KOMISSION PÄÄTÖS (EU) 2022/121,

annettu 27 päivänä tammikuuta 2022,

sisäisten sääntöjen vahvistamisesta siltä osin kuin on kyse tietojen antamisesta rekisteröidyille ja rekisteröityjen tiettyjen oikeuksien rajoittamisesta henkilöstösääntöjen mukaisten pyyntöjen ja valitusten käsittelyä varten tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn yhteydessä

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 249 artiklan 1 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavissa henkilöstösäännöissä ja unionin muuta henkilöstöä koskevissa palvelussuhteen ehdoissa, jotka on vahvistettu neuvoston asetuksessa (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68 (1), jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, edellytetään, että komissio vastaa tiettyihin pyyntöihin ja valituksiin. Näitä tehtäviä hoitaa pääasiassa henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston (HR-pääosasto) Muutoksenhaut ja asiaseuranta -yksikkö, joka määrittää asian kannalta merkitykselliset tosiseikat ja arvioi niitä oikeudellisesti auttaakseen päätöksenteossa nimittävää viranomaista tai viranomaista, jolla on toimivalta tehdä työsopimuksia.

(2) Henkilöstösääntöjen 22 c artiklassa edellytetään, että komissio ottaa henkilöstösääntöjen 24 ja 90 artiklan mukaisesti käyttöön menettelyn virkamiesten esittämien sellaisten valitusten käsittelemiseksi, jotka koskevat tapaa, jolla heitä on kohdeltu sen jälkeen kun tai sen johdosta, että he ovat 22 a artiklan tai 22 b artiklan nojalla ilmoittaneet vakavasta sääntöjenvastaisuudesta (2).

(3) Henkilöstösääntöjen 24 artiklassa edellytetään, että komissio avustaa virkamiestä oikeudellisissa toimenpiteissä sellaista henkilöä vastaan, joka uhkaa, loukkaa, solvaa tai herjaa virkamiestä tai hänen perheensä jäsentä tai hyökkää heitä vastaan tai vahingoittaa heidän omaisuuttaan virkamiehen aseman tai tehtävän vuoksi.

(4) Henkilöstösääntöjen 90 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaan jokainen näissä henkilöstösäännöissä tarkoitettu henkilö voi tehdä nimittävälle viranomaiselle hakemuksen, että tämä tekisi häneen liittyvän päätöksen, tai valituksen häntä koskevasta toimenpiteestä.

(5) Komissio kerää ja käsittelee näiden toimien yhteydessä asian kannalta merkityksellisiä tietoja. Näihin tietoihin sisältyy myös henkilötietoja, erityisesti tunniste- ja yhteystietoja sekä käyttäytymistä koskevia tietoja. Toimivaltaiset komission yksiköt siirtävät henkilötietoja muille komission yksiköille tiedonsaantitarpeen perusteella.

(6) Henkilötietoja säilytetään suojatussa fyysisessä ja sähköisessä ympäristössä, jotta voidaan estää lainvastainen pääsy tietoihin tai niiden lainvastainen siirtäminen henkilöille, joiden ei ole tarpeen saada niitä tietoonsa. Käsittelyn päätyttyä tiedot säilytetään asiaa koskevien komission sääntöjen (3) mukaisesti.

(7) Komissio on henkilöstösääntöjen mukaisia tehtäviään hoitaessaan velvollinen kunnioittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä luonnollisten henkilöiden oikeuksia, jotka tunnustetaan Euroopan unionin perusoikeuskirjan 8 artiklan 1 kohdassa ja perussopimuksen 16 artiklan 1 kohdassa, sekä oikeuksia, joista säädetään Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2018/1725 (4). Samalla komission on noudatettava luottamuksellisuutta ja salassapitovelvollisuutta koskevia tiukkoja sääntöjä.

(8) Tietyissä olosuhteissa on tarpeen sovittaa yhteen asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiset rekisteröityjen oikeudet ja tarve turvata rikosten ennalta estäminen, tutkiminen, paljastaminen tai rikoksiin liittyvien syytetoimien tai rikosoikeudellisten seuraamusten täytäntöönpano ja varmistaa, että komission reagointi häirintää ja muuta sopimatonta käyttäytymistä tai hyökkäyksiä koskeviin väitteisiin on tuloksellista, sekä tarve kaikilta osin kunnioittaa muiden rekisteröityjen perusoikeuksia ja -vapauksia. Tätä varten asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan b, c, g ja h alakohdassa annetaan komissiolle mahdollisuus rajoittaa kyseisen asetuksen 14–17, 19, 20 ja 35 artiklan soveltamista sekä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettua läpinäkyvyyden periaatetta siltä osin kuin sen säännökset vastaavat 14–17, 19 ja 20 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia.

