C 494/17

Prosessuaalisten takeiden valvojan päätös valitusten käsittelyä koskevista täytäntöönpanosäännöksistä

(2022/C 494/07)

VALVOJA, joka

ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 (1) kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 ja erityisesti sen 9 a ja 9 b artiklan,

ottaa huomioon Euroopan unionin perusoikeuskirjan (2),

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU, Euratom) 2020/2223 (3), jolla muutetaan asetusta (EU, Euratom) N:o 883/2013, perustetaan prosessuaalisten takeiden valvojan, jäljempänä ’valvoja’, sisäinen toiminto prosessuaalisten takeiden ja perusoikeuksien suojelemiseksi ja noudattamiseksi. Valvoja tarkastelee OLAFia koskevat valitukset, jotka koskevat prosessuaalisten takeiden noudattamista tai OLAFin tutkintaan sovellettavien sääntöjen rikkomista, erityisesti prosessuaalisten vaatimusten ja perusoikeuksien rikkomista.

(2) Asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 9 b artiklan 11 kohdassa edellytetään, että valvoja antaa valitusten käsittelyä koskevat täytäntöönpanosäännökset OLAFin valvontakomiteaa kuultuaan (4).

(3) OLAFin valvontakomiteaa kuultiin 29 päivänä syyskuuta 2022.

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 artikla Määritelmät Tässä päätöksessä tarkoitetaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013, jäljempänä ’OLAF-asetus’, säädettyjen määritelmien soveltamista: (1) ’OLAFin tutkinnalla’ hallinnollisia tutkimuksia, joita OLAF toteuttaa OLAF-asetuksen 3 ja 4 artiklan, 12 e artiklan 1 kohdan c alakohdan ja/tai 12 f artiklan nojalla; (2) ’asianomaisella henkilöllä’ OLAFin tutkinnan kohteena olevaa henkilöä tai talouden toimijaa; (3) ’todistajalla’ luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, joka voi toimittaa valvojalle tietoja, jotka ovat merkityksellisiä vireillä olevaan valitukseen liittyvien tosiseikkojen varmistamisen suhteen.

2 artikla Kohde ja periaate 1. Tässä päätöksessä vahvistetaan säännöt, joita on noudatettava valvojalle OLAF-asetuksen 9 b artiklan mukaisesti esitettävien valitusten tekemisessä, käsittelyssä ja jatkotoimissa. 2. Valvoja tarkastelee valituksia riippumattomasti, myös OLAFista ja valvontakomiteasta riippumattomasti, puuttumatta meneillään olevaan OLAFin tutkintaan. 3. Valvojaa sitovat EU:n oikeuden yleiset periaatteet, mukaan lukien oikeudenmukaisuuden ja hyvän hallinnon periaatteet. 4. Valvontakomitean sihteeristö, jäljempänä ’sihteeristö’, antaa valvojalle kaiken tarvittavan hallinnollisen ja oikeudellisen tuen valitusmekanismia varten. Sihteeristö huolehtii erityisesti valitusten käsittelyyn liittyvistä hallinnollisista tehtävistä, kuten valitusten ja niihin liittyvien asiakirjojen kirjaamisesta, hallinnollisesta kirjeenvaihdosta ja asiakirjojen vaihdosta osapuolten kanssa.

3 artikla Valitusten tekeminen 1. Valitukset tehdään kirjallisina joko sähköisesti tai postitse. Valituksen tekijöitä kehotetaan käyttämään valituslomaketta, joka on saatavilla valvojan verkkosivustolla. Valituksen tekijöillä on oikeus käyttää valitsemaansa edustajaa ja/tai avustajaa. 2. Valituksen tekemisessä voi käyttää mitä tahansa EU:n virallista kieltä. Valvojan on kommunikoitava valituksen tekijän kanssa kyseisellä kielellä. Valvoja voi menettelyn nopeuttamiseksi sopia valituksen tekijän kanssa tarvittaessa kirjeenvaihdosta toisella EU:n kielellä, kunnes tarvittavat asiakirjat on käännetty kielelle, jolla valitus on tehty. 3. Valituksesta on käytävä selvästi ilmi i) valituksen tekijän henkilöllisyys, ii) valituksen kohde ja, mikäli mahdollista, iii) valituksen kohteena olevan OLAFin tutkinnan viitetiedot. Valitukseen on sisällyttävä erityisesti i) selkeä ja tiivis kuvaus asiaan liittyvistä tosiseikoista ja ii) selkeä ja tiivis kuvaus prosessuaalisten takeiden ja/tai OLAFin tutkintaan sovellettavien sääntöjen väitetyistä rikkomisista. Edellä mainittujen tietojen on oltava riittävät, jotta valvoja voi määrittää valituksen soveltamisalan. Valituksen tekijä voi tarvittaessa liittää valitukseen asianmukaiset liiteasiakirjat. 4. Valvojalle tehdyt valitukset eivät saa vaikuttaa oikeuskäsittelyn määräaikoihin. Niillä ei myöskään saa olla lykkäävää vaikutusta valituksen kohteena olevan tutkimuksen toteuttamiseen.

