Yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan korkeana edustajana toimivan neuvoston pääsihteerin päätös, tehty 27 päivänä heinäkuuta 2000, neuvoston pääsihteeristössä sovellettavista luokiteltuja tietoja koskevista suojaustoimenpiteistä



Virallinen lehti nro C 239 , 23/08/2000 s. 0001 - 0005



Yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan korkeana edustajana toimivan neuvoston pääsihteerin päätös, tehty 27 päivänä heinäkuuta 2000, neuvoston pääsihteeristössä sovellettavista luokiteltuja tietoja koskevista suojaustoimenpiteistä (2000/C 239/01) NEUVOSTON PÄÄSIHTEERI, YHTEISEN ULKO- JA TURVALLISUUSPOLITIIKAN KORKEA EDUSTAJA, joka ottaa huomioon 5 päivänä kesäkuuta 2000 hyväksytyn neuvoston työjärjestyksen 23 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan, jonka mukaan pääsihteeri toteuttaa kaikki tarvittavat toimenpiteet pääsihteeristön moitteettoman toiminnan varmistamiseksi, sekä katsoo seuraavaa: (1) Helsingissä joulukuussa 1999 kokoontunut Eurooppa-neuvosto antoi poliittisen sysäyksen sellaisten Euroopan unionin välineiden kehittämiseksi, jotka liittyvät unionin sotilaallisen ja ei-sotilaallisen kriisinhallinnan voimavarojen kehittämiseen osana vahvistettua turvallisuus- ja puolustuspolitiikkaa. (2) Tässä yhteydessä on tarpeen muuttaa neuvoston pääsihteeristössä sovellettavista luokiteltuja tietoja koskevista suojaustoimenpiteistä tehdyssä pääsihteerin päätöksessä N:o 24/95 olevaa luokitusta lisäämällä siihen luokitusaste "TRÈS SECRET/TOP SECRET" (huippusalainen) ja vahvistamalla sisäistä säännöstöä ottaen samalla huomioon, että muutos on tilapäinen odotettaessa lähitulevaisuudessa toteutettavia täydellisempiä toimenpiteitä. (3) Päätöksen julkaisemiseksi Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä kyseiset muutokset on otettava mukaan edellä mainitun päätöksen N:o 24/95 korvaavaan konsolidoituun toisintoon, ON TEHNYT SEURAAVAN PÄÄTÖKSEN: 1 artikla Tällä päätöksellä määritellään neuvoston pääsihteeristössä käsiteltyjen tai laadittujen tietojen luokittelua koskevat säännöt, joiden avulla on mahdollista suojata luokitellut tiedot niiden alkuperästä, muodosta tai käsittelyvaiheesta riippumatta. 2 artikla 1. Tiedot luokitellaan ainoastaan seuraaviin luokkiin: a) TRÈS SECRET/TOP SECRET (/erittäin salainen): tiedot, joiden luvaton ilmaiseminen saattaisi vahingoittaa erittäin vakavasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja; b) SECRET (/salainen): tiedot, joiden luvaton ilmaiseminen voisi vahingoittaa vakavasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja; c) CONFIDENTIEL (/luottamuksellinen): tiedot, joiden luvaton ilmaiseminen voisi vahingoittaa Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja; d) RESTREINT (/rajoitettu jakelu): tiedot, joiden luvaton ilmaiseminen olisi sopimatonta tai ennenaikaista. 2. LIMITE- ja SN-asiakirjat eivät ole tässä päätöksessä tarkoitettuja luokiteltuja tietoja. Merkintöjä LIMITE ja SN käytetään niissä toimielimen sisäisissä asiakirjoissa, joita ei ole tarkoitus julkaista. Edellä määrätty koskee myös muita tietoja, erityisesti pääsihteeristön sisäisiä ilmoituksia, asiakirjoja tai kirjeenvaihtoa, paitsi jos niille on annettava erityiskäsittely, kun niiden suojaaminen on perusteltua erityisesti 3 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Kyseisten asiakirjojen ja tietojen ilmaiseminen edellyttää toimivaltaisen pääjohtajan lupaa. 3. Asiakirja määrätään luokitelluksi ainoastaan tarvittavassa laajuudessa ja tarvittavaksi ajaksi. Jos jonkin tiedon luokituksen kestoa ei ole määritelty, sen voimassaolon jatkamisesta tai luokituksen kumoamisesta päätetään viimeistään viiden vuoden määräajan päätyttyä. 4. Tietyn luokituksen määrittelee neuvoston pääsihteeristön virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva pääjohtajansa ohjeiden mukaan tai hänen suostumuksellaan. 