KERTOMUS Euroopan ympäristökeskuksen (Kööpenhamina) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä keskuksen vastaukset (97/C 393/05)

1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan ympäristökeskuksen johtokunnalle 7 päivänä toukokuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 (1) 13 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 1996. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 (2) 13 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 (4) 14 artiklassa säädettyjen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla.

1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa.

1.4. Kohdissa 1.6.-1.15. esitetyt havainnot osoittavat, että jotkin kirjanpitokäytännöt eivät ole lainsäädännön mukaisia ja että kaikkien määrien asianmukaisuutta ei ole pystytty osoittamaan.

1.5. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös todettiin edellisessä kohdassa esitetyin varauksin luotettavaksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN YMPÄRISTÖKESKUKSEN (KÖÖPENHAMINA) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUONNA 1996

Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito

1.6. Tilinpidossa on edelleen käytössä kaksi eri kirjanpitojärjestelmää: yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus yleistä kirjanpitoa varten ja toinen kirjanpidon väline talousarviokirjanpitoa varten. Tämän kaksiosaisen järjestelmän yhteydessä olisi tarpeen täsmäyttää mainitut kirjanpidot säännöllisesti (vähintään kuukausittain). Varainhoitovuoden 1996 aikana täsmäytyksiä ei suoritettu kertaakaan. Täsmäyttämistä hankaloitti varainhoitovuoden 1996 osalta se, että suuri määrä kirjauksia kasaantui yleiseen kirjanpitoon (eri talousarviotilit on koottu yleisessä kirjanpidossa viideksi suureksi menotiliksi; useita talousarvion ulkopuolisia kirjauksia, jotka koskivat henkilöstöön liittyviä saamisia tai velkoja, koottiin niinikään yhdelle yleisen kirjanpidon tilille).

1.7. Kirjanpitojärjestelmään liittyy toisena puutteena se, että varainhoitovuoden aikana käytössä olleita määrärahoja on mahdotonta selvittää jälkikäteen. Tämä merkitsee samalla sitä, että on mahdotonta varmistaa, ettei määrärahoja ole ylitetty.

1.8. Voitiin myös havaita, että taseessa on noin 0,02 miljoonan ecun suuruinen saldo (eri velkojat), johon keskuksella ei ollut esittää asianmukaista todentavaa aineistoa (ks. kohdassa 1.6. mainittu kasaantumiseen liittyvä ongelma).

1.9. Keskuksen talousarviokirjanpito ei ole edelleenkään ajan tasalla eivätkä tulojen ja menojen hyväksyjät saa sen perusteella tietoja, jotka tarvitaan ennen oikeudellisen sitoumuksen tekemistä kolmansien osapuolten kanssa, eikä varainhoidon valvoja saa tietoja, jotka tarvitaan ennen maksusitoumusehdotuksia koskevan hyväksymismerkinnän antamista. Tämän vuoksi keskus on joutunut ottamaan käyttöön rinnakkaisen talousarvion toteuttamisen valvontaan liittyvän järjestelmän välttääkseen edeltävänä vuonna tapahtuneen määrärahojen ylittymisen (ks. varainhoitovuoden 1995 talousarvion toteuttamista koskeva kertomus) ja antaakseen tulojen ja menojen hyväksyjille mahdollisuuden tarkistaa millä hetkellä tahansa, kuinka paljon heidän vastuulleen kuuluvia määrärahoja on sidottu. (Komission varainhoitoasetuksen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen 58 ja 59 artiklojen noudattamatta jättäminen; kyseisiä sääntöjä sovelletaan myös Euroopan ympäristökeskukseen, koska sillä ei ole omia varainhoitoasetuksen soveltamista koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä.)

1.10. Koska SIMCOM 2 -keskuskirjanpitojärjestelmää ei todennäköisesti saada käyttöön kohtuullisessa ajassa, olisi suotavaa, että keskus pyrkisi löytämään vaihtoehtoisen ratkaisun, jotta se saisi käyttöönsä tehokkaan kirjanpitojärjestelmän.

1.11. Varainhoitovuonna 1996 käytössä ollut kirjanpitomenettely ei ole kirjanpitoa koskevien sääntöjen eikä yhteisöjen varainhoitoa koskevien sääntöjen mukainen, ja menettely on johtanut tilinpäätösaineiston (kirjanpidon saldot, tase, tulostili) esittämiseen vasta määräajan ylityttyä.

