KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOPÄÄTÖS,

annettu 26 päivänä helmikuuta 2013,

SIRENE-käsikirjasta ja muista toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) täytäntöönpanotoimenpiteistä

(tiedoksiannettu numerolla C(2013) 1043)

(Ainoastaan bulgarian-, englannin-, espanjan-, hollannin-, italian-, kreikan-, latvian-, liettuan-, maltan-, portugalin-, puolan-, ranskan-, romanian-, ruotsin-, saksan-, slovakin-, sloveenin-, suomen-, tanskan-, tšekin-, unkarin- ja vironkieliset tekstit ovat todistusvoimaiset)

(2013/115/EU)

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) perustamisesta, toiminnasta ja käytöstä 20 päivänä joulukuuta 2006 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1987/2006 (1) ja erityisesti sen 8 artiklan 4 kohdan, 9 artiklan 1 kohdan, 20 artiklan 3 kohdan, 22 artiklan a alakohdan, 36 artiklan 4 kohdan ja 37 artiklan 7 kohdan ja toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) perustamisesta, toiminnasta ja käytöstä 12 päivänä kesäkuuta 2007 tehdyn neuvoston päätöksen 2007/533/YOS (2) ja erityisesti sen 8 artiklan 4 kohdan, 9 artiklan 1 kohdan, 20 artiklan 4 kohdan, 22 artiklan a alakohdan, 51 artiklan 4 kohdan ja 52 artiklan 7 kohdan,

on kuullut Euroopan tietosuojavaltuutettua,

sekä katsoo seuraavaa:

Jäsenvaltiot ovat laatineet vaihtelevia sääntöjä viranomaisista, joilla on oikeus käyttää SIS II:ta ja valtuudet luoda, päivittää tai poistaa kuulutuksia. Lisäksi monissa jäsenvaltioissa kansainvälinen poliisiyhteistyö, mukaan lukien Europol, Interpol ja SIRENE-kysymykset, on yhdistetty yhteen toimistoon, jonka henkilöstö huolehtii kaikista tarvittavista toimista. On näin ollen asianmukaista laajentaa SIRENE-käsikirjan soveltamisala kaikkiin SIS II:n käyttäjiin ja koko SIRENE-toimiin osallistuvaan henkilöstöön.

SIRENE-käsikirjan sääntöjä on tarkistettava, jotta niissä otettaisiin huomioon muun muassa uudet tekniset valmiudet hakujen tekemiseen SIS II:ssa, päivitetyn kuvauksen esittäminen SIRENE-toimistojen välisistä teknisistä viestintäkanavista, menettelyjen selkiyttäminen maahantulon epäämistä koskevien kuulutusten osalta, SIS II -kuulutusten hallinnointia koskevien menettelyjen selkiyttäminen myös asetuksella (EY) N:o 1987/2006 ja päätöksellä 2007/533/YOS käyttöönotettujen esineitä koskevien uusien luokkien osalta ja lisätietojen vaihtamista koskevat menettelyt tapauksissa, joissa on selvää, että SIS II -kuulutus koskee ajoneuvoa, jonka tiedot on laittomasti kopioitu.

Sen varmistamiseksi, että SIS II:n ja SIRENEn translitterointi- ja transkriptiosäännöt vastaavat tosiaan, ne on yhdenmukaistettava täysin suhteessa SIS II:ta koskevaan ICD 3.0 -asiakirjaan, joka on uusin versio toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) testeistä 18 päivänä helmikuuta 2008 annetussa neuvoston asetuksessa (EY) N:o 189/2008 (5) tarkoitetusta Interface Control Document (ICD) -referenssiasiakirjasta. Lisäksi lomakkeet, joita SIRENE-toimistot käyttävät lisätietojen vaihtamiseen, on yhdenmukaistettava vastaamaan asiakirjassa ”Sirene-toimistojen välinen tietojenvaihto” kuvattuja teknisiä vaatimuksia. Lomakkeissa olisi myös käytettävä ymmärrettävämpää ja käyttäjäystävällisempää muotoa. On myös asianmukaista selvittää SIS II -osumista tehtävien tilastojen keräämistä ja lisätietojen vaihtamista koskevat menettelyt ja liittää nämä selvitykset uusiksi liitteiksi käsikirjaan.

Koska vuonna 2008 laadittuun SIRENE-käsikirjaan on tehty useita huomattavia muutoksia, on aiheellista laatia uusi SIRENE-käsikirja. Näin ollen päätökset 2008/333/EY ja 2008/334/YOS olisi kumottava.

SIS II:n henkilötietosuojaa ja tietoturvaa koskevat säännökset on vahvistettu asetuksessa (EY) N:o 1987/2006 ja päätöksessä 2007/533/YOS. Koska asetuksessa (EY) N:o 1987/2006 ei ole erityisiä määräyksiä, asetuksen (EY) N:o 1987/2006 24 artiklaan perustuviin kuulutuksiin liittyvään lisätietojen vaihtoon olisi sovellettava yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY (6) . Koska päätöksessä 2007/533/YOS ei ole erityisiä määräyksiä, kaikkiin muihin kuulutuksiin liittyvään lisätietojen vaihtoon olisi sovellettava rikosasioissa tehtävässä poliisi- ja oikeudellisessa yhteistyössä käsiteltävien henkilötietojen suojaamisesta 27 päivänä marraskuuta 2008 tehtyä neuvoston puitepäätöstä 2008/977/YOS (7) .

Koska asetuksella (EY) N:o 1987/2006 kehitetään Schengenin säännöstöä, Tanska on ilmoittanut Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Tanskan asemasta tehdyn pöytäkirjan 5 artiklan mukaisesti 15 päivänä kesäkuuta 2007 päivätyllä kirjeellä tämän säännöstön saattamisesta osaksi sen kansallista lainsäädäntöä. Tanska osallistuu päätökseen 2007/533/YOS. Sen vuoksi Tanskan on pantava tämä päätös täytäntöön.

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

SIRENE-käsikirja ja muut toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) täytäntöönpanotoimenpiteet esitetään liitteessä ja siihen kuuluvissa liitteissä. Niitä sovelletaan SIRENE-toimiin osallistuvaan henkilöstöön ja kaikkiin SIS II:n käyttäjiin.

2 artikla

Kumotaan päätökset 2008/333/EY ja 2008/334/YOS.

3 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se annetaan tiedoksi.

Sitä sovelletaan päivästä, jonka SIS 1+:aan osallistuvien jäsenvaltioiden hallituksia edustavat neuvoston jäsenet yksimielisesti vahvistavat, asetuksen (EY) N:o 1987/2006 55 artiklan 2 kohdan ja päätöksen 2007/533/YOS 71 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

4 artikla

Tämä päätös on osoitettu Belgian kuningaskunnalle, Bulgarian tasavallalle, Tšekin tasavallalle, Tanskan kuningaskunnalle, Saksan liittotasavallalle, Viron tasavallalle, Irlannille, Helleenien tasavallalle, Espanjan kuningaskunnalle, Ranskan tasavallalle, Italian tasavallalle, Kyproksen tasavallalle, Latvian tasavallalle, Liettuan tasavallalle, Luxemburgin suurherttuakunnalle, Unkarille, Maltalle, Alankomaiden kuningaskunnalle, Itävallan tasavallalle, Puolan tasavallalle, Portugalin tasavallalle, Romanialle, Slovenian tasavallalle, Slovakian tasavallalle, Suomen tasavallalle, Ruotsin kuningaskunnalle ja Ison-Britannian ja Pohjois-Irlannin yhdistyneelle kuningaskunnalle.

(1) EUVL L 381, 28.12.2006, s. 4.

(2) EUVL L 205, 7.8.2007, p. 63.

(3) EUVL L 123, 8.5.2008, s. 1.

(4) EUVL L 123, 8.5.2008, s. 39.

(5) EUVL L 57, 1.3.2008, s. 1.

(6) EYVL L 281, 23.11.1995, s. 31.

(7) EUVL L 350, 30.12.2008, s. 60.

(8) EYVL L 131, 1.6.2000, s. 43.

(9) EYVL L 64, 7.3.2002, s. 20.

(10) EYVL L 176, 10.7.1999, s. 36.

(11) EYVL L 176, 10.7.1999, s. 31.

(12) EUVL L 53, 27.2.2008, s. 52.

(13) EUVL L 370, 17.12.2004, s. 78.

(14) EUVL L 160, 18.6.2011, s. 21.

(15) EUVL L 160, 18.6.2011, s. 19.

LIITE

SIRENE-käsikirja ja muut toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) täytäntöönpanotoimenpiteet

SISÄLLYSLUETTELO

JOHDANTO

1. SIRENE-TOIMISTOT JA LISÄTIEDOT

1.1 SIRENE-toimisto

1.2 SIRENE-käsikirja

1.3 Tämän SIRENE-käsikirjan liitteet

1.4 Luettelo Schengenin säännöstön asianmukaista soveltamista koskevista suosituksista ja parhaista käytännöistä (Schengenin tietojärjestelmä)

1.5 SIRENE-toimistojen rooli Euroopan unionin poliisiyhteistyössä

1.5.1 Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin

1.6 SIRENE-toimistojen ja Europolin suhteet

1.7 SIRENE-toimistojen ja Eurojustin suhteet

1.8 SIRENE-toimistojen ja Interpolin suhteet

1.8.1 SIS II -kuulutusten ensisijaisuus Interpol-kuulutuksiin nähden

1.8.2 Viestintäkanavan valinta

1.8.3 Interpol-kuulutuksen käyttö ja jakelu Schengen-valtioissa

1.8.4 Osuma ja kuulutuksen poistaminen

1.8.5 SIRENE-toimistojen ja Interpolin kansallisten keskustoimistojen välisen yhteistyön parantaminen

1.9 Vaatimukset

1.9.1 Saatavuus

1.9.2 Jatkuvuus

1.9.3 Luottamuksellisuus

1.9.4 Saavutettavuus

1.10 Yhteydenpito

1.10.1 Yhteydenpidossa käytettävä kieli

1.10.2 SIRENE-toimistojen välinen tietojenvaihto

1.10.3 Verkosto, viestit ja postilaatikot

1.10.4 Viestintä poikkeustapauksissa

1.11 S I R E N E-osoitekirja

1.12 SIRENE-työnkulkujärjestelmä

1.13 Määräajat vastauksen antamiselle

1.13.1 Kiireellisyyden ilmoittaminen SIRENE-lomakkeissa, mukaan lukien osuman kiireellinen ilmoittaminen

1.14 Translitterointi- ja transkriptiosäännöt

1.15 Tietojen laatu

1.16 Arkistointi

1.17 Henkilöstö

1.17.1 SIRENE-toimistojen päälliköt

1.17.2 SIRENE-yhteyshenkilö

1.17.3 Osaaminen

1.17.4 Koulutus

1.17.5 Henkilövaihto

2. YLEISET MENETTELYT

2.1 Määritelmät

2.2 Päällekkäiset kuulutukset (SIS II -asetuksen 34 artiklan 6 kohta ja SIS II -päätöksen 49 artiklan 6 kohta)

2.2.1 Kuulutusten yhteensopivuus

2.2.2 Kuulutusten ensisijaisuusjärjestys

2.2.3 Tarkistaminen yhteensopimattomuuden varalta ja päällekkäisten kuulutusten syöttäminen

2.3 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

2.4 Kun osuman edellyttämiä menettelyjä ei voida noudattaa (SIS II -päätöksen 48 artikla ja SIS II -asetuksen 33 artikla)

2.5 Tietojen käsittely muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne on syötetty SIS II:een (SIS II -päätöksen 46 artiklan 5 kohta)

2.6 Liputus

2.6.1 Muiden jäsenvaltioiden kanssa käytävät neuvottelut liputuksen lisäämisestä kuulutukseen

2.6.2 Liputuksen poistamista koskeva pyyntö

2.7 Tiedot, jotka on tallennettu oikeudettomasti tai joissa on havaittu asiavirheitä (SIS II -asetuksen 34 artikla ja SIS II -päätöksen 49 artikla)

2.8 Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista tietoja (SIS II -asetuksen 41 artikla ja SIS II -päätöksen 58 artikla)

2.8.1 Tietojen tarkastus- tai oikaisupyynnöt

2.8.2 Tietojenvaihto muiden jäsenvaltioiden kuulutuksia koskevista tarkastuspyynnöistä

2.8.3 Tietojenvaihto muiden jäsenvaltioiden syöttämien tietojen oikaisemis- tai poistamispyynnöistä

2.9 Kuulutuksen poistaminen, kun sen edellytykset eivät enää täyty

2.10 Nimien syöttäminen

2.11 Henkilöllisyysluokat

2.11.1 Väärinkäytetty henkilöllisyys (SIS II -asetuksen 36 artikla ja SIS II -päätöksen 51 artikla)

2.11.2 Peitenimen syöttäminen

2.11.3 Muut henkilöllisyyden selvittämiseksi toimitettavat tiedot

2.12 Tietojenvaihto linkitettyjen kuulutusten tapauksessa

2.12.1 Operatiiviset säännöt

2.13 Sirpit (SIRENE-kuvansiirto) ja biometristen tietojen muoto ja laatu SIS II:ssa

2.13.1 Vaihdettujen tietojen jatkokäyttö ja niiden arkistointi

2.13.2 Sirpit-menettely

2.13.3 Tekniset vaatimukset

2.13.4 Biometristen tietojen muoto ja laatu

2.14 Erityisetsinnät

2.14.1 Maantieteellisesti kohdennettu etsintä

2.14.2 Kohdennettuun etsintään erikoistuneiden poliisiyksiköiden (FAST) osallistuminen etsintään

3. KUULUTUKSET KIINNIOTTOA JA EUROOPPALAISEN PIDÄTYSMÄÄRÄYKSEN TAI LUOVUTUSSOPIMUKSEN PERUSTEELLA TAPAHTUVAA LUOVUTTAMISTA VARTEN (SIS II -PÄÄTÖKSEN 26 ARTIKLA)

3.1 Kuulutuksen syöttäminen

3.2 Päällekkäiset kuulutukset

3.3 Väärinkäytetty henkilöllisyys

3.4 Peitenimen syöttäminen

3.5 Jäsenvaltioille lähetettävät lisätiedot

3.5.1 Väliaikaisen kiinnioton yhteydessä lähetettävät lisätiedot

3.6 Liputuksen lisääminen

3.6.1 Pyyntö liputuksen säännöllisestä lisäämisestä kuulutuksiin henkilöistä, joita etsitään heidän pidättämisekseen luovutustarkoituksessa, kun puitepäätöstä 2002/584/YOS ei sovelleta

3.7 SIRENE-toimistoilta edellytettävät toimenpiteet kiinniottoa varten tehdyn kuulutuksen vastaanoton yhteydessä

3.8 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

3.9 Luovuttamista koskeva lisätietojen vaihto

3.10 Lisätietojen vaihto kuljettaessa toisen jäsenvaltion kautta

3.11 Kuulutusten poistaminen luovuttamisen yhteydessä

4. MAAHANTULON TAI OLESKELUN EPÄÄMISTÄ KOSKEVAT KUULUTUKSET (SIS II -ASETUKSEN 24 ARTIKLA)

4.1 Kuulutuksen syöttäminen

4.2 Päällekkäiset kuulutukset

4.3 Väärinkäytetty henkilöllisyys

4.4 Peitenimen syöttäminen

4.5 Tietojenvaihto oleskelulupia tai viisumeja myönnettäessä

4.5.1 Schengenin yleissopimuksen 25 artiklassa määrätyt erityismenettelyt

4.5.2 Schengenin rajasäännöstön 5 artiklan 4 kohdan a ja c alakohdassa säädetyt erityismenettelyt

4.6 Tietojenvaihto osuman löydyttyä ja evättäessä maahantulo tai karkotettaessa Schengen-alueelta

4.7 Tietojenvaihto silloin, kun osuma kohdistuu kolmannen maan kansalaiseen, jolla on oikeus vapaaseen liikkuvuuteen

4.8 Tietojenvaihto silloin, kun jäsenvaltio havaitsee ilman osumaa, että kolmannen maan kansalaisesta, jolla on oikeus vapaaseen liikkuvuuteen, on tehty maahantulon epäävä kuulutus