4 artikla Valitusten rekisteröinti 1. Valitukset rekisteröidään viimeistään seuraavana työpäivänä valituksen vastaanottamisesta, ja niille annetaan yksilöllinen viitenumero. 2. Rekisteröimisen yhteydessä valvoja lähettää valituksen tekijälle vastaanottoilmoituksen ja toimittaa valituksen samaan aikaan OLAFin pääjohtajalle.

5 artikla Alkuvaiheen käsittely 1. Valvoja päättää 10 työpäivän kuluessa sen vastaanottamisesta, voidaanko valitus ottaa käsiteltäväksi. 2. Valvoja jättää valituksen tutkimatta, jos a) sen jättää muu kuin asianomainen henkilö; b) se ei koske OLAFin tutkintaa; c) se ei koske prosessuaalisten takeiden ja/tai OLAFin tutkintaan sovellettavien sääntöjen väitettyä rikkomista; d) se toimitetaan OLAF-asetuksen 9 b artiklan 2 kohdassa säädettyjen määräaikojen (5) jälkeen. 3. Valvojan on myös jätettävä tutkimatta kantelut, jotka koskevat Euroopan tietosuojavaltuutetun toimivaltaan kuuluvia asioita, eli valituksia, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 (6) soveltamiseen ja henkilötietojen suojaa koskevan perusoikeuden kunnioittamiseen. 4. Valvojan on myös saman määräajan kuluessa tutkittava, onko valitus selvästi perusteeton, toistuva tai epäasiallinen. 5. Jos valvoja katsoo, että valitusta ei voida ottaa tutkittavaksi tai että valitus on selvästi perusteeton, toistuva tai epäasiallinen, valvojan on lopetettava asian käsittely ja ilmoitettava viipymättä sekä valituksen tekijälle että OLAFin pääjohtajalle tähän johtaneet syyt.

6 artikla Oikeuskäsittely Jos valvoja havaitsee, että valituksessa esitetyt tosiseikat ovat tai ovat olleet oikeuskäsittelyn kohteena, valvojan on lopetettava asian käsittely ja ilmoitettava asiasta valituksen tekijälle ja OLAFille.

7 artikla Kontradiktorinen menettely 1. Valvoja ei saa saattaa valituksen arviointia päätökseen ennen kuin on kuullut valituksen tekijää ja OLAFia. Molemmille osapuolille on annettava mahdollisuus esittää kantansa ja toimittaa mahdolliset liiteasiakirjat. Niille on myös ilmoitettava toistensa lausunnoista ja annettava mahdollisuus esittää huomautuksia valvojan asettamassa määräajassa. 2. Valvoja voi asianmukaisesti perustelluissa olosuhteissa päättää olla toimittamatta osapuolelle valituksen arvioinnin kannalta merkityksellisiä tietoja tai aineistoa, jos toinen osapuoli on pyytänyt luottamuksellista käsittelyä. Valvoja punnitsee asiaa ratkaistessaan muun muassa tarvetta suojata OLAFin tutkinnan luottamuksellisuutta ja tehokkuutta suhteessa kontradiktorisen periaatteen noudattamiseen. Valituksen tekijä ei saa OLAFin asiakirja-aineistosta asiakirjoja, joihin valituksen tekijällä ei ole oikeutta tutustua muiden säännösten nojalla tai joihin tutustumisoikeuden OLAF on jo evännyt.

