Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi



Virallinen lehti nro L 145 , 31/05/2001 s. 0043 - 0048



Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi EUROOPAN PARLAMENTTI JA EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, jotka ottavat huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 255 artiklan 2 kohdan, ottavat huomioon komission ehdotuksen(1), noudattavat EY:n perustamissopimuksen 251 artiklassa määrättyä menettelyä(2), sekä katsovat seuraavaa: (1) Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 1 artiklan toisessa kohdassa vahvistetaan avoimuuden periaate ilmaisemalla, että sopimus merkitsee uutta vaihetta kehityksessä sellaisen yhä läheisemmän Euroopan kansojen välisen liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimman avoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia. (2) Avoimuus parantaa kansalaisten mahdollisuuksia osallistua päätöksentekomenettelyihin ja sen avulla varmistetaan, että hallinnolla on demokraattisessa järjestelmässä suhteessa kansalaisiin suurempi legitimiteetti, ja että se on tehokkaampaa ja vastuullisempaa. Avoimuus vahvistaa osaltaan kansanvallan ja perusoikeuksien kunnioittamisen periaatteita, joista määrätään EU-sopimuksen 6 artiklassa ja Euroopan unionin perusoikeuskirjassa. (3) Birminghamissa, Edinburghissa ja Kööpenhaminassa kokoontuneiden Eurooppa-neuvostojen päätelmissä korostetaan tarvetta lisätä unionin toimielinten työskentelyn avoimuutta. Tässä asetuksessa kootaan yhteen toimielinten jo aiemmin tekemät aloitteet, joiden tarkoituksena on ollut parantaa päätöksentekomenettelyjen avoimuutta. (4) Tämän asetuksen tarkoituksena on antaa yleisön oikeudelle tutustua asiakirjoihin mahdollisimman täysimääräinen vaikutus ja määritellä sitä koskevat yleiset periaatteet ja rajoitukset EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti. (5) Koska EHTY:n perustamissopimuksessa eikä Euratomin perustamissopimuksessa ole määräyksiä oikeudesta tutustua asiakirjoihin, Amsterdamin sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyn julistuksen n:o 41 mukaisesti Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission olisi pidettävä tätä asetusta lähtökohtanaan myös näiden kahden ensiksi mainitun sopimuksen puitteissa tapahtuvaa toimintaa koskevien asiakirjojen osalta. (6) Laajempi mahdollisuus tutustua asiakirjoihin olisi myönnettävä tapauksissa, joissa toimielimet toimivat lainsäätäjinä, myös silloin kun ne toimivat siirretyn toimivallan nojalla, kuitenkin siten, että samalla säilytetään toimielinten päätöksenteon tehokkuus. Tällaisten asiakirjojen olisi oltava mahdollisimman laajasti suoraan yleisön tutustuttavissa. (7) EU-sopimuksen 28 artiklan 1 kohdan ja 41 artiklan 1 kohdan mukaisesti tutustumisoikeus koskee myös asiakirjoja, jotka koskevat yhteistä ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa sekä poliisiyhteistyötä ja oikeudellista yhteistyötä rikosasioissa. Kunkin toimielimen olisi kunnioitettava turvallisuussääntöjään. (8) Sen varmistamiseksi, että tätä asetusta sovellettaisiin täysimääräisesti kaikkiin unionin toimiin, kaikkien toimielinten perustamien virastojen olisi sovellettava tässä asetuksessa säädettyjä periaatteita. (9) Joihinkin asiakirjoihin olisi niiden erittäin arkaluonteisen sisällön vuoksi sovellettava erityismenettelyä. Järjestelyt, joilla Euroopan parlamentille annetaan tietoja tällaisten asiakirjojen sisällöstä, olisi tehtävä toimielinten välisenä sopimuksena. (10) Toimielinten työskentelyn avoimuuden lisäämiseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission olisi annettava mahdollisuus tutustua sekä toimielinten laatimiin että niiden vastaanottamiin asiakirjoihin. Tässä yhteydessä on syytä muistaa, että Amsterdamin sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyssä julistuksessa n:o 35 todetaan, että jäsenvaltio voi vaatia komissiota tai neuvostoa olemaan