossa noin kolme neljäsosaa ja parlamentissa lähes puolet. Toisaalta komissiossa on tehty selkeä ero asian käsittelykielten (englanti, ranska ja saksa) sekä muiden kielten, joiden kysyntä on merkittävästi pienempi, välille. Toisin kuin parlamentissa ja neuvostossa, komission englannin kielen yksiköissä kysyntä ei ole muita yksiköitä pienempi, koska muualta kuin toimielimestä tulee runsaasti asiakirjoja, jotka on käännettävä asian käsittelykielille.

Taulukko 1

Käännösten määrä kohdekieltä kohti (tuhatta sivua)

KOMISSIO PARLAMENTTI NEUVOSTO 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Kohdekieli Englanti 146 131 128 51 40 53 30 17 20 Ranska 174 151 142 63 51 70 34 33 29 Saksa 175 146 126 65 53 73 40 32 28 Muut EU 15 -kielet (keskimäärin) 108 75 56 60 47 66 37 30 26 EU 10 -kielet (keskimäärin) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19 Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin.

Toimielinten toteuttamat käytännön toimenpiteet käännösten määrän rajoittamiseksi

Komissio

27. Toukokuun 2004 laajentumisen valmistelujen yhteydessä komissio toteutti erityistoimenpiteitä ehkäistäkseen käännösten määrän kasvua samassa suhteessa virallisten kielten määrän kasvun kanssa.

28. Komissio julkaisi toukokuussa 2004 tiedonannon toimintasuunnitelmasta, jonka tavoitteena oli käännösten määrän ja kustannusten hillitseminen rajoittamalla niiden kielten määrää, joille tietyt asiakirjat käännetään, sekä asettamalla asiakirjoille enimmäispituus. Useat pääosastot ryhtyivät lisätoimenpiteisiin käännösten määrän vähentämiseksi sellaisilla aloilla, joita tiedonannossa ei käsitelty. Näin ollen eräitä julkaisuja ei enää julkaista kaikilla virallisilla kielillä. Joistakin asiakirjoista kaikille kielille käännetään ainoastaan yhteenveto.

29. Komissio on ottanut kääntämiseen pragmaattisen lähestymistavan käännöspyynnön esittävän pääosaston tarpeiden ja käytettävissä olevien resurssien yhdistämisessä. Esimerkiksi tarjouskilpailuasiakirjojen kääntämistä muille kuin asian käsittelykielille (14) lykätään siihen asti, kunnes mahdollinen tarjouksen tekijä pyytää käännöstä. Eri komitologiakomiteoiden (15) kielijärjestelyt vaihtelevat jäsentensä tarpeiden mukaan: joillakin näistä komiteoista on yksi työkieli, toiset pyytävät asiakirjoja pelkästään tietyillä kielillä, joista on sovittu.

30. Jotta käyttäjät saataisiin luopumaan pyytämästä täysimittaisia käännöksiä ymmärrystarkoituksiin, käännöstoimen pääosasto tarjoaa muunlaisia palveluita, kuten kirjallisia tai suullisia yhteenvetoja, sähköinen käännösfoorumi (yksinkertaistettu järjestelmä hyvin lyhyitä käännöksiä varten) sekä editoituja konekäännöksiä joitakin kieliyhdistelmiä varten. Tarkastus osoitti, että asiakkaat eivät olleet riittävän hyvin perillä näistä mahdollisuuksista, joiden määrä on varsin pieni käännöstoimen pääosaston kokonaistuotannosta. Tästä syystä käännöstoimen pääosasto ryhtyi vuonna 2005 toimiin lisätäkseen käytettävissä olevien erilaisten palveluiden näkyvyyttä.

31. Komissio panosti huomattavasti saman tekstin eri versioiden peräkkäisten käännösten määrän vähentämiseen. Nykysäännön mukaan komission käännökset aloitetaan siinä vaiheessa, kun yksiköiden välinen kuulemismenettely (I.S.C.) on saatu päätökseen.

Parlamentti

32. Euroopan parlamentin puhemiehistön vuonna 2004 hyväksymä monikielisyyttä koskevien menettelysääntöjen uusi versio rajoittaa käännettävien asiakirjojen kokoa, muttei tyyppiä eikä kielten määrää, joille asiakirjat käännetään.

33. Vaikka parlamentin valiokunnissa keskustellut asiakirjat käännetään periaatteessa kaikille valiokunnan jäsenten ja varajäsenten kielille, jotkin valiokunnat ovat hyväksyneet, että kohdekielten määrää on vähennetty.

Neuvosto

34. Myös neuvosto ryhtyi erityisiin toimenpiteisiin käännösten määrän tarpeettoman kasvun ehkäisemiseksi valmistautuessaan vuoden 2004 laajentumiseen. Se laati vuonna 2003 luettelon keskeisistä asiakirjoista (ks. liite I) ja rajoitti ankarasti muiden kuin keskeisten asiakirjojen käännöspyyntöjen hyväksymistä.

35. Neuvosto pyrki myös peräkkäisten käännösten määrän vähentämiseen. Vuodesta 2003 neuvoston pääsihteeristö on täyttänyt kaikkien kielten lainsäädäntötekstien käännöstarpeet vasta sen jälkeen, kun lainsäädäntömenettelyssä on edetty tiettyihin vaiheisiin, eikä enää jokaisen valmistelevan elimen jokaisen kokouksen jälkeen, kuten aiemmin. Pääosaston A linja 3 ei kuitenkaan valvo näiden sääntöjen noudattamista tai tutki mahdollisuutta vähentää entisestään käännettyjen peräkkäisten versioiden määrää.

36. Eri toimielinten lähestymistapoja käännösten määrän rajoittamiseksi ei ole koordinoitu, ja tästä syystä ne ovatkin epäyhdenmukaiset. Esimerkiksi parlamentissa käännetään nykyisin kaikki kirjalliset kysymykset EU 15 -kielille ja komissiossa vastaukset ovat saatavilla ainoastaan kahdella asian käsittelykielellä sekä kysymyksen esittäneen parlamentin jäsenen kielellä.

Laadunvalvonta

Käännösten asianmukaisen laadun varmistamiseksi tehdyt tarkastukset

37. Käännösten tulisi olla täsmällisiä, selkeitä ja tarkoitukseensa soveltuvia (kun taas käännöksen tarvittava laatu riippuu käännöksen käyttötarkoituksesta (16)). Tilintarkastustuomioistuin tutki, olivatko toimielimet toteuttaneet asianmukaisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että käännösten laatu vastaa tavoitteita. Käännöspalvelussa vastuu laadunvalvonnasta on ensisijaisesti yksikönpäälliköillä. Komissiossa käännöstoimen pääosasto luokittelee kaikki käännökset viiteen käännöksen laadun mukaisesti jaettuun luokkaan, joiden revisoinnin taso ja/tai laadun arviointi vaihtelee asiakirjan tyypin mukaan. Lisäksi eräät pääosastot, kuten kilpailuasioiden pääosasto, tarkastavat järjestelmällisesti saamansa käännökset.

38. Toisaalta parlamentissa ja neuvostossa käännöksiä ei jaeta laatuluokkiin eivätkä näiden toimielinten laadunvalvontamenettelyt ole yhtä organisoituja. Tästä johtuen revisointikäytännöt vaihtelevat merkittävästi, vaikka juristi-lingvistit revisoivat kuitenkin aina lainsäädäntötekstit ennen niiden julkaisemista.

39. Käännösyksiköiden suorittamien tarkastusten lisäksi parlamentin käännös- ja julkaisutoiminnan pääosasto arvioi sekä toimielimessä tuotettujen että ulkopuolella teetettyjen käännösten laadun kerran kahdessa kuukaudessa toimitettavilla satunnaistarkastuksilla (jotka koskevat pääasiassa kielellisiä virheitä, kuten oikeinkirjoitus tai kielioppi, mutta eivät esimerkiksi oikean terminologian käyttöä). Menetelmän avulla saadaan laatua koskevia indikaattoreita, kuten virheiden määrä sivua kohden, mutta toisaalta komissiosta ja neuvostosta ei ole saatavilla tällaisia tietoja.

40. Yhdessäkään käännöspalvelussa ei ole käytössä erityisiä keinoja käyttäjätyytyväisyyden mittaamiseksi tai vahvistettuja menettelyitä laatua koskevien valitusten käsittelemiseksi.

41. Tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2004 loppupuolella tekemä asiakastyytyväisyystutkimus osoitti, että EU 15 -kieliin tehtyjen käännösten laatua sekä käännöspyyntöjen hallinnointia pidettiin yleensä tyydyttävänä. Eräissä komission pääosastoissa ilmoitettiin kuitenkin joitakin EU 15 -kieliin tehtyjen käännösten laatuun liittyviä ongelmia, joita olivat erityisesti teknisten termien epätarkkuus sekä freelance-käännösten vaihteleva laatu. Myös neuvoston pääosaston A linja 3 ilmoitti joistakin komissiosta toimitettujen lainsäädäntöehdotusten laatuun liittyvistä ongelmista.

42. Sitä vastoin useimmat vuoden 2004 tutkimukseen osallistuneet asiakkaat, etenkin komissiossa, ilmoittivat EU 10 -kieliin tehtyjen käännösten laatuun liittyvistä ongelmista. Tämä johtui siitä, että käännöksiä oli useimmiten tarpeen teettää toimielinten ulkopuolella, freelance-kääntäjillä – joilla useimmilla oli varsin vähän kokemusta EU-tekstien kääntämisestä – ja sisäisten resurssien vähyydestä, jotta freelance-käännöksiä olisi voitu revisoida riittävällä tavalla.

43. Pysyvään henkilöstöön kuuluvat kääntäjät arvioivat freelance-kääntäjien tekemien käännösten laadun ja käännöksille annetaan arvosana 1–10. Jos laadunvalvonta osoittaa, että freelance-käännöksen laatu on riittämätön, asiakirja joko lähetetään takaisin freelance-kääntäjälle tai pysyvään henkilöstöön kuuluva kääntäjä revisoi sen huolella. Freelance-käännökset, joiden luokitus on 6/10 tai vähemmän, toimitetaan riippumattomalle toimielinten väliselle välimieslautakunnalle, CIEQ:lle (17). Yhteensä 40 prosentissa komission lautakunnalle toimittamista tapauksista lautakunta suositti sopimuksen lakkauttamista kokonaan tai osittain.

Määräaikojen noudattaminen ja muut asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat tekijät

44. Vuonna 2004 komission käännöstoimen pääosasto sai valmiiksi sovittuun määräaikaan mennessä noin 90 prosenttia kaikista käännöksistä (vuonna 2003 vastaava luku oli noin 80 prosenttia ja vuonna 2005 se oli 94 prosenttia). Parannus selittyy osittain vähentyneellä työmäärällä. Vastaava luku parlamentissa oli toukokuun 2004 ja heinäkuun 2005 välisenä aikana 86 prosenttia. Neuvoston pääsihteeristöllä ei ole tilastoja käännösten määräaikojen noudattamisesta neuvostossa.

45. Eräät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kohteena olleet komission pääosastot kuitenkin ilmoittivat, että käännöstoimen pääosaston asettamat määräajat eivät ole aina oikeudellisten velvoitteiden ja pääosastojen toiminnallisten tarpeiden mukaisia. Tämän vuoksi hallintovirkamiehet (muut kuin kielten alan virkamiehet) kääntävät usein eräitä kiireisiä lyhyitä asiakirjoja itse (”harmaat käännökset”) ja muissa tapauksissa ulkoistavat tiettyjä käännöksiä suoraan freelance-kääntäjille (ks. myös kohdat 54 ja 75). Kyseessä on käytännön ratkaisu, mutta se kuvastaa niin ikään kyvyttömyyttä kattaa kysyntää ja se vaikeuttaa merkittävästi komission mahdollisuuksia hoitaa käännöstoimintaansa kokonaisvaltaisesti.

46. Käännösten käyttäjät neuvostossa ja komissiossa ilmoittivat myös, että EU 10 -kielten riittämättömän kapasiteetin vuoksi suunnitteluyksiköiden asettamat määräajat – varsinkin vuonna 2004 – olivat heidän tarpeisiinsa liian pitkiä.

