Selittävä muistio Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella tehdystä oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiantoa Euroopan unionin jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa koskevasta yleissopimuksesta (Neuvoston 26 päivänä kesäkuuta 1997 hyväksymä teksti)



Virallinen lehti nro C 261 , 27/08/1997 s. 0026 - 0037



SELITTÄVÄ MUISTIO Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella tehdystä oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiantoa Euroopan unionin jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa koskevasta yleissopimuksesta (Neuvoston 26 päivänä kesäkuuta 1997 hyväksymä teksti) (97/C 261/03) JOHDANTO 1. Yksityisoikeuden alalla tapahtuvaa yhteistyötä koskevien Euroopan unionin yleissopimusten tavoitteena on luoda yhteinen oikeudellinen alue, jossa oikeussubjektit voivat saattaa voimaan oikeutensa ja saada samanlaista suojaa kuin he saavat omien valtioidensa tuomioistuimissa. Tässä suhteessa menettelyn nopeus ja oikeusvarmuus muodostuvat keskeisiksi vaatimuksiksi, sillä nykyään sekä yksityissektorin että talous- ja kulttuurisuhteiden yhteyksien lisääntyminen johtaa väistämättä riita-asioiden moninkertaistumiseen. Siviili- tai kauppaoikeudellisten oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen lähettäminen jäsenvaltiosta toiseen tiedoksiantoa varten on välttämätön vaihe menettelyssä ja sen on voitava tapahtua tyydyttävissä olosuhteissa. 2. Oikeusasioiden neuvosto antoi istunnossaan 29 ja 30 päivänä lokakuuta 1993 asiakirjojen lähettämisen yksinkertaistamista käsittelevän työryhmän tehtäväksi laatia asiakirja, jonka tarkoituksena on yksinkertaistaa ja nopeuttaa asiakirjojen lähettämistä jäsenvaltiosta toiseen. Portugalin puheenjohtajakaudella yhdessä Alankomaiden ja Yhdistyneen kuningaskunnan kanssa huhtikuussa 1992 laadittuun kyselyyn saatujen vastausten tarkastelu osoitti, että olemassa oleva järjestelmä on monimutkainen, epäyhtenäinen ja tehoton. Se seikka, että suurin osa jäsenvaltioista on liittynyt oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiantoa ulkomailla siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa koskevaan 15 päivänä marraskuuta 1965 tehtyyn Haagin yleissopimukseen ja sen lisäksi kahdenvälisiin tai alueellisiin asiakirjoihin, on aikaa myöten aiheuttanut epäselvyyttä siitä, mitä menettelyjä olisi käytettävä ja mitkä ovat ensisijaisia, ja tämä puolestaan aiheuttaa viivästymiä, virheitä tai ristiriitaisia valintoja. Alankomaiden valtuuskunta esitti jo vuonna 1993 ehdotuksen, jonka tarkoituksena oli mukauttaa tuomioistuimen toimivallasta ja tuomioiden täytäntöönpanosta yksityisoikeuden alalla 27 päivänä syyskuuta 1968 tehtyyn Brysselin yleissopimukseen liitetyn pöytäkirjan IV artiklaa, joka koskee asiakirjojen tiedoksiantoa Euroopan unionin jäsenvaltioiden välillä. Työryhmässä keskusteltiin ensin tästä ehdotuksesta, ja tämän jälkeen puheenjohtajavaltiona toiminut Saksa laati kyselylomakkeen jäsenvaltioissa sovellettavista menettelyistä. Puheenjohtajavaltio Ranska esitti viimein vuoden 1995 alussa uuden ehdotuksen, joka perustui yhtenäisen ja jäsenvaltioita velvoittavan järjestelmän käyttöönottoon. Jäsenvaltioiden ehdotusten perusteella ja ottaen huomioon ne tulokset, jotka saatiin komission aloitteesta oikeudenkäytöstä vastaavien tahojen keskuudessa suoritetusta kyselystä, työskentely suuntautui sellaisen ratkaisun aikaansaamiseen, jossa ehdotetut eri toimintatavat ovat keskenään tasapainossa. Työryhmän saatua tehtävänsä päätökseen puheenjohtajavaltio Alankomaat toimitti Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.6 artiklan mukaisesti yleissopimusehdotuksen tekstin Euroopan parlamentille (1). Neuvosto hyväksyi yleissopimuksen 26 päivänä toukokuuta 1997 (2), ja kaikkien jäsenvaltioiden edustajat allekirjoittivat sen samana päivänä. 3. Unionin jäsenvaltioiden välillä sovelletaan ainoastaan uutta yleissopimusta, jollei voimassa olevista sopimuksista tai kahden tai useamman jäsenvaltion välillä tehtävistä ja kiinteämmän yhteistyön mahdollistavista Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.7 artiklassa tarkoitetuista sopimuksista muuta johdu. Yleissopimus on vuoden 1965 Haagin yleissopimuksen mukainen, ja siinä toistetaan tietyt sen ratkaisut, mutta siihen sisältyy myös neljä tärkeää uudistusta. Ensinnäkin jotta vältettäisiin peräkkäiset viivästykset lähetettäessä asiakirjoja useiden välikäsien kautta, siinä määrätään suoremmista yhteyksistä asiakirjojen lähettämisestä vastaavien henkilöiden tai viranomaisten, ja tiedoksiantamisesta vastaavien välillä. Yleissopimuksessa määrätään myös tiettyjen sellaisten keinojen käytöstä, joiden tarkoituksena on helpottaa näiden oikeudenkäytöstä vastaavien tahojen tehtävää, kuten nykyaikaisista lähetystavoista, kaikki tiedot sisältävästä ja helppokäyttöisestä vakiolomakkeesta sekä jäsenvaltioiden nimeämistä vastaanottavista viranomaisista laadittavista luetteloista. Lisäksi osapuolten oikeuksien turvaamiseksi yleissopimuksessa on uudenlaiset säännöt asiakirjojen kääntämisestä. Lisäksi perustetaan täytäntöönpanokomitea, jonka tehtävänä on huolehtia yleissopimuksen moitteettomasta toiminnasta, vastaanottavia viranomaisia ja tarvittavaa oikeudellista sanastoa koskevien luettelojen laatimisesta ja ajan tasalla pitämisestä sekä yleissopimuksen määräysten täytäntöönpanoa tai sen sisällön muuttamista koskevien ehdotusten tekemisestä. Järjestelmän täydennykseksi laaditaan lisäksi pöytäkirja yleissopimuksen tulkitsemisesta Euroopan yhteisöjen tuomioistuimessa, käyttäen esikuvana 3 päivänä kesäkuuta 1971 tehtyä pöytäkirjaa 27 päivänä syyskuuta 1968 tehdyn Brysselin yleissopimuksen tulkitsemisesta yhteisöjen tuomioistuimessa. Asiakirjojen tiedoksiannosta määrätään Brysselin yleissopimuksen 20 artiklassa ja siihen liitetyn pöytäkirjan IV artiklassa ja näitä olisi siksi mukautettava. Tämä yleissopimus on ensimmäinen käytännön esimerkki Euroopan unionista tehdyn sopimuksen VI osaston määräyksillä käyttöön otetun yksityisoikeuden alalla tapahtuvasta oikeudellisesta yhteistyöstä, ja se muodostaa keinon lujittaa jäsenvaltioiden välisiä yhteyksiä. Lakimiesten ja oikeudenkäytöstä vastaavien tehtävänä on varmistaa, että yleissopimuksella saavutetaan asetetut