4.9 EU:n kansalaisia koskevien kuulutusten poistaminen

5. KUULUTUKSET KADONNEISTA HENKILÖISTÄ (SIS II -PÄÄTÖKSEN 32 ARTIKLA)

5.1 Päällekkäiset kuulutukset

5.2 Väärinkäytetty henkilöllisyys

5.3 Peitenimen syöttäminen

5.4 Liputuksen lisääminen

5.5 Kuvausten toimittaminen kadonneista alaikäisistä ja muista henkilöistä, joiden arvioidaan olevan vaarassa

5.6 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

6. KUULUTUKSET HENKILÖISTÄ, JOITA ETSITÄÄN OIKEUDELLISTA MENETTELYÄ VARTEN (SIS II -PÄÄTÖKSEN 34 ARTIKLA)

6.1 Päällekkäiset kuulutukset

6.2 Väärinkäytetty henkilöllisyys

6.3 Peitenimen syöttäminen

6.4 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

7. KUULUTUKSET SALAISTA TARKKAILUA TAI ERITYISTARKASTUKSIA VARTEN (SIS II -PÄÄTÖKSEN 36 ARTIKLA)

7.1 Päällekkäiset kuulutukset

7.2 Väärinkäytetty henkilöllisyys

7.3 Peitenimen syöttäminen

7.4 Ilmoittaminen muille jäsenvaltioille kuulutuksista, jotka tehdään valtion turvallisuudesta vastaavien viranomaisten pyynnöstä (päätöksen 36 artiklan 3 kohta)

7.5 Liputuksen lisääminen

7.6 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

7.7 Automaattiset ajoneuvojen rekisterinumeroiden tunnistamisjärjestelmät (ANPR)

8. KUULUTUKSET ESINEISTÄ TAKAVARIKOINTIA TAI TODISTEENA KÄYTTÄMISTÄ VARTEN (SIS II -PÄÄTÖKSEN 38 ARTIKLA)

8.1 Päällekkäiset kuulutukset

8.2 Kuulutukset ajoneuvoista

8.2.1 Samaa ajoneuvoa koskevien päällekkäisten kuulutusten tarkistaminen

8.2.2 VIN-kaksoset

8.3 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

9. AUTOMAATTISET AJONEUVOJEN REKISTERINUMEROIDEN TUNNISTAMISJÄRJESTELMÄT (ANPR)

10. TILASTOTIEDOT

JOHDANTO

Schengen-alue

Alankomaiden kuningaskunnan, Belgian kuningaskunnan, Luxemburgin suurherttuakunnan, Ranskan tasavallan ja Saksan liittotasavallan hallitukset allekirjoittivat 14 päivänä kesäkuuta 1985 luxemburgilaisessa Schengenin pikkukaupungissa sopimuksen, jonka tarkoituksena on mahdollistaa ”jäsenvaltioiden kaikkien kansalaisten vapaus ylittää sisäiset rajat sekä tavaroiden ja palveluiden vapaa liikkuvuus”.

Viisi perustajamaata allekirjoittivat 19 päivänä kesäkuuta 1990 Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen (1), jonka ovat sittemmin allekirjoittaneet myös Italian tasavalta 27 päivänä marraskuuta 1990, Espanjan kuningaskunta ja Portugalin tasavalta 25 päivänä kesäkuuta 1991, Helleenien tasavalta 6 päivänä marraskuuta 1992, Itävallan tasavalta 28 päivänä huhtikuuta 1995 sekä Tanskan kuningaskunta, Ruotsin kuningaskunta ja Suomen tasavalta 19 päivänä joulukuuta 1996.

Schengenin säännöstön täysimääräinen soveltaminen alkoi Alankomaissa, Belgiassa, Luxemburgissa, Ranskassa, Saksassa, Espanjassa ja Portugalissa 26 päivänä maaliskuuta 1995 (2). Itävallassa ja Italiassa se alkoi 31 päivänä maaliskuuta 1998 (3), Kreikassa 26 päivänä maaliskuuta 2000 (4) ja 25 päivänä maaliskuuta 2001 Schengenin säännöstöä alettiin viimein soveltaa täysimääräisesti Islannissa, Norjassa, Ruotsissa, Suomessa ja Tanskassa (5).

Yhdistynyt kuningaskunta ja Irlanti osallistuvat vain joihinkin Schengenin säännöstön määräyksiin, edellinen päätöksen 2000/365/EY mukaisesti ja jälkimmäinen päätöksen 2002/192/EY mukaisesti.

Määräyksiä, joihin Yhdistynyt kuningaskunta on halunnut osallistua, sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2005 alkaen (SIS-järjestelmää lukuun ottamatta) (6).

Schengenin säännöstö liitettiin osaksi Euroopan unionin oikeudellista kehystä Amsterdamin sopimukseen (7) vuonna 1999 liitetyillä pöytäkirjoilla. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja Euroopan unionista tehdyn sopimuksen asiaa koskevien määräysten mukainen oikeusperusta kullekin Schengenin säännöstöön kuuluvalle määräykselle ja päätökselle vahvistettiin 12 päivänä toukokuuta 1999 tehdyllä neuvoston päätöksellä.

Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyllä pöytäkirjalla, jäljempänä ’Schengen-pöytäkirja’, osaksi Euroopan unionia sisällytetty Schengenin säännöstö sekä säädökset, jotka perustuvat tai muuten liittyvät Schengenin säännöstöön, sitovat 1 päivästä toukokuuta 2004 lähtien Latvian tasavaltaa, Liettuan tasavaltaa, Maltan tasavaltaa, Puolan tasavaltaa, Slovakian tasavaltaa, Slovenian tasavaltaa, Tšekin tasavaltaa, Unkaria ja Viron tasavaltaa. Nämä jäsenvaltiot liittyivät Schengen-alueen täysjäseniksi 21 päivänä joulukuuta 2007.

Kypros on allekirjoittanut Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen, mutta sen liittymisasiakirjassa vuodelta 2003 määrätään poikkeuksesta.

Bulgarian tasavalta ja Romania liittyivät Euroopan unioniin 1 päivänä tammikuuta 2007. Kyseisestä päivästä Schengenin säännöstö ja säädökset, jotka perustuvat tai muuten liittyvät Schengenin säännöstöön, sitovat niitä.

Kroatia allekirjoitti liittymissopimuksen Euroopan unionin kanssa 9 päivänä joulukuuta 2011, ja siitä tulee Euroopan unionin jäsen 1 päivänä heinäkuuta 2013. Kyseiseen päivään saakka se osallistuu asiaa koskevien Euroopan unionin neuvoston valmistelevien elinten ja muiden komiteoiden työskentelyyn tarkkailijana.

Joitakin Schengenin säännöstön määräyksiä aletaan soveltaa uusien jäsenvaltioiden liittyessä EU:hun. Toisia säännöksiä aletaan soveltaa kyseisiin jäsenvaltioihin vasta asiaa koskevan neuvoston päätöksen nojalla. Lopuksi neuvosto tekee päätöksen rajatarkastusten poistamisesta todettuaan sovellettavien Schengenin arviointimenettelyjen mukaisesti ja Euroopan parlamenttia kuultuaan, että tarvittavat edellytykset säännöstön kaikkien osien soveltamiseksi täyttyvät kyseisessä jäsenvaltiossa.

Schengen-alueeseen on liittynyt joitakin muita Euroopan maita: Norjan kuningaskunta ja Islannin tasavalta tekivät jäsenvaltioiden kanssa 18 päivänä toukokuuta 1999 assosiaatiosopimuksen (8) liittyäkseen Schengenin yleissopimukseen.

Sveitsin valaliitto allekirjoitti vuonna 2004 Euroopan unionin ja Euroopan yhteisön kanssa sopimuksen osallistumisestaan Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen (9) ja liittyi kyseisen sopimuksen perusteella Schengen-alueen jäseneksi 12 päivänä joulukuuta 2008.

Liechtensteinin ruhtinaskunta allekirjoitti vuonna 2008 Euroopan unionin, Euroopan yhteisön, Sveitsin valaliiton ja Liechtensteinin ruhtinaskunnan välisen pöytäkirjan Liechtensteinin ruhtinaskunnan liittymisestä Euroopan unionin, Euroopan yhteisön ja Sveitsin valaliiton väliseen sopimukseen, joka koskee Sveitsin valaliiton osallistumista Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen (10) ja liittyi sen perusteella Schengen-alueen jäseneksi 19 päivänä joulukuuta 2011.

Toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmä (SIS II)

SIS II -järjestelmä, joka perustettiin toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) perustamisesta, toiminnasta ja käytöstä 20 päivänä joulukuuta 2006 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1987/2006 (11) ja 12 päivänä kesäkuuta 2007 annetun neuvoston päätöksen 2007/533/YOS (12), jäljempänä yhteisesti ’SIS II -säädökset’, mukaisesti, on yhteinen tietojärjestelmä, jonka avulla jäsenvaltioiden toimivaltaiset viranomaiset voivat tehdä yhteistyötä tietoja vaihtamalla. Se on keskeinen väline Euroopan unionin osaksi sisällytettyjen Schengenin säännöstön määräysten soveltamisessa. Kun näitä säädöksiä sovelletaan, niillä kumotaan Schengenin sopimuksen soveltamisesta tehdyn yleissopimuksen IV osasto. Niillä korvataan ensimmäisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmä, joka aloitti toimintansa vuonna 1995 ja jota laajennettiin vuosina 2005 ja 2007.

Edellä mainittujen säädösten 1 artiklassa säädetään, että SIS II:n tavoitteena on ”varmistaa jäsenvaltioiden alueella korkea turvallisuustaso Euroopan unionin vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueella, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen sekä turvallisuuden takaaminen mukaan lukien, ja soveltaa niiden alueella henkilöiden liikkuvuutta koskevia perustamissopimuksen (jäljempänä ’EY:n perustamissopimus’) kolmannen osan IV osaston määräyksiä kyseisellä järjestelmällä toimitettujen tietojen avulla”.

SIS II -säädösten mukaisesti seuraavilla viranomaisilla on oltava SIS II:ssa automaattisen hakumenettelyn avulla pääsy henkilöistä ja esineistä tehtyihin kuulutuksiin:

a) rajavalvonnasta vastaavat viranomaiset henkilöiden liikkumista rajojen yli koskevasta yhteisön säännöstöstä (Schengenin rajasäännöstö) 15 päivänä maaliskuuta 2006 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 562/2006 (13) mukaisesti;

b) muita poliisi- ja tullitarkastuksia valtion sisällä suorittavat ja niitä koordinoivat viranomaiset;

c) kansalliset oikeusviranomaiset ja niitä koordinoivat viranomaiset;

d) viranomaiset, joiden tehtävänä on viisumien myöntäminen, keskusviranomaiset, joiden tehtävänä on viisumihakemusten käsittely, sekä viranomaiset, joiden tehtävänä on oleskelulupien myöntäminen ja kolmansien maiden kansalaisia koskevan lainsäädännön hallinnointi henkilöiden liikkuvuutta koskevaa unionin säännöstöä sovellettaessa;

e) ajoneuvojen rekisteröintitodistusten myöntämisestä vastaavat jäsenvaltioiden viranomaiset (ajoneuvojen rekisteröintitodistusten myöntämisestä vastaavien jäsenvaltioiden yksiköiden pääsyn sallimisesta toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmään (SIS II) 20 päivänä joulukuuta 2006 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1986/2006 (14) mukaisesti);

SIS II -päätöksen mukaan myös Europolilla ja Eurojustilla on pääsy tiettyihin kuulutusluokkiin.

SIS II muodostuu seuraavista kokonaisuuksista:

1. keskusjärjestelmä, joka muodostuu seuraavista osista: a) teknisen tuen yksikkö (CS-SIS), johon sisältyy SIS II -tietokanta; b) yhdenmukainen kansallinen käyttöliittymä (NI-SIS);

2. kussakin jäsenvaltiossa oleva kansallinen järjestelmä (N.SIS II), joka sisältää SIS II -keskusjärjestelmään yhteydessä olevat kansalliset tietojärjestelmät. N.SIS II:een voi sisältyä tiedosto (kansallinen kopio), joka sisältää täydellisen tai osittaisen kopion SIS II -tietokannasta;

3. CS-SIS:n ja NI-SIS:n välinen viestintäinfrastruktuuri, joka on SIS II -tiedoille ja jäljempänä määriteltyjen SIRENE-toimistojen väliseen tietojenvaihtoon tarkoitettu salattu virtuaalinen verkko.

1. SIRENE-TOIMISTOT JA LISÄTIEDOT

1.1 SIRENE-toimisto

SIS II sisältää ainoastaan tiedot (ns. kuulutustiedot), jotka ovat välttämättömiä henkilön tai esineen tunnistamiseksi tai tarvittavien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Lisäksi jäsenvaltioiden on SIS II -säädösten mukaan vaihdettava joko kahden- tai monenvälisesti kuulutukseen liittyviä lisätietoja, joita SIS II -säädösten joidenkin säännösten täytäntöönpaneminen ja SIS II:n moitteeton toiminta edellyttävät.

Lisätietojen vaihtoa varten luodulle järjestelylle on annettu nimeksi SIRENE, joka on lyhenne järjestelyn englanninkielisestä määritelmästä: Supplementary Information REquest at the National Entries.

Kukin jäsenvaltio perustaa kansallisen SIRENE-toimiston SIS II -säädösten yhteisen 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Toimisto, joka muodostaa jäsenvaltioiden ainoan yhteyspisteen lisätietojen vaihtamista varten, on täysimääräisesti toiminnassa kaikkina päivinä ympäri vuorokauden sellaisten lisätietojen vaihtamiseksi, joita tarvitaan kuulutusten tekemisen yhteydessä ja joiden avulla voidaan toteuttaa asianmukaiset toimet tapauksissa, joissa SIS II-järjestelmään tehtyjen hakujen tuloksena löytyy henkilöitä tai esineitä, joita koskevia tietoja on tallennettu kyseiseen järjestelmään. SIRENE-toimistojen pääasiallisiin tehtäviin (15) kuuluu huolehtiminen lisätietojen vaihdosta SIRENE-käsikirjan vaatimusten mukaisesti, kuten SIS II -säädösten yhteisessä 8 artiklassa säädetään

a) jotta jäsenvaltiot voivat neuvotella tai vaihtaa tietoja keskenään, kun tehdään kuulutus (esim. kun tehdään kuulutuksia kiinniottoa varten);

b) osuman edellyttämien toimenpiteiden toteuttamiseksi (esim. kuulutuksen yhdistäminen henkilöön);

c) kun pyydettyä toimenpidettä ei voida toteuttaa (esim. liputuksen lisääminen);

d) kun on kyse SIS II -tietojen laadusta (esim. kun tiedot on syötetty oikeudettomasti tai niissä on asiavirheitä), mukaan lukien lähtevien kuulutusten ja tulevien kuulutusten validoiminen, jos siitä säädetään kansallisessa lainsäädännössä;

e) kun on kyse kuulutusten yhteensopivuudesta ja ensisijaisuusjärjestyksestä (esim. kuulutusten päällekkäisyyttä tarkistettaessa);

f) kun on kyse rekisteröityjen oikeuksista erityisesti tietoihin tutustumista koskevien oikeuksien osalta.

