”LIITE

Yhteisön apua saavan valtiosta riippumattoman järjestön on noudatettava seuraavia sääntöjä yhteisön elintarvikeapuna asetuksen (EY) N:o 1292/96 mukaisesti toimitettavien tuotteiden ostamisessa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoa koskevia mahdollisia lisävaatimuksia, jotka sisältyvät edunsaajan kanssa elintarvikeapupolitiikan täytäntöönpanosta tehtyyn sopimukseen.

1. TAVAROIDEN OSTOPAIKKA

Tavaratoimituksen ehdoista riippuen tuotteet on ostettava avunsaajamaasta tai asetuksen (EY) N:o 1292/96 liitteessä luetellusta kehitysmaasta, joka mahdollisuuksien mukaan sijaitsee samalla maantieteellisellä alueella kuin avunsaajamaa, tai Euroopan yhteisön jäsenvaltiosta.

Hyödykkeiden ja materiaalien alkuperä on määritettävä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2110/2005 (1) vahvistettujen alkuperäsääntöjen ja niitä koskevien poikkeusten mukaisesti.

Poikkeusoloissa ja asetuksen (EY) N:o 1292/96 11 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti komissio voi antaa luvan tuotteiden ostamiseen muun kuin asetuksen (EY) N:o 1292/96 liitteessä luetellun maan tai Euroopan yhteisön jäsenvaltion markkinoilta.

2. TUOTTEIDEN OMINAISUUDET

Tuotteiden on vastattava mahdollisimman hyvin avunsaajaväestön ravintotottumuksia. Tästä syystä olisi mahdollisuuksien mukaan suosittava ostoja kohdemaasta tai sen naapurimaasta.

Tuotteiden ominaisuuksien ja pakkausten on täytettävä alkuperämaan ja/tai kohdemaan lainsäädännössä vahvistetut laatuvaatimukset sen mukaan, kumman maan laatuvaatimukset ovat tiukemmat. Jos kansallista lainsäädäntöä asiasta ei ole, on mahdollisuuksien mukaan noudatettava kansainvälisesti tunnustettuja standardeja, kuten Codex Alimentarius -säännöstöä.

Jos tuotteet ostetaan Euroopan yhteisöstä, niiden ominaisuuksien on oltava yhteisön elintarvikeapuna toimitettavien tuotteiden ominaisuuksista annetussa komission tiedonannossa (2) esitettyjen vaatimusten mukaisia. Lisäksi pakkausten on oltava yhteisön elintarvikeapuna toimitettavien tuotteiden pakkauksista annetussa komission tiedonannossa (3) esitettyjen vaatimusten mukaisia.

3. KANSALLISUUTTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT

Tarjouspyyntömenettelyihin osallistumista koskevat säännöt on määritettävä asetuksessa (EY) N:o 2110/2005 vahvistettujen kelpoisuussääntöjen ja niitä koskevien poikkeusten mukaisesti.

Tarjoajan on oltava laillisesti rekisteröitynyt ja pyydettäessä voitava todistaa se.

4. PERUSTEET EVÄTÄ OIKEUS OSALLISTUA HANKINTAMENETTELYIHIN JA -SOPIMUKSIIN

4.1 Perusteet evätä oikeus osallistua hankintamenettelyyn

Hankintamenettelyyn ei voi osallistua tarjoaja, joka

a) on konkurssissa tai selvitystilassa taikka on keskeyttänyt liiketoimintansa tai jolle on vahvistettu akordi tai jota koskeva konkurssi- tai akordihakemus tai hakemus yhtiön purkamiseksi on vireillä tai joka on muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvan menettelyn alainen;

b) on tuomittu ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä rikkomuksesta lainvoimaisella tuomiolla;

c) on syyllistynyt ammattiaan harjoittaessaan vakavaan virheeseen, jonka edunsaaja voi näyttää toteen;

d) on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen maassa, johon se on sijoittautunut, tai avunsaajamaassa taikka maassa, jossa hankinta toteutetaan;

e) on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä petoksesta, lahjonnasta, rikollisjärjestössä toimimisesta tai muusta laittomasta toiminnasta, joka vahingoittaa yhteisöjen taloudellisia etuja;

f) on osallistunut johonkin toiseen yhteisöjen talousarviosta rahoitettavaan hankintamenettelyyn tai avustuksen myöntämismenettelyyn ja jonka on mainittuun menettelyyn osallistuessaan todettu rikkoneen sopimusvelvoitteitaan.

