LIITE

EHDOTUSTEN JÄTTÄMISTÄ, ARVIOINTIA JA VALINTAA SEKÄ AVUSTUKSEN MYÖNTÄMISTÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT

(Versio 4)

SISÄLLYSLUETTELO

Tausta ja soveltamisala

1. Johdanto

2. Ehdotusten jättäminen

2.1 Ehdotuspyynnöt

2.2 Ehdotusten esitarkastus

2.3 Ehdotusten toimittaminen

2.4 Ehdotuksen vastaanottaminen komissiossa

2.5 Kelpoisuustarkastus

2.6 Kelpoisuuskomitea

3. Ehdotusten arviointi

3.1 Asiantuntijoiden rooli

3.2 Asiantuntijoiden nimeäminen

3.3 Nimeämisehdot, menettelysäännöt ja eturistiriita

3.4 Riippumattomat tarkkailijat

3.5 Arviointiperusteet

3.6 Ehdotusten pisteytys

3.7 Kynnysarvot ja painotukset

3.8 Yksityiskohtainen kuvaus ehdotusten arvioinnista

3.9 Hakijoille annettava palaute

4. Arviointitulosten viimeistely

4.1 Komission laatima luettelo, jossa ehdotukset on asetettu prioriteettijärjestykseen

4.2 Komission laatima varallaololuettelo

4.3 Komission hylkäyspäätökset

5. Neuvottelut ja avustuksen myöntäminen

5.1 Ehdotuksista käytävät neuvottelut

5.2 Avustuksen myöntäminen

5.3 Neuvonta, tiedustelut ja muutoksenhaku

5.4 Raportointi ehdotuspyynnön tuloksista

Liite A – Eettinen arviointi

Liite B – Turvallisuuden kannalta arkaluonteiset TTK-toimet

Liite C – Kaksivaiheinen ehdotusten jättämis- ja arviointimenettely

Liite D – Jatkuva hakumenettely

Liite E – Ehdotuksen toimittaminen paperimuodossa

Liite F – Riippumattomien asiantuntijoiden nimeämiskirje

Liite G – ’Ihmiset’-erityisohjelmaan jätettyjen ehdotusten arviointi.

TAUSTA JA SOVELTAMISALA

Tässä asiakirjassa esitetään ehdotusten jättämistä sekä arviointi-, valinta- ja avustuksen myöntämismenettelyjä koskevat komission (1) säännöt, jäljempänä ’säännöt’, Euroopan yhteisön seitsemännessä tutkimuksen, teknologian kehittämisen ja demonstroinnin puiteohjelmassa (2) ja Euroopan atomienergiayhteisön (Euratom) seitsemännessä ydinalan tutkimuksen ja koulutuksen puiteohjelmassa (3), jäljempänä ’seitsemäs puiteohjelma’, kuten niiden säännöissä (4), jotka koskevat yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen osallistumista seitsemännen puiteohjelman toimiin sekä tutkimustulosten levittämistä, jäljempänä ’EY- osallistumissäännöt’ ja ’Euratom-osallistumissäännöt’, edellytetään. Siinä kuvataan ne perusmenettelyt, joita komissio noudattaa osallistumissääntöjen sekä Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen (5), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, ja oman työjärjestyksensä (6) mukaisesti.

Nämä säännöt eivät koske a) julkisia hankintamenettelyjä (7), b) yhteisyrityksiä tai muita Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 187 artiklan, SEUT:n 185 artiklan tai Euratomin perustamissopimuksen 45 artiklan nojalla luotuja rakenteita, c) Euroopan komission Yhteisen tutkimuskeskuksen suoria toimia ja d) Ideat-erityisohjelmaa.

1. JOHDANTO

Seitsemännen puiteohjelman rahoitushakemukset tehdään yleensä komissiolle toimitettavien ehdotusten muodossa. Ehdotuksessa annetaan tiedot suunnitellusta työstä sekä sen tekijöistä ja kustannuksista.

Komissio arvioi ehdotukset löytääkseen niistä riittävän laadukkaat hankkeet, joita voidaan rahoittaa. Komissio nimittää riippumattomia asiantuntijoita, jäljempänä ’asiantuntijat’ avustamaan ehdotusten arvioinneissa.

Komissio aloittaa neuvottelut sellaisten ehdotusten koordinaattorien kanssa, jotka ovat läpäisseet arviointivaiheen ja joita varten budjetissa on riittävästi varoja.

Jos neuvottelut saadaan onnistuneesti päätökseen, hanke valitaan ja hakijoiden kanssa tehdään avustussopimus Euroopan unionin tai Euratomin rahoitusosuudesta.

Nämä säännöt perustuvat joukkoon vakiintuneita periaatteita:

i) Huippuosaaminen: Rahoitettaviksi valittavien hankkeiden on oltava ehdotuspyynnön aiheiden ja valintaperusteiden näkökulmasta korkealaatuisia (8).

ii) Avoimuus: Rahoituspäätösten on perustuttava selkeästi kuvattuihin sääntöihin ja menettelyihin, ja hakijoiden on saatava riittävää palautetta ehdotustensa arvioinnin tuloksista.

iii) Oikeudenmukaisuus ja puolueettomuus: Kaikkia ehdotuspyyntöön saatavia ehdotuksia käsitellään tasapuolisesti. Ne arvioidaan puolueettomasti alkuperästä tai hakijoista riippumatta.

iv) Luottamuksellisuus: Kaikkia komissiolle toimitettuja ehdotuksia ja niihin liittyviä tietoja ja asiakirjoja käsitellään luottamuksellisesti (9).

v) Tehokkuus ja nopeus: Arviointien sekä avustusten myöntämisen ja valmistelun olisi sujuttava mahdollisimman nopeasti samalla kuitenkin arvioinnin laadun säilyttäen ja oikeudellista kehystä noudattaen.

vi) Eettiset ja turvallisuusnäkökohdat: Mikä tahansa ehdotus, joka on ristiriidassa eettisten perusperiaatteiden (10) kanssa tai joka ei ole asianmukaisten turvamenettelyjen (11) mukainen, voidaan milloin tahansa sulkea arviointi-, valinta- ja avustuksenmyöntämisprosessin ulkopuolelle (ks. liitteet A ja B).

Erityisohjelmia toteuttavissa työohjelmissa saatetaan asettaa yksityiskohtaisempia arviointikriteerejä tai antaa lisätietoja arviointikriteerien soveltamisesta. Tästä ilmoitetaan ehdotuspyynnöissä.

Ehdotuspyynnössä ja siihen liittyvässä hakijoiden oppaassa voidaan yksityiskohtaisemmin selvittää näiden sääntöjen ja menettelyjen käytännön soveltamista ja tarvittaessa ilmoittaa, mitä vaihtoehtoisista menettelyistä tulee noudattaa.

Seuraavassa kaaviossa on esitetty yhteenveto ehdotusten jättämisen, arvioinnin ja valinnan eri vaiheista:

2. EHDOTUSTEN JÄTTÄMINEN

2.1 Ehdotuspyynnöt

Ehdotuksia jätetään vastauksena ehdotuspyyntöihin (12). Ehdotuspyyntöjen sisältö ja aikataulu määritellään työohjelmissa. Ilmoitukset ehdotuspyynnöistä julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Ehdotuspyyntöjen koko sisältö julkaistaan komission verkkosivuilla. Tällöin ilmoitetaan myös kyseiset työohjelman aihepiirit, ohjeellinen budjetti, tarjolla olevat rahoitusmuodot, ehdotusten määräajat ja linkit ehdotusten lähettämisessä käytettävään sähköiseen EPSS-palveluun (ks. kohta 2.3). Verkkosivuilla annetaan hakijoille kaikki tarvittavat tiedot osallistumista varten. Kutakin ehdotuspyyntöä varten laaditaan yksi tai useampi hakijoiden opas. Oppaassa selitetään, miten hakemukset jätetään ja mistä saa neuvoja ja tietoa missä tahansa ehdotuspyyntöön liittyvässä asiassa. Tässä yhteydessä ilmoitetaan kansallisten yhteyspisteiden ja komission seitsemännen puiteohjelman neuvontapalvelun yhteystiedot. EPSS-palveluun liittyviin kysymyksiin vastaa erityinen käyttäjätuki.

Ehdotuspyyntö on avoinna ilmoitettuun määräaikaan saakka.

Ehdotuspyynnön tavoitteista riippuen työohjelmassa ja ehdotuspyynnössä voidaan tehdä ero erityyppisten yhteistyöhankkeiden, erilaisten ’erityisryhmien tarpeita palveleva tutkimus’ -tutkimustyyppien ja erilaisten koordinointi- ja tukitoimien välillä.

Ehdotuspyynnössä ilmoitetaan myös, käytetäänkö yksi- vai kaksivaiheista ehdotusten jättämis- ja arviointimenettelyä. Jälkimmäisessä tapauksessa hakijat toimittavat ensin tiivistelmän tai hahmotelman. Ainoastaan ensimmäisen vaiheen läpäisseistä ehdotuksista pyydetään täysimittainen ehdotus toiseen vaiheeseen (13) (lisätietoja liitteessä C).

