Kertomus Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (Wien) tilinpäätöksestä (ajalta 1. toukokuuta - 31. joulukuuta 1998) sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 22/12/1999 s. 0050 - 0054



Kertomus Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (Wien) tilinpäätöksestä (ajalta 1. toukokuuta - 31. joulukuuta 1998) sekä keskuksen vastaukset (1999/C 372/09) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (jäljempänä "seurantakeskus") hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97(1) 12 artiklan 11 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen sen ensimmäiseltä varainhoitovuodelta, joka alkoi 1. toukokuuta ja päättyi 31. joulukuuta 1998. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/9712 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/9712 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. Tärkeimmät huomautukset Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (Wien) talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito 5. Seurantakeskus ei ole vielä ottanut käyttöön asianmukaista, voimassa olevien asetusten mukaista kirjanpitojärjestelmää. Seurantakeskuksen olisi kuitenkin saatava viipymättä käyttöön sopiva kirjanpitojärjestelmä sekä talousarviokirjanpitoa että yleistä kirjanpitoa varten. Määrärahojen siirrot seuraavaan vuoteen 6. Määrärahojen siirtämisen perustana olevat asiakirjat ovat riittämättömät, sillä suurin osa seuraavaan vuoteen tapahtuvista määrärahojen siirroista liittyy alustaviin maksusitoumuksiin. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea 7. Vuonna 1998 seurantakeskus toimi tilapäisissä toimitiloissa. Pysyvät toimitilat on sittemmin löydetty. Jotta pysyviä toimitiloja koskevat investointipäätökset voidaan tehdä asianmukaisesti, seurantakeskuksen on perustettava hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 13. ja 14. lokakuuta 1999 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. KARLSSON presidentti (1) EYVL L 151, 10.6.1997, s. 1. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/9712 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 18. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen seurantakeskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 19. maaliskuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuodelta 1998 >TAULUKON PAIKKA> Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen vastaukset Kohta 5: Talousarvio- ja yleiset tilit Heinäkuun 1. päivään 1999 mennessä lakimääräisten toimihenkilöiden määrä ei ylittänyt neljää (kaksi A, yksi B, yksi C) johtaja mukaan lukien, mikä johtui seurantakeskuksen henkilöstön työhönottomenettelystä. Maaliskuussa 1999 hallintoneuvosto nimitti tilintarkastajan (B-kategorian toimihenkilö) väliaikaisesti siihen asti, kunnes paikka täytettäisiin. Työhönottomenettely on nyt loppuvaiheessaan, ja tilintarkastajan on määrä aloittaa tehtävänsä tulevina viikkoina. Lisäksi hallintoneuvosto päätti kesäkuussa teknisten keskustelujen aloittamisesta yleisen SI 2-järjestelmän käyttöön ottamiseksi seurantakeskuksessa kirjanpitoa varten. Seurantakeskus käyttää kirjanpidossa erikoisohjelmistoa, kunnes kyseinen järjestelmä on saatu toimintavalmiiksi. Kohta 6: Siirrot Heinäkuun puolestavälistä syyskuun loppuun 1998 johtaja oli ainoa seurantakeskukseen nimitetty toimihenkilö. Raha-asioita koskevien tiedostojen siirtäminen kokonaisuudessaan vei useita viikkoja - ne olivat aikaisemmin Euroopan komission vastuulla. Siksi tänä aikana seurantakeskuksen oli katettava alkuvaiheen kustannukset väliaikaisilla sitoumuksilla. Säännönmukaisuus saavutettiin vuoden 1999 alussa. Kohta 7: Sopimuksia ja hankintoja käsittelevä neuvoa-antava komitea (ACPC) Ottaen huomioon seurantakeskuksen toimihenkilöiden vähäisen määrän ja tarpeellisen tehtävien erottamisen ei ollut mahdollista perustaa seurantakeskuksen sisäistä sopimuksia ja hankintoja käsittelevää neuvoa-antavaa komiteaa ennen heinäkuuta 1999. Hallintoneuvoston on päätettävä syyskuun 1999 kokouksessaan tämän ACPC:n asettamisesta virallisesti. Väliajaksi seurantakeskuksen oli perustettava tilapäinen ACPC valmistelemaan pysyviä tiloja koskevia päätöksiä.