FI Euroopan unionin virallinen lehti L 329/68

KOMISSION PÄÄTÖS,

annettu 13 päivänä marraskuuta 2014,

komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä

(2014/792/EU)

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (1) ja erityisesti sen 56 artiklan 1 kohdan,

ottaa huomioon kymmenenteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 18 päivänä helmikuuta 2008 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 215/2008 (2) ja erityisesti sen 17 artiklan,

ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 (3) ja erityisesti sen 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Komissio, joka vastaa Euroopan unionin yleisen talousarvion ja kaikkien muiden unionin hallinnoimien varojen toteutuksesta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 30–33 artiklassa säädetyn moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti, on velvollinen suojaamaan unionin taloudellisia etuja petollisilta menettelyiltä ja muulta laittomalta toiminnalta. Sen varmistamiseksi, että komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjät saavat kaikki tiedot unionin taloudellisiin etuihin kohdistuvista uhista, on tarpeen antaa sisäisiä sääntöjä komission päätöksen C(2014) 2784 (4) lisäksi.

(2) Voidakseen torjua petoksia ja suojata unionin taloudellisia etuja komissio käyttää asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklassa ja poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta 17 päivänä joulukuuta 2008 annetussa komission asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (5) tarkoitettua poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa sekä komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä 16 päivänä joulukuuta 2008 tehdyssä päätöksessä 2008/969/EY, Euratom (6) tarkoitettua ennakkovaroitusjärjestelmää. Olisi varmistettava, että ennakkovaroitusjärjestelmä toimii tehokkaasti odotettaessa, että lainsäädäntövallan käyttäjä hyväksyy ehdotuksen (7) varainhoitoasetuksen muuttamiseksi.

(3) Ennakkovaroitusjärjestelmän tarkoituksen olisi tällä välin säilyttävä olennaisilta osiltaan nykyisen kaltaisena. Ennakkovaroitusjärjestelmällä olisi varmistettava, että siihen kirjatut varoitukset tarjoavat komission ja sen toimeenpanovirastojen käyttöön jakelultaan rajoitetut tiedot sellaisista henkilöistä, jotka saattavat uhata unionin taloudellisia etuja ja mainetta tai mitä tahansa unionin hallinnoimia varoja.

(4) Koska toimeenpanovirastojen johtajat käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.

(5) Koska asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti komission edelleenvaltuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä toimivat unionin edustustojen päälliköt käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.

(6) Euroopan petostentorjuntavirastolla (OLAF) on Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaan velvollisuus antaa asianomaisille komission yksiköille viipymättä tiedot käynnissä olevista tutkimuksista, jos niissä ilmenee, että voi olla aiheellista toteuttaa hallinnollisia turvaamistoimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi. Lisäksi sillä on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaan velvollisuus laatia päätökseen saadusta tutkimuksesta kertomus ja antaa tarvittaessa suosituksia siitä, olisiko erityisesti toimielinten toteutettava toimenpiteitä. Jotta toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voisi pyytää varoituksen kirjaamista, on tarpeen säätää siitä, mitkä tiedot OLAFin on toimitettava komissiolle.

(7) OLAFilla olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hoitaessaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisia tutkinta-, tiedonhankinta- ja petostentorjuntatehtäviään.

(8) Ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa olisi yksinkertaistettava, varoitusluokkien määrää vähennettävä ja niiden soveltamisalaa selkiytettävä, ja varoitusnimikkeistä olisi käytävä selkeästi ilmi, minkälaisesta varoituksesta on kysymys, jotta järjestelmää voitaisiin yksinkertaistaa.

(9) OLAFin toimittamiin tietoihin perustuvien todentamisvaroitusten esittäjän olisi oltava toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, joka ehdottaa kyseisiä varoituksia läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa neuvoteltuaan asiasta budjettipääosaston ja oikeudellisen yksikön kanssa.