Kulloinkin asiasta vastaava edelleenvaltuutettu virkamies nimeää kullekin ehdotuspyynnölle koordinaattorin. Tämä toimii yhteyshenkilönä kaikissa ehdotuspyyntöön liittyvissä käytännön kysymyksissä ja vastaa ehdotusten vastaanottamisen ja arvioinnin kokonaissuunnittelusta ja järjestämisestä.

Lisäksi nimetään yksi tai useampi komission virkamies antamaan ohjeita siitä, miten toimia ehdotusten jättämis- ja arviointiprosessissa mahdollisesti esiin nousevissa ongelmatilanteissa esimerkiksi silloin, kun epäillään eturistiriitaa (ks. kohta 3.3).

2.2 Ehdotusten esitarkastus

Jos se on ehdotuspyynnön luonteen vuoksi perustelua, komissio voi tarjota mahdollisuutta ehdotusten epäviralliseen neuvoa-antavaan esitarkastukseen. Tarkoituksena on antaa hakijoille tietoa siitä, täyttävätkö näiden ehdotukset kelpoisuusperusteet ja kuuluvatko ne ehdotuspyynnön alaan. Tarkempia tietoja mahdollisessa ehdotusten esitarkastuksessa sovellettavasta menettelystä annetaan asianomaisessa hakijoiden oppaassa.

2.3 Ehdotusten toimittaminen

Ehdotuksen toimitetaan sähköisesti (14) käyttämällä verkkopohjaista ehdotusten jättämisjärjestelmää (EPSS).

Ehdotuksen taustalla olevan konsortion jäsenistä ainoastaan ehdotuksen koordinaattori (joka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla) voi lähettää ehdotuksen.

Kaikkien ehdotusta koskevien tietojen valmistelu ja syöttäminen on tehtävä ennen varsinaista ehdotuksen jättämistä. Myös hakijoiden suostumus noudattaa järjestelmän ja arvioinnin ehtoja on annettava ennen ehdotuksen jättämistä.

EPSS suorittaa automaattisesti joukon perustarkastuksia: se muun muassa tarkastaa, että kaikki tarvittavat kohdat on täytetty, hakemuksen tiedot ovat keskenään johdonmukaisia, tiedostot eivät sisällä viruksia ja että ehdotus täyttää kooltaan ja tiedostomuodoiltaan asetetut vaatimukset. EPSS sallii ehdotuksen lähettämisen vasta kun nämä perusasiat on tarkastettu. Tämä tarkastus ei korvaa kohdassa 2.5 kuvattua virallista kelpoisuustarkastusta. Ehdotus katsotaan jätetyksi vasta silloin, kun ehdotuksen koordinaattori käynnistää EPSS-järjestelmän mukaisen lopullisen jättämisprosessin, ei aikaisemmin.

EPSS:n välityksellä toimitetut ehdotukset tallennetaan määräajan umpeuduttua tietokantoihin. Komissio ei pääse tutustumaan ehdotukseen ennen kuin määräaika on umpeutunut (tai ennen kyseistä jatkuvan hakumenettelyn koontipäivämäärää, ks. liite D).

Komissio ei hyväksy paperimuodossa (paitsi liitteessä E kuvatuissa tapauksissa ja siinä kuvatun menettelyn mukaisesti), siirrettävällä sähköisellä tallennusvälineellä (esim. CD-ROM, levyke), sähköpostitse tai faksilla lähetettyjä ehdotusten versioita.

Hakijan oppaassa kuvataan menettely, jota noudattamalla ehdotuksen koordinaattori voi peruuttaa ehdotuksen. Komissio ei ota huomioon peruutettua ehdotusta.

Jos samasta ehdotuksesta saadaan ennen määräaikaa useampi kuin yksi kopio, kelpoisuuden tarkastamisessa ja mahdollisessa arvioinnissa tarkastellaan vain viimeisintä versiota.

Ehdotukset säilytetään jatkuvasti tietoturvatuissa olosuhteissa. Arvioinnin ja mahdollisten sen jälkeisten neuvottelujen jälkeen tuhotaan kaikki muut paitsi arkistointi- ja/tai kirjanpitotarkoituksiin tarvittavat kopiot.

2.4 Ehdotuksen vastaanottaminen komissiossa

Jätettyjen ehdotusten viimeisimpien versioiden vastaanottamispäivä ja -aika kirjataan. Ehdotuspyynnön määräajan umpeuduttua (tai jatkuvan hakumenettelyn kyseisen koontipäivämäärän jälkeen) ehdotuksen koordinaattorille lähetetään sähköpostitse vastaanottokuittaus, joka sisältää seuraavat tiedot:

— ehdotuksen nimi, lyhytnimi ja yksilöivä tunnus (ehdotusnumero);

— ohjelman ja/tai tutkimustoimen/-alueen nimi sekä sen ehdotuspyynnön tunnus, johon ehdotus on osoitettu;

— vastaanottamisen päiväys ja aika (joka sähköisesti jätettyjen ehdotusten osalta on ehdotuspyynnön määräaika).

Komissio ja hakijat eivät yleensä ole ehdotukseen liittyvissä asioissa yhteyksissä toisiinsa ennen kuin arviointi on valmis, lukuun ottamatta ehdotuksia, joista järjestetään kuuleminen (ks. kohta 3.8). Komissio voi kuitenkin ottaa hakijaan yhteyttä (yleensä koordinaattorin kautta) esimerkiksi hakukelpoisuuteen liittyvissä kysymyksissä (ks. kohta 2.5).

2.5 Kelpoisuustarkastus

Ehdotusten on täytettävä kaikki kelpoisuusvaatimukset, jotta ne voidaan hyväksyä arviointiin. Näitä vaatimuksia noudatetaan tarkasti. Sovellettaessa kaksivaiheista ehdotusten jättämismenettelyä kelpoisuuden tarkastus tehdään kummassakin vaiheessa. Seuraavassa on lueteltu kelpoisuusvaatimukset, joita sovelletaan kaikkiin ehdotuspyynnön perusteella jätettyihin ehdotuksiin (15).

— Komissio on saanut ehdotuksen ehdotuspyynnössä määritettyyn päivämäärään ja kellonaikaan mennessä (mikäli tällaista määräaikaa sovelletaan).

— Vähimmäisvaatimukset täyttyvät, eli hankkeessa esimerkiksi on ehdotuspyynnössä mainittu vähimmäismäärä osallistujia.

— Ehdotus on kattava, eli se sisältää kaikki vaadittavat hallinnolliset lomakkeet sekä ehdotuksen kuvauksen (huom.: ehdotuksen kuvauksessa esitettyjen tietojen kattavuuden arvioivat asiantuntija-arvioijat); kelpoisuuden tarkastuksissa selvitetään ainoastaan, sisältääkö ehdotus kaikki tarvittavat osat).

— Ehdotuspyynnön soveltamisala: ehdotuksen sisällön on liityttävä ehdotuspyynnössä käsiteltävässä työohjelman osassa esitettyihin aihealueisiin ja rahoitusmuotoihin. Ainoastaan täysin selvissä tapauksissa voidaan katsoa, että ehdotus ei ole soveltamisalansa osalta kelpoisuusvaatimusten mukainen.

Jos ennen arviointivaihetta, sen aikana tai sen jälkeen ilmenee, että ehdotus ei täytä yhtä tai useampaa kelpoisuusvaatimusta, ehdotus todetaan komission toimesta kelpoisuusvaatimuksia vastaamattomaksi eikä sen käsittelyä jatketa. Jos ehdotuksen kelpoisuudesta on epäselvyyttä, komissio varaa oikeuden jatkaa arviointiprosessia kunnes kelpoisuudesta tehdään lopullinen päätös. Se, että ehdotusta tällaisessa tilanteessa arvioidaan, ei ole osoitus sen kelvollisuudesta.

2.6 Kelpoisuuskomitea

Jos kysymys kelpoisuudesta ei ole selvä ja tapauksen laajempi tarkastelu katsotaan tarpeelliseksi, ehdotuspyynnön koordinaattori voi kutsua kokoon sisäisen kelpoisuuskomitean.

Komitean tehtävänä on varmistaa johdonmukainen oikeudellinen tulkinta kyseisissä tapauksissa sekä hakijoiden tasapuolinen kohtelu.

Komitea koostuu komission henkilöstöstä, jolla on tarvittava asiantuntemus juridiikasta, tieteellisestä ja teknologisesta sisällöstä ja/tai tietojärjestelmistä, ja sen puheenjohtajana toimii ehdotuspyynnön koordinaattori. Se tarkastelee ehdotusta ja tarvittaessa olosuhteita, joissa se jätettiin, sekä antaa asiantuntijaneuvoja päätettäessä, sallitaanko ehdotuksen arviointi tai hylätäänkö ehdotus kelpoisuusvaatimusten perusteella vai ei. Komitea voi ottaa yhteyttä hakijaan tiettyjen kysymysten selventämiseksi.

