Komission asetus (EY) N:o 4/2004, annettu 23 päivänä joulukuuta 2003, Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosaston rahoitusjärjestelmään kuuluviin toimenpiteisiin kohdistuvista jäsenvaltioiden suorittamista tarkastuksista annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä



Virallinen lehti nro L 002 , 06/01/2004 s. 0003 - 0020



Komission asetus (EY) N:o 4/2004, annettu 23 päivänä joulukuuta 2003, Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosaston rahoitusjärjestelmään kuuluviin toimenpiteisiin kohdistuvista jäsenvaltioiden suorittamista tarkastuksista annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen, ottaa huomioon Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosaston rahoitusjärjestelmään kuuluviin toimenpiteisiin kohdistuvista jäsenvaltioiden suorittamista tarkastuksista ja direktiivin 77/435/ETY kumoamisesta 21 päivänä joulukuuta 1989 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4045/89(1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 2154/2002(2), ja erityisesti sen 19 artiklan, sekä katsoo seuraavaa: (1) Koska asetuksesta (ETY) N:o 4045/89 on poistettu säännökset, jotka koskevat jäsenvaltioille kyseisessä asetuksessa säädettyjen tarkastusten vuoksi aiheutuneiden menojen korvaamista yhteisön toimesta, kyseisten säännösten täytäntöönpanosäännöillä Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosaston rahoitusjärjestelmään kuuluviin toimenpiteisiin kohdistuvista jäsenvaltioiden suorittamista tarkastuksista ja direktiivin 77/435/ETY kumoamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä 29 päivänä kesäkuuta 1990 annetussa komission asetuksessa (ETY) N:o 1863/90(3), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 2278/96(4), ei ole enää merkitystä. (2) Lisäksi on aiheellista säätää asetuksen (ETY) N:o 4045/89, jossa otetaan käyttöön jäsenvaltioiden keskinäisen avunannon järjestelmä tarkastusten tekemiseksi, 7 artiklan 1 kohdan kolmannen alakohdan mukaisten tarkastusten vähimmäismäärän vähentämismenettelyä koskevat yksityiskohtaiset säännöt. (3) Asetuksessa (ETY) N:o 4045/89 edellytetään jäsenvaltioiden lähettävän komissiolle tiettyjä tiedonantoja. Koska tällaisten tiedonantojen muodon ja sisällön yhtenäistäminen helpottaa niiden käyttöä, ja sillä varmistetaan lähestymistavan yhdenmukaisuus, on aiheellista antaa tiedonantojen muotoa ja sisältöä koskevat yksityiskohtaiset säännöt. (4) Tarvittavien muutosten laajuuden kannalta ja selkeyden vuoksi asetus (ETY) N:o 1863/90 olisi näin ollen kumottava. (5) Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston komitean lausunnon mukaiset, ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN: I LUKU AIHE 1 artikla Tässä asetuksessa säädetään asetuksen (EY) N:o 4045/89 soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt. II LUKU HAKEMUS TARKASTUSTEN VÄHIMMÄISMÄÄRÄN VÄHENTÄMISEKSI 2 artikla Asetuksen (ETY) N:o 4045/98 7 artiklan 1 kohdan kolmannessa alakohdassa tarkoitetussa tarkastusten vähentämistä koskevassa pyynnössä on oltava tämän asetuksen liitteen I mukaiset yksityiskohtaiset tiedot. 