Euroopan hiili- ja teräsyhteisön neuvoa-antavan komitean työjärjestys 1995 kahdeksas versio



Virallinen lehti nro C 140 , 06/06/1995 s. 0001 - 0012



Euroopan hiili- ja teräsyhteisön NEUVOA-ANTAVAN KOMITEAN TYÖJÄRJESTYS 1995 Kahdeksas versio (95/C 140/01) Komitean 319. istunnossaan 31 päivänä maaliskuuta 1995 Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopimuksen 18 artiklan 5 kohdan mukaisesti hyväksymä teksti SISÄLLYS I OSASTO NEUVOA-ANTAVAN KOMITEAN ORGANISAATIO Sisältö 1 artikla - Istuntokausi . 4 2 artikla - Iän perusteella valittu työvaliokunta . 4 3 artikla - Työvaliokunta . 4 1. Kokoonpano . 4 2. Valinta . 4 3. Toimikauden kesto ja toimivaltuudet . 4 4 artikla - Alakomiteat . 5 1. Perustaminen . 5 2. Kokoonpano . 5 3. Jäsenten nimeäminen . 5 4. Jäsenten toimikauden kesto . 5 5. Alakomitean työvaliokunta . 5 II OSASTO KOMITEAN TOIMINTA 5 artikla - Istunnot . 6 6 artikla - Komitean koollekutsuminen . 6 1. Koollekutsuminen Euroopan komission pyynnöstä . 6 2. Koollekutsuminen komitean jäsenten enemmistön pyynnöstä . 6 3. Koollekutsuminen komitean muiden jäsenten pyynnöstä . 6 7 artikla - Kirjallinen kuuleminen . 6 8 artikla - Asialista . 6 1. Asialistan laatiminen . 6 2. Aloitteet . 7 9 artikla - Koollekutsumisen määräaika ja kiireellinen menettely . 7 10 artikla - Valmistelevat työt alakomiteoissa . 7 1. Alakomiteoille annetut toimivaltuudet . 7 2. Alakomiteoiden työvaliokuntien toimivalta . 7 11 artikla - Menettely alakomiteoiden kokouksissa . 8 1. Puheenjohtaja . 8 2. Päätösvaltaisuus ja äänestäminen . 8 3. Varajäsenet . 8 4. Tekniset neuvonantajat . 8 5. Muiden kuin alakomitean jäsenten osallistuminen . 8 6. Asiantuntijoiden osallistuminen . 8 7. Alakomitean valmistelun tulokset . 8 12 artikla - Menettely komitean istunnoissa . 9 1. Muiden kuin jäsenten osallistuminen . 9 2. Päätösvaltaisuus . 9 3. Poissaolot - edustaminen . 9 4. Puheenjohtaja . 9 5. Istuntoa koskevien asiakirjojen tiedoksi antaminen . 10 6. Menettelyä koskeva aloite . 10 7. Alakomitean valmistelun tuloksista keskusteleminen . 10 8. Muutosten ja lausunto- tai päätöslauselmaehdotusten tekeminen . 10 9. Alakomiteaan palauttaminen . 10 10. Äänestäminen . 10 11. Istunnon päättäminen . 11 13 artikla - Istuntoa koskevat asiakirjat . 11 1. Kertomukset, lausunnot ja päätöslauselmat . 11 2. Pöytäkirja . 11 3. Pöytäkirjan hyväksyminen . 11 14 artikla - Sihteeristö . 11 III OSASTO MUUT MÄÄRÄYKSET 15 artikla - Pitkäaikaiset poissaolot . 12 16 artikla - Työjärjestyksen muuttaminen . 12 I OSASTO NEUVOA-ANTAVAN KOMITEAN ORGANISAATIO 1 artikla Istuntokausi Komitean toiminta jakautuu vuoden mittaisiin istuntokausiin; puheenjohtajuuden kesto vastaa istuntokauden kestoa. Jos komitean uusien jäsenten valinta ei tapahdu hyvissä ajoin, voidaan istuntokautta ja työvaliokunnan toimivaltuuksia jatkaa siihen asti, kunnes uusi työvaliokunta on asetettu. 2 artikla Iän perusteella valittu työvaliokunta Jokaisen istuntokauden ensimmäisen istunnon kutsuu koolle iältään vanhin komitean jäsen, tai hänen ollessaan estynyt, ikäjärjestyksessä seuraava, enintään neljä viikkoa edellisen istuntokauden päättymisen tai komitean valinnan jälkeen. Ensimmäisessä istunnossa puheenjohtajana toimii vanhin läsnä olevista jäsenistä. Puheenjohtajaa avustaa sihteereinä neljä nuorinta läsnä olevaa komitean jäsentä. Nämä viisi jäsentä muodostavat iän perusteella valitun työvaliokunnan. Iän perusteella valittu työvaliokunta toimii komitean työvaliokunnan valintaa koskevan äänestyksen, joka on toimitettava heti jokaisen istuntokauden ensimmäisessä istunnossa, lopullisten tulosten julistamiseen asti. Komitean jäsenten valintaa seuraavan istunnon aluksi iän perusteella valittu puheenjohtaja antaa komitealle tiedoksi luettelon Euroopan unionin neuvoston nimeämistä jäsenistä. 