Virallinen lehti nro C 373 , 27/12/2000 s. 0007 - 0013



Kertomus Euroopan ympäristökeskuksen (Kööpenhamina) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset (2000/C 373/02) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS 1. Tämä kertomus annetaan Euroopan ympäristökeskuksen johtokunnalle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90(1) 13 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/9014 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut ympäristökeskuksen toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/9014 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN YMPÄRISTÖKESKUKSEN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion toteuttaminen 5. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 18,5 miljoonaa euroa, ja niiden perusteella tehtiin 18,3 miljoonan euron maksusitoumukset, joista 9,2 miljoonan euron osuus liittyi toimintamenoihin (talousarvion III osasto). 6. Määrärahojen siirrot olivat kokonaismäärältään 6,0 miljoonaa euroa (eli 33 prosenttia maksusitoumuksista) ja koskivat pääasiassa toimintamenoja (5,4 miljoonaa euroa). Vertailun vuoksi voidaan mainita, että varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 siirretyt määrärahat olivat yhteensä 5,8 miljoonaa euroa, joista 4,6 miljoonaa euroa kuului toimintamenojen alaan. Näistä siirroista on peruutettu 0,7 miljoonan euron osuus (eli 12 prosenttia). Alv:n kirjaaminen 7. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen(3) säädetty, että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa keskusta ottamaan tämän uuden kirjaustavan huomioon omissa säännöksissään. Omaisuusluettelo 8. Keskuksen olisi huolehdittava, että omaisuusluettelo tarkastetaan vähintään kerran vuodessa, jotta voidaan varmistua luettelon kattavuudesta ja poistaa vanhentuneet atk-laitteet luettelosta. Henkilöstöhallinto 9. Toimitetuissa tarkastuksissa todettiin henkilökansioiden ylläpidossa puutteita, joiden seurauksena on muun muassa määritetty virheellisesti palkka kahdelle äskettäin palvelukseen otetulle henkilöstön jäsenelle. Keskuksen olisi tarkastettava kaikki henkilökansiot säännöllisesti varmistaakseen, että tiedot ovat kattavat ja paikkansapitävät. Teemakeskusten kanssa tehtyjen sopimusten hallinnointi 10. Tavoitteidensa toteuttamista varten keskus on tehnyt sopimuksia jäsenvaltioista valittujen eri teemakeskusten kanssa. Sopimukset käsittävät vakiomuotoisen perustekstin, johon on liitetty teknisiä liitteitä. Varsinkin töiden luonteen ja keston kohdalla havaittiin epäjohdonmukaisuuksia perustekstin ja teknisten liitteiden välillä. 11. Näiden sopimusten rahoittamiseen käytetään keskuksen talousarvion III osastoon (toimintamenot) otettuja määrärahoja. Kuten edellä on jo tuotu esiin, näistä määrärahoista tehdään varsin suuria siirtoja (ks. kohdat 5 ja 6). Peruuntumisriskin vuoksi näiden siirtojen hallinnointi joudutaan asettamaan etusijalle, mikä selittää osittain sen, miksi tietyt sopimukset on tehty hyvin myöhäisessä vaiheessa vuotta. Toimintamenojen alalla tehtiin ainakin 1,9 miljoonan euron arvosta maksusitoumuspäätöksiä 15. marraskuuta 1999 jälkeen. 12. Koska tilanne on toistuva ja suuruusluokaltaan merkittävä, keskuksen olisi parannettava vuosiohjelmansa seurantajärjestelmää, jotta määrärahoja siirrettäisiin mahdollisimman vähän ja jotta näin ollen noudatettaisiin entistä paremmin vuotuisuuden periaatetta. 13. Myös sopimuksiin liittyvässä varainhoidossa on havaittavissa puutteita. Maksupyyntöjen käsittelyyn tarkoitettuja menettelyjä kannattaisi vakioida ja soveltaa entistä enemmän. Olisi tarpeen, että taloushallintoa koskevassa aineistossa olisi maksupyyntöjen tueksi asiakirjoja, eikä yksinomaan todistusta siitä, että työt on tosiasiassa suoritettu suunnitelmien mukaisesti. 