FI Euroopan unionin virallinen lehti L 342/57

KOMISSION PÄÄTÖS (EU) 2015/2463,

annettu 18 päivänä joulukuuta 2015,

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklassa tarkoitetun tutkintaelimen työjärjestyksestä

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (1),

ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 soveltamissäännöistä 29 päivänä lokakuuta 2012 annetun komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (2) ja erityisesti sen 144 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Asetuksella (EU, Euratom) N:o 966/2012 perustetaan tutkintaelin arvioimaan keskitetysti asetuksen 106 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja tilanteita ja antamaan asiaankuuluvia suosituksia.

(2) Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 7 kohdassa säädetään tutkintaelimen kokoonpanosta ja siitä, että tutkintaelintä avustaa komission järjestämä pysyvä sihteeristö.

(3) Delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 144 artiklassa säädetään tutkintaelimen organisaatiosta ja kokoonpanosta, sen puheenjohtajan nimitysmenettelystä sekä eturistiriitatilanteiden ratkaisemisesta. Asetuksen 144 artiklan 5 kohdan mukaan komissio vahvistaa tutkintaelimen työjärjestyksen.

(4) On aiheellista määritellä puheenjohtajan nimitys- ja erottamismenettely sekä säätää sijaisjärjestelyistä puheenjohtajan ollessa poissa tai estynyt hoitamasta tehtäviään.

(5) On tarpeen vahvistaa yksityiskohtaiset säännöt tutkintaelimen kokoonpanosta kussakin tapauksessa, erityisesti kahden pysyvän jäsenen, heidän varajäsentensä sekä tulojen ja menojen hyväksyjää edustavan jäsenen nimeämisestä.

(6) Tutkintaelimen moitteettoman hallinnon varmistamiseksi on aiheellista määritellä tarkemmin tukitehtävät, joista sihteeristö huolehtii osana tutkintaelimen toimintaa.

(7) Asian viemistä tutkintaelimeen koskevaa menettelyä olisi tarkennettava erityisesti tulojen ja menojen hyväksyjän esittämän pyynnön sisältöä koskevien vähimmäisvaatimusten osalta.

(8) On tarpeen täsmentää käytännön järjestelyjä sen varmistamiseksi, että talouden toimijoiden oikeutta tulla kuulluksi kunnioitetaan.

(9) On aiheellista määritellä tutkintaelimen ja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) välistä tiivistä yhteistyötä koskevat käytännön järjestelyt komission ja OLAFin välistä yhteistyötä ja oikea-aikaista tiedonvaihtoa koskevat hallinnolliset järjestelyt huomioon ottaen.

(10) On aiheellista täsmentää tutkintaelimen suositusten antamista koskevia sääntöjä.

(11) Tutkintaelin ja sen sihteeristö noudattavat henkilötietojen käsittelyssä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (3).

(12) Tutkintaelimen antamiin suosituksiin olisi sovellettava Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1049/2001 (4),

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Kohde

Tällä päätöksellä vahvistetaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklassa tarkoitetun tutkintaelimen työjärjestys.

2 artikla

Puheenjohtajan nimittäminen ja erottaminen

1. Komissio nimittää tutkintaelimen puheenjohtajan delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 144 artiklan mukaisesti.

2. Komissio voi erottaa puheenjohtajan, jos tämä lakkaa täyttämästä tehtäviensä hoitamiselle asetetut edellytykset.

3 artikla

Varapuheenjohtaja

1. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan sijaisena tämän ollessa poissa tai estynyt hoitamasta tehtäviään. Varapuheenjohtaja nimitetään delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 144 artiklan mukaisesti.

2. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai estyneitä hoitamasta tehtäviään, puheenjohtajan sijaisena toimii 4 artiklan mukaisesti nimitetty, virkaiältään vanhempi (5) pysyvä jäsen. Puheenjohtajan sijaisena toimivan pysyvän jäsenen sijaisena toimii tällöin hänelle 4 artiklan mukaisesti nimitetty varajäsen.

4 artikla

Tutkintaelimen jäsenten ja varajäsenten nimittäminen

1. Delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 144 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista tutkintaelimen kahdesta pysyvästä jäsenestä toinen on keskitetyn varainhoidon johtaja budjettipääosastosta. Budjettipääosaston pääjohtaja nimittää hänen varajäsenekseen vähintään AD 11 -palkkaluokassa olevan virkamiehen.

