Kuudennen ja seitsemännen Euroopan kehitysrahaston varainhoitovuoden 1995 toimista annettuun tarkastuslausumaan liittyvä erityiskertomus sekä komission vastaus



Virallinen lehti nro C 395 , 31/12/1996 s. 0093 - 0133



Kuudennen ja seitsemännen Euroopan kehitysrahaston varainhoitovuoden 1995 toimista annettuun tarkastuslausumaan liittyvä erityiskertomus sekä komission vastaus SISÄLLYS Kohdat 1. TARKASTUSLAUSUMAN LAADINNAN TAUSTAA 1.1 - 1.13 Tilintarkastustuomioistuimen tehtävä 1.1 - 1.2 Tarkastuslausuman kattamat tilit ja toimet 1.3 - 1.12 Tarkastuslausuman laajuus ja rajoitukset 1.13 - 1.14 Tilintarkastustuomioistuimen noudattamat tarkastusnormit ja -menetelmät 1.15 - 1.17 2. TARKASTUKSEN TOIMITTAMINEN 2.1 - 2.8 Tarkastustyötä koskevat rajoitukset 2.1 - 2.2 Toimitetut tarkastukset 2.3 - 2.8 3. TARKASTUSTULOKSET 3.1 - 3.83 Yleinen loppupäätelmä 3.1 - 3.10 Havaitut parannukset 3.3 Tilejä koskevat varaukset 3.4 - 3.5 Tilien perustana olevia toimia koskevat varaukset 3.6 - 3.10 Tilejä koskevat yksityiskohtaiset huomautukset 3.11 - 3.56 Taseet ja tilinpäätökset 3.11 - 3.39 Päätökset (alustavat maksusitoumukset) 3.40 - 3.45 Maksut 3.46 - 3.56 Tilien perustana olevia toimia koskevat yksityiskohtaiset huomautukset 3.57 - 3.83 Laillisuuteen/asianmukaisuuteen vaikuttavat sisältövirheet 3.57 - 3.65 Laillisuuteen/asianmukaisuuteen vaikuttavat muodolliset virheet 3.66 - 3.80 Muut huomautukset 3.81 - 3.83 1. TARKASTUSLAUSUMAN LAADINNAN TAUSTAA Tilintarkastustuomioistuimen tehtävä 1.1. Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle on annettu Euroopan yhteisön perustamissopimuksessa tehtäväksi Euroopan kehitysrahaston toimien tarkastaminen. Tilintarkastustuomioistuimen on annettava Euroopan parlamentille ja neuvostolle lausuma tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tarkastuslausumaan liittyvässä erityiskertomuksessa esitetään tässä yhteydessä toimitettujen tarkastusten tulokset kokonaisuudessaan kuudennen ja seitsemännen EKR:n varainhoitovuoden 1995 toimien osalta. 1.2. Tarkastuslausumassa esitetään mielipide seuraavista seikoista: a) antavatko tilit (taseet ja tulostilit) oikean kuvan omaisuudesta, taloudellisesta tilanteesta varainhoitovuoden päättyessä ja toimien tuloksesta kuluneelta varainhoitovuodelta, ja onko niissä noudatettu perussopimusten määräyksiä, varainhoitoasetusten säännöksiä sekä julkistalouden tilinpitoa koskevia yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita b) ovatko tilien perustana olevat toimet yleisesti laillisia ja asianmukaisia voimassa oleviin oikeussääntöihin nähden. Tarkastuslausuman kattamat tilit ja toimet 1.3. Euroopan kehitysrahastot (EKR) perustuvat Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja seitsemänkymmenen Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren maan (AKT-maan) välisiin kansainvälisiin yleissopimuksiin () sekä neuvoston päätöksiin kahdenkymmenenneljän merentakaisen maan ja alueen assosioinnista Euroopan talousyhteisöön. Kehitysrahastot muodostetaan tuen rahoitusta ja hallintoa koskevien sisäisten sopimusten nojalla. Yhteisö toteuttaa tukitoimet näiden yleissopimusten ja sopimusten mukaisesti (). 1.4. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti kuudennen ja seitsemännen EKR:n taseet ja tilinpäätökset varainhoitovuodelta 1995. Ne on julkaistu komission tiedonantona tilintarkastustuomioistuimelle, parlamentille ja neuvostolle (SEK(96) 989 lopullinen, 31.5.1996). Kyseisissä tileissä esitetään varainhoitovuoden toimet sekä selvitykset kuudennen ja seitsemännen EKR:n voimaantulon jälkeen kirjattujen menojen ja tulojen kumulatiivisista määristä. 1.5. Mauritiuksella 4. marraskuuta 1995 allekirjoitetun sopimuksen yhteydessä hyväksyttiin neljännen Lomén yleissopimuksen toinen rahoituspöytäkirja, jossa vahvistettiin 14 625 miljoonan ecun määrä () viiden vuoden jaksolle (1. maaliskuuta 1995 alkaen). Pöytäkirjan täytäntöönpanon on tarkoitus alkaa varainhoitovuoden 1997 kuluessa, ja rahoitustoimet toteutetaan neuvoston 20. joulukuuta 1995 vahvistamalla sisäisellä sopimuksella perustetun kahdeksannen EKR:n kautta. 1.6. Euroopan kehitysrahastojen tärkeimpiä ominaispiirteitä on niiden rahoitustapa. Kehitysrahastojen toiminta rahoitetaan Euroopan yhteisöjen yleisestä talousarviosta erillään, ja jokaisen jäsenvaltion rahoitusosuus määräytyy erikseen kunkin EKR:n sisäisessä sopimuksessa määriteltyjen jakoperusteiden mukaan (ks. taulukko 1.1). 1.7. Euroopan eri kehitysrahastojen määrärahoihin ei sovelleta vuotuisuusperiaatetta eikä näiden määrärahojen peruuntuminen ole myöskään vaarana. Vaikka kuudennen EKR:n, samoin kuin seitsemännen EKR:n ensimmäisen rahoituspöytäkirjan, voimassaoloaika on viisi vuotta, niiden rahoitustoimia toteutetaan todellisuudessa siihen asti, kunnes komissio arvioi toimien edenneen riittävästi. Tuolloin vielä käytettävissä olevat rahastojen jäljelle jääneet määrät siirretään myöhempään rahastoon. Näin ollen 31. joulukuuta 1995 kuudennen EKR:n tileihin sisältyi neljännen EKR:n jäännössumma (125,1 miljoonaa ecua), kun taas seitsemänteen EKR:oon siirrettiin jäännössummat kolmesta ensimmäisestä sekä viidennestä EKR:sta (492,5 miljoonaa ecua), jonka osalta tilinpäätös oli tehty vuoden 1993 lopussa (). 1.8. Euroopan kehitysrahastoihin eivät kuulu Euroopan investointipankin (EIP) omista varoistaan käyttöön osoittamat varat, joista määrätään sekä Lomén yleissopimuksissa että merentakaisten maiden ja alueiden assosiointisopimuksissa (ks. taulukko 1.2). Sisäisissä sopimuksissa mainitaan AKT-maille sekä merentakaisille maille ja alueille osoitettavien EKR-varojen lisäksi määrät, jotka EIP:n on asetettava kyseisten maiden käyttöön EIP:n omista varoista myönnettyinä lainoina. Tämä merkitsee 1 120 miljoonaa ecua kuudennen EKR:n rahoitustuen lisäksi ja 1 225 miljoonaa ecua seitsemännen EKR:n rahoitustuen lisäksi (). 1.9. EKR:n rahoitustoimet jakautuvat kolmeen vaiheeseen: a) komission tai EIP:n tekemät rahoituspäätökset, joita usein kutsutaan alustaviksi maksusitoumuksiksi b) sopimuksissa vahvistetut maksusitoumukset kolmansiin osapuoliin nähden, pääasiallisesti sellaisten määrärahojen osalta, joiden täytäntöönpaneminen kuuluu AKT-maiden tai merentakaisten maiden ja alueiden kansallisille tulojen ja menojen hyväksyjille; näitä toimia kutsutaan tavallisesti lopullisiksi maksusitoumuksiksi c) alustavien ja lopullisten maksusitoumusten perusteella suoritetut maksut. 1.10. Tilintarkastustuomioistuimen käsityksen mukaan alustava maksusitoumus [kohdan 1.9 alakohta a)] ei ole asianmukainen vaihe varainhoitoasetuksen 19 artiklan 1 kohdan c alakohdan säännösten soveltamiseksi. Nämä säännökset koskevat tarkastuksia, joissa varmistetaan a) "vastaavatko menot EKR:n hallintoon sovellettavia säännöksiä sekä kaikkia muita toimenpiteitä, jotka toteutetaan näiden säännösten perusteella, ja erityisesti ovatko menot toimiin liittyvän rahoitussopimuksen yleisten ja erityisehtojen mukaiset" >TAULUKON PAIKKA> b) "onko moitteettoman varainhoidon periaatteita noudatettu". Tilanteen selventämiseksi säännöksissä olisi aiheellista täsmentää kirjatun maksusitoumuksen käsitettä sekä valvontamenettelyjä, joita komission on sovellettava toisaalta alustaviin maksusitoumuksiin ja toisaalta lopullisiin maksusitoumuksiin (delegoidut määrärahat). 1.11. Uudelleen käytettävissä mahdollisesti olevien määrärahojen arvo saadaan selville vähentämällä varainhoitovuoden lopussa kunkin EKR:n pääomasta kaikki perustamisesta lähtien suoritetut lopulliset maksut sekä sidotut määrärahat, jotka todellisuudessa ovat vielä maksattamatta. Taulukossa 1.3 esitetään lyhyesti kuudennen ja seitsemännen EKR:n edistymisvaihe ja ilmoitetaan määrät, joiden piti varainhoitovuoden 1995 lopussa olla käytettävissä uudelleen. Taulukon tiedot ovat peräisin komission kirjanpidosta, eikä niissä oteta huomioon tarkastuksen tuloksia. 1.12. Vuoden 1995 tilien päättämisen ja tilintarkastustuomioistuimen tarkastustulosten julkaisemisen välisenä aikana komissio oikaisi tilintarkastustuomioistuimen havaitsemia kirjanpitovirheitä. Oikaisut kirjattiin varainhoitovuodelle 1996, eivätkä ne vaikuta varainhoitovuoden 1995 tilinpäätökseen, joka julkaistiin 31. toukokuuta 1996. Tarkastustuloksissa on sitä vastoin otettu huomioon vuoden 1995 tileihin liittyvät tositteet, jotka komission yksiköt esittivät lokakuuhun 1996 mennessä. Tarkastuslausuman laajuus ja rajoitukset 1.13. Vuoden 1995 tarkastuslausuma kattaa edellisvuoden tapaan ainoastaan varainhoitovuoden toimet. Koska Euroopan kehitysrahastojen tilinpäätökset esitetään kumulatiivisina ja koska kuudes ja seitsemäs EKR olivat ensimmäistä tarkastuslausumaa annettaessa (1994) olleet toiminnassa jo useita vuosia, tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma ei voi tässä vaiheessa kattaa kehitysrahastojen kumulatiivisia tilejä. 1.14. Tarkastuslausuman yleiskattavuudesta ja rajoituksista - etenkin rajoituksista, jotka liittyvät tarkastuslausuman kattavuuteen varainhoidon laadun osalta tai tahallisten säännönvastaisuuksien osoittamiseen - on lisätietoja tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomuksessa varainhoitovuoden 1995 yleiseen talousarvioon liittyvistä toimista (ks. kohdat 1.9-1.14). Tilintarkastustuomioistuimen noudattamat tarkastusnormit ja -menetelmät 1.15. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa noudattaen kansainvälisellä tasolla yleisesti hyväksyttyjä tarkastusnormeja siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Koska noudatetut normit ja yleiset tarkastusmenetelmät ovat samat kuin varainhoitovuoden 1994 DAS-tarkastuksessa noudatetut, tilintarkastustuomioistuin viittaa erityiskertomukseensa, joka koskee varainhoitovuoden 1994 yleiseen talousarvioon liittyviä toimia. >TAULUKON PAIKKA> 1.16. Tilintarkastustuomioistuin ei toimita paikan päällä yhtään tarkastusta, joka tulisi Euroopan kehitysrahastoja koskevan tarkastuslausuman perustaksi. Rahoitustoimien täytäntöönpanomenettelyt vahvistetaan yksityiskohtaisesti peräkkäisissä Lomén yleissopimuksissa, ja lisäksi komissio osallistuu näiden menettelyjen seurantaan tai täytäntöönpanoon. Näin ollen varainhoitovuoden 1995 toimet tarkastettiin vuoden 1994 tapaan niissä komission keskusyksiköissä, joille on toimitettu tai jotka voivat saada edustustoista käyttöönsä kaikki tarvittavat tositteet tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden tarkastamiseksi lopulliseen edunsaajaan asti. 1.17. Euroopan kehitysrahastojen määrärahaosuudet (määrärahat) käytetään sitä mukaa kuin kehitystoimet edistyvät, kuitenkin vähintään viisivuotisen ajanjakson kuluessa. Näin ollen on kiinnitettävä erityisesti huomiota kunkin rahaston pääoman vähenemiseen toimien täytäntöönpanon edistyessä sekä kuvaan, jonka tilinpäätös antaa vuoden lopussa toimien täytäntöönpanosta, sillä näiden seikkojen perusteella saadaan tietää uudelleen käytettävissä olevien määrärahojen määrä. 2. TARKASTUKSEN TOIMITTAMINEN Tarkastustyötä koskevat rajoitukset 2.1. Tilintarkastustuomioistuin on aikaisempien varainhoitovuosien osalta jo ilmoittanut vastuuvapauden myöntämisestä vastaavalle viranomaiselle voimassa olevien säännösten ja määräysten soveltumattomuudesta Euroopan kehitysrahastojen täytäntöönpanon edellytyksiin nähden (). Tällaisen soveltumattomuuden vuoksi on erityisen vaikea arvioida, ovatko tietyn tyyppiset toimet hyväksyttyjä tai laillisia. 2.2. Ottaessaan käyttöön toimintasuunnitelman tiettyjen kirjanpitokäytäntöjen uudistamiseksi () komissio aloitti vuonna 1994 prosessin, jonka tavoitteena on laatia varainhoitovuoden lopussa luotettava ja todellisen informatiivisen arvon omaava tilinpäätös. Tässä kertomuksessa esitettyjen havaintojen mukaan asiassa on edistytty huomattavasti, mutta prosessin on vielä jatkuttava, jotta tavoite saavutettaisiin kokonaisuudessaan. Toimitetut tarkastukset >TAULUKON PAIKKA> 2.3. Tarkastukset kattoivat toisaalta varainhoitovuonna 1995 toteutettuihin tukitoimiin liittyvät menot ja toisaalta Euroopan kehitysrahastojen pääoman ja varojen varainhoitovuoden lopun saldot. 2.4. Varainhoitovuoden 1995 menot tarkastettiin valitsemalla tarkastettavat maksusitoumukset ja maksut tilastollisella otantamenetelmällä. Kahden toiminnassa olevan EKR:n tilitapahtumat koottiin tällöin yhteen siten, että kumpikin rahasto katsottiin osaksi samaa perusjoukkoa. Olennaisiksi virheiksi määriteltiin yli 50 miljoonan ecun virheet (), ja lisäksi lähtökohtana oli 95 prosentin varmuusaste. Tarkastettava otos koostui näin ollen 99:stä alustavasta maksusitoumuksesta (komission päätöksestä) ja 149 maksusta. 