3 artikla 1. Jos useat tiedot muodostavat yhden kokonaisuuden, tämä kokonaisuus luokitellaan vähintään korkeimpaan luokitusasteeseen kuuluvan tiedon mukaan. 2. Kansallisen tai kansainvälisen viranomaisen tai elimen pääsihteeristölle toimittamalle tiedolle sen perille toimittamisen yhteydessä annettua luokitusastetta voi muuttaa vain kyseinen viranomainen tai elin. Jos tällainen tieto on erityisen arkaluontoinen, pääsihteeri päättää sen vaatimasta erityiskäsittelystä. 3. Luokitellulla tiedolla ja sen sisältöä koskevalla tiedotteella on sama luokitusaste. 4 artikla 1. Luokitellun asiakirjan luokituksen alentaminen tai poistaminen(1) on mahdollista vain alkuperäisen viranomaisen kirjallisella luvalla ja jos tarpeen, vasta kun muita asianomaisia osapuolia on kuultu asiasta. Kiireellisissä tapauksissa lupa voidaan antaa suullisesti, jolloin se vahvistetaan viipymättä kirjallisesti. Asiakirjan laatineen viranomaisen tehtävänä on tiedottaa luokitusasteen muutoksesta asiakirjan vastaanottajille, ja näiden on puolestaan ilmoitettava asiasta niille vastaanottajille, joille he ovat toimittaneet alkuperäisen asiakirjan tai sen jäljennöksen. 2. Alkuperäisen viranomaisen on mahdollisuuksien mukaan merkittävä luokiteltuun asiakirjaan päivämäärä tai määräaika, jonka jälkeen sen sisältämien tietojen luokitusaste voidaan alentaa tai poistaa. Muussa tapauksessa sen on huolehdittava jatkuvasta valvonnasta alkuperäisen luokituksen voimassaolon varmistamiseksi. 5 artikla Pääjohtajien on toteutettava aiheelliset toimenpiteet luokiteltujen tietojen suojaamiseksi huolehtien siitä, että niiden jakelu ja levitys rajataan vain toiminnan kannalta ehdottoman välttämättömiin kohteisiin. 6 artikla 1. Luokitellulle tiedolle annettu luokitusaste on ilmoitettava selvästi näkyvällä leimalla: asiakirjoissa joka sivun ylä- ja alalaidassa, muussa muodossa olevissa tiedoissa vastaavalla selvästi näkyvällä merkinnällä. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokitelluilla tiedoilla on oltava lisäksi ja samalla tavalla merkittynä järjestysnumero vastaanottajan tunnistamiseksi. 2. Kun kyseessä on väliaikainen luokittelu, tietoon on lisättävä vielä maininta päivämäärästä, jonka jälkeen tiedon suojausta pidetään päättyneenä. 3. Tiedon luokituksen muuttuessa se on merkittävä uuden luokkansa mukaisesti. 7 artikla 1. Luokiteltua tietoa sisältävien asiakirjojen kappaleiden määrä on rajattava virkatoimien kannalta vain ehdottoman välttämättömään. 2. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET tai CONFIDENTIEL luokiteltuja tietoja saa monentaa kokonaan tai osittain ainoastaan toimivaltaisen pääjohtajan luvalla. Luokiteltujen tietojen mahdollisen monentamisen on tapahduttava tietojen suojauksen takaavissa olosuhteissa. 3. Kukin luokitellun tiedon vastaanottaja saa tiedon vain yhtenä kappaleena. 4. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokitellut tiedot käännetään eri kielille ainoastaan, jos pääsihteeri tai pääsihteerin valtuuttama toimivaltainen pääjohtaja näin päättää, tämän kuitenkaan rajoittamatta neuvoston työjärjestyksen 14 artiklan 1 kohdan soveltamista. 5. Luokitelluista tiedoista tehdyt kielitoisinnot on suojattava samalla tavoin kuin alkuperäiset tiedot. 8 artikla Henkilöstö- ja hallintoasiain pääjohtajan alaisen turvallisuusyksikön tehtävänä on: - tiedottaa henkilöstölle tämän velvollisuudesta suojata luottamukselliset tiedot, - toteuttaa fyysiset suojaustoimenpiteet, - valvoa tämän päätöksen noudattamista, - antaa pääsihteerille selvitys kaikista tämän päätöksen täytäntöönpanossa ilmenneistä ongelmista tai vaikeuksista. 