Tarjoajan on osoitettava, että mikään edellä esitetyistä tilanteista ei koske sitä.

4.2 Perusteet evätä oikeus osallistua hankintasopimukseen

Sopimusta ei tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka hankintamenettelyn yhteydessä

a) on jäävi;

b) on syyllistynyt väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edunsaajalle hankintamenettelyyn osallistumista varten vaadittuja tietoja tai ei ole toimittanut vaadittuja tietoja.

5. TEKOMENETTELYT

5.1 Yleiset säännökset

Valtiosta riippumattoman järjestön on aloitettava avoin kansainvälinen tarjouspyyntömenettely sellaisista tavaranhankintasopimuksista, joiden arvo on vähintään 150 000 euroa. Valtiosta riippumattoman järjestön on julkaistava ilmoitus avoimesta kansainvälisestä tarjouspyynnöstä kaikissa soveltuvissa tiedotusvälineissä, erityisesti järjestön omilla Internet-sivuilla, kansainvälisessä lehdistössä ja sen maan, jossa toimi toteutetaan, kansallisessa lehdistössä tai muissa erityisjulkaisuissa.

Tavaranhankintasopimukset, joiden arvo on vähintään 30 000 mutta alle 150 000 euroa, on tehtävä avoimen paikallisesti toteutettavan tarjouspyyntömenettelyn mukaisesti. Tällöin tarjouspyyntöilmoitus on julkaistava kaikissa soveltuvissa tiedotusvälineissä mutta ainoastaan siinä maassa, jossa toimi toteutetaan. Ilmoituksessa on kuitenkin tarjottava muille hakukelpoisille tavarantoimittajille samat mahdollisuudet kuin paikallisille yrityksille.

Tavaranhankintasopimukset, joiden arvo on alle 30 000 euroa, on tehtävä kilpailuun perustuvan neuvottelumenettelyn, josta ei julkaista ilmoitusta, mukaisesti; menettelyssä valtiosta riippumaton järjestö neuvottelee vähintään kolmen valitsemansa tavarantoimittajan kanssa ja sopii ehdoista niistä yhden tai useamman kanssa.

Tavaranhankintasopimukset, joiden arvo on alle 5 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella neuvottelumenettelyä noudattaen.

Tarjousten vastaanottamisen ja osallistumispyyntöjen määräaikojen on oltava riittävän pitkät, jotta asianomaisilla osapuolilla on kohtuullisesti aikaa valmistella ja tehdä tarjouksensa.

Jos valtiosta riippumaton järjestö käyttää palvelun tarjoajana keskushankintatoimistoa (central buying office) liitteen IV (Procurement by grant beneficiaries in the context of European Community external actions) kohdan 8.4 mukaisesti, se noudattaa toimiston valinnassa kyseisen liitteen kohdissa 4.1 ja 4.2 vahvistettuja, palvelusopimuksia koskevia menettelyjä. Keskushankintatoimiston on noudatettava tässä päätöksessä ja sen liitteessä vahvistettuja sääntöjä ja ehtoja elintarvikeapuna toimitettavia tuotteita hankkiessaan.

