FI Euroopan unionin virallinen lehti C 321/1

Euroopan oikeusasiamiehen päätös soveltamissäännösten hyväksymisestä

(2016/C 321/01)

1 artikla

Määritelmät

Näissä soveltamissäännöksissä tarkoitetaan

a) ’toimielimellä’ Euroopan unionin toimielintä, elintä tai laitosta;

b) ’ohjesäännöllä’ oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista tehtyä Euroopan parlamentin päätöstä (1);

c) ’oikeusasiamiehellä’ Euroopan parlamentin Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 228 artiklan mukaisesti valitsemaa henkilöä;

d) ’sihteeristöllä’ oikeusasiamiestä avustavia virkamiehiä ja muita toimihenkilöitä;

e) ’asiakirjalla’ mille tahansa välineelle (kirjallisesti paperille, sähköisesti tai ääni-, kuva- tai ääni- ja kuvatallenteena) tallennettua sisältöä.

2 artikla

Kantelujen vastaanottaminen

2.1 Oikeusasiamies vastaanottaa kirjallisia kanteluita, jotka on toimitettu joko sähköisesti tai paperimuodossa. Oikeusasiamies toteuttaa asianmukaisia toimenpiteitä vammaisten henkilöiden avustamiseksi, jotta nämä voivat käyttää oikeuttaan kannella oikeusasiamiehelle.

2.2 Kantelijan on ilmoitettava tarvittaessa, mitä kanteluun sisältyviä tietoja hän pitää luottamuksellisina. Vaikka kantelija ilmoittaisi joidenkin tietojen olevan luottamuksellisia, oikeusasiamies voi välittää kyseiset tiedot asianomaiselle toimielimelle tutkimuksen suorittamista varten.

2.3 Oikeusasiamies käsittelee Euroopan parlamentin oikeusasiamiehelle siirtämän vetoomuksen kanteluna vetoomuksen esittäjän suostumuksella.

2.4 Oikeusasiamies voi aiheellisiksi katsomissaan tapauksissa siirtää kantelun kantelijan suostumuksella toiselle toimivaltaiselle viranomaiselle.

3 artikla

Kantelujen alustava käsittely

3.1 Oikeusasiamies selvittää, kuuluuko kantelu oikeusasiamiehen toimivaltaan, ja jos kuuluu, täyttääkö se tutkittavaksi ottamisen edellytykset ohjesäännön 2 artiklan mukaisesti. Sihteeristö voi pyytää kantelijaa toimittamaan lisätietoja tai asiakirjoja, joiden avulla oikeusasiamies pystyy selvittämään kyseiset asiat.

3.2 Jos kantelu ei kuulu oikeusasiamiehen toimivaltaan tai ei täytä tutkittavaksi ottamisen edellytyksiä, oikeusasiamies päättää asian käsittelyn.

3.3 Oikeusasiamies päättää, onko tutkittavaksi ottamisen edellytykset täyttävästä kantelusta perusteltua tehdä tutkimus. Jos oikeusasiamies katsoo, ettei tutkimuksen tekeminen ole perusteltua, oikeusasiamies päättää asian käsittelyn.

4 artikla

Tietojen keruu tutkimusten aikana

4.1 Kun oikeusasiamies pitää tutkimuksen aloittamista perusteltuna, oikeusasiamies yksilöi ne kantelijan esittämät väitteet, jotka kuuluvat tutkittaviin seikkoihin.

4.2 Oikeusasiamies voi pyytää asianomaista toimielintä vastaamaan kyseisiin väitteisiin. Oikeusasiamies voi myös pyytää asianomaista toimielintä esittämään vastauksessaan näkemyksensä väitteiden tietyistä näkökohdista ja muista yksittäisistä seikoista, jotka käyvät ilmi kantelusta tai liittyvät siihen.

4.3 Oikeusasiamies voi pyytää toimielintä toimittamaan oikeusasiamiehelle tietoja tai asiakirjoja. Oikeusasiamies voi asianomaista toimielintä kuultuaan myös tehdä järjestelyjä päästäkseen tutkimaan asiaankuuluvia asiakirjoja.

4.4 Edellä 4.2 ja 4.3 kohdassa tarkoitettuja seikkoja koskevat toimielimen vastaukset on annettava oikeusasiamiehen asettamassa määräajassa, joka on yleensä enintään kolme kuukautta. Vastauksen antamisen täsmällinen määräaika asetetaan kohtuulliseksi, ja siinä otetaan huomioon tutkimuksen monimutkaisuus ja kiireellisyys. Jos oikeusasiamies pitää tutkimusta yleisen edun kannalta merkityksellisenä, vastauksen määräaika asetetaan kohtuullisuus huomioon ottaen mahdollisimman lyhyeksi. Jos asianomainen toimielin ei pysty antamaan oikeusasiamiehelle vastausta asetetussa määräajassa, se voi esittää määräajan pidentämistä koskevan perustellun pyynnön.

