FI Euroopan unionin virallinen lehti L 272/13

EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUKSEN PÄÄTÖS,

tehty 13 päivänä huhtikuuta 2004,

yleisön tutustumismahdollisuudesta asiakirjoihin annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 täytäntöönpanosta

(2004/605/EY)

HALLINTONEUVOSTO

ottaa huomioon 28 päivänä marraskuuta 1994 Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen perustamisesta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 (1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 1645/2003 (2) ja erityisesti sen 18 a artiklan,

ja sen, että

(1) Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ensimmäisen artiklan toisessa kohdassa vakiinnutetaan avoimuuden käsite: kohdan mukaan sopimus merkitsee uutta vaihetta kehityksessä yhä läheisemmän Euroopan kansojen välisen liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimman lähellä kansalaisia ja noudattaen mahdollisimman suuressa määrin avoimuuden periaatetta.

(2) Avoimuuden avulla voidaan taata, että hallinto on laillisempi, tehokkaampi ja vastuullisempi kansalaisiin nähden demokraattisessa järjestelmässä ja että se osaltaan vahvistaa kansanvallan ja perusoikeuksien periaatteita sellaisina kuin ne määritellään Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 6 artiklassa ja Euroopan unionin perusoikeuksien peruskirjassa.

(3) Asetuksen (EY) N:o 2965/94 18 a artiklassa säädetään, että Euroopan parlamentin ja neuvoston 30 päivänä toukokuuta 2001 antamaa asetusta (EY) N:o 1049/2001 yleisön tutustumismahdollisuudesta Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin (3) (jäljempänä ”asetus (EY) N:o 1049/2001”) sovelletaan myös käännöskeskuksen asiakirjoihin; siinä säädetään myös, että hallintoneuvosto päättää asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisesta käytännössä, ja

ON TEHNYT SEURAAVAN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut ja soveltamisala

1. Kaikilla luonnollisilla henkilöillä ja oikeushenkilöillä on oikeus tutustua tämän päätöksen määräysten mukaisesti Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen (jäljempänä ”käännöskeskus”) asiakirjoihin, mikäli asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 määritellyistä periaatteista, ehdoista ja rajoituksista ei muuta johdu.

2. Asiakirjat, jotka ovat käännöskeskuksen hallussa pelkästään kääntämistarkoituksiin, eivät ole käännöskeskuksen hallussa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 2 artiklan 3 kohdan tarkoittamassa mielessä.

2 artikla

Määritelmät

Tässä päätöksessä tarkoitetaan

a) ”asiakirjalla” kaikkea millä tahansa välineellä olevaa sisältöä (paperille kirjoitettuna tai elektronisesti tallennettuna, äänitallenteena, kuva- tai audiovisuaalisessa muodossa), joka liittyy käännöskeskuksen toimintalinjoihin, toimintaan ja päätöksiin;

b) ”kolmannella osapuolella” kaikkia käännöskeskuksen ulkopuolisia luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä tai tahoja, mukaan lukien Euroopan unionin jäsenvaltiot, yhteisön toimielimet ja elimet tai muut toimielimet ja elimet sekä kolmannet valtiot.

3 artikla

Asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt

1. Kaikki asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt osoitetaan käännöskeskukselle sen Internet-sivuston välityksellä (www.cdt.eu.int), sähköpostitse (cdt@cdt.eu.int), postitse (Centre de traduction des organes de l’Union européenne, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg) tai faksitse ((352) 421 71 12 20). Käännöskeskus vastaa alkuperäisiin ja uudistettuihin pyyntöihin viidentoista työpäivän kuluessa pyynnön kirjauspäivästä. Monimutkaisten tai laajojen pyyntöjen ollessa kyseessä tätä määräaikaa voidaan pidentää viidellätoista työpäivällä. Jokainen määrajan pidentäminen on perusteltava ja siitä on ilmoitettava etukäteen pyynnön esittäjälle.

2. Jos pyyntö asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 2 kohdan mukaisesti ei ole riittävän täsmällinen, käännöskeskus pyytää pyynnön esittäjää toimittamaan sellaiset täydentävät tiedot, joiden avulla pyydetyt asiakirjat voidaan yksilöidä; vastaamisen määräaika alkaa vasta siitä hetkestä, jolloin käännöskeskuksella on nämä tiedot käytettävissään.

