2001/844/EY,EHTY,Euratom: Komission päätös, tehty 29 päivänä marraskuuta 2001, komission sisäisten menettelysääntöjen muuttamisesta (tiedoksiannettu numerolla K(2001) 3031)



Virallinen lehti nro L 317 , 03/12/2001 s. 0001 - 0055



Komission päätös, tehty 29 päivänä marraskuuta 2001, komission sisäisten menettelysääntöjen muuttamisesta (tiedoksiannettu numerolla K(2001) 3031) (2001/844/EY, EHTY, Euratom) EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 218 artiklan 2 kohdan, ottaa huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 16 artiklan, ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 131 artiklan, ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 28 artiklan 1 kohdan ja 41 artiklan 1 kohdan, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Lisätään tämän päätöksen liitteenä olevat komission turvallisuussäännökset komission sisäisten menettelysääntöjen liitteeksi. 2 artikla Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sitä sovelletaan 1 päivästä joulukuuta 2001. Tehty Brysselissä 29 päivänä marraskuuta 2001. Komission puolesta Romano Prodi Puheenjohtaja LIITE KOMISSION TURVALLISUUSSÄÄNNÖKSET Sekä katsoo seuraavaa: (1) Komission toimintojen kehittämiseksi luottamuksellisuutta edellyttävillä aloilla on asianmukaista ottaa käyttöön kattava komissiota, muita toimielimiä, Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksella tai Euroopan unionista tehdyllä sopimuksella taikka niiden nojalla perustettuja elimiä, toimistoja ja virastoja, jäsenvaltioita sekä kaikkia muita Euroopan unionin turvaluokitellun tiedon, jäljempänä "EU:n turvaluokiteltu tieto", vastaanottajia koskeva turvallisuusjärjestelmä. (2) Näin perustetun turvallisuusjärjestelmän tehokkuuden varmistamiseksi komissio antaa EU:n turvaluokitellun tiedon ainoastaan sellaisten ulkopuolisten elinten käyttöön, jotka antavat takeet siitä, että ne ovat toteuttaneet kaikki tarvittavat toimenpiteet näitä säännöksiä ehdottomasti vastaavien sääntöjen soveltamiseksi. (3) Näiden säännösten soveltaminen ei rajoita Euroopan ydinenergiayhteisön perustamissopimuksen 24 artiklan soveltamisesta 31 päivänä heinäkuuta 1958 annetun asetuksen N:o 3(1), salassapidettävien tilastotietojen luovuttamisesta Euroopan yhteisöjen tilastotoimistolle 11 päivänä kesäkuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1588/90(2) ja tietojenkäsittelyjärjestelmien suojaamisesta 23 päivänä marraskuuta 1995 tehdyn komission päätöksen K(95) 1510 lopullinen soveltamista. (4) Komission turvallisuusjärjestelmä perustuu neuvoston turvallisuussääntöjen vahvistamisesta 19 päivänä maaliskuuta 2001 tehdyssä neuvoston päätöksessä 2001/264/EY(3) esitettyihin periaatteisiin unionin päätöksentekomenettelyn kitkattoman toiminnan varmistamiseksi. (5) Komissio korostaa sitä, että muut toimielimet on tarvittaessa saatava mukaan noudattamaan niitä luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja vaatimuksia, jotka ovat välttämättömiä unionin ja sen jäsenvaltioiden etujen suojelemiseksi. (6) Komissio tunnustaa tarpeen luoda komission oma turvallisuusjärjestelmä ottaen huomioon kaikki turvallisuuteen liittyvät tekijät ja komission erityisluonne toimielimenä. (7) Näiden säännösten soveltaminen ei rajoita perustamissopimuksen 255 artiklan ja Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001(4) säännösten soveltamista, 1 artikla Komission turvallisuussäännöt vahvistetaan liitteessä. 2 artikla 1. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että komissiossa työskentelevät komission virkamiehet ja muu henkilöstö sekä komissiossa avustajina toimivat henkilöt noudattavat 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä käsitellessään EU:n turvaluokiteltua tietoa ja että näitä sääntöjä noudatetaan kaikissa komission toimitiloissa, myös unionin alueella sijaitsevissa edustustoissa ja toimistoissa sekä yhteisön ulkopuolisissa maissa toimivissa lähetystöissä, ja että myös komission ulkopuoliset toimeksisaajat noudattavat niitä. 2. Jäsenvaltiot, muut toimielimet, perustamissopimuksilla taikka niiden nojalla perustetut elimet, toimistot ja virastot voivat saada EU:n turvaluokiteltua tietoa sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että kun EU:n turvaluokiteltua tietoa käsitellään, niiden yksiköissä ja toimitiloissa sovelletaan 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ehdottomasti vastaavia sääntöjä, erityisesti kun tämä koskee seuraavia henkilöitä: a) jäsenvaltioiden pysyvien Euroopan unionissa olevien edustustojen jäsenet sekä komission tai sen elinten kokouksiin tai muihin komission toimiin osallistuvat kansallisten valtuuskuntien jäsenet; b) muut jäsenvaltioiden kansallisiin hallintoihin kuuluvat henkilöt, jotka käsittelevät EU:n turvaluokiteltua tietoa riippumatta siitä, ovatko he palveluksessa jäsenvaltioiden alueella tai ulkomailla; c) EU:n turvaluokiteltua tietoa käsittelevät ulkopuoliset toimeksisaajat ja komennuksella olevat työntekijät. 3 artikla Yhteisön ulkopuoliset maat, kansainväliset järjestöt ja muut elimet voivat saada EU:n turvaluokiteltua tietoa sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että tällaista tietoa käsiteltäessä noudatetaan 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ehdottomasti vastaavia sääntöjä. 4 artikla Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen voi toteuttaa liitteessä olevan II osan mukaisia toimenpiteitä noudattaen liitteessä olevassa I osassa olevia turvallisuutta koskevia perusperiaatteita ja vähimmäisvaatimuksia. 5 artikla Näillä säännöksillä korvataan niiden soveltamispäivästä alkaen a) Euroopan unionin toiminnan yhteydessä tuotettuun tai välitettyyn turvaluokiteltuun tietoon sovellettavista turvatoimista 30 päivänä marraskuuta 1994 tehty komission päätös K(94) 3282; b) lupamenettelystä, jolla Euroopan komission virkamiehet ja muuhun henkilöstöön kuuluvat voidaan oikeuttaa komission hallussa olevien luokiteltujen tietojen saamiseen, 25 päivänä helmikuuta 1999 tehty komission päätös K(1999) 423. 6 artikla Näiden säännösten soveltamispäivästä alkaen kaikki komission hallussa ennen kyseistä päivämäärää oleva turvaluokiteltu tieto, Euratomin turvaluokiteltua tietoa lukuun ottamatta, a) jos se on komission tuottamaa, luokitellaan järjestelmällisesti uudelleen turvaluokkana "EU RESTRICTED", jollei sen kirjoittaja päätä antaa sille uutta luokitusta 31 päivään tammikuuta 2002 mennessä. Tällaisissa tapauksissa kirjoittajan on ilmoitettava asiasta kaikille asianomaisen asiakirjan vastaanottajille; b) jos se on tuotettu komission ulkopuolella, säilyttää alkuperäisen turvaluokituksensa, minkä johdosta sitä pidetään samantasoisena EU:n turvaluokiteltuna tietona, jollei kirjoittaja suostu turvaluokan poistamiseen tai alentamiseen. (1) EYVL N:o 17, 6.10.1958, s. 406/58. (2) EYVL L 151, 15.6.1990, s. 1. (3) EYVL L 101, 11.4.2001, s. 1. (4) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43. LIITE TURVALLISUUSSÄÄNNÖT Sisällysluettelo >TAULUKON PAIKKA> I OSA: TURVALLISUUTTA KOSKEVAT PERUSPERIAATTEET JA VÄHIMMÄISVAATIMUKSET 1. JOHDANTO Näillä säännöksillä säädetään niistä turvallisuutta koskevista perusperiaatteista ja vähimmäisvaatimuksista, joita kaikissa komission työpaikoissa on noudatettava asianmukaisella tavalla ja joita kaikkien EU:n turvaluokitellun tiedon vastaanottajien on noudatettava, jotta turvallisuus on taattu ja voidaan olla vakuuttuneita siitä, että yhteiset suojausvaatimukset on vahvistettu. 2. YLEISET PERIAATTEET Komission turvallisuuspolitiikka on olennainen osa komission yleistä sisäistä hallintopolitiikkaa, ja se pohjautuu näin ollen komission yleistä politiikkaa koskeviin periaatteisiin. Näihin periaatteisiin kuuluvat laillisuus, avoimuus, tilintekovelvollisuus ja toissijaisuus (suhteellisuus). Laillisuus merkitsee tarvetta pitäytyä tiukasti oikeudellisessa kehyksessä turvallisuustoimia toteutettaessa ja tarvetta noudattaa oikeudellisia vaatimuksia. Se merkitsee myös sitä, että turvallisuusalalla vastuun on perustuttava asianmukaisiin oikeudellisiin säännöksiin. Henkilöstösääntöjen säännöksiä sovelletaan kokonaisuudessaan ja erityisesti sovelletaan henkilöstösääntöjen 17 artiklaa, joka koskee henkilöstön velvollisuutta toimia harkitsevaisesti komissioon liittyvän tiedon suhteen, ja kurinpitomenettelyä koskevaa VI osastoa. Laillisuus merkitsee myös sitä, että komission vastuulle tulevaa turvallisuuden vaarantamista on käsiteltävä johdonmukaisesti kurinpitomenettelyä koskevan komission politiikan kanssa ja yhteistyötä jäsenvaltioiden kanssa rikosoikeuden alalla koskevan komission politiikan kanssa. Avoimuus merkitsee, että kaikkien turvallisuutta koskevien sääntöjen ja säännösten on oltava selkeitä, eri yksiköiden ja alojen on oltava tasapainossa (fyysinen turvallisuus vs. tietojen suojaaminen jne.) ja turvatietoisuuspolitiikan on oltava johdonmukaista ja jäsentynyttä. Turvatoimien toteuttamisesta tarvitaan myös selkeitä kirjallisia ohjeita. Tilintekovelvollisuus merkitsee, että turvallisuusalan vastuualueet määritellään selkeästi. Lisäksi se merkitsee tarvetta testata säännöllisesti, onko vastuu kannettu asianmukaisella tavalla. Toissijaisuus tai suhteellisuus merkitsee, että turvallisuudesta huolehditaan alimmalla mahdollisella tasolla sekä mahdollisimman lähellä pääosastoja ja komission yksiköitä. Se merkitsee myös sitä, että turvallisuustoimet rajoitetaan ainoastaan niihin osa-alueisiin, joilla niitä todella tarvitaan. Se merkitsee myös sitä, että turvatoimien on oltava oikeassa suhteessa suojattaviin etuihin ja niihin kohdistuviin todellisiin tai mahdollisiin uhkiin. Näin puolustautuminen aiheuttaa kaikkein vähiten häiriöitä. 3. TURVALLISUUDEN PERUSTEET Taattu turvallisuus perustuu seuraaviin seikkoihin: a) Jokaisessa jäsenvaltiossa on kansallinen turvallisuusorganisaatio, joka vastaa siitä, että 1) vakoilua, sabotointia, terrorismia ja muuta haitallista toimintaa koskevat tiedot kerätään ja rekisteröidään; ja 2) hallituksille ja sitä kautta komissiolle annetaan tietoa ja neuvoja turvallisuusuhkien luonteesta ja keinoista suojautua niitä vastaan. b) Jokaisessa jäsenvaltiossa ja komissiossa on tekninen tietoturvaviranomainen (INFOSEC authority), jonka vastuulla on työskennellä turvallisuusviranomaisten kanssa tietojen ja neuvojen antamiseksi turvallisuutta uhkaavista teknisistä seikoista ja keinoista suojautua niitä vastaan. c) Hallitusten yksiköt ja virastot sekä Euroopan unionin toimielinten asianomaiset yksiköt tekevät säännöllistä yhteistyötä, jotta päätettäisiin ja tarvittaessa suositeltaisiin, 1) mitä henkilöitä, tietoja ja resursseja on suojeltava; ja 2) mitä yhteisiä suojelun vakio-ohjeita on otettava käyttöön. d) Komission turvallisuustoimiston ja muiden Euroopan unionin toimielinten turvallisuusyksiköiden ja NATO:n turvallisuustoimiston (NOS) välinen tiivis yhteistyö. 4. TIETOTURVAN PERIAATTEET 4.1. Tavoitteet Tietoturvan olennaisimmat tavoitteet ovat seuraavat: a) EU:n turvaluokitellun tiedon suojaaminen vakoilulta, vaarantamiselta ja luvattomalta ilmitulolta; b) tieto- ja tietoliikennejärjestelmissä ja -verkoissa käsiteltävien EU:n tietojen suojaaminen tietojen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käyttömahdollisuuksiin liittyviltä uhilta; c) komission toimitilojen, joissa EU:n tietoa säilytetään, suojaaminen sabotoinnilta ja tahalliselta vahingoittamiselta; d) suojaamisen epäonnistuessa vahinkojen arviointi, niiden seuraamusten rajoittaminen ja tarpeellisten korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen. 4.2. Määritelmät Näissä säännöissä: a) Ilmaisulla "EU:n turvaluokiteltu tieto" tarkoitetaan mitä tahansa tietoa tai aineistoa, jonka luvaton ilmitulo vahingoittaisi jollakin tavalla EU:n tai jonkin sen jäsenvaltion etuja riippumatta siitä, onko tällainen tieto peräisin EU:n sisältä vai onko se saatu jäsenvaltioilta, yhteisön ulkopuolisilta valtioilta vai kansainvälisiltä järjestöiltä. b) Ilmaisulla "asiakirja" tarkoitetaan mitä tahansa kirjettä, ilmoitusta, pöytäkirjaa, raporttia, muistiota, signaalia/viestiä, luonnosta, valokuvaa, diakuvaa, filmiä, karttaa, taulukkoa, suunnitelmaa, lehtiötä, monistuspaperia, hiilipaperia, kirjoituskoneen tai kirjoittimen värinauhaa, nauhurin nauhaa, kasettia, tietokoneen levykettä, CD-romia tai muuta fyysistä välinettä, jolle on tallennettu tietoa. c) Ilmaisulla "aineisto" tarkoitetaan edellä b alakohdassa määriteltyä asiakirjaa sekä mitä tahansa joko tuotettua tai tuotannossa olevaa laitetta. d) Ilmaisulla "tiedonsaantitarve" tarkoitetaan yksittäisen työntekijän tarvetta päästä tutustumaan EU:n turvaluokiteltuun tietoon jonkin toimen tai tehtävän hoitamiseksi. e) "Valtuutuksella" tarkoitetaan komission puheenjohtajan päätöstä myöntää yksittäiselle henkilölle oikeus tutustua EU:n turvaluokiteltuun tietoon tiettyyn tasoon saakka kansallisten turvallisuusviranomaisten kansallisen lainsäädännön nojalla tekemän luotettavuusselvityksen antaman myönteisen tuloksen perusteella. f) Ilmaisulla "turvaluokitus" tarkoitetaan tarkoituksenmukaisen turvallisuustason määrittämistä tiedoille, joiden luvaton ilmitulo saattaisi haitata komission tai jäsenvaltioiden etuja. g) Ilmaisulla "turvaluokan alentaminen" (downgrading) tarkoitetaan salassapitotason alentamisesta johtuvaa luokan muuttamista. h) Ilmaisulla "turvaluokan poistaminen" (declassification) tarkoitetaan minkä tahansa turvaluokan poistamista. i) Ilmaisulla "luovuttaja" tarkoitetaan turvaluokitellun asiakirjan asianmukaisesti hyväksyttyä kirjoittajaa. Komission yksiköiden päälliköt voivat sallia henkilöstönsä kirjoittavan EU:n turvaluokiteltua tietoa. j) Ilmaisulla "komission yksiköt" tarkoitetaan kaikkia komission eritasoisia toimi- ja palveluyksiköitä, myös komission jäsenten kabinetteja, kaikissa toimipaikoissa, mukaan luettuna Yhteinen tutkimuskeskus, unionin alueella sijaitsevat edustustot ja toimistot sekä yhteisön ulkopuolisissa maissa toimivat lähetystöt. 