Neuvoston säädös, annettu 3 päivänä marraskuuta 1998, Europolin analyysitietokantoihin sovellettavista säännöistä



Virallinen lehti nro C 026 , 30/01/1999 s. 0001 - 0009



NEUVOSTON SÄÄDÖS, annettu 3 päivänä marraskuuta 1998, Europolin analyysitietokantoihin sovellettavista säännöistä (1999/C 26/01) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella Euroopan poliisiviraston perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (Europol-yleissopimus) (1) ja erityisesti sen 10 artiklan 1 kohdan, ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen, ottaa huomioon Euroopan neuvoston ministerikomitean 17 päivänä syyskuuta 1987 antaman suosituksen N:o R(87)15 poliisin oikeuksista käyttää henkilötietoja, ottaa huomioon hallintoneuvoston ehdotuksen säännöiksi, sekä katsoo, että neuvoston on yksimielisesti annettava analyysitietokantojen täytäntöönpanosäännöt, ON ANTANUT SEURAAVAT SÄÄNNÖT: I LUKU YLEISET PERIAATTEET 1 artikla Määritelmät Näissä säännöissä tarkoitetaan: a) `henkilötiedoilla` kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja: tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti, erityisesti henkilötunnuksen tai yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, henkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla; b) `analyysitietokannalla` tietokantaa, joka perustetaan Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua analyysiä varten; c) `analyysillä` tietojen keräämistä, käsittelyä tai käyttöä rikostutkinnan avustamiseksi Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 2 kohdan mukaisesti; d) `henkilötietojen käsittelyllä` (`käsittelyllä`) kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, mukauttamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen paljastamista siirtämällä, levittämällä tai muulla tavoin käyttöön saattamista, tietojen ryhmittämistä, yhdistämistä sekä niiden käytön estämistä, niiden poistamista tai tuhoamista. 2 artikla Soveltamisala Tässä asiakirjassa vahvistettuja sääntöjä sovelletaan Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn analysointia varten. 3 artikla Analysointia varten toimitetut tiedot 1. Tietoja voidaan tarjota tallennettavaksi analyysitietokantaan sekä jäsennetyssä että jäsentämättömässä muodossa. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on ilmoitettava Europolille, mihin tarkoitukseen tiedot toimitetaan, sekä mahdollisista niiden käyttöä, poistamista tai tuhoamista koskevista rajoituksista, mukaan lukien mahdolliset yleiset tai erityiset tietojen käyttöoikeuksia koskevat rajoitukset. Jäsenvaltiot voivat ilmoittaa Europolille tällaisista rajoituksista myös myöhemmin. Europolin on varmistettava, että tietoja toimittavat kolmannet osapuolet ilmoittavat Europolille, mihin tarkoitukseen tiedot toimitetaan, sekä niiden käyttöä koskevista mahdollisista rajoituksista. Tietojen vastaanottamisen jälkeen on määritettävä mahdollisimman pian, mihin analyysitietokantaan tiedot voidaan tallentaa ja missä laajuudessa tämä tehdään. 2. Europol-yleissopimuksen 15 artiklan 1 kohdan mukaisesti vastuu kyseisistä tiedoista kuuluu tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle ja niihin sovelletaan tämän jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, kunnes ne on tallennettu analyysitietokantaan, tämän rajoittamatta tässä kohdassa esitettyä Europolin vastuuta näistä tiedoista. Europolin tehtävänä on varmistaa, että ainoastaan tiedot toimittaneella jäsenvaltiolla tai Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 2 kohdan 1 alakohdan mukaisesti valtuutetulla Europolin analyytikolla on pääsy tietoihin sen määrittämiseksi, voidaanko tiedot tallentaa analyysitietokantaan. Jos Europolilla tiedot arvioituaan on syytä olettaa, että välitetyt tiedot ovat virheellisiä tai että ne eivät enää ole ajantasalla, se ilmoittaa tästä tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle. 3. Vastuu tiedoista, joita ei arvioinnin jälkeen ole valittu tallennettaviksi analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan tallennettuja tietoja sisältävistä asiakirjoista, jää Europol-yleissopimuksen 15 artiklan 1 kohdan mukaisesti tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, ja niihin sovelletaan asianomaisen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, tämän