2000/633/EY, EHTY, Euratom: Komission päätös, tehty 17 päivänä lokakuuta 2000, työjärjestyksensä muuttamisesta



Virallinen lehti nro L 267 , 20/10/2000 s. 0063 - 0066



Komission päätös, tehty 17 päivänä lokakuuta 2000, työjärjestyksensä muuttamisesta (2000/633/EY, EHTY, Euratom) EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 218 artiklan 2 kohdan, ottaa huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 16 artiklan, ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 131 artiklan, ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 28 artiklan 1 kohdan ja 41 artiklan 1 kohdan, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Muutetaan komission työjärjestys seuraavasti: 1) Lisätään 23 artiklaan kohta seuraavasti:"Komissio voi hyväksyä toimintatapojaan ja yksiköidensä toimintatapoja koskevia täydentäviä toimenpiteitä, jotka liitetään tähän työjärjestykseen." 2) Liitetään tämän päätöksen liitteenä olevat toimintasäännöt hyvästä hallintotavasta työjärjestykseen. 2 artikla Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä marraskuuta 2000. 3 artikla Tämä päätös julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Tehty Brysselissä 17 päivänä lokakuuta 2000. Komission puolesta Puheenjohtaja Romano Prodi LIITE "LIITE TOIMINTASÄÄNNÖT HYVÄSTÄ HALLINTOTAVASTA EUROOPAN KOMISSION HENKILÖSTÖLLE SUHTEISSA YLEISÖÖN Laadukas palvelu Komission ja sen henkilöstön tehtävänä on palvella yhteisön etua ja siten yleistä etua. Yleisö odottaa oikeutetusti laadukasta palvelua ja avointa, helposti lähestyttävää ja hyvin hoidettua hallintoa. Korkealaatuinen palvelu edellyttää komissiolta ja sen henkilöstöltä kohteliaisuutta, objektiivisuutta ja tasapuolisuutta. Tavoite Täyttääkseen hyvää hallintotapaa koskevat velvollisuutensa erityisesti yleisön kanssa asioidessaan komissio sitoutuu noudattamaan päivittäisessä työssään näiden toimintasääntöjen mukaista hyvää hallintotapaa. Soveltamisala Toimintasäännöt sitovat Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevissa palvelussuhteen ehdoissa, jäljempänä "henkilöstösäännöt", sekä muissa Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavissa komission ja sen henkilöstön suhteita koskevissa säännöksissä tarkoitettua koko henkilöstöä. Kuitenkin yksityisoikeudellisessa työsuhteessa olevien henkilöiden, kansallisten viranomaisten lähettämien asiantuntijoiden, harjoittelijoiden ja muiden komission lukuun työskentelevien olisi noudatettava työssään toimintasääntöjä. Komission ja sen henkilöstön välisiä suhteita sääntelevät yksinomaan henkilöstösäännöt ja Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavat palvelussuhteen ehdot. 1. YLEISET PERIAATTEET HYVÄSTÄ HALLINTOTAVASTA Komissio noudattaa suhteissaan yleisöön seuraavia yleisiä periaatteita. Laillisuus Komissio toimii lain mukaan ja noudattaa yhteisön lainsäädännössä säädettyjä sääntöjä ja menettelyjä. Syrjimättömyys ja yhtäläinen kohtelu Komissio noudattaa syrjimättömyyden periaatetta ja takaa erityisesti yhtäläisen kohtelun kaikille riippumatta kansallisuudesta, sukupuolesta, rodusta, etnisestä alkuperästä, uskonnosta tai vakaumuksesta, vammaisuudesta, iästä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Sen vuoksi samankaltaisten tapausten erilainen käsittely on perusteltava erikseen tapauksen erityispiirteillä. Suhteellisuus Komissio huolehtii, että toteutetut toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa tavoitteisiin. Komissio huolehtii erityisesti, että näiden toimintasääntöjen soveltaminen ei johda hallinnollisiin tai talousarvioon kohdistuviin rasituksiin, jotka eivät ole suhteessa odotettavissa olevaan hyötyyn. Yhdenmukaisuus Komission on oltava yhdenmukainen hallintotavassaan ja noudatettava tavanomaista käytäntöään. Poikkeamat tästä periaatteesta on asianmukaisesti perusteltava. 