KERTOMUS Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen (Lissabon) tilinpäätöksestä (varainhoitovuosi 1996) sekä keskuksen vastaukset (97/C 393/06)

1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen hallintoneuvostolle 8 päivänä helmikuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (1) 11 artiklan 11 kohdan mukaisesti.

1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätöksen varainhoitovuodelta 1996. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (2) 11 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (4), sellaisena kuin se on muutettuna 22 päivänä joulukuuta 1994 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 3294/94 (5), 11 artiklan 10 kohdan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla.

1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenetelmiä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa.

1.4. Kohdissa 1.14., 1.15., 1.17. ja 1.18. esitetyt havainnot osoittavat, että kaikki käytännöt eivät ole säännösten mukaisia ja että joidenkin määrien asianmukaisuudesta ei saatu varmuutta suoritettujen tarkastusten yhteydessä.

1.5. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös todettiin edellisessä kohdassa esitetyin varauksin luotettavaksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN HUUMAUSAINEIDEN JA NIIDEN VÄÄRINKÄYTÖN SEURANTAKESKUKSEN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA VARAINHOITOVUONNA 1996

Talousarviokirjanpito

1.6. Vaikka varainhoitovuosi 1996 oli seurantakeskuksen kolmas toimintavuosi, sen kirjanpitoyksiköllä ei ole vielä asianmukaista ohjelmistoa talousarviokirjanpitoa varten. Talousarvion toteuttamisen seurantaan käytetty väline ei ole varsinainen kirjanpitojärjestelmä (kirjauksia voidaan muuttaa ilman että muutoksista jää mitään jälkeä, yhteyttä yleiseen kirjanpitoon ei ole jne.).

Yleinen kirjanpito

1.7. Toimitettujen tarkastusten yhteydessä havaittiin huomattavia viiveitä tietojen kirjaamisessa yleiseen kirjanpitoon. Lisäksi voitiin todeta, että yleisen kirjanpidon ja talousarviokirjanpidon välistä kuukausittaista täsmäytystä ei suoritettu, vaikka sitä edellytetään yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen 136 artiklan 4 kohdan 2 alakohdassa.

1.8. Palautettavaksi haetun alv:n määrää ei seurattu kirjanpidossa. Varainhoitovuoden lopun taseessa oleva saldo (0,21 miljoonaa ecua) vietiin kirjanpitoon vasta tilien päättämisen yhteydessä.

1.9. Seurantakeskuksen kirjanpidossa käytetty menettely (keskuksen kirjanpidon järjestelmä, käytössä olevien ohjelmistojen toiminta, kirjanpitoon kuuluvien asiakirjojen sijainti jne.) on ainoastaan tilinpitäjän tiedossa. Tästä saattaa aiheutua hallinnollisia ongelmia tilinpitäjän poissa ollessa.

1.10. Tilinpitäjä vastaa myös varojen hallinnoinnista, ennakoiden hoidosta ja maksettavien laskujen hyväksymisestä (yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen 15 artiklan 1 kohdan noudattamatta jättäminen).

1.11. Kertomuksessa esitettyjen havaintojen nojalla voidaan todeta, että kirjanpitoa on parannettava mahdollisimman pian.

Sopimukset sekä hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea

1.12. Seurantakeskuksen hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea ei ole yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen säännösten mukainen, koska siihen ei kuulu edustajaa oikeudellisesta yksiköstä (64 artiklan 1 kohta).

1.13. Suurin osa tarkastetuista sopimuksista on tehty suoraan tai rajoitetun tarjouspyynnön perusteella (joskus ilman, että ennalta olisi esitetty kiinnostuksenilmaisupyyntö). Lisäksi tarjousten jättämiselle asetettu määräaika oli useimpien tarkastettujen sopimusten osalta liian lyhyt (noin 14 päivää).

Tuki Portugalin valtiolta

1.14. Kunnostustöistä aiheutuneet kustannukset ylittivät varainhoitovuonna 1996 Portugalin valtion vuonna 1995 myöntämän tuen. Seurantakeskus rahoitti kyseisen vajeen varainhoitoa koskevien sääntöjen vastaisesti talousarvion ulkopuolella omista varoistaan.

1.15. Taseeseen merkitty nettosaaminen Portugalin valtiolta on aiheeton. Se vastaa todellisuudessa kunnostustöihin liittyviä menoja, jotka olisi pitänyt kirjata talousarvioon.

Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätös (tase ja tulostili)

1.16. Varainhoitovuoden 1996 tilinpäätökseen kohdistuneissa tarkastuksissa kävi ilmi, että tilinpäätökseen sisältyy lukuisia virheitä, joista suurin osa on korjattu tilintarkastustuomioistuimen tarkastajien esittämien suositusten perusteella (kohdissa 1.14. ja 1.15. esitettyjä havaintoja lukuun ottamatta).

1.17. Seurantakeskuksen kirjanpitoyksikkö kirjasi talousarviokirjanpitoon maksuja yhteensä 0,04 miljoonaa ecua, minkä seurauksena talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito saatiin täsmäämään keskenään. Kyseisten kirjausten asianmukaisuudesta ei kyetty saamaan varmuutta tarkastusten yhteydessä käytössä olleen todentavan aineiston perusteella.

1.18. Seurantakeskus ei myöskään ole osoittanut taseen eri kohtiin (vastattavaa-puolella ja vastaavaa-puolella) jaetun noin 0,1 miljoonan ecun määrän asianmukaisuutta.

Siirretyt määrärahat

1.19. Varainhoitovuoteen 1997 siirretyt määrärahat olivat 2,56 miljoonaa ecua (2,43 miljoonaa ecua siirrettiin ilman eri toimenpiteitä ja 0,13 miljoonan ecun osalta oli kyse muista kuin automaattisista siirroista). Määrä vastaa 42,6 prosenttia varainhoitovuoden 1996 talousarviosta (6,01 miljoonaa ecua).

1.20. Suurin osa määrärahojen siirroista liittyi seurantakeskuksen toimintamenoja koskeviin budjettikohtiin.

Pankit

1.21. Seurantakeskus käyttää maksujen välitystiliä käteisvarojen siirtoja koskevaan tilinpitoon. Kyseisen tilin saldo olisi säännösten mukaan täsmäytettävä kuukausittain. Täsmäyttämistä ei ollut toteutettu tarkastusten suorittamisajankohtaan mennessä. Tilin loppuvuoden saldon muodostavista siirroista jälkikäteen toimitettujen tietojen ja niiden selvittämisen perusteella kävi ilmi, että joitakin siirtoja ei ollut suoritettu loppuun vielä vuoden 1997 toukokuussa (tämä määrä on osa kohdassa 1.18. mainittua saldoa).

Varainhoitovuoden lopun tilinpäätöstä koskevat havainnot

1.22. Varainhoitovuoden lopussa saamatta ollutta 0,16 miljoonan ecun suuruista komission tuen määrää, joka merkittiin varainhoitovuoden lopun tilinpäätöksen vastaavaa-puolelle, ei pitäisi laskea varainhoitovuoden tuloihin, sillä seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaan "varainhoitovuoden tulot on kirjattava sen vuoden kirjanpitoon, jona ne on kerätty". Näiden tilien saldo olisi merkittävä taseen vastattavaa-puolelle siirtovelkoihin.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 1997 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

(1) EYVL L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 10 kohdassa edellytetään, seurantakeskuksen kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1996 laadittiin 26. maaliskuuta 1997, jolloin seurantakeskuksen johtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 31. maaliskuuta 1997. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL L 341, 30.12.1994, s. 7.

LIITE

TAULUKKO 1 TASE VARAINHOITOVUOSILTA 1995 JA 1996

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu seurantakeskuksen toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

(1) Määrä vastaa käyttöomaisuutta ja vaihto-omaisuutta kuvaavia määriä.

EUROOPAN HUUMAUSAINEIDEN JA NIIDEN VÄÄRINKÄYTÖN VASTAUKSET

1.4. ja 1.5. Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus panee tyytyväisenä merkille tilintarkastustuomioistuimen yleisen havainnon seurantakeskuksen taloudellisen tilan vakaudesta, toimintojen laillisuudesta, sääntöjen noudattamisesta sekä pyrkii korjaamaan kohdassa 1.4. havaitut puutteet.

