KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) 2015/341,

annettu 20 päivänä helmikuuta 2015,

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 täytäntöönpanoa koskevista yksityiskohtaisista säännöistä siltä osin kuin on kyse malleista tiettyjen tietojen toimittamiseksi komissiolle

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta 11 päivänä maaliskuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 (1) ja erityisesti sen 35 artiklan 7 kohdan, 41 artiklan 4 kohdan ja 49 artiklan 3 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

Komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) N:o 463/2014 (2) vahvistetaan säännökset, jotka ovat tarpeen ohjelmien toimittamiseksi. Vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta, jäljempänä ’FEAD’, rahoitettavien ohjelmien täytäntöönpanon varmistamiseksi on tarpeen vahvistaa lisäsäännöksiä asetuksen (EU) N:o 223/2014 soveltamisesta. Nämä säännökset olisi vahvistettava yhdessä ainoassa täytäntöönpanosäädöksessä, jotta niistä saa helposti kokonaiskuvan ja jotta ne ovat helposti saatavilla.

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

Malli hallinto- ja todentamisviranomaisen tehtävien ja menettelyjen kuvausta varten

1. Kuvaus hallintoviranomaisen, tarvittaessa myös todentamisviranomaisen, tehtävistä ja menettelyistä on laadittava tämän asetuksen liitteessä I esitetyn mallin mukaisesti.

2. Jos yhteistä järjestelmää sovelletaan useampiin FEADista yhteisrahoitettaviin toimenpideohjelmiin, 1 kohdassa tarkoitetuista tehtävistä ja menettelyistä voidaan laatia yksi ainoa kuvaus.

2 artikla

Malli riippumattoman tarkastuselimen kertomusta varten

1. Asetuksen (EU) N:o 223/2014 35 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu riippumattoman tarkastuselimen kertomus on laadittava tämän asetuksen liitteessä II esitetyn mallin mukaisesti.

2. Jos yhteistä järjestelmää sovelletaan useampiin FEADista yhteisrahoitettaviin toimenpideohjelmiin, voidaan laatia yksi ainoa 1 kohdassa tarkoitettu tarkastuskertomus.

3 artikla

Malli riippumattoman tarkastuselimen lausuntoa varten

1. Asetuksen (EU) N:o 223/2014 35 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu riippumattoman tarkastuselimen lausunto on laadittava tämän asetuksen liitteessä III esitetyn mallin mukaisesti.

2. Jos yhteistä järjestelmää sovelletaan useampiin FEADista yhteisrahoitettaviin toimenpideohjelmiin, voidaan laatia yksi ainoa 1 kohdassa tarkoitettu lausunto.

4 artikla

Maksatushakemuksen malli

Asetuksen (EY) N:o 223/2014 41 artiklan 4 kohdassa tarkoitettu maksatushakemus on laadittava tämän asetuksen liitteessä IV olevan mallin mukaisesti.

5 artikla

Tilityksen malli

Asetuksen (EU) N:o 223/2013 49 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu tilitys on toimitettava komissiolle tämän asetuksen liitteessä V esitetyn mallin mukaisesti.

6 artikla

Voimaantulo

Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

(1) EUVL L 72, 12.3.2014, s. 1.

(2) Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 463/2014, annettu 5 päivänä toukokuuta 2014, jäsenvaltioiden ja komission väliseen sähköiseen tiedonvaihtojärjestelmään sovellettavien edellytysten vahvistamisesta vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 mukaisesti (EUVL L 134, 7.5.2014, s. 32).

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 95/46/EY, annettu 24 päivänä lokakuuta 1995, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 281, 23.11.1995, s. 31).

(4) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001, annettu 18 päivänä joulukuuta 2000, yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1).

LIITE I

Malli hallinto- ja todentamisviranomaisen tehtävien ja menettelyjen kuvausta varten

1. YLEISTÄ

1.1 Toimitetut tiedot:

— Jäsenvaltion [nimi],

— Ohjelman nimi ja CCI-koodi: (FEADista tuetut toimenpideohjelmat, jotka kuuluvat hallinto- ja todentamisviranomaisen toiminnan alaan, jos niihin sovelletaan yhteistä hallinto- ja valvontajärjestelmää),

— Tärkeimmän yhteystahon nimi ja sähköpostiosoite: (kuvauksen laatimisesta vastaava elin).

