Komission suositus, annettu 7 päivänä syyskuuta 2001, organisaatioiden vapaaehtoisesta osallistumisesta yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointĳärjestelmään (EMAS-järjestelmä) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 761/2001 täytäntöönpanemista koskevista ohjeista (tiedoksiannettu numerolla K(2001) 2503) (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti.)



Virallinen lehti nro L 247 , 17/09/2001 s. 0001 - 0023



Komission suositus, annettu 7 päivänä syyskuuta 2001, organisaatioiden vapaaehtoisesta osallistumisesta yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMAS-järjestelmä) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 761/2001 täytäntöönpanemista koskevista ohjeista (tiedoksiannettu numerolla K(2001) 2503) (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti) (2001/680/EY) EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 211 artiklan toisen luetelmakohdan, sekä katsoo seuraavaa: (1) Organisaatioiden vapaaehtoisesta osallistumisesta yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMAS-järjestelmä) 19 päivänä maaliskuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 761/2001(1) määritetään keskeiset vaatimukset, jotka koskevat organisaatioiden osallistumista yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMAS-järjestelmään). (2) Asetuksessa (EY) N:o 761/2001 kehotetaan komissiota edistämään johdonmukaisuutta EMAS-järjestelmän soveltamisessa, erityisesti 4 artiklan 7 kohdassa mainitun todentamisen osalta. (3) Todentamisen johdonmukaisuus voidaan varmistaa selventämällä organisaatioita koskevia säännöksiä sekä antamalla suoraan ympäristötodentajille ohjeita heidän tehtäviensä suorittamisesta. (4) On tarpeen antaa käytännön ohjeita asetuksen (EY) N:o 761/2001 täytäntöönpanemisesta, jotta voidaan antaa tehokasta tukea organisaatioille ja edistää EMAS-järjestelmän yhdenmukaista kehittämistä kaikissa jäsenvaltioissa. Ohjeiden tulisi kattaa erityisesti kyseisen asetuksen liitteessä I olevan B kohdan 4 alakohdassa tarkoitettu henkilöstön osallistuminen sekä liitteessä III olevassa 3.1 kohdassa tarkoitettu ympäristöselonteon laatiminen. (5) Tässä suosituksessa annetut ohjeet ovat asetuksen (EY) N:o 761/2001 14 artiklan mukaisesti perustetun komitean lausunnon mukaisia, SUOSITTAA, että: (1) Asetuksen (EY) N:o 761/2001 3 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitetut ympäristöselonteot olisi laadittava tämän suosituksen liitteessä I esitettyjen ohjeiden mukaisesti. (2) EMAS-järjestelmää soveltavien organisaatioiden olisi otettava huomioon liitteessä II esitetyt ohjeet henkilöstön osallistumisesta. (3) Organisaatioiden ja ympäristötodentajien olisi otettava huomioon liitteessä III esitetyt ohjeet ympäristönäkökohtien määrittelystä ja niiden merkityksen arvioinnista. (4) Pienten ja keskisuurten organisaatioiden olisi otettava huomioon liitteessä IV esitetyt ohjeet pk-yrityksiä koskevasta todentamisesta. (5) Tämä suositus on osoitettu kaikille jäsenvaltioille. Tehty Brysselissä 7 päivänä syyskuuta 2001. Komission puolesta Margot Wallström Komission jäsen (1) EYVL L 114, 24.4.2001, s. 1. LIITE I EMAS-YMPÄRISTÖSELONTEKOA KOSKEVAT OHJEET (Liitteillä tarkoitetaan asetuksen (EY) N:o 761/2001 liitteitä, ellei muuta ilmoiteta) 1 JOHDANTO Ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmän (EMAS) tarkoituksena on auttaa organisaatioita hallinnoimaan toimintansa ympäristövaikutuksia ja parantamaan ympäristönsuojelunsa tasoa. Ohjeiden tarkoituksena on myös tukea organisaatioita järjestelmään kuuluvan, asetuksen (EY) N:o 761/2001 edellyttämän ympäristöselonteon laadinnassa ja tuoda esiin näkökohdat, jotka on otettava huomioon liitteen III mukaisen selvityksen valmistelussa. Näiden ohjeiden laadinnassa on otettu huomioon se, mitä tietoja eri osapuolet tarvitsevat, sekä se, miten organisaatiot voivat antaa kyseisiä tietoja. EMAS-järjestelmä erottuu muista vastaavista järjestelmistä nimenomaan siihen liittyvän avoimuuden ja määräajoin tapahtuvan tietojen antamisen ansiosta. Edellä mainituilla tekijöillä on merkitystä myös silloin, kun organisaatiot pyrkivät saavuttamaan sidosryhmien luottamuksen. 1.1 Suunnittelu Perusteellisesti laadittu ympäristöselonteko on hyödyllinen ja lisäarvoa tuottava väline, koska sen avulla voidaan tiedottaa organisaation toiminnan ympäristövaikutusten tuloksista ja tehostamisesta. Selonteon avulla organisaatiot voivat kohentaa julkisuuskuvaansa asiakkaiden, toimittajien, välittömän ympäristönsä sekä hankkijoiden ja työntekijöiden silmissä. Sidosryhmien tiedonsaantitarpeet ovat erilaisia. Näitä tarpeita on syytä tarkastella mahdollisimman varhaisessa vaiheessa eli jo selonteon aiheista, muodosta ja esittämistavasta päätettäessä. EMAS-järjestelmän ansiosta organisaatiot voivat kohdentaa kutakin kohderyhmää koskevat erityistiedot joustavasti ja varmistaa samalla, että kaikki tiedot ovat tarvittaessa käytettävissä. On pohdittava tietojen järkevintä järjestämistapaa eli sitä, esitetäänkö tiedot yhdessä selonteossa vai julkaistaanko vahvistetuista tiedoista yksittäisiä otteita. Ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä saatujen ja ympäristöselonteossa käytettävien tietojen olisi oltava helposti saatavilla, ja niiden keräämisen pitäisi olla vaivatonta. Vaikka asetuksessa (EY) N:o 761/2001 edellytetäänkin, että ympäristötiedot on esitettävä painetussa muodossa niitä henkilöitä varten, joilla ei ole mahdollisuuksia saada näitä tietoja muulla tavoin (liitteessä III oleva 3.1 kohta), organisaatioita kehotetaan käyttämään kaikkia tarjolla olevia keinoja ympäristöselonteon julkistamiseksi (liitteessä III oleva 3.6 kohta). Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat, esimerkiksi Internet-sivut, voidaan saattaa kustannustehokkaasti suurtenkin ryhmien ulottuville, ja tällöin tiedot voidaan helposti tulostaa niitä henkilöitä varten, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää kyseisiä välineitä. Näin organisaatiot välttyvät lukuisten kalliiden, kiiltäväkantisten selontekojen painatuskustannuksilta. Jotta yleiskuva ympäristönsuojelun tasosta olisi mahdollisimman kattava, organisaation on asetuksen (EY) N:o 761/2001 mukaan toimitettava tiedot vahvistetussa painetussa muodossa ennen organisaation rekisteröintiä ja sen jälkeen joka kolmas vuosi. Organisaation on myös tehtävä tietoihin kaikki tarvittavat muutokset vuosittain (komission päätöksen 2001/681/EY liitteessä II esitetyissä todentamis-, vahvistamis- ja auditointiväliohjeissa määriteltyjä tapauksia lukuun ottamatta)(1). 1.2 Rakenne ja sisältö Koska ympäristöselonteko on julkinen asiakirja, sen on oltava sisällöltään selkeä ja tiivis. EMAS-selontekojen ei tarvitse olla pitkiä ja perinpohjaisia asiakirjoja. Lyhyt, selkeästi laadittu selonteko välittää lukijalle kaikki asiaankuuluvat tiedot. Tämä periaate pätee erityisesti pienten yritysten laatimiin selontekoihin. Asetuksessa (EY) N:o 761/2001 ei täsmennetä ympäristöselonteon rakennetta eikä siinä käsiteltävien asioiden esittämisjärjestystä, vaan organisaatiot voivat itse päättää selonteon rakenteesta ja järjestyksestä sillä edellytyksellä, että liitteessä III (3.2 kohta) esitetyt vaatimukset täyttyvät. Jos organisaatio laatii ympäristöselonteon, joka kattaa useita maantieteellisiä toimipaikkoja, sen olisi pyrittävä huolehtimaan siitä, että tällaisessa yhteisselonteossa yksilöidään selkeästi kunkin toimipaikan merkittävät ympäristövaikutukset (liitteessä III oleva 3.7 kohta). Ympäristöselonteon lukijat saattavat olla kiinnostuneita vertailemaan organisaation ympäristönsuojelun tasoa pitkällä aikavälillä saadakseen selville merkittävimmät kehityssuuntaukset. Tämän vuoksi on tärkeää, että selonteossa on samantyyppistä tietoa kuin aikaisempien vuosien selonteoissakin ja että siinä myös mainitaan kaikki aiemmat selonteot, jotta lukija voisi helpommin vertailla ja omaksua tietoja. Lopuksi saattaa olla järkevää nimetä ulkopuolinen henkilö tarkastamaan selonteko ja antamaan siitä lausunto. 2 OHJEET Tässä jaksossa annetaan asetuksen liitteessä III olevassa 3.2 kohdassa esitettyjä vaatimuksia koskevat ohjeet. Vaatimus: 3.2 kohdan a alakohta: "selkeä ja yksiselitteinen kuvaus EMAS-järjestelmään rekisteröitävästä organisaatiosta ja yhteenveto sen toiminnasta, tuotteista ja palveluista sekä tarpeen vaatiessa suhteista mahdolliseen emo-organisaatioon" Tavoite: Selkeän kuvan antaminen organisaatiosta ja sen toiminnasta, tuotteista ja palveluista. Toimet: Mainitaan organisaation sijaintipaikka ja esitellään sen toiminta, tuotteet ja palvelut. Selityksin varustetut kartat, valokuvat ja kaaviot välittävät tietoa tehokkaasti, ja niiden avulla voidaan selventää myös organisaation hallintorakennetta ja suhteita muihin organisaation osiin. Kuvauksessa on mainittava selkeästi, jos ainoastaan osa organisaatiosta on rekisteröitynyt EMAS-järjestelmään, jotta läheisesti toisiinsa liittyviä organisaation osia ei sekoitettaisi toisiinsa maantieteellisesti tai hallinnollisesti. Jos organisaation tuotevalikoima on laaja, tuotteet voidaan yhdistää tuoteryhmiksi. Kuvauksessa on mainittava myös tuotetut tavarat ja palvelut sekä organisaation työntekijöiden määrä ja perustiedot organisaation taloudellista tilanteesta. Lisäksi on mainittava yrityksen osittain omistamat tytäryhtiöt ja yhteisyritykset tai sen ulkoistetun toiminnan osuus. Myös mahdolliset yrityshankinnat, yrityssulaumat ja yritysten luovutukset on mainittava. Toimintatavat: - kartat ja kaaviot - selityksin varustetut ilmavalokuvat - vuokaaviot - organisaatioluokitus (eli NACE-koodi) - yhteyshenkilön nimi (jos tiedossa) Vaatimus: 3.2 kohdan b alakohta: "organisaation ympäristöpolitiikka ja lyhyt kuvaus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä" Tavoite: Organisaation ympäristösitoumusten esille tuominen ja suunnitelma niiden täytäntöönpanosta organisaation kaikilla tasoilla. Toimet: Ympäristöselonteossa esitellään myös ympäristöpolitiikka ja selostetaan lyhyesti organisaation johdon toimet kyseisen politiikan täytäntöönpanemiseksi. Ympäristöjärjestelmän (EMS) täytäntöönpanoa voidaan selventää organisaatiokaaviolla, jossa mainitaan ympäristönsuojelusta vastaavat henkilöt. Yksinkertaisen vuokaavion tai muun kaavion avulla voidaan tuoda esiin myös ympäristönäkökohtiin, tavoitteisiin, päämääriin ja auditointiin liittyvän politiikan, määrittelyn ja arvioinnin väliset yhteydet. Välineitä: - ympäristöpolitiikan esittely ja mahdollisesti myös organisaation toimitusjohtajan allekirjoittama esittelykirje - organisaatiokaavio, jossa mainitaan organisaation ympäristökysymyksistä vastaavat henkilöt - ympäristöjärjestelmän rakennetta kuvaava kaavio - ympäristöpolitiikassa ja ympäristöasioiden hallintajärjestelmässä tapahtuneet merkittävimmät muutokset. Vaatimus: 3.2 kohdan c alakohta: "kuvaus organisaation kaikista merkittävistä välittömistä ja välillisistä ympäristönäkökohdista, joilla on merkittäviä ympäristövaikutuksia, ja selitys kyseisiin näkökohtiin liittyvien vaikutusten luonteesta (liite VI)" Tavoite: Yleiskuvan antaminen organisaation keskeisistä ympäristönäkökohdista ja organisaation toiminnan, tuotteiden ja palvelujen ympäristövaikutusten selvittäminen. Tärkeimpänä tavoitteena on saada lukija ymmärtämään organisaation toiminnan ja sen mahdollisten huomattavien ympäristövaikutusten väliset yhteydet. Toimet: Organisaatio voi kuvailla merkittävien ympäristönäkökohtiensa vaikutusta ympäristöön. Se voi vaihtoehtoisesti esitellä myös erilaisia ympäristön osatekijöitä (esimerkiksi ilma, vesi, kasvit ja eläimistö) ja täsmentää, mitkä huomattavat ympäristönäkökohdat vaikuttavat kuhunkin osatekijään. Tiedot voidaan esittää lyhyesti panosta ja tuotosta kuvaavien kaavioiden sekä taulukoiden ja selityksin varustettujen kaaviokuvien avulla. Katso myös ympäristönäkökohtia ja -vaikutuksia koskevat ohjeet, jotka sisältyvät tämän suosituksen liitteeseen III. Myös onnettomuuksien ja ympäristövahinkojen korvausvastuun vaikutukset on ilmoitettava. Lisäksi saattaa olla aiheellista mainita aikaisempien toimien vaikutuksesta mahdollisesti aiheutuva korvausvastuu. Esimerkki: Ympäristönäkökohdat ja ympäristövaikutukset On tärkeää, että EMAS-selonteossa kuvataan selkeästi yhteys ympäristöohjelman ja sen eri toimintojen sekä niiden mahdollisten ympäristövaikutusten välillä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi laatimalla taulukko, jossa osoitetaan yhteydet ohjelman eri toimintojen ja niiden ympäristövaikutusten välillä. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Välineitä: - esitellään merkittävien ympäristövaikutusten määrittämistä koskevat perusteet liitteessä VI olevan 6.1 kohdan vaatimusten täyttämiseksi - taulukot, kaaviot tai vuokaaviot. Vaatimus: 3.2 kohdan d alakohta: "kuvaus merkittäviin ympäristönäkökohtiin ja -vaikutuksiin liittyvistä ympäristöpäämääristä ja -tavoitteista" Tavoite: Niiden toimien esitteleminen, joita organisaatio suunnittelee ympäristönsuojelun tason parantamiseksi. Organisaation ympäristöohjelma tavoitteineen auttaa lukijaa ymmärtämään sellaista organisaation toimintaa, jolla parannetaan ympäristönsuojelun tasoa. Organisaation olisi pystyttävä osoittamaan selkeä yhteys tärkeimpinä pitämiensä osa-alueiden ja niihin kohdistuvien parannustoimenpiteiden välillä. Toimet: Esitellään merkittäviin ympäristönäkökohtiin ja -vaikutuksiin liittyvät päämäärät ja tavoitteet. Tässä yhteydessä voidaan käyttää apuna taulukkoa, johon sisältyy päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiselle asetettu määräaika. Taulukkoon voidaan lisätä 3.2 kohdan c alakohdassa edellytetyt tiedot. Esitettävien päämäärien ja tavoitteiden on oltava spesifisiä, riittäviä ja merkityksellisiä ja - mahdollisuuksien mukaan - mitattavia. Esimerkki - Ympäristöohjelma ja sen tavoitteet >TAULUKON PAIKKA> Välineitä: - määritellään tavoitteiden asettamisen perusteet ja tarvittaessa mahdollisiin varotoimiin liittyvät tavoitteet - selvitetään se, kuka vastaa päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisesta - ilmoitetaan päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisesta aiheutuvat kustannukset - esitetään yhteydet aiempien selontekojaksojen päämääriin ja tavoitteisiin. Vaatimus: 3.2 kohdan e alakohta: "yhteenveto saatavilla olevista tiedoista, joissa organisaation ympäristönsuojelun tasoa verrataan merkittävien ympäristövaikutusten osalta sen ympäristöpäämääriin ja -tavoitteisiin. Yhteenvetoon voi sisältyä numerotietoja päästöistä, jätteistä, raaka-aineiden, energian ja veden kulutuksesta, melusta sekä muista liitteessä VI mainituista näkökohdista. Tietojen perusteella olisi voitava suorittaa vertailu edellisvuosiin nähden organisaation ympäristönsuojelun tason kehittymisen arviointia varten." Tavoite: Organisaation ympäristönsuojelun tasoa koskevien tietojen sekä päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisessa tapahtuneen kehityksen esitteleminen. Lisäksi esitellään organisaation ympäristönsuojelun tasossa pitkällä aikavälillä tapahtuneet muutokset. Toimet: Annetaan tiedot, jotka on saatu vertaamalla organisaation ympäristönsuojelun tasoa liitteen VI mukaisesti määritettyjä merkittäviä ympäristönäkökohtia koskeviin päämääriin ja tavoitteisiin. Suojelun taso voidaan osoittaa lukuisilla tavoilla, esimerkiksi kaavioiden, karttojen ja taulukoiden avulla. Absoluuttiset luvut voidaan yhdistää organisaation ympäristönsuojelun tasoa kuvaaviin indikaattoreihin; tällöin on mahdollista tarkastella suojelun tason sekä esimerkiksi tuotannon ja vuotuisen liikevaihdon välistä suhdetta. Tietoja ilmoitettaessa on huolehdittava siitä että käytetyt mittayksiköt ovat soveltuvia. Jos tiedot on kerätty useista eri lähteistä ympäristöjärjestelmässä, organisaation on varmistettava, että keräysmenetelmä on riittävän tarkka ja että ympäristötodentajat voivat tarkastaa ja todentaa kyseisen menetelmän. Tiedot olisi ilmoitettava yhtenäisessä muodossa vuosikohtaisen vertailun mahdollistamiseksi. Kaikkia päämääriä ja tavoitteita ei ehkä pystytä saavuttamaan asetetussa määräajassa etenkään silloin, kun yrityksen itselleen asettamat päämäärät ovat haasteellisia. Tällöin ympäristöselontekoon on syytä liittää selvitys syistä, miksi tavoitteita ei ole saavutettu. Esimerkki - Hiilidioksidipäästöt suhteessa tavoitteisiin ja vaatimuksiin >PIC FILE= "L_2001247FI.000801.TIF"> Välineitä: - käytetään ympäristönsuojelun tasoa kuvaavia indikaattoreita, joiden avulla voidaan lisätä organisaation toimittamien tietojen selkeyttä, avoimuutta ja vertailukelpoisuutta - selvitetään tämänhetkisen suojelun tason saavuttamiseksi toteutetut toimet - selvitetään, miten suojelun taso vastaa päämääriä ja tavoitteita, lainsäädännön vaatimuksia sekä kansallisia ja alakohtaisia ympäristötavoitteita - selvitetään tiedonhankinta ja -käsittelykeinot - selvitetään, miten organisaatio on onnistunut aikaisemmissa ympäristöselonteoissa asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisessa, jotta saataisiin kokonaiskuva organisaation ympäristönsuojelun tasosta - esitetään tavoitteiden saavuttamisen epäonnistumiseen liittyvät syyt - mainitaan tiedot, jotka eivät ole käytettävissä (esimerkiksi mittauksia ei ole suoritettu, ympäristöluvat tai raja-arvot eivät ole käytössä). Vaatimus: 3.2 kohdan f alakohta: "muut ympäristönsuojelun tasoon liittyvät tekijät, mukaan lukien lainsäädännön vaatimusten täyttäminen merkittävien ympäristövaikutusten kannalta" Tavoite: Kun organisaatio antaa tietoja siitä, miten sen ympäristönsuojelun taso täyttää lainsäädännössä asetetut ympäristövaikutuksia koskevat vaatimukset, sen on ilmoitettava suojelun taso vaadittuun lakisääteiseen tasoon nähden. Organisaatio voi liittää selontekoon myös muuta ympäristönsuojelun tasoon liittyvää tietoa. Toimet: Antaessaan 3.2 kohdan d alakohdassa tarkoitetut tiedot organisaatio voi liittää niiden yhteyteen myös lakisääteisiä raja-arvoja koskevia tietoja osoittaakseen, että se täyttää lainsäädännössä asetetut vaatimukset. Organisaatio voi antaa myös muita tietoja, esimerkiksi yksityiskohtaiset tiedot ympäristönsuojelun tason parantamiseksi toteutetuista investoinneista sekä tietoja paikallisille ympäristöryhmille myönnetystä tuesta ja sidosryhmien välisen vuoropuhelun edistämiseksi toteutetuista toimista. Organisaatiot voivat tarvittaessa antaa selvityksen myös käytössä olevista turvasuunnitelmista. Välineitä: - tuotetiedot - hankintamenettelyt - merkittävät päätökset ja investoinnit - varotoimenpiteet, ympäristönsuojelutoimet ja ennalta ehkäisevät toimenpiteet - valitukset, julkiset huolenaiheet tai paikallisen yhteisön huolenaiheet - tutkimus ja kehittäminen - häiriöt ja väärinkäytökset - talousarvio. Vaatimus: 3.2 kohdan g alakohta: "ympäristötodentajan nimi ja akkreditointinumero sekä vahvistuksen päivämäärä" Tavoite: Ympäristöselonteon todentajaa ja todentamisajankohtaa koskevien tietojen antaminen. Toimet: Annetaan muodollinen lausunto, josta käy ilmi todentajan selonteon vahvistamiseksi toteuttamat toimet. 