Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0065 - 0071



Kertomus sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaukset (2000/C 373/11) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94(1) 137 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94(2) 119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(3) neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94138 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET SISÄMARKKINOILLA TOIMIVAN YHDENMUKAISTAMISVIRASTON TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Varainhoitoasetus 5. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen(4) säädetty, että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa virastoa ottamaan tämän uuden kirjaustavan huomioon omissa säännöksissään. Kustannuslaskenta 6. Tilintarkastustuomioistuin on aiemmassa kertomuksessaan korostanut, että virastolta puuttuu kustannuslaskentajärjestelmä. Virasto on kehittämässä kyseistä järjestelmää, joka on vielä tietokoneistettava, ennen kuin se on käyttövalmis. Tase Omaisuusluettelo 7. Muutokset täsmäytettiin vuoden lopussa kirjanpidon ja omaisuusrekisterin välillä. Yleiseen omaisuusluetteloon ja atk-omaisuusluetteloon liittyvät tehtävät hoidettiin vuoden aikana kuitenkin erillään toisistaan. Tämän tehtävien erilläänpidon vuoksi ja luetteloiden vertaamisen jälkeen joitakin omaisuusesineitä siirrettiin yleisestä omaisuusluettelosta atk-omaisuusluetteloon. Yleistä omaisuusluetteloa hoidettiin vuoden aikana uuden järjestelmän avulla. 8. Nämä omaisuusluetteloiden hoidossa tapahtuneet muutokset aiheuttivat omaisuusluetteloiden kokonaissummiin eroja kirjanpidon ja omaisuusrekisterin välille. Tarkastuskäynnin aikana näitä eroja ei voitu esittää täsmällisinä lukuina, mutta erot eivät suuruusluokkansa perusteella vaikuta tilinpäätöksen luotettavuuteen. 9. Kirjanpidon ja omaisuusrekisterin välillä olisi suoritettava säännöllisesti täsmäytyksiä, jotta voitaisiin varmistua kirjausten vastaavuudesta. Aineettomat hyödykkeet 10. Aineettomia hyödykkeitä ei ole sisällytetty omaisuusrekisteriin. Viraston mukaan tämä omaisuuslaji käsittää erilaisia ohjelmistopaketteja, joihin on vastaavat lisenssit. Viraston olisi laadittava uudelleen omaisuusrekisteri aineettomien hyödykkeiden osalta ja arvioitava, onko kyseisillä hyödykkeillä vielä käyttöarvoa ja täyttävätkö ne omaisuusluetteloja koskevat säännöt. Henkilöstöresurssit 11. Kuten jäljempänä oleva taulukko osoittaa, henkilöstömäärä on kasvanut säännöllisesti ja huomattavasti (ks. myös kohta 15); kasvu on tosin ollut hitaampaa kuin viraston toimintaa kuvaavien indikaattorien kasvu(5). Viraston olisi kuitenkin seurattava tilanteen kehittymistä tarkkaavaisesti ja huolehdittava siitä, että viraston tuottavuuden parantamiseen tähtääviä toimia jatketaan. >TAULUKON PAIKKA> 12. Virasto otti vuoden aikana palvelukseen 196 henkilöä, joista 60:n kohdalla muutettiin tilapäistyöntekijän sopimus ylimääräisen toimihenkilön sopimukseksi ja 53:n kohdalla muutettiin ylimääräisen toimihenkilön sopimus väliaikaisen toimihenkilön sopimukseksi. Ainoastaan 17 henkilöä otettiin palvelukseen avoimista viroista julkaistujen ilmoitusten perusteella. 13. Henkilöstöresursseista vastaavan päällikön virka ei ole koskaan ollut täytettynä. Ottaen huomioon, että henkilöstön kokonaismäärä on 523 (vuoden 1999 lopun tilanne), olisi toivottavaa, että tämä avoinna oleva virka täytetään viipymättä. Rakennus 14. Sopimusmääräysten mukaan työt olisi pitänyt saada valmiiksi kesäkuussa 1999. Rakennuksen virallinen vihkiminen suoritettiin tuohon ajankohtaan mennessä, mutta muutto tapahtui vasta kesäkuussa 2000. 