Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop, Thessaloniki) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden osalta sekä Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen vastaus



Virallinen lehti nro C 406 , 28/12/1998 s. 0001 - 0011



KERTOMUS Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop, Thessaloniki) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden osalta sekä Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen vastaus (98/C 406/01) EUROOPAN AMMATILLISEN KOULUTUKSEN KEHITTÄMISKESKUKSEN TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 1997 1. Tämä kertomus on osoitettu neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 337/75 (1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1946/93 (2), 12 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilit 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 (3), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1948/93 (4), 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttaminen oli hallintoneuvoston vastuulla. Tähän vastuuseen kuului tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93 65, 67 ja 68 artiklassa annettujen, varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklassa määrätään, että tilintarkastustuomioistuin tarkastaa nämä tilit. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksen tarkastusperiaatteidensa ja -normiensa mukaisesti. Nämä periaatteet ja normit on laadittu yleisesti hyväksyttyjen kansainvälisten tilintarkastusnormien perusteella vastaamaan yhteisön toiminnan erityispiirteitä. Tilintarkastustuomioistuin suoritti näin ollen sellaisia tilitietojen tarkastuksia ja muita menettelyjä, jotka se katsoi tehtävänsä kannalta tarpeellisiksi. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan alla esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tämän toimittamansa tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilit ovat luotettavat ja että tilien perustana olevat toimet ovat kokonaisuudessaan lailliset ja asianmukaiset. TARKASTUSKERTOMUKSEEN LIITTYVÄT PÄÄASIALLISET HUOMAUTUKSET Johdanto Taustaa 5. Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskus (Cedefop) on Euroopan yhteisön erillisvirasto, joka perustettiin neuvoston asetuksella N:o 337/75 (6). Sen tehtävänä on ammatillisen koulutuksen kehittäminen yhteisön tasolla. Cedefop aloitti toimintansa Berliinissä vuonna 1976 ja siirtyi Thessalonikiin vuonna 1995. 6. Edellä mainitussa asetuksessa määritetään keskuksen tehtäväksi avustaa "komissiota ammatillisen koulutuksen ja jatkokoulutuksen edistämisessä ja kehittämisessä yhteisössä", edistää "yhteisen ammattikoulutuspolitiikan toteuttamista" ja erityisesti edistää "tietojen ja kokemusten vaihtoa". Sen päätehtävät ammattikoulutuksen alalla ovat "koota aineistoa, myötävaikuttaa tutkimuksen kehittämiseen ja yhteensovittamiseen, levittää hyödyllistä aineistoa ja tietoa, tukea aloitteita, jotka todennäköisesti parantavat mahdollisuuksia löytää yhteinen lähestymistapa (erityisesti tasojen yhdenmukaistamisen ja todistusten vastavuoroisen tunnustamisen suhteen) sekä olla kaikkien asianosaisten kohtaamispaikkana". Tarkastuksen laajuus 7. Tilintarkastustuomioistuin