TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN KERTOMUS Euroopan rahapoliittisen instituutin varainhoitovuoden 1994 hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta ja instituutin vastaukset (96/C 394/01)

SISÄLTÖ

Kohdat Sivu

1. JOHDANTO . 1.1.-1.4. 2

Instituutin tehtävät . 1.1.-1.2. 2

Instituutin ulkoinen tarkastus . 1.3. 2

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen toimittama tarkastus . 1.4. 2

2. INSTITUUTIN HALLINTO VARAINHOITOVUONNA 1994 . 2.1.-2.5. 2

Hallinto . 2.1.-2.2. 2

Budjettihallinto ja tilinpäätös . 2.3.-2.5. 2

3. INSTITUUTIN TOIMINTA VUONNA 1994 . 3.1.-3.2. 3

Valmisteluasiakirjat . 3.1. 3

Varainhoitovuotta 1994 koskeva vuosikertomus . 3.2. 3

4. ERI:n HALLINNON TEHOKKUUDEN ARVIOINTI VARAINHOITOVUONNA 1994 . 4.1.-4.7. 3

Erityisolosuhteet . 4.1.-4.2. 3

Järjestelmät ja menettelyt . 4.3.-4.4. 3

Varainhoitovuoden kulut . 4.5.-4.6. 3

Tavoitteiden saavuttaminen . 4.7. 4

5. LOPPUPÄÄTELMÄ . 5. 4

LIITTEET . 5

Euroopan rahapoliittisen instituutin vastaukset . 6

1. JOHDANTO

Instituutin tehtävät

1.1. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 109 f artiklassa määrätään Euroopan rahapoliittisen instituutin (ERI:n) perustamisesta. Instituutin pääasiallisena tehtävänä on valmistella Euroopan talous- ja rahaliiton (EMU:n) kolmatta vaihetta eli huolehtia Euroopan keskuspankkijärjestelmän (EKPJ:n) käyttöönotosta, yhtenäisen rahapolitiikan toteuttamisesta ja yhtenäisvaluutan luomisesta. Tässä tarkoituksessa instituutin tehtävänä on lisäksi lujittaa jäsenvaltioiden kansallisen rahapolitiikan yhteensovittamista jäsenvaltioiden kansantalouksien lähentymisen edistämiseksi ja hintatason vakauden turvaamiseksi.

1.2. Yhtenä instituutin toimintamuotona ovat sen tekemät tutkimukset. Lisäksi instituutti toimii omista asiantuntijoista ja kansallisten keskuspankkien asiantuntijoista muodostuvien alakomiteoiden ja työryhmien kautta, ja sen toiminnan kohteina ovat ennen kaikkea raha- ja valuuttakurssipolitiikka, pankkivalvonta, maksujärjestelmät sekä makrotaloudelliset ja valuuttatilastot. Euroopan raha-asiain yhteistyörahaston (ERYR:n) aiemmin hoitaman Euroopan valuuttajärjestelmän (EVJ:n) täytäntöönpanoon liittyen mainittakoon, että ERI:lla on hallussaan EVJ:n toimintaan liittyvät valuuttavarannot.

Instituutin ulkoinen tarkastus

1.3. ERI:n ulkoisesta tarkastuksesta määrätään perussäännön 17 artiklassa yhtäältä, että ERI:n neuvoston hyväksymät riippumattomat tilintarkastajat tarkastavat instituutin tilinpäätöksen ja että ERI:n neuvosto hyväksyy tilinpäätöksen, minkä jälkeen se julkistetaan. Tätä varten yksityinen tilintarkastustoimisto antaa tilintarkastuskertomuksen, joka julkaistaan yhdessä tilinpäätöksen kanssa. Toisaalta samassa artiklassa täsmennetään, että Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan määräykset (Euroopan tilintarkastustuomioistuimen toimittamasta tarkastuksesta) koskevat ainoastaan ERI:n hallinnon tehokkuuden arviointia. Tämä kertomus perustuu varainhoitovuodelta 1994 toimitettuun tarkastukseen.

