NEUVOSTON ASETUS (ETY, EURATOM) N:o 354/83,

annettu 1 päivänä helmikuuta 1983,

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle

EUROOPAN YHTEISÖJEN NEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 235 artiklan,

ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 203 artiklan,

ottaa huomioon komission ehdotuksen(),

ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon(),

sekä katsoo, että

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön toimielimet ovat tehtäväänsä hoitaessaan koonneet yhteyteensä laajat arkistokokoelmat; nämä arkistot ovat yhteisöjen, joista kukin on oikeushenkilö, omaisuutta,

on vakiintunut käytäntö, niin jäsenmaissa kuin kansainvälisissä yhteisöissäkin, että arkistot avataan yleisölle tiettyjen vuosien kuluttua; olisi laadittava yhteiset säännöt Euroopan yhteisöjen historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle,

osaa Euroopan talousyhteisöstä ja Euroopan atomienergiayhteisöstä lähtöisin olevista asiakirjoista säilytetään jäsenvaltioiden arkistoissa; jäsenvaltiot soveltavat erilaisia määräaikoja ja edellytyksiä arkistojensa avaamisessa yleisölle; olisi estettävä se, että yhteisöjen toimielimistä lähtöisin olevat salaisiksi luokitellut asiakirjat tulevat julkisiksi kansallisten arkistojen kautta sellaisin edellytyksin, jotka eivät ole yhtä tiukkoja kuin tässä asetuksessa säädetyt edellytykset;

Euroopan yhteisöjen arkistojen käyttö ja kriittinen tarkastelu eivät ainoastaan palvele historian tutkimusta yleisesti vaan myös auttavat asianomaisten tahojen toimintaa yhteisön tasolla ja helpottavat näin yhteisöjen tavoitteiden toteuttamista,

perustamissopimuksissa ei ole määräyksiä erityisestä toimivallasta asiaan liittyvien sääntöjen laatimiseksi,

on syytä vahvistaa ainoastaan tietyt perusperiaatteet ja jättää kunkin yhteisön toimielimen tehtäväksi niiden yksityiskohtaisten soveltamissääntöjen antaminen, jotka osoittautuvat tarpeellisiksi näiden periaatteiden sisäiseksi täytäntöönpanemiseksi,

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

1. Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön toimielimet, jäljempänä "toimielimet", perustavat historiallisia arkistoja ja avaavat ne yleisölle tässä asetuksessa säädetyin edellytyksin, 30 vuoden kuluttua asiakirjojen antamisesta. Tämän asetuksen soveltamiseksi talous- ja sosiaalikomiteaa ja tilintarkastustuomioistuinta käsitellään kuten Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen 4 artiklan 1 kohdassa ja Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja toimielimiä.

2. Tämän asetuksen soveltamiseksi

a) ilmaisulla "Euroopan yhteisöjen arkisto" tarkoitetaan missä muodossa ja millä välineillä tahansa tallennettuja kaikenlaisia asiakirjoja, jotka jokin toimielin, joku sen edustaja tai joku sen työntekijä tehtäviään hoitaessaan on antanut tai saanut ja jotka koskevat Euroopan talousyhteisön ja/tai Euroopan atomienergiayhteisön, jäljempänä "Euroopan yhteisöjen", toimintaa;

b) ilmaisulla "historiallinen arkisto" tarkoitetaan Euroopan yhteisöjen arkiston sitä osaa, joka on tämän asetuksen 7 artiklan mukaisin edellytyksin valittu pysyvää säilytystä varten.

3. Asiakirjat, joista on saanut vapaasti tietoa ennen 1 kohdassa mainittua määräajan päättymistä, pidetään edelleen yleisön saatavilla rajoituksetta.

4. Edellä 1 kohdassa mainitun 30 vuoden määräajan päätyttyä pääsy historiallisiin arkistoihin myönnetään jokaiselle, joka esittää asiasta pyynnön ja joka suostuu noudattamaan kunkin toimielimen tätä varten laatimia sisäisiä sääntöjä.

5. Historiallisten arkistojen asiakirjoista ovat käytettävissä jäljennökset. Toimielimet voivat kuitenkin antaa alkuperäisen asiakirjan nähtäväksi, jos sitä vaatii käyttäjän erityinen ja asianmukaisesti perusteltu etu.

2 artikla

Tätä asetusta ei sovelleta Euroopan yhteisöjen henkilöstöä koskeviin asiakirjoihin eikä asiakirjoihin, jotka sisältävät yksilöityjen ihmisten yksityiselämään tai työhön liittyviä tietoja.

