LIITE

EU:N OHJEET SISÄISISTÄ VAATIMUSTENMUKAISUUSOHJELMISTA KAKSIKÄYTTÖTUOTTEIDEN KAUPAN VALVONNASSA

JOHDANTO

Tehokas kaupan valvonta kaksikäyttötuotteiden – tavaroiden, ohjelmistojen ja teknologian – alalla on elintärkeää niihin riskien torjumiseksi, jotka liittyvät joukkotuhoaseiden leviämiseen ja tavanomaisten aseiden vakautta horjuttavaan keskittymiseen. Kaksikäyttötuotteiden kauppaa harjoittavien yritysten on noudatettava strategisia kaupan valvonnan vaatimuksia, joista säädetään Euroopan unionin (1) ja sen jäsenvaltioiden laeissa ja asetuksissa. Yritysten on pidättäydyttävä osallistumasta liiketoimiin, jos epäillään, että tuotteita saatetaan käyttää aseiden levittämistarkoituksiin.

Tieteen ja teknologian nopean kehityksen, nykypäivän tuotantoketjujen monimutkaisuuden ja valtiosta riippumattomien toimijoiden yhä kasvavan merkityksen vuoksi tehokas kaupan valvonta nojaa suurelta osin yritysten (2) tietoisuuteen ja niiden aktiivisiin pyrkimyksiin noudattaa kaupan rajoituksia. Tämän vuoksi yritykset ottavat yleensä käyttöön sisäisiä toimintatapoja ja menettelyjä eli nk. sisäisiä vaatimustenmukaisuusohjelmia sen varmistamiseksi, että kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevia EU:n ja jäsenvaltioiden lakeja ja asetuksia noudatetaan. Näiden toimintatapojen ja menettelyjen laajuus määräytyy yleensä yrityksen koon ja liikatoiminnan mukaan.

Näillä ohjeilla pyritään auttamaan yrityksiä tunnistamaan ja hallinnoimaan kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnan vaikutuksia ja lieventämään siihen liittyviä riskejä, jotta ne voisivat noudattaa asiaan liittyviä EU:n ja kansallisen tason lakeja ja asetuksia. Ohjeissa keskitytään seitsemään ydinelementtiin, jotta vaatimustenmukaisuusohjelma olisi mahdollisimman tehokas. Kukin ydinelementti kuvaillaan tarkemmin kohdassa ”Tavoitteet”, jossa kuvaillaan kunkin osan tavoitteet, sekä kohdassa ”Toimenpiteet”, jossa toimet kuvaillaan tarkemmin ja hahmotellaan mahdollisia ratkaisuja vaatimustenmukaisuusmenettelyjen kehittämistä ja täytäntöönpanoa varten. Lopuksi esitetään joukko hyödyllisiä kysymyksiä yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelmasta, väärinkäyttöriskin indikaattoriluettelosta ja ns. varoittavista merkeistä epäilyttävissä pyynnöissä tai tilauksissa.

Kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevan EU:n vaatimustenmukaisuusohjelman kehittämisessä otetaan huomioon ja sovelletaan olemassa olevia vientivalvonnan näkökohtia, erityisesti:

— vuoden 2011 Wassenaarin järjestely, parhaiden käytäntöjen suuntaviivat kaksikäyttötuotteiden ja -teknologioiden sisäisiä vaatimustenmukaisuusohjelmia varten (3),

— ydinalan viejämaiden ryhmän (NSG) ”Alan parhaat käytännöt” (4)

— komission suosituksen 2011/24/EU vaatimustenmukaisuusohjelmaa koskevat osat (5),

— tulokset neljännestä Wiesbadenin konferenssista (2015) ”Private Sector Engagement in Strategic Trade Controls: Recommendations for Effective Approaches on United Nations Security Council Resolution 1540 (2004) Implementation”

— vuoden 2017 Yhdysvaltojen vientivalvonnan ja siihen liittyvän rajaturvallisuuden ohjelman (Export Control and Related Border Security Program) sisäisiä vaatimustenmukaisuusohjelmia koskeva verkkosivusto (6).

Ohjeet sisältävät seitsemän ydinelementtiä. Luettelo ei ole tyhjentävä eivätkä ydinelementit ole tärkeysjärjestyksessä. Ne toimivat kulmakivinä yrityksen omassa vaatimustenmukaisuusohjelmassa ja auttavat yrityksiä määrittämään parhaat keinot ja menettelyt noudattaa EU:n ja kansallisen tason kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevia lakeja ja asetuksia. Asianomaisille yrityksillä odotetaan olevan käytössä useita vientivalvontaa koskevia käytäntöjä ja menettelyjä. Ydinelementtien muodostama kehys voi helpottaa yrityksiä asettamaan vertailuarvoja vaatimustenmukaisuutta koskevalle lähestymistavalleen. Yrityksen vaatimustenmukaisuutta koskevan lähestymistavan, joka sisältää vähintään näiden ydinelementtien kattamat käytännöt ja sisäiset menettelyt, odotetaan olevan yhdenmukainen EU:n kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevien vaatimustenmukaisuusohjelman ohjeiden kanssa. Yrityksille, jotka kehittävät parhaillaan kaksikäyttötuotteiden kaupan vaatimustenmukaisuutta koskevaa lähestymistapaansa, ydinelementtien muodostama kehys tarjoaa perustavan ja yleisen rungon yrityksen vaatimustenmukaisuudelle.

Yleisellä tasolla vaatimustenmukaisuusohjelman kehittämisessä tärkeintä on pitää se yrityksen organisaatioon ja toimintoihin sopivana ja varmistaa, että sisäiset menettelyt ovat helposti ymmärrettäviä ja noudatettavia ja kattavat päivittäiset toiminnot ja menettelyt. Vaatimustenmukaisuusohjelman yksittäiset vaatimukset ja ominaisuudet määrittyvät liiketoiminnan koon, rakenteen ja laajuuden, mutta myös yrityksen tuotteiden strategisen luonteen ja mahdollisten käyttötarkoitusten ja loppukäyttäjien, asiakkaiden maantieteellisen sijainnin ja sisäisten vientimenettelyjen monimutkaisuuden mukaan. Siten on tärkeää korostaa, että näitä ohjeita laadittaessa tarkasteltiin järjestelmällisesti pk-yritysten mahdollisia haasteita ohjeiden täytäntöönpanossa.