Käännöstoiminnan kustannukset ja tehokkuus

Käännöstoiminnasta aiheutuvat kustannukset

Kustannuslaskelmat

47. Toimintoperusteinen budjetointi on keino lisätä ”talousarvion hallinnoinnin avoimuutta suhteessa moitteettoman varainhoidon tavoitteisiin ja erityisesti tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen” (18). Tietoisuus toiminnan kustannuksista on olennaista toiminnan valvonnan kannalta. Parlamentin menettelysääntöjen 12 artiklassa säädetään, että ”käännösyksiköt tiedottavat käyttäjille kolmen kuukauden välein (…) vertailukelpoisin tiedoin näiden esittämistä kielipalvelupyynnöistä johtuvista kustannuksista”. Tätä säännöstä ei ole kuitenkaan pantu täytäntöön. Neuvoston pääsihteeristö ei ole koskaan arvioinut käännöstoiminnan kustannuksia.

48. Komissio luopui kustannuslaskentahankkeesta tarkastuksen kattamalla jaksolla. Toimintoperusteisen budjetoinnin yhteydessä käännöstoiminnan kustannukset kuitenkin jaetaan toiminta-aloittain. Käytössä on pääosaston koosta riippuva kiinteämääräinen kerroin, mutta se ei perustu todellisiin kustannuksiin tai todelliseen käyttöön.

49. Siitä huolimatta, että kyseiset tiedot ovat tärkeitä, toimielimet eivät ole laskeneet käännöstoiminnan kokonaiskustannuksia eivätkä sivukohtaisia kustannuksia. Tilintarkastustuomioistuin laski toimielinten käännöspalveluiden hallinnoimien, toimielimessä tehtyjen ja sen ulkopuolella teetettyjen käännösten kokonaiskustannukset (lukuun ottamatta suoraan ulkoistettuja käännöksiä ja ”harmaita käännöksiä”, joista laskelmien tekeminen on mahdotonta, sillä tietoja hallintohenkilöstön käännöstyöhön käyttämästä ajasta ei ole saatavilla). Laskelmien tarkoituksena oli pystyä vertaamaan kustannuksia tarkastuksen kohteena olevien toimielinten kesken sekä freelance-käännösten kustannuksia. Liitteessä II on esitetty yksityiskohtainen kuvaus tilintarkastustuomioistuimen kustannustenlaskentamenetelmästä.

50. Tarkastajien laskelmien tulokset vuodelta 2003 (19) on eritelty taulukoissa 2, 3 ja 4:

Taulukko 2

Toimielimessä tehtyjen käännösten kokonaiskustannukset

TOIMIELIMEN KÄÄNNÖSTEN KOKONAISKUSTANNUKSET (miljoonaa euroa) SIVUKOHTAISET KESKIMÄÄRÄISET KUSTANNUKSET (euroa) Komissio Parlamentti Neuvosto Edell. yht. Komissio Parlamentti Neuvosto Edell. yht. Pysyvään henkilöstöön kuuluvat kääntäjät 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85 Sihteerit 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54 Suorat kustannukset 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39 Johto 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66 Käännöspalvelun henkilöstö 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56 Suunnittelu 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05 Kiinteistöt 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73 Tietotekniikka 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08 Muu (20) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33 Välilliset kustannukset 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40 Kustannukset yhteensä 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78 Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.





Taulukko 3

Ulkopuolella teetettävien käännösten kokonaiskustannukset

ULKOPUOLELLA TEETETTÄVIEN KÄÄNNÖSTEN KOKONAISKUSTANNUKSET (miljoonaa euroa) SIVUKOHTAISET KESKIMÄÄRÄISET KUSTANNUKSET (euroa) Komissio Parlamentti Neuvosto Edell. yht. Komissio Parlamentti Neuvosto Edell. yht. Pysyvään henkilöstöön kuuluvat kääntäjät (revisointi) 5,85 0,00 t.p. 5,85 18,36 0,00 t.p. 10,95 Sihteerit 1,51 2,74 t.p. 4,25 4,74 12,70 t.p. 7,95 Freelance-käännökset 11,22 8,90 t.p. 20,12 35,24 41,22 t.p. 37,65 Suorat kustannukset 18,58 11,64 t.p. 30,22 58,34 53,92 t.p. 56,55 Johto 0,14 0,12 t.p. 0,26 0,44 0,56 t.p. 0,49 Käännöspalvelun henkilöstö 9,32 4,54 t.p. 13,86 29,26 21,04 t.p. 25,94 Suunnittelu 0,65 0,18 t.p. 0,83 2,03 0,83 t.p. 1,55 Freelance-yksikkö 2,01 1,39 t.p. 3,40 6,32 6,44 t.p. 6,37 Kiinteistöt 2,29 1,75 t.p. 4,04 7,18 8,10 t.p. 7,55 Tietotekniikka 2,29 1,71 t.p. 4,01 7,20 7,94 t.p. 7,50 Muu (21) 1,56 0,58 t.p. 2,15 4,91 2,69 t.p. 4,02 Välilliset kustannukset 18,27 10,27 t.p. 28,54 57,34 47,60 t.p. 53,41 Kokonaiskustannukset 36,85 21,92 t.p. 58,76 115,68 101,54 t.p. 109,97 Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.





Taulukko 4

Käännöstoiminnan arvioidut kokonaiskustannukset; toimielimessä tehdyt ja ulkopuolella teetettävät käännökset

KÄÄNNÖSTOIMINNAN KOKONAISKUSTANNUKSET (milj. euroa) SIVUKOHTAISET KESKIMÄÄRÄISET KUSTANNUKSET (euroa) Komissio Parlamentti Neuvosto Edell. yht. Komissio Parlamentti Neuvosto Edell. yht. Pysyvään henkilöstöön kuuluvat kääntäjät 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41 Sihteerit 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55 Freelance-kääntäjät 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08 Suorat kustannukset 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05 Johto 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63 Käännöspalvelun henkilöstö 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99 Suunnittelu 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94 Freelance-yksikkö 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37 Kiinteistöt 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47 Tietotekniikka 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52 Muu (22) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40 Välilliset kustannukset 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32 Kustannukset yhteensä 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37 Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

Kustannusanalyysi

51. Sivukohtaiset kustannukset on laskettu jälkikäteen, ja ne koskevat ainoastaan vuoden 2003 kysynnän ja tuotannon määriä. Sellaisina vuosina, jolloin kysyntä on alhainen, sivukohtaiset kustannukset ovat luonnollisesti korkeammat, koska suurin osa käännöksistä aiheutuvista kustannuksista on kiinteitä kustannuksia (parlamentissa 87 prosenttia, komissiossa 91 prosenttia ja neuvostossa 97 prosenttia). Vuonna 2004 EU 15 -kieliin tehtävien käännösten määrä väheni lähes 25 prosentilla komissiossa, minkä vuoksi tuottavuus väheni 20 prosentilla, koska freelance-käännösten määrän väheneminen ei riittänyt pysyvään henkilöstöön kuuluvien kääntäjien täystyöllistämiseen. Vuonna 2003 komissiossa ja parlamentissa sisäisesti tehtyjen käännösten sivukohtaiset kustannukset olivat keskenään vertailukelpoisia, kun taas neuvoston sivukohtaiset kustannukset olivat huomattavasti korkeammat, suurelta osin alhaisemman tuottavuuden sekä tukitoimia hoitavan sihteeristön ja rakennusten korkeampien kustannusten vuoksi. Sivukohtaisten kokonaiskustannusten ero oli neuvoston kohdalla vieläkin suurempi, koska neuvostossa on riittävästi pysyvään henkilöstöön kuuluvia kääntäjiä, joten freelance-käännösten teettämistä EU 15 -kieliin on voitu välttää.

52. Vuonna 2003 arvioidut parlamentin ulkopuolella teetettyjen käännösten sivukohtaiset kokonaiskustannukset (100 euroa) olivat arvioilta 35 prosenttia pienemmät kuin parlamentissa sisäisesti tehtyjen käännösten kustannukset (154 euroa) ja komissiossa freelance-käännösten vastaavat luvut olivat 25 prosenttia pienemmät (120 euroa) kuin sisäisesti tehtyjen käännösten kustannukset (160 euroa). Tiedoissa ei oteta kuitenkaan huomioon toimielimessä tehtyjen ja ulkopuolella teetettyjen käännösten erilaista luonnetta, sillä ensin mainitut käännökset ovat vaativampia ja aikaavievempiä, kuten lainsäädännöllisiä ja julkaistavia tekstejä. Pysyvään henkilöstöön kuuluvat kääntäjät toteuttavat myös muunlaisia kieliin liittyviä tehtäviä, joten heidän aikansa ei kulu pelkästään kääntämiseen (ks. kohta 76). Sekä EU 15 -kielten että EU 10 -kielten osalta parlamentin maksamat freelance-palkkiot ovat keskimäärin 12 prosenttia korkeammat kuin komission käännöstoimen pääosaston maksamat palkkiot (23).

Käännösprosessin tehokkuus

53. Henkilöstöresurssien ja taloudellisten resurssien hallinnointiin liittyvä toimintojohtaminen edellyttää tavoitteiden asettamista, toimien suunnittelua ja tuotosten ja suoritusten seurantaa indikaattoreilla mitattaviin tavoitteisiin nähden. Toimielimet eivät laadi riittävästi indikaattoreita ja hallinnointitietoja, joilla voitaisiin seurata seuraavia seikkoja: a) hylätyt käännöspyynnöt ja pyyntöjen kokonaismäärä (parlamentti); b) asiakirjojen käännettäväksi jättämisen määräaikojen noudattaminen (neuvosto); c) menettelysääntöjen rikkomukset (parlamentti); d) käännettyjen sivujen määrä pyynnön esittänyttä yksikköä tai kieliyhdistelmää kohden (parlamentti); e) keskeiset asiakirjat, joiden kääntäminen on pakollista (parlamentti ja neuvosto); f) sellaiset kokonaan tai osittain tehdyt käännökset, joita ei tarvittu alkuperäiseen asiakirjaan myöhemmin tehtyjen muutosten vuoksi (parlamentti, komissio ja neuvosto).

54. Komissio ei valvo eikä sieltä ole saatavissa mitään tietoja ”harmaiden käännösten” tai käännöstä pyytäneen pääosaston suoraan ulkoistamien käännösten määristä (ks. myös kohdat 45 ja 75).

55. Käännöspalveluiden menettelyihin, organisaatioon ja työskentelymenetelmiin vaikuttavat erityiset ongelmatekijät, kuten kiireelliset käännöspyynnöt erityisesti neuvostossa, lainsäädännölliset tekstit sekä toimielinten työjärjestykset. Taulukosta 5 käy ilmi erittäin lyhyellä määräajalla tehtyjen käännösten määrä (alle 24 tuntia tai 24–72 tuntia).

Taulukko 5

Käännösten määräajat

Komissio Parlamentti Neuvosto Kesto (tuntia) < 24 24–72 < 24 24–72 < 24 24–72 3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 % Lähde: Toimielinten yhteinen käännös- ja tulkkauskomitea (ICTI).

Kysynnän arviointi

56. Kysynnän ennakoiminen tarkasti on sisäisen kapasiteetin tehokkaan käytön kannalta erityisen tärkeätä. Siitä huolimatta, että ulkopuolella teetettyjen käännösten kustannukset vaikuttavat olevan lyhyellä aikavälillä alhaisemmat, ulkoistaminen ei merkitse aina säästöjä. Koska toimielimessä tehtyjen käännösten kustannukset ovat pääasiassa kiinteitä kustannuksia (ks. kohdat 51 ja 52), esimerkiksi toimielimessä tehdyn lisäsivun marginaaliset kustannukset (tai lisäkustannukset) ovat hyvin pienet, kun taas ulkopuolella teetetyn lisäsivun marginaaliset kustannukset ovat huomattavat. Tämän vuoksi ulkopuolisiin käännöksiin olisi turvauduttava mieluiten sellaisissa tilanteissa, joissa sisäiset resurssit eivät riitä. Tämä edellyttää hyvää kysynnän ennustamisen järjestelmää.

57. Vaikka parlamentin menettelysäännöissä todetaan, että ”valiokuntien, valtuuskuntien ja poliittisten ryhmien sihteeristöt laativat työohjelmansa pohjalta kuukausittain arvion käännöstarpeista, jossa ne ilmoittavat oletettavan lähtökielen, alustavan jättöpäivän ja käännettävien sivujen arvioidun määrän”, suunnitteluyksikölle ei lähetetä kyseisiä arviointeja.