tavoitteet. I OSASTO 1 artikla Soveltamisala 1. Yleissopimuksen 1 artiklan 1 kohdassa määritellään yleissopimuksen soveltamisala. Siten siinä määrätään, että yleissopimuksella säädellään Euroopan unionin jäsenvaltioiden suhteita siviili- tai kauppaoikeudellisia asiakirjoja lähetettäessä. Tämän yleissopimuksen ja muiden, kahden tai useamman jäsenvaltion välillä voimassa olevien sopimusten tai järjestelyjen välisistä suhteista määrätään 20 artiklassa. Tältä osin on syytä tutustua kyseistä artiklaa koskevaan selvitykseen. Yleissopimuksessa käsitellään oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen lähettämistä tiedoksiantoa varten. Siinä ei määritellä, mitä käsitteellä "oikeudenkäynti- ja muutasiakirjat" tarkoitetaan. Oikeudenkäyntiasiakirjoilla tarkoitetaan luonnollisesti oikeudenkäyntiin liittyviä asiakirjoja. Näyttää siltä, että ei ole mahdollista antaa täsmällistä määritelmää ilmaisulle "muut asiakirjat". Niiden voidaan ajatella tarkoittavan virkamiehen laatimia asiakirjoja, kuten notaarin laatimia asiakirjoja tai haasteasiakirjoja tai jäsenvaltion viranomaisen laatimia asiakirjoja taikka asiakirjoja, jotka ovat luonteeltaan ja merkitykseltään sellaisia, että ne on lähetettävä ja annettava vastaanottajalleen tiedoksi virallista menettelyä noudattaen. Yleissopimuksessa ei määritellä lainkaan ilmaisua "siviili- tai kauppaoikeudelliset asiat", kuten ei monissa muissakaan sopimuksissa, joissa käytetään näitä termejä, eikä siinä viitata asiakirjan lähettäneen tai vastaanottaneen valtionlainsäädännössä käytettyyn määritelmään. Euroopan unionissa tehtyjen eri yleissopimusten yhdenmukaisuutta ajatellen olisi aiheellista pitää lähtökohtana yhteisöjen tuomioistuimen tulkintaa käsitteestä "siviili- tai kauppaoikeudelliset asiat"; tuomioistuimen tulkinnassa on vahvistettu sellaisen itsenäisen määritelmän periaate, jossa otetaan huomioon yleissopimuksen tavoitteet ja rakenne sekä yleiset, kaikille kansallisille oikeusjärjestelmille yhteiset periaatteet. Kaikki siviili- ja kauppaoikeuden alaan kuuluvat kysymyksethän eivät rajoitu vuoden 1968 Brysselin yleissopimuksen soveltamisalaan. Siviili- ja kauppaoikeuden alaan eivät kuulu ennen kaikkea rikosasiat, mutta kylläkin sellaiset siviilikanteet, jotka käsitellään rikostuomioistuimessa, tai veroasiat. Näyttää kuitenkin tarpeelliselta tulkita näitä ilmaisuja väljästi, jotta suojattaisiin asianosaisten ja etenkin vastaajan oikeudet. 2. Yleissopimuksen 1 artiklaan lisättiin 2 kohta vastaanottavan jäsenvaltion vapauttamiseksi vastuusta sellaisen asiakirjan tiedoksiannosta, jonka vastaanottajan osoite ei ole tiedossa. Tämä kohta ei kuitenkaan merkitse sitä, etteikö vastaanottavan jäsenvaltion viranomainen, joka saa pyynnön asiakirjan tiedoksiantamisesta sellaiselle vastaanottajalle, jonka osoite on epätäydellinen tai epätarkka, olisi velvollinen tutkimaan asiaa käytettävissään olevin keinoin. Jos vastaanottajan osoitetta ei yrityksistä huolimatta saada selvitettyä, olisi suotavaa, että asiakirja palautettaisiin viipymättä pyynnön lähettäneelle viranomaiselle. 2 artikla Lähettävät ja vastaanottavat viranomaiset Yleissopimuksen 2 artiklassa määrätään periaatteesta lähettää asiakirjat suoraan paikallisten viranomaisten välillä tapahtuvaa tiedoksiantoa varten. Tämä järjestelmä, joka on uusi edistysaskel jäsenvaltioiden välisessä oikeudellisessa yhteistyössä, on yksi yleissopimuksen tärkeimmistä uudistuksista. Niiden vaikeuksien ratkaisemiseksi, jotka johtuvat diplomaattiteitse tapahtuvan lähettämisen hitaudesta, voimassa olevissa sopimuksissa määrätään keskusviranomaisista, jotka vastaavat asiakirjojen lähettämisestä, mikä tapahtuu yleensä vaiheittain; tässä yleissopimuksessa on tarkoitus poistaa tarpeettomat välivaiheet menettelystä, jossa lähettävä jäsenvaltio toimittaa asiakirjan ja vastaanottava jäsenvaltio antaa sen tiedoksi. Jäsenvaltioiden tehtävänä on nimetä ne virkamiehet, oikeudelliset tai hallinnolliset viranomaiset tai muut henkilöt, jotka ovat toimivaltaisia hoitamaan lähettäville ja vastaanottaville viranomaisille määrättyjä tehtäviä ja joilla on käytettävissään tähän tarvittavat keinot. Yleissopimuksella ei kuitenkaan velvoiteta jäsenvaltioita antamaan näitä keinoja mahdollisesti nimeämiensä yksityisten elinten käyttöön. Jäsenvaltiot voivat myös nimetä saman viranomaisen hoitamaan sekä lähettävän että vastaanottavan viranomaisen tehtäviä tietyllä alueella, tai nimetä tehtäviin eri viranomaiset. Liittovaltiot sekä sellaiset valtiot, joissa on useita oikeusjärjestelmiä, ja valtiot, joissa on alueellisia itsehallintoyksiköitä, voivat nimetä useampia viranomaisia. Ne voivat kuitenkin hajauttamisperiaatteesta poiketen ilmoittaa nimeävänsä koko aluettaan varten yhden lähettävän viranomaisen ja toisen vastaanottavan viranomaisen tai yhden ainoan viranomaisen hoitamaan molempia tehtäviä. Yhden ainoan viranomaisen nimeämisestä ei kuitenkaan saa aiheutua tiedoksiantomenettelyjen täytäntöönpanon viivästymistä. Määräys toimia tällaisena keskusyksikkönä on voimassa viisi vuotta. Yleissopimuksen 18 artiklan nojalla perustetun täytäntöönpanokomitean tehtävänä on valvoa hajautettujen viranomaisten toimintaa ja varmistaa, että niiden toiminta on tehokasta. Ne jäsenvaltiot, jotka ovat nimenneet keskusyksikön, saattaisivat sen jälkeen, arvioituaan tältä osin kerätyt tiedot ja ottaen huomioon hajautetun järjestelmän alusta alkaen valinneiden jäsenvaltioiden kokemukset, mieluummin antaa tehtävät paikallisviranomaisille. Nimitys voidaan kuitenkin uusia viideksi vuodeksi kerrallaan. Lisäksi jäsenvaltioiden on, ennen kuin yleissopimus tulee niiden osalta voimaan, toimitettava 4 kohdan mukaisesti nimeämiään vastaanottavia viranomaisia koskevat tiedot, jotka muiden jäsenvaltioiden lähettävillä viranomaisilla on oltava asiakirjojen toimittamista varten. Jäsenvaltioiden nimeämät viranomaiset saavat käyttöönsä yleissopimuksen 18 artiklan määräysten mukaisesti täytäntöönpanokomitean laatiman ja vuosittain ajan tasalle saattaman käsikirjan, jossa on tarvittavat tiedot. 