3. EHDOTUSTEN ARVIOINTI

3.1 Asiantuntijoiden rooli

Komissio arvioi ehdotukset riippumattomien asiantuntijoiden (16) avustuksella varmistaakseen, että vain kaikkein korkealaatuisimmat valitaan rahoitettaviksi. Puiteohjelmien tutkimusalojen laajuuden ja moninaisuuden vuoksi nämä asiantuntijat hankitaan komission ulkopuolelta.

Asiantuntijoita voidaan pyytää suorittamaan arviointi kokonaan tai osittain kotonaan tai työpaikallaan (etäarviointi) taikka komission tiloissa.

Jos komissiosta kuitenkin löytyy tarvittavaa erityisosaamista, myös komission palveluksessa oleva voi toimia asiantuntijana ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa. Tällaisia mahdollisia ’sisäisiä’ asiantuntijoita ei lasketa mukaan ehdotuspyynnössä edellytettyyn asiantuntijoiden vähimmäismäärään (ks. kohta 3.8 b) (17).

Ainoa poikkeus asiantuntijoiden käyttöön liittyy EY-osallistumissääntöjen 14 artiklassa ja vastaavien Euratom-osallistumissääntöjen 13 artiklassa tarkoitettuihin koordinointi- ja tukitoimiin, joiden kohdalla käytetään riippumattomia asiantuntijoita vain jos komissio katsoo sen tarpeelliseksi (18).

3.2 Asiantuntijoiden nimeäminen

Asiantuntijoilla tulee olla soveltuva osaaminen ja tietämys niillä toiminnan osa-alueilla, joilla heitä pyydetään avustajiksi. Heiltä edellytetään myös korkeatasoista julkisella tai yksityisellä sektorilla hankittua ammatillista kokemusta vähintään yhdellä seuraavista toiminnan osa-alueista: asianomaisten tieteen ja teknologian alojen tutkimus, projektihallinto, -johtaminen tai -arviointi; TTK-hankkeiden tulosten käyttö; teknologiansiirto ja innovointi; kansainvälinen tiede- ja teknologiayhteistyö; henkilöresurssien kehittäminen. Asiantuntijat voivat olla myös muiden kuin jäsenvaltioiden tai puiteohjelmiin assosioituneiden valtioiden kansalaisia.

Komissio luo Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistun hakuilmoituksen tulosten perusteella tietokannan sopivista asiantuntijoista. Yksityishenkilöille suunnatun haun lisäksi julkaistaan erillinen haku organisaatioille, kuten kansallisille tutkimusvirastoille, tutkimuslaitoksille ja yrityksille.

Komissio voi tarpeelliseksi katsoessaan milloin tahansa sisällyttää tietokantaan myös sellaisen henkilön, joka ei ole mukana edellä mainituissa hakemuspyyntöjen perusteella laadituissa luetteloissa, mikäli kyseisellä henkilöllä on tehtävään soveltuva asiantuntemus. Tietokantaan sisältyviä asiantuntijoita voidaan pyytää avustamaan komissiota myös muissa tehtävissä kuin tutkimusehdotusten arvioinnissa, mikäli he ovat ilmoittaneet halukkuutensa tähän. Tietokanta voidaan pyynnöstä asettaa myös jäsenvaltioiden tai puiteohjelmiin assosioituneiden maiden julkisen palvelun tehtäviä hoitavien tutkimusrahoituselinten tai muiden EU:n tutkimustoimia toteuttavien, perussopimuksen määräysten mukaisesti luotujen rakenteiden käyttöön. Tällaisesta käyttöoikeudesta päättää tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston pääjohtaja tai hänen edustajansa. Myös komission Yhteinen tutkimuskeskus voi käyttää tietokantaa valitessaan asiantuntijoita sen suorissa toimissa toteutettavan tutkimustoiminnan tueksi (19).

Komissio laatii kunkin ehdotuspyynnön perusteella jätettyjen ehdotusten arviointia varten luettelon sopivista asiantuntijoista (sekä tarvittaessa luettelon varalla olijoista). Luettelojen laadinnassa käytetään pääasiassa seuraavia valintaperusteita:

— korkeatasoinen asiantuntemus,

— asianmukainen osaamiskokonaisuus.

Näiden edellytysten täytyttyä voidaan ottaa huomioon myös muita valintaperusteita:

— asianmukainen tasapaino akateemista maailmaa ja elinkeinoelämää edustavien asiantuntijoiden ja käyttäjien välillä,

— asiantuntijoiden kohtuullisen tasapainoinen sukupuolijakauma (20),

— asiantuntijoiden kohtuullinen maantieteellinen jakauma (21),

— asiantuntijoiden säännöllinen vaihtuvuus (22).

Asiantuntijaluetteloa laatiessaan komissio ottaa huomioon tarpeen mukaan myös hakijoiden kyvyt hahmottaa ehdotuspyynnön kohteena olevien aiheiden teolliset ja/tai yhteiskunnalliset ulottuvuudet sekä poliittiset vaikutukset. Asiantuntijoilla on niin ikään oltava ehdotusten arvioinnin edellyttämä kielitaito.

Tapauksissa, joissa asiantuntijoiden on käsiteltävä salaisiksi luokiteltuja tietoja, heille on tehtävä asianmukainen luotettavuusselvitys ennen nimittämistä (23).

Arvioinneissa käytettävien asiantuntijoiden luettelosta tekevät päätöksen asiasta vastaava edelleenvaltuutettu virkamies tai asianmukaisesti nimetyt edustajat. Yksittäisten ehdotusten arviointiin nimettyjen asiantuntijoiden nimiä ei julkisteta. Komissio julkaisee kuitenkin vuosittain internetissä luettelon puiteohjelmissa ja kussakin erityisohjelmassa käytetyistä asiantuntijoista.

3.3 Nimeämisehdot, menettelysäännöt ja eturistiriita

Komissio tekee kunkin asiantuntijan kanssa sopimuksen liitteessä F olevan mallin mukaisella ’nimeämiskirjeellä’.

Nimeämiskirje velvoittaa asiantuntijan noudattamaan tiettyä säännöstöä ja se sisältää keskeiset salassapitomääräykset. Lisäksi siinä esitetään tehtävänkuvaus, palkkiomääräykset ja kulukorvaukset (ks. liite F).

Nimittäessään asiantuntijan komission on huolehdittava kaikin tarvittavin toimenpitein siitä, ettei asiantuntijalla ole eturistiriitaa suhteessa ehdotuksiin, joista hänen on määrä antaa lausuntonsa (24). Tämän vuoksi asiantuntijoiden on allekirjoitettava vakuutus siitä, ettei tällaisia eturistiriitoja ole nimeämisajankohtana (ks. liite F), ja sitouduttava samalla ilmoittamaan komissiolle mahdollisista työn aikana ilmenevistä eturistiriidoista ja niiden luonteesta. Saatuaan ilmoituksen eturistiriidasta komissio ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin eturistiriidan poistamiseksi. Lisäksi kaikkien asiantuntijoiden on ennen arviointityön aloittamista kunkin ehdotuksen kohdalla erikseen vahvistettava, että heillä ei ole siihen liittyviä eturistiriitoja.

Ilmoituksessa tehdään ero ’hylkäämiseen johtavan’ ja ’mahdollisen’ eturistiriidan välillä.

Kun asiantuntija on ilmoittanut tai komissio todennut hylkäämiseen johtavan eturistiriidan minkä tahansa saatavilla olevan tiedon pohjalta, asiantuntija ei voi arvioida kyseistä ehdotusta (konsensusryhmässä) tai osallistua mihinkään lautakuntakäsittelyyn (mahdolliset kuulemiset mukaan luettuina), jossa kyseistä ehdotusta käsitellään (25).

Asiantuntijoiden, jotka ovat tietyn ehdotuksen jonkin tekijäorganisaation palveluksessa, katsotaan yleensä olevan hylkäämiseen johtavassa eturistiriitatilanteessa. Jotta käyttöön saataisiin parhaat mahdolliset asiantuntijat ja koska heitä on vain rajallinen määrä, komissio voi kuitenkin sallia asiantuntijan osallistumisen lautakuntakäsittelyyn, jos tämä työskentelee eri osastolla/laboratoriossa/laitoksella kuin missä tutkimustyö on määrä suorittaa ja jos organisaation kyseiset yksiköt toimivat riittävän riippumattomasti toisistaan. Tässä tapauksessa kyseisen asiantuntijan on pidättäydyttävä keskusteluista (myös sähköisessä muodossa), joissa käsitellään yksityiskohtaisesti ehdotusta, jossa kyseinen organisaatio on mukana. Tällaiset asiantuntijat eivät saa osallistua kuulemisiin, jos kyseinen ehdotus pääsee kuulemisvaiheeseen saakka.

Hyvin perustelluissa poikkeustapauksissa edellä kuvatussa tilanteessa olevat asiantuntijat voivat olla mukana myös kyseistä ehdotusta koskevassa konsensusryhmässä. Komissio ilmoittaa ryhmän muille asiantuntijoille kyseisen asiantuntijan sidonnaisuudesta.

