Eurojust-yksikön yhteisen valvontaviranomaisen säädös, annettu 2 päivänä maaliskuuta 2004, työjärjestyksensä vahvistamisesta



Virallinen lehti nro C 086 , 06/04/2004 s. 0001 - 0007



Eurojust-yksikön yhteisen valvontaviranomaisen säädös, annettu 2 päivänä maaliskuuta 2004, työjärjestyksensä vahvistamisesta (2004/C 86/01) YHTEINEN VALVONTAVIRANOMAINEN, joka ottaa huomioon Eurojust-yksikön perustamisesta vakavan rikollisuuden torjunnan tehostamiseksi 28 päivänä helmikuuta 2002 tehdyn neuvoston päätöksen (jäljempänä Eurojust-päätös)(1), jota on viimeksi muutettu 18 päivänä kesäkuuta 2003(2), ja erityisesti sen 23 artiklan 9 kohdan, sekä katsoo, että jäsenvaltioiden Eurojust-päätöksen 23 artiklan 1 kohdan mukaisesti nimeämät henkilöt vahvistavat yhteisen valvontaviranomaisen työjärjestyksen, ON VAHVISTANUT TÄMÄN TYÖJÄRJESTYKSEN: I OSASTO YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN TEHTÄVÄT JA TOIMIVALTA 1 artikla Tehtävät Yhteisen valvontaviranomaisen tehtävistä säädetään Eurojust-päätöksen 17 artiklan 4 kohdan b alakohdassa, 19 artiklan 8 kohdassa ja 23 artiklan 1 ja 7 kohdassa. 2 artikla Toimivalta 1. Tehtäviensä hoitamista varten yhteisellä valvontaviranomaisella on sille Eurojust-päätöksessä säädetty toimivalta. 2. Yhteinen valvontaviranomainen on erityisesti oikeutettu saamaan tietoja Eurojustilta, saamaan vapaasti käyttöönsä kaikki Eurojustin asiakirjat joko paperille tai sähköisesti tallennettuina, ja sille on sallittava vapaa pääsy milloin hyvänsä kaikkiin Eurojustin tiloihin. Tähän kuuluu oikeus saada tietoja tietokoneista ja ohjelmistoista ja oikeus tutustua niihin silloin, kun se on välttämätöntä yhteisen valvontaviranomaisen tehtävien suorittamiseksi. Menettelystä voidaan määrätä yksityiskohtaisesti yhteisen valvontaviranomaisen ja Eurojustin kollegion välisissä järjestelyissä. II OSASTO YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN TYÖJÄRJESTYS 3 artikla Kokoonpano 1. Yhteinen valvontaviranomainen muodostetaan Eurojust-päätöksen 23 artiklan 1, 2, 3, 4 ja 5 kohdan mukaisesti. 2. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet ovat riippumattomia eivätkä he tehtäviään hoitaessaan ota vastaan mitään ohjeita, ja he ovat velvollisia noudattamaan yksinomaan lakia. He eivät samanaikaisesti saa olla Eurojust-päätöksen nojalla perustetun muun elimen jäseniä tai kuulua Eurojustin henkilökuntaan. 3. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsen, joka poikkeuksellisesti ei voi osallistua kokoukseen, voi nimetä sijaisen, joka täyttää Eurojust-päätöksen 23 artiklan 1 kohdan mukaiset vaatimukset. Jäsenille tämän työjärjestyksen nojalla myönnettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia sovelletaan kokonaisuudessaan sijaisiin. 4. Jos ilmenee eturistiriita, asianomaisen henkilön on ilmoitettava siitä sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja asiaa koskevasta päätöksenteosta. Hänet voidaan tarvittaessa julistaa esteelliseksi kokouksessa läsnäolevien jäsenten suljetun lippuäänestyksen yksimielisenä tuloksena. Henkilöä on kuultava ennen esteelliseksi julistamista, mutta hän ei saa osallistua päätöksentekoon. Jos henkilö vetäytyy asian käsittelystä tai hänet julistetaan esteelliseksi, hänen tilallaan toimii hänen sijaisensa. 4 artikla Puheenjohtaja 1. Yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajana toimii Eurojust-päätöksen 23 artiklan 3 kohdan mukaisesti nimitetty henkilö. 2. Puheenjohtaja edustaa yhteistä valvontaviranomaista ja toimii sen kokousten puheenjohtajana. Hän valvoo, että yhteisen valvontaviranomaisen työ sujuu moitteettomasti. Hän kutsuu koolle yhteisen valvontaviranomaisen kokoukset ja päättää kokouspaikasta, kokouspäivästä ja kellonajasta. Hän avaa ja päättää kokoukset. Hän laatii esityslistaehdotuksen ja varmistaa yhteisen valvontaviranomaisen päätösten täytäntöönpanon. 