KERTOMUS Euroopan lääkearviointiviraston (Lontoo) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä viraston vastaukset (97/C 393/03)

1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan lääkearviointiviraston hallintoneuvostolle 22 päivänä heinäkuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 (1) 57 artiklan 10 kohdan mukaisesti.

1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan lääkearviointiviraston tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 1996. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 (2) 57 artiklan 7 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti, kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 (4) 57 artiklan 11 kohdassa säädetään. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla.

1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa.

1.4. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös todettiin luotettavaksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN LÄÄKEARVIOINTIVIRASTON (LONTOO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUONNA 1996

Talousarviokirjanpito

1.5. Viraston talousarviokirjanpito ei ole sellainen, että kirjausten lopullisuus olisi taattu, sillä kirjauksia voidaan muuttaa jälkikäteen niin, ettei muutoksia ole mahdollista havaita. Kirjanpidosta ei myöskään pystytä havaitsemaan mahdollisia määrärahojen ylityksiä.

1.6. Nykyisessä järjestelmässä tulojen ja menojen hyväksyjä ei voi syöttää kirjanpitotietoja (maksusitoumusehdotuksia ja maksumääräyksiä) tietokoneelle. Tilinpitäjä kirjaa nämä tiedot kirjanpitoon p.m. -merkinnöin (tilapäinen jäädyttäminen) ennen kuin varainhoidon valvoja tarkastaa ja hyväksyy ne. Kun käytäntö on tällainen, tileistä ei pystytä antamaan tarkkoja reaaliaikaisia tietoja. Nykyisen kirjanpitojärjestelmän korvaava Sincom 2 -keskuskirjanpitojärjestelmä ei ole vielä käytössä, ja siksi olisi suotavaa etsiä vaihtoehtoinen ratkaisu mahdollisimman pian.

Yleinen kirjanpito - kustannuspaikkapohjainen kirjanpito

1.7. Yleistä kirjanpitoa varten tällä hetkellä käytössä oleva ohjelmisto ei riitä kattamaan viraston tarpeita eikä sitä ole yhdistetty talousarviokirjanpitoa koskevaan järjestelmään. Lisäksi voidaan todeta, että virastolla ei ole kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon järjestelmää, joka olisi kuitenkin välttämätön sen määrittämiseksi, riittävätkö neuvoston vahvistamat maksut (5) kattamaan arvioinnista aiheutuvat kulut.

Määrärahojen käyttö

1.8. Varainhoitovuodelta 1995 siirrettiin varainhoitovuoteen 1996 määrärahoja 5,9 miljoonaa ecua, joista 1,7 miljoonaa ecua (29 prosenttia) peruuntui. Lisäksi peruuntui 0,9 miljoonaa ecua uudelleen käytettäviä varainhoitovuoden 1995 määrärahoja, jotka jäivät käyttämättä varainhoitovuonna 1996.

1.9. Vuotuisista määrärahoista toteutui ainoastaan 79,6 prosenttia (22,6 miljoonaa ecua ennen korjaavaa ja täydentävää lisätalousarviota ja 17,9 miljoonaa ecua korjaavan lisätalousarvion hyväksymisen jälkeen); 20,7 prosenttia (4,7 miljoonaa ecua) kyseisistä määrärahoista peruuntui. Tämä johtuu pääasiassa siitä, ettei henkilöstöä ole pystytty rekrytoimaan ajoissa (ainoastaan 65 prosenttia toimista täytettiin); toisena syynä on lisenssihakemusten ja niitä koskevien tarkastusten määrän väheneminen.

1.10. Varainhoitovuodelta 1996 varainhoitovuoteen 1997 siirretyt määrärahat olivat 4,8 miljoonaa ecua. Tästä määrästä 1,7 miljoonaa liittyi talousarvion II osastoon (hallintomenot) ja 2,8 miljoonaa ecua talousarvion III osastoon (toimintamenot). Talousarvion II osaston kohdalla 1,1 miljoonan ecun määrä liittyi uusien teknisten laitteiden hankintaan. Talousarvion III osaston osalta 1,3 miljoonaa ecua koski tutkijoille kokeiden (jotka alkoivat vuonna 1996 ja päättyivät vuonna 1997) aikana maksettavia palkkioita ja 0,8 miljoonaa ecua liittyi geneerisiin lääkkeisiin.

Ennakkomaksujärjestelmä

1.11. Varainhoitovuodelta 1994 kertynyt 0,02 miljoonan ecun tappio kirjattiin kirjanpitokäytännön vastaisesti varainhoitovuosina 1995 ja 1996 selvitettäviin menoihin.

Tulot - tuet - omat varat

1.12. Saatujen tulojen kokonaismäärä, 18,4 miljoonaa ecua, on 81 prosenttia talousarviossa alun perin ennakoidusta määrästä.

1.13. Saatujen maksujen määrä oli 7 miljoonaa ecua. Alun perin ennakoidusta määrästä saatiin ja tarkastettiin ainoastaan 73 prosenttia. Taseessa on 0,9 miljoonan ecun suuruinen määrä maksuja, joita ei ole vielä tarkastettu ja todettu viraston varainhoitoasetuksen 5 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

1.14. Virasto on ottanut käyttöön tuloja varten uuden atk-järjestelmän vuodesta 1997 lähtien. Järjestelmää arvioidaan seuraavan tarkastuksen yhteydessä.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) EYVL L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 artiklan 9 kohdassa edellytetään, viraston kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 laadittiin 26.3.1997, jolloin viraston toiminnanjohtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 31.3.1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL L 35, 15.2.1995.

LIITE

TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

(1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää.

EMEA:N VASTAUKSET

1.5. Kaupallisen, tietotekniikkaan perustuvan ja varainhoitoasetuksen vaatimuksia vastaavan järjestelmän puuttuessa sekä siihen saakka kunnes komission kehittämä uusi SI2-järjestelmä, jota virastot ovat parhaillaan muokkaamassa tarpeitaan vastaavaksi, on käytettävissä, hoitaa virasto kirjanpitonsa Excel-ohjelmalla. Tämä ohjelma varmistaa, että hyvään talousarvion hallintaan tarvittavat tiedot ovat aina saatavissa ja antaa viraston johdolle ajantasalla olevat tarkoituksenmukaiset tiedot. Ohjelmalla valvotaan talousarvion määrärahoja, maksusitoumuksia, tilauksia, määrärahojen sulkemisia ja maksatuksia. Nykyinen järjestelmä osoittaa myös määrärahojen ylitykset.

Jokaisen momentin budjettijärjestelmään otettu tosite on maksumääräyksen antajan allekirjoittama asiakirja. Tositteella on varainhoidon valvojan hyväksyntä ja sitä käsitellään kirjanpidossa. On totta, että viraston järjestelmä ei ole vielä täysin automatisoitu ja että järjestelmä ei säilytä muistissa kirjausten muutoksia, joten se periaatteessa sallii muutokset jättämättä niistä mitään merkintää. Tulee kuitenkin ottaa huomioon, että kaikki sitoumukset, takaisinlunastamiset, maksumääräykset jne. on valmisteltu ja arkistoitu sääntöjen mukaisesti liitteinään tarvittavat tositteet. Uudessa järjestelmässä ei ole mahdollista tehdä jälkeenpäin muutoksia niistä merkintöjä jättämättä.

1.6. Kuten suurin osa muista virastoista, EMEA odottaa, että SI2-hanketta koskeva työ päätetään vuonna 1997 ja että SI2-järjestelmä annetaan sen käyttöön. Uusi järjestelmä sallii yleisen kirjanpidon ja budjettikirjanpidon paremman yhdentämisen. EMEA on 2 vuotta sitten avannut tarjouskilpailun muiden virastojen kanssa kirjanpito-ohjelmien hankkimiseksi, mutta kilpailun tulos oli pettymys. EMEA uskoo voivansa saada käyttöönsä vuoden 1997 lopussa sen omiin tarpeisiin soveltuvan SI2 -järjestelmän.

1.7. Hallintoneuvosto on 5. helmikuuta 1997 hyväksynyt toiminnallisten menojen kustannuksia koskevan kertomuksen, joka toimitettiin komissioon. Virasto on parhaillaan muuttamassa kirjanpitojärjestelmäänsä liittääkseen siihen analyyttisen kirjanpidon. Lisäksi on aloitettu koehanke toimintojen tallentamiseksi sähköiseen muotoon.

1.8. Vuodelta 1995 siirretty 0,9 ecun määräinen summa, jota ei käytetty vuonna 1996, koskee nimenomaan momenttia 204 (toimitilojen korjaustyöt). Näitä määrärahoja ei voitu käyttää ja perustyöt eivät olleet tärkeitä vuonna 1996, joten kyseessä oleva summa on peruutettu.

1.11. Varainhoitoasetuksen 5 artiklassa säädetään, että ne menot, joiden maksumääräys on lähetetty varainhoidon valvontaan viimeistään 31. joulukuuta ja joiden maksatus on suoritettu viimeistään 15. tammikuuta, otetaan huomioon varainhoitovuoden tilinpäätöksessä. Tämän säädöksen epätarkasta tulkinnasta johtuen vuonna 1994 on 16 915,22 ecun määräinen summa pantu ennakkomaksujärjestelmän tiliin. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastajien kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen tämä summa saatettiin säädösten mukaiseksi vuoden 1997 tileissä.

1.13. Vaikka virasto enemmän kokemusta tällä alueella hankittuaan kykenee parantamaan ennustettaan vastaanotettujen hakemusten lukumäärästä ottamalla samalla huomioon niiden esittämisen vuodenajasta riippuvan vaihtelun, niin tulevaisuudessakaan virasto ei kykene vuotta aikaisemmin tekemään tarkkoja ennusteita lääketeollisuuden aikeista ja niiden perusteella odotettavissa olevista maksujen määristä.

Näiden epävarmuustekijöiden vuoksi virasto noudattaa menojensa suhteen varovaisuutta.