Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0059 - 0064



Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (2000/C 373/10) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94110 artiklan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94(3) 112 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET YHTEISÖN KASVILAJIKEVIRASTON TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen 5. Kasvilajikeviraston varainhoitovuoden 1999 lopullisista määrärahoista, joiden määrä oli 8,2 miljoonaa euroa, käytettiin varainhoitovuoden aikana 3,7 miljoonaa euroa (45 prosenttia); 3,1 miljoonaa euroa (38 prosenttia) siirtyi automaattisesti varainhoitovuoteen 2000 ja 1,4 miljoonaa euroa (17 prosenttia) peruuntui 31. joulukuuta 1999. 6. Pääosa varainhoitovuoden menoista muodostui henkilöstömenoista (2,5 miljoonaa euroa) ja hallintomenoista (0,5 miljoonaa euroa), kun taas seuraavaan varainhoitovuoteen siirtyneiden varojen kohdalla on lähinnä kyse viraston tulevan toimipaikan kunnostamiseen osoitetuista varoista (1,4 miljoonaa euroa) ja niihin teknisiin tutkimuksiin liittyvistä kuluista, jotka on vielä toteutettava yhteisön kasvinjalostusoikeuden kohteena olevien lajikkeiden osalta (1,3 miljoonaa euroa). 7. Varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 automaattisesti siirtyneet määrärahat eli 1,6 miljoonaa euroa käytettiin talousarvion osastoissa I ja II (henkilöstö- ja hallintomenot) lähes kokonaan. Huomattava määrä siirtyneitä toimintamäärärahoja (0,6 miljoonaa euroa yhteensä 1,3 miljoonasta eurosta) sitä vastoin peruuntui 31. joulukuuta 1999 epäasianmukaisten varainhoitoa koskevien säännösten vuoksi (ks. kohdat 11-12). Kirjanpitojärjestelmät 8. Usealle hajautetulle erillisvirastolle yhteinen Sincom 2 -järjestelmä (SI2) otettiin käyttöön vasta 1. tammikuuta 2000, ja näin ollen kasvilajikeviraston talousarviokirjanpito hoidettiin 31. joulukuuta 1999 asti taulukkolaskentaohjelman ja yleinen kirjanpito kaupallisen kirjanpito-ohjelman avulla. Koska näiden kahden eri välineen käyttöön liittyy virheiden ja epäyhdenmukaisten tietojen riski, tilintarkastustuomioistuin esittää asiasta aiemmin esittämänsä huomautukset toistamiseen(4); huomautuksiin on aihetta varsinkin siksi, että virasto ei vastoin varainhoitoasetuksensa soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen 123 artiklan 4 kohtaa vielä täsmäytä kirjauksiaan kuukausittain. Varainhoitoa koskevat säännökset Maksuja koskevat säännökset 9. Maksuja koskevien säännösten(5) mukaan ensimmäiseen kasvukauteen liittyvä tutkimusmaksu erääntyy maksettavaksi vasta kuukauden kuluttua tutkimusten alkamisesta. Virasto ei siksi voi olla varma, että se saa todella maksun tutkimuskeskuksilta tilatuista tutkimuksista. Hakemusten käsittelymenettelyn järkeistämiseksi viraston säännöksiä olisi muutettava siten, että tutkimusmaksun periminen etukäteen olisi mahdollista. Alv:n kirjaaminen 10. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen säädetty(6), että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa kasvilajikevirastoa ottamaan tämän uuden kirjaustavan osaksi omaa säännöstöään. Useita varainhoitovuosia kattavat rahoitussitoumukset 11. Kun otetaan huomioon tiettyjen teknisten tutkimusten vaatima aika (jopa neljä vuotta), sellaisia viraston tiettynä varainhoitovuonna pyytämiä tutkimuksia tai selvityksiä, joista on tehty menositoumus samana varainhoitovuonna, ei saada päätökseen eikä laskuteta varainhoitovuoden n + 131. joulukuuta mennessä. Tuona ajankohtana kyseiseen tarkoitukseen siirretyt määrärahat pakostakin peruuntuvat. On näin ollen tehtävä uusi rahoitussitoumus varainhoitovuoden n + 2 talousarvion määrärahoista, jotta viraston aiemmin tekemät oikeudelliset sitoumukset saataisiin katettua. 