15. Tämä yhteensä 23,6 miljoonaa euroa maksava uusi rakennus on mitoitettu 400 henkilölle, eli tilakapasiteetti on jo nyt riittämätön. Rekisteröintihakemusten määrä on itse asiassa kasvanut varsin tyydyttävästi, minkä vuoksi virasto arvioi tarvitsevansa toimistotilaa yhteensä 800:lle henkilölle vuoden 2001 lopulla. Näin ollen puolet henkilöstöstä tulee työskentelemään tiloissa, jotka sijaitsevat hajallaan kolmessa tai neljässä muussa rakennuksessa ja joiden kuukausivuokra on yhteensä yli 90000 euroa. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea 16. Yhteensä 73 hankintatapausta ylitti vuoden kuluessa 46000 euron kynnyksen, joka on hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean toimivaltaisuudelle asetettu alaraja: 26 sopimusta (yhteisarvo 12,3 miljoonaa euroa) tehtiin suoraan, kahdeksan sopimusta (yhteisarvo 1,6 miljoonaa euroa) rajoitettujen menettelyjen perusteella, seitsemän sopimusta (yhteisarvo 1,4 miljoonaa euroa) neuvottelumenettelyjen jälkeen ja 32 sopimusta (yhteisarvo 32,2 miljoonaa euroa) avointen menettelyjen jälkeen. Viraston olisi sovellettava sopimusten tekoa koskevia sääntöjä entistä tarkemmin, jotta sopimukset kilpailutettaisiin mahdollisimman monessa tapauksessa. Kirjalliset menettelyt 17. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antoi vuoden 1999 aikana joitakin lausuntoja suurista hankkeista kirjallisin menettelyin. Komitea ei siis pystynyt hoitamaan sille kuuluvaa tehtävää eli neuvottelemaan kyseisistä hankkeista. Esimerkiksi uuden rakennuksen teknisten laitteiden kunnossapitoa koskevaa sopimusta varten virasto julkaisi maaliskuun 1999 lopulla kiinnostuksenilmaisupyynnön virallisessa lehdessä, ja vastauksena saadut tarjoukset avattiin 6. toukokuuta 1999. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean puheenjohtaja pyysi 8. lokakuuta 1999 komitean jäseniä antamaan ennen 14. lokakuuta 1999 kirjallisen lausuntonsa laajasta raportista, joka koski 1,6 miljoonan euron arvoista sopimusta. Tämä tapaus ei kuitenkaan kuulunut kiireellisiin tapauksiin, joissa kirjallinen menettely on mahdollinen. Kirjoittimien hankinta 18. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antoi vuoden lopulla puoltavan lausunnon, joka koski yhteensä 190000 euroa maksavien kirjoittimien ostoa yhdeltä ainoalta yhtiöltä tavaranhankintasopimuksella, jota lausunnon mukaan ei teknisesti voida erottaa pääsopimuksesta. Vakiotyyppisten kirjoittimien osto olisi kuitenkin voitu erottaa pääsopimuksesta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 27. syyskuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 33. (2) EYVL L 11, 14.1.1994, s. 30. (3) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94137 artiklan 1 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 28. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, Euroopan parlamentille, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 31. maaliskuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (4) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, 27 artiklan 2 kohdan a alakohta (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1). (5) Ks. vuosikertomus varainhoitovuodelta 1998 (EYVL C 372, 22.12.1999, s. 62, kohta 12). Taulukko 1 Tase varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Viraston vastaukset 5. Talousarviokomitealle esitetään sen kokouksessa lähitulevaisuudessa viraston varainhoitoasetuksen muutosta, jossa otetaan huomioon tämä uusi kirjaustavan muutos Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa. 6. Virasto vahvistaa, että käyttöön on otettu kustannuslaskentajärjestelmä, jonka ensimmäisiä tuloksia odotetaan vuoden 2000 jälkipuoliskolle. 8. Tilintarkastustuomioistuimen havaitsema virhe on ollut laskuvirhe, eikä omaisuusluettelosta puutu mitään. Joitakin matkapuhelimia (GSM) ja vaihtosuuntaimia ei ole sisällytetty omaisuusluetteloon. Virasto on jo ottanut käyttöön fyysisen omaisuus- ja kirjanpitoluetteloiden täsmäytysmenettelyn. 