Keskeiset alat Avainkysymykset Parhaisiin käytäntöihin perustuvat suositukset Sovellettava kriteeri

1. Siirtojen ja viennin hallinnointiin osoitetut organisatoriset voimavarat, henkilöstövoimavarat ja tekniset voimavarat Kuinka suuri prosenttiosuus yrityksen liiketoiminnasta (vuosiliikevaihdosta) riippuu luvanvaraisten tuotteiden viennistä ja siirroista? Montako tällaisten tuotteiden vientiä ja siirtoa toteutetaan yhden vuoden aikana? Mitkä yrityksen toiminnot (esimerkiksi hankinta, suunnittelu, projektinhoito, lähetys) osallistuvat vientiin ja siirtoihin ja miten kyseiset tehtävät on järjestetty? Käyttääkö yritys sähköistä järjestelmää vientien ja siirtojen hallinnoinnissa? Mitkä ovat järjestelmän pääpiirteet? Näiden kysymysten tarkoituksena on saada lisätietoa yrityksen sisäisestä rakenteesta, mikä on oleellista arvioitaessa viennin ja siirtojen vaikutusta yritykseen ja niihin liittyviin toiminnallisiin menettelyihin.

Montako henkilöä on joko palkattu hoitamaan yksinomaan viennin ja siirtojen hallinnointia tai vastaa siitä muiden tehtävien ohella? Henkilöitä olisi oltava aina vähintään kaksi lomien, sairastumisen tai muun vastaavan varalta.

Tiedottaako yritys sisäisesti kirjallisesta sitoumuksestaan noudattaa viennin ja siirtojen valvontaa koskevia säädöksiä ja mahdollisia asiaan liittyviä loppukäyttöä ja vientiä koskevia rajoituksia? Tiedottaako yritys sisäisesti kirjallisesta sitoumuksestaan antaa pyydettäessä tiedot tuotteiden loppukäytöstä tai loppukäyttäjistä? Molemmat kirjalliset sitoumukset olisi sisällytettävä viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön käytössä oleviin vaatimustenmukaisuuskäsikirjoihin, ja lisäksi niistä olisi tiedotettava kaikille työntekijöille, jotka liittyvät viennin ja siirtojen valvontaan (esimerkiksi myyntiosasto). 9 artiklan 2 kohdan d ja e alakohta

Onko yritys tähän asti noudattanut viennin ja siirtojen valvontaa koskevia säännöksiä? Yrityksen olisi pitänyt noudattaa viennin ja siirtojen valvontaa koskevia säädöksiä moitteettomasti. 9 artiklan 2 kohdan a alakohta

Annetaanko viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavalle henkilöstölle vaatimustenmukaisuuskäsikirjoja ja pidetäänkö ne ajan tasalla? Vaatimustenmukaisuuskäsikirjojen olisi oltava viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön käytettävissä ainakin sähköisessä muodossa (esimerkiksi yrityksen intranetissä). Käsikirjoissa olisi oltava toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt, joita viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön on noudatettava. Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavalle henkilöstölle olisi viipymättä ilmoitettava käsikirjaan tehdyistä muutoksista, jotka vaikuttavat heidän työhönsä, ja muutosten voimaantulosta. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

