PÄÄTÖS N:o 18/97 sisäisistä säännöistä, jotka koskevat tilintarkastustuomioistuimen hallussa oleviin asiakirjoihin liittyvien tiedonsaantipyyntöjen käsittelyä (98/C 295/01)

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN, joka

ottaa huomioon oikeudesta saada tietoja annetun julistuksen, joka on Euroopan unionista tehdyn sopimuksen päätösasiakirjan liitteenä ja jossa korostetaan, että päätöksentekomenettelyn avoimuus vahvistaa toimielinten kansanvaltaisuutta sekä yleisön luottamusta hallintoa kohtaan,

ottaa huomioon Birminghamin ja Edinburghin Eurooppa-neuvostojen päätelmät kansalaisiaan aiempaa lähempänä olevan yhteisön puolesta,

ottaa huomioon Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen ja erityisesti sen 88 artiklan,

pitää toivottavana sisäisten sääntöjen laatimista sellaisten pyyntöjen käsittelemiseksi, jotka koskevat mahdollisuutta saada tietoja tilintarkastustuomioistuimen hallussa olevista asiakirjoista,

ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annetun neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 (1),

sekä katsoo, että

nämä sisäiset säännöt kuuluvat Euroopan yhteisöjen tiedotuspolitiikan alaan, ja

nämä säännöt on pantava täytäntöön siten, että tietynlaisen tiedon luottamuksellisuutta koskevia säännöksiä noudatetaan täysin,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 artikla Yleinen periaate

Yleisö voi saada tietoja tilintarkastustuomioistuimen asiakirjoista riippumatta siitä, missä muodossa ja millä välineillä ne on talletettu, kuitenkin näiden sisäisten sääntöjen sekä tarkastustyön luottamuksellisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti ja rajoissa.

2 artikla Pyyntöjen ensivaiheen käsittely

1. Pyyntö saada tietoja asiakirjasta on esitettävä kirjallisesti ja riittävän täsmällisesti; pyyntöön on erityisesti sisällytettävä sellaiset tekijät, jotka mahdollistavat asiakirjan tai asiakirjojen yksilöimisen.

2. Kaikki tilintarkastustuomioistuimen vastaanottamat pyynnöt toimitetaan ulkosuhteiden ja oikeudellisen osaston johtajalle ja niistä lähetetään jäljennökset presidentille ja pääsihteerille. Asianomaista tilintarkastustuomioistuimen jäsentä kuultuaan johtaja arvioi, voidaanko pyyntö ottaa tutkittavaksi, ja päättää, mitä toimenpiteitä pyyntö aiheuttaa.

3. Ulkosuhteiden ja oikeudellisen osaston johtaja kehottaa pyynnön esittäjää tarvittaessa täsmentämään pyyntöään. Kehotus on tehtävä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

4. Asiakirjoista voi saada tietoja paikan päällä tai niistä voidaan lähettää jäljennös pyynnön esittäjän kustannuksella. Asiakirjoihin tutustuminen tapahtuu tilintarkastustuomioistuimen toimipaikassa Luxemburgissa; pyynnön esittäjä ja ulkosuhteiden ja oikeudellisen osaston johtaja sopivat yhdessä tutustumista koskevasta päivämäärästä ja kellonajasta. Asiakirjasta otetusta yli 30 sivun pituisesta paperiversiona toimitetusta jäljennöksestä peritään 10 ecun suuruinen maksu ja lisäksi 0,05 ecua kutakin jäljennöksen sivua kohden; myös mahdolliset toimituskulut tulevat pyynnön esittäjän maksettaviksi. Muita tiedonvälitystapoja käytettäessä sovellettavista maksuista päätetään tapauskohtaisesti ja niistä ilmoitetaan ennalta pyynnön esittäjälle.

5. Ulkosuhteiden ja oikeudellisen osaston johtaja ilmoittaa pyynnön esittäjälle kirjallisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, mihin toimenpiteisiin pyynnön osalta ryhdytään. Jos pyynnöt ovat toistuvia tai koskevat sivumääriltään laajoja asiakirjoja, ulkosuhteiden ja oikeudellisen osaston johtaja on yhteydessä pyynnön esittäjiin ja ratkaisee asian oikeudenmukaisella tavalla. Kielteinen päätös on aina perusteltava ja pyynnön esittäjälle on ilmoitettava, että hän voi kuukauden määräajassa hakea päätökseen muutosta ja että muussa tapauksessa hänen katsotaan luopuneen pyynnöstään.

