Neuvoston säädös, annettu 4 päivänä lokakuuta 1999, Europolin talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta ja neuvoston säädöksen 1999/C 25/01 kumoamisesta



Virallinen lehti nro C 312 , 29/10/1999 s. 0001 - 0017



NEUVOSTON SÄÄDÖS, annettu 4 päivänä lokakuuta 1999, Europolin talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta ja neuvoston säädöksen 1999/C 25/01 kumoamisesta (1999/C 312/01) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (Europol-yleissopimus)(1) ja erityisesti sen 35 artiklan 9 kohdan sekä 36 artiklan 6 kohdan, ottaa huomioon hallintoneuvoston lausunnon, ottaa huomioon yhteisen tilintarkastuskomitean lausunnon, sekä katsoo seuraavaa: 1) Europolin talousarvioon on sovellettava moitteettoman varainhoidon ja erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden periaatteita, vuositalousarvioissa ja toimintasuunnitelmissa on nimettävä selvät tavoitteet suunnitelluille toimille, niiden toteuttamisen edistymistä on seurattava ja tarvittaessa on toteutettava kaikki lisätoimet niiden saavuttamiseksi. 2) Tällä säädöksellä annettua varainhoitoasetusta ei saa soveltaa tavalla, joka vaarantaisi Europol-yleissopimuksen 24 artiklassa mainitun yhteisen valvontaviranomaisen riippumattomuuden. 3) Europolin talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 18 päivänä tammikuuta 1999 annettu(2) neuvoston säädös 1999/C 25/01 olisi siten kumottava, ON ANTANUT TÄMÄN VARAINHOITOASETUKSEN: SISÄLTÖ >TAULUKON PAIKKA> I OSASTO YLEISET PERIAATTEET 1 artikla 1. Europolin talousarvio, jäljempänä "talousarvio", on säädös, jossa määrätään Europolin arvioiduista tuloista ja menoista kunakin varainhoitovuonna. Talousarviossa on oltava erilliset budjettikohdat kolmansien osapuolten rahoittamia toimia varten sekä tulojen että menojen osalta. Europolin viisivuotisessa taloussuunnitelmassa, jäljempänä "taloussuunnitelma", määrätään Europolin tuloista ja menoista sinä varainhoitovuonna, jota talousarvioehdotus koskee, sekä neljänä seuraavana varainhoitovuonna. 2. Jollei 22 artiklan säännöksestä muuta johdu ja lukuun ottamatta kolmansien osapuolten rahoittamia toimia, menoja ei voida hyväksyä ajaksi, joka ylittää varainhoitovuoden. 3. Menot, jotka aiheutuvat joko - sellaisista paikallisen käytännön mukaan tehdyistä sopimuksista, tai - sellaisista erityisesti varustehankintoja koskevista sopimusmääräyksistä, jotka kattavat varainhoitovuotta pidemmän ajanjakson, otetaan sen varainhoitovuoden talousarvioon, jonka kuluessa ne maksetaan. 2 artikla Talousarviomäärärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteiden sekä erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden periaatteiden mukaisesti. On määritettävä määrinä ilmaistavia tavoitteita ja niiden toteuttamista on seurattava. 3 artikla 1. Jollei 22 artiklasta muuta johdu, tulot ja menot otetaan talousarvioon ja tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä. 2. Tulojen on katettava kaikki menot. 3. Poiketen siitä, mitä 2 kohdassa säädetään, tietyt tulot, erityisesti seuraavat, säilyvät käyttötarkoitukseensa sidottuina: - määrättyä käyttötarkoitusta vastaavat tulot, kuten tulot rahastoista, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset, ja - tulot, jotka ovat peräisin kolmansilta osapuolilta niiden pyynnöstä suoritettavaa työtä varten. Tällaisille rahoitusosuuksille on oltava jonkin seuraavan menettelyn mukaisesti hallintoneuvoston yksimielisesti antama lupa: - Kolmansien osapuolten rahoitusosuuksille on saatava lupa sekä talousarviota vahvistettaessa että varainhoitovuoden kuluessa. - Europolille tehdyt lahjoitukset, mukaan luettuina lahjat ja testamenttilahjoitukset voidaan hyväksyä edellyttäen, että ne ovat sopusoinnussa Europol-yleissopimuksessa vahvistettujen politiikkojen, tavoitteiden ja toimien kanssa. 4 artikla 1. Tuloja ei voida periä eikä menoja maksaa muutoin kuin hyvittämällä tai veloittamalla ne jollekin talousarvion momentille. Menoihin ei voida sitoutua eikä niitä hyväksyä maksettavaksi siten, että hyväksytyt määrärahat ylitetään, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 22 artiklan soveltamista. 2. Jäljempänä 13 ja 14 artiklan mukaisesti vahvistettu henkilöstösuunnitelma muodostaa Europolille ehdottoman ylärajan; nimitystä, joka johtaisi tämän rajan ylittämiseen, ei voida suorittaa. Osa-aikatyötarpeet voidaan kattaa palkkaamalla muuta henkilöstöä vahvistetuissa rajoissa. 5 artikla 1. Varainhoitovuosi alkaa tammikuun 1 päivänä ja päättyy joulukuun 31 päivänä. 2. Varainhoitovuoden tulot kirjataan kunkin varainhoitovuoden tileille sekä saatavien määrien että perittyjen määrien perusteella. Poiketen siitä, mitä ensimmäisessä alakohdassa säädetään, ne rahoitusosuudet, jotka jäsenvaltiot ovat maksaneet talousarvioon ennen sen varainhoitovuoden alkua, jota ne koskevat, kirjataan kyseisen varainhoitovuoden talousarvioon. 3. Lukuunottamatta kolmansien osapuolten rahoittamia toimia, myönnetyt määrärahat voidaan käyttää ainoastaan sellaisten menojen kattamiseen, joihin on asianmukaisesti sitouduttu sille varainhoitovuodelle ja jotka on maksettu sinä varainhoitovuotena, jolle ne on hyväksytty, jollei 6 artiklasta muuta johdu, sekä kattamaan velat, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta ja joita varten ei ole siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta määrärahoja. Varainhoitovuoden menot kirjataan kyseisen varainhoitovuoden tileille niiden menojen perusteella, jotka on hyväksytty viimeistään joulukuun 31 päivänä ja joiden maksaminen on suoritettu ennen seuraavan tammikuun 15 päivää. 6 artikla 1. Määrärahojen käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä: a) määrärahat, joita ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jonka talousarvioon ne on otettu, yleensä peruuntuvat; b) henkilöstön palkkoihin sekä lisiin ja korvauksiin tarkoitettuja määrärahoja ei voida siirtää; c) ne määrärahat, jotka vastaavat tammikuun 1 päivän ja joulukuun 31 päivän välillä asianmukaisesti tehdyistä maksusitoumuksista aiheutuvia ja 31 päivänä joulukuuta vielä suorittamatta olevia maksuja, siirretään ilman eri toimenpiteitä käytettäviksi vain seuraavan varainhoitovuoden aikana. 2. Poiketen siitä, mitä 1 kohdassa säädetään, johtaja voi ennen 31 päivää tammikuuta toimittaa hallintoneuvostolle asianmukaisesti perustellut pyynnöt sellaisten määrärahojen siirtämisestä seuraavalle varainhoitovuodelle, joita ei ollut sidottu 31 päivänä joulukuuta. Määrärahojen siirtoa voidaan ehdottaa vain poikkeuksellisista syistä. Hallintoneuvosto päättää siirtämistä koskevista pyynnöistä viimeistään 1 päivänä maaliskuuta. Se tekee päätöksensä yksimielisesti. 3. Käyttämättömät tulot ja lahjoituksista sekä kolmansilta osapuolilta näiden puolesta suoritetusta työstä saadut, joulukuun 31 päivänä vielä käytettävissä olevat määrärahat siirretään ilman eri toimenpiteitä. 4. Varainhoitovuodelta seuraavalle varainhoitovuodelle siirretyt määrärahat peruuntuvat, jos niitä ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jolle ne siirrettiin. 5. Ilman eri toimenpiteitä siirrettävien määrärahojen luettelo on toimitettava hallintoneuvostolle tiedoksi ennen l päivää maaliskuuta. 6. Siirrettyjen määrärahojen käyttöä seurataan talousarvion toteuttamiseksi kuluvan varainhoitovuoden tileissä erikseen alamomentti alamomentilta. 7 artikla Seuraavana varainhoitovuotena maksettavia juoksevia menoja varten, jotka ovat luonteeltaan sellaisia, että ne syntyvät kyseisen varainhoitovuoden alussa, voidaan tehdä kunkin vuoden marraskuun 15 päivästä alkaen ennakkoon maksusitoumuksia seuraavaksi varainhoitovuodeksi varatuista määrärahoista siten, että neljännestä kaikista kuluvan varainhoitovuoden vastaavista määrärahoista ei ylitetä. Tällaiset maksusitoumukset voivat kuitenkin koskea vain uusia menoja, joiden perustetta ei vielä ole hyväksytty kuluvan varainhoitovuoden talousarviossa, jos seuraavan varainhoitovuoden talousarvio on jo hyväksytty. Vuokrat tai eräät niihin liittyvät menot, jotka lakiin tai sopimukseen perustuvista määräyksistä johtuen on suoritettava ennakkoon, voidaan joulukuun 20 päivästä alkaen maksaa seuraavaksi varainhoitovuodeksi varatuista määrärahoista. 8 artikla 1. Jos talousarviota ei ole vahvistettu varainhoitovuoden alkaessa, menot, joiden peruste on hyväksytty viimeisessä asianmukaisesti vahvistetussa talousarviossa, voidaan suorittaa tässä artiklassa esitetyin edellytyksin. Menon perustetta on pidettävä viimeisessä asianmukaisesti vahvistetussa talousarviossa hyväksyttynä, jos menon kirjaaminen tiettyyn budjettikohtaan olisi ollut mahdollista vertailukohteena olevana varainhoitovuotena. 2. Maksaminen voidaan suorittaa kuukausittain talousarvion luvuittain enintään kahdestoistaosaan asti kaikista määrärahoista, jotka on hyväksytty edelliseksi varainhoitovuodeksi asianomaiseen lukuun, mikäli se on tarpeen Europolin oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. 3. Hallintoneuvosto voi johtajan pyynnöstä hallinnollisten tarpeiden perusteella hyväksyä samanaikaisesti kaksi tai useampia väliaikaisia kahdestoistaosia tai poikkeuksellisesti maksuja, jotka eivät ole tarpeen Europolin oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Hallintoneuvosto tekee tällöin päätöksensä yksimielisesti. 4. Jäsenvaltioiden maksamista rahoitusosuuksista voidaan panna maksuun 1 kohdassa tarkoitetuissa olosuhteissa määrä, joka vastaa kolmea kahdestoistaosaa viimeisen asianmukaisesti vahvistetun talousarvion mukaisista rahoitusosuuksista. 5. Neuvosto voi johtajan pyynnöstä ja hallintoneuvoston lausunnon saatuaan taloudellisista syistä hyväksyä jäsenvaltioiden lisärahoitusosuuksien maksuunpanon. Hallintoneuvosto tekee tällöin päätöksensä yksimielisesti. 9 artikla Talousarvio sekä täydentävät tai korjaavat lisätalousarviot julkaistaan sellaisina kuin ne on vahvistettu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä neuvoston puheenjohtajan pyynnöstä. Julkaiseminen tapahtuu yleensä kuukauden kuluessa vahvistamispäivästä. 10 artikla 1. Talousarvio ja taloussuunnitelma laaditaan euroina. Euro on euron käyttöönotosta 3 päivänä toukokuuta 1998 annetussa neuvoston asetuksessa (EY) N:o 974/98(3) säädetty yhtenäisvaluutta. Tähän säännökseen sovelletaan kyseisen asetuksen muutoksia. 2. Euron muuntaminen rahaliittoon osallistumattoman jäsenvaltion ja kolmansien maiden valuutoiksi suoritetaan periaatteessa soveltaen muuntamispäivänä voimassa olevaa valuuttakurssia; periaatteesta voidaan poiketa poikkeustapauksissa 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen soveltamista koskevien sääntöjen mukaisesti. 11 artikla 1. Johtaja laatii joka vuosi aikaisemman toimintaohjelman perusteella esityksen toimintaohjelmaksi, jossa esitetään Europolille suunniteltu toiminta ja kehitys seuraavina viitenä vuotena. Toimintaohjelman erottamaton osa on taloussuunnitelma, jossa esitetään vuosittaisen toiminnan kannalta tarpeelliset rahoitusvarat ja henkilöstö. 2. Toimintasuunnitelmaesitys annetaan käsiteltäväksi hallintoneuvostolle, joka tekee ratkaisunsa varainhoitokomitean lausunnon saatuaan. Hallintoneuvosto tekee päätöksensä yksimielisesti. 12 artikla 1. Perustetaan varainhoitokomitea. 2. Varainhoitokomitean kokoonpano on määritelty Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 8 kohdassa. Neuvoston puheenjohtajana olevan jäsenvaltion edustaja toimii komitean puheenjohtajana. 3. Varainhoitokomitean tehtävät määritellään Europol-yleissopimuksen 35 artiklassa ja tässä asetuksessa. Komitea suorittaa lisäksi sellaiset talousarviota tai rahoitusta koskevat tehtävät, jotka hallintoneuvosto tai neuvosto sille antaa. Komitean on tehtäviään suorittaessaan huolehdittava erityisesti siitä, että 2 artiklassa tarkoitettuja periaatteita noudatetaan asianmukaisesti. 4. Komitea voi pyytää johtajaa toimittamaan sille kaikki tarpeellisina pitämänsä tiedot tai aineistot, jotka koskevat sellaisia talousarvioon tai rahoitukseen liittyviä kysymyksiä, joiden valvonnasta komitea vastaa. II OSASTO TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE I JAKSO Talousarvion laatiminen 13 artikla Johtaja toimittaa hallintoneuvostolle ja varainhoitokomitealle viimeistään 15 päivänä helmikuuta ennakkoarvion Europolin tuloista ja menoista seuraavalle vuodelle. Talousarvio ja taloussuunnitelma vahvistetaan Europol-yleissopimuksen 35 artiklan mukaisesti. 14 artikla 1. Talousarvioesityksen ja taloussuunnitelmaesityksen tueksi laaditaan selvitys, jossa on erityisesti a) yleiskatsaus tavoitteista, joihin talousarviolla pyritään; b) selvitys toimista, joihin määrärahoja pyydetään, ottaen huomioon 2 artiklassa tarkoitetut periaatteet sekä 11 artiklassa säädetyn toimintaohjelman; c) selvitys esitysten perustana olevista oletuksista sekä euron ja rahaliittoon osallistumattomien jäsenvaltioiden kansallisten valuuttojen sekä kolmansien maiden valuuttojen välisistä muuntokursseista; d) selvitys eri varainhoitovuosien välisistä määrärahojen muutoksista. 