8 artikla Tietojenkeruutoimet 1. OLAFin on varmistettava, että valvojalla on oikea-aikainen ja riittävä pääsy tapauksiin liittyviin asiakirjoihin, joita tarvitaan valituksen arvioinnissa. 2. Valvojan on pyydettävä OLAFia esittämään näkemyksensä valituksesta tai tietyistä sen näkökohdista määräajan kuluessa, joka on yleensä enintään 10 työpäivää. OLAF voi pyytää määräajan jatkamista. Valvoja voi pyytää OLAFilta lisätietoja ja/tai pääsyn asiakirja-aineistoon (tai sen osaan). Valvoja voi myös pyytää OLAFia toimittamaan käännöksen sen huomautuksista kielelle, jolla valitus on tehty. 3. Valvoja pyytää valituksen tekijää esittämään huomautuksensa OLAFin toimittamista tiedoista viiden työpäivän kuluessa. Valituksen tekijä voi pyytää määräajan jatkamista. Valvoja voi myös pyytää valituksen tekijää toimittamaan lisätietoja tai -asiakirjoja tai selventämään valvojalle jo toimitettuja tietoja tai asiakirjoja. 4. Valvoja voi pyytää todistajia toimittamaan tietoja, jos tällainen toimintatapa ei vaikuta käynnissä olevan OLAFin tutkinnan luottamuksellisuuteen ja tuloksellisuuteen eikä asianomaisten henkilöiden oikeuksiin, kun otetaan huomioon näiden todistajien panos asiaan liittyvien tosiseikkojen selvittämiseen. Valvoja toimittaa sekä valituksen tekijälle että OLAFille jäljennöksen kaikista valitukseen liittyvistä todistajanlausunnoista. 5. Valvoja voi pyytää 2–4 kohdassa kuvattuja tietoja kirjallisesti tai suullisten kuulemisten yhteydessä.

9 artikla Kuulemiset 1. Valvoja voi järjestää ja johtaa kuulemisia. Kuulemisten tarkoituksena on i) saada valituksen kannalta merkityksellisiä tietoja ja/tai ii) löytää valitukseen nopea ratkaisu. Valvoja ei voi järjestää kuulemisia ilman sekä OLAFin että valituksen tekijän läsnäoloa. Valvoja kuulee kuitenkin todistajia suljetuin ovin ilman OLAFin tai valituksen tekijän läsnäoloa. 2. Kuuleminen voidaan järjestää valvojan tiloissa tai videoneuvotteluna. Kuulemiset eivät ole julkisia. 3. Valvoja määrittää kuulemisen päivämäärän ja keston sekä sitä koskevat yksityiskohtaiset säännöt. Valvoja kutsuu osallistujat hyvissä ajoin ja ilmoittaa kuulemistilaisuuden pääasiakohdat. Valituksen tekijää voi edustaa ja/tai avustaa hänen laillinen edustajansa. Valvojaa avustavat sihteeristön päällikkö ja sen henkilöstö, jotka myös osallistuvat kuulemiseen. 4. Valvoja laatii kuulemisesta pöytäkirjan tai yhteenvedon ja asettaa sen sekä valituksen tekijän että OLAFin saataville. Molemmat voivat esittää huomautuksensa kahden työpäivän kuluessa. Asiakirja sisällytetään valitusta koskevaan asiakirja-aineistoon.

10 artikla Sen toteaminen, ettei prosessuaalisia takeita ja/tai OLAFin tutkintaan sovellettavia sääntöjä rikota Jos valvoja toteaa kaikki kerätyt tiedot ja todisteet arvioituaan, että väitettyjä rikkomisia ei ole näytetty toteen, valvoja lopettaa asian käsittelyn ja ilmoittaa asiasta valituksen tekijälle ja OLAFin pääjohtajalle.

11 artikla Kehotus ratkaista valitus 1. Jos valvoja toteaa, että OLAF ei ole noudattanut OLAF-asetuksen 9 b artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja sääntöjä, hän kehottaa OLAFia toteuttamaan toimia valituksen ratkaisemiseksi. Valvoja voi ehdottaa erityisiä toimia. 2. OLAFin on ilmoitettava valvojalle 15 työpäivän kuluessa kaikista tässä yhteydessä toteutetuista tai toteutettavista toimista. 3. Valvoja toimittaa valituksen tekijälle jäljennöksen OLAFin vastauksesta sekä pyynnön huomautusten esittämisestä viiden työpäivän kuluessa. 4. Jos valvoja pitää OLAFin esittämää ratkaisua tyydyttävänä, hän lopettaa asian käsittelyn ja ilmoittaa asiasta OLAFille ja valituksen tekijälle.