(9) Tämä saattaa koskea erityisesti henkilötietojen käsittelyä koskevien tietojen antamista henkilölle, jota pyyntö tai valitus koskee, jäljempänä ’asianomainen henkilö’, etenkin, jos menettely perustuu henkilöstösääntöjen 24 artiklan nojalla tehtyyn avustamispyyntöön, johon liittyy väite häirinnästä. Komissio voi päättää rajoittaa tällaisten tietojen antamista asianomaiselle henkilölle pyynnön esittäjän, valituksen tekijän tai todistajan oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan nojalla. Komissio voi päättää tehdä niin erityisesti suojellakseen kyseisiä henkilöitä niiden asianomaisten henkilöiden mahdollisilta vastatoimilta, joita vastaan on esitetty vilpittömässä mielessä väitteitä, jotka eivät kuitenkaan ole johtaneet toimenpiteisiin hallinnon taholta. Joissakin tilanteissa saattaa olla tarpeen rajoittaa tällaisten tietojen antamista, jotta estetään häirintä tai muu sopimaton käyttäytyminen tai hyökkäykset komissiossa (erityisesti siinä organisaatioyksikössä, jossa asianomainen henkilö työskentelee yhdessä pyynnön esittäjän, valituksen tekijän ja/tai todistajan kanssa).

(10) Lisäksi voi olla tarpeen rajoittaa asianomaisen henkilön muita oikeuksia, joiden käyttäminen paljastaisi tietoja pyynnön esittäjästä, valituksen tekijästä tai todistajasta, joka on pyytänyt, että hänen henkilöllisyytensä salataan. Tällaisessa tapauksessa komissio voi kyseisen pyynnön esittäjän, valituksen tekijän tai todistajan oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi päättää johdanto-osan 9 kappaleessa mainituista syistä rajoittaa oikeutta tutustua asianomaista henkilöä koskevaan lausumaan tai muita asianomaisen henkilön oikeuksia. Komissio voi päättää tehdä niin asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan nojalla.

(11) Lisäksi saattaa olla tarpeen rajoittaa asianomaisen henkilön oikeuksia, jotta julkisen vallan käyttöön liittyvä valvonta-, tarkastus- tai sääntelytehtävä voidaan turvata tapauksessa, jossa on kyse unionin yleisen edun mukaisesta tärkeästä tavoitteesta eli sen varmistamisesta, että komissio reagoi tuloksellisesti häirintää ja muuta sopimatonta käytöstä tai hyökkäyksiä koskeviin väitteisiin. Häirinnän ja muun sopimattoman käytöksen tai hyökkäysten torjuminen on unionin, mukaan lukien komission, yleisen edun mukainen tärkeä tavoite. Lisäksi komission velvollisuutena on avustaa henkilöstöään henkilöstösääntöjen 24 artiklan nojalla. Jotta varmistetaan, että henkilöstön jäsenet uskaltavat ilmoittaa havaitsemistaan häirintätapauksista ja muusta sopimattomasta käytöksestä tai hyökkäyksistä ja pyytää tähän liittyvää avustamista, mikä on unionin yleisen edun mukaista, on huolehdittava siitä, että asianomaiset henkilöt eivät saa tietoa heitä koskevasta avustamispyynnöstä. Tämä saattaa olla erityisen tärkeää tapauksissa, joissa viranomainen toteaa, että henkilöstösäännöissä tarkoitettua häirintää ei ole tapahtunut. Tällaisessa tilanteessa unionin yleinen etu edellyttäisi, että asianomainen henkilö ei saa tietoa avustamispyynnöstä, jotta turvattaisiin se, että henkilöstön jäsenet voivat turvautua henkilöstösääntöjen 24 artiklan mukaiseen menettelyyn, ja ehkäistäisiin uusia konflikteja. Tässä suhteessa komissio voi päättää rajoittaa asianomaisen henkilön oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan c ja g alakohdan nojalla.

