Komission direktiivi 90/18/ETY, annettu 18 päivänä joulukuuta 1989, hyvän laboratoriokäytännön (HLK) tarkastamisesta ja todentamisesta annetun neuvoston direktiivin 88/320/ETY liitteen mukauttamisesta tekniikan kehitykseen



Virallinen lehti nro L 011 , 13/01/1990 s. 0037 - 0050

Suomenk. erityispainos Alue 15 Nide 9 s. 0152

Ruotsink. erityispainos Alue 15 Nide 9 s. 0152



KOMISSION DIREKTIIVI, annettu 18 päivänä joulukuuta 1989, hyvän laboratoriokäytännön (HLK) tarkastamisesta ja todentamisesta annetun neuvoston direktiivin 88/320/ETY liitteen mukauttamisesta tekniikan kehitykseen (90/18/ETY) EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen, ottaa huomioon hyvän laboratoriokäytännön (HLK) tarkastamisesta ja todentamisesta 9 kesäkuuta 1988 annetun neuvoston direktiivin 88/320/ETY(1), ja erityisesti sen 7 artiklan 2 kohdan, sekä katsoo, että direktiivin 88/320/ETY liite on tarpeen ottaa käyttöön helpottamaan yhteisön piirissä yhtenäistä tulkintaa korvaamalla viittaus Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestön (OECD) ohjeasiakirjoihin kyseessä olevien asiakirjojen täydellisellä tekstillä, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Korvataan direktiivin 88/320/ETY liite tämän direktiivin liitteellä. 2 artikla 1 Jäsenvaltioiden on saatettava tämän direktiivin noudattamisen edellyttämät lait, asetukset ja hallinnolliset määräykset voimaan viimeistään 1 päivänä heinäkuuta 1990 ja yhdessä neuvoston direktiivin 88/320 kanssa. Niiden on ilmoitettava tästä komissiolle viipymättä. 2 Jäsenvaltioiden on huolehdittava, että niiden tässä direktiivissä tarkoitetuista kysymyksistä antamat kansalliset säännökset toimitetaan kirjallisina komissiolle. 3 artikla Tämä direktiivi on osoitettu kaikille jäsenvaltioille. Tehty Brysselissä 18 päivänä joulukuuta 1989. Komission puolesta Martin BANGEMANN Varapuheenjohtaja (1) EYVL N:o L 145, 11.6.1988, s. 35 LIITE "LIITE Hyvän laboratoriokäytännön noudattamisen tarkastamista ja todentamista koskevat säännökset, jotka sisältyvät tämän direktiivin liitteeseen A ja liitteeseen B, esitetään neuvoston hyvän laboratoriokäytännön periaatteita koskevan suositusluonnoksen liitteessä 1 (Hyvän laboratoriokäytännön noudattamisen valvontamenettelyohjeet) ja liitteessä 2 (Laboratorio- ja tutkimustarkastusten suorittamisohjeet) (OECD/ENV/CHEM/CM/88/15 (ensimmäinen tarkistettu versio)." LIITE A HYVÄN LABORATORIOKÄYTÄNNÖN (HLK) NOUDATTAMISEN VALVONTAMENETTELYOHJEET OECD:n jäsenmaiden valvontaviranomaisille tuotettavien testitulosten vastavuoroisen hyväksymisen helpottamiseksi omaksutun hyvän laboratoriokäytännön noudattamisen valvontamenettelyn yhdenmukaistaminen ja vertailukelpoisuus laadun ja tiukkuuden osalta ovat tärkeitä. Tämän liitteen tarkoituksena on antaa OECD:n jäsenmaille yksityiskohtaisia käytännön ohjeita rakenteesta, mekanismeista ja toimenpiteistä, joihin niiden olisi ryhdyttävä perustaessaan kansallisia hyvän laboratoriokäytännön noudattamisen valvontaohjelmia, jotta nämä ohjelmat olisivat kansainvälisesti hyväksyttäviä. Tiedetään, että jäsenmaat omaksuvat HLK:n periaatteet ja perustavat kansallisen oikeus- ja hallintokäytännön mukaisen noudattamisen valvontamenettelyn, joka perustuu esimerkiksi kemikaaliryhmien ja testityyppien alku- ja jatkovalvonnan tärkeysjärjestykseen. Koska jäsenmaat voivat nimetä useamman kuin yhden hyvän laboratoriokäytännön valvontaelimen maan kemikaalien valvontaa koskevan lainsäädännön mukaisesti, ne voivat perustaa useamman kuin yhden hyvän laboratoriokäytännön noudattamisohjelman. Seuraavissa kappaleissa annetut ohjeet koskevat soveltuvin osin jokaista viranomaista ja noudattamisohjelmaa. KÄSITTEIDEN MÄÄRITELMÄT "OECD:n hyvän laboratoriokäytännön periaatteissa" esitettyjen käsitteiden määritelmiä sellaisina kuin ne on annettu neuvoston direktiivin 87/18/ETY(1) 1 artiklassa sovelletaan tässä asiakirjassa. Lisäksi sovelletaan seuraavia määritelmiä: HLK:n periaatteet: Hyvän laboratoriokäytännön periaatteet, jotka ovat sopusoinnussa OECD:n hyvän laboratoriokäytännön periaatteiden kanssa, sellaisina kuin ne on annettu direktiivin 87/18/ETY 1 artiklassa; HLK:n noudattamisen valvonta: Laboratorioiden ja/tai tutkimusten määräajoittainen tarkastaminen, jonka tarkoituksena on HLK:n periaatteiden noudattamisen todentaminen; (Kansallinen) HLK:n noudattamisohjelma: Jäsenmaan perustama erityinen ohjelma hyvän laboratoriokäytännön noudattamisen valvomiseksi sen alueella olevien laboratorioiden tarkastuksilla ja niissä tehtyjen tutkimusten tarkastuksilla; (Kansallinen) HLK:n valvontaviranomainen: Jäsenmaassa perustettu hallintoelin, joka vastaa sen alueella olevien laboratorioiden hyvän laboratoriokäytännön noudattamisen valvonnasta sekä muiden kansallisesti määriteltyjen hyvään laboratoriokäytäntöön liittyvien toimenpiteiden suorittamisesta. Jäsenmaahan voidaan perustaa useampi kuin yksi tällainen toimielin; Laboratoriotarkastus: Testauslaitoksessa paikan päällä tapahtuva menettelytapojen ja käytäntöjen tarkastus HLK:n periaatteiden noudattamisasteen arvioimiseksi. Tarkastuksen aikana tutkitaan laboratorion hallintorakenteet sekä toiminnalliset menettelytavat, haastatellaan avainasemassa olevaa teknistä henkilöstöä sekä arvioidaan ja annetaan kertomus laitoksessa saatujen tulosten laadusta sekä luotettavuudesta; Tutkimustarkastus: Alustavien tulosten sekä niihin liittyvien