Kun asiantuntija on ilmoittanut tai komissio on muutoin saanut tietää mahdollisesta eturistiriidasta, komissio harkitsee tilannetta ja päättää käytettävissään olevan objektiivisen tiedon perusteella, onko kyseessä todellinen eturistiriita (26). Jos eturistiriita todetaan, asiantuntija suljetaan pois prosessista samoin kuin hylkäämiseen johtavan eturistiriidan tapauksessa. Muissa tapauksissa komissio voi kyseisistä olosuhteista riippuen ja tilanteeseen liittyvät riskit asianmukaisesti huomioon otettuaan sallia asiantuntijan arvioida ehdotuksen. Asiantuntijan on allekirjoitettava vakuutus siitä, että hän toimii puolueettomasti.

Komissio voi ryhtyä kaikkiin tarvittaviin toimiin eturistiriidan ehkäisemiseksi. Asiantuntijan roolia voidaan rajata niin, että hän osallistuu pelkästään lautakuntakäsittelyyn. Tässä tapauksessa asiantuntijan on poistuttava huoneesta (tai sähköiseltä keskustelufoorumilta) silloin, kun lautakunta keskustelee kyseisestä ehdotuksesta, jonka kohdalla on eturistiriita.

Jos arvioinnin aikana tulee esiin uusia eturistiriitoja, asiantuntijan on ilmoitettava siitä välittömästi komission virkamiehelle. Jos eturistiriita osoittautuu hylkäämiseen johtavaksi, asiantuntija ei saa enää osallistua asianomaista ehdotusta koskevaan arviointiin. Kyseisen asiantuntijan kyseisen ehdotuksen osalta aiemmin tekemiä huomautuksia ja antamia pistemääriä ei oteta huomioon. Asiantuntija vaihdetaan tarvittaessa.

Jos asiantuntija tietoisesti salaa hylkäämiseen johtavan tai mahdollisen eturistiriidan ja asia paljastuu arvioinnin aikana, asiantuntija suljetaan heti arvioinnin ulkopuolelle ja häneen sovelletaan nimeämiskirjeessä ja/tai varainhoitoasetuksessa ja sen täytäntöönpanosäännöissä ilmoitettuja seuraamuksia. Kaikki sellaisen konsensusryhmän tulokset, johon hän on osallistunut, mitätöidään ja asianomainen ehdotus/asianomaiset ehdotukset arvioidaan uudelleen.

Jos asiantuntija rikkoo menettelysääntöjä tai syyllistyy muuhun vakavaan rikkomukseen, hänen voidaan varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 265 a artiklan 3 kohtaa vastaavasti katsoa syyllistyneen ammattiaan harjoittaessaan vakavaan virheeseen ja hänet voidaan poistaa varainhoitoasetuksen 179 a artiklassa tarkoitetun kiinnostuksenilmaisupyynnön jälkeen laaditusta luettelosta. Asiantuntija poistetaan tietokannasta eikä hän voi kirjautua uudelleen niin kauan, kuin hän on suljettuna arvioinnin ulkopuolelle.

3.4 Riippumattomat tarkkailijat

Avoimuuden varmistamiseksi komissio voi nimittää riippumattomia asiantuntijoita toimimaan tarkkailijoina. Heidän tehtävänään on seurata arviointiprosessia sen toimivuuden ja toteutuksen näkökulmasta. He antavat komissiolle riippumattomia neuvoja arviointien kaikkien vaiheiden asianmukaisuudesta ja tasapuolisuudesta, siitä miten asiantuntijat soveltavat arviointiperusteita sekä tavoista, joilla menettelyjä voitaisiin parantaa. Tässä ominaisuudessaan he varmistavat, että näissä säännöissä määriteltyjä tai viitattuja menettelyjä noudatetaan, ja raportoivat huomioistaan ja suosituksistaan komissiolle. On myös toivottavaa, että tarkkailijat keskustelevat epävirallisesti arviointeihin osallistuvien komission virkamiesten kanssa ja esittävät komissiolle ehdotuksia sellaisista mahdollisista parannuksista, jotka voitaisiin toteuttaa välittömästi. He eivät työnsä puitteissa kuitenkaan saa esittää näkemyksiään arvioitavista hankkeista tai asiantuntijoiden niistä antamista lausunnoista.

Tätä varten tarkkailijoiden ei välttämättä tarvitse olla arvioitavien ehdotusten erikoisalan asiantuntijoita. Päinvastoin katsotaan eduksi, että käytettävät tarkkailijat eivät tunne kyseessä olevaa t&k-alaa liian tarkasti. Tällöin heidän on helpompi pitää arviointiprosessin sujumista koskevat näkemykset erillään arviointien tuloksia koskevista mielipiteistä. Tarkkailijat eivät missään tilanteessa saa kommentoida tarkasteltavina olevia ehdotuksia tai niitä koskevia asiantuntijoiden näkökantoja.

Tarkkailijat ovat läsnä jo heti arviointijakson alussa, kun komissio antaa asiantuntijoille tarvittavat ohjeet. Jos osa arvioinnista tapahtuu muualla kuin komission tiloissa (’etäarviointi’), tarkkailija voi arvioida kyseisen osan jälkikäteen käytyään asiantuntijoiden kanssa tarvittavat keskustelut heidän kokoonnuttuaan Brysseliin (tai muuhun arviointikeskukseen).

Komissio ilmoittaa ohjelmakomiteoille tarkkailijoiksi valituista asiantuntijoista, heidän tehtävistään ja aikanaan tarkkailijoiden huomioista. Se voi myös julkistaa tiivistelmän tarkkailijoiden raportista.

Tarkkailijoilla on luottamuksellisuuden ja eturistiriitojen suhteen samat velvollisuudet kuin asiantuntijoilla, ja he allekirjoittavat tätä varten saman vakuutuksen (ks. liite F). He eivät saa paljastaa tietoja ehdotusten yksityiskohdista, ehdotusten arvioijiksi nimetyistä asiantuntijoista tai arviointilautakunnissa käydyistä keskusteluista. Tarkkailijoiden on noudatettava nimeämiskirjeen liitteenä olevia menettelysääntöjä.

3.5 Arviointiperusteet

Komissio arvioi kaikki ehdotukset, jotka täyttävät kelpoisuusvaatimukset, soveltaen kyseisen ehdotuspyynnön yhteydessä käytettäviä arviointiperusteita. Komissiota avustavat arvioinnissa riippumattomat asiantuntijat niiltä osin kuin on tästä on määrätty.

Yksityiskohtaiset arviointiperusteet ja lisäperusteet (27), sekä niiden painotukset ja kynnysarvot vahvistetaan työohjelmissa ja ne perustuvat erityisohjelmissa määrättyihin periaatteisiin ja osallistumissäännöissä kuvattuihin kriteereihin. Perusteet koostuvat valinta- ja avustuksenmyöntämisperusteista siten kuin niistä säädetään varainhoitoasetuksessa (115 artikla) ja sen soveltamissäännöissä (28) (176 ja 177 artikla).

Niiden soveltamisesta annetaan lisäselityksiä ehdotuspyynnössä ja hakijoiden oppaassa.

3.6 Ehdotusten pisteytys

Asiantuntijat arvioivat ehdotukset kunkin arviointiperusteen osalta ja pisteyttävät ne asteikolla 0–5. Myös puolikkaita pisteitä voidaan antaa.

Pisteiden selitykset:

0 – Ehdotuksessa ei oteta huomioon kyseistä perustetta tai sitä ei voida puuttuvien tai epätäydellisten tietojen vuoksi arvioida.

1 – Heikko. Peruste ei täyty riittävällä tavalla tai ehdotuksessa on vakavia puutteita.

2 – Tyydyttävä. Ehdotus täyttää yleisesti ottaen perusteen, mutta siinä on kuitenkin merkittäviä puutteita.

3 – Hyvä. Ehdotus täyttää perusteen hyvin, joskin parannuksia tarvitaan.

4 – Erittäin hyvä. Ehdotus täyttää perusteen erittäin hyvin, joskin tietyt parannukset voisivat olla tarpeen.

5 – Erinomainen. Ehdotus täyttää kyseisen perusteen kaikki osatekijät. Mahdolliset puutteet ovat vain vähäisiä.

3.7 Kynnysarvot ja painotukset

Kynnysarvot

Joillekin tai kaikille arviointiperusteille määritetään pistekynnys, jonka alle jäävät ehdotukset hylätään. Lisäksi voidaan asettaa kokonaispistekynnys. Kuhunkin perusteeseen sovellettavat pistekynnykset sekä kokonaispistekynnys määritetään työohjelmassa ja ehdotuspyynnössä.

Jos ehdotuksen saama pistemäärä jää jonkin perusteen osalta pistekynnyksen alle, ehdotuksen arviointi voidaan lopettaa.

Arviointi voidaan myös jakaa useaan eri vaiheeseen ja eri perusteiden arvioinnissa voidaan käyttää eri asiantuntijoita. Jos arviointi suoritetaan useammassa peräkkäisessä vaiheessa, pistekynnyksen alle jäävät ehdotukset eivät etene seuraavaan vaiheeseen. Tällaiset ehdotukset voidaan välittömästi luokitella hylätyiksi.