(12) Lisäksi saattaa olla tarpeen rajoittaa asianomaisen henkilön oikeuksia, jotta voidaan turvata sellaisten rikosten ennalta estäminen, tutkiminen ja paljastaminen ja niihin liittyvät syytetoimet, joista pyynnön esittäjät, valituksen tekijät tai todistajat ilmoittavat komissiolle asianomaiseen henkilöön liittyen. Pyynnön esittäjät, valituksen tekijät ja todistajat voivat ilmoittaa esimerkiksi sopimattomasta käytöksestä, työpaikkakiusaamisesta ja seksuaalisesta häirinnästä. Tällaisissa tapauksissa komissio voi päättää rajoittaa asianomaisen henkilön oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan c ja g alakohdan nojalla.

(13) Henkilöstösääntöjen mukaan komission on varmistettava, että kyseisten sääntöjen nojalla tehdyt pyynnöt ja valitukset käsitellään luottamuksellisesti. Tämän luottamuksellisuuden varmistamiseksi on tarpeen, että samalla, kun noudatetaan henkilötietojen suojaa koskevia normeja asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, hyväksytään sisäisiä sääntöjä, joiden nojalla komissio voi rajoittaa rekisteröityjen oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan b, c, g ja h alakohdan mukaisesti.

(14) Näitä sisäisiä sääntöjä olisi sovellettava kaikkiin käsittelytoimiin, jotka komissio suorittaa hoitaessaan henkilöstösääntöjen mukaisten pyyntöjen ja valitusten käsittelyyn liittyviä tehtäviään.

(15) Asetuksen (EU) 2018/1725 14, 15 ja 16 artiklan noudattamiseksi komission olisi tiedotettava kaikille yksityishenkilöille verkkosivustollaan julkaistavilla tietosuojaselosteilla läpinäkyvästi ja johdonmukaisesti henkilötietojen käsittelyä koskevista toimistaan ja yksityishenkilöiden oikeuksista. Komission olisi tarvittaessa tiedotettava näistä erikseen ja asianmukaisin keinoin pyyntöön tai valitukseen osallisille rekisteröidyille eli pyynnön esittäjille ja valituksen tekijöille, asianomaisille henkilöille ja todistajille.

(16) Komission olisi käsiteltävä kaikki rajoitukset läpinäkyvästi ja rekisteröitävä vastaavaan rekisteröintijärjestelmään kaikki tapaukset, joissa rajoituksia sovelletaan.

(17) Asetuksen (EU) 2018/1725 16 artiklassa säädetään, että kun henkilötietoja ei ole saatu rekisteröidyltä, hänelle on toimitettava tietyt tiedot viimeistään kuukauden kuluessa. Sen vuoksi komission olisi soveltamisrajoituksiin liittyen laadittava kuukauden kuluessa seloste, jossa kuvataan mahdollisesti sovelletun rajoituksen syyt. Selosteessa olisi oltava tapauskohtainen arvio rajoituksen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta.

(18) Rekisterinpitäjät voivat asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 8 kohdan nojalla lykätä rajoituksen soveltamisen pääasiallisten syiden ilmoittamista rekisteröidylle, jättää sen tekemättä tai evätä sen, jos tietojen antaminen poistaisi rajoituksen vaikutuksen. Tämä koskee etenkin kyseisen asetuksen 16 ja 35 artiklan soveltamisen rajoituksia.

(19) Komission olisi tarkasteltava käyttöön otettuja rajoituksia säännöllisesti, jotta voidaan varmistaa, että asetuksen (EU) 2018/1725 16 ja 35 artiklassa tarkoitettuja rekisteröityjen oikeuksia saada ilmoitus rajoitetaan vain niin kauan kuin rajoitukset ovat välttämättömiä johdanto-osan 8 kappaleessa luetelluista syistä.

(20) Rajoitusten soveltamista olisi tarkasteltava uudelleen vastattaessa henkilöstösääntöjen 22 c artiklan, 24 artiklan ja 90 artiklan 1 kohdan nojalla esitettyihin hakemuksiin ja henkilöstösääntöjen 22 c artiklan ja 90 artiklan 2 kohdan nojalla esitettyihin valituksiin tai lopetettaessa tällaisten hakemusten ja valitusten käsittely, sen mukaan, kumpi ajankohta on aiempi. Tämän jälkeen komissio seuraa vuosittain, onko rajoituksia tarpeen pitää voimassa.