rajoittamatta tässä kohdassa esitettyä Europolin vastuuta näistä tiedoista. Europolin tehtävänä on varmistaa, että kyseiset tiedot ja asiakirjat varastoidaan erilleen analyysitietokannasta ja että ainoastaan tiedot toimittaneella jäsenvaltiolla tai Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 2 kohdan 1 alakohdan mukaisesti valtuutetulla Europolin analyytikolla on pääsy tietoihin a) niiden ottamiseksi analyysitietokantaan myöhemmin; b) analyysitietokantaan jo tallennettujen tietojen oikeellisuuden ja merkityksellisyyden tarkistamiseksi; c) sen tarkistamiseksi, onko näiden sääntöjen tai Europol-yleissopimuksen vaatimukset täytetty. Pääsy tällaisiin tietoihin voidaan sallia myös, jos se on suojelua vaativan tietojen kohteena olevan henkilön etujen mukaista. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käyttää ainoastaan asianomaisen henkilön suostumuksella. Tällaiset tiedot ja asiakirjat on palautettava ne toimittaneelle jäsenvaltiolle tai poistettava taikka tuhottava, jos niitä ei enää tarvita edellä mainittuja tarkoituksia varten. Ne on poistettava tai tuhottava joka tapauksessa analyysitietokannan sulkemisen jälkeen. 4. Jos tässä artiklassa tarkoitetut tiedot on toimittanut kolmas osapuoli, Europolin tehtävänä on varmistaa, että tässä artiklassa määrättyjä periaatteita sovelletaan kyseisiin tietoihin noudattaen neuvoston Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 4 kohdan mukaisesti antamia sääntöjä. 4 artikla Tietojen käsittely 1. Mikäli Europol-yleissopimuksen 2 artiklassa asetetun tavoitteen saavuttamiseksi on tarpeen, Europol voi 5 ja 6 artiklan mukaisesti käsitellä henkilötietoja siltä osin, että ne ovat riittäviä, virheettömiä ja merkityksellisiä, eivätkä ylitä sellaisen analyysitietokannan tarkoitusta, johon ne on tallennettu, sekä edellyttäen, että niitä ei säilytetä kauempaa kuin tätä tarkoitusta varten on tarpeen. Tarve säilyttää tietoja analysointia varten tarkistetaan säännöllisesti näiden sääntöjen 7 artiklan sekä Europol-yleissopimuksen 21 artiklan mukaisesti. 2. Kukin analyysihankkeeseen osallistuva jäsenvaltio päättää kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti siten kuin Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 3 kohdassa on määritelty, missä määrin se voi toimittaa tällaisia tietoja. 5 artikla Analyysitietokantojen perustamista koskevat määräykset 1. Kussakin analyysitietokannan perustamista koskevassa Europol-yleissopimuksen 12 artiklan mukaisessa määräyksessä Europolin on eriteltävä, mitkä 6 artiklassa mainitut tietoluokat se katsoo tarpeellisiksi kyseisen analyysitietokannan tarkoitusta varten. 2. Tässä määräyksessä Europol määrittää myös, voidaanko rodullista alkuperää, uskontoa tai muita vakaumusta koskevia seikkoja, poliittisia mielipiteitä, sukupuolielämää tai terveyttä koskevia tietoja tallentaa analyysitietokantaan 6 artiklassa mainittuihin luokkiin kuuluvina, ja miksi tällaiset tiedot katsotaan ehdottoman tarpeellisiksi kyseisen analyysitietokannan tarkoitusta varten. Mikäli edellä mainitut tiedot liittyvät 6 artiklan 3-6 kohdassa mainittuihin henkilöryhmiin, on tietokannan perustamista koskevassa määräyksessä esitettävä erityiset perusteet tätä varten, ja tällaisia tietoja käsitellään ainoastaan analyysihankkeeseen osallistuvien kahden tai useamman jäsenvaltion nimenomaisesta pyynnöstä. Kyseiset tiedot poistetaan sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on tallennettu. 3. Tässä artiklassa tarkoitetut määräykset ja niihin myöhemmin tehtävät muutokset edellyttävät Europolin hallintoneuvoston hyväksymistä, jolloin sen on otettava huomioon yhteisen valvontaviranomaisen kaikki tästä asiasta Europol-yleissopimuksen 12 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaisesti tekemät huomautukset. 6 artikla Analyysitietokannassa olevat henkilötiedot 1. Kun henkilötietoja tallennetaan analyysitietokantaan, on tietoihin liitettävä ilmoitus, josta käy ilmi, minkä henkilöryhmän kohdalle tiedot on talletettu. 