Neuvoston säädös, annettu 3 päivänä marraskuuta 1998, Europolin tietojen salassapitosuojaa koskevista säännöistä



Virallinen lehti nro C 026 , 30/01/1999 s. 0010 - 0016



NEUVOSTON SÄÄDÖS, annettu 3 päivänä marraskuuta 1998, Europolin tietojen salassapitosuojaa koskevista säännöistä (1999/C 26/02) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella Euroopan poliisiviranomaisen perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (Europol-yleissopimus) (1) ja erityisesti sen 31 artiklan 1 kohdan, ottaa huomioon hallintoneuvoston ehdotuksen säännöiksi, sekä katsoo, että neuvoston on yksimielisesti annettava asianmukaiset sellaisten tietojen, jotka Europol-yleissopimuksen mukaisesti kerätään Europoliin tai vaihdetaan Europolin puitteissa, salassapitosuojaa koskevat säännöt, ON ANTANUT SEURAAVAT SÄÄNNÖT: I LUKU MÄÄRITELMÄT JA SOVELTAMISALA 1 artikla Määritelmät Näissä säännöissä tarkoitetaan a) `tietojen käsittelyllä` (`käsittely`) kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai muihin kuin henkilötietoihin joko automaattista tietojen käsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojenkeräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä niiden suojaamista, poistamista tai tuhoamista; b) `kolmannella osapuolella` Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 4 kohdassa tarkoitettua kolmatta valtiota tai yksikköä; c) `Europolin turvallisuuskomitealla` 3 artiklassa tarkoitettua jäsenvaltioiden ja Europolin edustajista koostuvaa komiteaa; d) `Europolin turvallisuuskoordinoijalla` apulaisjohtajaa, jolle Europolin johtaja Europol-yleissopimuksen 29 artiklan 2 kohdan mukaisesti määrää hänen muiden tehtäviensä lisäksi turvallisuuteen liittyvien asioiden koordinointia ja valvontaa koskevan tehtävän; e) `Europolin turvallisuusvastaavalla` Europolin johtajan nimittämää Europolin työntekijää, joka vastaa turvallisuuskysymyksistä 5 artiklan mukaisesti; f) `turvaohjekirjalla` näiden sääntöjen täytäntöönpanoa koskevaa ohjekirjaa, joka laaditaan 6 artiklan mukaisesti; g) `turvallisuustasolla` Europolin turvallisuustasomerkintää 1, 2 tai 3, joka 8 artiklassa mainitulla tavalla annetaan Europolin käsittelemälle tai sen välityksellä käsitellylle asiakirjalle; h) `turvatoimikokonaisuudella` määrättyä turvatoimien kokonaisuutta, jota sovelletaan jollekin 8 artiklassa tarkoitetulle Europolin turvallisuustasolle luokiteltuihin tietoihin; i) `perussuojatasolla` sitä suojatasoa, jota sovelletaan kaikkiin tietoihin, joita Europol käsittelee tai joiden käsittely tapahtuu sen välityksellä, lukuunottamatta 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja, nimenomaan julkisiksi tiedoiksi merkittyjä tai sellaisiksi selvästi tunnistettavia tietoja. 2 artikla Soveltamisala 1. Näissä säännöissä vahvistetaan ne turvatoimet, joita on sovellettava kaikkiin tietoihin, joita Europol käsittelee tai joiden käsittely tapahtuu sen välityksellä sen eri yksiköissä. 2. Jäsenvaltiot sitoutuvat huolehtimaan siitä, että tällaisiin tietoihin sovelletaan niiden alueella näitä turvatoimia vastaavaa suojatasoa. 3. Europolin ja jäsenvaltioiden kansallisten yksikköjen välisten sähköisten yhteyksien on tarjottava näitä turvatoimia vastaava suojataso. Kuultuaan jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia Europolin turvallisuuskomitea hyväksyy yksimielisesti näitä sähköisiä yhteyksiä koskevan yhteisen standardin. 