2002/47/EY,EHTY,Euratom: Komission päätös, tehty 23 päivänä tammikuuta 2002, työjärjestyksensä muuttamisesta (tiedoksiannettu numerolla K(2002) 99)



Virallinen lehti nro L 021 , 24/01/2002 s. 0023 - 0027



Komission päätös, tehty 23 päivänä tammikuuta 2002, työjärjestyksensä muuttamisesta (tiedoksiannettu numerolla K(2002) 99) (2002/47/EY, EHTY, Euratom) EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 218 artiklan 2 kohdan, ottaa huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 16 artiklan, ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 131 artiklan, ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 28 artiklan 1 kohdan ja 41 artiklan 1 kohdan, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Tämän päätöksen liitteenä olevat säännökset asiakirjahallinnosta otetaan komission työjärjestyksen(1) liitteeksi. 2 artikla Kumotaan asiakirjahallinnosta 18 päivänä maaliskuuta 1986 tehty komission päätös(2). 3 artikla Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Tehty Brysselissä 23 päivänä tammikuuta 2002. Komission puolesta Puheenjohtaja Romano Prodi (1) EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26. (2) SEK(86) 388. LIITE SÄÄNNÖKSET ASIAKIRJAHALLINNOSTA Sekä katsoo seuraavaa: (1) Komission poliittinen, lainsäädännöllinen, tekninen, rahoituksellinen ja hallinnollinen toiminta ja päätökset johtavat tietyllä hetkellä asiakirjojen laatimiseen. (2) Näitä asiakirjoja on hallinnoitava säännöin, joita kaikki pääosastot ja niihin verrattavat toimialat soveltavat, sillä asiakirjat ovat suoraan yhteydessä vireillä oleviin toimiin ja kertovat aiemmista toimista, joita komissio on toteuttanut Euroopan toimielimenä ja julkisen hallinnon viranomaisena. (3) Näiden yhtenäisten sääntöjen avulla on varmistettava, että komissio voi milloin tahansa tehdä selkoa asioista, joista se on vastuussa. Pääosastojen ja niihin verrattavien toimialojen hallussa olevien asiakirjojen on toimittava toimielimen muistina, helpotettava tietojenvaihtoa ja oltava todisteina toteutetuista toimista sekä vastattava yksiköille kuuluvia oikeudellisia velvoitteita. (4) Mainittujen sääntöjen täytäntöönpano edellyttää tarkoituksenmukaisen ja kestävän organisaatiorakenteen toteuttamista jokaiseen pääosastoon tai jokaiselle toimialalle, niiden välille ja komission tasolle. (5) Komission kaikille yksiköille yhteiseen nimikkeistöön perustuvan ja komission toimintoperusteiseen johtamiseen liittyvän arkistointijärjestelmän laatiminen ja toteuttaminen mahdollistaa asiakirjojen järjestämisen, helpottaa asiakirjojen saatavuutta ja lisää avoimuutta. (6) Tehokas asiakirjahallinto on ehdoton edellytys, jotta komission asiakirjojen saatavuutta koskevia toimintaperiaatteita voidaan tehokkaasti noudattaa. Kansalaisten oikeutta tutustua asiakirjoihin helpotetaan laatimalla rekistereitä, joissa on komission laatimien tai vastaanottamien asiakirjojen viitenumerot, 1 artikla Määritelmät Näissä säännöksissä tarkoitetaan: - "asiakirjalla" mitä tahansa komission laatimaa tai vastaanottamaa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä, - "asiakirjakansiolla" asiakirjojen kokoelmaa, joka on järjestetty toimielimen toiminnan todistelemiseksi, perustelemiseksi tai tiedottamiseksi ja työn tehokkuuden varmistamiseksi. 2 artikla Tavoite Näillä säännöksillä määritellään asiakirjahallinnon periaatteet. Asiakirjahallinolla on varmistettava: - asiakirjojen asianmukainen laatiminen, vastaanottaminen ja säilyttäminen, - kunkin asiakirjan yksilöiminen asianmukaisin tunnuksin, jotka tekevät niiden arkistoinnin, hakemisen ja niihin viittaamisen helpoksi, - toimielimen muistin säilyttäminen, todisteiden säilyttäminen hallinnoiduista toimista ja yksiköille kuuluvien oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen, - sujuva tietojenvaihto, - avoimuutta koskevien toimielimen velvoitteiden täyttäminen. 3 artikla Yhtenäiset säännöt Asiakirjoja koskevat seuraavat toimenpiteet: - kirjaaminen, - arkistointi, - säilyttäminen, - asiakirjakansioiden siirtäminen historiallisiin arkistoihin. Toimenpiteet toteutetaan yhtenäisin säännöin, joita sovelletaan yhdenmukaisesti kaikissa komission pääosastoissa ja niihin verrattavilla toimialoilla. 