Sirene-käsikirja



Virallinen lehti nro C 038 , 17/02/2003 s. 0001 - 0024



Sirene-käsikirja(1) (2003/C 38/01) SISÄLTÖ >TAULUKON PAIKKA> SIRENE (SUPPLEMENTARY INFORMATION REQUEST AT THE NATIONAL ENTRIES) I OSASTO YLEISTÄ Johdanto Kesäkuun 14 päivänä 1995 viisi maata - Belgian kuningaskunta, Saksan liittotasavalta, Ranskan tasavalta, Luxemburgin suurherttuakunta ja Alankomaiden kuningaskunta - allekirjoittivat pienessä luxemburgilaisessa Schengenin kylässä sopimuksen, jonka tarkoituksena on saavuttaa "jäsenvaltioiden kaikkien kansalaisten vapaus ylittää sisäiset rajat sekä tavaroiden ja palveluiden vapaa liikkuvuus". Yksi sopimuksen soveltamisen edellytyksistä oli se, että sisärajojen poistamisella ei vaaranneta valtioiden turvallisuutta. Sopimuspuolten kaikkien alueiden turvallisuus on voitava varmistaa. Useita erityistyöryhmiä pyydettiin tutkimaan, millaisia konkreettisia toimenpiteitä olisi toteutettava, jotta turvallisuus ei vaarantuisi pantaessa sopimusta täytäntöön. Työskentelyn tuloksena laadittiin kaksi asiakirjaa, joista toinen on tekninen - toteutettavuustutkimus - ja toinen oikeudellinen - yleissopimus Schengenin sopimuksen soveltamisesta. Toteutettavuustutkimuksessa, joka luovutettiin viiden sopimusvaltion ministereille ja valtiosihteereille marraskuussa 1988, esitetään Schengenin tietojärjestelmän (SIS) toteuttamisessa noudatettavat tekniset pääperiaatteet. Tietojärjestelmän rakenteen lisäksi siinä eritellään järjestelmän toiminnan edellyttämiä järjestelyjä. Kyseisille järjestelyille annettiin nimi Sirene, joka on lyhenne englanninkielisestä määritelmästä Supplementary Information REquest at the National Entries. Kyseessä on itse asiassa yhteenveto menettelystä, jota käyttäen SIS-kyselyyn osuman saaneelle henkilölle voidaan välittää lisätietoja, joita osuman jälkeen toteutettavat toimet edellyttävät. Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyssä yleissopimuksessa (jäljempänä "Schengenin yleissopimus"), jonka viisi perustajavaltiota allekirjoittivat 19. kesäkuuta 1990 ja johon Italia liittyi 27. marraskuuta 1990, Espanja ja Portugali 25. kesäkuuta 1991, Kreikka 6. marraskuuta 1992, Itävalta 28. huhtikuuta 1995 sekä Tanska, Ruotsi ja Suomi 19. joulukuuta 1996, tarkennetaan kaikkia sopimuspuolia sitovat oikeudelliset säännöt. Islanti ja Norja ovat myös tehneet yhteistyösopimuksen sopimuspuolten kanssa 19. joulukuuta 1996. Yleissopimuksessa määritellään yhteiset menettelyt ja sopimuspuolten yhteistyösäännöt. Osasto IV on kokonaisuudessaan omistettu Schengenin tietojärjestelmälle. Schengenin tietojärjestelmän ansiosta tahot, joilla on toimivalta a) rajatarkastusten ja -valvonnan suorittamiseen, b) muiden kyseisessä maassa kansallisen lainsäädännön mukaisesti tehtävien poliisi- ja tullitarkastusten suorittamiseen, c) viisumien ja oleskelulupien myöntämiseen sekä ulkomaalaishallintoon, pääsevät automaattisen hakumenettelyn avulla käsiksi henkilöistä, ajoneuvoista ja esineistä tehtyihin ilmoituksiin. SIS muodostuu kahdesta kokonaisuudesta: keskusjärjestelmästä (C-SIS) ja kansallisista osista (N-SIS) (yksi kussakin maassa). Toiminnan perusajatuksena on, että SIS:ssä olevia tietoja ei voida vaihtaa suoraan kansallisten osien välillä vaan ainoastaan keskusjärjestelmän välityksellä. Schengenin yleissopimuksen tiettyjen määräysten täytäntöönpanon edellyttämiä lisätietoja ja SIS:n toiminnan edellyttämiä tietoja on kuitenkin voitava vaihtaa joko kahden tai useamman sopimuspuolten välillä. Jokaiseen Schengenin tietojärjestelmän kansalliseen osaan on näin ollen kuuluttava järjestelmän käytön edellyttämä Sirene-toimisto, jotta järjestelmä voisi täyttää toteutettavuustutkimuksessa ja Schengenin yleissopimuksessa määrätyt toimintavaatimukset. Kaikki kansallisesti tehdyt tiedustelupyynnöt toimitetaan tämän teknisen ja toiminnallisen palvelun välityksellä. Periaate on seuraava: Jokainen sopimuspuoli perustaa kansallisen Sirene-toimiston, joka toimii kaikkien muiden sopimuspuolten ainoana yhteyspisteenä ympäri vuorokauden. Kaikki sopimuspuolet laativat yhteiset säännöt, joissa määritellään oikeusperustat, tehtävät, noudatettavat menettelyt ja Sirene-toimistojen yleiset organisointiperiaatteet. Tätä tarkoitusta varten kansainvälisesti sovitut järjestelyt esitetään tässä Sirene-käsikirjassa. Sopimuspuolet voivat muuttaa tai ajantasaistaa käsikirjaa, jos katsovat sen tarpeelliseksi. 1. Oikeusperustat Sirene-toimistojen olemassaolon ja toiminnan oikeusperustan muodostaa yleissopimuksen 108 artiklan 1-4 kohta. Sirene-toimistojen on vaihdettava ainakin SIS:ää koskevia tietoja. Lisäksi ne voivat muun muassa Schengenin yleissopimuksen 39 ja 46 artiklaan perustuvien kansallisten päätösten mukaisesti vaihtaa muita tietoja muiden sopimuspuolten tämäntyyppisten tietojen vaihtoon nimittämien toimivaltaisten elinten kanssa. Tietojenvaihdossa on noudatettava yleissopimuksen VI osaston määräyksiä (126-130 artikla). Toimistot eivät vaihda esimerkiksi turvapaikkahakemuksia koskevia tietoja. Näitä Sirene-toimistojen tehtävien perustana olevia yleisiä puitteita on täydennettävä luettelolla niistä Schengenin yleissopimuksen artikloista, jotka vaikuttavat jollain tavalla toimistojen toimintaan. - 5 artikla: "1. Ulkomaalaisen maahantulo sopimuspuolten alueelle enintään kolmen kuukauden oleskelua varten voidaan sallia, jos hän täyttää seuraavat edellytykset: d) häntä ei ole määrätty maahantulokieltoon." - 25 artikla: "1. Kun sopimuspuoli aikoo myöntää oleskeluluvan ulkomaalaiselle, joka on määrätty maahantulokieltoon, sen on neuvoteltava ennakolta määräyksen antaneen sopimuspuolen kanssa ja otettava huomioon sen edut. Oleskelulupa voidaan myöntää ainoastaan painavista syistä, erityisesti humanitaarisista syistä tai kansainvälisten velvoitteiden takia. Jos oleskelulupa myönnetään, maahantulokiellon määränneen sopimuspuolen on peruutettava kielto. Sen sijaan se voi merkitä kyseisen ulkomaalaisen kansalliseen maahantulokieltoluetteloon. 2. Jos ulkomaalainen, jolla on jonkin sopimuspuolen myöntämä voimassa oleva oleskelulupa, määrätään maahantulokieltoon, sopimuspuoli neuvottelee oleskeluluvan myöntäneen sopimuspuolen kanssa selvittääkseen, onko oleskeluluvan peruuttamiselle riittäviä perusteita. Jos oleskelulupaa ei peruuteta, kiellon antanut sopimuspuoli peruuttaa kiellon. Se voi kuitenkin merkitä kyseisen ulkomaalaisen kansalliseen maahantulokieltoluetteloon." - 39 artikla: "1. Sopimuspuolet sitoutuvat siihen, että niiden poliisilaitokset tarjoavat kansallista lainsäädäntöä noudattaen ja toimivaltansa rajoissa toisilleen apuaan rangaistavien tekojen ehkäisemiseksi ja tutkimiseksi edellyttäen, että sen pyytämistä ei ole kansallisessa lainsäädännössä varattu oikeusviranomaisille ja että tällainen pyyntö tai sen täytäntöönpano ei edellytä pakkokeinojen käyttöä pyynnön vastaanottavalta sopimuspuolelta. Jos pyynnön vastaanottava poliisiviranomainen ei ole toimivaltainen toteuttamaan pyyntöä, se välittää pyynnön toimivaltaisille viranomaisille." - 46 artikla: "1. Kukin sopimuspuoli voi erityistapauksessa oman lainsäädäntönsä mukaisesti ja ilman pyyntöä lähettää toiselle sopimuspuolelle tietoa, joka voi olla vastaanottajalle tärkeätä tulevien tai muiden rikosten ehkäisemiseksi tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta koskevan uhan torjumiseksi. 2. Tietoja vaihdetaan sitä varten nimitettävän keskusviranomaisen välityksellä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 39 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun, yhteistyötä raja-alueilla koskevan järjestelyn soveltamista. Erityisen kiireellisissä tapauksissa tässä artiklassa tarkoitettu tietojen vaihtaminen voi tapahtua suoraan kyseisten poliisiviranomaisten välillä, ellei kansallisissa säännöksissä toisin säädetä. Keskusviranomaiselle ilmoitetaan tästä niin pian kuin mahdollista." - 94 artikla: "1. (...) Ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli tutkii, onko tapaus niin tärkeä, että se oikeuttaa liittämään sen Schengenin tietojärjestelmään. 4. Jos sopimuspuoli arvioi, että 95, 97 tai 99 artiklan mukainen ilmoitus ei ole sen kansallisen lainsäädännön, sen kansainvälisten velvoitteiden tai sen oleellisten kansallisten etujen mukainen, se voi lisätä jälkeenpäin Schengenin tietojärjestelmän kansallisen osan tiedostoon tämän ilmoituksen kohdalle maininnan siitä, että sen alueella ei tämän ilmoituksen johdosta ryhdytä kyseiseen toimenpiteeseen. Asiasta on neuvoteltava muiden sopimuspuolten kanssa. (...)" - 95 artikla: "2. Ennen ilmoituksen tekemistä sopimuspuoli tarkistaa, sallivatko pyynnön vastaanottavien sopimuspuolten kansalliset lait pidätyksen. Jos sopimuspuolella, joka tekee ilmoituksen, on tästä epäilyksiä, hänen on neuvoteltava muiden sopimuspuolten kanssa, joita asia koskee. Ilmoittava sopimuspuoli lähettää pyynnön vastaanottaville sopimuspuolille samaan aikaan ilmoituksen kanssa nopeinta mahdollista tietä (...) olennaiset tiedot tapauksesta. 3. Pyynnön vastaanottanut sopimuspuoli voi lisätä Schengenin tietojärjestelmän kansallisen osan tiedostossa olevaan ilmoitukseen maininnan siitä, että se kieltää pidättämisen ilmoituksessa olevasta syystä (...) Maininta on poistettava viimeistään 24 tuntia ilmoituksen lisäyksien jälkeen, ellei sopimuspuoli kieltäydy pyydetystä pidätyksestä juridisin perustein tai erityisin tarkoituksenmukaisuuteen liittyvin perustein. Edellä mainittua määräaikaa voidaan pidentää viikon mittaiseksi. (...) 