4. Liitteessä esitetään katsaus 8 artiklassa tarkoitettuihin Europolin turvallisuustasoihin ja vastaavaan luokitukseen, jota jäsenvaltiot nykyisin soveltavat tällaisille turvallisuustasoille luokiteltuihin tietoihin. Kun jäsenvaltio ilmoittaa muille jäsenvaltioille ja Europolille turvallisuustasoja koskeviin kansallisiin säännöksiin tai vastaavaan luokitukseen mahdollisesti tehdyistä muutoksista, Europol laatii tarkistetun version edellä mainitusta katsauksesta. Europolin turvallisuuskomitea varmistaa vähintään kerran vuodessa, onko katsaus ajan tasalla. II LUKU VASTUU TURVALLISUUDESTA 3 artikla Europolin turvallisuuskomitea 1. Perustetaan Europolin turvallisuuskomitea, joka muodostuu jäsenvaltioiden ja Europolin edustajista ja joka kokoontuu vähintään kerran vuodessa. 2. Europolin turvallisuuskomitean tehtävänä on neuvoa Europolin hallintoneuvostoa ja Europolin johtajaa turvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä, turvaohjekirjan soveltaminen mukaan lukien. 3. Europolin turvallisuuskomitea vahvistaa työjärjestyksensä. Turvallisuuskoordinoija toimii Europolin turvallisuuskomitean kokousten puheenjohtajana. 4 artikla Turvallisuuskoordinoija 1. Turvallisuuskoordinoija vastaa yleisesti kaikista turvallisuuteen liittyvistä kysymyksistä, näissä säännöissä ja turvaohjekirjassa vahvistetut turvatoimet mukaan lukien. Hän valvoo turvallisuusmääräysten täytäntöönpanoa ja ilmoittaa kaikista turvallisuusmääräysten rikkomisista Europolin johtajalle, joka vakavissa tapauksissa ilmoittaa asiasta hallintoneuvostolle. Jos tällainen turvallisuusmääräysten rikkominen saattaa vaarantaa jonkin jäsenvaltion edut, kyseiselle jäsenvaltiolle on myös ilmoitettava asiasta. 2. Turvallisuuskoordinoija on suoraan vastuussa Europolin johtajalle. 5 artikla Turvallisuusvastaava 1. Näissä säännöissä ja turvaohjekirjassa määrättyjen turvatoimien täytäntöönpanosta vastaa käytännössä Europolin turvallisuusvastaava, joka on suoraan vastuussa turvallisuuskoordinoijalle. Turvallisuusvastaavan erityistehtävänä on: a) johtaa Europolin turvallisuusyksikköä; b) antaa ohjeita ja neuvoja Europolin työntekijöille ja yhteyshenkilöille sekä avustaa heitä näiden sääntöjen sekä turvaohjekirjan mukaisten tehtävien hoidossa; c) panna täytäntöön turvallisuusmääräykset, tutkia tapaukset, joissa kyseisiä määräyksiä on rikottu, ja ilmoittaa niistä mahdollisimman pian turvallisuuskoordinoijalle; d) tarkistaa jatkuvasti turvatoimien riittävyyttä uhka-arvioinnin perusteella. Tätä tarkoitusta varten hän raportoi turvallisuuskoordinoijalle yleensä vähintään kerran kuukaudessa ja erityistapauksissa aina tarvittaessa sekä tekee havaintoja ja ehdotuksia; e) huolehtia hänelle näiden sääntöjen tai turvaohjekirjan mukaisesti annetuista tehtävistä; sekä f) suorittaa muut turvallisuuskoordinoijan hänelle antamat tehtävät. 2. Turvallisuusvastaavalle on tehtävä mahdollisimman perusteellinen turvallisuustutkimus siinä jäsenvaltiossa sovellettavien säännösten mukaisesti, jonka kansalainen hän on. 6 artikla Turvaohjekirja; menettely ja sisältö 1. Hallintoneuvosto hyväksyy turvaohjekirjan turvallisuuskomiteaa kuultuaan. 2. Turvaohjekirja sisältää: a) Europolissa sovellettavia sellaisia turvatoimia koskevat yksityiskohtaiset säännöt, joilla taataan Europol-yleissopimuksen 25 artiklaan ja 32 artiklan 2 kohtaan perustuva, näiden sääntöjen 8 artiklan 1 kohdassa mainittu perussuojataso ja joissa otetaan huomioon mainitun Europol-yleissopimuksen 31 artiklan 3 kohta; b) sellaisia turvatoimia koskevat yksityiskohtaiset säännöt, jotka liittyvät 8 artiklan 2 ja 3 kohdassa mainittuihin Europolin turvallisuustasoihin ja vastaaviin turvatoimikokonaisuuksiin. 