Komission asetus (EY) N:o 2222/2000, annettu 7 päivänä kesäkuuta 2000, yhteisön tuesta maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskeville liittymistä valmisteleville toimenpiteille jäsenyyttä hakeneissa Keski- ja Itä-Euroopan maissa liittymistä edeltävänä aikana annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1268/1999 soveltamista koskevista rahoitussäännöistä



Virallinen lehti nro L 253 , 07/10/2000 s. 0005 - 0014



Komission asetus (EY) N:o 2222/2000, annettu 7 päivänä kesäkuuta 2000, yhteisön tuesta maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskeville liittymistä valmisteleville toimenpiteille jäsenyyttä hakeneissa Keski- ja Itä-Euroopan maissa liittymistä edeltävänä aikana annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1268/1999 soveltamista koskevista rahoitussäännöistä EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen, ottaa huomioon yhteisön tuesta maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskeville liittymistä valmisteleville toimenpiteille jäsenyyttä hakeneissa Keski- ja Itä-Euroopan maissa liittymistä edeltävänä aikana 21 päivänä kesäkuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1268/1999(1) ja erityisesti sen 9 artiklan 2 kohdan ja 12 artiklan 1 kohdan, sekä katsoo seuraavaa: (1) Euroopan unionin jäsenyyttä hakeneille valtioille osana liittymistä edeltävää strategiaa annettavan tuen yhteensovittamisesta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1266/1999(2) 11 artiklan 1 kohdassa säädetään, että komissio panee yhteisön tuen täytäntöön Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan yhteisön varainhoitoasetuksen(3) 114 artiklan mukaisesti. Asetuksen (EY) N:o 1268/1999 9 artiklan 1 kohdassa säädetään, että rahoitustuen on oltava yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta 17 päivänä toukokuuta 1999 annetussa neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1258/1999(4) vahvistettujen periaatteiden mukaista. Mainittua asetusta sovelletaan Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tuki- ja ohjausosastoihin, mutta siinä annetaan myös erityissäännöksiä tukiosastosta, joka kuuluu varainhoitoasetuksen VIII osaston soveltamisalaan. (2) Sapard-ohjelman avulla olisi pyrittävä kehittämään kyseisten maiden instituutioita. Maatalouden ja maaseudun kehittämisen erityisessä liittymisohjelmassa (Sapard) edellytetään, että asetuksen (EY) N:o 1268/1999 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kymmenen ehdokasmaata toteuttavat edelleen useita hankkeita, jotka ovat yleensä kustannuksiltaan vähäisiä. On toivottavaa siirtää hallintotehtävät ehdokasmaalle. Asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdassa säädetäänkin mahdollisuudesta antaa hallinnointi ehdokasmaan tehtäväksi. Sapard-välineen hallinnointi olisi näin ollen järjestettävä siten, että siitä huolehtivat ehdokasmaiden virastot mainittua hajautettua lähestymistapaa noudattaen. (3) Asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun hajautetun hallinnoinnin soveltamista koskevat vähimmäisperusteet ja -vaatimukset vahvistetaan mainitun asetuksen liitteessä. Ne vastaavat niitä perusteita ja vaatimuksia, jotka maksajavirastojen on täytettävä, jotta niiden toiminta olisi komission asetuksen (EY) N:o 1663/95(5), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 2245/1999(6), liitteessä vahvistettujen EMOTR:n tukiosaston sääntöjen mukaista. Edellä esitetyn perusteella kuhunkin ehdokasmaahan perustetun viraston toiminnassa olisi noudatettava EMOTR:n tukiosastoa koskevia säännöksiä. (4) Asetuksessa (EY) N:o 1663/95 annetut EMOTR:n tukiosastoa koskevat säännökset liittyvät pääasiassa maksujen suorittamiseen. Ehdokasmaiden virastojen on kuitenkin huolehdittava sekä maksujen suorittamisesta että täytäntöönpanosta. Näin ollen on myös vahvistettava asianmukaiset perusteet viimeksi mainittua tehtävää varten. (5) On asianmukaista myöntää hyväksyntä myös väliaikaisesti edellyttäen, että olennaisia tai vähimmäisperusteita noudatetaan. (6) Jotta komissio voisi luopua asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 1 kohdassa säädetystä ennakkohyväksynnästä ja antaa tuen hallinnoinnin ehdokasmaan tehtäväksi, ehdokasmaan Sapard-viraston kansallinen hyväksyminen on vahvistettava. (7) Mahdollisuuksien mukaan tiettyihin rahoitustoimiin on asianmukaista käyttää ehdokasmaissa olemassa olevia rakenteita. Näissä maissa on jo olemassa kansallinen rahasto, jonka kautta Phare-varat siirretään. Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1266/1999 liitteen 2 kohdan v alakohdassa säädetään, että kansallisella hyväksyntäviranomaisella on täysimääräinen rahoitusvastuu varoista. Näin ollen Sapard-ohjelman kannalta on asianmukaista, että kunkin ehdokasmaan kansallinen rahasto toimii toimivaltaisena viranomaisena, joka hyväksyy Sapard-viraston ja valvoo, että hyväksyntäperusteita noudatetaan jatkuvasti. Kansallinen hyväksyntäviranomainen toimii komission ja ehdokasmaan välillä vaihdettavien rahoitustietojen yhteyspisteenä. (8) Rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999(7) 31 artiklan 2 kohdassa säädetään, että ensimmäinen maksusitoumus tehdään, kun komissio tekee päätöksen tukitoimen hyväksymisestä. Tätä mallia on näissä olosuhteissa ja yhteisön maksusitoumukseen sidottujen varojen maksuun saattamista noudattaen asianmukaista soveltaa soveltuvin osin Sapard-välineeseen. (9) Asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdassa säädetään