Painotus

Arviointiperusteita voidaan painottaa rahoitusmuodon ja ehdotuspyynnön luonteen mukaan. Kunkin perusteen painotus ilmoitetaan työohjelmassa ja ehdotuspyynnössä.

3.8 Yksityiskohtainen kuvaus ehdotusten arvioinnista (29)

a) Asiantuntijoiden evästäminen

Komissio huolehtii asiantuntijoiden evästämisestä ennen arviointiprosessin aloittamista. Asiantuntijoiden evästys kattaa arviointiprosessit ja -menettelyt sekä sovellettavat arviointiperusteet ja kyseessä olevien tutkimusaiheiden sisällön ja odotetut vaikutukset. Lisäksi muistutetaan erityisesti luottamuksellisuudesta, puolueettomuudesta ja eturistiriitojen ilmoittamisesta.

Erityishuomiota kiinnitetään etäarviointeja tekevien asiantuntijoiden evästämiseen, jolloin saatetaan tarvita erityisiä opastusmateriaaleja (esim. CD-ROM-levyt, verkkomateriaalit). Yksittäisten asiantuntijoiden kanssa ollaan tuen tarjoamiseksi tiiviissä yhteydessä.

b) Ehdotusten yksilöllinen arviointi

Ehdotuksen arvioi vähintään kolme asiantuntijaa. Huippuosaamisen verkostojen ja muiden kyseisessä hakijoiden oppaassa yksilöityjen tapausten osalta asiantuntijoita on vähintään viisi.

Arvioinnin ensimmäisessä vaiheessa kukin asiantuntija työskentelee itsenäisesti ja pisteyttää ja kommentoi ehdotusta kunkin perusteen osalta työohjelmassa ja ehdotuspyynnössä esitetyllä tavalla.

He ilmaisevat myös, koskeeko ehdotusta jokin seuraavista:

— ei kuulu lainkaan ehdotuspyynnön alaan,

— käsittelee eettisesti arkaluontoisia kysymyksiä,

— edellyttää tarkempaa tarkastelua turvallisuusnäkökulmasta (ks. liite B).

Etäarviointia käytettäessä komissio toimittaa kappaleet ehdotuksista kunkin yksittäisen asiantuntijan tarkasteltaviksi. Asiantuntijalle voidaan joko lähettää paperikappaleet postitse tai lähettipalvelun välityksellä tai toimittaa ehdotus sähköisessä muodossa.

Pisteiden perustelut

Asiantuntijan on kommentoitava kutakin antamaansa pistemäärää. Kommenttien on oltava johdonmukaisia pisteisiin nähden ja niitä käytetään pohjana nk. konsensuskokouksessa käytävässä keskustelussa sekä siihen liittyvässä konsensusraportissa.

Yksilöllisen arvioinnin tulokset

Ehdotuksen yksilöllisen arvioinnin jälkeen asiantuntija laatii arviointiraportin, jossa hän vahvistaa henkilökohtaisen näkemyksensä ja arvionsa ehdotuksesta. Jos työ on tehty etäarviointina, arvioinnin tulokset toimitetaan komissiolle postitse tai sähköisesti. Asiantuntijan yksilölliseen arviointiraporttiin ei enää tämän jälkeen voi tehdä muutoksia. Allekirjoittaessaan (tai hyväksyessään sähköisesti) yksilöllisen arviointiraporttinsa, asiantuntija vahvistaa, että hänellä ei ole eturistiriitaa suhteessa kyseisen ehdotuksen arviointiin.

Joissakin tapauksissa asiantuntijoita voidaan pyytää suorittamaan ainoastaan yksilöllinen arviointi. Tällöin heidän henkilökohtaiset arviointiraporttinsa toimitetaan konsensusvaiheeseen (ks. jäljempänä) osallistuville muille asiantuntijoille, jotka ottavat ne huomioon konsensusraporttia laatiessaan.

Jos kaikki yksittäiset asiantuntijat katsovat ehdotuksen kyseiseen alaan kuulumattomaksi, se voidaan katsoa perusteiden vastaiseksi ja jättää siirtämättä konsensusvaiheeseen.

c) Konsensus

Kun kaikki tietyn ehdotuksen arvioijiksi nimetyt asiantuntijat ovat saaneet yksilöllisen arviointinsa valmiiksi, arviointi siirtyy konsensusvaiheeseen, jossa pyritään löytämään asiantuntijoiden yhteinen näkemys.

Tällöin järjestetään yleensä konsensuskokous (tai sähköinen keskusteluryhmä), jossa keskustellaan annetuista pisteistä ja valmistellaan yhteisiä kommentteja ehdotuksesta.

Konsensuskeskustelua johtaa komission edustaja (’moderaattori’). Moderaattorin tehtävänä on pyrkiä löytämään yhteisymmärrys asiantuntijoiden kesken ilman minkäänlaisia ennakkoasenteita tiettyjä ehdotuksia tai taustaorganisaatioita kohtaan. Hänen tehtävänään on myös varmistaa kunkin ehdotuksen oikeudenmukainen ja tasapuolinen arviointi vaadittujen arviointiperusteiden mukaisesti.

Ryhmän moderaattori voi nimetä tietyn asiantuntijan vastaamaan konsensusraportin laadinnasta (’esittelijä’).

Asiantuntijat pyrkivät sopimaan konsensuspistemäärästä kunkin arvioidun perusteen osalta sekä laatimaan asianmukaiset kommentit pisteiden perusteluksi. Kommenttien olisi oltava sellaisia, että ne voidaan esittää palautteena ehdotuksen koordinaattorille. Pisteet ja kommentit esitetään konsensusraportissa.

Tarvittaessa he vahvistavat yhteisen näkemyksensä edellä b kohdassa tarkoitetuissa eettisyys- ja turvallisuuskysymyksissä sekä kantansa siihen, kuuluuko ehdotus lainkaan ehdotuspyynnön alaan.

Jos keskustelussa käy ilmi, etteivät kaikki asiantuntijat pääse yksimielisyyteen jostakin ehdotukseen liittyvästä seikasta, arvioinnista vastaava komission virkamies voi vielä pyytää enintään kolmea ylimääräistä riippumatonta asiantuntijaa tarkastelemaan ehdotusta.

Konsensusvaiheen tulos

Konsensusvaiheen tuloksena syntyy konsensusraportti, jonka ovat allekirjoittaneet (tai sähköisesti hyväksyneet) moderaattori ja kaikki asiantuntijat tai vähintään moderaattori ja esittelijä. Moderaattori vastaa siitä, että konsensusraportti kuvastaa saavutettua yhteisymmärrystä pistein ja kommentein esitettynä. Siinä tapauksessa, että yksimielisyyteen ei päästä, raportissa selostetaan asiantuntijoiden enemmistön kanta, mutta siihen kirjataan lisäksi yksittäisten asiantuntijoiden eriävät mielipiteet, mahdollisesti liitteessä.

Komissio pyrkii varmistamaan konsensusraporttien laadun kiinnittäen erityistä huomiota selkeyteen, johdonmukaisuuteen ja asianmukaiseen yksityiskohtaisuuteen. Jos tämän johdosta on tehtävä merkittäviä muutoksia, raportti palautetaan kyseisten asiantuntijoiden käsiteltäväksi.

Konsensusraportin allekirjoittaminen (tai sähköinen hyväksyminen) päättää konsensusvaiheen.

Uudelleen jätetyn ehdotuksen arviointi

Jos tietty ehdotus on jo kertaalleen jätetty komissiolle seitsemännessä puiteohjelmassa, moderaattori antaa asiantuntijoille konsensusvaiheessa aiemman arvioinnin yhteenvetoraportin (ks. jäljempänä), jos aiempi arviointi tehtiin pääpiirteissään vastaavissa olosuhteissa (esim. samankaltaiset työohjelman aiheet ja perusteet). Asiantuntijoiden on esitettävä pisteilleen ja kommenteilleen selkeät perustelut, jos ne poikkeavat merkittävästi aiemmin annetuista.

d) Lautakuntakäsittely

Tämä on viimeinen vaihe, johon asiantuntijat osallistuvat. Tässä vaiheessa he voivat laatia suosituksensa komissiolle saatuaan yleiskuvan konsensusvaiheen tuloksista. Käytännön järjestelyt riippuvat ehdotuspyynnön luonteesta ja saatujen ehdotusten määrästä.

Tietyn ehdotuspyynnön tai sen osan osalta on mahdollista järjestää asia niin, että kaikki asiantuntijat arvioivat kaikki ehdotukset ja suorittavat lopullisen tarkastelunsa samalla kun he valmistelevat konsensusraportteja. Kyseisten asiantuntijoiden katsotaan näin ollen muodostavan myös arviointilautakunnan.

Muissa tapauksissa perustetaan uusi lautakunta, jossa voi olla jäseninä konsensusvaiheen asiantuntijoita, uusia asiantuntijoita tai näitä kumpiakin. Yksi lautakunta voi käsitellä koko ehdotuspyynnön. Vaihtoehtoisesti voidaan perustaa useita lautakuntia eri toimia, aiheita ja rahoitusmuotoja varten.