toimittamatta kolmansille osapuolille kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa, jollei tämä jäsenvaltio ole antanut etukäteen suostumustaan asiakirjan toimittamiseen. (11) Toimielinten kaikkien asiakirjojen olisi pääsääntöisesti oltava yleisön tutustuttavissa. Tiettyjä yleisiä ja yksityisiä etuja on kuitenkin suojattava poikkeussäännöksin. Toimielimillä olisi oltava mahdollisuus suojata sisäisiä keskustelujaan ja neuvottelujaan silloin, kun se on välttämätöntä, jotta voidaan turvata toimielinten kyky hoitaa tehtäviään. Poikkeuksia arvioidessaan toimielinten olisi kaikilla unionin toiminnan aloilla otettava huomioon henkilötietojen suojaa koskevat yhteisön lainsäädännön periaatteet. (12) Kaikkien sääntöjen, jotka koskevat toimielinten asiakirjojen saamista tutustuttaviksi, olisi oltava tämän asetuksen mukaisia. (13) Tutustumisoikeuden täysimääräisen toteutumisen varmistamiseksi olisi noudatettava kaksivaiheista hallintomenettelyä, johon sisältyisi lisäksi mahdollisuus tuomioistuinkäsittelyyn tai kannella oikeusasiamiehelle. (14) Kunkin toimielimen olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet tiedottaakseen yleisölle uusista voimassa olevista säännöksistä ja kouluttaakseen henkilökuntansa avustamaan kansalaisia, kun nämä käyttävät tämän asetuksen mukaisia oikeuksiaan. Kunkin toimielimen olisi taattava pääsy asiakirjarekisteriin, jotta kansalaiset voisivat helpommin käyttää oikeuksiaan. (15) Vaikka tämän asetuksen tarkoituksena ei ole muuttaa asiakirjojen julkisuuteen sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä eikä sillä ole tällaista vaikutusta, on kuitenkin selvää, että jäsenvaltioiden olisi unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden välisiä suhteita säätelevän lojaalin yhteistyön periaatteen mukaisesti huolehdittava, etteivät ne aiheuta haittaa tämän asetuksen moitteettomalle soveltamiselle ja että niiden olisi kunnioitettava toimielinten turvallisuussääntöjä. (16) Tällä asetuksella ei rajoiteta jäsenvaltioiden oikeusviranomaisten tai tutkinnasta vastaavien elinten olemassa olevia oikeuksia tutustua asiakirjoihin. (17) EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan mukaan kukin toimielin vahvistaa omassa työjärjestyksessään erityismääräykset siitä, miten toimielimen asiakirjoihin voi tutustua. Yleisön oikeudesta tutustua neuvoston asiakirjoihin 20 päivänä joulukuuta 1993 tehtyä neuvoston päätöstä 93/731/EY(3), yleisön oikeudesta saada tietoja komission asiakirjoista 8 päivänä helmikuuta 1994 tehtyä komission päätöstä 94/90/EHTY, EY, Euratom(4), yleisön oikeudesta saada tietoa Euroopan parlamentin asiakirjoista 10 päivänä heinäkuuta 1997 tehtyä Euroopan parlamentin päätöstä 97/632/EY, EHTY, Euratom(5) sekä Schengenin asiakirjojen luottamuksellisuutta koskevia määräyksiä olisi näin ollen tarvittaessa muutettava tai ne olisi kumottava, OVAT ANTANEET TÄMÄN ASETUKSEN: 1 artikla Tarkoitus Tämän asetuksen tarkoituksena on a) määritellä ne julkiseen tai yksityiseen etuun perustuvat periaatteet, edellytykset ja rajoitukset, jotka koskevat EY:n perustamissopimuksen 255 artiklassa tarkoitettua oikeutta tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission, jäljempänä "toimielimet", asiakirjoihin, siten, että taataan mahdollisimman laaja oikeus tutustua asiakirjoihin, b) luoda säännöt, jotka takaavat tämän oikeuden mahdollisimman helpon käytön, ja c) edistää asiakirjoihin tutustumismahdollisuutta koskevia hyviä hallintokäytäntöjä. 2 artikla Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut ja soveltamisala 1. Jokaisella unionin kansalaisella sekä jokaisella luonnollisella henkilöllä, joka asuu jossain jäsenvaltiossa, sekä jokaisella oikeushenkilöllä, jolla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua toimielinten asiakirjoihin tässä asetuksessa määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti. 2. Toimielimet voivat samojen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti antaa luonnollisen henkilön, joka ei asu missään jäsenvaltiossa, tai oikeushenkilön, jolla ei ole sääntömääräistä kotipaikkaa missään jäsenvaltiossa, tutustua asiakirjoihin. 