komission tekemistä jälkitarkastuksista. EMOTR:n tilien tarkastamisessa ja hyväksymisessä noudatettava menettely on tehokas järjestely hajautettujen erillisvirastojen maksujen tarkastamiseksi ja hyväksymiseksi ja tarvittaessa sääntöjenvastaisten tai virheellisten maksujen perimiseksi takaisin ehdokasmailta. (10) Sapard-ohjelman täytäntöönpanosäännöt olisi vahvistettava komission ja kunkin ehdokasmaan välillä tehtävissä kahdenvälisissä sopimuksissa. Tästä syystä komission ja kunkin ehdokasmaan olisi laadittava monivuotinen rahoitussopimus, jossa vahvistetaan Sapard-varojen käyttöä koskevat edellytykset. Yhteisön rahoitusosuus vahvistetaan vuotuisissa rahoitussopimuksissa. (11) Yhteisön taloudellisten etujen suojaamiseksi ehdokasmailla olisi oltava vastaavat velvoitteet kuin jäsenvaltioilla yhteisön edustajien Sapard-varoja koskevien tarkastusten suhteen. (12) Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahastokomitean (EMOTR) lausunnon mukaiset, ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN: 1 LUKU YLEISET SÄÄNNÖKSET 1 artikla Asetuksen soveltamisala 1. Tässä asetuksessa vahvistetaan edellytykset asetuksessa (EY) N:o 1268/1999 säädetyn tuen hallinnoinnin antamiseksi mainitun asetuksen 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen kymmenen ehdokasmaan tehtäväksi asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Komissio vaatii ehdokasmaita noudattamaan näitä edellytyksiä sisällyttämällä ne kunkin maan kanssa neuvoteltuihin rahoitussopimuksiin. 2 artikla Määritelmät Tässä asetuksessa: a) "Ehdokasmailla" tarkoitetaan asetuksen (EY) N:o 1268/1999 1 artiklan 1 kohdassa lueteltuja maita. b) "Kansallisella rahastolla" tarkoitetaan varoista täysimääräisen rahoitusvastuun kantavaa kansallisen hyväksyntäviranomaisen alaisuuteen kuuluvaa ehdokasmaan nimeämää elintä, joka toimii toimivaltaisena viranomaisena. Kansallinen hyväksyntäviranomainen toimii komission ja ehdokasmaan välillä vaihdettavien rahoitustietojen yhteyspisteenä. c) "Toimivaltaisella viranomaisella" tarkoitetaan hakijamaan laitosta, joka i) hyväksyy Sapard-viraston, valvoo sen hyväksyntää ja peruuttaa sen asetuksen (EY) N:o 1663/95 1 artiklan 2 kohdan soveltamiseksi ja ii) nimittää todistuksen myöntävän elimen. d) "Sapard-virastolla" tarkoitetaan ehdokasmaan perustamaa ja sen vastuulla toimivaa elintä, joka vastaa kahdesta tehtävästä: täytäntöönpanosta ja maksujen suorittamisesta. Kussakin ehdokasmaassa voidaan hyväksyä vain yksi Sapard-virasto. e) "Todistuksen myöntävällä elimellä" tarkoitetaan Sapard-virastosta toiminnallisesti riippumatonta elintä, joka laatii tilejä koskevan todistuksen samoin kuin kertomukset hallinto- ja valvontajärjestelmistä sekä varmistaa osarahoituksen olemassaolon. f) "Monivuotisella rahoitussopimuksella" tarkoitetaan sopimusta, jossa vahvistetaan säännökset, joita Sapard-välineestä saatavassa osarahoituksessa on noudatettava. g) "Vuotuisella rahoitussopimuksella" tarkoitetaan sopimusta, jossa vahvistetaan kyseisen vuoden määrärahat yhteisön talousarviossa vahvistettujen määrärahojen perusteella ja joka tarvittaessa täydentää ja muuttaa monivuotisen rahoitussopimuksen määräyksiä. h) "Sapard-välineen euromääräisellä tilillä" tarkoitetaan tavanomaisin markkinaehdoin korkoa tuottavaa tiliä, jonka kansallinen hyväksyntäviranomainen avaa rahoituslaitoksessa tai valtionkonttorissa omissa nimissään voidakseen ottaa vastaan 8 artiklassa tarkoitettuja maksuja ja jota käytetään yksinomaan Sapard-välineen maksutapahtumiin ja pidetään euromääräisenä. i) "Varainhoitovuodella" tarkoitetaan kalenterivuotta 1 päivästä tammikuuta 31 päivään joulukuuta. 2 LUKU HALLINNOINNIN ANTAMINEN MUIDEN TAHOJEN TEHTÄVÄKSI 3 artikla Tuen hallinnoinnin antaminen muiden tahojen tehtäväksi 1. Komissio varmistaa, että asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdan edellytyksiä (jäljempänä "edellytykset") samoin kuin tämän asetuksen 4-6 artiklan säännöksiä ja liitettä on noudatettu ennen kuin se tekee päätöksen tuen hallinnoinnin antamisesta ehdokasmaan tehtäväksi. Varmistaakseen, että ensimmäisessä alakohdassa mainittuja edellytyksiä ja säännöksiä on noudatettu komissio - tarkastelee kansallisen rahaston Sapard-ohjelman täytäntöönpanoon liittyviä menettelyjä ja rakenteita samoin kuin Sapard-viraston ja tarvittaessa muiden elinten, joille tehtäviä on mahdollisesti siirretty, menettelyjä ja rakenteita 4 artiklan 4 kohdan, 5 artiklan 3 kohdan ja 6 artiklan 2 kohdan mukaisesti ja - tekee tarkastuksia paikalla. 2. Päätös hallinnoinnin antamisesta virastolle voi olla väliaikainen, jos edellytyksiä ja tämän asetuksen liitteessä mainittuja tehtäviä ja perusteita samoin kuin 4-6 artiklan säännöksiä noudatetaan. 3. Komissio valvoo, että tämän asetuksen edellytyksiä ja säännöksiä noudatetaan jatkuvasti liite mukaan luettuna. Jos missä tahansa vaiheessa todetaan, että niitä ei enää noudateta, komissio peruuttaa viipymättä päätöksensä ja - yhteisön kaikki uudet rahoitusvelvoitteet päättyvät, - siirrot ehdokasmaalle päättyvät ja - tarvittaessa ehdokasmaahan sovelletaan varainhoitoa koskevia oikaisuja. 4 artikla Toimivaltaisen viranomaisen tehtävät 1. Toimivaltaisen viranomaisen tehtäviin kuuluvat soveltuvin osin asetuksen (EY) N:o 1663/95 1 artiklan 3, 4, 6 ja 7 kohdassa vahvistetut tehtävät. Hyväksyminen voidaan myöntää väliaikaisesti ongelman vakavuuden mukaan vahvistettavaksi määräajaksi, kunnes tarvittavat hallintoa ja tilejä koskevien järjestelyjen muutokset on pantu täytäntöön. 