FI Euroopan unionin virallinen lehti C 285/3

PÄÄTÖS HYVÄN HALLINTOTAVAN SÄÄNNÖSTÖSTÄ

2011/C 285/03

Johdanto

Syyskuun 6 päivänä 2001 Euroopan parlamentti hyväksyi päätöslauselman, jolla otettiin käyttöön hyvän hallintotavan säännöstö, jota Euroopan unionin toimielinten ja laitosten sekä niiden hallintojen ja toimihenkilöiden tulee noudattaa suhteissaan kansalaisiin.

Säännöstössä on otettu huomioon Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen oikeustapauskäytännön sisältämät eurooppalaisen hallinto-oikeuden periaatteet ja lisäksi se on saanut inspiraationsa kansallisista lainsäädännöistä.

Säännöstön asema

Euroopan unionin perusoikeuskirjajulistus annettiin Nizzan huippukokouksen yhteydessä joulukuussa 2000 ja siitä on nyt tullut osa Euroopan perustuslaillisen sopimuksen II osaa.

Perusoikeuskirja sisältää kansalaisten perusoikeuden hyvään hallintoon (41 artikla) ja oikeuden kannella Euroopan oikeusasiamiehelle hallinnollisesta epäkohdasta Euroopan unionin toimielinten ja laitosten toiminnassa (43 artikla).

Tämän säännöstön tavoitteena on selvittää yksityiskohtaisemmin, mitä perusoikeuskirjan oikeus hyvään hallintoon tarkoittaa käytännössä.

Hyvän hallintotavan säännöstö Cedefopin henkilökunnalle

a) Laadukas palvelu

Cedefopin ja sen henkilöstön tehtävänä on palvella yhteisön etua ja siten yleistä etua.

Yleisö odottaa oikeutetusti laadukasta palvelua ja avointa, helposti lähestyttävää ja hyvin hoidettua hallintoa.

Laadukas palvelu edellyttää keskuksen henkilöstöltä kohteliaisuutta, objektiivisuutta ja tasapuolisuutta.

b) Tavoite

Täyttääkseen hyvää hallintotapaa koskevat velvollisuutensa erityisesti suhteissaan yleisöön Cedefop sitoutuu noudattamaan päivittäisessä työssään tämän säännöstön mukaista hyvää hallintotapaa tavoitteenaan parantaa Euroopan kansalaisille tarjottavaa palvelua.

c) Soveltamisala

Säännöstö sitoo kaikkia henkilöstösäännöissä sekä muuhun henkilöstöön sovellettavissa säännöissä tarkoitettuja henkilöstön jäseniä. Kuitenkin myös yksityisoikeudellisessa työsuhteessa olevien henkilöiden, kansallisten viranomaisten lähettämien asiantuntijoiden, harjoittelijoiden ja muiden Cedefopin lukuun työskentelevien on noudatettava työssään tätä säännöstöä.

Cedefopin ja sen henkilöstön välisiä suhteita sääntelevät yksinomaan henkilöstösäännöt ja muuhun henkilöstöön sovellettavat säännöt.

1 artikla

Yleinen määräys

Cedefopin henkilöstön on suhteissaan yleisöön kunnioitettava tämän päätöksen sisältämiä periaatteita, jotka muodostavat hyvän hallintotavan säännöstön, jäljempänä ’säännöstö’.

2 artikla

Henkilöllinen soveltamisala

1. Säännöstöä sovelletaan kaikkiin virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön, joihin sovelletaan henkilöstösääntöjä ja muuhun henkilöstöön sovellettavia palvelussuhteen ehtoja, kun he ovat tekemisissä yleisön kanssa. Jäljempänä virkamiehellä tarkoitetaan sekä virkamiehiä että muita toimihenkilöitä.

2. Cedefop ryhtyy aiheellisiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tämän säännöstön määräyksiä sovelletaan myös muihin sen palveluksessa työskenteleviin henkilöihin, kuten henkilöihin, jotka työskentelevät yksityisoikeudellisen sopimuksen nojalla, tai kansallisista virkamieskunnista siirrettyihin asiantuntijoihin ja harjoittelijoihin.

3. Yleisöllä tarkoitetaan luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä siitä riippumatta, onko näiden asuinpaikka tai rekisteröity toimipaikka jäsenvaltiossa tai ei.

3 artikla

Asiallinen soveltamisala

1. Tämä säännöstö sisältää hyvän hallintotavan yleiset periaatteet, joita sovelletaan kaikkiin virkamiesten ja yleisön välisiin suhteisiin, jolleivät ne kuulu erityisten määräysten piiriin.

2. Tämän säännöstön periaatteita ei sovelleta viraston ja sen virkamiesten välisiin suhteisiin. Näistä suhteista määrätään henkilöstösäännöissä ja Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavissa palvelussuhteen ehdoissa.