Jäsenvaltioita kannustetaan organisoimaan jäsennellysti kaikki kansainvälisestä poliisiyhteistyöstä vastaavat kansalliset elimet, SIRENE-toimistot mukaan luettuina, toimivaltaristiriitojen ja toimintojen päällekkäisyyksien välttämiseksi.

1.2 SIRENE-käsikirja

SIRENE-käsikirja on ohjeisto, jossa kuvaillaan yksityiskohtaisesti lisätietojen kahden- tai monenvälistä vaihtoa koskevia sääntöjä ja menettelyjä.

1.3 Tämän SIRENE-käsikirjan liitteet

Tietyt teknisluonteiset säännöt, jotka vaikuttavat suoraan loppukäyttäjien (SIRENE-toimistot mukaan lukien) työhön jäsenvaltioissa, on aiheellista sisällyttää SIRENE-käsikirjaan. Näin ollen tämän käsikirjan liitteissä esitetään muun muassa translitterointisäännöt, kooditaulukot, lomakkeet lisätietojen toimittamista varten ja muut tietojenkäsittelyn tekniset täytäntöönpanotoimenpiteet.

1.4 Luettelo Schengenin säännöstön asianmukaista soveltamista koskevista suosituksista ja parhaista käytännöistä (Schengenin tietojärjestelmä)

Luettelon avulla jäsenvaltioille esitetään kokemuksen perusteella suosituksia ja parhaita käytäntöjä, jotka eivät ole oikeudellisesti sitovia. Se toimii myös vertailukohtana arvioitaessa SIS II -säädösten asianmukaista täytäntöönpanoa. Näin ollen sitä olisi noudatettava mahdollisimman tarkasti.

1.5 SIRENE-toimistojen rooli Euroopan unionin poliisiyhteistyössä

Lisätietojen vaihto ei vaikuta kansainvälisen poliisiyhteistyön tehtäviin, jotka on annettu SIRENE-toimistojen hoidettavaksi Euroopan unionin muiden säädösten täytäntöönpanemiseksi annetulla kansallisella lainsäädännöllä.

SIRENE-toimistoille voidaan antaa lisätehtäviä erityisesti kansallisella lainsäädännöllä, jolla pannaan täytäntöön puitepäätös 2006/960/YOS, Schengenin yleissopimuksen 39 ja 46 artikla siltä osin kuin niitä ei ole korvattu puitepäätöksellä 2006/960/YOS tai Schengenin yleissopimuksen 40 tai 41 artikla, tai jos tietojenvaihto kuuluu keskinäisen oikeusavun piiriin.

Jos SIRENE-toimisto saa toiselta SIRENE-toimistolta pyynnön, joka ei kansallisen lainsäädännön mukaan kuulu sen toimivaltaan, sen olisi välittömästi toimitettava pyyntö toimivaltaiselle viranomaiselle ja ilmoitettava pyynnön esittäneelle SIRENE-toimistolle asiasta. Sen olisi tarvittaessa autettava pyynnön esittänyttä SIRENE-toimistoa viestinnän helpottamiseksi.

1.5.1 Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin

a) SIS II:ssa käsiteltävät tiedot

SIS II -asetuksen 39 artiklan ja SIS II -päätöksen 54 artiklan mukaan SIS II:ssa näiden kahden säädöksen nojalla käsiteltyjä henkilötietoja ei saa siirtää kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille eikä asettaa niiden saataville. SIS II -päätöksen 55 artiklassa säädetään poikkeuksesta tähän yleissääntöön, kun on kyseessä varastettuja, kavallettuja tai muutoin kadonneita tai mitätöityjä passeja koskevien tietojen vaihto Interpolin kanssa kyseisessä artiklassa säädettyjä ehtoja noudattaen.

b) Lisätiedot

SIS II -asetuksen 34 artiklan 2 kohtaan ja SIS II -päätöksen 49 artiklan 2 kohtaan sisältyvän, tietojen omistusoikeutta koskevan periaatteen mukaisesti vain tiedot ”omistava” jäsenvaltio voi toimittaa lisätiedot kolmansille maille. Jos tiettyyn kuulutukseen liittyvän lisätietopyynnön vastaanottaa jonkun muun jäsenvaltion kuin kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimisto, ensin mainittu ilmoittaa viimeksi mainitulle tietopyynnöstä, jotta kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi tehdä päätöksen noudattaen kaikilta osin sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä, tietosuojasäännöt mukaan lukien. Interpol-kanavan käyttö suhteessa kolmansiin maihin riippuu kansallisista määräyksistä tai menettelyistä.

1.6 SIRENE-toimistojen ja Europolin suhteet

Europolilla on oikeus saada SIS II:een SIS II -päätöksen 26, 36 ja 38 artiklan mukaisesti syötettyjä tietoja ja tehdä niistä suoraan hakuja. Europol saa pyytää kyseisiltä jäsenvaltioilta lisätietoja Europol-päätöksen (16) säännösten mukaisesti. Kansallisen lainsäädännön mukaisesti suositellaan vahvasti yhteistyön tekemistä Europolin kansallisen yksikön kanssa sen varmistamiseksi, että SIRENE-toimistolle ilmoitetaan, jos Europolin ja Europolin kansallisen yksikön välillä vaihdetaan SIS II:ssa olevia kuulutuksia koskevia lisätietoja. Poikkeustapauksissa, joissa Europolin kansallinen yksikkö hoitaa kansallisella tasolla SIS II -kuulutuksia koskevaa viestintää, kaikille viestinnän osapuolille, erityisesti SIRENE-toimistolle, olisi ilmoitettava tästä, jotta vältetään sekaannukset.

1.7 SIRENE-toimistojen ja Eurojustin suhteet

Eurojust-yksikön kansallisilla jäsenillä ja heidän avustajillaan on oikeus saada SIS II:een SIS II -päätöksen 26, 32, 34 ja 38 artiklan mukaisesti syötettyjä tietoja ja tehdä niistä suoraan hakuja. Eurojustin kanssa olisi tehtävä yhteistyötä kansallisen lainsäädännön mukaisesti, jotta osuman löytyessä tietojenvaihto on sujuvaa. SIRENE-toimiston olisi oltava yhteyspisteenä Eurojustin kansallisille jäsenille ja heidän avustajilleen, kun halutaan SIS II:ssa oleviin kuulutuksiin liittyviä lisätietoja.

1.8 SIRENE-toimistojen ja Interpolin suhteet (17)

SIS II -järjestelmän tarkoituksena ei ole korvata Interpolia eikä hoitaa samaa tehtävää. Vaikka tehtävissä voi olla päällekkäisyyttä, Schengenin puitteissa harjoitettavan jäsenvaltioiden välisen toiminnan ja yhteistyön pääperiaatteet eroavat huomattavasti Interpolin vastaavista periaatteista. Sen vuoksi on tarpeen vahvistaa säännöt SIRENE-toimistojen ja Interpolin kansallisten keskustoimistojen (NCB) kansallisella tasolla tekemälle yhteistyölle.

Sovelletaan seuraavia periaatteita:

1.8.1 SIS II -kuulutusten ensisijaisuus Interpol-kuulutuksiin nähden

Jäsenvaltioiden tekemien kuulutusten osalta SIS II -kuulutukset ja niitä koskeva tietojenvaihto ovat aina ensisijaisia Interpolin kuulutuksiin ja sen kautta vaihdettuihin tietoihin nähden. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kuulutukset ovat keskenään ristiriidassa.

1.8.2 Viestintäkanavan valinta

Jäsenvaltioiden tekemien kuulutusten suhteen on noudatettava periaatetta Schengen-kuulutuksen ensisijaisuudesta suhteessa Interpol-kuulutuksiin ja varmistettava, että jäsenvaltioiden Interpolin kansalliset keskustoimistot noudattavat kyseistä periaatetta. Kun SIS II -kuulutus on luotu, kaikki kuulutukseen ja sen luomiseen johtaneisiin syihin liittyvä viestintä sekä toteutettavat toimenpiteet on hoidettava SIRENE-toimistojen välityksellä. Jos jäsenvaltio haluaa vaihtaa viestintäkanavaa, asiasta on keskusteltava ennakkoon muiden osapuolten kanssa. Viestintäkanavan vaihto on mahdollista vain erityistapauksissa.

1.8.3 Interpol-kuulutuksen käyttö ja jakelu Schengen-valtioissa

Koska SIS II -kuulutukset ovat ensisijaisia Interpol-kuulutuksiin nähden, Interpol-kuulutusten käyttö on rajattava poikkeustapauksiin (ts. tapauksiin, joissa Schengenin yleissopimuksessa ei ole määräyksiä, jotka mahdollistaisivat kuulutuksen syöttämisen SIS II:een, syöttäminen on teknisesti mahdotonta tai osa SIS II -kuulutuksen tekemiseen tarvittavista tiedoista puuttuu). Schengen-alueella olisi vältettävä rinnakkaisia SIS II- ja Interpol-kuulutuksia. Interpolin kautta välitettävissä, myös Schengen-alueen tai osan siitä kattavissa kuulutuksissa olisi oltava seuraava maininta: ”Schengen-valtioita lukuun ottamatta”.

1.8.4 Osuma ja kuulutuksen poistaminen

Jotta SIRENE-toimistot voisivat huolehtia tehtävästään, jonka mukaan niiden on koordinoitava SIS II:een syötettyjen tietojen laadun tarkistamista, jäsenvaltiot huolehtivat siitä, että SIRENE-toimistot ja Interpolin kansalliset keskustoimistot ilmoittavat toisilleen osumista ja kuulutusten poistamisesta.

1.8.5 SIRENE-toimistojen ja Interpolin kansallisten keskustoimistojen välisen yhteistyön parantaminen

Kunkin jäsenvaltion on kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti toteuttava asianmukaiset toimenpiteet, jotta sen SIRENE-toimiston ja Interpolin kansallisten keskustoimistojen välinen tietojenvaihto kansallisella tasolla olisi toimivaa.

1.9 Vaatimukset

SIRENE-toimistojen kautta harjoitettavan yhteistyön vaatimukset ovat seuraavat:

1.9.1 Saatavuus

Kullakin SIRENE-toimistolla on oltava täydet toimintavalmiudet ympäri vuorokauden seitsemänä päivänä viikossa. Myös teknisiä ja oikeudellisia analyyseja, ratkaisuja sekä teknistä tukea on tarjottava 24 tuntia vuorokaudessa seitsemänä päivänä viikossa.

1.9.2 Jatkuvuus

Kunkin SIRENE-toimiston on muodostettava sisäinen rakenne, jolla taataan hallinnon, henkilöstön ja teknisen infrastruktuurin jatkuvuus.

1.9.3 Luottamuksellisuus

SIS II -säädösten yhteisen 11 artiklan mukaan vaitiolovelvollisuutta tai muita vastaavia salassapitovelvollisuutta koskevia kansallisia sääntöjä sovelletaan kaikkiin SIRENE-henkilöstöön kuuluviin. Salassapitovelvollisuus jatkuu vielä senkin jälkeen, kun kyseinen henkilö jättää tehtävänsä tai toimensa.

1.9.4 Saavutettavuus

Lisätietojen toimittamista koskevan vaatimuksen täyttämiseksi SIRENE-toimistojen työntekijöillä on oltava oikeus saada suoraan tai välillisesti käyttöönsä kaikki asian kannalta merkitykselliset kansalliset tiedot ja asiantuntijoiden neuvot.

1.10 Yhteydenpito

1.10.1 Yhteydenpidossa käytettävä kieli

Jotta SIRENE-toimistojen kahdenvälinen viestintä olisi mahdollisimman tehokasta, viestinnässä käytetään kieltä, jota molemmat osapuolet osaavat.

1.10.2 SIRENE-toimistojen välinen tietojenvaihto

SIRENE-toimistojen välistä tietojenvaihtoa koskevat tekniset yksityiskohdat esitetään SIRENE-toimistojen välistä tietojenvaihtoa koskevassa asiakirjassa. Kyseisiä ohjeita on noudatettava.

1.10.3 Verkosto, viestit ja postilaatikot

SIRENE-toimistot käyttävät viestinnässään SIS II -tiedoille ja SIRENE-toimistojen väliseen lisätietojen vaihtoon tarkoitettua salattua virtuaalista verkkoa, kuten SIS II -säädösten yhteisessä 4 artiklan 1 kohdan c alakohdassa ja 8 artiklan 1 kohdassa säädetään. Ainoastaan siinä tapauksessa, että kyseinen viestintäkanava ei ole käytettävissä, voidaan käyttää jotakin muuta asianmukaisesti suojattua ja sopivinta viestintäkanavaa. Viestintäkanavan valintamahdollisuus tarkoittaa, että siitä päätetään tapauskohtaisesti teknisten mahdollisuuksien ja viestinnälle asetettujen turvallisuus- ja laatuvaatimusten perusteella.

Kirjallisia sanomia on kahdenlaisia: vapaamuotoiset tekstit ja vakiolomakkeet. Liitteessä 3 esitellään SIRENE-toimistojen välillä vaihdettavat lomakkeet ja neuvotaan, millaista sisältöä kenttiin toivotaan. Myös se ilmoitetaan, ovatko kentät pakollisia vai eivät.

Edellä mainittuun verkostoon kuuluu viisi eri postilaatikkoa vapaamuotoisia tekstejä, SIRENE-lomakkeita ja Sirpit-tietoja varten.

Postilaatikko Postilaatikon osoite Tarkoitus Toiminnallinen oper@xx.sirenemail2.eu Käytetään lomakkeiden ja liitteiden vaihtoon SIRENE-toimistojen välillä Tekninen tech@xx.sirenemail2.eu Käytetään sähköpostin vaihtoon SIRENE-toimistojen teknisen tukihenkilöstön välillä SIRENE-toimistojen päälliköt director@xx.sirenemail2.eu Käytetään sähköpostin vaihtoon SIRENE-toimistojen päälliköiden kanssa Sähköposti message@xx.sirenemail2.eu Käytetään vapaamuotoisten tekstien vaihtoon SIRENE-toimistojen välillä Sirpit sirpit@xx.sirenemail2.eu Käytetään Sirpit-tietojen vaihtoon SIRENE-toimistojen välillä

Testausta varten on olemassa toinen verkkoalue (18) (testxx.sirenemail2.eu), johon kaikki edellä esitetyt postilaatikot voidaan kopioida testitarkoituksessa ilman, että tämä haittaa reaaliaikaista viestien vaihtoa ja työnkulkua.

SIRENE-toimistojen välisessä tiedonvaihdossa (DEBS) on selostettu SIRENE-postilaatikoita ja SIRENE-lomakkeiden lähettämistä koskevat yksityiskohtaiset säännöt, joita on noudatettava.

SIRENE-työnkulkujärjestelmällä (ks. kohta 1.12) valvotaan toiminnallista postilaatikkoa, sähköpostilaatikkoa ja Sirpit-postilaatikkoa, jotta huomattaisiin saapuvat lomakkeet, niihin liittyvät sähköpostit ja sormenjäljet. Kiireellisiä viestejä on lähetettävä vain toiminnalliseen sähköpostiin.

