LIITE II

Sellaisiin organisaatioihin sovellettavat vaatimukset ja arviointiperusteet, jotka hakevat ECM-todistusta tai todistusta kunnossapidosta vastaavan yksikön ulkoistamia kunnossapitotoimintoja varten

I. Hallintotoimintoon liittyvät vaatimukset ja arviointiperusteet

1. Johtajuus – sitoutuminen organisaation kunnossapitojärjestelmän kehittämiseen ja toteuttamiseen ja sen tehokkuuden jatkuvaan parantamiseen

Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla

a) luodaan organisaation tyyppiä ja tarjotun palvelun laajuutta vastaava kunnossapitopolitiikka, jonka organisaation johtaja tai hänen edustajansa on hyväksynyt;

b) varmistetaan turvallisuustavoitteiden asettaminen oikeudellisen kehyksen mukaisesti ja organisaation tyyppiä, laajuutta ja asiaan liittyviä riskejä vastaavasti;

c) arvioidaan organisaation yleistä turvallisuustasoa suhteessa yrityksen turvallisuustavoitteisiin;

d) kehitetään suunnitelmia ja menettelyjä turvallisuustavoitteiden saavuttamiseksi;

e) varmistetaan, että käytössä on riittävät resurssit kaikkien niiden prosessien toteuttamiseksi, jotka tarvitaan tässä liitteessä vahvistettujen vaatimusten noudattamiseksi;

f) määritellään muiden hallintatoimien vaikutus kunnossapitojärjestelmään ja hallitaan sitä;

g) varmistetaan, että ylempi johto on tietoinen suoritustason seurannan ja arviointien tuloksista ja ottaa yleisen vastuun kunnossapitojärjestelmän muutosten toteuttamisesta;

h) varmistetaan, että henkilöstöllä ja henkilöstön edustajilla on riittävä edustus ja heitä kuullaan kaikkiin sellaisiin prosesseihin liittyvien turvallisuusnäkökohtien määrittelyssä, kehittämisessä, seurannassa ja uudelleentarkastelussa, joihin henkilöstö voi osallistua.

2. Riskien hallinta – jäsennelty lähestymistapa kalustoyksiköiden kunnossapitoon liittyvien riskien arviointiin, mukaan lukien riskit, jotka aiheutuvat suoraan toimintaprosesseista ja muiden organisaatioiden tai henkilöiden toimista, sekä asianmukaisten riskinhallintatoimenpiteiden määrittely

2.1 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt ja järjestelyt, joilla tunnustetaan tarve yhteistyöhön kalustoyksiköiden haltijoiden, rautatieyritysten, rataverkon haltijoiden sekä kalustoyksiköiden ja komponenttien suunnittelijoiden ja valmistajien tai muiden asianomaisten tahojen kanssa ja sitoudutaan tällaiseen yhteistyöhön.

2.2 Organisaatiolla on oltava käytössään riskinhallintamenettelyt kunnossapitokansioon sisältyvissä kunnossapitosuunnitelmissa, laitteissa, menettelyissä, organisaatiossa, henkilöstössä tai rajapinnoissa tapahtuvien muutosten hallitsemiseksi sekä direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjen, riskinarviointimenetelmiin liittyvien yhteisten turvallisuusmenetelmien soveltamiseksi.

2.3 Riskejä arvioidessaan organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla otetaan huomioon tarve määritellä ja tarjota asianmukainen työympäristö, joka on unionin ja kansallisen lainsäädännön mukainen ja erityisesti direktiivin 89/391/ETY (1) mukainen, ja ylläpitää sitä.

3. Seuranta – jäsennelty lähestymistapa sen varmistamiseksi, että riskinhallintatoimenpiteet ovat käytössä ja toimivat asianmukaisesti ja että niiden avulla saavutetaan organisaation tavoitteet

3.1 Organisaatiolla on oltava käytössään menettely, jolla säännöllisesti kerätään, seurataan ja analysoidaan merkityksellisiä turvallisuustietoja, muun muassa seuraavia:

a) asiaan liittyvien prosessien suoritustaso;

b) prosessien tulokset (mukaan lukien kaikki sopimusperusteiset palvelut ja tuotteet);

c) riskinhallintajärjestelyjen toimivuus;

d) päivittäisestä käytöstä ja kunnossapidosta saatavat tiedot kokemuksista, toimintahäiriöistä, vioista ja korjauksista.

