Kertomus yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaus



Virallinen lehti nro C 406 , 28/12/1998 s. 0049 - 0054



KERTOMUS yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaus (98/C 406/09) 1.1 Tämä kertomus annetaan yhteisön kasvilajikeviraston hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 (1) 111 artiklan 2 kohdan mukaisesti. 1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 110 artiklan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 112 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. 1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 1.4 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET YHTEISÖN KASVILAJIKEVIRASTON TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito 1.5 Jo edellisenä vuonna havaittuja viiveitä, jotka liittyvät toimien seurantaan kirjanpidossa, ei ole edelleenkään korjattu. 1.6 Yleinen kirjanpito oli koko vuoden ajan useita kuukausia myöhässä. Se voitiin täsmäyttää talousarviokirjanpitoon vasta huomattavasti talousarviokirjanpidon päättämisen jälkeen. 1.7 Kaikkien varainhoitovuoden tulojen osalta tehtiin vain yksi ainoa perintämääräys varainhoitovuoden lopussa. Tekninen tutkimus 1.8 Viiveitä oli tapahtunut otettaessa käyttöön menettely, jolla tarkistetaan, ovatko lajikenimen myöntämisen edellytykset täyttyneet, sekä erityisesti laadittaessa kansallisten virastojen kanssa tehtäviä sopimuksia; tämä on ollut syynä siihen, että useissa sadoissa tapauksissa kasvinsuojeluoikeuksien myöntäminen on turhaan estynyt vuonna 1997. 1.9 Hallintoneuvosto ei ole vieläkään tehnyt päätöstä siitä, millaista tutkimuskustannusten laskentamenetelmää ja mitä kyseisten kustannusten osatekijöitä on käytettävä perustana määritettäessä palkkiota, joka maksetaan kyseisistä teknisistä tutkimuksista vastaaville virastoille. Muut huomautukset 1.10 Viraston talousarviota ei ole julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. 1.11 Viraston varainhoitoasetuksen soveltamisesta ei ole vielä annettu yksityiskohtaisia sääntöjä. 1.12 Varainhoitovuotta 1996 koskevaa vuosikertomusta ei ole vieläkään julkaistu. Tehtävien erottaminen 1.13 Vaikka parannuksia oli tehty, periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjän ja tilinpitäjän tehtävät on erotettava toisistaan, ei edelleenkään noudateta täysin. Tilinpitäjä auttaa edelleen talousarvioasiakirjojen laadinnassa tai ennakkotarkastuksessa (ehdotukset maksusitoumuksiksi, maksumääräykset, perintämääräykset, ennakkomaksujen selvittäminen). Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 5. marraskuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Huom. Määrät on pyöristetty tuhanneksi ja ne vastaavat aina kunkin tarkan luvun pyöristettyä määrää eikä pyöristysten yhteismäärää. Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin. >TAULUKON PAIKKA> (1) EYVL L 227, 1.9.1994, s. 27. (2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2100/94 111 artiklan 2 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 27.3.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 31.3.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. VIRASTON VASTAUS 1. Kirjanpitoon merkitsemisen viipeet Kirjanpitoon merkitsemisessä vuoden 1998 aikana havaitut viipeet johtuivat eri tekijöistä kuten esim. viraston alkuvaiheiden epävakaisuus, toisiaan seuraavat muutot ja niistä johtuva henkilöstön vaihtuvuus, yhteisön asettamiin rajoituksiin (kaksinkertainen kirjanpito) soveltuvan kirjanpito-ohjelmiston (yleinen kirjanpito ja budjettikirjanpito) puuttuminen, henkilöstön puute ja vaihtuvuus, hintajärjestelmän hallinnan monimutkaisuuden vuoksi sovellettavat yhteisön menettelytavat ja yhteisön kasvilajikkeiden suojelujärjestelmän nopea laajeneminen. Tällä hetkellä kirjanpidon seuranta on varmistettu niin budjettikirjanpidon kuin yleisen kirjanpidon osalta. Merkintöjen osittaiset koneellistamisjärjestelmät kehitettiin yleisessä kirjanpidossa ja on suoritettu kaikki toimenpiteet, jotta voitaisiin ottaa käyttöön S12-järjestelmä (budjettikirjanpito) tammikuussa 1999. Toisaalta on käynnissä työ tietoteknisen yhteyden luomiseksi kirjanpidon ja suojeluhakemusten (P.V.R) teknisen hallinnan ohjelman välille, tilinpitäjän apulaisen palvelukseen ottamiseksi. Tilien tasaamiset tehdään nyt säännöllisesti. 