FI Euroopan unionin virallinen lehti C 37/19

EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTO

Työjärjestys

(2018/C 37/06)

HALLINTONEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin lainvalvontayhteistyövirastosta (Europol) sekä neuvoston päätösten 2009/371/YOS, 2009/934/YOS, 2009/935/YOS, 2009/936/YOS ja 2009/968/YOS korvaamisesta ja kumoamisesta 11 päivänä toukokuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/794 (1), jäljempänä ’Europol-asetus’, ja erityisesti sen 11 artiklan 1 kohdan t alakohdan,

sekä katsoo, että

(1) Europolin hallintomallia olisi parannettava pyrkimällä toiminnan tehostamiseen ja menettelyjen keventämiseen;

(2) komission ja jäsenvaltioiden olisi oltava edustettuina Europolin hallintoneuvostossa, jotta ne voisivat tehokkaasti valvoa sen toimintaa;

(3) hallintoneuvosto hyväksyy työjärjestyksensä, mukaan lukien säännökset sihteeristönsä tehtävistä ja toiminnasta,

ON VAHVISTANUT SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN:

1 artikla

Hallintoneuvoston kokoonpano

1. Hallintoneuvostossa on yksi edustaja kustakin jäsenvaltiosta ja yksi komission edustaja. Kullakin edustajalla on äänioikeus.

2. Jokaisella hallintoneuvoston jäsenellä on oltava varajäsen. Varajäsen edustaa varsinaista jäsentä tämän ollessa poissa. Sekä jäsen että varajäsen voivat osallistua hallintoneuvoston kokoukseen.

3. Hallintoneuvoston jäsenet ja varajäsenet on nimitettävä ottaen huomioon heidän lainvalvontayhteistyön tuntemuksensa sekä heidän johtamis-, hallinto- ja varainhoitotaitonsa.

4. Sukupuolten tasapuolista edustusta hallintoneuvostossa koskeva periaate on myös otettava huomioon.

5. Hallintoneuvoston jäsenyys kestää neljä vuotta, mikä ei vaikuta jäsenvaltioiden ja komission oikeuteen päättää edustajiensa ja näiden varajäsenten toimeksianto. Toimikautta voidaan jatkaa.

6. Kaikkien hallintoneuvostossa edustettuina olevien osapuolten olisi pyrittävä rajoittamaan edustajiensa vaihtuvuutta, jotta voitaisiin varmistaa hallintoneuvoston työskentelyn jatkuvuus.

7. Jäsenvaltioiden ja komission on ilmoitettava hallintoneuvoston sihteeristölle jäsenen ja tämän varajäsenen nimittämisestä sekä toimeksiannon peruuttamisesta. Sihteeristön on pidettävä hallintoneuvoston jäsenten luettelo ajan tasalla.

2 artikla

Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja

1. Hallintoneuvosto valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan niiden kolmen jäsenvaltion ryhmän keskuudesta, jotka ovat yhdessä laatineet neuvoston 18 kuukauden ohjelman. Nämä henkilöt toimivat tehtävässään kyseistä neuvoston ohjelmaa vastaavan 18 kuukauden ajan. Tänä aikana puheenjohtaja ei toimi oman maansa edustajana hallintoneuvostossa eikä hänellä ole äänioikeutta. Jos puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan jäsenyys hallintoneuvostossa päättyy hänen toimiessaan puheenjohtajana tai varapuheenjohtajana, myös hänen toimikautensa päättyy samaan aikaan ilman eri toimenpiteitä.

2. Puheenjohtaja vastaa erityisesti hallintoneuvoston tehokkaasta toiminnasta sen suorittaessa Europol-asetuksen mukaisia tehtäviään.

3. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan sijaisena tämän ollessa estyneenä.

4. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan hallintoneuvoston jäsenten kahden kolmasosan enemmistöllä. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan viimeistään viimeisessä kokouksessa, joka edeltää tämän työjärjestyksen 2 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua neuvoston seuraavaa 18 kuukauden ohjelmaa.

5. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan nimittämistä koskevat ehdotukset on toimitettava sihteeristölle viimeistään kaksikymmentä kalenteripäivää ennen sen kokouksen alkua, jossa valinta on määrä tehdä. Sihteeristö lähettää näin vastaanottamansa nimittämistä koskevat ehdotukset hallintoneuvoston jäsenille viimeistään neljätoista kalenteripäivää ennen sitä hallintoneuvoston kokousta, jossa valinta on määrä tehdä.

3 artikla

Hallintoneuvoston kokoukset

1. Hallintoneuvoston kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja. Hallintoneuvostolle ilmoitetaan sääntömääräisen kokouksen päivämäärä viimeistään edellisessä hallintoneuvoston kokouksessa.

2. Hallintoneuvosto pitää vähintään kaksi sääntömääräistä kokousta vuodessa. Lisäksi se kokoontuu puheenjohtajan aloitteesta, tai jos komissio tai vähintään kolmasosa hallintoneuvoston jäsenistä sitä pyytää. Tällaisissa tapauksissa puheenjohtajan on kutsuttava kokous koolle kolmenkymmenen kalenteripäivän tai kiireellisissä tapauksissa neljäntoista kalenteripäivän kuluessa pyynnön saamisesta.

3. Kokoukset pidetään Europolin toimipaikassa, jollei hallintoneuvoston puheenjohtaja päätä toisin.

4 artikla

Kokousten esityslista

1. Hallintoneuvoston puheenjohtaja laatii luonnoksen kunkin kokouksen esityslistaksi. Hallintoneuvoston sihteeri toimittaa esityslistaluonnoksen jäsenille ja pääjohtajalle vähintään neljätoista kalenteripäivää ennen kokousta. Ylimääräisen kokouksen tapauksessa esityslistaluonnos toimitetaan kokousta edeltävän viikon aikana.

2. Esityslistaluonnokseen otetaan kohdat, joita jäsen tai pääjohtaja on siihen pyytänyt, edellyttäen että asiaa koskevat asiakirjat on toimitettu puheenjohtajalle vähintään kuusitoista kalenteripäivää ennen kokousta.

3. Esityslistaluonnokseen voidaan ottaa vain kohdat, joita koskevat asiakirjat on lähetetty jäsenille ja pääjohtajalle viimeistään sinä päivänä, jona esityslistaluonnos annetaan, jollei puheenjohtaja toisin päätä.

4. Hallintoneuvosto hyväksyy esityslistan kokouksen alussa.

5 artikla

Läsnäolo ja asioiden käsittely

1. Hallintoneuvosto on päätösvaltainen, kun kolme neljännestä sen jäsenistä on läsnä. Jos se ei ole päätösvaltainen, puheenjohtaja päättää kokouksen ja kutsuu uuden kokouksen koolle mahdollisimman pian. Kyseinen uusi kokous on päätösvaltainen, jos kaksi kolmannesta jäsenistä on läsnä. Äänioikeutensa siirtäviä jäseniä ei oteta huomioon päätösvaltaisuutta todettaessa.

2. Pääjohtaja osallistuu asioiden käsittelyyn hallintoneuvostossa.

3. Hallintoneuvosto voi kutsua kenet tahansa henkilön, jonka lausunnolla voi olla merkitystä keskustelussa, tarvittaessa myös yhteisparlamentaarisen valvontaryhmän edustajan, osallistumaan kokouksiin jäsenenä ilman äänioikeutta.

4. Hallintoneuvoston jäsenillä tai varajäsenillä voi olla kokouksissa avustajinaan neuvonantajia tai asiantuntijoita.

5. Puheenjohtaja johtaa kokousta ja antaa puheenvuoroja jakaessaan etusijan jäsenille, jotka haluavat ottaa esiin menettelytapa- tai ennakkokysymyksen.

6. Hallintoneuvosto voi puheenjohtajan ehdotuksesta tai jäsenen pyynnöstä päättää kokoontua suljetuin ovin ja päättää kokoukseen osallistumisesta.

