Erityiskertomus N:o 23/98 komission hallinnoimasta tiedotus- ja viestintätoimista sekä komission vastaukset (annettu Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan 4 kohdan ensimmäisen alakohdan nojalla)



Virallinen lehti nro C 393 , 16/12/1998 s. 0047 - 0064



ERITYISKERTOMUS Nro 23/98 komission hallinnoimasta tiedotus- ja viestintätoimista sekä komission vastaukset (annettu Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan 4 kohdan ensimmäisen alakohdan nojalla) (98/C 393/03) JOHDANTO 1. Tarkastuksen kohteena olivat jatkuvat tiedotus- ja viestintätoimet (B3-3 0 0 "Yleiset Euroopan unionia koskevat tiedotus- ja viestintätoimet", B3-3 0 1 "Tiedotuskeskukset" ja B3-3 0 2 "Kolmansiin maihin suunnattavat tiedotus-ohjelmat") sekä erityiset tiedotustoimet (B3-3 0 6: Prince-ohjelma "Määrättyyn politiikkaan liittyvät tiedotustoimet"). Jatkuviin tiedotus- ja viestintätoimiin kuuluu Euroopan unionin toimintaa koskeva tiedotus, jota annetaan Euroopan kansalaisille Eurooppaa koskevista yleisistä asioista. Erityiset tai ensisijaiset tiedotustoimet liittyvät ajankohtaisiin yhteisön politiikan erityisaloihin (Kansalaisena Euroopassa, Euro, Rakennamme Eurooppaa yhdessä). Näitä toimia ja toimenpiteitä johtaa komission pääosasto X. Lisäksi pääosastolla X on kokonaisvastuu tiedotus- ja viestintätoimien sisäisestä yhteensovittamisesta. 2. Jatkuvat tiedotus- ja viestintätoimet jaetaan seuraavasti: a) Yleiset Euroopan unionia koskevat tiedotus- ja viestintätoimet (B3-3 0 0) Nämä toimet kattavat Euroopan laajuisen tiedotustoiminnan, jota komissio toteuttaa yhdessä muiden Euroopan toimielinten kanssa ja jonka tarkoituksena on antaa Euroopan kansalaisille tietoja Euroopasta. Hankkeiden kehittämiseen osallistuvat yksiköt kuuluvat pääosaston X alaisuuteen, ja jäsenvaltioissa sijaitsevien komission edustustojen osallistuminen toimintaan varmistaa osittain sen, että hankkeet toteutetaan hajautetusti; b) tiedotuskeskukset (B3-3 0 1) Tämä kattaa pääasiassa neljäntyyppisten tiedotuskeskusten kanssa tehtyjen erityisten sopimusten avulla annettavan jatkuvan tiedotuksen rahoituksen: i) Euroneuvontakeskukset (Info-Points Europe, IPE) (1); ii) maaseudun yhteyspisteet (Rural Information and Promotion Carrefours, RIPC) (2); iii) kaupunkien yhteyspisteet (Urban Forums, UF) (3); iv) Eurooppatiedotuskeskukset (Information Centres on Europe, ICE) (4). c) kolmansiin maihin suunnattavat tiedotusohjelmat (B3-3 0 2) Tähän toimeen kuuluu sellaisten hankkeiden rahoitus, joiden tarkoituksena on yhteisön imagon edistäminen strategisten kohdeyleisöjen ja mielipidejohtajien keskuudessa (korkeakoulut ja koulut, kauppakamarit, elinkeinonharjoittajien yhdistykset, ammattiyhdistykset, ammatti- ja käsityöläisjärjestöt) Euroopan unionin ulkopuolisissa valtioissa. Pääosasto X on kehittänyt joukon tärkeimpien alueellisten ryhmittymien erityisolosuhteisiin mukautettuja tiedotusstrategioita määrittelemällä erityistavoitteet ja tärkeimmät viestit kullekin alueelle ja niillä oleville pääasiallisille kohdeyleisöille. Yhteisön ulkopuolella sijaitsevat lähetystöt käyttävät osan budjettikohdan B3-3 0 2 kaikista varoista, ja osan käyttävät suoraan PO X:n keskusyksiköt. 3. Erityistoimet kuuluvat Prince-ohjelmaan (B3-3 0 6). Tämä toiminta kattaa kolme tiedotuskampanjaa ("Kansalaisena Euroopassa", "Euro" ja "Rakennamme Eurooppaa yhdessä"), jotka Euroopan parlamentti ja komissio käynnistivät yhdessä lokakuussa 1995 tarkoituksenaan antaa virikkeitä tärkeistä kysymyksistä käytävälle keskustelulle. Tämän toiminnan johtaminen annettiin tehtäväksi tilapäiselle työryhmälle, joka perustettiin pääosastossa X juuri tätä tarkoitusta varten. Prince-erityisryhmä työskentelee tiiviissä yhteistyössä pääosaston XV kanssa (kampanjan "Kansalaisena Euroopassa" osalta) ja pääosaston II kanssa ("Euro"-kampanjan osalta), mutta sillä on täysi vastuu kolmannesta kampanjasta ("Rakennamme Eurooppaa yhdessä"). Varat näihin kampanjoihin myönnettiin kyseisten kolmen kampanjan yhteensovittamisesta vastaavista Euroopan parlamentin ja komission jäsenistä koostuvan ohjausryhmän valvonnassa. Prince-ohjelman hajautettu toteutus varmistetaan joidenkin jäsenvaltioiden kanssa tehtävien sopimusten järjestelmän avulla sekä siten, että jäsenvaltioissa sijaitsevat komission edustustot ja pääosaston X osaston B yksikön 3 tukemat tiedotuskeskukset osallistuvat toimintaan. Prince-työryhmä laati kutakin kolmea kampanjaa varten viestintäsuunnitelman, jotka ohjausryhmä hyväksyi. Näiden viestintäsuunnitelmien perusteella toteutettiin yhteensä 235 hanketta vuonna 1996 ja 662 hanketta vuonna 1997. 4. Tarkastus kattaa ajanjakson 1995-1997 eli lähes 300 miljoonaa ecua kolmivuotiskaudelle varattuina maksusitoumusmäärärahoina. Tarkastukset suoritettiin komission pääosaston X yksiköissä ja viidessä komission edustustossa (Belgiassa, Saksassa, Espanjassa, Ranskassa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa). TALOUSARVION KEHITYS JA TOTEUTTAMINEN 5. Ennen vuotta 1995 ei ollut olemassa kattavaa tiedotustoimintaan liittyvää budjettipolitiikkaa. Pääosasto XIX suoritti koko komissiossa tiedotustoimintaan myönnettyjen budjettivarojen inventaarion ensimmäisen kerran vuonna 1995 Osastojen yleinen tarkastus -yksikön pyynnöstä. Siitä lähtien inventaario on tehty vuosittain ja tulokset annetaan tiedoksi tiedotus- ja viestintäpolitiikan ohjausryhmälle. Tämän laskelman perustana ovat kaikki SINCOM-maksut, jotka löydettiin tiedotustoiminnan menot kartoittamalla ja soveltamalla erityisiä analyyttisiä tunnuksia kaikissa komission osastoissa. Pääosaston XIX antamista yhdistetyistä tiedoista käy ilmi seuraava tiedotustoiminnan suuntaus: a) 1995: 137 040 143 ecua; b) 1996: 158 116 392 ecua; c) 1997: 189 926 270 ecua. Tarkastuksen kattaman ajanjakson osalta oli mahdotonta määrittää niiden maksusitoumusmäärärahojen yhteissummaa, jotka olivat käytettävissä komission tiedotustoimintaan. Tilintarkastustuomioistuimen suorittaman tarkastuksen kohteina olleet neljä suoraan komission pääosaston X vastuulla olevaa tiedotuspolitiikan alan toimenpidettä ovat seuranneet talousarvion kehitystä, kuten taulukoista 1, 2 ja 3 ilmenee. 6. Budjettikohtien B3-3 0 0 0 ja B3-3 0 6 0 kohdalla osasta suunniteltuja varoja on tehty varaus (luku B0-4 0), joten tarvitaan erityismenettelyjä ennen kuin budjettivallan käyttäjä vapauttaa ne. Tämä tehdään yleensä vasta varainhoitovuoden jälkipuoliskolla, mikä hankaloittaa pääosaston X varainhoitoyksikön toimintaa ja johtaa maksujen alhaiseen toteuttamisasteeseen. Näin oli varsinkin Prince-ohjelman toteutuksen kohdalla vuonna 1996. 