Komission asetus (EY) N:o 1663/95, annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995, neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta



Virallinen lehti nro L 158 , 08/07/1995 s. 0006 - 0012



KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1663/95, annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995, neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen, ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta 21 päivänä huhtikuuta 1970 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 (1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 1287/95 (2), ja erityisesti sen 4 artiklan 6 kohdan ja 5 artiklan 3 kohdan, sekä katsoo, että asetuksella (EY) N:o 1287/95 toteutettava tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevan menettelyn uudistaminen sisältää yksityiskohtaisten sääntöjen vahvistamisen nimettyjen maksajina toimivien toimielimien vuosittaisten tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä, EMOTR:n tukiosaston rahoittamien toimenpiteiden lukumäärän ja luonteen muuttuminen samanaikaisesti kun tietojen tallennus- ja välitystekniikka on muuttunut vaatii komissiolle tilien hyväksymistä ja tarkastamista varten toimitettavien tietojen luonteen ja sisällön uudistamista, komission asetus 1723/72 (3), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella 295/88 (4), olisi tämän vuoksi kumottava, ja EMOTR:n komitea ei ole antanut lausuntoa puheenjohtajansa asettamassa määräajassa, ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN: 1 artikla 1. Jokaisen jäsenvaltion on asiasta komission kanssa neuvoteltuaan vahvistettava asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun jäsenvaltion hyväksymien maksajina toimivien toimielimien lukumäärän rajat. Komissio voi erityisesti ilmoittaa esteestä, jonka tämä lukumäärä muodostaa kyseisen asetuksen 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädetyn määräajan noudattamiselle ja rahaston toiminnan tarkastusten avoimuudelle. Komission on ilmoitettava rahastokomitealle kunkin jäsenvaltion hyväksymät maksajina toimivat toimielimet. 2. Jokaisen maksajana toimivan toimielimen osalta jäsenvaltion on ilmoitettava komissiolle yksi tai useampi hyväksymisen myöntävä ja peruuttava viranomainen, joka määrää asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuihin tarvittaviin mukautuksiin käytettävän ajan (`toimivaltainen viranomainen`). 3. Ennen maksajana toimivan toimielimen hyväksymistä toimivaltaisen viranomaisen on varmistuttava siitä, että kyseisen elimen hallintoa ja tilejä koskevat järjestelyt antavat asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut takeet. Jäsenvaltion on vahvistettava hyväksymisen perusteet, ja toimivaltaisen viranomaisen on sovellettava niitä ottaen huomioon komission asettamat, liitteessä esitetyt suuntaviivat näille perusteille. Jollei maksajana toimivan toimielimen toiminnan kannalta merkityksellisiä perusteita noudateta, sovelletaan edellä mainitun asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa. Hyväksymistä koskeva päätös on tehtävä hallintoa ja tilejä koskevien edellytysten tutkimuksen perusteella, mukaan lukien edellytykset, jotka on vahvistettu maksettuja ennakkomaksuja, saatuja vakuuksia, interventiovarastoja ja kannettavia määriä koskevien yhteisön etujen turvaamiseksi. Tutkimukseen on sisällytettävä erityisesti maksujen suorittamista, varojen turvaamista, tietojärjestelmien turvallisuutta, tilitiedostojen ylläpitoa, tehtävänjakoa sekä sisäisen ja ulkoisen valvonnan riittävyyttä koskevat järjestelyt, EMOTR:n tukiosaston rahoittamien suoritteiden osalta. 