Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0020 - 0026



Kertomus Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen (Luxemburg) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset (2000/C 373/04) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen johtokunnalle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94(1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/9414 artiklan 1 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut keskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/9415 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan mukaan. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUKSEN (LUXEMBURG) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen 5. Käännösten kysyntä kasvoi varainhoitovuoden aikana, joten talousarvioon otettujen tulojen määrä nousi huomattavasti. Niiden määrä lisääntyi alun perin ennakoidusta 13,6 miljoonasta eurosta 17,3 miljoonaan euroon, mikä vastaa 27 prosentin kasvua. Talousarviossa ennakoidut tulot on todettu, ja niistä on peritty lähes kaikki eli 14 miljoonaa euroa. 6. Varainhoitovuoden tulojen perusteella keskuksessa olisi voitu tehdä talousarvion tasapainon periaatteen mukaisesti 17,3 miljoonan euron maksusitoumukset, ja niitä tehtiinkin 14,1 miljoonan euron arvosta (määrä vastaa 82:ta prosenttia); jäljelle jäänyt määrä peruuntui. Varainhoitovuoden 1999 kuluessa sidotuista varainhoitovuoden 1999 määrärahoista 3,1 miljoonaa euroa (22 prosenttia) jouduttiin siirtämään seuraavaan varainhoitovuoteen. 7. Tulot lisääntyivät huomattavasti, ja määrärahoja siirrettiin ja peruutettiin suhteellisen paljon. Tämä osoittaa, että keskuksen on tarkennettava toimien täyttämiseen liittyviä ennusteitaan laskuttamalla realistisempia määriä (ks. jäljempänä kohta 9) ja kehittämällä edelleen yhteistyötä asiakkaidensa eli yhteisön toimielinten ja elinten kanssa. 8. Edellisestä varainhoitovuodesta siirretyistä maksusitoumuksista eli 2,5 miljoonasta eurosta käytettiin 1,9 miljoonaa euroa (76 prosenttia), ja jäljelle jäävä määrä peruuntui. Kustannuslaskenta 9. Tilintarkastustuomioistuin huomautti kertomuksessaan varainhoitovuodelta 1998(3), että käännetyn sivun arvioitu hinta ja todellinen hinta erosivat toisistaan huomattavasti. Tästä aiheutui merkittäviä palautuksia. Tilanne toistui varainhoitovuonna 1999, jolloin käännetystä sivusta laskutettiin 74 euroa eli 15,5 prosenttia enemmän kuin viimeisin käytettävissä oleva hinta-arvio, joka on 64 euroa sivulta. 10. Jos arviot olisivat tarkempia ja realistisempia, keskuksen asiakkaina oleville yhteisön toimielimille suoritettavien palautusten määrä vähenisi, ja toimielinten kassanhallinta helpottuisi. Näin ollen tilintarkastustuomioistuin toistaa jo aiemmin esittämänsä suosituksen(4) siitä, että käännöskeskus siirtyisi kustannuslaskentaan voidakseen saada selville toimittamiensa eri palveluiden todelliset kustannukset toimielin- ja suorituskohtaisesti. Omaisuusluettelo 11. Omaisuusluettelon esineiden numeroinnissa oli poikkeamia. Lisäksi luetteloon merkittyjen omaisuusesineiden arvoa ei aina ollut kirjattu taseeseen. Keskus ei myöskään kyennyt täsmäyttämään tasetta ja omaisuusluetteloa varainhoitovuoden päättyessä. Poikkeamat eivät vaikuta tilien luotettavuuteen, mutta keskuksen tulisi kuitenkin pitää omaisuusluetteloa nykyistä tarkemmin ja täsmäyttää kirjanpitonsa ja omaisuusluettelonsa kaikilta osin ainakin kerran vuodessa. Sopimusten tekeminen 12. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean aineistoon sisältyy erään käännöstarjouksen arvioinnin yhteydessä komitealle jätetty raportti, jossa ilmoitetaan, että hintaa ja laatua oli pidetty yhtä tärkeinä. Kun tarjouksia arvioitaessa käytettyä laskutapaa tutkittiin, kävi ilmi, että laatua oli tosiasiassa painotettu huomattavassa määrin. 13. Tässä samassa tarjouskilpailussa, johon saatiin 38 vastausta, arviointilomakkeeseen merkityt hinnat erosivat kolmen tarjoajan kohdalla tarjouksissa ehdotetuista hinnoista, mikä johti virheisiin tarjousten arvioinnissa. Arviointimenettelyihin olisi kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta arviointi ei vääristyisi virheiden takia. 