7. Kaikkia jatkuvan tiedotustoiminnan tietokeskuksia ei rahoiteta budjettikohdasta B3-3 0 1, vaan eräät niistä yhteisrahoitetaan budjettikohdasta B3-3 0 0. Budjetoinnin perusperiaatteiden noudattamiseksi sekä yhtenäisen ja tehokkaan kokonaishallinnoinnin varmistamiseksi kaikki tietokeskukset olisi rahoitettava yhdestä ainoasta budjettikohdasta. SÄÄNTELYKEHYS 8. Tiedotus- ja viestintäpolitiikkaan kuuluvia toimenpiteitä toteutetaan heikon sääntelykehyksen nojalla. Itse talousarviossa on oikeudellinen viittaus perustamissopimuksen 126 ja 127 artiklaan, mutta näissä artikloissa ei käsitellä tiedotus- ja viestintäpolitiikkaa vaan opetusta, ammatillista koulutusta ja nuorisoa. Komissio ei ole määritellyt riittävästi tiedotuspolitiikan yleisiä tavoitteita, hallinnointijärjestelmiä, tällä alalla sovellettavia sääntöjä, käytettävissä olevia ohjeellisia varoja eikä näiden varojen jakamista tavoitteiden kesken. Pääosasto X esitti yleisiä suuntaviivoja tiedonannoissa SEK(93) 916/9 ("Komission tiedotus- ja viestintäpolitiikka: uusi lähestymistapa") ja SEK(93) 1248/3 ("Tiedotussuunnitelmajärjestelmä"). Näistä tiedonannoista käy ilmi, että komissiolta on puuttunut yhteensovitettu viestintäpoliittinen kokonaisstrategia ja että oli tarve luoda asianmukainen mekanismi - tiedotussuunnitelmat - sen varmistamiseksi, että tiedotus- ja viestintäulottuvuus sisällytetään kaikkeen komission politiikkaan, jolla on ulkoisia vaikutuksia. Lisäksi ennakoitiin, että pääosaston X uusi organisaatio perustuisi suunnittelu- ja toteutustehtävien selkeään toisistaan erottamiseen vahvistamalla komission edustustojen toimintaa yhteisössä. Edustustoilla olisi oltava johtava asema maidensa tietoverkoissa. 9. On laadittu lisää ehdotuksia uusien menettelyjen ja rakenteiden soveltamiseksi, pääasiassa seuraavat: a) SEK(94) 80/4 jäsenvaltioissa sijaitsevien komission edustustojen tehtävistä ja velvollisuuksista; b) SEK(94) 82/4 ulkoisen tiedotus- ja viestintätoiminnan yleistavoitteista kolmansien maiden osalta; (c) SEK(94) 488 tiedotusverkkojen toimintakehyksestä. 10. Näiden uusien menettelyjen ja rakenteiden toimintaa koskeneessa tilintarkastustuomioistuimen arvioinnissa todettiin seuraavien tekijöiden estävän niiden tehokkaan toteutuksen: a) tiedotussuunnitelmat laaditaan sisäisinä asiakirjoina, jotka on tarkoitettu yksinomaan ohjaamaan toimintaa ilman suoraa yhteyttä budjettikohtaan B3-3 0 0 kuuluvien maksumäärärahojen toteuttamiseen; b) olisi kiinnitettävä huomiota sen varmistamiseen, että jäsenvaltioissa sijaitsevilla komission edustustoilla on tarpeeksi tärkeä rooli Brysselissä tuotetun tiedon levittämisessä; tässä yhteydessä pääosasto X:n arvovaltaa komission edustustoihin nähden on vahvistettava; c) Pääosasto X ei ole vielä valmistellut tiedonannossa SEK(94) 488 tarkoitettua toimintakäsikirjaa tiedotuksen tukikeskuksista. 11. Komissio antoi 11 päivänä lokakuuta 1995 tiedonannon SEK(95) 1672 Prince-ohjelman mukaisista tiedotustoimista. Mitään oikeudellista asiakirjaa ei kuitenkaan laadittu näiden erityisten tiedotustoimien toiminnan organisoimiseksi. TARKASTUKSEN TULOKSET Epäselvät tavoitteet 12. Budjettikohdasta B3-3 0 0 rahoitettavilla toimenpiteillä/hankkeilla saavutettavia tavoitteita ei ole määritelty riittävästi. Käytännössä rahoitusta annettiin joillekin hankkeille, joilla ei ollut mitään osoitettavissa olevaa yhteyttä tiedotustoimintaan. "Tiedotussuunnitelmajärjestelmän" (SEK(93) 1248/3) luomista olisi pitänyt käyttää perusviitekehyksenä niiden toimenpiteiden/hankkeiden valitsemiseksi, jotka rahoitetaan budjettikohdasta B3-3 0 0. Tietokeskusten toiminta Järjestelmän luonnehdinta 13. Taulukosta 4 ilmenee pääosasto X:n tukemien tietokeskusten jakautuminen jäsenvaltioittain ja tyypeittäin. Keskukset ovat komission tiedotuspolitiikan olennainen väline, mutta siitä huolimatta on edelleen "kattamattomia" alueita, etenkin Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Saksassa, missä tietoverkkoa on vahvistettava. Samanaikaisesti olisi pyrittävä varmistamaan, että näiden neljänlaisten keskusten maantieteellisessä jakautumisessa vallitsee alueellinen tasapaino. Tosin jäsenvaltioissa on muita tiedotusrakenteita kuten yleiset kirjastot Yhdistyneessä kuningaskunnassa, mutta ne ovat EU:n verkon ulkopuolisia eikä niillä siksi ole velvollisuutta täyttää komission erityissopimusten vaatimuksia. 14. Komission tiedotuspolitiikan uudistamisen olisi perustuttava tehokkaaseen tietokeskusjärjestelmään, ja tässä yhteydessä olisi harkittava Pariisissa, Lissabonissa ja Berliinissä olevissa Eurooppatiedotuskeskuksissa saadun kokemuksen hyödyntämistä edelleen koko yhteisössä. Olisi kuitenkin otettava käyttöön vuotuisten tukien enimmäismäärä. Taulukosta 5 ilmenee yhteisön näille tiedotuskeskuksille antama tuki ajanjaksolla 1992-1997. 15. Useat komission osastot antavat Pariisissa sijaitsevalle Eurooppatiedotuskeskukselle yhteisön tukea. Yhteisön rahoituksen kokonaisosuus vaihtelee 44 prosentista 51 prosenttiin kauden 1992-1997 budjettituloista. Komission tarkoituksena oli, että tämä keskus toimisi mallina muissa jäsenvaltioissa toteutettaville samankaltaisille hankkeille ja että se keskittyisi lähinnä toiminnan kahden painopistealueen kehittämiseen: Ranskassa sijaitsevien tiedotuksen tukikeskusten tukemiseen sekä suurelle yleisölle suunnattujen tiedotteiden tuottamiseen ja levittämiseen. 16. Tilintarkastustuomioistuimen kokonaisarvio keskuksen dokumentointi- ja tiedotustoimista on myönteinen. Tilintarkastustuomioistuimen havainnot keskuksen rahoitusperustasta eivat kuitenkaan ole kovin myönteisiä. Joulukuussa 1991 Ranskan kansalliset viranomaiset ja komissio päättivät jakaa vuokramenot siten, että kansalliset viranomaiset maksaisivat kaksi kolmasosaa menoista ja että yhteisön talousarviosta rahoitettava osuus olisi yksi kolmannes, ja muut juoksevat kulut sovittiin jaettaviksi kummankin osapuolen kesken. Tämä järjestely muuttui vuonna 1994, kun yhteisön rahoitusosuus vuokramenoista nousi 50 prosenttiin, koska kansalliset viranomaiset eivät kyenneet noudattamaan alkuperäistä sopimusta. Samaan aikaan vuokran tasoa oli tarkasteltu uudestaan ja sen seurauksena laskettu. Vuokrasta neuvoteltiin sitten uudelleen vuonna 1997, ja sitä laskettiin edelleen. Näistä vuokranalennuksista huolimatta tilintarkastustuomioistuin katsoo, että komission ei olisi pitänyt suostua tähän yhteisrahoituksen osuuksien muuttamiseen (5) eikä sen olisi pitänyt ottaa vastuulleen keskuksen 31. joulukuuta 1997 mennessä kasautuneen vajeen kattamista yksipuolisesti (6). 