FI Euroopan unionin virallinen lehti L 325/14

NEUVOSTON PÄÄTÖS 2009/936/YOS,

tehty 30 päivänä marraskuuta 2009,

Europolin analyysitietokantoja koskevien täytäntöönpanosääntöjen hyväksymisestä

EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta 6 päivänä huhtikuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen 2009/371/YOS (1), jäljempänä ’Europol-päätös’, ja erityisesti sen 14 artiklan 1 kohdan ja 59 artiklan 1 kohdan b alakohdan,

ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen,

ottaa huomioon henkilötietojen käyttämisestä poliisitoimen alalla 17 päivänä syyskuuta 1987 annetun Euroopan neuvoston ministerikomitean suosituksen N:o R(87)15,

ottaa huomioon hallintoneuvoston ehdotuksen Europolin analyysitietokantoja koskeviksi säännöiksi,

ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon,

sekä katsoo, että neuvosto hyväksyy määräenemmistöllä Euroopan parlamenttia kuultuaan analyysitietokantoja koskevat täytäntöönpanosäännöt, jäljempänä ’säännöt’,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

I LUKU

YLEISET PERIAATTEET

1 artikla

Määritelmät

Näissä säännöissä tarkoitetaan

a) ’henkilötiedoilla’ kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; ’tunnistettavissa olevana’ pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti erityisesti henkilötunnuksen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla;

b) ’analyysitietokannalla’ Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua tietokantaa, joka perustetaan analyysia varten;

c) ’analyysilla’ tietojen keräämistä, käsittelyä tai käyttöä, jonka tarkoituksena on avustaa rikostutkinnassa Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan mukaisesti;

d) ’analyysiryhmän työhön osallistuvilla henkilöillä’ analyytikoita ja muita johtajan tehtävään määräämiä Europolin työntekijöitä sekä yhteyshenkilöitä ja/tai asiantuntijoita niistä jäsenvaltioista, jotka ovat toimittaneet tiedot tai joita analyysi koskee Europol-päätöksen 14 artiklan 4 kohdassa tarkoitetulla tavalla;

e) ’henkilötietojen käsittelyllä’ tai ’käsittelyllä’ kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen paljastamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä niiden käytön estämistä, niiden poistamista tai tuhoamista.

2 artikla

Soveltamisala

Tässä päätöksessä vahvistettuja sääntöjä sovelletaan Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun tietojen käsittelyyn analysointia varten.

3 artikla

Analysointia varten toimitetut tiedot

1. Kansallisten yksiköiden on välitettävä tiedot tai ne voidaan, niiden kiireellisyydestä riippuen, toimittaa nimetyiltä toimivaltaisilta viranomaisilta suoraan Europolille joko jäsennetyssä tai jäsentämättömässä muodossa Europol-päätöksen 8 artiklan 2 kohdan ja 14 artiklan 3 kohdan mukaisesti analyysitietokantaan lisättäväksi. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on ilmoitettava Europolille, mihin tarkoitukseen ne toimitetaan, sekä mahdollisista niiden käyttöä, poistamista tai tuhoamista koskevista rajoituksista, mukaan lukien mahdolliset yleiset tai erityiset tietojen käyttöoikeuksia koskevat rajoitukset. Kyseinen jäsenvaltio voi ilmoittaa Europolille tällaisista rajoituksista myös myöhemmin.

Europol varmistaa, että tietoja toimittavat kolmannet osapuolet ilmoittavat Europolille, mihin tarkoitukseen ne toimitetaan, sekä niiden käyttöä koskevista mahdollisista rajoituksista.

Tietojen vastaanottamisen jälkeen on määritettävä mahdollisimman pian, missä laajuudessa ne tallennetaan tiettyyn tietokantaan.

2. Europol-päätöksen 29 artiklan 1 kohdan mukaisesti vastuu 1 kohdassa tarkoitetuista tiedoista kuuluu ne toimittaneelle jäsenvaltiolle, ja niihin sovelletaan tämän jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, kunnes ne on tallennettu analyysitietokantaan. Tällä ei rajoiteta toisessa ja kolmannessa alakohdassa esitettyä Europolin vastuuta näistä tiedoista.

Europolin tehtävänä on varmistaa, että ainoastaan tiedot toimittaneilla jäsenvaltioilla taikka Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla analyytikoilla tai muilla johtajan tehtävään määräämillä Europolin työntekijöillä on pääsy tietoihin sen määrittämiseksi, voidaanko tiedot tallentaa analyysitietokantaan.

Jos Europolilla välitetyt tiedot arvioituaan on syytä olettaa, että ne ovat virheellisiä tai että ne eivät enää ole ajan tasalla, se ilmoittaa tästä tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle.

3. Vastuu tiedoista, joita ei arvioinnin jälkeen ole valittu tallennettaviksi analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan tallennettuja tietoja sisältävistä asiakirjoista, jää Europol-päätöksen 29 artiklan 1 kohdan mukaisesti tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, ja niihin sovelletaan asianomaisen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä. Tällä ei rajoiteta Europol-päätöksessä esitettyä Europolin vastuuta näistä tiedoista.

