KOMISSION PÄÄTÖS,

tehty 8 päivänä helmikuuta 1994,

yleisön oikeudesta saada tietoja komission asiakirjoista (94/90/EHTY, EY, Euratom)

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisöjen perustamissopimukset ja erityisesti Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 162 artiklan,

sekä katsoo, että

Euroopan unionista tehdyn sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyn julistuksen oikeudesta saada tietoja sekä Birminghamin ja Edinburghin Eurooppa-neuvoston kokousten yhteisön lähentämistä kansalaisiinsa koskevien johtopäätösten mukaisesti olisi neuvoston kanssa sovittava menettelysäännöistä, joiden periaatteilla säädellään yleisön oikeutta saada tietoa komission ja neuvoston asiakirjoista,

nämä periaatteet perustuvat yleisön oikeudesta saada tietoja toimielinten asiakirjoista 5 päivänä toukokuuta 1993 annettuun komission tiedonantoon ja yhteisön avoimuudesta 2 päivänä kesäkuuta 1993 annettuun komission tiedonantoon, ja

olisi hyväksyttävä erityiset määräykset, joilla komissio voi panna kyseiset säännöt täytäntöön,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 artikla

Hyväksytään menettelysäännöt, jotka koskevat yleisön oikeutta saada tietoa komission asiakirjoista, sellaisina kuin ne esitetään liitteessä.

2 artikla

Hyväksytään seuraavat toimenpiteet 1 artiklassa tarkoitettujen sääntöjen täytäntöönpanon varmistamiseksi:

1) Hakemukset tietojen saamiseksi asiakirjasta on esitettävä kirjallisesti komission toimivaltaisille yksiköille komission kotipaikkaan, komission edustustoihin jäsenvaltioissa tai Euroopan yhteisöjen komission edustustoihin kolmansissa maissa.

2) Pääjohtaja, yksikön johtaja, pääsihteeristön keskuudesta kyseiseen tarkoitukseen nimetty johtaja tai näiden puolesta valtuutettu virkamies ilmoittavat hakijalle kirjallisesti, että hänen hakemukseensa on suostuttu tai että siihen aiotaan vastata kielteisesti. Jälkimmäisessä tapauksessa asianomaiselle ilmoitetaan myös, että hän voi kuukauden kuluessa esittää komission pääsihteeristölle vahvistavan hakemuksen kyseisen kannan muuttamisesta; muussa tapauksessa katsotaan, että hän on luopunut alkuperäisestä hakemuksestaan.

3) Puheenjohtaja on yhteisymmärryksessä kyseisen asian osalta pätevän komission jäsenen kanssa toimivaltainen tekemään vahvistavia hakemuksia koskevat päätökset. Hän voi luovuttaa tämän toimivallan pääsihteerille.

4) Se, että viranomainen hakemuksen esittämistä seuraavan kuukauden kuluessa jättää vastaamatta hakemukseen tietojen saamiseksi asiakirjasta, merkitsee aikomusta antaa kielteinen vastaus.

Vastaamatta jättäminen muutoshakemuksen esittämistä seuraavan kuukauden kuluessa vastaa hylkäyspäätöstä.

5) Yli 30 sivua käsittävistä asiakirjan paperijäljennöksistä peritään maksu, joka on 10 ecua + 0,036 ecua sivulta. Muihin tiedonvälitystapoihin liittyvistä kustannuksista päätetään tapauskohtaisesti siten, että ne eivät ylitä kohtuullista määrää.

6) Yksiköiden on otettava huomioon hakijan toiveet asiakirjojen tutkimisesta paikalla. Jos pääosastolla tai yksiköllä ei ole tiloja paikalla tapahtuvaa asiakirjojen tutkimista varten, tutkiminen tapahtuu komission keskuskirjastoissa Brysselissä tai Luxemburgissa tai komission edustustoissa jäsenvaltioissa tai kolmansissa maissa.

3 artikla

Tämä päätös tulee voimaan 15 päivänä helmikuuta 1994. Se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

Tehty Brysselissä 8 päivänä helmikuuta 1994.

Komission puolesta João PINHEIRO Komission jäsen

LIITE

Toimintasäännöt, jotka koskevat yleisön oikeutta saada tietoja komission ja neuvoston asiakirjoista

KOMISSIO JA NEUVOSTO, jotka

OTTAVAT HUOMIOON Euroopan unionista tehdyn sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyn julistuksen oikeudesta saada tietoja,

OTTAVAT HUOMIOON johtopäätökset, joilla Birminghamin ja Edinburghin Eurooppa-neuvoston kokoukset ovat sopineet tietyistä periaatteista yhteisön lähentämiseksi kansalaisiinsa,

OTTAVAT HUOMIOON Kööpenhaminan Eurooppa-neuvoston kokouksen johtopäätökset, joissa vahvistetaan kansalaisten mahdollisimman laaja tiedonsaantioikeus ja kehotetaan komissiota ja neuvostoa nopeasti hyväksymään tarvittavat toimenpiteet tämän periaatteen toteuttamiseksi käytännössä.

