TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN KERTOMUS Euroopan rahapoliittisen instituutin varainhoitovuoden 1995 hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta ja instituutin vastaukset (96/C 394/02)

SISÄLTÖ

Kohdat Sivu

1. JOHDANTO . 1.1.-1.2. 7

2. INSTITUUTIN HALLINTO VUONNA 1995 . 2.1.-2.13. 7

Hallinto . 2.1.-2.2. 7

Budjettihallinto ja tilinpäätös . 2.3.-2.13. 8

3. INSTITUUTIN TOIMINTA VUONNA 1995 . 3.1.-3.3. 8

4. INSTITUUTIN HALLINNON TEHOKKUUS VUONNA 1995 . 4.1.-4.8. 9

Toimintaolosuhteiden kehittyminen . 4.1.-4.2. 9

Hallintojärjestelmät ja -menettelyt . 4.3.-4.5. 9

Sisäisen valvonnan järjestelmät ja menettelyt . 4.6. 9

Kulujen hallinta . 4.7.-4.8. 9

5. LOPPUPÄÄTELMÄ . 5. 9

LIITTEET . 11

Euroopan rahapoliittisen instituutin vastaukset . 12

1. JOHDANTO

1.1. Euroopan rahapoliittisen instituutin (ERI) neuvosto hyväksyi 6. helmikuuta 1996 instituutin tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1995 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Tilinpäätös julkaistiin huhtikuussa 1996 sen jälkeen kun yksityinen tilintarkastustoimisto oli toimittanut tarkastuksensa ja antanut varauksettoman tilintarkastuskertomuksen 14. helmikuuta 1996. Nyt annettava kertomus sisältää tulokset tarkastuksista, jotka tilintarkastustuomioistuin on toimittanut ERI:n hallinnon tehokkuudesta varainhoitovuodelta 1995, joka oli instituutin toinen toimintavuosi.

1.2. Instituutin budjettivallan käyttäjänä on ERI:n neuvosto, johon perussäännön 9 artiklan mukaan kuuluu puheenjohtaja sekä kansallisten keskuspankkien johtajat, joista yksi nimetään neuvoston varapuheenjohtajaksi. Instituuttiin sovellettavat varainhoitosäännökset sisältyvät instituutin perussääntöön, ja niitä täsmennetään neuvoston päätöksin.

2. INSTITUUTIN HALLINTO VUONNA 1995

Hallinto

2.1. Vuosi 1994 oli instituutin perustamisvuosi. Vuonna 1995 ERI:n toiminta vakiintui sikäli että suurin osa organisaatiosta oli tuolloin jo perustettu. Näin ollen vuoden 1995 aikana hallinnollisia rakenteita vahvistettiin, ja menettelyt muotoutuivat lopullisemmiksi ja kehittyneemmiksi.

2.2. ERI:n palveluksessa olevan vakituisen henkilöstön määrä nousi 31. joulukuuta 1994 ja 31. joulukuuta 1995 välisenä aikana 127:stä (puheenjohtaja ja 126 työntekijää) 193:een. Vuoden 1995 lopussa organisaatio käsitti kuusi ylemmän johdon tointa (joista yhtenä oli puheenjohtajan toimi), 26 esimiestason tointa, 81 asiantuntijaluonteista tointa sekä 80 tukitoimintoihin liittyvää tointa. Vuoden 1995 kuluessa otettiin palvelukseen 73 henkilöä, ja seitsemän henkilöä erosi. Vuoden 1995 aikana ERI:n palveluksessa oli keskimäärin 166 henkilöä.

Budjettihallinto ja tilinpäätös

2.3. Vuonna 1995 menot olivat yhteensä 32,6 miljoonaa ecua, kun budjetoitu määrä oli 42,4 miljoonaa ecua. Käyttämättä jäänyt nettomäärä oli siis 9,8 miljoonaa ecua eli 23 prosenttia. Tämä ero johtuu pääasiassa siitä, että seuraavien menoryhmien toteutumat olivat budjetoitua tasoa pienemmät: henkilöstömenot (2,9 miljoonaa ecua eli 15,7 prosenttia), investoinnit (2,8 miljoonaa ecua eli 48 prosenttia), matka- ja muuttokulut (2,3 miljoonaa ecua eli 55,7 prosenttia) sekä kirjasto-, neuvottelu- ja kokouskulut (1,9 miljoonaa ecua eli 51,1 prosenttia).

2.4. Henkilöstömenojen osalta ero johtui pääasiallisesti siitä, että palvelukseenotto oli ensimmäisellä vuosineljänneksellä arvioitua hitaampaa ja erityisten ulkomaankorvausten ja asettautumiskorvausten määrä jäi budjetoitua pienemmäksi.

2.5. Arvioitua pienemmät tietokone- ja ohjelmistohankinnat olivat tärkeimpänä syynä siihen, että investointien taso jäi lykkääntyneiden sisäisten hankkeiden vuoksi 1,3 miljoonan ecun verran budjetoitua alhaisemmaksi. Rakennuksen kalustoon ja tekniseen laitteistoon liittyvät kustannukset olivat 0,9 miljoonaa ecua arvioitua pienemmät.

2.6. Vaikka talousarvion kokonaiskäyttöaste oli 77 prosenttia, vähäisiä ylityksiä tapahtui budjettikohdissa, jotka koskivat viestintää (lisäinvestointien vuoksi), palkkioita (koska tietyt menot päätettiin kirjata kuluiksi aktivoinnin asemasta) ja eri hallintomenoja (sen vuoksi, että Saksan veroviranomaiset päättivät rajoittaa alv:n takaisinmaksua).

2.7. ERI:n taseessa 31. päivältä joulukuuta 1995 (liitteessä 1 oleva taulukko) esitetään ensiksi instituutin varat ja velat, jotka liittyvät Euroopan valuuttajärjestelmään, eli 54 220 miljoonan ecun arvosta kulta- ja dollarivaroja ja vastaavasti sama määrä EU:n jäsenvaltioiden keskuspankeille luovutettuja ecuja. Seuraavaksi esitetään ERI:n hallinnolliseen toimintaan liittyvät varat ja velat, yhteensä 639 miljoonaa ecua, kun vastaava määrä 31. joulukuuta 1994 oli 20,7 miljoonaa ecua.

2.8. Tämä kasvu selittyy lähes kokonaisuudessaan 605,4 miljoonan ecun maksuosuuksilla, jotka saatiin kansallisilta keskuspankeilta tammikuussa 1995 perussäännön 16 artiklan 2 kohdan mukaan. Kyseisestä 605,4 miljoonan ecun määrästä 597,2 miljoonaa ecua on talletettu kolmeksi vuodeksi siten, että ERI voi kattaa hallintomenoihinsa tarvittaviksi arvioidut summat talletuksesta saaduilla koroilla.

2.9. Tärkeitä muiden varojen eriä ovat myös käteisvarat, 31,8 miljoonaa ecua, ja aineelliset hyödykkeet, 8,8 miljoonaa ecua. EU-maiden keskuspankkien maksuosuuksien lisäksi muut pääasialliset vastattavaa-erät ovat velat, 3,5 miljoonaa ecua, varaukset, 7,2 miljoonaa ecua, sekä varainhoitovuoden tulos, joka on 12,5 miljoonaa ecua.

2.10. Tulostilistä (liitteessä 2 oleva taulukko, jonka tilintarkastustuomioistuin on muokannut tämän kertomuksen tarpeisiin) mainittakoon, että talletuksista on kertynyt 45,4 miljoonan ecun arvosta korkotuottoja. Varainhoitovuoden kulut ovat yhteensä 33,3 miljoonaa ecua jakautuen henkilöstökuluihin (18,4 miljoonaa ecua), muihin toimintakuluihin (12,4 miljoonaa ecua) ja aineellisten hyödykkeiden poistoihin (2,5 miljoonaa ecua). Kun otetaan huomioon 0,4 miljoonan ecun satunnaiset tuotot, jotka syntyivät purettaessa ylimääräiset varaukset vuodelta 1994, tuottojen ja kulujen erotukseksi jää 12,5 miljoonaa ecua, minkä summan neuvosto 5. maaliskuuta 1996 pitämässään kokouksessa päätti kokonaisuudessaan siirtää yleisrahastoon.

2.11. "Välittömät henkilöstökulut" -erän kasvu edelliseen vuoteen nähden selittyy palkkakulujen nousulla, jota tapahtui ERI:n henkilöstölle maksettujen palkkojen ja tavanomaisten korvausten kohdalla (12,9 miljoonaa ecua vuonna 1995; 2,8 miljoonaa ecua vuonna 1994) samoin kuin työnantajan eläke-, sairaus- ja tapaturmavakuutusmaksuissa (2,1 miljoonaa ecua 1995; 0,4 miljoonaa ecua 1994).

