Neuvoston säädös, annettu 18 päivänä tammikuuta 1999, Europolin talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta



Virallinen lehti nro C 025 , 30/01/1999 s. 0001 - 0016



NEUVOSTON SÄÄDÖS, annettu 18 päivänä tammikuuta 1999, Europolin talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta (1999/C 25/01) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella Euroopan poliisiviraston perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (Europol-yleissopimus) (1) ja erityisesti sen 30 artiklan 3 kohdan, ottaa huomioon hallintoneuvoston lausunnon, ottaa huomioon yhteisen tilintarkastuskomitean lausunnon, sekä katsoo, että moitteettoman varainhoidon ja erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden periaatteita on sovellettava Europolin talousarvioon, vuositalousarvioissa ja toimintasuunnitelmissa on nimitettävä selvät tavoitteet suunnitelluille toimille, niiden toteuttamisen edistymistä on seurattava ja tarvittaessa toteutettava kaikki mahdolliset toimet niiden saavuttamiseksi, ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN: SISÄLTÖ Sivu JOHDANTO-OSA I OSASTO Yleiset periaatteet (1-12 artikla) .......... 3 II OSASTO Talousarvion laatiminen ja rakenne .......... 5 I jakso Talousarvion laatiminen (13 ja 14 artikla) .......... 5 II jakso Talousarvion rakenne (15 artikla) .......... 6 III jakso Talousarvion muuttaminen (16 ja 17 artikla) .......... 6 III OSASTO Talousarvion toteuttaminen .......... 6 I jakso Yleiset säännökset (18-24 artikla) .......... 6 II jakso Tulojen ja menojen hoito (25-36 artikla) .......... 8 III jakso Jäsenvaltioiden maksamat rahoitusosuudet (37-40 artikla) .......... 11 IV jakso Sopimusten tekeminen ja omaisuusluettelo (41-46 artikla) .......... 11 V jakso Kirjanpito (47 ja 48 artikla) .......... 13 VI jakso Tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, ennakonhoitajien ja varainhoidon valvojan vastuu (49 artikla) .......... 13 IV OSASTO Tilinpäätöksen esittäminen ja tilintarkastus .......... 14 I jakso Tilinpäätöksen esittäminen (50 ja 51 artikla) .......... 14 II jakso Tilintarkastus (52-55 artikla) .......... 15 V OSASTO Loppusäännökset (56-59 artikla) .......... 16 I OSASTO YLEISET PERIAATTEET 1 artikla 1. Europolin talousarvio, jäljempänä "talousarvio", on säädös, jossa määrätään Europolin arvioiduista tuloista ja menoista kutakin varainhoitovuotta varten. Europolin viisivuotisessa taloussuunitelmassa, jäljempänä "taloussuunnitelma", määrätään Europolin tuloista ja menoista sinä varainhoitovuonna, jota talousarvioehdotus koskee, sekä neljänä seuraavana varainhoitovuonna. 2. Talousarvioon otetut määrärahat vahvistetaan yhden varainhoitovuoden ajaksi. Menoja ei voida hyväksyä ajaksi, joka ylittää varainhoitovuoden. 3. Menot, jotka aiheutuvat joko - sellaisista paikallisen käytännön mukaan tehdyistä sopimuksista tai - sellaisista erityisesti varustehankintoja koskevista sopimusmääräyksistä, jotka kattavat varainhoitovuotta pidemmän ajanjakson, otetaan sen varainhoitovuoden talousarvioon, jonka kuluessa ne maksetaan. 2 artikla Talousarviomäärärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteiden sekä erityisesti taloudellisuuden ja kustannusvaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti. 3 artikla 1. Jollei 22 artiklasta muuta johdu, tulot ja menot otetaan talousarvioon ja tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä. 2. Tulojen on katettava kaikki menot. 4 artikla 1. Tuloja ei voida periä eikä menoja maksaa muutoin kuin hyvittämällä tai veloittamalla ne jollekin talousarvion momentille. Menoihin ei voida sitoutua eikä niitä hyväksyä maksettavaksi siten, että hyväksytyt määrärahat ylitetään, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 22 artiklan soveltamista. 2. Jäljempänä 14 artiklan mukaisesti vahvistettu henkilöstösuunnitelma muodostaa Europolille ehdottoman ylärajan; nimitystä, joka johtaisi tämän rajan ylittämiseen, ei voida suorittaa. Osa-aikatyötarpeet voidaan kattaa palkkaamalla muuta henkilöstöä vahvistetuissa rajoissa. 3. Lahjoituksia, testamenttilahjoituksia, avustuksia tai muuta sen kaltaista ei voida ottaa vastaan ilman hallintoneuvoston ennalta antamaa suostumusta. Hallintoneuvosto tekee päätöksensä yksimielisesti. 5 artikla 1. Varainhoitovuosi alkaa tammikuun 1 päivänä ja päättyy joulukuun 31 päivänä. 2. Varainhoitovuoden tulot kirjataan sen varainhoitovuoden tileille, jonka aikana ne peritään. Poiketen siitä, mitä edellisessä alakohdassa säädetään, ne rahoitusosuudet, jotka jäsenvaltiot ovat maksaneet talousarvioon ennen sen varainhoitovuoden alkua, jota ne koskevat, kirjataan kyseisen varainhoitovuoden talousarvioon. 3. Myönnetyt määrärahat voidaan käyttää ainoastaan sellaisten menojen kattamiseen, joihin on asianmukaisesti sitouduttu sille varainhoitovuodelle ja jotka on maksettu sinä varainhoitovuotena, jolle ne on hyväksytty, jollei 6 artiklasta muuta johdu, sekä kattamaan velat, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta ja joita varten ei ole siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta määrärahoja. Varainhoitovuoden menot korjataan kyseisen varainhoitovuoden tileille niiden menojen perusteella, jotka on hyväksytty viimeistään joulukuun 31 päivänä ja joiden maksaminen on suoritettu viimeistään seuraavan maaliskuun 1 päivänä. 6 artikla 1. Määrärahojen käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä: a) määrärahat, joita ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jonka talousarvioon ne on otettu, yleensä peruuntuvat; b) henkilöstön palkkoihin sekä lisiin ja korvauksiin tarkoitettuja määrärahoja ei voida siirtää; c) siirretään ilman eri toimenpiteitä käytettäviksi vain seuraavan varainhoitovuoden aikana ne määrärahat, jotka vastaavat tammikuun 1 päivän ja joulukuun 31 päivän välillä asianmukaisesti tehdyistä maksusitoumuksista aiheutuvia ja 31 päivänä joulukuuta vielä suorittamatta olevia maksuja. 