EUROPOLIN YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN SÄÄDÖS N:o 1/1999,

annettu 22 päivänä huhtikuuta 1999,

työjärjestyksen vahvistamisesta

(1999/C 149/01)

YHTEINEN VALVONTAVIRANOMAINEN,

joka ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella tehdyn yleissopimuksen Euroopan poliisiviraston (Europol-yleissopimus)(1) perustamisesta ja erityisesti sen 24 artiklan 7 kohdan,

sekä katsoo, että

yhteisen valvontaviranomaisen tehtävänä on vahvistaa oma työjärjestyksensä yksimielisellä päätöksellä,

ON VAHVISTANUT TÄMÄN TYÖJÄRJESTYKSEN:

EUROPOLIN YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN

TYÖJÄRJESTYS

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

I OSASTO

YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN TEHTÄVÄT JA TOIMIVALTA

1 artikla

Tehtävät

1. Yhteisen valvontaviranomaisen tehtävänä on yleissopimuksen mukaisesti valvoa Europolin toimintaa sen varmistamiseksi, että Europolin hallussa olevien tietojen tallentaminen, käsittely ja käyttö ei vaaranna rekisteröityjen henkilöiden oikeuksia. Yhteinen valvontaviranomainen valvoo lisäksi Europolista peräisin olevien tietojen välittämisen lainmukaisuutta (yleissopimuksen 24 artiklan 1 kohdan ensimmäinen ja toinen virke);

2. Tätä varten yhteisen valvontaviranomaisen tehtävänä on erityisesti:

a) tarkastella tietokannan perustamista koskevia määräyksiä (yleissopimuksen 12 artiklan 1 kohdan toinen virke ja 2 kohdan kolmas virke);

b) tarkastella henkilötietopyynnöistä tehtävien tarkastuskertomusten laatimista koskevia määräyksiä (yleissopimuksen 16 artiklan ensimmäinen virke);

c) tarkastella Europolin hoitamaa henkilötietojen välittämistä kolmansille valtioille ja kolmansille elimille koskevia yleisiä sääntöjä (yleissopimuksen 18 artiklan 2 kohdan toinen virke);

d) tarkastella seuraaviin asioihin liittyviä kysymyksiä:

- yleissopimuksen soveltaminen ja tulkinta Europolin toimintaan liittyvän henkilötietojen käsittelyn ja käytön yhteydessä (yleissopimuksen 24 artiklan 3 kohdan ensimmäinen vaihtoehto),

- jäsenvaltioiden valvontaviranomaisten harjoittama riippumaton valvonta (yleissopimuksen 24 artiklan 3 kohdan toinen vaihtoehto),

- tiedonsaantioikeus (yleissopimuksen 24 artiklan 3 kohdan kolmas vaihtoehto),

- yhdenmukaistettujen ehdotusten laatiminen ratkaisujen löytämiseksi olemassa oleviin ongelmiin (yleissopimuksen 24 artiklan 3 kohdan neljäs vaihtoehto),

e) tutkia yksityisten henkilöiden pyynnöstä Europolissa mahdollisesti suoritetun henkilötietojen keräämisen, tallentamisen, käsittelyn ja käytön lainmukaisuutta ja oikeellisuutta (yleissopimuksen 24 artiklan 4 kohta);

f) laatia säännöllisin väliajoin toimintakertomus (yleissopimuksen 24 artiklan 6 kohta).

2 artikla

Toimivalta

1. Tehtäviensä hoitamista varten yhteisellä valvontaviranomaisella on sille yleissopimuksessa määrätty toimivalta.

2. Yhteinen valvontaviranomainen on erityisesti oikeutettu saamaan tietoja Europolilta, saamaan käyttöönsä kaikki asiakirjat sekä Europolin tallentamat tiedot, ja sille on sallittava vapaasti pääsy milloin hyvänsä kaikkiin Europolin toimitiloihin (yleissopimuksen 24 artiklan 2 kohta). Tähän kuuluu oikeus saada tietoja tietokoneista ja ohjelmistoista ja oikeus tutustua niihin silloin, kun se on välttämätöntä yhteisen valvontaviranomaisen tehtävien suorittamiseksi. Menettelystä voidaan määrätä yksityiskohtaisesti yhteisen valvontaviranomaisen ja Europolin hallintoneuvoston välisellä sopimuksella.

3 artikla

Komiteat

1. Yhteinen valvontaviranomainen perustaa komitean, josta määrätään yleissopimuksen 24 artiklan 7 kohdassa.

2. Yhteinen valvontaviranomainen voi myös perustaa yhden tai useamman muun sisäisen komitean ja päättää niiden kokoonpanosta ja tehtävistä (yleissopimuksen 24 artiklan 8 kohta).

II OSASTO

YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN TYÖJÄRJESTYS

4 artikla

Jäsenet

1. Yhteinen valvontaviranomainen muodostuu enintään kahdesta kunkin kansallisen valvontaviranomaisen jäsenestä tai edustajasta, jotka muodostavat valtuuskunnan. Kullakin jäsenellä voi olla yksi varajäsen. Kukin jäsenvaltio nimeää yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet ja heidän varajäsenensä viideksi vuodeksi (yleissopimuksen 24 artiklan 1 kohdan kolmas virke), ja heidät voidaan valita uudelleen.

2. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet ja heidän varajäsenensä ovat riippumattomia eivätkä he tehtäviään hoitaessaan ota vastaan mitään ohjeita, ja he ovat velvollisia yksinomaan noudattamaan lakia. He eivät samanaikaisesti saa olla yleissopimuksen nojalla perustetun muun elimen jäseniä tai kuulua Europolin henkilökuntaan.

Jos ilmenee eturistiriita, asianomaisen henkilön on ilmoitettava siitä sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja asiaa koskevasta päätöksenteosta. Hänet voidaan tarvittaessa julistaa esteelliseksi kokouksessa läsnäolevien valtuuskuntien suljetussa lippuäänestyksessä antamien äänten enemmistöllä. Henkilöä on kuultava ennen esteelliseksi julistamista, mutta hän ei saa osallistua päätöksentekoon. Jos henkilö vetäytyy asian käsittelystä tai hänet julistetaan esteelliseksi, hänen varajäsenensä voi toimia hänen tilallaan.

3. Vain henkilö, jolla on tarvittava kelpoisuus voidaan nimetä yhteisen valvontaviranomaisen jäseneksi tai varajäseneksi (yleissopimuksen 24 artiklan 1 kohdan kolmas virke). Erityistä huomiota kiinnitetään muutoksenhakukomitean jäseniä koskeviin vaatimuksiin.

4. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenen ollessa estynyt osallistumasta kokoukseen häntä voi edustaa hänen varajäsenensä.

5. Jäsenen toimikausi yhteisessä valvontaviranomaisessa päättyy, kun hän eroaa siitä. Toimikausi päättyy myös, kun asianomainen lakkaa olemasta kansallisen valvontaviranomaisen jäsen tai edustaja, jollei asianomainen jäsenvaltio jatka hänen toimikauttaan. Jäsenyys voidaan peruuttaa ainoastaan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tämä koskee myös varajäseniä.

5 artikla

Puheenjohtaja

1. Yhteinen valvontaviranomainen valitsee jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kokoukseen osallistuvien valtuuskuntien suljetussa lippuäänestyksessä antamien äänten kahden kolmasosan enemmistöllä. Varapuheenjohtaja ei saa kuulua samaan valtuuskuntaan kuin puheenjohtaja. Jos kukaan ehdokkaista ei ensimmäisellä äänestyskierroksella saa vaadittua enemmistöä äänistä, järjestetään kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä toinen äänestys. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan kahdeksi vuodeksi. Heidät voidaan valita uudelleen yhdeksi vuodeksi.

2. Puheenjohtaja edustaa yhteistä valvontaviranomaista ja toimii sen kokousten puheenjohtajana. Hän valvoo, että yhteisen valvontaviranomaisen työ sujuu moitteettomasti. Hän kutsuu koolle yhteisen valvontaviranomaisen kokoukset ja päättää kokouspaikasta, kokouspäivästä ja kellonajasta. Hän avaa ja päättää kokoukset. Hän laatii esityslistaehdotuksen ja varmistaa yhteisen valvontaviranomaisen päätösten täytäntöönpanon.

3. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana, jos tämä on estynyt. Varapuheenjohtajan poissa ollessa varapuheenjohtajana toimii iältään vanhin jäsen. Iältään vanhin jäsen kutsuu koolle yhteisen valvontaviranomaisen ensimmäisen kokouksen ja toimii sen puheenjohtajana, kunnes puheenjohtaja on valittu.

4. Tiettyä asiaa koskevan yhteisen valvontaviranomaisen työskentelyn valmistelemiseksi se voi nimetä jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan ehdotuksesta yhden tai useampia esittelijöitä. Jos asia on kiireellinen, puheenjohtaja voi viran puolesta nimetä esittelijän tai esittelijät itse. Tällöin hänen on viipymättä ilmoitettava asiasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille.

5. Puheenjohtaja tai valtuuskuntien enemmistö voi pyytää Europolin johtajaa olemaan läsnä kokouksessa ja kutsua kokoukseen Europolin henkilöstöä, kansallisia asiantuntijoita, yhteyshenkilöitä ja muita henkilöitä.

6 artikla

Työskentelytavat

1. Yhteinen valvontaviranomainen kokoontuu vähintään neljästi vuodessa. Lisäksi se kokoontuu puheenjohtajan aloitteesta ja kun vähintään kolme valtuuskuntaa tekee asiasta kirjallisen ja perustellun ehdotuksen tai suullisen ehdotuksen edellisessä kokouksessa. Hallintoneuvoston puheenjohtaja ja Europolin johtaja voivat ehdottaa asioiden ottamista esityslistalle sekä yhteisen valvontaviranomaisen koollekutsumista.

2. Puheenjohtajan kiireellisinä pitämiä tapauksia lukuun ottamatta kokouskutsut lähetetään niin ajoissa, että vastaanottaja saa ne vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsun mukana on oltava esityslistaehdotus ja kokouksessa tarvittavat asiakirjat, jollei niiden luonne ole esteenä tälle. Lopullinen esityslista hyväksytään kunkin kokouksen alussa.

