KERTOMUS Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiön) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta varainhoitovuoden 1995 osalta (97/C 81/02)

(Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksen 188 c artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla esitetyt huomautukset)

SISÄLLYS

Kohta Sivu

EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 1995 . 1-4 19

TARKASTUKSEN PERUSTEELLA TEHDYT HUOMAUTUKSET . 5-27 19

JOHDANTO . 5-7 19

Taustaa . 5 19

Tarkastuksen ala . 6 19

Rahoitusta koskevat tiedot . 7 19

Aikaisempien huomautusten seuranta . 8-14 19

Tehtävien erottaminen . 8 19

Ennakkomaksujärjestelmä . 9 19

Määrärahojen siirrot eri osastojen välillä . 10 20

Virkamatkoista aiheutuneet menot . 11 20

Kassasaldo . 12 20

Rahoitus- ja vaihto-omaisuus . 13 20

Säätiön maan omistus . 14 20

Talousarvion toteuttaminen ja tulostili . 15-22 20

Määrärahojen siirrot . 15-16 20

Määrärahojen siirrot edelliseltä vuodelta ja peruuntuneet määrärahat . 17 20

Tulot . 18 20

Menot . 19-22 20

Loppupäätelmät . 23-27 21

LIITTEET 1-3 . 22

TAULUKKO 1 . 24

Säätiön vastaus . 25

EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 1995

1. Tämä kertomus on osoitettu neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75 (EYVL N:o L 139, 30.5.1975, s. 1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1947/93 (EYVL N:o L 181, 23.7.1993, s. 13) 4 artiklalla, 16 artiklan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilit 31.12.1995 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (EYVL N:o L 164, 24.6.1976, s. 16) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 (EYVL N:o L 181, 23.7.1993 s. 26) 16 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttaminen oli hallintoneuvoston vastuulla. Tähän vastuuseen kuului tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (EYVL N:o L 164, 24.6.1976, s. 16) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 (EYVL N:o L 181, 23.7.1993 s. 26) 52, 54 ja 55 artikloissa annettujen varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklassa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin tarkastaa nämä tilit.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön, ja suoritti näin ollen sellaisia tilitietojen tarkastuksia ja muita menettelyjä, jotka se näissä oloissa katsoi tarpeellisiksi.

4. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että 31. joulukuuta 1995 päättyneen varainhoitovuoden tilit ovat luotettavia ja tilien perustana olevat toimet ovat kokonaisuudessaan laillisia ja asianmukaisia.

TARKASTUKSEN PERUSTEELLA TEHDYT HUOMAUTUKSET

Johdanto

Taustaa

5. Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö (Dublinin säätiö) on Euroopan yhteisön erillisvirasto, joka perustettiin neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1365/75 (1). Sen tehtävänä on edistää "parempien elin- ja työolojen suunnittelua ja luomista toimilla, joilla on tarkoitus kehittää ja levittää tätä kehitystä tukevaa tietämystä". Dublinin säätiö aloitti toimintansa vuonna 1976.

Tarkastuksen ala

6. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Dublinin säätiön tilit ja varainhoidon varainhoitovuoden 1995 osalta asianomaisten asetusten säännösten mukaisesti (2).

Rahoitusta koskevat tiedot

7. Käytettävissä olevat määrärahat varainhoitovuodelle 1995 olivat 12,5 miljoonaa ecua. Tehdyt maksusitoumukset johtivat 9,3 miljoonan ecun maksuihin ja 3 miljoonan ecun siirtoihin varainhoitovuodelle 1996. Määrärahoista peruuntui 0,2 miljoonaa ecua. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirtyneet määrärahat johtivat 1,9 miljoonan ecun maksuihin; näistä määrärahoista peruuntui 0,2 miljoonaa ecua. Tämän kertomuksen liitteessä 3 on osastokohtainen analyysi vuoden 1995 määrärahojen samoin kuin varainhoitovuodelta 1994 siirrettyjen määrärahojen käytöstä.

Aikaisempien huomautusten seuranta

Tehtävien erottaminen

8. Tilintarkastustuomioistuin toistaa jo aikaisempina vuosina tekemänsä huomautuksen tulojen ja menojen hyväksyjän ja tilinpitäjän tehtävien riittämättömästä erottamisesta. Tämä on vastoin neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 15 artiklassa esitettyä perusperiaatetta, jonka mukaan "sama henkilö ei voi olla sekä tulojen ja menojen hyväksyjä että tilinpitäjä" ja että "tulojen ja menojen hyväksyjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän tehtäviä ei saa yhdistää".

Ennakkomaksujärjestelmä

9. Suuri osuus (59 % vuonna 1995, lukuun ottamatta palkkoja) maksuista suoritetaan edelleen ennen varainhoidon valvojan hyväksyntää. Ennakkomaksujärjestelmän käytön laajuus on vastoin varainhoitoa koskevien säännösten perusajatusta. Olisi suositeltavampaa rajoittaa ennakkomaksujärjestelmän käyttöä siten, että siihen turvauduttaisiin ainoastaan juoksevissa tai pienissä menoissa, joissa säännönvastaisuuksien riski on suhteellisen vähäinen. Säätiön olisi laadittava varainhoidon valvojaa kuultuaan kirjallinen määritelmä juoksevista ja pienistä menoista.

Määrärahojen siirrot eri osastojen välillä

10. Säätiö teki määrärahojen siirtoja osastojen välillä edelleen vuonna 1995 (ks. kohta 16). Tämä on vastoin neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1949/93, 21 artiklaa.

Virkamatkoista aiheutuneet menot

11. Tilintarkastustuomioistuin toteaa, että huolimatta säätiön myönteisestä vastauksesta viimevuotisia huomautuksia ei ole otettu huomioon. Vuonna 1995 Brysseliin tehtyjen virkamatkojen tarkastelussa paljastui, että useissa tapauksissa tilintarkastustuomioistuimelle toimitettiin riittämättömästi tai ei lainkaan asiakirja-aineistoa sen osoittamiseksi, että kaikki tällaiset matkat olivat tarpeellisia ja että muita yhteydenpitotapoja oli harkittu.

Kassasaldo

12. Tilintarkastustuomioistuin toteaa, että viime vuoden kertomuksessa esitetty huomautus on otettu huomioon, sillä säätiön hallussa vuoden lopussa olleet kassavarat vastasivat sen tarpeita seuraavalle vuosineljännekselle.

Rahoitus- ja vaihto-omaisuus

13. Säätiö on lopultakin perinyt kaksi vuoden 1994 kertomuksessa mainittua erää, yhteensä 32 216 ecua, jotka olivat olleet säätiön saatavia useita vuosia.

Säätiön maan omistus

14. Kysymys maan, jolla säätiön toimitilat sijaitsevat, omistusoikeudesta on edelleen ratkaisematta. Säätiötä edustavat lakimiehet tutkivat kuitenkin Irlannin hallituksen ehdotusta pitkäaikaisen vuokrasopimuksen myöntämisestä säätiölle.

Talousarvion toteuttaminen ja tulostili

Määrärahojen siirrot

15. Vuonna 1995 suoritettujen eri budjettikohtien välisten määrärahasiirtojen arvo oli 1 494 000 ecua (11,9 % talousarvioon otetuista määrärahoista), kun se vuonna 1994 oli 756 000 ecua (6,5 %).

16. Osastosta 1 (henkilöstömenot) osastoon 3 (toimintamenot) tehtyjen 500 000 ecun siirtojen ansiosta säätiö voi siirtää eteenpäin määrärahoja, jotka muutoin olisi pitänyt peruuttaa neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 6 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Kuten kohdassa 10 todetaan, kyseiset määrärahojen siirrot osastojen välillä eivät tilintarkastustuomioistuimen käsityksen mukaan ole varainhoitoasetuksen mukaisia.

Määrärahojen siirrot edelliseltä vuodelta ja peruuntuneet määrärahat

17. Liitteestä 3 käy ilmi, että maksuaste kokonaisuudessaan on 75 prosenttia mutta vain 54 prosenttia osaston 3 "toimintamenot" osalta. Taulukossa 1 esitetään määrärahojen siirrot vuoden 1995 talousarviosta osastoittain ja niiden myöhempi käyttö vuonna 1996. Osaston 3 siirrot olivat 45 prosenttia alkuperäisistä määrärahoista. Vuoden 1996 maaliskuun loppuun mennessä vain 20 prosenttia siirretyistä määrärahoista oli käytetty.

Tulot

18. EU:n tuki säätiölle vuonna 1995 oli 12,5 miljoonaa ecua. Tosiasiallisesti pyydetty ja saatu määrä oli 2,5 miljoonaa ecua 26.4.1995, 2 miljoonaa ecua 14.6.1995, 4,3 miljoonaa ecua 12.10.1995 ja 1,3 miljoonaa ecua 31.12.1995. Koko määrä yhteensä oli 10,1 miljoonaa ecua. Loput 2,4 miljoonaa ecua ylittivät kassavarojen tarpeen, eikä niitä pyydetty komissiolta, mikä oli tilintarkastustuomioistuimen viimevuotisen suosituksen mukaista. Kuten edellisinä vuosina tämä rahoitustapa ei ole neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1949/93, 26 artiklan mukainen. Kyseisen artiklan mukaan maksut on suoritettava kunkin vuosineljänneksen viidenteentoista päivään mennessä.

Menot

19. Kesäkuun 1 päivänä 1976 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 muuttamisesta 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 63 artiklassa säädetään, että yli 12 000 ecun sopimukset on tehtävä kilpailukutsun esittämisen jälkeen. Seuraavat poikkeukset havaittiin:

- 533 072 ecun sopimus eurooppalaisen tutkimuksen tekemiseksi työoloista tehtiin suoraan ilman hintakilpailua tai tarjouspyyntöä.

- 26:sta tarkastukseen valitusta sopimuksesta kuusi oli tehty suoraan 1 päivänä kesäkuuta 1976 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76, sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1949/93, 46 artiklan nojalla; kolmessa tapauksessa (yksi koski tietokoneiden toimitusta, toiset tutkimussopimuksia) 46 artiklaa sovellettiin tarjouskilpailumenettelyn välttämiseksi.

20. Tarkastuksessa löytyi kaksi tapausta, joissa menoista oli laskutettu jo ennen maksusitoumuksen tekemistä. Yhdessä tapauksessa säätiön ja sopimuspuolen välinen puitesopimus tuli voimaan vasta 1. tammikuuta 1995, mutta vuonna 1995 tehtyyn maksusitoumukseen sisällytettiin laskuja, jotka liittyivät vuoden 1994 marras- ja joulukuuhun.

21. Kymmenen tutkimussopimuksen otoksessa viisi lopullisista kertomuksista saatiin kuukausia sopimuksessa asetetun määräajan jälkeen. Johdon tulisi harkita, onko säätiön menettelyjä viivästyneiden kertomusten seurannassa tarkistettava.

22. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tarkastuksessaan seuraavat tapaukset, joissa asiakirjoja oli muutettu korjauslakalla:

- Varainhoidon valvojalle faksilla lähetetyn 45 365 DM:n (23 817 ecua) laskun päivämäärä oli poistettu korjauslakalla ja muutettu käsin 17. päivästä tammikuuta 1995 aikaisemmaksi eli 17. päiväksi joulukuuta 1994. Varainhoidon valvoja antoi hyväksyntänsä tämän faksin perusteella, ja päivämäärän muutoksen seurauksena meno kirjattiin vuoden 1994 siirtoihin vuoden 1995 määrärahojen sijasta.

- Perintämääräyksen summa poistettiin korjauslakalla ja muutettiin käsin 1 680,16 ecusta 4 741,97 ecuun. On epäselvää, kumman määrän varainhoidon valvoja hyväksyi.

Loppupäätelmät

23. Tilinpitäjän ja tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviä ei ole riittävästi erotettu toisistaan. Katso kohta 8.

24. Ennakkomaksujärjestelmän laajamittainen käyttö ei ole varainhoitoa koskevien säännösten mukaista. Katso kohta 9.

25. Säätiö on edelleen tehnyt määrärahojen siirtoja osastojen välillä vastoin varainhoitoa koskevia säännöksiä. Katso kohta 10.

26. Tilintarkastustuomioistuimelle toimitettiin riittämättömästi tai ei lainkaan Brysseliin tehtyjä virkamatkoja koskevaa asiakirja-aineistoa, joka olisi osoittanut matkojen tarpeellisuuden. Asia vaatii toimenpiteitä pikaisesti.

27. Tarkastettujen maksujen otoksesta havaittiin, että sopimusten hallinnossa esiintyi ongelmia ja että keskeisiä asiakirjoja oli epäasianmukaisesti muutettu. Katso kohdat 19-22.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 7. marraskuuta 1996 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) Neuvoston asetus (ETY) N:o 1365/75, annettu 26 päivänä toukokuuta 1975, julkaistu 30 päivänä toukokuuta 1975 (EYVL N:o L 139).

(2) Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön luomisesta 26 päivänä toukokuuta 1975 annettu ja 30 päivänä toukokuuta 1975 julkaistu neuvoston asetus (ETY) N:o 1365/75 (EYVL N:o L 139), sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla ja 23 päivänä heinäkuuta 1993 julkaistulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93 (EYVL N:o L 181).

Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön varainhoitoa koskevista määräyksistä 1 päivänä kesäkuuta 1976 annettu ja 24 päivänä kesäkuuta 1976 julkaistu neuvoston asetus (ETY) N:o 1417/76 (EYVL N:o L 164), sellaisena kuin se on muutettuna 30 päivänä kesäkuuta 1993 annetulla ja 23 päivänä heinäkuuta 1993 julkaistulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1949/93 (EYVL N:o L 181).

LIITE 1

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

LIITE 2

>TAULUKON PAIKKA>

LIITE 3

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

SÄÄTIÖN VASTAUS

8. Säätiö ottanut käyttöön joukon toimenpiteitä, jotka erottavat toisistaan menojen hyväksyjän sekä kirjanpitäjän tehtävät. Tuomioistuin on aiemmassa kertomuksessa hyväksynyt nämä aloitteet.

Ainoa jäljelle jäänyt ongelma on se käytäntö, jolla menojen hyväksyjä kirjaa menot nykyisessä integroidussa tilijärjestelmässä Tämä ongelma tullaan ratkaisemaan säätiön hankkiessa uuden kirjanpitojärjestelmän.

Vuoden 1995 neuvottelujen jälkeen säätiö osallistui vuonna 1996 muiden EU:n virastojen kanssa yhteiseen tarjouskilpailumenettelyyn kirjanpitojärjestelmän hankkimiseksi. Menettelyn tulos oli kuitenkin se, että kukaan tarjoajista ei täysin täyttänyt virastojen vaatimuksia. Intensiivisten komissioon tapahtuneiden yhteydenottojen jälkeen odotetaan nyt, että komissiosta voidaan hankkia sopiva kirjanpitojärjestelmä vuoden 1997 aikana, joka on viimeaikaisen virastojen tekniset ja oikeudelliset vaatimukset huomioon ottavan tällaista järjestelmää koskevan työn loppuunsaattamisen tulos.

9. Säätiö on ottanut yhteyttä komissioon ongelman ratkaisemiseksi. Säätiölle on nyt ilmoitettu, että tästä kysymyksestä tullaan keskustelemaan komission ja Euroopan parlamentin välillä käytössä olevan virastojen varainhoitosääntöjä koskevan vuoropuhelun puitteissa.

10. Tilintarkastustuomioistuimen viimeisimmän raportin jälkeen säätiö pyysi komissiota selventämään säätiön varainhoitosäätöjä suhteessa kyseessä oleviin määrärahojen siirtoihin. DG XIX:n pääjohtaja ilmoitti tällöin säätiölle, että määrärahojen siirrot olivat säätiön varainhoitosäännön mukaisia (ks. myös kappale 16).

11. Menojen hyväksyjä dokumentoi ja hyväksyy kaikki säätiön virkamatkat. Hän on tyydytyksekseen todennut, että ne ovat oikeutettuja säätiön työohjelman ja hallinnollisten tarpeiden mukaisina. Lisäksi on saatavissa työjärjestyksiä, aikatauluja, osanottajalistoja, pöytäkirjoja ja seurantatoimia koskevia asiakirjoja tai tarvittaessa kokousten matkakertomuksia. Säätiö tulee tarkistamaan menettelyjään virkamatkojen välttämättömän dokumentoinnin tallentamisessa ja jäljittämisessä.

Viraston perustamissääntö edellyttää sen konsultoivan Euroopan unionin instituutioita ja ottavan työmarkkinaosapuolet mukaan toimintaansa. Vaihto Euroopan unionin toimielinten kanssa Brysselissä onkin tehostunut viime vuosina huolimatta siitä, että virkamatkat Brysseliin eivät ole lisääntyneet vastaavasti. Mitään virkamatkoja ei tehdä silloin kun voidaan käyttää muita yhteydenpitovälineitä. Puhelinta, internettiä, sähköpostia ja muita sähköisiä välineitä on käytetty enimmäismäärä. Vuoden 1995 marraskuussa aloitettiin videokokousta koskeva koehanke ja sitä varten otetaan käyttöön tilat varojen salliessa. Tietokonekokouksia koskevia kokeiluja on myös tehty.