2. HYVÄN HALLINTOTAVAN SUUNTAVIIVAT Objektiivisuus ja tasapuolisuus Henkilöstö toimii kaikissa tilanteissa objektiivisesti ja tasapuolisesti yhteisön ja yleisen edun hyväksi. Henkilöstön jäsenet toimivat itsenäisesti komission määrittelemän politiikan rajoissa eivätkä saa koskaan antaa henkilökohtaisten tai kansallisten etujen tai poliittisen painostuksen vaikuttaa toimintaansa. Tietojen antaminen hallintomenettelyistä Jos henkilö pyytää tietoja komission hallintomenettelystä, henkilöstön on huolehdittava, että tiedot toimitetaan pyytäjälle kyseiselle menettelylle asetetun määräajan kuluessa. 3. TIEDOT OSAPUOLTEN OIKEUKSISTA Kaikkien niiden osapuolten kuuleminen, joiden välitöntä etua asia koskee Jos yhteisön lainsäädännössä säädetään, että kaikkia asianomaisia on kuultava, henkilöstön on varmistettava, että asianomaisille annetaan tilaisuus esittää näkemyksensä. Perusteluvelvollisuus Komission päätöksessä olisi selkeästi ilmoitettava päätöksen perustelut, ja päätös olisi toimitettava kaikille asianomaisille henkilöille ja osapuolille. Päätös olisi yleensä perusteltava yksityiskohtaisesti. Jos yksittäisten päätösten yksityiskohtainen perusteleminen ei kuitenkaan ole mahdollista esimerkiksi sen tähden, että on tehty useita samankaltaisia päätöksiä, jotka koskevat hyvin monia henkilöitä, osapuolille voidaan toimittaa vakiomuotoiset ilmoitukset. Näissä vakiovastauksissa olisi ilmoitettava päätöksen tärkeimmät perustelut. Yksityiskohtaiset perustelut olisi myös toimitettava asianomaiselle, joa niitä erikseen pyytää. Velvollisuus ilmoittaa muutoksenhakumahdollisuudesta Jos päätökseen voidaan yhteisön lainsäädännön mukaan hakea muutosta, tiedoksiannettavassa päätöksessä olisi selkeästi kerrottava tästä mahdollisuudesta ja siitä, miten muutosta haetaan (on ilmoitettava muutoksenhaun määräaika sekä sen henkilön tai elimen nimi ja virkaosoite, jolle muutoksenhaku on osoitettava). Tarvittaessa päätöksessä olisi mainittava mahdollisuudesta nostaa kanne Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 230 artiklan mukaisesti ja/tai kannella Euroopan oikeusasiamiehelle perustamissopimuksen 195 artiklan mukaisesti. 4. TIEDUSTELUIHIN VASTAAMINEN Komission olisi vastattava tiedusteluihin asianmukaisesti ja mahdollisimman nopeasti. Asiakirjapyynnöt Jos asiakirja on jo julkaistu, kysyjää kehotetaan ottamaan yhteyttä Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston myyntihenkilöstöön tai tiedotuskeskukseen tai muuhun vastaavaan palvelupisteeseen, kuten Eurooppa-tietopisteisiin ja eurotietokeskuksiin jne., joissa asiakirjoihin voi tutustua vapaasti. Monet asiakirjat ovat helposti saatavissa myös sähköisessä muodossa. Asiakirjojen julkisuudesta päätetään erikseen. Kirjeenvaihto Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 21 artiklan mukaisesti komissiolle voi kirjoittaa jollakin Euroopan yhteisön virallisista kielistä ja saada vastauksen samalla kielellä. Komissiolle osoitettuun kirjeeseen on vastattava viidentoista arkipäivän kuluessa siitä, kun asiasta vastaava komission yksikkö on saanut kirjeen. Vastauksessa olisi ilmoitettava asiasta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot. Jos vastausta ei voida lähettää viidentoista päivän kuluessa tai jos vastaaminen edellyttää muita