3 artikla Työvaliokunta 1. Kokoonpano Komitean työvaliokunta muodostuu puheenjohtajasta, kahdesta varapuheenjohtajasta ja kahdestatoista muusta komitean jäsenestä (1). Puheenjohtaja valitaan vuorollaan tuottajien, työntekijöiden sekä käyttäjien ja kaupan edustajien keskuudesta, vuorotellen hiilialalta tai teräsalalta, jollei komitean jäsenistön kahden kolmasosan enemmistö toisin esitä (2). Yksi varapuheenjohtaja valitaan kustakin niistä ryhmästä, joihin puheenjohtaja ei kuulu. Ryhmien tasapuolinen edustus on taattava komitean työvaliokunnassa. Työvaliokunta pyytää osallistumaan kokouksiinsa, silloin kun se pitää sitä tarpeellisena, sellaisten alakomiteoiden puheenjohtajia, joita yksi tai useampi asialistan kohta koskettaa. 2. Valinta Puheenjohtaja valitaan salaisella äänestyksellä, ensimmäisellä ja toisella kierroksella komitean jäsenten ehdottomalla enemmistöllä ja kolmannella kierroksella annettujen äänten suhteellisella enemmistöllä, ja äänten mennessä tasan valitaan vanhempi ehdokas. Komitean työvaliokunnan muut jäsenet valitaan samoin edellytyksin. Heitä nimettäessä ei voida kuitenkaan toimittaa erillisiä äänestyksiä. Äänestyslipuissa ei saa hylkäämisen uhalla olla useampia nimiä kuin kussakin äänestyksessä on täytettäviä paikkoja, ja niissä on noudatettava komitean työvaliokunnan kokoonpanoa koskevia määräyksiä. Salaisessa äänestyksessä äänioikeus on henkilökohtainen, eikä sitä voida siirtää. Poiketen aiemmista määräyksistä komitean vanhin voi kuulla komiteaa mahdollisuudesta valita komitean työvaliokunta kättä nostamalla. Tällaisen poikkeuksen tarkoituksenmukaisuus on hyväksyttävä yksimielisesti. Edellä olevien määräysten soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä päättää iän perusteella valittu työvaliokunta. 3. Toimikauden kesto ja toimivaltuudet Komitean työvaliokunta toimii seuraavan istuntokauden ensimmäisen istunnon avaamiseen asti. Komitean työvaliokunnalla on kaikki valtuudet toimia puheenjohtajana komitean työskentelyssä, järjestää ja johtaa sen toimintaa tässä työjärjestyksessä määrätyin edellytyksin ja sopimuksen mukaisesti. Työvaliokunta huolehtii ulkoisista suhteista komitean määräämin edellytyksin ja rajoituksin. Komitean työvaliokunnan kutsuu koolle puheenjohtaja joko viran puolesta tai kolmen sen jäsenen pyynnöstä. Jos äänet jakautuvat tasan komitean työvaliokunnan tehdessä ratkaisuja, äänestyksen kohteena oleva päätös palautetaan komitealle. Varapuheenjohtajat toimivat puheenjohtajan sijaisena tämän poissa ollessa. Sijaisjärjestyksen päättää komitean työvaliokunta ensimmäisessä kokouksessaan. Jos molemmat varapuheenjohtajat ovat poissa, sijaisuus lankeaa vanhimmalle työvaliokunnan jäsenistä. Työvaliokunnan jäsenen erotessa tai kuollessa työvaliokunta pyytää sitä ryhmää, johon kyseinen jäsen kuului, laatimaan ehdotuksen hänen paikkansa täyttämiseksi. Komitean työvaliokunta voi siirtää sille kuuluvien tehtävien valmistelun puheenjohtajalle, joka on yhteydessä sihteeristöön. 4 artikla Alakomiteat 1. Perustaminen Komitea voi perustaa keskuuteensa pysyviä tai erityisiä alakomiteoita, joiden jäsenmäärä on pääsääntöisesti rajattu neljäänkymmeneenkahdeksaan. Kiireellisessä tapauksessa erityisen alakomitean voi perustaa puheenjohtaja saatuaan komitean työvaliokunnan jäsenten enemmistön hyväksynnän. Pysyvien ja erityisten alakomiteoiden jäsenten nimeämismenettely on määrätty jäljempänä olevassa 3 kohdassa. 2. Kokoonpano Pysyvien ja erityisten alakomiteoiden jäseniksi voidaan nimetä komitean jäseniä. Jollei ennakolta ole sovittu erityisjärjestelyistä, jotka komitean on hyväksyttävä, on pysyvien ja erityisten alakomiteoiden kokoonpanossa varmistettava eri ryhmien suhteellinen edustus. 3. Jäsenten nimeäminen Pysyvien ja erityisten alakomiteoiden jäsenet nimeää komitea. Jokainen komitean jäsen voi asettua ehdolle. Ehdotukset komitealle tekee työvaliokunta. Kiireellisessä tapauksessa erityisten alakomiteoiden jäsenet voi nimittää puheenjohtaja kutakin ryhmää edustavien työvaliokunnan jäsenten ehdotuksesta. Jos pysyvän alakomitean tai erityisen alakomitean paikka vapautuu istuntokauden aikana komitean jäsenen eron tai kuoleman takia, paikka annetaan ilman eri toimenpiteitä tämän jäsenen seuraajalle, poiketen tämän kohdan ensimmäisen alakohdan määräyksistä. 