LIITE

EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan täydentävät tekniset eritelmät

I osa

Ennakkoedellytykset, ohjeet ja standardit tuotantoa varten (1)

1 SISÄLLYSLUETTELO 50

2 TUOTTAJIA KOSKEVAT OHJEET 50

3 FYYSINEN TURVALLISUUS 50

3.1 TUOTANTORAKENNUKSET 50

3.2 TURVAHENKILÖSTÖ 50

3.3 TURVAVALVOMO 51

3.4 VIERAILIJOIDEN TAI KOLMANSIEN OSAPUOLTEN PÄÄSY 51

3.5 HENKILÖKUNNAN SISÄÄNPÄÄSY 51

3.6 TUOTANTOALUEEN VALVONTA 51

3.7 SAAPUVAN JA LÄHTEVÄN MATERIAALIN KÄSITTELY 51

3.8 TOIMITUKSET 51

4 TUOTANTOMENETELMIEN JA MATERIAALIEN TURVALLISUUS 52

4.1 PAINOLAATAT 52

4.2 PAPERI 52

4.3 DIFFRAKTIIVINEN OPTISESTI MUUTTUVA TEKIJÄ (DOVID) 52

4.4 TURVAPAINOVÄRIT 53

4.5 VARASTOINTI 53

5 LAADUNTARKASTUS 53

6 VIITTAUKSET 53

1 SISÄLLYSLUETTELO

Liitteen tässä osassa vahvistetaan säännöt, jotka koskevat EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen tuotantoa.

Liitteen tämä osa voidaan antaa mahdollisille turvapainoille esimerkiksi tarjouskilpailumenettelyn yhteydessä.

2 TUOTTAJIA KOSKEVAT OHJEET

EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan voivat tuottaa ainoastaan julkiset tai yksityiset turvapainolaitokset tai laitokset, joille jäsenvaltiot ovat antaneet toimeksiannon ja jotka pystyvät tuottamaan korkean turvallisuustason asiakirjoja.

Näiden yritysten ja laitosten on kyettävä osoittamaan pätevyytensä ottaa tällainen tuotanto tehtäväkseen. Tuottajan päätoimipaikan on sijaittava EU:ssa, ja myös EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuotannon on tapahduttava EU:ssa.

EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan varsinaisen tuotannon ulkoistaminen kokonaan tai osittain kolmannelle osapuolelle ei ole sallittua (tämä ei koske raaka-aineita tai ainesosia, esimerkiksi kuituja ja turvapainatuspaperia), paitsi jos se jäsenvaltio, joka tekee sopimuksen EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuotannosta, antaa siihen luvan ja ilmoittaa siitä Euroopan komissiolle. Myös kolmantena osapuolina olevien yritysten, jotka toteuttavat osan EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuotannosta, on noudatettava tässä asiakirjassa lueteltuja turvallisuusstandardeja ja -käytäntöjä.

Tuottajalla on oltava ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmän ja tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän ISO/IEC 27001-standardin mukainen sertifikaatti.

Lisäksi tuottajalla on oltava voimassa oleva turvapainatusmenettelyjen hallinnointia koskeva ISO 14298 -sertifikaatti (aiemmin CWA 14641) vähintään valtionhallinnon tasolla (”Governmental”) tai vastaavalla kansallisen sääntelyn mukaisella tasolla.

Tuottajien on toimitettava tarkat tiedot niiden turvallisuustarkastuksia koskevista sertifikaateista jäsenvaltion pyynnöstä.

Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tuottajat noudattavat näitä sääntöjä, ja ilmoitettava Euroopan komissiolle, mikä yritys on valittu tuottajaksi.

Tuottajan on raportoitava jäsenvaltiolle kaikista EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tai sen perusmateriaalien turvallisuuden vaarantumisista tai tuotannon aikana koetuista tuotantotilojen fyysisen turvallisuuden vaarantumisista. Jäsenvaltion on toimitettava tästä viipymättä tieto Euroopan komissiolle.

