KERTOMUS Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiön) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta varainhoitovuoden 1996 osalta sekä säätiön vastaukset (97/C 393/02)

SISÄLLYS

Kohta Sivu

EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 1996 1-4 11

TARKASTUKSEEN PERUSTUVAT HUOMAUTUKSET 5-22 11

Johdanto 5-7 11

Taustaa 5 11

Tarkastuksen laajuus 6 11

Tilinpäätöstiedot 7 11

Aikaisempiin huomautuksiin liittyvä seuranta 8-12 11

Tehtävien erottaminen 8 11

Ennakkomaksujärjestelmä 9 11

Määrärahojen siirrot eri osastojen välillä 10 11

Virkamatkoista aiheutuneet menot 11 11

Tutkimussopimukset 12 12

Talousarvion toteuttaminen ja tulostili 13-15 12

Määrärahojen siirrot eri budjettikohtien välillä 13 12

Määrärahojen siirrot edelliseltä vuodelta ja peruuntuneet määrärahat 14 12

Tulot 15 12

Työterveyden ja työturvallisuuden hallinnointi 16-18 12

Koordinointi Bilbaon viraston kanssa 16-17 12

Säätiön koordinointi pääosaston V osaston F kanssa 18 12

Loppupäätelmät 19-22 12

LIITE - Taulukot 1 - 4 14

Säätiön vastaukset 17

EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 1996

1. Tämä kertomus on osoitettu neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75 (1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1947/93 (2) 1 artiklan 4 kohdalla, 16 artiklan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilit 31. joulukuuta 1996 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (3) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 (4) 1 artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttaminen oli hallintoneuvoston vastuulla. Tähän vastuuseen kuului tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (5) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 (6) 1 artiklan 52, 54 ja 55 kohdassa annettujen varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklassa määrätään, että tilintarkastustuomioistuin tarkastaa nämä tilit.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön, ja suoritti näin ollen sellaisia tilitietojen tarkastuksia ja muita menettelyjä, jotka se katsoi tehtävänsä kannalta tarpeellisiksi.

4. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että 31. joulukuuta 1996 päättyneen varainhoitovuoden tilit ovat luotettavat ja tilien perustana olevat toimet ovat kokonaisuudessaan lailliset ja asianmukaiset.

TARKASTUKSEEN PERUSTUVAT HUOMAUTUKSET

Johdanto

Taustaa

5. Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö (Dublinin säätiö) on Euroopan yhteisön erillisvirasto, joka perustettiin neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1365/75 (7). Sen tehtävänä on edistää "parempien elin- ja työolojen suunnittelua ja luomista toimilla, joilla on tarkoitus kehittää ja levittää tätä kehitystä tukevaa tietämystä". Dublinin säätiö aloitti toimintansa vuonna 1976.

Tarkastuksen laajuus

6. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Dublinin säätiön tilit ja varainhoidon varainhoitovuoden 1996 osalta asiaankuuluvien asetusten säännösten mukaisesti (8). Tarkastuksen kohteena oli myös säätiön yhteistyö Bilbaossa sijaitsevan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston sekä komission pääosaston V kanssa työterveyden ja työturvallisuuden alalla.

Tilinpäätöstiedot

7. Taulukoissa 1 ja 2 esitetään yhteenveto säätiön tilinpäätöksestä. Varainhoitovuoden 1996 käytettävissä olleet määrärahat olivat 13,8 miljoonaa ecua. Tehtyjen maksusitoumusten perusteella suoritettiin maksuja 10,5 miljoonaa ecua ja varainhoitovuoteen 1997 siirrettiin 3,1 miljoonaa ecua. Määrärahoista peruuntui 0,2 miljoonaa ecua. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat johtivat 2,9 miljoonan ecun maksuihin; siirretyistä määrärahoista peruuntui 0,1 miljoonaa ecua. Tämän kertomuksen taulukossa 3 on osastokohtainen analyysi vuoden 1996 määrärahojen ja varainhoitovuodelta 1995 siirrettyjen määrärahojen käytöstä.