14. Sopimukset rahoitetaan maksusitoumuksin, jotka perustuvat sopimusten eri kohdeteemojen mukaan eri budjettikohtiin. Suoritetut maksut kirjataan siten, että kyseiset maksusitoumukset käytetään loppuun peräkkäin, minkä vuoksi on mahdotonta verrata maksusitoumusten toteuttamista kyseisten töiden edistymiseen. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 27. syyskuuta 2000 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. Karlsson presidentti (1) EYVL L 120, 11.5.1990, s. 4. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/9013 artiklan 3 kohdassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 20. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen johtokunnalle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 5. huhtikuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, 27 artiklan 2 kohdan a alakohta (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1). Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998 >TAULUKON PAIKKA> Keskuksen vastaukset ALV. Maksut ja palautukset Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "7. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen säädetty, että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa keskusta ottamaan tämän uuden kirjaustavan huomioon omissa säännöksissään." Ympäristökeskus vastaa tähän seuraavasti: Ympäristökeskus ottaa yhteyttä Euroopan komission yksiköihin sekä muihin virastoihin, joita asia myös koskee, varainhoitosääntöjensä tarkistamisen ehtojen vahvistamiseksi ja muutettujen säännösten hyväksymiseksi vuonna 2001. Omaisuusluettelo Tilintarkastustuomioistuin toteaa seuraavaa: "8. Keskuksen olisi huolehdittava, että omaisuusluettelo tarkastetaan vähintään kerran vuodessa, jotta voidaan varmistua luettelon kattavuudesta ja poistaa vanhentuneet atk-laitteet luettelosta." Ympäristökeskus vastaa: Omaisuusluetteloa päivitetään jatkuvasti ja tarkistetaan säännöllisesti. Mutta kuten tilintarkastustuomioistuin aivan oikein huomauttaa, vanhentuneita varusteita, joita yhä pidetään ympäristökeskuksen tiloissa, ei ole poistettu käytöstä. Ympäristökeskus on nyt laatinut järjestelmän vanhentuneen varaston poistamiseksi siten, että se on vaatinut tavaranhankkijaansa viemään pois yhden vanhentuneen tietokoneen jokaista toimitettua uutta tietokonetta kohti. Henkilöstöhallinto Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "9. Toimitetuissa tarkastuksissa todettiin henkilökansioiden ylläpidossa puutteita, joiden seurauksena on muun muassa määritetty virheellisesti palkka kahdelle äskettäin palvelukseen otetulle henkilöstön jäsenelle. Keskuksen olisi tarkastettava kaikki henkilökansiot säännöllisesti varmistaakseen, että tiedot ovat kattavat ja paikkansapitävät." Ympäristökeskus vastaa: Euroopan komission henkilöstön ja hallinnon PO:n tuella perustettuja henkilöstöasiakirjoja on nyt alettu valvoa järjestelmällisesti. Ensimmäisen tarkastuksen perusteella on voitu korjata tilintarkastustuomioistuimen havaitsemat virheet. Aihekeskukset. Sopimusten hallinnointi Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "10. Tavoitteidensa toteuttamista varten keskus on tehnyt sopimuksia jäsenvaltioista valittujen eri teemakeskusten kanssa. Sopimukset käsittävät vakiomuotoisen perustekstin, johon on liitetty teknisiä liitteitä. Varsinkin töiden luonteen ja keston kohdalla havaittiin epäjohdonmukaisuuksia perustekstin ja teknisten liitteiden välillä." Ympäristökeskus vastaa: Perustekstien ja teknisten liitteiden väliset epäjohdonmukaisuudet tarkistetaan ja korjataan tarvittaessa. Rutiiniluonteiset tarkastukset otetaan käyttöön, kun tulevat aihekeskukset määritetään nyt ja niiden kanssa tehdään sopimukset vuodeksi 2001. Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "11. Näiden sopimusten rahoittamiseen käytetään keskuksen talousarvion III osastoon (toimintamenot) otettuja määrärahoja. Kuten edellä on jo tuotu esiin, näistä määrärahoista tehdään varsin suuria siirtoja (ks. kohdat 5 ja 6). Peruuntumisriskin vuoksi näiden siirtojen hallinnointi joudutaan asettamaan etusijalle, mikä selittää osittain sen, miksi tietyt sopimukset on tehty hyvin myöhäisessä vaiheessa vuotta. Toimintamenojen alalla tehtiin ainakin 1,9 miljoonan euron arvosta maksusitoumuksia 15. marraskuuta 1999 jälkeen." Ympäristökeskus vastaa: Sitoumukset tehdään alkuvuodesta, jotta aikaa olisi mahdollisimman paljon vaaditun työn kehittämiseksi ja toimittamiseksi. Kuitenkin mahdollisuus sitoa lisäresursseja loppuvuodesta auttaa käyttämään saatavilla olevia vähäisiä resursseja tehokkaasti, koska työn laajuuteen voidaan joutua tekemään joitakin muutoksia ja aihekeskusten työhön saatetaan myöntää lisävaroja, mikä auttaa myös kehittämään jäsenvaltioiden suorituskykyä. Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "12. Koska tilanne on toistuva ja suuruusluokaltaan merkittävä, keskuksen olisi parannettava vuosiohjelmansa seurantajärjestelmää, jotta määrärahoja siirrettäisiin mahdollisimman vähän ja jotta näin ollen noudatettaisiin entistä paremmin vuotuisuuden periaatetta." Ympäristökeskus vastaa: Tarkoituksena on minimoida nämä siirrot. Kuten edellisessä kohdassa on mainittu, osa työstä voidaan kuitenkin tehokkuussyistä antaa tehtäväksi alihankintana vasta vuoden lopussa. Lisäksi aihekeskukset toimivat koko vuoden ajan, 12 kuukautena, kun taas uudet varat tulevat niille uudesta talousarviosta aikaisintaan helmikuussa, mikä myös pakottaa joidenkin maksujen siirtämiseen seuraavalle vuodelle. Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "13. Myös sopimuksiin liittyvässä varainhoidossa on havaittavissa puutteita. Maksupyyntöjen käsittelyyn tarkoitettuja menettelyjä kannattaisi vakioida ja soveltaa entistä enemmän. Olisi tarpeen, että taloushallintoa koskevassa aineistossa olisi maksupyyntöjen tueksi asiakirjoja, eikä yksinomaan todistusta siitä, että työt on tosiasiassa suoritettu suunnitelmien mukaisesti." Ympäristökeskus vastaa: EYK on kehittänyt menettelyjä maksupyyntöjen käsittelyyn ja tukien hyväksymiseen. Tunnustamme kuitenkin tilintarkastustuomioistuimen ehdotuksen arvon ja mukautamme parhaillaan näitä menettelyjä siten, että tausta-asiakirjoja, esimerkiksi raportteja edistymisestä, otteita teknisistä raporteista ja selvityksiä sisällytetään talousasioita koskevaan aineistoon. Tilintarkastustuomioistuin toteaa: "14. Sopimukset rahoitetaan maksusitoumuksin, jotka perustuvat sopimusten eri kohdeteemojen mukaan eri budjettikohtiin. Suoritetut maksut kirjataan siten, että kyseiset maksusitoumukset käytetään loppuun peräkkäin, minkä vuoksi on mahdotonta verrata maksusitoumusten toteuttamista kyseisten töiden edistymiseen." Ympäristökeskus vastaa: Ottaen huomioon budjettikohdat EYK suunnittelee maksut mahdollisimman pitkälti toimitetun työn perusteella, aluksi pyytämällä aihekeskuksilta lisätietoja tiettyihin tehtäviin varatuista resursseista. Aihekeskukset toimittavat kuitenkin tavallisesti toisiinsa liittyviä tehtäviä sisältävän kokonaisuuden vaihtelevien aikataulujen mukaan, eikä ole aina mahdollista saada talousarviomäärärahojen maksua vastaamaan työn edistymistä koko työn kestäessä.