3 YMPÄRISTÖNSUOJELUN TASOA KOSKEVALLE RAPORTOINNILLE ASETETUT VAATIMUKSET Ympäristönsuojelun tasoa kuvaavien indikaattorien avulla voidaan lisätä organisaation toimittamien tietojen selkeyttä, avoimuutta ja vertailukelpoisuutta. Indikaattorit on valittava huolella, ja niiden on täytettävä liitteessä III olevassa 3.3 kohdassa mainitut vaatimukset. Komissio laatii ympäristönsuojelua kuvaavien indikaattoreiden valintaa ja käyttöä koskevat ohjeet. 4 ERITYISILLE KOHDERYHMILLE SUUNNATTU TIEDOTUS Organisaatiot voivat julkaista erityisesti joillekin yksittäisille sidosryhmille suunnattuja tietoja. Jäljempänä esitellään eri sidosryhmien huolenaiheita. Katso myös liitteessä III oleva 3.6 kohta. Sidosryhmät ja niiden tiedonsaantitarpeet 4.1 Paikallisyhteisö Erityisiä mielenkiinnon aiheita saattavat olla esimerkiksi - tuotannon yhteydessä syntyneiden ja ympäristöön päässeiden aineiden ympäristö- ja terveysnäkökohdat, - ulkoiset riskit ja organisaation keinot niiden torjumiseksi tai käsittelemiseksi, - valitusten laatua ja määrää sekä asianomistajien kohtelua koskevat tiedot ja valitusasioiden ratkaisu, - sallittujen päästörajojen ylittymistä koskevat tiedot ja ylitysten toistumisen ehkäisemiseksi toteutetut toimenpiteet. 4.2 Asiakkaat Organisaation sekä sen toimittajien ja asiakkaiden väliset suhteet ovat yleensä pitkäaikaisia. Asiakkaat ovat erityisen vaikutusvaltainen kohderyhmä. He voivat esittää toimittajille tuotteisiin, menetelmiin, palveluihin tai hallintoon liittyviä ympäristönsuojelua koskevia vaatimuksia (hankintamenettelyt). Tiivis keskinäinen yhteydenpito ja yhteistyö ovat ehkä parhaita keinoja saada selville kysymykset, joista asiakkaat ovat erityisen kiinnostuneita, sekä toivotut ympäristönsuojeluun liittyvät parannukset. 4.3 Henkilöstö Monet organisaatiot laativat ympäristöselonteon nimenomaan oman henkilöstönsä käyttöön. Organisaatio voi esittää ympäristökertomuksen yritysneuvoston käsiteltäväksi. Erityisiä mielenkiinnon kohteita saattavat olla esimerkiksi - ympäristön tilan ja työolojen keskinäinen suhde sekä onnettomuudet ja häiriöt ja näiden tilanteiden hoitaminen, - organisaation omaa ympäristöalan koulutusta koskevat suunnitelmat ja koulutuksen toteutusmahdollisuudet, - ympäristöasioiden hallintajärjestelmän täytäntöönpano. 4.4 Rahoituslaitokset/rahoittajat Yhä useammat rahoittajaryhmät, pankit ja vakuutusyhtiöt ovat osoittaneet olevansa kiinnostuneita organisaatioiden ympäristöstrategioista ja ympäristönsuojelun tasosta. Erityistä mielenkiintoa saattavat herättää esimerkiksi seuraavat aiheet: - koko yritysorganisaation ympäristöstrategia ja ympäristönsuojelun taso, - ympäristöä ja rahoitusta koskevan tiedon keskinäinen suhde, - organisaation valmiudet noudattaa määräyksiä ja organisaation ympäristöasioiden hallinnan laatu, - maaperän pilaantuminen ja rakennuksissa olevat aineet, kuten asbesti, joiden aiheuttamat riskit ovat suuria, (uusiin) tuotantomenetelmiin, tuotteisiin tai palveluihin mahdollisesti liittyvät ympäristöriskit. 4.5 Muut osapuolet Kuluttajia ja kuluttajajärjestöjä sekä ympäristöjärjestöjä kiinnostavat usein seuraavat seikat: - tuotantomenetelmiä, tuotteita ja palveluja koskevat organisaatioiden ympäristöpolitiikat ja ympäristönsuojelun taso, - poliittisessa keskustelussa tai tiedotusvälineissä käsiteltävät ajankohtaiset aiheet, esimerkiksi elektroniikkateollisuudessa käytettyjen aineiden kierrätys, myrkyllisten aineiden käytön lopettaminen maaleissa ja liimoissa sekä puunjalostus- ja huonekaluteollisuudessa käytettävän puun alkuperä. Organisaation olisi selkeytettävä näihin kysymyksiin liittyvät kantansa, toimensa ja tuloksensa, - paikallisten tuotantoyksiköiden ja koko yrityksen ympäristönsuojelun tason kehittyminen pitkällä aikavälillä yksittäisissä kohteissa, jolloin voidaan tehdä vertailuja lainsäädännön vaatimuksiin, parhaisiin käytettävissä oleviin tekniikoihin sekä muiden vastaavanlaisten organisaatioiden ympäristönsuojelun tasoon, - päästöihin ja välillisiin vaikutuksiin liittyviä lyhyen ja pitkän aikavälin konkreettisia tavoitteita koskevat tiedot esimerkiksi raaka-aineiden käytön, tuotteiden ja palvelujen, käytöstä poistettujen tuotteiden ja liikenteen osalta, - ennalta varautumisen periaatteen soveltaminen ympäristöasioita koskevassa päätöksenteossa. (1) Katso tämän virallisen lehden s. 24. LIITE II HENKILÖSTÖN OSALLISTUMISTA EMAS-JÄRJESTELMÄÄN KOSKEVAT OHJEET (Liitteillä tarkoitetaan asetuksen (EY) N:o 761/2001 liitteitä, ellei muuta ilmoiteta) 1 JOHDANTO Henkilöstön osallistumista EMAS-järjestelmään koskevien ohjeiden perusta on seuraava: Asetuksen (EY) N:o 761/2001 1 artiklan 2 kohta, jossa todetaan seuraavaa: "EMAS-järjestelmän tavoitteena on parantaa jatkuvasti organisaatioiden ympäristönsuojelun tasoa: ... d) edistämällä henkilöstön aktiivista osallistumista organisaatiossa sekä asianmukaista perus- ja jatkokoulutusta, joka mahdollistaa aktiivisen osallistumisen a alakohdassa tarkoitettuihin tehtäviin. Henkilöstön edustajien on niin ikään pyytäessään voitava osallistua toimintaan." Asetuksessa (EY) N:o 761/2001 oleva liite I, jossa todetaan seuraavaa: "Organisaation täytyy tunnistaa koulutustarpeet. Sen täytyy vaatia, että kaikki, joiden työ saattaa aiheuttaa merkittävän vaikutuksen ympäristöön, ovat saaneet soveltuvaa koulutusta. Organisaation täytyy luoda ja ylläpitää menettelytavat, joilla kaikkien asiaankuuluvien toimintojen ja organisaatiotasojen henkilöt tehdään tietoisiksi a) ympäristöpolitiikan ja menettelytapojen sekä ympäristöjärjestelmän vaatimusten noudattamisen tärkeydestä; b) oman toimintansa todellisista ja mahdollisista merkittävistä ympäristövaikutuksista sekä parantuneen henkilökohtaisen suorituskyvyn tuomista ympäristöeduista; c) omasta roolistaan ja vastuistaan ympäristöpolitiikan ja menettelytapojen sekä ympäristöjärjestelmän vaatimustenmukaisuuden saavuttamisessa sisältäen valmiuden ja toiminnan hätätilanteissa; sekä d) määritellyistä toimintatavoista poikkeamisen mahdollisista seurauksista. Henkilöiden, joiden tehtävät voivat aiheuttaa merkittäviä ympäristövaikutuksia, täytyy olla päteviä soveltuvan koulutuksen, perehdyttämisen ja/tai kokemuksen perusteella." (Liitteessä I olevan A kohdan 4.2 alakohta) "Liitteessä I olevan A kohdan vaatimusten lisäksi henkilöstön on osallistuttava prosessiin, jolla pyrivtään jatkuvasti