3. Yhteisen valvontaviranomaisen kokous on päätösvaltainen vain, jos vähintään kaksi kolmasosaa valtuuskunnista on läsnä. Jollei tässä työjärjestyksessä toisin määrätä, päätökset tehdään läsnäolevien valtuuskuntien yksinkertaisella enemmistöllä. Kullakin valtuuskunnalla on yksi ääni. Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.

4. Yhteisen valvontaviranomaisen kokoukset eivät ole julkisia. Sen asiakirjat ovat luottamuksellisia, jollei yhteinen valvontaviranomainen päätä toisin. Europolin toimittamia asiakirjoja koskevat kuitenkin yleissopimuksen 31 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut salassapitosuojaa koskevat säännöt.

5. Yhteisen valvontaviranomaisen kokouksissa käsittelyn pohjalla ovat Euroopan unionin toimielinten kaikilla virallisilla kielillä laaditut asiakirjat ja valmisteluasiakirjat. Poikkeuksia tähän sääntöön sallitaan vain kiireellisissä tapauksissa, mutta jokaisella valtuuskunnalla on kuitenkin oikeus vaatia käännöstä omalle kielelleen.

6. Yhteisen valvontaviranomaisen päätökset voidaan tehdä kirjallista menettelyä noudattaen, jos kaikki valtuuskunnat ovat hyväksyneet tämän menettelyn kokouksessa. Kiireellisissä tapauksissa puheenjohtajalla on oikeus aloittaa kirjallinen menettely. Molemmissa tapauksissa puheenjohtaja toimittaa päätösehdotuksen yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille. Jos valtuuskunnat eivät vastusta virallisille kielille käännettyä päätösehdotusta puheenjohtajan asettamassa, vähintään 14 päivän määräajassa vastaanottamisesta, ehdotusta pidetään hyväksyttynä. Jos jokin valtuuskunta viiden työpäivän kuluessa päätösehdotuksen vastaanottamisesta pyytää sen suullista käsittelyä yhteisessä valvontaviranomaisessa, kirjallinen menettely keskeytetään.

7 artikla

Paikalla tehtävät tarkastukset ja asiantuntijat

1. Yhteinen valvontaviranomainen voi tehdä tietosuojatarkastuksia Europolissa sille yleissopimuksen 24 artiklassa annetun toimivallan puitteissa.

2. Yhteinen valvontaviranomainen voi määrätä yhden tai useamman jäsenen tekemään kyseisiä tarkastuksia. Näitä jäseniä voivat avustaa yhteisen valvontaviranomaisen aiheellisena pitämällä tavalla asiantuntijat, jotka valitaan ainoastaan valvontaviranomaisen edeltä käsin laatimasta ja Europolille toimittamasta luettelosta. Tässä luettelossa olevat asiantuntijat tulevat kansallisista valvontaviranomaisista ja valtionhallinnon yksiköistä, paitsi jos tällaisia asiantuntijoita ei ole käytettävissä. Kaikkien asiantuntijoiden on täytettävä kansallisen lainsäädäntönsä mukaiset turvallisuusvaatimukset.

3. Jos puheenjohtaja pitää asiaa kiireellisenä, hän voi viran puolesta nimetä kyseiset jäsenet ja asiantuntijat. Tällöin hänen on viipymättä ilmoitettava asiasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille.

4. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, joiden tehtäväksi tarkastus on määrätty, antavat yhteiselle valvontaviranomaiselle selvityksen työnsä tuloksista.

8 artikla

Menettely, kun yleissopimuksen määräyksiä ei ole noudatettu

Jos yhteinen valvontaviranomainen toteaa, että yleissopimuksen määräyksiä henkilötietojen tallentamisesta, käsittelystä tai käytöstä ei ole noudatettu, se ilmoittaa asiasta Europolin johtajalle ja pyytää häntä vastaamaan kirjallisesti määräajan kuluessa. Jos yhteinen valvontaviranomainen pitää vastausta riittämättömänä tai vastausta ei annettu ajoissa tai jos ilmenee muitaongelmia, yhteinen valvontaviranomainen saattaa asian kirjallisesti hallintoneuvoston käsiteltäväksi (yleissopimuksen 24 artiklan 5 kohdan kolmas virke). Muutoksenhakukomitean lopullisen päätöksen noudattamatta jättämistä pidetään yleissopimuksen rikkomisena.

9 artikla

Pöytäkirjat

Yhteisen valvontaviranomaisen kaikista kokouksista laaditaan pöytäkirja. Sihteeristö laatii pöytäkirjaehdotuksen puheenjohtajan johdolla, ja se esitetään yhteisen valvontaviranomaisen hyväksyttäväksi seuraavassa kokouksessa. Kullakin jäsenellä on oikeus tehdä siihen tarkistuksia, jotta kyseisen jäsenen kokouksessa esittämät huomiot ilmenisivät pöytäkirjasta.

10 artikla

Toimintakertomus

1. Yhteinen valvontaviranomainen laatii toimintakertomuksen vähintään joka toinen vuosi. Viimeistään kuukautta ennen kuin toimintakertomus toimitetaan neuvostolle hallintoneuvostolla on mahdollisuus antaa lausuntonsa, joka liitetään kertomukseen (yleissopimuksen 24 artiklan 6 kohta).

