KOMISSION KERTOMUS NEUVOSTOLLE TIIVISTELMÄ EUROOPAN ARKISTOINTIALAN ASIANTUNTIJARYHMÄ ARKISTOT EUROOPASSA VASTAAVAT DIGITAALIAJAN HAASTEISIIN toinen seurantakertomus neuvostolle /* COM/2012/0513 final */





KOMISSION KERTOMUS NEUVOSTOLLE TIIVISTELMÄ EUROOPAN ARKISTOINTIALAN ASIANTUNTIJARYHMÄ ARKISTOT EUROOPASSA VASTAAVAT DIGITAALIAJAN HAASTEISIIN toinen seurantakertomus neuvostolle Tausta Ministerineuvosto antoi marraskuussa 2005 suosituksen ensisijaisista toimista arkistoinnin alan yhteistyön lisäämiseksi Euroopassa[1]. Suosituksessa pyydettiin luomaan jäsenvaltioiden ja unionin toimielinten nimittämistä asiantuntijoista koostuva Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmä, jäljempänä ’EAG’, varmistamaan arkistoihin liittyviä yleisiä asioita koskeva yhteistyö ja koordinointi. Lisäksi neuvosto suositteli ensisijaisia toimia, joita EAG:n olisi seurattava. Vuonna 2008 EAG esitti neuvostolle seurantakertomuksen vuonna 2005 annetun suosituksen täytäntöönpanosta[2]. EAG toteaa kertomuksessa, että digitaalinen arkistointi muuttaa arkistopalvelujen ja arkistojen tuottajien välisiä suhteita sekä roolia, joka arkistopalveluilla ja arkistointialan asiantuntijoilla on julkishallinnossa ja yhteiskunnassa. Kertomuksen mukaan arkistointipalvelujen olisi tarkasteltava rooliansa yksityiskohtaisemmin sekä arvioitava nykyisten arkistointikäsitteiden, ‑menettelyjen ja ‑prosessien merkitystä. Neljä vuotta ensimmäisen seurantakertomuksen jälkeen EAG antaa toisen seurantakertomuksen. EAG hyväksyi sen 30. toukokuuta 2012 Kööpenhaminassa pitämässään kokouksessa. Arkistointialan yhteistyö Euroopassa Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmä, joka perustettiin vuoden 2006 alussa, on jatkanut arkistojen yhteistyön edistämistä ja koordinoimista Euroopassa erityisesti silloin, kun siitä on saatavissa todellista lisäarvoa. EAG kokoontuu kahdesti vuodessa. Vuoden 2009 jälkipuoliskon jälkeen kokoukset on järjestetty yhdessä EBNA:n (European Board of National Archivists) kokousten kanssa, ja niitä on isännöinyt EU:n puheenjohtajavaltio. EAG on antanut edelleen yleisiä suuntaviivoja ja ohjeita siitä, miten panna täytäntöön suosituksen ensisijaisia toimia, kuten: Arkistojen säilyttäminen ja niille aiheutuvien vahinkojen ehkäiseminen Sähköisiä asiakirjoja ja arkistoja koskeva eri alojen välinen yhteistyö Euroopassa säilytettävien arkistojen internet-portaalin perustaminen ja ylläpitäminen EAG on lisäksi tarkastellut vuoden 2008 kertomuksessa tunnistettuja digitaalisen aikakauden arkistoinnille aiheuttamia haasteita. Tarkastelun tulokset ja suositukset esitetään oheisessa kertomuksessa, ja ne esitetään tässä tiivistetysti. Digitaaliajan arkistot Tieto- ja viestintätekniikoiden laajalle levinnyt käyttö muuttaa arkistojen roolia yhteiskunnassa. Euroopan arkistointialan asiantuntijaryhmä on tarkastellut näiden muutosten arkistoille asettamia haasteita erityisesti seuraavilla aloilla. · Arkistojen muuttuva rooli Kansalliset arkistot tarkastelevat parhaillaan aktiivisesti nykyisiä ja tulevia tehtäviään digitaalisessa maailmassa. Kansalliset arkistot tekevät työtä luodakseen tasapainon toimivaltuuksiensa ja tehtäviensä sekä muiden toimiensa kanssa. Tästä syystä ne pyrkivät tekemään tiiviimpää yhteistyötä muiden tietopalveluverkkojen ja ‑elinten, kuten sähköisten viranomaispalvelujen, kanssa. · Arkistojen käyttö paikan päällä vastaan arkistojen käyttö verkossa Arkistojen käyttö muuttuu Euroopassa internet-teknologioiden yleistyessä ja arkistojen siirtäessä enemmän aineistoa verkkoon. Kansallisten arkistojen on päätettävä, minkälainen arkistojen käyttö on etusijalla. Arkistojen on selvitettävä käyttäjiensä tarpeet määrittääkseen, mikä on arkistojen käytön paikan päällä ja verkossa tapahtuvan käytön suhde, sekä päättääkseen, mitä palveluja on kehitettävä. · Arkistot ja direktiivi julkisen sektorin hallussa olevien tietojen uudelleenkäytöstä[3] Kansallisten arkistoinstituutioiden tehtäviin kuuluu kannustaa arkistoissa olevan tiedon julkista käyttöä. Yksityisen sektorin harjoittama arkistotietojen uudelleenkäyttö[4] herättää kuitenkin lukuisia kysymyksiä muun muassa asiakirjojen aitoudesta, immateriaalioikeuksista, tietosuojasta, maksupolitiikasta sekä julkisten ja yksityisten palvelujen välisestä tasapainosta. · Digitointi Arkistot voivat antaa aineistoa käyttöön laajemmin sekä akateemiselle yhteisölle että suurelle yleisölle digitoimalla ja julkaisemalla sitä verkossa. Näin myös arkistoissa olevan tiedon uudelleenkäyttö helpottuu. Tietojen verkkokäyttö ei kuitenkaan ole ilmaista, ja rahoitusmahdollisuuksilla voitaneen parantaa kansallisten arkistojen valmiuksia digitoida kokoelmansa. · Kustannukset ja rahoitus On olennaisen tärkeää löytää tavat rahoittaa digitointia riittävästi, jotta Euroopan arkistoperintö saadaan verkkokäyttöön. Sen vuoksi arkistoinstituutioiden mielestä on tärkeää luoda Euroopan yhteinen rahoitussuunnitelma Euroopan digitointiohjelman lisäksi. Päätelmät Arkistojen rooli muuttuu, koska ne ovat osa nykyaikaista tietoyhteiskuntaa ja digitaalista tietoketjua. Tässä ei ole kyse vain teknisestä muutoksesta vaan siitä, että arkistot liittyvät kiinteästi sähköisiin viranomaispalveluihin. Samalla arkistot säilyttävät monia perinteisiä tehtäviään tiedon säilyttäjinä ja tarjoajina sekä tiedon aitouden takaajina. Arkistoja pidetään autenttisina ja luotettavina tiedonlähteinä tarkasteltaessa hallintoviranomaisten tilivelvollisuutta takautuvasti. Kansallisten arkistojen on tehtävänsä täyttääkseen osallistuttava digitaalisten tallenteiden hallinnointia koskevien sääntöjen asettamiseen asiakirjan elinkaaren alkuvaiheessa. Arkistojen olisi pyrittävä osallistumaan aktiivisemmin hallintoon liittyvien toimintaprosessien hallinnointiin teknisen näkökulman lisäksi myös luomalla itse uusia visioita arkistoinstituutioista ja niiden yhteyksistä hallintoon. Kansallisten arkistojen tärkeimpiin tehtäviin kuuluvat digitaalinen säilyttäminen ja digitaalisen luodun aineiston tarjoaminen käytettäväksi. Digitaalisena luotujen tallenteiden yhä suuremman määrän siirtäminen lisää tarvetta luoda kestävä tekninen rakenne sekä organisaatio- ja tietorakenteet, jotta digitaalinen aineisto on pysyvästi käytettävissä ja jotta varmistetaan sen luotettavuus. Tämä edellyttää huomattavia ponnistuksia arkistoilta, erityisesti kokemusten vaihtoa ja yhteisten strategioiden luomista. Kansalliset arkistot myöntävät, että on tärkeää varmistaa, että kansalaiset koko EU:n alueella voivat käyttää Euroopan rikasta arkistoperintöä verkossa. Arkistojen digitaalisesta käytöstä vuonna 2010 annetussa Brysselin julistuksessa[5] korostetaan arkistojen tavoitetta hyödyntää