KERTOMUS Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen (Lissabon) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä seurantakeskuksen vastaus (98/C 406/08)

1.1 Tämä kertomus annetaan Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (1) 11 artiklan 11 kohdan mukaisesti.

1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 8 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (EY) N:o 3294 (3) 1 artiklalla, 11 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla.

1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

1.4 Kohdissa 1.6, 1.7, 1.8 ja 1.11 esitetyissä huomautuksissa tuodaan esiin käytäntöjä, jotka ovat säännösten vastaisia.

1.5 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset, kuitenkin kohdassa 1.4 esitetyin varauksin.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN HUUMAUSAINEIDEN JA NIIDEN VÄÄRINKÄYTÖN SEURANTAKESKUKSEN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito

1.6 Talousarviokirjanpito tapahtuu edelleen taulukkolaskennan (Excel) eikä kirjanpito-ohjelmiston avulla. Taulukkolaskentaohjelman käyttöä on arvosteltu jo aikaisempina varainhoitovuosina, ja muutoksia on mahdollista tehdä ilman, että niistä jäisi "jälki" (kirjausketju). Näin ollen talousarvion toteuttamisen esittäminen (30. syyskuuta 1997 tilanteen mukaan) oli muuttunut varainhoitovuoden lopun tilinpäätöksessä siitä, millaisena se esitettiin tilintarkastustuomioistuimelle joulukuussa 1997 paikalla suoritetun tarkastuksen yhteydessä. Määriä on muutettu, lisätty tai poistettu suoraan sen sijaan, että myöhemmin olisi tehty mahdollisten virheiden oikaisukirjauksia. Tällainen käytäntö on vastoin yhtä kirjanpitomerkintöjen perusperiaatetta, jonka mukaan kirjauksia ei saa muuttaa jälkikäteen. Lisäksi seurantakeskus ei ole vielä lähettänyt kyseisiä muutoksia koskevia tositteita.

1.7 Seurantakeskuksen varainhoitovuoden 1996 tilinpäätöstä koskevassa tilintarkastustuomioistuimen kertomuksessa (4) esitettiin varaus, joka liittyi talousarvion ulkopuolella rahoitettaviin toimipaikan kunnostustöihin; lisäksi esitettiin varaus talousarvioon otettujen 0,04 miljoonan ecun osalta ja taseen eri kohtiin jaetun 0,1 miljoonan ecun osalta. Koska seurantakeskus ei ole toimittanut asianmukaisia tositteita näiden saldojen yhteismäärän osalta, tilintarkastustuomioistuin ei voi edelleenkään peruuttaa varainhoitovuoden 1996 tilinpäätöksen osalta esittämäänsä varausta.

1.8 Varainhoitovuoden lopussa maksujen välitystilillä oli 1,82 miljoonan ecun määrä. Seurantakeskus ei pystynyt tilintarkastustuomioistuimen tarkastusten aikana esittämään pankin veloitusilmoituksia osasta näitä maksuja (yhteensä 0,36 miljoonan ecun osalta; tästä määrästä 0,05 miljoonaa ecua oli suorittamatta jo tammikuussa 1997). Pankkisaldoja ei ole täsmäytetty tyydyttävällä tavalla.

Sopimukset sekä hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea

1.9 Merkittävä osa tarkastetuista sopimuksista on tehty suoraan ilman tarjouskilpailua tai rajoitetun tarjouskilpailun perusteella. Keskuksen olisi järjestettävä useammissa tapauksissa avoimia tarjouskilpailuja.

Ennakkomaksujärjestelmä

1.10 Huolimatta aikaisempien vuosien pyrkimyksistään seurantakeskus suorittaa edelleen suuren osan menoistaan ennakkomaksujärjestelmän kautta. Ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettujen maksujen määrä vastaa 36 prosenttia (2,4 miljoonaa ecua) varainhoitovuoden maksuista (6,7 miljoonaa ecua). Ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettujen maksujen selvittämisen yhteydessä olisi esitettävä yhteenveto (jossa on tulojen ja menojen hyväksyjän sekä varainhoidon valvojan hyväksymismerkintä) kustakin talousarvion alamomentista rahoitettavista määristä.

Toimipaikka

1.11 Vuonna 1995 Portugalin valtio myönsi seurantakeskukselle 0,61 miljoonan ecun tuen seurantakeskuksen toimipaikan kunnostustöihin. Tämä tuki ja sen tuottamat pankkikorot käytettiin kokonaisuudessaan talousarvion ulkopuolella. Tilintarkastustuomioistuin on arvostellut jo aikaisemmissa kertomuksissaan tätä käytäntöä, joka on vastoin varainhoitoasetuksen säännöksiä. Koska tuki ei riittänyt töiden kaikkien kulujen kattamiseen, seurantakeskus rahoitti lisäksi osan kuluista (0,2 miljoonaa ecua vuonna 1996 ja 0,1 miljoonaa ecua vuonna 1997) omista varoistaan eli talousarvion ulkopuolella. Seurantakeskus siis suoritti talousarvion ulkopuolella 0,3 miljoonan ecun verran menoja, joille pyydettiin varainhoidon valvojan hyväksyntä vasta lopullisen selvittämisen yhteydessä. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea on antanut vain yhden lausunnon sopimuspuolten valinnasta vuonna 1995 töiden aloitusvaiheessa.