2. Yhteinen valvontaviranomainen päättää, onko sen toimintakertomus julkaistava, ja tarvittaessa sen julkaisutavasta.

III OSASTO

MUUTOKSENHAKUKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

11 artikla

Muutoksenhakukomitean tehtävät

1. Muutoksenhakukomitea, jäljempänä "komitea", tutkii yleissopimuksen 19 artiklan 6-8 kohdassa, 20 artiklan 4 kohdassa ja 22 artiklan 3 kohdassa tarkistetut muutoksenhaut.

2. Komitea tekee lopullisen päätöksen 1 kohdassa mainituista asioista.

3. Komitealla on 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun toimivallan lisäksi tässä luvussa määrätty toimivalta.

12 artikla

Jäsenet

1. Komiteassa on yksi jäsen yhteisen valvontaviranomaisen kustakin valtuuskunnasta. Jokaisella jäsenellä voi olla varajäsen. Yhteinen valvontaviranomainen nimeää komitean jäsenet ja varajäsenet viideksi vuodeksi asianomaisen valtuuskunnan ehdotuksesta, ja toimikausi voidaan uudistaa.

2. Komitean jäsenillä ja varajäsenillä on oltava riittävä kelpoisuus tutkia 11 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja muutoksenhakuja ja ratkaista niitä, mikä edellyttää muun muassa oikeudellista asiantuntemusta sekä kokemusta riitojen ratkaisemisessa ja tietosuoja-asioissa.

3. Komitean jäsenen ollessa estynyt häntä voi kokouksessa edustaa hänen varajäsenensä.

4. Komitean jäsenen toimikausi päättyy, kun henkilö eroaa yhteisestä valvontaviranomaisesta tai lakkaa olemasta sen jäsen. Tämä koskee myös varajäseniä.

13 artikla

Riippumattomuus ja puolueettomuus

1. Komitean jäsenet ovat riippumattomia ja puolueettomia, eivätkä heitä tehtäviään hoitaessaan sido yhteisen valvontaviranomaisen tai muut ohjeet, ja he ovat velvollisia yksinomaan noudattamaan lakia. Heeivät saa toimikautensa aikana ryhtyä harjoittamaan sellaista toimintaa, joka ei sovi yhteen komitean jäseneltä edellytettävän riippumattomuuden ja puolueettomuuden kanssa tai komitean käytettävissä olemista koskevan vaatimuksen kanssa. Kansallisen valvontaviranomaisen puolesta suoritettavia tai jo suoritettuja toimia ei pidetä yhteensopimattomina komiteassa työskentelyn kanssa. Tämän kohdan säännöksiä sovelletaan myös varajäseniin.

2. Jos komitean jäsen tai varajäsen on ollut käsittelemässä asiaa siten, että hänen puolueettomuuttaan voidaan vakavasti epäillä, tai ilmenee muu seikka, joka voi vaarantaa muutoksenhaun moitteettoman käsittelyn, henkilön on ilmoitettava siitä ja vetäydyttävä asian käsittelystä.

3. Jos jokin osapuoli vaatii, että jäsen tai varajäsen julistetaan esteelliseksi 1 ja 2 kohtaan liittyvin perustein, komitean on kyseistä henkilöä ja muita osapuolia ensin kuultuaan päätettävä esteelliseksi julistamisesta suljetulla lippuäänestyksellä kyseisen henkilön läsnä olematta.

4. Jos henkilö vetäytyy asian käsittelystä tai jos 3 kohdan nojalla päätetään, ettei hän saa osallistua asian käsittelyyn, hänen tilalleen tulee hänen varajäsenensä.

14 artikla

Puheenjohtaja

1. Komitea valitsee jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kokoukseen osallistuvien jäsenten suljetussa lippuäänestyksessä antamien äänten kahden kolmasosan enemmistöllä. Jos kukaan ehdokkaista ei ensimmäisellä äänestyskierroksella saa vaadittua enemmistöä äänistä, järjestetään kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä toinen äänestys. Yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajaa tai varapuheenjohtajaa ei voida valita komitean puheenjohtajaksi tai varapuheenjohtajaksi, eivätkä puheenjohtajat saa kuulua samaan valtuuskuntaan. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan kahdeksi vuodeksi. Heidät voidaan valita uudelleen yhdeksi vuodeksi.

2. Puheenjohtaja johtaa komitean kokouksia. Hän valvoo, että komitean työskentely sujuu joustavasti ja moitteettomasti. Hän kutsuu komitean koolle ja päättää kokouspaikasta, sekä kokouksen päivämäärästä ja kellonajasta. Hän laatii alustavan esityslistan.

3. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana, jos tämä on estynyt. Varapuheenjohtajan poissa ollessa varapuheenjohtajana toimii iältään vanhin jäsen. Iältään vanhin jäsen kutsuu koolle komitean ensimmäisen kokouksen ja toimii sen puheenjohtajana, kunnes puheenjohtaja on valittu.