4. Jäsenten toimikauden kesto Pysyvien alakomiteoiden jäsenten toimikausi päättyy samaan aikaan kuin se istuntokausi, jonka aikana heidät on nimetty. Erityisten alakomiteoiden jäsenten toimikausi päättyy heti, kun komitean puheenjohtaja on lopullisesti päättänyt asioista, joiden tarkastelemiseksi erityiset alakomiteat on perustettu. 5. Alakomitean työvaliokunta Alakomiteoiden työskentelyä valmistelevat ja johtavat alakomiteoiden työvaliokunnat. Alakomitean työvaliokunta muodostuu vähintään kolmesta ja enintään viidestätoista alakomitean jäsenestä. Jokaisen istuntokauden ensimmäisessä istunnossa alakomiteat nimeävät puheenjohtajansa ja ensimmäisessä kokouksessaan kaksi varapuheenjohtajaa ja muut työvaliokunnan jäsenet. Ryhtyessään muodostamaan alakomitean työvaliokuntaa alakomitean jäsenten on noudatettava komitean eri ryhmien suhteellista edustusta, jollei ryhmien välillä ole ennakolta sovittu erityisjärjestelyistä. II OSASTO KOMITEAN TOIMINTA 5 artikla Istunnot Komitean kertomukset hyväksytään, komitean lausunnot ja päätöslauselmat muotoillaan ja hyväksytään täysistuntokokoonpanossa, lukuun ottamatta 7 artiklassa määrättyä tapausta, jolloin kuuleminen tapahtuu kirjallisesti. Komitea kokoontuu täysistuntokokoonpanossa tavanomaisissa ja ylimääräisissä istunnoissa. Tavanomaisten istuntojen aikataulusta päättää komitea jokaisen istuntokauden ensimmäisessä istunnossa. Jäsenten istumajärjestys määräytyy aakkosjärjestyksen mukaan. 6 artikla Komitean koollekutsuminen 1. Koollekutsuminen Euroopan komission pyynnöstä Puheenjohtaja kutsuu komitean koolle käsittelemään tiettyjä asioita Euroopan komission pyynnöstä. Euroopan komission esitys jätetään komitean työvaliokunnalle. 2. Koollekutsuminen komitean jäsenten enemmistön pyynnöstä Jos komitean jäsenten enemmistö niin pyytää, puheenjohtaja kutsuu komitean koolle käsittelemään tiettyjä asioita. 3. Koollekutsuminen komitean muiden jäsenten pyynnöstä Jos yksimielinen jäsenryhmä tai kolmannes komitean jäsenistä pyytää komitean koollekutsumista käsittelemään tiettyjä asioita, komitean työvaliokunta tiedustelee Euroopan komissiolta, tukeeko tämä omalta osaltaan pyyntöä. Saatuaan komission lausunnon komitean työvaliokunta päättää pyynnön aiheuttamista jatkotoimista. 7 artikla Kirjallinen kuuleminen Jos komitean neuvottelujen aikana asetettujen määräaikojen vuoksi ei voida odottaa seuraavaa tavanomaista istuntoa, komitean työvaliokunta voi kutsua koolle ylimääräisen istunnon tai, jos se arvioi, että komitea todennäköisesti hyväksyy Euroopan komission esityksen, se voi ehdottaa, että kuuleminen tapahtuu kirjallisesti, kuitenkin sillä ehdolla, että kahden kolmasosan enemmistö työvaliokunnan jäsenistä tukee tätä menettelyä. Esitys annetaan tiedoksi neuvoa-antavan komitean jäsenille. Tiedoksianto sisältää myös ilmoituksen ylimääräisen istunnon päivämäärästä siltä varalta, että vähintään viisitoista komitean jäsentä vastustaa kirjallista kuulemista tai vaatii ylimääräisen istunnon koollekutsumista. Jos vähintään viisitoista jäsentä vastustaa kirjallista kuulemista tai vaatii ylimääräistä istuntoa koolle, kumoutuu kirjallinen kuuleminen samoin kuin kaikki komitean jäsenten tämän kuulemisen aikana mahdollisesti antamat lausunnot. Ylimääräinen istunto on järjestettävä siten, että Euroopan komission asettamaa, lausunnon antamista koskevan sopimuksen 19 artiklan 3 kohdan mukaista määräaikaa voidaan noudattaa siinäkin tapauksessa, että kirjallista kuulemista ei hyväksytä. Jos vähintään viisitoista komitean jäsentä pyytää ylimääräisen istunnon koollekutsumista, puheenjohtaja tiedottaa sähkeitse tai muulla sopivalla tavalla kaikille jäsenille, että aiemmin alustavasti koolle kutsuttu istunto pidetään. Päätösvaltaisuutta koskevaa 12 artiklan 2 kohdan 1 alakohdan sääntöä ei sovelleta ylimääräisiin istuntoihin. 