KERTOMUS sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksistä sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 081 , 13/03/1997 s. 0032 - 0037



KERTOMUS sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksistä sekä viraston vastaukset (97/C 81/04) (ajalta 1. syyskuuta 1994 - 31. joulukuuta 1995) 1.1. Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle 20 päivänä joulukuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 (1) 137 artiklan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätökset varainhoitovuosilta 1994 ja 1995. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 (2) 119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 137 artiklassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy keskuksen ensimmäiseen tarkastukseen. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä toteutti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenettelyjä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Varainhoitovuosien 1994 ja 1995 tilinpäätökset todettiin luotettaviksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. Sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston varainhoitovuosille 1994 ja 1995 laatiman talousarvion toteuttamista koskevat tärkeimmät huomautukset Komission tuki 1.5. Virasto käytti varainhoitovuoden 1995 aikana ainoastaan 6,8 miljoonaa ecua eli 68 prosenttia myönnetystä tuesta. Tilintarkastustuomioistuimen mukaan viraston olisi pitänyt antaa perintämääräys koko talousarvion osalta (10,1 miljoonaa ecua) voidakseen huolehtia varainhoitovuodelle 1996 siirretyistä maksusitoumuksista (4,6 miljoonaa ecua). Talousarviokirjanpito 1.6. Virasto otti käyttöön kirjanpitojärjestelmän varainhoitovuoden 1995 aikana. Tässä järjestelmässä kirjauksia voidaan muuttaa jälkikäteen ilman että näistä muutoksista jää mitään merkintöjä. Tällainen tilanne on sisäisen varainhoitoasetuksen vastainen (4 artiklan 1 kohta ja 29 artiklan 1 kohta). Määrärahojen siirrot varainhoitovuodelta toiselle ja eri budjettikohtien välillä 1.7. Varainhoitovuodelle 1996 siirrettyjen määrärahojen määrä oli 46 prosenttia talousarviosta ja ne koskivat erityisesti atk-laitteita (talousarvion osastot II ja III). Lisäksi käytettävissä olleita määrärahoja siirrettiin osastosta I (henkilöstö) osastoon II (hallintomenot) yhteensä 2,529 miljoonan ecun verran (25 prosenttia talousarviosta). Omaisuusluettelo 1.8. Omaisuusluetteloa pidetään ainoastaan lukumäärä- eikä arvoperusteisena. Tämän vuoksi omaisuusluettelon tietoja ei voida verrata viraston taseessa esitettyihin määriin. Tehtävien erottaminen toisistaan 1.9. Virasto ei ole ottanut käyttöön hallintojärjestelmää, jonka avulla tehtävät voitaisiin erottaa asianmukaisesti toisistaan ja tuloja, maksusitoumuksia ja maksuja koskevat säännökset panna asianmukaisesti täytäntöön (tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä). Käyttöomaisuus 1.10. Virasto toimii tällä hetkellä Espanjan hallituksen omistamassa rakennuksessa. Tämän rakennuksen käyttämisestä ei kuitenkaan ole tehty sopimusta. Pysyvän toimipaikan tulevaa käyttöön asettamista silmällä pitäen viraston olisi myös täsmennettävä yksiköidensä tilantarve. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. syyskuuta 1996 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL N:o L 11, 14.1.1994, s. 33. (2) EYVL N:o L 11, 14.1.1994, s. 30. (3) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 137 artiklan 1 kohdassa edellytetään, keskuksen kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1995 laadittiin 29. maaliskuuta 1996, jolloin viraston pääjohtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, talousarviokomitealle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 2. huhtikuuta 1996. Tilinpäätösten lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. VIRASTON VASTAUKSET Komission määräraha 1.5. Tarve antaa takaisinperimismääräys ei ollut ilmennyt komissiossa eikä virastossa. Virasto on ottanut tarkoin huomioon tämän tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja ryhtynyt toimenpiteisiin, jotta koko määrärahan takaisinperimismääräys vähennettynä varamäärärahalla annettaisiin välittömästi varainhoitovuodelle 1996. Se tulee tekemään samoin myös seuravien varainhoitovuosien suhteen. Budjettikirjanpito 1.6. On