2.5. Otantamenetelmän avulla tarkastetut maksusitoumukset ja maksut vastaavat 63:a prosenttia kaikista varainhoitovuoden maksusitoumuksista ja 37:ää prosenttia kaikista maksuista. Stabexin ja rakennemukautuksen alalla tarkastus kattoi tarkastettujen toimien laajuuden vuoksi suurimman osan varainhoitovuoden maksutapahtumista (). 2.6. Maksusitoumus- ja maksuotosten tarkastuksen lisäksi suoritettiin analyyttisiä tarkastuksia, jotka kohdistuivat mahdollisiin puuttuviin tapahtumiin, maksusitoumusten arvon määrittämiseen varainhoitovuoden lopussa, kirjanpidon saldoihin sekä pääoman muutoksiin. Yksityiskohtaiset tapahtumien tarkastukset kohdistuivat määrärahoihin rahoitusväline- ja maakohtaisesti sekä väliaikaistileihin ja taseen vastaavaa- ja vastattavaa-puolen eri tileihin. Koska nämä eri tarkastukset eivät perustu tilastollisiin menetelmiin, tuloksia ei voida ekstrapoloida, ja loppupäätelmät pohjautuvat ainoastaan havaittuihin virheisiin. 2.7. Pankkitilit tarkastettiin järjestelmällisesti pyytämällä saldoille vahvistus myös ulkopuoliselta taholta eli rahoituslaitoksilta, joissa tilit on avattu. 2.8. Tilien luotettavuutta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevat loppupäätelmät perustuvat kaikkien edellä mainittujen tarkastusten tuloksiin. 3. TARKASTUSTULOKSET Yleinen loppupäätelmä 3.1. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän varmuuden 31. joulukuuta 1995 päättyneen varainhoitovuoden tilien oikeellisuudesta, kuitenkin kohdassa 3.4 esitetyin varauksin. Nämä varaukset osoittavat, että Euroopan kehitysrahastojen taloudellisen tilanteen esittämisen parantamiseksi tarvitaan edelleen toimenpiteitä, erityisesti uudelleen käytettävissä olevan pääoman osalta. 3.2. Tilintarkastustuomioistuin sai myös riittävän varmuuden varainhoitovuoden tulojen, maksusitoumusten ja maksujen perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, kuitenkin kohdissa 3.6-3.10 esitetyin varauksin. Stabexin, rakennemukautuksen ja EIP:n hallinnoimien toimien alalla havaitut muodolliset virheet johtuvat pääasiassa siitä, että voimassa olevat säännökset ja määräykset ovat todellisuudessa toisinaan huonosti sovellettavissa toimiin ja päätöksentekoon. Havaitut parannukset 3.3. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksessa todettiin seuraavat tärkeimmät parannukset varainhoitovuoteen 1994 verrattuna: a) noudatetut kirjanpitoperiaatteet oli selostettu, ja inventointi- ja tilinpäätösmenettelyjä oli tehostettu, etenkin EIP:n varainhoitovuoden aikana toteuttamien toimien kirjaamisen osalta b) määrärahojen seurannan mahdollistavaa kustannuslaskentaperustaa oli lujitettu c) tilinpäätökseen sisältyviä selvityksiä oli parannettu; selvitysten avulla voidaan arvioida tarkemmin yhteisön tukitoimien todellista edistymistä. Tilejä koskevat varaukset 3.4. Komission toteuttamista parannuksista huolimatta tiettyjen kirjanpitomenetelmien ja -käytäntöjen epä- asianmukaisuudesta on edelleen huomattavasti haittaa tilinpidon kannalta: a) Maksattamatta olleet alustavat maksusitoumukset, jotka eivät enää vastanneet toimien todellista taloudellista tilannetta varainhoitovuoden 1995 lopussa, olivat tilintarkastustuomioistuimen arvion mukaan 197 miljoonaa ecua (kohta 3.45), mikä vastaa 3,6:ta prosenttia kirjatuista 5 449 miljoonan ecun maksattamatta olleista maksusitoumuksista (ks. taulukko 1.3). b) Apurahoja ja teknistä apua varten maksettuina ennakkoina esitetyistä 29 miljoonasta ecusta 18,3 miljoonaa ecua olivat varojen sijaan selvitettäviä menoja (kohdat 3.31-3.32). c) Kirjanpitojärjestelmästä ei vielä käy ilmi muun tyyppisten ennakoiden, varsinkaan rakennemukautukseen, monivuotisiin ohjelmiin sekä urakka-, palvelu- ja hankintasopimuksiin liittyvien ennakoiden tilanne. Tällaiset ennakot esitetään tilinpäätöksessä lopullisina maksuina (kohdat 3.51-3.54). d) Taseessa ilmoitettuihin selvitettäviin menoihin sisältyi eriä, joita ei voitu katsoa vuoden lopussa kirjaamisvaiheessa oleviksi normaaleiksi maksuiksi. Nämä erät olivat yhteismäärältään 13 miljoonaa ecua, joista 8 miljoonaa ecua voitiin selvittää tilinpäätöspäivän jälkeen (kohdat 3.27-3.28). e) Varainhoitovuoden päättyessä kirjausvirheitä oli korjaamatta yhteensä 0,17 miljoonan ecun arvosta. Nämä virheet haittasivat yhden alustavan maksusitoumuksen ja yhden lopullisen maksusitoumuksen vielä maksattamatta olleiden määrien arviointia (kohta 3.55). Niiden varainhoitovuoden maksujen, joihin tällaiset kirjausvirheet vaikuttivat, todennäköisimmäksi määräksi voitiin otantamenettelyn jälkeen arvioida 17,7 miljoonaa ecua. Vastaavia virheitä ei havaittu varainhoitovuoden maksusitoumuksissa. f) Kassatileissä todettiin 2,9 miljoonan ecun määrä, jonka osalta oli epävarmaa, olivatko kyseiset varat käytettävissä. Lisäksi kassatileihin sisältyi 213,2 miljoonan ecun verran arvopapereita ja arvopapereihin liittyviä korkoja, joita ei nimenomaisesti mainittu tilinpäätöksessä (kohdat 3.29-3.30). 3.5. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa komissiota kiinnittämään huomiota myös seuraaviin havaitsemiinsa seikkoihin: a) Määrärahat esitetään siten, että on mahdotonta saada selkeää kuvaa kahdesta tärkeästä toimintaohjelmasta, toisin sanoen rakennemukautuksesta (kohdat 3.21-3.22) ja Afrikkaa koskevasta erityisaloitteesta (kohta 3.23). b) Määrärahojen hallintojärjestelmä mahdollisti 1,2 miljoonan ecun siirtämisen Stabex-välineelle vuonna 1995 ilman riittäviä perusteita (kohta 3.24). c) Inventointimenettelyissä tapahtuneiden viivästysten vuoksi alustavien maksusitoumusten arvo esitettiin 3,4 miljoonaa ecua liian alhaiseksi (kohta 3.40). Tilien perustana olevia toimia koskevat varaukset 3.6. Varainhoitovuoden maksujen laillisuuteen/asianmukaisuuteen vaikuttavien sisältövirheiden todennäköisin rahamääräinen arvo on arviolta 32,6 miljoonaa ecua (2,1 prosenttia kaikista maksuista). Tätä ekstrapoloimalla saatua määrää tukee se, että virheiden määräksi havaittiin tarkastuksessa 6,5 miljoonaa ecua (0,4 prosenttia kaikista maksuista): a) Sopimuspuolille maksetuista määristä tehtyjen laskelmien virheet olivat rahamääräiseltä arvoltaan 2,5 miljoonaa ecua (kohdat 3.60-3.62 ja 3.65). b) Rakennemukautuksen alalla tehtiin 4 miljoonan ecun maksusitoumus lisätuesta, joka myös maksettiin edunsaajalle, vaikka tämä ei ollut enää tukikelpoinen (kohta 3.63). 3.7. Selvitettäviin menoihin sisältyivät lisäksi 6 miljoonan ecun tilitapahtumat, joista ei ollut tositteita (kohta 3.58). 3.8. Varainhoitovuoden maksusitoumusten laillisuuteen/asianmukaisuuteen vaikuttavien havaittujen sisältövirheiden rahamääräinen arvo on 4 miljoonaa ecua, mikä vastaa 0,2:ta prosenttia varainhoitovuoden kaikista maksusitoumuksista (kohta 3.57). 3.9. Niiden varainhoitovuoden maksujen, joiden laillisuuteen/asianmukaisuuteen muodolliset virheet vaikuttivat, arvoksi todettiin 323,3 miljoonaa ecua: a) Rakennemukautukseen osoitettu 4 miljoonan ecun määrä oli hyväksytty maksettavaksi ilman asianomaisen komission jäsenen hyväksyntää (kohta 3.71). b) Rahoitussopimusten ehtojen tulkitsemistavan perusteella ei 87 miljoonan ecun rakennemukautusmaksuja voida pitää perusteltuina (kohta 3.72). c) Komission käytössä olevat todentavat asiakirjat ovat riittämättömät, minkä vuoksi on mahdotonta todeta, ovatko EIP:n laskemat ja komission kirjaamat määrät perusteltuja 3,6 miljoonan ecun tarkastettujen korkotukimaksujen osalta (kohta 3.77). d) Kahdeksantoista, yhteisarvoltaan 216 miljoonan ecun Stabex-maksun yhteydessä ei ollut noudatettu säännöksiä: 163,4 miljoonaa maksettiin, vaikka edunsaajavaltio ei ollut esittänyt kertomusta siirrettyjen varojen käytöstä (kohta 3.73); 75 miljoonaa ecua maksettiin ilman ennalta suoritettua kattavaa tutkimusta, kun taas 31,1 miljoonan ecun osalta tällainen tutkimus oli riittämätön (kohta 3.74). Yhteensä 101,5 miljoonan ecun osalta ei ollut tarpeeksi todentavia asiakirjoja siirtoperusteen pienennysten määrittämisestä (kohta 3.75). e) 12,2 miljoonan ecun maksut suoritettiin noudattamatta säännösten tai sopimusten mukaisia maksumääräaikoja (kohdat 3.79 ja 3.80) tai suoritusten täytäntöönpanomääräaikoja (kohta 3.78) koskevia ehtoja. Tilintarkastustuomioistuin ei saanut käyttöönsä 0,5 miljoonan ecun maksusta tositteita, joiden avulla se olisi voinut varmistua, että laskutetut hinnantarkistukset olivat perusteltuja (kohta 3.76). 3.10. Niiden varainhoitovuoden maksusitoumusten, joiden laillisuuteen/asianmukaisuuteen muodolliset virheet vaikuttivat, arvoksi todettiin 87,2 miljoonaa ecua: a) Alustavista kansallisista ohjelmista rahoitetuille rakennemukautustoimille hyväksyttiin 9 miljoonan ecun lisätuki noudattaen menettelyä, joka oli tarkoitettu sovellettavaksi tavanomaisiin kehityshankkeisiin (kohta 3.67). Kahdesta muusta, yhteensä 26,6 miljoonan ecun tukimäärästä ei annettu riittävästi tietoja EKR-komitealle (kohta 3.67). Eräässä tapauksessa sidottiin 9,2 miljoonaa ecua ennen kuin tarvittavat määrärahat olivat käytettävissä (kohta 3.68). b) Komission käytössä olevat todentavat asiakirjat ovat riittämättömät, minkä vuoksi on mahdotonta todeta, ovatko EIP:n laskemat ja komission kirjaamat määrät perusteltuja korkotukia koskevien 37 miljoonan ecun tarkastettujen maksusitoumusten osalta (kohta 3.69). c) Tilintarkastustuomioistuin ei voi todentavien asiakirjojen perusteella todeta, että 5,5 miljoonan ecun Stabex-maksusitoumuksen kohdalla siirtoperusteen pienennys on perusteltu (kohta 3.70). Tilejä koskevat yksityiskohtaiset huomautukset Taseet ja tilinpäätökset Kirjanpitoperiaatteet, -menetelmät ja -käytännöt 3.11. Varainhoitovuoden lopun tilinpäätösten laatimisessa noudatetut kirjanpitonormit vaikuttavat arvostukseen ja näin ollen myös tilien luotettavuuteen siltä osin, kuin tileissä on esitettävä oikein omaisuus, tapahtumat sekä todellinen taloudellinen tilanne. 3.12. EKR:n tilinpitäjä ilmoitti noudatetut kirjanpitoperiaatteet ensimmäistä kertaa tilinpäätöksessä. Periaatteita on kuitenkin noudatettava vieläkin johdonmukaisemmin, jotta EKR:n tilit antaisivat oikean kuvan todellisesta taloudellisesta tilanteesta: a) Kaikkia varainhoitovuoden tilitapahtumia ei ollut kirjattu, sillä kirjaus-, inventointi- ja tilinpäätösmenettelyt ovat toistaiseksi liian kehittymättömät (kohdat 3.25, 3.30-3.34 ja 3.38). b) Kaikista kirjauksista ei ollut tositteita (kohdat 3.29 ja 3.58); lisäksi kirjausten ja tositteiden yhteys oli jokseenkin epäselvä eikä käynyt ilmi tilikirjoista tai muusta kirjanpitoaineistosta. c) Samoihin saldoihin oli laskettu mukaan hyvin erityyppisiä tilitapahtumia kiinnittämättä huomiota niiden sisältöön. Tapahtumien todellista luonnetta oli näin ollen mahdotonta arvioida (kohdat 3.27, 3.29 ja 3.48). d) Vuoden lopun mukautuksia tehtiin kirjanpidon ulkopuolella (kohta 3.13) tai ne kirjattiin myöhemmin selvitettävinä määrinä (kohdan 3.27 alakohta a). Jos viimeksi mainittuja kirjauksia ei yksilöidä kirjanpidossa asianmukaisella tavalla (tietty kirjaustapa, erityiset päiväkirjat), niitä pidetään tavanomaisina tilitapahtumina (kohta 3.28). Tilinpäätöksen sisältö ja esittäminen 3.13. Taseessa ilmoitetut määrät eivät aina vastaa kirjanpidon saldoja: a) Kuudennen EKR:n kirjanpidon saldojen mukaan maksetut osuudet ovat määrältään 7 498,9 miljoonaa ecua, uudelleen käyttöönotetut Stabex-määrärahat 186 miljoonaa ecua ja viidennestä EKR:sta siirretyt varat 202,1 miljoonaa ecua. Taseessa vastaavat määrät olivat 7 558,9 miljoonaa ecua, 153,5 miljoonaa ecua ja 174,6 miljoonaa ecua. Erot kuitenkin kumoavat toisensa. Ne johtuvat kirjanpitoon merkitystä 60 miljoonan ecun lisätuesta, jonka jäsenvaltiot ovat maksaneet vaikeasti velkaantuneiden maiden hyväksi toteutettavan erityisohjelman yhteydessä. b) Kuudennen EKR:n tarkistettavat tulot luokiteltiin kirjanpidossa järjestelytilien sijaan kassatileiksi, mikä aiheutti eron kirjanpidon saldojen ja taseessa esitettyjen saldojen välille. 3.14. Annetut perintämääräykset (kohta "perittävät tulot ja alv") eivät vastaa kirjanpidon saldoja. Perintämääräysten esittäminen samanaikaisesti taseen vastaavaa- ja vastattavaa-puolella on osoituksena ongelmista, joita esiintyy laadittaessa tase siten, että siinä toisaalta noudatetaan Euroopan kehitysrahastoon sovellettavia kassaperusteisen kirjanpidon periaatteita ja toisaalta esitetään saamiset ja velat, kuten on tarpeen pyrittäessä antamaan totuudenmukainen kuva todellisuudessa käytettävissä olevasta pääomasta. Nämä molemmat edellytykset täytettäisiin helposti esittämällä taseen ulkopuolella erikseen kassavaroihin kuulumattomat erät. 3.15. Vastaavaa-puolella saldot esitetään kumulatiivisina, kun taas vastattavaa-puolelta käyvät ilmi ainoastaan vuotuiset muutokset. Tällainen käytäntö ei ole tarpeeksi selkeä, ja saldot olisikin ilmoitettava kumulatiivisina myös vastattavaa-puolella. Näin olisi mahdollista saada käsitys kunkin rahaston pääoman kehityksestä niiden perustamisen jälkeen. 