EUROOPAN OIKEUSASIAMIEHEN ERITYISKERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE

omasta aloitteesta suoritettu tutkimus komission palvelukseenottomenettelyihin liittyvästä salailusta

(1999/C 371/09)

Euroopan oikeusasiamies käynnisti marraskuussa 1997 oma-aloitteisen tutkimuksen koskien komission palvelukseenottomenettelyihin liittyvää salailua.

Komission lausunnon huolellisen tarkastelun jälkeen oikeusasiamies ilmoitti komissiolle 8. maaliskuuta 1999 päivätyssä kirjeessään, että komission lähestymistapaan sisältyi hänen mielestään hallinnollisia epäkohtia. Näiden puutteiden korjaamiseksi oikeusasiamies esitti suositusluonnoksia oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti(1).

Komissio esitti 5. heinäkuuta 1999 päivätyssä kirjeessään oikeusasiamiehelle yksityiskohtaisen lausunnon näistä suositusluonnoksista.

Tämä erityiskertomus esitetään Euroopan parlamentille oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 7 kohdan mukaisesti. Se sisältää kyseisen määräyksen mukaisesti myös suosituksen, jota oikeusasiamies pitää tässä tapauksessa tarpeellisena.

A. Oikeusasiamiehen tutkimus ja suositusluonnokset

Oikeusasiamies käynnisti 7. marraskuuta 1997 oma-aloitteisen tutkimuksen koskien komission palvelukseenottomenettelyihin liittyvää salailua. Komissiolle osoittamassaan kirjeessä oikeusasiamies korosti, että monet kansalaiset ottavat ensi kertaa yhteyttä yhteisön toimielimiin juuri työnhakutilanteessa. Toimielinten kannalta oliksikin eduksi, jos kansalaisille tässä yhteydessä syntyvä vaikutelma olisi myönteinen. Oikeusasiamies viittasi myös muutamiin avoimuuden puutetta palvelukseenottoasioissa koskeviin kanteluihin.

Oikeusasiamies totesi, että yhteisön toimielinten tämäntyyppisiin kanteluihin antamissa lausunnoissa toistuu kaksi teemaa. Ensinnäkin viitataan henkilöstösääntöjen liitteessä III olevan 6 artiklan sanamuotoon "valintalautakunnan työskentely on salaista". Toiseksi viitataan usein valintalautakuntien laajaan harkintavaltaan.

Oikeusasiamies hyväksyy, että 6 artiklan tarkoituksena on taata valintalautakuntien riippumattomuus suojelemalla niitä asioihin sekaantumiselta ja painostukselta. Hänen mielestään tämän oikeutetun näkökohdan ei kuitenkaan pitäisi estää sitä, että hakijoilla on 6 artiklan mukaisia menettelyyn liittyviä oikeuksia.

Oikeusasiamies hyväksyy myös valintalautakuntien laajan harkintavallan. Hän katsoo kuitenkin, että laajan harkintavallan olemassaolon ei pitäisi estää julkisia viranomaisia noudattamasta hyvän hallinnon periaatteita.

Oikeusasiamies kysyi siksi komissiolta, aikoiko se:

1) antaa kirjallisiin kokeisiin osallistuneiden hakijoiden saada kysymykset mukaansa koetilanteesta lähtiessään;

2) esittää arvointiperusteet niitä pyytäville hakijoille;

3) julkistaa valintalautakunnan jäsenten nimet hakijoille; ja

4) sallia, että kirjalliseen kokeeseen osallistuneelle hakijalle annetaan korjausmerkinnöillä varustettu kopio hänen omasta koepaperistaan.

Komissio vastasi 2. maaliskuuta 1998. Kahden ensimmäisen kohdan osalta se ilmoitti oikeusasiamiehelle, että 1) hakijat saivat nyt ottaa kysymykset mukaansa, jollei niiden sisältöä ollut suojattu teollis- ja tekijänoikeuksin, ja että 2) valintalautakunnat esittivät yleiset korjaus- tai arviointiperusteet niitä pyytäville hakijoille.

