KERTOMUS Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen (Lissabon) tilinpäätöksistä sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 081 , 13/03/1997 s. 0049 - 0054



KERTOMUS Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen (Lissabon) tilinpäätöksistä sekä keskuksen vastaukset (97/C 81/07) (ajalta 1. marraskuuta 1994 - 31. joulukuuta 1995) 1.1. Tämä kertomus annetaan Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen hallintoneuvostolle 8 päivänä helmikuuta 1993 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (1) 11 artiklan 11 kohdan mukaisesti. 1.2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen tilinpäätökset varainhoitovuosilta 1994 ja 1995. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (2) 11 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpito ja tilinpäätöksen esittäminen (3) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 (4), sellaisena kuin se on muutettuna 22 päivänä joulukuuta 1994 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 3294/94 (5), 11 artiklan 10 kohdan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. Tämä kertomus liittyy keskuksen ensimmäiseen tarkastukseen. 1.3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa yleisesti hyväksyttyjen tilintarkastusnormien mukaisesti siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa yhteisöön. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä toteutti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi arvioimiaan tarkastusmenettelyjä. Tärkeimmät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen perusteella tehdyt huomautukset esitetään tämän kertomuksen toisessa osassa. 1.4. Varainhoitovuosien 1994 ja 1995 tilinpäätökset todettiin luotettaviksi ja tilien perustana olevat toimet kokonaisuudessaan laillisiksi ja asianmukaisiksi. Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen varainhoitovuosille 1994 ja 1995 laatiman talousarvion toteuttamista koskevat tärkeimmät huomautukset Komission tuki 1.5. Seurantakeskus antoi varainhoitovuoden 1995 aikana yhden perintämääräyksen ja nosti ainoastaan 57 prosenttia (3 miljoonaa ecua) tuesta. Tilintarkastustuomioistuimen mukaan seurantakeskuksen olisi pitänyt antaa perintämääräys myös taseeseen otetuille 2,3 miljoonalle eculle ( yhteensä 5,3 miljoonaa ecua) voidakseen huolehtia varainhoitovuodelle 1996 siirretyistä maksusitoumuksista (2,8 miljoonaa ecua). Portugalin hallituksen tuki 1.6. Yhteensä 614 015 ecun suuruista määrää (korot mukaan lukien), jonka Portugalin hallitus asetti seurantakeskuksen käyttöön toimipaikan kunnostustöitä varten, ei ole kirjattu talousarvioon otettuihin tuloihin, vaan ainoastaan taseeseen. Talousarviokirjanpito 1.7. Nykyisessä järjestelmässä kirjauksia voidaan muuttaa jälkikäteen ilman että näistä muutoksista jää mitään merkintöjä. Järjestelmä voi mahdollisesti johtaa määrärahojen ylityksiin. Ennakkomaksujärjestelmä 1.8. Varainhoitovuoden 1995 aikana seurantakeskus toteutti suuren osan (45 prosenttia) menoistaan ennakkomaksujärjestelmän kautta. Ennakkomaksujärjestelmän systemaattinen käyttö on vastoin seurantakeskuksen varainhoitoasetuksen 43 artiklan säännöksiä, joiden mukaan tällaista menettelyä voidaan soveltaa ainoastaan tiettyihin menoluokkiin. Lisäksi kyseisten menojen selvittäminen viivästyi, koska maksujen tositteet oli lähetetty varainhoidon valvojalle Brysseliin. Siirretyt määrärahat 1.9. Huomattavia summia siirrettiin varainhoitovuodelta 1995 varainhoitovuodelle 1996 (2,8 miljoonaa ecua eli 52 prosenttia seurantakeskuksen talousarviosta). Suurin osa siirroista koski Reitoxiin (Huumausaineita ja niiden väärinkäyttöä koskeva eurooppalainen tietoverkko) liittyviä menoja (36,7 prosenttia), tutkimuksia, konsultointia ja koulutusta (30,5 prosenttia). Varainhoitovuodelta 1994 varainhoitovuodelle 1995 siirrettyjä määrärahoja (yhteensä 4,607 miljoonaa ecua) jouduttiin perumaan (0,368 miljoonaa ecua eli 8 prosenttia siirretyistä määrärahoista). Tehtävien erottaminen toisistaan 1.10. Samat henkilöt ovat suorittaneet eri hallintotehtäviä, eikä tehtäviä näin ollen ole erotettu toisistaan (esimerkiksi sama henkilö on toiminut ennakoiden hoitajana ja tilinpitäjänä tai huolehtinut sekä henkilöstö- että sopimushallinnosta). Varainhoidon valvoja 1.11. Nykyisen tilanteen vuoksi varainhoidon valvojan osoittaminen paikan päälle seurantakeskukseen voisi parantaa sisäistä valvontajärjestelmää. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 28. lokakuuta 1996 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL N:o L 36, 12.2.1993, s. 5. (2) EYVL N:o L 36, 12.2.1993, s. 6. (3) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 302/93 11 artiklan 10 kohdassa edellytetään, seurantakeskuksen kaikki tulo- ja menotilit varainhoitovuodelta 1995 laadittiin 15. huhtikuuta 1996, jolloin seurantakeskuksen johtaja allekirjoitti tilinpäätöksen ja se toimitettiin komissiolle, hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 28. kesäkuuta 1996. Näiden tilinpäätösten lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (4) EYVL N:o L 341, 30.12.1994, s. 7. EUROOPAN HUUMAUSAINESEURANTAKESKUKSEN VASTAUKSET Seuraavat kommentit koskevat tilintarkastustuomioistuin pääasiallisia huomautuksia Euroopan huumausaineseurantakeskuksen budjetin täytäntöönpanon suhteen varainhoitovuosina 1994 ja 1995 (kohdat 1.5-1.11 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa). Yleisesti korostetaan, että vuosi 1995 oli Euroopan huumausaineseurantakeskuksen ensimmäinen toimintavuosi, jolloin sillä ei vielä ollut hallussaan aineellista infrastruktuuria ja tarvittavia henkilöresursseja tehtäviensä optimaaliseksi suorittamiseksi. a) Komission määräraha (kohta 1.5 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Varainhoitovuotta 1995 koskien Euroopan huumausaineseurantakeskus on alunperin antanut 4 miljoonan ecun takaisinperimismääräyksen ottaen huomioon, että budjettiviranomainen oli osoittanut varamäärärahaksi komission määrärahan jäljelle jääneen määrän. Euroopan huumausaineseurantakeskus on täysin samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa mahdollisuudesta antaa takaisinperimismääräys kaikkien, taseeseen merkittyjen tilien osalta kyseessä olevan määrärahan suhteen, ja se on menetellyt tällä tavalla varainhoitovuonna 1996. b) Portugalin hallituksen määräraha (kohta 1.6 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Euroopan huumausaineseurantakeskus on toiminut komission varainhoidon valvojan (joka on Euroopan huumausaineseurantakeskuksen varainhoidon valvoja) antamien ohjeiden mukaan. c) Budjettikirjanpito (kohta 1.7 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Kuten enin osa hajakeskitetyistä virastoista Euroopan huumausaineseurantakeskus on aloittamisvaiheessaan seurannut Euroopan komission antamia ohjeita, joiden tarkoitus on sallia virastojen vastata välittömästi alansa kiireellisiin vaatimuksiin. Euroopan huumausaineseurantakeskus on kuitenkin tientoinen kyseessä olevan järjestelmän (joka perustuu Excel-tiedostoihin) tilapäisestä luonteesta ja välttämättömyydestä hankkia itselleen suorituskykyisempi budjettikirjanpidon järjestelmä. Tässä yhteydessä hajakeskitetyt virastot (Euroopan huumausaineseurantakeskus mukaan lukien), ovat Turinin ammatillisen koulutuksen säätiön koordinoimana avanneet joulukuun 1995 lopussa tarjouskilpailukutsun, jonka tarkoitus oli hankkia niille budjettikirjanpidon ja yleisen kirjanpidon integroitu tietojärjestelmä. Kun tämä menettely ei johtanut sopivien tarjousten puuttuessa tulokseen, Euroopan komissio ja hajakeskitetyt virastot (Euroopan huumausaineseurantakeskus mukaan lukien) ovat sopineet komission kehittämän budjettikirjanpidon tietojärjestelmän Sincom 2:n käyttämisestä 1.1.1997 lähtien. Euroopan huumausaineseurantakeskus tulee siirtymään tämän järjestelmän käyttöön ennen vuoden 1996 loppua. d) Ennakkomaksujärjestelmä (kohta 1.8 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Euroopan huumausaineseurantakeskuksen varainhoitoasetuksen artiklan 43 mukaisesti ja Euroopan yhteisöjen yleiseen budjettiin sovellettavan varainhoitoasetuksen artiklan 54 sekä sen