3.16. Selvitettävät menot on vähennetty pääomasta varainhoitovuoden 1995 osalta ja esitetty vastaavaa-puolella varainhoitovuoden 1994 osalta. Tällainen uusi esittämistapa antaa todenmukaisemman kuvan toimien taloudellisesta tilanteesta. Menetelmän muuttamisen vuoksi kuudennen EKR:n käytettävissä olevasta pääomasta tehtiin varainhoitovuoden osalta 41 miljoonan ecun ylimääräinen vähennys, joka ei vastannut kyseisen määrän todellista käyttöä varainhoitovuoden kuluessa. 3.17. Kuudennen EKR:n ohjelma aidsin torjumiseksi on merkitty tilinpäätökseen omaan erilliseen kohtaansa. Vastaavaa kohtaa ei kuitenkaan ole seitsemännen EKR:n tilinpäätöksessä, vaikka tästä rahastosta osoitetaan huomattavasti enemmän varoja samaan tarkoitukseen (määrärahat 50 miljoonaa ecua). Menetelmien pysyvyyden ja tilinpäätösten yhdenmukaisuuden vuoksi kyseiset toimet tulisi kirjata kuudennen ja seitsemännen EKR:n tileille siten, että ne ovat keskenään vertailtavissa. 3.18. Tukikohteista annettava alakohtainen kertomus perustuu OECD:n luokitteluun. Olisi suotavaa, että luokittelun käyttö yleistyisi ja sillä korvattaisiin kirjanpitojärjestelmän alakohtainen luokittelu. Vaikka tilinpäätöksessä käytetty luokittelu kattaa 99 prosenttia kaikista maksuista, 50 prosenttia varainhoitovuoden päätöksistä jää sen ulkopuolelle. 3.19. Tilinpäätöksessä varainhoitovuoden maksusitoumukset esitetään nettomääräisinä, eli sidotuista määristä on vähennetty vapautetut määrät. Huomattakoon myös, että tilinpäätöksessä ilmoitetaan varainhoitovuoden korkotukia koskevien maksusitoumusten kohdalla 55 miljoonan ecun määrä, joka todellisuudessa vastaa tehtyjen maksusitoumusten (90 miljoonaa ecua) ja vapautusten (35 miljoonaa ecua) saldoa. Määrärahojen esittäminen 3.20. Euroopan kehitysrahastojen varat jakautuvat suuriksi määrärahoiksi, ja rahastojen tulostilit noudattavat samaa jaottelua. Tämän jälkeen määrärahat jaotellaan paljon yksityiskohtaisemmin kehitysrahastojen täytäntöönpanoa koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaan esimerkiksi seuraavalla tavalla: jaottelu maa- tai aluekohtaisesti alustavan kansallisen ohjelman (avustukset) allekirjoittamisen jälkeen tai maksukohteiden (rakennemukautus) määrittämisen jälkeen, pankkikorkojen kirjaaminen. 3.21. Euroopan kehitysrahastojen nykyiset taseet ja tulostilit on laadittu siten, että niiden perusteella on mahdotonta arvioida yhteisön tukitoimien todellista edistymisvaihetta rakennemukautuksen alalla, sillä kyseisiä toimia rahoitetaan samanaikaisesti useilla rahoitusvälineillä. Rakennemukautustoimiin osoitettujen määrärahojen kokonaismääräksi voidaan kuudennen EKR:n osalta näin ollen väliaikaisesti arvioida 350 miljoonaa ecua ja seitsemännen EKR:n osalta 1 605 miljoonaa ecua, eli yhteensä 1 955 miljoonaa ecua vuoden 1995 lopussa. Tämä määrä on 70 prosenttia suurempi kuin neljännen Lomén yleissopimuksen rahoituspöytäkirjassa vahvistettu määrä. Seitsemännen EKR:n kohdalla 392 miljoonaa ecua näistä ylimääräisistä varoista on peräisin joko alustavista kansallisista ohjelmista Lomén yleissopimuksen 281 artiklan ja kyseisen sopimuksen rahoituspöytäkirjan ensimmäisen artiklan mukaisesti tai rakennemukautushankkeille myöhemmin osoitetuista ohjelmoitavista varauksista. 3.22. Lomén yleissopimuksessa ei määrätä ohjelmoitavien varausten osoittamisesta myöhemmin rakennemukautukseen, minkä vuoksi myös kyseisissä tapauksissa sovellettiin sääntöjä, jotka koskevat varojen kohteen vahvistamista alustavasti sopimuksen täytäntöönpanon alkuvaiheessa. Vuonna 1995 seitsemännen EKR:n ohjelmoitavasta varauksesta otettiin 100 miljoonaa ecua, joista 50,6 miljoonaa ecua on vielä sitomatta. 3.23. On huomattava, että alueellista yhteistyötä ja valtioiden rajat ylittäviä aloitteita seurataan nykyisin tarkkaan kirjanpidossa. Sitä vastoin kirjanpidon avulla on mahdotonta kartoittaa Afrikkaa koskevaan erityisaloitteeseen kuuluvia kaikkia rehabilitointitoimia, joihin liittyvät EKR:n rahoituspäätökset olivat vuoden 1995 lopussa arvoltaan yhteensä noin 500 miljoonaa ecua komission toteuttaman, kirjanpidon ulkopuolisen seurannan mukaan. 3.24. Stabex-määrärahojen hallinnoinnissa havaittujen virheiden vuoksi () komissio ryhtyi vuonna 1995 mukauttamaan Stabex-järjestelmään osoitettuja pankkikorkoja. Yhteensä 125 miljoonan ecun osuudet, joita jäsenvaltiot eivät olleet maksaneet joulukuuhun 1992 mennessä, suoritettiin Stabex-järjestelmään lopulta joulukuussa 1994. Stabex-korkoja laskettaessa kyseisten osuuksien katsottiin tulleen tilille tammikuussa 1993. Tällä tavoin lasketut korot (17,2 miljoonaa ecua) siirrettiin talletetuista varoista kertyneistä koroista Stabex-korkoihin vuonna 1995. Lisäksi laadittaessa Stabex-eristä selvitystä korkojen uudelleen laskentaa varten otettiin huomioon 10 miljoonaa ecua heinäkuusta 1993 eikä heinäkuusta 1995 lähtien. Näin ollen Stabex-järjestelmään kirjattiin aiheettomasti 1,2 miljoonan ecun pankkikorot. Tulevaisuudessa komissio katsoo Stabex-varoihin kuuluviksi koroiksi ainoastaan Stabexin pankkisaldoista kertyneet korot. Tarkistettavat maksut 3.25. Joulukuun 31 päivänä 1995 kummankin rahaston käytettävissä olleiden varojen kokonaismäärä, joka ilmoitettiin tilinpitäjän laatimassa taseessa, erosi tulojen ja menojen hyväksyjän kirjaamista määrärahoista 3,9 miljoonan ecun verran. Määrä vastaa saatujen mutta vielä tarkistamatta olleiden korkojen jäljellä ollutta määrää. Menojen osalta ero oli 41,1 miljoonaa ecua. Erot vastaavat varainhoitovuoden lopussa todettuja määriä, jotka kuului vielä kirjata kyseiselle varainhoitovuodelle. 3.26. Määrältään 41,1 miljoonan ecun selvitettävät menot käsittävät todellisuudessa 44,7 miljoonan ecun selvitettävät menot ja 3,6 miljoonan ecun kerätyt tulot, joita ei ole vielä kirjattu lopullisesti. 3.27. Kuudennen EKR:n taseessa ilmoitettuihin 41,1 miljoonan selvitettäviin menoihin sisältyy 13 miljoonan ecun verran erityyppisiä tai poikkeuksellisia eriä. Määrä sisältää: a) Vuoden lopussa tehdyt 9,5 miljoonan ecun kirjaukset, joiden avulla kirjanpidon pankkisaldot saadaan vastaamaan todellisia pankkisaldoja. Nämä kirjaukset oikaistiin 8 miljoonan ecun osalta heti, kun yksityiskohtaiset tiedot EKR:n pankkien suorittamista maksuista oli kirjattu. Oikaisuja ei kuitenkaan 1. toukokuuta 1996 mennessä ollut tehty 1,3 miljoonan ecun osalta (kuusi pankkitiliä), mikä mahdollisesti johti siihen, että EKR:n kirjanpidon ja todellisten pankkisaldojen selittämättömiä eroja ei enää pystytty havaitsemaan. Lisäksi tehdyistä oikaisuista 0,2 miljoonan ecun määrää (seitsemän pankkitiliä) ei korvattu millään yksittäisen maksun kirjauksella, ja mahdollisesti tämän vuoksi selittämättömien erojen käsittely siirtyy seuraavaan tilinpäätökseen. b) Enimmäkseen vanhat 3,5 miljoonan ecun maksut ja 0,7 miljoonan ecun tulot, joista komissiolla ei ole tositteita tai joiden kirjaaminen maksusitoumukseen on mahdotonta. Yhteensä 4,5 miljoonan ecun maksut ja yhden miljoonan ecun tulot ovat jo 12 kuukauden ajan olleet kirjaamatta; näistä 2,1 miljoonaa ecua on kirjaamatta jo kolmatta vuotta. Kyseisiä määriä ei ole voitu kirjata lopullisesti, sillä niihin liittyville tapahtumille ei ole saatu hyväksyntää. c) Erään tilin ("perittävä alv") 0,25 miljoonan ecun saldo, joka on pysynyt samana useiden varainhoitovuosien ajan. Komissio ei tiedä, mihin saldo tosiasiassa liittyy eikä sillä ole minkäänlaisia asiaan liittyviä tositteita. d) 0,2 miljoonan ecun pankkisiirrot tai pankkisaamiset, joita ei voida periä takaisin. Aiheutuneet tappiot kirjataan joko hallinto- ja rahoituskulutilille (Somaliaa koskevat 0,15 miljoonaa ecua) tai hankkeen jäljelle jääneeseen määrään (Guineaa koskevat 0,05 miljoonaa ecua). e) 0,24 miljoonaa ecua, jotka vastaavat EKR:n kassavaroista suoritettuja ennakkoja. Näistä ennakoista ei ole määrätty sopimuksissa, ja ne on maksettu tietyille jäsenvaltioille, jotka rahoittavat hankkeita yhdessä EKR:n kanssa. 3.28. Selvitettävinä menoina esitetyt väliaikaistilit olisi jaoteltava kirjanpidossa tilin luonteen mukaan siten, että jokainen niistä voitaisiin selvittää ja jokaisen tapahtumia seurata asianmukaisella tavalla. Erityisesti pankkisaldojen korjausvientien selvittämistä olisi valvottava tarkasti. Seurannan avulla voitaisiin varmistaa, että selittämättömät erot todellisten ja kirjanpidon saldojen välillä yksilöidään ja käsitellään nopeasti sen sijaan, että ne siirrettäisiin aina seuraavaan vuoteen. Epävarmat erät tai erät, joita ei saada takaisin tai joita ei voida kirjata hankkeisiin liittyviksi menoiksi, olisi yksilöitävä kirjanpidossa siten, että ne voidaan mainita tilinpäätöksessä, jos se niiden määrän perusteella katsotaan aiheelliseksi. Euroopan kehitysrahastojen kassavarat 3.29. EKR:n pankkisaamiset ovat 728,2 miljoonaa ecua. Määrä sisältää: a) 2,9 miljoonan ecun pankkisaamiset, jotka on menetetty tai joiden takaisinsaanti on ollut epävarmaa jo useiden vuosien ajan. Kyseinen määrä olisi merkittävä taseeseen epävarmoiksi saamisiksi, ja EKR:n tulojen ja menojen hyväksyjän ja tilinpitäjän olisi pitänyt aloittaa perintä tai todeta aiheutuneet tappiot (). b) 188,2 miljoonan ecun arvopaperit sekä niistä kertyneet 25 miljoonan ecun korot (yhteensä 213,2 miljoonaa ecua); kyseiset erät liittyvät Stabexin kassanhallintaan, ja ne tulisi ilmoittaa taseessa sellaisenaan. c) 0,3 miljoonaa ecua, jotka muodostavat vain osan varainhoitovuonna 1995 kertyneistä 0,8 miljoonan ecun koroista, jotka pankit maksoivat vuoden 1996 puolelle määritetyn arvopäivän mukaan. 3.30. Kirjanpitoon on avattu vain yksi pankkitili Stabexia varten. Stabexin varoja hallinnoivassa pankissa Stabexiin liittyviä tilejä on todellisuudessa kuitenkin useita (pääoma, korot, arvopaperit). Tällainen käytäntö ei edistä Stabex-järjestelmän pääoman ja korkojen määrään liittyvien tietojen avoimuutta (3.24). Tilintarkastustuomioistuin on huomauttanut asiasta useita kertoja (). Apurahoja ja teknistä apua varten maksettavat ennakot 3.31. Taseen vastaavaa-puolen kohta "ennakot" sisältää apurahoja ja teknistä apua varten maksetut ennakot, joiden määrä on 29 miljoonaa ecua. Ennakot voidaan jakaa kolmeen ryhmään: a) Edustustoille suoritetut 3,4 miljoonaa ecua, jotka oli tarkoitettu 42 AKT-valtiossa maksettavia apurahoja varten. Näistä 1,8 miljoonaa ecua vastaa vanhoja ennakkoja, joiden nykyisestä tilanteesta edustustot eivät ole antaneet minkäänlaista vahvistusta. Varainhoitovuonna 1995 ainoastaan 0,03 miljoonaa ecua käytettiin apurahojen maksuun kahdessa maassa. b) Euroopan yhteistyöneuvostolle maksetut 16 miljoonaa ecua (joista 15,3 miljoonaa ecua tekniseen apuun ja 0,7 miljoonaa ecua apurahoihin). Euroopan yhteistyöneuvosto vahvisti tilintarkastustuomioistuimelle suoraan 0,5 miljoonan ecun määrän, kuitenkin sillä varauksella, ettei tilejä ollut lopullisesti päätetty. Tämä osoittaa, että kyseisten ennakoiden kohdentamisessa on 15,5 miljoonan ecun suuruinen viive. Tähän saldoon sisältyvät lisäksi 2,1 miljoonan ecun menot, joiden yhteyden vastaaviin maksusitoumuksiin komissio on kiistänyt. Mitään toimenpiteitä ongelman nopeaksi ratkaisemiseksi ei kuitenkaan ole toteutettu. c) Jäsenvaltioiden eri laitoksille apurahoja varten maksetut 9,6 miljoonaa ecua, joita EKR:n tilinpitäjä ei ole täsmäyttänyt laitosten ilmoittamien määrien kanssa tarkistaakseen niiden oikeellisuuden. Tähän määrään sisältyvät British Councilille suoritetut 4,4 miljoonan ecun ennakot. British Council vahvisti tilintarkastustuomioistuimelle suoraan 1,6 miljoonan ecun määrän, mikä osoittaa, että ennakoiden kohdentamisessa on 2,8 miljoonan ecun suuruinen viive. Mitään kyseisen laitoksen vuosilta 1994 ja 1995 ilmoittamia menoja ei ole viety komission kirjanpitoon. Kyseisen tilin tilanne olisi selvitettävä ennen uusien ennakoiden maksamista. 3.32. Tilintarkastustuomioistuin on jo kehottanut komission yksiköitä toimittamaan perusteellisen kirjanpidon tarkastuksen näiden kolmen ennakkoryhmän osalta, jotta kirjattujen määrien oikeellisuus voitaisiin vahvistaa (). Taseen vastaavaa-puolelle merkityn 29 miljoonan ecun määrän ei voida katsoa olevan uudelleen käytettävissä, vaan EKR:n pääoma on ilmoitettu noin 18,3 miljoonan ecun verran liian suureksi. Muut puuttuvat saamiset 3.33. Italiassa yhteisrahoituksissa kertyneitä korkoja vastaavat saamiset (0,8 miljoonaa ecua), jotka mainitaan tulojen ja menojen hyväksyjän selvityksissä, eivät käyneet varainhoitovuoden päättyessä ilmi tilinpitäjän esittämistä tileistä. 