Tilintarkastustuomioistuimen kertomus Euroopan rahapoliittisen instituutin varainhoitovuoden 1997 hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta sekä instituutin vastaukset



Virallinen lehti nro C 164 , 10/06/1999 s. 0001 - 0006



Tilintarkastustuomioistuimen kertomus Euroopan rahapoliittisen instituutin varainhoitovuoden 1997 hallinnon tehokkuuden tarkastuksesta sekä instituutin vastaukset (1999/C 164/01) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> JOHDANTO 1. Tämä on neljäs peräkkäinen vuosi(1), jolloin tilintarkastustuomioistuin antaa kertomuksen Euroopan rahapoliittisen instituutin (ERI) hallinnon tehokkuutta koskevien tarkastusten tuloksista(2). ERI:n neuvosto hyväksyi 24. maaliskuuta 1998 instituutin tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Tilinpäätös julkaistiin toukokuussa 1998(3) sen jälkeen, kun yksityinen tilintarkastustoimisto oli toimittanut tarkastuksensa ja antanut varauksettoman tilintarkastuskertomuksen. 2. Instituutin budjettivallan käyttäjänä oli ERI:n neuvosto, johon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 109 f artiklan mukaan kuuluvat puheenjohtaja sekä kansallisten keskuspankkien johtajat, joista yksi nimitetään neuvoston varapuheenjohtajaksi(4). Instituuttiin sovellettavat varainhoitosäännökset sisältyivät instituutin perussääntöön, ja niitä täsmennettiin instituutin neuvoston päätöksin. INSTITUUTIN HALLINTO VUONNA 1997 Hallinto 3. ERI:n vakinaisen henkilöstön määrä nousi 31. joulukuuta 1996 ja 31. joulukuuta 1997 välisenä aikana 217 henkilöstä 334 henkilöön. Vuoden 1997 lopussa organisaatio käsitti seitsemän ylemmän johdon tointa, 39 esimiestason tointa, 161 asiantuntijaluonteista tointa sekä 127 hallinnollista ja tukitoimiin liittyvää tointa. Vuoden 1997 kuluessa otettiin palvelukseen 135 henkilöä, ja 18 henkilöä lähti instituutin palveluksesta. Vuoden 1997 aikana ERI:n vakinaisessa palveluksessa oli keskimäärin 281 henkilöä, kun vastaava luku vuonna 1996 oli 202 henkilöä. Budjettihallinto 4. Vuonna 1997 menot olivat yhteensä 74,5 miljoonaa ecua ja tarkistettu budjetoitu määrä 89,4 miljoonaa ecua, joten käyttämättä jäänyt nettomäärä oli 14,9 miljoonaa ecua eli 16,6 prosenttia talousarviosta. Vuonna 1996 toteutuneet menot olivat 38,6 miljoonaa ecua ja budjetoitu määrä 42,1 miljoonaa ecua, joten käyttämättä jäi 3,5 miljoonaa ecua (8,3 prosenttia). 5. Varojen vajaakäytön tutkimus osoittaa, että budjetoidun määrän ja toteutuneiden menojen välinen ero johtuu osittain viivästyksestä henkilöiden palvelukseen otossa (17,9 prosenttia henkilöstökuluihin osoitetuista varoista oli käyttämättä, mikä vaikuttaa lisäksi liitännäiskuluihin). Ero johtuu myös ERI:n tavasta laatia vuosittaiset talousarvionsa: alakohtaisiin talousarvioihin mahdollisesti sisältyvät marginaalit on kumuloitu kokonaistalousarvioon, minkä seurauksena kokonaistalousarvion marginaali on tarpeettoman suuri. Tarpeeton osuus tulisi voida poistaa yhdistelymenetelmän avulla koottaessa alakohtaisia talousarvioita yhdeksi yleiseksi talousarvioksi. INSTITUUTIN TOIMINTA VUONNA 1997 6. Vuonna 1997 ERI jatkoi talous- ja rahaliiton (EMU) kolmannen vaiheen ja euron käyttöönoton valmistelutyötä, joka koski etenkin rahapolitiikkaa, valuuttapolitiikkaa, tilastointia, maksujärjestelmiä, euron seteleiden ja kolikoiden liikkeellelaskua, kirjanpitosääntöjä ja -normeja, tiedotus- ja viestintäjärjestelmiä sekä oikeudellisia kysymyksiä. ERI:n henkilöstö sekä kansallisten keskuspankkien henkilöstö toteuttivat kaikki valmistelutyöt yhteisten työryhmien ja alakomiteoiden avulla. 