5.2 Yhteen tarjoukseen perustuva neuvottelumenettely

Edunsaaja voi käyttää yhteen tarjoukseen perustuvaa neuvottelumenettelyä seuraavissa tapauksissa:

a) äärimmäisessä kiireessä, jonka aiheuttaneita tapahtumia edunsaaja ei ole voinut ennakoida ja joka ei millään tavalla johdu edunsaajasta, jolloin kohdassa 5.1 tarkoitettujen menettelyjen määräaikoja ei voida noudattaa. Äärimmäisen kiireen perustelemiseksi käytetyt syyt eivät saa missään olosuhteissa johtua edunsaajasta. Toimien, jotka toteutetaan komission kriisitilanteeksi luokittelemassa tilanteessa, katsotaan täyttävän äärimmäisen kiireen perusteet. Komissio ilmoittaa edunsaajalle, mikäli kyseessä on kriisitilanne ja milloin se päättyy;

b) alkuperäiseltä toimittajalta tilataan lisätoimituksia joko tavanomaisten toimitusten tai laitteistojen korvaamiseksi osittain tai aiempien toimitusten tai laitteistojen laajentamiseksi, jos edunsaaja joutuisi toimittajan vaihtumisen vuoksi hankkimaan teknisiltä ominaisuuksiltaan poikkeavaa materiaalia, mikä johtaisi yhteensopimattomuuteen tai suhteettomiin teknisiin vaikeuksiin käytössä ja kunnossapidossa;

c) tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset ja/tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty. Tällaisissa tapauksissa edunsaaja voi tarjouspyynnön peruutettuaan neuvotella yhden tai useamman tarjoajan kanssa, jotka se valitsee tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneiden tarjoajien joukosta edellyttäen, että tarjouspyyntömenettelyn alkuperäisiä ehtoja ei olennaisesti muuteta;

d) kun hankintasopimus tehdään sellaisen yhteisön kanssa, jolla on lakisääteinen tai käytännössä vallitseva monopoli, jolloin sopimuksen tekemistä koskevaan päätökseen on liitettävä asianmukaiset perustelut;

e) suoraa sopimusmenettelyä voidaan käyttää, kun se on perusteltua toimituksen eritysluonteen vuoksi ja erityisesti, jos kyseessä on kokeellinen toimitus.

5.3 Tarjouksen tekemistä koskevat ehdot

Tarjouspyyntöilmoituksessa on yksilöitävä, missä muodossa ja mihin mennessä tarjous on tehtävä.

Arviointikomitean on arvioitava ja asetettava paremmuusjärjestykseen kaikki tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset täyttävät osallistumishakemukset ja tarjoukset etukäteen ilmoitettujen hylkäämis-, valinta- ja ratkaisuperusteiden mukaisesti. Jäseniä arviointikomiteassa on oltava pariton määrä, vähintään kolme, ja komitealla on oltava tarvittavat tekniset ja hallinnolliset valmiudet antaa tarjouksista asiantunteva lausunto.

Kustakin erästä voidaan esittää vain yksi tarjous. Tarjous on pätevä vain, jos se koskee kokonaista erää. Jos erä on jaettu osiin, tarjous on esitettävä niiden keskiarvona. Jos tarjouspyyntö koskee useampien erien toimitusta, tarjousten on oltava eräkohtaisia. Tarjoajan ei tarvitse tehdä tarjousta kaikista eristä.

Tarjouksessa on mainittava

— tarjoajan nimi ja osoite,

— tarjouspyynnön ja erän viitenumero sekä toimen numero,

— sen erän nettopaino tai se määrätty rahamäärä, jota tarjous koskee,

— ehdotettu hinta nettotonnilta tuotetta toimituspaikassa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla ja siinä määritetyin ehdoin, tai tarjottavien tuotteiden nettomäärä, jos tarjouspyyntö koskee tietyn tuotteen mahdollisimman suuren määrän toimittamista määrätyllä summalla,

— kuljetuskustannukset lastauspaikasta toimituspaikkaan määritetyssä toimitusvaiheessa,

— toimituksen määräaika tai aikataulu.

Tarjous on pätevä ainoastaan, jos siihen on liitetty todiste tarjousvakuuden asettamisesta. Tarjousvakuuden määrä ilmaistuna maksussa käytetyssä valuutassa ja sen voimassaoloaika vahvistetaan tarjouspyyntöilmoituksessa. Vakuuden on oltava vähintään 1 prosentti tarjouksen kokonaismäärästä, ja sen on oltava voimassa vähintään yhden kuukauden.