17. Keskuksella on myös ajoittain kassavirtaongelmia, jotka johtuvat huhtikuussa ja lokakuussa erääntyneiden kansallisten rahoitusosuuksien maksuviipeistä. Vaikka yhteisrahoitusperiaatteen soveltaminen onkin hyvä ajatus, ei ole mitään syytä, miksi kansalliset rahoitusosuudet maksettiin kuukausia komission kanssa sovittujen maksupäivämäärien jälkeen. Tietokeskussopimukset 18. Komission ja jäsenvaltioiden välillä on olemassa kolmenlaisia kirjallisia sopimuksia keskuksen luonteen mukaan. Niihin kaikkiin sisältyy selkeä kuvaus keskusten tehtävistä, puolivuosittaisen ja vuosittaisen raportoinnin järjestelmästä ja myönnettävän rahoitustuen ehdoista. Sopimusjärjestelmää ei ole kuitenkaan vielä sovellettu kaikkiin keskuksiin; vuoden 1997 lopulla 34 euroneuvontakeskusta, yksi maaseudun yhteyspiste ja kaksi kaupunkien yhteyspistettä odottivat vielä niitä koskevan sopimuksen allekirjoittamista. Kaupunkien yhteyspisteiden kanssa tehdyt sopimukset allekirjoitettiin kaikki hyvin myöhään joulukuussa 1997, mikä viivästytti selvästi varojen siirtoa pääosastolta X ja vaaransi sen vuoksi kaupunkien yhteyspisteiden tiedotustoiminnan. Näiden kolmenlaisten sopimusten rahoitustuen taso ei ole yhdenmukainen (aloitustuki ja myönnetyt tuet). 19. Saksassa toimiva komission edustusto ei juurikaan noudata pääosaston X kehittämiä suuntaviivoja. Bonniin ja Erfurtiin perustetut euroneuvontakeskukset paitsi laiminlöivät vakiosopimuksen allekirjoittamisen myös saivat pari kolme kertaa tavanomaista suuremmat tuet. Bonnissa sijaitsevan euroneuvontakeskuksen osalta yhteisön talousarviosta rahoitettava osuus kattaa kaikki kustannukset eikä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean (ACPC) pakollisia menettelyjä ole noudatettu. 20. Espanjassa euroneuvontakeskusten perustaminen suuntautui "Diputaciones"-tasoon pohjautuvan atk-verkon luomiseen. Ajanjaksolla 1995-1997 näistä (diputaciones) valittiin viisi verkon ensimmäisen vaiheen toteuttamiseen, ja sitoumusten yhteismäärä oli 145 000 ecua. Kaksi vuotta myöhemmin näitä varoja ei ollut vielä käytetty. Uutta aluetasoon perustuvaa lähestymistapaa ollaan parhaillaan ottamassa käyttöön. 21. Yhdistyneessä kuningaskunnassa komission Lontoon edustusto on tehnyt kaksi sopimusta sellaisen yrityksen kanssa, joka tarjoaa hallinnollista tukea Lontoon edustustolle kansallisen tiedotusverkon ylläpitoon ja avustaa seurantatoimia koskevaa ohjelmaa. Ensimmäinen sopimus, joka allekirjoitettiin 15. joulukuuta 1993, on johtanut yhteensä 1 045 752 ecun maksamiseen, vaikka hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean tätä sopimusta koskevassa lausunnossa N:o 818/93 sellaisena kuin se on muutettuna hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunnoissa N:o 877/95 ja N:o 700/96 vahvistettiin menojen enimmäismääräksi 909 500 ecua. Sen jälkeen julkistettiin 30. lokakuuta 1996 rajoitettu tarjouskilpailu, ja tällä kertaa menojen enimmäismäärää nostettiin 3 242 925 ecuun viisivuotiskaudeksi. Tältä pohjalta samalle yritykselle myönnettiin toinenkin sopimus 11. huhtikuuta 1997. Nämä kaksi sopimusta kattavat yhdessä ainakin neljän miljoonan ecun suuruiset menot kahdeksan vuoden kuluessa. 22. Sopimusehdoissa (vakiopalvelut ja lisäpalvelut) tarjouskilpailun voittajalle delegoidaan pysyvät tehtävät, joista Lontoon edustuston olisi itse vastattava. Tarjouskilpailun voittajalle suoritettavat maksut perustuvat yksinomaan suoritetuista palveluista kirjoitettuihin laskuihin ja niukkoihin neljännesvuosittain esitettyihin kertomuksiin. Kirjanpidosta puuttuu sopimukseen liittyvien menojen kirjausketju. Komission olisi syytä tutkia, lisääntyisikö kustannustehokkuus, jos Lontoon edustusto tekisi työn itse. 23. Pääosasto X ei ole aikaisemmin sisällyttänyt sopimuksiinsa järjestelmällisesti yleisiä sopimusehtoja sellaisina kuin ne esiintyvät komission laatimissa mallisopimuksissa. Joissakin tapauksissa maksut suoritettiin automaattisesti ilman niiden perusteluja koskevia erityisvaatimuksia. Eräissä sopimuksissa ei myöskään vahvistettu komission yksiköiden eikä tilintarkastustuomioistuimen tilintarkastusoikeuksia, mikä on vastoin varainhoitoasetusten säännöksiä. Prince-sopimukset 24. Prince-ohjelmaan joidenkin jäsenvaltioiden kanssa tehtävien sopimusten järjestelmää on sovellettu niissä kahdessa kampanjassa, joissa hajautettu hallinnointi säilytettiin: "Euro" ja "Rakennamme Eurooppaa yhdessä" (katso taulukko 6). 25. Jäsenvaltioiden kanssa Prince-ohjelman hankkeiden toteutuksesta allekirjoitettavien sopimusten tärkeimmät edut ovat, että siten vähennetään toimien hajanaista toteuttamista, mikä on luonteenomaista jatkuvien tiedotustoimien toteuttamiselle etenkin budjettikohdan B3-3 0 0 osalta, ja noudatetaan järjestelmällisesti yhteisrahoitusperiaatetta, vaikka muiden Prince-ohjelmaan kuuluvien hankkeiden osalta tavoite myöntää 50 prosentin suuruinen määräraha kokonaiskustannuksiin ei olekaan ehdoton sääntö. 26. Sopimusjärjestelmällä katettiin ajanjaksona 1995-1997 yhteensä 15 hanketta, joiden osuus oli 29,3 miljoonaa ecua eli 25 prosenttia kaikista Prince-ohjelmalle myönnetyistä varoista. Tämän järjestelmän käytön lisääminen olisi toivottavaa rahanarvon kannalta, ja se yksinkertaistaisi hallinnollisia toimenpiteitä komission tasolla toissijaisuus- ja yhteisrahoitusperiaatteiden asianmukaisen noudattamisen avulla. Arviointi- ja tarkastustoiminta 27. Tarkastuksen kattamana ajanjaksona (1995-97) pääosasto X teki tiedotuspolitiikan alalta vain harvoja arviointeja, ja ne koskivat vain budjettikohtien B3-3 0 1 ja B3-3 0 2 sisältämiä toimia. Paikalla tapahtuvaan tiedotushankkeiden toteutukseen ja komission edustustojen toimien seurantaan ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Keskusosastojen komission edustustoihin tekemiä tarkastuskäyntejä järjestetään pääosaston X pääjohtajan 13 päivänä maaliskuuta 1995 antaman ilmoituksen N:o 1887 nojalla yhteisymmärryksessä Osastojen yleinen tarkastus -yksikön kanssa. Ainoastaan neljään komission edustustoon tehtiin tarkastuskäynti ajanjaksona 1995-1997 (vuonna 1996 Espanjaan ja Yhdistyneeseen kuningaskuntaan sekä vuonna 1997 Ranskaan ja Portugaliin). Yhteisön tuen valvontakehys 28. Ajanjaksona 1995-1997 rahoitusosuuksien myöntämiselle oli ominaista heikko sopimuskehys, joka perustui yksinomaan kahteen pääosaston X vuosina 1993 ja 1995 julkaisemaan kiertokirjeeseen. Pääosasto X:n yksikkö 1 on äskettäin laatinut tukia koskevan käsikirjan, jonka ohjeita olisi noudatettava vuodesta 1998 alkaen. Molemmilla tasoilla - keskusyksiköissä ja komission edustustoissa - tarkastettujen otoshankkeiden perusteella tilintarkastustuomioistuin on löytänyt asioita, jotka olisi otettava huomioon uuden tukia koskevan käsikirjan ohjeita noudatettaessa. 29. Harvoja poikkeuksia (nuorisohankkeita ja eräitä Prince-toimia) lukuun ottamatta rahoitusosuuksia myönnettiin ajanjaksona 1995-1997 ilman taetta selkeästä avoimuudesta, joka saavutettaisiin ehdotuspyyntöjärjestelmää soveltamalla. 