2. Rakenteellinen vastuuketju Millainen on yrityksen sisäinen vientiin ja siirtoihin liittyvä rakenteellinen vastuuketju? Viennin ja siirtojen valvontaa koskevien vaatimusten noudattamiseen liittyvä vastuu olisi määritettävä kirjallisesti. Kuvaus rakenteellisesta vastuuketjusta (esimerkiksi asiakirjat tai organisaatiokaavio) olisi pidettävä ajan tasalla. Kuvauksen olisi sisällettävä yksityiskohtaiset tiedot mahdollisesta vastuun siirtämisestä ja käytänteistä tilanteissa, joissa direktiivin 2009/43/EY 9 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitettu ylempää johtajistoa edustava henkilö ei ole paikalla. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Voiko toimivaltainen viranomainen tutustua tällaiseen kuvaukseen milloin tahansa? Toimivaltaisen viranomaisen olisi voitava tutustua tietoihin rakenteellisesta vastuuketjusta helposti milloin tahansa hakuvaiheen lisäksi myös sitä seuraavassa ehtojen ja kriteerien täyttymistä koskevassa valvontavaiheessa ja tarkastuskäynneillä. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Mihin osaan yritystä viennin ja siirtojen hallinnointi on sijoitettu? Viennin ja siirtojen valvonnan hallinnointi olisi hoidettava joko jokaisessa toimitusyksikössä, päätoimipaikassa tai erillisellä viennin valvontaosastolla sen mukaan, minkä kokoinen yritys on ja millainen on sen rakenne. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Miten viennin ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö toimii muiden yrityksen sisäisten toimintojen kanssa? Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö olisi suojattava mahdollisimman hyvin eturistiriidoilta. Heillä pitäisi olla valta keskeyttää liiketoimi. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Miten viennistä ja siirroista vastaavan henkilöstön ja ylempää johtajistoa edustavan henkilön välinen suhde on järjestetty esimerkiksi tietojenvaihdon mahdollisuuden osalta? Viennin valvonnasta vastaavan henkilöstön pitäisi voida raportoida suoraan ylempää johtajistoa edustavalle henkilölle, jos kyseinen henkilöstö tarvitsee valtuudet liiketoimen keskeyttämiseen. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Mitkä ovat viennistä ja siirroista henkilökohtaisesti vastaavan ylempää johtajistoa edustavan henkilön muut vastuualat? Ylempää johtajistoa edustavan henkilön olisi kuuluttava ylimpään johtoon. Hänen asemastaan ei saisi aiheutua eturistiriitoja (eli hänen ei pitäisi olla esimerkiksi myyntipäällikkö). 9 artiklan 2 kohdan c ja f alakohta

3. Sisäiset tarkastukset

a) Satunnaiset selvitykset Miten usein satunnaisia selvityksiä tehdään? Sisäiselle vaatimustenmukaisuusohjelmalle ja päivittäisille toimintamenettelyille olisi tehtävä (odottamatta) satunnaisia tarkastuksia. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

b) Sisäiset tarkastukset Kuinka usein sisäisiä tarkastuksia tehdään? Parhaassa tapauksessa kerran vuodessa, mutta vähintään kolmen vuoden välein. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Kuinka suuri prosenttiosuus viennistä ja siirroista tarkastetaan? Viennistä ja siirroista olisi tarkastettava vähintään 1 prosentti ja enintään oletetut 20 prosenttia sen mukaan, mikä on niiden määrä. Osuus voi olla eri jokaisella tarkastuskerralla.

Kuka tekee tarkastukset? Vastauksen pitäisi olla yksi seuraavista: — joku viennin ja siirtojen valvontaan liittyvän rakenteellisen vastuuketjun ylemmistä henkilöistä — laatujohtaja — talousjohtaja tai kirjanpitäjä — joku muu yrityksen keskijohdossa tai ylemmässä asemassa oleva henkilö, joka ei osallistu suoraan viennistä ja siirroista vastaavan ryhmän päivittäiseen työhön.

Mitä osa-alueita tarkastukset kattavat? Tarkastuksissa olisi saatava vastaukset seuraaviin kysymyksiin: — Noudatetaanko asetettuja vientirajoituksia? — Onko käytössä menettelyjä, joilla varmistetaan kaikkien vientiä ja siirtoja koskevien säädösten noudattaminen, ja saatetaanko niitä ajan tasalle? — Järjestetäänkö asiasta säännöllistä koulutusta? — Onko kirjanpito valmiina käytettäväksi? — Onko kirjanpito kattavaa? — Kattaako kirjanpito kaikki tuonnin, viennin ja siirtojen sekä jäsenvaltiossa pysyvien tuotteiden kannalta oleelliset tiedot? — Onko tietoa saatavilla asianomaisten tuotteiden elinkaaresta lähteestä määränpäähän?

c) Tarkastusten suunnittelu, tehokkuus ja jatkotoimet Miten varmistetaan, että tarkastuksen kohteena on edustava otos lähetyksistä? Vähintään yksi lähetys kunkin asiakkaan tai määränpään osalta taikka vähintään yksi lähetys kustakin hankkeesta olisi tarkastettava. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Laatiiko yritys sisäisen tarkastuksen ohjelman? Olisi laadittava sisäisen tarkastuksen ohjelma sen varmistamiseksi, että tarkastuksen kohteena on edustava otos lähetyksistä.