3 artikla Keskusyksikkö Jotta lähettävät ja vastaanottavat viranomaiset voisivat ratkaista sellaiset yleissopimuksen täytäntöönpanoon liittyvät ongelmat, joita ne eivät saa selvitetyksi viranomaistasolla, yleissopimuksessa määrätään perustettaviksi keskusyksiköitä, joiden tehtävänä on etsiä ratkaisuja ongelmiin, kun on kyse lähettävän viranomaisen ja vastaanottavan valtion keskusyksikön välisistä suorista yhteyksistä. Artiklan a alakohdassa määrätäänkin lähettävän viranomaisen mahdollisuudesta pyytää toisen valtion keskusyksiköltä tietoja. Pyyntö voi koskea esimerkiksi sitä, mille vastaanottavalle viranomaiselle asiakirja on lähetettävä tiedoksiantoa varten, kun lähettävän viranomaisen tätä koskevat tiedot ovat riittämättömät. Artiklan b alakohtaa voi soveltaa yksittäistapaukseen tai tapaukseen, jossa on kyse yleisemmistä ongelmista. Lähettävä viranomainen voi ottaa yhteyttä toisen jäsenvaltion keskusyksikköön, jos se jo jonkin aikaa aiemmin on toimittanut kyseisen jäsenvaltion vastaanottavalle viranomaiselle asiakirjan, mutta ei ole lukuisista pyynnöistään huolimatta saanut tietoja siitä, mihin toimiin lähettämisen vuoksi mahdollisesti on ryhdytty. Se voi myös ilmoittaa keskusyksikölle toistuvista ongelmista jonkin vastaanottavan viranomaisen kanssa. Artiklan c alakohtaa, jonka mukaan vastaanottavan jäsenvaltion keskusyksiköltä voidaan pyytää, että se lähettää asiakirjan toimivaltaiselle vastaanottavalle viranomaiselle tiedoksiantoa varten, saa soveltaa vain poikkeustapauksissa. Yleensä keskusyksikkö ei vastaa suoraan toimituspyyntöjen käsittelemisestä, joka on vastaanottavan viranomaisen tehtävä. Lisäksi yleissopimuksessa on useita määräyksiä, joiden mukaan lähettävät ja vastaanottavat viranomaiset voivat ratkaista tiedoksiantopyyntöä koskevat ongelmat; näitä määräyksiä olisi käytettävä ennen kuin käännytään keskusyksikön puoleen. Asiakirjaa ei pitäisi näin ollen lähettää keskusyksikölle pelkästään sen vuoksi, että alueen toimivaltaista vastaanottavaa viranomaista ei ole mahdollista nimetä; sen sijaan tällaisessa tapauksessa tietoja olisi pyydettävä 3 artiklan a alakohdan mukaisesti. Jos asiakirjan vastaanottajan osoitetta ei saada selville tai saatu osoite on virheellinen eikä vastaanottava viranomainen voi täyttää tiedoksiantopyyntöä, asiakirjaa ei saa missään tapauksessa lähettää keskusyksikölle. Tapaukseen sovelletaan tällöin yleissopimuksen 1 artiklan 2 kohtaa, jonka mukaan yleissopimusta ei sovelleta, ellei vastaanottajan osoite ole tiedossa. Toisaalta on perusteltua lähettää asiakirja keskusyksikölle, jos lähettävä viranomainen toistuvista pyynnöistään huolimatta ja kohtuullisen ajan kuluttua ei saa lainkaan vastausta tiedusteluunsa siitä, mikä vastaanottava viranomainen on alueellisesti toimivaltainen antamaan asiakirjan tiedoksi. Yleisesti voidaan todeta, että asiakirja voidaan lähettää vastaanottavan jäsenvaltion keskusyksikölle, jos esimerkiksi tuomioistuinrakennus, jossa vastaanottavaksi viranomaiseksi nimetty yksikkö toimii, tai asianomaisen haastemiehen toimisto tuhoutuu tulipalossa tai jos yleislakon tai luonnonmullistuksen vuoksi kyseisen jäsenvaltion hallinto on täysin lamaantunut sillä alueella, jossa asiakirja on annettava tiedoksi. Kaikissa tapauksissa lähettävän viranomaisen tehtävänä on ratkaista edellä mainitut seikat huomioon ottaen, onko kyseessä poikkeustapaus, jossa on perusteltua lähettää asiakirja vastaanottavan jäsenvaltion keskusyksikölle. Täytäntöönpanokomitea valvoo 3 artiklan c alakohdan soveltamista 18 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Lisäksi on ilmeisesti aiheellista, että 15 päivänä marraskuuta 1965 tehdyn Haagin yleissopimuksen osapuolina olevat jäsenvaltiot nimeävät keskusyksiköikseen tämän yleissopimuksen 2 artiklan mukaisesti nimeämänsä keskusviranomaiset. II OSASTO OIKEUDENKÄYNTIASIAKIRJAT 1 jakso Oikeudenkäyntiasiakirjojen lähettäminen ja tiedoksianto Tässä jaksossa vahvistetaan säännöt, joita sovelletaan lähetettäessä asiakirjoja yleissopimuksessa määrättyä tavanomaista lähettämistapaa käyttäen. 4 artikla Asiakirjojen lähettäminen 1. Asiakirjan koko lähettämis- ja tiedoksiantomenettelyn toteuttamiseksi mahdollisimman nopeasti on lähettävän viranomaisen tehtävä voitavansa asiakirjan lähettämiseksi suoraan ja viipymättä toimivaltaiselle vastaanottavalle viranomaiselle. Sen lähettävä viranomainen voi selvittää täytäntöönpanokomitean laatiman käsikirjan avulla, mikä vastaanottava viranomainen on vastaanottajan osoitteen perusteella toimivaltainen ottamaan asiakirjan vastaan. 2. Yleissopimuksessa ei luetella niitä tapoja, joita voidaan käyttää asiakirjan lähettämisessä. Sitä vastoin yleissopimuksessa sallitaan minkä tahansa sopivan tavan käyttäminen, jolloin valinta voidaan tehdä jäsenvaltion lainsäädännössä sallittujen menettelyjen mukaisesti kussakin tapauksessa erikseen ja ottaen huomioon käytettävissä olevat yhteydet toimivaltaiseen vastaanottavaan viranomaiseen. Tämä joustavuus käytettävien menetelmien suhteen ei saa kuitenkaan vahingoittaa asiakirjan vastaanottajan etuja. Sen vuoksi yleissopimuksessa määrätään, että vastaanotetun tekstin on vastattava täysin lähetettyä asiakirjaa ja että kaiken sen sisältämän tiedon on oltava helposti luettavissa. Jos näin ei ole, asiakirjat ja lomakkeen kohta "ilmoitus pyynnön ja asiakirjan palauttamisesta" asianmukaisesti täytettynä on palautettava lähettävälle viranomaiselle viipymättä. Lähettävä viranomainen voi selvittää käsikirjasta ne lähetystavat, joita voidaan käyttää kyseisen jäsenvaltion vastaanottavien viranomaisten kanssa. Saatettaessa käsikirja vuosittain ajan tasalle siihen voidaan lisätä uusia teknisiä keinoja, jotka vastaanottavat viranomaiset hyväksyvät lähetystavoiksi. 