Vastuuvapauslauseke

Nämä ohjeet eivät ole sitovia eikä niitä tule pitää oikeudellisina neuvoina. Nämä ohjeet eivät rajoita lupien myöntämistä koskevia päätöksiä, jotka ovat toimivaltaisten viranomaisten vastuulla asetuksen (EY) N:o 428/2009 mukaisesti.

Palautetta tämän asiakirjan sisällöstä voi antaa toimivaltaisen viranomaiseen kautta (ks. liite 3).

EU:N OHJEET VAATIMUSTENMUKAISUUSOHJELMISTA KAKSIKÄYTTÖTUOTTEIDEN KAUPAN VALVONNASSA

Seuraavat ydinelementit ovat olennaisia tehokkaassa kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevassa vaatimustenmukaisuusohjelmassa:

1. Ylimmän johdon sitoumus vaatimusten noudattamiseen

2. Organisaatiorakenne, vastuut ja resurssit

3. Koulutus ja tietoisuuden lisääminen

4. Liiketapahtumien seurantaprosessi ja -menettelyt

5. Tulosarviointi, tarkastukset, raportointi ja korjaavat toimenpiteet

6. Rekisterinpito ja dokumentointi

7. Fyysinen turvallisuus ja tietoturva

Jokaisen ydinelementin jaksossa ”Tavoitteet” kuvaillaan vaatimustenmukaisuusohjelman tavoitteet. Jaksossa ”Toimenpiteet” toimet kuvaillaan tarkemmin ja hahmotellaan mahdollisia ratkaisuja vaatimustenmukaisuusmenettelyjen kehittämistä ja täytäntöönpanoa varten.

Tämän valossa ydinelementit olisi ymmärrettävä kaksikäyttötuotteiden kauppaan osallistuvien yritysten vaatimustenmukaisuusohjelman ”rakennuspalikoina”. Kunkin yrityksen olisi kuvailtava omassa vaatimustenmukaisuusohjelmassaan, miten se toteuttaa sitä koskevat ydinelementit omissa erityisolosuhteissaan.

Niin tehdessään kaksikäyttötuotteiden kauppaan osallistuvien yritysten olisi harkittava erityisesti toimia, jotka mainitaan jaksossa ”Toimenpiteet”, vaikkakin yritykset voivat poiketa näistä toimista yrityskohtaisista syistä.

RISKINARVIOINTI

Vaatimustenmukaisuusohjelma on sovitettava liiketoiminnan kokoon, rakenteeseen ja laajuuteen sekä erityisesti yrityksen omaan liiketoimintaan ja siihen liittyviin riskeihin. Siten jos yritys haluaa kehittää tai tarkistaa kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevaa vaatimustenmukaisuusohjelmaansa, on suositeltavaa tehdä ensin riskinarviointi, jotta sen oma erityinen riskiprofiili kaksikäyttötuotteiden kaupassa voidaan määrittää. Se auttaa yritystä tiedostamaan, mitkä liiketoiminnan osat vaatimustenmukaisuusohjelman on katettava, ja kohdistamaan vaatimustenmukaisuusohjelma yrityksen erityisolosuhteisiin.

Riskinarvioinnissa olisi arvioitava huolellisesti tuotteiden valikoima, asiakaskunta ja liiketoiminta, joita kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonta koskee tai voisi koskea. Arvioinnissa olisi tunnistettava olennaiset heikkoudet ja riskit, jotta yritys voisi sisällyttää vaatimustenmukaisuusohjelmaansa keinoja niiden lieventämiseksi. Vaikka riskinarvioinnissa ei ole mahdollista tunnistaa kaikkia heikkouksia ja riskejä, joita yritys saattaa kohdata tulevaisuudessa, se antaa paremman pohjan kehittää tai tarkistaa vaatimustenmukaisuusohjelmaa.

Yrityksillä on usein jo käytössä sisäisiä valvontamenettelyjä, joten vaatimustenmukaisuusohjelmien suunnittelussa ei tarvitse aloittaa aivan tyhjästä. Riskinarviointi auttaa yritystä arvioimaan nykykäytäntöjään ja -menettelyjään vienninvalvontaan liittyvien riskien käsittelemiseksi sekä keksimään keinoja, miten niitä voidaan tarvittaessa mukauttaa. Lisäksi synergioiden edistäminen olemassa olevien käytäntöjen ja vientivalvonnan vaatimusten välillä on jatkotoimi, jota on syytä harkita jo alkuvaiheessa. On esimerkiksi hyvä käytäntö sisällyttää ristiviittauksia yrityksen menettelysääntöjen sisältämiin vientivalvonnan periaatteisiin ja vaatimuksiin, jos sellaisia on.

Riskinarvioinnin tulokset vaikuttavat siihen, mitkä toimet katsotaan tarpeellisiksi ja mitkä ratkaisut tarkoituksenmukaisiksi, kun yritys kehittää tai panee täytäntöön omia vaatimustenmukaisuutta koskevia menettelyjään.

Yritys voi pyrkiä hyödyntämään mahdollisimman paljon globaalien, konserninlaajuisten vaatimustenmukaisuusohjelmaa koskevien ratkaisujen tarjoamia etuja, mutta sen on aina noudatettava sovellettavaa EU:n ja jäsenvaltioiden lainsäädäntöä.

VALTUUTETTU TALOUDEN TOIMIJA (7)

Jos yrityksellä on voimassa oleva valtuutetun talouden toimijan (AEO) valtuutus, yrityksen tiettyjä tullitoimintoja koskevien vaatimusten noudattamista koskeva arviointi voidaan ottaa huomioon vaatimustenmukaisuusohjelman kehittämisessä ja tarkistamisessa.

Koska tulliviranomaiset ovat tarkastaneet yrityksen tullikäytännöt ja menettelyt, valtuutetun toimijan status saattaa olla etu vaatimustenmukaisuusohjelman ydinelementteihin kuten rekisterinpitoon ja fyysiseen turvallisuuteen liittyvien menettelyjen laadinnassa ja tarkistamisessa.

