KERTOMUS yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksistä (varainhoitovuosilta 1995 ja 1996) sekä viraston vastaukset



Virallinen lehti nro C 393 , 29/12/1997 s. 0052 - 0057



KERTOMUS yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksistä (varainhoitovuosilta 1995 ja 1996) sekä viraston vastaukset (97/C 393/09) 1.1. Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston hallintoneuvostolle 27 päivänä heinäkuuta 1994 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 (1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätökset varainhoitovuosilta 1995 ja 1996. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 (2) 110 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 112 artiklassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy viraston ensimmäiseen tarkastukseen. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Varainhoitovuosien 1995 ja 1996 tilinpäätökset todettiin luotettaviksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET YHTEISÖN KASVILAJIKEVIRASTON TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUOSINA 1995 JA 1996 Tehokkaan tietokoneohjelmiston puuttuminen 1.5. Viraston varojen hoidossa käytetyt tietokonesovellukset otettiin käyttöön tekemättä viraston nykyisten ja tulevien tarpeiden kokonaisarviointia. Käytössä olevien ohjelmistojen välillä ei ole yhteyttä; yhteys puuttuu myös yleisessä kirjanpidossa ja talousarviokirjanpidossa käytettyjen ohjelmistojen väliltä. Tämän vuoksi virastossa joudutaan suorittamaan huomattava määrä tietojen uudelleen syöttämiseen liittyviä tehtäviä, mikä vähentää sen toiminnan tehokkuutta. 1.6. Talousarviokirjanpidon järjestelmä ei ole sellainen, että kirjausten lopullisuus olisi taattu, sillä kirjauksia voidaan muuttaa jälkikäteen. Varainhoidon valvoja 1.7. Viraston perustamista koskevan asetuksen 111 artiklan mukaan viraston on nimettävä varainhoidon valvoja. Tällä hetkellä varainhoidon valvojan tehtävistä vastaa komission pääosasto XX, jota ei ole muodollisesti nimetty hoitamaan kyseisiä tehtäviä. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean puuttuminen 1.8. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 63 artiklan mukaan "sopimuksista, joiden arvo on suurempi kuin (...) määritelty määrä, on (...) saatava (...) hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunto". Virasto ei ole vielä perustanut tällaista komiteaa. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti (1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 111 artiklan 2 kohdassa edellytetään, keskuksen kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 laadittiin 20. maaliskuuta 1997, jolloin viraston pääjohtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 4. huhtikuuta 1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. LIITE TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Huom: Komission varainhoitovuoden 1996 lopussa antamaa 300 000 ecun perintämääräystä, joka vastaa virastolle sen toiminnan aloittamisen yhteydessä maksettua tukea, ei voitu ottaa huomioon päätetyn varainhoitovuoden osalta. Vastaava velka komissiolle ei siis ole merkittynä taseeseen. Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin >TAULUKON PAIKKA> (1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää. YHTEISÖN KASVILAJIKEVIRASTO VASTAUKSET Tilintarkastustuomioistuimen tässä asiakirjassa esittämät kyseisten varainhoitovuosien talousarvioita koskevat tärkeimmät huomautukset olivat seuraavien seikkojen puuttuminen: 1. yleistä kirjanpitoa ja talousarviolaskentaa palveleva toimiva tietojenkäsittelyjärjestelmä 2. varainhoidon valvojan muodollinen nimittäminen 3. varsinaisen hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean (CCAM) asettaminen kasvilajikevirastoon Kasvilajikeviraston kannanotot näitä huomioita koskien ovat seuraavat: 1. Toimivan järjestelmän puuttuminen Kasvilajikeviraston yleinen kirjanpito on viraston perustamisesta lähtien tehty "Expert M" (cobol) -ohjelmistolla ja talousarviolaskenta Torinossa