Lautakunnan asema ja tehtävät

Lautakunnan päätehtävänä on tutkia ja vertailla tietyn alan konsensusraportteja, tarkastaa konsensusvaiheen pisteiden ja kommenttien johdonmukaisuus sekä tarvittaessa ehdottaa uusia pisteytyksiä tai kommenttimuutoksia.

Lautakunta voi vastata myös seuraavista tehtävistä:

— kynnyspistemäärän ylittäneiden ehdotusten tekijöiden kuulemiset (ks. jäljempänä),

— sellaisten tapausten ratkaiseminen, joissa konsensusraporttiin on kirjattu vähemmistöön jäänyt eriävä mielipide,

— suosituksen antaminen saman pistemäärän saaneiden ehdotusten paremmuusjärjestyksestä (vain tarvittaessa ja käytettävissä olevan budjetin tai muiden työohjelmassa esitettyjen ehdotuspyynnön ehtojen mukaisesti),

— suositusten antaminen ehdotusten mahdollisesta ryhmittämisestä tai yhdistämisestä.

Lautakunnan puheenjohtajana toimii joko komission edustaja tai komission nimeämä asiantuntija. Kummassakin tapauksessa komissio vastaa ehdotusten oikeudenmukaisesta ja tasapuolisesta käsittelystä lautakunnan keskusteluissa. Lautakunnalle voidaan myös nimetä esittelijä, jonka tehtävänä on luonnostella lautakunnan lausunnot (ja joka voi lisäksi toimia lautakunnan puheenjohtajana).

Hakijoiden kuulemiset

Lautakuntakäsittelyn yhteydessä voidaan järjestää myös hakijoiden kuulemisia. Kuulemiset voivat olla erityisen hyödyllisiä sellaisissa ehdotuspyynnöissä tai niiden osissa, joihin saadaan ehdotuksia laajamittaisiksi yhteistyöhankkeiksi ja/tai huippuosaamisen verkostoiksi.

Kutsut kuulemiseen lähetetään niiden ehdotusten koordinaattoreille, joiden konsensusvaiheen pisteet ylittävät yksittäiset ja kokonaiskynnyspistemäärät. On myös mahdollista, että kuultavaksi kutsutaan sellaisten ehdotusten edustajia, jotka saavuttivat yksittäisiä kynnyspistemääriä mutta eivät kokonaiskynnyspistemäärää.

Kummassakin tapauksessa kaikkiin ehdotuksiin, jotka on jätetty ehdotuspyyntöön tai sen osaan saman työohjelmassa mainitun budjettikohdan puitteissa, sovelletaan johdonmukaisesti samoja periaatteita.

Kuulemisten avulla voidaan saada lisävalaistusta ehdotuksista ja auttaa lautakuntaa vahvistamaan ehdotusten lopulliset pistemäärät ja prioriteettijärjestys. Kuulemisten tarkoituksena onkin nimenomaan lisätä asiantuntijoiden tietoa ehdotuksesta, ei muuttaa tai parannella ehdotusta. Hakijoita ei siis kutsuta esittelemään ehdotustaan vaan vastaamaan heille etukäteen toimitettuihin, selityksiä ja tarkennuksia koskeviin kysymyksiin.

Jos jonkin ehdotuksen yhteydessä nousee esiin kysymyksiä, jotka edellyttävät erityisasiantuntemusta, kyseistä ehdotusta koskeviin kuulemisiin voidaan niiden käsittelemiseksi kutsua sopivia ylimääräisiä asiantuntijoita. Tällaisessa tapauksessa ylimääräisiä asiantuntijoita pyydetään kommentoimaan ainoastaan erityiskysymystä, johon heidän asiantuntemuksensa liittyy, eikä koko ehdotusta.

Jos jokin ehdotuksen jättänyt konsortio ei osallistu kuulemiseen mutta vastaa lähetettyihin kysymyksiin kirjallisesti, sen kirjalliset vastaukset otetaan huomioon. Jos konsortio ei vastaa kysymyksiin eikä osallistu kuulemiseen, lautakunta antaa lopullisen pistemäärän ja lopulliset kommentit sen ehdotuksesta pelkästään alun perin toimitetun aineiston perusteella.

Joissain tilanteissa kuuleminen voidaan toteuttaa kokonaan kirjallisesti.

Kuulemisia voidaan järjestää myös puhelimitse tai videokonferenssina.

Kuulemisia koskevat järjestelyt kuvataan Hakijoiden oppaassa.

Lautakuntakäsittelyn lopputulos

Lautakuntakäsittelyn lopuksi laaditaan raportti, johon kirjataan pääasiassa seuraavat seikat:

— kunkin ehdotuksen arviointiyhteenveto, joka sisältää kommentit ja pisteet ja jossa otetaan huomioon mahdolliset kuulemiset. Tarvittaessa raporttiin kirjataan myös mahdolliset eettisiä ja turvallisuusnäkökohtia koskevat lausunnot;

— luettelo ehdotuksista, jotka ylittävät kaikki pistekynnykset, sekä kaikkien kynnykset ylittäneiden ehdotusten lopulliset pistemäärät ja lautakunnan suositukset ehdotusten prioriteettijärjestyksestä;

— luettelo arvioiduista ehdotuksista, jotka eivät ole saavuttaneet yhtä tai useampaa kynnyspistemäärää;

— luettelo mahdollisista ehdotuksista, jotka on arvioinnin aikana suljettu ehdotuspyynnön ulkopuolelle;

— pöytäkirja kuulemisista (jos järjestetty);

— tiivistelmä lautakunnan mahdollisista muista suosituksista.

Jos sama lautakunta on tarkastellut ehdotuspyynnön eri osiin (esim. eri rahoitusmuodot, tai eri aiheet, joille on työohjelmassa omat erilliset ohjeelliset budjettinsa) jätettyjä ehdotuksia, raportti voi vastaavasti sisältää useita ehdotusluetteloita.

Asiantuntijalautakunnan sopima yhteenvetoraportti voi sisältää suosituksia siitä, miten jo korkean pistemäärän saanutta ehdotusta voidaan edelleen parantaa.

Suositusten tarkoituksena on tehostaa ehdotettua toimintaa esimerkiksi tekemällä muutoksia menetelmien yksityiskohtiin tai poistamalla turhia työkokonaisuuksia. Asiantuntijat esittävät tässä yhteydessä myös tällaisten muutosten todennäköiset vaikutukset työmääriin ja laitteistovaatimuksiin. He voivat esittää arvion myös muutosten budjettivaikutuksista. Samoin asiantuntijat voivat ehdottaa työmäärien ja/tai budjetin pienentämistä sisältöä muuttamatta, mikäli tällaisille vähennyksille on vankat perusteet.

Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa lautakunta voi suositella ehdotusten yhdistämistä tai niiden rahoittamista tiettyyn välietappiin saakka niin, että niillä on sen jälkeen mahdollisuus saada lisärahoitusta myöhemmän ehdotuspyynnön pohjalta.

Asiantuntijat voivat asianmukaisissa tapauksissa suositella rahoitusta hankkeille, joille haetaan tavanomaista korkeampaa avustusosuutta turvallisuusalan tutkimukseen ja teknologian kehittämiseen silloin kun tämä on perusteltua kehittäessä valmiuksia aloilla, joiden markkinat ovat verrattain pienet ja markkinat eivät riitä kannustimeksi kehitystyölle, ja joilla tarvitaan nopeutettua laitekehitystä uusiin uhkiin vastaamiseksi (30).

Lautakunnan raportin allekirjoittaa vähintään kolme lautakuntaan kuuluvaa asiantuntijaa, mukaan luettuina esittelijä (jos tietty asiantuntija on nimetty sellaiseksi) ja puheenjohtaja.

3.9 Hakijoille annettava palaute

Komissio lähettää jokaisen arvioidun ehdotuksen koordinaattorille alustavan tiedotteen (’initial information letter’). Tiedotteen mukana toimitetaan arvioinnin yhteenvetoraportti, paitsi jos on kyse kaksivaiheisessa arviointimenettelyssä toiseen vaiheeseen päässeestä ehdotuksesta (ks. liite C). Tiedote ja yhteenvetoraportti voidaan lähettää myös paperimuodossa. Tavoitteena on antaa hakijoille nopeasti käsitys siitä, miten heidän ehdotuksensa pärjäsi asiantuntijoiden arvioinnissa. Tässä vaiheessa komissio ei kuitenkaan vielä voi sitoutua hankkeen lopulliseen valintaan rahoitettavaksi.

Tiedotteiden arvioitu toimitusajankohta ilmoitetaan Hakijoiden oppaassa (31).