2. Poiketen siitä, mitä 1 kohdassa säädetään, johtaja voi ennen 31 päivää tammikuuta toimittaa hallintoneuvostolle asianmukaisesti perustellut pyynnöt sellaisten määrärahojen siirtämisestä seuraavalle varainhoitovuodelle, joita ei ollut sidottu 31 päivänä joulukuuta. Määrärahojen siirtoa voidaan ehdottaa vain poikkeuksellisista syistä. Hallintoneuvosto päättää siirtämistä koskevista pyynnöistä viimeistään 1 päivänä maaliskuuta. Se tekee päätöksensä yksimielisesti. 3. Varainhoitovuodelta seuraavalle varainhoitovuodelle siirretyt määrärahat peruuntuvat, jos niitä ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jolle ne siirrettiin. 4. Ilman eri toimenpiteitä siirrettävien määrärahojen luettelo on toimitettava hallintoneuvostolle tiedoksi ennen 1 päivää huhtikuuta. 5. Kuluvan varainhoitovuoden tileissä seurataan siirrettyjen määrärahojen käyttöä talousarvion toteuttamiseksi erikseen alamomentti alamomentilta. 7 artikla Seuraavana varainhoitovuotena maksettavia juoksevia menoja varten, jotka ovat luonteeltaan sellaisia, että ne syntyvät kyseisen varainhoitovuoden alussa, voidaan tehdä kunkin vuoden marraskuun 15 päivästä alkaen ennakkoon maksusitoumuksia seuraavaksi varainhoitovuodeksi varatuista määrärahoista siten, että neljännestä kaikista kuluvan varainhoitovuoden vastaavista määrärahoista ei ylitetä. Tällaiset maksusitoumukset voivat kuitenkin koskea vain uusia menoja, joiden perustetta ei vielä ole hyväksytty kuluvan varainhoitovuoden talousarviossa, jos seuraavan varainhoitovuoden talousarvio on jo hyväksytty. Vuokrat tai eräät niihin liittyvät menot, jotka lakiin tai sopimukseen perustuvista määräyksistä johtuen on suoritettava ennakkoon, voidaan joulukuun 20 päivästä alkaen maksaa seuraavaksi varainhoitovuodeksi varatuista määrärahoista. 8 artikla 1. Jos talousarviota ei ole vahvistettu varainhoitovuoden alkaessa, menot, joiden peruste on hyväksytty viimeisessä asianmukaisesti vahvistetussa talousarviossa, voidaan suorittaa tässä artiklassa esitetyin edellytyksin. 2. Maksaminen voidaan suorittaa kuukausittain talousarvion luvuittain enintään kahdestoistaosaan asti kaikista määrärahoista, jotka on edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytty asianomaiseen lukuun, mikäli se on tarpeen Europolin oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. 3. Hallintoneuvosto voi johtajan pyynnöstä hallinnollisten tarpeiden perusteella hyväksyä samanaikaisesti kaksi tai useampia väliaikaisia kahdestoistaosia tai poikkeuksellisesti maksuja, jotka eivät ole tarpeen Eruopolin oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Hallintoneuvosto tekee tällöin päätöksensä yksimielisesti. 4. Jäsenvaltioiden maksamista rahoitusosuuksista voidaan panna maksuun 1 kohdassa tarkoitetuissa olosuhteissa määrä, joka vastaa kolmea kahdestoistaosaa viimeisen asianmukaisesti vahvistetun talousarvion mukaisista rahoitusosuuksista. 5. Neuvosto voi johtajan pyynnöstä ja hallintoneuvoston lausunnon saatuaan taloudellisista syistä hyväksyä jäsenvaltioiden lisärahoitusosuuksien maksuunpanon. Hallintoneuvosto tekee tällöin päätöksensä yksimielisesti. 9 artikla Talousarvio sekä täydentävät tai korjaavat lisätalousarviot julkaistaan sellaisina kuin ne on vahvistettu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä neuvoston puheenjohtajan pyynnöstä. Julkaiseminen tapahtuu yleensä kuukauden kuluessa vahvistamispäivästä. 10 artikla 1. Talousarvio ja taloussuunnitelma laaditaan ecuissa sellaisena kuin se on määritelty neuvoston asetuksen (EY) N:o 3320/94 1 artiklassa (2). Tähän säännökseen sovelletaan kyseisen asetuksen muutoksia. 2. Ecun muuntaminen kansalliseksi valuutaksi suoritetaan periaatteessa soveltaen muuntamispäivänä voimassa olevaa valuuttakurssia; periaatteesta voidaan poiketa poikkeustapauksissa 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen soveltamista koskevien sääntöjen mukaisesti. 11 artikla 1. Johtaja laatii joka vuosi aikaisemman toimintaohjelman perusteella esityksen toimintaohjelmaksi, jossa esitetään Europolille suunniteltu toiminta ja kehitys seuraavana viitenä vuotena. Toimintaohjelman erottamaton osa on taloussunnitelma, jossa esitetään vuosittaisen toiminnan kannalta tarpeelliset rahoitusvarat ja henkilöstö. 2. Toimintasuunnitelmaesitys annetaan käsiteltäväksi hallintoneuvostolle, joka tekee ratkaisunsa varainhoitokomitean lausunnon saatuaan. Hallintoneuvosto tekee päätöksensä yksimielisesti. 12 artikla 1. Perustetaan varainhoitokomitea. 2. Varainhoitokomitean kokoonpano on määritelty Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 8 kohdassa. Neuvoston puheenjohtajana olevan jäsenvaltion edustaja toimii komitean puheenjohtajana. 3. Varainhoitokomitean tehtävät määritellään Europol-yleissopimuksen 35 artiklassa ja tässä asetuksessa. Komitea suorittaa lisäksi sellaiset talousarviota tai rahoitusta koskevat tehtävät, jotka hallintoneuvosto tai neuvosto sille antaa. Komitean on tehtäviään suorittaessaan huolehdittava erityisesti siitä, että 2 artiklassa tarkoitettuja periaatteita noudatetaan asianmukaisesti. 4. Komitea voi pyytää johtajaa toimittamaan sille kaikki tarpeellisina pitämänsä tiedot tai aineistot, jotka koskevat sellaisia talousarvioon tai rahoitukseen liittyviä kysymyksiä, joiden valvonnasta komitea vastaa. II OSASTO TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE I JAKSO Talousarvion laatiminen 13 artikla Talousarvio ja taloussuunnitelma vahvistetaan Europol-yleissopimuksen 35 artiklan mukaisesti. 