FI Euroopan unionin virallinen lehti L 134/1

KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) 2015/840,

annettu 29 päivänä toukokuuta 2015,

vastuuviranomaisten turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 mukaisesti suorittamista tarkastuksista

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 (1) ja erityisesti sen 27 artiklan 5 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Vastuuviranomaiset vastaavat menojen hallinnoinnista ja valvonnasta asetuksen (EU) N:o 514/2014 mukaisesti. Sitä varten niiden on toteutettava hallinnollisia ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia.

(2) Vastuuviranomaisten suorittamissa tehokkaissa hallinnollisissa tarkastuksissa olisi ensin analysoitava tuensaajien lähettämiä ilmoituksia, jotka koskevat rahoituksen toteutumista. Yksittäiset tositteet olisi tarkistettava vain siinä tapauksessa, että analyysissa havaitaan epäjohdonmukaisuuksia tai sääntöjenvastaisuuksia. Riittävän varmuuden saamiseksi sekä hallinnollisen rasitteen vähentämiseksi on myös tärkeä selkeyttää edellytyksiä, joiden mukaisesti vastuuviranomaiset voivat turvautua tarkastustodistukseen.

(3) Paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa olisi käsiteltävä sekä rahoitukseen että toimintaan liittyviä seikkoja, ja tarkastuksia on mahdollisesti tehtävä hankkeen eri vaiheissa. Sen vuoksi on määriteltävä kunkin paikan päällä tehtävän tarkastuksen tyyppi, jotta voidaan varmistaa tarkastusten mahdollisimman tehokas toteuttaminen.

(4) Toimintaa koskevat tarkastukset paikan päällä olisi tehtävä hankkeiden täytäntöönpanovaiheessa, jotta on mahdollista toteuttaa korjaavia toimenpiteitä ajallaan. Tarkastuksia olisi tehtävä sekä otokselle, johon on valittu asianomaisen varainhoitovuoden ensimmäisenä päivänä edelleen käynnissä olevia hankkeita, että varainhoitovuoden aikana käynnistyville hankkeille.

(5) Tarkastusten tavoitteena on saada riittävä varmuus menojen laillisuudesta sekä vähentää hallinnollista rasitetta. Sen vuoksi olisi määriteltävä ne edellytykset, joiden täyttyessä virheriski on epäolennainen, joten rahoitusta koskevia paikan päällä tehtäviä tarkastuksia voidaan vähentää. Lisäksi on tarpeen määritellä toimenpiteet, jotka on toteutettava silloin kun virheiden osuus on olennainen, jotta voidaan saada riittävä varmuus unionin menojen laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta.

(6) On tarpeen vahvistaa rahoitusta koskevien paikan päällä tehtävien tarkastusten keskeiset osatekijät. Vastuuviranomaisten on erityisesti varmistettava, että kansallisista ohjelmista tuettavilla hankkeilla ei tavoitella voittoa. Viranomaisten olisi tarkistettava, että hankkeiden menoihin ei saada kaksinkertaista rahoitusta sekä kansallisista ohjelmista että muista unionin ohjelmista millään ohjelmakaudella. Tämä kattaa myös virastojen myöntämän rahoituksen.

(7) Tositteet olisi säilytettävä tietyn ajan kunkin hankkeen päättymisen jälkeen, jotta vastuuviranomaiset, komissio (mukaan lukien Euroopan petostentorjuntavirasto) ja Euroopan tilintarkastustuomioistuin voivat suorittaa tarkastuksia.

(8) Tämän asetuksen ripeän soveltamisen varmistamiseksi heti kun kansalliset ohjelmat on hyväksytty, asetuksen olisi tultava voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

(9) Asetus (EU) N:o 514/2014 sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Irlantia, ja tämän seurauksena niitä sitoo myös tämä asetus.

(10) Asetus (EU) N:o 514/2014 ja tämä asetus eivät sido Tanskaa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetuksen (EU) N:o 514/2014 johdanto-osan 47 kappaleen soveltamista.

