[pic] | EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO | Bryssel 21.6.2007 KOM(2007) 343 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO SEURANTAKERTOMUS EUROOPAN KOMISSION KIRJANPITO- JA TILINPÄÄTÖSJÄRJESTELMÄN NYKYAIKAISTAMISESTA (TILANNE 31.3.2007) SISÄLLYSLUETTELO SEURANTAKERTOMUS EUROOPAN KOMISSION KIRJANPITO- JA TILINPÄÄTÖSJÄRJESTELMÄN NYKYAIKAISTAMISESTA (TILANNE 31.3.2007) 1 1. Johdanto 3 2. Tiivistelmä uudistushankkeen toteuttamisesta 31. päivään maaliskuuta 2007 saakka 3 3. Nykyaikaistetun kirjanpidon toteutus komissiossa 4 3.1. Tilinpäätös 4 3.2. Koulutus 5 4. Kirjanpidon valvontaympäristö ja paikallisjärjestelmien validointi 5 4.1. Kirjanpidon laatu 5 4.2. Paikallisjärjestelmien validointi 6 5. Yleistä talousarviota koskeva tietotekninen kehitys 6 6. ABAC lähetystöissä 8 7. Euroopan kehitysrahasto (EKR) 9 8. ABAC-järjestelmän täytäntöönpano muissa toimielimissä ja erillisvirastoissa 10 9. Tuleva kehitys 10 10. Päätelmät 10 LIITE I: KORKEAN TASON SUUNNITTELU 12 LIITE II: Järjestelmän turvajärjestelyt ja synkronointi 13 1. ABAC-kirjanpito 13 2. ABAC Workflow 13 1. JOHDANTO Komissio antoi 17. joulukuuta 2002 tiedonannon Euroopan yhteisöjen kirjanpitojärjestelmän uudistamisesta[1]. Suoriteperusteinen kirjanpitojärjestelmä otettiin käyttöön tammikuussa 2005, ja vuoden 2005 tilinpäätös laadittiin kansainvälisesti hyväksyttyjen tilinpäätösstandardien mukaisesti varainhoitoasetuksessa vahvistettuja määräaikoja noudattaen. Uuteen kirjanpitojärjestelmään siirtymisen johdosta Euroopan komission päivittäinen varainkäytön valvonta ja sen käytössä olevien taloudellisten tietojen laatu on parantunut. Tilintarkastustuomioistuin antoi myönteisen lausunnon vuoden 2005 tilinpäätöksestä kahta varaumaa lukuun ottamatta, ja vastuuvapauden myöntämisestä vastaava viranomainen piti myönteisenä erityisesti komission pyrkimystä antaa varainhoitovuoden tilinpäätös varainhoitoasetuksen mukaisessa lyhennetyssä määräajassa. Kirjanpitojärjestelmän uudistaminen on kuitenkin vielä kesken. Kaikkien kirjanpitostandardien täysimääräinen noudattaminen ja tietojärjestelmän parempi integrointi vie aikaa. Suoriteperusteista kirjanpitojärjestelmää kehitettiin edelleen vuonna 2006, ja työ jatkuu vuosina 2007–2008. Komissio on esittänyt säännöllisesti kertomuksen[2] uudistamishankkeen edistymisestä vuoden 2002 jälkeen. Tässä tiedonannossa esitellään lyhyesti huhtikuun 2006 ja maaliskuun 31. päivän 2007 välisenä aikana tapahtunutta edistymistä. Aikaisempien kertomusten tapaan tämä kertomus toimitetaan vastuuvapauden myöntämisestä vastaavien viranomaisten asianomaisille komiteoille sekä tilintarkastustuomioistuimelle. 2. TIIVISTELMÄ UUDISTUSHANKKEEN TOTEUTTAMISESTA 31. PÄIVÄÄN MAALISKUUTA 2007 SAAKKA Vuoden 2006 ja vuoden 2007 ensimmäisen neljänneksen aikana hanketta toteutettiin enimmäkseen vuosien 2006–2007 hankesuunnitelman mukaisesti. Suunnitelma oli esitetty 31. päivään maaliskuuta 2006 ulottuvan, uudistuksen edistymistä koskevan tiedonannon liitteessä 1. Tämän kertomuksen liitteenä oleva tietojärjestelmien kehittämis- ja parannussuunnitelma on ajantasaistettu ja laajennettu vuoteen 2008. Tarkoituksena on integroida Euroopan kehitysrahasto ja erillisvirastot ABAC-järjestelmään, muodostaa yhdistetty tietovarasto, toteuttaa tietojärjestelmien parempi integrointi ja parantaa kirjanpidon valvontaympäristöä ja taloushallinnon raportointia. Kirjanpitotietojen laadun varmistamisessa on edistytty parantamalla valvontaympäristöä. Kirjanpidon valvontaa on tehostettu ja kaikki pääosastot ja toimialat ryhtyivät huomattaviin toimiin auttaakseen vuoden 2006 tilinpäätöksen laatimisessa, tarkastaakseen tiedot, tehdäkseen