Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0045 - 0052



Kertomus Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen (Lissabon) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä seurantakeskuksen vastaukset (2000/C 373/08) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93(1) 11 artiklan 11 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/9311 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (EY) 3294/94(3) 1 artiklalla, 11 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. 5. Asettamatta kyseenalaiseksi edellä kohdassa 4 esitettyä kantaa tilintarkastustuomioistuin haluaa kuitenkin kiinnittää lukijoiden huomion kohdassa 9 selostettuihin seikkoihin. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN HUUMAUSAINEIDEN JA NIIDEN VÄÄRINKÄYTÖN SEURANTAKESKUKSEN (LISSABON) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttamista koskeva analyysi 6. Varainhoitovuodeksi 1999 seurantakeskukselle myönnetyt lopulliset määrärahat olivat 8,2 miljoonaa euroa; varainhoitovuoden 1998 vastaava luku oli 7,6 miljoonaa euroa, eli lisäys on 8 prosenttia. Näistä määrärahoista tehtiin maksusitoumuksia 7,8 miljoonan euron arvosta, joista 5,6 miljoonaa euroa eli 71 prosenttia maksettiin ja 2,2 miljoonaa euroa eli 27 prosenttia siirrettiin seuraavaan varainhoitovuoteen. Suurin osa siirroista, 1,8 miljoonaa euroa, liittyy seurantakeskuksen toimintamenoihin (talousarvion III osasto - katso myös jäljempänä olevat kohdat 13 ja 14). 7. Varainhoitovuodesta 1998 siirretyistä maksusitoumuksista, joiden määrä oli 2,4 miljoonaa euroa, käytettiin 2,1 miljoonan euron osuus eli 87 prosenttia. Talousarviokirjanpitoon käytetty järjestelmä 8. Seurantakeskus otti vuonna 1999 käyttöön SI2-järjestelmän mutta käytti samanaikaisesti sen rinnalla taulukkolaskelmaohjelmaan perustuvaa vanhaa järjestelmäänsä, sillä SI2-järjestelmän käyttöönotossa ilmeni ongelmia. Seurantakeskuksen olisi pyrittävä saamaan SI2-järjestelmä kokonaisuudessaan toimintakuntoon, jotta sillä olisi yksi ainoa integroitu järjestelmä kirjanpitoa varten. Yleinen kirjanpito 9. Varainhoitovuosilta 1996, 1997 ja 1998 peräisin oleva yhteensä 149321,60 euron suuruinen debetsaldo katettiin tuloksista. Saldojen alkuperä sekä vastaavat pankkitapahtumat pystyttiin selvittämään kirjanpidosta. Tapahtumista ei ole kuitenkaan aina saatavilla vastaavia tositteita, joiden avulla olisi mahdollista yksilöidä niiden perustana olevat toimet. Tämä koskee noin 32000 euron osuutta. Seurantakeskuksen sisäisen valvonnan menettelyjä ja järjestelmää olisi parannettava niin, että tällaiset tilanteet eivät enää voi toistua. Alv:n kirjaaminen 10. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen(4) säädetty, että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa seurantakeskusta ottamaan tämän uuden kirjaustavan huomioon omissa säännöksissään. Ennakkomaksujärjestelmä 11. Ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettujen maksujen osuus oli vuonna 1999 yhteensä 1,4 miljoonaa euroa eli 26 prosenttia varainhoitovuoden maksujen kokonaismäärästä. Tämän maksutavan käytön olisi oltava mahdollisimman vähäistä ottaen huomioon järjestelmän hallinnointiin liittyvät riskit. Tietojenkäsittelyalan tavara- ja palveluhankinnat 12. Tietojenkäsittelyalan tavara- ja palveluhankinnoista tehtyjen sopimusten tarkastuksessa tuli esiin heikkouksia: tuotteita on ostettu pyytämättä atk-osastolta lausuntoa, ja jotkin tuotteet eivät vastanneet tilauserittelyä. Kaikkien tietojenkäsittelyhankkeiden sekä vastaavien ostopäätösten yhteydessä olisi pyydettävä lausunto atk-osastolta, ja