Korjataanko sisäisessä tarkastuksessa ilmenneet ehtojen ja kriteerien täyttymättä jäämiset järjestelmällisesti? Pidetäänkö tällaisista toimista kirjaa? Yrityksen olisi pidettävä selkeästi kirjaa kaikista sisäisissä tarkastuksissa ilmenevistä epäillyistä ehtojen ja kriteerien täyttymättä jäämisistä, kyseisten tapausten korjaamiseen suositelluista toimenpiteistä sekä kyseisten korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuuden arvioinnista.

4. Yleinen tiedottaminen

4.1. Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt Miten yrityksen sisäiset prosessit suunnitellaan lisäämään yleisesti tietoa viennin ja siirtojen valvonnasta ja vähentämään siihen liittyviä riskejä? Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt olisi laadittava kirjallisesti, ja niissä olisi annettava määräykset ja ohjeet seuraavista seikoista: — koko vienti- tai siirtoprosessista tilauksen vastaanottamisesta alkaen, vientiä tai siirtoja koskevien säädösten sovellettavuuden arvioinnista, asiaankuuluvien vientiä tai siirtoja koskevien säädösten noudattamisesta sekä lähetyksestä tai siirrosta (lopullinen ehtojen ja kriteerien täyttymisen tarkastus on tehtävä ennen lähetystä tai siirtoa) — lupaan liittyvien ehtojen noudattamisen valvonnasta — yhteydenpidosta yrityksen ulkopuolisiin osapuoliin ja joissain tapauksissa yrityksen sisällä muihin osastoihin, joita asia koskee – esimerkiksi oikeudelliseen osastoon tai myyntiosastoon — kaikkien viennin tai siirron valvontaan osallistuvien tai siihen jollain tapaa liittyvien työntekijöiden koordinoinnista (esimerkiksi myyntihenkilöstölle olisi annettava ohjeeksi tiedottaa vientien ja siirtojen valvonnasta vastaavalle henkilöstölle kaikista epäilyistä ja heille olisi ilmoitettava, että tilaus voidaan käsitellä vasta, kun vientien ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö on sen hyväksynyt) — toimivaltaisten viranomaisten kanssa mahdollisesti käytävän tiedonvaihdon koordinoinnista (esimerkiksi epäilyttävistä tilauksista ilmoittaminen, mahdollinen vapaaehtoiseen ilmoittamiseen perustuva menettely). 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

4.1.1 Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt: luvan myöntämistä edeltävä vaihe (1)

a) Kauppasaarrot Miten yritys ottaa kauppasaarrot huomioon? Jos lähetys aiotaan lähettää määränpäähän, joka on asetettu kauppasaartoon, käytössä olisi oltava säännöt kauppasaartoa koskevien määräysten tarkistamisesta. Vähintään seuraavat seikat olisi tarkistettava: — kauppasaartoa koskevassa määräyksessä asetetut toimituskiellot — lähetettävien tuotteiden luokitus verrattuna kauppasaarron tuoteluetteloon — tiettyjä palveluja, esimerkiksi teknistä apua, koskevat ylimääräiset lupavaatimukset. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

b) Pakoteluettelot Miten yritys ottaa pakoteluettelot huomioon? Niiden oikeushenkilöiden ja luonnollisten henkilöiden nimiä ja tietoja, joille tavarat toimitetaan, olisi verrattava pakoteluetteloihin. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Kun tietoja etsitään pakoteluettelosta, minkä tason (tai prosentin) varmuutta toimijan kuulumisesta luetteloon edellytetään, että löytyneitä tietoja pidetään ”osumana”? Mitä menettelyjä noudatetaan, kun nimi on löytynyt luettelosta? Menettelyohjeiden olisi oltava kirjalliset, ja niissä olisi täsmennettävä, mitä toimenpiteitä on toteutettava löytyneiden nimien ja ”osumien” osalta (esimerkiksi kun nimi on löytynyt, siitä on ilmoitettava toimivaltaiselle viranomaiselle).

