Kertomus Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston (Bilbao) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 22/12/1999 s. 0001 - 0006



Kertomus Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston (Bilbao) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (1999/C 372/01) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94(1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston tilit 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/9414 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/9415 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. Tärkeimmät huomautukset Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston (Bilbao) talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta Tilinpäätös ja kirjanpito 5. Virasto ei ole toimittanut tositteita niiden 5000 ecun perustelemiseksi, jotka on merkitty varainhoitovuoden lopussa laaditun taseen vastattavaa-puolelle kohtaan "Muut velat". 6. Viraston kirjanpito-osaston olisi tehtävä välitilinpäätöksiä ja täsmäytettävä eri saldot ja laadittava niitä koskevia selvityksiä varainhoitoasetuksensa soveltamisesta annettujen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti. Talousarvion toteuttaminen/vuotuisuusperiaate 7. Varainhoitovuodesta 1997 siirrettiin määrärahoja automaattisesti yhteensä 1,05 miljoonaa ecua, joista tosiasiallisesti käytettiin ainoastaan 0,65 miljoonaa ecua eli 62 prosenttia. Jäljelle jääneet 0,4 miljoonaa ecua eli 38 prosenttia siirretyistä määrärahoista peruuntuivat. Peruuntuneiden määrärahojen yhteismäärä ei ole automaattisten siirtojen tarkoituksen mukainen, sillä automaattisten määrärahasiirtojen tulisi vastata sellaisia kolmansiin osapuoliin nähden sitovia velvoitteita, joita ei ole voitu täyttää varainhoitovuoden loppuun mennessä. 8. Varainhoitovuoteen 1999 automaattisesti siirrettyjä maksusitoumuksia (1,9 miljoonaa ecua) koskevan tarkastuksen avulla ei ollut mahdollista tarkistaa joidenkin siirtojen asianmukaisuutta. Viraston noudattama käytäntö määrärahojen siirroissa ei ole viraston varainhoitoasetuksessa vahvistetun vuotuisuusperiaatteen mukainen. Alv 9. Virasto ei vieläkään ole saanut takaisin varainhoitovuosien 1996 ja 1997 aikana maksamaansa alv:a (145000 ecua). Tarjouspyynnöt/hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea 10. Tarjousten jättämiselle annetun määräajan olisi oltava vähintään 40 päivää, jotta tarjouksia saataisiin enemmän. Tarjouspyynnöissä esitettyjen edellytysten olisi oltava selkeästi määritettyjä ja niitä tulisi käyttää hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean arviointityön pohjana. Toimipaikka 11. Omistaja on sopinut pankkitakauksesta, joka kattaa viraston velvoitteen sen vuokrasopimuksen osalta. Pankkitakausta ei kuitenkaan yleensä tarvita, kun kyseessä on Euroopan unionin elin. Ennen takauksen voimassaoloajan päättymistä olisi aiheellista käydä uudet neuvottelut, jotta pankkitakausta ei tarvitsisi jatkaa. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 7. lokakuuta 1999 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. KARLSSON presidentti (1) EYVL L 216, 20.8.1994, s. 1. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/9414 artiklan 3 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 25. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 9. huhtikuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSVIRASTON VASTAUKSET 1. Tilintarkastustuomioistuin on 14. - 18. joulukuuta 1998 ja 3. - 7. toukokuuta 1999 vieraillut Euroopan työturvallisuus- ja työterveysvirastossa ja tehnyt varainhoitovuotta 1998 koskevan tarkastuksen. 2. Tilintarkastustuomioistuimen tehtävän helpottamiseksi sen käyttöön annettiin tilinpito ja siihen liittyvät kaikki tositteet. Myös henkilöstöä koskevat kansiot ja tehdyt sopimukset esitettiin. 3. Kirjeessään 24. kesäkuuta 1999 tilintarkastustuomioistuin on antanut virastolle tiedoksi huomautukset, joihin sen mielestä tulisi esittää vastaukset viraston 31. joulukuuta 1998 päättyvän varainhoitovuoden tilinpäätöksessä. Tilintarkastustuomioistuin pyytää virastoa esittämään näitä huomautuksia koskevat kommenttinsa. 4. Virasto haluaa esittää jäljempänä olevia kohtia koskevat kommenttinsa. Tilinpäätös ja kirjanpito 5. Muita velkojia koskevat huomautukset. Tilintarkastustuomioistuimen osoittama hankkijoiden tilin saldo, jonka määrä on 5000 ecua (3 % hankkijoiden tilien kokonaismäärästä) muodostuu tietyistä rästeistä, joiden tunnistaminen on vaikeaa hankkijoiden tilin tilitapahtumien huomattavan suuren määrän vuoksi. Virasto sitoutuu esittämään vuoden 1999 tilejä päätettäessä tilin "muut velkojat" tilanteen taseessa kunkin hankkijan osalta. Tämä toimenpide liittyy varainhoitovuoden 1998/1999 aikana saavutettuun edistykseen. 6. Kuukausittaisiin tilinpäätöksiin liittyvät huomautukset. Kuukausittaisia tilinpäätöksiä koskeva tilintarkastustuomioistuimen havainto hyväksytään täysin ja otetaan huomioon laatimalla tarkoituksenmukaiset menettelyt ja välineet varainhoitovuoden 1999 aikana. Talousarvion täytäntöönpano/vuotuisuusperiaate 7. Peruutukset koskivat niihin toimintoihin varattuja määrärahoja, jotka oli peruutettu muiden sopimusosapuolien kanssa tehdyn sopimuksen perusteella, joten mikään niitä koskeva velvoite ei jäänyt täyttämättä. Muut peruutukset koskivat määrärahoja, jotka oli varattu kattamaan tietokeskusten kanssa tehtyjen sopimusten viimeiset maksusuoritukset, ja joita ei ollut maksettu aikaisemmin hankkeiden täytäntöönpanossa sattuneiden viiveiden vuoksi. Nämä viimeiset maksatukset on katettu vuoden 1999 talousarvion määrärahoista. 8. Virasto pyrkii tulevaisuudessa välttämään tilisiirtoja tilintarkastustuomioistuimen ilmoittamissa tapauksissa. Alv 9. Virasto on Espanjan verohallinnon ohjeiden mukaan aloittanut menettelyt arvonlisäveron perimiseksi suoraan hankkijoilta. Ensimmäiset saatavat ennakoidaan perittäväksi ennen tämän vuoden loppua. Tarjouspyynnöt/hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea 10. Virasto noudattaa tilintarkastustuomioistuimen suosituksia tässä asiassa ehdottamalla tarjousten esittämisen määräajaksi vähintään 40 päivää kaikkien sellaisten tarjousten osalta, joista on saatava hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunto. Toimipaikka 11. Vuokrasopimusta koskee Espanjan lainsäädäntö ja paikallinen käytäntö, jonka mukaan on asetettava vuokrasopimusta koskeva pankkitakuu. Kun mahdollisesta vuokrasopimuksen uusimisesta neuvotellaan vuoden 2000 lopussa, ottaa virasto tilintarkastustuomioistuimen suosituksen perusteella käsiteltäväksi vuokrasopimuksen mainitun ehdon.