Europolin tehtävänä on varmistaa, että ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut tiedot ja asiakirjat säilytetään erillään analyysitietokannoista ja että ainoastaan tiedot toimittaneilla jäsenvaltioilla taikka Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla analyytikoilla tai muilla johtajan tehtävään määräämillä Europolin työntekijöillä on pääsy tietoihin

a) niiden ottamiseksi analyysitietokantaan myöhemmin;

b) analyysitietokantaan jo tallennettujen tietojen oikeellisuuden ja merkityksellisyyden tarkistamiseksi; tai

c) sen tarkistamiseksi, onko näiden sääntöjen tai Europol-päätöksen vaatimukset täytetty.

Pääsy tällaisiin tietoihin voidaan sallia myös, jos se on tietojen kohteena olevan suojelua vaativan henkilön etujen mukaista. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käyttää ainoastaan asianomaisen henkilön suostumuksella.

Tällaiset tiedot ja asiakirjat on palautettava ne toimittaneelle jäsenvaltiolle tai poistettava taikka tuhottava, jos niitä ei enää tarvita tässä artiklassa vahvistettuja tarkoituksia varten. Ne on joka tapauksessa poistettava tai tuhottava analyysitietokannan sulkemisen jälkeen.

4. Jos 1 kohdassa tarkoitetut tiedot on toimittanut kolmas osapuoli, Europolin tehtävänä on varmistaa, että tässä artiklassa määrättyjä periaatteita sovelletaan kyseisiin tietoihin Europol-päätöksen 26 artiklan mukaisesti vahvistettuja sääntöjä noudattaen.

4 artikla

Tietojen käsittely

1. Mikäli Europol-päätöksen 3 artiklassa asetetun tavoitteen saavuttamiseksi on tarpeen, Europol voi käsitellä näiden sääntöjen 5 ja 6 artiklassa tarkoitettuja henkilötietoja siltä osin kuin ne ovat riittäviä, virheettömiä ja merkityksellisiä eivätkä ylitä sen analyysitietokannan tarkoitusta, johon ne on tallennettu, sekä edellyttäen, että niitä ei säilytetä kauempaa kuin tätä tarkoitusta varten on tarpeen. Tarve jatkaa tietojen säilyttämistä analyysitietokannan tarkoitusta varten tarkistetaan säännöllisesti näiden sääntöjen 7 artiklan sekä Europol-päätöksen 20 artiklan mukaisesti.

2. Kukin analyysihankkeeseen osallistuva jäsenvaltio päättää kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti siten kuin Europol-päätöksen 14 artiklan 3 kohdassa on määritetty, missä määrin se voi toimittaa tällaisia tietoja.

5 artikla

Analyysitietokantojen perustamista koskevat määräykset

1. Kussakin analyysitietokannan perustamista koskevassa Europol-päätöksen 16 artiklassa tarkoitetussa määräyksessä johtajan on eriteltävä, mitkä näiden sääntöjen 6 artiklassa luetellut henkilötietoluokat katsotaan tarpeellisiksi kyseisen analyysitietokannan tarkoitusta varten.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa määräyksessä johtaja määrittää myös, voidaanko sellaisia tietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittisia mielipiteitä, uskonnollisen tai filosofisen vakaumuksen tai ammattiyhdistykseen kuulumisen, sekä terveyteen ja seksuaaliseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja tallentaa analyysitietokantaan 6 artiklassa lueteltuihin luokkiin kuuluvina, ja miksi tällaiset tiedot katsotaan ehdottoman välttämättömiksi kyseisen analyysitietokannan tarkoituksia varten. Tällaisten tietojen käsittely on sallittua ainoastaan, jos ne täydentävät muita samaan tietokantaan jo tallennettuja henkilötietoja.

Mikäli ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut tiedot liittyvät 6 artiklan 3–6 kohdassa mainittuihin henkilöryhmiin, tietokannan perustamista koskevan määräyksen on sisällettävä erityiset perusteet näiden tietojen vaatimiselle, ja tällaisia tietoja käsitellään ainoastaan analyysihankkeeseen osallistuvien kahden tai useamman jäsenvaltion nimenomaisesta pyynnöstä. Kyseiset tiedot poistetaan sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on tallennettu.

3. Analyysitietokannan perustamista koskevat määräykset ja niihin myöhemmin tehtävät muutokset vahvistetaan Europol-päätöksen 16 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.

6 artikla

Analyysitietokannassa olevat henkilötiedot

1. Kun henkilötietoja tallennetaan analyysitietokantaan, tietoihin on liitettävä ilmoitus, josta käy ilmi, minkä henkilöryhmän osalta tiedot on talletettu.