muistiinpanojen vertailu väli- tai loppukertomuksiin sen toteamiseksi, onko saadut tulokset täsmällisesti kirjattu, onko testaus suoritettu tutkimussuunnitelman sekä yleisen toimintakäytännön mukaisesti sellaisen lisätiedon saamiseksi, mitä kertomus ei sisällä sekä sen toteamiseksi, onko tulosten käsittelyssä käytetty menetelmiä, jotka huonontavat niiden paikkansapitävyyttä; Tarkastaja: Henkilö, joka suorittaa laboratoriotarkastuksia (kansallisen) HLK:n valvontaelimen puolesta; HLK:n noudattamistaso: Laboratorion HLK:n periaatteiden noudattamistaso, siten kuin sen on (kansallinen) HLK:n valvontaelin arvioinut; Valvontaviranomainen: Kansallinen toimielin, jolle kuuluu vastuu kemikaalien valvontaan liittyvistä kysymyksistä. HYVÄN LABORATORIOKÄYTÄNNÖN NOUDATTAMISEN VALVONTAMENETTELYN OSATEKIJÄT Hallinto (Kansallisen) HLK:n noudattamisohjelman olisi kuuluttava asianmukaisesti kootun, laillisesti tunnistettavan, tarpeeksi henkilöstöä omaavan ja määritellyllä hallintoalueella toimivan hallintoelimen vastuulle. Jäsenmaiden olisi: - huolehdittava, että (kansallinen) HLK:n valvontaelin on joko suoraan tai viime kädessä vastuussa riittävästä "ryhmästä" tarkastajia, joilla on tarvittava tekninen/tieteellinen asiantuntemus; - julkaistava asiakirjoja, jotka liittyvät HLK:n periaatteiden käyttöönottoon niiden alueella; - julkaistava asiakirjoja, jotka sisältävät yksityiskohtia (kansallisesta) HLK:n noudattamisohjelmasta ja tietoja lainsäädännöllisistä tai hallinnollisista puitteista, missä ohjelma toimii sekä viittauksia julkaistuihin säädöksiin, normatiivisiin asiakirjoihin (esimerkiksi asetuksiin, menettelytapakokoelmiin), tarkastuskäsikirjoihin, opastusohjeisiin jne.; - pidettävä yllä luetteloa tarkastetuista laboratorioista (ja niiden HLK:n noudattamisen asteesta) sekä tarkastetuista tutkimuksista. Kansainvälisen yhteisymmärryksen ja yhteyksien edistämiseksi jäsenmaiden olisi tiedotettava OECD:lle ja muille jäsenmaille (esimerkiksi OECD:n täydentävän tiedonvaihto-ohjelman kautta) HLK:stä tuotetun dokumentaation luonteesta ja saatavuudesta sekä ilmoitettava (kansallisten) HLK:n valvontaviranomaisten osoitteet ja puhelinnumerot. Luottamuksellisuus (Kansallisen) HLK:n valvontaviranomaiset saavat haltuunsa kaupallisesti tärkeitä tietoja ja joutuvat silloin tällöin viemään kaupallisesti arkoja asiakirjoja laboratorion ulkopuolelle tai viittaamaan niihin yksityiskohtaisesti kertomuksissaan. Jäsenmaiden on: - toteutettava toimenpiteet luottamuksellisuuden ylläpitämiseksi sekä tarkastajien että muiden henkilöiden osalta, jotka pääsevät tutustumaan luottamuksellisiin tietoihin valvoessaan HLK:n noudattamista; - varmistettava, että laboratorio- ja tutkimustarkastuskertomukset ovat ainoastaan valvontaviranomaisten tai soveltuvin osin laboratorioiden, jotka on tarkastettu tai joihin tutkimustarkastukset liittyvät ja/tai tutkimuksen rahoittajien saatavissa, ennenkuin kaikki kaupallisesti arka ja luottamuksellinen tieto on niistä poistettu. (Kansallisen) HLK:n noudattamisohjelman laboratoriotarkastukseen kuuluvien laboratorioiden nimien, kansallisten HLK:n periaatteiden noudattamisen asteen sekä tarkastuspäivämäärien on oltava pyynnöstä muiden jäsenmaiden (kansallisten) HLK:n valvontaviranomaisten saatavissa. Henkilöstö ja koulutus (Kansallisten) HLK:n valvontaviranomaisten on: - varmistettava, että heillä on riittävästi tarkastajia Tarkastajien lukumäärä riippuu: a) (kansalliseen) HLK:n noudattamisohjelmaan kuuluvien laboratorioiden lukumäärästä; b) laboratorioiden HLK:n noudattamisasteen arviointikertojen määrästä; c) näissä laboratorioissa tehtävien tutkimusten vaikeudesta ja lukumäärästä; d) valvontaviranomaisten vaatimien erityistarkastusten lukumäärästä. - varmistettava, että tarkastajilla on riittävä pätevyys ja tarpeellinen koulutus Tarkastajilla on oltava pätevyys ja käytännön kokemusta kemikaalien testaukseen liittyviltä tieteenaloilta. (Kansallisten) HLK:n valvontaviranomaisten on: a) huolehdittava, että tarkastajille järjestetään sopivaa koulutusta ottaen huomioon heidän yksilöllinen pätevyytensä sekä kokemuksensa; b) edistettävä neuvotteluja ja tarpeen mukaan yhteisiä koulutustoimintoja muiden jäsenmaiden HLK:n valvontaviranomaisten kanssa HLK:n periaatteiden tulkinnan ja soveltamisen sekä näiden periaatteiden noudattamisen valvonnan kansainvälisen yhdenmukaistamisen edistämiseksi. - huolehdittava, ettei tarkastavalla henkilöstöllä ole mitään taloudellisia tai muita etuja tarkastettavissa laboratorioissa ja tutkimuksissa tai näiden tutkimusten rahoittajayrityksissä; - annettava tarkastajille sopiva henkilöllisyystodistus (esimerkiksi henkilökortti). Tarkastajat voivat olla: - (kansallisen) HLK:n valvontaelimen pysyvää henkilökuntaa; - muun toimielimen kuin (kansallisen) HLK:n valvontaelimen pysyvää henkilökuntaa; tai - (kansallisen) HLK:n valvontaelimen sopimuksella tai muulla tavoin palkkaamia laboratorio- ja tutkimustarkastajia. Jälkimmäisissä kahdessa tapauksessa (kansallisella) HLK:n valvontaelimellä on oltava viime kädessä vastuu laboratorioiden HLK:n noudattamisen asteen määrittämisestä ja tutkimustarkastusten laadusta/hyväksyttävyydestä sekä tarpeellisiin toimenpiteisiin ryhtymisestä laboratorio- ja tutkimustarkastusten tulosten pohjalta. (Kansalliset) HLK:n noudattamisohjelmat HLK:n noudattamisen valvonnan tarkoituksena on todeta, ovatko laboratoriot