3.2 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla varmistetaan onnettomuuksien, vaaratilanteiden, läheltä piti -tilanteiden ja muiden vaarallisten poikkeamien ilmoittaminen, kirjaaminen, tutkinta ja analysointi.

3.3 Kaikkien prosessien määräaikaistarkistusta varten organisaatiolla on oltava käytössään sisäinen tarkastusjärjestelmä, joka on riippumaton ja puolueeton ja toimii avoimesti. Tässä järjestelmässä on oltava käytössä menettelyt, joiden avulla

a) kehitetään sisäinen tarkastussuunnitelma, jota voidaan tarkistaa aikaisempien tarkastusten ja suoritustason valvonnan tulosten mukaan;

b) analysoidaan ja arvioidaan tarkastusten tuloksia;

c) ehdotetaan ja toteutetaan erityisiä korjaavia toimenpiteitä tai toimia;

d) varmennetaan aiempien toimenpiteiden tai toimien tuloksellisuus.

3.4 Tämän jakson 3.1, 3.2 ja 3.3 kohdassa mainittujen menettelyjen on oltava direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjen, riskinarviointimenetelmiin liittyvien yhteisten turvallisuusmenetelmien sekä direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan d alakohdan nojalla hyväksyttyjen, rautatietoimijoiden ja niiden toiminnan turvallisuustason arviointiin kansallisella ja unionin tasolla käytettäviin menetelmiin liittyvien yhteisten turvallisuusmenetelmien mukaisia.

4. Jatkuva parantaminen – jäsennelty lähestymistapa säännöllisestä seurannasta, tarkastuksista ja muista asiaankuuluvista lähteistä saatujen tietojen analysoimiseksi ja tulosten käyttämiseksi oppimiseen sekä ennalta ehkäisevien tai korjaavien toimenpiteiden hyväksymiseen turvallisuustason ylläpitämiseksi tai parantamiseksi

Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla varmistetaan, että

a) havaitut puutteet korjataan;

b) uudet turvallisuuteen liittyvät edistysaskeleet toteutetaan;

c) sisäisessä tarkastuksessa tehtyjä havaintoja käytetään järjestelmän parantamiseen;

d) tarvittaessa toteutetaan ennalta ehkäiseviä tai korjaavia toimenpiteitä sen varmistamiseksi, että rautatiejärjestelmä on standardien ja muiden vaatimusten mukainen laitteiden ja toiminnan koko elinkaaren ajan;

e) onnettomuuksien, vaaratilanteiden, läheltä piti -tilanteiden ja muiden vaarallisten poikkeamien tutkintaan ja syihin liittyviä merkityksellisiä tietoja voidaan käyttää oppimiseen ja tarvittaessa turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen;

f) kansallisen turvallisuusviranomaisen, kansallisen tutkintaelimen ja toimialan tai sisäisen tutkinnan merkitykselliset suositukset arvioidaan ja toteutetaan, jos se on aiheellista;

g) merkitykselliset raportit tai tiedot rautatieyrityksiltä, rataverkon haltijoilta, kalustoyksiköiden haltijoilta ja muista asiaankuuluvista lähteistä pannaan merkille ja otetaan huomioon.

5. Rakenne ja vastuu – jäsennelty lähestymistapa yksilöiden ja ryhmien vastuiden määrittelemiseksi organisaation turvallisuustavoitteiden turvallisessa toteuttamisessa

5.1 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt kaikkiin asiaankuuluviin prosesseihin liittyvien vastuiden jakamiseksi koko organisaatiossa.

5.2 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla voidaan määritellä selkeästi turvallisuuteen liittyvät vastuualueet ja vastuiden jako niihin liittyvien erityisten toimintojen suhteen, yhdessä niiden rajapintojen kanssa. Näihin sisältyvät 2.1 kohdassa tarkoitetut menettelyt organisaation ja kalustoyksiköiden haltijoiden välillä ja tarvittaessa organisaation ja rautatieyritysten ja rataverkon haltijoiden välillä.

5.3 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt sen varmistamiseksi, että henkilöstöllä, jolle on delegoitu vastuita kyseisessä organisaatiossa, on tehtäviensä suorittamiseen vaadittava toimivalta, pätevyys ja asianmukaiset resurssit. Vastuun olisi vastattava pätevyyttä ja sovittava yhteen annetun aseman kanssa, ja delegointi on tehtävä kirjallisesti.

5.4 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla varmistetaan asiaankuuluviin prosesseihin liittyvien toimintojen koordinointi koko organisaatiossa.

5.5 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla henkilöt, joilla on jokin rooli turvallisuusjohtamisessa, pidetään vastuussa tekemisistään.

6. Pätevyyden hallinta – jäsennelty lähestymistapa sen varmistamiseksi, että työntekijöillä on tarvittava pätevyys, jotta organisaation tavoitteet voidaan saavuttaa turvallisesti, tuloksellisesti ja tehokkaasti kaikissa olosuhteissa

6.1 Organisaatiolla on oltava käytössään pätevyyden hallintajärjestelmä, johon sisältyvillä menettelyillä

a) yksilöidään toimenkuvat, joihin sisältyy vastuita kaikkien niiden prosessien toteuttamisesta järjestelmän sisällä, jotka tarvitaan tässä liitteessä vahvistettujen vaatimusten noudattamiseksi;

b) yksilöidään toimenkuvat, joihin sisältyy turvallisuuteen liittyviä tehtäviä;

c) osoitetaan asianmukaisen pätevä henkilöstö vastaaviin tehtäviin.

6.2 Organisaation pätevyyden hallintajärjestelmään on sisällyttävä henkilöstön pätevyyden hallintaa koskevat menettelyt, joihin sisältyvät vähintään seuraavat:

a) turvallisuuteen liittyvien tehtävien edellyttämien tietojen, taitojen ja kokemuksen yksilöinti henkilöstön vastuiden mukaan;

b) valintaperiaatteet, mukaan lukien peruskoulutustaso, henkinen soveltuvuus ja fyysinen kunto;

c) perehdyttämiskoulutus ja todistus hankitusta pätevyydestä ja taidoista;

d) takeet siitä, että kaikki henkilöstön jäsenet ovat tietoisia tehtäviensä merkityksestä ja siitä, kuinka ne vaikuttavat turvallisuustavoitteiden saavuttamiseen;

e) jatkokoulutus ja olemassa olevien tietojen ja taitojen säännöllinen päivittäminen;

f) pätevyyden, henkisen soveltuvuuden ja fyysisen kunnon säännölliset tarkastukset aina kun se on aiheellista;

g) erityistoimenpiteet onnettomuuksissa/vaaratilanteissa tai kun työntekijä on pitkään poissa töistä, tilanteen vaatimalla tavalla.

7. Tiedotus – jäsennelty lähestymistapa sen varmistamiseksi, että tärkeät tiedot ovat niiden henkilöiden saatavilla, jotka käyttävät harkintavaltaa ja tekevät päätöksiä kaikilla organisaatiotasoilla

7.1 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla määritellään tiedotuskanavat sen varmistamiseksi, että niin yksikön sisällä kuin sen kanssakäymisessä tapauksen mukaan muiden toimijoiden kuten rataverkon haltijoiden, rautatieyritysten, kalustoyksiköiden haltijoiden sekä kalustoyksiköiden ja komponenttien valmistajien kanssa kaikkia asiaankuuluvia prosesseja koskevat tiedot vaihdetaan ja toimitetaan viipymättä ja selkeässä muodossa oikeassa asemassa olevalle henkilölle sekä oman organisaation sisällä että muissa organisaatioissa.

7.2 Riittävän tiedonvaihdon varmistamiseksi organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt

a) erityisten tietojen vastaanottoa ja käsittelyä varten;

b) erityisten tietojen määrittelyä, luomista ja jakamista varten;

c) luotettavien ja ajan tasalla olevien tietojen saataville asettamista varten.

7.3 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla varmistetaan, että keskeiset toiminnalliset tiedot ovat

a) relevantteja ja voimassa olevia;

b) tarkkoja;

c) täydellisiä;

d) asianmukaisesti päivitettyjä;

e) todennettuja;

f) johdonmukaisia ja helposti ymmärrettäviä (mukaan lukien kieli);

g) henkilöstön tiedossa vastuiden mukaisesti ennen niiden soveltamista;

h) helposti henkilöstön saatavilla ja henkilöstölle annetaan niistä jäljennökset pyydettäessä.

7.4 Edellä 7.1, 7.2 ja 7.3 kohdassa vahvistettuja vaatimuksia sovelletaan erityisesti seuraaviin toiminnallisiin tietoihin:

a) kansallisten kalustorekisterien oikeellisuuden ja kattavuuden tarkastaminen organisaation kunnossapitämien kalustoyksiköiden yksilöinnin (myös yksilöintitavan) ja rekisteröinnin osalta;

b) huoltoasiakirjat;

c) tiedot tuesta, jota on annettu kalustoyksiköiden haltijoille ja tarvittaessa muille osapuolille, kuten rautatieyrityksille tai rataverkon haltijoille;

d) tiedot henkilöstön pätevyydestä ja sen myöhemmästä valvonnasta kunnossapidon kehittämisen aikana;

e) käyttötiedot (mukaan lukien kuljetut matkat, toimintojen tyyppi ja laajuus, vaaratilanteet tai onnettomuudet) ja rautatieyritysten, kalustoyksiköiden haltijoiden ja rataverkon haltijoiden pyynnöt;

f) tiedot suoritetuista huolloista, mukaan lukien tiedot tarkastuksissa havaituista puutteista ja rautatieyritysten tai rataverkon haltijoiden toteuttamista korjaavista toimista, kuten ennen junan lähtöä tai matkan aikana tehtävistä tarkastuksista ja valvonnasta;

g) huollosta luovuttaminen ja liikennöintiin palauttaminen;

h) huoltotilaukset;

i) rautatieyrityksille / rataverkon haltijoille ja kalustoyksiköiden haltijoille huolto-ohjeina toimitettavat tekniset tiedot;

j) sellaisia hätätilanteita koskevat tiedot, joissa turvallinen käyttökunto vaarantuu; näihin voivat sisältyä i) käyttörajoitusten tai erityisten käyttöedellytysten asettaminen organisaation kunnossapitämille kalustoyksiköille tai muille saman sarjan kalustoyksiköille myös siinä tapauksessa, että niiden kunnossapidosta vastaavat muut yksiköt, missä tapauksessa nämä tiedot olisi myös jaettava kaikkien asianomaisten osapuolten kanssa; ii) kiireelliset tiedot kunnossapidon aikana havaituista turvallisuuteen liittyvistä kysymyksistä, kuten vioista, jotka on havaittu jossain sellaisessa osassa, jota käytetään useissa eri luokkiin tai eri sarjoihin kuuluvissa kalustoyksiköissä;

k) kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotka tarvitaan vuotuisen huoltoraportin antamiseksi sertifiointielimelle ja asianomaisille asiakkaille (mukaan lukien kalustoyksiköiden haltijat); raportti on annettava pyynnöstä myös kansallisten turvallisuusviranomaisten saataville.

8. Dokumentointi – jäsennelty lähestymistapa kaiken merkityksellisen tiedon jäljitettävyyden varmistamiseksi

8.1 Organisaatiolla on oltava käytössään riittävät menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki merkitykselliset prosessit on dokumentoitu asianmukaisesti.

8.2 Organisaatiolla on oltava käytössään riittävät menettelyt, joiden avulla

a) seurataan ja päivitetään säännöllisesti kaikkea merkityksellistä dokumentaatiota;

b) muotoillaan, tuotetaan ja levitetään kaikkea merkityksellistä dokumentaatiota ja hallitaan sen muutoksia;

c) vastaanotetaan, kerätään ja arkistoidaan kaikki merkityksellinen dokumentaatio.

9. Sopimustoimet – jäsennelty lähestymistapa sen varmistamiseksi, että alihankintana teetettäviä toimintoja hallitaan asianmukaisesti, jotta organisaation tavoitteet voidaan saavuttaa

9.1 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt sen varmistamiseksi, että turvallisuuteen liittyvät tuotteet ja palvelut määritetään.

9.2 Kun organisaatio käyttää alihankkijoita tai tavarantoimittajia tai niitä molempia turvallisuuteen liittyvissä tuotteissa ja palveluissa, sillä on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla voidaan valintahetkellä varmistaa, että

a) urakoitsijat, aliurakoitsijat ja tavarantoimittajat ovat päteviä;

b) urakoitsijoilla, aliurakoitsijoilla ja tavarantoimittajilla on riittävä ja dokumentoitu kunnossapito- ja hallintajärjestelmä.

9.3 Organisaatiolla on oltava käytössään menettely niiden vaatimusten määrittelemiseksi, jotka tällaisten alihankkijoiden ja tavarantoimittajien on täytettävä.

9.4 Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla seurataan tavarantoimittajien ja/tai alihankkijoiden tietoisuutta riskeistä, joita ne aiheuttavat organisaation toiminnoille.

9.5 Jos alihankkijan tai tavarantoimittajan kunnossapito-/hallintajärjestelmä on sertifioitu, 3 kohdassa kuvattu seurantaprosessi voidaan rajoittaa 3.1 kohdan b alakohdassa tarkoitettuihin alihankintana teetettävien toimintaprosessien tuloksiin.

9.6 Vähintään seuraavien prosessien perusperiaatteiden on oltava selkeästi määriteltyjä, tunnettuja ja jaettuja sopimuspuolten välisessä sopimuksessa:

a) rautateiden turvallisuuskysymyksiin liittyvät vastuut ja tehtävät;

b) velvollisuudet, jotka liittyvät merkityksellisen tiedon siirtoon molempien sopimuspuolten välillä;

c) turvallisuuteen liittyvien asiakirjojen jäljitettävyys.

II. Kunnossapidon kehittämistoimintoon liittyvät vaatimukset ja arviointiperusteet

1. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely, jonka avulla määritetään ja hallitaan

a) kaikkia turvallisuuteen vaikuttavia kunnossapitotoimia;

b) kaikkia turvallisuuskriittisiä komponentteja.

2. Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla taataan yhteentoimivuuteen liittyvien olennaisten vaatimusten noudattaminen, myös elinkaaren aikana tehtävät parannukset, seuraavasti:

a) varmistetaan asiaa koskevassa yhteentoimivuuden teknisessä eritelmässä (YTE) esitettyihin yhteentoimivuuden perusparametreihin liittyvien eritelmien noudattaminen;

b) varmennetaan kaikissa olosuhteissa kunnossapitokansion yhdenmukaisuus kalustoyksikköön liittyvän luvan (myös mahdollisten kansallisen turvallisuusvaatimusten) kanssa, mukaan lukien yhdenmukaisuus teknisten asiakirjojen sekä hyväksyttyjen kalustoyksikkötyyppien eurooppalaisessa rekisterissä (ERATV) käytetyn tietuetyypin kanssa;

c) hallitaan kaikkia kunnossapidon yhteydessä tehtäviä vaihtoja;

d) määritetään riskinarvioinnin tarve, joka koskee kyseessä olevan muutoksen mahdollisia vaikutuksia rautatiejärjestelmän turvallisuuteen, soveltamalla direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjä, riskinarviointimenetelmiin liittyviä yhteisiä turvallisuusmenetelmiä;

e) hallitaan kaikkien kalustoyksikön järjestelmän eheyteen vaikuttavien teknisten muutosten kokoonpanoa.

3. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely erityisesti kunnossapidon toteuttamista varten kehitettyjen ja siinä tarvittavien huoltovälineiden, -laitteiden ja -työkalujen suunnittelua ja käytön tukea varten. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely sen tarkastamiseksi, että näitä välineitä, laitteita ja työkaluja käytetään, varastoidaan ja huolletaan niiden huoltoaikataulun ja huoltovaatimusten mukaisesti.

4. Kun kalustoyksikköjä otetaan käyttöön, organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla

a) saadaan käyttöön alkuperäiseen dokumentaatioon sisältyvät kunnossapitosuositukset ja kerätään riittävästi tietoa suunnitellusta käytöstä;

b) analysoidaan alkuperäiseen dokumentaatioon sisältyvät kunnossapitosuositukset ja laaditaan direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjä, riskinarviointimenetelmiin liittyviä yhteisiä turvallisuusmenetelmiä soveltamalla ensimmäinen kunnossapitokansio, ottaen myös huomioon mahdollisiin takuisiin sisältyvät tiedot;

c) varmistetaan, että ensimmäinen kunnossapitokansio toteutetaan asianmukaisesti.

5. Jotta kunnossapitokansio pysyisi ajan tasalla koko kalustoyksikön elinkaaren ajan, organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla

a) kerätään vähintään seuraavat merkitykselliset tiedot: i) tosiasiallisesti toteutuneen käytön tyyppi ja laajuus, mukaan lukien muun muassa direktiivissä (EU) 2016/798 määritellyt onnettomuudet, vakavat onnettomuudet ja vaaratilanteet; ii) komponenteissa havaitut puutteet; iii) suunnitellun käytön tyyppi ja laajuus; iv) tosiasiallisesti toteutunut kunnossapito;

b) määritetään päivitysten tarve ottaen huomioon yhteentoimivuuteen liittyvät raja-arvot;

c) tehdään muutoksia ja niiden toteuttamista koskevia ehdotuksia ja hyväksytään ne siten, että päätös perustuu selkeisiin kriteereihin ja siinä otetaan huomioon tulokset riskinarvioinnista, joka on tehty direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjä, riskinarviointimenetelmiin liittyviä yhteisiä turvallisuusmenetelmiä soveltamalla;

d) varmistetaan, että muutokset toteutetaan asianmukaisesti;

e) seurataan muutosten vaikuttavuutta prosessissa, joka sopii yhteen direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan d alakohdan nojalla hyväksyttyjen, rautatietoimijoiden ja niiden toiminnan turvallisuustason arviointiin kansallisella ja unionin tasolla käytettävien menetelmien kanssa.

6. Kun pätevyyden hallintaprosessia sovelletaan kunnossapidon kehittämistoimintoon, huomioon on otettava vähintään seuraavat turvallisuuteen vaikuttavat toimet:

a) direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjen, riskinarviointimenetelmiin liittyvien yhteisten turvallisuusmenetelmien soveltaminen kunnossapitokansion muutosten arviointiin;

b) kunnossapitokansion laatimisen ja muuttamisen sekä kunnossapidon yhteydessä tehtävien korvausten kehittämisen, arvioinnin, vahvistamisen ja hyväksymisen hallinnassa tarvittavat tekniikan alat;

c) turvallisuuskriittisiä komponentteja koskevat kunnossapitotoimet;

d) liitostekniikat (mukaan lukien hitsaus ja liimaus);

e) ainetta rikkomaton testaus.

7. Kun dokumentointiprosessia sovelletaan kunnossapidon kehittämistoimintoon, on taattava vähintään seuraavien osa-alueiden jäljitettävyys:

a) kunnossapidon yhteydessä tehtävän vaihdon kehittämiseen, arviointiin, vahvistamiseen ja hyväksymiseen liittyvä dokumentaatio;

b) kalustoyksiköiden kokoonpano, mukaan lukien muun muassa turvallisuuskriittiset komponentit ja kalustoyksikköihin asennettujen ohjelmistojen muutokset;

c) tiedot suoritetuista huolloista;

d) kokemusten keräämiseksi tehtyjen selvitysten tulokset;

e) kunnossapitokansion kaikki versiot, mukaan lukien riskinarviointi;

f) kunnossapidon toteutukseen ja kaluston kunnossapidon hallintaan liittyvää pätevyyttä ja valvontaa koskevat raportit;

g) kalustoyksiköiden haltijoiden, rautatieyritysten ja rataverkon haltijoiden tueksi annettavat tekniset tiedot.

III. Kaluston kunnossapidon hallintatoimintoon liittyvät vaatimukset ja arviointiperusteet

1. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely, jonka avulla tarkastetaan kunnossapidon toteuttamisesta vastaavan yksikön pätevyys, valmius ja kapasiteetti ennen huoltotilausten tekemistä. Tämä edellyttää, että kunnossapitokonepajoilla on asianmukainen pätevyys tehdä päätöksiä teknistä pätevyyttä koskevista vaatimuksista kunnossapidon toteuttamistoiminnossa.

2. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely tehtäväluettelon kokoamiseksi ja huoltotilauksen laatimiseksi ja tekemiseksi.

3. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely kalustoyksiköiden lähettämiseksi huoltoon hyvissä ajoin.

4. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely, jolla hallitaan kalustoyksiköiden poistamista liikennöinnistä kunnossapitoa varten tai kun turvallinen toiminta on vaarantunut tai kunnossapitotarpeet haittaavat normaalia liikennöintiä.

5. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely, jonka avulla määritellään tarvittavat toteutettuun huoltoon ja kalustoyksiköiden huollosta luovuttamiseen sovellettavat todentamistoimenpiteet.

6. Organisaatiolla on oltava käytössään menettely liikennöintiin palauttamisesta ilmoittamiseksi, mukaan lukien käytön rajoitusten määrittely turvallisen liikkumisen varmistamiseksi huollosta luovuttamiseen liittyvät asiakirjat huomioon ottaen.

7. Kun pätevyyden hallintaprosessia sovelletaan kaluston kunnossapidon hallintatoimintoon, huomioon on otettava vähintään liikennöintiin palauttaminen, mukaan lukien käytön rajoitusten määrittely.

