Komission asetus (EY) N:o 296/96, annettu 16 päivänä helmikuuta 1996, jäsenvaltioiden toimittamista tiedoista ja Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastosta rahoitettujen menojen kuukausittaisesta kirjanpidosta ja asetuksen (ETY) N:o 2776/88 kumoamisesta



Virallinen lehti nro L 039 , 17/02/1996 s. 0005 - 0008



KOMISSION ASETUS (EY) N:o 296/96, annettu 16 päivänä helmikuuta 1996, jäsenvaltioiden toimittamista tiedoista ja Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastosta rahoitettujen menojen kuukausittaisesta kirjanpidosta ja asetuksen (ETY) N:o 2776/88 kumoamisesta EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen, ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta 21 päivänä huhtikuuta 1970 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 (1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 1287/95 (2), ja erityisesti sen 4 ja 5 artiklan, ottaa huomioon talousarviota koskevasta kurinalaisuudesta 31 päivänä lokakuuta 1994 tehdyn neuvoston päätöksen 94/729/EY (3) ja erityisesti sen 13 artiklan, sekä katsoo, että asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 5 kohdassa säädetään, että jäsenvaltiot järjestävät itse Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosaston, jäljempänä `EMOTR, tukiosasto`, menojen kattamiseksi tarvittavat varat; saman asetuksen nojalla komissio myöntää ainoastaan kuukausittaisia ennakkoja, jotka ovat tileille kirjattujen jäsenvaltioiden toimista aiheutuneiden menojen mukaisia, yhteisön talousarvioon EMOTR:n tukiosastoa varten käytettäväksi tarkoitettujen määrärahojen moitteettoman toiminnan varmistamiseksi jokaisen maksajana toimivan toimielimen on välttämätöntä pitää yksinomaan EMOTR:n tukiosastosta rahoitettavia menoja varten tarkoitettua kirjanpitoa, olisi järjestettävä jäsenvaltioiden EMOTR:n tukiosastosta rahoitettavia menoja koskevien tietojen toimittaminen komissiolle; näin on todettava, että määriä koskevat ilmoitukset voivat sisältää tiettyjä epätäsmällisyyksiä, jotka voivat selittyä muun muassa niiden laatimisvaiheessa ilmenneistä hallinnollisista ongelmista; sama koskee myös menojen arviointia, jonka tosin pitää olla luotettava, mutta joka luonteensa johdosta johtaa ainoastaan likimääräisiin arvoihin; tämän takia on lisäksi aiheellista, ettei vaadita toimittamaan tietoja takaisin perityistä määristä, kun niihin sisältyy huomattavia hallinnollisia panoksia, yhteisön maataloutta koskevaan sääntelyyn sisältyy määräpäiviä jäsenvaltioiden edunsaajille suorittaman tuen maksamiselle; kaikki näiden säädettyjen määräaikojen jälkeen perusteettomasti suoritetut maksut katsotaan sääntöjen vastaisiksi maksuiksi eikä niitä tämän perusteella periaatteessa voida kirjata ennakoiksi; jotta voitaisiin kuitenkin muuttaa maksun suorittamisen aikana myöhässä olevien menojen rahoitusta koskevaa vaikutusta suhteellisesti, on aiheellista porrastaa ennakkojen pienennys sen mukaan mikä merkitys todetulla ylityksellä on, jos jäsenvaltiot eivät noudata menoja tai niiden yhdenmukaisuutta koskevien tietojen ilmoittamiselle vahvistettuja määräaikoja, komissio voi sen seurauksena päätöksen 94/729/EY 13 artiklan mukaisesti siirtää ennakkojen maksamista myöhemmäksi kirjanpidossa, interventioiden rahoittamista Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosastosta koskevista yleisistä säännöistä 2 päivänä elokuuta 1978 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1883/78 (4), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (ETY) N:o 1571/93 (5), 4 artiklassa säädetään, että kun interventiotoimenpide johtaa tuotteiden ostoon ja varastointiin, rahoitettu määrä määritellään interventioelimien laatimilla vuosittaisilla tileillä; neuvoston asetuksessa (ETY) N:o 3492/90 (6) määritellään mainittujen tilien säännöt ja edellytykset; olisi täsmennettävä yksityiskohtaiset säännöt, joiden mukaan mainittujen toimenpiteiden rahoitus sisällytetään kirjanpidon ennakkojärjestelmään, asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan a alakohdassa säädetään lokakuun menojen kirjaamisesta lokakuulle, jos ne ovat aiheutuneet 1 päivän ja 15 päivän välisenä aikana, ja niiden kirjaamisesta marraskuulle, jos ne ovat aiheutuneet 16 päivän ja 31 päivän välisenä aikana; asetuksen (ETY) N:o 1883/78 4 artiklassa säädettyjä tilejä ei ole aiheellista jakaa niiden monimutkaisuuden vuoksi; sen vuoksi olisi säädettävä, että maksajina toimivat toimielimet merkitsisivät kirjanpitoon syyskuun toimista aiheutuneista menoista 50 prosenttia lokakuun ensimmäisen kahden viikon jaksolle ja jäljelle jäävän määrän mahdollisine mukautuksineen ja korjauksineen lokakuun toisen kahden viikon jaksolle, asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 a artikassa säädetään mahdollisuudesta korvata tiettyjen jäsenvaltioiden luovuttamat varat; olisi säädettävä näiden jäsenvaltioiden yhteisön talousarvioista vastattavien korkojen ilmoittamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä, olisi tarpeen täsmentää maksajina toimivien toimielinten kuukausittain ilmoitettavien menojen tietoja, on tarpeen säätää jäsenvaltioiden toimittamien asiakirjojen yhdenmukaisesta ulkoasusta; ottaen huomioon, että niitä on tarpeen mukauttaa usein hallinnon tarpeiden kehitykseen, komission on yksinkertaistetun menettelyn mukaisesti voitava antaa ja tehdä käytettävät kaavakkeet pian, asiaa koskevien säännösten käytön helpottamiseksi olisi korvattava komission asetus (ETY) N:o 2776/88 (7), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (ETY) N:o 775/90 (8), uudella asetuksella, ja tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahasto (EMOTR) -komitean lausunnon mukaiset, ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN: 1 artikla 1. Päätettyään ennakoista asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti komissio antaa jäsenvaltioiden käyttöön talousarvion määrärahojen rajoissa EMOTR:n tukiosastosta rahoitettavien menojen kattamiseen tarvittavat varat jokaisen jäsenvaltion valtionrahastoon tai muuhun rahoituselimeen tätä tarkoitusta varten avatulle tilille. 2. Jäsenvaltioiden on annettava edellä mainitun tilin nimi ja numero tiedoksi komissiolle. 2 artikla Jokaisen maksajana toimivan toimielimen on pidettävä kirjanpitoa, joka koskee yksinomaan asetuksen (ETY) N:o 729/70 1 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen menojen maksamista varten kyseisen yksikön tai toimielimen käyttöön asetettuja varoja. 3 artikla 1. Jäsenvaltioiden on annettava komissiolle tiedoksi telekopiona viimeistään joka viikon toisena työpäivänä kuukauden alusta edellisen viikon loppuun mennessä maksettujen menojen kokonaismäärä. Tiedonantoja on tehtävä kaksi kappaletta, jos viikko jakautuu kahden kuukauden ajalle. 