(21) Tietyissä tapauksissa voi osoittautua tarpeelliseksi jatkaa rajoituksen, erityisesti asetuksen (EU) 2018/1725 16 artiklan soveltamista koskevan rajoituksen soveltamista, kunnes komissio ei enää säilytä kyseisiä henkilötietoja. Tällaisessa tapauksessa rekisteröidylle ei pitäisi ilmoittaa hänen henkilötietojensa käsittelystä. Tällainen tilanne voi syntyä erityisesti silloin, kun on olemassa suuri riski, että tietojen antaminen henkilötietojen käsittelystä asianomaiselle henkilölle voisi heikentää muiden oikeuksia ja vapauksia. Tämä voi olla tilanne silloin, kun viranomainen hylkää vilpittömässä mielessä esitetyn avustamispyynnön, joka koskee asianomaisen henkilön väitettyä sopimatonta käytöstä, ja kun asianomainen henkilö ja pyynnön esittäjä työskentelevät yhdessä samassa organisaatioyksikössä. Tällaisessa tilanteessa on vaarana, että pyynnön esittäjä joutuu vastatoimien kohteeksi ja että kyseisen organisaatioyksikön työilmapiiri kärsii. Tällaisessa tapauksessa asianomaisen henkilön henkilötietoja olisi säilytettävä vain niin kauan kuin tiedot ovat merkityksellisiä pyynnön ja/tai valituksen käsittelyn kannalta ja niin kauan kuin viimeksi mainittu on riidan kohteena.

(22) Euroopan komission tietosuojavastaavan olisi tehtävä riippumaton arviointi rajoitusten soveltamisesta, jotta voidaan varmistaa tämän päätöksen noudattaminen.

(23) Euroopan tietosuojavaltuutettua on kuultu, ja hän on antanut lausunnon 23 päivänä syyskuuta 2021,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla Aihe ja soveltamisala 1. Tässä päätöksessä vahvistetaan säännöt, joita komission on noudatettava ilmoittaessaan rekisteröidyille, että heidän henkilötietojaan käsitellään asetuksen (EU) 2018/1725 14, 15 ja 16 artiklan mukaisesti, kun komissio käsittelee henkilöstösääntöjen mukaisia pyyntöjä ja valituksia. Tässä vahvistetaan myös edellytykset, joiden täyttyessä komissio voi rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 4, 14–17, 19, 20 ja 35 artiklan soveltamista mainitun asetuksen 25 artiklan 1 kohdan b, c, g ja h alakohdan mukaisesti. 2. Tätä päätöstä sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, jota komissio suorittaa henkilöstösääntöjen 22 c artiklan, 24 artiklan ja 90 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaisten pyyntöjen ja valitusten käsittelyn yhteydessä. 3. Tämän päätöksen soveltamisalaan kuuluvia henkilötietoryhmiä ovat muun muassa tunnistetiedot, yhteystiedot ja käyttäytymistä koskevat tiedot sekä asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut erityiset henkilötietoryhmät.

2 artikla Sovellettavat poikkeukset ja rajoitukset 1. Komissio harkitsee asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisiin rekisteröityjen oikeuksiin liittyviä tehtäviään hoitaessaan, sovelletaanko jotakin mainitussa asetuksessa säädetyistä poikkeuksista. 2. Jollei 3–7 artiklasta muuta johdu, jos komission käsittelemiin henkilötietoihin liittyvien asetuksen (EU) 2018/1725 14–17, 19, 20 ja 35 artiklassa säädettyjen oikeuksien ja velvollisuuksien käyttäminen haittaisi kyseisen asetuksen 25 artiklan 1 kohdan b, c, g tai h alakohdassa lueteltuja tarkoituksia, komissio voi rajoittaa seuraavien soveltamista: a) asetuksen (EU) 2018/1725 14–17, 19, 20 ja 35 artikla; sekä b) asetuksen (EU) 2018/1725 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa vahvistettu läpinäkyvyysperiaate siltä osin kuin sen säännökset vastaavat kyseisen asetuksen 14–17, 19 ja 20 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia, jotta voidaan turvata sellaisten rikosten ennalta estäminen, tutkiminen ja paljastaminen ja niihin liittyvät syytetoimet, joista pyynnön esittäjät, valituksen tekijät tai todistajat ilmoittavat komission toimivaltaisille yksiköille sellaiseen asianomaiseen henkilöön liittyen, josta on esitetty häirintään tai muuhun sopimattomaan käytökseen tai hyökkäyksiin liittyviä väitteitä. 3. Edellä olevat 1 ja 2 kohta eivät rajoita niiden komission päätösten soveltamista, joissa vahvistetaan sisäiset säännöt tietojen antamisesta rekisteröidyille ja tiettyjen oikeuksien rajoittamisesta asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan nojalla. 4. Kaikkien 2 kohdassa tarkoitettujen, oikeuksien ja velvollisuuksien rajoitusten on oltava tarpeellisia ja oikeasuhteisia ottaen huomioon rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat riskit. 5. Ennen rajoitusten soveltamista komission olisi toteutettava tapauskohtainen arvio niiden tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta. Rajoitukset on rajoitettava siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä niiden tavoitteen saavuttamiseksi.