täytäntöönpanoehtojen artiklan 82 (Euroopan yhteisöjen yleiseen budjettiin sovellettava varainhoitoasetuksen artiklan 142 mukaisen "suhteen" mukaisesti) hengessä Euroopan huumausaineseurantakeskus on aluksi käyttänyt ennakkomaksujärjestelmää yllä mainittujen täytäntöönpanoehtojen artiklan 54 tarkoittamien menoluokkien suhteen. Ennakkomaksujärjestelmien kautta vuonna 1995 suoritettujen menojen prosenttiosuuden (45 %) suhteen todetaan, että tämän ensimmäisen varainhoitovuoden hallinnolliset toiminnan menot (joiden joukossa olivat menot, jotka olivat toteutettavissa ennakkomaksujärjestelmän avulla) ovat olleet pääasiallisesti vallitsevia suhteessa toiminnallisiin menoihin (ks. seuraava kohta e). Hallinnollisten ja toiminnallisten menojen välisen tasapainon asteittainen palauttaminen vuodesta 1996 lähtien kuten myös taloudellisen ohjelmoinnin järjestelmän kehittäminen (ks. seuraava kohta e), tulevat sallimaan ennakkomaksujärjestelmän käytön merkittävän vähentämisen. e) Siirretyt määrärahat (kohta 1.9 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Lähes kaikki kyseessä olevat määrärahat kuuluvat otsikon III alle Euroopan huumausaineseurantakeskuksen budjetissa ja koskevat sen tehtävien hoitamista. Kyseiset määrärahat päätettiin siirtää, jotta voitaisiin taata tarvittavat välttämättömät resurssit niiden toimintojen suorittamiseksi, joita ei vuoden 1995 aikana kyetty suorittamaan. Tämä johtui siitä, että Euroopan huumausaineseurantakeskuksen tieteellinen henkilökunta, jonka tuli suorittaa tämän otsakkeen alaisia tehtäviä, oli alkanut tulla palvelukseen vasta vuoden 1995 lokakuussa ja erityisesti siitä, että vuosien 1995-1996 toimintaohjelma, joka ohjasi näiden toimintojen taloudellista täytäntöönpanoa vuonna 1995, oli hyväksytty Euroopan huumausaineseurantakeskuksen hallintoneuvostossa vasta marraskuun puolivälissä 1995. Seuraavia varainhoitovuosia varten Euroopan huumausaineseurantakeskus tulee laatimaan budjettinsa täytäntöönpanoa varten järjestelmän, jonka tarkoitus on parantaa allokoitujen resurssien käyttöä ja rajoittaa nimenomaan määrärahojen siirtoa vain poikkeustapauksiin. f) Tehtävien eriyttämien (kohta 1.10 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Euroopan huumausaineseurantakeskuksen käytettävissä olevien henkilöstöresurssien hyvin vähäinen määrä vuosina 1994 ja 1995 ei ole sallinut sen varmistaa täysin tehtävien eriyttämisen periaatteen soveltamista tilintarkastustuomioistuimen osoittamalle tavalla. Euroopan huumausaineseurantakeskuksen varainhoitosääntöjen artiklan 16 edellyttämän maksumääräysten antajan, varainhoidon valvojan ja kirjanpitäjän tehtävien eriyttämistä on kuitenkin täysin noudatettu. Jo nyt Euroopan huumausaineseurantakeskus ponnistelee varmistaakseen kyseessä olevin tehtävien eriyttämisen kyseessä olevan hallinnon eri tehtävien suorittamisessa. Tässä yhteydessä tulee ottaa kaikin mahdollisin tavoin huomioon tilintarkastustuomioistuimen ilmoittamat vaatimukset henkilöstöresurssien tarpeiden määrittelemisen suhteen lyhyellä tähtäimellä, jotta tuomioistuimen mainitsemat hallinnon tehtävät (ennakkomaksuista vastaava virkamies, kirjanpito, henkilöstöhallinto ja sopimuksia koskeva hallinto) voidaan varmistaa suoritettaviksi eri henkilöiden toimesta. Tämän suuntaiset ehdotukset tullaan asettamaan Euroopan huumausaineseurantakeskuksen hallintoneuvoston käsiteltäviksi. g) Varainhoidon valvoja (kohta 1.11 tilintarkastustuomioistuimen huomautuksissa) Euroopan huumausaineseurantakeskuksen hallintoneuvosto on antanut varainhoitoasetuksen hyväksymisen yhteydessä kesäkuussa 1995 kielteisen kannan suhteessa varainhoidon valvojan tehtävien delegoimiseen Euroopan huumausaineseurantakeskuksen virkamiehelle (nimenomaan Euroopan komission kielteisen kannan johdosta). Muuten Euroopan komission varainhoidon valvojan ollessa myös Euroopan huumausaineseurantakeskuksen varainhoidon valvoja olisi mahdollisuutta nimittää virastoon varainhoidon valvoja tutkittava komissiossa muiden hajasijoitettujen virastojen noudattaman yleisen lähestymistavan puitteissa.