(10) Poissulkemisvaroitusten esittäjän olisi oltava komission toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, ja budjettipääosaston ja tapauksen mukaan oikeudellisen yksikön olisi arvioitava kyseiset varoitukset keskitetysti. Jos poissulkemisvaroitus esitetään OLAFin toimittamien tietojen perusteella, se olisi arvioitava läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa. Tätä menettelyä olisi sovellettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.

(11) Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän olisi läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa päätettävä seurauksista, jotka ovat tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi, ja ilmoitettava päätöksestään OLAFille.

(12) Varoituksen kirjaamista, muuttamista, poistamista tai uusimista koskevan pyynnön esittämisen olisi oltava toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla. Jotta valvonta säilyisi riittävänä, tällaiset pyynnöt olisi tehtävä komission päätöksessä C(2014) 2784 säädetyllä hierarkiatasolla.

(13) Tilinpitäjän olisi huolehdittava siitä, että komission keskuskirjanpitojärjestelmässä otetaan käyttöön asianmukaiset tekniset järjestelyt, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas soveltaminen.

(14) Kaikille komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille annetaan yksityiskohtaiset tiedot perintä- ja takavarikkomääräyksistä komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta. Päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyt varoitukset W3a (takavarikkomääräys) ja W4 (perintämääräys) olisi poistettava käytöstä. Tieto tällaisesta määräyksestä ei yksinään ole järjestelmällisesti peruste varoitukselle. Varoituksen kirjaaminen edellyttää, että toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä arvioi kaikki tapaukseen liittyvät olosuhteet tehdäkseen päätöksen siitä, onko varoitus tarpeen.

(15) Yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (8) säädetään, että komission on henkilötietojen käsittelyssään noudatettava siinä säädettyjä käsittelyn laillisuutta ja tiedonsiirtoa koskevia vaatimuksia ja että Euroopan tietosuojavaltuutettu tekee kyseistä tietojenkäsittelyä koskevan ennakkotarkastuksen komission tietosuojavastaavan tekemän ilmoituksen perusteella.

(16) Niiden henkilöiden oikeudet, joita koskevia tietoja on viety tai voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, olisi vahvistettava tietosuojasäännöksissä.

(17) Tietyistä tietosuojaa koskevista oikeuksista voidaan tehdä asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklassa säädettyjä poikkeuksia, joita on analysoitava tapauskohtaisesti ja joiden soveltamisen on oltava tilapäistä. Yksikön, jonka tehtävänä on pyytää asianomaisten tietojen kirjaamista tai muuttamista, joka kattaa myös niiden oikaisemisen, tai kyseisten tietojen poistamista, olisi päätettävä tällaisten poikkeusten soveltamisesta.

(18) Mahdollisen poissulkemisvaroituksen kohteena olevalle henkilölle olisi annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen kuin kyseistä henkilöä koskevan varoituksen kirjaamista ennakkovaroitusjärjestelmään pyydetään. Tällainen mahdollisuus olisi annettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.

(19) Tätä mahdollisuutta olisi poikkeuksellisesti lykättävä tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä.

(20) Päätöksen 2008/969/EY, Euratom soveltamista olisi jatkettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti siltä osin kuin se on tarpeen Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 215 artiklan nojalla rajoittavista toimenpiteistä annettujen neuvoston asetusten noudattamisen varmistamiseksi siihen asti, kun suoriteperusteisessa kirjanpitojärjestelmässä (ABAC) voidaan ottaa huomioon ulkopolitiikan välineistä vastaavan yksikön vastaavaan tietokantaan sisältyvät tiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisen W5b-varoituksen kirjaamista.

(21) Päätöstä 2008/969/EY, Euratom olisi sovellettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti W3a- ja W4-varoituksiin, jotka olisi kyseiseen ajankohtaan asti rinnastettava todentamisvaroituksiin tämän päätöksen 4 jaksoa sovellettaessa.

(22) Tämän päätöksen täytäntöönpano edellyttää, että ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa ja sen tosiasiallista myötävaikutusta unionin taloudellisten etujen suojaamiseen arvioidaan säännöllisesti,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 JAKSO

YLEISET SÄÄNNÖKSET

1 artikla

Sisältö, soveltamisala ja tavoite

1. Tällä päätöksellä perustetaan ennakkovaroitusjärjestelmä, joka on tarkoitettu komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien käyttöön silloin, kun he toteuttavat Euroopan unionin yleistä talousarviota ja mitä tahansa muita unionin hallinnoimia varoja.