4.3. Turvaluokitus a) Luottamuksellisuuden säilyttäminen edellyttää huolellisuutta ja kokemusta valittaessa suojattavaksi tarkoitettua tietoa ja aineistoa ja arvioitaessa sitä, minkä tasoista suojausta ne edellyttävät. On olennaisen tärkeää, että suojauksen taso on sitä korkeampi, mitä ratkaisevampi tehtävä suojattavalla yksittäisellä tiedolla ja aineistolla turvallisuuden kannalta on. Kitkattoman tiedonkulun varmistamiseksi on toteutettava toimenpiteitä yli- ja aliluokituksen välttämiseksi. b) Nämä periaatteet voidaan toteuttaa turvaluokittelujärjestelmällä: suunniteltaessa ja järjestettäessä toimia vakoilun, sabotoinnin, terrorismin ja muiden uhkien torjumiseksi on noudatettava vastaavaa luokittelujärjestelmää, jotta tärkeimpiä toimitiloja, joissa turvaluokiteltua tietoa säilytetään, ja näiden tilojen herkimpiä alueita suojeltaisiin tehokkaimmin. c) Tietojen luovuttaja vastaa yksinomaisesti tietojen luokittelusta. d) Turvaluokituksen taso saa perustua yksinomaan tietojen sisältöön. e) Jos tietoja ryhmitellään yhteen, kokonaisuuteen sovelletaan yksittäisten tietojen vaatimaa korkeinta turvaluokitusta. Tietokokonaisuudelle voidaan kuitenkin antaa korkeampi turvaluokitus kuin sen yksittäisille osille. f) Turvaluokitus annetaan vain tarvittaessa ja tarvittavan pitkäksi aikaa. 4.4. Turvatoimien tavoitteet Turvatoimet/turvatoimilla a) koskevat kaikkia, joilla on pääsy turvaluokiteltuun tietoon, turvaluokiteltua tietoa sisältäviin tietovälineisiin, kaikkiin toimitiloihin, joissa tällaisia tietoja säilytetään, ja tärkeisiin laitteisiin; b) on suunniteltava niin, että niiden avulla voidaan paljastaa ja vapauttaa tehtävistään tai siirtää muihin tehtäviin henkilöt, joiden aseman vuoksi turvaluokitellun tiedon ja laitteiden, joissa sitä säilytetään, turvallisuus voisi vaarantua; c) on estettävä luvaton pääsy turvaluokiteltuun tietoon ja laitteisiin, joissa sitä säilytetään; d) on varmistettava se, että turvaluokiteltua tietoa levitetään ainoastaan tiedonsaantitarpeen periaatteen pohjalta: tämä on olennaista kaikkien turvallisuusnäkökohtien kannalta; e) on varmistettava tietojen eheys (eli estettävä tietojen turmeleminen, luvaton muuttaminen tai luvaton poistaminen) ja käyttömahdollisuudet (oikeutta tutustua tietoihin ei kielletä tietoa tarvitsevilta ja tiedonsaantiin luvan saaneilta) riippumatta siitä, ovatko tiedot turvaluokiteltuja vai eivät. Tämä koskee erityisesti sähkömagneettisesti säilytettäviä, käsiteltäviä tai lähetettäviä tietoja. 5. TURVALLISUUSJÄRJESTELYT 5.1. Yhteiset vähimmäisvaatimukset Komissio varmistaa, että kaikki EU:n turvaluokitellun tiedon vastaanottajat, jotka toimivat toimielimessä tai sen valtuuttamina, eli kaikki osastot ja toimeksisaajat noudattavat turvallisuutta koskevia yhteisiä vähimmäisvaatimuksia, jotta voidaan luottaa siihen, että EU:n turvaluokiteltua tietoa käsitellään kaikkialla yhtä huolellisesti. Vähimmäisvaatimuksiin on kuuluttava arviointiperusteet henkilöstön luotettavuuden selvittämiseksi ja menettelyt EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi. Komissio antaa ulkopuolisille elimille pääsyn EU:n turvaluokiteltuun tietoon ainoastaan sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että EU:n turvaluokiteltua tietoa käsiteltäessä noudatetaan ainakin vähimmäisvaatimuksia ehdottomasti vastaavia säännöksiä. 5.2. Järjestelyt Turvallisuudesta huolehditaan komissiossa kahdella eri tasolla: a) Koko komission tasolla toimii komission turvallisuustoimisto, johon sijoittuu turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) (SAA toimii myös salausasioista vastaavana viranomaisena (Crypto Authority eli CrA) ja TEMPEST-viranomaisena), tietoturvaviranomainen (INFOSEC Authority eli IA) sekä yksi tai useampi EU:n turvaluokitellun tiedon keskusrekisteri (Central EUCI Registries), jossa puolestaan toimii yksi tai useampi rekisterin valvontavastaava (Registry Control Officer eli RCO). b) Komission yksiköissä turvallisuudesta vastaavat yksi tai useampi paikallinen turvavastaava (Local Security Officers eli LSO), yksi tai useampi keskustietojärjestelmien tietoturvavastaava (Central Information Security Officer eli CISO), paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaava (Local Informatics Security Officer eli LISO) ja EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit (Local EU Classified Information Registries), joissa toimii yksi tai useampi rekisterin valvontavastaava. c) Turvallisuusalan keskuselimet antavat ohjeistusta kyseisen alan paikalliselimille. 6. HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUS 6.1. Henkilöstön luotettavuuden selvittäminen Kaikkien, jotka pyytävät saada EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisemman turvaluokan tietoja, luotettavuus on selvitettävä asiaan kuuluvalla tavalla ennen luvan myöntämistä. Tällainen selvitys on tehtävä myös niiden henkilöiden osalta, joiden tehtäviin kuuluu turvaluokiteltua tietoa sisältävien tieto- tai tietoliikennejärjestelmien tekninen käyttö tai kunnossapito. Selvitys on suunniteltava sellaiseksi, että tietystä henkilöstä voidaan sanoa, että a) hän on ehdottoman luotettava; b) hän on luonteeltaan ja harkintakyvyltään sellainen, että hänen käsiteltäväkseen voidaan epäilyksettä uskoa turvaluokiteltua tietoa; tai c) hän saattaa olla altis ulkoiselle tai muista lähteistä peräisin olevalle painostukselle. Erityisen perusteellisesti on tarkastettava sellaisten henkilöiden luotettavuus, d) joille on tarkoitus sallia pääsy EU TOP SECRET -turvaluokan tietoihin; e) jotka ovat sellaisessa asemassa, että heidän tehtäviinsä kuuluu päästä säännöllisesti huomattavaan määrään EU SECRET -turvaluokan tietoja; f) joilla on tehtäviensä vuoksi oikeus päästä turvattuihin tieto- tai tietoliikennejärjestelmiin ja joilla on näin tilaisuus päästä luvatta suureen määrään EU:n turvaluokiteltua tietoa tai aiheuttaa EU:n tehtäville teknisen sabotoinnin kautta vakavaa vahinkoa. Edellä d, e ja f alakohdissa kuvattujen olosuhteiden ollessa kyseessä on käytettävä mahdollisimman tehokkaasti hyväksi taustatutkimustekniikkaa. Jos henkilöitä, joilla ei ole tehtävien mukaista tiedonsaantitarvetta, on määrä ottaa palvelukseen tehtäviin, joissa he voivat päästä EU:n turvaluokiteltuun tietoon (kuten lähetit, turvamiehet, kunnossapitohenkilöstö ja siivoojat), heidän luotettavuutensa on ensin asiaan kuuluvasti selvitettävä. 6.2. Luotettavuusselvitysrekisteri Kaikkien komission yksiköiden, joissa käsitellään EU:n turvaluokiteltua tietoa tai joissa käytetään turvattuja tieto- ja tietoliikennejärjestelmiä, on pidettävä rekisteriä palvelukseen otetun henkilöstön luotettavuusselvityksistä. Luotettavuusselvitys on tarvittaessa tarkistettava sen varmistamiseksi, että se on kyseisen henkilön kulloistenkin tehtävien kannalta riittävä. Luotettavuusselvitys on tarkistettava uudelleen ensisijaisen kiireellisesti, jos saadaan uusia tietoja, joiden mukaan henkilön työskentely turvaluokitellun tiedon parissa ei enää ole turvallisuusetujen mukaista. Komission yksikön paikallinen turvavastaava pitää kirjaa alaansa kuuluvista luotettavuusselvityksistä. 6.3. Henkilöstölle annettavat turvallisuusohjeet Henkilöille, jotka on otettu palvelukseen sellaiseen asemaan, jossa he voisivat päästä turvaluokiteltuun tietoon, on annettava heti aluksi ja säännöllisin väliajoin tarkat ohjeet turvatoimien tarpeellisuudesta ja niiden täytäntöönpanomenettelyistä. Tällaisen henkilöstön on vakuutettava kirjallisesti, että he ovat lukeneet turvallisuussäännökset ja ymmärtävät ne täysin. 6.4. Johdon velvollisuudet Johdon velvollisuus on tietää, ketkä kyseisen johdon alaisuudessa olevasta henkilöstöstä työskentelevät turvaluokitellun tiedon parissa tai voivat päästä turvattuihin tieto- ja tietoliikennejärjestelmiin, ja johdon on pidettävä kirjaa ja raportoitava kaikista tapahtumista tai ilmeisistä puutteista, jotka voivat vaikuttaa turvallisuuteen. 6.5. Henkilöstön oikeudellinen asema turvallisuusasioissa On otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että henkilöä koskevien kielteisten seikkojen tullessa ilmi määritellään, onko hän tekemisissä turvaluokitellun tiedon kanssa tai sallitaanko hänen päästä turvattuihin tieto- ja tietoliikennejärjestelmiin ja onko komission turvallisuustoimistolle ilmoitettu asiasta. Jos henkilön todetaan olevan turvallisuusriski, häntä on estettävä suorittamasta tehtäviä, joissa hän voi vaarantaa turvallisuuden, tai hänet on siirrettävä suorittamaan muita tehtäviä. 7. FYYSINEN TURVALLISUUS 7.1. Suojauksen tarve EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi sovellettavien fyysisten turvatoimien taso on suhteutettava säilytettävän tiedon ja aineiston turvaluokkaan, määrään ja uhkaan. Kaikkien EU:n turvaluokiteltua tietoa hallussaan pitävien on noudatettava yhdenmukaista käytäntöä tietojen luokittelun osalta ja yhteisiä suojausstandardeja suojausta edellyttävän tiedon ja aineiston säilyttämisen, siirron ja levittämisen osalta. 7.2. Tarkastukset Ennen kuin EU:n turvaluokiteltua tietoa säilyttävissä tiloissa toimivat henkilöt poistuvat säilytystiloista, heidän on varmistettava, että tiedot ovat turvassa ja että kaikki turvalaitteet ovat toimintavalmiina (lukot, hälytykset jne.). Lisäksi on tehtävä erillisiä tarkastuksia työajan jälkeen. 7.3. Kiinteistöjen turvallisuus Kiinteistöt, joissa on EU:n turvaluokiteltua tietoa tai turvattuja tieto- ja tietoliikennejärjestelmiä, on suojeltava, jottei niihin pääse luvatta. Suojellaanko EU:n turvaluokiteltua tietoa esimerkiksi varustamalla sen säilytystilojen ikkunat kalterein, lukitsemalla ovet, vartioimalla sisäänkäyntiä, varustamalla tilat automaattisella sisääntulojärjestelmällä, tekemällä turvatarkastuksia ja -kierroksia, varustamalla tilat hälytys- tai murronpaljastusjärjestelmillä tai käyttämällä vartiokoiria, riippuu a) suojattavan tiedon ja aineiston turvaluokasta, määrästä ja sijainnista; b) ominaisuuksista, joita kyseisen tiedon ja aineiston turvalliselta säilytyspaikalta edellytetään; ja c) itse kiinteistön fyysisistä ominaisuuksista ja sijainnista. Myös tieto- ja tietoliikennejärjestelmien suojauksen luonne määräytyy sen mukaan, kuinka tärkeinä tietoja pidetään ja kuinka pahoja vahinkoja turvallisuuden vaarantumisesta koituisi riippuen sen kiinteistön fyysisistä ominaisuuksista ja sijainnista, joissa järjestelmät ovat, ja järjestelmän sijainnista kiinteistössä. 7.4. Varautumissuunnitelmat Turvaluokitellun tiedon suojauksesta paikallisen tai kansallisen hätätilan aikana on laadittava ennakkoon yksityiskohtaiset suunnitelmat. 8. TIETOTURVA Tietoturva (Infosec) liittyy turvatoimien määrittämiseen ja soveltamiseen käsiteltävän, tallennettavan tai välitettävän EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tietoliikenne-, tieto- ja muissa sähköisissä järjestelmissä tahattomilta ja tahallisilta toimilta, jotta tietojen luotettavuus, eheys ja käytettävyys säilyvät. On toteutettava asiaan kuuluvia vastatoimia, jotta valtuuttamattomat käyttäjät eivät pääse EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja jotta valtuutetuilta käyttäjiltä ei evätä siihen pääsyä ja jotta EU:n turvaluokiteltua tietoa ei turmella, luvatta muuteta tai poisteta. 9. SABOTOINNIN JA MUUNLAISEN TAHALLISEN VAHINGOITTAMISEN TORJUNTA Turvaluokiteltua tietoa säilyttävien tärkeiden laitteiden suojelemiseksi toteutetut fyysiset varotoimet ovat paras suoja sabotointia ja muunlaista tahallista vahingoittamista vastaan, eikä niitä voi korvata tehokkaasti henkilöstön luotettavuuden selvittämisellä. Toimivaltaista kansallista elintä pyydetään toimittamaan tietoja vakoilusta, sabotoinnista, terrorismista ja muusta haitallisesta toiminnasta. 10. TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMINEN YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE Komission kollegio tekee päätöksen komissiossa pidettävän EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisesta yhteisön ulkopuolisille valtioille tai kansainvälisille järjestöille. Jos luovutettavaksi haluttujen tietojen alkuperäinen luovuttaja ei ole komissio, komission on ensin saatava luovuttajan suostumus luovutukselle. Jos luovuttajaa ei tiedetä, komissio ottaa luovuttajan vastuun itselleen. Jos komissio vastaanottaa turvaluokiteltua tietoa yhteisön ulkopuolisilta valtioilta, kansainvälisiltä järjestöiltä tai muilta kolmansilta osapuolilta, tiedot on suojattava niiden turvaluokkaa ja näissä säännöksissä vahvistettuja EU:n turvaluokiteltua tietoa koskevia vaatimuksia vastaavalla tavalla, tai sellaisia tätä tiukempia vaatimuksia vastaavalla tavalla, joita tiedot luovuttava kolmas osapuoli saattaa edellyttää. Keskinäiset tarkastukset ovat mahdollisia. Edellä esitetyt periaatteet on pantava täytäntöön II osassa olevassa 26 jaksossa ja lisäyksissä 3, 4 ja 5 esitettyjen yksityiskohtaisten säännösten mukaisesti. II OSA: TURVALLISUUSJÄRJESTELYT KOMISSIOSSA 11. TURVALLISUUSASIOISTA VASTAAVA KOMISSION JÄSEN Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen a) toteuttaa komission turvallisuuspolitiikkaa; b) käsittelee turvallisuusongelmia, jotka komissio tai sen toimivaltaiset elimet antavat hänen ratkaistavakseen; c) käsittelee tiiviissä yhteistyössä jäsenvaltioiden kansallisten turvallisuusviranomaisten (tai muiden asiaan kuuluvien viranomaisten) kanssa komission turvallisuuspolitiikan muuttamiseen liittyviä kysymyksiä. Turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen vastuulla on erityisesti a) koordinoida kaikkia komission toimintoihin liittyviä turvallisuusasioita; b) osoittaa jäsenvaltioiden nimetyille turvallisuusviranomaisille pyyntö tehdä luotettavuusselvitys komission palveluksessa olevista henkilöistä 20 jakson mukaisesti; c) tutkia tai määrätä tutkimaan jokainen sellainen EU:n turvaluokitellun tiedon vuoto, joka on alustavan näytön perusteella tapahtunut komissiossa; d) pyytää asiaankuuluvia turvallisuusviranomaisia käynnistämään tutkinta, jos EU:n turvaluokiteltua tietoa on ilmeisesti vuotanut komission ulkopuolella, ja koordinoida tutkimuksia, jos asiaa käsittelee useampi turvallisuusviranomainen; e) toteuttaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tehtyjen turvajärjestelyjen määräaikaistarkastuksia; f) olla tiiviissä yhteydessä kaikkien asiaan kuuluvien turvallisuusviranomaisten kanssa turvallisuuden kokonaiskoordinoinnin varmistamiseksi; g) valvoa jatkuvasti komission turvallisuuspolitiikkaa ja -menettelyjä ja laatia pyynnöstä aiheellisia suosituksia. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen esittää tältä osin komissiolle komission turvallisuustoimiston laatiman vuotuisen tarkastussuunnitelman. 12. KOMISSION TURVALLISUUSASIOIDEN NEUVONANTAJARYHMÄ On perustettava komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä. Se koostuu turvallisuusasioista vastaavasta komission jäsenestä tai hänen edustajastaan, joka toimii puheenjohtajana, sekä kunkin jäsenvaltion kansallisten turvallisuusviranomaisten edustajista. Muiden Euroopan unionin toimielinten edustajia voidaan myös kutsua. Myös asianomaisia EY:n ja EU:n erillisvirastojen edustajia voidaan kutsua ryhmän kokouksiin, jos niissä käsitellään niitä koskevia kysymyksiä. Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä kokoontuu sen puheenjohtajan tai kenen tahansa jäsenen pyynnöstä. Ryhmän tehtävänä on tarkastella ja arvioida kaikkia merkityksellisiä turvallisuusasioita ja esittää komissiolle tarvittaessa suosituksia. 13. KOMISSION TURVALLISUUSLAUTAKUNTA On perustettava komission turvallisuuslautakunta. Sen jäseniä ovat pääsihteeri, joka toimii puheenjohtajana, oikeudellisen yksikön, henkilöstön ja hallinnon pääosaston, ulkosuhteiden pääosaston, oikeus- ja sisäasioiden pääosaston ja yhteisen tutkimuskeskuksen pääjohtajat sekä sisäisen tarkastuksen toimialan ja komission turvallisuustoimiston päälliköt. Muita komission virkamiehiä voidaan kutsua kokouksiin. Lautakunnan tehtävänä on arvioida turvatoimia komissiossa ja tehdä tämän alan suosituksia turvallisuusasioista vastaavalle komission jäsenelle. 14. KOMISSION TURVALLISUUSTOIMISTO Täyttääkseen 11 jaksossa mainitut velvoitteensa turvallisuusasioista vastaavalla komission jäsenellä on oltava käytössään komission turvallisuustoimisto turvatoimien koordinoimiseksi, johtamiseksi ja täytäntöönpanemiseksi. Komission turvallisuustoimiston päällikkö on turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen tärkein neuvonantaja turvallisuusasioissa, ja hän toimii turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän sihteerinä. Hän johtaa turvallisuussääntöjen ajan tasalle saattamista ja koordinoi turvatoimia jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa ja tarvittaessa turvallisuussopimusten kautta komission kanssa yhteydessä olevien kansainvälisten järjestöjen kanssa. Tältä osin hän toimii yhteyshenkilönä. Komission turvallisuustoimiston päällikkö vastaa komissioon hankittavien tietojärjestelmien ja -verkkojen hyväksymisestä. Komission turvallisuustoimiston päällikkö päättää yhdessä jäsenvaltioiden asianomaisten kansallisten turvallisuusviranomaisten kanssa sellaisten tietojärjestelmien ja -verkkojen hyväksymisestä, jotka koskevat komissiota ja EU:n turvaluokitellun tiedon muita vastaanottajia. 15. TURVALLISUUSTARKASTUKSET Komission turvallisuustoimisto toteuttaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tehtyjen turvajärjestelyjen määräaikaistarkastuksia. Komission turvallisuustoimistoa voivat avustaa näissä tehtävissä EU:n turvaluokiteltua tietoa hallussaan pitävien muiden Euroopan unionin toimielinten turvallisuusyksiköt ja jäsenvaltioiden kansalliset turvallisuusviranomaiset(1). Jäsenvaltion pyynnöstä jäsenvaltion kansalliset viranomaiset voivat tarkastaa EU:n turvaluokiteltua tietoa komission sisällä yhdessä komission turvallisuustoimiston kanssa yhteisestä sopimuksesta. 16. TURVALUOKAT, -OSOITTIMET JA -MERKINNÄT 16.1. Luokitteluasteet(2) Tiedot jaetaan seuraaviin turvaluokkiin (ks. myös lisäys 2): EU TOP SECRET: Tätä turvaluokkaa sovelletaan vain sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa poikkeuksellisen vakavasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja. EU SECRET: Tätä turvaluokkaa sovelletaan vain sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa vakavasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja. EU CONFIDENTIAL: Tätä turvaluokkaa sovelletaan sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi haitata Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion etuja. EU RESTRICTED: Tätä turvaluokkaa sovelletaan sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi olla epäedullista Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion etujen kannalta. Muita turvaluokkia ei sallita. 16.2. Turvaosoittimet Turvaluokituksen kelpoisuuden rajaamiseksi (turvaluokitellun tiedon osalta tämä merkitsee turvaluokituksen automaattista alentamista tai poistamista) voidaan käyttää sovittua turvaosoitinta. Turvaosoitin on joko "UNTIL ... (aika/päivämäärä)" tai "UNTIL ... (tapahtuma)". Jos turvaluokittelun mukaisen käsittelyn lisäksi tarvitaan rajoitettua jakelua ja erityiskäsittelyä, käytetään muita turvaosoittimia, kuten CRYPTO, tai jotain muuta EU:ssa hyväksyttyä erityistä turvaosoitinta. Turvaosoittimia voidaan käyttää ainoastaan jonkin turvaluokan kanssa. 16.3. Merkinnät Asiakirjaan voidaan tehdä merkintä, jolla osoitetaan asiakirjan kattama ala tai tiedonsaantitarpeeseen perustuva erityisjakelu. Samoin muuhun kuin turvaluokiteltuun tietoon voidaan tehdä merkintä turvaluokitetun osuuden loppumisesta. Merkintä ei ole turvaluokka, eikä sitä voida käyttää sellaisena. ESDP-merkintää käytetään sellaisissa asiakirjoissa tai asiakirjojen kopioissa, jotka koskevat unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion turvallisuutta ja puolustusta tai sotilaallista taikka ei-sotilaallista kriisinhallintaa. 16.4. Turvaluokan merkintätapa Turvaluokka merkitään seuraavia merkintätapoja käyttäen: a) EU RESTRICTED -turvaluokan asiakirjoihin mekaanisesti tai sähköisesti; b) EU CONFIDENTIAL -turvaluokan asiakirjoihin mekaanisesti tai käsin tai painamalla asiakirja esileimatulle kirjatulle paperille; c) EU SECRET- ja EU TOP SECRET -turvaluokkien asiakirjoihin mekaanisesti tai käsin. 16.5. Turvaosoittimien merkintätapa Turvaosoittimet merkitään heti turvaluokan jälkeen samoilla menetelmillä kuin itse turvaluokat. 17. TURVALUOKITTELUN HALLINNOINTI 17.1. Yleistä Tiedot turvaluokitellaan vain, jos se on tarpeen. Turvaluokka on ilmoitettava selvästi ja oikein, ja se on säilytettävä vain niin kauan, kuin tiedot on suojattava. Tietojen luovuttaja vastaa yksin tietojen luokittelusta ja mahdollisesta myöhemmästä turvaluokan alentamisesta tai poistamisesta. Komission virkamiehet ja muuhun henkilöstöön kuuluvat luokittelevat tiedot ja alentavat tai poistavat turvaluokan yksikkönsä päällikön ohjeiden mukaan tai hänen suostumuksellaan. Turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyä koskevien yksityiskohtaisten menettelyjen vahvistamisella on pyritty varmistamaan, että asiakirjat suojataan niiden sisältämien tietojen edellyttämällä tavalla. Niiden henkilöiden lukumäärä, joilla on oikeus laatia EU TOP SECRET -turvaluokan asiakirjoja, on pidettävä mahdollisimman alhaisena ja heidän nimensä on pidettävä komission turvallisuustoimiston laatimassa luettelossa. 17.2. Turvaluokituksen soveltaminen Asiakirjan turvaluokka on määriteltävä sen sisällön arkaluonteisuuden mukaan 16 jakson määritelmän mukaisesti. On tärkeää, että luokittelua käytetään oikein ja rajoitetusti. Tämä koskee erityisesti EU TOP SECRET -turvaluokkaa. Luokiteltavaksi tarkoitetun asiakirjan luovuttajan on pidettävä mielessä edellä mainitut säännöt ja vältettävä yli- ja aliluokittelua. Luokitteluohjeet ovat lisäyksessä 2. Tietyn asiakirjan yksittäiset sivut, kohdat, jaksot, liitteet, lisäykset, saatteet ja oheistukset saattavat edellyttää eri turvaluokkaa, joten ne on turvaluokiteltava sen mukaisesti. Koko asiakirja on luokiteltava korkeimman luokitteluasteen saaneen osansa mukaan. Liitteitä sisältävän kirjeen tai ilmoituksen turvaluokan on oltava yhtä korkea kuin sen liitteiden korkein turvaluokka. Asiakirjan luovuttajan olisi ilmoitettava selvästi, mille tasolle asiakirja on luokiteltava, jos se irrotetaan liitteistään. Asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi säännellään edelleen asetuksella (EY) N:o 1049/2001. 17.3. Turvaluokan alentaminen ja poistaminen EU:n turvaluokitellun asiakirjan turvaluokan alentaminen tai poistaminen on mahdollista vain asiakirjan luovuttajan luvalla ja, jos se on tarpeen, vasta kun muita asianomaisia osapuolia on kuultu asiasta. Turvaluokan alentaminen tai poistaminen on vahvistettava kirjallisesti. Asiakirjan luovuttajan on ilmoitettava vastaanottajille muutoksesta, ja näiden on puolestaan ilmoitettava muutoksesta kaikille myöhemmille vastaanottajille, joille he ovat lähettäneet asiakirjan tai sen kopion. Mahdollisuuksien mukaan asiakirjan luovuttajat ilmoittavat turvaluokitellussa asiakirjassa päivämäärän, ajanjakson tai tapahtuman, jonka jälkeen asiakirjan sisällön turvaluokka voidaan alentaa tai poistaa. Muussa tapauksessa he tarkistavat asiakirjan vähintään joka viides vuosi varmistaakseen, onko alkuperäinen luokitus tarpeellinen. 18. FYYSINEN TURVALLISUUS 18.1. Yleistä Fyysisten turvatoimien pääasiallisena tavoitteena on estää sivullisten henkilöiden pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja/tai aineistoon, estää välineiden ja muun omaisuuden varkaudet ja vaurioituminen sekä estää henkilöstöön, muihin työntekijöihin ja vierailijoihin kohdistuva häirintä ja kaikenlaiset muunlaiset vihamieliset reaktiot. 18.2. Turvallisuutta koskevat vaatimukset Kaikki toimitilat, alueet, kiinteistöt, huoneet, tietoliikenne- ja tietojärjestelmät jne., joissa EU:n turvaluokiteltua tietoa ja aineistoa säilytetään ja/tai käsitellään, on suojattava asianmukaisin fyysisin turvatoimin. Päätettäessä minkä asteinen fyysisen turvallisuuden suojaus on tarpeellista, on otettava huomioon kaikki asiaankuuluvat tekijät, kuten: a) tiedon ja/tai aineiston turvaluokittelu; b) hallussa olevan tiedon määrä ja muoto (esim. paperituloste, atk-tallennusväline); c) paikallisesti arvioitu lähinnä sabotaasin, terrorismin ja muun haitallisen ja/tai rikollisen toiminnan uhka niiden tiedustelupalvelujen taholta, jotka kohdistavat toimiaan EU:iin, jäsenvaltioihin ja/tai muihin laitoksiin tai kolmansiin osapuoliin, joilla on hallussaan EU:n turvaluokiteltua tietoa. Sovellettavilla fyysisillä turvatoimilla on pyrittävä: a) epäämään tunkeutuminen salaa tai väkisin; b) ehkäisemään, estämään ja havaitsemaan epärehellisten henkilöiden toimet; c) estämään niiden, joilla ei ole tarvetta saada tietoja, pääsy EU:n turvaluokitettuun tietoon. 