KERTOMUS Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen (Luxemburg) tilinpäätöksistä (varainhoitovuosilta 1995 ja 1996) sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 393 , 29/12/1997 s. 0047 - 0051



KERTOMUS Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen (Luxemburg) tilinpäätöksistä (varainhoitovuosilta 1995 ja 1996) sekä keskuksen vastaukset (97/C 393/08) 1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen johtokunnalle 28 päivänä marraskuuta 1994 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 (1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätökset varainhoitovuosilta 1995 ja 1996. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 (2) 14 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut keskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 14 artiklan 3 kohdassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy keskuksen ensimmäiseen tarkastukseen. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Varainhoitovuosien 1995 ja 1996 tilinpäätökset todettiin luotettaviksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUKSEN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUOSINA 1995 JA 1996 Talousarviokirjanpito 1.5. Keskuksen kirjanpitoyksiköllä ei ole talousarviokirjanpitoon soveltuvaa tietokoneohjelmistoa. Talousarvion toteuttamisen seurantaan käytetty ohjelmisto ei ole varsinainen kirjanpitojärjestelmä (kirjauksia on mahdollista muuttaa ilman että muutoksista jää mitään jälkeä, yhteyttä yleiseen kirjanpitoon ei ole jne.). Kustannuspaikkapohjainen kirjanpito 1.6. Keskuksella ei ole kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon järjestelmää, joka olisi kuitenkin välttämätön tarjottujen palveluiden todellisten kustannusten selville saamiseksi. Siirretyt määrärahat 1.7. Varainhoitovuodelta 1995 varainhoitovuoteen 1996 siirretyt määrärahat olivat 0,79 miljoonaa ecua. Tämä määrä oli 61 prosenttia varainhoitovuoden 1995 määrärahoista (1,3 miljoonaa ecua). Siirretyistä määrärahoista 16,5 prosenttia peruuntui varainhoitovuonna 1996 (0,13 miljoonaa ecua 0,79 miljoonasta ecusta). Varainhoitovuoden 1996 osalta varainhoitovuoteen 1997 tehdyt siirrot olivat 1,54 miljoonaa ecua eli 45,3 prosenttia varainhoitovuoden 1996 talousarviosta (3,4 miljoonaa ecua). Siirretyt määrät ovat erittäin suuria suhteessa varainhoitovuosien 1995 ja 1996 talousarvioihin. 1.8. Suurin osa määrärahojen siirroista liittyi käännöstöiden maksua koskeviin budjettikohtiin. 1.9. Varainhoitovuonna 1996 useat maksut, jotka olisi pitänyt kirjata vuotuisiin määrärahoihin, kirjattiin siirrettyihin määrärahoihin. Tämä käytäntö on keskuksen varainhoitoasetuksen 6 artiklan 2 kohdan vastainen. Rakennus 1.10. Keskus on ollut toimintansa alusta lähtien tiloissa, jotka Luxemburgin valtio on antanut sen käyttöön ilmaiseksi. Huhtikuusta 1997 alkaen keskuksen käyttöön annettiin uusia tiloja Nouvel Hémicycle -rakennuksesta. Myös nämä tilat annettiin aluksi käyttöön ilmaiseksi. Luxemburgin valtio toivoo kuitenkin, että keskus alkaa maksaa toimitiloistaan vuokraa 1 päivänä tammikuuta 1998 lähtien. Rakennuksen tilojen käyttöä koskevista ehdoista ei ole vielä tehty kirjallista sopimusta. Tulot 1.11. Keskuksen tulot koostuvat niiden yhteisön elinten maksamista osuuksista, jotka käyttävät keskuksen palveluita. Keskuksen toiminnan käynnistysvaiheessa (joka eisen perustamista koskevan asetuksen 10 artiklan 2 kohdan c alakohdan ja 19 artiklan nojalla saa ylittää kolmea varainhoitovuotta) maksuosuudet ovat luonteeltaan kiin teämääräisiä, ja niiden laskennan perusteena käytetään kunkin elimen ennusteita tarvittavista käännöksistä. Käynnistysvaiheen jälkeen tulot lasketaan todellisten suoritusten perusteella. Tällä hetkellä käynnistysvaiheen päättymisestä ei ole olemassa muodollista päätöstä. 1.12. Talousarvion toteuttaminen ei ole ollut tulojen osalta keskuksen varainhoitoasetuksen mukaista. Talousarviossa oleville tuloja koskeville arvioille ei ole tulojen ja menojen hyväksyjän saatavista laatimaa, varainhoidon valvojan hyväksymää arviota (keskuksen varainhoitoasetuksen 23 artiklan 1 kohta). Tulojen toteaminen ja perintämääräysten lähettäminen olisi puolestaan pitänyt suorittaa kunkin vuosineljänneksen alussa (keskuksen varainhoitoasetuksen 23 artiklan 2 kohta), jolloin niiden elinten, joille keskus on tarjonnut palveluitaan, maksuosuudet erääntyvät maksettavaksi. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15 päivänä ja 16 päivänä lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti (1) EYVL L 314, 7.12.1994, s. 3. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 14 artiklan 3 kohdassa edellytetään, viraston kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuosilta 1995 ja 1996 laadittiin 25.3.1996 ja 6.6.1997, jolloin keskuksen johtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, johtokunnalle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 27.3.1996 ja 6.6.1997. Tilinpäätösten lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. LIITE TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu keskuksen toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> (1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää. (2) Varainhoitovuoden lopussa maksamatta olevat eri virastojen tukia koskevat vastaerät on merkitty tuloihin varainhoitovuoden 1995 tilinpäätöksessä. Varainhoitovuodesta 1996 alkaen kyseiset erät merkitään säännösten mukaisesti taseen vastattavaa-puolelle. EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUS - VASTAUKSET Budjettikirjanpito 1.5. Käännöskeskus on aina ollut sitä mieltä, että budjettikirjanpidossa käytettävä tietokoneohjelma ei sovellu sen tarpeisiin. Käännöskeskus odottaakin, että komissio kehittää kaikille virastoille antamiensa lupausten mukaisesti SINCOM2 -järjestelmää ja sovittaa sen virastojen tarpeisiin, jotta se voidaan asentaa välittömästi. Kustannuslaskenta 1.6. Käännöskeskus on täysin sitä mieltä, että sillä on oltava tehokas järjestelmä kustannusten laskemisessa. Yleinen kirjanpitojärjestelmä, joka on parhaillaan käännöskeskuksen ja muiden virastojen koekäytössä, tarjoaa tehokkaan välineen kustannusten laskemiseksi. Määrärahasiirrot varainhoitovuodelta toiselle 1.7. ja 1.8. Käännöskeskuksen toiminnan käynnistyminen 1 päivänä lokakuuta 1995 eikä 1 päivänä tammikuuta 1995, kuten alun perin kaavailtiin, vaikutti vuoden 1995 ja 1996 talousarvioihin seuraavalla tavalla: a) Vuoden 1995 talousarvio jäi lähes kokonaan toteuttamatta, minkä vuoksi hallintoneuvosto päätti varainhoitoasetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla poikkeuksellisesti hyväksyä 0,32 miljoonan ecun määrärahasiirron. Loppusumma eli 0,47 miljoonan ecun määrärahat ovat siirrettävissä ilman eri toimenpiteitä. b) Vuoden 1996 talousarviossa 1,54 miljoonan ecun määrä vastaa ennen kyseisen vuoden loppua tehtyjen maksusitoumusten siirtoa ilman eri toimenpiteitä. 1.9. Käännöskeskus on tulkinnut varainhoitoasetuksen 6 artiklan 2 kohdassa mainittuja poikkeustilanteita siten, että maksuja on kirjattu käännöskeskuksen toiminnan käynnistymisen myöhästymisen vuoksi vuoden 1995 eri toimenpiteitä vaativiin siirtoihin. Alkuvaiheen jälkeen käännöskeskuksen tilanne muuttuu tavanomaisemmaksi. Kiinteistö 1.10. Neuvottelut "Nouvel Hémicycle" -kiinteistön rahoitusehdoista ja tilojen käyttöehdoista jatkuvat edelleen käännöskeskuksen ja Luxemburgin hallituksen välillä. Tulot 1.11. Päätöksen alkuvaiheen päättymisestä tekee hallintoneuvosto, jonka on ensinnäkin otettava huomioon käännöskeskuksen toiminnan todellinen käynnistymisajankohta ja toiseksi se, että alkuvaihe edellyttää kolmen kokonaisen varainhoitovuoden toteuttamista. 1.12. Perustamisasetuksensa 10 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti käännöskeskus katsoo, että käynnistysvaiheen osalta virastojen rahoitusosuuksien, jotka hallintoneuvosto talousarviota hyväksyttäessä niille myönsi, tulisi olla välittömästi täytäntöönpanokelpoisia. Tämän takia tulojen ja menojen hyväksyjä on allekirjoittanut niistä perintämääräyksen, jonka varainhoidon valvoja on varustanut hyväksymismerkinnällään. Pyyntö varojen maksamisesta kolmesti vuodessa tehdään velkomiskirjeellä. Tämän menettelyn on varainhoidon valvoja hyväksynyt. Käännöskeskuksella ei ole mitään sitä vastaan, että menettelyä muutetaan alkuvaiheen päätyttyä.