7. Kokouksissa noudatetaan Europolin sisäisiä kielijärjestelyjä, joista hallintoneuvosto päättää Europol-asetuksen 64 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

6 artikla

Äänestykset

1. Hallintoneuvosto tekee päätöksensä jäsentensä enemmistöllä, ellei Europol-asetuksessa toisin säädetä.

2. Hallintoneuvoston jäsenten kahden kolmasosan enemmistö vaaditaan seuraaviin:

a. Europolin monivuotisen ohjelmasuunnitteluasiakirjan ja vuotuisen työohjelman hyväksyminen seuraavalle vuodelle,

b. Europolin vuotuisen talousarvion hyväksyminen,

c. puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valitseminen,

d. päätökset mahdollisista Europolin ja jäsenvaltioiden välisistä riidoista siitä, kuka viime kädessä on vastuussa korvauksesta yksilölle, jolle on aiheutunut vahinkoa laittoman tietojenkäsittelytoimen vuoksi,

e. päätökset neuvostolle tehtävistä ehdotuksista, jotka koskevat pääjohtajan ja varapääjohtajien nimittämistä, toimikauden jatkamista tai virasta erottamista,

f. päätökset Europolin sisäisistä kielijärjestelyistä.

3. Kullakin jäsenellä on yksi ääni. Äänioikeutetun jäsenen poissa ollessa hänen varajäsenellään on oikeus käyttää kyseisen jäsenen äänioikeutta.

4. Kukin jäsen saa siirtää äänioikeutensa toiselle hallintoneuvoston jäsenelle. Kukin jäsen saa vastaanottaa vain yhden valtuutuksen äänestää toisen jäsenen puolesta. Äänioikeuden siirtävän jäsenen on ilmoitettava kirjallisesti puheenjohtajalle sen jäsenen nimi, jonka hän on valtuuttanut äänestämään puolestaan, sekä mahdolliset äänioikeutta koskevat rajoitukset.

5. Pääjohtaja ei osallistu äänestyksiin.

6. Hallintoneuvostossa äänestetään puheenjohtajan aloitteesta, ja hänen on myös aloitettava äänestysmenettely jäsenen aloitteesta, mikäli jäsenten enemmistö ilmoittaa sitä kannattavansa.

7. Äänten jakautuminen ilmoitetaan kunkin hallintoneuvoston tekemän päätöksen osalta. Ilmoitus vähemmistön ilmaisemista kannoista liitetään päätökseen, jos kyseinen vähemmistö sitä pyytää. Äänestys suoritetaan kättä nostamalla tai nimenhuudon perusteella, jos käsiäänestyksen tulos kiistetään.

8. Jäsenen sitä pyytäessä tai puheenjohtajan niin päättäessä päätökset ja nimitykset tehdään salaisella äänestyksellä. Salaisessa äänestyksessä puheenjohtaja laskee äänet kahden muun jäsenen avustuksella ja ilmoittaa tuloksen välittömästi. Puheenjohtaja voi antaa kelle tahansa jäsenelle mahdollisuuden perustella lyhyesti äänestyspäätöksensä.

9. Hallintoneuvosto voi tehdä päätöksiä myös kirjallisessa menettelyssä tämän työjärjestyksen 7 artiklan mukaisesti.

7 artikla

Kirjallinen menettely

1. Kun puheenjohtaja katsoo olosuhteiden niin vaativan, hän voi pyytää hallintoneuvostoa tekemään päätöksen tai ilmaisemaan kantansa tietystä asiasta kirjallisessa menettelyssä. Jos kirjallisen menettelyn käyttöä koskevasta ehdotuksesta ei ole päätetty kokouksessa, jäsenet voivat esittää puheenjohtajalle kirjallisen vastalauseen.

2. Kirjalliset menettelyt hyväksytään hiljaisen hyväksynnän menettelyllä, jollei toisin määrätä.

3. Kirjallisen menettelyn on kestettävä neljätoista kalenteripäivää, jollei puheenjohtaja päätä toisin asian kiireellisyyden vuoksi. Hallintoneuvoston jäsenen ilmaisema kanta on saatettava muiden jäsenten saataville.

4. Sihteeristön on viipymättä ilmoitettava kirjallisen menettelyn tulos hallintoneuvostolle.

5. Kirjallisessa menettelyssä tehdyt päätökset on kirjattava seuraavassa hallintoneuvoston kokouksessa.

8 artikla

Kokouspöytäkirjat

1. Sihteeristö laatii puheenjohtajan vastuulla hallintoneuvoston kokouksista pöytäkirjaluonnoksen, johon sisältyvät

a. selostus keskusteluista,

b. hallintoneuvoston tekemät päätökset sekä äänten jakautuminen, mukaan lukien luettelo valtakirjalla annetuista äänistä, kun pidetään virallinen äänestys,

c. hallintoneuvostolle toimitetut asiakirjat,

d. läsnä olevien jäsenten luettelo.