9 artikla 1. Luokiteltujen tietojen toimisto huolehtii neuvoston asiakirjoihin sisältyvien luokkien TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET tai CONFIDENTIEL luokiteltujen tietojen seurannasta. Henkilöstö- ja hallintoasiain pääjohtajan alaisuudessa luokiteltujen tietojen toimisto: - hoitaa kirjaamista, monentamista, kääntämistä, siirtämistä, lähettämistä ja hävittämistä koskevia toimenpiteitä, - pitää ajantasaista luetteloa luokiteltuja tietoja koskevista tiedoista, - tiedustelee säännöllisin väliajoin tietojen lähettäjiltä, onko tarpeellista suojata kyseiset tiedot edelleen samassa luokassa, - määrittelee yhteistyössä turvallisuusyksikön kanssa tietojen luokituksessa ja luokituksen kumoamisessa sovellettavat käytännön menettelytavat. 2. Luokiteltujen tietojen toimisto pitää yllä seuraavat tiedot sisältävää rekisteriä: - luokitellun tiedon laatimisen päivämäärä, - luokitusaste, - luokituksen päättymispäivä, - lähettäjän nimi ja osasto, - vastaanottaja/t sekä tämän/näiden järjestysnumerot, - asia, - numero, - jaettujen kappaleiden lukumäärä. 10 artikla 1. Pääjohtajan on nimettävä jokaiselle osastolle turvallisuudesta vastaava yhdyshenkilö (jäljempänä "turvallisuusyhdyshenkilö"), jonka tehtävänä on vastata luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET tai CONFIDENTIEL luokiteltujen tietojen suojaustoimenpiteistä. 2. Turvallisuusyhdyshenkilö päättää yhdessä turvallisuusyksikön ja luokiteltujen tietojen toimiston kanssa kyseisellä osastolla sovellettavista neuvoston asiakirjoja koskevista suojaustoimenpiteistä. Tätä varten turvallisuusyhdyshenkilö: - toimittaa luokiteltujen tietojen toimistolle 9 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut tiedot, - ilmoittaa turvallisuusyksikölle kokouksista, joissa tällaisia tietoja käsitellään, - tutkii, onko edelleen tarpeen jatkaa suojausta tietojen laatimisesta alkaneen viiden vuoden määräajan päättyessä, - huolehtii luokiteltujen tietojen arkistoinnista ja suojauksen päätyttyä siirtää ne keskusarkistoon. 11 artikla 1. Kaikki luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokiteltava tieto on laadittava riittävän suojatuissa tiloissa. 2. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET tai CONFIDENTIEL luokitellut tiedot on tekstinkäsittelyvaiheessa kirjoitettava erillisillä, tavanomaisen tiedonsiirtoverkon ulkopuolella olevilla laitteilla. Näitä tietoja ei missään tapauksessa saa tallettaa laitteen muistiin. 3. Luokiteltuja tietoja sisältävät levykkeet on suojattava samalla tavoin kuin samaan luokitusasteeseen kuuluvat asiakirjat. 12 artikla 1. Kun luokiteltuja tietoja joudutaan siirtämään rakennuksen sisällä tai rakennuksesta toiseen, suojaaminen on varmistettava. 2. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokiteltuja tietoja lähetettäessä on noudatettava seuraavia menettelytapoja: - valtuutettua lähettiä käytettäessä tietoihin liitetään saantitodistus, ja lähetys suljetaan kahteen kirjekuoreen, joista ulommaisessa ei ole mitään erityismerkkejä, kun taas sisempi suljetaan ja varustetaan leimalla TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET, - tietoja voidaan lähettää koodattuina turvallisuusyksikön hyväksymää järjestelmää käyttäen, jolloin tarpeen vaatiessa on varmistettava yhteys puhelimitse ennen lähetystä, - kaikissa lähetyksissä vastaanottajan on aina oltava nimeltä mainittu. 3. Luokkaan CONFIDENTIEL luokiteltuja tietoja lähetettäessä on noudatettava seuraavia menettelytapoja: - tietoja voidaan lähettää sisäisessä postissa suljettuna kahteen kirjekuoreen, joista ulommaisessa ei ole mitään erityismerkkejä, kun taas sisemmässä on maininta CONFIDENTIEL, - tietoja voidaan lähettää kirjattuna postilähetyksenä saantitodistuksella, tai ne voidaan lähettää yksityisen lähetin välityksellä; näissä tapauksissa lähetys suljetaan kahteen kuoreen, joista vain sisemmässä on maininta CONFIDENTIEL, - tiedot voidaan lähettää koodattuna, - kaikissa näissä tapauksissa vastaanottajan on aina oltava nimeltä mainittu. 