Kahden muun oikeusasiamiehen esittämän seikan (3 ja 4) osalta komissio väitti, että väite avoimuuden puutteesta perustui rajattuun määrään kanteluita. Komission mielestä kilpailujen ja normaalien kokeiden välillä on perustavanlaatuinen ero, koska viimeksi mainituissa osanottajia verrataan objektiiviseen standardiin, kun taas kilpailuun osallistujia verrataan toisiinsa, ja ainoastaan parhaat merkitään varallaololuetteloon. Komission mukaan ainoastaan valintalautakunta voi arvioida kunkin hakijan suoritusta, koska se yksin vertailee kaikkien hakijoiden suorituksia. Korjatun kopion toimittaminen hakijalle ei auttaisi tätä, koska olisi hyödytöntä, että koetta arvioi henkilö, joka ei ole arvioinut kaikkia muita hakijoita. Komissio väitti lisäksi, että koska kokeisiin osallistuu suuri määrä hakijoita, korjattujen kopioiden toimittaminen merkitsisi hallinnollista ja taloudellista taakkaa. Vielä komissio korosti, että yhteisön tuomioistuimet valvovat valintalautakuntien harkintavaltaa.

Oikeusasiamies ilmoitti 8. maaliskuuta 1999 lähettämässään kirjeessä ottaneensa vastaan selvitykset, jotka komissio oli antanut kahdesta ensimmäisestä kohdasta. Näiden selvitysten pohjalta oikeusasiamies ilmoitti, ettei hän pitänyt näiden kysymysten enempää tutkimista tarpeellisena.

Valintalutakunnan jäsenten nimien julkistamisen osalta oikeusasiamies muistutti hyvän hallinnon perusperiaatteisiin kuuluvan, että kaikilla virkamiehen kanssa tekemisissä olevilla yleisön edustajilla on oikeus tietää kyseisen virkamiehen nimi. Koska kasvoton ja nimetön hallinto on vieraannuttavaa, oikeusasiamies ilmoitti komissiolle, ettei hän voinut hyväksyä, ettei suullisiin kokeisiin osallistuvilla hakijoilla ole oikeutta tietää haastattelijoiden nimiä.

Mitä tuli hakijan oikeuteen tutustua korjattuun koepaperiin, oikeusasiamies korosti, että oli tärkeää taata yleisön luottamuksen säilyminen valintalautakuntien menettelyjä kohtaan. Hänen mielestään asiakirjat koostuivat kahdesta osasta, koepaperista itsestään ja korjaamisen tuloksena syntyneestä korjausosasta. Oikeusasiamies katsoi, että hakija oli koetekstin laatija eikä häntä voitaisi kieltää tutustumasta samaan tekstiin. Vastauksessaan komission toiseen väitteeseen oikeusasiamies piti kiinni, että oli kansalaisen eikä hallinnon asia päättää, oliko kyseisten tietojen pyytäminen järkevää. Oli mitä suurimmassa määrin hakijan edun mukaista saada tietää, mitä virheitä hän mahdollisesti oli tehnyt. Mitä tuli komission mainitsemiin hallinnollisiin ja taloudellisiin vaikeuksiin, oikeusasiamies esitti, että sikäli kuin suuri määrä hakijoita pyytäisi kopioita koepapereistaan, kustannusten kattamiseksi komissio voisi harkita kohtuullisen maksun perimistä.

Näiden seikkojen pohjalta oikeusasiamies esitti komissiolle oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti seuraavat suositusluonnokset:

Komission on ilmoitettava suullisiin kokeisiin osallistuville hakijoille valintalautakunnan jäsenten nimet.

Tulevissa kilpailuissaan komission on pyynnöstä annettava kirjallisiin kokeisiin osallistuville hakijoille oikeus tustustua omiin korjattuihin koepapereihinsa.

