EUROOPAN INVESTOINTIRAHASTON PÄÄTÖS,

annettu 4 päivänä kesäkuuta 2020,

sisäisistä säännöistä, jotka koskevat rekisteröityjen tiettyjen oikeuksien rajoituksia Euroopan investointirahaston toiminnan puitteissa tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä

EUROOPAN INVESTOINTIRAHASTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) 2018/1725 (1) (jäljempänä ’asetus’) ja erityisesti sen 25 artiklan,

ottaa huomioon Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunnon (2),

sekä katsoo seuraavaa:

Tällainen tilanne voi olla kyseessä erityisesti silloin, kun rekisteröidylle annetaan henkilötietojen käsittelyä koskevia tietoja hallinnollisen tutkimuksen alustavassa arviointivaiheessa tai itse tutkinnan aikana, tai ennen kuin tehdään mahdollinen päätös asian tutkimatta jättämisestä tai kurinpitomenettelyä edeltävässä vaiheessa. Tietyissä olosuhteissa tällaisten tietojen antaminen voisi vaikuttaa huomattavasti Euroopan investointirahaston mahdollisuuteen suorittaa tutkimus tehokkaasti esimerkiksi siksi, että asianomainen henkilö voisi tuhota todisteita tai pyrkiä vaikuttamaan mahdollisiin todistajiin ennen kuin heitä on kuultu. Lisäksi Euroopan investointirahasto voi joutua suojelemaan muiden asianosaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia. Erityisesti voi olla tarpeen suojella sellaisen todistajan tai väärinkäytöksen paljastajan yksityisyyttä, joka on pyytänyt että hänen henkilöllisyytensä salataan. Tällaisessa tapauksessa Euroopan investointirahasto voi kyseisen väärinkäytöksen paljastajan tai muiden asiaan liittyvien henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi päättää rajoittaa oikeutta saada tietoja kyseisten henkilöiden henkilöllisyydestä, lausunnoista tai muista tiedoista.

Tietosuojavastaava voi tehdä rajoitusten soveltamisesta riippumattoman arvion, jonka tarkoituksena on varmistaa, että tätä päätöstä on noudatettu,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

2 artikla

Rajoitukset

1. Asetuksen 25 artiklan 1 kohdan mukaisesti Euroopan investointirahasto voi vain tapauskohtaisesti tiukoin edellytyksin rajoittaa 14–20, 35 ja 36 artiklan soveltamista, sekä 4 artiklan soveltamista siltä osin kuin sen säännökset vastaavat 14–20 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia a) suorittaessaan hallinnollisia tutkimuksia Euroopan investointipankkiryhmän henkilöstön toimintasääntöjen ja muiden voimassa olevien käytännesääntöjen mukaisesti; b) suorittaessaan tutkimuksia seikoista ja tapauksista, jotka liittyvät välittömästi tietosuojavastaavan tehtäviin asetuksen 45 artiklan 2 kohdan mukaisesti; c) toteuttaessaan kurinpitomenettelyjä Euroopan investointirahaston henkilöstösääntöjen 6 osaston, työhyvinvointia koskevan Dignity at Work -politiikan IV osaston ja muiden voimassa olevien rahaston käytännesääntöjen perusteella; d) varmistaessaan, että Euroopan investointirahaston henkilöstön jäsenet voivat ilmoittaa luottamuksellisesti tosiseikoista, jos he katsovat, että on tapahtunut vakavia sääntöjenvastaisuuksia, joita tarkoitetaan Euroopan investointipankkiryhmän väärinkäytösten ilmiantojärjestelmää koskevassa asiakirjassa (EIB Group Whistleblowing Policy); e) varmistaessaan, että Euroopan investointirahaston henkilöstön jäsenet voivat ilmoittaa luottamuksellisesti tosiseikoista, jos he katsovat, että on syytä epäillä mahdollista unionin etuja vahingoittavaa väärinkäytöstä, kuten petosta tai lahjontaa, tai sellaista virkatoimiin liittyvää tekoa, joka voi merkitä henkilöstön jäsenille kuuluvien velvollisuuksien vakavaa laiminlyöntiä siten kuin määrätään Euroopan investointipankkiryhmän väärinkäytösten ilmiantojärjestelmää koskevassa asiakirjassa, Euroopan investointirahaston petostentorjuntaperiaatteissa ja asiaan liittyvissä Euroopan investointirahaston käytännesäännöissä; f) suorittaessaan tutkimuksia kielletystä toiminnasta Euroopan investointirahaston petostentorjuntaperiaatteiden mukaisesti; g) suorittaessaan Euroopan investointirahaston kaikkia toimintoja ja osastoja koskevia sisäisiä tarkastuksia; h) antaessaan unionin muille toimielimille, elimille, laitoksille ja virastoille apua ja tarjotessaan niille yhteistyötä sekä ottaessaan niiltä vastaan apua ja yhteistyötä edellä mainitun toiminnan yhteydessä asiaan liittyvien palvelutasosopimusten, yhteisymmärryspöytäkirjojen ja yhteistyösopimusten mukaisesti; i) antaessaan EU:n jäsenvaltioiden viranomaisille apua ja tarjotessaan niille yhteistyötä niiden pyynnöstä tai omasta aloitteestaan sekä ottaessaan niiltä vastaan apua ja yhteistyötä; j) antaessaan kolmansien maiden viranomaisille ja kansainvälisille järjestöille apua ja tarjotessaan niille yhteistyötä niiden pyynnöstä tai omasta aloitteestaan sekä ottaessaan niiltä vastaan apua ja yhteistyötä.

