Schengenin säännöstö - Toimeenpanevan komitean päätös, tehty 16 päivänä syyskuuta 1998, pysyvän Schengenin arviointi- ja soveltamiskomitean perustamisesta (SCH/Com-ex (98) 26, def.)



Virallinen lehti nro L 239 , 22/09/2000 s. 0138 - 0143



TOIMEENPANEVAN KOMITEAN PÄÄTÖS, tehty 16 päivänä syyskuuta 1998, pysyvän Schengenin arviointi- ja soveltamiskomitean perustamisesta (SCH/Com-ex (98) 26 def.) TOIMEENPANEVA KOMITEA, joka ottaa huomioon Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen 132 artiklan, ottaa huomioon kyseisen yleissopimuksen 7 artiklan, ottaa huomioon kyseiseen yleissopimukseen liitetyssä päätösasiakirjassa olevan yhteisen julistuksen 139 artiklasta, katsoo, että pysyvän komitean perustamisaloite pohjautuu pyrkimykseen täydentää EU:n puitteissa käytettävissä olevia välineitä, ottaa huomioon kansallisen itsemääräämisoikeusperiaatteen noudattamisen, katsoo, että tätä komiteaa on tarvittaessa hyvissä ajoin mukautettava Euroopan unionin toiminnallinen kehys huomioon ottaen, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: Perustetaan pysyvä Schengenin arviointi- ja soveltamiskomitea (jäljempänä "pysyvä komitea"), jonka tehtävänä on toimeenpanevan komitean alaisuudessa toisaalta tutkia, täyttyvätkö kaikki Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen voimaansaattamisen edellytykset sellaisessa valtiossa, joka on ehdolla saattamaan sopimuksen voimaan, ja toisaalta seurata, että valtiot, jotka jo soveltavat Schengenin yleissopimusta, soveltavat Schengenin säännöstöä asianmukaisella tavalla, erityisesti tuomalla esiin ongelmia ja ehdottamalla niihin ratkaisuja. Pysyvä komitea on yksin vastuussa kertomusten laatimisesta, joiden tavoitteena on arvioida niiden valtioiden valmisteluja, jotka ovat ehdolla saattamaan voimaan Schengenin yleissopimuksen, ja tutkia, täyttyvätkö kaikki yleissopimuksen käytännön soveltamisen ja sisärajoilla tehtävien tarkastusten lakkauttamisen edellytykset. Pysyvän komitean toinen tehtävä on luoda perusteet, joiden mukaisesti toimeenpaneva komitea voi seurata yleissopimuksen asianmukaista soveltamista valtioissa, joissa se on jo tullut voimaan, erityisesti varmistamalla, että ulkorajoilla käyntejä suorittavan ryhmän suosituksia noudatetaan ja ulkorajoilla vallitsevaa tilannetta koskevassa vuosikertomuksessa mainitut puutteet korjataan. Tällöin olisi kiinnitettävä enemmän huomiota ulkorajoilla tehtävien tarkastusten parantamiseksi tarvittaviin yhteisiin toimiin sekä yleissopimuksen mahdollisimman tehokkaaseen soveltamiseen poliisiviranomaisten, oikeusviranomaisten ja SIS-järjestelmän toimintaan liittyvässä yhteistyössä. Pysyvä komitea etsii ratkaisuja todettuihin ongelmiin ja laatii ehdotuksia yleissopimuksen soveltamiseksi tyydyttävästi ja mahdollisimman tehokkaasti. Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen asianmukaisen soveltamisen valvonta kuuluu edelleen yksinomaan sopimuspuolten toimivaltaan. Pysyvän komitean on näin ollen rajoituttava hoitamaan tarkastustehtäviään jäljempänä esitetyn toimeksiannon mukaisesti. Näiden kahden tehtävän perusteella pysyvälle komitealle voidaan antaa kaksi erilaista toimeksiantoa: 1) Se valmistelee kertomukset, joiden perusteella todetaan, että valtio, joka on ehdolla saattamaan voimaan Schengenin yleissopimuksen, täyttää kaikki yleissopimuksen voimaan saattamisen edellytykset. Komitea katsotaan tällöin arviointikomiteaksi ja sen tehtävänä on arvioida kyseisten valtioiden tekemien valmistelujen tilaa. 2) Pysyvä komitea luo perusteet, joiden avulla toimeenpaneva komitea voi seurata Schengenin yleissopimuksen asianmukaista soveltamista valtioissa, jotka jo soveltavat yleissopimusta; tavoitteena on soveltaa yleissopimusta mahdollisimman tehokkaasti ja saada Schengen-kumppanien välinen yhteistyö mahdollisimman toimivaksi. Tarkoituksena on ennen kaikkea etsiä ratkaisuja ongelmiin, jotka on havaittu yleissopimuksen voimaansaattamisen jälkeen, ja tehdä ehdotuksia tarkastusten saamiseksi mahdollisimman tehokkaiksi yleissopimuksessa määrättyjen tavoitteiden mukaisesti. Tässä tapauksessa komitea katsotaan soveltamiskomiteaksi. I ARVIOINTIKOMITEA NIIDEN VALTIOIDEN ARVIOIMISEKSI, JOTKA OVAT EHDOLLA SAATTAMAAN YLEISSOPIMUKSEN VOIMAAN 1 ARVIOINTIKOMITEAN TEHTÄVÄT Arviointitehtävässään pysyvä komitea laatii kertomuksen aina, kun jokin valtio on ehdolla saattamaan yleissopimuksen voimaan. Kertomuksessa vahvistetaan luettelo edellytyksistä, jotka ehdokkaan on täytettävä. Tällöin on vahvistettava tarkoin taso, joka on saavutettava kaikilla yleissopimuksen kattamilla alueilla. Kun toimeenpaneva komitea on hyväksynyt nämä edellytykset, pysyvä komitea arvioi uudessa kertomuksessa, täyttääkö yleissopimuksen voimaan saattamiseen ehdolla oleva maa kyseiset edellytykset ja yltääkö se vahvistetulle tasolle. Komitea voi kunkin toimivaltaansa kuuluvan alueen osalta antaa toimivaltaisten asiantuntijoiden ryhmälle tehtäväksi laatia tämän omaa erityisalaa koskevan kertomuksen. Näissä kertomuksissa käsitellään laadullisia, määrällisiä, operatiivisia, hallintoteknisiä ja organisatorisia näkökohtia, ja niissä on mainittava puutteet tai heikkoudet ja esitettävä samalla näitä koskevia ratkaisuehdotuksia. 2 TOIMIVALTA-ALUEET Komitea laatii yksityiskohtaisen ja perusteellisen kertomuksen sekä arvioi yleissopimuksen voimaansaattamiseen ehdolla olevien valtioiden valmisteluja kaikilla alueilla, jotka mainitaan 14 päivänä joulukuuta 1993 tehdyssä päätöksessä SCH/Com-ex (93) 10, ja seuraa kaikkien niiden edellytysten täyttymistä, jotka ovat Schengenin säännöstön soveltamisen edellytyksenä. Arviointi koskee erityisesti seuraavia alueita: - ulkorajoilla suoritettavat tarkastukset, erityisesti yhteisen käsikirjan käyttäminen - maa ja meriulkorajojen valvonta - viisumit, erityisesti yhteisen konsuliohjeiston käyttäminen - ulkomaalaisten liikkumista koskevat edellytykset, mukaan lukien laittoman maahanmuuton ja luvattoman oleskelun vastaiset toimet - oleskeluluvat ja maahantulokieltoon määrääminen - poliisiyhteistyö - oikeusapu rikosasioissa mukaan lukien luovuttaminen - huumausaineet - Schengenin tietojärjestelmä, erityisesti SIRENE-käsikirjan käyttäminen - henkilötietojen suoja - henkilöiden maasta poistamiseen ja takaisinottamiseen