Kertomus

sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset

(1999/C 372/11)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus

1. Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94(1) 137 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94138 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

Tärkeimmät huomautukset sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta

Kirjanpitoon liittyvät ohjelmistot

5. Viraston talousarviokirjanpito tapahtui edelleen taulukkolaskennan, ei kirjanpito-ohjelmiston, avulla. Virastossa on ollut käytössä uusi, asianmukainen talousarviokirjanpidon ohjelmisto 1. tammikuuta 1999 lähtien.

6. Virasto ei ole vielä ottanut käyttöön kustannuspaikkapohjaista kirjanpidon järjestelmää (katso erityisvuosikertomus varainhoitovuodelta 1997, kohta 1.5(3)), minkä takia maksujen suuruutta ei voida arvioida tai mahdollisesti korjata tarpeen vaatiessa.

Muut huomautukset

7. Maksut (42,1 miljoonaa ecua) vastasivat vain 61:tä prosenttia varainhoitovuoden lopullisista määrärahoista (68,5 miljoonaa ecua toisen korjaavan ja täydentävän talousarvion hyväksymisen jälkeen) ja 78:aa prosenttia maksusitoumuksista; näistä määrärahoista 15 prosenttia siirrettiin automaattisesti varainhoitovuoteen 1999 ja 23 prosenttia lopullisista määrärahoista (15,9 miljoonaa ecua) peruuntui.

8. Viraston oli hyväksyttävä kaksi korjaavaa talousarviota siksi, että ensinnäkin tavaramerkkien rekisteröintimenettelyyn kuluva aika oli aliarvioitu, toiseksi kirjanpitomenettelyjä pyrittiin mukauttamaan tilintarkastustuomioistuimen erityisvuosikertomuksessa varainhoitovuodelta 1997 (ks. kohta 1.7) esitettyjen huomautusten johdosta ja kolmanneksi henkilöstön palkkaamisessa ilmeni vaikeuksia (osasto I).

9. Suurin osa siirretyistä määrärahoista koskee talousarvion II ja III osastoa, erityisesti irtaimen omaisuuden hankintaa (3 miljoonaa ecua siirrettiin, koska töiden edistyminen viivästyi kahdella kuukaudella ja tiettyjen töiden laskuttaminen myöhästyi), erityishankkeiden teettämistä ulkopuolisilla asiantuntijoilla (1,3 miljoonaa ecua siirrettiin, koska tietotekniikkaa koskevat hankkeet jakautuivat kahden varainhoitovuoden ajalle) sekä tutkimuskertomuksia (3,2 miljoonaa ecua siirrettiin, koska tutkimusten toteuttaminen kesti kolme kuukautta, mihin on lisättävä yhden kuukauden maksuaika).

10. Varainhoitovuodelta 1997 siirrettyjen määrärahojen (26,2 miljoonaa ecua) osalta voidaan todeta, että niistä on jouduttu perumaan viisi prosenttia (1,4 miljoonaa ecua). Suuri osa (62 prosenttia) peruuntuneista määrärahoista koski julkaisutoiminnasta ja tutkimuskertomuksista aiheutuvia menoja. Näiden määrä oli reilusti yliarvioitu tai suunniteltuja työsuorituksia ei tehty.

11. Viraston olisi pitänyt hallinnollisen päätöksen nro 982 artiklan mukaisesti tehdä omaisuutta koskevia poistoja (laitteet ja kalusto, kulkuvälineet ja atk-laitteisto) vuoden 1998 aikana.

Viraston toiminta

12. Vuodesta 1996 lähtien virasto on saanut noin 100000 yksittäistä tavaramerkkejä koskevaa rekisteröintihakemusta, joista 93 prosenttia on läpäissyt menettelyn ensimmäisen vaiheen, mutta joista vain 59 prosenttia on toimitettu julkaistavaksi. Edellä mainituista 100000 hakemuksesta 11:tä prosenttia ei hyväksytty ja 24 prosenttia johti tavaramerkin rekisteröintiin. Viraston sisäisessä organisaatiossa jouduttiin tekemään joitakin muutoksia, koska yhteisön tavaramerkkejä rekisteröitiin huomattavasti arvioitua enemmän ja menettelyiden kaikissa vaiheissa oli useita viivästyksiä. Olisi suotavaa, että virasto toimisi tehokkaasti yleensä menettelyihin käytettyjen aikojen lyhentämiseksi. Käytettävissä olevista tilastoista selviää, että määräaika hakemuksen jättöpäivästä rekisteröintipäivään sijoittuu 383 ja 821 päivän välille ja keskimääräinen määräaika on 600 päivää.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 22. ja 23. syyskuuta 1999 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. KARLSSON

presidentti

(1) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 1.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94137 artiklan 1 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 3. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, Euroopan parlamentille, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 30. maaliskuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL C 406, 28.12.1998, s. 55.