1.2 Toimitetut tiedot kuvaavat tilannetta: (pp/kk/vv)

1.3 Järjestelmän rakenne (perustiedot sekä vuokaavio hallinto- ja valvontajärjestelmään kuuluvien viranomaisten/elinten välisistä organisaatiosuhteista)

1.3.1 Hallintoviranomainen (nimi, osoite ja hallintoviranomaisen yhteyspiste):

Ilmoittakaa, onko hallintoviranomainen nimetty myös todentamisviranomaiseksi asetuksen (EU) N:o 223/2014 31 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

1.3.2 Todentamisviranomainen (nimi, osoite ja todentamisviranomaisen yhteyspiste)

1.3.3 Välittävät elimet (nimet, osoitteet ja välittävien elinten yhteyspisteet)

1.3.4 Kun sovelletaan asetuksen (EU) N:o 223/2014 31 artiklan 5 kohtaa, ilmoittakaa, miten tehtävien erottamista koskevan periaatteen noudattaminen on varmistettu tarkastusviranomaisen, hallintoviranomaisen ja/tai todentamisviranomaisen osalta.

2. HALLINTOVIRANOMAINEN

2.1 Hallintoviranomainen ja sen päätehtävät

2.1.1 Hallintoviranomaisen asema (kansallinen tai paikallinen viranomainen taikka yhteisö) ja elin, jonka osa se on.

2.1.2 Hallintoviranomaisen suoraan hoitamien tehtävien kuvaus.

Jos hallintoviranomainen hoitaa myös todentamisviranomaisen tehtävät, kuvaus siitä, miten tehtävien erottaminen toisistaan on varmistettu.

2.1.3 Eritelmä tehtävistä, jotka hallintoviranomainen on asetuksen (EU) N:o 223/2014 31 artiklan 6 ja 7 kohdan mukaisesti virallisesti siirtänyt välittäville elimille, tiedot kyseisistä välittävistä elimistä ja tehtävien siirtämistapa (mikä tukee sitä, että hallintoviranomaisella säilyy täysi vastuu siirretyistä tehtävistä). Viittaukset asiaa koskeviin asiakirjoihin (valtuutusta koskevat säädökset, sopimukset).

2.1.4 Kuvaus menettelyistä, joilla varmistetaan tehokkaat ja oikeasuhteiset petostentorjuntatoimenpiteet, joissa on otettu huomioon todetut riskit, sekä viittaus tehtyyn riskinarviointiin (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 4 kohdan c alakohta).

2.2 Hallintoviranomaisen organisaatio ja menettelyt

2.2.1 Organisaatiokaavio ja yksiköiden tehtävänkuvaukset (myös suunnitelma tarvittavan asiantuntemuksen omaavan riittävän henkilöstön osoittamisesta tehtäviin). Tässä annetaan tiedot myös niistä välittävistä elimistä, joille tehtäviä on siirretty.

2.2.2 Järjestelmä, jolla varmistetaan, että tarvittaessa toteutetaan asianmukainen riskienhallintatoimi, etenkin jos hallinto- ja valvontajärjestelmää muutetaan merkittävästi.

2.2.3 Seuraavien menettelyjen kuvaukset (jotka olisi annettava kirjallisina hallintoviranomaisen ja välittävien elinten henkilöstölle; päivämäärä ja viite):

2.2.3.1 Menettelyt, joilla tuetaan asetuksen (EU) N:o 223/2014 11 artiklan 1 kohdan mukaisesti perustetun seurantakomitean työtä, jos hallintoviranomainen on vastuussa sosiaalista osallisuutta koskevan toimenpideohjelman (jäljempänä ’toimenpideohjelma II’) hallinnoinnista.

2.2.3.2 Menettelyt, jotka koskevat tietojärjestelmää, johon kootaan ja tallennetaan ja jossa säilytetään jokaisesta toimesta sen seurantaa, arviointia, varainhoitoa, todentamista ja tarkastamista varten tarvittavat tiedot, tarvittaessa myös tiedot yksittäisistä osallistujista ja sukupuolen mukaan eritellyt indikaattoritiedot.