2. Ennakkovaroitusjärjestelmällä edistetään unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamista, petosten torjuntaa ja moitteetonta varainhoitoa.

3. Ennakkovaroitusjärjestelmän tavoitteena on

a) varoitusten kirjaamisen avulla tiedottaa komission ja toimeenpanovirastojen toimivaltaisille tulojen ja menojen hyväksyjille siitä, että henkilö saattaa muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille ja julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille, ja

b) antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle mahdollisuus tehdä varoitusten perusteella tarkistuksia tai toteuttaa niiden perusteella tarvittavia toimenpiteitä, joihin kuuluvat myös 4 jaksossa tarkoitetut toimenpiteet.

4. Tiedoilla autetaan varmistamaan, että

a) riskit ehkäistään tarkistuksin, jotka perustuvat varhaisessa vaiheessa saatuihin tietoihin henkilöistä, joiden osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka liittyvät mihin tahansa seuraavassa luetelluista toimista: — huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus, — ammatillinen virhe, — vakava sopimusrikkomus, tai — komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (9) 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai mikä tahansa muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta;

b) menettelyjen ulkopuolelle suljetaan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut henkilöt.

2 artikla

Määritelmät

Tässä päätöksessä tarkoitetaan

a) ’tilinpitäjällä’ komission tilinpitäjää tai tilinpitäjän alaisuudessa toimivaa henkilöstön jäsentä, jolle tilinpitäjä on siirtänyt tiettyjä tehtäviä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 69 artiklan mukaisesti;

b) ’toimivaltaisella tulojen ja menojen hyväksyjällä’ asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 65 artiklassa tarkoitettua komission valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää, joka on sisäisten sääntöjen mukaisesti vastuussa Euroopan unionin yleisen talousarvion, jäljempänä ’talousarvio’, toteuttamisesta ja joka voi olla myös toimeenpanoviraston johtaja, edellä mainitun asetuksen 65 artiklassa tarkoitettu edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, joka toimii johtajan tehtävässä, tai unionin edustuston päällikkö, joka toimii komission edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä edellä mainitun asetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti;

c) ’rekisteröidyllä’ yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 tarkoitettua tunnistettavissa olevaa henkilöä;

d) ’havainnoilla’ tosiseikkoja, jotka on havaittu oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon aikana tai kirjattu tilintarkastustuomioistuimen, petostentorjuntaviraston (OLAF) tai sisäisen tarkastuksen toimialan tarkastuksissa tai tutkimuksissa tai missä tahansa muissa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olleissa tarkastuksissa;

e) ’oikeudellisella sitoumuksella’ sitoumusta, jonka komissio on tehnyt asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ensimmäisen osan V–VIII osaston ja toisen osan mukaisesti;

f) ’henkilöllä’ kaikkia seuraavassa lueteltuja luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä sekä kaikkia oikeushenkilöllisyyttä vailla olevia yhteenliittymiä: — asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 2 artiklan i alakohdassa tarkoitetut varojen saajat, — ehdokkaat ja tarjoajat, — avustuksen hakijat, — kilpailujen osallistujat, — asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 204 artiklassa tarkoitetut palkatut ulkopuoliset asiantuntijat, — asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdassa tarkoitetut henkilöt, jolla on valtuudet edustaa oikeushenkilöä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä;

g) ’ammatin harjoittamiseen liittyvällä virheellä’ lain, säännösten tai henkilön ammattialalla noudatettavan ammattietiikan rikkomista ja muita virheitä, joilla on vaikutusta kyseisen henkilön ammatilliseen uskottavuuteen;

h) ’alihankkijalla’ talouden toimijaa, jota ehdokas, tarjoaja tai toimeksisaaja esittää sopimuksen osan täytäntöönpanijaksi ilman, että hankintaviranomaisella on suoraa oikeudellista sitoumusta kyseisen toimijan kanssa;

i) ’huomattavalla virheellä tai sääntöjenvastaisuudella’ delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 166 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua huomattavaa virhettä tai sääntöjenvastaisuutta;

j) ’varoituksesta vastaavalla yhteyshenkilöllä’ pyynnön esittämisestä vastaavassa yksikössä olevaa henkilöä, joka on vastuussa varoituksesta sen poistamiseen asti.