1.10.4 Viestintä poikkeustapauksissa

Kun normaalit viestintäkanavat eivät ole saatavilla ja vakiolomakkeita on tarpeen lähettää esimerkiksi faksilla, sovelletaan DEBSissä kuvattua menettelyä.

1.11 S I R E N E-osoitekirja

SIRENE-toimistojen yhteystiedot ja toimistojen välisen viestinnän ja yhteistyön kannalta merkitykselliset tiedot kerätään SIRENE-osoitekirjaan. Komissio huolehtii osoitekirjan päivityksestä. Komissio julkaisee päivitetyn osoitekirjan vähintään kahdesti vuodessa. Kunkin SIRENE-toimiston on varmistettava, että

a) osoitekirjan tietoja ei paljasteta kolmansille;

b) SIRENE-henkilöstö tuntee osoitekirjan ja käyttää sitä;

c) osoitekirjaan kirjattujen tietojen päivitykset toimitetaan viipymättä komissiolle.

1.12 SIRENE-työnkulkujärjestelmä

SIRENE-toimistojen työmäärää voidaan parhaiten hallita tehokkaasti sillä, että kullakin SIRENE-toimistolla on atk-pohjainen hallinnointijärjestelmä (työnkulkujärjestelmä), jolla mahdollistetaan toimiston päivittäisen työskentelyn hallinnoiminen suurelta osin automaattisesti.

SIRENE-toimistoilla voi olla työnkulkua varten toiseen paikkaan sijoitettu varatietokone- ja tietokantajärjestelmä SIRENE-toimistossa ilmenevän vakavan hätätilanteen varalta. Tähän olisi sisällyttävä riittävä varasähkö- ja varaviestintäjärjestelmä.

SIRENE-työnkulkujärjestelmälle olisi tarjottava asianmukaista tietoteknistä tukea luotettavan järjestelmään pääsyn varmistamiseksi.

1.13 Määräajat vastauksen antamiselle

SIRENE-toimiston on vastattava mahdollisimman pian muiden jäsenvaltioiden SIRENE-toimistojensa kautta esittämiin kuulutuksia ja osumiin liittyviä menettelyitä koskeviin tietopyyntöihin. Tietopyyntöihin on kaikissa tapauksissa vastattava 12 tunnin kuluessa. Ks. myös 1.13.1 kohta kiireellisyyden ilmoittamisesta SIRENE-lomakkeissa.

Päivittäisessä työssä tietopyyntöjen käsittelyjärjestys määräytyy kuulutusluokan ja asian tärkeyden perusteella.

1.13.1 Kiireellisyyden ilmoittaminen SIRENE-lomakkeissa, mukaan lukien osuman kiireellinen ilmoittaminen

Sellaisiin SIRENE-lomakkeisiin, jotka pyynnön vastaanottaneen SIRENE-toimiston on käsiteltävä mahdollisimman kiireellisesti, kenttään 311 ”Important Notice” (tärkeä huomautus) voidaan merkitä ”URGENT” (kiireellinen) ja sen jälkeen kiireellisyyden syy. Kun vastaus on saatava kiireellisesti, asiasta on mahdollista viestiä tai ilmoittaa myös puhelimitse.

Jos kuulutuksesta saatuun osumaan liittyy sellaisia olosuhteita kuin aito kiireellisyys tai se on huomattavan tärkeä, osuman löytäneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on tarvittaessa ilmoitettava kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle osumasta puhelimitse G-lomakkeen lähettämisen jälkeen.

1.14 Translitterointi- ja transkriptiosäännöt

Translitterointia ja transkriptiota koskevat määritelmät ja säännöt esitetään liitteessä 1. Niitä on noudatettava myös SIRENE-toimistojen välisessä viestinnässä (ks. myös kohta 2.10 nimien syöttämisestä).

1.15 Tietojen laatu

SIS II -säädösten 7 artiklan 2 kohdan mukaan SIRENE-toimistot koordinoivat myös SIS II:een syötettyjen tietojen laadun tarkistamista. SIRENE-toimistoilla on oltava tehtävän suorittamiseen tarvittava kansallinen toimivalta. Sen vuoksi kansallisella tasolla olisi taattava asianmukaisessa muodossa tietojen laadun tarkistaminen, joka kattaa kuulutusten/osumien suhdeluvun ja tietojen sisällön tarkastelun.

Jotta SIRENE-toimistot voisivat hoitaa tietojen laadun tarkistamisen koordinointia koskevaa tehtäväänsä, niillä olisi oltava käytettävissään tarvittava atk-tuki ja asianmukaiset oikeudet järjestelmien sisällä.

Jäsenvaltioiden olisi yhteistyössä kansallisen SIRENE-toimiston kanssa vahvistettava kansalliset vaatimukset koulutukselle, jota annetaan käyttäjille tietojen laatua koskeviin periaatteisiin ja käytäntöihin tutustumista varten. Jäsenvaltiot voivat kehottaa SIRENE-toimistojen henkilöstöä osallistumaan kaikkien kuulutuksia tekevien viranomaisten koulutukseen, jossa korostetaan tietojen laatua ja SIS II -järjestelmän maksimaalista käyttöä.

1.16 Arkistointi

a) Kunkin jäsenvaltion on vahvistettava edellytykset tietojen säilyttämiselle.

b) Kuulutuksen tekevän jäsenvaltion SIRENE-toimiston on asetettava muiden jäsenvaltioiden saataville kaikki antamiaan kuulutuksia koskevat tiedot, myös viittaus päätökseen, jonka perusteella kuulutus on tehty.

c) Kunkin SIRENE-toimiston arkistointi olisi järjestettävä siten, että tiedot ovat nopeasti saatavilla, jotta ne voidaan toimittaa eteenpäin erittäin lyhyiden toimitusaikojen puitteissa.

d) SIS II -säädösten 12 artiklan 4 kohdan mukaisesti henkilötietoja, joita SIRENE-toimistolla on tiedostoissa tietojen vaihdon tuloksena, säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on välttämätöntä niiden tavoitteiden saavuttamiseksi, joita varten ne on toimitettu. Yleensä tiedot poistetaan heti, kun niihin liittyvä kuulutus on poistettu SIS II:sta, ja joka tapauksissa viimeistään vuoden kuluttua siitä. Tietoja, jotka liittyvät tiettyyn jäsenvaltion syöttämään kuulutukseen tai kuulutukseen, jonka perusteella sen alueella on toteutettu toimenpiteitä, voidaan kuitenkin säilyttää kauemmin kansallista lainsäädäntöä noudattaen.

e) Muiden jäsenvaltioiden lähettämät lisätiedot säilytetään vastaanottavan jäsenvaltion kansallista tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Lisäksi sovelletaan SIS-säädösten yhteistä 12 artiklaa, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY (19) ja Euroopan neuvoston yleissopimusta 108 (20).

f) Väärinkäytettyä henkilöllisyyttä koskevat tiedot on poistettava niitä koskevan kuulutuksen poistamisen jälkeen.

g) Pääsy arkistoihin on tallennettava, sitä on valvottava ja se on rajattava valtuutettuun henkilöstöön.

1.17 Henkilöstö

Kokenut henkilöstö pystyy toimimaan oma-aloitteisesti ja käsittelemään tapauksia tehokkaasti. Henkilöstön vähäinen vaihtuvuus on sen vuoksi toivottavaa, mikä edellyttää johdon varauksetonta tukea delegoivan työympäristön luomiselle. Jäsenvaltioita on kannustettava toteuttamaan asianmukaiset toimenpiteet, joilla voidaan välttää osaamisen ja kokemuksen hukkaaminen henkilöstön vaihtuessa.

1.17.1 SIRENE-toimistojen päälliköt

SIRENE-toimistojen päälliköiden olisi kokoonnuttava vähintään kahdesti vuodessa arvioimaan toimistojen välisen yhteistyön laatua, keskustelemaan mahdollisten vaikeuksien edellyttämistä teknisistä tai organisatorisista toimenpiteistä ja selventämään menettelyjä tarvittaessa. Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajavaltio järjestää SIRENE-toimistojen päälliköiden kokoontumiset.

1.17.2 SIRENE-yhteyshenkilö

Tapauksissa, joissa vakiomenettelyt saattavat olla riittämättömiä, Sirene-yhteyshenkilö (SIRENE Contact Person, SIRCoP) voi ottaa hoitaakseen asiat, joissa edistyminen on monimutkaista, ongelmallista tai arkaluonteista ja joiden ratkaisemiseksi saatetaan tarvita laadunvarmistusta ja/tai pidempiaikaisia yhteyksiä toiseen SIRENE-toimistoon. SIRENE-yhteyshenkilön toimenkuvaan ei ole tarkoitus sisällyttää kiireellisiä tapauksia, jotka käsitellään pääsääntöisesti ympärivuorokautisten palvelujen avulla.

SIRENE-yhteyshenkilö voi tehdä ehdotuksia laadun parantamiseksi ja esittää vaihtoehtoja tällaisten asioiden ratkaisemiseksi pidemmällä tähtäimellä.

Pääsääntönä on, että SIRENE-yhteyshenkilö voi ottaa yhteyttä toiseen SIRENE-yhteyshenkilöön ainoastaan virka-aikana.

1.17.3 Osaaminen

SIRENE-toimiston henkilöstöllä olisi oltava mahdollisimman kattava kielitaito, ja kulloinkin työssä olevan henkilöstön on kyettävä kommunikoimaan kaikkien SIRENE-toimistojen kanssa.

Henkilöstöllä on oltava tarvittavat tiedot

— kansallisesta, kansainvälisestä ja eurooppaoikeudesta

— kansallisista lainvalvontaviranomaisista ja

— kansallisista ja eurooppalaisista oikeus- ja maahanmuuttoasioiden hallintojärjestelmistä.

Henkilöstöllä on oltava valtuudet käsitellä itsenäisesti mitä tahansa esille tulevaa tapausta.

Virka-ajan ulkopuolella päivystävillä työntekijöillä on oltava sama pätevyys, tietämys ja valtuudet sekä mahdollisuus kääntyä päivystävien asiantuntijoiden puoleen.

SIRENE-toimistossa olisi oltava oikeudellista asiantuntemusta, joka kattaa sekä tavanomaiset että poikkeukselliset tapaukset. Tapauksesta riippuen tällaista asiantuntemusta voi tarjota kuka tahansa henkilöstöön kuuluva, jolla on tarvittava oikeudellinen tausta, tai oikeusviranomaisia edustava asiantuntija.

1.17.4 Koulutus

Kansalliset järjestelmät

Riittävän koulutuksen avulla varmistetaan kansallisella tasolla, että henkilöstö täyttää tässä käsikirjassa asetetut vaatimukset. Ennen kuin henkilöstölle annetaan oikeus käsitellä SIS II:een tallennettuja tietoja, sen on muun muassa saatava asianmukaista koulutusta tietoturva- ja tietosuojasäännöistä ja tietoa asiaan liittyvistä rikoksista ja seuraamuksista.

Euroopan taso

Yhteisiä koulutuskursseja on järjestettävä vähintään kerran vuodessa. Näin SIRENE-toimistojen yhteistyötä tuetaan antamalla henkilöstölle mahdollisuus tavata kollegoitaan muista SIRENE-toimistoista, vaihtaa tietoa kansallisista työmenetelmistä sekä luoda yhtenäinen ja vastaava osaamistaso. Tällä tavoin henkilöstö myös tiedostaa työnsä tärkeyden ja jäsenvaltioiden yleisen turvallisuuden edellyttämän keskinäisen solidaarisuuden tarpeellisuuden.

Koulutus on toteutettava SIRENE-kouluttajan käsikirjan mukaisesti.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 1077/2011 (21) 3 artiklassa säädetään, että vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaava eurooppalainen virasto, jäljempänä ’tietotekniikkavirasto’, huolehtii tehtävistä, jotka liittyvät erityisesti SIRENE-henkilöstölle annettavaan SIS II:n tekniseen käyttäjäkoulutukseen.

1.17.5 Henkilövaihto

SIRENE-toimistojen olisi myös mahdollisuuksien mukaan järjestettävä henkilövaihtoa muiden SIRENE-toimistojen kanssa vähintään kerran vuodessa. Henkilövaihdon tarkoituksena on parantaa henkilöstön tietämystä työmenetelmistä, näyttää, kuinka muut SIRENE-toimistot on organisoitu, ja luoda henkilökohtaisia yhteyksiä kollegoihin muissa jäsenvaltioissa.

2. YLEISET MENETTELYT

Jäljempänä kuvattuja menettelyjä sovelletaan kaikkiin kuulutusluokkiin. Kutakin kuulutusluokkaa koskevat menettelyt esitetään tämän käsikirjan asiaa koskevissa osioissa.

2.1 Määritelmät

”Kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio”: jäsenvaltio, joka on syöttänyt kuulutuksen SIS II:een

”Täytäntöönpaneva jäsenvaltio”: jäsenvaltio, joka ryhtyy tarvittaviin toimiin osuman seurauksena.

”Tiedot toimittava SIRENE-toimisto”: sen jäsenvaltion SIRENE-toimisto, jolla on sormenjäljet tai kuvia henkilöstä, josta toinen jäsenvaltio on tehnyt kuulutuksen (Sirpit-menettely – ks. kohta 2.13).

”Osuma” saadaan silloin, kun

”Liputus”: kuulutuksen vaikutuksen kansallisen tason mitätöiminen, jonka jäsenvaltio voi kohdistaa kiinniottoa varten tehtyihin kuulutuksiin, kadonneista henkilöistä tehtyihin kuulutuksiin ja tarkkailua ja tarkastuksia varten tehtyihin kuulutuksiin, jos se katsoo, että kuulutuksen edellyttämä toimenpide on ristiriidassa sen kansallisen lainsäädännön, sen kansainvälisten velvoitteiden tai sen oleellisten kansallisten etujen kanssa. Kun kuulutukseen on lisätty liputus, kuulutuksen perusteella pyydettyä toimenpidettä ei toteuteta kyseisen jäsenvaltion alueella.

2.2 Päällekkäiset kuulutukset (SIS II -asetuksen 34 artiklan 6 kohta ja SIS II -päätöksen 49 artiklan 6 kohta)

SIS II:een voidaan syöttää samasta henkilöstä tai esineestä vain yksi kuulutus jäsenvaltiota kohden.

Näin ollen samaa henkilöä tai esinettä koskeva toinen kuulutus ja sen jälkeiset kuulutukset pidetään tarvittaessa mahdollisuuksien mukaan saatavilla kansallisella tasolla, jotta ne voidaan syöttää järjestelmään, kun ensimmäisen kuulutuksen voimassaolo päättyy tai se poistetaan.

On mahdollista, että eri jäsenvaltiot tekevät kuulutuksen samoista kohteista. On tärkeää, että tämä ei aiheuta hämmennystä käyttäjien keskuudessa ja että heille on selvää, mitä toimenpiteitä kuulutuksen syöttämisen yhteydessä on toteutettava ja mitä menettelyä on noudatettava, kun löytyy osuma. Sen vuoksi on määritettävä menettelytavat päällekkäisten kuulutusten havaitsemiseksi. Lisäksi on vahvistettava ensisijaisuusjärjestys niiden syöttämiseksi SIS II:een.