liittyvät käytännöt - lentoasemien henkilöliikennettä koskevat säännöt. Pysyvä komitea hoitaa erityisesti seuraavia tehtäviä, jotka liittyvät ulkorajoihin, poliisiyhteistyöhön, SIS-järjestelmään ja viisumikäytäntöön; se laatii lisäksi luettelon muiden alojen tehtävistä, joista asiantuntijat huolehtivat. a) Ulkorajoilla suoritettavat ja muuttovirtoja koskevat tarkastukset, mukaan lukien esimerkiksi kahdenvälinen ja monenkeskinen yhteistyö kolmansien valtioiden kanssa sekä takaisinottokysymykset Käyntimaan paikalliset maantieteelliset olosuhteet ja rajojen laadun huomioon ottaen asiantuntijat voivat - käydä kaikilla meriulkorajoilla keräämässä itse paikalla sekä merellä että maalla ja erityisesti yöaikaan toteutettavien valvontatoimenpiteiden tehokkuutta koskevia tietoja. Suurissa satamissa he seuraavat henkilö- ja tavaraliikenteen tarkastuksia, - tarkkailla maarajoilla suoritettavia tarkastuksia niiden tehokkuuden tutkimiseksi päivällä ja yöllä. Heidän on kerättävä tietoja laittoman maahanmuuton torjunnasta muun muassa keskustelemalla rajavartioviranomaisten kanssa, - käydä kaikilla lentoasemilla tutkiakseen Schengenin määräysten soveltamista siellä, - käydä myös ulkorajojen ja maahanmuuton valvonnasta vastaavien keskusviranomaisten luona sekä tutkia kansallisen ja paikallisen tason hallintorakennetta ja näiden toiminnan koordinointia, - rajanylityspaikoille ja keskusviranomaisten luo tehtävien käyntien yhteydessä tutkia rajalla noudatettavia viisumin myöntämiskäytäntöjä, - rajanylityspaikoille ja keskusviranomaisten luo tehtävien käyntien yhteydessä tutkia valmiuksia käyttää SIS-järjestelmää, - arvioida ulkorajoilla noudatettavia tarkastuskäytäntöjä sekä laillisilla rajanylityspaikoilla että niiden välisillä rajaosuuksilla, - arvioida ulkorajoilla käytettävissä olevia, erityisesti väärien tai väärennettyjen asiakirjojen toteamiseen tarkoitettuja teknisiä välineitä, - arvioida maa- ja merirajojen valvontaa, - tutkia rajalla käyntien yhteydessä, onko virkailijoiden määrä riittävä kyseisten rajojen erityisolosuhteet huomioon ottaen ja onko näillä virkamiehillä riittävä koulutus erityisesti väärien tai väärennettyjen asiakirjojen toteamiseen, - tutkia ulkorajoilla käyntien yhteydessä, mitä toimenpiteitä siellä toteutetaan laittoman maahanmuuton ja yleisen rikollisuuden torjumiseksi, - tutkia, mitä toimenpiteitä toteutetaan niiden henkilöiden suhteen, joille ei ole myönnetty rajalla maahantulo-oikeutta tai jotka oleskelevat laittomasti maassa, - tutkia, mitä keinoja käytetään lainvastaista ihmisten salakuljetusta harjoittavien ryhmien vastaisessa toiminnassa, - tutkia yhteistyötä rajanaapurivaltion/-valtioiden kanssa. Käynnin tavoitteena on tutkia itse paikalla valvontatoimenpiteiden tehokkuutta ja varmistua siitä, että ne täyttävät yleissopimuksen, yhteisen käsikirjan ja toimeenpanevan komitean asiaa koskevien päätösten mukaiset Schengen-normit. b) Yhteisillä rajoilla tehtävä yhteistyö yleissopimusta jo soveltavien valtioiden kanssa, pääasiassa poliisi- ja oikeusviranomaisten yhteistyön muodossa, erityisesti kahdenvälisten sopimusten tekeminen ja