FI Euroopan unionin virallinen lehti C 289/6

SÄÄNNÖT YLEISÖN OIKEUDESTA TUTUSTUA EUROOPAN PARLAMENTIN ASIAKIRJOIHIN

Puhemiehistön päätös 28. marraskuuta 2001 (1) (2) (3)

(2005/C 289/06)

PUHEMIEHISTÖ, JOKA

ottaa huomioon EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 ja 3 kohdan,

ottaa huomioon 30. toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi ja erityisesti sen 11, 12 ja 18 artiklan,

ottaa huomioon työjärjestyksen 22 artiklan 2 ja 11 kohdan, 96 artiklan 1 kohdan, 97 artiklan ja liitteen VII,

ottaa huomioon, että yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin koskevat perusperiaatteet vahvistettiin 30. toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti,

ottaa huomioon, että Euroopan parlamentti on EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan ja asetuksen (EY) N:o 1049/2001 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti mukauttanut työjärjestystään 13. marraskuuta 2001 tekemällään päätöksellä,

ottaa huomioon, että työjärjestyksen 97 artiklan 2, 3 ja 4 kohdan mukaan Euroopan parlamentti antaa puhemiehistön tehtäväksi laatia säännöt asiakirjarekisterin perustamiseksi, vahvistaa säännöt asiakirjojen saatavuuteen liittyvistä järjestelyistä ja päättää näiden asiakirjojen käsittelystä vastuussa olevat elimet,

ottaa huomioon, että puhemiehistön 10. heinäkuuta 1997 tekemä päätös yleisön oikeudesta saada tietoa Euroopan parlamentin asiakirjoista ja 17. huhtikuuta 1998 tekemä päätös asiakirjojen lähettämiseen liittyvistä maksuista on kumottu edellä mainitulla Euroopan parlamentin 13. marraskuuta 2001 tekemällä päätöksellä,

katsoo, että asiakirjojen lähettämistä koskevaan maksujärjestelmään liittyvät toimenpiteet on mukautettava asetuksen (EY) N:o 1049/2001 10 artiklan säännöksiin, jotta voidaan täsmentää pitkien asiakirjojen lähettämisestä asiakirjaa pyytäneelle aiheutuvat lisäkustannukset,

katsoo tarkoituksenmukaiseksi koota Euroopan parlamentin asiakirjarekisterin toimintaa koskevat toimenpiteet yhteen päätökseen, jotta edistetään avoimuutta kansalaisten kannalta,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

I OSASTO

ASIAKIRJAREKISTERI

1 artikla

Perustaminen

1. Asiakirjarekisteri perustetaan Euroopan parlamenttiin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklan 2 kohdan ja työjärjestyksen 97 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

2. Kyseinen rekisteri sisältää viittaukset toimielimen laatimiin tai vastaanottamiin asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamispäivästä alkaen (4).

3. Nämä viittaukset ovat asiakirjan tunnistetiedot, joihin sisältyvät asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklan 2 kohdassa vaadittujen tietojen lisäksi mahdollisuuksien mukaan tiedot kunkin asiakirjan laatijasta, saatavilla olevista kielistä sekä asiakirjan asemasta, tyypistä ja tallennuspaikasta.

2 artikla

Tavoitteet

Asiakirjarekisterin on mahdollistettava

— yhtenäisen viittausjärjestelmän käyttö,

— asiakirjojen ja etenkin lainsäädäntöasiakirjojen suora saatavuus sähköisessä muodossa,

— niiden asiakirjojen yksilöinti, jotka eivät ole saatavilla sähköisessä muodossa,

— asiakirjan hakijan puutteellisesti yksilöimien asiakirjojen haku,

— niiden asiakirjojen yksilöinti, joiden saatavuudelle on asetettu rajoituksia asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklassa,

— luottamuksellisten asiakirjojen kirjaaminen edellä mainitun asetuksen 9 artiklassa vahvistettuja rajoituksia kunnioittaen.

