Kertomus Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaus



Virallinen lehti nro C 406 , 28/12/1998 s. 0038 - 0042



KERTOMUS Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaus (98/C 406/07) 1.1 Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 (1) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 1 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 12 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. 1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 1.4 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN KOULUTUSSÄÄTIÖN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarvion ulkopuoliset tuet (Phare-, Tacis- ja Tempus-ohjelman yhteydessä) 1.5 Säätiö hallinnoi Phare- ja Tacis-ohjelmien yhteydessä ja Tempus-ohjelman osalta varoja, jotka komissio on asettanut sen käyttöön. Huomattavaa tukimäärää (noin 380 miljoonaa ecua vuonna 1997) ei ole otettu säätiön talousarvioon, vaan se on merkitty erilliseen kirjanpitoon. Lisäksi noin kolmenkymmenen pankkitilin kokonaissaldo (56,6 miljoonaa ecua 31. joulukuuta 1997), joka on säätiön käytettävissä kyseisten toimien hallinnointia varten, ei sisälly säätiön tilinpäätökseen. Tilintarkastustuomioistuin esittää säätiölle uudelleen kehotuksensa (3), jonka mukaan säätiön olisi sisällytettävä omaan kirjanpitoonsa kyseisten varojen hallinnointiin liittyvät toimet. Uusi järjestelmä maksujen suorittamismenettelyjä varten 1.6 Maksusitoumusten ja maksumääräysten kirjaaminen nopeutuu ja tehostuu uuden SI2-tietokonejärjestelmän avulla. 1.7 Olisi kuitenkin suotavaa, että SI2-järjestelmä ei kattaisi ainoastaan talousarvion hallinnointia vaan mahdollisimman pian myös yleisen kirjanpidon. Omaisuusluettelo 1.8 Tarkistaessaan omaisuusluetteloon merkittyjen tavaroiden olinpaikkaa tilintarkastustuomioistuin totesi, että säätiön tiloihin oli varastoitu käytöstä poistettuja atk-laitteita (PC-tietokoneita, kirjoittimia jne.), joiden arvo oli omaisuusluettelossa noin 0,3 miljoonaa ecua. Säätiön olisi myytävä käytöstä poistetut laitteet tai hävitettävä ne. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 5. marraskuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti Taulukko 1 Tase varainhoitovuodelta 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 4. (2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 31.3.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallitukselle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 17.4.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (3) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 41. Säätiön vastaus Talousarvion ulkopuoliset tuet - Phare, Tacis, Tempus Tilintarkastustuomioistuin on uudistanut vuoden 1996 tilejä koskevaan kertomukseensa sisältyvän vaatimuksen, jonka mukaan kaikki komission säätiölle siirtämät määrärahat tulisi sisällyttää säätiön omiin tileihin. 27. lokakuuta 1998 pidettiin kokous, johon osallistuivat tilintarkastustuomioistuin, komissio (PO XX, PO XXII) ja säätiö. Kokouksessa sovittiin kaikkien säätiön käsittelemien rahasummien ottamista mukaan tileihin. Kaikki summat, jotka on otettu mukaan säätiön tileihin, esitetään myös vuosikertomuksessa. Edelleen sovittiin siitä, että kaikkien summien tulisi olla näkyvissä talousarviossa. Säätiölle osoitettu määräraha hyväksytään hallintoneuvostossa, mutta muut summat, erityisesti komission kanssa sovittuun tekniseen apuun ja sopimuksin liittyvät, esitetään talousarvion liitteessä tiedoksi, ja siten ne ovat selvempiä ja avoimempia kaikille säätiön hallintoon, valvontaan ja tilintarkastukseen osallistuville. Maksatusten uudet menettelytavat Tilintarkastustuomioistuin viittaa uuden talousarvion hallintojärjestelmän SI2 käyttöönoton aikaansaamiin parannuksiin, ja ehdottaa, että järjestelmää laajennetaan kaikkiin tilinpitoa koskeviin asioihin. Säätiö on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen myönteisiin näkemyksiin ja samaa mieltä sen esittämistä suosituksista. Henkilöstö on jo alkanut tehdä työtä tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Projektisuunnitelma ja määrittelyt on jo laadittu ja tietotekninen kehitystyö on käynnissä. Tiedonsiirto pääkirjan tiedosta on mahdollinen. Suunnitelmien mukaan uusi järjestelmä on käytössä vuoden 1999 alkupuolella. Inventaario Tilintarkastustuomioistuin on kiinnittänyt huomiota vanhentuneeseen tietokone- ja muuhun laitteistoon. Menettelystä sovittiin säätiön ja varainhoidon valvonnan välillä. Tämän mukaisesti valittiin voittoa tavoittelematon organisaatio laitteiston sijoittamiseksi ja ottamiseksi uudelleen käyttöön. Laitteisto toimitetaan tälle organisaatiolle marraskuun ensimmäisellä viikolla, ja inventaario siirretään vastaavasti tähän ajankohtaan.