yhteyshenkilöiden lähettäminen Tässä yhteydessä pysyvän komitean tehtävänä on tutkia seuraavia seikkoja: - päivittäisen yhteistyön tehokkuus yhteisillä raja-alueilla yleissopimusta ja kahdenvälisiä sopimuksia soveltaen, - mahdollisuus ja valmius suorittaa ja kehittää rajat ylittäviä yhteisiä toimenpiteitä yleissopimusta ja kahdenvälisiä sopimuksia soveltaen, - mahdollisuus ja valmius järjestää ja kehittää yhteyshenkilöiden kanssa tehtävää yhteistyötä, - rajanaapureina olevien muiden kuin sopimusvaltioiden kanssa tehtävän yhteistyön tehokkuus rikollisuuden torjunnan kannalta, erityisesti ihmisten salakuljetusta harjoittavien ryhmien vastaisessa toiminnassa, - poliisiviranomaisten pääsy SIS-tietoihin ja heidän yleinen koulutuksensa, - yhteistyörakenteiden tehokkuus rajoilla, - välitön yhteistyö ja suhteet ehdokasvaltion viranomaisten ja Schengen-valtioiden viranomaisten välillä, - raja-alueen turvallisuutta lisäävien välineiden ja henkilöstön määrä. c) SIS, SIRENE-toimistot, laiteturvallisuus ja tietosuoja Tähän liittyen komitean tehtävänä on tutkia seuraavia seikkoja: Tekniset näkökohdat - tulevia N.SIS-yksiköitä koskevat laadulliset, määrälliset, operatiiviset, organisatoriset ja tekniset näkökohdat, - tekninen ratkaisu ja menetelmät, jotka on valittu tietojen välittämiseksi kansallisista tietojärjestelmistä N.SIS-yksiköihin (tietojen syöttäminen SIS-järjestelmään kansallisista järjestelmistä), - valittu tekninen järjestelmä SIS-tietojen antamiseksi paikallisten käyttäjien käyttöön ja tietojen yhdenmukaistaminen C.SIS-yksikön kanssa, - N.SIS-yksiköiden tekninen käytettävyys. Tietoja ja niiden käyttöä koskevat näkökohdat - niiden tietojen määrä, jotka kyseinen valtio on valmis syöttämään SIS-järjestelmään, - syötettävien tietojen laatu (otsikkotiedot), - tietokoneiden maantieteellinen sijainti, niiden määrä ja toimintavalmiuden taso (loppukäyttäjien pääsy SIS-tietoihin), - SIS-järjestelmän tietoja käyttämään joutuvien toimipaikkojen virkamiesten koulutus, - sisäiset menettelyt ja ohjeet, joita noudatetaan tietoja järjestelmään kirjattaessa ja joita on sovellettava osumia löydettäessä, - erilaisten kirjausten käyttö, - SIRENE-toimistojen toimintakapasiteetti (toimipaikkojen välinen koordinointi, vastausajat jne.). Laitteiden ja tietojen suojaaminen - laitteiden ja henkilötietojen suojaamista koskevat organisatoriset ja tekniset näkökohdat, - toimenpiteet, joilla estetään laitteisiin ja tietoihin pääsy, - toimenpiteet käyttäjän oikeuksien mukaan eriytetyn käsittelymuodon takaamiseksi, - edellytykset, joilla vanhentuneet tiedot voidaan poistaa järjestelmästä. d) Viisumien myöntäminen - Viisumien myöntämistä koskevat yleiset edellytykset verrattuna yhteisessä konsuliohjeistossa annettuihin edellytyksiin, - menettelyt neuvottelujen käymiseksi ennen viisumien myöntämistä, - menettelyt kyselyjen tekemiseksi SIS-järjestelmästä ennen viisumien myöntämistä, - viisumitarrojen hankkimismenettelyt ja niiden säilyttämistapa. Pysyvä komitea huolehtii näiden kertomusten koordinoinnista ja esittää kattavan kertomuksen toimeenpanevalle komitealle. II SOVELTAMISKOMITEA