3 FYYSINEN TURVALLISUUS

Tässä jaksossa esitetyt vaatimukset täydentävät ISO 14298 -standardia, ja ne ovat pakollisia EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen tuotannon yhteydessä. Niitä sovelletaan myös EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen materiaaleihin, puolivalmiisiin tuotteisiin ja varastointiin.

Tuotantotilojen ja -rakennusten fyysistä turvallisuutta on pidettävä yllä ISO 14298 -standardin ja Intergrafin sertifiointivaatimusten (erityisesti fyysisiä tunkeutumisia ja sisäänpääsyyn liittyviä riskejä koskeva riskiluokka E) tai vastaavien kansallisten säännösten mukaisesti.

Kaikki henkilöt (esimerkiksi työntekijät, turvahenkilöstö, vierailijat ja kolmannet osapuolet), jotka ovat paikalla tiloissa tai tuottajan tuotantorakennuksissa, on tarkastettava ISO 14298-standardin ja Intergrafin sertifiointivaatimusten tai vastaavien kansallisten säännösten mukaisesti.

3.1 TUOTANTORAKENNUKSET

Kaikki rakennukset, joissa säilytetään ja valmistetaan raaka-aineita sekä puolivalmiita ja valmiita tuotteita, on sertifioitava vähintään valtionhallinnon tasolla (”Governmental”) ISO 14298 -standardin tai vastaavien kansallisten säännösten mukaisesti.

3.2 TURVAHENKILÖSTÖ

Tuottajan on käytettävä erityistä ja erillistä osastoa tai tunnettua ja sertifioitua turvallisuusyritystä ja hyvin koulutettua turvallisuusalan henkilöstöä vastaamaan tilojen ja tuotantoalueiden turvallisuudesta. Mahdollisella ulkoisella turvallisuusyrityksellä olisi oltava sertifiointi laatukysymyksissä (esim. ISO 9001, DIN 77200).

3.3 TURVAVALVOMO

Tuottajalla on oltava tuotantotiloissa käytössä turvavalvomo. Fyysisten turvatoimien on oltava EN 50518 -standardin mukaisia (sertifiointia ei vaadita) tai kansallisten säännösten/standardien mukaisia. Edellisestä virkkeestä poiketen poikkeamat EN 50518 -standardista ovat mahdollisia edellyttäen, että ne perustuvat riskinarviointiin. Turvavalvomoon johtavassa ovessa on oltava sisään- ja uloskäynnin luona kortinlukija tai biometrinen kulunvalvontajärjestelmä, joka tallettaa tiedot kaikista sisääntuloista ja poistumisista ja jossa on APB (anti-passback) -toiminto.

Vähintään kahden toimijan (vartijan) suositellaan olevan paikalla koko ajan. On suositeltavaa, että nämä toimijat (vartijat) ovat tuottajan työntekijöitä.

3.4 VIERAILIJOIDEN TAI KOLMANSIEN OSAPUOLTEN PÄÄSY

Mahdollisten kolmansien osapuolten tai vierailijoiden pääsyä tuotantoalueille on valvottava tiukasti ISO 14298 -standardin mukaisesti. Näillä henkilöillä on oltava koko ajan saattaja, ja heidän on pidettävä henkilöllisyyden osoittavaa kulkulupaa aina näkyvillä.

3.5 HENKILÖKUNNAN SISÄÄNPÄÄSY

Tuotantoalueelle pääsevät ainoastaan luvan saaneet työntekijät kulunvalvontajärjestelmän kautta ja vain yksi henkilö kerrallaan. Käytössä on oltava kulunvalvontamenettely. Pääsy olisi myönnettävä vain tiedonsaantitarpeen perusteella.

3.6 TUOTANTOALUEEN VALVONTA

Tuotantoalueita on valvottava jatkuvasti. Kun tuotantoalue ei ole käytössä, sen on oltava fyysisesti lukittu ja valvottu.

