5. Pääsihteerillä on varapääsihteerin avustamana kokonaisvastuu talousarvion pääluokkaan II — Neuvosto otettujen määrärahojen hallinnoinnista ja hänen on toteutettava kaikki tarpeelliset toimenpiteet niiden asianmukaisen hallinnan varmistamiseksi. Hän hoitaa näitä määrärahoja Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti.

2. Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva neuvoston jäsenen tai komission pyyntö sekä tarvittaessa pyyntöön liittyvät asiakirjat ovat saapuneet pääsihteeristöön vähintään 16 päivää ennen kyseisen istunnon alkua. Esityslistaehdotuksessa ilmoitetaan tähdellä myös, mistä asioista puheenjohtaja, neuvoston jäsen tai komissio voi pyytää äänestystä. Tällainen ilmoitus on tehtävä sen jälkeen, kun kaikki perussopimusten edellyttämät menettelyvaatimukset on täytetty.

LIITE II

ERITYISSÄÄNNÖKSET YLEISÖN OIKEUDESTA TUTUSTUA NEUVOSTON ASIAKIRJOIHIN

1 artikla

Soveltamisala

Kaikilla luonnollisilla ja oikeushenkilöillä on oikeus tutustua neuvoston asiakirjoihin asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten sekä tässä liitteessä vahvistettujen erityissäännösten mukaisesti.

2 artikla

Kolmannen osapuolen asiakirjoja koskeva kuuleminen

1. Sovellettaessa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 5 kohtaa ja 9 artiklan 3 kohtaa, ja jollei asiakirjan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1, 2 ja 3 kohdan perusteella tapahtuvan tarkastelun jälkeen ole selvää, ettei sitä julkisteta, asianomaista kolmatta osapuolta kuullaan, jos

a) asiakirja on asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan 1 kohdassa määritelty arkaluonteinen asiakirja;

b) asiakirja on peräisin jäsenvaltiosta ja se on toimitettu neuvostolle ennen 3 päivää joulukuuta 2001, tai kyseinen jäsenvaltio on pyytänyt, ettei sitä julkisteta ilman sen edeltä käsin antamaa suostumusta.

2. Kaikissa muissa tapauksissa, joissa neuvostolle esitetään pyyntö tutustua sen hallussa olevaan kolmannen osapuolen asiakirjaan, pääsihteeristö kuulee asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 4 kohtaa soveltaessaan asianomaista kolmatta osapuolta, jollei asiakirjan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1, 2 ja 3 kohdan perusteella tapahtuvan tarkastelun jälkeen ole selvää, että asiakirja julkistetaan tai että sitä ei julkisteta.

3. Kolmatta osapuolta kuullaan kirjallisesti (myös sähköpostitse), ja tälle annetaan vastaamista varten kohtuullinen määräaika ottaen huomioon asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklassa asetettu määräaika. Jos kyseessä ovat 1 kohdassa tarkoitetut tapaukset, kolmannen osapuolen lausunto pyydetään kirjallisena.

4. Jos asiakirja ei kuulu 1 kohdan a tai b alakohdan piiriin ja pääsihteeristö ei ole kolmannen osapuolen kielteisen lausunnon perusteella vakuuttunut siitä, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 tai 2 kohtaa voidaan soveltaa, asia saatetaan neuvoston käsiteltäväksi.

Jos neuvosto aikoo luovuttaa asiakirjan, kolmannelle osapuolelle on viipymättä ilmoitettava kirjallisesti neuvoston aikomuksesta luovuttaa asiakirja vähintään kymmenen työpäivän määräajan kuluttua. Samalla kolmannen osapuolen huomio kiinnitetään Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 243 artiklaan.

3 artikla

Muilta toimielimiltä tai jäsenvaltioilta saadut kuulemispyynnöt

Kun toinen toimielin tai jäsenvaltio haluaa kuulla neuvostoa neuvoston asiakirjaa koskevasta hakemuksesta, se esittää pyynnön sähköpostitse osoitteeseen access@consilium.eu.int tai telekopiota käyttäen numeroon (32-2) 285 63 61.

Pääsihteeristö esittää näkemyksensä neuvoston puolesta pikaisesti, ottaen huomioon kyseisen toimielimen tai jäsenvaltion päätöksen osalta vaadittavat määräajat, ja viimeistään viiden työpäivän kuluessa.

4 artikla

Jäsenvaltioilta peräisin olevat asiakirjat

Jäsenvaltioiden asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 5 kohdan nojalla esittämä pyyntö tehdään kirjallisena pääsihteeristölle.

5 artikla

Jäsenvaltioiden edelleen toimittamat pyynnöt

Kun jäsenvaltio toimittaa pyynnön edelleen neuvostolle, pyyntö käsitellään asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 ja 8 artiklan ja tässä liitteessä olevien asiaa koskevien säännösten mukaisesti. Jos tutustumisoikeus evätään kokonaan tai osittain, hakijalle ilmoitetaan, että mahdollinen uudistettu pyyntö on esitettävä suoraan neuvostolle.

6 artikla

Hakemusten toimitusosoite

Pyyntö saada tutustua asiakirjaan on osoitettava kirjallisena korkeana edustajana toimivalle neuvoston pääsihteerille, osoitteeseen rue de la Loi / Wetstraat 175, B-1048 Bryssel tai sähköpostitse osoitteella access@consilium.eu.int taikka telekopiota käyttäen numeroon (32-2) 285 63 61.