Tämä edellyttää seuraavia toimenpiteitä:

— ennen kuulutuksen syöttämistä on tarkistettava, ettei SIS II:ssa ole jo kyseistä kohdetta koskevaa kuulutusta,

— kun kuulutuksen syöttäminen johtaa päällekkäisiin kuulutuksiin, jotka ovat keskenään yhteensopimattomia, asiasta on neuvoteltava muiden jäsenvaltioiden kanssa.

2.2.1 Kuulutusten yhteensopivuus

Useampi jäsenvaltio voi syöttää samaa henkilöä tai esinettä koskevan kuulutuksen, jos kuulutukset ovat yhteensopivia.

Henkilöitä koskevien kuulutusten yhteensopivuustaulukko

Ensisijaisuusjärjestys Kuulutus kiinniottoa varten Kuulutus maahantulon epäämistä varten Kuulutus kadonneesta henkilöstä (suojelu) Kuulutus erityistarkastusta varten Kuulutus salaista tarkkailua varten Kuulutus kadonneesta henkilöstä (olinpaikka) Kuulutus oikeudellista menettelyä varten Kuulutus kiinniottoa varten kyllä kyllä kyllä ei ei kyllä kyllä Kuulutus maahantulon epäämistä varten kyllä kyllä ei ei ei ei ei Kuulutus kadonneesta henkilöstä (suojelu) kyllä ei kyllä ei ei kyllä kyllä Kuulutus erityistarkastusta varten ei ei ei kyllä ei ei ei Kuulutus salaista tarkkailua varten ei ei ei ei kyllä ei ei Kuulutus kadonneesta henkilöstä (olinpaikka) kyllä ei kyllä ei ei kyllä kyllä Kuulutus oikeudellista menettelyä varten kyllä ei kyllä ei ei kyllä kyllä





Esineitä koskevien kuulutusten yhteensopivuustaulukko

Ensisijaisuusjärjestys Kuulutus todisteena käyttöä varten Kuulutus takavarikointia varten Kuulutus erityistarkastusta varten Kuulutus salaista tarkkailua varten Kuulutus todisteena käyttöä varten kyllä kyllä ei ei Kuulutus takavarikointia varten kyllä kyllä ei ei Kuulutus erityistarkastusta varten ei ei kyllä ei Kuulutus salaista tarkkailua varten ei ei ei kyllä

2.2.2 Kuulutusten ensisijaisuusjärjestys

Yhteensopimattomien kuulutusten osalta henkilöitä koskevien kuulutusten ensisijaisuusjärjestys on seuraava:

— kiinniotto eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten (SIS II -päätöksen 26 artikla)

— Schengen-alueelle tulon tai siellä oleskelun epääminen (SIS II -asetuksen 24 artikla)

— turvasäilöön sijoittaminen (SIS II -päätöksen 32 artikla)

— erityistarkastukset (SIS II -päätöksen 36 artikla)

— salainen tarkkailu (SIS II -päätöksen 36 artikla)

— olinpaikan ilmoittaminen (päätöksen 32 ja 34 artikla).

Esineitä koskevien kuulutusten ensisijaisuusjärjestys on seuraava:

— todisteena käyttäminen (päätöksen 38 artikla)

— takavarikointi (päätöksen 38 artikla)

— erityistarkastus (päätöksen 36 artikla)

— salainen tarkkailu (päätöksen 36 artikla).

Tästä ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan poiketa jäsenvaltioiden keskinäisten neuvottelujen jälkeen, jos se on olennaisten kansallisten etujen mukaista.

2.2.3 Tarkistaminen yhteensopimattomuuden varalta ja päällekkäisten kuulutusten syöttäminen

Mahdollisten yhteensopimattomien päällekkäisten kuulutusten välttämiseksi on tärkeää erottaa ominaisuuksiltaan samankaltaiset henkilöt tai esineet tarkasti toisistaan. Sen vuoksi on olennaista, että SIRENE-toimistot neuvottelevat ja tekevät yhteistyötä keskenään. Kunkin jäsenvaltion on myös otettava käyttöön asianmukaiset tekniset menettelytavat tällaisten tapausten havaitsemiseksi ennen kuulutuksen syöttämistä järjestelmään.

Jos kuulutuspyyntö on ristiriidassa saman jäsenvaltion tekemän kuulutuksen kanssa, SIRENE-toimiston on kansallisen menettelyn mukaisesti varmistettava, että SIS II:ssa on vain yksi kuulutus.

Seuraavaa menettelyä sovelletaan sen tarkistamiseen, onko samasta henkilöstä tai esineestä tehty useampia kuulutuksia:

a) Kun tarkistetaan, onko päällekkäisiä kuulutuksia tehty, verrataan seuraavia pakollisia tunnistamisperusteita: i) henkilöt: — sukunimi, — etunimi, — syntymäaika, — sukupuoli; ii) ajoneuvot: — VIN-numero, — rekisterinumero ja rekisteröintimaa, — merkki, — tyyppi; iii) ilma-alukset: — ilma-alusluokka, — ICAO-rekisterinumero; iv) vesialukset: — vesialuksen luokka, — runkojen määrä, — vesialuksen ulkoinen tunnistenumero (ei pakollinen, mutta voidaan käyttää); v) kontit: — BIC-numero (22).

b) Jos syötetään uusi kuulutus ajoneuvosta tai muusta esineestä, jolla on VIN-numero tai rekisterinumero, katso menettelyt kohdassa 8.2.1.

c) Muita esineitä koskevien päällekkäisten kuulutusten havaitsemiseen soveltuvat parhaiten pakolliset kentät, joita kaikkia järjestelmä käyttää automaattiseen vertailuun.

Jäljempänä kohdassa 8.2.1 kuvattuja menetelmiä (samaa ajoneuvoa koskevien päällekkäisten kuulutusten varalta tehtävä tarkistaminen) käytetään erottamaan toisistaan muihin ryhmiin kuuluvat esineet SIS II -järjestelmässä silloin, kun ilmenee, että kahdella toisiaan muistuttavalla esineellä on sama sarjanumero.

Jos tarkistuksessa ilmenee, että kyseessä on kaksi eri henkilöä tai esinettä, SIRENE-toimiston on hyväksyttävä uuden kuulutuksen syöttämistä koskeva pyyntö (23).

Jos kuulutusten päällekkäisyyden tarkistamisessa ilmenee, että tiedot ovat identtiset ja liittyvät samaan henkilöön tai esineeseen, SIRENE-toimiston, joka aikoo syöttää uuden kuulutuksen, on neuvoteltava kuulutuksen tehneen jäsenvaltion kanssa siinä tapauksessa, että kuulutukset ovat yhteensopimattomia.

Kuulutusten yhteensopivuus tarkistetaan seuraavalla menettelyllä:

a) Ennen kuulutuksen syöttämistä on pakollista varmistaa, että yhteensopimattomia kuulutuksia ei ole.

b) Jos on olemassa toinen kuulutus, joka on yhteensopiva, SIRENE-toimistojen ei tarvitse neuvotella keskenään. Jos on tarpeen selvittää, liittyykö kuulutus samaan henkilöön, SIRENE-toimiston on otettava yhteyttä kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistoon L-lomakkeella.

c) Jos kuulutukset ovat yhteensopimattomia, SIRENE-toimistojen on otettava yhteyttä toisiinsa E-lomakkeella sen varmistamiseksi, että vain yksi kuulutus syötetään.

d) Kuulutukset kiinniottoa varten syötetään välittömästi odottamatta muiden jäsenvaltioiden kanssa käytävien neuvottelujen tulosta.

e) Jos aiempien kuulutusten kanssa yhteensopimaton kuulutus asetetaan neuvottelujen tuloksena etusijalle, muut kuulutukset syöttäneiden jäsenvaltioiden on poistettava kuulutuksensa, kun uusi kuulutus syötetään. Jäsenvaltioiden on ratkaistava mahdolliset erimielisyydet SIRENE-toimistojen välityksellä.

f) Jäsenvaltiot, jotka eivät voineet syöttää kuulutusta, voivat tilata CS-SIS:stä ilmoituksen kuulutuksen poistamisesta.

g) Sellaisen jäsenvaltion SIRENE-toimisto, joka ei voinut syöttää kuulutusta, voi pyytää kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistoa antamaan sille tiedon osumista kyseiseen kuulutukseen.

2.3 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

Jos käyttäjä tarvitsee osuman löydyttyä lisätietoja, SIRENE-toimiston on otettava yhteyttä kuulutuksen tehneeseen jäsenvaltioon viipymättä ja pyydettävä tarvittavat tiedot. SIRENE-toimistojen on toimittava tarvittaessa välittäjinä kansallisten viranomaisten välillä ja toimitettava ja vaihdettava kyseiseen kuulutukseen liittyviä lisätietoja.

Ellei toisin ilmoiteta, kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle on ilmoitettava osumasta ja sen seurauksista (ks. myös kiireellisyyden ilmoittamista koskeva 1.13.1 kohta).

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Rajoittamatta tämän käsikirjan kohdan 2.4. soveltamista, kuulutuksen kohteena olevaa henkilöä tai esinettä koskevasta osumasta on periaatteessa ilmoitettava kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle yhdellä G-lomakkeella.

b) Kun kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle ilmoitetaan osumasta, G-lomakkeen kentässä 090 on mainittava sovellettava SIS II -säädösten artikla sekä mahdollisia lisätietoja (esim. ”MINOR” (alaikäinen)). G-lomakkeella on annettava mahdollisimman paljon tietoa osumasta sekä ilmoitettava toteutetut toimet kentässä 088. Kuulutuksen tehneeltä jäsenvaltiolta voidaan pyytää lisätietoja kentässä 089.

c) Jos täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimisto aikoo toimittaa muita tietoja G-lomakkeen lähettämisen jälkeen, sen on käytettävä M-lomaketta.

d) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on tarvittaessa lähetettävä tämän jälkeen kaikki asiaankuuluvat tiedot ja ilmoitettava mahdolliset erityistoimenpiteet, jotka täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimiston on toteutettava.

Automaattisella rekisteritunnusten lukujärjestelmällä (ANPR) saatujen osumien raportointimenettelyn osalta ks. kohta 9.

2.4 Kun osuman edellyttämiä menettelyjä ei voida noudattaa (SIS II -päätöksen 48 artikla ja SIS II -asetuksen 33 artikla)

SIS II -päätöksen 48 artiklan ja SIS II -asetuksen 33 artiklan mukaisesti sovelletaan seuraavaa menettelyä:

a) Jäsenvaltion, jonka ei ole mahdollista noudattaa menettelyä, on ilmoitettava kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle viipymättä SIRENE-toimistonsa välityksellä, että se ei voi toteuttaa pyydettyä toimenpidettä, ja esitettävä syyt tähän H-lomakkeen kentässä 083.

b) Kyseiset jäsenvaltiot voivat sopia toteutettavista toimenpiteistä kansallisen lainsäädäntönsä ja SIS II -säädösten mukaisesti.

2.5 Tietojen käsittely muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne on syötetty SIS II:een (SIS II -päätöksen 46 artiklan 5 kohta)

SIS II:een sisältyviä tietoja voidaan käsitellä ainoastaan niihin tarkoituksiin, jotka on määritetty kullekin kuulutusluokalle.

Jos kuulutuksen tehneeltä jäsenvaltiolta on saatu ennakkoon lupa, tietoja voidaan yleistä järjestystä ja turvallisuutta uhkaavan vakavan uhan torjumiseksi, valtion turvallisuuteen liittyvien vakavien syiden vuoksi tai vakavan rikoksen ehkäisemiseksi kuitenkin käsitellä muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne on syötetty.

Jos jäsenvaltio aikoo käsitellä SIS II:ssa olevia tietoja muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne on syötetty, tiedonvaihdossa noudatetaan seuraavia sääntöjä:

a) Jäsenvaltion, joka aikoo käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen, on ilmoitettava SIRENE-toimistonsa välityksellä kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle I-lomakkeella syyt tietojen käsittelemiseen muuhun tarkoitukseen.

b) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on selvitettävä mahdollisimman pian, voiko se hyväksyä pyynnön, ja ilmoitettava päätöksestään toiselle jäsenvaltiolle SIRENE-toimistonsa välityksellä.

c) Kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi tarvittaessa asettaa luvan saamiselle tietojen käyttötarkoitusta koskevia ehtoja.

Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion annettua luvan toisen jäsenvaltion on käytettävä tietoja ainoastaan tarkoitukseen, jota varten se haki lupaa ja jota varten lupa on myönnetty. Sen on otettava huomioon kuulutuksen tehneen jäsenvaltion mahdollisesti asettamat ehdot.

2.6 Liputus

a) SIS II -päätöksen 24 artiklassa säädetään seuraavista tapauksista, joissa jäsenvaltion voi olla tarpeen lisätä liputus: i) Jos jäsenvaltio arvioi, että SIS II -päätöksen 26, 32 tai 36 artiklan mukaisesti tehdyn kuulutuksen edellyttämä toimenpide on ristiriidassa sen kansallisen lainsäädännön, sen kansainvälisten velvoitteiden tai sen oleellisten kansallisten etujen kanssa, se voi jälkeenpäin vaatia, että kuulutuksen kohdalle lisätään liputus, josta käy ilmi, että sen alueella ei tämän kuulutuksen johdosta ryhdytä kyseiseen toimenpiteeseen. Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on lisättävä liputus. ii) Jotta jäsenvaltiot voivat vaatia liputuksen lisäämistä 26 artiklan mukaisesti tehtyihin kuulutuksiin, kaikille jäsenvaltioille ilmoitetaan automaattisesti kaikista uusista tähän luokkaan kuuluvista kuulutuksista lisätietojen vaihdon avulla. iii) Jos pyynnön tehnyt jäsenvaltio pyytää toimenpiteen toteuttamista erityisen kiireellisissä ja vakavissa tapauksissa, täytäntöönpanevan jäsenvaltion on tutkittava, voiko se sallia sen kehotuksesta lisätyn liputuksen peruuttamisen. Jos täytäntöönpaneva jäsenvaltio voi peruuttaa liputuksen, sen on toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että pyydetty toimenpide voidaan toteuttaa viipymättä.

b) Ainoastaan kiinniottoa koskevia kuulutuksia varten on käytettävissä vaihtoehtoinen menettely (ks. kohta 3.6).

c) Kun liputus lisätään kuulutuksiin kadonneista henkilöistä ja kuulutuksiin salaista tarkkailua tai erityistarkastuksia varten, kuulutus ei tule näkyviin näyttöruudulla, kun käyttäjä tekee haun järjestelmässä.

2.6.1 Muiden jäsenvaltioiden kanssa käytävät neuvottelut liputuksen lisäämisestä kuulutukseen

Kuulutukseen on lisättävä liputus ainoastaan toisen jäsenvaltion pyynnöstä.

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Jos jäsenvaltio pyytää liputuksen lisäämistä kuulutukseen, sen on esitettävä F-lomakkeella sitä koskeva pyyntö kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle ja selitettävä syyt liputuksen lisäämiseen. Tähän tarkoitukseen käytetään kenttää 071, ja kentässä 080 selitetään liputuksen syy. Kenttää 083 käytetään muihin kuulutusta koskeviin lisätietoihin.

b) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on lisättävä liputus kuulutukseen välittömästi.

c) Kuulutusta voidaan joutua muuttamaan, se voidaan joutua poistamaan tai liputuksen lisäämistä koskeva pyyntö voidaan joutua perumaan tietojenvaihdon jälkeen liputuksen lisäämistä pyytävän jäsenvaltion neuvottelumenettelyssä antamien tietojen perusteella ilman, että kuulutusta muutetaan.