2.2.3.3 Menettelyt sellaisten tehtävien valvontaa varten, jotka hallintoviranomainen on virallisesti siirtänyt asetuksen (EU) N:o 223/2014 31 artiklan 6 ja 7 kohdan mukaisesti.

2.2.3.4 Menettelyt, joita käytetään arvioitaessa, valittaessa ja hyväksyttäessä toimia sekä varmistettaessa, että ne ovat sovellettavien sääntöjen mukaisia koko täytäntöönpanokauden ajan (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 3 kohta), sekä menettelyt, joilla varmistetaan, ettei valituksi tule sellaisia toimia, jotka on jo fyysisesti saatettu päätökseen tai kokonaisuudessaan toteutettu ennen kuin tuensaaja tekee tukihakemuksen (myös välittävien elinten käyttämät menettelyt silloin, kun toimien arviointia, valintaa ja hyväksymistä koskevat tehtävät on siirretty kyseisille elimille).

2.2.3.5 Menettelyt, joilla varmistetaan, että tuensaajalle toimitetaan asiakirja, jossa määritetään kullekin toimelle asetetut tukiedellytykset, ja että tuensaajilla on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille toimeen liittyville tapahtumille.

2.2.3.6 Tarkastusmenettelyt (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 4–7 kohdan mukaisesti), myös menettelyt, joilla varmistetaan, että toimet vastaavat unionin eri aloilla harjoittamaa politiikkaa (näihin aloihin kuuluvat mm. miesten ja naisten välisen tasa-arvon edistäminen, syrjimättömyys, esteettömyys vammaisten näkökulmasta, julkiset hankinnat, ympäristöä koskevat säännöt, erityisesti ruuanhaaskauksen vastaiset säännöt, kulutustavaroiden turvallisuus ja kansanterveys), sekä tiedot tällaisten tarkastusten tekemisestä vastaavista viranomaisista ja elimistä. Kuvauksen on katettava kunkin tuensaajan tekemän korvaushakemuksen osalta tehtävät hallinnolliset tarkastukset ja toimia koskevat paikalla tehtävät hallinnoinnin tarkastukset, jotka voidaan suorittaa otannan perusteella. Jos hallinnoinnin tarkastukset on annettu tehtäväksi välittäville elimille, kuvauksen olisi sisällettävä välittävien elinten kyseisissä tarkastuksissa noudattamat menettelyt ja menettelyt, joiden avulla hallintoviranomainen valvoo, että välittävät elimet hoitavat niille siirretyt tehtävät tehokkaasti. Tarkastusten suorittamisväli ja kattavuus on suhteutettava toimelle myönnetyn julkisen tuen määrään sekä tällaisissa tarkastuksissa ja tarkastusviranomaisen toimittamissa tarkastuksissa koko hallinto- ja valvontajärjestelmän osalta määritettyyn riskitasoon.

2.2.3.7 Kuvaus menettelyistä, joita käytetään tuensaajien korvaushakemusten vastaanottamisessa, tarkistamisessa ja asianmukaiseksi toteamisessa sekä tuensaajille suoritettavien maksujen hyväksymisessä, maksamisessa ja kirjaamisessa (myös välittävien elinten käyttämät menettelyt, kun korvaushakemusten käsittely on annettu niiden tehtäväksi) ja joilla varmistetaan tuensaajille suoritettaviin maksuihin sovellettavan 90 päivän määräajan noudattaminen asetuksen (EU) N:o 223/2014 42 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2.2.3.8 Tiedot viranomaisista tai elimistä, jotka huolehtivat korvaushakemuksen käsittelyn eri vaiheista, sekä vuokaavio, josta käyvät ilmi kaikki korvaushakemusten käsittelyyn osallistuvat elimet.

2.2.3.9 Kuvaus siitä, miten hallintoviranomainen toimittaa tietoja todentamisviranomaiselle, myös kun kyseessä ovat tiedot, jotka koskevat unionin tai kansallisten elinten suorittamien hallinnoinnin tarkastusten yhteydessä havaittuja puutteita ja/tai sääntöjenvastaisuuksia (epäillyt ja todetut petokset mukaan luettuina) ja niiden johdosta toteutettuja jatkotoimia.