tarvittavat oikaisut ja arvioidakseen varainhoitovuoden lopun menojäämät yhtenäisellä ja johdonmukaisella tavalla. Paikallisjärjestelmien hyväksymistä koskevassa vuoden 2006 kertomuksessaan tilinpitäjä huomautti, että toimialat olivat yleensä ryhtyneet asianmukaisiin toimenpiteisiin ratkaistakseen edellisen vuoden kertomuksessa esille tuodut tärkeät, joskaan eivät perustavaa laatua olevat kysymykset, ja korosti niissä kahdessa pääosastossa saavutettua merkittävää edistystä, joissa hyväksymisprosessi oli keskeytetty vuonna 2005. Komission toimialat ovat katsoneet ensisijaiseksi tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2005 kertomuksessa esille tuomien heikkouksien poistamisen. Vuoden 2006 alustava tilinpäätös toimitettiin Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle ja budjettivallan käyttäjälle säädettyyn määräaikaan eli 31. maaliskuuta 2007 mennessä. ABAC-tietojärjestelmän kehittämisessä on edistytty huomattavasti. Lähetystöjen ennakkotilit integroitiin suunnitelmien mukaisesti ABAC-järjestelmään tammikuussa 2007. ABAC-järjestelmään siirtyi vuoden aikana myös kaksi toimielintä ja kuusi erillisvirastoa. Lisäksi laadittiin EKR:n tilien siirtämistä ABACiin koskeva tarkistettu hankesuunnitelma. Komission toimialat tekevät parhaillaan valmisteluja, jotta ABAC-tietojärjestelmä voidaan ottaa käyttöön näiden tilien osalta tammikuussa 2008. Yhdistettyä tietovarastoa koskeva työ edistyi riittävästi, jotta sitä voidaan käyttää perustana komission vuoden 2006 talousarvioon liittyvässä raportoinnissa ja eräissä tilinpäätösraporteissa, joita tarvitaan laskettaessa vuoden lopun tilannetta koskevia arvioita. Komission toimialat jatkavat tietojärjestelmien integrointia BCS- (Budget Control System) ja Assets II -hankkeiden avulla. 3. NYKYAIKAISTETUN KIRJANPIDON TOTEUTUS KOMISSIOSSA 3.1. Tilinpäätös EY:n tilinpäätös vuodelta 2005 EY:n ensimmäinen uusiin suoriteperusteisen kirjanpidon sääntöihin perustuva alustava tilinpäätös esitettiin tilintarkastustuomioistuimelle 31. maaliskuuta 2006 varainhoitoasetuksen mukaisesti. Tämän jälkeen tilintarkastustuomioistuin suoritti tilintarkastuksen. Komissio hyväksyi lopullisen tilinpäätöksen 20. heinäkuuta 2006. Tilintarkastustuomioistuin antoi myönteisen lausunnon tilinpäätöksen luotettavuudesta ja totesi, että tilinpäätös antoi kaikilta olennaisilta osiltaan asianmukaisen kuvan EY:n taloudellisesta asemasta ja tuloksesta vuodelta 2005, mutta teki muutamia varaumia. Varaumat koskivat nettovarojen yliarviointia 314 miljoonalla eurolla (0,5 prosenttia nettovaroista) ja koulutuksen ja kulttuurin pääosastoa koskevien lukujen epävarmuutta (kuten kyseisen pääosaston pääjohtajan vuotuisessa toimintakertomuksessa mainittiin). Neuvoston vastuuvapaussuosituksessa mainittiin tilinpäätöksen valmistuminen tiukassa määräajassa ja onnistunut siirtyminen suoriteperusteiseen kirjanpitoon. Sama myönteinen maininta sisältyi parlamentin vastuuvapausmietintöön. EY:n tilinpäätös vuodelta 2006 EY:n vuoden 2006 alustava tilinpäätös toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle 30. maaliskuuta 2007. Tilinpäätös tarkastetaan ennen kuin komissio hyväksyy sen heinäkuussa 2007. Kokemukset, jotka on saatu ongelmista ja viivästyksistä niiden kahden ensimmäisen vuoden aikana, jolloin on sovellettu suoriteperusteista kirjanpitoa, antanevat komissiolle perustan tilinpäätöstietojen riittävän laadun varmistamiseksi. Yksikään pääjohtaja tai toimialajohtaja ei sisällyttänyt varaumaa vuoden 2006 toimintakertomukseensa. EY on sitoutunut parantamaan jatkuvasti tilinpäätöksen pohjana olevien tietojen laatua sekä tilinpäätöksen esitystapaa ja luettavuutta. Vuoden 2006 tilinpäätöksessä oli enemmän tietoja varojen takaisinperinnästä ja rahoitusoikaisuista, jotta tiedoista olisi enemmän hyötyä sidosryhmille ja muille lukijoille. 