30. Pääosaston X 13. lokakuuta 1993 julkaisemassa kiertokirjeessä N:o 6268 vastustettiin sitä, että lopulliset tuensaajat tehtäisiin välittömästi riippuvaisiksi komissiosta, mutta tilintarkastustuomioistuin on havainnut muutamia tapauksia, joissa tarkastus paljasti tukea myönnetyn samoille tuensaajille peräkkäisinä vuosina. 31. Pääosaston X 13. lokakuuta 1993 julkaisemassa kiertokirjeessä N:o 6268 vahvistettiin hankkeiden kustannusten rahoitusosuuksien enimmäismääräksi 50 prosenttia. Saman pääosaston 17. maaliskuuta 1995 julkaisemassa kiertokirjeessä N:o 2074 esitetään rahoitusosuuksien kolmen eri tason järjestelmä: >TAULUKON PAIKKA> Nämä kiertokirjeet eivät ole tarpeeksi tarkkoja, koska rahoitusosuuksien määrittämisen laskentaperustaa ei ole selkeästi määritelty. Yhtenäisen laskentaperustan määrittely on välttämätöntä, jotta kaikki tukea hakevat saisivat yhdenmukaisen ja yhtäläisen kohtelun. Tarkastettuja hankkeita koskevat hakemukset ja hyväksynnät perustuivat toisinaan kokonaiskustannuslaskentaan (kokonaiskustannukset) ja toisinaan välittömien kustannusten laskentaan (hankkeen aiheuttamat lisäkustannukset). Tämä johtaa yleensä siihen, että jälkimmäisessä tapauksessa rahoitusosuus on verrattuna kokonaiskustannusten laskentaan suurempi, esimerkiksi eräiden saksalaisten säätiöiden hankkeiden osalta 80 prosenttia. 32. Tämän järjestelmän luonne voi synnyttää rahoitusosuuksien huomattavaa vaihtelua. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tarkastamissaan otoshankkeissa seuraavat vaihtelut ajanjaksona 1995-1997: a) Saksassa rahoitusosuudet vaihtelivat 25 prosentista 100 prosenttiin hankkeiden kokonaiskustannuksista b) Espanjassa rahoitusosuudet vaihtelivat 13 prosentista 84 prosenttiin hankkeiden kustannuksista c) Belgiassa rahoitusosuudet vaihtelivat 9 prosentista 100 prosenttiin hankkeiden kustannuksista d) Yhdistyneessä kuningaskunnassa rahoitusosuudet vaihtelivat 11 prosentista 75 prosenttiin hankkeiden kustannuksista. Lisäksi missään tarkastetuista tapauksista, joissa rahoitusosuus ylitti 50 prosentin enimmäismäärän kokonaiskustannuksista, asiakirjat eivät sisältäneet tälle tyydyttäviä perusteluja. PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET 33. EU:n tiedotuspolitiikkaa toteuttavat jäsenvaltioissa pääasiassa komission edustustot. Budjettikohdasta B3-3 0 0 rahoitettavien toimenpiteiden/hankkeiden rahoituksella saavutettavia tavoitteita ei ole määritelty riittävästi, ja käytännössä jotkin hankkeet, joiden yhteyttä tiedotustoimintaan ei ole voitu osoittaa, ovat saaneet rahallista tukea. "Tiedotussuunnitelmajärjestelmää" (SEK(93) 1248/3) olisi pitänyt käyttää perusviitekehyksenä niiden toimenpiteiden/hankkeiden valitsemiseksi, jotka rahoitetaan budjettikohdasta B3-3 0 0 (katso kohdat 8-11). 34. Tarvitaan parempi arviointijärjestelmä yhteisön menojen tehokkuuden varmistamiseksi kohderyhmiin liittyvien tavoitteiden saavuttamisen osalta. Tämä on entistä välttämättömämpää tulevaisuudessa, kun tiedotustoiminnan rahoitus todennäköisesti kasvaa. On tarpeellista parantaa itse pääosaston X arviointimenetelmiä ja seurantajärjestelmiä. Arviointi- ja tarkastusmenetelmää olisi vahvistettava seuraavasti: a) jatkuvan tiedotustoiminnan (B3-3 0 0, B3-3 0 1 ja B3-3 0 2) sekä erityistoimet (B3-3 0 6) kattavan tiedotuspolitiikan vuotuisen arviointisuunnitelman edelleen kehittäminen; b) pääosaston X myöntämien varojen käytön tarkastamisen lisääminen tekemällä säännöllisesti tarkastuskäyntejä jokaiseen komission edustustoon (katso kohta 27). 35. Komission tiedotustoimenpiteissä ei, sellaisina kuin ne on määrätty pääosaston X vuotuisissa työohjelmissa, vakiinnutettu seuraavia tekijöitä: a) hakumenettelyä b) hankkeiden valintamenettelyä c) yhteisön rahoitusosuuden määrää d) budjettikohtaa, josta kustannukset rahoitetaan e) toteutuneiden menoerien tukikelpoisuutta (katso kohdat 28-32). 36. Hallinnointimenettelyjen yksinkertaistamiseksi, avoimuuden takaamiseksi ja lopullisten tuensaajien yhtäläisen kohtelun varmistamiseksi komission olisi a) lisättävä ehdotuspyyntöjen käyttöä lopullisten tuensaajien valinnassa b) luotava tukikelpoisten menojen kategorioille rahoitusta koskevan raportoinnin vakiomuoto, jota tuensaaja käyttäisi lopullisessa raportissa c) vahvistettava rahoitusosuuksien määrät kaikille yhdenmukaistettuun laskentaperustaan pohjautuville hankkeille lukuun ottamatta tietokeskuksia, jotka rahoitetaan kiinteämääräisellä summalla d) rajoitettava ennakon prosenttiosuus järkevälle tasolle hyväksytystä rahoitusosuuden määrästä e) vahvistettava suurin hyväksyttävä yleiskustannusten osuus, joka otetaan huomioon (katso kohdat 28-32). 37. Lukuun ottamatta tietokeskusten osittaista poikkeusta tuensaajien kanssa tehtäviä sopimuksia varten ei ole kunnollisia ja järjestelmällisiä sääntöjä. Tulevaisuudessa sopimusten olisi sisällettävä selvemmät ja tiukemmat rahoitusta koskevat määräykset, varsinkin kahden erityisen riskialttiin alueen osalta: a) sallittujen yleiskustannusten taso b) todellisten lukujen käyttö talousarviolukujen sijasta loppuraportissa (katso kohdat 28 ja 31-32). 38. Prince-ohjelmaan kuuluvien sopimusten rahoituksellista toteuttamista varten olisi oltava tiukat säännöt, varsinkin niiden toteutuneiden kustannusten määristä, joiden perusteella maksetaan ennakkoa, sekä tukikelpoisuuskausista ja yleiskustannuksista (katso kohdat 24-26). 39. Komission edustustoilla olisi oltava johtava rooli sekä pysyvien keskusten rahoittamisessa että Prince-tiedotustoiminnassa. Näitä tarkoituksia varten komission olisi luotava menettelytapojen ja rahoituksen suunnittelun kehys, jossa se määrittelisi tiedotuspolitiikan, hallinnointijärjestelmän ja käytettävissä olevien ohjeellisten varojen yleiset tavoitteet, mukaan lukien näiden varojen jakautuminen tavoitteiden kesken. Tässä yhteydessä pääosaston X on vahvistettava sisäistä rooliaan koordinoinnissa varmistaakseen sen, että komission tiedotus- ja viestintätoiminta paranee. Tilintarkastustuomioistuin hyväksyi tämän kertomuksen Luxemburgissa 14. ja 15. lokakuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) Ne tarjoavat suurelle yleisölle perustietoa Euroopan unionista ja sen politiikasta sekä jakavat yleisiä aiheita koskevia komission julkaisuja. (2) Maaseudun yhteyspisteiden tarkoituksena on antaa kaikille maaseudun väestöryhmille tietoja Euroopan unionista ja varsinkin unionin eri toimintalinjoista ja ohjelmista, jotka todennäköisesti koskettavat näitä ihmisryhmiä suoranaisesti. (3) Niiden tarkoituksena on saada yhteiskunnallisissa asioissa aktiiviset ihmiset ja tavalliset kansalaiset osallistumaan sen Euroopan unionin strategian toteuttamiseen, joka tähtää ympäristön ja luonnonvarat huomioon ottavaan kehitykseen. Yhteyspisteet toimivat sellaisten paikallisten elinten tiloissa, joilla