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen toimittama tarkastus

1.4. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisäisen valvonnan organisaation ja toiminnan lisäksi seuraavat menettelyt:

- henkilöstön palvelukseen otto ja henkilöstöhallinto;

- toimitilojen hankinta;

- kalustot ja laitteistot;

- atk-laitteet;

- irtain omaisuus ja toimistotarvikkeet;

- töiden toteutus, ulkoisten palvelujen ja erityiskonsulttiavun käyttö;

- talousarvion laatiminen ja talousarvion toteuttamisen seuranta.

Koska ERI:iin ei sovelleta Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen säännöksiä eikä niiden soveltamista koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä, kyseisten säännösten noudattaminen ei ollut tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kohteena.

2. INSTITUUTIN HALLINTO VARAINHOITOVUONNA 1994

Hallinto

2.1. EY:n perustamissopimuksen määräysten mukaan ERI perustettiin 1. tammikuuta 1994. Tuolloin ERI:lla oli vasta puheenjohtaja, joka nimitettiin 11. joulukuuta 1993, ja neuvosto, joka kokoontui ensimmäisen kerran 11. tammikuuta 1994. Kotipaikasta (Frankfurt) oli päätetty lokakuun 1993 lopussa; kiinteistöä koskeva päätös tehtiin huhtikuussa 1994 ja kiinteistön kunnostustyöt saatiin valmiiksi vuoden 1994 lopulla.

2.2. Tällä välin toimintaa harjoitettiin tukeutumalla pääosin Kansainvälisen järjestelypankin (BRI, Banque des règlements internationaux) logistiikka- ja hallintoyksiköihin. Kansainvälisen järjestelypankin tiloissa oli 31. joulukuuta 1993 asti toiminut keskuspankkien pääjohtajien komitean sihteeristö. Kyseinen komitea hajotettiin ERI:n perustamisen yhteydessä. Aluksi ERI tukeutui etenkin yllä mainitun sihteeristön henkilökuntaan ja ryhtyi vasta myöhemmin ottamaan palvelukseen uutta henkilöstöä varsinkin kyseisen sihteeristön sekä kansallisten keskuspankkien henkilöstöstä ja useimmiten niin, että keskuspankit lähettivät henkilöstöään määräaikaisesti ERI:n palvelukseen. Näin meneteltiin, sillä tarvittiin henkilöstöä, joka täyttäisi ammatilliset pätevyysvaatimukset ja olisi välittömästi saatavissa palvelukseen. Menettelyn syynä oli myös se, että instituutin toiminta on tarkoitettu määräaikaiseksi. Varainhoitovuoden 1994 lopussa instituutin palveluksessa oli kaikkiaan 126 henkilöä.

Budjettihallinto ja tilinpäätös

2.3. Varainhoitovuoteen 1994 liittyvien epävarmuustekijöiden vuoksi menojen tarkka arviointi oli erityisen hankalaa. Kaikkiaan 28,1 miljoonan ecun suuruisen talousarvion toteutuneet menot olivat 5,1 miljoonaa ecua eli 18 prosenttia arvioitua pienemmät. Tärkeimpiä menoryhmiä tarkasteltaessa havaitaan, että toteutuneet menot olivat 23 prosenttia pienemmät aineelliseen omaisuuteen kohdistuvissa investoinneissa, 8 prosenttia pienemmät henkilöstömenoissa ja 17 prosenttia pienemmät muissa toimintamenoissa.

2.4. Varainhoitovuoden 1994 kokonaismenot (ks. liite 1) olivat 18,3 miljoonaa ecua ja jakautuivat seuraavasti: 9,1 miljoonaa ecua henkilöstökuluja (ks. kohta 4.6.), 9,0 miljoonaa ecua muita toimintakuluja (joista 6,9 miljoonaa ecua perustamiskuluja) ja 0,2 miljoonaa ecua poistoja aineellisista hyödykkeistä. Kun otetaan huomioon korkotuottojen osuus (0,3 miljoonaa ecua), varainhoitovuoden menojen ja tulojen välinen erotus on 18,0 miljoonaa ecua. Sen kattamiseen käytettiin kansallisten keskuspankkien maksuosuuksia. Instituutin pääoma (615,6 miljoonaa ecua) maksettiin vasta vuoden 1995 alussa.

