FI Euroopan unionin virallinen lehti L 344/12

KOMISSION ASETUS (EY, EURATOM) N:o 1302/2008,

annettu 17 päivänä joulukuuta 2008,

poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (1) ja erityisesti sen 95 artiklan,

ottaa huomioon kymmenenteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 18 päivänä helmikuuta 2008 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 215/2008 (2) ja erityisesti sen 98 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Komissio, joka on vastuussa Euroopan unionin yleisen talousarvion toteuttamisesta ja kaikkien muiden, yhteisöjen hallinnoimien varojen käyttämisestä, on velvollinen perustamaan keskustietokannan ja ylläpitämään sitä henkilötietojen suojaamisesta annettujen yhteisön sääntöjen mukaisesti, jotta voitaisiin varmistaa varainhoitoasetuksessa säädetyn poissulkemismenettelyn tehokkuus ja suojata yhteisöjen taloudellisia etuja. Tietokannan olisi etenkin katettava kaikkien yhteisön varojen käyttö varojen hallinnointitavasta riippumatta.

(2) Varainhoitoasetuksessa asetetaan toimielimille velvollisuuksia, jotka liittyvät hankintasopimusten tekemiseen kolmansien osapuolten kanssa ja avustusten myöntämiseen kolmansille osapuolille tilanteessa, jossa yhteisön varoja hallinnoidaan keskitetysti. Etenkin 93 artiklassa ja 114 artiklan 3 kohdassa velvoitetaan sulkemaan pois hankintamenettelyistä ja avustusten myöntämismenettelyistä sellaiset kolmannet osapuolet, jotka ovat jossakin 93 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista tilanteista. Varainhoitoasetuksen 94 artiklassa ja 114 artiklan 3 kohdassa kielletään sopimusten tekeminen kolmansien osapuolten kanssa tai avustusten myöntäminen kolmansille osapuolille silloin kun nämä ovat tietyn hankintamenettelyn tai avustuksen myöntämismenettelyn aikana tilanteessa, joka muodostaa eturistiriidan tai jossa ne ovat syyllistyneet väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan toimielimen hankintamenettelyyn tai avustuksen myöntämismenettelyyn osallistumista varten vaatimia tietoja. Varainhoitoasetuksen 96 artiklassa ja 114 artiklan 4 kohdassa hankintaviranomaiselle annetaan lisäksi mahdollisuus määrätä kolmansille osapuolille hallinnollisia ja taloudellisia seuraamuksia, joihin voi etenkin kuulua kolmannen osapuolen sulkeminen kaiken yhteisön rahoituksen ulkopuolelle ajaksi, jonka asianomainen toimielin määrittää Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä 23 päivänä joulukuuta 2002 annetun komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 (3) 133 a artiklan mukaisesti.

(3) Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 185 artiklassa tarkoitettuja elimiä koskevasta varainhoidon puiteasetuksesta 23 päivänä joulukuuta 2002 annetun komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2343/2002 (4) 74 ja 75 artiklassa velvoitetaan mainitut elimet soveltamaan edellä tarkoitettuja säännöksiä.

(4) Tiettyjä yhteisön ohjelmien hallinnointitehtäviä hoitavien toimeenpanovirastojen asemasta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 58/2003 mukaisesta toimeenpanovirastojen varainhoitoa koskevasta malliasetuksesta 21 päivänä syyskuuta 2004 annetun komission asetuksen (EY) N:o 1653/2004 (5) 50 artiklassa velvoitetaan kyseiset toimeenpanovirastot soveltamaan edellä tarkoitettuja varainhoitoasetuksen säännöksiä toimintatalousarvionsa toteuttamiseen.

(5) Koska toimeenpanovirastot käyttävät toimintamäärärahojaan komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä ja soveltavat kyseisiin määrärahoihin varainhoitoasetuksen säännöksiä, niillä olisi oltava pääsy poissulkemisia koskevaan tietokantaan samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.

(6) Poissulkemisia koskevan tietokannan tavoitteet ja tarkoitus olisi määriteltävä, jotta tietojen käyttö voitaisiin määritellä.

(7) Euroopan petostentorjuntavirastolla (OLAF) olisi oltava pääsy poissulkemisia koskevaan tietokantaan, jotta se voisi hoitaa säännösten mukaiset tutkintatehtävänsä sekä tiedonhankintaan ja petostentorjuntaan liittyvät tehtävänsä Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista 25 päivänä toukokuuta 1999 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 (6) 1 artiklan 2 kohdan ja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista 25 päivänä toukokuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 (7) mukaisesti.

(8) Poissulkemisia koskevan tietokannan hallinnointi olisi annettava komission tilinpitäjän tehtäväksi, ja hänellä olisi oltava oikeus muuttaa tietokannan sisältämiä tietoja. Poissulkemista koskevien varoitusten tallennuspyyntöjen esittämisen olisi oltava asianomaisten komission yksikköjen tai muiden toimielinten vastuulla.