Aikaisempiin huomautuksiin liittyvä seuranta

Tehtävien erottaminen

8. Tulojen ja menojen hyväksyjän ja tilinpitäjän tehtäviä ei ole vieläkään erotettu asianmukaisesti toisistaan (9), mikä on vastoin neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 1 artiklan 15 kohdan säännöksiä.

Ennakkomaksujärjestelmä

9. Tilintarkastustuomioistuinsuositteli viime vuonna, että ennakkomaksujärjestelmää käytettäisiin vastaisuudessa ainoastaan juoksevissa tai pienissä menoissa, joissa säännönvastaisuuksien riski on suhteellisen vähäinen. Tarkastuksen aikaan huhtikuussa 1997 säätiö ei ollut kuitenkaan vielä laatinut yhdessä varainhoidon valvojan kanssa kirjallista määritelmää juoksevista ja pienistä menoista.

Määrärahojen siirrot eri osastojen välillä

10. Tilintarkastustuomioistuin suhtautuu myönteisesti siihen, että määrärahoja ei siirretty osastosta toiseen vuoden 1996 aikana. Tilintarkastustuomioistuin on arvostellut tällaisia siirtoja aikaisempina vuosina (10).

Virkamatkoista aiheutuneet menot

11. Joitakin parannuksia on saatu aikaan virkamatkojen tulosten valvonnan ja seurannan tehostamiseksi. Säätiön olisi pyrittävä jatkossakin varmistamaan, että:

- kaikista virkamatkoista laaditaan raportti, josta käyvät ilmi kokousajat, tavatut henkilöt ja kokouksen tulokset. Raportti olisi toimitettava esimiehen tarkastettavaksi ja arkistoitava keskitetysti

- Brysseliin tehtävien virkamatkojen yhteydessä järjestetään mahdollisuuksien mukaan useampi kuin yksi kokous, jotta sama henkilö ei kävisi Brysselissä peräkkäisinä viikkoina

- muita yhteydenpitokeinoja, esimerkiksi teleneuvotteluja, harkitaan vakavasti, varsinkin jos toisena osapuolena on Brysselissä toimivia henkilöitä, jotka jo tunnetaan hyvin.

Tutkimussopimukset

12. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastushenkilöstö palasi tarkastuksessaan viime vuonna esitettyyn huomautukseen, joka koski sopimuspuolten työsuorituksia käsittelevien kertomusten viivästymistä. Ohjelmien hallinnon kokouspöytäkirjoista ei käynyt ilmi, että kertomusten määräaikoja olisi käsitelty kokouksissa. Taulukossa 4 esitetään yhteenveto tarkastuksen aikana säätiöltä saaduista tiedoista. Yhteenveto osoittaa, että seurantamenettelyjen vakiinnuttaminen on tarpeen.

Talousarvion toteuttaminen ja tulostili

Määrärahojen siirrot eri budjettikohtien välillä

13. Vuonna 1996 suoritettujen eri budjettikohtien välisten määrärahasiirtojen arvo oli 1 366 000 ecua (9,9 prosenttia talousarvioon otetuista määrärahoista), kun se vuonna 1995 oli 1 494 000 ecua (11,9 prosenttia).

Määrärahojen siirrot edelliseltä vuodelta ja peruuntuneet määrärahat

14. Taulukosta 3 käy ilmi, että maksuaste on kokonaisuudessaan 76 prosenttia, mutta vain 55 prosenttia osaston 3 "toimintamenot" osalta. Tilanne vastaa edellisvuosien tilannetta ja johtuu siitä, että maksut tutkimuksista suoritetaan tavallisesti kolmessa erässä asianomaisissa sopimuksissa mainitun ajan kuluessa.

Tulot

15. Vuodeksi 1996 Euroopan unioni myönsi säätiölle tukea 13,4 miljoonaa ecua. Todellisuudessa pyydetty ja saatu määrä oli 12 895 632 ecua. Varoja koskevat pyynnöt esitettiin neuvoston asetusten mukaisesti ja kassavirtaennusteiden perusteella, kuten tilintarkastustuomioistuin oli aikaisemmin suositellut.