Budjettipääosaston pääjohtaja nimittää toiseksi pysyväksi jäseneksi vähintään AD 14 -palkkaluokassa olevan virkamiehen ja hänen henkilökohtaiseksi varajäsenekseen vähintään AD 11 -palkkaluokassa olevan virkamiehen.

2. Delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 144 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu pyynnön esittänyttä tulojen ja menojen hyväksyjää edustava jäsen nimitetään asianomaisen toimielimen, elimen tai viraston työjärjestyksen ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 65 artiklan 3 kohdassa tarkoitettujen hallintoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti.

5 artikla

Tarkkailijoiden nimittäminen ja yhteistyö OLAFin kanssa

1. Tarkkailijat eivät osallistu 13 artiklan mukaisesti tapahtuvaan tutkintaelimen suositusten antamiseen.

2. Seuraavien edustajilla on tarkkailijan asema:

a) komission oikeudellinen yksikkö;

b) Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) silloin, kun tulojen ja menojen hyväksyjän esittämä pyyntö perustuu muun muassa OLAFin toimittamiin tietoihin;

c) komission, komission perustaman eurooppalaisen viraston, toimeenpanoviraston, toisen toimielimen taikka toisen eurooppalaisen viraston, toimiston tai elimen tulojen ja menojen hyväksyjät (muut kuin pyynnön esittänyt tulojen ja menojen hyväksyjä), joita tutkintaelimeen viety asia koskee; ja

d) mikä tahansa muu puheenjohtajan kutsuma taho.

3. Oikeudellisen yksikön edustaja osallistuu kaikkiin tutkintaelimen kokouksiin. Oikeudelliselle yksikölle ilmoitetaan kaikista 10 artiklassa tarkoitetuista kirjallisista menettelyistä, ja se saa esittää suullisia tai kirjallisia huomautuksia. Se antaa huomautuksia puheenjohtajan pyynnöstä.

4. Silloin kun OLAFilla on 2 kohdan b alakohdan nojalla tarkkailijan asema, se tekee tiivistä yhteistyötä tutkintaelimen kanssa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 (6) mukaisesti prosessuaalisten ja perusoikeuksien kunnioittamisen sekä väärinkäytösten paljastajien suojelun asianmukaisesti huomioon ottaen. Tällaisissa tapauksissa OLAFin edustajat voivat osallistua kaikkiin tutkintaelimen kokouksiin sekä 9 ja 10 artiklassa tarkoitettuihin suullisiin ja kirjallisiin menettelyihin esittämällä puheenjohtajan pyynnöstä suullisia ja/tai kirjallisia huomautuksia.

Muissa tapauksissa OLAFin edustajia voidaan kutsua antamaan asian kannalta olennaisia tietoja tai neuvoja, jos puheenjohtaja katsoo sen unionin taloudellisten etujen suojaamisen kannalta aiheelliseksi.

5. Tulojen ja menojen hyväksyjät, joilla on 2 kohdan c alakohdan nojalla tarkkailijan asema, osallistuvat kaikkiin tutkintaelimen kokouksiin. Heille ilmoitetaan kaikista 10 artiklassa tarkoitetuista kirjallisista menettelyistä, ja he saavat esittää suullisia ja kirjallisia huomautuksia.

6. Puheenjohtajan kutsusta tutkintaelimen kokouksiin osallistuu muita tarkkailijoita, jotka saavat esittää puheenjohtajan pyynnöstä suullisia ja kirjallisia huomautuksia.

6 artikla

Eturistiriitatilanteiden ennaltaehkäisy ja ratkaiseminen

1. Jos jäsenen tai tarkkailijan osallistuminen asioiden käsittelyyn tutkintaelimessä aiheuttaisi eturistiriidan jonkin asialistalla olevan kohdan osalta, hänen on ilmoitettava asiasta puheenjohtajalle ja sihteeristölle viipymättä ja joka tapauksessa ennen kuin asian käsittely aloitetaan.

2. Eturistiriitatilanteessa asianomaisen jäsenen tai tarkkailijan on peruttava osallistumisensa, pidättäydyttävä keskustelemasta kyseisestä asialistan kohdasta ja jäävättävä itsensä asian käsittelystä, yksimieliseen kantaan yhtymisestä tai äänestyksestä tapauksen mukaan.

3. Jäsenten ja tarkkailijoiden on allekirjoitettava eturistiriidattomuutta koskeva vakuutus ennen kunkin tapauksen käsittelyn aloittamista tutkintaelimessä.