2. Henkilöstön osalta talousarvioesityksen liitteeksi laaditaan myös työasiakirja, jossa on seuraavat tiedot: a) kutakin henkilöstöryhmää kohden sellainen yksityiskohtainen luettelo talousarvioon otetuista toimista ja talousarvioesityksen antamispäivänä täytettyinä olevien toimien määrästä, jossa osoitetaan toimien jakautuminen palkkaluokittain ja hallintoyksiköittäin; b) muutokset perusteleva lausunto, jos on ehdotettu henkilöstömäärän muutosta. II JAKSO Talousarvion rakenne 15 artikla Talousarvio jaetaan osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin tulojen ja menojen laadun tai niiden käyttötarkoituksen mukaisesti kymmenysjärjestelmän mukaista luokittelua noudattaen. Talousarviossa on erilliset budjettikohdat kolmansien osapuolten rahoittamille toimille. Talousarviosta käyvät ilmi: a) tulotaulukon osalta: - kyseisen varainhoitovuoden tulot, - edellisen varainhoitovuoden talousarvioon otetut tulot ja viimeisen päätetyn varainhoitovuoden todetut tulot, - asianmukainen selvitysosa jokaisesta tulopuolen budjettikohdasta; b) menotaulukon osalta: - asianomaista varainhoitovuotta varten avatut määrärahat, jotka on jaoteltu osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin, - edellistä päätettyä varainhoitovuotta varten avatut määrärahat, joihin lisätään seuraavaan varainhoitovuoteen siirretyt määrät samalla tavoin jaoteltuina, - asianmukainen selvitysosa jokaisesta alajaottelusta; selvitysosat voivat sisältää rahoitusta koskevia tietoja Europolin työohjelmaan sisältyvistä hankkeista, kolmansille osapuolille suoritetuista palveluista, kolmansien osapuolten osallistumisesta Europolin toimintaan. III JAKSO Talousarvion muuttaminen 16 artikla 1. Johtaja voi väistämättömissä, poikkeuksellisissa tai odottamattomissa olosuhteissa tehdä esityksen korjaavaksi ja/tai täydentäväksi lisätalousarvioksi. 2. Esityksenä täydentäväksi lisätalousarvioksi on pidettävä jokaista esitystä, jonka seurauksena on määrärahojen kokonaismäärän kasvaminen taikka yhden tai useamman uuden toiminnan rahoittaminen ilman määrärahojen kokonaismäärän kasvua. Esityksenä korjaavaksi lisätalousarvioksi on pidettävä jokaista esitystä, jonka seurauksena on luonteeltaan rahoituksellisten tai teknisten muutosten tekeminen talousarvioon kasvattamatta määrärahojen kokonaismäärää tai edellyttämättä uutta toimintaa. 3. Esitys korjaavaksi ja/tai täydentäväksi lisätalousarvioksi on esitettävä, sitä on käsiteltävä ja se on vahvistettava samassa muodossa ja samojen menettelyjen mukaisesti kuin talousarvio, jonka arvioita se muuttaa. 4. Korjaava ja/tai täydentävä lisätalousarvio vahvistetaan Europol-yleissopimuksen 35 artiklassa määrätyn menettelyn mukaisesti. 17 artikla 1. Johtaja voi varainhoitovuoden neljän viimeisen kuukauden aikana siirtää - kussakin luvussa korkeintaan 25 prosenttia määrärahojen kokonaismäärästä, - määrärahoja luvusta toiseen samassa osastossa määrärahojen kokonaismäärän lisäämiseksi jossain luvussa enintään 25 prosentilla. Johtajan on ilmoitettava hallintoneuvostolle asiasta kolme viikkoa ennen siirtojen tekemistä. 2. Johtaja voi esittää muita kuin 1 kohdassa säädettyjä määrärahojen siirtoja. Hallintoneuvosto päättää tällaisista siirtoesityksistä. Se tekee päätöksensä yksimielisesti. 3. Poiketen siitä, mitä 2 kohdassa säädetään, määrärahoja ei voida siirtää osastoon tai osastosta, joka koskee henkilöstömenoja. III OSASTO TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN I JAKSO Yleiset säännökset 18 artikla Talousarvio toteutetaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjä, tilinpitäjä ja varainhoidon valvoja ovat eri henkilöitä. Määrärahojen hoidosta on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjä, jolla on yksin toimivalta tehdä menositoumus, todeta perittävät määrät sekä antaa perintä- ja maksumääräykset. Tilinpitäjä suorittaa perinnän ja maksamisen. Tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan tehtäviä ei saa yhdistää. 19 artikla 1. Johtaja, joka on toiminnastaan vastuussa neuvostolle, toteuttaa Europol-yleissopimuksen 29 artiklan 3 kohdan mukaisesti talousarviota omalla vastuullaan ja tätä asetusta noudattaen sekä myönnettyjen määrärahojen rajoissa. Johtaja voi siirtää päätösvaltansa määrittämiensä ehtojen mukaisesti ja valtuutuksessa vahvistamissaan rajoissa, joista ilmoitetaan valtuutetulle, tilinpitäjälle, varainhoidon valvojalle, hallintoneuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 2. Johtaja raportoi talousarvion toteuttamisesta hallintoneuvostolle ja varainhoitokomitealle joka kolmas kuukausi. 3. Johtaja voi hallintoneuvoston ennakkosuostumuksella tarvittaessa tehdä sitoumuksia tuleville varainhoitokausille edellyttäen, että kyseiset sitoumukset liittyvät meneillään olevassa talousarviossa hyväksyttyihin toimiin ja koskevat: a) luonteeltaan jatkuvia hallinnollisia tarpeita; b) sopimuksia, joissa edellytetään pitkiä aikoja sopimuksen tekemisen ja toimittamisen välillä; tai c) hankintoja, joiden osalta maksut suoritetaan useiden vuosien aikana. 20 artikla 1. Varainhoidon valvoja nimitetään Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 7 kohdan mukaisesti. Varainhoidon valvojaa voi tässä tehtävässä avustaa tai hänen sijaisenaan voi tilapäisesti toimia yksi tai useampi avustava varainhoidon valvoja, joka myös nimitetään Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 7 kohdan mukaisesti. 2. Varainhoidon valvoja on tehtäviään suorittaessaan vastuussa ainoastaan hallintoneuvostolle. 3. Varainhoidon valvojan velvollisuutena on valvoa - kaikkia menositoumuksia, - kaikkia maksusuorituksia, - kaikkia tuloja. Poiketen siitä, mitä tämän asetuksen 25 artiklan 2 kohdassa, 26 artiklan 2 ja 4 kohdassa, 27 artiklan 2 kohdassa, 29 artiklan 3 kohdassa ja 34 artiklan 2 kohdassa säädetään ja Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 7 kohdan mukaisesti, voidaan tämän asetuksen 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä säätää, että varainhoidon valvoja voi valvoa vähämerkityksisiä tuloja tai menoja jälkikäteen. 4. Lisäksi varainhoidon valvoja tarkastaa ja arvioi järjestelmien, menettelytapojen ja sisäisten tarkastusten moitteettomuuden, asianmukaisuuden ja soveltamisen sekä raportoi niistä. Raportit jokaisesta erillisestä tarkastuksesta, arvioinnista ja tutkinnasta annetaan johtajalle ja hallintoneuvostolle. Johtaja ilmoittaa hallintoneuvostolle toimenpiteistä, joihin ryhdytään kunkin raportin perusteella. 5. Varainhoidon valvoja antaa hallintoneuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle kunkin varainhoitovuoden osalta kyseisen vuoden aikana suoritettua sisäistä valvontaa koskevan kertomuksen. 21 artikla Tulojen perimisen ja menojen maksamisen suorittaa tilinpitäjä, jonka johtaja nimeää ja joka on vastuussa johtajalle. Jollei 32 artiklan 2 kohdasta muuta johdu, tilinpitäjä on ainoa, jolla on toimivalta hoitaa raha- ja muita varoja. Hän on vastuussa siitä, että ne ovat tallessa. Tilinpitäjää voi hänen tehtävässään avustaa yksi tai useampi avustava tilinpitäjä, joka nimetään samoin edellytyksin kuin tilinpitäjä. 