8 artikla Asialista 1. Asialistan laatiminen Asialistan laatii komitean työvaliokunta vähintään kolme viikkoa ennen istuntoa, jollei 9 artiklassa määrättyä kiireellistä menettelyä sovelleta. Se toimitetaan välittömästi komitean jäsenille ja Euroopan komissiolle. Myöhemmin asialista voidaan kuitenkin muuttaa Euroopan komission pyynnöstä tai komitean työvaliokunnan esityksestä. Asialistalle voidaan sisällyttää ainoastaan 6 artiklassa määrätyt koollekutsumispyynnön kohteena olevat asiat sekä komitean tekemät aloitteet, joista on määrätty jäljempänä olevassa 2 kohdassa. 2. Aloitteet Aloite, joka on tarkoitettu asialistalle tietyn asian yhteydessä käsiteltäväksi, voidaan tehdä istunnon aikana. Viidentoista komitean jäsenen on allekirjoitettava se. Aloite on osoitettava puheenjohtajalle ennen istuntoa edeltävää työvaliokunnan kokousta. Aloite voidaan poikkeuksellisesti tehdä istunnon aikana, jos se syntyy keskustelun tuloksena. Työvaliokunta esittelee aloitteen komitealle ja antaa samalla lausuntonsa komitean toimivallasta ja keskustelun tarkoituksenmukaisuudesta esille otetussa asiassa. Jos komitean enemmistö hyväksyy aloitteen, se otetaan mukaan seuraavan istunnon asialistalle, paitsi jos vähintään puolta komitean jäsenistä vastaava määrä jäseniä pyytää välitöntä keskustelua asiasta. 9 artikla Koollekutsumisen määräaika ja kiireellinen menettely 1. Istuntojen ajankohta on vahvistettava siten, että Euroopan komission asettamaa, lausunnon antamista koskevan sopimuksen 19 artiklan 3 kohdan mukaista määräaikaa voidaan noudattaa. Istunto on kuitenkin pidettävä joka tapauksessa asianmukaista koollekutsumista seuraavien neljän viikon aikana. 2. Menettelyn julistaa kiireelliseksi puheenjohtaja ottaen huomioon Euroopan komission asettaman määräajan, sopimuksen 19 artiklan 3 kohdan määräämin edellytyksin, tai komitea työvaliokunnan esityksestä. Kiireellisiksi julistamissaan tapauksissa puheenjohtajalla on valtuudet toteuttaa viipymättä ja komitean työvaliokunnan kanssa ennakolta neuvottelematta kaikki toimenpiteet, erityisen alakomitean perustamista ja sen jäsenten nimeämistä lukuun ottamatta, joita hän pitää tarpeellisina komitean lausunnon antamisen kannalta. Puheenjohtajan on kuitenkin ilmoitettava näistä toimenpiteistä komitean työvaliokunnan jäsenille. 10 artikla Valmistelevat työt alakomiteoissa 1. Alakomiteoille annetut toimivaltuudet Puheenjohtaja valmistelee istunnot yhteistyössä muiden komitean työvaliokunnan jäsenten kanssa. Komitean työvaliokunta voi järjestää alustavan tarkastelun alakomiteassa jokaisesta täysistuntokokoonpanossa käsiteltäväksi tulevasta asiasta. Jos tämä tarkastelu ei tunnu tarpeelliselta, komitean työvaliokunta voi nimetä esittelijän, jonka tehtävänä on esitellä asia täysistuntokokoonpanolle. Jollei komitea toisin päätä, on työvaliokunnan tehtävänä arvioida, kuuluuko asia jo olemassaolevan pysyvän alakomitean tai erityisen alakomitean toimialaan. Jälkimmäisessä tapauksessa alakomitea muodostetaan 4 artiklan määräysten mukaisesti. Puheenjohtaja ilmoittaa komitean työvaliokunnan puolesta alakomitean työvaliokunnalle asiakohdat, jotka kuuluvat alakomitean valmisteltaviksi, ja asettaa määräajat valmistelutyölle. Komitean työvaliokunta valvoo määräaikojen noudattamista ja, pääsääntöisesti, tutustuu alakomitean valmistelemiin töihin, ennen kuin ne annetaan komitealle. Alakomiteat eivät käsittele asioita yhdessä. Jos komitean työvaliokunta kuitenkin arvioi, että tietty asia ei kuulu ainoastaan yhden alakomitean toimivaltaan ja ettei ole aihetta perustaa erityistä alakomiteaa tätä asiaa varten, se voi pyytää kahden tai useamman alakomitean työvaliokuntia joko yhdistämään alakomiteansa tai kokoontumaan itse yhteen alakomiteoiden erillisten käsittelyjen jälkeen ja kokoamaan täysistuntokokoonpanolle esitettävän yhtenäisen asiakirjan. 