Alueiden komitean päätös N:o 64/2003, tehty 11 päivänä helmikuuta 2003, yleisön oikeudesta tutustua alueiden komitean asiakirjoihin



Virallinen lehti nro L 160 , 28/06/2003 s. 0096 - 0099



Alueiden komitean päätös N:o 64/2003, tehty 11 päivänä helmikuuta 2003, yleisön oikeudesta tutustua alueiden komitean asiakirjoihin ALUEIDEN KOMITEAN TYÖVALIOKUNTA, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 255 artiklan 2 ja 3 kohdan, ottaa huomioon Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001(1), ottaa huomioon alueiden komitean työjärjestyksen ja erityisesti sen 35 artiklan, sekä katsoo, että Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio kehottavat asetusta (EY) N:o 1049/2001 koskevassa yhteisessä julistuksessaan muita toimielimiä hyväksymään asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi sisäisiä sääntöjä, joissa otetaan huomioon mainitussa asetuksessa määritellyt periaatteet ja rajoitukset(2), ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Soveltamisala Jokaisella unionin kansalaisella sekä jokaisella luonnollisella henkilöllä, joka asuu jossain jäsenvaltiossa, sekä jokaisella oikeushenkilöllä, jolla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua alueiden komitean asiakirjoihin asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten sekä tämän päätöksen erityissäännösten mukaisesti. 2 artikla Alueiden komitean julkinen asiakirjarekisteri 1. Perustetaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklan mukaisesti alueiden komitean sisäinen asiakirjarekisteri. 2. Asiakirjarekisteri sisältää viittaukset alueiden komitean laatimiin tai sen vastaanottamiin asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 ensimmäisestä soveltamispäivästä alkaen. 3. Asiakirjat julkaistaan alueiden komitean verkkosivustossa ottaen kuitenkin huomioon, mitä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001(3) ja asetuksen (EY) N:o 1049/2001 16 artiklassa on säädetty. 3 artikla Asiakirjojen kirjaaminen 1. Alueiden komitean laatimat asiakirjat kirjataan asiakirjarekisteriin viipymättä. Pääsihteeri hyväksyy sisäiset täytäntöönpanosäännöt, jotta kaikkien alueiden komitean laatimien asiakirjojen kirjaaminen voidaan taata. 2. Kuulemismenettelyn tai alueiden komitean muun toiminnan yhteydessä laaditut asiakirjat kirjataan asiakirjan laatineen elimen tai yksikön vastuulla asiakirjarekisteriin heti niiden esittämisen tai julkaisemisen jälkeen. 3. Muut asiakirjat, jotka kuuluvat alueiden komitean pääsihteeristön hallinnollisten yksikköjen toimivaltaan, kirjataan rekisteriin mahdollisuuksien mukaan, sen jälkeen kun asiakirjan laatinut yksikkö on antanut tähän luvan. 4. Postitusyksikkö toimittaa alueiden komitean asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklassa määritellyltä kolmannelta osapuolelta vastaanottaman asiakirjan asiakirjarekisteriin, johon se rekisteröidään, lukuun ottamatta edellä mainitun asetuksen 9 artiklan mukaista arkaluonteista asiakirjaa, johon sovelletaan mainitussa artiklassa asetettuja rajoituksia. 4 artikla Suoraan saatavilla olevat asiakirjat 1. Kansalaisten on voitava tutustua alueiden komitean kuulemismenettelyssä laatimiin tai sen vastaanottamiin asiakirjoihin niiden sähköisessä muodossa siltä osin kuin mahdollista, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklan mukaisten rajoitusten soveltamista. 2. Alueiden komitea asettaa kaikki kuulemismenettelyyn liittyvät asiakirjat rekisteriin, jonka välityksellä kaikki asiakirjat ovat suoraan kansalaisten saatavilla. 3. Alueiden komitea asettaa tämän rekisterin sähköisessä muodossa verkkosivustoonsa sekä huolehtii on line -palvelusta kansalaisille asiakirjaan tutustumista koskevan hakemuksen jättämistä varten. 4. Muut asiakirjat ja erityisesti poliittisluonteiset tai strategiset asiakirjat asetetaan mahdollisuuksien mukaan suoraan saataville. 5 artikla Pyydettäessä saatavilla olevat asiakirjat 1. Alueiden komitean muussa kuin kuulemismenettelyssä laatimat tai vastaanottamat asiakirjat ovat mahdollisuuksien mukaan suoraan kansalaisten saatavilla asiakirjarekisterissä, sanotun kuitenkaan vaikuttamatta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklan mukaisten rajoitusten soveltamiseen. 2. Mikäli asiakirjarekisteriin rekisteröidyn asiakirjan teksti ei ole suoraan kokonaisuudessaan saatavilla joko sen vuoksi, ettei asiakirjaa ole saatavilla sähköisessä muodossa tai että siihen sovelletaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 ja 9 artiklan mukaisia rajoituksia, hakija voi tehdä hakemuksen asiakirjaan tutustumisesta kirjallisesti verkkosivustossa olevaa sähköistä lomaketta käyttäen. Alueiden komitea voi antaa asiakirjan hakijan tutustuttavaksi tai hylätä hakemuksen, jolloin se esittää kirjallisesti perustelut hakemuksen hylkäämisestä osittain tai kokonaan. 6 artikla Alkuperäinen hakemus a) Alkuperäisen hakemuksen esittäminen 1. Hakemus saada tutustua asiakirjaan on esitettävä kirjallisesti (postitse, telekopiolla tai sähköpostilla) jollain EY:n perustamissopimuksen 314 artiklassa tarkoitetuista kielistä alueiden komitean pääsihteerille tai alueiden komitean verkkosivustoilla olevaan osoitteeseen. 2. Hakemus on esitettävä riittävän täsmällisesti ja siinä on esitettävä seikkoja, joiden perusteella pyydettävä asiakirja tai pyydettävät asiakirjat voidaan tunnistaa. Hakijan on myös ilmoitettava nimensä ja osoitteensa. 3. Mikäli hakemus ei ole riittävän täsmällinen, alueiden komitea pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tältä osin; tässä tapauksessa määräaika vastauksen antamiselle alkaa kulua vasta siitä ajankohdasta, kun hakemusta on täsmennetty. 4. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta. b) Alkuperäisen hakemuksen käsitteleminen 1. Postitusyksikkö toimittaa hakemuksen saada tutustua alueiden komitealla olevaan asiakirjaan hakemuksen kirjaamispäivänä rekisterin ylläpidosta vastaavalle yksikölle, joka lähettää vastaanottoilmoituksen, laatii vastauksen ja toimittaa asiakirjan asetetussa määräajassa. 2. Pyynnön koskiessa alueiden komitean laatimaa asiakirjaa, johon sovelletaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklaa, rekisterin ylläpidosta vastaava yksikkö kääntyy asiakirjan laatineen yksikön tai elimen puoleen, joka tekee ehdotuksen hakemuksen käsittelyä koskevista jatkotoimenpiteistä viiden työpäivän kuluessa. 3. Kyseen ollessa kolmannelta osapuolelta vastaanotetusta asiakirjasta, jonka osalta on epävarmaa, voidaanko se antaa hakijan tutustuttavaksi, alueiden komitea kuulee kolmatta ja asettaa tälle viiden työpäivän määräajan kannanottonsa esittämiseksi, jotta alueiden komitea voi arvioida, onko asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 tai 9 artiklassa säädettyjä poikkeuksia sovellettava. 4. Kun alueiden komitealle esitetty hakemus koskee asiakirjaa, jota asiakirjan laatinut toimielin ei ole vielä julkaissut, alueiden komitea asettaa asiakirjasta vastaavalle toimielimelle viiden työpäivän määräajan, jotta kyseessä oleva toimielin voi esittää kantansa siihen, voidaanko asiakirja antaa hakijan tutustuttavaksi. 5. Mikäli vastausta ei ole annettu viiden työpäivän määräajassa, alueiden komitea jatkaa menettelyä. c) Määräaika vastauksen antamiselle 1. Rekisterin ylläpidosta vastaava yksikkö päättää viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja toimittaa sen hakijalle tässä määräajassa. 2. Mikäli alueiden komitea ei voi antaa asiakirjaa tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle kirjallisesti perustelut, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta tehdä uudistettu hakemus. 3. Tässä tapauksessa hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen viidentoista työpäivän kuluessa vastauksen vastaanottamisesta. 4. Poikkeuksellisesti silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, tämän artiklan 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti. 5. Jos alueiden komitea ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen. 6. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklassa säädetty viidentoista työpäivän määräaika alkaa alkuperäisen hakemuksen kirjaamisesta. d) Toimivaltainen viranomainen 1. Asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemuksien käsittelyn valvonnasta vastaava yksikön päällikkö käsittelee alkuperäisen hakemuksen. 2. Asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemuksien käsittelyn valvonnasta vastaava yksikön päällikkö lähettää hakijalle vastauksen alkuperäisen hakemuksen hyväksymisestä. 3. Pääsihteeri päättää asiakirjan laatineen yksikön tai elimen ehdotuksen perusteella alkuperäisen hakemuksen hylkäämisestä ja perustelee hylkäämispäätöksen. 4. Pääsihteeri voi saattaa asian oikeudellisen yksikön ja/tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 7 artikla Uudistettu hakemus a) Uudistetun hakemuksen esittäminen 1. Uudistettu hakemus osoitetaan alueiden komitealle kirjallisesti viidentoista työpäivän kuluessa joko siitä ajankohdasta, jolloin hakija vastaanotti päätöksen, jolla hakemus saada tutustua asiakirjaan hylättiin kokonaan tai osittain, taikka mikäli alkuperäiseen hakemukseen ei ole vastattu. 2. Uudistettu hakemus on tehtävä alkuperäistä hakemusta koskevia muodollisia vaatimuksia noudattaen. b) Hakemuksen käsittely ja määräaika vastauksen antamiselle 1. Uudistetut hakemukset käsitellään tämän päätöksen 6 artiklan b kohdassa esitettyjen menettelysääntöjen mukaisesti. 2. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta alueiden komitea joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain. 3. Poikkeuksellisesti silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, edellisessä kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti. c) Toimivaltainen viranomainen 1. Alueiden komitean puheenjohtaja vastaa uudistettuun hakemukseen. 2. Puheenjohtaja saattaa asian oikeudellisen yksikön ja/tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jonka on annettava lausuntonsa kolmen työpäivän kuluessa. 8 artikla Uudistettua hakemusta koskevat oikeussuojakeinot 1. Mikäli alueiden komitea kieltäytyy antamasta asiakirjaa kokonaan tai osittain tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista, toisin sanoen mahdollisuudesta nostaa asiasta kanne tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti. 2. Jos alueiden komitea ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hylätyksi, ja hakija voi nostaa kanteen tai kannella edellisessä kohdassa esitetyn mukaisesti. 9 artikla Asiakirjojen toimittaminen ja vastauksen antamiseen liittyvät kulut a) Asiakirjojen toimittaminen 1. Asiakirjat toimitetaan hakijalle paperijäljennöksenä tai sähköisessä muodossa ja hakijan toivomukset tältä osin otetaan täysimääräisesti huomioon. 2. Jos alueiden komitea tai jokin toinen elin on jo luovuttanut asiakirjan ja se on helposti saatavilla, alueiden komitea voi helpottaa tutustumista pyydettyyn asiakirjaan tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan. b) Vastauksen antamiseen liittyvät kulut 1. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Korvaus ei kuitenkaan saa ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. 2. Asiakirjoihin tutustuminen toimielimen tiloissa, alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä on maksutonta. c) Hakemus, joka koskee suuren sivumäärän sisältäviä asiakirjoja 1. Enemmän kuin kaksikymmentä A4-sivua sisältävien asiakirjojen toimittamisesta peritään 10 euroa ja lisäksi 0,030 euroa sivulta. 2. Pääsihteeri voi tarkistaa perittävän määrän. 3. Pääsihteeri päättää muista toimitustavoista aiheutuvista kuluista, kuitenkin niin, ettei toimenpiteen todellisia kustannuksia ylitetä. 4. Erittäin pitkiä asiakirjoja tai useita asiakirjoja koskevien toistuvien ja perättäisten hakemusten osalta alueiden komitea voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti sopivan ratkaisun löytämiseksi. 5. Tämä päätös ei koske julkaistuja asiakirjoja, joihin sovelletaan erityistä hintajärjestelyä. d) Kääntämisestä aiheutuvat kulut Mikäli hakija pyytää asiakirjan kääntämistä jollekin muulle kuin saatavissa olevalle kielelle, pyyntöön sovelletaan free lance -käännöksistä maksettavia palkkioita alueiden komiteassa. 10 artikla Loppusäännös Tällä päätöksellä kumotaan yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin 17. syyskuuta 1997 tehty alueiden komitean työvaliokunnan päätös N:o 165/1997. 11 artikla Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan sinä päivänä, kun se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Päätöstä asiakirjarekisterin perustamisesta sovelletaan 1. kesäkuuta 2003 alkaen. Pääsihteeri vastaa päätöksen täytäntöönpanosta. Tehty Brysselissä 11 päivänä helmikuuta 2003. Alueiden komitean työvaliokunnan puolesta Puheenjohtaja Albert Bore (1) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43. (2) EYVL L 173, 27.6.2001, s. 5. (3) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.