14. Irlannin viranomaisilta saadun ehdotusta koskevan vastauksen jälkeen asianajajat ovat parhaillaan valmistelemassa tarkistettua vuokrasopimusta.

16. Kuten yllä olevassa kappaleessa 10 on todettu, komissio on saattanut säätiön tiedoksi, että kyseessä olevat määrärahojen siirrot ovat täysin varainhoitoasetuksen mukaisia. Ne sallivat säätiön käyttää tehokkaimmalla tavalla budjettiviranomaisen sille osoittamia määrärahoja. Säätiö arvostaa kuitenkin tilintarkastustuomioistuimen ja parlamentin näkökantoja sekä pyrkii välttämään tällaisia siirtoja.

17. Siirrettyjen määrärahojen käyttöastetta määrää näihin siirtoihin liittyvien sopimusten luonne. Nämä sopimukset liittyivät olennaisesti tutkimuksiin, joiden loppuunsaattamiseen varattu aika oli enemmän kuin 12 kuukautta.

18. Säätiö tulee jälleen muistuttamaan komissiota vaatimuksesta suorittaa tuen maksatus kunkin neljännesvuoden 15 päivänä.

19. Eurooppalaisen työoloja koskevan kyselytutkimuksen kyseessä ollen asianomaiset tiedot osoittavat, että tämä sopimus tehtiin "Eurobaromètre Standard" -puitesopimuksen piirissä avoimen tarjouskilpailun jälkeen Euroopan komission ja INRA:n (Eurooppa) välillä.

Sopimusten suora tekeminen oli täysin viraston varainhoitoasetuksen 46 artiklan mukainen, joka luo perustan tälle menettelylle ja asettaa yksityiskohtaiset kriteerit, jotka tässä suhteessa tulee täyttää. Kriteerit ovat liitteenä.

Tietokoneiden toimittamisen suhteen sovellettiin 46 artiklan d kohtaa erityisten monikielisten vaatimusten vuoksi ja sen vuoksi, että säätiössä käytettiin Word Perfect 5.1 Dos -versiota (komission tietotekniikkaosaston suositusten mukaan). Vain yhdellä toimittajalla oli vaadittu ohjelmisto ja erityiset monikieliset näppäimistöt sekä kyky tarjota paikallista tukea.

Muut kaksi sopimusta liittyvät turkimusehdotuksiin. Säätiön hallintoneuvosto hyväksyi kokouksessaan 25. maaliskuuta 1994 uusien menettelyjen käyttöönoton, joiden tuli olla täysin toiminnassa vuonna 1995 virallisessa lehdessä julkaistuihin kiinnostuksen ilmaisupyyntöihin ja tarjouskilpailuihin perustuvien sopimusten tekemiseen. Kyseessä olevat molemmat sopimustyypit otettiin käyttöön hallintoneuvoston määräämän ylimenovaiheen aikana.

20. Säätö toimii hajasijoitettuna maksumääräysjärjestelmänä. Kysymyksessä olevat kaksi lähetyslaskua liittyivät osaan maksumääräyksiä, jotka oli annettu sellaisen toiminnallisen yksikön toimesta, jonka maksumääräysten kokonaismäärä ylitti myönnetyt määrärahat. Asian uusiutumisen välttämiseksi suoritetaan tarvittavat toimenpiteet. Uuden kirjanpitojärjestelmän toimittaminen tarjonnee toimintojen kontrollin automaattisen käyttöönoton.

21. Tutkimussopimusten käyttöönoton seuranta suoritetaan kuukausittain ohjelman hallintokokouksessa; seurantamenettelyä ei tarkisteta.

22. Määräys annettiin kyseessä olevalle palvellulle 11. lokakuuta 1994. Lähetyslaskun päivämäärän muuttamisella ei sinänsä ollut mitään merkitystä tilinsiirtojen suhteen. Tästä huolimatta kyseessä olevaa virkamiestä on nuhdeltu.

Välttämättömät asiakirjojen käsin tehdyt korjaukset allekirjoitetaan ja päivitetään tulvaisuudessa. Uuden kirjanpitojärjestelmän toimittaminen ratkaisee tämänkaltaisen ongelman.

23. Ks. vastaus kappaleessa 8.

24. Ks. vastaus kappaleessa 9.

25. Ks. vastaus kappaleessa 10.

26. Ks. vastaus kappaleessa 11.

27. Ks. vastaus kappaleessa 19-22.