Kertomus

Euroopan ympäristökeskuksen (Kööpenhamina) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset

(1999/C 372/02)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan ympäristökeskuksen johtokunnalle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90(1) 13 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/9014 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut ympäristökeskuksen toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/9014 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

Tärkeimmät huomautukset Euroopan ympäristökeskuksen talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta

Yleinen kirjanpito (SI X) ja talousarviokirjanpito (SI 2)

5. SI 2 -järjestelmän uuden version eri vaiheissa keskus on ollut liian riippuvainen ulkopuolisista asiantuntijoista, ja lisäksi keskus on käyttänyt uusien järjestelmien käyttöönottoon noin 110000 ecun summan, jonka se olisi mahdollisesti voinut jakaa usean muun erillisviraston kanssa, jos kustannusten jakamista koskeva sopimus ("common support agreement") olisi tehty ennen tammikuuta 1999.

6. Arviointimenettelyn aikana todettiin, että järjestelmä oli otettu käyttöön ennen kuin kaikki vaadittavat testaukset oli saatu päätökseen. Tähän voi olla osittain syynä komission ohjelmistossa esiintyvät puutteet. Useita muutoksia ja korjauksia on tehty manuaalisesti. Komission kanssa olisi tehtävä palvelutasosopimus.

Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea

7. SI 2 -järjestelmän käyttöönoton yhteydessä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean menettelyissä todettiin selittämätön viiden kuukauden viive rajoitetun tarjouspyynnön arviointivaiheen jälkeen. Lisäksi työn suorittamiseen kuluva aika oli arvioitu huonosti. Sopimuspuolen valinnassa käytetyt menettelyt eivät olleet kaikilta osin perustellut.

Aihekeskusten kanssa tehdyt sopimukset

8. Mitä tulee sopimusten mukaisten analyysien tekemisestä aiheutuneisiin menoihin liittyviin tositteisiin, tilintarkastustuomioistuin totesi, että tarkastetuissa tapauksissa ei toteutettu lainkaan sisäistä valvontaa aihekeskuksille maksettavaa tukea koskevien sopimuslausekkeiden 8 artiklan mukaisesti.

Julkaiseminen

9. Ympäristökeskus ei ole julkaissut talousarviotaan eikä henkilöstönsä määrää kuvaavaa taulukkoa virallisessa lehdessä, vaikka sen olisi pitänyt niin tehdä varainhoitoasetuksensa 13 artiklan mukaan.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 24. ja 25. marraskuuta 1999 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. KARLSSON

presidentti

(1) EYVL L 120, 11.5.1990, s. 1.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/9013 artiklan 3 kohdassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 20. huhtikuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen johtokunnalle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 26. huhtikuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

Taulukko 1

Tase 31. joulukuuta 1998 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

EUROOPAN YMPÄRISTÖKESKUKSEN VASTAUKSET

Yleinen kirjanpitojärjestelmä (SIX) ja talousarviokirjanpitojärjestelmä (SI2)

Kohta 5:

Vaikka on totta, että keskinäistä tukea koskeva sopimus (common support agreement) tuli voimaan vasta vuoden 1999 alussa (7 virastoa on siinä mukana), on huomattava, että

- virastojen välinen yhteinen kehittelytyö tällä alueella alkoi jo vuonna 1995 yhteisellä tarjouspyynnöllä, johon osallistui myös Euroopan komissio (PO XX), ja tämä työ on jatkunut siitä lähtien,

- kuten tilintarkastustuomioistuimen ympäristökeskuksessa käynyt ryhmä tietää, ympäristökeskus on pyrkinyt tähän yhteiseen kehittelytyöhön aktiivisesti ja käyttänyt sitä, joten sekä lisä- tai erityisasiantuntijoiden määrä että siihen liittyvät rahavarat on pidetty mahdollisimman vähäisinä.

Kohta 6:

Vaikka huomautukset pitävät paikkansa, ne näyttävät sisältävän arvostelua mielestämme tähän asti hyvää (ja nykyisissä olosuhteissa ehkä ainoaa mahdollista) toimintamenettelyä kohtaan, johon on sisältynyt:

- SI 2-järjestelmän rinnakkainen testaus vuoden 1998 aikana, ennen kuin siitä tuli EYK:n talousarviojärjestelmä tammikuussa 1999 (se toimi hyvin ja oli vakaa); käsin tehtäviä lisäyksiä (tai mukautuksia) oli tehtävä ohjelmiston rajoitusten ja virheiden vuoksi, mutta niillä ei kuitenkaan muutettu olemassa olevia sitoumuksia tai maksuja tai lisätty uusia,

- palvelutason sopimus (service level agreement) saadaan pian tehdyksi komission ja Torinossa sijaitsevan Euroopan koulutussäätiön välillä seitsemän viraston puolesta, myös ympäristökeskuksen, joka liittyi keskinäistä tukea koskevaan sopimukseen (common support agreement).

Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea (ACPC)

Kohta 7:

Ymmärtääksemme koko prosessi on sujunut menettelytapoja ja parhaita käytäntöjä noudattaen:

- arvio vaadittavasta työstä tehtiin vuonna 1997 saatavissa olevan vähäisen tiedon perusteella ja Euroopan komission yksiköiden tukemana; ennalta arvaamattomista syistä konsolidoitu ja ajan tasalle saatettu arvio toimitettiin ACPC:lle myöhässä,

- kiinnostuksenilmaisupyyntö julkaistiin Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Rajoitettu tarjouspyyntö lähetettiin 38 yritykselle, ja valinnassa käytettiin julkaistuja sopimuksen myöntämisen kriteerejä. Ympäristökeskus koettaa parantaa tulevia arviointimenettelyjä, jotka koskevat sopimuspuolen lopullista valintaa, ja on tällä välin ottanut arvioinnissa käyttöön eriytyneempiä luokituksia.

Aihekeskusten kanssa tehtävät sopimukset

Kohta 8:

Valvonta toteutettiin, mutta sitä ei kirjattu asiakirjoihin. Vaikka Euroopan aihekeskusten (ETC) kanssa tehtyjen sopimusten kustannusten perusteet sisältäviä asiakirjoja tarkistettiin jatkuvasti koko vuoden ajan (joitakin maksuja ei suoritettu, koska asiaan liittyvää työtä ei suoritettu), tästä ei ollut mitään merkintöjä asiakirjoissa. Hankejohtajille on nyt annettu erityiset ohjeet sisäisestä valvonnasta.

Euroopan ympäristökeskuksen talousarvion julkaiseminen

Kohta 9:

- Ympäristökeskus julkaisi vuoden 1998 talousarvionsa vain Internet-kotisivullaan (noin 5 miljoonaa käyntiä vuodessa ja 360000 käyttäjää vuodessa). Se noudatti Euroopan parlamentin budjettivaliokunnan vuonna 1998 erillisvirastojen johtajien kanssa pidetyssä kokouksessa ilmaisemia näkemyksiä, joiden mukaan virastojen talousarvioita ei seuraavaksi tarvitsisi välttämättä julkaista Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, vaan niiden Internetissä julkaiseminen olisi järkevämpää (se olisi halvempaa ja tavoittaisi suuremman lukijamäärän).

- Vuonna 1999 EYK julkaisi talousarvionsa taas Internetissä. Tilintarkastustuomioistuimen huomautusta noudattaakseen ja pitäytyäkseen kirjaimellisesti varainhoitoasetuksensa säännöksissä EYK julkaisee vuoden 1999 talousarvionsa myös Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä yhdessä kuuden muun erillisviraston kanssa (kustannusten alentamiseksi). Euroopan parlamentin näkemykset ja ympäristökeskuksen kokemus huomioon ottaen on kuitenkin selvitettävä seuraavat asiat:

- kustannustehokkain tapa toimittaa talousarviotiedot saataville ja levittää niitä yleisön keskuuteen; tällainen tapa voisi olla, että Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistaisiin tiivistelmä ja viittaus EYK:n kotisivulle, jolla olisivat saatavilla EYK:n talousarvio kokonaisuudessaan sekä sen henkilöstön määrää kuvaava taulukko,

- sopiva tapa ilmaista tällainen julkaisemismahdollisuus EYK:n varainhoitoasetuksen säännöksissä muuttamalla niitä siten, että julkaiseminen voitaisiin hoitaa kustannustehokkaasti tietotekniikan tarjoamia mahdollisuuksia käyttäen.