12. Mainittu tilanne, jota käsitellään myös viraston hallintoa koskevassa kertomuksessa, kärjistyy joka vuosi. Siitä on seurauksena muun muassa, että tilinpäätöksessä ilmoitetaan viraston kirjatut maksusitoumukset (31. joulukuuta 1999) yhteensä 0,5 miljoonaa euroa liian pieniksi (31. joulukuuta 1998 vastaava määrä oli 0,2 miljoonaa euroa). Viraston olisi muutettava varainhoitoasetustaan, jotta se voisi paremmin ottaa huomioon toimintaansa säätelevät tekijät ja parantaa tiliensä avoimuutta. Viraston uuden toimipaikan kunnostamistyöt 13. Alustavien arvioiden mukaan viraston oli määrä päästä uuteen toimipaikkaansa vuoden 1999 ensimmäisen puoliskon lopussa, mutta todellisuudessa se sai tilat käyttöönsä vasta lokakuussa 2000. Muuttopäivän siirtyminen myöhemmäksi aiheuttaa yli 100000 euron lisävuokrat. Ranskassa maksettavat perheavustukset 14. Ranskan lainsäädännön mukaan kaikki valtion alueella vakinaisesti asuvat henkilöt, joilla on huollettavana vähintään kaksi lasta, ovat oikeutettuja perhelisiin. Ranskan viranomaiset ovat vahvistaneet kasvilajikevirastolle, että Euroopan yhteisön virkamiehille tulee maksaa ensisijaisesti Ranskan sosiaaliturvajärjestelmän mukaiset täysimääräiset perheavustukset. Kasvilajikeviraston olisi jatkettava pyrkimyksiään kyseisen säännöksen soveltamiseksi ja kasvilajikeviraston talousarviosta maksettavien vastaavien menojen pienentämiseksi. Tutkimuskulujen määrittämisessä tapahtuneet viiveet 15. Virastossa sovellettavaa menettelyä koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen 93 artiklan 1 kohdassa(7) säädetään, että "(...) hallintoneuvoston on ennen 27 päivää huhtikuuta 1997 määriteltävä yhtenäiset menetelmät kulujen laskemiseksi sekä yhtenäiset kulutekijät, joita on sovellettava kaikkiin asianomaisiin tutkintavirastoihin". Virasto aloitti nämä toimet vasta vuoden 1999 viimeisen neljänneksen aikana, ja hallintoneuvoston 28. ja 29. syyskuuta 1999 tekemän päätöksen mukaan ne on määrä saada päätökseen 31. joulukuuta 2000 mennessä eli yli kolme vuotta asetuksessa annetun määräajan päättymisestä(8). Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 27. syyskuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94111 artiklan 2 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 14. huhtikuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 25. huhtikuuta 2000. Tämän kertomuksen lopussa olevissa taulukoissa 1 ja 2 esitetään lyhennetty versio taseista 31. joulukuuta 1998 ja 31. joulukuuta 1999 sekä varainhoitovuosien 1998 ja 1999 tulostileistä. (3) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 28. (4) Kasvilajikeviraston tilinpäätöstä koskevat kertomukset varainhoitovuosilta 1995, 1996 ja 1997 (EYVL C 393, 29.12.1997, s. 52, kohdat 1.5 - 1.6, ja EYVL C 406, 28.12.1998, s. 49, kohta 1.6). (5) Ks. 31 päivänä toukokuuta 1995 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1238/958 artiklan 2 kohta (EYVL L 121, 1.6.1995, s. 31). (6) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98 (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1), 27 artiklan 2 kohdan a alakohta. (7) Komission asetus (EY) N:o 1239/95 (EYVL L 121, 1.6.1995, s. 37). (8) Ks. varainhoitovuotta 1998 koskevan kertomuksen kohta 11 (EYVL C 372, 22.12.1999, s. 57). Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset 8. Kirjanpitojärjestelmät Virasto on joulukuussa 1998 ottanut käyttöön SI2-järjestelmän, joka vastaa komission käyttämää Sincom-järjestelmää. Varainhoitovuoden 1999 kirjanpidossa on käytetty taulukkolaskentaohjelmaa (Excel) ja talousarviokirjanpitojärjestelmää SI2. Yleisessä kirjanpidossa on käytetty Expert M -järjestelmää. Virasto on kehittänyt ja ottanut käyttöön kuukausittain tehtäviä täsmäytyksiä koskevan menettelyn. Tätä menettelyä sovelletaan tästä lähtien säännöllisesti. 9. Maksuja koskevat säännökset Ehdotettu muutos on jo voimassa komission 11. helmikuuta 2000 voimaan tulleen asetuksen (EY) N:o 329/2000 mukaisesti. 10. Alv:n kirjaaminen Virasto on ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin yhteisön alv:stä koituvien menojen ja palautusten kirjausta koskevien uusien säännösten viemiseksi omaan varainhoitoasetukseen. Hallintoneuvosto voi hyväksyä muutosehdotuksen sen jälkeen kun se on tutustunut tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin. 11. ja 12. Varainhoitoasetus ja tutkimusmaksut Virasto on ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin varainhoitoasetuksensa muuttamiseksi, tarkoituksena parantaa teknisiä tutkimuksia koskevien maksujen käsittelyä. Tämän muutosehdotuksen myötä virasto voi siirtää usealle varainhoitovuodelle oikeudelliset määrärahasitoumukset, jotka kattavat tutkimuskeskuksille teknisistä tutkimuksista maksettavat korvaukset. 13. Viraston uuden toimipaikan kunnostamistyöt Viraston lopullisen toimipaikan sisustaminen on merkittävästi myöhästynyt, seuraavista syistä johtuen: - yhteisön sääntöjen mukaisten julkisia hankintoja koskevien menettelyjen hitaus, - ranskalaisen rakennusluvan saamisen hitaus, - tietyt tarjouskilpailut olivat tuloksettomia, - palvelusuorituksia koskevat laatuongelmat. 14. Ranskassa maksettavat perheavustukset Virasto on ottanut huomioon tuomioistuimen huomautukset. Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehtyä pöytäkirjaa, henkilöstösääntöjä ja tuomioistuimen tätä kysymystä koskevaa (tuomio n:o 186/85) oikeuskäytäntöä tarkasti soveltaen virasto tulee ryhtymään toimenpiteisiin hyödyntääkseen ranskalaisten viranomaisten ehdottamaa lähestymistapaa. 15. Tutkimuskulujen määrittämisessä tapahtuneet viiveet Hallintoneuvoston erityisen toimeksiannon mukaisesti kasvilajikeviraston johtaja nimesi vuonna 1996 asiantuntijoista koostuvan työryhmän, jonka tehtäväksi annettiin yhtenäisen kulujenlaskentamenetelmän ehdotuksen valmisteleminen. Työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran 26.11.1996. Monien kokousten jälkeen työryhmä päätti, että hankkeen loppuunsaattamiseksi olisi välttämätöntä turvautua ulkopuoliseen asiantuntemukseen. Myös hallintoneuvosto hyväksyi tämä näkökannan. Ottaen huomioon, että tarjouskilpailu tilintarkastuksen ulkopuolisen asiantuntijan valitsemiseksi ei tuottanut tulosta, johtaja rekrytoi virastoon tilapäisen tilintarkastajan, jonka pääasiallisena tehtävänä on koordinoida ja tukea mainitun työryhmän toimintaa. Ehdotus kulujen yhdenmukaiseksi laskemismenetelmäksi on tarkoitus esittää hallintoneuvoston kokouksessa lokakuussa 2000. Tämän kokouksen aikana annetaan viraston aloitteesta tehty ehdotus kasvilajikkeiden erotettavuutta, yhtenäisyyttä ja pysyvyyttä suojaavien tarkastusten kulujen muuttamiseksi, joka esitellään hallintoneuvostolle hyväksyttäväksi. Ajankohtaisen tilinpidon pohjalta viraston tähän mennessä soveltaman "in - out"-periaatteen mukainen korvaustaso on useimmissa tapauksissa todellisen kustannustason alapuolella. Kulujenlaskemismenetelmän hyväksymisen viivästymisellä ei näin ollen ole ollut kielteistä vaikutusta viraston talouteen.