2000/265/CE: Neuvoston päätös, tehty 27 päivänä maaliskuuta 2000, varainhoitoasetuksesta, joka koskee talousarviomenettelyä neuvoston varapääsihteerin hallinnoimien, hänen tiettyjen jäsenvaltioiden puolesta tekemiensä Schengen-ympäristön tietoliikenneinfrastruktuurin (Sisnet) perustamista ja toimintaa koskevien sopimusten osalta



Virallinen lehti nro L 085 , 06/04/2000 s. 0012 - 0020



Neuvoston päätös, tehty 27 päivänä maaliskuuta 2000, varainhoitoasetuksesta, joka koskee talousarviomenettelyä neuvoston varapääsihteerin hallinnoimien, hänen tiettyjen jäsenvaltioiden puolesta tekemiensä Schengen-ympäristön tietoliikenneinfrastruktuurin (Sisnet) perustamista ja toimintaa koskevien sopimusten osalta (2000/265/EY) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Schengenin säännöstön sisällyttämisestä osaksi Euroopan unionia tehdyn pöytäkirjan, jäljempänä "Schengen-pöytäkirja", 2 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan ensimmäisen virkkeen, sekä katsoo seuraavaa: (1) Neuvoston varapääsihteeri valtuutettiin päätöksellä 1999/870/EY(1) toimimaan Schengenin säännöstön Euroopan unioniin sisällyttämisen yhteydessä tiettyjen jäsenvaltioiden edustajana Schengen-ympäristön tietoliikenneinfrastruktuurin, jäljempänä "Sisnet", perustamista ja toimintaa koskevia sopimuksia tehtäessä sekä hallinnoimaan kyseisiä sopimuksia. (2) Näistä sopimuksista johtuvia taloudellisia velvoitteita ei hoideta Euroopan unionin yleisestä talousarviosta, ja näin ollen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen säännöksiä(2) ei sovelleta. (3) On näin ollen tarpeen vahvistaa erityiset säännöt, joissa täsmennetään sopimusten tekemisen aikana aiheutuneiden menojen ja näistä sopimuksista niiden tekemisen jälkeen johtuvien velvoitteiden hoitamiseen tarvittavan talousarvion laatimista ja toteuttamista, asianomaisilta valtioilta perittäviä maksuja sekä tilinpäätöksen esittämistä ja tilintarkastusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt. (4) On myös tarpeen määritellä näiden sopimusten tekemiseen sovellettavat säännöt, (5) Tämä päätös koskee Schengen-pöytäkirjassa tarkoitettua Schengenin säännöstön kehittämistä, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: I LUKU Yleiset periaatteet 1 artikla Tässä varainhoitoasetuksessa tarkoitetaan "talousarviolla" säädöstä, jossa arvioidaan ja vahvistetaan ennalta päätöksessä 1999/870/EY tarkoitetuista sopimuksista johtuvien velvoitteiden hoitamiseen tarvittavat tulot ja menot kutakin varainhoitovuotta varten. 2 artikla Tässä varainhoitoasetuksessa vahvistetaan Sisnetiin liittyvien sopimusten tekemistä ja tällaisia sopimuksia varten tarvittavan talousarvion laatimista ja toteuttamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt. 3 artikla 1. Talousarvio jaetaan kyseisten sopimusten tekemiseen johtavia valmisteluvaiheita koskevaa talousarviota, mukaan luettuna kaikki kustannukset, jotka aiheutuvat Sisnetiä koskevien tarjouspyyntöjen valmistelusta, perustamistalousarviota ja toimintatalousarviota koskeviin osastoihin. Kukin osasto jaetaan tarvittaessa lukuihin ja momentteihin. 2. Kuhunkin osastoon avattuja määrärahoja ei voi varata muihin meno-osastoihin. 4 artikla Talousarviomäärärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteiden sekä erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden periaatteiden mukaisesti. 5 artikla Tuloja ei voida periä eikä menoja maksaa muutoin kuin hyvittämällä tai veloittamalla ne jollekin talousarvion momentille. Menoihin ei voida sitoutua eikä niitä hyväksyä maksettavaksi siten, että hyväksytyt määrärahat ylitetään, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 17 artiklan soveltamista. 6 artikla 1. Jollei 17 artiklasta muuta johdu, kaikki tulot ja kaikki menot otetaan talousarvioon ja tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä. Tulojen on katettava kaikki menot. 2. Varainhoitovuosi alkaa tammikuun 1 päivänä ja päättyy joulukuun 31 päivänä. 3. Rahoitusosuudet, jotka 25 artiklassa tarkoitetut valtiot ovat maksaneet talousarvioon ennen sen varainhoitovuoden alkua, jota ne koskevat, kirjataan kyseisen varainhoitovuoden talousarvioon. 4. Varainhoitovuoden menot kirjataan kyseisen varainhoitovuoden tileille niiden menojen perusteella, joiden hyväksyminen on saapunut varainhoidon valvojalle viimeistään joulukuun 31 päivänä ja jotka tilinpitäjä on maksanut seuraavan tammikuun 15 päivään mennessä. 5. Myönnetyt määrärahat voidaan käyttää ainoastaan sellaisten menojen kattamiseen, joihin on asianmukaisesti sitouduttu sille varainhoitovuodelle ja jotka on maksettu sinä varainhoitovuotena, jolle ne on hyväksytty, jollei 7 artiklasta muuta johdu, sekä kattamaan velat, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta ja joita varten ei ole siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta määrärahoja. 