Kertomus

Euroopan lääkearviointiviraston (Lontoo) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset

(2000/C 373/03)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan lääkearviointiviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93(1) 57 artiklan 10 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/9357 artiklan 7 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/9357 artiklan 11 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN LÄÄKEARVIOINTIVIRASTON (LONTOO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUODEN 1999 OSALTA

Kustannuslaskenta

5. Kuten viime vuonna todettiin, perittäviä maksuja koskevan asetuksen uudelleentarkastelussa on pidettävä lähtökohtana suoritetuista palveluista aiheutuneita kuluja(3). Hallintoneuvosto asetti kustannuslaskentaa käsittelevän työryhmän. Virasto otti käyttöön toimintolaskentaan perustuvan järjestelmän, jossa henkilöstön työaika kohdistetaan eri toimintoihin. Tämän pohjalta henkilöstökulut jaettiin eri toiminnoille. Joidenkin muiden budjettikohtien (ei maksujen) jakamisesta päätettiin jokseenkin harkinnanvaraisesti ja arvioimatta teknisten laitteiden ja laitteistojen poistonäkökohtia.

6. Jotta saataisiin käyttöön nykyaikainen ohjausväline, joka muodostaisi myös vankan pohjan maksuista tehtäville neuvoston päätöksille, olisi suotavaa yhdistää kustannuslaskenta yleisen tai talousarviokirjanpidon järjestelmään sen sijaan että käytettäisiin nykyistä menetelmää. Näin saataisiin lisäksi hyvä perusta, jonka avulla voitaisiin edistää vastaavanlaista kehitystä jäsenvaltioissa kysymyksissä, jotka koskevat arviointikustannusten tarkkaa estimointia. Nykyään hallintoneuvosto katsoo, että riittää, kun jäsenvaltiot ilmoittavat vain niiden arvioidut kustannukset.

Yleisen kirjanpidon järjestelmä

7. Vanhaa kirjanpitojärjestelmää koskevien Y2000-ongelmien välttämiseksi oli määrä ottaa käyttöön kaupallinen järjestelmä vuoden 2000 alussa. Tarpeettoman monimutkaisten menettelyjen sekä viivästysten takia uutta järjestelmää ei ole vielä asennettu.

Tarjouspyyntömenettelyt

8. Tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyi sopimuksia komission antamien tarjouspyyntöjen perusteella; tapauksissa oli saatu puoltava lausunto viraston hankintoja ja sopimuksia käsittelevältä neuvoa-antavalta komitealta. Näitä hankintoja koskevissa asiakirjoissa ja komission allekirjoittamissa sopimuksissa ei ollut määräyksiä tällaisen käytännön laajentamisesta virastoihin. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että viraston antamat hyväksynnät eivät olleet asiaa koskevien säännösten mukaisia.

9. Tulojen ja menojen hyväksyjä teki sopimuksia saatuaan puoltavan lausunnon hankintoja ja sopimuksia käsittelevältä neuvoa-antavalta komitealta, vaikka tarjouksia oli jätetty käsittelyn ulkopuolelle virheellisin perustein, sillä tarjouspyynnön ja vastaavasti tarjouspyyntökirjeen sanamuodossa oli ollut ongelmia. Viraston ei olisi pitänyt näissäkään tapauksissa tehdä sitoumusta. Jotta tällainen tilanne ei toistuisi, hankintoja ja sopimuksia käsittelevää neuvoa-antavaa komiteaa olisi kuultava tarjouskilpailua koskevien ilmoitusten sanamuotoa koskevissa kysymyksissä ennen kuin ilmoitukset julkaistaan virallisessa lehdessä ja tarjouspyyntökirjeet lähetetään.

Varainhoitoasetus

10. Alv:n osalta on syytä huomata, että aiemmin voimassa olleet yleisen varainhoitoasetuksen säännökset velvoittivat kirjaamaan menojen määrän kokonaisuudessaan alv mukaan luettuna. Kun alv-palautukset oli saatu, ne voitiin käyttää yleisen varainhoitoasetuksen 27 artiklan mukaan uudelleen. Tätä käytäntöä sovellettiin kaikissa unionin toimielimissä ja virastoissa siihen saakka, kunnes yleistä varainhoitoasetusta muutettiin vuoden 1998 lopussa(4). Nyt yleisessä varainhoitoasetuksessa vaaditaan menojen kirjaamista siten, että veron osuutta ei oteta huomioon. Ne virastot, jotka eivät ole vielä muuttaneet omaa varainhoitoasetustaan, soveltavat kuitenkin edelleen vanhoja säännöksiä. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa lääkearviointivirastoa muuttamaan varainhoitoasetuksensa yleisen varainhoitoasetuksen mukaiseksi.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 18. toukokuuta 2000 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. Karlsson

presidentti

(1) EYVL L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/9357 artiklan 9 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 20. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 22. maaliskuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL C 372, 22.12.1999, s. 15.

(4) Neuvoston asetus (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, annettu 23 päivänä marraskuuta 1998 (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1).

Taulukko 1

Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998

>TAULUKON PAIKKA>

Viraston vastaukset

Lääkearviointivirasto ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen lausunnon, jonka mukaan tilinpäätös 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta on luotettava, ja että tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. Lääkearviointivirasto haluaa vastata tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin (kohdat 5 - 10).

