LIITE

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän säännöt ja menettelyt

SISÄLTÖ

1. TAUSTAA 11

1.2. Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Talousarvion Rakenne Sekä Järjestelmän Hallinnointiin Liittyvät Kulut Ja Siihen Osallistuvat Toimijat 11

1.2.1. Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Talousarvion Erityinen Rakenne 11

1.2.2. Tulojen Ja Menojen Hyväksyjät 11

1.2.3. Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Hallinnointia Varten Nimetty Komission Yksikkö 12

1.2.4. Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Tilinpitäjä 12

1.2.5. Varainhoitaja 13

1.2.6. Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Yksiköiden Välinen Ryhmä 13

2. KESKINÄISEEN VAKUUTUSJÄRJESTELMÄÄN SUORITETTAVAT MAKSUOSUUDET 13

2.1. Menettely 1 – Maksuosuuden Suorittaminen 13

3. KESKINÄISEEN VAKUUTUSJÄRJESTELMÄÄN SUORITETTUJEN OSUUKSIEN PALAUTTAMINEN 14

3.1. Yleiset Säännöt 14

3.2. Menettely 2 – Palautukset 14

3.2.1. Menettely 2a – Koko Maksuosuuden Palauttaminen Avustuksen Saajalle 14

3.2.2. Menettely 2b – Maksuosuuden Palauttaminen Kokonaisuudessaan Asiaankuuluvaan Budjettikohtaan 14

3.2.3. Menettely 2c – Osa Maksusta Palautetaan Asianomaiselle Oikeussubjektille Ja Osa Asianomaiseen Budjettikohtaan 14

4. KESKINÄISEN VAKUUTUSJÄRJESTELMÄN TOIMET (KUN AVUSTUKSEN SAAJA EI MAKSA TAKAISIN VAADITTUA MÄÄRÄÄ) 15

4.1. Johdanto 15

4.2. Menettely 3 – Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Toimet 15

4.2.1. Menettely 3a – Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Toimet Käynnissä Olevan Toimen Tapauksessa (Suora Siirto Konsortiolle) 15

4.2.2. Menettely 3b – Muut Keskinäisen Vakuutusjärjestelmän Toimet (Siirto Budjettikohtaan) 16

5. KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ 17

5.1. Tilinpäätös 17

5.2. Sähköinen Kirjanpitojärjestelmä 18

5.3. Maksujen Suorittaminen 18

5.4. Tulojen Kerääminen Ja Velkojen Periminen 18

5.5. Gf01-Järjestelmän Pankkitilien Hallinnointi 18

JOHDANTO

Tässä liitteessä vahvistetaan säännöt ja menettelyt, jotka koskevat kaikkia keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimintaan ja hallinnointiin osallistuvia yksiköitä.

Näitä sääntöjä ja menettelyjä sovelletaan seitsemännestä puiteohjelmasta (1), Horisontti 2020 -puiteohjelmasta (2), Horisontti Eurooppa -puiteohjelmasta (3) sekä Euratomin tutkimus- ja koulutusohjelmasta (4), jäljempänä ”Euratom-ohjelmat”, rahoitettaviin toimiin.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän ohjeisiin (MIM Guidance) sisällytetään kattava opas seitsemännen puiteohjelman, Horisontti 2020 -puiteohjelman, Horisontti Eurooppa -puiteohjelman ja Euratom-ohjelmien täytäntöönpanotoimista vastaavalle henkilöstölle.

1. TAUSTAA

1.2. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän talousarvion rakenne sekä järjestelmän hallinnointiin liittyvät kulut ja siihen osallistuvat toimijat

1.2.1. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän talousarvion erityinen rakenne

Keskinäinen vakuutusjärjestelmä ei ole oikeushenkilö, mutta sen rakenne sekä kirjanpito- ja talousarviojärjestelmät (yrityskoodi GF01) ovat erillisiä ja riippumattomia komission (yrityskoodi BG32) ja muiden unionin elinten järjestelmistä.

1.2.2. Tulojen ja menojen hyväksyjät

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tulojen ja menojen hyväksyjä on komissio.

Tässä päätöksessä keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimia varten valtuutetuilla tulojen ja menojen hyväksyjillä tarkoitetaan seuraavia tahoja, joista kukin vastaa toteuttamastaan seitsemännen puiteohjelman, Horisontti 2020 -puiteohjelman, Horisontti Eurooppa -puiteohjelman tai Euratom-ohjelmien talousarvion osasta:

— komission eri pääosastojen pääjohtajat

— Euratom-ohjelmien osalta tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston pääjohtaja

— toimeenpanovirastojen johtajat

— talousarvion toteuttamistehtäviä hoitavissa yhteisöissä vastaavassa asemassa olevat henkilöt, kuten yhteisyritysten ja muiden asiaankuuluvien rahoituselinten toimitusjohtajat, sillä edellytyksellä, että keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimintaan liittyvät tehtävät on annettu heidän hoidettavakseen varainhoitoasetuksen (5) 154 artiklan mukaisesti ja että keskinäiseen vakuutusjärjestelmään osallistumisen edellytykset, jotka vahvistetaan siinä välineessä, jolla kyseiset talousarvion toteuttamistehtävät on annettu mainittujen yhteisöjen hoidettavaksi, täyttyvät.

Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät vastaavat hallinnoimissaan avustussopimuksissa määrättyjen, keskinäiseen vakuutusjärjestelmään maksettavien maksuosuuksien pidättämisestä kustakin ensimmäisestä ennakkorahoituserästä.

Lisäksi valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät vastaavat i) keskinäiseen vakuutusjärjestelmään maksettujen maksuosuuksien palauttamisesta avustuksen saajille sekä ii) keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimista, kuten maksuista ja takaisinperinnästä. Näin ollen he ovat valtuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä myös GF01-kirjanpitojärjestelmässä.

Heillä on täysi vastuu siitä, että heidän hallinnoimansa varat käytetään asianmukaisesti ja että heidän valvontaansa asetetut menot ovat laillisia ja oikein.

1.2.3. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän hallinnointia varten nimetty komission yksikkö

Tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto vastaa nimettynä yksikkönä keskinäisen vakuutusjärjestelmän taloudellisten toimenpiteiden seurannasta ja valvonnasta moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi. Tämä ei vapauta valtuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä heidän yksilöllisestä vastuustaan.

Nimetyn yksikön tehtävänä on erityisesti

— siirtää avustuksen saajien maksuosuudet BG32-järjestelmän erityiseltä talousarvion ulkopuoliselta tililtä GF01-järjestelmän tilille (6)

— siirtää maksuosuudet GF01-järjestelmän pankkitililtä varainhoitajalle

— seurata, että GF01-järjestelmän pankkitilillä on riittävästi likviditeettiä, jotta palautuspyyntöihin ja toimien toteuttamista koskeviin pyyntöihin voidaan vastata nopeasti

— toimittaa keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjälle säännöllisesti kaikki tiedot, joita tämä tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi

— varmistaa varainhoitajalle tai varainhoitajalta siirrettyjen summien yksityiskohtainen seuranta ja niitä koskevien jatkotoimien toteuttaminen

— toimittaa varainhoitajalle säännöllisesti ennuste maksuosuus- ja tuottovirrasta asiaankuuluvien toimijoiden toimittamien tietojen ja muiden sellaisten tietojen perusteella, joita varainhoitaja voi kohtuudella vaatia tehtäviensä suorittamiseksi

— toimittaa valtuutetuille tulojen ja menojen hyväksyjille neljännesvuosittain kertomus keskinäisen vakuutusjärjestelmän taloudellisesta tilanteesta

— seurata keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilannetta ja kehitystä, jotta komissio voi tarvittaessa toteuttaa asianmukaisia lieventäviä toimenpiteitä, jotta vakuutusjärjestelmä voi jatkaa toimiaan unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja palauttaa maksuosuudet avustuksen saajille loppumaksun yhteydessä

— tarkastaa jälkikäteen, että valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät ovat pidättäneet keskinäiseen vakuutusjärjestelmään maksettavan osuuden kustakin ensimmäisestä ennakkorahoituserästä oikein ja että maksuosuus vastaa avustussopimuksessa määriteltyä prosenttiosuutta, joka lasketaan avustussopimuksessa määritetystä avustuksen enimmäismäärästä

— vahvistaa tai hylätä valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien hyväksymät toimenpiteet tarkastettuaan niiden vaatimustenmukaisuuden ja sääntöjenmukaisuuden; jos nimetty yksikkö on eri mieltä toimenpiteen toteuttamisesta, se antaa ei-sitovan lausunnon ennen toimenpiteen vahvistamista

— toimia 1.2.6 kohdassa tarkoitetun keskinäisen vakuutusjärjestelmän yksiköiden välisen ryhmän puheenjohtajana

— varmistaa, että keskinäisen vakuutusjärjestelmän ohjeet ovat sisällöltään ajan tasalla

— avustaa asiaankuuluvien valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien talousjohtajia.

1.2.4. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä hoitaa tehtäväänsä komission tilinpitäjän tehtäviä ja vastuualueita koskevassa ohjesäännössä (7) vahvistettujen periaatteiden mukaisesti.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän kirjanpitojärjestelmä on osa komission kirjanpitojärjestelmää. Sillä on kuitenkin unionin yleisen talousarvion kirjanpidosta erillinen kirjanpito.

Nimetty yksikkö ja 1.2.5 kohdassa tarkoitettu varainhoitaja toimittavat keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjälle kaikki tilinpäätöksen laatimiseksi tarvittavat tiedot. Tämän tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva keskinäisen vakuutusjärjestelmän varoista ja veloista. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä voi tarkistaa saamansa tiedot ja tehdä tarpeellisiksi katsotut lisätarkistukset ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä voi myös esittää varaumia, jolloin hänen on täsmennettävä niiden luonne ja laajuus.

1.2.5. Varainhoitaja

Varainhoitajana toimiva budjettipääosasto hoitaa keskinäisen vakuutusjärjestelmän varoja nimetyn yksikön kanssa tekemänsä palvelutasosopimuksen mukaisesti.