Jos tällaiselle tuotantoalueelle on tarpeen mennä aikana, jolloin tuotanto ei ole käynnissä, tästä on ilmoitettava turvallisuudesta vastaavalle osastolle, jonka edustajan on oltava paikalla käynnin aikana. Tuotantoalueille ei saa olla pääsyä tällaisissa tapauksissa ilman, että turvallisuudesta vastaava osasto on fyysisesti läsnä (avainten eri haltijat).

3.7 SAAPUVAN JA LÄHTEVÄN MATERIAALIN KÄSITTELY

Tuottajalla on oltava erityiset lähetys- ja toimitusalueet, joilla käsitellään saapuvaa ja lähtevää materiaalia ja tuotteita. Kaikkien lähetys- ja toimitusalueille johtavien ovien, myös alueita ympäröivässä aidassa olevien porttien, väliovien ja lastaus- ja toimitusalueen sisäovien on toimittava sähköisesti ja oltava yhteen kytkettyjä. Tämä tarkoittaa, että yhden oven avautuessa toiset lukittuvat sähköisesti.

Käytössä on oltava menettelyt, joiden avulla esimerkiksi vierailijoille ja tällaisten materiaalien kuljetusajoneuvojen kuljettajille voidaan tehdä turvatarkastus. Jokaisesta materiaalitoimituksesta on pidettävä kirjaa.

3.8 TOIMITUKSET

Jäsenvaltion, joka tekee sopimuksen EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen tuottajan kanssa, on säänneltävä asiakirjojen toimituksia yhdessä tuottajan kanssa. Koska valmiit EU:n tilapäiset matkustusasiakirjat, joita ei vielä ole yksilöity, ovat erittäin riskialttiita tuotteita, kuljetuksen on oltava turvattu korkeimmalla mahdollisella tasolla.

Kuljetuksesta on tehtävä yleinen riskinarviointi, josta on laadittava asiakirjat kunkin kuljetusmuodon osalta erikseen, ja sen suhteen on toteutettava mahdolliset tarpeellisiksi arvioidut lisäturvatoimet (esim. panssaroitu ajoneuvo, saattoajoneuvo). Näitä arvioita on tarkasteltava uudelleen aina kun kyseiset olosuhteet muuttuvat.

Kaikkien lastaus- ja purkutoimien, myös vastaanottajalle tehtävien toimitusten, yhteydessä on oltava kaksinkertainen valvonta, eli paikalla on oltava vähintään kaksi henkilöä.

Kuljetusasiakirjoissa on mainittava kuljetettavien EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen sarjanumerot.

Turvapainatettuja tuotteita kuljettavan ajoneuvon tilanne ja sijainti olisi tarkastettava kuljetuksen aikana säännöllisin väliajoin. Käytössä on oltava vähintään kaksi toisistaan riippumatonta järjestelmää, joilla varmistetaan tehokas viestintä ulkoisten kumppanien kanssa, jos kuljetuksessa on häiriöitä.

Mahdollisista ongelmista (esim. jokin osapuoli ei noudata näitä kuljetukseen liittyviä vähimmäisvaatimuksia, kuljetusta vastaan kohdistuu hyökkäys tai jotain katoaa kuljetuksen aikana) on raportoitava tuotantoyritykselle välittömästi.

Turvatuotteisiin ei saa olla pääsyä kuljettajan hytistä. Tuotteet on kuljetettava metallisessa umpivaunussa (ei pressulla peitetyssä korissa) ja ne on lastattava ja purettava lukittavan oven kautta. Avaimia näihin lukkoihin ei saa kuljettaa ajoneuvon sisällä.

4 TUOTANTOMENETELMIEN JA MATERIAALIEN TURVALLISUUS

Tässä jaksossa esitetään tarvittavat turvatiedot EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan laatimisessa käytetyistä tavaroista. Tuottajan on laadittava tarkka ja täydellinen kirjausketju turvamateriaalien saapumisesta aina EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen toimitukseen saakka. Siihen on sisällyttävä myös tarpeettoman ja turmeltuneen tai puolivalmiin materiaalin tuhoaminen.