(9) Poissulkemisia koskevaan tietokantaan pääsyä koskevissa säännöissä olisi erotettava toisistaan toisaalta komission yksiköt, toimeenpanovirastot ja kaikki sellaiset toimielimet ja yhteisön elimet, jotka käyttävät suoran yhteyden varoituksiin tarjoavaa komission kirjanpitojärjestelmää (jäljempänä ’ABAC-järjestelmä’), ja toisaalta sellaiset toimielimet ja täytäntöönpanoviranomaiset ja -elimet, joilla ei ole käytössään tällaista suoraa yhteyttä. Näillä viimeksi mainituilla toimielimillä olisi sen vuoksi oltava pääsy tietokantaan nimettyjen yhteyspisteiden ja täytäntöönpanoviranomaisilla ja -elimillä yhteystahojen kautta.

(10) Pääsyä poissulkemisia koskevaan tietokantaan olisi voitava rajoittaa silloin, kun varojen hallinnointia on hajautettu täytäntöönpanoviranomaisille tai -elimille hyvin vähän, jolloin pääsy poissulkemisia koskevaan tietokantaan ei ole perusteltua, tai silloin, kun pääsy kyseiseen tietokantaan on evättävä tietosuojasyistä.

(11) Yhteyspisteiden ja yhteystahojen tehtävät olisi määriteltävä, jotta niiden vastuualueet voitaisiin määritellä selkeästi.

(12) Sen korostamiseksi, että tietokannan olisi oltava kaikkien toimielinten yhteinen, tiedot olisi toimitettava suoraan komission tilinpitäjälle.

(13) Jotta yhteisöjen taloudellisia etuja voitaisiin suojata jaksolla, joka ulottuu varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan mukaisen, tiettyyn hankintamenettelyyn tai avustuksen myöntämismenettelyyn liittyvän poissulkemista koskevan päätöksen tekemisestä siihen asti, kunnes toimielin määrittää poissulkemisen keston, toimielimen olisi voitava pyytää, että poissulkemista koskeva varoitus kirjataan tietokantaan alustavasti.

(14) Jotta voitaisiin välttää vanhentuneet, etenkin toimintansa lopettaneita yhteisöjä koskevat varoitukset, varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan a ja d alakohdan mukaisia poissulkemisia koskevat varoitukset olisi poistettava tietokannasta ilman eri toimenpiteitä viiden vuoden kuluttua.

(15) Koska varainhoitoasetuksen 94 artiklan mukaiset poissulkemiset koskevat yksittäisiä hankintamenettelyjä tai yksittäisiä avustusten myöntämismenettelyjä eivätkä 93 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua yleistä poissulkemista, varoitus olisi kirjattava määräajaksi ja poistettava tietokannasta ilman eri toimenpiteitä.

(16) Olisi annettava selkeät säännökset menettelystä, jota sovelletaan täytäntöönpanoviranomaisilta tai -elimiltä saatuihin tietoihin perustuviin pyyntöihin ja joka kattaa kaikki hallintotavat keskitettyä suoraa hallinnointia lukuun ottamatta.

(17) Olisi määriteltävä selkeästi, mikä on täytäntöönpanoviranomaisten ja -elinten vastuu sellaisista tiedoista, jotka on välitetty asiasta vastaavalle komission yksikölle toisaalta yhteystahon ja toisaalta tilinpitäjän kautta, mukaan luettuina tällaisten tietojen oikaiseminen, päivittäminen ja poistaminen.

(18) Jotta voitaisiin antaa selkeät säännöt kaikkia sellaisia tilanteita varten, joissa täytäntöönpanoviranomainen tai -elin ei ole määrittänyt poissulkemisen kestoa soveltamissääntöjen 133 a artiklan 1 kohdan mukaisesti, olisi säädettävä, että tällöin poissulkemisen kestoa koskevan päätöksen laatii asiasta vastaava komission yksikkö ja hyväksyy komissio.

(19) Poissulkemisia koskevan tietokannan käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien välisestä tiedonkulusta olisi annettava yksityiskohtaiset säännökset; kutakin varoitusta varten olisi nimettävä yhteyshenkilö, joka antaa tietoja kyseisestä varoituksesta poissulkemisia koskevan tietokannan käyttöoikeuden saaneille käyttäjille.

(20) Olisi annettava erityissäännös sellaisten tilanteiden varalta, joissa kolmansien osapuolten toimittamat todisteet eivät ole yhdenmukaisia poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämien tietojen kanssa, jotta voitaisiin varmistaa, että kyseisen tietokannan sisältämät tiedot ovat paikkansapitäviä ja ajantasaisia.