(11) Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston sekä sisäisen turvallisuuden rahaston komitean lausunnon mukaiset,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

Hallinnolliset tarkastukset

1. Vastuuviranomaisen on tehtävä hallinnollisia tarkastuksia kaikille rahoituksen toteutumista koskeville ilmoituksille, joita tuensaajat ovat lähettäneet saadakseen unionilta rahoitusta komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 (2) 1 artiklan d alakohdassa tarkoitettujen avustussopimusten mukaisesti, jäljempänä ’rahoituksen toteutumista koskeva ilmoitus’. Tarkastuksiin on sisällytettävä vähintään seuraavat seikat:

a) tarkistukset, joiden tarkoituksena on varmistaa, että rahoituksen toteutumista koskevat ilmoitukset täyttävät muodolliset vaatimukset ja että ilmoituksiin sisältyvissä luvuissa ei ole virheitä;

b) tarkistukset, joiden tarkoituksena on varmistaa, että hankkeella on saavutettu avustussopimuksessa vahvistetut tavoitteet tai että hanke etenee kohti tavoitteita;

c) analyyttinen tarkastelu, jossa arvioidaan rahoituksen toteutumista koskevissa ilmoituksissa esitettyjen menojen asianmukaisuutta ja sitä, ovatko menot avustussopimuksessa vahvistettujen vaatimusten sekä sovellettavien unionin ja kansallisten sääntöjen mukaisia.

2. Jos hallinnollisissa tarkastuksissa havaitaan epäjohdonmukaisuuksia tai sääntöjenvastaisuuksia, vastuuviranomaisen on tehtävä yksityiskohtaisia tarkistuksia arvioidakseen menojen laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta erityisesti tarkastelemalla kohdennettua otosta tositteista.

3. Vastuuviranomainen voi pyytää tuensaajaa hankkimaan riippumattoman tarkastajan laatiman tarkastustodistuksen ja tarkastuskertomuksen, joka kattaa kaikki 1 kohdan a ja c alakohdassa mainitut seikat. Siinä tapauksessa vastuuviranomaisen on vahvistettava riippumattoman tarkastajan tekemien tarkastusten laajuus ja tarkastuskertomuksen malli.

2 artikla

Paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskevat yleisperiaatteet

Vastuuviranomaisen on tehtävä rahoitusta ja toimintaa koskevia tarkastuksia paikan päällä.

Paikan päällä tehtävät tarkastukset suoritetaan hankkeiden tuensaajien hallussa olevien asiakirjojen ja tietojen perusteella.

Tarkastuksia voidaan tehdä paikan päällä ilman ennakkoilmoitusta kansallisen lainsäädännön mukaisesti, jos tarkastusten varmuus saattaisi vaarantua siinä tapauksessa, että tarkastuksesta ilmoitettaisiin etukäteen.

3 artikla

Rahoitusta koskevat paikan päällä tehtävät tarkastukset

1. Rahoitusta koskevilla paikan päällä tehtävillä tarkastuksilla on pyrittävä saamaan riittävä varmuus rahoituksen toteutumista koskevien ilmoitusten pohjana olevien toimien ja sopimusten laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta.

2. Vastuuviranomaisen on tarkistettava, että

a) rahoituksen toteutumista koskevissa ilmoituksissa esitetyt menot vastaavat hankkeiden tuensaajien kirjanpitoa ja tuensaajien hallussa olevia tositteita;

b) rahoituksen toteutumista koskevissa ilmoituksissa esitetyt menot täyttävät avustussopimuksessa vahvistetut tukikelpoisuusvaatimukset sekä sovellettavat unionin ja kansalliset säännöt;

c) rahoituslähteet ovat asetuksen (EU) N:o 514/2014 16 artiklan 2 kohdan mukaisia.

3. Rahoitusta koskevien paikan päällä tehtävien tarkastusten on katettava vähintään 10 prosenttia kumulatiivisesta unionin rahoitusosuudesta, joka on myönnetty asetuksen (EU) N:o 514/2014 39 artiklassa tarkoitetussa vuotuisessa tilityksessä päättyneiksi ilmoitetuille hankkeille, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän asetuksen 4 artiklan 2 kohdan soveltamista.

4 artikla

Edellytykset rahoitusta koskevien paikan päällä tehtävien tarkastusten vähentämiselle tai lisäämiselle

1. Vastuuviranomaisen on vahvistettava asetuksen (EU) N:o 514/2014 39 artiklassa tarkoitetussa, varainhoitovuotta n koskevassa vuotuisessa tilityksessä tarkastettuun unionin rahoitusosuuteen sisältyvä virheiden osuus.