3.34. Tietyt pankit maksoivat vuoden 1995 viimeisen kuukauden tai viimeisen vuosineljänneksen pankkikorot pitäen arvopäivänä 31. joulukuuta 1995, kun taas toiset pankit määrittivät arvopäivän vuoden 1996 tammikuun alkuun. Vuoden 1996 alussa suoritettu 0,6 miljoonan ecun korkoerä (josta 0,1 miljoonan ecun osalta arvopäivä sijoittui vuoden 1995 puolelle) ei sisälly varainhoitovuoden lopun tileihin. Tulot 3.35. Jäsenvaltioiden maksamatta olleet osuudet olivat 31. joulukuuta 1995 nolla ecua taseessa ilmoitettujen 1,13 miljoonan ecun sijaan. EIP vahvisti kyseessä olevan maksun, joka liittyy vaikeasti velkaantuneiden maiden hyväksi toteutettavan erityisohjelman saldoon, 1. helmikuuta 1996 eli tilinpäätöstä seuraavana päivänä. 3.36. Komission vuonna 1995 seitsemänteen EKR:oon maksettavaksi vaatimat jäsenvaltioiden osuudet olivat 1 650 miljoonaa ecua. Kaikki osuudet maksettiin. 3.37. Maksamatta olleet maksuosuudet, joista oli edellisenä varainhoitovuonna esitetty maksupyyntö, suoritettiin lukuun ottamatta 112 000 ecua, jotka kuuluvat Saksan maksettavaksi. 3.38. Varanhoitovuoden 1995 tuloiksi kirjattiin kokonaisuudessaan yhteensä 11,6 miljoonan ecun pankkikorot, joista 3,6 miljoonaa ecua saatiin todellisuudessa varainhoitovuonna 1994 ja 1,1 miljoonaa ecua varainhoitovuosina 1990-1993. Stabex-korkojen osalta vuonna 1994 saatu ja vuonna 1995 selvitetty määrä on 0,8 miljoonaa ecua. Selvitettävät tulot 3.39. Taseessa ilmoitetut tarkistettavat 3,9 miljoonan ecun korot muodostuvat 3,7 miljoonan ecun saaduista pankkikoroista sekä perityistä 0,2 miljoonan ecun viivästyskoroista, jotka liittyvät Italiassa toteutettuihin yhteisrahoituksiin (kohta 3.33). Varainhoitovuoden lopussa nämä määrät esitettiin edelleen selvitettävinä tuloina, sillä niille ei ollut vielä saatu varainhoidon valvojan hyväksymismerkintää. Päätökset (alustavat maksusitoumukset) Viivästykset kirjaamisessa 3.40. Tarkastuksessa havaittiin kirjausten viivästyneen kahdessa tapauksessa. Kyseiset määrät, 3,4 miljoonaa ecua, liittyivät EIP:n vuonna 1995 tekemiin päätöksiin korkotuetuista lainoista, ja ne viedään kirjanpitoon vasta vuonna 1996. Komission olisi pitänyt yksilöidä nämä tapaukset inventointi- ja tilinpäätösmenettelyjen yhteydessä. Näitä kahta tilinpäätösvaiheessa tapahtunutta inventointiviivettä lukuun ottamatta rahoituspäätökset kirjattiin täysimääräisinä ilman huomattavia viivästyksiä. Arviointi varainhoitovuoden päättyessä 3.41. Menoihin sitoudutaan komission tekemien rahoituspäätösten perusteella. Nämä määrät on pääsääntöisesti tarkoitettu maksettaviksi. On kuitenkin tavallista, että rahoituspäätösten määrät eroavat hankkeeseen todellisuudessa käytetyistä määristä. Päätöksen mukaisen määrän ollessa riittämätön maksusitoumusta korotetaan heti, kun lisärahoituksesta on päätetty. Jos rahoituspäätöksen määrä sitä vastoin on liian suuri, ero todetaan kirjanpidossa vasta silloin, kun hanke katsotaan kokonaisuudessaan toteutetuksi ja kun kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän ja komission välillä sovitaan tilien päättämisestä hankkeen osalta. Tilintarkastustuomioistuin on jo huomauttanut tällaisesta tilanteesta, jonka seurauksena maksusitoumukset esitetään liian suurina ja joka vaikuttaa näin ollen maksusitoumuksia koskevien tilitietojen luotettavuuteen (). 3.42. Vuoden 1995 tilinpäätöksen liitteessä komissio esitti selvityksen maksusitoumuksista, joiden kohdalla ei ollut yli 18 kuukaudelta havaittavissa maksutapahtumia. Näistä maksusitoumuksista on komission mukaan vapautettava 22,4 miljoonaa ecua kuudennen EKR:n osalta ja 13,52 miljoonaa ecua seitsemännen EKR:n osalta. Tarkastukset osoittivat, että komission selvityksessä aiheettomasti jäädytettyjen määrärahojen määrä oli ilmoitettu liian pieneksi. 3.43. Määriin, jotka komission mukaan on jätettävä avoimeksi, sisältyy 94,3 miljoonaa ecua, joista ei todennäköisesti enää aiheudu maksuja: a) kuudennen EKR:n riskipääoma (12 miljoonaa ecua), joka liittyy varainhoitovuoden lopussa päättyneeseen lainasopimukseen b) seitsemännen EKR:n riskipääoma (7 miljoonaa ecua), joka liittyy varainhoitovuoden lopussa päättyneeseen lainasopimukseen c) muut toimet, kokonaismäärältään 43,5 miljoonaa ecua kuudennen EKR:n osalta ja 31,8 miljoonaa ecua seitsemännen EKR:n osalta. 3.44. Lisäksi aiheettomasti jäädytettyjä varoja saattaa sisältyä myös tiettyihin hankkeisiin, jotka puuttuivat komission selvityksestä siksi, että kirjanpidossa todettiin niiden osalta maksutapahtumia viimeisten 18 kuukauden ajalta. Tarkasteltaessa komission selvityksestä puuttuvia maksusitoumusten saldoja havaittiin näin ollen useita hankkeita, joiden osalta kirjanpidossa esitetyt määrät eivät enää vastanneet todellista tilannetta ja jotka näin ollen ilmoitettiin 66,7 miljoonaa ecua liian suuriksi: a) 4,5 miljoonan ecun riskipääoma (6 miljoonan ecun sidotusta määrästä) kuudennen EKR:n osalta ja 18 miljoonan ecun riskipääoma seitsemännen EKR:n osalta b) vuonna 1994 päättyneisiin hätäaputoimiin liittyvä jäännössumma, yhteensä 11 miljoonaa ecua c) kolme hätäaputoimiin liittyvää jäännössummaa ja kaksi tekniseen apuun liittyvää jäännössummaa, jotka vastaavat vuonna 1995 päätökseen saatettuja toimia ja joista varainhoitovuoden lopussa olisi pitänyt vapauttaa yhteensä 0,4 miljoonaa ecua d) muihin sellaisiin hankkeisiin liittyvät jäännössummat (yhteensä 22,8 miljoonaa ecua), joiden osalta ei ole yli 18 kuukauteen merkintöjä sopimuksesta ja joille ei ole enää perustetta e) 7,3 miljoonan ecun jäännössummat, jotka liittyvät erilaisiin sopimuksiin ja joiden osalta ei ole yli 18 kuukauteen ollut todettavissa yhtään maksua; on epätodennäköistä, että kyseisiä määriä enää käytettäisiin saman rahoitussopimuksen puitteissa f) urakoita koskeva maksusitoumus, joka ilmoitettiin 2,7 miljoonaa ecua liian suureksi (7 prosenttia sidotusta määrästä) sen vuoksi, että päätöksen perustana käytetyt ennakkoarviot olivat liian korkeita. 3.45. Vapautettavissa oleva määrä on näin ollen noin 161 miljoonaa ecua tilinpäätöksessä mainittujen 35,9 miljoonan ecun lisäksi. Tilanne johtuu osittain siitä, että komission yksiköiden (Euroopan yhteisön humanitaarista toimistoa (ECHO) lukuun ottamatta) on useimmiten odotettava hankkeen kaikkiin sopimuksiin liittyviä loppuselvityksiä sekä asianomaisen kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän antamaa hyväksyntää ennen jäljelle jääneiden määrärahojen vapauttamista. Ei ole myöskään määrätty minkäänlaisesta yksinkertaisesta menetelmästä, jolla rahoitussopimusten mukaista määrää voitaisiin tarkistaa alaspäin silloin, kun sopimuksia täytäntöönpantaessa havaitaan päätöksen perustuneen liian korkeisiin arvioihin. Olisi suotavaa, että rahoitussopimuksiin sisällytettäisiin tämänkaltainen lauseke. Maksut Maksujen esittäminen 3.46. Stabex-siirtoihin ja rakennemukautuksen tukitoimiin osoitettujen määrärahojen täytäntöönpanomenettelyjen vuoksi maksut esitetään kirjanpidossa siten, että on vaikea todeta, missä määrin tukea on todellisuudessa käytetty. Vaikka muissa EKR-menoja koskevissa kohdissa maksu merkitsee rahavarojen lopullista käyttämistä toimien täytäntöönpanon seurauksena, Stabex-siirtojen osalta EKR:n kirjaama maksu merkitsee aluksi vain varojen väliaikaista siirtämistä pankissa olevalle tilille. Tilintarkastustuomioistuimen asiaa koskevien huomautusten () jälkeen Euroopan kehitysrahastojen vuoden 1995 tilinpäätöksissä esitetään molempien rahoitusvälineiden osalta maakohtaisesti yksityiskohtaiset tiedot Euroopassa avattujen ecu-määräisten pankkitilien saldoista sekä vastikevaroista. Käyttämättä olevat määrät eivät kuitenkaan käy selkeästi ilmi vastikevaroja koskevista tiedoista (). 3.47. Rakennemukautuksen osalta komissio ei aina sovella neljännen Lomén yleissopimuksen 250 artiklan 3 kohdan määräyksiä, joiden mukaan edunsaajaviranomaisille osoitetut varat ovat ennakkomaksuja siihen asti, kunnes asianomaiset viranomaiset esittävät tositteet varojen käytöstä. 3.48. Varainhoitovuoden menoissa hallinto- ja rahoituskuluina esitetty 0,15 miljoonan ecun negatiivinen määrä saatiin laskemalla 1,8 miljoonan ecun tulot ja 1,7 miljoonan ecun menot yhteen. Varainhoitovuonna kirjattiin nimittäin: a) pankkisaldoihin liittyvä 1,6 miljoonan ecun kurssivoitto; kyseisestä määrästä 1,5 miljoonaa ecua liittyy varainhoitovuoteen 1994 ja 0,1 miljoonaa ecua varainhoitovuoteen 1995 b) Euroopan yhteistyöneuvostosta peräisin olevat 0,2 miljoonan tulot, jotka saatiin EKR:n myöntämistä ennakoista kertyneistä korkotuotoista c) 0,1 miljoonaa ecua, joka vastaa Euroopan yhteistyöneuvostolle ennakkomaksujärjestelmän ulkopuolella suoritettua suoraa maksua d) viivästyneistä maksuista aiheutuneet 0,3 miljoonan ecun korot, jotka on maksettu EKR:n varoista e) 0,6 miljoonaa ecua, jotka liittyvät sisäisen sopimuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaan EKR:n pankkikoroilla rahoitettuihin tutkimuksiin f) 0,7 miljoonaa ecua muita hallinto- ja rahoituskuluja. 3.49. Tarkastettaessa maksuja, joista ei ollut tositteita ja jotka oli koottu yhteen selvitettäviksi menoiksi (määrä 6,1 miljoonaa ecua 31. joulukuuta 1994), tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä suunnittelivat mahdollisten todettujen tappioiden kirjaamista hallinto- ja rahoituskulutilille 31. joulukuuta 1995 tehtävää tilinpäätöstä silmällä pitäen (). Analysoitaessa kyseistä tiliä havaittiin, että ainoastaan 0,01 miljoonaa ecua (0,03 miljoonaa ecua menoja ja 0,04 miljoonaa ecua tuloja) oli todettu tällä tavoin varainhoitovuoden 1995 aikana. Tietyt todetut tappiot kirjattiin kuitenkin myös suoraan kehityshankkeisiin (kohdat 3.27.e, 3.54). Näitä tapahtumia koskevan kirjausketjun puuttuessa tilintarkastustuomioistuin ei voi esittää mitään lukuja käytännön laajuudesta. Varainhoitovuonna 1996 on tarpeen, että todettujen tappioiden osoituksena on asianmukainen kirjausketju. 3.50. Selvitettävien menojen tapaan myös hallinto- ja rahoituskulut olisi kirjanpidossa jaoteltava kulujen luonteen mukaan. Ensinnäkin tulot on erotettava menoista. Toiseksi viivästyskorot, vastaavaa-puolen todetut tappiot (menot, joita ei voida kirjata sekä saamiset, joita ei voida periä takaisin) sekä kurssivoitot ja -tappiot eivät ole juoksevia menoja, vaan poikkeuksellisia tapahtumia, joiden asianmukaisuus on tarkistettava entistä tehokkaammin ja jotka on merkittävä selkeästi kirjanpitoon. Tällöin ne voidaan esittää tilinpäätöksessä, jos se niiden suuruuden perusteella on aiheellista. Sopimusten yhteydessä maksetut ennakot 3.51. Useissa sopimuksissa määrätään ennakkojen maksamisesta ennen urakoiden alkamista, tavaroiden luovuttamista tai palvelujen suorittamista. Tällaiset ennakot eroavat etumaksuista, jotka suoritetaan toteuttamisvaiheessa töiden tosiasiallisesta etenemisestä annettujen selvitysten perusteella. 3.52. Komissio pitää periaatteenaan rinnastaa nämä ennakot vastaavaan määrään muita lopullisia tilitapahtumia. Tämän seurauksena kirjanpitoon joudutaan merkitsemään määrärahojen käyttö, jota ei kuitenkaan ilmoiteta tilinpäätöksessä. EKR:n pääasiallisen tulojen ja menojen hyväksyjän alaiset yksiköt toteuttivat varainhoitovuoden 1995 kuluessa toimenpiteet, joilla varmistetaan, että vuoden 1995 lopusta lähtien ennakoiden tilanne käy selville EKR:n tileiltä. 3.53. Selvitys maksetuista ennakkomaksuista oli kirjanpidossa vuoden 1995 lopussa vielä epätäydellinen, eikä siitä ollut hyötyä esitettäessä ennakkomaksujen tilanne tilinpäätöksessä. 3.54. Tietyt ennakot, jotka oli tarkoitettu maksettavaksi AKT-maissa avatuille pankkitileille hankkeiden menojen kattamiseksi (ennakkomaksujärjestelmät), kirjattiin myös asianomaisiin hankkeisiin liittyvinä lopullisina maksuina. Kyseisten pankkitilien saldot esitetään näin ollen kirjanpidossa myös lopullisina maksuina. Edustustojen saldovahvistusten mukaan kyseiset pankkisaldot olivat 31. joulukuuta 1995 vähintään 11,7 miljoonaa ecua. Näihin menoina esitettyihin ennakoihin sisältyy 0,3 miljoonan ecun pankkisaldo, joka menetettiin asianomaisen pankin jouduttua selvitystilaan. Kirjaaminen 3.55. Tarkastetuista maksuista kolme, kokonaismäärältään 0,17 miljoonaa ecua, oli jätetty kirjaamatta vastaavaan maksusitoumukseen tai delegoituun määrärahaan. Virheen seurauksena vanhemmat jäännössummat selvitettiin kussakin tapauksessa, mutta tarvittavia vapautuksia ei tehty alustavien maksusitoumusten eikä lopullisten maksusitoumusten tasolla. 