3 artikla Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 1 kohdan kolmannen alakohdan mukainen päätös tarkastusten vähimmäismäärän vähentämisestä perustuu yhteisön taloudellisten etujen suojaamista koskevaan arviointiin, ja siinä otetaan huomioon seuraavat perusteet: a) tunnistetut riskit; b) käytetty lähestymistapa; c) tarkastusten vähimmäismäärän toteuttamisaste prosentteina kolmen edellisen tarkastuskauden aikana sekä määräajan kuluessa toteutettujen keskinäistä avunantoa koskevien pyyntöjen prosentti- ja lukumäärä kolmen edellisen tarkastuskauden aikana; d) ehdotetun lähestymistavan toteutettavuus ja asianomaisen jäsenvaltion tai asianomaisten jäsenvaltioiden erityiskokemus tarkastusten lähestymistavasta tai kyseessä olevalla alalla; e) missä määrin jonkin jäsenvaltion tarkastajat voivat yhteisessä toimessa osallistua tarkastuksiin toisessa jäsenvaltiossa tai toisissa jäsenvaltioissa; f) vahvistus siitä, että toinen jäsenvaltio osallistuu tai toiset jäsenvaltiot osallistuvat tarvittavassa määrin yhteiseen toimeen, jos se ei sisälly toisen jäsenvaltion asetuksen (ETY) N:o 4045/89 10 artiklan 1 kohdan mukaisesti jättämään ohjelmaan tai toisten jäsenvaltioiden jättämiin ohjelmiin; g) missä määrin tarkastuksia suunnitellaan tehtäviksi yhteisön ulkopuolisissa maissa ja missä määrin ne katsotaan toteuttamiskelpoisiksi; h) muut pyynnön kannalta tarpeellisiksi katsottavat tiedot. 4 artikla Edellä 3 artiklassa tarkoitetussa päätöksessä vahvistetaan asetuksen (ETY) N:o 4045/89 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti edellytettävien tarkastusten vähimmäismäärän vähentämisen prosentti- ja lukumäärä. III LUKU ASIAKIRJOJEN SISÄLTÖ 5 artikla 1. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitetussa vuosikertomuksessa on oltava yksityiskohtaiset tiedot kustakin tämän asetuksen liitteessä II luetellusta asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamista koskevasta näkökohdasta eriteltyinä selkeisiin jaksoihin ja otsikoihin liitteen mukaisesti. 2. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 10 artiklassa tarkoitettu tarkastusten vuosiohjelma on esitettävä tämän asetuksen liitteessä III olevan lomakemallin mukaisesti. 3. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu yrityksiä koskeva luettelo on esitettävä tämän asetuksen liitteessä IV olevan lomakemallin mukaisesti. 4. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu yrityksiä koskeva luettelo on esitettävä tämän asetuksen liitteessä V olevan lomakemallin mukaisesti. 5. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 2 ja 4 kohdassa tarkoitettua muussa jäsenvaltiossa sijaitsevaa yritystä koskeva ensisijainen tarkastuspyyntö on esitettävä tämän asetuksen liitteessä VI olevan lomakemallin mukaisesti. 6. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 2 kohdassa ja 4 kohdassa tarkoitettujen tarkastusten tuloksia koskevat tiedot on esitettävä tämän asetuksen liitteessä VII olevan lomakemallin mukaisesti. 7. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 2 kohdassa ja 4 kohdassa tarkoitettuja pyyntöjä ja tarkastusten tuloksia koskevat mainitun asetuksen 7 artiklan 4 kohdan toisessa alakohdassa säädetyissä neljännesvuosikertomuksissa komissiolle toimitettavat tiedot on esitettävä liitteessä VIII olevan lomakemallin mukaisesti. 6 artikla Asetuksen 5 artiklan mukaisesti annettavat tiedot voidaan toimittaa asiakirjoina tai sähköisesti lähettäjän ja vastaanottajan sopimuksen mukaan. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan mukaisia toimenpiteitä koskevat tiedot on toimitettava sähköisesti komission asetuksen (EY) N:o 2390/1999(5) liitteessä II olevassa 2 kohdassa säädetyssä muodossa. IV LUKU YHTEISET TOIMET 7 artikla 1. Komissio voi päättää omasta aloitteestaan tai jonkin jäsenvaltion ehdotuksen perusteella ja kyseisten jäsenvaltioiden suostumuksella yhden tai useamman jäsenvaltion välisten, asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 1 kohdan mukaisten keskinäistä avunantoa edellyttävien yhteisten toimien yhteensovittamisesta. Päätöstään varten komissio ottaa huomioon seuraavat seikat ja erityisesti a) toimeen liittyvän riskin taso; b) toimien määrän, erityisesti yhteisön sisäisen ja ulkoisen kaupan ja niiden taloudellisen laajuuden; c) tarpeen saavuttaa yhdenmukainen lähestymistapa. 2. Yksi jäsenvaltio nimetään asianomaisten jäsenvaltioiden suostumuksella vastaamaan yhteisen toimen hallinnosta. Kukin jäsenvaltio on kuitenkin vastuussa asetuksen (ETY) N:o 4045/89 mukaisten tarkastusten tekemisestä. 3. Kunkin asianomaisen jäsenvaltion on a) nimettävä henkilöt tai yksiköt, jotka ovat vastuussa yhteisen toimen toteuttamisesta jäsenvaltion puolesta; b) varmistettava, että yhteisen toimen toteuttamiseen on käytettävissä riittävä määrä soveltuvan kokemuksen omaavia virkamiehiä; c) varmistettava, että tarkastus tehdään ja kertomus laaditaan ja että kertomus on kaikkien asianomaisten jäsenvaltioiden ja komission käytettävissä asetettujen määräaikojen kuluessa. V LUKU LOPPUSÄÄNNÖKSET 8 artikla Kumotaan asetus (ETY) N:o 1863/90. 9 artikla Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 23 päivänä joulukuuta 2003. Komission puolesta Franz Fischler Komission jäsen (1) EYVL L 388, 30.12.1989, s. 18. (2) EYVL L 328, 5.12.2002, s. 4. (3) EYVL L 170, 3.7.1990, s. 23. (4) EYVL L 308, 29.11.1996, s. 30. (5) EYVL L 295, 16.11.1999, s. 1. LIITE I >PIC FILE= "L_2004002FI.000602.TIF"> LIITE II Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 9 artiklan 1 kohdan mukaiseen vuosikertomukseen sisällytettävät tiedot 1. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltaminen Vuosikertomuksessa on oltava asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamista koskevat tiedot, tarkastuksista vastaavia laitoksia ja mainitun asetuksen 11 artiklassa tarkoitettua soveltamisen valvonnasta vastaavaa erityisyksikköä ja kyseisten laitosten toimivaltaa koskevat muutokset mukaan luettuina. 2. Muutokset lainsäädännössä Vuosikertomuksessa on oltava tiedot edellisen vuosikertomuksen jälkeen tapahtuneista asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamista koskevista muutoksista jäsenvaltion lainsäädännössä. 3. Tarkastusohjelman muutokset Vuosikertomuksessa on oltava tiedot komissiolle asetuksen (ETY) N:o 4045/89 10 artiklan 2 kohdan mukaisesti toimitettuun tarkastusohjelmaan sen jättämisen jälkeen tehdyistä mukautuksista tai muutoksista. 4. Tässä kertomuksessa tarkoitetun tarkastusohjelman toteuttaminen Vuosikertomuksessa on oltava tiedot kertomuksen jättämiselle asetettua määräpäivää edeltävään 30 päivään kesäkuuta päättyvää kautta koskevan tarkastusohjelman toteuttamisesta asetuksen (ETY) N:o 4045/89 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti, seuraavat seikat mukaan luettuina ja eriteltyinä sekä kokonaismäärän että valvontaelimen mukaan (jos useampi kuin yksi valvontaelin tekee mainitun asetuksen mukaisia tarkastuksia): a) tehtyjen tarkastusten määrä ja niiden yritysten määrä, joita kyseiset tarkastukset koskevat; b) vielä käynnissä olevien tarkastusten määrä ja niiden yritysten määrä, joita kyseiset tarkastukset koskevat; c) kyseiselle kaudelle suunniteltujen, tekemättä jääneiden tarkastusten määrä ja tarkastusten