Kertomus Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön (Bilbao) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä järjestön vastaus



Virallinen lehti nro C 406 , 28/12/1998 s. 0019 - 0024



KERTOMUS Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön (Bilbao) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä järjestön vastaus (98/C 406/03) 1.1 Tämä kertomus annetaan Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 (1) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 1 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 15 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. 1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 1.4 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSJÄRJESTÖN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito 1.5 Kuten tilintarkastustuomioistuin oli huomauttanut järjestön varainhoitovuoden 1996 tilinpäätöstä koskevassa kertomuksessaan (3), järjestön talousarviokirjanpitoa oli syytä parantaa joiltakin osin. Varainhoitovuoden 1997 tilien tarkastamisen yhteydessä ilmeni kuitenkin edelleen kyseisiä epäkohtia. 1.6 Viitevarainhoitovuoden aikana ei ole pidetty lainkaan yleistä kirjanpitoa. Tilinpitäjä, joka otettiin palvelukseen ylimääräisenä toimihenkilönä vasta marraskuussa 1997, joutui selvittämään omaisuustilanteen kokonaan uudelleen voidakseen laatia varainhoitovuoden lopun taseen, jota jouduttiin lisäksi korjaamaan tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen jälkeen. 1.7 Talousarviokirjanpito tapahtuu edelleen taulukkolaskennan avulla asianmukaisen kirjanpito-ohjelmiston sijaan. Kirjanpito ei ole tarpeeksi yksityiskohtaista ja käsittää vain talousarviokirjausten riittämättömän seurannan. Ennakkomaksujärjestelmä 1.8 Lähes 46 prosenttia varainhoitovuoden maksuista (1,4 miljoonaa ecua yhteensä 3 miljoonan ecun määrästä) suoritettiin järjestön ennakkomaksujärjestelmän kautta. Kyseisiä ennakkomaksuja ei selvitetty säännöllisesti, ja näin ollen syyskuussa 1997 yhteensä 1,1 miljoonan ecun (vaikka järjestelmän osalta enimmäismääräksi on vahvistettu 25 000 ecua) maksujen osittainen selvittäminen suoritettiin siten, että ne käsiteltiin yhtenä kokonaisuutena. Lisäksi on huomattava, että selvitysmääräyksissä mainittiin vain menojen kokonaismäärä; yksityiskohtaisia tietoja asianomaisista talousarviokirjauksista ei annettu. 1.9 Järjestön ennakkomaksujärjestelmän perustamista koskevat päätökset olisi tarkistettava ja korjattava siten, että niissä vahvistetaan maksuille erityinen enimmäismäärä. Tarjouskilpailu 1.10 Järjestön olisi järjestettävä tarjouskilpailu sopimuspuolten uutta valintaa varten; toimintansa alkuvaiheessa järjestö teki sopimukset suoraan ilman tarjouskilpailua tai rajoitetun tarjouskilpailun perusteella. Muut huomautukset 1.11 Toisin kuin järjestön varainhoitoasetuksessa säädetään, varainhoitovuoden 1997 talousarviota ja henkilöstön määrää kuvaavaa taulukkoa ei julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. 1.12 Lisäksi on syytä huomata, että marraskuussa 1996 oli pidetty kokous, jossa hallintoneuvosto tarkasteli järjestön talousarvioesitystä; kokouksen pöytäkirjaan ei kuitenkaan sisältynyt mainintaa esityksen hyväksymisestä tai hyväksytyn asiakirjan sisällöstä. 1.13 Varainhoitovuoden maksut vastaavat vain 46,1 prosenttia (1,94 miljoonaa ecua) nykyisistä määrärahoista (4,21 miljoonaa ecua). Peruuntuneiden (1,15 miljoonaa ecua eli 27,3 prosenttia) ja varainhoitovuoteen 1998 siirrettyjen (1,12 miljoonaa ecua eli 26,6 prosenttia) määrärahojen määrä on siis huomattava järjestön vuoden 1997 talousarvion osalta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 5. marraskuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti Taulukko 1 Euroopan työturvallisuus- ja työterveysjärjestö Tase varainhoitovuosilta 1996 ja 1997 > TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu järjestön toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL L 216, 20.8.1994, s. 5. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2062/94 14 artiklan 3 kohdassa säädetään, järjestön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 30.3.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen järjestön hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 3.4.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 58. (4) Määrä vastaa käyttöomaisuutta ja varastoja kuvaavaa määrää. EUROOPAN TYÖTURVALLISUUS- JA TYÖTERVEYSVIRASTON VASTAUS 1. Tilintarkastustuomioistuin on ajalla 30. maaliskuuta - 3. huhtikuuta 1998 vieraillut Euroopan työturvallisuus- ja työterveysvirastossa ja tehnyt varainhoitovuotta 1997 koskevan tarkastuksen. 