18.3. Fyysiset turvatoimet 18.3.1. Turva-alueet Alueiden, joissa EU CONFIDENTIAL- turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään ja säilytetään, on oltava järjestelyiltään ja rakenteeltaan sellaisia, että ne vastaavat jotakin seuraavista: a) Turvaluokan I turva-alue: alue, jossa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään tai säilytetään siten, että alueelle tulo vastaa, kaikkia käytännön käyttötarkoituksia varten, pääsyä turvaluokiteltuun tietoon. Tällaiselta alueelta edellytetään: i) selkeästi määriteltyä ja suojattua rajattua aluetta, jossa kulku sekä sisään että ulos on valvottua; ii) kulunvalvontajärjestelmää, joka sallii alueelle vain asianmukaisen selvityksen läpikäyneet ja erityisen valtuutuksen saaneet henkilöt; iii) alueella tavanomaisesti säilytetyn tiedon, eli tiedon, johon sisääntulo antaa pääsyn, turvaluokan määrittelyä. b) Turvaluokan II turva-alue: alue, jossa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään tai säilytetään siten, että tieto voidaan suojata sivullisilta sisäisesti asennetuin tarkastuksin, esim. tilat, joissa on yksiköitä, joissa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoa käsitellään tai varastoidaan säännöllisesti. Tällaiselta alueelta edellytetään: i) selkeästi määriteltyä ja suojattua rajattua aluetta, jossa kulku sekä sisään että ulos on valvottua; ii) kulunvalvontajärjestelmää, joka sallii alueelle saattajatta tulon vain asianmukaisen selvityksen läpikäyneille ja erityisen valtuutuksen saaneille henkilöille. Kaikkien muiden henkilöiden osalta on varauduttava saattajien käyttöön tai tekemään vastaavat tarkastukset, jotta sivullisten pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja valvomaton pääsy teknisesti suojatuille alueille voidaan estää. Alueet, joilla ei ole henkilöstöä palveluksessa vuorokauden ympäri, tarkastetaan välittömästi normaalin työajan jälkeen sen varmistamiseksi, että EU:n turvaluokiteltu tieto on asianmukaisesti turvattu. 18.3.2. Hallinnollinen alue Turvaluokkien I ja II turva-alueiden ympärille tai niihin johtaviin tiloihin voidaan perustaa kevyemmin suojattu hallinnollinen alue. Tällaisella alueella edellytetään olevan silmin nähden rajattu alue, jossa henkilöstö ja ajoneuvot voidaan tarkastaa. Vain EU RESTRICTED -turvaluokan tietoa ja turvaluokittelematonta tietoa voidaan käsitellä ja varastoida hallinnollisilla alueilla. 18.3.3. Tulo- ja lähtötarkastukset Pääsyä turvaluokkien I ja II turva-alueille valvotaan kulkuluvin tai kaiken alueella tavallisesti työskentelevän henkilöstön osalta henkilökohtaisesti tunnistamalla. On myös luotava vierailijoiden tarkastamiseksi järjestelmä, jonka tarkoituksena on estää sivullisten pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon. Kulkulupajärjestelmää voidaan myös tukea automatisoidulla tunnistamisella, jonka voidaan katsoa täydentävän, mutta ei kokonaan korvaavan, vartijoita. Muutos uhkien arvioinnissa voi edellyttää kulunvalvontatoimien tehostamista, esimerkiksi korkeassa asemassa olevien henkilöiden vierailuiden aikana. 18.3.4. Vartiointikierrokset Turvaluokkien I ja II turva-alueita on vartioitava normaalien työaikojen ulkopuolella EU:n omaisuuden suojaamiseksi vaaralta, vahingoilta ja katoamiselta. Vartiointikierrosten tiheys määräytyy paikallisten olosuhteiden mukaan, mutta ohjeena voidaan pitää kierroksen suorittamista kerran kahdessa tunnissa. 18.3.5. Turvalliset säilytyspaikat ja kassaholvit EU:n turvaluokiteltu tieto varastoidaan säilytyspaikassa, jonka on vastattava jotakin seuraavista kolmesta luokasta: - Luokka A: kansallisesti EU TOP SECRET -turvaluokan tiedon varastoimiseen hyväksyttyjä säilytyspaikkoja turvaluokkien I ja II turva-alueilla, - Luokka B: kansallisesti EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokkien tiedon varastoimiseen hyväksyttyjä säilytyspaikkoja turvaluokkien I ja II turva-alueilla, - Luokka C: ainoastaan EU RESTRICTED -turvaluokan tiedon varastoimiseen soveltuvaa kalustoa. Turvajärjestelyt hyväksyvän viranomaisen on varmennettava sellaisten turvaluokkien I ja II turva-alueille rakennettujen kassaholvien osalta ja turvaluokan I turva-alueiden, joissa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa varastoidaan avoimille hyllyille tai pannaan näytteille taulukkoihin, karttoihin jne., osalta, että seinien, lattioiden, sisäkattojen, lukittavan oven tai lukittavien ovien suojaus on yhtäläinen saman turvaluokan tiedon varastoimiseen hyväksytyn turvallisen säilytyspaikan kanssa. 18.3.6. Lukot Turvallisissa säilytyspaikoissa ja kassaholveissa, joissa EU:n turvaluokiteltavaa tietoa säilytetään, käytettävien lukkojen on oltava seuraavien normien mukaisia: - Ryhmä A: kansallisesti hyväksytty luokan A säilytyspaikkoihin, - Ryhmä B: kansallisesti hyväksytty luokan B säilytyspaikkoihin, - Ryhmä C: soveltuu ainoastaan luokan C kalustolle. 18.3.7. Avainten ja yhdistelmien valvonta Turvallisten säilytyspaikkojen avaimia ei saa viedä pois komission kiinteistöistä. Valtuutuksen saaneet henkilöt opettelevat ulkoa turvallisten säilytyspaikkojen numeroyhdistelmät. Hätätapauksia varten asianomaisen komission yksikön paikallinen turvavastaava on vastuussa vara-avaimista ja pitää kirjaa jokaisesta numeroyhdistelmästä; jälkimmäiset säilytetään erillisissä sinetöidyissä läpinäkymättömissä kuorissa. Työavaimet, turva-avaimien varakappaleet ja numeroyhdistelmät säilytetään erillisissä turvallisissa säilytyspaikoissa. Nämä avaimet ja numeroyhdistelmät on suojattava vähintään yhtä huolellisesti kuin aineisto, johon ne antavat pääsyn. Tieto turvallisten säilytyspaikkojen numeroyhdistelmistä annetaan mahdollisimman harvalle henkilölle. Yhdistelmät muutetaan: a) uuden säilytyspaikan vastaanoton yhteydessä; b) aina henkilöstön vaihtuessa; c) aina vaaratilanteen tai sen epäilyksen ilmetessä; d) mieluummin kuuden ja vähintään kahdentoista kuukauden välein. 18.3.8. Tunkeutumisen havaitsemislaitteet Käytettäessä hälytysjärjestelmiä, suljettuja televisiopiirejä ja muita sähköisiä laitteita EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi, on varavirtalähteen oltava käytettävissä järjestelmän jatkuvan toiminnan varmistamiseksi siltä varalta, että päävirtalähteen toiminta keskeytyy. Toinen perusvaatimus on, että tällaisten järjestelmien toimintahäiriö tai häirintä aiheuttaa hälytyksen tai muulla luotettavalla tavalla varoittaa valvontahenkilöstöä. 18.3.9. Hyväksytty laitteisto Komission turvallisuustoimisto ylläpitää ajan tasalla olevia luetteloita niiden suojauslaitteiden tyypeistä ja malleista, jotka se on hyväksynyt turvaluokitellun tiedon suojaamiseen vaihtelevissa erityisolosuhteissa ja erityisedellytysten mukaisesti. Komission turvallisuustoimisto perustaa nämä luettelot muun muassa kansallisilta turvallisuusviranomaisilta saatuun tietoon. 18.3.10. Kopio- ja faksilaitteiden fyysinen suojaus Kopio- ja faksilaitteet suojataan fyysisesti tarpeellisissa määrin sen varmistamiseksi, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää niitä turvaluokitellun tiedon käsittelemiseksi ja että kaikki turvaluokitellut tuotteet ovat asianmukaisesti valvottuja. 18.4. Suojautuminen salakatselulta ja salakuuntelulta 18.4.1. Salakatselu Kaikki asianmukaiset toimet on toteutettava sekä päivällä että yöllä sen varmistamiseksi, että edes vahingossa yksikään sivullinen ei näe EU:n turvaluokiteltua tietoa. 18.4.2. Salakuuntelu Yksiköt ja alueet, joilla EU SECRET -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tiedosta keskustellaan säännöllisesti, suojataan tahatonta ja tahallista salakuunteluyritystä vastaan riskiarvioinnin niin vaatiessa. Tällaisten yritysten riskiarviointi on komission turvallisuustoimiston vastuulla sen kuultua tarvittaessa kansallista turvallisuusviranomaista. 18.4.3. Sähköisten laitteiden ja äänityslaitteiden tuominen Turva-alueille ja teknisesti suojatuille alueille ei saa tuoda matkapuhelimia, henkilökohtaisessa käytössä olevia tietokoneita, äänityslaitteita, kameroita tai muita sähköisiä laitteita tai äänityslaitteita ilman komission turvallisuustoimiston päällikön lupaa. Sen määrittämiseksi, millaisia suojaustoimenpiteitä on toteutettava tahattomalle salakuuntelulle (esim. seinien, ovien, lattioiden ja kattojen eristäminen, paljastavien virtauksien mittaus) tai tahalliselle salakuuntelulle (esim. mikrofonien etsintä) alttiissa tiloissa, komission turvallisuustoimisto voi pyytää apua kansallisten turvallisuusviranomaisten asiantuntijoilta. Samoin, olosuhteiden niin vaatiessa, kansallisten turvallisuusviranomaisten tekniset turvallisuusasiantuntijat voivat komission turvallisuustoimiston päällikön pyynnöstä tarkastaa telelaitteet ja kaikki sähköiset tai elektroniset toimistolaitteet, joita käytetään EU SECRET -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan kokouksissa. 18.5. Teknisesti suojatut alueet Tietyt alueet voidaan osoittaa teknisesti suojatuiksi alueiksi. Näillä alueilla suoritetaan erityinen sisääntulotarkastus. Tällaiset alueet pidetään lukittuina hyväksytyin menetelmin silloin kun ne eivät ole käytössä ja kaikkia avaimia käsitellään turva-avaimina. Tällaisilla alueilla suoritetaan säännöllisesti fyysisiä tarkastuksia sekä myös jokaisen luvattoman sisäänpääsyn tai sen epäilyksen jälkeen. Laitteistosta ja kalustosta pidetään yksityiskohtaista inventaariota niiden sijoituspaikkamuutosten seuraamiseksi. Yhtäkään laitteistoon tai kalustoon kuuluvaa esinettä ei tuoda alueelle kunnes erikoiskoulutettu turvavirkailija on suorittanut perusteellisen tarkastuksen kuuntelulaitteiden havaitsemiseksi. Yleisenä sääntönä on, ettei teknisesti suojatuille alueille saa asentaa tietoliikenneyhteyksiä ilman asianmukaisen viranomaisen antamaa ennakkolupaa. 19. TIEDONSAANTITARPEEN PERIAATETTA JA EU:N HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUSSELVITYSTÄ KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT 19.1. Yleistä Pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon myönnetään vain henkilöille, joiden on tarpeen saada tällaista tietoa voidakseen suorittaa velvollisuutensa tai tehtävänsä. Pääsy EU TOP SECRET-, EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon myönnetään vain henkilöille, joille on tehty asianmukainen luotettavuusselvitys. Vastuu tiedonsaantitarpeen määrittämisestä on yksiköllä, johon kyseinen henkilö aiotaan palkata. Henkilöstön luotettavuusselvitystä koskevasta pyynnöstä vastaa kukin yksikkö. Tämän jälkeen myönnetään "EU:n henkilöstön luotettavuustodistus", josta ilmenee sen turvaluokitellun tiedon turvaluokka, johon luotettavuusselvityksen läpikäynyt henkilö valtuutetaan pääsemään, sekä valtuutuksen päättymispäivä. Tiettyä turvaluokkaa koskeva EU:n henkilöstön luotettavuustodistus voi antaa haltijalle valtuutuksen päästä alemman turvaluokan tietoon. Muilla henkilöillä kuin virkamiehillä tai muulla henkilöstöllä, kuten ulkopuolisilla toimeksisaajilla, asiantuntijoilla tai konsulteilla, joiden kanssa voi olla tarpeen keskustella EU:n turvaluokitellusta tiedosta tai joille on esitettävä EU:n turvaluokiteltua tietoa, on oltava EU:n turvaluokiteltua tietoa koskeva EU:n henkilöstön luotettavuustodistus ja heille on selvitettävä heidän turvallisuusvastuunsa. Yleisön oikeudesta saada tietoa säädetään asetuksessa (EY) N:o 1049/2001. 19.2. EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt Kaikki henkilöt, joiden on päästävä EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon, on ennen tällaiseen tietoon pääsyä seulottava. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen nimittää kaikki henkilöt, joiden on päästävä EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon, ja heidän nimensä merkitään asianmukaiseen EU TOP SECRET -rekisteriin. Komission turvallisuustoimisto perustaa tämän rekisterin ja ylläpitää sitä. Ennen EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyä kaikkien henkilöiden on allekirjoitettava todistus siitä, että heille on selvitetty komission turvallisuusmenettelyt ja että he ymmärtävät täysin erityisen velvollisuutensa suojata EU TOP SECRET -turvaluokan tiedon sekä EU:n säännöissä ja kansallisessa lainsäädännössä tai hallinnollisissa säännöissä vahvistetut seuraamukset turvaluokitellun tiedon joutumisesta sivullisille joko tarkoituksellisesti tai laiminlyönnin seurauksena. EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden osallistuessa kokouksiin tai muihin vastaaviin tilaisuuksiin sen yksikön tai elimen, jossa kyseinen henkilö työskentelee, toimivaltainen valvontavastaava ilmoittaa kokouksen järjestävälle elimelle, onko kyseisille henkilöille myönnetty tällainen valtuutus. Kaikkien niiden henkilöiden, jotka eivät enää työskentele EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyä edellyttävissä tehtävissä, nimet poistetaan EU TOP SECRET -luettelosta. Lisäksi kaikkia tällaisia henkilöitä muistutetaan uudelleen erityisestä velvollisuudestaan suojata EU TOP SECRET -turvaluokan tiedot. He allekirjoittavat myös vakuutuksen siitä, että he eivät käytä tai välitä eteenpäin hallussaan olevaa EU TOP SECRET -turvaluokan tietoa. 19.3. EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt Kaikki henkilöt, joiden on päästävä EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon, on ensin seulottava asianmukaisen turvaluokan mukaisesti. Kaikille henkilöille, joiden on päästävä EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon, on selvitettävä asianmukaiset turvallisuussäännökset ja heidän on oltava tietoisia laiminlyönnin seuraamuksista. EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden osallistuessa kokouksiin tai muihin vastaaviin tilaisuuksiin sen elimen, jossa kyseinen henkilö työskentelee, turvavastaava ilmoittaa kokouksen järjestävälle elimelle, onko kyseisille henkilöille myönnetty tällainen valtuutus. 19.4. EU RESTRICTED -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt Henkilöille, joilla on pääsy EU RESTRICTED -turvaluokan tietoon, selvitetään turvallisuussäännöt ja laiminlyönnin seuraamukset. 19.5. Henkilösiirrot Kun henkilöstön jäsen siirretään pois tehtävästä, joka edellyttää EU:n turvaluokitellun aineiston käsittelyä, rekisterinpitäjä valvoo, että kyseinen aineisto siirretään asianmukaisesti lähtevältä virkamieheltä saapuvalle virkamiehelle. Kun henkilöstön jäsen siirretään toiseen tehtävään, joka edellyttää EU:n turvaluokitellun aineiston käsittelyä, paikallinen turvavastaava antaa hänelle tarvittavat selvitykset. 19.6. Erityisohjeet Henkilöille, joiden edellytetään käsittelevän EU:n turvaluokiteltua tietoa, on heidän tullessaan ensimmäistä kertaa palvelukseen ja sen jälkeen säännöllisesti selvitettävä: a) harkitsemattoman keskustelun aiheuttamat turvallisuusriskit; b) käytettävät varotoimet suhteessa tiedotusvälineisiin ja eturyhmien edustajiin; c) tiedustelupalvelujen Euroopan unioniin ja jäsenvaltioihin kohdistuvan toiminnan muodostama uhka EU:n turvaluokitellun tiedon ja toiminnan osalta; d) velvollisuus ilmoittaa välittömästi asianmukaisille turvallisuusviranomaisille sellaisista lähestymisistä tai liikkeistä sekä epätavallisista turvallisuuteen liittyvistä olosuhteista, jotka antavat aihetta epäillä vakoilua. Henkilöille, jotka tavallisesti ovat usein yhteydessä sellaisten valtioiden edustajiin, joiden tiedustelupalvelut kohdistavat toimintaansa Euroopan unioniin ja jäsenvaltioihin EU:n turvaluokitellun tiedon ja toiminnan osalta, on välitettävä tiedot niistä tekniikoista, joita eri tiedustelupalvelujen tiedetään käyttävän. Komissiolla ei ole turvallisuussäännöksiä EU:n turvaluokiteltuun tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden yksityisen matkustamisen osalta mihinkään kohteeseen. Komission turvallisuustoimisto selvittää kuitenkin vastuualueeseensa kuuluville virkamiehille ja muulle henkilöstölle matkustussäännökset, joita heihin saatetaan soveltaa. 20. KOMISSION VIRKAMIESTEN JA MUUN HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUSSELVITYSMENETTELY a) Komission hallussa olevaa turvaluokiteltua tietoa saavat ainoastaan ne komission virkamiehet ja muu henkilöstö tai muut komissiossa työskentelevät henkilöt, joiden on tehtäviensä ja yksikön tarpeiden vuoksi saatava tutustua niihin tai voitava käsitellä niitä. b) Saadakseen EU TOP SECRET-, EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoja a kohdassa tarkoitetuilla henkilöillä on oltava tämän jakson c ja d kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti annettu valtuutus. c) Valtuutus annetaan ainoastaan henkilöille, joista jäsenvaltioiden toimivaltaiset kansalliset viranomaiset (kansalliset turvallisuusviranomaiset) ovat tehneet luotettavuusselvityksen i-n kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti. d) Komission turvallisuustoimiston päällikkö vastaa a, b ja c kohdassa tarkoitettujen valtuutusten myöntämisestä. e) Päällikkö myöntää valtuutuksen saatuaan i-n kohdan mukaisesti suoritettuun luotettavuusselvitykseen perustuvan jäsenvaltioiden kansallisten toimivaltaisten viranomaisten lausunnon. f) Komission turvallisuustoimisto pitää ajantasaista luetteloa komission eri yksiköiden kaikista arkaluontoisista tehtävistä ja henkilöistä, joille on myönnetty (väliaikainen) valtuutus. g) Valtuutus on voimassa viisi vuotta, mutta ei kuitenkaan kauemmin kuin henkilö on tehtävissä, joiden perusteella valtuutus myönnettiin. Valtuutuksen voimassaoloa voidaan jatkaa e kohdassa säädettyä menettelyä noudattaen. h) Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi peruuttaa valtuutuksen, jos hän katsoo siihen olevan perusteita. Päätös valtuutuksen peruuttamisesta ilmoitetaan kyseiselle henkilölle, joka voi pyytää, että komission turvallisuustoimiston päällikkö kuulee häntä, sekä toimivaltaiselle kansalliselle viranomaiselle. i) Luotettavuusselvitys tehdään komission turvallisuustoimiston päällikön pyynnöstä yhteistyössä kyseisen henkilön kanssa. Luotettavuusselvityksen tekevä toimivaltainen kansallinen viranomainen on jokin sen jäsenvaltion viranomaisista, jonka kansalainen kyseinen henkilö on. Kun kyseinen henkilö ei ole EU:n jäsenvaltion kansalainen, komission turvallisuustoimiston päällikkö pyytää luotettavuusselvitystä siltä EU:n jäsenvaltiolta, jossa henkilön kotipaikka tai tavanomainen oleskelupaikka on. j) Luotettavuusselvitystä varten kyseisen henkilön on täytettävä henkilötietolomake. k) Komission turvallisuustoimiston päällikkö yksilöi pyynnössään niiden tietojen tyypin ja turvaluokan, jotka kyseinen henkilö työssään saa tietoonsa, jotta toimivaltaiset kansalliset viranomaiset voivat tehdä luotettavuusselvityksen ja antaa lausunnon kyseiselle henkilölle annettavan valtuutuksen asianmukaista tasoa varten. l) Luotettavuutta koskevan selvitysmenettelyn kaikkiin vaiheisiin ja tuloksiin sovelletaan kyseisessä jäsenvaltiossa voimassa olevia asiaa koskevia sääntöjä ja asetuksia mahdolliset muutoksenhakukeinot mukaan luettuina. m) Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi myöntää valtuutuksen kyseiselle henkilölle, jos jäsenvaltion toimivaltaiset kansalliset viranomaiset antavat myönteisen lausunnon. n) Jos toimivaltaiset kansalliset viranomaiset antavat kielteisen lausunnon, kyseiselle henkilölle ilmoitetaan siitä ja hän voi pyytää, että komission turvallisuustoimiston päällikkö kuulee häntä. Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi tarvittaessa pyytää toimivaltaisia kansallisia viranomaisia antamaan tarkempia tietoja. Jos kielteinen lausunto vahvistetaan, valtuutusta ei voida myöntää. o) Henkilöille, jotka ovat saaneet valtuutuksen d ja e kohdan mukaisesti, annetaan valtuutuksen myöntämisen yhteydessä ja tämän jälkeen määräajoin tarvittavat ohjeet turvaluokiteltujen tietojen suojaamisesta ja siitä, miten tämä varmistetaan. Nämä henkilöt allekirjoittavat vakuutuksen siitä, että he ovat saaneet ohjeet ja että he sitoutuvat noudattamaan niitä. p) Komission turvallisuustoimiston päällikkö toteuttaa tarvittavat toimenpiteet tämän jakson säännösten täytäntöönpanemiseksi ja erityisesti ne toimenpiteet, joilla säännellään oikeutta tutustua valtuutuksen saaneista henkilöistä laadittuun luetteloon. q) Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi poikkeuksellisesti ja yksikön tarpeiden niin vaatiessa myöntää ennen i kohdassa tarkoitetun luotettavuusselvityksen saamista, ilmoitettuaan asiasta ennakolta kansallisille toimivaltaisille viranomaisille ja edellyttäen, että nämä eivät ole kuukauden kuluessa esittäneet huomautuksia, väliaikaisen valtuutuksen enintään kuudeksi kuukaudeksi. r) Tällä tavoin myönnetyt väliaikaiset valtuutukset eivät oikeuta saamaan EU TOP SECRET -turvaluokan tietoa; tällaisen tiedon saanti on rajoitettu virkamiehiin, joista on tehty i kohdan mukainen luotettavuusselvitys, jonka tulokset ovat olleet myönteiset. Ennen luotettavuusselvityksen tulosten saamista EU TOP SECRET -turvaluokan luotettavuusselvitykseen määrätyille virkamiehille voidaan myöntää väliaikainen valtuutus saada EU SECRET- ja sitä alemman turvaluokan tietoa. 21. EU:n TURVALUOKITELTUJEN ASIAKIRJOJEN VALMISTELU, JAKELU JA LÄHETTÄMINEN, KURIIREIHIN SOVELLETTAVAT TURVATOIMET, YLIMÄÄRÄISET KOPIOT, KÄÄNNÖKSET JA OTTEET 21.1. Valmistelu 1. EU:n turvaluokituksia sovelletaan 16 jaksossa vahvistetulla tavalla. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisempi turvaluokitus merkitään jokaisen sivun ylä- ja alareunan keskelle ja jokainen sivu numeroidaan. Jokaiseen EU:n turvaluokiteltuun asiakirjaan merkitään viitenumero ja päivämäärä. EU TOP SECRET- ja EU SECRET -asiakirjoihin viitenumero merkitään jokaiselle sivulle. Jos asiakirjoja on jaossa useita kopioita, jokaiseen kopioon merkitään kopionumero ensimmäiselle sivulle asiakirjan sivumäärän lisäksi. Kaikki liitteet ja lisäykset luetellaan EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjan ensimmäisellä sivulla. 2. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjoja saavat kirjoittaa koneella, kääntää, varastoida, valokopioida, jäljentää magneettisesti tai kuvata mikrofilmille ainoastaan henkilöt, joilla on valtuutus päästä vähintään kyseessä olevan asiakirjan turvaluokan tasoiseen EU:n turvaluokiteltuun tietoon. 3. Turvaluokiteltujen asiakirjojen tuottamista tietokoneella koskevat säännökset ovat 25 jaksossa. 21.2. Jakelu 1. EU:n turvaluokiteltua tietoa jaetaan vain henkilöille, joiden on tarpeen saada tällaista tietoa ja joille on tehty asianmukainen luotettavuusselvitys. Alkuperäisen jakelun määrittää tietojen luovuttaja. 2. EU TOP SECRET -asiakirjat kulkevat EU TOP SECRET -rekisterien kautta (katso 22.2 jakso). EU TOP SECRET -viestien toimivaltainen rekisteri voi valtuuttaa viestintäkeskuksen päällikön ottamaan vastaanottajaluettelossa mainitun määrän kopioita. 3. Alkuperäinen vastaanottaja voi jakaa EU SECRET- ja sitä alemman turvaluokan asiakirjoja edelleen muille vastaanottajille tiedonsaantitarpeen periaatetta noudattaen. Tiedot luovuttaneiden viranomaisten on kuitenkin annettava selkeästi tiedoksi mahdollisesti sovellettavat varoitukset. Jos tällaisia varoituksia sovelletaan, vastaanottajat voivat jakaa asiakirjoja edelleen vain tiedot luovuttaneiden viranomaisten valtuutuksella. 4. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterin yksiköt kirjaavat jokaisen EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjan sen saapuessa pääosastoon tai yksikköön tai lähtiessä niistä. Asiakirjat on voitava tunnistaa kirjattavien tietojen (viitteet, päivämäärä ja tarvittaessa kopionumero) perusteella. Nämä tiedot merkitään päiväkirjaan tai tallennetaan erityiselle suojatulle tietovälineelle (katso 22.1 jakso). 21.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen lähettäminen 21.3.1. Pakkaukset ja kuitit 1. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjat lähetetään kahdessa sisäkkäisessä, tukevassa ja läpinäkymättömässä kirjekuoressa. Sisempään kirjekuoreen merkitään asianmukainen EU:n turvaluokka ja mahdollisuuksien mukaan vastaanottajan täydellinen työnimike ja osoite. 2. Ainoastaan rekisterin valvontavastaava (katso 22.1 osasto) tai hänen sijaisensa saa avata sisemmän kirjekuoren ja kuitata sisällä olevat asiakirjat vastaanotetuiksi, ellei kirjekuorta ole osoitettu yksittäiselle henkilölle. Tällaisessa tapauksessa asianmukainen rekisteri (katso 22.1 jakso) kirjaa kirjekuoren saapuneeksi ja ainoastaan henkilö, jolle se on osoitettu, voi avata sisemmän kirjekuoren ja kuitata sisällä olevat asiakirjat vastaanotetuiksi. 3. Vastaanottokuitti sijoitetaan sisempään kirjekuoreen. Kuittiin, jota ei tarvitse turvaluokitella, merkitään asiakirjan viitenumero, päivämäärä ja kopionumero, mutta ei koskaan asiakirjan aihetta. 4. Sisempi kirjekuori suljetaan ulompaan kirjekuoreen, johon merkitään pakkausnumero kuittausta varten. Turvaluokkaa ei saa missään nimessä merkitä ulompaan kirjekuoreen. 5. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjoista annetaan kuriireille ja läheteille kuitti pakkausnumeroita vastaan. 