4 artikla Kirjaaminen Jokainen komission yksiköiden missä tahansa muodossa vastaanottama tai virallisesti laatima asiakirja on tarkastettava sen määrittämiseksi, miten sitä käsitellään ja onko asiakirja kirjattava vai ei. Komission yksikön laatima tai vastaanottama asiakirja on kirjattava, jos se sisältää tärkeää tietoa, joka ei ole lyhytaikaista ja/tai se voi johtaa komission tai sen yksikön toimiin tai jatkotoimenpiteisiin. Jos kyseessä on komissiossa laadittu asiakirja, asiakirjan laatinut yksikkö suorittaa kirjaamisen siihen kuuluvaan järjestelmään. Jos kyseessä on komission vastaanottama asiakirja, kirjaamisen suorittaa yksikkö, jolle asiakirja on osoitettu. Tällä tavoin kirjattujen asiakirjojen myöhemmissä käsittelyissä on viitattava niiden alkuperäiseen kirjaamiseen. Kirjaamisella on mahdollistettava komission tai sen yksikön laatimien tai vastaanottamien asiakirjojen yksilöiminen selvästi ja varmasti niin, että asiakirjat ovat jäljitettävissä koko niiden elinkaaren ajan. On laadittava rekistereitä, joissa on asiakirjojen viitenumerot. 5 artikla Arkistointi Pääosastot ja niihin verrattavat toimialat laativat omiin erityistarpeisiinsa sopivan arkistointijärjestelmän. Arkistointijärjestelmä, jonka on oltava atk-pohjainen, perustuu pääsihteeristön määrittelemään kaikille komission yksiköille yhteiseen nimikkeistöön. Nimikkeistö on yhteydessä komission toimintoperusteiseen johtamiseen. Kirjatut asiakirjat järjestetään asiakirjakansioihin. Jokaista pääosaston tai niihin verrattavan toimialan toimivaltaan kuuluvaa asiaa varten perustetaan yksi ainoa virallinen asiakirjakansio. Jokaisen virallisen asiakirjakansion on oltava täydellinen ja vastattava yksikön toimintaa kyseisessä asiassa. Asiakirjakansion perustaminen ja sen sisällyttäminen pääosaston tai niihin verrattavan toimialan arkistointijärjestelmään jokaisessa pääosastossa tai niihin verrattavassa toimialassa määriteltävien käytännön menettelysääntöjen mukaisesti kuuluu yksikölle, joka on vastuussa asiakirjakansiota koskevasta alasta. 6 artikla Säilyttäminen Jokainen pääosasto tai niihin verrattava toimiala varmistaa vastuullaan olevien asiakirjojen fyysisen suojaamisen sekä niiden saatavuuden lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä ja sen on voitava perustaa tai palauttaa ennalleen asiakirjakansiot, joihin ne kuuluvat. Asiakirjan vähimmäissäilytysaika määräytyy hallinnollisten sääntöjen ja oikeudellisten velvoitteiden perusteella. Jokainen pääosasto tai niihin verrattava toimiala määrittelee sisäisen organisaatiorakenteensa asiakirjakansioiden säilyttämistä varten. Vähimmäisaikaa, jonka asiakirjakansio säilytetään komission yksiköissä, määriteltäessä otetaan huomioon 12 artiklassa tarkoitettujen soveltamissääntöjen mukaisesti laadittu yhteinen luettelo. 7 artikla Valinta ja siirtäminen historialliseen arkistoon Rajoittamatta 6 artiklassa tarkoitettuja vähimmäissäilytysaikoja 9 artiklassa tarkoitetut asiakirjahallintokeskukset valitsevat säännöllisin väliajoin yhteistyössä asiakirjakansioista vastaavien yksiköiden kanssa ennakolta asiakirjoja ja asiakirjakansioita, jotka voidaan myöhemmin siirtää komission historialliseen arkistoon. Arvioituaan ehdotukset historiallinen arkisto voi päättää evätä asiakirjojen tai asiakirjakansioiden siirtämisen. Epäämispäätökset on perusteltava ja ilmoitettava kyseiselle yksikölle. Asiakirjakansiot ja asiakirjat, joiden säilyttämistä yksiköissä ei pidetä enää välttämättömänä, siirretään pääjohtajan luvalla viimeistään viidentoista vuoden kuluttua niiden laatimisesta asiakirjahallintokeskuksen välityksellä komission historialliseen arkistoon. Tämän jälkeen asiakirjakansiot tai asiakirjat lajitellaan 12 artiklassa tarkoitettujen soveltamissääntöjen mukaisesti tarkoituksena erottaa toisistaan säilytettävät niistä, jotka eivät ole hallinnollisesti tai historiallisesti merkityksellisiä. Historiallisella arkistolla on käytössään erityisiä varastoja siirrettyjen asiakirjakansioiden ja asiakirjojen säilyttämiseen. Arkisto antaa asiakirjoja ja asiakirjakansioita pyynnöstä sen pääosaston tai yksikön käyttöön, josta ne ovat lähtöisin. 