3.2. Koulutus Vuonna 2006 panostettiin merkittävästi henkilöstön koulutukseen, jonka osalta on huomattava erityisesti seuraavat saavutukset: - komission henkilöstölle tarjottiin lähes 4 000 osallistujapäivän verran ABAC-koulutusta Brysselissä ja Luxemburgissa (yhden osallistujan yhden päivän koulutus vastaa yhtä osallistujapäivää); - tyytyväisyys koulutuksen laatuun nousi 91 prosentista 94 prosenttiin vuosina 2005–2006. Osallistujista 38 prosenttia katsoi vuonna 2006, että kurssit olivat ”erittäin hyviä”, kun vastaava luku oli 32 prosenttia vuonna 2005; - lähetystöissä toimivalle komission henkilöstölle tarjottiin ABAC-koulutusta yli 2 300 osallistujapäivän verran valmisteltaessa ABAC-järjestelmän käyttöönottoa lähetystöissä; ja - muiden toimielimien ja erillisvirastojen henkilöstölle tarjottiin ABAC-koulutusta 1 000 osallistujapäivää ABAC-järjestelmän käyttöönottamisen tukemiseksi. Vuoden 2007 tärkeimpänä tavoitteena on tarjota korkealaatuisia kursseja eri puolilla maailmaa toimivalle henkilöstölle sekä toimielinten ja erillisvirastojen henkilöstölle. Vuosina 2007 ja 2008 pyritään järjestämään erityisesti kirjanpito- ja tilinpäätöskysymyksiä koskevaa koulutusta. 4. KIRJANPIDON VALVONTAYMPÄRISTÖ JA PAIKALLISJÄRJESTELMIEN VALIDOINTI 4.1. Kirjanpidon laatu Uusien tilinpäätöspuitteiden käyttöönoton johdosta kutakin pääosastoa ja toimialaa pyydettiin varmistamaan, että sen tilinpitomenettelyt oli järjestetty riittävän hyvin, jotta kirjanpitotiedot olisivat korkealaatuisia. Vuoden 2006 tilinpäätöksen osalta tilinpitäjän henkilöstö teki tilinpäätöstietojen laatua koskevia tarkastuksia ja järjesti kokouksia kaikkien pääosastojen kirjanpitoyhteyshenkilöiden kanssa keskustellakseen käyttöönotettavista valvontamenettelyistä, tilien päättämismenettelystä ja tilikausien erottamiseen liittyvästä menettelystä. Valvontamenettelyjä koskeva tarkastusluettelo toimitettiin kaikille pääosastoille selityksineen. Jotta kaikkien pääosastojen kirjanpitoympäristöä voitaisiin parantaa keskipitkällä aikavälillä, kirjanpidon laatua koskeva hanke käynnistettiin vuonna 2006. Hankkeen tavoitteena on selvittää hyväksymisestä vastaaville yksiköille niiden käytettävissä olevat välineet sekä valvontakeinot, joiden avulla ne voivat varmistaa hallinnoimiinsa toimintoihin liittyvän kirjanpidon laadun. Tärkeimpien taloudellisten toimijoiden, erityisesti kirjanpitoyhteyshenkilöiden, vastuut ja tehtävät määriteltiin. Hanke esiteltiin kaikkien pääosastojen ylimmälle johdolle ja kirjanpitoyhteyshenkilön toimi on nyt virallisesti osa kunkin pääosaston sisäistä organisaatiota. Budjettipääosasto laati useita ohjeistuksia ja käytännön apuvälineitä ja esitteli ne pääosastoille. Vuoden 2006 tilien päättämisessä käytetyt tarkastusluettelot ja valvontakeinot on otettu huomioon näissä käytännön apuvälineissä. Muutamassa pääosastossa järjestetyn kokeilun jälkeen kirjanpidon laatua koskeva hanke käynnistettiin maaliskuussa 2007 kaikissa pääosastoissa. Tavoitteena on ottaa käyttöön tarvittavat toimenpiteet vuoden 2007 aikana. Hankkeen menestymistä haittaa kuitenkin suuresti ammattitaitoisen laskentahenkilöstön puute. Komissio pyrkii ratkaisemaan tämän ongelman käynnistämällä erityiskilpailuja. 