58. Vuosina 2003 ja 2004 useimmat komission pääosastot eivät toimittaneet käännöstoimen pääosastolle järjestelmällisesti arviota käännöstarpeista tietyltä jaksolta ja neuvostossa ainoastaan muutamat pääosastot ilmoittivat säännöllisesti pääosaston A linjalle 3 arvionsa käännöstarpeista.

59. Käytännössä keskeisimmät tietolähteet tulevasta työmäärästä ovat toimielinten työohjelmat sekä toimielinten kokousten alustavat esityslistat, joista käännöstarpeet käyvät ilmi ainoastaan suuntaa-antavasti, joten niitä ei voida käyttää yksikohtaiseen suunnitteluun.

Asiakirjojen käännettäväksi jättämisen määräaikojen noudattaminen

60. Vuonna 2004 hyväksytyissä parlamentin menettelysäännöissä asiakirjojen käännettäväksi jättämisen määräaika (24) on yleensä kymmenen päivää. Ainoastaan noin puolet käännöspalveluiden käyttäjistä noudatti kyseistä määräaikaa menettelysääntöjen ensimmäisenä soveltamisvuonna. Useimmat käännökset voidaan siis toimittaa vasta juuri ennen kokousten alkamista.

61. Neuvoston pääosaston A linja 3 asetti vuonna 1998 määräajat asiakirjojen jättämiselle (kymmenen työpäivää työryhmien asiakirjoille ja viisi työpäivää pysyvien edustajien komitean eli Coreperin asiakirjoille). Neuvoston toiminnalle ominaisten aikapaineiden vuoksi näitä määräaikoja noudatetaan harvoin. Useimmat parlamentin ja neuvoston käännökset toimitetaan tilaajalle vasta vähän ennen kokouksia.

62. Komissiossa ei ole vahvistettu määräaikoja asiakirjojen jättämiselle, mutta käännöstoimen pääosaston suunnitteluyksikkö neuvottelee määräaikoja usein uudelleen käännöspalveluiden käyttäjien kanssa, jos annettua määräaikaa ei pystytä noudattamaan.

Suunnittelu

63. Vuoden 2003 käännöstoiminnan kokonaiskustannuksia koskevien tilintarkastustuomioistuimen laskelmien mukaan suunnittelun kustannukset olivat kolmessa toimielimessä noin 4,8 miljoonaa euroa, joka on noin yksi prosentti käännöksen kokonaiskustannuksista (ks. taulukko 2). Suunnittelu on toinen keino pystyä käyttämään sisäistä kapasiteettia mahdollisimman tehokkaasti (ks. kohta 56).

64. Neuvoston ja parlamentin käännösyksiköiden päälliköillä ei ole juurikaan mahdollisuuksia tehdä pitkän tai keskipitkän aikavälin suunnitelmia tai tasata työmäärän jakautumista, muun muassa siitä syystä, että käännösten määräajat ovat hyvin lyhyitä (ks. taulukko 5).

65. Neuvoston suunnittelujärjestelmä perustuu käsiteltävänä olevan asiakirjan painettujen sivujen lukumäärään. Tämä ei ole luotettava keino käännökseen tarvittavan ajan arvioimiseen, sillä sivumäärä ei useinkaan vastaa käännöstyöhön todellisuudessa tarvittavaa aikaa (25).

66. Parlamentin suunnitteluyksiköt voivat tarkistaa tietokonejärjestelmän avulla päivässä valmiiksi saatavien käännösten sivumäärän. Tämä antaa yleisen arvion kieliyksikössä käytettävissä olevista resursseista, mutta ei anna ajan tasalla olevaa tietoa käytettävissä olevista kunkin käännösyksikön sisäisistä resursseista tietyllä jaksolla, jossa otettaisiin huomioon käytettävissä olevat kääntäjäresurssit (joihin vaikuttavat esimerkiksi lomat tai koulutus).

Sisäisten ja ulkoisten resurssien tehokas käyttö

Esikäsittely

67. Jotta voitaisiin välttyä aiemmin käännettyjen tekstien kääntämiseltä uudelleen, käännöspalvelut edellyttävät käännöspalveluiden käyttäjien ilmoittavan, jos samankaltaisia käännöksiä on olemassa ja/tai merkitsevän käännetyn asiakirjan edelliseen versioon tehdyt muutokset. Suunnitteluyksiköiden on kuitenkin tehtävä tietokannoissa hakuja käännöksiä varten, koska mainitut ilmoitukset tai merkinnät on jätetty usein tekemättä tai ne ovat puutteellisia. Käännöspyyntöjen ja käännettyjen tekstien koonti ei ole riittävän täsmällistä tällaisten hakujen optimoimiseksi. Tilanne on erityisen hankala parlamentissa, jossa asiakirjoja on tallennettu eri tietokantoihin ja verkkoihin eikä käännöspalveluilla ole käytettävissään käännettyjä tekstejä kattavasti.

Käännösyksiköiden työskentelymenetelmät

68. Yksikönpäälliköt ovat vastuussa töiden allokoimisesta pysyvään henkilöstöön kuuluville kääntäjille. Kieliyksiköiden toiminta vaihtelee keskenään, joissakin yksiköissä kääntäjät ovat erikoistuneet tiettyihin aloihin ja joissakin tekstit käännetään siten, että ensiksi ehtinyt kääntäjä saa valita työn ensin. Komission käännöstoimen pääosastossa ja neuvoston pääosaston A linjalla 3 on keskitetyt ja kehittyneet välineet, joilla voidaan seurata, ovatko yksittäiset kääntäjät käytettävissä. Kaikissa kieliyksiköissä ei kuitenkaan käytetä järjestelmällisesti näitä välineitä. Parlamentissa kyseisiä välineitä ei ole. Jotkut osastopäälliköt hyödyntävät laskutaulukoita, toiset allokoivat työt manuaalisesti.

69. Kaikissa käännösyksiköissä on sekä kääntäjiä että tukitoimintoihin osoitettua henkilöstöä. Jälkimmäiset vastaavat esimerkiksi lähdemateriaalin hakemisesta, konekirjoituksesta, tekstinkäsittelystä, arkistoinnista. Neuvostossa (26) ja parlamentissa on noin yksi sihteeri kahta kääntäjää kohden ja komissiossa on vain yksi sihteeri neljää tai viittä kääntäjää kohden.

70. Siitä huolimatta, että kaikki kolme toimielintä ovat laatineet toimintatapoja modernin teknologian käytön kannustamiseksi ja käyttivät tietotekniikkavälineisiin 23,7 miljoonaa euroa vuonna 2003 (kokonaiskustannukset, mukaan lukien lisenssit, ks. taulukko 4), kukin kääntäjä voi käytännössä itsenäisesti päättää yksikönpäällikkönsä suostumuksella, käyttääkö hän työssään käännösmuistia (Translator's Workbench), tietokantoja (kuten Euramis ja IATE) ja puheentunnistuksen sovellusta (vaihtoehtona tietokoneen näppäimistön käytölle). Parlamentissa näitä välineitä käyttävien kääntäjien ja tukitoimintoihin osoitetun henkilöstön osuus vaihtelee paljon yksiköittäin (10:stä 90:een prosenttiin). Neuvostossa tietotekniikkavälineitä hyödynnetään vain vähän. Komissiossa on näistä kolmesta toimielimestä kehittyneimmät tietotekniikkavälineet, mutta niiden käytön yleisyydestä ei ole tietoja.

71. Noin 100 komission 1 100 kääntäjästä on tehnyt etätyötä vuodesta 2003. Käännöstoimen pääosaston arviointikertomuksen (27) mukaan nykyisellä käytännöllä saavutetaan kääntäjää kohden noin 10 000 euron nettomääräiset vuotuiset säästöt, mikä on pääasiassa korkeamman tuottavuuden ansiota. Parlamentissa 26 kääntäjää 430:stä tekee etätyötä, ja neuvostossa tällä alalla on käynnistetty kaksi pilottihanketta.

Ulkoistaminen

72. Komissiossa ja parlamentissa on käytäntö, että laatuun liittyvistä syistä lainsäädäntötekstien ja käytännön syistä kiireellisten, luottamuksellisten ja lyhyiden asiakirjojen kääntäminen hoidetaan aina sisäisesti toimielimessä. Koska lähes kaikki neuvoston käännöstyö kuuluu näihin luokkiin, neuvosto hoitaa käännöstoiminnan suurimmaksi osaksi sisäisesti.

73. Päätöksen käännöksen ulkoistamisesta freelance-kääntäjälle tekevät periaatteessa käännösyksiköiden päälliköt (edellä mainittua suoraa ulkoistamista lukuun ottamatta) käännöksen tyypin ja käytettävissä olevat sisäiset resurssit huomioon ottaen. Komissiossa ja parlamentissa oli havaittavissa selkeä ja positiivinen korrelaatio työmäärän ja ulkoistettujen käännösten osuuden välillä useimmissa kieliyksiköissä vuonna 2004. Tarkastuksessa kävi kuitenkin ilmi, että kahdessa komission käännösyksikössä oli korkeat ulkoistamisluvut vuonna 2004, vaikka työmäärä oli keskimääräistä pienempi (siitä syystä, että vuodesta 2003 vähentyneeseen työmäärään reagoitiin viivästyksellä), mikä osoitti sisäisten resurssien alikäyttöä. Parlamentin ranskan kielen käännösyksikön työmäärä oli toiseksi pienin vuonna 2005, mutta ulkoistettujen käännösten osuus oli toiseksi suurin. Nämä seikat eivät ole kuitenkaan johtaneet hallinnointiin liittyviin parannuksiin.

74. Sekä parlamentissa että komissiossa ulkoistetaan automaattisesti joitakin käännöstoimeksiantoja tarkistamatta sisäisten resurssien riittävyyttä kaikkien tai joidenkin kielten osalta. Vuosina 2003 ja 2004 molemmilla toimielimillä oli tavoitteena lisätä freelance-kääntäjille lähetettyjen käännösten määrää: vuonna 2003 tavoite oli 30 prosenttia ja vuonna 2004 se oli 40 prosenttia. Tällä pyrittiin vastaamaan ennakoidun yleisen kysynnän kasvun tarpeisiin ja ottamaan huomioon, että freelance-käännösten kustannukset ovat alhaisemmat (uusien kokopäivätoimisten kääntäjien palkkaamiseen verrattuna). Kysynnän rakenteellisen laskun vuoksi vuonna 2004 komission käännöstoimen pääosasto keskeytti tavoitteen ja parlamentissa annettiin ohjeet lähettää freelance-kääntäjille vaalien aikana ainoastaan sanatarkkoja istuntoselostuksia (28). Vaikka EU 15 -kielten yksiköiden yleinen työmäärä oli noin 20 prosenttia pienempi vuonna 2004 kuin vuonna 2003, parlamentin ulkoistettujen käännösten osuus ei juurikaan muuttunut (32,5 prosenttia vuonna 2003 ja 32 prosenttia vuonna 2004) (ks. taulukko 6). Parlamentin, komission ja neuvoston EU 10 -kielten ulkoistamismäärissä ilmenevät vuosien 2004 ja 2005 erot johtuvat pääasiassa siitä, että parlamentti oli onnistunut palkkaamaan muita toimielimiä paremmin EU 10 -kielten pysyvään henkilöstöön kuuluvia kääntäjiä vuonna 2004. Vuoden 2004 lainsäädäntötekstien vähentymisen ja käännösten vähäisemmän määrän vuoksi parlamentissa kyettiin hoitamaan enemmän EU 10 -kielten käännöstoimeksiantoja toimielimen sisäisesti (ks. myös kohdat 20 ja 25).

Taulukko 6

Ulkoistettujen käännösten osuus vuosina 2003, 2004 ja 2005

Komissio Parlamentti Neuvosto Ulkoistettuja käännöksiä (%) 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Kaikki kielet 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 % EU 15 -kielet 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 % EU 10 -kielet t.p. 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % t.p. 8 % 5 % Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

75. Käännöspalveluja käyttävät neuvoston ja parlamentin pääosastot lähettävät käännöksiä suoraan toimielimen ulkopuolelle hyvin vähän (29), mutta tarkastus osoitti, että komission pääosastot ovat lähettäneet useita satojatuhansia sivuja käännöksiä suoraan toimielimen ulkopuolelle kaudella 2003–2004 ilman käännöstoimen pääosaston valvontaa (ks. myös kohdat 45 ja 54).