Vakuus on asetettava valtiosta riippumattoman järjestön hyväksi jäsenvaltion tai valtiosta riippumattoman järjestön hyväksymän luottolaitoksen antamana takauksena. Vakuus on peruuttamaton, ja se on maksettava ensimmäisestä vaatimuksesta.

Jos tuotteet ostetaan elintarvikeapua saavasta maasta, valtiosta riippumaton järjestö voi tarjouspyyntöilmoituksessa määritellä vakuuden osalta muita ehtoja maan käytännön huomioon ottaen.

Vakuus vapautetaan

— valtiosta riippumattoman järjestön kirjeellä tai faksilla, jos tarjousta ei ole hyväksytty, se on hylätty tai sopimusta ei ole tehty,

— jos tarjoaja, joka on nimetty toimittajaksi, on asettanut toimitusvakuuden.

Vakuus pidätetään, jos toimittaja ei ole asettanut toimitusvakuutta kohtuullisessa määräajassa sopimuksen tekemisen jälkeen, ja myös silloin, jos tarjoaja peruuttaa tarjouksensa sen jälkeen, kun se on otettu vastaan.

Tarjous hylätään, jos sitä ei ole tehty näiden säännösten mukaisesti tai jos se sisältää muita kuin tarjouspyynnössä vahvistettuja varauksia tai ehtoja.

Tarjousta ei voi muuttaa eikä peruuttaa sen jälkeen, kun se on vastaanotettu.

Tarjouskilpailu on ratkaistava sen tarjoajan hyväksi, joka on jättänyt halvimman tarjouksen, joka täyttää kaikki tarjouspyynnön ehdot, erityisesti toimitettavien tuotteiden ominaisuuksia koskevat ehdot. Jos useat tarjoajat tekevät samanaikaisesti halvimman tarjouksen, tarjouskilpailu ratkaistaan arvalla.

Kun kilpailu on ratkennut, siitä on ilmoitettava kirjeitse tai faksitse sekä valituksi tulleelle toimittajalle että niille, joiden tarjousta ei hyväksytty.

Valtiosta riippumaton järjestö voi päättää, ettei se tee sopimusta ensimmäisen eikä toisen määräajan päätyttyä varsinkin, jos tehdyt tarjoukset eivät sijoitu markkinoilla yleisesti vallitsevien hintojen vaihteluväliin. Valtiosta riippumattoman järjestön ei tarvitse perustella päätöstään. Tarjoajille on ilmoitettava sopimuksen tekemättä jättämisestä kirjallisesti kolmen työpäivän kuluessa.

6. TOIMITTAJAN VELVOITTEET JA TOIMITUSEHDOT

Tarjouspyynnössä on eriteltävä sopimusta koskevat Incoterms-toimitusehdot, ja siihen on sisällyttävä kulloinkin sovellettavien Incoterms-ehtojen laitos. Valitun toimittajan on täytettävä tarjouspyynnössä vahvistettujen ehtojen mukaiset velvoitteensa, myös Incoterms-ehdoista ja tekemästään tarjouksesta johtuvat velvoitteet.

Jollei tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta muuta johdu, on sovellettava toimittajan (myyjä) ja valtiosta riippumattoman järjestön (ostaja) osalta Incoterms-ehdoissa vahvistettuja velvoitteita.

Jos toimittajan edellytetään tarjouspyyntöön sisältyvissä Incoterms-ehdoissa ottavan kuljetusvakuutuksen, vakuutuksen on oltava vähintään tarjouksen suuruinen ja katettava kaikki kuljetukseen ja toimitukseen liittyvät riskit sovittuun toimitusvaiheeseen asti. Sen on katettava myös kaikki vioittuneiden tuotteiden lajitteluun, poistamiseen tai hävittämiseen liittyvät kustannukset sekä sellaisten tuotteiden uudelleenpakkaamiseen, tarkastamiseen ja analysointiin liittyvät kustannukset, joiden virheellisyys ei estä edunsaajaa hyväksymästä niitä.