2.6.2 Liputuksen poistamista koskeva pyyntö

Jäsenvaltioiden on pyydettävä aiemmin pyydetyn liputuksen poistamista heti, kun liputuksen syy ei enää päde. Näin voi olla erityisesti, jos kansallista lainsäädäntöä on muutettu tai tapausta koskevassa myöhemmässä tietojenvaihdossa on käynyt ilmi, että SIS II -päätöksen 24 artiklan 1 kohdassa tai 25 artiklassa tarkoitetut olosuhteet eivät ole enää voimassa.

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Aiemmin liputuksen lisäämistä pyytäneen SIRENE-toimiston on pyydettävä F-lomakkeella kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistoa poistamaan liputus. Tähän tarkoitukseen käytetään kenttää 075 (24). Kenttää 080 käytetään tarkempiin kansallista lainsäädäntöä koskeviin tietoihin ja kenttää 083 käytetään tarvittaessa liputuksen poistamisen syytä koskeviin ja muihin lisätietoihin.

b) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on poistettava liputus välittömästi.

2.7 Tiedot, jotka on tallennettu oikeudettomasti tai joissa on havaittu asiavirheitä (SIS II -asetuksen 34 artikla ja SIS II -päätöksen 49 artikla)

Jos havaitaan, että tiedoissa on asiavirhe tai että ne on tallennettu oikeudettomasti SIS II:een, lisätietoja vaihdetaan noudattaen SIS II -asetuksen 34 artiklan 2 kohdan ja SIS II -päätöksen 49 artiklan 2 kohdan mukaisia sääntöjä, joiden mukaan ainoastaan kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi muuttaa, täydentää, oikaista, päivittää tai poistaa tietoja.

Jäsenvaltion, joka havaitsi virheellisiä tai oikeudettomasti tallennettuja tietoja, on SIRENE-toimistonsa välityksellä ilmoitettava asiasta kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle mahdollisimman pian ja viimeistään kymmenen päivän kuluessa siitä, kun se sai tietoonsa todisteet virheestä. Tietojenvaihdossa olisi käytettävä J-lomaketta.

a) Kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi neuvottelujen tuloksesta riippuen joutua poistamaan tai oikaisemaan tiedot kyseisten tietojen oikaisemista koskevien kansallisten menettelyjensä mukaisesti.

b) Jos yhteisymmärrykseen ei päästä kahdessa kuukaudessa, virheen tai oikeudettomasti tallennetun tiedon havainneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on ilmoitettava asiasta maansa toimivaltaiselle viranomaiselle, jotta asia voidaan siirtää Euroopan tietosuojavaltuutetulle, joka toimii sovittelijana yhdessä asianomaisten kansallisten tietosuojaviranomaisten kanssa.

2.8 Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista tietoja (SIS II -asetuksen 41 artikla ja SIS II -päätöksen 58 artikla)

2.8.1 Tietojen tarkastus- tai oikaisupyynnöt

Jos kansallisille viranomaisille ilmoitetaan tietojen tarkastamista tai oikaisemista koskevasta pyynnöstä, tietojenvaihdossa noudatetaan seuraavia sääntöjä, rajoittamatta kansallisen lainsäädännön soveltamista:

a) Jokainen SIRENE-toimisto soveltaa henkilötietojen tarkastusoikeuteen kansallista lainsäädäntöään. Tapauksesta riippuen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti SIRENE-toimistojen on joko toimitettava tietojen tarkastamista tai tietojen oikaisua koskevat pyynnöt edelleen toimivaltaisille kansallisille viranomaisille tai ratkaistava ne toimivaltansa rajoissa.

b) Kyseisten jäsenvaltioiden SIRENE-toimistojen on kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti toimitettava tietoja tarkastusoikeuden käytöstä, jos toimivaltaiset kansalliset viranomaiset sitä edellyttävät.

2.8.2 Tietojenvaihto muiden jäsenvaltioiden kuulutuksia koskevista tarkastuspyynnöistä

Muiden jäsenvaltioiden SIS II:een syöttämiä kuulutuksia koskevia tarkastuspyyntöjä koskeva tietojenvaihto on toteutettava kansallisten SIRENE-toimistojen välityksellä K-lomakkeella.

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Tarkastuspyyntö toimitetaan kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle mahdollisimman nopeasti, jotta se voi esittää näkemyksensä pyynnöstä.

b) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on ilmoitettava kannastaan pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle.

c) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on otettava huomioon määräajat, joita tarkastuspyynnön vastaanottanut jäsenvaltio on mahdollisesti asettanut pyynnön käsittelylle.

d) Sen jäsenvaltion SIRENE-toimiston, joka vastaanottaa yksityishenkilöltä tarkastusta, oikaisemista tai poistamista koskevan kyselyn, on toteutettava kaikki tarvittavat toimenpiteet nopean vastaamisen varmistamiseksi.

Jos kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimisto ilmoittaa kannastaan tarkastuspyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle, kansallisen lainsäädännön mukaisesti ja toimivaltansa rajoissa tämä joko tekee pyynnön osalta ratkaisun tai huolehtii siitä, että kanta saatetaan mahdollisimman nopeasti sen viranomaisen tietoon, jolla on toimivalta tehdä ratkaisu pyynnön osalta.

2.8.3 Tietojenvaihto muiden jäsenvaltioiden syöttämien tietojen oikaisemis- tai poistamispyynnöistä

Jos henkilö pyytää itseään koskevien tietojen oikaisua tai poistamista, ainoastaan kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi sen tehdä. Jos henkilö kääntyy muun jäsenvaltion kuin kuulutuksen tehneen jäsenvaltion puoleen, pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on ilmoitettava tästä K-lomakkeella kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle, ja tällöin sovelletaan 2.8.2 kohdassa kuvattua menettelyä.

2.9 Kuulutuksen poistaminen, kun sen edellytykset eivät enää täyty

SIS II:een syötettyjä kuulutuksia säilytetään ainoastaan sen ajan, joka on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on syötetty.

Osuman löytymistapauksia lukuun ottamatta kuulutus poistetaan joko automaattisesti CS-SIS:n aloitteesta (kun kuulutuksen voimassaolo on päättynyt) tai suoraan kuulutuksen SIS II:een syöttäneen jäsenvaltion aloitteesta (kun kuulutuksen säilyttämisen edellytykset eivät enää täyty).

Molemmissa tapauksissa N.SIS II:n olisi käsiteltävä CS-SIS:n poistoviesti automaattisesti.

Jäsenvaltiot voivat tilata automaattisen ilmoituksen kuulutuksen poistamisesta.

2.10 Nimien syöttäminen

Nimet (etu- ja sukunimet) on syötettävä SIS II:een kansallisista järjestelmistä johtuvien syöttämisrajoitteiden ja tietojen saatavuutta koskevien rajoitteiden puitteissa siinä ICAO:n standardien mukaisessa, virallisissa matkustusasiakirjoissa käytetyssä muodossa (kirjaimet ja oikeinkirjoitus), jota käytetään myös keskusjärjestelmän translitterointi- ja transkriptiotoiminnoissa. Lisätietoja vaihtaessaan SIRENE-toimistojen on käytettävä nimiä siinä muodossa kuin ne on syötetty SIS II:een. Jäsenvaltioissa sekä käyttäjät että SIRENE-toimistot käyttävät yleensä latinalaisia kirjaimia syöttäessään tietoa SIS II:een, jolloin noudatetaan liitteessä 1 esitettyjä translitterointi- ja transkriptiosääntöjä.

Kun on tarpeen vaihtaa lisätietoja henkilöstä, josta ei ole kuulutusta mutta joka saattaa liittyä kuulutukseen (esim. henkilö, joka on kadonneen alaikäisen mukana), nimen esitystavassa ja kirjoitusasussa on noudatettava liitteessä 1 esitettyjä sääntöjä sekä käytettävä latinalaisia kirjaimia ja alkuperäistä muotoa, jos tiedot antavalla jäsenvaltiolla on valmiudet syöttää mahdolliset erikoismerkit alkuperäisessä muodossa.

2.11 Henkilöllisyysluokat

Varmennettu henkilöllisyys

Varmennettu henkilöllisyys tarkoittaa, että henkilöllisyys on varmennettu aitojen henkilötodistusten, passin tai toimivaltaisten viranomaisten lausunnon perusteella.

Varmentamaton henkilöllisyys

Varmentamaton henkilöllisyys tarkoittaa, että henkilöllisyydestä ei ole riittäviä todisteita.

Väärinkäytetty henkilöllisyys

Kyseessä on väärinkäytetty henkilöllisyys (sukunimi, etunimi ja syntymäaika), jos SIS II:een syötetty henkilö käyttää toisen todellisen henkilön henkilöllisyyttä. Tästä on kyse esimerkiksi silloin, kun asiakirjaa käytetään todellisen haltijan vahingoksi.

Peitenimi

Peitenimi tarkoittaa keksittyä henkilöllisyyttä, jota muilla nimillä tunnettu henkilö käyttää.

2.11.1 Väärinkäytetty henkilöllisyys (SIS II -asetuksen 36 artikla ja SIS II -päätöksen 51 artikla)

Saatuaan tiedon siitä, että henkilö, jota koskeva kuulutus on syötetty SIS II:een, käyttää väärin jonkun toisen henkilöllisyyttä, kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on henkilöllisyyden väärinkäyttötapausten monimutkaisuuden vuoksi tarkistettava, onko väärinkäytetty henkilöllisyys tarpeen säilyttää SIS II -kuulutuksessa.

Kun on todettu, että henkilön henkilöllisyyttä on käytetty väärin, SIS II:ssa olevaan kuulutukseen on kyseisen henkilön nimenomaisella suostumuksella lisättävä tietoja, jotta voidaan välttää virheellisten tunnistusten aiheuttamat kielteiset seuraukset. Henkilö, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, voi kansallisia menettelyjä noudattaen antaa toimivaltaiselle viranomaiselle SIS II -asetuksen 36 artiklan 3 kohdassa ja SIS II -päätöksen 51 artiklan 3 kohdassa tarkoitetut tiedot. Henkilöllä, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn.

Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on lisättävä kuulutukseen huomautus ”misused identity” (väärinkäytetty henkilöllisyys) ja syötettävä henkilöllisyyden väärinkäytön uhrista täydentäviä tietoja, kuten valokuvia, sormenjäljet ja tiedot mahdollisista voimassa olevista henkilötodistuksista.

Jos jäsenvaltio havaitsee, että toisen jäsenvaltion henkilöstä tekemä kuulutus liittyy henkilöllisyyden väärinkäyttötapaukseen, ja on todettu, että kyseisen henkilön henkilöllisyyttä käytetään väärin, sen on ilmoitettava asiasta kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle Q-lomakkeella, jotta tieto voidaan lisätä SIS II -kuulutukseen.

Tämänkaltaisten tietojen syöttämistarkoituksen vuoksi kuulutukseen olisi lisättävä sen henkilön, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, valokuvat ja sormenjäljet, jos ne ovat saatavilla. Kyseessä on henkilöllisyyden väärinkäyttötapaus, jos viattoman henkilön tiedot vastaavat kuulutuksessa olevaa henkilöllisyyttä. Q-lomakkeessa on oltava kuulutuksesta henkilötiedot, peitenimen numero mukaan lukien, jotta kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi tarkistaa, mihin kuulutuksen henkilöllisyyteen lomakkeessa viitataan. Pakolliset kentät, jotka Q-lomakkeesta on tällaisissa tapauksissa täytettävä, esitetään liitteessä 3.

Tietoja henkilöstä, jonka henkilöllisyyttä on käytetty väärin, voidaan käyttää vain tarkastettavan henkilön henkilöllisyyden selvittämiseksi eikä missään tapauksessa mihinkään muuhun tarkoitukseen. Väärinkäytettyä henkilöllisyyttä koskevat tiedot, mahdolliset sormenjäljet ja valokuvat mukaan lukien, on poistettava samaan aikaan kuin kuulutuskin tai aikaisemmin, jos kyseinen henkilö sitä pyytää.

2.11.2 Peitenimen syöttäminen

Jotta peitenimikuulutuksen syötöstä ei olisi seurauksena yhteensopimattomia kuulutuksia tai jotta voidaan välttää viattomille uhreille aiheutuvia ongelmia ja varmistaa tietojen riittävä laatu, jäsenvaltioiden on mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava toisilleen peitenimistä ja toimitettava toisilleen kaikki tarpeelliset tiedot etsityn henkilön todellisesta henkilöllisyydestä, jos tällaista tietoa on niiden käytettävissä.

Kuulutuksen syöttänyt jäsenvaltio vastaa peitenimien lisäämisestä. Jos toinen jäsenvaltio havaitsee peitenimen, se siirtää asian kuulutuksen syöttäneelle jäsenvaltiolle M-lomaketta käyttäen.

2.11.3 Muut henkilöllisyyden selvittämiseksi toimitettavat tiedot

Jos SIS II:een syötetyt tiedot ovat riittämättömiä, kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimisto voi neuvoteltuaan asiasta toisen jäsenvaltion kanssa antaa omasta aloitteestaan tai toisen jäsenvaltion pyynnöstä vielä muita tietoja henkilön henkilöllisyyden selvittämiseksi. Tähän tarkoitukseen käytetään L-lomaketta (ja liitteitä). Kyseessä ovat erityisesti seuraavat tiedot:

— etsityn henkilön hallussa olevan passin tai henkilöasiakirjan alkuperä,

— passin tai henkilöasiakirjan viitenumero, myöntämispäivämäärä ja -paikka, myöntävä viranomainen sekä voimassaoloaika,

— etsityn henkilön kuvaus,

— etsityn henkilön isän ja äidin suku- ja etunimet,

— etsityn henkilön suku- ja etunimien mahdolliset muut kirjoitusasut,

— valokuvat ja sormenjäljet, jos saatavilla,

— viimeisin tunnettu osoite.

Kyseisten tietojen on mahdollisuuksien mukaan oltava saatavissa SIRENE-toimistoista, tai SIRENE-toimistojen on voitava saada kyseiset tiedot välittömästi, jotta pyydetyt tiedot voidaan toimittaa mahdollisimman nopeasti.

Yhteisenä tavoitteena on minimoida riski kuulutuksen kohteena olevaa henkilöä henkilötiedoiltaan muistuttavan toisen henkilön aiheettomasta pysäyttämisestä.

2.12 Tietojenvaihto linkitettyjen kuulutusten tapauksessa

Linkillä osoitetaan kahden tai useamman kuulutuksen keskinäinen yhteys.

Jäsenvaltio voi luoda linkin SIS II:een syöttämiensä kuulutusten välille, ja ainoastaan se voi muuttaa linkkiä ja poistaa sen. Linkit ovat käyttäjien nähtävissä ainoastaan, jos heillä on oikeanlaiset käyttöoikeudet, jotka antavat heidän nähdä vähintään kaksi linkitettyä kuulutusta. Jäsenvaltioiden on huolehdittava siitä, että linkkeihin ei ole mahdollista päästä ilman lupaa.

2.12.1 Operatiiviset säännöt

Kuulutusten väliset linkit eivät edellytä lisätietojen vaihdon suhteen erityisiä menettelyjä. Seuraavia periaatteita on kuitenkin noudatettava:

Jos osuma kohdistuu kahteen tai useampaan keskenään linkitettyyn kuulutukseen, täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimisto lähettää kustakin niistä G-lomakkeen ja ilmoittaa linkitettyjä kuulutuksia koskevien G-lomakkeiden lähettämisestä kentässä 086.