Palvelutasosopimuksessa määritetään nimetyn yksikön ja varainhoitajan välinen suhde, ja siinä vahvistetaan keskinäistä vakuutusjärjestelmää koskevat sijoitussäännöt, joilla pyritään löytämään sopiva tasapaino hyväksyttävän sijoitusriskin (8) tason ja keskinäisen vakuutusjärjestelmän pitkän aikavälin taloudellisen toimintakyvyn välillä.

Varainhoitaja seuraa varoja palvelutasosopimuksen sääntöjen mukaisesti ja toimittaa nimetylle yksikölle kaikki toimeksiantoonsa liittyvät merkitykselliset tiedot.

1.2.6. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän yksiköiden välinen ryhmä

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän yksiköiden välisen ryhmän muodostavat järjestelmän toimintaan osallistuvat pääosastot, toimeenpanovirastot ja yhteisyritykset. Siihen kuuluvat jäseninä myös komission oikeudellisen yksikön, budjettipääosaston ja yhteisen oikeudellisen tukipalvelun edustajat.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän yksiköiden välisellä ryhmällä on neuvoa-antava rooli, ja sen puheenjohtajana toimii nimetty yksikkö.

2. KESKINÄISEEN VAKUUTUSJÄRJESTELMÄÄN SUORITETTAVAT MAKSUOSUUDET

Keskinäiseen vakuutusjärjestelmään maksettava osuus pidätetään avustussopimuksen mukaisesti kokonaisuudessaan ensimmäisestä ennakkorahoituserästä. Jos EU:n avustuksen määrää korotetaan muutoksella, keskinäistä vakuutusjärjestelmää varten pidätetään korotuksen mukainen lisäosuus (9).

2.1. Menettely 1 – Maksuosuuden suorittaminen

Vaihe 1

Avustussopimusta tehtäessä valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä pidättää ennakkorahoituksesta prosenttimääräisen maksuosuuden avustussopimuksen mukaisesti.

Asiaankuuluva maksun alkuunpanija kirjaa ennakkorahoitusta koskevan maksumääräyksen (10) omaan kirjanpitojärjestelmäänsä. Kyseinen maksun alkuunpanija kirjaa omassa kirjanpitojärjestelmässään erityiselle talousarvion ulkopuoliselle tilille sen osan tästä maksumääräyksen määrästä, joka suoritetaan keskinäiseen vakuutusjärjestelmään.

Maksumääräys hyväksytään asiaankuuluvalla hyväksymismenettelyllä, ja sen panee toimeen asiaankuuluva tilinpitäjä (11).

Vaihe 2

Nimetty yksikkö siirtää kertyneet maksuosuudet säännöllisesti erityisiltä talousarvion ulkopuolisilta tileiltä GF01-kirjanpitojärjestelmään (12) maksumääräyksellä.

Nimetyn yksikön edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa maksumääräyksen, ja komission tilinpitäjä panee sen toimeen.

Vaihe 3

Nimetty yksikkö hyväksyy maksumääräyksellä maksuosuuksien siirron GF01-kirjanpitojärjestelmästä keskinäisen vakuutusjärjestelmän varainhoitajalle ja varmistaa, että GF01-järjestelmän pankkitilillä on riittävästi likviditeettiä palautuspyyntöihin ja toimien toteuttamista koskeviin pyyntöihin vastaamiseksi.

Nimetyn yksikön valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa maksumääräyksen, ja keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen.

Nimetty yksikkö tarkastaa jälkikäteen, että valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä on laskenut keskinäiseen vakuutusjärjestelmään maksettavan osuuden ja pidättänyt sen kustakin ensimmäisestä ennakkorahoituserästä oikein. Jos virheitä havaitaan, nimetty yksikkö ilmoittaa niistä asiasta vastaavalle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle, joka korjaa määrän.

3. KESKINÄISEEN VAKUUTUSJÄRJESTELMÄÄN SUORITETTUJEN OSUUKSIEN PALAUTTAMINEN

3.1. Yleiset säännöt

Asetuksen (EU) 2021/695 37 artiklan 4 kohdan mukaisesti keskinäiseen vakuutusjärjestelmään siirretyt osuudet on palautettava avustuksen saajille loppumaksun suorittamisen yhteydessä. Palautettavaan määrään lisätään mahdollinen pidätyksestä maksettava viivästyskorko mutta ei keskinäisen vakuutusjärjestelmän avulla saatuja korkotuloja.

Jos loppumaksun laskemisen perusteella käy ilmi, että alkuperäistä maksuosuutta tai osaa siitä ei tule maksaa takaisin avustuksen saajalle, koko maksuosuus tai kyseinen osa siitä on palautettava siihen budjettikohtaan, josta alkuperäinen sitoumus tehtiin.

3.2. Menettely 2 – Palautukset

Maksuosuuksien palauttaminen tapahtuu seuraavien kolmen menettelyn mukaisesti:

3.2.1. Menettely 2a – Koko maksuosuuden palauttaminen avustuksen saajalle

Jos loppumaksun laskemisen perusteella todetaan, että alkuperäinen maksuosuus tulee maksaa kokonaisuudessaan takaisin avustuksen saajalle, asiaankuuluva valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä maksaa osuuden sille takaisin toimesta vastaavan koordinaattorin kautta.