(21) Olisi määriteltävä soveltuvat puitteet toimielinten välistä parhaiden toimintatapojen vaihtoa ja poissulkemisia koskevan tietokannan käyttöön liittyvien kysymysten käsittelyä varten.

(22) Poissulkemisia koskevan tietokannan käytön edellyttämässä henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan jäsenvaltioihin sovellettavaa, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY (8) ja yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (9), joita sovelletaan kaikilta osin.

(23) Tätä asetusta laadittaessa on otettu asianmukaisesti huomioon Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunto. Asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädetään lisäksi, että Euroopan tietosuojavaltuutetun on tarkastettava ennakolta edellä tarkoitetut käsittelytoimet saatuaan ilmoituksen komission tietosuojavastaavalta.

(24) Niiden henkilöiden oikeudet, joiden tiedot tallennetaan tai voitaisiin tallentaa poissulkemisia koskevaan tietokantaan, olisi selkeyden vuoksi määriteltävä tietosuojasäännöksissä. Luonnollisille henkilöille ja oikeushenkilöille olisi ilmoitettava niitä koskevien tietojen tallentamisesta poissulkemisia koskevaan tietokantaan,

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

Asetuksen tarkoitus

1. Tällä asetuksella perustetaan asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 95 artiklassa tarkoitettu keskustietokanta, jäljempänä ’poissulkemisia koskeva tietokanta’.

2. Poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiä tietoja voidaan käyttää ainoastaan sovellettaessa varainhoitoasetuksen 93–96 ja 114 artiklaa, asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 133–134 b artiklaa ja asetuksen (EY) N:o 215/2008 96–99 ja 110 artiklaa.

3. OLAF voi käyttää tietoja asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 mukaisissa tutkimuksissaan sekä tiedonhankinnassaan ja petostentorjuntatoimissaan riskianalyysit mukaan luettuina.

2 artikla

Määritelmät

Tässä asetuksessa tarkoitetaan:

1) ’toimielimillä’ Euroopan parlamenttia, neuvostoa, komissiota, yhteisöjen tuomioistuinta, tilintarkastustuomioistuinta, Euroopan talous- ja sosiaalikomiteaa, alueiden komiteaa, Euroopan oikeusasiamiestä, Euroopan tietosuojavaltuutettua sekä varainhoitoasetuksen 185 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja toimeenpanovirastoja ja -elimiä;

2) ’täytäntöönpanoviranomaisella tai -elimellä’ varainhoitoasetuksen 53 ja 54 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttamiseen osallistuvia jäsenvaltioiden ja kolmansien maiden viranomaisia, kansainvälisiä järjestöjä ja muita elimiä, lukuun ottamatta kyseisen asetuksen 185 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja toimeenpanovirastoja ja -elimiä; jäsenvaltiot voivat siirtää tässä asetuksessa säädettyjä tehtäviä muille kansallisille viranomaisille, jotka rinnastetaan täytäntöönpanoviranomaisiin tai -elimiin;

3) ’kolmansilla osapuolilla’ ehdokkaita, tarjoajia, toimeksisaajia, tavarantoimittajia ja palveluntarjoajia ja kaikkien näiden alihankkijoita sekä avustusten hakijoita ja saajia, joihin kuuluvat myös suorien tukien saajat, sekä avustusten saajien toimeksisaajia ja varainhoitoasetuksen 120 artiklan mukaisesti yhteisön avustuksen saajalta taloudellista tukea saavia tahoja.

3 artikla

Poissulkemista koskeva varoitus

Poissulkemista koskevien varoitusten on sisällettävä seuraavat tiedot:

a) sellaisten kolmansien osapuolten tunnistetiedot, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdassa, 94 artiklassa, 96 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 96 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista;

b) tiedot sellaisista henkilöistä, joilla on valtuudet edustaa oikeushenkilöitä tai tehdä päätöksiä niiden puolesta tai valvoa niitä ja jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdassa, 94 artiklassa, 96 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 96 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista;

c) perusteet a alakohdassa tarkoitettujen kolmansien osapuolten ja b alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden poissulkemiselle ja tapauksen mukaan tiedot tuomion laadusta ja poissulkemisen kestosta.

4 artikla

Poissulkemisia koskevan tietokannan hallinnointi

1. Komission tilinpitäjä tai hänen alaisensa, jolle on siirretty tietyt tehtävät varainhoitoasetuksen 62 artiklan mukaisesti, jäljempänä ’komission tilinpitäjä’, huolehtii poissulkemisia koskevan tietokannan hallinnoinnista ja tarvittavista teknisistä järjestelyistä.

Komission tilinpitäjä tallentaa, muuttaa tai poistaa poissulkemista koskevia varoituksia toimielinten pyynnöstä.