4.2. Paikallisjärjestelmien validointi Kirjanpitojärjestelmään suoraan tai paikallisjärjestelmien kautta siirrettyjen tietojen laatu riippuu valvontaympäristöstä, jonka kukin valtuutettu tilinpitäjä on luonut. Budjettipääosaston validointiryhmä seuraa valvontaa kaikissa pääosastoissa ja kaikilla toimialoilla varmistaakseen, että vahvistettuja laatukriteerejä noudatetaan. Validointiryhmä käynnisti vuonna 2006 ohjelman, jonka puitteissa tarkastetaan perinpohjaisesti yhdeksän järjestelmää, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja ja jotka tilinpitäjä on määritellyt varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti. Ohjelman myötä tarkastusten kohteena vuosina 2005–2006 olleiden toimialojen lukumäärä nousee 22:een ja ne kattavat suurimman osan komission menoista. Lisäksi tarkastettiin eräiden keskeisten toimialojen tuottamien suoriteperusteisen kirjanpidon edellyttämien tietojen laatu, jotta voitiin varmistua näiden tietojen luotettavuudesta ja paikkansapitävyydestä. Paikallisiin (tieto- ja hallinto)järjestelmiin tehtäväksi ehdotettuja muutoksia koskeva ennakkoilmoitusmenettely otettiin käyttöön 1. kesäkuuta 2006. Sen johdosta tilinpitäjä voi tarkastella perusteellisesti ennen muutosten tekemistä, täyttävätkö ne validointikriteerit. Validointiryhmä on vienyt päätökseen kaikki pääosastoissa vuodeksi 2006 suunnitellut työt. Seurantakertomuksessa, joka kattoi vuoden 2006 kesäkuun loppuun ulottuneen ajanjakson, huomautettiin, että toimialat olivat yleensä ryhtyneet asianmukaisiin toimenpiteisiin ratkaistakseen edellisenä vuonna esille tuodut tärkeät, joskaan eivät perustavaa laatua olevat kysymykset. Maaliskuun 20. päivänä 2007 annetussa vuoden 2006 loppukertomuksessa vahvistettiin tämä näkemys ja kiinnitettiin huomiota myös kahdessa pääosastossa (EuropeAid ja koulutuksen ja kulttuurin PO) saavutettuun huomattavaan edistykseen sen jälkeen, kun niiden järjestelmien hyväksymisprosessi oli keskeytetty vuonna 2005. Koska paikallisiin tietojärjestelmiin tehtäviin muutoksiin tarvitaan pitkä valmisteluaika, tilinpitäjä ei voinut hyväksyä järjestelmiä varainhoitovuodeksi 2006, mutta on hyvin todennäköistä, että molemmat järjestelmät hyväksytään vuonna 2007. Ulkosuhteiden pääosastossa lähetystöt siirtyivät vuonna 2007 ABAC-tietojärjestelmään, tarkoituksena ratkaista vuonna 2005 havaitut ongelmat. 5. YLEISTÄ TALOUSARVIOTA KOSKEVA TIETOTEKNINEN KEHITYS Tietoteknistä kehitystä koskevan suunnitelman tavoitteena on tarjota tarvittavat keinot, jotta voidaan parantaa kirjanpitoa ja valvontaa sekä integroida erilaiset moduulit paremmin järjestelmään. - ABAC-päivitykset ABAC-moduuleja on parannettu vähitellen ottamalla käyttöön uudet versiot vuoden 2006 kesä- ja marraskuussa sekä maaliskuussa 2007. Kesäkuun päivityksessä otettiin käyttöön kaksi ABAC WF Java -version moduulia: sitoumukset ja Inbox-toiminto. Marraskuun päivityksessä otettiin käyttöön uusi oikeushenkilöitä koskevien tarkastusten seurantatoiminto. Vuoden 2007 alussa toteutettiin erityispäivitys, jolla korvattiin lähetystöjen Relex-paikallisjärjestelmät. Tämän moduulin kehittäminen vaati paljon resursseja raportointikaudella. Maaliskuun 2007 päivitys keskittyi lähetystöjen uusiin Asset-moduuleihin sekä näiden moduulien integrointiin Invoice-moduulin kanssa. Vuoden 2006 puolivälissä päivitettiin SAP-järjestelmä (5.0-versio). Päivitys oli monimutkainen ja edellytti huomattavasti työtä vuoden loppua koskevan menettelyn osalta, koska monet kyseisen alan ohjelmat toimivat ensimmäistä kertaa EY-ympäristössä. Päivitys oli tärkeä ECFIN Activities -sovelluksen kannalta, jotta tilinpäätös olisi täysin kansainvälisten standardien mukainen. Se oli tärkeä myös tulevan SAP-BCS-päivityksen kannalta. - BCS (Budget Control System) SAP:n FM-moduulin uudella BCS-versiolla korvataan nykyinen talousarvion keskitettyyn hallinnointiin käytettävä versio (ts. FBS). Siihen voidaan sisällyttää osastojen tarvitsemat paikalliset budjettikohdat, jotta niillä olisi