EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO
Bryssel28.2.2001
KOM(2000) 115 lopu llinen
KERTOMUS HALLINNONUUDISTUKSEN EDISTYMISESTÄ – HELMIKUU 2001
(komissionesittämä)
2KERTOMUS HALLINNONUUDISTUKSEN EDISTYMISESTÄ - HELMIKUU 2001
1. JOHDANTO
Komissaarien kollegio hyväksyi komission uudistamista käsittelevän valkoisen kirjan
1. maaliskuuta 2000. Uudistuksen tarkoituksena on ottaa käyttöön työmenetelmiä,joilla lisättäisiin komission rii ppumattomuutta, t ilintekovelvollisuutta, teho kkuutta ja
avoimuutta ja ohjattaisiin komission työtä korkeimpien vastuuperiaatteidenmukaisesti. Näihin tavoitteisiin pyrittiin ohjelmalla, johon sisältyy 98 erillistä tointakäsittävä, vuoteen2002 mennessä toteutettava toimintasuunnitelma.
Tässä kertomuksessa tarkastellaan sitä, miten komissio on kuluneen vuoden aikana
edistynyt valkoisen kirjan täytäntöönpanoon tähtäävien toimenpiteiden kehittämisessäja käyttöönotossa. Kertomuksessa kuvaillaan valkoiseen kirjaan sisältyvientärkeimpien uudistusalueiden toimia sekä tarkastellaan komission uudistusaloitteeseenliittyvien yhteisön ohjelmien hallinnoinnin uudistamistyön tuloksia. Siinä arvioidaanhallinnonuudistuksen edistymistä myös yleisellä tasolla ja ennakoidaan tulevan vuodentodennäköistä kehitystä.
2. T
AUSTA
Rooman sopimuksessa määriteltiin komission tehtävät juuri perustetussa Euroopan
yhteisössä. Sen jälkeen monet asiat ovat muuttuneet. Jäsenvaltioiden määrä onnoussut 15:een, ja vuosien kuluessa neuvosto ja Euroopan parlamentti ovat antaneetkomissiolle monia hallinnollisia tehtäviä sen al kuperäisten tehtävien lisäksi. Jotkut
näistä hallinnollisista tehtävistä ovat kuitenkin poikenneet perustamissopimuksenmukaisista komissionperustehtävistä.
Jotta komissio voisi vastata tähän vallitsevaan tilanteeseen ja valmistautua
laajentumiseen, kollegio hyväksyi varapuheenjohtaja Neil Kinnockin ehdottamanvalkoisenkirjankomissionuudistuksesta. Samalla tehtiin strateginen päätös komissiontyön keskittämisestä valkoisen kirjan politiikkojen päätavoitteisiin. Komissaarienerityisryhmä teki toimista ja niiden tasapainottamiseen käytettävistä resursseistayleisarvion. Arviointisaatiinpäätökseenvuoden2000 heinäkuussa.
Uudistusta ovat edistäneet komission toimikautensa alussa hyväksymät toimet,
erityisesti komission jäsenten toimintasäännöt (syyskuu 1999), komission jäsenten jayksiköiden toimintasäännöt (syyskuu 1999) sekä komission jäsenten taloude llisista
eduistaanantama ilmoitus (elokuu 1999).
Koska meneillään oleva uudistus ja ha llintotavat liittyvät läheisesti toisiinsa, niistä
vastaavat ryhmät tekevät tiivistä yhteistyötä varmistaakseen näiden kahden toiminnanyhdenmukaisuuden.
Toisin kuin aiemmin, jolloin uudistettiin komission yksittäisiä toimia, valkoisessa
kirjassa ehdotetaan ensimmäistä kertaa yhdenmukaisia uudistuksia, joihin sisältyy
3toisiinsa liittyviä, useita komissaarien toimialoja kattavia toimia. Yleistavoitteena on
muuttaa koko hallintokulttuuri.
Komissiolla on oltava voimavarojensa hyödyntämiseksi parhaat mahdolliset rakenteet
ja järjestelmät. Komission uudistamista käsittelevässä valkoisessa kirjassa esitettiinsen vuoksi ohjelma työtapojen, toimintojen ohjelmoinnin sekä henkilöstö- jataloushallinnon perusteelliseksi tarkistamiseksi. Tähän liittyy taloushallinnon uudistus,
jolla komissio varmistaa mahdollisimman tehokkaan julkisten varojen käytön.
Uudistuksella pyritään ensisijaisesti seuraavien viiden periaatteen tehostamiseen:
riippumattomuus, vastuu llisuus, tilintekovelvollisuus, teho kkuus ja avoimuus. Näiden
avulla pyritään palvelua korostavaan hallintokulttuuriin ja siihen, että tuloksetmerkitsevät enemmän kuin panokset.
Valkoisen kirjan toimintasuunnitelma koostuu 98:sta erillisestä toimesta, jotka
jakautuvat uudistuksen mukaisiin lukuihin. Ehdotetut toimenpiteet ovat selkeästitoisiaan täydentäviä, koska painopisteiden määrittelyyn ja voimavarojen tehokkaaseenkäyttöön on liityttävä myös henkilöresurssien kehittäminen, ennen kaikkea paremmantaloushallinnon, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen helpottamiseksi.
Kunkin toimen luonne määrää sen valmisteluun ja täytäntöönpanoon tarvittavan ajan,
ja kaikki toimet eivät johda heti tuloksiin. Esimerkiksi kokonaan uudelleensuunnitellut talousprosessit ovat jo nyt käytössä, kun taas toimintojohtamiseenliittyvät toimet toteutetaanpilottihankkeina vuoteen2002 mennessä.
3.