7 artikla

Alkuperäisten hakemusten käsittely

Jollei asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan 2 ja 3 kohdasta muuta johdu, pääsihteeristö käsittelee neuvoston asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt.

8 artikla

Uudistettujen hakemusten käsittely

Jollei asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan 2 ja 3 kohdasta muuta johdu, neuvosto tekee päätöksen uudistetun hakemuksen johdosta.

9 artikla

Maksut

Pääsihteeri määrää neuvoston asiakirjojen jäljennösten tuottamisesta ja lähettämisestä perittävät maksut.

10 artikla

Neuvoston julkinen asiakirjarekisteri

1. Pääsihteeristön tehtävänä on huolehtia yleisön pääsystä neuvoston asiakirjarekisteriin.

2. Asiakirjojen viitenumeroiden lisäksi rekisterissä on ilmoitettava, mitkä 1 päivän heinäkuuta 2000 jälkeen laaditut asiakirjat on jo julkistettu. Jollei yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetusta Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksesta (EY) N:o 45/2001 (24) sekä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 16 artiklasta muuta johdu, asiakirjojen sisältö on asetettava saataville Internetin välityksellä.

11 artikla

Suoraan yleisön saatavissa olevat asiakirjat

1. Tätä artiklaa sovelletaan kaikkiin neuvoston asiakirjoihin edellyttäen, että ne eivät ole salaisiksi luokiteltuja asiakirjoja, sanotun kuitenkaan rajoittamatta mahdollisuutta tehdä kirjallinen hakemus asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan mukaisesti.

2. Tässä artiklassa tarkoitetaan:

— ’jakelulla’ asiakirjan lopullisen toisinnon jakamista neuvoston jäsenille, heidän edustajilleen tai valtuuskunnilleen,

— ’lainsäädäntöasiakirjalla’ asiakirjaa, joka koskee neuvoston työjärjestyksen 7 artiklassa tarkoitetun säädöksen käsittelyä tai antamista.

3. Pääsihteeristö saattaa seuraavat asiakirjat yleisön saataville heti, kun ne on jaettu:

a) muut kuin neuvoston tai jäsenvaltion laatimat asiakirjat, jotka niiden laatija on julkistanut tai jotka on julkistettu laatijan suostumuksella;

b) eri kokoonpanoissa kokoontuvan neuvoston istuntojen esityslistaehdotukset;

c) kaikki asiakirjat, jotka neuvosto on hyväksynyt ja jotka julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

4. Edellyttäen, että asiakirjat eivät selvästi kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa säädettyjen poikkeusten piiriin, pääsihteeristö voi saattaa myös seuraavat asiakirjat yleisön saataville heti, kun ne on jaettu:

a) komiteoiden ja työryhmien esityslistaehdotukset;

b) muut asiakirjat, kuten ilmoitukset, raportit, kertomukset ja tilannekatsaukset sekä käsittelyn etenemistä neuvostossa tai jossakin sen valmistelevista elimistä kuvaavat selvitykset, joissa valtuuskuntien yksittäiset kannat eivät tule esiin, lukuun ottamatta oikeudellisen yksikön kannanottoja ja lausuntoja.

5. Edellä 3 ja 4 kohdassa mainittujen asiakirjojen lisäksi pääsihteeristö saattaa yleisön saataville seuraavat lainsäädäntöasiakirjat heti, kun ne on jaettu:

a) muiden Euroopan unionin toimielinten tai elinten tai, jollei asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 5 kohdasta muuta johdu, jäsenvaltion neuvostolle osoittamat säädöksiä koskevat saatteet ja kirjeiden jäljennökset;

b) Coreperin ja/tai neuvoston hyväksyttäväksi toimitetut ilmoitukset (I/A- ja A-kohtia koskevat ilmoitukset) sekä säädösehdotukset, joihin niissä viitataan;

c) EY:n perustamissopimuksen 251 artiklassa tarkoitetun menettelyn kuluessa tehdyt neuvoston päätökset ja sovittelukomitean hyväksymät yhteiset tekstit.

6. Sen jälkeen kun jokin 5 kohdan c alakohdassa tarkoitetuista päätöksistä on tehty tai kun kyseinen säädös on lopullisesti annettu, pääsihteeristö saattaa yleisön saataville kaikki kyseistä säädöstä koskevat lainsäädäntöasiakirjat, jotka on laadittu ennen tällaista päätöstä ja jotka eivät kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 ja 2 kohdan eikä 3 kohdan toisessa alakohdassa säädettyjen poikkeusten piiriin, kuten ilmoitukset, raportit, kertomukset ja tilannekatsaukset sekä käsittelyn etenemistä neuvostossa tai jossakin sen valmistelevista elimistä kuvaavat selvitykset (yhteenvedot asian käsittelystä), lukuun ottamatta oikeudellisen yksikön kannanottoja ja lausuntoja.

Jäsenvaltion pyynnöstä ei sellaisia asiakirjoja, jotka kuuluvat ensimmäisen alakohdan soveltamisalaan ja joista käy ilmi kyseisen jäsenvaltion valtuuskunnan yksittäinen kanta neuvostossa, saateta yleisön saataville näiden säännösten mukaisesti.