tekemättä jättämisen vuoksi tarkastamatta jääneiden yritysten määrä; d) syyt, miksi c alakohdassa tarkoitettuja tarkastuksia ei tehty; e) a, b ja c alakohdassa tarkoitettujen tarkastusten erittely vastaanotettujen tai suoritettujen määrien ja toimenpiteen mukaan; f) a alakohdassa tarkoitettujen tarkastusten tulokset, myös i) niiden tarkastusten määrä, joissa havaittiin sääntöjenvastaisuuksia, ja kyseessä olevien yritysten määrä; ii) havaittujen sääntöjenvastaisuuksien luonne; iii) toimenpide, jossa sääntöjenvastaisuus havaittiin; iv) kunkin sääntöjenvastaisuuden arvioitu rahoitusseuraamus; g) tarkastusten keskimääräinen kesto henkilöinä/päivinä, ja tarvittaessa suunnitteluun, valmisteluun, tarkastusten tekemiseen ja kertomuksen toimittamiseen käytetty aika. 5. Tätä ohjelmaa edeltäneiden tarkastusohjelmien toteuttaminen Kertomuksessa on oltava edellisinä tarkastuskausina tehtyjen tarkastusten tulokset, jotka eivät olleet käytössä kyseisten kertomusten jättämisen aikaan, seuraavat tiedot mukaan luettuina: a) niiden tarkastusten määrä, joissa havaittiin sääntöjenvastaisuuksia, ja kyseessä olevien yritysten määrä; b) havaittujen sääntöjenvastaisuuksien luonne; c) toimenpide, jossa sääntöjenvastaisuus havaittiin; d) kunkin sääntöjenvastaisuuden arvioitu rahoitusseuraamus. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan 1 kohdan kolmannen alakohdan mukaisesti tehtyjen tarkastusten tulokset on esitettävä sellaisinaan. 6. Keskinäinen avunanto Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 7 artiklan mukaisesti tehdyt ja vastaanotetut keskinäistä avunantoa koskevat pyynnöt on ilmoitettava, ja mukaan on liitettävä mainitun asetuksen 7 artiklan 2 ja 4 kohdan mukaisesti tehtyjen ensisijaisten tarkastusten tulokset sekä yhteenveto mainitun asetuksen 7 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti lähetetyistä ja vastaanotetuista luetteloista. 7. Voimavarat Vuosikertomuksessa on oltava seuraavat tiedot asetuksen (ETY) N:o 4045/89 mukaisten tarkastusten tekemiseksi käytettävissä olevista voimavaroista: a) asetuksen (ETY) N:o 4045/89 mukaisten tarkastusten tekemiseen tarkoitetun henkilöstön määrä ilmaistuna henkilöinä/päivinä valvontaelimen ja tarvittaessa alueen mukaan; b) asetuksen (ETY) N:o 4045/89 mukaisia tarkastuksia hoitavan henkilöstön koulutus, a alakohdassa tarkoitetun koulutusta saaneen henkilöstön osuus ja kyseisen koulutuksen luonne, sekä c) asetuksen (ETY) N:o 4045/89 mukaisia tarkastuksia hoitavan henkilöstön käytössä olevat tietokoneet ja välineet. 8. Asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamisessa havaitut vaikeudet Vuosikertomuksessa on oltava tiedot asetuksen soveltamisessa havaituista vaikeuksista sekä niiden ratkaisemiseksi toteutetuista toimenpiteistä tai ratkaisuehdotuksista. 9. Parannusehdotukset Tarvittaessa on tehtävä ehdotuksia asetuksen (ETY) N:o 4045/89 soveltamisen tai itse kyseisen asetuksen parantamiseksi. LIITE III >PIC FILE= "L_2004002FI.000902.TIF"> >PIC FILE= "L_2004002FI.001001.TIF"> >PIC FILE= "L_2004002FI.001101.TIF"> >PIC FILE= "L_2004002FI.001201.TIF"> >PIC FILE= "L_2004002FI.001301.TIF"> LIITE IV >PIC FILE= "L_2004002FI.001402.TIF"> LIITE V >PIC FILE= "L_2004002FI.001502.TIF"> LIITE VI >PIC FILE= "L_2004002FI.001602.TIF"> >PIC FILE= "L_2004002FI.001701.TIF"> LIITE VII >PIC FILE= "L_2004002FI.001802.TIF"> LIITE VIII >PIC FILE= "L_2004002FI.001902.TIF"> >PIC FILE= "L_2004002FI.002001.TIF">