UUDISTUSPROSESSI
Komissio on soveltanut uudistuksen alusta lähtien menettelyä, jolla pyritään
varmistamaan eri yksiköiden osallistuminen ideoiden ja menetelmien kehittämiseen japyytämään lausunnot mahdollisimman monelta taholta
1. Valkoista kirjaa laadittaessa
lausunnot toteutettiin suorin henkilöstökokouksin sekä sähköisin viestimin. Tätätapaa käytetään myös monien henkilöresursseja koskevien tiedonantojen laadinnassa,jolloin asiakirjaluonnoksia julkaistaan intranetissä henkilöstön kommentteja varten.Keskusteluja käytiin myös yleisten asiain neuvoston kokouksessa Portugalinpuheenjohtajakaudella, ja keskustelujen tuloksena oli hallinnon uudistusta tukeva
päätöslauselma. Parlamenttiin oltiin lisäksi tiiviissä yhteydessä, ja sen kanssa käytiinkeskusteluja. Vuoden 2000 tammikuussa annettu Van Hultenin päätöslauselma olivalkoisen kirjan kannalta suuntaa-antava. Parlamentti laati myöhemmin samanavuonna neljä merkittävää kertomusta, joissa käsiteltiin yksityiskohtaisemminparlamentintukemia ja tärkeinä pitämiä uudistuskysymyksiä.
Hallinnonuudistuksesta vastaava komissaarien ryhmä perustettiin osa llistumaan ja
antamaan neuvoja uudistuksen päälinjoihin sekä kommentoimaan säädösehdotuksiaennen niiden toimittamista kollegion hyväksyttäviksi.
Talousprosesseja, sisäistä tarkastusta, henkilöresursseja, toimintojen eriyttämistä,
toimintojohtamista sekä taloudellisten etujen suojaamista käsittelemään perustettiin
1Ks. liite1.
4suunnittelu- ja koordinointiryhmät. Kunkin johdossa oli pääjohtaja ja jäseninä muita
johtavia virkamiehiä ja uudistuksen kohderyhmien edustajia. Ne ryhmät, jotka ovatyhä toiminnassa, osallistuvat merkittävällä tavalla uudistuksentäytäntöönpanoon.
Talousprosesseja käsittelevä ryhmä antoi suosituksia taloushallinnosta ja muista
budjettipääosaston ehdotuksista, kuten varainhoitoasetusten uudistamisesta, tulojen jamenojen hyväksyjiä koskevasta asiakirjasta ja sisäisen valvonnan vaatimuksista.Ryhmä kuulee parha illaan pääjohtajia, jotka esittävät pääosastonsa taloushallinnon ja
valvontajärjestelmien parannussuunnitelmat. Toimintojen eriyttämisryhmä onmääritellyt komissiolle kolme muiden kuin ydintehtävien eriyttämiseen soveltuvaatapaa sekä laatinut komissiolle tiedonannon yhteisön ohjelmien hallinnoinnineriyttämisestä. Sisäistä tarkastusta käsittelevä ryhmä osallistui merkittävällä tavallavalkoisen kirjan asianomaisten osien laadintaan. Ryhmä sai työnsä päätökseen 22.helmikuuta 2000. Toimintojohtamisen ryhmä valvoo tämän painopisteiden,toimintojen suunnittelun ja voimavarojen kohdentamista koskevan uudenlähestymistavan kehittämistä ja käyttöönottoa. Eräs toinen ryhmä vastaa parhaillaanyhteisöjen taloudellisten etujen suojaamisen alalla toteutettavien uudistustoimien
täytäntöönpanosta.
Täytäntöönpanovaiheessa vastuuyksiköt ovat vastanneet toimien toteuttamisesta, kun
taas operatiiviset pääosastot jatkavat edelleenuudistustoimenpiteidensoveltamista.
Näiden laajojen sisäisten lausuntojen lisäksi komissio on pyytänyt tarpeen mukaan
neuvoja monilta ulkopuolisilta asiantuntijoilta.
Yleisesti ottaen silloin kun asiakirjojen laatiminen on ollut olennainen osa toimintaa,
komissio ontoiminut seuraavassa kaaviossa esitetyllä tavalla:
Valkoinen kirja
/gdf
Tiedotteet
/gdf
Keskusteluasiakirjojen luonnosten valmistelu
/gdf
Komission sisäinen lausuntokierros
/gdf
Tiedonantojen (keskusteluasiakirjojen tai lopu llistenasiakirjojen)hyväksyminenjal uonnokset
Komission säädösehdotukset (uudistuspaketti)
5Henkilöresurssienosalta menettelyonseuraavanlainen:
/gdf
Lausuntokierroshenkilöstön ja sen edustajien kanssa
/gdf/gdf
(kun henkilöstösääntöjä ei tarvitse muuttaa)
/gdf
Täytäntöönpanosääntöjen hyväksyminen
(päätökset, suuntaviivat)
komission toimesta
/gdf
Täytäntöönpano vuonna 2001(kun henkilöstösääntöjä on muutettava)
/gdf
Henkilöstösääntöjen muutospaketin
hyväksyminen komission toimesta
(vuoden 2001 puolivälissä)
/gdf
Toimielinten yhteisen henkilöstösääntökomitean
lausunto
/gdf
Tarkistetun henkilöstösääntöjen muutospaketin
hyväksyminen komission toimesta
(vuoden 2001 lopussa)
/gdf
Toimittaminen parlamenttiin ja neuvostoon
/gdf
Neuvoston hyväksyminen
/gdf
Täytäntöönpano vuodesta 2002
4. UUDISTUKSENALUEET
4.1. Palvelua korostava hallintokulttuuri
4.1.1. Uudistuksen pääkohdat
Päätavoitteena on parantaa kaikkien yhteisön toimielinten ja kansalaisten suhteita
tehostamalla palveluperiaatteita ja tieto- ja viestintätekniikan ja verkkojen käyttöä ( e-
Commission, komissionsähköinentoimintaympäristö).
4.1.2. Tähänastinen kehitys
Valkoisen kirjan hyväksymisen jälkeen ja edellisen komission tekemien aloitteiden
perusteella on hyväksytty useita itsesääntelyä koskevia asiakirjoja. Avoimuudenlisäämiseksi on ryhdytty toimenpiteisiin ja otettu käyttöön eri yksiköidentoimintatapoja yhtenäistäviä toimia, jotta yksiköt voivat hyödyntää tieto- javiestintätekniikan välineitä mahdollisimman paljon.