7 artikla 1. Määrärahojen käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä: a) määrärahat, joita ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jonka talousarvioon ne on otettu, yleensä peruuntuvat; b) ne määrärahat, jotka vastaavat tammikuun 1 päivän ja joulukuun 31 päivän välillä asianmukaisesti tehdyistä maksusitoumuksista aiheutuvia ja 31 päivänä joulukuuta vielä suorittamatta olevia maksuja, siirretään ilman eri toimenpiteitä käytettäviksi vain seuraavan varainhoitovuoden aikana. 2. Poiketen siitä, mitä 1 kohdassa säädetään, neuvoston varapääsihteeri voi ennen 31 päivää tammikuuta toimittaa Schengen-tietojärjestelmä -työryhmälle, jäljempänä "SIS-työryhmä", asianmukaisesti perustellut pyynnöt sellaisten määrärahojen siirtämisestä seuraavalle varainhoitovuodelle, joita ei ollut sidottu 31 päivänä joulukuuta, kun seuraavan varainhoitovuoden kyseisiin budjettikohtiin otetut määrärahat eivät riitä kattamaan rahoitustarvetta. Määrärahojen siirtoa voidaan ehdottaa vain poikkeuksellisista syistä. Käyttäessään talousarvion toteuttamista koskevaa toimivaltaansa varapääsihteerin on hallintotarpeista riippuen pyrittävä käyttämään ensin kuluvalle varainhoitovuodelle vahvistetut määrärahat ja käytettävä edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat vasta kun nämä on käytetty loppuun. SIS-työryhmä päättää siirtämistä koskevista pyynnöistä viimeistään 1 päivänä maaliskuuta. 3. Varainhoitovuodelta seuraavalle varainhoitovuodelle siirretyt määrärahat peruuntuvat, jos niitä ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jolle ne siirrettiin. 4. Ilman eri toimenpiteitä 1 kohdan b alakohdan mukaisesti siirrettävien määrärahojen luettelo on toimitettava SIS-työryhmälle tiedoksi ennen 1 päivää maaliskuuta. 5. Siirrettyjen määrärahojen käyttöä seurataan talousarvion toteuttamiseksi kuluvan varainhoitovuoden tileissä erikseen alamomentti alamomentilta. II LUKU Talousarvion laatiminen 8 artikla 1. Talousarvio laaditaan euroissa. 2. Varapääsihteeri antaa 30 päivään syyskuuta mennessä SIS-työryhmän käsiteltäväksi alustavan talousarvioesityksen perusteluineen. 3. SIS-työryhmä antaa alustavasta esityksestä lausuntonsa. 4. Varapääsihteeri laatii talousarvioesityksen ja toimittaa sen 25 artiklassa tarkoitetuille valtioille viimeistään 31 päivänä lokakuuta. 5. Neuvostossa kokoontuvat, 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot vahvistavat talousarvion ennen vuoden loppua. 6. Kyseisten valtioiden rahoitusosuudet voidaan vaatia maksettaviksi talousarvion vahvistamisesta tehdyn ja varapääsihteerin 25 artiklassa tarkoitetuille valtioille asianmukaisesti tiedoksi antaman päätöksen nojalla. 9 artikla 1. Jos talousarviota ei ole lopullisesti vahvistettu varainhoitovuoden alussa: a) maksuja voidaan suorittaa kuukausittain enintään kahdestoistaosaan asti kaikista määrärahoista, jotka on edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytty talousarvion kuhunkin osastoon; ja b) jäljempänä 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden maksamista rahoitusosuuksista saadaan joka kuukausi panna maksuun määrä, joka vastaa yhtä kahdestoistaosaa viimeisen asianmukaisesti vahvistetun talousarvion mukaisista rahoitusosuuksista. 2. Varapääsihteeri päättää, käytetäänkö menojen ja tulojen kutakin kahdestoistaosaa, enintään kolmeen kahdestoistaosaan asti, viimeiseen asianmukaisesti vahvistettuun talousarvioon otetuista määristä, ja antaa päätöksen kirjeitse tiedoksi 25 artiklassa tarkoitetuille valtioille. 3. Kolme kahdestoistaosaa viimeiseen asianmukaisesti vahvistettuun talousarvioon otettujen määrien ylittäviltä osin neuvostossa kokoontuvat 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot päättävät maksujen hyväksymisestä ja rahoitusosuuksien maksuun panosta. 4. Kun talousarvio on lopullisesti vahvistettu, 1, 2 ja 3 kohdan nojalla mahdollisesti annettujen säännösten soveltaminen lakkaa välittömästi. 10 artikla 1. Mahdollinen esitys täydentäväksi tai korjaavaksi lisätalousarvioksi on esitettävä, sitä on käsiteltävä ja se on vahvistettava samassa muodossa ja samojen menettelyjen mukaisesti kuin talousarvio, jonka arvioita se muuttaa. 2. Korjaava lisätalousarvio on esitettävä joka vuosi 46 artiklan 1 kohdassa säädettyä tilinpäätöstä seuraavan kuukauden aikana, ja sen tarkoituksena on kirjata edellisen varainhoitovuoden toteutunut saldo tulopuolelle, jos se on positiivinen, ja menopuolelle, jos se on negatiivinen. 