2. Seuraavia henkilötietoluokkia ja niihin liittyviä hallinnollisia tietoja voidaan käsitellä Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen henkilöryhmien osalta:

a) Henkilötiedot: 1. Nykyinen sukunimi ja entiset sukunimet 2. Nykyiset ja entiset etunimet 3. Tyttönimi 4. Isän nimi (jos tarpeen tunnistamista varten) 5. Äidin nimi (jos tarpeen tunnistamista varten) 6. Sukupuoli 7. Syntymäaika 8. Syntymäpaikka 9. Kansalaisuus 10. Siviilisääty 11. Peitenimi 12. Kutsumanimi 13. Omaksuttu tai väärä nimi 14. Nykyinen ja entinen asuinpaikka ja/tai kotipaikka

b) Fyysinen kuvaus: 1. Fyysinen kuvaus 2. Erityiset tuntomerkit (merkit/arvet/tatuoinnit jne.)

c) Tunnistuskeinot: 1. Henkilöasiakirjat/ajokortti 2. Kansallisen henkilökortin/passin numero 3. Kansallinen henkilötunnus/sosiaaliturvatunnus, jos se on käytettävissä 4. Kuvat ja muut ulkonäköä koskevat tiedot 5. Rikoslaboratorion käyttöön tarkoitetut tunnistetiedot kuten sormenjäljet, DNA-tunniste (joka on saatu DNA:n koodaamattomasta osasta), ääniprofiili, veriryhmä, hammastiedot

d) Ammatti ja erityistaidot: 1. Nykyinen työpaikka ja ammatti 2. Entinen työpaikka ja ammatti 3. Koulutus (koulu/yliopisto/ammattioppilaitos) 4. Pätevyys 5. Erityistaidot ja muut tiedon alueet (kielet/muu)

e) Taloudelliset ja raha-asioita koskevat tiedot: 1. Raha-asioita koskevat tiedot (pankkitilit ja koodit, luottokortit jne.) 2. Käteisvarat 3. Osakkeet / muut varat 4. Omaisuustiedot 5. Yhteydet yrityksiin 6. Pankki- ja luottotiedot 7. Verotuksellinen asema 8. Muut asianomaisen henkilön raha-asioiden hoitoa koskevat tiedot

f) Käyttäytymistä koskevat tiedot: 1. Elämäntyyli (kuten yli varojensa eläminen) ja jokapäiväinen elämä 2. Liikkuminen 3. Paikat, joissa asianomaisella on tapana käydä 4. Aseet ja muut vaaralliset välineet 5. Vaarallisuusluokitus 6. Erityiset riskit, kuten pakenemisen todennäköisyys, kaksoisagenttien käyttö, yhteydet lainvalvontaviranomaisiin 7. Rikoksiin liittyvät piirteet ja profiilit 8. Huumausaineiden väärinkäyttö

g) Henkilöt, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka avustavat häntä, mukaan lukien yhteyden tai avustamisen tyyppi ja luonne

h) Asianomaisen henkilön käyttämät viestintävälineet, kuten puhelin (kiinteä/matkapuhelin), faksi, hakulaite, sähköposti, postiosoitteet, internetyhteys (-yhteydet)

i) Asianomaisen henkilön käyttämät kulkuneuvot, kuten ajoneuvot, veneet ja lentokoneet, sekä näiden kulkuneuvojen tunnistetiedot (rekisterinumerot)

j) Tiedot, jotka liittyvät rikolliseen toimintaan, joka Europol-päätöksen 4 artiklan perusteella kuuluu Europolin toimivaltaan: 1. Aikaisemmat tuomiot 2. Epäilty osallisuus rikolliseen toimintaan 3. Tekotavat 4. Keinot, joita on käytetty tai voidaan käyttää rikosten valmistelussa ja/tai tekemisessä 5. Rikollisryhmien/-järjestöjen jäsenyys ja asema ryhmässä/järjestössä 6. Tehtävä rikollisjärjestössä 7. Rikollisen toiminnan maantieteellinen ulottuvuus 8. Tutkinnan kuluessa kerätty aineisto, kuten videot ja valokuvat

k) Viittaukset muihin tietokantoihin, joissa asianomaista henkilöä koskevia tietoja säilytetään: 1. Europol 2. Poliisi-/tulliviranomaiset 3. Muut täytäntöönpanoviranomaiset 4. Kansainväliset järjestöt 5. Julkisyhteisöt 6. Yksityiset elimet

l) Tiedot, jotka koskevat e ja j alakohdassa mainittuihin tietoihin liittyviä oikeushenkilöitä: 1. Oikeushenkilön nimi 2. Sijainti 3. Perustamispäivämäärä ja -paikka 4. Hallinnollinen rekisteröintinumero 5. Oikeudellinen muoto 6. Pääoma 7. Toiminta-alue 8. Kansalliset ja kansainväliset tytäryhteisöt 9. Johtajat 10. Yhteydet pankkeihin.

3. Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetuilla henkilöillä, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka ovat hänen seurassaan, tarkoitetaan henkilöitä, joiden osalta on syytä uskoa, että tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevia ja analyysin kannalta merkityksellisiä tietoja voidaan saada heidän kauttaan, edellyttäen, ettei näitä henkilöitä lueta kuuluviksi 2, 4, 5 tai 6 kohdassa tarkoitettuihin henkilöryhmiin. ”Henkilöt, joihin asianomainen on yhteydessä”, ovat henkilöitä, joilla on satunnainen yhteys 2 kohdassa tarkoitettuihin henkilöihin. ”Henkilöt, jotka ovat hänen seurassaan”, ovat henkilöitä, joilla on säännöllinen yhteys 2 kohdassa tarkoitettuihin henkilöihin.