2. Seuraavia henkilötietoluokkia ja niihin liittyviä hallinnollisia tietoja voidaan käsitellä Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdan 1 alakohdassa mainittujen henkilöryhmien osalta: a) Henkilötiedot: 1. Nykyinen sukunimi ja entiset sukunimet 2. Nykyiset ja entiset etunimet 3. Tyttönimi 4. Isän nimi (jos tarpeen tunnistamista varten) 5. Äidin nimi (jos tarpeen tunnistamista varten) 6. Sukupuoli 7. Syntymäaika 8. Syntymäpaikka 9. Kansalaisuus 10. Siviilisääty 11. Peitenimi 12. Kutsumanimi 13. Omaksuttu tai väärä nimi 14. Nykyinen ja entinen asuinpaikka ja/tai kotipaikka. b) Ulkonäkö: 1. Fyysinen kuvaus 2. Erityiset tuntomerkit (merkit/arvet/tatuonnit jne.). c) Tunnistuskeinot: 1. Henkilöasiakirjat 2. Kansallisen henkilökortin/passin numero 3. Kansallinen henkilötunnus, jos se on käytettävissä 4. Kuvat ja muut ulkonäköä koskevat tiedot 5. Rikoslaboratorion käyttöön tarkoitetut tunnistetiedot kuten sormenjäljet, DNA-arvioinnin tulokset (siinä määrin kuin se on tarpeen tunnistustarkoituksiin ja ilman henkilöllisyyteen liittyviä erityistietoja), ääniprofiili, veriryhmä, hammastiedot. d) Ammatti ja erityistaidot: 1. Nykyinen työpaikka ja ammatti 2. Entinen työpaikka ja ammatti 3. Koulutus (koulu/yliopisto/ammattioppilaitos) 4. Pätevyys 5. Erityistaidot ja muut tiedon alueet (kielet/muu). e) Taloudelliset ja raha-asioita koskevat tiedot: 1. Raha-asioita koskevat tiedot (pankkitilit ja koodit, luottokortit jne.) 2. Käteisvarat 3. Osakkeet/muut varat 4. Omaisuustiedot 5. Yhteydet yrityksiin 6. Pankki- ja luottotiedot 7. Verotuksellinen asema 8. Muut asianomaisen henkilön raha-asioiden hoitoa koskevat tiedot. f) Käyttäytymistä koskevat tiedot: 1. Elämäntyyli (kuten yli varojensa eläminen) ja jokapäiväinen elämä 2. Liikkuminen 3. Paikat, joissa asianomainen tapaa käydä 4. Aseet ja muut vaaralliset välineet 5. Vaarallisuusluokitus 6. Erityiset riskit, kuten pakenemisen todennäköisyys, kaksoisagenttien käyttö, yhteydet lainvalvontaviranomaisiin 7. Rikoksiin liittyvät piirteet ja profiilit 8. Huumausaineiden väärinkäyttö. g) Henkilöt, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka avustavat häntä, mukaan lukien yhteyden tai avustamisen tyyppi ja luonne. h) Asianomaisen henkilön käyttämät viestintävälineet, kuten puhelin (kiinteä/matkapuhelin), faksi, hakulaite, sähköposti, postiosoitteet, Internet-yhteys(yhteydet). i) Asianomaisen henkilön käyttämät kulkuneuvot, kuten ajoneuvot, veneet, lentokoneet sekä näiden kulkuvälineiden tunnistetiedot (rekisterinumerot). j) Rikolliseen toimintaan, joka Europol-yleissopimuksen 2 artiklan perusteella kuuluu Europolin toimivaltaan, liittyvät tiedot: 1. Aikaisemmat tuomiot 2. Epäilty osallisuus rikolliseen toimintaan 3. Tekotavat 4. Keinot, joita on käytetty tai voidaan käyttää rikosten valmistelussa ja/tai suorittamisessa 5. Rikollisryhmien/-järjestöjen jäsenyys ja asema ryhmässä/järjestössä 6. Asema ja tehtävä rikollisjärjestössä 7. Rikollisen toiminnan maantieteellinen ulottuvuus 8. Tutkinnan kuluessa kerätty materiaali, kuten videot ja valokuvat. k) Viittaukset muihin tietokantoihin, joissa asianomaista henkilöä koskevia tietoja säilytetään: 1. Europol 2. Poliisi-/tulliviranomaiset 3. Muut täytäntöönpanoviranomaiset 4. Kansainväliset järjestöt 5. Julkiset laitokset 6. Yksityiset laitokset. l) Tiedot, jotka koskevat e ja j alakohdassa mainittuihin tietoihin liittyviä oikeushenkilöitä: 1. Oikeushenkilön nimi 2. Sijainti 3. Perustamispäivämäärä ja -paikka 4. Hallinnollinen rekisteröintinumero 5. Yhtiömuoto 6. Pääoma 7. Toiminta-alue 8. Kansalliset ja kansainväliset tytäryhtiöt 9. Johtajat 10. Yhteydet pankkeihin. 3. Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdan 4 alakohdassa mainituilla henkilöillä, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka avustavat tätä, tarkoitetaan henkilöitä, joilla on muunlainen kuin satunnainen yhteys 2 kohdassa tarkoitettuihin henkilöihin siinä laajuudessa, että on syytä uskoa, että 2 kohdassa mainittuja henkilöitä koskevia ja analyysin kannalta merkityksellisiä tietoja voidaan saada heidän kauttaan, ja edellyttäen, ettei näitä henkilöitä lueta kuuluviksi 2 tai 4-6 kohdassa mainittuihin henkilöryhmiin. Niitä henkilöitä, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka avustavat tätä, koskevat 2 artiklan mukaiset tiedot voidaan tallentaa tarpeellisina edellyttäen, että on syytä otaksua, että niitä tarvitaan heidän yhteydessä olijan tai avustajan asemansa analysointiin. Tässä yhteydessä olisi