2. Alakomiteoiden työvaliokuntien toimivalta Alakomitean työvaliokunta asettaa alakomitean kokousten ajankohdan ja asialistan komitean työvaliokunnan sille tekemän ilmoituksen mukaisesti. Asialista ja sitä seuraavat tarvittavat asiakirjat on toimitettava alakomitean jäsenille vähintään kahdeksan päivää ennen jokaista kokousta kaikilla yhteisön virallisilla kielillä. Se annetaan tiedoksi myös Euroopan komissiolle ja niille komitean jäsenille, jotka eivät kuulu alakomiteaan. Alakomitean työvaliokunta nimeää alakomitean keskuudesta henkilön tai henkilöt, jotka toimivat esittelijöinä täysistuntokokoonpanossa, ja tarvittaessa luonnostelukomitean, jonka tehtävänä on avustaa esittelijää tai esittelijöitä. Komitean työvaliokunta voi asianomaisten suostumuksella nimetä esittelijöiksi myös komitean jäseniä, jotka eivät ole alakomitean jäseniä. 11 artikla Menettely alakomiteoiden kokouksissa 1. Puheenjohtaja Alakomitean kokouksissa toimii puheenjohtajana alakomitean puheenjohtaja, ja hänen ollessaan estynyt toinen varapuheenjohtajista. 2. Päätösvaltaisuus ja äänestäminen Pääsääntöisesti alakomiteassa ei äänestetä. Jos äänestys poikkeuksellisesti järjestetään, siihen osallistuvat ainoastaan alakomitean jäsenet ja heidän varajäsenensä, jos nämä jälkimmäiset ovat myös komitean jäseniä. Missään tapauksessa äänestystä ei voida järjestää, jos alakomitea ei ole äänestyshetkellä päätösvaltainen. Päätösvaltaisuus toteutuu, jos paikalla olevien äänioikeutettujen määrä ylittää puolet alakomitean jäsenten kokonaismäärästä. 3. Varajäsenet Jokainen alakomitean jäsen, joka on estynyt osallistumasta kokoukseen, voi ilmoitettuaan asiasta komitean sihteeristölle, joka puolestaan ilmoittaa siitä alakomitean puheenjohtajalle, nimetä itselleen varajäseneksi - jolle hän voi siirtää äänioikeutensa - joko komitean toisen jäsenen tai komitean ulkopuolisen henkilön. Varajäsenen toimivalta rajoittuu nimenomaisesti ainoastaan siihen kokoukseen, johon hänet on nimetty. Varajäsenellä on keskusteluissa samat oikeudet kuin edustamallaan henkilöllä. Komitean ulkopuolisella varajäsenellä ei kuitenkaan ole äänioikeutta. Äänestystilanteessa hän voi pyytää yhtä komitean jäsentä käyttämään edustamansa henkilön äänioikeutta. 4. Tekniset neuvonantajat Jokaisella alakomitean jäsenellä ja jokaisella poissaolevan alakomitean jäsenen varajäseneksi nimetyllä komitean jäsenellä on oikeus, ilmoitettuaan asiasta komitean sihteeristölle, joka puolestaan ilmoittaa siitä alakomitean puheenjohtajalle, saada apua alakomitean kokouksissa käsiteltävinä oleviin asioihin nimenomaisesti pätevöityneeltä tekniseltä neuvonantajalta. 5. Muiden kuin alakomitean jäsenten osallistuminen Euroopan komission jäsenet osallistuvat virkansa puolesta alakomiteoiden kokouksiin ja käyttävät halutessaan puheenvuoroja. Heitä avustavat tai edustavat heidän nimeämänsä virkamiehet. Alakomitean kokoukset eivät ole julkisia. Alakomitean läsnä olevien jäsenten enemmistön päätöksellä jotkut käsiteltävänä olevat asiat voidaan julistaa luottamuksellisiksi. 6. Asiantuntijoiden osallistuminen Alakomitean työvaliokunta voi, omasta aloitteestaan tai alakomitean ehdotuksesta, ottaa yhteyttä käsiteltävänä olevissa asioissa erityistä asiantuntemusta omaaviin henkilöihin. Näitä henkilöitä voidaan pyytää joko osallistumaan alakomitean työskentelyyn tai kuultaviksi tietyissä asiakohdissa. 7. Alakomitean valmistelun tulokset Alakomitean valmistelun tulokset on toimitettava täysistuntokokoonpanoa varten alakomitean työvaliokunnan välityksellä komitean työvaliokunnalle tämän asettamassa määräajassa. Jos tulokset on kirjattu asiakirjaan, tämä asiakirja on, käsiteltävänä olevan asian luonteen mukaan, joko alakomitean kertomus tai luonnos kertomukseksi, lausunnoksi tai päätöslauselmaksi. Tämän asiakirjan liitteenä ovat mahdollisuuksien mukaan alakomitean valmisteluasiakirjat. Näihin sisältyvät asiakirjat alakomitean järjestämistä kuulemisista, tekemistä selvityksistä ja keräämistä tiedoista, yhteenveto alakomitean keskusteluista ja mahdollisesti Euroopan komission toimittamat asiakirjat. Komitean työvaliokunta voi pyytää alakomitealta uutta käsittelyä, jos se arvioi, että valmistelun tulokset eivät mahdollista lopullista keskustelua istunnossa. 