Niitä henkilöitä, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka ovat hänen seurassaan, koskevat 2 kohdan mukaiset tiedot voidaan tallentaa tarpeellisina, jos on aihetta olettaa, että näitä tietoja tarvitaan analysoitaessa heidän asemaansa tällaisina henkilöinä.

Tässä yhteydessä olisi noudatettava seuraavaa:

a) näiden henkilöiden suhde Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin henkilöihin on selvitettävä mahdollisimman pian;

b) jos olettamus näiden henkilöiden ja Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden suhteesta osoittautuu perusteettomaksi, tiedot on poistettava viipymättä;

c) jos tällaisia henkilöitä epäillään sellaisen rikoksen tekemisestä, joka Europol-päätöksen 4 artiklan mukaisesti kuuluu Europolin toimivaltaan, tai jos heidät on tuomittu tällaisesta rikoksesta tai jos asianomaisen jäsenvaltion kansallisen lainsäädännön nojalla on tosiasioihin perustuvaa näyttöä tai todennäköisiä syitä epäillä, että he aikovat tehdä tällaisen rikoksen, kaikki 2 kohdan mukaiset tiedot voidaan tallentaa;

d) tietoja henkilöistä, jotka ovat yhteydessä niihin henkilöihin tai niiden henkilöiden seurassa, joihin asianomainen henkilö itse on yhteydessä tai jotka ovat hänen seurassaan, ei saa tallentaa, lukuun ottamatta tietoja, jotka koskevat sitä, minkä tyyppistä ja luonteista on heidän yhteydessä tai seurassa olonsa 2 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden kanssa;

e) jos edellisten alakohtien mukaiset selvitykset eivät ole mahdollisia, tämä tulee ottaa huomioon päätettäessä myöhempiä analyyseja varten tapahtuvan tallentamisen tarpeellisuudesta ja laajuudesta.

4. Sellaisten Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osalta, jotka ovat olleet jonkin tarkasteltavana olevan rikoksen uhreja tai joiden voidaan tiettyjen seikkojen perusteella olettaa olevan tällaisen rikoksen uhreja, voidaan säilyttää tämän artiklan 2 kohdan a ja b alakohdassa ja c alakohdan 1–3 alakohdassa tarkoitettuja tietoja sekä seuraaviin luokkiin kuuluvia tietoja:

a) uhrin tunnistamista koskevat tiedot;

b) uhriksi joutumisen syy;

c) vahingot (fyysiset/taloudelliset/psykologiset/muut);

d) henkilöllisyyden suojaaminen;

e) mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa;

f) Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuilta henkilöiltä tai heidän kauttaan saadut rikosta koskevat tiedot, mukaan lukien tiedot heidän suhteestaan muihin henkilöihin, jos tämä on tarpeen Europol-päätöksen 12 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden tunnistamiseksi.

Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa tallentaa, jos on aihetta olettaa, että niitä tarvitaan analysoitaessa henkilön asemaa uhrina tai mahdollisena uhrina.

Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava.

5. Sellaisten Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osalta, jotka voidaan kutsua todistamaan tarkasteltavina oleviin rikoksiin liittyvässä tutkinnassa tai sitä seuraavassa rikosoikeudenkäynnissä, voidaan säilyttää tämän artiklan 2 kohdan a ja b alakohdassa ja c alakohdan 1–3 alakohdassa tarkoitettuja tietoja sekä seuraaviin luokkiin kuuluvia tietoja:

a) tällaisilta henkilöiltä saadut rikosta koskevat tiedot, mukaan lukien analyysitietokantaan tallennetut tiedot heidän suhteestaan muihin henkilöihin;

b) henkilöllisyyden suojaaminen;

c) suojelu ja sen antaja;

d) uusi henkilöllisyys;

e) mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa.

Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa säilyttää, jos on aihetta olettaa, että niitä tarvitaan analysoitaessa näiden henkilöiden asemaa todistajina.

Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava.

6. Sellaisten Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osalta, jotka voivat antaa tietoja tarkasteltavina olevista rikoksista, voidaan säilyttää tämän artiklan 2 kohdan a ja b alakohdassa ja c alakohdan 1–3 alakohdassa tarkoitettuja tietoja sekä seuraaviin luokkiin kuuluvia tietoja:

a) koodatut henkilötiedot;

b) toimitetun tiedon tyyppi;

c) henkilöllisyyden suojaaminen;

d) suojelu ja sen antaja;

e) uusi henkilöllisyys;

f) mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa;

g) negatiiviset kokemukset;

h) palkkiot (rahapalkkiot/palvelukset).

Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa säilyttää, jos on aihetta olettaa, että niitä tarvitaan analysoitaessa näiden henkilöiden asemaa tiedonantajina.

Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava.