14 artikla Talousarvioesityksen ja taloussuunnitelmaesityksen tueksi laaditaan selvitys, jossa on erityisesti: a) yleiskatsaus tavoitteista, joihin talousarviolla pyritään, b) selvitys toimista, joihin määrärahoja pyydetään, ottaen huomioon 2 artiklassa tarkoitetut periaatteet sekä 11 artiklassa säädetyn toimintaohjelman, c) selvitys esitysten perustana olevista oletuksista sekä Alankomaiden guldenin ja ecun välisestä valuuttakurssista, d) selvitys määrärahojen muutoksista eri varainhoitovuosien välillä. Henkilöstön osalta talousarvioesityksen liitteeksi laaditaan myös työasiakirja, jossa on seuraavat tiedot: a) kutakin henkilöstöryhmää kohden sellainen yksityiskohtainen luettelo talousarvioon otetuista toimista ja talousarvioesityksen antamispäivänä täytettyinä olevien toimien määrästä, jossa osoitetaan toimien jakautuminen palkkaluokittain ja hallintoyksiköittäin, b) muutokset perusteleva lausunto, jos on ehdotettu henkilöstömäärän muutosta. II JAKSO Talousarvion rakenne 15 artikla Talousarvio jaetaan osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin tulojen ja menojen laadun tai niiden käyttötarkoituksen mukaisesti kymmenysjärjestelmän mukaista luokittelua noudattaen. III JAKSO Talousarvion muuttaminen 16 artikla 1. Johtaja voi väistämättömissä, poikkeuksellisissa tai odottamattomissa olosuhteissa tehdä esityksen korjaavaksi ja/tai täydentäväksi lisätalousarvioksi. 2. Esityksenä täydentäväksi lisätalousarvioksi on pidettävä jokaista esitystä, jonka seurauksena on määrärahojen kokonaismäärän kasvaminen taikka yhden tai useamman uuden toiminnan rahoittaminen ilman määrärahojen kokonaismäärän kasvua. Esityksenä korjaavaksi lisätalousarvioksi on pidettävä jokaista esitystä, jonka seurauksena on luonteeltaan rahoituksellisten tai teknisten muutosten tekeminen talousarvioon kasvattamatta määrärahojen kokonaismäärää tai edellyttämättä uutta toimintaa. 3. Esitys korjaavaksi ja/tai täydentäväksi lisätalousarvioksi on esitettävä, sitä on käsiteltävä ja se on vahvistettava samassa muodossa ja samojen menettelyjen mukaisesti kuin talousarvio, jonka arvioita se muuttaa. 4. Korjaava ja/tai täydentävä lisätalousarvio vahvistetaan Europol-yleissopimuksen 35 artiklassa määrätyn menettelyn mukaisesti. 17 artikla 1. Johtaja voi varainhoitovuoden neljän viimeisen kuukauden aikana siirtää - kussakin luvussa korkeintaan 25 prosenttia määrärahojen kokonaismäärästä, - määrärahoja luvusta toiseen samassa osastossa määrärahojen kokonaismäärän lisäämiseksi jossain luvussa enintään 25 prosentilla. Johtajan on ilmoitettava hallintoneuvostolle asiasta kolme viikkoa ennen siirtojen tekemistä. 2. Johtaja voi esittää muita kuin 1 kohdassa säädettyjä määrärahojen siirtoja. Hallintoneuvosto päättää tällaisista siirtoesityksistä. Se tekee päätöksensä yksimielisesti. 3. Poiketen siitä, mitä 2 kohdassa säädetään, määrärahoja ei voida siirtää osastoon tai osastosta, joka koskee henkilöstömenoja. III OSASTO TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN I JAKSO Yleiset säännökset 18 artikla Talousarvio toteutetaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjä, tilinpitäjä ja varainhoidon valvoja ovat eri henkilöitä. Tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan tehtäviä ei saa yhdistää. 19 artikla 1. Johtaja, joka on toiminnastaan vastuussa neuvostolle, toteuttaa Europol-yleissopimuksen 29 artiklan 3 kohdan mukaisesti talousarviota omalla vastuullaan ja tätä asetusta noudattaen sekä myönnettyjen määrärahojen rajoissa. Johtaja voi siirtää päätösvaltansa määrittämiensä ehtojen mukaisesti ja valtuutuksessa vahvistamissaan rajoissa, joista ilmoitetaan valtuutetulle, tilinpitäjälle, varainhoidon valvojalle, hallintoneuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 2. Johtaja raportoi talousarvion toteuttamisesta hallintoneuvostolle ja varainhoitokomitealle joka kolmas kuukausi. 20 artikla 1. Varainhoidon valvoja nimitetään Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 7 kohdan mukaisesti. Varainhoidon valvojaa voi tässä tehtävässä avustaa tai hänen sijaisenaan voi tilapäisesti toimia yksi tai useampi avustava varainhoidon valvoja, joka myös nimitetään Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 7 kohdan mukaisesti. 2. Varainhoidon valvoja on tehtäviään suorittaessaan vastuussa ainoastaan hallintoneuvostolle. 3. Varainhoidon valvojan velvollisuutena on valvoa - kaikkia menositoumuksia, - kaikkia maksusuorituksia, - kaikkia tuloja. Poiketen siitä, mitä tämän asetuksen 25 artiklan 2 kohdassa, 26 artiklan 2 ja 4 kohdassa, 27 artiklan 2 kohdassa, 29 artiklan 3 kohdassa ja 34 artiklan 2 kohdassa säädetään ja Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 7 kohdan mukaisesti, voidaan tämän asetuksen 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä säätää, että varainhoidon valvoja voi valvoa vähämerkityksisiä tuloja tai menoja jälkikäteen. 4. Lisäksi varainhoidon valvoja tarkastaa ja arvioi järjestelmien, menettelytapojen ja sisäisten tarkastusten moitteettomuuden, asianmukaisuuden ja soveltamisen sekä raportoi niistä. Raportit jokaisesta erillisestä tarkastuksesta, arvioinnista ja tutkinnasta annetaan johtajalle ja hallintoneuvostolle. Johtaja ilmoittaa hallintoneuvostolle toimenpiteistä, joihin ryhdytään kunkin raportin perusteella. 5. Varainhoidon valvoja antaa hallintoneuvostolle kunkin varainhoitovuoden osalta kyseisen vuoden aikana suoritettua sisäistä valvontaa koskevan kertomuksen. 21 artikla Tulojen perimisen ja menojen maksamisen suorittaa tilinpitäjä, jonka johtaja nimeää ja joka on vastuussa johtajalle. Jollei 32 artiklan 2 kohdasta muuta johdu, tilinpitäjä on ainoa, jolla on toimivalta hoitaa raha- ja muita varoja. Hän on vastuussa siitä, että ne ovat tallessa. Tilinpitäjää voi hänen tehtävässään avustaa yksi tai useampi avustava tilinpitäjä, joka nimetään samoin edellytyksin kuin tilinpitäjä. 