otettava huomioon seuraavat seikat: - näiden henkilöiden suhde 2 kohdassa tarkoitettuihin henkilöihin on selvitettävä mahdollisimman nopeasti, - jos tämän kohdan ensimmäisen alakohdan mukainen olettamus osoittautuu perusteettomaksi, tiedot on poistettava välittömästi, - jos tällaisia henkilöitä epäillään rikoksesta, joka Europol-yleissopimuksen 2 artiklan mukaisesti kuuluu Europolin toimivaltaan, tai jos heidät on tuomittu sellaisista rikoksista tai on kansallisen oikeuden perusteella olemassa vakavia perusteita uskoa heidän syyllistyvän sellaisiin rikoksiin, kaikki 2 kohdan mukaiset tiedot voidaan tallentaa, - jos edellisten luetelmakohtien mukaiset selvitykset eivät ole mahdollisia, tämä tulee ottaa huomioon päätettäessä myöhempiä analyysejä varten tapahtuvan tallentamisen tarpeellisuudesta ja laajuudesta, - tietoja niiden henkilöiden yhteyksistä tai avustajista, joihin asianomainen henkilö on yhteydessä tai jotka avustavat tätä, ei saa tallentaa, lukuun ottamatta tietoja, jotka koskevat heidän sellaisten yhteydessä olonsa tai avustamisensa tyyppiä ja luonnetta, joita heillä on 2 kohdassa mainittujen henkilöiden suhteen. 4. Sellaisten henkilöiden osalta, jotka ovat olleet jonkun tarkasteltavana olevan rikoksen uhreja tai joiden voidaan tiettyjen seikkojen perusteella olettaa mahdollisesti olevan tällaisen Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdan 3 alakohdassa tarkoitetun rikoksen uhreja, voidaan säilyttää 2 kohdan a-c alakohdan ja 3 kohdan mukaisia sekä seuraavia tietoja: a) uhrin tunnistamista koskevat tiedot b) uhriksi joutumisen syy c) vahingot (fyysiset/aineelliset/psykologiset/muut) d) henkilöllisyyden suojaaminen e) mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa f) tällaisilta henkilöiltä tai heidän kauttaan saadut rikosta koskevat tiedot, sekä 2 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden tunnistamiseksi tarvittavat tiedot heidän suhteestaan muihin henkilöihin. Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa tallentaa edellyttäen, että on syytä olettaa niitä tarvittavan, jotta heidän asemansa uhrina tai mahdollisena uhrina voidaan analysoida. Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava. 5. Sellaisten henkilöiden osalta, jotka voidaan kutsua todistamaan tarkasteltavina oleviin rikoksiin liittyvässä tutkinnassa tai siitä johtuvassa rikosoikeudenkäynnissä Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdan 2 alakohdan mukaisesti, voidaan säilyttää 2 kohdan a-c alakohdan ja 3 kohdan mukaisia sekä seuraavia tietoja: a) tällaisilta henkilöiltä saadut rikosta koskevat tiedot, sekä analyysitietokantaan tallennetut tiedot heidän suhteestaan muihin henkilöihin b) henkilöllisyyden suojaaminen c) suojelu ja sen antaja d) uusi henkilöllisyys e) mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa. Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa säilyttää edellyttäen, että on syytä olettaa niitä tarvittavan, jotta heidän asemansa todistajina voidaan analysoida. Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava. 6. Sellaisten henkilöiden osalta, jotka voivat antaa tietoja tarkasteltavina olevista rikoksista Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdan 5 alakohdan mukaisesti, voidaan säilyttää 2 kohdan a-c alakohdan ja 3 kohdan mukaisia sekä seuraavia tietoja: a) koodatut henkilötiedot b) toimitetun tiedon tyyppi c) henkilöllisyyden suojaaminen d) suojelu ja sen antaja e) uusi henkilöllisyys f) mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa g) negatiiviset kokemukset h) palkkiot (rahapalkkiot/palvelukset). Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa säilyttää edellyttäen, että on syytä olettaa niitä tarvittavan, jotta heidän asemansa tiedonantajina voidaan analysoida. Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava. 7. Jos analyysin aikana käy vahvojen ja varmistettujen tietojen perusteella ilmi, että henkilö, josta on tietoja analyysitietokannassa, olisi sisällytettävä muuhun tämän artiklan mukaiseen henkilöryhmään kuin siihen, johon hänet oli alun perin luettu kuuluvaksi, Europol voi käsitellä ainoastaan tässä uudessa ryhmässä sallittuja tällaista henkilöä koskevia tietoja, ja kaikki muut tiedot on poistettava. Jos edellä mainittujen tietojen perusteella käy ilmi, että henkilö olisi luettava tämän artiklan mukaiseen kahteen tai useampaan eri ryhmään, Europol voi käsitellä kaikissa näissä eri ryhmissä sallittuja tietoja. 7 artikla Tietojen tarkastamista ja säilyttämistä koskevat määräajat 1. Päätettäessä, onko henkilötietojen säilyttämistä 6 artiklan nojalla jatkettava Europol-yleissopimuksen 21 artiklan tarkoittamassa merkityksessä, Europolin etuja sen suorittaessaan tehtäviään on arvioitava suhteessa sen kohteena olevan henkilön perusteltuihin tietosuojaan liittyviin etuihin, jota koskevia tietoja on tallennettu. Kaikkien analyysitietokantaan tallennettujen henkilötietojen osalta on vuosittain tarkistettava, onko niiden säilyttämistä tarpeen jatkaa. Tästä vuosittaisesta tarkistuksesta riippumatta on säilyttämisen jatkamisen tarpeellisuus tarkistettava, mikäli tulee ilmi tekijöitä, joiden valossa on syytä olettaa, että tiedot olisi poistettava tai oikaistava. Tarkistuksessa on arvioitava, onko tietojen säilyttäminen tarpeellista ottaen huomioon yksittäistapauksen tutkinnan lopputulos, lainvoimainen päätös, erityisesti vapauttava tuomio, maineenpalauttaminen, kärsityt vapausrangaistukset, armahdukset, tietojen kohteen ikä, erityiset tietoluokat. Tarpeesta jatkaa henkilötietojen säilyttämistä analyysitietokannassa päättävät analyysiin osallistujat Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 8 kohdan mukaisesti. Mikäli osallistujien kesken ei päästä yhteisymmärrykseen tarpeesta jatkaa tietojen säilyttämistä, hallintoneuvosto päättää asiasta Europol-yleissopimuksen 28 artiklan 1 kohdan 7 alakohdan mukaisesti. 2. Mikäli rikosoikeudenkäynti 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä vastaan on saatettu päätökseen oikeuden päätöksellä tai muulla tavalla siten, ettei valitusoikeutta ole, ja jäsenvaltio tai osallisena oleva kolmas osapuoli on ilmoittanut päätöksestä Europolille, Europolin on tarkistettava, saadaanko tietoja, joita tämä päätös koskee, edelleen säilyttää, muuttaa tai käyttää. Jos oikeuden päätöksen perustelujen tai muiden tietojen perusteella voidaan olettaa, että kyseinen henkilö ei ole syyllistynyt rikokseen tai suorittanut tekoa oikeudenvastaisesti, tai jos päätöksen perusteluissa tämä kysymys jätetään ratkaisematta, tiedot, joita päätös koskee, on poistettava, ellei ole olemassa merkittäviä perusteita katsoa, että ne ovat edelleen merkityksellisiä analyysitietokannan tarkoituksen kannalta. Tiedot tuomioistuimen päätöksestä on tällöin lisättävä tietokannassa jo oleviin tietoihin. Lisäksi näitä tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää ainoastaan ottamalla asianmukaisesti huomioon edellä mainittu päätös ja siihen liittyvät taustatekijät sekä sen asianomaiselle henkilölle suomat oikeudet. 3. Henkilötietoja saa säilyttää enintään kolme vuotta. Tämä määräaika alkaa uudelleen sellaisen tapahtuman ajankohdasta, joka johtaa asianomaista henkilöä koskevien tietojen tallentamiseen. Jos 6 artiklan 3 ja 6 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevat tiedot säilytetään tällaisen määräajan uudelleen alkamisen vuoksi analyysitietokannassa yli viiden vuoden ajan, siitä on ilmoitettava yhteiselle valvontaviranomaiselle. 4. Jos Europol-yleissopimuksen 24 artiklassa tarkoitetun yhteisen valvontaviranomaisen suorittaman Europolin toiminnan tarkastuksen aikana havaitaan, että henkilötietoja säilytetään näiden määräysten vastaisesti, yhteisen valvontaviranomaisen on Europol-yleissopimuksen 24 artiklan 5 kohdan mukaisesti ilmoitettava siitä johtajalle sillä tavoin, kuin se katsoo tämän tarpeelliseksi. Jos yhteinen valvontaviranomainen on Europol-yleissopimuksen 24 artiklan 5 kohdan mukaisesti saattanut poistamisvelvoitetta koskevan asian hallintoneuvoston käsiteltäväksi, kyseisten tietojen välittäminen on kielletty ilman hallintoneuvoston ennalta antamaa lupaa. Poikkeustapauksissa johtaja voi antaa luvan tietojen välittämiseen ennen hallintoneuvoston hyväksyntää, mikäli se katsotaan ehdottoman välttämättömäksi kyseisten jäsenvaltioiden olennaisten etujen suojaamiseksi Europolin tavoitteen mukaisesti, tai vakavan ja välittömän vaaran välttämiseksi. Näissä tapauksissa johtajan lupa on annettava asiakirjalla, joka toimitetaan hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle. 8 artikla Tietojen kerääminen ja tallentaminen Tietokannoissa analysointitarkoituksessa säilytetyt tiedot on eroteltava lähteen arviointiluokituksen ja tietojen 11 artiklan mukaisen oikeellisuus- ja luotettavuusasteen mukaan. Tosiasioihin perustuvat tiedot on eroteltava mielipiteisiin tai henkilökohtaisiin arviointeihin perustuvista tiedoista. 9 artikla Sisäinen tietosuoja Europolin johtajan on toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että näitä sääntöjä ja muita tietosuojaa koskevia säännöksiä noudatetaan. Tätä varten hän nimittää kokeneen henkilökunnan jäsenen, joka tehtäviensä vuoksi toimii suoraan johtajan alaisuudessa. II LUKU LUOKITUS 10 artikla Analyysitietokantojen luokitus Analyysitietokannat voivat olla: a) yleisiä tai strategisia, jos tarkoitus on käsitellä tiettyä ongelmaa koskevaa merkityksellistä tietoa tai kehittää tai parantaa Europol-yleissopimuksen 2 artiklan 4 kohdassa tarkoitettujen toimivaltaisten elinten aloitteita; b) operatiivisia, jos tarkoitus on saada tietoa yhdestä tai useammasta Europol-yleissopimuksen 2 artiklassa tarkoitetusta rikollisesta toiminnasta, joka liittyy tiettyyn tapaukseen, henkilöön tai järjestöön, kahden- tai monenvälisten kansainvälisten tutkimusten alulle panemiseksi, niissä avustamiseksi tai niiden päätökseen saattamiseksi Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 2 kohdan mukaisesti edellyttäen, että kaksi tai useampi jäsenvaltio ovat asianosaisia. 11 artikla Lähteen ja tietojen arvioiminen 1. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on mahdollisuuksien mukaan arvioitava jäsenvaltiosta peräisin oleva tiedon lähde seuraavin perustein: A. Mikäli tiedot ovat peräisin varmasti luotettavasta ja pätevästä lähteestä tai jos tiedot on välittänyt aiemmin kaikissa tapauksissa luotettavaksi osoittautunut lähde. B. Lähde, josta tiedot on saatu, on useimmissa tapauksissa osoittautunut luotettavaksi. C. Lähde, josta tiedot on saatu, on useimmissa tapauksissa osoittautunut epäluotettavaksi. D. Lähteen luotettavuutta ei voida arvioida. 2. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on mahdollisuuksien mukaan arvioitava jäsenvaltiosta saadut tiedot tietojen luotettavuuden pohjalta seuraavin perustein: 1) Tiedot, joiden oikeellisuudesta on varmuus. 2) Tiedot, jotka tiedon lähde tuntee henkilökohtaisesti, mutta joita niitä välittävä virkailija ei henkilökohtaisesti tunne. 3) Tiedot, joita tiedon lähde ei henkilökohtaisesti tunne, mutta jotka jo tallennetut muut tiedot vahvistavat. 4) Tiedot, joita tiedon lähde ei henkilökohtaisesti tunne ja joita ei voida vahvistaa. 3. Jos Europol jo hallussaan olevien tietojen perusteella tulee siihen johtopäätökseen, että arviointia on korjattava, sen on ilmoitettava asiasta kyseiselle jäsenvaltiolle ja yritettävä sopia arviointiin tehtävästä tarkistuksesta. Europol ei saa muuttaa arviointia, ellei asiasta ole tällä tavoin sovittu. 4. Jos Europol saa joltakin jäsenvaltiolta tietoja ilman arviointia, Europol yrittää mahdollisuuksien mukaan arvioida lähteen tai tietojen luotettavuuden hallussaan jo olevien tietojen perusteella. Tietojen arviointi on suoritettava yhteisymmärryksessä tiedot toimittaneen jäsenvaltion kanssa. Jäsenvaltio ja Europol voivat myös sopia yleisellä tasolla tietyn tyyppisten tietojen ja tiettyjen lähteiden arvioimisesta. Hallintoneuvostolle on ilmoitettava tällaisista yleisistä sopimuksista. Jos tiedot on toimitettu Europolille tällaisten yleisten sopimusten perusteella, tämä on ilmoitettava tietojen yhteydessä. Jos yhteisymmärrystä ei yksittäisessä tapauksessa saavuteta ja jos mitään yleistä sopimusta ei ole olemassa, Europol arvioi tiedot sellaisiksi, että ne luokitellaan kuuluviksi 1 kohdan D alakohtaan tai 2 kohdan 4 alakohtaan. 5. Jos Europol saa tietoja kolmannelta osapuolelta, tätä artiklaa on sovellettava soveltuvin osin. 6. Mikäli analyysitietokantaan sisällytetyt tiedot on saatu analyysin tuloksena, Europol arvioi nämä tiedot tämän artiklan mukaisesti ja yhteisymmärryksessä analyysiin osallistuvien jäsenvaltioiden kanssa. III LUKU ANALYYSITIETOKANTOJEN JA ANALYYSITIETOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT 12 artikla Tietokantojen perustaminen 1. Analyysitietokannat perustetaan Europolin aloitteesta tai tietoja toimittavien jäsenvaltioiden pyynnöstä Europol-yleissopimuksen 12 artiklassa määrättyä menettelyä noudattaen. 