KERTOMUS Euroopan lääkearviointiviraston (Lontoo) tilinpäätöksistä sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 081 , 13/03/1997 s. 0027 - 0031



KERTOMUS Euroopan lääkearviointiviraston (Lontoo) tilinpäätöksistä sekä viraston vastaukset (97/C 81/03) (ajalta 1. syyskuuta 1994 - 31. joulukuuta 1995) 1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan lääkearviointiviraston hallintoneuvostolle 22 päivänä heinäkuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 (1) 57 artiklan 10 kohdan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätökset varainhoitovuosilta 1994 ja 1995. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 7 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (2) varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 11 kohdassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy keskuksen ensimmäiseen tarkastukseen. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä toteutti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenettelyjä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Varainhoitovuosien 1994 ja 1995 tilinpäätökset todettiin luotettaviksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. Euroopan lääkearviointiviraston varainhoitovuosille 1994 ja 1995 laatiman talousarvion toteuttamista koskevat tärkeimmät huomautukset Komission tuki 1.5. Varainhoitovuoden 1995 aikana virasto nosti komission tukimäärän (10,1 miljoonaa ecua) antamatta vastaavia perintämääräyksiä. Talousarviokirjanpito 1.6. Varainhoitovuoden aikana, vuoden 1995 elokuuhun asti, virastolla ei ollut päiväkirjaa maksusitoumuksista ja maksuista. Vuoden lopussa virasto otti käyttöön kirjanpitojärjestelmän. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että kyseisessä järjestelmässä kirjauksia voidaan muuttaa jälkikäteen ilman että näistä muutoksista jää mitään merkintää. Maksusitoumuksia koskevien kirjausten puute aiheutti käytettävissä olleiden määrärahojen ylityksiä (vastoin viraston varainhoitoasetuksen 29, 35 ja 36 artiklan säännöksiä) ja näin kävi siitä huolimatta, että toiminnanjohtaja esitti korjaavan lisätalousarvion, joka hyväksyttiin hallintoneuvostossa (siirrot luvusta toiseen). Ennakkomaksujärjestelmä 1.7. Varainhoitovuoden 1995 elokuuhun asti virasto käytti ennakkomaksujärjestelmää kaikkiin maksuihin. Ennakkomaksujärjestelmän ylimääräinen käyttö on vastoin viraston varainhoitoasetuksen 45 artiklan säännöksiä, joiden mukaan tällaista menettelyä sovelletaan ainoastaan tiettyihin menoluokkiin. 1.8. Lisäksi virasto alkoi selvittää kyseisiä menoja vasta varainhoitovuoden 1995 syyskuussa. Varainhoitovuoden päättyessä 31. joulukuuta 1995 noin 937 000 ecua oli vielä selvittämättä. Yleinen kirjanpito 1.9. Ennakkomaksujärjestelmän käytön vuoksi kirjaukset yleiseen ja talousarviokirjanpitoon suoritettiin vasta syys- ja joulukuussa 1995. Tämä menettely on vastoin kirjanpitokäytäntöä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. syyskuuta 1996 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL N:o L 214, 24.8.1993, s. 18. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 9 kohdassa edellytetään, viraston kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1995 laadittiin 31. maaliskuuta 1996, jolloin viraston toiminnanjohtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 9. huhtikuuta 1996. Tilinpäätösten lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. EMEAN VASTAUKSET 1.6. Markkinoilla saatavissa olevat kaupalliset kirjanpitojärjestelmät eivät ota huomioon yhteisön taloudellisten sääntöjen erityispiirteitä. Tästä syystä virastot ovat vuonna 1995 julkaisseet tarpeitaan vastaavaa järjestelmää koskevan kilpailukutsuilmoituksen. Odottaessaan uuden järjestelmän käyttöönottoa virasto työskenteli laskutaulukkojen avulla (spreadsheet). Tämä järjestelmä sallii todellakin kirjanpitomerkintöjen muuttamisen jälkikäteen ilman, että näistä muunnoksista jää mitään jälkeä bujettikirjanpitoon. Muutokset näkyvät kuitenkin yleisessä kirjanpidossa. Lisäksi kaikki sitoumukset, sitoumusten purkamiset, maksumääräykset jne. arkistoidaan sääntöjen mukaan liitteinään välttämättömät todistusasiakirjat. Periaatteessa kaikki talousarvioon liittyvät toimenpiteet dokumentoidaan. Uutta kirjanpitojärjestelmää odotettaessa on käytettävissä olevien määrärahojen mahdollisten ylitysten suhteen suoritettu tämäntyppisten virheiden estämiseksi välttämättömät toimenpiteet. 1.7. Taloustarkastajan nimitystä odotettaessa ennakkotaloushallinto oli alkuvaiheessa oleellinen viraston hyvän toiminnan kannalta. Menettely salli panna täytäntöön jäsenvaltioiden päätöksen kehittää virastoa ripeästi. Taloustarkastajan tultua palvelukseen ennakkotaloushallintoon turvautuminen on menettänyt merkitystään ja päättynyt heinäkuun 1995 lopussa. 1.8. Ennakkotaloushallinnosta 75 prosenttia oli saatettu sääntöjen mukaiseksi 31. joulukuuta 1995 mennessä. Vaikka vuodelle 1996 jäänyt, sääntöjen mukaiseksi saatettava summa on merkittävä, viraston tulokset ovat olleet tyydyttävät ja virasto on tehnyt parhaansa vaikeissa olosuhteissa.