6Komissio on hyväksynyt myös ehdotuksen toimielinten yhteiseksi sopimukseksi
julkisen toiminnan etiikkaa käsittelevän neuvoa-antavan ryhmän perustamisesta.Avoimuuden lisäämisen tarve otettiin myös huomioon, kun komissio hyväksyiehdotuksen asetukseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojenjulkisuudesta. Neuvosto ja parlamentti hyväksyvät tämän asetuksenyhteispäätösmenettelynmukaisestimyöhemminvuonna 2001.
Vielä kunnianhimoisempia ovat toimet, joilla pyritään varmistamaan komission
EUROPA–verkkosivuston korkeampi profiili ja käyttäjäystävällisyys, tutkimaanmahdollisuutta käyttää Internetiä interaktiivisiin eri politiikkoja koskeviinlausuntopyyntöihinsekä edistämäänsähköisiä julkisia hankintoja ja kauppaa.
4.1.3. Tärkeimmät saavutukset 1. päivästä maaliskuuta 2000 lähtien
•Komissio on hyväksynyt hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt
virkamiestenjulkisessa toiminnassa (heinäkuussa 2000).
•Uusipuitesopimus Euroopanparlamentinkanssa tehtävänyhteistyön säännöistä
ja menettelyistä on hyväksytty komission ja parlamentin välillä (heinä kuussa
2000).
•Komission sähköistä toimintaympäristöä koskeva strategia perustuu kolmeen
pääsuuntaan (sisäinen hallinto, kansalaiset ja liike-elämä, ulkopuolisetyhteistyökumppanit). Tällä pyritään uudistamaan komission tieto- javiestintätekniikkaa koskeva politiikka.
•Paljon työtä on tehty sen eteen, että yksiköt voivat noudattaa komission
laskujenmaksamisenuutta 60 päivänmääräaikaa.
•Asiakaspaneeli on osallistunut henkilöstön ja hallinnon pääosaston työhön
tekemällä ehdotuksia palvelustandardien parantamiseksi. Paneeli onkokoontunut tähänmennessä neljä kertaa.
4.2. Painopisteiden määrittely ja voimavarojen tehokas käyttö
4.2.1. Uudistuksen pääkohdat
Tämänalueenensimmäinen haaste olilaatia toimintojohtamisen avulla yhdenmukainen
lähestymistapa sellaisten toimien yhdistämiseksi, joita ei ollut tähän mennessäkoordinoitu järjestelmällisesti (esim. politiikkojen tavoitteiden määrittely, toimiensuunnittelu ja ohjelmointi, budjetin valmistelu ja voimavarojen kohdentaminen). Tälläpyrittiin valmistelemaan tulevia toimintojohtamisen toimenpiteitä ja rajoittamaanvoimavarojen kohdentamismuutoksia. Toinen haaste oli parantaa tehokkuutta jasuorituksia tarkistamalla ja tehostamalla työmenetelmiä sekä kehittämällä mekanismijatkuvaantarkasteluunja mukauttamiseen.
4.2.2. Tähänastinen kehitys
Vastuussa olevien yksiköiden suunnittelemista toimintojohtamisen käyttöönoton
edellyttämistä tekijöistä keskusteltiin, ja ne testattiin yksiköiden ja kabinetin välisessätyöryhmässä ennen virallisen lausuntokierroksen aloittamista. Vaikka soveltuvan
7rakenteen laatiminen viivästyi jonkin verran, vuoden 2000 jälkipuoliskolla asiassa
edistyttiinhuomattavasti.
Komissaarien erityisryhmä analysoi puheenjohtajan johdolla pääosastojen työtä
tasapainon saavuttamiseksi eri tehtävien ja niiden toteuttamiseen tarvittavienvoimavarojen välillä. Uudistuksesta johtuvien toimenpiteiden täytäntöönpanemiseksierityisryhmä määritteli kertomuksensa päätelmissä mm. yksiköissä tarvittavienvirkojen määrät ja koulutustarpeen sekä osoitti tähän tarvittavat varat. Tämäntuloksena kollegio hyväksyi heinäkuussa oikaisukirjelmän vuoden 2001 alustavaantalousarvioesitykseen. Kirjelmässä ehdotettiin henkilöstön sisäisiä siirtoja, noin 600virkamiehen siirtymistä varhaiseläkkeelle vuosina 2001–2002 sekä pyydettiinlisävaroja. Komissaarien erityisryhmän työskentelyn yhteydessä laaditustavarhaiseläkejärjestelmän ehdotusluonnoksesta keskusteltiin henkilöstön edustajienkanssa ennen komission hyväksymistä. Sen jälkeen neuvosto hyväksyi erityisryhmänehdotustenbudjettinäkökohdat, ja ne otettiinvuoden2001 talousarvioon.
Toimintojohtamisen mukaisesti ja uusiin haasteisiin ja painopisteisiin vastaamiseksi
komissio voi päättää voimavarojen uudelleenkohdentamisesta, mikä edellyttäisityöntekijöiden eikä pelkästään virkojen siirtämistä. Tämän vuoksiliitännäistoimenpiteet henkilöstön siirtoja koskevien yleisperiaatteiden muodossakatsottiin tarpeellisiksi. Komissio keskusteli näistä toimenpiteistä henkilöstönedustajienkanssa ennentiedonannonjulkaisemista marraskuussa.
4.2.3. Tärkeimmät saavutukset vuoden 2000 maaliskuun jälkeen
Toimintojohtamisen tärkeimmät toimet ovat edenneet hyvin. Komission
pääsihteeristöön on perustettu strateginen suunnittelu- ja ohjelmointielin. Käyttöönotettiin yksikkö, joka on kehittänyt strategisen suunnittelu- ja ohjelmointielimentoimintavaiheet kutakin pääosastoa edustavien yhteyshenkilöiden avustamina.Ensimmäinen vaihe vuonna 2002 on suurelta osin pilottivaihetta, koska kaikkityömenetelmät eivät ole vielä käytettävissä. Tämä alkoi vuoden 2000 joulukuussapoliittisella suuntaa-antavalla keskustelulla, jonka perusteella komissio määrittelikuusipainopistealuetta vuodeksi 2002. Se vahvistetaan komission vuosistrategiaakoskevalla päätöksellä helmikuussa 2001, ja se on perustana alustavantalousarvioesityksen ja komission työohjelman valmistelussa myöhemmin.