3. Tätä asetusta sovelletaan kaikkiin toimielimen hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen toimielimen laatimiin tai sen vastaanottamiin ja sen hallussa oleviin asiakirjoihin kaikilla Euroopan unionin toiminnan aloilla. 4. Yleisön on saatava tutustua asiakirjoihin joko kirjallisen hakemuksen perusteella tai suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 4 ja 9 artiklan soveltamista. Erityisesti lainsäädäntömenettelyn yhteydessä laadittuihin tai vastaanotettuihin asiakirjoihin on voitava tutustua suoraan 12 artiklan mukaisesti. 5. Arkaluonteisiksi 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti luokiteltuihin asiakirjoihin sovelletaan kyseisen artiklan mukaista erityismenettelyä. 6. Tämä asetus ei rajoita kansainvälisen oikeuden välineisiin tai toimielinten niiden täytäntöönpanemiseksi antamiin säädöksiin perustuvaa yleisön oikeutta tutustua toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin. 3 artikla Määritelmät Tässä asetuksessa tarkoitetaan: a) "asiakirjalla" mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua tekstiä taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä; b) "kolmannella" kyseisen toimielimen ulkopuolista luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä tai yksikköä, mukaan lukien jäsenvaltiot, yhteisön tai sen ulkopuoliset toimielimet ja elimet ja kolmannet maat. 4 artikla Poikkeukset 1. Toimielimet eivät anna tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi: a) sellaisen yleisen edun suojaa, joka koskee: - yleistä turvallisuutta; - puolustusta ja sotilasasioita; - kansainvälisiä suhteita; - yhteisön tai jäsenvaltion finanssi-, raha- tai talouspolitiikkaa; b) yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa, erityisesti yhteisön lainsäädännön mukaista henkilötietojen suojaa. 2. Toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi: - tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, suojaa; - tuomioistuinkäsittelyn ja oikeudellisen neuvonannon suojaa; - tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa; jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. 3. Asiakirjaa, jonka toimielin on laatinut sisäiseen käyttöön tai jonka se on vastaanottanut ja joka liittyy asiaan, josta toimielin ei ole tehnyt päätöstä, ei anneta tutustuttavaksi, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti toimielimen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. Tutustuttavaksi ei anneta asiakirjaa, joka sisältää sisäiseen käyttöön tarkoitettuja mielipiteitä osana asianomaisen toimielimen neuvotteluja ja alustavia keskusteluja päätöksen tekemisen jälkeenkään, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti toimielimen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista. 4. Jos kyse on kolmannen asiakirjasta, toimielin kuulee tätä arvioidakseen, onko 1 tai 2 kohdassa säädettyä poikkeusta sovellettava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei tule luovuttaa. 5. Jäsenvaltio voi pyytää toimielintä olemaan luovuttamatta kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa ilman jäsenvaltion etukäteen antamaa suostumusta. 6. Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat luovutetaan. 7. Edellä 1-3 kohdassa säädettyjä poikkeuksia sovelletaan ainoastaan niin kauan kuin suojelu on asiakirjan sisällön kannalta perusteltua. Poikkeuksia voidaan soveltaa enintään 30 vuoden ajan. Kun kyseessä ovat yksityisyyden suojaa tai kaupallisia etuja koskevien poikkeusten piiriin kuuluvat asiakirjat ja arkaluonteiset asiakirjat, poikkeuksia voidaan tarvittaessa soveltaa tämän jälkeenkin. 5 artikla Jäsenvaltioiden hallussa olevat asiakirjat Kun jäsenvaltio vastaanottaa pyynnön, joka koskee sen hallussa olevaa toimielimestä peräisin olevaa asiakirjaa, jäsenvaltio kuulee asianomaista toimielintä, jollei ole selvää, että asiakirja on luovutettava tai että sitä ei tule luovuttaa, voidakseen tehdä päätöksen, joka ei vaaranna tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamista. Jäsenvaltio voi tämän asemesta toimittaa pyynnön edelleen asiakirjan laatineelle toimielimelle. 6 artikla Hakemukset 1. Hakemus saada tutustua asiakirjoihin on esitettävä kirjallisesti, sähköinen muoto mukaan luettuna, jollain EY:n perustamissopimuksen 314 artiklassa tarkoitetuista kielistä ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirja on toimielimen tunnistettavissa. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta. 2. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, toimielin pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä esimerkiksi antamalla tietoja julkisten asiakirjarekisterien käytöstä. 3. Jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, kyseinen toimielin voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi. 4. Toimielimet antavat kansalaisille tietoa ja neuvoja siitä, miten ja minne voidaan tehdä hakemus saada tutustua asiakirjoihin. 7 artikla Alkuperäisten hakemusten käsittely 1. Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset käsitellään välittömästi. Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta toimielin joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 10 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta tämän artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdä uudistettu hakemus. 2. Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun hän on vastaanottanut toimielimen vastauksen, tehdä uudistettu hakemus ja pyytää toimielintä tarkistamaan kantaansa. 3. Poikkeuksellisesti, esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti. 4. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen. 8 artikla Uudistettujen hakemusten käsittely 1. Uudistetut hakemukset käsitellään välittömästi. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta toimielin joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 7 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain. Jos toimielin kieltäytyy antamasta asiakirjaa kokonaan tai osittain tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista, toisin sanoen mahdollisuudesta nostaa asiasta kanne toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti. 2. Poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti. 3. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hylätyksi, ja hakija voi nostaa kanteen toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen asianomaisten määräysten mukaisesti. 9 artikla Arkaluonteisten asiakirjojen käsittely 1. Arkaluonteisia ovat asiakirjat, jotka ovat peräisin toimielimistä tai niiden virastoista, jäsenvaltioista tai kolmansista maista tai kansainvälisistä järjestöistä ja joiden turvaluokitus on "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" tai "CONFIDENTIEL" kyseisen toimielimen niiden sääntöjen mukaisesti, joilla suojellaan Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla aloilla, erityisesti yleisen turvallisuuden, puolustuksen ja sotilasasioiden osalta. 2. Arkaluonteisia asiakirjoja koskevia 7 ja 8 artiklassa säädettyjen menettelyjen mukaisia hakemuksia käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on oikeus perehtyä näihin asiakirjoihin. Nämä henkilöt myös arvioivat, mitkä viittaukset arkaluonteisiin asiakirjoihin voidaan tehdä julkisessa asiakirjarekisterissä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 11 artiklan 2 kohdan soveltamista. 3. Arkaluonteinen asiakirja kirjataan rekisteriin tai luovutetaan vain sen suostumuksella, jolta asiakirja on peräisin. 4. Toimielimen, joka päättää olla antamatta arkaluonteista asiakirjaa tutustuttavaksi, on perusteltava päätöksensä siten, että 4 artiklassa suojattuja etuja ei vahingoiteta. 