Virallinen lehti nro C 371 , 23/12/2000 s. 0014 - 0017



Yhteisön kasvilajikeviraston hyvän hallintotavan säännöstö (2000/C 371/08) YHTEISÖN KASVILAJIKEVIRASTON HALLINTONEUVOSTO, yhteisön kasvilajikevirastoa koskevan asetuksen (EY) N:o 2100/94 36 artiklan 1 kohdan d alakohdan valtuuttamana, ottaa huomioon Euroopan oikeusasiamiehen oma-aloitteisen tutkimuksen yhteisön eri toimielinten ja laitosten hyvän hallintotavan säännöstöistä, joita niiden virkamiehet suhteissaan yleisöön noudattivat, ja yleisön oikeudesta tutustua näihin säännöstöihin, katsoo, että Amsterdamin sopimuksen perusteella avoimuuden käsite on nimenomaan sisällytetty Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen toteamuksella, jonka mukaan sopimus merkitsee uutta vaihetta kehityksessä sellaisen yhä läheisemmän liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimman avoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia, katsoo, että tällainen säännöstö on hyödyllinen sekä virkamiehille, koska se antaa virkamiehille yksityiskohtaista tietoa määräyksistä, joita heidän on suhteissaan yleisöön noudatettava, että yleisölle, koska se antaa yleisön jäsenille tietoa, minkälaista käyttäytymistä heillä on oikeus odottaa ollessaan yhteydessä virastoon, pitää siksi toivottavana, että annetaan säännöstö, jossa määrätään niistä hyvän hallintotavan periaatteista, joita virkamiesten olisi suhteissaan yleisöön noudatettava, ja että tämä säännöstö on julkisesti saatavilla, ANTAA SEURAAVAT VIRASTON TYÖMENETELMIÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT: 1 artikla Yleinen määräys Viraston toimenhaltijoiden ja muun henkilöstön on suhteissaan yleisöön noudatettava näiden sääntöjen sisältämiä periaatteita, jotka muodostavat hyvän hallintotavan säännöstön, jäljempänä "säännöstö". 2 artikla Soveltamisala (henkilöt) 1. Säännöstöä sovelletaan kaikkiin virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön, joihin sovelletaan henkilöstösääntöjä ja muuhun henkilöstöön sovellettavia palvelussuhteen ehtoja, kun he ovat tekemisissä yleisön kanssa. Jäljempänä "virkamiehellä" tarkoitetaan sekä virkamiehiä että muuta henkilöstöä. 2. Virasto ryhtyy aiheellisiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tämän säännöstön määräyksiä sovelletaan myös muihin sen palveluksessa työskenteleviin henkilöihin, kuten henkilöihin, jotka työskentelevät yksityisoikeudellisen sopimuksen nojalla, tai kansallisista virkamieskunnista siirrettyihin asiantuntijoihin ja harjoittelijoihin. 3. "Yleisöllä" tarkoitetaan luonnollisia henkilöitä tai oikeushenkilöitä siitä riippumatta, onko näiden asuinpaikka tai rekisteröity toimipaikka jäsenvaltiossa tai ei. 3 artikla Soveltamisala (asiat) 1. Tämä säännöstö sisältää hyvän hallintotavan yleiset periaatteet, joita sovelletaan kaikkiin virastoon virkamiesten ja yleisön välisiin suhteisiin, jolleivät ne kuulu erityisten määräysten piiriin. 2. Tämän säännöstön periaatteita ei sovelleta viraston ja sen virkamiesten välisiin suhteisiin, joista määrätään henkilöstösäännöissä. 4 artikla Lainmukaisuus Virkamiehen on noudatettava lakia ja sovellettava yhteisön lainsäädännössä annettuja sääntöjä ja menettelyjä. Hänen on erityisesti huolehdittava siitä, että päätöksillä, jotka saattavat vaikuttaa yksityishenkilöiden oikeuksiin tai etuihin, on oikeusperusta, ja että niiden sisältö on lainmukainen. 