EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTON SÄÄDÖS,

annettu 1 päivänä lokakuuta 1998,

työjärjestyksensä vahvistamisesta (1999/C 26/08)

HALLINTONEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella Euroopan poliisiviraston perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (Europol-yleissopimus) (1) ja erityisesti sen 28 artiklan 7 kohdan,

sekä katsoo, että hallintoneuvoston on yksimielisesti vahvistettava työjärjestyksensä,

ON VAHVISTANUT SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN:

1 artikla Hallintoneuvoston kokoonpano

1. Europol-yleissopimuksen 28 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti hallintoneuvoston varsinaisilla jäsenillä tai heidän sijaisillaan (jäljempänä `jäsenet`) on tarvittavat valtuudet hallintoneuvoston toimivaltaan kuuluvilla aloilla.

2. Jäsenten, Europolin johtajan ja Euroopan yhteisöjen komission (jäljempänä `komissio`) edustajan mukana ja heidän neuvonantajinaan voi hallintoneuvoston kokouksissa olla asiantuntijoita, joiden enimmäismäärän hallintoneuvoston puheenjohtaja vahvistaa.

3. Kunkin jäsenvaltion on ilmoitettava Europolin johtajalle ja hallintoneuvoston sihteerille jäsenen nimeämisestä ja sen peruuttamisesta.

2 artikla Hallintoneuvoston hallinnolliset voimavarat

1. Hallintoneuvostolla on käytettävissään tehtäviensä hoitamiseen tarvittavat hallinnolliset voimavarat. Europol antaa ne hallintoneuvoston käyttöön; voidakseen taata asianmukaisen toimintansa hallintoneuvosto valitsee Europolin johtoryhmän ulkopuolisesta Europolin henkilöstöstä itselleen sihteerin, joka täyttää hallintoneuvoston vahvistamat seuraavien arviointiperusteiden mukaiset edellytykset:

a) kyky kyseisten tehtävien suorittamiseen,

b) hallintoneuvoston vahvistama hallinnollinen taso,

c) vapautuminen muista tehtävistä sihteeriltä vaadittavien tehtävien suorittamiseksi.

Sihteeri suorittaa hallintoneuvoston hänelle antamat tehtävät ja vastaa sille niiden toteuttamisesta. Hän voi kuitenkin hallintoneuvoston suostumuksella ja vastuulla suorittaa myös muita tehtäviä.

Hallintoneuvosto vahvistaa sihteerin toimikauden pituuden ja se voi erottaa hänet tehtävistään tai jatkaa hänen toimikauttaan.

2. Kukin uusi puheenjohtajavaltio valvoo hallintoneuvoston asiakirjojen valmistumista ja laatii tätä varten asiakirjan, jonka se antaa hallintoneuvoston hyväksyttäväksi sen ensimmäisessä sääntömääräisessä kokouksessa.

3 artikla Hallintoneuvoston puheenjohtaja

Hallintoneuvoston puheenjohtaja laatii ehdotukset kokousten esityslistaksi ja johtaa puhetta kokouksissa.

4 artikla Hallintoneuvoston toiminta

1. Hallintoneuvosto pitää kullakin puheenjohtajakaudella ainakin yhden sääntömääräisen kokouksen, jonka puheenjohtaja kutsuu koolle.

2. Jos puheenjohtaja katsoo olosuhteiden sitä vaativan, hän voi päättää kutsua hallintoneuvoston koolle joko omasta aloitteestaan tai kolmasosan jäsenistä sitä pyytäessä. Jos jäsenvaltio, komissio tai Europolin johtaja pyytää kokousta, puheenjohtaja kuulee asiasta muita jäseniä ja kutsuu kokouksen koolle, jos kolmasosa jäsenistä sen hyväksyy.

Edellisessä alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa puheenjohtajan on kutsuttava kokous koolle kolmenkymmenen päivän kuluessa pyynnön saamisesta.

3. Hallintoneuvosto voi kutsua käsiteltäviksi tulevien asioiden suhteen erityisen päteviä henkilöitä kuullakseen heitä joistakin esityslistan kohdista.

4. Käsiteltäessä asioita, joiden osalta hallintoneuvosto ei katso tarpeelliseksi kokoontua täysilukuisena, se voi nimetä yhden tai useamman tilapäiskomitean, johon kuuluu hallintoneuvoston komitean tehtävien hoitamisen kannalta tarpeelliseksi katsoma määrä jäseniä. Tällaisen komitean puheenjohtajana toimii hallintoneuvoston puheenjohtaja, ja se lakkautetaan, kun tehtävät, joita varten se on perustettu, on saatettu päätökseen.