9. Virasto on ryhtynyt toimenpiteisiin fyysisten omaisuusluetteloiden ja kirjanpitoluetteloiden säännöllisten täsmäytysten osalta. Nämä täsmäytykset tehdään koko käyttöomaisuuden suhteen eikä enää pelkästään uusien käyttöomaisuushankintojen suhteen. 10. Virasto harkitsee parhaillaan parannuksia aineettomien hyödykkeiden omaisuusluettelointimenettelyyn. 11. Vuonna 1999 tavaramerkkihakemusten määrä lisääntyi 35 prosenttia vuoteen 1998 verrattuna. Viraston on mukautettava henkilöstönsä määrä tähän kehitykseen. - henkilöstön määrän kasvu rajataan suoraan tuottavassa toiminnassa olevaan henkilöstöön (noin 80 % koko henkilökunnasta); - tuottavuuden kasvu (noin 13 %). 12. Virastojen avoimista viroista julkaisemista ilmoituksista: - 24 avoimesta toimesta ilmoitettiin väliaikaisen henkilöstön valintamenettelyjen yhteydessä (etupäässä sanomalehti-ilmoitusten tai muiden julkaisujen välityksellä); - 98 avoimesta toimesta ilmoitettiin OHMI:n järjestämien kilpailujen yhteydessä (4 vuonna 1999); - 14 avoimesta toimesta ilmoitettiin yhteisöjen eri toimielinten kanssa henkilöstösääntöjen 29 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti (siirto). Virasto on ryhtynyt toimenpiteisiin julkaistakseen tulevaisuudessa avoimet toimet Internet-sivustollaan. 13. Henkilöstö- ja henkilöstöasiainhallinnon yksikköön on palkattu päällikkö. 14. Lukuisat työt olivat kesken, kun Espanjan hallitus vihki rakennuksen virallisesti kesäkuussa 1999 (rakennuttaja ja rakentaja olivat sopineet päivästä rakennussopimuksessa). Virasto ei päässyt rakennukseen ennen vuotta 2000 ja tosiasiallisesti se on asettautunut taloon 1. heinäkuuta 2000 alkaen. 15. Talousarviokomitea tutki syyskuussa 2000 toisen vaiheen hanketta, jonka tavoitteena on 800 hengen toimitilakapasiteetti. Työt voitaisiin aloittaa vuoden 2002 alussa sen jälkeen, kun vastaava tarjouspyyntömenettely on saatu päätökseen. 16. Perustamisestaan lähtien virasto on joutunut käyttämään suoria sopimusratkaisuja useiden sopimusten tekemiseksi, koska vastaavat tarjouspyynnöt eivät ole tuottaneet tulosta. Alueella, jossa virastolla on toimipaikka, on toisaalta tarjottavanaan taloudellinen verkosto. Sieltä kuitenkin puuttuvat yritykset, joilla olisi edellytyksiä vastata viraston tarpeisiin. Toisaalta yritykset, jotka eivät toimi alueella aktiivisesti, eivät ole kovin kiinnostuneita investoimaan siellä vain viraston tarpeiden takia. 17. Vuonna 1999 viisi kirjallista menettelyä on tehty hankintoja ja sopimuksia käsittelevän komitean kautta, mikä on 7,6 prosenttia kaikista tämän elimen käsittelemistä tapauksista. Kolmea on perusteltu toimipaikan valmistumisesta johtuvalla kiireellisyydellä. 18. Sopimus teknisten laitteistojen kunnossapidosta koskee uuden toimipaikan laitteita (vaihe I). Rakennuksen vastaanottotilojen ja laitteistojen toimittamista varten on voitava päättää etukäteen sähkötöistä. Tämän vuoksi viraston oli tehtävä päätös kunnossapitosopimuksesta. Tässä yhteydessä viraston on täytynyt käsitellä tapaus lyhimmän ajan kuluessa. Jokaisella viivästymispäivällä on vaikutusta viraston maksamiin vuokrakuluihin rakennuksista. 19. Vakiotyyppisten kirjoittimien ostaminen ei sinänsä ole sopimus, joka olisi teknisesti erotettavissa eri sopimukseksi. Virasto on kuitenkin arvellut, että tätä sopimusta täytyy tarkastella komission aiemmin tekemän sopimuksen lisäsopimuksena niin, että voitaisiin hyötyä edullisista ehdoista, jotka tämä toimielin on saanut hankkijaltaan, joka tietää, että virastolle tulevan tarvikkeiston tekniset määritykset olivat samat kuin komissiolla. Virasto on noudattanut tätä käytäntöä teknisen tarvikkeiston hankintasopimusten yhteydessä siitä lähtien, kun se on asettautunut Alicanteen. Virasto on myös jo pyytänyt komissiota ottamaan huomioon viraston tarpeet uuden tarjouspyynnön yhteydessä, jota tämä toimielin suunnittelee järjestävänsä vuoden 2000 aikana.