KERTOMUS Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön (Bilbao) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä viraston vastaukset (97/ 393/10)

1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön hallintoneuvostolle 18 päivänä heinäkuuta 1994 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 (1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 1996. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 (2) 14 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 (3) 14 artiklan 3 kohdassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy järjestön ensimmäiseen tarkastukseen.

1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa.

1.4. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös todettiin luotettavaksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSJÄRJESTÖN (BILBAO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUONNA 1996

Talousarviokirjanpito

1.5. Järjestön alkuperäinen talousarvio varainhoitovuodelle 1996 ei ollut säännösten mukainen, sillä säännösten mukaan määrärahat on jaoteltava osastoittain, luvuittain ja momenteittain. Tämän lisäksi maksujen selvittämistä vaikeuttaa se, että ennakkomaksujärjestelmän avulla suoritettuja maksuja (lähes kaikki järjestön maksut varainhoitovuoden 1996 osalta) ei ole selvitetty varainhoitovuoden aikana.

1.6. Alkuperäistä talousarviota muutettiin tilien päättämisen yhteydessä, jotta varainhoitovuoden menot saataisiin kirjattua talousarvioon. Mikään asiakirja ei osoita, että järjestön budjettivallan käyttäjä olisi hyväksynyt kyseiset muutokset.

1.7. Järjestöllä ei ole myöskään talousarviokirjanpitoon soveltuvaa ohjelmistoa. Järjestön olisikin asetettava etusijalle tällaisen kirjanpitojärjestelmän käyttöön ottaminen ja talousarvion toteuttamiseen sovellettavien sääntöjen noudattaminen.

Yleinen kirjanpito

1.8. Järjestöllä ei ollut varainhoitovuonna 1996 eikä vielä varainhoitovuoden 1997 aikanakaan atk-järjestelmää yleistä kirjanpitoa varten. On ensiarvoisen tärkeää, että kirjanpitojärjestelmä otetaan käyttöön mahdollisimman pian, jotta varainhoidosta on jatkuvasti saatavissa luotettavia tietoja.

Siirretyt määrärahat - peruutukset - viivästykset

1.9. Järjestö siirsi 1,2 miljoonaa ecua määrärahoja varainhoitovuoteen 1997. Tämä määrä on 39,5 prosenttia varainhoitovuoden 1996 talousarviosta, jonka suuruus oli muutosten jälkeen 3,04 miljoonaa ecua. Peruuntuneet määrärahat olivat 0,83 miljoonaa ecua eli 27,3 prosenttia talousarviosta. Järjestön perustamiseen liittyneiden viiveiden takia ja sovittuaan asiasta järjestön kanssa komissio maksoi sille ainoastaan 3 miljoonaa ecua alkuperäisestä 4 miljoonan ecun tuesta. Mainittuihin viiveisiin oli syynä johtajan nimittäminen myöhäisessä vaiheessa, mikä puolestaan johtui hallintoneuvoston kokoonpanossa tapahtuneista muutoksista. Myös järjestön perushenkilöstön rekrytointiin liittyi viiveitä. Kaikki mainitut viiveet vaikuttivat haitallisesti varainhoitovuoden 1996 talousarvion toteuttamiseen.

Rakennus

1.10. Järjestö vuokrasi joulukuussa 1996 toimistotilat, joissa se on toiminut huhtikuusta 1997 lähtien (vuosivuokra on noin 0,3 miljoonaa ecua). Järjestön mukaan paikallisten viranomaisten on määrä maksaa 75 prosenttia vuokrasta. Järjestöllä ei ollut esittää tästä kirjallista sopimusta. Tarkastusten suorittamisajankohtaan mennessä se ei ollut saanut yhtään suoritusta.