3.56. Erään 0,4 miljoonan ecun maksun kirjaaminen aiheutti maksusitoumukseen 0,02 miljoonan ecun negatiivisen saldon. Asiaa ei kuitenkaan havaittu tai korjattu ennen tilien päättämistä. Analyyttisissä lisätarkastuksissa todettiin viisi muuta aiempiin EKR-siirtoihin liittyvää maksusitoumusta, joiden kokonaismäärä oli 0,8 miljoonan ecun verran negatiivinen aikaisemmista kehitysrahastoista siirrettyjen hankkeiden jäljelle jääneiden määrien loppuselvitysten seurauksena. Tällaisten tapahtumien kirjausta koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä olisi muutettava siten, että maksusitoumustilien ja maksutilien loppusummat eivät voisi olla negatiivisia. Tilien perustana olevia toimia koskevat yksityiskohtaiset huomautukset Laillisuuteen/asianmukaisuuteen vaikuttavat sisältövirheet Päätökset (alustavat maksusitoumukset) 3.57. Nigerin rakennemukautusohjelman osalta tehtiin vuoden 1995 lopussa yhteensä 4 miljoonan ecun ylimääräiset maksusitoumukset, joiden hyväksymismenettelyt eivät tilintarkastustuomioistuimen käsityksen mukaan olleet asianmukaiset (kohta 3.66). Niger ei tuolloin enää ollut sellaisenaan tukikelpoinen Lomén yleissopimuksen 246 artiklan 2 kohdan mukaisessa merkityksessä eikä sitä ollut katsottu tukikelpoiseksi saman sopimuksen 246 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Maassa tammikuussa 1996 tehdyn vallankaappauksen vuoksi Nigeriä ei edelleenkään voida pitää tukikelpoisena maana. Selvitettävät menot 3.58. Analysoitaessa selvitettävien menojen tiliä havaittiin, että tarvittavat tositteet puuttuivat yhteensä 6 miljoonan ecun osalta. Tämä määrä muodostuu seuraavista tekijöistä: a) 3,75 miljoonan ecun maksut, joiden tositteet puuttuivat [kohdan 3.27 alakohta b) ja alakohta c)] b) 0,7 miljoonan ecun tulot, joiden tositteet puuttuivat [kohdan 3.27 alakohta b)] c) 1,5 miljoonan ecun suuruiset pankkisaldojen mukautukset, joiden aiheellisuutta ei pystytty asiakirjoin osoittamaan [kohdan 3.27 alakohta a)]. 3.59. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että kyseisistä tilitapahtumista olisi annettava selonteko komission myöntäessä vastuuvapauden EKR:n tilinpitäjälle seitsemännen EKR:n varainhoitoasetuksen 43 artiklan mukaisesti. Maksut 3.60. Ennakkojen maksamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen lisäksi sopimuksissa on määräykset myös näiden maksujen myöhemmästä takaisinperinnästä. Tarkastettujen maksujen joukossa havaittiin viisi urakkasopimuksiin liittyvää maksua, jotka olivat määrältään virheellisiä, sillä aikaisemmin maksettuja ennakkoja ei ollut peritty takaisin asianmukaisesti. Huolimatta siitä, että nämä virheet korjattiin samoihin sopimuksiin liittyvien myöhempien maksujen yhteydessä, yksittäiset tarkastetut maksut olivat 2,3 miljoonaa ecua liian suuria. 3.61. Eräässä tapauksessa, joka liittyi pakolaisapuun, oli myönnetty tavanomaisesta ennakkojen enimmäismäärästä (50 prosenttia) poiketen 70 prosentin ennakko (määrä 0,35 miljoonaa ecua) ilman että edellytykset tavallista suuremman ennakon (20 prosenttia eli 0,1 miljoonaa ecua) maksamiseksi olisi määritetty. 3.62. Teknisestä avusta tehtyyn sopimukseen liittyvän etumaksun vakuussummaa alennettiin kahdesti. Virheen taloudelliset vaikutukset olivat noin 0,01 miljoonaa ecua. 3.63. Joulukuussa 1995 suoritetut yhteensä 4 miljoonan ecun maksut, jotka perustuivat Nigerin rakennemukauttamiseen liittyvässä rahoitussopimuksessa määrätyn enimmäismäärän korottamiseen, olivat tukikelpoisuudeltaan yhtä kyseenalaiset kuin vastaavat maksusitoumukset (kohta 3.57). Näitä maksuja koskevat näin ollen samat huomiot, jotka esitetään tuen ehtojen täyttymisestä (kohta 3.72). 3.64. Palvelusopimuksiin liittyvässä 1. kesäkuuta 1991 voimaan tulleessa urakka-asiakirjassa () muutettiin aikaisemmin voimassa olleita ehtoja huomattavasti. Asiakirjan 35 artiklan 4 kohdassa määrätään, että etumaksu ei saa olla yli 90:tä prosenttia kyseisten palvelujen arvosta. Artiklassa ei määrätä, että sopimuksissa ja niiden erityisehdoissa voidaan poiketa annetusta säännöstä. Komission yksikköjen mukaan näitä vakuuden antamiseen liittyviä määräyksiä ei voida soveltaa tietyn tyyppisiin sopimuksiin. Tällaisia sopimuksia ovat esimerkiksi sopimukset julkisten viranomaisten vastuulla suoritettavista toimista, erityisesti teknisen avun osalta. Näiden sopimusten yhteydessä vakuus yleensä puuttuu. 3.65. Tarkastuksessa tutkittiin 13 maksua, joita kyseiset säännökset koskevat. Näistä kuuden kohdalla todettiin, että minkäänlaista vakuutta ei ollut vaadittu, vaikka sopimuslausekkeissa ei ollut perusteita säännöksistä poikkeamiselle. Vastaavat maksut, yhteensä 0,41 miljoonaa ecua, olivat näin ollen 0,04 miljoonaa ecua liian suuria. Laillisuuteen/asianmukaisuuteen vaikuttavat muodolliset virheet Päätökset (alustavat maksusitoumukset) 3.66. Nigerin ja Etiopian rakennemukautusohjelmiin liittyviä maksusitoumuksia korotettiin Nigerin tapauksessa 4 miljoonaa ecua ja Etiopian tapauksessa 9 miljoonaa ecua neljännen Lomén yleissopimuksen 292 ja 311 artiklan sekä Lomén sopimukseen liittyvän varainhoitoasetuksen 62 artiklan nojalla. Sovellettaessa näitä säännöksiä rakennemukautukseen () ei noudateta tarkoin yleissopimuksen 292 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja menettelyjä, joilla rajoitetaan tavanomaisten ohjelmien ja hankkeiden lisärahoitusta. Näitä ylimääräisiä maksusitoumuksia ei olisi pitänyt hyväksyä tässä muodossa. 3.67. Kuten määrärahojen hallinnointia koskevissa huomioissa korostetaan, entistä suurempi osa rakennemukautuksesta rahoitetaan alustavista kansallisista ohjelmista maksetulla tuella. Seitsemännen EKR:n sisäisen sopimuksen liitteenä olevassa neuvoston ja komission yhteisessä julistuksessa korostetaan, että kyseiset maksut saavat ainoastaan poikkeustapauksissa olla yli 10 prosenttia alustavan kansallisen ohjelman määrästä ja että 10 prosentin enimmäismäärän ylittävästä osuudesta on saatava EKR-komitean myönteinen lausunto. Tarkastetusta otoksesta havaittiin, että mainittu enimmäismäärä oli ylitetty kahden rakennemukautukseen liittyvän ja alustavista kansallisista ohjelmista rahoitetun, kokonaismäärältään 26,6 miljoonan ecun maksusitoumuksen yhteydessä. Kummassakaan tapauksessa ylitystä ei selkeästi tuotu esille rahoitusehdotuksessa, joka toimitettiin EKR-komitealle lausuntoa varten. Edustusto kiinnitti asiaan huomiota ainoastaan toisessa tapauksessa. Komission toimittamassa kirjallisessa vastauksessa ilmoitettiin virheellisesti, että kyseinen prosenttiosuus oli alle 10 prosenttia. EKR-komitealle toimitetut tiedot, jotka koskivat 10 prosentin enimmäismäärän ylittävää osuutta ja ylityksen syitä, olivat myös riittämättömät tai virheelliset. 3.68. Neuvosto päätti joulukuussa 1995 muuttaa kuudennen EKR:n ja aikaisempien Euroopan kehitysrahastojen erityislainojen jäljelle jääneet määrät avustuksiksi. Tällaista päätöstä enteili jo heinäkuussa 1995 rakennemukautusta varten tehty 9,2 miljoonan ecun maksusitoumus. Tämä maksusitoumus rahoitettiin alustavan ohjelman tuella, ja se ylitti näin tukimäärät, jotka kirjanpidossa oli silloin kohdistettu asianomaiselle maalle. 3.69. EIP:n myöntämien korkotuettujen lainojen korkotukiin liittyvät maksusitoumukset tehdään EIP:n ilmoittaman arvioidun määrän suuruisiksi. Komissio tekee maksusitoumuksen ilman muita todentavia asiakirjoja, joiden avulla voitaisiin tarkastaa, että määrä on laskettu varainhoitoasetuksen 60 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Tällainen epätarkkuus ei koske ainoastaan tarkastetussa otoksessa ollutta neljää vastaavanlaista maksusitoumusta (määrä 37 miljoonaa ecua), vaan myös kaikkia korkotukiin liittyviä maksusitoumuksia, jotka on viety kirjanpitoon varainhoitovuoden aikana (määrä 90,3 miljoonaa ecua). 3.70. Tilintarkastustuomioistuin ei voi todentavien asiakirjojen perusteella todeta, että varainhoitovuoden aikana tehdyn 5,5 miljoonan ecun Stabex-maksusitoumuksen kohdalla siirtoperusteen pienennys on perusteltu. Maksut 3.71. Lesothon rakennemukautusohjelman toiseen osaan liittyvä 4 miljoonan ecun maksu oli hyväksytty maksettavaksi ilman asianomaisen komission jäsenen hyväksyntää. Tätä poikkeamaa ei kuitenkaan havaittu komission sisäisen valvonnan eri vaiheissa. 3.72. Tarkastetuista rakennemukautusalan maksuista viisi yhteismäärältään 87 miljoonan ecun maksua oli suoritettu varmistumatta siitä, että rahoitussopimuksessa määrätyt erityisehdot olivat kokonaisuudessaan täyttyneet. 3.73. Yhteensä 13 Stabex-siirron osalta (kokonaismäärä 163,4 miljoonaa ecua) siirtojen edunsaajavaltiot eivät olleet Lomén yleissopimuksen 212 artiklan 1 kohdan mukaisesti esittäneet siirron ajankohtana kertomusta aikaisemmin siirrettyjen varojen käytöstä. Komissio ei ole noudattanut yleissopimuksen 212 artiklan 2 ja 3 kohdan määräyksiä tilanteen korjaamiseksi, eikä se ole harkinnut mahdollisuutta lykätä tarkastettuja siirtoja koskevien päätösten soveltamista. 3.74. Lisäksi Lomén yleissopimuksen 209 artiklan mukaan Stabex-siirtojen edunsaajavaltioiden on toimitettava komissiolle kattava tutkimus aloista, joilla tulot ovat laskeneet. Tarkastetuista maksuista kahdeksan osalta (määrä 75 miljoonaa ecua) tällaista tutkimusta ei kuitenkaan ollut tehty. Neljässä muussa tapauksessa, joiden yhteismäärä on 31,1 miljoonaa ecua, komissiolle toimitettu ja komission hyväksymä asiakirja oli liian epätarkka, jotta sitä voitaisiin pitää 209 artiklassa tarkoitettuna kattavana tutkimuksena. 3.75. Tarkastetuista Stabex-maksuista seitsemän, yhteismäärältään 101,5 miljoonan ecun maksun kohdalla ei siirtoperusteen pienennyksiä ollut tehty. Tilintarkastustuomioistuin ei pystynyt varmistumaan todentavien asiakirjojen perusteella, että tällainen menettely oli perusteltu. 3.76. Urakkasopimukseen liittyvän 0,54 miljoonan ecun maksun tositteissa ei ollut minkäänlaisia tietoja, joiden perusteella olisi voitu tarkastaa, miten eräs hinnantarkistus oli laskettu, vaikka tämä hinnantarkistus vastasi 93:a prosenttia laskutetusta määrästä. Koska tilintarkastustuomioistuin ei saanut tammikuussa 1996 pyytämiään asiakirjoja, se ei voinut varmistua siitä, että laskelmat olivat perusteltuja. Tilintarkastustuomioistuin arvioi, että pelkästään tämän yhden, määrältään 21,2 miljoonan ecun sopimuksen osalta on jo maksettu noin 3 miljoonaa ecua hinnantarkistuksina. 3.77. Korkotukimaksut on vastaavien maksusitoumusten tapaan merkitty kirjanpitoon EIP:n toimittamien tietojen perusteella. Näin ollen ei ole voitu tarkastaa, onko maksatettavat määrät laskettu varainhoitoasetuksen 60 artiklan 3 kohdan säännösten mukaisesti. Maksuotoksesta yksilöityjen neljän tapauksen (yhteismäärä 3,6 miljoonaa ecua) lisäksi sama koskee varainhoitovuoden kaikkia korkotukimaksuja (määrä 21,5 miljoonaa ecua). 3.78. Kolmen niin ikään palvelusopimuksiin liittyvän maksun kohdalla (yhteismäärä 0,4 miljoonaa ecua) asianomaisten sopimusten täytäntöönpanossa havaittiin viivästyksiä. Sopimuksia ei kuitenkaan virallisesti muutettu siten, että niissä olisi mainittu komission yksikköjen hyväksymä lisäaika. 3.79. Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 3 kohdassa määrätään, että komission on pantava täytäntöön EIP:n maksupyynnöt riskipääomatoimien osalta 21 päivän kuluessa. Määräaikaa ei aina noudateta. Tarkastetuista tapauksista kahdessa täytäntöönpanon havaittiin viivästyneen yli vuodella, minkä seurauksena vuoden 1994 maksuja kirjattiin 10,8 miljoonan ecun edestä vuoden 1995 maksuina. Kahdessa tapauksessa viivästys johtui osittain EIP:sta. Niistä toisessa EIP toimitti yhdeksän kuukautta maksupyyntönsä jälkeen sopimuksen, joka oli kyseisten maksupyyntöjen perusteena. Toisessa tapauksessa maksupyyntö oli suurempi kuin sopimuksen mukainen sidottu määrä, ja se korjattiin vasta 11 kuukautta myöhemmin. 3.80. Palvelusopimuksiin liittyvän erityisen yleisen urakka-asiakirjan 38 artiklan 1 kohdassa täsmennetään, että toimeksiantajan on suoritettava maksut 90 päivän kuluessa. Määräaikaa ei aina noudateta. Tällaisista tapauksista kolmessa (määrä miljoona ecua) maksut ovat viivästyneet yli yhdeksän kuukautta, pisimmän viivästyksen ollessa 15 kuukautta. Vaikka yhdessäkään todetussa tapauksessa sopimuspuoli ei ole vaatinut sopimuksissa vahvistettujen, viivästyksistä aiheutuvien seuraamusten soveltamista, komission olisi noudatettava velvoitteitaan. Muut huomautukset 3.81. Komissio myönsi heinäkuussa 1995 kirjallista menettelyä noudattaen vastuuvapauden EKR:n tilinpitäjälle 24. heinäkuuta 1987 ja 15. toukokuuta 1992 väliseltä ajanjaksolta. Asiakirja-aineisto, jonka pohjalta vastuuvapauden myöntämispäätös tehtiin, ei perustunut minkäänlaisiin tarkastuksiin, joissa olisi varmistuttu kyseisenä ajanjaksona kirjanpitoon vietyjen maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta (), eikä varsinkaan tarkastuksiin, joissa olisi varmistuttu sellaisten 15. toukokuuta 1992 edeltävää ajanjaksoa koskevien maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, joiden tositteet puuttuivat ja jotka oli kirjattu 31. joulukuuta 1994 päätetyille tileille (kohta 3.49). 