Euroopan ympäristökeskuksen asiakirjojen julkiseen käyttöön antamisesta 21 päivänä maaliskuuta 1997 tehty päätös



Virallinen lehti nro C 282 , 18/09/1997 s. 0005 - 0007



Euroopan ympäristökeskuksen asiakirjojen julkiseen käyttöön antamisesta 21 päivänä maaliskuuta 1997 tehty päätös (97/C 282/04) Muistio 1. Euroopan ympäristökeskuksen ja Euroopan ympäristötieto- ja seurantaverkoston perustamisesta 7 päivänä toukokuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY N:o 1210/90 (1) mukaan yksi keskuksen tehtävistä on "varmistaa, että yleisölle tiedotetaan asianmukaisesti ympäristön tilasta" (1 artiklan 2 kohta). Tämän yleisen periaatteen mukaisesti keskuksen tehtävänä on "varmistaa luotettavan ympäristötiedon laaja leviäminen" (2 artiklan vi kohta). 2. Koska jäsenvaltioiden julkisten viranomaisten hallussa olevan ympäristöä koskevan tiedon vapaa käyttöön saaminen edistää ympäristönsuojelua, jäsenvaltioiden hallussa oleviin asiakirjoihin tutustuminen on taattu ympäristötiedon vapaasta käytöstä 7 päivänä kesäkuuta 1990 annetulla neuvoston direktiivillä 90/313/ETY (2). 3. Euroopan unionin neuvosto ja komissio hyväksyivät 6 päivänä joulukuuta 1993 neuvoston ja komission asiakirjojen julkista käyttöä koskevat ohjesäännöt (3). Hieman myöhemmin molemmat ohjesääntöjä noudattavat toimielimet tekivät päätökset niiden molempien asiakirjojen julkisesta käytöstä (4). 4. Ympäristökeskus on toistaiseksi noudattanut komission päätöstä. Se, että sille on myönnetty oikeushenkilön asema ja oikeudellinen riippumattomuus, merkitsee kuitenkin, että edellä mainitut päätökset eivät sido sitä ja sen vuoksi keskuksen on hyväksyttävä omat Euroopan ympäristökeskuksen asiakirjojen julkisuutta koskevat sääntönsä. On kuitenkin korostettu sitä, että keskuksen säännöt myötäilevät läheisesti neuvoston ja komission hyväksymiä sääntöjä. Oikeudelliseen riippumattomuuteen liittyvän periaatteen mukaisesti päätöksessä ei viitata aiemmin mainittuihin ohjesääntöihin, vaan keskus voi päättää sen soveltamisesta täysin itsenäisesti. 5. Päätöksen sisällön lähtökohtana olisi oltava, sekä päätöksessä olisi erityisesti korostettava, että keskus pyrkii saattamaan asiakirjat yleisön käyttöön mahdollisimman laajasti. Päätöksen tarkoituksena on määrätä säännöt, joiden perusteella yleisö voi pyytää olemassa olevia asiakirjoja käyttöönsä ilman, että heidän on sitä erityisesti perusteltava. Yleisö voi luonnollisesti saada käyttöönsä tai tutustuttavakseen vain olemassa olevia asiakirjoja. Ympäristökeskuksella ei ole velvollisuutta suorittaa tutkimuksia tai tuottaa uusia asiakirjoja yleisön pyynnöstä. 6. Asiakirjojen saatavuus rajoitetaan (niiden julkaisumuodosta riippumatta) yleensä koskemaan ympäristökeskuksessa tuotettuja asiakirjoja. Jos pyynnöt koskevat muita asiakirjoja, pyytäjien on käännyttävä asiakirjat tuottaneiden viranomaisten puoleen. 7. Vaikka tutustuminen ympäristökeskuksen asiakirjoihin paikan päällä on yleensä ilmaista, ympäristökeskuksen olisi saatava kuitenkin periä pieni korvaus asiakirjojen jäljennöksistä, jos jäljennettyjä sivuja on yli 30. 8. Ympäristökeskuksen asiakirjojen sekä käyttö on voitava kieltää että erityisesti tapauksissa, joissa kielto on yleisen edun, yksilön sekä yksityisyyden suojan että liike- tai teollisuustoimintaan liittyvän vaitiolovelvollisuuden mukaista. Johdonmukaisuussyistä katsottiin, että poikkeukset on parasta luonnostella (5 artikla) täysin samala tavalla kuin poikkeukset on esitetty neuvoston ja komission hyväksymissä ohjesäännöissä. 9. Päätöksellä vahvistetaan seuraava menettely: - kaikki hakemukset on osoitettava ympäristökeskuksen johtajalle, jonka vastuulla on kaikkien pyyntöjen käsittely; - jos keskus aikoo kieltäytyä asiakirjan toimittamisesta, pyynnön esittäjän on saatava kirjalliset perustelut kieltäytymiselle. Tähän päätökseen pyynnön esittäjä voi hakea muutosta johtokunnan puheenjohtajalta. Odotettavissa on, että näin tapahtuu aimoastaan hyvin harvoissa tapauksissa; - jos johtokunnan puheenjohtaja päättää hylätä muutoshakemuksen, tämän on mainittava päätöksessään hylkäämisen syyt sekä pyynnön esittäjän oikeus kääntyä asiassa oikeusasiamiehen puoleen Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 138 e artiklan mukaisesti. 