2. Vastuuviranomainen voi vähentää rahoitusta koskevien paikan päällä tehtävien tarkastusten laajuutta seuraavana varainhoitovuonna n + 1, jos seuraavat kaksi edellytystä täyttyvät:

a) varainhoitovuotta n koskevassa vuotuisessa tilityksessä tarkastettuun unionin rahoitusosuuteen sisältyvien virheiden osuus on alle 2 prosenttia;

b) kansallisen ohjelman alusta lähtien paikan päällä tehdyt rahoitusta koskevat tarkastukset kattavat vähintään 10 prosenttia kumulatiivisesta unionin rahoitusosuudesta, joka on myönnetty kaikille vuotuisessa tilityksessä päättyneiksi ilmoitetuille hankkeille ohjelman alusta lähtien.

3. Jos virheiden osuus on vähintään 2 prosenttia varainhoitovuotta n koskevassa vuotuisessa tilityksessä tarkastetusta unionin rahoitusosuudesta, vastuuviranomaisen on analysoitava virheiden merkitystä, määritettävä virheosuuden laajuus ja vaikutus sekä pääteltävä, koskeeko kyseinen virheiden osuus kaikkia ilmoitettuja maksuja. Vastuuviranomaisen on toteutettava tarvittavat ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet, mukaan lukien ylimääräiset tarkastukset, sekä esitettävä analyysin tulokset Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (3) 59 artiklan 5 kohdan ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetussa vuotuisessa yhteenvedossa.

Seuraavan varainhoitovuoden (n + 1) osalta rahoitusta koskevien paikan päällä tehtävien tarkastusten on katettava suurempi prosenttiosuus varainhoitovuotta n + 1 koskevassa vuotuisessa tilityksessä päättyneiksi ilmoitetuille hankkeille myönnetystä kumulatiivisesta unionin rahoitusosuudesta kuin vastaava varainhoitovuotta n koskeva prosenttiosuus. Kyseisen suuremman prosenttiosuuden on oltava vähintään 10 prosenttia. Lisäksi varainhoitovuoteen n + 1 saakka kansallisen ohjelman alusta lähtien rahoitusta koskevien paikan päällä tehtävien tarkastusten on katettava vähintään 10 prosenttia kumulatiivisesta unionin rahoitusosuudesta, joka on myönnetty kaikille vuotuisessa tilityksessä päättyneiksi ilmoitetuille kaikille hankkeille ohjelman alusta lähtien.

Jos varainhoitovuonna n + 1 suoritettujen, lisättyjen tarkastusten pohjalta vahvistettu virheiden osuus on vähemmän kuin 2 prosenttia, vastuuviranomaisen on seuraavana varainhoitovuonna (n + 2) tehtävä paikan päällä rahoitusta koskevia tarkastuksia, jotka kattavat vähintään 10 prosenttia varainhoitovuotta n + 2 koskevassa vuotuisessa tilityksessä päättyneiksi ilmoitetuille hankkeille myönnetystä kumulatiivisesta unionin rahoitusosuudesta.

5 artikla

Toimintaa koskevat paikan päällä tehtävät tarkastukset

1. Tehdessään toimintaa koskevia tarkastuksia paikan päällä vastuuviranomaisen on tarkistettava, että hankkeen täytäntöönpanossa noudatetaan avustussopimusta. Vastuuviranomaisen on erityisesti tarkistettava, että tuensaajien ilmoittamat indikaattorit ovat luotettavia ja että hanke etenee ilman aiheettomia viivästyksiä.

2. Varainhoitovuonna n paikan päällä tehtävien toimintaa koskevien tarkastusten on katettava vähintään 20 prosenttia kyseisenä varainhoitovuonna toteutettavien, asetuksen (EU) N:o 514/2014 39 artiklassa tarkoitetussa vastaavassa vuotuisessa tilityksessä ilmoitettavien hankkeiden lukumäärästä.

6 artikla

Paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa sovellettava otantamenetelmä

Vastuuviranomaisen on suoritettava paikan päällä tehtävät tarkastukset hankkeista valitulle otokselle, joka edustaa asianmukaisesti erityyppisiä ja -kokoisia hankkeita, toimia, tuensaajia ja täytäntöönpanotapoja. Otoksessa on otettava huomioon mahdolliset riskitekijät sekä tarkastuksiin liittyvät kustannus-hyötynäkökohdat.