4. Jos sopimuspuoli erityisen kiireellisistä syistä pyytää välitöntä tutkintaa, pyynnön vastaanottanut sopimuspuoli tutkii, voiko se peruuttaa maininnan. Pyynnön vastaanottanut sopimuspuoli toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, jotta pyydettyyn toimenpiteeseen voidaan ryhtyä viipymättä, jos ilmoitus vahvistetaan." - 96 artikla: "1. Maahantulokieltoon määrättyä ulkomaalaista koskevat tiedot liitetään järjestelmään kansallisen ilmoituksen perusteella, joka perustuu toimivaltaisten hallintoviranomaisten ja tuomioistuinten päätöksiin, kansallisessa lainsäädännössä määrättyjä menettelytapasääntöjä noudattaen." - 97 artikla: "Kadonneita henkilöitä tai henkilöitä, joiden omien etujen mukaista on heidän suojelemisekseen tai uhkien estämiseksi sijoittaa heidät väliaikaisesti turvasäilöön ilmoituksen tehneen sopimuspuolen toimivaltaisen viranomaisen tai oikeusviranomaisen pyynnöstä, koskevat tiedot liitetään järjestelmään, jotta poliisiviranomaiset antavat ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle tiedon oleskelupaikasta tai voivat sijoittaa kyseisen henkilön turvasäilöön estääkseen häntä jatkamasta matkaansa, jos kansallinen lainsäädäntö sen sallii. Tätä sovelletaan erityisesti alaikäisiin ja henkilöihin, jotka on internoitava toimivaltaisen viranomaisen päätöksellä. Jos kadonnut henkilö on täysi-ikäinen, häneltä on saatava suostumus tiedoksiantoon." - 98 artikla: "1. Todistajiin, henkilöihin, jotka on haastettu rikosprosessissa oikeusviranomaisten eteen vastaamaan teoista, joista heidät on asetettu syytteeseen, tai henkilöihin, joille on ilmoitettava rangaistustuomiosta tai vaatimuksesta saapua paikalle kärsimään vapauden menettämistä koskevaa rangaistusta, liittyvät tiedot on liitettävä järjestelmään toimivaltaisten oikeusviranomaisten pyynnöstä oleskelupaikan tai asuinpaikan tiedoksiantamista varten. 2. Pyydetyt tiedot toimitetaan pyynnön esittäneelle sopimuspuolelle kansallisen lainsäädännön mukaisesti ja keskinäistä oikeusapua rikosasioissa koskevien voimassa olevien yleissopimusten mukaisesti." - 99 artikla: "3. Ilmoitus voidaan (...) tehdä (...) valtionturvallisuudesta vastaavien toimivaltaisten viranomaisten pyynnöstä (...) Ilmoituksen tekevän sopimuspuolen on neuvoteltava etukäteen muiden sopimuspuolten kanssa. 6. Pyynnön vastaanottanut sopimuspuoli voi lisätä Schengenin tietojärjestelmän kansallisen osan tiedostossa olevaan ilmoitukseen maininnan siitä, että se kieltää toteutettavaan toimeen ryhtymisen (...) Maininta on poistettava viimeistään 24 tuntia ilmoituksen sisällyttämisen jälkeen, ellei sopimuspuoli kieltäydy pyydetystä toimenpiteestä oikeudellisin perustein tai erityisin tarkoituksenmukaisuuteen liittyvin perustein (...)" - 100 artikla: "2. Jos tiedustelu osoittaa, että löydetystä esineestä on tehty ilmoitus, tämän todennut viranomainen ottaa yhteyttä ilmoituksen tehneeseen viranomaiseen sopiakseen tarvittavista toimista (...)" - 101 artikla: "1. Pääsy Schengenin tietojärjestelmään liitettyihin tietoihin sekä oikeus tehdä hakuja niihin suoraan on varattu ainoastaan viranomaisille, joilla on toimivalta a) rajatarkastuksiin; b) muihin poliisi- tai tullitarkastuksiin, joita tehdään kyseisen maan sisäpuolella, sekä niiden yhteensovittamiseen. 2. Lisäksi 96 artiklan mukaisesti liitettyihin tietoihin voivat päästä sekä oikeutta tehdä niihin suoraan hakuja voivat käyttää viranomaiset, joilla on toimivalta viisumien myöntämiseen, keskusviranomaiset, joilla on toimivalta viisumihakemusten tutkimiseen, sekä toimivaltaiset viranomaiset, joiden tehtävänä on oleskelulupien myöntäminen ja tämän yleissopimuksen ulkomaalaislainsäädäntöön liittyvien henkilöiden liikkumista koskevien määräysten soveltaminen. Pääsy tietoihin määräytyy kunkin sopimuspuolen kansallisen lainsäädännön mukaisesti. 3. Käyttäjät voivat tehdä hakuja ainoastaan tiedoista, jotka ovat tarpeen niiden tehtävien suorittamiseksi. 4. Kukin sopimuspuoli toimittaa toimeenpanevalle komitealle luettelon toimivaltaisista viranomaisista, joilla on lupa hakea Schengenin tietojärjestelmään liitettyjä mitä tietoja. Kunkin viranomaisen osalta ilmoitetaan mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen ne voivat niitä hakea." - 102 artikla: "3. Tämän yleissopimuksen 95-100 artiklassa tarkoitettujen ilmoitusten osalta voidaan (...) muuttaa ilmoitustyyppi toiseksi ainoastaan, mikäli se on välttämätöntä (...) Tätä varten on saatava ennakolta lupa ilmoituksen tehneeltä sopimuspuolelta." - 104 artikla: "3. Jollei tästä yleissopimuksesta muuta johdu, sovelletaan ilmoituksessa pyydetyn toteutettavan toimenpiteen suorittamisessa pyydetyn toimenpiteen suorittavan sopimuspuolen kansallista lainsäädäntöä. Jos tässä yleissopimuksessa on erityisiä määräyksiä ilmoituksessa pyydetyn toimenpiteen suorittamisesta, määräytyy toimivalta sen toteuttamiseen pyynnön saaneen sopimuspuolen lainsäädännön mukaisesti. Jos pyydettyä toteutettavaa toimenpidettä ei voida suorittaa, pyynnön saaneen sopimuspuolen on ilmoitettava siitä viipymättä ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle." - 105 artikla: "Ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli on vastuussa Schengenin tietojärjestelmään liitettyjen tietojen paikkansapitävyydestä, ajantasaisuudesta ja laillisuudesta." - 106 artikla: "2. Jos yhdellä sopimuspuolista, joka ei ole tehnyt ilmoitusta, on todisteita, jotka antavat aihetta olettaa, että jossain tiedossa on asiavirhe tai että se on oikeudettomasti tallennettu, se ilmoittaa asiasta mahdollisimman pian ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle, jonka on tarkistettava tieto ja tarvittaessa korjattava tai poistettava se viipymättä. 3. Jos sopimuspuolet eivät pääse yksimielisyyteen, se sopimuspuoli, jolta ilmoitus ei ole peräisin, alistaa tapauksen (...) yhteisen valvontaviranomaisen harkittavaksi." - 107 artikla: "Kun henkilöstä on jo tehty ilmoitus Schengenin tietojärjestelmään, sopimuspuoli, joka tekee uuden ilmoituksen, sopii ilmoitusten liittämisestä sen sopimuspuolen kanssa, joka on tehnyt ensimmäisen ilmoituksen. Tätä varten sopimuspuolet voivat myös antaa yleisiä määräyksiä." - 108 artikla: "1. Kukin sopimuspuolista nimeää keskusviranomaisen, joka vastaa Schengenin tietojärjestelmän kansallisesta osasta. 2. Kukin sopimuspuolista toimittaa ilmoituksensa tämän viranomaisen välityksellä. 3. Mainittu viranomainen on vastuussa Schengenin tietojärjestelmän kansallisen osan moitteettomasta toiminnasta ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin, joilla varmistetaan tämän yleissopimuksen määräysten noudattaminen. 4. Sopimuspuolet ilmoittavat tallettajan kautta toisilleen 1 kohdassa tarkoitetun viranomaisen." - 109 artikla: "1. Henkilön oikeus päästä Schengenin tietojärjestelmään liitettyihin itseään koskeviin tietoihin määräytyy sen sopimuspuolen lainsäädännön mukaan, jossa kyseinen henkilö käyttää oikeuttaan. Jos kansallinen lainsäädäntö niin määrää, 114 artiklan 1 kohdassa määrätty kansallinen valvontaviranomainen päättää, luovutetaan tiedot ja minkälaisin menettelyin. Sopimuspuoli, joka ei ole tehnyt ilmoitusta, voi luovuttaa tietoja ainoastaan, jos se on antanut ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle ennakolta tilaisuuden esittää kantansa. 2. Tietojen luovuttamisesta asianomaiselle kieltäydytään, mikäli se on välttämätöntä ilmoituksessa mainitun oikeudellisen toimenpiteen suorittamiseksi tai muiden henkilöiden oikeuksien tai vapauksien suojelemiseksi. Tietojen toimittaminen on salaisen tarkkailun tapauksessa kiellettyä kaikissa tapauksissa ilmoitusjakson aikana." - 110 artikla: "Jokainen henkilö voi saattaa asiavirheitä sisältävät itseään koskevat tiedot oikaistavaksi tai oikeudettomasti tallennetut itseään koskevat tiedot poistettaviksi." Sirene-toimistojen tärkeimmät tehtävät on voitu määritellä edellä lueteltujen Schengenin yleissopimuksen artiklojen analyysin perusteella. Tehtäviä on täydennetty ottaen huomioon tietojärjestelmien tekniset vaatimukset ja yhteisesti määritellyt toiminnan tehokkuutta koskevat tavoitteet. 2. Sirene-organisaatio Kansalliset Sirene-toimistot ovat ainoat sopimuspuolten väliset yhteyspisteet Schengenin tietojärjestelmään liittyvissä asioissa. Niiden tehtävänä on kuitenkin useimmiten ainoastaan välittää tietoja toimivaltaisille kansallisille viranomaisille. Tätä varten ne tarkistavat, että tiedot ovat teknisesti ja muotoseikoiltaan asianmukaisia. Muissa tapauksissa Sirene-toimistojen toimivaltuudet on määriteltävä kansallisella tasolla. Kansallisista tiedostoista ja käyttäjäpalveluista vastaavat viranomaiset ovat vastuussa SIS:n sisältämien ilmoitusten sekä Sirene-toimistojen välittämien tietojen paikkansapitävyydestä, ajantasaisuudesta ja laillisuudesta. Tämä velvoite perustuu Schengenin yleissopimuksen 105 ja 108 artiklaan. Sirene-toimistot toimivat kansainvälisissä yhteyksissään yksinomaan oman maansa nimissä oikeushenkilönä ja/tai toimintayksikkönä kunkin valtion laatimia sääntöjä noudattaen. Jokainen sopimuspuoli päättää itse Sirene-toimistonsa organisoinnista ja sitä koskevista kansallisista menettelyistä tässä käsikirjassa vahvistettuja sääntöjä noudattaen. Kansallisten Sirene-toimistojen organisaatiota koskevat tiedot on kuitenkin toimitettava kaikille sopimuspuolille ja niissä on oltava tietty määrä kaikille yhteisiä teknisiä välineitä ja palveluja koskevia velvoitteita. Sirene-toimistoista vastaavien on kokoonnuttava ainakin kahdesti vuodessa, jolloin tehdään yhteenveto toimistojen yhteistyöstä ja toteutetaan kaikki tarvittavat tekniset toimenpiteet mahdollisten toimintahäiriöiden poistamiseksi ja menettelyjen yhdenmukaistamiseksi. 2.1. Tekniset välineet Kyseessä ovat erityisesti Sirene-toimistojen tietojenvaihdossa käytettävät viestintävälineet, joiden osalta on otettava huomioon suullisten ja kirjallisten sanomien sekä kuvien lähettäminen. Jokaisessa Sirene-toimistossa käytetään sopimuspuolten määrittelemän viestintäjärjestelmän kansallista osaa. Tämän käsikirjan liitteessä 1 olevissa yhteisissä määräyksissä esitetään lyhyesti tapaukset, joista on annettava kirjallinen ilmoitus, ja tapaukset, joista riittää suullinen ilmoitus. 