22 artikla Poiketen siitä, mitä 3 artiklan 1 kohdassa ja 4 artiklan 1 kohdassa säädetään, a) laskuista ja muista maksuselvityksistä, jotka tässä tapauksessa hyväksytään nettomääräisenä, voidaan vähentää: - perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa samanlaatuista maksattamista samasta luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa, - ajoneuvojen, laitteiden, tarvikkeiden ja rakennelmien arvo, joka kauppatavan mukaisesti on otettu huomioon hankittaessa uusia, samanlaisia ajoneuvoja, laitteita, tarvikkeita ja rakennelmia. Laskuista vähennettyjä alennuksia, palautuksia ja hyvityksiä ei merkitä erikseen tuloiksi; b) seuraavat määrät voidaan käyttää uudelleen budjettikohdasta, johon alkuperäinen meno on kirjattu: - tulot, jotka saadaan talousarvioon otettujen perusteettomasti maksettujen määrärahojen palauttamisesta, - tulot muille laitoksille tai elimille toimitetuista tarvikkeista ja suoritetuista palveluista, - vakuutuskorvauksista perityt määrät, - niiden verojen palautusten määrä, jotka ovat sisältyneet Europolille toimitettujen tavaroiden tai palvelujen hintaan, - tulot uusittavien tai käytöstä poistettavien ajoneuvojen, laitteiden, tarvikkeiden ja rakennelmien myynnistä. Määrät on käytettävä uudelleen ennen sen varainhoitovuoden loppua, joka seuraa sitä varainhoitovuotta, jona tulo on peritty. Tilisuunnitelmassa, sellaisena kuin siitä säädetään 48 artiklassa, on järjestelytilejä, joilla voidaan seurata tulojen ja menojen uudelleenkäyttöä. c) varainhoitovuoden aikana tapahtuneista kurssivaihteluista sekä käteismaksuista aiheutuneista korkomenoista ja -tuloista aiheutuvia mukautuksia voidaan tehdä. Ainoastaan positiivinen tai negatiivinen lopputulos sisällytetään varainhoitovuoden saldoon. 23 artikla Kunkin varainhoitovuoden saldo otetaan talousarvioon toiseen sitä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon, jolta se on 40 artiklan 2 kohdan mukaisesti johtunut. 24 artikla Jos tuloja ja menoja hallinnoidaan käyttäen yhtenäistettyjä atk-järjestelmiä, tämän osaston II jakson ja IV osaston säännöksiä sovelletaan ottaen huomioon tietokoneistetun hallinnon tarjoamat mahdollisuudet ja sen vaatimukset. Tällöin voidaan: - perusteena olevat asiakirjat jättää tulojen ja menojen hyväksyjän tai tilinpitäjän haltuun tarkastuksia varten, - allekirjoitukset ja hyväksymismerkinnät tehdä solveltuvassa atk-muodossa. Tämän artiklan toteuttamisen ehdot määritellään 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. II JAKSO Tulojen ja menojen hoito 25 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ennakkoilmoitus jokaisesta sellaisesta toimenpiteestä tai tilanteesta, josta voi aiheutua Europolille saatava tai joka voi muuttaa sen saatavaa. Ilmoituksessa on erityisesti mainittava tulon laatu, talousarvion kohta, johon se kirjataan, sekä mahdollisuuksien mukaan arvioitu määrä sekä velallisen nimi. 2. Saatavia koskevat ennakkoilmoitukset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) tulo on kirjattu oikeaan kohtaan, b) ennakkoilmoitus on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen. 3. Tilinpitäjä kirjaa hyväksytyt saatavia koskevat ennakkoilmoitukset väliaikaisesti. 26 artikla 1. Europolin saatavien perimiseen vaaditaan tulojen ja menojen hyväksyjän antama perintämääräys. 2. Perintämääräykset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) tulo on kirjattu oikeaan kohtaan, b) perintämääräys on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen, c) perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia, d) velallinen on nimetty oikein, e) eräpäivä on merkitty, f) edellä 2 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu, g) perittävä määrä on oikea ja merkitty oikeassa valuutassa. 3. Tilinpitäjä on vastuussa asianmukaisesti laadituista perintämääräyksistä. Hänen on huolehdittava kaikin tavoin siitä, että Europolin saatavat maksetaan ajallaan ja että Europolin oikeudet turvataan. 4. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä luopuu todetun saatavan perimisestä, hän toimittaa ensin ehdotuksen peruuntumisesta tilinpitäjälle, joka antaa sen varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän tarkoituksena on sen varmentaminen, että luopumispäätös on asianmukainen ja 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukainen. 27 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ensin ehdotus maksusitoumukseksi toimenpiteestä, josta aiheutuu menoja meneillään olevaan tai seuraaviin talousarvioihin. Ehdotuksessa mainitaan menon käyttötarkoitus, sen arvioitu määrä, kohta, johon meno kirjataan talousarviossa ja velkoja. Juoksevista menoista voidaan tehdä alustava maksusitoumus. 2. Ehdotukset maksusitoumuksiksi toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) ehdotukset maksusitoumuksiksi on tehty 1 kohdan mukaisesti, b) meno on kirjattu oikein, c) määrärahat ovat käytettävissä, d) meno on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen, e) edellä 2 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu. 3. Hyväksymismerkintä ei voi olla ehdollinen. 4. Tilinpitäjä rekisteröi hyväksytyn maksusitoumuksen. 28 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän suorittaman menojen maksattamisen tarkoituksena on a) tarkistaa maksun saajan vaade, b) määrittää tai tarkistaa maksun todenmukaisuus ja sen määrä, c) tarkistaa ne edellytykset, joilla vaade voidaan vaatia maksettavaksi, d) tarkistaa, että tavara on toimitettu tai palvelut suoritettu tilauksen mukaan. 2. Menon maksattamista varten on esitettävä asiakirjat, joista käyvät ilmi velkojan oikeudet. Tulojen ja menojen hyväksyjä sekä joku muu toimihenkilö toteuttavat 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetun tarkistuksen ja vahvistavat sen allekirjoituksellaan. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi omalla vastuullaan uskoa tarkistusten toteuttamisen toiselle. 3. Palkat, palkkaedut sekä lisät ja korvaukset maksatetaan henkilöstöstä vastaavan yksikön laatimien koontiluetteloiden mukaisesti, lukuun ottamatta tapauksia, joissa erillinen maksattaminen on välttämätön. 29 artikla 1. Hyväksymisellä tarkoitetaan toimenpidettä, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä maksumääräkysen antamalla oikeuttaa tilinpitäjän maksamaan maksatetun menon. 2. Maksumääräyksessä on mainittava - varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan, - talousarvion momentti ja mahdollisesti muut tarpeelliset alajaottelut, - maksettava määrä ja valuutta, - maksun saajan nimi ja osoite, - menon käyttötarkoitus, - maksutapa, jos se on mahdollista, ja - vastaavien maksusitoumusten hyväksymismerkintöjen numerot ja päivämäärät. Maksumääräykseen on liitettävä alkuperäiset menon perusteena olevat asiakirjat tai poikkeuksellisesti oikeiksi todistetut jäljennökset. 3. Maksumääräykset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) maksumääräys on annettu asianmukaisesti, b) maksumääräys vastaa menoa koskevaa maksusitoumusta ja sen määrä on oikea, ottaen huomioon 2 artiklassa tarkoitetut moitteettoman varainhoidon periaatteet, c) meno on kirjattu oikeaan kohtaan, d) määrärahat ovat käytettävissä, e) perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia, ja f) maksun saaja on nimetty oikein. 4. Alkuperäinen maksumääräys, johon on liitetty maksun perusteena olevat asiakirjat, on toimitettava hyväksymismerkinnän antamisen jälkeen tilinpitäjille. 30 artikla Erittäin maksettaessa on ensimmäiseen maksumääräykseen liitettävä asiakirjat, joihin maksun saajan oikeus kyseiseen erään perustuu. Myöhemmissä maksumääräyksissä on viitattava jo aiemmin toimitettuihin perusteena oleviin asiakirjoihin. 31 artikla 1. Menon maksaminen on lopullinen toimenpide, joka vapauttaa Europolin velvoitteistaan maksunsaajia kohtaan. Tilinpitäjän on suoritettava maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa. Tilinpitäjän on keskeytettävä maksun suorittaminen, kun asiassa on virhe tai kun on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta, tai kun tämän varainhoitoasetuksen säännöksiä ei ole noudatettu. 2. Jos maksun suorittaminen keskeytetään, tilinpitäjän on mainittava keskeyttämisen perusteet kirjallisessa ilmoituksessa, joka hänen on toimitettava tulojen ja menojen hyväksyjälle ja tiedoksi varainhoidon valvojalle. 32 artikla 1. Maksut on yleensä suoritettava käyttäen pankki- tai postisiirtotiliä. Johtaja avaa kyseiset pankki- ja postisiirtotilit Europolin nimiin. Tilien avaamista, hallintoa ja käyttöä koskevat menettelytavat vahvistetaan 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. 2. Sekeissä ja posti- tai pankkisiirtomääräyksissä on oltava johtajan valtuuttaman kahden virkamiehen allekirjoitus, ja allekirjoituksista toisen on ehdottomasti oltava tilinpitäjän. 33 artikla Tiettyjen menoryhmien maksamiseksi voidaan perustaa ennakkomaksutilejä 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen soveltamista koskevien sääntöjen mukaisesti. Ainoastaan tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksutileille, lukuun ottamatta erityistapauksia, jotka on määritelty 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. 34 artikla 1. Tilinpitäjä voi myöntää henkilöstölle ennakkoa, jos siitä säädetään asetuksessa tai 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. Tilinpitäjä voi hyväksyä ennakoita, joilla katetaan maksuja, joita henkilöstöön kuuluva suorittaa Europolin puolesta. 2. Lukuun ottamatta 33 artiklassa tarkoitettuja ennakkomaksutilejä, ennakkoa voidaan maksaa vain, jos varainhoidon valvoja on sen ennalta hyväksynyt. 35 artikla 1. Jos varainhoidon valvoja kieltäytyy antamasta 25 artiklan 2 kohdassa, 26 artiklan 2 kohdassa, 26 artiklan 4 kohdassa, 27 artiklan 2 kohdassa, 29 artiklan 3 kohdassa, 34 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua hyväksymismerkintää, hänen on perusteltava kieltäytymisensä kirjallisessa ilmoituksessa, joka on toimitettava tilinpitäjälle, joka ilmoittaa kieltäytymisestä tulojen ja menojen hyväksyjälle. 2. Johtaja voi vahvistaa saatavaa koskevan ennakkoilmoituksen, perintämääräyksen, peruutusehdotuksen, menositoumuksen, maksumääräyksen tai ennakon, kun hyväksymismerkinnän antamisesta on kieltäydytty, paitsi jos kyse on siitä, että määrärahoja ei ole käytettävissä. Saatavaa koskevaa ennakkoilmoitusta, perintämääräystä, peruutusehdotusta, menositoumusta, maksumääräystä tai ennakkoa pidetään sen jälkeen asianmukaisesti tehtynä. Tämän säännöksen soveltamisesta on ilmoitettava välittömästi hallintoneuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 36 artikla Yhteyshenkilöiden toiminnasta aiheutuvista kustannuksista vastaavat Europol-yleissopimuksen 5 artiklan 9 kohdan mukaisesti yleensä yhteyshenkilön lähettäneet jäsenvaltiot. Europolin talousarviosta maksetaan kuitenkin yhteyshenkilöiden sellaiseen toimintaan liittyvät kustannukset, joka on suoritettu yhteyshenkilön lähettäneen jäsenvaltion suostumuksella Europolin puolesta, Europolin pyynnöstä tai jos toiminta muuten kuuluu Europolin yleiseen toimivaltaan. Myös ne menot, joita ei voida kohdistaa, maksetaan Europolin talousarviosta. III JAKSO Jäsenvaltioiden maksamat rahoitusosuudet 37 artikla 1. Kunkin jäsenvaltion maksama rahoitusosuus varainhoitovuoden t talousarvioon lasketaan Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 2 kohdan mukaisesti kyseisen valtion vuoden t -2 bruttokansantulon, jäljempänä "BKTL", perusteella. Rahoitusosuus ilmoitetaan ecuina. 2. Käytettävien rahoitusosuuksien laskeminen talousarviota laadittaessa perustuu kansallisina valuuttoina ilmoitettuihin BKTL-ennusteisiin, joita on käytetty laadittaessa Euroopan yhteisöjen alustavaa talousarvioesitystä varainhoitovuodelle t -2. Kyseiset ennusteet muunnetaan ecuiksi soveltaen vuoden t -2 keskikurssia. 38 artikla 1. Johtaja panee rahoitusosuudet maksuun varainhoitovuodelle t vuoden t -1 joulukuun 1 päivään mennessä tai viimeistään kuukausi talousarvion vahvistamisen jälkeen sen mukaan, kumpi näistä ajankohdista on myöhäisempi. 2. Jollei 8 artiklasta muuta johdu, jäsenvaltioiden rahoitusosuudet on maksettava täysimääräisinä vuoden t maaliskuun 31 päivään mennessä tai viimeistään kuukausi rahoitusosuuksien maksuunpanon jälkeen sen mukaan, kumpi näistä ajankohdista on myöhäisempi. Maksut suoritetaan ecuina tai kansallisina valuuttoina. 3. Jäsenvaltion rahoitusosuuden siltä osalta, jota ei ole maksettu kuukauden kuluessa 2 kohdassa säädetystä määräpäivästä, peritään korkoa 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä määritettävän tavanomaisen lainakoron mukaan. Tämän säännöksen soveltamisesta on ilmoitettava hallintoneuvostolle. 39 artikla Myös täydentävän lisätalousarvion osalta sovelletaan 37 ja 38 artiklaa. 