3 artikla

Ennakkovaroitusjärjestelmän toiminta

1. Tilinpitäjä huolehtii asianmukaisista teknisistä järjestelyistä, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas toiminta ja sen seuranta.

Tilinpitäjä vastaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyytämien ennakkovaroitusten kirjaamisesta, muuttamisesta, uusimisesta ja poistamisesta.

2. Tilinpitäjä hyväksyy teknisiä näkökohtia koskevat täytäntöönpanotoimenpiteet ja määrittelee tekniseen toteutukseen liittyvät menettelyt, myös turvallisuuden osalta.

Tilinpitäjä ilmoittaa edellä tarkoitetuista toimenpiteistä komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille.

4 artikla

Varoituksen pyytämis-, muuttamis-, uusimis- ja poistamisvaltuudet ja -menettely

1. Varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista voi pyytää ainoastaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä.

2. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on osoitettava varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista koskeva pyyntö tilinpitäjälle. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tällöin käytettävä tämän päätöksen liitteessä esitettyä lomaketta.

3. Jäljempänä 8 artiklassa tarkoitettu varoituksesta vastaava yhteyshenkilö tarkistaa ennen pyynnön toimittamista tilinpitäjälle, että 11 ja 12 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät.

5 artikla

Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöoikeus

Komission yksiköt ja toimeenpanovirastot saavat suoraan käyttöönsä ennakkovaroitusjärjestelmän sisältämät tiedot komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta.

Paikallisjärjestelmästä vastaavat komission yksiköt tai toimeenpanovirastot voivat käyttää keskuskirjanpitojärjestelmää ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettujen tietojen saantiin edellyttäen, että paikallisjärjestelmän ja keskuskirjanpitojärjestelmän tiedot ovat yhteensopivia.

6 artikla

Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttö

Ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettuja tietoja saa käyttää ainoastaan talousarvion tai muiden unionin hallinnoimien varojen toteuttamiseen. Tämä säännös ei vaikuta komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (10) 1 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun poissulkemisia koskevan keskustietokannan sisältämiin tietoihin.

OLAF voi käyttää ennakkovaroitusjärjestelmässä ja poissulkemisia koskevassa tietokannassa olevia tietoja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013, jäljempänä ’OLAF-asetus’, mukaisissa tutkimuksissaan sekä petostentorjuntatoimissaan, joihin kuuluvat myös riskianalyysit.

7 artikla

Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöajankohta

Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa, onko ennakkovaroitusjärjestelmässä henkilöä koskeva varoitus, seuraavissa vaiheissa:

a) ennen yksittäisen talousarviositoumuksen tekemistä;

b) ennen talousarvioon otettavan kokonaissitoumuksen tekemistä, jos henkilö on tiedossa jo tässä vaiheessa;

c) alustavien talousarviositoumusten tapauksessa ennen sellaisen oikeudellisen sitoumuksen tekemistä, joka antaa oikeuden saada myöhemmin suoritettavia maksuja, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen;

d) hankintamenettelyjen, avustusten myöntämismenettelyjen, palkintokilpailujen ja kiinnostuksenilmaisupyyntöjen tapauksessa viimeistään ennen ratkaisupäätöksen tekemistä;

e) sellaisten hankintojen tapauksessa, joissa hankintaviranomainen rajoittaa niiden ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjousta, ennen kuin ehdokkaat on valittu;

f) ennen maksun suorittamista, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen.