Lisäksi tuottaja valitsee raaka-aineiden toimittajat ja vastaa niistä. Tarpeen mukaan myös asianomaisen jäsenvaltion on hyväksyttävä toimittajat. Turvatuotteiden toimittajien sertifioinnin on suositeltavaa olla samantasoinen kuin tuottajien sertifioinnin erityisesti ISO 14298 -standardin suhteen. Jos tuottaja katsoo toimittajan olevan tunnettu ja luotettava (ja tuottaja on varmistanut tämän asianmukaisesti), mutta toimittajalla ei ole sertifiointia, valinnalle on saatava hyväksyntä asianomaiselta jäsenvaltiolta, joka tekee tuottajan kanssa sopimuksen, ja asiasta on ilmoitettava komissiolle.

4.1 PAINOLAATAT

Kaikki EU:n tilapäisissä matkustusasiakirjoissa käytetyt painolaatat olisi tuotettava niissä hyväksytyn tuottajan tiloissa, joissa EU:n tilapäiset matkustusasiakirjat tuotetaan. Jos painolaattoja ei enää tarvita (esimerkiksi kulumisen tai vikojen vuoksi), ne on tehtävä käyttökelvottomiksi ja hävitettävä turvallisesti asianmukaisella tavalla.

Painolaatat, joita saatetaan tarvita myöhemmissä painatuksissa, voidaan säilyttää suojatulla alueella yrityksen tiloissa.

Jos tuottaja ei pysty valmistamaan painolaattoja omissa tiloissaan, tarvittavat painolaatat voidaan tilata vain hyvämaineiselta painolevyjen tuottajalta, joka on esimerkiksi aiemmin valmistanut painolaatat EU:n viisumitarraa varten. Tällä painolaatan valmistajalla on kuitenkin oltava ISO 14298 -standardin mukainen sertifiointi. Tällaiset painolaatat voidaan toimittaa toiselle hyväksytylle tuottajalle vasta jäsenvaltion hyväksynnän jälkeen. Tästä on ilmoitettava myös komissiolle.

4.2 PAPERI

EU:n tilapäistä matkustusasiakirjaa varten laadittua paperia on valvottava tarkasti. Tämä koskee sekä paperinvalmistusta että tarvittavia lisävaiheita (tarrapinnan lisääminen). Kaikille paperirullille tai -arkeille on tehtävä turvallisuustarkastus, jotta voidaan varmistaa toimitusketjun turvaamisen uskottavuus.

Kaikki EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuottajalle toimitettava paperi on laskettava ennen kuin se toimitetaan tuottajalle. Tuottajalle toimitettavia arkkeja, joita käytetään tuotannon aikana, on valvottava ja niistä on pidettävä kirjaa.

Toimitettaessa paperia tuottajille on käytettävä turvakuljetusta. Kuljetuksesta on tehtävä yleinen riskinarviointi, josta on laadittava asiakirjat, ja sen suhteen on toteutettava mahdolliset tarpeellisiksi arvioidut täydentävät turvatoimet (esim. panssaroitu ajoneuvo tai saattoajoneuvo). Näitä arvioita on tarkasteltava uudelleen aina kun kyseiset olosuhteet muuttuvat.

4.3 DIFFRAKTIIVINEN OPTISESTI MUUTTUVA TEKIJÄ (DOVID)

Diffraktiivisen optisesti muuttuvan tekijän (DOVID) tuotantoon ja käyttöön EU:n tilapäistä matkustusasiakirjaa varten on sovellettava valvontamenettelyä ja siitä on pidettävä kirjaa. Tämä koskee sekä valmiita DOVID-turvatekijöitä että puolivalmiita tuotteita ja turmeltuneita tai jätteeksi päätyviä tuotteita.

DOVID-turvatekijät on toimitettava hyväksytyille tuottajille turvakuljetuksia käyttäen. Toimitettavien DOVID-turvatekijöiden määrä on rekisteröitävä.