toimitti vuoden 1997 tilintarkastuksen sekä tarkasti keskuksen päätökset, jotka koskevat sen tilapäisiä ja pysyviä toimitiloja sekä henkilöstön tilannetta. Tilinpäätöstiedot 8. Taulukoissa 1 ja 2 esitetään yhteenveto keskuksen tilinpäätöksestä. Kertomuksen taulukossa 3 esitetään katsaus varainhoitovuodelle 1997 osoitettujen sekä varainhoitovuodelta 1996 siirrettyjen määrärahojen käytöstä. Varainhoitovuoden 1997 käytettävissä olleet määrärahat olivat 14,5 miljoonaa ecua. Tehtyjen maksusitoumusten perusteella suoritettiin maksuja 9,1 miljoonaa ecua ja siirrettiin 4,8 miljoonaa ecua varainhoitovuoteen 1998. Määrärahoista peruuntui 0,6 miljoonaa ecua. Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat johtivat 1,9 miljoonan ecun maksuihin; siirretyistä määrärahoista peruuntui 0,2 miljoonaa ecua. Talousarvion toteuttamista koskevat pääasialliset huomautukset Tehtävien erottaminen 9. Keskus on ottanut käyttöön tyydyttävät menettelyt tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja ennakoiden hoitajan tehtävien erottamiseksi toisistaan. Keskus aikoo lisäksi ottaa käyttöön tietokoneistetun kirjanpitojärjestelmän, joka on erityisesti sovitettu sen tarpeita vastaavaksi. Keskuksessa katsotaan, että tämä tietokoneistettu järjestelmä on yhteensopiva SINCOM 2 -keskuskirjanpitojärjestelmän kanssa ja että se on SINCOM 2 -järjestelmää joustavampi. Keskuksessa uskotaan, että SINCOM 2 -järjestelmä on sinällään sopimaton käytettäväksi erillisvirastoissa ja että sen käyttäminen paikallistasolla aiheuttaisi ylimääräisiä henkilöstökustannuksia. Ennakkomaksujärjestelmä 10. Ennakkomaksujärjestelmän kautta ennen varainhoidon valvojan hyväksyntää suoritettujen maksujen osuus väheni vuonna 1996 toteutuneesta 74 prosentista vuonna 1997 toteutuneeseen 60 prosenttiin. Muutos johtuu toimista, joita keskus on toteuttanut vastauksena tilintarkastustuomioistuimen viime vuonna esittämiin huomioihin (7). 11. Ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettiin kuutta sellaista budjettikohtaa koskevia maksuja, joita ei kuitenkaan ollut sisällytetty asianomaiseen hallintoneuvoston päätökseen. Koska kyseiset budjettikohdat eivät liity kiireellisiin, juokseviin tai pieniin menoihin, joissa säännönvastaisuuksien riski on suhteellisen vähäinen, on suositeltavaa, ettei tällaisia maksuja suoriteta ennakkomaksujärjestelmän kautta. Määrärahojen siirrot eri budjettikohtien välillä 12. Vuonna 1997 suoritettujen eri budjettikohtien välisten määrärahasiirtojen arvo oli 758 200 ecua (5 prosenttia alkuperäisestä talousarviosta), kun se vuonna 1996 oli 891 600 ecua. 13. Osaston 1 "henkilöstömenot" sisällä tehtiin siirtoja, joista suurin oli 239 500 ecun siirto budjettikohdasta 1 1 0 0 "peruspalkat". Määrä siirrettiin pääasiassa momenttiin 118 "tehtävien aloittamiseen, päättämiseen ja toisiin tehtäviin siirtymiseen liittyvät korvaukset ja kulut" kuuluviin budjettikohtiin, joihin osoitettiin 214 000 ecua. Tämä kuvastaa varainhoitovuoden kuluessa palvelukseen tulleen ja palveluksesta lähteneen henkilöstön huomattavaa määrää. Määrärahojen siirrot edelliseltä vuodelta ja peruuntuneet määrärahat 14. Määrärahojen siirrot lisääntyivät huomattavasti vuonna 1997. Vuoden 