8 artikla

Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö

Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö

a) laatii varoituksen kirjaamispyynnön;

b) toimittaa pyynnön ja kaikki varoitukseen liittyvät muut tiedot tilinpitäjälle;

c) antaa tiedot, joita muut toimivaltaiset tulojen ja menojen hyväksyjät tarvitsevat tarkistusten tekemiseksi ja 4 jaksossa tarkoitetuista seurauksista päättämiseksi.

2 JAKSO

ENNAKKOVAROITUSJÄRJESTELMÄÄN TALLENNETUT TIEDOT

9 artikla

Varoitusluokat

1. Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvät varoitukset jaetaan seuraaviin kahteen luokkaan:

a) ”todentamisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilön osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka koskevat delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettuja petoksia, lahjontaa tai muuta unionin taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa tai huomattavia virheitä tai sääntöjenvastaisuuksia tai ammatillista virhettä tai vakavaa sopimusrikkomusta;

b) ”poissulkemisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilö on suljettu menettelyjen ulkopuolelle asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa säädettyjen poissulkemisperusteiden mukaisesti.

2. Henkilöstä on voitu kirjata eri varoituksia erilaisin perustein.

10 artikla

Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattujen varoitusten sisältämät tiedot

Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvissä varoituksissa on oltava seuraavat tiedot:

a) henkilön tunnistetiedot;

b) varoitusluokka;

c) varoituksen voimassaoloaika;

d) perusteet sille, miksi henkilö muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille, julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille;

e) kuulemismenettelyyn liittyvät tiedot;

f) toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän nimi;

g) tämän päätöksen 8 artiklassa tarkoitetun varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön nimi.

11 artikla

Todentamisvaroitukset

1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

a) OLAF on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti ilmoittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tutkimustensa osoittavan, että voi olla aiheellista toteuttaa toimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi;

b) Euroopan tilintarkastustuomioistuin on toimittanut komissiolle tai sisäisen tarkastuksen toimiala on toimittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja, jotka osoittavat, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus;

c) toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tehnyt tarkistuksen tai tarkastuksen, joka osoittaa, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus, tai toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on saanut tietoja tällaisesta tarkistuksesta tai tarkastuksesta.

2. Todentamisvaroitus on voimassa enintään yhden vuoden ajan. Se on poistettava, jos pyydetään poissulkemisvaroitusta tai jos todentamistarvetta ei enää ole.

3. Todentamisvaroitus poistetaan 2 kohdassa tarkoitetun ajanjakson lopussa ilman eri toimenpiteitä.

4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista, jos OLAF ilmoittaa sille, että todentamisvaroituksen säilyttäminen on 1 kohdassa tarkoitettujen tutkimusten mukaan perusteltua, vaikka niiden pohjalta ei ole vielä tehty päätelmiä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista myös silloin, kun 1 kohdan b ja c alakohdassa asetetut edellytykset täyttyvät edelleen.

5. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on perusteltava, miksi uusiminen on tarpeen unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamiseksi.

6. Todentamisvaroituksen uusiminen rinnastetaan todentamisvaroitusta koskevaan uuteen pyyntöön.

12 artikla

Poissulkemisvaroitukset

1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä poissulkemisvaroitusta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.

2. Poissulkemisvaroitus on poistettava poissulkemisjakson päättyessä.

3. Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattu poissulkemisvaroitus kirjautuu automaattisesti myös poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan.

13 artikla

OLAFin toimittamat tiedot

Kun OLAF toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaisesti auttaakseen toimivaltaista tulojen ja menojen hyväksyjää päättämään turvaamistoimenpiteistä Euroopan unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi tai kun se toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaisesti, näiden tietojen on sisällettävä

a) asianomaisen henkilöllisyys;

b) yhteenveto tosiseikoista ja tutkimuksessa havaituista riskeistä; yhteenvedon on oltava niin kattava, että henkilöä voidaan tosiasiallisesti kuulla tämän päätöksen 16 artiklan mukaisesti;

c) mahdolliset toimenpidesuositukset luottamuksellisuuden takaamiseksi erityisesti silloin, kun käytetään kansallisen oikeusviranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tai, kun on kyse ulkoisista tutkimuksista, kansallisen viranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tutkimuksiin sovellettavien kansallisten säännösten mukaisesti.