käytössä yksityiskohtaisempi järjestelmä talousarvioidensa hallinnointiin. BCS jaettiin vuonna 2006 kahdeksi hankkeeksi, joista ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on korvata nykyinen talousarvion keskitettyyn hallinnointiin käytettävä SAP-moduuli uudella BCS-versiolla ja toisessa vaiheessa BCS:ään siirretään paikalliset budjettikohdat eli paikalliset talousarvion hallinnointitoiminnot, joihin nykyisin käytetään ABAC Workflow -sovellusta eikä niitä kirjata SAP-järjestelmään. Ensimmäisessä vaiheessa BCS on konfiguroitu niin, että sillä voidaan tukea EU:n keskeisiä toimintoja. Sitä voidaankin nyt käyttää Kansanterveysalan toimintaohjelman toimeenpanoviraston (PHEA) kirjanpidossa. BCS:n ja ABAC Workflow -sovelluksen välisen riittävän integroinnin varmistamiseksi yleisen talousarvion täytäntöönpanoa on lykätty huhtikuusta 2007 lokakuuhun 2007. Järjestelmään ei voida siirtyä vuodenvaiheessa (ts. vuoden 2008 alussa) teknisten syiden vuoksi. BCS:ään siirtymisen helpottamiseksi kehitetään asianmukaisia välineitä ja paikallisjärjestelmien käyttäjille tiedotetaan hyvissä ajoin ABAC Workflow -sovelluksen kautta ilmoitettaviin tietoihin tehdyistä muutoksista. Euroopan kehitysrahaston kirjanpito (ks. jäljempänä 7 jakso) siirtyy SAP-BCS-järjestelmään vuoden 2008 alusta. BCS-hankkeen toisen vaiheen suunnittelu alkoi vuonna 2006 ja jatkuu edelleen. Koska paikallisilla talousarvion hallinnointitoiminnoilla on mahdollisesti suuri vaikutus ABAC-järjestelmään, kaikki asiaankuuluvat kysymykset on analysoitava perusteellisesti ennen realistisen toimintasuunnitelman laatimista ja täytäntöönpanomääräajan asettamista. - ABAC Assets II (’SAM’) Budjettipääosasto arvioi parhaillaan mahdollisuutta integroida Supply and Asset Management -moduuli liikekirjanpidon ABAC-järjestelmään ja korvata näin erillisessä Syslog-järjestelmässä käytettävä ABAC-Assets-sovellus. Hanke on käynnissä yhdellä toimialalla eli Brysselin logistiikka- ja infrastruktuuritoimistossa (OIB). Tarkoituksena on testata, onko tällainen ratkaisu toivottava, toteuttamiskelpoinen ja kustannustehokas. Supply and Asset Management -moduulin alustava versio esiteltiin budjetin pääosastolle ja OIB:lle 13. maaliskuuta 2007. Sen perusteella päätettiin siirtyä seuraavaan vaiheeseen, käyttökelpoisuuden osoittamiseksi tehtävään kattavaan analyysiin. Jos käyttöönottopäätös tehdään myöhemmin vuonna 2007, kaikkien mahdollisten käyttäjien tarpeet on integroitava uuteen järjestelmään. Järjestelmä on tarkoitus ottaa alustavasti käyttöön vain OIB:ssä vuonna 2008. - ABAC Assets I ja ABAC Contracts Komissio jatkaa ABAC Assets I -sovelluksen ylläpitoa ja tekee siihen pieniä parannuksia, kunnes ABAC Assets II -hankkeen tulokset ovat käytettävissä. Sama koskee ABAC Contracts -sovellusta, kunnes oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosastossa saatuja kokemuksia SAP:n avustuksen myöntämistä koskevasta moduulista (Grantor) voidaan hyödyntää pitkän aikavälin kehitysstrategian perustana. - Yhdistetty tietovarasto Hankkeen kehittely alkoi kesäkuussa 2006, ja se perustuu kutakin liiketoiminta-alaa koskeviin vaiheisiin. Kaksi ensimmäistä analysoitua alaa olivat talousarvion toteutuminen (määrärahat – sitoumukset – maksut – SAP/FM) ja yleistä kirjanpitoa koskevat vastaavat seikat (laskut – SAP/FI). Vuoden 2006 loppuun mennessä saavutetun edistymisen johdosta yhdistetty tietovarasto pystyi tarjoamaan pääosastoille ja toimialoille ensimmäisen version raporteista, jotka helpottivat suoriteperusteisen kirjanpidon edellyttämien, vuoden loppua koskevien tietojen laatimista. Yhdistettyä tietovarastoa käytettiin myös valmisteltaessa vuoden 2006 tilinpäätökseen