3. Puheenjohtajan poissa ollessa Eurojust-päätöksen 23 artiklan 3 kohdan mukaisesti puheenjohtajana toimii sen jäsenvaltion nimeämä jäsen, joka toimii seuraavaksi neuvoston puheenjohtajana. 4. Yhteinen valvontaviranomainen voi nimetä jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan ehdotuksesta esittelijän valmistelemaan tiettyä asiaa koskevaa työskentelyä. Jos asia on kiireellinen, puheenjohtaja voi viran puolesta nimetä esittelijän tai esittelijät itse. Tällöin hänen on viipymättä ilmoitettava asiasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille. 5. Eurojustin kollegiota, Eurojustin henkilöstön jäseniä tai muita henkilöitä voidaan pyytää olemaan läsnä yhteisen valvontaviranomaisen kokouksissa. 5 artikla Työskentelytavat 1. Yhteinen valvontaviranomainen kokoontuu Eurojust-päätöksen 23 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa säädetyllä tavalla. Eurojustin puheenjohtaja, kollegio, hallinnollinen johtaja tai tietosuojavaltuutettu voi ehdottaa asioiden ottamista esityslistalle. 2. Puheenjohtajan kiireellisinä pitämiä tapauksia lukuun ottamatta kokouskutsut lähetetään niin ajoissa, että vastaanottaja saa ne vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsun mukana on oltava esityslistaehdotus ja kokouksessa tarvittavat asiakirjat, jollei niiden luonne ole esteenä tälle. Lopullinen esityslista hyväksytään kunkin kokouksen alussa. 3. Yhteisen valvontaviranomaisen kokous on päätösvaltainen vain, jos vähintään kaksi pysyvistä jäsenistä on läsnä. Päätökset tehdään Eurojust-päätöksen 23 artiklan 6 kohdan mukaisesti. 4. Eurojust-päätöksen 23 artiklan 11 kohdan mukaisesti yhteisen valvontaviranomaisen kokoukset eivät ole julkisia. 5. Yhteisen valvontaviranomaisen kokouksissa käsittelyn pohjana ovat jollakin sen jäsenten virallisella kielellä laaditut asiakirjat ja valmisteluasiakirjat. Jäsenellä on kuitenkin oikeus pyytää käännöstä omalle kielelleen. 6. Yhteinen valvontaviranomainen on tarvittaessa yhteydessä Eurojustin tietosuojavaltuutettuun. 7. Yhteisen valvontaviranomaisen päätökset voidaan tehdä kirjallista menettelyä noudattaen, jos kaikki jäsenet ovat hyväksyneet tämän menettelyn. Kiireellisissä tapauksissa puheenjohtajalla on oikeus aloittaa kirjallinen menettely. Molemmissa tapauksissa puheenjohtaja toimittaa päätösehdotuksen yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille. Jos jäsenet eivät vastusta päätösehdotusta puheenjohtajan asettamassa, vähintään 14 päivän määräajassa vastaanottamisesta, ehdotusta pidetään hyväksyttynä. Jos jokin jäsen viiden työpäivän kuluessa päätösehdotuksen vastaanottamisesta pyytää, että yhteinen valvontaviranomainen käsittelee asian suullisesti, kirjallinen menettely keskeytetään. 6 artikla Paikalla tehtävät tarkastukset ja asiantuntijat 1. Yhteinen valvontaviranomainen voi tehdä tietosuojatarkastuksia Eurojustissa sille Eurojust-päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa annetun toimivallan puitteissa. 2. Yhteinen valvontaviranomainen voi määrätä yhden tai useamman jäsenen tekemään kyseisiä tarkastuksia. Näitä jäseniä voivat avustaa asiantuntijat yhteisen valvontaviranomaisen pitäessä sitä aiheellisena. Asiantuntijat voidaan valita kansallisista valvontaviranomaisista tai valtionhallinnon yksiköistä, jos tällaisia asiantuntijoita ei ole käytettävissä. Kaikkien asiantuntijoiden on täytettävä kansallisen lainsäädäntönsä ja vastaavien Eurojustin sääntöjen mukaiset turvallisuusvaatimukset. 3. Jos puheenjohtaja pitää asiaa kiireellisenä, hän voi viran puolesta nimetä kyseiset jäsenet ja asiantuntijat. Tällöin hänen on viipymättä ilmoitettava asiasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille. 4. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, joiden tehtäväksi tarkastus on määrätty, antavat yhteiselle valvontaviranomaiselle selvityksen työnsä tuloksista. 7 artikla Menettely, kun Eurojust-päätöksen säännöksiä ei ole noudatettu Jos yhteinen valvontaviranomainen toteaa, että henkilötietojen tallentamista, käsittelyä tai käyttöä koskevia Eurojust-päätöksen säännöksiä ei ole noudatettu, se ilmoittaa asiasta Eurojustille pyytäen vastaamaan tietyn määräajan kuluessa. Yhteisen valvontaviranomaisen tämän työjärjestyksen mukaisesti tekemän päätöksen noudattamatta jättämistä pidetään Eurojust-päätöksen rikkomisena. Yhteisen valvontaviranomaisen tekemät päätökset ovat siten lopullisia ja Eurojustia sitovia. 8 artikla Pöytäkirjat Yhteisen valvontaviranomaisen kaikista kokouksista laaditaan pöytäkirja. Sihteeristö laatii pöytäkirjaehdotuksen puheenjohtajan johdolla, ja se esitetään yhteisen valvontaviranomaisen hyväksyttäväksi seuraavassa kokouksessa. Kullakin osanottajalla on oikeus ehdottaa pöytäkirjaehdotukseen tarkistuksia. 9 artikla Toimintakertomus 1. Yhteinen valvontaviranomainen esittää vuosittaisen toimintakertomuksen neuvostolle Eurojust-päätöksen 23 artiklan 12 kohdan mukaisesti. Kyseinen toimintakertomus laaditaan kunkin vuoden ensimmäisen vuosipuoliskon kuluessa edeltävän vuoden osalta. Eurojustille annetaan mahdollisuus antaa lausunto, joka liitetään kertomukseen, viimeistään kuukautta ennen kuin toimintakertomus toimitetaan neuvostolle. 2. Yhteinen valvontaviranomainen päättää, julkaistaanko toimintakertomus, ja tarvittaessa sen julkaisutavasta. III OSASTO VALITUKSIA KOSKEVA LISÄTYÖJÄRJESTYS 10 artikla Yhteisen valvontaviranomaisen tehtävät 1. Yhteinen valvontaviranomainen tutkii valitukset Eurojust-päätöksen 23 artiklan 7 kohdassa säädetyllä tavalla. 2. Yhteinen valvontaviranomainen tekee päätöksen 1 kohdassa tarkoitetuista asioista. 11 artikla Tilapäiset jäsenet 1. Jos yhteisessä valvontaviranomaisessa ei ole yhtään jäsentä jäsenvaltiosta, josta peräisin olevia henkilötietoja valitus koskee, kyseisen jäsenvaltion Eurojust-päätöksen 23 artiklan 1 ja 3 kohdan mukaisesti nimeämä henkilö toimii ad hoc -tuomarina valituksen käsittelyn ajan. 2. Jäsenille tämän työjärjestyksen nojalla annettuja oikeuksia ja velvollisuuksia sovelletaan täysimääräisesti tilapäisiin jäseniin. 12 artikla Edustus Valituksen tekijää voi avustaa tai edustaa asianajaja tai muu avustaja. Yhteinen valvontaviranomainen voi päättää, että asianajaja tai avustaja ei vakavasti sopimattoman käyttäytymisen vuoksi saa osallistua asian käsittelyyn. Jos päätetään, ettei asianajaja tai avustaja saa osallistua asian käsittelyyn, puheenjohtaja asettaa määräajan, johon mennessä asianomainen osapuoli voi nimetä toisen asianajajan tai avustajan; asian käsittelyä lykätään kyseiseksi määräajaksi. Asianajajan tai avustajan on yhteisen valvontaviranomaisen pyynnöstä esitettävä valituksen tekijän antama asianmukainen valtakirja. 13 artikla Kielet 1. Käsittely tapahtuu jollakin Euroopan unionin toimielinten virallisella kielellä. Valituksen tekijä valitsee virallisen kielen, jolla käsittely tapahtuu. Asian käsittelykieltä käytetään osapuolten suullisissa lausunnoissa ja kirjallisissa asiakirjoissa sekä yhteisen valvontaviranomaisen pöytäkirjoissa ja päätöksissä. 2. Muulla kuin asian käsittelykielellä oleviin asiakirjoihin liitetään käännös asian käsittelykielellä. Jos asiakirjat ovat pitkiä, käännös on mahdollista esittää ainoastaan otteista tai yhteenvedoista. Yhteinen valvontaviranomainen voi, viran puolesta tai jonkin osapuolen pyynnöstä, vaatia milloin tahansa käännöstä koko asiakirjasta. 3. Tulkkauspalvelu ja käännökset järjestetään tarvittaessa yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille ja asian osapuolille. Yhteisen valvontaviranomaisen päätökset käännetään kaikille Euroopan unionin toimielinten virallisille kielille. 