4.5 Oikeusasiamies voi pyytää asianomaista toimielintä järjestämään tapaamisen oikeusasiamiehen kanssa selventääkseen tutkimukseen kuuluvia seikkoja.

4.6 Oikeusasiamies voi vaatia toimielimen virkamiehiä tai muuta henkilöstöä todistamaan ohjesäännön määräysten mukaisesti. Oikeusasiamies voi päättää, että todistajan lausunto salataan.

4.7 Oikeusasiamies voi tutkimuksen tekemistä varten pyytää jäsenvaltiota pysyvän edustuston välityksellä toimittamaan väitettyyn toimielimen toimintaa koskevaan hallinnolliseen epäkohtaan liittyviä tietoja tai asiakirjoja ohjesäännön määräysten mukaisesti.

4.8 Jos toimielin tai jäsenvaltio toimittaa oikeusasiamiehelle tietoja tai asiakirjoa 4.2, 4.3, 4.5 tai 4.7 kohdan mukaisesti, sen on ilmoitettava tarvittaessa selkeästi, mitä tietoja se pitää luottamuksellisina. Oikeusasiamies ei paljasta tällaisia luottamuksellisia tietoja kantelijalle eikä yleisesti ilman asianomaisen toimielimen tai jäsenvaltion etukäteen antamaa suostumusta.

4.9 Ellei toimielin tai jäsenvaltio tarjoa oikeusasiamiehelle 4.2, 4.3, 4.5 tai 4.7 kohdassa tarkoitettua apua, oikeusasiamies muistuttaa asianomaista toimielintä tai jäsenvaltiota siitä, miksi apu on välttämätöntä. Ellei asiaa saada ratkaistua asianomaisen toimielimen tai jäsenvaltion kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen oikeusasiamiestä tyydyttävällä tavalla, oikeusasiamies ilmoittaa asiasta Euroopan parlamentille ja pyytää parlamenttia toteuttamaan sopiviksi katsomansa toimet.

4.10 Oikeusasiamies voi tutkimuksen tekemistä varten pyytää kantelijaa tai kolmatta osapuolta toimittamaan oikeusasiamiehelle tietoja tai asiakirjoja tai selittämään oikeusasiamiehelle jo toimitettuja tietoja tai asiakirjoja. Oikeusasiamies voi myös pyytää tapaamista kantelijan kanssa selvittääkseen tutkimukseen kuuluvia seikkoja.

4.11 Oikeusasiamies voi teettää tutkimuksen kannalta olennaisina pitämänsä tutkimukset ja asiantuntijaraportit.

5 artikla

Ratkaisuehdotukset

5.1 Jos oikeusasiamies katsoo, että kanteluun voidaan etsiä sovintoratkaisu, oikeusasiamies pyrkii saamaan aikaan sovintoratkaisun asianomaisen toimielimen kanssa.

5.2 Asianomaisen toimielimen on vastattava oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen asetetussa määräajassa, joka on yleensä enintään kolme kuukautta. Vastauksen antamisen täsmällinen määräaika asetetaan kohtuulliseksi, ja siinä otetaan huomioon tutkimuksen monimutkaisuus ja kiireellisyys. Jos oikeusasiamies pitää tutkimusta yleisen edun kannalta merkityksellisenä, vastauksen määräaika asetetaan kohtuullisuus huomioon ottaen mahdollisimman lyhyeksi. Jos asianomainen toimielin ei pysty antamaan oikeusasiamiehelle vastausta asetetussa määräajassa, se voi esittää määräajan pidentämistä koskevan perustellun pyynnön.

5.3 Oikeusasiamies antaa kantelijalle jäljennöksen sovintoratkaisuehdotuksesta ja toimielimen vastauksesta ehdotukseen asianomaisen toimielimen vastauksen saatuaan. Kantelija voi esittää oikeusasiamiehelle huomautuksia kuukauden kuluessa.

6 artikla

Tutkimuksen tulokset ja suositukset

6.1 Oikeusasiamies voi antaa parannusehdotuksia tutkimukseen liittyvistä seikoista tutkimuksen kuluessa.

6.2 Jos oikeusasiamies ei havaitse hallinnollista epäkohtaa, jos sovintoratkaisuun on päästy tai jos lisätutkimukset eivät ole perusteltuja, tutkimus päätetään ja päätöksessä ilmoitetaan tutkimuksen tulokset. Oikeusasiamies toimittaa päätöksen kantelijalle ja asianomaiselle toimielimelle.