4 artikla

Lainmukaisuus

Virkamiehen on noudatettava lakia ja sovellettava yhteisön lainsäädännössä annettuja sääntöjä ja menettelyjä. Virkamiehen on erityisesti huolehdittava siitä, että päätöksillä, jotka saattavat vaikuttaa yksityishenkilöiden oikeuksiin tai etuihin, on oikeusperusta, ja että niiden sisältö on lainmukainen.

5 artikla

Syrjinnästä pidättäytyminen

1. Käsitellessään yleisön esittämiä pyyntöjä ja päätöksiä tehdessään virkamiehen on varmistettava, että yhdenvertaisen kohtelun periaatetta kunnioitetaan. Samassa tilanteessa olevia yleisön jäseniä on kohdeltava samalla tavoin.

2. Jos kohtelussa ilmenee eroja, virkamiehen on varmistettava, että erot ovat perusteltuja kyseisen tapauksen objektiivisten ja merkittävien piirteiden vuoksi.

3. Virkamiehen on erityisesti vältettävä kaikkea yleisön jäsenten välistä epäoikeudenmukaista syrjintää, joka perustuu kansalaisuuteen, sukupuoleen, rotuun tai etniseen alkuperään, uskontoon tai vakaumukseen, vammaisuuteen, ikään tai sukupuoliseen suuntautumiseen.

6 artikla

Suhteellisuus

1. Päätöksiä tehdessään virkamiehen on varmistettava, että toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa tavoitteisiin nähden.

Virkamiehen on erityisesti vältettävä kansalaisten oikeuksien rajoittamista tai vaatimusten kohdistamista kansalaisiin, jos kyseiset rajoitukset tai vaatimukset eivät ole kohtuullisessa suhteessa toiminnan tavoitteisiin.

2. Päätöksiä tehdessään virkamiehen on pyrittävä yksityishenkilöiden etujen ja yleisten etujen oikeudenmukaiseen tasapainoon.

7 artikla

Vallan väärinkäytöstä pidättäytyminen

Valtuuksia on käytettävä yksinomaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne kyseisissä säädöksissä annetaan. Virkamiehen on erityisesti vältettävä valtuuksien käyttämistä tarkoituksiin, joilla ei ole oikeusperustaa tai jotka eivät ole perusteltavissa julkisen edun nimissä.

8 artikla

Puolueettomuus ja riippumattomuus

1. Virkamiehen on oltava puolueeton ja riippumaton. Virkamiehen on pidättäydyttävä kaikista mielivaltaisista toimista, jotka vaikuttavat kielteisesti yleisön jäseniin, sekä kaikesta suosivasta kohtelusta syystä riippumatta.

2. Virkamiehen käyttäytymistä eivät koskaan saa ohjata minkäänlaiset ulkopuoliset vaikutteet, kuten poliittiset vaikutteet tai henkilökohtaiset edut.

3. Virkamiehen on pidättäydyttävä osallistumasta päätöksentekoon, joka koskee hänen omaa etuaan tai hänen perheensä, sukulaistensa, ystäviensä tai tuttaviensa etua.

9 artikla

Objektiivisuus

Päätöksiä tehdessään virkamiehen on otettava huomioon keskeiset seikat, painottaen kutakin niistä aiheellisella tavalla, ja suljettava kaikki asiaankuulumattomat seikat tarkastelun ulkopuolelle.

10 artikla

Perustellut odotukset ja johdonmukaisuus

1. Virkamiehen on toimittava johdonmukaisesti sekä oman hallintokäytäntönsä että Cedefopin hallinnollisen toiminnan suhteen. Virkamiehen on noudatettava Cedefopin tavanomaisia hallintokäytäntöjä, jollei hänellä ole laillista syytä poiketa kyseisistä käytännöistä yksittäistapauksessa.

2. Virkamiehen on kunnioitettava perusteltuja ja kohtuullisia odotuksia, joita yleisön jäsenillä on Cedefopin aikaisemman toiminnan valossa.

11 artikla

Oikeudenmukaisuus

Virkamiehen on toimittava oikeudenmukaisesti ja kohtuullisesti.

12 artikla

Palveluperiaate

1. Virkamiehen on suhteissaan yleisöön oltava palveluhenkinen, asiallinen, kohtelias ja yleisön käytettävissä. Vastatessaan kirjeisiin, puheluihin tai sähköpostiviesteihin virkamiehen on pyrittävä parhaansa mukaan toimimaan avuliaasti ja vastaamaan esitettyihin kysymyksiin henkilökunnan jäsenen ammatillisten velvollisuuksiensa mukaisesti.