2.1.1. Tietojen toimittamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt Menettely on seuraava: a) Tarkoituksenmukaisimmasta viestintävälineestä päätetään tapauskohtaisesti ottaen huomioon tekniset mahdollisuudet sekä ilmoituksen asettamat vaatimukset. Ilmoituksia ei lähetetä selväkielisenä, jos tilanne edellyttää muuta. b) Sanomat välitetään pääasiassa puhelimitse. Jotta kirjallisten sanomien määrää voitaisiin vähentää, jokaista puhelinkeskustelua ei vahvisteta kirjallisesti. Sanomien lähetysperusteet esitetään tarkemmin liitteessä 1. c) Kirjallisia sanomia on kahdenlaisia: vapaamuotoisia sanomia ja vakiolomakkeita, joissa on noudatettava liitteessä 5 olevia ohjeita. Sirene-toimistot käyttävät tarvittaessa SIS:ää varten laadittuja translitterointisääntöjä (ks. liite 2). Jotta tiedot olisivat helpommin ja nopeammin käytettävissä, toisiinsa suoraan yhteydessä olevien Sirene-toimistojen toivotaan käyttävän yhtä yhteistä kieltä. d) Sirene-toimistojen päälliköillä on oltava sähköposti, joka on erillään operatiivisesta järjestelmästä. Sirene-toimistojen päälliköiden on sen avulla voitava suoraan vaihtaa viestejä keskenään. 2.1.2. Viestintävälineet Menettely on seuraava: a) Tekstiä ja kuvia sisältävät sanomat lähetetään teleksin, teletekstin tai telekopion sijaan mieluiten sopimuspuolten määrittelemän sähköpostijärjestelmän välityksellä. 2.1.3. Tietojen arkistointi Menettely on seuraava: a) Jokaisen sopimuspuolen on määriteltävä tietojen säilyttämistä koskevat yksityiskohtaiset säännöt. Kunkin sopimuspuolen Sirene-toimiston on säilytettävä ja annettava toisten sopimuspuolten käyttöön kaikki tiedot, jotka koskevat sen itse tekemiä ilmoituksia. Jokaisen Sirene-toimiston arkistointi on järjestettävä siten, että olennaiset tiedot ovat nopeasti saatavilla, jotta ne voidaan toimittaa eteenpäin hyvinkin lyhyiden toimitusaikojen puitteissa. b) Asiakirjat ja muiden sopimuspuolten lähettämät sanomat säilytetään vastaanottajamaan henkilötietoja ja yksityiselämän suojaa koskevan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Myös Schengenin yleissopimuksen VI osaston määräyksiä sovelletaan. Tällaisia lisätietoja ei pitäisi säilyttää Sirene-toimistoissa sen jälkeen, kun niitä koskeva SIS-ilmoitus on poistettu. 2.2. Toimintavaatimukset Schengenin tietojärjestelmän käyttäjät saattavat tarvita milloin tahansa jonkin toimen toteuttamisen edellyttämiä lisätietoja. Sirene-toimistoilla on tästä syystä oltava yhteiset toimintavaatimukset. 2.2.1. Asiakirjojen käsittelyn määrärajat Menettely on seuraava: a) Sirene-toimistojen on vastattava mahdollisimman nopeasti muiden sopimuspuolten esittämiin tiedusteluihin. Vastaukset on annettava enintään 12 tunnin kuluessa. 2.2.2. Sirene-toimistojen aukioloaika Menettely on seuraava: a) Sirene-toimistoissa on oltava ympärivuorokautinen päivystys koko vuoden; b) kansainvälisten viestintävälineiden on oltava toiminnassa keskeytyksettä. II OSASTO TOIMINTA 3. Tehtävät Sirene-toimistojen on voitava huolehtia: - Schengenin tietojärjestelmään tallennettuja ilmoituksia koskevien tietojen välittämisestä, - Schengenin yleissopimuksen asiaankuuluvien määräysten noudattamisesta, - yleisestä turvallisuudesta vastaavien kansallisten yksiköiden ja kansainvälisten järjestöjen yhteydenpidosta kunkin valtion niille antamien toimivaltuuksien puitteissa. Kyseiset kolme yleistä toimintaperustetta esitetään lyhyesti jäljempänä esitetyssä Sirene-toimistojen tehtävien kuvauksessa. 3.1. Pääasialliset tehtävät 3.1.1. Ilmoituksen tekemistä edeltävä tietojenvaihto [95 artiklan 2 kohta (toinen virke) ja 99 artiklan 3 kohta] Menettely koskee kahta ilmoitusluokkaa: 95 artiklan 2 kohtaa (toinen virke), joka koskee väliaikaista pidättämistä luovutustarkoituksessa, ja 99 artiklan 3 kohtaa, joka koskee salaista tarkkailua tai erityistarkastusta valtionturvallisuuden yhteydessä. Yleissopimuksen 99 artiklan 3 kohdan mukaisen menettelyn noudattamisen varmistamiseksi kunkin sopimuspuolen on laadittava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset määräykset, joilla varmistetaan, että yhtään tähän luokkaan kuuluvaa ilmoitusta ei tallenneta Schengenin tietojärjestelmään ennen kuin siitä on tiedotettu ilmoituksen tekevän sopimuspuolen Sirene-toimistolle. 3.1.2. Tietojenvaihto ilmoituksen tekemisen yhteydessä (95 artiklan 2 kohta) Kyseessä on 95 artiklan 2 kohdan mukaisen menettelyn toinen osa eli SIS:ään tallennettuja tietoja koskevien lisätietojen lähettäminen. Tiedot on toimitettava muille sopimuspuolille vakiomuotoisella lomakkeella. Katso tähän liittyen myös kohtaa 4.1.1. koskevaa huomautusta. 3.1.3. Tietojenvaihto samasta henkilöstä tehtyjen useiden ilmoitusten yhteydessä (107 artikla) Samaa henkilöä koskevat, eri maiden tekemät ilmoitukset voivat aiheuttaa sekaannuksia. SIS:n loppukäyttäjä, kentällä toimiva poliisi, ei missään tapauksessa saisi joutua tilanteeseen, jossa hän joutuisi valitsemaan useiden keskenään ristiriitaisten toimintavaihtoehtojen välillä. Hänen on tiedettävä yksiselitteisesti, mitkä toimenpiteet hänen on kulloinkin toteutettava. On välttämätöntä laatia menettely useiden ilmoitusten havaitsemiseksi ja ilmoitusten tärkeysjärjestystä koskevat säännöt, joita noudattaen ilmoitukset tallennetaan SIS:ään. Tästä seuraa, että - ennen ilmoituksen tallentamista on tarkistettava, ettei henkilöstä ole jo tehty ilmoitusta SIS:ään, - tarvittaessa on neuvoteltava muiden sopimuspuolten kanssa, jos SIS:ssä on useita yhteensopimattomia ilmoituksia. 3.1.4. Tietojenvaihto ilmoitukseen lisättävän kieltäytymismaininnan yhteydessä (94, 95 ja 99 artikla) Yleissopimuksen 94 artiklan 4 kohdan, 95 artiklan 3 kohdan ja 99 artiklan 6 kohdan mukaan ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli voi lisätä ilmoitukseen maininnan siitä, että se joko pysyvästi tai toistaiseksi kieltää toimenpiteeseen ryhtymisen sen alueella. Samaa menettelyä voidaan soveltaa myös 95, 97 tai 99 artiklan mukaisesti tehtyihin ilmoituksiin. Näiden mahdollisuuksien soveltaminen edellyttää, että ilmoitukset tarkistetaan välittömästi ja yksityiskohtaisesti sekä sitä, että niihin reagoidaan nopeasti. 3.1.5. Tietojenvaihto hakukriteerien vastatessa ilmoitusta (osuma) (95, 96, 97, 98, 99 ja 100 artikla) Kun SIS:ään tehdyn haun seurauksena todetaan, että kyseessä on todellakin ilmoitukseen liittyvä henkilö, ajoneuvo tai esine, saadaan osuma. SIS:n käyttäjä saattaa tarvita lisätietoja, jotta hän voi mahdollisimman suotuisin edellytyksin toteuttaa taulukoissa SIS 4, 10 tai 16 tarkoitetut toimenpiteet (ks. liite 4). Ilmoituksen tehneen sopimuspuolen on joitakin poikkeustapauksia lukuun ottamatta saatava tieto osumasta. Osumasta tiedottaminen on ennen kaikkea operatiivinen toimi mutta myös tekninen, koska ilmoitusta on sen jälkeen vielä käsiteltävä. Se on mahdollisesti poistettava, jotta jokin toinen ilmoitus voidaan tallentaa SIS:ään. Tämä toiminta on olennaisen tärkeää SIS:n toimivuuden kannalta. 3.1.6. Maahantulokieltoon määrättyjä ulkomaalaisia koskeva tietojenvaihto (5, 25 ja 96 artikla) Yleissopimuksen 96 artiklan mukaisesti maahantulokieltoon määrättyjä ulkomaalaisia koskevat tiedot liittyvät kahdentyyppisiin tehtäviin: - maahantulokieltoon määrätyiltä ulkomaalaisilta on kiellettävä pääsy Schengenin alueelle, ja tätä varten on varmistettava, että sopimuspuolten konsulivirastot eivät myönnä kyseisille henkilöille viisumia, jos sitä haetaan, ja että ulkorajoja valvovat viranomaiset eivät päästä heitä sopimuspuolten alueelle, - jos kyseiset ulkomaalaiset jo oleskelevat sopimuspuolten alueella, on varmistettava, että toimivaltaiset viranomaiset eivät myönnä kyseisille henkilöille oleskelulupia ja että he ryhtyvät toimenpiteisiin kyseisten ulkomaalaisten poistamiseksi alueelta. Voidakseen paremmin arvioida 96 artiklan mukaiseen ilmoitukseen johtaneen maahantulokieltotoimenpiteen alkuperää ja pätevyyttä, sopimuspuoli, jonka alueella ilmoituksen kohteena oleva ulkomaalainen on havaittu, voi pyytää ilmoittavalta sopimuspuolelta G-lomakkeen otsikon 089 mukaisesti seuraavia tietoja: 1. päätöksen luonne 2. päätöksen tehnyt viranomainen 3. päätöksen päivämäärä 4. päätöksen ilmoittamispäivämäärä 5. päätöksen toimeenpanopäivämäärä 6. päivämäärä, jona päätöksen voimassaolo lakkaa. Katso myös kohta 4.6.2. Yleissopimuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaisen ilmoituksen antaminen ja 25 artiklan mukaiset neuvottelut kuuluvat oleskelulupia tai viisumeja myöntävien viranomaisten vastuualueeseen. Sirene-toimistot osallistuvat kyseisten artiklojen mukaisiin menettelyihin ainoastaan toimittamalla lisätietoja (esimerkiksi lausunto havainnosta, tarkennuksia henkilötietoihin), jotka liittyvät suoraan ilmoituksiin tai niiden poistamiseen. Lisäksi Sirene-toimistot voivat toimittaa ulkomaalaisen karkottamiseen tai maahantulokieltoon tarvittavia lisätietoja tai kyseisistä operaatioista johtuvia tietoja. Sirene-toimistot toimivat keskusviranomaisina 25 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaiseen neuvottelumenettelyyn liittyvien lisätietojen toimittamisessa ja vaihtamisessa. Ilmoitusten säilyttämistä tai poistamista varten Sirene-toimistot vaihtavat keskenään N-lomakkeita (25 artiklan 1 kohta) ja O-lomakkeita (25 artiklan 2 kohta) oleskelulupien tai viisumien myöntämisestä vastaavien viranomaisten pyynnöstä. Jos oleskeluluvan myöntänyt valtio havaitsee, että toinen valtio on tehnyt oleskeluluvan haltijasta 96 artiklan mukaisen ilmoituksen, se ilmoittaa siitä ilmoituksen tehneen valtion Sirene-toimistolle (telekopiolla, M-lomakkeella jne.). Ilmoituksen tehneen valtion Sirene-toimisto aloittaa tuolloin yleissopimuksen 25 artiklan 2 kohdan mukaisen neuvottelumenettelyn tähän tarkoitukseen määrätyllä lomakkeella. Jos kolmas Schengen-valtio (valtio, joka ei ole myöntänyt oleskelulupaa eikä tehnyt ilmoitusta oleskeluluvan haltijasta) toteaa, että perusteita neuvottelujen käymiseksi on olemassa, se ilmoittaa tästä sekä ilmoittavalle valtiolle että oleskeluluvan myöntäneelle valtiolle. 