Muut huomautukset

1.12 Varainhoitoasetuksen 16 artiklassa säädetään tulojen ja menojen hyväksyjien ja tilinpitäjien tehtävien erottamisesta. Seurantakeskuksessa kirjanpitoyksikkö hoitaa maksusitoumuksia koskevien ehdotusten ja maksumääräysten valmistelun. Sisäisen valvonnan menettelyt ovat riittämättömät ja niitä pitäisi vahvistaa, erityisesti kahteen kertaan suoritettujen maksujen (joita tarkastuksessa ilmeni) välttämiseksi.

1.13 Seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 13 artiklassa säädetään, että seurantakeskuksen talousarvio on julkaistava Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Näin ei ole tapahtunut.

1.14 Taseen alv-tilien saldot eivät ole oikeat. Seuranta kirjanpidossa ei ole tehokasta.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 5. marraskuuta 1998 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

Taulukko 1 Tase varainhoitovuosilta 1996 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu seurantakeskuksen toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

(1) EYVL L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 16.4.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 17.4.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL L 341, 30.12.1994, s. 7.

(4) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 35.

(5) Määrä vastaa käyttöomaisuutta ja varastoja kuvaavia määriä.

SEURANTAKESKUKSEN VASTAUS

Kohdat 1.1-1.5

Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus (OEDT) ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen havainnot ja se on aloittanut tai aloittaa toimet tilintarkastustuomioistuimen esiintuomien yksittäisten poikkeamien korjaamiseksi (ks. kohdittaiset vastaukset). Seurantakeskus on tyytyväinen todetessaan, että varainhoitovuoden 1997 tilinpäätös katsotaan luotettavaksi ja tilien hoito kokonaisuudessaan lailliseksi ja asianmukaiseksi.

Kohta 1.6

Tähänastinen Excel-ohjelman käyttö perustuu ratkaisuun, joka tehtiin tilanteessa, jossa käyttökelpoista vaihtoehtoa ei ollut tarjolla. Tämä ohjelma on erittäin käyttökelpoinen työväline, jota käytetään laajalti ja joka on taloudellinen. OEDT tekee yhteistyötä Euroopan komission ja toisten virastojen kanssa sellaisen ohjelmiston käyttöönsaamiseksi, joka on sovitettu keskuksen tarpeisiin, toivoen samalla, että tämä aloite toimiessaan lopulta antaa keskukselle mahdollisuuden aloittaa ehdotetut toimet.

Excel-järjestelmän rakenteesta johtuen tilitietoihin tuli vuonna 1997 seitsemän asiavirhettä (useiden tuhansien tilinpitoon liittyvien toimien joukossa); ne on muutettu manuaalisesti ennen varainhoitovuoden loppua. OEDT on selvittänyt näiden virheiden syyt ja kaikki selvitykset ja asianomaiset tositteet annetaan tilintarkastustuomioistuimen käyttöön.

Toisaalta on syytä täsmentää, että yleiseen tilinpitoon liittyvät toimet on suoritettu CUBIC-erikoisohjelmalla, jolle tilintarkastustuomioistuimen esittämät muutokset tai korjaukset ovat tyypiltään mahdottomia, mutta joka samalla takaa tilimerkintöjen koskemattomuuden.

Kohta 1.7

Tämä tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen kohta liittyy vuoden 1996 loppupuolella toteutettuihin toimiin.

Tositteet on annettu tilintarkastustuomioistuimen käyttöön vuosina 1997 ja 1998. Tilintarkastustuomioistuin toteaa itsekin, että juuri niiden tutkinta on antanut sille mahdollisuuden selvittää osan kyseisistä tilisaldoista. OEDT on tilintarkastustuomioistuimen käytettävissä niiden jäljelle jääneiden toimien tarkemmaksi tutkimiseksi, joiden tuomioistuin katsoo tarvitsevan vielä lisätäsmennyksiä.

Kohta 1.8

Veloitusilmoitukset saadaan käyttöön vasta, kun maksujen saajat ovat esittäneet vastaavat maksuvaatimukset. Pitää paikkansa, että 31.12.1997 pankkisaldoissa oli vielä 89 suorittamatonta maksua (joista 69 ennakkomaksua), yhteismäärältään 362 736 ecua. Suurin osa näistä toimista oli kuitenkin jo suoritettu 30 päivään syyskuuta 1997 mennessä ja seurantakeskus pyrkii suorittamaan kaikki vaadittavat toimet 31.12.1998 mennessä. Pankkisaldot on täsmäytetty kuukausittain ja ne on tarkastettu asianmukaisesti. Vastaavat tositteet annetaan tilintarkastustuomioistuimen käyttöön.