3 artikla

Toiminta

Asiakirjarekisterin hoidosta vastaava yksikkö huolehtii

— Euroopan parlamentin laatimien tai vastaanottamien asiakirjojen kirjaamisen valvonnasta,

— kirjallisten tai sähköisten hakemusten vastaanottamisesta ja vastaamiselle asetetun viidentoista työpäivän määräajan edellyttämän aikataulun laatimisesta,

— vastaanottoilmoituksen lähettämisestä,

— hakijoiden avustamisesta hakemuksen täsmentämisessä,

— sen helpottamisesta, että hakijat pääsevät tutustumaan jo julkaistuihin asiakirjoihin,

— hakemuksen välittämisestä asianomaiselle yksikölle tai henkilölle, kun hakemuksessa pyydettyä asiakirjaa ei ole rekisterissä tai kun pyydettyyn asiakirjaan liittyy asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklassa tarkoitettuja rajoituksia,

— neuvotteluista hakijan kanssa, kun kyse on erittäin pitkiä tai monimutkaisia asiakirjoja koskevista pyynnöistä.

4 artikla

Asiakirjojen kirjaaminen

1. Kaikki toimielimen laatimat asiakirjat kirjataan asiakirjarekisteriin viipymättä. Pääsihteeri hyväksyy tarvittavat sisäiset täytäntöönpanotoimet, joilla taataan kaikkien Euroopan parlamentin laatimien asiakirjojen kirjaaminen.

2. Euroopan parlamentin asiakirjat, sellaisina kuin ne ovat määriteltyinä työjärjestyksen 97 artiklan 2 kohdassa, kirjaa rekisteriin asiakirjan laatinut elin tai yksikkö.

3. Lainsäädäntömenettelyn tai Euroopan parlamentin toiminnan yhteydessä laaditut asiakirjat kirjataan rekisteriin heti, kun ne on jätetty käsiteltäväksi tai julkistettu.

4. Euroopan parlamentin pääsihteeristön hallinnollisten yksiköiden vastuulle kuuluvat muut asiakirjat kirjataan rekisteriin mahdollisuuksien mukaan heti, kun ne laatinut yksikkö antaa siihen luvan.

5. Kaikki asiakirjat, jotka Euroopan parlamentti on vastaanottanut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklassa tarkoitetuilta kolmansilta, toimitetaan virallisena postina rekisteriin, joka kirjaa ne, jollei kyse ole mainitun asetuksen 9 artiklassa tarkoitetusta arkaluonteisesta asiakirjasta, jonka osalta on noudatettava kyseisessä artiklassa vahvistettuja rajoituksia.

5 artikla

Suoraan tutustuttavissa olevat asiakirjat

1. Kaikkien Euroopan parlamentin lainsäädäntömenettelyn yhteydessä laatimien ja vastaanottamien asiakirjojen on oltava suoraan kansalaisten tutustuttavissa sähköisessä muodossa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklassa vahvistettujen rajoitusten soveltamista.

2. Euroopan parlamentti asettaa kaikki lainsäädäntöasiakirjat suoraan saataville asiakirjarekisterin kautta, jolloin kansalaisilla on mahdollisuus tutustua koko asiakirjaan.

3. Euroopan parlamentti asettaa tämän rekisterin käyttöön sähköisessä muodossa Internetissä Europarl-sivustolla ja tarjoaa kansalaisille on line -käyttäjätuen asiakirjojen saantia koskevien hakemusten laatimismenettelyistä.

4. Muut asiakirjat ja erityisesti politiikan tai strategian kehittämiseen liittyvät asiakirjat asetetaan mahdollisuuksien mukaan suoraan saataville.

5. Ne asiakirjatyypit, jotka ovat saatavilla suoraan, mainitaan Euroopan parlamentin hyväksymässä luettelossa, joka liitetään työjärjestykseen. Luetteloon kuulumattomat asiakirjat ovat saatavilla kirjallisesta hakemuksesta.

6 artikla

Hakemuksen perusteella tutustuttavissa olevat asiakirjat

1. Euroopan parlamentin laatimat ja vastaanottamat lainsäädäntömenettelyyn kuulumattomat asiakirjat ovat mahdollisuuksien mukaan suoraan yleisön saatavilla asiakirjarekisterin kautta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklassa vahvistettujen rajoitusten soveltamista.