4. Jos puheenjohtaja on eturistiriitatilanteessa tietyn asialistalla olevan kohdan suhteen, hänen on ilmoitettava asiasta sihteeristölle ja peruttava osallistumisensa. Tällöin puheenjohtajana toimii varapuheenjohtaja.

5. Edellä olevia 1, 2 ja 3 kohtaa sovelletaan tutkintaelimen varapuheenjohtajaan, varajäseniin ja sihteeristön jäseniin soveltuvin osin.

7 artikla

Pysyvä sihteeristö

1. Tutkintaelimen sihteeristön järjestää budjettipääosasto, jonka alaisuuteen sihteeristö kuuluu hallinnollisesti.

2. Sihteeristön tehtävät vahvistetaan delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 144 artiklassa. Erityisesti sihteeristö

a) varmistaa, että pyynnöt viedä asia tutkintaelimeen ovat täydellisiä ennen niiden toimittamista puheenjohtajalle ja jäsenille;

b) nimeää mahdolliset muut tulojen ja menojen hyväksyjät, joita asia koskee ja joita voidaan ehdottaa tarkkailijoiksi;

c) määrittelee tapaukset, joissa OLAFin edustajat olisi 5 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisesti kutsuttava antamaan asian kannalta olennaisia tietoja tai neuvoja;

d) laatii tutkintaelimen kokousten asialistan puheenjohtajan johdolla ja lähettää sen jäsenille ja tarkkailijoille;

e) osallistuu asian käsittelyyn tutkintaelimessä ja laatii kunkin kokouksen pöytäkirjan;

f) antaa talouden toimijoille ja muille asianomaisille tulojen ja menojen hyväksyjille ilmoituksen asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdan mukaisesti;

g) ilmoittaa pyynnön esittäneelle tulojen ja menojen hyväksyjälle tutkintaelimen antaman suosituksen;

h) käsittelee pyynnöt saada tutustua tutkintaelimen asiakirjoihin, erityisesti sen suosituksiin, asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti.

8 artikla

Asian vieminen tutkintaelimeen

1. Tutkintaelin kutsutaan koolle komission, toisen toimielimen, komission perustaman eurooppalaisen viraston, toimeenpanoviraston taikka toisen eurooppalaisen viraston, toimiston tai elimen tulojen ja menojen hyväksyjän pyynnöstä.

2. Pyyntö toimitetaan sihteeristön sähköpostiosoitteeseen Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu suojaamalla viesti komissiossa voimassa olevien suojaussääntöjen mukaisesti.

3. Kun tulojen ja menojen hyväksyjän tietoon tulee asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa ja 108 artiklan 3 kohdassa tarkoitettuja tietoja, hänen on vietävä asia tutkintaelimeen kahden kuukauden kuluessa siitä, kun kyseiset tiedot on saatettu hänen tietoonsa, asianmukaisesti perusteltuja tapauksia lukuun ottamatta.

4. Asian tutkintaelimeen vievän tulojen ja menojen hyväksyjän esittämässä pyynnössä on oltava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdan a alakohdassa vaaditut tiedot. Tulojen ja menojen hyväksyjän on lisäksi toimitettava asian kannalta olennaiset tiedot, erityisesti OLAFin kertomukset tapauksissa, joissa OLAF on toimittanut tiedot asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan mukaisesti.

5. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdan f alakohdassa tarkoitettu määräaika alkaa kulua vain siinä tapauksessa, että pyyntöön on liitetty 4 kohdassa tarkoitetut tiedot.

6. Pyynnön enimmäispituus ilman liitteitä on kymmenen sivua lukuun ottamatta tapauksia, joihin liittyy erityisen monimutkaisia oikeudellisia tai tosiasiallisia seikkoja.

9 artikla

Kokouksen koolle kutsuminen

Puheenjohtaja kutsuu tutkintaelimen koolle

a) tekemään asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdan b alakohdassa tarkoitetun alustavan oikeudellisen arvioinnin;

b) antamaan kyseisen asetuksen 108 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun suosituksen.

10 artikla

Kirjallinen menettely

1. Alustava oikeudellinen arviointi voidaan tehdä ja suositus antaa kirjallisella menettelyllä puheenjohtajan aloitteesta tai tutkintaelimen jäsenen pyynnöstä. Kuka tahansa tutkintaelimen jäsen ja/tai puheenjohtaja voi vastustaa kirjallisen menettelyn käyttöä. Tällöin puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle kohtuullisen ajan kuluessa.