2. Toimivaltaisen viranomaisen päätös Sapard-viraston hyväksymisestä tehdään hallinto-, maksu-, valvonta- ja kirjanpitomenettelyjen sekä rakenteiden, myös hankkeiden valinnassa, tarjouskilpailumenettelyissä ja hankintasopimuksissa noudatettavien järjestelyjen ja julkisiin hankintoihin liittyvien sääntöjen noudattamisen, tarkastelun perusteella ottaen huomioon liitteessä vahvistetut perusteet. Tarkastelu suoritetaan kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti. Jos hyväksyntä myönnetään väliaikaisesti, liitteen säännöksiä on noudatettava tyydyttävästi erityisesti kirjallisiin menettelyihin liittyvien velvoitteiden, tehtävien jaon, ennen hankkeiden valintaa ja ennen maksujen suorittamista tehtävien tarkastusten, maksumenettelyjen, kirjanpitomenettelyjen, tietojärjestelmien turvallisuuden, sisäisen tarkastuksen ja tarvittaessa julkisiin hankintoihin liittyvien säännösten osalta. 3. Toimivaltaisen viranomaisen on valvottava hyväksyntää ja peruutettava se viipymättä, jos hyväksyntäperusteet eivät enää täyty. Sen on ilmoitettava tästä komissiolle viipymättä. 4. Toimivaltainen viranomainen voi siirtää 2 kohdassa tarkoitetun tarkastelutehtävän muille laitoksille. Kaikissa tapauksissa kokonaisvastuu säilyy kansallisella hyväksyntäviranomaisella. 5 artikla Sapard-viraston tehtävät 1. Sapard-viraston täytäntöönpanotehtävään sisältyy: - ehdotuspyynnöt, - hankkeiden valinta, - hankehakemusten tarkastaminen ehtojen, tukikelpoisuuden ja hyväksytyn Sapard-välineen maatalouden ja maaseudun kehittämisohjelman sisällön (jäljempänä "ohjelma") osalta, julkisia hankintoja koskevat säännökset tarvittaessa mukaan luettuina, - viraston ja mahdollisten edunsaajien sopimusvelvoitteiden vahvistaminen ja urakoiden aloittamista koskevan hyväksynnän antaminen, - tarkastusten suorittaminen paikalla ennen hankkeen hyväksyntää ja sen hyväksymisen jälkeen, - toteutettavien hankkeiden edistymisen varmistava seuranta, - toteutettujen toimenpiteiden edistymisen raportointi osoittimien avulla. 2. Sapard-viraston maksutehtävään sisältyy: - maksupyyntöjen tarkastaminen, - tarkastusten suorittaminen paikalla maksujen tukikelpoisuuden varmistamiseksi, - maksujen hyväksyminen, - maksujen suorittaminen, - maksusitoumusten ja maksujen kirjanpito, - tarvittaessa tarkastukset tuensaajien keskuudessa tuen maksamisen jälkeen sen varmistamiseksi, noudatetaanko tukiehtoja edelleen. 3. Jos täytäntöönpanosta ja maksujen suorittamisesta ei huolehdi sama hallinnollinen yksikkö, ne voidaan uskoa myös muiden tahojen hoidettavaksi, jos liitteen 2.3 kohdan säännöksiä noudatetaan. Maksujen suorittamista tai maksusitoumusten ja maksujen kirjaamista ei saa missään tapauksessa siirtää muiden tahojen tehtäväksi. Hankkeiden hyväksynnän, paikalla suoritettavien tarkastusten ja maksumenettelyjen on perustuttava asianmukaiseen tehtävien jakoon. 4. Toimivaltaisen viranomaisen on toimitettava komissiolle Sapard-viraston hyväksymisen jälkeen ehdotetut muutokset viraston täytäntöönpano- ja/tai maksujärjestelyihin. 5. Jos Sapard-virasto ei hoida myös komission asetuksen (EY) N:o 2759/1999(8) 9 artiklassa säädetyn hallintoviranomaisen tehtäviä, sen on toimitettava mainitulle viranomaiselle kaikki tiedot, joita tämä tarvitsee tehtäviään hoitaessaan. 6 artikla Todistuksen myöntävän elimen tehtävät 1. Todistuksen myöntävän elimen tehtäviin sisältyvät: - todistuksen antaminen Sapard-viraston vuotuisista tileistä sekä Sapard-välineen euromääräisestä tilistä, - vuosittainen raportointi Sapard-viraston valvonta- ja hallintojärjestelmien moitteettomuudesta sekä niiden kyvystä varmistaa menojen asianmukaisuus 8 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti, - 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun kansallisen rahoitusosuuden olemassaolon ja asianmukaisuuden varmistaminen. 2. Näitä tehtäviä hoitaessaan todistuksen myöntävän elimen on noudatettava asetuksen (EY) N:o 1663/95 3 artiklan säännöksiä ja komission vahvistamia suuntaviivoja. Kun elimeksi nimetään kansallinen tilintarkastusvirasto tai vastaava, se voi siirtää asetuksen (EY) N:o 1663/95 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tehtävät osittain tai kokonaisuudessaan muille laitoksille, jos tehtävät suoritetaan tehokkaasti. Kokonaisvastuu säilyy kaikissa tapauksissa todistuksen myöntävällä elimellä. 3. Asetuksen (EY) N:o 1663/95 3 artiklan 1 kohdassa ja tämän asetuksen 13 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut vuotuisia tilejä koskevat todistukset ja tilintarkastuskertomus on laadittava ennen seuraavan vuoden 15 päivää huhtikuuta ja toimitettava komissiolle 30 päivään huhtikuuta mennessä. 3 LUKU MAKSUT JA VALVONTA 7 artikla Maksusitoumukset 1. Kun komissio on tehnyt päätöksen kunkin vuotuisen rahoitussopimuksen allekirjoittamisesta, yhteisön talousarviossa vahvistetuista määrärahoista tehdään maksusitoumukset. 2. Ensimmäinen vuotuinen rahoitussopimus voidaan allekirjoittaa komission puolesta vasta, kun seuraavat edellytykset täyttyvät: - komissio on hyväksynyt ohjelman ja - molemmat sopimuspuolet ovat allekirjoittaneet monivuotisen rahoitussopimuksen. 3. Komissio voi vapauttaa osan maksusitoumuksesta noudattaen asetuksen (EY) N:o 1260/1999 31 artiklan 2 kohdan toisessa alakohdassa vahvistettua sääntöä ja ottaen huomioon 10 artiklan vaatimukset. 