3. Turvaohjekirjaan tehtävät muutokset hyväksytään 1 kohdassa esitetyn menettelyn mukaisesti. 4. Europolin atk-järjestelmää ja muita suojattavaksi merkittyjen tietojen käsittelyyn Europolissa käytettäviä atk-järjestelmiä varten vahvistetaan järjestelmäkohtaiset turvallisuusvaatimukset ja niitä muutetaan 1 kohdassa esitettyä menettelyä noudattaen. Näiden järjestelmäkohtaisten turvallisuusvaatimusten on oltava turvaohjekirjan asiaa koskevien sääntöjen mukaiset. 7 artikla Noudattaminen Kaikkien Europolin työntekijöiden ja yhteyshenkilöiden sekä muiden sellaisten henkilöiden, joita koskee erityinen pidättymis- tai salassapitovelvollisuus, on noudatettava näissä säännöissä ja turvaohjekirjassa määrättyjä turvatoimia. III LUKU YLEISET PERIAATTEET 8 artikla Perussuojataso, turvallisuustasot ja turvatoimikokonaisuudet 1. Kaikki tiedot, joita Europol käsittelee tai joiden käsittely tapahtuu sen välityksellä, nimenomaan julkisiksi tiedoiksi merkittyjä tai sellaisiksi selvästi tunnistettavia tietoja lukuun ottamatta, luokitellaan perussuojatasolle sekä Europolissa että jäsenvaltioissa. Yksinomaan perussuojatasolle luokiteltuihin tietoihin ei tarvitse liittää erityistä Europolin turvallisuustasomerkintää, mutta ne on merkittävä Europolin tiedoiksi. 2. Edellä 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti jäsenvaltiot varmistavat 1 kohdassa mainitun perussuojatason soveltamisen kansallisten säännösten ja lainsäädännön mukaisilla toimilla, mukaan lukien pidättymis- ja salassapitovelvollisuus, tietoihin pääsyn rajoittaminen ainoastaan luvan saaneeseen henkilöstöön, henkilötietoja koskevat tietosuojavaatimukset sekä yleiset tekniset ja menettelytapoja koskevat toimenpiteet tietojen turvallisuuden varmistamiseksi, Europol-yleissopimuksen 25 artiklan 2 kohdan huomioon ottaen. 3. Lisäturvatoimia edellyttävät tiedot luokitellaan jollekin Europolin turvallisuustasolle, joka osoitetaan erityisellä merkinnällä. Tiedot luokitellaan kyseiselle turvallisuustasolle vain, jos se on ehdottoman välttämätöntä ja vain siksi ajaksi kuin on tarpeen. 4. Europolin turvallisuustasot numeroidaan "Europolin turvallisuustasoiksi 1-3". >TAULUKON PAIKKA> Kukin Europolin turvallisuustaso liittyy tiettyyn Europolissa sovellettavaan turvatoimikokonaisuuteen. Eri turvatoimikokonaisuuksien mukainen suoja on eritasoista tietojen sisällöstä riippuen ja ottaen huomioon, että luvaton pääsy tietoihin tai niiden luvaton levittäminen tai käyttö saattaisivat haitata jäsenvaltioiden tai Europolin etuja. Sovellettavien turvatoimien osalta Europolin turvallisuustasot 1-3 vastaavat mahdollisuuksien mukaan nykyisin käytössä olevia kansainvälisiä standardeja. Eri tasoisilla suojamerkinnöillä merkittyjä tietoja kerättäessä sovelletaan vähintään korkeimmalle turvallisuustasolle luokitellun tiedon suojaukseen käytettyä tasoa. Tietokokonaisuudelle voidaan kuitenkin antaa korkeampi suojataso kuin sen yksittäisille osille. Suojattavaksi merkittyjen asiakirjojen käännökset on suojattava samoin kuin alkuperäiset asiakirjat. 5. Turvatoimikokonaisuudet koostuvat erilaisista turvaohjekirjassa esitetyistä teknisistä, järjestelyihin liittyvistä tai hallinnollisista toimenpiteistä. Niihin sisältyy tietojen luvallinen käyttäminen yleissopimuksen 17 artiklan mukaisesti rajoittamattomasta käytöstä aina käyttökieltoon ilman tiedon antajan lupaa. 