4. Jos toimivaltainen viranomainen toteaa tutkitun maksajana toimivan toimielimen olevan kaikkien asiaan kuuluvien vaatimusten mukainen, sen on hyväksyttävä toimielin. Muutoin sen on annettava maksajana toimivalle toimielimelle ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä ja erityisesti kaikista niistä edellytyksistä, jotka maksajana toimivan toimielimen on täytettävä ennen kuin se voidaan hyväksyä. Hyväksyminen voidaan myöntää väliaikaisesti ongelman vakavuuden mukaan vahvistettavaksi määräajaksi, kunnes tarvittavat hallintoa ja tilejä koskevien järjestelyjen muutokset on pantu täytäntöön. 5. Jos hyväksyminen peruutetaan, jäsenvaltion on nimettävä toinen maksajana toimiva toimielin asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklassa sekä tämän artiklan 3 ja 4 kohdassa säädettyjen edellytysten mukaisesti, sekä varmistettava, ettei maksujen suorittamista edunsaajille keskeytetä. 6. Hyväksyminen on toimitettava kirjallisella vahvistuksella, jonka mukaan kyseinen elin noudattaa hyväksymisen perusteita, ja tarvittaessa siinä on annettava ohjeet muutoksista ja asetetusta määräajasta. Hyväksyminen on annettava tiedoksi komissiolle. 7. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 3 kohdassa säädetty tiedoksianto on annettava, kun maksajana toimiva toimielin hyväksytään ensimmäisen kerran, ja siihen on liitettävä seuraavat tiedot kustakin maksajana toimivasta toimielimestä: - sille annetut tehtävät, - tehtävien jakautuminen sen yksiköiden kesken, - sen suhteet muihin julkisiin tai yksityisiin elimiin, joille on myös annettu osa tehtävistä sellaisten toimenpiteiden toteuttamiseksi, joista se veloittaa kuluja rahastolta, - menettelyt, joilla edunsaajien maksuvaatimukset otetaan vastaan, tarkastetaan ja todetaan päteviksi, kulut hyväksytään, maksetaan ja tilitetään, - sisäisiä tarkastuksia koskevat määräykset. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohtaa sovellettaessa annettaviin tietoihin on sisällytettävä erityisesti kaikki ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä, maksajana toimivalta toimielimeltä hyväksymisen peruuttamisen välttämiseksi edellytettävistä mukautuksista sekä täytäntöönpanon määräajasta. 2 artikla 1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun koordinaatioelimen on toimittava jäsenvaltion yksinomaisena edustajana suhteessa komissioon kaikissa EMOTR:n tukiosastoon liittyvissä asioissa, jotka koskevat: - yhteisön tekstien ja niihin liittyvien suuntaviivojen jakelua maksajina toimiville eri toimielimille ja niiden täytäntöönpanosta vastaaville elimille, - niiden yhdenmukaistetun soveltamisen edistämistä, - tässä asetuksessa ja asetuksessa (ETY) N:o 729/70 säädettyjen tietojen toimittamista komissiolle, - tilasto- ja valvontatarkoituksiin tarvittavien tilitietojen täydellisten tiedostojen pitämistä komission käytettävissä. Maksajina toimivilla toimielimillä tai hyväksymisen myöntävillä elimillä asiakirjamuodossa olevia tietoja ei tarvitse toimittaa komissiolle, mutta maksajina toimivien toimielimien tai hyväksymisen myöntävien viranomaisten on kuitenkin pidettävä ne saatavilla. Maksajana toimiva toimielin voi hoitaa koordinaatioelimen tehtävää, jos kyseiset kaksi tehtävää pidetään erillään. Tehtäviä suorittaessaan koordinaatioelin voi kansallisia menettelyjä noudattaen käyttää apunaan muita, erityisesti kirjanpitoon tai tekniikkaan erikoistuneita hallinnollisia elimiä tai yksiköitä. 2. Jäsenvaltion on toimitettava komissiolle tiedot koordinaatioelimen nimestä ja perussäännöstä sekä sen toimintaan liittyvistä hallintoa, tilejä ja sisäistä valvontaa koskevista edellytyksistä. 3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen tilitietojen muodon ja sisällön vahvistaa komissio neuvoteltuaan rahastokomitean kanssa, ja ne toimitetaan tiedoksi jäsenvaltioille kolmen kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta. Kaikista muutoksista ilmoitettaan jäsenvaltioille kolmen kuukauden kuluessa muutoksen aiheuttaneesta tapahtumasta, ja jäsenvaltioiden on toteutettava tietojärjestelmiinsä tarvittava muutos komission rahastokomiteaa kuultuaan vahvistamassa määräajassa. 