2. Jos asiakirjan kirjaaminen rekisteriin ei mahdollista koko tekstin suoraa saatavuutta joko siitä syystä, että asiakirja ei ole saatavilla sähköisessä muodossa, tai siitä syystä, että sovelletaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklassa vahvistettuja poikkeuksia, hakija voi pyytää asiakirjaa kirjallisesti tai käyttämällä Europarl-sivustolla olevaa sähköistä lomaketta. Euroopan parlamentti voi joko antaa asiakirjan saataville tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain.

3. Ne asiakirjat, jotka Euroopan parlamentti on laatinut tai vastaanottanut ennen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 voimaantuloa ja jotka eivät tästä syystä ole saatavilla rekisterissä, ovat saatavilla kirjallisesta hakemuksesta, jollei edellä mainitun asetuksen 4 ja 9 artiklassa vahvistetuista rajoituksista muuta johdu.

7 artikla

Asiakirjojen tallennus

1. Kaikki alkuperäiset asiakirjat tallennetaan asiakirjarekisterin tietokannan arkistoihin. Kyseinen tietokanta sisältää kaikki Euroopan parlamentin laatimat asiakirjat. Jäljennös näistä tiedoista ja asiakirjoista toimitetaan Euroopan parlamentin historialliseen arkistoon (ARCDOC).

2. Kunnes asiakirjarekisteriin kirjattavien asiakirjojen arkistointitietokanta on toiminnassa, rekisteristä vastaava yksikkö käyttää Euroopan parlamentissa jo käytössä olevia tietojärjestelmiä ja -kantoja ja rajoittuu luomaan yhteyksiä niiden kanssa tarpeellisten tietojen poimimiseksi ja asiakirjojen koko tekstin saattamiseksi saataville.

II OSASTO

ALKUPERÄINEN HAKEMUS

8 artikla

Alkuperäisen hakemuksen esittäminen

1. Hakemus saada tutustua Euroopan parlamentin asiakirjoihin voidaan esittää kirjallisesti tai sähköisessä muodossa jollain EY:n perustamissopimuksen 314 artiklassa tarkoitetuista kielistä.

2. Hakemuksen on oltava riittävän täsmällinen ja sisällettävä erityisesti tiedot, joiden perusteella asiakirja tai asiakirjat ovat tunnistettavissa, sekä hakijan nimi ja osoite.

3. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, toimielin pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä.

4. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta.

9 artikla

Kirjallisen hakemuksen käsittely

1. Euroopan parlamentin hallussa oleviin asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset toimitetaan samana päivänä, jona hakemus kirjataan saapuneeksi virallisesta postista vastaavaan yksikköön, asiakirjarekisterin hoitamisesta vastaavaan yksikköön, joka antaa vastaanottoilmoituksen, laatii vastauksen ja toimittaa asiakirjan asetetussa määräajassa.

2. Kun hakemus koskee Euroopan parlamentin laatimaa asiakirjaa, johon sovelletaan jotakin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa tarkoitettua poikkeusta, rekisteristä vastaava yksikkö toimittaa hakemuksen asiakirjan laatineelle yksikölle tai elimelle, joka ehdottaa jatkotoimia viiden työpäivän kuluessa.

3. Kun luovuttamista koskeva epäselvyys liittyy kolmansilta vastaanotettuihin asiakirjoihin, Euroopan parlamentti kuulee niitä ja antaa mahdollisuuden viiden työpäivän kuluessa määritellä, sovelletaanko asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 tai 9 artiklassa tarkoitettuja poikkeuksia.

4. Kun Euroopan parlamentille osoitettu hakemus koskee asiakirjaa, jota sen laatinut toimielin ei ole vielä julkistanut, parlamentti antaa asiakirjasta vastaavalle toimielimelle mahdollisuuden viiden työpäivän kuluessa ilmoittaa mahdolliset varaumat asiakirjan luovuttamisen suhteen.

5. Jos vastausta ei anneta asetetussa viiden työpäivän määräajassa, Euroopan parlamentti katsoo, että asiakirja voidaan julkistaa.

10 artikla

Sähköisessä muodossa olevan hakemuksen käsittely

1. Kaikki sähköisessä muodossa olevat hakemukset toimitetaan Euroopan parlamentin Internet-sivustolla annettuun osoitteeseen käyttäen mahdollisuuksien mukaan valmista sähköistä lomaketta ja on line -käyttäjätukea, joka on luotu hakemuksen esittämisen helpottamiseksi.