3. Lähettävän viranomaisen lähettämiin asiakirjoihin on liitettävä lomake, joka laaditaan yleissopimuksen liitteenä olevalle asiakirjojen tiedoksiantopyyntöä koskevalle vakiolomakkeelle, joka on olemassa kaikilla kielillä. Yleissopimuksessa ei ole sääntöjä siitä, millä kielellä lomakkeen esitiedot on laadittava. Lähettävät viranomaiset voivatkin käyttää esimerkiksi sellaisia lomakkeita, jotka on laadittu niiden virallisella kielellä tai vastaanottavan viranomaisen virallisella kielellä taikka sillä Euroopan unionin kielellä, jonka vastaanottava valtio on ilmoittanut hyväksyvänsä 3 kohdan mukaisesti. Lähettävän viranomaisen on täytettävä lomake jollakin vastaanottavan valtion virallisista kielistä tai kielellä, jonka vastaanottava valtio on ilmoittanut hyväksyvänsä 3 kohdan mukaisesti. Lähettävä viranomainen voi päättää kielestä käsikirjan perusteella, jossa ilmoitetaan: a) toisaalta: - vastaanottavassa valtiossa käytetty ainoa virallinen kieli, tai - vastaanottavassa valtiossa käytettävät useammat viralliset kielet, taikka - se vastaanottavan valtion virallisista kielistä, jota on käytettävä vastaanottajan osoitteen vuoksi, b) toisaalta: - jokin muu Euroopan unionin jäsenvaltion kieli, jonka vastaanottava valtio on ilmoittanut hyväksyvänsä. Lähettävä viranomainen voi valita a kohdassa mainitun sopivan kielen tai b kohdassa tarkoitetun kielen. On kuitenkin muistettava, että useimpia yleissopimukseen liitettyyn lomakkeeseen tehtäviä merkintöjä ei tarvitse kääntää ja että täytäntöönpanokomitean tehtäväksi annetaan sellaisen sanaston laatiminen, jossa on kaikilla unionin kielillä tärkeimmät sellaiset oikeudelliset termit, joita saatetaan tarvita lomaketta täytettäessä. 4. Monissa yleissopimuksissa suodaan vapautus asiakirjojen laillistamisen vaatimuksista. Ei olisi tietenkään syytä vaatia ainoastaan tiedoksiantoa varten toimitettujen asiakirjojen laillistamista, etenkään Euroopan unionissa. Brysselissä 27 päivänä syyskuuta 1968 tehdyn yleissopimuksen 49 artiklassa määrätään, että jäsenvaltion tuomioistuin ei saa vaatia asiakirjojen laillistamista tai vastaavaa muodollisuutta, kun sen käsiteltäväksi saatetaan toisessa jäsenvaltiossa annetun päätöksen täytäntöönpano. 5. Tätä kohtaa, jossa määrätään mahdollisuudesta lähettää asiakirja kahtena kappaleena vastaanottavalle viranomaiselle ja vaatia toisen kappaleen palauttamista voidaan ilmeisesti soveltaa vain silloin, kun asiakirjat lähetetään perinteisillä tavoilla kuten postitse. Käytäntöjä on kuitenkin mukautettava tulevaisuudessa mahdollisesti käytettäviin menetelmiin sitä mukaa, kun niitä otetaan käyttöön. Lähettävä viranomainen voi lähettää vastaanottavalle viranomaiselle tarvittavat tiedot asiakirjan ohessa toimitettavalla pyyntöä koskevalla lomakkeella. 5 artikla Asiakirjojen kääntäminen 1. Kun asiakirja on tiedoksiantoa varten lähetettävä toiseen jäsenvaltioon, lähettävä viranomainen ilmoittaa pyynnön esittäjälle, että vastaanottaja voi yleissopimuksen 8 artiklan mukaisesti kieltäytyä asiakirjassa käytetyn kielen perusteella vastaanottamasta sitä. Yleissopimuksessa ei ole määräyksiä niistä oikeudellisista seurauksista, joita saattaa aiheutua, jos asiakirjan vastaanottamisesta kieltäydytään siinä käytetyn kielen vuoksi. Toimivaltaisten tuomioistuinten tehtävänä on ratkaista tämä kysymys. Lähettävän viranomaisen on kiinnitettävä hakijan huomiota niihin vaaroihin, joita tälle saattaa aiheutua menettelyyn liittyvien määräaikojen noudattamisen tai tehokkuuden tai menettelyn asianmukaisen toteuttamisen osalta, jos hakija ei teetä mahdollisesti tarvittavaa käännöstä. 2. Jos hakija päättää käännättää asiakirjan, hän vastaa ennen asiakirjan lähettämistä aiheutuvista käännöskustannuksista; tällä ei kuitenkaan estetä sitä, että pyynnön esittäjälle korvataan myöhemmin tehtävällä päätöksellä kulut joko kokonaan tai osittain, jos sen jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa asiaa käsitellään, näin säädetään. On syytä ottaa huomioon, että "hakijalla" tarkoitetaan kaikissa tapauksissa sitä osapuolta, jonka etua asiakirjan lähettäminen koskee. Kyseessä ei näin ollen voi olla tuomioistuin. 6 artikla Todistus asiakirjojen vastaanottamisesta 1. Tämän kohdan määräyksillä on tarkoitus varmistaa, että lähettävä viranomainen saa tiedon siitä, onko vastaanottava viranomainen saanut lähetetyt asiakirjat. Määräyksissä painotetaan vastaanottavan viranomaisen vastaamisen nopeutta, ja niissä määrätäänkin periaatteesta, jonka mukaan todistus lähetetään viipymättä ja nopeimmalla mahdollisella lähetystavalla. Vastaanottavien viranomaisten olisi pyrittävä lähettämään todistus lähettäville viranomaisille heti, kun asiakirjat on vastaanotettu. Riittää, että vastaanottava viranomainen palauttaa lähettävälle viranomaiselle jäljennöksen asiakirjojen mukana lähetetystä tiedoksiantopyynnöstä täytettyään kohdan "vastaanottoilmoitus" (lomakkeen kohta 8). Lähettävä viranomainen voi saadessaan vastaanottotodistuksen nimittäin varmistua siitä, että sen lähettämä asiakirja on saapunut toimivaltaiselle vastaanottavalle viranomaiselle. Jollei vastaanottotodistusta saada kohtuullisen ajan kuluessa siitä kun seitsemän päivää on kulunut, lähettävä viranomainen saattaa sitä vastoin olettaa, että lähetys on kadonnut ja että asiakirjat on lähetettävä uudestaan, mistä saattaisi aiheutua sekaannusta eri lähetysten välillä. 2. Tämän kohdan tarkoituksena on välttää asiakirjan ja tiedoksiantopyynnön palauttaminen lähettävälle viranomaiselle niissä tapauksissa, joissa ainoastaan hankkimalla lisätietoja tai -asiakirjoja voitaisiin ratkaista ongelmat, jotka ovat esteenä sille, että vastaanottava viranomainen voisi tehdä tai toimituttaa asiakirjan tiedoksiannon. 3. Tätä kohtaa sovelletaan silloin, kun vastaanottava viranomainen ei voi vastata tiedoksiantopyyntöön, vaikka olisi saanut lisätietoja tai -asiakirjoja. Yleissopimuksessa määrätään kahdesta tapauksesta: pyyntö ei selvästikään kuulu yleissopimuksen soveltamisalaan tai tiedoksianto ei ole mahdollinen siksi, että se ei täytä yleissopimuksessa määrättyjä muodollisia edellytyksiä. Ensimmäinen tapaus koskee esimerkiksi sellaista tilannetta, jossa tiedoksiantopyyntö liittyy veroasiaa koskevaan menettelyyn. Toinen tapaus voisi koskea esimerkiksi sellaisia tilanteita, joissa asiakirjaa, jonka tiedoksiantoa pyydetään ei voida lukea, tai asiakirjan mukana ei ole pyyntöä, tai joissa pyynnön vastaanottajan osoitetta ei ole saatu selville. Tätä kohtaa voitaisiin lisäksi soveltaa, jos vastaanottavan viranomaisen 2 kohdan mukaisesti esittämään lisätietoja tai -asiakirjoja koskevaan pyyntöön ei saada vastausta kohtuullisen ajan kuluessa. Lähettävälle viranomaiselle on palautettava myös sellaiset pyynnöt, jotka on osoitettu virheellisesti muun jäsenvaltion vastaanottavalle viranomaiselle, kuin sen, jonka alueella vastaanottaja asuu, sekä ne pyynnöt, joiden tiedoksiantoon vaaditaan erityisiä muodollisuuksia, jotka eivät ole paikallisen lainsäädännön mukaisia. 