totta, että virasto käyttää tällä hetkellä sellaista budjettikirjanpitojärjestelmää, joka sallii muuttaa merkintöjä jälkikäteen. Odottaessaan komission kehittämän Sincom2-järjestelmän olevan käytettävissä, virasto on ryhtynyt organisatorisiin toimenpiteisiin, jotta sen tällä hetkellä käyttämä järjestelmä tarjoaa takuut lisäturvallisuudesta. Tällä välin virastolla ei ole muuta mahdollisuutta kuin odottaa komission budjettijärjestelmää, jonka pitäisi olla käytettävissä ennen vuoden loppua; tällaisen järjestelmän kehittäminen on merkittävä menoerä, josta virasto ei yksin pysty vastaamaan. Siirretyt määrärahat ja tilisiirrot 1.7. Vuonna 1995 viraston budjetista päätettiin parlamentin osoittaessa varamäärärahaksi 2 miljoonan ecun määrän yhteensä 10,1 miljoonan ecun budjetista. Varamäärärahaa otettiin käyttöön kahteen otteeseen: - 1 000 000 ecua lokakuussa 1995, - tilille jäänyt määrä marraskuussa 1995. On ilmeistä, että tällä tilien väliaikaisella sulkemisella ottaen huomioon varamäärärahan käyttöönottamisen todellisiin mahdollisuuksiin liittyvän epävarmuuden on ollut vaikutusta pääasiassa kohdan 1 (Henkilöstö) määrärahan käyttöön. Virasto ei itse asiassa missään tapauksessa voinut sitoutua rekrytoimaan henkilökuntaa, koska sillä ei ollut takeita voida varmistaa palkkojen maksaminen varainhoitovuoden loppuun saakka. Varamäärärahan käyttöönottamisesta lähtien on ryhdytty toimenpiteisiin vapautettujen määrärahojen käyttämiseksi maksusitoumusmenettelyjen määräaikojen sallimissa rajoissa ja siellä, missä oli olemassa todellinen tarve. Tämä on johtanut viraston pyytämään määrärahan siirtoa kohdasta 1 kohtaan 2 päästäkseen tekemään ensisijassa tietoteknisiä hankintoja, jotka ottaen huomion viraston toiminnan aloittamisaikataulun osoittautuivat erityisen kiireellisiksi. Täytyy muistaa, että virasto avasi ovensa 1. huhtikuuta 1996 ja että tästä päivämäärästä lähtien tähän saakka saatujen merkkihakemusten lukumäärä on yli 30 000 yksikköä, kun koko varainhoitovuoden ennusteet perustuivat 15 000 hakemukseen. Merkkejä koskevan hallinnon automatisoiminen ja tätä varten toteutetut huomattavat investoinnit viraston avaamista edeltävällä ajanjaksolla ovat siis osoittautuneet täysin oikeutetuiksi. Inventointi 1.8. Tilintarkastustuomioistuimen vierailun aikana virasto oli juuri saanut komissiolta hallinnollisen tietojenkäsittelyn ohjelman inventoinnin laatimista varten; ohjelman lataaminen oli käynnissä. Tällä välin oli suoritettu fyysisten ja kirjanpidollisten inventointien lähentäminen. Tehtävien erittäminen 1.9. Tilintarkastustuomioistuimelta saatujen tietojen perusteella ilmeni, että tämä kohta koskee noudatetavaa allekirjoitusjärjestystä kulu- ja maksusitoumusten menettelyissä. Kyse ei siis ole ongelmasta, joka koskee maksumääräysten antajan, kirjanpitäjän ja varainhoidon valvojan tehtäviin liittyvää sekaannusta. Huomautus perustuu siihen tosiasiaan, että kirjanpitäjä hyväksyi hakemuksen ennen maksumääräysten antajaa. Tämä työtapa salli viraston alkuvaiheessa talouspäällikön puuttuessa varmistaa varojen käytettävyys ennen maksumääräysten antajan allekirjoitusta. Virastossa on tästä lähtien talouspäällikkö, jolloin virasto voi soveltaa seuraavaa allekirjoitusten järjestystä eri taloudellisiin asiakirjoihin: 1. Talouspäällikkö 2. Maksumääräysten antaja 3. Varainhoidon valvoja 4. Kirjanpitäjä Tämä on vastaus tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin. Käyttöomaisuus 1.10. Espanjan hallituksen teollisuusministerin ja sisämarkkinoista vastaavan entisen komissaarin Vanni d'Archirafin välillä on sopimus (kopio liitteessä). Tämän sopimuksen perusteella Espanjan viranomaiset antoivat viraston käyttöön ilmaiseksi rakennuksen (väliaikainen toimipaikka); virasto on tällä hetkellä tässä rakennuksessa. Saman sopimuksen mukaan Espanjan hallitus ryhtyy toimenpiteisiin hankkiakseen virastolle lopulliset toimitilat. Espanjan viranomaiset tekivät 3. heinäkuuta 1996 rakennuksen tonttia ja urakkaehtoja koskevan päätöksen. Tähän rakentamiseen liittyvät urakkaehdot tullaan julkaisemaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä (täydennysosa S) 30. heinäkuuta ensi vuonna. Näiden viimeaikaisten kehityssuuntausten johdosta virasto tulee viipymättä ryhtymään siltä vaadittaviin toimenpiteisiin.