3 artikla 1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun todistuksen laatii yksikkö tai elin, joka on toiminnallisesti riippumaton maksajina toimivista ja yhteensovittavista toimielimistä ja jolla on tekninen pätevyys (`todistuksen myöntävä elin`). Todistuksen on perustuttava menettelyjen sekä suoritteiden otoksen tutkimukseen. Siinä on todistettava maksujen yhteisön sääntöjenmukaisuus ainoastaan siltä osin, joka koskee maksajana toimivien toimielimien hallinnollisten rakenteiden kykyä varmistaa, että tämä sääntöjenmukaisuus on tarkistettu ennen maksun suorittamista. Todistuksen myöntävän elimen on suoritettava tutkimus kansainvälisesti hyväksyttyjen kirjanpitostandardien mukaisesti. Tarkistukset on tehtävä sekä kunkin varainhoitovuoden aikana että sen päätyttyä. Ennen 31 päivää tammikuuta seuraavana vuonna todistuksen myöntävän elimen on laadittava todistus sekä havaintojaan koskeva kertomus, jossa on erityisesti todettava, onko elin kohtuullisessa määrin varmistunut siitä, että komissiolle luovutettavat tilit ovat todenperäiset, täydelliset ja tarkat ja että sisäisen valvonnan menettelyt ovat toimineet hyväksyttävästi. 2. Jos maksajina toimivia toimielimiä hyväksytään useampia kuin yksi, jäsenvaltio voi ottaa huomioon kyseisten maksajina toimivien toimielimien tileistä todistuksen myöntäneiden yksiköiden tai elinten myöntämän todistukset, jos sille annetaan vakuus siitä, että suoritetut tarkastukset vastasivat laajuudeltaan ja tasoltaan 1 kohdassa esitettyjä vaatimuksia. 3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa kertomuksessa on todettava: - antavatko maksajina toimivien toimielimien menettelyt, erityisesti hyväksymisen perusteet, kohtuulliset takeet siitä, että rahastolta veloitettavat toiminnot ovat yhteisön sääntöjen mukaisia, ja mitä järjestelmien parantamista koskevia suosituksia on annettu, - vastaavatko tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut vuosittaiset tilit maksajina toimivien toimielimien tilejä ja tiedostoja, - muodostavatko tämän asetuksen 5 artiklassa säädetyt maininnat menoista ja interventiotoimista aineellisesti todenperäisen, täydellisen ja tarkan luettelon rahastolta veloitettavista toimista, - onko yhteisön rahalliset edut asianmukaisesti suojattu maksettujen ennakkomaksujen, saatujen vakuuksien, interventiovarastojen ja kannettavien määrien osalta, - onko maksajana toimivalle toimielimelle annettuja järjestelmien parantamista koskevia suosituksia noudatettu. Kertomukseen on liitettävä tiedot tilintarkastuksen suorittavan henkilöstön lukumäärästä ja pätevyydestä, tehdystä työstä, tutkittujen suoritteiden lukumäärästä, tulokseksi saadusta asiaan vaikuttavien seikkojen ja luotettavuuden tasosta, todetuista heikkouksista ja parannussuosituksista, sekä todistuksen myöntävän elimen ja muiden tarkastuselinten maksajina toimivien toimielimien sisällä ja niiden ulkopuolella toteuttamista toimista, joiden kaikkien seikkojen perusteella todistuksen myöntävä elin varmistui kokonaan tai osittain kertomuksessa esitetyistä seikoista. 4 artikla 1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädettyä tilien tarkastamista ja hyväksymistä varten jäsenvaltioiden on lähetettävä komissiolle: a) vuosittaiset tilit rahaston tukiosastolta veloitetuista menoista ja kunkin yksikön tai elimen kyseisen asetuksen 5 artiklan 1 kohdan mukaisesti laatimat kertomukset, b) yhden tai useamman todistuksen antavan elimen laatimat todistukset ja kertomukset. 2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on lähetettävä neljänä kappaleena komissiolle 10 päivään helmikuuta mennessä sen varainhoitovuoden, jota kertomus koskee, päättymistä seuraavana vuonna. 3. Komission pyynnöstä tai jäsenvaltion aloitteesta tilien hyväksymistä ja tarkastamista koskevia lisätietoja voidaan lähettää komissiolle määräaikaan mennessä, jonka komissio asettaa ottaen huomioon näiden tietojen toimittamiseen tarvittavan työmäärän. Tällaisten tietojen puuttuessa komissio voi hyväksyä ja tarkastaa tilit niiden tietojen perusteella, jotka sillä on käytettävissään kyseisen määräajan päättyessä. 4. Komissio voi hyväksyä lisäaikaa tietojen toimittamiseksi koskevan pyynnön, jos pyyntö on perusteltu ja jos pyyntö toimitetaan komissiolle määräaikaan mennessä. 5 artikla 1. Edellä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin tileihin on sisällytettävä: a) yhteisön talousarvion momenttien ja alamomenttien mukaiset yhteenvedot menoista, b) yhteenveto interventiotoimista ja maininta varastojen määrästä ja sijainnista varainhoitovuoden lopussa, c) tiedot menoista tai vahvistus siitä, että kutakin suoritetta koskevat yksityiskohtaiset tiedot säilytetään komission käytettävissä atk-tiedostossa, d) vahvistus siitä, että kutakin interventiovarastoista tapahtuvaa siirtoa koskevat yksityiskohdat säilytetään maksajana toimivan toimielimen atk-tiedostossa, e) selitykset eroavuuksista vuosittaisissa tileissä ilmoitettujen menojen sekä samalta ajanjaksolta komission asetuksen (ETY) N:o 2776/88 (5) 3 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuissa asiakirjoissa ilmoitettujen menojen välillä, kyseisen asetuksen 9 artiklan 7 kohdan mukaisesti korjattuina. 2. Tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa kertomuksissa on oltava seuraavat tiedot koordinaatioelimestä ja kustakin maksajana toimivasta toimielimestä. - kyseiseen varainhoitovuoteen liittyneet poikkeukselliset suoritteet tai tekniset vaikeudet, - edellisen 1 kohdan 7 alakohdassa mainittuja tietoja koskevan kertomuksen jälkeen tapahtuneet merkittävät muutokset. 6 artikla EMOTR:n tukiosaston rahoittamien ja sille korvattavien menojen tositeasiakirjat on pidettävä komission saatavilla vähintään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona komissio tarkastaa ja hyväksyy kyseisen varainhoitovuoden tilit, tai jos päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä edellyttää Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäsittelyä, vuoden ajan oikeuskäsittelyn päättymisestä. 7 artikla 1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädetyssä päätöksessä tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä on määrättävä se kussakin jäsenvaltiossa kyseisenä varainhoitovuonna toteutuvien menojen määrä, joka voidaan veloittaa EMOTR:lta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta myöhempien kyseisen artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisten päätösten soveltamista. Määrät, jotka edellä mainitun päätöksen perusteella voidaan vaatia takaisin kultakin jäsenvaltiolta tai maksaa kullekin jäsenvaltiolle, on vahvistettava vähentämällä kyseisen varainhoitovuoden osalta maksetut ennakkomaksut samalle vuodelle ensimmäisen alakohdan mukaisesti kohdistuvista menoista. Nämä määrät on vähennettävä niistä ennakkomaksuista, jotka maksetaan toisesta sen kuukauden jälkeisestä kuukaudesta alkaen, jona päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä tuli voimaan, tai lisättävä näihin ennakkomaksuihin. 2. Komission on toimitettava tiedoksi kyseisille jäsenvaltioille sille annettujen tietojen tarkistuksen tulokset sekä mahdollisesti ehdottamansa muutokset ennen kyseisen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden maaliskuun 31 päivää. 3. Jos kyseisestä jäsenvaltiosta johtuvista syistä komissio ei voi tarkastaa ja hyväksyä jäsenvaltion tilejä ennen seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivää, komission on ilmoitettava jäsenvaltiolle niistä lisätutkimuksista, jotka se aikoo tehdä asetuksen (ETY) N:o 759/70 9 artiklan mukaisesti. 8 artikla 1. Jos komissio tutkimuksen perusteella katsoo, että menoja ei ole toteutettu yhteisön sääntöjen mukaisesti, sen on annettava kyseiselle jäsenvaltiolle tiedoksi havaintonsa, tulevan sääntöjenmukaisuden varmistamiseksi toteutettavat korjaustoimenpiteet sekä arvio menoista, jotka se mahdollisesti ehdottaa jätettäviksi asetuksen soveltamisen ulkopuolelle asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tiedoksiannossa on viitattava tähän asetukseen. Jäsenvaltion on annettava vastaus kahden kuukauden kuluessa, ja komissio voi muuttaa kantaansa vastaavasti. Jos se on perusteltua, komissio voi suostua tämän vastaukselle varatun määräajan pidentämiseen. Vastaukselle varatun määräajan päätyttyä komission on aloitettava kahdenväliset keskustelut, ja molempien osapuolten on pyrittävä sopimukseen toteutettavista toimenpiteistä. Tämän jälkeen komission on muodollisesti annettava päätelmänsä tiedoksi jäsenvaltiolle viitaten komission päätökseen 94/442/EY (6). 2. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitetut päätökset on tehtävä sen jälkeen, kun on tutkittu sovitteluelimen komission päätöksen 94/442/EY mukaisesti laatima kertomus. 3. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitetut vähennykset yhteisön rahoituksesta on tehtävä ennakkomaksuista, jotka koskevat toista kyseisen artiklan mukaista päätöstä seuraavaa kuukautta. Komissio voi kuitenkin jäsenvaltion pyynnöstä ja vähennysten tärkeyden sitä edellyttäessä sekä rahoituskomiteaa kuultuaan päättää muista ajankohdista. 9 artikla Kumotaan asetus (ETY) N:o 1723/72 16 päivästä lokakuuta 1995 alkaen. Sitä sovelletaan kuitenkin edelleen tukirahaston tilien tarkastamiseen ja hyväksymiseen tukirahaston varainhoitovuoden 1995 tileihin asti. 10 artikla Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sitä sovelletaan 16 päivänä lokakuuta 1995 alkavasta varainhoitovuodesta. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 7 päivänä heinäkuuta 1995. Komission puolesta Franz FISCHLER Komission jäsen (1) EYVL N:o L 94, 28.4.1970, s. 13 (2) EYVL N:o L 125, 8.6.1995, s. 1 (3) EYVL N:o L 186, 16.8.1972, s. 1 (4) EYVL N:o L 30, 2.2.1988, s. 7 (5) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 9 (6) EYVL N:o L 182, 16.7.1994, s. 45 LIITE Suuntaviivat perusteille maksajana toimivan toimielimen nimeämiseksi Nimeämisen perusteet ovat ne, että maksajana toimivan toimielimen on esitettävä hallinnollisen organisaationsa ja sisäisen valvontansa asianmukaisesta toiminnasta sekä asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan mukaisesta asiakirjojen ylläpidosta. Ainoastaan maksajana toimivan toimielimen toiminnan pienimuotoisuus voi oikeuttaa yksinkertaistettujen perusteiden soveltamiseen. Jos maksajana toimivan toimielimen toiminnan kannalta merkittävää perustetta ei noudateta, sovelletaan kyseisen asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa. 1. Maksajana toimivan toimielimen (`toimielin`) perustamisen on tapahduttava muodollisella toimella, jolla määrätään toimielimen toimivallasta, velvoitteista ja tehtävistä, erityisesti suhteessa asetuksen (ETY) N:o 729/70 2 ja 3 artiklassa määriteltyyn EMOTR:n tukirahoitukseen, ja jolla vahvistetaan toimielimen hallinnollinen rakenne. 2. Toimielimellä on kolme päätehtävää EMOTR:n tukirahoitukseen nähden: i) Maksujen hyväksyminen: tämän tehtävän tarkoituksena on maksuvaatimuksen esittäjälle maksettavan määrän määrääminen yhteisön sääntöjen mukaisesti. ii) Maksujen suorittaminen: tämän tehtävän tarkoituksena on ohjeiden antaminen toimielimen pankille tai tarvittaessa valtion maksutoimistolle hyväksytyn määrän maksamisesta maksuvaatimuksen esittäjälle (tai tämän nimeämälle edustajalle). iii) Maksukirjanpito: tämän tehtävän tarkoituksena on maksujen kirjaaminen toimielimen erillisiin EMOTR:n menojen tileihin, joita yleensä pidetään atk-järjestelmänä, ja määräaikaisten menoja koskevien yhteenvetojen laadinta, mukaan lukien kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset Euroopan komissiolle. Tileihin merkitään myös rahaston rahoittamat varat, erityisesti interventiovarastot, selvittämättömät ennakkomaksut ja velalliset. 3. Toimielimen on tavallisesti hoidettava kahta palvelua, sanotun kuitenkaan rajoittamatta jäljempänä 4 kohdassa määrättyjä tehtävänsiirtoja: i) Sisäinen tarkastuspalvelu: tämän palvelun tai vastaavan menettelyn tarkoituksena on varmistaa, että toimielimen sisäisen valvonnan järjestelmä toimii tehokkaasti; sisäisen tarkastuspalvelun on oltava riippumaton toimielimen muista yksiköistä ja annettava kertomukset toiminnastaan suoraan toimielimen ylimmälle johdolle. ii) Tekninen palvelu: tämän palvelun tarkoituksena on todentaa maksuvaatimusten esittäjille suoritettavien maksujen perusteet; esimerkiksi sellaisia asioita kuin tuotteiden, karjan ja maan laatua ja ominaisuuksia, toimitusajankohtaa sekä toiseksi tuotteeksi muuttamista koskevat tosiseikat ja muut teknisluonteiset tarkastukset. Nämä tosiseikat tarkistetaan valvonta- ja tarkastusjärjestelmän avulla. Teknisen palvelun tärkeimpiä tehtäviä on tämän valvontajärjestelmän tarkkailu. 4. Hyväksyminen ja/tai tekninen palvelu voidaan osittain tai kokonaan siirtää muille elimille, jos seuraavia edellytyksiä noudatetaan: i) Näiden muiden elinten tehtävät ja velvoitteet, erityisesti yhteisön sääntöjen noudattamisen valvonnan ja tarkistamisen osalta, määritellään selvästi. ii) Elimillä on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistamiseksi, että ne suorittavat tehtävänsä hyväksyttävästi. iii) Elimet nimenomaisesti vakuuttavat toimielimelle, että ne tosiasiallisesti suorittavat tehtävänsä, sekä selostavat siihen käyttämänsä keinot. iv) Toimielimelle ilmoitetaan säännöllisin väliajoin suoritetun valvonnan tuloksista, niin että tämän valvonnan riittävyys voidaan aina ottaa huomioon, ennen kuin maksuvaatimus käsitellään. Suoritettu työ on selostettava yksityiskohtaisesti jokaiseen maksuvaatimukseen tai maksuvaatimuserään liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä markkinointivuotta koskevassa kertomuksessa. Kertomukseen on liitettävä todistus hyväksyttyjen maksuvaatimusten oikeutuksesta maksuihin sekä tehdyn työn luonteesta, laajuudesta ja rajoista. Jos fyysiset tai hallinnolliset tarkistukset eivät ole täydellisiä, vaan ne on suoritettu maksuvaatimusten otoksen perusteella, valitut maksuvaatimukset on yksilöitävä, otantamenetelmä on selostettava, ja kertomus on annettava kaikkien tarkastusten tuloksista sekä ristiriitaisuuksien tai säännönvastaisuuksien johdosta toteutetuista toimenpiteistä. Toimielimelle tositteena toimitettujen asiakirjojen on oltava riittävät sen varmistamiseksi, että kaikki vaaditut tarkistukset hyväksyttyjen maksuvaatimusten oikeutuksesta maksuihin on suoritettu. v) Jos hyväksyttyihin maksuvaatimuksiin ja valvonnan suorittamiseen liittyvistä asiakirjoista huolehtivat muut elimet, on sekä näiden elinten että toimielimen vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikkien sellaisten asiakirjojen sijainti, jotka ovat toimielimen suorittamien yksittäisten maksujen kannalta merkityksellisiä, kirjataan muistiin ja että nämä asiakirjat voidaan saattaa tarkistettaviksi toimielimen toimitiloissa niiden henkilöiden tai elinten pyynnöstä, joilla tavallisesti olisi oikeus tarkistaa nämä asiakirjat ja joita ovat: - toimielimen henkilökunta, joka käsittelee maksuvaatimusta, - toimielimen sisäinen tarkastuspalvelu, - elin, joka todistaa oikeaksi toimielimen vuosittaisen ilmoituksen, - Euroopan unionin toimeksiannon saaneet virkamiehet. 5. Toimielimen hallinnollisessa rakenteessa on erotettava toisistaan kolme päätehtävää eli maksujen hyväksyminen, suorittaminen ja kirjanpito, joista jokaisesta vastaa erillinen hallinnollinen alayksikkö, jonka tehtävät määritellään organisaatiokaaviossa. Hallinnollinen rakenne voi olla sellainen, että teknistä palvelua suorittaa tarvittaessa hyväksymisyksikkö. 6. Maksajana toimivan toimielimen on noudatettava seuraavia tai vastaavat takeet antavia menettelyjä: i) Toimielimen on määrättävä maksuvaatimusten vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset, kirjalliset menettelyt, joihin sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista. ii) Tehtävien jaon on oltava sellainen, ettei kukaan virkailija vastaa useammasta kuin yhdestä EMOTR:lta veloitettavien määrien hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei kukaan virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan valvontaa. Jokaisen virkailijan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan lukien virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen. Henkilöstöä on koulutettava asianmukaisesti, ja luottamuksellisiin toimiin on järjestettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisättävä valvontaa. iii) Jokaisella virkailijalla, joka vastaa hyväksymisestä, on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo niistä tarkistuksista, jotka hänen on suoritettava, ja virkailijan on liitettävä maksuvaatimuksen tositeasiakirjoihin todistuksensa siitä, että nämä tarkistukset on suoritettu. Tämä todistus voidaan antaa elektronisesti vi alakohdassa määrätyin edellytyksin. Tällöin on osoitettava, että ylempi toimihenkilö on valvonut työtä. iv) Maksuvaatimus voidaan hyväksyä maksettavaksi vasta, kun riittävät tarkistukset on suoritettu sen varmistamiseksi, että vaatimus on yhteisön säädösten mukainen. Näihin tarkistuksiin on sisällytettävä tuen vaatimiseen liittyviä erityistoimenpiteitä koskevassa asetuksessa sekä asetuksen (ETY) N:o 729/70 8 artiklassa vaaditut tarkistukset petosten ja sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi ja paljastamiseksi erityisesti esitettyjen riskien osalta. Suoritettavat tarkistukset on eriteltävä tarkistusluettelossa, ja niiden suorittaminen on todistettava jokaisen maksuvaatimuksen tai maksuvaatimuserän osalta. v) Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan maksuvaatimuksen esittäjälle, tämän pankkitilille tai tämän nimeämälle edustajalle. Maksu on suoritettava toimielimen pankkiin tai tarvittaessa valtion maksutoimistoon, tai shekki on lähetettävä viiden työpäivän kuluessa maksun veloittamisesta EMOTR:lta. On vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu tai shekkejä lunastettu, on palautettava rahastolle. Mitään maksuja ei suoriteta käteisenä. Hyväksyvän virkailijan ja/tai tämän esimiehen hyväksyminen voidaan suorittaa elektronisesti, jos näiden välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan henkilöllisyys kirjataan elektronisiin tallenteisiin. vi) Jos maksuvaatimuksia käsitellään atk-järjestelmiä käyttäen, pääsyä atk-järjestelmään on suojattava ja valvottava siten, että - Kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmukaisesti sen varmistamiseksi, että syöttövirheet havaitaan ja korjataan. - Tietoja voivat tallentaa, muuntaa tai varmentaa ainoastaan siihen valtuutetut virkailijat, joilla on henkilökohtaiset salasanat. - Jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkailijan henkilöllisyys on tallennettava toimintolokiin. Salasanat on vaihdettava säännöllisesti väärinkäytön estämiseksi. Atk-järjestelmät on suojattava luvattomalta pääsyltä fyysisellä valvonnalla, ja tiedot on varmistettava jäljennöksillä, jotka varastoidaan erilliseen, turvattuun paikkaan. Tietojen tallennus on tarkistettava loogisin