3 artikla Tietojen antaminen rekisteröidyille 1. Komissio julkaisee verkkosivustollaan tietosuojaselosteen, jolla tiedotetaan rekisteröidyille komission toiminnasta, johon sisältyy heidän henkilötietojensa käsittelyä henkilöstösääntöjen mukaisten pyyntöjen ja valitusten käsittelyn yhteydessä. 2. Komissio ilmoittaa henkilötietojen käsittelystä henkilökohtaisesti asianmukaisella tavalla pyyntöjen esittäjille ja valituksen tekijöille, asianomaisille henkilöille sekä todistajille, joita pyydetään toimittamaan pyyntöihin tai valituksiin liittyviä tietoja. 3. Jos komissio rajoittaa 2 artiklan mukaisesti kokonaan tai osittain 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen antamista asianomaisille henkilöille, joiden henkilötietoja käsitellään henkilöstösääntöjen mukaisten pyyntöjen ja valitusten käsittelyn yhteydessä, se kirjaa ja rekisteröi rajoituksen syyt 6 artiklan mukaisesti.

4 artikla Rekisteröityjen oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen poistamiseen ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen 1. Kun komissio rajoittaa kokonaan tai osittain asetuksen (EU) 2018/1725 17 artiklassa tarkoitettua rekisteröityjen oikeutta päästä henkilötietoihin, 19 artiklassa tarkoitettua oikeutta saada tiedot poistetuksi tai 20 artiklassa tarkoitettua oikeutta rajoittaa tietojen käsittelyä, se ilmoittaa asianomaiselle rekisteröidylle tietoihin pääsyä, tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista koskevaan pyyntöön antamassaan vastauksessa a) sovelletusta rajoituksesta ja sen pääasiallisista syistä; b) mahdollisuudesta tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle tai käyttää muita oikeussuojakeinoja Euroopan unionin tuomioistuimessa. 2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun rajoituksen syitä koskevien tietojen antamista voidaan lykätä, se voidaan jättää tekemättä tai se voidaan evätä niin kauan kuin se poistaisi rajoituksen vaikutuksen. 3. Komissio kirjaa rajoituksen syyt 6 artiklan mukaisesti. 4. Jos oikeutta päästä tietoihin rajoitetaan kokonaan tai osittain, rekisteröity voi käyttää oikeuttaan päästä tietoihin Euroopan tietosuojavaltuutetun välityksellä asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 6, 7 ja 8 kohdan mukaisesti.

5 artikla Henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen rekisteröidyille Jos komissio rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 35 artiklassa tarkoitettua henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittamista rekisteröidylle, se kirjaa ja rekisteröi rajoituksen syyt 6 artiklan mukaisesti. Komissio toimittaa tiedot Euroopan tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitettaessa.

6 artikla Rajoitusten kirjaaminen ja rekisteröinti 1. Komissio kirjaa kaikkien tämän päätöksen nojalla sovellettavien rajoitusten syyt sekä arvion rajoituksen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta, ottaen huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 2 kohdassa esitetyt asiaan liittyvät näkökohdat. 2. Kirjauksessa on mainittava, miten kyseisen rekisteröidyn oikeuden käyttäminen haittaisi yhtä tai useampaa asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan b, c, g ja h alakohdassa lueteltua tarkoitusta. 3. Kirjaus ja tarvittaessa asiakirjat, joista käyvät ilmi perusteena olevat tosiseikat ja oikeudelliset syyt, on rekisteröitävä. Ne annetaan pyynnöstä Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttöön.