1997 lopullisista määrärahoista maksettiin lähes 63 prosenttia vuonna 1997, kun vuonna 1996 vastaava luku oli 77 prosenttia. Tehtyjen ja vuoteen 1998 siirrettyjen maksusitoumusten osuus oli 33 prosenttia (14 prosenttia vuonna 1996). Peruuntuneiden määrärahojen osuus oli 4 prosenttia, kun vastaava luku vuonna 1996 oli 9 prosenttia. Taulukossa 4 esitetään osastokohtaisesti vuoden 1997 alkuperäisestä talousarviosta siirretyt määrärahat ja niiden myöhempi käyttö. Lisäys johtuu ennen kaikkea 1,7 miljoonan ecun suuruisesta, pysyvien toimitilojen rakentamiseen liittyvästä kolmannesta erästä, jota ei tosiasiassa maksettu, vaikka se oli määrä suorittaa vuonna 1997. Tulostiliä ja tasetta koskevat pääasialliset huomautukset Tulot 15. Vuodeksi 1997 komissio varasi keskusta varten 14,3 miljoonaa ecua. Keskuksen todellisuudessa pyytämä ja saama tuki oli 9,5 miljoonaa ecua vuonna 1997 ja 4 miljoonaa ecua vuonna 1998. 16. Norja maksoi 126 282 ecua vuonna 1997 osallistumisesta keskuksen työohjelmaan, jossa se on ainoa yhteisön ulkopuolinen valtio. Menot 17. Maksutapahtumia tarkastettaessa ilmeni tiettyjä ongelma-alueita, joista tärkeimmät ovat: a) kuten tilintarkastustuomioistuin totesi jo viime vuonna (8), vaatimusta toteuttaa tarjouskilpailumenettelyjä tai hankkia muita tarjouksia ei aina noudatettu b) tietynlaisten hallintomenojen yhteydessä ei aina noudatettu paikallisia verotussääntöjä, jotka koskevat sitä, mitkä asiakirjat tavarantoimittajan on annettava [esim. veroviranomaisten oikeaksi vahvistama lasku] c) ei ole olemassa ATK-osastoa koskeviin pääomamenoihin ja osaston tarvitsemiin ulkoisiin palveluihin liittyvää selkeää lyhyen ja keskipitkän aikavälin suunnitelmaa d) tutkimussopimusten valintamenettelyt eivät ole täysin avoimia, mikä yhdessä sen kanssa, että kyseisen menoalan seurantaan ei liity asianmukaisia tarkastuksia, lisää virheiden mahdollisuutta. 18. Hallintomenoihin liittyvien tarjouskilpailumenettelyjen osalta havaittiin, että jotkin menettelyt oli toteutettu varainhoitovuoden puolivälissä. Saatujen vastausten lukumäärän perusteella vaikuttaa siltä, että menettelyjen tehokkuutta vähensi se, että menettelyistä ei ilmoitettu paikallisilla markkinoilla alueellisten lehtien välityksellä. Keskus teki tästä huolimatta alihankkijoiden valintaa koskevan päätöksen. 19. Koska ATK-osaston menoista ei ole olemassa selkeää suunnitelmaa, sopimuksia on tehty niin, ettei aina ole valittu edullisinta tarjousta. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että sopimuksia on tehty sattumanvaraisella tavalla. Eräs paikallinen tavarantoimittaja sai pelkästään vuonna 1997 kolme sopimusta, joiden yhteisarvo oli noin 75 600 ecua, sen jälkeen kun sopimuksista oli järjestetty vain rajoitettu tarjouskilpailumenettely tai menettely oli jätetty kokonaan järjestämättä. Tase 20. Vuoden 1997 taseeseen kirjattu 1 501 171 ecun käyttöomaisuus, josta on olemassa ajan tasalla oleva omaisuusluettelo, vastaa kaluston hankintamenoja. 