3.82. Tarkastetuissa hätäapuun liittyvissä maksuissa on 20 miljoonan ennakko, joka maksettiin UNHCR:lle Euroopan yhteisön humanitaarisen toimiston kanssa tehdyn toimenpidesopimuksen yhteydessä. Sopimuksen kestoaikaa on jatkettu kahteen kertaan, kaiken kaikkiaan kuudesta kahteentoista kuukauteen. Näin ollen sopimuksen mukaisten rahoitustoimien loppuselvitys on siirtynyt varainhoitovuoteen 1996. On aiheellista todeta, että sopimusten, joiden osalta tällaista selvitystä ei ole niiden jatkamisen vuoksi tehty varainhoitovuoden 1994 loppuun mennessä (), joukossa on saman osapuolen kanssa tehty 3,6 miljoonan ecun sopimus, jonka perusteella vuonna 1994 maksettua 1,8 miljoonan ecun ennakkoa ei ollut selvitetty 31. joulukuuta 1995 mennessä. 3.83. Määrältään 1,8 miljoonan ecun vakuus, joka oli annettu Kenian hallituksen allekirjoittaman urakkasopimuksen yhteydessä ja joka oli ollut jäädytettynä vuodesta 1989 lähtien EKR:n nimissä olevalla tilillä sopimuspuolen kanssa syntyneen riidan vuoksi, maksettiin Kenialle takaisin vuoden 1995 lopussa. Tilille kertyneet korot, arviolta miljoona ecua, kirjattiin EKR:n tuloina sen sijaan, että ne olisi asetettu varaukseen mahdollista Kenialle maksua varten. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 28. lokakuuta 1996 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Tilintarkastustuomioistuimen presidentti Komission vastaus JOHDANTO Tilintarkastustuomioistuin antaa nyt toisena peräkkäisenä vuonna tarkastuslausuman. Toisin kuin edeltävänä vuonna, tuomioistuin päätyy varauksista huolimatta myönteiseen lausuntoon, joka koskee sekä tilien luotettavuutta että tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta. Komissio ilmaisee tyytyväisyytensä tähän myönteiseen arvioon, joka osoittaa, että komission alulle panemat parannusponnistukset niin EKR:n hallinnon kuin kirjanpidonkin osalta tuottavat ensimmäiset hedelmänsä. Kirjanpidon osalta komissio parantaakin jatkuvasti kirjanpidon tietojenkäsittelyjärjestelmää tehokkuuden ja luotettavuuden lisäämiseksi ja on myös pyrkinyt lisäämään tilinpäätöksen tiedollista arvoa; tilinpäätös on nyt aiempaa helppolukuisempi ja sisältää selvityksiä kaikista määrärahoista, kuten tuomioistuin oli edellisessä kertomuksessaan toivonut. Hallinnon osalta komissio on yhtäältä laatinut välineitä, joiden tarkoituksena on parantaa varainhoitoa niin komission yksiköissä kuin AKT-valtioissakin, ja toisaalta aloittanut kirjanpidon ja varainhoidon täytäntöönpanon asteittaisen hajautuksen edustustoille; tämän jälkeen on määrä siirtää asteittain osa siitä Brysselin henkilöstöstä, jonka tehtävinä ovat tilitapahtumien kirjaus ja maksujen hyväksyminen, tilintarkastus- ja järjestelmänvalvontatehtäviin. Komissio jatkaa näitä parannuksia käyttäen tukenaan tuomioistuimen huomioita. 1. TARKASTUSLAUSUMAN LAADINNAN TAUSTAA Tarkastuslausuman kattamat tilit ja toimet 1.10. Tästä aiheesta vaihdettiin jo laajalti näkemyksiä vuoden 1994 DASia koskeneen keskustelun yhteydessä. Tämän keskustelun jälkeen komissio on muuttanut maksusitoumuksia ja sopimuksia koskevia menettelyjä sen mukaisesti, mitä se vastasi vuoden 1994 DASiin liittyvään erityiskertomukseen (vertaa kohdat 3.52-3.54). Nämä toimenpiteet virallistetaan luonnoksessa kahdeksannen EKR:n varainhoitoasetukseksi. Ei ole syytä tunnustaa lainsäädännössä toista kirjattujen maksusitoumusten tasoa. Ainoastaan komission rahoituspäätöksistä tehdään maksusitoumuksia. Ehdotukset päätöksiksi lähetetään oheistettuine teknisine ja hallinnollisine määräyksineen varainhoidon valvontaan, joka antaa niille alustavan hyväksymismerkinnän. Näissä asiakirjoissa on kokonaisuudessaan sen rahoitussopimuksen sisältö, joka myöhemmin allekirjoitetaan komission ja AKT-valtion kesken. AKT-valtioiden kansalliset tulojen ja menojen hyväksyjät kirjaavat rahoituspäätösten täytäntöönpanemiseksi tekemänsä sopimukset kirjanpitojärjestelmään hallintoa varten. 2. TARKASTUKSEN TOIMITTAMINEN Tarkastustyötä koskevat rajoitukset 2.1. Komissio katsoo, että vaikka tietyt asetusten säännökset voivatkin aiheuttaa tuomioistuimelle käytännön hankaluuksia tilintarkastuksen yhteydessä, se ei merkitse että kaikki säännökset ja määräykset olisivat soveltumattomia. Joka tapauksessa komission on sovellettava olemassa olevia sääntöjä. 2.3. Komissio ottaa huomioon tuomioistuimen toteamuksen, jonka mukaan on saavutettu huomattavaa edistystä pyrittäessä saamaan aikaan luotettava tilinpäätös, jolla olisi todellista tiedollista arvoa. 3. TARKASTUSTULOKSET Yleinen loppupäätelmä 3.1. Komissio ottaa huomioon tuomioistuimen EKR:n tilinpäätöksen luotettavuudesta antaman myönteisen lausunnon, mukaan luettuna kohdassa 3.4 esitetyt varaukset. Komissio ponnistelee parantaakseen tilinpäätöksen laatua ja jatkaa tässä tarkoituksessa tuomioistuimelle vuonna 1993 toimitetun toimintasuunnitelman täytäntöönpanoa. Tältä osin komissio esittää liitteessä tähänastisen edistyksen ja meneillään olevat toimet EKR:n varainhoidon laadun parantamiseksi. 3.2. Komissio ottaa huomioon tuomioistuimen tilien perustana olevista toimista antaman myönteisen lausunnon, mukaan luettuna kohdissa 3.6-3.10 esitetyt varaukset. Tuomioistuin on kiinnittänyt huomiota pääasiassa muodollisiin virheisiin, joiden osalta komissio ei kaikilta osin tulkitse sovellettavia lakisäännöksiä samalla tavoin kuin tuomioistuin. Havaitut parannukset 3.3. Komissio panee merkille, että tuomioistuin hyväksyy tilinpäätöksen esitystapaan tehdyt parannukset, joihin komissio oli sitoutunut vastauksissaan vuoden 1994 EKR:n tarkastuslausumaan liittyvään erityiskertomukseen. Komissio jatkaa mahdollisuuksien mukaan tilinpäätöksen laadun parantamista sekä tuomioistuimelle vuonna 1993 toimitetun toimintasuunnitelman täytäntöönpanoa. Tältä osin komissio esittää liitteessä tähänastisen edistyksen ja meneillään olevat toimet EKR:n varainhoidon laadun parantamiseksi. Tilejä koskevat varaukset 3.4. Tietyt tuomioistuimen toteamukset (etenkin kohdan 3.4 alakohdat b ja d) koskevat EKR:ien hallinnon tavanomaisia seurauksia, ja mainittujen toimien esitystavassa noudatetaan yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita. Lisäksi komission mielestä esille otettujen ongelmien ratkaisu ei riipu yksinomaan sovellettavien kirjanpitomenettelyjen muuttamisesta. a) Tuomioistuimen esille ottama maksusitoumusten yliarvioinnin ongelma koskee hankkeiden hallintoa eikä kirjanpitomenetelmiä ja -käytäntöjä. Niinpä hankkeen päätökseen saattaminen tai supistaminen voidaan toteuttaa ainoastaan kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta. Kirjanpidossa kirjataan osapuolten laillisesti hyväksymät muutokset. Komissio arvioi, että varainhoitovuoden 1995 päättyessä tilit ilmensivät todenmukaisesti oikeudellisia sitoumuksia. Komissio ei halua käynnistää järjestelmällisesti osittaisia vapautusmenettelyjä toteuttamisvaiheessa olevissa hankkeissa. Komissio vapauttaa maksattamatta olevan määrän hankkeen loppuselvityksessä, kun kyseinen määrä tiedetään tarkasti. Tuomioistuimen tarkastelemien tapausten osalta huomautus koskee 32,8 miljoonan ecun määrää. Komissio ei kuitenkaan vastusta tarkistuslausekkeen lisäämistä rahoitussopimuksiin. Lisäksi komissiolla ei ollut valtuuksia tehdä loppuselvitystä tuomioistuimen mainitsemista EIP:n toimien 37 miljoonasta ecusta ilman EIP:n pyyntöä. Komissio hyödyntää kuitenkin järjestelmää, jolla yksilöidään ne maksusitoumukset, joista voidaan tehdä loppuselvitys, ja tämän avulla on jo voitu vapauttaa suuria jäännössummia hankkeista. Tuomioistuimen arvio niiden maksattamatta olleiden alustavien maksusitoumusten määrästä, jotka eivät enää vastaa toimien todellista taloudellista tilannetta, on 3,6 prosenttia maksusitoumusten maksattamatta olevasta määrästä eli 1,2 % kirjanpitoon merkityistä alustavista maksusitoumuksista. b) Hallintoelinten käyttöön asetetaan ennakkoja apurahojen ja parhaillaan täytäntöönpantavien teknisen avun sopimusten maksamiseksi. Todentavat asiakirjat toimitetaan komissiolle säännöllisesti. Tilinpäätöksen yhteydessä todetaan siis jäljellä oleva määrä, joka vastaa suoritettuja, mutta vielä todentamattomia ennakkoja. Nämä selvittämättömät ennakot esitetään tilinpäätöksessä taseen vastaavaa-puolella yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitonormien mukaisesti. c) Siltä osin kuin on kyse ennakoista, jotka on suoritettu rakennemukautuksen valuuttaohjelmien ja AKT-valtioiden tekemien sopimusten ja monivuotisten ohjelmien yhteydessä, ne esitetään tilinpäätöksessä hankekohtaisina maksuina, mikä vastaakin hyvin niiden luonnetta. Komissio on kuitenkin muuttanut kirjanpitojärjestelmää näiden ennakkojen tilanteen esittämiseksi varainhoitovuoden päättyessä. Kun valuuttojen ja muunnettujen määrien tosiaikainen viive on kurottu kiinni, komissio pystyy sisällyttämään tämän tilanteen julkaistavaan tilinpäätökseen. d) Pääomanvähennykseksi kirjatut 8 miljoonaa ecua vastaavat menoja ja tuloja, jotka on toteutettu paikallisesti AKT-valtioissa maksajavirastojen tileillä. Ennen lopullista kirjaamista tulojen ja menojen hyväksyjän tileille edustustojen on lähetettävä näiden toimien todentavat asiakirjat ja tilinpitäjän, tulojen ja menojen hyväksyjän sekä varainhoidon valvojan on tarkastettava ja hyväksyttävä ne. Kirjattavien menojen ja tulojen jäljellä oleva määrä vastaa pääosin toimia, jotka on toteutettu vähän ennen tilinpäätöstä ja joita ei vielä ole kirjattu hajautetun varainhoidon vuoksi. Tilinpäätös esittää rahaston tilanteen tiettynä päivänä (31 päivänä joulukuuta). Tähän kuvaan sisältyvät siis paikallisesti suoritetut maksut, joita ei vielä ole kirjattu hankkeisiin. Koska kyse on menoista, tämä jäljellä oleva määrä kirjataan rahaston pääomanvähennykseksi yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitonormien mukaisesti. On totta, että 1,5 miljoonan ecun määrää ei ollut selvitetty 1 päivään toukokuuta 1996 mennessä. Komissio ponnistelee saadakseen selvityksen tehtyä ennen varainhoitovuoden 1996 loppua. Varainhoitovuodesta 1996 alkaen komissio jaottelee selvitettävinä menoina esitetyt väliaikaistilit kirjanpidossa niiden luonteen mukaisesti. e) Komissio on vuoden 1996 aikana korjannut tuomioistuimen toteamat kirjausvirheet. f) Komission vastauksen yksityiskohdat ovat kohdan 3.29 alakohdassa a. Stabex-erityisrahaston osalta komission vastaus on kohdassa 3.30. 3.5. a) Määrärahojen esitystapa on MMA-maiden assosiointipäätöksistä tehtyjen yleissopimusten ja sisäisten sopimusten määräysten mukainen, ja siinä esitetään määrärahakohtaisesti (Ohjelmoitava tuki, Sysmin, Rakennemukautuksen rahoitusväline...) maksusitoumusten ja niihin kirjattavien maksujen määrä. Tilinpäätöksessä (sivut 52, 53 ja 141) annetaan selkeää tietoa rakennemukautukseen osoitetuista määrärahoista kaikki siirrot yhteenlaskettuina (Ohjelmoitava tuki, Rakennemukautuksen rahoitusväline, Sysmin). Kunnostustoimet (Afrikkaa koskeva erityisaloite) esitetään tilinpäätöksessä erikseen (sivu 50). Näiden ohjelmien esittäminen määrärahoissa vaatisi Lomén yleissopimuksessa määrätyn määrärahojen rakenteen muuttamista. Komissio katsoo siis, että on aiheellisempaa käsitellä tämäntyyppisiä tietoja tilastoanalyysillä. b) Komissio tekee tarvittavan korjauksen (vastauksen yksityiskohdat kohdassa 3.24). c) Komissio on samaa mieltä tuomioistuimen esittämistä seikoista ja jatkaa ponnistuksiaan, jotta kaikki EIP:n toimet kirjattaisiin EKR:n tileihin varainhoitovuoden päättyessä. EIP:n kanssa tehtävän yhteistyön lujittaminen on kuitenkin jo tuottanut merkittäviä tuloksia. Tuomioistuin totesi varainhoitovuoden 1994 lopussa 71,1 miljoonan ecun eron (DAS 1994 - kohdan 3.29 alakohta b), ja varainhoitovuoden 1995 lopussa tätä eroa on enää 3,4 miljoonaa ecua. Tilien perustana olevia toimia koskevat varaukset 3.6. a) Yhtä komission havaitsemaa ja korjaamaa tapausta (kohta 3.62) lukuun ottamatta tuomioistuimen huomiot eivät koske maksetuista määristä tehtyjen laskelmien virheitä, vaan maksun aiheena olevan sopimuksen tulkintaa. Kohtaa 3.65 koskevan varauksen osalta (vakuuden pidätys tietyissä palvelusopimuksissa) komissio tunnustaa virheensä sopimuslausekkeiden tulkinnassa, mutta ennakkona maksetut määrät on selvitetty kokonaan (2,4 miljoonaa ecua kohdissa 3.60 ja 3.61). b) Komissio tunnustaa tosiasiat, mutta arvioi, että sen päätös oli perusteltu, koska vuoden 1995 lopussa oli näköpiirissä muodollisen sopimuksen teko Nigerin ja IMF:n välillä helmikuussa 1996. Kyseistä sopimusta lykättiin tammikuun 1996 poliittisten tapahtumien vuoksi, mutta neuvottelut IMF:n kanssa aloitettiin uudelleen vuoden 1996 ensimmäisen puoliskon aikana. 