FI Euroopan unionin virallinen lehti L 162/20

KOMISSION PÄÄTÖS,

tehty 20 päivänä tammikuuta 2006,

neuvoston päätöksen 2004/904/EY yksityiskohtaisista soveltamissäännöistä jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien sekä Euroopan pakolaisrahastosta myönnetyn yhteisrahoituksen avulla toteutettujen hankkeiden yleis- ja taloushallintoa koskevien sääntöjen osalta

(tiedoksiannettu numerolla K(2006) 51/3)

(Ainoastaan englannin-, espanjan-, hollannin-, italian-, kreikan-, latvian-, liettuan-, portugalin-, puolan-, ranskan-, ruotsin-, saksan-, slovakin-, sloveenin-, suomen-, tšekin-, unkarin- ja vironkieliset tekstit ovat todistusvoimaisia)

(2006/401/EY)

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon Euroopan pakolaisrahaston perustamisesta kaudelle 2005–2010 (1)2 päivänä joulukuuta 2004 tehdyn neuvoston päätöksen 2004/904/EY ja erityisesti sen 13 artiklan 5 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Euroopan pakolaisrahastosta (jäljempänä ’rahasto’) myönnettävien tukien moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi olisi laadittava yhteiset suuntaviivat yhteisrahoitettavien toimien täytäntöönpanosta vastaavien viranomaisten tehtävien järjestämistä varten.

(2) Sen varmistamiseksi, että yhteisön varoja käytetään moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti, olisi otettava käyttöön riittävän kirjausketjun takaavat hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ja komissiolle olisi tarjottava apua tarkastusten toteuttamiseksi erityisesti pistokokein.

(3) Yhteisön varojen tehokkaan ja asianmukaisen käytön varmistamiseksi olisi laadittava yhdenmukaiset perusteet tarkastuksille, joita jäsenvaltiot tekevät päätöksen 2004/904/EY 25 artiklan mukaisesti.

(4) Sen varmistamiseksi, että päätöksen 2004/904/EY 24 artiklan nojalla rahastosta haettavan tuen perusteena olevia menoilmoituksia käsitellään yhdenmukaisesti, olisi laadittava menoilmoituksen malli.

(5) Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta tehdyn pöytäkirjan 3 artiklan mukaisesti Yhdistynyt kuningaskunta osallistuu päätökseen 2004/904/EY ja näin ollen myös tähän päätökseen.

(6) Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta tehdyn pöytäkirjan 3 artiklan mukaisesti Irlanti osallistuu päätökseen 2004/904/EY ja näin ollen myös tähän päätökseen.

(7) Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Tanskan asemasta tehdyn pöytäkirjan 1 ja 2 artiklan mukaisesti Tanska ei osallistu päätökseen 2004/904/EY eivätkä kyseinen päätös tai tämä päätös siten sido Tanskaa.

(8) Tässä päätöksessä säädetyt toimenpiteet ovat direktiivin 2004/904/EY 11 artiklalla perustetun komitean lausunnon mukaiset,

ON TEHNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

I LUKU

SOVELTAMISALA JA MÄÄRITELMÄT

1 artikla

Tässä päätöksessä vahvistetaan päätöksen 2004/904/EY yksityiskohtaiset soveltamissäännöt Euroopan pakolaisrahastosta (jäljempänä ’rahasto’) myönnettyjen ja jäsenvaltioiden hallinnoimien tukien hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä varten sekä tukien yleis- ja taloushallintoa koskevat säännöt.

2 artikla

Tässä päätöksessä tarkoitetaan

1) ’vastuuviranomaisella’ jäsenvaltion hallintoyksikköä tai kansallista julkishallinnon laitosta, jonka jäsenvaltio on nimennyt päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan 1 kohdan mukaisesti;

2) ’valtuutetulla viranomaisella’ julkishallinnon laitosta tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaan toimivaa, julkisen palvelun tehtävää suorittavaa yksityisoikeudellista laitosta, jolle vastuuviranomainen siirtää kaikki täytäntöönpanotehtävänsä tai osan niistä päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan 1 kohdan nojalla;

3) ’todentamisviranomaisella’ vastuuviranomaisen hyväksyvästä osastosta ja mahdollisesta valtuutetusta viranomaisesta toiminnallisesti riippumatonta henkilöä tai osastoa, jonka jäsenvaltio on nimennyt päätöksen 2004/904/EY 24 artiklan 2 kohdan nojalla todentamaan menoilmoitukset;

4) ’tarkastusviranomaisella’ vastuuviranomaisen hyväksyvästä osastosta ja mahdollisesta valtuutetusta viranomaisesta toiminnallisesti riippumatonta henkilöä tai osastoa, jonka jäsenvaltio on nimennyt päätöksen 2004/904/EY 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla huolehtimaan toimien tarkastuksista ja tilintarkastuksista.

II LUKU

HALLINNOINTI- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄT

3 artikla

Yleisperiaatteet

Jäsenvaltioiden perustamissa hallinnointi- ja valvontajärjestelmissä on määrättävä seuraavista asioista:

1) hallinnoinnista ja valvonnasta vastaavien laitosten ja/tai henkilöiden tehtävien selkeä määrittely ja tehtävien selkeä jakautuminen kunkin laitoksen sisällä;

2) hallinnoinnista, valvonnasta ja menojen todentamisesta vastaavien laitosten, osastojen ja/tai henkilöiden tehtävien selkeä erottaminen toisistaan;

3) riittävät resurssit kullekin laitokselle tai osastolle sille osoitettujen tehtävien suorittamiseksi rahastosta rahoitettavien toimien täytäntöönpanokaudella;

4) vastuuviranomaisen ja mahdollisen valtuutetun viranomaisen tehokkaat sisäiset valvontajärjestelyt;

5) atk-muodossa olevat luotettavat järjestelmät tilinpitoa, seurantaa ja rahoitusselvitystä varten;

6) tehokas raportointi- ja seurantajärjestelmä, jos tehtävien suorittaminen on delegoitu;

7) yksityiskohtaiset menettelyoppaat tehtävien suorittamiseksi;

8) tehokkaat järjestelyt järjestelmän toiminnan tarkastamiseksi;

9) riittävän kirjausketjun takaavat järjestelmät ja menettelyt;

10) sääntöjenvastaisuuksia ja aiheettomasti maksettujen määrien takaisinperintää koskevat raportointi- ja seurantamenettelyt.

4 artikla

Viranomaisten nimeäminen

1. Jäsenvaltioiden on nimettävä seuraavat viranomaiset:

— vastuuviranomainen,

— todentamisviranomainen,

— tarkastusviranomainen.

2. Mainittujen viranomaisten on toimittava täysin asianomaisen jäsenvaltion institutionaalisten, oikeudellisten ja taloudellisten järjestelmien mukaisesti, ja jäsenvaltion on määrättävä kaikista näiden viranomaisten keskinäisiä yhteyksiä koskevista järjestelyistä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän päätöksen säännösten soveltamista.

3. Kaikki hallinnointi-, todentamis- ja tarkastustehtävät tai osa niistä voidaan antaa saman laitoksen tehtäväksi, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 3 artiklan 2 kohdan säännösten soveltamista.

5 artikla

Vastuuviranomainen

1. Vastuuviranomainen on vastuussa rahaston tukea saavien monivuotisten ja yksivuotisten ohjelmien tehokkaasta, toimivasta ja asianmukaisesta hallinnoinnista ja täytäntöönpanosta ja erityisesti:

a) monivuotisen ohjelman esittämisestä komissiolle liitteessä 1 määritellyn mallin mukaisesti;

b) vuosiohjelman esittämisestä komissiolle liitteessä 2 määritellyn mallin mukaisesti;

c) sen varmistamisesta, että rahoitettavat hankkeet valitaan päätöksen 2004/904/EY 14 ja 20 artiklassa vahvistettujen edellytysten ja perusteiden mukaisesti sekä tämän päätöksen 10 artiklassa vahvistettuja vakiomenettelyjä noudattaen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta sovellettavissa yhteisön ja kansallisissa säännöissä määriteltyjen lisäperusteiden soveltamista;

d) toimien tehokkaan yleis-, sopimus- ja rahoitushallinnoinnin varmistamisesta tämän päätöksen 11 artiklassa vahvistettuja vakiomenettelyjä noudattaen;

e) maksutapahtumien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamisesta.

2. Vastuuviranomaisen on otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki riittävän kirjausketjun edellyttämät, menoihin ja tarkastuksiin liittyvät asiakirjat säilytetään 9 artiklan vaatimusten mukaisesti.

3. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että tarkastusviranomainen saa käyttöönsä kaikki tarvittavat tiedot käytetyistä hallinnointimenettelyistä ja rahastosta yhteisrahoitusta saaneista hankkeista päätöksen 2004/904/EY 25 artiklan 1 kohdan a alakohdassa määriteltyjen tarkastusten tekemistä varten.

4. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että todentamisviranomainen saa tehtäviensä suorittamista varten käyttöönsä kaikki tarvittavat tiedot käytetyistä hallinnointimenettelyistä, rahastosta yhteisrahoitusta saaneista hankkeista ja tarkastusviranomaisen tekemien tarkastusten tuloksista.

5. Komissio maksaa tuet vastuuviranomaiselle, joka on vastuussa tukien maksamisesta tuensaajille. Vastuuviranomaisen on esitettävä komissiolle liitteen 5 mukaisesti laaditetut maksupyynnöt, joihin on tarvittaessa liitettävä liitteessä 3 esitetyn mallin mukainen väliselvitys tai liitteessä 4 esitetyn mallin mukainen loppuselvitys, sekä liitteen 6 mukaisesti laadittu, todentamisviranomaisen todentama menoilmoitus.

6. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että rahastosta yhteisrahoitettujen toimien täytäntöönpanosta ja arvioinnista esitetään selvitykset päätöksen 2004/904/EY 28 artiklassa määritellyssä aikataulussa.

6 artikla

Vastuuviranomaisen suorittama tehtävien delegointi

Jos kaikki vastuuviranomaisen tehtävät tai osa niistä delegoidaan valtuutetulle viranomaiselle, vastuuviranomaisen on määritettävä yksityiskohtaisesti delegoitavien tehtävien laajuus ja laadittava tehtävien täytäntöönpanoa koskevat yksityiskohtaiset menettelyt 3 artiklassa esitettyjen edellytysten mukaisesti.

Menettelysäännöissä on määrättävä muun muassa, että vastuuviranomaiselle on toimitettava säännöllisesti tietoa delegoitujen tehtävien asianmukaisesta suorittamisesta ja kuvaus käytetyistä menetelmistä.

Vastuuviranomaisen on annettava delegoidut tehtävät tiedoksi valtuutetulle viranomaiselle, ja tämän on annettava ilmoitus tehtävien vastaanottamisesta.

7 artikla

Tarkastusviranomainen

1. Tarkastusviranomainen on vastuussa päätöksen 2004/904/EY 25 artiklan 1 kohdan a alakohdassa määriteltyjen tarkastusten järjestämisestä kansainvälisten normien mukaisesti.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettuihin tarkastuksiin on sisällyttävä riskianalyysin perusteella yhteisrahoitetuista hankkeista valittu olennainen otos, joka edustaa vähintään 10 prosenttia kunkin vuosiohjelman tukikelpoisista kokonaiskustannuksista. Otantamenetelmän on täytettävä seuraavat vaatimukset:

a) siihen on sisällyttävä asianmukainen valikoima erityyppisiä ja -kokoisia hankkeita;

b) siinä on otettava huomioon kansallisissa tai yhteisön tarkastuksissa havaitut riskitekijät ja kustannushyötysuhde ottaen huomioon aiemmin tehdyt tarkastukset;

c) on varmistettava, että 25 artiklassa määriteltyjen tarkastusten tekemiseksi käytetyllä otantamenetelmällä valitaan hankkeita, jotka muodostavat edustavan otoksen perusjoukosta kussakin vuosiohjelmassa.

3. Tarkastuksia tehdessään tarkastusviranomaisen on todennettava:

a) hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokas soveltaminen sekä mahdolliset puutteet ja niiden vakavuus;

b) kirjausketjun riittävyys;

c) että riittävän suuri osa kirjanpitoasiakirjoista vastaa vastuuviranomaisen, mahdollisen valtuutetun laitoksen, lopullisten tuensaajien ja tapauksen mukaan muiden hankkeen toteutuksessa mukana olevien organisaatioiden tai yritysten hallussa olevia tositteita;

d) että menoerät vastaavat komission päätöksessä K(2006) 51 lopull./1 vahvistettuja tukikelpoisuusvaatimuksia, kansallisessa valintamenettelyssä vahvistettuja vaatimuksia, avustussopimuksen tai tuen myöntämispäätöksen määräyksiä ja tosiasiallisesti toteutettuja toimia;

e) että hankkeen kohde tai aiottu kohde vastaa päätöksen 2004/904/EY 4–7 artiklassa vahvistettuja tavoitteita ja hyödyttää päätöksen 2004/904/EY 3 artiklassa määriteltyjä kohderyhmiä;

f) että yhteisön rahoitusosuudet ovat päätöksen 2004/904/EY 20 artiklassa ja muissa sovellettavissa yhteisön säännöksissä vahvistettujen edellytysten mukaisia ja että ne maksetaan tuensaajille ilman vähennyksiä tai viivytyksiä;

g) että asianmukainen yhteisrahoitus on todella annettu käyttöön.

4. Päätöksen 2004/904/EY 28 artiklan 2 kohdassa määriteltyyn vuosiohjelman loppuselvitykseen on sisällyttävä kaikkien tarkastusviranomaisen tekemien tarkastusten tulokset sekä kuvaus toimista, joihin vastuuviranomainen on ryhtynyt korjatakseen havaitut poikkeavuudet ja sääntöjenvastaisuudet.

8 artikla

Todentamisviranomainen

Todentamisviranomainen on vastuussa vastuuviranomaisen laatimien menoilmoitusten todentamisesta päätöksen 2004/904/EY 24 artiklan ja liitteessä 6 vahvistetun mallin mukaisesti.