21. Kuten tilintarkastustuomioistuin totesi viime vuonna (9), keskus ottaa vastuun huomattavien raha- ja pankkisaamiserien hallinnasta. Kuluneena vuonna on tapahtunut merkittävää edistymistä, sillä pankkikorot olivat 152 280 ecua vuonna 1997, kun vastaava määrä vuonna 1996 oli 286 486 ecua. Tilintarkastustuomioistuin suosittelee kuitenkin, että keskus tekisi neljännesvuosittaiset nostonsa komissiolta entistä täsmällisemmin ja että se pyytäisi ainoastaan sellaisia määriä, jotka tarvitaan kattamaan keskuksen todelliset lyhyen aikavälin rahoitustarpeet. Lisäksi olisi laadittava tavarantoimittajia koskevat selkeät periaatteet luottokaupan osalta. Joissakin tapauksissa maksuja suoritettiin käyttämättä hyväksi tarjolla olevia luottoehtoja. 22. Taseeseen sisältyvät alv-saamiset ovat 678 514 ecua. Tästä määrästä 371 843 ecua liittyy alv-saamisiin Saksan veroviranomaisilta, 290 887 ecua alv-saamisiin Kreikan veroviranomaisilta ja 15 784 ecua alv-saamisiin muilta jäsenvaltioilta. Saksan veroviranomaiset ovat ilmoittaneet aikovansa tarkastaa esitetyt maksuvaatimukset paikan päällä ennen palautusten maksamista. Kreikan veroviranomaiset maksoivat varainhoitovuosia 1995 ja 1996 koskevat määrät keskukselle vuonna 1998. Olisi suotavaa, että keskus esittäisi varainhoitovuotta 1997 koskevat maksuvaatimuksensa Kreikan veroviranomaisille ja kaikki muut maksuvaatimukset asianomaisille jäsenvaltioille mahdollisimman pian. Tulevaisuudessa tällaisia alv-palautuksiin liittyvien maksuvaatimusten esittämistä koskevia viivästyksiä olisi vältettävä. Keskuksen toimitiloja ja henkilöstön tilannetta koskeva tarkastus Tilapäiset toimitilat 23. Kuten tilintarkastustuomioistuin havaitsi viime vuonna (10), keskus joutui investoimaan 44 miljoonaa drakmaa eli noin 125 000 ecua toimitilojensa varustamiseen saattaakseen tilapäisen rakennuksen toimintakelpoiseksi ja "käyttövalmiiksi". Keskus ilmoitti, että kyseiset kulut olivat aiheutuneet parannettaessa keskuksen tehokkaan toiminnan edellytyksiä. 24. Etenkin vuokrasopimuksen epämääräisyyden vuoksi on epäselvää, kuka lopultakin vastaa näistä kustannuksista. 25. Keskuksen johdon olisi varmistuttava siitä, että kaikki irtain omaisuus, johon on investoitu, siirretään uusiin tiloihin, joita parhaillaan rakennetaan. Lisäksi sen on toteutettava kaikki tarpeelliset varotoimet taatakseen, että tietynlaiseen kiinteään omaisuuteen liittyviä menoja vastaavat määrät saadaan perittyä takaisin aina, kun se on perusteltua. Pysyvät toimitilat 26. Keskus ja Kreikan valtio allekirjoittivat 22. kesäkuuta 1995 perussopimuksen pysyvien toimitilojen rakentamisesta. Keskuksen Kreikan valtiolle suorittamat maksut 27. Edellä mainitun sopimuksen mukaan keskuksen olisi pitänyt maksaa Kreikan valtiolle 6 879 750 ecua neljänä yhtä suurena 1 719 937 ecun eränä. Kaksi ensimmäistä erää on suoritettu 1. syyskuuta 1995 ja 1. syyskuuta 1996 ja kolmas erä oli tarkoitus maksaa 1. syyskuuta 1997. Budjettivallan käyttäjä antoi hyväksyntänsä sille, että kolmas erä voitaisiin maksaa joulukuussa 1997. Maksua ei kuitenkaan ole vielä suoritettu, mikä johtuu pääasiassa rakennustöiden tämänhetkisestä etenemisvaiheesta sekä siitä, ettei OEK (sosiaalisesta asuntotuotannosta vastaava kansallinen järjestö), jonka vastuulle Kreikan valtio antoi hankkeen hallinnoimisen, ole toimittanut keskukselle rahoituskertomusta. Viimeinen erä maksetaan rakennuksen luovutuksen yhteydessä. Rakennustöiden