4. Asian valmistelemiseksi komitea voi nimetä jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan ehdotuksesta yhden tai useampia esittelijöitä. Tällöin esittelijäksi nimetyn jäsenen on yleensä oltava samasta jäsenvaltiosta kuin muutoksenhakija tai, jos muutoksenhakija on Euroopan unionin ulkopuolisesta valtiosta, siitä jäsenvaltiosta, johon asia läheisimmin liittyy. Jos asia on kiireellinen, puheenjohtaja voi viran puolesta nimetä esittelijän tai esittelijät itse. Tällöin hänen on viipymättä ilmoitettava asiasta komitean jäsenille. Esittelijä tutkii muutoksenhaun ja antaa komitealle selvityksen siitä, voidaanko se ottaa käsiteltäväksi, sekä ehdotuksia lisätoimiksi, erityisesti sen osalta, mitä valmistavia toimenpiteitä tarvitaan.

15 artikla

Edustus

Pyynnön esittäjää voi avustaa tai edustaa asianajaja tai muu avustaja. Komitea voi päättää, että asianajaja tai avustaja ei vakavasti sopimattoman käyttäytymisen vuoksi saa osallistua asian käsittelyyn. Jos päätetään, ettei asianajaja tai avustaja saa osallistua asian käsittelyyn, puheenjohtaja asettaa määräajan, johon mennessä asianomainen osapuoli voi nimetä toisen asianajajan tai avustajan; asian käsittelyä lykätään kyseiseksi määräajaksi. Asianajajan tai avustajan on komitean pyynnöstä esitettävä pyynnön esittäjän antama asianmukainen valtakirja.

16 artikla

Kielet

1. Käsittely tapahtuu jollakin Euroopan unionin toimielinten virallisella kielellä. Pyynnön esittäjä valitsee virallisen kielen, jolla käsittely tapahtuu. Asian käsittelykieltä käytetään osapuolten suullisissa lausunnoissa ja kirjallisissa asiakirjoissa sekä komitean pöytäkirjoissa ja päätöksissä.

2. Muulla kuin asian käsittelykielellä oleviin asiakirjoihin liitetään käännös asian käsittelykielellä. Jos asiakirjatovat pitkiä, käännös on mahdollista esittää ainoastaan otteista tai yhteenvedoista. Komitea voi viran puolesta tai jonkin osapuolen pyynnöstä vaatia milloin tahansa käännöstä kaikista asiakirjoista.

3. Tulkkauspalvelu ja käännökset järjestetään tarvittaessa komitean jäsenille ja asian osapuolille maksutta. Komitean päätökset käännetään kaikille Euroopan unionin toimielinten virallisille kielille.

4. Jos pyynnön esittäjä ei taida yhtäkään Euroopan unionin kielistä, muutoksenhaku voidaan esittää jollakin muulla kielellä. Pyynnön esittäjän on toimitettava yhteenveto jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Puheenjohtaja tai esittelijä huolehtii muutoksenhakemuksen kääntämisestä valitulle kielelle.

17 artikla

Menettelyn aloittaminen

1. Muutosta haetaan esittämällä kirjallinen muutoksenhakemus yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristölle kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun pyynnön esittäjä on vastaanottanut Europolin päätöksen. Jos päätöstä ei ole, muutosta haetaan kolmen kuukauden kuluessa yleissopimuksen 19 artiklan 6 kohdassa, 20 artiklan 4 kohdassa ja 22 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun asianomaisen määräajan päättymisestä. Jos on epäselvää, onko määräaikoja noudatettu, asia ratkaistaan pyynnön esittäjän hyväksi.

2. Pyynnön esittäjän on esitettävä pyyntönsä perusteet. Muutoksenhakupyynnöstä on käytävä selvästi ilmi muutoksen hakija, aihe ja perusteet. Muutoksenhakemuksen tueksi liitetään käytettävissä olevat asiakirjat. Pyynnön esittäjä voi milloin hyvänsä peruuttaa muutoksenhakupyynnön.

3. Sihteeristön on ilmoitettava neljän viikon kuluessa muutoksenhakemuksen saapumisesta vastaanottaneensa sen ja annettava menettelyn kulkua koskevaa yleistä tietoa.

4. Jos muutoksenhakemus ei täytä 2 kohdan ensimmäisessä ja toisessa virkkeessä ja 16 artiklan 4 kohdan toisessa virkkeessä määrättyjä vaatimuksia, sihteeristön on kehotettava pyynnön esittäjää korjaamaan mahdolliset puutteet neljän viikon kuluessa.

5. Komitean on kieltäydyttävä puheenjohtajan tai esittelijän ehdotuksesta käsittelemästä muutoksenhakemusta, joka ei täytä vaatimuksia. Edellä 1 kohdassa mainitun määräajan ulkopuolella toimitettu muutoksenhakemus voidaan käsitellä, jos myöhästyminen voidaan perustella erityisillä olosuhteilla.

18 artikla

Alustava tarkastelu

1. Jos muutoksenhakemus täyttää vaatimukset, komitea tarkastelee sitä seuraavien määräysten mukaisesti ottaen huomioon yleissopimuksen, erityisesti sen 19, 20 ja 22 artiklan.

2. Muutoksenhakemuksesta lähetetään jäljennös Europolille, jotta se voi esittää huomautuksensa neljän viikon määräajassa, jota voidaan pidentää kahdella viikolla.

3. Komitea voi yksittäisessä tapauksessa päättää, että yksi tai useampi kansallinen yksikkö osallistuu muutoksenhakumenettelyyn. Pyynnön esittäjälle ja Europolille ilmoitetaan tästä päätöksestä. Kyseisille kansallisille yksiköille lähetetään Europolin ja pyynnön esittäjän huomautukset, jotta ne voivat esittää omat huomautuksensa neljän viikon määräajassa, jota voidaan pidentää kahdella viikolla.