Maksun alkuunpanija käynnistää ABAC (13) GF01 -kirjanpitojärjestelmässä maksumääräyksen, jonka saajana on toimesta vastaava koordinaattori. Tämän jälkeen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa maksumääräyksen, nimetty yksikkö vahvistaa sen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa (14) ja keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen.

Jos tässä vaiheessa havaitaan virheitä, nimetty yksikkö hylkää toimenpiteen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa ja ilmoittaa tästä asiaankuuluvalle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle.

3.2.2. Menettely 2b – Maksuosuuden palauttaminen kokonaisuudessaan asiaankuuluvaan budjettikohtaan

Jos loppumaksun laskemisen perusteella käy ilmi – ottaen huomioon sovellettavan avustussopimuksen vaatimukset –, että avustuksen saajalle ei tule maksaa takaisin mitään osaa alkuperäisestä maksuosuudesta, asiaankuuluva valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä maksaa osuuden kokonaisuudessaan takaisin siihen budjettikohtaan, josta alkuperäinen maksu on maksettu.

Tätä varten asianomainen valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy kirjanpitojärjestelmässään keskinäiselle vakuutusjärjestelmälle osoitetun perintämääräyksen. Asiaankuuluvan tilinpitäjän vahvistettua perintämääräyksen maksun alkuunpanija käynnistää GF01-kirjanpitojärjestelmässä maksumääräyksen.

Maksun alkuunpanijan ABAC GF01 -kirjanpitojärjestelmässä käynnistämän maksumääräyksen mukaan summa siirretään siihen budjettikohtaan, josta alkuperäinen maksu on maksettu. Tämän jälkeen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa maksumääräyksen, nimetty yksikkö vahvistaa sen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa ja keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen.

Jos tässä vaiheessa havaitaan virheitä, nimetty yksikkö hylkää toimenpiteen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa ja ilmoittaa tästä asianomaiselle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle.

3.2.3. Menettely 2c – Osa maksusta palautetaan asianomaiselle oikeussubjektille ja osa asianomaiseen budjettikohtaan

Jos loppumaksun laskemisen perusteella todetaan, että osa alkuperäisestä maksuosuudesta tulee maksaa takaisin avustuksen saajalle, asianomainen valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä maksaa takaisin osan summasta toimesta vastaavalle koordinaattorille.

Loppuosan summasta valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä maksaa takaisin siihen budjettikohtaan, josta ensimmäinen maksu on maksettu.

Tätä varten valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy kirjanpitojärjestelmässään keskinäiselle vakuutusjärjestelmälle osoitetun perintämääräyksen. Asiaankuuluvan tilinpitäjän vahvistettua perintämääräyksen maksun alkuunpanija käynnistää ABAC GF01 -kirjanpitojärjestelmässä kaksi maksumääräystä. Toisessa niistä saajana on asianomainen budjettikohta ja toisessa toimesta vastaava koordinaattori. Tämän jälkeen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa molemmat maksumääräykset, nimetty yksikkö vahvistaa ne ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa ja keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee ne toimeen.

Jos tässä vaiheessa havaitaan virheitä, nimetty yksikkö hylkää toimenpiteen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa ja ilmoittaa tästä asianomaiselle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle.

4. KESKINÄISEN VAKUUTUSJÄRJESTELMÄN TOIMET (KUN AVUSTUKSEN SAAJA EI MAKSA TAKAISIN VAADITTUA MÄÄRÄÄ)

4.1. Johdanto

Jos avustuksen saaja (tai koordinaattori) ei maksa veloitusilmoituksessa vahvistettua määrää takaisin kokonaisuudessaan tai ei maksa takaisin osaa siitä eräpäivään mennessä ja jos se ei ole antanut vakuuksia eikä perintää ole mahdollista toteuttaa kuittaamalla, asiaankuuluva valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä harkitsee keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimen toteuttamista kulloistenkin sopimusmääräysten (seitsemäs puiteohjelma, Horisontti 2020, Euratom-ohjelma tai Horisontti Eurooppa) mukaisesti. Keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimet eivät estä määräämästä takaisinmaksun laiminlyöneelle oikeussubjektille varainhoitoasetuksen mukaisia hallinnollisia seuraamuksia tai toimenpiteitä.

Jos keskinäisen vakuutusjärjestelmän taloudelliset tuotot eivät riitä kattamaan perittävää määrää, vakuutusjärjestelmän varoja ei voida käyttää ja komission tai asiaankuuluvan toimeenpanoviraston, yhteisyrityksen tai unionin elimen on perittävä maksamatta oleva määrä suoraan avustuksen saajalta tai tapauksen mukaan sen sidosyhteisöltä tai siihen sidoksissa olevalta kolmannelta osapuolelta, paitsi jos keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimien toteuttamisesta määrätään Horisontti 2020 -puiteohjelman avustussopimuksessa.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimea ei voida toteuttaa seuraavissa tapauksissa:

— perintämääräys on annettu loppumaksun suorittamisen jälkeen

— perintämääräys koskee oikeussubjektille määrättyjä sopimussakkoja ja/tai taloudellisia seuraamuksia.