Toimintojohtamisen kehittäminen perustuu kattavaan tietotekniikkajärjestelmään
nimeltäänIntegrated Resource Management System(IRMS, yhdennettyvoimavarojenhallintajärjestelmä), jossa yhdistyy useita muita tiedonhallinnon työkaluja ja jokamahdollistaa monia valvonta-, raportointi- ja tiedonkeruutoimintoja. Kahdeksanpääosastoa on toteuttanut IRMS:n pilottiohjelmia, jotka otetaan käyttöön laajemminvuonna 2002. Toimintojohtamisen onnistuneen käyttöönoton vuoksi kollegio onhyväksynyt tiedonannon, jonka tarkoituksena on tehostaa arviointijärjestelmääpääosastojen ja komission tasolla. Politiikkojen ja toimien arviointi on tärkeäävuosistrategiansekä strategisensuunnittelunja ohjelmoinninkannalta.
Ensimmäinen väliaikainen toimintasuunnitelma 12 tointa kattavasta menettelyjen ja
työtapojen yksinkertaistamisesta on hyväksytty. Sillä valmistellaan komissionpäätöksentekoprosessien yksinkertaistamispäätöksen myöhempää hyväksymistä.Osana johtamisvälineiden kehittämistä on hyväksytty suuntaviivat toimenkuvausten
8laatimiseksi kullekin virkamiehelle sekä kehitetty IRMS-pohjainen tietotekninen
työkalu. Viime vuonna käynnistetyn tehtävänasettelujen pilottihankkeen tuloksetsisällytetään henkilöstön uuden arviointijärjestelmän suuntaviivoihin yksilökohtaisentavoitteenasettelunjaarvioinninhelpottamiseksi.
4.3. Toimintojen eriyttäminen
4.3.1. Uudistuksen pääkohdat
Toimintojen eriyttämispolitiikan kehittäminen lähti liikkeelle tarpeesta vähentää
riippuvuutta teknisen avun toimistoista, mitä myös parlamentti tukee voimakkaasti.Komissio on määritellyt olosuhteet, joissa toimintojen eriyttäminen on suositeltavaa,eriyttämisen rajoitukset sekä kysymykseen tulevat eriyttämistyypit. Komissiotarkastelee eräiden alojen kaikkien tai joidenkin toimien eriyttämistä jollakinseuraavista kolmesta tavasta:
a) tehtäviendelegoiminenperustamalla (toimeenpano)virastoja
b) hajauttaminen verkostoihin, joissa tietyt vastuualueet uskotaan
jäsenvaltioiden julkishallinnon elimille
c) eräiden muiden kuin ydintehtävien teettäminen yksityisellä sektorilla
(ulkoistaminen).
4.3.2. Kehitys vuoden 2000 maaliskuusta tähän päivään
Kollegio hyväksyi tiedonannon yhteisön ohjelmien hallinnoinnista joulukuussa 2000.
Tähän tiedonantoon liittyi puiteasetus uudenlaisesta toimeenpanovirastosta.Asiakirjasta keskustellaan lähiaikoina parlamentin ja neuvoston kanssa.
Komissio tutkii muita toimintojen eriyttämistapoja ja kehittää parhaillaan yhteisiä
peruspuitteita tulevaisuudessa todennäköisesti tarvittav ille erityyppisille virastoille.
Komissaarien erityisryhmän päätelmien tuloksena ja toimintojen eriyttämiseen liittyenpääosastoissa tehdään parhaillaan kahta tutkimusta. Ensimmäisessä lasketaan muidenkuin ydintehtävien eriyttämisen kustannus-tehokkuutta ja toisessa määritelläänkullekin tehtävälle sopivin eriyttämistapa ensimmäisen tutkimuksen tulostenperusteella. Kumpaakintutkimusta seurataantarkasti.
Ydintehtävistä, joista komission olisi huolehdittava itse, keskustellaan maaliskuussa, ja
pian sen jälkeen kollegio vahvistaa niitä koskevan politiikan.
4.4. Henkilöresurssit
4.4.1. Uudistuksen pääkohdat
Tämän merkittävän uudistusalueen päätavoitteena on henkilöstöpolitiikan
modernisointipalvelukseen ottamisesta eläkkeelle jäämiseen, jotta voitaisiin vastataeurooppalaisen hallinnon haasteisiin kansalaisia ja henkilöstöä tyydyttävällä tavalla.Monet näistä uudistuksista pannaan täytäntöön voimassa olevien sääntöjenperusteella vuosina 2000–2001, mutta jotkut ehdotetuista muutoksista saattavatedellyttää henkilöstösääntöjenmuuttamista.
94.4.2. Kehitys 1. päivästä maaliskuuta 2000 tähän päivään
Henkilöstöpolitiikan uudistaminen on pitkä prosessi (ks. Uudistusprosessi edellä),
ja siihen liittyy laajoja lausuntokierroksia henkilöstön ja sen edustajien kanssa.Euroopanyhteisöntoimielimissätätämutkistaase,ettävirkamiestentyöehtojenja -olojen muutokset edellyttävät neuvostolta henkilöstösääntöihin tehtäviälainsäädännön muutoksia. Nämä muodolliset muutokset vaikuttavat lisäksikaikkiin EY:n toimielimiin, ja muutosten edellytyksenä on toimielinten välinenlausuntokierros. Lyhyen aikavälin merkittävien muutosten ohella jotkuthenkilöstöpolitiikan laajemmat uudistukset tulevat tämän vuoksi konkreettisestivoimaan vasta vuoden 2002 jälkeen. Siitä huolimatta mon illa alueilla on edistytty
jo huomattavasti.