8 artikla Turvaluokitellut asiakirjat Komissiosta, toisesta toimielimestä, jäsenvaltioilta tai kansainväliseltä järjestöltä peräisin olevia turvaluokiteltuja asiakirjoja käsitellään voimassa olevia turvallisuussääntöjä noudattaen. 9 artikla Asiakirjahallintokeskukset Jokainen pääosasto tai niihin verrattava toimiala perustaa huomioon ottaen rakenteensa ja velvoitteensa yhden tai useamman asiakirjahallintokeskuksen. Asiakirjahallintokeskusten tehtävänä on varmistaa, että kyseisessä pääosastossa tai niihin verrattavalla toimialalla laadittuja tai vastaanotettuja asiakirjoja hallinnoidaan sääntöjen mukaisesti. 10 artikla Asiakirjahallinnosta vastaava Jokainen pääjohtaja tai toimialajohtaja nimittää asiakirjahallinnosta vastaavan. Nykyaikaisen ja tehokkaan asiakirjahallinnon ja arkistohallinnon järjestelmän toteuttamiseksi asiakirjahallinnosta vastaavan on: - määriteltävä, mitkä tyypit asiakirjoista ja asiakirjakansioista ovat ominaisia pääosastonsa tai niihin verrattavan toimialansa toiminta-aloilla, - laadittava ja päivitettävä tietokanta- ja järjestelmäluettelo, - laadittava pääosastonsa tai niihin verrattavan toimialansa arkistointijärjestelmä, - laadittava asiakirjojen ja asiakirjakansioiden hallinnoinnissa noudatettavien pääosastonsa tai niihin verrattavan toimialansa säännöt ja menettelyt sekä varmistettava niiden soveltaminen, - järjestettävä näissä säännöksissä määriteltyjen hallintosääntöjen toteuttamisesta, valvonnasta ja seurannasta vastaavan henkilöstön koulutus pääosastossaan tai niihin verrattavalla toimialallaan. Asiakirjahallinnosta vastaava varmistaa horisontaalisen yhteensovittamisen asiakirjahallintokeskuksen tai -keskusten ja muiden asianomaisten yksiköiden välillä. 11 artikla Yksiköiden välinen ryhmä Perustetaan yksiköiden välinen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmä pääsihteeristön puheenjohtajuudella, ja sen tehtävänä on: - huolehtia näiden säännösten moitteettomasta ja yhtenäisestä soveltamisesta yksiköissä, - käsitellä niiden soveltamista koskevat mahdolliset kysymykset, - osallistua 12 artiklassa tarkoitettujen soveltamissääntöjen laatimiseen, - vastata pääosastojen ja niihin verrattavien toimialojen koulutus- ja tukitarpeisiin. Yksiköiden välisen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmän kutsuu koolle puheenjohtaja joko omasta aloitteestaan taikka pääosaston tai niihin verrattavan toimialan pyynnöstä. 12 artikla Soveltamissäännöt Pääsihteeristö antaa näiden säännösten soveltamissäännöt yhteisymmärryksessä henkilöstön ja hallinnon pääosaston pääjohtajan kanssa ja saattaa ne säännöllisesti ajan tasalle yksiköiden välisen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmän ehdotuksesta. Ajan tasalle saattamisessa otetaan huomioon muun muassa: - uuden tieto- ja viestintätekniikan kehitys, - asiakirjahallintoa koskeva teoreettinen kehitys ja yhteisössä suoritetun ja kansainvälisen tutkimuksen tulokset sekä alaa koskevat uudet normit, - komission velvollisuudet, jotka koskevat avoimuutta sekä yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin ja asiakirjojen rekistereihin, - komission ja sen yksiköiden asiakirjojen standardointia ja esittämistapaa koskeva kehitys, - sähköisessä muodossa olevien asiakirjojen todistusvoimaa koskevien sääntöjen määrittely. 13 artikla Täytäntöönpano yksiköissä Jokainen pääjohtaja tai toimialajohtaja toteuttaa tarpeelliset organisatoriset, hallinnolliset, aineelliset ja henkilöstöä koskevat rakenteet näiden säännösten ja niiden soveltamissääntöjen täytäntöönpanemiseksi. 14 artikla Tiedotus, koulutus ja tuki Pääsihteeristö sekä henkilöstön ja hallinnon pääosasto toteuttavat tarvittavat tiedotus-, koulutus- ja tukitoimet, jotta voidaan varmistaa näiden säännösten täytäntöönpano ja soveltaminen pääosastoissa ja niihin verrattavilla toimialoilla. Ne ottavat koulutustoimia määritellessään asianmukaisesti huomioon pääosastojen ja niihin verrattavien toimialojen koulutus- ja tukitarpeet, joista yksiköiden välinen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmä välittää tiedon. 15 artikla Säännösten täytäntöönpano Pääsihteeristö huolehtii näiden säännösten täytäntöönpanosta yhdessä pääjohtajien ja toimialajohtajien kanssa.