Kertomus

Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop - Thessaloniki) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset

(2000/C 373/05)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 337/75(1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1946/93(2), 12 artiklan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76(3), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1948/93(4), 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut hallintoneuvosto. Tähän vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/9365, 67 ja 68 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti kirjanpitoaineiston ja sovelsi muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN AMMATILLISEN KOULUTUKSEN KEHITTÄMISKESKUKSEN (CEDEFOP - THESSALONIKI) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Talousarvion toteuttaminen

5. Varainhoitovuoden lopullisten määrärahojen määrä oli 15,2 miljoonaa euroa sen jälkeen, kun syyskuussa 1999 oli hyväksytty 0,3 miljoonan euron suuruinen korjaava ja täydentävä talousarvio; tästä määrästä sidottiin 14,5 miljoonaa euroa (95 prosenttia) ja 0,7 miljoonaa euroa (5 prosenttia) peruuntui 31. joulukuuta 1999(6).

6. Määrärahoja siirrettiin 3,7 miljoonaa euroa (26 prosenttia sitoumuksista), ja siirrot koskevat pääasiassa III osastoa (2,2 miljoonaa euroa) sekä II osastoa (miljoona euroa - keskuksen uuden rakennuksen viimeinen rahoitusosuus). Vertailun vuoksi voidaan todeta, että varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 siirrettiin 3,9 miljoonaa euroa. Määrästä jouduttiin peruuttamaan 0,6 miljoonaa euroa (15 prosenttia), joista suurin osa III osastossa.

Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito

7. Keskuksen oli määrä(7) saada varainhoitovuoden 1999 lopulla valmiiksi uusi kirjanpitojärjestelmä (FIBUS) niin, että järjestelmää voitaisiin käyttää vuoden 2000 ensimmäisen puoliskon jälkeen. Hanketta koskevan erityisen tarkastuksen perusteella ja odotettaessa, että hanke voidaan tarkastaa kattavasti, keskusta pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että järjestelmän toimintakyky on tarpeen testata perusteellisesti ennen kuin järjestelmä otetaan varsinaisesti käyttöön.

Ennakkomaksujärjestelmä

8. Ennakkomaksujärjestelmää käytettiin selvästi vähemmän kuin edellisenä varainhoitovuonna(8), mutta keskus suoritti varainhoitovuonna 1999 yhä merkittävän osan (2,6 miljoonaa euroa eli 23 prosenttia) maksuistaan järjestelmän avulla. Keskusta kehotetaan jatkamaan toimenpiteitään tällä alalla, jotta tämän maksutavan käyttöä rajoitettaisiin edelleen ja jotta siten vähennettäisiin kyseiseen maksutapaan liittyviä riskejä.

Alv:n kirjaaminen

9. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen(9) säädetty, että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa virastoa ottamaan tämän uuden kirjaustavan huomioon omissa säännöksissään.

10. Keskus ei pystynyt kaikilta osin täsmäyttämään alv:n palauttamista koskevia hakemuksiaan ja kirjanpitotietojaan. Lisäksi perintämääräykset olisi pitänyt laatia samaan aikaan kuin palautushakemukset.

11. Toimet vuonna 1999 maksetun alv:n takaisin saamiseksi aloitettiin toukokuussa 2000. Moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi olisi toivottavaa, että palautushakemusten laadinta järjestettäisiin siten, että varat voitaisiin saada takaisin mahdollisimman nopeasti.

Rakennus

12. Keskus käytti suotuisien olosuhteiden (valuuttakurssit, sopimusehdot) ansiosta kiinteistönsä rakentamisen yhteydessä 1,2 miljoonaa euroa vähemmän kuin oli alun perin suunniteltu. Keskus osoitti tämän määrän lisävarusteiden hankintoihin, joita ei ollut nimenomaisesti mainittu Kreikan viranomaisten kanssa tehdyssä sopimuksessa. Säästö oli merkittävä, kun otetaan huomioon rakennukseen alun perin tarkoitettu määrä (6,8 miljoonaa euroa), joten keskuksen olisi pitänyt moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti, ja osoittaakseen avoimuutta budjettivallan käyttäjää kohtaan, tiedottaa aikeistaan parlamentille sekä neuvostolle.