1. Ylimmän johdon sitoumus vaatimusten noudattamiseen

Tehokas vaatimustenmukaisuusohjelma heijastaa ylhäältä alas -menetelmää, jossa yrityksen ylin johto antaa yrityksen vaatimustenmukaisuuteen sitoutumiselle ja vaatimuksia noudattavalle kulttuurille merkityksen ja oikeutuksen sekä organisatorisia, inhimillisiä ja teknisiä resursseja.

Tavoitteet

Ylimmän johdon sitoumuksen on tarkoitus luoda vaatimusten noudattamista edistävää johtajuutta (esimerkillä johtamista) ja vaatimuksia noudattavaa yrityskulttuuria kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnassa.

Ylimmän johdon kirjallinen lausunto, joka tukee sisäisiä vaatimustenmukaisuutta koskevia menettelyjä, edistää yrityksen tietoisuutta kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnan tavoitteista sekä sovellettavien EU:n ja jäsenvaltion lakien ja asetusten noudattamista.

Sitoumuksessa ilmaistaan ylimmän johdon selkeä, vahva ja jatkuva sitoutuminen ja tuki. Tuloksena ovat riittävät organisatoriset, inhimilliset ja tekniset resurssit, joilla yritys voi sitoutua vaatimusten noudattamiseen. Johto tiedottaa yrityksen sitoumuksesta selkeästi ja säännöllisesti edistääkseen vaatimuksia noudattavaa kulttuuria.

Toimenpiteet

Laaditaan konsernin sitoumuslausunto, jossa ilmoitetaan, että yritys noudattaa kaikkia EU:n ja jäsenvaltioiden kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevia lakeja ja asetuksia.

Määritetään johdon erityisodotukset vaatimusten noudattamisessa ja painotetaan tehokkaiden vaatimustenmukaisuusmenettelyiden arvoa ja merkitystä (8).

Tiedotetaan konsernin sitoumuslausunnosta selkeästi ja säännöllisesti kaikille työntekijöille (myös työntekijöille, joilla ei ole kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaan liittyviä tehtäviä) vaatimuksia noudattavan kulttuurin edistämiseksi (9).

2. Organisaatiorakenne, vastuut ja voimavarat

Riittävät organisatoriset, inhimilliset ja tekniset resurssit ovat olennaisen tärkeitä vaatimustenmukaisuusmenettelyiden tehokkaassa kehittämisessä ja täytäntöönpanossa. Ilman selkeää organisaatiorakennetta ja hyvin määriteltyjä vastuita vaatimustenmukaisuusohjelmasta saattaa tulla näköalaton ja tehtävänjaosta epäselkeä. Vahva rakenne auttaa organisaatioita ratkaisemaan ongelmat niiden ilmetessä ja ehkäisee luvattomien liiketapahtumien syntymistä.

Tavoitteet

Yrityksellä on sisäinen organisaatiorakenne, joka on kirjallisessa muodossa (esimerkiksi organisaatiokaavio) ja jonka avulla voidaan suorittaa sisäistä vaatimustenmukaisuuden valvontaa. Siinä määritetään ja nimitetään henkilöt, jotka ovat kokonaisvastuussa yrityksen vaatimuksenmukaisuutta koskevien sitoumusten varmistamisesta. Joissakin jäsenvaltioissa tämän henkilön on oltava ylimmän johdon jäsen.

Kaikki vaatimustenmukaisuuteen liittyvät toimet, velvollisuudet ja vastuut määritellään, osoitetaan ja kytketään toisiinsa tavalla, jolla varmistetaan, että yrityksen johto edistää yleistä vaatimustenmukaisuutta. Mikäli sovellettavissa tai tarpeellista, vientivalvontaan liittyvät toimet ja/tai velvollisuudet (mutta ei kokonaisvastuu) voidaan delegoida yksikön sisällä tai jakaa kahden tai useamman konsernin yksikön välillä EU:ssa.

Yritys huolehtii siitä, että kaikilla kaksikäyttötuotteiden kauppaan liittyvillä liiketoiminnan alueilla toimivalla henkilöstöllä on todistettavasti tarvittavat taidot. Vähintään yksi henkilö yrityksessä (ei välttämättä yksinomaan) asetetaan vastuuseen kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta. Tämä tehtävä voidaan jakaa konsernin yksiköiden välillä EU:ssa, kunhan valvonnan asianmukainen taso varmistetaan. On kuitenkin huomattava, että joissakin EU:n jäsenvaltioissa tämä ei välttämättä ole mahdollista, sillä kansallisessa vienninvalvonnan lainsäädännössä vaaditaan, että kyseinen henkilö nimitetään tehtävään paikallisesti.

Kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta vastaava henkilöstö olisi suojattava mahdollisimman hyvin eturistiriidoilta. Tällä henkilöstöllä on oikeus raportoida suoraan henkilöille, jotka ovat kokonaisvastuussa kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta, ja sillä olisi oltava myös valtuudet pysäyttää liiketapahtumia.

Kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta vastaavalla henkilöstöllä on oltava pääsy asiaa koskeviin lakiteksteihin sekä uusimpaan valvonnanalaisten tavaroiden luetteloon ja luetteloihin kauppasaarron tai pakotteiden kohteena olevista määränpäistä ja yhteisöistä. Asianmukaiset kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaan liittyvät toiminnalliset ja organisatoriset prosessit ja menettelyt dokumentoidaan, kerätään ja jaetaan asiaankuuluvalle henkilöstölle.

Yrityksellä olisi oltava yhteenveto dokumentoiduista prosesseista ja menettelyistä (esim. vaatimusten noudattamista koskeva käsikirja), jota päivitetään. Yritys harkitsee kokonsa ja liiketoimintansa laajuuden perusteella, tarvitseeko se tietoteknistä tukea sisäisiin vaatimustenmukaisuutta koskeviin menettelyihinsä.

