”EUROOPAN PETOSTENTORJUNTAVIRASTO (OLAF)

OLAFin VALVONTAKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

SISÄLLYSLUETTELO

I OSASTO – VALVONTAKOMITEAN TEHTÄVÄT JA VASTUUALUEET

1 artikla Tehtävät

2 artikla Toimivalta

II OSASTO – VALVONTAKOMITEAN KOKOONPANO JA TOIMINTA

3 artikla Kokoonpano

4 artikla Eettiset normit

5 artikla Puheenjohtaja

6 artikla Kokoukset

7 artikla Työskentelytavat

8 artikla Esittelijät

9 artikla Tarkastukset, tutkimukset ja asiantuntijalausunnot

10 artikla Äänestysmenettely

11 artikla Pöytäkirjat

12 artikla Sihteeristö

III OSASTO – TOIMIVALLAN KÄYTTÖ

13 artikla Pääjohtajalta saatujen tietojen perusteella toteutettavat toimet

14 artikla Toimintakertomus

15 artikla Valvontakomitean lausunto pääjohtajaa nimitettäessä

16 artikla Pääjohtajaan sovellettava kurinpitomenettely

17 artikla Luottamuksellisuus ja henkilötietojen käsittely

18 artikla Talousarvio

IV OSASTO – SIIRTYMÄ- JA LOPPUSÄÄNNÖKSET

19 artikla Työjärjestyksen arviointi ja muuttaminen

20 artikla Työjärjestyksen voimaantulo ja julkaiseminen

VALVONTAKOMITEA, joka

ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista 25 päivänä toukokuuta 1999 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 (1),

ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista 25 päivänä toukokuuta 1999 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 (2) 11 artiklan 6 kohdan,

ON VAHVISTANUT SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN:

I OSASTO

VALVONTAKOMITEAN TEHTÄVÄT JA VASTUUALUEET

1 artikla

Tehtävät

Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) valvontakomitea hoitaa asetuksessa (EY) N:o 1073/1999 ja asetuksessa (Euratom) N:o 1074/1999 säädettyjä tehtäviä.

2 artikla

Toimivalta

1. Tehtäviä hoitaessaan valvontakomitea käyttää asetuksessa (EY) N:o 1073/1999 ja asetuksessa (Euratom) N:o 1074/1999 sekä muissa soveltuvissa säännöksissä säädettyä toimivaltaa.

2. Etenkin voidakseen säännöllisesti seurata, miten OLAF hoitaa tutkimustehtävänsä, valvontakomitea voi yhdessä OLAFin kanssa sopia järjestelyistä, jotka sisältävät kyseistä seurantaa koskevat yksityiskohtaiset säännöt. Tällaisiin järjestelyihin kuuluvat myös OLAFin antamien tietojen ja asiakirjojen sekä muiden yhteistä etua koskevien asioiden luottamuksellisen käsittelyn varmistavat menettelyt.

3. Valvontakomitea tekee asianmukaiset päätökset OLAFin pääjohtajan sille toimittamien tietojen perusteella asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohdan ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 11 artiklan 7 kohdan mukaisesti.

4. Valvontakomitea käyttää toimivaltaansa III osaston säännösten mukaisesti.

II OSASTO

KOKOONPANO JA TOIMINTA

3 artikla

Kokoonpano

1. Valvontakomitean kokoonpanosta sekä sen jäsenten nimitysmenettelystä ja toimikaudesta säädetään asetuksessa (EY) N:o 1073/1999 ja asetuksessa (Euratom) N:o 1074/1999.

2. Jos valvontakomitean jäsen estyy hoitamasta tehtäväänsä komiteassa tai jos hän eroaa komiteasta, hänen on välittömästi ilmoitettava tästä komitean puheenjohtajalle, jotta tarvittavat toimenpiteet voidaan toteuttaa.

4 artikla

Eettiset normit

1. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 5 kohdan ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 11 artiklan 5 kohdan mukaisesti valvontakomitean jäsenet eivät tehtäviä hoitaessaan pyydä eivätkä ota ohjeita miltään hallitukselta, toimielimeltä tai muulta elimeltä.

2. Kuten valvontakomitean jäsenten nimityspäätöksessä määrätään, he eivät myöskään saa käsitellä asioita, joissa heillä suoraan tai välillisesti on heidän riippumattomuutensa vaarantava henkilökohtainen, erityisesti perheeseen liittyvä tai taloudellinen etu.