22 artikla Poiketen siitä, mitä 3 artiklan 1 kohdassa ja 4 artiklan 1 kohdassa säädetään, a) laskuista ja muista maksuselvityksistä, jotka tässä tapauksessa hyväksytään nettomääräisenä, voidaan vähentää: - sakot, jotka on määrätty hyväksyttyä tarjousta koskevan sopimuksen osapuolelle, - perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa samanlaatuista maksattamista samasta luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa, - ajoneuvojen, laitteiden, tarvikkeiden ja rakennelmien arvo, joka kauppatavan mukaisesti on otettu huomioon hankittaessa uusia, samanlaisia ajoneuvoja, laitteita, tarvikkeita ja rakennelmia. Laskuista vähennettyjä alennuksia, palautuksia ja hyvityksiä ei merkitä erikseen tuloiksi; b) seuraavat määrät voidaan käyttää uudelleen budjettikohdasta, johon alkuperäinen meno on kirjattu: - tulot, jotka saadaan talousarvioon otettujen perusteettomasti maksettujen määrärahojen palauttamisesta, - tulot muille laitoksille tai elimille toimitetuista tarvikkeista ja suoritetuista palveluista, mukaan luettuina kyseisten laitosten puolesta maksettujen virkamatkakorvausten palautukset, - vakuutuskorvauksista perityt määrät, - niiden verojen palautusten määrä, jotka ovat sisältyneet Europolille toimitettujen tavaroiden tai palvelujen hintaan, - tulot uusittavien tai käytöstä poistettavien ajoneuvojen, laitteiden, tarvikkeiden ja rakennelmien myynnistä. Määrät on käytettävä uudelleen ennen sen varainhoitovuoden loppua, joka seuraa sitä varainhoitovuotta, jona tulo on peritty. Tilisuunnitelmassa, sellaisena kuin siitä säädetään 48 artiklassa, on järjestelytilejä, joilla voidaan seurata tulojen ja menojen uudelleenkäyttöä; c) voidaan tehdä varainhoitovuoden aikana tapahtuneista kurssivaihteluista sekä käteismaksuista aiheutuneista korkomenoista ja -tuloista aiheutuvia mukautuksia. Ainoastaan positiivinen tai negatiivinen lopputulos sisällytetään varainhoitovuoden saldoon. 23 artikla Kunkin varainhoitovuoden saldo otetaan toisen sitä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon, jolta se on 40 artiklan 2 kohdan mukaisesti johtunut. 24 artikla Jos tuloja ja menoja hallinnoidaan käyttäen yhtenäistettyjä atk-järjestelmiä, tämän osaston II jakson ja IV osaston säännöksiä sovelletaan ottaen huomioon tietokoneistetun hallinnon tarjoamat mahdollisuudet ja sen vaatimukset. Tällöin voidaan: - perusteena olevat asiakirjat jättää tulojen ja menojen hyväksyjän tai tilinpitäjän haltuun tarkastuksia varten, - allekirjoitukset ja hyväksymismerkinnät tehdä soveltuvassa atk-muodossa. Tämän artiklan toteuttamisen ehdot määritellään 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. II JAKSO Tulojen ja menojen hoito 25 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ennakkoilmoitus jokaisesta sellaisesta toimenpiteestä tai tilanteesta, josta voi aiheutua Europolille saatava tai joka voi muuttaa sen saatavaa. Ilmoituksessa on erityisesti mainittava tulon laatu, talousarvion kohta, johon se kirjataan, sekä mahdollisuuksien mukaan arvioitu määrä sekä velallisen nimi. 2. Saatavia koskevat ennakkoilmoitukset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) tulo on kirjattu oikeaan kohtaan; ja b) ennakkoilmoitus on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten sekä erityisesti talousarvion ja Europoliin sovellettavien sääntöjen sekä kyseisten sääntöjen soveltamiseksi annettujen kaikkien säädösten ja 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukainen. 3. Tilinpitäjä kirjaa hyväksytyt saatavia koskevat ennakkoilmoitukset väliaikaisesti. 26 artikla 1. Europolin saatavien perimiseen vaaditaan tulojen ja menojen hyväksyjän antama perintämääräys. 2. Perintämääräykset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) tulo on kirjattu oikeaan kohtaan; b) perintämääräys on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen; c) perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia; d) velallinen on nimetty oikein; e) eräpäivä on merkitty; f) edellä 2 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu; g) perittävä määrä on oikea ja merkitty oikeassa valuutassa. 3. Tilinpitäjä on vastuussa asianmukaisesti laadituista perintämääräyksistä. Hänen on huolehdittava kaikin tavoin siitä, että Europolin saatavat maksetaan ajallaan ja että Europolin oikeudet turvataan. 4. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä luopuu todetun saatavan perimisestä, hän toimittaa ensin ehdotuksen peruuntumisesta tilinpitäjälle, joka antaa sen varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän tarkoituksena on sen varmentaminen, että luopumispäätös on asianmukainen ja 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukainen. 27 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ensin ehdotus maksusitoumukseksi toimenpiteestä, josta aiheutuu menoja meneillään olevaan tai seuraaviin talousarvioihin. Tulojen ja menojen hyväksyjä ei voi tehdä oikeudellisia sitoumuksia kolmansiin osapuoliin nähden ennen kuin varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkintänsä, sanotun kuitenkaan estämättä 20 artiklan 3 kohdan soveltamista. Ehdotuksessa mainitaan menon käyttötarkoitus, sen arvioitu määrä, kohta, johon meno kirjataan talousarviossa, ja velkoja. Juoksevista menoista voidaan tehdä alustava maksusitoumus. 2. Ehdotukset maksusitoumuksiksi toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) ehdotukset maksusitoumuksiksi on tehty 1 kohdan mukaisesti; b) meno on kirjattu oikein; c) määrärahat ovat käytettävissä; d) meno on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten sekä erityisesti talousarvion ja Europoliin sovellettavien sääntöjen sekä kyseisten sääntöjen soveltamiseksi annettujen kaikkien säädösten mukainen; e) edellä 2 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu. 3. Hyväksymismerkintä ei voi olla ehdollinen. 4. Tilinpitäjä rekisteröi hyväksytyn maksusitoumuksen. 28 artikla 1. Tulojen ja menojen hyväksyjän suorittaman menojen maksattamisen tarkoituksena on a) tarkistaa maksun saajan vaade; b) määrittää tai tarkistaa maksun todenmukaisuus ja sen määrä; c) tarkistaa ne edellytykset, joilla vaade voidaan vaatia maksettavaksi; d) tarkistaa, että tavara on toimitettu tai palvelut suoritettu tilauksen mukaan. 2. Menon maksattamista varten on esitettävä asiakirjat, joista käyvät ilmi velkojan oikeudet. Tulojen ja menojen hyväksyjä sekä joku muu toimihenkilö toteuttavat 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetun tarkistuksen ja vahvistavat sen allekirjoituksellaan. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi omalla vastuullaan uskoa tarkistusten toteuttamisen toiselle. 3. Palkat, palkkaedut sekä lisät ja korvaukset maksatetaan henkilöstöstä vastaavan yksikön laatimien koontiluetteloiden mukaisesti, lukuun ottamatta tapauksia, joissa erillinen maksattaminen on välttämätön. 29 artikla 1. Hyväksymisellä tarkoitetaan toimenpidettä, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä maksumääräyksen antamalla oikeuttaa tilinpitäjän maksamaan maksatetun menon. 