Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0001 - 0006



Kertomus Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston (Bilbao) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (2000/C 373/01) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94(1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston tilit 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston Asetuksen (EY) N:o 2062/9414 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/9415 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSVIRASTON (BILBAO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuodelle 1999 myönnetyt lopulliset määrärahat olivat 7,6 miljoonaa euroa, joista 6,7 miljoonaa euroa oli otettu alkuperäiseen talousarvioon. Määrärahoista - 0,9 miljoonaa euroa (eli 12 prosenttia) jäi käyttämättä, - 0,9 miljoonan euron (eli 12 prosentin) osalta suoritettiin ei-automaattinen siirto, - 2,1 miljoonaa euroa (eli 28 prosenttia) siirrettiin automaattisesti. Virasto käytti vuonna 1999 yhteensä ainoastaan puolet varainhoitovuodelle myönnetyistä lopullisista määrärahoista. 6. Ei-automaattinen 0,9 miljoonan euron siirto johtui lähinnä siitä, että korjaava ja täydentävä lisätalousarvio hyväksyttiin vasta marraskuussa 1999. Virastolle myönnettävien varojen määrän lisääminen tai ainakin varojen myöntäminen myöhäisessä vaiheessa voidaan asettaa kyseenalaiseksi, kun otetaan huomioon varainhoitovuonna 1999 käyttämättä jääneiden määrärahojen suuruus. 7. Automaattisten siirtojen osuus oli 2,1 miljoonaa euroa, joka on suhteellisesti laskettuna lähes sama määrä kuin edellisenä varainhoitovuonna; kyseisestä määrästä 1,9 miljoonaa euroa eli 90 prosenttia koski toimintamäärärahoja (III osasto). Lähes kaksi kolmannesta (63 prosenttia) toimintamäärärahoihin liittyneistä siirroista koski alakohtaisia keskuksia, tutkimuksia ja telematiikkahankkeita. 8. Varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 automaattisesti siirrettyjen maksusitoumuksien määrä oli 1,9 miljoonaa euroa, joista 0,4 miljoonaa euroa (eli 21 prosenttia) peruuntui varainhoitovuoden 1999 lopussa. Talousarvioon kirjattuja toimintamäärärahoja (III osasto) siirrettiin yhteensä 1,7 miljoonaa euroa, joista peruuntui 0,3 miljoonaa euroa (eli 18 prosenttia); määrärahojen peruuntuminen johtui lähinnä epätarkasta kustannusten arvioinnista ja suunniteltujen tehtävien jäämisestä keskeneräisiksi. 9. Määrärahojen käyttämättä jäämisen laajuus ja jatkuvuus osoittavat, että virasto seuraa vuosittaista ohjelmaansa puutteellisesti. Sen olisi parannettava seurantajärjestelmäänsä, jotta määrärahojen siirrot saataisiin mahdollisimman pieniksi, jolloin vuotuisuusperiaatetta noudatettaisiin aiempaa paremmin. Kirjanpitojärjestelmät 10. Talousarviokirjanpito tapahtui vuonna 1999 edelleen taulukkolaskentaohjelman (Excel) avulla; yleisessä kirjanpidossa käytetään puolestaan edelleen liikekirjanpitoon tarkoitettua ohjelmaa. Sincom 2 -järjestelmä (SI 2) otettiin käyttöön vasta tammikuussa 2000. 11. Varainhoitoasetuksen soveltamisesta annetuissa yksityiskohtaisissa säännöissä edellytetään pankkitietojen ja talousarvioon merkittyjen määrien kuukausittaista täsmäyttämistä. Näitä sääntöjä ei sovelleta vieläkään, vaikka virasto sitoutui viime vuonna(3) korjaamaan tilanteen. Alv:n kirjaaminen 12. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa edellytettiin joulukuuhun 1998 asti alv:n sisällyttämistä kirjattaviin menoihin, koska alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Joulukuusta 1998 alkaen(4) yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa edellytetään menojen kirjaamista ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa virastoa siirtämään mainitut yksityiskohtaiset säännöt omiin säännöksiinsä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 27. syyskuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 216, 20.8.1994, s. 5. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/9414 artiklan 3 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 20. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 7. huhtikuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Ks. kertomus tilinpäätöksestä vuodelta 1998 (kohta 6, s. 4). (4) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 27 artiklan 2 kohdan a alakohta, sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98 (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1). Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset Viitaten tilintarkastustuomioistuimen tekemiin alustaviin huomautuksiin työturvallisuus- ja työterveysvirasto haluaisi kommentoida seuraavia kappaleita: Yleinen ja talousarviokirjanpito 6. Yhteensä 900000 euron siirretyllä määrällä on tarkoitus rahoittaa Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviikko, jonka virasto järjestää vuonna 2000. Tähän saakka komissio on ollut viikon järjestäjänä. Hallintoneuvosto päätti vuoden 1999 alussa tämän viikon järjestämisestä sillä edellytyksellä, että tilaisuutta varten on käytössä lisätalousarvio, koska sitä ei oltu otettu huomioon viraston työohjelmassa. Euroopan parlamentti hyväksyi tämän lisätalousarvion myöntämisen kesäkuussa 1999 ja hallintoneuvosto hyväksyi korjaavan lisätalousarvion marraskuussa 1999. Ei-automaattinen siirto on täysin oikeutettu, koska virasto oli jo vuonna 1999 käynnistänyt rahoitettavien hankkeiden valintamenettelyn julkaisemalla ehdotuspyyntöjä EYVL:ssä 26.10.1999. Hankkeet on nyt valittu ja ne toteutetaan tämän vuoden loppuun mennessä. Ilman suostumusta määrärahojen muulle kuin automaattiselle siirtämiselle virasto ei olisi pystynyt kattamaan Eurooppa-viikosta aiheutuneita kuluja, koska virastolla ei ollut määrärahoja vuoden 2000 talousarviossa näitä kuluja varten. 8, 9 ja 10. Virasto on tutustunut tilintarkastustuomioistuimen tekemiin huomautuksiin ja haluaa antaa seuraavat kommentit: a) Melkein 50 % rahamäärästä liittyy koordinointi- ja aihekeskusten sopimuksille annettaviin tukiin. Molemmat asiat esitettiin hallintoneuvoston hyväksyttäviksi sen viime kokouksessa marraskuussa 1999. Koska tästä johtuvat maksusitoumukset hyväksytään joulukuussa, siirrot ovat välttämättömiä ja viraston varainhoitoasetuksen 6 artiklan mukaisia. Virasto tulee kuitenkin tutkimaan mahdollisuutta mukauttaa asiaa koskeva päätöksentekoprosessi annuiteettiperiaatetta vastaavaksi sitomalla määrärahat samaan rahoitusvuoteen, jolloin tuet ja sopimukset pannaan täytäntöön ja maksetaan. b) Muut rahamäärät liittyvät viimeisiin maksuihin, joita ei vielä 31.12. ole suoritettu ja joihin edellä mainittua artiklaa yleensä sovelletaan. c) Virasto yhtyy tilintarkastustuomioistuimen käsityksiin käyttämättä jääneiden määrärahojen osalta. Peruuttamiset liittyvät kuitenkin sellaisille toimenpiteille korvamerkittyihin määrärahoihin, jotka on peruutettu sopimusosapuolten sopimuksella. 11. Virasto on ottanut huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen. Virasto on 1.1.2000 ottanut käyttöön jokakuisen koetaseen. 12. Virasto on ottanut käyttöön menettelyn, jossa arvonlisävero peritään suoraan toimittajilta. Tähän mennessä on jo maksettu 86144 euroa. Virasto aikoo myös toimia tilintarkastustuomioistuimen suositusten mukaisesti varainhoitoasetuksen muuttamiseksi, jotta se vastaisi vuoden 1999 Euroopan yhteisöjen varainhoitoasetuksen arvonlisäveroa koskevia muutettuja määräyksiä.