Todistuksessa on varmennettava, että:

1) menoilmoitus on todenmukainen ja laadittu luotettavan kirjanpitojärjestelmän ja todennettavissa olevien tositteiden perusteella;

2) ilmoitetut menot ovat sovellettavien yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia ja aiheutuneet vuosiohjelmaan sovellettavien perusteiden mukaisesti rahoitettaviksi valituista hankkeista, jotka ovat sovellettavien yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia;

3) todentamisviranomainen on saanut tehtäviensä suorittamista varten vastuuviranomaiselta riittävät tiedot käytetyistä hallinnointimenettelyistä, rahastosta yhteisrahoitusta saaneista hankkeista ja menoilmoitukseen sisältyvien menojen tarkastuksesta;

4) kaikkien tarkastusviranomaisen tekemien tarkastusten tulokset on otettu asianmukaisesti huomioon;

5) havaittujen sääntöjenvastaisuuksien vuoksi aiheettomasti maksetuiksi todetut yhteisön varat on peritty takaisin, tarvittaessa korkoineen, vähentämällä määrät asianmukaisesti menoilmoituksista.

9 artikla

Kirjausketju

1. Jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien on taattava riittävä kirjausketju.

2. Kirjausketjua pidetään riittävänä, jos sen avulla voidaan

a) täsmäyttää komissiolle ilmoitetut todennetut menoilmoitukset vastuuviranomaisen ja mahdollisen valtuutetun viranomaisen eri hallintotasoilla ja lopullisten tuensaajien tasolla tehtyihin yksittäisiin menokirjauksiin ja säilytettyihin tositteisiin; ja

b) tarkastaa rahastosta myönnettyjen yhteisön varojen myöntäminen ja siirto sekä muut hankkeen rahoituslähteet.

3. Vastuuviranomaisen on otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikkien Euroopan pakolaisrahastosta suoritettuihin maksuihin liittyvien asiakirjojen säilytyspaikka tunnetaan ja että nämä asiakirjat voidaan toimittaa tarkastettavaksi seuraavien tahojen pyynnöstä:

a) tarkastusviranomainen,

b) todentamisviranomainen,

c) Euroopan komission, muun muassa Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF), ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen virkamiehet ja valtuutetut edustajat.

4. Vastuuviranomaisen on pidettävä komission, Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen saatavilla kaikki tositteet eli kyseisen hankkeen kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat joko alkuperäisinä tai oikeaksi todistettuina jäljennöksinä yleisesti hyväksytyillä tietovälineillä viiden vuoden ajan komission suorittamasta kunkin vuosiohjelman loppuerän maksusta. Kyseisen määräajan laskeminen keskeytyy mahdollisen oikeuskäsittelyn ajaksi tai komission perustellusta pyynnöstä.

III LUKU

VASTUUVIRANOMAISEN TOTEUTTAMAA HANKKEIDEN YLEIS- JA TALOUSHALLINTOA KOSKEVAT SÄÄNNÖT

10 artikla

Valinta- ja myöntämismenettelyt

Rahaston yhteisrahoitusta saavien hankkeiden valitsemiseksi vastuuviranomaisen on otettava käyttöön yksityiskohtaiset menettelyt, joiden on katettava muun muassa:

a) valinta- ja myöntämismenettelyjen järjestäminen noudattaen seurattavuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteita ja tapauksen mukaan sovellettavia julkisia hankintoja koskevia sääntöjä samalla kun toteutetaan kaikki tarpeelliset toimenpiteet mahdollisten eturistiriitojen välttämiseksi;

b) ehdotuspyyntöjen ja tarjouskilpailujen julkaiseminen käyttäen soveltuvia kansallisia ja alueellisia kanavia;

c) yhteisrahoitushakemusten vastaanottaminen, vastaanottotodistusten antaminen, hakemusten rekisteröinti ja arkistointi;

d) hakemusten arviointi niiden muodon, laadun ja talousarvion kannalta ehdotuspyynnöissä tai tarjouskilpailuissa määriteltyjen perusteiden mukaisesti;

e) kokousten ja yhteydenpidon järjestäminen valinta- tai arviointilautakuntien kanssa;

f) asianmukaisten laitosten kuuleminen sen suhteen, täydentävätkö ehdotetut toimet muita alueellisia, kansallisia ja yhteisön rahoitusvälineitä;

g) hankkeiden valintaa koskevan päätöksen tekeminen tarkoituksenmukaisella vastuuviranomaistasolla;

h) valinta- ja myöntämismenettelyn tulosten julkaiseminen;

i) valintamenettelyn tulosten ilmoittaminen ja valintapäätöksen selittäminen kirjallisesti kullekin hakijalle.

11 artikla

Toimien yleis-, sopimus- ja rahoitushallinnointia koskevat menettelyt

1. Vastuuviranomaisen on vahvistettava toimien hallinnoimista varten yksityiskohtaiset menettelyt, joiden on sisällettävä muun muassa seuraavat:

a) sopimusten, avustussopimusten ja muiden vastaavien oikeudellisten asiakirjojen allekirjoittaminen valittujen tuensaajien kanssa;

b) sopimusten ja niihin tehtyjen muutosten seuranta ottamalla käyttöön järjestelmä, jolla varmistetaan hankkeiden hallinnollinen seuranta (kirjeenvaihto, muutosten tekeminen ja muistutuskirjeiden lähettäminen ja niiden seuranta, selvitysten vastaanottaminen ja käsittely, jne.);

c) hankkeiden toiminta- ja rahoitusselvitysten tarkastelu ja yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toimittamisen tarkastaminen tarvittaessa myös paikalla;

d) ilmoitettujen hankemenojen todenperäisyyden tarkastaminen ja sen tarkastaminen, että kyseiset menot täyttävät päätöksessä K(2006) 51 lopull./1 ja kansallisissa säännöissä vahvistetut edellytykset;

e) maksupyyntöjen vastaanottamis-, tarkastus- ja vahvistusedellytykset sekä menojen hyväksymis-, maksu- ja kirjaamismenettelyt;

f) käyttämättömien tai muihin kuin tukikelpoisiin menoihin käytettyjen varojen periminen takaisin.

2. Edellä 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa sopimuksissa tai avustussopimuksissa on määriteltävä muun muassa:

a) avustuksen määrä ja enimmäisprosenttiosuus suhteessa hankkeen tukikelpoisiin kustannuksiin ja kokonaiskustannuksiin;

b) tuetun hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;

c) hankkeen talousarvio ja rahoitussuunnitelma;

d) aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset (selvitysten esittämistä koskevat velvoitteet, muutokset, sopimuksen päättyminen jne, …);

e) tukikelpoisten kustannusten määritelmä;

f) avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset ja kirjanpitovaatimukset.

3. Vastuuviranomaisen on otettava käyttöön järjestelmä, jonka avulla voidaan kirjata ja säilyttää atk-muodossa yksityiskohtaiset kirjanpitotiedot kustakin vuosiohjelmaan kuuluvasta hankkeesta, ja sen on huolehdittava hankkeiden toteuttamista koskevien riittävien tietojen keräämisestä varainhoitoa, seurantaa, valvontaa ja arviointia varten.

LUKU IV

VALVONTA

12 artikla

Jäsenvaltioiden velvollisuudet

1. Jäsenvaltiot ovat vastuussa rahastosta rahoitettujen toimien moitteettoman varainhoidon varmistamisesta ja menojen perustana olevien maksutapahtumien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Niiden on huolehdittava siitä, että vastuuviranomaiset ja mahdolliset valtuutetut viranomaiset, todentamisviranomaiset, tarkastusviranomaiset ja muut asianomaiset laitokset saavat asianmukaista ohjausta yhteisön varojen tehokkaan ja sääntöjenmukaisen käytön varmistavien hallinnointi- ja valvontajärjestelmien perustamisessa.

2. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että 3–11 artiklan vaatimukset täyttävät hallinnointi- ja valvontajärjestelmät on otettu käyttöön. Ne ovat vastuussa sen varmistamisesta, että järjestelmät toimivat tehokkaasti koko sen ajan, kun rahastosta rahoitettavia toimia pannaan täytäntöön.

3. Tehdessään ehdotuksen vuoden 2005 ohjelmasta jäsenvaltion on toimitettava komissiolle kuvaus järjestelmistä, jotka kattavat vastuuviranomaisen ja mahdollisen valtuutetun viranomaisen sekä todentamisviranomaisen ja tarkastusviranomaisen organisaation ja menettelyt 3–11 artiklan vaatimusten mukaisesti.

4. Jäsenvaltioiden on toimitettava päivitetyt kuvaukset hallinnointi- ja valvontajärjestelmistä, jos järjestelmiin ja menettelyihin tehdään merkittäviä muutoksia.

13 artikla

Komission velvollisuudet

1. Komissio tekee 12 kuukauden sisällä 12 artiklan 3 kohdassa säädetyn kuvauksen saamisesta asiakirja-analyysin jäsenvaltion käyttöön ottamille hallinnointi- ja valvontajärjestelmille sekä tarkastaa paikalla vastuuviranomaisen ja mahdollisen valtuutetun viranomaisen noudattamat täytäntöönpanomenettelyt, valvontajärjestelmät, kirjanpitomenettelyt sekä hankintoja ja avustusten myöntämistä koskevat menettelyt. Komissio ilmoittaa jäsenvaltiolle järjestelmissä havaituista mahdollisista vajavuuksista tai puutteista sekä vaadituista korjaavista toimenpiteistä.

2. Komissio tarkastaa jäsenvaltioiden käyttöön ottamat menettelyt ja järjestelmät, jos niihin tehdään merkittäviä muutoksia, sanotun kuitenkaan rajoittamatta neuvoston päätöksen 2004/904/EY 26 artiklan soveltamista.

14 artikla

Yhteistyö jäsenvaltioiden valvontaviranomaisten kanssa

1. Komissio tekee yhteistyötä jäsenvaltioiden nimeämien tarkastusviranomaisten kanssa niiden valvontasuunnitelmien ja tarkastusmenetelmien koordinoimiseksi ja vaihtaa viipymättä tietoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkastusten tuloksista valvontaresurssien parhaan mahdollisen käytön varmistamiseksi ja työn tarpeettoman päällekkäisyyden välttämiseksi.

2. Komissio ja tarkastusviranomaiset tapaavat säännöllisesti vähintään kerran vuodessa tarkastellakseen yhdessä tarkastustuloksia, jotka sisältyvät päätöksen 2004/904/EY 28 artiklan 2 kohdan mukaisesti esitettyihin vuotuisiin selvityksiin, ja vaihtaakseen mielipiteitä muista hallinnointi- ja valvontajärjestelmien parantamiseen liittyvistä seikoista.

V LUKU

EURON KÄYTTÖÄ KOSKEVAT JÄRJESTELYT

15 artikla

Monivuotiset ohjelmat ja vuosiohjelmat

1. Päätöksen 2004/904/EY 16 artiklassa tarkoitetut monivuotisten ohjelmien ja vuosiohjelmien luonnokset on toimitettava komissiolle euromääräisinä.

2. Jos jäsenvaltion valuuttana ei ole euro sinä päivänä, jona se tekee ehdotuksen monivuotiseksi ohjelmaksi tai vuosiohjelmaksi, jäsenvaltion on esitettävä tämän päätöksen liitteisiin 1 ja 2 sisältyvät rahoitustiedot sekä euromääräisinä että kansallisessa valuutassa. Kansallisen valuutan muuntamiseen euroiksi käytetty valuuttakurssi on Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa julkaistu sitä edeltävän kuukauden viimeisen työpäivän valuuttakurssi, jona ehdotus monivuotiseksi ohjelmaksi tai vuosiohjelmaksi esitetään komissiolle.

16 artikla

Selvitykset, menoilmoitukset ja maksupyynnöt

1. Päätöksessä 2004/904/EY tarkoitetut väliselvitykset, loppuselvitykset, menoilmoitukset ja maksupyynnöt on toimitettava komissiolle euromääräisinä.

2. Jos jäsenvaltion valuuttana ei ole euro selvityksen esittämispäivänä, jäsenvaltio voi esittää tämän päätöksen liitteisiin 3, 4 ja 6 sisältyvät rahoitustiedot sekä euromääräisinä että kansallisessa valuutassa. Kansallisena valuuttana aiheutuneiden menojen muuntamiseen euroiksi käytetty valuuttakurssi on Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa julkaistu sitä edeltävän kuukauden viimeisen työpäivän valuuttakurssi, jona menot kirjataan vastuuviranomaisen tileille.

3. Jos jokin edeltävässä kohdassa vahvistettua muuntamismenettelyä soveltava jäsenvaltio siirtyy euron käyttöön, kyseistä menettelyä sovelletaan edelleen kaikkiin menoihin, jotka kirjataan vastuuviranomaisen tileille ennen päivämäärää, jona kansallisen valuutan ja euron välinen kiinteä muuntokurssi tulee voimaan.

VI LUKU

TILIEN TARKASTAMINEN JA HYVÄKSYMINEN

17 artikla

Tilien tarkastaminen ja hyväksyminen

1. Vastuuviranomaisen on esitettävä komissiolle yhdeksän kuukauden sisällä rahaston yhteisrahoitusta koskevassa vuotuisessa päätöksessä määritellystä tukikelpoisuuden päättymispäivästä seuraavat asiakirjat:

a) liitteessä 4 määritellyn mallin mukaisesti laadittu loppuselvitys vuosiohjelman toteuttamisesta;

b) liitteessä 6 määritellyn mallin mukaisesti laadittu ja todentamisviranomaisen todentama lopullinen menoilmoitus;

c) tarkastusviranomaisen selvitys tehdyistä tarkastuksista;

d) liitteessä 5 määritellyn mallin mukaisesti laadittu maksu- tai korvauspyyntö.