parantamaan organisaation ympäristönsuojelun tasoa. Tähän tarkoitukseen olisi käytettävä soveltuvia osallistumismuotoja, kuten aloitelaatikkoa tai hankekohtaisia ympäristötyöryhmiä. Organisaatioiden on otettava huomioon komission ohjeet alan parhaista käytännöistä. Henkilöstön edustajien on niin ikään pyytäessään voitava osallistua toimintaan." (Liitteessä I olevan B kohdan 4 alakohta) Organisaation koko henkilöstön osallistuminen ympäristötoimiin parantaa työtehoa ja on toimien onnistumisen edellytys. Henkilöstön aktiivista osallistumista organisaation ympäristönsuojelun tason jatkuvaan parantamiseen ei tulisi pitää rasitteena. Näissä ohjeissa pyritään korostamaan henkilöstön osallistumisen mukanaan tuomia etuja. Ohjeissa käydään läpi työntekijöiden aktiivista osallistumista helpottavia välineitä ja keinoja, jotka lisäävät työtehoa, vähentävät sekä johdon että henkilöstön työtaakkaa ja varmistavat EMAS-järjestelmän asianmukaisen täytäntöönpanon. Ympäristötoimien on oltava jatkuvia. Ainoastaan koko organisaation (johdon ja henkilöstön) aktiivinen osallistuminen turvaa toimien jatkuvuuden. Organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmä säilyy toimivana ja tehokkaana, kun koko henkilöstö osallistuu ympäristötoimiin. Kokemus on osoittanut, että ympäristön hallintajärjestelmät, joissa koko henkilöstö ei aktiivisesti ole mukana, muuttuvat helposti byrokraattisiksi ja tehottomiksi. On tärkeää, ettei henkilöstö pidä ympäristötoimia uhkana vaan pikemminkin mahdollisuutena muun muassa parantaa työoloja sekä tuntea ylpeyttä työpaikasta, jonka ympäristöasioista huolehditaan asianmukaisesti. Tutkimukset, EMAS-järjestelmään osallistuvien organisaatioiden auditointi sekä työn organisointiin liittyvistä yleisistä muutoksista saadut kokemukset ovat osoittaneet, että ympäristötoimet onnistuvat parhaiten silloin, kun koko henkilöstö osallistuu niihin jatkuvasti ja aktiivisesti, sekä etenkin silloin, kun henkilöstön edustajat ovat aktiivisesti mukana toimissa. Kokemus on myös osoittanut, että EMAS- ja ISO 14001 -järjestelmiin liittyvistä työskentelyjaksoista mahdollisesti aiheutuva väsymys voidaan välttää lisäämällä henkilöstön aktiivista osallistumista. 2 MÄÄRÄYKSET 2.1 Yleistä Organisaation on oivallettava, että henkilöstön aktiivinen osallistuminen on tuloksellisen ja jatkuvan ympäristönsuojelun parantamisen liikkeellepaneva voima ja välttämätön edellytys. Henkilöstö on kaiken kaikkiaan avainasemassa ympäristönsuojelun tason parantamisessa. Organisaation olisi oivallettava myös, että henkilöstön aktiivinen osallistuminen on paras keino vakiinnuttaa ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmä osaksi organisaation toimintaa. Organisaation on niin ikään oivallettava, että termi "henkilöstön osallistuminen" tarkoittaa yksittäisten työntekijöiden ja heidän edustajiensa osalta (kulloistenkin kansallisten järjestelmien mukaisesti) sekä toimiin osallistumista että heille suunnattua tiedotusta. Tämän vuoksi kaikkia työntekijätasoja varten olisi laadittava henkilöstön osallistumista koskeva suunnitelma. On otettava käyttöön henkilöstön aktiivisen osallistumisen mahdollistavat keinot. Todentajien on saatava todisteet näiden keinojen käyttöönotosta. Esimerkiksi seuraavia seikkoja olisi pidettävä tällaisina todisteina: ammattiliittojen, yritysneuvostojen tai muiden henkilöstöä edustavien organisaatioiden kanssa käytyjen neuvottelujen pöytäkirjat asianmukaisen koulutuksen ja tiedon saatavuus henkilöstön mahdollisuudet esittää ehdotuksia (aloitelaatikko) ympäristökomiteoiden olemassaolo organisaation ympäristönsuojelun tasoa käsittelevät johdon ja työntekijöiden edustajien väliset tapaamiset ympäristöryhmien, työryhmien tai projektiryhmien perustaminen henkilöstölle ja sen kulloisillekin edustajille suunnatun tiedotuksen säännönmukaisuus todentajan sekä henkilöstön ja sen edustajien välinen yhteydenpito organisaation ympäristöasioista vastaavan henkilön, johdon edustajien sekä henkilöstön ja heidän edustajiensa aktiivinen informoiminen ja osallistuminen Organisaation on oltava selvillä siitä, että edellä kuvattujen toimien onnistuminen edellyttää johdolta sitoutunutta ja myötämielistä asennetta sekä aktiivista tukea. Tässä yhteydessä on korostettava johdon henkilöstölle antaman palautteen merkitystä. 2.2 Koulutus Organisaation olisi hyväksyttävä henkilöstölle suunnatun ympäristöasioita koskevan tiedotuksen ja koulutuksen jatkuvuus. Perustiedot ja -koulutus olisi annettava kaikille työntekijöille. Johdon koulutus on myös keskeinen osa muutoksen hallintaa. Niille työntekijöille, jotka osallistuvat suoraan organisaation ympäristöasioiden hallintatoimien toteuttamiseen esimerkiksi yhteisissä työryhmissä, olisi annettava nykyistä perusteellisempaa ammatillista täydennyskoulutusta. Koulutuksen aihepiireihin olisi sisällytettävä esimerkiksi EMAS-järjestelmä, ympäristöpolitiikat, hyvät toimintatavat ja viestintä. 2.3 Osallistumisen tasot Organisaation olisi tunnustettava, että henkilöstön osallistuminen on tärkeää ja välttämätöntä kaikilla työntekijätasoilla ja kaikissa työvaiheissa jo ympäristöasioiden hallintatoimien aloitusvaiheesta lähtien. Tämän vuoksi organisaation olisi saatava henkilöstönsä osallistumaan aktiivisesti seuraaviin toimintamuotoihin: - organisaation ympäristöpolitiikan laatiminen, - alustava ympäristökatselmus, tilannearviointi sekä tietojen keruu ja todentaminen, - ympäristönsuojelun tasoa parantavan ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmän luominen ja täytäntöönpano, - ympäristökomiteat, jotka keräävät tietoa sekä varmistavat organisaation ympäristöasioista vastaavan henkilön / johdon edustajien, työntekijöiden ja työntekijöiden edustajien osallistumisen, - ympäristöohjelmaa ja ympäristöauditointia käsittelevien yhteisten työryhmien toiminta, - ympäristöselontekojen laadinta. 