2. Europol-yleissopimuksen 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti yhteinen valvontaviranomainen voi lähettää huomautuksensa kirjallisesti hallintoneuvostolle. Hallintoneuvoston on annettava yhteiselle valvontaviranomaiselle kahden kuukauden määräaika tämän tehtävän suorittamiseen. Kirjallisista huomautuksista on toimitettava jäljennös Europolin johtajalle. Hallintoneuvosto voi kutsua yhteisen valvontaviranomaisen edustajat osallistumaan keskusteluihinsa, jotka koskevat analyysitietokantojen perustamismääräyksiä. 3. Europol-yleissopimuksen 12 artiklan 2 kohdan mukaisesti Europolin johtajan on annettava tietokannan perustamisen kiireellisyyttä koskevat perustelut kirjallisina. Tätä varten hänen on ehdottomasti ilmoitettava hallintoneuvoston jäsenille tietokannan nimi, aihe ja tarkoitus sekä kaikki sen kiireellisyyden arvioimiseksi tarvittavat tiedot. Analysointitoimet voidaan aloittaa heti kun Europol-yleissopimuksen 12 artiklan 1 kohdan mukainen menettely on aloitettu, mutta tuloksia ei saada välittää ennen kuin hallintoneuvosto on antanut suostumuksensa Europol-yleissopimuksen 12 artiklan 1 kohdassa määrättyä menettelyä noudattaen. Mikäli hallintoneuvosto kieltäytyy antamasta suostumustaan, tiedot on poistettava välittömästi. Poikkeustapauksissa Europolin johtaja voi antaa luvan tulosten välittämiseen, ennen kuin hallintoneuvoston suostumus on saatu, mikäli tätä pidetään ehdottoman välttämättömänä kyseisten jäsenvaltioiden olennaisten etujen turvaamiseksi Europolin tavoitteen mukaisesti, tai vakavan ja välittömän vaaran torjumiseksi. Näissä tapauksissa johtajan lupa on annettava asiakirjalla, joka toimitetaan hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle. 4. Jos analyysin aikana tulee tarpeelliseksi muuttaa analyysitietokannan perustamismääräystä, Europol-yleissopimuksen 12 artiklassa esitettyä menettelyä ja tätä artiklaa sovelletaan soveltuvin osin. 13 artikla Analyysitietokannoissa säilytettävän tiedon välittäminen Tieto analyysitietokantojen sisältämien henkilötietojen välittämisestä mille tahansa jäsenvaltiolle tai kolmannelle osapuolelle on tallennettava kyseiseen tietokantaan. Europolin on yhteistyössä tiedot toimittavien jäsenvaltioiden tai kolmansien osapuolten kanssa tarvittaessa tarkistettava tietojen oikeellisuus ja yhteensopivuus Europol-yleissopimuksen kanssa viimeistään silloin, kun tiedot välitetään. Annettaviin tietoihin tulisi mahdollisuuksien mukaan liittää oikeuden päätökset sekä syyttämättäjättämispäätökset, ja mielipiteisiin tai henkilökohtaisiin arvioihin perustuvat tiedot olisi tarkistettava yhteistyössä tiedot toimittaneen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen kanssa ennen tietojen antamista sekä osoitettava tietojen oikeellisuus- tai luotettavuusaste. Vastaanottavan jäsenvaltion on ilmoitettava tiedot toimittavalle jäsenvaltiolle tämän pyynnöstä, mihin välitettyjä tietoja käytetään sekä myöhemmin saaduista tuloksista, jos vastaanottavan jäsenvaltion kansallinen lainsäädäntö sen sallii. Mikäli tietojen käyttöön kohdistuu joitakin Europol-yleissopimuksen 17 artiklan mukaisia rajoituksia, ne on kirjattava tietojen tallentamisen yhteydessä, ja niistä on ilmoitettava analyysin tulosten vastaanottajille. 14 artikla Valvontamenettely On varmistettava, että Europol-yleissopimuksen 25 artiklassa olevia tietosuojamääräyksiä noudatetaan tekemällä Europolin suorittamaa tietojenkäsittelyä koskeva turvallisuussuunnitelma ja ajantasaistamalla sitä jatkuvasti Europoliin kohdistuvan arvioidun turvallisuusriskin mukaisesti. Hallintoneuvoston on hyväksyttävä turvallisuussuunnitelma. 15 artikla Analyysitietojen ja analyysitulosten käyttö ja tallentaminen 1. Analyysitietokannasta välitettyjä henkilötietoja ja analyysin tuloksia voidaan käyttää ainoastaan tietokannan tarkoitusta vastaavalla tavalla tai muiden vakavien rikosten torjumiseksi sekä kaikkien niiden käyttöä koskevien rajoitusten mukaisesti, jotka jäsenvaltio on Europol-yleissopimuksen 17 artiklan 2 kohdan nojalla määritellyt. Edellä näiden sääntöjen 5 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja tietoja voidaan välittää ainoastaan tällaiset tiedot toimittaneen jäsenvaltion suostumuksella. 