KERTOMUS sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 393 , 29/12/1997 s. 0023 - 0028



KERTOMUS sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä viraston vastaukset (97/C 393/04) 1.1. Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle 20 päivänä joulukuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 (1) 137 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 1996. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 (2) 119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 137 artiklassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Kohdissa 1.8.-1.11. (omat tulot) esitettyjen havaintojen perusteella ei voida antaa lausuntoa tilinpäätökseen merkittyjä tuloja koskevien tilien luotettavuudesta. 1.5. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös todettiin edellisessä kohdassa esitetyin varauksin luotettavaksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET SISÄMARKKINOILLA TOIMIVAN YHDENMUKAISTAMISVIRASTON TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUONNA 1996 Talousarviokirjanpito 1.6. Vaikka kyseessä on viraston kolmas toimintavuosi, sen kirjanpito-osastolla ei ole vielä varsinaista talousarviokirjanpitoon liittyvää ohjelmistoa. Talousarvion toteuttamisen seurannassa käytetty väline ei ole varsinainen kirjanpitojärjestelmä (kirjauksia voidaan muuttaa ilman että muutoksista jää mitään jälkeä, yhteyttä yleiseen kirjanpitoon ei ole jne.). 1.7. Virastolla ei ole kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon järjestelmää, joka olisi kuitenkin välttämätön tarjottujen palveluiden todellisten kustannusten selville saamiseksi. Omat tulot 1.8. Ennen tavaramerkkeihin liittyvien hakemusmaksujen seurantajärjestelmän (Euromarc) voimaantuloa toukokuussa 1996 käytössä oli väliaikaisesti kaksi vaihtoehtoista järjestelmää tavaramerkkien rekisteröintiä koskevien hakemusten seurantaa varten. Tietojen siirtämiseen näistä väliaikaisista järjestelmistä Euromarciin liittyy suuri riski, joten siirtojen täydellisestä onnistumisesta ei voida olla varmoja. 1.9. Virasto ei pystynyt osoittamaan, että Euromarc-järjestelmä toimii viraston siitä antaman kuvauksen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin ei näin ollen voi varmistua järjestelmän luotettavuudesta. 1.10. Viraston laatima uusi kuvaus ilmestyi liian myöhään siihen nähden, että sen perusteella olisi voitu toteuttaa tarvittavia lisätoimia mainitun epävarmuustekijän poistamiseksi. 1.11. Hakemusten käsittelyssä havaittiin merkittäviä viiveitä, jotka johtuivat erityisesti Euromarc-järjestelmän raskaudesta sekä asetuksen monimutkaisuudesta. Jotkin asiakkaat tekivät tästä valituksia virastolle. Aiheutuneiden lisäviiveiden vuoksi voitiin saatujen maksujen 45,9 miljoonan ecun kokonaismäärästä kirjata ainoastaan 12,4 miljoonaa ecua. Määrien välinen 33,5 miljoonan ecun erotus kirjattiin taseen vastattavaa-puolelle kohtaan "ennakot asiakkailta". Tästä määrästä 4,7 miljoonaa ecua koostui maksuista, joista ei käynyt ilmi, minkä tavaramerkin rekisteröintiä koskevaan hakemukseen ne liittyivät. Koska uusia maksuja saapuu päivittäin, kyseisten vanhojen tapahtumien selvittämistoimet olisi tärkeä aloittaa mahdollisimman pian. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea 1.12. Viraston hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea perustettiin vasta 1. huhtikuuta 1996. Sitä ennen virasto oli tehnyt eräänlaisen toimintakertomuksen perusteella useita sellaisia sopimuksia, joihin olisi tarvittu hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunto; kertomukseen oli joskus liitetty oikeudellisen osaston ilmoitus kyseisen menettelyn säännönmukaisuudesta. Tällainen ilmoitus ei korvaa missään tilanteessa hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausuntoa. Siirretyt määrärahat / peruutukset / siirrot budjettikohdasta toiseen 1.13. Varainhoitovuoteen 1997 siirrettyjen määrärahojen kokonaismäärä on 14,5 miljoonaa ecua (ilman eri toimenpiteitä suoritettujen siirtojen kokonaismäärä) eli 44,8 prosenttia varainhoitovuoden määrärahoista, jotka olivat 32,4 miljoonaa ecua. 1.14. Mainitut määrärahojen siirrot johtuvat sellaisten tavaramerkkien rekisteröintiä koskevien hakemusten suuresta määrästä, joita ei ollut käsitelty varainhoitovuoden loppuun mennessä. 1.15. Vuotuisista määrärahoista peruuntui 5,6 miljoonaa ecua eli 17,3 prosenttia varainhoitovuoden määrärahoista. Varainhoitovuodelta 1995 siirretyistä 4,65 miljoonan ecun määrärahoista puolestaan peruuntui 14,6 prosenttia (0,68 miljoonaa ecua). Määrärahojen siirrot budjettikohdasta toiseen olivat 7,6 miljoonaa ecua. Mainitut määrät sekä varainhoitovuoteen 1997 siirretyt määrärahat ja saatujen tulojen määrä osoittavat, että talousarviossa esitetyt varainhoitovuotta 1996 koskevat arviot olivat epätarkkoja. Alkuperäisiä arvioita olisi pitänyt muuttaa varainhoitovuoden aikana. Rakennukset 1.16. Virasto on edelleen Espanjan viranomaisille kuuluvassa rakennuksessa, joka on annettu sen käyttöön ilmaiseksi. Tästä ei ole kuitenkaan olemassa minkäänlaista sopimusta. Virasto on aloittanut saamansa tarjouksen perusteella neuvottelut lopullisesta toimipaikasta ja se on merkinnyt talousarvioonsa alustavan määrän töiden valvontaa varten. 1.17. On syytä korostaa, että viraston on varmistettava ennen oikeudellisen sitoumuksen tekemistä, että sillä on tarvittavat määrärahat käytössään. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti (1) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 33. (2) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 30. (3) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 137 artiklan 1 kohdassa edellytetään, viraston kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 laadittiin 21.2.1997. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 25.2.1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. LIITE TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> (1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää. (2) Tuloksen ja oman pääoman negatiivinen saldo ei merkitse pääoman vähenemistä. Se johtuu varainhoitoasetuksen soveltamisesta tulojen (ainoastaan saadut tulot) ja menojen (maksut ja siiretyt määrärahat) osalta. (3) Varainhoitovuoden lopussa maksamatta oleva komission tuen vastaerä on merkitty tuloihin varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä. Varainhoitovuodesta 1996 alkaen kyseinen erä merkitään säännösten mukaisesti taseen vastattavaa-puolelle. OHMI:N VASTAUKSET 1.4. Omat tulot Yhteisön tavaramerkkihakemuksen jättämisestä ja rekisteröinnistä saatavien maksujen periminen on viimeinen vaihe pitkässä kokonaisuudessa, joka on määritelty 20 päivänä joulukuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 