KERTOMUS Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä säätiön vastaukset (97/C 393/07)

1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle 7 päivänä toukokuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 (1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 1996. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 (2) 11 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 (4) 11 artiklan 3 kohdassa säädettyjen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla.

1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa.

1.4. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös todettiin luotettavaksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN KOULUTUSSÄÄTIÖN (TORINO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUONNA 1996

Talousarviokirjanpito

1.5. Nykyisessä järjestelmässä kirjauksiin voidaan tehdä jälkikäteen muutoksia ilman että niistä jää mitään merkintää. Tämä järjestelmä yhdessä ennakkomaksujärjestelmän systemaattisen käytön kanssa saattaa johtaa määrärahojen ylityksiin.

Ennakkomaksujärjestelmä

1.6. Säätiö maksaa edelleen suurimman osan menoistaan (52 prosenttia) ennakkomaksujärjestelmän (I ja II osasto) avulla. Tässä ei ole toistaiseksi havaittavissa merkittävää vähenemistä. Lisäksi menojen selvittäminen on viivästynyt (2-3 kuukautta), koska kaikki asiakirjat on lähetettävä varainhoidon valvojalle Brysseliin. Voitiin myös havaita, että ennakkomaksujärjestelmään oli saatu 0,5 miljoonan ecun ylimääräinen ennakkomaksu, jota ei ollut hyväksytty etukäteen.

Siirretyt määrärahat

1.7. Varainhoitovuodelta 1995 varainhoitovuoteen 1996 siirretyt määrärahat olivat 2,1 miljoonaa ecua. Käyttämättä jäi 0,4 miljoonan ecun määrä (17 prosenttia), koska jotkin menot (virkamatkakulut, rekrytointikulut jne.) oli ennakoitu epätarkasti.

Varainhoitovuoden määrärahat

1.8. Vuotuisten määrärahojen osalta havaittiin suoritettujen maksujen toteutumisessa vaihtelua eri osastojen välillä. Maksujen toteutumisaste oli 85 prosenttia I osastossa (henkilöstö), 71 prosenttia II osastossa (hallintomenot) ja 35 prosenttia III osastossa (toimintamenot). Varainhoitovuoteen 1997 siirretyt määrärahat liittyivät II osastoon (0,7 miljoonaa ecua), III osastoon (2,7 miljoonaa ecua) (etenkin ATK-laitteistoa koskeviin hankintoihin), erityisiin toimiin (TEMPUS), ammatilliseen koulutukseen ja lisäksi tutkimukseen liittyviin seminaareihin ja kokouksiin (54 prosenttia).

Kurssierot

1.9. Kurssitappio, jonka suuruus oli 1,1 miljoonaa ecua, johtui lähinnä Italian liiran kurssin tarkistuksista.

Varainhoidon valvoja

1.10. Kun otetaan huomioon, että kirjattavana ja valvottavana ovat suuret rahamäärät, olisi tarpeen nimittää varainhoidon valvoja, jotta voitaisiin ratkaista osa seuraavissa kohdissa esitettävistä ongelmista (erityisesti tileille kirjaamattomien tukien osalta, ks. kohta 1.11).

Talousarvion ulkopuoliset tuet (PHARE, TACIS ja TEMPUS)

1.11. Säätiö hoitaa komission käyttöön asettamia varoja sen puolesta PHARE-, TACIS- ja TEMPUS-ohjelman puitteissa. Hyvin huomattavaa määrää (noin 200 miljoonaa ecua varainhoitovuoden 1996 osalta), joka koskee osaa kyseisistä menoista, ei ole kirjattu säätiön tileille (vaan erilliseen kirjanpitoon). Tilintarkastustuomioistuin kehottaa säätiötä liittämään näiden varojen hoitoa koskevat tilitapahtumat omaan kirjanpitoonsa. Tilintarkastustuomioistuin aikoo seuraavien tarkastusten yhteydessä tutkia kyseisten varojen hoitoa ja erityisesti niihin liittyviä pankkitilejä.