B. Komission vastaus suositusluonnoksiin

Komissio myönsi 5. heinäkuuta 1999 antamassaan vastauksessa, että Amsterdamin sopimuksessa avoimuus tunnustetaan Euroopan unionin yleiseksi periaatteeksi ja kansalaisille annetaan oikeus tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin (EY:n perustamissopimuksen 255 artikla). Tässä yhteydessä komissio kiinnitti huomiota erityisesti päätökseensä 94/90/EHTY, EY, Euratom, tehty 8 helmikuuta 1994, oikeudesta tutustua komission asiakirjoihin(2), ja tiedonsaantioikeutta neuvoston ja komission asiakirjoista koskeviin menettelysääntöihin(3). Komissio korosti kuitenkin, ettei näissä kummassakaan tällä hetkellä säädetty poikkeuksesta sääntöihin, joita palvelukseenottokilpailuihin henkilöstösääntöjen ja yhteisön tuomioistuinten oikeuskäytännön mukaisesti sovellettin.

Valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamisen osalta komissio antoi myönteisen vastauksen ja totesi, että valintalautakunnan jäsenten nimet ilmoitettaisiin suullisiin kokeisiin osallistuville hakijoille myös muodollisesti (eikä ainoastaan suullisesti).

Mitä tuli oikeuteen tutustua korjattuihin koepapereihin, komissio korosti, että se oli jo myöntänyt tällaisen oikeuden oikeusasiamiehelle tapauksessa, jossa tämä oli pyytänyt saada nähdä kyseisen asiakirjan. Oikeusasiamies oli saanut tutustua asiakirjaan komission tiloissa. Tämä oikeus tutustua asiakirjaan oli myönnetty (ja myönnettäisiin vastakin) oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksessa määritellyn erityisen institutionaalisen aseman valossa.

Komissio vastusti kuitenkin edelleen ehdotusta, että oikeus tutustua koepapereihin myönnettäisiin itse hakijoille. Näkemyksen perusteluiksi komissio nojautui pääosin jo 2. maaliskuuta 1998 päivätyssä kirjeessään esittämiinsä väitteisiin, toisin sanoen: kilpailut ja normaalit kokeet eroavat toisistaan perustavanlaatuisesti, koska viimeksi mainituissa osallistujia verrataan objektiivisiin standardeihin; toisaalta, kilpailuun osallistuvia verrataan toisiinsa; ainoastaan valintalautakunta voi arvioida kunkin hakijan suoritusta, koska se yksin vertailee kaikkien hakijoiden suorituksia; korjatun kopion toimittaminen hakijalle ei auttaisi tätä, koska olisi hyödytöntä, että koetta arvioi henkilö, joka ei ole arvioinut kaikkia muita hakijoita; lisäksi korjattujen koepapereiden julkistamisvelvollisuus merkitsisi hallinnollista ja taloudellista taakkaa.

Komissio väitti, että koepapereiden julkistaminen hakijoille, olivat paperit korjattuja tai eivät, merkitsisi erittäin merkittävää irtautumista aiemmasta käytännöstä. Siksi asiaa olisi tarkasteltava EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan täytäntöönpanoasetuksen, joka tulisi neuvoston hyväksyttäväksi komission ehdotuksesta, määrittelemässä laajemmassa yhteydessä. Kun huomioitiin asian tärkeys ja seuraukset, joita tällaisella muutoksella olisi henkilöresurssien kannalta siinäkin tapauksessa, että kopioinnista perittäisiin maksu, eroilmoituksensa esittänyt komissio katsoi, ettei se voinut hyväksyä oikeusasiamiehen edellyttämää toimenpidettä vaan lopullisen vastauksen antaminen asiasta jäisi uudelle komissiolle.