9 artikla Turvallisuustason valinta 1. Europolille tiedot toimittava jäsenvaltio vastaa näitä tietoja koskevan asianmukaisen turvallisuustason valinnasta 8 artiklan mukaisesti. Toimittaessaan tiedot Europolille jäsenvaltio merkitsee tarvittaessa tietoihin Europolin turvallisuustason 8 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Turvallisuustasoa valitessaan jäsenvaltiot ottavat huomioon, miten kyseiset tiedot on luokiteltu niiden kansallisten säännösten mukaisesti, sekä Europolin asianmukaisen toiminnan edellyttämän operationaalisen joustavuuden. 3. Jos Europol käytettävissään jo olevien tietojen perusteella katsoo, että turvallisuustason valintaa on muutettava (esimerkiksi tällaisen tason mahdollinen poisto tai lisääminen, myös turvallisuustason lisääminen aiemmin perussuojatasoiseen asiakirjaan), sen on ilmoitettava asiasta kyseiselle jäsenvaltiolle ja pyrittävä pääsemään kyseisen jäsenvaltion kanssa sopimukseen asianmukaisesta turvallisuustasosta. Europol ei saa määritellä, muuttaa, lisätä tai poistaa turvallisuustasoa ilman tällaista sopimusta. 4. Jos Europolin tuottamat tiedot perustuvat jonkin jäsenvaltion toimittamiin tietoihin tai jos ne sisältävät tällaisia tietoja, Europol määrittelee kyseisten jäsenvaltioiden suostumuksella, riittääkö perussuojataso vai onko sovellettava jotain Europolin turvallisuustasoa. 5. Jos Europol on itse tuottanut tiedot, eivätkä ne perustu jonkin jäsenvaltion toimittamiin tietoihin eivätkä sisällä tällaisia tietoja, Europol määrittelee tällaista tietoa koskevan asianmukaisen turvallisuustason käyttäen turvallisuuskomitean vahvistamia perusteita. Tarvittaessa Europol merkitsee kyseiset tiedot sitä vastaavasti. 6. Jos jokin tieto koskee myös jonkin toisen jäsenvaltion olennaisia etuja, jäsenvaltioiden ja Europolin on tiedusteltava kyseiseltä jäsenvaltiolta, onko tällaisiin tietoihin sovellettava jotain turvallisuustasoa ja mitä turvallisuustasoa tällöin on sovellettava. 10 artikla Turvallisuustasojen muuttaminen 1. Europolille tiedot toimittanut jäsenvaltio voi milloin hyvänsä pyytää valitun turvallisuustason muuttamista, myös tällaisen turvallisuustason poistamista tai lisäämistä. Europol on velvollinen kyseisen jäsenvaltion toivomalla tavalla poistamaan tai lisäämään turvallisuustason taikka muuttamaan sitä. 2. Kyseisen jäsenvaltion on pyydettävä turvallisuustason alentamista tai poistamista heti, kun olosuhteet sen sallivat. 3. Europolille tiedot toimittava jäsenvaltio voi määritellä sen ajanjakson, jonka aikana valittua turvallisuustasoa sovelletaan, sekä kyseiseen turvallisuustasoon tämän ajanjakson jälkeen mahdollisesti tehtävät muutokset. 4. Jos Europol on 9 artiklan 4 kohdan mukaisesti määritellyt valitun perussuojatason tai turvallisuustason, Europol voi muuttaa tätä turvallisuustasoa ainoastaan kyseisen jäsenvaltion suostumuksella. 5. Jos Europol on 9 artiklan 5 kohdan mukaisesti määritellyt valitun perussuojatason tai turvallisuustason, Europol voi muuttaa tätä turvallisuustasoa milloin hyvänsä se katsoo muutoksen tarpeelliseksi. 6. Jos sellainen tieto, jonka turvallisuustasoa muutetaan tämän artiklan mukaisesti, on jo toimitettu muille jäsenvaltioille, Europol on velvollinen ilmoittamaan tietojen saajille turvallisuustason muutoksesta. 