tämänhetkinen etenemisvaihe 28. Rakennuksen peruskivi muurattiin virallisesti 6. syyskuuta 1997, ja 1 048 miljoonan drakman [eli tämänhetkisen vaihtokurssin (1 ecu = 345 drakmaa) mukaan laskettuna noin 3,1 miljoonan ecun] arvoinen sopimus allekirjoitettiin tarjouskilpailun jälkeen 31. lokakuuta 1997. Rakennussuunnitelma hyväksyttiin lopullisessa muodossaan toukokuussa 1998 sen jälkeen, kun siihen oli tehty tiettyjä aiheellisia muutoksia, joiden arvioitu taloudellinen vaikutus nostaa kokonaiskustannukset noin 1 720 miljoonaan drakmaan (eli noin 5 miljoonaan ecuun). 29. Kaivuutyöt on tähän mennessä saatu lähes valmiiksi ja rakennuksen perustuksia tehdään parhaillaan. Alihankkija on lähettänyt OEK:lle ensimmäisen etumaksupyynnön, joka on maksettava maaliskuun 1998 lopussa ja joka on 73 360 000 drakman (noin 215 000 ecun) suuruinen. On huomattava, että OEK saa 5 prosentin palkkion keskukselle suorittamistaan palveluista. 30. Alihankkijan esittämän budjetin perusteella näyttää siltä, etteivät todelliset kustannukset vuoden 1998 lopussa ylitä keskuksen Kreikan valtiolle vuosina 1995 ja 1996 maksaman kahden ennakon yhteismäärää. Kustannusten arvioidaan olevan 1 000 miljoonaa drakmaa (eli noin 2,9 miljoonaa ecua). 31. Näin ollen on suositeltavaa, että kolmas erä maksetaan vasta, kun a) todelliset kustannukset saavuttavat hyväksyttävän tason jo maksettuihin ennakoihin nähden; b) OEK on toimittanut yksityiskohtaisen rahoituskertomuksen, joka on perustuttava alihankkijan tosiasiallisesti esittämiin kirjanpitotietoihin; ja c) keskus on tehnyt yllä mainittua kertomusta koskevat aiheelliset tarkistukset. Rakennuksen valmistuminen 32. Lisäkustannuksia aiheutuu rakennuksen saattamisesta "käyttökelpoiseksi". Nämä kustannukset liittyvät ennen kaikkea huonekalu- ja varustehankintoihin sekä erityislaitteiden asentamiseen. Koko käytettävissä olevan rakennusbudjetin (6,9 miljoonaa ecua) ja rakennuksen arvioitujen kokonaiskustannusten (edellä mainitut 5 miljoonaa ecua) välinen erotus on todennäköisesti 1,9 miljoonaa ecua, kun otetaan huomioon inflaatio, OEK:n palkkiot ja muut kustannukset. 33. Toistaiseksi ei ole olemassa sopimusta siitä, millaisen käyttöomaisuuden hankkiminen yllä mainitun 1,9 miljoonan ecun määrästä olisi rahoitettava ja huolehtiiko hankinnoista OEK vai keskus itse. 34. On suositeltavaa, että hankinnoista, jotka on tarkoitus rahoittaa edellä mainitusta määrästä, tehdään yksityiskohtainen luettelo. Lisäksi olisi merkittävä täsmällisesti ylös, kuka on vastuussa näistä hankinnoista. Erittelylle olisi saatava Euroopan parlamentin hyväksyntä. 35. Drakman kurssin äskettäisen uudelleenmäärittelyn vuoksi ei myöskään vielä ole päätetty, millaista vaihtokurssia Kreikan valtio käyttää palautusten yhteydessä. Henkilöstö 36. Henkilöstön määrää vuonna 1997 kuvaavaan taulukkoon on merkitty 81 pysyvää ja väliaikaista tointa, jotka jakautuivat ura-alueisiin seuraavasti: A: 25, LA: 11, B: 15, C: 27 ja D: 3. 37. Keskuksessa työskentelee tällä hetkellä 68 henkilöä, joista 61 Thessalonikissa ja 3 Brysselissä; 4 henkilöä on virkavapaalla. Lisäksi 26 henkilöä työskentelee kansallisina asiantuntijoina, paikallisen henkilöstön jäseninä tai ylimääräisinä toimenhaltijoina. Loppupäätelmät 38. Keskuksen olisi kaikissa tilanteissa noudatettava vaatimusta toteuttaa tarjouskilpailumenettelyt tai hankkia muita tarjouksia. Lisäksi sen olisi aina noudatettava paikallisia verotussääntöjä sekä lisättävä tutkimussopimuksiin liittyvien valintamenettelyjen avoimuutta (ks. kohdat 17-19). 39. Vaikka käteisvara- ja pankkisaamismäärien osalta havaittiin merkittäviä parannuksia, keskuksen olisi tehtävä neljännesvuosittaiset nostonsa komissiolta entistä täsmällisemmin ja pyydettävä ainoastaan sellaisia määriä, jotka tarvitaan kattamaan keskuksen todelliset lyhyen aikavälin rahoitustarpeet. Keskuksen olisi myös laadittava tavarantoimittajia koskevat selkeät periaatteet luottokaupan osalta (ks. kohta 21). 40. On suositeltavaa, että keskus esittää varainhoitovuoden 1997 alv-palautuksia koskevat maksuvaatimuksensa Kreikan veroviranomaisille ja kaikki muut maksuvaatimukset asianomaisille jäsenvaltioille mahdollisimman pian (ks. kohta 22). 41. Keskusta kehotetaan valvomaan pysyvien toimitilojen rakentamista tarkasti. Lisäksi olisi laadittava yksityiskohtainen luettelo niistä käyttöomaisuuden hankinnoista, jotka on tarkoitus rahoittaa mainitusta 1,9 miljoonan ecun määrästä. Olisi myös merkittävä täsmällisesti ylös, kuka on vastuussa näistä hankinnoista. Erittelylle olisi saatava budjettivallan käyttäjän hyväksyntä (ks. kohdat 26-35). Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. marraskuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Lähde: keskuksen tilinpäätös varainhoitovuodelta 1997. >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL L 39, 13.2.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 11. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 1. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 15. (5) Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93 67 artiklan mukaisesti hallintoneuvosto laati tilit, joihin on merkitty keskuksen kaikki tulot ja menot varainhoitovuoden 1997 osalta, ja hyväksyi ne 13. maaliskuuta 1998 sekä toimitti ne komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai tilit 3. huhtikuuta 1998. Tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa on esitetty yhteenveto kyseisestä tilinpäätöksestä. (6) Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop, Thessaloniki) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta varainhoitovuoden 1996 osalta (EYVL C 393, 29.12.1997, s. 1). (7) Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop, Thessaloniki) tilinpäätöksestä ja varainhoidosta varainhoitovuoden 1996 osalta (EYVL C 393, 29.12.1997, s. 1). CEDEFOPIN HALLINTONEUVOSTON VASTAUS Tilintarkastustuomioistuimen huomautusten luonteesta johtuen keskuksen hallintoneuvosto voi vastata niihin suoraan. Tässä hallintoneuvoston vastauksessa noudatetaan tilintarkastustuomioistuimen huomautusten ja päätelmien rakennetta. Vastauksen eri kohtien numeroinnissa on noudatettu tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen numerointia. 