Tuottavuus

76. Suoritusten vertailemiseksi tutkittiin kolmen tarkastuksen kohteena olleen toimielimen tuottavuutta vuosina 2000–2005. Tuottavuuden laskemisessa käytettiin käsitettä ”kokopäiväisen henkilöstön jäsenen työpanos” (FTE), jonka mukaan kääntämiseen käytetty aika on aika, jonka kääntäjä on tosiasiassa käytettävissä varsinaiseen ammatilliseen tehtäväänsä. Koska tähän aikaan sisältyy usein muitakin toimia kuin kääntämistä (esimerkiksi koulutusta, hallinnointia, laadunvalvontaa, muiden yksiköiden tuottamien asiakirjojen oikolukua), kokopäiväisen työntekijän työpanokseen perustuva tuottavuus on ainoastaan suuntaa-antava indikaattori. Toimielinten ja saman toimielimen kieliyksiköiden väliset vertailut on tehtävä varovaisesti. Myös havaittujen erojen syiden yksilöimisessä olisi noudatettava varovaisuutta ja mahdolliset ongelmatekijät olisi analysoitava, jotta voidaan arvioida, onko johdon puuttuminen asiaan mahdollista.

77. Tuottavuus, jota mitataan kokopäiväisen toimielimen henkilöstöön kuuluvan kääntäjän kääntämien standardisivujen määrällä, vaihtelee kieliyksiköiden ja toimielinten välillä. EU 10 -kielten yksiköiden tuottavuus on kaikissa toimielimissä yleensä alhaisempi suurempien koulutustarpeiden, puuttuvan kokemuksen, pienempien käännösmuistien (rajoittaa tietokoneavusteisen kääntämisen käyttöä) vuoksi ja koska ulkopuolella teetettyjen käännösten revisointiin kuluu enemmän aikaa.

78. Unionin toimielinten käännöspalveluiden tuottavuus on paljon alhaisempi kuin julkisella sektorilla (30). Yksityisen sektorin korkeampi tuottavuus johtuu pääasiassa tekstien luonteesta (vähän lainsäädäntötekstejä) sekä tietotekniikkavälineiden yleisestä käytöstä. Huolimatta siitä, että freelance-kääntäjille lähetetyt tekstit ovat vähemmän vaativia, näiden käännösten laadun on havaittu olevan huonompi ja ne vaativat huolellisempaa revisointia toimielimessä käännettyihin teksteihin verrattuna. Useita ulkopuolisten käännöstoimistojen kanssa tehtyjä sopimuksia on jouduttu lakkauttamaan käännösten riittämättömän laadun vuoksi (ks. kohta 43). Toisaalta sisäisten lisäresurssien puuttuessa freelance-käännökset tulevat korkeamman tuottavuuden ja alhaisempien palkkioiden vuoksi huomattavasti edullisemmiksi kuin toimielimeen henkilöstöksi palkattavien kääntäjien palkkaaminen, vaikka välillisetkin kustannukset (kuten suunnittelu, tarjouskilpailut, palkkioiden maksaminen, laadunvalvonta) otetaan huomioon (ks. taulukko 7).

Taulukko 7

Käännettyjen sivujen määrä keskimäärin (kokopäiväistä) kääntäjää kohti

2000 2001 2002 2003 2004 2005 Komissio (vuosi) 915 902 909 1 054 917 797 Komissio (päivä) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5 Parlamentti (vuosi) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226 Neuvosto (31) (vuosi) 602 653 772 707 648 669 Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

Komissio

79. Käännöstoimen pääosaston tuottavuus, joka oli useimpina vuosina hieman parlamentin tuottavuutta alhaisempi, selittyy osittain sillä, että komissiolla on lainsäädäntöprosessin aloitteentekijän rooli. Tämä edellyttää suurempaa revisoinnin määrää sekä keskeistä asemaa terminologian ja tietokantojen kehittämisessä, joista myös toiset toimielimet hyötyvät. Lisäksi komission kääntäjät toteuttavat muita kieliin liittyviä tehtäviä, jotka eivät näy päivittäisessä käännöstuotoksessa.

80. Vuosina 2003–2005 EU 15 -kielten keskimääräinen tuottavuus laski yli 20 prosenttia. Useimpien sellaisten EU 15 -kielten, jotka eivät ole asian käsittelykieliä, tuottavuus laski alle neljään sivuun päivässä. Lasku johtuu muiden kuin asian käsittelykielten työmäärän vähenemisestä, mikä on aiheuttanut ylikapasiteettia. Ylikapasiteettia olisi tarkasteltava suoran ulkoistamisen, jota käännöstoimen pääosasto ei valvo millään tavalla, määrän näkökulmasta (ks. kohta 75).

81. Yksiköiden kesken tuottavuudessa on edelleen merkittäviä eroja, vaikka käännöstoimen pääosastossa on otettu käyttöön niin kutsuttu joustojärjestelmä, jonka avulla käännöstoimeksiantoja voidaan siirtää saman kieliosaston sellaisesta yksiköstä, jonka työmäärä on väliaikaisesti keskimääräistä suurempi, toiseen yksikköön (32). Keskeisin selitys näille eroille on eri politiikan aloihin – joiden perusteella kieliyksiköiden tehtäväjako määräytyy – liittyvien tekstien käännösten kysynnän määrän vaihtelut. Käännöstoimen pääosaston yksiköiden väliset tuottavuuden erot ovat lisääntyneet entisestään EU:n laajentumisen jälkeen. Tuottavimman yksikön tuottavuus oli vuonna 2005 kaksi kertaa suurempi kuin vähiten tuottavan yksikön.

Parlamentti

82. Parlamentti on vähentänyt kääntäjien määrää viimeisen viiden vuoden aikana keskimäärin yli viidellä kokopäivätoimisella kääntäjällä (tai 15 prosentilla) kieltä kohden.

83. Parlamentin englannin ja ranskan kielen käännösyksiköiden tuottavuus on järjestelmällisesti alle keskiarvon (5–20 prosenttia vuodesta riippuen), kun taas tuottavuuden erot muiden EU 15 -kielten kesken ovat enintään 10 prosenttia. Tähän on syynä Ranskan yksikön keskimäärin muita yksiköitä suurempi kääntäjien määrä sekä ulkoistettujen käännösten keskimääräistä suurempi määrä. Englannin yksikköön vaikuttaa se, että käännösten tarve on pienempi, sillä useimmat sisäiset asiakirjat laaditaan englannin kielellä. Ulkoistamisen määrän taso ja ylikapasiteetti riippuvat hallinnollisista päätöksistä.

Neuvosto

84. Neuvoston tuottavuus oli järjestelmällisesti alhaisempi kuin komissiossa ja parlamentissa. Tämä johtuu erityistä huolellisuutta vaativien lainsäädäntöasiakirjojen suuresta määrästä ja erittäin vaihtelevasta kysynnästä (päivittäinen työmäärä vaihteli alle 1 000 sivusta yli 7 000 sivuun vuonna 2003).

85. Tämän ylikapasiteetin ratkaisemiseksi pääosaston A linja 3 on hyväksynyt pitkän aikavälin toimintasuunnitelman EU 15 -kielten yksikköjen kääntäjien ja sihteerien määrän vähentämiseksi vuonna 2002 työskennelleestä 50:stä kokopäivätoimisesta henkilöstöön kuuluvasta työntekijästä 25:een kokopäivätoimiseen työntekijään vuoteen 2015 mennessä (33). Suunnitelman tavoite on pitkän aikavälin hanke, koska neuvosto katsoo, että mahdollisuudet siirtyä uusiin tehtäviin toimielimessä ovat rajalliset ja toimielinten välinen henkilöstön liikkuvuus on pientä.

86. Kieliyksiköiden tuottavuuden erot ovat pienemmät neuvostossa (ja parlamentissa) kuin komissiossa (lukuun ottamatta pääosaston A linjan 3 englannin kielen yksikön alhaista tuottavuutta, joka oli noin 20–40 prosenttia pienempi kuin muiden yksiköiden vuosina 2003–2005). Alkuperäisten asiakirjojen muokkaaminen sekä englannin kielen rooli EU 10 -kielistä käännettävien tekstien pääasiallisena relekielenä – mikä lisäsi terminologiaongelmia huomattavasti – saattavat jossain määrin selittää tätä ilmeisen alhaista tuottavuutta.

Käännösprosessin seuranta tuottavuuden indikaattoreiden avulla

87. Toimielinten keskeiset käännöstilastot laaditaan keskitetysti, ja ne keskittyvät yksikkökohtaisiin käännösmääriin. Hallinnoinnista ja resursseista vastaavat yksiköt käyttävät tilastoja säännöllisesti, mutta kieliyksiköiden päälliköt hyödyntävät niitä päivittäisten töiden seurannassa hyvin vaihtelevasti, ja jotkut yksikönpäälliköt ovat luoneet siihen tarkoitukseen omat järjestelmänsä.

88. Eräiltä toimielimiltä puuttuvat seuraavia seikkoja koskevat tuottavuuden indikaattorit tai tilastot: a) tietyn asiakirjan kääntämiseen todellisuudessa käytetty aika standardipituiseen tai arvioituun aikaan verrattuna (parlamentti, komissio ja neuvosto); b) revisoitujen sivujen määrä (komissio ja neuvosto) ja revisointiin käytetty aika (parlamentti, komissio ja neuvosto); c) yksittäisten kääntäjien tuotanto ja tuottavuus (neuvosto); d) suunnitteluyksiköiden suoraan ulkoistamien sekä käännösyksiköiden ulkoistamien käännösten määrä (parlamentti ja komissio); e) käännösten toimittamisen määräaikojen seurannan puuttuminen (neuvosto); f) tietoteknisten käännösapuvälineiden vaikutus tuottavuuteen (parlamentti, komissio, neuvosto); g) ristikkäiset tiedot, kuten työmäärän ja ulkoistamisen vastaavuus (parlamentti, komissio ja neuvosto) (ks. kohdat 73 ja 83).

89. Yhteisön toimielinten eri käännöspalveluiden tuotanto- ja tuottavuustilastot sisältävät automaattisesti, erityisesti Translators’ Workbench -tietokonesovelluksella (TWB) käännetyt tekstisegmentit. Yksityiset käännösyritykset käyttävät kehittyneempiä laskentamenetelmiä laskeakseen yksittäisten kääntäjien todellisen työmäärän ja tuottavuuden.

90. Toisin kuin muut toimielimet, jotka ottavat tuotantoluvuissaan huomioon ainoastaan tekstin muutetut osat, neuvosto laskee tuotantonsa painettujen sivujen perusteella (ks. myös kohta 65). Tästä johtuen neuvoston todellisten käännettyjen sivujen määrä on tuotantotilastoissa yli 50 prosenttia todellista tilannetta suurempi. Neuvoston pääosaston A linja 3 otti käyttöön tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen seurauksena menetelmän, joka vastaa muissa toimielimissä käytössä olevaa menetelmää.

Toimielinten välinen yhteistyö

91. Toimielinten yhteisen käännös- ja tulkkauskomitean perustaminen vuonna 1995 on lisännyt vähitellen toimielinten käännöspalveluiden välistä yhteistyötä tietyillä aloilla.

92. Keskeiset saavutukset ovat olleet tähän mennessä: a) yhteisen terminologiatietokannan ja käännösmuistin luominen; b) toimielinten yhteinen freelance-tarjouskilpailu EU 10 -kielistä ja näihin kieliin (34); c) yhteinen tarjouskilpailumenettely puheentunnistusohjelmiston ja muiden monikielisten apuvälineiden hankkimiseksi; d) toimielinten välinen alihankintakäännösten arviointia käsittelevä komitea (CIEQ); e) kääntäjävaihto ja työmäärän jakaminen, vaikkakin rajoitetusti.