11 artikla Tietojen käsittely, tietoihin pääsy ja turvallisuustutkimus 1. Tietoihin pääsevät ja niitä saavat pitää hallussaan Europolissa ainoastaan ne henkilöt, joiden on työtehtäviensä tai velvollisuuksiensa vuoksi tarpeen tutustua kyseisiin tietoihin tai käsitellä niitä. Tietojen käsittelystä vastaavien henkilöiden osalta on oltava suoritettu asianmukainen turvallisuustutkimus, ja heidän on lisäksi saatava erityiskoulutusta. 2. Sellaisille henkilöille, jotka saattavat päästä Europolin käsittelemiin ja jollekin turvallisuustasolle luokiteltuihin tietoihin, on suoritettava Europol-yleissopimuksen 31 artiklan 2 kohdan ja turvaohjekirjan mukaisesti turvallisuustutkimus. Turvallisuuskoordinoija antaa turvallisuusvastaavan ehdotuksesta ja turvaohjekirjan määräysten mukaisesti luvan niille henkilöille, joiden osalta turvallisuustutkimus on suoritettu asianmukaisella kansallisella tasolla ja joiden on työtehtäviensä tai velvollisuuksiensa vuoksi tarpeen tutustua jollekin Europolin turvallisuustasolle luokiteltuihin tietoihin. Turvallisuuskoordinoija vastaa myös 3 kohdan täytäntöönpanosta. 3. Turvallisuustasolle luokiteltuihin tietoihin pääsevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joille on suoritettu turvallisuustutkimus asianmukaisella tasolla. Turvallisuuskoordinoija voi kuitenkin turvallisuusvastaavaa kuultuaan poikkeuksellisesti antaa rajoitetun erityisluvan henkilöille, joille on suoritettu turvallisuustutkimus tasolla 1 tai 2, päästä käsiksi tiettyihin korkeammalle tasolle luokiteltuihin tietoihin, jos heidän työtehtäviensä tai velvollisuuksiensa vuoksi on erityistapauksena tarpeen tutustua tietoihin, jotka on luokiteltu korkeammalle Europolin turvallisuustasolle. 4. Tällaista lupaa ei kuitenkaan myönnetä, jos jäsenvaltio on kyseisiä tietoja toimittaessaan erityisesti ilmoittanut, että turvallisuuskoordinoijalle edellä 3 kohdassa säädettyä harkintavaltaa ei voida käyttää näiden tietojen osalta. 12 artikla Kolmannet osapuolet Tehdessään salassapitoa koskevia sopimuksia kolmansien osapuolten kanssa Europol-yleissopimuksen 18 artiklan 6 kohdan mukaisesti tai sopimuksia Europol-yleissopimuksen 42 artiklan mukaisesti, Europol ottaa huomioon näissä säännöissä ja turvaohjekirjassa esitetyt periaatteet, joita on sovellettava vastaavasti kyseisten kolmansien osapuolten kanssa vaihdettaviin tietoihin. IV LUKU LOPPUSÄÄNNÖKSET 13 artikla Voimaantulo Nämä säännöt tulevat voimaan 1 päivänä tammikuuta 1999. 14 artikla Sääntöjen tarkistaminen Europolin hallintoneuvosto käsittelee näiden sääntöjen muuttamiseksi tehtyjä ehdotuksia ja esittää ne neuvoston hyväksyttäviksi Europol-yleissopimuksen 31 artiklan 1 kohdassa määrätyn menettelyn mukaisesti. Tehty Brysselissä 3 päivänä marraskuuta 1998. Neuvoston puolesta B. PRAMMER Puheenjohtaja (1) EYVL C 316, 27.11.1995, s. 1. LIITE C Kansallisten luokitusten ja vastaavien Europol-luokitusten vastaavuustaulukko Seuraava taulukko on vain ohjeellinen: jäsenvaltiot eivät ole velvollisia käyttämään erityistä merkintää, vaan pikemminkin antamaan Europolin tasoa vastaavan suojan tason. >TAULUKON PAIKKA> HUOMAUTUS Europol laatii 2 artiklan 4 kohdan mukaisesti uuden version tästä katsauksesta, jos sille ilmoitetaan muutoksista kansallisissa säädöksissä. Vähintään kerran vuodessa Europolin turvallisuuskomitea tarkastelee, onko katsaus ajan tasalla. Suojan tasojen vastaavuuden käsitteen soveltamisvaikeuksista keskustellaan jäsenvaltioiden ja Europolin välillä tai yhteisesti turvallisuuskomiteassa. Samoin turvallisuuskomiteassa käsitellään turvaohjekirjassa määrättyjen Europolin turvatoimikokonaisuuksien muutosten vaikutuksia taulukoihin.