Komissio ei tee lautakunnan raporttiin kuuluviin arviointiyhteenvetoihin muutoksia, ellei se ole välttämätöntä luettavuuden parantamiseksi tai poikkeustapauksissa sellaisten asiavirheiden tai asiaankuulumattomien kommenttien poistamiseksi, jotka ovat jääneet huomaamatta aikaisemmassa oikoluvussa. Pisteisiin ei missään tapauksessa tehdä muutoksia. Arvioinnin yhteenvetoraportti kuvastaa asiantuntijoiden yhteisymmärrystä sellaisena kuin se on lautakunnan tarkistamana. Se sisältää kutakin perustetta koskevat kommentit ja pisteet sekä kokonaispistemäärän. Lisäksi se sisältää tarvittaessa yleiskommentteja. Esitetyissä kommenteissa on annettava riittävät ja selkeät perustelut pistemäärille sekä mahdollisille muutoksille, joita ehdotukseen suositellaan, jos se pääsee neuvotteluvaiheeseen. Erityistapauksissa voidaan esittää myös ehdotusten ryhmittämistä tai yhdistämistä muihin ehdotuksiin.

Jos ehdotus on hylätty siksi, että se ei ole ylittänyt jotakin arvioinnissa käytettävistä pistekynnyksistä, yhteenvetoraportti voi sisältää kommentit ainoastaan niiden arviointiperusteiden osalta, jotka on ehditty käydä läpi ennen pistekynnyksen alittamista.

Niille koordinaattoreille, joiden ehdotusten ei katsota täyttävän kelpoisuusvaatimuksia, ilmoitetaan päätöksen perustelut.

Niille koordinaattoreille, joiden ehdotus on hylätty turvallisuusnäkökohtien vuoksi, ilmoitetaan päätöksen perustelut.

4. ARVIOINTITULOSTEN VIIMEISTELY

Tässä vaiheessa komission henkilöstö käy läpi asiantuntija-arvioinnin tulokset ja tekee näiden asiantuntijoiden neuvojen pohjalta ehdotuksista oman arvionsa, erityisesti EU:n tai Euratomin rahoitusosuuden näkökulmasta.

4.1 Komission laatima luettelo, jossa ehdotukset on asetettu prioriteettijärjestykseen

Ehdotukset asetetaan arvioinnin tulosten perusteella paremmuusjärjestykseen. Rahoituspäätökset tehdään tämän paremmuusjärjestyksen perusteella (32).

Asiasta komissiossa vastaava osasto laatii kynnyspistemäärät saavuttaneiden ehdotusten joukosta asiantuntija-arvioiden pohjalta lopullisen luettelon mahdollisesti rahoitettaviksi otettavista ehdotuksista. Tässä yhteydessä otetaan asianmukaisesti huomioon asiantuntijoiden antamat pisteet ja lausunnot. Komissio ottaa huomioon myös käytettävissä olevan budjetin, ohjelman strategiset tavoitteet, EU:n/Euratomin politiikan sekä rahoitettaviksi valittavien ehdotusten yleisen tasapainoisuuden.

Luetteloon otettavien ehdotusten lukumäärä riippuu käytettävissä olevasta budjetista. Ehdotukset asetetaan prioriteettijärjestykseen, ellei käytettävissä ole riittävästi varoja kaikkien kynnyspistemäärät saavuttaneiden ehdotusten rahoittamiseen.

Komissio noudattaa pääsääntöisesti asiantuntijoiden asettamaa prioriteettijärjestystä. Asianmukaisesti perustelluissa ja riittävän korkealla tasolla hyväksytyissä poikkeustapauksissa ehdotuksen sijoitusta prioriteettijärjestyksessä voidaan muuttaa. Muutokselle annetaan tarvittavat perustelut.

Kullekin näistä ehdotuksista esitetään EU:n tai Euratomin rahoitusta asiantuntijoiden kommenttien ja komission kyseisen osaston omien analyysien pohjalta. Ehdotusten kustannuksia saatetaan leikata, mutta ei sitä varten, että voitaisiin tukea hankkeita, joita ei muutoin saataisi rahoitettua.

Tämän jälkeen asiasta vastaava komission osasto kuulee muita osastoja ja pääosastoja rahoitettaviksi kaavailtujen ehdotusten luettelosta, jossa on tieto myös kullekin ehdotetusta EU:n tai Euratomin rahoitusosuudesta. Myös varallaololuettelo on mahdollinen (ks. jäljempänä).

Sisäisessä kuulemisessa käsitellään myös kaikkia sellaisia näkökohtia, joihin on asiantuntijoiden lausuntojen pohjalta tehtävä muutoksia neuvotteluvaiheessa. Nämä voivat olla esimerkiksi ehdotusten yhdistämiseen liittyviä ehtoja tai asiantuntijoiden esittämiä rahoitusehtoja (ks. kohta 3.8).

Sisäisen kuulemisen jälkeen laaditaan komission lopullinen prioriteettiluettelo ja neuvottelutoimeksiannot. Jos kuulemisessa käy ilmi, että hyvin samankaltaista toimintaa rahoitetaan jo muusta lähteestä tai jos ehdotettu toiminta on selkeästi ristiriidassa EU:n tai Euratomin vakiintuneen politiikan kanssa, on mahdollista, että rahoitettavaksi ehdotettu hanke poistetaan komission lopullisesta luettelosta.

4.2 Komission laatima varallaololuettelo

Laadittaessa luetteloa ehdotuksista, jotka on hyväksytty neuvotteluvaihetta varten, otetaan huomioon (ehdotuspyynnössä määritetty) käytettävissä oleva budjetti. Muutamia ehdotuksia voidaan ottaa varallaololuetteloon esimerkiksi siltä varalta, että hankeneuvottelut kariutuvat, ehdotuksia vedetään takaisin, neuvottelujen aikana sovitaan kustannussäästöistä tai käyttöön tulee lisävaroja muista lähteistä.

Varalla olevien ehdotusten koordinaattoreille lähetetään vahvistus siitä, että heille voidaan jatkossa tarjota mahdollisuutta neuvotella avustussopimuksesta siinä tapauksessa, että lisärahoitusta saadaan käyttöön. Tässä vahvistuksessa voidaan myös ilmoittaa päivämäärä, jonka jälkeen neuvottelutarjouksia ei todennäköisesti enää tehdä.

Kun tietyn ehdotuspyynnön budjetti on kokonaan sitoutettu, varallaololuettelossa olevien, ilman rahoitusta jääneiden ehdotusten koordinaattoreille ilmoitetaan asiasta ja kyseiset ehdotukset hylätään (ks. jäljempänä).

4.3 Komission hylkäyspäätökset

Komissio tekee virallisen päätöksen (ennen arviointia tai sen aikana) hakukelvottomiksi todetuista, arviointiperusteiden kynnyspistemäärien alle jäävistä sekä prioriteettijärjestyksen ja budjettirajoitusten takia rahoitusta vaille jäävistä ehdotuksista. Komissio voi hylätä kaikki prioriteettijärjestyksessä tietyn sijoituksen alle jäävät ehdotukset riippumatta käytettävissä olevasta budjetista ja asiantuntijoiden kommenteista, jos se katsoo niiden laadun sellaiseksi, ettei se riitä perusteeksi tuelle. Komissio voi hylätä ehdotuksia myös eettisin perustein eettisen tarkastelun jälkeen (ks. liite A) tai turvallisuussyistä liitteessä B kuvatun menettelyn jälkeen.

Komission hylkäyspäätöksestä lähetetään kirjallinen ilmoitus hylättyjen ehdotusten koordinaattoreille. Koordinaattoreille lähetettävässä kirjeessä esitetään myös hylkäämisen perusteet.

Komissio ei hylkää ehdotuksia, joiden osalta on vireillä muutoksenhaku (ks. kohta 5.3).

5. NEUVOTTELUT JA AVUSTUKSEN MYÖNTÄMINEN

5.1 Ehdotuksista käytävät neuvottelut

Sellaisten ehdotusten koordinaattorit, joita ei ole hylätty ja joita varten on käytettävissä rahoitusta, kutsutaan neuvotteluihin. Jos tämä tapahtuu ennen kuin komission prioriteettilista ja neuvottelutoimeksiannot ovat valmiit, kutsussa tehdään selväksi, että neuvottelut saatetaan keskeyttää tai neuvottelutoimeksiantoa muuttaa, jos komission muiden osastojen kuulemisen tulokset niin edellyttävät.

Komissio voi käyttää neuvotteluissa apunaan asiantuntijoita, myös arviointiin osallistuneita.

Arvioinnin yhteenvetoraportissa esiin nostettujen kysymysten lisäksi hakijoilta voidaan pyytää hallinnollisia, oikeudellisia, teknisiä tai rahoitukseen liittyviä lisätietoja avustussopimuksen laadintaa varten (33). Komissio voi pyytää ehdotukseen muutoksia, mahdollisesti myös sen budjettiin, edellä mainitun neuvottelutoimeksiannon mukaisesti (kohta 4.1). Komissio esittää perustelut kaikille pyydetyille muutoksille.