2. Tietoryhmiin voi kuulua luonnollisen henkilön tunnistetietoja, yhteystietoja, ammatillisia rooleja ja tehtäviä, yksityistä ja ammatillista toimintaa koskevia tietoja, asiaan osallisuutta koskevia tietoja sekä taloudellisia tietoja.

3. Edellä mainittujen rajoitusten soveltaminen ei rajoita asetuksen 16 artiklan 5 kohdan eikä 17 artiklan 4 kohdan säännösten mahdollista soveltamista; niistä ensimmäinen koskee tiedonsaantioikeutta, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä, ja jälkimmäinen rekisteröidyn oikeutta saada pääsy tietoihin.

4. Rajoitusten on oltava keskeisiltä osin perusoikeuksien ja -vapauksien mukaisia, ja niiden on oltava demokraattisessa yhteiskunnassa välttämättömiä ja oikeasuhteisia, siten kuin asetuksessa, vastaavissa säädöksissä tai Euroopan investointirahaston tai Euroopan investointipankkiryhmän sisäisissä menettelytavoissa edellytetään.

5. Rajoitusten on perustuttava Euroopan investointirahaston voimassa olevissa sisäisissä periaatteissa tai menettelyssä annettuun nimenomaiseen lupaan ja niiden on vaikutettava asianomaisten rekisteröityjen oikeuksiin mahdollisimman vähän, minkä tietosuojavastaava on vahvistanut.

6. Tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden arviointi on tehtävä tapauskohtaisesti tietosuojavastaavaa tyydyttävällä tavalla ennen rajoitusten soveltamista. Rajoitukset on rajoitettava siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Rajoitukset voidaan asettaa vain siksi ajaksi, kun rajoitusten syiksi mainitut 1 kohdassa tarkoitetut perusteet sitä edellyttävät, ja tämä on osoitettava tietosuojavastaavaa tyydyttävällä tavalla.

7. Kun väärinkäytösten tutkintajaosto rajoittaa kokonaan tai osittain tietojen antamista tutkintaan liittyville rekisteröidyille (asianosainen, todistaja tai ilmoittaja), sen on kirjattava rajoituksen syyt, mukaan lukien rajoituksen tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden arviointi. Kirjatuissa tiedoissa on tällöin ilmoitettava, miten tietojen antaminen vaarantaisi väärinkäytösten tutkintajaoston tutkimusten tarkoituksen tai tämän päätöksen 2 artiklan 1 kohdan f, g ja h alakohtien nojalla sovellettujen rajoitusten tarkoituksen tai vaikuttaisi haitallisesti muiden rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin. Kirjatut tiedot ja tarvittaessa asiakirjat, joista perusteena olevat seikat ja oikeudelliset syyt käyvät ilmi, on rekisteröitävä. Ne on pyynnöstä annettava Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttöön.

8. Euroopan investointirahasto toimittaa vastuullisuuden edistämiseksi selosteen, jossa esitetään sovellettujen rajoitusten perusteet, sovelletut 1 kohdan mukaiset perusteet sekä tarpeellisuutta ja oikeasuhteisuutta koskevan arvioinnin tulokset. Nämä selosteet ovat osa väliaikaista rekisteriä, joka on pyynnöstä annettava Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttöön.