FI Euroopan unionin virallinen lehti C 45/2

EUROPOLIN YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN ASIAKIRJA N:o 29/2009,

joka on annettu 22 päivänä kesäkuuta 2009,

ja jossa säädetään sen työjärjestyksestä

(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)

2010/C 45/02

YHTEINEN VALVONTAVIRANOMAINEN, joka

ottaa huomioon neuvoston päätöksen Euroopan poliisiviraston (Europol) (jäljempänä ’Europol-päätös’) (1) perustamisesta ja erityisesti sen 34 artiklan 7 kohdan,

sekä katsoo, että yhteisen valvontaviranomaisen tehtävänä on laatia työjärjestys jäsentensä kahden kolmasosan enemmistöllä,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN TYÖJÄRJESTYKSEN:

SISÄLLYSLUETTELO

I OSASTO Yhteisen valvontaviranomaisen tehtävät ja toimivaltuudet

1 artikla Tehtävät

2 artikla Toimivaltuudet

3 artikla Komiteat

II OSASTO Yhteisen valvontaviranomaisen työjärjestys

4 artikla Jäsenyys

5 artikla Puheenjohtaja

6 artikla Työskentelymenetelmät

7 artikla Oikeus tutustua asiakirjoihin

8 artikla Toimitilojen tarkastukset ja asiantuntijat

9 artikla Menettely säännöksien noudattamatta jättämisessä

10 artikla Pöytäkirjat

11 artikla Toimintakertomus

III OSASTO Muutoksenhakukomitean työjärjestys

12 artikla Muutoksenhakukomitean tehtävät

13 artikla Jäsenyys

14 artikla Riippumattomuus ja puolueettomuus

15 artikla Puheenjohtaja

16 artikla Edustaminen

17 artikla Kielet

18 artikla Menettelyn vireillepano

19 artikla Alustava harkinta

20 artikla Lisätiedot

21 artikla Oikeus tutustua menettelyn asiakirjoihin

22 artikla Kuuleminen

23 artikla Todistajien ja asiantuntijoiden kuuleminen

24 artikla Loppulausunnot

25 artikla Pöytäkirjat

26 artikla Päätökset ja salassapitovelvollisuus

27 artikla Ilmoitukset

28 artikla Kustannukset

29 artikla Oikeusturva

IV OSASTO Loppusäännökset

30 artikla Sihteeristö

31 artikla Salassapitovelvollisuus

32 artikla Talousarvio ja kustannukset

33 artikla Työjärjestyksen muuttaminen

34 artikla Arviointi

35 artikla Työjärjestyksen voimaantulo

I OSASTO

YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN TEHTÄVÄT JA TOIMIVALTUUDET

1 artikla

Tehtävät

1. Yhteisen valvontaviranomaisen tehtävänä on Europol-päätöksen mukaisesti valvoa ja tarkastaa Europolin toimintaa sen varmistamiseksi, että Europolin hallussa olevien tietojen säilyttäminen, käsittely ja käyttö eivät loukkaa yksilön oikeuksia. Lisäksi valvontaviranomainen valvoo Europolista peräisin olevien tietojen siirron lainmukaisuutta (Europol-päätöksen 34 artiklan 1 kohdan ensimmäinen ja toinen lause).

2. Tätä tarkoitusta varten yhteisellä valvontaviranomaisella on seuraavat tehtävät:

a) seuraaviin asioihin liittyvien kysymysten tutkiminen: — Europol-päätöksen soveltaminen ja tulkinta Europolin toimintaan liittyvän henkilötietojen käsittelyn ja käytön osalta (Europol-päätöksen 34 artiklan 3 kohta), — jäsenvaltioiden kansallisten valvontaviranomaisten riippumattomasti suorittama valvonta (Europol-päätöksen 34 artiklan 3 kohta), — tiedonsaantioikeuden käyttäminen (Europol-päätöksen 34 artiklan 3 kohta), — yhdenmukaistettujen ehdotusten laatiminen yhteisten ratkaisujen löytämiseksi havaittuihin ongelmiin (Europol-päätöksen 34 artiklan 3 kohta).

b) analyysitietokannan rekisteriselosteen (Europol-päätöksen 16 artiklan 2 kohta) sekä tietokannan säilyttämistä koskevien päätösten tutkiminen (Europol-päätöksen 16 artiklan 3 kohta);

c) kaikkiin Europolin henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn käytettäviin sähköisiin tietokantoihin kohdistuvien hakujen valvontamekanismien tutkiminen (Europol-päätöksen 18 artikla);

d) yksityishenkilön pyynnöstä sen tutkiminen, onko Europolin toiminta henkilötietojen keräämisessä, tallentamisessa, käsittelyssä ja käytössä lainmukaista ja asianmukaista (Europol-päätöksen 30 artiklan 7 kohta);

e) neuvonta seuraavissa asioissa: — uuden henkilötietojen käsittelyjärjestelmän perustaminen (Europol-päätöksen 10 artiklan 2 kohta); — Europol-päätöksen 25 artiklan asianmukaiseen soveltamiseen tarvittavat toimenpiteet (Europol-päätöksen 25 artiklan 7 kohta); — tietojen käsittelyyn Europol-päätöksen 10 artiklan 4 kohdassa mainittuun tarkoitukseen (Europol-päätöksen 10 artiklan 4 kohta) liittyvät ehdot; — hakemistotoiminnon suunnitteluun liittyvät menettelyt, mukaan luettuina Europol-päätöksen 15 artiklan 4 kohdassa tarkoitetut hakemistotoiminnon käyttöoikeudet (Europol-päätöksen 15 artiklan 4 kohta); — Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun analyysitietokannan soveltamissäännöt (Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohta); — Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa ja 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja Europolin suhteita muihin tahoihin koskevat soveltamissäännöt (Europol-päätöksen 26 artiklan 1 kohdan b alakohta); — Europol-päätöksen 25 artiklan 3 kohdan c alakohdan toisessa luetelmakohdassa tarkoitetun yhteisymmärryspöytäkirjan sisältöä ja laatimistapaa koskevat säännöt (Europol-päätöksen 26 artiklan 2 kohta); — Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut sopimukset tai työjärjestelyt unionin tai yhteisön toimielinten, elinten, toimistojen ja virastojen kanssa siltä osin kuin kyse on henkilötietojen vaihdosta (Europol-päätöksen 22 artiklan 2 kohta); — Europol-päätöksen 23 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut sopimukset siltä osin kuin ne koskevat henkilötietojen vaihtoa (Europol-päätöksen 23 artiklan 2 kohta); — Europol-päätöksen 25 artiklan 3 kohdan c alakohdan toisessa luetelmakohdassa tarkoitettu yhteisymmärryspöytäkirja (Europol-päätöksen 25 artiklan 3 kohdan c alakohdan toinen luetelmakohta).

f) toimintakertomusten laatiminen säännöllisin väliajoin (Europol-päätöksen 34 artiklan 6 kohta);

g) yhteistyö muiden valvontaviranomaisten kanssa siinä määrin kuin se on tarpeen yhteisen valvontaviranomaisen tehtävien hoitamiseksi sekä tietojen käsittelyä koskevien sääntöjen ja menettelytapojen yhdenmukaisuuden parantamiseksi (Europol-päätöksen 34 artiklan 5 kohta).

2 artikla

Toimivaltuudet

1. Tehtäviensä hoitamiseksi yhteisellä valvontaviranomaisella on Europol-päätöksessä säädetyt toimivaltuudet.

2. Yhteisellä valvontaviranomaisella on erityisesti valtuudet hankkia tietoja Europolilta, saada käyttöönsä kaikki asiakirjat ja asiakirjatietokannat sekä oikeus tutustua Europolin tallentamiin tietoihin; lisäksi yhteiselle valvontaviranomaiselle on sallittava vapaa pääsy kaikkiin Europolin toimitiloihin milloin tahansa (Europol-päätöksen 34 artiklan 2 kohta). Tämä koskee myös tietokonelaitteistoja sekä ohjelmistoja koskevia tietoja sekä pääsyä niihin, mikäli se on tarpeen yhteisen valvontaviranomaisen tehtävien suorittamiseksi. Yksityiskohdat voidaan määrittää yhteisen valvontaviranomaisen ja Europolin hallintoneuvoston välisissä järjestelyissä.

3 artikla

Komiteat

1. Yhteinen valvontaviranomainen asettaa Europol-päätöksen 34 artiklan 8 kohdan mukaisen komitean.

2. Valvontaviranomainen voi asettaa yhden tai useamman sisäisen komitean ja päättää niiden kokoonpanosta ja tehtävistä Europol-päätöksen 34 artiklan 9 kohdan mukaisesti.

II OSASTO

YHTEISEN VALVONTAVIRANOMAISEN TYÖJÄRJESTYS

4 artikla

Jäsenyys

1. Yhteinen valvontaviranomainen muodostuu enintään kahdesta kunkin jäsenvaltion viideksi vuodeksi nimeämästä riippumattoman kansallisen valvontaviranomaisen jäsenestä tai edustajasta, jotka yhdessä muodostavat valtuuskunnan. Jokaisella jäsenellä voi olla varajäsen. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet ja heidän varajäsenensä nimeää kukin jäsenvaltio viideksi vuodeksi (Europol-päätöksen 34 artiklan 1 kohta); toimikauden voi uusia.

2. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet ja heidän varajäsenensä ovat riippumattomia; he eivät saa ottaa vastaan ohjeita tehtäviään suorittaessaan, ja he toimivat ainoastaan lain nojalla. Etenkään he eivät saa olla samaan aikaan minkään muun Europol-päätöksen nojalla perustetun elimen jäseniä eivätkä he saa kuulua Europolin henkilökuntaan.

Mikäli syntyy eturistiriita, kyseisen henkilön on ilmoitettava siitä ja pidättäydyttävä osallistumasta asiaa koskevaan keskusteluun ja päätöksentekoon. Henkilöltä voidaan tarvittaessa evätä osallistumisoikeus kokoukseen osallistuvien valtuuskuntien enemmistöllä salaisessa äänestyksessä. Kyseistä henkilöä kuullaan ennen osallistumisoikeuden epäämistä, mutta hän ei saa osallistua päätöksentekoon. Mikäli henkilö pidättäytyy osallistumasta tai häneltä evätään osallistumisoikeus, hänen tilalleen on kutsuttava varajäsen.

3. Vain henkilöt, joilla on tarvittava kelpoisuus, voidaan nimittää yhteisen valvontaviranomaisen jäseneksi tai varajäseneksi (Europol-päätöksen 34 artiklan 1 kohta). Erityistä huomiota on kiinnitettävä muutoksenhakukomitean jäsenten kelpoisuusvaatimuksiin.

4. Jos yhteisen valvontaviranomaisen varsinainen jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, häntä voi edustaa varajäsen.

5. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenyys päättyy, kun henkilö irtisanoutuu. Jäsenyys päättyy myös, kun jäsen luopuu kansallisen valvontaviranomaisen jäsenyydestä tai sen edustajuudesta, ellei kyseinen jäsenvaltio uudista jäsenen toimikautta. Nimitys jäseneksi voidaan kumota ainoastaan kansallisen lain mukaisesti. Tämä koskee myös varajäseniä.

5 artikla

Puheenjohtaja

1. Yhteinen valvontaviranomainen valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan äänistä kahden kolmasosan enemmistöllä kokoukseen osallistuvien valtuuskuntien kesken järjestetyssä salaisessa äänestyksessä. Varapuheenjohtaja ei saa kuulua samaan valtuuskuntaan kuin puheenjohtaja. Jos kukaan puheenjohtajaehdokkaista ei saa vaadittua enemmistöä ensimmäisellä äänestyskierroksella, käydään toinen äänestyskierros kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan kahden vuoden toimikaudeksi. Uudelleenvalinta toiselle, vuoden kestävälle toimikaudelle on mahdollista.

2. Puheenjohtaja edustaa yhteistä valvontaviranomaista ja johtaa sen kokouksia. Hän valvoo, että yhteisen valvontaviranomaisen työskentely on sujuvaa. Puheenjohtaja kutsuu yhteisen valvontaviranomaisen kokoukset koolle ja päättää kokouspaikasta, kokouspäivästä ja kellonajasta. Puheenjohtaja avaa ja päättää kokoukset. Puheenjohtaja valmistelee alustavan esityslistan ja varmistaa, että yhteisen valvontaviranomaisen päätökset pannaan täytäntöön.

3. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana, mikäli tämä on estynyt osallistumasta kokoukseen. Mikäli varapuheenjohtaja ei ole paikalla, varapuheenjohtajana toimii iältään vanhin jäsen. Yhteisen valvontaviranomaisen ensimmäisen kokouksen kutsuu koolle vanhin jäsen, joka myös johtaa kokousta siihen saakka, kunnes puheenjohtaja on valittu.

4. Yhteisen valvontaviranomaisen työn valmistelemiseksi jonkin tietyn asian osalta se voi puheenjohtajan ehdotuksesta nimetä jäsenten keskuudesta yhden tai useamman esittelijän. Kiireellisissä asioissa puheenjohtaja voi nimittää esittelijän oman asemansa nojalla. Tässä tapauksessa hänen on ilmoitettava asiasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille viipymättä.

5. Puheenjohtaja tai valtuuskuntien enemmistö voi pyytää läsnäolo-oikeutta Europolin johtajan kokouksiin sekä kutsua Europolin henkilöstön jäseniä, kansallisia asiantuntijoita, yhteyshenkilöitä ja muita henkilöitä omiin kokouksiinsa.

6 artikla

Työskentelymenetelmät

1. Yhteinen valvontaviranomainen kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa. Lisäksi se kokoontuu puheenjohtajan aloitteesta ja aina, kun vähintään kolme valtuuskuntaa esittää edellisessä kokouksessa kirjallisen kokoontumispyynnön perusteluineen tai suullisen pyynnön. Hallintoneuvoston puheenjohtajalla ja Europolin johtajalla on oikeus ehdottaa asioita otettavaksi esityslistalle sekä kehottaa yhteistä valvontaviranomaista kokoontumaan.

2. Lukuun ottamatta puheenjohtajan kiireellisiksi katsomia asioita kokouskutsu lähetetään hyvissä ajoin siten, että jäsenet saavat sen vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsun mukana lähetetään alustava esityslista ja kokouksessa tarvittavat asiakirjat, mikäli se on asiakirjojen luonteen mukaan mahdollista. Lopullinen esityslista hyväksytään jokaisen kokouksen alussa.

3. Yhteisen valvontaviranomaisen kokous on päätösvaltainen vain, jos läsnä on vähintään kaksi kolmasosaa valtuuskunnista. Päätökset tehdään kokoukseen osallistuvien valtuuskuntien yksinkertaisella enemmistöllä, ellei tässä työjärjestyksessä toisin määrätä. Jokaisella valtuuskunnalla on yksi ääni. Jos äänestys menee tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.

4. Yhteisen valvontaviranomaisen kokoukset eivät ole julkisia. Sen asiakirjojen on kuitenkin oltava julkisesti saatavilla 7 artiklan mukaisesti.

5. Yhteisen valvontaviranomaisen kokouksen perustana ovat asiakirjat ja asiakirjaluonnokset, jotka on tehty kaikilla Euroopan unionin toimielinten virallisilla kielillä. Poikkeukset tästä säännöstä sallitaan vain kiireellisissä asioissa. Jokaisella valtuuskunnalla on oikeus pyytää käännöstä omalle kielelleen.

6. Yhteinen valvontaviranomainen voi tehdä päätöksiä kirjallisessa menettelyssä, mikäli kaikki valtuuskunnat ovat hyväksyneet tämän menettelytavan kokouksessa. Kiireellisissä tapauksissa puheenjohtajalla on oikeus aloittaa kirjallinen menettely. Molemmissa tapauksissa puheenjohtaja toimittaa päätösluonnoksen yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille. Mikäli valtuuskunnat eivät vastusta kunkin valtuuskunnan viralliselle kielelle käännettyä päätösluonnosta puheenjohtajan asettaman määräajan kuluessa, joka on vähintään 14 päivää luonnoksen vastaanottamisesta, ehdotus katsotaan hyväksytyksi. Jos jokin valtuuskunta pyytää viiden päivän kuluessa päätösluonnoksen vastaanottamisesta, että yhteinen valvontaviranomainen käsittelee sitä suullisesti, kirjallinen menettely keskeytetään.

7 artikla

Oikeus tutustua asiakirjoihin

1. Kenellä tahansa luonnollisella henkilöllä tai oikeushenkilöllä on oikeus tutustua yhteisen valvontaviranomaisen asiakirjoihin tässä artiklassa määritettyjen periaatteiden, ehtojen ja rajoitusten mukaisesti.

2. Tämä artikla ei koske muutoksenhakuun liittyviä, Europol-päätöksen 34 artiklan 8 kohdan mukaisesti perustetulle komitealle osoitettuja asiakirjoja.

3. Rajoittamatta 4 ja 5 kohdan soveltamista asiakirjojen on oltava julkisesti saatavilla joko kirjallisesta hakemuksesta tai suoraan sähköisessä muodossa.

4. Yhteinen valvontaviranomainen epää oikeuden tutustua asiakirjaan sikäli kuin se on tarpeen

a) jäsenvaltioiden turvallisuuden ja yleisen järjestyksen suojelemiseksi tai rikosten ehkäisemiseksi;

b) kolmansien osapuolten oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi;

c) Europolin tehtävien asianmukaiseksi suorittamiseksi;

d) yhteisen valvontaviranomaisen tehtävien asianmukaiseksi suorittamiseksi;

sellaisten syiden takia, joihin nähden hakijan edut ovat toissijaisia.

5. Jos yhteisellä valvontaviranomaisella on hallussaan kolmannelta osapuolelta saatu asiakirja tai jos asiakirja sisältää tietoja kolmannesta osapuolesta, yhteinen valvontaviranomainen kuulee kolmatta osapuolta sen arvioimiseksi, voidaanko 4 kohdan mukaista poikkeusta soveltaa, mikäli ei ole selvää, onko asiakirja julkinen vai salainen. Oikeus tutustua Europolilta saatuihin asiakirjoihin on myös Europol-päätöksen 40 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen salassapitosuojaa koskevien sääntöjen alainen.

6. Mikäli poikkeuksia sovelletaan vain asiakirjan tiettyihin osiin, sen sisältämät muut tiedot on julkistettava.

7. Hakemukset asiakirjaan tutustumiseksi tehdään kirjallisesti, ja ne voi tehdä myös sähköisenä hakemuksena, jollakin Euroopan unionin toimielinten virallisella kielellä ja riittävän tarkasti, jotta yhteinen valvontaviranomainen pystyy tunnistamaan kyseisen asiakirjan. Hakijan ei tarvitse mainita syitä hakemukselleen.

8. Mikäli hakemus ei ole riittävän tarkka, yhteinen valvontaviranomainen pyytää hakijaa tarkentamaan hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä.

9. Jos hakemus koskee erittäin laajaa asiakirjaa tai hyvin suurta määrää asiakirjoja, yhteinen valvontaviranomainen voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti tasapuolisen ratkaisun löytämiseksi.

10. Yhteinen valvontaviranomainen antaa kansalaisille tietoa ja neuvontaa siitä, missä ja miten hakemuksia asiakirjoihin tutustumiseksi voidaan tehdä.

11. Yhteinen valvontaviranomainen kirjaa hakemuksen asiakirjaan tutustumiseksi viipymättä ja lähettää hakijalle vastaanottoilmoituksen. Hakemuksen kirjaamista seuraavan 20 arkipäivän aikana yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtaja joko myöntää oikeuden tutustua pyydettyyn asiakirjaan ja tarjoaa pääsyn siihen 14 kohdan mukaisesti kyseisen ajan kuluessa, tai puheenjohtaja ilmoittaa kirjallisesti syyt täydelliselle tai osittaiselle epäämiselle sekä ilmoittaa hakijalle tämän oikeudesta tehdä 13 kohdan mukainen uusi hakemus.

12. Poikkeustapauksissa, kun hakemus esimerkiksi koskee erittäin laajaa asiakirjaa tai jos kolmatta osapuolta on kuultava, 11 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan pidentää 20 arkipäivää, mikäli hakijalle ilmoitetaan tästä etukäteen yksityiskohtaisesti perustellen.

13. Kahdenkymmenen arkipäivän kuluessa siitä, kun hakija on vastaanottanut yhteiseltä valvontaviranomaiselta täydellisen tai osittaisen epäävän vastauksen hakemukseensa, hakija voi tehdä yhteiselle valvontaviranomaiselle uuden hakemuksen, jossa hän pyytää yhteistä valvontaviranomaista harkitsemaan päätöstään uudelleen.

14. Hakija voi tutustua asiakirjoihin valintansa mukaan paikan päällä tai hänelle lähetetään niistä kopiot, ja myös sähköinen kopio voidaan lähettää, mikäli sellainen on saatavilla. Hakijalta saa laskuttaa 20:n tai useamman A4-sivun kopiointi- ja lähetyskulut, mutta kulut eivät saa ylittää kopioinnista ja lähettämisestä todellisesti aiheutuneita kustannuksia. Asiakirjoihin paikan päällä tutustumisesta, alle 20:n A4-sivun kopioinnista ja suorasta pääsystä sähköisiin asiakirjoihin ei peritä maksua.

15. Mikäli yhteinen valvontaviranomainen tai muut toimielimet ovat jo julkistaneet asiakirjan ja hakija voi tutustua siihen helposti, yhteinen valvontaviranomainen voi täyttää velvoitteensa ilmoittamalla hakijalle, kuinka asiakirjan voi hankkia.

8 artikla

Toimipaikkojen tarkastukset ja asiantuntijat

1. Europol-päätöksen 34 artiklan mukaisten toimivaltuuksiensa puitteissa yhteinen valvontaviranomainen voi tehdä Europolissa tietosuojatarkastuksia.

2. Yhteinen valvontaviranomainen voi nimittää yhden tai useamman jäsenen suorittamaan tietosuojatarkastuksia. Yhteisen valvontaviranomaisen harkinnan mukaan jäsenten avustajiksi voidaan valita asiantuntijoita ainoastaan yhteisen valvontaviranomaisen etukäteen laatimasta luettelosta, joka on toimitettu tiedoksi Europolille. Luetteloon otettavat asiantuntijat valitaan kansallisista valvontaviranomaisista tai valtion virastoista, ellei heitä ole muutoin saatavilla. Kaikkien asiantuntijoiden on täytettävä oman maansa kansallisen lainsäädännön edellyttämät turvallisuusvaatimukset.

3. Mikäli puheenjohtaja katsoo jonkin tapauksen kiireelliseksi, hän voi nimittää kyseiset jäsenet ja asiantuntijat oman asemansa nojalla. Tässä tapauksessa hänen on ilmoitettava asiasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsenille viipymättä.

4. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, joiden tehtäväksi tarkastusten suorittaminen on annettu, raportoivat työnsä tuloksista yhteiselle valvontaviranomaiselle.

9 artikla

Menettely säännöksien noudattamatta jättämisessä

Jos yhteinen valvontaviranomainen toteaa, ettei henkilötietojen säilyttämisessä, käsittelyssä tai käytössä ole noudatettu Europol-päätöksen säännöksiä, se ilmoittaa tästä Europolin johtajalle ja pyytää tätä vastaamaan tietyn määräajan kuluessa. Jos yhteinen valvontaviranomainen pitää vastausta riittämättömänä tai jos sitä ei ole annettu määräajan kuluessa tai jos ilmenee muita ongelmia, se saattaa asian kirjallisesti hallintoneuvoston käsiteltäväksi (Europol-sopimuksen 34 artiklan 4 kohta). Muutoksenhakukomitean lopullisen päätöksen noudattamatta jättämisen katsotaan rikkovan Europol-päätöstä.

10 artikla

Pöytäkirjat

Kaikista yhteisen valvontaviranomaisen kokouksista tehdään pöytäkirja. Sihteeristö laatii pöytäkirjaluonnoksen puheenjohtajan johdolla, ja se annetaan yhteiselle valvontaviranomaiselle hyväksyttäväksi sen seuraavassa kokouksessa. Jokaisella jäsenellä on oikeus vaatia pöytäkirjaluonnosta muutettavaksi ottamalla huomioon kyseisen jäsenen kokouksessa tekemät huomautukset.

11 artikla

Toimintakertomus

1. Yhteinen valvontaviranomainen laatii toimintakertomuksen vähintään joka toinen vuosi. Hallintoneuvostolle annetaan mahdollisuus esittää huomautuksia, jotka liitetään toimintakertomukseen (Europol-päätöksen 34 artiklan 6 kohta), vähintään kuukautta ennen toimintakertomuksen toimittamista Euroopan parlamentille ja neuvostolle.

2. Yhteisen valvontaviranomaisen toimintakertomus toimitetaan asiasta vastaavalle Euroopan parlamentin valiokunnalle.

3. Yhteinen valvontaviranomainen julkaisee toimintakertomuksensa.

III OSASTO

MUUTOKSENHAKUKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

12 artikla

Muutoksenhakukomitean tehtävät

1. Muutoksenhakukomitea (jäljempänä ’komitea’) tutkii Europol-päätöksen 32 artiklan mukaisesti toimitetut muutoksenhaut.

2. Komitea tekee lopulliset päätökset 1 kohdassa tarkoitettujen asioiden osalta.

3. Komitealla on 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen toimivaltuuksien lisäksi tässä luvussa säädetyt toimivaltuudet.

13 artikla

Jäsenyys

1. Komiteaan kuuluu yhteisen valvontaviranomaisen jokaisesta valtuuskunnasta yksi pätevä jäsen. Jokaisella jäsenellä voi olla varajäsen. Yhteinen valvontaviranomainen nimittää komitean jäsenet ja heidän varajäsenensä viideksi vuodeksi vastaavan valtuuskunnan esityksestä; toimikauden voi myös uusia.

2. Komitean jäsenillä ja heidän varajäsenillään on oltava riittävä pätevyys 12 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen muutoksenhakujen tutkimiseksi; tähän kuuluu muun muassa oikeudellinen asiantuntemus sekä kokemus konfliktien ratkaisemisesta ja tietosuoja-asioista.

3. Jos komitean varsinainen jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, häntä voi edustaa varajäsen.

4. Jäsenyys komiteassa päättyy, kun kyseinen henkilö irtisanoutuu tai luopuu yhteisen valvontaviranomaisen jäsenyydestään. Tämä koskee myös varajäseniä.

14 artikla

Riippumattomuus ja puolueettomuus

1. Komitean jäsenet ja heidän varajäsenensä ovat riippumattomia ja puolueettomia; he eivät saa ottaa vastaan ohjeita yhteiseltä valvontaviranomaiselta eivätkä miltään toiseltakaan taholta tehtäviään suorittaessaan, ja he toimivat ainoastaan lain nojalla. Toimikautensa aikana jäsenet eivät saa osallistua mihinkään sellaiseen toimintaan, joka ei sovi yhteen komitean jäsenen riippumattomuus- ja puolueettomuusvaatimusten kanssa tai käytettävissä olemista koskevan vaatimuksen kanssa. Kansallisen valvontaviranomaisen nimissä tehtäviä tai tehtyjä toimia ei pidetä yhteensopimattomina komiteassa työskentelyn kanssa. Tämän kohdan määräykset koskevat myös varajäseniä.

2. Jos komitean jäsen tai varajäsen on ollut asiassa osallisena tavalla, jonka perusteella hänen puolueettomuuttaan on aihetta epäillä vakavasti, tai jos ilmenee muu seikka, joka voi vaarantaa muutoksenhaun moitteettoman käsittelyn, jäsenen tai varajäsenen on ilmoitettava tästä ja vetäydyttävä asian käsittelystä.

3. Jos jokin asianosainen pitää jäsentä tai varajäsentä esteellisenä 1 ja 2 kohdassa mainittujen perusteiden nojalla, komitea kuulee kyseistä henkilöä sekä muita asianosaisia ja päättää esteellisyydestä salaisessa äänestyksessä kyseisen henkilön poissa ollessa.

4. Mikäli henkilö ilmoittaa esteellisyydestään tai hänet jäävätään 3 kohdan nojalla, hänen tilalleen kutsutaan varajäsen.

15 artikla

Puheenjohtaja

1. Komitea valitsee jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan äänistä kahden kolmasosan enemmistöllä kokoukseen osallistuvien jäsenten kesken järjestetyssä salaisessa äänestyksessä. Jos kukaan puheenjohtajaehdokkaista ei saa vaadittua enemmistöä ensimmäisellä äänestyskierroksella, käydään toinen äänestyskierros kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajaa tai varapuheenjohtajaa ei voi valita komitean puheenjohtajaksi tai varapuheenjohtajaksi, eivätkä nämä voi olla saman valtuuskunnan jäseniä. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan kahden vuoden toimikaudeksi. Uudelleenvalinta toiselle, vuoden kestävälle toimikaudelle on mahdollista.

2. Puheenjohtaja johtaa komitean kokouksia. Hän valvoo, että sen työskentely on sujuvaa ja asianmukaista. Puheenjohtaja kutsuu komitean kokoukset koolle ja päättää kokouspaikasta, kokouspäivästä ja kellonajasta. Puheenjohtaja laatii alustavan esityslistan.

3. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana, mikäli tämä on estynyt osallistumasta kokoukseen. Mikäli varapuheenjohtaja ei ole paikalla, varapuheenjohtajana toimii vanhin jäsen. Komitean ensimmäisen kokouksen kutsuu koolle vanhin jäsen, joka myös johtaa kokousta siihen saakka, kunnes puheenjohtaja on valittu.

4. Komitea voi puheenjohtajansa ehdotuksesta nimetä jäsenten keskuudesta yhden tai useamman esittelijän neuvottelujensa valmistelua varten. Esittelijäksi nimetyn jäsenen on periaatteessa oltava samasta jäsenvaltiosta kuin muutoksenhakijan, tai jos hakija on unionin ulkopuolisen valtion kansalainen, esittelijän tulee olla hakijan valtioon läheisesti liittyvästä jäsenvaltiosta. Kiireellisissä asioissa puheenjohtaja voi nimetä esittelijän oman asemansa nojalla. Tässä tapauksessa hänen on ilmoitettava asiasta komitean jäsenille viipymättä. Esittelijä tutkii muutoksenhaun ja toimittaa komitealle raportin sen tutkittavaksi ottamisesta ja ehdotuksen jatkotoimenpiteistä, erityisesti tarvittavien valmistelutoimenpiteiden osalta.

16 artikla

Edustaminen

Asianajaja tai muu avustaja voi avustaa tai edustaa muutoksenhakijaa. Komitea voi kieltää asianajajaa tai avustajaa esiintymästä asian käsittelyssä, jos ilmenee vakavia virkavirheitä. Jos asianajajaa tai avustajaa kielletään jatkamasta asian käsittelyä, puheenjohtaja asettaa muutoksenhakijalle määräajan, jonka aikana tämä voi hankkia uuden asianajajan tai avustajan; asian käsittely keskeytetään määräajan umpeutumiseen saakka. Asianajajan tai avustajan on pyydettävä hakijalta asianmukainen valtakirja, jos komitea sitä pyytää.

17 artikla

Kielet

1. Menettelyssä käytetään jotakin Euroopan unionin elinten virallista kieltä. Hakija valitsee menettelyssä käytettävän virallisen kielen. Menettelyyn valittua kieltä käytetään asianosaisten suullisissa lausunnoissa ja kirjallisissa asiakirjoissa sekä komitean pöytäkirjoissa ja päätöksissä.

2. Muulla kuin menettelyssä käytettävällä kielellä laadittuihin asiakirjoihin liitetään menettelyn kielelle tehty käännös. Jos asiakirjat ovat laajoja, toimitettava käännös voidaan rajata koostuvaksi katkelmista tai yhteenvedoista. Toimivaltansa nojalla tai asianosaisten hakemuksesta komitea voi pyytää täydellistä käännöstä toimitettavaksi milloin tahansa.

3. Tarvittaessa kaikille komitean jäsenille ja asianosaisille tarjotaan maksuttomat tulkkaus- ja käännöspalvelut. Komitean päätökset käännetään kaikille Euroopan unionin toimielinten virallisille kielille.

4. Mikäli hakija ei ole minkään Euroopan unionin toimielinten virallisen kielen taitoinen, muutoksenhakua voi pyytää jollakin muulla kielellä. Hakijan on kuitenkin toimitettava yhteenveto jollakin virallisista kielistä. Puheenjohtaja tai esittelijä käännättää muutoksenhaun valitulle kielelle.

18 artikla

Menettelyn vireillepano

1. Muutoksenhaku on toimitettava kirjallisesti yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristölle kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun hakija on saanut päätöksen Europolilta. Jos päätöstä ei ole, muutoksenhaku on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa Europol-päätöksen 30 artiklan 3 kohdassa ja 31 artiklan 5 kohdassa tarkoitettujen määräaikojen umpeuduttua. Määräaikojen noudattamista koskevat epäselvyydet ratkaistaan hakijan hyväksi.

2. Hakijan on esitettävä perusteet muutoksenhaulle. On oltava selvää, kuka hakee muutosta, mihin asiaan muutosta haetaan ja millä perusteilla. Muutoksenhakuun on liitettävä käytettävissä olevaa tukiaineistoa. Hakija voi peruuttaa muutoksenhaun milloin tahansa.

3. Sihteeristö ilmoittaa muutoksenhaun vastaanottamisesta neljän viikon kuluessa sekä antaa yleistä tietoa menettelyn jatkotoimenpiteistä.

4. Jos muutoksenhaku ei vastaa 2 kohdan ensimmäisessä ja toisessa virkkeessä sekä 17 artiklan 4 kohdan toisessa virkkeessä määritettyjä vaatimuksia, sihteeristö pyytää hakijaa korjaamaan puutteet neljän viikon kuluessa.

5. Komitea hylkää puheenjohtajan tai esittelijän esityksestä ne muutoksenhaut, jotka eivät täytä vaatimuksia. Muutoksenhaku, jota ei ole tehty 1kohdassa mainituissa määräajoissa, voidaan kuitenkin hyväksyä, mikäli myöhästyminen johtuu erityisolosuhteista.

19 artikla

Alustava harkinta

1. Jos muutoksenhaku täyttää vaatimukset, komitea käsittelee sitä seuraavien määräysten mukaisesti ottaen huomioon Europol-päätöksen ja etenkin sen 30, 31 ja 32 artiklan.

2. Muutoksenhausta toimitetaan kopio Europolille, jotta se voi antaa omat huomautuksensa neljän viikon kuluessa; kahden viikon lisäaika voidaan myöntää.

3. Jos muutoksenhaku koskee Europol-päätöksen 30 tai 31 artiklassa tarkoitettua päätöstä, yhteinen valvontaviranomainen kuulee sen jäsenvaltion kansallisia valvontaviranomaisia tai toimivaltaista oikeusviranomaista, josta tiedot ovat peräisin, tai jäsenvaltiota, jota asia välittömästi koskee.

4. Komitea voi päättää tapauskohtaisesti yhden tai useamman kansallisen yksikön mukaan ottamisesta muutoksenhakumenettelyyn. Hakijalle ja Europolille ilmoitetaan tästä päätöksestä. Kyseisille kansallisille yksiköille lähetetään kopio Europolin ja hakijan huomautuksista, jotta ne voivat antaa omat huomautuksensa neljän viikon kuluessa; kahden viikon lisäaika voidaan myöntää.

5. Kun kaikki huomautukset on saatu tai kun niiden toimittamisen määräajat ovat kuluneet umpeen ja kun 20, 22, 23 ja 24 artiklassa tarkoitetut tiedot on saatu, komitea käsittelee muutoksenhaun seuraavien kolmen kuukauden kuluessa.

20 artikla

Lisätiedot

1. Komitea voi pyytää hakijaa, Europolia, kansallisia yksiköitä, kansallisia valvontaviranomaisia tai muuta tahoa toimittamaan komitealle tietoja, näyttöä tai huomautuksia. Asianosaisilla on oikeus tehdä komitealle ehdotuksia näytön keräämisestä tai pyytää todisteiden hyväksymistä. Komitea ottaa ehdotukset ja hyväksymispyynnöt huomioon siinä määrin kuin se on tapauksen tutkinnan kannalta tarpeen.

2. Komitea voi myös päättää tutkia Europolin toimipaikkoja. Myös 8 artiklaa sovelletaan.

21 artikla

Oikeus tutustua menettelyn asiakirjoihin

1. Kaikilla asianosaisilla on halutessaan oikeus tutustua menettelyn asiakirjoihin ja pyytää yhteisen valvontaviranomaisen sihteeristöä toimittamaan niistä otteita tai valokopioita asianosaisten kustannuksella. Oikeus tutustua menettelyn asiakirjoihin evätään sikäli kuin tämä on tarpeen:

— Europolin tehtävien asianmukaiseksi suorittamiseksi,

— jäsenvaltioiden turvallisuuden ja yleisen järjestyksen suojelemiseksi tai rikosten ehkäisemiseksi,

— sen takaamiseksi, ettei kansallisia tutkintatoimia vaaranneta,

— kolmansien osapuolten oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi,

asianosaisen henkilön etujen huomioon ottamiseksi.

2. Europol, kansalliset yksiköt ja kansalliset valvontaviranomaiset voivat ilmoittaa, miltä osin hakijalla ei ole oikeutta tutustua heidän antamiinsa tietoihin; myös perustelut on ilmoitettava. Komitea voi pyytää lisää perusteluita. Siltä osin kuin komitea pitää perusteluita hyväksyttävinä, kyseisiä tietoja ei luovuteta. Komitea voi päättää toisin vain hyväksyttävien perusteluiden puuttuessa; päätöksen on oltava yksimielinen. Tässä tapauksessa komitea voi vaatia, että hakijalle laaditaan yhteenveto tai että hakijalle toimitetaan tiettyjä tietoja.

22 artikla

Kuuleminen

1. Komitea kuulee asianosaisia näiden niin pyytäessä. Komitea ilmoittaa osapuolille asianmukaisesti niiden oikeudesta tulla kuulluksi. Tätä oikeutta käytetään kirjallisesti. Komitea päättää suullisen kuulemisen järjestämisestä, jos joku menettelyn asianosainen sitä pyytää, siinä laajuudessa kuin on asian tutkinnan kannalta tarpeen. Komitea ilmoittaa osapuolille asianmukaisesti näiden oikeudesta pyytää suullista kuulemista. Suullisen kuulemisen ajankohta ilmoitetaan ajoissa kaikille asianosaisille, ja kaikilla asianosaisilla on läsnäolo-oikeus.

2. Suullinen kuuleminen järjestetään julkisesti, ellei komitea päätä toimivaltuuksiensa nojalla tai yhden osapuolen hakemuksesta kuulemisen salaamisesta kokonaan tai osittain, mikäli yleinen turvallisuus, etenkin Europol-päätöksen 30 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuilla perusteilla, tai yksilön yksityisyydensuoja sitä vaatii, tai mikäli komitea pitää sitä ehdottoman tarpeellisena vallitsevien erityisolosuhteiden vuoksi, jolloin julkisuus haittaisi muutoksenhaun asianmukaista käsittelyä. Jos menettelyssä osallisena oleva jäsenvaltio tai Europol vaatii menettelyn järjestämistä julkisuudelta suljettuna, komitea voi päättää toisin vain ensimmäisessä lauseessa tarkoitettujen perusteiden puuttuessa; päätöksen on oltava yksimielinen.

3. Komitea voi päättää asianosaisen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan kuulla menettelyn osapuolia ilman muiden osapuolten läsnäoloa, mikäli se on tarpeen Europolin asianmukaisen toiminnan, jäsenvaltion turvallisuuden varmistamisen tai hakijan tai kolmannen osapuolen etujen turvaamisen kannalta. Poissaoleviksi määrättäville osapuolille ilmoitetaan, että menettely käydään heidän poissa ollessaan.

23 artikla

Todistajien ja asiantuntijoiden kuuleminen

1. Komitea voi päättää kuulla todistajia asianosaisten pyynnöstä tai omasta aloitteestaan. Kaikille asianosaisille ja asiassa osallisille todistajille ilmoitetaan kuulemisesta asianmukaisesti. Myös 22 artiklan 2 ja 3 kohtaa sovelletaan.

2. Komitean kutsumilla todistajilla on oikeus saada korvausta matka- ja majoituskuluistaan sekä ansionmenetyksestä siinä määrin kuin komitea katsoo kohtuulliseksi. Tarvittaessa todistajat voivat saada ennakkomaksuja. Kaikki korvaukset maksetaan yhteisen valvontaviranomaisen talousarvioon varatuista määrärahoista.

3. Komitea kuulee todistajia. Komitean jäsenet voivat esittää todistajille kysymyksiä. Puheenjohtajan luvalla myös asianosaiset voivat esittää todistajille kysymyksiä. Ennen kuulemisen aloittamista puheenjohtaja muistuttaa todistajia siitä, että näiden on puhuttava totta.

4. Komitea voi nimetä asiantuntijan ja määrätä tälle tehtävän. Asiantuntijalla on oikeus saada palkkio työstään. Komitea voi päättää kuulla asiantuntijaa. Myös todistajien kuulemista koskevia sääntöjä sovelletaan.

24 artikla

Loppulausunnot

Ennen lopullisen päätöksen tekemistä komitea pyytää kaikkia asianosaisia toimittamaan lopulliset huomautukset.

25 artikla

Pöytäkirjat

1. Komitea pitää menettelyistä pöytäkirjaa, josta käy ilmi jokaisen kuulemisen kulku ja sen aikana annetut lausunnot. Asianosaiset voivat pyytää tiettyjen asiakirjojen tai lausuntojen sisällyttämistä pöytäkirjaan kokonaan tai osittain. Puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, joka toimitetaan asianosaisille ja liitetään asiaa koskeviin asiakirjoihin. Komitea voi määrätä rajoituksia 22 artiklan 2 kohdassa tai 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa asioissa.

2. Kaikissa komitean kokouksissa, joissa asianosaiset eivät ole läsnä, sovelletaan myös 9 artiklaa.

26 artikla

Päätökset ja salassapitovelvollisuus

1. Komitean kokoukset ovat päätösvaltaisia vain, jos paikalla on neljä viidesosaa jäsenistä tai varajäsenistä.

2. Päätökset tehdään kokoukseen osallistuvien jäsenten tai varajäsenten yksinkertaisella enemmistöllä, ellei tässä työjärjestyksessä tai Europol-päätöksessä toisin määrätä. Jos äänestys menee tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kaikkien lopulliseen päätökseen osallistuvien henkilöiden on pitänyt olla läsnä suullisessa kuulemisessa.

3. Komitean neuvottelut ovat luottamuksellisia.

4. Komitean lopullinen päätös sisältää asianosaisten ja heidän edustajiensa nimet, päätökseen osallistuneiden komitean jäsenten nimet, päätöksen tiedoksiantopäivämäärän, päätöksen artiklaosan, lyhyen kuvauksen asian pääpiirteistä sekä päätöksen perustelut. Päätös annetaan tiedoksi julkisessa kokouksessa ja toimitetaan asianosaisille. Päätöksestä toimitetaan kopio yhteiselle valvontaviranomaiselle.

27 artikla

Ilmoitukset

Ilmoitukset asianosaisille, todistajille ja asiantuntijoille annetaan siten, että voidaan riittävästi varmistaa heidän tulleen asianmukaisesti informoiduiksi ja että ilmoitukset voidaan tarvittaessa todentaa.

28 artikla

Kustannukset

1. Komitea päättää menettelyn kustannuksista lopullisessa päätöksessään. Komitean käsittely on maksutonta. Mikäli muutoksenhaku vahvistetaan kokonaan tai osittain, Europol vastaa hakijalle muutoksenhausta aiheutuneista vireillepano- ja käsittelykuluista sikäli kuin komitea pitää sitä kohtuullisena.

2. Jos hakija ei voi maksaa menettelystä aiheutuneita kustannuksia kokonaan tai osittain, hänelle voidaan milloin tahansa myöntää hakemuksen perusteella avustusta kustannusten maksamiseen. Jos hakija tekee hakemuksen, hänen on liitettävä mukaan tarvittavat asiakirjat sen osoittamiseksi, että hän tarvitsee avustusta. Komitea voi peruuttaa avustuksen milloin tahansa, mikäli sen myöntämisen hetkellä vallinneet olosuhteet muuttuvat menettelyn aikana. Mikäli avustusta myönnetään, kustannukset maksetaan yhteisen valvontaviranomaisen talousarvioon varatuista määrärahoista. Mikäli kohtuullista, lopullisessa päätöksessä asianosaista voidaan vaatia maksamaan tälle maksetut ennakkomaksut takaisin yhteiselle valvontaviranomaiselle. Hakemusta jättäessään hakijan on annettava suostumuksensa kustannusten takaisinmaksuun, mikäli sitä vaaditaan lopullisessa päätöksessä.

29 artikla

Oikeusturva

Niissä asioissa, joista tässä työjärjestyksessä ei säädetä, komitea menettelee Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen yhteisön oikeuden yleisten periaatteiden mukaisesti.

IV OSASTO

LOPPUSÄÄNNÖKSET

30 artikla

Sihteeristö

1. Yhteisellä valvontaviranomaisella on päätoimipaikassaan sihteeristö, joka avustaa sitä tehtävien suorittamisessa. Sihteeristö on pysyvä elin ja sen jäsenet valitaan ainoastaan pätevyyden perusteella. Sihteeristön jäsenet toimivat ainoastaan yhteisen valvontaviranomaisen etujen mukaisesti, he ovat täysin riippumattomia Europolista, eivätkä he saa ottaa vastaan ohjeita miltään muulta viranomaiselta. Sihteeristön jäsenet valitaan tai nimetään yhteisen valvontaviranomaisen esityksestä. Sihteeristön työntekijät eivät saa ottaa vastaan muita töitä ilman yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajan lupaa.

2. Sihteeristö toimii yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtajan johdolla yhteisen valvontaviranomaisen laatiman työjärjestyksen mukaisesti. Sihteeristö palvelee myös muutoksenhakukomiteaa. Näissä tehtävissä sihteeristö toimii muutoksenhakukomitean puheenjohtajan johdolla. Sihteeristö pitää kirjaa muutoksenhauista ja kaikista muista asiakirjoista.

3. Sihteeristö varmistaa, että Europol-päätöksen 41 artiklan velvoitteita noudatetaan myös yhteisen valvontaviranomaisen työskentelyssä.

31 artikla

Salassapitovelvollisuus

1. Yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, varajäsenet, asiantuntijat ja sihteeristön jäsenet ovat velvollisia käsittelemään kaikkia tehtävissään tietoonsa saamiaan tietoja luottamuksellisesti, ellei tehtävien asianmukainen suorittaminen edellytä muuta. Tämän velvollisuuden soveltaminen jatkuu myös sen jälkeen, kun he luopuvat näistä tehtävistään.

2. Tehtäviin nimettäessä yhteisen valvontaviranomaisen jäsenet, varajäsenet, asiantuntijat ja sihteeristön jäsenet ilmoittavat hyväksyvänsä nämä velvollisuudet.

3. Mikäli salassapitovelvollisuutta rikotaan, yhteisen valvontaviranomaisen jäsen tai varajäsen voidaan erottaa äänistä kahden kolmasosan enemmistöllä yhteisen valvontaviranomaisen kokoukseen osallistuvien valtuuskuntien kesken pidetyssä salaisessa äänestyksessä. Kyseistä henkilöä kuullaan ennen äänestystä, mutta tämä ei saa osallistua päätöksentekoon. Tätä säännöstä sovelletaan myös muutoksenhakukomiteaan, jossa salassapitovelvollisuuden rikkominen koskee tämän komitean työskentelyä. Viimemainitussa tapauksessa asiasta ilmoitetaan viipymättä yhteiselle valvontaviranomaiselle.

Erottamistapauksessa erotetun jäsenen tilalle tulee hänen varajäsenensä. Erottamisesta ilmoitetaan erotetun jäsenen nimeämisestä vastanneelle kansalliselle valvontaviranomaiselle.

32 artikla

Talousarvio ja kustannukset

1. Sihteeristö tekee esitykset yhteisen valvontaviranomaisen vuosittaiseksi talousarvioksi, joka toimitetaan hyväksynnän jälkeen hallintoneuvostolle ennen yhteisen valvontaviranomaisen lausuntoa Europol-päätöksen 34 artiklan 10 kohdan mukaisesti.

2. Yhteinen valvontaviranomainen päättää sitä koskevan talousarvion menoeristä, joita sihteeristö hallinnoi.

3. Yhteisen valvontaviranomaisen ja muutoksenhakukomitean kustannukset, mukaan luettuina muutoksenhakukomitean jäsenten ja heidän varajäsentensä kustannukset, joita heidän tehtäviensä asianmukainen suorittaminen vaatii, katetaan yhteisen valvontaviranomaisen talousarvioon varatuista määrärahoista sen laatimien sääntöjen mukaisesti.

33 artikla

Työjärjestyksen muuttaminen

Yhteinen valvontaviranomainen hyväksyy tätä työjärjestystä koskevat muutokset jäsentensä kahden kolmasosan enemmistöllä; muutokset toimitetaan neuvostolle hyväksyttäväksi määräenemmistöllä (Europol-päätöksen 34 artiklan 7 kohta).Yhteinen valvontaviranomainen hyväksyy tätä työjärjestystä koskevat muutokset jäsentensä kahden kolmasosan enemmistöllä; muutokset toimitetaan neuvostolle hyväksyttäväksi määräenemmistöllä (Europol-päätöksen 34 artiklan 7 kohta).

34 artikla

Arviointi

Yhteinen valvontaviranomainen arvioi tätä työjärjestystä kolmen vuoden kuluessa sen voimaantulosta.

35 artikla

Työjärjestyksen voimaantulo

Tämä työjärjestys tulee voimaan seuraavana päivänä siitä, kun neuvosto on hyväksynyt sen Europol-päätöksen 34 artiklan 7 kohdan mukaisesti.

Tehty Brysselissä 22 päivänä kesäkuuta 2009. Yhteisen valvontaviranomaisen puolesta Puheenjohtaja David SMITH Jäsenvaltiot ovat yhtä mieltä siitä, että henkilö (jäsen tai varajäsen) ei voi lakata olemasta yhteisen valvontaviranomaisen jäsen ennen toimikauden päättymistä sellaisten seikkojen vuoksi, jotka liittyvät toimintaan muutoksenhakukomiteassa.

(1) EUVL L 121, 15.5.2009, s. 37.