on kokemusta paikallisesta kehittämisestä ja julkisesta tiedotuksesta. (4) Komissio ja isäntämaiden viranomaiset perustivat keskukset yhdessä. Keskukset sijaitsevat maiden pääkaupungeissa, ja niiden tehtävänä on jakaa tietoja suurelle yleisölle, vastata eturyhmiltä tuleviin tietopyyntöihin ja tarjota paikka Eurooppa-aiheisille kokouksille sekä koulutustoiminnalle ja muille tilaisuuksille. Toimistoja on tähän mennessä perustettu Pariisiin, Lissaboniin ja Berliiniin. (5) Tämän seurauksena komission osuus vuokrasta nousi 33 prosentista 50 prosenttiin. (6) Vaje oli 150 000 ecua. (7) Alamomenttiin B0-4 0 sidotut varamäärärahat otettiin käyttöön kahdessa vaiheessa: - 23 miljoonaa ecua 15.5.1996 - 12 miljoonaa ecua 8.10.1996. (8) Alamomenttiin B0-4 0 sidotut varamäärärahat otettiin käyttöön kahdessa vaiheessa: - 5 miljoonaa ecua 21.5.1997 - 6 miljoonaa ecua 22.7.1997. (9) Alamomenttiin B0-4 0 sidotut varamäärärahat otettiin käyttöön yhtenä eränä: - 15 miljoonaa ecua 10.9.1997. (10) Sisältää 150 000 ecua poikkeuksellisen, tasapainottavan määrärahaerän kattamiseksi, joka on otettu vuoden 1998 määrärahoista. (11) Sisältää poikkeuksellisen, tasapainottavan määrärahaerän vuoden 1996 vajeen kattamiseksi. Erä annettiin käyttöön maaliskuussa 1998. KOMISSION VASTAUKSET JOHDANTO 1. Euroopan komissio on noudattanut vuodesta 1993 alkaen tiedotus- ja viestintäpolitiikkaa koskevaa uutta lähestymistapaa. Pääosastot vastaavat omia politiikkojaan koskevasta tiedottamisesta. PO X on vastuussa yleisestä tiedottamisesta sekä tiedotus- ja viestintäpolitiikan koordinoinnista. Lukuisten tiedonantojen (kuusi vuosina 1993-1997 ja yksi vuonna 1998) muodossa on otettu käyttöön kehys, joka kattaa tämän politiikan eri osa-alueet (yleinen lähestymistapa, tiedotussuunnitelma, EU:n edustustojen asema jäsenvaltioissa, kolmansille maille tiedottaminen, verkot ja tietoverkostot, ensisijaiset tiedotustoimet ja euron tiedotusstrategia). Yleiset tavoitteet, hallintojärjestelmät ja säännöt vahvistetaan tämän kehyksen mukaisesti. Tämän politiikan toteuttamiseksi komissio ottaa muut toimielimet mukaan toimintaan kaikilla niillä aloilla, joilla se on mahdollista. Parlamentin yksiköiden ja komission välille on luotu tiivis yhteistyö. Komissio antaa parlamentille säännöllisiä kertomuksia yhteistyön edistymisestä. Neuvoston sekä jäsenvaltioiden tiedotus- ja viestintäpolitiikoista vastaavien henkilöiden kanssa järjestetään yhteisiä kokouksia tiedotustoimien yhdenmukaistamiseksi ja koordinoimiseksi. Ulkopuolinen koordinointi varmistetaan näin Euroopan unionin tasolla. Komission sisäinen koordinointi on vuosien aikana lisääntynyt huomattavasti. Asiaa käsittelevä ohjauskomitea kokoontuu säännöllisesti. Uusiin yhteisöaloitteisiin on sisällyttävä tiedotussuunnitelmia. Vuosittain toteutetaan yleistä tiedotuspolitiikkaa koskeva yhdennetty ohjelma. Työryhmät vastaavat alakohtaisesti yhteisön politiikkoja koskevien tiedotustoimien koordinoinnista. Yleiset tavoitteet (kuten hajauttaminen, koordinointi ja uusien tiedotusvälineiden käyttö) määritellään edellä mainitussa sääntelykehyksessä. Lisäksi komissio vahvistaa vuosittain yleisen tiedotuspolitiikkansa erityistavoitteet. Näin ollen vuonna 1998 ensisijaisia toimia ovat olleet television välityksellä toteutettavat toimet, kansalaisia suoraan koskevat toimet (call center), naisiin kohdistuvat tiedotustoimet ja koko Euroopan kattavat tietoverkostot. Hajauttaminen on yksi tiedotuspolitiikan tärkeimmistä tavoitteista. Se toteutetaan asteittain lisäämällä jäsenmaissa olevien EU:n edustustojen vastuuta, perustamalla koordinoidusti yli 800 tietopistettä Euroopan alueelle, tekemällä jäsenvaltioiden kanssa sopimuksia yhteisistä toimista ja ottamalla kansalaisyhteiskunta huomioon unionin tiedotustoimissa. Uusi teknologia, kuten Internet, luo mahdollisuuksia tavoittaa huomattava määrä kansalaisia, erityisesti nuoria, alhaisin kustannuksin. Komissio on sitoutunut tällaiseen toimintaan jo vuodesta 1995. Monikielistä Europa-palvelinta pidetään yleisesti laadukkaana. Euroopan parlamentin kanssa on määritelty ensisijaisia toimia Prince-ohjelman yhteydessä. Niiden kautta on ollut mahdollista kohdentaa tärkeitä ajankohtaisia aiheita (kuten kansalaisten oikeuksia, Amsterdamin sopimusta ja euroa) koskevaa tiedotusta ja varoja, vahvistaa yhteistyötä parlamentin kanssa ja kehittää erityisesti euroa koskevia yhteisiä tiedotuskampanjoita jäsenvaltioiden kanssa. Hallinnon sääntelyn vahvistamiseksi on vuonna 1997 muun muassa laadittu käsikirja tiedotus- ja viestintätoimintaan myönnetyistä tuista. Kaikkia tilintarkastustuomioistuimen tekemiä hallinnointia koskevia huomautuksia on sovellettu kyseisen käsikirjan käyttöönotosta alkaen 1. tammikuuta 1998. Komissio on hyväksynyt ja hyväksyy jatkossakin tiedotus- ja viestintäpolitiikkansa niin strategian, organisoinnin, tavoitteiden kuin hallinnonkin osalta nopeasti muuttuvissa olosuhteissa. 2. a) PO X:n uudelleenjärjestelystä 1. elokuuta 1997 alkaen on Euroopan unionin jäsenvaltioissa sijaitsevia toimistoja (Bureau de l'Union européenne) kutsuttu edustustoiksi (Représentation). b) Tilintarkastustuomioistuimen laatiman luettelon lisäksi budjettikohdasta B3-3 0 1 rahoitetaan kolmea muuta verkostoa: - Eurooppa-talot, joita hallinnoi Eurooppa-talojen kansainvälinen liitto (IFEH), - Eurooppa-liikkeen kansalliset jaostot, - eurotietokeskukset. TALOUSARVION KEHITYS JA TOTEUTTAMINEN 5. Komissio otti vuonna 1993 käyttöön tiedotus- ja viestintäpolitiikkaa koskevan uuden lähestymistavan (SEC (93)916/9 ja (93) 1248/3, jonka mukaisesti alakohtainen tiedotus uskottiin pääosastoille ja yleinen tiedotus ja koordinointi PO X:lle. Tämä lähestymistapa edellytti komission tiedotustoimien talousarviomäärärahojen käytön hajauttamista, yleistä tiedotusta lukuun ottamatta. Tähän perustuen on vuodesta 1995 alkaen toteutettu tiedotus- ja viestintätoimille osoitettujen varojen inventaario. Vuosina 1995-1997 tapahtunut kasvu perustuu pääasiassa Prince-ohjelman perustamiseen. Tämän inventaarion lisäksi komissio otti vuonna 1998 käyttöön tiedotustoimia koskevan yhdennetyn ohjelman, joka on laadittu kaikissa komission yksiköissä toteutetun tutkimuksen perusteella ja joka muodostaa yhtenäisen lähestymistavan komission tiedotuspolitiikalle. Seuraavasta varainhoitovuodesta alkaen kullekin toimelle varatut määrärahat otetaan myös mukaan tähän yhdennettyyn ohjelmaan. Näin on mahdollista tietää jo alkuvuodesta komission tiedotustoimille myönnetyt maksusitoumusmäärärahat. 6. Tiedotusta koskevien määrärahojen siirtäminen varauksiin budjettivallan käyttäjän toimesta vuodesta 1996 alkaen on todellakin hankaloittanut talousarvion toteuttamista ja toimien hallinnointia, varsinkin kun määrärahat eivät ole käytettävissä välittömästi varauksesta vapauttamista koskevan päätöksen tekemisen jälkeen. 