1.12. Lisäksi keskuksen johto ei ole noudattanut asianmukaista menettelyä tilinpäätöksen laatimisen ja esittämisen yhteydessä.

1.13. Edellä esitettyjen havaintojen perusteella voidaan päätellä, että kirjanpitoa on parannettava viipymättä.

Kirjanpitoon kirjaamattomat varainhoitovuoden 1995 maksusitoumukset

1.14. Keskus teki varainhoitovuoden 1995 aikana useita tavara- ja/tai urakkatilauksia varmistamatta, että sillä on maksusitoumuksia kirjatessaan käytössään tarvittavat varat. Lisäksi määrärahoja ei siirretty, minkä vuoksi kyseisiin maksusitoumuksiin liittyvät maksut oli suoritettava varainhoitovuoden 1996 määrärahoista (talousarvion vuotuisuusperiaatteen noudattamatta jättäminen).

Varainhoitovuonna 1997 kirjatut vuoden 1996 maksut

1.15. Useiden 15. tammikuuta 1997 jälkeen suoritettujen maksujen kirjaaminen kirjanpitoon on tapahtunut virheellisesti varainhoitovuoden 1996 vuotuisista määrärahoista, vaikka kirjaaminen olisi pitänyt suorittaa varainhoitovuodelta 1996 varainhoitovuoteen 1997 siirretyistä määrärahoista.

Varainhoidon valvoja

1.16. Euroopan ympäristökeskuksessa havaitut vakavat ongelmat vahvistavat entisestään käsitystä siitä, että varainhoidon valvojan jatkuva läsnäolo on tarpeen.

1.17. Toinen merkittävä seikka on III osaston (toimintamenot) menoihin liittyvien maksusitoumusten ja maksujen hyväksymisen (hyväksymismerkinnän) huomattava viivästyminen, joka johtuu siitä, että asiaan liittyvät asiakirjat on lähetettävä Brysseliin.

Siirretyt määrärahat - sopimukset

1.18. Siirrettyjen määrärahojen prosenttiosuus on edelleen korkea (93,1 prosenttia III osaston määrärahojen kohdalla).

1.19. Suuri osa sopimuksista allekirjoitettiin varainhoitovuoden lopussa.

1.20. Rajoitettuja tarjouskilpailuja käytettiin liian usein.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) EYVL L 120, 11.5.1990 s. 4.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 13 artiklan 3 kohdassa edellytetään, keskuksen kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 on laadittava ennen 31.3.1997. Keskuksen toiminnanjohtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, johtokunnalle ja tilintarkastustuomioistuimelle 26.3.1997. Tilintarkastustuomioistuin sai tilinpäätöksen 31.3.1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

LIITE

TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu keskuksen toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

(1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää.

(2) Tuloksen ja oman pääoman negatiivinen saldo ei merkitse pääoman vähenemistä. Se johtuu varainhoitoasetuksen soveltamisesta tulojen (ainoastaan saadut tulot) ja menojen (maksut ja siirretyt määrärahat) osalta.

(3) Varainhoitovuoden lopussa maksamatta oleva komission tuen vastaerä on merkitty tuloihin varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä. Varainhoitovuodesta 1996 alkaen kyseinen erä merkitään säännösten mukaisesti taseen vastattavaa-puolelle.

EUROOPAN YMPÄRISTÖKESKUKSEN VASTAUKSET

Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito

Kohta 1.6. - talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmät

Keskuksen ongelmana on integroidun ja automatisoidun talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmän puute. Kaikki uudet virastot kärsivät samasta ongelmasta; markkinoilla ei ole niiden tarpeita vastaavaa ohjelmistopakettia. Aluksi virastot yrittivät yhdessä käynnistää integroidun talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmän kehittämisen. Nämä pyrkimykset oli jätettävä sikseen komission uuteen SINCOM 2/SI 2 -järjestelmään siirtymiseksi. Sen kehittämistä haittasivat kuitenkin huomattavat viivästykset.

Näin ollen keskus pyrki ratkaisemaan integroidun järjestelmän puutteen väliaikaisesti käyttämällä kahta markkinoilla saatavilla olevaa integroimatonta ohjelmistopakettia.

Toistaiseksi keskus on kärsinyt SINCOM 2/SI 2 -järjestelmän kehittämistyön viivästymisestä komissiossa. Edellä kuvattujen olosuhteiden vuoksi keskus joutui vuonna 1996 (ja vuonna 1997) toimimaan ilman integroitua talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmää. Keskus on korostanut puutteen merkitystä monessa yhteydessä.