3. Kaikissa kielteisissä päätöksissä, myös osittain kielteisissä, on ilmoitettava epäämisen peruste, joka pohjautuu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa lueteltuihin poikkeuksiin, ja pyynnön esittäjän käytettävissä olevat muutoksenhakumahdollisuudet.

4 artikla

Alkuperäisten pyyntöjen käsittely

1. Kun pyyntö on kirjattu, pyynnön esittäjälle lähetetään saantitodistus, paitsi jos vastaus lähetetään paluupostissa. Saantitodistus ja vastaus lähetetään kirjallisina, mahdollisesti sähköpostitse.

2. Hallinto-osastolla on toimivalta päättää alkuperäisten pyyntöjen jatkokäsittelystä sanotun haittaamatta tämän päätöksen 9 artiklan soveltamista. Tätä tarkoitusta varten nimetään toimihenkilö tutkimaan asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä ja koordinoimaan käännöskeskuksen kanta asiaan.

Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan hänen pyyntönsä jatkokäsittelystä.

Kaikissa vastauksissa, myös osittain kielteisissä, on ilmoitettava pyynnön esittäjälle hänen oikeudestaan esittää käännöskeskukselle uudistettu pyyntö vastauksen saamisesta alkavan 15 työpäivän pituisen määräajan kuluessa.

3. Jos pyyntö evätään kokonaan tai osittain, pyynnön esittäjä voi 15 työpäivän kuluessa siitä, kun hän on saanut vastauksen käännöskeskukselta, lähettää uudistetun pyynnön, jotta käännöskeskus tarkistaisi kantansa.

4. Jos käännöskeskus ei toimita vastausta vaadittavassa ajassa, pyynnön esittäjä on oikeutettu esittämään uudistetun pyynnön.

5 artikla

Uudistettujen pyyntöjen käsittely

1. Käännöskeskuksen johtaja tekee uudistettuihin pyyntöihin liittyvät päätökset. Hän ilmoittaa niistä käännöskeskuksen hallintoneuvostolle.

2. Päätös ilmoitetaan pyynnön esittäjälle kirjallisesti, mahdollisesti sähköisessä muodossa, ja hänelle tiedotetaan samalla hänen oikeudestaan hakea muutosta Euroopan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa tai esittää valitus Euroopan oikeusasiamiehelle.

6 artikla

Sopiminen asiakirjan luovuttamisesta sen laatijan kanssa

1. Kun käännöskeskukselle esitetään pyyntö saada tutustua sellaiseen asiakirjaan, joka on käännöskeskuksen hallussa mutta on peräisin kolmannelta osapuolelta, käännöskeskus tarkistaa, onko pyyntöön syytä soveltaa jotakin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa mainittua poikkeusta.

2. Jos käännöskeskus asian tutkittuaan katsoo, että asiakirjaan tutustuminen on evättävä jonkin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa mainitun poikkeuksen nojalla, kieltävä vastaus lähetetään pyynnön esittäjälle kuulematta asiakirjan laatinutta kolmatta osapuolta.

3. Käännöskeskus antaa tutustua pyydettyyn asiakirjaan neuvottelematta kolmannen osapuolen kanssa tämän haittaamatta tämän artiklan 4 kohdan soveltamista, kun

a) pyydetty asiakirja on jo julkistettu joko sen laatijan toimesta tai asetuksen (EY) N:o 1049/2001 tai vastaavien säännösten nojalla;

b) asiakirjan sisällön tai sen osan luovuttaminen ei loukkaa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa tarkoitettuja etuja.

Kaikissa muissa tapauksissa neuvotellaan kolmannen osapuolen kanssa.

4. Jos pyyntö koskee jostakin jäsenvaltiosta lähtöisin olevaa asiakirjaa, käännöskeskus neuvottelee asiakirjan laatineen viranomaisen kanssa, ellei tämän artiklan 3 kohdan a alakohdasta muuta johdu.

5. Kolmannella osapuolella, jolta on kysytty lupaa, on vastauksensa antamiseen määräaika, joka on vähintään viiden työpäivän pituinen mutta jonka pituus sallii käännöskeskuksen noudattaa omia määräaikojaan. Jos vastausta ei ole saatu annetussa määräajassa tai jos kolmatta osapuolta ei tavoiteta tai voida tunnistaa, käännöskeskus ratkaisee asian asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa tarkoitettujen poikkeusten mukaisesti ottaen huomioon kolmannen osapuolen oikeutetut edut niiden tietojen perusteella, jotka käännöskeskuksella on hallussaan.