3.1.7. Tietojenvaihto, kun ilmoituksen edellyttämää toimenpidettä ei osuman löytyessä voida toteuttaa (104 artiklan 3 kohta) Yleissopimuksen 104 artiklan 3 kohdassa määrätään menettelystä, jota on noudatettava, jos sopimuspuoli ei voi oikeudellisten tai käytännön syiden vuoksi toteuttaa ilmoituksessa pyydettyä toimenpidettä. 3.1.8. Tietojenvaihto tietojen käyttötarkoituksen muuttuessa (102 artiklan 3 kohta) Yleissopimuksen 102 artiklan 3 kohdan mukaan tietojen alkuperäisestä käyttötarkoituksesta on mahdollista osuman löytyessä poiketa. Menettely on perusteltavissa ainoastaan, jos se on välttämätön yleistä järjestystä ja turvallisuutta uhkaavan vakavan vaaran torjumiseksi, valtion turvallisuuteen liittyvien vakavien syiden vuoksi tai törkeän rangaistavan teon ehkäisemiseksi. Käyttötarkoituksen muuttamiseen on saatava ennakolta lupa ilmoituksen tehneeltä sopimuspuolelta. 3.1.9. Tietojenvaihto, kun ilmoituksen tiedoissa on havaittu asiavirhe tai niiden on havaittu olevan oikeudettomasti tallennettuja (106 artikla) Yleissopimuksen 106 artiklan mukainen tietojen omistusoikeutta koskeva periaate ei saa estää tiedoissa olevan asiavirheen tai oikeudettomasti tallennettujen tietojen oikaisemista. Kyseisen artiklan 2 ja 3 kohdassa annetaan tähän mahdollisuus. 3.1.10. Tietoihin tutustumista ja tietojen oikaisua koskeva tietojenvaihto (109 ja 110 artikla) Jokaisella on oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja pyytää tarvittaessa tietojen oikaisua tai oikeudettomasti tallennettujen tietojen poistamista. Tämä oikeus toteutetaan sen sopimuspuolen lainsäädännön mukaan, jossa kyseistä oikeutta käytetään. Sopimuspuoli voi sallia toiselta sopimuspuolelta peräisin oleviin tietoihin tutustumisen ainoastaan, jos se on antanut ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle ennakolta tilaisuuden kantansa esittämiseen. 3.2. Lisätehtävät 3.2.1. Poliisiasioissa tehtävää yhteistyötä koskeva tietojenvaihto (39 ja 46 artikla) Sopimuspuolten yhteistyö ja poliisin tutkinta ei voi rajoittua ainoastaan Schengenin tietojärjestelmään tallennettujen tietojen käyttöön. Osuma voi johtaa rikoksen tai yleiselle järjestykselle tai turvallisuudelle aiheutuvan vakavan uhan paljastumiseen, ja henkilön tai esineen tarkka tunnistaminen voi myös olla tarpeen. Tietojenvaihto, esimerkiksi valokuvien tai sormenjälkien vaihtaminen, saattaa olla välttämätöntä. Kyseiset toimet sallitaan 39 ja 46 artiklan määräyksillä. Tietojenvaihdossa on noudatettava Schengenin yleissopimuksen VI osaston määräyksiä. Annetaan seuraavat suositukset: a) sopimuspuolten Sirene-toimistot voivat vaihtaa keskenään kaikkia tarpeellisia tietoja noudattaen 39 ja 46 artiklan soveltamiseksi annettuja kansallisia säännöksiä; b) Sirene-toimistot tiedottavat toisilleen kunkin sopimuspuolen antamista kansallisista säännöksistä sekä niihin mahdollisesti tehtävistä muutoksista. 3.2.2. Poliisi- ja turvallisuusasioita koskevat erityiset toimivaltuudet (III osasto) Schengenin yleissopimuksen III osastossa on useita innovatiivisia poliisiyhteistyötä ja oikeudellista yhteistyötä koskevia määräyksiä. Sirene-toimistot antavat erittäin hyödyllisen mahdollisuuden järjestää toiminta siten, että joidenkin sopimuspuolten osalta voidaan välttyä monien eri rakenteiden perustamiselta. Annetaan seuraavat suositukset: a) jokainen sopimuspuoli voi antaa omalle Sirene-toimistolleen erityisiä toimivaltuuksia poliisi- ja turvallisuusasioissa Schengenin yleissopimuksen III osaston mukaisesti; b) sopimuspuolet tiedottavat toisilleen kunkin Sirene-toimiston osalta annetuista kansallisista säännöksistä sekä niihin mahdollisesti tehtävistä muutoksista. 3.2.3. Sirene-toimistojen ja Interpolin tehtävien päällekkäisyys Schengenin tietojärjestelmän tarkoituksena ei ole korvata tai jäljitellä Interpolia. Vaikka muutamat tehtävät ovatkin jonkin verran päällekkäisiä, sopimuspuolten toiminta- ja yhteistyöperiaatteet eroavat merkittävästi Kansainvälisessä rikospoliisijärjestössä noudatettavista periaatteista. Sopimuspuolten Sirene-toimistojen ja Interpolin kansallisten keskustoimistojen (NCB) välistä yhteistyötä koskevat säännöt on laadittava. Seuraavista menettelyistä on sovittu: a) SIS-ilmoitusten ensisijaisuus Interpol-ilmoituksiin nähden SIS:ään tallennetut ilmoitukset ja niitä koskeva tietojenvaihto ovat aina ensisijaisia Interpolin kautta annettuihin ilmoituksiin ja niitä koskevaan tietojenvaihtoon nähden. Ensisijaisuutta on sovellettava erityisesti silloin, kun SIS-ilmoitus ja Interpol-ilmoitus ovat ristiriidassa keskenään. b) Viestintäkanavan valinta Schengenin tietojärjestelmän ilmoitukset ovat ensisijaisia Interpol-ilmoituksiin nähden sopimuspuolten alueella. Interpol-ilmoitukset ovat poikkeuksia (kun on kyse muista kuin yleissopimuksen mukaisista ilmoituksista (esimerkki: taide-esineitä ei voida sisällyttää SIS:ään) tai kun SIS-ilmoitusta varten ei ole olemassa kaikkia tietoja). Schengen-alueella ei sallita rinnakkaisia SIS- ja Interpol-ilmoituksia. Interpolin kautta välitettävissä, myös Schengen-alueen tai osan siitä (Interpolin jakelualue 2) kattavissa ilmoituksissa on oltava maininta "lukuun ottamatta Schengen-valtioita"). c) Tietojen toimittaminen kolmansille valtioille Ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimisto tekee aina päätökset tietojen toimittamisesta kolmansille maille (lupa, välitystapa ja -kanava). Sirene-toimisto noudattaa tässä yhteydessä henkilötietojen suojelua koskevia Schengenin yleissopimuksen määräyksiä. Interpolia käytetään kansallisten säännösten tai menettelyjen mukaisesti. d) Kohdennettu etsintä Kohdennetulla etsinnällä tarkoitetaan maantieteellisesti rajatulla alueella tehtävää etsintää, kun etsityn henkilön olinpaikasta tai etsityn esineen sijaintipaikasta on olemassa konkreettisia todisteita. Todisteiden perusteella oletetaan, että oikeusviranomaisen esittämä pyyntö voidaan toteuttaa välittömästi pyynnön vastaanottamisen jälkeen. Kohdennettua etsintää Schengen-alueella on pyydettävä A- tai M-lomakkeella. Jos etsittyä henkilöä tai esinettä ei ole vielä tallennettu SIS:ään, on kyseisestä henkilöstä tai esineestä tehtävä ilmoitus A- tai M-lomakkeen lähettämisen yhteydessä, jotta pyyntö välittömästi toimeenpantavasta väliaikaisesta säilöön ottamisesta olisi pätevä (Schengenin yleissopimuksen 64 artikla). Paitsi että ilmoituksen tallentaminen SIS:ään on 93 artiklassa määritellyn tavoitteen mukaista, se lisää myös mahdollisuuksia saada osuma, jos henkilön olinpaikka tai esineen sijaintipaikka Schengen-alueella muuttuu odottamattomalla tavalla. Jos maantieteellisesti rajatulla alueella tehty kohdennettu etsintä tuottaa osuman, pyyntö väliaikaisesta säilöönotosta voidaan tehdä kahdenvälisesti ilman SIS-ilmoitusta, rikoksen johdosta tapahtuvaa luovuttamista koskevassa oikeudessa säädetyn menettelyn mukaisesti. e) Osuma ja ilmoituksen poistaminen Schengen-valtiot huolehtivat kansallisella tasolla siitä, että Sirene-toimisto ja NCB ilmoittavat toisilleen osumista. Ilmoituksen tehnyt viranomainen poistaa ilmoituksen. f) Sirene-toimistojen ja Interpolin kansallisten keskustoimistojen yhteistyön parantaminen Jokainen sopimuspuoli toteuttaa tarvittavat toimenpiteet järjestääkseen kansallisesti Sirene-toimiston ja NCB:n välisen tietojenvaihdon. 4. Noudatettavat menettelyt Schengenin tietojärjestelmän hyvä toimivuus perustuu erilaisten kansallisten järjestelmien toiminnan yhteensovittamiseen. Tämä edellyttää sitä, että kaikille sopimuspuolille yhteiset toimenpiteet määritellään. Kaikki toimet on näin ollen esitetty seikkaperäisesti ja koonnettu, jotta Sirene-toimistojen tehtävät voidaan kuvata tarkasti. 4.1. Ilmoituksen tekemistä edeltävä tietojenvaihto 4.1.1. Tarkistus, sallivatko pyynnön vastaanottavien sopimuspuolten kansalliset lait väliaikaisen pidättämisen luovutustarkoituksessa (95 artiklan 2 kohta) Ilmoituksen tekevän sopimuspuolen on tarkistettava, sallivatko muiden sopimuspuolten kansalliset lait pyydetyn väliaikaisen pidättämisen luovutustarkoituksessa. Menettely on seuraava: a) tarkistetaan, onko kaikkien jäsenvaltioiden mahdollista toimia aiotun ilmoituksen mukaisesti; b) jos tästä on epäilyksiä, neuvotellaan kyseisen Sirene-toimiston kanssa ja lähetetään tarkistuksen edellyttämät tiedot; c) laaditaan 95 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu asiakirja ennen ilmoituksen liittämistä SIS:ään. Tarkistetaan, että kaikki vaaditut tiedot ovat mukana ja että asiakirja on muodoltaan asianmukainen. Asiakirjassa on aina oltava seuraavat otsikot, ja tapauskohtaisesti on ilmoitettava tiedot syytteeseenpano- tai tuomion täytäntöönpanovaiheesta. 006: Sukunimi: On sovittu, että otsikossa 006 mainitaan SIS-ilmoituksessa käytetty tärkein nimi. 007: Etunimi 009: Syntymäaika 010: Syntymäpaikka 011: Peitenimi: Otsikossa 011 mainitaan peitenimi kokonaisuudessaan ja ilmoitettujen peitenimien kokonaismäärä. Tarvittaessa peitenimien täydellinen luettelo voidaan lähettää M-lomakkeella. 012: Sukupuoli 013: Kansalaisuus: Otsikko 013 on täytettävä mahdollisimman täydellisesti saatavilla olevien tietojen perusteella. Jos tiedot ovat epävarmoja, on mainittava koodi "1W" ja lisättävä tarvittaessa maininta "oletettu kansalaisuus" 030: Pidätysmääräyksen tai tuomion antanut viranomainen (tuomarin nimi ja virka-asema tai tuomioistuimen nimi) 031: Pidätysmääräyksen tai tuomion viitenumero (037) Katso myös tekojen kuvausta koskevat huomautukset jäljempänä. 