Heidän on noudatettava heille toimitettujen asiakirjojen ja niiden käsittelyn suhteen ehdotonta luottamuksellisuutta.

3. Valvontakomitean jäsenten on ilmoitettava komitealle kaikista sellaisista tilanteista, jotka voivat vaarantaa jonkin 1 tai 2 kohdassa tarkoitetuista valvontakomitean toimintaperiaatteista, jotta komitea voi toteuttaa tarvittavat toimenpiteet.

5 artikla

Puheenjohtaja

1. Valvontakomitea valitsee jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan jäsentensä ääntenenemmistöllä.

2. Puheenjohtaja valitaan vuoden toimikaudeksi, joka voidaan uusia. Uusi puheenjohtaja valitaan kokouksessa, jossa puhetta johtaa viimeisen kerran hänen edeltäjänsä.

3. Jos puheenjohtaja jostakin syystä estyy pitkäksi ajaksi hoitamasta tehtäväänsä, hänen on ilmoitettava tilanteestaan valvontakomitean jäsenille. Tällöin valitaan uusi puheenjohtaja 1 kohdassa esitettyä menettelyä noudattaen.

4. Puheenjohtaja edustaa valvontakomiteaa ja toimii sen kokousten puheenjohtajana. Hän huolehtii siitä, että asiat käsitellään komiteassa asianmukaisia menettelyjä noudattaen. Hän kutsuu koolle komitean kokoukset ja päättää niiden ajankohdasta ja paikasta. Hän laatii luonnoksen esityslistaksi ja varmistaa, että valvontakomitean päätökset pannaan täytäntöön.

5. Jos puheenjohtaja on tilapäisesti estynyt hoitamasta tehtäviään, hän voi pyytää jotakuta komitean jäsenistä toimimaan tilallaan.

6. Puheenjohtajan poissa ollessa ja silloin, kun ei ole käytetty tämän artiklan 5 kohdassa tarkoitettua menettelyä, puheenjohtajan tehtäviä hoitaa komitean vanhin jäsen.

7. Puheenjohtajalla on täysi toimivalta käydä kirjeenvaihtoa valvontakomitean toimintaa koskevissa asioissa. Puheenjohtaja ilmoittaa komitean jäsenille, mitä kirjeitä hän on vastaanottanut ja mihin niistä hän on vastannut.

6 artikla

Kokoukset

1. Valvontakomitea käyttää toimivaltaansa kokouksissaan. Se pitää vähintään kymmenen kokousta vuosittain. Valvontakomitea on päätösvaltainen, kun koolla on sen jäsenten enemmistö. Komitea kokoontuu puheenjohtajan aloitteesta ja aina, kun enemmistö komitean jäsenistä sitä pyytää.

2. Kokouskutsut on toimitettava ajoissa siten, että ne saapuvat vastaanottajille vähintään viikkoa ennen kokousta, ellei puheenjohtaja katso, että asia on kiireellinen. Kokouskutsun on sisällettävä esityslistaluonnos ja kokousasiakirjat, ellei asiakirjojen luonne estä niiden liittämistä kokouskutsuun. Lopullinen esityslista hyväksytään kunkin kokouksen alussa.

3. Komitean jäsenet voivat pyytää puheenjohtajaa sisällyttämään tai lisäämään esityslistaluonnokseen kohtia tai erityisiä kysymyksiä.

4. Puheenjohtaja voi kutsua koolle valvontakomitean kokouksen tai sisällyttää kohtia esityslistaluonnokseen OLAFin pääjohtajan pyynnöstä. Pääjohtajan esittämistä kohdista on esitettävä myös tarvittavat asiakirjat.

5. Valvontakomitea voi kutsua OLAFin pääjohtajan osallistumaan kokouksiinsa ja tehtäviinsä liittyvään työhön. OLAFin muita jäseniä voidaan kutsua valvontakomitean kokouksiin, jos heidän läsnäolonsa katsotaan tarpeelliseksi. Tällainen kutsu on esitettävä OLAFin pääjohtajan välityksellä.

OLAFin pääjohtajalle on ilmoitettava niistä asialistan kohdista, joihin ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osallistuminen liittyy.