6. Jos käännöskeskus aikoo antaa mahdollisuuden tutustua asiakirjaan vastoin sen laatijan ilmaisemaa mielipidettä, käännöskeskus ilmoittaa asiakirjan laatijalle aikomuksestaan luovuttaa asiakirja kymmenen työpäivän pituisen ajan päästä ja tiedottaa hänelle valitusteistä, jotka ovat hänen käytettävissään, jos hän haluaa vastustaa asiakirjan luovuttamista.

7 artikla

Asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden käyttäminen

1. Asiakirjat lähetetään postitse, faksitse tai sähköpostitse. Jos kyseessä ovat suurikokoiset teokset tai hankalasti käsiteltävät asiakirjat, pyynnön esittäjää voidaan kehottaa tutustumaan niihin käännöskeskuksessa. Asiakirjoihin tutustuminen tällä tavoin on ilmaista.

2. Jos asiakirja on julkaistu, vastauksena annetaan julkaisun viitetiedot ja/tai kerrotaan, mistä asiakirja on saatavissa, sekä annetaan mahdollisesti web-sivustolla www.cdt.eu.int olevan asiakirjan osoite.

3. Jos pyydettyjen asiakirjojen sivumäärä ylittää kaksikymmentä sivua, pyynnön esittäjältä voidaan periä 0,10 euron maksu sivulta ja postituskulut. Käännöskeskuksen johtaja voi tarkistaa maksun määrää. Muihin välineisiin liittyvistä kuluista päätetään tapauskohtaisesti, mutta niiden ei tule ylittää kohtuullista summaa.

8 artikla

Asiakirjoihin tutustumista helpottavat toimenpiteet

1. Jotta kansalaiset voisivat käytännössä hyötyä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 antamista oikeuksista, käännöskeskus toimittaa saataville rekisterin asiakirjoistaan. Rekisteri on elektronisessa muodossa.

2. Rekisteri sisältää asiakirjan nimen (niillä kielillä, joilla se on saatavissa) sekä tarvittaessa muita hyödyllisiä viitetietoja, tiedon sen laatijasta ja sen laatimisen tai hyväksymisen päivämäärän.

3. Ohjesivulla (kaikilla virallisilla kielillä) kerrotaan yleisölle, millä tavoin asiakirjan voi saada. Jos asiakirja on julkaistu, alkuperäiseen tekstiin on linkki.

9 artikla

Yleisölle välittömästi toimitettavat asiakirjat

1. Tämän artiklan säännöksiä sovelletaan ainoastaan niihin asiakirjoihin, jotka on laadittu tai saatu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 voimaantulopäivän jälkeen.

2. Seuraavat asiakirjat luovutetaan automaattisesti pyynnöstä, ja ne toimitetaan mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa:

a) käännöskeskuksen johtajan tai hallintoneuvoston hyväksymät tekstit, jotka on tarkoitettu julkaistaviksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä tai käännöskeskuksen Internet-sivustolla;

b) kolmansilta osapuolilta lähtöisin olevat asiakirjat, jotka niiden laatija on jo julkaissut tai jotka on julkaistu hänen suostumuksellaan;

c) asiakirjat, jotka on jo luovutettu aikaisemman pyynnön perusteella.

10 artikla

Kertomukset

Käännöskeskus julkaisee vuosittain kuluneen vuoden toiminnasta vuosikertomuksen, jossa mainitaan tämän päätöksen täytäntöönpanoon liittyvät tiedot, esimerkiksi tilastot käännöskeskuksen asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen lukumäärästä, pyyntöjen epäämisten lukumäärästä ja näiden epäämisten perusteista asetuksen (EY) N:o 1049/2001 17 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

11 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä huhtikuuta 2004.

12 artikla

Julkaiseminen

Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Luxemburgissa 13 päivänä huhtikuuta 2004. Hallintoneuvoston puolesta Puheenjohtaja K.-J. LÖNNROTH

(1) EYVL L 314, 7.12.1994, s. 1.

(2) EUVL L 245, 29.9.2003, s. 13.

(3) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.