2.12. Kohta "muut henkilöstökulut" sisälsi vuonna 1994 kansainvälisen järjestelypankin (Banque des règlements internationaux, BRI) työntekijöiden työsuorituksiin liittyvät henkilöstökulut, jotka BRI laskutti ERI:lta. Tämä selittää kyseisen kohdan pienenemisen vuonna 1995.

2.13. Kohdassa "muut hallintokulut" (12,4 miljoonaa ecua vuonna 1995; 9,0 miljoonaa ecua vuonna 1994) rakennuksen käyttökulut (vuokra, kalustot ja laitteistot jne.) nousivat 3,2 miljoonasta ecusta 8,0 miljoonaan ecuun. Ero johtuu pääasiassa kiinteistön vuokrasta, jota vuonna 1995 maksettiin koko vuodelta.

3. INSTITUUTIN TOIMINTA VUONNA 1995

3.1. Huhtikuussa 1996 julkaistun, varainhoitovuotta 1995 koskevan vuosikertomuksen lisäksi ERI on antanut kertomuksia ja laatinut lukuisia asiakirjoja työryhmissä ja alakomiteoissa, jotka kuuluvat rakenteellisena osana kansallisten keskuspankkien kanssa harjoitettavaan yhteistyöhön talous- ja rahaliiton kolmannen vaiheen valmistelemiseksi. Kyseisissä työryhmissä ja alakomiteoissa hyödynnetään instituutin henkilöstön jäsenten laatimia esitutkimuksia ja analyyttisiä selontekoja. Henkilöstön jäsenet laativat myös työryhmien ja alakomiteoiden loppukertomukset.

3.2. Kaksi vuonna 1995 julkaistuista kertomuksista on erityisen tärkeää ERI:n perustavoitteen kannalta: lähentymisen edistymisestä annettu kertomus, joka julkaistiin marraskuussa 1995 perussäännön 7 artiklan mukaisesti, sekä yhteiseen rahaan siirtymistä koskeva kertomus, joka julkaistiin myös marraskuussa 1995 ja perustui Eurooppa-neuvoston Cannesin huippukokouksessa kesäkuussa 1995 esittämään pyyntöön. Komissio on ottanut suurelta osin huomioon kertomuksessa esitetyt asiat, ja Eurooppa-neuvosto hyväksyi Madridin huippukokouksessaan joulukuussa 1995 skenaarion yhteiseen rahaan siirtymisestä. Skenaario on samansuuntainen kuin instituutin asiasta tekemät ehdotukset.

3.3. Perustamissopimuksen 109 f artiklan 6 kohdan 2 alakohdan sekä perussäännön 5 artiklan 3 kohdan mukaan instituutin on täytynyt vastata neuvoston esittämiin pyyntöihin, jotka koskevat instituutin kuulemista ehdotetuista yhteisön säädöksistä ERI:n toimivaltaan kuuluvilla aloilla, ja EU:n jäsenvaltioiden viranomaisten esittämiin pyyntöihin, jotka koskevat suunnitelmia lainsäädännöksi tai sisäisiksi säännöiksi. Vuonna 1995 näitä pyyntöjä esitettiin kahdeksantoista. Lisäksi instituutti järjesti vuonna 1995 noin kymmenen neuvottelu- ja seminaaritilaisuutta. ERI:n henkilöstön jäsenet pitävät myös yhä enemmän esitelmiä talous- ja rahaliitosta ja yhteisestä rahasta koulutuslaitoksissa sekä poliittisissa ja ammatillisissa yhdistyksissä.

4. INSTITUUTIN HALLINNON TEHOKKUUS VUONNA 1995

Toimintaolosuhteiden kehittyminen

4.1. Varainhoitovuoden 1995 kuluessa ERI:n henkilöstömäärä saavutti suunnitellun tason, minkä ansiosta instituutissa oli mahdollista huolehtia kaikilta osin toiminnallisista tehtävistä ja ottaa kaikilta osin käyttöön hallinnolliset rakenteet ja menettelyt. Edelliseen varainhoitovuoteen verrattuna toimintaolosuhteet paranivat näin ollen huomattavasti. Samanaikaisesti menojen taso läheni määrää, joka vastaa yhden vuoden toimintaa täydellä henkilöstöllä.