NIIDEN VALTIOIDEN OSALTA, JOTKA JO SOVELTAVAT YLEISSOPIMUSTA 1 TEHTÄVÄT Pysyvän komitean avulla on voitava todeta sellaiset ulkorajoilla mahdollisesti ilmenevät ongelmat ja tilanteet, jotka eivät vastaa yleissopimuksen tavoitteiden mukaisesti vahvistettua tasoa. Sen kautta huomautetaan todetuista ongelmista käyntivaltiolle ja toimeenpanevalle komitealle sekä tehdään ratkaisuehdotuksia yleissopimuksen soveltamiseksi tyydyttävällä ja mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Yleissopimuksen voimaantulon jälkeen todettujen ongelmien osalta komitean tehtävänä on laatia teknisiä ehdotuksia tarkastusten ja turvallisuuden parantamiseksi ja oikeusavun tehostamiseksi rikosasioissa, luovuttaminen mukaan lukien. Komitean on myös tutkittava, onko ulkorajoilla käyneen vierailijaryhmän huomautukset ja suositukset pantu täytäntöön ja onko turvallisuudessa mahdollisesti todetut puutteet onnistuttu poistamaan. Komitean tehtävänä on myös huolehtia niiden ongelmien seurannasta, jotka on mainittu yleissopimusta soveltavien maiden ulkorajoilla vallitsevaa tilannetta koskevassa vuosikertomuksessa. Komitean on lisäksi hoidettava tehtäväänsä joustavasti ja tasapuolisesti, toimien yhteistyössä toimivaltaisten viranomaisten kanssa ja noudattaen kansallisia voimassa olevia oikeudellisia ja ammattietiikkaan liittyviä määräyksiä sekä pitäen yhteisenä tavoitteena parantaa turvallisuutta sekä muiden yleissopimusta soveltavien valtioiden etujen huomioon ottamista. 2 TOIMIVALTA-ALUEET Niiden valtioiden osalta, jotka jo soveltavat yleissopimusta, komitealla on vierailijaryhmiin verrattuna laajemmat toimivaltuudet, jotka rajoittuvat kuitenkin koskemaan käytännön kysymyksiä. Alueet, jotka on arvioitava ja jotka on siksi otettava huomioon, kattavat koko Schengenin säännöstön ja erityisesti seuraavat alat: - ulkorajoilla suoritettavat tarkastukset ja ulkorajojen valvonta - poliisiyhteistyö niiden valtioiden raja-alueilla, jotka jo soveltavat yleissopimusta - Schengenin tietojärjestelmä - Schengen-viisumien myöntämisedellytykset (erityisesti kumppanuusmaiden kanssa ennalta käytävien arkaluonteisen maan kansalaisia koskevien neuvottelujen yhteydessä noudatettavat menettelyt) - toimenpiteet ulkomaalaisten laittoman maassa oleskelun lopettamiseksi - oikeusapu rikosasioissa mukaan lukien luovuttaminen. Ennen kaikkea on käsiteltävä seuraavia näkökohtia: a) Ulkorajoilla suoritettavat tarkastukset ja ulkorajojen valvonta - Ulkorajoilla noudatettavat tarkastuskäytännöt sekä laillisilla rajanylityspaikoilla että niiden välisillä rajaosuuksilla, - ulkorajoilla käytettävissä olevat, erityisesti väärien tai väärennettyjen asiakirjojen toteamiseen tarkoitetut tekniset välineet, - virkamiesten määrän riittävyys suhteessa tarkastetuilla rajoilla vallitseviin erityisolosuhteisiin, - ulkorajojen valvonta ja siellä suoritettavat tarkastukset, mukaan lukien partiointi ja paikkaan sidotut valvontajärjestelmät ja -tekniikat, - virkamiesten koulutus erityisesti väärien tai väärennettyjen asiakirjojen tunnistamisessa, - tarkastetuilla ulkorajoilla toteutetut toimenpiteet laittoman maahanmuuton