7. Instituutti esittelee toimintaansa yksityiskohtaisesti varainhoitovuotta 1997 koskevassa vuosikertomuksessaan. Lisäksi se julkaisi vuonna 1997 yhteensä 18 tiettyä aihetta käsittelevää kertomusta. Jotkin näistä kertomuksista ovat erityisen merkittäviä: yhteiseen rahapolitiikkaan talous- ja rahaliiton kolmannen vaiheen aikana liittyvät viisi kertomusta, rajat ylittäviä maksujärjestelmiä koskevan TARGET-hankkeen (Trans-European Automated Real-time Gross settlement Express Transfer system)(5) edistymisestä annettu kertomus sekä Euroopan unionin jäsenvaltioissa tapahtunutta lähentymistä koskeva kertomus. 8. Lisäksi instituutti vastasi neuvoa-antavan toiminnan yhteydessä vuoden 1997 aikana 31 pyyntöön, joista viisi oli Euroopan unionin neuvoston, kaksi Euroopan komission ja 24 Euroopan unionin jäsenvaltioiden viranomaisten esittämiä. INSTITUUTIN HALLINNON TEHOKKUUS VUONNA 1997 9. Tarkastusten tulokset ovat kaiken kaikkiaan tyydyttäviä. Tilintarkastustuomioistuin pitää kuitenkin tarpeellisena antaa seuraavassa esitetyt huomautukset. 10. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksissa kiinnitettiin erityisesti huomiota kehitysvaiheessa olevien, etenkin Euroopan keskuspankkijärjestelmän (EKPJ) toimintaan liittyvien hankkeiden tutkimiseen. 11. Jo aiemmin todettu suuntaus(6), jossa pikemminkin turvaudutaan ulkopuoliseen konsulttiapuun uuden henkilöstön palvelukseen ottamisen sijasta, vahvistui vuonna 1997. Kaikissa tapauksissa tehtävien hoitamista ei uskottu konsulteille siksi, että tehtävät vaativat erikoisasiantuntemusta tai erityistä pätevyyttä vaan ennen kaikkea henkilöstövajeen helpottamiseksi nopeasti ja kolmannen vaiheen lähestymisestä aiheutuneista suurista vaatimuksista selviytymiseksi. 12. FCRS-hankkeessa (Foreign Currency Reserves Subledger)(7) hankkeen johtaminen annettiin konsultin vastuulle, mutta hänelle ei annettu erityisiä toimintaohjeita eikä käyttöön otettu sellaisia valvontakeinoja, joita tämä poikkeuksellinen tilanne olisi edellyttänyt. 13. Lisääntynyt turvautuminen konsulttiapuun hankaloitti hankkeiden koordinointia, seurantaa ja valvontaa. Tämä ilmeni erityisesti FCRS-hankkeessa ja vähemmässä määrin ECB Accounting System -hankkeessa(8) siten, että tarpeita ei määritetty asianmukaisesti, hankkeiden suunnittelu viivästyi ja kustannusten hallinta oli puutteellista. 14. Instituutti turvautui edelleen säännöllisesti ulkopuoliseen tulkkausapuun useissa kokouksissa (3,7 prosenttia henkilöstökulujen ulkopuolisista hallintokuluista). Instituutin perustamisesta lähtien tulkit on toimittanut sama välittäjä ilman tarjouskilpailua tai kirjallista sopimusta. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 6. toukokuuta 1999 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta tilintarkastustuomioistuimen presidentin Jan O. KARLSSON poissa ollessa Bernhard FRIEDMANN presidentin sijainen (1) Aiempia varainhoitovuosia koskevat kertomukset on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä (vuosien 1994 ja 1995 osalta EYVL C 394, 31.12.1996 ja vuoden 1996 osalta EYVL C 42, 9.2.1998). (2) Euroopan yhteisön perustamissopimuksen liitteenä olevan pöytäkirjan N:o 1917 artiklan 4 kohdan mukainen kertomus (pöytäkirja ERI:n perussäännöstä). (3) Tilinpäätös laaditaan ja julkaistaan Euroopan yhteisön perustamissopimuksen liitteenä olevan pöytäkirjan N:o 411 ja 17 artiklan mukaan (pöytäkirja ERI:n perussäännöstä). (4) Euroopan rahapoliittisen instituutin korvasi Euroopan keskuspankki 1. kesäkuuta 1998. (5) Euroopan laajuinen, automatisoitu reaaliaikainen bruttomaksujärjestelmä. (6) Ks. ERI:n hallinnon tehokkuuden tarkastamista koskeva tilintarkastustuomioistuimen kertomus varainhoitovuodelta 1996, kohta 4.1 (EYVL C 42, 9.2.1998, s. 3). (7) Valuuttavarannon osakirjanpitojärjestelmä. (8) EKP:n kirjanpitojärjestelmä. LIITE 1 Tase 31. joulukuuta 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> LIITE 2 Tuloslaskelma 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden osalta >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Instituutin vastaukset 11. Ulkopuolisten asiantuntijoiden (konsulttien) käyttö oli lähes poikkeuksetta välttämätöntä sen vuoksi, että ERI:llä oli vaikeuksia löytää tarvittavat pätevyysvaatimukset täyttävää henkilöstöä. Tällä oli myös huomattava vaikutus 12 ja 13 kohdassa mainittuihin ongelmiin. 12-13. Vuonna 1997 valuuttavarannon osakirjanpitojärjestelmää koskevan FCRS-hankkeen projektipäällikkö ja suurin osa projektiryhmän jäsenistä olivat EKP:n ulkopuolelta tulleita konsultteja. Tämä tilanne oli kestämätön, ja se pyrittiin korjaamaan niin pian kuin käytännössä oli mahdollista. Tarvittavat organisatoriset puitteet otettiin käyttöön vuoden 1998 puolessa välissä; hankkeen projektipäälliköksi nimitetty kuuluu EKP:n henkilöstöön ja tekee myös esimiestason päätöksiä. Konsultteja käytetään nyt ainoastaan alemman tason tehtävissä. Tästä lähtien FCRS-hankkeesta on vastannut säännöllisesti tapaava pysyvä johtoryhmä. Tarpeiden määrittely- ja suunnitteluprosessit ovat näin ollen tehostuneet. On kuitenkin huomattava, että sekä tämän hankkeen että EKP:n kirjanpitojärjestelmää koskevan hankkeen (Central Accounting System) riittämätön tarpeiden määrittely johtui pääasiassa siitä, että molempien hankkeiden kannalta keskeisten, EKPJ:n monimutkaisten ja ainutlaatuisten yhdenmukaistettujen kirjanpitosääntöjen viimeistely oli mahdollista vasta näiden sääntöjen vakiinnuttua syksyllä 1998. Tämä epävarmuustekijä, jonka hankkeen johto korosti moneen otteeseen jo niinkin aikaisessa vaiheessa kuin 1997 olevan hankkeelle huomattava riski, vaikutti puolestaan suunnitteluprosessiin ja siten hankkeisiin liittyviin budjetteihin. 14. Tilanne on korjaantunut joulukuussa 1998 alkaneen tarjouskilpailun jälkeen; tarjouskilpailu päättyy vuoden 1999 ensimmäisellä puoliskolla.