Kertomus

Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaukset

(1999/C 372/06)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90(1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/9011 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/9012 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

Tärkeimmät huomautukset Euroopan koulutussäätiön talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta

Talousarvion ulkopuoliset Phare-, Tacis- ja Meda-tuet

5. Säätiö hallinnoi Tempus-ohjelmaan sidottuja Phare- ja Tacis-varoja, jotka komissio on asettanut sen käyttöön. Kyseisiä määriä (noin 395 miljoonaa ecua vuonna 1998) ei ole kirjattu säätiön talousarvioon, vaan erilliseen kirjanpitoon (ks. erityisvuosikertomus varainhoitovuodelta 1997(3)). Säätiöllä on noin kolmekymmentä pankkitiliä näiden ohjelmien hallinnointia varten, mutta tilien saldoa (35,8 miljoonaa ecua 31. joulukuuta 1998) ei ole merkitty säätiön tilinpäätökseen. Tilintarkastustuomioistuimen ja komission kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen säätiö on päättänyt esittää kyseiset tiedot talousarvionsa liitteessä vuodesta 1999 alkaen.

6. Säätiö ei ole julkaissut talousarviotaan eikä henkilöstönsä määrää kuvaavaa taulukkoa Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, vaikka sen olisi niin tehtävä varainhoitoasetuksensa 13 artiklan mukaisesti.

7. Säätiötä koskevaa asetusta muutettiin heinäkuussa 1998 lisäämällä siihen Meda-ohjelma (Välimeren aluetta koskevat toimenpiteet).

Yleinen kirjanpito (SI X) ja talousarviokirjanpito (SI 2)

8. Talousarviokirjanpitoon liittyvän SI 2 -järjestelmän käyttöönotto on kaiken kaikkiaan parantanut sisäisen valvonnan menettelyjä.

9. SI 2 -järjestelmän arviointivaiheen aikana todettiin, että järjestelmä oli otettu käyttöön ennen kuin kaikki testit (ohjelma- ja järjestelmätestaukset ja tietojen validointi) oli saatu päätökseen. Tämän vuoksi useita ongelmia jouduttiin ratkaisemaan vuoden mittaan, ja tietotekniikkaosaston oli tehtävä useita muutoksia ja manuaalisia korjauksia ohjelmiin ja tietokantoihin.

10. Lisäksi komission kanssa olisi tehtävä palvelutasosopimus, jossa eritellään kunkin osapuolen vastuualueet ja eri toimijoiden vastuun taso.

11. SI 2 -järjestelmään sisällytetään yleinen kirjanpito varainhoitovuodesta 2000 alkaen.

Siirretyt määrärahat

12. Varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 siirrettyjen määrärahojen määrä oli 3,5 miljoonaa ecua eli 23 prosenttia säätiön talousarviosta. Suuri osa siirroista eli 2,6 miljoonaa ecua liittyi talousarvion III osastoon. Siirrot koskivat enimmäkseen kansallisia seurantakeskuksia ja täydennyskoulutusta.

13. Merkittävä osa siirroista liittyy 28 sopimukseen (yhteensä 0,8 miljoonaa ecua), joiden voimaantulo tai allekirjoitus tapahtui marras- tai joulukuussa 1998. Kun otetaan huomioon, että vuoden 1998 aikana tehtiin yhteensä 67 palvelusopimusta, joita rahoitettiin säätiön talousarviosta yhteensä 1,6 miljoonalla eculla, kyseinen ilmiö osoittaa säätiön toiminnan organisoinnin ja suunnittelun olevan jossain määrin epäjohdonmukaista.

14. Kun tarkasteltiin yksityiskohtaisesti varainhoitovuodesta 1998 varainhoitovuoteen 1999 siirrettyjä määrärahoja, jotka perustuivat budjettikohdan "kansalliset tietokeskukset" maksusitoumuksiin, voitiin todeta, että seitsemän maksusitoumusta, joiden arvo oli yhteensä 0,22 miljoonaa ecua eli 48,7 prosenttia kaikista kyseisessä budjettikohdassa siirretyistä määrärahoista, liittyy yksinomaan vuonna 1999 aiheutuviin menoihin. Samanlainen havainto voidaan tehdä neljä muuta määrärahasiirtoa käsittävästä otoksesta (yhteensä 0,06 miljoonaa ecua joissakin säätiön talousarvion III osaston muissa budjettikohdissa). Tämän seurauksena talousarvion vuotuisuusperiaatetta ei ole noudatettu, mikä on säätiön sääntöjen vastaista. Kaikki virheellisesti siirretyt määrät olisi tullut peruuttaa 31. joulukuuta 1998.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 7. lokakuuta 1999 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. KARLSSON

presidentti

(1) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 1.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/9011 artiklan 3 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen yksityiskohtaiset tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 31. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallitukselle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 6. huhtikuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL C 406, 28.12.1998, s. 38.