Henkilöstön ja hallinnon pääosasto on tehnyt tätä merkittävää valmistelutyötä
sisäisillä tiedotteilla, epävirallisilla keskusteluilla henkilöstön edustajien kanssa sekälausuntokierroksella henkilöresurssien suunnittelu- ja konsultointiryhmän sekämuiden yksiköiden kanssa. Tämän perusteella on laadittu virallisetkeskusteluasiakirjat. Ne on joidenkin erityistoimien tai tiedonantojen ohellaryhmitelty kolmeksi kokonaisuudeksi: kaksi ensimmäistä esiteltiin kollegiolle loka-ja marraskuussa, ja kolmas jätetään helmikuussa. Niistä esitetään yhteenvetojäljempänä.
4.4.3. Johtamiseen ja organisaatioon liittyvät kysymykset
•Ylintä johtoa koskeva tiedonanto on hyväksytty. Siinä ehdotetaan parannuksia
ylimmän johdon (A1- ja A2- virkamiehet) valintamenettelyihin, nimityksiin jaliikkuvuuteen uralla sekä heidän suoritustensa säännö llistä arviointia. Lisäksi
siinä ehdotetaan uudistuksia neuvoa-antavan nimityskomitean asemaan(joulukuu 2000).
•Toimenkuvausten pilottihanke on aloitettu. Tämän pilottivaiheen arviointi
saadaan päätökseen lähiaikoina (huhtikuussa 2001), jolloin laaditaantoimenkuvauksia ja koko henkilöstön tavoitteita koskevat lopullisetsuuntaviivat (heinäkuu 2001).
•Komissio hyväksyy vastaavanlaisen keskijohtoa koskeva tiedonannon
lähitulevaisuudessa (helmikuu 2001).
•Yksiköt valmistelevat päätöksiä hallinnon avoimuudesta ja
yksinkertaistamisesta.
4.4.4. Urajärjestelmä
•Muuta kuin vakinaista henkilöstöä koskeva tiedonanto on hyväksytty. Siinä
ehdotetaan henkilöstösääntöjen muuttamista ylimääräisten toimihenkilöidenpalkkaamiseksi kolmeksi vuodeksi yhden vuoden sijaan (lokakuu 2000).Henkilöstön edustajia on kuultu. Komissio hyväksyy pian uuden tiedonannonmuun kuin vakinaisen henkilöstön asemaa koskevista muista kysymyksistä(helmikuussa 2001).
10•Neuvosto hyväksyikomission ehdotuksen virkamiesten palkkojen ja eläkkeiden
vuosikorotustenlaskemista koskevan nykyisen, vuonna 1991 tehdyn 10 vuodensopimuksen voimassaolon pidentämisestä kahdella vuodella. Näin saadaanlisäaikaa henkilöstösääntöjen laajojen tarkistusehdotusten valmistelemiseksi,palkka- ja eläkejärjestelyt mukaanluettuina (joulukuu 2000).
•Komissio järjestää suuntaa-antavan keskustelun palkoista ja eläkkeistä ja
lineaarisesta urajärjestelmästä (helmikuu 2001) ja hyväksyy lausuntokierroksenlähtökohdat lähiaikoina (maalis-huhtikuu 2001).
•Tiedonanto joustavasta varhaiseläkejärjestelmästä hyväksytään komissiossa
piakkoin(maaliskuu 2001).
4.4.5. Tilintekovelvollisuus
•Kollegio hyväksyi kurinpitomenettelyjä koskevan tiedonannon, jolla pyritään
uudistamaan ha llinnollisia ja oikeudellisia menettelyjä kurinpitopäätösten
tehokkuuden ja yhdenmukaisuuden parantamiseksi (marraskuu 2000).Henkilöstön edustajien kanssa käydään parhaillaan keskusteluja.
•Tiedonanto ilmiannoista on myös hyväksytty. Siinä esitetään säädösehdotuksia
vakavien rikkomusten käsittelyä koskevien virallisten menettelyjenvahvistamiseksi (marraskuu 2000). Keskustelut henkilöstön edustajien kanssaaloitetaanlähiaikoina.
4.4.6. Urakehitys
•Henkilöstön ja hallinnon pääosastoon perustettiin uusi yhteinen uraneuvontaelin
muutamaa kuukautta etuajassa (syyskuu 2000).
•Komissio hyväksyi tiedonannot yhtäläisistä mahdollis uuksista sekä vammaisten
mahdollis uuksien parantamisesta. Tiedonannoissa ehdotetaan sukupuoleen,
vammaan, kansallisuuteen, ikään tai seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvientyöpaikan saannin ja urakehityksen esteiden olennaista vähentämistä(marraskuu 2000).
•Henkilöstön kehittämistä koskeva laaja uudistuskokonaisuus hyväksytään myös
pian. Siihen sisältyvät palvelukseen ottaminen, henkilöstön arviointi,ylentäminen, liikkuvuus uralla, ammat illisen osaamisen normien ylläpitäminen ja
koulutuspolitiikka (helmikuu 2001).
4.4.7. Sosiaalinen ympäristö
•Komissio on hyväksynyt keskusteluehdotukset perhesyistä pidettävästä lomasta
ja joustavista työjärjestelyistä. Niissä ehdotetaan henkilöstösääntöjenmuuttamista, jotta ne vastaisivat paremmin jäsenvaltioiden lainsäädäntöä(lokakuu 2000).
11•Lisäksi piakkoin tulee hyväksyttäväksi sosiaalipolitiikkaa koskeva tiedonanto,
johon sisältyy ehdotuksia henkilöstön edustajien tulevasta osallistumisestahenkilöresurssienkehittämiseen(helmikuu 2001).