12 artikla Suositukset 1. Jos valvoja ei pidä OLAFin esittämää ratkaisua tyydyttävänä ja katsoo, että valitus voidaan ratkaista, hän antaa suosituksen siitä, miten valitus olisi ratkaistava, OLAF-asetuksen 9 b artiklan 5 kohdassa asetetussa määräajassa. 2. Jos valvoja ei anna suositusta tai asian lopettamista koskevaa päätöstä OLAF-asetuksen 9 b artiklan 5 kohdassa säädetyssä määräajassa, valvojan katsotaan jättäneen valituksen tutkimatta ilman suositusta. 3. Ennen suosituksen antamista valvojan on pyydettävä valvontakomitean lausunto. Valvoja laatii tätä varten raportin, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot, jotta valvontakomitea voi antaa lausuntonsa. Niin pitkälti kuin mahdollista, raportti ei saa sisältää henkilötietoja tai muita tietoja, jotka voisivat johtaa valituksen tekijän tunnistamiseen tai vaarantaa OLAFin tutkinnan luottamuksellisuuden. Valvontakomitean on vastattava valvojan asettamassa määräajassa, jonka on oltava vähintään viisi työpäivää. 4. Valvoja suosittelee OLAFille, että se toteuttaa tietyssä määräajassa konkreettisia toimia valituksen ratkaisemiseksi, mukaan lukien sen suositusten tai raporttien muuttaminen tai kumoaminen, tutkintatoimien uusiminen tai menettelyjen parantaminen valituksen kohteena olevien asioiden osalta. Valvojan on ilmoitettava annetusta suosituksesta valituksen tekijälle.

13 artikla Suositusten seuranta ja käsittelyn lopettaminen 1. OLAFin pääjohtaja ilmoittaa valvojalle suositusten täytäntöön panemiseksi toteutetuista toimista asetetussa määräajassa. OLAFin pääjohtaja voi pyytää määräajan jatkamista asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa. Valvoja lopettaa asian käsittelyn ja ilmoittaa asiasta sekä OLAFille että valituksen tekijälle. 2. Jos OLAFin pääjohtaja päättää olla noudattamatta suositusta, hänen on ilmoitettava asiasta valvojalle ja perusteltava päätöksensä pääsyyt. Pääjohtajan on ilmoitettava tästä myös valituksen tekijälle edellyttäen, että tällainen ilmoitus ei vaikuta meneillään olevaan tutkimukseen. Valituksen tekijä voi esittää huomautuksia viiden työpäivän kuluessa. Valvoja lopettaa asian käsittelyn ja tekee lopulliset päätelmät analysoituaan pääjohtajan päätöksen ja valituksen tekijän mahdollisesti esittämät huomautukset. 3. OLAFin pääjohtaja voi päättää poiketa suosituksesta, mikäli hän tällä välin saa tietoonsa seuraavat seikat: a) Euroopan unionin tuomioistuimessa tai kansallisessa tuomioistuimessa vireillä olevat oikeuskäsittelyt, jotka liittyvät valituksen kohteena olevaan OLAFin tutkintaan; b) oikeudellinen kehys, jolla säännellään OLAFin suhteita Euroopan syyttäjänvirastoon, jäljempänä ’EPPO’, ja erityisesti OLAFin velvollisuus lopettaa kaikki tutkimukset, kun EPPO tutkii samoja tosiseikkoja. Tällöin OLAFin pääjohtajan on ilmoitettava valvojalle näistä olosuhteista ja niiden vaikutuksesta suositukseen.

14 artikla Yhteistyövelvoite OLAFin on tehtävä vilpittömän yhteistyön periaatteen mukaisesti yhteistyötä valvojan kanssa kaikissa valvojan toimivaltaan kuuluvissa asioissa.

15 artikla Neuvoa-antavat lausunnot OLAFin pääjohtaja voi pyytää valvojalta lausuntoa mistä tahansa prosessuaalisten takeiden tai perusoikeuksien tulkintaan tai soveltamiseen liittyvästä asiasta, joka kuuluu valvojan toimivaltaan, mukaan lukien päätös lykätä asianomaiselle henkilölle ilmoittamista OLAF-asetuksen 9 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Pääjohtajan on ilmoitettava kaikissa tällaisissa pyynnöissä määräaika, johon mennessä valvojan on vastattava.