6. Yhteisöjen, jäsenvaltioiden tai assosioituneiden maiden toimielinten tai muiden elinten edustajia voidaan kutsua osallistumaan valvontakomitean työhön, joka liittyy tiettyyn esityslistan kohtaan.

7 artikla

Työskentelytavat

1. Valvontakomitean kokoukset eivät ole julkisia. Asioiden käsittely komiteassa on luottamuksellista ja käsittelyn perustana olevat valvontakomitean sisäiset asiakirjat ovat luottamuksellisia, ellei valvontakomitea toisin päätä.

OLAFin pääjohtajan esittämiin asiakirjoihin ja tietoihin sovelletaan EY:n perustamissopimuksen 287 artiklan määräyksiä salassapitovelvollisuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 8 artiklaa ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 8 artiklaa.

2. Valvontakomitea voi hyväksyä työkielikseen enintään kolme kieltä. Asiakirjat sekä lausunto-, kertomus- ja päätösluonnokset laaditaan valvontakomitean hyväksymillä työkielillä. Komitean jäsen voi pyytää, että asiakirja käännetään hänen äidinkielelleen, jos tämä on tarpeen.

3. Valvontakomitean lausunnot, kertomukset ja päätökset hyväksytään valvontakomitean täysistunnossa.

4. Poikkeuksena tästä pääsäännöstä jotkin päätökset voidaan tehdä kirjallista menettelyä noudattaen, jos valvontakomitea on aikaisemmassa kokouksessaan hyväksynyt tällaisen menettelyn käytön.

Kiireellisissä asioissa puheenjohtaja voi pyytää jäseniltä kannanottoja kirjallisesti.

Kummassakin edellä mainituista tapauksista puheenjohtaja toimittaa komitean jäsenille päätösluonnoksen. Jos komitean jäsenet eivät vastusta päätösluonnosta määräajassa, joka puheenjohtajan on ilmoitettava ja jonka pituus on viisi työpäivää ehdotuksen vastaanottamisesta lukien, se katsotaan hyväksytyksi. Jos valvontakomitean jäsen pyytää viiden työpäivän kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta, että asia käsitellään valvontakomiteassa, kirjallinen päätöksentekomenettely keskeytetään.

8 artikla

Esittelijät

1. Käsittelyn ja kokousten valmistelemiseksi valvontakomitea voi valita puheenjohtajan ehdotuksen perusteella keskuudestaan yhden tai useamman esittelijän.

2. Jos asia on kiireellinen, puheenjohtaja voi valita esittelijän oma-aloitteisesti. Tällöin hänen on viipymättä ilmoitettava asiasta muille valvontakomitean jäsenille.

3. Esittelijä tutkii asiat, jotka hänelle on annettu valmisteltaviksi, ja laatii valvontakomitealle kertomusluonnoksen. Esittelijää avustaa tarpeen mukaan valvontakomitean sihteeristö.

9 artikla

Tarkastukset, tutkimukset ja asiantuntijalausunnot

Valvontakomitea voi toimivaltansa puitteissa tehdä asianmukaisia tarkastuksia ja tutkimuksia ja pyytää tarvittavia asiantuntijalausuntoja. Se voi lisäksi pyytää apua OLAFin virkamiehiltä tai toimihenkilöiltä tai yhteisöjen, jäsenvaltioiden tai assosioituneiden maiden toimielinten tai muiden elinten virkamiehiltä tai toimihenkilöiltä.

10 artikla

Äänestysmenettely

1. Valvontakomitea tekee päätöksensä puheenjohtajan antaman esityksen perusteella jäsentensä ääntenenemmistöllä.

2. Komitean jäsenen ehdotuksesta voidaan päättää, että asia ratkaistaan suljetussa lippuäänestyksessä.

11 artikla

Pöytäkirjat

1. Kaikista valvontakomitean kokouksista laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjat laaditaan komitean työkielillä.

2. Sihteeristö laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjaluonnoksen, joka toimitetaan valvontakomitean jäsenille hyväksyttäväksi komitean seuraavassa kokouksessa.

3. Valvontakomitean jäsen voi ehdottaa muutoksia pöytäkirjaluonnokseen ennen sen hyväksymistä. Valvontakomitean jäsen voi myös pyytää liittämään pöytäkirjaan tarpeellisiksi katsomiaan kirjallisia lausuntoja tai muita asiakirjoja.