Muutokset hallintoon ja tieteelliseen sisältöön voivat olla erityisesti ehdotetun toiminnan tarkistuksia kohdassa 4.1 kuvatun neuvottelutoimeksiannon mukaisesti. Oikeudellisia kysymyksiä ovat eritoten osallistujien olemassaolon ja oikeudellinen aseman tarkastaminen, avustussopimuksen mahdolliset erityislausekkeet tai hankkeelle asetettavat erityisehdot sekä muut kysymykset, jotka liittyvät lopullisen avustussopimuksen laatimiseen (kuten hankkeen alkamispäivä, raporttien aikataulu ja oikeudelliset vaatimukset). Rahoitukseen liittyviä kysymyksiä ovat EY:n rahoitusosuuden määrittely tietyn enimmäisosuuden puitteissa, ennakkorahoituksen määrä, budjetin ja EU:n tai Euratomin rahoitusosuuden jakautuminen toimien ja osallistujien kesken sekä tarvittaessa arvio koordinaattorin ja muiden osallistujien rahoitusvalmiuksista.

Avustus saatetaan evätä sellaisilta osallistujilta, jotka ovat avustuksen myöntämismenettelyn aikaan jossakin varainhoitoasetuksen 93 ja 94 artiklassa tarkoitetussa tilanteessa (joka liittyy esim. konkurssiin, rikostuomioon, ammatinharjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen, sosiaaliturvavelvoitteisiin, laittomaan toimintaan, aiempaan sopimusrikkomukseen, eturistiriitoihin tai väärien tietojen antamiseen).

Osallistujat, jotka ovat syyllistyneet väärinkäytökseen jotain muuta EU:n tai Euratomin ohjelmaan kuuluvaa toimea toteuttaessaan, voidaan milloin tahansa sulkea arviointi- ja valintamenettelyn ulkopuolelle suhteellisuusperiaate asianmukaisesti huomioon ottaen. Ehdotuksia, jotka ovat vastoin eettisiä perusperiaatteita tai jotka eivät täytä työohjelmassa tai ehdotuspyynnössä vahvistettuja ehtoja, ei valita (34).

Asetuksen (EY) N:o 1083/2006 54 artiklan 5 kohdan mukaan seitsemännestä puiteohjelmasta osarahoitettu hanke ei voi saada tukea rakennerahastoista.

Tässä vaiheessa käsitellään myös mahdolliset hankkeiden yhdistämisjärjestelyt. Lisäksi käsitellään mahdolliset eettiset (ks. liite A) ja turvallisuuskysymykset (ks. liite B).

Jos konsortiota edustavan koordinaattorin kanssa ei päästä yhteisymmärrykseen komission mille tahansa asialle neuvotteluvaiheessa asettaman kohtuullisen määräajan kuluessa, neuvottelut voidaan lopettaa ja ehdotus hylätä komission päätöksellä.

Komissio voi lopettaa neuvottelut, jos koordinaattori ehdottaa hankkeen tavoitteisiin, tieteelliseen ja teknologiseen sisältöön, konsortion koostumukseen tai muihin seikkoihin muutoksia, joiden myötä hanke poikkeaisi huomattavasti arvioidusta ehdotuksesta tai ei enää vastaisi komission neuvottelutoimeksiantoa.

Varallaololuettelossa olevia ehdotuksia koskevat neuvottelut voidaan käynnistää heti, kun on varmistunut, että varoja on riittävästi käytettävissä yhden tai useamman hankkeen rahoittamiseen. Neuvottelut olisi aloitettava yleensä komission vahvistaman lopullisen varallaololistan kärjessä olevista ehdotuksista ja edettävä siitä alaspäin käytettävissä olevan rahoituksen sallimissa puitteissa.

5.2 Avustuksen myöntäminen

Jos neuvottelut onnistuvat (eli avustussopimuksen yksityiskohdat saadaan hakijoiden kanssa viimeisteltyä ja kaikki tarvittavat tarkastukset tehtyä), komissio saattaa päätökseen sisäiset rahoitukselliset ja oikeudelliset menettelynsä sekä erityisohjelmassa säädetyn ohjelmakomitean kuulemisen, ja hyväksyy asianomaisen valintapäätöksen. Kun valintapäätös on hyväksytty, avustus myönnetään komission sekä koordinaattorin ja muiden osallistujien välisellä virallisella avustussopimuksella.

5.3 Neuvonta, tiedustelut ja muutoksenhaku

Hakijoiden oppaassa selitetään, miten hakijat saavat apua tai tietoa missä tahansa ehdotuspyyntöön tai sen jälkeisiin menettelyihin liittyvissä kysymyksissä. Siinä ilmoitetaan sekä kansallisten yhteyspisteiden että komission neuvontapalvelun yhteystiedot. EPSS-palveluun liittyviin kysymyksiin vastaa erityinen käyttäjätuki.

Lisäksi kohdassa 3.9 tarkoitetussa alustavassa tiedotteessa ilmoitetaan osoite tietyn arvioinnin tuloksia koskeville kyselyille.

Tiedotteessa ilmoitetaan myös osoite, jota koordinaattorin on käytettävä epäillessään ehdotuksensa käsittelyssä olleen puutteita, jotka ovat vaikuttaneet arviointiprosessin lopputulokseen. Tiedotteessa ilmoitetaan tällaisten valitusten määräaika, joka on kuukausi komission tiedotteen lähettämisestä. Koordinaattorin on ilmoitettava ehdotuspyynnön nimi ja tunnus, ehdotuksen numero (jos sellainen on annettu), nimi ja lyhytnimi, sekä kattava kuvaus väitetyistä puutteista. Valituksen toimittamistapa (esim. erityisen verkkosivuston kautta) kuvataan tiedotteessa.

Tämän jälkeen kutsutaan kokoon sisäinen arviointien uudelleentarkastelulautakunta (’muutoksenhakulautakunta’), joka tutkii koordinaattorien edellä tarkoitettuun määräaikaan mennessä tiedotteessa kuvatulla tavalla toimittamat valitukset. Valituksia, jotka eivät täytä näitä ehtoja tai eivät koske tietyn ehdotuksen arviointia ja hakukelpoisuuden tarkastamista, ei käsitellä.

Lautakunta voi kokoontua eri kokoonpanoissa käsiteltävän ehdotuspyynnön mukaan. Lautakunnan tehtävänä on varmistaa johdonmukainen oikeudellinen tulkinta kyseisissä tapauksissa sekä hakijoiden tasapuolinen kohtelu. Se antaa asiantuntijalausuntoja arviointiprosessin toteutuksesta käyttäen perustana kaikkea ehdotukseen ja sen arviointiin liittyvää saatavilla olevaa tietoa. Se työskentelee riippumattomasti. Lautakunta ei itse arvioi ehdotusta. Jos lautakunta katsoo, että hakukelpoisuuden tarkastamisessa tai arviointiprosessissa on tapahtunut virhe, joka on ollut omiaan vaikuttamaan päätökseen ehdotuksen rahoittamisesta, se voi ehdottaa riippumattomien asiantuntijoiden lisäarviointia koko ehdotukselle tai sen osalle. Muutoksenhakulautakunta ei kuitenkaan aseta kyseenalaiseksi pätevistä asiantuntijoista koostuvien arviointilautakuntien antamaa lausuntoa ehdotuksesta.

Komitea koostuu komission henkilöstöstä, jolla on tarkasteltavan tapauksen mukaan tarvittava asiantuntemus juridiikasta, menettelytavoista, tieteellisestä ja teknologisesta sisällöstä ja/tai tietojärjestelmistä. Sen puheenjohtajana toimii virkamies jostain muusta kuin ehdotuspyynnöstä vastaavasta komission osastosta. Komiteaan kuuluu jäsenenä myös ehdotuspyynnön koordinaattori (tai muu ehdotuspyynnöstä vastaavan osaston nimeämä henkilö).

Jos komitean on käsiteltävä ehdotuksen kelpoisuuteen liittyviä kysymyksiä, se voi pyytää neuvoa kohdassa 2.6 mainitulta kelpoisuuskomitealta (tai kutsua sen jäseniä lisäjäsenikseen).

Tarkastelun perusteella komitea antaa ehdotuspyynnöstä vastaavalle virkamiehelle suosituksen tarvittavista toimenpiteistä.

Valituksen tekijälle lähetetään alustava vastaus kolmen viikon kuluessa edellä mainitusta muutoksenhakupyyntöjen esittämiselle asetetusta määräajasta. Alustavassa vastauksessa ilmoitetaan lopullisen vastauksen antamisajankohta.

Muutoksenhakumenettely ei korvaa niitä tavanomaisia muutoksenhakukanavia, joita sovelletaan kaikkiin komission toimiin. Tällaisia muutoksenhakukanavia ovat esimerkiksi komission pääsihteeristö, joka käsittelee käytännesääntöjen rikkomukset (eli huolehtii suhteista kansalaisiin), Euroopan oikeusasiamies, joka käsittelee hallinnon epäkohdat, sekä Euroopan unionin tuomioistuin, joka käsittelee luonnollista tai oikeushenkilöä koskevat päätökset. Hakijat voivat käyttää näitä muutoksenhakukanavia myös edellä mainitun määräajan jälkeen.

5.4 Raportointi ehdotuspyynnön tuloksista

Komissio toimittaa ’Yhteistyö’- ja ’Valmiudet’-erityisohjelmien liitteen V ja ’Ihmiset’-erityisohjelman liitteen II mukaisesti ohjelmakomitealle tilastotietoa ehdotuspyyntöjen tuloksista.