Jos valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä esittää loppumaksun suorittamisen jälkeen koordinaattorille osoitetun perintämääräyksen, joka koskee jakamattomia ennakkomaksuja, välimaksuja tai loppumaksuja, tällaisessa tapauksessa ei toteuteta keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimia.

4.2. Menettely 3 – Keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimet

4.2.1. Menettely 3a – Keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimet käynnissä olevan toimen tapauksessa (suora siirto konsortiolle)

Jos konsortioon kuuluvan avustuksen saajan (tai koordinaattorin) osallistuminen lopetetaan käynnissä olevan toimen aikana, jäljempänä ”sääntöjen vastaisesti toiminut avustuksen saaja”, eikä tällainen sääntöjen vastaisesti toiminut avustuksen saaja maksa sille perusteettomasti maksettuja määriä takaisin konsortiolle, kyseinen määrä maksetaan keskinäisestä vakuutusjärjestelmästä koordinaattorille (tai jos sääntöjen vastaisesti toiminut avustuksen saaja on koordinaattori itse, määrä, jonka kyseinen yhteisö on velkaa, maksetaan keskinäisestä vakuutusjärjestelmästä uudelle koordinaattorille), mikäli seuraavat kumulatiiviset edellytykset täyttyvät:

(a) toimi on edelleen käynnissä (15);

(b) asiaankuuluva valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että toimi on tarpeen ja tarkoituksenmukainen, jotta konsortio voi saattaa toimensa onnistuneesti päätökseen;

(c) muut konsortioon kuuluvat yhteisöt suostuvat toteuttamaan toimen samoin tavoittein;

(d) avustussopimukseen tehty muutos, jolla sääntöjen vastaisesti toimineen avustuksen saajan (tai koordinaattorin) osallistuminen lopetetaan, on allekirjoitettu;

(e) jos sääntöjen vastaisesti toiminut avustuksen saaja on koordinaattori, muiden avustuksen saajien suostumuksella nimetään uusi koordinaattori.

Asiaankuuluva valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa sen tarkastamisesta, että nämä edellytykset täyttyvät.

Tätä menettelyä ei sovelleta, kun on kyse koordinaattorin jakamatta jättämistä ennakkomaksuista tai välimaksuista.

Varmistaakseen, että toimenpide on vaatimustenmukainen, sääntöjenmukainen ja toteuttamiskelpoinen, ja valvoakseen tätä nimetty yksikkö tarkastaa näiden edellytysten täyttymisen ja hylkää toimenpiteen, jos edellytykset eivät täyty. Jos nimetty yksikkö hylkää toimenpiteen, se ilmoittaa hylkäämisen syyt asianomaiselle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle. Jos nimetty yksikkö katsoo, että b alakohdassa asetettu edellytys ei täyty, se antaa valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle huomautuksen, jossa se esittää ei-sitovan lausunnon. Jos valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä on eri mieltä, hänen tulee ilmoittaa näkemyksensä kirjallisesti perustellussa vastauksessa.

Nimetty yksikkö voi jokaisen toimen yhteydessä pyytää saada tutustua hallinnollisiin ja taloudellisiin asiakirjoihin.

Vaihe 1

Asiaankuuluvan valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän maksun alkuunpanija käynnistää GF01-kirjanpitojärjestelmässä maksumääräyksen, joka koskee sääntöjen vastaisesti toimineelle avustuksen saajalle perusteettomasti maksettua määrää ja jonka saajana on koordinaattori (tai uusi koordinaattori). Tämän jälkeen asianomaisen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa maksumääräyksen, ja jos nimetty yksikkö vahvistaa sen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa, keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen.

Oikeudellisesta näkökulmasta maksun suorittajana on komissio, toimeenpanovirasto, yhteisyritys tai muu asiaankuuluva rahoituselin, mutta käytännössä maksun suorittaa keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä GF01-järjestelmän tililtä.

Vaihe 2

Samanaikaisesti asiaankuuluvan valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän maksun alkuunpanija käynnistää komission, toimeenpanoviraston, yhteisyrityksen tai muun rahoituselimen nimissä sääntöjen vastaisesti toimineelle avustuksen saajalle osoitetun perintämääräyksen GF01-kirjanpitojärjestelmässä, ja tässä yhteydessä hänen on ilmoitettava keskinäisen vakuutusjärjestelmän pankkitili. Tämän jälkeen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttama rahoitustarkastaja tarkastaa perintämääräyksen, ja jos nimetty yksikkö vahvistaa sen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa, keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen ja varmistaa myös perintämääräyksen seurannan.

Jos sääntöjen vastaisesti toiminut avustuksen saaja asetetaan konkurssiin tai julistetaan maksukyvyttömäksi tai se on purkamis- tai selvitystilassa, valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on lähetettävä selvittäjälle mahdollisimman pian ilmoitus saatavista (16). Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on lähetettävä selvittäjälle myös velkaa koskeva veloitusilmoitus.