2.2.3.10 Kuvaus siitä, miten hallintoviranomainen toimittaa tietoja tarkastusviranomaiselle, myös kun kyseessä ovat tiedot, jotka koskevat unionin tai kansallisten elinten suorittamien hallinnoinnin tarkastusten yhteydessä havaittuja puutteita ja/tai sääntöjenvastaisuuksia (epäillyt ja todetut petokset mukaan luettuina) ja niiden johdosta toteutettuja jatkotoimia.

2.2.3.11 Viittaus jäsenvaltion antamiin kansallisiin tukikelpoisuussääntöihin, joita sovelletaan toimenpideohjelmaan.

2.2.3.12 Menettelyt, joita käytetään vuotuisia ja lopullisia täytäntöönpanokertomuksia laadittaessa ja niitä komissiolle toimitettaessa (asetuksen (EU) N:o 233/2014 32 artiklan 2 kohdan b alakohta) sekä toimenpideohjelman II osalta menettelyt indikaattoreita koskevien luotettavien tietojen keräämistä ja raportointia varten (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan a alakohta).

2.2.3.13 Johdon vahvistuslausuman laatimisessa käytettävät menettelyt (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 4 kohdan e alakohta).

2.2.3.14 Menettelyt, joita käytetään laadittaessa lopullisia tarkastuskertomuksia ja tehtyjä tarkastuksia koskevaa vuotuista yhteenvetoa, johon kuuluu myös analyysi järjestelmissä havaittujen virheiden ja puutteiden luonteesta ja laajuudesta sekä niiden korjaamiseksi suunnitelluista ja toteutetuista toimenpiteistä (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 4 kohdan e alakohta).

2.2.3.15 Menettelyt, joita käytetään tiedotettaessa henkilöstölle edellä mainituista menettelyistä, sekä tiedot järjestetystä/suunnitellusta koulutuksesta ja annetusta ohjeistuksesta (päivämäärä ja viite).

2.2.3.16 Tarvittaessa kuvaus hallintoviranomaisen menettelyistä, jotka koskevat sellaisten tehokkaiden järjestelyjen soveltamisalaa, sääntöjä ja menettelyjä, joita jäsenvaltio (1) on ottanut käyttöön vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastoa koskevien valitusten tutkimiseksi asetuksen (EU) N:o 223/2014 30 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

2.3 Jäljitysketju

2.3.1 Menettelyt, joilla varmistetaan asianmukainen jäljitysketju ja arkistointijärjestelmä, myös siltä osin kuin on kyse tietoturvasta, ja joissa on otettu huomioon kansalliset säännöt menettelyistä, joilla asiakirjojen todistetaan vastaavan alkuperäisiä asiakirjoja (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 4 kohdan d alakohta ja komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 532/2014 (2) 3 artikla.

2.3.2 Ohjeet, jotka on annettu siitä, miten tuensaajien, välittävien elinten ja/tai hallintoviranomaisen on pidettävä todentavat asiakirjat saatavilla (päivämäärä ja viite):

2.3.2.1 Tiedot siitä, miten pitkään asiakirjoja säilytetään.

2.3.2.2 Muoto, jossa asiakirjat säilytetään.

2.4 Sääntöjenvastaisuudet ja takaisinperinnät

2.4.1 Kuvaus menettelystä (on toimitettava kirjallisena hallintoviranomaisen ja välittävien elinten henkilöstölle; päivämäärä ja viite), joka koskee sääntöjenvastaisuuksista (myös petoksista) ilmoittamista, niiden oikaisua ja niiden johdosta toteutettavia jatkotoimia sekä peruutettujen ja takaisin perittyjen määrien, takaisin perittävien määrien, sellaisten määrien, joita ei voida periä takaisin, ja oikeudellisen menettelyn tai hallinnollisen muutoksenhaun vuoksi keskeytettyihin toimiin liittyvien määrien kirjaamista.

2.4.2 Kuvaus menettelystä (myös vuokaavio, josta ilmenevät raportointisuhteet), jolla varmistetaan, että komissiolle ilmoitetaan sääntöjenvastaisuuksista asetuksen (EU) N:o 223/2014 30 artiklan 2 kohdassa säädetyn velvoitteen mukaisesti.