2.4 Henkilöstön ehdotukset ja palkkiojärjestelmät Organisaation on huolehdittava siitä, että henkilöstö voi esittää vaivattomasti ympäristötoimien parantamista koskevia ehdotuksia. Tässä olisi käytettävä apuna esimerkiksi aloitelaatikoita. Henkilöstölle on myönnettävä palkkioita, jos organisaation talouskehitys ja/tai ympäristönsuojelun taso paranevat henkilöstön toteuttamien toimien ansiosta. Tällöin voidaan käyttää sekä taloudellisia että muuntyyppisiä palkkiojärjestelmiä. LIITE III YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN MÄÄRITTELYÄ JA NIIDEN MERKITYKSEN ARVIOINTIA KOSKEVAT OHJEET (Liitteillä tarkoitetaan asetuksen (EY) N:o 761/2001 liitteitä, ellei muuta ilmoiteta) 1 OHJEIDEN TAVOITE Tavoitteena on antaa ohjeita siitä, miten määritellään asetuksen liitteessä VI tarkoitetut, organisaation toimintaan, tuotteisiin ja palveluihin liittyvät merkittävät ympäristönäkökohdat, jotka ovat EMAS-järjestelmää soveltavan organisaation hallinnassa tai vaikutuspiirissä. EMAS-järjestelmää sovellettaessa merkittävät ympäristönäkökohdat ovat keskeisiä organisaation ympäristöjärjestelmässä, organisaation ympäristönsuojelun tason arvioinnissa ja parantamisessa (asetetuissa päämäärissä ja tavoitteissa) sekä jatkuvassa arviointiprosessissa. Merkittävät ympäristönäkökohdat ja -vaikutukset ovat relevantteja myös liitteessä III tarkoitetun ympäristöselonteon kannalta. 2 YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN, MERKITTÄVIEN YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN JA MERKITTÄVIEN YMPÄRISTÖVAIKUTUSTEN VÄLINEN SUHDE EMAS-järjestelmän periaatteena on, että organisaatioiden toimintaan liittyvillä ympäristönäkökohdilla (asetuksen (EY) N:o 761/2001 2 artiklan f kohta) on ympäristövaikutuksia (2 artiklan g kohta). Jos jollain organisaatioon liittyvällä ympäristönäkökohdalla on merkittävä ympäristövaikutus, kyseistä näkökohtaa on pidettävä merkittävänä ja se on sisällytettävä kyseisen organisaation ympäristöjärjestelmään. 3 VAIHEITTAINEN MENETTELY MERKITTÄVIEN YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN MÄÄRITTELEMISEKSI >TAULUKON PAIKKA> >PIC FILE= "L_2001247FI.001601.TIF"> 4 VÄLITTÖMIEN YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN MÄÄRITTELEMINEN Välittömät ympäristönäkökohdat liittyvät organisaation välittömässä hallinnassa oleviin toimintoihin, tuotteisiin ja palveluihin. Kaikkien organisaatioiden on tarkasteltava toimintaansa liittyviä välittömiä näkökohtia. Muiden kuin teollisten organisaatioiden osalta huomio kohdistuu kuitenkin usein ennen kaikkea niiden toimintaa, tuotteita ja palveluja koskeviin välillisiin ympäristönäkökohtiin. Menettelytavat - Ole yhteydessä henkilöstöön - Tutustu toimipaikkaan ja sen ympäristöön kävellen - Ole yhteydessä sidosryhmiin - Tutustu asiakirjoihin (esimerkiksi käyttöturvallisuustiedotteisiin ja lupiin) - Tutustu lainsäädäntöön (esimerkiksi aineelliseen oikeuteen ja teknisiin vaatimuksiin, jotka koskevat esimerkiksi ympäristöä pilaannuttavien päästöjen pakollista valvontaa) - Tutustu ympäristömerkin myöntämisperusteisiin - Tutustu kauppakamarien jne. antamiin tietoihin - Ole yhteydessä muihin EMAS-organisaatioihin - Tarkastele materiaalivirtoja - Tarkastele ympäristönsuojelun tason indikaattoreita - Tarkastele organisaation kaikkia osia ja infrastruktuuria (esim. putki- ja voimajohtoja, raideyhteyksiä) Toiminta-alueet - Hankintapolitiikka - Päästöt veteen ja ilmaan - Jätteet - Luonnonvarojen käyttö - Energia - Paikalliset kysymykset - Maa-alueiden käyttö ja saastuminen - Historialliseen taustaan liittyvät kysymykset - Kuljetukset 5 VÄLILLISET YMPÄRISTÖASIAT JA NIIHIN VAIKUTTAMINEN (LIITTEESSÄ VI OLEVA 6.3 KOHTA) Liitteessä VI olevassa 6.3 kohdassa tarkastellaan välillisiä ympäristönäkökohtia yhdenveroisina liitteessä VI olevassa 6.2 kohdassa tarkoitettujen välittömien ympäristönäkökohtien kanssa. Välilliset ympäristönäkökohdat voivat olla seurausta organisaation vuorovaikutuksesta kolmansien osapuolten kanssa, mihin EMAS-rekisteröintiä hakeva organisaatio voi vaikuttaa kohtuullisessa määrin. Muiden kuin teollisten organisaatioiden - esimerkiksi paikallisten viranomaisten ja rahoituslaitosten - osalta on tärkeää, että ne tarkastelevat myös päätoimialaansa liittyviä ympäristönäkökohtia. Ainoastaan organisaation toimipaikkaan ja laitteisiin liittyviä ympäristönäkökohtia koskeva selvitys on riittämätön. Menettelytavat - Ole yhteydessä (ali)hankkijoihin ja toimittajiin (esimerkiksi palveluyrityksiin ja maanomistajiin) - Ole yhteydessä asiakkaisiin - Tutustu tuotteiden käyttöön ja käytöstä poistamiseen - Tutustu alihankkijoiden toimintaan - Tutustu ympäristömerkin myöntämisperusteisiin - Tutustu kauppakamarien ja muiden tahojen antamiin tietoihin - Ole yhteydessä muihin EMAS-organisaatioihin - Ole yhteydessä kansalaisjärjestöihin ja muihin sidosryhmiin - Tutustu toimitettuja tuotteita ja palveluja koskeviin tietoihin Toiminta-alueet - Tuotteita koskevat kysymykset - Sopimukset - Kuljetukset - Uudet markkinat nykyisille tuotteille - Rahoitustuotteet - Tuotevalikoima - Matkailu - Palvelut Välittömiä ympäristönäkökohtia voidaan valvoa sisäistä hallintoa koskevilla päätöksillä. Välilliset ympäristönäkökohdat edellyttävät, että organisaatio käyttää vaikutusvaltaansa (ali)hankkijoihin, toimittajiin, asiakkaisiin ja tuotteidensa ja palvelujensa käyttäjiin ympäristöhyötyjen saavuttamiseksi. Tämä edellytää sitä, että organisaatio kehittää uusia tapoja käyttää vaikutusvaltaansa. Välillisten ympäristönäkökohtien hallintaan voi liitteessä VI olevan 6.3 kohdan a-g alakohdan mukaan sisältyä seuraavanlaisia seikkoja (luettelo ei ole tyhjentävä): a) Tuotteisiin liittyvät tekijät (suunnittelu, tuotekehittely, pakkaaminen, kuljetus, käyttö sekä jätteen talteenotto / jätehuolto) Organisaatiot voivat tarkastella esimerkiksi seuraavia seikkoja: - tuotteiden elinkaariarvioinnin tulokset - ympäristönsuojelun tasoa koskevien indikaattorien kehittämisen ja käytön tulokset - organisaation toimittamiin tuotteisiin ja niiden jalostukseen liittyvät ympäristönäkökohdat - tuotteiden ennakoitavissa olevan väärinkäytön, luvattoman talteenoton tai käytöstä poistamisen vaikutukset - asiakkaille/kuluttajille ja tavarantoimittajille annettavien (esimerkiksi tuotteiden käyttöä ja käytöstä poistamista koskevien) tietojen tarve - tuotteiden kestävyys ja korjattavuus sekä olemassa olevien tuotteiden yhteensopivuus uusien tuotesarjojen ja varaosien kanssa b) Pääomasijoitukset, lainojen myöntäminen ja vakuutuspalvelut Organisaatiot voivat tarkastella esimerkiksi seuraavia seikkoja: - sovellettavat periaatteet ja vakuutusmaksut (esimerkiksi vihreille yrityksille ja EMAS-organisaatioille myönnettävä suosituimmuuskohtelu) - investointipolitiikka (vihreät investoinnit) - arviointimenettelyt (ympäristöriskien