4. Kun pöytäkirja on hyväksytty, puheenjohtaja ja sihteeristöstä vastaava henkilö allekirjoittavat pöytäkirjan, ja se arkistoidaan valvontakomitean sihteeristön arkistoon. Pöytäkirja voidaan julkistaa, jos valvontakomitea niin päättää.

12 artikla

Sihteeristö

1. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 6 kohdan ja asetuksen (Euratom) 1074/1999 11 artiklan 6 kohdan mukaisesti valvontakomitealla on sihteeristö, joka avustaa komiteaa sen tehtävien hoitamisessa.

2. Valvontakomitea ilmoittaa OLAFin pääjohtajalle henkilöstö- ja muista resursseista, jotka sihteeristö tarvitsee, jotta komitea voisi hoitaa tehtävänsä ja turvata työnsä jatkuvuuden.

3. Sihteeristön jäsenten edellytetään käsittelevän tietoonsa tulleita seikkoja luottamuksellisina. Tämä velvollisuus koskee sihteeristön jäseniä myös sen jälkeen, kun heidän tehtävänsä ovat päättyneet. Jos valvontakomitean tietoon tulee, että sihteeristön jäsen on rikkonut salassapitovelvollisuuttaan, valvontakomitean puheenjohtajan on ilmoitettava asiasta OLAFin pääjohtajalle asianmukaisten toimenpiteiden toteuttamiseksi.

4. Sihteeristö auttaa valvontakomiteaa hoitamaan tehtävänsä tehokkaasti tavalla, joka samalla vahvistaa OLAFin riippumattomuutta. Se auttaa tässä tarkoituksessa puheenjohtajaa kokousten valmistelussa ja pitämisessä. Se laatii esityslistaluonnoksen kutakin kokousta varten sekä pöytäkirjaluonnoksen kustakin kokouksesta, toimittaa valvontakomitean jäsenille tietoja ja asiakirjoja kaikista näiden käsittelemistä asioista, avustaa puheenjohtajan ohjeiden mukaisesti tekstien laadinnassa sekä avustaa valvontakomitean jäseniä etenkin silloin, kun nämä toimivat esittelijöinä. Näiden tehtäviensä hoitamiseksi sihteeristön jäsenet voivat tarvittaessa pitää kokouksia esittelijöiden kanssa.

III OSASTO

TOIMIVALLAN KÄYTTÖ

13 artikla

Pääjohtajalta saatujen tietojen perusteella toteutettavat toimet

1. Tutkittuaan OLAFin pääjohtajan sille vuosittain toimittaman toimintasuunnitelman valvontakomitea voi antaa lausunnon, jossa se voi esittää huomautuksia kaikista toimialaansa kuuluvista asioista.

Se tutkii myös tiedot, joita pääjohtaja toimittaa sille säännöllisesti OLAFin toiminnasta, ja se antaa niiden perusteella lausuntoja asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 11 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisesti.

2. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 7 kohdan ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 11 artiklan 7 kohdan mukaisesti valvontakomitealle on säännöllisesti tiedotettava OLAFin tutkimuksista, niiden tuloksista ja niiden johdosta toteutetuista toimenpiteistä. Valvontakomitea voi esittää asianmukaisia huomautuksia, mutta se ei saa puuttua vireillä oleviin tutkimuksiin.

3. Jos tutkimus on kestänyt yli yhdeksän kuukautta, valvontakomitea selvittää, mistä syistä kyseistä tutkimusta ei ole saatu päätökseen ja missä ajassa se oletettavasti saadaan päätökseen.

4. Valvontakomitea tutkii tapaukset, joissa toimielin tai muu elin ei ole noudattanut pääjohtajan antamia suosituksia. Se tarkastelee tässä yhteydessä lisäksi tapauksia, joissa OLAFin tutkijoiden työtä on vaikeutettu tai joissa se on viivästynyt tai estetty, toteuttaakseen tarvittavat toimenpiteet.

5. Tapaukset, joissa tietoja on toimitettava jonkin jäsenvaltion oikeusviranomaisille, tutkitaan OLAFin pääjohtajan toimittamien tietojen perusteella ja asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 mukaisesti. Jatkotoimenpiteet toteutetaan samoin perustein.

6. Avustaessaan OLAFin pääjohtajaa tämän hoitaessa tehtäviään valvontakomitea voi antaa lausuntoja OLAFin osallistumisesta sellaisten menetelmien suunnitteluun ja kehittämiseen, joilla torjutaan petoksia ja muuta yhteisön taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa.