4. Jos valituksen tekijä ei taida yhtäkään Euroopan unionin kielistä, valitus voidaan esittää jollakin muulla kielellä. Valituksen tekijän on toimitettava yhteenveto jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Puheenjohtaja tai esittelijä huolehtii valituksen kääntämisestä valitulle kielelle. 14 artikla Menettelyn aloittaminen 1. Valitus jätetään kirjallisena yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristölle 30 päivän kuluessa Eurojustin päätöksen vastaanottamisesta, kun on kyse henkilötietojen oikaisemista tai poistamista koskevista pyynnöistä, ja kolmen kuukauden kuluessa Eurojustin päätöksen vastaanottamisesta, kun on kyse pyynnöistä saada tutustua henkilötietoihin. 2. Valituksen tekijän on perusteltava valituksensa. Valituksesta on käytävä selvästi ilmi valituksen tekijä, aihe ja perusteet. Valituksen tueksi on liitettävä käytettävissä olevat asiakirjat. Valituksen tekijä voi milloin hyvänsä peruuttaa valituksensa. 3. Sihteeristön on ilmoitettava neljän viikon kuluessa valituksen saapumisesta vastaanottaneensa sen ja annettava yleisiä tietoja menettelyn kulusta. 4. Jos valitus ei täytä vaatimuksia, sihteeristön on kehotettava valituksen tekijää korjaamaan mahdolliset puutteet neljän viikon kuluessa. 5. Yhteisen valvontaviranomaisen on kieltäydyttävä puheenjohtajan tai esittelijän ehdotuksesta käsittelemästä valitusta, joka ei täytä vaatimuksia. 15 artikla Alustava tarkastelu 1. Jos valitus täyttää vaatimukset, yhteinen valvontaviranomainen tarkastelee sitä. 2. Valituksesta lähetetään jäljennös Eurojustille, jotta se voi esittää huomautuksensa neljän viikon määräajassa, jota voidaan pidentää kahdella viikolla. 3. Yhteinen valvontaviranomainen voi pyytää Eurojustin kollegiota nimeämään valitusta varten edustajan. Valituksen tekijälle ilmoitetaan tästä päätöksestä. Kyseisille kansallisille jäsenille lähetetään jäljennös valituksen tekijän huomautuksista, jotta he voivat esittää omat huomautuksensa neljän viikon määräajassa, jota voidaan pidentää kahdella viikolla. 4. Yhteinen valvontaviranomainen käsittelee valituksen kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut huomautukset, tai siitä, kun määräajat ovat päättyneet. 16 artikla Lisätiedot 1. Yhteinen valvontaviranomainen voi pyytää valituksen tekijää, Eurojustia tai muita tahoja toimittamaan tietoja, todisteita tai huomautuksia yhteiselle valvontaviranomaiselle. Osapuolilla on oikeus tehdä yhteiselle valvontaviranomaiselle ehdotuksia todisteiden hankkimisesta tai esittää todistusaineistoa hyväksyttäväksi. Yhteinen valvontaviranomainen noudattaa näitä ehdotuksia ja päättää todistusaineiston hyväksymisestä sikäli kuin se on asian tutkimiseksi tarpeen. 2. Yhteinen valvontaviranomainen voi myös päättää tehdä tutkimuksia Eurojustin tiloissa, jolloin sovelletaan lisäksi 6 artiklaa. Valituksen tekijälle tai hänen avustajalleen on ilmoitettava tutkimuksen tuloksista. 17 artikla Tiedonsaantioikeus 1. Kaikki osapuolet voivat halutessaan saada käyttöönsä menettelyn kohteena olevaa tapausta koskevia tietoja ja pyytää yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristöä toimittamaan heille otteita tai valokopioita maksusta. Tietojen luovuttamisesta voidaan kieltäytyä, jos jokin Eurojust-päätöksen 19 artiklan 4 kohdassa mainituista perusteista pätee, tai kolmansien osapuolten oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi. 2. Eurojust voi ilmoittaa, missä määrin niiden luovuttamia tietoja ei saisi antaa valituksen tekijän käyttöön ja seikat, joihin tämä perustuu. Yhteinen valvontaviranomainen voi pyytää lisää perusteita. Jos yhteinen valvontaviranomainen pitää perusteita hyväksyttävinä, kyseisiä tietoja ei anneta valituksen tekijän käyttöön. Yhteinen valvontaviranomainen voi päättää toisin vain hyväksyttävien perusteiden puuttuessa. Tällöin yhteinen valvontaviranomainen voi vaatia, että valituksen tekijän käyttöön annetaan yhteenveto tai että valituksen tekijälle annetaan tietyt tiedot. 