11 artikla Yleisöllä on oikeus tutustua talousarvioon. III LUKU Talousarvion toteuttaminen ja kirjanpito 12 artikla Talousarvio toteutetaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä ovat eri henkilöitä. Tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan tehtäviä ei saa yhdistää. 13 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävää hoitaa neuvoston pääsihteeristön jokin pääjohtaja. Tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa talousarviota varapääsihteerin nimissä sekä myönnettyjen määrärahojen rajoissa. Hän voi siirtää päätösvaltansa jollekin johtajalle. 2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi päättää siirroista momentista toiseen kussakin luvussa. Hän voi SIS-työryhmän suostumuksella päättää siirroista luvusta toiseen samassa osastossa. SIS-työryhmä antaa suostumuksensa samoin edellytyksin kuin se antaa lausuntonsa talousarviosta. 14 artikla Varainhoidon valvojan tehtävää hoitaa neuvoston varainhoidon valvoja tehtäväänsä sovellettavien sääntöjen mukaisesti. 15 artikla Tulojen perimisen ja menojen maksamisen suorittaa neuvoston pääsihteeristön pääosaston A tilinpitäjä. 16 artikla 1. Jäljempänä 25 artiklassa tarkoitettujen saatavien tai kaikkien Sisnetin perustamista ja toimintaa koskevien saatavien, jotka kolmas osapuoli on velkaa kyseisille valtioille, perimiseen vaaditaan tulojen ja menojen hyväksyjän antama perintämääräys. Perintämääräykset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. 2. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että: a) tulo on kirjattu oikeaan budjettikohtaan; b) perintämääräys on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen; c) perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia; d) velallinen tai velallisena olevan valtion toimivaltainen viranomainen on nimetty oikein; e) eräpäivä on merkitty; f) artiklassa 4 tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on noudatettu; ja g) perittävä määrä on oikea ja merkitty oikeassa valuutassa. 3. Tilinpitäjä on vastuussa asianmukaisesti laadituista perintämääräyksistä. 17 artikla Poiketen siitä, mitä 5 ja 6 artiklassa säädetään: 1. laskuista ja muista maksuselvityksistä, jotka tässä tapauksessa hyväksytään nettomääräisinä, voidaan vähentää: a) sakot, jotka on määrätty hyväksyttyä tarjousta koskevan sopimuksen osapuolelle, b) perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa samanlaatuista maksattamista samasta osastosta, luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa. Laskuista vähennettyjä alennuksia, palautuksia ja hyvityksiä ei merkitä erikseen tuloiksi; 2. seuraavat määrät voidaan käyttää uudelleen budjettikohdasta, johon alkuperäinen meno on kirjattu: - tulot, jotka saadaan talousarvioon otettujen perusteettomasti maksettujen määrärahojen palauttamisesta. Määrät on käytettävä uudelleen ennen sen varainhoitovuoden loppua, joka seuraa sitä varainhoitovuotta, jona tulo on peritty. 18 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on ennalta tehtävä tilinpitäjälle ehdotus maksusitoumukseksi toimenpiteestä, josta aiheutuu menoja talousarvioon, ja ehdotuksessa mainitaan menon käyttötarkoitus, sen määrä, kohta, johon meno kirjataan talousarviossa, ja maksun saaja. Tilinpitäjä antaa ehdotuksen varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. 2. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että: a) ehdotukset maksusitoumuksiksi on tehty 1 kohdan mukaisesti; b) meno on kirjattu oikeaan budjettikohtaan; c) määrärahat ovat käytettävissä; d) artiklassa 4 tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on noudatettu; e) meno on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen. 19 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän suorittaman menojen maksattamisen tarkoituksena on: a) tarkistaa maksun saajan vaade; b) määrittää tai tarkistaa maksun todenmukaisuus ja sen määrä; c) tarkistaa ne edellytykset, joilla maksu voidaan vaatia suoritettavaksi; d) tarkistaa, että suoritettu palvelu tai osto on tilauksen mukainen. 2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi omalla vastuullaan uskoa tarkistusten toteuttamisen toiselle. 20 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjä oikeuttaa tilinpitäjän maksamaan maksatetun menon antamalla maksumääräyksen ("hyväksyminen"). 2. Hyväksymisessä on mainittava: a) varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan; b) talousarvion osasto, luku ja momentti; c) maksettava määrä numeroin ja kirjaimin sekä valuutta; d) maksun saajan nimi ja osoite; e) menon käyttötarkoitus; f) maksutapa; g) vastaavien maksusitoumusten hyväksymismerkintöjen numerot ja päivämäärät. 3. Tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen. 4. Tilinpitäjä antaa maksumääräyksen sekä alkuperäiset menon perusteena olevat asiakirjat varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. 5. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että: a) maksumääräys on annettu asianmukaisesti; b) maksumääräys vastaa menoa koskevaa maksusitoumusta ja sen määrä on oikea, ottaen huomioon 4 artiklassa tarkoitetut moitteettoman varainhoidon periaatteet; c) meno on kirjattu oikeaan budjettikohtaan; d) määrärahat ovat käytettävissä talousarvion asianomaisessa osastossa tai momentissa; e) perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia; ja f) maksun saaja on nimetty oikein. 6. Kaikki menot on katettava ennalta 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksilla tai, jos tämä ei ole mahdollista, pankkilainalla. Maksamatta jättämisen vuoksi ennalta otetun pankkirahoituksen kustannukset jaetaan maksamatta jättäneiden valtioiden kesken niiden maksamatta jätettyjen rahoitusosuuksien suhteessa ja viivästysten kesto huomioon ottaen. 21 artikla Maksut suoritetaan käyttäen neuvoston pääsihteerin nimissä neuvoston päätöksen 1999/323/EY(3) 17 artiklan mukaisesti avattua pankkitiliä. Tämän varainhoitoasetuksen nojalla maksettavissa pankkisiirtomääräyksissä on oltava varapääsihteerin nimeämän kahden virkamiehen, joista toisen on oltava tilinpitäjä, allekirjoitus. 22 artikla Jos varainhoidon valvoja kieltäytyy antamasta 16, 18 tai 20 artiklassa tarkoitettua hyväksymismerkintää ja jos tulojen ja menojen hyväksyjä pitäytyy ehdotuksessaan, asia annetaan varapääsihteerin ratkaistavaksi. Tämä voi asianmukaisesti perustellulla päätöksellä jättää huomiotta hyväksymismerkinnän antamisesta kieltäytymisen ja vahvistaa perintämääräyksen, menositoumuksen tai maksumääräyksen, paitsi jos kyse on siitä, että määrärahoja ei ole käytettävissä. Varapääsihteeri antaa tästä päätöksestä kuukauden kuluessa tiedon tilintarkastustuomioistuimelle. Päätös on täytäntöönpanokelpoinen siitä päivästä alkaen, jolloin varainhoidon valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää. 23 artikla Jos tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä eivät ole noudattaneet tämän varainhoitoasetuksen säännöksiä, heihin sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiesten henkilöstösäännöissä tarkoitettua kurinpitomenettelyä. 24 artikla Kirjanpito on pidettävä kalenterivuosittain kahdenkertaista kirjanpitomenetelmää noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot. IV LUKU Valtioiden rahoitusosuudet 25 artikla 1. Talousarvion tulot muodostuvat seuraavien valtioiden maksamista rahoitusosuuksista: Alankomaat, Belgia, Espanja, Islanti, Italia, Itävalta, Kreikka, Luxemburg, Norja, Portugali, Ranska, Ruotsi, Saksa, Suomi ja Tanska. 2. Näiden valtioiden rahoitusosuudet, jotka vahvistetaan talousarviossa, ilmaistaan euroissa. 26 artikla Edellä 25 artiklassa tarkoitetut valtiot antavat rahoitusosuutensa varapääsihteerin käyttöön seuraavan jakoperusteen mukaan: Rahoitusosuudet jaetaan vuosittain toisaalta 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden ja toisaalta Islannin ja Norjan kesken sen osuuden perusteella, joka kullakin asianomaisella jäsenvaltiolla sekä Islannilla ja Norjalla on kaikkien 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden edellisen vuoden koko bruttokansantuotteesta (BKT). Rahoitusosuudet jaetaan vuosittain asianomaisten jäsenvaltioiden kesken, ottaen huomioon Islannin ja Norjan rahoitusosuudet, sen alv-varojen osuuden mukaan, joka kullakin jäsenvaltiolla on Euroopan yhteisöjen yhteenlasketuista alv-varoista, sellaisena kuin se on vahvistettu unionin talousarvion viimeksi toimitetussa korjauksessa edellisenä varainhoitovuonna. 27 artikla 1. Varapääsihteeri osoittaa rahoituspyynnöt kirjeitse 25 artiklassa tarkoitetuille valtioille niiden kansallisten viranomaisten välityksellä, joiden yhteystiedot on toimitettu hänelle. 2. Kirjeessä mainitaan: a) päätös talousarvion vahvistamisesta tai, jos on turvauduttu 9 artiklaan, päätös rahoitusosuuksien maksuun panosta väliaikaisesti kahdestoistaosittain; b) kunkin valtion maksettava määrä 26 artiklassa tarkoitetun jakoperusteen mukaan euroissa laskettuna; c) rahoitusosuuden maksamista varten tarvittavat tiedot. 3. Rahoitusosuudet on maksettava 21 artiklassa tarkoitetulle pankkitilille. 4. Rahoitusosuudet maksetaan euroissa. 28 artikla 1. Edellä 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden on maksettava 25 prosenttia rahoitusosuuksistaan 15 päivään helmikuuta, 1 päivään huhtikuuta, 1 päivään heinäkuuta ja 1 päivään lokakuuta mennessä. 2. Jos jokin valtio ei ole hoitanut rahoitusta koskevia velvoitteitaan, siihen sovelletaan vastaavasti unionin talousarvion osuuksien maksamiseen sovellettavia viivästyskorkoja koskevaa voimassa olevaa yhteisön säännöstöä, sanotun kuitenkaan vaikuttamatta kustannuksiin, jotka kyseisen valtion on maksettava 20 artiklan 6 kohdan säännösten mukaisesti. V LUKU Sopimusten tekeminen 29 artikla 1. Irtaimen omaisuuden ostoa tai vuokraamista sekä palvelujen tarjoamista koskevat sopimukset on tehtävä kirjallisesti. 