tarkastuksin, joiden tarkoituksena on ristiriitaisten ja epätavallisten tietojen havaitseminen. vii) Toimielimen menettelyillä on varmistettava, että kaikki yhteisön säännösten ja erityisesti myönnettävän tuen määrien muutokset kirjataan ja ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa. 7. Ennakkomaksut on yksilöitävä tilimerkinnöissä, ja on luotava menettelyt sen varmistamiseksi, että i) Vakuudet hankitaan ainoastaan sellaisilta asianmukaisten viranomaisten hyväksymiltä rahoituslaitoksilta, jotka täyttävät komission asetuksen (ETY) N:o 2220/85 (1) edellytykset sekä antavat vakuudet, jotka pysyvät voimassa, kunnes ne vapautetaan tai niitä vaaditaan, ja ne maksetaan toimielimen yksinkertaisesta pyynnöstä, ii) Ennakkomaksut selvitetään määrätyissä aikarajoissa, ja selvitettäviksi erääntyneet ennakkomaksut yksilöidään ja vakuudet vaaditaan viipymättä. iii) Ennakkomaksujen selvittämistä on hyväksyvän virkailijan valvottava samalla tavoin kuin maksuja. 8. Interventiovarastojen kirjanpidolla on varmistettava, että määrät ja niihin liittyvät kustannukset käsitellään oikein ja viipymättä sekä kirjataan tunnistettavina erinä ja oikealle tilille kussakin vaiheessa tarjouksen vastaanottamisesta tuotteen fyysiseen luovutukseen järjestelmää koskevien säännösten mukaisesti, sekä varmistettava, että kunkin sijaintipaikan varastojen määrät ja luonne voidaan määrittää milloin tahansa. Varastonpitäjistä riippumattomien henkilöiden, elinten tai yksiköiden on säännöllisin väliajoin fyysisesti tarkastettava varastot. 9. Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset ovat täydellisiä, tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti tarkistuksilla ja hyvityksillä enintään kolmen kuukauden välein. 10. Sisäisen tarkastuspalvelun on tarkistettava, että toimielimen käyttämät menettelyt ovat riittävät varmistamaan yhteisön säännösten noudattamisen ja että tilit ovat tarkat, täydelliset ja ajantasaiset. Tarkistukset voidaan rajata koskemaan valittuja toimenpiteitä ja otoksia suoritteista, jos tarkastussuunnitelmalla varmistetaan, että kaikki merkittävät alueet, mukaan lukien hyväksymisestä vastaavat yksiköt, käydään läpi enintään viiden vuoden pituisena ajanjaksona. Tarkastuspalvelun työ on suoritettava kansainvälisesti hyväksyttyjen standardien mukaisesti ja kirjattava työasiakirjoihin, ja sen perusteella on annettava ylimmälle johdolle osoitetut kertomukset ja suositukset. Tarkastussuunnitelmat ja -kertomukset on annettava käytettäviksi todistuksen antavalle elimelle sekä rahoitustarkastustoimeksiannon saaneille Euroopan unionin virkamiehille, ja ne saa antaa käyttöön ainoastaan sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuuden arvioimista varten. 11. Kaikkia edellä olevia kohtia sovelletaan soveltuvin osin sellaisiin "negatiivisiin kuluihin" (esimerkiksi veroihin, menetettyihin vakuuksiin, palautettuihin maksuihin), jotka toimielimen on kannettava EMOTR:n tukiosaston puolesta. Erityisesti toimielimen on luotava järjestelmä kaikkien niiden määrien tunnistamiseksi, jotka ovat EMOTR:n saatavia, ja kaikkien sellaisten velkojen kirjaamiseksi velallisen tilikirjaan ennen niiden saamista. Velallisen tilikirja on tarkistettava säännöllisin väliajoin, jotta erääntyneiden velkojen kantamiseksi tarvittavat toimet voidaan toteuttaa. Toimielin voi siirtää tietyn negatiivisten kulujen ryhmän kantamisen muille elimille 4 kohdassa tarkoitetuin edellytyksin ja mahdollisesti tarvittavin muutoksin, ja sillä lisäedellytyksellä, että kyseinen toinen elin laatii toimielimelle säännöllisin väliajoin, vähintään kuukausittain, kertomuksen kaikista todetuista tuloista ja saaduista varoista. 12. Toimielimen on varmistettava, että kaikki vastaanotetut maksuvaatimukset käsitellään viipymättä. (1) EYVL N:o L 205, 3.8.1985, s. 5