3. TODENTAMISVIRANOMAINEN

3.1 Todentamisviranomainen ja sen päätehtävät

3.1.1 Todentamisviranomaisen asema (kansallinen viranomainen tai yhteisö) ja elin, jonka osa se on.

3.1.2 Todentamisviranomaisen tehtävien erittely. Jos hallintoviranomainen hoitaa myös todentamisviranomaisen tehtävät, kuvaus siitä, miten tehtävien erottaminen toisistaan on varmistettu (ks. kohta 2.1.2).

3.1.3 Todentamisviranomaisen asetuksen (EU) N:o 223/2014 31 artiklan 6 kohdan mukaisesti välittäville elimille virallisesti siirtämät tehtävät, tiedot kyseisistä välittävistä elimistä ja siirtämistapa. Viittaukset asiaa koskeviin asiakirjoihin (valtuutusta koskevat säädökset, sopimukset). Kuvaus menettelyistä, joita välittävät elimet käyttävät siirrettyjen tehtävien hoitamisessa, sekä menettelyistä, joiden avulla todentamisviranomainen valvoo, että välittävät elimet hoitavat niille siirretyt tehtävät tehokkaasti.

3.2 Todentamisviranomaisen organisaatio

3.2.1 Organisaatiokaavio ja yksiköiden tehtävänkuvaukset (myös suunnitelma tarvittavan asiantuntemuksen omaavan riittävän henkilöstön osoittamisesta tehtäviin). Tässä annetaan tiedot myös niistä välittävistä elimistä, joille tehtäviä on siirretty.

3.2.2 Seuraavien menettelyjen kuvaukset, jotka on annettava kirjallisina todentamisviranomaisen ja välittävien elinten henkilöstölle (päivämäärä ja viite):

3.2.2.1 Menettelyt maksatushakemusten laadintaa ja jättämistä varten: — kuvaus järjestelyistä, joiden avulla todentamisviranomainen saa toimista kaikki sellaiset tiedot, jotka ovat tarpeen maksatushakemusten laatimiseksi ja toimittamiseksi ja joihin kuuluvat myös (asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan mukaisten) hallinnollisten tarkastusten ja kaikkien muiden asiaa koskevien tarkastusten tulokset, — menettely, jota käytetään maksatushakemusten laatimisessa ja toimittamisessa komissiolle, myös menettely, jolla varmistetaan, että välimaksua koskeva lopullinen maksatushakemus toimitetaan viimeistään 31. heinäkuuta edellisen tilivuoden päättymisen jälkeen.

3.2.2.2 Kuvaus kirjanpitojärjestelmästä, jota käytetään perustana todennettaessa menotilejä komissiolle (asetuksen (EU) N:o 223/2014 33 artiklan d alakohta): — järjestelyt yhdistettyjen tietojen toimittamiseksi todentamisviranomaiselle hajautetussa järjestelmässä, — kirjanpitojärjestelmän ja kohdassa 4.1 kuvatun tietojärjestelmän välinen yhteys, — vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahaston tapahtumien erottaminen muista tapahtumista, jos käytössä on muiden rahastojen kanssa yhteinen järjestelmä.

3.2.2.3 Kuvaus menettelyistä, joita käytetään asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (3) 59 artiklan 5 kohdassa tarkoitetun tilityksen (asetuksen (EU) N:o 223/2014 33 artiklan b alakohta) laadinnassa. Järjestelyt, joiden avulla todennetaan tilityksen täydellisyys, oikeellisuus ja totuudenmukaisuus ja se, että tilitykseen kirjatut menot ovat sovellettavan lainsäädännön mukaiset (asetuksen (EU) N:o 223/2014 33 artiklan c alakohta), kun otetaan huomioon kaikkien varmennusten ja tarkastusten tulokset.

3.2.2.4 Tarvittaessa kuvaus todentamisviranomaisen menettelyistä, jotka koskevat sellaisten tehokkaiden järjestelyjen soveltamisalaa, sääntöjä ja menettelyjä, joita jäsenvaltio (4) on ottanut käyttöön vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastoa koskevien valitusten tutkimiseksi asetuksen (EU) N:o 223/2014 30 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

3.3 Takaisinperintä

3.3.1 Kuvaus järjestelmästä, jolla varmistetaan julkisen tuen, myös unionin myöntämän tuen, nopea takaisinperintä.

3.3.2 Menettelyt, joilla varmistetaan asianmukainen jäljitysketju siten, että kirjanpitoaineisto säilytetään tietokonepohjaisessa muodossa. Kyseiseen aineistoon kuuluvat kunkin toimen osalta takaisin perityt ja takaisin perittävät määrät, maksatushakemuksesta poistetut peruutetut määrät, määrät, joita ei voida periä takaisin, sekä oikeudellisen menettelyn tai hallinnollisen muutoksenhaun vuoksi keskeytettyihin toimiin liittyvät määrät.