Kustannuslaskenta

5. Lääkearviointivirasto yhtyy käsitykseen, että perittäviä maksuja koskevan asetuksen uudelleentarkastelussa on pidettävä lähtökohtana suoritetuista palveluista aiheutuneita kuluja. Tätä varten lääkearviointivirasto on ottanut käyttöön kustannuslaskentajärjestelmän, jossa sen toiminnot on työohjelman mukaisesti ryhmitelty 10:een päälukuun, jotka on jaoteltu eri toimintojen mukaisiin alalukuihin. Luvut on puolestaan yhdistetty niitä rahoittaviin eri tulolähteisiin. Hallintoneuvosto on hyväksynyt lääkearviointiviraston käyttämän kustannuslaskentajärjestelmän, joka tässä vaiheessa on pantu täytäntöön kokonaisuudessaan.

Lääkearviointiviraston henkilöstö pitää päivittäistä kirjaa tämän rakenteen mukaisesti käyttämästään työajastaan 15 minuutin kokonaisuuksissa. Näin saadaan yksityiskohtainen kuva siitä miten aikaa käytetään eri toimintojen osalta. Virastossa tehdyn työn pohjalta voidaan näin ollen tarkoin kirjata maksullisten toimintojen ja Euroopan yhteisöjen yleisestä talousarviosta saadun määrärahan kattavien toimintojen todelliset kustannukset.

Henkilöstökustannusten ja toiminnoista aiheutuneiden kustannusten osuus on 82 % talousarviosta, ja nämä kustannukset kohdistetaan suoraan kyseiseen toimintoon liittyväksi. Rakennus- ja laitteistokustannusten osuus on 18 % talousarviosta koostuen lähinnä vuokrista ja palvelumaksuista. Hallintakustannuksista 60 % jaetaan henkilöstölle yleiskustannuksina ja 40 % valtuuskunnille ja asiantuntijoille. Nämä osuudet ovat tarkistettuja ja hallintoneuvoston hyväksymiä.

Teknisistä laitteista ja laitteistoista tehtävien poistojen vaikutukset ovat rajallisia. Voimassa olevien EU:n sääntöjen mukaisesti poistoja ei voi siirtää seuraavalle vuodelle. Lääkearviointivirasto tulee kuitenkin kustannuslaskentaa varten tutkimaan, onko mahdollista siirtää teknisten laitteiden ja laitteistojen poistoja niiden arvioidun käyttöiän mukaisesti.

6. Lääkearviointiviraston hallintoneuvosto asetti 1999 työryhmän tutkimaan kustannuslaskentaa. Työryhmä on kehittänyt menetelmän, jonka avulla kerätään tietoa kansallisten toimivaltaisten viranomaisten lääkearviointivirastolle tekemän työn kustannusten määrittämiseksi.

Kustannuslaskentatyöryhmä on sopinut tarvittavan tiedon laadusta ja missä muodossa se tulisi esittää. Kansalliset toimivaltaiset viranomaiset ovat alkaneet kerätä heiltä pyydettyjä, todellisiin kustannuksiin perustuvia tietoja, mikäli tätä tietoa on saatavilla. Joissakin jäsenvaltioissa kehitetään samanlaista kustannuslaskentajärjestelmää kuin lääkearviointiviraston järjestelmä. Kustannuslaskentatyöryhmä tulee tutkimaan näitä tietoja sekä vuonna 2000 että 2001.

Yleisen kirjanpidon järjestelmä

7. Uuden pääkirjan käyttöönoton päätarkoituksena oli yhdistää S12-kirjanpitojärjestelmä Yhdistyneen kuningaskunnan pankkien käyttämiin ohjelmistoihin. Ehdotus paketin ostamiseksi annettiin vuonna 1999 ja viivästymiset johtuivat siitä, että oli tärkeätä määritellä tulostustiedot S12-järjestelmässä. Uutta pääkirjaa (SAGE) koskeva sopimus allekirjoitettiin maaliskuussa 2000. Järjestelmä asennettiin huhtikuussa 2000.

Tarjouspyyntömenettelyt

8. Monet virastot ovat komission yksiköiden suostumuksella käyttäneet hyväkseen tarjouspyyntöjen tuloksia ja asianomaisia puitesopimuksia. Lääkearviointivirastolle ei ole ilmoitettu, että menettely ei ole sovellettavien asetusten mukainen.

Moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti EU:n pienien virastojen pitäisi hyötyä komission ostokykyyn liittyvistä tarjouspyyntötuloksista, mikä tuottaa merkittävää kustannushyötyä sekä tavaroiden että palveluiden osalta.

Komission ja EU:n virastojen välisissä säännöllisissä tapaamisissa komissiota on pyydetty sisällyttämään virastot tarjouspyyntöjen erityisehtoihin ja toivomme, että asia ratkaistaan virallisesti.

9. Lääkearviointiviraston mielestä olisi hyvä, ennen kuin tarjouspyyntöilmoitus julkaistaan, pyytää neuvoa julkisten sopimusten neuvoa-antavalta komitealta (ACPC), ja virasto on päättänyt tästä lähtien toteuttaa tätä käytäntöä.

Arvonlisävero

10. Lääkearviointivirasto on tietoinen Euroopan komission varainhoitoasetukseen tehdyistä muutoksista koskien arvonlisäveron käsittelyä. Vastoin tilannetta monissa muissa EU-valtioissa lääkearviointiviraston on maksettava arvonlisäveroa, jonka Yhdistynyt kuningaskunta myöhemmin palauttaa virastolle. Virasto tulee tarkastelemaan tilannetta uudelleen, ja esittämään asianmukaisia muutoksia omaan varainhoitoasetukseensa yhdessä muiden mahdollisten muutosten kanssa, joita EU:n varainhoitoon ja talousarvioon liittyvien käytäntöjen yleinen uudistaminen edellyttää. Tilintarkastustuomioistuimelta pyydetään tietenkin normaalin käytännön mukaisesti neuvoa kaikissa muutoksia käsittävissä kysymyksissä.