2. Maksumääräyksessä on mainittava - varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan, - talousarvion momentti ja mahdollisesti muut tarpeelliset alajaottelut, - maksettava määrä numeroin ja kirjaimin ja valuutta, - maksun saajan nimi ja osoite, - menon käyttötarkoitus, - maksutapa, jos se on mahdollista, ja - vastaavien maksusitoumusten hyväksymismerkintöjen numerot ja päivämäärät. Maksumääräykseen on liitettävä alkuperäiset menon perusteena olevat asiakirjat tai poikkeustapauksissa oikeiksi todistetut jäljennökset. Asiakirjoissa on oltava tai niihin on liityttävä todistus siitä, että maksettava määrä on oikea, että toimitus on otettu vastaan tai palvelu on suoritettu sekä tarvittaessa siitä, että tavarasta on tehty merkintä 45 artiklassa tarkoitettuun omaisuusluetteloon. Tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräykset. 3. Maksumääräykset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että a) maksumääräys on annettu asianmukaisesti; b) maksumääräys vastaa menoa koskevaa maksusitoumusta ja sen määrä on oikea, ottaen huomioon 2 artiklassa tarkoitetut moitteettoman varainhoidon periaatteet; c) meno on kirjattu oikeaan kohtaan; d) määrärahat ovat käytettävissä; e) perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia; ja f) maksun saaja on nimetty oikein. 4. Alkuperäinen maksumääräys, johon on liitetty maksun perusteena olevat asiakirjat, on toimitettava hyväksymismerkinnän antamisen jälkeen tilinpitäjille. 30 artikla Erittäin maksettaessa on ensimmäiseen maksumääräykseen liitettävä asiakirjat, joihin maksun saajan oikeus kyseiseen erään perustuu. Myöhemmissä maksumääräyksissä on viitattava jo aiemmin toimitettuihin perusteena oleviin asiakirjoihin ja niissä on oltava ensimmäisen maksumääräyksen viitenumero. 31 artikla 1. Menon maksaminen on lopullinen toimenpide, joka vapauttaa Europolin velvoitteistaan maksunsaajia kohtaan. Tilinpitäjän on suoritettava maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa. Tilinpitäjän on keskeytettävä maksun suorittaminen, jos asiassa on virhe tai jos on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta, tai jos tämän varainhoitoasetuksen säännöksiä ei ole noudatettu. 2. Jos maksun suorittaminen keskeytetään, tilinpitäjän on mainittava keskeyttämisen perusteet kirjallisessa ilmoituksessa, joka hänen on toimitettava tulojen ja menojen hyväksyjälle ja tiedoksi varainhoidon valvojalle. 32 artikla 1. Maksut on yleensä suoritettava käyttäen pankki- tai postisiirtotiliä. Johtaja avaa kyseiset pankki- ja postisiirtotilit Europolin nimiin. Valitessaan pankkeja tai muita rahoituslaitoksia johtajan on otettava huomioon Europolin rahavarojen turvaaminen. Johtajan on erityisesti valittava vain sellaisia pankkeja tai laitoksia, joilla on korkea luottokelpoisuusluokitus rahoitusmaailmassa. Tilien avaamista, hallintoa ja käyttöä koskevat menettelytavat vahvistetaan 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. 2. Sekeissä ja posti- tai pankkisiirtomääräyksissä on oltava johtajan valtuuttaman kahden työntekijän allekirjoitus, joista toisen on ehdottomasti oltava tilinpitäjän, avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan antama. 33 artikla Tiettyjen menoryhmien maksamiseksi voidaan perustaa ennakkomaksutilejä 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen soveltamista koskevien sääntöjen mukaisesti. Ainoastaan tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksutileille, lukuun ottamatta erityistapauksia, jotka on määritelty 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. Soveltamista koskevissa säännöissä on määritettävä erityisesti: - tapa, jolla ennakoiden hoitajat nimetään, - kunkin maksettavan menon laatu ja enimmäismäärä, - niiden ennakkomaksujen enimmäismäärä, jotka voidaan myöntää, - määräaika, jossa perusteena olevat asiakirjat on esitettävä, - ennakoiden hoitajien vastuu. 34 artikla 1. Tilinpitäjä voi myöntää henkilöstölle ennakkoa, jos siitä säädetään asetuksessa tai 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. Tilinpitäjä voi hyväksyä ennakoita, joilla katetaan maksuja, joita henkilöstöön kuuluva suorittaa Europolin puolesta. 2. Lukuun ottamatta 33 artiklassa tarkoitettuja ennakkomaksutilejä, ennakkoa voidaan maksaa vain, jos varainhoidon valvoja on sen ennalta hyväksynyt. 35 artikla 1. Jos varainhoidon valvoja kieltäytyy antamasta 25 artiklan 2 kohdassa, 26 artiklan 2 kohdassa, 26 artiklan 4 kohdassa, 27 artiklan 2 kohdassa, 29 artiklan 3 kohdassa tai 34 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua hyväksymismerkintää, hänen on perusteltava kieltäytymisensä kirjallisessa ilmoituksessa, joka on toimitettava tilinpitäjälle, joka ilmoittaa kieltäytymisestä tulojen ja menojen hyväksyjälle. 2. Johtaja voi vahvistaa saatavaa koskevan ennakkoilmoituksen, perintämääräyksen, peruutusehdotuksen, menositoumuksen, maksumääräyksen tai ennakon, kun hyväksymismerkinnän antamisesta on kieltäydytty, paitsi jos kyse on siitä, että määrärahoja ei ole käytettävissä. Saatavaa koskevaa ennakkoilmoitusta, perintämääräystä, peruutusehdotusta, menositoumusta, maksumääräystä tai ennakkoa pidetään sen jälkeen asianmukaisesti tehtynä. Tämän säännöksen soveltamisesta on ilmoitettava välittömästi hallintoneuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 36 artikla Yhteyshenkilöiden toiminnasta aiheutuvista kustannuksista vastaavat Europol-yleissopimuksen 5 artiklan 9 kohdan mukaisesti yleensä yhteyshenkilön lähettäneet jäsenvaltiot. Europolin talousarviosta maksetaan kuitenkin yhteyshenkilöiden sellaiseen toimintaan liittyvät kustannukset, joka on suoritettu yhteyshenkilön lähettäneen jäsenvaltion suostumuksella Europolin puolesta tai Europolin pyynnöstä taikka jos toiminta muuten kuuluu Europolin yleiseen toimivaltaan. Myös ne menot, joita ei voida kohdistaa, maksetaan Europolin talousarviosta. III JAKSO Jäsenvaltioiden maksamat rahoitusosuudet 37 artikla 1. Kunkin jäsenvaltion maksama rahoitusosuus varainhoitovuoden t talousarvioon lasketaan Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 2 kohdan mukaisesti kyseisen valtion vuoden t-2 bruttokansantulon, jäljempänä "BKTL", perusteella. Rahoitusosuus ilmoitetaan euroina. 2. Käytettävien rahoitusosuuksien laskeminen talousarviota laadittaessa perustuu euroina tai rahaliittoon osallistumattomien jäsenvaltioiden osalta kansallisina valuuttoina ilmoitettuihin BKTL-ennusteisiin, joita on käytetty laadittaessa Euroopan unionin alustavaa talousarvioesitystä varainhoitovuodeksi t-2. Kyseiset ennusteet muunnetaan euroiksi soveltaen vuoden t-2 keskikurssia. 38 artikla 1. Johtaja panee rahoitusosuudet maksuun varainhoitovuodelle t vuoden t-1 joulukuun 1 päivään mennessä tai viimeistään kuukausi talousarvion vahvistamisen jälkeen sen mukaan, kumpi näistä ajankohdista on myöhäisempi. 2. Jollei 8 artiklasta muuta johdu, jäsenvaltioiden rahoitusosuudet on maksettava täysimääräisinä vuoden t maaliskuun 31 päivään mennessä tai viimeistään kuukausi rahoitusosuuksien maksuunpanon jälkeen sen mukaan, kumpi näistä ajankohdista on myöhäisempi. Maksut suoritetaan euroina tai rahaliittoon osallistumattomien jäsenvaltioiden osalta kansallisina valuuttoina. 3. Jäsenvaltion rahoitusosuuden siltä osalta, jota ei ole maksettu kuukauden kuluessa 2 kohdassa säädetystä määräpäivästä, peritään korkoa 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä määritettävän Euribor-koron (Euro Interbank Offered Rate) mukaan. Tämän säännöksen soveltamisesta on ilmoitettava hallintoneuvostolle. 39 artikla Myös täydentävän lisätalousarvion osalta sovelletaan 37 ja 38 artiklaa. 40 artikla 1. Varainhoitovuodelle t 53 artiklan mukaisesti laaditun tulostilin perusteella ja soveltamalla vuoden t-2 todellisia bruttokansantulolukuja sellaisina kuin Euroopan yhteisöjen komissio on ne kansallisina valuuttoina määritellyt, sekä saman vuoden keskikurssia, johtaja laskee uudelleen varainhoitovuodelle t tarvittavat jäsenvaltioiden rahoitusosuudet, jotta voitaisiin rahoittaa kyseisen vuoden todelliset menot ja siirrot seuraavalle varainhoitovuodelle. 2. Varainhoitovuoden t ylijäämän sekä vuoden t-2 alustavien ja todellisten bruttokansantulolukujen erojen huomioon ottamiseksi sovelletaan seuraavaa menettelyä: a) niiden jäsenvaltioiden osalta, joiden varainhoitovuoden t osalta todellisuudessa maksamat rahoitusosuudet ylittävät 1 kohdan mukaisesti tarvittavat rahoitusosuudet, liikaa maksettu määrä vähennetään varainhoitovuodelle t+ 2 maksuun pantavista rahoitusosuuksista; b) niiden jäsenvaltioiden osalta, joiden varainhoitovuoden t osalta todellisuudessa maksamat rahoitusosuudet alittavat 1 kohdan mukaisesti tarvittavat rahoitusosuudet, maksettava määrä pannaan maksuun yhdessä varainhoitovuoden t+ 2 osalta maksuun pantavien rahoitusosuuksien kanssa. IV JAKSO Sopimusten tekeminen ja omaisuusluettelo 41 artikla 1. Rakennusten ja irtaimen omaisuuden ostoa tai vuokraamista sekä palvelujen tarjoamista ja rakennusurakoita koskevat sopimukset on tehtävä kirjallisesti. 2. Lukuun ottamatta sopimuksia, jotka koskevat jo valmistuneen rakennuksen ostoa tai rakennuksen vuokraamista, sopimukset on tehtävä tarjouspyynnön esittämisen jälkeen. Sopimukset voidaan kuitenkin tehdä suoraan seuraavissa tapauksissa: a) jäljempänä 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä vahvistetuissa rajoissa; b) kun irtaimen omaisuuden ostoon tai vuokraamiseen, palvelujen tarjoamiseen tai rakennusurakoihin ei asian kiireellisyyden vuoksi voida soveltaa tarjouspyyntömenettelyn määräaikoja; c) kun tarjouspyyntömenettely ei tuota tulosta tai kun esitettyjä hintoja ei voida hyväksyä; d) kun teknisten, käytännön, turvallisuuteen liittyvien tai oikeudellisten syiden vuoksi vain tietty urakoitsija tai toimittaja voi tarjota tavaran tai palvelun; e) kun on kyse lisähankintoja, -palveluja tai -rakennustöitä koskevista sopimuksista, joita ei teknisistä syistä voida erottaa pääsopimuksesta. Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa Europolin on kuitenkin siinä määrin kuin se on mahdollista ja kaikin asianmukaisin keinoin huolehdittava siitä, että ne toimittajat, jotka todennäköisesti voivat tarjota kyseessä olevat tavarat tai palvelut, voivat kilpailla keskenään. 3. Tarjouspyynnöt on pääsääntöisesti julkaistava kaikissa jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa, sikäli kuin tämä on sopusoinnussa Euroopan unionin asiaan liittyvien tuotannonalojen kehittämisen kanssa. Tällaisten tarjouspyyntöjen julkaisemista voidaan kuitenkin rajoittaa, jos tiettyjen tavaroiden ja palvelujen osalta ei voida niiden määrän tai laadun vuoksi antaa yleistä tarjouspyyntöä. 4. Tarjouspyyntömenettelyt, sopimuksen tekemistä koskevat perusteet ja sopimusten tekemisen jälkeiset tarkistusmenettelyt määritetään ja niitä säännellään 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä edellyttäen, että sopimuksen tekemistä koskevat perusteet määritetään 44 artiklassa tarkoitettujen direktiivien säännöksiä vastaavasti. 5. Hallintoneuvoston on hyväksyttävä sopimukset, joiden arvo ylittää 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä säädetyn rajan. 42 artikla Europol ei sopimuksia tehdessään saa syrjiä jäsenvaltioiden kansalaisia näiden kansallisuuden perusteella. 43 artikla 1. Sopimus voidaan tehdä laskua tai laskelmaa vastaan, jos tavaroiden, palvelujen tai urakoiden oletettu arvo ei ylitä 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä säädettyjä määriä. 2. Sopimuksen täytäntöönpanon vakuudeksi hankkijoilta tai urakoitsijoilta voidaan takuulausekkeessa vaatia, että he antavat ennakkoon vakuuden. Vakuuden määrä vahvistetaan tavanomaisten kauppaehtojen mukaisesti. Jos sopimus ei johda suoritukseen tai sen suoritus viivästyy, Europolin on varmistettava, että se saa riittävän korvauksen kaikista vahingoista, koroista ja kuluista siten, että niiden määrä vähennetään vakuudesta siitä riippumatta, onko vakuuden antanut toimittaja itse vai kolmas osapuoli. 44 artikla Tehtäessä sopimuksia, joihin liittyvät määrät ovat vähintään yhtä suuret kuin julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamiseksi annetuissa direktiiveissä säädetyt vähimmäismäärät, Europolin on noudatettava samoja velvoitteita, joita jäsenvaltioiden osapuolten on direktiivien mukaisesti noudatettava. 45 artikla 1. Kaikesta Europolin irtaimesta ja kiinteästä omaisuudesta pidetään pysyvää omaisuusluetteloa, johon merkitään omaisuuden määrä ja arvo. Tähän omaisuusluetteloon otetaan ainoastaan sellainen irtain omaisuus, jonka arvo ylittää 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä vahvistetun määrän. 2. Kaikki tällaista kiinteää tai irtainta omaisuutta koskevat hankinnat on ennen maksun suorittamista merkittävä pysyvään omaisuusluetteloon. Laskussa tai liitteenä olevassa asiakirjassa, joka on laadittu menon maksamiseksi, on oltava maininta merkinnästä. 3. Europolin on itse tarkastettava, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta. 46 artikla 1. Irtaimen omaisuuden myynnistä on ilmoitettava julkisesti asianmukaisella tavalla. 2. Tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava ilmoitus tai pöytäkirja omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden myynnistä tai luovuttamisesta ilman vastiketta, sen käytöstä poistamisesta, vuokraamisesta ulkopuoliselle ja varkauden tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta. Kyseinen ilmoitus tai pöytäkirja toimitetaan tilinpitäjälle, joka toimittaa sen varainhoidon valvojan varmennettavaksi. Ilmoituksessa tai pöytäkirjassa on todettava erityisesti Europolin henkilöstön jäsenen tai muun henkilön mahdollinen esinettä koskeva korvausvelvollisuus. 3. Henkilöstön jäsenet eivät saa hankkia Europolin myymää irtainta omaisuutta, lukuun ottamatta tapauksia, joissa myynti tapahtuu julkisena huutokauppana. 