40 artikla 1. Varainhoitovuodelle t 53 artiklan mukaisesti laaditun tulostilin perusteella ja soveltamalla vuoden t -2 todellisia bruttokansantulolukuja sellaisina kuin Euroopan komissio on ne kansallisina valuuttoina määritellyt, sekä saman vuoden keskikurssia, johtaja laskee uudelleen varainhoitovuodelle t tarvittavat jäsenvaltioiden rahoitusosuudet, jotta voitaisiin rahoittaa kyseisen vuoden todelliset menot ja siirrot seuraavalle varainhoitovuodelle. 2. Varainhoitovuoden t ylijäämän sekä vuoden t -2 alustavien ja todellisten bruttokansantulolukujen erojen huomioon ottamiseksi sovelletaan seuraavaa menettelyä: a) niiden jäsenvaltioiden osalta, joiden varainhoitovuoden t osalta todellisuudessa maksamat rahoitusosuudet ylittävät 1 kohdan mukaisesti tarvittavat rahoitusosuudet, liikaa maksettu määrä vähennetään varainhoitovuodelle t +2 maksuun pantavista rahoitusosuuksista; b) niiden jäsenvaltioiden osalta, joiden varainhoitovuoden t osalta todellisuudessa maksamat rahoitusosuudet alittavat 1 kohdan mukaisesti tarvittavat rahoitusosuudet, maksettava määrä pannaan maksuun yhdessä varainhoitovuoden t +2 osalta maksuun pantavien rahoitusosuuksien kanssa. IV JAKSO Sopimusten tekeminen ja omaisuusluettelo 41 artikla 1. Rakennusten ja irtaimen omaisuuden ostoa tai vuokraamista sekä palvelujen tarjoamista ja rakennusurakoita koskevat sopimukset on tehtävä kirjallisesti. 2. Lukuun ottamatta sopimuksia, jotka koskevat jo valmistuneen rakennuksen ostoa tai rakennuksen vuokraamista, sopimukset on tehtävä tarjouspyynnön esittämisen jälkeen. Sopimukset voidaan kuitenkin tehdä suoraan seuraavissa tapauksissa: a) jäljempänä 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä vahvistetuissa rajoissa, b) kun irtaimen omaisuuden ostoon tai vuokraamiseen, palvelujen tarjoamiseen tai rakennusurakoihin ei asian kiireellisyyden vuoksi voida soveltaa tarjouspyyntömenettelyn määräaikoja, c) kun tarjouspyyntömenettely ei tuota tulosta tai kun esitettyjä hintoja ei voida hyväksyä, d) kun teknisten, käytännön, turvallisuuteen liittyvien tai oikeudellisten syiden vuoksi vain tietty urakoitsija tai toimittaja voi tarjota tavaran tai palvelun, e) kun on kyse lisähankintoja, -palveluja tai -rakennustöitä koskevista sopimuksista, joita ei teknisistä syistä voida erottaa pääsopimuksesta. Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa Europolin on kuitenkin siinä määrin kuin se on mahdollista ja kaikin asianmukaisin keinoin huolehdittava siitä, että ne toimittajat, jotka todennäköisesti voivat tarjota kyseessä olevat tavarat tai palvelut, voivat kilpailla keskenään. 3. Tarjouspyynnöt on pääsääntöisesti julkaistava kaikissa jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa, sikäli kuin tämä on sopusoinnussa Euroopan unionin asiaan liittyvien tuotannonalojen kehittämisen kanssa. Tällaisten tarjouspyyntöjen julkaisemista voidaan kuitenkin rajoittaa, jos tiettyjen tavaroiden ja palvelujen osalta ei voida niiden määrän tai laadun vuoksi antaa yleistä tarjouspyyntöä. 4. Tarjouspyyntömenettelyt, sopimuksen tekemistä koskevat perusteet ja sopimusten tekemisen jälkeiset tarkistusmenettelyt määritetään ja niitä säännellään 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä edellyttäen, että sopimuksen tekemistä koskevat perusteet määritetään 44 artiklassa tarkoitettujen direktiivien säännöksiä vastaavasti. 5. Hallintoneuvoston on hyväksyttävä sopimukset, joiden arvo ylittää 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä säädetyn rajan. 42 artikla Europol ei sopimuksia tehdessään saa syrjiä jäsenvaltioiden kansalaisia näiden kansallisuuden perusteella. 43 artikla 1. Sopimus voidaan tehdä laskua tai laskelmaa vastaan, jos tavaroiden, palvelujen tai urakoiden oletettu arvo ei ylitä 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä säädettyjä määriä. 2. Sopimuksen täytäntöönpanon vakuudeksi hankkijoilta tai urakoitsijoilta voidaan takuulausekkeessa vaatia, että he antavat ennakkoon vakuuden. Vakuuden määrä vahvistetaan tavanomaisten kauppaehtojen mukaisesti. Jos sopimus ei johda suoritukseen tai sen suoritus viivästyy, Europolin on varmistettava, että se saa riittävän korvauksen kaikista vahingoista, koroista ja kuluista siten, että niiden määrä vähennetään vakuudesta siitä riippumatta, onko vakuuden antanut toimittaja itse vai kolmas osapuoli. 44 artikla Tehtäessä sopimuksia, joihin liittyvät määrät ovat vähintään yhtä suuret kuin julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamiseksi annetuissa direktiiveissä säädetyt vähimmäismäärät, Europolin on noudatettava samoja velvoitteita kuin jäsenvaltioiden osapuolten on direktiivien mukaisesti noudatettava. 45 artikla 1. Kaikesta Europolin irtaimesta ja kiinteästä omaisuudesta pidetään pysyvää omaisuusluetteloa, johon merkitään omaisuuden määrä ja arvo. Tähän omaisuusluetteloon otetaan ainoastaan sellainen irtain omaisuus, jonka arvo ylittää 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä vahvistetun määrän. 2. Kaikki tällaista kiinteää tai irtainta omaisuutta koskevat hankinnat on ennen maksun suorittamista merkittävä pysyvään omaisuusluetteloon. Laskussa tai liitteenä olevassa asiakirjassa, joka on laadittu menon maksamiseksi, on oltava maininta merkinnästä. 3. Europolin on itse tarkastettava, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta. 46 artikla 1. Irtaimen omaisuuden myynnistä on ilmoitettava julkisesti asianmukaisella tavalla. 2. Tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava ilmoitus tai pöytäkirja omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden myynnistä tai luovuttamisesta ilman vastiketta, sen käytöstä poistamisesta, vuokraamisesta ulkopuoliselle ja varkauden tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta. Kyseinen ilmoitus tai pöytäkirja toimitetaan tilinpitäjälle, joka toimittaa sen varainhoidon valvojan varmennettavaksi. Ilmoituksessa tai pöytäkirjassa on todettava erityisesti Europolin henkilöstön jäsenen tai muun henkilön mahdollinen esinettä koskeva korvausvelvollisuus. 3. Henkilöstön jäsenet eivät saa hankkia Europolin myymää irtainta omaisuutta, lukuun ottamatta tapauksia, joissa myynti tapahtuu julkisena huutokauppana. 