2. Komission tilinpitäjä hyväksyy teknisiä seikkoja koskevat täytäntöönpanotoimenpiteet ja määrittelee teknistä toteutusta tukevat menettelyt, myös turvallisuuden osa-alueella.

Hän antaa kyseiset toimenpiteet tiedoksi komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille ja tarvittaessa myös 6 artiklan 1 kohdan mukaisesti nimetyille muiden toimielinten yhteyspisteille tai 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti nimetyille yhteystahoille.

5 artikla

Pääsy poissulkemisia koskevaan tietokantaan

1. Toimielimillä, komissiota ja toimeenpanovirastoja lukuun ottamatta, on suora yhteys poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin komission kirjanpitojärjestelmän (ABAC) tai yhteyspisteiden kautta.

2. Varoja yhteistyössä komission kanssa hallinnoivilla täytäntöönpanoviranomaisilla tai -elimillä ja varoja keskitetysti ja välillisesti hallinnoivilla jäsenvaltioiden julkisoikeudellisilla yhteisöillä on pääsy poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin yhteystahojen kautta.

3. Täytäntöönpanoviranomaisilla tai -elimillä, jotka hallinnoivat varoja keskitetysti ja välillisesti, hajautetusti tai kansainvälisten järjestöjen ja komission yhteistyönä, on pääsy poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin yhteystahojen kautta, kun ne vahvistavat asiasta vastaavalle komission yksikölle, että ne ovat toteuttaneet asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 134 a artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla tehtyjen sopimusten mukaiset riittävät tietosuojatoimenpiteet.

Täytäntöönpanoviranomaisille tai -elimille ei kuitenkaan myönnetä pääsyä poissulkemisia koskevaan tietokantaan seuraavissa tapauksissa:

a) asiasta vastaava komission yksikkö ei ole saanut ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua vahvistusta;

b) asiasta vastaavalla komission yksiköllä on todisteita siitä, etteivät täytäntöönpanoviranomaiset tai -elimet ole toteuttaneet riittäviä tietosuojatoimenpiteitä;

c) asiasta vastaava komission yksikkö katsoo, ettei pääsy tietokantaan ole perusteltua, koska hajauttaminen on rajoitettua ja siihen liittyy komission harjoittama ennakkovalvonta.

Kun pääsy poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin evätään, asiasta vastaava komission yksikkö toteuttaa aiheelliset toimenpiteet varmistaakseen yhteisöjen taloudellisten etujen vastaavantasoisen suojan. Asiasta vastaava komission yksikkö tarkistaa osana näitä toimenpiteitä ennen avustuksen myöntämistä tai sopimuksen tekemistä, ettei kyseisestä kolmannesta osapuolesta ole annettu poissulkemista koskevaa varoitusta.

4. Komission yksiköiden ja toimeenpanovirastojen pääsystä poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin säädetään komission päätöksessä 2008/969/EY, Euratom (10).

6 artikla

Yhteyspisteet ja toimielimissä olevat käyttöoikeuden saaneet käyttäjät

1. Kaikkien toimielinten, komissiota ja toimeenpanovirastoja lukuun ottamatta, on nimettävä yhteyspiste, joka vastaa kaikista poissulkemisia koskevaan tietokantaan liittyvistä kysymyksistä, ja ilmoitettava yhteyspisteiden vastuuhenkilöiden nimet komission tilinpitäjälle.

2. Yhteyspisteet voivat tarjota pääsyn poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin käyttöoikeuden saaneille käyttäjille, joiden on oltava sellaisia toimielinten henkilöstön jäseniä, joille tietokantaan pääsy on välttämätöntä tehtävien asianmukaiseksi hoitamiseksi. Jokaisen yhteyspisteen on pidettävä rekisteriä käyttöoikeuden saaneista käyttäjistä ja annettava komissiolle tämän pyynnöstä lupa tutustua rekisteriin.

Käyttöoikeuden saaneet käyttäjät voivat oma-aloitteisesti käyttää poissulkemisia koskevaa tietokantaa verkossa.

3. Toimielimen on huolehdittava riittävistä turvatoimenpiteistä estääkseen sen, että henkilöt, joilla ei ole tietokannan käyttöoikeutta, pääsevät tutustumaan tietokannan sisältämiin tietoihin tai kopioimaan niitä.

7 artikla

Yhteystahot ja täytäntöönpanoviranomaisissa ja -elimissä olevat käyttöoikeuden saaneet käyttäjät

1. Yhteystahot vastaavat suhteista komissioon kaikissa poissulkemisia koskevaan tietokantaan liittyvissä kysymyksissä.

2. Kunkin jäsenvaltion on nimettävä yksi yhteystaho sellaisia varoja varten, joita se hallinnoi varainhoitoasetuksen 53 artiklan b alakohdan nojalla yhteistyössä komission kanssa ja joita sen kansalliset julkisoikeudelliset yhteisöt hallinnoivat varainhoitoasetuksen 54 artiklan 2 kohdan c alakohdan nojalla keskitetysti ja välillisesti. Komissio voi asianmukaisesti perustelluista syistä poikkeustapauksissa hyväksyä useamman kuin yhden yhteystahon jäsenvaltiota kohti.