4.2. Näissä olosuhteissa tilintarkastustuomioistuin yhtäältä toimitti järjestelmien ja menettelyjen tarkastuksia ja toisaalta suoritti testejä instituutin toimista. Tarkastuksista ja testeistä saatiin kaiken kaikkiaan tyydyttävät tulokset. Järjestelmissä ja menettelyissä on kuitenkin syytä kehittää joitakin tekijöitä, ja tilintarkastustuomioistuin on antanut niistä huomautuksia ja suosituksia ERI:n johdolle. Tietyt huomautukset ja suositukset on aiheellista tuoda esille tässä kertomuksessa.

Hallintojärjestelmät ja -menettelyt

4.3. Hankintoja ja tietojärjestelmien turvallisuutta koskevia menettelyjä ei ollut vielä virallisesti vahvistettu varainhoitovuoden 1995 lopussa. Kyse on tärkeistä menettelyistä, minkä vuoksi on paikallaan jouduttaa niiden käyttöönottoa.

4.4. Käyttöomaisuuden seurannan kohdalla todettiin, että instituutilla ei ole vähimmäisvaatimukset täyttävää menettelyä fyysistä inventointia varten. On toivottavaa, että ERI ottaa pikaisesti käyttöön tällaisen menettelyn, erityisesti koska on mahdollista, että sen käyttöomaisuus siirtyy kokonaan tai osittain tulevalle Euroopan keskuspankille.

4.5. Palkkojen maksumenettely on puutteellinen, sillä palkanlaskentaa ja palkanmaksun hyväksymistä ei ole tehtävinä erotettu riittävässä määrin toisistaan. On aiheellista korjata tämä puute.

Sisäisen valvonnan järjestelmät ja menettelyt

4.6. Sisäisen valvonnan tehtävistä huolehtivien eri yksiköiden (varainhoidon valvonta, lakiasiat, sisäinen tarkastus) toiminnoissa oli havaittavissa koordinoinnin puutetta. On tarpeen, että ERI määrittelee ja suunnittelee kyseiset toiminnot täsmällisesti ja ottaa tuolloin huomioon, että toiminnot täydentävät toisiaan. On myös tärkeää suorittaa etukäteisvalvonnan lisäksi itsenäistä jälkivalvontaa.

Kulujen hallinta

4.7. Varainhoitovuoden 1995 talousarvion käyttöaste oli 77 prosenttia eli talousarviovaroja jäi käyttämättä 9,8 miljoonaa ecua. Tällaisessa tilanteessa osastobudjetista vastaava henkilö voi helposti korvata yksittäisen budjettikohdan ylityksen turvautumalla muiden kohtien käyttämättä jääneisiin määriin. Tarvittavan budjettikurin olisi näin ollen pohjauduttava hyvin määriteltyihin sääntöihin, jotka koskevat budjettikohtien välillä sekä varainhoitovuosien välillä tehtävien talousarviovarojen siirtojen hyväksymistä. Tällä hetkellä instituutilla ei kuitenkaan ole tällaisia virallisia sääntöjä.

4.8. Tarkastaessaan kiinteämääräisiin suorituksiin perustuvan matkakulujen korvaamisjärjestelmän tilintarkastustuomioistuin totesi, että nykyinen järjestelmä on instituutille liian kallis, sillä kiinteämääräiset suoritukset ovat liian suuret. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että järjestelmää on tarkistettava.

5. LOPPUPÄÄTELMÄ

Edelliseen varainhoitovuoteen verrattuna vuonna 1995 ERI:n hallinnollisessa toiminnassa vahvistettiin organisaatiota, minkä ansiosta voitiin varmistaa kokonaisuudessaan tyydyttävä toiminta. Joitakin tekijöitä on kuitenkin syytä parantaa varsinkin hallinnollisten menettelyjen, sisäisen valvonnan, budjettihallinnon ja matkakulujen alalla.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 21. marraskuuta 1996 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

LIITE 1

>TAULUKON PAIKKA>

LIITE 2

>TAULUKON PAIKKA>

INSTITUUTIN VASTAUKSET

Euroopan rahapoliittinen instituutti on pannut merkille, että sen hallinnollisen toiminnan tehokkuutta koskevasta tarkastuksesta saatiin varainhoitovuoden 1995 osalta yleisesti tyydyttävät tulokset. Kyseisen vuoden jälkeen instituutti on jatkanut järjestelmiensä ja menettelyjensä viimeistelyä ja vakiinnuttamista. Tilintarkastustuomioistuimen huomautukset ja suositukset kyseisistä järjestelmistä ja menettelyistä on otettu tyytyväisinä vastaan ja edellä mainitussa viimeistely- ja vakiinnuttamistyössä ne on otettu kaikilta osin huomioon.