Toimenpiteet

Määritetään kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta vastaavan henkilöstön lukumäärä ottaen huomioon katettavat oikeudelliset ja tekniset näkökohdat. Valtuutetaan vähintään yksi henkilö vastaamaan yrityksen kaksikäyttötuotteiden kaupan vaatimustenmukaisuudesta ja varmistetaan, että yhtä pätevä sijainen voi ottaa tehtävän hoitaakseen poissaolotapauksissa (sairaus, loma jne.). Sen mukaan, mikä on tilausten keskimääräinen volyymi, kyseisen henkilön voi tarvita hoitaa kaksikäyttötuotteiden vientivalvontaan liittyviä tehtäviä vain osa-aikaisesti.

Yksilöidään, määritetään ja osoitetaan selkeästi kaikki vaatimustenmukaisuuteen liittyvät toimet, tehtävät ja vastuut, mahdollisesti organisaatiokaaviossa. Määritetään varmuustoimet selkeästi aina kuin mahdollista.

Varmistetaan, että sisäinen kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnan organisaatiorakenne tunnetaan koko organisaatiossa ja että näiden tehtävien sisäistä rekisteriä päivitetään jatkuvasti ja se jaetaan työntekijöille. Huolehditaan, että kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnan kysymyksistä vastaavan henkilön yhteystiedot tunnetaan yrityksessä. Jos kaupan valvontatehtäviä ulkoistetaan, yhteys yritykseen ja viestintä sen kanssa on oltava järjestetty.

Määritetään kaksikäyttötuotteiden kaupan oikeudellisen ja teknisen valvontahenkilöstön tarvitsemat tiedot ja taidot. Työnkuvauksien laatiminen on suositeltavaa.

Varmistetaan, että kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta vastaava henkilöstö suojataan mahdollisimman hyvin eturistiriidoilta. Vastuu vaatimustenmukaisuudesta osoitetaan sopivalle osastolle tai yksikölle yrityksen koon mukaan. Esimerkki: lopullisen päätöksen tavaran lähettämisestä tekevät henkilöt eivät työskentele myyntiosastolla vaan lakiasiainosastolla. Näiden henkilöiden kannattaa antaa toimia asiantuntijoina, jotka ohjaavat yritystä tekemään vaatimustenmukaisiin liiketoimiin johtavia päätöksiä.

Dokumentoidaan ja jaetaan kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevat käytännöt ja menettelyt koko asiaankuuluvalle henkilöstölle.

Kootaan dokumentoidut käytännöt ja menettelyt yhteen ja harkitaan vaatimusten noudattamista koskevan käsikirjan laatimista.

3. Koulutus ja tietoisuuden lisääminen

Kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskeva koulutus ja tietoisuuden lisääminen henkilöstön keskuudessa on olennaisen tärkeää, jotta henkilöstö voi suorittaa tehtävänsä asianmukaisesti ja ottaa vaatimusten noudattamista koskevat velvollisuudet vakavasti.

Tavoitteet

Yritys varmistaa koulutuksella, että kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontahenkilöstö on tietoinen kaikista asiaankuuluvista valvonnan vaatimuksista, yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelmasta ja kaikista niiden muutoksista. Esimerkkejä koulutusmateriaalista ovat ulkoiset seminaarit, osallistuminen toimivaltaisen viranomaisen järjestämiin koulutustilaisuuksiin ja sisäiset koulutustilaisuudet.

Lisäksi yritys toteuttaa työntekijöiden tietoisuutta lisääviä toimia kaikilla tarkoituksenmukaisilla tasoilla.

Toimenpiteet

Tarjotaan pakollista, säännöllistä koulutusta kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnan koko henkilöstölle, jotta varmistetaan, että sillä on tarvittavat tiedot säännösten ja yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelman noudattamiseksi.

Varmistetaan koulutuksella, että kaikki asianomaiset työntekijät ovat tietoisia asiaankuuluvista kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevista laeista, säännöksistä, käytännöistä, valvontaluetteloista ja kaikista niiden muutoksista heti kun toimivaltaiset viranomaiset ovat ne julkaisseet. Jos mahdollista, harkitaan räätälöityä koulutusta.

Kehitetään yleisiä tietoisuutta lisääviä toimia kaikille työntekijöille ja kohdennettuja koulutuksia eri toiminnoille, kuten ostaminen, tekniikka, projektinhallinta, lähetys, asiakaspalvelu ja laskutus.

Harkitaan tarvittaessa jäsenvaltioiden tai EU:n koulutusaloitteiden hyödyntämistä kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnassa.

Sisällytetään mahdollisuuksien mukaan tulosarvioinneista, tarkastuksista, raportoinnista ja korjaavista toimenpiteistä saatuja kokemuksia koulutus- tai vientitietoisuusohjelmiin.

4. Liiketapahtumien seurantaprosessi ja -menettelyt

Operatiivisessa täytäntöönpanossa liiketapahtumien seuranta on vaatimustenmukaisuusohjelman tärkein elementti. Se sisältää yrityksen sisäiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että liiketoimia ei tehdä ilman vaadittavaa lupaa tai asianomaisten kaupparajoitusten tai -kieltojen vastaisesti.

Liiketapahtumien seurantamenettelyissä kerätään ja analysoidaan tietoja, jotka koskevat tuotteen luokittelua, liiketapahtuman riskinarviointia, lupien päättymistä ja hakemista sekä luvan myöntämisen jälkeistä valvontaa.

Liiketapahtumien seurannan ansiosta yritys voi myös kehittää ja ylläpitää tiettyä huolellisuustasoa epäilyttävien tiedustelujen tai tilausten käsittelyssä.

Tavoitteet

Yritys ottaa käyttöön menettelyn, jossa arvioidaan, sovelletaanko kaksikäyttötuotteita sisältävään liiketapahtumaan kansallisen tason tai EU:n kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa ja määritetään sovellettavat prosessit ja menettelyt. Toistuvien liiketapahtumien tapauksessa seurantaa on suoritettava säännöllisesti.