3 JAKSO

VAROITUKSEN KIRJAAMISMENETTELYÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET

14 artikla

Keskusyksiköiden kuuleminen todentamisvaroitusten tapauksessa

Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista OLAFin asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan mukaisesti toimittamien tietojen perusteella, hänen on kuultava budjettipääosastoa (varainhoidosta vastaava keskusyksikkö) ja tarvittaessa oikeudellista yksikköä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.

15 artikla

Poissulkemisvaroitusten arviointi keskusyksiköissä

Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista ja sen asianmukaisen keston määrittämästä 106 artiklan 1 kohdan b, c ja e alakohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, budjettipääosasto ja oikeudellinen yksikkö tekevät tapauksesta keskitetyn arvioinnin. Kun toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän esittämä poissulkemisvaroitus perustuu OLAFin toimittamiin tietoihin, edellä mainittu arviointi on tehtävä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa.

16 artikla

Oikeus tulla kuulluksi

1. Varoitusten kirjaamisessa noudatetaan seuraavia sääntöjä:

a) Ennen kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista tai toteuttaa sellaisia toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, hänen on annettava kyseiselle henkilölle tilaisuus esittää huomautuksensa kirjallisesti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle vähintään 14 kalenteripäivää huomautusten esittämistä varten. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on samaan aikaan ilmoitettava kyseiselle henkilölle, että jollei vastausta saada, varoitus kirjataan. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava asianomaiselle henkilölle tarvittaessa mahdollisuus esittää näkemyksensä OLAFin toimittamien tietojen pohjalta.

b) Jos henkilön toimittamat huomautukset eivät muuta toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän arviota, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää tilinpitäjää aktivoimaan varoituksen. Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo henkilön toimittamien huomautusten perusteella, että varoitus on suhteeton tai tarpeeton, varoitusta ei aktivoida ja henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tilinpitäjä antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle vahvistuksen varoituksen kirjaamisesta ennakkovaroitusjärjestelmään.

c) Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa asianomaiselle henkilölle varoituksen aktivoinnista ja sen voimassaoloajasta. Tätä ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos kyseinen henkilö ei ole vastannut kehotukseen esittää huomautuksia kirjallisesti.

2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poissulkemisen kestosta tehtävää päätöstä odotettaessa pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle mahdollisuus esittää näkemyksensä poissulkemisen kestosta.

3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä, jos hänellä on virallinen asiakirja, jossa tilanne on todettu. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on ilmoitettava kyseiselle henkilölle poissulkemisvaroituksen kirjaamisesta.

4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti lykätä asianomaiselle henkilölle annettua mahdollisuutta esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen poissulkemisvaroituksen kirjaamispyynnön esittämistä tai sellaisten toimenpiteiden toteuttamista, jotka voisivat vaikuttaa kyseisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä, jotka liittyvät tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseen, ja kirjata varoituksen siitä huolimatta.

5. Kun OLAF antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja 13 artiklan mukaisesti, se ilmoittaa samalla siitä, onko tutkimuksen tai kansallisen oikeudenkäyntimenettelyn luottamuksellisuus säilytettävä ja onko asianomaisen henkilön mahdollisuutta esittää näkemyksensä lykättävä.

6. Asianomaiselle henkilölle on annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä heti, kun perusteita tutkimuksen tai kansallisen oikeuskäsittelyn suojaamiselle ei enää ole.

17 artikla

Tietosuoja ja rekisteröityjen oikeudet

1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa rekisteröidyille siitä, että rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, ja siitä, kenelle näitä tietoja voidaan toimittaa. Nämä yleiset tiedot on annettava kirjallisesti erityisesti tarjouskilpailuissa, ehdotuspyynnöissä, palkintokilpailuissa ja tarjous- ja ehdotuspyyntöjen puuttuessa ennen sopimuksen tekemistä tai ennen avustuksen myöntämistä.