5. Jäsenvaltioiden on toteutettava aiheelliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että arkaluonteisia asiakirjoja koskevia hakemuksia käsiteltäessä tämän ja 4 artiklan periaatteita kunnioitetaan. 6. Arkaluonteisia asiakirjoja koskevat toimielinten säännöt julkaistaan. 7. Komissio ja neuvosto antavat Euroopan parlamentille tietoja arkaluonteisista asiakirjoista toimielinten sopimien järjestelyjen mukaisesti. 10 artikla Asiakirjaan tutustuminen hakemuksen perusteella 1. Hakija saa tutustua asiakirjoihin toivomuksensa mukaan joko siten, että hän tutustuu asiakirjoihin toimielimen tiloissa tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan lukien sähköisessä muodossa oleva jäljennös, jos sellainen on saatavissa. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Korvaus ei saa ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. Asiakirjoihin tutustuminen toimielimen tiloissa, alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä on maksutonta. 2. Jos kyseinen toimielin on jo luovuttanut asiakirjan ja se on helposti hakijan saatavilla, toimielin voi täyttää asiakirjan antamiseen tutustuttavaksi liittyvät velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan. 3. Asiakirjat toimitetaan sellaisena toisintona ja sellaisessa muodossa, jossa ne ovat (mukaan lukien sähköinen tai muu muoto, kuten pistekirjoitus, tavallista suurempi tekstikoko tai nauha), ottaen hakijan toivomukset huomioon täysimääräisesti. 11 artikla Asiakirjarekisterit 1. Toteuttaakseen käytännössä tämän asetuksen mukaiset kansalaisten oikeudet, kukin toimielin takaa yleisölle pääsyn asiakirjarekisteriin. Rekisterin olisi oltava käytettävissä sähköisesti. Viittaukset asiakirjoihin kirjataan rekisteriin viipymättä. 2. Asiakirjarekisterissä on oltava kustakin asiakirjasta viitenumero (mukaan lukien mahdollisen toimielimen yhteinen viitenumero), asiakirjan aihe ja/tai lyhyt kuvaus sen sisällöstä sekä asiakirjan vastaanotto- tai laatimis- ja rekisteröintipäivä. Viittaukset on tehtävä tavalla, joka ei vahingoita 4 artiklassa tarkoitettujen etujen suojaa. 3. Toimielinten on toteutettava välittömästi tarvittavat toimet asiakirjarekisterin perustamiseksi, ja sen on oltava käytettävissä 3 päivänä kesäkuuta 2002. 12 artikla Asiakirjaan tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä 1. Toimielimet asettavat asiakirjat suoraan yleisön saataville niin laajalti, kuin se on mahdollista, joko sähköisessä muodossa tai rekisteristä kyseisen toimielimen sääntöjen mukaisesti. 2. Erityisesti lainsäädäntöasiakirjojen, toisin sanoen asiakirjojen, jotka on laadittu tai vastaanotettu sellaisten säädösten antamiseen liittyvien menettelyjen yhteydessä, jotka joko sitovat jäsenvaltioita tai ovat niissä sitovia, olisi oltava suoraan saatavilla, jollei 4 ja 9 artiklassa toisin säädetä. 3. Muut asiakirjat ja erityisesti politiikan tai strategian kehittämiseen liittyvät asiakirjat tulisi mahdollisuuksien mukaan asettaa suoraan saataville. 4. Jos asiakirjaan ei voi tutustua suoraan rekisteristä, rekisteristä tulee ilmetä siinä määrin kuin mahdollista, missä asiakirja sijaitsee. 13 artikla Julkaiseminen virallisessa lehdessä 1. EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 ja 2 kohdassa ja Euratomin perustamissopimuksen 163 artiklan ensimmäisessä kohdassa tarkoitettujen säädösten lisäksi seuraavat asiakirjat julkaistaan virallisessa lehdessä, jollei tämän asetuksen 4 ja 9 artiklasta muuta johdu: a) komission ehdotukset; b) EY:n perustamissopimuksen 251 ja 252 artiklassa tarkoitettuja menettelyjä noudattaen vahvistetut neuvoston yhteiset kannat ja niiden perustelut sekä Euroopan parlamentin kannat näissä menettelyissä; c) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdyt puitepäätökset ja päätökset; d) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti neuvoston tekemät yleissopimukset; e) jäsenvaltioiden EY:n perustamissopimuksen 293 artiklan perusteella allekirjoittamat yleissopimukset; f) yhteisön tekemät tai EU-sopimuksen 24 artiklan mukaisesti tehdyt kansainväliset sopimukset. 2. Seuraavat asiakirjat julkaistaan virallisessa lehdessä niin laajalti kuin mahdollista: a) jäsenvaltion neuvostolle EY:n perustamissopimuksen 67 artiklan 1 kohdan tai EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti esittämät aloitteet; b) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut yhteiset kannat; c) muut kuin EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut direktiivit, muut kuin EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut päätökset, sekä suositukset ja lausunnot. 3. Kukin toimielin voi määritellä työjärjestyksessään ne muut asiakirjat, jotka julkaistaan virallisessa lehdessä. 14 artikla Tiedotus 1. Kukin toimielin toteuttaa vaadittavat toimenpiteet, joilla yleisölle tiedotetaan sen tämän asetuksen mukaisista oikeuksista. 2. Jäsenvaltiot toimivat yhteistyössä toimielinten kanssa kansalaisille suunnattavassa tiedotuksessa. 15 artikla Toimielinten hallintokäytännöt 1. Toimielimet kehittävät hyviä hallintokäytäntöjä helpottaakseen tässä asetuksessa taatun tutustumisoikeuden käyttöä. 2. Toimielimet perustavat toimielinten välisen komitean, jonka tehtävänä on tutkia parhaita käytäntöjä, tarkastella mahdollisia ristiriitoja ja keskustella asiakirjoihin tutustumista koskevasta tulevasta kehityksestä. 16 artikla Asiakirjojen jäljentäminen Tällä asetuksella ei rajoiteta olemassa olevien tekijänoikeutta koskevien sääntöjen soveltamista, jotka saattavat rajoittaa kolmannen oikeutta jäljentää tai hyödyntää luovutettuja asiakirjoja. 17 artikla Kertomukset 1. Kukin toimielin julkaisee vuosittain edeltävältä vuodelta kertomuksen, joka sisältää niiden tapausten määrän, joissa toimielin on kieltäytynyt antamasta asiakirjoja tutustuttavaksi, näiden kieltäytymisten perustelut sekä asiakirjarekisteriin kirjaamattomien arkaluonteisten asiakirjojen määrän. 2. Komissio julkaisee viimeistään 31 päivänä tammikuuta 2004 kertomuksen tämän asetuksen periaatteiden toteuttamisesta ja antaa suosituksia, joihin sisältyy tarvittaessa ehdotuksia asetuksen tarkistamiseksi ja toimielinten toteutettavia toimenpiteitä koskeva toimintasuunnitelma. 18 artikla Täytäntöönpanotoimenpiteet 1. Kukin toimielin mukauttaa työjärjestyksensä tämän asetuksen säännösten mukaiseksi. Mukautusten on tultava voimaan 3 päivänä joulukuuta 2001. 2. Komissio tutkii kuuden kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta, onko Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annettu neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83(6) tämän asetuksen mukainen, varmistaakseen, että asiakirjojen tallentaminen ja arkistointi toteutetaan mahdollisimman laajalti. 3. Komissio tutkii kuuden kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta, ovatko olemassa olevat asiakirjojen saamista tutustuttaviksi koskevat säännöt tämän asetuksen mukaisia. 19 artikla Voimaantulo Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sitä sovelletaan 3 päivästä joulukuuta 2001 alkaen. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. Tehty Brysselissä 30 päivänä toukokuuta 2001. Euroopan parlamentin puolesta Puheenjohtaja N. Fontaine Neuvoston puolesta Puheenjohtaja B. Lejon (1) EYVL C 177 E, 27.6.2000, s. 70. (2) Euroopan parlamentin lausunto, annettu 3. toukokuuta 2001 (ei vielä julkaistu virallisessa lehdessä) ja neuvoston päätös, tehty 28. toukokuuta 2001. (3) EYVL L 340, 31.12.1993, s. 43, päätös sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna päätöksellä 2000/527/EY (EYVL L 212, 23.8.2000, s. 9). (4) EYVL L 46, 18.2.1994, s. 58, päätös sellaisena kuin se on muutettuna päätöksellä 96/567/EY, EHTY, Euratom (EYVL L 247, 28.9.1996, s. 45). (5) EYVL L 263, 25.9.1997, s. 27. (6) EYVL L 43, 15.2.1983, s. 1.