2. Hallintoneuvosto hyväksyy pöytäkirjaehdotuksen kirjallisessa menettelyssä tai seuraavassa kokouksessaan. Pöytäkirjaluonnos annetaan hallintoneuvoston hyväksyttäväksi vain, jos se on lähetetty jäsenille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan myös pääjohtajalle.

3. Pöytäkirjaluonnosta koskevat muutosehdotukset on toimitettava sihteeristölle kirjallisesti, kun ne on hyväksytty kirjallisessa menettelyssä, tai ne on esitettävä sen kokouksen alussa, jossa pöytäkirja on määrä hyväksyä.

4. Hallintoneuvoston puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat hyväksytyn pöytäkirjan.

9 artikla

Hallintoneuvoston työryhmät

1. Hallintoneuvosto voi perustaa työryhmiä toimivaltaansa kuuluvissa asioissa. Tällöin se määrittelee kunkin työryhmän vastuualan ja tehtävät.

2. Hallintoneuvoston jäsenet ovat edustettuina työryhmissä, joiden puheenjohtajana toimii hallintoneuvoston jäsen tai hallintoneuvoston nimittämä vanhempi asiantuntija. Työryhmän puheenjohtaja nimitetään tämän työjärjestyksen 2 artiklassa määrätyn menettelyn mukaisesti. Hallintoneuvoston edustajien on osallistuttava aktiivisesti työryhmiin.

3. Europol on kutsuttava osallistumaan työryhmien kokouksiin. Niihin voidaan kutsua myös asiantuntijoita.

4. Työryhmät

a. laativat ja muokkaavat hallintoneuvostolle toimitettavia ehdotuksia,

b. käsittelevät asioita suullisen tiedon tai vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta toimitettujen asiakirjojen pohjalta, jollei puheenjohtaja toisin päätä,

c. raportoivat hallintoneuvostolle tarvittaessa puheenjohtajan välityksellä,

d. ovat hallintoneuvoston sihteeristön tukemia,

e. lakkautetaan, kun niiden tehtävät on saatu päätökseen. Jos työryhmän toimikausi on pitkä, hallintoneuvoston on arvioitava toimikauden jatkumista säännöllisesti.

10 artikla

Luottamuksellisuus

Jollei hallintoneuvosto toisin päätä, hallintoneuvoston menettelyjä ja keskusteluja koskee Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 339 artiklan mukainen salassapitovelvollisuus, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän työjärjestyksen 11 artiklan soveltamista. Tämä velvollisuus sitoo kokouksiin osallistuvia jäseniä ja muita henkilöitä vielä heidän tehtäviensä päättymisen jälkeenkin.

11 artikla

Avoimuus

1. Europol julkaisee verkkosivustollaan luettelon hallintoneuvoston jäsenistä.

2. Hallintoneuvoston jäsenten on toimitettava sihteeristölle sidonnaisuuksia koskeva ilmoitus, joka julkaistaan Europolin verkkosivustolla hallintoneuvoston jäseniin liittyvien eturistiriitojen ehkäisemistä ja hallintaa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti.

3. Sihteeristö julkaisee yhteenvedot hallintoneuvoston kokousten tuloksista Europolin verkkosivustolla Europol-asetuksen 65 artiklan 4 kohdan mukaisesti saatuaan siihen puheenjohtajan hyväksynnän ja kuultuaan hallintoneuvostoa. Yhteenvedon julkaiseminen jätetään tekemättä tai sitä rajoitetaan väliaikaisesti tai pysyvästi, jos julkaiseminen vaarantaa Europolin tehtävien hoitamisen, kun otetaan huomioon sen pidättymistä ja luottamuksellisuutta koskevat velvoitteet ja Europolin operatiivinen luonne.

4. Oikeuteen tutustua hallintoneuvoston asiakirjoihin sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (2) soveltamista koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä Europolin asiakirjojen osalta.

12 artikla

Hallintoneuvoston asiakirjat

1. Sihteeristön on ylläpidettävä hallintoneuvoston asiakirjojen arkistoja sähköisessä ja painetussa muodossa.

2. Kukin uusi puheenjohtaja valvoo hallintoneuvoston asiakirjojen laatimista ja laatii tätä varten asiakirjan, joka annetaan hallintoneuvoston hyväksyttäväksi sen ensimmäisessä sääntömääräisessä kokouksessa.

13 artikla

Hallintoneuvoston sihteeristö

1. Hallintoneuvostolla on tukenaan Europolin järjestämä sihteeristö.

2. Hallintoneuvosto nimittää sihteerin, johon sovelletaan henkilöstösääntöjä ja muuhun henkilöstöön sovellettavia palvelussuhteen ehtoja. Sihteeri vastaa toiminnastaan ainoastaan hallintoneuvostolle ja hoitaa tehtäviään riippumattomasti.

3. Sihteeristö suorittaa puheenjohtajan sille antamat tehtävät ja on vastuussa puheenjohtajalle tehtävien suorittamisesta. Sihteeristöllä on erityisesti seuraavat tehtävät:

a) osallistuminen tiiviisti ja jatkuvasti hallintoneuvoston ja sen työryhmien työskentelyn järjestämiseen, yhteensovittamiseen ja sen työskentelyn johdonmukaisuudesta huolehtimiseen puheenjohtajan vastuulla ja hänen antamiensa ohjeiden mukaisesti,

b) puheenjohtajan tukeminen tämän tehtävien hoitamisessa,

c) tarvittavan tuen tarjoaminen hallintoneuvostolle sen tehtävien hoitamisessa,

d) muiden hallintoneuvoston tai puheenjohtajan sille antamien tehtävien suorittaminen Europolin edun mukaisesti.

14 artikla

Kirjeenvaihto

Kirjeet hallintoneuvostolle lähetetään hallintoneuvoston puheenjohtajalle, ja hallintoneuvoston sihteeristö käsittelee ne.

15 artikla

Kulukorvaukset

1. Europol maksaa hallintoneuvoston puheenjohtajan ja hallintoneuvoston perustamien työryhmien puheenjohtajien matka- ja majoituskulut.

2. Europol maksaa jäsenvaltiota edustavan hallintoneuvoston jäsenen ja varajäsenen sekä valtuuskuntaa kohti enintään kahden asiantuntijan matkakulut. Kukin valtuuskunta maksaa jäsentensä ja asiantuntijoidensa majoituskulut. Muiden asiantuntijoiden kuluista vastaa asianomainen valtuuskunta.

3. Europol vastaa niiden asiantuntijoiden matka- ja majoituskuluista, jotka tämän työjärjestyksen 5 artiklan 3 ja 4 kohdan sekä 9 artiklan 3 kohdan mukaisesti kutsutaan neuvonantajina hallintoneuvoston kuultaviksi. Europol ei vastaa yhteisparlamentaarisen valvontaryhmän nimeämän edustajan osallistumisesta aiheutuvista kuluista.

4. Hallintoneuvoston työryhmien kokousten osalta Europol maksaa yhden edustajan matkakulut valtuuskuntaa kohden. Kukin valtuuskunta maksaa edustajiensa ja asiantuntijoidensa majoituskulut.

16 artikla

Loppumääräykset

1. Tämä työjärjestys tulee voimaan Europol-asetuksen soveltamisen alkamispäivänä.

2. Tällä työjärjestyksellä kumotaan ja korvataan hallintoneuvoston työjärjestyksen vahvistamisesta 30 päivänä marraskuuta 2011 tehty Europolin hallintoneuvoston päätös.

3. Hallintoneuvosto tarkastelee mahdollisia tämän työjärjestyksen muuttamista koskevia ehdotuksia Europol-asetuksen 11 artiklan 1 kohdan t alakohdan mukaisesti.

Tehty Haagissa 13 päivänä joulukuuta 2016. Hallintoneuvoston puolesta Arie IJZERMAN Puheenjohtaja

(1) EUVL L 135, 24.5.2016, s. 53.

(2) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.