2.5. ERI:n taseesta 31. joulukuuta 1994 (ks. liitteessä 2 oleva taulukko) käy ensiksi ilmi EVJ:ään liittyvän toiminnan varat ja velat eli yhteensä 56 576 miljoonan ecun verran kulta- ja USD-varoja ja vastattavaa-puolella sama määrä yhteisön keskuspankeille luovutettuja ecuja. Kyseiset varat vastaavat 20 prosentin osuutta kansallisten keskuspankkien kulta- ja dollarivarannoista. Toiseksi taseesta ilmenevät instituutin toimintaan liittyvät varat ja velat. Kyseessä on yhteensä 20,7 miljoonan ecun erä, jonka pääosat vastaavaa-puolella ovat käteisvarat (12,9 miljoonaa ecua) ja aineelliset hyödykkeet (6,6 miljoonaa ecua) ja vastattavaa-puolella velat (3,6 miljoonaa ecua), varaukset (3,9 miljoonaa ecua) ja kansallisten keskuspankkien maksamat ennakot (13,0 miljoonaa ecua).

3. INSTITUUTIN TOIMINTA VUONNA 1994

Valmisteluasiakirjat

3.1. Vuonna 1994 ERI julkaisi neljä asiakirjaa sekä vuotta 1994 koskevan vuosikertomuksen. Lisäksi ERI laati sisäisiä ja alustavia valmisteluasiakirjoja, jotka on toimitettu neuvostolle, alakomiteoille ja työryhmille. Mainittakoon lisäksi, että toiminnan käynnistäminen Frankfurtissa työllisti instituutin johtoa huomattavassa määrin.

Varainhoitovuotta 1994 koskeva vuosikertomus

3.2. Instituutin toimintaa varainhoitovuonna 1994 esitellään huhtikuussa 1995 kaikilla unionin kielillä julkaistussa vuosikertomuksessa. Instituutin perussäännön mukaisesti tässä vuosikertomuksessa esitetään taloudellinen ja valuutta- ja rahapoliittinen tilanne Euroopan unionissa vuosina 1993 ja 1994. Lisäksi vuosikertomukseen sisältyy instituutin tilinpäätös varainhoitovuodelta 1994 sekä tilintarkastajien antama tilintarkastuskertomus.

4. ERI:N HALLINNON TEHOKKUUDEN ARVIOINTI VARAINHOITOVUONNA 1994

Erityisolosuhteet

4.1. Koko vuoden aikana instituuttiin kohdistui aikataulullisia paineita: sen oli järjestettävä toimintansa mahdollisimman nopeasti eli palkattava henkilöstö, hoidettava tilajärjestelyt ja perustettava hallinnolliset ja toiminnalliset rakenteensa. Samanaikaisesti sen oli jatkettava kolmannen vaiheen valmistelutöitä, jotka entinen keskuspankkien pääjohtajien komitea oli käynnistänyt, ja huolehdittava perussäännössä määrätyistä uusista tehtävistä.

4.2. Hallinnon kannalta varainhoitovuotta 1994 voidaan siis kuvata jatkuvan kehityksen vaiheeksi. Instituutin organisaatio, järjestelmät ja menettelyt kehitettiin vuoden kuluessa aina kulloinkin ilmenneisiin välittömiin tarpeisiin. Tämä selittää sen, että instituutti joutui usein turvautumaan väliaikaisiin järjestelyihin, joita oli myöhemmin tarkennettava.

Järjestelmät ja menettelyt

4.3. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti tärkeimmät hallintojärjestelmät ja -menettelyt sellaisina kuin ne olivat instituutissa käytössä vuonna 1994 sen jälkeen, kun instituutti oli asettautunut Frankfurtiin ja toimi omin voimavaroin. Vaikka niitä voidaankin pitää olosuhteet huomioon ottaen hyväksyttävinä, niitä olisi parannettava vielä monin paikoin. Tämän vuoksi tilintarkastustuomioistuin osoitti instituutin johdolle havaintoja ja suosituksia sisältäneen kirjeen, jossa käsiteltiin lukuisia hallinnollisen organisaation ja sisäisen valvonnan kysymyksiä.

4.4. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti yksittäisten toimien tositteita tärkeimpien menoryhmien osalta. Tarkastuksissa voitiin havaita, että ERI:n hallintoyksiköt pyrkivät riittävässä määrin takaamaan hyvän hinta/laatu-suhteen. Kulujen maksamista kiinteämääräisinä suorituksina olisi kuitenkin seurattava säännöllisesti, jotta voitaisiin arvioida, ovatko kiinteämääräiset summat asianmukaiset.