2. Kuukauden viimeisen tiedonannon osalta jäsenvaltioiden on toimitettava menojen lisäksi kaikki tiedot, jotka ovat omiaan selittämään 5 kohdan mukaisesti laadittujen arvioiden ja toteutuneiden menojen väliset huomattavat erot. 3. Jäsenvaltioiden on annettava komissiolle tiedoksi kuukausittain telekopiona viimeistään joka kuukauden 10 päivään mennessä edellisen kuukauden kuluessa maksettujen menojen kokonaismäärä. Kuitenkin 1 päivän ja 15 päivän lokakuuta välisenä aikana maksettuja menoja koskeva tiedonanto on toimitettava saman kuukauden 25 päivään mennessä. 4. Edellä 3 kohdassa tarkoitetussa tiedonannossa on oltava erittely Euroopan yhteisöjen talousarvion nimikkeistön lukujen mukaan. Talousarvion seurannan erityisissä edellytyksissä komissio voi kuitenkin pyytää yksityiskohtaisempaa erittelyä. 5. Jäsenvaltioiden on toimitettava kuukausittain komissiolle paperilla kahtena kappaleena, ja siten, että se voidaan tarvittaessa lähettää sähköisessä muodossa, jokaisen kuukauden 20 päivään mennessä yhteisön talousarvion kirjanpitoon tarkoitettu asiakirja edellisen kuukauden aikana maksetuista menoista. Asiakirja, joka on tarkoitettu 1 päivän ja 15 päivän lokakuuta välisenä aikana maksettujen menojen kirjanpitoon, on toimitettava kuitenkin 10 päivään marraskuuta mennessä. 6. Edellä 5 kohdassa tarkoitettu asiakirja koostuu a) jokaisen maksajana toimivan toimielimen laatimasta Euroopan yhteisöjen talousarvion nimikkeistön ja menolajin mukaan eriteltyjä tietoja koskevasta selvityksestä, josta ilmenee - edellisen kuukauden kuluessa maksetut menot, - varainhoitovuoden alusta edellisen kuukauden loppuun asti maksetut kumuloituneet menot, - toisessa luetelmakohdassa tarkoitettuja menoja koskevat määrät (tonnit, hehtolitrat, hehtaarit, päät jne.), silloin kun ne on mainittu yksityiskohtaisessa budjettinimikkeistössä, - arviot menoista EMOTR:n komiteassa käydyn keskustelun jälkeen komission toimielinten laatiman luettelon mukaisesti. Nämä arviot voivat koskea tarvittaessa - ainoastaan kuluvaa kuukautta sekä kahta seuraavaa kuukautta, - kuluvaa kuukautta, kahta seuraavaa kuukautta aina varainhoitovuoden loppuun asti; b) tarvittaessa a kohdassa tarkoitettujen tietojen yhteenvedosta; c) tarvittaessa edellisen kuukauden aikana tämän tiedonannon mukaisesti toteutuneiden menojen määrän ja saman kuukauden aikana 3 kohdassa tarkoitetussa tiedonannossa ilmoitettujen toteutuneiden menojen määrän välisen eron perusteluista. 7. Lokakuun menot kirjataan lokakuulle, jos ne ovat toteutuneet 1 päivän ja 15 päivän välisenä aikana, ja ne kirjataan marraskuulle, jos ne ovat toteutuneet 16 päivän ja 31 päivän välisenä aikana. 4 artikla 1. Komissio päättää kuukausittaisista ennakoista ja maksaa ne tileille kirjattujen menojen mukaisesti 3 artiklan mukaisesti toimitettujen tietojen perusteella, sanotun kuitenkaan rajoittamatta päätöksen 94/729/EY 13 artiklan määräysten soveltamista. 2. Kaikki edellä mainittujen edellytysten ja määräaikojen ulkopuolella maksetut menot kirjataan rajatusti seuraavien sääntöjen mukaisesti: a) neljään prosenttiin asti edellytyksien ja määräaikojen mukaisesti maksetuista menoista ei kirjata mitään vähennystä, koska myöhästyneiden kuukausien lukumäärällä ei ole mitään merkitystä; b) kun neljän prosentin marginaali on käytetty, kaikista lisämenoista, jotka ovat myöhästyneet - kuukauden, vähennetään 10 prosenttia - kaksi kuukautta, vähennetään 25 prosenttia - kolme kuukautta, vähennetään 45 prosenttia - neljä kuukautta, vähennetään 70 prosenttia - viisi kuukautta tai sitä enemmän, vähennetään 100 prosenttia. Jos hallinnollisia erityisiä edellytyksiä silti esiintyy eräiden toimenpiteiden yhteydessä tai jos jäsenvaltiot antavat asialliset perustelut, komissio voi soveltaa poikkeavaa porrastusta ja/tai pienempiä prosenttilukuja tai prosenttilukua nolla. Tässä artiklassa tarkoitetut vähentämiset suoritetaan päätöksen 94/729/EY 13 artiklassa määrättyjä yksityiskohtaisia sääntöjä noudattaen. 