Tämä ydinelementti on jaettu seuraaviin osiin:

— Tuotteen luokittelu (koskee tavaroita, ohjelmistoja ja teknologiaa)

— Liiketapahtuman riskinarviointi, sisältäen seuraavat: — Kauppasaarron tai pakotteiden kohteena olevien tai ”arkaluonteisten määränpäiden ja yhteisöjen” tarkastaminen (10) — Ilmoitettua loppukäyttöä ja liiketapahtuman osapuolia koskeva seuranta — Väärinkäyttöriskin seuranta — Valvontaluetteloon kuulumattomien kaksikäyttötuotteiden valvonta

— Lupavaatimusten päättyminen ja luvan hakeminen tarvittaessa, mukaan lukien välitys-, siirto- ja kauttakulkutoiminnassa

— Luvan myöntämisen jälkeinen valvonta, mukaan lukien lähetysten valvonta ja luvan ehtojen noudattaminen.

Jos liiketapahtuman seurannan aikana ilmenee epäilyksiä herättäviä seikkoja erityisesti, kun asia koskee ilmoitettua loppukäyttöä ja liiketapahtuman osapuolia koskevia tuloksia tai väärinkäyttöriskin seurantaa, on otettava yhteys toimivaltaiseen viranomaiseen siinä jäsenvaltiossa, jossa yrityksen kotipaikka sijaitsee.

Liiketapahtumien seuranta voidaan suorittaa manuaalisesti tai automatisoitujen välineiden avulla yrityksen tarpeiden ja saatavilla olevien resurssien mukaan.

Toimenpiteet

Tuotteen luokittelu

Tuotteen luokittelu tarkoittaa sen määrittämistä, onko tuote valvontaluettelossa. Tämä tapahtuu vertaamalla tuotteen teknisiä ominaisuuksia EU:n ja kansallisen tason kaksikäyttötuotteiden valvontaluetteloihin. Tarvittaessa selvittään, kohdistuuko tuotteeseen rajoittavia toimenpiteitä (esim. sanktioita), jotka ovat joko EU:n tai sen jäsenvaltion asettamia, jossa yrityksen kotipaikka sijaitsee.

Kaksikäyttötuotteet, olivat ne sitten fyysisiä tuotteita, ohjelmistoja tai teknologiaa, voivat olla luvanvaraisia monista eri syistä.

Erityistä huomiota kiinnitetään kaksikäyttötuotteiden osien ja varaosien luokitukseen sekä sellaisten kaksikäyttöisten ohjelmistojen ja teknologioiden luokitukseen, jotka voidaan siirtää sähköpostitse tai asettaa saataville ulkomailla esimerkiksi pilvipalvelun kautta.

Kerätään tietoa mahdollisesta kaksikäyttötuotteiden väärinkäytöstä esimerkiksi tavanomaisten sotilaallisten tai joukkotuhoaseiden leviämisen kontekstissa ja jaetaan ne yrityksessä.

On suositeltavaa pyytää toimittajalta tietoja kaksikäyttötuotteiden materiaalien luokituksesta, komponenteista sekä alajärjestelmistä, jotka yritys prosessoi tai integroi, sekä tuotannossa käytetyistä laitteista. Yrityksen vastuulla on tarkastaa toimittajalta saatu luokitus.

Kuten kaksikäyttötuotteita koskevan EY:n asetuksen (EU) N:o 428/2009 22 artiklan 10 kohdassa edellytetään (viitaten asianmukaiseen lainsäädäntöön) kaksikäyttötuotteiden yhteisötoimituksiin liittyvissä tarvittavissa kaupallisissa asiakirjoissa on ilmoitettava selkeästi, että kyseinen liiketapahtuma sisältää lueteltuja kaksikäyttötuotteita ja että niiden vienti yhteisöstä on valvonnan alaista.

Liiketapahtuman riskinarviointi

Kauppasaarron tai pakotteiden kohteena olevien tai arkaluonteisten määränpäiden ja yhteisöjen tarkastaminen

Varmistetaan, että liiketapahtuman osapuoliin (välittäjät, ostaja, vastaanottaja tai loppukäyttäjä) ei kohdistu rajoittavia toimenpiteitä (pakotteita) tarkastamalla päivitetyt sanktioluettelot (11).

Ilmoitettua loppukäyttöä ja liiketapahtuman osapuolia koskeva seuranta

Yritys tuntee asiakkaansa ja tuotteiden loppukäytön.

Yritys käyttää toimivaltaisen viranomaisen tarjoamaa tietoa EU:n ja kansallisen tason säännöistä ja vaatimuksista, jotka koskevat selvityksiä loppukäytöstä. Vaikka ei olisikaan olemassa kansallista velvoitetta asianmukaisesti täytetyn ja allekirjoitetun loppukäyttöä koskevan selvityksen toimittamiselle, selvitys loppukäytöstä voi olla silti hyödyllinen keino tarkistaa loppukäyttäjän/vastaanottajan luotettavuus ja tiedot. Sen avulla voidaan määrittää, vaaditaanko valvontaluetteloon kuulumattomille kaksikäyttötuotteille lupa, kun ilmoitetusta loppukäytöstä on epävarmuutta asetuksen (EY) N:o 428/2009 4 artiklan (12) tarkoittamalla tavalla.

Merkkejä väärinkäyttöriskistä ja epäilyttävistä pyynnöistä tai tilauksista tarkkaillaan, esim. arvioimalla, vastaako ilmoitettu loppukäyttö loppukäyttäjän toimintaa ja/tai markkinoita. Liitteessä 2 on kysymysluettelo ilmoitetun loppukäytön ja liiketapahtuman osapuolten seurannan tueksi.

Väärinkäyttöriskin seuranta

Merkkejä väärinkäyttöriskistä ja epäilyttävistä tiedusteluista tai tilauksista tarkkaillaan. Liitteessä 2 on luettelo kysymyksistä väärinkäyttöriskin seurannan tueksi.

Erityistä huomiota kiinnitetään valvontaluetteloon kuulumattomien kaksikäyttötuotteiden valvontaan, jos ilmoitetun loppukäytön ja liiketapahtuman osapuolten seurannassa ilmenee huolestuttavia tietoja asetuksen (EY) N:o 428/2009 4 artiklan tarkoittamalla tavalla.

