NEUVOSTON SÄÄDÖS,

annettu 12 päivänä maaliskuuta 1999,

säännöistä, jotka koskevat Europolin toimesta tapahtuvaa henkilötietojen välittämistä kolmansille valtioille ja kolmansille elimille (1999/C 88/01)

EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella Euroopan poliisiviraston perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (Europol-yleissopimus) (1) 18 artiklan 2 kohdan, ja

ottaa huomioon hallintoneuvoston ehdotuksen, jonka se on tehnyt Europol-yleissopimuksen 24 artiklassa tarkoitettua yhteistä valvontaviranomaista kuultuaan,

sekä katsoo, että neuvoston on annettava yksimielisesti Europolin toimesta tapahtuvaa tietojen välittämistä kolmansille valtioille ja kolmansille elimille koskevat säännöt, ottaen huomioon Europol-yleissopimuksen 18 artiklan 3 kohdassa tarkoitetut tekijät,

ON ANTANUT SEURAAVAT SÄÄNNÖT:

1 artikla

Määritelmät

Näissä säännöissä tarkoitetaan

a) "kolmansilla valtioilla" Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 4 kohdan 4 alakohdassa tarkoitettuja valtioita, jotka eivät ole Euroopan unionin jäsenvaltioita,

b) "kolmansilla elimillä" Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 4 kohdan 1-3 ja 5-7 alakohdassa tarkoitettuja elimiä, järjestöjä ja yksiköitä, joita ovat:

- "Euroopan unioniin liittyvät elimet", joita tarkoitetaan Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 4 kohdan 1-3 alakohdassa,

- "muut kuin Euroopan unioniin liittyvät elimet", joita tarkoitetaan Europol-yleissopimuksen 10 artiklan 4 kohdan 5-7 alakohdassa,

c) "sopimuksella" tämän säädöksen 3 artiklassa tarkoitettua sopimusta,

d) "henkilötiedoilla" kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti, erityisesti henkilötunnuksen tai yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, henkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla,

e) "tietojen käsittelyllä" kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamista muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä suojaamista, poistamista tai tuhoamista,

f) "toimivaltaisilla viranomaisilla" tämän säädöksen 5 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja viranomaisia.

2 artikla

Henkilötietojen välittäminen

1. Europol voi Europol-yleissopimuksen 18 artiklan edellytysten mukaisesti välittää henkilötietoja kolmannelle valtiolle tai kolmannelle elimelle seuraavin perustein:

a) Europolin ja kolmannen valtion tai kolmannen elimen välinen tämän säädöksen 3 artiklassa tarkoitettu sopimus,

b) poikkeuksellisesti, jos johtaja katsoo tietojen välittämisen olevan ehdottoman välttämätöntä

- asianomaisten jäsenvaltioiden olennaisten etujen turvaamiseksi Europolin tavoitteiden rajoissa,

- rikoksesta aiheutuvan ja välittömästi uhkaavan vaaran estämiseksi.

2. Edellä 1 kohtaa sovellettaessa on otettava huomioon kolmannen valtion tai muun kuin Euroopan unioniin liittyvän elimen tietosuojaa koskeva lainsäädäntö ja hallintokäytäntö, myös tietosuoja-asioista vastaavan viranomaisen osalta.

3. Tasoille Europol 1, 2 tai 3 luokiteltujen henkilötietojen välittäminen edellyttää Europol-yleissopimuksen 18 artiklan 6 kohdan mukaista sopimusta; sopimuksessa on otettava huomioon Europolin tietojen luottamuksellisuutta koskevat säännökset.

3 artikla

Europolin suorittamaa henkilötietojen välittämistä koskevat sopimukset

1. Europol voi Europol-yleissopimuksen 2 artiklassa tarkoitettujen tavoitteiden saavuttamiseksi tehdä sopimuksia kolmansien valtioiden ja kolmansien elinten kanssa. Sopimuksissa on oltava määräyksiä tiedon vastaanottajasta, välitettävien tietojen lajista ja tarkoituksesta, jota varten tietoja välitetään tai käytetään.

2. Neuvosto voi yksimielisesti määrittää ne kolmannet valtiot tai muut kuin Euroopan unioniin liittyvät elimet, joiden kanssa sopimuksista on neuvolteltava.

Hallintoneuvosto voi määrittää ne Euroopan unioniin liittyvät elimet, joiden kanssa sopimuksista on neuvoteltava.

3. Hallintoneuvoston lausunnon ja neuvoston yksimielisesti antaman valtuutuksen saatuaan Europolin johtaja aloittaa neuvottelut sopimuksista kolmansien valtioiden tai muiden kuin Euroopan unioniin liittyvien elinten kanssa. Päättäessään valtuutuksen antamisesta neuvosto ottaa huomioon 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun edellytyksen. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen lisäksi neuvosto voi määrätä myös muista edellytyksistä.

Sopimukset voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun neuvosto on ne yksimielisesti hyväksynyt. Neuvosto voi antaa hyväksyntänsä vasta saatuaan hallintoneuvoston välityksellä yhteisen valvontaviranomaisen lausunnon. Neuvoston päätös voi koskea yhtä tai useampaa kolmatta valtiota tai muuta kuin Euroopan unioniin liittyvää elintä.

4. Hallintoneuvoston valtuutuksen saatuaan Europolin johtaja aloittaa neuvottelut sopimuksista Euroopan unioniin liittyvien elinten kanssa. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen lisäksi hallintoneuvosto voi määrätä myös muista edellytyksistä.