2. Puheenjohtaja vahvistaa kirjallisen menettelyn määräajan asian kiireellisyyden mukaan 12 artiklassa tarkoitetut määräajat asianmukaisesti huomioon ottaen.

11 artikla

Oikeus esittää kirjallisia huomautuksia

1. Tutkintaelin kunnioittaa asianomaisen talouden toimijan oikeutta esittää huomautuksia asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdan mukaisesti.

2. OLAFin tekemistä tai koordinoimista tutkimuksista peräisin olevien tai niihin liittyvien tietojen luovuttaminen edellyttää OLAFin suostumusta, joka on annettava 5 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun suullisen tai kirjallisen menettelyn yhteydessä.

3. Jos tulojen ja menojen hyväksyjän esittämä pyyntö perustuu OLAFin toimittamiin tietoihin ja jotta voidaan varmistaa, ettei OLAFin tekemien tai koordinoimien tutkimusten eikä OLAFin tiedossa olevien kansallisten tutkimusten tai oikeudellisten menettelyjen luottamuksellisuus vaarannu, tutkintaelin kuulee OLAFia ennen asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdassa tarkoitetun ilmoituksen antamista talouden toimijalle.

4. Talouden toimijan on toimitettava kirjalliset huomautukset tekstinkäsittelyohjelmalla laadittuna tavallisena tiedostona sihteeristön sähköpostiosoitteeseen Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

5. Kirjallisten huomautusten enimmäispituus ilman liitteitä on periaatteessa kymmenen sivua lukuun ottamatta tapauksia, joihin liittyy erityisen monimutkaisia oikeudellisia tai tosiasiallisia seikkoja.

12 artikla

Sovellettavat määräajat

1. Tutkintaelimen suosituksen antamiseen sovelletaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklan 8 kohdan f alakohdassa vahvistettuja määräaikoja.

2. Varsinkin tarve kääntää talouden toimijan mahdollisesti esittämät huomautukset voidaan katsoa poikkeukselliseksi ja asianmukaisesti perustelluksi tapaukseksi, jossa tutkintaelimen suosituksen antamiseen sovellettavaa määräaikaa voidaan jatkaa.

13 artikla

Suosituksen antaminen

Tutkintaelin pyrkii pääsemään yksimielisyyteen.

Jos siihen ei päästä, asiasta äänestetään seuraavasti:

a) puheenjohtajalla on yksi ääni;

b) kahdella pysyvällä jäsenellä on yhdessä yksi ääni;

c) pyynnön esittänyttä tulojen ja menojen hyväksyjää edustavalla jäsenellä on yksi ääni.

Tutkintaelimen kanta hyväksytään ehdottomalla enemmistöllä.

14 artikla

Suosituksen ilmoittaminen

1. Tutkintaelin ilmoittaa suosituksensa viipymättä pyynnön esittäneelle tulojen ja menojen hyväksyjälle.

2. Tutkintaelin ilmoittaa suosituksensa samanaikaisesti mahdollisille tarkkailijoille ja OLAFille, jos tapaus perustuu OLAFin toimittamiin tietoihin.

15 artikla

Käsittelyn luottamuksellisuus

Asian käsittely tutkintaelimessä on salaista ja pysyvästi salassa pidettävää.

16 artikla

Henkilötietojen suoja

Tutkintaelin ja sen sihteeristö noudattavat henkilötietojen käsittelyssä asetusta (EY) N:o 45/2001.

17 artikla

Siirtymäsäännökset

Niin kauan kuin tutkintaelimen puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa ei ole nimitetty, puheenjohtajan tehtäviä hoitaa virkaiältään vanhempi pysyvä jäsen.

18 artikla

Tämä päätös tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Brysselissä 18 päivänä joulukuuta 2015. Komission puolesta Puheenjohtaja Jean-Claude JUNCKER

(1) EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1.

(2) EUVL L 362, 31.12.2012, s. 1.

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001, annettu 18 päivänä joulukuuta 2000, yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1).

(4) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43).

(5) Asiassa sovelletaan komission virkaikäsääntöjä.

(6) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 883/2013, annettu 11 päivänä syyskuuta 2013, Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta (EUVL L 248, 18.9.2013, s. 1).