2. Jos virkamies ei ole vastuussa kyseisestä asiasta, hänen on ohjattava kansalainen asiasta vastaavan virkamiehen puoleen.

3. Jos tapahtuu virhe, joka vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, virkamiehen on esitettävä anteeksipyyntönsä.

13 artikla

Kirjeisiin vastaaminen kansalaisen kielellä

Virkamiehen on varmistettava, että kaikki unionin kansalaiset tai yksityishenkilöt, jotka kirjoittavat virastolle jollakin yhteisön kielistä, saavat vastauksen samalla kielellä.

14 artikla

Vastaanottoilmoitus ja asiasta vastaavan virkamiehen osoittaminen

1. Kaikista Cedefopille lähetetyistä kirjeistä on lähetettävä vastaanottoilmoitus 15 työpäivän kuluessa, paitsi jos vastaus asiakysymykseen voidaan lähettää tuon ajan kuluessa.

2. Vastauksessa tai vastaanottoilmoituksessa on ilmoitettava asiaa käsittelevän virkamiehen nimi ja puhelinnumero sekä yksikkö, johon tämä kuuluu.

3. Vastaanottoilmoitusta tai vastausta ei tarvitse lähettää tapauksissa, joissa kirjeet tai valitukset ovat häiritseviä liiallisen määränsä takia tai itseään toistavan tai aiheettoman luonteensa vuoksi.

15 artikla

Velvollisuus siirtää asia viraston asiasta vastaavaan yksikköön

1. Jos Cedefopille osoitettu kirje tai valitus on osoitettu tai välitetty yksikölle tai jaostolle, joka ei ole toimivaltainen käsittelemään sitä, Cedefopin yksiköiden on varmistettava, että asiakirja välitetään viipymättä Cedefopin asiasta vastaavaan yksikköön.

2. Kirjeen tai valituksen alun perin vastaanottaneen yksikön on ilmoitettava sen esittäjälle tästä siirrosta sekä ilmoitettava sen virkamiehen nimi ja puhelinnumero, jolle asiakirja on välitetty.

16 artikla

Oikeus tulla kuulluksi ja antaa lausuntoja

1. Yksityishenkilöiden oikeuksia tai etuja koskevissa tapauksissa virkamiehen on varmistettava, että puolustautumisoikeutta kunnioitetaan päätöksentekoprosessin kaikissa vaiheissa.

2. Kaikilla yleisön jäsenillä on tapauksissa, joissa heidän oikeuksiinsa tai etuihinsa vaikuttava päätös tulee tehtäväksi, oikeus antaa kirjallisia lausuntoja ja tarvittaessa esittää suullisia huomautuksia ennen päätöksentekoa.

17 artikla

Päätöksenteon kohtuulliset määräajat

1. Virkamiehen on varmistettava, että kaikista Cedefopille esitetyistä pyynnöistä tai kanteluista tehdään päätös kohtuullisen määräajan kuluessa, viivyttelemättä ja joka tapauksessa viimeistään kahden kuukauden kuluttua niiden vastaanottamisesta. Sama määräys koskee yleisön lähettämiin kirjeisiin vastaamista.

2. Jos Cedefopille esitetystä pyynnöstä tai valituksesta ei siinä käsitellyn asian monimutkaisuuden vuoksi voida tehdä päätöstä edellä tarkoitetun määräajan kuluessa, virkamiehen on ilmoitettava tästä esittäjälle mahdollisimman pian. Tällaisessa tapauksessa lopullisesta päätöksestä on ilmoitettava esittäjälle mahdollisimman pian.

18 artikla

Päätösten perustelemisvelvollisuus

1. Kaikki Cedefopin päätökset, jotka saattavat vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, on perusteltava ilmoittamalla selvästi keskeiset tosiasiat ja päätöksen oikeusperusta.

2. Virkamiehen on vältettävä tekemästä päätöksiä, joiden perustelut ovat puutteelliset ja epämääräiset tai jotka eivät sisällä tapauskohtaisia perusteluja.

3. Jos samanlaiset päätökset koskevat niin suurta henkilöiden määrää, että päätöksen perusteluja ei voida yksityiskohtaisesti esittää, ja jos tästä johtuen annetaan vakiomuotoisia vastauksia, virkamiehen on taattava, että hän myöhemmin antaa tapauskohtaiset perustelut kansalaiselle, joka nimenomaisesti sellaisia pyytää.

19 artikla

Mahdollisuuksien osoittaminen

1. Sellaisessa Cedefopin päätöksessä, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, on viitattava käytettävissä oleviin valitusmahdollisuuksiin päätöksen vastustamiseksi. Päätöksessä on erityisesti ilmoitettava oikeussuojakeinojen luonteesta, elimistä, joissa niitä voidaan käyttää, sekä niiden käytön määräajoista.

