Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä oikeusasiamiehen edustajan päätös,

tehty 25 päivänä heinäkuuta 2002,

Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston organisaatiosta ja toiminnasta

(2002/621/EY)

EUROOPAN PARLAMENTIN, NEUVOSTON JA KOMISSION PÄÄSIHTEERIT, TUOMIOISTUIMEN KIRJAAJA, TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN, TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEAN JA ALUEIDEN KOMITEAN PÄÄSIHTEERIT, SEKÄ OIKEUSASIAMIEHEN EDUSTAJA, jotka

ottavat huomioon Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavat henkilöstösäännöt ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevat palvelussuhteen ehdot, jotka vahvistetaan neuvoston asetuksessa (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68(1),

ottavat huomioon Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehdyn Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen(2) ja erityisesti sen 5 artiklan,

sekä katsovat seuraavaa:

(1) Henkilöstösääntöjen 27 artiklan mukaan palvelukseen otettaessa on tarkoitus varmistaa, että toimielin saa palvelukseensa mahdollisimman päteviä, tehokkaita ja luotettavia virkamiehiä, joiden palvelukseen ottaminen tapahtuu yhteisön jäsenvaltioiden kansalaisten joukosta maantieteellisesti mahdollisimman laajalta alueelta ilman rotuun, poliittiseen, aatteelliseen tai uskonnolliseen vakaumukseen, sukupuoleen tai sukupuoliseen suuntautumiseen perustuvaa syrjintää sekä riippumatta heidän siviilisäädystään tai perhetilanteestaan.

(2) Henkilöstösääntöjen liitteessä III olevan 1 artiklan 1 kohdan kolmannessa alakohdassa määritellään yhteisen pariteettikomitean valtuudet, ja sen 3 artiklan toisessa kohdassa määritellään valintalautakuntien jäsenten nimeämismenettely avointen kilpailujen järjestämistä varten,

OVAT PÄÄTTÄNEET SEURAAVAA:

1 artikla

Toimiston tehtävät

1. Toimiston tehtävänä on järjestää avoimia kilpailuja virkamiesten ottamiseksi Euroopan yhteisöjen toimielinten palvelukseen parhain mahdollisin ammatillisin ja taloudellisin edellytyksin. Toimisto laatii soveltuvien hakijoiden luettelot, joiden avulla toimielimet voivat ottaa palvelukseensa korkeasti koulutettua ja toimielinten määrittelemät tarpeet täyttävää henkilöstöä.

2. Toimiston tehtävät ovat tarkemmin määriteltyinä seuraavat:

a) toimielimen pyynnöstä avoimien kilpailujen järjestäminen soveltuvien hakijoiden luetteloiden laatimiseksi virkamiesten nimittämistä varten. Kilpailut järjestetään henkilöstösääntöjen säännöksiä, 6 artiklan c kohdan mukaisesti vahvistettuja yhdenmukaistettuja arviointiperusteita sekä hallintoneuvoston hyväksymää työohjelmaa noudattaen;

b) toimielinten kanssa tehtävä tiivis yhteistyö toimielinten ilmaisemien tulevien henkilöstötarpeiden arvioimista ja näiden tarpeiden mukaisten oikea-aikaisten kilpailuohjelmien valmistelua ja toteuttamista varten;

c) valintamenetelmien ja -tekniikoiden kehittäminen parhaimpien käytänteiden perusteella ja toimielinten henkilöstön eri ura-alueille määriteltyjen pätevyysvaatimusten mukaisesti;

d) toimielinten yhteisten kilpailujen perusteella laadittujen soveltuvien hakijoiden luettelojen ylläpitäminen ja valvonta;

e) vuotuisten toimintakertomusten esittäminen toimielimille.

2 artikla

Toimielinten velvollisuudet

Kunkin toimielimen nimittävä viranomainen asettaa toimiston käyttöön hallintolautakunnan 6 artiklan i kohdan mukaisesti hyväksymän "kiintiön" perusteella asianmukaisen määrän valintalautakunnan jäseniä, lisäjäseniä ja valvojia, jotta varmistetaan valintamenettelyjen moitteeton sujuminen henkilöstösääntöjen liitteessä III olevan 3 artiklan säännösten mukaisesti.

3 artikla

Muut palvelut

1. Toimisto voi jonkin elimen, toimiston tai viraston ja toimiston johtajan välisen sopimuksen perusteella järjestää valintamenettelyjä henkilöstön ottamiseksi elimen, toimiston tai viraston palvelukseen. Toimiston johtajan on ennen tällaisen sopimuksen tekemistä pyydettävä sille hallintoneuvoston hyväksyntä. Sopimuksiin on sisällytettävä toimiston tarjoamiin palveluihin liittyvät rahoitusta koskevat yksityiskohdat.

2. Toimisto voi tarvittaessa antaa teknistä apua toimielimessä, elimessä, toimistossa tai virastossa järjestettävää sisäistä kilpailua varten.