93. Tarjonnan ja kysynnän luonnetta ja ajankohtaa koskeva tilintarkastustuomioistuimen analyysi osoittaa, että kaikilla toimielimillä on rakenteellisia vaikeuksia tuottaa määrältään ja laadultaan riittäviä käännöksiä EU 10 -kieliin, kun taas EU 15 -kielten kesken tässä on selkeitä eroja. Esimerkiksi englannin kielen kääntäjien työmäärä on komission käännöstoimen pääosastossa kaikista kielistä suurin (ks. kohta 86), mutta pienin neuvostossa ja parlamentissa. Koska neuvoston ja parlamentin käännösten määräajat ovat hyvin lyhyitä ja kysyntä vaihtelee paljon, niillä on tiettyinä aikoina käytettävissään myös tilapäistä lisäkapasiteettia (ks. kohta 84).

94. Työmäärän tasaamista (workload balancing) käsittelevän työryhmän päätelmien mukaisesti käynnistettiin pilottihanke 1. tammikuuta 2005. Vuonna 2005 käännettiin toisen toimielimen pyynnöstä toisessa työmäärän tasaamiseen osallistuvassa toimielimessä 3 763 sivua (tai 63 prosenttia työmäärän tasaamiseksi toiselle toimielimelle tarjotuista käännöspyynnöistä). Määrä vastaa ainoastaan 0,2:ta prosenttia kaikkien pilottihankkeeseen osallistuvien toimielinten kokonaistyömäärästä, kun yli 20 prosenttia samasta kokonaistyömäärästä on lähetetty freelance-kääntäjille. Säästöjä kertyi arvioilta 150 000 euroa (35). Säästöt voisivat olla suuremmat, koska varalla olevia kääntäjäresursseja on yhteensä paljon enemmän kuin pilottihankkeen yhteydessä toisten toimielinten käyttöön antamia resursseja.

95. Työmäärän tasaamista koskevan nykyisen järjestelmän heikkoutena on, että yleensä ulkoistetut asiakirjat ja käännökset EU 10 -kieliin eivät kuulu järjestelmään. Toimielimet eivät myöskään tiedota toisilleen riittävän hyvin käytettävissä olevasta kääntäjäkapasiteetista eikä niillä ole todellista kannustinta tai velvoitetta hyväksyä toisten toimielinten käännöspyyntöjä. Mikäli komission käännöstoimen pääosaston EU 15 -kielten muiden kuin asian käsittelykielten pysyvät kääntäjät olisivat yltäneet vuonna 2005 samaan tuottavuuteen kuin vuonna 2003, he olisivat kääntäneet vähintään 10 000 sivua enemmän kutakin EU 15 -kieltä kohden. Parlamentti ja useat komission pääosastot ulkoistivat vuonna 2005 vastaavan sivumäärän verran ei-kiireellisiä asiakirjoja samoihin kieliin, jotka olisi voitu kääntää jossain toisessa toimielimessä. Näin olisi voitu välttää noin 11 miljoonan euron freelance-käännösten kustannukset (36).

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

Menettelyt, joilla varmistetaan, että käännöspyynnöt täytetään ja tarpeettomia käännöstoimeksiantoja vältetään

96. Millään toimielimellä ei ole yhtenäisiä ja selkeitä menettelyitä, joilla määriteltäisiin, kuka saa esittää käännöspyynnön ja kuka antaa sille hyväksynnän. Kolmen toimielimen vahvistamien täytäntöönpanosääntöjen mukaisesti tietyn tyyppisten asiakirjojen kääntäminen on pakollista. Muuntyyppisten tekstien osalta kuitenkin puuttuu yhteisesti hyväksyttyjä perusteita, ja niiden kohdalla käännöspyynnöstä päätetään tapauskohtaisesti pääasiassa käytettävissä olevasta kapasiteetista riippuen (ks. kohdat 13–18). Suositukset: Toimielinten on tehostettava menettelyitään, koska käännökset on asetettava tärkeysjärjestykseen ja koska niiden määrää on rajoitettava, jotta toimielimet voivat selviytyä jatkuvasti kasvavasta käännöspyyntöjen määrästä. Tähän tulisi sisältyä myös asiakirjojen koon valvonta, tekstien jaotteleminen tarkemmin niiden tyypin ja tarkoituksen mukaan sekä hyväksyttyjen käännöspyyntöjen osalta tarkoitukseen sopivan lähestymistavan omaksuminen.

97. Tarkastuksen perusteella voidaan todeta, että EU 15 -kielten käännöstarpeet voidaan yleensä täyttää. Pienten maiden liittyminen Euroopan unioniin on lisännyt kuitenkin kysyntää voimakkaasti pienillä käännösmarkkinoilla, joilla tarjonta on varsin rajallista. EPSOn kilpailuiden, joilla valitaan EU 10 -kielten pysyviä kääntäjiä, käynnistämisen yhteydessä havaitut ongelmat ovat osoittaneet, että uusien jäsenvaltioiden kääntäjistä on pulaa. Tämän seurauksena toimielimet eivät kyenneet täyttämään uusien kielten käännöstarpeita ensimmäisenä vuonna laajentumisen jälkeen (ks. kohdat 19–23). Suositukset: Toimielinten on edelleen tarpeen lisätä merkittävästi EU 10 -kielten sisäistä kääntäjäkapasiteettia. Komission olisi tutkittava kriittisesti, miksi EPSOn kilpailujen kautta ei pystytty ottamaan palvelukseen tarvittavia henkilöstöön kuuluvia kääntäjiä ajoissa. Sen perusteella olisi laadittava toimintasuunnitelma, jolla pyritään lisäämään tietoisuutta yhteisön käännöstoiminnasta ja herättää kiinnostusta sitä kohtaan EU 10 -jäsenvaltioissa ja muissa jäsenyyttä hakeneissa maissa.

98. Toimielimet pystyivät yleisesti ottaen hillitsemään käännösmenoja siitä huolimatta, että virallisten kielten määrä kasvoi 11:stä 21:een (mukaan lukien iiri) toukokuussa 2004 (ks. kohdat 25–36). Komissio ja neuvosto toteuttivat merkittäviä toimenpiteitä kaikille kielille käännettävien asiakirjojen määrän vähentämiseksi, mutta parlamentti on suhtautunut käännösten määrän vähentämiseen vähemmän ponnekkaasti rajoittaen ainoastaan käännettävien asiakirjojen kokoa asiakirjojen määrää ja tyyppejä rajoittamatta (ks. kohta 32). Suositukset: Käännöspalveluiden olisi tehtävä palveluiden käyttäjien kanssa palvelun tasoa koskevia sopimuksia, joissa vahvistetaan tarkemmat säännöt esimerkiksi käännöstä edellyttävistä asiakirjatyypeistä, tarvittavista kieliversioista, vaiheesta, jossa käännökset aloitetaan, vuosittaisesta kokonaissivumäärästä, konekäännösten käyttämisestä. Toimielinten koordinaatio saattaisi myös lisätä niiden soveltamien lähestymistapojen yhdenmukaisuutta.

Menettelyt, joilla varmistetaan, että käännökset toimitetaan ajallaan ja niiden laatu vastaa käyttötarkoitusta

99. Kolme toimielintä toimittivat yleensä käännöksensä EU 15 -kielille ajallaan ja niiden laatu oli asianmukainen (ks. kohdat 41 ja 44). EU 10 -kielten kohdalla tilanne oli kuitenkin toinen, koska näiden kielten kääntäjiä ei ole riittävästi. Vuonna 2004 EU 10 -kielten sisäiset resurssit eivät riittäneet komissiossa ja neuvostossa edes freelance-käännösten revisointiin ja useimmat käännöspalveluiden käyttäjät pitivät käännösten laatua riittämättömänä (ks. kohta 42). Missään käännöspalvelussa ei mitata käyttäjätyytyväisyyttä. Suositukset: Toimielinten olisi tehtävä säännöllisiä käännöspalveluiden eri käyttäjien käyttäjätyytyväisyyskyselyitä määräaikojen noudattaminen mukaan lukien. Kyselyitä voitaisiin hyödyntää käännöspalveluiden laadun ja tuottavuuden parantamiseen tähtäävissä toimintasuunnitelmissa.

100. Parlamentilla ja neuvostolla ei ole tarkkoja laadunvalvontaa koskevia ohjeita ja revisointikäytännöt vaihtelevat suuresti. Toimielimillä on kuitenkin asianmukaista valvontaa huonolaatuisten käännösten havaitsemiseksi (ks. kohdat 37–43). Parlamentin käännöstoimen pääosasto arvioi sekä toimielimessä tehtyjen että ulkopuolella teetettyjen käännösten laatua kahdesti kuussa toteutetuilla satunnaistarkastuksilla ja laatuindikaattoreiden avulla, mutta toisissa toimielimissä kyseistä valvontaa tai laatuindikaattoreita ei sovelleta. Suositukset: Olisi suositeltavaa, että ulkoistettujen käännösten järjestelmällisen laadunvalvonnan ja yksikön päällikön toteuttaman seurannan lisäksi toteutettaisiin säännöllisesti satunnaisotantaan perustuvaa laadunvalvontaa kussakin kieliosastossa. Tällaista laadunvalvontaa ja käyttäjätyytyväisyyskyselyitä voitaisiin käyttää laatuun liittyvien suoritusindikaattoreiden perustana.

101. Eräät komission pääosastot ovat ilmoittaneet, että niiden on täytynyt turvautua ”harmaisiin käännöksiin” tai suoraan ulkoistamiseen, sillä käännöstoimen pääosasto ei ole pystynyt toimittamaan tiettyjä käännöksiä pyydetyn määräajan kuluessa. Tällaisten käännösten määrästä ei ole selkeää tietoa eikä tilintarkastustuomioistuin ole sisällyttänyt niiden kustannuksia laskelmiinsa, koska hallintovirkamiesten ”harmaisiin käännöksiin” käyttämän ajan määrää ei ole saatavilla (ks. kohdat 45, 54 ja 75). Suositukset: Käännöspalveluiden olisi valvottava suoraan ulkoistettujen käännösten sekä ”harmaiden käännösten” määrää, jotta se voisi ottaa suunnitelmissaan kyseiset määrät huomioon.

Käännöstoiminnan kustannukset ja tehokkuus

102. Komission vuodelta 2002 tekemää laskelmaa lukuun ottamatta toimielimet eivät ole laskeneet käännöksistä aiheutuvia kokonaiskustannuksia eivätkä niiden keskimääräisiä kustannuksia sivua kohden. Tilintarkastustuomioistuimen arvioiden mukaan kolmen toimielimen käännöstoiminnan vuotuiset kokonaiskustannukset olivat 414 miljoonaa euroa ennen laajentumista (ks. taulukko 4) ja 511 miljoonaa laajentumisen jälkeen. Kustannukset olivat vuonna 2003 sivua kohden keskimäärin 150 euroa komissiossa ja parlamentissa ja 254 euroa neuvostossa. Vuonna 2005 keskimääräiset sivukohtaiset kustannukset nousivat 194 euroon komissiossa ja 276 euroon neuvostossa ja laskivat 119 euroon parlamentissa.

103. Toimielimessä tuotetut käännökset ovat freelance-käännöksiä kalliimpia, mutta vertailua vaikeuttavat tekstien erilainen luonne, toimielimessä tuotettujen käännösten korkeampi laatu, eräisiin siellä käännettyihin asiakirjoihin sovellettavat lyhyet määräajat, jotka johtuvat työskentelymenetelmistä varsinkin parlamentissa ja neuvostossa, sekä revisointi, joka on tehtävä ulkopuolella teetettyihin käännöksiin (ks. kohta 52). Suositukset: Toiminnan kustannustietoisuus on sen menojen valvonnan kannalta olennaista. Näin ollen olisi otettava käyttöön menettelyitä, joilla varmistetaan kustannuksia koskevat asianmukaiset hallinnointitiedot.

104. Työmäärän vähennyttyä merkittävästi useimpien EU 15 -kielten käännösyksiköiden tuottavuus laski huomattavasti vuonna 2004 ja vastaavasti keskimääräiset sivukohtaiset kustannukset kasvoivat (ks. kohdat 51 ja 76–86). Käännösten kysynnän pienentämiseksi toteutettujen toimien vuoksi komissiolla ja neuvostolla on ollut vuodesta 2004 ylimääräistä kääntäjäkapasiteettia niiden EU 15 -kielten osalta, jotka eivät ole asian käsittelykieliä.

105. Tarkastus osoitti, että kolmen käännöspalvelun suunnitteluyksiköt huolehtivat nykyisin enemmän töiden jakamisesta kuin tekevät käännöksiin liittyviä ennusteita, joiden avulla ne voisivat suunnitella työmäärän jakautumista ja tasata toiminnan huippuja (ks. kohdat 56–59, 63–66 ja 91–95).