18 artikla Kuuleminen 1. Yhteinen valvontaviranomainen kuulee osapuolia, jos nämä pyytävät sitä. Yhteinen valvontaviranomainen ilmoittaa osapuolille asianmukaisesti niiden oikeudesta tulla kuulluksi. Tätä oikeutta käytetään kirjallisesti. Yhteinen valvontaviranomainen voi päättää suullisen kuulemisen pitämisestä menettelyn jonkin osapuolen pyynnöstä, jos sitä pidetään tarpeellisena asian käsittelyn kannalta. Yhteinen valvontaviranomainen ilmoittaa osapuolille asianmukaisesti niiden oikeudesta pyytää suullista kuulemista. Kaikille osapuolille ilmoitetaan ajoissa suullisesta kuulemisesta, ja niillä on oikeus olla siinä läsnä. 2. Suullisessa kuulemisessa yleisöllä on oikeus olla läsnä, jollei yhteinen valvontaviranomainen viran puolesta tai jonkin osapuolen pyynnöstä päätä, että menettely kokonaan tai osittain tapahtuu yleisön läsnä olematta yleisen turvallisuuden niin vaatiessa erityisesti Eurojust-päätöksen 19 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuin perustein tai henkilön yksityisyyden suojan niin vaatiessa, tai sikäli kuin se on yhteisen valvontaviranomaisen mielestä ehdottoman välttämätöntä erityistilanteessa, jossa julkisuus voisi vahingoittaa valituksen asianmukaista ratkaisemista. Jos Eurojust pyytää, että menettely tapahtuu yleisön läsnä olematta, yhteinen valvontaviranomainen voi päättää toisin ainoastaan sillä perusteella, ettei ensimmäisessä virkkeessä tarkoitettuja syitä ole olemassa. 3. Yhteinen valvontaviranomainen voi jonkin osapuolen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan päättää kuulla yhtä osapuolta muiden osapuolten olematta läsnä, jos se on tarpeen Eurojustin moitteettoman toiminnan varmistamiseksi, jäsenvaltion turvallisuuden suojelemiseksi tai valituksen tekijän tai kolmannen osapuolen etujen suojelemiseksi. Poissaoleville osapuolille ilmoitetaan menettelystä, jossa ne eivät itse ole olleet läsnä. 19 artikla Todistajien ja asiantuntijoiden kuuleminen 1. Yhteinen valvontaviranomainen voi jonkin osapuolen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan päättää kuulla todistajia. Kaikille osapuolille ja todistajille ilmoitetaan ajoissa kuulemisesta. Tällöin sovelletaan lisäksi 18 artiklan 2 ja 3 kohtaa. 2. Todistajat, joille yhteinen valvontaviranomainen on ilmoittanut kuulemisesta, ovat oikeutettuja saamaan matka- ja majoituskorvaukset Eurojustin henkilöstöön sovellettavien sääntöjen mukaisesti sekä korvausta ansionmenetyksestä sikäli kun yhteinen valvontaviranomainen pitää sitä kohtuullisena. Heille voidaan suorittaa tarvittavat maksuennakot. 3. Yhteinen valvontaviranomainen kuulee todistajia. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet voivat esittää kysymyksiä todistajille. Puheenjohtajan luvalla osapuolet voivat esittää kysymyksiä todistajille. Ennen kuulemisen alkua puheenjohtajan on muistutettava todistajia siitä, että heidän on ilmaistava totuus. Todistajalla on oikeus kieltäytyä vastaamasta kysymyksiin. 4. Yhteinen valvontaviranomainen voi nimetä asiantuntijan ja määritellä hänen toimeksiantonsa sekä sen, millaiseen korvaukseen hänellä on oikeus. Yhteinen valvontaviranomainen voi päättää asiantuntijan kuulemisesta. Myös tällöin sovelletaan todistajien kuulemista koskevia sääntöjä. 20 artikla Loppuhuomautukset Ennen lopullisen päätöksen tekemistä yhteinen valvontaviranomainen pyytää kaikkia osapuolia esittämään loppuhuomautuksensa. 