7. Komissio on samaa mieltä siitä, että kaikki tietoverkostojen yleiset tiedotustoimet olisi rahoitettava yhdestä budjettikohdasta. Näin tulee tapahtumaan vuodesta 1998 alkaen. Aikaisemmin se ei ole ollut täysin mahdollista talousarvion selvitysosan epätarkkuuksien vuoksi. SÄÄNTELYKEHYS 8. Komission tiedonannossa budjettivallan käyttäjälle oikeusperustoista ja enimmäismääristä (SEC(94) 1106) määritellään tiedotus- ja viestintäpolitiikan yleinen sääntelykehys seuraavasti: komission toimiessa yhteisön politiikkojen täytäntöönpanijana se toteuttaa tiettyjä toimia sille perustamissopimuksessa osoitettujen tehtävien mukaisesti. Tämä koskee erityisesti tiedotuspolitiikan yhteydessä toteutettuja toimia, joilla pyritään esittelemään ja edistämään erilaisia yhteisön aikaansaannoksia. Nämä toimet kuuluvat komission yksinomaiseen toimivaltaan, jolle se ei katso olevan tarpeellista laatia oikeusperustaa. Komissio on antanut vuodesta 1993 alkaen tältä pohjalta useampia tiedonantoja, joissa määritellään tiedotuspolitiikan uusi lähestymistapa, yleiset tavoitteet, hallintojärjestelmät ja säännöt, joita se on soveltanut tiedotusta ja viestintää koskevien budjettikohtien mukaisten toimien toteuttamisessa. Koska koordinaatio oli ennen vuotta 1993 puutteellista, komissio katsoi, että sitä oli siitä alkaen vahvistettava. Erilaisia mekanismeja on otettu käyttöön asteittain. Komission aloitteisiin liittyviä tiedotussuunnitelmia on toteutettu vuodesta 1996, jolloin ne myös uudistettiin. Ohjauskomitea on kokoontunut säännöllisesti perustamisestaan lähtien. Tätä välinettä on vahvistettu laatimalla vuosittain tiedotustoimia koskeva yhdennetty ohjelma (katso kohta 5) ja perustamalla tiedotusta käsittelevän ohjauskomitean työryhmiä, jotka vastaavat alakohtaisesti yhteisön politiikkoja koskevien tiedotustoimien koordinoinnista. PO X:n uusi järjestely otettiin käyttöön 1. elokuuta 1997. Yksi komission linja vastaa tiedotuksen suunnittelusta ja yksiköiden välisestä koordinoinnista. Edustustojen asemaa on vahvistettu muun muassa tietoverkostojen paikalla tapahtuvan koordinoinnin osalta. 9. PO X asetti vuonna 1998 omia tiedotus- ja viestintätoimia koskevat tavoitteensa. 10. a) Tiedotussuunnitelmat ovat asiakirjoja, jotka pääosastot antavat PO X:lle hyväksyttäväksi. Tällainen suunnitelma laaditaan, kun jokin pääosasto tekee komissiolle aloitteen. Koska on kyse alakohtaisista aloitteista, niitä ei tavallisesti rahoiteta budjettikohdasta B3-3 0 0 (yleiset tiedotustoimet). Tämä on yhdenmukaista tiedonannon SEC(93) 916/9 kanssa. Tiedotussuunnitelmat sisältyvät vuosiohjelmaan (katso kohta 8), joka yhdistää nämä toimet budjettikohtaan B3-3 0 0. b) Tiedon levittäminen on aina kuulunut edustustojen, joita aikaisemmin kutsuttiin lehdistö- ja tiedotustoimistoiksi, pääasiallisiin tehtäviin. Edustustojen on mukautettava tiedot kyseisen maan olosuhteisiin. Edustustot tuovat näin lisäarvoa tiedon levittämiseen (esimerkiksi laatimalla alueellisia esitteitä ja koordinoimalla tietoverkkoja). Hierarkkisia yhteyksiä vahvistettiin PO X:n uudelleenjärjestelyn yhteydessä 1. elokuuta 1997. Edustustot ovat riippuvaisia PO X:stä, erityisesti yksiköstä X/B "Tietoverkot". Edustustojen asema on määritelty komission tiedonannossa SEC(94) 80/4. Tietoverkkoja koskevan toimintakäsikirjan osalta voidaan todeta, että järjestelmällinen ja yhdenmukainen lähestymistapa on jo otettu käytännössä suurelta osin käyttöön. Käsikirja saadaan valmiiksi vuoden 1998 loppuun mennessä. 11. Prince-ohjelma on tiedotus- ja viestintäpolitiikan osa-alue, joka ei edellytä oikeusperustaa (katso kohta 8). Tilintarkastustuomioistuimen mainitseman tiedonannon lisäksi komissio on antanut vuonna 1998 myös euron tiedotusstrategiaa koskevan tiedonannon (KOM(1998) 39). TARKASTUKSEN TULOKSET Epäselvät tavoitteet 12. Komissio on määritellyt tavoitteet tarkasteltavana olevan ajanjakson aikana annetuissa tiedonannoissa (katso kohdat 8 ja 9). Pääosasto X vahvistaa vuositavoitteet omille toimilleen. Määrärahat hyväksytään yksiköiden ja edustustojen esittämän vuosittaisen ohjelmaluonnoksen perusteella ja niissä noudatetaan tiiviisti komission ensisijaisia toimia. Vuonna 1998 ensisijaisia toimia olivat kirjallisten julkaisujen, symposiumien, seminaarien, messujen tai näyttelyjen sijaan television välityksellä toteutettavat toimet, kansalaisia suoraan koskevat toimet (call center), naisia koskevat toimet ja tietoverkostojen toimien koordinointi. Komissio on valmis tarkentamaan entisestään vuositavoitteiden määritelmää. Hankkeiden valintaperusteet on jo määritelty 1.1.1998 voimaan tulleessa tukia koskevassa käsikirjassa. Kuten kohdissa 8 ja 10 a selitettiin, tiedotussuunnitelmat, PO X:n suunnitelma mukaan lukien, sisältyvät vuosiohjelmaan, joka yhdistää tiedotustoimet budjettikohtaan B3-3 0 0. Tietoverkkojen toiminta Järjestelmän luonnehdinta 13. Tietoverkostojen sijainnin maantieteellisen tasapainon toteutuminen jäsenvaltioiden ja eri alueiden välillä on PO X:n jatkuva tavoite. Näin ollen se ottaa huomioon muun muassa Eurodesk-verkot, kansainväliset tiedotus- ja kuluttajaneuvontakeskukset ja euroneuvontakeskukset, jotka ovat riippuvaisia muista komission pääosastoista (PO XIII, XVI, XXII, XXIII ja XXIV). Hajauttamispyrkimysten mukaisesti on välttämätöntä ottaa huomioon kansalliset erityispiirteet. Esimerkiksi: - Yhdistyneessä kuningaskunnassa, jossa kansalaiset käyvät mielellään yleisissä kirjastoissa (public libraries), EU:ta koskeva tiedotusjärjestelmä toimii kirjastoissa, joita on yhteensä 180. Ne saavat edustustosta teknistä tukea, asiakirja-aineistoa ja koulutusta. - Saksassa tietoa on jaettu muun muassa maassa toimivien 33 Eurooppa-talon kautta (kolmasosa IFEH:n Eurooppa-taloista sijaitsee Saksassa). Parhaillaan ollaan perustamassa viittä eurotiedon palvelupistettä ja kolmea maaseudun tietokeskusta. Verkkojen vahvistaminen saadaan valmiiksi vuoden 1999 loppuun mennessä. Saksan verkostoon tulee kuulumaan yhteensä vähintään kaksitoista eurotiedon palvelupistettä ja 15-16 maaseudun tietokeskusta. Tämän lisäksi monet Saksan hakemukset on katsottu liian heikoiksi, jotta ne voisivat toimia tehokkaasti maaseudun tietokeskuksina. Komissio katsoo, että maantieteellinen tasapaino on näin varmistettu (katso myös kohta 2 b). 14. Komission mielestä ei ole syytä vahvistaa enimmäismäärää tämän tyyppiselle tuelle, jonka määrä riippuu vuosikokousten, joihin komissio osallistuu, hyväksymästä talousarviosta. 15. Pariisin eurotietokeskus on vain yksi malli. Tietokeskusverkoston perustaminen tiettyyn jäsenvaltioon riippuu useista parametreista, muun muassa kansallisista erityispiirteistä. Erilaisia malleja pohditaan näiden parametrien perusteella. 