8 artikla Komissio suorittamat maksut 1. Sapard-välineen tuelle voidaan myöntää yhteisön osarahoitusosuus vain, jos kyseinen tuki on myönnetty komission hyväksymän ohjelman, monivuotisten ja vuotuisten rahoitussopimusten ja 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun komission päätöksen säännösten mukaisesti. 2. Maksut suoritetaan euroina Sapard-välineen euromääräiselle tilille asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 1 kohdan, 2 kohdan toisen alakohdan, 3 kohdan, lukuun ottamatta 3 kohdan a ja d alakohtaa sekä toiseksi ja kolmanneksi viimeistä alakohtaa, ja 4 kohdan a ja b alakohdan mukaisesti. 3. Komissio suorittaa ennakkomaksun Sapard-välineen euromääräiselle tilille. Tämä maksu voidaan tehdä useammassa kuin yhdessä erässä eikä se saa ylittää 49 prosenttia 20 päivänä heinäkuuta 1999 tehdyn päätöksen 1999/595/EY(9) liitteessä vahvistetusta kyseiselle ehdokasmaalle vuosittain myönnettävästä rahoituksesta. Maksu suoritetaan sillä edellytyksellä, että Sapard-viraston hyväksymisestä on tehty 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu päätös ja monivuotinen ja ensimmäinen vuotuinen rahoitussopimus on tehty. Maksu on maksettava takaisin, jos komissiolle ei ole toimitettu yhtään 10 artiklan mukaista maksupyyntöä mainitun maksun suorittamista seuraavien 18 kuukauden kuluessa. 4. Seuraavat maksut suoritetaan 10 artiklassa vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. 5. Yhteisön rahoitusosuus ei kata valuutanvaihtokuluja, pankkikuluja ja kurssitappioita. 9 artikla Sapard-viraston suorittamat maksut 1. Sapard-virasto suorittaa maksut edunsaajille - kansallisena valuuttana ja ne veloitetaan tarvittaessa Sapard-välineen euromääräiseltä tililtä. Maksumääräykset on osoitettava edunsaajille yleensä 5 päivän kuluessa veloituksesta, - edunsaajan laatimien menoilmoitusten perusteella. Näissä ilmoituksissa mainitaan ainoastaan valitut hankkeet ja 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun komission päätöksen tekemisen jälkeen maksetut menot. Yhteisön rahoitusosuus on myönnettävä samaan aikaan kansallisen rahoitusosuuden kanssa. Jos edunsaajat toimivat julkisella sektorilla, kansallinen rahoitusosuus voidaan kuitenkin myöntää ennen yhteisön rahoitusosuutta. 2. Sapard-viraston on pystyttävä määrittelemään yksittäisiä toimenpiteitä ja hanketason tukia koskeva julkinen rahoitusosuus. 3. Sapard-viraston on kirjattava kaikki maksut. Kirjanpitomerkintöjen on käsitettävä vähintään seuraavat tiedot: - määrä kansallisena valuuttana ja - vastaava määrä euroina. 4. Sapard-viraston toteamat kaikki liian suuret maksut eli maksettavan määrän ylittävät määrät on kirjattava viipymättä Sapard-välineen euromääräiselle tilille ja vähennettävä 10 artiklassa tarkoitetuista komissiolta haetuista maksuista. 5. Tukitoimen loppumaksu suoritetaan asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 4 kohdan a ja b alakohdan mukaisesti sen jälkeen, kun 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut päätökset on tehty. 6. Sapard-viraston on varmistettava, että edunsaajien maksupyynnöt käsitellään oikea-aikaisesti. Jos täydellisten tositteiden vastaanottamisen ja maksumääräyksen osoittamisen välinen aika on yli kolme kuukautta, yhteisön rahoitusosuutta voidaan pienentää komission asetuksen (EY) N:o 296/96(10) 4 artiklan 2 kohdan säännösten mukaisesti. 10 artikla Maksujen hakeminen yhteisöltä 1. Komissio ottaa huomioon ainoastaan Sapard-viraston neljännesvuosittain laatimat maksupyynnöt, jotka esitetään komission vahvistamassa muodossa ja jotka kansallinen hyväksyntäviranomainen toimittaa komissiolle yhden kuukauden kuluessa kunkin vuosineljänneksen päättymisestä. Lisäpyyntöjä voidaan kuitenkin esittää vain perustelluissa tapauksissa, jos Sapard-välineen euromääräisen tilin nettosaldo on vaarassa ehtyä ennen kuin seuraava neljännesvuosittainen pyyntö käsitellään. 2. Maksupyyntöjen on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot: - Sapard-viraston edellisen vuosineljänneksen aikana edunsaajille maksamien menojen määrä jaoteltuna toimenpiteittäin kansallisena valuuttana ja euroina samoin kuin kansallinen ja yhteisön rahoitusosuus, - jäljellä olevat yhteisön varat Sapard-välineen euromääräisellä tilillä tilin debetpuolen mukaan, - perittäviä saatavia koskevat yksityiskohtaiset tiedot. 3. Komissio tarkastaa maksupyynnöt ottaen huomioon asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 3 kohdan b, c, e ja f alakohdassa säädetyt edellytykset. 4. Komissio korvaa maksupyynnöissä ilmoitetut menot mahdollisuuksien mukaan kahden kuukauden kuluessa hyväksyttävän maksupyynnön vastaanottamisesta edellyttäen, että 3 kohdassa tarkoitetut tarkastukset on tehty. 11 artikla Valuuttakurssi ja korot 1. Euron ja kansallisen valuutan välisenä muuntokurssina käytetään Euroopan keskuspankin julkaisemaa valuuttakurssia seuraavasti: - Sapard-viraston suorittamien maksujen osalta kurssia, joka on julkaistu sitä kuukautta, jonka aikana menot kirjattiin Sapard-viraston kirjanpitoon, edeltävän kuukauden viimeisestä edellisenä komission työpäivänä. Päivä, jona maksumääräys osoitetaan edunsaajalle, on kirjanpidosta ilmenevä päivä. - Sapard-viraston suorittamien liian suurien maksujen osalta kurssia, joka on julkaistu sitä kuukautta, jonka aikana liian suuri maksu todettiin ensimmäistä kertaa, edeltävän kuukauden viimeisestä edellisenä komission työpäivänä. - Tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevassa päätöksessä sekä sääntöjenmukaisuustarkastusta koskevassa päätöksessä vahvistettujen määrien osalta kurssia, joka on julkaistu sitä kuukautta, jonka aikana päätös tehtiin, edeltävän kuukauden viimeisestä edellisenä komission työpäivänä. 