4.2.2. Menettely 3b – Muut keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimet (siirto budjettikohtaan)

Tätä menettelyä sovelletaan seuraavissa tilanteissa, joissa vahvistettuja veloitusilmoituksia ei ole noudatettu:

a) avustuksen saajan (tai koordinaattorin (17)) osallistuminen lopetetaan ennen loppumaksun suorittamista tapauksissa, joihin ei sovelleta menettelyä 3a;

b) koordinaattorin osallistuminen lopetetaan ennen loppumaksun suorittamista, koska koordinaattori ei ole jakanut ennakkomaksuja tai yhtäkään välimaksua muille konsortioon kuuluville avustuksen saajille;

c) velan syynä on ns. negatiivinen loppumaksu.

Vaihe 1

Asiaankuuluva valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä antaa kirjanpitojärjestelmässään avustuksen saajalle tai koordinaattorille perintämääräyksen periäkseen takaisin määrän, jonka tämä on velkaa (asianomaisen avustussopimuksen mukaisesti).

Vaihe 2

Jos veloitusilmoituksen mukaista määrää ei ole maksettu takaisin kokonaan tai osittain asetettuun eräpäivään mennessä ja jos asiaankuuluva tilinpitäjä ei voi periä määrää takaisin kokonaan tai osittain kuittaamalla, kyseisen tilinpitäjän on ilmoitettava asiasta asianomaiselle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle.

Tämän jälkeen valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä käynnistää, tarkistaa ja hyväksyy GF01-kirjanpitojärjestelmässä maksumääräyksen koko veloitusilmoituksessa vahvistetun velan tai sen maksamatta olevan osuuden maksamiseksi. Kun nimetty yksikkö on vahvistanut maksumääräyksen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa, keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen.

Vaihe 3

Samanaikaisesti valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä käynnistää, tarkistaa ja hyväksyy GF01-kirjanpitojärjestelmässä uuden perintämääräyksen, joka on osoitettu sääntöjen vastaisesti toimineelle avustuksen saajalle. Kun nimetty yksikkö on vahvistanut perintämääräyksen ABAC-järjestelmän SAP-moduulissa, keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä panee sen toimeen ja varmistaa perintämääräyksen seurannan sekä toteuttaa varainhoitoasetuksessa määritetyt toimenpiteet saatavan takaisinperimiseksi.

Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä antaa komission, toimeenpanoviraston, yhteisyrityksen tai muun asiaankuuluvan rahoituselimen nimissä uuden veloitusilmoituksen, jossa saajana on keskinäinen vakuutusjärjestelmä ja joka korvaa alkuperäisen veloitusilmoituksen (maksupäivä ja korko pysyvät samoina), ja ilmoittaa siitä asianmukaisesti velalliselle.

Jos avustuksen saaja noudattaa veloitusilmoitusta, varat sekä kertynyt viivästyskorko maksetaan GF01-järjestelmän pankkitilille.

Jos avustuksen saaja ei noudata veloitusilmoitusta, varat voi olla mahdollista periä takaisin muulla tavalla, esimerkiksi kuittaamalla, perimällä ne avustuksen saajan sidosyhteisöltä (18), toteuttamalla perintä sovellettavissa tapauksissa pakkokeinoin (19) tai rahoituselimen tapauksessa minkä tahansa muun kyseisen elimen säännöissä ja menettelyissä määrätyn asianmukaisen toimenpiteen avulla.

Vaiheet 2 ja 3: Varmistaakseen toimenpiteiden (maksumääräyksen ja perintämääräyksen) vaatimustenmukaisuuden ja sääntöjenmukaisuuden nimetty yksikkö voi pyytää saada tutustua hallinnollisiin ja taloudellisiin asiakirjoihin. Jos virheitä havaitaan, nimetty yksikkö hylkää toimenpiteen ja ilmoittaa asiasta asianomaiselle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle.

4.2 kohtaa koskeva huomautus

1. Moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti ja unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on tarkistettava, että konsortio tai sen jäsenet ovat noudattaneet velvollisuuttaan, jonka mukaan niiden on ilmoitettava oikea-aikaisesti (avustussopimuksen / selityksin varustetun avustussopimuksen mukaisesti), mikäli koordinaattori jättää jakamatta ennakkomaksuja tai välimaksuja. Kun asianomainen valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä saa tällaisen tiedon, hänen on välittömästi toteutettava kaikki mahdolliset toimenpiteet keskeyttääkseen maksujen suorittamisen sääntöjen vastaisesti toimineelle koordinaattorille. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä voi myös pohtia, ovatko konsortion jäsenet jollakin tavalla viivästyttäneet tämän tiedon toimittamista ja siten aiheuttaneet ylimääräisiä taloudellisia riskejä unionin talousarviolle (eli maksujen maksamista on jatkettu).

2. Jos konsortion jäsenet ilmoittavat maksujen jakamatta jättämisestä aiheettomalla viiveellä, keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimen käynnistäminen edellyttää, että valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä pyrkii saamaan kohtuullisen varmuuden siitä, että koordinaattori ei ole tehnyt ilman maksua jääneiden avustuksen saajien kanssa minkäänlaista kahden- tai monenvälistä sopimusta erityisesti kyseessä olevan määrän pienentämiseksi, kuittaamiseksi tai korvaamiseksi osittain. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä voi tarvittaessa pyytää koordinaattorilta ja/tai avustuksen saajilta tositteen maksujen siirrosta tai vastaanottamisesta.

