Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiö) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta sekä säätiön vastaukset



Virallinen lehti nro C 372 , 22/12/1999 s. 0038 - 0043



Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiö) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta sekä säätiön vastaukset (1999/C 372/07) SISÄLLYS >TAULUKON PAIKKA> Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskertomus 1. Tämä kertomus annetaan neuvostolle ja Euroopan parlamentille neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75 (1), sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksen (ETY N:o 1947/93 (2) 1 artiklan 4 kohdalla, 16 artiklan mukaisesti. 2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilit 31. joulukuuta 1998 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (3) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93 (4) 1 artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön hallintoneuvosto. Tähän vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (5) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 (6) muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen N:o 1949/93 (7) 1 artiklan 52, 54 ja 55 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Euroopan tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla. 3. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tarkastuksen avulla saatiin riittävä perusta jäljempänä esitettyä kantaa varten. 4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. Tärkeimmät huomautukset Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (Dublinin säätiö) talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 1998 päättyneen varainhoitovuoden osalta Hallinto Varainhoitoasetuksen soveltaminen 5. Voimassa olevat varainhoitoasetuksen soveltamista koskevat säännöt ovat peräisin vuodelta 1976, ja niitä olisi aiheellista uudistaa nykyisten kirjanpitokäytäntöjen mukaisiksi. Säätiön olisi muutettava varainhoitoasetuksen soveltamista koskevia sääntöjä siten, että niissä otetaan huomioon tietotekniikan viimeaikainen kehitys ja euron käyttöönotto. Lisäksi kyseisiin sääntöihin olisi sisällytettävä säännökset inventaariin kirjaamisesta, hankintoja ja sopimuksia käsittelevästä neuvoa-antavasta komiteasta, toimivaltuuksien siirtämisestä ja ennakkomaksujärjestelmän hoidosta. Ennakkomaksujärjestelmä 6. Ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritettujen menojen osuus on 37 prosenttia kaikista menoista, kun palkkoja ei oteta huomioon. Ennakkomaksujärjestelmän hoidon ja valvonnan helpottamiseksi ennakkomaksujärjestelmän hoitaja voisi toimittaa selventäviä tietoja. Kun uusi talousarviokirjanpitojärjestelmä (SI 2 -järjestelmä) saadaan käyttöön, ainoastaan pieni osa tapahtumista tulisi käsitellä ennakkomaksujärjestelmän avulla. Tase Muut kohdentamattomat menot 7. Muiden menojen tilin saldo oli 31. joulukuuta 1998 yhteensä 38875 ecua. Määrä koostuu kahdesta erästä: 37611 ecun osuudesta, joka on siirretty vuoden 1997 taseesta, ja 1264 ecun osuudesta, joka liittyy varainhoitovuoteen 1998. Siirretty erä liittyy varainhoitovuoden 1997 aikana maksettuihin määriin, joita varten budjettikohdassa oli riittämättömästi varoja. Määrät merkittiin taseessa väliaikaistiliin ja ne oli tarkoitus selvittää varainhoitovuoden 1998 aikana, toisin sanoen varainhoidon valvojan oli annettava hyväksymismerkintänsä ja kirjattava menot oikeaan budjettikohtaan. Määriä ei selvitetty varainhoitovuoden 1998 aikana. Varainhoitovuoden 1998 summa liittyy kyseisen vuoden aikana suoritettuihin samankaltaisiin maksuihin. Tähän tase-erään sisältyvät kokonaismäärät olisi selvitettävä varainhoitovuonna 1999. Käännösjaosto 8. Käännösjaoston asemaa säätiössä olisi syytä tarkastella uudelleen, kun otetaan huomioon Luxemburgissa sijaitsevan Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen nykyinen tilanne. Virkamatkat 9. Virkamatkakulujen hallinnon helpottamiseksi virkamatkatilastot olisi laadittava siten, että kulut olisi mahdollista eritellä toimihenkilö- ja yksikkökohtaisesti. 10. Asiantuntijoiden virkamatkakulut tulisi pääsääntöisesti maksaa sille toimielimelle, jota he edustavat. Jos ne kuitenkin maksetaan asiantuntijalle itselleen, alkuperäisiin matkalippuihin ja tarkastuskortteihin tulisi lyödä leima, jossa on maininta "Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön maksama", ennen kuin ne kopioidaan menoilmoitukseen liitettäväksi. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 9. syyskuuta 1999 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Jan O. KARLSSON Presidentti (1) EYVL L 139, 30.5.1975, s. 1. (2) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 13. (3) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26. (4) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 1. (5) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93, 16 artiklassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1998 laadittiin 26. maaliskuuta 1999 ja toimitettiin tämän jälkeen komissiolle, säätiön hallintoneuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 21. toukokuuta 1999. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. (6) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16. (7) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26. Taulukko 1 Tase 31. joulukuuta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> >TAULUKON PAIKKA> Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuosilta 1998 ja 1997 >TAULUKON PAIKKA> DUBLININ SÄÄTIÖN VASTAUKSET Varainhoitoasetuksen soveltaminen 5. On aloitettu toimet varainhoitoasetuksen soveltamisen ajan tasalle saattamiseksi. Tarkistettuun versioon kuuluvat tilintarkastustuomioistuimen esiin ottamat kohdat. Ennakkomaksujärjestelmä 6. Tulevaisuudessa annetaan lisää selventäviä tietoja ennakkomaksujärjestelmän kautta suoritetuista menoista. Tase Muut kohdentamattomat menot 7. Tilintarkastustuomioistuimen tarkoittamat määrät vuoden 1998 taseessa on nyt saatettu asianmukaiseen järjestykseen. Säätiö on aloittanut tarvittavat toimet tämän ongelman uusiutumisen ehkäisemiseksi. Käännösjaosto 8. Kieli- ja käännöspalvelujen tarkistaminen on käynnissä. Virkamatkat 9. Säätiö tutkii uudelleen virkamatkoja koskevien tilastojen laadintamenetelmän selvittääkseen, miten se voisi parhaiten vastata tilintarkastustuomioistuimen suositukseen, ottaen samalla huomioon käytössä olevien henkilöstöresurssien rajallisuuden. 10. Matkaliput ja tarkistuskortit varustetaan nyt leimalla, joka kertoo, että säätiö on korvannut ne: "Paid by the European Foundation".