4. Jos kiinteää omaisuutta tai suuria rakennelmia annetaan käytettäviksi korvauksetta, tästä on tehtävä sopimus, jonka varainhoidon valvoja hyväksyy. Kyseinen kiinteä omaisuus tai suuri rakennelma voidaan hyväksyä ainoastaan hallintoneuvoston ennakkohyväksynnän jälkeen. Hallintoneuvosto tekee päätöksensä yksimielisesti. V JAKSO Kirjanpito 47 artikla 1. Kirjanpito on pidettävä euromääräisenä varainhoitovuosittain kahdenkertaista kirjanpitomenetelmää noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot; sen on perustuttava sitä tukeviin asiakirjoihin. Tilit päätetään varainhoitovuoden päättyessä, jotta tilinpitäjä voi johtajan puolesta laatia 50 artiklassa tarkoitetun taseen ja tulostilin. Tulostili on toimitettava varainhoidon valvojalle. Johtaja allekirjoittaa ja hyväksyy rahoitusta koskevat selvitykset. 2. Tulostili ja tase esitetään euromääräisinä. 48 artikla 1. Tilisuunnitelmassa eritellään selkeästi talousarvion tilit ja tasetilit. Se käsittää kaksi osaa: a) talousarvion kulutilit ja tuottotilit, joista on mahdollista seurata talousarvion yksityiskohtaista toteuttamista; b) tasetilit, joista käyvät ilmi Europolin varat ja velat. Näistä tileistä on käytävä ilmi Europolin oikeudellisten velvoitteiden ennakoitu vaikutus, ja niiden pohjalta on vuosittain voitava laatia tase varoista ja veloista sekä kuukausittain luku- ja momenttikohtainen selvitys tuloista ja menoista. Nämä selvitykset toimitetaan varainhoidon valvojalle, tulojen ja menojen hyväksyjälle sekä yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 2. Ennakot on kirjattava väliaikaistilille ja selvitettävä viimeistään ennakon maksua seuraavana varainhoitovuotena, ei kuitenkaan pysyviä ennakkoja, joita tarkastellaan uudelleen määräajoin. Edellä 34 artiklassa tarkoitetut ennakot maksetaan kuitenkin pääsääntöisesti sen hankkeen toteuttamista seuraavan kuuden viikon kuluessa, johon ne on myönnetty. 3. Yksityiskohtaiset määräykset tilisuunnitelman laatimisesta ja käytöstä, mukaan lukien kirjanpitomääräykset, määritetään sekä varoja ja velkoja että talousarvion toteuttamista koskevien toimenpiteiden osalta 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa säännöissä. 4. Kirjanpitoa sekä tulostilin ja taseen laatimista koskevia perusteena olevia asiakirjoja säilytetään viisi vuotta siitä päivästä, jona tehdään 55 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu päätös talousarvion toteuttamista koskevasta vastuuvapaudesta. Sellaisiin toimenpiteisiin liittyviä asiakirjoja, joita ei vielä ole lopullisesti saatettu päätökseen, säilytetään kuitenkin mainittua kauemmin, aina sitä vuotta seuraavan vuoden loppuun saakka, jona kyseiset toimenpiteet on lopullisesti saatettu päätökseen. VI JAKSO Tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, ennakoiden hoitajien ja varainhoidon valvojan vastuu 49 artikla 1. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksumääräyksen noudattamatta tätä asetusta, häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi. Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä ei laadi saatavaa koskevaa asiakirjaa tai ei anna perintämääräystä taikka antaa ne perusteitta viivästyneinä. 2. Tilinpitäjään ja avustaviin tilinpitäjiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvollisiksi, jos: a) he eivät noudata 31 artiklan 1 kohtaa; b) heidän suorittamansa maksut eivät ole vastaaviin maksumääräyksiin merkittyjen määrien ja valuuttojen mukaisia; c) he suorittavat maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle. 3. Tilinpitäjän ja avustavien tilinpitäjien on otettava itselleen vakuutus 2 kohdassa tarkoitettujen riskien varalta. Europol maksaa vakuutuksesta aiheutuvat kulut. 4. Ennakoiden hoitajiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi, jos: a) he eivät asianmukaisten asiakirjojen avulla kykene perustelemaan suorittamiaan maksuja; b) he suorittavat maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle. 5. Varainhoidon valvojaan ja avustaviin varainhoidon valvojiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi tehtäväänsä hoitaessaan toteuttamiensa toimenpiteiden osalta, erityisesti niissä tapauksissa, joissa he antavat hyväksymismerkinnän huolimatta siitä, että talousarviomäärärahat ylittyvät. 6. Tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakkotilien hoitajien korvausvelvollisuus ja heihin kohdistuvat kurinpitotoimet määräytyvät Europolin työntekijöitä koskevien henkilöstösääntöjen asiaankuuluvien säännösten mukaisesti. Näitä säännöksiä sovelletaan soveltuvin osin myös varainhoidon valvojan ja avustavien varainhoidon valvojien korvausvelvollisuuteen ja heihin kohdistuviin kurinpitotoimiin. IV OSASTO Tilinpäätöksen esittäminen ja tilintarkastus I JAKSO Tilinpäätöksen esittäminen 50 artikla Johtaja laatii ja esittää vuosittain Europol-yleissopimuksen 36 artiklan mukaisesti Europolin rahoitusta koskevat selvitykset, joihin kuuluvat: - tulostili, ja - tase sellaisena kuin ne ovat edellisen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä sekä Europolin rahoitustilanteen asianmukaisen ymmärtämisen kannalta tarpeelliset liitetiedot, mukaan lukien lausuma tärkeimmistä kirjanpitoperiaatteista. Tulostili käsittää kaikki edellisen varainhoitovuoden tuloja ja menoja koskevat tapahtumat. Se esitetään samassa muodossa ja samoja alajaotteluja noudattaen kuin talousarvio ja siitä käyvät ilmi: - alkuperäiset talousarviomäärärahat, - määrärahat sellaisina kuin ne ovat muutettuina varojen siirroilla, - määrärahoihin kirjatut määrät, ja - niiden määrärahojen saldo, joita ei vielä ole sidottu. Tase sisältää varojen osalta perittävien tulojen määrän ja velkojen osalta sellaisten varainhoitovuoden menojen määrän, joita ei ole vielä merkitty kirjanpitoon. Taseeseen liitetään kertomus, josta käyvät ilmi tilitapahtumat sekä tilien saldot edellisen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä. 51 artikla 1. Viimeistään seuraavan vuoden toukokuun 31 päivänä johtaja toimittaa rahoitusta koskevat selvitykset, mukaan luettuina tulostilin, taseen, liitetiedot ja vuosittaisen tilinpäätöskertomuksen, siten kuin niistä määrätään Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 1 kohdassa, neuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle ja antaa ne tiedoksi hallintoneuvostolle ja varainhoitokomitealle. 