2. Edellä 1 kohdassa mainittu yhdeksän kuukauden määräaika keskeytyy, jos komissio on tehnyt päätöksen vuosiohjelman yhteisrahoitusta koskevien maksujen keskeyttämisestä päätöksen 2004/904/EY 26 artiklan 2 kohdan säännösten nojalla. Määräaika alkaa kulua uudelleen päivänä, jona päätöksen 2004/904/EY 26 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu komission päätös annetaan tiedoksi jäsenvaltiolle.

3. Komissio ilmoittaa jäsenvaltiolle niiden menojen määrän, jotka hyväksytään rahoitettavaksi rahastosta, ja mahdolliset rahoitusoikaisut, jotka perustuvat ilmoitettujen menojen ja rahastosta rahoitettavaksi hyväksyttyjen menojen eroavuuksiin, kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat, sanotun kuitenkaan rajoittamatta päätöksen 2004/904/EY 26 artiklan säännösten soveltamista. Jäsenvaltion on esitettävä huomautuksensa kolmen kuukauden kuluessa.

4. Komissio päättää rahastosta rahoitettavien menojen määrän kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut jäsenvaltion huomautukset, ja perii takaisin lopullisesti hyväksyttyjen menojen ja jäsenvaltiolle jo maksettujen määrien välisen erotuksen.

5. Jos vastuuviranomainen ei toimita 1 kohdassa vaadittuja asiakirjoja määräpäivään mennessä ja hyväksyttävässä muodossa, komissio peruuttaa automaattisesti rahaston yhteisrahoituksen yhteisrahoituspäätöksen kattamalta ajanjaksolta, antaa takaisinperintämääräyksen kaikista yhteisrahoituspäätöksen mukaisesti ennakkoon jo maksetuista määristä ja vapauttaa maksusitoumuksesta kaikki jäljellä olevat maksamattomat määrät.

6. Edellä 5 kohdassa esitetty automaattinen yhteisrahoituksen peruttamista koskeva menettely keskeytetään kyseisiin hankkeisiin liittyvän määrän osalta, jos jäsenvaltiossa on käynnissä sellaisia oikeudellisia menettelyjä tai hallinnollisia muutoksenhakuja, joilla on lykkäävä vaikutus, silloin kun 1 kohdassa mainitut asiakirjat olisi pitänyt toimittaa. Jäsenvaltion on annettava toimittamassaan osittaisessa loppuselvityksessä yksityiskohtaiset tiedot kyseisistä hankkeista ja toimitettava komissiolle kuuden kuukauden välein selvitykset hankkeiden edistymisestä. Jäsenvaltion on toimitettava näiden hankkeiden osalta 1 kohdassa mainitut asiakirjat kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun oikeudelliset menettelyt tai hallinnolliset muutoksenhaut on saatettu loppuun.

VII LUKU

LOPPUSÄÄNNÖKSET

18 artikla

Loppusäännökset

Jäsenvaltiot voivat soveltaa tätä päätöstä tiukempia kansallisia valvontasäännöksiä.

19 artikla

Tämä päätös on osoitettu Belgian kuningaskunnalle, Tšekin tasavallalle, Saksan liittotasavallalle, Viron tasavallalle, Helleenien tasavallalle, Espanjan kuningaskunnalle, Ranskan tasavallalle, Irlannille, Italian tasavallalle, Kyproksen tasavallalle, Latvian tasavallalle, Liettuan tasavallalle, Luxemburgin suurherttuakunnalle, Unkarin tasavallalle, Maltan tasavallalle, Alankomaiden kuningaskunnalle, Itävallan tasavallalle, Puolan tasavallalle, Portugalin tasavallalle, Slovenian tasavallalle, Slovakian tasavallalle, Suomen kuningaskunnalle, Ruotsin kuningaskunnalle sekä Ison-Britannian ja Pohjois-Irlannin yhdistyneelle kuningaskunnalle.

Tehty Brysselissä 20 päivänä tammikuuta 2006. Komission puolesta Franco FRATTINI Komission varapuheenjohtaja

(1) EYVL L 381, 28.12.2004, s. 52.

LIITE 1 EUROOPAN PAKOLAISRAHASTO ALUSTAVA MONIVUOTINEN OHJELMA (2005–2007) 1. JÄSENVALTIO … 2. EPR:N PERUSTAMISESTA TEHDYN PÄÄTÖKSEN 13 ARTIKLASSA TARKOITETTU VASTUUVIRANOMAINEN (JÄSENVALTION HALLINTOYKSIKKÖ TAI KANSALLINEN JULKISHALLINNON LAITOS) Päätöksen 2004/904/EY 13 artiklassa tarkoitettu vastuuviranomainen Nimi: … Osoite: … Vastuuhenkilön nimi: … Yhteyshenkilö: … Yhteyshenkilön asema: … Puhelin: … Faksi: … Sähköposti: … Päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu valtuutettu viranomainen (tarvittaessa) (Liitteenä on esitettävä virallinen asiakirja, jolla vastuuviranomainen on delegoinut vastuun EPR:n toimien toteuttamisesta valtuutetulle laitokselle) Nimi: … Osoite: … Vastuuhenkilön nimi: … Yhteyshenkilö: … Yhteyshenkilön asema: … Puhelin: … Faksi: … Sähköposti: … 3. TILANNE JÄSENVALTIOSSA Kuvatkaa maassanne vallitsevaa tilannetta päätöksen 2004/904/EY 3 artiklassa tarkoitettujen kohderyhmien vastaanottojärjestelyjen, turvapaikkamenettelyjen, kotouttamisen ja vapaaehtoisen paluun alalla. Kuvauksen tulisi sisältää ainakin seuraavat seikat: 1) yleiskatsaus 3 artiklassa tarkoitettujen kohderyhmien tilanteesta vuodesta 2003 lähtien sekä suppea selvitys turvapaikanhakijoiden, pakolaisten ja siirtymään joutuneiden henkilöiden sosiaalisista oloista (ja tarvittaessa uudelleensijoittamisesta); 2) niiden julkisten varojen määrä, jotka on todellisuudessa käytetty vastaanottoon, turvapaikkamenettelyihin, kotouttamiseen ja vapaaehtoiseen kotiinpaluuseen vuoden 2003 alusta lähtien; 3) tärkeimmät tulokset toimista/hankkeista, joita on toteutettu kansallisin varoin (ilman EPR:n tukea) vuodesta 2003 lähtien vastaanoton, turvapaikkamenettelyjen, kotouttamisen ja vapaaehtoisen kotiinpaluun alalla. Esittäkää kokonaisarvio näiden toimien/hankkeiden vaikutuksista; 4) tärkeimmät tulokset toimista/hankkeista, jotka ovat saaneet Euroopan pakolaisrahaston tukea viime vuonna/vuosina vastaanoton, turvapaikkamenettelyjen, kotouttamisen ja vapaaehtoisen kotiinpaluun alalla. Esittäkää kokonaisarvio näiden hankkeiden vaikutuksista; 5) analyysi maassanne vallitsevista puutteista vastaanoton, turvapaikkamenettelyjen, kotouttamisen ja vapaaehtoisen kotiinpaluun alalla. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANALYYSI JÄSENVALTION TARPEISTA Esittäkää analyysi maanne tarpeista vastaanottojärjestelyjen, turvapaikkamenettelyjen, kotouttamisen ja vapaaehtoisen paluun alalla sekä selvitys toiminnallisista tavoitteista, joiden avulla näihin tarpeisiin on tarkoitus vastata ohjelmakauden (2005–2007) aikana, ottaen huomioon jäljempänä esitetyt komission ohjeet painopisteiden monivuotisesta suunnittelusta: Painopiste 1 Toteutetaan seuraavissa säädöksissä mainitut toimenpiteet, kotouttamiseen liittyvät tavoitteet mukaan luettuina: a) Neuvoston asetus (EY) N:o 343/2003 (1), annettu 18 päivänä helmikuuta 2003, niiden perusteiden ja menettelyjen vahvistamisesta, joiden mukaisesti määritetään kolmannen maan kansalaisen johonkin jäsenvaltioon jättämän turvapaikkahakemuksen käsittelystä vastuussa oleva jäsenvaltio. b) Neuvoston asetus (EY) N:o 2725/2000 (2), annettu 11 päivänä joulukuuta 2000, Eurodac-järjestelmän perustamisesta sormenjälkien vertailua varten Dublinin yleissopimuksen tehokkaaksi soveltamiseksi. c) Neuvoston asetus (EY) N:o 407/2002 (3), annettu 28 päivänä helmikuuta 2002, tietyistä säännöistä Eurodac-järjestelmän perustamisesta sormenjälkien vertailemista varten Dublinin yleissopimuksen tehokkaaksi soveltamiseksi annetun asetuksen (EY) N:o 2725/2000 täytäntöönpanemiseksi. d) Neuvoston direktiivi 2001/55/EY (4), annettu 20 päivänä heinäkuuta 2001, vähimmäisvaatimuksista tilapäisen suojelun myöntämiseksi tilanteissa, joissa jäsenvaltioiden alueelle tulee suuri määrä siirtymään joutuneita henkilöitä, ja toimenpiteistä näiden henkilöiden vastaanottamisesta jäsenvaltioille aiheutuvien rasitusten tasapuolisen jakamisen edistämiseksi. e) Neuvoston direktiivi 2003/9/EY (5), annettu 27 päivänä tammikuuta 2003, turvapaikanhakijoiden vastaanottoa jäsenvaltioissa koskevista vähimmäisvaatimuksista. f) Neuvoston direktiivi 2003/86/EY (6), annettu 22 päivänä syyskuuta 2003, oikeudesta perheenyhdistämiseen; pakolaisia koskevien säännösten osalta. g) Neuvoston direktiivi 2004/83/EY (7), annettu 29 päivänä huhtikuuta 2004, kolmansien maiden kansalaisten ja kansalaisuudettomien henkilöiden määrittelyä pakolaisiksi tai muuta kansainvälistä suojelua tarvitseviksi henkilöiksi koskevista vähimmäisvaatimuksista sekä myönnetyn suojelun sisällöstä. … … … Painopiste 2 Valmistellaan niiden periaatteiden ja toimenpiteiden täytäntöönpanoa, jotka mainitaan vuonna 2005 annettavassa neuvoston direktiivissä pakolaisaseman myöntämistä tai poistamista koskevissa menettelyissä jäsenvaltioissa sovellettavista vähimmäisvaatimuksista. … … … … … … … … … … … … … … … … Painopiste 3 Toteutetaan toimenpiteitä, joiden tavoitteena on parantaa kansainvälistä suojelua koskevien hakemusten tutkintamenettelyjä jäsenvaltioissa esimerkiksi seuraavin keinoin: — otetaan käyttöön yksi yhteinen menettely kansainvälistä suojelua koskevien hakemusten arvioimiseksi, — vahvistetaan alkuperämaita ja -alueita koskevan tiedon keräämistä, arviointia ja hyödyntämistä, — laaditaan strategiat, joilla pyritään ratkaisemaan esimerkiksi jäsenvaltioiden maantieteellisestä sijainnista johtuvia, turvapaikkajärjestelmiin ja vastaanottovalmiuksiin liittyviä ongelmia, — laaditaan yhteistyössä turvapaikkaviranomaisten kanssa riippumattomat, kvalitatiiviset arviot jäsenvaltioiden turvapaikkajärjestelmistä, — parannetaan ensimmäisen asteen päätöksentekoa koko menettelyn nopeuttamiseksi ja lopullisten päätösten pätevyyden varmistamiseksi, — toteutetaan toimenpiteet, joilla vahvistetaan jäsenvaltioiden turvapaikkajärjestelmien luotettavuutta tukemalla erityisesti EU:n alueella laittomasti oleskelevien henkilöiden vapaaehtoista paluuta, — laaditaan strategiat sellaisten tapausten tunnistamiseksi, joissa voi olla asianmukaista soveltaa yksinkertaistettua tai nopeutettua menettelyä tai erityistä vastaanottojärjestelyä. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Painopiste 4 Toteutetaan turvapaikanhakijoita, pakolaisia, väliaikaista tai toissijaista suojelua nauttivia henkilöitä tai alaikäisiä koskevia toimenpiteitä lapsen etua kunnioittaen. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Painopiste 5 (valinnainen) Kehitetään toimenpiteitä, jotka koskevat erityisesti uudelleensijoittamisohjelmien perusteella jäsenvaltioihin tulleiden henkilöiden vastaanottoa ja ohjausta sekä uudelleensijoittamisohjelmien hallinnointia, niitä jäsenvaltioita varten, jotka ovat jo laatineet tällaisia ohjelmia tai vasta suunnittelevat niitä. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. STRATEGIA TAVOITTEISIIN PÄÄSEMISEKSI a) Kuvatkaa strategiaa, jonka avulla edellä 4 kohdassa kuvattuihin tavoitteisiin pyritään, ja näiden tavoitteiden keskinäistä tärkeysjärjestystä. Esittäkää lyhyt kuvaus toimista, joiden avulla painopisteet on tarkoitus toteuttaa. Kuinka strategiassa otetaan huomioon edellä vahvistetut painopisteet? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Kuvatkaa kuulemismenettelyä, joka toteutetaan päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan 3 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen yhteistyökumppaneiden kanssa. … … … … … … 6. YHTEENSOPIVUUS MUIDEN VÄLINEIDEN KANSSA Onko strategia yhteensopiva muiden alueellisten, kansallisten ja yhteisön välineiden kanssa ja millä tavalla? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. OHJEELLINEN RAHOITUSSUUNNITELMA Esittäkää ohjeellinen rahoitussuunnitelma, jossa täsmennetään kunkin vuoden ja toimen osalta rahaston ehdotettu rahoitusosuus sekä julkisista ja/tai yksityisistä lähteistä saatavan yhteisrahoituksen kokonaismäärä. Ohjeellinen rahoitussuunnitelma (monivuotinen suunnitelmakausi — 3 vuotta) Julkinen rahoitus Yksityinen Yhteensä Yhteisö (EPR) Valtio Alueet Paikallisviranomaiset Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Kotouttaminen Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Vapaaehtoinen paluu Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Tekninen apu Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ks. tämän päätöksen 15 artikla. 8. EUROOPAN PAKOLAISRAHASTON YHTEISRAHOITUKSEN NÄKYVYYS Euroopan pakolaisrahaston myöntämästä rahoituksesta on ilmoitettava näkyvästi kaikkien ohjelman perusteella rahoitettavien toimien yhteydessä. Rahoituksesta voidaan tiedottaa mm. seuraavilla tavoilla: — Sijoittamalla EU:n tunnus ja ilmoitus EPR:n yhteisrahoituksesta kaikkeen kansallisen ohjelman täytäntöönpanosta vastaavan kansallisen vastuuviranomaisen tuottamaan materiaaliin (hankkeita koskevat ehdotuspyynnöt, ohjeet, hakulomakkeet, hakijoille lähetettävät kirjeet jne.). — Ilmoittamalla kaikille hankkeiden edunsaajille EPR:n yhteisrahoituksesta. — Sijoittamalla EU:n tunnus kaikkiin hanketta varten hankittuihin laitteisiin ja varusteisiin. — Sijoittamalla EU:n tunnus ja ilmoitus EPR:n yhteisrahoituksesta erilaisiin PR-tuotteisiin, esittelylehtisiin, kirjepaperiin jne. — Sijoittamalla EU:n tunnus ja ilmoitus EPR:n yhteisrahoituksesta edunsaajien tiloihin (esim. toimistojen seinille, sisäänkäyntiauloihin jne.). — Kertomalla yleisölle EPR:n yhteisrahoituksesta silloin kun hankkeita käsitellään seminaareissa tai konferensseissa. EPR:n yhteisrahoituksesta on ilmoitettava seuraavaa ilmaisua käyttäen: ”Euroopan pakolaisrahasto osallistuu hankkeen rahoittamiseen”. EU:n tunnus on saatavilla Internet-osoitteessa: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_fi.htm Jos julkaisussa mainitaan EPR:n yhteisrahoitus, on täsmennettävä, että tekijä on yksin vastuussa julkaisussa esitetyistä näkemyksistä ja että komissio ei vastaa tietojen perusteella tehdyistä päätelmistä. (1) EUVL L 50, 25.2.2003, s. 1. (2) EYVL L 316, 15.12.2000, s. 1. (3) EYVL L 62, 5.3.2002, s. 1. (4) EYVL L 212, 7.8.2001, s. 12. (5) EUVL L 31, 6.2.2003, s. 18. (6) EUVL L 251, 3.10.2003, s. 12. (7) EUVL L 304, 30.9.2004, s. 12. Vuoden 2005 alustavan ohjelman Liite (i) Hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, jonka jäsenvaltio on ottanut käyttöön EPR II:n toteuttamista varten Koska jäsenvaltiot vastaavat päätöksen 2004/904/EY 12 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti niiden hankkeiden hallinnoinnista, joille EPR myöntää tukea, pyydämme teitä kuvaamaan täytäntöönpanojärjestelmiä, jotka on otettu käyttöön seuraavia tarkoituksia varten: a) toimien koordinoinnin ja johdonmukaisuuden varmistaminen, b) hankkeiden valinta ja valintaprosessin seurattavuuden varmistaminen ja c) hankkeiden hallinnointi, seuranta, tarkastus, arviointi ja tilintarkastus. Täytäntöönpanojärjestelmän on oltava niiden soveltamissääntöjen mukainen, jotka komissio antaa päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan 5 kohdan mukaisesti. Kuvatkaa täytäntöönpanojärjestelmää tässä liitteessä olevan kyselylomakkeen avulla. Liittäkää täytetty lomake vuoden 2005 ohjelmaa koskevaan ehdotukseenne. Huomatkaa, että komissiolle on toimitettava päivitetty kuvaus hallinnointi- ja valvontajärjestelmistä, jos järjestelmiin ja menettelyihin tehdään merkittäviä muutoksia. Päivämäärä: 1. TOIMINTAKEHYS 1.1 Oikeudellinen kehys (Kansalliset säännökset ja määräykset, joita sovelletaan Euroopan pakolaisrahaston hallinnointi- ja valvontamenettelyissä) Kansallinen lainsäädäntö, jota sovelletaan Euroopan pakolaisrahaston hallinnoinnissa … … … … … … EPR:n hallinnointia varten hyväksytyt erityiset kansalliset säännöt … … … … … 1.2 Vastuuviranomainen ja valtuutettu laitos Päätöksen 2004/904/EY 13 artiklassa tarkoitettu vastuuviranomainen (Liittäkää mukaan virallinen todistus, joka osoittaa kyseisen julkishallinnon laitoksen olevan ”vastuuviranomainen” Euroopan pakolaisrahaston hallinnoinnissa) Nimi: … Osoite: … Vastuuhenkilön nimi: … Yhteyshenkilö: … Yhteyshenkilön asema: … Puhelin: … Faksi: … Sähköposti: … Päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu valtuutettu laitos (tarvittaessa) (Liittäkää mukaan virallinen todistus, josta käy ilmi, että vastuuviranomainen on siirtänyt täytäntöönpanovaltuutensa Euroopan pakolaisrahaston asioissa välittäjäelimelle) Nimi: … Osoite: … Vastuuhenkilön nimi: … Yhteyshenkilö: … Yhteyshenkilön asema: … Puhelin: … Faksi: … Sähköposti: … 2. VASTUUVIRANOMAISEN/VALTUUTETUN LAITOKSEN ORGANISAATIO JA RESURSSIT Liittäkää mukaan yksityiskohtainen organisaatiokaavio, johon sisältyy lyhyt tehtävänkuvaus. Jos EPR:n toteuttaminen on delegoitu, liittäkää mukaan valtuutetun laitoksen organisaatiokaavio ja lyhyt kuvaus sen tehtävistä. 2.1 Vastuuviranomaisen/valtuutetun laitoksen asema Mikä on vastuuviranomaisen oikeudellinen asema?  Julkishallinnon laitos  Julkisoikeudellinen laitos tai virasto Mikä on valtuutetun laitoksen oikeudellinen asema?  Julkishallinnon laitos  Julkisoikeudellinen laitos tai virasto  Yksityisoikeudellinen yhteisö  Muu (mikä): … 2.2 Henkilöstöluettelo Vastuuviranomainen (avainhenkilöstö, joka osallistuu Euroopan pakolaisrahaston hallinnointiin) Tehtävät Nimi Asema