2. Jos 13 artiklan 5 kohdassa ja 14 artiklan 4 kohdassa säädettyjä määräaikoja ei noudateta, kaikista maksamatta olevista määristä kertyy korkotuloa 1,5 prosenttiyksiköllä korotetun Euroopan keskuspankin julkaiseman kolmen kuukauden talletusten Euribor-koron mukaan. Sovellettava korko on mainituissa artikloissa tarkoitetun päätöksen tiedoksiantokuukauden keskiarvo. 3. Sapard-välineen euromääräiseltä tililtä syntyvät korkotulot on kohdennettava yksinomaan kyseiselle ohjelmalle. Koroista ei voida vähentää perittyjä kuluja veroja lukuun ottamatta. 12 artikla Komission aloitteesta toteutettavat toimenpiteet Jos komissio ei kohdenna asetuksen (EY) N:o 1268/1999 7 artiklan 4 kohdassa säädettyjä vuotuisia määrärahoja kokonaisuudessaan ehdokasmaalle, se tekee kohdentamatta jääneistä varoista erilliset päätökset. 13 artikla Tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskeva päätös 1. Ehdokasmaan on laadittava ja kansallisen hyväksyntäviranomaisen on toimitettava komissiolle varainhoitovuosittain vuotuinen ilmoitus, joka esitetään komission vahvistamassa muodossa, sekä todistus ja tilintarkastuskertomus asetuksen (EY) N:o 1258/1999 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan ja asetuksen (EY) N:o 1663/95 4 artiklan, 5 artiklan 1 kohdan a, c ja e alakohdan ja 5 artiklan 2 kohdan mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 14 artiklassa tarkoitettujen päätösten soveltamista. 2. Komission on saatava 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat kyseistä varainhoitovuotta seuraavan vuoden 30 päivään huhtikuuta mennessä. Sovelletaan asetuksen (EY) N:o 296/96 7 artiklan 1 kohdan ensimmäisen ja toiseksi viimeisen virkkeen, 2 kohdan c alakohdan, 3 kohdan ja 4 kohdan säännöksiä. Varainhoitovuonna "n" otetaan huomioon kaikki varainhoitovuoden "n" aikana Sapard-välineen kirjanpitoon kirjatut maksutapahtumat. 3. Komissio tarkastaa ja hyväksyy Sapard-viraston tilit ennen kyseistä varainhoitovuotta seuraavan vuoden 30 päivää syyskuuta asetuksen (EY) N:o 1258/1999 7 artiklan 3 kohdan ja asetuksen (EY) N:o 1663/95 7 artiklan säännösten mukaisesti (jäljempänä "tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskeva päätös"). Tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskeva päätös kattaa myös Sapard-välineen euromääräisen tilin tarkastamisen ja hyväksymisen. Komissio selvittää myös Sapard-välineen euromääräiselle tilille maksettavat määrät 9 artiklan 4 kohdan ja 11 artiklan 3 kohdan mukaisesti. 4. Komissio antaa kyseiselle ehdokasmaalle tiedoksi komissiolle toimitettujen tietojen tarkastuksen tulokset ennen kyseisen varainhoitovuoden päättymistä seuraavaa 31 päivää heinäkuuta. Jos kyseisestä ehdokasmaasta johtuvista syistä komissio ei voi tarkastaa ja hyväksyä ehdokasmaan tilejä ennen 30 päivää syyskuuta, komissio ilmoittaa ehdokasmaalle lisätutkimuksista, jotka se aikoo tehdä. 5. Yleensä tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevassa päätöksessä vahvistetut määrät vähennetään komission ehdokasmaalle suorittamista seuraavista maksuista tai lisätään näihin maksuihin. Jos kyseisessä päätöksessä vähennettäväksi vahvistettu määrä on kuitenkin suurempi kuin mahdolliset seuraavat maksut, korvaamatta jäänyt määrä on maksettava komissiolle euroina kahden kuukauden kuluessa päätöksen tiedoksiantamisesta. Komissio voi kuitenkin päättää tapauskohtaisesti, että mikä tahansa sille palautettava määrä peritään takaisin mistä tahansa komission välineestä ehdokasmaalle maksettavasta komission maksusta. 14 artikla Sääntöjenmukaisuustarkastusta koskeva päätös 1. Komissio tekee päätöksen yhteisön osarahoituksen ulkopuolelle jäävistä menoista (jäljempänä "sääntöjenmukaisuustarkastusta koskeva päätös"), kun se toteaa, että menoja ei ole suoritettu 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen sääntöjen mukaisesti. 2. Sääntöjenmukaisuustarkastusta koskevissa menettelyissä on noudatettava asetuksen (EY) N:o 1258/1999 7 artiklan 4 kohdan ja asetuksen (EY) N:o 1663/95 8 artiklan säännösten soveltamiseksi vahvistettuja mekanismeja ja menettelyjä. 3. Varainhoitoa koskevaan oikaisuun voi sisältyä kiinteämääräisiä oikaisuja, jos Sapard-virasto ei ole järjestänyt tai tehnyt tarkastuksia moitteettomasti, ja oikaisua vastaavan määrän pidättäminen kieltäytymällä korvaamasta muista hankkeista aiheutuneita menoja. 4. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun sääntöjenmukaisuustarkastusta koskevan päätöksen mukaisesti takaisin perittävä määrä annetaan tiedoksi kansalliselle hyväksyntäviranomaiselle, jonka on varmistettava, että kyseinen määrä maksetaan komission euromääräiselle tilille kahden kuukauden kuluessa päätöksen tiedoksiantamisesta. Kyseisessä päätöksessä vahvistettua määrää ei kohdenneta uudelleen Sapard-ohjelmalle. Komissio voi kuitenkin päättää tapauskohtaisesti, että mikä tahansa sille palautettava määrä peritään takaisin mistä tahansa komission välineestä ehdokasmaalle maksettavasta komission maksusta. 15 artikla Kirjaamista ja valvontaa koskevat säännökset 1. Sapard-viraston ja kansallisen rahaston on säilytettävä asiakirjat komission käytettävissä viiden vuoden ajan loppumaksun suorittamisesta edunsaajalle. 2. Kun tarkastuksia suoritetaan asetuksen (EY) N:o 1268/1999 9 artiklan nojalla, Sapard-ohjelmaa täytäntöönpantaessa sovelletaan soveltuvin osin neuvoston asetuksen (Euratom, EY) N:o 2185/96(11) sekä asetuksen (EY) N:o 1258/1999 8 artiklan 1 ja 2 kohdan ja 9 artiklan 1 ja 2 kohdan säännöksiä. 