Työterveyden ja työturvallisuuden hallinnointi

Koordinointi Bilbaon viraston kanssa

16. Bilbaossa sijaitseva Euroopan työturvallisuus- ja työterveysvirasto aloitti toimintansa syyskuussa 1996. Säätiön vuoden 1996 työohjelman kohta "terveys ja turvallisuus" korvattiin vuoden 1997 työohjelmassa kohdalla "terveys ja hyvinvointi". Olisi viipymättä laadittava selkeä ja yksityiskohtainen "yhteisymmärrysmuistio" (tällä hetkellä neuvotteluvaiheessa), jonka molemmat erillisvirastot hyväksyisivät. Näin voitaisiin taata mahdollisimman laaja yhteistyö ja estää toimintojen päällekkäisyys.

17. Viralliset yhteydet on jo luotu hallinnollisella tasolla: molempien elinten johtajat osallistuvat nimittäin toistensa hallintoneuvoston kokouksiin tarkkailijana. Yhteyksiä on laajennettava tutkimuspäälliköiden tasolle täyden koordinoinnin varmistamiseksi.

Säätiön koordinointi pääosaston V osaston F kanssa

18. Pääosastoon V kuuluva osasto F kansanterveys ja työturvallisuus hyödyntää joitakin säätiön tutkimuksia omalla erityisalallaan. Säätiön hallintoneuvoston nykyistä riippumattomuutta millään tavoin muuttamatta on pyrittävä entistä tehokkaammin varmistamaan, että säätiön toiminnan tulokset hyödyttävät mahdollisimman paljon PO V:n osastoa F sekä sisällöltään että ajoitukseltaan. Osasto F ei pysty osallistumaan kaikkiin eri tutkimussopimuksia koskeviin kokouksiin. Siksi olisi hyödyllistä pitää säännöllisesti kokouksia, joissa voitaisiin keskustella kaikista PO V:n osaston F toimintaan mahdollisesti liittyvistä tutkimuksista.

Loppupäätelmät

19. Tilinpitäjän ja tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviä ei ole asianmukaisesti erotettu toisistaan (ks. kohta 8).

20. Ennakkomaksujärjestelmän käytöstä olisi annettava säännöt (ks. kohta 9).

21. Virkamatkamenojen valvontaa ja tutkimussopimusten seurantaa olisi tiukennettava (ks. kohdat 11 ja 12).

22. Yhteistyötä ja yhteydenpitoa Bilbaon viraston ja PO V:n osaston F kanssa olisi vahvistettava "työterveyden ja -turvallisuuden" ja "terveyden ja hyvinvoinnin" alalla (ks. kohdat 16-18).

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 12. ja 13. marraskuuta 1997 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) EYVL L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16.

(4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26.

(5) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16.

(6) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26.

(7) Neuvoston asetus (ETY) N:o 1365/75, annettu 26 päivänä toukokuuta 1975 (EYVL L 139, 30.5.1975).

(8) Euroopan työ- ja elinolojen kehittämissäätiön luomisesta 26 päivänä toukokuuta 1975 annettu neuvoston asetus (ETY) N:o 1365/75 (EYVL L 139, 30.5.1975), sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93 (EYVL L 181, 23.7.1993). Euroopan työ- ja elinolojen kehittämissäätiön varainhoitoa koskevista määräyksistä 1 päivänä kesäkuuta 1976 annettu neuvoston asetus (ETY) N:o 1417/76 (EYVL L 164, 24.6.1976), sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1949/93 (EYVL L 181, 23.7.1993).

(9) Dublinin säätiön vuosikertomus vuodelta 1995, kohta 8.

(10) Dublinin säätiön vuosikertomus vuodelta 1995, kohta 10, ja Dublinin säätiön vuosikertomus vuodelta 1994, kohta 3.2.

LIITE

TAULUKKO 1 TASE 31. JOULUKUUTA 1996

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuin Dublinin säätiön toimittamien tietojen perusteella.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

SÄÄTIÖN VASTAUKSET

Tehtävien erottaminen

8. Säätiö pyytää tilintarkastustuomioistuinta ottamaan huomioon, että tulojen ja menojen hyväksyjän ja tilinpitäjän tehtäviä hoitaa kaksi eri henkilöä. Tehtävien erottamisen osalta jäljelle jää näin ollen vain tilinpitojärjestelmään tapahtuvaan datan syöttöön liittyvä ongelma. Tämäkin ongelma poistuu, kun säätiö saa käyttöönsä uuden järjestelmän. Säätiö keskustelee komission kanssa mahdollisuudesta käyttää komission SINCOM2-järjestelmää säätiön tilinpitotarpeisiin.