3.7. Kyse on varainhoitovuoden päättämismenetelmien arvostelusta. Yksityiskohtaiset vastaukset ovat kohdissa 3.28-3.30. 3.8. Maksusitoumukseen liittyvä huomattava virhe koskee rakennemukautusohjelmaa (4 miljoonaa ecua), josta annetaan selitys kohdan 3.6 alakohdassa b. 3.9. a) Kyseisessä tapauksessa on kyse tahattomasta laiminlyönnistä, koska kaikki maksamisen perusedellytykset olivat koossa (katso kohta 3.71). b) Komissio katsoo, että yleisten ja erityisten edellytysten noudattamisen yleinen arviointi antoi perusteet 87 miljoonan ecun suuruisten rakennemukautusmaksujen suorittamiselle (vertaa kohta 3.72). c) Komissio korostaa, että koska EIP:n toimien hallinta ei kuulu sen vastuualueeseen, niiden valvontakaan ei kuulu sen toimivaltaan (katso kohta 3.69). Komissio katsoo, että tuomioistuimen huomio liittyy tarkastusta koskeviin rajoituksiin (kertomuksen kohta 2) pikemminkin kuin komissiolle DASin johdosta esitettyihin arvosteluihin. Tuomioistuimen tarkastelemien maksujen osalta komissio vahvistaa, että laskelmat esitetään yksityiskohtaisesti maksuasiakirjoissa. Komissio on kuitenkin valmis toimittamaan tuomioistuimelle tämän pyynnöstä minkä tahansa täydentävän asiakirjan, jota tuomioistuin katsoisi tarvittavan. d) Komissio ei ole samaa mieltä tuomioistuimen tulkinnasta yleissopimuksen 212 artiklan määräyksistä. Se, että AKT-valtiot esittävät kertomuksia myöhässä tai että niitä ei esitetä lainkaan, voidaan näet perustella määräaikaongelmilla tai keskinäisten velvoitekehysten täytäntöönpanossa syntyneillä viiveillä. Komissio katsoo, että tuomioistuimen mainitsemat maksut ovat asianmukaisia, koska yleissopimuksessa annetaan komissiolle arviointivaraa kertomusten myöhästyessä tai jäädessä esittämättä (katso kohta 3.73). Kyseisen alan kattava tutkimus, joka AKT-valtion olisi toimitettava, ei ole maksamisen edellytys, vaan yksi monista arvioperusteista, joita käytetään siirtoperusteen laskennassa. Maksut ovat siis asianmukaisia (katso kohta 3.74). Maksulaskelmat ovat tulosta AKT-valtioiden kuulemisesta yleissopimuksen 203 artiklan nojalla. Komissio katsoo, että 101,5 miljoonan ecun määrälle on riittävästi perusteita näiden laskelmien yksityiskohdissa (katso komission tarkennukset kohdassa 3.75). e) Lukuun ottamatta kohdassa 3.80 mainittujen kolmen, yhteensä 1 miljoonan ecun suuruisen maksun viivästystä komissio ei ole samaa mieltä tuomioistuimen analyysistä, joka koskee maksuviiveitä EIP:n korkotuissa (kohta 3.79), eikä myöskään tuomioistuimen kannasta velvoitteeseen virallistaa sopimukseen tehtävällä täydennyksellä välikertomusten jättämisen määräaikojen pidennys (kohta 3.78). Se, että komissio ei antanut vastausta 0,5 miljoonan ecun maksuun liittyvästä hinnantarkistuksesta, johtuu tuomioistuimen pyyntöä koskevasta väärinkäsityksestä. 3.10. a) Komissio tunnustaa, että olemassa olevan menettelyn puutteessa rakennemukautuksen rahoitusvälineellä rahoitettujen rakennemukautusohjelmien rahoituspäätösten kasvattamisessa (kohta 3.66) noudatettiin vastaavaa menettelyä, joka on varattu alustavasta kansallisesta ohjelmasta rahoitettaviin hankkeisiin. Kyseinen menettely virallistettiin kahdeksannen EKR:n sisäisessä sopimuksessa. Komissio katsoo, että EKR-komitealle toimitetut tiedot riittivät rakenteelliseen mukautukseen tarkoitetun alustavan kansallisen ohjelman 10 prosentin ylityksen arviointiin, ja EKR-komitea hyväksyi nämä ylitykset antamalla myönteisen lausunnon rahoitusehdotuksista (katso kohta 3.67). Komissio on samaa mieltä siitä, että yksi hanke (kohta 3.68), josta päätettiin täysin avoimesti EKR-komitean antaman myönteisen lausunnon jälkeen, on ylittänyt kyseiselle AKT-valtiolle myönnetyn tuen kokonaismäärän. Komissio oli nimittäin arvioinut, että kyseinen kokonaismäärä sisälsi jo ne erityislainat, joiden muuttamisesta tuiksi oli sovittu Cannesin huippukokouksessa (kesäkuussa 1995). b) Komissio katsoo, että koska EIP:n toimien hallinta ei kuulu sen vastuualueeseen, niiden valvontakaan ei kuulu sen toimivaltaan (katso kohta 3.69). Tämän vuoksi komissio arvioi, että tuomioistuimen huomio liittyy tarkastusta koskeviin rajoituksiin (kertomuksen kohta 2) pikemminkin kuin komissiolle DASin johdosta osoitettuihin arvosteluihin. Komissio on valmis toimittamaan tuomioistuimelle tämän pyynnöstä minkä tahansa asiakirjan, jota tuomioistuin katsoisi tarvittavan. c) Stabex-siirtoa koskevan vähennyksen jättäminen soveltamatta on komission mielestä perusteltua (kohta 3.70). Tilejä koskevat yksityiskohtaiset huomautukset Taseet ja tilinpäätökset Kirjanpitoperiaatteet, -menetelmät ja -käytännöt 3.12. b) Komission yksityiskohtainen vastaus on kohdassa 3.29. Komissio ponnistelee kuitenkin lujittaakseen asiakirjojen ja kirjanpidon välisiä yhteyksiä käyttämällä vakiotunnistetta (esimerkiksi OLAS-numeroa tai hankkeen numeroa). c) Vuodesta 1996 alkaen komissio jaottelee kyseiset väliaikaistilit esittämällä mahdollisuuksien mukaan eri toimet niiden luonteen mukaan luokiteltuina. Tilinpäätöksen sisältö ja esittäminen 3.13. EIP:n rahoitusosuuden kirjanpidon ulkopuolinen poikkeama oikaistiin maaliskuussa 1995 eikä sitä enää esiinny. Samalla kirjauksella oikaistiin toimia, jotka koskevat viidennen EKR:n siirtoa ja Stabex-määrärahojen ottamista uudelleen käyttöön. 3.14. Vielä perimättömiin perintämääräyksiin liittyvät määrät kirjataan taseeseen voimassa olevan varainhoitoasetuksen 68 artiklan mukaisesti. Esitystavan parantamiseksi tältä osin komissio ehdottaa, että kahdeksannen EKR:n varainhoitoasetukseen lisättäisiin aiheellisia säännöksiä. Lisäksi komissio esittää varainhoitovuoden 1996 tileistä alkaen erityisen taulukon, jossa esitetään perintämääräysten tilanne. 3.15. Tuomioistuimen mainitsema esitystapa otettiin käyttöön tuomioistuimen itsensä tekemän ehdotuksen perusteella varainhoitovuoden 1993 tilien laadinnasta alkaen. Tuomioistuin ehdottaa, että siihen tehtäisiin parannuksia. Komissio voi yhtyä tähän ehdotukseen. 3.16. Tämmä ilmentää kuitenkin todellista tilannetta, sillä rahastoilla on yhtenäiset kassavarat, jotka nykyisellään ovat kuudennessa EKR:ssä, ja nämä menot eritellään lopullisen kirjaamisen yhteydessä kuudenteen ja seitsemänteen rahastoon. 3.18. OECD:n luokittelu on jo yhdennetty EKR:ien hallintojärjestelmään, joka on liitetty OLAS-kirjanpitojärjestelmään. Ei siis ole syytä sisällyttää luokittelua kirjanpitojärjestelmään. Kertomus yhteistyöalakohtaisen tuen kohteesta (tilinpäätöksen sivut 39 ja 40) on edistysaskel komission antamissa tiedoissa, joiden tarkoituksena on vastata tuomioistuimen huomautukseen, jossa toivottiin analyysijärjestelmän lujittamista (vuoden 1994 DASiin liittyvä kertomus). Varainhoitovuoden päätösten jääminen 50-prosenttisesti luokittelematta johtuu marraskuussa 1995 tapahtuneesta OECD:n luokittelun muutoksesta. Komissio katsoo kuitenkin, että tämä ei vaikuta kyseisen kertomuksen tiedolliseen arvoon, koska tuen todellinen täytäntöönpano ilmenee nimenomaan maksuista (92 prosenttia varainhoitovuoden maksuista ja 99 prosenttia kumulatiivisista maksuista oli luokiteltu). 3.19. Komissio katsoo, että nettomääräisten maksusitoumusten (maksusitoumukset, joista on vähennetty vapautetut määrät) kehityksestä voidaan seurata tuen täytäntöönpanon todellista etenemistä varainhoitovuoden aikana. Avoimuuden vuoksi komissio mainitsee tietyissä tilinpäätöksen selvityksissä varainhoitovuoden vapautusten määrän. Tämä yhteenvetotieto laajennetaan tulevaisuudessa kaikkiin määrärahoihin. Määrärahojen esittäminen 3.21. Tilinpäätöksen tavoitteena on tehdä selkoa kunkin rahaston pääomanvähennyksestä sekä yleissopimuksilla, assosiointipäätöksillä ja sisäisillä sopimuksilla perustettujen määrärahojen täytäntöönpanoasteesta. Tilinpäätöksessä esitetään siis määräraha kerrallaan (Ohjelmoitava tuki, Sysmin, rakennemukautuksen rahoitusväline...) maksusitoumusten määrä ja niihin kirjattavien maksujen määrä. Tilinpäätöksen avulla voidaan arvioida yhteisön tuen täytäntöönpanotilanne rakennemukautuksen alalla, koska komissio esittää avoimuuden vuoksi ja tuomioistuimen suositusten mukaisesti tilinpäätöksessä (sivut 52, 53 ja 141) täydelliset numerotiedot rakennemukautuksesta kaikki määrärahat yhteenlaskettuna (alustavat kansalliset ohjelmat, rakennemukautuksen rahoitusväline, Sysmin). Tuomioistuimen pyytämä näiden ohjelmien esittäminen määrärahoissa vaatisi Lomén yleissopimuksessa määrätyn määrärahojen rakenteen muuttamista. Komissio pitää siis aiheellisempana käsitellä tämäntyyppisiä tietoja tilastoanalyysillä. Komissio vahvistaa tuomioistuimen esittämät rakennemukautuksen numerotiedot, koska ne vastaavat tilinpäätöksessä annettuja tietoja. 3.22. Komissio katsoo, että pääasiallisen tulojen ja menojen hyväksyjän päätös 100 miljoonan ecun osoittamisesta ohjelmoitavasta varauksesta alustavien kansallisten ohjelmien laajentamiseen rakennemukautusohjelmien osalta on laillinen ja noudattaa tällaisia määrärahoja koskevaa menettelyä. Lomén yleissopimus, joka sääntelee yhteisön ja AKT-valtioiden välisiä suhteita, ei nimittäin ole ainoa asiakirja, jossa määritellään ohjelmointiin sovellettavia menettelyjä. Ohjelmointi on myös riippuvainen säännöistä, jotka on vahvistettu komission ja jäsenvaltioiden välisistä suhteista tehdyssä sisäisessä sopimuksessa. Kaikkien ohjelmamäärärahojen jakamisesta yleissopimuksen alussa ei ole määräyksiä. Jakomenetelmä ja tulokset esiteltiin ja niistä keskusteltiin jäsenvaltioiden kanssa EKR-komiteassa tavanomaisten menettelyjen mukaisesti. Sitä paitsi komitea antaa myös lausuntonsa kyseisten määrärahojen käytöstä rahoitusehdotusten yhteydessä. 3.23. Komissio haluaa tarkentaa, että alueellista yhteistyötä on aina seurattu erikseen kirjanpidossa. Vuonna 1995 käyttöön otetut edistysaskeleet koskevat osa-alueiden ja kaikkien AKT-valtioiden talousarvion seurantaa lukuun ottamatta CDI:tä, kaupan edistämistä ja sekakomiteaa, joita jo seurattiin erikseen. Kunnostustoimet (Afrikkaa koskeva erityisaloite) esitetään erikseen tilinpäätöksessä (sivu 50). 3.24. Lokakuuhun 1994 asti Stabex-määrärahan varat olivat yhdessä EKR:n varojen kanssa ja Stabexin käytettävissä olevan saldon korot laskettiin EIP:n antaman päiväkoron perusteella. Tilanne ei ollut kovin selkeä, ja komissio päätti avata erityispankkitilin Stabex-määrärahalle. Tämä tili avattiin lokakuussa 1994. Vuoden 1995 aikana komissio analysoi vuotta 1994 edeltävät kirjaukset ja teki tarvittavat korjaukset pääomaan ja korkoihin. Sitä varten komissio otti käyttöön pragmaattisen aikataulun maksuille, jotka oli määrä suorittaa Stabex-tilille. Koska jäsenvaltioilta ei tullut todellisia erityismaksuja, tällainen aikataulu voitiin laatia monella eri tavalla. Tuomioistuin laatikin aikataulun, joka eroaa komission aikataulusta ainoastaan 10 miljoonan ecun määrän osalta; komissio kirjasi tämän määrän vuodelle 1993, kun taas tuomioistuin ajoittaa sen vasta vuodelle 1995. Lopettaakseen tämän tilanteen, jota on mahdoton tarkentaa, komissio on valmis hyväksymään tuomioistuimen aikataulun ja tekemään tarvittavat korjaukset eli siirtämään 10 miljoonan ecun määrälle kertyneen koron heinäkuun 1993 ja heinäkuun 1995 väliltä - noin 1,2 miljoonaa ecua - EKR:n tilille (ei-Stabex). Tarkistettavat maksut 3.25. ja 3.26. Tulojen ja menojen hyväksyjän tilien ja tilinpitäjän tilien välillä todettu ero ei ole tavallisuudesta poikkeava, sillä se johtuu paikallisesti AKT-valtioissa maksajavirastojen tileillä toteutettujen toimien (menojen ja tulojen) jäljellä olevasta määrästä. Kyse ei siis ole täsmäytysongelmasta, vaan tavanomaisesta erosta taseen ja tulostilin välillä. Vuosittaisen tilinpäätöksen yhteydessä tilinpitäjä toteaa nämä kassastamaksut ja kassaanmaksut. Tulojen ja menojen hyväksyjän on kuitenkin tarkistettava jokainen tilitapahtuma ja kirjattava ne vastaaviin maksusitoumuksiin varainhoidon valvonnan annettua hyväksymismerkintänsä. Tämä vaatii välttämättä aikaa. Varainhoitovuoden lopussa paikallisesti suoritetut maksut ja saadut tulot voidaan kirjata vasta seuraavalle varainhoitovuodelle. Tämä kirjaamatta oleva osuus kattaa EKR:n osalta 10 maksupäivää, mikä vaikuttaa täysin kohtuulliselta. Tilinpäätös esittää rahaston tilanteen tiettynä päivämääränä (31 päivänä joulukuuta). Tähän kuvaan sisältyvät siis paikallisesti suoritetut maksut, joita ei vielä ole kirjattu hankkeisiin. Koska kyse on menoista, tämä jäljellä oleva määrä kirjataan rahaston pääomanvähennykseksi yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitonormien mukaisesti. 