2. Sähköisessä muodossa olevat, Euroopan parlamentin Europarl-sivustolla tehdyt hakemukset toimitetaan automaattisesti asiakirjarekisteristä vastaavalle yksikölle kirjaamista ja jatkotoimia varten.

3. Sähköisessä muodossa esitetty hakemus, joka sisältää kaikki tämän päätöksen 8 artiklassa vahvistetut tarvittavat osatekijät, aktivoi vastaanottoilmoituksen automaattisen lähetyksen hakijalle.

4. Tämän päätöksen 9 artiklan 2 kohdassa ja sitä seuraavissa kohdissa esitettyjä menettelyjä, jotka koskevat alkuperäisen, kirjallisen hakemuksen käsittelyä, sovelletaan myös sähköisessä muodossa oleviin hakemuksiin.

11 artikla

Vastauksen antamisen määräaika

1. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta asiakirjarekisteristä vastaava yksikkö antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja toimittaa sen.

2. Jos Euroopan parlamentti ei voi antaa pyydettyä asiakirjaa tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä oikeudesta esittää uudistettu hakemus.

3. Tällaisessa tapauksessa hakija voi viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun on vastaanottanut toimielimen vastauksen, esittää uudistetun hakemuksen.

4. Poikkeuksellisesti, esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti.

5. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen.

6. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklassa vahvistettu viidentoista työpäivän määräaika alkaa alkuperäisen hakemuksen kirjaamispäivästä.

12 artikla

Toimivaltainen viranomainen

1. Pääsihteeri käsittelee Euroopan parlamentille osoitetut alkuperäiset hakemukset puhemiehen ja työjärjestyksen 97 artiklan 6 kohdan mukaisesti asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten käsittelyn valvonnasta vastaavan varapuhemiehen alaisena.

2. Pääsihteeri tai tämän valtuuttama henkilö toimittaa hakijoille myönteiset vastaukset alkuperäisiin hakemuksiin.

3. Pääsihteeri päättää alkuperäisen hakemuksen hylkäämisestä asiakirjarekisteristä vastaavan yksikön esityksestä ja asiakirjan laatijaa kuultuaan ja perustelee päätöksen asianmukaisesti. Hylkäämispäätökset toimitetaan tiedoksi avoimuudesta vastaavalle varapuhemiehelle.

4. Pääsihteeri tai hänen valtuuttamansa henkilö voi milloin tahansa pyytää oikeudelliselta yksiköltä ja/tai tietosuojavaltuutetulta lausunnon.

III OSASTO

UUDISTETTU HAKEMUS

13 artikla

Esittäminen

1. Uudistettu hakemus voidaan esittää Euroopan parlamentille kirjallisesti tai sähköisessä muodossa viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun hakija on vastaanottanut kokonaan tai osittain hylkäävän vastauksen hakemukseen, tai siitä kun alkuperäiseen hakemukseen ei ole vastattu.

2. Uudistettu hakemus on laadittava tämän päätöksen 8 artiklassa esitettyjen vaatimusten mukaisesti.

14 artikla

Käsittely

1. Uudistetut hakemukset kirjataan tämän päätöksen 9 artiklan 1 kohdassa ja 10 artiklan 2 kohdassa vahvistettujen, kirjallisia tai sähköisessä muodossa esitettäviä hakemuksia koskevien sääntöjen mukaisesti.

2. Asiakirjarekisteristä toimitetaan hakijalle vastaanottoilmoitus ja aloitetaan päätöksen 9 ja 10 artiklassa kuvatut menettelyt toimielimen vastauksen valmistelemiseksi.

3. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta Euroopan parlamentti joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain.

4. Poikkeuksellisesti, esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai suurta määrää asiakirjoja, edellisessä kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti.

15 artikla

Toimivaltainen viranomainen

1. Euroopan parlamentin puhemiehistö vastaa uudistettuihin hakemuksiin. Avoimuudesta vastaava varapuhemies päättää uudistetuista hakemuksista puhemiehistön nimissä ja sen alaisena.