hankkeiden hallinnointi olisi annettava sellaiselle vastuuhenkilölle, jolla on tarvittava pätevyys. Kansallisten keskusten kanssa tehtyjen sopimusten hallinnointi Rahoituksen toteuttaminen 13. Seurantakeskuksen tavoitteiden saavuttamisen edistämiseksi käytännöllisesti katsoen puolet toimintamenoista osoitetaan kansallisten keskusten (yksi kutakin jäsenvaltiota kohden) rahoitukseen. Vuonna 1999 seurantakeskus teki keskusten kanssa sopimuksia 1,8 miljoonan euron arvosta: suoraa tukea (100000 euroa keskusta kohden) koskevien sopimusten osuus tästä summasta oli 1,5 miljoonaa euroa, ja 0,3 miljoonan euron osuus liittyi lisäsopimuksiin. Perussopimukset tehtiin vuoden alussa ja niiden perusteella olisi pitänyt maksattaa vähintään 1,2 miljoonaa euroa (eli 80 prosenttia) vuoden loppuun mennessä. Käytännössä sopimusten perusteella maksatettiin 0,95 miljoonaa euroa eli 63 prosenttia. Muiden sopimusten (kokonaisarvo 0,3 miljoonaa euroa) kohdalla maksatettu osuus oli 17 prosenttia. Kaiken kaikkiaan seurantakeskus joutui siirtämään seuraavaan varainhoitovuoteen 0,8 miljoonaa euroa kyseisestä 1,8 miljoonan euron summasta, joka oli sidottu keskusten tukemista varten. 14. Määrärahojen huomattava vajaakäyttö on osoitus heikkouksista, joita seurantakeskuksella on vuosiohjelmansa seurannassa. Seurantakeskuksen olisi yhteistyössä kansallisten keskusten kanssa parannettava rahoitettujen toimien seurantaa, jotta määrärahoja siirrettäisiin mahdollisimman vähän ja jotta näin ollen noudatettaisiin entistä paremmin vuotuisuuden periaatetta. Sopimusmääräykset 15. Vaikka seurantakeskuksen tekemissä sopimuksissa ei ole määräyksiä alihankinnan mahdollisuudesta, eräs kansallinen keskus on turvautunut alihankintaan. Tiettyjen töiden luonteen vuoksi alihankinta voi olla hyvä ratkaisu, mutta siihen olisi saatava ennalta seurantakeskuksen hyväksyntä. 16. Voi olla tarkoituksenmukaista, että tiettyjen kustannusten määrittämiseen käytetään kiinteitä kertoimia, kun halutaan yksinkertaistaa sopimuspuolten toteuttamaa kustannusten arviointia. Sellaisissa tapauksissa seurantakeskuksen olisi pyydettävä sopimuspuolilta tietoja, jotta se voi varmistua sovellettujen kertoimien uskottavuudesta ja vahvistaa mahdollisesti enimmäismääriä. Kansallisen osarahoituksen luonne ja valvonta 17. Perussopimuksissa ja joissakin lisäsopimuksissa on määräyksiä keskuksen sijaintipaikkana olevan jäsenvaltion osarahoituksesta. Periaatteessa kansallisen osarahoituksen on oltava vähintään yhtä suuri kuin seurantakeskuksen myöntämä rahoitus. Ei ole kuitenkaan täsmennetty sitä, missä määrin kyseisen keskuksen talousarviota on vastaavasti suurennettava sopimusten mukaisen kansallisen ja yhteisön rahoituksen perusteella. 18. Käytännössä keskukset itse esittävät ilmoitukset, joissa on vahvistus osarahoituksesta. Tarkasteltaessa rahoitustaulukoita, jotka ovat sopimusten liitteenä, oli todettavissa eroja yhteisön ja kansallisen osarahoituksen täytäntöönpanossa: joskus kansallinen osarahoitus on osoitettu erittelemättömänä yleisenä rahoituksena, joskus taas kansallisessa rahoituksessa on otettu huomioon yhteisön rahoituksen jakautuminen sopimustenmukaisten tavoitteiden välillä. Rahoitettu toiminta 19. Vuonna 1999 tehdyissä perussopimuksissa on määräykset neljästä toimintalohkosta. On havaittavissa eroja, kun tarkastellaan kansallisen ja yhteisön rahoituksen jakautumista eri tehtävien välillä (ks. taulukko 3). 20. Eroja on todettavissa myös seurantakeskuksen myöntämän tuen käytössä (ks. taulukko 3). 