Ennakkomaksujärjestelmä

9. Säätiö käytti ennakkomaksujärjestelmää vuonna 1996 käytännössä tilintarkastustuomioistuimen suosituksen mukaisesti eli ainoastaan juoksevien tai vähäisten kulujen hoitoon. Säätiö laati kesäkuussa 1997 varainhoidon valvojaa kuullen näistä kuluista kirjallisen määritelmän.

Virkamatkoista aiheutuneet menot

11. Säätiö jatkoi virkamatkojen raportointimenettelyjen kehittämistä vuonna 1996. Tätä jatketaan edelleen ottaen huomioon tilintarkastustuomioistuimen ehdotukset. Säätiö pyrkii jatkuvasti sovittamaan ihanteellisen määrän kokouksia tietylle virkamatkalle. Tilintarkastustuomioistuimen huomautukset Brysseliin suuntautuvista virkamatkoista on kuitenkin pantu merkille.

Säätiöön on vuonna 1996 toteutetun onnistuneen kokeilun seurauksena asennettu teleneuvottelulaitteistot. Näiden laitteistojen käyttöä on tarkoitus tarkastella uudelleen kokeilujakson päätyttyä, jolloin pohditaan kustannuslaskelman perusteella laajempien ja teknisesti edistyneempien teleneuvottelulaitteiden hankintakustannuksia.

Tutkimussopimukset

12. Vaikka ohjelmien hallinnon kokouspöytäkirjoihin ei ole merkitty sopimusten määräaikoja, niistä keskustellaan jokaisessa kokouksessa sopimuskohtaisesti ja asianmukaisiin toimiin ryhdytään. Säätiö siirtyy juuri parannettuun jatkotoimenpiteiden kirjaamiskäytäntöön, jotta tilanteesta saadaan aiempaa totuudenmukaisempi kuva.

Koordinointi Bilbaon viraston kanssa

16. Säätiö pitää paraikaa käsiteltävänä olevaa yhteisymmärryspöytäkirjaa ensisijaisena asiana. Yhteyksien luominen tutkimuspäällikköjen välillä on myös alkanut, ja näitä yhteyksiä vahvistetaan sitä mukaa kuin Bilbaon virasto kasvattaa toimintaansa.

Säätiön yhteistyö pääosaston V osaston F kanssa

18. Säätiö on varsin tietoinen siitä, että sen toiminnan tuloksista on oltava hyötyä pääosasto V:lle. Komissiota edustaa säätiön hallintoneuvostossa pääosasto V:n apulaispääjohtaja. Pääosasto V:n johdon kanssa on perustettu monenlaisia yhteistyön muotoja, joista mainittakoon molemminpuolinen osallistuminen työryhmien työskentelyyn tarvittaessa. Säätiö on säännöllisesti yhteydessä pääosaston V osasto F:n eri yksikköjen virkamiehiin nimenomaan kyseisen osaston johdon välityksellä. Säätiön toimintoihin kuuluu säätiössä tehtävän työn esitteleminen pääosasto V:n virkamiehille. Luxemburgissa kokoontuvalle neuvoa-antavalle työterveyden ja työturvallisuuden komitealle tiedotetaan myös säännöllisesti säätiön ohjelmasta ja sen tuloksista. Säätiöstä toimitetaan myös pääosasto V:lle kaikki tarvittavat asiakirjat, joissa kerrotaan työohjelmien tuloksista. Tilintarkastustuomioistuimen toteamus siitä, että pääosasto V:n osasto F on usein estynyt saapumasta kokouksiin, joissa käsitellään tiettyjä tutkimussopimuksia, kuitenkin huomioidaan. Säätiö vastaanottaa mielellään pääosasto V:n osasto F:ltä ehdotuksia vaihtoehtoisiksi tavoiksi hyödyntää säätiön työn tuloksia.