3. Toimisto järjestää toimielimen pyynnöstä muuta henkilöstöä koskevan valintamenettelyn laatiakseen asianmukaisia soveltuvien hakijoiden luetteloita ja/tai tietokantoja, joita kukin toimielin voi käyttää muun henkilöstön palvelukseen ottamiseksi.

4. Tällaiset toimet sisällytetään toimiston työohjelmaan 6 artiklan f kohdan mukaisesti, edellyttäen että asianomainen toimielin on esittänyt pyyntönsä riittävän ajoissa.

4 artikla

Valitukset ja vaatimukset

1. Toimiston johtaja käyttää nimittävälle viranomaiselle henkilöstösääntöjen 90 artiklan nojalla kuuluvia valtuuksia kaikkien toimiston tehtäviin liittyvien vaatimusten tai valitusten osalta.

2. Toimiston johtajan on tällaisten valitusten yhteydessä kuultava hallintoneuvoston puheenjohtajaa, jos hän aikoo vahvistaa alkuperäisen päätöksensä.

3. Toimiston on vastattava Euroopan oikeusasiamiehen kaikkiin vaatimuksiin, jotka liittyvät toimistolle tämän päätöksen nojalla kuuluviin valtuuksiin.

5 artikla

Hallintoneuvosto

1. Perustetaan toimiston hallintoneuvosto, jossa on yksi jäsen kustakin toimielimestä sekä kolme toimielinten henkilöstökomiteoiden yhteisymmärryksessä tarkkailijoiksi nimeämää henkilöstön edustajaa.

2. Hallintoneuvosto nimeää puheenjohtajan, jonka se valitsee jäsenistään yksinkertaisella enemmistöllä kahden vuoden toimikaudeksi.

3. Hallintoneuvosto hyväksyy työjärjestyksensä yksinkertaisella enemmistöllä esitettyään sen ensin toimielimille.

4. Hallintoneuvosto kokoontuu puheenjohtajansa aloitteesta tai jonkun jäsenensä pyynnöstä.

5. Kun hallintoneuvosto tekee päätöksen yksinkertaisella enemmistöllä, kullakin toimielimellä on yksi ääni. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

6. Kun hallintoneuvosto tekee päätöksen määräenemmistöllä, äänet jakautuvat toimielinten kesken seuraavasti: komissio 18 ääntä, Euroopan parlamentti 7 ääntä, neuvosto 7 ääntä, tuomioistuin 3 ääntä, tilintarkastustuomioistuin 2 ääntä, talous- ja sosiaalikomitea 2 ääntä, alueiden komitea 2 ääntä, oikeusasiamies 1 ääni. Määräenemmistöön tarvitaan 24 ääntä.

6 artikla

Hallintoneuvoston tehtävät

Hallintoneuvosto hoitaa seuraavia tehtäviä toimielinten yhteisen edun mukaisesti:

a) se hyväksyy määräenemmistöllä toimiston toimintasäännöt;

b) se hyväksyy yksinkertaisella enemmistöllä toimiston organisaatiokaavion toimiston johtajan ehdotuksesta;

c) se hyväksyy määräenemmistöllä toimiston toteuttaman henkilöstövalintapolitiikan periaatteet toimiston johtajan ehdotuksesta ja noudattaen Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä Euroopan oikeusasiamiehen edustajan kesken tehtävää sopimusta yhdenmukaisen henkilöstövalintapolitiikan ja palvelukseen ottamisen yhteisistä periaatteista ja soveltuvien hakijoiden luettelojen hyödyntämisen periaatteista sekä henkilöstösääntöjen asiaa koskevia säännöksiä;

d) se laatii talousarviomenettelyn puitteissa yksinkertaisella enemmistöllä toimiston alustavan tulo- ja menoarvion, joka perustuu toimiston johtajan luonnokseen. Se toimittaa arvion komissiolle, joka laatii komission alustavan tulo- ja menoarvion. Samoin se esittää komissiolle toimiston henkilöstötaulukkoon tarpeellisiksi katsomansa mukautukset.

e) se päättää yksinkertaisella enemmistöllä sellaisten lisäpalveluiden luonteesta ja hinnoista, joita toimisto voi tarjota toimielimille ja elimille sekä virastoille ja laitoksille maksua vastaan, sekä edellytyksistä, joissa toimisto voi tällaisia palveluja tarjota;

f) se hyväksyy yksimielisesti toimiston johtajan ehdotuksesta työohjelman ja erityisesti järjestettävien kilpailujen suunnitelman ja aikataulun. Myös muut kuin avoimien kilpailujen järjestämiseen liittyvät palvelut toimielimille ja elimille sekä toimistoille ja virastoille sisältyvät työohjelmaan;

g) se vahvistaa määräenemmistöllä toimiston johtajan valmisteleman luonnoksen pohjalta vuosikertomuksen, joka sisältää tiedot kaikista toimiston tekemiä töitä ja tarjoamia palveluita koskevista tulo- ja menopuolen alamomenteista. Se toimittaa ennen kunkin vuoden toukokuun 1 päivää toimielimille edellistä varainhoitovuotta koskevan kertomuksen, joka on laadittu kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon perusteella;