2. Varoituksen kirjaamista pyytävä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa suhteista siihen henkilöön, jonka tiedot viedään ennakkovaroitusjärjestelmään. Hän vastaa kyseisen henkilön pyyntöihin korjata tai täydentää henkilötietoja sekä kaikkiin muihin kyseisen henkilön esittämiin pyyntöihin ja kysymyksiin.

3. Henkilö voi myös pyytää kirjallisesti tietoja tilinpitäjältä siitä, onko hänet kirjattu ennakkovaroitusjärjestelmään.

Tilinpitäjän on annettava nämä tiedot, ellei toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päätä tarvittaessa OLAFin suostumuksella, että asiassa sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklan 1 kohdassa asetettuja rajoituksia.

4. Poistetut varoitukset ovat käytettävissä ainoastaan tarkastus- ja tutkintatarkoituksiin, eivätkä ne näy ennakkovaroitusjärjestelmän käyttäjille.

Luonnollisia henkilöitä koskeviin varoituksiin sisältyvät henkilötiedot ovat käytettävissä edellä mainittuihin tarkoituksiin ainoastaan viiden vuoden ajan varoituksen poistamisesta.

18 artikla

Varoituksen uudelleenarviointi

Jos henkilö, josta on kirjattu varoitus ennakkovaroitusjärjestelmään, antaa uusia tietoja, jotka osoittavat, että perusteita varoituksen kirjaamiselle ei enää ole, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksen poistamista.

Henkilö, josta on kirjattu poissulkemisvaroitus ennakkovaroitusjärjestelmään, voi tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle ja hakea muutosta tuomioistuimelta.

4 JAKSO

VAROITUKSEN SEURAUKSET

19 artikla

Seurauksia koskevat yleiset säännöt

1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksesta vastaavalta yhteyshenkilöltä kaikki tarvittavat tiedot voidakseen päättää tässä jaksossa säädetyistä seurauksista.

2. Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää OLAFin toimittamien tietojen perusteella todentamisvaroituksen kirjaamista 11 artiklan mukaisesti, hänen on noudatettava tämän päätöksen 14 tai 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja päätettävä seurauksista läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.

3. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on seurauksista päättäessään otettava kaikkien varoitusten osalta huomioon seuraavat kriteerit:

a) unionin taloudellisiin etuihin ja julkisuuskuvaan kohdistuvat riskit;

b) oikeudellisen sitoumuksen määrä ja voimassaoloaika;

c) oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon kiireellisyys;

d) tosiseikkojen luonne;

e) tosiseikkojen vakavuus; ja

f) mahdolliset vaikutukset oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanoon.

Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on poissulkemisvaroitusten osalta otettava lisäksi huomioon poissulkemisperusteiden luonne ja vakavuus sekä tarve palvelun jatkuvuuteen.

4. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on aina perusteltava seurauksia koskeva päätöksensä kirjallisesti.

20 artikla

Todentamisvaroituksen seuraukset

1. Hankintamenettelyjen ja avustusten myöntämismenettelyjen tai palkintokilpailujen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:

a) toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää tietojen tueksi lisäasiakirjoja hankintamenettelyn, avustuksen myöntämismenettelyn tai palkintokilpailun määräysten mukaisesti;

b) avustuksen myöntämismenettelyn tapauksessa ennakkomaksuun liittyvän riskin analysointi.

2. Oikeudellisen sitoumuksen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:

a) sen todentaminen, että toiminta vastaa oikeudellista sitoumusta, määräaikojen noudattaminen ja toimitusten sisältö mukaan luettuina;

b) myönnettyjen avustusten tapauksessa kustannusten tukikelpoisuuden todentaminen ennen maksun suorittamista tai tarkastuksen tekeminen tai paikalla toimitettavien tarkastusten tekeminen.

21 artikla

Oikeus tulla kuulluksi todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen

Tämän päätöksen 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja 16 artiklassa säädettyä oikeutta tulla kuulluksi on sovellettava myös silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen toteuttaa sellaisia toimenpiteitä, jotka saattaisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.

