Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 22/12/1999 s. 0055 - 0060



Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (1999/C 372/10) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus 1. Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94110 artiklan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94112 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. Tärkeimmät huomautukset yhteisön kasvilajikeviraston talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta Uudet rakennukset 5. Virasto osti vuonna 1998 kaupunkikiinteistön, josta osa on luokiteltu historiallisesti arvokkaaksi kohteeksi. Kiinteistö sijaitsee Angersin kaupungin keskustassa, ja sitä käytettiin viime aikoihin asti hotellina ja ravintolana. Rakennukseen ei voida sijoittaa viraston kaikkia noin 30:tä työntekijää sen sisätilojen rakenteen ja joidenkin tilojen epäkäytännöllisyyden vuoksi. Näin ollen on jouduttu ostamaan lisää toimistotilaa kiinteistön takana sijaitsevasta rakennuksesta. Molempien rakennusten yhteenlaskettu pinta-ala on 1150 m2, ja tästä alasta ainoastaan osa soveltuu toimistokäyttöön. Kiinteistön sisätilat on kunnostettava kokonaisuudessaan, jotta hotelli- ja ravintolakäytössä olleesta rakennuksesta saadaan toimistotiloja. Tarvittavia töitä koskevassa esitutkimuksessa arvioitiin kustannusten määräksi 0,8 miljoonaa euroa, ja kyseinen summa otettiin varainhoitovuoden 1999 talousarvioon. Valitun arkkitehdin alustavan suunnitelman mukaan hankkeen arvo on 1,3 miljoonaa euroa, eli 61 prosenttia enemmän kuin ostopäätöksen yhteydessä käytetyssä arviossa. Toimenpiteen kokonaiskustannukset jakautuvat seuraavasti: >TAULUKON PAIKKA> Viraston talousarviosta tosiasiallisesti maksettavaa määrää pienentää osuus, joka on jäljellä 1,524 miljoonan euron avustuksesta. Paikalliset viranomaiset ovat myöntäneet kyseisen avustuksen niiden kulujen kattamiseksi, jotka aiheutuvat viraston sijoittamisesta Angersiin. Avustuksesta oli 31. joulukuuta 1998 käytetty jo 0,172 miljoonaa euroa viraston nykyisiin tiloihin liittyviin menoihin. Viraston on valvottava tarkasti, että laadittua talousarviota ei ylitetä muutostöiden luonteesta huolimatta. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea 6. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevässä neuvoa-antavassa komiteassa on kolme viraston väliaikaista toimihenkilöä ja lisäksi tarkkailijana varainhoidon valvojan edustaja. Suurin osa kyseisen komitean käsiteltäviksi tulevista asioista on peräisin viraston pääjohtajalta, joka määrittelee toteutettavat toimet ja tarjouskilpailun voittaneen yrityksen. Koska tulojen ja menojen hyväksyjä on samalla viraston pääjohtaja, olisi suotavaa, että hän antaisi komitealle käsiteltäväksi tulevat asiat viraston hallinnoinnista vastaavan toimihenkilön esiteltäväksi. Kielikurssit 7. Varainhoitovuonna 1998 toimihenkilöiden ja heidän perheenjäsentensä kielikursseihin liittyvät menot olivat yhteensä 48524 ecua. Yksi ainoa yritys piti kaikki kurssit ja laskutti niistä. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevältä neuvoa-antavalta komitealta pyydettiin lausunto, koska kurssimaksujen yhteismäärä ylitti tason, jonka jälkeen kyseinen komitea on toimivaltainen. Viraston pääjohtaja antoi komitean käsiteltäväksi päätösluonnoksen, joka ei ollut riittävästi perusteltu ja jonka mukaan pääjohtaja aikoo jatkaa kielikurssien osalta (kaikissa kielissä) yhteistyötä saman yrityksen kanssa määräämättömän ajan. Henkilöstöpolitiikka 8. Viraston koko vakituinen henkilökunta koostuu väliaikaisista toimihenkilöistä, joista ainoastaan kolmella on toistaiseksi voimassa oleva työsopimus. Väliaikaista henkilöstöä joudutaan palkkaamaan huomattavan paljon; tähän käytettiin yhteensä 136382 ecua eli 67 prosenttia enemmän kuin edellisenä varainhoitovuonna. Lukuisista yrityksistä huolimatta virastolla on vaikeuksia palkata tasapuolisesti eri kansallisuuksia edustavaa hallintohenkilöstöä lyhytaikaisin väliaikaisin työsopimuksin. Virkamatkat sekä asiantuntijoille ja hallintoneuvoston jäsenille maksettavat kulukorvaukset 9. Virasto maksaa osan asiantuntijoiden ja hallintoneuvoston jäsenten kuluista henkilökohtaisille tileille. Asiantuntijoiden ja hallintoneuvoston jäsenten kulut olisi kuitenkin säännönmukaisesti suoritettava kansallisille hallintoelimille, ja tästä tulisi poiketa ainoastaan asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa. 10. Matkaliput (myös junaliput) olisi aina esitettävä ja leimattava, jotta voidaan osoittaa selvästi, että niiden perusteella maksetaan korvaus. Jos matka on tehty lentoteitse, tarkistuskortti olisi toimitettava virastolle. Viivästykset tutkintaan liittyvien kulujen määrittelyssä 11. Menettelyjä käsittelevän perusasetuksen(3) mukaan "hallintoneuvoston on ennen 27 päivää huhtikuuta 1997 määriteltävä yhtenäiset menetelmät kulujen laskemiseksi sekä yhtenäiset kulutekijät, joita on sovellettava kaikkiin asianomaisiin tutkintavirastoihin". Hallintoneuvosto ei ole vieläkään tehnyt kyseistä päätöstä. Määräpäivää, joka oli alun perin 27. huhtikuuta 1997, on siirretty useita kertoja. Viimeinen asiaa koskeva päätös tehtiin hallintoneuvoston kokouksessa 7. ja 8. huhtikuuta 1998, jolloin uudeksi määräpäiväksi vahvistettiin 31. joulukuuta 1999. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 11. marraskuuta 1999 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. KARLSSON presidentti (1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 1. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94111 artiklan 2 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 26. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 30. maaliskuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Komission asetus (EY) N:o 1239/95 (EYVL L 121, 1.6.1995, s. 37). Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> Kasvilajikeviraston vastaukset Kohta 5: Uudet rakennukset Kasvilajikeviraston ostamien kahden rakennuksen pinta-ala on yhteensä 1150 m2. Toimistokäyttöön sopivaa tilaa on ensimmäisessä rakennuksessa 418 m2 ja toisessa 188 m2. Muut tilat toimivat kokous- ja odotustiloina, arkistoina, teknisinä tiloina, pesu- ja käymälätiloina sekä käytävinä. Muutostöiden toteuttamisessa kasvilajikevirasto noudattaa tiukasti viraston oman varainhoitoasetuksen 2 artiklassa tarkoitettuja hyvän taloushallinnon vaatimuksia. Kohta 6: Neuvotteluja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea Paitsi poikkeustapauksissa, joissa kasvilajikeviraston johtajan itse on aiheellista toimittaa asiakirjoja neuvotteluja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle, asiakirjat toimittaa aikaisemmin noudatetulla tavalla kasvilajikeviraston hallinto- ja talousosaston virkamies. Kohta 7: Kielikurssit Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemassa tapauksessa neuvotteluja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle esitetty päätösluonnos perustui palvelusten toimittajasta (kielikurssit) aikaisemmin hankittuihin hyviin kokemuksiin sekä sen edullisiksi katsottuihin hintoihin. Neuvotteluja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunnon mukaisesti sopimusta (määräaikainen sopimus) tämän palvelusten toimittajan kanssa ei voida uusia, ennen kuin kursseille osallistuneet ovat esittäneet kursseista asiaankuuluvan arvionsa (yrityksen ja opettajien laatutaso, kurssien sisältö ja laatutaso). Tämän lisäksi kursseille osallistuneiden kielitaidon paranemista on tutkittu ja tutkitaan edelleenkin säännöllisesti. Kasvilajikeviraston johtaja esittää enimmäisaikarajan, jonka kuluessa näille kursseille voidaan osallistua, mikä myöskin rajoittaa henkilöstön perheenjäsenille tarjottavien kielikurssien kestoa. Kohta 8: Henkilöstöpolitiikka Kasvilajikeviraston henkilöstöön kuuluu tällä hetkellä 12:n eri kansallisuuden edustajia. Uuden henkilöstöpolitiikan mukaisesti kasvilajikeviraston tarkoituksena on edelleen vähentää ulkopuolisen työvoiman käyttöä, pidentää tilapäisessä työsuhteessa olevien työsopimuksia sekä järjestää henkilöstösääntöjen mukaisia valintakokeita henkilöstön palkkaamiseksi kasvilajikevirastoon. Kohdat 9 ja 10: Virkamatkat sekä asiantuntijoiden ja hallintoneuvoston jäsenten kulukorvaukset Kasvilajikevirasto sitoutuu noudattamaan tilintarkastustuomioistuimen esittämää korvauksia koskevaa menettelyä. Kohta 11: Teknisistä tutkimuksista perittävien maksujen määräämisen myöhästyminen Virasto julkisti kiinnostuksenilmaisupyynnön voidakseen antaa jonkin erikoistuneen kirjanpitotoimiston tehtäväksi laatia teknisistä tutkimuksista perittäville maksuille määritysmenetelmät, jotka olisivat sovellettavissa kaikkiin valtuutettuihin tutkintavirastoihin. Tämä kiinnostuksenilmaisupyyntö ei kuitenkaan johtanut tulokseen. Kasvilajikevirasto on sen vuoksi palkannut tilapäiseen työsuhteeseen asiantuntevan kirjanpitäjän (tarkastaja) hoitamaan tätä tehtävää. Hallintoneuvosto on 28. - 29. viime syyskuuta pitämässään kokouksessa päättänyt jatkaa vuoden 2001 tammikuun 1. päivään asti viraston pyynnöstä suoritettavien teknisten kokeiden maksuja periaatteella "in/out" (pyynnön esittäjän nimissä saatu kokeista suoritettava maksu siirretään kokonaisuudessaan tutkintavirastolle, joka on suorittanut kyseiseen kasvilajikkeeseen liittyvät kokeet). Virasto katsoo, että kokeista suoritettavat maksut ovat keskimäärin samantasoisia kuin kokeista todellisuudessa johtuvat kustannukset.