Sopimusten tekeminen

1.12. Säätiö noudattaa sopimuksenteossa melko monimutkaista menettelyä. Sitä kannattaisi yksinkertaistaa. On havaittavissa, että säätiön sopimukset (ei-toiminnalliset) tehdään usein ilman hintakilpailua tai tarjouspyyntöä, mikä ei ole aina perusteltua.

1.13. PHARE-, TACIS- ja TEMPUS-ohjelmien sopimuksia koskevat maksut suoritetaan ilman varainhoidon valvojan hyväksymismerkintää (ks. kohta 1.10), koska varainhoidon valvoja pitää menoja komission suorittamina (ks. kohta 1.11.). Lisäksi on syytä korostaa, että säätiö valvoi varainhoitovuonna 1996 ainoastaan joidenkin sopimusten täytäntöönpanoa. Säätiö on käyttänyt varainhoitovuodesta 1997 alkaen myös ulkoisia tarkastajia. Heidän suorittamansa tarkastustoimet eivät kuitenkaan riitä vielä kattamaan kaikkia säätiön hallinnoimia ohjelmia.

Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea

1.14. Säätiö ei ole vielä perustanut hankintoja ja sopimuksia käsittelevää neuvoa-antavaa komiteaa. Tällaisen komitean perustamista koskeva ehdotus on parhaillaan hyväksyttävänä.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 4.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa edellytetään, säätiön kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 laadittiin 30.3.1997, jolloin säätiön johtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallitukselle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 30.3.1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

LIITE

TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Huom: On huomattava, että säätiö hoitaa PHARE-, TACIS- ja TEMPUS-ohjelmien varoja (noin 200 miljoonaa ecua) 21 sellaisen pankkitilin kautta, joita ei ole merkitty talousarviotileihin, tasetileihin eikä tulostileihin.

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

(1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää.

(2) Varainhoitovuoden lopussa maksamatta oleva komission tuen vastaerä on merkitty tuloihin varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä. Varainhoitovuodesta 1996 alkaen kyseinen erä merkitään säännösten mukaisesti taseen vastattavaa-puolelle.

EUROOPAN KOULUTUSSÄÄTIÖN VASTAUKSET

1.5. Talousarvion tilit

Säätiö on yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa. Vuoden 1996 alusta lähtien säätiö on yhdessä muiden EU:n virastojen kanssa aktiivisesti osallistunut uuden automaattisen talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmän laatimiseen. Järjestelmän kokoonpanon ja testaamisen sekä sitä koskevan koulutuksen sisältävä työ sujuu hyvin. Järjestelmän käyttöönotto alkaa tammikuussa 1998 ja sen odotetaan olevan täysin toimintavalmis kesäkuussa 1998.

Tulee painottaa sitä, että kuukausittaiset talousselonteot lähetetään komission toimivaltaisille palveluyksiköille varainhoitoasetuksen artiklojen mukaisesti. Talousarvion ylityksiä ei ole tehty tarkastuksen käsittämänä ajanjaksona.

1.6. Ennakkomaksujärjestelmä

Ennakkomaksujärjestelmän käyttöä on rajoitettu huomattavasti kesäkuussa 1996, sillä sitä ei enää käytetä palkkojen maksuun.

Ennakkomaksujärjestelmästä ei ole saanut ennakoita ilman lupaa. Säätiö pahoittelee sitä, että 0,5 miljoonan ecun kulujen maksamista koskeva määrä oli erehdyksessä kirjattu lisäyksenä ennakkomaksutilille. Tämä kirjausvirhe korjattiin seuraavina kuukausina.

1.8. Varainhoitovuoden määrärahat

Toisena toimintavuotena 1996 budjettiviranomainen laittoi osan säätiön talousarvion määrärahoista varalle. Säätiön talousarviosta oli varattu 2,5 miljoonaa ecua ja tämä osa vapautettiin vasta syyskuussa 1996, jolloin maksusitoumuksille ja maksumääräyksille jäi vain lyhyt aika ennen budjettivuoden päättymistä.