h) se vahvistaa yksinkertaisella enemmistöllä kustannustenjaon perusteella kullekin toimielimelle kirjattavien muuttuvien ja välittömien kustannusten oikeudenmukaisen ja tasapainoisen erittelyn ja päivittää sen kolmen vuoden välein;

i) se sopii palvelukseen ottamista koskevien tarpeiden perusteella yksinkertaisella enemmistöllä yksityiskohtaisista säännöistä, joita noudattaen kukin toimielin asettaa toimiston käyttöön asianmukaisen määrän valintalautakunnan jäseniä, lisäjäseniä ja valvojia;

j) se hyväksyy yksinkertaisella enemmistöllä edellytykset, joilla toimisto voi antaa suostumuksensa sille, että toimielimet järjestävät itse omia kilpailuja toimielinten päätöksen 2 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

7 artikla

Henkilöstön nimittäminen

1. Toimistoa johtaa johtaja, jonka komissio nimittää saatuaan nimitykselle hallintoneuvoston yksinkertaisella enemmistöllä hyväksymän puoltavan lausunnon. Hallintoneuvosto osallistuu tiiviisti menettelyihin, jotka edeltävät toimiston johtajan nimittämistä, kuten hakuilmoitusten laatimiseen ja hakemusten käsittelyyn.

2. Toimiston johtajalla on toimiston henkilöstön nimittämisvaltuudet.

3. Komissio, kun kyseessä on toimiston johtaja, ja toimiston johtaja, kun kyseessä on henkilöstö, jonka osalta tämä on nimittävä viranomainen, ilmoittaa hallintoneuvostolle virkamiesten ja muun henkilöstön nimityksistä, sopimusten allekirjoittamisesta, ylennyksistä tai kurinpitomenettelyn käynnistämisestä.

4. Toimiston avoimista toimista tiedotetaan yhteisöjen kaikkien toimielinten virkamiehille heti kun nimittävä viranomainen on päättänyt toimen täyttämisestä.

5. Toimiston johtaja nimitetään viiden vuoden toimikaudeksi, joka voidaan uusia kerran.

8 artikla

Toimiston johtajan tehtävät, henkilöstöhallinto

1. Toimiston johtaja vastaa toimiston moitteettomasta toiminnasta. Johtaja toimii hallintoneuvoston toimivallan rajoissa ja tämän alaisuudessa. Hän varmistaa hallintoneuvoston sihteeristön toiminnan, tiedottaa tälle tehtäviensä toteuttamisesta ja esittää tälle toimiston moitteetonta toimintaa koskevia ehdotuksia.

2. Hallinnolliset menettelyt, jotka liittyvät henkilöstön ja erityisesti palkkojen, lomien, sairauskassan, työtapaturmien ja eläkkeiden juoksevaan hallintoon, hoidetaan samoin edellytyksin kuin komission virkamiesten ja muun henkilöstön vastaava hallinto. Tämä luettelo ei ole tyhjentävä, ja toimisto voi sopia komission kanssa muista aloista, jotka se kattaa.

9 artikla

Rahoitus

1. Toimiston määrärahat, joiden kokonaismäärä otetaan niille tarkoitettuun budjettikohtaan talousarvion komissiota koskevaan pääluokkaan, eritellään yksityiskohtaisesti tähän pääluokkaan kuuluvassa liitteessä. Tämä liite esitetään tulo- ja menotaulukkona, joka jaotellaan samalla tavoin kuin talousarvion pääluokat.

2. Toimiston henkilöstötaulukko on komission henkilöstötaulukon liitteenä.

3. Komissio siirtää tulojen ja menojen hyväksyjälle kuuluvat valtuudet liitteessä esitettyjen toimiston määrärahojen osalta toimiston johtajalle ja vahvistaa tämän valtuutuksen rajat ja ehdot. Hallintoneuvosto toimittaa varainhoitovuoden lopussa budjettivallan käyttäjälle toimiston tarjoamista muista maksullisista palveluista saatujen tulojen erittelyn osana kyseisen budjettikohdan liitettä.

4. Toimiston kirjanpidossa noudatetaan komission tilinpitäjän laatimia kirjanpitosääntöjä ja -menetelmiä. Toimiston on pidettävä maksullisista palveluista saaduista tuloista erillistä kirjanpitoa.

10 artikla

Uudelleentarkastelu

Tätä päätöstä tarkastellaan uudelleen kolmen vuoden kuluttua toimiston perustamisesta.

11 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

Euroopan parlamentin puolesta

Pääsihteeri

J. Priestley

Neuvoston puolesta

Apulaispääsihteeri

P. De Boissieu

Komission puolesta

Pääsihteeri

D. O'Sullivan

Tuomioistuimen puolesta

Kirjaaja

R. Grass

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Pääsihteeri

M. Hervé

Talous- ja sosiaalikomitean puolesta

Pääsihteeri

P. Venturini

Alueiden komitean puolesta

Pääsihteeri

V. Falcone

Oikeusasiamies

J. Söderman

(1) EYVL L 56, 4.3.1968, s. 1.

(2) Ks. tämän virallisen lehden sivu 53.