6.3 Jos oikeusasiamies havaitsee hallinnollisen epäkohdan, oikeusasiamies antaa asianomaiselle toimielimelle tarvittaessa asianmukaisen suosituksen (asianmukaiset suositukset) ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti ja pyytää asianomaista toimielintä esittämään suosituksesta (suosituksista) lausunnon kolmen kuukauden kuluessa. Lausunnossa on ilmoitettava, onko toimielin toteuttanut tai aikooko se toteuttaa suosituksen (suositukset), ja jos on tai jos aikoo, miten se on tämän tehnyt tai aikoo sen tehdä. Oikeusasiamies välittää lausunnon kantelijalle, joka voi esittää lausunnosta huomautuksia kuukauden kuluessa.

6.4 Jos oikeusasiamies saa tietoonsa, että oikeusasiamiehen tutkima asia on tullut vireille tuomioistuimessa, oikeusasiamies päättää tutkimuksen ja ilmoittaa asiasta kantelijalle ja toimielimelle.

7 artikla

Tutkimuksen päättäminen hallinnollisen epäkohdan toteamiseen ja parlamentille annettavat kertomukset

7.1 Oikeusasiamies voi asianomaisen toimielimen antaman lausunnon sekä kantelijan mahdollisesti tämän päätöksen 6.3 kohdan mukaisesti kyseisestä lausunnosta esittämät huomautukset tutkittuaan päättää tutkimuksen ja ilmoittaa päätöksessä tutkimuksen lopulliset tulokset.

7.2 Oikeusasiamies antaa tutkimuksistaan Euroopan parlamentille säännöllisesti kertomuksia, kuten vuosikertomuksen.

7.3 Oikeusasiamies voi antaa Euroopan parlamentille erityiskertomuksen tutkimuksesta, jossa oikeusasiamies on havainnut sellaisen hallinnollisen epäkohdan, jota oikeusasiamies pitää yleisen edun kannalta merkittävänä.

8 artikla

Oma-aloitteiset tutkimukset

8.1 Oikeusasiamies tekee oma-aloitteisen tutkimuksen, jos pitää sitä perusteltuna.

8.2 Oma-aloitteisissa tutkimuksissa sovelletaan soveltuvin osin kantelun perusteella aloitettavissa tutkimuksissa noudatettavia menettelyitä.

9 artikla

Menettelytavat

9.1 Oikeusasiamies voi aiheelliseksi katsomissaan tilanteissa toteuttaa toimia sen varmistamiseksi, että kantelu käsitellään kiireellisenä strategiset tavoitteet huomioon ottaen.

9.2 Oikeusasiamies tiedottaa kantelijalle tarvittavalla tavalla tutkimuksen etenemisestä. Oikeusasiamies voi päättää välittää asianomaisen toimielimen vastauksen kantelijalle, jos jotakin vastaukseen liittyvää seikkaa on oikeusasiamiehen mielestä välttämätöntä selkiyttää kantelijan kanssa. Jos oikeusasiamies päättää tehdä näin, oikeusasiamies voi toimittaa kantelijalle myös jäljennöksen kirjeestä, jolla oikeusasiamies on pyytänyt toimielimeltä vastausta.

9.3 Oikeusasiamies voi julkaista tutkimuksen etenemiseen liittyviä tietoja, jotka eivät ole luottamuksellisia. Erityisesti yleisen edun kannalta merkittävissä tutkimuksissa oikeusasiamies voi julkaista kirjeitä, joita oikeusasiamies lähettää toimielimille tai jäsenvaltioille, ja näihin kirjeisiin annettuja vastauksia.

9.4 Oikeusasiamies säilyttää toimielimeltä tai jäsenvaltiolta tutkimuksen aikana saamansa asiakirjat, joiden kyseinen toimielin tai jäsenvaltio on ilmoittanut olevan luottamuksellisia, ainoastaan niin kauan kuin tutkimus on meneillään sekä siihen asti, kunnes mahdollisen tarkistuspyynnön esittämisen määräaika on päättynyt. Oikeusasiamies voi pyytää toimielintä tai jäsenvaltiota säilyttämään tällaiset asiakirjat vähintään viiden vuoden ajan niiden saatua ilmoituksen siitä, ettei oikeusasiamies säilytä enää kyseisiä asiakirjoja.

9.5 Kantelijalla on oikeus nähdä kantelua koskeva oikeusasiamiehen aineisto tehdessään tämän päätöksen 10 artiklan mukaisen tarkistuspyynnön, lukuun ottamatta toimielimen, jäsenvaltion tai oikeusasiamiehen luottamuksellisiksi luokittelemia asiakirjoja tai muita aineistoon mahdollisesti sisältyviä luottamuksellisia tietoja.