3. Edellytysten tai määräaikojen noudattamisen valvonta menoksi kirjattujen ennakoiden osalta suoritetaan kolme kertaa varainhoitovuoden aikana: - 31 päivään tammikuuta mennessä aiheutuneista menoista - 30 päivään huhtikuuta mennessä aiheutuneista menoista - 31 päivään elokuuta mennessä aiheutuneista menoista. Syyskuun ja lokakuun aikana tapahtuneet mahdolliset ylittämiset otetaan huomioon päätettäessä tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä, paitsi jos ne voidaan todeta ennen varainhoitovuoden ennakkoja koskevaa viimeistä päätöstä. 4. Päätöksen 94/729/EY 13 artiklan mukaisesti suoritetut mahdolliset vähentämiset ja erityisesti edellytysten ja määräaikojen ylittämisestä johtuneet vähentämiset tehdään, jollei tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevassa myöhemmässä päätöksessä toisin määrätä. 5. Sen jälkeen, kun komissio on antanut tiedon jäsenvaltioille, joita asia koskee, se voi siirtää jäsenvaltioille suoritettavien ennakkojen maksamista, kuten asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan a alakohdassa säädetään, jos 3 artiklassa tarkoitetut tiedonannot saapuvat myöhässä tai niissä on ristiriitaisia tietoja, joiden vuoksi lisätarkastukset ovat tarpeen. 5 artikla 1. Asetuksen (ETY) N:o 1883/78 4 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut menot määritellään asetuksen (ETY) N:o 3492/90 säännösten mukaisesti. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 3730/87 (9) soveltamisesta aiheutuvat ja neuvoston asetuksen (ETY) N:o 822/87 (10) 37 artiklassa tarkoitetut menot on laskettava todisteena olevien laskelmien avulla komission laatimalla yhdenmukaisella menetelmällä 8 artiklan mukaisesti. 2. Maksajana toimivat toimielimet kirjaavat 1 kohdassa tarkoitettujen menojen määrät tilille sitä kuukautta seuraavan kuukauden kuluessa, jona toimet on toteutettu. Kuukauden lopussa vahvistetuissa tileissä huomioon otettavat toimet ovat varainhoitovuoden alusta saman kuukauden loppuun mennessä toteutetut toimet. Syyskuun aikana toteutuneiden toimien osalta menoista kirjataan kuitenkin 50 prosenttia lokakuulle ja saldon osalta marraskuulle. Näitä toimia koskevat todisteena olevat laskelmat on liitettävä mukaan komissiolle 10 päivään marraskuuta ja 20 päivään joulukuuta mennessä toimitettaviin asiakirjoihin. 3. Asetuksen (ETY) N:o 1883/78 8 artiklan 5 kohdan mukaisesti päätettyjen arvonalennuksen kokonaismäärien osalta ei sovelleta 2 kohtaa; ne kirjataan niistä annetussa asetuksessa vahvistettuna päivänä. 6 artikla Jäsenvaltiot, joille aiheutuneiden korkojen vastaamisesta päätetään asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 a artiklan nojalla, kirjaavat nämä korot tilille asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 a artiklan koskevista yksityiskohtaisista säännöistä annetussa komission asetuksessa (ETY) N:o 2775/88 (11) vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. 