ottaneet käyttöön HLK:n periaatteet tutkimusten suorittamisessa ja pystyvätkö ne takaamaan, että saadut tulokset ovat laadultaan riittäviä. Kuten edellä on mainittu, jäsenmaiden on julkaistava (kansallisten) HLK:n noudattamisohjelmiensa sisältö. Siihen on sisällyttävä muun muassa: - määriteltävä ohjelma ja sen laajuus (Kansallinen) HLK:n noudattamisohjelma voi kattaa vain osan kemikaaleista, esimerkiksi teollisuuskemikaalit, torjunta-aineet, lääkkeet jne. tai se voi kattaa kaikki kemikaalit. Noudattamisen valvonnan laajuus olisi määriteltävä ottaen huomioon sekä kemikaaliryhmän luokat että testityypit, esimerkiksi fysikaalinen, kemiallinen, myrkyllisyys ja/tai ympäristömyrkyllinen testi; - ilmaistava miten laboratoriot käytännössä osallistuvat ohjelmaan HLK:n periaatteiden soveltaminen valvontatarkoituksiin tuotettuihin terveyttä ja ympäristöä koskeviin turvallisuustuloksiin saattaa olla pakollista. Sen vuoksi olisi oltava olemassa käytäntö, jonka avulla laboratoriot voivat tarkistuttaa HLK:n noudattamisensa asiaankuuluvalla (kansallisella) HLK:n valvontaelimellä; - annettava tietoa laboratorio- ja tutkimustarkastusryhmistä (Kansallisen) HLK:n noudattamisohjelmassa on oltava: a) laboratorioiden säännöllisiä tarkastuksia toisin sanoen laboratorioiden tarkastusta kausittain yleensä joka toinen vuosi. Näihin tarkastuksiin sisältyy sekä yleinen laboratoriotarkastus että käynnissä olevan tai päättyneen tutkimuksen (rajoitettu) tarkastus; b) laboratorioiden ja tutkimusten erityistarkastukset valvontaviranomaisten pyynnöstä, esimerkiksi valvontaelimelle luovutettujen tulosten aiheuttaman tiedustelun pohjalta. - tarkastajien valtuuksien määrittely laboratorioon pääsyä sekä siellä oleviin tietoihin tutustumista varten Tarkastajat eivät yleensä halua mennä laboratorioihin vastoin niiden johdon tahtoa, mutta tietyissä olosuhteissa sisäänpääsy sekä tietojen luovuttaminen on välttämätöntä yleisen terveyden tai ympäristön suojelemiseksi. (Kansallisen) HLK:n noudattamisen valvontaelimen olisi määriteltävä tällaisten tapausten varalta valtuudet; - kuvailtava laboratorioiden tarkastusmenettely ja HLK:n noudattamisen toteamiseksi järjestetyn tutkimustarkastuksen menettely Asiakirjoista on ilmoitettava ne toimenpiteet, joita käyttäen tutkitaan sekä organisaation toimintoja että niitä olosuhteita, missä laboratorion tutkimukset suunnitellaan, toteutetaan, valvotaan ja kirjataan. Näitä toimenpiteitä koskevia ohjeita annetaan tämän direktiivin liitteessä B. - kuvailtava niitä seurantatoimenpiteitä, joita voidaan toteuttaa laboratorio- ja tutkimustarkastusten jälkeen. Laboratorio- ja tutkimustarkastusten seurantatoimet Laboratorio- ja tutkimustarkastuksen päätyttyä tarkastajan on laadittava havainnoistaan kirjallinen kertomus. Jäsenmaiden on ryhdyttävä toimenpiteisiin, mikäli laboratorio- tai tutkimustarkastuksen aikana tai sen jälkeen todetaan poikkeamia HLK:n periaatteista. Nämä toimenpiteet on selostettava (kansallisen) HLK:n noudattamisen valvontaelimen asiakirjoissa. Jos laboratorio- tai tutkimustarkastuksessa havaitaan ainoastaan lieviä poikkeamia HLK:n periaatteista, laboratoriota vaaditaan korjaamaan nämä lievät poikkeamat. Tarkastajan saattaa olla tarpeen palata paikalle uudestaan sopivan ajan kuluttua tarkastaakseen, että korjaukset on tehty. Jos poikkeamia ei ole havaittu tai on havaittu vain lieviä poikkeamia (kansallinen) HLK:n valvontaelin voi: - julkaista lausunnon, että laboratorio on tarkastettu ja sen on todettu toimivan HLK:n periaatteiden mukaisesti. Tarkastuspäivämäärä sekä tarvittaessa on mainittava laboratoriossa tarkastetut testien ryhmät. Näitä lausuntoja voidaan käyttää antamaan tietoa muiden jäsenmaiden HLK:n valvontaviranomaisille, ja/tai - antaa yksityiskohtaisen kertomuksen havainnoista tutkimusselvitystä pyytäneelle valvontaviranomaiselle. Jos vakavia poikkeamia havaitaan, (kansallisen) HLK:n valvontaelimen toimia sekä kunkin tapauksen olosuhteet että ne lainsäädökset tai hallintomääräykset, joiden alaisuudessa HLK:n noudattamisen valvonta kussakin jäsenmaassa on järjestetty. Toteutettaviin toimenpiteisiin sisältyvät seuraavat, mutta niitä ei ole rajattu seuraavaan: - lausunnon julkaiseminen, missä selvitetään sellaisten havaittujen puutteiden tai vikojen tiedot, jotka voivat vaikuttaa laboratoriossa tehtyjen tutkimusten luotettavuuteen; - laboratoriotarkastusten sekä tutkimusselvitysten keskeyttämisen laboratoriossa sekä esimerkiksi laboratorion poistamisen (kansallisesta) HLK:n noudattamisohjelmasta tai kaikista HLK:n laboratoriotarkastusten alaisten laboratorioiden luetteloista tai rekistereistä milloin se hallinnollisesti on mahdollista; - vaatimus, että poikkeamat erittelevä lausunto on liitettävä tiettyihin tutkimuskertomuksiin; - asian saattaminen tuomioistuimeen, kun olosuhteet niin vaativat ja lainsäädännölliset/hallinnolliset menettelyt sen sallivat. Jos sellaisia vakavia poikkeamia on havaittu, jotka ovat voineet vaikuttaa tiettyihin tutkimuksiin, (kansallisen) HLK:n valvontaelimen olisi harkittava, onko tarpeen tiedottaa havainnoista asiaa koskeville valvontaviranomaisille tai muiden jäsenmaiden HLK:n valvontaviranomaisille. Muutoksenhakumenettely Tavallisesti ongelmat tai erimielisyydet tarkastajien ja laboratorion johdon välillä ratkaistaan laboratorio- tai tutkimustarkastuksen aikana. Aina ei kuitenkaan ole mahdollista saavuttaa yksimielisyyttä. On oltava olemassa menettely, jossa laboratorio voi antaa vastineen, joka koskee HLK:n noudattamisen valvontaa varten tehdyn laboratorio- tai tutkimustarkastuksen tuloksia ja/tai niitä toimenpiteitä, joita (kansallinen) HLK:n valvontaelin aikoo toteuttaa asian johdosta. (1) EYVL N:o L 15, 17.1.1987, s. 29 LIITE B LABORATORIO- JA TUTKIMUSTARKASTUSTEN SUORITTAMISOHJEET JOHDANTO Tämän liitteen tarkoituksena on antaa opastusta vastavuoroisesti kaikissa OECD:n jäsenmaissa hyväksyttävien laboratorio- ja tutkimustarkastusten suorittamisesta. Pääasiallisesti käsitellään laboratoriotarkastuksia, jotka vievät suuren osan HLK:n tarkastajien ajasta. Laboratoriotarkastukseen kuuluu yleensä rajattu tutkimustarkastus tai "katselmus" osana tarkastusta, mutta myös tutkimustarkastuksia on tehtävä esimerkiksi valvontaviranomaisten pyynnöstä. Yleisiä ohjeita tutkimustarkastuksen suorittamisesta annetaan tämän liitteen lopussa. Laboratoriotarkastuksia suoritetaan testauslaitoksen sekä laboratoriotutkimusten HLK:n periaatteiden noudattamisasteen toteamiseksi sekä tulosten luotettavuuden määrittämiseksi, jotta voidaan varmistua siitä, että lopulliset tulokset ovat laadultaan riittäviä kansallisten valvontaviranomaisten arvioinnin ja päätöksenteon pohjaksi. Tarkastuksista annetaan kertomus, josta selviää testauslaitoksen HLK:n periaatteiden noudattamisen aste. Laboratoriotarkastuksia olisi tehtävä säännöllisin, rutiininomaisin väliajoin, jotta testauslaitoksen HLK:n noudattamisen asteesta voidaan luoda rekisteri ja ylläpitää sitä. MÄÄRITELMÄT Direktiivin 87/18/ETY 1 artiklan mukaisissa "OECD:n hyvän laboratoriotavan periaatteissa" sekä tämän direktiivin liitteessä A annettujen termien määritelmiä sovelletaan myös tähän liitteeseen. LABORATORIOTARKASTUKSET HLK:n periaatteiden noudattamisen tarkastuksia voidaan tehdä missä tahansa laitoksessa, joka tuottaa terveys- tai ympäristöturvallisuuteen liittyvää tietoa sääntelytarkoituksiin. Tarkastajien saattaa olla tarpeen tarkastaa aineen tai valmisteen fysikaalisiin, kemiallisiin, myrkyllisiin tai ympäristömyrkyllisiin ominaisuuksiin liittyvää tietoa. Joissakin tapauksissa tarkastajat saattavat tarvita apua tiettyjen alojen asiantuntijoilta. Laitosten suuren vaihtelevuuden (fyysisen toteutuksen kuin hallinnon rakenteen osalta) sekä tutkimustyyppien vaihtelevuuden vuoksi tarkastajien on käytettävä harkintaa arvioidessaan HLK:n periaatteiden noudattamisen astetta ja -laajuutta. Tarkastajien on kuitenkin pyrittävä johdonmukaiseen lähestymistapaan arvioidessaan, onko tietyn laboratorion tai tutkimuksen ollessa kyseessä kutakin HLK:n periaatetta noudatettu riittävän hyvin. Seuraavissa osissa annetaan ohjeita testauslaitoksen osatekijöistä, joita tarkastajat todennäköisesti tutkivat, kuten henkilöstöstä sekä menettelytavoista. Jokaiseen osaan sisältyy lauselma tarkoituksesta sekä selventävä luettelo laboratoriotarkastuksen aikana mahdollisesti käsiteltävistä osa-alueista. Nämä luettelot eivät ole täydellisiä eikä niitä tulisi pitää sellaisina. Tarkastajien ei tulisi ottaa kantaa tutkimuksen tarpeellisuuteen tai tavoitteisiin eikä saatujen tulosten tulkintaan ihmisten terveys- tai ympäristövaarojen kannalta. Näistä kysymyksistä vastaa se valvontaviranomainen, jolle tulokset luovutetaan sääntelytoimenpiteitä varten. Laboratorio- ja tutkimustarkastukset häiritsevät poikkeuksetta laboratorion tavanomaista toimintaa. Tarkastajien on sen vuoksi suoritettava työnsä järjestelmällisesti ja huolellisen suunnitelman mukaan sekä noudatettava käyntien ajoittamista laitoksen tiettyihin osiin koskevia laboratorion johdon toiveita sikäli kuin se on käytännössä mahdollista. Laboratorio- ja tutkimustarkastusten aikana tarkastajat tutustuvat luottamuksellisiin, kaupallisesti arvokkaisiin tietoihin. On välttämätöntä, että tarkastajat varmistavat, että näitä tietoja eivät näe muut kuin siihen oikeutettu henkilöstö. Heidän velvoitteensa tässä asiassa on määritelty (kansallisessa) HLK:n noudattamisen valvontaohjelmassa. TARKASTUSMENETTELYT Esitarkastus Tarkoitus: Tutustuttaa tarkastaja tarkastettavan laitoksen hallinnon rakenteeseen, rakennusten sijaintiin sekä tutkimusalueisiin. Tarkastajien on tutustuttava etukäteen siihen laitokseen, missä he aikovat suorittaa laboratorio- tai tutkimustarkastuksen. Laitoksesta saatavilla oleviin tietoihin on tutustuttava. Nämä voivat olla kertomuksia edellisistä tarkastuksista, laitoksen piirustuksia, organisaatiokaavioita, tutkimusraportteja, pöytäkirjoja sekä avainhenkilöstön nimikirjatietoja. Tällaiset asiakirjat antavat tietoa: - laboratorion tyypistä, koosta sekä rakennusten suunnittelusta; - tarkastuksen piiriin todennäköisesti tulevista tutkimusaloista; - laboratorion hallinnon rakenteesta. Tarkastajien olisi erityisesti huomioitava puutteet verrattuna edellisiin laboratoriotarkastuksiin. Jos laboratoriotarkastuksia ei ole aiemmin suoritettu, voidaan laitokseen tehdä esitarkastusvierailu tarvittavan tiedon keräämiseksi. Laboratorioille olisi tiedotettava tarkastajien tulopäivä ja -aika, heidän käyntinsä tarkoitus sekä sen ajan pituus, jonka he arvioivat viettävänsä laitoksessa. Näin laboratorio voi varmistaa, että tarvittava henkilökunta sekä asiakirjat ovat saatavilla. Niissä tapauksissa, joissa halutaan tutkia tiettyjä asiakirjoja tai arkistoja, saattaa olla hyödyllistä mainita näistä laboratoriolle ennen käyntiä, jotta ne olisivat välittömästi saatavilla laboratoriotarkastuksen aikana. Alustava neuvottelu Tarkoitus: Kertoa laitoksen johdolle ja henkilöstölle suoritettavan laboratorio- tai tutkimustarkastuksen syystä sekä yksilöidä ne laboratorion alueet, tarkastettavaksi valittu tutkimus (tutkimukset) sekä ne asiakirjat sekä henkilöt, joita tarkastus todennäköisesti koskee. Laboratorio- tai tutkimustarkastuksen hallinnollisista ja käytännöllisistä näkökohdista on keskusteltava laitoksen johdon kanssa vierailun alussa. Alustavassa neuvottelussa tarkastajien on: - selvitettävä vierailun tarkoitus sekä laajuus; - määritettävä laboratoriotarkastukseen tarvittavat asiakirjat, kuten luettelot meneillään olevista sekä päättyneistä tutkimuksista, tutkimussuunnitelmat, menettelytapastandardit, tutkimusraportit jne. Tarvittavien asiakirjojen saatavuus sekä mahdollisuus niiden jäljentäminen tarvittaessa olisi sovittava jo tällöin; - selvitettävä tai pyydettävä tietoa laboratorion hallinnon rakenteesta (organisaatiosta) sekä henkilöstöstä; - pyydettävä tietoa HLK:n periaatteiden alaisten tutkimusten sekä muiden tutkimusten samanaikaisesta suorittamisesta laitoksessa; - tehtävä alustava päätös, mitkä laboratorion osat otetaan laboratoriotarkastuksen piiriin; - määritettävä asiakirjat sekä näytteet, jotka tarvitaan valitun käynnissä olevan tai päättyneen tutkimuksen (tutkimuksien) tarkastusta varten. Ennen laboratoriotarkastuksen aloittamista tarkastajan on otettava yhteyttä laboratorion laadunvarmistusyksikköön (LV). Laitosta tarkastettaessa on yleensä avuksi, jos LV-yksikön edustaja seuraa tarkastajien mukana. Tarkastajat voivat halutessaan pyytää, että heille varataan erillinen huone asiakirjojen tutkimista sekä muita toimenpiteitä varten. Organisaatio ja henkilöstö Tarkoitus: Määrittää, onko testauslaitoksessa riittävästi pätevää henkilökuntaa, henkilöstöresursseja sekä tukipalveluita käynnistettäviä tutkimuksia varten, onko hallinnon rakenne asiamukainen sekä onko johto laatinut henkilöstön koulutus- sekä terveydenvalvontasäännön, joka on asianmukainen laboratoriossa tehtäviin tutkimuksiin nähden. Johdolta olisi pyydettävä tiettyjä asiakirjoja, esimerkiksi: - kerrosten pohjapiirustukset; - laitoksen johtoportaan sekä tieteellisen osaston organisaatiokaaviot; - tutkimustarkastusta varten valitun tutkimusalan/tutkimusalojen avainhenkilöiden nimikirjatiedot; - luettelot käynnissä olevista ja päättyneistä tutkimuksista, mistä selviää tutkimuksen luokittelu, aloitus- ja päättymispäivät, tutkimusjärjestelmä, hallintotie sekä tutkimuksen johtajan nimi; - henkilöstön koulutuksen- ja terveydenvalvonnan säännöt, mikäli sellaiset on laadittu; - henkilöstön koulutustiedot, siinä määrin kuin ne ovat saatavilla; - luettelo laitoksen menettelytapastandardeista (MTS); - tarkastettaviin tai selvitettäviin tutkimuksiin tai toimenpiteisiin liittyvät erityiset MTS:t; - luettelo selvitettävän tutkimuksen (tutkimusten) tutkimusjohtajista. Tarkastajan on erityisesti tarkistettava: - käynnissä olevien ja päättyneiden tutkimusten luettelot päästäkseen selville laboratoriossa tehtävän työn määrästä; - tutkimusten johtajien, laadunvarmistusyksikön johtajan sekä muun avainhenkilöstön henkilöllisyys ja pätevyys; - MTS:ien olemassaolon kaikilla tärkeillä testausalueilla. Laadunvarmistusohjelma Tarkoitus: Määrittää, ovatko tavat, joilla johdolle taataan, että laboratoriotutkimukset suoritetaan HLK:n periaatteiden mukaisesti, riittävät. Laadunvarmistusyksikön (LV) johtajaa on pyydettävä esittelemään tutkimusten LV-tarkastuksen ja -valvonnan järjestelmiä ja menetelmiä sekä LV-valvonnan aikana tehtyjen havaintojen kirjaamistapaa. Tarkastajien on tarkastettava: - LV-yksikön johtajan ja koko henkilöstön pätevyys; - toimiiko LV-yksikkö itsenäisesti olematta sidoksissa tutkimuksissa mukana olevaan henkilöstöön; - LV-yksikön tapa ajoittaa ja suorittaa tarkastuksia, seurata tutkimuksen keskeisiä vaiheita, sekä saatavilla olevat resurssit LV-tarkastuksia sekä -valvontatoimintoja varten; - onko silloin, kun tutkimukset ovat kestoltaan niin lyhytaikaisia, että jokaisen valvonta yksittäin olisi epäkäytännöllistä, olemassa pistokokeisiin perustuva valvontamenettely; - LV-valvonnan laajuus ja yksityiskohtaisuus tutkimuksen käytännön vaiheiden aikana; - LV-menettely tutkimusselostuksen ja alustavien tulosten yhtäpitävyyden tarkistamiseksi; - saako johto kertomuksia LV:lta ongelmista, jotka saattavat vaikuttaa tutkimuksen laatuun tai luotettavuuteen; - mihin toimenpiteisiin LV ryhtyy, kun poikkeamia löydetään; - LV:n vastuualue (tarvittaessa), kun tutkimukset tai niiden osia tehdään alihankkijalaboratorioissa; - LV:n osuus (tarvittaessa) MTS:ien tarkastamisessa, muuttamisessa sekä päivittämisessä. Laitostilat Tarkoitus: Määritellä, vastaavatko testaustilat kooltaan, rakenteeltaan, suunnittelultaan sekä sijoitukseltaan suoritettavien tutkimusten asettamia vaatimuksia. Tarkastajan on tarkastettava: - että tilat on suunniteltu niin, että yhden tutkimuksen testausaineet, eläimet, ravinto, patologiset näytteet jne. eivät sekaannu jonkin toisen tutkimuksen aineistoon; - että ympäristönvalvonta ja -seurantaohjelmat on laadittu ja ne toimivat riittävän tehokkaasti kriittisillä alueilla, esimerkiksi eläin- ja muissa biologisissa testaustiloissa, testausaineiden varastoalueilla sekä laboratorioalueilla; - että tilojen yleishuolto on riittävä ja että tuholaistorjuntaan on varauduttu. Biologisten testausjärjestelmien hoito, asuin- ja säilytysolosuhteet Tarkoitus: Määrittää, ovatko eläimiä tai muita biologisia järjestelmiä tutkivan testauslaitoksen tukitoimet ja hoito-, asuin- ja säilytysolosuhteet riittävät estämään eläinten stressiä ja muita ongelmia, jotka saattavat vaikuttaa testausjärjestelmään ja siten tulosten laatuun. Testauslaitos saattaa suorittaa tutkimuksia, joissa käytetään erilaisia eläin- tai kasvilajeja, mikrobi- tai muita solu- tai solunsisäisiä järjestelmiä. Testausjärjestelmän luonne määrää sen, mihin hoito-, asuin- ja säilytysolosuhteisiin tarkastaja kiinnittää huomiota. Tarkastaja tarkastaa harkintansa mukaan testausjärjestelmän mukaan, että: - tilat ovat asianmukaiset käytettävään testausjärjestelmään sekä tutkimuksen tarpeisiin nähden; - on annettu määräykset karanteenista laitokseen tuleville eläimille ja kasveille ja karanteeni toimii tyydyttävästi; - pystytään eristämään eläimet (tai soveltuvin osin testausjärjestelmän muut osat), joiden tiedetään tai epäillään olevan sairaita tai taudinkantajia; - terveyttä, käyttäytymistä sekä muita seikkoja seurataan sekä niistä pidetään testausjärjestelmän kannalta asianmukaista kirjaa; - jokaisen testausjärjestelmän vaatimat ympäristöolosuhteet ylläpitävä laitteisto on riittävä, hyvässä kunnossa ja tehokas; - eläinten häkit, hyllyt, tankit ja muut säiliöt sekä apuvälineet pidetään riittävän puhtaina; - ympäristöolosuhteiden ja tukitoimintojen tarkistusanalyysit suoritetaan vaatimusten mukaisesti; - eläinten sekä testausjärjestelmien jätteiden poisto on järjestetty siten, että se minimoi syöpäläisten, hajujen ja taudinvaaran leviämisen sekä ympäristön pilaantumisen; - kaikille testausjärjestelmille on varattu varastoalue eläinten ruokaa tai vastaavaa ainetta varten, että näitä alueita ei käytetä muiden aineiden kuten testausaineiden, tuholaistorjuntakemikaalien tai desinfiointiaineiden varastointiin ja että ne sijaitsevat erillään eläinten tai muiden biologisten testausjärjestelmien sijaintipaikasta; - varastoitu ruoka sekä kuivikkeet ovat suojassa epäedullisten ympäristöolosuhteiden, tuhoeläinten tai saastumisen aiheuttamalta pilaantumiselta. Laitteistot, materiaalit, reagenssit ja näytteet Tarkoitus: Määrittää, onko laboratorion kokeissa käytettävä laitteisto sopivasti sijoitettu, määrältään sekä kapasiteetiltaan riittävä laitoksessa suoritettavaa tutkimusta varten sekä onko materiaalit, reagenssit ja näytteet asiallisesti merkitty ja onko niiden käyttö ja varastointi asianmukaista. Tarkastajan on tarkastettava, että: - laitteet ovat puhtaita ja hyvässä toimintakunnossa; - laitteiden toiminnasta, huollosta, standardoinnista sekä kalibroinnista on pidetty kirjaa; - materiaalit ja kemialliset reagenssit on asiallisesti merkitty ja varastoitu oikeissa lämpötiloissa, ja että niiden vanhenemispäiväyksiä ei jätetä huomiotta. Reagenssien merkinnöistä on ilmettävä niiden alkuperä, nimi, pitoisuus ja/tai muut tärkeät tiedot; - näytteet on selvästi eroteltu testausjärjestelmän, tutkimuksen sekä hankintatavan ja -päivän mukaan; - käytettävät laitteistot ja materiaalit eivät vaikuta testausjärjestelmiin häiritsevästi. Testausjärjestelmät Tarkoitus: Määrittää, ovatko laitoksen tekemiin tutkimuksiin tarvittavien eri testausjärjestelmien, esimerkiksi kemiallisten ja fysikaalisten järjestelmien, solu- tai mikrobijärjestelmien tai kasvien tai eläinten käsittely- ja valvontatavat riittävät. Fysikaaliset ja kemialliset järjestelmät Tarkastajan on tarkastettava, että: - tutkimussuunnitelmien niin vaatiessa testattavan sekä vertailuaineen pysyvyys on määritetty ja että on käytetty tutkimussuunnitelmassa nimettyjä vertailuaineita; - laboratorion toiminnan kattavat MTS:t ovat olemassa ja niitä noudatetaan; - automaattisissa määrityksissä käyrien, rekisteröintilaitteiden tulosten tai tietokoneliuskojen muodossa olevat tulokset kirjataan ja arkistoidaan alustavina tuloksina. Biologiset testausjärjestelmät Ottaen huomioon edellämainitut biologisten testausjärjestelmien hoitoon, asuin- ja säilytysolosuhteisiin liittyvät seikat tarkastajan on tarkastettava, että: - testausjärjestelmät ovat tutkimussuunnitelmassa esitetyn mukaiset; - testausjärjestelmät on asianmukaisesti nimetty; - eläimet on riittävän selkeästi ja mikäli tarpeen tai asianmukaista, yksilöllisesti identifioitu koko tutkimuksen ajan; - testausjärjestelmissä käytetyt asuintilat tai säiliöt on asianmukaisesti nimetty ja niihin on merkitty kaikki muut tarvittavat tiedot; - samoilla eläinlajeilla (tai samoilla biologisilla testausjärjestelmillä), mutta eri aineilla suoritettavat tutkimukset pidetään riittävän erillään toisistaan; - eläinlajit (ja muut biologiset testausjärjestelmät) ovat riittävän erillään joko tilan tai ajan suhteen; - biologisen testausjärjestelmän ympäristö on tutkimussuunnitelmassa tai MTS:ssa esitetyn mukainen esimerkiksi lämpötilan tai valo/pimeä -jaksojen suhteen; - kirjanpito vastaanotosta, käsittelystä, asuin- tai säilytysolosuhteista sekä hoidosta ja terveystarkastuksesta on asianmukaista testausjärjestelmien kannalta; - eläin- ja kasvitestijärjestelmiä koskevista tutkimuksista, karanteenista, sairastavuudesta, kuolleisuudesta, käyttäytymisestä sekä diagnooseista ja hoidosta tai muista piirteistä pidetään kirjaa kunkin biologisen testausjärjestelmän tarpeiden mukaan; - testausjärjestelmien asianmukaiseen hävittämiseen tutkimuksen päätyttyä on varauduttu. Testaus- ja vertailuaineet Tarkoitus: Määrittää, onko laboratoriossa varauduttu i) varmistamaan, että testaus- ja vertailuaineet ovat nimeltään, pitoisuudeltaan, määrältään ja koostumukseltaan yhdenmukaisia niiden tunnistetietojen kanssa ja ii) testaus- ja vertailuaineiden asianmukaiseen vastaanottoon ja varastointiin. Tarkastajan on tarkastettava, että: - on olemassa testaus- ja vertailuaineiden vastaanoton kirjaamista ja niiden käsittelemistä, näytteenottoa, käyttöä sekä varastointia koskevat MTS:t; - testaus- ja vertailuaineiden säilytysastiat on asiallisesti merkitty; - varasto-olosuhteet ovat asianmukaiset testaus- ja vertailuaineiden pitoisuuden, puhtauden ja pysyvyyden säilyttämiseksi; - on olemassa MTS:t testaus- ja vertailuaineiden nimen, puhtauden, koostumuksen ja pysyvyyden määrittämiseksi sekä niiden pilaantumisen estämiseksi; - testaus- ja vertailuaineiden koostumuksesta, ominaisuuksista, pitoisuudesta sekä pysyvyydestä pidetään soveltuvin osin kirjaa; - on olemassa menettelytavat testaus- ja vertailuaineita sisältävien seosten tasalaatuisuuden ja pysyvyyden määrittämiseksi soveltuvin osin; - testaus- ja vertailuaineiden seoksia (tai liuoksia) sisältävät säilytysastiat on merkitty ja niiden sisällön tasalaatuisuudesta ja pysyvyydestä pidetään soveltuvin osin kirjaa; - yli neljän viikon pituisissa tutkimuksissa on testaus- ja vertailuaineiden jokaisesta erästä otettu näyte analyysia varten ja näitä näytteitä on säilytetty tarpeeksi pitkä aika; - aineiden sekoittaminen on suunniteltu siten, ettei tunnistamisvirheitä tai ristiinpilaantumista pääse tapahtumaan. Menettelytapastandardit Tarkoitus: Määrittää, onko laboratoriossa kaikkiin laboratorion tärkeisiin toimialueisiin liittyvät kirjalliset MTS:t ottaen huomioon, että eräs tärkeimmistä johtamistekniikoista laboratorion toiminnan valvomisessa on kirjallisten MTS:ien käyttö. Nämä koskevat suoraan laboratorion tekemien tutkimusten tavanomaisia osia. Tarkastajan on tarkastettava, että: - jokaisella laboratorion alueella on heti saatavilla asialliset ja viralliset jäljennökset MTS:sta; - on olemassa menettelyt MTS:ien muuttamiseksi ja päivittämiseksi; - kaikki MTS:ien lisäykset tai muutokset ovat olleet hyväksyttyjä ja päivättyjä; - aikaisemmin voimassa olleet MTS:t on arkistoitu; - MTS:ja on olemassa ainakin seuraaville toiminnoille, mutta ne eivät välttämättä rajoitu vain näihin: i) testaus- ja vertailuaineiden vastaanotto, tunnistaminen, nimeäminen, käsittely, näytteenotto, käyttö ja varastointi; ii) määritys- ja ympäristönvalvontalaitteiston huolto, puhdistus ja kalibrointi; iii) reagenssien ja annosyhdisteiden valmistus; iv) kirjanpito, raportointi, arkistoidun materiaalin ja kertomusten säilytys ja haku; v) valmistelutoimien ja ympäristön valvonta alueilla, jotka sisältävät testausjärjestelmät; vi) testausjärjestelmien vastaanotto, kuljetus, sijainti, ominaisuuksien määritys, nimeäminen ja huolto; vii) testausjärjestelmien käsittely ennen tutkimusta, tutkimuksen aikana sekä tutkimuksen päättyessä; viii) testausjärjestelmien hävittäminen; ix) tuholaistorjunta ja puhdistusaineiden käyttö; x) laadunvarmistusohjelman toiminnot. Tutkimuksen toteuttaminen Tarkoitus: Tarkistaa, että kirjalliset tutkimussuunnitelmat on tehty ja että suunnitelmat ja tutkimuksen tekeminen ovat sopusoinnussa HLK:n periaatteiden kanssa. Tarkastajan on tarkastettava, että: - tutkimuksen johtaja on allekirjoittanut tutkimussuunnitelman; - kaikki suunnitelmaan tehdyt muutokset on allekirjoitettu ja päivätty; - rahoittajan tutkimussuunnitelman hyväksymispäivämäärä on kirjattu (milloin sovellettavissa); - määritykset, tarkkailu sekä tutkimukset noudattavat tutkimussuunnitelmaa sekä asiaankuuluvia MTS:ja; - näiden määritysten, havaintojen ja tutkimusten tulokset on kirjattu suoraan, välittömästi, tarkasti ja selkeästi ja ne on allekirjoitettu (tai nimikoitu) sekä päivätty; - mitkään muutokset alustavissa tuloksissa, myös tietokoneeseen tallennetuissa, eivät ole sekoittaneet aiempia muistiinpanoja ja että muutosten syy on mainittu ja ne on allekirjoitettu ja päivätty; - tietokoneen tuottama ja siihen varastoitu tieto on identifioitu ja toimenpiteet sen suojelemiseksi luvattomilta muutoksilta ovat riittäviä; - tutkimuksen aikana käytettävät tietokoneohjelmat ovat luotettavia, tarkkoja ja ne voidaan vahvistaa; - kaikki alustavissa tuloksissa ilmenneet odottamattomat tapahtumat on tutkittu ja arvioitu; - tutkimusraporteissa esitetyt tulokset (välitulokset tai lopulliset tulokset) ovat johdonmukaisia ja täydellisiä ja kuvastavat alustavia tuloksia totuudenmukaisesti. Tutkimustulosten raportointi Tarkoitus: Määrittää, onko loppukertomukset laadittu HLK:n periaatteiden mukaisesti. Kun loppukertomus on saatavilla, tarkastajan on tarkistettava, että: - sen ovat allekirjoittaneet ja päivänneet tutkimuksen johtaja sekä muut päätutkijat; - tutkimuksen johtaja on allekirjoittanut lausunnon, missä hän ottaa vastuun tutkimuksen luotettavuudesta sekä vahvistaa, että tutkimus on suoritettu noudattaen HLK:n periaatteita; - tutkimukseen on liitetty allekirjoituksin ja päiväyksin varustettu laadunvarmistuslausunto; - kaikki muutokset on tehnyt pätevä henkilöstö; - kertomuksesta ilmenee kaikkien näytteiden, otoksien sekä alustavien tulosten arkistointiviite. Tutkimusmateriaalin säilytys ja haku Tarkoitus: Määrittää, onko laboratoriossa tuotettu riittävän laadukkaita muistiinpanoja ja kertomuksia ja onko kertomusten ja materiaalin turvallinen arkistointi ja haku järjestetty asianmukaisesti. Tarkastajan on tarkastettava: - tutkimussuunnitelmien, alustavien tulosten, lopullisten kertomusten, näytteiden ja otoksien varastointiin varatut arkistointitilat; - arkistomateriaalin hakutoiminnot; - millä tavoin arkistoon pääsy on rajoitettu vain luvan omaavaan henkilöstöön ja miten pidetään kirjaa henkilöstöstä, joka pääsee käsiksi alustaviin tietoihin, dioihin jne.; - että arkistosta noudetusta ja sinne palautetusta materiaalista pidetään kirjaa; - että tutkimusaineistoa sekä -materiaaleja säilytetään vaadittu tai asianmukainen aika ja että niitä suojellaan tulipalon, epäedullisten ympäristöolosuhteiden jne. aiheuttamilta tuhoilta tai vahingoilta. TUTKIMUSTARKASTUKSET Laboratoriotarkastuksiin kuuluu yleensä myös (rajoitettuja) tutkimustarkastuksia. Nämä voivat olla lyhyitä selvityksiä käynnissä olevista tai valmistuneista tutkimuksista. Kun valvontaviranomaiset pyytävät selvitystä tietyistä tutkimuksista, olisi tutkimuksen kulku ja raportointi tutkittava yksityiskohtaisesti. Koska tarkastettavaksi joutuvien tutkimusten lajit voivat vaihdella suuresti, voidaan antaa vain yleisiä ohjeita ja tarkastajien tai muiden tutkimustarkastuksiin osallistuvien on aina käytettävä harkintaa tarkastuksen laadun sekä laajuuden suhteen. Tavoitteena olisi oltava tutkimuksen kulun seuraaminen tutkimussuunnitelmasta lähtien asianmukaisten MTS:ien, alustavien tulosten sekä muun arkistoidun aineiston perusteella. Joissakin tapauksissa tarkastajat saattavat tarvita apua muilta asiantuntijoilta suorittaakseen tutkimustarkastuksen tehokkaasti, esimerkiksi kudosnäytteiden mikroskopoinnissa. Tarkastajan on tutkimusselvitystä tehdessään: - hankittava tiettyjen tutkimukseen (tutkimuksiin) osallistuneiden henkilöiden kuten tutkimuksen johtajan sekä päätutkijoiden nimet; toimenkuvat sekä yhteenveto heidän koulutuksestaan ja kokemuksestaan; - tarkastettava, että suoritettavaan tutkimukseen (tutkimuksiin) liittyvien alojen koulutusta saanutta henkilökuntaa on riittävästi; - tutkittava tutkimuksessa käytettyjen kojeiden ja erikoislaitteiden kalibrointi-, ylläpito- sekä huoltopöytäkirjat; - tarkastettava testausaineiden stabiilisuutta koskevat merkinnät, testausaineiden ja yhdisteiden analyysejä, rehuanalyysejä tms. koskevat muistiinpanot; - pyrittävä määrittämään, mikäli mahdollista haastattelemalla, tiettyjen tutkimukseen osallistuneiden henkilöiden työtehtävät tutkimuksessa varmistuakseen siitä, oliko kyseisillä henkilöillä tarpeeksi aikaa kertomuksessa tai tutkimussuunnitelmassa yksilöityjen tehtävien suorittamiseksi; - hankittava jäljennös kaikista valvontatoimenpiteisiin liittyvistä tai tutkimusten keskeiset osat muodostavista asiakirjoista mukaan luettuna: i) tutkimussuunnitelma; ii) tutkimuksen aikana käytössä olleet MTS:t; iii) päiväkirjat, laboratoriomuistikirjat, arkistot, työlistat, tietokonetallenteiden tulosteet jne.: iv) loppukertomus. Jos tutkimuksessa on käytetty eläimiä (kuten jyrsijöitä tai muita nisäkkäitä), tarkastajien on seurattava tiettyä osaa eläimistä niiden laboratorioon saapumisesta ruumiinavaukseen. Heidän on erityisesti kiinnitettävä huomiota seuraavia seikkoja koskeviin muistiinpanoihin: - eläinten ruumiinpaino, ruoan/vedenkulutus, annoksen koostumus sekä antotapa jne.; - kliiniset havainnot sekä ruumiinavauslöydökset; - kliininen kemia; - patologia. LABORATORIO- TAI TUTKIMUSTARKASTUKSEN PÄÄTTÄMINEN Laboratorio- tai tutkimustarkastuksen valmistuttua tarkastajan on oltava valmis keskustelemaan havainnoistaan tutkimuslaitoksen edustajien kanssa sekä tehtävä kirjallinen kertomus eli tarkastuskertomus. Minkä tahansa suuren laboratorion laboratoriotarkastuksessa havaitaan todennäköisesti joitakin lieviä poikkeamia HLK:n periaatteista, mutta tavallisesti nämä eivät ole niin vakavia, että ne vaikuttaisivat laboratoriossa tehtyjen tutkimusten luotettavuuteen. Näissä tapauksissa tarkastaja voi kohtuudella raportoida laboratorion toimivan (kansallisen) HLK:n valvontaelimen laatimien kriteerien mukaisesti HLK:n periaatteita noudattaen. Laboratoriolle on kuitenkin tehtävä yksityiskohtainen ilmoitus havaituista puutteista tai vioista sekä varmistaa sen ylimmältä johdolta, että toimenpiteet toteutetaan niiden korjaamiseksi. Tarkastajan voi olla syytä käydä laboratoriossa uudelleen tietyn ajan kuluttua tarkastamassa, että tarvittavat toimenpiteet on toteutettu. Jos laboratorio- tai tutkimustarkastuksen aikana havaitaan sellaisia vakavia poikkeamia HLK:n periaatteista, jotka tarkastajan mielestä ovat saattaneet vaikuttaa tarkastettavan tutkimuksen tai muiden laitoksessa tehtyjen tutkimusten pätevyyteen, tarkastajan olisi annettava kertomus (kansalliselle) HLK:n valvontaelimelle. Tämän elimen käynnistämät toimenpiteet riippuvat poikkeaman laadusta ja laajuudesta sekä HLK:n noudattamisohjelman laki- ja/tai hallintosäädöksistä. Jos tutkimustarkastus on tehty valvovan viranomaisen pyynnöstä, olisi tarkastuksen aikaisista havainnoista tehtävä täydellinen kertomus sekä lähetettävä se asiaankuuluvan (kansallisen) HLK:n valvontaelimen kautta selvitystä pyytäneelle valvontaviranomaiselle.