5 artikla Syrjinnästä pidättäytyminen 1. Käsitellessään yleisön pyyntöjä ja tehdessään päätöksiä virkamiehen on varmistettava, että tasapuolisen kohtelun periaatetta noudatetaan. Samassa tilanteessa olevia yleisön jäseniä on kohdeltava samalla tavoin. 2. Jos kohtelussa ilmenee eroja, on varmistettava, että erot ovat perusteltuja kyseisen tapauksen objektiivisten ja merkittävien piirteiden vuoksi. 3. Virkamiehen on erityisesti vältettävä kaikkea yleisön jäsenten välistä epäoikeudenmukaista syrjintää, joka perustuu kansalaisuuteen, sukupuoleen, rodulliseen tai etniseen alkuperään, uskontoon tai vakaumukseen, vammaan, ikään tai sukupuoliseen suuntautumiseen. 6 artikla Suhteellisuus 1. Virkamiehen on tehdessään päätöksiä varmistettava, että toteutettavat toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa tavoitteeseen nähden. Virkamiehen on erityisesti vältettävä yleisön jäsenten oikeuksien rajoittamista tai vaatimusten kohdistamista heihin, jos kyseiset rajoitukset tai vaatimukset eivät ole kohtuullisessa suhteessa toiminnan tavoitteisiin. 2. Päätöksiä tehdesään virkamiehen on saatettava yksityishenkilöiden edut ja yleiset edut oikeudenmukaiseen tasapainoon. 7 artikla Pidättäytyminen vallankäytöstä ja vallan väärinkäyttö Valtuuksia on käytettävä yksinomaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne kyseisissä säädöksissä annetaan. Virkamiehen on erityisesti vältettävä valtuuksien käyttämistä tarkoituksiin, joilla ei ole oikeusperustaa tai jotka eivät ole perusteltavissa julkisen edun nimissä. 8 artikla Puolueettomuus ja riippumattomuus 1. Virkamiehen on oltava puolueeton ja riippumaton. Hänen on pidättäydyttävä kaikista mielivaltaisista toimista, jotka vaikuttavat kielteisesti yleisön jäseniin, sekä kaikesta suosivasta kohtelusta syystä riippumatta. 2. Mitkään ulkopuoliset seikat, poliittiset vaikuttimet tai henkilökohtaiset edut mukaan luettuna, eivät saa vaikuttaa virkamiehen toimintaan. 3. Virkamiehen on pidättäydyttävä osallistumasta sellaisiin päätöksiin, jotka koskevat hänen omia etujaan tai hänen perheensä, sukulaistensa, ystäviensä tai tuttaviensa etuja. 9 artikla Objektiivisuus Päätöksiä tehdessään virkamiehen on otettava huomioon kaikki keskeiset seikat, painottaen kutakin niistä aiheellisella tavalla, ja suljettava kaikki asiaankuulumattomat seikat tarkastelun ulkopuolelle. 10 artikla Oikeutetut odotukset ja johdonmukaisuus 1. Virkamiehen on kunnioitettava oikeutettuja ja kohtuullisia odotuksia, joita yleisön jäsenillä on viraston aikaisemman toiminnan valossa. 2. Virkamiehen on toimittava johdonmukaisesti sekä oman hallintokäytäntönsä että kyseisen viraston hallinnollisen toiminnan suhteen. Hänen on noudatettava viraston tavanomaisia hallintokäytäntöjä, jollei hänellä ole laillista syytä poiketa kyseisistä käytännöistä yksittäisessä tapauksessa. 11 artikla Oikeudenmukaisuus Virkamiehen on toimittava oikeudenmukaisesti ja kohtuullisesti. 12 artikla Kohteliaisuus 1. Virkamiehen on suhteissaan yleisöön oltava palveluhenkinen, asiallinen, kohtelias ja yleisön käytettävissä. 2. Jos virkamies ei ole vastuussa kyseisestä asiasta, hänen on ohjattava yleisön jäsen asiasta vastaavan virkamiehen puoleen. 3. Jos tapahtuu virhe, joka vaikuttaa kielteisesti yleisöön kuuluvan etuihin, virkamiehen on pyydettävä sitä anteeksi. 13 artikla Kirjeisiin vastaaminen kirjeenkirjoittajan kielellä Viranomaisen on parhain tavoin varmistettava, että jokainen yleisöön kuuluva, joka kirjoittaa virastoon jollakin yhteisön virallisista kielistä, saa vastauksen samalla kielellä. 14 artikla Vastaanottoilmoitus ja asiasta vastaavan toimihenkilön osoittaminen 1. Jokaisesta virastolle lähetetystä kirjeestä tai valituksesta on lähetettävä vastaanottoilmoitus kahden viikon kuluessa, tai vastaus asiakysymykseen jos se on mahdollista tuon ajan kuluessa. Vastaus asiakysymykseen on joka tapauksessa lähetettävä kahden kuukauden kuluttua asiakysymyksen vastaanottamisesta. 2. Vastaanottoilmoituksessa tai vastauksessa on ilmoitettava asiaa käsittelevän virkamiehen nimi ja puhelinnumero sekä yksikkö, johon tämä kuuluu. 3. Vastaanottoilmoitusta tai vastausta ei tarvitse lähettää tapauksissa, joissa kirjeet tai valitukset ovat tarpeettomia tai närkästystä herättäviä liiallisen määränsä takia tai itseään toistavan tai aiheettoman luonteensa vuoksi. 15 artikla Velvollisuus siirtää vastaavaan yksikköön Jos kirje tai valitus on osoitettu tai siirretty yksikköön tai virkamiehelle virastossa, joka ei ole toimivaltainen käsittelemään sitä, asiakirja siirretään viraston asiasta vastaavaan yksikköön 14 artiklan mukaisesti. 16 artikla Oikeus tulla kuulluksi ja antaa lausuntoja 1. Yleisön jäsenien oikeuksia tai etuja koskevissa tapauksissa virkamiehen on varmistettava, että puolustautumisoikeutta kunnioitetaan päätöksentekoprosessin kaikissa vaiheissa. 2. Kaikilla yleisön jäsenillä on tapauksissa, joissa tehdään heidän oikeuksiinsa tai etuihinsa vaikuttava päätös, oikeus antaa kirjallisia lausuntoja ja tarvittaessa esittää suullisia huomautuksia ennen päätöksentekoa. 17 artikla Päätöksenteon kohtuullinen määräaika 1. Virkamiehen on varmistettava, että kaikista virastolle esitetyistä pyynnöistä tai kanteluista tehdään päätös kohtuullisen määräajan kuluessa, viivyttelemättä ja joka tapauksessa viimeistään kahden kuukauden kuluttua niiden vastaanottamisesta. 2. Jos virastolle esitetystä pyynnöstä tai valituksesta ei siinä käsitellyn asian monimutkaisuuden vuoksi voida tehdä päätöstä edellä tarkoitetun määräajan kuluessa, pyynnön tai valituksen esittäjälle on ilmoitettava tästä mahdollisimman pian ja lopullinen päätös on annettava niin pian kuin mahdollista. 18 artikla Päätösten perustelemisvelvollisuus 1. Kustakin viraston päätöksestä, joka saattaa vaikuttaa epäsuotuisasti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, ilmoitetaan sen peruste tuomalla selvästi esiin asiaan vaikuttavat tosiasiat ja oikeusperuste. 2. Virkamiehen on vältettävä tekemästä päätöstä, jonka perustelut ovat puutteelliset tai epämääräiset tai joka ei sisällä tapauskohtaisia perusteluja. 3. Jos ei ole mahdollista ilmoittaa yksityiskohtaisesti päätöksen perusteista sen vuoksi, että vastaavat päätökset koskevat niin monia ihmisiä, minkä vuoksi on käytetty vakiovastauksia, virkamies toimittaa myöhemmin henkilölle tämän pyynnöstä tapauskohtaisen perustelun. 19 artikla Valitusmahdollisuuksiin viittaaminen 1. Sellaisessa viraston päätöksessä, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, on viitattava käytettävissä oleviin päätöstä koskeviin valitusmahdollisuuksiin. Päätöksessä on erityisesti ilmoitettava muutoskeinojen luonteesta, elimistä, joissa niitä voidaan käyttää, sekä niiden käytön määräajoista. 2. Päätöksessä on myös viitattava mahdollisuuksiin hakea oikeudellista muutosta ja kannella oikeusasiamiehelle hallinnollisista epäkohdista Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrätyllä tavalla. 20 artikla Päätöksestä ilmoittaminen 1. Virkamiehen on varmistettava, että päätöksestä, joka vaikuttaa yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, ilmoitetaan kirjallisesti niin pian kuin mahdollista kyseiselle henkilölle kun päätös on tehty. 