3. 4.2.2 kohtaa koskeva huomautus: Jos avustuksen saaja asetetaan konkurssiin tai julistetaan maksukyvyttömäksi tai se on purkamis- tai selvitystilassa, komission, toimeenpanoviraston, yhteisyrityksen tai muun rahoituselimen valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on käynnistettävä keskinäisen vakuutusjärjestelmän toimi välittömästi ennen veloitusilmoituksessa annettua määräaikaa (vaihe 1). Jos GF01-järjestelmässä annettu perintämääräys on annettu tai se voidaan antaa ennen mitään määräaikoja, avustuksen saajalle lähetetään ainoastaan kyseistä perintämääräystä vastaava veloitusilmoitus komission, toimeenpanoviraston, yhteisyrityksen tai muun asianomaisen rahoituselimen nimissä. Tässä veloitusilmoituksessa saajana on keskinäinen vakuutusjärjestelmä, ja selvittäjälle toimitetaan jäljennös ilmoituksesta.

Koordinaattorille ei missään tapauksessa suoriteta enempää maksuja, ennen kuin tilanne on ratkaistu.

5. KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ

5.1. Tilinpäätös

Tilinpäätöksen on oltava sovellettavien sääntöjen mukainen, totuudenmukainen ja täydellinen, ja sen on annettava oikea ja riittävä kuva keskinäisen vakuutusjärjestelmän varoista, rahoitustilanteesta ja tilivuoden tuloksesta.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä laatii kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyt sekä tililuettelot.

5.2. Sähköinen kirjanpitojärjestelmä

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä laatii kirjanpito-ohjelmiston toiminnalliset eritelmät ja varmistaa ennen kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoa, että ne ovat kirjanpitosääntöjen ja -käytäntöjen mukaiset.

Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät sekä nimetty yksikkö suorittavat maksut, keräävät tulot ja perivät velat keskitetyn ABAC WORKFLOW -järjestelmän avulla. Kirjanpitoon ja tilinpäätöksen laatimiseen ja esittämiseen käytetään ABAC SAP-ACCOUNTING -järjestelmää.

Käytetyssä kirjanpitojärjestelmässä ja sovellettavissa kirjanpitomenettelyissä on otettava huomioon nimenomaan keskinäistä vakuutusjärjestelmää koskevat menettelyt, jotka kuvataan tämän liitteen 2, 3 ja 4 kohdassa.

5.3. Maksujen suorittaminen

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä suorittaa maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä voi suorittaa maksut tilisiirtona vain, jos avustuksen saajan pankkitiedot on tallennettu ja henkilöllisyys vahvistettu (ja mahdolliset tähän liittyvät muutokset kirjattu) etukäteen kolmannen osapuolen tarjoamaan komission keskustietokantaan.

5.4. Tulojen kerääminen ja velkojen periminen

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä on vastuussa asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien laatimista perintämääräyksistä, ja hänen on noudatettava asianmukaista huolellisuutta varmistaakseen, että niiden kohteena olevat velat saadaan perittyä.

Jos velkaa ei makseta veloitusilmoituksessa annettuun määräaikaan mennessä, keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä käynnistää oikeudenkäyntiä edeltävän perintämenettelyn lähettämällä velalliselle muistutuksia ja virallisia ilmoituksia.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä laskee ja perii viivästyskoron veloitusilmoituksen säännösten mukaisesti.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä voi tarvittaessa periä velan kuittaamalla tai etukäteen annetusta vakuudesta (seitsemännen puiteohjelman toimien osalta) ilmoitettuaan tästä ensin asianomaiselle valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle sekä sääntöjen vastaisesti toimineelle avustuksen saajalle.

Jos velkoja ei saada perittyä oikeudenkäyntiä edeltävän menettelyn avulla, keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä joko

— pyytää asianomaista valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää laatimaan täytäntöönpanokelpoisen päätöksen varainhoitoasetuksen 100 artiklan mukaisesti tai

— jos perintämääräystä ei ole mahdollista antaa virallisesti täytäntöönpanokelpoisen päätöksen muodossa, pyytää asianomaista komission yksikköä hankkimaan täytäntöönpanomääräyksen oikeudellisin keinoin, mikäli sisäiset säännöt (20) sallivat tämän.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä voi antaa velalliselle lisää maksuaikaa, jos velallinen sitoutuu maksamaan erääntyneen viivästyskoron ja antaa vakuuden, joka kattaa pääoman määrän ja koron.

Tarvittaessa keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjä voi menettelyn missä tahansa vaiheessa toteuttaa toimia unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi.

5.5. GF01-järjestelmän pankkitilien hallinnointi

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjällä on valtuudet hallinnoida maksujen suorittamiseen ja tulojen keräämiseen käytettyjä pankkitilejä. Tilinpitäjä vastaa näille tileille talletettujen varojen suojaamisesta.

Keskinäisen vakuutusjärjestelmän tilinpitäjän on vähintään kerran kuukaudessa tarkistettava, että kirjanpitojärjestelmään kirjatut määrät vastaavat näillä pankkitileillä olevia määriä. Jos näissä määrissä havaitaan eroja, tilinpitäjän on selvitettävä tilanne ja tarvittaessa korjattava erot.