digitaalisia teknologioita mahdollisimman laajasti, jotta voidaan edistää Euroopan arkistokokoelmien avointa käyttöä. Olisi kuitenkin huomattava, että tämä edellyttää erityisiä laatuvaatimuksia kuvailevilta tiedoilta sekä arkistojen kyvyltä taata digitaalisten tallenteiden aitous. Euroopassa toimivat arkistot työskentelevät yhdessä vastatakseen modernin tietoyhteiskunnan haasteisiin pyrkiessään täyttämään perinteiset tehtävänsä viranomaisille ja kansalaisille. Arkistot ovat tehneet yhteistyötä Euroopassa jo kaksi vuosikymmentä. Ne oppivat edelleen toisiltaan ja tekevät mahdollisuuksien mukaan yhteistyötä kehittääkseen uusia standardeja, käytäntöjä ja ratkaisuja edetäkseen kohti tietoyhteiskunnan täysjäsenyyttä. Kansalliset arkistot selvittävät sitä, miten ne voivat työskennellä tiiviimmin yhdessä vastatakseen edessä oleviin haasteisiin ja luodakseen uuden käsitteen tulevien vuosien yhteistyötä varten. Ne koordinoivat toimintansa keskenään sekä EU:n toimielinten kanssa EBNA:n ja EAG:n kautta. Lisäksi kansalliset arkistot pyrkivät osallistumaan tiiviimmin muiden tiedonhallintaelinten ja sähköisten viranomaispalvelujen toimintaan. Kansallisten arkistojen tavoitteena on olla täysimääräisesti mukana kehitettäessä avointa dataa ja tietojen tarjontaa verkossa koskevaa EU:n politiikkaa. Päätökset ja suositukset Päätökset (1) Kansalliset arkistot työskentelevät yhdessä luodakseen arkistoja koskevan yhteisen digitaalisen suunnitelman, jossa yhdistetään eurooppalaiset tavoitteet kansallisiin tavoitteisiin ja pyrkimyksiin. Ne selvittävät, miten arkistot voivat osaltaan tukea Euroopan arkistoportaalia koskevan säätiön perustamista vuoden 2015 jälkeen. EAG pyrkii edistämään arkistoja koskevaa yhteistä politiikkaa kasvavalla eurooppalaisella tietoalueella sekä selvittämään sitä, miten arkistojen perusarvot löytävät paikkansa digitaalialan kehityksen uusissa käänteissä. Erityistä huomiota kiinnitetään yhteentoimivuuteen, datan pitkän aikavälin käytettävyyteen, pysyviin tunnisteisiin, avoimeen dataan ja arviointiin. (2) Kansalliset arkistot tekevät yhteistyötä siirtääkseen vuoteen 2015 mennessä verkkoon seuraavat: – Tärkeimmät lähteet, jotka auttavat kansalaisia ymmärtämään paremmin maiden ja hallintoviranomaisten välisiä suhteita Euroopan historiassa ja rakentamisessa sekä kansallisten kulttuurien, perinteiden ja identiteettien moninaisuutta. – Kunkin jäsenvaltion arkiston parhaat palat. – Tärkeisiin historiallisiin tapahtumiin ja vuosipäiviin liittyvät kokoelmat. (3) Kansalliset arkistot tekevät tiiviimpää yhteistyötä muiden elinten kanssa voidakseen varmistaa, että tietojen säilyttämistä ja käyttöä koskevat arkistointinäkökohdat sekä muun muassa tietosuojaa koskevat näkökohdat otetaan tasapuolisesti huomioon. Ne esimerkiksi ottavat tehtäväkseen laatia luonnoksen arkistotoimen toimintaohjeeksi EU:n tietosuoja-asetusehdotuksen puitteissa. Luonnoksesta keskustellaan muiden asianomaisten kanssa. Suositukset (4) Kansallisten arkistojen ja hallintoviranomaisten olisi toimittava yhteistyössä vahvistettaessa standardeja sähköisten tallenteiden hallinnointia varten. Ne jatkavat työskentelyä yhdessä muiden julkisen ja yksityisen sektorin organisaatioiden kanssa DLM-foorumissa tarkoituksenaan edistää eri suuntaviivojen ja standardien, kuten MoReq2010, kehittämistä