3.3.3 Järjestelyt takaisin perittyjen tai peruutettavien määrien vähentämiseksi ilmoitettavista menoista.

4. TIETOJÄRJESTELMÄ

4.1 Tietojärjestelmän kuvaus, joka sisältää vuokaavion (keskitetty tai yhteinen verkkojärjestelmä tai hajautettu järjestelmä, jossa yksittäiset järjestelmät on liitetty toisiinsa). Tietojärjestelmän avulla toteutetaan seuraavat toiminnot:

4.1.1 Kerätään, tallennetaan ja säilytetään tietokonepohjaisessa muodossa kustakin toimesta asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan d alakohdan mukaisesti ja komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 532/2014 2 artiklan mukaisesti tietoja, jotka ovat tarpeen seurantaa, arviointia, varainhoitoa, varmennuksia ja tarkastamista varten ja joihin kuuluvat tarvittaessa myös tiedot yksittäisistä osallistujista ja sukupuolen mukaan eritellyt indikaattoritiedot.

4.1.2 Varmistetaan asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan e alakohdan mukaisesti, että edellä olevassa kohdassa tarkoitetut tiedot kerätään ja viedään järjestelmään sekä säilytetään siinä ja että toimenpideohjelmasta II tuettujen toimien tapauksessa indikaattoritiedot jaotellaan sukupuolen mukaan, jos tällaisia tietoja on saatavilla.

4.1.3 Varmistetaan asetuksen (EU) N:o 223/2014 33 artiklan d alakohdan ja 49 artiklan 1 kohdan artiklan b alakohdan mukaisesti, että käytössä on kutakin toimea koskevan kirjanpitoaineiston tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitettu tietojärjestelmä, joka käsittää kaikki maksatushakemusten ja tilitysten laatimiseen tarvittavat tiedot, myös tiedot takaisin perittävistä ja takaisin perityistä määristä, määristä, joita ei voida periä takaisin, sekä määristä, jotka on poistettu johonkin toimeen tai toimenpideohjelmaan osoitetun rahoitusosuuden täysimääräisen tai osittaisen peruuttamisen seurauksena.

4.1.4 Säilytetään asetuksen (EU) N:o 223/2014 33 artiklan g alakohdan mukaisesti tietokoneistetussa muodossa kirjanpitoaineisto, joka koskee komissiolle ilmoitettuja menoja ja tuensaajille maksettua vastaavaa julkista rahoitusosuutta.

4.1.5 Pidetään asetuksen (EU) N:o 223/2014 33 artiklan h alakohdan mukaisesti kirjaa takaisin perittävistä määristä ja määristä, jotka on poistettu johonkin toimeen osoitetun rahoitusosuuden täysimääräisen tai osittaisen peruuttamisen johdosta.

4.1.6 Pidetään kirjaa summista, joihin liittyvät toimet on keskeytetty sellaisen oikeudellisen menettelyn tai hallinnollisen muutoksenhaun vuoksi, jolla on lykkäävä vaikutus.

4.1.7 Ilmoitetaan, ovatko järjestelmät toiminnassa ja voidaanko edellä tarkoitetut tiedot tallentaa niiden avulla luotettavasti.

4.2 Kuvaus menettelyistä, joilla voidaan varmentaa, että tietojärjestelmien turvallisuus on varmistettu.

(1) Viittaus asiakirjaan tai kansalliseen lainsäädäntöön, jossa jäsenvaltio on vahvistanut kyseiset tehokkaat järjestelyt.

(2) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 532/2014, annettu 13 päivänä maaliskuuta 2014, vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 täydentämisestä (EUVL L 148, 20.5.2014, s. 54).

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).

(4) Viittaus asiakirjaan tai kansalliseen lainsäädäntöön, jossa jäsenvaltio on vahvistanut kyseiset tehokkaat järjestelyt.