14. Varainhoitovuoden 1998 alussa keskus teki hankintoja ja sopimuksia käsittelevää neuvoa-antavaa komiteaa kuultuaan 68245 euron arvoisen ensimmäisen sopimuksen hankkeesta, joka koskee freelance-kääntäjiin liittyvää tietokoneistettua hallinnointia. Joulukuussa 1998 keskus teki hankkeen laajentamiseksi 146375 euron lisäsopimuksen, joka oli pääosin tarkoitus toteuttaa vuonna 1999. Keskus käytti toisen sopimuksen ehtoja määriteltäessä pohjana komission tekemää puitesopimusta, kuten se oli tehnyt jo ensimmäisen sopimuksen kohdalla. Lisäksi toinen sopimus tehtiin suoraan komiteaa kuulematta. Koska komitea ei tutkinut hanketta, ei myöskään ole varmuutta siitä, olivatko lisäkustannukset perusteltuja laajentamisen tavoitteisiin nähden. Tilat 15. Tilintarkastustuomioistuimen varainhoitovuosien 1997(5) ja 1998(6) osalta havaitsema tilanne ei ollut muuttunut varainhoitovuoden 1999 aikana: käännöskeskus toimii edelleen tiloissa, jotka Luxemburgin viranomaiset ovat antaneet sen käyttöön, mutta osapuolet eivät ole tehneet tilojen käytöstä (muun muassa mahdollisen vuokran määrästä, vuokrattujen tilojen pinta-alasta ja kalustuksesta sekä vuokrasopimuksen kestosta) minkäänlaista sopimusta. Olisi aiheellista tehdä asianmukainen sopimus, sillä se selkeyttäisi tilannetta erityisesti keskuksen tilinpäätöksen kannalta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 11. ja 12. lokakuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 314, 7.12.1994, s. 1. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/9414 artiklan 3 kohdassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 2. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen johtokunnalle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 3. maaliskuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL C 372, 22.12.1999, s. 20, kohta 7. (4) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 47, kohta 1.6, ja EYVL C 406, 28.12.1998, s. 33, kohta 1.6. (5) EYVL C 406, 28.12.1998, s. 33, kohta 1.13. (6) EYVL C 372, 22.12.1999, s. 20, kohta 18. Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset Talousarvion toimeenpanon analyysi Kohdat 5., 6., 7. ja 8. Vuodesta 1997 käännöskeskus on laatinut jokaisen varainhoitovuoden aikana täydentävän lisätalousarvion mukauttaakseen talousarvionsa toimintansa lisääntymiseen. Vuonna 1999 talousarviota voitiin täydentävän lisätalousarvion ansiosta mukauttaa odottamattomaan työmäärän kasvuun sekä, kuten yleisessä johdannossa on täsmennetty, myös sivuhinnan pienentymiseen 79 eurosta 74 euroon, mikä merkitsee 6,5 prosentin vähennystä. Kuten käännöskeskuksen vastauksessa tilintarkastustuomioistuimen varainhoitovuotta 1998 koskeviin huomautuksiin todetaan, käännöskeskus on ottanut käyttöön järjestelmän, jossa neuvotellaan asiakastoimielinten ja -virastojen kanssa, jotta ennusteet saataisiin mahdollisimman paikkansapitäviksi. On otettava huomioon, että suuri osa käännöskeskuksen työstä riippuu yksityisen sektorin taloudellisen toiminnan kehityksestä, jota myös asiakkaittemme on vaikea ennustaa. Näin ollen johtaja on ehdottanut, että käännöskeskuksen toimintatapojen mahdollisen tarkistuksen yhteydessä otettaisiin käyttöön joustavammat välineet, joiden ansiosta talousarvion hoidossa voitaisiin reagoida tehokkaasti työmäärän vaihteluihin. Analyyttinen kirjanpito Kohta 9. Käännöskeskus laskee talousarvionsa alustavan summan toisaalta asiakkaittensa arvioiman työmäärän perusteella ja toisaalta tämän työmäärän suorittamiseksi tarvittavien arvioitujen kustannusten perusteella. Kun vuoden 1999 täydentävä lisätalousarvio hyväksyttiin, hintoja tarkistettiin. Niinpä käännetyistä sivuista laskutettiin 74 evroa sivulta 79 euron sijasta, ja tällä oli takautuva vaikutus vuoden 1999 tammikuun 1. päivään asti. Tilintarkastustuomioistuimen suosituksen johdosta, jonka se antoi varainhoitovuotta 1997 koskevassa kertomuksessaan, käännöskeskus on päättänyt muuttaa varainhoitosääntöjään lisäämällä niihin 26 a artiklan, joka sallii kunkin varainhoitovuoden saldon siirtämisen seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon. Tämän uudistuksen ansiosta voidaan välttää laskutushintojen ja todellisten kustannusten välisestä erosta johtuvat takaisinmaksut, jotka kirjataan varainhoitovuoden tilinpäätöksen jälkeen. Kohta 10. Vuoden 