Tavaroita meritse toimitettaessa ne voidaan jakaa osalähetyksiin useamman kuin yhden aluksen kuljetettaviksi ainoastaan valtiosta riippumattoman järjestön suostumuksella.

Tavaroita maitse toimitettaessa ne voidaan kuljettaa muulla kuin sopimuksessa vahvistetulla kuljetustavalla ainoastaan valtiosta riippumattoman järjestön suostumuksella.

Jos tavarantoimittaja pyytää valtiosta riippumattoman järjestön suostumusta kuljetustavan tai toimitusaikataulun muuttamiselle, valtiosta riippumattoman järjestön on asetettava suostumuksensa ehdoksi se, että tavarantoimittaja ottaa kantaakseen aiheutuvat ylimääräiset kustannukset, erityisesti tarkastamisesta ja analysoinnista aiheutuvat ylimääräiset kustannukset.

Tarjouspyynnössä voidaan tarvittaessa asettaa päivämäärä, jota edeltäviä toimituksia pidetään ennenaikaisina.

Toimittajan on vastattava kaikista tuotteisiin kohdistuvista riskeistä, myös häviämisestä ja vahingoittumisesta, siihen asti, kun toimitus on suoritettu ja valvoja on todennut tämän lopullisessa vastaavuustodistuksessa (ks. kohta 7).

Jollei tarjouspyynnöstä muuta johdu, toimittajan on ilmoitettava viipymättä kirjallisesti edunsaajalle ja valvojalle käytettävät kuljetusvälineet, lastauspäivät, arvioitu saapumispäivä sopimuksessa ilmoitettuun toimituspaikkaan sekä kaikki tuotteiden kuljetuksen aikana mahdollisesti sattuneet tapahtumat.

Jollei tarjouspyynnöstä muuta johdu, toimittajan on sopimukseen sovellettavien Incoterms-ehtojen mukaisesti huolehdittava vientiluvan saamiseen liittyvistä muodollisuuksista, kuljetuksen aikaisista tullijärjestelyistä ja tuontitullausta koskevista muodollisuuksista sekä vastattava niihin liittyvistä kustannuksista.

Toimittajan on velvoitteiden täyttämiseksi asetettava toimitusvakuus kohtuullisen määräajan kuluessa tarjouskilpailun ratkaisemisesta. Tämän vakuuden, joka asetetaan maksussa käytettynä valuuttana, on oltava 5–10 prosenttia tarjouksen kokonaismäärästä. Vakuuden voimassaolo päättyy kuukauden kuluttua lopullisen toimituksen päivämäärästä. Toimitusvakuus on asetettava samalla tavalla kuin tarjousvakuus.

Toimitusvakuus vapautetaan täysimääräisenä valtiosta riippumattoman järjestön kirjeellä tai faksilla, kun toimittaja

— on suorittanut toimituksen kaikkien velvoitteidensa mukaisesti, tai

— on vapautettu velvoitteistaan, tai

— ei ole suorittanut toimitusta valtiosta riippumattoman järjestön hyväksymän ylivoimaisen esteen vuoksi.

7. VALVONTA

Valtiosta riippumattoman järjestön on tehtävä sopimus niin kutsutun valvojan kanssa (valvoja on kansainvälisesti tunnustettu tarkastusyritys tai sellaisten ryhmittymä, jolla on suotavaa olla todistus elintarvikealan ISO 45004 – ISO/IEC 17020 -standardin mukaisuudesta). Heti kun sopimus on tehty, valtiosta riippumattoman järjestön on ilmoitettava toimittajalle valvojan valinnasta kirjallisesti. Tarjouspyynnössä on mainittava toimittajan velvollisuudesta ilmoittaa valvojalle kirjallisesti toimitettavien tuotteiden valmistajan, pakkaajan tai varastonpitäjän nimi ja osoite, arvioitu valmistus- tai pakkauspäivä sekä toimittajan toimituspaikalla olevan edustajan nimi.

