Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiön) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden osalta sekä Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön vastaus



Virallinen lehti nro C 406 , 28/12/1998 s. 0012 - 0018



KERTOMUS Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiön) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden osalta sekä Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön vastaus (98/C 406/02) EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 1997 1. Tämä kertomus on osoitettu neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75 (1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1947/93 (2) 1 artiklan 4 kohdalla, 16 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilit 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (3) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 (4) 1 artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttaminen oli hallintoneuvoston vastuulla. Tähän vastuuseen kuului tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen N:o 1949/93 1 artiklan 52, 54 ja 55 kohdassa annettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklassa määrätään, että tilintarkastustuomioistuin tarkastaa nämä tilit. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksen tarkastusperiaatteidensa ja -normiensa mukaisesti. Nämä periaatteet ja normit on laadittu yleisesti hyväksyttyjen kansainvälisten tilintarkastusnormien perusteella vastaamaan yhteisön toiminnan erityispiirteitä. Tilintarkastustuomioistuin suoritti näin ollen sellaisia tilitietojen tarkastuksia ja muita menettelyjä, jotka se katsoi tehtävänsä kannalta tarpeellisiksi. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan alla esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tämän tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilit ovat luotettavat ja tilien perustana olevat toimet ovat kokonaisuudessaan lailliset ja asianmukaiset. TARKASTUSKERTOMUKSEEN LIITTYVÄT PÄÄASIALLISET HUOMAUTUKSET Johdanto Taustaa 5. Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö (Dublinin säätiö) on Euroopan yhteisön erillisvirasto, joka perustettiin neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1365/75 (6). Sen tehtävänä on edistää "parempien elin- ja työolojen suunnittelua ja luomista toimilla, joilla on tarkoitus kehittää ja levittää tätä kehitystä tukevaa tietämystä". Dublinin säätiö aloitti toimintansa vuonna 1976. Tarkastuksen laajuus 6. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Dublinin säätiön tilit ja varainhoidon varainhoitovuoden 1997 osalta asiaankuuluvien asetusten säännösten mukaisesti (7). Tilinpäätöstiedot 7. Taulukoissa 1 ja 2 esitetään yhteenveto säätiön tilinpäätöksestä. Varainhoitovuoden 1997 käytettävissä olleet määrärahat olivat 14 miljoonaa ecua. Tehtyjen maksusitoumusten perusteella suoritettiin maksuja 10,5 miljoonaa ecua ja siirrettiin 3,4 miljoonaa ecua varainhoitovuoteen 1998. Määrärahoista peruuntui 0,1 miljoonaa ecua. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat johtivat 2,9 miljoonan ecun maksuihin; siirretyistä määrärahoista peruuntui 0,1 miljoonaa ecua. Tämän kertomuksen taulukossa 3 on osastokohtainen analyysi vuoden 1997 määrärahojen ja varainhoitovuodelta 1996 siirrettyjen määrärahojen käytöstä. Aikaisempiin huomautuksiin liittyvä seuranta Tehtävien erottaminen 8. Säätiössä otetaan pian käyttöön SINCOM 2 -keskuskirjanpitojärjestelmä. Eräs tämän järjestelmän eduista on se, että siinä erotetaan automaattisesti toisistaan tulojen ja menojen hyväksyjän sekä tilinpitäjän tehtävät, jolloin säätiö ei enää toimi neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 1 artiklan 15 kohdan vastaisesti (ks. kohta 16). Ennakkomaksujärjestelmä 9. Tilintarkastustuomioistuin suositteli vuosina 1995 ja 1996, että ennakkomaksujärjestelmää käytettäisiin vastaisuudessa ainoastaan juoksevissa tai pienissä menoissa, joissa säännönvastaisuuksien riski on suhteellisen vähäinen. Vaikka säätiössä oli olemassa