2. Vuosittaisessa kertomuksessa on esitettävä erityisesti: a) tehdyt maksusitoumukset ja varainhoitovuoden määrärahoista suoritetut maksut; b) talousarvion kuhunkin momenttiin merkityt kokonaistulot ja -menot; c) varainhoitovuoden lopussa käyttämättä olleet määrärahat, joita ei ole siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle; d) seuraavalle varainhoitovuodelle 6 artiklan mukaisesti siirretyt määrärahat; e) edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttö; f) selvitys tulojen tai menojen ylittäessä tai alittaessa talousarviossa ennakoidut määrät; g) Europolin varat ja velat; h) varainhoitovuoden aikana tehdyt pääoman investoinnit; i) tilinpäätöksen asianmukaisen ymmärtämisen kannalta mahdollisesti tarvittavat lisäselvitykset mukaan lukien arvio Europolin tulevasta rahoitustilanteesta. II JAKSO Tilintarkastus 52 artikla Yhteinen tilintarkastuskomitea suorittaa tilintarkastuksen yleisesti hyväksyttyjen kansainvälisten kirjanpitonormien mukaisesti asiakirjojen perusteella ja paikan päällä, ja sen tarkoituksena on todeta, että rahoitusta koskevissa selvityksissä annetaan oikea kuva Europolin rahoitusasemasta 31 päivänä joulukuuta, että tulot on saatu ja menot suoritettu laillisesti ja asianmukaisesti Europol-yleissopimuksen, talousarvion sekä tämän asetuksen ja erityisesti sen 2 artiklan mukaisesti, sekä että varainhoito on ollut moitteetonta. 53 artikla 1. Johtaja antaa yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenille ja jäseniä heidän tehtäviensä suorittamisessa avustaville henkilöille kaikki tarvittavat tiedot ja avustaa heitä kaikin mahdollisin tavoin heidän suorittaessaan tehtäväänsä. Johtaja asettaa komitean jäsenten käyttöön erityisesti kaikki käteisvara- ja tavaratilit ja kaikki tositteet, perusteena olevat asiakirjat ja varastoluettelot, joiden komitean jäsenet katsovat olevan tarpeen tulostilin tarkastamiseksi. Yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenillä ja jäseniä heidän tehtäviensä suorittamisessa avustavilla henkilöillä on henkilökohtainen pääsy Europolin tiloihin ja heillä on oikeus esittää kysymyksiä johtajalle, apulaisjohtajille ja muille Europolin työntekijöille, jotka ovat vastuussa tuloja ja menoja koskevista tapahtumista. 2. Poiketen siitä, mitä 1 kohdassa säädetään, johtaja voi poikkeustapauksissa evätä yhteisen tilintarkastuskomitean jäseniltä oikeuden saada missä tahansa muodossa olevia tietoja, joihin sovelletaan Europol-yleissopimuksen määräyksiä tai sen mukaisesti annettuja luottamuksellisuutta koskevia säädöksiä. Johtajan on ilmoitettava hallintoneuvostolle välittömästi tämän säännöksen soveltamisesta. Hallintoneuvosto voi yksimielisellä päätöksellä myöntää yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenille oikeuden saada kyseisiä tietoja. 3. Yhteisen tilintarkastuskomitean jäsenien ja kaikkien jäseniä heidän tehtäviensä suorittamisessa avustavien henkilöiden on käsiteltävä kaikkia Europolista ja sen toiminnasta saatuja tietoja luottamuksellisina. 54 artikla 1. Sen lisäksi, että yhteinen tilintarkastuskomitea on vastuussa tilintarkastuksesta, sen on esitettävä asianmukaiset huomautuksensa käytetyistä kirjanpitomenetelmistä, moitteettomasta varainhoidosta ja yleisesti myös noudatettujen hallinnollisten menettelyjen rahoitusvaikutuksista. 2. Huomautukset, jotka yhteisen tilintarkastuskomitean mukaan on esitettävä Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 3 kohdassa säädetyssä tarkastuskertomuksessa, on saatettava johtajan ja varainhoidon valvojan tietoon. Johtaja ja varainhoidon valvoja toimittavat yhteiselle tilintarkastuskomitealle vastauksensa kyseisiin huomautuksiin. 55 artikla 1. Yhteinen tilintarkastuskomitea antaa kertomuksensa edellisen varainhoitovuoden tileistä viimeistään lokakuun 31 päivänä. Kertomus toimitetaan hallintoneuvostolle, johtajalle ja varainhoidon valvojalle. Komitean on kertomuksessaan selvitettävä suoritetun tilintarkastuksen laajuus ja luonne sekä esitettävä huomautuksensa tileistä ja taseesta sekä lyhyt arvio Europolin varainhoidosta. Johtaja ja varainhoidon valvoja voivat viimeistään marraskuun 30 päivänä toimittaa tarkastuskertomusta koskevat lausuntonsa hallintoneuvostolle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 2. Hallintoneuvosto käsittelee kertomusta varainhoitokomitean lausunnon pohjalta ja laatii neuvostolle suosituksen vastuuvapauden myöntämisestä johtajalle talousarvion toteuttamisesta. Hallintoneuvoston laadittua suosituksensa yhteinen tilintarkastuskomitea toimittaa kertomuksensa neuvostolle Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Neuvosto päättää vastuuvapauden myöntämisestä Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 5 kohdan mukaisesti seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivään mennessä. 3. Vastuuvapausmenettelyn aikataulu täsmennetään 57 artiklan 2 kohdassa säädetyissä soveltamista koskevissa säännöissä. 4. Johtajan on toteutettava kaikki toimenpiteet, jotka ovat tarpeen vastuuvapautta koskevassa päätöksessä esitettyjen huomautusten johdosta. 5. Varainhoidon valvojan on otettava huomioon vastuuvapautta koskevassa päätöksessä esitetyt huomautukset. V OSASTO Loppusäännökset 56 artikla Hallintoneuvosto ilmoittaa yhteiselle tilintarkastuskomitealle mahdollisimman pian kaikista päätöksistä ja toimenpiteistä, jotka on tehty 6, 8, 17 ja 20 artiklan soveltamiseksi. Yhteiselle tilintarkastuskomitealle ja varainhoidon valvojalle ilmoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien nimeämisestä sekä 19 artiklan 1 kohdan ja 21 artiklan nojalla päätetyistä valtuutuksista tai nimeämisistä. Hallintoneuvosto toimittaa vahvistamansa varainhoitoon liittyvät menettelytapaa koskevat säännöt yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 57 artikla 1. Muutokset tähän asetukseen tehdään Europol-yleissopimuksen 35 artiklan 9 kohdassa määrättyä menettelyä noudattaen yhteisen tilintarkastuskomitean kuulemisen jälkeen. 2. Johtajan ehdotuksesta sekä varainhoidon valvojan ja varainhoitokomitean kuulemisen jälkeen hallintoneuvosto vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat säännöt. Hallintoneuvosto tekee ratkaisunsa yksimielisesti. 58 artikla 1. Europolin aloittaessa toimintansa sille siirtyvät ilman eri toimenpiteitä kaikki varainhoitoon liittyvät oikeudet ja velvollisuudet, jotka on merkitty Europolin huumausaineyksikön kirjanpitoon. 2. Europol-yleissopimuksen 45 artiklan 5 kohdan mukaisesti Europolista tulee kaikkien niiden Europolin huumausaineyksikön yhteisestä talousarviosta rahoitettujen, Europolin huumausaineyksikön kehittämien tai tuottamien tai Alankomaiden hallituksen sen pysyvään käyttöön veloituksetta antamien laitteistojen omistaja. 3. Europolin aloittaessa toimintansa Europolin huumausaineyksikön koordinaattori esittää neuvostolle kertomuksen kyseisen yksikön tilinpäätöksestä sekä omaisuusluettelon kaikista laitteistoista, joiden omistaja Europolista 2 kohdan mukaisesti tulee. Kyseinen kertomus toimitetaan myös Europolin huumausaineyksikön tilintarkastajalle ja yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 59 artikla Kumotaan neuvoston säädös 1999/C 25/01. 60 artikla 1. Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2000. 2. Tämä asetus julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Tehty Luxemburgissa 4 päivänä lokakuuta 1999. Neuvoston puolesta Puheenjohtaja K. HÄKÄMIES (1) EYVL C 316, 27.11.1995, s. 1. (2) EYVL C 25, 30.1.1999, s. 1. (3) EYVL L 139, 11.5.1998, s. 1.