21. Osa varojen jakautumisessa esiintyvistä eroista voidaan epäilemättä perustella viittaamalla erityisiin olosuhteisiin, mutta erot ovat kuitenkin liian suuria. Onhan jo ensi näkemältä epänormaalia, että kansallinen keskus ei panosta millään tavoin huumeiden kysynnän vähentämistä koskevaan tiedottamiseen, vaikka kyse on seurantakeskuksen erityistavoitteesta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. lokakuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 36, 12.2.1993, s. 6. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/9311 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 13. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen seurantakeskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 16. maaliskuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL L 341, 30.12.1994, s. 7. (4) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, 27 artiklan 2 kohdan a alakohta (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1). Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 3 Keskuksille myönnetyn rahoituksen käyttö tehtävittäin jaoteltuna >TAULUKON PAIKKA> Seurantakeskuksen vastaukset 1 - 7. Huumeseurantakeskus on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen toteamukseen, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja että toiminta kokonaisuutena on lainmukaista ja huolellisesti hoidettua. 8. Ottaen huomioon puutteet, joita ohjelmiston SI2 mukauttamisessa virastojen kirjanpidon tarpeisiin on ilmennyt sen käyttöönotosta vuoden 1999 alussa lähtien, ja ottaen myös huomioon, että tämä ohjelmisto on riippuvainen ulkopuolisesta teknisestä avusta, taulukko-ohjelmaa Excel on turvallisuussyistä ylläpidetty siltä varalta, että ohjelmisto SI2 ei toimisi, ja myöskin joidenkin tarvittavien raporttien tuottamiseen. 9. Huumeseurantakeskus vahvistaa tilintarkastustuomioistuimen toteamukset ja on jo ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin välttääkseen tällaisen tilanteen toistumisen. 10. Periaatteessa huumeseurantakeskus katsoo tilintarkastustuomioistuimen tavoin, että Euroopan unionin yleisen talousarvion periaatteet olisi sisällytettävä myös seurantakeskuksen omiin varainhoitosääntöihin. Ottaen kuitenkin huomioon isäntämaan veroviranomaisten arvonlisäveron palauttamista koskevat rajoitukset huumeseurantakeskus aikoo tutkia näiden periaatteiden sisällyttämisen etuja ja haittoja ennen lopullisen päätöksen tekemistä. 11. Huumeseurantakeskus on vähentänyt asteittain maksujen suorittamista ennakkomaksujärjestelmän mukaan ja jatkaa niiden vähentämistä tilintarkastustuomioistuimen kannan mukaisesti. 12 - 21. Huumeseurantakeskuksen saavutukset määrärahojen käytössä ja sopimusten toimeenpanossa ovat olleet konkreettiset olosuhteet huomioon ottaen hyviä. Huumeseurantakeskuksen vuonna 1999 Reitox-verkon kansallisten tietokeskusten kanssa tekemien sopimusten ennakoitiin päättyvän vuonna 2000. Huumeseurantakeskus on valvonut asianmukaisesti näitä sopimuksia, ja määrärahojen siirrot johtuvat myönnetyistä määräajoista. Tulevaisuudessa huumeseurantakeskus pyrkii mahdollisuuksien mukaan saamaan sopimusten keston kalenterivuoden mukaiseksi, joskin suoritettavien toimien luonteen vuoksi on aina ilman eri toimenpiteitä siirrettäviä määrärahoja, minkä sovellettavat säännökset sallivat. Huumeseurantakeskus analysoi tilintarkastustuomioistuimen huomautuksia ja tutkii mahdollisuuksia toteuttaa toimenpiteitä, joilla seurantaa parannettaisiin ja toimintaa tehostettaisiin. Huumeseurantakeskuksen hallintoneuvoston päätöksen mukaisesti on perustettu ad hoc -työryhmä kansallisten tietokeskusten Reitox-verkon toiminnan parantamiseksi.