(1) Euroopan parlamentin ja neuvoston päätös N:o 1982/2006/EY, tehty 18 päivänä joulukuuta 2006, Euroopan yhteisön seitsemännestä tutkimuksen, teknologian kehittämisen ja demonstroinnin puiteohjelmasta (2007-2013) (EUVL L 412, 30.12.2006, s. 1).

(2) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 1291/2013, annettu 11 päivänä joulukuuta 2013, tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelmasta ”Horisontti 2020” (2014–2020) ja päätöksen N:o 1982/2006/EY kumoamisesta (EUVL L 347, 20.12.2013, s. 104).

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2021/695, annettu 28 päivänä huhtikuuta 2021, tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelman ”Horisontti Eurooppa” perustamisesta, sen osallistumista ja tulosten levittämistä koskevien sääntöjen vahvistamisesta sekä asetusten (EU) N:o 1290/2013 ja (EU) N:o 1291/2013 kumoamisesta ( EUVL L 170, 12.5.2021, s. 1 ).

(4) Neuvoston asetus (Euratom) 2021/765, annettu 10 päivänä toukokuuta 2021, tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelmaa ”Horisontti Eurooppa” täydentävän Euroopan atomienergiayhteisön tutkimus- ja koulutusohjelman perustamisesta vuosiksi 2021–2025 sekä asetuksen (Euratom) 2018/1563 kumoamisesta (EUVL L 167I, 12.5.2021, s. 81).

(5) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18 päivänä heinäkuuta 2018, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä, asetusten (EU) N:o 1296/2013, (EU) N:o 1301/2013, (EU) N:o 1303/2013, (EU) N:o 1304/2013, (EU) N:o 1309/2013, (EU) N:o 1316/2013, (EU) N:o 223/2014, (EU) N:o 283/2014 ja päätöksen N:o 541/2014/EU muuttamisesta sekä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 kumoamisesta. (EUVL L 193, 30.7.2018, s. 1).

(6) Lukuun ottamatta Euroopan unionin avaruusohjelmavirastoa (EUSPA, entinen GSA), Euroopan innovaatio- ja teknologiainstituuttia (EIT) ja yhteisyrityksiä.

(7) Komission päätös C(2018) 5120 final, annettu 3 päivänä elokuuta 2018, Euroopan unionin yleisen talousarvion toteuttamista koskevista sisäisistä säännöistä (Euroopan komissiota koskeva pääluokka) tiedoksi komission yksiköille, liite 15 – Charter of financial actors, osa 3 – Charter of tasks and responsibilities of the Commission’s accounting officer.

(8) On ymmärrettävä, että keskinäisen vakuutusjärjestelmän varojen hoitoon kuuluu unionin talousarvioon kohdistuvan sijoitusriskin kantaminen, mikä tarkoittaa, että sijoitustuotot voivat olla markkinoiden tulevista olosuhteista ja käyttäytymisestä riippuen joko negatiivisia tai positiivisia.

(9) Lukuun ottamatta Horisontti Eurooppa -puiteohjelmaan kuuluvia Marie Skłodowska-Curie -toimia (MSCA).

(10) Tässä liitteessä kaikilla maksumääräystä koskevilla viittauksilla tarkoitetaan oletusarvoisesti myös maksumääräyksiin liittyviä maksupyyntöjä.

(11) Yhteisyritysten ja muiden rahoituselinten osalta maksumääräykset toimeenpanee niiden oma tilinpitäjä.

(12) GSA, EIT, yhteisyritykset ja muut asiaankuuluvat rahoituselimet siirtävät keskinäiseen vakuutusjärjestelmään suoritettavat osuudet suoraan GF01-kirjanpitojärjestelmään.

(13) ABAC (Accrual Based Accounting eli suoriteperusteinen kirjanpitojärjestelmä) on Euroopan komission sähköinen varainhoidon järjestelmä.

(14) SAP on ABAC-järjestelmän tilinpitomoduuli.

(15) Toimen kesto vahvistetaan avustussopimuksessa.

(16) Maksukyvyttömyysmenettelyistä 20 päivänä toukokuuta 2015 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2015/848 (EUVL L 141, 5.6.2015, s. 19) mukaisesti.

(17) Koordinaattorin tapauksessa veloitusilmoitus koskee sitä osaa koordinaattorin saamasta rahoituksesta, joka liittyy sen omiin kuluihin, ei ennakko- tai välimaksuja, jotka koordinaattori on jättänyt jakamatta konsortion jäsenille.

(18) Horisontti 2020- ja Horisontti Eurooppa -puiteohjelmien toimien tapauksessa, jos avustussopimus mahdollistaa tämän.

(19) Internal procedure provisions for the recovery of amounts receivable arising from direct management and the recovery of fines, lump sums and penalty payments under the Treaties (päätös C(2018/5119), 3. elokuuta 2018).

(20) Commission Decision C(2018) 5119 final of 3 August 2018 on the internal procedure provisions for the recovery of amounts receivable arising from direct management and the recovery of fines, lump sums and penalty payments under the Treaties.