7. Jos analyysin aikana käy vahvojen ja varmistettujen tietojen perusteella ilmi, että henkilö, josta on tietoja analyysitietokannassa, olisi sijoitettava muuhun tämän artiklan mukaiseen henkilöryhmään kuin siihen, johon hänet oli alun perin sijoitettu, Europol voi käsitellä ainoastaan niitä tätä henkilöä koskevia tietoja, jotka ovat sallittuja tässä uudessa ryhmässä, ja kaikki muut tiedot on poistettava.

Jos edellä mainittujen vahvojen ja varmistettujen tietojen perusteella käy ilmi, että henkilö olisi sisällytettävä tämän artiklan mukaiseen kahteen tai useampaan eri ryhmään, Europol voi käsitellä kaikissa näissä ryhmissä sallittuja tietoja.

7 artikla

Tietojen tarkastamista ja säilyttämistä koskevat määräajat

1. Päätettäessä Europol-päätöksen 20 artiklan mukaisesti, onko henkilötietojen säilyttämistä jatkettava näiden sääntöjen 6 artiklan nojalla, Europolin etuja sen suorittaessa tehtäviään on arvioitava suhteessa sen henkilön perusteltuihin tietosuojaan liittyviin etuihin, jota koskevia tietoja on tallennettu.

Kaikkien analyysitietokantaan tallennettujen henkilötietojen osalta on Europol-päätöksen 20 artiklan mukaisesti viimeistään kolmen vuoden kuluttua niiden järjestelmään tallentamisesta tai viimeisestä tarkistamisesta tarkistettava, onko niiden säilyttämistä tarpeen jatkaa. Tästä tarkistuksesta riippumatta on säilyttämisen jatkamisen tarpeellisuus tarkistettava, mikäli tulee ilmi tekijöitä, jotka antavat aihetta olettaa, että tiedot olisi poistettava tai oikaistava.

Tarkistuksessa on arvioitava, onko tietojen säilyttäminen tarpeellista ottaen huomioon yksittäistapauksen tutkinnan lopputulos, lainvoimainen päätös, erityisesti vapauttava tuomio, päätös rangaistusseuraamusten kumoamisesta, kärsitty vapausrangaistus ja myönnetty armahdus, sekä tietojen kohteen ikä ja erityiset tietoluokat.

2. Europol tarkistaa Europol-päätöksen 16 artiklan 3 kohdan mukaisesti, onko analyysitietokannan säilyttämistä tarpeen jatkaa. Tämän tarkistuksen perusteella johtaja tekee päätöksen tietokannan säilyttämisen jatkamisesta tai tietokannan sulkemisesta. Johtajan on välittömästi ilmoitettava hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle, mitkä tietokannassa olevat tekijät ovat perusteluna sille, että sen säilyttämisen jatkaminen on ehdottoman välttämätöntä.

3. Mikäli rikosoikeudenkäynti 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä vastaan on saatettu päätökseen oikeuden päätöksellä tai muulla tavalla siten, ettei valitusoikeutta ole, ja asianomainen jäsenvaltio tai kolmas osapuoli on ilmoittanut päätöksestä Europolille, Europol tarkistaa, saadaanko tietoja, joihin tämä päätös vaikuttaa, edelleen säilyttää, muuttaa tai käyttää. Jos oikeuden päätöksen perustelujen tai muiden tietojen perusteella voidaan olettaa, että kyseinen henkilö ei ole syyllistynyt rikokseen tai suorittanut tekoa oikeudenvastaisesti, tai jos päätöksen perusteluissa tämä kysymys jätetään ratkaisematta, tiedot, joihin tämä päätös vaikuttaa, on poistettava, ellei ole olemassa merkittäviä perusteita katsoa, että ne ovat edelleen merkityksellisiä analyysitietokannan tarkoituksen kannalta. Tiedot tuomioistuimen päätöksestä on tällöin lisättävä tietokannassa jo oleviin tietoihin. Lisäksi näitä tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää ainoastaan ottamalla asianmukaisesti huomioon edellä mainittu päätös ja siihen liittyvät taustatekijät sekä sen asianomaiselle henkilölle suomat oikeudet.

4. Henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin Europol-päätöksen 20 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun ajan. Jos 6 artiklan 3–6 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevia tietoja säilytetään analyysitietokannan säilyttämisen jatkamisen seurauksena tietokannassa yli viiden vuoden ajan, siitä on ilmoitettava Europol-päätöksen 34 artiklan 1 kohdassa tarkoitetulle yhteiselle valvontaviranomaiselle.

5. Jos yhteisen valvontaviranomaisen suorittaman Europolin toiminnan tarkastuksen aikana havaitaan, että henkilötietoja säilytetään näiden sääntöjen vastaisesti, yhteisen valvontaviranomaisen on Europol-päätöksen 34 artiklan 4 kohdan mukaisesti ilmoitettava siitä johtajalle tarpeelliseksi katsomallaan tavalla.