21 artikla Valitusmenettelyn pöytäkirja 1. Yhteinen valvontaviranomainen pitää valitusmenettelystä pöytäkirjaa, jossa on selostus kustakin kuulemistilaisuudesta siinä esitettyine lausuntoineen. Osapuolet voivat vaatia, että jotkin asiakirjat tai lausunnot sisällytetään kokonaisuudessaan tai osittain pöytäkirjaan. Puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, joka toimitetaan osapuolille ja liitetään asiaa koskeviin asiakirjoihin. Edellä 18 artiklan 2 kohdassa tai 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa yhteinen valvontaviranomainen asettaa rajoituksia. 2. 8 artiklan säännöksiä sovelletaan myös kaikkiin yhteisen valvontaviranomaisen kokouksiin, joihin osapuolet eivät osallistu. 22 artikla Päätöksenteko ja salassapito 1. Päätökset tehdään kokoukseen osallistuvien jäsenten äänten yksinkertaisella enemmistöllä, jollei tässä työjärjestyksessä toisin määrätä. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kaikkien lopulliseen päätöksentekoon osallistuvien henkilöiden on täytynyt osallistua suulliseen kuulemiseen, jos tällainen on pidetty. 2. Päätösneuvotteluja koskee salassapitovelvollisuus. 3. Yhteisen valvontaviranomaisen lopullinen päätös voi sisältää osapuolten ja näiden edustajien nimet, päätöksentekoon osallistuvien yhteisen valvontaviranomaisen jäsenten nimet, päätöksen julkistamispäivän, varsinaisen päätöksen, tapauksen tosiseikkojen lyhyen esittelyn ja päätöksen perustelut. Se toimitetaan asianosaisille ja julkistetaan. 23 artikla Ilmoittaminen Tiedoksiannot ja muut ilmoitukset osapuolille, todistajille ja asiantuntijoille toimitetaan tavalla, jolla voidaan kohtuullisesti varmistaa heidän tiedonsaantinsa ja jolla tämä voidaan tarvittaessa osoittaa. 24 artikla Kustannukset 1. Yhteinen valvontaviranomainen päättää menettelyn kustannuksista lopullisessa ratkaisussaan. Yhteisen valvontaviranomaisen menettely on maksuton. Jos valitus hyväksytään kokonaisuudessaan tai osittain, Eurojust vastaa yhteisen valvontaviranomaisen kohtuulliseksi katsomassa määrin valituksen tekijälle valituksen jättämisestä ja käsittelystä aiheutuneista kustannuksista. 2. Jos valituksen tekijä ei kykene maksamaan menettelystä aiheutuvia kustannuksia kokonaisuudessaan tai osaa niistä, hänelle voidaan milloin hyvänsä hakemuksesta myöntää avustusta kustannusten suorittamiseksi. Hänen on valituksen jättäessään liitettävä siihen avustuksen tarvetta osoittavat asiakirjat. Yhteinen valvontaviranomainen voi keskeyttää avustuksen maksamisen milloin hyvänsä, jos sen myöntämisedellytykset muuttuvat asian käsittelyn kuluessa. Jos avustus hyväksytään, kustannukset maksetaan yhteistä valvontaviranomaista koskevasta budjettikohdasta. Lopullisessa päätöksessä voidaan vaatia osapuolta maksamaan myönnetyt ennakkomaksut takaisin Eurojustin talousarvioon, jos se on kohtuullista. Valituksen tekijän on valituksen esittämisen yhteydessä ilmoitettava, että hän suostuu maksamaan kulut takaisin, jos lopullisessa päätöksessä niin vaaditaan. 25 artikla Oikeudenmukainen menettely Tapauksissa, joista tässä työjärjestyksessä ei määrätä, yhteinen valvontaviranomainen noudattaa työskentelyssään oikeudenmukaisen menettelyn yleisiä periaatteita. IV OSASTO LOPPUSÄÄNNÖKSET 26 artikla Sihteeristö 1. Yhteistä valvontaviranomaista avustaa sen tehtävien hoitamisessa sihteeristö, joka sijaitsee Eurojustin toimipaikassa. Sihteeristö on pysyvä elin, jonka henkilöstö otetaan palvelukseen ainoastaan pätevyyden perusteella. Sihteeristön henkilöstö toimii yksinomaan yhteisen valvontaviranomaisen etujen mukaisesti, se on täysin riippumaton Eurojustista eikä se ota ohjeita miltään muulta viranomaiselta yhteisen valvontaviranomaisen tehtävien hoitamisen yhteydessä. Nimittäminen sihteeristöön tapahtuu yhteisen valvontaviranomaisen ehdotuksesta. Sihteeristön henkilöstöön kuuluvat eivät saa hoitaa muita tehtäviä ilman yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajan lupaa. 2. Sihteeristön toimintaa johtaa yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtaja yhteisen valvontaviranomaisen laatimien sääntöjen mukaisesti. Sihteeristö pitää kirjaa valituksista ja kaikista muista asiakirjoista. 3. Sihteeristö huolehtii siitä, että yhteisen valvontaviranomaisen toiminnassa noudatetaan myös Eurojust-päätöksen 25 artiklan velvoitteita. 27 artikla Salassapitovelvollisuus 1. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenillä, asiantuntijoilla ja sihteeristön henkilöstöllä on velvollisuus käsitellä tehtäviä hoitaessaan saamiaan tietoja luottamuksellisina, jollei heidän tehtävänsä asianmukainen suorittaminen edellytä muuta. Tämä velvollisuus jatkuu tehtävien hoidon päätyttyäkin. 2. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, asiantuntijat ja sihteeristön henkilöstö ilmoittavat nimeämisensä tai nimittämisensä yhteydessä hyväksyvänsä tämän salassapitovelvollisuuden. 3. Jos salassapitovelvollisuutta rikotaan, yhteisen valvontaelimen kokoukseen osallistuvat jäsenet voivat salaisen äänestyksen yksimielisenä tuloksena pidättää yhteisen valvontaelimen jäsenen tehtävistään. Asianomaista henkilöä on kuultava ennen päätöstä, mutta hän ei saa osallistua päätöksentekoon. 28 artikla Talousarvio ja kustannukset 1. Sihteeristö laatii ehdotuksen yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristön vuosittaiseksi talousarvioksi, joka hyväksymisen jälkeen toimitetaan kollegiolle. 2. Yhteinen valvontaviranomainen päättää Eurojustiin sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaisesti maksujen suorittamisesta sille myönnetystä talousarviosta, jota sihteeristö hallinnoi. 3. Yhteisen valvontaviranomaisen kustannukset, mukaan luettuna jäsenten kulut, jotka ovat välttämättömiä heidän tehtäviensä asianmukaisen hoitamisen kannalta, maksetaan yhteisen valvontaviranomaisen budjettikohdasta. 29 artikla Työjärjestyksen muuttaminen Tätä työjärjestystä koskevat muutokset hyväksytään Eurojust-päätöksen 23 artiklan 9 kohdassa säädetyn menettelyn mukaisesti. 30 artikla Oikeus tutustua asiakirjoihin 1. Jokaisella luonnollisella henkilöllä ja oikeushenkilöllä on oikeus tutustua yhteisen valvontaviranomaisen asiakirjoihin tässä artiklassa määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti. 2. Tätä artiklaa sovelletaan kaikkiin yhteisen valvontaviranomaisen hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen yhteisen valvontaviranomaisen laatimiin tai sen vastaanottamiin ja sen hallussa oleviin asiakirjoihin. 3. Yleisön on saatava tutustua asiakirjoihin joko kirjallisen hakemuksen perusteella tai suoraan sähköisessä muodossa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän artiklan 4 ja 5 kohdan soveltamista. 4. Yhteinen valvontaviranomainen ei anna tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi: a) sellaisen yleisen edun suojaa, joka koskee: - yleistä turvallisuutta ja rikostutkintaa; - puolustusta ja sotilasasioita; - kansainvälisiä suhteita; - yhteisön tai jäsenvaltion finanssi-, raha- tai talouspolitiikkaa; - vakavan rikollisuuden torjunnan tehostamiseen liittyvien Eurojustin tehtävien suorittamista; - kansallisia tutkimuksia, joissa Eurojust avustaa. b) yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa, erityisesti henkilötietojen suojaa koskevien sääntöjen mukaisesti. 5. Yhteinen valvontaviranomainen ei anna tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi: - tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, suojaa; - tuomioistuinkäsittelyn ja oikeudellisen neuvonannon suojaa; - tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa; jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. 