Tuottajien tiloissa käytettäviä DOVID-turvatekijöitä on niin ikään valvottava ja niistä on pidettävä kirjaa. Jätteeksi päätyvä materiaali on säilytettävä suojatusti, ja se voidaan hävittää turvallisesti, tarpeen mukaan myöhempänä ajankohtana. Turvatekijöistä on pidettävä kirjaa, jotta kirjausketju voidaan esittää vaadittaessa.

Komissio tai jäsenvaltio voi tilata DOVIDin vuosittain ryhmätilauksena alentaakseen yksittäisten jäsenvaltioiden kustannuksia. Jäsenvaltiot vastaavat sopimus- ja rahoitusjärjestelyistä ryhmätilauksen mukaisesti. Ainoastaan ilmoitetut tuottajat voivat osallistua DOVIDin ryhmätilaukseen.

4.4 TURVAPAINOVÄRIT

EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuotannossa käytetään turvapainovärejä, ja niiden käyttö on rajoitettua. Näitä painovärejä voidaan tilata tunnetuilta toimittajilta tai muilta EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuottajilta tai niitä voidaan tuottaa tuottajien tiloissa. Tuottaja voi toimittaa näitä painovärejä toiselle hyväksytylle tuottajalle vasta saatuaan todisteen siitä, että tämä on hyväksytty tuottamaan EU:n tilapäisiä matkustusasiakirjoja.

Turvapainovärit on säilytettävä suojatulla alueella. Käytössä on oltava tarkastusmenettely, jotta tuotantoprosessissa käytettyjä turvapainovärejä voidaan seurata.

4.5 VARASTOINTI

EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen tuotannossa käytettävä materiaali voidaan luokitella seuraavasti:

— perusraaka-aineet (esim. painovärit, turvapainatuspaperi)

— perustarvikkeet (esim. painolaatat)

— puolivalmiit tuotteet (keskeneräiset lomakkeet ja/tai tarrat, jotka eivät ole käyneet läpi kaikkia tuotantovaiheita)

— Täydellinen EU:n tilapäinen matkustusasiakirja – lomake ja tarra

Tuotteen säilyttäminen ja käsittely edellyttävät soveltuvia turvatoimia, vastuuvelvollisuutta ja valvontaa kaikissa vaiheissa. On suositeltavaa, että varastointitilat täyttävät kassaholveille asetetut vaatimukset (ks. ISO 14298).

5 LAADUNTARKASTUS

EU:n tilapäisen matkustusasiakirjan tuottaja voi tarkentaa yhteistyössä tuotannolle luvan antaneen jäsenvaltion kanssa, mitä laaduntarkastuksia olisi toteutettava kussakin tuotantovaiheessa. Laaduntarkastuksilla on varmistettava, että EU:n tilapäiset matkustusasiakirjat ovat neuvoston direktiivissä (EU) 2019/997 ja sen perusteella hyväksytyissä täytäntöönpanosäädöksissä vahvistettujen teknisten eritelmien mukaisia, jotta EU:n tilapäisten matkustusasiakirjojen laatu vaihtelee mahdollisimman vähän tuotantoerien välillä.

Jos on tuotettu ja laskettu liikkeeseen sellaisia EU:n tilapäisiä matkustusasiakirjoja, jotka eivät vastaa teknisiä eritelmiä, asianomaisen jäsenvaltion on välittömästi ilmoitettava tästä muille jäsenvaltioille sekä Euroopan komissiolle.

6 VIITTAUKSET

ISO 14298 Management of security printing processes (turvapainatusmenettelyjen hallinnointi; aiemmin CWA 14641) EN 50518 Monitoring and alarm receiving centre (valvonta- ja hälytyskeskus) ISO 9001 Quality management systems (laadunhallintajärjestelmät) ISO / IEC 27001 Information Security Management Systems (tietoturvallisuuden hallintajärjestelmät)

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe / when detached from Part II of the Annex – non-classified.