toimivan Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tietotekniikkaryhmän kehittämällä ohjelmalla (Excel). Näiden kahden järjestelmän välille ei ole luotu kosketuspintaa ottaen huomioon yhteisön toimielinten yhteinen pyrkimys yhdennetyn ja tasapainotetun järjestelmän kehittämiseksi talousarviota ja kirjanpitoa varten. Tietoisena laadun ja varmuuden parantamisen tarpeesta talousarviota ja kirjanpitoa koskevassa järjestelmässään sekä asianosaisten talousarviosta vastaavien viranomaisten (varainhoidon valvoja ja tilintarkastustuomioistuin) välisten yhteydenpitomuotojen helpottamiseksi kasvilajikevirasto on, samoin kuin suurin osa muista yhteisön virastoista, osallistunut vuosina 1995, 1996 ja 1997 aktiivisesti yhdennetyn ja tasapainotetun kirjanpitojärjestelmän yhteiseen etsintään (EYVL:ssä C 342 16. sivulla 20 päivänä joulukuuta 1995 julkaistun hankintoja koskevan ilmoituksen yhteinen seuranta; tarjousten yhteinen avaaminen ja kannanotto niihin ja ilmoituksen tuloksettomuuden toteaminen, järjestelmien S12, Oracle, SAP jne. koskevien uusien tutkimusten yhteinen seuranta, uusien kehityssuuntien seuranta jne.). Yhteinen etsintä on edelleen käynnissä. Tässä tilanteessa virasto on tehnyt sisäisiä tilanteen mukaisia ratkaisuja: tilapäisesti palkattu riippumaton tietotekniikka-alan konsultti on selvittänyt tietoteknisiä tarpeita tilapäisen järjestelmän laadun parantamiseksi (verkko, turvallisuus, kasvilajikeviraston kirjanpitojärjestelmän ja teknisen järjestelmän yhteyksien kehittäminen, kirjaamisjärjestelmän parantaminen), viraston sisäisen tietotekniikkaryhmän perustaminen sekä kasvilajikeviraston tietoteknikka-asiantuntijan toimea koskevan ilmoituksen julkaiseminen. 2. Varainhoidon valvoja 21. päivänä heinäkuuta 1994 annetun asetuksen (EY) N:o 2100/94 111 artiklassa säädetään, että kasvilajikeviraston hallintoneuvoston on nimitettävä varainhoidon valvoja. Jokaisessa kasvilajikeviraston hallintoneuvoston vuosiksi 1995, 1996 ja 1997 hyväksymässä talousarviossa on henkilöstön määrää kuvaavassa taulukossa varattu paikka tilintarkastajan toimelle. Ottaen huomioon kasvilajikeviraston koko ja tästä aiheesta komissiossa ja Euroopan parlamentissa syntyneet keskustelut kasvilajikeviraston hallintoneuvosto ei ole vielä tähän mennessä virallisesti nimittänyt sisäistä varainhoidon valvojaa. Epämuodollisen sopimuksen mukaisesti komission pääosasto XX on koko tämän kauden ajan vastannut kasvilajikeviraston varainhoidon valvonnasta. 3. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean puuttuminen 3.1. Kasvilajikevirastolle ei vielä vuoteen 1996 mennessä ollut asetettu hankintoja ja sopimuksia käsittelevää komiteaa. Tätä koskevasta periaatteesta on säädetty ehdotuksessa kasvilajikeviraston talousarviojärjestykseksi, joka on tällä hetkellä tilintarkastustuomioistuimen tarkastettavana 24 päivänä heinäkuuta 1994 annetun asetuksen (EY) N:o 2100/94 112 artiklan mukaisesti. On kuitenkin todettava, että tällä hetkellä (1997) virastoon on asetettu väliaikainen komitea. 3.2. Vuotta 1995 koskien on tärkeää muistaa seuraava: a) Hallintoneuvosto ei ollut vielä nimittänyt kasvilajikeviraston johtajaa ja viraston hallintoneuvoston johtajan oli toimittava johtajan sijaisena. b) Hankinnoista ja sopimuksista yksikään ei ylittänyt yhteisön toimielinten yleisessä varainhoitoasetuksessa säädettyä puuttumiskynnystä. 3.3. Vuotta 1996 koskien on tärkeää muistaa seuraava: a) Kasvilajikeviraston johtaja astui toimeensa vasta 1 päivänä elokuuta 1996 ja hänen sijaisensa toimi 31 päivään heinäkuuta 1996. b) Hankinnoista ja sopimuksista yksikään ei ylittänyt yhteisön toimielinten yleisessä talousarviojärjestyksessä säädettyä puuttumiskynnystä. Kaiken kaikkiaan hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean puuttumisella ei ole ollut kielteisiä vaikutuksia varainhoitoon kasvilajikeviraston taloushallinnon asianmukaisuutta ajatellen. Jokaista merkittävää menoerää varten on lisäksi vaadittu kasvilajikeviraston johtajan ja hallintoneuvoston puheenjohtajan yhteinen ennakkohyväksyntä.