2. Kaikki sopimukset, joiden ennakoitu arvo on vähintään julkisia tavaranhankintoja koskevien sopimustentekomenettelyjen yhteensovittamisesta 14 päivänä kesäkuuta 1993 annetussa neuvoston direktiivissä 93/36/ETY(4) tai julkisia palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta 18 päivänä kesäkuuta 1992 annetussa neuvoston direktiivissä 92/50/ETY(5) säädetty määrä, on tehtävä sen jälkeen, kun tarjouspyyntö on esitetty näiden direktiivien säännösten mukaisesti, mukaan luettuina kaikki niihin, jäljempänä "julkisia hankintamenettelyjä koskevat neuvoston direktiivit", mahdollisesti myöhemmin tehtävät muutokset. 3. Sopimukset, joiden ennakoitu arvo on enintään julkisia hankintamenettelyjä koskevissa neuvoston direktiiveissä säädetty määrä, voidaan tehdä suoraan. Näissä tapauksissa 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden on kuitenkin siinä määrin kuin se on mahdollista ja kaikin asianmukaisin keinoin huolehdittava siitä että ne toimittajat, jotka todennäköisesti voivat tarjota kyseessä olevat tavarat tai palvelut, voivat kilpailla keskenään. 4. Pääsihteeristön on 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden puolesta pääsääntöisesti julkaistava tarjouspyynnöt kaikissa jäsenvaltioissa. 5. Tarjouspyyntömenettelyt sekä valintaa ja sopimuksen tekemistä koskevat perusteet määritetään ja niitä säännellään julkisia hankintamenettelyjä koskevien neuvoston direktiivien säännöksillä täydennettyinä tämän varainhoitoasetuksen säännöksillä. 6. Pääsihteeristö valmistelee 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden puolesta kaikki tarjouspyynnöt, joissa on erityisesti tiedot: a) tarjousten toimittamista ja niiden esittämistä koskevista yksityiskohtaisista määräyksistä, erityisesti siitä, vaaditaanko mahdollisesti standardoidun vastauslomakkeen täyttämistä; b) viittaukset kyseessä olevaan sopimukseen soveltuviin yleisiin ehtoihin (hankinnat tai palvelut) ja tarvittaessa viittaukset sopimusta koskevat erityisehdot sisältävään asiakirjaan; c) lausekkeesta, jonka mukaan tarjouksen tekeminen merkitsee kyseeseen sopimukseen soveltuvien yleisten ehtojen hyväksymistä; d) tarkastuksia koskevista ehdoista, jotka on paikalla tehtävien tarkastusten osalta tarvittaessa täsmennettävä yksityiskohtaisesti; e) määräajasta, jona tarjous on voimassa ja tarjoajan on säilytettävä tarjouksensa ehdot muuttamattomina; f) sopimusehtojen rikkomisesta johtuvista seuraamuksista; g) tiedoista, joiden on käytävä ilmi laskuista (tai niihin liittyvistä asiakirjoista); h) yhteydenottojen kieltämisestä varapääsihteerin ja hänen henkilökuntansa, 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden hallitusten edustajien, Islannin ja Norjan hallitusten edustajien ja tarjoajien välillä kyseiseen tarjouspyyntöön liittyvien asioiden osalta seuraavia poikkeustapauksia lukuun ottamatta: ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä: i) tarjoajien aloitteesta: kaikille tarjoajille voidaan toimittaa tiedoksi sellaisia lisätietoja, joiden tarkoituksena on ainoastaan selventää tarjouspyynnön laatua; ii) varapääsihteerin aloitteesta: jos 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot tai Islanti ja Norja taikka neuvoston pääsihteeristö havaitsevat tarjouspyyntöä koskevassa tekstissä virheen, epätäsmällisyyden tai puutteen tai että kyseinen teksti on muuten sisällöltään vaillinainen, pääsihteeristö voi ilmoittaa siitä niille, joita asia koskee, tarjouspyynnön esittämistä koskevia ehtoja täysin vastaavien ehtojen mukaisesti; iii) tarjousten avaamisen jälkeen ja 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden, Islannin tai Norjan taikka neuvoston pääsihteeristön aloitteesta pääsihteeristö voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjous antaa aihetta selvennysten pyytämiseen tai jos tarjoustekstissä olevia ilmeisiä asiavirheitä on korjattava. 30 artikla Kaikissa tapauksissa, joissa on otettu yhteyttä 29 artiklan 6 kohdan h alakohdassa tarkoitetuissa tilanteissa, laaditaan "merkintä asiakirjoihin" ja yhteys tai yhteydet mainitaan kertomuksessa, joka saatetaan myöhemmin jäljempänä 36 artiklassa tarkoitetun neuvoa-antavan komitean käsiteltäväksi. 31 artikla Varapääsihteeri ei 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden puolesta sopimuksia tehdessään saa syrjiä jäsenvaltioiden, Islannin ja Norjan kansalaisia näiden kansalaisuuden perusteella. 32 artikla Tarjouspyyntöön liitetään suunniteltuun sopimukseen soveltuvat yleiset ehdot sisältävä asiakirja. Myös asiakirja, joka sisältää sopimusta koskevat erityisehdot, liitetään mukaan. 33 artikla Pyynnöt toimitetaan tarjoajien valinnan mukaan: a) postitse, jolloin tarjouspyynnössä on täsmennettävä, että lähetyspäivänä pidetään sitä päivää, jonka postileima lähetyksessä on. Postitse toimitetut pyynnöt on kirjattava; tai b) toimittamalla ne neuvoston pääsihteeristöön suoraan tai tarjoajan valtuutetun kautta, mukaan lukien yksityiset postinkuljetusliikkeet, jolloin tarjouspyynnössä on ilmoitettava päivä ja aika, johon mennessä kirjekuoret on jätettävä neuvoston pääsihteeristöön, ja täsmennettävä yksikkö, johon ne on jätettävä allekirjoitettua ja päivättyä kuittia vastaan. Päivämäärä on kummassakin tapauksessa sama. Tarjouspyynnössä on luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ja ongelmien välttämiseksi oltava seuraava maininta:"Lähetys on toimitettava kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molemmat kirjekuoret on suljettava ja sisemmässä kirjekuoressa on oltava tarjouspyynnössä ilmoitetut tiedot tarjouksen vastaanottavasta yksiköstä sekä lisäksi merkintä 'tarjouspyyntö - ei saa avata kirjaamossa'. Itseliimautuvia kirjekuoria käytettäessä ne on suljettava liimautuvalla nauhalla, jonka päälle lähettäjän on kirjoitettava nimensä." 34 artikla Kaikki tarjoukset on avattava. Tarjoukset avaa varapääsihteerin tätä tarkoitusta varten nimittämä lautakunta. Lautakunta koostuu neuvoston pääsihteeristön eri pääosastojen kolmesta korkean tason virkamiehestä. Varainhoidon valvojalle on ilmoitettava tarjousten avaamisesta. Varainhoidon valvoja tai hänen edustajansa ovat läsnä tarkkailijoina. Lautakunta laatii tarjousten avaamisesta kertomuksen, jonka kaikki sen jäsenet allekirjoittavat. Ainakin lautakunnan yhden jäsenen on merkittävä nimikirjaimensa kunkin tarjouksen jokaiselle sivulle. Lautakunnan on laadittava pöytäkirja vastaanotettujen tarjousten avaamisesta, eritellen erikseen kaikki kultakin tarjoajalta tarjouksen yhteydessä saadut asiakirjat. 35 artikla Edellä 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot arvioivat yhdessä Islannin ja Norjan kanssa jokaisen tarjouksen. Tulojen ja menojen hyväksyjän määräämä toimivaltainen neuvoston pääsihteeristön virkamies tai mainitun hyväksyjän määräämä varamies esittää näiden valtioiden yksimielisesti hyväksymän kertomuksen 36 artiklassa tarkoitetulle neuvoa-antavalle komitealle. Kertomuksessa on oltava erityisesti: a) perustelut sille, että jokin tarjous on jätetty ottamatta huomioon; b) tekninen ja taloudellinen arvio kustakin tarjouksesta mukaan lukien vertailutaulukko yksikköhinnoista; c) perusteet suositukselle valita tietty tarjoaja. 36 artikla Sopimukset, jotka tekevät varapääsihteeri 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden puolesta sekä Islannin ja Norjan asianomaiset edustajat sen jälkeen kun tarjouspyyntö on esitetty, toimitetaan ensin hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle lausunnon saamiseksi. 37 artikla Edellä 36 artiklassa tarkoitettuun neuvoa-antavaan komiteaan kuuluu yksi edustaja kustakin 25 artiklassa tarkoitetusta jäsenvaltiosta ja yksi edustaja sekä Islannista että Norjasta. Edellä 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden on yhdessä Islannin ja Norjan kanssa varmistettava, että valituilla edustajilla on riittävä asiantuntemus tietotekniikan ja/tai raha-asioiden ja/tai oikeudellisten kysymysten alalla. Edustajat eivät saa olla osallistuneet neuvoa-antavalle komitealle toimitettavien asiakirjojen arviointiin. Varainhoidon valvojan edustaja on läsnä tarkkailijana. Neuvoa-antava komitea valitsee yksinkertaisella enemmistöllä edustajien keskuudesta puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Neuvoa-antava komitea antaa lausunnon tarjouksen tekijän valintaan johtavan menettelyn asianmukaisuudesta ja, pääsääntöisesti, ehdotetuista sopimusehdoista. Mainitun neuvoa-antavan komitean käsiteltäväksi voidaan lausuntoa varten saattaa mikä tahansa muu tämän luvun alaan kuuluva kysymys. Neuvoa-antava komitea pyrkii antamaan lausuntonsa yksimielisesti. Jos tämä ei ole mahdollista, neuvoa-antava komitea antaa lausuntonsa edustajiensa yksinkertaisella enemmistöllä. Menettelyt ovat lainvoimaisia, jos 11 edustajaa on läsnä. Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Neuvoston pääsihteeristö toimii tarvittaessa neuvoa-antavan komitean sihteeristönä. 38 artikla Neuvoa-antava komitea vahvistaa itse työjärjestyksensä Euroopan unionin neuvoston hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean työjärjestystä vastaavasti. 39 artikla Neuvoa-antavan komitean yksinomaan neuvoa-antavaa lausuntoa pyydetään: a) kaikista hankinta- tai palvelusopimuksia koskevista hankkeista, mukaan lukien selvitykset, joiden arvo on vähintään julkisia hankintamenettelyjä koskevissa neuvoston direktiiveissä säädetty määrä; b) edellä a alakohdassa tarkoitettuihin sopimuksiin liittyviä lisäsopimuksia koskevista hankkeista aina, kun kyseessä ovat olennaiset muutokset, erityisesti kun kyseisillä lisäsopimuksilla muutetaan alkuperäisen sopimuksen arvoa; c) lisäsopimuksia koskevista hankkeista, joilla korotetaan jo tehdyn sopimuksen kokonaisarvoa, joka alun perin on ollut a alakohdassa tarkoitettuja enimmäismääriä alhaisempi, siten että nämä enimmäismäärät ylittyvät; d) sopimuksia tehtäessä tai toteutettaessa ilmenneistä kysymyksistä (tilausten peruutus, viivästyssakoista vapauttamista koskevat pyynnöt, poikkeukset urakka-asiakirjojen määräyksistä ja yleisistä ehdoista jne.), kun tällainen kysymys on niin merkittävä, että on perusteltua pyytää lausuntoa; e) sopimushankkeista, joiden arvo on alhaisempi kuin a alakohdassa vahvistettu määrä, silloin kun jokin 25 artiklassa tarkoitetuista jäsenvaltioista tai Islanti taikka Norja, taikka neuvoa-antavan komitean jäsen taikka varapääsihteeri sitä pyytää katsoessaan, että kyseisiin sopimuksiin liittyy periaatteellisia kysymyksiä tai että ne ovat erityislaatuisia. 40 artikla Neuvoa-antavalle komitealle 39 artiklan b-e alakohdan mukaisesti lausunnon antamista varten toimitettaviin asiakirjoihin liitetään 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden sekä Islannin ja Norjan yksimielisesti hyväksymä kertomus. 41 artikla Neuvoa-antavan komitean lausunnot allekirjoittaa puheenjohtaja. Viivästysten välttämiseksi neuvoa-antavan komitean kannanoton yhteydessä 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot ja Islanti ja Norja voivat, mikäli katsovat asian tarpeelliseksi, määrätä kohtuullisen määräajan, johon mennessä lausunto on annettava. Lausunto toimitetaan tiedoksi varapääsihteerille ja 25 artiklassa tarkoitetuille jäsenvaltioille sekä Islannille ja Norjalle. Lausuntoa asianmukaisesti tarkasteltuaan 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot sekä Islanti ja Norja tekevät lopullisen päätöksen tapauksesta yksimielisesti. Kun päätös on tehty, varapääsihteeri, 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden puolesta, sekä Islannin ja Norjan asianomaiset edustajat tekevät sopimuksen tai sopimukset kustakin käsiteltävänä olevasta tapauksesta. 42 artikla Pääsihteeristö ilmoittaa kaikille tarjoajille, mihin ratkaisuun heidän tarjouksensa perusteella on päädytty. 43 artikla 1. Sopimus voidaan tehdä laskun tai laskelman perusteella, jos tavaroiden tai palvelujen oletettu arvo ei ylitä 2000:ta euroa. 2. Kun hankkijoilta, yrittäjiltä tai palveluiden tarjoajilta vaaditaan takuulausekkeessa, että he antavat sopimuksen täytäntöönpanosta ennakkoon vakuuden, vakuuden on katettava takuuajan lisäksi aika, joka tarvitaan vakuuden johdosta tarpeellisten toimenpiteiden toteuttamiseksi. Vakuus on pääsääntöisesti maksettava euroissa neuvoston pääsihteeristön nimissä erityisesti tätä tarkoitusta varten avatulle pankkitilille. Vakuus voidaan tallettaa ainoastaan ensimmäisen luokan luottolaitokseen avista- tai lyhytaikaiselle euromääräiselle talletustilille. 3. Vakuuden määrä vahvistetaan tavanomaisten kauppaehtojen mukaisesti. 4. Vakuuden asettaminen on pakollista, jos kyseisen sopimuksen arvo on vähintään julkisia tarjousmenettelyjä koskevissa neuvoston direktiiveissä säädetty määrä. 5. Vakuuden sijasta voidaan antaa tilinpitäjän hyväksymä kolmannen osapuolen yhteisvastuullinen henkilötakaus. Takauksen on pääsääntöisesti oltava euromääräinen, ja sitä koskevat samat säännöt kuin 2 kohdassa tarkoitettua vakuutta. 6. Jos sopimus ei johda suoritukseen tai sen suoritus viivästyy, varapääsihteerin on varmistettava, että 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot sekä Islanti ja Norja saavat riittävän korvauksen kaikista vahingoista, koroista ja kuluista siten, että niiden määrä vähennetään vakuudesta siitä riippumatta, onko vakuuden antanut toimittaja itse vai kolmas osapuoli. 44 artikla Vakuuden maksamista edellyttävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi annettavassa ensimmäisessä maksamista koskevassa valtuutuksessa täydennetään tavanomaisia tositteita liittämällä niihin tilinpitäjän oikeaksi todistama jäljennös kuitista, joka on annettu, kun vakuus on maksettu, tai tilinpitäjän oikeaksi todistama jäljennös takauksen antaneen laitoksen tai kolmannen osapuolen ilmoituksesta. 