4. Jos kiinteää omaisuutta tai suuria rakennelmia annetaan käytettäviksi korvauksetta, tästä on tehtävä sopimus, jonka varainhoidon valvoja hyväksyy. 5. Sovelletaan myös 4 artiklan 3 kohtaa. V JAKSO Kirjanpito 47 artikla 1. Kirjanpito on pidettävä ecu-määräisenä varainhoitovuosittain kahdenkertaista kirjanpitomenetelmää noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot; sen on perustuttava sitä tukeviin asiakirjoihin. Tilit päätetään varainhoitovuoden päättyessä 53 artiklassa tarkoitetun taseen ja tulostilin laatimiseksi. Tulostili on toimitettava varainhoidon valvojalle. 2. Tulostili ja tase esitetään ecu-määräisinä. 48 artikla 1. Tilisuunnitelmassa eritellään selkeästi talousarvion tilit ja tasetilit. Se käsittää kaksi osaa: a) talousarvion kulutilit ja tuottotilit, joista on mahdollista seurata talousarvion yksityiskohtaista toteuttamista, b) tasetilit, joista käy ilmi Europolin varallisuus. Näistä tileistä on käytävä ilmi Europolin oikeudellisten velvoitteiden ennakoitu vaikutus. 2. Ennakot on kirjattava väliaikaistilille ja selvitettävä viimeistään ennakon maksua seuraavana varainhoitovuotena, ei kuitenkaan pysyviä ennakkoja, joita tarkastellaan uudelleen määräajoin. Edellä 34 artiklassa tarkoitetut ennakot maksetaan kuitenkin pääsääntöisesti sen hankkeen toteuttamista seuraavan kuuden viikon kuluessa, johon ne on myönnetty. 3. Yksityiskohtaiset määräykset tilisuunnitelman laatimisesta ja käytöstä, mukaan lukien kirjanpitomääräykset, määritetään sekä varallisuutta ja velkoja että talousarvion toteuttamista koskevien toimenpiteiden osalta 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. 4. Kirjanpitoa sekä tulostilin ja taseen laatimista koskevia perusteena olevia asiakirjoja säilytetään viisi vuotta siitä päivästä, jona tehdään 55 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu päätös talousarvion toteuttamista koskevasta vastuuvapaudesta. Sellaisiin toimenpiteisiin liittyviä asiakirjoja, joita ei vielä ole lopullisesti saatettu päätökseen, säilytetään kuitenkin mainittua kauemmin, aina sitä vuotta seuraavan vuoden loppuun saakka, jona kyseiset toimenpiteet on lopullisesti saatettu päätökseen. VI JAKSO Tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, ennakkotilien hoitajien ja varainhoidon valvojan vastuu 49 artikla 1. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksumääräyksen noudattamatta tätä asetusta, häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi. Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä ei laadi saatavaa koskevaa asiakirjaa tai ei anna perintämääräystä taikka antaa ne perusteitta viivästyneinä. 2. Tilinpitäjään ja avustaviin tilinpitäjiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvollisiksi, jos: a) he eivät noudata 31 artiklan 1 kohtaa, b) heidän suorittamansa maksut eivät ole vastaaviin maksumääräyksiin merkittyjen määrien ja valuuttojen mukaisia, c) he suorittavat maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle. 3. Tilinpitäjän ja avustavien tilinpitäjien on otettava itselleen vakuutus 2 kohdassa tarkoitettujen riskien varalta. Europol maksaa vakuutuksesta aiheutuvat kulut. 4. Ennakkotilien hoitajiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi, jos: a) he eivät asianmukaisten asiakirjojen avulla kykene perustelemaan suorittamiaan maksuja, b) he suorittavat maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle. 5. Varainhoidon valvojaan ja avustaviin varainhoidon valvojiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi, jos he ylittävät talousarviomäärärahat tai syyllistyvät törkeään huolimattomuuteen tehtäviensä hoitamisessa. 6. Tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakkotilien hoitajien korvausvelvollisuus ja heihin kohdistuvat kurinpitotoimet määräytyvät Europolin työntekijöitä koskevien henkilöstösääntöjen asiaankuuluvien säännösten mukaisesti. Näitä säännöksiä sovelletaan osin myös varainhoidon valvojan ja avustaviin varainhoidon valvojien korvausvelvollisuuteen ja heihin kohdistuviin kurinpitotoimiin. IV OSASTO TILINPÄÄTÖKSEN ESITTÄMINEN JA TILINTARKASTUS I JAKSO Tilinpäätöksen esittäminen 50 artikla Johtaja laatii ja esittää vuosittain Europol-yleissopimuksen 36 artiklan mukaisesti tulostilin ja taseen sellaisena kuin ne ovat edellisen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä. Tulostili käsittää kaikki edellisen varainhoitovuoden tuloja ja menoja koskevat tapahtumat. Se esitetään samassa muodossa ja samoja alajaotteluja noudattaen kuin talousarvio. Tase sisältää varojen osalta perittävien tulojen määrän ja velkojen osalta sellaisten varainhoitovuoden menojen määrän, joita ei ole vielä merkitty kirjanpitoon. Taseeseen liitetään yhteenveto, josta käyvät ilmi tilitapahtumat sekä tilien saldot edellisen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä. 51 artikla 1. Viimeistään seuraavan vuoden toukokuun 31 päivänä johtaja toimittaa tulostilin, taseen ja vuosittaisen tilinpäätöskertomuksen, sellaisina kuin niistä määrätään Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 1 kohdassa, neuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle ja antaa ne tiedoksi hallintoneuvostolle ja varainhoitokomitealle. 2. Vuosittaisessa kertomuksessa on esitettävä erityisesti: a) tehdyt maksusitoumukset ja varainhoitovuoden määrärahoista suoritetut maksut, b) talousarvion kuhunkin momenttiin merkityt kokonaistulot ja -menot, c) varainhoitovuoden lopussa käyttämättä olleet määrärahat, joita ei ole siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle, d) seuraavalle varainhoitovuodelle 6 artiklan mukaisesti siirretyt määrärahat, e) edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttö, f) selvitys tulojen tai menojen ylittäessä tai alittaessa talousarviossa ennakoidut määrät, g) Europolin varat ja vastuut, h) varainhoitovuoden aikana tehdyt pääoman investoinnit, i) tilinpäätöksen asianmukaisen ymmärtämisen kannalta mahdollisesti tarvittavat lisäselvitykset mukaan lukien arvio Europolin tulevasta rahoitustilanteesta. II JAKSO Tilintarkastus 52 artikla Yhteinen tilintarkastuskomitea suorittaa tilintarkastuksen hyväksyttyjen menettelytapojen mukaisesti asiakirjojen perusteella ja tarvittaessa paikan päällä, ja sen tarkoituksena on todeta tulojen ja menojen laillisuus ja asianmukaisuus Europol-yleissopimuksen, talousarvion sekä tämän asetuksen ja erityisesti sen 2 artiklan mukaisesti, sekä että varainhoito on ollut moitteetonta. 