3. Jokaisen kolmannen maan, joka hallinnoi varoja varainhoitoasetuksen 53 artiklan b alakohdan nojalla hajautetusti, on nimettävä yhteystaho asiasta vastaavan komission yksikön pyynnöstä.

Jokaisen täytäntöönpanoelimen, joka hallinnoi varoja mainitun asetuksen 53 artiklan c alakohdan nojalla komission ja kansainvälisten järjestöjen välisenä yhteistyönä tai mainitun asetuksen 54 artiklan 2 kohdan b, c tai d alakohdan nojalla keskitetysti ja välillisesti, lukuun ottamatta kansallisia julkisoikeudellisia yhteisöjä, on nimettävä yhteystaho asiasta vastaavan komission yksikön pyynnöstä.

Asiasta vastaava komission yksikkö ei kuitenkaan pyydä yhteystahon nimeämistä, jos yhteystaho on jo olemassa.

Kun asiasta vastaava komission yksikkö peruuttaa yhteystaholta pääsyn poissulkemisia koskevaan tietokantaan, sen on ilmoitettava tästä komission tilinpitäjälle.

4. Jokaisen jäsenvaltion ja jokaisen 3 kohdassa tarkoitetun viranomaisen tai elimen on ilmoitettava yhteystahonsa vastuuhenkilöiden nimet komission tilinpitäjälle. Komission tilinpitäjä julkaisee komission sisäisillä verkkosivuilla luettelon sellaisista kolmansista maista ja täytäntöönpanoelimistä, joilla on yhteystaho.

5. Yhteystahojen on tarjottava täytäntöönpanoviranomaisille tai -elimille pääsy poissulkemisia koskevan tietokannan sisältämiin tietoihin.

Täytäntöönpanoviranomaiset ja -elimet voivat nimetä käyttöoikeuden saaneita käyttäjiä henkilöstönsä keskuudesta. Käyttöoikeuden saaneet käyttäjät on rajoitettava sellaisiin käyttäjiin, joille tietokantaan pääsy on välttämätöntä tehtävien asianmukaiseksi hoitamiseksi. Jokaisen täytäntöönpanoviranomaisen tai -elimen on pidettävä rekisteriä käyttöoikeuden saaneista käyttäjistä ja annettava komissiolle tämän pyynnöstä lupa tutustua rekisteriin.

Kun kyse on talousarvion tai Euroopan kehitysrahaston varojen toteuttamiseen liittyvien sopimusten tekemisestä, käyttöoikeuden saaneet käyttäjät voivat oma-aloitteisesti käyttää poissulkemisia koskevaa tietokantaa verkossa. Jos tietokantaa ei ole mahdollista käyttää verkossa, käyttöoikeuden saaneelle käyttäjälle voidaan toimittaa tietokannasta kopioituja tietoja. Tällöin tiedot päivitetään vähintään kuukausittain.

6. Yhteystahon tai käyttöoikeuden saaneet käyttäjät nimenneen viranomaisen tai elimen on huolehdittava riittävistä turvatoimista estääkseen sen, että henkilöt, joilla ei ole tietokannan käyttöoikeutta, pääsevät tutustumaan tietokannan sisältämiin tietoihin tai kopioimaan niitä.

8 artikla

Toimielimiltä saadut pyynnöt

1. Kaikki pyynnöt, jotka koskevat poissulkemista koskevien varoitusten kirjaamista, oikaisua, päivittämistä tai poistamista, on osoitettava komission tilinpitäjälle.

Tällaisia pyyntöjä saavat tehdä ainoastaan toimielimet. Asiasta vastaavat komission yksiköt ja toimeenpanovirastot käyttävät pyyntöjä tehdessään lomakemalleja, jotka esitetään päätöksen 2008/969/EY, Euratom liitteessä, ja muiden toimielinten yhteyspisteet lomakemalleja, jotka esitetään tämän asetuksen liitteessä I.

2. Asiasta vastaava komission yksikkö tai toimeenpanovirasto vahvistaa jokaisessa poissulkemista koskevan varoituksen kirjauspyynnössä, että toimitetut tiedot on hankittu ja toimitettu asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti, ja ilmoittaa varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön, joka huolehtii tämän asetuksen 12 artiklassa säädetyistä tehtävistä.

Pyytäessään poissulkemista koskevan varoituksen kirjaamista yhteyspisteiden on vahvistettava, että toimitetut tiedot on hankittu ja toimitettu asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti. Yhteyspisteet ottavat hoitaakseen varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön tehtävät.