2. Tekniseen toimintaan liittyvät viipeet a) Yhteydet kansallisten virastojen kanssa Kasvilajikeoikeuksia koskeviin tutkimuksiin liittyvien sopimusten tekemisestä on keskusteltu asianomaisten kansallisten virastojen kanssa. Ne kaikki ovat hyväksyneet lähetettyjen ehdotusten sisällön. Mainittujen sopimusten lopulliset versiot on käännetty, joten asianomaiset virastot voivat allekirjoittaa ne nopeasti. Joka tapauksessa virastot ovat jo alkaneet tehdä tutkimuksia sopimuksia koskevissa ehdotuksissa esitettyjen sääntöjen perusteella. Nimitysten myöntämisessä alunperin vallinnut viive on tällä hetkellä kurottu kiinni. b) Tutkimusten kulujen laskenta Viraston esittämän ehdotuksen perusteella sen hallintoneuvosto on huhtikuun 1998 kokouksessaan hyväksynyt valita tarjouspyynnön perusteella riippumattoman talousasiantuntijan, jonka tehtävä on arvioida niiden teknisten tutkimusten kustannusten laskentamenetelmät, joita kyseessä olevat eri virastot noudattavat. Tämän laskentamenetelmän on pääosin laatinut virasto. Samassa kokouksessa viraston hallintoneuvosto on hyväksynyt edelleen "in-out"-periaatteen, jonka mukaan tutkiville virastoille maksetaan niiden suorittamasta työstä viraston perimän tutkimusmaksun perusteella joulukuuhun 1999 saakka. 3. Muut julkaisemisen puutteet a) Viraston talousarvio Luxemburgin Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto julkaisee vuoden 1998 lopussa tämän vuoden korjatun talousarvion, jonka hallintoneuvosto on hyväksynyt ylimääräisessä kokouksessaan 10. kesäkuuta 1998. Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaisemisen kustannusten vähentämiseksi useat virastot (Bilbao, Lissabon, Luxembourg, Angers) ovat sopineet Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen koordinoimana julkaista talousarvionsa yhteisjulkaisussa. Vuoden 1998 korjatun talousarvion julkaisu sisältää - vuoden 1996 talousarvion täytäntöönpanon - vuoden 1997 talousarvion täytäntöönpanon - vuoden 1998 alkuperäisen talousarvion - vuoden 1998 korjatun talousarvion. b) Varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosäännöt Viraston varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjä koskevaa sääntöluonnosta valmistellaan parhaillaan. Viraston ja sen varainhoitoasetuksen erityispiirteet huomioon ottaen sääntöluonnos tulee laatia huolellisesti ja ottaen huomioon niiden virastojen aiemmin hankkimat kokemukset, jotka toimivat omalla rahoituksella ja joiden toiminnan erityispiirteet ovat samankaltaisia (Alicante, Lontoo) kuin kasvilajikeviraston. Tämä luonnos tulisi esittää viraston hallintoneuvostolle sen joulukuun 1998 kokouksessa. c) Vuoden 1996 vuosikertomus Vuoden 1996 vuosikertomus käännettiin ja lähetettiin Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston julkaistavaksi vuoden 1988 jälkipuoliskolla. Tulee ottaa huomioon, että toisin kuin vuoden 1995 vuosikertomuksessa, vuoden 1996 vuosikertomuksessa on esitetty tärkeä tekninen liite. 4. Riittämätön tehtävien eriyttäminen Hallinto- ja talousyksikön henkilöstön asteittaisen lisääntymisen vuoksi on tällä hetkellä noudatettu täydellisesti tehtävien eriyttämisen periaatetta. Tilinpidosta vastaavat laativat yleensä maksusitoumusehdotukset, maksu- ja perimismääräykset (paitsi hinnat) maksumääräysten antajan allekirjoitusta varten. Ennakkomaksujärjestelmän hoitaja ja hänen apulaisensa laativat asiakirjat sääntöjen mukaiseksi saattamista varten. Tilapäinen kirjanpitoapulainen auttaa tällä hetkellä kirjanpitäjän tehtävien hoitamisessa.