Varainhoitovuoden kulut

4.5. Varainhoitovuonna toteutuneiden kulujen määrä heijastaa yhtäältä instituutin meneillään ollutta muotoutumisvaihetta ja toisaalta koko ERI:n lyhyttä olemassaoloaikaa. Näin ollen talousarvion toteutuminen ei vastannut arvioitua tasoa. Tämä johtui järjestelytöiden myöhästymisestä (noin puolet käyttämättä jääneestä osuudesta aiheutui myöhästymisestä; varat käytettiin vuonna 1995) sekä siitä, ettei instituutin käynnistämistä haluttu vaikeuttaa liian tiukalla budjettikehyksellä. Perustamissopimuksen mukaan instituutin toiminnan on määrä loppua 1. tammikuuta 1997 ja 1. tammikuuta 1999 välisenä aikana. Tämä vaikuttaa luonnollisesti investointien aktivointi- ja poistokäytäntöön. Mainittakoon lisäksi, että vuositilinpäätös on laadittu hyvin varovaiselta pohjalta ennen kaikkea varausten osalta.

4.6. Varainhoitovuoden 1994 kulut jakaantuvat seuraavasti: palkkakulut 49,9 prosenttia (9,13 miljoonaa ecua, joista 5,74 miljoonaa ecua on kirjattu tilinpäätöksen kohtaan "muut toimintakulut"), perustamiskulut 37,5 prosenttia (6,86 miljoonaa ecua), hallintomenot 11,4 prosenttia (2,09 miljoonaa ecua) ja poistot 1,2 prosenttia (0,23 miljoonaa ecua). Tähän jakaumaan on vaikuttanut se, että instituutin käynnistymisvaiheessa käytettiin tuolloin vielä BRI:lle kuuluneita henkilöstöresursseja.

Tavoitteiden saavuttaminen

4.7. Koska instituutin toiminta käynnistyi asteittain vuoden 1994 aikana, instituutin varsinaiset tehtävät suoritettiin sitä mukaa kuin tarvittavaa henkilöstöä saatiin käyttöön. ERI on huolehtinut kansallisten keskuspankkien välisen, jo olemassa olleen yhteistyön jatkuvuudesta. Asiakirjoja on julkaistu ja esitetty neuvoston hyväksyttäväksi, muun muassa ohjeellinen suunnitelma, jossa määritellään yhtenäiset suuntaviivat valmistelevien töiden jatkamiseksi eri toiminta-aloilla.

5. LOPPUPÄÄTELMÄ

Varainhoitovuosi 1994 oli ERI:lle vaikea: toiminta oli vasta muotoutumassa, kun instituutin oli määrä olla jo toiminnassa. Tämä vaikutti luonnollisesti hallinnolliseen toimintaan varainhoitovuonna. Tämä näkökohta huomioon ottaen tilintarkastustuomioistuimen toimittamien tarkastusten tulos on kaiken kaikkiaan tyydyttävä. Instituutin johdolle on osoitettu suosituksia, jotka koskevat hallintojärjestelmien ja -menettelyjen parantamista tietyiltä osin järjestelmien ja menettelyjen lopullisessa määrittelyvaiheessa.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. syyskuuta 1996 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

LIITE 1

>TAULUKON PAIKKA>

LIITE 2

>TAULUKON PAIKKA>

INSTITUUTIN VASTAUKSET

Euroopan rahapoliittinen instituutti toteaa tyydytyksellä, että Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen lopullisen raportin sisältö on pääosin myönteinen, ja että instituutin ensimmäisen toimintavuoden erityisolosuhteet on otettu huomioon.

ERI on tietoinen siitä, että sen toiminnalliset järjestelmät ja menettelytavat tarvitsivat parannuksia, koska käynnistysvaiheen aikana käytettiin väliaikaisia infrastruktuuriratkaisuja. Hallinnollista organisaatiota ja sisäistä valvontaa koskevat huomiot ja ehdotukset, jotka oli osoitettu instituutin johdolle, koettiin erityisen hyödyllisiksi.