Valtuutettu laitos (tarvittaessa) Tehtävät Nimi Asema 2.3 Ulkopuolisten laitosten käyttö (Ilmoittakaa, käyttääkö vastuuviranomainen tai välittäjäelin ulkopuolisia laitoksia tehtäviensä suorittamisessa ja millaisia järjestelyjä tätä varten on tehty) … … … … 3. HALLINNOINTI- JA VALVONTAJÄRJESTELMIIN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 3.1 Tehtävänjako Tehtävät Yksiköt/osastot/vastuuhenkilöt Kansallisten monivuotisten ja yksivuotisten ohjelmien laatiminen Ehdotuspyyntöjen julkaiseminen (avustukset) Ehdotusten vastaanotto ja kirjaaminen Ehdotusten hallinnollinen tarkastelu (tukikelpoisuus) Ehdotusten taloudellinen tarkastelu Ehdotusten arviointi Ehdotusten tekninen tarkastelu Ehdotusten valinta (päätös) Tiedottaminen avustuksen myöntämispäätöksistä Avustussopimusten valmistelu Avustussopimusten allekirjoittaminen Hankkeiden täytäntöönpanon seuranta Maksuhakemusten/laskujen vastaanotto Maksuhakemusten/laskujen tarkastelu Maksujen hyväksyminen Hankkeiden valvonta (1) Maksujen suorittaminen Tarjouskilpailujen valmistelu ja julkaiseminen Tarjousten vastaanotto ja kirjaaminen Tarjousten hallinnollinen tarkastelu Tarjousten taloudellinen tarkastelu Tarjousten tekninen tarkastelu Tarjouskilpailun ratkaisumenettely Sopimusten allekirjoittaminen Vuotuisen täytäntöönpanoselvityksen valmistelu Euroopan komissiolle toimitettavien menoilmoitusten valmistelu Euroopan komissiolle toimitettavien maksuhakemusten valmistelu Jäsenvaltion maksuhakemusten lähettäminen Euroopan komissiolle Hallinnointijärjestelmien tarkastus (2) Arviointi (1) 3.2 Tehtävien eriyttäminen (Jos hallinnointi, maksuliikenne ja valvonta suoritetaan samassa yksikössä (osastossa), selittäkää, kuinka nämä tehtävät on selkeästi eriytetty toisistaan) … … … … … … … EPR:n tulojen ja menojen kirjaaminen tileihin 3.2.1 Kirjanpitojärjestelyt Miten EPR:n maksusuoritukset kirjataan?  Oma budjettikohta jäsenvaltion talousarviossa  Talousarvion ulkopuoliset erät  Erityinen pankkitili  Muu (mikä): … 3.2.2 Varojen siirtäminen jäsenvaltion pankkitililtä lopullisen edunsaajan tilille Taso Tilinhaltijan nimi Vastuuhenkilö EY:n maksamien varojen saapuminen jäsenvaltion tilille Lopullinen edunsaaja Onko Euroopan pakolaisrahaston maksusuoritusten hyväksymismenettely jäsenvaltion tavanomaisen budjettimenettelyn mukainen?  Kyllä  Ei Jollei ole, kuvailkaa eroja ja syitä tähän. … … … … … … 3.2.3 (Mahdolliset) säännöt, joita sovelletaan Euroopan pakolaisrahaston määrärahojen ja julkisista varoista tulevan kansallisen yhteisrahoituksen siirtämiseen vuodelta toiselle … … … … … … … … 4. HALLINNOINTIMENETTELY – MENETTELYTAPOJEN KUVAUS 4.1 Monivuotisten ja yksivuotisten ohjelmien laatiminen Kuka valmistelee komissiolle esitettävät monivuotiset ja yksivuotiset ohjelmat? … … … … Miten rahoitussuunnitelmat sisällytetään ohjelmiin? … … … … … … Ollaanko monivuotisen työohjelman valmistelun aikana yhteydessä asianomaisiin yhteistyökumppaneihin tai vuosiohjelmien valmistelun aikana mahdollisiin edunsaajiin (kiinnostuksenilmaisupyynnöt, ehdotuspyynnöt tai tarjouskilpailut)? … … … … 4.2 Ehdotuspyynnöt ja ehdotusten valinta/tarjouskilpailumenettelyt Onko vastuuviranomainen/valtuutettu laitos laatinut asiakirjoja (käsikirjoja, yleiskirjeitä, toimintaoppaita), joissa vahvistetaan jäljempänä kuvatut menettelyt? Kyllä  Ei  4.2.1 Ehdotuspyyntöjen/tarjouskilpailujenkäynnistäminen — Ehdotuspyyntöjen/tarjouskilpailujen valmistelu ja vahvistaminen Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Liiteasiakirjat Vuosi 2005 –ehdotuspyynnöt (myös hakulomakkeet); tarjouskilpailut — Mitä tahoja kuullaan ennen ehdotuspyynnön/tarjouskilpailun julkistamista? Muita osastoja  Muita kansallisia viranomaisia  Euroopan komissiota  Muita  (mitä): … 4.2.2 Ehdotuspyyntöjen/tarjouskilpailujen julkaiseminen Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.)