Vuoden 1997 aikana keskus jatkoi SI 2-järjestelmän viime aikoina lupaavasti edenneen kehitystyön seuraamista, mutta järjestelmään aikaisemmin liittyneiden toistuvien viivästysten vuoksi ja tilintarkastustuomioistuimen suosituksesta (kohta 1.10.) se tarkasteli samaan aikaan yksityiskohtaisesti markkinoilla tarjolla olevia ohjelmistopaketteja sekä niihin vaadittavia muutoksia. Vuonna 1998 keskus aikoo käyttää SI 2-järjestelmää.

Kohta 1.6. - tilien ryhmittely

Keskus toteuttaa jatkossa tilintarkastustuomioistuimen suosituksen kuukausittaisesta tilintäsmäytyksestä. Koska kuitenkin vuoden 1996 tilinpäätös viivästyi huomattavasti, tilintäsmäytys toteutetaan vuoden 1996 kuudelta ensimmäiseltä kuukaudelta ja vuoden 1997 yhdeksältä ensimmäiseltä kuukaudelta. Vuonna 1998 tilintäsmäytys aiotaan suorittaa kuukausittain.

Tammikuusta 1997 lähtien talousarviotilejä ei ole enää ryhmitelty pääkirjan menotileihin, vaan kutakin talousarviotiliä vastaa pääkirjassa oma menotilinsä. Muilla kuin talousarvioon liittyvillä kuluilla on erilliset tilinsä eikä niitä ryhmitellä yhteen.

Kohta 1.7.

Keskuksen kannalta on tarpeen, että edellä kuvatun uuden integroidun ja automatisoidun talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmän avulla voidaan tarkistaa määrärahatilanne jälkeenpäin. Jotta järjestelmä olisi täysin toimiva, siihen on näin ollen sisällyttävä tämä toiminto.

Kohta 1.8.

Keskus on onnistunut komission avustuksella selvittämään taseessa olleen +20 000 ecun saldon, jota koskevia asiakirjoja ei ollut saatavilla tilintarkastuksen aikana. Saldo pieneni -2 000 ecuun, kun vuonna 1996 sattuneet kirjausvirheet korjattiin ja kun 15. tammikuuta 1997 jälkeen suoritetut maksut on kirjattu oikein.

Kohta 1.9.

Vuoden 1996 aikana esiintyneet viivästykset talousarviokirjanpidossa on nyt saatu poistettua. Tilinpitäjä pitää talousarviokirjanpidon ja yleisen kirjanpidon ajan tasalla ja tulojen ja menojen hyväksyjät voivat käyttää näitä tietoja päätöstensä pohjana ennen lopulliseen ratkaisuun sitoutumista. Varainhoidon valvoja ei pääse toistaiseksi käyttämään näitä tietoja. On kuitenkin suunniteltu, että tälle annettaisiin mahdollisuus käyttää edellä kuvattua integroitua järjestelmää. Varainhoidon valvojalle annettaviin käyttöoikeuksiin kuuluu myös mahdollisuus antaa hyväksymismerkintä sähköisessä muodossa.

Keskus käytti vuonna 1996 rinnakkaista järjestelmää tasoittaakseen haittoja, jotka aiheutuivat toisaalta talousarvion seurantaan ja toteutukseen käytettävän integroidun järjestelmän puutteesta ja toisaalta siitä, että kirjanpito ei ollut ajan tasalla eikä sitä hoidettu keskitetysti. Näin vältettiin varojen ylitykset. Keskus kuitenkin myöntää tämän toimintatavan tehottomuuden. Vuonna 1997 kirjanpito on hoidettu keskitetysti ja se on ajan tasalla, joten rinnakkaista järjestelmää ei enää tarvita.

Kohta 1.10.

Keskus on noudattanut tässä kohdassa annettua ohjetta ja analysoinut tarkasti markkinoilla saatavilla olevia vaihtoehtoisia järjestelmiä, joita keskus voisi käyttää edellä kuvatuin muutoksin. Koska kuitenkin a) komission SI 2-käyttöliittymän kehittämisessä on viime aikoina edistytty, b) Euroopan koulutussäätiö on esitellyt sen tarpeisiin suunnatun automatisoidun, SI 2-järjestelmää käyttävän järjestelmän vuodeksi 1998 ja c) koska virastojen keskinäisestä yhdenmukaistamisesta on mahdollisesti etua ja tehokkuus lisääntyy, keskus käyttää jatkossa SI 2-järjestelmää integroidussa ja automatisoidussa talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmässään.