032: Pidätysmääräyksen tai tuomion päivämäärä (036) Syytteeseenpanovaihetta ja tuomion täytäntöönpanoa koskevat pyynnöt voidaan esittää erillisessä asiakirjassa. 033: Pyynnön esittävä viranomainen 034: Enimmäisrangaistus / ennakoitu enimmäisrangaistus 035: Tuomion antanut tuomari tai tuomioistuin 036: Tuomion päivämäärä 037: Tuomion viitenumero 038: Tuomittu rangaistus 039: Kärsimättä oleva rangaistus 040: Sovellettavat säädökset 041: Tekojen oikeudellinen kuvaus 042: Rikoksen tekopäivä/-ajanjakso 044: Tekojen (ja niiden seurausten) kuvaus 045: Osallistumisaste (tekijä, rikoskumppani, avunantaja, yllyttäjä) Jokainen valtio voi käyttää omaa juridista terminologiaansa osallistumisasteen kuvaamiseen (asiakirjassa SCH/OR.SIS-SIRENE (97) 12 olevaa 2 kohtaa koskeva päätös). Otsikossa 044 teot on lueteltava riittävän yksityiskohtaisesti, jotta muut Sirene-toimistot voivat arvioida ilmoituksen. On kuitenkin pyrittävä antamaan vain välttämättömät tiedot, ettei järjestelmää ylikuormitettaisi tarpeettomasti. Jos kaikki Sirene-toimistot eivät voi ottaa lomaketta vastaan merkkien määrällisen rajoituksen vuoksi, lisätietoja voidaan antaa M-lomakkeella. Lähetyksen päättyminen ilmoitetaan viimeisessä lomakkeessa maininnalla "sanoman loppu" (A-lomakkeen otsikko 044 tai M-lomakkeen otsikko 083). Ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimisto voi myös antaa lisätietoja neuvoteltuaan toisen sopimuspuolen kanssa tai tämän pyynnöstä, jos henkilöllisyyden toteaminen tätä edellyttää. Kyseessä ovat erityisesti seuraavat tiedot: - etsityn henkilön hallussa olevan passin tai henkilöasiakirjan alkuperä, - passin tai henkilöasiakirjan numero, myöntämispäivämäärä ja -paikka sekä myöntävä viranomainen, voimassaoloaika, - etsityn henkilön kuvaus, - henkilön isän ja äidin suku- ja etunimet, - mahdolliset valokuvat ja/tai sormenjäljet, - viimeisin tunnettu osoite. Kyseiset tiedot, kuten myös valokuvat ja sormenjäljet, ovat mahdollisuuksien mukaan saatavilla Sirene-toimistoista tai Sirene-toimistojen on oltava aina mahdollista saada kyseiset tiedot välittömästi, jotta tunnistamista helpottavat tiedot voidaan toimittaa mahdollisimman nopeasti. Tällä arkaluontoisella alalla on pyrittävä yhteisesti minimoimaan riski, joka liittyy ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä muistuttavan toisen henkilön aiheettomaan pidättämiseen; d) jos kaikki sopimuspuolet voivat hyväksyä ilmoituksen tekemisen, tehdään tarvittavat valmistelut ilmoituksen tallentamiseksi SIS:ään; e) jos kaikki sopimuspuolet eivät voi hyväksyä ilmoitusta: - joko ilmoituksen tekevä sopimuspuoli luopuu ilmoituksen tallentamisesta SIS:ään, - tai ilmoituksen tekevä sopimuspuoli tallentaa ilmoituksen SIS:ään ja pyytää asianomaista sopimuspuolta tai asianomaisia sopimuspuolia esittämään viipymättä pyynnön kieltäytymismaininnan lisäämiseksi ilmoitukseen. Jos ilmoitukseen lisätään maininta, asianomaisen sopimuspuolen tai asianomaisten sopimuspuolten on toteutettava vaihtoehtoinen toimenpide. 4.1.2. Neuvottelu sopimuspuolten kanssa valtionturvallisuutta koskevien ilmoitusten yhteydessä (99 artiklan 3 kohta) Sopimuspuolen, joka tekee ilmoituksen valtionturvallisuuden perusteella salaista tarkkailua tai erityistarkastusta varten, on neuvoteltava asiasta etukäteen muiden sopimuspuolten kanssa. Alan arkaluontoisuuden vuoksi on noudatettava erityistä menettelyä, jotta tiettyjen tietojen luottamuksellisuus voidaan turvata. Tätä varten valtion turvallisuudesta vastaavien viranomaisten yhteydenpito on pidettävä erillään Sirene-toimistojen yhteydenpidosta. Tässä tapauksessa Sirene-toimistot huolehtivat neuvottelujen joustavasta sujumisesta ja tulosten kirjaamisesta. Varsinainen tietojenvaihto tapahtuu suoraan asianomaisten viranomaisten kesken. Menettely on seuraava: a) turvallisuudesta vastaava viranomainen ottaa suoraan yhteyttä Schengen-alueen muihin vastaaviin viranomaisiin ennen ilmoituksen tallentamista SIS:ään; b) asianomaiset viranomaiset vaihtavat tietoja keskenään, minkä jälkeen ilmoituksen tehnyt turvallisuudesta vastaava viranomainen ilmoittaa tästä ja neuvottelujen tuloksista kansalliselle Sirene-toimistolle. Lähinnä pyritään ilmoittamaan sille aiottua ilmoitusta koskevista mahdollisista vastaväitteistä; c) Sirene-toimisto, johon ilmoituksen tekevä turvallisuudesta vastaava viranomainen on ottanut yhteyttä, tiedottaa tästä muille Sirene-toimistoille, jotta ne voivat vedota oikeuksiinsa yhdessä maidensa turvallisuudesta vastaavien viranomaisten kanssa; d) ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimisto vahvistaa ilmoituksen todettuaan ensin, että neuvottelut ovat sujuneet asianmukaisesti; e) jos jokin sopimuspuoli ei voi hyväksyä ilmoitusta, sen Sirene-toimisto ilmoittaa siitä ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimistolle; f) jos ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli ei vedä ilmoitustaan pois, ilmoitukseen voidaan pyynnön vastaanottaneen sopimuspuolen pyynnöstä 24 tunnin ajaksi lisätä maininta asian harkitsemiseksi; g) harkinta-ajan päätyttyä ilmoitukseen voidaan jonkin sopimuspuolen pyynnöstä lisätä pysyvä maininta, jolla ehkäistään ilmoituksessa pyydetyn toimen toteuttaminen kyseisen sopimuspuolen osalta. 4.2. Tietojenvaihto ilmoituksen tekemisen yhteydessä 4.2.1. Tietojen lähettäminen luovutustarkoituksessa tehtävää väliaikaista pidättämistä varten (95 artiklan 2 kohta) Tiedot sisältävät Schengenin yleissopimuksen mukaisia pakollisia tietoja. Lisäksi voidaan toimittaa asian käsittelyä helpottavia lisätietoja, jos henkilöllisyyden toteaminen sitä edellyttää. Katso myös asiaa koskevat huomautukset 4.1.1. kohdassa. Kaikille sopimuspuolille yhteinen lomakemalli on tämän käsikirjan liitteessä 5. Menettely on seuraava: a) tallentaessaan ilmoituksen SIS:iin ilmoituksen tekevä sopimuspuoli lähettää samanaikaisesti nopeimmalla mahdollisella tavalla pyynnön vastaanottaneille sopimuspuolille asiaa koskevat pakolliset tiedot. Jos etsityn henkilön osalta on olemassa useita pidätysmääräyksiä tai tuomioita, joiden perusteella voidaan pyytää väliaikaista pidättämistä luovutustarkoituksessa, muille Sirene-toimistoille olisi ilmoituksen tekemisen yhteydessä lähetettävä tiedot ainoastaan yhdestä pidätysmääräyksestä tai tuomiosta. Tiedot olisi annettava joko rangaistukseltaan ankarimmasta pidätysmääräyksestä tai tuomiosta tai vanhentumisaikansa vuoksi ilmoittajavaltion arvion mukaan ensisijaisena pidettävästä pidätysmääräyksestä tai tuomiosta. Muita pidätysmääräyksiä tai tuomioita koskevat tiedot säilytetään ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimistossa. Jos haun tuloksena saadaan osuma, tiedot lähetetään välittömästi pyynnön vastaanottaneen valtion Sirene-toimistoon. Jos jokin Sirene-toimistoista katsoo ensimmäisestä pidätysmääräyksestä tai tuomiosta A-lomakkeella lähetettyjen tietojen perusteella, että sen on lisättävä ilmoitukseen kieltäytymismaininta, toista pidätysmääräystä tai tuomiota koskevat tiedot voidaan lähettää kaikille Sirene-toimistoille, jotta kyseinen ilmoitus voidaan jakaa ja toteuttaa mahdollisimman laajalti; b) henkilöllisyyden toteamiseen tarvittavat lisätiedot toimitetaan toisen sopimuspuolen kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen ja/tai sen pyynnöstä. 4.3. Tietojenvaihto samasta henkilöstä tehtyjen useiden ilmoitusten yhteydessä Yleissopimuksen 107 artiklan nojalla on päätetty seuraavista yleisistä määräyksistä: a) kukin sopimuspuoli voi tehdä SIS:ään vain yhden ilmoituksen kustakin henkilöstä; b) eri sopimuspuolet voivat tehdä SIS:ään ilmoituksen samasta henkilöstä, jos ilmoitukset ovat yhteensopivia ja jos ne voivat olla olemassa rinnakkain; c) yleissopimuksen 95 artiklan mukaiset ilmoitukset ovat yhteensopivia 97 ja 98 artiklan mukaisten ilmoitusten kanssa. Ne voivat myös olla olemassa rinnakkain 96 artiklan mukaisten ilmoitusten kanssa. Tässä tapauksessa 95 artiklan mukaisesti toteutettavat toimet ovat ensisijaisia 96 artiklan mukaisesti toteutettaviin toimiin nähden; d) yleissopimuksen 96 ja 99 artiklan mukaiset ilmoitukset eivät sovi yhteen keskenään eivätkä 95, 97 tai 98 artiklan mukaisten ilmoitusten kanssa tämän kuitenkaan rajoittamatta 95 ja 96 artiklan mukaisten ilmoitusten rinnakkaisuuden mahdollisuutta. Yleissopimuksen 99 artiklan mukaisten ilmoitusluokkien osalta salainen tarkkailu ja erityistarkastukset eivät ole yhteensopivia. e) ilmoituksissa pyydettyjen toimien tärkeysjärjestys on seuraava: - väliaikainen pidättäminen luovuttamistarkoituksessa (95 artikla), - maahantulokielto Schengen-valtioihin (96 artikla), - turvasäilöön sijoittaminen (97 artikla), - salainen tarkkailu (99 artikla), - erityistarkastukset (99 artikla), - oleskelupaikan ilmoittaminen (97 ja 98 artikla). Järjestyksestä voidaan poiketa sopimuspuolten kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen, jos kansalliset edut vaativat sitä; f) ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimiston on säilytettävä ilmoitukset, joista on edellä mainittujen määräysten nojalla neuvottelujen jälkeen luovuttu, kunnes ilmoitus on poistettu. ILMOITUSTAULUKKO >TAULUKON PAIKKA> 96 artiklan mukaiset ilmoitukset Yleissopimuksen 101 artiklan 2 kohdan määräysten mukaan viisumien myöntämisestä, viisumihakemusten käsittelystä ja oleskelulupien myöntämisestä vastaavat viranomaiset voivat päästä 96 artiklan mukaisiin tietoihin. Käytännössä kaikki 96 artiklan mukaiset ilmoitukset on saatettava kaikkien Schengen-kumppaneiden käyttöön. Tavoitteena on, ettei oleskelulupaa tai viisumia myönnetä ei-toivotulle ulkomaalaiselle. Kyseinen vaatimus ja edellä mainitut periaatteet on siis sovitettava yhteen. Seuraavista yleisistä määräyksistä on päätetty: a) sopimuspuolen on voitava aina tehdä 96 artiklan mukainen ilmoitus, jotta toimivaltaiset viranomaiset eivät myöntäisi oleskelulupia tai viisumeja; b) jos ilmoitus on ristiriidassa 95 artiklan mukaisen ilmoituksen kanssa, jokainen sopimuspuoli voi säilyttää ilmoituksensa. Yhteensopivuussääntöjä sovelletaan kaikkiin muihin ilmoituksiin; c) ilmoituksessa pyydetyt toimet toteutetaan hyväksytyssä järjestyksessä, jonka mukaan väliaikainen pidättäminen on ensisijaisesti pantava täytäntöön; d) sopimuspuolet antavat tarvittavat kansalliset säännökset tiedottaakseen järjestelmän käyttäjille tästä menettelystä. Ajoneuvoja koskevat ilmoitukset Suositellaan seuraavaa: a) kukin sopimuspuoli voi tehdä Schengenin tietojärjestelmään kustakin ajoneuvosta vain yhden ilmoituksen; b) sopimuspuolet voivat tehdä Schengenin tietojärjestelmään ilmoituksen samasta ajoneuvosta, jos ilmoitukset ovat yhteensopivia; c) yleissopimuksen 99 artiklan mukaiset salaista tarkkailua koskevat ilmoitukset ajoneuvoista eivät sovi yhteen erityistarkastuksia koskevien ilmoitusten kanssa; d) yleissopimuksen 99 artiklan mukaiset ilmoitukset ajoneuvoista eivät sovi yhteen 100 artiklan mukaisten ajoneuvoja koskevien ilmoitusten kanssa; e) ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimiston on säilytettävä ilmoitukset, joista on edellä mainittujen määräysten nojalla neuvottelujen jälkeen luovuttu, kunnes ilmoitus on poistettu. YHTEENSOPIVIA ILMOITUKSIA KOSKEVA TAULUKKO >TAULUKON PAIKKA> Järjestyksestä voidaan poiketa sopimuspuolten kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen, jos kansalliset edut vaativat sitä. 4.3.1. Tarkistus, onko samasta henkilöstä tehty useita ilmoituksia Samasta henkilöstä tehdään vain harvoin useita ilmoituksia. Suurimpana vaikeutena on, miten toisiaan muistuttavat henkilöt voidaan yksilöidä riittävän tarkasti. Schengen-valtioiden yhteistyö ja poliisin tutkinta edellyttävät ongelman ratkaisemiseksi neuvotteluja Sirene-toimistojen välillä, vaikka kyseessä olisivatkin yhteensopivat ilmoitukset. Jokaisen sopimuspuolen on otettava käyttöön asianmukaiset tekniset välineet, joiden avulla mahdolliset toisiaan muistuttavat henkilöt voidaan tunnistaa ennen ilmoituksen liittämistä SIS:iin. Samankaltaisten henkilöllisyyksien tekniset tunnistamisperusteet ovat tämän käsikirjan liitteessä 6. Menettely on seuraava: a) jos ilmoituspyyntöä käsiteltäessä käy ilmi, että SIS:ssä on jo toinen henkilö, jolla on samat pakolliset henkilötiedot (sukunimi, etunimi, syntymäaika), tiedot on tarkistettava ennen kyseisen ilmoituksen vahvistamista; b) Sirene-toimisto ottaa yhteyttä ilmoitusta pyytäneeseen viranomaiseen tarkistaakseen, onko kyseessä sama henkilö; c) jos tarkistuksesta käy ilmi, että kyseessä on sama henkilö, Sirene-toimisto aloittaa kohdassa 4.3.3. määritellyn useita ilmoituksia koskevan menettelyn. Jos tarkistuksesta käy ilmi, että kyseessä on kaksi eri henkilöä, Sirene-toimisto vahvistaa ilmoituksen. 4.3.2. Tarkistus, onko ajoneuvosta tehty useita ilmoituksia Ajoneuvoa koskevan ilmoituksen pakolliset tiedot ovat - joko rekisterinumero - tai sarjanumero. Molemmat numerot voivat kuitenkin esiintyä samanaikaisesti SIS:ssä. Ilmoitukset tarkistetaan vertaamalla numeroita. Jos löydetään kaksi samaa numeroa, voidaan olettaa, että samasta ajoneuvosta on tehty useita ilmoituksia. Tämä tarkistusmenetelmä on sikäli ongelmallinen, että vertailu ei käytettyjen pakollisten tunnistustietojen vuoksi ole aina mahdollista. Ajoneuvoja koskevissa SIS-ilmoituksissa on sarjanumero ja/tai rekisterinumero. Jos uutta ilmoitusta tallennettaessa käy ilmi, että sama sarjanumero ja/tai rekisterinumero on jo SIS:ssä, samasta ajoneuvosta on todennäköisesti tehty useita ilmoituksia. Sirene-toimistojen on kiinnitettävä järjestelmää käyttävien huomiota sinänsä varmasti harvinaisiin mutta tunnistamista vaikeuttaviin tapauksiin, sikäli kuin vertailuperusteena käytetään ainoastaan toista edellä mainituista numeroista. Jos saadaan osuma, oletetaan, että samasta ajoneuvosta on tehty useita ilmoituksia. Kielteinen vastaus ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö ajoneuvosta olisi tehty ilmoitusta. Ilmoitus on voitu tehdä sillä numerolla, jota ei käytetty tarkistuksessa. Kahden samanlaisen ajoneuvon tekniset tunnistamisperusteet ovat tämän asiakirjan liitteessä 6. Sirene-toimistojen välillä sovelletaan samaa menettelyä kuin henkilöiden osalta. 4.3.3. Yhteensopimattomista ilmoituksista neuvotteleminen Jos ilmoituspyyntö kilpailee saman sopimuspuolen tekemän toisen ilmoituksen kanssa, kansallisen Sirene-toimiston on varmistettava, että SIS:ssä on vain yksi ilmoitus. Kukin valtio voi valita tällöin sovellettavan menettelyn. Jos aiottu ilmoitus on ristiriidassa yhden tai useamman muun sopimuspuolen tekemän ilmoituksen kanssa, ilmoituksesta on sovittava heidän kanssaan. Menettely on seuraava: a) jos ilmoitukset ovat yhteensopivia, Sirene-toimistojen ei välttämättä tarvitse neuvotella niistä. Jos ilmoitukset voivat esiintyä SIS:ssä rinnakkain, uuden ilmoituksen tekemistä aikova sopimuspuoli päättää, onko asiasta tarvetta neuvotella; b) jos ilmoitukset eivät ole yhteensopivia tai jos yhteensopivuudesta on epäilystä, Sirene-toimistojen on neuvoteltava, jotta Schengenin tietojärjestelmään voitaisiin tehdä ainoastaan yksi ilmoitus tai keskenään yhteensopivista ilmoituksista koostuva ilmoitusryhmä; c) jos ilmoitus, joka ei ole yhteensopiva SIS:ssä jo olevien ilmoitusten kanssa, on neuvottelujen jälkeen muuttunut ensisijaiseksi, sopimuspuolten on poistettava tekemänsä muut ilmoitukset kun uusi ilmoitus tallennetaan SIS:ään; d) ongelmatilanteissa on neuvoteltava Sirene-toimistojen välillä. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä ilmoitusten tärkeysjärjestystä koskevan luettelon perusteella, vanhin ilmoituksista jätetään SIS:ään. 4.4. Tietojenvaihto ilmoitukseen lisättävän kieltäytymismaininnan yhteydessä Sirene-toimistojen on vaihdettava tietoja, jotta sopimuspuolet voivat arvioida ilmoitukseen lisättävän maininnan aiheellisuutta ja jotta kyseinen vaihtoehto voidaan toteuttaa. Ilmoitukseen voidaan lisätä maininta kolmella eri tavalla: a) pysyvä maininta voidaan 94 artiklan 4 kohdan mukaisesti liittää milloin tahansa 95, 97 ja 99 artiklan mukaisiin ilmoituksiin (tai poistaa niistä). Yleissopimuksen 95 artiklan mukaista ilmoitusta koskevan maininnan osalta on määrätty vaihtoehtoisesta toimenpiteestä. Kahden muun artiklan osalta vaihtoehtoisista toimenpiteistä ei ole määrätty, eikä järjestelmän loppukäyttäjä tällöin saa ilmoitusta näkyviin haun yhteydessä; b) harkintaa varten tehtävä maininta, joka on voimassa 24 tuntia ja jota voidaan jatkaa korkeintaan seitsemän päivän ajan, voidaan 95 artiklan 3 kohdan mukaisesti liittää 95 artiklan mukaisiin ilmoituksiin. Maininta voidaan muuttaa pysyväksi. Yleissopimuksen 95 artiklan 5 kohdan mukaista vaihtoehtoista toimenpidettä on sovellettava; c) harkintaa varten tehtävä maininta, joka on voimassa korkeintaan 24 tuntia, voidaan 99 artiklan 6 kohdan mukaisesti liittää 99 artiklan mukaisiin ilmoituksiin. Maininta voidaan muuttaa pysyväksi. Vaihtoehtoisista toimenpiteistä ei ole määrätty. Sopimuspuolten on otettava huomioon seuraavat huomautukset: - maininnan lisääminen on poikkeuksellinen menettely, - Schengenin tietojärjestelmään tallennettavan ilmoituksen ja siihen lisättävän maininnan välillä voi olla viivettä, jonka aikana sovelletaan tavanomaisesti toteutettavaa toimenpidettä. Tämän vuoksi viive on pyrittävä pitämään mahdollisimman lyhyenä, - jokaisen sopimuspuolen on tarkistettava mahdollisimman nopeasti ilmoitukset, jotka voivat edellyttää mainintaa. 4.4.1. Neuvottelut sopimuspuolten kanssa ilmoitukseen lisättävästä kieltäytymismaininnasta Menettely on seuraava: a) sopimuspuoli, joka aikoo lisätä ilmoitukseen maininnan, ilmoittaa siitä ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle. Yleissopimuksen 95 artiklan 3 kohdan ja 99 artiklan 6 kohdan mukaisia ilmoituksia koskevista harkintaa varten tehtävistä maininnoista ei tarvitse neuvotella. Neuvottelu kaikkien sopimuspuolten kanssa on pakollista 94 artiklan 4 kohdan mukaisten pysyvien mainintojen osalta; b) sopimuspuolten vaatimuksia koskevien tietojen vaihtamisen jälkeen ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli voi joutua muuttamaan ilmoitusta tai jopa poistamaan sen, tai ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli voi joutua muuttamaan maininnan lisäämistä koskevaa pyyntöään tai poistamaan sen. 4.4.2. Ilmoitukseen lisättävää kieltäytymismainintaa koskeva pyyntö Menettely on seuraava: a) ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli pyytää ilmoituksen tehnyttä sopimuspuolta lisäämään 95, 97 tai 99 artiklan mukaiseen ilmoitukseen maininnan. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti. Jos pyyntö esitetään puhelimitse, on se vahvistettava kirjallisesti; b) ilmoituksen tehneen sopimuspuolen on lisättävä ilmoitukseen maininta mahdollisimman pian; c) samaa menettelyä noudatetaan 95 artiklan 3 kohdan mukaisen maininnan voimassaolon jatkamiseksi ja väliaikaisen tai pysyvän maininnan poistamiseksi; d) ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli voi kiireellisistä syistä pyytää ilmoituksen vastaanottaneita sopimuspuolia luopumaan 95 artiklan mukaisia ilmoituksia koskevista väliaikaisista maininnoista. 4.4.3. Pyyntö oman maan kansalaisia koskevan kieltäytymismaininnan järjestelmällisestä lisäämisestä ilmoitukseen Menettely on seuraava: a) sopimuspuoli voi pyytää muiden sopimuspuolten Sirene-toimistoja lisäämään 95 artiklan mukaisiin ilmoituksiin järjestelmällisesti maininnan silloin, kun etsitty henkilö on kyseisen maan kansalainen; b) sopimuspuolen, joka haluaa käyttää tätä mahdollisuutta, on toimitettava päätöksensä kirjallisesti niille sopimuspuolille, joiden se haluaa noudattavan kyseistä päätöstä; c) pyynnön vastaanottaneen sopimuspuolen tai sen vastaanottaneiden sopimuspuolten on lisättävä ilmoitukseen maininta pyynnön esittäneen sopimuspuolen puolesta välittömästi ilmoituksen tekemisen jälkeen; d) menettelyä sovelletaan, kunnes sen peruuttamisesta esitetään toinen kirjallinen pyyntö. 