liittyvää vuosittaista raportointia ja laadittaessa komission kunkin pääosaston ja toimialan vuotuisiin toimintakertomuksiin liitettäviä yksittäisiä talousarviota koskevia raportteja. Tarkoituksena on avata yhdistetty tietovarasto kaikkien pääosastojen käyttöön kesäkuussa 2007. Järjestelmään lisätään toimintoja ja siihen tehdään vähitellen parannuksia niin, että se on täysimääräisesti käytössä vuoden 2008 loppuun mennessä. Tällä välin on ylläpidettävä nykyistä tietovarastoinfrastruktuuria. - Tietotekniikan kehitysprosessit Tietotekniikan kehitysprosesseja parannetaan ottamalla käyttöön tiedon mallintamistekniikoita ja laatimalla tietohakemisto. Hankkeen tavoitteena on varmistaa, että nykyinen ja tuleva kehitys dokumentoidaan kattavasti, käytettävät ohjelmistot ovat mahdollisimman tehokkaita ja tiedon arkistoinnin merkitys ymmärretään oikein. Tuottojen liiketoiminta-ala valittiin hankkeen ensimmäisen vaiheen kohteeksi, ja hanke oli edistynyt hyvin 31. maaliskuuta 2007 mennessä. Tämän kertomuksen liitteessä II esitellään järjestelmän käyttöturvallisuuteen liittyvää kehitystä ja ABAC-järjestelmässä säilytettävien tietojen johdonmukaisuuden varmistamisessa saavutettua edistystä. 6. ABAC LÄHETYSTÖISSÄ Budjettipääosasto, ulkosuhteiden pääosasto ja tietotekniikan pääosasto toimivat yhdessä vuonna 2006, jotta lähetystöjen ennakkotilejä koskevat tapahtumat voitiin integroida ABACiin vuoden 2007 alussa. Nykyistä ulkosuhteiden pääosaston lähetystöjen paikallisjärjestelmää ei voitu validoida, koska sen esitystapa ei ollut suoriteperusteisen kirjanpidon mukainen. ABAC-moduuleja on muokattu, jotta niistä saadaan verkkoperusteisia ja jotta paikallisia maksuja ja pieniä menoja voitaisiin hallinnoida lähetystöjen ennakkotilien kautta. ABAC-Assets-sovellus on myös muokattu verkkoperusteiseksi, jotta ulkosuhteiden pääosaston lähetystöt ja viestinnän pääosaston edustustot voisivat hallinnoida käyttöomaisuuttaan keskusjärjestelmän kautta ja kirjata käyttöomaisuuden kyseiseen järjestelmään. ABAC Workflow -sovellus avattiin kaikille lähetystöille 8. tammikuuta 2007 ja ABAC-Assets 26. maaliskuuta 2007. Kunkin lähetystön keskeiselle taloushenkilöstölle on järjestetty näitä moduuleja koskevaa koulutusta. Näin on voitu ratkaista yksi tärkeimmistä jäljellä olevista ongelmista eli se, että komission päätoimipaikan ulkopuolella on suuri määrä pieniä yksiköitä (lähetystöjä ja edustustoja), joiden talousvastuu on hajautettu. Nämä yksiköt on nyt integroitu keskusjärjestelmään ja ne voivat noudattaa uudistettuja kirjanpitosääntöjä ja -menetelmiä. 7. EUROOPAN KEHITYSRAHASTO (EKR) Euroopan kehitysrahaston (EKR) kirjanpito eroaa yleisen talousarvion kirjanpidosta. Tämän kirjanpidon tietojärjestelmää uudistetaan parhaillaan. EKR:n kirjanpitosäännöt saatettiin ajan tasalle vuonna 2005 ja tarkoituksena on korvata EKR:n nykyinen tietojärjestelmä (OLAS) yhdistämällä ABAC ja EuropeAidin paikallinen yleisen talousarvion tietojärjestelmä CRIS. Näitä kahta järjestelmää muokataan parhaillaan EKR:n tarpeita vastaaviksi. EKR:a koskevan ABAC-keskuskomponentin kehitysratkaisut saatiin suurelta osin päätökseen ja testattua vuoden 2006 puoliväliin mennessä. Tarkoituksena on ottaa uusi tietojärjestelmä (ABAC-FED) käyttöön tammikuussa 2008. Yhteistyötoimisto EuropeAidin osalta tarvittiin yksi ylimääräinen vuosi CRIS-sovellukseen tehtävien muutosten toteuttamiseksi. Muutokset olivat tarpeen, jotta sovellus olisi yleistä talousarviota koskevien kirjanpitosääntöjen mukainen. Tätä hanketta on sitouduttu pitämään ensisijaisena vuonna 2007. Hankesuunnitelma on saatettu ajan tasalle ja erityistä huomiota on kiinnitetty siirtymäprosessin ja tietojen