6. Henkilö, jolle asiakirja toimitetaan, ei saa tehdä siitä toisintoja tai jakaa sitä eteenpäin ilman tilintarkastustuomioistuimen ennalta myöntämää kirjallista lupaa.

3 artikla Muutoksenhakupyyntöjen käsittely ensimmäisessä vaiheessa hylättyjen pyyntöjen osalta

1. Kaikki tilintarkastustuomioistuimelle osoitetut muutoksenhakupyynnöt toimitetaan tilintarkastustuomioistuimen presidentille ja niistä toimitetaan lisäksi jäljennös pääsihteerille sekä ulkosuhteiden ja oikeudellisen osaston johtajalle.

2. Tilintarkastustuomioistuimen presidentillä on ADAR-ryhmää ja asiassa toimivaltaista tilintarkastustuomioistuimen jäsentä kuultuaan oikeus tehdä ratkaisuja muutoksenhakuasioissa.

3. Muutoksenhakua koskevasta päätöksestä on ilmoitettava kahden kuukauden kuluessa muutoksenhakupyynnön tekemisestä. Ilmoitukseen on kirjattava asianmukaiset perusteet ja siinä on osoitettava jäljellä olevat muutoksenhakukeinot, joita ovat tuomioistuinkäsittely ja oikeusasiamiehelle kanteleminen Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 173 ja 138 e artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti.

4 artikla Erityistapaukset ja poikkeukset

1. Jos pyynnön kohteena on tilintarkastustuomioistuimen ulkopuolella laadittu mutta sen hallussa oleva asiakirja, tilintarkastustuomioistuin ilmoittaa vastaanottaneensa pyynnön ja antaa tiedoksi henkilön, toimielimen tai muun elimen, jolle pyyntö on osoitettava.

2. Jos pyydetty asiakirja on julkaistu tai jos se julkaistaan 12 kuukauden kuluessa, pyynnön esittäjää kehotetaan kääntymään Luxemburgissa sijaitsevan Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston puoleen.

3. Tilintarkastustuomioistuin voi kieltää mahdollisuuden saada tietoja asiakirjoista seuraavin perustein:

a) yleisen edun suojeleminen (esimerkiksi yleinen turvallisuus, kansainväliset suhteet, valuuttojen vakaus, tuomioistuinkäsittelyt, tarkastus- ja tutkintatoiminta),

b) yksilön ja yksityisyyden suojeleminen (erityisesti kaikki tilintarkastustuomioistuimen virkamiehiä ja toimenhaltijoita koskevat henkilökohtaiset tiedot),

c) kaupan ja teollisuuden alaan liittyvän salassapidon turvaaminen,

d) yhteisöjen taloudellisten etujen suojeleminen,

e) luonnollisen henkilön tai oikeudellisen henkilön pyynnöstä tämän toimittaman tiedon luottamuksellisuuden varmistaminen, tai jäsenvaltion toimittaman tiedon luottamuksellisuuden turvaaminen, kun tieto on kyseisen jäsenvaltion lainsäädännössä määritelty luottamukselliseksi.

4. Varainhoitoasetuksen 88 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun luottamuksellisuutta koskevan velvoitteen mukaisesti tilintarkastustuomioistuin kieltää mahdollisuuden saada tietoja asiakirjasta, johon sisältyy tarkastusta koskevia huomautuksia.

5. Tilintarkastustuomioistuin voi myös kieltää mahdollisuuden saada tietoja asiakirjoista suojellakseen tarvetta pitää tietyt käsittelynsä salaisina. Yleisesti tilintarkastustuomioistuin kieltää mahdollisuuden saada tietoja työskentelymenetelmiään koskevista asiakirjoista, jollei sen päätöksestä muuta johdu.

5 artikla Voimaantulo

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän päätöksen 20 päivänä helmikuuta 1997 pidetyssä 543. kokouksessaan. Päätös tulee voimaan sen hyväksymistä seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä eli 1 päivänä maaliskuuta 1997.

Luxemburgissa 7 päivänä huhtikuuta 1997.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

presidentti

(1) EYVL L 43, 15.2.1983, s. 1.