2. Päätöksissä on erityisesti viitattava mahdollisuuteen nostaa kanne ja kannella oikeusasiamiehelle Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 263 ja 228 artiklassa määrätyllä tavalla.

20 artikla

Päätöksestä ilmoittaminen

1. Virkamiehen on varmistettava, että päätöksistä, jotka vaikuttavat yksityishenkilöiden oikeuksiin tai etuihin ilmoitetaan kyseiselle henkilölle tai kyseisille henkilöille kirjallisesti heti kun päätös on tehty.

2. Virkamiehen on pidättäydyttävä tiedottamasta päätöksestä muille lähteille ennen kuin kyseisille henkilöille on ilmoitettu.

21 artikla

Tietosuoja

1. Kansalaisen henkilötietoja käsittelevän virkamiehen on kunnioitettava Euroopan parlamentin ja neuvoston (1) yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetussa asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyjä periaatteita.

2. Virkamiehen on erityisesti vältettävä henkilötietojen käyttämistä laittomiin tarkoituksiin tai tällaisten tietojen välittämistä henkilöille, joilla ei ole niihin oikeutta.

22 artikla

Tiedustelut

1. Virkamiehen on vastuullaan olevissa tapauksissa vastattava yleisön jäsenten esittämiin tiedusteluihin. Virkamiehen on huolehdittava siitä, että annetut tiedot ovat selkeitä ja ymmärrettäviä.

2. Jos suullinen tiedustelu on liian monimutkainen tai liian kattava käsiteltäväksi, virkamiehen on pyydettävä kyseistä henkilöä esittämään pyyntönsä kirjallisesti.

3. Jos virkamiehen ei luottamuksellisuussyistä voi antaa pyydettyjä tietoja, hänen on tämän säännöstön 18 artiklan mukaisesti ilmoitettava kyseiselle henkilölle syyt, joiden vuoksi hän ei voi antaa tietoja.

4. Jos virkamieheltä pyydetään tietoja asioista, joista hän ei ole vastuussa, hänen on ohjattava pyynnön esittäjä asiasta vastaavan henkilön puoleen sekä ilmoitettava tämän nimi ja puhelinnumero. Jos virkamies saa toista yhteisön toimielintä tai laitosta koskevia tiedusteluja, hänen on ohjattava pyynnön esittäjä tuon toimielimen tai laitoksen puoleen.

5. Virkamiehen on aiheellisissa tapauksissa ja pyynnön aiheen mukaan ohjattava tietoja pyytävä henkilö Cedefopin tiedotuksesta vastaavan yksikön puoleen.

23 artikla

Pyynnöt saada tutustua asiakirjoihin

1. Kun pyydetään lupaa saada tutustua viraston asiakirjoihin, virkamiehen on annettava mahdollisuus tutustua näihin asiakirjoihin noudattaen Euroopan parlamentin ja neuvoston (2) asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 annettuja yleisiä periaatteita ja rajoituksia.

2. Jos virkamies ei voi noudattaa suullista pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, kansalaista on kehotettava esittämään pyyntö kirjallisesti.

24 artikla

Riittävä kirjanpito

Cedefopin on pidettävä riittävästi kirjaa saapuvasta ja lähtevästä postista, vastaanottamistaan asiakirjoista sekä toteuttamistaan toimenpiteistä.

25 artikla

Säännöstön julkinen saatavuus

1. Cedefop ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tämä säännöstö on mahdollisimman helposti julkisesti saatavilla kansalaisille. Erityisesti se varmistaa, että esitettä, joka sisältää tämän säännöstön esittelyn ja johon kuuluu koko teksti liitteenä, levitetään kansalaisille.

2. Cedefop antaa tämän säännöstön kopion jokaiselle sitä pyytävälle kansalaiselle.

26 artikla

Oikeus kannella Euroopan oikeusasiamiehelle

Jos virkamies laiminlyö tässä säännöstössä esitettyjen periaatteiden noudattamisen, asiasta voidaan kannella Euroopan oikeusasiamiehelle Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 228 artiklan ja Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön mukaisesti (3).

27 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä heinäkuuta 2011 ja korvaa aiemmat päätökset ja hyvän hallintotavan säännöstön sellaisena kuin se julkaistiin vuonna 2005. Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Thessalonikissa 22 päivänä kesäkuuta 2011 Cedefopin puolesta Christian F. LETTMAYR Vt. johtaja Tarja RIIHIMÄKI Johtokunnan puheenjohtaja

(1) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.

(2) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.

(3) Euroopan parlamentin päätös 94/262/EHTY, EY, Euratom oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista, EYVL L 113, 4.5.1994, s. 15 (suomenk. erityispainos: alue 1, nide 3, s. 0133).