21.3.2. Lähettäminen kiinteistöjen tai kiinteistöryhmien sisällä Turvaluokiteltuja asiakirjoja voidaan kuljettaa tietyn kiinteistön tai kiinteistöryhmän sisällä suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty ainoastaan vastaanottajan nimi, jos kirjekuoren kuljettaa henkilö, jolla on asiakirjojen turvaluokkaa vastaava valtuutus. 21.3.3. Lähettäminen valtion sisällä 1. EU TOP SECRET -asiakirjoja saa lähettää valtion sisällä ainoastaan virallisen lähettipalvelun tai EU TOP SECRET -turvaluokan valtuutuksen saaneiden henkilöiden välityksellä. 2. Kun käytetään lähettipalvelua EU TOP SECRET -asiakirjan lähettämiseksi kiinteistön tai kiinteistöryhmän ulkopuolelle, on noudatettava tämän luvun pakkausta ja kuitteja koskevia säännöksiä. Lähettipalvelujen henkilöstön avulla on pystyttävä varmistamaan, että EU TOP SECRET -asiakirjoja sisältävät pakkaukset ovat vastuuhenkilön välittömässä valvonnassa kaiken aikaa. 3. EU TOP SECRET -asiakirjoja voivat viedä kiinteistön tai kiinteistöryhmän ulkopuolelle poikkeuksellisesti muut henkilöt kuin lähetit käytettäväksi kokouksissa ja keskusteluissa, jos a) asiakirjojen viejällä on valtuutus päästä EU TOP SECRET -asiakirjoihin; b) kuljetustapa on EU TOP SECRET -asiakirjojen lähettämistä koskevien sääntöjen mukainen; c) asiakirjojen viejä ei missään vaiheessa jätä EU TOP SECRET -asiakirjoja vartioimatta; d) on olemassa järjestelyt sen varmistamiseksi, että EU TOP SECRET -rekisteri pitää tällä tavoin kuljetuista asiakirjoista luetteloa ja että ne merkitään päiväkirjaan. Asiakirjojen palauttamisen yhteydessä niiden vastaavuus rekisterin kanssa on tarkastettava. 4. EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -asiakirjoja voidaan lähettää tietyn valtion sisällä postitse, jos tällainen lähetystapa sallitaan kansallisessa lainsäädännössä ja lähetys on tämän lainsäädännön mukainen, tai lähettipalvelun taikka henkilöiden, joilla on valtuutus päästä EU:n turvaluokiteltuun tietoon, välityksellä. 5. Komission turvallisuustoimisto laatii näiden sääntöjen perusteella ohjeet EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen kuljettamisesta henkilökohtaisesti. Asiakirjojen viejän on luettava ja allekirjoitettava nämä ohjeet. Ohjeissa on erityisesti tehtävä selväksi se, että a) viejän on pidettävä asiakirjat hallussaan siihen asti kun ne ovat turvallisessa paikassa 18 jakson mukaisesti; b) asiakirjoja ei saa jättää vartioimatta julkisissa tai yksityisissä kulkuneuvoissa tai ravintoloiden taikka hotellien kaltaisissa paikoissa. Asiakirjoja ei saa säilyttää hotellien kassakaapeissa tai jättää vartioimatta hotellihuoneisiin; c) asiakirjoja ei saa lukea lentokoneiden tai junien kaltaisissa julkisissa paikoissa. 21.3.4. Lähettäminen valtiosta toiseen 1. EU CONFIDENTIAL ja sitä luotettavamman turvaluokan aineisto on kuljetettava jäsenvaltiosta toiseen diplomaatti- tai sotilaskuriirilla. 2. EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -aineiston henkilökohtainen kuljettaminen voidaan kuitenkin sallia, jos kuljetusjärjestelyin voidaan varmistaa, että aineisto ei voi joutua sivullisille. 3. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen voi antaa luvan henkilökohtaiseen kuljettamiseen, jos diplomaatti- tai sotilaskuriiri ei ole käytettävissä tai näiden kuriirien käyttö voisi johtaa viivästyksiin, jotka voisivat haitata EU:n toimia, ja vastaanottaja tarvitsee aineiston kiireellisesti. Komission turvallisuustoimisto laatii ohjeet EU SECRET- ja sitä alemman turvaluokan aineiston kansainvälisestä kuljettamisesta henkilökohtaisesti silloin, kun siitä huolehtivat muut kuin diplomaatti- tai sotilaskuriirit. Ohjeissa on edellytettävä, että a) asiakirjojen viejän luotettavuus on selvitetty asianmukaisesti; b) kaikesta tällä tavoin kuljetetusta aineistosta pidetään kirjaa asianmukaisessa yksikössä tai rekisterissä; c) EU:n aineistoa sisältävissä pakkauksissa tai laukuissa on virallinen sinetti tullitarkastusten estämiseksi tai rajoittamiseksi sekä osoitelippu, jossa on yhteystiedot ja ohjeet löytäjälle; d) asiakirjojen viejällä on mukanaan kaikkien EU:n jäsenvaltioiden hyväksymä kuriiritodistus ja/tai työmääräys, joka antaa hänelle valtuudet kyseisen pakkauksen kuljettamiseen; e) matkustettaessa maitse ei saa kulkea minkään EU:n ulkopuolisen valtion kautta tai sen rajan yli, ellei lähettävällä valtiolla ole erityisiä takuita kyseisen valtion osalta; f) asiakirjojen viejän matkasuunnitelmat ovat määräpaikan, matkustusreittien ja käytettävien kulkuneuvojen osalta EU:n sääntöjen mukaiset tai, jos kansallinen lainsäädäntö on tiukempi, sen mukaiset; g) asiakirjojen viejän on pidettävä asiakirjat hallussaan, ellei niiden turvallista säilyttämistä voida taata 18 jakson säännösten mukaisesti; h) aineistoa ei saa jättää vartioimatta julkisiin tai yksityisiin ajoneuvoihin tai ravintoloiden tai hotellien kaltaisiin paikkoihin. Sitä ei saa varastoida hotellien kassakaappeihin tai jättää vartioimatta hotellihuoneisiin; i) jos kuljetettava aineisto sisältää asiakirjoja, näitä ei saa lukea julkisilla paikoilla (esimerkiksi lentokoneissa, junissa jne.). 4. Turvaluokiteltua aineistoa kuljettamaan nimetyn henkilön on luettava ja allekirjoitettava turvaohjeet, jotka sisältävät vähintään edellä luetellut ohjeet ja menettelytavat, joita on noudatettava hätätapauksessa taikka tulli- tai lentoturvallisuusviranomaisten vaatiessa turvaluokitellun aineiston sisältämän pakkauksen avaamista. 21.3.5. EU RESTRICTED -asiakirjojen lähettäminen EU RESTRICTED -asiakirjojen lähettämisestä ei ole muita erityisiä säännöksiä kuin että niitä lähetettäessä on varmistettava, että asiakirjat eivät voi joutua sivullisille. 21.4. Kuriireihin sovellettavat turvatoimet Kaikkien EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -asiakirjojen kuljettamista varten palkattujen kuriirien ja lähettien on läpäistävä asianmukainen luotettavuusselvitys. 21.5. Sähköiset ja muut tekniset lähetyskeinot 1. Tietoliikennettä koskevien turvatoimien tavoitteena on varmistaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojattu lähettäminen. Tällaisen EU:n turvaluokitellun tiedon lähettämiseen sovellettavia yksityiskohtaisia sääntöjä käsitellään 25 jaksossa. 2. EU CONFIDENTIAL- ja EU SECRET -turvaluokan tietoa saa siirtää ainoastaan hyväksyttyjen tietoliikennekeskusten ja -verkkojen ja/tai -päätteiden ja -järjestelmien kautta. 21.6. EU:n turvaluokitelluista asiakirjoista tehdyt ylimääräiset kopiot, käännökset ja otteet 1. Ainoastaan tietojen alkuperäinen luovuttaja voi antaa luvan EU TOP SECRET -asiakirjojen kopiointiin tai kääntämiseen. 2. Jos henkilö, jolla ei ole EU TOP SECRET -turvaluokan valtuutusta, tarvitsee tietoa, jota ei ole turvaluokiteltu siitä huolimatta, että se esiintyy EU TOP SECRET -asiakirjassa, EU TOP SECRET -rekisterin esimies (katso 22.2 jakso) voidaan valtuuttaa laatimaan asiakirjasta tarvittava määrä otteita. Samalla hänen on toteutettava tarvittavat toimet sen varmistamiseksi, että nämä otteet turvaluokitellaan asianmukaisesti. 3. Vastaanottaja voi kopioida tai kääntää EU SECRET- ja sitä alemman turvaluokan asiakirjoja turvallisuussäännösten mukaisesti, jos tiedonsaantitarpeen periaatetta noudatetaan tiukasti. Alkuperäiseen asiakirjaan sovellettavia turvatoimia sovelletaan myös siitä tehtyihin kopioihin ja/tai käännöksiin. 22. EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON REKISTERIT, INVENTOINNIT, TARKASTUKSET, SÄILYTTÄMINEN ARKISTOISSA JA HÄVITTÄMINEN 22.1. EU turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit 1. Komission kussakin yksikössä on tarpeen mukaan yksi tai useampi EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisteri, joka vastaa EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -asiakirjojen kirjaamiseen, kopiointiin, lähettämiseen, arkistointiin ja hävittämiseen liittyvistä tehtävistä. 2. Jos jossain yksikössä ei ole EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisteriä, pääsihteeristön EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisteri toimi tällaisena rekisterinä. 3. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit raportoivat sen yksikön esimiehelle, jolta he saavat ohjeensa. Näiden rekisterien esimiehenä toimii rekisterin valvontavastaava. 4. Paikallinen turvavastaava valvoo, että nämä paikallisrekisterit noudattavat EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyä koskevia säännöksiä ja asianmukaisia turvatoimia. 5. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekistereissä työskenteleville henkilöille on annettava valtuudet EU:n turvaluokiteltuun tietoon pääsemiseksi 20 jakson mukaisesti. 6. Asianmukaisen yksikön esimiehen alaisuudessa toimivat EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit a) hoitavat kirjaamista, kopiointia, kääntämistä, siirtämistä, lähettämistä ja hävittämistä koskevia tehtäviä; b) pitävät ajantasaista luetteloa turvaluokitelluista tiedoista; c) tiedustelevat säännöllisin väliajoin tietojen lähettäjiltä, onko tietojen suojaus samassa luokassa edelleen tarpeen. 7. EU:n turvaluokiteltujen tietojen paikallisrekisterit pitävät seuraavat tiedot sisältävää rekisteriä: a) turvaluokitellun tiedon valmistelupäivä; b) turvaluokitus; c) turvaluokituksen voimassaolon päättymispäivä; d) lähettäjän nimi ja yksikkö; e) vastaanottaja/t sekä tämän/näiden järjestysnumerot; f) aihe; g) numero; h) jaettujen kopioiden lukumäärä; i) yksikölle toimitetun turvaluokitellun tiedon inventaarioiden valmistelut; j) turvaluokitellun tiedon luokan poistamisesta tai alentamisesta pidettävä luettelo. 8. Edellä olevan 21 jakson yleisiä sääntöjä sovelletaan EU:n turvaluokitellun tiedon komission paikallisrekistereihin, ellei niitä muuteta tässä jaksossa vahvistetuilla erityissäännöillä. 22.2. EU TOP SECRET -rekisteri 22.2.1. Yleistä 1. EU TOP SECRET -asiakirjojen keskusrekisteri vastaa EU TOP SECRET -asiakirjojen kirjaamisesta, käsittelystä ja jakelusta näiden turvallisuussäännösten mukaisesti. EU TOP SECRET -rekisterin esimiehenä toimii EU TOP SECRET -asiakirjojen rekisterin valvontavastaava. 2. EU TOP SECRET -asiakirjojen keskusrekisteri toimii pääasiallisena tietoja vastaanottavana ja luovuttavana tahona komissiossa. Se hoitaa tätä tehtävää myös sellaisten muiden EU:n toimielinten, jäsenvaltioiden, kansainvälisten järjestöjen ja yhteisön ulkopuolisten valtioiden puolesta, joiden kanssa komissio on tehnyt sopimuksen turvaluokiteltujen tietojen vaihtamista koskevista turvamenettelyistä. 3. Tarvittaessa perustetaan alarekistereitä, jotka vastaavat EU TOP SECRET -asiakirjojen sisäisestä hallinnoinnista. Alarekistereihin tallennetaan ajantasaiset tiedot alarekisterissä olevien asiakirjojen liikkeistä. 4. EU TOP SECRET -alarekisterit perustetaan 22.2.3 jakson mukaisesti pitkäaikaisten tarpeiden perusteella, ja ne liitetään EU TOP SECRET -keskusrekisteriin. Jos EU TOP SECRET -asiakirjoja tarvitaan vain väliaikaisesti ja satunnaisesti, ne voidaan luovuttaa ilman EU TOP SECRET -alarekisterin perustamista edellyttäen, että on olemassa säännöt sen varmistamiseksi, että kyseiset asiakirjat ovat edelleen asianmukaisen EU TOP SECRET -rekisterin valvonnassa ja että kaikkia henkilöstön ja fyysiseen turvallisuuteen liittyviä näkökohtia noudatetaan. 5. EU TOP SECRET -asiakirjoja ei voida toimittaa suoraan saman EU TOP SECRET -keskusrekisterin alarekisteristä toiseen ilman keskusrekisterin nimenomaista hyväksyntää. 6. Muiden kuin samaan keskusrekisteriin liitettyjen alarekistereiden välinen EU TOP SECRET -asiakirjojen vaihto on ohjattava EU TOP SECRET -keskusrekistereiden kautta. 22.2.2. EU TOP SECRET -keskusrekisteri EU TOP SECRET -keskusrekisterin esimiehenä toimivan valvontavastaavan tehtävänä on a) toimittaa EU TOP SECRET -asiakirjoja 21.3 jakson säännösten mukaisesti; b) pitää luetteloa kaikista keskusrekisterin alaisista EU TOP SECRET -alarekistereistä sekä näiden valvontavastaaviksi nimettyjen henkilöiden ja heidän valtuutettujen sijaistensa nimistä ja allekirjoituksista; c) säilyttää kuitit kaikista keskusrekisterin luovuttamista EU TOP SECRET -asiakirjoista; d) pitää kirjaa keskusrekisterissä olevista ja sen jakamista EU TOP SECRET -asiakirjoista; e) pitää ajantasaista luetteloa kaikista EU TOP SECRET -keskusrekistereistä, joiden kanssa hän on yleensä tekemisissä, sekä näiden valvontavastaaviksi nimettyjen henkilöiden ja heidän valtuutettujen sijaistensa nimistä ja allekirjoituksista; f) suojata fyysisesti kaikkia rekisterissä olevia EU TOP SECRET -asiakirjoja 18 jakson säännösten mukaisesti. 