Taulukko 1

Tase varainhoitovuosilta 1998 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

Viraston vastaukset

6. Kustannuslaskenta

Sisämarkkinoiden harmonisointivirastossa on vuodesta 1997 (yhteisön tavaramerkin hallintoa koskeva ensimmäinen kokonainen varainhoitovuosi) asti ollut käytössä kustannuslaskentajärjestelmä. Järjestelmämallin valinnan jälkeen sekä sen jälkeen, kun käytettävissä olevat tilastotiedot oli syötetty tähän järjestelmään, sitä käytettiin koeluontoisesti vuoden 1998 aikana. Vuoden 1999 aikana saatiin käyttöön järjestelmän tarvitsemat henkilöstövoimavarat.

On muistettava, että virasto ei vielä ole vakiinnuttanut toimintaansa kaikilla yhteisön tavaramerkin hallinnon tasoilla. Vakiintuminen on jo tapahtunut uusien merkkihakemusten käsittelyssä, mutta sitä vastoin muilla alueilla so. vastalauseissa, mitätöinneissä tai valituslautakunnan toiminnassa ei vielä ole päästy normaaliin työrytmiin. Mielekkään tuloksen saavuttaminen kustannuslaskennassa edellyttää kuitenkin ainakin jonkinasteista vakiintuneisuutta. Käyttökelpoisia tuloksia kustannuslaskentajärjestelmältä voidaankin odottaa vasta vuonna 2000. Näin ollen on ennen vuotta 2000 ennenaikaista yrittää esittää arvioita maksujen suuruudesta tai tarkistaa niitä.

Muistettakoon toisaalta, että niin kauan kuin harmonisointivirasto ei ole vielä pysyvästi omarahoitteinen (yhteisön tavaramerkkien uudistamiset käynnistyvät vuonna 2006), kaikki maksumäärien tarkistusyritykset ovat ennenaikaisia. Maksujen suuruutta ei ole määritetty toisistaan riippumatta vaan yhtenä kokonaisuutena. Esimerkiksi vastalausemaksun suuruus on asetettu niin alhaiseksi, että mahdollisimman monet aiempien oikeuksien haltijat voivat huolehtia oikeuksistaan silloinkin, kun kaikkia menettelystä virastolle aiheutuneita kustannuksia ei saada katetuksi saatavien maksujen avulla.

7. Varainhoitovuoden lopullinen määrärahojen käyttö on jaettavissa seuraavasti:

Lopulliset määrärahat: 68,5 milj. ecua(1)

Käytetyt määrärahat: 52,6 milj. ecua

Peruutetut määrärahat: 15,9 milj. ecua

Siirretyt määrärahat: 10,5 milj. ecua

Siirrot olivat 10,5 milj. ecua (20 %) kohdassa 9 esitetyistä syistä. Määrärahoja on varainhoitovuoden loppuun mennessä peruutettu yhteensä 15,9 milj. ecua. Peruutusten syitä ovat:

- lopullisen toimipaikan valmistumisen viivästyminen (6,2 milj. ecua),

- tavaramerkkejä koskevien hakemusten (ennakoimaton) suuri kasvu, joka johti väistämättä palvelujen ruuhkautumiseen sekä yleiseen viivästymiseen viraston toiminnassa, minkä vuoksi myös tiettyjä työhönottoja oli lykättävä (1,9 milj. ecua),

- 10 kohdan(2) mukaisten tulevia menoja varten varattujen määrärahojen (6,6 milj. ecua) käyttämättä jättäminen vastaa seuraavalle varainhoitovuodelle tulona kirjattua ylijäämää.

8. Vuoden 1997 aikana tavaramerkkejä koskevien hakemusten määrä nousi 30000:een edellisen vuoden 22000:sta. Ensimmäinen korjaava lisätalousarvio hyväksyttiin 10. maaliskuuta 1998 ja se sisälsi muutokset, jotka olivat käyneet tarpeellisiksi viraston toiminnan kehittämiselle helmikuussa 1997 suoritetun vuoden 1998 talousarvioäänestyksen jälkeen.

10. Varainhoitovuodelta 1997 siirrettyihin sekä varainhoitovuoden 1998 lopussa peruutettuihin yhteensä 1,4 milj. ecun määrärahoihin kuuluvat:

- tavaramerkkilehden julkaisu- ja lähetyskulut (0,5 ja 0,3 milj. ecua); nämä menot osoittautuivat yliarvioiduiksi toiminnassa ilmenneiden viivästysten vuoksi sekä hintojen osalta, koska viraston kumppaneiden veloittamat hinnat jäivätkin ennusteita pienemmiksi,

- 0,3 miljoonan ecun menot tutkimusraporteista, joiden laatiminen kuuluu kansallisille virastoille ja joista osaa ei ollut toimitettu varainhoitovuoden loppuun mennessä.

11. Virasto teki marraskuussa 1998 kiinteän omaisuuden poistoja koskevan hallinnollisen päätöksen, jonka voimaan saattamiselle ei jäänyt juurikaan aikaa ennen varainhoitovuoden loppua. Poistoja koskevat järjestelyt ovat olleet käytössä vasta varainhoitovuoden 1999 alusta.

(1) Viraston talousarvio oli ecumääräinen 1. tammikuuta 1999 saakka, jolloin siirryttiin käyttämään euroa.

(2) Tämän osaston ainoaan lukuun 100 kuuluvat määrärahat, jotka on tarkoitettu kattamaan muita todennäköisiä käyttö- tai investointikuluja.