FI Euroopan unionin virallinen lehti L 210/1

EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSVIRASTON HALLINTONEUVOSTON PÄÄTÖS,

tehty 4 päivänä maaliskuuta 2004,

koskien Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi, täytäntöönpanoa

(2004/508/EY)

HALLINTONEUVOSTO

ottaa huomioon neuvoston asetuksen (EY) N:o 1654/2003 (1) asetuksen (EY) N:o 2062/94 Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston perustamisasetuksen muuttamiseksi,

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut

1. Oikeus tutustua asiakirjoihin koskee viraston hallussa olevia asiakirjoja, toisin sanoen sen laatimia tai vastaanottamia taikka sen hallussa olevia asiakirjoja.

2. Unionin kansalaisilla ja luonnollisilla henkilöillä, jotka asuvat jossain jäsenvaltiossa, sekä oikeushenkilöillä, joilla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston asiakirjoihin (jäljempänä 'virasto') asetuksen (EY) N:o 1049/2001 Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 2 artiklan 1 kohdan nojalla näissä säännöksissä säädettyjen menettelyjen mukaisesti.

3. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti kolmansien maiden kansalaisilla, jotka eivät asu missään jäsenvaltiossa, ja oikeushenkilöillä, joiden sääntömääräinen kotipaikka ei ole missään jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua viraston asiakirjoihin samoin ehdoin kuin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 2 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut.

2 artikla

Hakemukset saada tutustua asiakirjoihin

1. Hakemukset saada tutustua viraston julkaisemattomiin asiakirjoihin tehdään kirjallisesti ja lähetetään virastolle sähköpostitse (docrequest@osha.eu.int), kirjeitse (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via, 33 E-48009 Bilbao) tai faksitse (0034) 944794383. Virasto vastaa alkuperäisiin ja uudistettuihin hakemuksiin saada tutustua asiakirjoihin 15 työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta. Jos hakemus on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa 15 työpäivällä. Määräajan jatkaminen on aina perusteltava, ja siitä on ilmoitettava hakijalle ennakolta.

2. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitetulla tavalla, virasto kehottaa hakijaa toimittamaan lisätietoja, jotta pyydetyt asiakirjat voidaan yksilöidä; vastauksen määräaika alkaa vasta toimielimen saatua nämä tiedot.

3. Kaikissa kielteisissä, myös osittain kielteisissä päätöksissä, ilmoitetaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa lueteltuun poikkeukseen perustuva syy hylkäämiseen ja ilmoitetaan hakijalle käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista.

3 artikla

Alkuperäisten hakemusten käsittely

1. Rajoittamatta tämän päätöksen 8 artiklan soveltamista hakijalle lähetetään heti hakemuksen kirjaamisen jälkeen vastaanottoilmoitus, paitsi jos vastaus lähetetään paluupostissa.

Vastaanottoilmoitus ja vastaus lähetetään kirjallisena, mahdollisesti sähköisessä muodossa.

2. Asianomaisen yksikön päällikkö ilmoittaa hakijalle hänen hakemuksensa saamasta vastauksesta.

3. Jokaisessa edes osittain kielteisessä vastuksessa hakijalle tiedotetaan hänen oikeudestaan toimittaa virastolle uudistettu hakemus viidentoista työpäivän kuluessa vastauksen saamisesta.

4. Hakemuksen tekijä on oikeutettu tekemään uudistetun hakemuksen, jos virasto ei toimita vastausta säädetyssä määräajassa.

4 artikla

Uudistettujen hakemusten käsittely

1. Viraston johtaja tekee uudistettuja hakemuksia koskevat hylkäävät päätökset. Hän ilmoittaa niistä hallintoneuvostolle.

2. Päätös annetaan tiedoksi hakijalle kirjallisesti, mahdollisesti sähköisessä muodossa, ja hänelle ilmoitetaan hänen oikeudestaan nostaa kanne Euroopan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa tai kannella Euroopan oikeusasiamiehelle.

5 artikla

Kuulemiset

1. Kun virasto vastaanottaa hakemuksen tutustua sen hallussa olevaan asiakirjaan, joka on peräisin kolmannelta, säätiö selvittää, sovelletaanko jotakin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa tarkoitettua poikkeusta.

2. Jos virasto asian tutkimisen jälkeen katsoo, että asiakirjaan tutustuminen on hylättävä jonkin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa säädetyn poikkeuksen nojalla, hakijalle lähetetään kielteinen vastaus kuulematta asiakirjan laatinutta kolmatta.

3. Virasto antaa hakemukseen myönteisen vastauksen kolmatta osapuolta kuulematta silloin kun:

a) asiakirjan sisältö on jo julkistettu, joko sen laatijan toimesta tai asetuksen (EY) N:o 1049/2001 taikka vastaavien säännösten perusteella;

b) on selvää, että asiakirjan sisällön julkistaminen, mahdollisesti osittain, ei vahingoita asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa tarkoitettuja etuja.