laatuun. Järjestelmän tulevien käyttäjien kouluttaminen 46 AKT-lähetystössä muodostaa oman haasteensa. On syytä korostaa, että vaikka uudet tietojärjestelmät ovat vielä kehitteillä, EKR:n vuosien 2005 ja 2006 tilinpäätökset laadittiin siitä huolimatta suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteita noudattaen. Nykyisen kirjanpitojärjestelmän (OLAS) tuottamia tilinpäätöstietoja oikaistiin tarvittaessa suoriteperusteisen kirjanpidon esitystapaa vastaaviksi. EKR:n tilinpitäjä teki myös tarvittavat oikaisut maksuperusteisen kirjanpidon tietoihin tulojen ja menojen hyväksyjän toimittamien lisätietojen perusteella. 8. ABAC-JÄRJESTELMÄN TÄYTÄNTÖÖNPANO MUISSA TOIMIELIMISSÄ JA ERILLISVIRASTOISSA Kolme toimeenpanovirastoa (Älykkään energiahuollon toimeenpanovirasto (IEEA), Koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) ja Kansanterveysalan toimintaohjelman toimeenpanovirasto (PHEA)), kolme sääntelyvirastoa (Euroopan meriturvallisuusvirasto (EMSA), Galileon valvontaviranomainen ja EU:n rajaturvallisuusvirasto (Frontex))[3] sekä kaksi komiteaa (talous- ja sosiaalikomitea sekä alueiden komitea) liitettiin ABAC-järjestelmään vuoden 2006 aikana. Yhdeksän muuta virastoa ryhtyy käyttämään ABAC-järjestelmää vuonna 2007. Kuusi sääntelyvirastoa liitettäneen järjestelmään vuonna 2008. ABAC-järjestelmässä kullekin virastolle tai komitealle luodaan omat rahoitus- ja kirjanpitopuitteet. Viraston tai komitean tilinpitäjät vastaavat edelleen niiden kirjanpidosta ja maksujen täytäntöönpanosta. Koska monet sääntelyvirastot käyttävät talousarviokirjanpidossaan vielä jotain komission Si2-järjestelmän versiota, komissio aikoo tukea Si2:ta kunnes kaikki järjestelmän käyttäjät voidaan siirtää ABACiin. 9. TULEVA KEHITYS Uudistamishankkeen toimintasuunnitelma on päivitetty vuoden 2007 osalta ja laajennettu vuoteen 2008. Seuraavien kuukausien aikana toteutettavissa tärkeimmissä tietoteknisissä kehityshankkeissa keskitytään EKR:n tilien integrointiin, BCS-moduulin täytäntöönpanoon, yhdistetyn tietovaraston loppuun saattamiseen, Web-Income-moduulin parantamiseen, turvallisuuden lisäämiseen ja SAP-järjestelmän Supply and Asset Management -moduulin (SAM) mahdolliseen täytäntöönpanoon OIB:n osalta. Muilta osin tietotekniikkaa kehitetään lähinnä parantamalla käyttäjäystävällisyyttä ja tilinpäätösraportoinnin toimintoja, pyrkimällä pitemmän aikavälin tavoitteeseen eli parempaan yhteentoimivuuteen ja paikallisjärjestelmien tiiviimpään integrointiin keskusjärjestelmään, ja tarjoamalla uusia välineitä käyttäjätukeen ja taloushallintoon. Tilinpäätöspuitteiden osalta keskitytään varainhoitomenettelyjen toimijoiden tehtävien ja vastuiden määrittelyyn, kirjanpitotietojen ja taloushallinnon raportoinnin laadun parantamiseen sekä sen valvomiseen, että valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät noudattavat asetettuja kriteerejä paikallisjärjestelmiä hyväksyessään. 10. PÄÄTELMÄT Huolimatta siitä, että Euroopan komissiossa on siirrytty uuteen kirjanpitojärjestelmään, suoriteperusteiset tilinpäätökset on laadittu säädetyssä määräajassa ja kansainvälisesti hyväksyttyjä tilinpäätösstandardeja on noudatettu olennaisin osin. Komission ulkoiset tilintarkastajat ja vastuuvapauden myöntämisestä vastaavat viranomaiset ovat olleet hyvin tyytyväisiä saavutettuun edistymiseen. Emme voi kuitenkaan tyytyä tähän mennessä saavutettuihin tuloksiin. Kirjanpito- ja tilinpäätösprosesseja on parannettava ja kehitettävä edelleen. Jäljellä ovat seuraavat tärkeät haasteet: - kussakin pääosastossa ja kullakin toimialalla on otettava käyttöön sellaiset menettelyt ja valvontamenetelmät, jotka tarvitaan kirjanpitotietojen jatkuvan korkean laadun