106. Työmäärän mukauttaminen on keskeinen kysymys. Käännösmäärien väheneminen aiheuttaa siirtymäkaudella ylikapasiteettia, alhaisempaa tuottavuutta ja keskimääräistä korkeampia käännöstoiminnan kustannuksia. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kuitenkin, että eräiden yksiköiden tuotantoluvut olivat alhaiset ja samalla niiden ulkoistettujen käännösten osuus oli keskimääräistä suurempi (ks. kohdat 73–74). Työmääriä koskevien ennusteiden (suunnittelu) puuttuminen esti toimielimiä hyödyntämästä täysimääräisesti toisista toimielimistä väliaikaisesti käytettävissä olevia resursseja (ks. kohdat 91–95 ja 56–66).

107. Parlamentin ja komission pääosastot (muut kuin käännöstoimen pääosastot) ulkoistivat vuonna 2005 suuria sivumääriä, jotka olisi voitu tehdä toisissa toimielimissä. Tilintarkastustuomioistuimen arvioiden mukaan olisi voitu säästää freelance-käännöspalkkioina maksettu noin 11 miljoonan euron määrä (ks. kohta 95). Suositukset: Hallinnointi- ja suunnittelumenettelyihin olisi kiinnitettävä enemmän huomiota kysynnän huippujen ja käännösmäärien notkahdusten tasaamiseksi sekä tehokkaamman toimielinten välisen yhteistyön lisäämiseksi. Suunnitteluyksiköille olisi lähetettävä säännöllisiä ja luotettavia ennusteita tulevista käännöstoimeksiannoista ja toimielinten olisi tiedotettava toisilleen käytettävissä olevista sisäisistä resursseista.Komission pääosastojen (muiden kuin käännöstoimen pääosaston) ja muiden toimielinten ulkoistamien käännösten määrän vähentämiseksi olisi käytettävä toimielinten sisäisiä lisäresursseja laajentamalla tammikuussa 2005 käynnistetty pilottihanke toimielinten väliseksi yhteistyöksi. Toimielinten välinen käännösten laskutusjärjestelmä voisi kannustaa toimielimiä, joilla on tilapäisiä tai rakenteellisista syistä johtuvia lisäresursseja, toimimaan yhteistyössä muiden toimielinten kanssa.Neuvostossa olisi pyrittävä edelleenkin rakenteellisen ylikapasiteetin mukauttamiseen. Olisi harkittava kääntäjien mahdollisuuksia siirtyä hoitamaan muita tehtäviä käännöspalvelun ulkopuolella tai soveltaa henkilöstösääntöjen muita määräyksiä, koska toimintasuunnitelman mukaan nykyinen ylikapasiteetti pystytään ratkaisemaan vasta vuoteen 2015 mennessä.

108. Vaikka toimielimet ovat investoineet moderniin tietotekniikkaan, sitä ei käytetä järjestelmällisesti (ks. kohdat 68–70). Suositukset: Käännösprosessin tehokkuutta voitaisiin parantaa: — vähentämällä tukitoimia hoitavien sihteereiden määrää neuvostossa ja parlamentissa, — hyödyntämällä parhaisiin käytäntöihin perustuvia yhdenmukaisia työskentelymenetelmiä, — yhdentämällä tietotekniikkavälineitä entisestään ja käyttämällä niitä entistä tehokkaammin, — lisäämällä etätyöskentelyä.

109. Käännöspalveluissa ei laadita riittävästi hallinnointitietoja, jotta käännöstoiminnan kustannuksia – kuten kääntämiseen ja revisointiin tosiasiassa käytetty aika, yksityiskohtaiset tuotantoluvut, ulkoistettujen käännösten määrä – voitaisiin seurata (ks. kohta 88). Suositukset: Jotta tuottavuutta voitaisiin käyttää hallinnoinnin indikaattorina, toimielinten olisi kehitettävä sellaisia järjestelmiä, jotka kuvaavat paremmin pysyvään henkilöstöön kuuluvien kääntäjien kaikkia tehtäviä (mukaan lukien uusien kielten oppimiseen käytetty aika). Kaikkien toimielinten olisi pyrittävä laatimaan asiaankuuluvia, laadullisia ja määrällisiä suoritusten indikaattoreita, jotta resursseja voitaisiin käyttää paremmin.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 6. heinäkuuta 2006 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Hubert WEBER presidentti

(1) Yleisimmin käytetyt kielet ovat englanti, ranska ja saksa.

(2) Neuvoston asetus N:o 1, annettu 15 päivänä huhtikuuta 1958, Euroopan talousyhteisössä käytettäviä kieliä koskevista järjestelyistä (EYVL 17, 6.10.1958, s. 385/58), sellaisena kuin se on muutettuna.

(3) Espanja, tšekki, tanska, saksa, viro, kreikka, englanti, ranska, iiri, italia, latvia, liettua, unkari, malta, hollanti, puola, portugali, slovakki, sloveeni, suomi ja ruotsi. Iiri on ollut EU:n 21. virallinen kieli 18. kesäkuuta 2005 alkaen, vaikka neuvoston asetuksen (EY) N:o 920/2005 (EUVL L 156, 18.6.2005, s. 3) tiettyjen säännösten voimaantuloa on lykätty 1. tammikuuta 2007 asti.

(4) Erityisesti Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistut asiakirjat (19, 20 tai 21 virallisella kielellä – maltan ja iirin kielten käyttöä koskevien poikkeusten vuoksi) sekä jäsenvaltioon tai kyseisen jäsenvaltion lainsäädännön alaisuuteen kuuluvalle henkilölle lähetetyt asiakirjat (kyseisen valtion kielellä).

(5) Luxemburgissa sijaitseva käännöskeskus käyttää pääasiassa freelance-kääntäjiä. Käännöskeskuksen palveluksessa on noin 80 (vuonna 2004) pysyvään henkilöstöön kuuluvaa kääntäjää, jotka hoitavat pääasiassa erillisvirastoja koskevien freelance-käännösten tarkastamisen ja jossain määrin muiden toimielinten käännöstoimeksiantoja.

(6) Kukin osasto koostuu kolmesta kuuteen yksiköstä, jotka ovat erikoistuneet tiettyihin politiikkoihin (tai aloihin), näitä yksiköitä on yhteensä 77.

(7) Luku sisältää ainoastaan käännöstoimen pääosaston ulkoistamia käännöksiä, muttei muiden pääosastojen tilaamia käännöksiä, joista ei ole saatavilla luotettavia ja kattavia lukuja.

(8) Yhdenmukaistettu määritelmä: 1 500 alkuperäisen tekstin merkkiä (lähdekieli) ilman välilyöntejä. Käännöstoimen pääosasto laskee olemassa olevien tekstien muutosversioista muutettujen merkkien lukumäärän ja kertoo tämän luvun tietyllä prosenttiosuudella (50 prosentilla toimielimessä tuotettujen käännösten osalta ja 30 prosentilla freelance-käännösten osalta) ottaakseen huomioon ylimääräisen työn, joka aiheutuu muutettujen osien sisällyttämisestä alkuperäiseen tekstiin. Parlamentissa käytetty menetelmä poikkeaa tästä jonkin verran: muutetun kappaleen merkkien lukumäärä lasketaan kokonaisuudessaan, ilman 50 prosentin lisäystä. Kunkin asiakirjan sivumäärä pyöristetään seuraavaan kokonaislukuun.

(9) Vertailun tekemiseksi tilintarkastustuomioistuin mukautti neuvoston viralliset tuotantoluvut muiden toimielinten lukuihin.

(10) Ks. liite I, alaviite nro 9.

(11) Komissio toteaa alustavassa esityksessä vuoden 2006 talousarvioksi, että ei-ensisijaisten asiakirjojen kääntäminen voidaan arvioida todellisten tarpeiden mukaan käännösten tarjonnasta ja kysynnästä 26.5.2004 tehdyn päätöksen mukaisesti (SEC(2004) 638).

(12) Ks. liite I, alaviite 9.

(13) Käännettyjen sivujen määrä on kaikista toimielimistä saatavilla oleva vertailukelpoinen tieto, mutta se poikkeaa hieman kysynnästä suunnitteluyksikköjen hylkäämien käännöspyyntöjen vuoksi ja koska käännöspyynnön ja valmiin käännöksen toimittamisen välillä kuluu aikaa. Ilmoitetut luvut eivät sisällä ”harmaita käännöksiä” tai suoraa ulkoistamista, jonka osuus on varsin merkittävä komissiossa, mutta josta ei ole saatavilla kattavia tietoja.

(14) Komissiossa asian käsittelykielet ovat englanti, ranska ja saksa.

(15) Neuvoa-antavat komiteat, hallintokomiteat ja sääntelykomiteat, joiden toiminnasta on säädetty menettelystä komissiolle siirrettyä täytäntöönpanovaltaa käytettäessä 28 päivänä kesäkuuta 1999 tehdyssä neuvoston päätöksessä 1999/468/EY (EYVL L 184, 17.7.1999, s. 23), joka korvaa 13. heinäkuuta 1987 tehdyn neuvoston päätöksen 87/373/ETY (EYVL L 197, 18.7.1987, s. 33).

(16) Esimerkiksi julkaistavaksi tarkoitettujen asiakirjojen tai lainsäädäntötekstien käännösten laadun on oltava parempi (mikä edellyttää enemmän resursseja) kuin sisäiseen käyttöön tarkoitettujen asiakirjojen.

(17) CIEQ, comité interinstitutionnel d’évaluation de la qualité des traductions externes.

(18) Ks. neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002, 25. kesäkuuta 2002 (EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1), johdanto-osan 14. kappale.

(19) Kustannukset olivat merkittävästi korkeammat vuosina 2004 ja 2005, kuten kohdassa 53 esitetään, mutta näille vuosille oli ominaista alhaisempi tehokkuus siirryttäessä 11 kielen järjestelmästä 21 kielen järjestelmään.

(20) Esim. henkilöstöhallinto, koulutus ja rahoitus.

Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

(21) Esim. henkilöstöhallinto, koulutus ja rahoitus.

Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

(22) Esim. henkilöstöhallinto, koulutus ja rahoitus.

Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

(23) Uusien kielten osalta hintaero vaihtelee liettuan kielen 15 prosentin erosta latvian kielen 38 prosentin eroon. Hintaero on keskimäärin noin 12 prosenttia (ks. taulukko 4), joka selittyy osittain erilaisista sopimukseen liittyvistä ehdoista. Erityisesti parlamentin sopimuspuolen on hyväksyttävä tarjotut käännökset, ja kirjallisten kysymysten käännösten osalta hänen on työskenneltävä hyvin lyhyiden määräaikojen rajoissa.

(24) Asiakirjojen jättämisen määräaika on käännöspalvelulle osoitetun käännöstoimeksiannon kääntämiseen annettu aika, jota ei voida enää tiukentaa.

(25) Asiakirjan kääntämiseksi tarvittava työmäärä riippuu monista tekijöistä, kuten käännettävien sanojen määrästä (esimerkiksi sivulla saattaa olla eripituisia tekstejä tai ainoastaan aiemmin käännetyn tekstin muutokset käännetään), asiakirjan teknisestä vaikeudesta ja käännetyn lähde- tai viiteasiakirjan saatavuudesta.

(26) Kun on vähennetty sihteerien käyttämä aika muuhun kuin käännösprosessiin liittyvään toimintaan.

(27) Euroopan komissio, käännöstoimen pääosasto, arviointikertomus käännöstoimen etätyötä koskevasta pilottihankkeesta, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bryssel, 6.10.2003.

(28) CRE, Compte rendu in extenso: sanatarkat istuntoselostukset, joiden määrä oli noin 18 prosenttia parlamentin käännösten määrästä vuosina 2003–2005.

(29) Parlamentin poliittiset ryhmät tekevät toisinaan sopimuksia suoraan freelance-kääntäjien kanssa, jos suunnitteluyksikkö on hylännyt ryhmien pyyntöjä (jotka ylittävät niiden 15 sivun viikoittaisen kiintiön).