8. Kun tiedotusprosessia sovelletaan kaluston kunnossapidon hallintatoimintoon, vähintään seuraavat tiedot on toimitettava kunnossapidon toteutustoiminnolle:

a) sovellettavat säännöt ja tekniset eritelmät;

b) kunkin kalustoyksikön kunnossapitosuunnitelma;

c) luettelo varaosista, mukaan lukien riittävän yksityiskohtainen tekninen kuvaus kustakin osasta, jotta mahdollistetaan sen korvaaminen vastaavalla osalla samoin takuuehdoin;

d) luettelo materiaaleista, mukaan lukien riittävän yksityiskohtainen kuvaus niiden käytöstä ja tarvittavat terveys- ja turvallisuustiedot;

e) kansio, jossa määritellään turvallisuuteen liittyvien toimintojen eritelmät ja joka sisältää osien korvaamiseen ja käyttöikään liittyvät rajoitukset;

f) luettelo komponenteista tai järjestelmistä, joihin sovelletaan lakisääteisiä vaatimuksia, ja luettelo näistä vaatimuksista (mukaan lukien jarrusäiliöitä ja vaarallisten aineiden kuljettamiseen käytettäviä säiliöitä koskevat vaatimukset);

g) direktiivin (EU) 2016/798 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla hyväksyttyjen, riskinarviointimenetelmiin liittyvien yhteisten turvallisuusmenetelmien soveltaminen kaluston kunnossapidon hallintatoimintoon vaikuttavien muutosten arviointiin.

9. Kun tiedotusprosessia sovelletaan kaluston kunnossapidon hallintatoimintoon, asianomaisille osapuolille on tiedotettava vähintään liikennöintiin palauttamisesta sekä käyttäjien (rautatieyritysten ja rataverkon haltijoiden) kannalta merkityksellisistä käyttörajoituksista.

10. Kun dokumentointiprosessia sovelletaan kaluston kunnossapidon hallintatoimintoon, on kirjattava vähintään seuraavat tiedot:

a) huoltotilaukset;

b) liikennöintiin palauttaminen, mukaan lukien rautatieyritysten ja rataverkon haltijoiden kannalta merkitykselliset käyttörajoitukset.

IV. Kunnossapidon toteuttamistoimintoon liittyvät vaatimukset ja arviointiperusteet

1. Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla

a) tarkastetaan kaluston kunnossapidon hallintatoiminnon toimittamien tietojen kattavuus ja soveltuvuus suhteessa tilattuihin toimiin;

b) todennetaan vaadittujen merkityksellisten huoltoasiakirjojen ja muiden sellaisten standardien käyttö, joita sovelletaan huoltopalvelujen toteuttamiseen huoltotilausten mukaisesti;

c) varmistetaan, että kaikki huoltotilauksiin sisältyvissä sovellettavissa määräyksissä ja eritellyissä standardeissa määritellyt huoltoeritelmät ovat kaikkien työhön osallistuvien henkilöstön jäsenten saatavilla (ne on esimerkiksi sisällytetty sisäisiin työohjeisiin).

2. Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla varmistetaan, että

a) komponentteja (myös varaosia) ja materiaaleja käytetään huoltotilauksissa ja toimittajien asiakirjoissa määritellyllä tavalla;

b) komponentit ja materiaalit varastoidaan ja niitä käsitellään ja kuljetetaan huoltotilauksissa ja toimittajien asiakirjoissa määritellyllä tavalla siten, että estetään niiden kuluminen ja vahingoittuminen;

c) kaikki komponentit ja materiaalit, myös asiakkaan toimittamat, ovat asiaa koskevien kansallisten ja kansainvälisten sääntöjen sekä asiaa koskevien huoltotilausten vaatimusten mukaisia.

3. Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt sopivien ja riittävien välineiden, laitteiden ja työkalujen määrittelemiseksi, yksilöimiseksi, tarjoamiseksi, tallentamiseksi ja saatavilla pitämiseksi, jotta se voi tarjota huoltopalveluja huoltotilausten ja muiden sovellettavien eritelmien mukaisesti ja jotta voidaan varmistaa

a) huollon turvallinen toteuttaminen, mukaan lukien henkilöstön terveys ja turvallisuus;

b) ergonomia ja terveyden suojelu, mukaan lukien käyttäjien ja tietotekniikkajärjestelmien tai diagnostisten laitteiden väliset rajapinnat.

4. Jos tämä on tarpeen luotettavien tulosten varmistamiseksi, organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joilla varmistetaan, että sen mittalaitteet on

a) kalibroitu tai varmennettu määräajoin tai ennen käyttöä kansainvälisten, kansallisten tai teollisuuden mittausstandardien mukaisesti – jos tällaisia standardeja ei ole, kalibroinnin tai varmennuksen perusteet on kirjattava;

b) säädetty tai tarvittaessa säädetty uudelleen;

c) yksilöity siten, että kalibrointitila voidaan määrittää;

d) suojattu sellaiselta säätämiseltä, joka mitätöisi mittaustulokset;

e) suojattu vahingoittumiselta ja toiminnan heikkenemiseltä käsittelyn, kunnossapidon ja varastoinnin aikana.

5. Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikkia välineitä, laitteita ja työkaluja käytetään ja säilytetään ja ne kalibroidaan oikein ja niitä huolletaan dokumentoitujen menettelyjen mukaisesti.

6. Organisaatiolla on oltava käytössään menettelyt, joiden avulla tarkastetaan, että toteutetut tehtävät ovat huoltotilausten mukaisia ja huollosta luovuttamisesta annetaan ilmoitus. Ilmoitukseen huollosta luovuttamisesta on sisällyttävä kaikki tiedot, joita tarvitaan käyttörajoitusten määrittelemiseksi.

7. Kun riskinarviointiprosessia (ja erityisesti I jakson 2.2 ja 2.3 kohtaa) sovelletaan kunnossapidon toteutustoimintoon, työympäristöön eivät sisälly ainoastaan konepajat, joissa kunnossapito toteutetaan, vaan myös raiteet konepajarakennusten ulkopuolella sekä kaikki paikat, joissa kunnossapitotoimia toteutetaan.

8. Kun pätevyyden hallintaprosessia sovelletaan kunnossapidon toteutustoimintoon, huomioon on otettava vähintään seuraavat turvallisuuteen vaikuttavat toimet:

a) liitostekniikat (mukaan lukien hitsaus ja liimaus);

b) ainetta rikkomaton testaus;

c) kalustoyksikön lopputestaus ja huollosta luovuttaminen;

d) jarrujärjestelmiä, pyöräkertoja ja vetolaitteita koskevat kunnossapitotoimet sekä vaarallisten aineiden kuljettamiseen käytettävien tavaravaunujen erityisosien, kuten säiliöiden ja venttiilien, kunnossapitotoimet;

e) turvallisuuskriittisiä komponentteja koskevat kunnossapitotoimet;

f) ohjaus- ja valvontajärjestelmiä ja merkinantojärjestelmiä koskevat kunnossapitotoimet;

g) ovien hallintalaitteita koskevat kunnossapitotoimet;

h) muut määritellyt turvallisuuteen vaikuttavat erityisalat.

9. Kun tiedotusprosessia sovelletaan kunnossapidon toteutustoimintoon, vähintään seuraavat tiedot on toimitettava kaluston kunnossapidon hallintatoiminnolle ja kunnossapidon kehittämistoiminnolle:

a) huoltotilausten mukaisesti toteutetut työt;

b) turvallisuuteen liittyvät viat tai puutteet, jotka organisaatio on havainnut;

c) huollosta luovuttaminen.

10. Kun dokumentointiprosessia sovelletaan kunnossapidon toteutustoimintoon, on II jakson 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista turvallisuuteen vaikuttavista kunnossapitotoimista kirjattava vähintään seuraavat tiedot:

a) selkeä erittely kaikista välineistä, laitteista ja työkaluista;

b) kaikki toteutetut kunnossapitotyöt, mukaan lukien niitä suorittava henkilöstö ja niissä käytetyt työkalut, laitteet, varaosat ja materiaalit ja ottaen huomioon i) sen valtion sovellettavat kansalliset säännöt, johon organisaatio on sijoittautunut; ii) huoltotilauksissa esitetyt vaatimukset, mukaan lukien tietojen tallentamista koskevat vaatimukset; iii) lopputestaus ja huollosta luovuttamista koskeva päätös;

c) huoltotilauksessa ja huollosta luovuttamisessa vaaditut valvontatoimenpiteet;

d) kalibrointi- ja varmennustulokset, joilla on määrättyjen vaatimusten seurannassa ja mittaamisessa käytettyjen tietokoneohjelmistojen osalta vahvistettava ohjelmiston soveltuvuus tarkoitettuun käyttöön ennen käytön aloittamista, ja vahvistus on uusittava tarvittaessa;

e) aiempien mittaustulosten oikeellisuus, jos mittauslaitteen on havaittu toimivan vaatimusten vastaisesti.

(1) Neuvoston direktiivi 89/391/ETY, annettu 12 päivänä kesäkuuta 1989, toimenpiteistä työntekijöiden turvallisuuden ja terveyden parantamisen edistämiseksi työssä (EYVL L 183, 29.6.1989, s. 1).