Valvojan on vastattava toimitettavien tavaroiden laadun, määrän, pakkausten ja merkintöjen tarkastamisesta ja varmentamisesta jokaisen toimituksen osalta sekä väliaikaisten ja lopullisten vastaavuustodistusten antamisesta sopimuksessa vahvistetussa toimituspaikassa. Valvojan on tässä yhteydessä otettava huomioon tuotteiden eri ominaisuudet tämän liitteen kohdassa 2 esitetyn mukaisesti.

Valtiosta riippumattoman järjestön on huolehdittava siitä, että valvoja sitoutuu

— pysymään täysin puolueettomana,

— olemaan ottamatta vastaan ohjeita muilta osapuolilta kuin ostajana toimivalta valtiosta riippumattomalta järjestöltä tai sen edustajilta. Ohjeita ei saa varsinkaan ottaa vastaan toimittajalta, vastaanottajilta tai niiden edustajilta, avunantajan edustajilta tai muilta tarkastelun kohteena olevissa toimissa välittäjinä toimivilta tahoilta,

— huolehtimaan siitä, että valtiosta riippumattoman järjestön kanssa tekemänsä sopimuksen nojalla sille kuuluvan toiminnan ja tarkastelun kohteena olevissa toimissa osallisena olevan osapuolen kanssa mahdollisesti toteuttamansa muun toiminnan välillä ei ole eturistiriitaa.

Valvojan on toteutettava vähintään kaksi sopimusehtoihin perustuvaa ja kansainvälisten valvontastandardien mukaista tarkastusta seuraavasti:

a) Alustava tarkastus tehdään laatuvaatimusten osalta ennen lastausta ja määrän osalta tavaroita lastattaessa. Lopullinen tarkastus tehdään toimitussopimuksessa ilmoitetussa toimituspaikassa lastin purkamisen jälkeen.

b) Valvojan on alustavan tarkastuksen päätteeksi annettava toimittajalle väliaikainen vastaavuustodistus, tarvittaessa varustettuna varaumilla. Kuljetus lastauspaikalta voi alkaa vasta, kun väliaikainen vastaavuustodistus on annettu.

c) Valvojan on sopimuksessa ilmoitetulla toimituspaikalla tehtävän lopullisen tarkastuksen päätteeksi annettava toimittajalle lopullinen vastaavuustodistus, josta on käytävä ilmi toimituksen loppuun saattamisen ajankohta ja toimitettu nettomäärä, tarvittaessa varustettuna varaumilla.

d) Jos valvoja antaa lopullisen tarkastuksen sopimuksessa ilmoitetulla toimituspaikalla tehtyään perustellun varaumailmoituksen, sen on ilmoitettava siitä kirjallisesti toimittajalle ja ostajana toimivalle valtiosta riippumattomalle järjestölle mahdollisimman nopeasti. Toimittaja voi halutessaan esittää valvojalle ja ostajana toimivalle valtiosta riippumattomalle järjestölle vastalauseensa tarkastuksen päätelmistä kahden työpäivän kuluessa ilmoituksen antamisesta.

Edellä tarkoitettujen tarkastusten kustannukset veloitetaan valtiosta riippumattomalta järjestöltä, mutta yhteisön näkökulmasta ne ovat tukikelpoisia kustannuksia edellyttäen, että ne sisältyvät avustussopimuksen määrärahoihin. Toimittajan on vastattava kaikista taloudellisista seuraamuksista, jotka johtuvat tuotteiden laadullisista puutteista tai siitä, että tuotteet on toimitettu tarkastukseen myöhään.

Jos toimittaja tai edunsaaja esittää vastalauseen tarkastuksen päätelmistä, valvoja järjestää valtiosta riippumattoman järjestön luvalla toisen tarkastuksen, jossa vastalauseen sisällöstä riippuen otetaan toiset näytteet, tehdään toinen analyysi ja/tai tehdään toinen painon tai pakkausten tarkastus. Toisen tarkastuksen suorittaa toimittajan, lopullisen edunsaajan ja valvojan yhteisesti nimeämä laitos tai laboratorio.

Hävinneen osapuolen on vastattava toisen tarkastuksen kustannuksista.