16. Komissio katsoi, että vuokramenojen osuus Sources d'Europe -tietokeskuksen rahoitusrakenteessa oli liian suuri. Tästä syystä se suostui aluksi rahoittamaan ainoastaan kolmasosan vuokramenoista. Vuonna 1994 vuokran hintaa laskettiin ensimmäisen kerran, ja tuolloin komissio päätti rahoittaa siitä puolet. Vuokran hinnasta neuvoteltiin toisen kerran vuonna 1997, minkä seurauksena sitä laskettiin jälleen. Nämä neuvottelut olivat osa tietokeskuksen elvyttämisen kokonaisstrategiaa, mihin kuului: - vuokran hinnan tarkistaminen uudelleen, - vuoden 1994 viivästyskoroista syntyneen velan takaisinmaksu (Ranskan valtion vastuulla talletuskassan (Caisse des dépôts et de consignation) välityksellä), - vuoden 1997 loppuun mennessä kumuloituneen velan takaisinmaksu (komission vastuulla), - päätös talletuskassan, eli Ranskan valtion, myöntämästä lisätuesta vuodesta 1998 alkaen, - tietokeskuksen tehtävien uudelleen määrittely, - toimenpiteiden arviointi vuoden kuluttua. Komissio pitää suunnitelmaa tasapainoisena keskuksen perustajien, eli Ranskan hallituksen ja komission, velvoitteiden osalta ja katsoo, että sen olisi näissä olosuhteissa rahoitettava vuoden 1997 loppuun mennessä kumuloitunut vaje. 17. Kumpikin keskuksen vastuutahoista maksaa rahoitusosuutensa kahdessa erässä. Komissio maksaa osuutensa tammi- ja heinäkuussa, ja Ranskan hallituksen tulisi maksaa se huhti- ja toukokuussa. Tietokeskussopimukset 18. Yhtäältä tietoverkostoja koskevan yleisen politiikan arviointi ja toisaalta kunkin tietoverkoston arviointi erikseen on pääasiallinen syy joidenkin sopimusten allekirjoittamisen viivästymiseen. Toinen syy on tarve tutkia perusteellisesti kysymystä tietoverkostojen rahoituksesta monesta lähteestä. Sopimukset on tällä hetkellä allekirjoitettu kaikkien maaseudun tietokeskusten ja kaikkien kaupunkifoorumien kanssa. Neuvotteluja käydään yhä nykyisten eurotiedon palvelupisteiden kanssa yhdenmukaisen tilanteen saavuttamiseksi vuoden 1998 loppuun mennessä. Uusien eurotiedon palvelupisteiden avaaminen edellyttää väistämättä sopimuksen allekirjoittamista. Komissio on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa siitä, että tietoverkostoja koskevien sopimusten ja niiden rahoituksen määrän yhdenmukaistaminen on toivottavaa. 19. Saksan edustusto on tietoinen komission yksiköiden laatimista yleisistä suuntaviivoista. Saksan käsityksen mukaan lähestymistapa mukautetaan Saksan poliittiseen rakenteeseen. Jotkut Saksan osavaltioissa toimivat tietoverkostot toimivat alueellisina EU-tiedon keskuksina. Tämä edellyttää erilaisia toimia tämän tyyppisille tietoverkostoille kuin mitä paikallisten tietoverkostojen osalta noudatetaan, ja edustuston johtajan ja komission yksiköiden suostumuksella sellaisia onkin otettu käyttöön. Tällaisissa tapauksissa rahoitusta on lisättävä, ja lainsäädäntöä tullaan muuttamaan sen mukaisesti. Bonnin eurotiedon palvelupiste kattaa oleellisesti myös Saksan nykyisen pääkaupungin Berliinin tarpeet. Tähän mennessä kyseiselle palvelupisteelle ei ole pystytty löytämään kumppania. Tästä syystä ja keskuksen merkitys huomioon ottaen komissio on joutunut johtamaan sitä suoraan ja tekemään sopimuksia palvelujen tarjoajien kanssa, mikä selittää 100 prosentin rahoitusosuuden. 20. Muutaman paikallistasolla toteutetun yrityksen jälkeen komissio laati Espanjalle strategian, joka perustui yhteistyösopimuksiin autonomisten alueiden kanssa. Uudet eurotiedon palvelupisteet/maaseudun tietokeskukset ovat osa tätä strategiaa. Maakunnallisen tason ("Diputaciones") tukiin aikaisemmin sidotut määrärahat on vapautettu. Gentin-Antwerpenin kaupunkifoorumin toteuttaminen epäonnistui isäntäjärjestön jäätyä pois, mistä komissio ei ole vastuussa. Perintämääräys on vireillä. 21. Yhdistys, joka valittiin järjestämään toimintaa Yhdistyneen kuningaskunnan tietoverkostoissa, joutui vastaamaan liikkuvan tiedotusryhmän toteutuksesta vuosina 1993-1997, mikä ei ollut kiinteä osa perussopimusta ja mikä selittää hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean (ACPC) asettaman enimmäismäärän ylittymisen. Tilanne on nyt korjattu ja kyseinen erä on sisältynyt vuodesta 1997 alkaen ACPC:n hyväksymään sopimukseen. Vuoden 1993 sopimuksen osalta uudessa tarjouspyynnössä pyydetyt suoritteet laajennettiin kattamaan muun muassa huomattavasti suurempi määrä tiedotuskeskuksia, mikä selittää suuremmat kustannukset. Vuoden 1997 sopimuspuolta valittaessa ainoa tarjous, joka vastasi kaikkia määrättyjä palveluja ja joka tarjouspyynnön perusteita, oli peräisin valitulta sopimuspuolelta. Komissio katsoo, että sopimuspuolelle osoitettujen tehtävien laajuuden vuoksi tämän asianmukaisesti toteutetun tarjouspyynnön perusteella tehdyn sopimuksen määrärahojen suuruus on perusteltu. 22. Sopimuspuolen hoitamat tehtävät ovat pääasiassa tiedotustoimien logistiikkaa ja toteuttamista. Tehtävien pysyvyys, joka johtuu koko tietoverkoston pysyvyydestä, ei merkitse sitä, että edustuston olisi toteutettava ne itse. Sopimuspuoli tuo mukanaan osaamista ja kokemusta. Sen hoitamat tehtävät, kuten konferenssitilojen etsintä ja vuokraus, kutsujen lähettäminen, esittelyosastojen hoitaminen, liikkuvan tiedotusryhmän logistiikka ja niin edelleen ovat tehtäviä, jotka annetaan luonteensa puolesta hoidettavaksi edustuston ulkopuolelle. Edustusto on tehostanut sopimuksen hallinnointia erilaisilla toimenpiteillä, kuten yksityiskohtaisilla kuukausittain annettavilla selvityksillä. Asioiden tässä vaiheessa komissio katsoo, että sopimus on asianmukainen ja perusteltu kustannusten ja tehokkuuden kannalta. Komissio on kuitenkin valmis suorittamaan yksityiskohtaisemman tutkimuksen. 23. Jo useiden varainhoitovuosien ajan kaikki uudet sopimukset ovat perustuneet ACPC:n käsikirjan määräyksiin ja komission mallisopimuksiin. Erityistä huomiota kiinnitetään maksujen suorittamiselta edellytettävien vaatimusten täyttämiseen. Arviointi- ja tarkastustoiminta 27. Pääosastolla X on vuodesta 1993 ollut mahdollisuus tarkistaa tiedotustoimiensa vaikutuksia. Tarjouspyyntömenettelyn myötä allekirjoitettiin kymmenen puitesopimusta arviointeihin erikoistuneiden ulkopuolisten yritysten kanssa. Tiedotuspolitiikan arviointi on osa PO X:n yleistä arviointisuunnitelmaa. Arviointia koskevat budjettikohdat ovat B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 3 ja B3-3 0 6. Tilintarkastustuomioistuimen suorittaman tarkastuksen kohteena olevana ajanjaksona suoritettiin tarkastuksia seuraavilla asioiden osalta: - tiedotusmateriaali - tietoverkostot - Contact Magazine -julkaisu - tiedotus neljällä alueella maailmassa Lisäksi Euroopan parlamentille on toimitettu inventaario edustustoissa vuosina 1994, 1995 ja 1996 toteutetuista tiedotustoimista. Vuodesta 1998 alkaen toteutetaan - Europe by Satellite -lähetykset - luennoitsijaverkko - tietoverkostojen pysyvän arviointijärjestelmän käyttöönotto- ensisijaiset tiedotustoimet. Komissio (PO X) täsmentää parhaillaan tuensaajien ja hankkeiden valvontapolitiikkaansa, joka koskee kolmella tasolla suoritettavia tarkastuksia: 1. Tavanomainen tarkastus asioissa, joissa on oikeaksi vahvistettu tase. 2. Sellaisissa asioissa, joihin sisältyy riskejä tai joiden määrärahat ovat suuret, tarkastetaan osa asiakirjoista; muille tällainen tarkastus suoritetaan otannan perusteella. 