pienentäminen) - lainanantopolitiikka (esimerkiksi vihreille yrityksille ja EMAS-organisaatioille myönnettävä suosituimmuuskohtelu) - tuotevalikoima (esimerkiksi vihreät rahastot) c) Uudet markkinat Olemassa olevien tuotteiden vieminen uusille markkinoille saattaa synnyttää uusia ympäristönäkökohtia. Näiden osalta organisaatiot voivat tarkastella - esimerkiksi vaarallisten jätteiden kierrätykseen tai käsittelyyn, ongelmallisten aineiden kuljetukseen ja käsittelyyn tai jäteveden käsittelyyn liittyvän olemassa olevan infrastruktuurin toimivuutta hätätapauksissa - teknisiä ja koulutusta koskevia standardeja - ympäristöasioihin liittyvää tietämystä uusilla markkinoilla d) Palvelujen valinta ja niiden koostumus (esimerkiksi kuljetukset tai ateriapalvelut) Organisaatiot voivat tarkastella esimerkiksi seuraavia palvelun tarjoajien ympäristönhallintaan liittyviä tekijöitä: - majoituspalvelut (hotellit, konferenssikeskukset) - kuljetus- tai hinauspalvelut (ympäristöä säästävät kuljetustavat, liikenteen tehokas järjestäminen, tekniset standardit ja ajoneuvojen polttoaineenkulutus) - tuotevalikoima, vihreä hankintapolitiikka, uudelleen käytettävien ja kompostoitavien astioiden käyttö, ateriapalveluihin liittyvä jätehuolto e) Hallinnolliset ja suunnitteluun liittyvät päätökset Organisaatiot voivat tarkastella esimerkiksi seuraavia seikkoja: - suunnitteluun liittyvien päätösten täytäntöönpanon yhteydessä tulevaisuudessa esiin tulevat näkökohdat - erilaisten kokeilumallien tai tietokoneavusteisen suunnittelun tulokset - samankaltaisten hankkeiden toteutuksen yhteydessä saadut kokemukset f) Tuotevalikoiman koostumus Tuotevalikoiman koostumus on merkityksellinen kolmansien osapuolten toimittamia tuotteita myyville tai jälleenmyyville organisaatioille, jotka voivat esimerkiksi - kehittää toimittajia ja tuotteita koskevan vihreän hankintapolitiikan - antaa etusijan kierrätysjärjestelmään kuuluville tuotteille - etsiä tuotevalikoimaan kuuluvia yleisesti hyväksytyillä ympäristömerkeillä varustettuja tuotteita g) Hankkijoiden, alihankkijoiden ja toimittajien ympäristönsuojelun taso ja toimintatavat Organisaatiot voivat esimerkiksi - tutkia (ali)hankkijoiden ja toimittajien toimintaan ja tuotteisiin liittyvän ympäristönsuojelun tasoa - analysoida toimittajien tarjoamia käyttöturvallisuustiedotteita, tuoteryhmäanalyysejä tai soveltuvia otteita niistä - kouluttaa (ali)hankkijoita ja toimittajia (esimerkiksi tarjota neuvontaa ympäristöriskien pienentämiseksi) - sisällyttää sopimuksiin "vihreitä" lausekkeita. Toiminta-alueet - Asiakkaiden kouluttaminen (esimerkiksi tuotteiden käyttö ja käytöstä poistaminen, ohjeet ympäristöriskien vähentämiseksi) - "Vihreä" hankintapolitiikka - "Vihreille" yrityksille, esimerkiksi EMAS-organisaatioille, myönnettävä suosituimmuuskohtelu (lainat, vakuutukset) - "Vihreät" investoinnit - Tuotteiden kierrätysjärjestelmät - "Vihreät" sopimuslausekkeet 6 YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN MERKITYKSEN ARVIOINTI Ympäristönäkökohtien merkityksellisyyden selvittäminen edellyttää niiden tarkastelua ja arvioimista. Merkityksellisiksi määritellyt ympäristönäkökohdat on sisällytettävä ympäristöjärjestelmään ja otettava huomioon jatkuvassa arviointiprosessissa. Myös niitä näkökohtia, joita ei ole määritelty merkityksellisiksi, on tarkasteltava jatkuvasti, jotta muuttuvat olosuhteet voidaan ottaa huomioon. Kulloistenkin ympäristönäkökohtien merkityksen arvioimiseksi organisaatio määrittelee omat organisaatiokohtaiset perusteensa. Asetuksen (EY) N:o 761/2001 mukaan perusteiden "on oltava monipuolisia, puolueettomasti tarkistettavissa, toistettavissa ja julkisesti saatavilla" (liitteessä VI oleva 6.4 kohta) ja niissä on otettava huomion yhteisön lainsäädäntö (liitteessä VI oleva 6.1 kohta). Liitteen 6.4 kohdan a-g alakohdassa esitetään joitain niistä perusteista, joita organisaatio voi tarkastella arvioidakseen ympäristönäkökohtiensa merkittävyyden. Ympäristönäkökohdan merkittävyyden arvioimiseksi organisaation olisi periaatteessa tarkasteltava seuraavia seikkoja: - Ympäristöhaittojen aiheutumisen mahdollisuus - Paikallisen tai alueellisen ympäristön tai koko maapallon haavoittuvuus - Näkökohdan tai vaikutuksen laajuus, esiintyvyys ja palautuvuus - Asiaa koskeva ympäristölainsäädäntö ja sen vaatimukset - Merkitys organisaation sidosryhmien ja henkilöstön kannalta. Näitä seikkoja ja valittuja perusteita voidaan käsitellä kysymyksinä, joihin vastaus on joko "kyllä" tai "ei", tai käyttää monipuolisemmin arvioimalla ensin organisaation ympäristövaikutusten merkittävyys ja laatimalla seuraavaksi toiminnan tärkeysjärjestys (esim. luokittelemalla tärkeys määreillä "suuri", "keskimääräinen", "pieni" tai "hyvin tärkeä", "vähemmän tärkeä", "ei tärkeä"). Arvioidessaan toiminnan ympäristövaikutusten merkittävyyttä organisaation olisi otettava huomioon tavanomaisten toimintaolosuhteiden ohella myös toiminnan käynnistys- ja pysäytystilanteet sekä kohtuudella ennakoitavat hätätilanteet. Lisäksi huomioon on otettava aikaisempi, nykyinen ja suunniteltu toiminta. Arvioinnin suorittamisen kannalta hyödyllisiä tietolähteitä voivat olla luvat, asiaa koskeva sääntely (esim. määrälliset rajoitukset tai epäpuhtauksien valvonta), kansalliset toimintasuunnitelmat, paikalliset ohjelmat, valvontarekisterit tai tieteelliset tutkimukset. Myös valvontavirastot, asiakkaat ja toimittajat, ympäristöryhmät, ammattiala- tai pienteollisuusjärjestöt, teollisuusjärjestöt, kauppakamarit sekä tieteelliset tutkimuskeskukset voivat tarjota hyödyllisiä tietoja arvioinnin tueksi. Toiminta-alueet - Epäpuhtauksien kasautuminen - Ilmastonmuutos (kasvihuonekaasut, otsonikato) - Veden ja maaperän happamoituminen - Vesistöjen rehevöityminen ja maaperän typpikyllästyminen - Biologinen monimuotoisuus, erityisen suojelunarvoisiin kohteisiin kohdistuvat rasitukset (esim. luontotyyppien vahingoittaminen) - Vieraiden organismien tulo ja leviäminen - Metallien vaikutukset - Valokemialliset hapettimet ja alailmakehän otsoni - (Vaarallisten) kemikaalien vaikutukset, mm. hitaasti hajoavat orgaaniset yhdisteet - Epätarkoituksenmukainen maan- ja vedenkäyttö - Ilman epäpuhtaudet ja melu taajamissa - Ei-kierrätettävät materiaalivirrat, jätteet ja ympäristöjäämät LIITE IV PIENIÄ JA KESKIKOKOISIA (PK-) YRITYKSIÄ, ERITYISESTI