53 artikla 1. Johtaja antaa yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenille kaikki tarvittavat tiedot ja avustaa heitä kaikin mahdollisin tavoin heidän suorittaessaan tehtäväänsä. Johtaja asettaa komitean jäsenten käyttöön erityisesti kaikki käteisvara- ja tavaratilit ja kaikki tositteet, perusteena olevat asiakirjat ja varastoluettelot, joiden komitean jäsenet katsovat olevan tarpeen tulostilin tarkastamiseksi. Yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenillä on henkilökohtainen pääsy Europolin tiloihin ja heillä on oikeus esittää kysymyksiä johtajalle, apulaisjohtajille ja muille Europolin työntekijöille, jotka ovat vastuussa tuloja ja menoja koskevista tapahtumista. 2. Poiketen siitä, mitä I kohdassa säädetään, johtaja voi poikkeustapauksissa evätä yhteisen tilintarkastuskomitean jäseniltä pääsyn missä tahansa muodossa oleviin tietoihin, joihin sovelletaan Eruopol-yleissopimuksen määräyksiä tai sen mukaisesti annettuja luottamuksellisuutta koskevia säädöksiä. Johtajan on ilmoitettava hallintoneuvostolle välittömästi tämän säännöksen soveltamisesta. Hallintoneuvosto voi yksimielisellä päätöksellä myöntää yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenille pääsyn kyseisiin tietoihin. 3. Yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenien ja kaikkien jäseniä heidän tehtäviensä suorittamisessa avustavien henkilöiden on käsiteltävä kaikkia Europolista ja sen toiminnasta saatuja tietoja luottamuksellisina. 4. Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 3 kohdassa säädetty tarkastuskertomus voidaan julkaista kokonaan tai osittain ainoastaan, jos hallintoneuvosto on hyväksynyt sen ennakolta yksimielisesti. 54 artikla 1. Sen lisäksi, että yhteinen tilintarkastuskomitea on vastuussa tilintarkastuksesta, sen on esitettävä asianmukaiset huomautuksensa käytetyistä kirjanpitomenetelmistä ja yleisesti myös noudatettujen hallinnollisten menettelyjen rahoituksellisista vaikutuksista. 2. Huomautukset, jotka yhteisen tilintarkastuskomitean mukaan on esitettävä Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 3 kohdassa säädetyssä tarkastuskertomuksessa, on saatettava johtajan ja varainhoidon valvojan tietoon. Johtaja ja varainhoidon valvoja toimittavat yhteiselle tilintarkastuskomitealle vastauksensa kyseisiin huomautuksiin. 55 artikla 1. Yhteinen tilintarkastuskomitea antaa kertomuksensa edellisen varainhoitovuoden tileistä viimeistään lokakuun 31 päivänä. Komitean on kertomuksessaan selvitettävä suoritetun tilintarkastuksen laajuus ja luonne sekä esitettävä huomautuksensa tileistä ja taseesta sekä lyhyt arvio Europolin varainhoidosta. Tarkastuskertomus sekä johtajan ja varainhoidon valvojan vastaukset toimitetaan hallintoneuvostolle viimeistään joulukuun 31 päivänä. 2. Varainhoitokomitean lausunnon pohjalta hallintoneuvosto laatii neuvostolle suosituksen vastuuvapauden myöntämisestä johtajalle talousarvion toteuttamisesta. Neuvosto tekee Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 5 kohdan mukaisesti päätöksen tästä vastuuvapauden myöntämisestä seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivään mennessä. 3. Johtajan on toteutettava kaikki tarvittavat toimenpiteet vastatakseen vastuuvapautta koskevassa päätöksessä esitettyihin huomautuksiin. 4. Varainhoidon valvojan on otettava huomioon vastuuvapautta koskevassa päätöksessä esitetyt huomautukset. V OSASTO LOPPUSÄÄNNÖKSET 56 artikla Hallintoneuvosto ilmoittaa yhteiselle tilintarkastuskomitealle mahdollisimman pian kaikista päätöksistä ja toimenpiteistä, jotka on tehty 6, 8, 17 ja 20 artiklan soveltamiseksi. Yhteiselle tilintarkastuskomitealle ja varainhoidon valvojalle ilmoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakkotilien hoitajien nimeämisestä sekä 19 artiklan 1 kohdan ja 21 artiklan nojalla päätetyistä valtuutuksista tai nimeämisistä. Hallintoneuvosto toimittaa vahvistamansa varainhoitoon liittyvät menettelytapaa koskevat säännöt yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 57 artikla 1. Muutokset tähän asetukseen tehdään Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 9 kohdassa määrättyä menettelyä noudattaen yhteisen tilintarkastuskomitean kuulemisen jälkeen. 2. Johtajan ehdotuksesta sekä varainhoidon valvojan ja varainhoitokomitean kuulemisen jälkeen hallintoneuvosto vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat säännöt. Hallintoneuvosto tekee ratkaisunsa yksimielisesti. 58 artikla 1. Europolin aloittaessa toimintansa sille siirtyvät ilman eri toimenpiteitä kaikki varainhoitoon liittyvät oikeudet ja velvollisuudet, jotka on merkitty Europolin huumausaineyksikön kirjanpitoon. 2. Europol-yleissopimuksen 45 artiklan 5 kohdan mukaisesti Europolista tulee kaikkien niiden Europolin huumausaineyksikön yhteisestä talousarviosta rahoitettujen, Europolin huumausaineyksikön kehittämien tai tuottamien tai Alankomaiden hallituksen sen pysyvään käyttöön veloituksetta antamien laitteistojen omistaja. 3. Europolin aloittaessa toimintansa Europolin huumausaineyksikön koordinaattori esittää neuvostolle kertomuksen kyseisen yksikön tilinpäätöksestä sekä omaisuusluettelon kaikista laitteistoista, joiden omistaja Europolista 2 kohdan mukaisesti tulee. Kyseinen kertomus toimitetaan myös Europolin huumausaineyksikön tilintarkastajalle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 59 artikla Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä helmikuuta 1999. Tehty Brysselissä 18 päivänä tammikuuta 1999. Neuvoston puolesta O. LAFONTAINE Puheenjohtaja (1) EYVL C 316, 27.11.1995, s. 1. (2) EYVL L 350, 31.12.1994, s. 27.