Lomakkeita ei lähetetä kuulutuksista, jotka eivät ole osuman kohteena, vaikka ne onkin linkitetty osuman kohteena olevaan kuulutukseen. Jos linkitetty kuulutus koskee pidättämistä luovutustarkoituksessa tai kadonnutta henkilöä (henkilön suojelemiseksi tai uhkien estämiseksi), viesti linkitetyn kuulutuksen havaitsemisesta on kuitenkin tehtävä M-lomakkeella, jos se on asianmukaista ja tieto on saatavilla.

2.13 Sirpit (SIRENE-kuvansiirto) ja biometristen tietojen muoto ja laatu SIS II:ssa

Henkilön valokuvat ja sormenjäljet on SIS II -päätöksen 23 artiklan 2 kohdan nojalla lisättävä kuulutukseen, jos ne ovat saatavilla.

SIRENE-toimistojen on voitava vaihtaa sormenjälkiä ja kuvia kuulutuksen täydentämiseksi ja/tai pyydettyjen toimenpiteiden toteuttamisen tukemiseksi. Jos jäsenvaltiolla on sellaisen henkilön kuva tai sormenjäljet, josta toinen jäsenvaltio on tehnyt kuulutuksen, se voi lähettää kuvat ja sormenjäljet kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle Sirpit-järjestelmän kautta, jotta tämä voi täydentää kuulutusta.

Tämä tietojenvaihto ei vaikuta puitepäätöksen 2006/960/YOS mukaiseen poliisiyhteistyön puitteissa toteutettavaan tietojenvaihtoon.

2.13.1 Vaihdettujen tietojen jatkokäyttö ja niiden arkistointi

SIS II -säädöksissä on asetettu rajoituksia SIS II:ssa olevia kuulutuksia varten annettujen tietojen käytölle. Sirpit-järjestelmän kautta välitettyjen kuvien ja sormenjälkien jatkokäytön, myös arkistoinnin, yhteydessä on soveltuvin osin noudatettava asiaa koskevia SIS II -säädösten säännöksiä sekä direktiivin 95/46/EY, rikosasioissa tehtävässä poliisi- ja oikeudellisessa yhteistyössä käsiteltävien henkilötietojen suojaamisesta 27 päivänä marraskuuta 2008 tehdyn neuvoston puitepäätöksen 2008/977/YOS (25) ja Euroopan neuvoston yleissopimuksen 108 mukaisia kansallisia tietosuojasäännöksiä.

2.13.2 Sirpit-menettely

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Tiedot toimittava SIRENE-toimisto lähettää tavanomaista sähköistä kanavaa pitkin L-lomakkeen, ja ilmoittaa sen kentässä 083, että sormenjäljet ja kuvat lähetetään SIS II:ssa olevan kuulutuksen täydentämiseksi.

b) Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimisto lisää sormenjäljet tai kuvat SIS II:ssa olevaan kuulutukseen tai lähettää ne toimivaltaiselle viranomaiselle kuulutuksen täydentämistä varten.

2.13.3 Tekniset vaatimukset

Sormenjäljet ja kuvat on kerättävä ja välitettävä biometristen tietojen syöttämistä SIS II:een koskevissa täytäntöönpanosäännöissä määriteltävien vaatimusten mukaisesti.

SIRENE-toimistoja on kannustettava täyttämään Sirpit-järjestelmän tekniset vaatimukset.

Sormenjäljet ja kuvat lähetetään liitetiedostona tiedontallennusruudulla, joka on kehitetty erityisesti Sirpit-järjestelmää varten.

Tiedontallennusruudusta on kuvaus liitteessä 5.

2.13.4 Biometristen tietojen muoto ja laatu

Järjestelmään syötettäville biometrisille tiedoille on tehtävä laatutarkastus, jossa varmistetaan, että ne täyttävät kaikille SIS II -käyttäjille yhteiset vähimmäislaatuvaatimukset.

Ennen tietojen syöttämistä tarkastetaan kansallisella tasolla seuraavat seikat:

a) Sormenjälkitiedot ovat Interpolin käyttämässä ja Sirpit-järjestelmään mukautetussa ANSI/NIST – ITL 1-2000 -muodossa (SIRENE-kuvansiirto).

b) Valokuvat, joita käytetään ainoastaan sellaisen henkilön henkilöllisyyden varmentamiseen, joka on löydetty SIS II:een tehdyn aakkosnumeerisen haun tuloksena, täyttävät seuraavat vaatimukset: suoraan edestä koko kasvoista otetun kuvan sivujen suhteen on oltava mahdollisuuksien mukaan 3:4 tai 4:5. Jos mahdollista, resoluution on oltava vähintään 480 × 600 pikseliä ja värisyvyyden 24 bittiä. Jos kuva saadaan skannaamalla, kuvankoon on oltava mahdollisuuksien mukaan pienempi kuin 200 kilotavua.

2.14 Erityisetsinnät

2.14.1 Maantieteellisesti kohdennettu etsintä

Maantieteellisesti kohdennetulla etsinnällä tarkoitetaan etsintää tilanteessa, jossa jäsenvaltiolla on vankkoja todisteita kuulutuksen kohteena olevan henkilön olinpaikasta tai kuulutuksen kohteena olevan esineen sijaintipaikasta rajatulla maantieteellisellä alueella.

Maantieteellisesti kohdennetut etsinnät Schengen-alueella on toteutettava SIS II:ssa olevan kuulutuksen perusteella. Jos henkilön olinpaikka tai esineen sijaintipaikka on tiedossa, voidaan täyttää kenttä 311 (Important Notice – Tärkeä huomautus) ja merkitä siihen maantieteellinen etsintä sekä valita asianomaiset maat. Jos etsityn henkilön olinpaikka on tiedossa tehtäessä kuulutusta kiinniottoa varten, tieto on sisällytettävä myös A-lomakkeen kenttään 061. Kaikissa muissa tapauksissa, myös esineen sijaintipaikasta ilmoitettaessa, on käytettävä M-lomaketta (kenttä 083). Etsittyä henkilöä koskeva kuulutus on syötettävä SIS II:een sen varmistamiseksi, että toimenpidepyyntö on välittömästi täytäntöönpanokelpoinen (eurooppalaisesta pidätysmääräyksestä ja jäsenvaltioiden välisistä luovuttamismenettelyistä 13 päivänä kesäkuuta 2002 tehdyn neuvoston puitepäätöksen 2002/584/YOS (26) 9 artiklan 3 kohta).

Jos maantieteellisen etsinnän kohde on muualla kuin maantieteellisessä etsinnässä mainitussa paikassa, kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on ilmoitettava tästä M-lomakkeella niille jäsenvaltioille, jotka ovat maantieteellisessä etsinnässä mukana, jotta etsintään liittyvä työ voidaan lopettaa.

2.14.2 Kohdennettuun etsintään erikoistuneiden poliisiyksiköiden (FAST) osallistuminen etsintään

Pyynnön vastaanottavien jäsenvaltioiden SIRENE-toimistojen olisi käytettävä soveltuvin osin myös kohdennettuja etsintöjä tekevien erikoisyksiköiden (FAST) tarjoamia palveluita. SIS II:een syötettävää kuulutusta ei pitäisi korvata kyseisten poliisiyksiköiden kansainvälisellä yhteistyöllä. Tällainen yhteistyö ei saisi olla päällekkäistä sen kanssa, että SIRENE-toimiston tehtävänä on toimia yhteyspisteenä SIS II -järjestelmää käyttäen tehtävissä etsinnöissä.

Soveltuvalla yhteistyöllä varmistetaan, että kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimisto saa kansalliselta FAST-yksiköltään tiedon käynnissä olevista operaatioista, jotka liittyvät SIS II -järjestelmään syötettyyn kuulutukseen. SIRENE-toimiston on tarvittaessa toimitettava tämä tieto muille SIRENE-toimistoille.

SIRENE-toimistojen on varmistettava, että lisätiedot, osumaa koskevat tiedot mukaan lukien, toimitetaan nopeasti kansalliselle FAST-yksikölle, jos viimeksi mainittu on mukana etsinnässä.

3. KUULUTUKSET KIINNIOTTOA JA EUROOPPALAISEN PIDÄTYSMÄÄRÄYKSEN TAI LUOVUTUSSOPIMUKSEN PERUSTEELLA TAPAHTUVAA LUOVUTTAMISTA VARTEN (SIS II -PÄÄTÖKSEN 26 ARTIKLA)

3.1 Kuulutuksen syöttäminen

Useimpiin kiinniottoa varten tehtyihin kuulutuksiin liittyy eurooppalainen pidätysmääräys. Rikoksen johdosta tapahtuvaa luovuttamista koskevan eurooppalaisen yleissopimuksen 16 artiklan mukaan myös henkilön väliaikainen pidättäminen on kuitenkin mahdollista kiinniottoa varten tehdyn kuulutuksen perusteella ennen luovutuspyynnön saamista.

Eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutuspyynnön antajana on oltava kuulutuksen tehneessä jäsenvaltiossa toimivaltainen oikeusviranomainen.

Kun syötetään kuulutus kiinniottoa ja eurooppalaisen pidätysmääräyksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten, SIS II:een on syötettävä jäljennös alkuperäisestä eurooppalaisesta pidätysmääräyksestä. Eurooppalaisesta pidätysmääräyksestä voidaan syöttää käännös yhdellä tai useammalla unionin toimielinten virallisella kielellä.

Lisäksi lisätään valokuvia henkilöstä ja hänen sormenjälkensä, jos ne ovat saatavilla.

SIRENE-toimistolla on oltava kuulutusta syötettäessä käytössään tiedot kiinniottoa ja eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten etsityistä henkilöistä, myös eurooppalaisesta pidätysmääräyksestä ja luovuttamispyynnöstä. On tarkistettava, että tiedoissa ei ole puutteita ja että ne on esitetty asianmukaisessa muodossa.

Jäsenvaltioilla on oltava mahdollisuus syöttää useampia kuin yksi eurooppalainen pidätysmääräys kutakin kiinniottokuulutusta kohti. Kuulutuksen tehneen jäsenvaltion on poistettava eurooppalainen pidätysmääräys, joka ei ole enää voimassa, ja tarkistettava, että kuulutukseen ei liity mitään muuta eurooppalaista pidätysmääräystä, sekä tarvittaessa pidennettävä kuulutuksen voimassaoloa.

Jäsenvaltiot voivat liittää kiinniottokuulutukseen eurooppalaisen pidätysmääräyksen lisäksi siitä tehtyjä käännöksiä, tarvittaessa erillisinä binääritiedostoina.

Kuulutuksiin liitettävien skannattujen asiakirjojen vähimmäisresoluution on oltava mahdollisuuksien mukaan 150 pistettä tuumalle (DPI).

3.2 Päällekkäiset kuulutukset

Ks. yleiset menettelyt kohdassa 2.2.

Lisäksi sovelletaan seuraavia sääntöjä:

On mahdollista, että useat jäsenvaltiot syöttävät kuulutuksen samasta henkilöstä. Jos vähintään kaksi jäsenvaltiota on tehnyt samaa henkilöä koskevan kuulutuksen, päätösvalta siitä, mikä määräys pannaan täytäntöön pidätystilanteessa, kuuluu pidätyksen tehneen jäsenvaltion toimeenpanevalle oikeusviranomaiselle. Täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimisto lähettää G-lomakkeen kaikille jäsenvaltioille, joita asia koskee.

3.3 Väärinkäytetty henkilöllisyys

Ks. yleinen menettely kohdassa 2.11.1.

3.4 Peitenimen syöttäminen

Ks. yleinen menettely kohdassa 2.11.2.

Jos SIRENE-toimistolla on tietoa kiinniottoa varten tehtyyn kuulutukseen liittyvistä peitenimistä, sen on ilmoitettava tiedot muille jäsenvaltioille käyttäen kiinniottoa varten tehtyjen kuulutusten tapauksessa A-lomakkeen kenttää 011 (27) (kuulutuksen syöttämisen yhteydessä) ja sen jälkeen M-lomakkeella.

3.5 Jäsenvaltioille lähetettävät lisätiedot

Kun kuulutus syötetään, kuulutusta koskevat lisätiedot lähetetään kaikille jäsenvaltioille.

Kohdassa 3.5.1 tarkoitetut tiedot lähetetään muille SIRENE-toimistoille A-lomakkeella samaan aikaan, kun kuulutus syötetään. Henkilöllisyyden toteamiseen tarvittavat lisätiedot on toimitettava toisen jäsenvaltion kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen ja/tai sen pyynnöstä.

Jos samasta henkilöstä on annettu useita eurooppalaisia pidätysmääräyksiä tai luovutuspyyntöjä, kustakin pidätysmääräyksestä ja luovutuspyynnöstä on täytettävä erillinen A-lomake.

Eurooppalaisessa pidätysmääräyksessä tai luovutuspyynnössä ja A-lomakkeella (erityisesti eurooppalaisen pidätysmääräyksen kohdassa e ”kuvaus olosuhteista, joissa rikos/rikokset tehtiin, mukaan lukien aika ja paikka” ja kentissä 042, 043, 044 ja 045 ”kuvaus olosuhteista”) on annettava riittävän yksityiskohtaiset tiedot, jotta muut SIRENE-toimistot voivat tarkistaa kuulutuksen. Tarvittavat tiedot ja niiden yhteys eurooppalaisen pidätysmääräyksen kenttiin esitetään liitteessä 3.

3.5.1 Väliaikaisen kiinnioton yhteydessä lähetettävät lisätiedot

3.5.1.1 Kuulutus perustuu sekä eurooppalaiseen pidätysmääräykseen että luovutuspyyntöön

Kun kuulutus syötetään kiinniottoa ja luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten, lisätiedot lähetetään kaikille jäsenvaltioille A-lomakkeella. Jos kuulutuksen tiedot ja jäsenvaltioille eurooppalaisen pidätysmääräyksen yhteydessä lähetetyt lisätiedot eivät ole riittäviä luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten, on annettava vielä muita tietoja.

Kentässä 239 mainitaan, että lomake koskee sekä eurooppalaista pidätysmääräystä että luovutuspyyntöä.

3.5.1.2 Kuulutus perustuu ainoastaan luovutussopimuksen perusteella tehtyyn luovutuspyyntöön

Kun kuulutus syötetään kiinniottoa ja luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten, lisätiedot lähetetään kaikille jäsenvaltioille A-lomakkeella.

Kentässä 239 mainitaan, että lomake koskee luovutuspyyntöä.

3.6 Liputuksen lisääminen

Ks. yleiset säännöt kohdassa 2.6.

Jos vähintään yksi kuulutukseen liitetty eurooppalainen pidätysmääräys voidaan toteuttaa, kuulutukseen ei lisätä liputusta.

Kuten kohdassa 2.6 kerrotaan, SIS II -päätöksen 26 artiklan mukaista liputettua kuulutusta on liputuksen ajan pidettävä kuulutuksena kyseisen henkilön olinpaikasta.