4. Kaikissa muissa tapauksissa asiakirjan laatinutta kolmatta kuullaan. Erityisesti silloin, kun hakemus koskee asiakirjaa, joka on peräisin jäsenvaltiolta, virasto kuulee sitä viranomaista, jolta asiakirja on peräisin silloin kun:

a) asiakirja on toimitettu virastolle ennen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisen alkamispäivää;

b) jäsenvaltio on pyytänyt, ettei virasto asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 5 kohdan mukaisesti luovuta asiakirjaa ennen jäsenvaltion antamaa suostumusta.

5. Kolmannelle osapuolelle, jota kuullaan, annetaan vastausaika, joka ei saa olla viittä työpäivää lyhyempi mutta joka antaa virastolle mahdollisuuden noudattaa omaa määräaikaansa vastaukselle. Jos vastausta ei ole annettu määräaikaan mennessä tai jos kolmatta ei voida tavoittaa tai tunnistaa, virasto ratkaisee asian asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan poikkeusjärjestelmän mukaisesti ottaen huomioon kolmannen oikeutetut edut niiden tietojen perusteella, jotka sillä on käytössään.

6. Jos virasto aikoo luovuttaa asiakirjan vastoin sen laatijan selvästi ilmaisemaa kantaa, se ilmoittaa laatijalle aikomuksestaan luovuttaa asiakirjan sisältö 10 työpäivän kuluttua ja antaa tiedon käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista asiakirjan sisällön luovuttamisen vastustamiseksi.

6 artikla

Asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden käyttö

1. Asiakirjat lähetetään postitse, faksina tai mahdollisesti sähköpostitse. Jos on kyse suuresta asiakirjamäärästä tai vaikeasti käsiteltävistä asiakirjoista, hakijaa voidaan kehottaa tutustumaan asiakirjoihin paikalla. Tämä tutustuminen on maksutonta.

2. Jos asiakirja on julkistettu, vastauksessa ilmoitetaan julkaisunumero ja/tai paikka, jossa asiakirja on saatavilla ja asiakirjan mahdollinen osoite viraston sivustolla www.agency.osha.eu.int.

3. Jos pyydettyjä asiakirjoja on enemmän kuin 20 sivua, hakijalta voidaan periä maksu, joka on 0,10 euroa sivulta ja johon lisätään postimaksu. Maksuista muulla tavoin toimitetuista asiakirjoista päätetään tapauskohtaisesti, edellyttäen että ne eivät ylitä kohtuullista määrää.

7 artikla

Asiakirjoihin tutustumista helpottavat toimenpiteet

1. Jotta asetuksen (EY) n:o 1049/2001 mukaiset kansalaisoikeudet toteutuisivat, virasto takaa pääsyn asiakirjarekisteriin. Asiakirjarekisteri on elektronisessa muodossa.

2. Rekisteri sisältää asiakirjan nimen (niillä kielillä, joilla se on saatavilla) ja muita käyttökelpoisia asiakirjaa koskevia tunnistetietoja.

3. Ohjesivulla kerrotaan yleisölle (kaikilla virallisilla kielillä), miten asiakirja on saatavilla. Jos asiakirja on julkistettu, tehdään linkki asiakirjan alkuperäiseen tekstiin.

8 artikla

Yleisön välittömästi tutustuttavana olevat asiakirjat

1. Tätä artiklaa sovelletaan ainoastaan niihin asiakirjoihin, jotka on laadittu tai vastaanotettu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 voimaantulon jälkeen.

2. Hakemuksesta ilman eri toimenpidettä luovutetaan seuraavat asiakirjat ja ne asetetaan mahdollisuuksien mukaan suoraan saataville sähköisessä muodossa:

a) kolmannelta peräisin olevat asiakirjat, joiden sisältö on jo luovutettu niiden laatijan toimesta tai tämän luvalla;

b) asiakirjat, joiden sisältö on jo luovutettu aiemman hakemuksen perusteella.

9 artikla

Raportit

Osana vuosiraporttia virasto julkaisee vuosittain tämän päätöksen toimeenpanoa koskevaa tietoa, erityisesti tilastoja viraston asiakirjoja koskevien hakemusten määrästä, kieltävien päätösten määrästä ja kielteisiin päätöksiin johtaneista syistä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 17 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

10 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan sen hyväksymispäivämääränä ja julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Bilbaossa 4 päivänä maaliskuuta 2004. Hallintoneuvoston puolesta Puheenjohtaja Christa SCHWENG

(1) EUVL L 245, 29.9.2003, s. 38.

(2) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.