Vuoden 1996 tehtyjen maksusitoumusten analyysi osoittaa, että osaston I sitoumusten taso oli 89 %, osaston II 99 % ja osaston III 95 %. Osaston I sitoumukset olivat suhteessa vuonna 1996 työhön otetun henkilöstön prosenttiosuuteen (henkilötyövuosina mitattuna). Vaihtokurssin muutoksista johtui lisäksi joukko säästöjä talousarviossa.

1.10. Varainhoidon valvonta

Säätiö on yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen lausunnosta. Tulee ottaa huomioon, että kesäkuusta 1997 lähtien säätiön varainhoidon valvonta on siirretty yhteiseen tutkimuskeskukseen Isprassa.

1.11. Talousarvion ulkopuoliset rahastot (Phare, Tacis Tempus)

Säätiö kiinnittää tilintarkastustuomioistuimen huomion siihen, että kaikki näiden rahastojen tilitapahtumat on kirjattu eri tileille, ja että komission palveluyksiköt antavat säännöllisiä selontekoja komission ja säätiön välillä tehtyjen sopimusten mukaisesti.

1.12. Sopimusten myöntäminen

Säätiö joutuu käsittelemään kolmea eri rahoituslähdettä (oma talousarvio, Phare ja Tacis), joista jokaista koskee erilainen hankintamenettely. Säätiö on mahdollisuuksien mukaan yrittänyt yhdenmukaistaa tätä kosekevia sääntöjä ja tämä prosessi on edelleen käynnissä. Menettelyjen täydellinen yhdenmukaistaminen ei kuitenkaan ole mahdollista.

Säätiö harkitsee huolellisesti suorien sopimusten solmimista ja tekee niitä vain milloin on välttämätöntä säätiön varainhoitoasetuksen 46 (a,b,c,d) artiklan säätämien poikkeusmenettelyjen mukaisesti. Haluaisimme kuitenkin kiinnittää tuomioistuimen huomion siihen, että säätiön tekemät tietyt toimet ovat luonteeltaan sellaisia, että ne vaativat tapauskohtaisia menettelyjä. Nämä toiminnot liittyvät sisäisesti säätiön työhön avainkumppanien muodostaman verkon kanssa kumppanimaissa. Näitä tehtäviä on mahdotonta antaa ulkopuolisille.

1.13. Phare, Tacis ja Tempus -sopimuksen maksut

Ottaen huomioon tuomioistuimen suosituksen yhdistää Phare- ja Tempus-ohjelmien hallinnon määrärahat tililleen, säätiö tule etsimään ratkaisua hyvässä yhteistyössä komission kanssa.

Vuoden 1996 aikana sopimuksen täytäntöönpanon tarkastaminen tehtiin EU:n komission kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti. Kaikki sopimukset on tehty säätiössä asianomaisessa palveluyksikössä, johon on liittynyt tukena olevien asiakirjojen kerääminen ja tutkiminen.Vuodesta 1997 lähtien tilintarkastukset tehdään Tempus -hankkeille (Phare ja Tacis) ja Pharen ammatillisen koulu tuksen ohjelmalle. Tacisin ammatillisen koulutuksen ohjelmalle tilintarkastuksia ei vielä ole suunniteltu.

1.14. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa antava komitea

Hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean perustaminen riippui siitä, hyväksyykö hallintoneuvosto säätiön varainhoitosäännön, jossa säädetään komitean yleisistä säännöistä. Koska hallintoneuvosto hyväksyi säännöt vasta syyskuussa 1996 ja käyttöönottosäännöt sen jälkeen vasta helmikuussa 1997, komitean perustaminen vuoden 1996 aikana ei ollut mahdollista. Hallintoneuvosto hyväksyi kuitenkin komitean säännöt 31 päivänä heinäkuuta 1997 ja komitean ensimmäinen tapaaminen oli 11 päivänä syyskuuta 1997.