22.2.3. EU TOP SECRET -alarekisterit EU TOP SECRET -alarekisterin esimiehenä toimivan valvontavastaavan tehtävänä on a) toimittaa EU TOP SECRET -asiakirjoja 21.3 jakson säännösten mukaisesti; b) pitää ajantasaista luetteloa kaikista henkilöistä, joilla on valtuudet saada hänen valvonnassaan olevia EU TOP SECRET -tietoja; c) toimittaa EU TOP SECRET -asiakirjoja niiden luovuttajan ohjeiden tai tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti varmistettuaan ensin, että vastaanottajasta on tehty vaadittu luotettavuusselvitys; d) ylläpitää ajantasaisia tietoja kaikista EU TOP SECRET -asiakirjoista, joiden säilyttämistä tai liikkeitä hän valvoo tai jotka on toimitettu muihin EU TOP SECRET -rekistereihin, sekä säilyttää kyseisiä asiakirjoja koskevat kuitit; e) pitää ajantasaista luetteloa niistä EU TOP SECRET -rekistereistä, joiden kanssa hänellä on valtuudet vaihtaa EU TOP SECRET -asiakirjoja, sekä näiden valvontavastaaviksi nimettyjen henkilöiden ja heidän valtuutettujen sijaistensa nimistä ja allekirjoituksista; f) suojata fyysisesti kaikkia rekisterissä olevia EU TOP SECRET -asiakirjoja 18 jakson säännösten mukaisesti. 22.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen inventointi ja tarkastukset 1. Tässä jaksossa tarkoitettu kukin EU TOP SECRET -rekisteri tekee vuosittain EU TOP SECRET -asiakirjojen yksityiskohtaisen inventoinnin. Asiakirja katsotaan asianmukaisesti rekisteröidyksi, jos se on fyysisesti rekisterissä tai jos rekisterissä on sen EU TOP SECRET -rekisterin kuittaus, jonne asiakirja on siirretty, todistus asiakirjan hävittämisestä taikka ohjeet kyseisen asiakirjan luokittelun alentamisesta tai poistamisesta. Rekisterit ilmoittavat vuotuisen inventoinnin tulokset turvallisuusasioista vastaavalle komission jäsenelle kunkin vuoden 1 päivään huhtikuuta mennessä. 2. EU TOP SECRET -alarekisterit ilmoittavat vuotuisen inventoinnin tulokset keskusrekisterille, jonka alaisia ne ovat, keskusrekisterin määrittämään päivään mennessä. 3. EU TOP SECRET -turvaluokkaa alemmille EU:n turvaluokitelluille asiakirjoille tehdään sisäinen tarkastus turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen antamien ohjeiden mukaisesti. 4. Tässä yhteydessä asiakirjojen haltijoilla on tilaisuus ottaa kantaa siihen a) alennetaanko tai poistetaanko tiettyjen asiakirjojen turvaluokitus; b) mitä asiakirjoja tuhotaan. 22.4. EU:n turvaluokitellun tiedon säilyttäminen arkistoissa 1. EU:n turvaluokiteltu tieto varastoidaan siten, että noudatetaan kaikkia 18 jaksossa lueteltuja asianmukaisia vaatimuksia. 2. Varastointiongelmien minimoimiseksi kaikkien rekisterien valvontavastaavilla on valtuudet tallentaa EU TOP SECRET-, EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -asiakirjoja mikrofilmille tai varastoida ne muulla tavoin sähköisesti tai optisin välinein arkistointia varten edellyttäen, että: a) henkilöstöllä, joka huolehtii mikrofilmauksesta/varastointiin liittyvistä toimista, on voimassa oleva valtuutus käsitellä asianmukaisen turvaluokan tietoa; b) mikrofilmi/varastointivälineet suojataan yhtä huolellisesti kuin alkuperäiset asiakirjat; c) EU TOP SECRET -asiakirjojen mikrofilmauksesta/varastoinnista ilmoitetaan alkuperäisen tiedon luovuttajalle; d) yksittäiset filmirullat tai muut tallennusvälineet sisältävät ainoastaan saman turvaluokan EU TOP SECRET-, EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL -asiakirjoja; e) EU TOP SECRET- tai EU SECRET -asiakirjojen mikrofilmauksesta/varastoinnista ilmoitetaan selkeästi vuosittaisessa inventoinnissa käytettävässä luettelossa; f) alkuperäiset mikrofilmille tallennetut tai muuten varastoidut asiakirjat hävitetään 22.5 jaksossa vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. 3. Näitä sääntöjä sovelletaan myös kaikkiin muihin hyväksyttyihin varastointikeinoihin, kuten sähkömagneettiselle ja optiselle levykkeelle tallentamiseen. 22.5. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen 1. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen tarpeettoman kasautumisen välttämiseksi asiakirjat, joita kyseisen säilytyspaikan esimies pitää vanhentuneita ja joita on liikaa, hävitetään mahdollisimman pian seuraavalla tavalla: a) EU TOP SECRET -asiakirjat voidaan hävittää ainoastaan niistä vastaavassa keskusrekisterissä. Kukin hävitetty asiakirja merkitään hävittämistodistukseen, jonka allekirjoittavat EU TOP SECRET -turvaluokan valvontavastaava sekä hävittämisen todistava henkilö, jolla on EU TOP SECRET -turvaluokan valtuutus. Päiväkirjaan tehdään asiaa koskeva merkintä. b) Rekisteri säilyttää hävittämistodistukset ja jakeluluettelot kymmenen vuoden ajan. Kopiot toimitetaan alkuperäisen tiedon luovuttajalle tai asianmukaiselle keskusrekisterille ainoastaan erillisestä pyynnöstä. c) EU TOP SECRET -asiakirjat, mukaan lukien kaikki EU TOP SECRET -asiakirjojen valmistelusta syntynyt luokiteltu jäte, kuten vialliset kopiot, luonnokset, muistiinpanot ja levykkeet hävitetään EU TOP SECRET -turvaluokan valvontavastaavan valvonnassa polttamalla, silppuamalla, repimällä tai muuttamalla muuten sellaiseen muotoon, ettei niitä voida tunnistaa eikä palauttaa alkuperäiseen muotoonsa. 2. EU SECRET -asiakirjojen hävittäminen tapahtuu niistä vastaavan rekisterin toimesta asiakirjojen käsittelyyn oikeutetun henkilön valvonnassa käyttäen jotakin 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettua menetelmää. Hävitetyt EU SECRET -asiakirjat kirjataan allekirjoitettaviin hävittämistodistuksiin, jotka rekisteri säilyttää yhdessä jakeluluetteloiden kanssa vähintään kolmen vuoden ajan. 3. EU CONFIDENTIAL -asiakirjojen hävittäminen tapahtuu niistä vastaavan rekisterin toimesta asiakirjojen käsittelyyn oikeutetun henkilön valvonnassa käyttäen jotakin 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettua menetelmää. Niiden hävittäminen kirjataan turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen antamien ohjeiden mukaisesti. 4. EU RESTRICTED -asiakirjojen hävittäminen tapahtuu niistä vastaavan rekisterin tai käyttäjän toimesta turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen antamien ohjeiden mukaisesti. 22.6. Hävittäminen hätätapauksissa 1. Komission yksiköt laativat paikallisiin olosuhteisiin perustuvat suunnitelmat EU:n turvaluokitellun aineiston suojaamiseksi kriisitilanteissa mukaan luettuina mahdolliset suunnitelmat hävittämistä ja evakuointia varten hätätapauksissa. Ne julkaisevat tarpeellisiksi katsomansa ohjeet sen estämiseksi, että EU:n turvaluokiteltua aineistoa joutuisi sivullisille. 2. Järjestelyt EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -aineiston suojaamiseksi ja/tai hävittämiseksi kriisitilanteessa eivät saa missään olosuhteissa vaikuttaa haitallisesti EU TOP SECRET -aineiston suojaamiseen tai hävittämiseen, jonka käsittely on kaikkia muita tehtäviä kiireellisempi, salauslaitteet mukaan luettuina. 3. Salauslaitteet suojataan ja hävitetään hätätapauksessa noudattaen erityisohjeita. 4. Ohjeita on säilytettävä paikalla suljetussa kirjekuoressa. Myös hävittämiskeinoja/välineitä on oltava saatavilla. 23. KOMISSION TILOJEN ULKOPUOLELLA JÄRJESTETTÄVIÄ KOKOUKSIA, JOISSA KÄSITELLÄÄN EU:N TURVALUOKITELTUA TIETOA, KOSKEVAT TURVATOIMET 23.1. Yleistä Järjestettäessä komission kokouksia tai muita tärkeitä kokouksia komission tilojen ulkopuolella ja käsiteltävien asioiden tai tietojen arkaluonteisuuteen liittyvien turvavaatimusten sitä edellyttäessä on toteutettava jäljempänä kuvaillut turvatoimet. Kyseiset toimet koskevat ainoastaan EU:n turvaluokitellun tiedon suojelua. Myös muita turvatoimia saattaa olla tarpeen suunnitella. 23.2. Vastuualueet 23.2.1. Komission turvallisuustoimisto Komission turvallisuustoimisto toimii yhteistyössä sen jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa, jonka alueella kokous järjestetään (isäntäjäsenvaltio) taatakseen komission kokouksen tai muun tärkeän kokouksen sekä valtuuskuntien jäsenten ja heidän henkilöstönsä turvallisuuden. Turvallisuuden suojelun osalta on erityisesti varmistettava, että: a) Turvallisuusuhkiin ja turvallisuuden vaarantaviin tapahtumiin varautumiseksi laaditaan suunnitelmia. Kyseisissä suunnitelmissa on otettava erityisesti huomioon se, että EU:n turvaluokiteltuja asiakirjoja on voitava toimistotiloissa säilyttää turvallisessa paikassa; b) Toteutetaan toimenpiteitä, jotta EU:n turvaluokiteltujen viestien vastaanottamiseen ja toimittamiseen on mahdollista käyttää komission tietoliikennejärjestelmää. Isäntäjäsenvaltiota pyydetään myös tarvittaessa antamaan käyttöön turvattuja puhelinjärjestelmiä. Komission turvallisuustoimiston on toimittava turvallisuusasioiden neuvonantajana kokousta valmisteltaessa; turvallisuustoimiston olisi osallistuttava kokouksen valmisteluun auttamalla ja antamalla neuvoja kokouksen turvavastaavalle ja tarvittaessa valtuuskunnille. Jokaista kokoukseen osallistuvaa valtuuskuntaa pyydetään nimeämään turvavastaava, joka vastaa valtuuskuntaa koskevista turvallisuusasioista ja on yhteydessä kokouksen turvavastaavaan sekä tarvittaessa komission turvallisuustoimiston edustajaan. 23.2.2. Kokouksen turvavastaava (MSO) On nimettävä kokouksen turvavastaava, joka valmistelee ja valvoo yleisiä sisäisiä turvatoimia sekä koordinoi niitä muiden asiaankuuluvien turvaviranomaisten kanssa. Kokouksen turvavastaavan toteuttamien toimien on yleensä liityttävä: a) kokouspaikkaa koskeviin suojatoimiin, jotta kokous voidaan järjestää ilman kokouksessa mahdollisesti käytettävien EU:n turvaluokiteltujen tietojen turvallisuuden vaarantavia tapahtumia; b) kokouspaikalle, valtuuskuntien tiloihin ja kokoussaleihin pääsyyn oikeutetun henkilöstön tarkastamiseen ja laitteiston tarkistamiseen; c) jatkuvaan koordinointiin isäntäjäsenvaltion toimivaltaisten viranomaisten sekä komission turvallisuustoimiston kanssa; d) kokousasiakirjoihin liitettäviin turvaohjeisiin ottaen asianmukaisesti huomioon näissä turvallisuussäännöissä esitetyt vaatimukset ja muut tarpeellisiksi katsotut turvaohjeet. 23.3. Turvatoimet 23.3.1. Turva-alueet Seuraavat turva-alueet on määriteltävä: a) II luokan turva-alue, johon kuuluvat tarvittaessa asiakirjojen valmisteluhuone, komission tilat ja kopiointilaitteet sekä valtuuskuntien tilat; b) I luokan turva-alue, johon kuuluvat kokoussali sekä tulkkien ja ääniteknikkojen työtilat; c) hallinnolliset alueet, joihin kuuluvat lehdistötilat, hallinnointiin, ruokailuun ja majoitukseen käytettävät tilat, lehdistökeskuksen välittömässä läheisyydessä sijaitseva alue sekä kokouspaikka. 23.3.2. Kulkuluvat Kokouksen turvavastaavan on toimitettava asianmukaiset kulkuluvat, joita valtuuskunnat ovat pyytäneet tarpeidensa mukaisesti. Tarvittaessa voidaan eritellä ne turva-alueet, joille kulkuluvan haltijalla on oikeus päästä. Kokouksen turvaohjeissa on vaadittava, että kaikkien asianomaisten henkilöiden on pidettävä kokouspaikalla ollessaan aina kulkulupansa näkyvästi esillä, jotta turvahenkilöstö voi tarvittaessa tarkastaa ne. Kokouspaikalle on päästettävä mahdollisimman vähän henkilöitä, joilla ei ole kulkulupaa. Kokouksen turvavastaava antaa kansallisille valtuuskunnille ainoastaan näiden pyynnöstä luvan vastaanottaa kokouksen aikana vierailijoita. Vierailijoille on annettava erillinen vierailijakulkulupa. Tässä yhteydessä on täytettävä vierailijalomake, johon merkitään vierailijan nimi sekä tavattavan henkilön nimi. Vierailijalla on oltava aina mukanaan joko turvamies tai tavattava henkilö. Saattavan henkilön on pidettävä vierailijalomake mukanaan ja palautettava se yhdessä vierailijakulkuluvan kanssa turvahenkilöstölle, kun vierailija poistuu kokouspaikalta. 23.3.3. Kuvan- ja äänentallennuslaitteiston tarkastaminen Kameroita ja äänityslaitteita ei saa tuoda I luokan turva-alueelle lukuun ottamatta niiden valokuvaajien ja ääniteknikkojen tuomia laitteita, joille kokouksen turvavastaava on antanut asiaankuuluvat luvat. 23.3.4. Salkkujen, kannettavien tietokoneiden ja pakettien tarkastus Henkilöt, joilla on kulkulupa turva-alueelle, voivat yleensä tuoda salkkunsa ja kannettavat tietokoneensa (ainoastaan omalla virtalähteellä) ilman, että niitä tarkastetaan. Valtuuskunnille tarkoitetut paketit on tarkastettava joko siten, että valtuuskunnan turvavastaava tarkastaa paketit, ne läpivalaistaan erityislaitteistoa käyttäen tai turvallisuushenkilöstö avaa ne tarkastusta varten. Salkkujen ja pakettien tarkastukseen voidaan määrätä tiukempia toimenpiteitä, jos kokouksen turvavastaava katsoo sen tarpeelliseksi. 23.3.5. Tekninen suojaus Turvallisuusteknikot voivat suojata teknisesti kokoussalin, ja he voivat myös suorittaa televalvontaa kokouksen aikana. 