11. Keskus ymmärtää huomautukset, mutta tahtoo kuitenkin esittää seuraavat näkökohdat. Ennakkomaksujärjestelmän perustamista ja siihen kuuluvia asiakohtia koskevan päätöksen muuttaminen on aiheuttanut epäselvyyttä kohdissa, jotka kuuluivat jo aikaisemman asetuksen piiriin. Tällä välillä keskus on ryhtynyt välttämättömiin toimiin varmistaakseen, että sama ei enää toistu. Keskus pyrkii huolehtimaan myös siitä, että uusi kirjanpitojärjestelmä sisältää riittävät sisäiset tarkistusmekanismit. 14. Tilintarkastustuomioistuin on oikeassa huomauttaessaan, että pääasiallinen syy rahoituksen lisääntyvälle siirtämiselle vuodelle 1998 on keskuksen päätös olla sallimatta uuden rakennuksen kolmannen erän maksamista Kreikan hallitukselle, ennen kuin tietyt keskeiset edellytykset (joista on sovittu komission kanssa ja jotka Kreikan hallitus on hyväksynyt) ovat täyttyneet. Hanke ei tosiasiallisesti ole edistynyt tarpeeksi pitkälle, jotta tämä erä olisi voitu maksaa. Uuden rakennuksen kolmannen erän maksamisen ehdoksi asetettiin se, että Kreikan viranomaisilta saadaan: - lopulliset suunnitelmat, - yksityiskohtaiset rahoitustiedot kulujen avoimuuden varmistamiseksi ottamalla huomioon alkuperäisiin ehdotuksiin tehdyt parannukset, - erittely maksuista, jotka on jo suoritettu hankkeessa saavutetun edistymisen perusteella. Rakennustyöt eivät ole viivästyneet tai keskeytyneet. Keskus on pystynyt pitämään kiinni päättäväisestä linjastaan asian hoitamisessa. Euroopan parlamentin pyytämässä ja kesäkuun lopussa 1998 julkaistussa rakennushankkeen etenemistä koskevassa CEDEFOPin raportissa tilanne on arvioitu selkeästi. 15. Tilintarkastustuomioistuimen esittämän käsityksen mukaan keskus pyysi koko vuoden ajan tukimaksuja käyttötarpeiden kattamiseksi. Kuitenkin vuoden 1997 lopussa CEDEFOP pyysi varainhoidon valvonnan kehotuksesta tarvittavan tukimäärän siirtämistä tehtyjen sitoumusten kattamiseksi. Ne saatiin tammikuussa 1998. Tässä tilanteessa keskus ei pyytänyt vuoden 1998 tuen ensimmäistä erää. 17.a Keskus vakuuttaa pitäytyvänsä kilpailun periaatteissa, vaikka niitä ei kuluneena aikana aina olekaan ollut mahdollista noudattaa johtuen niistä ilmeisistä viivytyksistä, joita tarjouskilpailupyyntömenettelyn toteuttaminen vaatii, sekä siitä, että keskuksella on tarve asettautua nopeasti Thessalonikiin. On syytä todeta myös, että CEDEFOP on onnistunut käynnistämään toimintansa jokseenkin täysin vuonna 1997 ja se on julkaissut suurimman osan hallintokuluihin liittyvistä tarjouskilpailuista ja kiinnostuksenilmaisua koskevista pyynnöistä, jotka ovat koskeneet toimistokalusteiden hankintaa. 17.b Kahden vuoden jälkeen Kreikassa keskuksella on kokemusta tältä alalta ja se on tulevaisuudessa valppaampi voidakseen välttää jo tapahtuneen kaltaisten virheiden toistumisen. 17.d Keskus julkisti operationaalisia kuluja koskevan pyynnön kiinnostuksenilmaisusta (EYVL S 107, 5.6.1997 ja EYVL C 214, 16.7.1997). Kiinnostuksenilmaisua koskevan pyynnön tulosten varmentamisen jälkeen kaikki tehdyt sopimukset ovat perustuneet rajoitettuun menettelyyn ja ottaen huomioon mainitut tulokset. Tällainen ikkunoita avaava ("window opening") toimintatapa on vaikuttanut myönteisesti virastomme ulkopuolisten sopimusosapuolten laatuun. CEDEFOPissa on äskettäin kehitetty uutta tietokoneohjelmistoa sopimusten seurantaan. Sitä odotellessa keskuksen hallinto on laatinut tilintarkastustuomioistuimen käynnin yhteydessä esitettyjen huomautusten mukaisesti vakiomuotoisen tarkistuslistan jokaisen sopimuksen täsmällisen seurannan varmistamiseksi. 