Käännöskeskuksen asiakirjojen käyttöoikeutta koskevat säännöt



Virallinen lehti nro C 046 , 11/02/1998 s. 0005 - 0006



KÄÄNNÖSKESKUKSEN ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖOIKEUTTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT (98/C 46/07) Euroopan unionin toimielinten käännöskeskuksen hallintoneuvosto on seitsemännessä kokouksessaan 17. marraskuuta 1997 hyväksynyt käännöskeskuksen asiakirjojen käyttöoikeutta koskevat säännöt. 1. Johdanto Euroopan unionin toimielinten käännöskeskus perustettiin neuvoston asetuksella (EY) N:o 2965/94 (EYVL L 314, 7.12.1994), sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EY) N:o 2610/95 (EYVL L 268, 10.11.1995), tuottamaan seuraavien elinten toiminnalle tarpeellisia käännöspalveluja: - Euroopan ympäristökeskus - Euroopan koulutussäätiö - Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus - Euroopan lääkearviointivirasto, - Euroopan työturvallisuus- ja työterveysvirasto - Sisämarkkinoille toimiva yhdenmukaistamisvirasto (tavaramerkit, piirustukset ja mallit) - Euroopan poliisivirasto (Europol) ja Europolin huumausaineyksikkö - Yhteisön kasvilajikevirasto. Neuvoston perustamat muut elimet kuten myös Euroopan unionin instituutiot ja elimet, joilla jo on oma käännöspalvelunsa, voivat mahdollisesti kysyä käännöskeskuksen palveluja. 2. Asiakirjojen lajit Käännöskeskuksen tehtävän ollessa yllämainitulla tavalla määritelty on ilmeistä, että keskuksen ei tule tehdä poliittisia aloitteita, vaan ainoastaan kääntää unionin muiden instituutioiden ja elinten asiakirjoja. Tällöin sillä voi olla kahdenlaisia asiakirjoja: a) Asiakirjoja, jotka eivät ole peräisin käännöskeskuksesta, vaan muista organisaatioista tai instituutioista. Tämänkaltaisten asiakirjojen kyseessä ollen tiedon hakijan tulee aina kääntyä asiakirjan laatijan puoleen sekä alkuperäisten että käännettyjen asiakirjojen tapauksissa. b) Asiakirjoja, joiden laatija on käännöskeskus. Tämänkaltaisten asiakirjojen suhteen sovelletaan seuraavia sääntöjä. 3. Käännöskeskuksen asiakirjat Tässä on kysymys asiakirjoista, joiden laatija on käännöskeskus ja joiden suhteen se voidaan katsoa haltijaksi eikä vain säilyttäjäksi. Näiden asiakirjojen kohdalla yleissääntö on, että käyttöoikeus tulee myöntää kiinnostuneille henkilöille, paitsi jos asiakirjat sisältävät alla kohdassa 4 käsiteltyjä alueita. Päästäkseen käyttämään käännöskeskuksen asiakirjaa tai tietoa hakijan tulee esittää kirjallinen, millä tahansa unionin kielellä laadittu hakemus keskuksen johtajalle, joka on vastuussa hakemusten käsittelemisestä ja kirjallisen vastauksen antamisesta yhden kuukauden määräajassa laskettuna hakemuksen rekisteröimisestä. Tämä vastaus tullaan aina laatimaan hakijan käyttämällä unionin työkielellä. Pyydetyt asiakirjat tullaan joko lähettämään postitse hakijalle tai antamaan ne hänen käyttöönsä konsultoimista varten keskuksessa tapahtuvan tapaamisen yhteydessä. 4. Poikkeukset Sellaisten asiakirjojen käyttöoikeutta ei myönnetä, joiden julkistaminen saattaisi tuottaa haittaa: - yleisen edun suojalle (yleinen turvallisuus, kansainväliset suhteet, rahan vakaus, oikeudelliset menettelyt, tarkastukset ja tutkimukset) - yksilön ja yksityiselämän suojalle (henkilökohtaiset hakemukset, työhönottoa ja nimityksiä koskevat luottamukselliset tiedot, mielipiteet ja arvioinnit, kaikkia henkilöitä (jopa kuolleita) koskevat henkilökohtaiset tiedot jne.) - kaupallisen ja teollisen salaisuuden suojalle (luottamukselliset kaupalliset tiedot, kauppasalaisuudet tai immateriaalioikeudet, joiden valtuuttamaton jakelu saattaisi tuottaa vahinkoa kolmannen osapuolen kilpailukyvylle, teolliset, taloudelliset ja kaupalliset tiedot mukaan lukien liikesuhteisiin tai urakoiden antamiseen liittyvät kustannus- ja tarjoustiedot) - yhteisön taloudellisten etujen suojalle - tietoja toimittaneen luonnollisen ja oikeushenkilön pyytämälle tai jäsenvaltion lainsäädännön vaatimalle luottamuksellisuuden suojalle - käännöskeskuksen sisäisten päätösten luottamukselliselle luonteelle (keskuksen hallintoneuvoston ja sisäisten kokousten työjärjestykset ja pöytäkirjat, matkakertomukset, tilannekatsaukset, muistiinpanot, muistilistat, työohjeet; käännöskeskuksen sisäiset ohjeet jne.). 5. Menettely asian tutkimiseksi uudelleen Mikäli hakija ei ole saanut käännöskeskukselta vastausta käyttöoikeushakemukseensa rekisteröintipäivämäärää seuraavan kuukauden aikana tai mikäli hän ei ole tyytyväinen käyttöoikeuden epäävään vastaukseen, hänellä on vastauksen vastaanottamisesta lukien kuukausi aikaa esittää käännöskeskuksen hallintoneuvoston puheenjohtajalle hakemus asian tutkimiseksi uudelleen. Tämän määräajan kuluttua umpeen hakemus tullaan katsomaan peruutetuksi. Mikäli käyttöoikeuden epäävä vastaus vahvistetaan hakemuksen uudelleentutkimisen jälkeen, hakijalle ilmoitetaan tästä kirjallisesti kuukauden kuluessa. Käännöskeskus tulee perustelemaan päätöksensä ja ilmoittamaan muutoksenhakutavat, nimenomaan mahdollisuuden valittaa Euroopan parlamentin oikeusasiamiehelle. 6. Muuta Mitä tulee kaikkiin muihin käännöskeskuksen asiakirjojen käyttöoikeutta koskeviin kysymyksiin, joita ei näistä säännöistä ilmitulevalla tavalla ole käsitelty, tullaan Euroopan komissiossa voimassa olevia sääntöjä soveltamaan analogisesti Euroopan unionin toimielinten käännöskeskuksessa.