45 artikla Varapääsihteeri palauttaa vakuudet tai, jos niiden sijasta on annettu 43 artiklassa tarkoitettuja takauksia, vapauttaa takaajan takausvastuusta sopimusta tai takausta koskevissa säännöksissä olevien edellytysten mukaisesti, lukuun ottamatta 43 artiklan 6 kohdassa tarkoitettuja tapauksia, joissa sopimusta ei panna täytäntöön tai sen täytäntöönpano viivästyy. VI LUKU Tilinpäätöksen esittäminen ja tilintarkastus 46 artikla 1. Varapääsihteeri laatii tulostilin ja taseen kahden kuukauden kuluessa talousarvion toteuttamiskauden päätyttyä ja toimittaa ne SIS-työryhmälle. 2. Tulostili käsittää kaikki edellisen varainhoitovuoden tuloja ja menoja koskevat tapahtumat. Se esitetään samassa muodossa ja samoja alajaotteluja noudattaen kuin talousarvio. 3. Tiliin liitetään: a) yhteenveto 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksia koskevasta tilanteesta; ja b) yhteenveto määrärahojen siirroista. 4. Taseesta käyvät ilmi talousarviossa olevat varat ja velat päättyneen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä. 47 artikla 1. Tilintarkastustuomioistuinta pyydetään huolehtimaan tilintarkastuksesta. 2. Varapääsihteeri antaa tilintarkastustuomioistuimelle tiedoksi tulostilin ja taseen 15 päivän kuluessa 46 artiklan 1 kohdassa säädetyn määräajan päättymisestä. 3. Tilintarkastustuomioistuimen suorittaman tilintarkastuksen tarkoituksena on todeta tulojen ja menojen laillisuus ja asianmukaisuus hallinnoitavat sopimukset, talousarvio ja tämä varainhoitoasetus huomioiden. 4. Varapääsihteeri huolehtii kaikista järjestelyistä, joita tilintarkastustuomioistuin arvioi tarvitsevansa tehtäväänsä hoitaessaan. 48 artikla Tulostili, tase ja tilintarkastustuomioistuimen kertomus, johon on liitetty varapääsihteerin mahdolliset huomautukset, annetaan 25 artiklassa tarkoitetuille valtioille 1 päivään heinäkuuta mennessä. Neuvostossa kokoontuvat 25 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot antavat varapääsihteerille talousarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden. VII LUKU Loppusäännökset 49 artikla Schengenin säännöstöön kuuluvien, Schengenin atk-järjestelmää koskevien säännösten soveltamisesta muihin kuin 25 artiklassa tarkoitettuihin valtioihin, jäljempänä "muu valtio", aiheutuu: a) 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden osuuksien uudelleenjärjestely 26 artiklassa säädettyjen edellytysten mukaisesti; b) 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksien mukautus Sisnetin toimintaa koskevan rahoitusosuuden kohdistamiseksi muun valtion maksettavaksi koko kuluvalta varainhoitovuodelta; ja c) 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksien mukautus aikaisemmin maksettujen, Sisnetin perustamiseen liittyneiden kustannusten osan kohdistamiseksi muun valtion maksettavaksi. Tämä osa lasketaan sen osuuden perusteella, jonka muun valtion alv-varat muodostavat Euroopan yhteisöjen kaikista alv-varoista sellaisten aikaisempien varainhoitovuosien osalta, joina on aiheutunut Sisnetin perustamiseen tarvittavia menoja. Tätä osaa koskevasta rahoitusosuudesta tehdään "menoilmoitus" 25 artiklassa tarkoitettujen valtioiden eduksi suhteessa näiden 26 artiklan mukaisesti laskettuun osuuteen. Ne voivat päättää siirtää tämän määrän talousarvioon kuuluvaan osuuteensa tai pyytää määrää takaisin maksettavaksi. 50 artikla 1. Tämä varainhoitoasetus koskee talousarvion vahvistamista päätöksen 1999/870/EY 1 artiklan mukaisesti suoritetuista toimista johtuvien velvoitteiden hoitamiseen tarvittavien tulojen ja menojen osalta sen varainhoitovuoden aikana, jona se tulee voimaan. 2. Poiketen siitä mitä 8 artiklassa säädetään, neuvoston varapääsihteeri toimittaa 1 kohdassa tarkoitettua talousarviota koskevan alustavan talousarvioesityksen SIS-työryhmälle mahdollisimman pian tämän varainhoitoasetuksen antamisen jälkeen. SIS-työryhmän lausunnon antamisen ja talousarvioesityksen hyväksymisen jälkeen 25 artiklassa tarkoitetut neuvostossa kokoontuvat jäsenvaltiot vahvistavat talousarvion viipymättä. 3. Poiketen siitä mitä 28 artiklassa säädetään, 25 artiklassa tarkoitettuja valtioita vaaditaan suorittamaan 1 kohdassa tarkoitettua talousarviota koskevat maksuosuutensa 25 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden vahvistaman aikataulun mukaisesti tämän talousarvion tultua vahvistetuksi. 51 artikla 1. Tätä päätöstä noudatetaan päivästä, jona se hyväksytään. 2. Se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Tehty Brysselissä 27 päivänä maaliskuuta 2000. Neuvoston puolesta F. Gomes Puheenjohtaja (1) EYVL L 337, 30.12.1999, s. 41. (2) EYVL L 356, 31.12.1977, s. 1, asetus sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 2673/1999 (EYVL L 326, 18.12.1999, s. 1). (3) EYVL L 123, 13.5.1999, s. 51. (4) EYVL L 199, 9.8.1993, s. 1. (5) EYVL L 209, 24.7.1992, s. 1, direktiivi sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivillä 97/52/EY (EYVL L 328, 28.11.1997, s. 1).