Avoin menettely

Avoimissa tarjouskilpailuissa (kansainväliset tai paikalliset) kaikki yritykset ja muuntyyppiset talouden toimijat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnalle haetaan mahdollisimman paljon julkisuutta julkaisemalla ilmoitus kansallisissa tai kansainvälisissä sanomalehdissä ja muissa soveltuvissa tiedotusvälineissä. Kaikki luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, jotka haluavat tehdä tarjouksen, voivat pyytää tarjouskilpailuasiakirjoja (jotka saattavat olla maksullisia) hankintailmoituksessa määritettyjen menettelyjen mukaisesti. Tehdyt tarjoukset arvioidaan. Tarjoajien valintakelpoisuus sekä taloudelliset ja rahoitukselliset resurssit, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys tarkistetaan, jotta voidaan suorittaa valinta. Tarjouksia vertaillaan keskenään ja sopimus tehdään valitun tarjoajan kanssa. Neuvotteluja ei saa käydä.

Rajoitettu menettely

Rajoitetuissa tarjouskilpailuissa kaikki yritykset ja muuntyyppiset talouden toimijat voivat pyytää, että ne saisivat tehdä tarjouksen. Tarjousta pyydetään kuitenkin vain niiltä yrityksiltä ja talouden toimijoilta, jotka täyttävät valintaperusteet. Valintaperusteet ja suoritettavat tehtävät esitetään julkaistussa hankintailmoituksessa. Luetteloa, johon on merkitty kaikki ilmoitukseen vastanneet ehdokkaat, karsitaan valitsemalla jatkoon vain ne ehdokkaat, jotka vastaustensa perusteella täyttävät valintaperusteet parhaiten. Hankinnalle haetaan mahdollisimman paljon julkisuutta julkaisemalla ilmoitus kansallisissa tai kansainvälisissä sanomalehdissä ja muissa soveltuvissa tiedotusvälineissä. Tarjouskilpailuasiakirjat lähetetään vain rajoitettuun luetteloon otetuille ehdokkaille. Sen jälkeen kun tarjoukset on analysoitu, niitä vertaillaan, minkä jälkeen valitaan tarjoaja, jonka kanssa tehdään sopimus. Neuvotteluja ei saa käydä.

Puitesopimukset

Puitesopimus on yhden tai useamman hankintaviranomaisen ja yhden tai useamman talouden toimijan välinen sopimus. Siinä määritellään tietyllä ajanjaksolla tehtäviin erillissopimuksiin sovellettavat ehdot, jotka koskevat varsinkin sopimusten kestoa, kohdetta, hintaa, enimmäisarvoa, täytäntöönpanosääntöjä ja suunniteltuja määriä. Usean talouden toimijan kanssa tehtävistä puitesopimuksista käytetään nimitystä ’rinnakkaiset puitesopimukset’. Ne ovat erillisiä sopimuksia, mutta ne tehdään samoin ehdoin. Eritelmissä on ilmoitettava niiden toimijoiden vähimmäis- ja enimmäismäärä, joiden kanssa hankintaviranomainen aikoo tehdä sopimuksia. Tällaisille sopimuksille on määritelty enimmäiskesto (esim. 4 vuotta) lukuun ottamatta poikkeustapauksia, joissa pidempi kesto on perusteltua erityisesti puitesopimuksen kohteen kannalta. Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää puitesopimuksia epäasianmukaisesti tai niin, että niiden tarkoituksena tai tuloksena on kilpailun estäminen, rajoittaminen tai vääristyminen. Puitesopimuksiin perustuvia erillissopimuksia tehdään puitesopimuksen ehdoin, ja niissä on noudatettava avoimuuden, suhteellisuuden, tasapuolisen kohtelun, syrjimättömyyden ja terveen kilpailun periaatteita.

Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen menettely tavanomaisten hankintojen tekemiseksi rajoitetun ajan. Se on avoin kaikille valintaperusteet täyttäville yrityksille ja muille talouden toimijoille, jotka ovat tehneet teknisesti hyväksyttävän alustavan tarjouksen. Järjestelmässä ei sovelleta erityisiä kynnysarvoja. Hankintaviranomainen julkaisee jokaisen yksittäisen sopimuksen osalta hankintailmoituksen ja kehottaa kaikkia järjestelmään hyväksyttyjä toimeksisaajia tekemään tarjouksen. Sopimus tehdään taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa (eli ainoa ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisuus).

Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kun on kyse erityisen monimutkaisista hankinnoista, joiden osalta hankintaviranomainen katsoo, että avoimella menettelyllä tai rajoitettua menettelyä koskevilla järjestelyillä ei päästä kokonaistaloudellisimpaan lopputulokseen, se voi käyttää kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankinnan katsotaan olevan erityisen monimutkainen, jos hankintaviranomainen ei kykene objektiivisesti määrittelemään teknisiä keinoja tarpeidensa täyttämiseksi tai tavoitteidensa saavuttamiseksi tai ei kykene erittelemään hankkeen oikeudellisia tai taloudellisia osatekijöitä. Järjestelmässä ei sovelleta erityisiä kynnysarvoja. Hankintaviranomaisten on julkaistava hankintailmoitus, jossa ne esittävät tarpeensa ja vaatimuksensa tai johon on liitetty näiden tarpeiden ja vaatimusten kuvaus. Viranomaisten on käynnistettävä neuvottelut hankintailmoituksessa mainitut valintaperusteet täyttävien ehdokkaiden kanssa. Neuvotteluissa voidaan käsitellä kaikkia tarjoukseen liittyviä näkökohtia. Neuvottelut käydään erikseen kunkin ehdokkaan kanssa ehdokkaiden esittämien ratkaisujen ja ideoiden pohjalta. Hankintaviranomaisten on huolehdittava kaikkien tarjoajien tasapuolisesta kohtelusta ja pidettävä tarjoukset luottamuksellisina. Sen takia ei ole sallittua valita parhaita ratkaisuja eri tarjoajilta. Tarjouksia pyydetään vähintään kolmelta ehdokkaalta. Jos vähemmän kuin kolme ehdokasta täyttää valintaperusteet, hankintaviranomainen voi jatkaa menettelyä sen yhden tai niiden kahden ehdokkaan kanssa, joka täyttää / jotka täyttävät valintaperusteet. Hankintaviranomainen ei voi vähimmäismäärää noudattaakseen pyytää tarjouksia muilta talouden toimijoilta, jotka eivät ole osallistuneet menettelyyn, eikä ehdokkailta, jotka eivät täytä valintaperusteita. Hankintaviranomaisen on neuvottelujen aikana kohdeltava kaikkia tarjoajia tasapuolisesti ja varmistettava, että ehdokkaiden esittämät ratkaisut tai muut neuvottelujen aikana saadut tiedot pidetään luottamuksellisina, ellei ehdokas ole suostunut niiden julkaisemiseen. Hankintaviranomaisen on laadittava raportti, jossa perustellaan neuvottelujen kulku.

Ilmoitettuaan osallistujille neuvottelumenettelyn päättymisestä hankintaviranomaisen on kehotettava osallistujia tekemään lopulliset tarjoukset menettelyn aikana esitettyjen ja määritettyjen ratkaisujen pohjalta. Tarjouksissa on oltava kaikki hankkeen toteuttamiseksi vaaditut ja tarpeelliset tiedot. Tarjouksia voidaan hankintaviranomaisen pyynnöstä selkeyttää, täsmentää ja tarkentaa edellyttäen, että tällöin ei muuteta tarjouksen tai tarjouspyynnön perusosia, sillä muutoksilla voisi olla kilpailua vääristävä tai syrjivä vaikutus. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja voi hankintaviranomaisen pyynnöstä joutua selventämään tarjoukseensa liittyviä näkökohtia tai vahvistamaan tarjouksessa olevat sitoumukset edellyttäen, että tämä ei muuta tarjouksen tai tarjouskilpailun olennaisia osia eikä aiheuta kilpailun vääristymisen tai syrjinnän vaaraa.

Hankintaviranomaiset voivat myöntää neuvotteluun osallistuville palkkioita tai muita maksuja. Sopimus tehdään teknisesti hyväksyttävän ja taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa (eli ainoa ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisuus). Vakiomalleja on mukautettava tarpeen mukaan.

Neuvottelumenettely / yhteen tarjoukseen perustuva menettely

Sopimus voidaan tietyissä tapauksissa (esim. silloin kun sopimuksen arvo ei ylitä tiettyä kynnysarvoa tai kun sopimuksen tekeminen suoraan on perusteltua poikkeuksellisten olosuhteiden vuoksi) tehdä suoraan (käyttäen yhteen tarjoukseen perustuvaa menettelyä tai neuvottelumenettelyä). Neuvottelumenettelyssä on nimettävä arviointikomitea, joka hoitaa neuvottelut. Hankintaviranomaisen on laadittava kaikissa tapauksissa raportti, jossa selitetään, miten neuvotteluihin osallistuja(t) valittiin ja hinta asetettiin, ja esitetään ratkaisupäätöksen perustelut. Hankintaviranomaisen olisi varmistettava, että hankintamenettelyjä koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluu muun muassa tukikelpoisuussääntöjen (kansalaisuutta koskevat säännöt) ja valinta- ja poissulkemisperusteiden noudattamisen valvonta, noudatetaan asianmukaisesti.

Huom. Varainhoitoasetuksen liitteessä I olevan 2 jakson 11 ja 12 kohdan mukaisesti neuvottelumenettelyn käyttö olisi rajoitettava kohtuullisiin määriin tai se olisi perusteltava asianmukaisesti.