4. Komitea käsittelee muutoksenhakemuksen kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut huomautukset, tai siitä, kun määräajat ovat päättyneet.

19 artikla

Lisätiedot

1. Komitea voi pyytää pyynnön esittäjää, Europolia, kansallisia yksiköitä, kansallisia valvontaviranomaisia tai muita tahoja toimittamaan tietoja, todisteita tai huomautuksia komitealle. Osapuolilla on oikeus tehdä komitealle ehdotuksia todistajien kuulemisesta tai esittää todistusaineistoa hyväksyttäväksi. Komitea noudattaa näitä ehdotuksia ja esityksiä sikäli kuin se on asian tutkimiseksi tarpeen.

2. Komitea voi myös päättää tehdä tutkimuksia Europolin tiloissa. Tällöin sovelletaan vastaavasti 7 artiklaa. Tällöin pyynnön esittäjälle tai hänen avustajalleen on ilmoitettava tutkimuksen tuloksista.

20 artikla

Tiedonsaantioikeus

1. Kaikki osapuolet voivat halutessaan saada käyttöönsä menettelyn kohteena olevaa tapausta koskevia tietoja ja pyytää yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristöä toimittamaan heille otteita tai valokopioita maksusta. Tietojen luovuttamisesta voidaan kieltäytyä, jos se on tarpeen

- jotta Europol voisi suorittaa tehtävänsä asianmukaisesti,

- jäsenvaltion turvallisuuden ja yleisen järjestyksen turvaamiseksi tai rikoksen torjumiseksi,

- kolmansien osapuolten oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi.

2. Europol, kansalliset yksiköt ja kansalliset valvontaviranomaiset voivat ilmoittaa, missä määrin niiden luovuttamia tietoja ei saisi antaa pyynnön esittäjän käyttöön ja seikat, joihin tämä perustuu. Komitea voi pyytää lisäperusteita. Jos komitea pitää perusteita hyväksyttävinä, kyseisiä tietoja ei anneta pyynnön esittäjän käyttöön. Komitea voi päättää toisin vain sillä perusteella, ettei ole hyväksyttäviä perusteita ja vain yksimielisesti. Tällöin komitea voi vaatia, että pyynnön esittäjän käyttöön annetaan yhteenveto tai vaatia, että pyynnön esittäjälle annetaan tietyt tiedot.

21 artikla

Kuuleminen

1. Komitea kuulee osapuolia jos nämä pyytävät sitä. Komitea ilmoittaa osapuolille asianmukaisesti niiden oikeudesta tulla kuulluksi. Tätä oikeutta käytetään kirjallisesti. Komitea päättää suullisen kuulemisen pitämisestä menettelyn jonkin osapuolen pyynnöstä, jos sitä pidetään tarpeellisena asian käsittelyn kannalta. Komitea ilmoittaa osapuolille asianmukaisesti niiden oikeudesta pyytää suullista kuulemista. Kaikille osapuolille ilmoitetaan ajoissa suullisesta kuulemisesta, ja niillä on oikeus olla siinä läsnä.

2. Suullisessa kuulemisessa yleisöllä on oikeus olla läsnä, jollei komitea viran puolesta tai jonkin osapuolen pyynnöstä päätä, että menettely kokonaan tai osittain tapahtuu yleisön läsnä olematta yleisen turvallisuuden niin vaatiessa erityisesti yleissopimuksen 19 artiklan 3 kohdassa tarkoitetuin perustein tai henkilön yksityiselämän suojan niin vaatiessa, tai sikäli kuin se on komitean mielestä ehdottoman välttämätöntä erityistilanteessa, jossa julkisuus voisi vahingoittaa muutoksenhaun asianmukaista ratkaisemista. Jos menettelyn osapuolena oleva jäsenvaltio tai Europol pyytää, että menettely tapahtuu yleisön läsnä olematta, komitea voi päättää toisin ainoastaan sillä perusteella, ettei ensimmäisessä virkkeessä tarkoitettuja syitä ole olemassa ja vain yksimielisesti.

3. Komitea voi osapuolen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan päättää kuulla yhtä osapuolta muiden osapuolten olematta läsnä, jos se on tarpeen Europolin moitteettoman toiminnan varmistamiseksi, jäsenvaltion turvallisuuden suojelemiseksi tai pyynnön esittäjän tai kolmannen osapuolen etujen suojelemiseksi. Poissaoleville osapuolille ilmoitetaan menettelystä, jossa ne eivät itse ole olleet läsnä.

22 artikla

Todistajien ja asiantuntijoiden kuuleminen

1. Komitea voi osapuolen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan päättää kuulla todistajia. Kaikille asianomaisille osapuolille ja todistajille ilmoitetaan ajoissa kuulemisesta. Tällöin sovelletaan vastaavasti 21 artiklan 2 ja 3 kohtaa.

2. Todistajat, joille komitea on ilmoittanut kuulemisesta, ovat oikeutettuja saamaan matka- ja majoituskorvaukset sekä korvausta ansionmenetyksestä sikäli kun komitea pitää sitä kohtuullisena. Heille voidaan suorittaa tarvittavat maksuennakot. Maksut suoritetaan yhteisen valvontaviranomaisen talousarviosta.