Valvontaluetteloon kuulumattomien kaksikäyttötuotteiden valvonta

Varmistetaan, että yrityksellä on käytössään tarvittavat menettelyt sen määrittämiseksi, onko se tietoinen ilmoitettuun loppukäyttöön liittyvistä huolestuttavista tiedoista (asetuksen (EY) N:o 428/2009 4 artiklan tarkoittamalla tavalla). Jos viejä on niistä tietoinen, yritys varmistaa, että vientiä ei tapahdu ilmoittamatta toimivaltaiselle viranomaiselle ja saamatta toimivaltaisen viranomaisen lopullista päätöstä.

Tapauksissa, joissa toimivaltaiset viranomaiset ilmoittavat viejälle, että ilmoitettuun loppukäyttöön liittyy huolestuttavia tietoja (asetuksen (EY) N:o 428/2009 4 artiklan tarkoittamalla tavalla), yrityksellä on oltava käytössä menettelyt nopean tiedonsiirron varmistamiseksi ja viennin pysäyttämiseksi välittömästi. On varmistettava, että vienti ei toteudu ilman toimivaltaisen viranomaisen lupaa.

Lupien päättyminen ja hakeminen, mukaan lukien välitys-, siirto- ja kauttakulkutoiminnassa

Varmistetaan, että yrityksellä on toimivaltaisen vienninvalvontaviranomaisen yhteystiedot.

Kerätään ja levitetään tietoa lupatyypeistä (myös yksittäisistä ja yleisistä luvista sekä koontiluvista) ja valvotuista toimista (myös viennistä, välityksestä, siirrosta ja kauttakulusta) ja sovellettavaan EU:n ja kansallisen tason kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaan liittyvistä luvanhakumenettelyistä.

Yritys on tietoinen vähemmän ilmeisistä valvonnanalaisen viennin tyypeistä (kuten vienti pilvipalvelun kautta tai henkilökohtaisissa matkatavaroissa) tai kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnasta muissa toiminnoissa kuin viennissä, kuten teknisen tuen palveluissa tai välityspalveluissa.

Luvan myöntämisen jälkeinen valvonta, mukaan lukien lähetysten valvonta ja luvan myöntämistä koskevien ehtojen noudattaminen

Ennen itse lähetystä olisi suoritettava lopputarkastus, että kaikki vaatimustenmukaisuuden varmistavat vaiheet on suoritettu asianmukaisesti. Tämä on hyvä hetki tarkistaa, onko tuotteet luokiteltu oikein, onko varoittavia merkkejä havaittu, suoritettiinko yhteisöjen seuranta tehokkaasti ja onko lähetykselle voimassa oleva lupa.

Liiketapahtuman riskin loppuarviointi on tarpeellinen, sillä asiaa koskeva lainsäädäntö saattaa olla muuttunut menettelyn aikana, esimerkiksi jos tuote luokitellaan nyt kaksikäyttötuotteeksi tai loppukäyttäjään kohdistuu nyt pakotteita.

Otetaan käyttöön menettely, jossa tuotteiden lähettäminen voidaan pysäyttää tai keskeyttää, kun jokin vaatimuksista ei täyty tai kun huomataan varoittavia merkkejä. Tuotteet saisi vapauttaa vain henkilö, joka on vastuussa vaatimusten noudattamisesta.

Lupaehtojen noudattaminen varmistetaan (mukaan lukien raportointi).

Viejäyrityksen tietoihin (kuten nimi, osoite ja yhtiömuoto), loppukäyttäjän ja/tai välittäjien tietoihin ja hyväksyttyjen tuotteiden tietoihin tehdyt muutokset voivat vaikuttaa yrityksen luvan voimassaoloon.

5. Tulosarviointi, tarkastukset, raportointi ja korjaavat toimenpiteet

Vaatimustenmukaisuusohjelma ei ole muuttumaton toimenpidekokonaisuus, ja siksi sitä on tarkistettava, testattava ja päivitettävä tarpeen vaatiessa vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

Tulosarvioinneissa ja tarkastuksissa tarkastetaan, onko vaatimustenmukaisuusohjelma käytössä ja onko se yhdenmukainen kansallisen tason ja EU:n vienninvalvonnan vaatimusten kanssa.

Hyvin toimivassa vaatimustenmukaisuusohjelmassa on selkeät raportointimenettelyt työntekijöiden ilmoitus- ja eskalointitoimista, kun on ilmennyt epäilty tai tunnettu vaatimusten vastainen tapahtuma. Osana moitteetonta vaatimuksia noudattavaa kulttuuria työntekijöiden on voitava olla luottavaisia ja tuntea olonsa turvalliseksi nostaessaan esiin kysymyksiä tai raportoidessaan vaatimustenmukaisuutta koskevista huolenaiheista hyvässä uskossa.

Tulosarviointi-, tarkastus- ja raportointimenettelyjen avulla on tarkoitus havaita epäjohdonmukaisuuksia, jotta käytäntöjä voidaan selventää ja tarkistaa, kun ne johtavat (tai voivat johtaa) vaatimusten laiminlyöntiin.

Tavoitteet

Yritys kehittää tulosarviointimenettelyjä seuratakseen päivittäistä työtään vaatimusten noudattamiseksi yrityksessä ja tarkistaakseen, noudatetaanko vaatimustenmukaisuusohjelmaa vienninvalvonnan toimissa asianmukaisesti. Tulosarviointi suoritetaan sisäisesti, ja sen avulla havaitaan laiminlyöntitapaukset aikaisessa vaiheessa ja kehitetään vahingonvalvonnan seurantatoimia. Siten tulosarviointi vähentää yritykseen kohdistuvia riskejä.

Yrityksellä on käytössään tarkastusmenettelyjä, jotka ovat järjestelmällisiä, kohdennettuja ja dokumentoituja tarkastuksia sen varmistamiseksi, että vaatimustenmukaisuusohjelmaa noudatetaan moitteettomasti. Tarkastukset voidaan suorittaa sisäisesti tai ulkoistaa päteville ulkopuolisille ammattihenkilöille.