12 artikla Menettely komitean istunnoissa 1. Muiden kuin jäsenten osallistuminen Istunnot eivät ole julkisia. Komitean läsnä olevien jäsenten enemmistön päätöksellä jotkut käsiteltävänä olevat asiat voidaan julistaa luottamuksellisiksi. Istuntoihin voivat osallistua: a) Euroopan komission jäsenet ja sen valtuuttamat virkamiehet; b) henkilöt, jotka on oikeutettu edustamaan jäsentä, joka on pakottavista ja perustelluista syistä estynyt jäljempänä olevassa 3 kohdassa määritellyin edellytyksin; c) komitean sihteeristön jäsenet; d) työvaliokunnan päätöksellä poikkeuksellisesti tiettyä tarkoitusta varten hyväksytyt henkilöt. Euroopan komission jäsenet tai näiden valtuuttamat virkamiehet voivat halutessaan käyttää puheenvuoroja tai pyytää puheenvuoroa heitä avustaville virkamiehille. 2. Päätösvaltaisuus Komitea on asianmukaisesti päätösvaltainen, jos yli puolet sen jäsenistä on läsnä. Jos päätösvaltaisuutta ei saavuteta, komitea pitää työistunnon. Euroopan komission lausunto- tai kuulemispyynnön yhteydessä, ja milloin komitea joutuu äänestämään lausunnosta tai päätöslauselmasta, toinen kokous kutsutaan koolle kymmenen seuraavan päivän aikana; tällöin komitea käsittelee päätösvaltaisesti samaa aihetta riippumatta läsnä olevien jäsenten määrästä. 3. Poissaolot - edustaminen Jokainen komitean jäsen, joka on estynyt osallistumasta istuntoon, voi saattaa puheenjohtajalle tiedoksi kirjeitse, sähkeitse tai muulla sopivalla tavalla sekä kirjeellä vahvistettuna lausuntonsa asialistalla oleviin asioihin. Tämän kirjallisen lausunnon teksti kokonaisuudessaan liitetään arvioivaan yhteenvetoon. Jokainen komitean jäsen, joka on pakottavista syistä estynyt osallistumasta istuntoon, voi - lukuun ottamatta istuntokauden ensimmäistä istuntoa - osoittaa puheenjohtajalle kirjallisesti erityisen pyynnön tulla edustetuksi komitean kuulemisessa hänen nimeämänsä edustajan välityksellä yhden tai useamman asialistalla olevan asian yhteydessä. Puheenjohtaja välittää komitean työvaliokunnalle ne pyynnöt, jotka hänelle on osoitettu. Komitean työvaliokunta arvioi pyyntöjä, ottaen huomioon esitetyt perustelut ja kyseisen henkilön aiemmin istuntokauden aikana esittämien pyyntöjen määrän, ja ratkaisee, voidaanko hänen kohdallaan soveltaa tämän kohdan 2 alakohdan määräyksiä (3). Tämän jälkeen puheenjohtaja antaa tiedoksi komitealle työvaliokunnan hyväksymät pyynnöt ja selostaa kyseisten henkilöiden esittämät perustelut. Komitealla on viime kädessä oikeus hylätä pyynnöt, joiden kohdalla se pitää pakottaviin syihin vetoamisen perusteluita riittämättöminä. Jos komitea hyväksyy pyynnön, puheenjohtaja kutsuu edustajan istuntoon, joko osallistumaan keskusteluun kokonaisuudessaan tai kun ne asiakohdat, joita varten hänet on nimetty, tulevat keskusteltaviksi. Edustaja osallistuu keskusteluun, mutta ei osallistu äänestykseen. 4. Puheenjohtaja Komitean istunnoissa puhetta johtaa puheenjohtaja tai, tämän ollessa estynyt, 3 artiklan 3 kohdan 6 alakohdan mukaisesti nimetty jäsen. Puheenjohtaja avaa, keskeyttää ja päättää istunnot. Hän valvoo sääntöjen noudattamista, pitää yllä järjestystä, antaa puheenvuorot, julistaa keskustelun päättyneeksi, toimittaa äänestykset ja julkistaa niiden tulokset. Hän voi puuttua keskusteluun jäsenenä, jos hän täsmentää asian etukäteen. Komitean työvaliokunta kokoontuu niin usein kuin se katsoo tarpeelliseksi ja pitää joka tapauksessa ennen jokaista istuntoa, ja mahdollisesti istunnon aikana, keskusteluiden järjestelemiseen tarkoitetun kokouksen. Jollei työvaliokunta toisin päätä, toimii istunnoissa sihteerinä ja ääntenlaskijana komitean sihteeri. 