3. Ehdokasmaat soveltavat epäsäännönmukaisuuksista ja tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta annetun komission asetuksen (EY) N:o 1681/94(12) säännöksiä. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 7 päivänä kesäkuuta 2000. Komission puolesta Franz Fischler Komission jäsen (1) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 87. (2) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 68. (3) EYVL L 356, 31.12.1977, s. 1. (4) EYVL L 160, 26.6.1999, s. 103. (5) EYVL L 158, 8.7.1995, s. 6. (6) EYVL L 273, 23.10.1999, s. 5. (7) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 1. (8) EYVL L 331, 23.12.1999, s. 51. (9) EYVL L 226, 27.8.1999, s. 23. (10) EYVL L 39, 17.2.1996, s. 5. (11) EYVL L 292, 15.11.1996, s. 2. (12) EYVL L 178, 12.7.1994, s. 43. LIITE SAPARD-VIRASTON TEHTÄVÄT JA SEN HYVÄKSYNNÄSSÄ NOUDATETTAVAT PERUSTEET 1 TEHTÄVÄT Sapard-virastolla on seuraavat Sapard-välineen menoihin liittyvät päätehtävät: 1.1 Maksusitoumusten ja maksujen hyväksyminen: tavoitteena on vahvistaa maksupyynnön esittäjälle tai toimittajalle rahoitussopimuksen sääntöjen mukaisesti maksettava määrä. Rahoitussopimuksen säännöistä huomioon on otettava erityisesti hankehakemusten ja maksupyyntöjen tukikelpoisuuteen, hyväksyttyjä hankkeita koskevien maksusitoumusten noudattamiseen, tarjouskilpailumenettelyissä ja hankintasopimuksissa noudatettaviin järjestelyihin ja suoritettujen urakoiden tai toimitettujen palveluiden tarkastamiseen liittyvät säännöt. 1.2 Maksujen suorittaminen: tavoitteena on antaa viraston pankille tai tarvittaessa valtion maksutoimistolle ohjeet hyväksytyn määrän maksamisesta maksupyynnön esittäjälle tai toimittajalle (tai näiden nimeämälle edustajalle). 1.3 Maksusitoumuksia ja maksuja koskeva kirjanpito: tavoitteena on kirjata maksusitoumukset ja maksut viraston erilliseen Sapard-välineen menojen kirjanpitoon, jota yleensä pidetään atk-järjestelmänä, ja laatia menoja koskevat määräaikaiset yhteenvedot, komissiolle tehtävät määräaikaiset ja vuotuiset ilmoitukset mukaan luettuina. Kirjanpitoon on merkittävä myös perittäviä saatavia koskevat yksityiskohtaiset tiedot. 1.4 Valvonta: tavoitteena on todentaa hakemusten ja maksupyyntöjen perusteet sen varmistamiseksi, että ne ovat rahoitussopimuksen sääntöjen sekä maksusitoumuksen ehtojen mukaisia. Valvontaan sisältyy tarvittaessa ennen hankkeiden valintaa tehtävät tarkastukset, uudelleenmittaukset, toimitettujen tavaroiden tai palvelujen määrän ja laadun tarkastukset, analyysi- ja näytevalvonta, ennen maksujen suorittamista tehtävät tarkastukset ja rahoitussopimuksen säännöissä menojen tukikelpoisuuteen jne. liittyvät erityisvaatimukset. Tukikelpoisuuden varmistamiseksi näihin tarkastuksiin on kuuluttava tarvittaessa teknisiä tutkimuksia, joihin voi sisältyä taloudellisia arviointeja sekä erityisiä maatalouteen liittyviä taikka teknisiä tai tieteellisiä tarkastuksia. 1.5 Raportointi: tavoitteena on varmistaa, että yksittäisten hankkeiden ja toimenpiteiden edistymisestä raportoidaan siten, että varmistetaan toimenpiteen täytäntöönpanon tehokkuus ja tuloksellisuus. 2 KRITEERI 2.1 Sapard-viraston hallinnollisessa rakenteessa on erotettava toisistaan kolme päätehtävää eli hyväksyminen, suorittaminen ja kirjanpito, joista jokaisesta vastaa erillinen hallinnollinen alayksikkö, jonka tehtävät määritellään organisaatiokaaviossa. 2.2 Sapard-viraston on noudatettava seuraavia tai vastaavat takeet antavia menettelyjä: 2.2.1 Sapard-viraston on vahvistettava hankehakemusten, maksupyyntöjen, laskujen ja tositteiden sekä valvontaraporttien vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset, kirjalliset menettelyt, joihin sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista. Näillä menettelyillä olisi varmistettava, että käsiteltäväksi otetaan ainoastaan perusteet täyttäviä maksupyyntöjä tai hankkeita. 2.2.2 Tehtävien jaon on oltava sellainen, ettei yksikään virkailija vastaa missään vaiheessa ja minkään hankkeen osalta useammasta kuin yhdestä hankkeiden hyväksymiseen, maksujen hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan valvontaa. Jokaisen virkailijan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan lukien virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen. Henkilöstöä on koulutettava asianmukaisesti, ja luottamuksellisiin toimiin on järjestettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisättävä valvontaa. 2.2.3 Jokaisella hyväksymisestä vastaavalla virkailijalla on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo suoritettavista tarkistuksista, ja virkailijan on liitettävä maksupyynnön tositteisiin todistuksensa siitä, että nämä tarkistukset on suoritettu. Tämä todistus voidaan antaa sähköisesti 2.2.6 alakohdassa vahvistetuin edellytyksin. Tällöin on osoitettava, että ylempi toimihenkilö on valvonut työtä. Hankkeiden analysointi, arviointi ja hyväksyntä on todistettava kirjallisesti. Hankkeiden analysoinnissa olisi noudatettava moitteettoman ja tehokkaan hallinnoinnin periaatteita. 