4. Tämän kohdan määräyksillä pyritään myös estämään asiakirjojen palauttaminen lähettävälle viranomaiselle yksinomaan sillä perusteella, että ne vastaanottanut viranomainen ei ole vastaanottavan jäsenvaltion kyseisellä alueella toimivaltainen viranomainen. Siinä määrätäänkin, että asiakirjat saanut vastaanottava viranomainen, joka ei ole toimivaltainen, lähettää asiakirjat edelleen saman jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle. Asiakirjat on lähetettävä edelleen 4 artiklan mukaisesti eli suoraan ja viipymättä millä tahansa sopivalla tavalla. Ottaen huomioon edelleenlähetyksen aiheuttama viivytys, asiakirja on lähetettävä erityisen kiireellisesti. Jotta lähettävä viranomainen saisi tietää edelleen lähettämisestä, yleissopimuksessa määrätään, että sekä vastaanottava viranomainen, joka ei ollut toimivaltainen ja lähetti asiakirjan edelleen, että toimivaltainen vastaanottava viranomainen ilmoittavat asiasta lähettävälle viranomaiselle. Alueella toimivaltainen viranomainen ilmoittaa 1 kohdan määräysten mukaisesti lähettävälle viranomaiselle heti asiakirjan vastaanottamisesta tai viimeistään seitsemän päivän kuluessa vastaanottamisesta nopeinta lähetystapaa käyttäen. 7 artikla Asiakirjojen tiedoksianto 1. Vastaanottavalle viranomaiselle annetaan tieto siitä, miten tiedoksianto toivotaan toimitettavaksi lähettävän viranomaisen tiedoksiantopyyntöä koskevaan lomakkeeseen tekemin merkinnöin. Jos pyydetty tiedoksiantomenettely on pyynnön vastaanottaneen valtion lainsäädännön vastainen, asiakirja annetaan tiedoksi kyseisen lainsäädännön säännösten mukaisesti, jos lähettävä viranomainen on pyytänyt tätä. Samaa menettelyä on noudatettava, jos lähettävä viranomainen ei ole pyytänyt mitään erityistä menettelyä. Tämä pyyntö voidaan esittää lomakkeen kohdassa 5.2.1. 2. Tämän kohdan mukaan vastaanottava viranomainen määrätään toimittamaan tiedoksianto nopeasti. Sen on suoritettava vaadittavat toimet viipymättä tai huolehdittava, että ne suoritetaan viipymättä. Koska vaikeuksia voi kuitenkin syntyä, yleissopimuksessa määrätään riittäväksi katsotusta kuukauden määräajasta tiedoksiannon toimittamiselle. Edellä olevan kappaleen toista virkettä ei saa tulkita siten, että vastaanottava viranomainen voisi laiminlyödä vaadittavien toimien hoitamisen tai ja ilmoittaa sitten lähettävälle viranomaiselle, että asiakirjan tiedoksiantoa ei ole toimitettu määräajassa. Tarkoitus on vahvistaa, että vastaanottava viranomainen on velvollinen ilmoittamaan lähettävälle viranomaiselle siitä, ettei tiedoksiantoa ole vielä voitu toimittaa. Käytännössä voi olla tilanteita, että tiedoksiantoa ei ole voitu toimittaa kuukauden määräajassa, mutta se on mahdollista kohtuullisessa ajassa. Siinäkin tapauksessa vastaanottavan viranomaisen on kuukauden kuluessa lähetettävä lomakkeelle laadittu todistus lähettävälle viranomaiselle. 8 artikla Asiakirjan vastaanottamisesta kieltäytyminen 1. Kieltä koskevat 8 artiklan määräykset koskevat ainoastaan itse asiakirjaa. Asiakirjan vastaanottajan edun turvaamiseksi yleissopimuksessa vahvistetaan periaate, jonka mukaan asiakirja on käännettävä vastaanottavan valtion viralliselle kielelle, tai jos kyseisessä valtiossa on useampia virallisia kieliä, asiakirjan tiedoksiantopaikan viralliselle kielelle tai yhdelle niistä. Tietyissä tapauksissa käännös voi kuitenkin osoittautua tarpeettoman kalliiksi tai sitä voidaan jopa pitää vastaanottajan etujen vastaisena. Näin on esimerkiksi silloin, kun vastaanottaja on lähettävän valtion kansalainen tai ainakin ymmärtää kyseisen valtion kieltä. On huomattava, että kun asiakirja on laadittu tai käännetty pyynnön vastaanottavan valtion viralliselle kielelle, tai asiakirjan tiedoksiantopaikan viralliselle kielelle tai yhdelle sen virallisista kielistä, vastaanottaja ei voi kieltäytyä asiakirjan vastaanottamisesta perusteella, joka liittyy kyseisen kielen käyttämiseen. Jos asiakirjaa sitä vastoin ei ole käännetty, vastaanottajalla on tämä mahdollisuus, jos hän ei ymmärrä asiakirjassa käytettyä kieltä. Yleissopimuksella ei kuitenkaan velvoiteta hakijaa lähettämään jollakin edellä mainituista kielistä laadittua tai käännettyä asiakirjaa vaan annetaan vastaanottajalle mahdollisuus kieltäytyä vastaanottamasta asiakirjaa sillä perusteella, että sääntöjä ei ole noudatettu. Jos syntyy riita siitä, ymmärtääkö asiakirjan vastaanottaja jotain kieltä, asia on ratkaistava sovellettavien sääntöjen mukaan, esimerkiksi saattamalla tiedoksiannon asianmukaisuus sen tuomioistuimen ratkaistavaksi, jossa sitä asiaa käsitellään, johon asiakirjan lähettäminen liittyy. Vastaanottavan viranomaisen on ilmoitettava vastaanottajalle, että tämä voi kieltäytyä vastaanottamasta asiakirjaa, jollei sitä ole laadittu jollakin tiedoksiantopaikan virallisista kielistä tai lähettävän valtion kielellä, jota hän ymmärtää. Vastaanottava viranomainen voi täyttää ilmoittamisvelvollisuuden eri tavoin. Nämä vahvistetaan kussakin jäsenvaltiossa asiakirjojen tiedoksiantoon sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Jos erityinen virkamies toimittaa asiakirjat vastaanottajalle henkilökohtaisesti, hän voi siis tehdä ilmoituksen suullisesti. Jos asiakirjat lähetetään postitse, ilmoitus voidaan toimittaa vastaanottajalle asiakirjojen ohessa. Tiedoksiantoilmoituksen kohtaan 12 c on aina merkittävä, millä tavoin asiasta ilmoitettiin vastaanottajalle. Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa siinä käytetyn kielen vuoksi, hänen olisi ilmoitettava tästä kohtuullisessa ajassa, jotta menettely ei viivästyisi. On todettava, että jäsenvaltiot ovat mahdollisesti tehneet sopimuksia, joiden mukaan jonkin tällaisen sopimuksen tehneen jäsenvaltion virallista kieltä tai virallisia kieliä pidetään myös muiden sopimusvaltioiden virallisena kielenä. Tällaista käytäntöä noudatetaan esimerkiksi Pohjoismaissa, jotka ovat ilmoittaneet käyttävänsä tasapuolisesti tanskan, norjan ja ruotsin kieliä vuoden 1974 pohjoismaisen yleissopimuksen määräysten mukaisesti. 2. Jotta sekä lähettävä että vastaanottava viranomainen voisivat toteuttaa tarpeellisiksi katsomiaan toimia, vastaanottavan viranomaisen on ilmoitettava lähettävälle viranomaiselle välittömästi tiedon asiasta saatuaan, että vastaanottaja mahdollisesti kieltäytyy ottamasta asiakirjaa vastaan. 