Sopimukset

13. Kohdassa 12 mainituista lisävarusteista kaksi (195000 euroa ja 136000 euroa) oli sellaisia, joiden osalta sopimukset tehtiin hallintoneuvoston johtokunnan suostumuksella suoraan. Töiden luonnetta (keittiön varustaminen ja turvallisuuteen liittyvät lisätoimenpiteet) ei voida pitää perusteena sille, että sopimukset tehtiin suoraan, eikä kiireellisyysperustetta olisi pitänyt hyväksyä, sillä kyseisenlaisten varusteiden puuttuminen ei vaikuta rakennuksen varsinaiseen käyttöön. Kummankin sopimuksen arvo ylittää rajan (46000 euroa), josta lähtien varainhoitoasetuksessa edellytetään hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean kuulemista riippumatta siitä, mitä ostomenettelyä aiotaan käyttää.

14. Tietotekniikkaan liittyvien hankkeiden osalta tehtyjä sopimuksia tarkasteltaessa havaittiin eräitä puutteita: atk-osastoa ei ollut kuultu, asetetut tavoitteet eivät olleet täsmällisiä ja hallinnollisia ja varainhoitoon liittyviä menettelyjä sekä tarjouskilpailumenettelyjä ei ollut noudatettu. Lisäksi Internetiin perustuvien hankkeiden toteuttamista koskevassa tarkastuksessa kävi ilmi, että päätökset pohjautuivat oletuksiin, jotka olivat huonosti perusteltuja tai eivät enää olleet tarkoituksenmukaisia. Keskusta kehotetaan jatkamaan ponnistelujaan tietotekniikkaan liittyvien hankkeidensa hallinnoimiseksi sääntöjen mukaisesti ja mukauttamaan hankkeita siten, että niissä otetaan huomioon suunnitteluvaiheen jälkeen tapahtuneet muutokset.

Henkilöstö

15. Tilintarkastustuomioistuin totesi varainhoitovuonna 1998(10), että nimittävä viranomainen ei tee virallisia päätöksiä toimihenkilöiden taloudellisten etuuksien vahvistamiseksi. Keskuksen ilmoittamia toimenpiteitä ei voitu toteuttaa kaikilta osin vuonna 1999. Eräissä tapauksissa ei myöskään noudatettu henkilöstösääntöjen määräyksiä, joiden mukaan henkilöstön osalta laaditaan arviointi vähintään kahden vuoden välein.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. lokakuuta 2000 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. Karlsson

presidentti

(1) EYVL L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 11.

(3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 1.

(4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 15.

(5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93, jolla muutettiin neuvoston asetusta (ETY) N:o 1416/76, 1 artiklassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 29. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 5. huhtikuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(6) Huhtikuussa 2000 hyväksyttiin kuitenkin 0,55 miljoonan euron suuruinen ei-automaattinen siirto; varainhoitovuodelta 1999 peruuntui tosiasiassa vain 0,15 miljoonaa euroa.

(7) Ks. vastaus varainhoitovuotta 1998 koskevan kertomuksen kohtaan 5 (EYVL C 372, 22.12.1999, s. 27).

(8) EYVL C 372, 22.12.1999, kohta 6, s. 27.

(9) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, 27 artiklan 2 kohdan a alakohta (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1).

(10) EYVL C 372, 22.12.1999, kohdat 9 - 10, s. 27.

Taulukko 1

Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuodelta 1999 ja 1998

>TAULUKON PAIKKA>

Keskuksen vastaukset

Kohta 8

Tilintarkastustuomioistuimen suositusten johdosta Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskus on pyrkinyt vähentämään vielä entisestään ennakkomaksujärjestelmän käyttöä: vuoden 2000 kolmen ensimmäisen neljänneksen aikana nämä maksut eivät ole ylittäneet 20000 euroa kuukaudessa.

Kohta 9

Kehittämiskeskus aikoo laatia muistion päivityksistä ja parannuksista, jotka voidaan tehdä sen varainhoitosääntöihin niitä tarkistettaessa. Tämä muistio lähetetään komissiolle, jotta se tekisi lainsäädäntövallan käyttäjälle tärkeiksi katsomansa ehdotukset.

Kohdat 10 ja 11

Vuonna 1999 uuden rakennuksen valmistumisen ja Fibus-järjestelmän valmiiksi saattamisen kehittämiskeskuksen talousosastolle aiheuttama ylimääräinen työmäärä on viivästyttänyt joidenkin asioiden käsittelyä. Vuonna 2000 on toteutettu tarvittavia toimenpiteitä tällaisten viivästysten eliminoimiseksi ja niiden toistumisen välttämiseksi.