2.2.4 Hakemus tai maksupyyntö voidaan hyväksyä vasta, kun on suoritettu riittävät tarkistukset sen varmistamiseksi, että se on rahoitussopimuksen sääntöjen ja Sapard-ohjelman sisällön mukainen. Näihin tarkistuksiin on sisällytettävä erityistä toimenpidettä koskevissa säännöissä, joiden perusteella tuen maksamista pyydetään, vaaditut tarkastukset sekä petosten ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi erityisesti esiintyvien riskien osalta vaaditut tarkastukset. Hyväksymistehtävään kuuluvat myös hakemuksia koskevat tarkastukset, joilla varmistetaan ehtojen noudattaminen, tukikelpoisuus, asiakirjojen täydellisyys, tositteiden asianmukaisuus, vastaanottopäivä jne. Kaikki suoritettavat tarkistukset on eriteltävä tarkistusluettelossa, ja. niiden suorittaminen on todistettava jokaisen hakemuksen tai maksupyynnön tai hakemus- tai maksupyyntösarjan osalta. Palveluiden tai tavaroiden toimittamista olisi valvottava seuraavilla tavoilla: - Asiakirjojen tarkastukset: näillä tarkastuksilla varmistetaan, että tavaroiden tai palveluiden määrä, laatu ja hinta vastaavat tilausta. - Fyysiset tarkastukset: näillä tarkastuksilla varmistetaan, että tavaroiden tai palveluiden määrä ja laatu vastaavat laskussa tai maksupyynnössä mainittuja tietoja. Valvonta voi olla luonteeltaan myös jatkuvaa, jolloin tarkastuksia tehdään palvelujen toimittamisen aikana eli ennakko- tai välimaksujen suorittamisen yhteydessä. 2.2.5 Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan maksupyynnön esittäjälle, tämän pankkitilille tai tämän nimeämälle edustajalle. Maksu on suoritettava viraston pankkiin tai tarvittaessa valtion maksutoimistoon, tai sekki on lähetettävä viiden työpäivän kuluessa maksun veloittamisesta Sapard-välineen pankkitililtä. On vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu tai sekkejä ei ole lunastettu, palautetaan Sapard-välineen euromääräiselle tilille. Mitään maksuja ei suoriteta käteisenä. Hyväksyvä virkailija ja/tai tämän esimies voi suorittaa hyväksymisen sähköisesti, jos tällaisten välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan henkilöllisyys kirjataan sähköiseen arkistoon. 2.2.6 Jos hakemuksia, maksupyyntöjä tai laskuja käsitellään atk-järjestelmiä käyttäen, atk-järjestelmään pääsyä on suojattava ja valvottava siten, että - kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmukaisesti sen varmistamiseksi, että syöttövirheet havaitaan ja korjataan, - tietoja voivat tallentaa, muuttaa tai varmentaa ainoastaan siihen valtuutetut virkailijat, joilla on henkilökohtaiset salasanat, - jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkailijan henkilöllisyys on tallennettava toimintolokiin. Salasanat on vaihdettava säännöllisesti väärinkäytön estämiseksi. Atk-järjestelmät on suojattava luvattomalta pääsyltä fyysisellä valvonnalla ja tiedoista on otettava varmuuskopiot, jotka varastoidaan erilliseen, turvalliseen paikkaan. Tietojen tallennus on tarkistettava loogisin tarkastuksin, joiden tarkoituksena on ristiriitaisten ja epätavallisten tietojen havaitseminen. 2.2.7 Menettelyillä on varmistettava, että tuen määriin tai ehtoihin liittyvät muutokset kirjataan ja että ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa. 2.3 Hyväksyminen ja valvonta voidaan siirtää muille laitoksille osittain tai kokonaan, jos seuraavia edellytyksiä noudatetaan: 2.3.1 muiden laitosten tehtävät ja velvollisuudet määritellään selkeästi erityisesti rahoitussopimuksen sääntöjen noudattamisen valvonnan ja tarkastamisen osalta; 2.3.2 laitoksilla on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistamiseksi, että ne suorittavat tehtävänsä hyväksyttävästi; 2.3.3 laitokset antavat virastolle vakuutuksen siitä, että ne suorittavat tehtävänsä, ja selostavat käytetyt menetelmät; 2.3.4 Sapard-virasto saa säännöllisesti ja oikea-aikaisesti tietoja suoritettujen tarkastusten tuloksista, jotta näiden tarkastusten tehokkuus voidaan aina ottaa huomioon ennen maksupyynnön hyväksymistä, maksun suorittamista tai laskun maksamista. Työt on selostettava yksityiskohtaisesti jokaiseen hakemukseen tai maksupyyntöön taikka hakemus- tai maksupyyntösarjaan liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä vuotta koskevassa kertomuksessa. Kertomukseen on liitettävä todistus hyväksyttyjen hakemusten ja maksupyyntöjen tukikelpoisuudesta sekä suoritetun työn luonteesta, laajuudesta ja rajoituksista. Suoritetut fyysiset ja/tai hallinnolliset tarkastukset on täsmennettävä ja menetelmä on selostettava. Kertomuksen on sisällettävä kaikkien tarkastusten tulokset sekä ristiriitaisuuksien ja väärinkäytösten johdosta toteutetut toimenpiteet. Virastolle toimitettujen tositteiden on oltava riittävät osoittamaan, että kaikki vaaditut hyväksyttyjen maksupyyntöjen tai laskujen tukikelpoisuutta koskevat tarkastukset on suoritettu; 2.3.5 ennen hankkeen hyväksymistä ja menojen maksamista Sapard-viraston on varmistuttava siitä, että muut laitokset ovat noudattaneet tässä liitteessä vahvistetut perusteet täyttäviä menettelyjä; 2.3.6 hankkeiden arviointiperusteet ja niiden tärkeysjärjestys on määriteltävä selkeästi ja dokumentoitava; 2.3.7 jos muut laitokset säilyttävät hyväksyttyihin maksupyyntöihin, tehtyihin maksusitoumuksiin ja suoritettuihin tarkastuksiin liittyviä asiakirjoja, näiden laitosten ja viraston on otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että viraston suorittamiin tiettyihin maksuihin liittyvien kaikkien asiakirjojen säilytyspaikka on tiedossa ja että nämä asiakirjat toimitetaan tarkastettavaksi viraston toimitiloihin sellaisten henkilöiden tai laitosten pyynnöstä, joilla on tavallisesti oikeus tarkistaa tällaiset asiakirjat. Tällaisia henkilöitä tai laitoksia ovat - viraston henkilökunta, joka käsittelee maksupyyntöä, - viraston sisäisen tarkastuksen yksikkö, - todistuksen myöntävä elin, joka todistaa oikeaksi viraston vuotuisen ilmoituksen, - Euroopan unionin toimeksiannon saaneet virkamiehet; 2.3.8 Sapard-viraston ja laitosten, joille Sapard-viraston tehtäviä on siirretty, välillä on tehtävä kirjalliset sopimukset. Tällaisissa sopimuksissa olisi eriteltävä selkeästi toimeksiannon saaneen laitoksen suoritettavaksi tarkoitetut tehtävät sekä Sapard-virastolle tietyin määrärajoin toimitettavat tositteet ja kertomukset. Yleinen järjestely, myös muiden laitosten suoritettavaksi siirretyt tehtävät, olisi kuvattava organisaatiokaaviossa. Sopimuksessa olisi vahvistettava, että komission ja tilintarkastustuomioistuimen virkamiehillä on oikeus saada tietoja toimeksiannon saaneilta laitoksilta ja tutkia hakemuksia hankkeiden ja tuensaajien tarkastukset mukaan luettuina. 