Kertomus

Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaukset

(2000/C 373/06)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90(1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/9011 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/9012 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN KOULUTUSSÄÄTIÖN (TORINO) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Talousarvion toteuttaminen

5. Säätiön lopullisten määrärahojen määrä varainhoitovuonna 1999 oli 16,2 miljoonaa euroa, joista 13,3 miljoonaa euroa (82 prosenttia) käytettiin varainhoitovuoden aikana, 2,9 miljoonaa euroa (18 prosenttia) siirtyi automaattisesti varainhoitovuoteen 2000 ja 0,06 miljoonaa euroa (0,4 prosenttia) peruuntui 31. joulukuuta 1999.

6. Pääosa varainhoitovuoden menoista muodostui henkilöstömenoista (10,2 miljoonaa euroa) ja hallintomenoista (0,9 miljoonaa euroa). Seuraavaan varainhoitovuoteen siirrettiin pääasiassa säätiön toimintamäärärahoja. Näiden siirtojen arvo oli 2,3 miljoonaa euroa, mikä vastaa lähes 50:tä prosenttia kyseisen osaston määrärahoista (ks. myös jäljempänä kohta 8).

7. Varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 automaattisesti siirtyneet 3,5 miljoonaa euroa käytettiin talousarvion osastoissa 1 ja 2 (henkilöstö- ja hallintomenot) lähes kokonaan, kun taas toimintamäärärahojen käyttö oli vähäisempää, sillä 2,2 miljoonan euron siirroista 0,3 miljoonaa euroa peruuntui 31. joulukuuta 1999.

Varainhoitoa koskevat säännökset

Talousarviomenettely

8. Säätiön perusasetuksen(3) 10 artiklan 4 kohdassa säädetään, että "hallitus vahvistaa jokaisen varainhoitovuoden alussa säätiön talousarvion yhdessä toimintasuunnitelman kanssa mukauttamalla sen säätiölle myönnettyihin rahoitusosuuksiin ja muista lähteistä tuleviin varoihin". Käytännössä säännöksen soveltaminen johtaa siihen, että kunkin varainhoitovuoden talousarvio hyväksytään virallisesti aikaisintaan varainhoitovuoden ensimmäisen neljänneksen puolivälissä. Koska toimintasuunnitelma on hyväksyttävä samaan aikaan kuin talousarvio, toimintamäärärahoista rahoitettujen hankkeiden käynnistäminen siirtyy. Lisäksi sopimusten tekemiseen (muun muassa kumppanien hakemiseen, alustaviin tutkimuksiin sekä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean työskentelyyn) tarvitaan aikaa, joten osa sopimuksista allekirjoitetaan aivan varainhoitovuoden viimeisinä viikkoina tai jopa viimeisinä päivinä. Tämän tarkoituksena on ainoastaan sitoa määrärahat, jotka muuten peruuntuisivat 31. joulukuuta.

9. Tähän kauan jatkuneeseen tilanteeseen, josta tilintarkastustuomioistuin huomautti jo edellisessä säätiötä koskevassa vuosikertomuksessaan(4), on löydettävä nopeasti ratkaisu menettelyjen tai säännösten avulla, jotta säätiö voi panna toimintasuunnitelmansa täytäntöön jokaisen varainhoitovuoden tammikuun ensimmäisestä päivästä alkaen.

Tilinpäätöksen esittäminen

10. Säätiö ei varainhoitovuonna 1999 - eikä varainhoitovuonna 1998(5) - julkaissut talousarviotaan ja henkilöstönsä määrää kuvaavaa taulukkoa Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä vaan esitti sen sijaan oma-aloitteisesti Internet-sivustollaan tiettyjä talousarvioon liittyviä tietoja. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että tämä menettelytapa ei vastaa säätiön varainhoitoasetuksen 13 artiklan säännöksiä.

11. Säätiötä koskevissa vuosikertomuksissaan varainhoitovuosilta 1996(6), 1997(7) ja 1998(8) tilintarkastustuomioistuin otti esiin säätiön talousarvionsa ulkopuolella hallinnoimat Phare-, Tacis- ja Tempus-tuet (noin 330 miljoonaa euroa varainhoitovuonna 1999). Säätiöllä on käytettävissään mainittujen tukien hallinnointia varten noin 60 pankkitiliä, joiden saldoa (80,5 miljoonaa euroa 31. joulukuuta 1999) ei ole merkitty tilinpäätökseen.

Henkilöstöhallinto

12. Henkilöstön taloudelliset etuudet on vain harvoin vahvistettu virallisissa ja perustelluissa päätöksissä, jotka on antanut viranomainen, jolla on valtuudet tehdä sopimuksia palvelukseen ottamisesta.