4. Luokkaan RESTREINT luokiteltuja tietoja lähetettäessä on noudatettava seuraavia menettelytapoja: - sisäistä postia käytettäessä: tavallisessa kirjekuoressa ilman mitään ulkoisisa erityismerkkejä, - postia käytettäessä: tavallisessa kirjekuoressa ilman ulkoisia erityismerkkejä, - sähköpostia käytettäessä: varmistettava, että vastaanottaja saa tiedon henkilökohtaisesti, - kaikissa näissä tapauksissa vastaanottajan on aina oltava nimeltä mainittu. 5. Luokkiin CONFIDENTIEL ja RESTREINT kuuluvien tietojen välittäminen tulkeille annetaan konferenssipalvelun tehtäväksi seuraavin ehdoin: - tulkkien työtiloihin toimitetaan yksi kappale kustakin asiakirjasta, - asiakirjat jaetaan juuri ennen kyseisen asian käsittelyä istuntosalissa, - asiakirjat kerätään takaisin istunnon päätyttyä. 6. Turvallisuusyhdyshenkilö huolehtii luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokiteltujen tietojen siirtämisestä ja takaisin keräämisestä. 13 artikla 1. Luokiteltujen tietojen kuljetus virkamatkojen aikana tai tietojen tavanomaisten säilytystilojen ulkopuolella pidettäviin kokouksiin on rajoitettava toiminnan kannalta ehdottoman välttämättömiin kuljetuksiin. 2. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokiteltuja tietoja saa kuljettaa jäsenvaltioiden alueiden ulkopuolella vain diplomaattista kuriiripostia käyttäen. Poikkeustapauksissa niitä saa kuljettaa pääsihteeristön virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva pääosastonsa pääjohtajan ohjeiden mukaan tai hänen suostumuksellaan. 3. Neuvoston rakennusten ulkopuolella kuljetettavia luokiteltuja tietoja on säilytettävä koko ajan valvottuina niiden turvallisuuden takaavissa olosuhteissa. 14 artikla 1. Luokiteltuja tietoja ei saa jättää esille työpaikoille. Näitä tietoja ei saa jättää milloinkaan ilman valvontaa, ei edes lyhyeksi hetkeksi. 2. Luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET tai CONFIDENTIEL luokitellut tiedot on säilytettävä kaapeissa, joiden lujuuden ja lukitusjärjestelmän turvallisuusyksikkö on hyväksynyt. Luokkaan RESTREINT luokitellut tiedot on säilytettävä lukittavissa kaapeissa. 15 artikla 1. Luokiteltujen tietojen ylimääräiset sekä määräajan päättyessä suojauksesta poistettavat kappaleet on hävitettävä. 2. Luokitellut tiedot hävitetään paperisilppurilla tai jollain muulla turvallisuusyksikön hyväksymällä hävittämistavalla. Luokitellut tiedot voidaan toimittaa turvallisuusyksikölle hävitettäviksi. 3. Turvallisuusyksikkö ja turvallisuusyhdyshenkilö laativat yhdessä luokkiin TRÈS SECRET/TOP SECRET tai SECRET luokiteltujen tietojen hävittämisen vahvistavan asiakirjan; turvallisuusyhdyshenkilö lähettää asiakirjan luokiteltujen tietojen toimistolle. 16 artikla Turvallisuusyksikkö tutkii asianomaisen pääjohtajan tai henkilöstö- ja hallintoasiain pääjohtajan pyynnöstä tapaukset, joissa epäillään, ilmoitetaan tai todetaan tätä päätöstä rikotun. Pääsihteerille tiedotetaan tutkimuksesta ja sen tuloksista. 17 artikla Tämä päätös julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan. Sitä sovelletaan ainoastaan pääsihteeristössä käsiteltäviin ja laadittaviin tietoihin ja asiakirjoihin kyseisestä päivästä alkaen. 18 artikla Kumotaan neuvoston pääsihteeristössä sovellettavista luokitelujen tietojen suojaustoimenpiteistä 30 päivänä tammikuuta 1995 tehty neuvoston pääsihteerin päätös N:o 24/95. Tehty Brysselissä 27 päivänä heinäkuuta 2000. Javier Solana Pääsihteeri, korkea edustaja p.o. Pierre de Boissieu Varapääsihteeri (1) Luokituksen alentamisella ("downgrading") tarkoitetaan luokituksen muuttamista salassapitovaatimuksen pienentämiseksi. Luokituksen poistamisella ("declassification") tarkoitetaan koko luokitusasteen poistamista.