6. Asiakirjaa, jonka yhteinen valvontaviranomainen on laatinut sisäiseen käyttöön tai jonka se on vastaanottanut ja joka liittyy asiaan, josta yhteinen valvontaviranomainen ei ole tehnyt päätöstä, ei anneta tutustuttavaksi, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti yhteisen valvontaviranomaisen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. Tutustuttavaksi ei anneta asiakirjaa, joka sisältää sisäiseen käyttöön tarkoitettuja mielipiteitä osana yhteisen valvontaviranomaisen neuvotteluja ja alustavia keskusteluja päätöksen tekemisen jälkeenkään, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti yhteisen valvontaviranomaisen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. 7. Jos kyse on kolmannen osapuolen asiakirjasta, yhteinen valvontaviranomainen kuulee tätä arvioidakseen, onko 4 tai 5 kohdassa säädettyä poikkeusta sovellettava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei tule luovuttaa. Jäsenvaltio voi pyytää, ettei yhteinen valvontaviranomainen luovuta kyseisestä jäsenvaltiosta saatua asiakirjaa ilman ennakkosuostumusta. 8. Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat luovutetaan. 9. Hakemus saada tutustua asiakirjoihin on esitettävä kirjallisesti, sähköinen muoto mukaan luettuna, jollain virallisista kielistä ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirja on yhteisen valvontaviranomaisen tunnistettavissa. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta. 10. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, yhteinen valvontaviranomainen pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä. 11. Jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, yhteinen valvontaviranomainen voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi. 12. Yhteinen valvontaviranomainen antaa kansalaisille tietoa ja neuvoja siitä, miten ja minne voidaan tehdä hakemus saada tutustua asiakirjoihin. 13. Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset käsitellään välittömästi. Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta yhteinen valvontaviranomainen joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja toimittaa asiakirjan tämän artiklan 15 kohdan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta tämän artiklan 14 kohdan mukaisesti tehdä uudistettu hakemus. 14. Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi kolmenkymmenen työpäivän kuluessa siitä, kun hän on vastaanottanut yhteisen valvontaviranomaisen vastauksen, tehdä uudistetun hakemuksen ja pyytää yhteistä valvontaviranomaista tarkistamaan kantaansa. 15. Hakija saa tutustua asiakirjoihin toivomuksensa mukaan joko yhteisen valvontaviranomaisen tiloissa tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan lukien sähköisessä muodossa oleva jäljennös, jos sellainen on saatavissa. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Korvaus ei saa ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. Asiakirjoihin tutustuminen yhteisen valvontaviranomaisen tiloissa, alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa on maksutonta. 16. Jos yhteinen valvontaviranomainen Eurojust tai muut toimielimet ovat jo luovuttaneet asiakirjan ja se on helposti hakijan saatavilla, yhteinen valvontaviranomainen voi täyttää asiakirjan tutustuttavaksi antamiseen liittyvät velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan. 17. Asiakirjat toimitetaan sellaisena toisintona ja sellaisessa muodossa, jossa ne ovat, ottaen täysin hakijan toivomukset huomioon. 31 artikla Arviointi Yhteinen valvontaviranomainen arvioi tätä työjärjestystä yhdestä kolmeen vuoden kuluttua sen voimaantulosta ja saadun kokemuksen huomioon ottaen. 32 artikla Työjärjestyksen voimaantulo Tämä työjärjestys tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on hyväksytty Eurojust-päätöksen 23 artiklan 9 kohdan mukaisesti. Tehty Haagissa 2 päivänä maaliskuuta 2004 Yhteisen valvontaviranomaisen puolesta Puheenjohtaja Joe Meade (1) EYVL L 63, 6.3.2002, s. 1. (2) EUVL L 245, 29.9.2003, s. 44.