9 artikla Tiedoksiantopäivä Tämän artiklan määräyksillä pyritään määrittelemään, mitä päivää on pidettävä asiakirjan tiedoksiantopäivänä. Asiakirjan tiedoksiantoon liittyy nimittäin useimmiten oikeusvaikutuksia, joten saattaa olla tärkeää saada tarkka tieto siitä, milloin ne syntyivät. Koska unionin eri jäsenvaltioiden välillä on eroja sekä asiakirjojen tiedoksiantamiseen liittyvien menettelytapasääntöjen että aineellisen lainsäädännön osalta, niissä esiintyy vaihtelua sen suhteen, mikä tapahtuma on ratkaiseva päivämäärän määräytymiselle. Yleissopimusta laadittaessa harkittiin mahdollisuutta sisällyttää yleissopimukseen sääntö, joka korvaisi jäsenvaltioiden kansallisen lainsäädännön mukaiset säännöt unionin jäsenvaltioiden välisissä suhteissa, ja tämä johti 9 artiklan määräysten hyväksymiseen. Artiklan 1 kohdassa vahvistetaan periaate, jonka mukaan asiakirjan tiedoksiantopäivä on päivä, jona tiedoksianto on tosiasiallisesti toimitettu pyynnön vastaanottaneen valtion lainsäädännön mukaisesti. Kyseisen kohdan tarkoituksena on turvata asiakirjan vastaanottajan oikeudet. Artiklan 2 kohdan tarkoituksena sitä vastoin on turvata hakijan oikeudet; tämän edun mukaista voi olla toimia tietyn määräajan kuluessa tai tiettynä päivänä. Tällaisessa tapauksessa vaikutti asianmukaiselta antaa hänelle mahdollisuus saattaa oikeutensa voimaan sellaisena päivämääränä, jonka hän itse voi määrittää sen sijaan, että hän olisi riippuvainen tapahtumasta, toisin sanoen asiakirjan tiedoksiannosta toisessa jäsenvaltiossa, johon hän ei voi itse suoraan vaikuttaa ja joka voisi sattua asetetun määräajan jälkeen. Artiklan 1 ja 2 kohtaa voidaan soveltaa kumuloituvasti siten, että asiakirjan tiedoksiannolla saattaisi olla eriaikaisia vaikutuksia toisaalta asiakirjan vastaanottajaan ja toisaalta hakijaan nähden. Tällainen tilanne voisi tiettyjen lainsäädäntöjen mukaan syntyä esimerkiksi silloin, kun asiakirjan vastaanottajan saama haaste keskeyttäisi asian vanhenemisen. Se, milloin asian vanheneminen keskeytyy hakijan osalta, on 2 kohdan mukaisesti selvitettävä lähettävän jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Sen määräajan laskemisessa, jona asiakirjan vastaanottajan on saavuttava oikeuteen, otetaan kuitenkin huomioon pyynnön vastaanottaneen valtion lainsäädännössä vahvistettu päivämäärä. Jäsenvaltiolla on 3 kohdan mukaisesti mahdollisuus ilmoittaa, ettei se sovella tämän artiklan määräyksiä. 10 artikla Todistus tiedoksiannosta ja tiedoksi annetun asiakirjan jäljennös Kun asiakirjan tiedoksiannossa toteutettavat toimenpiteet on suoritettu, tästä on laadittava vastaava todistuslomake. Lomake palautetaan lähettävälle viranomaiselle ja sen mukana lähetetään tarvittaessa asiakirjan jäljennös. Todistuslomakkeen täyttämisessä käytettävää kieltä koskevat samanlaiset säännöt kuin tiedoksiantopyynnöissä, koska vastaanottavan viranomaisen on voitava käyttää joko sen jäsenvaltion virallista kieltä tai yhtä sen jäsenvaltion virallisista kielistä, johon kyseinen asiakirja on lähetettävä, tai kieltä, jonka kyseinen valtio on ilmoittanut tätä varten hyväksyvänsä. 11 artikla Tiedoksiantokulut 1. Artiklan 1 kohdassa vahvistetaan periaate, jonka mukaan vastaanottavan jäsenvaltion viranomaisten tarjoama apu on maksutonta. 2. Artiklan 2 kohdassa jäsenvaltioille sitä vastoin annetaan mahdollisuus määrätä, että hakijan on maksettava tiedoksiantokulut, jos tiedoksiantoa eivät toimittaneet jäsenvaltioiden viranomaiset. Näiden kulujen maksamiseksi voidaan vaatia ennakkomaksu ennen tiedoksiantomenettelyn käynnistämistä. Täytäntöönpanokomitean laatimaan käsikirjaan on tarkoitus sisällyttää tätä koskevia tarpeellisia tietoja muun muassa, periikö lähettävä viranomainen asiakirjan lähettämisestä maksun. 2 jakso Muut oikeudenkäyntiasiakirjojen toimitus- ja tiedoksiantotavat Tässä jaksossa määrätään eräistä muista asiakirjojen lähetystavoista. 12 artikla Asiakirjojen lähettäminen konsuliviranomaisten tai diplomaattisten edustajien välityksellä Tässä artiklassa määrätään mahdollisuudesta käyttää poikkeustapauksissa konsuliviranomaisia tai diplomaattisia edustajia asiakirjojen lähettämiseen. Tähän mahdollisuuteen on syytä turvautua ainoastaan sellaisissa erittäin vaikeissa tapauksissa, kuten esimerkiksi 3 artiklan c kohdassa mainituissa tilanteissa, eli esimerkiksi sellaisissa yhteiskunnallisissa tilanteissa tai sääolosuhteissa, joiden vuoksi asiakirjojen lähettäminen jäsenvaltiosta toiseen on muulla tavalla mahdotonta. 13 artikla Diplomaattisten edustajien tai konsuliviranomaisten toimittama asiakirjojen tiedoksi antaminen Yleissopimuksen tähän artiklaan on sisällytetty kansainvälisissä suhteissa perinteisesti käytetty tiedoksiantotapa. Tämä mahdollisuus on pääsääntöisesti kaikilla henkilöillä heidän kansallisuudestaan riippumatta, jotka asuvat jonkin jäsenvaltion alueella. Jäsenvaltioille on kuitenkin jätetty mahdollisuus tehdä varauma, jonka perusteella tämän määräyksen soveltaminen riippuu siitä, mikä asiakirjan vastaanottajan kansallisuus on. 14 artikla Postitiedoksiannot Tässä yleissopimuksen artiklassa vahvistetaan periaate, jonka mukaan asiakirjat voi lähettää tiedoksi postitse. Jäsenvaltiot voivat kuitenkin asettaa ehtoja asiakirjojen toimittamiselle postitse alueellaan asuvalle vastaanottajalle tämän oikeuksien varmistamiseksi. Ne voisivat esimerkiksi vaatia asiakirjojen lähettämistä kirjattuina tai asiakirjojen kääntämistä koskevien yleissopimuksen määräysten soveltamista. Olisi muistettava, että Maailman postiliiton yleissopimuksessa, johon kaikki jäsenvaltiot ovat liittyneet, määrätään nimenomaan mahdollisuudesta lähettää kirjattuja postilähetyksiä. Ehdot, joita jäsenvaltiot voivat 2 kohdan mukaisesti vahvistaa, määritellään tarvittaessa täytäntöönpanokomitean laatimassa käsikirjassa. 