10. Euroopan ympäristökeskuksen johtokunnan päätös hyväksyttiin ja saman toimielimen on kahden vuoden kulutta tarkistettava päätös. Päätös olisi julkaistava Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä (C-tiedonannot -osassa) ja yleisöllä olisi oltava mahdollisuus tutustua siihen. Päätösteksti I. Ympäristökeskuksen asiakirjat ovat mahdollisimman laajasti yleisön käytössä tässä päätöksessä vahvistetuin ehdoin. "Ympäristökeskuksen asiakirjoilla" tarkoitetaan julkaisumuodosta riippumatta kaikkia kirjoitettuja tekstejä, jotka sisältävät olemassa olevia tietoja ja jotka Euroopan ympäristökeskus on tuottanut. Tätä päätöstä ei sovelleta jo julkaistuihin asiakirjoihin. II. Pyyntö saada tutustua ympäristökeskuksen asiakirjoihin on lähetettävä kirjallisena keskuksen johtajalle (5). Pyynnön esittäjän ei tarviste perustella pyyntöään. Pyynnön on oltava riittävän yksityiskohtainen ja siinä on oltava tiedot, joita tarvitaan pyydetyn asiakirjan löytämiseksi. Pyynnön esittäjältä on tarvittaessa pyydettävä lisätietoja. III. Pyynnön esittäjä voi tutustua ympäristökeskuksen asiakirjoihin joko keskuksen tiloissa tai postitse vastaanottajan kustannuksella lähetettävään jäljennökseen. Jos jäljennöksiä on yli 30 sivua, keskus saattaa laskuttaa niiden toimittamisesta 10 ecua sekä 0,036 ecua sivulta. Muussa muodossa toimitettavista tiedoista perittävät maksut määritetään tapauskohtaisesti, mutta niiden on oltava kohtuullisia. Asiakirjat toimitetaan niillä kielillä, joilla asiakirjoja on saatavilla pyynnön esittäjän toiveet huomioon ottaen. Kukaan ympäristökeskuksen asiakirjan käsiinsä saanut henkilö ei saa myydä asiakirjaa tai jakaa sitä kaupallisiin tarkoituksiin ennen kuin on saanut siihen luvan. Julkaistujen asiakirjojen jäljentäminen on sallittua edellyttäen, että lähde ilmoitetaan. IV. Johtaja vastaa siitä, että pyynnöt käsitellään mahdollisimman nopeasti. Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kuukauden kuluessa, onko hänen pyyntönsä hyväksytty vai aiotaanko asiakirjoihin tutustuminen kieltää. Jälkimmäisessä tapauksessa pyynnön esittäjälle kerrotaan kieltäytymisen perustelut. Hänelle ilmoitetaan myös, että hänellä on kuukausi aikaa pyytää johtokunnan puheenjohtajalta muutosta päätökseen. Kielteinen vastaus merkitsee, että hänen on peruutettava pyyntönsä. Jos pyyntöön ei vastata kuukauden kuluessa, on se tulkittava kieltäytymiseksi. Tällaisessa tapauksessa pyyntö tulee esittää kuukauden kuluessa johtokunnan puheenjohtajalle. Mikäli kuukauden määräaikaa ei noudateta, pyyntöä ei käsitellä. Päätös uudelleen käsiteltäväksi toimitetusta pyynnöstä on tehtävä mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos pyyntö hylätään, vastauksessa on persuteltava, miksi näin on tehty. Samaan aikaan pyynnön esittäjälle on ilmoitettava, että tällä on oikeus kääntyä asiassa oikeusasiamiehen puoleen Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 138 e artiklan mukaisesti. V. Ympäristökeskuksen asiakirjoja ei anneta käyttöön, jos se voi heikentää - yleisen edun suojaa (yleistä turvallisuutta, kansainvälisiä suhteita, rahatalouden vakautta, oikeuskäsittelyjä, tarkastuksia ja tutkimuksia), - yksilön ja yksityisyyden suojaa, - liike- ja teollisuustoimintaan liittyvää vaitiolovelvollisuutta, - yhteisön taloudellisten etujen suojaa, - luottamuksellisuuden suojaa, jota jokainen asiakirjoihin sisältyviä tietoja luovuttanut luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö vaatii, tai jota tietoja luovuttaneen jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan. Ympäristökeskuksen asiakirjoihin tutustuminen voidaan kieltää keskuksen menettelyjen luottamuksellisuuden varmistamiseksi. VI. Tämä päätös tarkistetaan kahden vuoden kuluttua sen voimaantulopäivästä lukien. Tarkistusta valmisteltaessa johtaja toimittaa asianmukaisen ajan kuluessa johtokunnalle kertomuksen tämän päätöksen toimeenpanosta. VII. Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä kesäkuuta 1997. Se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja yleisöllä on mahdollisuus tutustua siihen. (1) EYVL L 120, 11.5.1990, s. 1. (2) EYVL L 158, 23.6.1990, s. 56. (3) EYVL L 340, 31.12.1993, s. 41. (4) Neuvoston asiakirjojen julkisesta käytöstä 20.12.1993 tehty neuvoston päätös (EYVL L 340, 31.12.1993, s. 43). Komission asiakirjojen julkisesta käytöstä 8.2.1994 tehty komission päätös (EYVL L 46, 18.2.1994, s. 58), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 19.9.1996 tehdyllä päätöksellä (EYVL L 247, 28.9.1996, s. 45). (5) European Environment Agency, Kongens Nytorv 6, DK-1050 København, Faksi (+45) 33 36 71 99.