(30) Ks. myös PriceWaterhouseCoopers, talous- ja sosiaalikomitea sekä alueiden komitea: vertaileva analyysi unionin toimielinten käännösosastojen tuottavuudesta Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes, Bryssel, 4. elokuuta 2000, s. 24: ”On syytä panna merkille, että yksityisen yrityksen kääntäjän tuottavuus on suunnilleen 8–10 sivua päivässä, ilman että otetaan huomioon käännösmuistin avulla tuotettuja käännöksiä (yksi sivu vastaa 350:tä sanaa)” (350 sanaa = 2 100 merkkiä = 1,4 standardisivua).

(31) Neuvostossa vuoden 2004 loppuun asti ainoastaan EU 15 -kielet.

Lähde: Tilintarkastustuomioistuin.

(32) Esimerkiksi englannin kielen yksikössä kiireisimmän yksikön tuottavuus vuoden 2004 ensimmäisellä puoliskolla oli 65 prosenttia korkeampi kuin yksikön, jonka työmäärä oli alhaisin.

(33) DGMA, Toimintasuunnitelma neuvoston pääsihteeristön hallinnon uudenaikaistamiseksi, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, osasto 11: Pääosaston A linja 3:n uudistus.

(34) Komissio kuitenkin jätti kyseisen luettelon lähes käyttämättä ja järjesti oman tarjouskilpailunsa.

(35) Kustannukset olivat noin 40 euroa sivua kohden.

(36) Ottaen huomioon ainoastaan freelance-käännöksen muuttuvat kustannukset, arviolta noin 40 euroa sivua kohden.

LIITE I KOMISSIOSSA, PARLAMENTISSA JA NEUVOSTOSSA SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖKSET Komissio 1. Komission työjärjestyksessä (1) täsmennetään, että kaikki komission hyväksymät säädökset liitetään ”tiivistelmään” (kokouksessa hyväksytyt säädökset) tai ”päivittäiseen asialuetteloon” (kirjallisella menettelyllä, valtuutusmenettelyllä tai toimivallan siirtomenettelyllä hyväksytyt säädökset) (2), todistusvoimaisella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä, toisin sanoen yhteisöjen kaikilla virallisilla kielillä, kun kyseessä on yleisesti sovellettava säädös, ja muun säädöksen osalta niillä kielillä, joille se on osoitettu (työjärjestyksen 18 artikla). 2. Vaikka komitologiakomiteoita on pidettävä osana komissiota (3) ja asetusta N:o 1/1958 sovelletaan niiden työskentelyyn (4), työjärjestyksen mallissa ei tarkoituksella viitattu kielijärjestelyihin (5), jotta jokainen komitea voi löytää todellisiin tarpeisiinsa parhaiten soveltuvan käytännön ratkaisun. Asiakirjat, jotka tullaan joka tapauksessa myöhemmin kääntämään (erityisesti toimenpiteitä koskevat luonnokset, joiden lopullinen versio on julkaistava virallisessa lehdessä), on jo periaatteessa käännetty komiteoiden kokouksia varten. 3. Kesäkuussa 2004 laaditussa pääsihteerin muistiossa (6) todetaan, että sellaisten täytäntöönpanoa koskevien toimenpiteiden, jotka on osoitettu ainoastaan tietyille jäsenvaltioille, osalta riittää, että ne käännetään ainoastaan asianomaisille kielille ja että Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistaan tiedonanto, jossa ilmoitetaan päätöksen hyväksymisestä ja Internet-sivusto, jossa päätökseen voi perehtyä. Asiakirja käännetään kokonaan ja kaikille kielille, jos niiden julkaiseminen Euroopan unionin virallisessa lehdessä on niiden voimaantulon edellytyksenä (esimerkiksi yhteispäätösmenettelyllä annetut parlamentin ja neuvoston asetukset, direktiivit ja päätökset ja kaikille jäsenvaltioille osoitetut komission asetukset ja direktiivit, muttei komission päätökset). 4. Toukokuussa 2004 annetussa tiedonannossa tehdään ero oikeudellisista velvoitteista johtuvien asiakirjojen (jaettu yhdeksään luokkaan) ja poliittisesti merkityksellisten asiakirjojen (jaettu 11 luokkaan) kesken. Tiedonannossa ei käsitellä tiettyihin luokkiin kuuluvien asiakirjojen – kuten muut julkaisut kuin Euroopan unionin virallinen lehti – kääntämistä, joten niiden kääntämisestä on päätettävä tapauskohtaisesti pyynnön esittäneen pääosaston ja käännöstoimen pääosaston kesken (7). 5. Kaikille kielille käännettävien asiakirjojen tärkeimmät luokat ovat: lainsäädäntöehdotukset, perustelut, lainsäädännöllisten asiakirjojen nojalla laaditut kertomukset, virallisessa lehdessä julkaistut valtiontuki-ilmoitukset ja kilpailun vastaista toimintaa koskevat menettelyt sekä virallisessa lehdessä julkaistut niistä johtuvat lopulliset päätökset, polkumyyntiä koskevat päätökset, komission tiedonannot (mukaan lukien valkoiset ja vihreät kirjat), tarjouskilpailuilmoitukset tai kiinnostuksenosoituspyynnöt sekä lehdistötiedotteet. 6. Eräät asiakirjat käännetään ainoastaan asian käsittelykielille (englanti, ranska ja saksa) (erityisesti komission tiedonannot, neuvoston päätösten ja komission ehdotusten seurantakertomukset) tai asianomaisen tahon kielelle (kuten pysyviin edustustoihin osoitetut kirjeet, vastaukset yksittäisiin pyyntöihin ja rahoitusehdotukset). Tekniset liitteet käännetään enintään kolmelle kielelle tai ne jätetään kääntämättä todellisista tarpeista riippuen. Vastaukset parlamentin kirjallisiin kysymyksiin käännetään kysymyksen esittäneen Euroopan parlamentin jäsenen kielelle ja yhdelle asian käsittelykielelle. Parlamentti 7. Parlamentin työjärjestyksen 138 artiklan mukaan ”kaikki parlamentin asiakirjat laaditaan virallisilla kielillä”. Työjärjestyksen 150 artiklassa todetaan: ”Tarkistuksista voidaan äänestää vasta sen jälkeen, kun ne on painettu ja jaettu kaikilla virallisilla kielillä, jollei parlamentti toisin päätä. Parlamentti ei voi tehdä tällaista päätöstä, jos vähintään 37 jäsentä sitä vastustaa”. 8. Euroopan parlamentin puhemiehistö hyväksyi 19. huhtikuuta 2004 menettelysäännöt, jotka tulivat voimaan 1. toukokuuta 2004 ja jotka korvasivat 8. helmikuuta 1999 hyväksytyt vastaavat menettelysäännöt. Menettelysääntöjen 1 artiklan 2 kohdassa todetaan seuraavaa: Euroopan parlamentti tarjoaa kielipalveluita nk. hallitun täydellisen monikielisyyden periaatteen mukaisesti. Niinpä parlamentin jäsenille työjärjestyksen mukaisesti kuuluvaa oikeutta käyttää puheenvuoroja haluamallaan virallisella kielellä kunnioitetaan täysin. Monikielisyyden käyttöön annettavia resursseja hoidetaan käyttäjien todellisten tarpeiden perusteella, lisäämällä käyttäjien vastuuta ja parantamalla kielipalvelupyyntöjen suunnittelua. 9. Asiakirjat, joiden kohdekieliä on eniten, ovat tarkistukset, lausuntoluonnokset ja mietintöluonnokset. Kaikkien muiden asiakirjatyyppien kohdekielten määrä vaihtelee yhdestä (pääasiassa englanti) neljään. Tarkastusta varten laaditusta taulukosta 8 käy ilmi parlamentissa käännettävät asiakirjatyypit. Taulukko 8 Euroopan parlamentissa käännettävät asiakirjatyypit Luvut ajalta 1.1.2003–31.5.2004 Asiakirjatyyppi Osuus käännöksistä (%) Pakollinen kaikille kielille Ei-pakollinen kaikille kielille Istuntoselostukset CR 19,3 % × Tarkistukset AM 17,6 % × Sekalaiset (”Muut”) DV 15,1 % × Mietintöluonnokset PR 9,8 % × Lopulliset mietinnöt RR 7,3 % × Kirjalliset kysymykset QE 5,9 % × Pöytäkirjat PV 5,2 % × Ilmoitukset jäsenille CM 4,2 % × Työasiakirjat DT 3,2 % × Tiedotteet NT 2,3 % × Lausuntoluonnokset PA 2,2 % × Päätöslauselmat RE 1,7 % × Kirjeet LT 1,2 % × Esityslistat OJ 1,1 % × 12 muuta erityistä asiakirjatyyppiä, joista kunkin osuus on enintään yksi prosentti käännösten kokonaismäärästä 3,9 % × × Lähde: Tilintarkastustuomioistuin. 10. Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistava tai täysistunnossa äänestettävä asiakirja on aina käännettävä kaikille virallisille kielille, kun taas työasiakirjoja voidaan kääntää lukijoiden kielitarpeiden mukaan. Neuvosto 11. Neuvoston työjärjestyksen (8) 1 ja 14 artiklan mukaan ministerien kokouksissa käsitellyt asiakirjat on käännettävä kaikille virallisille kielille, jollei neuvosto yksimielisesti ja asian kiireellisyyden vuoksi toisin päätä. Neuvoston jäsen voi vastustaa asian käsittelyä, jos käännöstä ei ole saatavilla. 12. Neuvoston ja sen valmistelevien elinten asiakirjojen laatimisesta annetun oppaan (Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies) liitteessä luetellaan kaikille kielille käännettävät keskeiset asiakirjat (9). Kuten oppaassa todetaan, asiakirjoja, joita ei ole mainittu kyseisessä luettelossa, ei tarvitse kääntää EU 10 -kielille. Näitä asiakirjoja voidaan kääntää tarvittaessa EU 15 -kielille käännösten ja asiakirjatuotannon pääosaston resurssien salliessa ja jos menettelysäännöissä vahvistettuja määräaikoja noudatetaan. Tällä pääosastolla on oikeus kieltää sellaisen asiakirjan kääntäminen, jota ei ole mainittu luettelossa. (1) Komission työjärjestys, C(2000) 3614 (EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26). (2) Tiivistelmiin tai asialuetteloihin kirjataan kaikki komission kokousten aikana (suullisessa menettelyssä ”tiivistelmään”) ja päivän aikana (muiden menettelyiden osalta ”päivittäiseen asialuetteloon”) hyväksytyt päätökset. (3) Yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen asiassa T-188/97, Rothmans International BV vastaan komissio, 19. heinäkuuta 1999 antama tuomio. (4) Euroopan komissio, pääsihteerin muistio pääjohtajille ja yksikönpäälliköille, SEC(2003) 795, 10. heinäkuuta 2003. (5) Työjärjestyksen malli – neuvoston päätös N:o 1999/468/EY – … komitean työjärjestys (EYVL C 38, 6.2.2001, s. 3). (6) Euroopan komissio, pääsihteeristö, Unionin tulevaisuutta ja institutionaalisia kysymyksiä käsittelevän työryhmän johtajan tiedote terveys- ja kuluttaja-asioiden pääosaston pääjohtaja Paul Madelinelle, 23.6.2004, TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242). (7) Toukokuussa 2004 annetussa tiedonannossa esitetyt 20 luokkaa kattoivat 64 prosenttia vuoden 2004 käännöksistä ja noin 72 prosenttia vuoden 2005 käännöksistä, kun vastaava luku vuonna 2003 oli 34 prosenttia. Vuoden 2005 tärkeimmät luokat ovat: lainsäädäntöehdotukset ja itsenäiset säädökset (36 prosenttia), valtion tuki ja kilpailumenettelyt (10 prosenttia), komission tiedonannot (7 prosenttia), tarjouskilpailumenettelyt (6 prosenttia) ja Internet-sivustot (4 prosenttia). (8) Neuvoston päätös, tehty 22 päivänä maaliskuuta 2004, neuvoston työjärjestyksen vahvistamisesta (2004/338/EY, Euratom) (EUVL L 106, 15.4.2004, s. 22). (9) Neuvoston keskeisiä asiakirjoja ovat: tietyssä keskeisessä menettelyvaiheessa olevat lainsäädäntöluonnokset, neuvoston esityslistat, asialistalla A olevat huomautukset ja niiden lisäykset, neuvoston esityslistalla hyväksyntää tai keskustelua varten olevat asiakirjat, oikeudellisen osaston lausunnot, neuvoston kokouspöytäkirjat, neuvoston vastaukset Euroopan parlamentin kirjallisiin kysymyksiin ja suullisiin kysymyksiin, joista on käyty keskustelu, puheenjohtajavaltion Euroopan unionin puolesta antamat julkilausumat, lehdistötiedotteet neuvoston istunnoista, kirjallisessa menettelyssä lähetetyt teleksit, jäsenvaltioiden viranomaisten käyttöön tarkoitetut oppaat, Eurooppa-neuvoston puheenjohtajavaltion päätelmät.