3. Toimielimen on pyydettävä, että poissulkemista koskeva varoitus kirjataan alustavasti siihen asti, kunnes poissulkemisen kestosta päätetään.

4. Asiasta vastaava komission yksikkö tai muu toimielin, joka on pyytänyt poissulkemista koskevan varoituksen kirjaamista, on myös vastuussa kyseisen varoituksen oikaisu-, päivitys- tai poistamispyynnön tekemisestä.

9 artikla

Täytäntöönpanoviranomaisilta tai -elimiltä saatuihin tietoihin perustuvat pyynnöt

1. Yhteystahojen on toimitettava sellaiset täytäntöönpanoviranomaisilta tai -elimiltä saamansa tiedot, jotka koskevat varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettuja poissulkemisia, komission tilinpitäjälle, joka toimittaa ne edelleen kyseisten viranomaisten tai elinten nimeämälle ohjelmasta, toimesta tai säännöksistä vastaavalle komission yksikölle. Yhteystahojen on lisäksi toimitettava täytäntöönpanoviranomaisen tai -elimen antama vahvistus siitä, että tämän toimittamat tiedot on hankittu ja toimitettu direktiivissä 95/46/EY säädettyjä periaatteita noudattaen.

Yhteystahojen on käytettävä tähän tarkoitukseen lomakemallia, joka on esitetty tämän asetuksen liitteessä II.

2. Saatuaan 1 kohdassa tarkoitetut tiedot asiasta vastaava komission yksikkö pyytää komission tilinpitäjää tallentamaan poissulkemista koskevan varoituksen poissulkemisia koskevaan tietokantaan täytäntöönpanoviranomaisen tai -elimen määrittämäksi ajanjaksoksi, joka on enintään varainhoitoasetuksen 93 artiklan 3 kohdassa säädetyn enimmäisjakson pituinen.

Jos kestoa ei ole määritetty, asiasta vastaava komission yksikkö pyytää, että varoitus kirjataan 10 artiklan 2 kohdan mukaisesti alustavasti siihen asti, kunnes komissio tekee asiassa päätöksen. Asiasta vastaava komission yksikkö siirtää asian mahdollisimman pian komissiolle päätöksen tekemistä varten.

3. Täytäntöönpanoviranomainen tai -elin on vastuussa toimitetuista tiedoista. Sen on aina ilmoitettava viipymättä tarpeesta oikaista, päivittää tai poistaa toimitettuja tietoja asiasta vastaavalle komission yksikölle yhteystahon välityksellä.

Täytäntöönpanoviranomaisten tai -elinten ja yhteystahojen on käytettävä tähän tarkoitukseen lomakemallia, joka on esitetty liitteessä II.

Asiasta vastaava komission yksikkö pyytää päivitetyt tiedot saatuaan komission tilinpitäjää oikaisemaan, päivittämään tai poistamaan kyseisen poissulkemista koskevan varoituksen.

10 artikla

Poissulkemisia koskevaan tietokantaan tehdyn kirjauksen voimassaoloaika

1. Varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan b, c, e ja f alakohdan mukaisia poissulkemisia koskevat varoitukset kirjataan tietokantaan kirjauspyynnön tehneen toimielimen määrittämäksi, pyynnössä ilmoitetuksi ajaksi.

2. Edellä olevan 8 artiklan 3 kohdan mukaisesti tehtyyn pyyntöön perustuva poissulkemista koskeva varoitus kirjataan tietokantaan alustavasti kolmeksi kuukaudeksi. Alustava kirjaus voidaan uusia pyynnöstä kerran.

Edellä olevan 9 artiklan 2 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettuun pyyntöön perustuvan, poissulkemista koskevan varoituksen alustava kirjaus voidaan kuitenkin poikkeustapauksissa uusia vielä toistamiseen kolmeksi kuukaudeksi.

3. Varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan a tai d alakohdan mukaisia poissulkemisia koskevat varoitukset kirjataan tietokantaan viideksi vuodeksi.

4. Varainhoitoasetuksen 94 artiklan a ja b alakohdan mukaisia, yksittäiseen hankintamenettelyyn tai yksittäiseen avustuksen myöntämismenettelyyn liittyviä poissulkemisia koskevat varoitukset kirjataan tietokantaan kuudeksi kuukaudeksi.

11 artikla

Poissulkemista koskevien varoitusten poistaminen tietokannasta

Poissulkemista koskevat varoitukset poistetaan tietokannasta ilman eri toimenpiteitä 10 artiklassa säädetyn jakson päätyttyä.