4.5. Tietojenvaihto hakukriteerien vastatessa ilmoitusta (osuma) 4.5.1. Osumasta tiedottaminen Schengen-kumppaneille Menettely on seuraava: a) ilmoituksen kohteena olevan henkilön, ajoneuvon tai esineen tarkistamisen johdosta saadusta osumasta on aina tiedotettava ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimistolle. Näiden tietojen perusteella ilmoituksen tehneen sopimuspuolen Sirene-toimisto toimittaa tarvittaessa osuman saaneen sopimuspuolen Sirene-toimistolle asiaankuuluvat tiedot ja erityiset toimenpiteet, jotka on toteutettava. Kun ilmoituksen tehneelle jäsenvaltiolle tiedotetaan osumasta, lomakkeen G otsikossa 090 on mainittava se Schengenin yleissopimuksen artikla, jota sovelletaan kyseisen osuman yhteydessä. Jos osuma koskee henkilöitä, joista on tehty 95 artiklan mukainen ilmoitus SIS:ään, sen valtion Sirene-toimisto, jossa osuma on saatu, tiedottaa asiasta puhelimitse ilmoituksen tehneen valtion Sirene-toimistolle ennen G-lomakkeen lähettämistä; b) yleissopimuksen 96 artiklan mukaisia ilmoituksia koskevista osumista ei tiedoteta järjestelmällisesti ilmoituksen tehneiden sopimuspuolten Sirene-toimistoille. Tieto osumasta voidaan poikkeuksellisesti toimittaa sen ilmoituksen vastaanottaneen sopimuspuolen aloitteesta, joka sai osuman; c) jotta jokainen sopimuspuoli voisi vedota oikeuksiinsa, on toivottavaa, että osumat voitaisiin saattaa niiden sopimuspuolten tietoon, jotka olivat aikoneet tehdä ilmoituksen samasta henkilöstä tai samasta esineestä. Muille sopimuspuolille tiedottamisesta vastuussa on varsinaisen ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli; d) ilmoituksen poistamisesta ilmoitetaan automaattisesti keskusjärjestelmän (C-SIS) kautta, jolloin voidaan harkita, onko nyt mahdollista tehdä jokin toinen ilmoitus, joka oli aiemmin yhteensopimaton, minkä vuoksi sitä ei voitu tallentaa SIS:ään. 4.5.2. Lisätietojen antaminen Menettely on seuraava: a) Sirene-toimistot voivat toimittaa 95, 97, 98 ja 100 artiklan mukaisia ilmoituksia koskevia lisätietoja. Sirene-toimistot toimivat oikeusviranomaisten nimissä, jos tiedot kuuluvat keskinäisen oikeusavun piiriin. Sirene-toimistoilla ei ole toimivaltaa tai tehtäviä rikoksen johdosta tapahtuvan luovuttamisen alalla(2). Saadessaan 95 artiklan mukaista ilmoitusta koskevan osuman, Sirene-toimistojen tehtävänä on ainoastaan sellaisten lisätietojen toimittaminen, joita sopimuspuolet voivat tarvita määritelläkseen, onko luovuttamismenettely pantava täytäntöön. Luovuttamista koskevien asiakirjojen ja muiden oikeudellisten tietojen toimittaminen diplomaattiteitse tai muulla tavalla kuuluu kunkin sopimuspuolen toimivaltaisille viranomaisille eikä Sirene-toimistoille; b) Sirene-toimistojen on toimitettava mahdollisuuksien mukaan niiden henkilöiden terveydentilaan liittyviä asianmukaisia tietoja, joista on tehty 97 artiklan mukainen ilmoitus, jos kyseisten henkilöiden suojelemiseksi on ryhdyttävä toimenpiteisiin. Toimitettuja tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on välttämätöntä, ja niitä käytetään yksinomaan kyseisen henkilön hoidossa; c) jos osuman johdosta toteutettavat toimet sitä edellyttävät (rikoksen tai yleiselle järjestykselle tai turvallisuudelle aiheutuvan uhan havaitseminen, esineen, ajoneuvon tai henkilön tarkempi tunnistaminen jne.), Schengenin yleissopimuksen IV osaston mukaisia tietoja täydentävät lisätiedot, erityisesti 99 ja 100 artiklan osalta, toimitetaan edellä mainitun yleissopimuksen 39 ja 46 artiklan mukaisesti. Kun G-lomakkeella ilmoitetaan 100 artiklan mukaisesti ajoneuvosta tehtyä ilmoitusta koskevasta osumasta, Sirene-toimistojen on vastattava siihen mahdollisimman nopeasti toimittamalla tarvittavat lisätiedot lomakkeella P. Huomautus: Koska vastaus on annettava kiireellisesti eikä kaikkia tietoja voida alkuvaiheessa koota välittömästi yhteen, on sovittu, että tietyt nimikkeet ovat pakollisuuden sijaan valinnaisia ja että ensisijaisesti pyritään kokoamaan tärkeimpiä otsikkoja koskevat tiedot, esimerkiksi: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 ja 167. 4.6. Maahantulokieltoon määrättyjä ulkomaalaisia koskeva tietojenvaihto Jos Schengenin yleissopimuksen 5 tai 25 artiklassa määrätyt edellytykset täyttävä ulkomaalainen pyytää oleskelulupaa, oleskeluluvan myöntävän viranomaisen on noudatettava erityisiä sääntöjä. Kyseisiä ilmoituksia koskevista osumista saattaa olla poikkeuksellisesti tarpeen tiedottaa Schengen-kumppaneille. Järjestelmällinen tiedottaminen ei ole toivottavaa ottaen huomioon 96 artiklan mukaisten ilmoitusten vastaanottajina olevien konsulaattien ja lähetystöjen suuren määrän ja niiden maantieteellisen hajanaisuuden. 4.6.1. Oleskelulupien ja viisumien myöntäminen Menettely on seuraava: a) ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli voi omasta aloitteestaan ilmoittaa ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle 96 artiklan mukaista ilmoitusta koskevasta osumasta. Ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli voi ilmoittaa tästä muille sopimuspuolille, jos katsoo sen aiheelliseksi; b) asiaankuuluvien sopimuspuolten Sirene-toimistot voivat pyydettäessä kansallista lainsäädäntöä noudattaen avustaa tarvittavien tietojen toimittamisessa oleskelulupien ja viisumien myöntämisestä vastaaville viranomaisille; c) jos Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen 25 artiklan mukainen menettely johtaa 96 artiklan mukaisen ilmoituksen poistamiseen, Sirene-toimistojen on pyydettäessä annettava apua kansallista lainsäädäntöä noudattaen. 4.6.2. Maahantulokieltoon määrääminen tai Schengen-alueelta poistaminen Menettely on seuraava: a) sopimuspuoli voi pyytää saada tiedon kaikista 96 artiklan mukaisesti tekemiään ilmoituksia koskevista osumista. Sopimuspuolen, joka haluaa käyttää tätä mahdollisuutta, on toimitettava pyyntö kirjallisesti muille sopimuspuolille; b) ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle voidaan ilmoituksen vastaanottaneen sopimuspuolen aloitteesta ilmoittaa sellaisen ulkomaalaisen havaitsemisesta, maahantulokieltoon määräämisestä tai Schengen-alueelta poistamisesta, josta on tehty 96 artiklan mukainen ilmoitus; c) jos sopimuspuoli havaitsee ilmoituksen kohteena olevan henkilön alueellaan, ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli toimittaa tarvittavat tiedot kyseisen ulkomaalaisen poistamiseksi (palauttamiseksi tai karkottamiseksi). Seuraavat tiedot on mainittava ilmoituksen tehneen sopimuspuolen tarpeiden ja ilmoituksen vastaanottaneen sopimuspuolen käytettävissä olevien tietojen mukaan: - päätöksen luonne, - päätöksen tehnyt viranomainen, - päätöksen päivämäärä, - päätöksen ilmoittamispäivämäärä, - päätöksen toimeenpanopäivämäärä, - päivämäärä, jona päätöksen voimassaolo lakkaa. Katso kohta 3.1.6. - jos ilmoituksen kohteena oleva henkilö havaitaan rajalla, on toteutettava ilmoituksen tehneen sopimuspuolen ilmoituksessa edellytetyt toimenpiteet, - Schengenin yleissopimuksen 5 ja 25 artiklan yhteydessä määriteltyjä poikkeuksia varten kyseisten sopimuspuolten kesken on aloitettava tarvittavat neuvottelut Sirene-toimistojen välityksellä, - henkilöllisyyden tarkka toteaminen saattaa myös tietyissä tapauksissa edellyttää lisätietojen kiireellistä vaihtamista Sirene-toimistojen välityksellä. 4.7. Tietojenvaihto, kun ilmoituksen edellyttämää toimenpidettä ei osuman löytyessä voida toteuttaa 4.7.1. Tiedonanto toimenpiteen toteuttamisen mahdottomuudesta ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle Menettely on seuraava: a) ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli ilmoittaa viipymättä Sirene-toimistonsa välityksellä ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle, ettei se voi toteuttaa pyydettyä toimenpidettä, ja esittää kieltäytymiselleen perustelut; b) asianomaiset sopimuspuolet päättävät tämän jälkeen niiden kansallisen lainsäädännön ja Schengenin yleissopimuksen määräysten mukaisesta menettelystä. 4.8. Tietojenvaihto tietojen käyttötarkoituksen muuttuessa Tämä poikkeuksellinen menettely edellyttää ilmoituksen tehneen sopimuspuolen suostumusta. Kyseisen sopimuspuolen on voitava arvioida pyynnön merkitystä ja painoarvoa. Tietojen käyttötarkoituksen on kuuluttava johonkin Schengenin yleissopimuksen 95-100 artiklan mukaiseen ilmoitusluokkaan. Tietoja ei missään tapauksessa saa käyttää muihin kuin kyseisessä yleissopimuksessa määrättyihin tarkoituksiin. 4.8.1. Tiedonanto tietojen käyttötarkoituksen muuttamisesta ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle Menettely on seuraava: a) ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli esittää Sirene-toimistonsa välityksellä ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle syyt, joiden vuoksi se pyytää muuttamaan tietojen käyttötarkoitusta; b) ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli tarkastelee mahdollisimman nopeasti, voiko se täyttää pyynnön ja ilmoittaa päätöksestään ilmoituksen vastaanottaneelle sopimuspuolelle Sirene-toimistonsa välityksellä. Ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli voi tarvittaessa asettaa luvalle tiettyjä tietojen käyttötarkoitusta koskevia ehtoja. 4.8.2. Menettelyt tietojen käyttötarkoituksen muuttamiseksi Menettely on seuraava: a) saatuaan ilmoituksen tehneeltä sopimuspuolelta luvan ilmoituksen vastaanottanut sopimuspuoli käyttää tietoja siihen tarkoitukseen, jota se oli pyytänyt ja johon se on saanut luvan. Se ottaa huomioon luvalle mahdollisesti asetetut ehdot. 