Jos tarkastusten tai edellä kuvatun toisen tarkastuksen jälkeen ei anneta lopullista vastaavuustodistusta, toimittajan on korvattava tuotteet.

Toimittaja vastaa kustannuksista, jotka aiheutuvat tavaroiden korvaamisesta ja siihen liittyvistä tarkastuksista.

Valvojan on kutsuttava kirjallisesti toimittajan ja lopullisen edunsaajan edustajat osallistumaan tarkastuksiin, erityisesti analysoitavaksi tarkoitettujen näytteiden ottamiseen. Näytteet otetaan ammattikäytännön mukaisesti. Näytteitä otettaessa valvojan on otettava kaksi lisänäytettä, jotka säilytetään sinetöityinä valtiosta riippumattoman järjestön käytettävissä mahdollista lisätarkastusta varten ja siltä varalta, että edunsaaja tai toimittaja esittää vastalauseen.

Toimittaja vastaa näytteiksi otettujen tuotteiden kustannuksista.

Tavaroiden vastaanottajan on allekirjoitettava tavarat sopimuksessa ilmoitetussa toimituspaikassa vastaanottaessaan rahtikirjan ja kirjattava siihen huomionsa tavaroiden ja niiden pakkausten kunnosta. Ostajana toimivan valtiosta riippumattoman järjestön tai sen edustajan on annettava toimittajalle haltuunottotodistus heti, kun tavarat on toimitettu sopimuksessa ilmoitetussa toimituspaikassa ja toimittaja on antanut ostajana toimivalle valtiosta riippumattomalle järjestölle valvojan antaman lopullisen vastaavuustodistuksen alkuperäiskappaleen ja proforma-laskun, josta ilmenee tavaroiden arvo sekä se, että ne luovutetaan edunsaajalle maksutta.

Sopimusehdoissa on ilmoitettava sopimuksessa ilmoitetussa toimituspaikassa toimitettavien tavaroiden painon ja/tai määrän osalta hyväksyttävät vaihteluvälit.

Toimittaja ei voi pyytää maksua sopimuksessa sovitut määrät ylittäviltä määriltä.

8. TOIMITUS- JA MAKSUEHDOT

Tavarat on toimitettava jonkin seuraavassa luetelluista kansainvälisistä toimitusehdoista (Incoterms) mukaisesti:

— EXW: Noudettuna lähettäjältä (… nimetystä paikasta)

— FCA: vapaasti rahdinkuljettajalla (… nimetyssä lähtöpaikassa)

— FAS: Vapaasti aluksen sivulla (… nimetyssä laivaussatamassa)

— FOB: Vapaasti aluksessa (… nimetyssä laivaussatamassa)

— CFR: Kulut ja rahti maksettuina (… nimettyyn määräsatamaan)

— CIF: Kulut, vakuutus ja rahti maksettuina (… nimettyyn määräsatamaan)

— CPT: Kuljetus maksettuna (… nimettyyn määräpaikkaan)

— CIP: Kuljetus ja vakuutus maksettuina (… nimettyyn määräpaikkaan)

— DAF: Toimitettuna rajalle (… nimettyyn paikkaan)

— DES: Toimitettuna aluksessa (… nimetyssä määräsatamassa)

— DEQ: Toimitettuna laiturilla (… nimetyssä määräsatamassa)

— DDU: Toimitettuna tullaamatta (… nimetyssä määräpaikassa)

— DDP: Toimitettuna tullattuna (… nimetyssä määräpaikassa).

Ostajana toimivan valtiosta riippumattoman järjestön maksama määrä on enintään tarjouksen määrä, johon on lisätty jäljempänä esitetyt kustannukset ja josta on vähennetty jäljempänä esitetyt alennukset.

Jos tavaroiden laatu, pakkaukset tai merkinnät eivät lastauspaikassa ja tarjouksessa ilmoitetussa, sopimuksella vahvistetussa toimituspaikassa vastaa sopimusehtoja ilman, että se on estänyt väliaikaisen vastaavuustodistuksen tai haltuunottotodistuksen antamista, valtiosta riippumaton järjestö voi maksettavaa määrää laskiessaan soveltaa alennuksia.