Kirjaamista pyytäneen toimielimen on pyydettävä poissulkemista koskevan varoituksen poistamista tietokannasta ennen kirjauksen voimassaolon päättymistä, jos kolmas osapuoli ei enää ole poissulkemiseen johtaneessa tilanteessa, etenkin kun on kyse 10 artiklan 3 kohdassa tarkoitetuista tapauksista tai poissulkemista koskevan varoituksen kirjaamisen jälkeen havaituista ilmeisistä virheistä.

12 artikla

Yhteistyö

1. Tämän asetuksen 8 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön on toimitettava kirjallisena tai sähköisessä muodossa kaikki käytettävissä olevat tiedot siinä laajuudessa, että pyynnön esittänyt toimielin voi tehdä varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan mukaisia poissulkemista koskevia päätöksiä tai että täytäntöönpanoviranomainen tai -elin voi ottaa kyseiset tiedot huomioon tehdessään talousarvion toteuttamiseen liittyviä hankintasopimuksia.

2. Jos toimielimen saamat vahvistukset tai todisteet eivät ole yhdenmukaisia tietokantaan kirjattujen poissulkemista koskevien varoitusten kanssa, kyseinen toimielin ilmoittaa viipymättä asiasta varoituksesta vastaavalle yhteyshenkilölle. Varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön ja tapauksen mukaan yhteystahon on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet.

3. Jos täytäntöönpanoviranomaisen tai -elimen saamat vahvistukset tai todisteet eivät ole yhdenmukaisia tietokantaan kirjattujen poissulkemista koskevien varoitusten kanssa, täytäntöönpanoviranomaisen tai -elimen on toimitettava kyseiset tiedot varoituksesta vastaavalle yhteyshenkilölle yhteystahonsa välityksellä. Varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön ja tapauksen mukaan yhteystahon on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet.

4. Komission tilinpitäjä ja muiden toimielinten yhteyspisteet vaihtavat parhaita toimintatapoja säännöllisesti.

Poissulkemisia koskevaan tietokantaan liittyviä kysymyksiä käsitellään täytäntöönpanoviranomaisen tai -elimen ja asiasta vastaavan komission yksikön yhteisissä kokouksissa.

13 artikla

Tietosuoja

1. Tarjous- ja ehdotuspyynnöissä, tai silloin kun kyseisiä pyyntöjä ei tehdä, ennen sopimusten tekemistä tai ennen avustusten myöntämistä toimielinten ja täytäntöönpanoviranomaisten tai -elinten on ilmoitettava kolmansille osapuolille sellaisista näitä koskevista tiedoista, jotka voidaan tallentaa poissulkemisia koskevaan tietokantaan, sekä tahoista, joille näitä tietoja voidaan toimittaa. Jos kolmannet osapuolet ovat oikeushenkilöitä, toimielinten ja täytäntöönpanoviranomaisten tai -elinten on lisäksi ilmoitettava edellä tarkoitetut tiedot henkilöille, joilla on valtuudet edustaa kyseisiä oikeushenkilöitä tai tehdä päätöksiä niiden puolesta tai valvoa niitä.

2. Poissulkemista koskevan varoituksen kirjaamista pyytävä toimielin vastaa suhteista siihen luonnolliseen henkilöön tai oikeushenkilöön, jonka tiedot tallennetaan poissulkemisia koskevaan tietokantaan, jäljempänä ’asianomainen rekisteröity’.

Toimielimen on ilmoitettava asianomaiselle rekisteröidylle tähän suoraan liittyvän poissulkemista koskevan varoituksen aktivoimis-, päivittämis- tai poistamispyynnöstä ja kyseisen pyynnön syistä.

Toimielimen on myös vastattava asianomaisilta rekisteröidyiltä saamiinsa pyyntöihin, jotka koskevat henkilötiedoissa olevien virheiden tai puutteiden korjaamista, ja kaikkiin muihin kyseisiltä rekisteröidyiltä saamiinsa pyyntöihin ja kysymyksiin.

Sellaisten asianomaisilta rekisteröidyiltä saatujen pyyntöjen ja kysymysten, jotka liittyvät täytäntöönpanoviranomaisten tai -elinten toimittamiin tietoihin, käsittelystä vastaavat kyseiset viranomaiset ja elimet. Asiasta vastaava komission yksikkö toimittaa tällaiset pyynnöt ja kysymykset eteenpäin asianomaiselle yhteystaholle ja ilmoittaa tästä asianomaiselle rekisteröidylle.

3. Asianmukaisesti tunnistettu luonnollinen henkilö voi pyytää tietoja siitä, onko hänestä tallennettu tietoja poissulkemisia koskevaan tietokantaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 2 kohdassa säädettyjä tiedonantovaatimuksia.

Komission tilinpitäjä ilmoittaa kyseiselle henkilölle kirjallisesti tai sähköisessä muodossa siitä, onko asianomainen henkilö rekisteröity tietokantaan. Jos henkilö on rekisteröity, komission tilinpitäjä liittää ilmoitukseen kyseisestä henkilöstä poissulkemisia koskevaan tietokantaan tallennetut tiedot. Tilinpitäjä ilmoittaa tästä varoituksen kirjaamista pyytäneelle toimielimelle.