LIITE II TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN LAATIMA MENETELMÄ KÄÄNNÖSTOIMINNAN KUSTANNUSTEN ARVIOIMISEKSI 1. Tilintarkastustuomioistuimen arvioimat kokonaiskustannukset (kustannus ennen veroja ja eläkemaksuja) sisältävät kaikki käännöstoimintaan liittyvät suorat ja välilliset kustannukset. 2. Kustannus yhteisön talousarvioon (kustannus verojen ja eläkemaksujen jälkeen) saadaan vähentämällä pysyvään henkilöstöön kuuluvien kääntäjien maksama yhteisövero ”kustannuksesta ennen veroja ja eläkemaksuja” ja lisäämällä kuvitteellinen työnantajan suorittama eläkemaksu pysyvään henkilöstöön kuuluvista kääntäjistä (maksu on kaksi kertaa suurempi kuin virkamiehen suorittama maksu). 3. Suorat kustannukset ovat kääntäjien tai sihteereiden toteuttamista kääntämiseen liittyvistä toimista aiheutuvat henkilöstökustannukset. (Kyseiset toimet käsittävät käännösyksiköiden tekemät esikäännökset, revisoinnin ja tekstinkäsittelyn, mutta niihin ei sisälly muihin kuin kääntämiseen liittyviin tehtäviin käytetty työaika.) 4. Välilliset kustannukset sisältävät varsinaisiin käännöstehtäviin välillisesti osallistuvan henkilöstön jäsenten (terminologit, työskentelymenetelmien kehittämiseen erikoistuneet henkilöt, yksikönpäälliköt, kielikoordinaattorit ja ylempi johto, freelance- ja suunnitteluyksiköt) palkat ja korvaukset sekä kääntäjien muuhun kuin kääntämiseen tai revisointiin käyttämän ajan sekä yleismenot, kuten esimerkiksi tietotekniikka, kiinteistöt ja toimistokalusteet ja henkilöstöhallinto, joita käännöspalvelut eivät hallinnoi suoraan. Toimielimet ovat hyväksyneet suorien ja välillisten kustannusten jaon. 5. Henkilöstökustannusten selville saamiseksi käytettiin seuraavia tietoja: — Komission henkilöstön ja hallinnon pääosaston vahvistama kunkin palkkaluokan keskimääräinen henkilöstökustannus. Tähän henkilöstökustannukseen sisältyivät kaikki palkkoihin ja korvauksiin liittyvät osat. Tarkastustiimi otti huomioon kahdenlaisia keskimääräisiä henkilöstökustannuksia: kustannukset ennen ja jälkeen veroja ja eläkemaksujen maksamista (1). — Käännöspalvelun henkilöstön jakautuminen eri palkkaluokkiin kussakin toimielimessä. — Kiinteistökustannukset (5 854 euroa virkamiestä kohden) ulkopuolisen konsultin yhdessä toimielinten kanssa laatiman arvion mukaan. — Palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon keskimääräinen kustannus (komission) käännöstoimen pääosaston suhteellisen määritelmän mukaan tai (toisissa toimielimissä) ulkopuolisen konsultin määritelmän mukaan. 6. Tietotekniikkaan liittyvän kustannuksen määrä määriteltiin vuoden 2003 talousarvion toteuttamisen perusteella vastaavien budjettikohtien osalta ja atk-laitteiden keskimääräinen hankinta- ja ylläpitokustannus tietotekniikka- ja rahoitusyksiköiden laskelmien perusteella. 7. Osa pysyvään henkilöstöön kuuluvien kääntäjien ajasta ja kustannuksista osoitettiin ulkopuolella teetettäviin käännöksiin liittyviin kustannuksiin, koska pysyvään henkilöstöön kuuluvat kääntäjät suorittivat freelance-käännösten laadunvalvontaa ja revisointia. 8. Tämän jälkeen kolmen tarkastuksen kohteena olleen toimielimen käännöstoiminnan kokonaiskustannukset jaettiin vuodessa käännettyjen sivujen määrällä sivukohtaisen kustannuksen selville saamiseksi (ks. taulukot 2, 3 ja 4). Komission ja parlamentin osalta käytettiin virallista käännettyjen sivujen määrää, jotka käännöstoimen pääosasto ja käännös- ja julkaisutoiminnan pääosasto olivat laatineet, koska näiden toimielinten (ks. kertomuksen alaviitteet 8 ja 9) sivumäärän laskussa käyttämien menetelmien tulokset olivat vertailukelpoiset. Neuvoston osalta tilintarkastustuomioistuin laski keskimääräisen korjauskertoimen sadasta asiakirjasta koostuvalle otokselle, koska neuvoston viralliset sivumäärät vuonna 2003 perustuivat pelkästään asiakirjojen tulostettujen sivujen määriin eivätkä käännettävien merkkien määriin (2). Vertailukelpoinen tuotantoluku saatiin kertomalla keskimääräinen korjauskerroin käännöksistä ja asiakirjatuotannosta vastaavan pääosaston ilmoittamalla virallisella tulostettujen sivujen määrällä. 9. Tilintarkastustuomioistuimen laskema sivukohtainen kustannus ei ole monikielisyyden kokonaiskustannus, sillä se ei sisällä juristi-lingvistien revisoinnista aiheutuneita kustannuksia eikä asiakirjojen julkaisemisesta 20 kielelle aiheutuvia lisäkustannuksia. Koska lainsäädäntömenettelyn aikana samasta lainsäädäntöluonnoksesta käännetään monia peräkkäisiä versioita, hyväksytyn lainsäädännön todellinen kustannus on moninkertainen tämän kertomuksen taulukossa 2 esitettyyn sivukohtaiseen kustannukseen nähden. Esimerkiksi Euroopan perustuslaista käännettiin 15 versiota. (1) Komission suorittamat eläkemaksut ovat arviolta 16,5 prosenttia bruttopalkasta tai kaksi kertaa virkamiesten maksamien maksujen suuruiset. (2) Jotta asiakirjoja voitaisiin verrata muiden toimielinten asiakirjojen kanssa, kunkin otantaan poimitun asiakirjan sivumäärän laskemiseen sovellettava korjauskerroin on yhtä kuin merkkien lukumäärä (tai jos kyseessä on jo käännetyn asiakirjan uusi versio, muutettujen merkkien määrä kerrottuna 50 prosentilla, jota komission käännöstoimen pääosastossa käytetään siellä toteutetuille käännöksille) ilman välilyöntejä jaettuna 1 500:lla ja pyöristettynä toisaalta lähimpään kokonaislukuun ja toisaalta todellisten sivujen määrään.

PARLAMENTIN VASTAUKSET 1. Euroopan parlamentissa työkielten määrää ei sen sijaan ole rajoitettu; kaikki istuntoasiakirjat ja virallisten elinten kokousasiakirjat käännetään siis kaikille unionin työkielille. 13–14. Parlamentti soveltaa käännöksiä koskevissa asioissa työjärjestystään ja 1. toukokuuta 2004 voimaan tulleita puhemiehistön hyväksymiä monikielisyyttä koskevia menettelysääntöjä. Vaikka menettelysäännöt eivät muodostakaan luvanmyöntämisjärjestelmää, niissä kuitenkin asetetaan tärkeysjärjestykseen elimet, jotka voivat pyytää käännöksiä, määritetään parlamentissa ja sen ulkopuolella käännettäviä asiakirjatyyppejä koskevat prioriteetit eri lainsäädäntömenettelyjen yhteydessä, vahvistetaan pyydettyjen kieliversioiden ensisijainen järjestys, määritetään käännöspyyntöjen esittämisen määräajat ja käännettävien asiakirjojen pituudet. Menettelysäännöissä vahvistetaan myös, millä edellytyksillä voidaan hyväksyä muiden kuin luettelossa mainittujen käyttäjien esittämät pyynnöt. Nämä pyynnöt annetaan puhemiehistön käsiteltäviksi ja lupa myönnetään vain, jos kyseinen asiakirja on parlamenttityön kannalta keskeinen. 15–16. Pääsy järjestelmään myönnetään vain pyynnön esittävän yksikön esimiehen pyynnöstä. Kaikki nykyiset käyttöluvat on kuitenkin uusittava Gepro-tietojenkäsittelyjärjestelmän uudistamisen yhteydessä (ITMS-hanke), ja niiden määrää vähennetään tuolloin mahdollisuuksien mukaan. Mitä tulee tilintarkastustuomioistuimen mainitsemaan riskiin, se on parlamentin mielestä minimaalinen mainituissa säännöissä asetettujen rajoitusten ansiosta. Ks. myös vastaukset 13 ja 14 kohtaan edellä. 17. Joskus, vaikkakaan ei kovin usein, suunnitteluyksikkö vähentää pyydettyjen kielten määrää joko kieliprofiilia koskevien sääntöjen nojalla tai muiden erityispoikkeusten vuoksi, joita pyynnön esittäneet yksiköt eivät ehkä ole ottaneet huomioon. Noin 90 prosentissa tapauksista käännökset toimitetaan ennen kokouspäivämäärää. Jos pyydettyä määräaikaa on mahdoton noudattaa, teksti käännetään vain, jos sitä käytetään pohja-asiakirjana menettelyn seuraavassa vaiheessa. 20. Huhtikuussa 2006 tilanne oli seuraava: 238 kääntäjää (kokoaikaista), joista 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, ja 5 yksikönpäällikköä (CS, LV, PL, SK, SL) ja 1 vt. yksikönpäällikkö (MT) toimi EU 10 -kielten käännösyksiköissä. 23. Euroopan parlamentissa käännökset uusista kielistä on lähes aina pystytty teettämään kääntäjillä, joilla on kohdekieli äidinkielenään. Euroopan parlamentti ei rajoita työkielten määrää eikä tunnusta nk. asian käsittelykieliä. (Ks. myös vastaus 1 kohtaan.) 26. Euroopan parlamentti ei käytä käsitettä ”asian käsittelykieli”. (Ks. 23 kohta.) 32–33. Menettelysäännöissä otettiin käyttöön ”kieliprofiilien” käsite. Kuten tilintarkastustuomioistuin korostaa, parlamentin valiokuntien käsittelemät asiakirjat käännetään ainoastaan niiden jäsenten ja varajäsenten kielille. 36. Euroopan parlamentin mielestä lähestymistavat eivät ole epäjohdonmukaiset, sillä ne vastaavat kunkin toimielimen erityistarpeita, jotka ovat eri toimielimissä erilaiset. 37. Parlamentti haluaa kiinnittää tilintarkastustuomioistuimen huomion laadun parantamista koskevaan toimintasuunnitelmaan, jonka toimielinten yhteinen käännös- ja tulkkauskomitea (ICTI) laati toimielinten pääsihteerien pyynnöstä ja jota aletaan pian soveltaa. Toimintasuunnitelmassa luetellaan 14 käytännön toimenpidettä, joista osa koskee sekä kääntämistä että tulkkausta ja jotka liittyvät henkilöresursseihin, originaalien ja käännösten tekniseen ja kielelliseen laatuun, tausta-asiakirjoihin, terminologiaan ja työvälineisiin. Jokaisessa yksikössä, jota asia koskee, on nimettävä yksi virkamies laatuvastaavaksi. 39. On huomattava, että Euroopan parlamentissa tarkastukset koskevat kaikkia seikkoja, joissa virheitä esiintyy, myös oikean terminologian käyttöä. 40. Vaikka erityistä välinettä käyttäjätyytyväisyyden mittaamiseksi ei ole otettu käyttöön, käytössä on kuitenkin menettely ja lomake valitusten esittämistä varten. On myös huomattava, että Euroopan unionin toimielimissä ”asiakkaat” ja etenkin parlamentin jäsenet ovat riittävän läheisiä pääsihteerin kanssa voidakseen ilmaista mahdollisen tyytymä