3.27. a) On totta, että 1,5 miljoonan ecun määrää ei ollut selvitetty 1 päivään toukokuuta 1996 mennessä, ja komissio ponnistelee saadakseen sen oikaistuksi ennen varainhoitovuoden loppua. c) Kyse on myös takaisin perittävästä arvonlisäverotulosta, joka oli kirjattu kirjanpitoon vuonna 1989. Perinpohjaisista tutkimuksista huolimatta alkuperäisiä asiakirjoja ei löydy. Määrästä tehdään aiheellinen kirjaus sen oikaisun yhteydessä. 3.28. Koska kyse on paikallisista menoista ja tuloista, joita ei tositteiden puutteessa kirjata lopullisesti tileille, on muistettava, että komissio kirjaa kyseiset toimet selvitettävälle tilille saadessaan niitä koskevan tiliotteen. Heti kun vastaavat tositteet saapuvat, näiden toimien kirjaukset oikaistaan. On kuitenkin mahdollista, että tositteet eksyvät matkalla edustustoista Brysseliin. Komissio pyrkii silti kaikin keinoin löytämään tositteet ja kirjaamaan menot ja tulot mahdollisimman pian. Joskus on kuitenkin tarpeen käynnistää edustustoissa ja Brysselissä tutkimuksia, eikä näissä tutkimuksissa aina löydetä haluttuja asiakirjoja. Näissä tapauksissa komissio poistaa kyseiset toimet tileiltä tulojen ja menojen hyväksyjän, varainhoidon valvonnan ja tilinpitäjän annettua sille hyväksyntänsä. Komissio jaottelee kirjanpidossa oikaistavina menoina esitetyt väliaikaistilit niiden luonteen mukaan. Euroopan kehitysrahastojen kassavarat 3.29. a) Mainittuihin 2,9 miljoonaan ecuun sisältyvästä, Zairen pankille myönnetystä 2,75 miljoonan ecun määrästä keskustellaan parhaillaan maan valtiovarainministeriön kanssa sen takaisinperintäkeinojen tutkimiseksi. Somalialle myönnetystä 0,16 miljoonan ecun määrästä tehdään ennen vuoden loppua aiheellinen kirjaus sen oikaisemiseksi. 3.30. Stabex-välinettä varten avattiin yksi ainoa tili, joka koostuu kahdesta alatilistä, koroista ja pääomasta. Tämän tilin saldo kootaan taseeseen ja se vastaa hankintamenon arvoon kirjattujen investointien kokonaismäärää ja talletettuja määriä. Pankki toimittaa kuukausittain asiakirjoja, joissa esitetään yksityiskohtaisesti rahaston kehitys, osto- ja myyntitapahtumia koskevia asiakirjoja sekä hyvin yksityiskohtaisia tiliotteita. Komission tilejä hoidetaan oikein, ja se voidaan tarkistaa niistä. Lisäksi komissio sitoutuu tilien avoimuuden parantamiseksi lisäämään tulevaisuudessa taseeseen ja tilinpäätökseen taulukon, jossa esitetään yksityiskohtaisesti tehdyt investoinnit ja niiden hankintahinnat. Näiden yhteissumma ja talletusten määrät vastaavat yhteensä taseessa esitettyä pankkitilin saldoa. Apurahoja ja teknistä apua varten maksettavat ennakot 3.31. Opintoapurahoja ja teknistä apua varten maksettavien ennakkojen määrän osalta tuomioistuimen antamat numerotiedot vastaavat komission tilinpäätöksessä esittämiä tietoja (sivu 155). Tuomioistuin ei kuitenkaan ota huomioon tiettyjä seikkoja, joiden avulla näiden ennakkojen tilanne voidaan selittää. a) 3,4 miljoonan ecun määrä vastaa määriä, jotka tilinpitäjä on siirtänyt EKR:stä edustustojen hoitamille erityisille EKR:n apurahapankkitileille apurahansaajien paikallisten menojen rahoittamiseksi. Tämän johdosta kyseisille pankkitileille siirrettyjä määriä pidetään ennakkoina, joiden käyttö on todennettava, koska varat maksetaan EKR:n kassavaroista. Nämä 3,4 miljoonaa ecua ovat paitsi mahdollisesti kirjattavia menoja, myös tuleviin menoihin käytettävissä olevia varoja. Komissio tunnustaa kuitenkin, että on tarpeen tutkia näiden ennakkojen tilanne toteutettujen menojen oikaisemiseksi sekä ehdottaa mahdollisesti uutta apurahojen maksujärjestelmää, jotta varoja ei jouduttaisi turhaan jäädyttämään. b) Varainhoitovuoden 1995 lopussa komissio oli kirjannut Euroopan yhteistyöneuvoston (EAC) teknisen avun menot 30 päivään syyskuuta 1995 asti. Kun otetaan huomioon komission ja EAC:n välinen sopimuspöytäkirja teknisen avun sopimusten hallinnosta, EAC:lle suoritettujen ja vielä todentamattomien ennakkojen jäljellä oleva määrä voi kattaa kaksi vuosineljännestä EAC:n menoista. Pöytäkirjassa määrätään, että EAC "toimittaa komissiolle kunkin kalenterivuosineljänneksen jälkeisen kuukauden aikana otteen menoistaan kuluneen vuosineljänneksen ajalta sekä vastaavat todentavat asiakirjat". Nykyään EAC:n teknisen avun sopimusten menot ovat keskimäärin 8 miljoonaa ecua vuosineljännestä kohti. Varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä olevasta teknisen avun ennakosta (15,3 miljoonaa ecua) on jo selvitetty 8,8 miljoonaa ecua (EAC:n menot ennen 31 päivää joulukuuta 1995). Lisäksi komissio tutkii parhaillaan tiettyjä EAC:n menoja (2,7 miljoonaa ecua) ennen niiden kirjaamista. Lopuksi vuoden 1996 kolmannen neljänneksen aikana saatiin EAC:ltä täydentävä ote varainhoitovuoden 1995 menoista (3,3 miljoonaa ecua). EAC:n todentamattoman ennakon saldo on siis 0,5 miljoonaa ecua. c) British Councilin osalta varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä oleva ennakko (4,4 miljoonaa ecua) on todennettu kokonaisuudessaan, ja menot on kirjattu EKR:n hankkeisiin vuoden 1996 ensimmäisen neljänneksen aikana. Varainhoitovuosien 1994 ja 1995 todennetut menot ovat määrältään 5,1 miljoonaa ecua, joten saldo on 0,7 miljoonaa ecua British Councilin hyväksi. Siltä osin kuin on kyse muille jäsenvaltioiden virastoille suoritetuista ennakoista (5,2 miljoonaa ecua varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä), menoista on selvitetty 2,6 miljoonaa ecua vuonna 1996. 3.32. Hallintoelimille suoritetut, selvittämättömät ennakot esitetään taseen vastaavaa-puolella yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitonormien mukaisesti. Komissio katsoo, että ei ole syytä toteuttaa tilintarkastuksia kirjattujen ennakkojen oikeellisuuden tarkistamiseksi. Sitä vastoin komissio toteuttaa paikalla suoritettavia tarkastuksia hallintoelimissä ilmoitettujen menojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Vuonna 1996 on tehty kolme tarkastusta ja yksi on meneillään. Muut puuttuvat saamiset 3.33. Tulojen ja menojen hyväksyjä laati kyseisestä saamisesta perintämääräyksen varainhoitovuoden tilinpäätöksen jälkeen (26. päivänä helmikuuta 1996) EIP:n toimittaman korkokannan perusteella. Velkasumma perittiin takaisin 29 päivänä maaliskuuta 1996. On osoittautunut, että yhtäältä oli tiedonpuutteen vuoksi mahdotonta sisällyttää tätä määrää varainhoitovuoden 1995 tileihin ja toisaalta velkasumma perittiin nopeasti takaisin perustietojen vastaanottamisen jälkeen. 3.34. Periaatteessa viimeisen kuukauden tai vuosineljänneksen korot hyvitetään käyttäen 31. päivää joulukuuta arvopäivänä. On kuitenkin mahdollista, että tiliote, jonka tapahtumien arvopäivistä yksi kuuluu varainhoitovuoteen, saapuu vasta tilinpäätöspäivän jälkeen. Komissio pyrkii mahdollisuuksien mukaan kirjaamaan korot asianmukaiselle varainhoitovuodelle. Tulot 3.37. Komission kärsimä tappio johtui tappiollisesta vaihtokurssista Saksan markoissa suoritetun Saksan maksuosuuden maksamisajankohtana. 3.38. Varainhoidon valvonta teki tutkimuksen aiempina varainhoitovuosina (1990-1994) perityistä koroista, ja ne oikaistiin sen jälkeen mahdollisimman nopeasti, kuitenkin varainhoitovuoden 1994 tilinpäätöksen jälkeen. Selvitettävät tulot 3.39. Kuvattu tilanne on sovelletun kirjanpitojärjestelmän tavanomainen tulos. Kyseiset tulot merkittiin kirjanpitoon varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän jälkeen seuraavan varainhoitovuoden alussa. Päätökset (alustavat maksusitoumukset) Viivästykset kirjaamisessa 3.40. Ensimmäisessä tapauksessa (hanke 7 ZIM 69; 3,1 miljoonaa ecua) EIP ilmoitti korkotuen ennakoidun määrän komissiolle muistiinpanolla 31. päivänä tammikuuta 1996, joten se merkittiin varainhoitovuoden 1996 kirjanpitoon. Varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä on kuitenkin numerotietoja täydentävä selvitys, jossa ilmoitetaan (sivu 76), että kyseistä EIP:n vuonna 1995 allekirjoittamaa sopimusta ei ollut voitu merkitä kirjanpitoon tilinpäätökseen mennessä. Toisessa tapauksessa (hanke 7 NEA 24; 0,3 miljoonaa ecua) komissio ei merkinnyt korkotukea kirjanpitoon, koska käytettävissä olevaa määrärahaa ei ollut. Tämä toteutettiin vapautusten jälkeen helmikuussa 1996. Tällaista poikkeamaa ei todennäköisesti enää esiinny, koska tästä alkaen korkotukimäärät varataan väliaikaisesti kirjanpidossa ennen kuin ne saatetaan 28 artiklassa tarkoitetun komitean käsiteltäviksi. Jälkimmäinen tapaus oli komission tiedossa paljon ennen tilien päättämistä, koska tilien täsmäyttäminen EIP:n kanssa tapahtuu vuosineljänneksittäin. Komissio lujittaa kuitenkin täsmäytyksiä EIP:n kanssa ennen tilien päättämistä. Arviointi varainhoitovuoden päättyessä 3.41. Kirjanpitoon merkitään komission ottamat oikeudelliset velvoitteet EKR:ien toteuttamiseksi. Maksusitoumukset merkitään siis kirjanpitoon siinä vaiheessa, kun komissio tekee rahoituspäätökset. Rahoitussopimukset tai niiden asemassa oleva kirjeenvaihto ovat sopimuksia, jotka sitovat komissiota ja edunsaajana olevaa AKT-valtiota. Kaikki muutokset tällaiseen sopimukseen edellyttävät kummankin osapuolen suostumusta. Hankkeen päätökseen saattaminen vaatii siis suostumuksen kansalliselta tulojen ja menojen hyväksyjältä, joka vahvistaa, että hankkeen täytäntöönpano on saatu päätökseen. Toteuttamisvaiheessa olevan hankkeen rahamäärän supistaminen edellyttää komission päätöstä kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyynnöstä. Kirjanpidossa ei todeta "eroa" päätetyn määrän ja hankkeeseen tarvittavien määrärahojen välillä, vaan siihen merkitään osapuolten laillisesti hyväksymät muutokset. Komissio on samaa mieltä siitä, että oikeudelliset menettelyt, jotka viime kädessä mahdollistavat varojen vapauttamisen, on käynnistettävä mahdollisimman pian. Komissio ei voi kuitenkaan omasta aloitteestaan vapauttaa varoja, jotta tilinpäätös ilmentäisi hankkeiden "taloudellista" tilaa tilinpäätösajankohtana. Kirjanpidon näkökulmasta tilinpäätöksessä ei siis esitetä yliarvioituja lukuja maksusitoumustilien osalta. Komissio ei pidä aiheellisena, että tuomioistuimen ehdotuksen mukaan käynnistettäisiin järjestelmällisesti osittaisia vapautusmenettelyjä toteuttamisvaiheessa olevissa hankkeissa. Komission mielestä on järkevämpää vapauttaa maksattamatta oleva määrä silloin, kun hankkeesta tehdään loppuselvitys. Komissio ei aliarvioi tarvetta supistaa aiheettomasti jäädytettyjä määrärahoja aluksi yksilöimällä ne (vertaa tilinpäätöksen sivu 152) ja sitten toteuttamalla tapaus kerrallaan toimenpiteet hankkeen loppuselvityksen tekemiseksi. 3.42. Komissio ei väitä ilmoittavansa tilinpäätöksessä kaikkien aiheettomasti jäädytettyjen määrärahojen määrää. Se antaa ilmiön laajuudesta arvion, joka perustuu analyysiin maksusitoumuksista, joiden kohdalla ei ole ollut maksutapahtumia yli 18 kuukauteen. Lisäksi komission ilmoittamat vapautettavat määrät vastaavat hankkeita, joiden osapuolet ovat yksimielisiä loppuselvitysmenettelyjen käynnistämisestä (vertaa esimerkiksi kohdan 3.43 alakohdat a ja b riskipääomahankkeista). 3.43. Hankkeet, jotka komissio on yksilöinyt jätettäväksi avoimiksi, ovat hankkeita, joiden osapuolet ovat varainhoitovuoden lopussa päättäneet olla käynnistämättä hankkeiden loppuselvitysmenettelyjä. a ja b) Komissio on saattanut hankkeet 7 GUB 8 (7 miljoonaa ecua) ja 6 ZR 62 (12 miljoonaa ecua) päätökseen EIP:n pyyntöjen johdosta (helmikuussa ja kesäkuussa 1996). Koska EIP ei ollut tehnyt päätöstä varainhoitovuoden päätökseen mennessä, komissio ei voinut vapauttaa varoja. c) Komissio on yksilöinyt tuomioistuimen mainitsemat maksusitoumukset tilinpäätöksessä. Komissio aikoo tutkia asianomaisten osapuolten kanssa, missä määrin ne voidaan saattaa päätökseen. 3.44. Komissio esittää tilinpäätöksessä taulukon, johon on koottu kaikki käytettävissä olevat jäännössummat (maksusitoumuksen määrä, josta on vähennetty maksut) hankkeista, joiden kohdalla ei ole ollut maksutapahtumia varainhoitovuoden päätöstä edeltävien 18 kuukauden aikana. Tämän menetelmän tarkoituksena on ennen kaikkea yksilöidä epätyypilliset tapaukset (sopimuksen päättäminen viimeiseen maksuun on unohtunut, seurantaa ei ole ollut...). Komissio on valmis hiomaan tätä menetelmää mahdollisuuksien mukaan. Se on jo muuttanut kirjanpitojärjestelmää siten, että uusiin maksusitoumuksiin ja uusiin sopimuksiin lisätään arvio täytäntöönpanon päättymispäivämäärästä. Komissio vahvistaa (katso kohta 3.41), että kirjanpidon tavoitteena on varata oikeudellisten sitoumusten suuruiset määrärahat eikä ilmentää toimien taloudellista arvoa. Koska sopimusten hallinto ei kuulu komissiolle, toimien päättymisen ja vastaavien maksusitoumusten päätökseen saattamisen välillä vallitsee lisäksi aina ajallinen ero. a) Komissio saattoi päätökseen hankkeet 7 MAS 15 (5 miljoonaa ecua), 7 ZR 23 (7 miljoonaa ecua) ja 7 RW 55 (6 miljoonaa ecua) EIP:n pyyntöjen johdosta (hu