aiheeseen liittyvä asiakirja, kirjallista virallista määritelmää juoksevista ja pienistä menoista ei edelleenkään ollut laadittu varainhoidon valvojan kanssa tarkastuksen aikaan huhtikuussa 1998. Lisäksi havaittiin, että ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettiin usein maksuja kaksi tai kolme kuukautta laskujen vastaanottamisen jälkeen. Kun maksuajat olivat näin pitkiä, varainhoidon valvoja olisi voinut ensin hyväksyä maksut, minkä jälkeen ne olisi voitu suorittaa päätilin kautta (ks. kohta 17). Talousarvion toteuttaminen ja tulostili Määrärahojen siirrot eri budjettikohtien välillä 10. Vuonna 1997 suoritettujen eri budjettikohtien välisten määrärahasiirtojen arvo oli 979 000 ecua (7,0 prosenttia talousarvioon otetuista määrärahoista), kun se vuonna 1996 oli 1 366 000 ecua (9,9 prosenttia). Määrärahojen siirrot edelliseltä vuodelta ja peruuntuneet määrärahat 11. Taulukosta 3 käy ilmi, että maksuaste on kokonaisuudessaan 75 prosenttia, mutta vain 47 prosenttia osaston 3 "toimintamenot" osalta. Tämä vastaa edellisvuosien tilannetta ja johtuu siitä, että maksut tutkimuksista suoritetaan tavallisesti kolmessa erässä asianomaisissa sopimuksissa mainitun ajan kuluessa. Tulot 12. Euroopan unioni varasi säätiötä varten 13,8 miljoonaa ecua vuodeksi 1997. Todellisuudessa pyydetty ja saatu määrä oli 13 451 540 ecua. Varoja koskevat pyynnöt esitettiin neuvoston asetusten mukaisesti, ja ne olivat kassavirtaennusteiden mukaiset. Virkamatkoista aiheutuneet menot Menettelyt 13. Virkamatkoihin liittyvien menettelyjen hallinnoinnissa ilmeni puutteita. Useissa tapauksissa virkamatkoja koskevia ohjeita ei noudatettu, ja henkilöstön jäsenet olivat saaneet korvauksia menoista, jotka eivät olleet korvauskelpoisia tai perusteltuja (ks. kohta 18). Kustannusvaikuttavuus 14. Vuonna 1997 tehdyistä virkamatkoista tarkastettiin 130 matkaa, jotka olivat maksaneet yhteensä noin 92 000 ecua. Käyttämällä kustannusvaikuttavuudeltaan tehokkaampia reittejä olisi voitu saavuttaa jopa 39 000 ecun (43 prosentin) säästö (ks. kohta 18). Tutkimussopimukset 15. Taulukosta 3 ilmenee, että osastoon 3 "toimintamenot" kuuluvista varainhoitovuoden 1997 käytettävissä olleista määrärahoista 51 prosenttia siirrettiin varainhoitovuodelle 1998. Kokonaismäärärahoista 21 prosenttia eli 1 313 378 ecua liittyi joulukuussa 1997 tehtyihin tutkimussopimuksia koskeviin sitoumuksiin. Ensimmäinen näistä sopimuksista allekirjoitettiin vasta helmikuussa 1998 (ks. kohta 19). Loppupäätelmät 16. Säätiön on otettava käyttöön SINCOM 2 -keskuskirjanpitojärjestelmä. Jos sitä ei oteta käyttöön ennen vuoden 1998 loppua, hallinto-osastolle on perustettava ylimääräinen toimi sen varmistamiseksi, että tietyt tehtävät on erotettu riittävän selkeästi toisistaan (ks. kohta 8). 17. Ennakkomaksujärjestelmän käytöstä on annettava selkeät kirjalliset menettelyohjeet. Maksettavat määrät on joko suoritettava viipymättä ennakkomaksujärjestelmän kautta tai maksettava päätililtä, jos maksuaika on riittävän pitkä (ks. kohta 9). 18. Virkamatkoihin liittyvien menojen osalta on toteutettava säästötoimenpiteitä, sillä uusia kustannusylityksiä ei enää voida hyväksyä (ks. kohdat 13 ja 14). 19. Olisi suositeltavaa välttää tilanteita, joissa huomattavia määriä sidotaan jonain vuonna sopimuksiin, jotka allekirjoitetaan vasta, kun seuraavaa vuotta on jo kulunut useita kuukausia (ks. kohta 15). Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. marraskuuta pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Lähde: säätiön tilinpäätös varainhoitovuodelta 1997. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL L 139, 30.5.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 13. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26. (5) Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75 16 artiklan mukaisesti johtokunta laati tilit, joihin on merkitty säätiön kaikki tulot ja menot varainhoitovuoden 1997 osalta, ja hyväksyi ne 31. maaliskuuta 1998; kyseiset tilit toimitettiin komissiolle, säätiön johtokunnalle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai tilit 31. maaliskuuta 1998. Tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa on esitetty yhteenveto kyseisestä tilinpäätöksestä. (6) Neuvoston asetus (ETY) 1365/75, annettu 26 päivänä toukokuuta 1975, (EYVL L 139, 30.5.1975). (7) Euroopan työ- ja elinolojen kehittämissäätiön luomisesta 26 päivänä toukokuuta 1975 annettu neuvoston asetus (ETY) N:o 1365/75 (EYVL L 139, 30.5.1975), sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93 (EYVL L 181, 23.7.1993). Euroopan työ- ja elinolojen kehittämissäätiön varainhoitoa koskevista määräyksistä 1 päivänä kesäkuuta 1976 annettu neuvoston asetus (ETY) N:o 1417/76 (EYVL L 164, 24.6.1976), sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1949/93 (EYVL L 181, 23.7.1993). EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN VASTAUS Säätiö kiittää tilintarkastustuomioistuinta sen esittämistä huomautuksista ja pyytää sitä ottamaan huomioon seuraavaa: Ennakkomaksujärjestelmä 9. Ennakkomaksujärjestelmän piiriin kuuluvat juoksevat ja pienet kulut oli kirjallisesti määritelty varainhoidon valvojan kanssa siihen mennessä, kun tilintarkastus suoritettiin 27. kesäkuuta 1997. Määritelmän mukaan ennakkomaksujärjestelmää voidaan käyttää vain juoksevien (toistuvien ja muiden kuin pääomakustannuksiin liittyvien) tai pienten kulujen sekä kiireellisten maksujen suorittamiseen. Säätiön varainhoitoa koskevista määräyksistä annetussa asetuksessa ei aseteta aikarajoja ennakkomaksujärjestelmän käytölle. Siinä todetaan vain, että "Tiettyjen menoryhmien maksamiseksi voidaan perustaa ennakkomaksujärjestelmiä." Tilintarkastustuomioistuin on havainnut pitkiä viiveitä laskujen maksamisessa. Ne johtuvat siitä, että laskujen käsittely varainhoitoa koskevien määräysten mukaisesti voi kestää jopa kaksi kuukautta. Jos laskut olisi esitetty etukäteen hyväksyttäväksi varainhoidon valvojalle Brysselissä, maksuajat olisivat voineet muodostua vielä pidemmiksi. Virkamatkoja koskevat menettelyt 13. Säätiön menettelyillä varmistetaan, että virkamatkoja koskevia sääntöjä noudatetaan tarkasti ja että matkoista aiheutuvat kulut ovat niin pienet kuin kunkin matkan kohdalla on kohtuudella mahdollista. Säätiö on tutkinut ne tapaukset, joissa tilintarkastustuomioistuimen mukaan sääntöjä on mahdollisesti sovellettu väärin, ja on tarvittaessa ryhtynyt korjaaviin toimenpiteisiin. Virkamatkojen kustannusvaikuttavuus 14. Säätiö on arvioinut virkamatkajärjestelyjen kustannusvaikuttavuutta sekä käytännön toimenpiteitä, joilla esitettyjä säästöjä voitaisiin saada aikaan. Arvioinnissa on tarkasteltu sellaisia uusia reittejä ja hintoja, jotka ovat tulleet voimaan viimeisen vuoden aikana. Tutkimussopimukset 15. Osastosta 3 seuraavalle varainhoitovuodelle siirrettyjen määrärahojen suuruus johtuu yksinkertaisesti siitä tavasta, jolla säätiön vuosittaiseen budjetointiin ja varsinaiseen toimintaan liittyvät prosessit etenevät toisiinsa nähden. Jälkimmäisiin kuuluu työohjelman suunnittelu ja käynnistäminen, hankkeiden esisuunnittelu, tarjouskilpailut sekä hankkeiden yksityiskohtainen suunnittelu ja toteutus. Kaikki määrärahat ovat sidottuja varainhoitovuoden loppuun mennessä. Niihin liittyvät hankkeet valmistuvat ja maksetaan kokonaisuudessaan seuraavan varainhoitovuoden loppuun mennessä. Monet niistä sopimuksista, joita tehtiin loppuvuodesta, voitiin allekirjoittaa lopullisesti vasta helmikuussa sen jälkeen, kun varainhoidon valvoja oli hyväksynyt ne ja palauttanut ne säätiölle, säätiö oli lähettänyt ne sopimuskumppaneille ja sopimuskumppani oli palauttanut ne allekirjoitettuina säätiölle. Loppupäätelmät 16. Tilintarkastustuomioistuimen huomautus on pantu merkille. 17. Ks. vastaus kohtaan 9. 18. Ks. vastaus kohtiin 13 ja 14. 19. Säätiö pitäisi tervetulleina keskusteluja siitä, miten säätiön vuosittaisen tulo- ja menoarvion laatimisessa voitaisiin paremmin ottaa huomioon työohjelman suunnitteluaikataulu. (Ks. kohta 15.)