varmistamiseksi. Tämän vuoksi kunkin pääosaston ja toimialan olisi erityisesti varmistettava, että kirjanpitoyhteyshenkilö on hierarkiassa asianmukaisella paikalla, jotta hän voi vaikuttaa talousprosessien toimivuuteen ja saada tilinpäätöksen kannalta tarpeelliset tiedot; - komission ja jäsenvaltioiden takaisinperimien summien kirjaamista ja raportointia on parannettava; - EuropeAidin ja kulttuurin ja koulutuksen pääosaston nykyisten järjestelmien validointi on saatava päätökseen ja ulkosuhteiden pääosaston käyttämät ja koulutuksen ja kulttuurin pääosaston sekä muiden pääosastojen suunnittelemat uudet tietojärjestelmät on validoitava; - EKR:n tilit on sulautettava ABAC-järjestelmään ja 46 lähetystön henkilökunta on koulutettava; - suuri määrä ulkoisia elimiä, ts. virastot ja komiteat, on integroitava ABAC-järjestelmään ja niille on järjestettävä koulutusta ja annettava tukea; ja - tietojärjestelmien integrointi on optimoitava ja tarjottava käyttäjien tarvitsemat välineet niiden vastuulla olevien rahoitusresurssien hallinnointia ja resursseista raportointia varten. Seuraavien kahden vuoden hankesuunnitelmassa käsitellään näitä haasteita, ja komissio on sitoutunut toteuttamaan julkisen sektorin kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyjä koskevat korkeatasoisimmat standardit. LIITE I: KORKEAN TASON SUUNNITTELU [pic] LIITE II: JÄRJESTELMÄN TURVAJÄRJESTELYT JA SYNKRONOINTI 1. ABAC-kirjanpito Vuoden 2006 aikana kolme toimeenpanovirastoa, kolme sääntelyvirastoa ja kaksi komiteaa siirtyivät ABAC-järjestelmään. Tarvittavat kehitysratkaisut ja turvajärjestelyt saatiin ajoissa valmiiksi tilinpitäjittäin tehtävien erittelyjen varmistamiseksi (maksujaksot, pankkitilien täsmäytys, tapahtumien validointi ja tiliöintiaikojen hallinnointi). Heinäkuussa 2006 SAP päivitettiin 4.7-versiosta 5.0-versioon. Päivityksen jälkeen käyttöoikeudet oli tarkistettava perinpohjaisesti, jotta voitiin varmistaa, että 5.0-version turvallisuus vastasi vähintään aikaisempaa versiota. Tämä erittäin keskeinen tarkistus toteutettiin onnistuneesti ja 5.0-versioon siirryttiin ongelmitta. Vuoden 2006 toisella puoliskolla laadittiin erityisiä kehitysratkaisuja ja turvallisuussääntöjä, jotta pääosastojen laskenta-asiantuntijat voivat päättää tilinsä vuoden lopussa. Kaikki pääosastot kirjasivat suoriteperusteisen kirjanpidon edellyttämät tiedot ensimmäisen kerran vuoden 2007 alussa vuoden 2006 tilinpäätöstä varten. Budjettipääosaston osalta ABAC-kirjanpitojärjestelmän (SAP) käyttöoikeuksien tarkistus alkoi vuonna 2005. Tarkistus eteni vuonna 2006, mutta sitä on vielä viimeisteltävä vuonna 2007. Ensisijainen tavoite eli tietotekniikka-asiantuntijoiden käyttöoikeuksien tarkistus saatiin päätökseen helmikuussa 2006. 2. ABAC Workflow ABAC Workflow -sovelluksen turvajärjestelyjen uudistaminen alkoi ja monissa kysymyksissä edistyttiin. Niistä mainittakoon teknisten käyttäjien tarkastus, sijaisuusmekanismi ja tarkastusten seuranta. Ensisijaisena toimena olivat lähetystöjä koskevat turvajärjestelyt integroitaessa lähetystöt ABAC Workflow -sovellukseen. Ennakkotilien haltijoita varten kehitettiin uusi moduuli ja lisäksi toteutettiin muita kehitysratkaisuja, jotta toiminnot olisivat täysin erilliset yli 100 lähetystössä. Tähän hankkeeseen panostettiin huomattavasti vuonna 2006. Lähetystöt ovat käyttäneet ABAC Workflow -sovellusta tammikuusta 2007. [1] KOM(2002) 755. [2] Kesäkuun 30. päivänä 2003 (SEC(2003) 790), 31. joulukuuta 2003 (SEC(2004) 118), 30. kesäkuuta 2004 (KOM(2004) 565), 31. tammikuuta 2005 (KOM(2005) 90) ja 31. maaliskuuta 2006 (KOM(2006) 358). [3] Luokitellaan toimielimiksi varainhoitoasetuksen 1 artiklan mukaisesti.