3. Komitea kuulee todistajia. Komitean jäsenet voivat esittää kysymyksiä todistajille. Puheenjohtajan luvalla osapuolet voivat esittää kysymyksiä todistajille. Ennen kuulemisen alkua puheenjohtajan on muistutettava todistajia siitä, että heidän on ilmaistava totuus.

4. Komitea voi nimetä asiantuntijan ja määritellä hänen toimeksiantonsa. Asiantuntijalla on oikeus saada korvaus työstään. Komitea voi päättää asiantuntijan kuulemisesta. Tällöin sovelletaan vastaavasti todistajien kuulemista koskevia sääntöjä.

23 artikla

Loppuhuomautukset

Ennen lopullisen päätöksen tekemistä komissio pyytää kaikkia osapuolia esittämään loppuhuomautuksensa.

24 artikla

Pöytäkirjat

1. Komitea pitää asian käsittelystä pöytäkirjaa, jossa on selostus kustakin kuulemistilaisuudesta siinä esitettyine lausuntoineen. Osapuolet voivat vaatia, että jotkin asiakirjat tai lausunnot sisällytetään kokonaisuudessaan tai osittain pöytäkirjaan. Puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, joka toimitetaan osapuolille ja liitetään asiaa koskeviin asiakirjoihin. Edellä 21 artiklan 2 kohdassa tai 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa komitea asettaa rajoituksia.

2. Mitä 9 artiklassa määrätään sovelletaan vastaavasti kaikkiin komitean kokouksiin, joihin osapuolet eivät osallistu.

25 artikla

Päätöksenteko ja salassapito

1. Komitean kokous on päätösvaltainen vain, jos neljä viidesosaa jäsenistä tai heidän varajäsenistään on läsnä.

2. Päätökset tehdään kokoukseen osallistuvien jäsenten tai varajäsenten yksinkertaisella enemmistöllä, jollei tässä työjärjestyksessä tai yleissopimuksessa toisin määrätä. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kaikkien lopulliseen päätöksentekoon osallistuvien henkilöiden on täytynyt osallistua suulliseen kuulemiseen.

3. Komiteakäsittelyä koskee salassapitovelvollisuus.

4. Komitean lopullinen päätös sisältää osapuolten ja niiden edustajien nimet, päätöksentekoon osallistuvien komitean jäsenten nimet, päätöksen julkistamispäivän, varsinaisen päätöksen, tapauksen tosiseikkojen lyhyen esittelyn ja päätöksen perustelut. Siitä ilmoitetaan julkisessa kokouksessa ja se toimitetaan asianosaisille. Jäljennös päätöksestä toimitetaan yhteiselle valvontaviranomaiselle.

26 artikla

Ilmoittaminen

Tiedoksiannot ja muut ilmoitukset osapuolille, todistajille ja asiantuntijoille toimitetaan tavalla, jolla voidaan kohtuullisesti varmistaa heidän tiedonsaantinsa ja jolla tämä voidaan tarvittaessa osoittaa.

27 artikla

Kustannukset

1. Komitea päättää menettelyn kustannuksista lopullisessa ratkaisussaan. Komiteamenettely on maksuton. Jos muutoksenhaku hyväksytään kokonaisuudessaan tai osittain, Europol vastaa komitean kohtuulliseksi katsomassa määrin pyynnön esittäjälle muutoksenhausta ja käsittelystä aiheutuneista kustannuksista.

2. Jos pyynnön esittäjä ei kykene maksamaan menettelystä aiheutuvia kustannuksia kokonaisuudessaan tai osaa niistä, hänelle voidaan milloin hyvänsä hakemuksesta myöntää avustusta kustannusten suorittamiseksi. Hänen on pyyntöä esittäessään liitettävä siihen avustuksen tarvetta osoittavat asiakirjat. Komitea voi keskeyttää avustuksen maksamisen milloin hyvänsä, jos sen myöntämisedellytykset muuttuvat asian käsittelyn kuluessa. Jos avustus hyväksytään, kustannukset maksetaan yhteisen valvontaviranomaisen talousarviosta. Jos se on kohtuullista, lopullisessa päätöksessä voidaan vaatia osapuolta maksamaan myönnetyt ennakkomaksut takaisin yhteisen valvontaviranomaisen talousarvioon. Esittäessään pyynnön pyynnön esittäjän on ilmoitettava, että hän suostuu maksamaan kulut takaisin, jos lopullisessa päätöksessä niin vaaditaan.

28 artikla

Oikeudenmukainen menettely

Tapauksissa, joista tässä työjärjestyksessä ei määrätä, komitea noudattaaa työskentelyssään Euroopan unionista tehdyn sopimuksen F artiklan 2 kohdan mukaisia yhteisön oikeuden yleisiä periaatteita.