2. Varapuhemiehen on ilmoitettava päätöksestään puhemiehistölle sen ensimmäisessä kokouksessa päätöksen tekemisen ja hakijalle ilmoittamisen jälkeen. Varapuhemies voi annetun määräajan sallimissa rajoissa pyytää puhemiehistöltä lausunnon päätösluonnoksesta, mikäli katsoo sen tarpeelliseksi, erityisesti jos vastaus nostaisi esiin periaatekysymyksiä Euroopan parlamentin avoimuutta koskevasta politiikasta. Varapuhemiehen on noudatettava puhemiehistön päätöstä hakijalle antamassaan vastauksessa.

3. Varapuhemies ja puhemiehistö tekevät päätöksensä asiakirjarekisteristä vastaavan yksikön pääsihteerin valtuuttamana laatiman esityksen perusteella. Asiakirjarekisteristä vastaavalla yksiköllä on valtuudet pyytää oikeudelliselta yksiköltä ja/tai tietosuojavaltuutetulta lausunto, joka on toimitettava kolmen työpäivän kuluessa.

16 artikla

Muutoksenhaku

1. Jos Euroopan parlamentti kieltäytyy antamasta asiakirjaa kokonaan tai osittain tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista, toisin sanoen mahdollisuudesta nostaa kanne toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti.

2. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hylätyksi, ja hakija voi nostaa kanteen tai kannella edellisen kohdan edellytysten mukaisesti.

IV OSASTO

ARKALUONTEISTEN ASIAKIRJOJEN KIRJAAMINEN JA OIKEUS SAADA TUTUSTUA NIIHIN

17 artikla

Arkaluonteisten asiakirjojen kirjaaminen

1. Sellaisten asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklassa tarkoitettujen arkaluonteisten asiakirjojen kirjaaminen, jotka ovat peräisin toimielimiltä, virastoista, jäsenvaltioista tai kolmansista maista taikka kansainvälisistä järjestöistä, edellyttää asiakirjan laatineen tahon ennakkosuostumusta.

2. Arkaluonteiseksi luokitellun asiakirjan laatija toimittaa asiakirjan suoraan Euroopan parlamentin puhemiehelle tarkoituksenmukaisimmalla tavalla, jotta asiakirjan sisällön luottamuksellisuus taataan.

3. Arkaluonteista asiakirjaa toimitettaessa asiakirjan laatijan olisi esitettävä kantansa asiakirjan kirjaamisesta ja luovuttamisesta.

4. Jos laatija suostuu siihen, että tällainen asiakirja kirjataan Euroopan parlamentin asiakirjarekisteriin, puhemies määrittelee rekisterissä esitettävät viittaukset. Puhemies kuulee asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten käsittelyn valvonnasta vastaavaa varapuhemiestä, pääsihteeriä ja tarvittaessa asianomaisen valiokunnan puheenjohtajaa.

5. Kaikki Euroopan parlamentin laatimat asiakirjat, joissa viitataan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan mukaisesti arkaluonteiseksi luokiteltuun asiakirjaan, kirjataan rekisteriin ja luovutetaan ainoastaan puhemiehen luvalla. Viittaukset tällaiseen asiakirjaan laaditaan samoin edellytyksin kuin edellisessä kohdassa mainitut viittaukset.

6. Jos jokin toimielin kyseenalaistaa Euroopan parlamentin vastaanottaman asiakirjan luottamuksellisuuden, asia viedään asetuksen (EY) N:o 1049/2001 15 artiklan 2 kohdassa perustetun toimielinten välisen komitean käsiteltäväksi.

18 artikla

Hakemuksen käsittely

1. Kirjallisesti tai sähköisessä muodossa esitetyt hakemukset saada tutustua asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklassa tarkoitettuihin arkaluonteisiin asiakirjoihin kirjataan tämän päätöksen 9 artiklan 1 kohdassa ja 10 artiklan 2 kohdassa esitettyjen sääntöjen mukaisesti.

2. Pääsihteeri toimittaa arkaluonteista asiakirjaa koskevat hakemukset puhemiehelle. Vastaukset alkuperäisiin ja uudistettuihin hakemuksiin antaa Euroopan parlamentin puhemiehistö, joka voi Euroopan parlamentin työjärjestyksen 22 artiklan 10 kohdan mukaisesti valtuuttaa puhemiehen vastaamaan. Tällaisissa tapauksissa puhemies kuulee asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten käsittelyn valvonnasta vastaavaa varapuhemiestä, pääsihteeriä tai tarpeen mukaan asianomaisen valiokunnan puheenjohtajaa.

3. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 ja 8 artiklassa vahvistettu viidentoista työpäivän määräaika alkaa alkuperäisen tai uudistetun hakemuksen kirjaamispäivästä.

19 artikla

Toimivaltaiset tahot

Arkaluonteisiin asiakirjoihin saavat perehtyä Euroopan parlamentin puhemies, asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten käsittelyn valvonnasta vastaava varapuhemies, asianomaisen valiokunnan puheenjohtaja ja pääsihteeri, jollei muiden toimielinten kanssa tehdyissä sopimuksissa sovita erityisestä valtuutuksesta.

20 artikla

Arkaluonteisten asiakirjojen suojaus

1. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan mukaisia arkaluonteisia asiakirjoja koskevat tiukat turvallisuussäännöt, joilla taataan niiden luottamuksellinen käsittely toimielimessä.

2. Pääsihteeri esittää luonnoksen säännöiksi puhemiehistölle, joka huomioi komission ja neuvoston kanssa solmitut yhteydet ja sopimukset.

3. Puhemiehistön hyväksymä ehdotus hyväksytään vielä täysistunnossa. Näin hyväksytty teksti liitetään Euroopan parlamentin työjärjestykseen.

V OSASTO

ASIAKIRJOJEN LUOVUTTAMINEN

21 artikla

Luovuttaminen

1. Asiakirjat annetaan saataville joko jäljennöksenä tai sähköisessä muodossa hakijan toivomukset täysin huomioiden.

2. Jos Euroopan parlamentti tai toinen toimielin on jo julkistanut asiakirjan ja se on helposti saatavilla, Euroopan parlamentti voi hoitaa asiaa koskevat velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan.

22 artikla

Vastauskulut

1. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Se ei kuitenkaan saa ylittää todellisia kuluja.

2. Asiakirjoihin tutustuminen toimielimen tiloissa, alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä on maksutonta.

23 artikla

Pitkiä asiakirjoja koskevat hakemukset

1. Yli kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun asiakirjan toimittamisesta peritään maksu, joka on 10 euroa ja 0,03 euroa sivulta.

2. Tätä maksua voidaan tarkistaa Euroopan parlamentin puhemiehistön päätöksellä pääsihteerin ehdotuksesta.

3. Pääsihteeri päättää muihin toimitustapoihin liittyvistä kuluista. Ne eivät kuitenkaan saa ylittää todellisia kuluja.

4. Kun on kyse toistuvista tai perättäisistä hakemuksista, jotka koskevat erittäin pitkiä asiakirjoja tai suurta määrää asiakirjoja, toimielin voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti ratkaisun löytämiseksi.

5. Julkaistut asiakirjat eivät kuulu tämän päätöksen piiriin, ja niillä on edelleen oma hintajärjestelmä.

24 artikla

Ylimääräiset käännöskulut

Jos hakija pyytää asiakirjan kääntämistä muulle kuin saatavissa olevalle kielelle, sovelletaan toimielimessä voimassa olevaa freelancekäännösten hintaa.

VI OSASTO

SOVELTAMINEN

25 artikla

Soveltaminen

Tätä päätöstä sovelletaan asetusta (EY) N:o 1049/2001 sekä Euroopan parlamentin työjärjestystä noudattaen ja rajoittamatta niiden soveltamista.

26 artikla

Tarkistaminen

Tätä päätöstä tarkastellaan uudelleen kaksi vuotta sen voimaantulon jälkeen. Euroopan parlamentin pääsihteeri esittää uudelleentarkastelua varten kertomuksen päätöksen täytäntöönpanosta.

27 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä (5). Tällä päätöksellä perustettu asiakirjarekisteri tulee voimaan 3. kesäkuuta 2002.

(1) EUVL C 374, 29.12.2001, s. 1.

(2) Puhemiehistö konsolidoinut 3. toukokuuta 2004.

(3) Puhemiehistö tarkistanut 26. syyskuuta 2005.

(4) Kyseinen päivä on 3. joulukuuta 2001.

(5) Kyseinen päivä on 29. joulukuuta 2001.