16 artikla Tietojen luottamuksellisuus ja tietosuoja 1. Valvojaa sitoo salassapitovelvollisuus tehtäviään hoitaessaan, ja hänen on varmistettava, että OLAFin toimittamia tietoja ja asiakirjoja käsitellään luottamuksellisesti. Valvojan on varmistettava tutkinnan luottamuksellisuus myös sen päättämisen jälkeen. 2. Valvoja varmistaa asetuksen (EU) 2018/1725 soveltamisen. Valvojaa avustaa tässä yhteydessä valvontakomitean sihteeristö, jota edustaa asetuksen (EU) 2018/1725 soveltamiseksi ”rekisterinpitäjänä” toimiva sihteeristön päällikkö. Valvoja tekee yhteistyötä myös OLAFin tietosuojavastaavan kanssa.

17 artikla Pyynnöt saada tutustua valituksen asiakirja-aineistoon Valituksen tekijällä on Euroopan unionin perusoikeuskirjan 41 artiklan mukaisesti oikeus tutustua valitukseensa liittyviin asiakirjoihin ottaen huomioon oikeutetun luottamuksellisuuden ja salassapitovelvollisuuden edut. Valituksen tekijällä ei ole oikeutta tutustua OLAFin asiakirjoihin, joihin hän ei voi tutustua OLAFin tutkintaan sovellettavan oikeudellisen kehyksen nojalla. Valvoja kuulee OLAFia ennen kuin hän antaa oikeuden tutustua tutkintaan liittyviin asiakirjoihin.

18 artikla Asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevat pyynnöt Pyynnöt, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua valvojan hallussa oleviin asiakirjoihin, käsitellään asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 (7) ja työjärjestyksen muuttamisesta 5 päivänä joulukuuta 2001 tehdyssä komission päätöksessä 2001/937 (8) säädettyjen edellytysten ja rajoitusten mukaisesti.

19 artikla Valvontakomitea 1. Koska valvoja on riippumaton valvontakomiteasta, hän luo siihen yhteistyösuhteet, jotka perustuvat keskinäiseen luottamukseen ja hyvään yhteistyöhön. 2. Valvoja kuulee valvontakomiteaa ennen suosituksen antamista näiden sääntöjen 12 artiklan 3 kohdan mukaisesti. 3. Valvoja ilmoittaa komitealle OLAFin tutkinnan päättämisen jälkeenkin seuraavista, tämän kuitenkaan rajoittamatta velvollisuutta varmistaa tutkinnan luottamuksellisuus: (i) kaikki komitean lausunnon perusteella annetut suositukset; (ii) kaikki valitusten arvioinnista johtuvat systeemiset ongelmat; (iii) suositukset, joita OLAFin pääjohtaja ei noudattanut.

20 artikla Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

Tehty Brysselissä 16 päivänä marraskuuta 2022. Julia LAFFRANQUE Prosessuaalisten takeiden valvoja

(1) EUVL L 248, 18.9.2013, s. 1.

(2) EUVL C 326, 26.10.2012, s. 391.

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2020/2223, annettu 23 päivänä joulukuuta 2020, asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 muuttamisesta Euroopan syyttäjänviraston kanssa tehtävän yhteistyön ja Euroopan petostentorjuntaviraston tutkimusten vaikuttavuuden osalta (EUVL L 437, 28.12.2020, s. 49).

(4) OLAF-asetuksen 15 artikla.

(5) Asetuksen 9 b artiklan 2 kohdassa säädetään seuraavaa: Valitukset on tehtävä kuukauden kuluessa siitä, kun valituksen tekijä on tullut tietoiseksi asiaankuuluvista seikoista, jotka merkitsevät väitettyä prosessuaalisten takeiden loukkaamista tai tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen sääntöjen rikkomista. Valituksia ei missään tapauksessa voi tehdä sen jälkeen, kun tutkimuksen päättämisestä on kulunut kuukausi. Edellä 9 artiklan 2 ja 4 kohdassa tarkoitettua määräaikaa koskevat valitukset on kuitenkin tehtävä ennen kyseisissä säännöksissä tarkoitetun kymmenen päivän pituisen määräajan päättymistä.

(6) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta, EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39.

(7) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi, EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.

(8) EYVL L 345, 29.12.2001, s. 94.