15 artikla Suora tiedoksiantopyyntö Tässä artiklassa annetaan kaikille niille henkilöille, joita tämän yleissopimuksen soveltamisalaan kuuluvan asiakirjan lähettäminen koskee, mahdollisuus ottaa suoraan yhteyttä vastaanottavan jäsenvaltion toimivaltaisiin henkilöihin toimituttaakseen asiakirjan tiedoksiannon. Tätä artiklaa ei voida tulkita siten, että se tarjoaisi oikeudellisen perustan tulkinnalle, jonka mukaan jokin asianosainen voisi lähettää asiakirjan suoraan virkamiehelle. Tällainen suora lähetys on laillinen ainoastaan, jos sen jäsenvaltion lainsäädäntö, jossa oikeudenkäynti on vireillä, sen sallii. Koska 2 kohdassa kuitenkin annetaan jäsenvaltioille mahdollisuus tehdä tätä koskeva varauma, on aiheellista tarkistaa täytäntöönpanokomitean laatimasta käsikirjasta, ettei kyseinen jäsenvaltio vastusta tällaista menettelyä. III OSASTO MUUT ASIAKIRJAT 16 artikla `Muun asiakirjan` määritelmän osalta viitataan 1 artiklaan. IV OSASTO EUROOPAN YHTEISÖJEN TUOMIOISTUIMEN TULKINTA 17 artikla Tässä artiklassa vahvistetaan periaate, jonka mukaan Euroopan yhteisöjen tuomioistuimella on toimivalta tulkita yleissopimusta. Koska tästä periaatteesta ei kuitenkaan ole päästy yksimielisyyteen, on etenkin ne säännöt, jotka koskevat asian saattamista tuomioistuimen käsiteltäväksi, sisällytetty tämän yleissopimuksen tulkitsemisesta Euroopan yhteisöjen tuomioistuimessa tehtyyn pöytäkirjaan. Asian voi saattaa tuomioistuimen käsiteltäväksi ainoastaan niiden jäsenvaltioiden tuomioistuimet ja toimivaltaiset viranomaiset, jotka ovat yleissopimuksen lisäksi ratifioineet pöytäkirjan. V OSASTO LOPPUMÄÄRÄYKSET 18 artikla Täytäntöönpanokomitea Sen vuoksi, että yleissopimuksessa vahvistetaan pääasiassa keskinäistä oikeusapua koskevia sääntöjä, perustetaan täytäntöönpanokomitea täydentämään yleissopimuksen toimintaa ja käsittelemään kaikkia sen soveltamiseen liittyviä yleisluonteisia kysymyksiä. Täytäntöönpanokomitea kuuluu yleissopimuksen hyväksymisestä päättäneen neuvoston istunnon pöytäkirjaan merkityn lausuman mukaisesti osana Euroopan unionista tehdyn sopimuksen VI osaston mukaisiin toimintarakenteisiin. Komitea muodostuu siten kaikkien jäsenvaltioiden edustajista, mukaan lukien myös ne, jotka evät vielä ole liittyneet yleissopimukseen, ja komissio osallistuu täysimääräisesti sen toimintaan. Yleissopimukseen sisältyvien, kyseisen komitean toimintaa säätelevien sääntöjen lisäksi siihen sovelletaan myös muihin neuvoston työryhmiin sovellettavia sääntöjä. Komitea kokoontuu ensimmäiseen kokoukseensa, kun vähintään kolme jäsenvaltiota on ilmoittanut soveltavansa yleissopimusta suhteissaan niihin muihin jäsenvaltioihin, jotka ovat tehneet saman ilmoituksen. Yleissopimuksen 18 artiklan 2 kohdan, 24 artiklan 4 kohdan ja 27 artiklan 2 kohdan c alakohdan määräysten mukaisesti tämä ensimmäinen kokous on pidettävä 90 päivän kuluttua kolmannen Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistavan ilmoituksen tekemisestä. Kyseisellä komitealla on kolme päätehtävää. Komitean tärkeimpänä tehtävänä on seurata yleissopimuksen toimintaa eli kerätä tarpeellisina pitämiään tietoja siitä, miten jäsenvaltiot ovat edistyneet sen täytäntöönpanossa. Komitean on tarkastelussaan keskityttävä erityisesti lähettävien ja vastaanottavien viranomaisten toiminnan tehokkuuteen ja siihen, millä edellytyksin keskusyksiköille voidaan esittää suoria asiakirjojen tiedoksiantopyyntöjä, sekä tiedoksiantoon liittyviä määräaikoja koskevien määräysten täytäntöönpanoon. Kiinnittämällä näin erityistä huomiota tiettyihin yleissopimuksen määräyksiin, komitealla on periaatteessa mahdollisuus todeta, soveltavatko toiset jäsenvaltiot vaikeuksitta sellaisia sääntöjä, joiden täytäntöönpano aiheuttaa ongelmia eräissä muissa jäsenvaltioissa, ja voitaisiinko näiden sääntöjen soveltamisalaa laajentaa. Täytäntöönpanokomitean tällä tavoin keräämistä tiedoista lieneekin erityistä hyötyä jäsenvaltioiden keskinäisen tiedonsaannin kannalta. Tiedot sisältyvät lisäksi neuvostolle määräajoin annettaviin selvityksiin; ensimmäinen selvitys annetaan kerran kolmen vuoden kuluttua komitean ensimmäisestä kokouksesta, ja tämän jälkeen viiden vuoden välein. Neuvosto päättää tapauskohtaisesti, katsooko se aiheelliseksi toimittaa nämä selvitykset Euroopan parlamentille. Täytäntöönpanokomitean tehtävänä on myös huolehtia yleissopimuksen toiminnan kannalta välttämättömistä käytännön tehtävistä, laatia käsikirja, josta lähettävät viranomaiset saavat selville ne toisten jäsenvaltioiden vastaanottavat viranomaiset, joille asiakirjat on lähetettävä, ja pitää sitä ajan tasalla sekä laatia sanasto asiakirjoissa käytetyistä oikeudellisista termeistä. Käsikirjassa ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan yleissopimuksen 11 artiklan soveltamisesta johtuvat, asiakirjojen tiedoksiantoon liittyvät kulut. Lisäksi komitealla on mahdollisuus keräämiään tietoja hyväksi käyttäen ehdottaa parannuksia yleissopimukseen tai itse lomakkeeseen. 19 artikla Vuoden 1965 Haagin yleissopimuksen 15 ja 16 artiklan soveltaminen Tässä artiklassa on omaksuttu 15 päivänä marraskuuta 1965 tehdyllä Haagin yleissopimuksella käyttöönotettu järjestelmä, johon on nyt tehty pieni muodollinen muutos, joka koskee niitä menettelyitä, joilla jäsenvaltiot voivat tehdä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun ilmoituksen. Artiklaan sisältyy joukko sääntöjä, joilla pyritään turvaamaan yleissopimuksen mukaisesti lähetettyjen oikeudellisten asiakirjojen vastaanottajien oikeudet. Artiklan 1 kohta koskee haasteita tai vastaavanlaisia asiakirjoja ja siinä määrätään, että tuomioistuimen on lykättävä päätöstään, kunnes se on varmistunut, että asiakirja on annettu tiedoksi ja että vastaajalla on ollut tämän jälkeen riittävästi aikaa järjestääkseen puolustuksensa. Jäsenvaltioilla on kuitenkin mahdollisuus poiketa tästä säännöstä, jos ne haluavat antaa tuomioistuimelleen mahdollisuuden tehdä asiassa päätöksen tietyn määräajan kuluttua siinä tapauksessa, että tietyt edellytykset täyttyvät. Artiklan 2 kohta koskee tapauksia, joissa päätös on tehty vastaajan poissaollessa, ja antaa vastaajalle tietyin edellytyksin mahdollisuuden välttyä muutoksenhakuajan umpeenkulumisesta johtuvalta oikeudenmenetykseltä. Jotta vältettäisiin kantajan etuja haittaava oikeudellinen epävarmuus, yleissopimuksessa määrätään, että jäsenvaltiot voivat ilmoittaa rajoittavansa määräaikaa, jonka kuluessa oikeudenmenetyksen kumoamista koskeva pyyntö on tehtävä. Artiklan 2 kohdan määräyksiä ei sovelleta henkilön oikeusasemaa koskeviin asioihin. Vaikutti ilmeisen mahdottomalta sallia esimerkiksi avioeroasiassa tehdyn virheellisen päätöksen mitätöimistä eronneen henkilön solmittua uuden avioliiton, koska tällaisissa tapauksissa oikeusvarmuutta koskevat vaatimukset ovat etusijalla. 