c) Luettelossa mainittujen tuotteiden valvonta (tuotteet edellyttävät lupaa, koska ne on mainittu vientien ja siirtojen valvontaluettelossa) Sisäisiä menettelyjä koskevat kysymykset, joilla varmistetaan, ettei luettelossa mainittua tuotetta viedä eikä siirretä ilman lupaa: 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

1) Onko käytössä sähköinen tietojenkäsittelyjärjestelmä, johon yrityksen vastaanottamien tai valmistamien tuotteiden luokitus tallennetaan? Tuotteiden luokitus olisi tallennettava sähköiseen tietojenkäsittelyjärjestelmään (ainoastaan siinä tapauksessa, että sellainen on jo käytössä). Valvontaluettelon muutokset olisi kirjattava järjestelmään välittömästi.

2) Miten kaikki lupavaatimusten alaiset tuotteet luokitellaan ja kirjataan ja kuka vastaa asiasta? Millä menettelyillä varmistetaan, että tuotteiden luokitusta pidetään ajan tasalla, ja miten tätä dokumentoidaan? Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön olisi vastattava myös tuotteiden kirjaamisesta ja luokittelusta tarvittaessa yhdessä teknisten asiantuntijoiden kanssa.

3) Miten loppukäyttöä ja vastaanottajan luotettavuutta arvioidaan? Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön pitäisi vastata myös vastaanottajien luotettavuuden tarkistamisesta, ja erityistä huomiota olisi kiinnitettävä loppukäyttöön ja väärinkäytön riskiin. Jos viennin ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö saa tiedon siitä, että vastaanottaja on rikkonut viennin ja siirtojen valvontaa koskevia säädöksiä, niiden olisi ilmoitettava asiasta toimivaltaiselle viranomaiselle. On erityisen tärkeää tarkistaa, että vastaanottaja toimii vilpittömässä mielessä, jos asiakas on uusi, asiakkaan tiedoissa on epäselvyyksiä tai jos ilmoitettu loppukäyttö aiheuttaa epäilyksiä (esimerkiksi epätavallinen tilausmäärä tai asiakkaan pyytämät erikoiset ja epätavalliset kuljetusreitit).

d) Aineeton teknologian siirto Miten yritys varmistaa, että aineetonta teknologian siirtoa koskevia vaatimuksia (esimerkiksi sähköposti ja pääsy intranetiin ulkopuolelta) noudatetaan? Yrityksellä olisi oltava sen antamat selkeät kirjalliset ohjeet aineettomasta teknologian siirrosta sähköpostitse, faksitse, intranetin tai internetin kautta. Teknologian toimittamisen tai siirron olisi tapahduttava vasta sitten, kun teknologian luvanvaraisuus on arvioitu ja – jos kyseessä on luvanvarainen teknologia – kun on saatu siirron salliva lupa. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

e) Tekninen apu Miten yritys varmistaa teknistä apua koskevien vaatimusten noudattamisen? Teknistä apua koskeva vaatimustenmukaisuusmenettely pitäisi olla laadittu — ulkomaisia vierailijoita/työntekijöitä varten — ulkomailla työskenteleviä työntekijöitä (esimerkiksi teknikoita) varten — sellaisia konferensseja ja seminaareja varten, joihin osallistuu ulkomaalaisia tai jotka järjestetään ulkomailla. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

4.1.2 Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt: lupavaihe Miten yritys varmistaa, että sen lupahakemukset ovat kattavia ja täydellisiä? Yrityksellä olisi oltava valmiudet noudattaa kaikilta osin niitä luvanhakumenettelyjä, jotka ovat voimassa siinä jäsenvaltiossa, johon yritys on sijoittautunut. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

4.1.3 Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt: luvan myöntämisen jälkeinen vaihe Millä sisäisillä menettelyillä varmistetaan lupaan liittyvien ehtojen noudattaminen? Viennin ja siirtojen valvontaa koskevat vaatimukset olisi tarkistettava vielä viimeisen kerran ennen lopullista lähetystä, jotta saadaan varmuus lupaan liittyvien ehtojen noudattamisesta. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