5. Istuntoa koskevien asiakirjojen tiedoksi antaminen Istuntoa koskevat asiakirjat ja erityisesti Euroopan komission toimittamat sekä alakomiteoiden laatimat asiakirjat on annettava tiedoksi yhteisön virallisilla kielillä komitean jäsenille vähintään kahdeksan päivää ennen jokaista istuntoa, paitsi milloin sovelletaan 9 artiklassa määrättyä kiireellistä menettelyä. 6. Menettelyä koskeva aloite Puheenjohtaja antaa välittömästi puheenvuoron, joka kestää enintään viisi minuuttia, jäsenelle, joka ilmaisee aikovansa tehdä menettelyä koskevan aloitteen vaatiakseen sääntöjen täsmällistä noudattamista, muuttaakseen asialistan järjestystä, rajoittaakseen puheenvuorojen kestoa, pyytääkseen keskustelun lopettamista käsiteltävänä olevasta asiasta tai siirtääkseen keskustelun käsiteltävänä olevasta asiasta toiseen istuntoon. Puheenjohtaja antaa aloitteen välittömästi äänestykseen, jollei se anna aihetta keskusteluun. Päinvastaisessa tapauksessa keskusteluun voivat osallistua ainoastaan aloitteen tekijä, yksi aloitteen tukija ja yksi aloitteen vastustaja, puheenjohtaja sekä mahdollisesti kyseessä olevan alakomitean esittelijä. Jos läsnä olevien jäsenten enemmistö hyväksyy aloitteen, esitetty menettely astuu voimaan välittömästi. 7. Alakomitean valmistelun tuloksista keskusteleminen Asialistalla olevan asian valmistelusta vastuussa olevan alakomitean esittelijä pitää alustuksen alakomitean käsittelystä ja julkistaa tämän nimissä laaditun asiakirjan. Komitea käy tämän jälkeen yleiskeskustelun asiakirjasta. 8. Muutosten ja lausunto- tai päätöslauselmaehdotusten tekeminen Jokainen komitean jäsen voi tehdä muutoksia alakomitean nimissä laadittuun asiakirjaan, jos tämä asiakirja on luonnos komitean kertomukseksi, lausunnoksi tai päätöslauselmaksi. Jäsenet voivat tehdä myös lausunto- tai päätöslauselmaehdotuksia. Muutokset samoin kuin lausunto- tai päätöslauselmaehdotukset on tehtävä kirjallisesti ja jätettävä komitean työvaliokunnalle ennen istunnon alkua. Istunnon aikana ne on tehtävä kirjallisesti ja ne ovat hyväksyttävissä ainoastaan, jos ne on tarkoitettu muuttamaan keskusteltavana olevaa asiakirjaa tai jos vähintään viisitoista komitean jäsentä on allekirjoittanut ne. Tällöin puheenjohtaja päättää, joko istunnon aikana tai neuvoteltuaan komitean työvaliokunnan kanssa, onko näistä muutoksista tai lausunto- tai päätöslauselmaehdotuksista keskusteltava välittömästi vai voidaanko keskustelun jatko siirtää myöhempään ajankohtaan. 9. Alakomiteaan palauttaminen Komitea voi päättää palauttaa alakomiteaan asian, jota ei ole sen mielestä riittävästi valmisteltu. 10. Äänestäminen Ainoastaan komitean jäsenillä on äänioikeus. Jokainen komitean jäsen, joka on estynyt osallistumasta istuntoon, voi siirtää äänioikeutensa toiselle komitean jäsenelle. Kukin komitean jäsen voi äänestää enintään kahden muun jäsenen puolesta. Äänioikeuden siirtoja ei oteta huomioon edellä olevaa 2 kohdassa määrättyä päätösvaltaisuutta todettaessa. Komiteassa äänestetään joko kättä nostamalla, nousemalla seisomaan tai jäämällä paikoilleen taikka nimenhuutoäänestyksellä, lukuun ottamatta 3 artiklan 2 kohdassa määrättyä tapausta. Äänestys tapahtuu seuraavaa menettelyä noudattaen: - läsnä olevat jäsenet, - siirrettyjen äänten osalta: ensimmäinen siirto, - siirrettyjen äänten osalta: toinen siirto. Nimenhuutoäänestyksestä päättää puheenjohtaja. Se järjestetään, jos viisitoista läsnä olevaa jäsentä sitä pyytää. Nimenhuutoäänestys suoritetaan aakkosjärjestyksessä. Puheenjohtaja voi myös järjestää nimenhuutoäänestyksen asiasta, josta on jo äänestetty viittaamalla tai seisomaäänestyksellä, jos äänestys vaikuttaa epäselvältä tai jos yksimielisyyden puuttuessa, hän pitää aiheellisena sisällyttää pöytäkirjaan enemmistöön ja vähemmistöön kuuluvien nimet. Asia, josta on jo äänestetty jollain muulla tavalla, voidaan antaa nimenhuutoäänestykseen lopullista päätöstä varten, jos nimenhuutoäänestystä välittömästi vaaditaan edellä olevassa 4 kohdassa määrätyin edellytyksin. 11. Istunnon päättäminen Puheenjohtajan pyynnöstä komitea ilmaisee kantansa istunnon päättämisestä. Keskustelun päättämisen jälkeen ei voida enää myöntää puheenvuoroa muuhun tarkoitukseen kuin lyhyen äänestysselityksen antamiseen. 