toimenpiteitä, kuten muiden yksiköiden lausuntoa tai käännöstyötä, vastuuhenkilön on lähetettävä väliaikainen vastaus, jossa ilmoitetaan, mihin päivämäärään mennessä varsinainen vastaus pyritään lähettämään. Tähän päivämäärään vaikuttavat vaadittavan lisätyön lisäksi asian kiirellisyys ja monimutkaisuus. Jos vastauksen laatiminen annetaan muun kuin sen yksikön tehtäväksi, jolle alkuperäinen kirje oli osoitettu, kirjeen lähettäjälle olisi ilmoitettava sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jonka hoidettavaksi kirje on siirretty. Näitä sääntöjä ei sovelleta asiattomiksi katsottaviin kirjeisiin, kuten toistuviin, loukkaaviin ja/tai ilman ymmärrettävää tarkoitusta oleviin kirjeisiin. Tällöin komissio varaa oikeuden olla jatkamatta tällaista kirjeenvaihtoa. Puhelinviestintä Vastatessaan puhelimeen henkilöstöön kuuluvan on ilmoitettava nimensä ja yksikkönsä nimi. Soittopyyntöihin on vastattava mahdollisimman nopeasti. Henkilöstöön kuuluvan on annettava tietoja asioista, jotka kuuluvat suoraan hänen vastuualueeseensa. Muussa tapauksessa kysyjä on ohjattava oikeaan paikkaan. Tarvittaessa kysyjää olisi pyydettävä ottamaan yhteyttä vastaajan esimieheen tai vastaajan on keskusteltava esimiehensä kanssa ennen tietojen luovuttamista. Jos tiedustelu koskee asiaa, joka kuuluu vastaajan vastuualueeseen, hän ottaa selvää kysyjän henkilöllisyydestä ja tarkistaa ennen tietojen luovuttamista, onko ne jo julkistettu. Jos tietoja ei ole vielä julkaistu, vastaaja voi katsoa, että tietojen luovuttaminen ei ole yhteisön edun mukaista. Tällöin hänen olisi selitettävä kysyjälle, miksi tietoja ei voida luovuttaa, ja tarvittaessa viitattava henkilöstösääntöjen 17 artiklassa säädettyyn vaitiolovelvollisuuteen. Tarvittaessa kysyjän olisi pyydettävä vahvistamaan puhelimitse esitetty tiedustelu kirjallisena. Sähköposti Henkilöstöön kuuluvan on vastattava sähköpostiviesteihin nopeasti noudattaen suuntaviivoja puhelinviestinnästä. Kirjeen luonteisia sähköpostiviestejä on kuitenkin käsiteltävä kirjeenvaihtoa koskevien ohjeiden mukaisesti ja samoja määräaikoja noudattaen. Tiedotusvälineiden tiedustelut Lehdistö- ja viestintäpalvelu vastaa komission suhteista tiedotusvälineisiin. Henkilöstöön kuuluva voi kuitenkin vastata tiedusteluun, jos se koskee teknisluontoista asiaa, joka kuuluu selkeästi hänen vastuualueeseensa. 5. HENKILÖTIETOJEN JA LUOTTAMUKSELLISTEN TIETOJEN SUOJA Komission ja sen henkilöstön on noudatettava muun muassa - sääntöjä yksityisyyden ja henkilötietojen suojasta, - Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 287 artiklan määräyksiä erityisesti liikesalaisuuden osalta, - sääntöjä rikostutkinnan luottamuksellisuudesta, - sellaisten asioiden luottamuksellisuutta, joita käsitellään henkilöstösääntöjen 9 artiklan sekä liitteiden II ja III mukaisesti perustetuissa eri komiteoissa. 6. KANTELUT Euroopan komissio Näissä toimintasäännöissä esitettyjen periaatteiden rikkomisesta voidaan kannella suoraan Euroopan komission pääsihteeristölle, joka toimittaa kantelun edelleen asianomaiselle pääosastolle. Pääjohtajan tai yksikön päällikön on vastattava kantelijalle kirjallisesti kahden kuukauden kuluessa. Sen jälkeen kantelijalla on kuukausi aikaa pyytää Euroopan komission pääsihteeriä tutkimaan kantelu uudelleen. Pääsihteerin on vastattava pyyntöön kuukauden kuluessa. Euroopan oikeusasiamies Euroopan oikeusasiamiehelle voidaan myös kannella Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 195 artiklan ja Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön mukaisesti."