7 artikla Rajoitusten kesto 1. Edellä 3, 4 ja 5 artiklassa tarkoitettuja rajoituksia sovelletaan niin kauan kuin niiden perusteena olevat syyt ovat voimassa. 2. Kun 3, 4 tai 5 artiklassa tarkoitetun rajoituksen syyt eivät ole enää voimassa, komissio poistaa rajoituksen. 3. Lisäksi se ilmoittaa rajoituksen soveltamisen pääasialliset syyt rekisteröidylle ja ilmoittaa hänelle mahdollisuudesta tehdä milloin tahansa kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle tai käyttää muita oikeussuojakeinoja Euroopan unionin tuomioistuimessa. 4. Komissio tarkastelee 3, 4 ja 5 artiklassa tarkoitettujen rajoitusten soveltamista uudelleen vastatessaan henkilöstösääntöjen 22 c artiklan, 24 artiklan ja 90 artiklan 1 kohdan nojalla esitettyihin hakemuksiin ja henkilöstösääntöjen 22 c artiklan ja 90 artiklan 2 kohdan nojalla esitettyihin valituksiin tai lopettaessaan tällaisten hakemusten ja valitusten käsittelyn, sen mukaan, kumpi ajankohta on aiempi. Tämän jälkeen komissio seuraa vuosittain, onko rajoitus tarpeen pitää voimassa. Uudelleentarkasteluun on sisällyttävä arvio rajoituksen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta, ottaen huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 2 kohdassa esitetyt asiaan liittyvät näkökohdat.

8 artikla Suojatoimet ja säilytysajat 1. Komissio ja sen HR-pääosaston Muutoksenhaut ja asiaseuranta -yksikkö toteuttaa suojatoimia estääkseen sellaisiin henkilötietoihin kohdistuvia väärinkäytöksiä ja lainvastaista pääsyä tai siirtämistä, joihin sovelletaan tai voitaisiin soveltaa rajoituksia. Suojatoimiin sisältyy muun muassa seuraavia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: a) roolien, vastuiden, käyttöoikeuksien ja menettelyvaiheiden selkeä määrittely; b) suojattu sähköinen ympäristö, jonka avulla estetään lainvastainen ja tahaton pääsy sähköisiin tietoihin sekä niiden siirto asiattomille henkilöille; c) paperiasiakirjojen turvallinen säilytys ja käsittely, joka rajoittuu siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi; d) rajoitusten asianmukainen seuranta ja niiden soveltamisen määräaikaistarkistus. Edellä d alakohdassa tarkoitetut tarkistukset on tehtävä vähintään kuuden kuukauden välein. 2. Rajoitukset poistetaan heti, kun niiden perusteena olleet edellytykset eivät enää täyty. 3. Henkilötietoja säilytetään komissiossa sovellettavien säilyttämissääntöjen mukaisesti. Nämä on määriteltävä asetuksen (EU) 2018/1725 31 artiklan mukaisesti ylläpidettävissä selosteissa. Kun säilytysaika päättyy, henkilötiedot poistetaan, anonymisoidaan tai arkistoidaan asetuksen (EU) 2018/1725 13 artiklaa noudattaen.

9 artikla Komission tietosuojavastaavan suorittama uudelleentarkastelu 1. Komission tietosuojavastaavalle ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä aina, kun rekisteröityjen oikeuksia rajoitetaan tämän päätöksen mukaisesti. Tietosuojavastaavalle annetaan pyynnöstä pääsy kirjattuihin tietoihin sekä kaikkiin asiakirjoihin, jotka sisältävät perusteena olevia tosiseikkoja tai oikeudellisia seikkoja. 2. Tietosuojavastaava voi pyytää rajoituksen uudelleentarkastelua. Tietosuojavastaavalle ilmoitetaan pyydetyn uudelleentarkastelun tuloksista kirjallisesti. 3. Komissio dokumentoi tietosuojavastaavan osallistumisen kussakin tapauksessa, jossa 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja oikeuksia ja velvollisuuksia rajoitetaan.

10 artikla Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Brysselissä 27 päivänä tammikuuta 2022. Komission puolesta Puheenjohtaja Ursula VON DER LEYEN

(1) EYVL L 56, 4.3.1968, s. 1.

(2) Hallinnollinen tiedote nro 79–2013, 19.12.2013, ”Update of the arrangements for submitting requests and complaints (Article 90(1) and (2) of the Staff Regulations) and requests for assistance (Article 24 of the Staff Regulations)” (Päivitetyt järjestelyt, jotka koskevat pyyntöjen ja valitusten (henkilöstösääntöjen 90 artiklan 1 ja 2 kohta) sekä avustamispyyntöjen (henkilöstösääntöjen 24 artikla) esittämistä).

(3) Asiakirjojen säilytystä komissiossa säännellään yhteisellä komission tason säilytysluettelolla. Se on sääntelyasiakirja, jossa on aikataulun muodossa esitetty komission eri asiakirjatyyppien säilytysajat (SEC(2019) 900). Henkilötietojen säilytysajat ilmoitetaan tietosuojaselosteessa, joka koskee henkilöstösääntöjen mukaisten pyyntöjen ja valitusten käsittelyä.

(4) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).