13. Henkilökansioissa ei aina ole myönnettyjen etuuksien määrittämisen tai laskemisen kannalta välttämättömiä tietoja. Hallinnolliset yksiköt eivät myöskään tarkasta niitä järjestelmällisesti uudelleen. Näin ollen tiettyjä etuuksia saatetaan maksaa perusteetta.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 27. syyskuuta 2000 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. Karlsson

presidentti

(1) Asetuksen (EY) N:o 1360/90 muuttamisesta annettu neuvoston asetus (EY) N:o 1572/98 (EYVL L 206, 23.7.1998, s. 1).

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/9011 artiklan 3 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen yksityiskohtaiset tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 19. toukokuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallitukselle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 29. toukokuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 4.

(4) EYVL C 372, 22.12.1999, kohdat 13 - 14, s. 33-34.

(5) EYVL C 372, 22.12.1999, kohta 6, s. 33.

(6) EYVL C 393, 29.12.1997, kohta 1.11, s. 41-42.

(7) EYVL C 406, 28.12.1998, kohta 1.5, s. 38.

(8) EYVL C 372, 22.12.1999, kohta 5, s. 33.

Taulukko 1

Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998

>TAULUKON PAIKKA>

Säätiön Vastaukset

Toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen hallintoneuvostossa vuoden ensimmäisenä neljänneksenä (kohdat 8 ja 9)

Olemme samaa mieltä siitä, että säätiön toimintasuunnitelman ja siihen liittyvän talousarvion hyväksyminen vasta keskellä ensimmäistä vuosineljännestä johtaa siihen, että monet sopimukset allekirjoitetaan vasta vuoden lopulla. Säätiö on samaa mieltä siitä, että tilanne olisi korjattava kiireellisesti. Niinpä säätiö on sopinut Euroopan komission kanssa (joka on hallintoneuvoston puheenjohtaja), että tulevaisuudessa vuosittainen toimintasuunnitelma ja siihen liittyvä talousarvio esitetään hyväksyttäviksi hallintoneuvoston kokouksessa sinä syksynä, joka edeltää kyseistä vuotta. Vuoden 2001 toimintasuunnitelma ja talousarvio esitetään hallintoneuvoston hyväksyttäviksi marraskuussa 2000.

Talousarvion julkaiseminen Internetissä virallisen lehden sijasta (kohta 10)

Vuodesta 1998 lähtien säätiö on julkaissut talousarvionsa kokonaisuudessaan Internetissä, mitä Euroopan komissio ja Euroopan parlamentti ovat täysin tukeneet. Säätiö uskoo, että julkaisemalla talousarvio Internetissä saavutetaan laajempi yleisö kuin virallisessa lehdessä julkaisemalla ja että tämä on johtanut suurempaan avoimuuteen ja helpottanut Euroopan kansalaisten pääsyä tietoihin. Tämä on selvästi varainhoitosääntöjen 13 artiklan hengen mukaista. Kun otetaan huomioon jatkuvat talousarvion rajoitukset, talousarvion julkaiseminen kokonaisuudessaan Internetissä merkitsee säätiölle huomattavaa säästöä.

Phare-, Tacis- ja Tempus-tuet (kohta 11)

Mitä tulee 80,5 miljoonan euron saldoon, säätiön on pidettävä erillään yleisestä tuesta rahat, joita se käsittelee komission puolesta. Kaikista sopimuksista tehdään varainhoitoraportit, joissa on kunkin pankkitilin saldo.

Henkilöstöhallinto (kohdat 12 ja 13)

Vaikka Euroopan koulutussäätiön henkilöstön taloudelliset etuudet on laskettu oikein ja vahvistettu niitä tukevin asiakirjoin, heidän oikeutensa näihin etuuksiin tarkistettiin ennen henkilöstöyksikössä. Säätiö on samaa mieltä siitä, että olisi otettava käyttöön virallisempi menettely. Tulevaisuudessa säätiö tekee näin lomakkeen avulla, jossa määritetään taloudelliset etuudet ja jonka allekirjoittaa se, jolla on oikeus tehdä työsopimuksia (tässä tapauksessa johtaja).

Henkilöstökansiot sisältävät kaiken tarpeellisen tiedon myönnettävien etuuksien määrittämiseksi tai laskemiseksi, paitsi työsopimuksen ja sen kaikki mahdolliset muutokset, jotka on arkistoitu erikseen. Sopimusten siirtäminen henkilöstökansioihin on meneillään ja saadaan suoritetuksi vuoden 2000 heinäkuun loppuun mennessä. Lisäksi edellä mainitun taloudellisten etuuksien määrittämistä koskevan lomakkeen avulla tullaan tarkistamaan järjestelmällisesti vuosittain, jatkuvatko myönnettyjen taloudellisten etuuksien perusteet.