Seurantakeskus on täysin samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa havainnosta, joka koskee ennakoivan kirjanpidon oikean työvälineen puuttumista. Vuoden 1995 alusta lähtien seurantakeskus yhdessä muiden virastojen kanssa etsii ratkaisua toimivan ennakoivan kirjanpidon ohjelmaksi. Tätä varten yhdessä muiden virastojen kanssa esitetty tarjouskilpailu ei valitettavasti tuottanut yhtään hyväksyttävää ratkaisua.

Tässä yhteydessä virastot ovat harkinneet soveltaa Syncom 2 -järjestelmää, jonka käyttöä tutkitaan Euroopan komissiossa. Tätä järjestelmää pidetään liian raskaana virastojen tarpeisiin nähden, ja siksi esim. Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskus (Cedefop) on päättänyt itse virastojen tarpeiden kannalta olennaiseksi arvioiduista muutoksista. Seurantakeskus tukee tätä aloitetta.

Tämän uuden prosessin etenemisen johdosta seurantakeskus arvioi kykenevänsä ottamaan käyttöön toimivan ennakoivan kirjanpitojärjestelmän vuonna 1998.

1.7. - 1.11. Seurantakeskus on samaa mieltä tuomioistuimen kanssa yleistä kirjanpitoa koskevista huomautuksista. Itse asiassa varainhoitovuonna seurantakeskuksen hallinnon toimintakyky on ollut hyvin rajoittunut. Koko ensimmäisen puolen vuoden aikana vain kaksi toimihenkilöä on hoitanut hallintoon liittyviä kaikkia tehtäviä: hekilöstöhallintoa, sopimuksia koskevaa hallintoa, talousarvion täytäntöönpanoa, maksuja ja kirjanpitoa. Tämä tilanne on väistämättä johtanut viiveisiin tietojen kirjanpitoon kirjaamisessa, eikä se ole sallinut tilien täsmäytystä eikä ALV:n kuukausittaista kirjaamista. Käytettävissä olevat henkilöstövoimavarat eivät myöskään sallineet välttää tehtävien kasaantumista kirjanpitäjälle.

Vuoden 1996 aikana seurantakeskus on tehnyt tarpeellisia aloitteita tilanteen parantamiseksi ja riittävän henkilöstön järjestämiseksi hyvän ennakoivan kirjanpidon varmistamiseksi. On myös perustettu hallinnon, talouden ja logistiikan osasto, jonne on hankittu eri tehtävien hoitamiseen tarpeellinen henkilökunta noudattaen tehtävien eriyttämisen periaatetta.

Ottaen huomioon henkilöstön hankinnan menettelyt ja viiveiden kiinnisaamisen, tämä parannus voi tuottaa näkyviä tuloksia vasta varainhoitovuonna 1997.

1.12. Seurantakeskuksen ei tarvitse noudattaa Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavaa varainhoitoasetusta, vaan oman varainhoitoasetuksensa säännöksiä, jotka on hyväksytty tilintarkastustuomioistuimen lausunnon jälkeen perustamisasetuksen 11 artiklan mukaisesti.

Näissä säännöksissä (vrt. seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosäännön 88 artikla) säädetään seurantakeskuksen hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean kokoonpanosta. Lisäksi niissä edellytetään, että komitean jäsenenä on seurantakeskuksen hallintopäällikkö. Seurantakeskuksen sisäisistä oikeusasioista vastaavana hänen katsotaan olevan "oikeusasioista vastuussa olevan yksikön edustaja", jonka osallistumista hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa antavan komitean työhön suositellaan Euroopan yhteisöjen talousarviota koskevan varainhoitoasetuksen 64 artiklassa. Seurantakeskus on kuitenkin valmis tutkimaan mahdollisuutta ottaa mukaan komiteaan virkamiehen, joka suoraan vastaa hankintoihin ja sopimuksiin liittyvistä oikeusasioista.