Jos yhteinen valvontaviranomainen on Europol-päätöksen 34 artiklan 4 kohdan mukaisesti saattanut henkilötietojen säilyttämistä, käsittelyä tai käyttöä koskevan asian hallintoneuvoston käsiteltäväksi, kyseisten tietojen välittäminen on kielletty ilman hallintoneuvoston ennalta antamaa lupaa. Poikkeustapauksissa johtaja voi antaa luvan näiden tietojen välittämiseen ennen hallintoneuvoston hyväksyntää, mikäli se katsotaan ehdottoman välttämättömäksi asianomaisten jäsenvaltioiden, Europolin tavoitteiden mukaisten olennaisten etujen suojaamiseksi taikka rikokseen tai terrorismin uhkaan liittyvän välittömän vaaran estämiseksi. Näissä tapauksissa johtajan lupa on annettava asiakirjalla, joka toimitetaan hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle.

8 artikla

Kolmansien osapuolten osallistuminen

Europol voi pyytää Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja toimielimiä, elimiä ja virastoja sekä kyseisen päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kolmansia valtioita ja organisaatioita osallistumaan analyysiryhmän toimintaan kyseisen päätöksen 14 artiklan 8 kohdassa säädetyin edellytyksin.

Johtaja sopii ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettujen tahojen kanssa tehtävistä järjestelyistä hallintoneuvoston määrittelemien, tällaisia järjestelyjä koskevien sääntöjen mukaisesti. Järjestelyjen yksityiskohdista ilmoitetaan hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle. Yhteinen valvontaviranomainen voi esittää tarpeellisiksi katsomansa huomautukset hallintoneuvostolle.

9 artikla

Tietojen kerääminen ja tallentaminen

Tietokannoissa analysointitarkoituksessa säilytetyt tiedot on eroteltava 11 artiklan mukaisesti lähteen arviointiluokituksen ja tietojen oikeellisuus- tai luotettavuusasteen mukaan. Tosiasioihin perustuvat tiedot on eroteltava mielipiteisiin tai henkilökohtaisiin arviointeihin perustuvista tiedoista.

10 artikla

Sisäinen tietosuoja

Johtajan on toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että näitä sääntöjä ja muita tietosuojaa koskevia säännöksiä noudatetaan. Tätä varten johtajan on pyydettävä neuvoja Europol-päätöksen 28 artiklassa tarkoitetulta tietosuojavastaavalta.

II LUKU

LUOKITUS

11 artikla

Analyysitietokantojen luokat

Analyysitietokannat voivat olla

a) yleisiä tai strategisia, jos tarkoitus on käsitellä tiettyä ongelmaa koskevaa merkityksellistä tietoa tai kehittää tai parantaa Europol-päätöksen 3 artiklassa määriteltyjen toimivaltaisten elinten aloitteita;

b) operatiivisia, jos tarkoitus on saada tietoa yhdestä tai useammasta Europol-päätöksen 3 artiklassa tarkoitetusta rikollisesta toiminnasta, joka liittyy tiettyyn tapaukseen, henkilöön tai järjestöön, kahden- tai monenvälisten kansainvälisten tutkimusten alulle panemiseksi, niissä avustamiseksi tai niiden päätökseen saattamiseksi Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan mukaisesti edellyttäen, että asianosaisina on vähintään kaksi jäsenvaltiota.

12 artikla

Lähteen ja tietojen arvioiminen

1. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on mahdollisuuksien mukaan arvioitava jäsenvaltiosta peräisin oleva tiedon lähde käyttäen seuraavia lähteen arviointikoodeja:

(A) : tiedot ovat peräisin varmasti luotettavasta ja pätevästä lähteestä tai tiedot on välittänyt aiemmin kaikissa tapauksissa luotettavaksi osoittautunut lähde; (B) : lähde, josta tiedot on saatu, on useimmissa tapauksissa osoittautunut luotettavaksi; (C) : lähde, josta tiedot on saatu, on useimmissa tapauksissa osoittautunut epäluotettavaksi; (X) : lähteen luotettavuutta ei voida arvioida.

2. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on mahdollisuuksien mukaan arvioitava jäsenvaltiosta saadut tiedot niiden luotettavuuden pohjalta käyttäen seuraavia tietojen arviointikoodeja:

(1) : tiedot, joiden oikeellisuudesta on varmuus; (2) : tiedot, jotka tiedon lähde tuntee henkilökohtaisesti, mutta joita niitä välittävä virkailija ei henkilökohtaisesti tunne; (3) : tiedot, joita tiedon lähde ei henkilökohtaisesti tunne, mutta jotka jo tallennetut muut tiedot vahvistavat; (4) : tiedot, joita tiedon lähde ei henkilökohtaisesti tunne ja joita ei voida vahvistaa.

3. Jos Europol jo hallussaan olevien tietojen perusteella tulee siihen johtopäätökseen, että arviointia on korjattava, se ilmoittaa asiasta kyseiselle jäsenvaltiolle ja yrittää sopia arviointiin tehtävästä muutoksesta. Europol ei saa muuttaa arviointia, ellei asiasta ole tällä tavoin sovittu.