22 artikla

Poissulkemisvaroitusten vaikutukset menettelyihin ja oikeudellisiin sitoumuksiin

1. Kun on kyse hankintamenettelyistä, avustusten myöntämismenettelyistä tai palkintokilpailuista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on suljettava poissulkemisvaroituksen kohteena oleva henkilö hankintamenettelyjen tai avustusten myöntämismenettelyjen ulkopuolelle, paitsi jos kyseinen henkilö on monopoliasemassa ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät.

2. Kun kyse on voimassa olevista oikeudellisista sitoumuksista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on päätettävä seurauksista, ja se voi tällöin päättää muun muassa

a) jatkaa sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanoa ja tehdä tarvittavat tarkistukset;

b) lykätä maksun määräaikaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 92 artiklan 2 kohdan mukaisesti;

c) keskeyttää maksut delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 208 artiklan mukaisesti;

d) keskeyttää sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanon asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 116 artiklan tai 135 artiklan 5 kohdan mukaisesti;

e) purkaa oikeudellisen sitoumuksen, jos se voidaan sen ehtojen mukaan purkaa varoituksen kirjausperusteena olleiden tietojen perusteella.

3. Jos asianomainen henkilö on alihankkija, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on vaadittava, että tarjoaja tai ehdokas tai toimeksisaaja korvaa kyseisen alihankkijan toisella.

23 artikla

Poissulkemisvaroitusten vaikutukset talousarviotapahtumiin

1. Kun kyse on poissulkemisvaroituksesta, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa tarvittaessa kirjanpitojärjestelmässä, että maksu olisi suoritettava varoituksen olemassaolosta huolimatta.

2. Jos poissulkemisvaroitus kirjataan, mitään yksittäistä talousarviositoumusta ei tehdä, mitään kokonaissitoumukseen perustuvaa yksittäistä oikeudellista sitoumusta ei kirjata talousarviokirjanpitoon eikä mitään alustavaan sitoumukseen perustuvaa oikeudellista sitoumusta tehdä, paitsi jos asianomainen henkilö on asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyn mukaisesti monopoliasemassa.

5 JAKSO

LOPPUSÄÄNNÖKSET

24 artikla

Kumoaminen

Kumotaan komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä tehty päätös 2008/969/EY, Euratom.

25 artikla

Siirtymäsäännökset

1. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut poissulkemisvaroitukset säilyvät aktiivisina niiden mainitun päätöksen mukaisen voimassaoloajan päättymiseen asti.

2. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut W1-, W2- ja W3b-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi.

3. W3a- ja W4-varoituksia kirjataan 1 päivään heinäkuuta 2015 asti päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyin edellytyksin. Sovellettaessa tämän päätöksen 4 jaksoa W3a- ja W4-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi. Päätöstä 2008/969/EY, Euratom sovelletaan W5b-varoituksiin 1 päivään heinäkuuta 2015 saakka.

26 artikla

Julkaiseminen

Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Brysselissä 13 päivänä marraskuuta 2014. Komission puolesta Kristalina GEORGIEVA Varapuheenjohtaja

(1) EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1.

(2) EUVL L 78, 19.3.2008, s. 1.

(3) EUVL L 248, 18.9.2013, s. 1.

(4) Komission päätös C(2014) 2784, annettu 30 päivänä huhtikuuta 2014, Euroopan unionin yleisen talousarvion toteuttamista koskevista sisäisistä säännöistä (Euroopan komissiota koskeva pääluokka) tiedoksi komission yksiköille.

(5) EUVL L 344, 20.12.2008, s. 12.

(6) EUVL L 344, 20.12.2008, s. 125.

(7) COM(2014) 358, 18.6.2014.

(8) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.

(9) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1268/2012, annettu 29 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 soveltamissäännöistä (EUVL L 362, 31.12.2012, s. 1).

(10) Komission asetus (EY, Euratom) N:o 1302/2008, annettu 17 päivänä joulukuuta 2008, poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta (EUVL L 344, 20.12.2008, s. 12).