4.5. Taloushallinto, varainhoidon valvonta ja sisäinen tarkastus 2
4.5.1. Uudistuksen pääkohdat
Näidenalojenuudistaminentapahtuu kolmella toisiaantäydentävällä tasolla:1) Säädöskehyksen uudistaminen, joka edellyttää perustee llisia muutoksia
varainhoitoasetukseen, menojen hyväksymisestä vastaavien virkamiestenvastuun määrittelyä koskevaan asiakirjaan, sisäisen tarkastuksen normistoon,vuotuisiin toimintakertomuksiin ja pääjohtajien tarkastuslausumiin.
2) Varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen rakenteiden perinpohjainen
uudistaminen komissiossa, mikä merkitsee keskitetynennakkovalvontajärjestelmän purkamista, paikalla tehtävien tarkastustenvastuun hajauttamista pääosastoille, talousprosessin uudistamista, yhteisen
varainhoitoelimen ja sisäisen tarkastusosaston (IAS) perustamista sekäsisäisen tarkastuskapasiteetin luomista pääosastoihin ja sisäisen tarkastuksenseurantakomitean(APC) perustamista.
3) Komission yksikköjen varainhoito- ja tarkastuskapasiteetin vahvistaminen
[lisähenkilöstö (200 henkeä), koulutus, toimintaohjeet, käyttötuki jatietojärjestelmät].
4.5.2. Tähänastinen kehitys
Uuden hallintokulttuurin välttämättömät edellytykset – tarpeelliset perusrakenteet
sekä säädöskehyksen että hallinnon rakenteiden osalta – oli ensin toteutettava. Tätävarten komissio teki ehdotukset pikaisista tarkistuksista varainhoitoasetukseensisäisen tarkastuksen erottamiseksi varainhoidon valvonnasta (toukokuussa 2000) javarainhoitoasetuksen perusteellisesta muuttamisesta (heinä kuussa 2000). Lisäksi
komissio hyväksyi tarkastusosaston ja sisäisen tarkastuksen seurantakomitean (APC)perustamisasiakirjat sekä tiedonannon kaikki komission yksiköt kattavan sisäisentarkastuskapasiteetin toteuttamisen edellytyksistä lokakuussa 2000. Joulukuussa 2000komissio hyväksyi menojen hyväksymisestä vastaavien virkamiesten vastuunmäärittelyä ja sisäisentarkastuksennormistoa koskevanasiakirjan.
4.5.3. Tärkeimmät saavutukset maaliskuun 1. päivästä 2000 lähtien
•Komission johtoporras ja henkilöstö ovat vahvasti sitoutuneet valkoisen kirjan
edellyttämään korkeaan vaatimustasoon. Tätä varten pääosastoja pyydettiinsuorittamaan sisäisten tarkastusten itsearviointi (tähän osallistui 80 prosenttiakomission ylimmästä johdosta), uudistamaan talousprosesseja ja tuottamaantoimintasuunnitelmia johtamis- ja valvontakapasiteettinsa kehittämiseksi.
2Liitteessä 2 esitetään johtamisen, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen uudet rakenteet
komissiossa.
12Lisäksi kaikki varainkäytöstä vastaavat ylimmän ja keskijohdon virkamiehet
osallistuivat määrärahojen käyttöä koskevaan koulutukseen. Tätä prosessiaollaan viemässä päätökseen, ja sen avulla on voitu merkittävästi lisätäkeskijohdon tietoisuutta varainhoitoon ja tarkastukseen liittyvästä vastuusta javaikuttaa positiivisesti hallintokulttuuriin.
•Budjettipääosastoon sijoitettu yhteinen varainhoitoelin (CFS) aloitti toimintansa
vuoden 2000 jälkipuoliskolla. Se on siitä lähtien keskittynyt etenkin sisäisentarkastuksen itsearvioinnin helpottamiseen kaikissa pääosastoissa, sisäisentarkastuksen normiston luomiseen ja koulutuksen tarjoamiseen (esim. sisäisentarkastuksen ja riskinhallinnan alalla).
•Komissio onvajaassa vuodessa onnistunut luomaanuudensisäisentarkastuksen
järjestelmän. Sisäisen tarkastuksen osasto on aloittanut toimintansa ja arvioiuudistuksen edistymistä kaik illa komission toimialoilla. Sisäisen tarkastuksen
seurantakomitea piti ensimmäisen kokouksensa juuri ennen joulua. Kaikillekomission toimialoille on luotu sisäinen tarkastusrakenne, vaikkakaan se eikaikkialla vielä ole toiminnassa.
4.6. Ulkomaanavun hallinnoinnin uudistaminen
4.6.1. Uudistuksen pääkohdat
Ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamisessa pyritään ratkaisevasti nopeuttamaan avun
perille viemistä ja parantamaan sen laatua. Tähän ollaan pääsemässä tarkistamallauseita asiaanvaikuttavia tekijöitä.
4.6.2. Tähänastinen kehitys
Komissio hyväksyi ulkomaanavun hallinnoinnin uudistamista koskevan tiedonannon
16. toukokuuta. Tiedonannon liitteenä oli 53 toimea käsittävä toimintaohjelma.
Uudistusta toteuttaa komission sisäinen pysyvä työryhmä (Groupe InterservicePermanent – GIP). On myös perustettu neljä erityistyöryhmää, jotka keskittyväthallinnointivastuun siirtämiseen lähetystöille, komission sisäiseen sopimukseen,henkilöresursseihin ja komitologiamenettelyyn.
4.6.3. Tärkeimmät saavutukset maaliskuun 1. päivästä 2000 lähtien
Syyskuussa 2000 perustettiin komission sisäinen laatutukiryhmä, jonka sihteeristö
sijaitsee kehitysyhteistyön pääosastossa; kyseessä on eräs tärkeimmistä ohjelma-asiakirjojen laadun parantamiseen tähtäävistä toimenpiteistä. Marraskuun 29 päivänä2000 komissio teki päätöksen EuropeAid -yhteistyötoimiston perustamisesta.Toimisto on ollut toiminnassa 1. päivästä tammikuuta 2001 alkaen. Toimistonjohtokunnan ensimmäinen kokous pidettiin 1. helmikuuta 2001. Komission sisäinensopimus, jolla määritellään vastuun jakautuminen ulkosuhteiden pääosaston,kehitysyhteistyön pääosaston ja EuropeAid -yhteistyötoimiston välillä, tehtiin 13.joulukuuta 2000. Lisäksi budjettivallan käyttäjä antoi komissiolle ulkomaanavunohjelmien täytäntöönpanemiseksi ylimääräisiä määrärahoja vuoden 2001talousarvioon.