Taulukko 1

Tase 31. joulukuuta 1998 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

Säätiön vastaukset

Talousarvion ulkopuoliset Phare-, Tacis- ja Meda-tuet

Vahvistamme, että sen jälkeen, kun säätiö on käynyt mielipiteenvaihtoa tilintarkastustuomioistuimen ja komission kanssa, se esittää kaikki komission kanssa tehdyistä sopimuksista saadut varat talousarvion liitteessä. Tämä parantaa avoimuutta ja mahdollistaa täyden yleiskuvan saamisen säätiön kaikesta varainkäytöstä.

Säätiö on julkaissut vuoden 1998 talousarvionsa kokonaisuudessaan Internetissä. Lisäksi säätiö on tiedottanut Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä, että koko talousarvio on luettavissa Internetissä. Euroopan komissio ja parlamentti ovat kannustaneet tähän toimeen, koska se ylläpitää ja laajentaa julkisuutta ja Euroopan kaikkien kansalaisten yhdenvertaista mahdollisuutta tutustua talousarvioon, mikä on selvästi varainhoitoasetuksen 13 artiklan tavoite. Samalla tämä on johtanut merkittävään kustannusten säästöön säätiössä, mikä on tärkeää pitäen mielessä lisääntyneet budjettirajoitukset.

Yleinen kirjanpito (SI X) ja talousarviokirjanpito (SI 2)

Olemme yhtä mieltä siitä, että yleensä ottaen SI 2 on parantanut talousarviokirjanpitoa ja valvontaa. On myös oikein todeta, että aikaisempi EXCELiin perustunut järjestelmä säilytettiin vuoden loppuun. Tilintarkastustuomioistuin huomauttaa monista SI 2 -järjestelmässä vielä tuohon aikaan vallinneista puutteellisuuksista. Vuoden loppuun mennessä hankittu kokemus yhdessä kehitysasiantuntijoiden jatkuvien ponnistelujen kanssa johtaa parempaan tulokseen tänä vuonna, ja niiden avulla voidaan välttää tilintarkastustuomioistuimen mainitsemat manuaaliset toimenpiteet. Tilanteessa on siis tapahtunut ja tapahtuu edelleen edistymistä.

On valmisteltu palvelutasosopimusta PO XIX:n (järjestelmän toimittaja) kanssa ja asiasta on käyty neuvotteluja. Sopimus allekirjoitettaneen pian, eikä tällöin pelkästään säätiön kanssa vaan myös muiden SI 2 yhteisen tukipalvelun piiriin kuuluvien virastojen kanssa.

Tiukoista aikarajoista huolimatta on käynnistetty kaikki toimet SI 2:n laajentamiseksi yleiseen kirjanpitoon sekä sen varmistamiseksi, että järjestelmä saataisiin operationaalisesti käynnistetyksi tammikuussa 2000.

Siirrot

Talousarvion vuotuisuutta koskevat tilintarkastustuomioistuimen huomautukset ovat varsin ymmärrettäviä. Tämän periaatteen noudattamisen vaikeudelle on monia selityksiä kuten talousarvion myöhäinen hyväksyminen (tänä vuonna vasta maaliskuussa), menettelyjen monimutkaisuus, pitkät hankintaneuvottelukierrokset; säätiö sitoutuu silti vakaasti noudattamaan talousarvion vuotuisuusperiaatetta. Joka tapauksessa suunnittelu- ja suoritusvaiheet optimoidaan tämän vuoden loppupuolella aloitettavien toimien määrän rajoittamiseksi. On syytä huomata, että periaate koskee säätiön päätalousarvioon kuuluvia toimia samalla, kun monilla "sopimusten" piiriin kuuluvilla toimilla on monivuotista ulottuvuutta, mikä onkin tarkoituksenmukaisempaa säätiön toimintojen kannalta.