9.6 Oikeusasiamies hyväksyy säännöt yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (2) perusteella.

9.7 Oikeusasiamies voi kantelijan tai kolmannen osapuolen laillisten etujen suojelemiseksi luokitella kanteluun tai muihin asiakirjoihin sisältyviä tietoja luottamuksellisiksi omasta aloitteestaan.

9.8 Oikeusasiamies käsittelee häiritsevät viestit ja menettelyn väärinkäyttönä pidettävät kantelut asiaa koskevien oikeusasiamiehen antamien suuntaviivojen mukaisesti.

9.9 Oikeusasiamies voi päättää tutkimuksen keskeyttämisestä kantelijan pyynnöstä. Tämä ei estä oikeusasiamiestä aloittamasta oma-aloitteista tutkimusta kantelun kohteena olleesta aiheesta.

9.10 Oikeusasiamies voi päättää tutkimuksen, jos kantelija ei ole toimittanut pyydettyjä tietoja tai pyydettyjä huomautuksia.

10 artikla

Tarkistuspyynnöt

10.1 Kantelijalla on oikeus esittää tarkistuspyyntö tämän päätöksen 3.2 ja 3.3 kohdan mukaisesti tehdystä päätöksestä sekä jokaisesta tutkimuksen päätteeksi annetussa päätöksessä ilmoitetusta tutkimuksen tuloksesta, hallinnollisen epäkohdan toteamista lukuun ottamatta.

10.2 Yksityiskohtaiset säännöt siitä, miten oikeusasiamies käsittelee tarkistuspyynnöt, määritetään oikeusasiamiehen antamalla päätöksellä.

11 artikla

Kantelun käsittelyn siirtäminen

Oikeusasiamies voi siirtää osia kantelun käsittelyyn kuuluvasta prosessista sihteeristölle. Sihteeristö ilmoittaa kantelijalle oikeudesta pyytää oikeusasiamiestä tarkistamaan sihteeristön tekemiä päätöksiä.

12 artikla

Yhteistyö jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien elinten kanssa

Oikeusasiamies voi tehdä yhteistyötä jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien elinten kanssa, ja yhteistyö voi tapahtua myös Euroopan oikeusasiamiesten verkoston kautta.

13 artikla

Kielet

13.1 Kuka tahansa voi ottaa oikeusasiamieheen yhteyttä kirjallisesti millä tahansa perussopimuksen kielistä missä tahansa oikeusasiamiehen toimivaltaan kuuluvassa asiassa. Oikeusasiamies laatii vastauksensa kyseisellä perussopimuksen kielellä.

13.2 Kantelu voidaan jättää oikeusasiamiehelle millä tahansa perussopimuksen kielellä. Oikeusasiamies on yhteydessä kantelijaan kyseisellä kielellä.

13.3 Poikkeustapauksissa oikeusasiamies voi pyytää toimielintä toimittamaan asiaankuuluvien asiakirjojen jäljennökset kantelun kielellä. Tällaisen pyynnön esittäessään oikeusasiamies ottaa huomioon oikeasuhteisuuden kantelijan tarpeisiin nähden ja kohtuullisuuden toimielimen resursseihin nähden.

14 artikla

Voimaantulo

14.1 Oikeusasiamies kumoaa 8 päivänä heinäkuuta 2002 hyväksytyt täytäntöönpanosäännökset, sellaisena kuin ne ovat muutettuina 5 päivänä huhtikuuta 2004 ja 3 päivänä joulukuuta 2008.

14.2 Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä syyskuuta 2016. Sitä sovelletaan kaikkiin kyseisenä päivänä meneillään oleviin tutkimuksiin, kaikkiin kyseisenä päivänä aloitettaviin tutkimuksiin ja kaikkiin kanteluihin, joihin oikeusasiamies ei tuolloin ole vielä esittänyt kantaansa.

14.3 Oikeusasiamies antaa päätöksen tiedoksi Euroopan parlamentin puhemiehelle.

14.4 Oikeusasiamies julkaisee päätöksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä sekä oikeusasiamiehen verkkosivuilla.

Tehty Strasbourgissa 20 päivänä heinäkuuta 2016. Emily O'REILLY Euroopan oikeusasiamies

(1) Päätös tehtiin parlamentissa 9 päivänä maaliskuuta 1994 (EYVL L 113, 4.5.1994, s. 15), ja sitä muutettiin 14 päivänä maaliskuuta 2002 tehdyllä parlamentin päätöksellä (EYVL L 92, 9.4.2002, s. 13) sekä 18 päivänä kesäkuuta 2008 tehdyllä parlamentin päätöksellä (EUVL L 189, 17.7.2008, s. 25).

(2) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43).