Sopimukset sekä hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea

1.11. Järjestön varainhoitovuoden lopussa tekemät tavaroiden ja palveluiden hankintoja koskevat sopimukset, joihin liittyy suurin osa ilman eri toimenpiteitä tapahtuneista määrärahojen siirroista, hyväksyttiin rajoitettujen tarjouspyyntöjen perusteella tai suoraan. Vaikka tällainen käytäntö saattaa joissakin tapauksissa olla perusteltu, tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että sääntöjä ei ollut noudatettu joidenkin toimien osalta. Järjestön on valvottava, että sopimusten tekemistä koskevia sääntöjä noudatetaan tarkasti. Järjestöllä ei myöskään ole säännöksissä edellytettyä hankintoja ja sopimuksia käsittelevää neuvoa-antavaa komiteaa. Toistaiseksi komitean tehtäviä hoitaa järjestön hallintoneuvosto.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) EYVL L 216, 20.8.1994, s. 5.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 3 kohdassa edellytetään, järjestön kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 laadittiin 18.4.1997, jolloin järjestön johtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 20.4.1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

LIITE

TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUODELTA 1996

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

(1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää.

EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSVIRASTON VASTAUKSET

Tilintarkastustuomioistuimen edustajat vierailivat työturvallisuus- ja työterveysvirastossa 12. - 16. toukokuuta ja suorittivat varainhoitovuotta 1996 koskevan tilintarkastuksen.

Johtaja esitteli suoritetut, meneillään olevat tai suunnitellut tavoitteet, ohjelmat ja toiminnot.

Tilintarkastustuomioistuimen työn helpottamiseksi kirjanpitoa koskevat ja sitä tukevat asiakirjat esitettiin tuomioistuimelle. Myös henkilöstöasiakirjat ja solmitut sopimukset esitettiin.

Tilintarkastustuomioistuin esitti 15. heinäkuuta 1997 päivätyssä kirjeessään numero 001594 alustavat huomautuksensa viraston tilinpäätöstä koskevan kertomuksen laatimiseksi (varainhoitovuosi 1996).

Virasto on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen alustavan kertomuksensa kohdassa 1.4 tekemien johtopäätösten kanssa, joissa tilintarkastustuomioistuin toteaa, että varainhoitovuotta 1996 koskeva tilinpäätös oli luotettava ja että tilinpäätöstiedot oli laadittu laillisesti ja asianmukaisesti. Virasto tahtoo ottaa kantaa seuraaviin kohtiin:

Kohta 1.5

Jaottelu on epätäydellinen, koska talousarvion laatimisen aikaan 1995 ei ollut mahdollista suunnitella yksityiskohtaisesti talousarvion kaikkia tarpeita varainhoitovuodeksi 1996 ja sisällyttää siihen erityismääriä, koska virasto oli tuolloin käynnistämisvaiheessa. Tästä johtuen talousarvion useimpiin kohtiin otettiin p.m.-määrärahoja.

Kohta 1.6

On totta, ettei ole olemassa asiakirjoihin perustuvaa todistetta siitä, että viraston hallintoneuvosto hyväksyi alkuperäiseen vuoden 1996 talousarvioon tehdyt muutokset. Samanlaisen tilanteen toistumisen välttämiseksi tulevaisuudessa johtokunnan kokouksessa 5. - 6. kesäkuuta 1997 sovittiin, että kokouspöytäkirjoihin on käytettyjen puheenvuorojen selostamisen lisäksi otettava asiakirja, joka sisältää kaikki kokouksessa tehdyt muodolliset päätökset. Tällä tavoin näiden päätösten löytämistä voitaisiin helpottaa.

Kohta 1.7

Virastolla ei itse asiassa ole sopivaa ohjelmistoa talousarviolaskelmien tekemiseksi ja virasto käyttää tällä hetkellä tilapäisesti Exceliä. Muutoksen aikaansaamiseksi virasto on ollut yhteistyössä muiden laitosten kanssa selvittääkseen, olisiko mahdollista ottaa käyttöön yhteentoimiva ohjelmakokonaisuus, esim. komission käyttämä S12-betaversion prototyyppi. Sen lisäksi virasto seuraa kiinnostuksella Thessalonikissa kehitettävää Cedefopin ohjelmaa, jonka katsotaan kattavan viraston tarpeet, koska siihen kuuluu talousarvion ja kirjanpidon sekä henkilöstövoimavarojen hallintamoduli. Bilbaon virasto päättää ennen vuoden loppua jomman kumman järjestelmän käyttöönotosta niiden koekäytöstä saatujen tulosten ja valvovien elinten (varainhoidon valvoja ja tilintarkastustuomioistuin) lausunnon perusteella. Virasto tekee kaikkensa ennakkomaksutilin hoidon parantamiseksi. Tässä tarkoituksessa se otti syyskuussa 1997 Lissabonissa toimivan EMCDDA:n tuella käyttöön RAI-ohjelman.