edelleen. (5) Online-palveluja koskevia yhteisiä standardeja olisi levitettävä. On tarkasteltava sosiaalisen verkostoitumisen muuttuvaa roolia ja sen mahdollista vaikutusta arkistointipalvelujen tarjontaan. (6) Arkisto-organisaatioiden olisi tehtävä yhteistyötä selviytyäkseen ongelmista ja kannustaakseen yhä enemmän arkistoissa olevan tiedon uudelleenkäyttöä. Nykyisistä eurooppalaisista parhaista käytänteistä on luotava yhteinen malli sellaisten arkistojen käytettäväksi, joilla ei vielä ole uudelleenkäyttöpolitiikkaa. Mallin olisi sisällettävä se, miten lisensoidaan sisällön uudelleenkäyttö ja taataan aitous, sekä maksullisen tai maksuttoman tietojen käytön vaihtoehdot. Arkistojen olisi jaettava kokemuksensa kirjastojen ja museoiden kanssa sekä jatkettava sen tutkimista, mitä asiakkaat ja mahdolliset asiakkaat haluavat. EAG:n olisi edistettävä parhaiden käytäntöjen soveltamista tällä alalla ja toimittava alan edustajana ja korostettava sitä, että arkistoissa on paljon mahdollisesti uudelleenkäyttöön sopivaa sisältöä. (7) Kansallisten arkistojen olisi jaettava tietojaan ja kokemuksiaan sekä vaihdettava tietoa siitä, miten arkistoitua aineistoa voidaan digitoida. Sellaisen Euroopan laajuisen strategian laatiminen, johon kuuluu digitointia koskevia malleja ja yhteisiä standardeja, voisi auttaa yksittäisiä arkistoja aloittamaan digitointiohjelmia sekä edistää maiden välistä yhteentoimivuutta. On myös tarpeen tarkastella digitointiohjelmien rahoitusta. Pitäisikö arkistojen periä maksu ylimääräisistä palveluista, kuten aineiston käytöstä verkossa, ja jos kyllä, millaisissa tapauksissa? EAG:n olisi annettava suosituksia aineiston digitoimiseksi verkkokäyttöön ja tuettava asianmukaisten strategioiden kehittämistä. (8) Digitaalisena luotujen tallenteiden yhä suuremman määrän siirtäminen ja säilyttäminen edellyttää tiiviimpää yhteistyötä sekä parhaiden käytäntöjen ja ratkaisujen vaihtoa kansallisten arkistojen kesken. Niiden olisi mahdollisuuksien mukaan luotava yhteiset käsitteet ja ratkaisut ottaen huomioon alan nykyiset hankkeet[6]. On määritettävä tarkemmin, kuinka paljon rahoitusta digitaalisena luotua arkistomateriaalia varten tarvitaan, jotta arkistoilla olisi parempi käsitys sen kustannuksista ja siitä, miten rajalliset budjetit olisi jaettava perinteisten ja digitaalisten tiedotusvälineiden kesken. Digitaalisena luotujen tallenteiden säilyttämiskustannuksia olisi arvioitava tarkemmin, esimerkiksi parannettujen kustannusmallien avulla, jotta kansallisille arkistoille voidaan tarjota paremmat välineet ennakoida tulevan rahoituksen tarvetta. [1] EUVL L 312, 29.11.2005, s. 55. [2] Seurantakertomus neuvostolle SEC(2008) 2364; KOM(2008) 500. [3] EUVL L 345, 31.12.2003, s. 90. [4] Komissio ehdotti joulukuussa 2011 julkisen sektorin hallussa olevien tietojen uudelleenkäytöstä annetun direktiivin (’PSI-direktiivi’, engl. Public Sector Information) muuttamista siten, että direktiivin soveltamisalaa laajennetaan arkistoihin, museoihin ja kirjastoihin, vaikka niiden velvollisuudet eivät olekaan yhtä laajat kuin muilla julkisen sektorin elimillä. [5] Brysselin julistuksen (Brussels Declaration on Digital Access to Archives) antoi EBNA (European Board of National Archivists) 19. marraskuuta 2010. [6] Esimerkiksi seuraavat hankkeet: PLANETS, PRESTOSPACE ja Digital Preservation Europe.