Kohta 12

Eri osapuolten yhteisten ponnistusten ansiosta (Kreikan hallitus, komissio ja kehittämiskeskus) voitiin saada aikaan huomattavia säästöjä rakennettaessa taloa sellaiseksi kuin se alun perin oli aiottu. Yhteisesti sovittiin, että nämä varat käytettäisiin täydentävien töiden toteuttamiseen, joilla oli tarkoitus vahvistaa ja optimoida rakennuksen toimintakelpoisuutta ja turvallisuutta.

Budjettivallan käyttäjä on pidetty ajan tasalla näistä tapahtumista. Kehittämiskeskus korostaa, että vaikka virallisia ilmoituksia ei annettu, neuvosto on saanut kehittämiskeskuksen edustajilta budjettivaliokunnassa käydyissä keskusteluissa kaikki tiedot, jotka liittyvät näihin täydentäviin töihin ja niiden tarpeeseen.

Kohta 13

Kyseiset työt koskevat varusteita, joiden tarpeesta ei alussa ollut tietoa. Säästösyistä ja siksi, että oli syytä saada uusi rakennus mahdollisimman toimintakelpoiseksi mahdollisimman nopeasti, kehittämiskeskus katsoi näissä erityisolosuhteissa paremmaksi tehdä sopimukset suoraan. Puheenjohtajisto antoi näistä kahdesta asiasta myönteisen lausunnon katsoen, että tekniseltä kannalta näitä täydentäviä töitä ei voitu erottaa pääsopimuksesta.

Muuten kehittämiskeskus muistuttaa, että sen varainhoitosääntöjen mukaisesti sen hallintoneuvostolla ja puheenjohtajistolla on valtuudet, jotka normaalisti on annettu sopimuksia ja hankintoja käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle. Kehittämiskeskus nostaa tämän asiaintilan aiheuttamat ongelmat esiin muistiossa, jonka se aikoo toimittaa komissiolle varainhoitosääntöjensä tarkistamisesta (katso vastaus kohtaan 9).

Kohta 14

On väistämätöntä, että kun kyseessä ovat niinkin laajat ja monimutkaiset tietotekniset hankkeet kuin kehittämiskeskuksen, jotka kestävät useita vuosia, jo niiden alusta lähtien esiintyy ongelmia. Tietotekniikan alan hyvin nopea kehitys aiheuttaa sen, että alussa tehdyt hypoteesit tulevat nopeasti vanhentuneiksi, mikä on useissa tapauksissa johtanut virheisiin hankkeiden hallinnoinnissa. Tilintarkastustuomioistuimen huomautusten johdosta kehittämiskeskus on vuosien kuluessa luottaen saatuun kokemukseen vahvistanut tietotekniikan hankkeittensa hallinnoinnin ja kehittämisen menettelyjä ja aikoo jatkaa näitä ponnisteluja optimoidakseen jo saamansa tulokset. Kehittämiskeskus haluaa korostaa, että sopimuksia hoitavan yksikön perustaminen vuonna 1999 johtaa varmasti osaltaan tällaisiin parannuksiin. Vuoden 2000 tammikuun 1. päivästä lähtien tämä yksikkö on tarkastanut järjestelmällisesti kaikki sopimukset.

Kohta 15

Vuonna 1999 kehittämiskeskus alkoi tarkastaa uudelleen tietoja, jotka liittyvät henkilöstön taloudellisiin etuuksiin. Kun nämä tiedot on vahvistettu, ne liitetään kunkin henkilön asiakirjoihin ja Fibus-järjestelmän moduuliin "Gestion du personnel". Vuoden 2000 alusta lähtien on sitä paitsi otettu käyttöön menettelyt, joilla nämä tiedot vahvistetaan vuosittain ja mahdollisesti ajantasaistetaan. Arvioinnin osalta toteamme, että kehittämiskeskus toteutti vuonna 2000 tarvittavat toimenpiteet kyseisten toimihenkilöiden asiakirjojen kuntoon panemiseksi ja sen takaamiseksi, että vuodesta 2000 lähtien kaikista toimihenkilöistä tehdään järjestelmällisesti arviointi kahden vuoden väliajoin.