2.4 Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että komissiolle tehtävät menoilmoitukset ovat täydellisiä, tarkkoja (oikea hanke tai kirjanpidon nimike) ja ajantasaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti enintään kolmen kuukauden välein suoritettavin tarkistuksin ja täsmäytyksin. Sapard-viraston kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kirjanpitojärjestelmä antaa euroina ja kansallisena valuuttana kunkin paikallistoimiston osalta hanke-, sopimus-, toimenpidekokonaisuus- tai toimenpidekohtaisesti käsityksen kokonaismenoista, tehdyistä maksusitoumuksista, välimaksuista ja loppumaksuista. Maksusitoumusten peruuttamiselle on asetettava määräajat sellaisia tapauksia varten, joissa urakkaa ei ole saatu päätökseen sovitussa aikataulussa. Tällaiset peruuntuneet sitoumukset on merkittävä kirjanpitojärjestelmään. 2.5 Sapard-virastolla on oltava sisäisen tarkastuksen yksikkö. Tämän yksikön tai vastaavan menettelyn tarkoituksena on varmistaa, että viraston sisäisen valvonnan järjestelmä toimii tehokkaasti. Sisäisen tarkastuksen yksikön on oltava riippumaton viraston muista yksiköistä ja annettava kertomukset toiminnastaan suoraan viraston ylemmälle johdolle. Sisäisen tarkastuksen yksikön on varmistettava, että viraston käyttämät menettelyt ovat riittävät varmistamaan ohjelman ja rahoitussopimuksen noudattamisen ja että tilit ovat tarkat, täydelliset ja ajantasaiset. Tarkistukset voidaan rajata koskemaan valittuja toimenpidekokonaisuuksia tai toimenpiteitä ja otoksia tapahtumista, jos tarkastussuunnitelmalla varmistetaan, että ne kattavat enintään viiden vuoden ajalta kaikki merkittävät alueet, mukaan luettuina hyväksymisestä vastaavat yksiköt tai laitokset sekä yksiköt, joille tehtäviä on siirretty. Sisäisen tarkastuksen yksikön on hoidettava tehtävänsä kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti, ja sen suorittamat tehtävät on dokumentoitava työasiakirjoihin. Viraston ylemmälle johdolle on annettava niihin perustuvia kertomuksia ja suosituksia. Tarkastussuunnitelmat ja -kertomukset on annettava käytettäviksi todistuksen antavalle elimelle sekä rahoitustarkastustoimeksiannon saaneelle Euroopan unionin virkamiehille, ja ne saa antaa käyttöön ainoastaan sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuuden arvioimista varten. 2.6 Ehdokasmaiden julkisten laitosten palvelu-, urakka- ja hankintasopimuksissa on noudatettava "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries" -nimisessä komission käsikirjassa(1) vahvistettuja sääntöjä komissiolta saatavaa ennakkohyväksyntää koskevaa vaatimusta lukuun ottamatta. 2.7 Yksityisyritysten hankkimien palvelujen, urakoiden, koneiden ja tavaroiden on oltava peräisin yhteisöstä tai asetuksen (EY) N:o 1268/1999 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista maista. Sama koskee sellaisia toimeksisaajan urakka- ja palvelusopimusten yhteydessä tekemiä hankintoja ja tarvikkeita, joista on tarkoitus tulla osa hankkeeseen kuuluvaa omaisuutta sopimuksen täytyttyä. 2.8 Viraston on otettava käyttöön erityisesti menetettyihin vakuuksiin, palautettuihin maksuihin ja vastaaviin seikkoihin sovellettava järjestelmä Sapard-välineen euromääräisen tilin saatavien tunnistamiseksi ja kaikkien tällaisten saatavien kirjaamiseksi velallisluetteloon ennen niiden saamista. Velallisluettelo on tarkistettava säännöllisesti, jotta erääntyneiden saatavien perimiseksi tarvittavat toimet voidaan toteuttaa. 2.9 Sapard-viraston on ilmoitettava tukimahdollisuudesta kaikille todennäköisille hankkeiden johtajille tai toteuttajille, jotta todennäköisten hankkeiden johtajien tai toteuttajien joukko muodostuisi mahdollisimman suureksi. Ennen järjestelyn käynnistämistä on laadittava vakiomuotoiset hakemuslomakkeet, joissa annetaan selkeät ohjeet niiden täyttämiseksi ja tukikelpoisuusedellytykset. 2.10 Edunsaajien esittämien hakemusten oikea-aikainen käsittely. 2.11 Sapard-viraston on otettava käyttöön asianmukainen järjestelmä kunkin hankkeen ja toimen edistymisen raportoimiseksi ennalta määriteltyjen osoittimien perusteella. Näitä osoittimia on tarvittaessa tarkistettava seurantakomitean suostumuksella. Toimia on toteuttava, jos ennalta määriteltyjen tavoitteiden toteuttamisessa esiintyy viivästyksiä. Kaikki toteutetut toimet on kirjattava asianmukaisesti. Hankkeiden ja toimenpiteiden raportoinnin perusteella on laadittava ripeästi aiheellisia kertomuksia asianmukaista taloushallinnon tietojärjestelmää käyttäen. Nämä kertomukset on toimitettava pyynnöstä hallintoviranomaiselle, seurantakomitealle ja komissiolle. (1) SEC (1999) 1801 Final "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries".