FI Euroopan unionin virallinen lehti L 116/64

EUROOPAN KESKUSPANKIN PÄÄTÖS,

tehty 17 päivänä huhtikuuta 2007,

tietosuojaa Euroopan keskuspankissa koskevien täytäntöönpanosääntöjen hyväksymisestä

(EKP/2007/1)

(2007/279/EY)

EUROOPAN KESKUSPANKIN JOHTOKUNTA, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 286 artiklan,

ottaa huomioon yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (1) sekä erityisesti sen 24 artiklan 8 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Asetuksessa (EY) N:o 45/2001 vahvistetaan kaikkia yhteisöjen toimielimiä ja elimiä koskevat tietosuojaperiaatteet ja -säännöt sekä yhteisön kunkin toimielimen ja elimen velvollisuus nimittää tietosuojasta vastaava henkilö (TVH).

(2) Asetuksen (EY) N:o 45/200124 artiklan 8 kohdan mukaan yhteisön kukin toimielin ja elin antaa täytäntöönpanoa koskevat tarkemmat säännöt TVH:sta kyseisen asetuksen liitteen mukaisesti,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 OSASTO

YLEISIÄ SÄÄNNÖKSIÄ

1 artikla

Asia ja soveltamisala

1. Tässä päätöksessä vahvistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 täytäntöönpanoa koskevat tarkemmat yleiset säännöt Euroopan keskuspankin (EKP) osalta. Erityisesti siinä täydennetään asetuksen (EY) N:o 45/2001 säännöksiä TVH:n nimittämisestä ja asemasta sekä tehtävistä, velvollisuuksista ja toimivallasta.

2. Tässä päätöksessä selkiytetään myös rekisterinpitäjien ja tietosuojakoordinaattoreiden roolit, tehtävät ja velvollisuudet ja pannaan täytäntöön säännöt, joiden mukaan rekisteröidyt voivat käyttää oikeuksiaan.

2 artikla

Määritelmät

Rajoittamatta asetuksessa (EY) N:o 45/2001 olevien määritelmien soveltamista tässä päätöksessä tarkoitetaan

a) ’rekisterinpitäjällä’ henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot määrittelevästä organisatorisesta yksiköstä vastaavaa johtajaa;

b) ’tietosuojakoordinaattorilla’ henkilöstön jäsentä, joka avustaa rekisterinpitäjää tietosuojaan liittyvien tehtävien täyttämisessä. Tietosuojakoordinaattorin on oltava erikoistunut tietojen hallinnointiin.

2 OSASTO

TIETOSUOJASTA VASTAAVA HENKILÖ

3 artikla

Nimittäminen, asema sekä organisatoriset kysymykset

1. Johtokunta

a) nimittää TVH:ksi EKP:n henkilöstön jäsenen, joka on riittävän kokenut täyttääkseen asetuksen (EY) N:o 45/2001 24 artiklassa säädetyt vaatimukset;

b) päättää TVH:n toimikauden pituuden, joka voi olla vähintään kaksi ja korkeintaan viisi vuotta;

c) ilmoittaa TVH:n nimen Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

2. Johtokunta varmistaa, että TVH voi suorittaa tehtävänsä ja velvollisuutensa riippumattomalla tavalla. Tällaista riippumattomuutta rajoittamatta

a) TVH:ta koskevat EKP:n palvelussuhteen ehdot;

b) TVH kuuluu organisatorisesti johonkin EKP:n pääosastoon ja osastoon; ja

c) TVH:n kehityskeskusteluista vastaavien henkilöiden on kuultava Euroopan tietosuojavaltuutettua ennen TVH:n tietosuojaan liittyvien tehtävien ja velvollisuuksien hoitamisen arviointia.

3. Asianomainen rekisterinpitäjä pitää huolen siitä, että TVH:lle annetaan viivytyksettä tieto

a) asioista, joilla on tai saattaa olla tietosuojaa koskevia vaikutuksia; ja

b) sellaisista yhteydenotoista ulkopuolisiin osapuoliin, jotka liittyvät asetuksen (EY) N:o 45/2001 soveltamiseen ja erityisesti yhteistoimintaan Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa.

4. Johtokunta voi nimittää vara-TVH:n, johon sovelletaan 1 ja 2 kohtaa. Vara-TVH avustaa TVH:ta TVH:n tehtävien ja velvollisuuksien hoitamisessa sekä toimii TVH:n sijaisena tämän ollessa estynyt.

5. Kaikkien henkilöstön jäsenten, jotka avustavat TVH:ta tietosuojaan liittyvissä asioissa, on toimittava yksinomaan TVH:n antamien ohjeiden mukaisesti.

4 artikla

Tietosuojasta vastaavan henkilön tehtävät ja velvollisuudet

Asetuksen (EY) N:o 45/2001 24 artiklassa sekä kyseisen asetuksen liitteessä olevia tehtäviä hoitaessaan TVH suorittaa seuraavat tehtävät ja ottaa tarpeen tullen huomioon asianomaisten EKP:n pääosastojen ja osastojen näkökohdat:

a) johtokunnan, rekisterinpitäjien ja tietosuojakoordinaattoreiden neuvominen tietosuojasäännösten soveltamista EKP:ssä koskevissa asioissa. Johtokunta, asianomaiset rekisterinpitäjät, henkilöstökomitea ja kaikki luonnolliset henkilöt voivat konsultoida TVH:ta kaikissa asetuksen (EY) N:o 45/2001 soveltamiseen ja tulkintaan liittyvissä asioissa;

b) sellaisten seikkojen ja tapausten tutkiminen TVH:n omasta aloitteesta tai johtokunnan, rekisterinpitäjien, henkilöstökomitean tai minkä tahansa luonnollisen henkilön pyynnöstä, jotka liittyvät välittömästi TVH:n tehtäviin ja velvollisuuksiin ja jotka tulevat TVH:n tietoon, sekä kertomuksen antaminen asiasta pyynnön esittäjälle. TVH tutkii seikat ja tapaukset puolueettomasti sekä ottaa rekisteröidyn oikeudet asianmukaisella tavalla huomioon. TVH ilmoittaa kaikille muille osapuolille asiasta, jos TVH katsoo sen aiheelliseksi. Jos pyynnön esittäjä on luonnollinen henkilö tai jos hän edustaa luonnollista henkilöä, TVH:n on mahdollisuuksien mukaan varmistettava tutkintapyynnön luottamuksellisuus, ellei asianomainen rekisteröity anna yksiselitteisesti suostumustaan käsitellä pyyntöä muulla tavalla;

c) yhteistyön tekeminen yhteisön muiden toimielinten ja elinten TVH:iden kanssa, erityisesti vaihtamalla kokemuksia ja tietotaitoa sekä edustamalla EKP:tä kaikissa tietosuojaan liittyvissä keskusteluissa, ei kuitenkaan oikeudenkäynneissä;

d) vuosittaisen työohjelman sekä vuosittaisen kertomuksen antaminen TVH:n toimista johtokunnalle ja Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

5 artikla

Tietosuojasta vastaavan henkilön toimivaltuudet

TVH voi:

a) pyytää minkä tahansa EKP:n pääosaston ja osaston lausuntoa TVH:n tehtäviin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa;

b) antaa lausunnon käsittelyjen tai kaavailtujen käsittelyjen laillisuudesta tai mistä tahansa kysymyksestä, joka liittyy käsittelyistä tehtäviin ilmoituksiin;

c) saattaa johtokunnan tietoon tapaukset, joissa henkilöstön jäsen on jättänyt asetuksen (EY) N:o 45/2001 noudattamatta; ja

d) suorittaa muut asetuksen (EY) N:o 45/2001 liitteessä määritetyt tehtävät.

3 OSASTO

REKISTERINPITÄJÄT JA TIETOSUOJAKOORDINAATTORIT

6 artikla

Rekisterinpitäjien ja tietosuojakoordinaattoreiden tehtävät ja velvollisuudet

1. Rekisterinpitäjien on varmistettava, että heidän vastuualueellaan tapahtuvat henkilötietojen käsittelyt ovat asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisia.

2. Täyttäessään velvollisuutensa auttaa TVH:ta ja Euroopan tietosuojavaltuutettua näiden tehtävien suorittamisessa rekisterinpitäjien on 20 työpäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta annettava kaikki tarvittavat tiedot ja mahdollisuus tutustua henkilötietoihin sekä vastattava kysymyksiin.

3. Rekisterinpitäjien velvollisuuksia rajoittamatta

a) tietosuojakoordinaattorit avustavat rekisterinpitäjiä näiden tehtävien suorittamisessa joko rekisterinpitäjien pyynnöstä tai omasta aloitteestaan. Tässä tehtävässään tietosuojakoordinaattoreiden on toimittava yhteistyössä rekisterinpitäjien henkilöstön kanssa, jonka on annettava tietosuojakoordinaattoreille kaikki tarvittavat tiedot. Asianomaisen rekisterinpitäjän harkinnan mukaan tähän voi kuulua myös tutustuminen henkilötietoihin, joita käsitellään kyseisen rekisterinpitäjän vastuulla.

b) Tietosuojakoordinaattorien on avustettava TVH:ta i) henkilötietojen käsittelyistä vastaavien rekisterinpitäjien selvittämisessä; ii) TVH:n ohjeiden levittämisessä ja rekisterinpitäjien tukemisessa, TVH:n ohjeiden mukaisesti; ii) muissa TVH:n työohjelmiin kuuluvissa asioissa TVH:n ja tietosuojakoordinaattoreiden esimiesten sopimuksen mukaisesti.

7 artikla

Ilmoitusmenettely

1. Ennen uuden henkilötietoja koskevan käsittelytoimen aloittamista asianomaisen rekisterinpitäjän on tehtävä asiaa koskeva ilmoitus TVH:lle käyttäen online-rajapintaa, joka löytyy EKP:n Intranet-sivustoilla olevilta TVH:n verkkosivuilta. Sellaisten käsittelyjen osalta, joita koskee asetuksen (EY) N:o 45/2001 27 artiklan 3 kohdan mukainen ennakkotarkastus, ilmoitus on tehtävä riittävän hyvissä ajoin ennen käsittelytoimen aloittamista, jotta Euroopan tietosuojavaltuutettu voi tehdä ennakkotarkastuksen.

2. Rekisterinpitäjien on viipymättä ilmoitettava TVH:lle kaikista muutoksista, jotka vaikuttavat TVH:lle annettuun ilmoitukseen sisältyviin tietoihin.

4 OSASTO

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

8 artikla

Rekisteri

TVH:n asetuksen (EY) N:o 45/2001 26 artiklan nojalla pitämä rekisteri toimii EKP:ssä suoritettujen henkilötietoihin liittyvien käsittelyjen luettelona. Rekisteröidyt voivat käyttää rekisterissä olevia tietoja toteuttaakseen asetuksen (EY) N:o 45/2001 13–19 artiklassa vahvistettuja oikeuksiaan.

9 artikla

Rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen

1. Sen lisäksi, että rekisteröidyillä on oikeus saada asianmukaisella tavalla tietoa kaikista omien henkilötietojensa käsittelyistä, rekisteröidyt voivat asetuksen (EY) N:o 45/2001 13–19 artiklan mukaisten oikeuksiensa käyttämiseksi kääntyä asianomaisen rekisterinpitäjän puoleen jäljempänä määritetyllä tavalla.

a) Ainoastaan rekisteröity tai hänen asianmukaisesti valtuuttamansa edustaja voi käyttää näitä oikeuksia. Kaikkien näiden oikeuksien käyttäminen on näille henkilöille maksutonta.

b) Näiden oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö on osoitettava asianomaiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä saa hyväksyä pyynnön ainoastaan, jos pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyys, ja tarvittaessa pyynnön esittäjän oikeus edustaa rekisteröityä, on asianmukaisesti selvitetty. Rekisterinpitäjän on viipymättä ilmoitettava rekisteröidylle, onko pyyntö hyväksytty vai evätty. Jos pyyntö on evätty, rekisterinpitäjän on myös ilmoitettava epäämisen perustelut.

c) Rekisterinpitäjän on milloin tahansa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta annettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 13 artiklassa tarkoitetut tiedot pyynnön esittäneen henkilön toivomuksen mukaisesti joko siten, että rekisteröity tutustuu tietoihin paikan päällä tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös.

d) Mikäli b tai c alakohdassa tarkoitettuja määräaikoja ei ole noudatettu, rekisteröity voi kääntyä TVH:n puoleen. Jos rekisteröidyn oikeuksien käytössä havaitaan ilmeisiä väärinkäytöksiä, rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä kääntymään TVH:n puoleen. Jos asia annetaan TVH:n käsiteltäväksi, TVH ratkaisee asian sekä päättää asianmukaisista jatkotoimenpiteistä. Jos rekisteröity ja rekisterinpitäjä eivät pääse yhteisymmärrykseen, molemmilla on oikeus kääntyä TVH:n puolen.

2. EKP:n henkilöstön jäsenet voivat konsultoida TVH:ta ennen kantelun esittämistä asetuksen (EY) N:o 45/2001 33 artiklan nojalla Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

10 artikla

Poikkeukset ja rajoitukset

1. Edellyttäen että TVH:ta on konsultoitu etukäteen, rekisterinpitäjä voi rajoittaa asetuksen (EY) N:o 45/2001 13–17 artiklassa tarkoitettuja oikeuksia asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklassa vahvistettujen perusteiden ja edellytysten mukaisesti.

2. Rekisteröidyillä on oikeus pyytää Euroopan tietosuojavaltuutettua soveltamaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 47 artiklan 1 kohdan c alakohtaa.

11 artikla

Tutkintamenettely

1. Tutkintapyynnöt 4 artiklan b alakohdan nojalla on osoitettava kirjallisesti TVH:lle.

2. TVH:n on lähetettävä vastaanottotodistus pyynnön esittäjälle 20 työpäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

3. TVH voi tutkia asian paikan päällä sekä pyytää rekisterinpitäjältä kirjallisen lausunnon asiasta. Rekisterinpitäjän on toimitettava vastauksensa TVH:lle 20 työpäivän kuluessa TVH:n pyynnön vastaanottamisesta. TVH voi pyytää lisätietoja tai -apua miltä tahansa EKP:n pääosastolta ja osastolta. Pääosaston ja osaston on annettava pyydetyt lisätiedot tai -apu 20 työpäivän kuluessa TVH:n pyynnöstä.

4. TVH:n on raportoitava pyynnön esittäjälle kolmen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

12 artikla

Oikeuskeinot

Asetuksen (EY) N:o 45/2001 32 artiklassa vahvistettujen kaikkien rekisteröityjen käytössä olevien oikeuskeinojen lisäksi EKP:n henkilöstön jäsenet voivat käyttää EKP:n palvelussuhteen ehdoissa vahvistettuja oikeuskeinoja.

5 OSASTO

VOIMAANTULO

13 artikla

Loppusäännös

Tämä päätös tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Frankfurt am Mainissa 17 päivänä huhtikuuta 2007. EKP:n puheenjohtaja Jean-Claude TRICHET

(1) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.