18. Vasta kun muutosta johtuvat kiireelliset työhönotto- ja organisaatiokysymykset oli ratkaistu tyydyttävällä tavalla, oli mahdollista tarkastella kokonaistilannetta hallintokuluihin liittyvien sopimusten ja asianmukaisten tarjouskilpailumenettelyjen julkistamisen osalta. Tämä selittää, miksi nämä menettelyt otettiin käyttöön varainhoitovuoden aikana eikä ennen sen alkamista. Alunperin tuntui järkevältä julkistaa menettelyt EYVL:n erityisessä S-sarjassa, mutta ottaen huomioon vähäisen vastakaiun, johon myös tilintarkastustuomioistuin viittaa, keskus päätteli, että sen on meneteltävä toisella tavalla. Tästä syystä seuraava tarjouskilpailumenettely (EYVL S 139, 19.7.1997) julkaistiin hallintoneuvoston päätöksellä myös paikallisessa lehdistössä, kuten on tarkoitus tehdä myös vastaisuudessa. 19. Varsinaisesti vuotta 1997 koskevissa tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa heijastuu tilanne, jossa keskus oli kehittämässä itselleen nopeasti tietoteknisiä välineitä uudistetun ja laajenevan toimintansa tukemiseksi. Tämänhetkistä menestyksellistä tilannetta, joka vallitsee keskuksen ja sen asiakkaiden ja sopimusosapuolten välisissä sähköisissä yhteyksissä, ei olisi voitu saavuttaa ilman tätä tietyssä määrin rajua menettelyä. Tällä välillä keskus on kuitenkin laatinut lyhyen ja keskipitkän ajan suunnitelman tietotekniikkaa (laitteet, ohjelmistot ja koulutus) varten ja ja keskus on lähiaikoina saattamassa päätökseen uuden rakennuksen varustamista koskevat tarjouskilpailumenettelyt. 21. Keskus pyrkii edelleen parantamaan raha- ja pankkisaamisten hallintaa. Luottoja koskevien selkeiden menettelyjen aloittaminen on kuitenkin erittäin työlästä ottaen huomioon Kreikan pankki- ja maksujärjestelmien alikehittyneisyys. 22. Keskus sai 8. lokakuuta 1998 Saksan verohallinnolta vuosia 1995-1997 koskevat arvonlisäverojen palautukset. Kreikan verohallinnolle esitettävän arvonlisäveron palauttamista koskevan hakemuksen viivästyminen johtui suuresta työmäärästä, mikä oli puolestaan erityisesti seurausta Berliinistä Thessalonikiin tapahtuneesta muutosta. Lisäksi Kreikan veroviranomaiset ovat vaatineet hakemusten liitteeksi luettelot alkuperäisine laskuineen. Tästä aiheutuu ilmeisesti lisää työrasitetta asiakirjojen valmisteluun osallistuvalle henkilöstölle. Varainhoitovuotta 1997 koskeva hakemus tehtiin 11. kesäkuuta 1998, minkä vuoksi keskus odottaa saavansa rahamäärät takaisin ennen vuoden 1998 loppua. Tällä hetkellä keskus harkitsee tarpeelliseksi katsottavia sisäisiä toimenpiteitä, joiden avulla hakemukset voitaisiin tehdä säännönmukaisemmalla tavalla. 28-30. Keskus seuraa tarkasti uuden rakennuksen etenemistä ja esittää puolen vuoden välein seurantakertomuksen Euroopan parlamentin kehotuksen mukaisesti. Viimeisimmän raportin (kesäkuun loppu 1998) perusteella rakennus valmistuu aikataulun ja alkuperäisen talousarvion mukaisesti. Rakennushankeen tosiasiallinen eteneminen on seurattavissa keskuksen Internet-sivulta (http://www.cedefop.gr/documents/archives.html).