3.6.1 Pyyntö liputuksen säännöllisestä lisäämisestä kuulutuksiin henkilöistä, joita etsitään heidän pidättämisekseen luovutustarkoituksessa, kun puitepäätöstä 2002/584/YOS ei sovelleta

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Kun kyseessä ovat kuulutukset henkilöistä, joita etsitään heidän pidättämisekseen luovutustarkoituksessa, eikä puitepäätöstä 2002/584/YOS sovelleta, SIRENE-toimisto voi pyytää muita SIRENE-toimistoja lisäämään kansalaisiaan koskeviin, SIS II -päätöksen 26 artiklan mukaisiin kuulutuksiin järjestelmällisesti liputuksen.

b) SIRENE-toimiston, joka haluaa näin tehdä, on lähetettävä muille SIRENE-toimistoille kirjallinen pyyntö.

c) Tällaisen pyynnön vastaanottaneen SIRENE-toimiston on lisättävä liputus kyseisen jäsenvaltion puolesta välittömästi kuulutuksen tekemisen jälkeen.

d) Liputus on pidettävä voimassa, kunnes pyynnön esittänyt SIRENE-toimisto pyytää sen poistamista.

3.7 SIRENE-toimistoilta edellytettävät toimenpiteet kiinniottoa varten tehdyn kuulutuksen vastaanoton yhteydessä

Kun SIRENE-toimisto vastaanottaa A-lomakkeen, sen on tutkittava mahdollisimman pian kaikki mahdolliset lähteet henkilön löytämiseksi. Jos kuulutuksen tehneen jäsenvaltion toimittamat tiedot eivät ole vastaanottavan jäsenvaltion mielestä riittäviä, tämä ei saisi estää tutkimusten suorittamista. Vastaanottavan jäsenvaltion on suoritettava tutkimuksia siinä määrin kuin se on kansallisen lainsäädännön nojalla sallittua.

Jos kiinniottoa varten tehty kuulutus varmennetaan ja henkilö paikallistetaan tai pidätetään jäsenvaltion alueella, vastaanottava SIRENE-toimisto voi toimittaa A-lomakkeella olevat tiedot edelleen eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutuspyynnön täytäntöönpanevan jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle. Jos pyydetään alkuperäistä eurooppalaista pidätysmääräystä tai luovutuspyyntöä, asiakirjan antanut oikeusviranomainen voi välittää sen suoraan toimeenpanevalle oikeusviranomaiselle (ellei asiakirjan antanut jäsenvaltio ja/tai täytäntöönpaneva jäsenvaltio ole tehnyt vaihtoehtoisia järjestelyjä).

3.8 Tietojenvaihto osuman löydyttyä

Ks. yleinen menettely kohdassa 2.3.

Lisäksi sovelletaan seuraavaa menettelyä:

a) Kiinniottoa varten tehdyn kuulutuksen kohteena olevaa henkilöä koskevan osuman löytymisestä on aina välittömästi ilmoitettava kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle. Lisäksi täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimiston on tarvittaessa ilmoitettava osumasta G-lomakkeen lähettämisen jälkeen kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle myös puhelimitse.

b) Sen jälkeen kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on tarvittaessa lähetettävä kaikki asiaankuuluvat tiedot toimenpiteistä, jotka täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimiston on toteutettava.

c) G-lomakkeen kentässä 091 on ilmoitettava eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutuspyynnön vastaanottamiseen toimivaltainen viranomainen, sen yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja mahdollinen faksinumero ja sähköpostiosoite), mahdollinen viitenumero, mahdollinen toimivaltainen henkilö, edellytetty kieli sekä toimituksen määräaika ja muoto.

d) Lisäksi kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston on ilmoitettava muille SIRENE-toimistoille osumasta M-lomakkeella, jos tosiseikkojen ja käynnistettyjen lisätiedustelujen perusteella on todettu selvä yhteys tiettyihin jäsenvaltioihin.

e) SIRENE-toimistot voivat antaa lisätietoja SIS II -päätöksen 26 artiklan mukaisista kuulutuksista ja toimia siten oikeusviranomaisten nimissä, jos kyseiset tiedot kuuluvat keskinäisen oikeusavun piiriin.

3.9 Luovuttamista koskeva lisätietojen vaihto

Kun toimivaltaiset oikeusviranomaiset antavat täytäntöönpanevan jäsenvaltion SIRENE-toimistolle tiedon siitä, voidaanko henkilön, josta kuulutus kiinniottoa varten on tehty, luovuttaminen toteuttaa, kyseisen SIRENE-toimiston on välittömästi ilmoitettava tieto kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimistolle M-lomakkeella merkitsemällä kenttään 083 sana ”SURRENDER” (luovutus eurooppalaisen pidätysmääräyksen perusteella) tai ”EXTRADITION” (luovutussopimuksen perusteella tapahtuva luovuttaminen) (28). Mahdollisen luovuttamisen yksityiskohtaiset järjestelyt on ilmoitettava SIRENE-toimistojen kautta mahdollisimman pian.

3.10 Lisätietojen vaihto kuljettaessa toisen jäsenvaltion kautta

Jos henkilön luovuttaminen edellyttää kauttakulkua, sen jäsenvaltion SIRENE-toimiston, jonka kautta henkilö on määrä kuljettaa, on annettava tarvittavat tiedot ja tuki vastauksena pyyntöön, jonka kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimisto tai toimivaltaisen oikeusviranomainen esittää SIRENE-toimiston lähettämällä M-lomakkeella, jonka kentän 083 alkuun on merkitty sana ”TRANSIT” (kauttakulku).

3.11 Kuulutusten poistaminen luovuttamisen yhteydessä

Kuulutukset kiinniottoa ja eurooppalaisen pidätysmääräyksen tai luovutussopimuksen perusteella tapahtuvaa luovuttamista varten on poistettava, kun henkilö on luovutettu kuulutuksen tehneen jäsenvaltion toimivaltaisille viranomaisille. Poistaminen voi tapahtua myös, kun toimivaltainen oikeusviranomainen on kansallisen lainsäädännön mukaisesti kumonnut oikeuden päätöksen, johon kuulutus perustuu.

4. MAAHANTULON TAI OLESKELUN EPÄÄMISTÄ KOSKEVAT KUULUTUKSET (SIS II -ASETUKSEN 24 ARTIKLA)

Johdanto

Tietojen vaihtaminen kolmansien maiden kansalaisista, joista on tehty SIS II -asetuksen 24 artiklan mukainen kuulutus, antaa jäsenvaltioille valmiudet tehdä päätöksen maahantulosta tai viisumihakemuksesta. Jos henkilö on jo jäsenvaltion alueella, tiedonvaihto antaa kansallisille viranomaisille valmiudet toteuttaa tarvittavat toimenpiteet oleskeluluvan tai pitkäaikaisen viisumin myöntämiseksi tai henkilön karkottamiseksi. Viisumeilla tarkoitetaan tässä kohdassa pitkäaikaisia viisumeja, ellei ole selvästi selostettu toisin (esim. paluuviisumi).

Schengenin rajasäännöstön 5 artiklan 4 kohdassa säädettyjen ilmoittamismenettelyjen ja Schengenin yleissopimuksen 25 artiklassa määrättyjen neuvottelumenettelyjen hoitaminen kuuluu rajavalvonnasta ja oleskelulupien ja viisumien myöntämisestä vastaavien viranomaisten toimivaltaan. SIRENE-toimistot osallistuvat näihin menettelyihin periaatteessa ainoastaan välittämällä lisätietoja, jotka liittyvät suoraan kuulutuksiin (esim. osumasta tiedottaminen ja henkilöllisyyden selvittäminen), ja poistamalla kuulutuksia.

SIRENE-toimistot voivat kuitenkin osallistua menettelyihin välittämällä kolmannen maan kansalaisen karkottamiseksi tai maahantulon epäämiseksi tarvittavia lisätietoja ja välittämällä näistä toimenpiteistä johtuvia lisätietoja.

Euroopan unionin kansalaisten ja heidän perheenjäsentensä oikeudesta liikkua ja oleskella vapaasti jäsenvaltioiden alueella 29 päivänä huhtikuuta 2004 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2004/38/EY (29) ei sovelleta Sveitsissä. Näin ollen silloin, kun osuma kohdistuu kolmannen maan kansalaiseen, jolla on oikeus vapaaseen liikkuvuuteen, on käytävä tavanomaiset neuvottelumenettelyt Sveitsin, kuulutuksen tehneen jäsenvaltion ja minkä tahansa muun sellaisen jäsenvaltion välillä, jolla saattaa olla merkityksellistä tietoa kolmannen maan kansalaisen oikeudesta vapaaseen liikkuvuuteen.

4.1 Kuulutuksen syöttäminen

SIS II -asetuksen 25 artiklan mukaisesti kolmannen maan kansalaisiin, joilla on direktiivissä 2004/38/EY tarkoitettu oikeus vapaaseen liikkuvuuteen, sovelletaan erityissääntöjä. SIRENE-toimiston on mahdollisuuksien mukaan voitava julkistaa tiedot, joita on käytetty arvioitaessa, syötetäänkö henkilöstä, jolla on oikeus vapaaseen liikkuvuuteen, maahantulon tai oleskelun epäämistä koskeva kuulutus (30). Siinä poikkeustapauksessa, että syötetään kuulutus kolmannen maan kansalaisesta, jolla on oikeus vapaaseen liikkuvuuteen, kuulutuksen tekevän jäsenvaltion SIRENE-toimiston on lähetettävä M-lomake kaikille jäsenvaltioille niiden tietojen perusteella, jotka kuulutuksen syöttänyt viranomainen on antanut (ks. kohdat 4.6 ja 4.7).

Lisäksi SIS II -asetuksen 26 artiklassa säädetään, että tietyin edellytyksin voidaan syöttää myös maahantulon tai maassa oleskelun epäämistä koskeva kuulutus sellaisista kolmansien maiden kansalaisista, joihin sovelletaan Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 29 artiklan mukaisesti toteutettavaa rajoittavaa toimenpidettä, jonka tarkoituksena on estää pääsy jäsenvaltioiden alueelle tai kauttakulku jäsenvaltioiden alueiden kautta (31). Kuulutukset syöttää sen jäsenvaltion toimivaltainen viranomainen, joka on Euroopan unionin puheenjohtaja toimenpiteen hyväksymisajankohtana. Jos kyseisellä jäsenvaltiolla ei ole pääsyä SIS II:een tai SIS II -asetuksen 24 artiklan mukaisiin kuulutuksiin, tehtävän ottaa jäsenvaltio, joka on seuraava puheenjohtaja.

4.2 Päällekkäiset kuulutukset

Ks. yleinen menettely kohdassa 2.2.

4.3 Väärinkäytetty henkilöllisyys

Ks. yleinen menettely kohdassa 2.11.1.

Ongelmia voi syntyä, jos kolmannen maan kansalainen, josta on tehty maahantulon tai oleskelun epäävä kuulutus, käyttää laittomasti Euroopan unionin kansalaisen henkilöllisyyttä pyrkiäkseen maahan. Jos tällainen tilanne havaitaan, jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille voidaan tiedottaa, mikä on oikea tapa käyttää väärinkäytettyä henkilöllisyyttä koskevaa toimintoa SIS II:ssa. Maahantulon epäämistä koskevat kuulutukset eivät saa kohdistua Euroopan unionin kansalaisten henkilöllisyyteen.

4.4 Peitenimen syöttäminen

Ks. yleiset säännöt kohdassa 2.11.2.

4.5 Tietojenvaihto oleskelulupia tai viisumeja myönnettäessä

Seuraavaa menettelyä sovelletaan:

a) Täytäntöönpaneva jäsenvaltio voi ilmoittaa maahantulon epäämistä koskevan kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle, että oleskeluluvan tai viisumin myöntämismenettelyn yhteydessä on löytynyt osuma. Tällä ei rajoiteta Schengenin yleissopimuksen 25 artiklan mukaisesti tapahtuvan erityisen tietojenvaihtomenettelyn soveltamista eikä kohdan 4.7 (tietojenvaihto silloin, kun osuma kohdistuu kolmannen maan kansalaiseen, jolla on oikeus vapaaseen liikkuvuuteen, jolloin on neuvoteltava kuulutuksen tehneen jäsenvaltion SIRENE-toimiston kanssa) soveltamista. Kuulutuksen tehnyt jäsenvaltio voi ilmoittaa sen jälkeen osumasta muille jäsenvaltioille tarvittaessa M-lomakkeella.

b) Kyseisten jäsenvaltioiden SIRENE-toimistot voivat pyynnöstä ja kansallista lainsäädäntöä noudattaen avustaa tarvittavien tietojen toimittamisessa oleskelulupien ja viisumien myöntämisestä vastaaville viranomaisille.

4.5.1 Schengenin yleissopimuksen 25 artiklassa määrätyt erityismenettelyt

Schengenin yleissopimuksen 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu menettely

Jos jäsenvaltio, joka harkitsee oleskeluluvan tai viisumin myöntämistä, huomaa, että toinen jäsenvaltio on tehnyt kyseisestä hakijasta maahantulon tai oleskelun epäämistä koskevan kuulutuksen, sen on neuvoteltava kuulutuksen tehneen jäsenvaltion kanssa SIRENE-toimistojen välityksellä. Jäsenvaltion, joka harkitsee oleskeluluvan tai viisumin myöntämistä, on ilmoitettava kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle N-lomakkeella päätöksestä myöntää oleskelulupa tai viisumi. Jos jäsenvaltio päättää myöntää oleskeluluvan tai viisumin, kuulutus on poistettava. Henkilö voidaan kuitenkin merkitä kuulutuksen tehneen jäsenvaltion kansalliseen luetteloon maahantulon epäämistä koskevista kuulutuksista.

Schengenin yleissopimuksen 25 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu menettely

Jos maahantulon tai oleskelun epäämistä koskevan kuulutuksen syöttänyt jäsenvaltio huomaa, että kuulutuksen kohteena olevalle henkilölle on myönnetty oleskelulupa tai viisumi, se käynnistää oleskeluluvan tai viisumin myöntäneen jäsenvaltion kanssa neuvottelumenettelyn SIRENE-toimistojen välityksellä. Jäsenvaltion, joka on myöntänyt oleskeluluvan tai viisumin, on ilmoitettava kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle O-lomakkeella päätöksestä peruuttaa tai olla peruuttamatta oleskelulupa tai viisumi. Jos jäsenvaltio päättää pitää oleskeluluvan tai viisumin voimassa, kuulutus on poistettava. Henkilö voidaan kuitenkin merkitä jäsenvaltion kansalliseen luetteloon maahantulon epäämistä koskevista kuulutuksista.

SIRENE-toimistojen välityksellä käydään neuvotteluja O-lomakkeella myös, jos oleskeluluvan tai viisumin myöntänyt jäsenvaltio huomaa myöhemmin, että SIS II:een on syötetty kyseisen henkilön maahantulon tai oleskelun epäämistä koskeva kuulutus (32).

Jos kolmas jäsenvaltio (ei siis se, joka on myöntänyt oleskeluluvan tai viisumin, eikä se, joka on tehnyt kuulutuksen) huomaa, että kolmannen maan kansalaisesta, jolla on jonkin jäsenvaltion oleskelulupa tai viisumi, on tehty kuulutus, sen on ilmoitettava sekä oleskeluluvan tai viisumin myöntäneelle jäsenvaltiolle että kuulutuksen tehneelle jäsenvaltiolle asiasta SIRENE-toimistojen välityksellä H-lomakkeella.

Jos Schengenin yleissopimuksen 25 artiklan mukainen menettely johtaa maahantulon tai oleskelun epäämistä koskevan kuulutuksen poistamiseen, SIRENE-toimistojen on pyynnöstä tarjottava apua kansallista lainsäädäntöään noudattaen.

4.5.2 Schengenin rajasäännöstön 5 artiklan 4 kohdan a ja c alakohdassa säädetyt erityismenettelyt

Menettely 5 artiklan 4 kohdan a alakohdan soveltamisalaan kuuluvissa tapauksissa

Scheng