— julkaisukanavat: — kansallinen virallinen lehti ja Euroopan unionin virallinen lehti (jos tätä edellytetään hankintamenettelyissä)  — erityinen Internet-sivusto  — yleinen lehdistö  — erikoisalojen lehdet  — esitteet ja lehtiset  — muulla tavalla  (miten) … 4.2.3 Hakijoiden auttaminen ehdotusten/tarjousten valmistelussa (esim. ehdotuspyyntöä/tarjouskilpailua selventävät asiakirjat tai palvelut, kuten hakuoppaat) Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Liiteasiakirjat Valmiit asiakirjat tai luonnokset 4.2.4 Ehdotusten/tarjousasiakirjojen vastaanotto ja kirjaaminen Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) — Ehdotuksen/tarjouksen vastaanotto vahvistetaan: — vastaanottotodistuksella  — kirjeellä/faksilla/sähköpostilla  — muulla tavalla  (miten): … — ei vahvistusta  — Tarkastetaan asiakirjojen lähettämiseen/vastaanottamiseen liittyvien määräaikojen noudattaminen ja se, että kaikki vaaditut ehdotus-/tarjousasiakirjat on liitetty mukaan: Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 4.2.5 Ehdotusten/tarjousasiakirjojen tarkastelu a) Hallinnollinen tarkastelu (tiedot hakijoista, tukikelpoisuusperusteiden tarkastaminen, jne.) Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) b) Tekninen tarkastelu (ehdotuspyynnöissä/tarjouseritelmissä määriteltyjen valinta- ja myöntämisperusteiden perusteella) Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Onko tarkat valinta- ja myöntämisperusteet määritelty? Kyllä  Ei  Jos on, onko ne vahvistettu jossakin asiakirjassa (arvioinnissa käytettävät tarkastusluettelot, tms.)? Kyllä  Ei  c) Taloudellinen tarkastelu Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Onko tarkat arviointiperusteet (vertailuarvot/enimmäismäärä menolajin mukaan) määritelty? Kyllä  Ei  Jos on, onko ne vahvistettu jossakin asiakirjassa (tarkastusluettelot, tms.)? Kyllä  Ei  4.2.6 Suhde muihin Euroopan yhteisön aloitteisiin tai ohjelmiin Tarkastetaanko rahoitettavien toimien/hankkeiden mahdolliset päällekkäisyydet esimerkiksi EQUAL-aloitteesta tai muusta yhteisöaloitteesta tai -ohjelmasta rahoitettavien hankkeiden kanssa? Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 4.2.7 Ehdotusten/tarjousten arviointi ja valinta Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) (Jätettyjen ehdotusten/tarjousten arvioijat (sisäinen arviointi, ulkopuoliset arvioijat, arviointikomitea) … … … … … 4.2.8 Ehdotusten/tarjousten hyväksymis- tai hylkäämispäätös Kuka tekee virallisen päätöksen ehdotusten hyväksymisestä tai hylkäämisestä? Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 4.2.9 Tiedottaminen ehdotusten/tarjousten hylkäämisestä Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Lähetetäänkö hakijalle/tarjoajalle kirje, jossa kerrotaan ehdotuksen hylkäämisestä? Kyllä  Ei  Kerrotaanko kirjeessä hylkäämisen syyt? Kyllä  Ei  4.2.10 Hankkeen hyväksyminen/rahoituspäätös/tarjouskilpailun ratkaiseminen Valittujen hankkeiden kirjanpitojärjestelyt Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Kuka allekirjoittaa tukisopimuksen/tarjouskilpailun ratkaisupäätöksen vastuuviranomaisen/valtuutetun laitoksen puolesta? (Liittäkää mukaan mallisopimus ja edunsaajille lähetettävät malliraportit) Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Liiteasiakirjat Tukisopimusten mallit 4.3 Avustusten hallinnointi ja maksu 4.3.1 Tuen maksuehdot, jotka on määritelty edunsaajan kanssa tehtävässä tukisopimuksessa Tuen maksaminen Määrä (% kokonaismäärästä) Maksuehdot (raportit, jotka edunsaajien on toimitettava) Arvioitu päivämäärä (hankkeen toteuttamisaikataulun mukaan) Ensimmäinen ennakkomaksu Toinen ennakkomaksu Loppusumma Onko edunsaajia varten laadittu väli- ja loppuraporttien malleja? (Liittäkää mallit mukaan) Kyllä  Ei  Onko edunsaajia varten laadittu rahoitusselvitys- ja maksuhakemusmalleja? (Liittäkää mallit mukaan) Kyllä  Ei  4.3.2 Hankkeiden täytäntöönpanon seuranta Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Käsittääkö seuranta paikalla suoritettavia tarkastuskäyntejä? Kyllä  Ei  Kuinka tarkastuskäynnit on järjestetty (kuinka usein niitä järjestetään, koskevatko ne toimintaa/varainhoitoa jne.)? … … … … 4.3.3 Hankkeisiin liittyvien maksuhakemusten vastaanotto ja tarkastelu Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Tarkastetaanko maksuhakemusten tarkastelun yhteydessä seuraavat seikat? Ensimmäinen ennakkomaksu (Kyllä/Ei) Toinen ennakkomaksu (Kyllä/Ei) Loppumaksu (Kyllä/Ei) Vastaako pyydetty määrä sopimuksessa mainittua määrää Hakijan henkilöllisyys ja hänen pankkiyhteystietojensa oikeellisuus Onko hanke toteutettu tukisopimuksen mukaisesti Tyhjentävä ja yksityiskohtainen luettelo hankemenoista Edunsaajan menoilmoituksiin sisältyvät laskelmat Vastaavatko ilmoitetut menot alustavaa talousarviota Ilmoitettuja menoja koskevat tositteet Ilmoitettuja menoja on verrattu tositteisiin, tarkastettu prosenttiosuus … % Ulkoinen laitos (tilintarkastaja, tms.) on todentanut menot Ilmoitetut menot ovat komission päätöksessä … vahvistettujen sääntöjen mukaisia 4.3.4 Maksu-/takaisinperintämenettelyjen aloittaminen Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 4.3.5 Maksumääräys/perintämääräys Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 4.3.6 Maksun/takaisinperinnän toimeenpano Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Tarkastetaanko maksumääräysten/perintämääräysten toimeenpanon yhteydessä seuraavat seikat? Ensimmäinen ennakkomaksu (Kyllä/Ei) Toinen ennakkomaksu (Kyllä/Ei) Loppumaksu (Kyllä/Ei) Hankkeesta on tehty oikeudellinen sitoumus (tukisopimus) Maksu/takaisinperintä on hyväksytty sääntöjen mukaisesti (tarkastusluettelo) Maksumääräyksen/perintämääräyksen on allekirjoittanut asianmukaisesti valtuutettu henkilö Edunsaajan oikeudellinen muoto ja pankkiyhteystiedot Maksu/takaisinperintä on viety kirjanpitoon virheettömästi 4.3.7 Maksutapa Miten maksu suoritetaan edunsaajille? Pankkisiirrolla  Sekillä  Muulla tavalla  4.3.8 Perinnän seuranta (Miten varmistetaan takaisinperinnän toteutuminen ja miten sitä seurataan?) … … … … … … … … 4.3.9 Euroopan pakolaisrahastosta myönnettyjen ja takaisinperittyjen varojen uudelleenkäyttö (tarvittaessa) … … … … … … … … 4.4 Jäsenvaltion menoilmoitukset ja maksuhakemukset 4.4.1 Menoilmoitus Mikä osasto/yksikkö laatii Euroopan komissiolle toimitettavat menoilmoitukset? Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) Mikä viranomaistaho todentaa Euroopan komissiolle toimitettavat menoilmoitukset? Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuhenkilö/-yksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 4.4.2 Maksupyynnöt Mikä osasto laatii Euroopan komissiolle toimitettavat maksupyynnöt? (… artikla) Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 5. TARKASTUKSET, VALVONTA JA TILINTARKASTUKSET 5.1 Hankkeiden tarkastuksesta vastaavat osastot (25 artiklan a alakohdan mukaisesti) Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto (3) Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 5.2 Hanketarkastukset Indikaattorit Kyllä Ei Tarkastusten luonne: — keskitetty — hajautettu — ulkoistettu Tarkastajien lukumäärä Tarkastusmuodot: Riskianalyysiin perustuvat tarkastukset? — ennakkotarkastukset — hankkeiden täytäntöönpanon aikana tehtävät tarkastukset — jälkitarkastukset Vuosittainen tarkastusohjelma, jossa on otettu huomioon 7 artiklassa määritellyt otantamenetelmät Tarkastusten yhteydessä tarkastetaan seuraavat seikat: Kyllä Ei Hankkeiden valintamenettelyjä on noudatettu Hankkeen tavoitteet vastaavat Euroopan pakolaisrahaston kansallisen täytäntöönpano-ohjelman päämääriä Edunsaajan ilmoittamat menot vastaavat tositteita Menot vastaavat yhteisön vaatimuksia, kansallisessa valintamenettelyssä vahvistettuja vaatimuksia, sopimuksen tai avustuksen myöntämispäätöksen määräyksiä ja tosiasiallisesti toteutettuja toimia. Hanke on tosiasiallisesti saanut kansallista rahoitusta Tuet on analysoitu, hyväksytty ja maksettu vastuuviranomaisen/välittäjälaitoksen menettelysääntöjen mukaisesti Tuen määrä ei ylitä päätöksen 2004/904/EY 23 artiklassa vahvistettuja enimmäismääriä Avustus on todella maksettu edunsaajille Kirjausketju Hankkeen osalta hyväksytyt menot ja tulot vastaavat vastuuviranomaisen Euroopan komissiolle menoilmoituksessaan ilmoittamien menojen ja tulojen määrää 5.3 Tarkastusten seuranta a) Kenelle tarkastusraportit toimitetaan?  tarkastettujen hankkeiden edunsaajille  vastuuviranomaisen johdolle  vastuuviranomaisen sisäisen tarkastuksen osastolle  kansalliselle tilintarkastusviranomaiselle  muulle taholle (mille) … b) Mihin toimenpiteisiin raportit johtavat? — hankkeiden osalta (rahoitusoikaisut, samojen edunsaajien muiden hankkeiden tarkastus jne.)? … … … — vastuuviranomaisen/välittäjäelimen osalta (menettelytapojen/käsikirjojen/tarkastusluetteloiden korjaaminen ja muuttaminen jne.)? … … … … … 5.4 Vastuuviranomaisen/välittäjäelimen tarkastus Tarkastetaanko vastuuviranomainen/välittäjäelin? Kyllä  Ei  Millä osastoilla tai viranomaisilla on valmiudet suorittaa nämä tarkastukset?  Vastuuviranomaisen/välittäjäelimen sisäisen tarkastuksen osasto  Toisen laitoksen tarkastusosasto  Kansallinen tilintarkastuslaitos (tilintarkastustuomioistuin) Onko tällainen tarkastus suoritettu sen jälkeen kun neuvoston päätös 2004/904/EY tuli voimaan? Kyllä  Ei  Jos on, tarkentakaa Milloin? … Minkä viranomaisen toimesta? … Ovatko tarkastusraportit saatavilla? … Mitä toimenpiteitä tarkastusraporttien johdosta on toteutettu? … … … … … … … 6. KIRJAUSKETJU Mikä taho säilyttää seuraavia asiakirjoja? Asiakirjat Vastuuyksikkö/-osasto Kuinka kauan? Kansalliset monivuotiset ja yksivuotiset ohjelmat Monivuotista ja yksivuotista ohjelmaa koskeva Euroopan komission päätös Ehdotuspyyntö/tarjouskilpailu Hakemus-/sopimusasiakirjat Saatujen ehdotusten hallinnollinen, tekninen ja taloudellinen tarkastelu (arviointilomakkeet) ja arviointikomitean raportit Päätökset tuen myöntämisestä tai ehdotuksen hylkäämisestä Hankkeiden tukisopimukset Päätökset hankkeisiin liittyvistä rahoitussitoumuksista Edunsaajien esittämät väli- ja loppuraportit Tuettujen hankkeiden rahoitusselvitykset ja maksuhakemukset Tositteet tuettujen hankkeiden menoista ja tuloista Tukien maksu-/takaisinperintäluvat (tarkastusluettelot) Tukien maksu-/takaisinperintämääräykset Tositteet suoritetuista maksuista/perinnästä Hankkeiden tarkastusraportit Raportit jäsenvaltiossa suoritetuista hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkastuksista Euroopan komissiolle toimitetut menoilmoitukset Euroopan komissiolle toimitetut maksupyynnöt Euroopan komissiolle toimitetut loppuselvitykset Tositteet Euroopan komissiolta saaduista maksuista 7. ARVIOINTI 7.1 Arvioinnista vastaavat osastot Ennakoitu Kyllä/Ei/Ei tietoa saatavilla Vastuuyksikkö/-osasto (4) Menettely (käsikirja, yleiskirje, menettelyopas, tarkastusluettelot tms.) 7.2 Arviointiaikataulu Kuinka usein Euroopan pakolaisrahastoon liittyvät toimet arvioidaan?  Väliarviointi  Loppuarviointi 7.3 Indikaattorit Onko määritelty indikaattorit hankkeiden ja kansallisten ohjelmien seurantaa ja arvioimista varten ja kerätäänkö indikaattoritiedot hallinnointivaiheessa? Kyllä  Ei  Onko jokaiselle päätöksen 2004/904/EY 4, 5, 6 ja 7 artiklassa mainitulle toimityypille määritelty yksityiskohtaiset indikaattorit? Hankkeiden toteuttamisen ja resurssien indikaattorit (merkitkää X, mikäli vastaus on kyllä) Toimien toteuttamisen indikaattorit (merkitkää X, mikäli vastaus on kyllä) Toimien tulosten indikaattorit (merkitkää X, mikäli vastaus on kyllä) Toimien vaikutuksen (seurausten) indikaattorit (merkitkää X, mikäli vastaus on kyllä) 1. Vastaanotto-olosuhteet ja turvapaikkamenettelyt — yksityisten henkilöiden avustaminen — perusrakenteiden tuki 2. Kotouttaminen — yksityisten henkilöiden avustaminen — perusrakenteiden tuki 3. Vapaaehtoinen paluu — yksityisten henkilöiden avustaminen — perusrakenteiden tuki (1) Ilmoittakaa tarvittaessa ulkopuoliset konsultit. (2) Huomautus: vastuuviranomaisen valvontatarkoituksessa (25 artiklan a alakohta) suorittamat tai sen vastuulla suoritetut tarkastukset (ulkopuolinen tarkastaja, julkishallinnon laitos), jotka eivät liity suoraan hankkeiden päivittäisen hallinnoinnin seurantaan (analyysi ja päätöksenteko, maksuhakemukset), jne. (3) Ilmoittakaa myös, jos ulkoinen laitos suorittaa tarkastukset. (4) Ilmoittakaa tarvittaessa myös ulkopuoliset konsultit

LIITE 2 EUROOPAN PAKOLAISRAHASTO ALUSTAVA OHJELMA VUODEKSI 2005 1. JÄSENVALTIO … 2. VUOSIOHJELMAN PERUSTEELLA RAHOITETTAVIEN HANKKEIDEN VALINTAA KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT Vastaavatko vuosiohjelman perusteella rahoitettavien hankkeiden valintaa koskevat yleiset säännöt monivuotisia ohjelmia koskevia sääntöjä? Jos eivät vastaa, esittäkää yksityiskohtaiset tiedot eroista. … … … … … … … … … … … … … … … 3. TOIMET 3.1 Toimi A): Vastaanotto-olosuhteet ja turvapaikkamenettelyt i. Perustelut toimen toteuttamiselle … … ii. Toimen tavoite … … iii. Rahoitussuunnitelma (1) Euroopan pakolaisrahaston maksuosuus A 0,00 € 0,00 % Valtion maksuosuudet B 0,00 € 0,00 % Alueiden maksuosuudet C 0,00 € 0,00 % Paikallisviranomaisten maksuosuudet D 0,00 € 0,00 % Kansallinen rahoitus E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Julkinen rahoitus yhteensä F = A+E 0,00 € 0,00 % Yksityinen rahoitus G 0,00 € 0,00 % Kokonaiskustannukset H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Aikataulu (Kunkin ohjelmavuoden hankkeet on aloitettava 1.1.–31.12. välisenä aikana. Poikkeuksellisesti vuoden 2005 ohjelmaan kuuluvat hankkeet voidaan aloittaa 1.1.2005–30.6.2006 välisenä aikana. Vuoden 2005 ohjelman hankemenot ovat tukikelpoisia 1.1.2005 alkaen) Alkamispvm.: … Päättymispvm.: … v. Toteutettavat toimet (toimintasuunnitelma) Päätöksen 2004/904/EY 5 artiklan mukaiset toimet vi. Kohderyhmät EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 2004/904/EY 3 artiklassa määritellyt henkilöt (oikeudellinen asema täsmennettävä) vii. Tuensaajat (Liittovaltiotason, kansalliset, alue- tai paikallisviranomaiset tai valtiosta riippumattomat järjestöt tai muut voittoa tavoittelemattomat järjestöt tms.) viii. Hankkeeseen osallistuvat kansalliset viranomaiset Täsmennettävä, jos kyseessä on muu kuin EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 13 artiklassa tarkoitettu vastuuviranomainen. ix. Odotetut määrälliset tulokset Jäljempänä oleva luettelo on ohjeellinen, ei tyhjentävä: — Majoittamiseen liittyvien perusrakenteiden tai palveluiden paraneminen (numerotiedot). — Aineellisen avun antaminen ja fyysisten tai psyykkisten sairauksien hoito. — Sosiaaliavun taikka hallinnollisia menettelyjä koskevien tietojen ja avun antaminen. — Tukipalvelujen, kuten kääntämisen ja koulutuksen, tarjonta vastaanotto-olosuhteiden parantamiseksi sekä turvapaikkamenettelyjen tehokkuuden ja laadun parantamiseksi. — Niille paikallisille yhteisöille suunnatun tiedottamisen parantaminen, jotka joutuvat tekemisiin kohderyhmiin kuuluvien henkilöiden kanssa vastaanottavassa maassa. — Heikommassa asemassa oleville annetun erityistuen luonne ja määrä. — Kohderyhmään kuuluville henkilöille asiointiin varattu aika (asianajajien tai muiden oikeudellisten neuvonantajien palvelut). — Hankkeiden yhteydessä tuotettujen tuotteiden käyttäjämäärä (tietolähteet, asiakirjakäännökset jne.). — Konkreettiset parannukset turvapaikkahakemusten käsittelyssä. — Turvapaikanhakijoiden edustamiseen liittyvät parannukset (esim. oikeusapu). — Muu (mikä). x. Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoituksen näkyvyys Kuvatkaa järjestelyjä, joiden avulla turvataan Euroopan pakolaisrahaston rahoituksen näkyvyys kaikkien tämän toimenpiteen perusteella rahoitettavien hankkeiden yhteydessä. … … xi. Täydentävyys vastaavien muista välineistä rahoitettujen ja kansallisten toimien kanssa Osoittakaa, että ehdotetut toimet on suunniteltu integroidusti ja koordinoidusti muiden vastaavien toimien kanssa, joiden rahoitus on peräisin kansallisista tai yhteisön rahoitusvälineistä, ja että nämä toimet täydentävät, mutta eivät korvaa kansallisia toimia. … … 3.2 Toimi B: Sellaisten päätöksen 2004/904/EY 3 artiklassa tarkoitettujen henkilöiden kotouttaminen, joiden oleskelu jäsenvaltiossa on pysyvää ja vakiintunutta i. Perustelut toimen toteuttamiselle … … ii. Toimen tavoite … … iii. Rahoitussuunnitelma (2) Euroopan pakolaisrahaston maksuosuus A 0,00 € 0,00 % Valtion maksuosuudet B 0,00 € 0,00 % Alueiden maksuosuudet C 0,00 € 0,00 % Paikallisviranomaisten maksuosuudet D 0,00 € 0,00 % Kansallinen rahoitus E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Julkinen rahoitus yhteensä F = A+E 0,00 € 0,00 % Yksityinen rahoitus G 0,00 € 0,00 % Kokonaiskustannukset H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Aikataulu (Kunkin ohjelmavuoden hankkeet on aloitettava 1.1.–31.12. välisenä aikana. Poikkeuksellisesti vuoden 2005 ohjelmaan kuuluvat hankkeet voidaan aloittaa 1.1.2005–30.6.2006 välisenä aikana. Vuoden 2005 ohjelman hankemenot ovat tukikelpoisia 1.1.2005 alkaen) Alkamispvm.: … Päättymispvm.: … v. Toteutettavat toimet (toimintasuunnitelma) Päätöksen 2004/904/EY 6 artiklan mukaiset toimet … … … … … vi. Kohderyhmät EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 3 artiklassa määritellyt henkilöt, jotka oleskelevat jäsenvaltiossa vakinaisesti ja/tai pysyvästi (huom.: ei koske turvapaikanhakijoita eikä laittomia tai laillisia maahanmuuttajia). vii. Tuensaajat (Liittovaltiotason, kansalliset, alue- tai paikallisviranomaiset tai valtiosta riippumattomat järjestöt tai muut voittoa tavoittelemattomat järjestöt tms.) viii. Hankkeeseen osallistuvat kansalliset viranomaiset Täsmennettävä, jos kyseessä on muu kuin EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 2004/904/EY 13 artiklassa tarkoitettu vastuuviranomainen. ix. Odotetut määrälliset tulokset Jäljempänä oleva luettelo on ohjeellinen, ei tyhjentävä: — Neuvonta ja apu muun muassa majoituksen, toimeentulon, työmarkkinoille pääsyn, fyysisten ja psyykkisten sairauksien hoidon sekä sosiaalihuollon alalla; tarjotut tarvikkeet ja palvelut. — Niiden toimien lukumäärä, joiden tarkoituksena on sopeuttaa edunsaajia jäsenvaltion yhteiskuntaan sosiaalisella ja kulttuurisella tasolla tai Euroopan unionin perusoikeuskirjassa vahvistettujen arvojen sisäistämiseen. — Kannustaminen osallistumaan pysyvästi ja kestävästi jäsenvaltion yhteiskunnalliseen ja kulttuurielämään. — Välittömien avustusten rahallinen arvo (ruoka, vaatteet, majoitus jne.). — Suoritettujen terveydenhuoltotoimenpiteiden määrä. — Koulutustuntien määrä (esim. ammatillinen tai kielikoulutus). — Sosiaalineuvojien kontaktiaika kohderyhmään kuuluville henkilöille. — Hankkeiden yhteydessä tuotettujen tuotteiden käyttäjämäärä (tietolähteet, asiakirjakäännökset jne.). — Pakolaisten kotouttamisessa tapahtuneet konkreettiset parannukset. — Kohderyhmiin kuuluvien henkilöiden tasavertaisuuden edistäminen julkisviranomaisten kanssa asioinnin ja näiden päätöksenteon yhteydessä. — Muu (mikä). x. Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoituksen näkyvyys Kuvatkaa järjestelyjä, joiden avulla turvataan Euroopan pakolaisrahaston rahoituksen näkyvyys kaikkien tämän toimenpiteen perusteella rahoitettavien hankkeiden yhteydessä. … … … … … xi. Täydentävyys vastaavien muista välineistä rahoitettujen ja kansallisten toimien kanssa Jäsenvaltion on osoitettava, että ehdotetut toimenpiteet on suunniteltu integroidusti ja koordinoidusti muiden vastaavien toimien kanssa, joiden rahoitus on peräisin kansallisista tai yhteisön rahoitusvälineistä, ja että nämä toimet täydentävät, mutta eivät korvaa kansallisia toimia. … … … … … 3.3 Toimi C): Päätöksen 2004/904/EY 3 artiklassa tarkoitettujen henkilöiden vapaaehtoinen paluu edellyttäen, että asianomaiset henkilöt eivät ole saaneet uutta kansalaisuutta eivätkä poistuneet jäsenvaltion alueelta i. Perustelut toimen toteuttamiselle … … ii. Toimen tavoite … … iii. Rahoitussuunnitelma (3) Euroopan pakolaisrahaston maksuosuus A 0,00 € 0,00 % Valtion maksuosuudet B 0,00 € 0,00 % Alueiden maksuosuudet C 0,00 € 0,00 % Paikallisviranomaisten maksuosuudet D 0,00 € 0,00 % Kansallinen rahoitus E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Julkinen rahoitus yhteensä F = A+E 0,00 € 0,00 % Yksityinen rahoitus G 0,00 € 0,00 % Kokonaiskustannukset H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Aikataulu (Kunkin ohjelmavuoden hankkeet on aloitettava 1.1.–31.12. välisenä aikana. Poikkeuksellisesti vuoden 2005 ohjelmaan kuuluvat hankkeet voidaan aloittaa 1.1.2005–30.6.2006 välisenä aikana. Vuoden 2005 ohjelman hankemenot ovat tukikelpoisia 1.1.2005 alkaen) Alkamispvm.: … Päättymispvm.: … v. Toteutettavat toimet (toimintasuunnitelma) Päätöksen 2004/904/EY 7 artiklan mukaiset toimet … … … … … vi. Seuranta paluun jälkeen Kuvatkaa järjestelmää, jota käytetään vapaaehtoisen paluun jälkeiseen seurantaan. vii. Kohderyhmät EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 3 artiklassa määritellyt henkilöt edellyttäen, että he eivät ole saaneet uutta kansalaisuutta (kansalaisoikeuden saaneet) eivätkä poistuneet jäsenvaltion alueelta (täsmennettävä). viii. Tuensaajat (Liittovaltiotason, kansalliset, alue- tai paikallisviranomaiset tai valtiosta riippumattomat järjestöt tai muut voittoa tavoittelemattomat järjestöt tms.) ix. Hankkeeseen osallistuvat kansalliset viranomaiset Täsmennettävä, jos kyseessä on muu kuin EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 2004/904/EY 13 artiklassa tarkoitettu vastuuviranomainen. x. Odotetut määrälliset tulokset Jäljempänä oleva luettelo on ohjeellinen, ei tyhjentävä: — Vapaaehtoista paluumuuttoa koskeviin aloitteisiin tai ohjelmiin sisältyviä tiedottamis- ja neuvontapalveluita käyttäneiden henkilöiden määrä. — Lähtömaahan palaavien henkilöiden lukumäärä (työntekijät ja ammatinharjoittajat, perheenpäät, perheenjäsenet). — Paluuseen liittyvää tukea saaneiden, mutta jäsenvaltioon jääneiden henkilöiden lukumäärä. — Lähtömaalle aiheutuneet muut taloudelliset edut (esim. uusien työpaikkojen tai yritysten määrä jne.). — Tiedottaminen paluuseen liittyvistä näkökohdista, kuten lähtömaan taloudellisesta, hallinnollisesta ja poliittisesta tilanteesta, työllistymismahdollisuuksista, omistusoikeutta koskevista ja muista oikeudellisista kysymyksistä. — Palaajille annetun taloudellisen tuen arvo. — Yhteistyö muiden jäsenvaltioiden vastaavien hankkeiden kanssa. — Neuvontahenkilöstön kontaktiaika kohderyhmään kuuluville henkilöille. — Hankkeiden yhteydessä tuotettujen tuotteiden käyttäjämäärä (lähtömaissa tai -alueilla tai edellisessä asuinpaikassa vallitsevasta tilanteesta tiedottaminen). — Niiden toimien määrällinen vaikutus, joita Euroopan unionissa asuvien lähtömaasta tulleiden henkilöiden muodostamat yhteisöt toteuttavat helpottaakseen päätöksessä 2004/904/EY tarkoitettujen henkilöiden vapaaehtoista paluuta. — Toimet, jotka helpottavat vapaaehtoista paluuta koskevien kansallisten aloitteiden tai ohjelmien järjestämistä ja täytäntöönpanoa. — Muu (mikä). xi. Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoituksen näkyvyys Kuvatkaa järjestelyjä, joiden avulla turvataan Euroopan pakolaisrahaston rahoituksen näkyvyys kaikkien tämän toimenpiteen perusteella rahoitettavien hankkeiden yhteydessä. … … … … … xii. Täydentävyys vastaavien muista välineistä rahoitettujen ja kansallisten toimien kanssa Jäsenvaltion on osoitettava, että ehdotetut toimet on suunniteltu integroidusti ja koordinoidusti muiden vastaavien toimien kanssa, joiden rahoitus on peräisin kansallisista (alueellisista ja paikallisista) tai yhteisön rahoitusvälineistä, ja että nämä toimet täydentävät, mutta eivät korvaa kansallisia toimia. 4. TEKNINEN APU i. Perustelut teknisen avun antamiselle Yksityiskohtainen selvitys käytettävissä olevista resursseista ja muista edellytyksistä, joita tarvitaan EPR-ohjelman toteuttamista varten … … ii. Teknisen avun tarkoitus (päätöksen 2004/904/EY 18 artikla) … … iii. Rahoitussuunnitelma (4) Euroopan pakolaisrahaston maksuosuus A 0,00 € 0,00 % Valtion maksuosuudet B 0,00 € 0,00 % Alueiden maksuosuudet C 0,00 € 0,00 % Paikallisviranomaisten maksuosuudet D 0,00 € 0,00 % Kansallinen rahoitus E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Julkinen rahoitus yhteensä F = A+E 0,00 € 0,00 % Yksityinen rahoitus G 0,00 € 0,00 % Kokonaiskustannukset H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Aikataulu (Kunkin ohjelmavuoden hankkeet on aloitettava 1.1.–31.12. välisenä aikana. Poikkeuksellisesti vuoden 2005 ohjelmaan kuuluvat hankkeet voidaan aloittaa 1.1.2005–30.6.2006 välisenä aikana. Vuoden 2005 ohjelman hankemenot ovat tukikelpoisia 1.1.2005 alkaen) Alkamispvm.: … Päättymispvm.: … v. Toteutettavat toimet (toimintasuunnitelma) Ohjelmiin sisältyvien toimien valmisteluun, seurantaan ja arviointiin tarvittava tekninen ja hallinnollinen tuki, esimerkiksi: a) Kustannukset, jotka liittyvät EPR:n yhteisrahoittamien toimien valmisteluun, valintaan, arviointiin ja seurantaan. Tähän voi kuulua mm. tietokonejärjestelmien hankinnasta tai leasing-sopimuksista aiheutuvia kustannuksia, silloin kun vastuuviranomainen on asianmukaisesti perustellut tällaisten järjestelmien tarpeen ja kun kustannukset ovat suhteessa ohjelman laajuuteen. Kyseisiä laitteita saadaan käyttää ainoastaan ohjelman toteuttamiseen. Sovelletaan leasing-sopimuksia koskevia tukikelpoisuussääntöjä. b) EPR:n yhteisrahoituksen näkyvyyttä koskeva tiedotustoiminta ja siihen liittyvät kustannukset. c) Kustannukset, jotka liittyvät tilintarkastukseen sekä paikalla tehtäviin tarkastuksiin ja hankkeiden tarkastamiseen. d) Menot, jotka liittyvät palkkaukseen, sosiaaliturvamaksut mukaan luettuina, ovat tukikelpoisia ainoastaan seuraavissa tapauksissa: e) Vakinaiset virkamiehet, jotka on vastuuviranomaisen virallisella päätöksellä siirretty väliaikaisesti hoitamaan edellä 2–4 kohdassa lueteltuja tehtäviä. f) Väliaikaiset toimihenkilöt tai yksityiseltä sektorilta palkatut henkilöt, jotka on otettu palvelukseen ainoastaan hoitamaan edellä 2–4 kohdassa lueteltuja tehtäviä. vi. Hankintamenettelyt EPR-ohjelmaa toteuttava julkinen viranomainen (ja tarvittaessa muut toteuttamiseen osallistuvat toimeenpanoelimet). Erityisesti on täsmennettävä, minkä hankintamenettelyn nojalla tekniseen apuun liittyviä menoja hallinnoidaan. vii. Hankkeeseen osallistuvat kansalliset viranomaiset Täsmennettävä, jos kyseessä on muu kuin EPR:n perustamisesta tehdyn päätöksen 13 artiklassa tarkoitettu vastuuviranomainen. viii. Odotetut määrälliset tulokset Esimerkiksi: — EPR:n toteuttamisessa tapahtuneet määrälliset parannukset — Ehdotuspyyntöjen ja ohjelman valmistelun paraneminen (henkilötyöpäivien lkm) — Hanke-ehdotusten arviointi (lukumäärä): — Hankkeiden valinta (arvioitu lukumäärä): — Hankkeiden seuranta ja ohjelman hallinnointi (henkilötyöpäivien lkm) — Tilintarkastukset ja paikalla tehtävät tarkastukset (tarkastusten/tarkastuskäyntien lkm): — Arviointiraportit (henkilötyöpäivien lkm) — Tiedotusaloitteet (täsmennettävä) — Laitehankinnat (leasing-sopimukset tai ostot; täsmennettävä) — Muu (mikä) ix. Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoituksen näkyvyys Euroopan pakolaisrahaston rahoituksesta on ilmoitettava näkyvästi kaikkien tämän toimenpiteen perusteella rahoitettaviin hankkeisiin liittyvien toimien yhteydessä. x. Täydentävyys vastaavien muista välineistä rahoitettujen ja kansallisten toimien kanssa Jäsenvaltion on osoitettava, että ehdotetut toimet on suunniteltu integroidusti ja koordinoidusti muiden vastaavien toimien kanssa, joiden rahoitus on peräisin kansallisista, kansainvälisistä tai yhteisön rahoitusvälineistä, ja että nämä toimet täydentävät, mutta eivät korvaa kansallisia toimia. 5. OHJEELLINEN VUOTUINEN KOKONAISRAHOITUSSUUNNITELMA (5) Euroopan pakolaisrahaston maksuosuus A 0,00 € 0,00 % Valtion maksuosuudet B 0,00 € 0,00 % Alueiden maksuosuudet C 0,00 € 0,00 % Paikallisviranomaisten maksuosuudet D 0,00 € 0,00 % Kansallinen rahoitus yhteensä E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Julkinen rahoitus yhteensä F = A+E 0,00 € 0,00 % Yksityinen rahoitus G 0,00 € 0,00 % Kokonaiskustannukset H = F+G 0,00 € 0,00 % (1) Ks. tämän päätöksen 15 artikla. (2) Ks. tämän päätöksen 15 artikla. (3) Ks. tämän päätöksen 15 artikla. (4) Enintään 7 % jäsenvaltion vuosirahoituksesta +30 000 euroa. Ei yhteisrahoitusvelvoitetta. Ks. tämän päätöksen 15 artikla. (5) Ks. tämän päätöksen 15 artikla.

LIITE 3 VÄLISELVITYKSEN MALLI (Päätöksen 2004/904/EY 23 artiklan 3 kohta) Väliselvitys on lähetettävä osoitteeseen: Euroopan komissio Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosasto Yksikkö B/4 – Euroopan pakolaisrahasto B-1049 Bryssel Jäsenvaltio: …Vuoden … ohjelmaVastuuviranomainen: …(yhteyshenkilön nimi, osasto tai organisaatio, postiosoite, faksi- ja puhelinnumero, sähköpostiosoite)Väliselvitys on annettava, kun lopulliselle tuensaajalle aiheutuneet menot kattavat vähintään 70 prosenttia ensimmäisestä ennakkomaksusta. A. OHJELMAN HALLINNOINTI 1. Kuvaus vuosiohjelman hallinnointirakenteista, rahoitusjärjestelyistä, hankkeiden valintamenetelmistä ja -perusteista sekä seurantajärjestelmästä (jos tiedot vastaavat yhteisrahoituspyynnössä esitettyjä tietoja, riittää pelkkä viittaus yhteisrahoituspyyntöön). 2. Hankkeiden valinta – toteutetut toimet ja saavutetut tulokset (esim. ehdotuspyyntöjen julkaisupäivä, hakijoiden määrä, valittujen hankkeiden määrä ja keskimääräiset kustannukset). Kuvaus teknisen avun osuudesta ohjelman toteutuksessa. 3. Tiedottaminen ja julkisuus – toteutetut toimet. Seikkaperäinen kuvaus yhteisön myöntämän rahoituksen näkyvyydestä toiminnan yhteydessä. Kaikessa hankemateriaalissa ja -julkaisuissa on ilmoitettava EU:n yhteisrahoituksesta seuraavaa ilmaisua käyttäen: ”Euroopan pakolaisrahasto osallistuu hankkeen rahoittamiseen”. 4. Tiedot päätöksen 2004/904/EY 25 artiklan 1 kohdan mukaisesti tehdyistä tarkastuksista. 5. Tiedot toimiin liittyvistä riskeistä (riski on mahdollinen tapahtuma, joka vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen). B. OHJELMAN TOTEUTUS 1. Aikataulu — kansallisen vuosiohjelman alkamispäivämäärä; — kansallisen vuosiohjelman päättymispäivämäärä (yhteisrahoituspäätöksessä ilmoitettu menojen toteuttamisen päättymispäivämäärä). 2. Rahoitus Taulukkomuotoinen rahoitusselvitys (päiväys enintään kuukautta ennen tiivistelmämuotoisen selvityksen esittämistä) RAHOITUSSELVITYS (Väliselvitys — 23 artiklan 3 kohta) EPR:N KANSALLISET OHJELMAT MAA Tilanne (päivämäärä) Ohjelmavuosi

Suunnitelma (1) Maksusitoumukset (2) Maksut (3) % maksuista (4=3/2) Kok. kust. (a) EPR:n rahoitusosuus (b) Kok. kust. (a) Tukikelpoiset kok. kust. (b) EPR:n rahoitusosuus (c) Kok. kust. (a) Tukikelpoiset kok. kust. (b) EPR:n erääntyvä loppumaksu (c) Maksettu EPR:n rahoitusosuus (d) Kok. kust. (a) EPR:n erääntyvä loppumaksu (b) Maksettu EPR:n rahoitusosuus (c) EPR:n erääntyvät maksut/VV:n perittävä takaisin (5) Toiminto A – Vastaanotto & turvapaikkamenettelyt Toimi 1 Toimi 2 Toimi 3 Toiminto A yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Toiminto B – Kotouttaminen Toimi 1 Toimi 2 Toiminto B yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Toiminto C – Vapaaehtoinen paluu Toimi 1 Toimi 2 Toiminto C yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Toiminto D – Useamman kuin yhden toiminnon kattavat hankkeet Toimi 1 Toimi 2 Toiminto D yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 KAIKKI TOIMET YHTEENSÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tekninen apu yhteensä (E) YHTEENSÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Suunnitelma = hyväksytyn vuosiohjelman mukainen suunnitelma (joskus tässä vaiheessa ei ole hankekohtaisia tietoja). (1a) Kok. kust. = hyväksytyn vuosiohjelman mukaiset toimien kokonaiskustannukset. (1b) EPR:n rahoitusosuus = hyväksytyn vuosiohjelman mukainen EPR:n rahoituksen toimikohtainen määrä. (2) Maksusitoumukset = kuten on sovittu vastuuviranomaisen (VV) ja tukea saavan järjestön välisessä yhteisrahoitussopimuksessa/rahoituspäätöksessä. (2a) Kok. kust. = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaiset toimen kokonaiskustannukset. (2b) Tukikelpoiset kok. kust. = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaiset toimen tukikelpoiset kokonaiskustannukset (= kokonaiskustannukset - luontoissuoritukset). (2c) EPR:n rahoitusosuus = vastuuviranomaisen ja tuensaajan välisen yhteisrahoitussopimuksen/rahoituspäätöksen mukainen EPR:n rahoituksen enimmäismäärä. (3) Maksut = tosiasiallisesti aiheutunut ja maksettu tähän mennessä. (3a) Kok. kust. = tuensaajalle aiheutuneet toimen kokonaiskustannukset, jotka vastuuviranomainen on hyväksynyt. (3b) Tukikelpoiset kok. kust. = tuensaajalle aiheutuneet toimen tukikelpoiset kustannukset, jotka vastuuviranomainen on hyväksynyt (= kokonaiskustannukset - luontoissuoritukset). (3c) EPR:n erääntyvä loppumaksu = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukainen tuensaajalle maksamatta oleva EPR:n viimeinen rahoitusosuus (vastuuviranomaisen hyväksymät menot). (3d) Maksettu EPR:n rahoitusosuus = vastuuviranomaisen tähän mennessä tuensaajalle maksama EPR:n rahoitusosuus (kun takaisinperityt määrät on otettu huomioon). (4) Erotus sidottujen ja tähän mennessä maksettujen määrien välillä. (4a) Kok. kust. = tuensaajalle aiheutuneet toimen kokonaiskustannukset, jotka vastuuviranomainen on hyväksynyt (3a)/tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaiset toimen kokonaiskustannukset (2a). (4b) EPR:n erääntyvä loppumaksu = maksamatta oleva viimeinen EPR:n rahoitusosuus (3c)/toimelle myönnetty EPR:n rahoitus (2b) (4c) Maksettu EPR:n rahoitusosuus = tähän mennessä tuensaajalle tukisopimuksen tai rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti maksettu EPR:n rahoitusosuus (3d)/toimelle myönnetty EPR:n rahoitus (2b). (5) EPR:n erääntyvät maksut/perittävä takaisin = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaisen tuensaajalle maksamatta olevan EPR:n viimeisen rahoitusosuuden ja vastuuviranomaisen tähän mennessä tuensaajalle maksaman EPR:n rahoitusosuuden välinen erotus (kun takaisinperityt määrät on otettu huomioon) - (5) = 3(c) - 3(d). EPR:N VUOSIOHJELMAN MENOILMOITUS (Neuvoston päätöksen 23 artiklan 3 kohta ja 24 artikla) Komission viitenumero: Maa: Päivämäärä: (euroa) Toiminnot Kokonaismenot Tukikelpoiset menot Luontoissuoritukset Kokonaismenot Tukikelpoiset välittömät kustannukset Tukikelpoiset välilliset kustannukset Tukikelpoiset kokonaismenot Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 1 Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 2 Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 3 (A) Vastaanotto & turvapaikkamenettelyt – Yhteensä Kotouttaminen – Toimi 1 Kotouttaminen – Toimi 2 (B) Kotouttaminen – Yhteensä Vapaaehtoinen paluu – Toimi 1 Vapaaehtoinen paluu – Toimi 2 (C) Vapaaehtoinen paluu – Yhteensä Sekalaista – Toimi 1 Sekalaista – Toimi 2 (D) Useamman kuin yhden toiminnon kattavat hankkeet – Yhteensä (E) Tekninen apu KAIKKI YHTEENSÄ b) Komissiolta saadut maksut ja niiden suorituspäivät: 3. Ohjelmaan kuuluvien toimien toteutus a) Valittujen hankkeiden tärkeimmät tavoitteet toimintokohtaisesti (käyttäkää yhteisrahoituspyynnössä kuvattuja asianmukaisia indikaattoreita ja esittäkää esimerkkejä valituista hankkeista). b) Odotetut tulokset määrällisesti ilmaistuina (yhteisrahoituspyynnössä esitetyt toimenpidekohtaiset määrälliset indikaattorit on päivitettävä). c) Kansallisen vuosiohjelman toteuttamiseen liittyvät ongelmat. d) Muut toteutusta koskevat kommentit.