C. Komission vastauksen analyysi

Valintalautakuntien jäsenten nimien julkistaminen

Oikeusasiamies pitää tervetulleena komission valmiutta (3) paljastaa valintalautakuntien jäsenten nimet kilpailuihin osallistuville. Tämän noudattaminen kaikissa tapauksissa edistää suuresti avoimuutta ja luo turvallisuutta kilpailuihin osallistuville hakijoille. Vaikka komissio antoi hyväksyntänsä varovaisia sanankäänteitä noudattaen, oikeusasiamies olettaa, että komissio tosiasiallisestikin pitäytyy lupauksissaan ja julkistaa kyseiset nimet. Tähän olettamukseen nojautuen oikeusasiamies ei pidä aiheellisena jatkaa tutkimustaan tämän asiakohdan osalta.

Hakijan oikeus tutustua omaan korjattuun koepaperiinsa

Oikeusasiamies ei ole tietoinen sen paremmin yhteisön lain kuin yhteisön tuomioistuinten oikeuskäytännönkään määräyksestä, joka estäisi komissiota sallimasta kirjallisiin kokeisiin osallistujan saada tutustua omaan korjattuun koepaperiinsa. Henkilöstösääntöjen liitteessä III olevassa 6 artiklassa määrätään, että "valintalautakunnan työskentely" on salaista. Vaikka valintalutakunnan keskustelujen onkin pysyttävä salassa, tästä ei välttämättä seuraa, että hakijaa on estettävä näkemästä omaa korjattua koepaperiaan.

Komissio perustelee kieltäytymistään pääasiassa palvelukseenottomenettelyn luonteella. Komission mukaan valintalautakunta arvioi kutakin hakijaa vertaamalla tämän suoritusta kaikkien muiden samaan kilpailuun osallistuvien hakijoiden suoritukseen. Komissio tekee tästä johtopäätöksen, että korjatun koepaperin jukistaminen olisi hyödytöntä, koska se kuvaa ainoastaan sellaisen henkilön arviota, joka ei ole arvioinut kaikkia muita hakijoita.

Oikeus tutustua korjattuun koepaperiinsa tuo kuitenkin hakijalle monia etuja. Ensinnäkin hakijalla on tilaisuus todeta virheensä ja siten parantaa tulevaa suoritustaan. Toiseksi hakijan luottamus hallintoa kohtaan vahvistuu. Tämä on tärkeää, koska käsitys, ettei komissio aina arvioi asianmukaisesti ja ettei niitä joskus arvioida lainkaan, näyttää laajalti olevan vallalla. Jos hakija kolmanneksi katsoo, että häntä on arvioitu väärin, hän pystyy argumentoimaan täsmällisemmin, jos hän on nähnyt korjatun koepaperinsa. Joka tapauksessa tietoja pyytävän kansalaisen on voitava päättää, ovatko tiedot hyödyllisiä; tämä päätös ei ole hallinnon tehtävä.

Komissio viitaa myös koepapereiden julkistamisen aiheuttamaan hallinnolliseen ja taloudelliseen taakkaan. Oikeusasiamies on vakuuttunut, että komission yksiköt voisivat järjestää julkistamisprosessin kustannukset minimoivalla tavalla, ja huomauttaa vielä, että on epätodennäköistä, että jokainen hakija haluaisi nähdä korjatun koepaperinsa.

Komissio toteaa asianmukaisesti, että oikeusasiamies on saanut tutustua kantelun tehneen hakijan korjattuun koepaperiin. Tässä yhteydessä on hyödyllistä muistaa, että ohjesäännön 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti "yhteisön toimielinten ja laitosten on toimitettava oikeusasiamiehelle tämän pyytämät tiedot ja myönnetävä tälle pääsy asianomaisiin asiakirjoihin". Oikeusasiamiehen mahdollisuus tutustua korjattuun koepaperiin ei kuitenkaan tyydyttävällä tavalla korvaa hakijan oikeutta tutustua siihen.