Kohta 1.11.

Tilinpitäjälle annettujen ohjeiden mukaan tämän on noudatettava kirjanpitoa koskevia sääntöjä ja varainhoitoasetusta ja otettava ne tarkasti huomioon. Tämän periaatteen ja edellä kuvattujen parannusten ansiosta tilinpitäjän pitäisi voida valmistella ja esittää tilinpäätös määräajassa.

Kohta 1.12.

Tilintarkastustuomioistuin on antanut toiminnanjohtajalle yksityiskohtaisen selvityksen havaituista ongelmista sekä niiden ratkaisumahdollisuuksista. Toiminnanjohtaja toimii edelleen sen varmistamiseksi, että tässä vastauksessa luetellut toimenpiteet toteutetaan ja että niitä sovelletaan. Tilinpitäjä antaa toiminnanjohtajalle säännöllisesti tilannekatsauksia. Lisäksi keskuksen kirjanpitoresursseja lisätään. Toiminnanjohtaja ilmoittaa johtokunnalle virallisesti näistä korjaustoimenpiteistä.

Kohta 1.13.

Kuten edellä todettiin, keskus on jo toteuttanut useita korjaavia toimenpiteitä ja aikoo merkittävimpänä uudistuksena ottaa integroidun talousarvio- ja kirjanpitojärjestelmänsä käyttöön vuonna 1998.

Vuoden 1995 sitoumukset, joita ei ole merkitty kirjanpitoon

Kohta 1.14.

Ongelman syynä ovat varojen ylitykset vuonna 1995. Vuonna 1996 ylityksiä ei tapahtunut, koska keskus käytti talousarvion ja kirjanpidon hoidossa rinnakkaisia järjestelmiä. Edellä kuvatut parannukset estävät jatkossa varojen ylitykset ja takaavat näin vuotuisuuden periaatteen noudattamisen.

Vuonna 1997 kirjatut vuoden 1996 maksut

Kohta 1.15.

Kyseiset virheet on korjattu, myös keskuksen vuoden 1996 tilinpäätöksen lopullisessa versiossa. Virheiden korjaaminen edisti osaltaan myös taseessa esiintyneen selittämättömän +20 000 ecun saldon pienentymistä.

Varainhoidon valvoja

Kohta 1.16.

Keskus pitää erittäin myönteisenä ajatusta varainhoidon valvojan toimimisesta itse paikalla. Järjestely lyhentäisi ensinnäkin viivästyksiä, mutta vielä huomattavasti tärkeämpää olisi sen keskukselle mukanaan tuoma mahdollisuus saada päivittäin neuvoja paikan päällä.

Kohta 1.17.

Kuten edellä mainittiin, keskuksen mielestä varainhoidon valvojan olisi parempi toimia itse keskuksessa. Varainhoidon valvojan hyväksynnän myöntäminen helpottuu, kun tämä pääsee käyttämään integroidun järjestelmän myötä keskuksen taloutta koskevia ja niihin liittyviä tietoja ja voi antaa hyväksymismerkintänsä sähköisesti. Näin Brysseliin lähetettävien asiakirjojen lukumäärä vähentyisi olennaisesti, vaikka tarve ei kokonaan poistukaan.

Seuraavalle varainhoitovuodelle siirretyt määrärahat - sopimukset

Kohta 1.18.

Osaston 3 määrärahoista 93,1 prosenttia siirrettiin vuonna 1995 seuraavalle varainhoitovuodelle, mikä johtui pääasiassa keskuksen käynnistämisvaiheessa kohdatuista ongelmista. Vuonna 1996 näiden siirtojen osuus pieneni 79,8 prosenttiin ja vuonna 1997 osuuden odotetaan supistuvan edelleen. On kuitenkin huomattava, että maksuja jää aina suoritettavaksi myös seuraavana vuonna, koska lukuisat osastoon 3 kuuluvat sopimukset päättyvät vasta seuraavana varainhoitovuonna.

Kohta 1.19.

Talousarvion toteutusta seurataan tarkasti ja pyrkimyksenä on vähentää maksutapahtumien määrää varainhoitovuoden lopulla.

Kohta 1.20.

Keskus pyrkii jatkossa painottamaan tarjouspyyntöjen avoimuuden lisäämistä.