Sopimus voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hallintoneuvosto on sen hyväksynyt. Hallintoneuvosto voi antaa hyväksyntänsä vasta saatuaan yhteisen valvontaviranomaisen lausunnon.

4 artikla

Henkilötietojen välittäminen johtajan valtuutuksella

Johtaja ilmoittaa hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle ilman tarpeetonta viivytystä kaikista 2 artiklan 1 kohdan b alakohdan säännösten mukaisesti tehdyistä tiedon välittämistä koskevista päätöksistä ja niiden perusteluista.

Hän toimittaa pyynnöstä hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle lisätietoja, esimerkiksi perusteet arvioinnilleen siitä, että tietojen välittämiseen liittyvät olosuhteet, välittämisen tavoitteet, välitettävien tietojen laji ja tietojen välitystarkoitus huomioon ottaen, tiedot vastaanottavan kolmannen valtion tai muun kuin Euroopan unioniin liittyvän elimen tarjoama tietosuojan taso on ollut riittävä.

5 artikla

Toimivaltaiset viranomaiset

1. Europolin suorittama henkilötietojen välittäminen kolmansille valtioille ja niiden välittäminen edelleen kyseisissä valtioissa rajoitetaan koskemaan toimivaltaisia viranomaisia, jotka kansallisen lainsäädännön mukaisesti vastaavat rikosten ehkäisystä ja torjunnasta.

2. Sopimuksista neuvoteltaessa Europolin on pyrittävä kaikin tavoin varmistamaan, että kolmas valtio mikäli mahdollista nimeää yhden toimivaltaisen viranomaisen ("ensimmäinen vastaanottaja"), joka toimii kansallisena yhteyspisteenä Europolin ja muiden kyseisen kolmannen valtion toimivaltaisten viranomaisten välillä.

3. Henkilötietoja välittäessään Europolin on huolehdittava, että vastaanottaja sitoutuu siihen, että tietoja välitetään edelleen ainoastaan toimivaltaisille viranomaisille, ja että se tapahtuu samoilla edellytyksillä kuin alkuperäinen tietojen siirto.

4. Jos kolmas valtio ei voi nimetä yhtä kansallisena yhteyspisteenä toimivaa toimivaltaista keskusviranomaista, sopimuksissa voidaan poikkeuksellisesti määrätä, että tiedot välitetään suoraan Europolilta asianomaisen kolmannen valtion yhdelle tai useammalle yksittäiselle toimivaltaiselle viranomaiselle.

5. Europol välittää tietoja kolmannen valtion toimivaltaiselle viranomaiselle tai kolmannelle elimelle vain, jos kyseinen viranomainen tai elin hyväksyy sen, ettei tietoja välitetä muille kolmansille valtioille tai kolmansille elimille.

6. Sopimuksissa täsmennetään tietojen vastaanottajan toimivalta rikosten ehkäisyssä ja torjunnassa.

6 artikla

Henkilötietojen välittämisen tarkoitus

1. Pyydettyjä henkilötietoja ei välitetä, jos pyynnöstä puuttuu pyynnön tarkoitus ja syy.

Sellaisten henkilötietojen välittäminen, joista käy ilmi rotu, poliittiset mielipiteet tai uskonnollinen tai muu vakaumus, samoin kuin henkilötietoja, jotka koskevat terveyttä tai sukupuolielämää, ja joita tarkoitetaan yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen 6 artiklassa, rajoitetaan ehdottoman välttämättömiin tapauksiin 4 artiklan määräysten mukaisesti.

2. Europolin on välittäessään henkilötietoja kolmannelle valtiolle tai kolmannelle elimelle varmistettava, että kyseisten tietojen vastaanottaja sitoutuu siihen, että tietoja käytetään ainoastaan niihin tarkoituksiin, joita varten kyseiset tiedot annettiin.

7 artikla

Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen

1. Europolin on välittäessään henkilötietoja kolmannelle valtiolle tai kolmannelle elimelle varmistettava, että vastaanottaja, sitoutuu siihen, että henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan, jos käy ilmi, että ne ovat virheellisiä, epätarkkoja, vanhentuneita tai että niitä ei olisi pitänyt välittää. Jos Europol huomaa, että henkilötiedot ovat virheellisiä, epätarkkoja, vanhentuneita tai että niitä ei olisi pitänyt välittää, vastaanottavalle kolmannelle valtiolle tai kolmannelle elimelle on ilmoitettava siitä välittömästi, ja sitä on pyydettävä ilmoittamaan Europolille, että tiedot oikaistaan tai poistetaan. Europolin johtaja ilmoittaa hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle tähän liittyvistä toimistaan.

2. Tehtävissä sopimuksissa on määrättävä velvoitteesta oikaista tai poistaa tietoja tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti.

3. Europolin on henkilötietoja välittäessään varmistettava, että vastaanottaja sitoutuu siihen, että tiedot poistetaan, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne välitettiin.

8 artikla

Vastuu

Sopimuksiin on sisällytettävä asianmukaisia määräyksiä vastuusta luvattoman tai virheellisen tietojenkäsittelyn varalta.

9 artikla

Voimaantulo

Nämä säännöt tulevat voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona ne annetaan.

Tehty Brysselissä 12 päivänä maaliskuuta 1999.

Neuvoston puolesta

O. SCHILY

Puheenjohtaja

(1) EYVL C 316, 27.11.1995, s. 1.