5 artikla Esityslista

1. Hallintoneuvoston puheenjohtaja laatii ehdotuksen kunkin kokouksen esityslistaksi. Sihteeri toimittaa sen muille jäsenille, komissiolle ja Europolin johtajalle vähintään 14 päivää ennen kokouksen alkamista. Ylimääräisen kokouksen osalta esityslista toimitetaan kokousta edeltävän viikon kuluessa.

2. Esityslistaehdotukseen otetaan kohdat, joita joku hallintoneuvoston jäsen, komissio tai Europolin johtaja on siihen pyytänyt, mikäli asiaa koskevat asiakirjat on toimitettu Europolin toimipaikkaan vähintään 16 päivää ennen kyseisen kokouksen alkua.

3. Esityslistaehdotukseen voidaan ottaa vain kohdat, joita koskevat asiakirjat on lähetetty jäsenille, komissiolle ja Europolin johtajalle viimeistään samana päivänä, jona esityslista lähetetään.

4. Esityslista hyväksytään hallintoneuvoston kokouksen alussa yksinkertaisella enemmistöllä.

6 artikla Asioiden käsittely hallintoneuvostossa

1. Hallintoneuvosto on päätösvaltainen, kun kolme neljännestä sen jäsenistä on läsnä. Jos se ei ole päätösvaltainen, puheenjohtaja päättää kokouksen ja kutsuu uuden kokouksen koolle mahdollisimman pian. Viimeksi mainittu kokous on päätösvaltainen, jos kaksi kolmannesta hallintoneuvoston jäsenistä on läsnä.

2. Puheenjohtaja johtaa kokousta ja antaa puheenvuoroja jakaessaan etusijan jäsenille, jotka haluavat ottaa esiin menettelytapa- tai ennakkokysymyksen.

3. Hallintoneuvosto käsittelee asioita ja tekee päätöksiä vain Euroopan unionin virallisilla kielillä laadittujen asiakirjojen ja ehdotusten pohjalta, jollei hallintoneuvosto yksimielisesti ja asian kiireellisyyden perusteella päätä toisin.

7 artikla Äänestykset hallintoneuvoston kokouksissa

1. Hallintoneuvostossa äänestetään puheenjohtajan aloitteesta, ja hänen on tämän lisäksi aloitettava äänestysmenettely jäsenen aloitteesta, mikäli jäsenten enemmistö ilmoittaa sitä kannattavansa.

2. Äänioikeus voidaan siirtää ainoastaan samaa valtiota edustavalle sijaiselle.

3. Äänten jakautuminen ilmoitetaan kunkin hallintoneuvoston tekemän päätöksen osalta. Ilmoitus vähemmistön ilmaisemista kannoista liitetään päätökseen, jos kyseinen vähemmistö sitä pyytää. Äänestys suoritetaan kättä nostamalla tai nimenhuudon perusteella, jos käsiäänestyksen tulos kiistetään.

4. Jäsenen sitä pyytäessä tai puheenjohtajan niin päättäessä päätökset ja nimitykset tehdään salaisella äänestyksellä. Salaisessa äänestyksessä puheenjohtaja laskee äänet kahden muun hallintoneuvoston jäsenen avustuksella ja ilmoittaa tuloksen välittömästi. Puheenjohtaja voi antaa jäsenelle mahdollisuuden lyhyesti esitellä äänestyspäätöksensä perusteet.

8 artikla Sopimusten hyväksyminen

1. Hallintoneuvosto voi hyväksyä yksinkertaisella enemmistöllä sopimukset, joiden hyväksymiseksi ei Europol-yleissopimuksen tai sen soveltamiseksi hyväksyttyjen säädösten nojalla vaadita yksimielisyyttä tai kahden kolmasosan määräenemmistöä.

Hallintoneuvoston tekemissä päätöksissä tai sen hyväksymissä sopimuksissa ilmoitetaan annettujen äänten jakauma, jollei äänestys ole 7 artiklan mukaisesti ollut salainen.

2. Tilapäisen komitean perustaminen hallintoneuvoston toimesta edellyttää läsnäolevien jäsenten kahden kolmasosan enemmistön suostumusta.

3. Sellaisista aloitteista, joilla pyritään ratkaisemaan se, otetaanko kysymys hallintoneuvoston ratkaistavaksi vai ei, äänestetään ennen kysymyksen asiasisällön ottamista käsittelyyn.

4. Aloite, jossa käsitellään useita asioita, on pyydettäessä jaettava osiin.

5. Jos useat aloitteet koskevat samaa asiaa, äänestetään ensimmäiseksi laaja-alaisimmasta aloitteesta. Jos kyse on muutoksista, äänestetään ensimmäiseksi siitä, joka poikkeaa eniten alkuperäisestä tekstistä. Jos kyse on muutoksen muutoksesta, äänestetään ensin laaja-alaisimmasta tekstistä. Lopullisessa äänestyksessä äänestetään aiempien äänestysten perusteella syntyneestä sanamuodosta.

9 artikla Kokouspöytäkirjat

1. Kustakin hallintoneuvoston kokouksesta laaditaan pöytäkirja, johon sisältyy

- läsnäolevien jäsenten luettelo,

- selostus keskusteluista,

- hallintoneuvoston tekemät päätökset sekä ilmoitus äänten jakautumisesta kussakin äänestyksessä.

2. Hallintoneuvosto hyväksyy pöytäkirjan seuraavassa kokouksessaan.

Pöytäkirjaehdotus annetaan hallintoneuvoston hyväksyttäväksi vain, jos se on lähetetty jäsenille vähintään neljä viikkoa ennen seuraavaa kokousta. Pöytäkirjaehdotus toimitetaan myös Europolin johtajalle sekä komission edustajalle niiden kokousten osalta, joihin he ovat osallistuneet. Niiden kokousten pöytäkirjat, joihin komission edustaja ei ole osallistunut, toimitetaan tälle, jos hallintoneuvosto niin päättää.

3. Jos ehdotusta ei ole toimitettu vaaditussa määräajassa, sen hyväksyminen siirretään seuraavaan hallintoneuvoston kokoukseen.

Jos hallintoneuvoston kahden kokouksen välinen aika on huomattavan pitkä, hallintoneuvoston jäsenet voivat antaa huomautuksensa tai hyväksyntänsä kirjallisella menettelyllä.

4. Pöytäkirjaehdotusta koskevat muutosehdotukset on toimitettava puheenjohtajalle kirjallisesti viimeistään kaksi tuntia ennen sen kokouksen alkua, jossa pöytäkirja on hyväksyttävä.

5. Hallintoneuvoston puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat hyväksytyn pöytäkirjan.

10 artikla Vuosikertomus

1. Hallintoneuvosto hyväksyy vuosikertomuksen Europolin toiminnasta yksimielisesti seuraavan kalenterivuoden ensimmäisellä puolivuotiskaudella.

Hallintoneuvosto hyväksyy edellisellä puolivuotiskaudella Europol-yleissopimuksen 28 artiklan 10 kohdassa tarkoitetun Europolin toimintasuunnitelman.

Europolin johto laatii mainitut asiakirjat hyvissä ajoin, jotta edellisissä alakohdissa tarkoitettuja määräaikoja voidaan noudattaa.

2. Kertomukseen sisältyvät seuraavat osat:

A. Johdanto

B. Tavoitteiden toteutuminen vuoden aikana

- Toteutettu toiminta

- Talousarviomenot

- Tarpeelliset inhimilliset ja tekniset voimavarat

C. Asetettujen tavoitteiden tarkastelu

- Kustannukset lyhyellä aikavälillä

- Kustannukset keskipitkällä aikavälillä

D. Päätelmät.

3. Hallintoneuvosto hyväksyy Europol-yleissopimuksen 34 artiklan mukaisesti kunkin vuoden ensimmäisen vuosineljänneksen aikana vuosittaisen erityiskertomuksen, johon sisältyy yhteenveto 2 kohdassa mainituista A- ja B-osasta ja jonka neuvoston puheenjohtajana toimiva valtio toimittaa Euroopan parlamentille.

11 artikla Kirjeenvaihto

Hallintoneuvostolle tarkoitetut kirjeet lähetetään Europolin toimipaikkaan, ja ne osoitetaan hallintoneuvoston puheenjohtajalle. Sihteeri huolehtii tästä kirjeenvaihdosta.

12 artikla Hallintoneuvoston kulut

1. Europol maksaa hallintoneuvoston jäsenten sekä jäsenvaltiota kohti enintään kahden kokouksiin osallistuvan asiantuntijan matkakulut. Kukin jäsenvaltio maksaa sitä edustavien jäsenten ja asiantuntijoidensa majoituskulut. Muiden asiantuntijoiden kulut ovat jäsenvaltioiden vastuulla.

2. Europol vastaa niiden asiantuntijoiden kuluista, jotka tämän työjärjestyksen 4 artiklan 3 kohdan mukaisesti kutsutaan neuvonantajina hallintoneuvoston kuultaviksi.

13 artikla Työjärjestyksen voimaantulo

Tämä työjärjestys tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona hallintoneuvosto on sen vahvistanut.

14 artikla Työjärjestyksen tarkistaminen

Jos tätä työjärjestystä tarkistetaan, sihteeri toimittaa ajantasaistetun toisinnon kaikille hallintoneuvoston jäsenille, Europolin johtajalle ja komissiolle. Uusi työjärjestys tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on vahvistettu.

Tehty Haagissa 1 päivänä lokakuuta 1998.

Hallintoneuvoston puolesta

K. RUSO

Puheenjohtaja

(1) EYVL C 316, 27.11.1995, s. 1.