20 artikla Yleissopimuksen suhde muihin sopimuksiin tai järjestelyihin Tämän artiklan mukaisesti tämän yleissopimuksen osapuolina olevien jäsenvaltioiden välillä sovelletaan ainoastaan tätä yleissopimusta sekä niitä sopimuksia tai järjestelyjä, jotka täyttävät Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.7 artiklassa vahvistetut ehdot, eli niihin sisältyy määräyksiä asiakirjojen toimittamisesta niiden tiedoksiantamista varten, ja jotka mahdollistavat entistä tiiviimmän yhteistyön tällä alalla eivätkä haittaa tämän yleissopimuksen mukaista yhteistyötä. Lisäksi tämän artiklan ja 1 artiklan yhteisvaikutuksesta seuraa, ettei tämän yleissopimuksen ratifioineiden Euroopan unionin jäsenvaltioiden välillä voida soveltaa mitään muita sopimuksia, yleissopimuksia tai järjestelyjä. Erityisesti tämä yleissopimus korvaa siihen liittyvien jäsenvaltioiden välillä asiakirjojen tiedoksiantamiseen liittyvissä asioissa vuosien 1954 ja 1965 Haagin yleissopimukset. Näin ollen jos samassa asiassa on suoritettava useampia asiakirjojen tiedoksiantoja sekä Euroopan unionin jäsenvaltioihin että sen ulkopuolisiin valtioihin, unionin jäsenvaltioihin toimitettavien asiakirjojen osalta sovelletaan ainoastaan Euroopan unionin yleissopimuksen tai 20 artiklassa tarkoitettujen sopimusten tai järjestelyjen mukaisia sääntöjä. Sitä vastoin ne asiakirjat, jotka on tämän saman asian yhteydessä annettava tiedoksi unionin ulkopuoliseen valtioon, toimitetaan luonnollisesti kyseisen maan kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti. Jäsenvaltioiden välisistä erityisistä sopimuksista tai järjestelyistä ilmoitetaan täytäntöönpanokomitean laatimassa käsikirjassa. 21 artikla Maksuton oikeudenkäynti Tämän artiklan mukaisesti tämä yleissopimus ei vaikuta eräiden jäsenvaltioiden välillä mahdollisesti sovellettavien muiden yleissopimusten sisältämiin oikeusapua koskeviin sääntöihin. 22 artikla Tietosuoja Tämän artiklan mukaisesti on vastaanottavalla viranomaisella salassapitovelvollisuus viran puolesta tietoonsa tulleiden tietojen suhteen. Vastaanottavan viranomaisen on huolehdittava kansalliseen lainsäädäntöönsä sisältyvien, tietosuojaa koskevien määräysten täytäntöönpanosta. Niillä henkilöillä, joita lähetetyt tiedot koskevat, on aina mahdollisuus käyttää lain sallimia menettelyitä sen selvittämiseksi, mihin tarkoitukseen näitä tietoja on käytetty. 23 artikla Varaumat Tähän artiklaan sisältyy luettelo niistä varaumista, joita tähän yleissopimukseen saa tehdä. Ne on tehtävä samassa yhteydessä kuin 24 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu ilmoitus, mutta ne voidaan peruuttaa milloin hyvänsä. On huomattava, että 14 artiklan 2 kohdan mukainen ilmoitus ei ole varauma. 24 artikla Yleissopimuksen hyväksyminen ja voimaantulo Tämä artikla koskee yleissopimuksen voimaantuloa Euroopan unionin neuvoston laatimien, asiaa koskevien sääntöjen mukaisesti. Yleissopimus tulee voimaan yhdeksänkymmenen päivän kuluttua siitä päivästä, jona viimeinen niistä 15 valtiosta, jotka olivat Euroopan unionin jäseniä 26 päivänä toukokuuta 1997, jolloin neuvosto antoi yleissopimuksen tekemistä koskevan säädöksen, tallettaa hyväksymiskirjansa. Jäsenvaltioilla on kuitenkin 4 kohdan mukaisesti yleissopimuksen hyväksymishetkellä tai myöhemmin mahdollisuus ilmoittaa, että tätä yleissopimusta sekä jäsenvaltioiden välillä jo aiemmin tehtyjä, oikeudellista yhteistyötä koskevia sopimuksia sovelletaan ennen sen voimaantuloa asianomaisen valtion ja muiden samanlaisen ilmoituksen tehneiden jäsenvaltioiden välisissä suhteissa. Tällainen ilmoitus tulee voimaan yhdeksänkymmenen päivän kuluttua sen tallettamispäivästä. Jäsenvaltiot eivät kuitenkaan voi ilmoittaa, että yhteisöjen tuomioistuimella on toimivalta tulkita yleissopimusta ennen sen voimaantuloa, koska kaikkien jäsenvaltioiden on tältä osin hyväksyttävä yleissopimuksen asiaa koskevat määräykset. 25 artikla Yleissopimuksen liittyminen Tässä artiklassa määrätään, että yleissopimukseen voi liittyä jokainen valtio, josta tulee Euroopan unionin jäsen, ja vahvistetaan siihen liittymistä koskevat säännöt. Euroopan unionin ulkopuolinen valtio sitä vasoin ei voi liittyä tähän yleissopimukseen. Jos yleissopimus on jo tullut voimaan uuden jäsenvaltion liittyessä siihen, se tulee kyseisen uuden jäsenvaltion osalta voimaan yhdeksänkymmenen päivän kuluttua siitä päivästä, jona se tallettaa liittymiskirjansa. Jos yleissopimus ei tämän määräajan päätyttyä vielä ole tullut voimaan, kyseinen valtio voi kuitenkin muiden valtioiden tavoin soveltaa sitä 24 artiklan 4 kohdan mukaisin edellytyksin. Tällaisessa tapauksessa yleissopimukseen liittyvä valtio voi siis ilmoittaa soveltavansa yleissopimusta ja ennen sen voimaantuloa. Uuden jäsenvaltion liittyminen yleissopimukseen ei kuitenkaan ole edellytys yleissopimuksen voimaantulolle niiden valtioiden osalta, jotka olivat Euroopan unionin jäseniä neuvoston hyväksyessä yleissopimuksen. 26 artikla Muutokset Tässä artiklassa määrätään menettelystä yleissopimuksen muuttamiseksi. Yleissopimuksen osapuolina olevat jäsenvaltiot ja komissio voivat ehdottaa muutoksia yleissopimuksen sekä Euroopan unionista tehdyn sopimuksen VI osaston sääntöjen mukaisesti, että soveltaen täytäntöönpanokomitean 18 artiklan 4 kohdan a alakohdassa vahvistamaa sääntöä. Artiklaan sisältyy kaksi eri menettelyä riippuen siitä, millaisia ehdotetut muutokset ovat luonteeltaan. Ensimmäisen, 1, 2 ja 3 kohdassa esitetyn menettelytavan mukaisesti neuvosto tekee muutokset ja suosittaa jäsenvaltioille niiden hyväksymistä näiden valtiosääntöjen asettamien vaatimusten mukaisesti. Toisen, 4 kohdassa esitetyn menettelytavan mukaisesti voidaan käyttää yksinkertaistettua menettelyä, jonka perusteella neuvosto voi itse tehdä muutoksia yleissopimuksen liitteenä olevaan lomakkeeseen. 27 artikla Tallettaja ja julkaiseminen Tämän artiklan mukaisesti neuvoston pääsihteeri on yleissopimuksen tallettaja. Pääsihteeri antaa jäsenvaltioille ilmoituksen yleissopimusta koskevista ilmoituksista ja huolehtii niiden julkaisemisesta Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa. (1) Lausunto annettu 11. huhtikuuta 1997 (sitä ei ole vielä julkaistu virallisessa lehdessä). (2) Ks. tämän virallisen lehden sivu 1.