2000 tammikuun 1. päivästä lähtien käännöskeskus on käyttänyt analyyttisten koodien järjestelmää kaikkien talousarviotoimintojen osalta, jotka merkitään kirjanpitoon SI2-ohjelmassa, ja laatii parhaillaan analyyttisia raportteja, joissa tätä tietoa voidaan käyttää hyväksi mahdollisimman tehokkaasti. Varainhoitovuoden 2000 lopussa käännöskeskuksella on analyyttisia tietoja ja tilastoja, joiden avulla voidaan tehdä täsmällisempiä arvioita. Omaisuusluettelo Kohta 11. Vuoden 1999 loppuun asti käännöskeskus teki omaisuusluettelonsa taulukko-ohjelmalla. Tämä järjestelmä on osoittautunut rajoittuneeksi ja tehottomaksi. Käännöskeskus on myös ottanut käyttöön ELS-järjestelmän (SIC - Inventaire), jota komissio on käyttänyt ja kehittänyt. Tässä tietokannassa käytetään viivakoodijärjestelmää. Siirtyminen uuteen järjestelmään aloitettiin vuoden 2000 tammikuussa ja sitä ollaan saattamassa päätökseen. Tilintarkastustuomioistuimen vieraillessa käännöskeskuksessa tätä järjestelmää asennettiin parhaillaan, eikä raportointiohjelmisto ollut vielä toiminnassa. Siksi on voitu todeta joitakin epäjohdonmukaisuuksia. Uuden järjestelmän ansiosta käännöskeskus voi tehdä omaisuusluettelonsa paljon täsmällisemmin. Sopimusten laatiminen Kohta 12. Kyseiset sopimukset on tehty taloudellisesti edullisimman tarjouksen pohjalta erityisissä ehdoissa esitettyjen myöntämiskriteerien mukaisesti. Käännöskeskuksen sopimuksia ja hankintoja käsittelevä neuvoa-antava komitea tutki kyseisiä asiakirjoja 12. kokouksessaan, joka pidettiin 12. elokuuta 1999, ja antoi myönteisen lausunnon suosittaen, että tarjousten arviointi perustuisi avoimempaan järjestelmään, jossa pyritään vertailemaan laatua ja hintaa, ja että tarjouksista olisi laadittava yksityiskohtaisempi vertaileva taulukko. Kohta 13. Näitä sopimuksia valmisteltaessa toimivaltainen jaosto on huomauttanut, että kahden tarjouksentekijän, jotka oli valittu englannista kreikkaan suoritettavia käännöksiä varten ja joita oli käytetty sopimusosapuolten luokituksen laskemisessa, paikat olivat vaihtuneet taulukko-ohjelmassa. Tämä virhe korjattiin ennen sopimuksen allekirjoittamista. Käännöskeskus tutkii parhaillaan mahdollisuuksia organisoida yksiköt uudelleen muun muassa tarjouspyyntöjen hoidon parantamiseksi. Kohta 14. Tätä asiaa on käsitelty sopimuksia ja hankintoja käsittelevän neuvoa-antavan komitean 29. tammikuuta 1998 pitämässä 3. kokouksessa, jossa se antoi myönteisen lausunnon komission puitesopimuksen DI/0041700 käytöstä ja ensimmäisestä erityissopimuksesta. Toinen sopimus perustui samaan komission puitesopimukseen, jonka käytön käännöskeskuksen sopimuksia ja hankintoja käsittelevä neuvoa-antava komitea on hyväksynyt. Niinpä kyseessä ei ole oikeastaan suora asiasta sopiminen, koska puitesopimus on laadittu toimielinten välisen tarjouspyynnön johdosta. Vuodesta 1998, jolloin nämä asiakirjat alunperin tehtiin, niin käännöskeskuksen yksiköt kuin sen sopimuksia ja hankintoja käsittelevä neuvoa-antava komiteakin ovat parantaneet toimintatapojaan, ja asiakirjojen seuranta on tiukempaa. Jotta muiden toimielinten puitesopimuksia ei käytettäisi liiaksi, käännöskeskus ja etenkin tietotekniikan osasto on julkaissut vuoden 1998 jälkipuoliskolta lähtien useita kiinnostuksenilmaisupyyntöjä, joiden perusteella laaditaan luettelot tavaroiden ja palvelujen toimittajista. Tilat Kohta 15. Tätä kysymystä on käsitelty kaikissa käännöskeskuksen hallintoneuvoston kokouksissa, jotka on pidetty vuonna 1999 ja 2000, ja käännöskeskuksen johtaja ja sen hallintoneuvoston puheenjohtaja ovat esittäneet Luxemburgin suurherttuakunnan viranomaisille kirjallisesti ja suullisesti useaan otteeseen käännöskeskuksen asiakkaiden ja hallintoneuvoston kasvavan huolen vähäisestä edistymisestä asiassa. Luxemburgin viranomaiset eivät ole kuitenkaan ehdottaneet mitään konkreettista ratkaisua. Kuten käännöskeskuksen vastauksissa tilintarkastustuomioistuimen vuosina 1997 ja 1998 esittämiin huomautuksiin todetaan, käännöskeskus on lähettänyt vuokrasopimusehdotuksia sekä luonnoksia sopimuksiksi käännöskeskuksen toimipaikasta ja turvallisuudesta, mutta vaikka Luxemburgin viranomaisia on useita kertoja muistutettu asiasta, emme ole saaneet mitään vastausta.