ja yleisen rikollisuuden torjumiseksi, - toimenpiteet niiden henkilöiden suhteen, joille ei ole myönnetty rajalla maahantulo-oikeutta tai jotka oleskelevat laittomasti maassa, - laitonta ihmisten salakuljetusta harjoittavien ryhmien vastaisessa toiminnassa käytetyt keinot, - yhteistyö rajanaapurivaltion/-valtioiden kanssa, - sen toimipaikan/niiden toimipaikkojen hallintorakenne, joka vastaa/jotka vastaavat laittoman maahanmuuton vastaisesta toiminnasta sekä kansallisen ja paikallisen tason toimipaikkojen välisestä koordinoinnista, - SIS-järjestelmän soveltaminen rajanylityspaikoilla. b) Poliisiyhteistyö raja-alueilla niissä maissa, jotka jo soveltavat yleissopimusta - Kahdenvälisten sopimusten olemassaolo, - takaa-ajo-oikeuden ja tarkkailuoikeuden soveltaminen, - yhteistyörakenteet rajoilla, - toimipaikkojen kesken tapahtuva välitön yhteistyö, - raja-alueen turvallisuutta lisäävät välineet ja henkilöstö, - yhteistyö yhteyshenkilöiden välityksellä. c) Schengenin tietojärjestelmä - Tietojen syöttäminen SIS-järjestelmään kansallisista järjestelmistä, - N.SIS-yksiköiden ja SIRENE-toimistojen tekninen käytettävyys, - loppukäyttäjien pääsy SIS-tietoihin, - edellytykset, joilla vanhentuneet tiedot voidaan poistaa järjestelmästä, - erilaisten kirjausten käyttö, - SIRENE-toimistojen toimintakapasiteetti: vastausajat jne. d) Schengen-viisumien myöntämisedellytykset - Menettelyt viisumien myöntämistä edeltävien neuvottelujen käymiseksi yhteisen konsuliohjeiston liitteen 5 B mukaisesti, - menettelyt kyselyjen suorittamiseksi SIS-järjestelmästä ennen Schengen-viisumien myöntämistä, - alueellisesti rajoitettujen viisumien myöntäminen: määrä, kohderyhmä ja perusteet, - Schengen-viisumitarrojen hankkimismenettelyt ja niiden säilytystapa. III PYSYVÄN KOMITEAN PERIAATTEET Komitean kokoonpano Komitea on luonteeltaan pysyvä. Siihen kuuluu yksi korkea-arvoinen edustaja kustakin yleissopimuksen tai yhteistyösopimuksen allekirjoittajavaltiosta. (Nämä korkea-arvoiset edustajat voivat käyttää avustajia.) Pysyvää komiteaa avustaa sen kokouksissa ja sen tekemillä vierailuilla sihteeristö. Komitea vierailee kaikissa valtioissa toimeenpanevan komitean vahvistamassa järjestyksessä ja sen määräämin väliajoin. Komitean pysyvillä jäsenillä on mahdollisuus työnsä hoitamiseksi kääntyä Schengen-valtioiden puoleen ja pyytää näiltä käytettäväksi kaikkia yleissopimuksen soveltamisalaan kuuluvia alueita koskevissa, rajoitetun ajan kestävissä tehtävissä tarvittavia asiantuntijoita, joita tarvitaan erityisesti pysyvien jäsenten vahvistamien menettelyjen mukaisesti valtioihin tehtävien käyntien toteuttamiseksi. Asiantuntijoiden yksittäiset käynnit voidaan toteuttaa joko yhteisinä tai erikseen kutakin soveltamisalaa koskevina. Jokaisella valtiolla on oikeus nimetä pysyvän komitean käyntejä varten yksi asiantuntija kutakin soveltamisalaa kohti. Pysyvä komitea pyrkii kuitenkin rajoittamaan valtuuskuntien koon vastaamaan kyseisten käyntien käytännön edellytyksiä. Asiantuntijaryhminä toteutettavien yhteiskäyntien yhteydessä, joille kuhunkin alueeseen erikoistuneet asiantuntijat osallistuvat