MIKROYRITYKSIÄ, KOSKEVA TODENTAMINEN: OHJEET TODENTAJILLE (Liitteillä tarkoitetaan asetuksen (EY) N:o 761/2001 liitteitä, ellei muuta ilmoiteta) 1 JOHDANTO Pk-yrityksillä on todettu olevan vaikeuksia panna täytäntöön ISO 9001 -standardin, ISO 14001 -standardin ja EMAS-järjestelmän kaltaisia ympäristöjärjestelmiä. Järjestelmiä pidetään liian byrokraattisina ja aikaavievinä. Vaikeaa ei ole kyseisten ympäristöjärjestelmien vaatimusten ymmärtäminen, vaan järjestelmien toteuttamisen ja ylläpitämisen edellyttämien fyysisten ja taloudellisten voimavarojen tarjoaminen. Erityisiä ongelmia aiheuttaa se perinteinen lähestymistapa, jonka mukaan tarkistetut asiakirjat ovat ainoa keino osoittaa, että jokin hallintajärjestelmä toimii standardeissa ja asetuksissa määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Tällaisten järjestelmien ylläpitäminen ja valvonta on aikaavievää ja usein vastoin pienten yritysten toimintatapoja. Pienille yrityksille on ominaista se, että työntekijöiden vastuualueet vaihtuvat nopeasti ja että työntekijät toimivat monissa eri tehtävissä; muita pienten yritysten ominaispiirteitä ovat työpaikkakoulutus ja pienten yritysten kyky sopeutua nopeasti muutoksiin. Todentajan tehtävänä on tuoda esiin kyseisten organisaatioiden vahvuusalueet ja heikkoudet sekä suorittaa todentaminen siten, ettei niille aiheudu turhia rasitteita. Nämä ohjeet on suunniteltu pienille organisaatioille, ja joissain tapauksissa niitä voidaan soveltaa ainoastaan mikroyrityksiin. Todentajan on aiemman kokemuksensa perusteella varmistettava, että ohjeita voidaan soveltaa todentamisen kohteena olevaan organisaatioon, kun otetaan huomioon sen käytettävissä olevat voimavarat. 2 ASIAKIRJAT Asiakirjojen tarkoituksena hallintajärjestelmässä on taata se, että organisaatio voi toimia johdonmukaisesti haluamallaan tavalla. Kirjallisia menettelyjä voidaan siten käyttää sen varmistamiseksi, että kaikki toimet toteutetaan johdonmukaisesti riippumatta niiden toteuttajasta. Asiakirjoja käytetään myös todisteena siitä, että tietyt toimet tai menettelyt on toteutettu asianmukaisesti - esimerkiksi valvontatietoja voidaan käyttää osoituksena lainsäädännön noudattamisesta. Suorittaessaan todentamista pk-yrityksissä todentajien on pidettävä mielessä seuraavat seikat: - Kaikista menettelyistä ei tarvitse laatia asiakirjoja. Pienissä organisaatioissa suositaan usein suullisia menettelyjä ja käytännön koulutusta. Todentajan tehtävänä on varmistua siitä, että menettely toimii. Esimerkki: Toimipaikalla voi olla käytössä menettely erityyppisten jätteiden erottelua varten. Tällöin vaaditaan todisteita seuraavista kahdesta seikasta: - Onko toimijan kyseisiä toimia koskeva asiantuntemus riittävä? - Toimiiko jätteiden erottelu käytännössä? - Menettelyt on suhteutettava kyseessä olevaan tilanteeseen. Asianmukaisista menettelyistä päätettäessä on otettava huomioon toimen laajuus ja monimuotoisuus, siihen liittyvien ympäristövaikutusten luonne sekä toimijoiden pätevyys. Tehokkaimpia keinoja näiden ominaisuuksien kuvaamiseksi saattavat olla yksinkertaiset kaaviot, selittävät huomautukset ja matriisit. 3 ASIAKIRJOJEN VALVONTA Asiakirjojen valvonnan osalta on tärkeintä varmistaa, että tarvittavat asiakirjat ovat niitä työssään tarvitsevien henkilöiden hallussa. Tämä edellyttää yksinkertaisimmassa tapauksessa luetteloa asiakirjoista ja siitä, kenen hallussa ne ovat. Järjestelmän toimivuus voitaisiin tarkistaa yksinkertaisimmin varmistamalla, että kaikilla asianomaisilla on heidän haltuunsa määrätyt asiakirjat. Esimerkki Menettely >TAULUKON PAIKKA> Tämän varmistamiseksi todentajan olisi tarkistettava esimerkiksi, että työntekijällä 3 oli käytettävissään tietojenkeräämismenettelyn tarkistus 1 -asiakirjat ja että hän käytti niitä. 4 TODISTEET Todentajan on pyrittävä aina pikemminkin löytämään puolueettomia todisteita järjestelmän toimivuudesta kuin keräämään mittavaa asiakirja-ainestoa; pienissä organisaatioissa on siksi usein helpointa tarkistaa menettelyjen tehokkuus tarkastelemalla tuloksia. Esimerkkejä - Lämpötilan valvonta: Todentajan ei tarvitse tarkistaa kirjallisia menettelyjä varmistaakseen, että lämpötilan valvonta on ollut tehokasta, jos tiedot ovat riittävän täydellisiä ja osoittavat valvonnan olleen riittävän tehokasta. Tällaisessa tapauksessa todentajan on varmistettava myös se, että prosessista vastuussa olevalla työntekijällä on riittävä asiantuntemus. Jos saatujen tietojen perusteella todetaan, ettei valvontaa koskevia vaatimuksia ole noudatettu, organisaation on osoitettava pystyvänsä toteuttamaan tehokkaita toimia tilanteen korjaamiseksi. - Kierrätys: Paperia kierrättävän organisaation on näytettävä toteen, että sen käytössä on asianmukaiset laitteet (kierrätyssäiliöt jne.) ja että työntekijät osaavat käyttää niitä. Jos organisaation periaatteena on käyttää ainoastaan kierrätyspaperia, tästä ovat takeena käytettävän paperin pakkausmerkinnät. 5 SELVITYKSET EMAS-järjestelmän mukaista julkista selontekoa koskevaa vaatimusta ei pidä tulkita siten, että organisaatioiden on laadittava ja julkistettava ulkoasultaan näyttäviä selvityksiä. Vaatimuksen tarkoituksena on sen sijaan varmistaa se, että sidosryhmille annetaan tietoja organisaation ympäristönsuojelun tasosta. Pienten organisaatioiden tärkeimmän kohdeyleisön muodostaa yleensä toimipaikan läheisyydessä oleva väestö, ja organisaatio voi vastata tiedotustarpeeseen levittämällä esimerkiksi valokopioita. EMAS-järjestelmästä ei saa aiheutua tarpeetonta työtä pienille yrityksille. 6 AUDITOINTI JA KATSELMUKSET Pienissä yrityksissä joku organisaatiossa työskentelevä henkilö on yleensä riittävän riippumaton voidakseen suorittaa auditoinnin. Hyvin pienissä organisaatioissa (mikroyrityksissä) tämä ei kuitenkaan ole välttämättä mahdollista. Jotta organisaation ei tarvitsisi teettää auditointia jollain ulkopuolisella yrityksellä, todentajalla olisi hyvä olla käytössään esimerkiksi seuraavanlaisia vaihtoehtoja: - paikallisten yrittäjä- ja teollisuusjärjestöjen, pk-yritysten järjestöjen tai muiden tällaisten organisaatioiden suorittama auditointi, - kahden tai useamman samoissa tiloissa toimivan mikroyrityksen auditointi siten, että ne yhdistävät voimavaransa ja asiantuntemuksensa tätä varten, - auditoinnin sekä johdon katselmuksen yhdistäminen, mikä säästää aikaa ja kustannuksia.