13 artikla Istuntoa koskevat asiakirjat 1. Kertomukset, lausunnot ja päätöslauselmat Komitean kertomukset, lausunnot ja päätöslauselmat jaetaan komitean jäsenille. Ne välitetään Euroopan komission ja Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajille. Ne voidaan sisällyttää Euroopan yhteisöjen viralliseen lehteen. Näiden asiakirjojen lopullisesta viimeistelystä huolehtii, komitean työvaliokunnan alaisuudessa, alakomitean esittelijä tai istunnon sihteeri. Lausunnoissa ja päätöslauselmissa otetaan huomioon ainoastaan äänestyksessä yksimielisesti tai annettujen äänten enemmistöllä hyväksytyt tekstit ja niitä koskevat äänestystulokset. Tekstit, jotka eivät ole saaneet taakseen kuin vähemmistön, liitetään pöytäkirjaan ja mukaan lisätään selvitys äänestystuloksesta. 2. Pöytäkirja Jokaisesta komitean istunnosta laaditaan pöytäkirja, jonka puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat. Tähän pöytäkirjaan liitetään tarvittaessa: 1. keskusteluiden ymmärtämisen kannalta tarpeelliset asiakirjat; 2. arvioiva yhteenveto keskusteluista; 3. kertomukset, lausunnot ja päätöslauselmat, joista on äänestetty istunnon aikana sekä selvitys äänestystuloksista ja äänten jakautumisesta. Pöytäkirja liitteineen toimitetaan jokaisen istunnon jälkeen sopimuksen 19 artiklan 5 kohdan mukaisesti Euroopan komission ja Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajille. Pöytäkirja liitteineen jaetaan myös komitean jäsenille. Kaikki muu jakelu voi tapahtua ainoastaan komitean päätöksellä. 3. Pöytäkirjan hyväksyminen Puheenjohtaja antaa jokaisen istunnon alussa edellisen istunnon pöytäkirjan komitean hyväksyttäväksi. Jokaisen toimikauden viimeisen istunnon pöytäkirja annetaan kirjallisella menettelyllä niille jäsenille, joiden toimikausi on tullut päätökseensä. Tämän menettelyn soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt määrittelee menettelyn soveltamishetkellä toimivaltainen komitean työvaliokunta. 14 artikla Sihteeristö Komitealla on käytössään sihteeristö, jota johtaa Euroopan komission yhteisymmärryksessä komitean kanssa nimeämä sihteeri. Sihteerillä on apunaan komitean ja sen alakomiteoiden moitteettoman toiminnan kannalta tarpeelliset avustajat. Sihteeristö toimii puheenjohtajan edustaman komitean työvaliokunnan alaisuudessa, ja puheenjohtaja valvoo työvaliokunnan päätösten täytäntöönpanoa. Komitean työvaliokunta tekee kaikki sihteeristön organisaatiota ja toimintaa koskevat päätökset. III OSASTO MUUT MÄÄRÄYKSET 15 artikla Pitkäaikaiset poissaolot Jos komitean asianmukaisesti paikalle kutsuttu jäsen on poissa komitean istunnoista kuuden kuukauden ajan pyytämättä vapaata, työvaliokunta voi, pyydettyään kyseiseltä jäseneltä selitystä tämän poissaoloista, ilmoittaa asiasta Euroopan komission ja Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajille, jotta kyseinen jäsen voitaisiin tarvittaessa vaihtaa. Työvaliokunta päättää jäsenen tekemästä kirjallisesta poissaolohakemuksesta ja ehdottaa komitealle poissaolon ajaksi kyseisen jäsenen mahdollisesti suosittamaa äänioikeudetonta edustajaa. 16 artikla Työjärjestyksen muuttaminen Komitea voi muuttaa tämän työjärjestyksen määräyksiä työvaliokunnan tai vähintään komitean jäsenistön kolmasosan ehdotuksesta. Kaikki muutokset tähän työjärjestykseen on hyväksyttävä täysistuntokokoonpanossa komitean jäsenten kahden kolmasosan enemmistöllä. (1) Kaikki viittaukset puheenjohtajaan tässä työjärjestyksessä ilman lisätarkennuksia koskevat komitean puheenjohtajaa. (2) Jäsenet jakautuvat kolmeen seuraavaan ryhmään: - tuottajat, - työntekijät, - käyttäjät ja kaupan edustajat. (3) Päivän kestävien istuntojen yhteydessä läsnäolon jakaminen kahteen puolen päivän jaksoon jäsenen ja hänen edustajansa kesken ei ole mahdollista. Silloin kun istunnot kestävät kaksi päivää, jäsen ja hänen edustajansa voivat olla läsnä yhtenä päivänä kumpikin.