14 artikla

Toimintakertomus

1. Asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 8 kohdan ja asetuksen (Euratom) 1074/1999 11 artiklan 8 kohdan mukaisesti valvontakomitea antaa vähintään kerran vuodessa toimintakertomuksen, jonka se toimittaa toimielimille. Toimintakertomuksessa käsitellään toimenpiteet, jotka valvontakomitea on toimivaltansa puitteissa toteuttanut, ja se sisältää arvion OLAFin toiminnasta ja sen vuotuisen toimintasuunnitelman toteuttamisesta.

2. Tietyn vuoden kertomus laaditaan aina seuraavan vuoden alkupuoliskon aikana, ja sen esittää valvontakomitealle yksi tai useampi esittelijä.

3. Toimintakertomukseen voidaan liittää luettelo valvontakomitean antamista lausunnoista.

Toimintakertomukseen voidaan lisäksi liittää valvontakomitean kertomuksia, jotka komitea on antanut asetuksen (EY) N:o 1073/1999 11 artiklan 8 kohdan ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 11 artiklan 8 kohdan nojalla Euroopan parlamentille, neuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle OLAFin tutkimusten tuloksista ja niiden perusteella toteutetuista toimenpiteistä.

4. Toimitettuaan toimintakertomuksensa Euroopan parlamentille, neuvostolle ja komissiolle valvontakomitea toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sen julkaisemiseksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

15 artikla

Valvontakomitean lausunto pääjohtajaa nimitettäessä

1. Tutkittuaan OLAFin pääjohtajan virkaan saadut hakemukset valvontakomitea julkaisee lausunnon, jonka perusteluosassa esitetään kriteerit, joita komitea käyttää arvioidessaan hakijoiden ansioita.

Se sisältää myös komitean lausunnon hakijoista asetuksen (EY) N:o 1073/1999 12 artiklan 2 kohdan ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 12 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2. Jos yhdestäkään hakijasta ei ole annettu puoltavaa lausuntoa, puheenjohtaja ilmoittaa komissiolle, ettei komitea ole puoltanut yhtäkään hakemusta.

16 artikla

Pääjohtajaan sovellettava kurinpitomenettely

Kun valvontakomiteaa on kuultu asetuksen (EY) N:o 1073/1999 12 artiklan 4 kohdan mukaisesti tai asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 12 artiklan 4 kohdan mukaisesti, se antaa perustellun lausunnon.

17 artikla

Luottamuksellisuus ja henkilötietojen käsittely

1. Valvontakomitea varmistaa, että asetuksen (EY) N:o 1073/1999 8 artiklaa ja asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 8 artiklaa sovelletaan.

2. Valvontakomitea voi päättää antaa lausunnon omasta aloitteestaan tai OLAFin pääjohtajan aloitteesta.

18 artikla

Talousarvio

1. Valvontakomitea antaa lausunnon OLAFin pääjohtajan esittämästä, komission budjettipääosastolle osoitetusta alustavasta talousarvioesityksestä.

2. Sihteeristö laatii valvontakomitean toiminnan kattavat vuotuiset talousarvioesitykset, jotka toimitetaan pääjohtajalle sen jälkeen kun komitea on ne hyväksynyt.

IV OSASTO

SIIRTYMÄ- JA LOPPUSÄÄNNÖKSET

19 artikla

Työjärjestyksen arviointi ja muuttaminen

1. Valvontakomitea arvioi uudelleen tämän työjärjestyksen vuoden kuluessa sen voimaantulosta.

2. Valvontakomitean jäsenet voivat milloin tahansa tehdä kirjallisesti muutosehdotuksia komitean puheenjohtajalle. Muutosehdotuksista äänestetään niiden jättämistä välittömästi seuraavassa kokouksessa tämän työjärjestyksen 10 artiklassa vahvistetun äänestysmenettelyn mukaisesti.

20 artikla

Työjärjestyksen voimaantulo ja julkaiseminen

1. Työjärjestys tulee voimaan ensimmäisenä päivänä sen jälkeen, kun valvontakomitea on hyväksynyt sen. Tämä työjärjestys korvaa Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä (3) vuonna 2000 julkaistun työjärjestyksen.

2. Kun työjärjestys on hyväksytty, valvontakomitea toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sen julkaisemiseksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä.