FI Euroopan unionin virallinen lehti L 219/98

NEUVOSTON PÄÄTÖS (EU) 2016/1353,

annettu 4 päivänä elokuuta 2016,

Euroopan puolustusviraston varainhoitosäännöistä ja päätöksen 2007/643/YUTP kumoamisesta

EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan puolustusviraston perussäännöstä, kotipaikasta ja sen toimintaa koskevista säännöistä 12 päivänä lokakuuta 2015 annetun neuvoston päätöksen (YUTP) 2015/1835 (1) ja erityisesti sen 18 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Neuvosto hyväksyi 18 päivänä syyskuuta 2007 päätöksen 2007/643/YUTP (2) Euroopan puolustusviraston varainhoitoa koskevista säännöksistä sekä Euroopan puolustusviraston hankintasäännöksistä ja sen operatiivisesta talousarviosta maksettavia rahoitusosuuksia koskevista säännöksistä.

(2) Päätöksen (YUTP) 2015/1835 hyväksymisen johdosta on tarpeen kumota päätös 2007/643/YUTP ja vahvistaa Euroopan puolustusvirastolle uudet varainhoitosäännöt,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

I OSASTO

KOHDE JA MÄÄRITELMÄT

1 artikla

Kohde

Tässä päätöksessä vahvistetaan Euroopan puolustusviraston, jäljempänä ’virasto’, keskeiset varainhoitosäännöt.

2 artikla

Määritelmät

Tässä päätöksessä tarkoitetaan

a) ’osallistuvalla jäsenvaltiolla’ jäsenvaltiota, joka osallistuu viraston toimintaan;

b) ’mukana olevilla jäsenvaltioilla’ osallistuvia jäsenvaltioita, jotka ovat mukana jossain tietyssä viraston hankkeessa tai ohjelmassa;

c) ’yleisellä talousarviolla’ yleistä talousarviota, joka laaditaan päätöksen (YUTP) 2015/1835 13 artiklan mukaisesti;

d) ’lisätuloilla’ lisätuloja, joiden sisältö vahvistetaan päätöksen (YUTP) 2015/1835 15 artiklan mukaisesti;

e) ’tulojen ja menojen hyväksyjällä’ viraston toimitusjohtajaa, joka käyttää päätöksen (YUTP) 2015/1835 10 artiklan 5 kohdassa määriteltyjä valtuuksia;

f) ’talousarviolla’ välinettä, jolla ennakoidaan ja hyväksytään kunakin varainhoitovuonna kaikki virastolle tarpeellisiksi katsotut tulot ja menot;

g) ’valvonnalla’ toimenpiteitä, joilla pyritään saamaan riittävä varmuus toimien vaikuttavuudesta, tehokkuudesta ja taloudellisuudesta, raportoinnin luotettavuudesta, varojen ja tietojen turvaamisesta, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisystä, havaitsemisesta ja korjaamisesta sekä niiden seurannasta, sekä tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvien riskien riittävästä hallinnasta ottaen huomioon ohjelmien monivuotisuus ja suoritettavien maksujen luonne. Valvontaan voivat kuulua erilaiset tarkastukset sekä ensimmäisessä virkkeessä kuvailtujen tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien politiikkojen ja menettelyjen toimeenpano;

h) ’tarkastuksella’ tulo- tai menotapahtuman tietyn näkökohdan varmennusta.

II OSASTO

VIRASTON TALOUSARVIO

3 artikla

Viraston talousarvio

Viraston talousarvioon sisältyvät yleinen talousarvio, ad hoc -hankkeisiin tai -ohjelmiin liittyviin toimiin liittyvät talousarviot, sellaisina kuin niistä säädetään päätöksen (YUTP) 2015/1835 IV luvussa, ja mahdolliset lisätuloista johtuvat talousarviot.

1 LUKU

Budjettiperiaatteet

4 artikla

Budjettiperiaatteiden noudattaminen

Päätöksen (YUTP) 2015/1835 12 artiklan mukaan viraston talousarvio laaditaan ja pannaan täytäntöön tässä päätöksessä vahvistettujen budjettiperiaatteiden mukaisesti.

5 artikla

Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaatteet

1. Tulon saa tulouttaa ja menon saa suorittaa ainoastaan, jos se on otettu johonkin viraston budjettikohtaan.

2. Menoon ei saa sitoutua eikä sitä saa hyväksyä maksettavaksi, jos se ylittää viraston talousarviossa vahvistetun määrärahan.

3. Viraston talousarvioon saadaan ottaa määrärahoja vain tarpeelliseksi katsottuja menoja varten.

4. Viraston talousarviosta suoritetuista ennakkomaksuista kertyneitä korkoja ei makseta virastolle.

6 artikla

Vuotuisperiaate

1. Viraston talousarvioon otetaan määrärahat varainhoitovuoden ajaksi, joka alkaa 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta.

2. Maksusitoumusmäärärahat kattavat niiden oikeudellisten sitoumusten kokonaiskustannukset, jotka on tehty varainhoitovuoden aikana tai seuraavan vuoden maaliskuun 31 päivään mennessä niiden oikeudellisten sitoumusten osalta, joiden osalta useimmat valmisteluvaiheet on tehty joulukuun 31 päivään mennessä.

3. Maksumäärärahat kattavat varainhoitovuoden tai sitä edeltävien varainhoitovuosien aikana tehtyjen oikeudellisten sitoumusten toteuttamiseen tarvittavat maksut.

4. Ottaen huomioon viraston tarpeet ja edellyttäen, että johtokunta antaa hyväksyntänsä 15 artiklan mukaisesti, käyttämättömät määrärahat voidaan sisällyttää seuraavan varainhoitovuoden menoja ja tuloja koskevaan arvioon. Nämä määrärahat on käytettävä ensin.

5. Tämän artiklan 1–4 kohta ei estä sitä, että useamman kuin yhden varainhoitovuoden aikana toteutettavia toimia koskevat talousarviositoumukset voidaan jakaa vuosieriin usealle vuodelle.

7 artikla

Tasapainoperiaate

1. Tulojen ja maksumäärärahojen on oltava tasapainossa.

2. Virasto ei saa ottaa lainaa viraston talousarvion puitteissa.

3. Mahdollinen viraston yleisestä talousarviosta tiettynä varainhoitovuonna johtuva ylijäämä katsotaan osallistuvien jäsenvaltioiden käytettävissä olevaksi määrärahaksi, joka palautetaan niille vähennyksenä seuraavan varainhoitovuoden kolmannesta rahoitusosuudesta.

8 artikla

Laskentayksikön periaate

Viraston talousarvio laaditaan ja toteutetaan euroina ja tilinpäätös laaditaan euroina. Tilinpitäjällä on kuitenkin rahavirran hallinnoinnin niin edellyttäessä valtuudet suorittaa maksutapahtumia muissa valuutoissa.

9 artikla

Yleiskatteisuusperiaate

Tulojen kokonaismäärän on katettava maksumäärärahojen kokonaismäärä. Tulot ja menot otetaan talousarvioon kokonaismääräisinä mukauttamatta niitä toisiinsa.

10 artikla

Erittelyperiaate

1. Määrärahat osoitetaan käyttötarkoitukseensa ja eritellään ainakin osastoittain ja luvuittain.

2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi siirtää määrärahoja luvusta toiseen rajoituksitta ja osastosta toiseen enintään 10 prosenttia siihen budjettikohtaan osoitetuista kyseisen vuoden määrärahoista, josta määrärahat siirretään.

Edellä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun enimmäismäärän yli menevältä osalta tulojen ja menojen hyväksyjä ehdottaa johtokunnalle määrärahojen siirtoja osastosta toiseen. Johtokunnalla on kolme viikkoa aikaa vastustaa tällaisia siirtoja. Jos tämä määräaika ylittyy, siirrot katsotaan hyväksytyiksi.

Tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa johtokunnalle kaikista ensimmäisen alakohdan mukaisesti tehdyistä siirroista. Määrärahasiirtoehdotuksiin ja tehtyihin määrärahasiirtoihin on liitettävä asianmukaiset yksityiskohtaiset perustelut, joista käy ilmi määrärahojen toteuttaminen ja joihin sisältyy ennakkoarvio tarpeista varainhoitovuoden loppuun sekä niiden budjettikohtien osalta, joihin määrärahoja siirretään, että niiden budjettikohtien osalta, joista määrärahoja on siirretty.

11 artikla

Moitteettoman varainhoidon periaate

1. Määrärahat käytetään moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti.

2. Taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat, joita virasto käyttää toimintojensa toteuttamiseksi, otetaan käyttöön oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset ja kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset.

Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa käytetyillä varoilla parhaat mahdolliset tulokset.

Vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset.

12 artikla

Talousarvion toteuttamisen sisäinen valvonta

1. Viraston talousarvion toteuttamisessa noudatetaan vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa.

2. Viraston talousarvion toteuttamisen yhteydessä sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan prosessia, jota sovelletaan hallinnon kaikilla tasoilla ja jonka avulla on tarkoitus saada riittävä varmuus siitä, että seuraavat tavoitteet saavutetaan:

a) toimien vaikuttavuus, tehokkuus ja taloudellisuus;

b) raportoinnin luotettavuus;

c) varojen ja tietojen turvaaminen;

d) petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisy, havaitseminen, korjaaminen ja seuranta;

e) tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskeva asianmukainen riskienhallinta.

3. Vaikuttavan ja tehokkaan sisäisen valvonnan on perustuttava parhaisiin kansainvälisiin käytäntöihin, ja siihen on sisällyttävä erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (3) 32 artiklan 3 ja 4 kohdassa säädetyt seikat, ottaen huomioon viraston rakenne ja koko, sille annettujen tehtävien luonne sekä asianomaiset määrät sekä taloudelliset ja operatiiviset riskit.

13 artikla

Avoimuusperiaate

1. Viraston talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan avoimuusperiaatetta.

2. Jollei asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 35 artiklan 3 kohdasta muuta johdu, hyväksytty viraston talousarvio, mukaan lukien henkilöstötaulukko ja lisätalousarviot, julkaistaan viraston internetsivustolla neljän viikon kuluessa niiden hyväksymisestä.

III OSASTO

YLEISEEN TALOUSARVIOON SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖKSET

1 LUKU

Varainhoidon suunnittelu

14 artikla

Yleinen talousarvio

1. Viraston johtaja toimittaa johtokunnalle viimeistään kunkin vuoden maaliskuun 31 päivänä alustavan arvion esityksestä yleiseksi talousarvioksi seuraavalle vuodelle.

2. Viraston johtaja antaa johtokunnalle viimeistään kunkin vuoden kesäkuun 30 päivänä tarkistetun alustavan arvion esityksestä yleiseksi talousarvioksi seuraavalle vuodelle yhdessä kolmivuotista suunnittelukehystä koskevan luonnoksen kanssa.

3. Viraston johtaja antaa johtokunnalle viimeistään kunkin vuoden syyskuun 30 päivänä esityksen yleiseksi talousarvioksi yhdessä kolmivuotista suunnittelukehystä koskevan luonnoksen kanssa. Esityksen on sisällettävä:

a) arvioidut määrärahat i) viraston toiminta-, henkilöstö- ja kokouskulujen kattamista varten; ii) ulkopuolisen neuvonantaja-avun, etenkin viraston tehtävien suorittamisen kannalta tarpeellisten operatiivisten analyysien, hankkimista varten sekä kaikkia osallistuvia jäsenvaltioita yhteisesti hyödyttäviä erityisiä toimia varten;

b) arvio menojen kattamiseen tarvittavista tuloista.

4. Johtokunta pyrkii varmistamaan, että 3 kohdan a alakohdan ii alakohdassa tarkoitetut määrärahat muodostavat merkittävän osan 3 kohdassa tarkoitetuista kokonaismäärärahoista. Näiden määrärahojen on vastattava todellisia tarpeita, ja niillä on mahdollistettava viraston operatiivinen toiminta.

5. Esitystä yleiseksi talousarvioksi on tuettava yksityiskohtaisilla perusteluilla ja henkilöstötaulukolla.

6. Johtokunta voi yksimielisesti päättää, että myös erityinen hanke tai ohjelma sisällytetään esitykseen yleiseksi talousarvioksi, jos siitä on selvästi yhteistä hyötyä kaikille osallistuville jäsenvaltioille.

7. Määrärahat jaetaan osastoihin ja lukuihin ja nämä edelleen tarpeen mukaan momentteihin, ja menot ryhmitellään laatunsa tai käyttötarkoituksensa mukaan.

8. Kussakin osastossa voi olla luku ”alustavat määrärahat”. Nämä määrärahat otetaan talousarvioon, kun vakavien perusteiden nojalla on epävarmuutta tarvittavien määrärahojen määrästä tai talousarvioon otettujen määrärahojen toteuttamismahdollisuudesta.

9. Tulot muodostuvat

a) osallistuvien jäsenvaltioiden maksamista rahoitusosuuksista, jotka perustuvat bruttokansantulon (BKTL) mukaiseen asteikkoon;

b) muista tuloista, mukaan lukien vähennykset henkilöstön palkoista ja viraston pankkitileiltä kertyvät korot.

Esityksessä yleiseksi talousarvioksi on käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja varten erityisiä budjettikohtia, joissa ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan ennakoitujen tulojen määrä.

10. Johtokunta hyväksyy yksimielisesti esityksen yleiseksi talousarvioksi viimeistään kunkin vuoden joulukuun 31 päivänä. Tällöin johtokunnan puheenjohtajana toimii viraston johtaja tai hänen nimeämänsä edustaja taikka johtokunnan jäsen viraston johtajan pyynnöstä. Toimitusjohtaja julistaa talousarvion hyväksytyksi ja antaa sen tiedoksi osallistuville jäsenvaltioille.

11. Jollei esitystä yleiseksi talousarvioksi ole hyväksytty varainhoitovuoden alkuun mennessä, menoihin voidaan käyttää kuukausittain talousarvion kunkin luvun tai muun jaottelun osalta määrä, joka on enintään yksi kahdestoistaosa edellisen varainhoitovuoden talousarvioon avatuista määrärahoista. Tällä järjestelyllä viraston käyttöön asetetaan kuitenkin vain määrä, joka on enintään yksi kahdestoistaosa valmisteltavana olevaan esitykseen yleiseksi talousarvioksi otetuista määrärahoista. Johtokunta voi määräenemmistöllä toimitusjohtajan ehdotuksesta antaa luvan yhden kahdestoistaosan ylittäviin menoihin edellyttäen, että asianomaisen varainhoitovuoden kokonaismäärärahat eivät ylitä edellisen varainhoitovuoden määrärahoja. Toimitusjohtaja voi pyytää suorittamaan tämän säännöksen mukaisesti luvan saaneiden määrärahojen kattamiseksi tarvittavat rahoitusosuudet, jotka on maksettava 30 päivän kuluessa rahoituspyynnön esittämisestä.

15 artikla

Lisätalousarvio

1. Väistämättömissä, poikkeuksellisissa tai odottamattomissa olosuhteissa toimitusjohtaja voi ehdottaa johtokunnalle lisätalousarvioesitystä.

2. Lisätalousarvioesitys laaditaan, esitetään, vahvistetaan ja annetaan tiedoksi samaa menettelyä noudattaen kuin yleinen talousarvio. Johtokunta toimii ottaen asianmukaisesti huomioon asian kyseisten olosuhteiden kiireellisyyden.

2 LUKU

Taloushallinnon toimijat ja talousarvion toteuttaminen moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti

16 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjän valtuudet ja tehtävät

1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävistä vastaa toimitusjohtaja. Tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa yleisen talousarvion näiden varainhoitosääntöjen sekä moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti omalla vastuullaan ja vahvistettujen määrärahojen rajoissa. Tulojen ja menojen hyväksyjä on vastuussa laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden vaatimusten noudattamisesta.

2. Toimitusjohtaja voi siirtää talousarvion toteuttamisvaltuudet neuvoston päätöksen (EU) 2016/1351 (4), jäljempänä ’viraston henkilöstösäännöt’, soveltamisalaan kuuluvalle viraston henkilöstölle näissä varainhoitosäännöissä määritettyjen edellytysten mukaisesti. Valtuutetut voivat toimia ainoastaan heille erikseen myönnettyjen valtuuksien rajoissa.

3. Ulkopuolisille yksiköille tai elimille voidaan siirtää sopimuksella teknisiä asiantuntijatehtäviä sekä sellaisia hallinto-, valmistelu- ja avustustehtäviä, joiden suorittaminen ei edellytä julkisen vallan eikä arviointiin liittyvän harkintavallan käyttöä.

4. Toimitusjohtaja ehdottaa johtokunnalle organisaatiorakennetta ja sisäisiä valvontajärjestelmiä, jotka soveltuvat hänen tehtäviensä suorittamiseen, ja panee ne täytäntöön ottaen asianmukaisesti huomioon toimintaympäristöön ja rahoitettavien toimien luonteeseen liittyvät riskit. Rakenteen ja järjestelmien luomisen yhteydessä tehdään riskianalyysi, jossa otetaan huomioon niiden kustannustehokkuus.

Johtokunta antaa hyväksyntänsä viraston organisatorista rakennetta koskeville päätöksille.

Toimitusjohtaja voi perustaa asiantuntija- ja neuvontatoimen, jonka tarkoituksena on tukea häntä hänen tehtäviinsä liittyvien riskien hallinnassa.

5. Tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää suoritettuja toimia koskevat tositteet viiden vuoden ajan päivästä, jona virastolle on päätetty myöntää vastuuvapaus yleisen talousarvion toteuttamisesta kyseisen vuoden osalta.

6. Päätöksen (YUTP) 2015/1835 31 artiklaa sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn.

17 artikla

Ennakkotarkastukset

1. Kaikille tapahtumille on suoritettava ainakin ennakkotarkastus, joka perustuu asiakirjatarkastukseen sekä saatavilla oleviin sellaisten aiempien tarkastusten tuloksiin, jotka koskevat tapahtuman toiminnallisia ja taloudellisia näkökohtia.

Ennakkotarkastukset kattavat tapahtuman luomisen ja sen tarkastamisen.

Tapahtuman luominen ja tarkastaminen on pidettävä erillään.

2. Tapahtuman luominen käsittää kaikki toimet, joilla valmistellaan viraston talousarvion toteuttamistoimien hyväksymistä.

3. Tapahtuman ennakkotarkastuksella tarkoitetaan kaikkia ennakkotarkastuksia, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on ottanut käyttöön toiminnallisten ja taloudellisten näkökohtien tarkastamiseksi. Jonkin muun henkilöstön jäsenen kuin tapahtuman luoneen henkilöstön jäsenen on suoritettava tapahtuman tarkastaminen.

4. Ennakkotarkastuksissa tarkastetaan vaadittujen tositteiden ja muiden käytettävissä olevien tietojen yhdenmukaisuus.

Tulojen ja menojen hyväksyjä päättää ennakkotarkastusten suorittamistiheydestä ja perusteellisuudesta ottaen huomioon riskit ja kustannustehokkuuden. Maksun vahvistamisesta vastuussa oleva tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää epäselvissä tapauksissa lisätietoja tai suorittaa tarkastuksen paikalla saadakseen ennakkotarkastuksen yhteydessä kohtuullisen varmuuden.

Ennakkotarkastusten tavoitteena on varmistaa, että

a) menot ja tulot ovat säännönmukaisia ja sovellettavien säännösten mukaisia;

b) edellä 11 artiklassa tarkoitettua moitteettoman varainhoidon periaatetta on noudatettu.

Tulojen ja menojen hyväksyjä voi tarkastuksissa katsoa, että joukko samankaltaisia yksittäisiä maksutapahtumia, jotka koskevat henkilöstön palkkoihin tai eläkkeisiin taikka virkamatka- tai sairauskulukorvauksiin liittyviä toistuvia menoja, muodostaa yhden tapahtuman.

18 artikla

Jälkitarkastukset

1. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi toteuttaa jälkitarkastuksia tarkastaakseen tapahtumat, jotka on jo hyväksytty ennakkotarkastusten pohjalta. Tällaiset tarkastukset voidaan toteuttaa riskianalyysiin perustuvan otannan avulla.

Jälkitarkastukset voidaan toteuttaa asiakirjojen pohjalta ja tarvittaessa paikalla.

2. Ennakko- ja jälkitarkastuksia ei saa suorittaa sama henkilöstö. Jälkitarkastuksista vastaavat henkilöstön jäsenet eivät saa olla ennakkotarkastuksista vastaavien henkilöstön jäsenten alaisia.

Taloustapahtumien hallinnointia valvovalla henkilöstöllä on oltava tarvittava ammatillinen pätevyys.

19 artikla

Vuotuiset kertomukset

Toimitusjohtaja esittää johtokunnalle vuosittain kertomuksen tehtäviensä suorittamisesta. Tätä varten toimitusjohtaja esittää viraston vuotuisen tilinpäätöksen 44 artiklassa esitettyjä määräaikoja noudattaen.

Viraston vuotuinen tilinpäätös muodostuu eri osista, joita ovat erityisesti:

a) toimintakertomus, jossa kuvataan varainhoitovuoden tärkeimmät tapahtumat;

b) tilinpäätöslaskelmat;

c) talousarvion toteuttamisselvitys.

Lopulliseen tilinpäätökseen liitetään tilinpitäjän ilmoitus, jonka mukaan vuotuinen tilinpäätös on laadittu sovellettavien kirjanpitoperiaatteiden, -sääntöjen ja -menetelmien mukaisesti.

Lopullinen tilinpäätös sisältää taloutta ja hallinnointia koskevat tiedot, myös tarkastusten tulokset, ja sen mukaan, jollei tulojen ja menojen tiettyihin aloihin liittyvissä varaumissa toisin mainita, toimitusjohtajalla on kohtuullinen varmuus siitä, että

a) kertomuksen tiedot ovat oikeat ja riittävät;

b) kertomuksessa kuvattuun toimintaan osoitetut varat on käytetty aiottuun tarkoitukseensa moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti;

c) käytössä olevat valvontamenettelyt antavat riittävät takeet siitä, että tilien perustana olevat toimet ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia. Toimintakertomuksesta on käytävä ilmi, vastaavatko tapahtumien tulokset asetettuja tavoitteita, millaisia riskejä tapahtumiin liittyy, miten käyttöön asetetut varat on käytetty ja miten tehokkaasti ja vaikuttavasti sisäiset valvontajärjestelmät toimivat, ja siihen on sisällyttävä yleisarvio tarkastusten kustannuksista ja hyödyistä.

20 artikla

Tilinpäätöslaskelma

1. Tilinpäätöslaskelmat laaditaan euroina ja ne sisältävät

a) taseen ja tuotto- ja kululaskelman, joista käyvät ilmi kaikki varat ja velat, taloudellinen asema sekä taloudellinen tulos edellisen vuoden 31 päivältä joulukuuta; ne esitetään 39 artiklassa tarkoitettujen kirjanpitosääntöjen mukaisesti;

b) rahavirtalaskelman, josta käyvät ilmi varainhoitovuoden kassaan- ja kassastamaksut sekä kassatilanne varainhoitovuoden lopussa;

c) nettovarojen muutoslaskelman, jossa esitetään yhteenveto vuoden aikana tapahtuneista muutoksista ja kertyneestä tuloksesta.

2. Tilinpäätöslaskelmien liitetiedoissa täydennetään ja tulkitaan 1 kohdassa tarkoitetuissa tilinpäätösasiakirjoissa esitettyjä tietoja ja annetaan kaikki kansainvälisesti hyväksytyn kirjanpitokäytännön edellyttämät lisätiedot, jos nämä tiedot ovat viraston toimintojen kannalta olennaisia.

21 artikla

Talousarvion toteuttamista koskeva selvitys

Viraston talousarvion toteuttamista koskevaan selvitykseen sisältyvät yleinen talousarvio sekä ad hoc -toimiin ja lisätuloihin liittyvät talousarviot, ja se laaditaan euroina. Talousarvion toteuttamista koskevan selvityksen rakenne on sama kuin talousarvion rakenne.

Se muodostuu seuraavista:

a) selvitys, johon yhdistellään kaikki varainhoitovuoden talousarviotapahtumat tuloina ja menoina;

b) liitetiedot, joissa täydennetään ja tulkitaan toteuttamista koskevassa selvityksessä esitettyjä tietoja.

22 artikla

Viraston taloudellisten etujen suojaaminen

1. Jos toimien varainhoitoon ja valvontaan osallistuva henkilöstön jäsen katsoo, että päätös, jonka soveltamista tai hyväksymistä hänen esimiehensä edellyttää, on sääntöjenvastainen tai vastoin moitteettoman varainhoidon periaatteita tai ammatillisia sääntöjä, joita asianomaisen henkilöstön jäsenen on noudatettava, hänen on ilmoitettava asiasta kirjallisesti toimitusjohtajalle, jonka on myös vastattava kirjallisesti. Jos toimitusjohtaja ei puutu asiaan tai vahvistaa alkuperäisen päätöksen tai toimeksiannon ja henkilöstön jäsen katsoo, että vahvistus ei ole kohtuullinen vastaus hänen esittämäänsä ongelmaan, henkilöstön jäsenen on ilmoitettava asiasta viraston johtajalle.

2. Jos kyseessä on laiton toiminta, petos tai lahjonta, joka saattaa vahingoittaa viraston tai sen jäsenten etuja, henkilöstön jäsenen on ilmoitettava asiasta sovellettavassa lainsäädännössä nimetyille viranomaisille ja elimille. Tilintarkastuslautakunnan ja viraston varainhoidon tarkastuksia suorittavien ulkopuolisten tarkastajien on ilmoitettava tulojen ja menojen hyväksyjälle epäillystä laittomasta toiminnasta, petoksesta tai lahjonnasta, joka saattaa vahingoittaa viraston tai sen jäsenten etuja.

23 artikla

Tilinpitäjä

1. Johtokunta nimittää tilinpitäjän, joka on viraston henkilöstösääntöjen alainen, joka on täysin riippumaton hoitaessaan tehtäviään virastossa ja joka on vastuussa johtokunnalle. Tilinpitäjällä on virastossa seuraavat tehtävät:

a) maksujen moitteeton suorittaminen, tulojen kantaminen ja vahvistettujen saamisten perintä;

b) kirjanpito, tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen tämän osaston 6 luvun sekä 19, 20 ja 21 artiklan mukaisesti;

c) kirjanpitosääntöjen ja tililuettelon täytäntöönpano tämän osaston 6 luvun mukaisesti;

d) sellaisten tulojen ja menojen hyväksyjän määräämien järjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja; tilinpitäjä valtuutetaan tätä varten tarkistamaan milloin tahansa, että hyväksymisperusteita on noudatettu;

e) kassanhallinta.

2. Tilinpitäjän on saatava tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea ja riittävä kuva viraston taloudellisesta asemasta ja talousarvion toteuttamisesta. Tulojen ja menojen hyväksyjän on taattava näiden tietojen luotettavuus.

3. Ennen kuin toimitusjohtaja hyväksyy tilinpäätöksen, tilinpitäjä varmentaa allekirjoituksellaan olevansa riittävän varma siitä, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan viraston taloudellisesta asemasta.

Ensimmäistä alakohtaa sovellettaessa tilinpitäjän on varmistettava, että tilinpäätös on laadittu 39 artiklassa tarkoitettujen kirjanpitosääntöjen mukaisesti ja että kaikki tulot ja menot on merkitty kirjanpitoon.

Tulojen ja menojen hyväksyjä tai hänen valtuuttamansa henkilöt vastaavat täysin hallinnoimiensa varojen asianmukaisesta käytöstä, valvonnassaan olevien menojen laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta sekä tilinpitäjälle toimitettujen tietojen täydellisyydestä ja oikeellisuudesta.

Tilinpitäjällä on toimivalta tarkastaa saamansa tiedot sekä toimittaa sellaiset muut tarkastukset, jotka hän katsoo tarpeellisiksi voidakseen varmentaa tilinpäätöksen allekirjoituksellaan.

Tilinpitäjä esittää tarvittaessa varaumia ja esittää täsmällisen selvityksen niiden luonteesta ja soveltamisalasta.

Jollei 4 kohdasta muuta johdu, vain tilinpitäjällä on toimivalta hoitaa käteisvaroja ja muita vastaavia varoja. Tilinpitäjä on vastuussa niiden säilyttämisestä.

4. Tilinpitäjä voi tehtäviään hoitaessaan siirtää joitain tehtäviään henkilöstön jäsenille, jotka ovat viraston henkilöstösääntöjen alaisia, jos tämä on välttämätöntä hänen tehtäviensä suorittamiseksi viraston varainhoitosääntöjen mukaisesti.

5. Johtokunta voi milloin tahansa päättää pidättää tilinpitäjän väliaikaisesti tai lopullisesti virantoimituksesta, tämän kuitenkaan rajoittamatta mahdollisia kurinpitotoimia. Siinä tapauksessa johtokunta nimeää väliaikaisen tilinpitäjän.

24 artikla

Taloushallinnon toimijoiden vastuu

1. Tämän päätöksen 16–26 artikla ei rajoita rikosoikeudellista vastuuta, joka saattaa aiheutua taloushallinnon toimijoille asiaan sovellettavan kansallisen lainsäädännön perusteella sekä viraston taloudellisten etujen suojaamista ja unionin virkamiesten tai jäsenvaltioiden virkamiesten lahjonnan torjumista koskevien voimassa olevien säännösten perusteella.

2. Tulojen ja menojen hyväksyjään tai tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi viraston henkilöstösääntöjen mukaisesti. Viraston tai sen jäsenten etuja mahdollisesti haittaava laiton toiminta, petos tai lahjonta on saatettava sovellettavassa lainsäädännössä nimettyjen viranomaisten ja elinten, erityisesti Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF), käsiteltäväksi.

3. Jokaista henkilöstön jäsentä voidaan vaatia korvaamaan kokonaan tai osittain viraston kärsimä vahinko, joka johtuu hänen tehtäviään hoitaessaan tai niiden yhteydessä tekemästään vakavasta virheestä. Nimittävä viranomainen tekee perustellun päätöksen toteutettuaan ensin sovellettavassa lainsäädännössä määrätyt kurinpitoseuraamuksia koskevat muodollisuudet.

4. Tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuvelvollisuuden osalta sovelletaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 73 artiklan 1 ja 2 kohtaa.

25 artikla

Eturistiriidat

1. Tämän päätöksen III osaston 2 luvussa tarkoitetut taloushallinnon toimijat tai talousarvion toteuttamiseen ja varainhallintoon, myös niiden valmistelua koskeviin toimiin, tilintarkastukseen tai varainhoidon valvontaan osallistuvat muut henkilöt eivät saa ryhtyä toimiin, joiden yhteydessä saattaa syntyä ristiriita henkilön omien etujen ja viraston etujen välille.

Kun tällainen riski on olemassa, kyseisen henkilön on pidätyttävä tällaisista toimista ja annettava asia ratkaistavaksi toimitusjohtajalle, joka vahvistaa kirjallisesti, onko kyseessä eturistiriita. Kyseisen henkilön on myös ilmoitettava asiasta lähimmälle esimiehelleen. Jos toimija on toimitusjohtaja itse, hänen on saatettava asia viraston johtajan käsiteltäväksi.

Kun eturistiriita todetaan, kyseisen henkilön on luovuttava kaikista asiaan liittyvistä toimista. Toimitusjohtaja tai, jos eturistiriita koskee toimitusjohtajaa, viraston johtaja toteuttaa mahdolliset muut asianmukaiset toimet.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu eturistiriita on olemassa, jos taloushallinnon toimijan tai muun 1 kohdassa tarkoitetun henkilön tehtävien puolueeton ja objektiivinen hoitaminen vaarantuu perhe- tai tunnesiteisiin, poliittiseen tai kansalliseen yhteenkuuluvuuteen tai taloudellisiin etuihin liittyvästä tai mistä tahansa muusta syystä, jossa asianomaisella ja varojen saajalla on yhteinen etu.

26 artikla

Tehtävien eriyttäminen

Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä hoitavat eri tehtäviä, joita ei voi yhdistää keskenään.

3 LUKU

Sisäinen tarkastus

27 artikla

Sisäisen tarkastajan nimittäminen, valtuudet ja tehtävät

1. Virasto järjestää sisäisen tarkastuksen tehtävän, jota on hoidettava asiaa koskevien kansainvälisten standardien mukaisesti.

2. Sisäinen tarkastaja ei saa olla tulojen ja menojen hyväksyjä eikä tilinpitäjä.

3. Sisäiset tarkastajat neuvovat virastoa riskienhallinnassa antamalla riippumattomia lausuntoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laadusta sekä antamalla suosituksia toimintojen toteuttamisedellytysten parantamiseksi ja moitteettoman varainhoidon edistämiseksi.

Sisäisen tarkastajan tehtävänä on erityisesti

a) arvioida sisäisten hallinnointijärjestelmien asianmukaisuutta ja vaikuttavuutta sekä yksiköiden toiminnan tuloksellisuutta ohjelmien ja toimien toteuttamisessa niihin liittyvien riskien kannalta;

b) arvioida kuhunkin talousarvion toteuttamistoimeen sovellettavien sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestelmien tehokkuutta ja vaikuttavuutta.

4. Sisäisen tarkastajan tehtäväkenttään kuuluvat viraston kaikki toiminnot ja yksiköt. Sisäisen tarkastajan on saatava käyttöönsä rajoituksetta kaikki tiedot, joita hän tarvitsee tehtäviensä suorittamiseksi. Sisäinen tarkastaja tutustuu toimitusjohtajan vuosittain esittämään kertomukseen sekä muihin yksilöityihin tietoihin.

5. Sisäinen tarkastaja laatii vuotuisen tarkastussuunnitelman ja toimittaa sen toimitusjohtajalle.

6. Sisäinen tarkastaja tutustuu 19 artiklan mukaiseen tulojen ja menojen hyväksyjän kertomukseen sekä muihin yksilöityihin tietoihin.

7. Sisäinen tarkastaja antaa toimitusjohtajalle kertomuksen havainnoistaan ja suosituksistaan.

Sisäinen tarkastaja antaa kertomuksen myös seuraavissa mahdollisissa tapauksissa:

— kriittisiä riskejä ei ole poistettu eikä suosituksia ole noudatettu;

— edeltävinä vuosina annettujen suositusten täytäntöönpanossa on merkittäviä viiveitä.

Toimitusjohtajan on varmistettava tarkastusten perusteella annettujen suositusten täytäntöönpanon säännöllinen seuranta.

Toimitusjohtaja toimittaa johtokunnalle vuosittain kertomuksen, joka sisältää yhteenvedon tehtyjen sisäisten tarkastusten lukumäärästä ja tyypistä, annetuista suosituksista ja näiden suositusten johdosta toteutetuista toimista. Johtokunta tarkastelee näitä tietoja ja sitä, onko suositukset pantu täysimääräisesti ja oikea-aikaisesti täytäntöön.

8. Virasto asettaa sisäisen tarkastajan yhteystiedot kaikkien menotapahtumiin osallistuvien luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden saataville, jotta nämä voivat ottaa luottamuksellisesti yhteyttä sisäiseen tarkastajaan.

9. Sisäisen tarkastajan kertomukset ja havainnot asetetaan yleisön saataville vasta, kun sisäinen tarkastaja on vahvistanut niiden täytäntöön panemiseksi toteutetut toimet.

28 artikla

Sisäisen tarkastajan riippumattomuus

Sisäisen tarkastajan riippumattomuus, sisäisen tarkastajan vastuu virkatehtäviensä hoitamisesta ja sisäisen tarkastajan oikeus nostaa kanne Euroopan unionin tuomioistuimessa määritetään asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 100 artiklan mukaisesti.

4 LUKU

Tulo- ja menotapahtumat

29 artikla

Tulojen toteuttaminen

1. Tulojen toteuttamiseen kuuluu saamisennusteiden laatiminen, perittävien saamisten vahvistaminen sekä aiheettomasti suoritettujen määrien takaisin periminen. Siihen kuuluu tarvittaessa myös mahdollisuus luopua vahvistetuista saamisista.

2. Aiheettomasti maksetut määrät peritään takaisin.

Jos saamisia ei ole peritty veloitusilmoituksessa määrättyyn eräpäivään mennessä, tilinpitäjä ilmoittaa siitä tulojen ja menojen hyväksyjälle ja aloittaa viipymättä menettelyn saamisen perimiseksi oikeusteitse, soveltuvin osin myös kuittaamalla tai, jos tämä ei ole mahdollista, pakkoperintämenettelyllä.

Aikoessaan luopua vahvistetun saamisen perimisestä kokonaisuudessaan tai osittain tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että luopuminen on asianmukainen sekä moitteettoman varainhoidon ja suhteellisuuden periaatteiden mukainen. Luopumispäätös on perusteltava. Luopumispäätöksessä on mainittava perintätoimien toteuttaminen sekä ne oikeudelliset seikat ja muut tosiseikat, joihin päätös perustuu.

Tilinpitäjä pitää perittävistä erääntyneistä määristä luetteloa. Viraston saamiset on ryhmiteltävä luettelossa perintämääräyksen antamisajankohdan mukaan. Tilinpitäjän on myös ilmoitettava päätökset, joiden mukaan vahvistettujen saamisten perimisestä luovutaan kokonaan tai osittain. Luettelo lisätään viraston vuotuiseen tilinpäätökseen.

3. Velasta, jota ei ole maksettu takaisin veloitusilmoituksessa määrättyyn eräpäivään mennessä, peritään korkoa komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (5) 83 artiklan mukaisesti.

4. Viraston saamiset kolmansilta ja kolmansien saamiset virastolta vanhentuvat viidessä vuodessa.

30 artikla

Jäsenvaltioiden rahoitusosuus viraston yleiseen talousarvioon

1. Rahoitusosuuksien määrittäminen sovellettaessa bruttokansantuloon perustuvaa asteikkoa tapahtuu seuraavasti:

a) bruttokansantuloon perustuvaa asteikkoa sovellettaessa rahoitusosuudet jakautuvat niiden jäsenvaltioiden kesken, joilta rahoitusosuutta edellytetään, Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 41 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua bruttokansantulon mukaan määräytyvää asteikkoa noudattaen ja neuvoston päätöksen 2007/436/EY, Euratom (6) tai muun sen korvaavan päätöksen mukaisesti;

b) kunkin rahoitusosuuden laskennassa käytetään unionin viimeisimpään talousarvioon liitetyssä taulukossa ”Yleisen talousarvion rahoitus omien varojen lajien ja jäsenvaltioiden mukaan” olevassa sarakkeessa ”BKTL-varat” olevia tietoja. Kunkin sellaisen jäsenvaltion rahoitusosuus, jolta rahoitusosuutta edellytetään, on suhteutettu kyseisen jäsenvaltion bruttokansantulon osuuteen niiden jäsenvaltioiden yhteenlasketusta bruttokansantulosta, joilta rahoitusosuuksia edellytetään.

2. Rahoitusosuuksien maksuaikataulu on seuraava:

a) osallistuvat jäsenvaltiot maksavat viraston yleisen talousarvion rahoittamiseen tarkoitetut rahoitusosuutensa kolmena tasasuuruisena eränä viimeistään asianomaisen varainhoitovuoden maaliskuun, kesäkuun ja lokakuun 15 päivänä. Virasto lähettää rahoituspyyntökirjeet osallistuville jäsenvaltioille vähintään 60 päivää ennen erien maksupäiviä;

b) jos hyväksytään lisätalousarvio, osallistuvien jäsenvaltioiden on maksettava tarvittavat rahoitusosuutensa 60 päivän kuluessa rahoituspyynnön esittämisestä;

c) kukin jäsenvaltio maksaa oman rahoitusosuutensa suorittamisesta johtuvat pankkikulut;

d) jollei vuotuista talousarviota ole hyväksytty viimeistään marraskuun 30 päivänä, virasto voi jäsenvaltion pyynnöstä esittää kyseiselle jäsenvaltiolle yksittäisen alustavan rahoituspyynnön, jossa tarkoitettu rahoitusosuus on maksettava 60 päivän kuluessa rahoituspyynnön esittämisestä.

Kun maksu suoritetaan määräajassa ja virasto vastaanottaa sen viimeistään kymmenen päivän kuluttua määräajan jälkeen, virastolle ei makseta 29 artiklan 3 kohdassa tarkoitettua korkoa. Jos maksu on myöhässä enemmän kuin kymmenen päivää, koko viivästyksen ajalta peritään viivästyskorkoa.

31 artikla

Menojen toteuttaminen

1. Tulojen ja menojen hyväksyjä tekee menojen toteuttamiseksi talousarviositoumuksia ja oikeudellisia sitoumuksia, vahvistaa menoja ja hyväksyy maksuja sekä suorittaa alustavat toimet määrärahojen toteuttamiseksi.

2. Talousarviositoumus on toimi, jolla maksuihin tarvittavat määrärahat varaudutaan suorittamaan talousarviosta myöhemmin oikeudellisten sitoumusten mukaisesti. Oikeudellinen sitoumus on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä luo tai vahvistaa velvoitteen, josta aiheutuu meno. Talousarviositoumukset ja oikeudelliset sitoumukset tekee sama tulojen ja menojen hyväksyjä, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa.

Talousarviositoumukset jakautuvat ryhmiin seuraavasti:

a) talousarviositoumus on yksittäinen, jos edunsaaja ja menon määrä on yksilöity;

b) talousarvioon tehdään kokonaissitoumus, jos vähintään yksi yksittäisen sitoumuksen tunnuspiirre on yksilöimättä;

c) talousarviositoumus on alustava, jos se on tarkoitettu kattamaan juoksevia hallintomenoja, joiden määrää tai lopullisia maksunsaajia ei ole lopullisesti vahvistettu.

Useamman kuin yhden varainhoitovuoden aikana toteutettavia toimia koskevat talousarviositoumukset voidaan jakaa usealle eri varainhoitovuodelle vuotuisiin eriin ainoastaan silloin, kun perussäädöksessä niin säädetään, tai silloin, kun ne liittyvät hallintomenoihin.

3. Kaikista menoeristä tehdään sitoumus, ja ne vahvistetaan, hyväksytään ja maksetaan.

Menoja vahvistaessaan tulojen ja menojen hyväksyjä:

a) tarkastaa, että velkojalla on oikeus saamiseen;

b) määrittää tai tarkastaa saamisen aiheellisuuden ja määrän;

c) tarkastaa ne edellytykset, joilla saaminen voidaan vaatia maksettavaksi.

Menon hyväksyminen on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle ohjeet maksaa vahvistettu meno tarkistettuaan, että määrärahat ovat käytettävissä.

4. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä talousarviositoumus jokaisesta toimenpiteestä, josta voi aiheutua meno viraston talousarvioon, ennen kuin hän voi tehdä oikeudellisen sitoumuksen kolmansiin osapuoliin nähden.

5. Viraston kolmivuotisen suunnittelukehyksen ensimmäiseen vuoteen on sisällyttävä johtokunnan antama lupa viraston toimintamenoihin sen toiminta-aloilla edellyttäen, että tässä kohdassa vahvistetut osatekijät on ilmoitettu selkeästi.

Suunnittelukehyksessä on esitettävä yksityiskohtaiset tavoitteet ja odotetut tulokset. Siihen on myös sisällyttävä kuvaus rahoitettavista toimista ja maininta kullekin toimelle osoitetusta määrästä.

Viraston kolmivuotisen suunnittelukehyksen ensimmäiseen vuoteen tehdyt merkittävät muutokset hyväksytään samalla menettelyllä kuin alkuperäinen suunnittelukehys.

Johtokunta voi antaa viraston tulojen ja menojen hyväksyjälle oikeuden tehdä vähäisiä muutoksia suunnittelukehykseen.

32 artikla

Määräajat

Menojen maksamisessa on noudatettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 92 artiklassa ja delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 111 artiklassa vahvistettuja määräaikoja ja menettelyjä.

5 LUKU

Talousarvion toteuttaminen

33 artikla

Julkiset hankinnat

1. Julkisiin hankintoihin sovelletaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ja delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 V osastoa, jollei tämän artiklan 2 ja 3 kohdasta muuta johdu.

2. Jos hankinnan arvo on 60 000 euron ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 118 artiklassa säädettyjen kynnysarvojen välillä, voidaan käyttää delegoidussa asetuksessa (EU) N:o 1268/2012 vahvistettua menettelyä, joka koskee arvoltaan enintään 60 000 euron vähäisiä hankintoja.

3. Virasto voi tehdä hankinnan käyttämättä julkisiin hankintoihin sovellettavaa menettelyä hankkiessaan Euroopan komissiolta, toimielinten yhteisiltä virastoilta, neuvoston asetuksella (EY) N:o 2965/94 (7) perustetulta Euroopan unionin elinten käännöskeskukselta tai muilta unionin elimiltä näiden tuottamia tavaroita, palveluja tai työsuorituksia.

34 artikla

Yhteishankinnat

1. Virasto voi pyytää saada osallistua hankintaviranomaisena komission tai toimielinten yhteisiin hankintamenettelyihin tai muiden unionin elinten tai laitosten hankintamenettelyihin.

2. Virasto voi käyttää yhteisiä hankintamenettelyjä jäsenvaltioiden kanssa toteutettujen, esimerkiksi päätöksen (YUTP) 2015/1835 IV luvussa tarkoitettujen yhteistyötoimien yhteydessä.

3. Kun virasto toteuttaa hankintamenettelyn yhdessä yhden tai useamman jäsenvaltion hankintaviranomaisen kanssa, noudatetaan virastoon sovellettavia menettelysäännöksiä.

Kun yhden tai useamman jäsenvaltion hankintaviranomaiselle kuuluva tai sen hallinnoima osuus hankinnan arvioidusta kokonaisarvosta on vähintään 50 prosenttia, tai muissa asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, sovelletaan menettelysääntöjä, joista säädetään Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2014/24/EU (8), Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2009/81/EY (9) tai muissa unionin säädöksissä, joita voidaan mahdollisesti soveltaa ottaen huomioon kyseessä oleva kohde.

4. Virasto voi tehdä hallinnollisten tarpeidensa täyttämiseksi tarvittavat hankinnat yhdessä sijaintijäsenvaltionsa hankintaviranomaisten kanssa. Tällöin sovelletaan delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 133 artiklaa soveltuvin osin.

35 artikla

Asiantuntijat

Asiantuntijoiden valinnassa virasto voi soveltaa delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 287 artiklan säännöksiä, jollei ohjelman, jonka täytäntöönpano on annettu viraston tehtäväksi, perussäädöksessä ole vahvistettu jotain erityistä menettelyä. Tällaisille asiantuntijoille maksetaan etukäteen ilmoitettuun kiinteämääräiseen summaan perustuva korvaus, ja heidät valitaan heidän ammatillisen pätevyytensä perusteella.

Ulkopuoliset asiantuntijat valitaan heille annettavien tehtävien edellyttämän osaamisen, kokemuksen ja tietämyksen perusteella sekä syrjimättömyyden, yhdenvertaisen kohtelun ja eturistiriitojen välttämisen periaatteiden mukaisesti.

36 artikla

Avustukset

Avustuksiin sovelletaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ja delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 VI osastoa, jollei perustamissäädöksen erityisistä säännöksistä muuta johdu.

37 artikla

Palkinnot

1. Palkintoihin sovelletaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ja delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 VII osastoa, jollei tämän artiklan 2 kohdasta muuta johdu.

2. Jos palkintokilpailun yksikköarvo on vähintään 10 000 euroa, sen julkaisemisen edellytyksenä on, että se on esitetty viraston suunnittelukehyksessä.

38 artikla

Muutoksenhakukeinoista ilmoittaminen

1. Jos tulojen ja menojen hyväksyjän menettelytoimi vaikuttaa haitallisesti hakijan, tarjoajan, tuensaajan tai toimeksisaajan oikeuksiin, siinä ilmoitetaan käytettävissä olevat hallinnolliset ja/tai oikeudelliset muutoksenhakukeinot toimen riitauttamiseksi.

2. Erityisesti on ilmoitettava muutoksenhaun luonne, elin tai elimet, joiden käsiteltäväksi asia voidaan antaa, sekä muutoksenhakukeinojen käytön määräajat.

6 LUKU

Kirjanpito

39 artikla

Kirjanpitoon sovellettavat säännöt

Viraston on käytettävä kirjanpitojärjestelmää, joka tuottaa täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti.

Viraston tilinpitäjä vahvistaa kansainvälisesti hyväksyttyjen julkisen sektorin tilinpäätösstandardien mukaisesti laaditut säännöt. Tilinpitäjä voi poiketa näistä standardeista, jos hän katsoo sen olevan tarpeen, jotta voidaan antaa oikea ja riittävä kuva varoista ja veloista, kuluista, tuotoista sekä kassavirrasta. Jos tilinpitäjä poikkeaa olennaiselta osin näistä standardeista, tilinpäätöslaskelmien liitetiedoissa ilmoitetaan tästä seikasta ja annetaan sille perustelut.

40 artikla

Kirjanpitoperiaatteet

Tilinpäätöslaskelmiin sisältyvät tiedot, myös tilinpäätöksen laatimisperiaatteita koskevat tiedot, on esitettävä tavalla, jolla varmistetaan niiden merkityksellisyys, luotettavuus, vertailukelpoisuus ja ymmärrettävyys. Tilinpäätöslaskelmat laaditaan 39 artiklan mukaisesti.

41 artikla

Kirjanpitojärjestelmä

1. Kirjanpitojärjestelmä muodostuu liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta. Molempia hoidetaan kalenterivuosittain ja euromääräisinä.

2. Liikekirjanpitoon merkitään aikajärjestyksessä kahdenkertaista kirjanpitoa noudattaen tapahtumat ja toimet, jotka vaikuttavat viraston taloudelliseen asemaan, rahoitustilanteeseen, varoihin ja velkoihin.

3. Talousarviokirjanpidon seurataan yksityiskohtaisesti viraston talousarvion toteuttamista. Siihen on kirjattava kaikki talousarvion toteuttamistoimet tuloina ja menoina.

42 artikla

Omaisuusluettelot

Viraston on laadittava omaisuusluettelot, joista käy ilmi kaikkien sen varallisuuteen kuuluvien aineellisten ja aineettomien hyödykkeiden sekä rahoitusomaisuuden määrä ja arvo. Viraston on tarkistettava, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta.

7 LUKU

Ulkoinen tarkastus ja petostentorjunta

43 artikla

Ulkoinen tarkastus

1. Johtokunta nimittää tilintarkastuslautakunnan suorittamaan viraston hallinnollisen ja toimintatalousarvion, tilinpäätöksen ja tilinpäätöslaskelmien ulkoisen tarkastuksen. Tarkastus suoritetaan hyväksyttyjen kansainvälisten tilintarkastusstandardien mukaisesti ja, jos johtokunta antaa hyväksyntänsä, lisätoimeksiannon mukaisesti.

Lautakunta antaa vähintään kolmen vuoden välein riippumattomia vakuutuksia ja lausuntoja johtokunnalle siitä, että viraston toimet on toteutettu moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Tämän tehtävän suorittamiseksi lautakunta voi turvautua väliaikaiseen lisähenkilöstöön johtokunnan kanssa sovitun mukaisesti.

2. Tilintarkastuslautakunta muodostuu vähintään kolmesta tilintarkastajasta, jotka ovat eri osallistuvista jäsenvaltioista, ja heitä avustaa lautakunnan nimeämä henkilöstö. Tällaiset henkilöstön jäsenet voivat toimia tehtävissään niin kauan kuin heidät nimittänyt tilintarkastuslautakunnan jäsen toimii tehtävässään.

3. Tilintarkastuslautakunnan jäsenet nimitetään kolmen peräkkäisen tilintarkastuksen ajaksi. On huolehdittava oikeudenmukaisesta vuorottelusta niiden osallistuvien jäsenvaltioiden kesken, jotka haluavat antaa käyttöön tilintarkastajia.

4. Johtokunta nimittää tilintarkastuslautakunnan jäsenet osallistuvien jäsenvaltioiden esittämien ehdokkaiden joukosta. Ehdokkaiden on mieluiten oltava osallistuvien jäsenvaltioiden korkeimman kansallisen tilintarkastuslaitoksen jäseniä ja heidän on annettava riittävät takeet turvallisuudesta ja riippumattomuudesta. Heidän on oltava tarpeen mukaan käytettävissä viraston puolesta suoritettaviin tehtäviin. Näitä tehtäviä suoritettaessa

a) lautakunnan jäsenten ja heidän avustajiensa palkan maksaa tilintarkastuselin, jonka palveluksessa he ovat, ja virasto maksaa vain heidän virkamatkakulunsa viraston säännöissä säädetyin perustein;

b) jäsenet eivät saa pyytää eivätkä ottaa vastaan neuvoja muilta kuin johtokunnalta; tilintarkastustehtävässään tilintarkastuslautakunta ja sen jäsenet ovat täysin riippumattomia ja vastuussa ainoastaan ulkoisen tarkastuksen suorittamisesta;

c) jäsenet selvittävät toimeksiantonsa tulokset vain johtokunnalle;

d) jäsenet tarkistavat, että viraston hallinnoimat tulot ja menot on toteutettu sovellettavaa lainsäädäntöä sekä moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen.

5. Tilintarkastuslautakunta valitsee joka vuosi puheenjohtajansa tulevaa varainhoitovuotta varten. Se hyväksyy jäsentensä suorittamiin tilintarkastuksiin sovellettavat säännöt, jotka ovat korkeimpien kansainvälisten tilintarkastusstandardien mukaiset. Tilintarkastuslautakunta hyväksyy jäsentensä laatimat tilintarkastuskertomukset ennen niiden toimittamista toimitusjohtajalle ja johtokunnalle.

6. Tilintarkastajien on huolehdittava tilintarkastustehtävänsä kuluessa tietoonsa saamien tietojen salassapidosta ja tietosuojasta kyseisiin tietoihin sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

7. Tilintarkastajilla on oikeus saada viipymättä ja ilman ennakkovaroitusta tutustua tuloja ja menoja koskeviin asiakirjoihin ja millä tahansa tietovälineillä tallennettuihin tietoihin sekä pääsy tiloihin, joissa kyseisiä asiakirjoja ja tietovälineitä säilytetään. He voivat tehdä niistä kopioita. Viraston tulojen ja menojen toteuttamiseen osallistuvien henkilöiden on avustettava toimitusjohtajaa ja menojen tilintarkastuksesta vastaavia henkilöitä siinä määrin kuin se on tarpeen näiden toimeksiannon toteuttamiseksi. Tilintarkastukseen liittyvät menot katetaan yleisestä talousarviosta.

8. Johtokunta voi toimitusjohtajan tai jonkin jäsenvaltion ehdotuksesta päättää tapauskohtaisesti käyttää muita ulkoisia elimiä erityisiin tarkastuksiin koordinoiden toimet tilintarkastuslautakunnan toimeksiannon kanssa.

9. Osallistuvien jäsenvaltioiden kansalliset tilintarkastusviranomaiset voivat erityistapauksissa omalla kustannuksellaan ja johtokunnan suostumuksella saada kaikki tiedot ja tarkastaa kaikki asiakirjat, jotka ne katsovat tarpeellisiksi kunkin kansallisen osuuden tarkastamiseksi tai hallitukselle ja parlamentille raportoimiseksi, rajoittamatta muiden osallistuvien jäsenvaltioiden oikeuksia ja tilintarkastuslautakunnan vastuuta sekä noudattaen viraston sääntöjä, etenkin tietosuojasääntöjä.

44 artikla

Vuotuinen tilintarkastus ja vastuuvapaus viraston talousarvion toteuttamisesta

1. Toimitusjohtaja toimittaa varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden maaliskuun 31 päivään mennessä tilintarkastuslautakunnalle tarkastelua ja lausuntoa varten ehdotuksen 19 artiklassa tarkoitetuksi viraston vuotuiseksi tilinpäätökseksi.

2. Tilintarkastuslautakunta toimittaa varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden kesäkuun 30 päivään mennessä toimitusjohtajalle vuotuisen tilintarkastuskertomuksensa, johon sisältyy lautakunnan lausunto ja huomautukset 1 kohdassa tarkoitetusta ehdotuksesta vuotuiseksi tilinpäätökseksi.

3. Toimitusjohtaja toimittaa varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden heinäkuun 15 päivään mennessä johtokunnalle lopullisen tarkastetun vuotuisen tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen sekä viraston vastaukset.

4. Johtokunta hyväksyy tarkastetun vuotuisen tilinpäätöksen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden lokakuun 30 päivään mennessä ja myöntää toimitusjohtajalle ja tilinpitäjälle vastuuvapauden varainhoitovuodelta.

5. Kun johtokunta on hyväksynyt tarkastetun vuotuisen tilinpäätöksen, siitä ilmoitetaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

6. Tilinpitäjän on säilytettävä kirjanpito ja omaisuusluettelo kokonaisuudessaan viiden vuoden ajan siitä päivästä, jona häntä koskeva vastuuvapaus on myönnetty.

45 artikla

OLAF

1. OLAF voi suorittaa tutkimuksia, mukaan lukien paikalla tehtäviä selvityksiä ja tarkastuksia, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU, Euratom) No 883/2013 (10) ja neuvoston asetuksessa (Euratom, EY) N:o 2185/96 (11) säädettyjä säännöksiä ja menettelyjä noudattaen, jotta voidaan määrittää, liittyykö viraston rahoittamaan avustukseen tai hankintaan petos, lahjonta tai muu laiton toiminta, joka vaikuttaa viraston taloudellisiin etuihin.

2. Viraston sopimuksiin ja päätöksiin on sisällyttävä säännökset, joilla nimenomaisesti annetaan tilintarkastuslautakunnalle ja OLAFille valtuudet tehdä tällaisia tarkastuksia ja tutkimuksia toimivaltansa mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 1 kohdan soveltamista.

IV OSASTO

LISÄTULOIHIN SOVELLETTAVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET

46 artikla

Lisätulot

1. Virasto voi päätöksen (YUTP) 2015/1835 2 artiklan mukaisen tehtävänsä puitteissa ottaa vastaan lisätuloja tiettyyn tarkoitukseen:

a) unionin yleisestä talousarviosta tapauskohtaisesti ja noudattaen täysin siihen sovellettavia sääntöjä, menettelyjä ja päätöksentekotapoja;

b) jäsenvaltioilta, kolmansilta mailta tai muilta kolmansilta osapuolilta, jollei johtokunta toisin päätä kuukauden kuluessa siitä, kun se on saanut tällaiset tiedot virastolta.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu tulo voidaan käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon se on osoitettu.

3. Lisätulojen hallinnointiin liittyvät hallinnolliset lisäkustannukset katetaan tarvittaessa kyseessä oleviin lisätuloihin liittyvästä talousarviosta.

4. Edellä olevan III osaston 2–7 luvun säännöksiä sovelletaan lisätuloihin, jollei asiaankuuluvissa sopimuksissa määrätä erilaisista säännöistä, joiden on joka tapauksessa oltava II osastossa vahvistettujen talousarvioperiaatteiden mukaisia.

5. Mahdollinen lisätuloista johtuva ylijäämä toteuttamiskauden lopussa katsotaan niiden antamiseen osallistuneiden toimijoiden käytettävissä olevaksi määrärahaksi, joka palautetaan niille. Niitä voidaan käyttää myös muihin asiaankuuluvissa sopimuksissa määrättyihin tarkoituksiin tai, jollei johtokunta toisin päätä kuukauden kuluessa siitä, kun se on saanut tällaiset tiedot virastolta, muihin asianomaisen toimijan ehdottamiin tarkoituksiin.

6. Tilinpitäjä toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että lisätulojen ja niitä vastaavien määrärahojen käyttöä seurataan erikseen. Näin ollen lisätuloista johtuvista rahoitusosuuksista pidetään kirjaa erikseen, ja ne käytetään sen tarkoituksen mukaisesti, johon ne on osoitettu. Avoimuuden vuoksi ne myös talletetaan erillisille pankkitileille. Lisäksi ne esitetään erikseen 21 artiklassa säädetyssä viraston talousarvion toteuttamista koskevassa selvityksessä.

V OSASTO

AD HOC -TOIMIIN LIITTYVIIN TALOUSARVIOIHIN SOVELLETTAVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET

47 artikla

Viraston suorittama ad hoc -toimiin liittyvien talousarvioiden hallinnointi

1. Johtokunta voi päättää toimitusjohtajan tai jäsenvaltion ehdotuksesta, että jäsenvaltiot voivat antaa viraston vastattavaksi tiettyjen viraston toimialaan kuuluvien toimien hallinnoinnin ja varainhoidon päätöksen (YUTP) 2015/1835 IV luvun mukaisesti.

2. Johtokunta voi viraston ad hoc -hankkeiden ja -ohjelmien yhteydessä kyseisiin toimiin liittyvien järjestelyjen ehtojen mukaisesti valtuuttaa viraston tekemään sopimuksia ja avustussopimuksia sekä keräämään asianomaisilta jäsenvaltioilta tarvittavat osuudet etukäteen ja jäsenvaltioiden budjettirajoitukset huomioon ottaen tällaisten sopimusten ja avustussopimusten noudattamiseksi.

3. Tämän päätöksen III osaston 2–7 luvun säännöksiä sovelletaan päätöksen (YUTP) 2015/1835 19 tai 20 artiklan mukaisesti hyväksyttyihin ad hoc -toimiin, jollei ohjelman tai hankkeen perussäädöksissä säädetä erilaisista säännöistä, joiden on joka tapauksessa oltava tämän päätöksen II osastossa vahvistettujen talousarvioperiaatteiden mukaisia.

4. Mahdollinen ad hoc -hankkeista tai -ohjelmista johtuva ylijäämä katsotaan osallistuvien jäsenvaltioiden ja mahdollisten muiden niiden toteuttamiseen osallistuneiden toimijoiden käytettävissä olevaksi määrärahaksi, joka palautetaan niille toteuttamiskauden lopussa tai käytetään muihin asiaankuuluvissa sopimuksissa määrättyihin tai asiaankuuluvan jäsenvaltion tai toimijan päättämiin tarkoituksiin.

VI OSASTO

LOPPUSÄÄNNÖKSET

48 artikla

Muutokset

Viittausten asetukseen (EU, Euratom) N:o 966/2012 katsotaan sisältävän myös sen muutokset.

49 artikla

Päätöksen 2007/643/YUTP kumoaminen

Kumotaan päätös 2007/643/YUTP.

50 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

Tehty Brysselissä 4 päivänä elokuuta 2016. Neuvoston puolesta Puheenjohtaja M. LAJČÁK

(1) EUVL L 266, 13.10.2015, s. 55.

(2) EUVL L 269, 12.10.2007, s. 1.

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).

(4) Neuvoston päätös (EU) 2016/1351, annettu 4 päivänä elokuuta 2016, Euroopan puolustusviraston henkilöstösäännöistä ja päätöksen 2004/676/EY kumoamisesta (katso tämän virallisen lehden sivu 1).

(5) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1268/2012, annettu 29 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 soveltamissäännöistä (EUVL L 362, 31.12.2012, s. 1).

(6) Neuvoston päätös 2007/436/EY, Euratom, tehty 7 päivänä kesäkuuta 2007, Euroopan yhteisöjen omien varojen järjestelmästä (EUVL L 163, 23.6.2007, s. 17).

(7) Neuvoston asetus (EY) N:o 2965/94, annettu 28 päivänä marraskuuta 1994, Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen perustamisesta (EYVL L 314, 7.12.1994, s. 1).

(8) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/24/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, julkisista hankinnoista ja direktiivin 2004/18/EY kumoamisesta (EUVL L 94, 28.3.2014, s. 65).

(9) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2009/81/EY, annettu 13 päivänä heinäkuuta 2009, hankintaviranomaisten ja hankintayksiköiden tekemien rakennusurakoita sekä tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta puolustus- ja turvallisuusalalla ja direktiivien 2004/17/EY ja 2004/18/EY muuttamisesta (EUVL L 216, 20.8.2009, s. 76).

(10) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 883/2013, annettu 11 päivänä syyskuuta 2013, Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta (EUVL L 248, 18.9.2013, s. 1).

(11) Neuvoston asetus (Euratom, EY) N:o 2185/96, annettu 11 päivänä marraskuuta 1996, komission paikan päällä suorittamista tarkastuksista ja todentamisista Euroopan yhteisöjen taloudellisiin etuihin kohdistuvien petosten ja muiden väärinkäytösten estämiseksi (EYVL L 292, 15.11.1996, s. 2).