4.9. Tietojenvaihto, kun tiedoissa on havaittu asiavirhe tai niiden on havaittu olevan oikeudettomasti tallennettuja 4.9.1. Tiedonanto tiedoissa olevasta asiavirheestä tai tietojen oikeudettomasta tallentamisesta ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle Menettely on seuraava: a) asiavirheen tiedoissa havainnut sopimuspuoli ilmoittaa siitä Sirene-toimistonsa välityksellä ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle; b) tietoja vaihdetaan, jotta päästään sopimukseen virheellisten tietojen oikaisusta tai poistamisesta; c) tiedoissa olevasta asiavirheestä tai tietojen oikeudettomasta tallentamisesta voidaan ilmoittaa J-lomakkeella, jota myös ilmoituksen tehnyt Sirene-toimisto voi käyttää vastauksen antamiseksi kyseiseen tiedonantoon; d) henkilöllisyyden tarkan toteamisen edellyttämät lisätiedot toimitetaan neuvottelujen jälkeen ja/tai muun sopimuspuolen pyynnöstä. 4.9.2. Oikaisumenettelyn toimeenpano Menettely on seuraava: a) jos sopimuspuolten välillä on päästy yhteisymmärrykseen, ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli oikaisee virheen kansallisia menettelyjä noudattaen; b) jos yhteisymmärrykseen ei olla päästy, virheen havainneen sopimuspuolen Sirene-toimisto ilmoittaa maansa toimivaltaiselle viranomaiselle asian siirtämiseksi yhteisen valvontaviranomaisen käsittelyyn. 4.10. Tietoihin tutustumista ja tietojen oikaisua koskeva tietojenvaihto 4.10.1. Tiedonanto tietoihin tutustumista ja tietojen oikaisua koskevista pyynnöistä kansallisille viranomaisille Menettely on seuraava: a) jokaisen Sirene-toimiston on sovellettava tietoihin tutustumiseen kansallista lainsäädäntöään. Sirene-toimistot toimittavat toimivaltaisille kansallisille viranomaisille tapauskohtaisesti saamansa tietoihin tutustumista tai tietojen oikaisua koskevat pyynnöt tai ratkaisevat kyseiset pyynnöt toimivaltansa rajoissa; b) asianomaisten sopimuspuolten Sirene-toimistot toimittavat tietojen käyttöoikeutta koskevia tietoja, jos toimivaltaiset kansalliset viranomaiset pyytävät sitä. 4.10.2. Tietojenvaihto muiden sopimuspuolten tekemiin ilmoituksiin tutustumista koskevien pyyntöjen osalta Muiden sopimuspuolten SIS:ään tekemiin ilmoituksiin tutustumista koskeva tietojenvaihto toteutetaan mahdollisuuksien mukaan kansallisten Sirene-toimistojen välityksellä. Menettely on seuraava: a) tietoihin tutustumista koskeva pyyntö toimitetaan ilmoituksen tehneelle sopimuspuolelle mahdollisimman nopeasti, jotta se voi esittää näkemyksensä pyynnöstä; b) ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli ilmoittaa näkemyksensä sille sopimuspuolelle, jolle tietoihin tutustumista koskeva pyyntö esitettiin. Se ottaa huomioon pyynnön käsittelylle laissa mahdollisesti säädetyn määräajan; c) jos ilmoituksen tehnyt sopimuspuoli ilmoittaa näkemyksensä pyynnön vastaanottaneen sopimuspuolen Sirene-toimistolle, tämä huolehtii siitä, että kyseinen näkemys saatetaan mahdollisimman nopeasti niiden viranomaisten tietoon, jolla on toimivalta tehdä ratkaisu pyynnön osalta. 4.10.3. Tietoihin tutustumista ja tietojen oikaisua koskevista menettelyistä tiedottaminen Menettely on seuraava: a) Sirene-toimistot tiedottavat toisilleen henkilötietoihin tutustumista ja niiden oikaisua koskevista kansallisista säännöksistä sekä säännöksiin mahdollisesti tehtävistä muutoksista. 5. Ilmoitusluokkia koskevat tehtävät Sirene-toimistojen on ratkaistava useita ongelmia liittäessään ilmoitusta Schengenin tietojärjestelmään. Niiden on varmistuttava siitä, että Schengenin yleissopimuksen määräyksiä noudatetaan ja että tiedot ovat teknisesti sopivia. Kutakin ilmoitusluokkaa varten määritellyt tehtävät on suoritettava tarkasti ja oikeassa järjestyksessä, jotta voidaan taata SIS:in kautta jaettujen tietojen luotettavuus. Kun hakukriteerejä vastaava osuma on saatu, tärkeimpänä tehtävänä on ilmoittaa siitä viipymättä. Asianomaiset sopimuspuolet vaihtavat tarvittaessa lisätietoja, joita toimien toteuttaminen mahdollisesti edellyttää. 5.1. Ilmoituksen tekeminen 5.1.1. Kaikkia ilmoitusluokkia koskevat tehtävät Nämä tehtävät on suoritettava ennen kutakin ilmoitusluokkaa erityisesti koskevien toimien toteuttamista. a) Tarkistetaan, onko SIS:ssä useita ilmoituksia: - SIS:n kansallisessa osassa voi olla samasta henkilöstä (tai ajoneuvosta) vain yksi ilmoitus maata kohden. Jos ilmoituksia on useampia, yhden ilmoituksen säilyttämisestä on päätettävä kansallisia menettelyjä noudattaen, - samasta henkilöstä (tai ajoneuvosta) voi Schengen-alueella olla useita yhteensopivia ilmoituksia. b) Jos (henkilöstä tai ajoneuvosta) on tehty useita ilmoituksia, tarkistetaan ilmoitusten yhteensopivuus: - jos ilmoitukset eivät ole yhteensopivia, on neuvoteltava ainoastaan yhden ilmoituksen tekemisestä (henkilöstä tai ajoneuvosta). Ellei yhteisymmärrykseen päästä, menettely päättyy, - jos ilmoitukset ovat yhteensopivia tai jos ilmoitusten tärkeysjärjestys hyväksytään, jatketaan menettelyä. Huomautus: Ilmoituksen tehneen sopimuspuolen on säilytettävä kaikki ilmoituksen tekemistä koskevat hylätyt pyynnöt, jotta se voi tiedottaa kaikista tietoonsa tulleista osumista. Sopimuspuoli, joka ei ole voinut tehdä ilmoitusta, toteuttaa kaikki tarvittavat tekniset toimenpiteet tarkastellakseen pyyntöään uudelleen, jos se saa automaattisen tiedonannon ilmoituksen tekemisen aiemmin estäneen ilmoituksen poistamisesta. 5.1.2. Ilmoitusluokittaiset tehtävät 5.1.2.1. Yleissopimuksen 95 artiklan mukaiset ilmoitukset a) Tarkistetaan, salliiko sopimuspuolten kansallinen lainsäädäntö väliaikaisen pidättämisen luovutustarkoituksessa. b) Tarkistetaan, onko pakolliset lisätiedot sisältävä asiakirja olemassa. Katso myös asiaa koskevat huomautukset kohdassa 4.1.1. c) Syötetään ilmoitus SIS:ään ja lähetetään asiakirja samalla muille Sirene-toimistoille. d) Lisätään ilmoitukseen kieltäytymismaininta jonkin sopimuspuolen sitä pyytäessä. 5.1.2.2. Yleissopimuksen 96 artiklan mukaiset ilmoitukset a) Syötetään ilmoitus SIS:ään. 5.1.2.3. Yleissopimuksen 97 artiklan mukaiset ilmoitukset a) Syötetään ilmoitus SIS:ään. b) Lisätään ilmoitukseen kieltäytymismaininta jonkin sopimuspuolen sitä pyytäessä. 5.1.2.4. Yleissopimuksen 98 artiklan mukaiset ilmoitukset a) Syötetään ilmoitus SIS:ään. 5.1.2.5. Yleissopimuksen 99 artiklan 2 kohdan mukaiset ilmoitukset a) Syötetään ilmoitus SIS:ään. b) Lisätään ilmoitukseen kieltäytymismaininta jonkin sopimuspuolen sitä pyytäessä. 5.1.2.6. Yleissopimuksen 99 artiklan 3 kohdan mukaiset ilmoitukset a) Tarkistetaan turvallisuudesta vastaavilta viranomaisilta, että muiden sopimuspuolten vastaaville viranomaisille on tiedotettu aiotusta ilmoituksesta. b) Tiedotetaan muiden sopimuspuolten Sirene-toimistoille aiotusta ilmoituksesta ja todetaan, että neuvottelut sujuvat asianmukaisesti. c) Syötetään ilmoitus SIS:ään. d) Lisätään ilmoitukseen kieltäytymismaininta jonkin sopimuspuolen sitä pyytäessä. 5.1.2.7. Yleissopimuksen 100 artiklan mukaiset ilmoitukset a) Yksinomaan ajoneuvojen osalta: tarkistetaan, onko ajoneuvosta tehty useita ilmoituksia, ja jos on, tarkistetaan, ovatko ilmoitukset yhteensopivia. b) Syötetään ilmoitus SIS:ään. c) Ajoneuvoa koskevan ilmoituksen tekee valtio, jossa siitä on tehty ensimmäinen ilmoitus poliisille. 5.2. Ilmoituksen muuttaminen 5.2.1. Peitenimen lisääminen a) Tarkistetaan, ettei aiotusta peitenimestä ole jo ilmoituksia. Jos tästä on epäilystä tai jos useita ilmoituksia löytyy, noudatetaan asianmukaista menettelyä. Ilmoituksen tekijä vastaa peitenimen lisäämisestä ilmoitukseen. Jos kolmas maa havaitsee peitenimen, sen on siirrettävä asia ilmoituksen alkuperäiselle tekijälle, ellei kolmas maa tee itse peitenimestä ilmoitusta. b) Jos peitenimi liittyy 95 artiklan tai 99 artiklan 3 kohdan mukaiseen ilmoitukseen, asiasta tiedotetaan muille sopimuspuolille. Sirene-toimistot toimittavat tarvittaessa kyseiset tiedot kunkin ilmoitusluokan osalta toimivaltaisille kansallisille viranomaisille. c) Syötetään ilmoitus SIS:ään. 5.2.2. Tietojen käyttötarkoituksen tai ilmoituksen mukaisesti toteutettavan toimen muuttaminen Menettelyä sovelletaan riippumatta siitä, onko osuma saatu. a) Poistetaan toiseen ilmoitusluokkaan siirrettävä ilmoitus. b) Aloitetaan alusta uuden ilmoitusluokan edellyttämä menettely, jonka mukaisesti ilmoitus liitetään SIS:ään. 5.3. Ilmoituksen poistaminen 5.3.1. Ilmoituksen poistaminen osuman jälkeen a) Ilmoitetaan osumasta ja ilmoituksen poistamisesta niille sopimuspuolille, jotka eivät olleet aiemmin voineet tehdä ilmoitusta. 5.3.2. Ilmoituksen poistaminen, kun ilmoituksen säilyttämisen edellytykset eivät enää täyty Paitsi osuman löytyessä ilmoitus voidaan poistaa joko automaattisesti SIS:n keskusjärjestelmästä (ilmoituksen voimassaoloaika päättynyt) tai ilmoituksen tehneen viranomaisen välityksellä (ilmoituksen SIS:ssä säilyttämisen edellytykset eivät enää täyty). Molemmissa tapauksissa kansallisten Sirene-toimistojen on käsiteltävä automaattisesti SIS:n keskusjärjestelmän lähettämä sanoma ilmoituksen poistamisesta, jotta aiemmin hylätty ilmoitus voidaan syöttää SIS:ään. a) Sirene-toimisto saa automaattisesti kansallisesta SIS:stä sanoman siitä, että varalla oleva ilmoitus voidaan syöttää SIS:ään. b) Sirene-toimisto aloittaa menettelyn ilmoituksen SIS:ään syöttämiseksi asianmukaisen ilmoitusluokan mukaisesti. (1) Neuvoston päätös, 2003/19/EY, tehty 14 päivänä lokakuuta 2002, 14 päivänä kesäkuuta 1985 tehdyn Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyllä yleissopimuksella perustetun toimeenpanevan komitean hyväksymän Sirene-käsikirjan tiettyjen osien luokituksen kuoamisesta (EYVL L 8, 14.1.2003, s. 34). (2) Itävallan Sirene-toimistoa lukuun ottamatta.