3 artikla

1. Julkisia eivät ole:

a) asiakirjat, jotka on luokiteltu johonkin Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen 24 artiklan soveltamisesta 31 päivänä heinäkuuta 1958 annetun asetuksen N:o 3 10 artiklassa() mainittuun salassapitoluokkaan ja joiden salassapitoluokitusta ei ole poistettu;

b) Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen VI luvun määräysten nojalla Euratomin hankintakeskukselle jätetyt tai sen tekemät sopimukset;

c) Euroopan yhteisöjen tuomioistuimeen käsiteltäviksi vietyjen asioiden asiakirjat.

2. Julkisia eivät myöskään ole sellaiset asiakirjat, joita pidetään kunkin toimielimen tässä suhteessa vahvistamien muiden sääntöjen ja käytännön mukaan luottamuksellisina tai jotka kuuluvat tiukempaan salassapitoluokkaan, jos niiden salassapitoluokitusta ei ole 5 artiklan mukaisesti poistettu.

4 artikla

1. Asiakirjat, joita silloin, kun niistä on ilmoitettu toimielimelle, koski salassapitovelvollisuus tai liikesalaisuus, tulevat julkisiksi 30 vuoden määräajan päätyttyä vain jos toimielin, joka on saanut ilmoituksen kyseisistä asiakirjoista, on ennakolta ilmoittanut sille henkilölle tai yritykselle, jota asia koskee, julkaisuaikomuksestaan ja jos kyseinen henkilö tai yritys ei ole esittänyt vastalausetta 9 artiklassa tarkoitettujen yksityiskohtaisten soveltamissääntöjen mukaisessa määräajassa.

2. Edellä olevaa 1 kohtaa sovelletaan myös toimielinten laatimiin asiakirjoihin, jotka sisältävät salassapitovelvollisuuden tai liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja.

5 artikla

1. Taatakseen 1 artiklan 1 kohdassa mainitun 30 vuoden määräajan noudattamisen kukin toimielin tutkii ajoissa, viimeistään asiakirjojen antamista seuraavan 25:nnen vuoden kuluessa, luottamukselliset tai tiukempaan salassapitoluokkaan kuuluvat asiakirjat päättääkseen niiden salassapitoluokituksen mahdollisesta poistamisesta. Asiakirjat, joiden salassapitoluokitusta ei poisteta ensimmäisissä tutkimuksissa, tutkitaan uudestaan säännöllisin väliajoin vähintään joka viides vuosi.

2. Jäsenvaltiosta tai toisesta toimielimestä lähtöisin olevien asiakirjojen osalta toimielimet noudattavat sen tai niiden vahvistamaa salassapitoluokitusta. Taatakseen, että Euroopan yhteisöjen arkisto on mahdollisimman avoin, toimielimet ja jäsenvaltiot voivat kuitenkin sopia yhteisesti vahvistamillaan perusteilla menettelyistä, joilla näiden asiakirjojen salassapitoluokitus poistetaan.

6 artikla

1. Jäsenvaltiot eivät julkaise 1 ja 5 artiklassa säädettyjä edellytyksiä lievemmillä edellytyksillä sellaisia toimielimistä lähtöisin olevia ja niiden julkisissa arkistoissa sijaitsevia asiakirjoja, jotka on luokiteltu salaisiksi ja joiden salassapitoluokitusta ei ole poistettu.

2. Edellistä 1 kohtaa sovelletaan myös jäsenvaltioiden asiakirjoihin, joissa tässä kohdassa tarkoitettujen asiakirjojen sisältöä toistetaan osittain tai kokonaan.

7 artikla

Kukin toimielin siirtää historialliseen arkistoon näissä yleisarkistoissaan olevat asiakirjat viimeistään 15 vuoden kuluttua niiden antamisesta. Kunkin toimielimen 9 artiklan mukaisesti vahvistamien perusteiden mukaisesti nämä asiakirjat lajitellaan ja säilytettävät asiakirjat erotellaan niistä, joilla ei ole enää hallinnollista tai historiallista merkitystä.

8 artikla

1. Kukin toimielin sijoittaa historiallisen arkistonsa sopivimpana pitämäänsä paikkaan.

2. Pyynnöstä kukin toimielin antaa historiallisen arkistonsa täydelliset mikrofilmatut jäljennökset, jos ne tämän asetuksen nojalla ovat julkisia, jäsenvaltioiden ja muiden toimielinten käyttöön, jos kyseessä ei ole se jäsenvaltio, jossa toimielin itse sijaitsee, tai sellaiset toimielimet, jotka sijaitsevat samassa jäsenvaltiossa.

9 artikla

Jokaisella toimielimellä on valtuudet antaa sisäisesti yksityiskohtaiset säännöt tämän asetuksen soveltamisesta.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

Tehty Brysselissä 1 päivänä helmikuuta 1983.

Neuvoston puolesta

Puheenjohtaja

O. SCHLECHT

() EYVL N:o C 132, 2.6.1981, s. 6

() EYVL N:o C 327, 14.12.1981, s. 45

() EYVL N:o 17, 6.10.1958, s. 406/58