KERTOMUS Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksistä sekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 081 , 13/03/1997 s. 0038 - 0042



KERTOMUS Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksistä sekä säätiön vastaukset (97/C 81/05) (ajalta 1. marraskuuta 1994 - 31. joulukuuta 1995) 1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle 7 päivänä toukokuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 (1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätökset varainhoitovuosilta 1994 ja 1995. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa säädettyjen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy säätiön ensimmäiseen tarkastukseen. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä toteutti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenettelyjä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Varainhoitovuosien 1994 ja 1995 tilinpäätökset todettiin luotettaviksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. Euroopan koulutussäätiön varainhoitovuosille 1994 ja 1995 laatiman talousarvion toteuttamista koskevat tärkeimmät huomautukset Talousarviokirjanpito 1.5. Nykyisessä järjestelmässä kirjauksia voidaan muuttaa jälkikäteen ilman että siitä jää merkintöjä mihinkään. Tämä järjestelmä yhdessä ennakkomaksujärjestelmän systemaattisen käytön kanssa saattaa johtaa määrärahojen ylityksiin. Ennakkomaksujärjestelmä 1.6. Varainhoitovuonna 1995 säätiö käytti ennakkomaksujärjestelmää kaikkiin maksuihin. Tällainen käyttö on vastoin säätiön varainhoitoasetuksen 43 artiklan säännöksiä, joiden mukaan kyseistä menettelyä sovelletaan ainoastaan tiettyihin menoluokkiin. Lisäksi näiden menojen selvittäminen viivästyi, koska niitä koskevat asiakirjat oli lähetettävä varainhoidon valvojalle Brysseliin hyväksymismerkintää varten. Sopimusten tekeminen 1.7. Säätiö teki useita hankintasopimuksia (kokonaismäärä 0,4 miljoonaa ecua) voidakseen käyttää käytettävissä olleet määrärahat varainhoitovuoden lopussa, noudattamatta kuitenkaan julkisia hankintoja ja erityisesti tarjouskilpailukutsuja koskevia sääntöjä (säätiön varainhoitoasetuksen 45 51 artikla). Varainhoidon valvoja 1.8. Nykyisen tilanteen vuoksi komission varainhoidon valvojan osoittaminen paikan päälle säätiöön voisi parantaa säätiön sisäistä valvontajärjestelmää. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. lokakuuta 1996 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL N:o L 131, 23.5.1990, s. 4. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa edellytetään, säätiön kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1995 laadittiin 31. maaliskuuta 1996, jolloin säätiön johtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallitukselle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 9. huhtikuuta 1996. Tilinpäätösten lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. SÄÄTIÖN VASTAUKSET 1.5. Budjettikirjanpito Säätiö on yhtä mieltä tuomioistuimen kanssa. Onhan sillä toki ollut erittäin aktiivinen rooli perustettaessa yhdenmutkaista kirjanpito- ja budjetin hallintojärjestelmää toteutettavaksi kaikissa toimipisteissä. Tällä hetkellä Komission toimivaltaisten elinten kanssa käydään keskusteluja, joiden avulla tulisi kyetä poistamaan tuomioistuimen ilmaisema huolestuminen 1. tammikuuta 1997 voimaanastuvan uuden budjetin hallintojärjestelmän soveltamisen ansiosta. Mainittakoon, että tarkastelun kohteen olevalla ajalla ei ole ylitetty ainoatakaan budjettimäärärahaa. 1.6. Ennakkosuoritusten hallinto On huomionarvoista, että ennakkosuoritusten kassaa ei ole käytetty kaikkiin välinehankintoihin ja kiinteistöstä aiheutuneisiin kuluihin, jotka edustivat huomattavaa osaa budjetista. Lisäksi, taloussäännöstön 43. artiklan mukaisesti ennakkosuoritusten yleiskassan käyttöä on viime aikoina vähennetty ja kaikki tietyn kuukauden kirjanpitoasiakirjat lähetetään Brysseliin taloustarkastajalle seuraavan kuukauden 10:een ja 20:een päivään mennessä. 1.7. Sopimusten solmiminen Toisaalta, kyseiset säätiön toimintaohjelmaan liittyvää toimintaa ja hankkeita koskevat sopimukset ovat sekä lukumäärältään että budjetin kannalta erittäin vaatimaton osa säätiön toiminnasta. Toisaalta on totta, että turvautuminen urakkakilpailuun, mikä sittemmin johti kyseisten sopimusten solmimiseen, on tapahtunut epämuodollisesti. Tämä menettelytapa valittiin aikanaan ennen kaikkea asian kiireellisyyden vuoksi. Lisäksi, kyseiset sopimukset koskivat konferenssien ja seminaarien järjestämistä säätiön nimissä ja lukuun ja säätiön tarkan valvonnan alaisena. Siihen liittyvät budjettimäärärahat jakautuivat kahteen osaan: kiinteisin palkkioihin, joiden määrä ei ylittänyt 12 000 ecua, sekä toiminnalliseen säätiön ennalta määrittelemään osaan, jonka kulut säätiö maksoi tositteita vastaan. Näiden edellä esitettyjen seikkojen perusteella säätiö katsoi, että lopulliset sopimuksen aiheuttamat kustannukset eivät ylittäneet 12 000 ecua. Kun vuoden 1996 alussa voitiin todeta, että tuomioistuin ei ollut yhtä mieltä tästä asiasta, päätettiin hylätä tämä menettelytapa. 1.8. Budjettipällikkö Säätiö yhtyy tuomioistuimen kannanottoon.