7 artikla

Tarkastuskertomukset

1. Vastuuviranomaisen on laadittava kustakin hallinnollisesta ja paikan päällä tehtävästä tarkastuksesta kertomus, joka sisältää seuraavat tiedot:

a) hankkeen ja vastaavan avustussopimuksen täydelliset tunnistetiedot;

b) tarkastajan nimi ja allekirjoitus;

c) tuensaajan nimi;

d) tarkastuksen tyyppi (hallinnollinen tarkastus, rahoitusta tai toimintaa koskeva paikan päällä tehtävä tarkastus tai näiden yhdistelmä);

e) tarkastuksen laajuus, tarvittaessa;

f) tarkastuksen soveltamisalaan kuuluvat menot sekä tosiasiassa tarkistetut (otokseen kuuluvat) menot;

g) niiden menojen määrä, joita ei katsota tukikelpoisiksi; sekä

h) kuvaus keskeisistä havainnoista, puutteista, virheistä ja sääntöjenvastaisuuksista, ylimääräisistä tarkastuksista, suoritetusta analyysista, ehdotetuista suosituksista ja korjaavista toimenpiteistä sekä tuensaajan reaktiosta.

2. Tarkastuskertomus voidaan esittää tarkistuslistan muodossa.

8 artikla

Erityiset edellytykset

Jos vastuuviranomainen toimii delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 8 artiklassa tarkoitettuna toimeenpanevana elimenä, tämän asetuksen 1 ja 2 artiklassa tarkoitetut hallinnolliset sekä paikan päällä tehtävät tarkastukset toteuttaa yhteisö tai henkilö, jonka toiminta on riippumatonta hankkeita hallinnoivien yhteisöjen tai henkilöiden toiminnasta.

9 artikla

Tositteiden säilyttäminen

1. Vastuuviranomaisen on huolehdittava siitä, että kaikki ilmoitettuja menoja, käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja sekä suoritettuja tarkastuksia koskevat tiedot, asiakirjat ja metatiedot ovat komission (mukaan lukien Euroopan petostentorjuntaviraston) ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen käytettävissä vähintään neljän vuoden ajan sen varainhoitovuoden jälkeen, jonka aikana loppumaksu ilmoitettiin.

Sitä varten vastuuviranomaisen on vahvistettava säännöt, joiden mukaisesti tuensaajien on säilytettävä tiedot, asiakirjat ja metatiedot.

2. Jos vastuuviranomainen havaitsee sääntöjenvastaisuuksia, 1 kohdassa tarkoitettujen tositteiden on oltava komission käytettävissä vähintään kolmen vuoden ajan sen vuoden jälkeen, jona kyseiset määrät perittiin kokonaisuudessaan tuensaajalta ja hyvitettiin kansalliseen ohjelmaan.

3. Jos käynnistetään asetuksen (EU) N:o 514/2014 47 artiklassa tarkoitettu sääntöjenmukaisuuden tarkastamismenettely, tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen tositteiden on oltava komission käytettävissä vähintään vuoden ajan sen vuoden jälkeen, jona kyseinen menettely on saatu päätökseen.

4. Jos sääntöjenmukaisuutta koskeva päätös riitautetaan Euroopan unionin tuomioistuimessa, siihen liittyvien tositteiden on oltava komission käytettävissä vähintään vuoden ajan sen vuoden jälkeen, jona kyseinen oikeudenkäynti on päättynyt.

5. Edellä 1, 2, 3 ja 4 kohdassa tarkoitettujen tositteiden on oltava komission käytettävissä joko paperi- tai sähköisessä muodossa.

Asiakirjat voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa vain siinä tapauksessa, että asianomaisen jäsenvaltion kansallinen lainsäädäntö sallii kansallisissa tuomioistuinkäsittelyissä sähköisten asiakirjojen käytön todisteena tilien perustana olevista toimista.

6. Jäsenvaltiot voivat säätää tai määrätä, että tositteita on säilytettävä kauemmin.

10 artikla

Tämä asetus tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti. Tehty Brysselissä 29 päivänä toukokuuta 2015. Komission puolesta Puheenjohtaja Jean-Claude JUNCKER

(1) EUVL L 150, 20.5.2014, s. 112.

(2) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1042/2014, annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014, asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta (EUVL L 289, 3.10.2014, s. 3).

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1)