2. Tilintarkastustuomioistuimen tehtävän helpottamiseksi sen käyttöön annettiin tilinpito ja siihen liittyvät kaikki tositteet. Myös henkilöstöä koskevat kansiot ja tehdyt sopimukset esitettiin. 3. Viraston tilinpitoa varainhoitovuonna 1997 koskevan vuosikertomuksen laatimista varten tilintarkastustuomioistuin on 15. heinäkuuta 1998 päivätyssä kirjeessä antanut virastolle tiedoksi varainhoitovuoden 1997 tilinpitoa koskevat pääasialliset huomautuksensa. 4. Virasto haluaa esittää jäljempänä olevia kohtia koskevat kommenttinsa. Budjettikirjanpito ja yleinen kirjanpito 1.5 ja 1.7 Exel-ohjelman käytöstä budjettikirjanpidossa virasto on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa nykyisen käytössä olevan järjestelmän heikkouksista. Tulee kuitenkin korostaa, että virastot noudattavat tällä hetkellä yhteisiä menettelyjä ottaakseen käyttöön Euroopan komission toimittaman S12 -ohjelman. Tässä tilanteessa olisi ollut sopimatonta ottaa käyttöön jokin muu järjestelmä. 1.6 Kuten tilintarkastustuomioistuin on todennut, tilinpitäjä otettiin palvelukseen varainhoitovuoden 1997 lopussa marraskuun puolivälissä. Tämä viive selittää yleisen kirjanpidon puuttumisen vuonna 1997. Tilinpitäjän on täytynyt laatia uudelleen varainhoitovuoden taloudellisten toimien selvitys pääasiassa kassan maksuliikkeisiin perustuen. Tässä suhteessa tilintarkastustuomioistuimen vuoden 1996 tarkastus on tehnyt mahdolliseksi tietyt pysyvät muutokset. Tällä hetkellä virastolla on ajan tasalla oleva yleinen kirjanpito. Ennakkomaksujärjestelmä 1.8 Ennakkomaksujärjestelmän suhteen tarvittava hallintohenkilöstö otettiin palvelukseen toukokuussa 1997. Tämä selittää kaikkien tilien sääntöjen mukaiseksi saattamisen syyskuussa. Tämän jälkeen nimettiin uusi ennakkomaksujärjestelmän hoitaja. Mainitun maksujärjestelmän varantoa vähennettiin puoleen ja siinä esitetyt talousarvion momentit kattavat ainoastaan menot, joiden pankkitiedot ovat pakolliset ja joiden maksatus on kiireellistä ja ennakoimatonta. Tarjouspyynnöt 1.10 Virasto pyrkii noudattamaan tilintarkastustuomioistuimen suositusta esittämällä tarjouspyyntöjä. Se on esittänyt kiinnostuksenilmaisupyynnön (tavarantoimitukset, palvelujen tuottaminen, tekninen apu ja yhteistyö työohjelman toteuttamisessa), kolme avointa tarjouspyyntöä (vartiointipalvelut, matkatoimistopalvelut sekä puhelinkeskuksen hoitajan ja vastaanottovirkailijan palvelut). Lopuksi virasto on esittänyt useita rajoitettuja tarjouspyyntöjä (turvallisuus-, help-desk-, henkilöstön valinta- ja koulutuspalvelut, vastaanottovirkailijan palvelut, aineiston varastointipalvelut, lääkintäpalvelut ja matkavakuutukset). Muut huomautukset 1.11 Tilanteen toistumisen välttämiseksi vuoden 1998 talousarviossa, varainhoitoasetuksen noudattamiseksi ja julkaisun erittäin suurten kustannusten (35 000 - 50 000 ecua) välttämiseksi virasto on tehnyt aloitteen, jonka tavoite on julkaista useiden virastojen talousarvio yhdessä. Tästä syystä Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoa pyydettiin ilmoittamaan suunnitellun kuuden viraston yhteisen julkaisun hinta ja aikataulu. Virasto haluaa saada talousarviolleen mahdollisimman suuren määrän julkisuutta julkaisemalla sen INTERNETissä (http://www.eu-osha.es). 1.12 On totta, ettei missään asiakirjassa ole osoitettu, että viraston hallintoneuvosto on hyväksynyt viraston vuoden 1996 talousarvion. Tällaisten huomautusten välttämiseksi on hallintoneuvoston johtoryhmän 5. - 6. huhtikuuta 1998 pidetyssä kokouksessa sovittu, että kokousten pöytäkirjat sisältävät kokousten kuvausten lisäksi hyväksytyt muodolliset päätökset selittävän asiakirjan, jotta päätökset voitaisiin löytää helpommin. 1.13 Erityisesti otsikon I merkittävä määrärahojen käyttämättä jättäminen johtuu siitä, että vuonna 1997 aloitetut henkilöstön hankintamenettelyt eivät tuottaneet tulosta ennen kuin vasta vuonna 1998. Näyttää taloudellisesti loogiselta, että varainhoitovuoden 1997 aikaiset henkilöstökulut ovat olleet pienemmät kuin talousarviossa ennakoidut. Otsikon II maksujen ja maksusitoumusten välinen ero selittyy nimenomaan tietoteknisten ja turvallisuuslaitteiden tilauksilla, jotka tehtiin varainhoitovuoden lopussa ja jotka tuli maksaa vasta vuonna 1998. Otsikon III toiminnallisten määrärahojen käyttö on suora seuraus vuoden 1997 henkilöstötilanteesta. Maksusitoumusten täytäntöönpanon määrä oli kuitenkin hyvin korkea ja tutkimuksia ja koehankkeita koskeviin työturvallisuuteen ja -terveyteen liittyvien sopimusten toteutus jatkui koko vuoden 1998 ajan. 5. Virasto haluaa vakuuttaa, että se ottaa huomioon tuomioistuimen kaikki huomautukset noudattaakseen varainhoito- ja muiden asetusten kaikkia sääntöjä, joiden mukaisesti sen on toimittava.