ARVIOIVAT, että on aiheellista sopia yksimielisesti periaatteista, joilla säädellään oikeutta saada tietoja komission ja neuvoston asiakirjoista, jolloin ymmärretään, että kummankin elimen on pantava nämä periaatteet täytäntöön erityisillä hallinnollisilla määräyksillä,

KATSOVAT, että

mainitut periaatteet eivät haittaa määräyksiä, joita sovelletaan tiedonsaantioikeuteen niiden asiakirjojen osalta, jotka koskevat suoraan niistä erityisesti kiinnostuneita henkilöitä,

nämä periaatteet on pantava täytäntöön salaisiksi luokiteltuja tietoja koskevia määräyksiä täydellisesti noudattaen, ja

nämä menettelysäännöt liittyvät niiden tietoa ja tiedonvälitystä koskevaan politiikkaan,

OVAT PÄÄTTÄNEET SEURAAVAA:

Yleisperiaate

Yleisöllä on mahdollisimman laaja oikeus saada tietoja komission ja neuvoston hallussa olevista asiakirjoista.

"Asiakirjalla" tarkoitetaan kaikkia komission tai neuvoston hallussa olevia olemassa olevia tietoja sisältäviä kirjoituksia riippumatta niiden esittämistavasta.

Ensihakemusten käsittely

Tietojen saamista asiakirjasta koskevan hakemuksen on oltava kirjallinen ja riittävän täsmällinen; sen on erityisesti sisällettävä asianomaisen asiakirjan tai asianomaisten asiakirjojen tunnistetiedot.

Tarvittaessa asianomainen toimielin kehottaa hakijaa täsmentämään pyyntöään.

Kun toimielimen hallussa olevan asiakirjan tekijä on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, jäsenvaltio, muu yhteisön toimielin tai laitos tai mikä tahansa muu kansallinen tai kansainvälinen yhteisö, hakemus on osoitettava suoraan asiakirjan tekijälle.

Kyseinen toimielin hakee hakijoiden kanssa neuvotellen oikeudenmukaisen ratkaisun toistuvasti esitettyjen hakemusten ja/tai laajoja asiakirjoja koskevien hakemusten hyväksymiseksi.

Oikeutta saada tietoa asiakirjoista käytetään siten, että asiakirjoja tutkitaan paikalla tai siten, että niistä annetaan hakijan kustannuksella jäljennös, jolloin maksu ei saa ylittää kohtuullista määrää.

Asianomainen toimielin voi määrätä, että henkilö, jolle asiakirja toimitetaan, ei voi jäljentää tai levittää kyseistä asiakirjaa kaupallisiin tarkoituksiin suoralla myynnillä ilman sen etukäteen antamaa suostumusta.

Asianomaisen toimielimen toimivaltaiset yksiköt ilmoittavat hakijalle kirjallisesti kuukauden kuluessa joko että hakemus on hyväksytty tai että ne aikovat ehdottaa toimielimelle sen hylkäämistä.

Vahvistavien hakemusten käsittely

Siinä tapauksessa, että kyseisen toimielimen toimivaltaiset elimet aikovat ehdottaa tälle toimielimelle asianomaisen hakemuksen hylkäämistä, ne ilmoittavat sille tästä aikomuksesta ilmoittaen, että asianomaisella on kuukausi aikaa esittää toimielimelle vahvistava hakemus tämän kannan muuttamisesta; muussa tapauksessa asianomaisen katsotaan luopuneen alkuperäisestä hakemuksestaan.

Jos tällainen vahvistava hakemus esitetään ja jos kyseinen toimielin päättää kieltäytyä luovuttamasta asiakirjaa, kyseinen päätös, joka on tehtävä kuukauden kuluessa vahvistavan hakemuksen esittämisestä, on annettava hakijalle kirjallisesti tiedoksi mahdollisimman nopeasti, päätöksen on oltava asianmukaisesti perusteltu ja siinä on ilmoitettava muutoksenhakumahdollisuuksista, nimittäin vetoamisesta oikeuteen ja oikeusasiamiehelle tehdyistä valituksista Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 173 artiklassa ja 138 c artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti.

Poikkeukset

Toimielimet kieltävät tiedonsaannin asiakirjoista, joiden levittäminen voisi vahingoittaa:

- yleisen edun suojelua (yleinen turvallisuus, kansainväliset suhteet, rahallinen vakaus, oikeusmenettelyt, tarkastus- ja tutkimustoimet),

- yksilön ja yksityiselämän suojelua,

- kaupallisen ja teollisen salaisuuden suojelua

- yhteisön taloudellisten etujen suojelua,

- tiedon antaneen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön pyytämän tai tiedon antaneen jäsenvaltion lainsäädännön vaatiman luottamuksellisuuden suojelua.

Toimielinet voivat kieltää tiedonsaannin nyös varmistaakseen toinielimen edun suojelun, joka koskee sen neuvottelujen salassapitoa.

Täytäntöönpano

Komissio ja neuvosto toteuttavat kumpikin omalta osaltaan tarvittavat toimenpiteet näiden periaatteiden panemiseksi täytäntöön ennen 1 päivää tammikuuta 1994.

Uudelleentarkastelu

Neuvosto ja komissio sopivat, että nämä menettelysäännöt otetaan uudelleen tarkasteltavaksi kahden vuoden kokemuksen jälkeen neuvoston ja komission pääsihteereiden laatimien kertomusten perusteella.