LIITE 4 LOPPUSELVITYKSEN MALLI (Päätöksen 2004/904/EY 23 artiklan 4 kohta) Loppuselvitys on lähetettävä osoitteeseen: Euroopan komissio Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosasto Yksikkö B/4 – Euroopan pakolaisrahasto B-1049 Bryssel Jäsenvaltio:…Vuoden … ohjelmaVastuuviranomainen: …(yhteyshenkilön nimi, osasto tai organisaatio, postiosoite, faksi- ja puhelinnumero, sähköpostiosoite)Loppuselvitys on esitettävä yhdeksän kuukauden kuluessa vuosiohjelman tukikelpoisuuden päättymispäivämäärästä. A. TOTEUTUSYMPÄRISTÖ 1. Kansallisessa tilanteessa tapahtuneet merkittävät muutokset verrattuna vuosiohjelmassa kuvattuun tilanteeseen. 2. Edellä mainittujen muutosten vaikutukset ohjelman toteuttamiseen. 3. Miten toimenpidekokonaisuudessa on otettu huomioon johdonmukaisuus ja täydentävyys suhteessa muihin jäsenvaltion tai yhteisön politiikkoihin (esim. kilpailu, julkiset hankinnat, yhtäläiset mahdollisuudet ja ympäristö)? B. OHJELMAN HALLINNOINTI 1. Kuvaus ohjelman hallinnointirakenteista, rahoitusjärjestelyistä, hankkeiden valintamenetelmistä ja -perusteista sekä seuranta- ja valvontajärjestelmästä (jos tiedot vastaavat yhteisrahoituspyynnössä esitettyjä tietoja, riittää pelkkä viittaus yhteisrahoituspyyntöön). 2. Muutokset ohjelman hallinto- ja seurantajärjestelmissä. 3. Kuvaus teknisen avun osuudesta ohjelman toteutuksessa – saavutetut tulokset. 4. Tiedottaminen ja julkisuus – toteutetut toimet. Seikkaperäinen kuvaus yhteisön myöntämän rahoituksen näkyvyydestä toiminnan yhteydessä. Kaikessa hankemateriaalissa ja -julkaisuissa on ilmoitettava EU:n yhteisrahoituksesta seuraavaa ilmaisua käyttäen: ”Euroopan pakolaisrahasto osallistuu hankkeen rahoittamiseen”. (Loppuselvitykseen on liitettävä kopio hanketta koskevista julkaisuista, lehtiartikkeleista jne.). 5. Tiedot päätöksen 2004/904/EY 24 artiklan 1 kohdan mukaisesti tehdyistä tarkastuksista sekä selvitys tämän päätöksen 7 artiklan 2 kohdan mukaisen otantamenetelmän kustannushyötysuhteesta. 6. Tiedot toimiin liittyvistä riskeistä (riski on mahdollinen tapahtuma, joka vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen). C. OHJELMAN TOTEUTUS 1. Aikataulu — kansallisen vuosiohjelman alkamispäivämäärä; — kansallisen vuosiohjelman päättymispäivämäärä (yhteisrahoituspäätöksessä ilmoitettu menojen toteuttamisen päättymispäivämäärä). 2. Rahoitus Taulukkomuotoinen rahoitusselvitys (päiväys enintään kuukautta ennen tiivistelmämuotoisen selvityksen esittämistä) RAHOITUSSELVITYS (Loppuselvitys — 23 artiklan 4 kohta, 24 artiklan 3 kohta ja 28 artiklan 2 kohta) EPR:N KANSALLISET OHJELMAT MAA Tilanne (päivämäärä) Ohjelmavuosi

Suunnitelma (1) Maksusitoumukset (2) Maksut (3) % maksuista (4=3/2) Kok. kust. (a) EPR:n rahoitusosuus (b) Kok. kust. (a) Tukikelpoiset kok. kust. (b) EPR:n rahoitusosuus (c) Kok. kust. (a) Tukikelpoiset kok. kust. (b) EPR:n erääntyvä loppumaksu (c) Maksettu EPR:n rahoitusosuus (d) Kok. kust. (a) EPR:n erääntyvä loppumaksu (b) Maksettu EPR:n rahoitusosuus (c) EPR:n erääntyvät maksut/VV:n perittävä takaisin (5) Toiminto A – Vastaanotto & turvapaikkamenettelyt Toimi 1 Toimi 2 Toimi 3 Toiminto A yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Toiminto B – Kotouttaminen Toimi 1 Toimi 2 Toiminto B yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Toiminto C – Vapaaehtoinen paluu Toimi 1 Toimi 2 Toiminto C yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Toiminto D – Useamman kuin yhden toiminnon kattavat hankkeet Toimi 1 Toimi 2 Toiminto D yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 KAIKKI TOIMET YHTEENSÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tekninen apu yhteensä (E) YHTEENSÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Suunnitelma = hyväksytyn vuosiohjelman mukainen suunnitelma (joskus tässä vaiheessa ei ole hankekohtaisia tietoja). (1a) Kok. kust. = hyväksytyn vuosiohjelman mukaiset toimien kokonaiskustannukset. (1b) EPR:n rahoitusosuus = hyväksytyn vuosiohjelman mukainen EPR:n rahoituksen toimikohtainen määrä. (2) Maksusitoumukset = kuten on sovittu vastuuviranomaisen (VV) ja tukea saavan järjestön välisessä yhteisrahoitussopimuksessa/rahoituspäätöksessä. (2a) Kok. kust. = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaiset toimen kokonaiskustannukset. (2b) Tukikelpoiset kok. kust. = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaiset toimen tukikelpoiset kokonaiskustannukset (= kokonaiskustannukset - luontoissuoritukset). (2c) EPR:n rahoitusosuus = vastuuviranomaisen ja tuensaajan välisen yhteisrahoitussopimuksen/rahoituspäätöksen mukainen EPR:n rahoituksen enimmäismäärä. (3) Maksut = tosiasiallisesti aiheutunut ja maksettu tähän mennessä. (3a) Kok. kust. = tuensaajalle aiheutuneet toimen kokonaiskustannukset, jotka vastuuviranomainen on hyväksynyt. (3b) Tukikelpoiset kok. kust. = tuensaajalle aiheutuneet toimen tukikelpoiset kustannukset, jotka vastuuviranomainen on hyväksynyt (kokonaiskustannukset - luontoissuoritukset). (3c) EPR:n erääntyvä loppumaksu enintään = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukainen tuensaajalle maksamatta oleva EPR:n viimeinen rahoitusosuus (vastuuviranomaisen hyväksymät menot). (3d) Maksettu EPR:n rahoitusosuus = vastuuviranomaisen tähän mennessä tuensaajalle maksama EPR:n rahoitusosuus (kun takaisinperityt määrät on otettu huomioon). (4) Erotus sidottujen ja tähän mennessä maksettujen määrien välillä. (4a) Kok. kust. = tuensaajalle aiheutuneet toimen kokonaiskustannukset, jotka vastuuviranomainen on hyväksynyt (3a)/tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaiset toimen kokonaiskustannukset (2a). (4b) EPR:n erääntyvä loppumaksu = maksamatta oleva viimeinen EPR:n rahoitusosuus (3c)/toimelle myönnetty EPR:n rahoitus (2b). (4c) Maksettu EPR:n rahoitusosuus = tähän mennessä tuensaajalle tukisopimuksen tai rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti maksettu EPR:n rahoitusosuus (3d)/toimelle myönnetty EPR:n rahoitus (2b). (5) EPR:n erääntyvät maksut/perittävä takaisin = tukisopimuksen/rahoituspäätöksen mukaisen tuensaajalle maksamatta olevan EPR:n viimeisen rahoitusosuuden ja vastuuviranomaisen tähän mennessä tuensaajalle maksaman EPR:n rahoitusosuuden välinen erotus (kun takaisinperityt määrät on otettu huomioon) - (5) = 3(c) - 3(d). EPR:N VUOSIOHJELMAN LOPULLINEN MENOILMOITUS (Neuvoston päätöksen 23 artiklan 3 kohta ja 24 artiklan 3 kohta) Komission viitenumero: Maa: Päivämäärä: (euroa) Toiminnot Kokonaismenot Tukikelpoiset menot Luontoissuoritukset Kokonaismenot Tukikelpoiset välittömät kustannukset Tukikelpoiset välilliset kustannukset Tukikelpoiset kokonaismenot Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 1 Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 2 Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 3 (A) Vastaanotto & turvapaikkamenettelyt – Yhteensä Kotouttaminen – Toimi 1 Kotouttaminen – Toimi 2 (B) Kotouttaminen – Yhteensä Vapaaehtoinen paluu – Toimi 1 Vapaaehtoinen paluu – Toimi 2 (C) Vapaaehtoinen paluu – Yhteensä Sekalaista – Toimi 1 Sekalaista – Toimi 2 (D) Useamman kuin yhden toiminnon kattavat hankkeet – Yhteensä (E) Tekninen apu KAIKKI YHTEENSÄ

Toiminnot Tulolähteet Julkinen Yksityinen Luontoissuoritukset Yhteensä Yhteisö (EPR) (EPR:n rahoituksen enimmäismäärä) Valtio Alueet Paikallisviranomaiset Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 1 0,00 Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 2 0,00 Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – Toimi 3 0,00 (A) Vastaanotto & turvapaikkamenettelyt – Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kotouttaminen – Toimi 1 0,00 Kotouttaminen – Toimi 2 0,00 (B) Kotouttaminen – Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vapaaehtoinen paluu – Toimi 1 0,00 Vapaaehtoinen paluu – Toimi 2 0,00 (C) Vapaaehtoinen paluu – Yhteensä 0,00 Sekalaista – Toimi 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Sekalaista – Toimi 2 0,00 (D) Useamman kuin yhden toiminnon kattavat hankkeet – Yhteensä 0,00 (E) Tekninen apu 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kaikki yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Lisäys Menoilmoitukseen sisältyvät takaisin perityt määrät Hanke – Vastaanotto- ja turvapaikkamenettelyt – toimi 2 Takaisin maksettava määrä Velallinen Perintämääräyksen antamispäivä Perintämääräyksen antanut viranomainen Perinnän toteutumispäivä Takaisin peritty määrä

Hanke – Vastaanotto – toimi 3 Takaisin maksettava määrä Velallinen Perintämääräyksen antamispäivä Perintämääräyksen antanut viranomainen Perinnän toteutumispäivä Takaisin peritty määrä b) Komissiolta saadut maksut ja niiden suorituspäivät. 3. Täytäntöönpano ja ohjelmaan sisältyvät toimenpiteet a) Kuvaus niistä konkreettisista keinoista, joita kansalliseen ohjelmaan kuuluvien toimien toteutuksessa on käytetty. Esimerkki: Toimi Hanke sellaisena kuin se on esitetty kansallisessa täytäntöönpano-ohjelmassa Täytäntöönpano A – Vastaanotto Hanke 1: 1 000-paikkaisen vastaanottokeskuksen perustaminen — 450-paikkaisen vastaanottokeskuksen perustaminen (+sijainti) … — vastaanottokapasiteetin kasvattaminen 500:een nykyisissä … sijaitsevissa keskuksissa b) Saavutetut tulokset ja vaikutukset (määrällinen ja laadullinen kuvaus yhteisrahoituspyynnössä esitettyjen indikaattorien perusteella), tehokkuuden arviointi (suhteessa ennusteisiin) ja hinta-laatusuhde. c) Muut toteutusta koskevat kommentit. 4. Tarvittaessa selvitys ohjelmaan liittyvästä kansainvälisestä toiminnasta ja/tai ohjelman vaikutuksesta. 5. Seikkaperäinen selvitys kansallisen vuosiohjelman toteuttamiseen liittyvistä ongelmista. E. TARKASTUSVIRANOMAISEN SELVITYS 1. Valvontajärjestelmään mahdollisesti tehdyt muutokset. 2. Näiden toimien tulokset, havaitut ja ilmoitetut sääntöjenvastaisuudet sekä vastuuviranomaisen toteuttamat toimet. 3. Toimet, joita vastuuviranomainen on toteuttanut saatuaan Euroopan unionin tarkastuskäynteihin liittyvät huomautukset (tilintarkastustuomioistuin, Euroopan komissio). 4. Yksityiskohtaiset tiedot havaituista sääntöjenvastaisuuksista, jos epäillään petosta ja harkitaan tämän vuoksi toimia. LOPPUSELVITYKSEN LIITTEET A. Luettelo asianomaisista hankkeista toiminnoittain B. Puolen sivun yhteenveto yksittäisistä hankkeista + yhteenveto rahoitusindikaattoreista, hankekohtainen budjetti taulukkona, lopulliset hankekohtaiset kokonaismenot C. Riippumaton arviointi

LIITE 5 EUROOPAN KOMISSIO EUROOPAN PAKOLAISRAHASTO MAKSUPYYNTÖ (toimitettava virkatietä oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden PO:n yksikköön B4, LX 46, B-1049 Bryssel) Ohjelman nimi: … Komission päätös N:o …, tehty … Allekirjoittanut, joka edustaa Euroopan pakolaisrahaston toteuttamisesta vastaavaa viranomaista (toimivaltaisen viranomaisen nimi suuraakkosin, leima, asema ja allekirjoitus), pyytää päätöksen 2004/904/EY 13 artiklan nojalla suorittamaan toisena ennakkomaksuna/loppumaksuna … euroa. Maksupyyntö on vaatimusten mukainen, sillä: Tarpeeton viivataan yli a) selvitys vuotuisen työohjelman täytäntöönpanosta ja menoilmoitus, jonka mukaan toteutuneet menot kattavat vähintään 70 prosenttia päätöksen 2004/904/EY 23 artiklan 3 kohdassa säädetystä ensimmäisestä ennakkomaksusta — on toimitettu — on liitteenä b) vuosiohjelman lopullinen täytäntöönpanoselvitys ja päätöksen 2004/904/EY 24 artiklan 4 kohdassa ja 28 artiklan 2 kohdassa säädetty lopullinen menoilmoitus — on toimitettu — on liitteenä c) vastuuviranomaisen päätökset vastaavat kyseisille painopisteille osoitettua rahaston kokonaisrahoitusosuutta d) komission päätöksen 2004/904/EY 27 artiklan mukaisesti mahdollisesti esittämät seurannan ja hallinnon parantamista koskevat suositukset — on toteutettu — on annettu selvityksiä — ei suosituksia e) päätöksen 2004/904/EY 26 artiklan mukaisesti mahdollisesti pyydetyt oikaisutoimenpiteet — on toteutettu — oikaisuja koskevat huomautukset on toimitettu — eivät koske menoja — toimenpiteitä ei ole pyydetty Maksu suoritetaan: Tuensaaja Pankki Tilinumero Tilinhaltija (jos eri kuin tuensaaja)

Päiväys Toimivaltaisen viranomaisen nimi suuraakkosin, leima, asema ja allekirjoitus