4. Asianmukaisesti valtuutettu oikeushenkilön edustaja voi pyytää tietoja siitä, onko kyseinen oikeushenkilö rekisteröity poissulkemisia koskevaan tietokantaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 2 kohdassa säädettyjä tiedonantovaatimuksia.

Komission tilinpitäjä ilmoittaa kyseiselle edustajalle kirjallisesti tai sähköisessä muodossa siitä, onko asianomainen oikeushenkilö rekisteröity tietokantaan. Jos henkilö on rekisteröity, komission tilinpitäjä liittää ilmoitukseen kyseisestä henkilöstä poissulkemisia koskevaan tietokantaan tallennetut tiedot. Tilinpitäjä ilmoittaa tästä varoituksen kirjaamista pyytäneelle toimielimelle.

5. Poistetut varoitukset ovat käytettävissä ainoastaan tarkastus- ja tutkintatarkoituksiin, eivätkä ne näy tietokannan käyttäjille.

Poissulkemista koskevien varoitusten sisältämät henkilötiedot ovat kuitenkin käytettävissä edellä mainittuihin tarkoituksiin vain viiden vuoden ajan varoituksen poistamisesta.

14 artikla

Siirtymäsäännökset

1. Täytäntöönpanoviranomaisilta tai -elimiltä peräisin olevat tiedot saavat koskea ainoastaan tuomioita, jotka on annettu 1 päivän tammikuuta 2009 jälkeen.

2. Varainhoitoasetuksen 95 artiklan nojalla kirjatut varoitukset, jotka on kirjattu ennen tämän asetuksen ensimmäistä soveltamispäivää ja jotka ovat edelleen voimassa kyseisenä päivänä, katsotaan poissulkemista koskeviksi varoituksiksi ja tallennetaan suoraan poissulkemisia koskevaan tietokantaan.

3. Jos kolmannelle osapuolelle ei ole ilmoitettu 2 kohdassa tarkoitetun poissulkemista koskevan varoituksen kirjaamisesta, kirjaamista pyytänyt komission yksikkö tai toimielin ilmoittaa kyseiselle kolmannelle osapuolelle kuukauden kuluessa tämän asetuksen ensimmäisestä soveltamispäivästä, että sitä koskevat tiedot on tallennettu poissulkemisia koskevaan tietokantaan.

4. Asiasta vastaava komission yksikkö tai muu toimielin, joka on pyytänyt 2 kohdassa tarkoitetun poissulkemista koskevan varoituksen kirjaamista, vastaa kyseisen varoituksen muuttamista tai poistamista koskevan pyynnön tekemisestä tämän asetuksen mukaisesti.

5. Kun kyse on poissulkemisista, joista komission yksikkö tai toimeenpanovirasto on päättänyt ennen 1 päivää toukokuuta 2007 varainhoitoasetuksen 93 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdan mukaisesti, poissulkemisen kestoa määritettäessä on otettava huomioon se, miten pitkään rekisterimerkinnät säilyvät rikosrekisterissä kansallisen lain mukaan.

Tällaiseen poissulkemiseen sovelletaan enimmäiskestoa, joka on neljä vuotta tuomion tiedoksiantamisesta. Jos tämä aika on kulunut umpeen, asiasta vastaava komission yksikkö tai toimeenpanovirasto pyytää varoituksen poistamista.

15 artikla

Voimaantulo

Tämä asetus tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Sitä sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2009.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 17 päivänä joulukuuta 2008. Komission puolesta Dalia GRYBAUSKAITĖ Komission jäsen

(1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EUVL L 78, 19.3.2008, s. 1.

(3) EYVL L 357, 31.12.2002, s. 1.

(4) EYVL L 357, 31.12.2002, s. 72.

(5) EUVL L 297, 22.9.2004, s. 6.

(6) EYVL L 136, 31.5.1999, s. 1.

(7) EYVL L 136, 31.5.1999, s. 8.

(8) EYVL L 281, 23.11.1995, s. 31.

(9) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.

(10) Katso tämän virallisen lehden sivu 125

LIITE I Poissulkemisia koskeva tietokanta – pyyntö tietojen tallentamiseksi, muuttamiseksi tai poistamiseksi – muut toimielimet kuin komissio ja toimeenpanovirastot Pyynnön toimittamisessa on noudatettava sääntöjä, jotka toimielin on antanut turvaluokiteltuihin tietoihin sovellettavasta menettelystä. Pyyntö on toimitettava yhdessä suljetussa kirjekuoressa. Euroopan komissio Budjettipääosasto Komission tilinpitäjä BRE2 13/505 B-1049 BRYSSEL