23.3.6. Valtuuskuntien asiakirjat Valtuuskunnat ovat vastuussa EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen viemisestä kokouksiin ja niistä pois. Valtuuskunnat vastaavat myös kyseisten asiakirjojen todentamisesta ja suojaamisesta sinä aikana, kun niitä käytetään valtuuskunnille osoitetuissa tiloissa. Isäntäjäsenvaltiota saatetaan pyytää kuljettamaan turvaluokiteltuja asiakirjoja kokouspaikalle ja sieltä pois. 23.3.7. Asiakirjojen säilyttäminen turvallisessa paikassa Jolleivät komissio tai valtuuskunnat voi säilyttää turvaluokiteltuja asiakirjojaan hyväksyttyjen normien mukaisesti, ne voivat kuittausta vastaan jättää kyseiset asiakirjat sinetöidyssä kirjekuoressa kokouksen turvavastaavalle, joka säilyttää ne hyväksyttyjen normien mukaisesti. 23.3.8. Tilojen tarkastus Kokouksen turvavastaava huolehtii siitä, että komission ja valtuuskuntien tilat tarkastetaan jokaisen työpäivän jälkeen sen varmistamiseksi, että kaikkia EU:n turvaluokiteltuja asiakirjoja säilytetään turvallisessa paikassa. Ellei näin ole, turvavastaavan on toteutettava tarvittavat toimenpiteet. 23.3.9. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen Kaikkia tarpeettomia asiakirjoja on käsiteltävä EU:n turvaluokiteltuina tietoina. Komissiolle ja valtuuskunnille on annettava jätepaperikorit tai -pussit. Ennen kuin komission ja valtuuskuntien jäsenet poistuvat niille osoitetuista tiloista, niiden on toimitettava tarpeettomat asiakirjat kokouksen turvavastaavalle, joka huolehtii niiden sääntöjen mukaisesta hävittämisestä. Kokouksen päätyttyä kaikkia komission tai valtuuskuntien hallussa olevia tarpeettomia asiakirjoja on käsiteltävä jätteenä. Komission ja valtuuskuntien tilat on tarkastettava perinpohjaisesti ennen kokouksen turvajärjestelyjen poistamista. Asiakirjat, joiden vastaanotosta on vaadittu kuittaus, on hävitettävä 22.5 jaksossa esitetyllä tavalla. 24. EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON TURVALLISUUDEN RIKKOMINEN JA VAARANTAMINEN 24.1. Määritelmät Tietoturvallisuutta rikotaan, jos komission turvamääräyksiä ei noudateta tai niitä laiminlyödään, mistä saattaa aiheutua vahinkoa tai vaaraa EU:n turvaluokitellulle tiedolle. EU:n turvaluokiteltujen tietojen turvallisuus vaarantuu, jos kyseiset tiedot ovat joutuneet kokonaisuudessaan tai osittain henkilöille, joita ei ole valtuutettu käsittelemään niitä, eli joiden luotettavuutta ei ole selvitetty asianmukaisella tavalla tai joilla ei ole tiedonsaantitarvetta, tai jos on todennäköistä, että tiedot ovat joutuneet kyseisille henkilöille. EU:n turvaluokitellun tiedon turvallisuus voi vaarantua huolimattomuuden, välinpitämättömyyden tai harkitsemattomuuden seurauksena, EU:hun tai sen jäsenvaltioihin kohdistuvan, EU:n turvaluokiteltua tietoa koskevan toiminnan vuoksi tai muuta haitallista toimintaa harjoittavien järjestöjen vuoksi. 24.2. Turvallisuuden vaarantumisesta raportoiminen Kaikille henkilöille, joiden edellytetään käsittelevän EU:n turvaluokiteltua tietoa, on selvitettävä perusteellisesti heidän vastuunsa tällä alalla. Heidän on raportoitava viipymättä mistä tahansa heidän tietoonsa tulleesta turvallisuusmääräysten rikkomisesta. Kun paikallinen turvavastaava tai kokouksen turvavastaava havaitsee tai saa tiedon EU:n turvaluokitellun tiedon turvallisuuden rikkomisesta tai EU:n turvaluokitellun aineiston katoamisesta tai häviämisestä, hänen on ryhdyttävä pikaisiin toimiin, jotta voidaan: a) säilyttää todistusaineisto, b) selvittää tosiseikat, c) arvioida tapahtunut vahinko ja minimoida sen vaikutukset, d) estää tapahtuman toistuminen, e) ilmoittaa asiaankuuluville viranomaisille turvallisuusmääräysten rikkomisen vaikutuksista. Tässä yhteydessä on annettava seuraavat tiedot: i) kuvaus kyseessä olevista tiedoista ja niiden turvaluokituksesta, viite- ja kopionumero, päivämäärä, tietojen luovuttaja, asia ja soveltamisala; ii) lyhyt kuvaus olosuhteista, joissa tietoturvallisuutta on rikottu, sekä päivämäärä ja ajankohta, jona tietojen turvallisuus saattoi vaarantua; iii) ilmoitus tietojen luovuttajalle mahdollisesti annetusta ilmoituksesta. Saatuaan ilmoituksen tietoturvallisuuden mahdollisesta rikkomisesta kunkin turvallisuusviranomaisen velvollisuutena on raportoida tapahtumasta viipymättä komission turvallisuustoimistolle. Jos kyse on EU RESTRICTED -tiedosta, asiasta on raportoitava ainoastaan, jos tapauksessa on jotain epätavanomaista. Saatuaan tiedon tietoturvallisuuden rikkomisesta turvallisuusasioista vastaava komission jäsen a) ilmoittaa asiasta viranomaiselle, joka kyseisen turvaluokitellun tiedon on luovuttanut; b) pyytää asianomaisia turvallisuusviranomaisia aloittamaan tutkintatoimet; c) koordinoi tutkintaa, jos asia koskee useampaa kuin yhtä turvallisuusviranomaista; d) hankkii selvityksen olosuhteista, joissa tietoturvallisuutta on rikottu, päivämäärästä ja ajankohdasta, jona tietojen turvallisuus saattoi vaarantua ja jona rikkomus havaittiin, sekä tarkan kuvauksen kyseessä olevan aineiston sisällöstä ja turvaluokituksesta. Lisäksi on raportoitava EU:n tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion eduille aiheutuneesta vahingosta tai tapahtuman toistumisen estämiseksi toteutetuista toimista. Viranomaisen, jolta tiedot ovat peräisin, on myös tiedotettava asiasta asianosaisille ja annettava niille asianmukaiset ohjeet. 24.3. Oikeustoimet Henkilölle, joka on vastuussa EU:n turvaluokitellun tiedon turvallisuuden vaarantamisesta, voidaan määrätä kurinpitoseuraamus asiaankuuluvien sääntöjen ja asetusten, erityisesti henkilöstösääntöjen VI osaston mukaisesti. Kurinpitoseuraamus ei rajoita oikeutta ryhtyä myöhemmin oikeustoimiin. Turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen on asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa toteutettava 24.2 jaksossa mainitun raportin perusteella kaikki tarvittavat toimet, jotta toimivaltaiset kansalliset viranomaiset voivat aloittaa rikosoikeudelliset menettelyt. 25. TIETO- JA TIETOLIIKENNEJÄRJESTELMISSÄ KÄSITELTÄVÄN EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON SUOJAUS 25.1. Johdanto 25.1.1. Yleistä Turvallisuuspolitiikkaa ja -vaatimuksia sovelletaan kaikkiin tieto- ja tietoliikennejärjestelmiin ja -verkkoihin (jäljempänä "järjestelmät"), joissa käsitellään EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia tietoja. Niitä sovelletaan täydennyksenä tietojenkäsittelyjärjestelmien suojaamisesta 23 päivänä marraskuuta 1995 tehtyyn komission päätökseen K(95) 1510 lopullinen. Myös EU RESTRICTED -tietoja käsitteleville järjestelmille on kehitettävä turvatoimet tällaisten tietojen luottamuksellisuuden suojaamiseksi. Kaikki järjestelmät edellyttävät turvatoimia järjestelmien ja niiden sisältämien tietojen eheyden ja käytettävyyden suojaamiseksi. Komission tietotekniikkaan soveltama turvallisuuspolitiikka koostuu seuraavista seikoista: - Se on erottamaton osa yleistä turvallisuutta ja täydentää kaikkia tietoturvaan sekä henkilöstön luotettavuuteen ja fyysiseen turvallisuuteen liittyviä näkökohtia. - Vastuunjako teknisten järjestelmävastaavien, teknisiin järjestelmiin tallennetun tai niissä käsiteltävän EU:n turvaluokitellun tiedon sisältövastaavien, tietotekniikan turvallisuusasiantuntijoiden ja käyttäjien kesken. - Kunkin tietotekniikkajärjestelmän turvallisuusperiaatteiden ja -vaatimusten kuvaus. - Nimetyn viranomaisen näille periaatteille ja vaatimuksille antama hyväksyntä. - Laitetilaan kohdistuvien erityisuhkien ja järjestelmien haavoittuvuuden huomioon ottaminen. 25.1.2. Järjestelmiin kohdistuvat uhat ja järjestelmien haavoittuvuus Uhka voidaan määritellä mahdollisuudeksi turvallisuuden tahattomaan tai tahalliseen vaarantamiseen. Järjestelmien osalta tällainen vaarantaminen tapahtuu silloin, kun yksi tai useampi luottamuksellisuuden, eheyden tai käytettävyyden ominaisuuksista häviää. Haavoittuvuus voidaan määritellä valvonnan riittämättömyydeksi tai puuttumiseksi, jonka vuoksi jokin erityinen kohde helpommin joutuu tai voi joutua uhan alaiseksi. Nopeasti toimivia hakuja, viestintää ja käyttöä varten suunnitelluissa järjestelmissä käsiteltävä EU:n turvaluokiteltu ja -luokittelematon keskitetyssä muodossa oleva tieto on alttiina monille uhkille. Näitä ovat sivullisten pääsy tietoihin tai päinvastaisesti pääsyn epääminen luvan saaneilta käyttäjiltä. Riskejä ovat myös tietojen luvaton paljastaminen, turmeleminen, muuttaminen tai poistaminen. Lisäksi monimutkaiset ja joskus herkät laitteet ovat kalliita, ja niitä on usein vaikea korjata tai vaihtaa nopeasti. 25.1.3. Turvatoimien päätarkoitus Tässä jaksossa käsiteltävien turvatoimien päätarkoituksena on suojata EU:n turvaluokiteltu tieto luvattomalta paljastamiselta (luottamuksellisuuden häviämiseltä) ja varmistaa tietojen eheys ja käytettävyys. Jotta EU:n turvaluokiteltua tietoa käsittelevälle järjestelmälle saataisiin asianmukainen turvallisuussuoja, komission turvallisuustoimiston on täsmennettävä kunkin järjestelmän osalta tavanomaista turvallisuutta koskevat asianmukaiset vaatimukset ja asianmukaiset erityiset turvallisuusmenettelyt ja -tekniikat. 25.1.4. Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus (SSRS) Kaikkien EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia tietoja käsittelevien järjestelmien osalta vaaditaan järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus, jonka tekee tekninen järjestelmävastaava (katso 25.3.4 jakso) ja sisältövastaava (katso 25.3.5 jakso) tarvittaessa projektihenkilöstön ja komission turvallisuustoimiston (joka toimii tietoturvaviranomaisena, katso 25.3.3 jakso) tuella ja jonka turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (katso 25.3.2 jakso) hyväksyy. Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus vaaditaan myös silloin, kun turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen katsoo, että EU RESTRICTED -tietojen tai luokittelemattomien tietojen käytettävyys ja eheys ovat uhattuina. Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus on laadittava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa projektin alussa, ja sitä on kehitettävä ja paranneltava projektin edetessä, jotta se täyttää eri tehtävät projektin ja järjestelmän elinkaaren eri vaiheissa. 25.1.5. Turvallisuuden takaavat toimintatavat Kaikki EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia tietoja käsittelevät järjestelmät on hyväksyttävä käytettäväksi jollain, tai jos eri aikoina esitettävät vaatimukset sitä edellyttävät, usealla seuraavalla toimintatavalla tai niitä vastaavilla kansallisilla tavoilla: a) yleisvaltuutus, b) korkean turvallisuuden takaava toimintatapa, ja c) monitasoinen turvallisuuden takaava toimintatapa. 25.2. Määritelmät "Hyväksymisellä" (accreditation) tarkoitetaan järjestelmälle myönnettävää lupaa ja hyväksyntää käsitellä käyttöympäristössään EU:n turvaluokiteltua tietoa. Huomautus: Hyväksyminen olisi tehtävä sen jälkeen, kun kaikki asiaankuuluvat turvamenettelyt on pantu täytäntöön ja on saavutettu riittävä järjestelmäresurssien suojaustaso. Hyväksymisen olisi perustuttava järjestelmäkohtaiseen turvavaatimusilmoitukseen ja sisällettävä seuraavat seikat: a) järjestelmän hyväksymisen tavoite, erityisesti se, mikä on käsiteltävän tiedon turvaluokitus ja mitä järjestelmän tai verkon turvallisuuden takaavaa toimintatapaa ehdotetaan; b) riskinhallinta-arviointi, jossa esitetään uhat ja heikot kohdat ja toimet niiden torjumiseksi; c) turvallisuusmenettelyt (SecOP:t), joihin kuuluu yksityiskohtainen kuvaus ehdotetuista toimista (esimerkiksi toimintatavat ja toiminnat) ja kuvaus järjestelmän turvallisuusominaisuuksista, joihin hyväksyminen perustuu; d) suunnitelma turvallisuusominaisuuksien täytäntöönpanemiseksi ja ylläpitämiseksi; e) järjestelmän tai verkon turvallisuuden ensimmäistä ja jatkossa suoritettavaa tarkastusta, arviointia ja varmentamista koskeva suunnitelma, ja f) tarvittaessa varmennus ja muut hyväksymisasiakirjat. "Keskustietojärjestelmien tietoturvavastaavalla" (Central Information Security Officer eli CISO) tarkoitetaan tietotekniikan keskusyksikön virkailijaa, joka koordinoi ja valvoo keskitettyjen järjestelmien turvatoimia. "Varmentamisella" (certification) tarkoitetaan riippumattoman tahon tarkastuksen ja arvioinnin tulosten pohjalta annettavaa virallista lausuntoa siitä, missä määrin järjestelmä on turvallisuusvaatimusten mukainen tai tietoturvatuote ennalta määriteltyjen turvallisuusvaatimusten mukainen. "Tietoliikenneturvallisuudella" (communications security eli COMSEC) tarkoitetaan turvatoimien soveltamista tietoliikenteeseen, jotta voidaan estää sivullisten pääsy sellaiseen arvokkaaseen tietoon, jota voidaan saada seuraamalla tai analysoimalla tietoliikennettä, tai taata tietoliikenteen tietojen luotettavuus. Huomautus: Tällaiset toimet kattavat salauksen, siirron ja lähettämisen turvallisuuden sekä myös menettelyjen turvallisuuden, fyysisen turvallisuuden, henkilöstön luotettavuuden, asiakirjojen turvallisuuden ja tietojärjestelmäturvallisuuden. "Tietojärjestelmäturvallisuus" (computer security eli COMPUSEC) tarkoittaa laitteiston, valmisohjelmiston ja ohjelmiston turv