Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0039 - 0044



Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiö) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaukset (2000/C 373/07) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75(1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1947/93(2) 1 artiklan 4 kohdalla, 16 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilit 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76(3) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93(4) 1 artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön hallintoneuvosto. Tähän vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/931 artiklan 52, 54 ja 55 kohdassa tarkoitettujen, varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset, kuitenkin kohdassa 6 esitetyin varauksin. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN (DUBLININ SÄÄTIÖ) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden 1999 talousarvio oli suuruudeltaan 14,8 miljoonaa euroa, ja varainhoitovuoden 1998 talousarvio 14 miljoonaa euroa, joten lisäystä tapahtui 6 prosenttia. Tästä määrästä sidottiin 14,5 miljoonaa euroa, joista 3,6 miljoonaa euroa siirrettiin varainhoitovuoteen 2000 ja 0,3 miljoonaa euroa peruuntui. 6. Lähes kaikki siirretyt maksusitoumukset - 3,4 miljoonaa euroa eli 94 prosenttia siirroista - liittyvät III osastoon, joka kattaa säätiön operatiiviset toiminnot. Kolmen maksusitoumuksen kohdalla siirrettävä kokonaismäärä eli 0,5 miljoonaa euroa määritettiin kuitenkin käytettävissä olleiden määrärahojen perusteella eikä 31. joulukuuta 1999 mennessä tehtyjen tilausten todellisen arvon mukaan. Tämä käytäntö ei ole varainhoitoasetuksen mukainen. 7. Sopimusten laatimismenettelyjen myöhäinen täytäntöönpano sekä vaikeudet vastaavien toimintojen saattamisessa päätökseen ajallaan olivat syinä siihen, ettei säätiö voinut hallinnoida käytettävissä olevia määrärahoja riittävän tiukasti. Tämän vuoksi määrärahoja siirrettiin yli 12 prosenttia enemmän kuin edellisenä varainhoitovuonna. Toimintamenojen osalta siirrettyjä määrärahoja oli varainhoitovuonna huomattavasti enemmän kuin maksuja. 8. Varainhoitovuoden määrärahojen huomattava ja jatkuva vajaakäyttö on osoitus heikkouksista, joita säätiöllä on vuosiohjelmansa seurannassa. Säätiön olisi parannettava toimintojensa seurantajärjestelmää, jotta määrärahoja siirrettäisiin mahdollisimman vähän ja vuotuisuusperiaatetta noudatettaisiin näin ollen entistä paremmin. Talousarviokirjanpidon ja yleisen kirjanpidon järjestelmät 9. Varainhoitovuoden 2000 ensimmäisen vuosineljänneksen lopussa säätiö ei vielä ollut toteuttanut tarpeellisia toimenpiteitä saadakseen talousarviokirjapitoon tarkoitetun SI2-järjestelmän toimintavalmiiksi. 10. Säätiön tähän asti käyttämä yleisen kirjanpidon järjestelmä poistettiin käytöstä helmikuussa 2000. Siitä asti kirjanpito on hoidettu manuaalisesti, mikä on hankalaa ja riskialtista. Maaliskuussa 2000 säätiö ei vielä ollut toteuttanut toimenpiteitä tilanteen korjaamiseksi. Ennakkomaksujärjestelmä 11. Ennakkomaksujärjestelmän kautta maksetut määrät vastaavat 20:tä prosenttia varainhoitovuonna 1999 maksetuista määristä, ja tästä osuudesta 1,2 miljoonaa euroa liittyy henkilöstömenoihin, 0,6 miljoonaa euroa hallintomenoihin ja 1,1 miljoonaa euroa toimintamenoihin. Tilintarkastustuomioistuin muistuttaa, että tätä maksutapaa on varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti käytettävä ainoastaan poikkeuksellisissa tilanteissa sen hallinnointiin sisältyvien riskien vuoksi. Tilintarkastustuomioistuin esittää jälleen toivomuksensa, että säätiö käyttäisi ennakkomaksujärjestelmää mahdollisimman vähän ja pitäytyisi tavanomaisissa maksumenettelyissä. Alv:n kirjaaminen 12. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen säädetty(6), että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa säätiötä ottamaan tämän uuden kirjaustavan osaksi omaa säännöstöään. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 27. syyskuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 139, 30.5.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 13. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26. (5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93, 16 artiklassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 28. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 3. huhtikuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteessä. (6) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, 27 artiklan 2 kohdan a alakohta (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1). Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Säätiön vastaukset 6. Asiaankuuluvien asiakirjojen tutkimisen perusteella on selvää, että kyseiset siirrot koskivat säätiön ennen varainhoitovuoden loppua lähettämiä säätiön työohjelman toteutuksessa käytettyjen ja säätiön erityistarpeiden mukaisia tavaroiden ja palvelujen tilauslomakkeita. Kolmen maksusitoumuksen osalta siirretyt tilauslomakkeet olivat väliaikaisia. Säätiö tutkii ongelmaa ja pyrkii välttämään sen toistumisen. 7. Kuten tilientarkastustuomioistuin toteaa, siirroista vain 6 % eli 236000 euroa koski otsikkoa I (Henkilöstö) ja otsikkoa II (Hallinto). Otsikon III siirrettyjen määrärahojen määrä (3404000 euroa) on luonnollinen seuraus säätiön varainhoitovuoden ja toimintavuoden suhteesta. Toimintavuosi sisältää vuosiohjelman laatimisen, sen aloittamisen, hankkeiden päälinjojen suunnittelun, tarjouspyynnöt, hankkeiden yksityiskohtaisen suunnittelun ja toteuttamisen. Määrärahat sidotaan yleensä täysimääräisesti varainhoitovuoden lopussa, ja hanke loppuu ja kirjataan seuraavan varainhoitovuoden lopussa. 8. Valvonta- ja osallistumismenettelyjen tutkimuksen uudelleenjärjestelyä koskeneen ohjelman tultua loppuun saatetuksi säätiö toivoo parantavansa käytettävissä olevien määrärahojen käytön aikataulua ja vähentävänsä samalla siirtojen määrää. 9. Säätiö ilmoittaa, että saatuaan käyttöönsä komission teknisten palvelujen asiantuntemusta on talousarvion kirjanpitojärjestelmä SI2 nyt vuonna 2000 toiminnassa tyydyttävällä tavalla. 10. Säätiön vuonna 1999 ja tilintarkastustuomioistuimen suorittaman tarkastuksen aikana käyttämä yleiskirjanpidon väliaikainen järjestelemä perustui Exel-tietojenkäsittelyohjelmaan. Säätiö tutkii parhaillaan mahdollisuutta ottaa käyttöön täysin tietotekniikkaan perustuva yleiskirjanpidon järjestelmä, jonka nimi on Sage. Tätä kokonaisuutta on suunniteltu muutettavaksi, jotta voitaisiin vastata tarvittaviin erityisvaatimuksiin sähköisten tilisiirtojen tekemiseksi Irlannissa. 11. Viime vuosina säätiö on pyrkinyt parantamaan hallintokäytäntöjään vähentääkseen ennakkomaksutilien käyttöä. Kuten säätiön asiakirjat osoittavat, on ennakkomaksutilien käyttö vähentynyt siten, että vuonna - 1997: ennakkomaksut olivat 40 %, vuonna - 1998: 37 % ja vuonna - 1999: 21 % kokonaismenoista lukuun ottamatta palkkoja. Tilintarkastustuomioistuimen ehdotusten mukaisesti säätiö pyrkii vähentämään mahdollisimman paljon tätä käytäntöä. 12. Säätiö saattaa ongelman komission asianomaisen yksikön tietoon, jotta säätiön varainhoitoasetuksen sopivaa muuttamista voidaan tarvittaessa harkita.