2. Analyysitietokannan sulkemisen jälkeen Europolin on tallennettava kaikki kyseisessä tietokannassa olevat tiedot erilliseen tietokantaan, jota voidaan käyttää ainoastaan sisäisen ja ulkoisen valvonnan tarkoituksiin. Näitä tietoja voidaan säilyttää enintään kolme vuotta tietokannan sulkemisen jälkeen tämän kuitenkaan rajoittamatta sitä, mitä Europol-yleissopimuksen 21 artiklan 5 kohdassa määrätään. 3. Europol voi säilyttää analyysitietokannan tuloksia sähköisessä muodossa kolmen vuoden ajan kyseisen tietokannan sulkemisen jälkeen, edellyttäen, että ne säilytetään erillisessä tiedostossa eikä niihin lisätä mitään uusia tietoja. Tämän ajan kuluttua tiedot voidaan säilyttää ainoastaan paperiasiakirjan muodossa. 4. Ainakin yhdestä hausta kymmenestä on automaattisesti laadittava Europol-yleissopimuksen 16 artiklan mukainen tarkastuskertomus sen tarkistamiseksi, että henkilötietojen haku tietokannoista analyysitarkoituksiin tapahtuu luvallisesti. Tarkastuskertomuksen on sisällettävä ainutkertainen viitenumero, joka viittaa käyttäjätunnukseen, haun päivämäärään ja aikaan sekä sen henkilön henkilöllisyyteen, jota koskevat tiedot saatiin käytettäväksi ja esille, sekä siihen analyysitietokantaan, josta tiedot haettiin. Kertomusten käyttö ja poistaminen tapahtuu Europol-yleissopimuksen 16 artiklan toisen virkkeen ja kyseisen artiklan kolmanteen virkkeeseen perustuvien sääntöjen mukaisesti. 5. Analyysitietokannan perustamismääräyksessä voidaan Europol-yleissopimuksen 16 artiklan kolmanteen virkkeeseen perustuvat säännöt huomioon ottaen määrätä, että on laadittava useampia kertomuksia kuin 4 kohdassa on mainittu tai että tällaisten kertomusten on sisällettävä enemmän tietoja kuin 4 kohdassa on määrätty. 16 artikla Tietokantojen yhdistäminen 1. Mikäli on ilmeistä, että analyysitietokannan sisältämillä tiedoilla voi olla merkitystä myös toisten analyysitietokantojen kannalta, noudatetaan seuraavia menettelytapoja: a) Jos ehdotetaan kahden tietokannan tietojen täydellistä yhdistämistä, perustetaan uusi, molemmissa tietokannoissa olleet tiedot sisältävä tietokanta Europol-yleissopimuksen 12 artiklan mukaisesti. Päätöksen kahden tietokannan yhdistämisestä tekevät kaikki alkuperäisissä tietokannoissa osallisina olevat. Päätöksen alkuperäisen tietokannan sulkemisesta tai sulkematta jättämisestä tekevät siinä osallisina olevat. b) Jos kaikilla tai osalla toisessa tietokannassa olevista tiedoista on merkitystä toiselle tietokannalle, kyseisten tietojen siirtämisestä toiseen tietokantaan päättävät ensimmäisessä tietokannassa osallisina olevat. Mikäli siirrosta johtuu, että jommankumman tietokannan perustamismääräystä on muutettava, uusi määräys kyseisen tietokannan ohjaamiseksi on annettava Europol-yleissopimuksen 12 artiklan mukaisesti. Tietokannan sulkemisesta päättävät kyseisessä alkuperäisessä tietokannassa osallisina olevat. 2. Edellä 1 kohdassa mainituissa tapauksissa siirto yhdestä analyysitietokannasta toiseen ei vaikuta siirrettyjen tietojen tarkistusta koskeviin aikarajoihin. 17 artikla Uudet tekniset välineet Uusia teknisiä tietojenkäsittelyvälineitä voidaan ottaa käyttöön analyysitarkoituksia varten ainoastaan, jos on toteutettu kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että niitä käytetään Europoliin sovellettavien henkilötietojen suojaa koskevien sääntöjen mukaisesti. Europolin johtajan on kuultava edeltä käsin yhteistä valvontaviranomaista kaikissa niissä tapauksissa, joissa kyseisten teknisten välineiden käyttöönotto aiheuttaa ongelmia näiden tietosuojaa koskevien sääntöjen soveltamisessa. IV LUKU LOPPUMÄÄRÄYKSET 18 artikla Voimaantulo Nämä säännöt tulevat voimaan 1 päivänä tammikuuta 1999. Kolmen vuoden kuluttua näiden sääntöjen voimaantulosta suoritetaan niiden arviointi hallintoneuvoston valvonnan alaisena. 19 artikla Sääntöjen tarkistaminen Hallintoneuvosto käsittelee näiden sääntöjen muuttamiseksi tehtyjä ehdotuksia ja esittää ne neuvoston hyväksyttäviksi Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 1 kohdassa määrätyn menettelyn mukaisesti. Tehty Brysselissä 3 päivänä marraskuuta 1998. Neuvoston puolesta B. PRAMMER Puheenjohtaja (1) EYVL C 316, 22.11.1995, s. 1.