Komissio on myös oikeassa todetessaan, että yhteisön tuomioistuimet valvovat valintalautakuntien työtä. Tämä merkitsee kuitenkin sitä, että tiedustelut, jotka olisi helposti voitu ratkaista, jos hakijalla olisi ollut mahdollisuus nähdä korjattu koepaperinsa, on jouduttu käsittelemään tuomioistuimissa. Oikeusasiamies uskoo, että tämä on hakijoiden kannalta erittäin epätyydyttävää. Jos hakijalle annetaan oikeus tutustua korjattuun koepaperiinsa, on todennäköistä, että monet tiedustelut ratkeavat nopeasti ja hyvin vähin ponnistuksin.

Komissio katsoo, että kysymys oikeudesta tutustua korjattuihin koepapereihin voitaisiin paremmin ratkaista EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan mukaisesti annettavien täytäntöönpanosäädösten yhteydessä. Täytäntöönpanosäädöksissä voitaisiin määritellä kilpailuihin osallistujille oikeus tutustua tällaisiin asiakirjoihin. Oikeusasiamies kuitenkin katsoo, että tämä lainsäädännöllinen mahdollisuus ei estä komissiota parantamasta hallintokäytäntöään nyt. Kysymys on kiireellinen, ja se olisi ratkaistava mahdollisimman pian.

Oikeusasiamies pitää tervetulleena, että komissio ei enää ehdottomasti sulje pois mahdollisuutta myöntää hakijoille tulevaisuudessa oikeus omiin koepapereihinsa ja että se aikoo antaa uuden komission päättää tästä. Yhteisön oikeuden periaatteiden noudattamisen ei kuitenkaan pitäisi olla riippuvainen komission kokoonpanosta.

Kuten Amsterdamin sopimuksessa on vahvistettu, velvollisuus mahdollisimman avoimeen päätöksentekoon muodostaa yhden Euroopan yhteisöjen hallinnollisen lainsäädännön perusperiaatteista. On myöskin tärkeää varmistaa, että kansalaiset saavat myönteisen vaikutelman, kun he ensimmäisen kerran ovat tekemisissä yhteisön toimielinten kanssa. Kansalaiset, jotkat haluavat työskennellä yhteisöjen palveluksessa, saavat erittäin huonon vaikutelman, jos heitä jää vaivaamaan epäilys, tulivatko he oikeudenmukaisesti ja oikein arvioiduiksi. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on olennaisen tärkeää, että kaikilla hakijoilla on mahdollisuus tutustua oman koepaperinsa korjattuun kopioon. Koska tämä mahdollisuus ei liity hakijoiden suhteellisia ansioita arvioiviin valintalautakunnan keskusteluihin, se ei ole millään tavalla ristiriidassa valintalautakuntien työskentelyn salaisuutta koskevan vaatimuksen kanssa. Näistä syistä se, että komissio ei muuta hallinnollisia menettelyjään siten, että kullakin hakijalla on mahdollisuus arvioida omaa korjattua koepaperiaan, muodostaa hallinnollisen epäkohdan. Oikeusasiamies on siksi velvollinen esittämään tämän erityiskertomuksen Euroopan parlamentille Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 7 kohdan mukaisesti. Oikeusasiamies esittää myös seuraavan suosituksen hallinnollisen epäkohdan poistamiseksi.

D. Oikeusasiamiehen suositus

Tulevissa palvelukseenottokilpailuissaan ja viimeistään 1. heinäkuuta 2000 lähtien komission olisi pyynnöstä annettava hakijoille oikeus tutustua omiin korjattuihin koepapereihinsa.

Strasbourgissa, 18. lokakuuta 1999.

Jacob SÖDERMAN

(1) Euroopan parlamentin päätös 94/262/EHTY, EY, Euratom tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen tehtävien suorittamista koskevista määräyksistä ja yleisistä ehdoista (EYVL L 113, 4.5.1994, s. 15).

(2) EYVL L 46, 18.2.1994, s. 58.

(3) EYVL L 340, 31.12.1993, s. 41.