Kohta 1.8

Tilintarkastustuomioistuimen kuvaamien puutteiden korjaamiseksi virasto hankki kesäkuussa 1997 CUBIC-ohjelman, joka on tällä hetkellä jo käytössä yleisluontoisessa laskennassa, koska myös pätevän henkilökunnan koulutus on saatu päätökseen.

Kohta 1.9

On totta, että vuoden 1996 talousarvion täytäntoonpanoon kohdistui kielteisiä vaikutuksia siksi, että viraston johtajan ja hallinto-osaston henkilökunnan valinta viivästyi. Tämä henkilökunta valittiin vasta toukokuussa 1997, jolloin yksikön esimies ja kaksi assistenttia (tietojenkäsittelyn asiantuntija ja ekonomi) astui virkaansa. Tästä johtuen vasta vuoden 1997 toukokuun jälkeen on aloitettu niiden järjestelmien käyttöönotto, jotka on katsottu välttämättömiksi terveen taloushallinnon takaamiseksi (henkilöstöhallinto, talousarvio- ja kirjanpitohallinto, sopimusten tekeminen ja yleisluontoiset palvelut).

Kohta 1.10

Viraston toimitiloissa käydyissä neuvotteluissa Baskimaan hallitus ja Vizcayen piirikunta sitoutuivat maksamaan 75 prosenttia sen toimistorakennuksen vuokrakuluista, jossa virasto harjoittaa toimintaansa. Vaikka asiaa koskevaa sopimusta ei allekirjoitettu viraston ja Baskimaan viranomaisten välillä, Baskimaan hallitus maksoi syyskuussa 1997 20 miljoonan pesetan suuruisen tukimäärän, samoin on Vizcayan piirikunta aloittanut menettelyn 10 miljoonan pesetan suuruisen tukimääränsä maksamiseksi.

Kohta 1.11

Varainhoitosetuksensa säännösten mukaisesti virasto tekee kaiken voitavansa tilintarkastustuomioistuimen osoittamien julkisia sopimuksia koskevien alijäämien kattamiseksi. Virasto on äskettäin jättänyt komission varainhoidon valvojalle lausuntoa varten ja tilintarkastustuomioistuimelle tiedoksi ehdotuksen säännöiksi julkisia sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean perustamisesta. Sääännöt perustuvat mahdollisimman laajasti muiden virastojen hyväksymiin malleihin. Niiden tavaroiden ja palveluiden hankintasopimusten osalta, jotka virasto on tehnyt erityisesti tilintarkastustuomioistuimen toukokuussa 1997 suorittaman tilintarkastuksen jälkeen, on todettava, että tarjouspyynnöt on julkaistu joka kerta, myös silloin, kun kyseisen hankinnan arvo huomioon ottaen olisi voitu tehdä yksityinen sopimus.

6. Virasto vakuuttaa tilintarkastustuomioistuimelle tekevänsä kaikkensa saadakseen mahdollisimman nopeasti käyttöön kaikki menetelmät, joita tarvitaan tilintarkastustuomioistuimen esittämien parannusten tekemiseksi. Lisäksi virasto pyytää tilintarkastustuomioistuinta ottamaan huomioon ne vaikeudet, joita virastolla on ollut käynnistämisvaiheessa ja jotka ovat estäneet sitä täysin noudattamasta varainhoitoasetusta ja muita viraston kaikkia toimintoja koskevia säännöksiä.