2. Virkamiehen on pidättäydyttävä tiedottamasta päätöksestä muille ennen kuin kyseiselle henkilölle on ilmoitettu. 21 artikla Tietosuoja 1. Yleisön jäsenen henkilötietoja käsittelevän virkamiehen on kunnioitettava periaatteita, jotka on annettu direktiivissä 95/46/EY yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta. 2. Virkamiehen on erityisesti vältettävä henkilötietojen käyttämistä muihin kuin oikeutettuihin tarkoituksiin tai tällaisten tietojen välittämistä henkilöille, joilla ei ole niihin oikeutta. 22 artikla Tiedustelut 1. Virkamiehen on vastuullaan olevissa tapauksissa tarjottava yleisön jäsenille heidän pyytämäänsä tietoa. 2. Jos suullinen tiedustelu on liian monimutkainen tai liian kattava käsiteltäväksi, virkamies voi pyytää kyseistä henkilöä esittämään pyyntönsä kirjallisesti. 3. Jos virkamies ei luottamuksellisuussyistä voi antaa pyydettyjä tietoja, hänen on edellä mainitun säännöstön 18 artiklan mukaisesti ilmoitettava kyseiselle henkilölle syyt siihen. 4. Jos virkamieheltä pyydetään tietoja asioista, joista hän ei ole vastuussa, hänen on ohjattava tiedustelun esittäjä asiasta vastaavan henkilön puoleen sekä ilmoitettava tämän nimi ja puhelinnumero. Jos virkamies saa toista yhteisön toimielintä tai virastoa koskevia kyselyjä, hänen on ohjattava tiedustelun esittäjä tuon toimielimen tai viraston puoleen. 23 artikla Pyynnöt saada tutustua asiakirjoihin 1. Jos virkamieheltä pyydetään lupaa saada tutustua viraston asiakirjoihin, hänen on sallittava näihin asiakirjoihin tutustuminen virastoa koskevan lainsäädännön ja viraston hallintoneuvoston asiakirjojen julkisuutta koskevan päätöksen mukaisesti. 2. Jos virkamies ei voi noudattaa suullista pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, yleisön jäsentä voidaan kehottaa esittämään pyyntö kirjallisesti. 24 artikla Asianmukainen kirjaaminen Viraston on pidettävä asianmukaisesti kirjaa saapuvasta ja lähtevästä postista, vastaanotetuista asiakirjoista sekä toteutetuista toimenpiteistä. 25 artikla Säännöstön julkisuus 1. Virasto toteuttaa tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että tämä säännöstö saa yleisön jäsenten keskuudessa mahdollisimman suuren julkisuuden. Se varmistaa erityisesti, että levitetään lehtistä "Yhteisön kasvilajikevirastoa koskeva hyvän hallintotavan säännöstö", joka sisältää säännöstön. 2. Virasto toimittaa kopion tästä säännöstöstä kaikille sitä pyytäville yleisön jäsenille. 26 artikla Oikeus kannella Euroopan oikeusasiamiehelle Jos virkamies laiminlyö tässä säännöstössä esitettyjen periaatteiden noudattamisen, asiasta voidaan kannella Euroopan oikeusasiamiehelle Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 195 artiklan ja oikeusasiamiehen ohjesäännön mukaisesti(1). 27 artikla Tarkistaminen Tätä säännöstöä tarkistetaan kahden vuoden voimassaolon jälkeen. Tarkistusta valmisteltaessa vuoden 2001 lopussa viraston johtaja raportoi hallintoneuvostolle säännöstön siihenastisesta täytäntöönpanosta. 28 artikla Voimaantulo Tämä säännöstö tulee voimaan 13. huhtikuuta 2000, ja se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Päivämäärä: 12. huhtikuuta 2000. Hallintoneuvoston puheenjohtaja Louis Van Eylen (1) Euroopan parlamentin päätös, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen tehtävien hoitamista koskevasta ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (EYVL L 133, 4.5.1994, s. 15).