4.2 Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavalle henkilöstölle suunnattu tiedotus ja koulutus Mitä tietoa on viennin ja siirtojen valvonnan kanssa tekemisissä olevan henkilöstön sekä varsinaisen viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön saatavilla? Kaikkien tulisi voida tutustua edellä mainittuihin organisatorisiin ja toiminnallisiin menettelyihin, jotka liittyvät viennin ja siirtojen valvontaan. Kyseiset organisatoriset ja toiminnalliset menettelyt pitäisi kirjata viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön käytössä olevaan vaatimustenmukaisuuskäsikirjaan ja niitä pitäisi myös päivittää. Toiminnallisissa ja organisatorisissa menettelyissä olisi oltava selkeä kuvaus vientiin ja siirtoihin liittyvien vaatimusten noudattamista koskevasta menettelystä tilauksen vastaanottamisesta ja asiassa sovellettavien vientiä ja siirtoa koskevien säädösten noudattamisen tarkistamisesta aina lopulliseen lähetykseen tai siirtoon asti. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Miten usein viennin valvonnasta vastaavan henkilöstön osaamista päivitetään? Osaamista olisi päivitettävä, kun kansalliseen ja unionin vientivalvontalainsäädäntöön ja -menettelyihin tehdään muutoksia, kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Vuosittain järjestettävän yleisen koulutuksen lisäksi on suositeltavaa, että kyseisen henkilöstön käyttöön annettaisiin lakitekstien ohella myös viennin ja siirtojen valvontaa koskevasta lainsäädännöstä annettuja huomautuksia sekä ammattilehtiä, jos sellaisia on.

Miten viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön osaamista päivitetään? Eri tavoin annettava koulutus, johon kuuluu — yrityksen ulkopuolella järjestettäviä seminaareja — osallistuminen toimivaltaisen viranomaisen järjestämiin koulutustilaisuuksiin — yrityksen ulkopuolella tai Internetissä järjestettävää koulutusta.

5. Fyysinen ja tekninen turvallisuus Ovatko yrityksen turvatoimet asianmukaisen valtion elimen hyväksymiä? Selittäkää tarkemmin. Jokaisen valtion puolustusministeriö tai vastaava organisaatio vaatii todennäköisesti joitakin turvatoimenpiteitä, kun yritys toimii sen puolesta. Jo pelkästään se, että yritys on saanut turvahyväksynnän, voi riittää. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Jos virallista turvahyväksyntää ei ole käytössä, millä turvatoimenpiteillä vientiä ja siirtoja koskevaa kirjanpitoa ja menettelyjä suojataan? Tilojen on oltava kokonaan aidattu. Sisäänkäynnin on oltava lukittu ja valvottu. Tiloja on valvottava jatkuvasti myös työajan ulkopuolella. Tavarantoimitusten ja -noutojen sisäänkäynti voi olla päätuotantotiloista erillinen. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Mitkä ovat ohjelmistoa ja teknologiaa koskevat turvatoimenpiteet? Järjestelmä olisi suojattava salasanalla ja palomuurilla. Yrityksen verkko olisi suojattava luvattomalta pääsyltä. Elektronisia laitteita (kuten kannettavia tietokoneita ja käsitietokoneita), jotka viedään pois yrityksen tiloista tai ulkomaille, olisi valvottava, ja samoin olisi valvottava hankkeen osana ja muissa tilanteissa lähetettyjä sähköposteja. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

6. Vientitapahtumien ja siirtojen kirjaaminen ja jäljitettävyys Miten yritys säilyttää tiedot tuotteen toimittajan ilmoittamista vientirajoituksista? Yritysten olisi mainittava yksi tai useampi seuraavista: — sähköinen tiedosto tai sähköpostikansio — hankekohtaiset kansiot — toimittajakohtaiset kansiot — erilliset rajoituksia koskevat kansiot — tilausjärjestelmä. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta

Miten vientirajoitukset yhdistetään myöhempiin siirtoihin tai vientiin? Vastauksissa olisi mainittava yksi tai useampi seuraavista: — sähköinen tiedosto tai sähköpostikansio, joka sisältää tuontia ja sitä seuraavia kuljetuksia koskevat tiedot — osana liiketoiminnan hallintajärjestelmää — hanke- tai toimittajakohtaiset kansiot, joissa kaikki tiedot säilytetään yhdessä — kansiojärjestelmää vastaava arkistointijärjestelmä. 9 artiklan 2 kohdan f alakohta