40/94. Tavaramerkkihakemuksen jättämisen ja siitä perittävän maksun kirjanpitoon viemisen välillä kuluu yleensä kaksi kuukautta, joiden aikana asiakirjat kulkevat vähintään kolmen eri tyyppisen käsittelyn kautta. Käsittelykokonaisuus on tietokoneistettu ja kullakin käsittelijällä on pääsy tietojärjestelmiin niiden asioiden osalta, joiden hoitamiseen hänellä on valtuudet. Jotta rajallisen ajanjakson (2-3 vuorokautta) kuluessa voitaisiin suorittaa kaikki työvaiheet, jotka kuuluvat hakemuksen jättämisestä tallennusmaksunkirjanpitoon viemiseen, on ehdottoman välttämätöntä, että vastaanotettaviksi valittujen asiakirjojen käsittely asetetaan etusijalle. Tämä on mahdollista kahdella edellytyksellä: 1. silloin, kun käyttäjällä on tilapäisesti ja poikkeuksellisesti pääsy kaikkialle, aina kirjanpitoon viemiseen saakka, ja, 2. silloin, kun joudutetun käsittelykokonaisuuden esittely tapahtuu koeympäristössä, jolloin järjestelmä on kokonaisuudessaan esteettä käytettävissä millään tavalla häiritsemättä tuotannollista perustaa. Tilintarkastajien helmikuussa 1997 tapahtuneen vierailun aikana tällaista esittelyä ei ole voitu järjestää käytettävissä olevana aikana johtuen sopivan tekniikan puuttumisesta. Sittemmin on ryhdytty toimenpiteisiin sen varmistamiseksi, että täydellinen tulojen maksatusjärjestelmän esittely voidaan toteuttaa lokakuuksi 1997 suunnitellun tilintarkastajien vierailun yhteydessä. 1.6. Talousarviolaskenta Muiden virastojen tavoin myös OHMI odottaa talousarviolaskennnassa käytettävän tietokoneohjelman SINCOM 2:n lopullista versiota. Tämän ohjelman pitäisi olla saatavissa vuoden 1997 loppupuolella. Se otetaan käyttöön OHMI:ssa heti SINCOM 2:n saamisen jälteisten seuraavien kuukausien aikana. 1.7. Analyyttinen laskenta Vuoden 1998 alussa virasto siirtyy käyttämään analyyttistä laskentaa tietyissä toiminnoissaan. Virastolla on tuolloin tietyillä alueilla käytössään riittävän laaja ja vakiintunut tuotantopohja paikkansapitävien standardien määrittämiseksi. 1.8. Omat tulot - muutos järjestelmässä Tallennusten ja maksujen pysyvään seurantajärjestelmään siirtyessään virasto on todentanut erityisen perusteellisesti siirrettyjen tietojen yhtäpitävyyden. Lisäksi pankin kanssa suoritetut tilivertailut vahvistivat siirron tulokset. Viraston arvion mukaan siirtyminen on siten tapahtunut asianmukaisesti. 1.9.-1.10. Maksujen perimisjärjestelmä Ks. vastaus kohdassa 1.4. 1.12. Viivästyminen maksujen yksilöinnissä ja kirjaamisessa Johtuen tallennettavien merkkien suuresta määrästä vuonna 1996 (43 000 odotettujen 15 000 sijasta) virastolle muodostui vuoden 1996 aikana tietynasteinen viivästymä tallennusmaksujen kirjaamisessa. Tällä hetkellä tämä viivästymä on poistumassa. Mitä tulee 4,7 miljoonan ecun yksilöimättömiin maksuihin, on todettava, että tilanne on vakiintunut maaliskuusta 1997 alkaen myös tuomioistuimen tilintarkastajien ennakoimalla ja osoittamalla tavalla. Tällä hetkellä eteneminen OHMI:lle tulevan shekin vastaanottamisesta sen yksilöinnin kautta pankkiin siirtämiseen kestää 6 vuorokautta. 1.13. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä komitea (CCAM) CCAM alkoi toimintansa samalla hetkellä, kun viraston varainhoitoasetus ja tämän komitean kokoonpanon määrittävät täytäntöönpanoa koskevat säännökset astuivat voimaan. Ennen komitean perustamista OHMI:lla ei ollut muuta mahdollisuutta kuin noudattaa aiemmin omaksuttua menettelyä, jossa lainopilliselta osastolta pyydetään neuvoa solmittaessa sopimuksia, joiden arvo ylittää 42 000 ecun rajan sen varmistamiseksi, että hankintamenettelyssä noudatetaan julkisten sopimusten solmimista koskevia säännöksiä. Erityisen merkittävien sopimusten kohdalla OHMI:n on täytynyt käyttää siirtymävaiheen aikana muiden toimielinten, erityisesti komission, sopimuksia oikeudellisten takeiden saamiseksi ja niihin liittyvän taloudellisuuden vuoksi. 1.14. Siirretyt määrärahat Merkittävä osa määrärahoista siirrettiin vuonna 1996. Kyseiset siirrot ovat n. 80 prosenttia käsittelykulujen osalta (tutkimus, käännöstyö, julkaisutoiminta jne.). Varainhoitoasetuksen 29 artiklan mukaisesti viraston on pidätettävä hakemusmaksuista niiden tilityshetkellä yhteisön tavamerkistä annetussa neuvoston asetuksessa (EY) N:o 40/94 säädetyt käsittelykulut. Kyseessä ovat itse asiassa väistämättömät kulut, joiden suorittaminen liittyy suoraan hakemusmaksujen perimiseen. Käynnistysvaiheesta johtuen ja ottaen huomioon tallennusten suunniteltua paljon suurempi lukumäärä (lisäystä 280 %) on ilmeistä, että käsittelykulujen pidättämisen ja käsittelyn toimeenpanon välillä on huomattavasti suurempi viive kuin normaalioloissa. Tilanne tasoittuu vähitellen, ja vuoden 1997 aikana käsittelykuluihin varatut määrärahat ovat selkeästi pienemmät. 1.16. Peruuntuneet/siirretyt määrärahat Vuoden 1996 talousarvio valmisteltiin vuoden 1994 kesäkuun loppupuolella ja se esiteltiin talousarvioviranomaiselle helmikuussa 1995. Tuohon aikaan ei ollut mitään syytä ajatella, että OHMI joutuisi tilanteeseen, jossa sille esitetään niin suuri määrä tavaramerkkihakemuksia. Kesäkuussa ja syyskuussa 1996 OHMI tiedotti tilanteen kehityksestä talousarviokomitealle kiinnittäen sen huomiota tästä aiheutuviin seurauksiin talousarviossa. On todettava, että osa peruuntuneista määrärahoista kuuluu 11 kappaleeseen, erityisesti kohtaan 33 kuuluvat 1 031 000 ecua (määräaikaiseen henkilöstöön kuuluvien eläkeoikeuksien muodostaminen ja säilyttäminen). Nämä määrärahat otettiin talousarvioon komission pyynnöstä henkilöstölle maksettavien eläkkeiden kiinteiden työnantajaosuuksien kartuttamiseksi (niiden ottaminen talousarvioon on katsottu henkilöstösääntöjen vastaiseksi). Komissio on ilmoittanut, että minkäänlaisia eläkkeisiin tai kiinteisiin työnantajan osuuksiin osoitettavia määriä ei ole. Mitä tulee muihin peruuntuneisiin määrärahoihin, kyseessä ovat olennaisilta osiltaan sellaisten käsittelykulujen määrärahat, joita ei ajanpuutteesta johtuen ole voitu toteuttaa vuoden 1996 aikana. 1.17. Rakennus Espanjan viranomaisten ja OHMI:n välillä ei ole vuokrasopimusta viraston sijoittumisesta tilapäisiin toimitiloihin osoitteessa Avenida de Aguilera 20. 25. helmikuuta 1994 COSOAMI:n ja OHMI:n välillä allekirjoitettiin avainten luovuttamista väliaikaisiin toimitiloihin koskeva asiakirja, jossa on sovittiin, että OHMI käyttää tilapäistiloja pysyviin toimitiloihin pääsemiseen asti. 1.18. Pysyvät toimitilat OHMI on ottanut huomioon pysyviä toimitiloja varten käytössä olevia määrärahoja koskevan tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen. Viraston talousarviokomitea on toisaalta hyväksynyt pysyvien toimitilojen ensimmäisen vaiheen rahoittamisen pankkilainan avulla.