4. Jos Europol saa joltakin jäsenvaltiolta tietoja ilman arviointia, Europol yrittää mahdollisuuksien mukaan arvioida lähteen tai tietojen luotettavuuden hallussaan jo olevien tietojen perusteella. Yksittäisten tietojen arviointi on suoritettava yhteisymmärryksessä tiedot toimittaneen jäsenvaltion kanssa. Jäsenvaltio ja Europol voivat myös sopia yleisellä tasolla tietyntyyppisten tietojen ja tiettyjen lähteiden arvioimisesta. Hallintoneuvostolle on ilmoitettava tällaisista yleisistä sopimuksista. Jos tiedot on toimitettu Europolille tällaisten yleisten sopimusten perusteella, tästä on ilmoitettava tietojen yhteydessä.

Jos yhteisymmärrystä ei yksittäisessä tapauksessa saavuteta tai jos yleistä sopimusta ei ole olemassa, Europol arvioi tiedot ja antaa niille 1 kohdassa tarkoitetun arviointikoodin X ja 2 kohdassa tarkoitetun arviointikoodin 4.

5. Jos Europol saa tietoja kolmannelta osapuolelta, tätä artiklaa on sovellettava soveltuvin osin.

6. Mikäli analyysitietokantaan tallennetut tiedot on saatu analyysin tuloksena, Europol arvioi nämä tiedot tämän artiklan mukaisesti ja yhteisymmärryksessä analyysiin osallistuvien jäsenvaltioiden kanssa.

III LUKU

ANALYYSITIETOKANTOJEN JA ANALYYSITIETOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT

13 artikla

Analyysitietokantojen perustaminen

1. Analyysitietokannat perustetaan Europolin aloitteesta tai tiedot toimittavien jäsenvaltioiden pyynnöstä Europol-päätöksen 16 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.

2. Hallintoneuvosto voi kutsua yhteisen valvontaviranomaisen edustajat osallistumaan keskusteluihinsa, jotka koskevat analyysitietokantojen perustamismääräyksiä.

3. Analysointityö ja analysointitulosten jakaminen voivat Europol-päätöksen 16 artiklan 2 kohdan mukaisesti alkaa välittömästi sen jälkeen kun analyysitietokanta on perustettu. Jos hallintoneuvosto Europol-päätöksen 16 artiklan 4 kohdan mukaisesti antaa johtajalle tehtäväksi muuttaa perustamismääräystä tai sulkea tietokanta, tietokannan ulkopuolelle jätettävät tiedot tai, jos tietokanta suljetaan, kaikki kyseisen tietokannan sisältämät tiedot on poistettava välittömästi.

4. Jos analyysin aikana tulee tarpeelliseksi muuttaa analyysitietokannan perustamismääräystä, Europol-päätöksen 16 artiklassa esitettyä menettelyä ja tätä artiklaa sovelletaan soveltuvin osin.

14 artikla

Tietojen haku

1. Analyysihankkeeseen osallistujat saavat Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti hakea tietoja vasta sitten, kun Europol on akkreditoinut heidät ja heidät on perehdytetty Europolia koskevan lainsäädännön mukaisiin erityisiin velvoitteisiinsa.

2. Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti kaikki analyysiryhmään osallistuvat henkilöt saavat hakea tietoja tietokannasta. Analyysiryhmä päättää yksimielisesti siitä, missä laajuudessa tietoja saa hakea, ja tietojen hakuun sovellettavista edellytyksistä ja rajoituksista.

15 artikla

Analyysitietokannoissa säilytettävän tiedon välittäminen

1. Tieto analyysitietokantojen sisältämien henkilötietojen välittämisestä mille tahansa jäsenvaltiolle tai kolmannelle osapuolelle on tallennettava kyseiseen tietokantaan.

Europolin on yhteistyössä tiedot toimittaneen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen kanssa tarvittaessa tarkistettava tietojen oikeellisuus ja yhteensopivuus Europol-päätöksen kanssa viimeistään silloin, kun tiedot välitetään.

Annettaviin tietoihin tulisi mahdollisuuksien mukaan liittää oikeuden päätökset ja syyttämättäjättämispäätökset. Mielipiteisiin tai henkilökohtaisiin arvioihin perustuvat tiedot olisi tarkistettava yhteistyössä tiedot toimittaneen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen kanssa ennen näiden tietojen välittämistä ja niiden oikeellisuus- tai luotettavuusasteen ilmoittamista.

Vastaanottavan jäsenvaltion on ilmoitettava tiedot välittävälle jäsenvaltiolle viimeksi mainitun pyynnöstä, mihin välitettyjä tietoja käytetään, sekä myöhemmin saaduista tuloksista, jos vastaanottavan jäsenvaltion kansallinen lainsäädäntö tämän sallii.

Mikäli tietojen käyttöön kohdistuu joitakin Europol-päätöksen 19 artiklan mukaisia rajoituksia, nämä rajoitukset on kirjattava tietojen tallentamisen yhteydessä, ja niistä on ilmoitettava analyysin tulosten vastaanottajille.

2. Jos Europol-päätöksen 14 artiklan 7 alakohdan mukaisesti Europol havaitsee tietojen analyysitietokantaan lisäämisen jälkeen, että nämä tiedot koskevat henkilöä tai esinettä, josta tietokantaan on jo tallennettu toisen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen toimittamia tietoja, kullekin asianomaiselle jäsenvaltiolle tai kolmannelle osapuolelle on ilmoitettava välittömästi tietojen välisestä yhteydestä.