Raportointiin kuuluu joukko menettelyjä, joihin kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontahenkilöstö ja muut asiaan kuuluvat työntekijät ryhtyvät, kun havaitaan epäiltyjä tai tunnettuja tapahtumia kaksikäyttötuotteiden kaupan vaatimusten laiminlyönnistä. Se ei tarkoita ulkoisia raportointivaatimuksia, esimerkiksi jos yrityksellä on asetuksen (EY) N:o 428/2009 mukainen unionin yleinen vientilupa.

Korjaavat toimenpiteet ovat korjaavien toimenpiteiden kokonaisuus, jolla varmistetaan vaatimustenmukaisuusohjelman asianmukainen täytäntöönpano ja tunnistettujen heikkouksien eliminointi vaatimustenmukaisuutta koskevissa menettelyissä.

Toimenpiteet

Otetaan käyttöön satunnaistarkastustoimia osaksi päivittäistä toimintaa kaupan valvonnan työnkulun seuraamiseksi yrityksessä, jotta voidaan varmistaa, että mahdolliset laiminlyönnit havaitaan aikaisessa vaiheessa. Toinen mahdollinen vaihtoehto on käyttää ”neljän silmän periaatetta”, jossa kaupan valvonnan päätökset tarkastetaan kahdesti.

Kehitetään tarkastuksia ja toteutetaan niitä vaatimustenmukaisuusohjelman sisällön, riittävyyden ja tehokkuuden tarkastamiseksi.

Varmistetaan, että tarkastukseen sisältyvät kaikki sisäisen vaatimustenmukaisuusohjelman näkökohdat.

Varmistetaan, että työntekijät voivat olla luottavaisia ja tuntea olonsa turvalliseksi nostaessaan esiin kysymyksiä tai raportoidessaan vaatimustenmukaisuutta koskevista huolenaiheista hyvässä uskossa.

Varmistetaan ilmianto- ja eskalointimenettelyt, kun kaksikäyttötuotteiden kaupassa on ilmennyt epäilty tai tunnettu vaatimusten vastainen tapahtuma. Tämä mahdollisuus voidaan antaa myös kolmansille osapuolille.

Dokumentoidaan kirjallisesti kaikki epäilyt kansallisen tason ja EU:n kaksikäyttötuotteiden valvonnan lainsäädännön rikkomuksista ja niihin liittyvät korjaavat toimenpiteet.

Toteutetaan tehokkaita korjaavia toimenpiteitä vientivalvonnan toimien tai vaatimustenmukaisuusohjelman mukauttamiseksi tulosarvioinnin tulosten, vaatimustenmukaisuusohjelman järjestelmätarkastuksen tai raportoinnin mukaisesti. On suositeltavaa, että näistä löydöksistä sekä menettelyistä ja korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa toteuttavalle henkilöstölle ja johdolle. Kun korjaavat toimenpiteet on toteutettu, on suositeltavaa ilmoittaa muutetuista menettelyistä kaikille asianomaisille työntekijöille.

Vuoropuhelu toimivaltaisen viranomaisesi kanssa voi edistää vahinkojen hallintaa ja mahdollisia tapoja vahvistaa yrityksen vientivalvontaa.

6. Rekisterinpito ja dokumentointi

Kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaan liittyvien toimien oikeasuhteinen, täsmällinen ja jäljitettävä rekisterinpito on olennaisen tärkeää yrityksen pyrkimyksessä vaatimusten noudattamiseen. Kattava rekisterinpitojärjestelmä auttaa yritystä tulosarviointien ja tarkastusten suorittamisessa, EU:n ja/tai kansallisen tason asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten noudattamisessa ja helpottaa yhteistyötä toimivaltaisten viranomaisten kanssa kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevien pyyntöjen yhteydessä.

Tavoitteet

Rekisterinpito tarkoittaa oikeudellisten asiakirjojen säilyttämistä, rekisterinhallintaa ja kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaan koskevien toimien jäljitettävyyttä koskevia menettelyjä ja ohjeita. Joidenkin asiakirjojen rekisterinpitoa edellytetään laissa, mutta voi olla yrityksenne edun mukaista pitää kirjaa myös joistakin muista asiakirjoista (esim. sisäinen asiakirja, jossa kuvataan tietyn tuotteen tekninen luokittelupäätös). Kun kaikki vaaditut tiedot on kerätty ja tallennettu oikein, niiden etsiminen ja hakeminen päivittäisten kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontatoimien aikana sekä ajoittaisten tarkastusten yhteydessä on tehokkaampaa.

Toimenpiteet

Tarkistetaan rekisterinpidon lakisääteiset vaatimukset (säilytysaika, asiakirjojen sisältö jne.) asianmukaisessa EU:n lainsäädännössä ja sen jäsenvaltion kansallisessa lainsäädännössä, jossa yrityksen kotipaikka sijaitsee.

Jotta kaikki asiaankuuluvat asiakirjat olisivat saatavilla, rekisterinpitoa koskevat vaatimukset olisi hyvä määrittää välittäjien kanssa tehtävissä sopimuksissa sekä huolitsija- ja jakelusopimuksissa.

Luodaan asianmukainen tallennus- ja palautusjärjestelmä kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa varten. Sekä paperiset että elektroniset järjestelmät, tehokas indeksointitapa ja hakutoiminnot ovat olennaisen tärkeitä.

Varmistetaan, että vienninvalvontaan liittyviä asiakirjoja säilytetään johdonmukaisesti ja ne voidaan asettaa saataville viipymättä toimivaltaista viranomaista tai muuta ulkoista osapuolta varten selvityksen tai tarkastuksen yhteydessä.

On suositeltavaa pitää kirjaa aiemmasta yhteydenpidosta toimivaltaiseen viranomaiseen, myös silloin, kun kyse on luetteloon kuulumattomien kaksikäyttötuotteiden loppukäyttöä tai käyttäjää koskevasta valvonnasta ja teknistä luokittelua koskevasta konsultoinnista.