135. V UONNA2001ODOTETTAVISSAOLEVAKEHITYS
Tähänastisen huomattavan edistyksen seurauksena vuodesta 2001 muodostuu
työntäyteinen vuosi uudistuksen toimeenpanon ja vakiinnuttamisen osalta. Kaikkienvuoden aikana toteutettavien erityisten toimenpiteiden luetteleminen olisi ehkäpitkästyttävää, mutta seuraavat pääkohdat antavat kuvan vuonna 2001 jatkuvastakehityksestä.
Henkilöstöpolitiikan osalta kyseessä on ratkaiseva vuosi. Helmi- ja maaliskuussa
komissio hyväksyytärkeät tiedonantonsa, ja neuvottelut henkilöstön edustajien kanssajatkuvat. Kaikki ne uudistukset – kuten koulutuspolitiikka – jotka eivät edellytähenkilöstösääntöjen muutoksia, pannaan toimeen. Lisäksi komissio antaa toimielintenvälisen henkilöstösääntökomitean tarkasteltavaksi yhtenäisen muutospaketin, jokamenee loppuvuodesta neuvoston ja parlamentin käsittelyyn. Kyseessä on uudistuksentärkeinosa-alue, ja senkäsittelyvuonna 2001 edellyttää tiukkaa aikataulua.
Voimavarojen käyttöä tehostetaan toteuttamalla ensimmäinen strategisen suunnittelun
ja ohjelmoinnin pilottijakso komission vuoden 2002 vuosistrategiaa varten. Komissiopääsee näin ensimmäisen kerran osoittamaan tarvitsemansa voimavaratmäärittelemiensä toimintalinjojen ensisijaisten tavoitteiden toteuttamiseen. Nämätavoitteet sisältyvät vuosistrategiaa koskevaan päätökseen, joka tehdään helmikuussa.Komissio pyrkii entistä paremmin tunnistamaan tarvitsemansa välineet ja viemäänpäätökseen tehtävien määrittelyn ja toimenkuvauksen koko henkilöstön osalta; tämäon osa komission pyrkimystä suhteuttaa yksikköjen tämänhetkinen työskentelykäytettävissä oleviin voimavaroihin. Komissio pyrkii lisäksi tehostamaanulkomaanavun perille viemistä, ja siirtää ohjelmien hallinnointivastuuta aluksi 23kumppanimaassa toimiville lähetystöille.
Uudistusten edistyminen on tähän mennessä toteutunut näkyvimmin taloushallinnon
alalla. Vuonna 2001 tämä edistyminen jatkuu, kun kaikki komission pääosastotjulkaisevat vuotuisen toimintakertomuksensa varainhoidon uudistuksentoteuttamisesta, ja lisäksi julkistetaan äskettäin perustetun sisäisen tarkastuksenosaston ensimmäinen vuosikertomus, jossa arvioidaan uudistuksen edistymistä. Koskatällä alalla tapahtuu huomattavia muutoksia ja uusia menetelmiä otetaan käyttöön,komissio kouluttaa henkilöstöään yli kymmenentuhannen miestyötunnin verran.Maksujen suorittamisen nopeuttamiseksi otetaan käyttöön koko komission kattavatietotekninen järjestelmä, jolla voidaan kirjata ja seurata kaikkia suoritettavia maksuja.Pääosastot toteuttavat merkittävän toimenpiteen ottamalla käyttöön uudet sisäisentarkastuksen normit; tällä tavoin valmistaudutaan luopumaan keskitetystäennakkohyväksymismenettelystä.
Tilintekovelvollis uuden ja avoimuuden päämäärien saavuttamiseksi on toivottavaa,
että yhteisön toimielimet pääsevät yhteisymmärrykseen julkishallinnon etiikan neuvoa-antavan ryhmän perustamisesta komission ehdotuksen mukaisesti. Lisäksi asetusEuroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen julkisuudestatodennäköisesti hyväksytään vuoden 2001 aikana Euroopan parlamentissa janeuvostossa.
146. Y LEISKATSAUSUUDISTUSTENEDISTYMISEEN
Komissionuudistamista käsittelevä valkoinen kirja julkistettiin 1. maaliskuuta 2000, ja
komissiolla onaihetta olla tyytyväinensenjälkeensaavutettuunedistykseen.
Uudistuksen toteuttamisen ensimmäinen vuosi on ollut haastava. Kaikkien ura-
alueiden henkilöstö on tavanomaisen työmääränsä lisäksi joutunut kehittämään jaomaksumaan laaja-alaisia uusia järjestelmiä ja joutunut samalla myös jatkamaaneräidenentistenjärjestelmiensoveltamista. Muutos onollut vaikeaa mutta palkitsevaa.Kauttaaltaan voidaan sanoa, että 1. maaliskuuta 2000 julkistettua kunnianhimoistatoimintaohjelmaa on viety merkittävästi eteenpäin.
Eräs uudistuksen tärkeimpiä päämääriä on ollut organisaation uudistus, jotta komissio
voisi täyttää ne tehtävät, jotka jäsenvaltiot ovat sille perustamissopimusten nojallaantaneet. Tässä suhteessa uudistuksenensimmäinenvuosionollut erittäinantoisa.
Komission omien tehtäviensä kattava arviointi antoi ensinnäkin selkeän näkemyksen
sen tehtävästä ja ydintoiminnoista sekä tarkan kuvan tarvittavista voimavaroista.Tämän komissaarien erityisryhmän tarkastelun tuloksena syntyistrategia käytettävissäolevien voimavarojen uudelleenjakamiseksi; eräiden toimintojen eriyttämisestälaadittiin suunnitelma, ja budjettivallan käyttäjä antoi käytettäväksi lisävaroja. Lisäksivarainhoidon, valvonnan ja sisäisen tarkastuksen alalla toteutetut rakenteet jajärjestelmät on nyt saatettu ajanmukaisen ja tehokkaan hallinnon korkeimpienkansainvälisten normien tasalle.
Yhdessä vuodessa komission vastuuyksiköt ovat omaksuneet uudistuksen täysin sekä
suunnittelun että toteutuksen osalta. Operatiiviset yksiköt ovat myöskin alkaneetomaksua suoranaisesti itseään koskevia uudistuksen näkökohtia. Varainhoidon alallaon saavutettu tuntuva hallintokulttuurin muutos yhteisön talousarvion hallinnoinnissa.Tänä vuonna on myös ensimmäisen kerran kokeiltu vuosistrategian kehittämistävuodelle 2002, ja koko komission organisaatio on osa llistunut siihen. Henkilöstö on
lisäksisyventynyt komissionhenkilöstöpolitiikanlaajaanuudistamiseen.
Tämä ei kuitenkaan merkitse, että komissio olisi pystynyt toteuttamaan kaikki
suunnitellut uudistukset nopeasti ja sellaisenaan. Eräitä tavoiteajankohtia on jouduttutarkistamaan esim. henkilöresurssien alalla, kun aikatauluja muutettiin prosessinjohdonmukaisuudensäilyttämiseksi, jotta käsittee llinen yhteys säilyy sellaisten toisiinsa
sidoksissa olevien toimintojen välillä kuten arviointi ja ylentäminen. Eräiden muidentoimintojen mutkikkuutta ei aluksi täysin oivallettu, ja niiden täytäntöönpanemiseksitarvittiin pilottivaihetta. Asianomaisten kohderyhmien tarpeellinen kuuleminen on
myös joskus vienyt suunniteltua enemmän aikaa, ja tämä on silloin tällöin heijastunutmyös muihin läheisiin toimintoihin, kuten menojen tavoitteiden saavuttaminen johtuuetenkin komission henkilöstön aidosta osallistumisesta uuteen tehtävään sekä muidentoimielinten yhteistyöstä ja tuesta. Tämän ennennäkemättömän hankkeenlopputuloksena pystytään palauttamaan yleisön luottamus tehokkaaseen, päteväänjulkishallintoon, joka pyrkii parhaaseen käytäntöön korkeimpien kansainvälistennormien mukaisesti.
hyväksymisestä vastaavien virkamiesten vastuun määrittelyyn. Yleistä aikataulua on
kuitenkinnoudatettu, eikä viivästykset johdu mistäänuudistuksenperusongelmista.
15Valkoisessa kirjassa todettiin myös, että uudistuksen kunnianhimoista aikataulua ei
voida noudattaa ilman henkilöstön vilpitöntä sitoutumista ja kaikkien yhteisöntoimielinten täysimääräistä sitoutumista. Uudistuksen ensimmäisen vuodentavoitteiden saavuttaminen johtuu etenkin komission henkilöstön aidostaosallistumisesta uuteen tehtävään sekä muiden toimielinten yhteistyöstä ja tuesta.Tämän ennennäkemättömän hankkeen lopputuloksena pystytään palauttamaan yleisönluottamus tehokkaaseen, pätevään julkishallintoon, joka pyrkii parhaaseen käytäntöönkorkeimpien kansainvälisten normien mukaisesti.
16**Vastuuyksikkö *
valmistelee
ehdotusluonnoksen
jokaista yksittäistä
toimea vartenSuunnittelu- ja koordinointiryhmät ***
tekninen validointi,
käyttäjien osallistuminen
Pääjohtajat
(ad hoc -seminaari/viikkokokous)
Varapuheenjohtaja
(uudistus)
ja/taikomissaari
Kollegio Vastuuyksikkö/
Pääosastot/
Henkilöstö
Neuvosto,
parlamenttiHallinnonuudistustyöryhmä
koordinointi ja seurantaKKUUKKAATTEEKKEEEEMMIITTÄÄUUUUDDIISSTTUUSSPPRROOSSEESSSSIISSSSAA
Uudistusala Vastuuyksikkö
Toimintojohtaminen
EriyttäminenHenkilöresurssit
Varainhoidon
uudistusPääsihteeristö
PCG EriyttäminenHallinnonPO
BudjettiPO
** henkilöstöasioissa***soveltuvinosinSelitykset:
Toimi
Kuuleminen/Hyväksyminen
Päätös
Hallinnonuudistus-
työryhmä
neuvot, lausunnot
SisäinenlausuntokierrosKomissaarien
erityisryhmä
poliittinen johto
nopea hyväksyntä
Hallinnonuudistustyöryhmä* Valkoisesta kirjasta ilmenee kunkin toimen
vastuuyksikkö.Liite 1
Suunnittelu-ja
koordinointiryhmä
PCG
Toimintojohtaminen
EriyttäminenHenkilöresurssit
Varainhoidon
uudistusHenkilöstön edustajien
kuuleminen **Vastuuyksikkö *
lopullinen ehdotus
*
17Johtamisen, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen rakenteet komissiossa
Komissio
Pääosastot
Pääjohtaja
Sisäinen
tarkastus-
rakenne
Arviointi
Rahoitus-
yksikköOperatiiviset
yksikötTäytäntöönpanotoimet
Taloudellinen toiminta
Sisäinen tarkastus
Tarkastuspaikalla
Hajautettu
varainhoidon
valvontaMenojen ennakkohyväksyntäBudjettiPO
Toimintoperus-
teinen
budjetointi
Arviointiyksikkö
Kirjanpito
Yhteinen
varainhoitoelinPää-
sihteeristö
Strateginen
suunnittelu ja
ohjelmointi
Varainhoidon
valvonnanPO
Varainhoidon
valvontaSisäisen
tarkastuksen
osastoTarkastuksen
seurantakomitea
Voimavarojen
kohdennus
Taloushallinto javarainhoidonvalvontaToimintojohtaminenTarkastusOLAF
CCAMLIITE2
18