Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop - Thessaloniki) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 22/12/1999 s. 0026 - 0031



Kertomus Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop - Thessaloniki) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset (1999/C 372/05) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus 1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 337/75 (1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1946/93 (2), 12 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 (3), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1948/93 (4), 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut hallintoneuvosto. Tähän vastuualueeseen kuului tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1416/76 muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/9365, 67 ja 68 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. Tärkeimmät huomautukset Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta Yleinen kirjanpito ja talousarviokirjanpito 5. Keskus käyttää tällä hetkellä talousarvion ja taseen valmisteluun vanhaa ja monimutkaista järjestelmää. Ponnisteluista huolimatta keskus ei ole vielä kehittänyt valmiiksi eikä ottanut käyttöön Fibus-järjestelmää (keskuksen omiin tarpeisiin sovellettu järjestelmä). Täytäntöönpanossa tapahtuneiden viivästysten ja validoinnin puuttumisen lisäksi järjestelmä on dokumentoitu puutteellisesti ja sen tuntee ainoastaan sen kehittäjä. Järjestelmän kehittämisestä kahden viimeisen vuoden aikana aiheutuneet kustannukset ovat yhteensä noin 0,2 miljoonaa ecua. Ennakkomaksujärjestelmä 6. Keskus maksaa edelleen (etenkin osastoon I liittyviä) maksuja ennakkomaksujärjestelmän avulla (6 miljoonaa ecua). Olisi suotavaa, että ennakkomaksujärjestelmän käyttöä vähennettäisiin. Rakennus 7. Keskukselta saatujen viimeisten tietojen mukaan Kreikan valtio lahjoittaa sen maa-alan, jolla keskuksen toimipaikka sijaitsee, keskukselle rakennuksen muutostöiden valmistuttua. Perintämääräykset 8. Keskuksen olisi tulevaisuudessa laadittava kaikki tuloja koskevat perintämääräykset siinä vaiheessa kun on todettu, että saatava on perittävissä. Henkilöstö 9. Nimitysvallan käyttäjä ei tee järjestelmällisesti tapauskohtaisia päätöksiä toimihenkilöiden taloudellisten etuuksien vahvistamisen osalta. 10. Koska hallinto-osastolla ei tehdä järjestelmällisesti saavutettuja etuuksia koskevia tarkastuksia, tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että: a) henkilökansioissa ei aina ole tiettyjä tietoja, joita tarvitaan etuuksien laskemisessa b) jotkin suoritukset maksetaan sen jälkeen, kun niiden myöntämiseen oikeuttava aika on päättynyt tai ne maksetaan ilman todentavia asiakirjoja. Alv 11. Vuotta 1998 koskevia alv:n palautushakemuksia ei ollut tehty tarkastuksen toimittamisen ajankohtaan mennessä (toukokuu 1999). Sopimukset 12. Tarjouspyyntöjen ja sopimusten hallinnointi olisi organisoitava uudelleen. Jotkin tarjouspyynnöt on aloitettu myöhässä. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 11. marraskuuta 1999 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. KARLSSON presidentti (1) EYVL L 39, 13.2.1975, s 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s 11. (3) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 1. (4) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 15. (5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1948/93, jolla muutettiin neuvoston asetusta (ETY) N:o 1416/76, 1 artiklassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 29. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 30. maaliskuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> CEDEFOPIN VASTAUKSET Cedefop katsoo tämän alustavan raportin olevan luonteeltaan yleisesti myönteinen ja haluaa kiittää tilintarkastustuomioistuinta. Tilintarkastustuomioistuimen huomautusten luonteen vuoksi kehittämiskeskuksen hallintoneuvosto voi vastata niihin suoraan. Vastauksissa hallintoneuvosto noudattaa tilintarkastustuomioistuimen huomautusten ja päätelmien esittämistapaa. Vastauskohtien numerointi vastaa tilintarkastustuomioistuimen raportissaan käyttämää numerointia. Yleinen kirjanpito ja talousarviokirjanpito 5. Kehittämiskeskus on nopeuttanut ja voimistanut huomattavasti ponnistelujaan tämän hankkeen toteuttamiseksi vuoden alusta lähtien. Kaikki tarvittavat keinot, mukaan lukien asiaan osallistuva henkilöstö, on otettu käyttöön, jotta uuden Fibus-järjestelmän kokeiluvaihe saadaan päätökseen vuoden 1999 loppuun mennessä. Parhaillaan tehdään kokeita järjestelmän viimeistelemiseksi. Sitä on tarkoitus käyttää rinnakkain nykyisen järjestelmän kanssa vuoden 2000 alkupuoliskolla, ja Fibus olisi täysin ja yksinomaisesti käytössä vuoden 2000 kesästä lähtien. Koko tämän prosessin aikana komission asiaan liittyvät yksiköt, erityisesti varainhoidon valvonta, tekevät yhteistyötä kehittämiskeskuksen kanssa. Ennakkomaksujärjestelmä 6. Kehittämiskeskus on jo toteuttanut tarvittavat toimenpiteet, jotta maksujen suorittaminen ennakkomaksujärjestelmän avulla vähenisi. Vuoden 1999 helmikuusta lähtien kirjanpito on maksanut palkat, mikä on vähentänyt lähes puoleen niiden maksujen lukumäärän, jotka hoidetaan ennakkomaksujärjestelmän avulla. Perintämääräykset 8. Kehittämiskeskus on ottanut huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset ja on jo ryhtynyt asianmukaisiin toimenpiteisiin asiassa. Vastedes käytetään Excel-lomakkeita kaikissa näissä tapauksissa, kunnes Fibus-järjestelmällä katetaan myös tämä puoli, kun järjestelmä on saatu täysin toimintavalmiiksi. Henkilöstö 9. Sen varmistamiseksi, että tilintarkastustuomioistuimen suositusta noudatetaan järjestelmällisesti, johtaja on päättänyt, että hallinto on tästä lähin vastuussa henkilöstön etuuksia koskevien lomakkeiden laatimisesta ja että ne lähetetään sitten hallintoyksikön päällikön vastuulla nimittävän viranomaisen (johtaja) allekirjoitettaviksi. Ne luokitellaan henkilökansioiden erityiseen osaan kuuluviksi tietojen saannin ja avoimuuden parantamiseksi. 10. Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemat perusteina käytettävät tiedot ovat itse asiassa hallinnon käytössä, joka tulee huolehtimaan säännöllisemmin niiden seurannasta ja päivittämisestä. Henkilöstöasioiden hoitoa tullaan ajantasaistamaan useammin tarkastamalla koko henkilöstöä koskevien tietojen oikeellisuus. Kuten yllä olevasta ilmenee, työntekijöiden oikeuksista (myös raha-asioita koskevista) tehdään viralliset päätökset, jotka tarkistetaan vuosittain. Alv 11. Suurin osa vuotta 1998 koskevista alv:n palautushakemuksista (± 90 % kokonaismäärästä) on tehty vuoden 1999 kesäkuun aikana. Käytettyjen erityismenettelyjen vuoksi Belgian, Alankomaiden ja Espanjan osalta on pieni viivästys, mutta se poistuu kesän 1999 aikana. Sopimukset 12. Tämä muutoksen tarve on ollut jo kehittämiskeskuksen tiedossa; vuoden 1998 lopulla se palkkasi tämän alan asiantuntijan, joka on tehnyt pitkän uran yhteisössä vastaavissa tehtävissä. Uudelleenorganisointi alkoi uuden sopimuksia hoitavan yksikön perustamisella hallintoon. Tehokas elektroninen järjestelmä on kehitteillä erityisesti tutkimussopimusten hoitamisen ja seurannan parantamista varten, ja sen yhdistämisessä Fibus-järjestelmään on tällä hetkellä edistytty pitkälle. Uuden sopimuksia hoitavan yksikön perustamisesta (vuoden 1999 alussa) lähtien kaikki tarjouspyynnöt, jotka liittyvät uuden kiinteistön yksinomaiseen käyttöön vuoden 1999 syyskuusta lähtien (näistä kaksi koski varusteita - konferenssien audiovisuaalisia laitteita ja turvajärjestelmiä, kaksi pitkän aikavälin palvelujen toimittamista - siivous- ja turvapalveluja - ja yksi muuton toteuttamista), on asetettu etusijalle, jotta vähennettäisiin tilintarkastustuomioistuimen toteamaa viivästystä. Tulevina kuukausina käynnistetään muita tarjouspyyntöjä, joiden avulla etsitään markkinoilta uudestaan palveluja, joita on käytetty jatkuvasti Cedefopin Thessalonikiin perustamisesta lähtien (pankki, matkatoimisto, pikakirjepalvelu ym.). Tämä uusi yksikkö tulee asteittain olemaan hallinnollisessa vastuussa kaikkien sopimusten noudattamisen ja tavanmukaisten palvelujen johdonmukaisesta valvonnasta ja ylläpitämisestä, mukaan lukien dokumentointi-, julkaisu- ja tietotekniikkapalvelut.