IV OSASTO

LOPPUSÄÄNNÖKSET

29 artikla

Sihteeristö

1. Yhteistä valvontaviranomaista avustaa sen tehtävien hoitamisessa sihteeristö, joka sijaitsee yhteisen valvontaviranomaisen toimipaikassa. Sihteeristö on pysyvä elin, jonka henkilöstö otetaan palvelukseen ainoastaan pätevyyden perusteella. Sihteeristön henkilöstö toimii yksinomaan yhteisen valvontaviranomaisen etujen mukaisesti, se on täysin riippumaton Europolista eikä se ota ohjeita miltään muulta viranomaiselta. Palvelukseenotto tai lähettäminen sihteeristöön tapahtuu yhteisen valvontaviranomaisen ehdotuksesta. Sihteeristön henkilöstöön kuuluvat eivät saa hoitaa muita tehtäviä ilman yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajan lupaa.

2. Sihteeristön toimintaa johtaa yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtaja yhteisen valvontaviranomaisen laatimien sääntöjen mukaisesti. Sihteeristö avustaa myös muutoksenhakukomiteaa. Komitean puheenjohtaja johtaa sihteeristön toimintaa näissä tehtävissä. Sihteeristö pitää kirjaa muutoksenhakupyynnöistä ja kaikista muista asiakirjoista.

3. Sihteeristö huolehtii siitä, että myös yhteisen valvontaviranomaisen toiminnassa noudatetaan yleissopimuksen 32 artiklan velvoitteita.

30 artikla

Salassapitovelvollisuus

1. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenillä, varajäsenillä, asiantuntijoilla ja sihteeristön henkilöstöllä on velvollisuus käsitellä tehtäviä hoitaessaan saamiaan tietoja luottamuksellisina, jollei heidän tehtävänsä asianmukainen suorittaminen edellytä muuta. Tämä velvollisuus jatkuu tehtävien hoidon päätyttyäkin.

2. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, varajäsenet, asiantuntijat ja sihteeristön henkilöstö ilmoittavat nimeämisensä tai nimittämisensä yhteydessä hyväksyvänsä tämän salassapitovelvollisuuden.

3. Jos salassapitovelvollisuutta rikotaan, yhteisen valvontaelimen kokoukseen osallistuvat valtuuskunnat voivat salaisessa äänestyksessä annettujen äänten kahden kolmasosan enemmistöllä pidättää yhteisen valvontaelimen jäsenen tai varajäsenen tehtävistään. Asianomaista henkilöä on kuultava ennen päätöstä, mutta hän ei saa osallistua päätöksentekoon. Tätä säännöstä sovelletaan vastaavasti muutoksenhakukomiteaan, jos salassapitovelvollisuuden rikkominen liittyy komitean työskentelyyn. Jälkimmäisessä tapauksessa yhteiselle valvontaviranomaiselle ilmoitetaan asiasta viipymättä.

Jos jäsen pidätetään tehtävistään, hänen tilalleen otetaan hänen varajäsenensä. Tehtävistä pidättämisestä ilmoitetaan sille kansalliselle valvontaviranomaiselle, joka on vastuussa tehtävistä pidätetyn jäsenen nimeämisestä.

31 artikla

Talousarvio ja kustannukset

1. Sihteeristö laatii ehdotuksen yhteisen valvontaviranomaisen vuosittaiseksi talousarvioksi, joka hyväksymisen jälkeen toimitetaan hallintoneuvostolle ennen yleissopimuksen 24 artiklan 9 kohdan mukaista kuulemista.

2. Yhteinen valvontaviranomainen päättää maksujen suorittamisesta sille myönnetystä talousarviosta, jota sihteeristö hallinnoi.

3. Muutoksenhakukomitean kustannukset, mukaan luettuna muutoksenhakukomitean jäsenten ja heidän varajäsentensä kulut, jotka ovat välttämättömiä heidän tehtäviensä asianmukaisen hoitamisen kannalta, maksetaan yhteisen valvontaviranomaisen talousarviosta tämän laatimien sääntöjen mukaisesti.

32 artikla

Työjärjestyksen muuttaminen

Yhteinen valvontaviranomainen hyväksyy yksimielisesti tätä työjärjestystä koskevat muutokset, ja ne saatetaan neuvoston yksimielisesti hyväksyttäviksi (yleissopimuksen 24 artiklan 7 kohdan ensimmäinen virke).

33 artikla

Arviointi

Yhteinen valvontaviranomainen arvioi tätä työjärjestystä yhdestä kolmeen vuoden kuluttua sen voimaantulosta.

34 artikla

Työjärjestyksen voimaantulo

Tämä työjärjestys tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona neuvosto on hyväksynyt sen yleissopimuksen 24 artiklan 7 kohdan mukaisesti(2).

Tehty Brysselissä 22 päivänä huhtikuuta 1999.

Yhteisen valvontaviranomaisen puolesta

Fergus GLAVEY

Puheenjohtaja

(1) EYVL C 316, 27.11.1995, s. 1.

(2) Neuvosto on 29 päivänä huhtikuuta 1999 hyväksynyt tämän työjärjestyksen.

NEUVOSTON LAUSUMA

4 artiklan 5 kohdasta ja 12 artiklan 4 kohdasta, joka on hyväksytty Europolin yhteisen valvontaviranomaisen työjärjestyksen vahvistamisen yhteydessä

Jäsenvaltiot ovat yhtä mieltä siitä, että henkilö (jäsen tai varajäsen) ei voi lakata olemasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsen ennen toimikauden päättymistä sellaisten seikkojen vuoksi, jotka liittyvät toimintaan muutoksenhakukomiteassa.