Kohta 1.9

Vuoden 1997 aikana seurantakeskus teki yhteensä 47 sopimusta, joista 28 tarjouskilpailun perusteella (60 % kokonaismäärästä), 17 suoraan (36 % kokonaismäärästä) sekä 2 Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistolle osoitettua suoraa tilausta (4 % kokonaismäärästä) asianomaisen puitesopimuksen perusteella. Tulokset eivät ole vielä kokonaan käytettävissä, mutta voidaan silti jo todeta, että seurantakeskus on sittemmin aloittanut monia toimia (kiinnostuksenilmaisupyynnöt, ilmoitukset . . .) väljentääkseen erittäin rajoitettua sopimusmenettelyä, mikä on erityisesti johtunut suuresta teknisestä erikoistuneisuudesta ja jossa ei sen vuoksi olisi voitu käyttää perinteistä kauppasopimusta.

Kohta 1.10

Tilintarkastustuomioistuin toteaa aivan aiheellisesti, että ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettujen maksujen määrä vastaa 36 prosenttia varainhoitovuoden 1997 maksuista, mikä saattaa kuulostaa paljolta, mutta ei kuitenkaan muodosta merkittävää vähennystä edelliseen varainhoitovuoteen verrattuna. Esimerkiksi palkkoja, jotka on asetuksen mukaisesti voitu maksaa tästä ennakkojärjestelmästä, ei enää vuodesta 1997 lähtien makseta siitä. Seurantakeskus pyrkii jatkamaan tätä suuntausta tulevina vuosina.

Kohta 1.11

Tilintarkastustuomioistuin toistaa tässä kohdassa saman havainnon, joka sisältyi jo varainhoitovuotta 1996 koskevaan kertomukseen. OEDT myönsi jo edellisen vuoden vastauksissaan tilintarkastustuomioistuimelle, että olisi ollut asianmukaisempaa ottaa nämä kulut talousarvioon.

Seurantakeskuksen hallintoneuvosto hyväksyi 29. ja 30. kesäkuuta 1995 Portugalin hallituksen myöntämän tuen ja ryhtyi toimiin näiden varojen käyttöönottamiseksi.

Varainhoidon valvonta antoi ennakkohyväksynnän talousarvion ulkopuolisista tileihin vienneistä ja jälkikäteen maksujen suorittamisesta. Pitää paikkansa, että hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea on antanut puoltavan lausunnon töiden suorittajaksi otettavan sopimusosapuolen valinnasta.

Seurantakeskus on hyväksynyt tilintarkastustuomioistuimen suosituksen ja se pyrkii vastaisuudessa kirjaamaan kaikki toimet talousarvion asianomaisten alamomenttien kohdalle - myös edellä mainitut luonteeltaan poikkeukselliset toimet.

Kohta 1.12

Tilintarkastustuomioistuimen tässä kohdassa jo edellisessä kertomuksessaan tekemien havaintojen mukaisesti seurantakeskus on aloittanut vuoden 1997 alussa kaikki tarvittavat toimet tehtävien erottamisen takaamiseksi; on otettu käyttöön avoin ja toimiva sisäinen talousarvio- ja talousmenettely. Hallintoneuvosto on hyväksynyt tämän menettelykokonaisuuden, joka on täysin toimiva. Koska seurauksena on välttämättä työtehtävien ja työhönottomenettelyjen uudenlainen jaottelu, on syytä todeta, että menettely on hallintoneuvoston päätettävissä ja käyttöönotettavissa.

Tilintarkastustuomioistuin kiinnittää huomiota muutamaan tapaukseen, joissa maksu on suoritettu kahteen kertaan, erityisesti kansallisille seurantakeskuksille. Seurantakeskuksen sisäinen valvonta huomasi välittömästi nämä tapaukset, jotka johtuivat varainvalvonnan pyytämästä maksuvaatimusten esittelyn muuttamisesta, ja ne hoidettiin keskeyttämällä uusien maksujen suorittaminen kansallisille seurantakeskuksille. Tilanne oli kokonaisuudessaan hoidettu jo tarkastushetkellä.

Seurantakeskuksen talousarvion julkaiseminen EYVL:ssä kuuluu kuuden muun viraston kanssa suoritettavien yhdenmukaistamistoimien piiriin, joiden tarkoituksena on erityisesti löytää ratkaisu julkaisemiseen liittyvien suhteettoman suurien kulujen rajoittamiseksi.

Alv-tilien saldoja koskevan huomautuksen taustalla on kirjaamisvirhe. Tilanne on korjattu välittömästi sen löytymisen jälkeen, minkä vuoksi sillä ei enää ole vaikutusta alv-tilien saldojen täsmällisyyteen varainhoitovuoden 1997 tilinpäätöksessä.