16 artikla

Valvontamenettelyt

Europol-päätöksen 35 artiklassa säädettyjen tietoturvallisuusvaatimusten täyttämiseksi ja näissä säännöissä tarkoitettujen tietojen turvallisen käsittelyn varmistamiseksi hallintoneuvosto akkreditoi analyysijärjestelmän Europolin tietojen luottamuksellisuutta koskevista säännöistä 30 päivänä marraskuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen 2009/…/YOS (2) 8 artiklan mukaisesti kuultuaan ensin turvallisuuskomiteaa kyseisten sääntöjen 4 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Akkreditointi myönnetään järjestelmäkohtaisten turvallisuusvaatimusten ja muiden hallintoneuvoston tarpeellisiksi katsomien turvallisuusasiakirjojen perusteella.

17 artikla

Analyysitietojen ja analyysitulosten käyttö ja tallentaminen

1. Analyysitietokannasta välitettyjä henkilötietoja ja analyysituloksia voidaan käyttää ainoastaan tietokannan tarkoitusta vastaavalla tavalla tai muiden vakavien rikosten ehkäisemiseksi ja torjumiseksi sekä kaikkien niiden käyttöä koskevien rajoitusten mukaisesti, jotka jäsenvaltio on Europol-päätöksen 19 artiklan 2 kohdan nojalla määrittänyt. Näiden sääntöjen 5 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja tietoja voidaan välittää ainoastaan tällaiset tiedot toimittaneen jäsenvaltion suostumuksella.

2. Kun analyysitietokanta on suljettu, Europolin on tallennettava kaikki kyseisessä tietokannassa olevat tiedot erilliseen tietokantaan, jota voidaan käyttää ainoastaan sisäisen tai ulkoisen valvonnan tarkoituksiin. Näitä tietoja voidaan säilyttää enintään 18 kuukautta analyysitietokannan sulkemisen jälkeen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Europol-päätöksen 20 artiklan 4 kohdan soveltamista.

3. Europol voi säilyttää analyysitietokannan tuloksia sähköisessä muodossa enintään kolmen vuoden ajan kyseisen tietokannan sulkemispäivästä, edellyttäen, että ne säilytetään erillisessä tiedostossa eikä niihin lisätä mitään uusia tietoja. Tämän jälkeen tiedot voidaan säilyttää ainoastaan paperiasiakirjan muodossa.

18 artikla

Tietokantojen yhdistäminen ja tietojen välittäminen tietokannasta toiseen

1. Mikäli on ilmeistä, että analyysitietokannan sisältämillä tiedoilla voi olla merkitystä myös toisten analyysitietokantojen kannalta, noudatetaan seuraavia menettelytapoja:

a) jos ehdotetaan kahden tietokannan tietojen täydellistä yhdistämistä, perustetaan uusi, molemmissa tietokannoissa olleet tiedot sisältävä tietokanta Europol-päätöksen 16 artiklan mukaisesti. Päätöksen kahden tietokannan yhdistämisestä tekevät kaikki alkuperäisissä tietokannoissa osallisina olevat. Tässä tapauksessa alkuperäiset tietokannat suljetaan;

b) jos osalla toisessa tietokannassa olevista tiedoista on merkitystä toisen tietokannan kannalta, kyseisten tietojen toimittajat päättävät, välitetäänkö nämä tiedot jälkimmäiseen tietokantaan.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa tietojen välittäminen yhdestä analyysitietokannasta toiseen ei vaikuta siirrettyjen tietojen tarkistusta koskeviin aikarajoihin.

19 artikla

Uudet tekniset välineet

Uusia teknisiä tietojenkäsittelyvälineitä voidaan ottaa käyttöön analyysitarkoituksia varten ainoastaan, jos on toteutettu kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että niitä käytetään henkilötietojen suojaa koskevien Europoliin sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Johtajan on etukäteen kuultava yhteistä valvontaviranomaista kaikissa niissä tapauksissa, joissa kyseisten teknisten välineiden käyttöönotto aiheuttaa ongelmia näiden tietosuojaa koskevien sääntöjen soveltamisessa.

IV LUKU

LOPPUMÄÄRÄYKSET

20 artikla

Sääntöjen tarkistaminen

Säännöt arvioidaan 1 päivään tammikuuta 2013 mennessä hallintoneuvoston valvonnassa.

Hallintoneuvosto käsittelee näiden sääntöjen muuttamiseksi tehtyjä ehdotuksia ja esittää ne neuvoston hyväksyttäviksi Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan kolmannessa alakohdassa säädetyn menettelyn mukaisesti.

21 artikla

Voimaantulo

Nämä säännöt tulevat voimaan 1 päivänä tammikuuta 2010.

Tehty Brysselissä 30 päivänä marraskuuta 2009. Neuvoston puolesta Puheenjohtaja B. ASK

(1) EUVL L 121, 15.5.2009, s. 37.

(2) Ei vielä julkaistu virallisessa lehdessä.