3. Jos epäillään sääntöjenvastaisuutta, suoritetaan tarkastus paikalla. Edustustoihin tehtäviä tarkastuskäyntejä saatetaan menetelmällisesti ajan tasalle vuonna 1998 Hallinnon tarkastuksen ja PO X:n yhteistyönä. Vastaisuudessa tarkastukset suoritetaan tämän uudistuksen perusteella. Komissio tutkii mahdollisuutta lisätä tilintarkastusten lukumäärää. Yhteisön tuen valvontakehys 28. Jo vuosien ajan on kaikki rahoitustuki edellyttänyt tuensaajan ilmoitusta, joka tuensaajan on täytynyt allekirjoittaa ja jossa se on hyväksynyt kaikki velvoitteet komissiota kohtaan (mukaan lukien tilintarkastustuomioistuimen oikeus valvontaan). Tämä ilmoitus on muodostanut vuosien 1995-1997 sopimuskehyksen. PO X laati vuonna 1997 tukia koskevan käsikirjan. Käsikirjan käyttöönotosta 1. tammikuuta 1998 alkaen on kaikesta rahoitustuesta tehty rahoitussopimus, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat. 29. Komissio on ottanut asteittain käyttöön ehdotuspyyntöjä rahoitustuille, joita se myöntää toimivaltaansa kuuluvilla aloilla (kulttuuri, audiovisuaaliala, tiedotus). PO X:n 17. maaliskuuta 1993 julkaisemassa kiertokirjeessä 2074 vahvistettiin tavoitteeksi ulottaa ehdotuspyynnöt koskemaan myös tiedotusta. Voimassa olevassa käsikirjassa määrätään ehdotuspyyntöjen ottamisesta käyttöön yleisesti lukuun ottamatta joitakin erityistilanteita, jotka on selkeästi yksilöity ja asianmukaisesti perusteltu. 30. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen kanssa samaa mieltä siitä, että tiedotus- ja viestintätoimet eivät saisi merkitä sitä, että tukia myönnetään toistuvasti samoille tuensaajille. Tätä periaatetta ei kuitenkaan voida soveltaa tietoverkostoihin. Päinvastoin komissio etsii tässä tapauksessa järjestöjä, jotka voisivat usean vuoden ajan vuorotella Euroopan unionin tiedotuksen hoitamisessa. 31. PO X:n 17. maaliskuuta 1993 julkaiseman kiertokirjeen 2074 tavoitteena ei ollut suurentaa rahoitusosuuksien enimmäismäärän vaihteluväliä, vaan täsmentää niiden soveltamista (rahoituksen määrän ja tason, kustannus- ja tehokkuusperusteiden ja nimenkirjoitusoikeuden perusteella). Käsikirjan käyttöönotosta 1. tammikuuta 1998 alkaen laskentaperuste, johon enimmäisrajaa sovelletaan, on todellakin voinut vaihdella. Tästä syystä tälle laskentaperusteelle annetaan käsikirjassa selkeä määritelmä. 32. Lisäksi, kuten edellä mainittiin, tukien myöntämisjärjestelmää on tarkennettu 1. tammikuuta 1998 voimaan tulleessa käsikirjassa. Jonkinasteinen vaihtelu yli 50 prosentin rahoitusosuuksissa voi komission käsityksen mukaan kuitenkin olla perusteltua. Yleistä sääntöä, jonka mukaan rahoitusosuuden enimmäismäärä suhteessa hankkeen kustannuksiin on 50 prosenttia, sovelletaan laajalti. Vuonna 1997 budjettikohdasta B3-3 0 0 myönnetyistä tuista yli 90 prosenttia noudatti tätä sääntöä. Prince-ohjelmaan liittyvien toimien ja erityisesti euroon liittyvien toimien osalta tämän ohjelman ensisijainen luonne ja Euroopan unionin ainakin alkuvaiheen kannustava vaikutus ovat johtaneet siihen, että valinnasta vastaavat tahot ovat sallineet joissakin tapauksissa rahoitusosuuden enimmäismäärän ylittävän 50 prosenttia. PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET 33. Komissio on määritellyt tiedotuspolitiikan yleiset tavoitteet useissa tiedonannoissaan (kuusi vuosina 1993-1997 ja yksi vuonna 1998). Pääosasto X asettaa vuositavoitteet omille toimilleen. Määrärahat hyväksytään yksiköiden ja edustustojen esittämän vuosittaisen ohjelmaluonnoksen perusteella ja niissä noudatetaan tiiviisti komission ensisijaisia toimia. Komissio on valmis tarkentamaan entisestään vuositavoitteiden määritelmää. Hankkeiden valintaperusteet on määritelty 1. tammikuuta 1998 voimaan tulleessa tukia koskevassa käsikirjassa. Tiedotussuunnitelmat, PO X:n suunnitelma mukaan lukien, sisältyvät vuosiohjelmaan, jota täydennetään, jotta se yhdistäisi tiedotustoimet budjettikohtaan B3-3 0 0. 34. a) Komissio vahvistaa nykyistä arviointisuunnitelmaa, ja se on perustanut tätä tarkoitusta varten arviointiyksikön PO X:een sen uudelleenjärjestelyn yhteydessä 1. elokuuta 1997. b) PO X:n ja Hallinnon tarkastuksen edustustoihin tekemiä tarkastuksia jatketaan, ja niitä saatetaan parhaillaan menetelmällisesti ajan tasalle. PO X tutkii mahdollisuutta lisätä rahoitustilinpäätösten lukumäärää. 35. PO X on vakioinut kohdat a, b, c ja e laatimalla vuonna 1997 tukia koskevan käsikirjan, joka tuli voimaan 1. tammikuuta 1998. Budjettikohdan valinta (kohta d) toteutetaan hyväksytyn talousarvion ja sen selvitysosan perusteella. 36. Kaikkia tilintarkastustuomioistuimen huomautuksia avoimuudesta ja menettelyistä noudatetaan komissiossa PO X:n tukia koskevan käsikirjan voimaantulosta 1. tammikuuta 1998 alkaen. 37. Kaikkia tilintarkastustuomioistuimen huomautuksia tuensaajien kanssa tehtävistä sopimuksista noudatetaan komissiossa PO X:n tukia koskevan käsikirjan voimaantulosta 1. tammikuuta 1998 alkaen. 38. Kaikki tilintarkastustuomioistuimen huomautukset sisältyvät PO X:n 1. tammikuuta 1998 voimaan tulleeseen tukia koskevaan käsikirjaan, jota sovelletaan myös Prince-ohjelmaan. 39. Edustustoilla on jo nyt oleellinen asema tietoverkostojen ja Prince-ohjelman toteuttamisessa (paikalla toteutettavien toimien koordinointi, tietoverkostoille toimitettavan tiedon hallinnointi sekä jäsenvaltioiden kanssa tehtävät Prince-ohjelmaa koskevat sopimukset). Hallinnon tehokkuutta koskevista syistä komissio on halunnut säilyttää määrärahojen hallinnoinnin keskustasolla erityisesti näiden kahden toimen aloitusvaiheessa. Tiedotus- ja viestintätoimille on olemassa sääntelykehys. Sitä käsitteleviä tiedonantoja on annettu useita (kuusi vuosina 1993 1997 ja yksi vuonna 1998). Komission tarkoituksena on vahvistaa suunniteltujen toimenpiteiden täytäntöönpanoa ja laatia tarvittaessa uusia toimenpiteitä. PO X on myös asettanut vuositavoitteita, jotka liittyvät myös rahoitukseen, ja se on jo vahvistanut huomattavasti pääosastojen välistä koordinointia, kuten tilintarkastustuomioistuin on suositellut, ottamalla käyttöön komission tiedotustoimia koskevan yhdennetyn vuosiohjelman.