7. Fyysinen turvallisuus ja tietoturva

Kaksikäyttötuotteiden, mukaan lukien ohjelmistojen ja teknologia, kauppaa valvotaan kansalliseen ja kansainväliseen turvallisuuteen ja ulkopolitiikan tavoitteisiin liittyvistä syistä. Arkaluontoisuutensa takia kaksikäyttötuotteita olisi siis suojattava. Riittävin turvatoimin pienennetään valvonnanalaisten tuotteiden luvattoman poiston tai käytön riskiä. Fyysiset turvatoimet ovat tärkeitä, mutta valvonnanalaisten elektronisessa muodossa olevien ohjelmistojen ja teknologioiden luonteen vuoksi kaksikäyttötuotteiden kauppaa koskevien vaatimusten noudattaminen voi olla erityisen haastavaa ja se vaatii myös tietoturvatoimenpiteitä.

Tavoitteet

Fyysinen turvallisuus ja tietoturva viittaavat joukkoon sisäisiä menettelyjä, joilla on tarkoitus varmistaa luvaton pääsy kaksikäyttötuotteisiin ja että työntekijät, alihankkijat, toimittajat tai vierailijat eivät poista niitä luvatta. Nämä menettelyt luovat turvallisuuskulttuuria yrityksessä ja varmistavat, että kaksikäyttötuotteet, mukaan lukien ohjelmistot ja teknologia, eivät katoa, niitä ei voida helposti varastaa eikä viedä maasta ilman voimassa olevaa lupaa.

Toimenpiteet

Fyysinen turvallisuus

Varmistetaan yrityksen riskinarvioinnin mukaisesti, että valvonnanalaiset kaksikäyttötuotteet suojataan työntekijöiden tai kolmansien osapuolten suorittamalta luvattomalta poistolta. Mahdollisia toimenpiteitä voisivat olla esimerkiksi tuotteiden suojaaminen fyysisesti, rajoitetun pääsyn alueiden perustaminen ja henkilöstön sisääntulon tai poistumisen valvonta.

Tietoturva

Otetaan käyttöön valvonnanalaisten elektronisessa muodossa olevien kaksikäyttöisten ohjelmistojen tai teknologian turvallista tallentamista koskevat perusturvatoimet ja -menettelyt, mukaan lukien antivirustarkastukset, tiedostojen salaus, kirjausketjut ja -lokit, käyttöoikeuksien valvonta ja palomuuri. Tarpeen mukaan voidaan harkita suojatoimenpiteitä ohjelmiston tai teknologian lataamiseksi pilvipalveluun, sen säilyttämiseksi pilvipalvelussa tai sen siirtämiseksi pilvipalvelun kautta.

(1) Asetus (EY) N:o 428/2009.

(2) Tässä asiakirjassa termi ”yritykset” olisi ymmärrettävä laajassa merkityksessä. Se sisältää tutkimus-, akateemiset ja muut yhteisöt, jotka luokitellaan viejiksi asetuksessa (EY) N:o 428/2009. Näissä ohjeissa ei anneta (tässä vaiheessa) erityisohjeita eri sektoreille ja toimijoille.

(3) Katso myös https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Katso myös http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Komission suositus 2011/24/EU, annettu 11 päivänä tammikuuta 2011, luotettavuustodistusten antamisesta puolustusalan yrityksille yhteisön sisällä tapahtuvia puolustukseen liittyvien tuotteiden siirtoja koskevien ehtojen yksinkertaistamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2009/43/EY 9 artiklan mukaisesti (EUVL L 11, 15.1.2011, s. 62)

(6) Katso myös http://icpguidelines.com

(7) Katso myös https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) Konsernin sitoumuslausunnossa voitaisiin esimerkiksi todeta, että yksikään yrityksen puolesta toimiva henkilö ei saa missään olosuhteissa suorittaa vientiä, välitystä, kauttakulkua tai siirtoa EU:n ja jäsenvaltioiden kaksikäyttötuotteiden kaupan valvontaa koskevien lakien ja säännösten vastaisesti. Vientivalvonnan tarpeellisuuden ymmärtämisen vahvistamiseksi lausunnossa voidaan selittää lyhyesti valvonnan tavoitteet. Siinä voidaan painottaa myös sen merkitystä, että työntekijät noudattavat vientivalvonnan vaatimuksia, ja luetella luvattomien liiketapahtumien riskit ja mahdolliset seuraukset (rikosoikeudelliset, maineeseen kohdistuvat, taloudelliset, kurinpidolliset jne.) yritykselle ja asianomaisille työntekijöille. Tavoitteena on, että työntekijät ymmärtäisivät mahdollisten laiminlyöntien seuraukset. Johdon sitoumus vaatimusten noudattamiseen suositellaan pitämään mahdollisimman yksinkertainen.

(9) Yritykset voivat myös harkita lausunnon julkaisemista yrityksen verkkosivuilla tai muilla kaupallisilla kanavilla, jolloin kolmannet osapuolet saavat tiedon yrityksen sitoumuksesta vienninvalvonnan vaatimusten noudattamiseen.

(10) Nk. ”arkaluonteiset määränpäät ja yhteisöt” käsittävät kauppasaarron tai pakotteiden kohteena olevien määränpäiden lisäksi myös muita määränpäitä, joihin (tiettyjen) kaksikäyttötuotteiden lähettäminen voi olla kriittistä toimivaltaisen viranomaisen määrittämissä erityistapauksissa, esimerkiksi joukkotuhoaseiden leviämiseen tai ihmisoikeuksiin liittyvien huolenaiheiden vuoksi. Ihmisoikeuksiin liittyvien huolenaiheiden osalta on huomioitava, että muitakin asetuksia voidaan soveltaa, esimerkiksi Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2019/125 (EUVL L 30, 31.1.2019, s. 1), jossa säädetään kuolemanrangaistukseen tai kidutukseen käytettävien tavaroiden viennin valvonnasta.

(11) EU:n konsolidoitu luettelo sanktioista (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) sekä EU:n pakotekartta (https://www.sanctionsmap.eu) voivat auttaa pakotteiden seurannassa.

(12) Jos yrityksen asiakas ei tunne entuudestaan loppukäytön selvitystä koskevaa pyyntöä, on hyvä laatia (yhden sivun) saatekirje, jossa selitetään kaksikäyttötuotteiden kaupan valvonnan perusasiat ja mainitaan, että pyydetty asiakirja nopeuttaa luvan hakemista ja voi olla jopa tarpeellinen luvan saamiseksi.