7 artikla 1. Kuukauden aikana ilmoitettujen menojen on vastattava kyseisen kuukauden aikana todella toteutuneita maksuja ja tulouttamisia. Niissä voi olla oikaisuja saman varainhoitovuoden edellisinä kuukausina ilmoitettuihin tietoihin. Varainhoitovuonna "n" otetaan huomioon jäsenvaltioille vuoden "n-1" 16 päivästä lokakuuta vuoden "n" 15 päivään lokakuuta aiheutuneet menot. 2. Sovellettaessa 1 kohdan ensimmäistä alakohtaa ja sanotun rajoittamatta yhteisön lainsäädännön erityisten säännösten soveltamista määrätään seuraavista päivistä: a) edellä 5 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen menojen osalta päivä, jona maksajana toimiva toimielin kirjaa ne tilille mainitun artiklan 2 kohdan mukaisesti; b) komission asetuksen (ETY) N:o 3813/89 (12) 10 artiklan 6 kohdassa tarkoitettujen määrien osalta: - ensimmäisenä vuonna kirjattavien menojen osalta päivä, jona pääomitetut maksut on suoritettu, - seuraavina vuosina kirjattavien menojen osalta varainhoitovuoden kuudes kuukausi; c) muiden kululajien osalta: - päivä, jona toimielimen tiliä on veloitettu tai - päivä, jona toimielin, jota asia koskee, on antanut ja lähettänyt rahoituslaitokselle tai edunsaajalle maksua koskevan määräyksen. 3. Maksumääräykset, joita ei ole pantu täytäntöön, sekä tililtä veloitetut ja uudelleen hyvitetyt maksut merkitään kirjanpitoon vähentämällä sen kuukauden menot, jonka kuluessa täytäntöön panematta jättäminen tai peruuntuminen on osoitettu maksajana toimivalle toimielimelle. 4. Jos EMOTR:n tukiosastolle aiheutuneisiin maksuihin sisältyy runsaasti saatavia, niitä pidetään 1 kohdan mukaisesti - päivänä, jona määrä maksetaan edunsaajalle, aiheutuneina, jos saatavat ovat maksettuja menoja pienemmät, - menojen maksamispäivänä aiheutuneita, jos menot ovat enintään saatavien suuruiset. 5. Varainhoitovuodelle kirjattavia menoja koskevia kumuloituja tietoja, jotka on toimitettava komissiolle 10 päivään marraskuuta mennessä, voidaan oikaista ainoastaan asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti komissiolle toimitettavien vuosittaisten tilinpäätösten osalta. 6. Komission 5 artiklassa tarkoitettuihin ja koko varainhoitovuotta koskeviin tietoihin tekemät korjaukset annetaan tiedoksi rahaston komitealle ja ne mainitaan ennakkoja koskevan päätöksen liitteessä ja ne merkitään toimielinten kirjanpitoon mainitussa päätöksessä määrätyn kuukauden aikana. 8 artikla Edellä 3 artiklan 6 kohdassa ja 5 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen asiakirjojen muoto määritetään komission päätöksessä, joka tehdään sen jälkeen, kun on kuultu rahaston komiteaa. 9 artikla Kumotaan asetus (ETY) N:o 2776/88 16 päivästä lokakuuta 1995 alkaen. 10 artikla Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sitä sovelletaan ensimmäisen kerran vuoden 1995 lokakuun kahden jälkimmäisen viikon menoihin. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 16 päivänä helmikuuta 1996. Komission puolesta Franz FISCHLER Komission jäsen (1) EYVL N:o L 94, 28.4.1970, s. 13 (2) EYVL N:o L 125, 8.6.1995, s. 1 (3) EYVL N:o L 293, 12.11.1994, s. 14 (4) EYVL N:o L 216, 5.8.1978, s. 1 (5) EYVL N:o L 154, 25.6.1993, s. 46 (6) EYVL N:o L 337, 4.12.1990, s. 3 (7) EYVL N:o L 249, 9.9.1988, s. 9 (8) EYVL N:o L 83, 30.3.1990, s. 85 (9) EYVL N:o L 352, 15.12.1987, s. 1 (10) EYVL N:o L 84, 27.3.1987, s. 1 (11) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 8 (12) EYVL N:o L 371, 20.12.1989, s. 17