Sopimusehdoissa on vahvistettava menettely alennusten laskemiseen siinä tapauksessa, että laatu ei vastaa vaatimuksia tai toimitus myöhästyy sopimuksessa vahvistetusta toimitusajankohdasta.

Toimittajalle maksettava nettomäärä saadaan vähentämällä sen laskuttamasta määrästä asianmukaisesti lasketut alennukset. Jos alennuksia ei voida vähentää maksusta, ne otetaan huomioon vakuutta kokonaan tai osittain perittäessä.

Valtiosta riippumaton järjestö voi korvata toimittajalle tämän kirjallisesta hakemuksesta tiettyjä sille aiheutuneita lisämenoja (esimerkiksi toimittajan tosiasiallisesti maksamat varastointi- tai vakuutuskulut mutta ei hallinnollisia kuluja), jotka valtiosta riippumaton järjestö arvioi asianmukaisten tositteiden perusteella edellyttäen, että haltuunotto- tai toimitustodistus on annettu ilman, että siihen on tehty korvattavien kustannusten luonteeseen liittymiä varaumia, ja

— vastaanottajan pyynnöstä toimitusaikaa pidennetään, tai

— toimituspäivän ja haltuunottotodistuksen tai lopullisen vastaavuustodistuksen antopäivän välillä on yli 30 päivän viivästys.

Maksettava määrä suoritetaan toimittajan kahtena kappaleena tekemästä hakemuksesta.

Tarjouksen koko tai jäljellä olevaa määrää koskevaan maksuhakemukseen on liitettävä seuraavat asiakirjat:

— haettavaa määrää koskeva lasku,

— alkuperäinen haltuunottotodistus,

— lopullisen vastaavuustodistuksen alkuperäkappaleen kopio, jonka toimittaja on allekirjoittanut ja todistanut oikeaksi.

Kun 50 prosenttia tarjouspyynnössä ilmoitetusta kokonaismäärästä on toimitettu, toimittaja voi esittää maksuennakkopyynnön, johon on liitetty haettavalle määrälle kirjoitettu lasku ja jäljennös väliaikaisesta vastaavuustodistuksesta.

Tarjouksen koko tai jäljellä olevaa määrää koskevat maksuhakemukset on esitettävä valtiosta riippumattomalle järjestölle sen jälkeen, kun haltuunottotodistus on annettu. Kaikki maksut on suoritettava 60 päivän kuluessa siitä, kun valtiosta riippumaton järjestö on saanut asianmukaisesti laaditun maksupyynnön. Jos maksu viivästyy perusteettomasti, on maksettava viivästyskorkoa Euroopan keskuspankin soveltaman kuukausikoron (Euroopan keskuspankin rahoitusoperaatioihin soveltama korko) mukaisesti.

9. LOPPUSÄÄNNÖKSET

Valtiosta riippumattoman järjestön on ratkaistava, voidaanko sen, ettei toimittaja toimita tavaroita tai noudata sille kuuluvia velvoitteita, katsoa johtuvan ylivoimaisista esteistä. Valtiosta riippumattoman järjestön on vastattava tunnustamastaan ylivoimaisesta esteestä johtuvista kustannuksista. Valtiosta riippumattoman järjestön on ilmoitettava komissiolle syyt, joiden perusteella se katsoi tilanteen syyksi ylivoimaisen esteen. Ylivoimaiseen esteeseen ei kuitenkaan voida vedota, jos kyseessä on valtiosta riippumattoman järjestön itsensä ja/tai sen alihankkijoiden laiminlyönti.

Ylivoimaisesta esteestä aiheutuneita kustannuksia voidaan asianmukaisesti perustelluissa ja komission hyväksymissä tapauksissa pitää tukikelpoisina kustannuksina, ja ne voidaan korvata toimenpiteen määrärahoihin sisältyvistä ennakoimattomiin menoihin varatuista varoista ja niiden rajoissa.”