samanaikaisesti, järjestetään ennen käynnin päättymistä koordinointikokous, johon kaikki asiantuntijat osallistuvat. Asiantuntijoilla on oltava tarvittava pätevyys. Heidän nimittämisessään on yleensä toivottavaa noudattaa tiettyä jatkuvuutta. Euroopan komissio osallistuu tarkkailijana pysyvän komitean työhön ja työryhmien sellaiseen toimintaan, joka koskee pysyvää komiteaa, keskusryhmää ja toimeenpanevaa komiteaa. Yhteinen valvontaviranomainen Pysyvän komitean toiminta ei vaikuta yhteisen valvontaviranomaisen toimivaltuuksiin. Pysyvällä komitealla on oikeus neuvotella yhteisen valvontaviranomaisen kanssa tämän toimivaltaan kuuluvista alueista. Käyntipaikat Pysyvä komitea päättää yhdessä asianomaisten työryhmien kanssa tapauskohtaisesti niistä paikoista, joilla se vierailee ja niistä tiedoista, joita se hankkii. Kieliin liittyvät käytännöt Käyntien aikana noudatettavista kieliin liittyvistä käytännöistä päätetään lähemmin jokaisen käynnin yhteydessä. Komitean työn helpottaminen Käynnin kohteena olevan maan viranomaiset huolehtivat siitä, että sen viranomaiset toimivat riittävällä tavalla yhteistyössä ja antavat tarvittavaa apua, jotta komitea voi suorittaa tehtävänsä asianmukaisesti. Isäntävaltio toimittaa komitealle vierailun kannalta olennaiset käyntipaikkoja koskevat tiedot sekä muut asiaan liittyvät tiedot - tilastot, faktatiedot, analyysit tai muut tiedot - viimeistään kuukautta ennen ensimmäistä vierailupäivää (jollakin Schengenin virallisella kielellä). Käynteihin liittyvien matka- ja oleskelukulujen korvaaminen Näistä kustannuksista vastaavat komitean jäsenet tai heidän asiantuntijansa. Isäntävaltio vastaa paikallisista järjestelyihin liittyvistä kustannuksista. Kertomuksen laatiminen Kertomus laaditaan pysyvän komitean yhdessä toimivaltaisten työryhmien kanssa vahvistaman yhtenäisen mallin mukaisesti. Sitä voidaan soveltaa tapauskohtaisia tarpeita ja erityispiirteitä vastaavasti. Puheenjohtaja laatii asiantuntijoiden käynneistä alustavan kertomuksen ja esittää sen asiantuntijaryhmälle, joka pyrkii pääsemään yksimielisyyteen kertomuksen sanamuodosta. Isäntävaltion edustajat ovat tarkkailijoina tässä asiantuntijaryhmässä. Kun asiantuntijat ovat saaneet kertomuksen valmiiksi, se toimitetaan isäntävaltiolle, joka voi antaa siitä lausuntonsa. Kertomus ja lausunto esitetään pysyvälle komitealle. Tämä pyrkii sovittamaan yhteen molemmat asiakirjat. Jos kertomukseen jää vielä kiistanalaisia kohtia, pysyvän komitean kertomuksessa esitetään kummankin osapuolen näkökanta. Kertomuksissa on osoitettava selvästi ne alueet, joilla tavoitteet on saavutettu sekä alueet, joilla näin ei ole, sekä konkreettiset ehdotukset toimenpiteiksi, joihin ongelmien ratkaisemiseksi tai tilanteen korjaamiseksi on ryhdyttävä. Lopullisen päätöksen tekeminen on kuitenkin toimeenpanevan komitean tehtävä. Luottamuksellisuus Komitean jäsenten ja asiantuntijoiden on säilytettävä tehtäviään hoitaessaan saamiensa tietojen luottamuksellisuus. Tämän päätöksen mukaisesti laaditut kertomukset ovat luottamuksellisia. Königswinterissä 16 päivänä syyskuuta 1998. Puheenjohtaja M. Kanther