1.13. Seurantakeskus on samaa mieltä tuomioistuimen havainnoista. Itse asiassa aloittamisvaiheessa seurantakeskuksen on täytynyt vastata kiireellisiin haasteisiin (turvallisuuspalevelut, siivous, vakuutukset jne.), joita varten se on tehnyt sopimuksia suoraan sellaisten yksityisten yritysten kanssa, jotka jo toimittavat palveluita komission Lissabonin toimistolle (komission säännöllisten tarjouspyyntöjen tuloksena).

Tarjousten jättämisen määräajan suhteen seurantakeskus on tuomioistuimen havaintojen mukaisesti pidentänyt määräaikaa neljään viikkoon vuonna 1997.

1.14. ja 1.15. Seurantakeskus on samaa mieltä tuomioistuimen havainnoista. Esille tuotu ongelma johtuu siitä, että Portugalin hallituksen tuki oli viety kirjanpitoon vuoden 1995 talousarvion ulkopuolella. Seurantakeskus tunnustaa, että olisi ollut oikeampaa ottaa tuki mukaan talousarvioon. Sitä vastoin mitä tulee tämän tuen ulkopuolisiin töihin, ne on luettu kuuluviksi vuoden 1997 talousarvioon.

1.16. Yleistä kirjanpitoa koskevat kohtiin 1.7.-1.11. liittyvät seurantakeskuksen kannanotot ovat myös sovellettavissa taloudellista tilaa koskeviin havaintoihin.

1.17. Tuomioistuimen mainitsemat ennakoivan kirjanpidon ja kirjanpidon väliset erot on saatettu sääntöjen mukaisiksi lopullisen taseen laatimisen yhteydessä. Seurantakeskuksella on käytössään kaikki näitä merkintöjä tukevat asiakirjat, joiden perusteiden oikeellisuuden tuomioistuin voi tarkastaa seuraavan tarkastuksen yhteydessä.

1.18. OEDT:n hallussa on nyt kaikki asiakirjat, jotka tukevat joko ennakoivaan kirjanpitoon tai yleiseen kirjanpitoon tehtyjä kohdistamisia. OEDT arvioi, että tuomioistuimen seuraava tarkastus sallii vahvistaa tehtyyjen kirjausten perusteiden oikeellisuuden.

1.19. ja 1.20. Seurantakeskuksen varsinaisen toiminnan ensimmäistä vuotta 1996 luonnehtivat huomattavat viiveet, jotka johtuivat siitä, että hallintoneuvosto hyväksyi vastaavat ohjelmat myöhäisessä vaiheessa. Lisäksi hallintoneuvosto hyväksyi vuosien 1995-1996 operationaalisen työohjelman vasta maaliskuun kokouksessaan vuonna 1995, ja tämä pakotti seurantakeskuksen ensisijaisesti panemaan täytäntöön vuonna 1996 vuodelta 1995 siirretyn talousarvion. Tämä lumipallovaikutus pitkittyi vuoteen 1997 saakka huolimatta tämän vakavan alkuvirheen asteittaisesta korjaamisesta.

Vuoden 1996 toimintasuunnitelman toimeenpanoa ei siis ollut mahdollista aloittaa ennen vuoden 1996 viimeistä neljännestä. Kyseiset siirrot koskevat enimmäkseen vuoden 1996 maksumääräyksiä (automaattiset tilisiirrot), ja vähäisemmässä määrin maksusitoumuksia (ei automaattiset tilisiirrot). Seurantakeskus on tästä huolimatta kyennyt käyttämään 5,826 miljoonaa ecua vuonna 1996, eli 97 prosenttia käytettävissä olevasta talousarviosta.

1.21. Tilin "käynnissä olevat tilisiirrot" kuukausittaisen täsmäämisen puute on aiheuttanut yleisessä kirjanpidossa olevat viiveet, joita on tutkittu kohdassa 1.7.

Mitä tulee tuomioistuimen mainitsemiin siirtoihin "käynnissä olevat tilisiirrot", seurantakeskuksella on nyt käytössään kaikki todisteasiakirjat ja se arvioi, että tuomioistuimen seuraava tarkastus sallii varmistaa tehtyjen kirjausten perusteiden oikeellisuuden.

1.22. Seurantakeskus on samaa mieltä tuomioistuimen huomautuksesta. Vuoden 1997 tase esitetään tämän mukaisesti.