KERTOMUS sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston (Alicante) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaus (98/C 406/10)

1.1 Tämä kertomus annetaan sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston talousarviokomitealle neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 (1) 137 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti sisämarkkinoilla toimivan yhdenmukaistamisviraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 119 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut viraston pääjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 40/94 138 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla.

1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

1.4 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset, kuitenkin kohdassa 1.11 esitetyin varauksin.

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET SISÄMARKKINOILLA TOIMIVAN YHDENMUKAISTAMISVIRASTON TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Kirjanpitoon liittyvät ohjelmistot

1.5 Vaikka vuosi 1997 oli viraston neljäs toimintavuosi (joista kolme kokonaisia varainhoitovuosia), talousarviokirjanpito tapahtuu edelleen taulukkolaskennan avulla asianmukaisen kirjanpito-ohjelmiston sijaan. Tilintarkastustuomioistuin oli jo aiempia varainhoitovuosia koskevassa kertomuksessaan (3) arvostellut taulukkolaskentaohjelman käyttöä. Viraston olisi lisäksi otettava käyttöön kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon järjestelmä, jotta saataisiin selville viraston tarjoamien palvelujen todelliset kustannukset.

Muut huomautukset

1.6 Maksut (26,0 miljoonaa ecua) vastasivat vain 48 prosenttia varainhoitovuoden määrärahoista (54,0 miljoonaa ecua kolmannen korjaavan ja täydentävän talousarvion hyväksymisen jälkeen); näistä määrärahoista 48,5 prosenttia (26,2 miljoonaa ecua) siirrettiin automaattisesti varainhoitovuoteen 1998 ja 3,5 prosenttia (1,8 miljoonaa ecua) peruuntui.

1.7 Siirrettyjen määrärahojen määrä johtuu pääasiallisesti viraston kirjanpitokäytännöstä. Tämän käytännön mukaan kaikkiin niihin menoihin, jotka liittyvät kuhunkin saapuneeseen tavaramerkin rekisteröintihakemukseen, sitoudutaan heti, kun asianomaiset tulot on todettu. Näin menetellessä kyseisten sitoumusten varainhoitovuoden lopussa jäljellä oleva määrä siirretään automaattisesti seuraavaan varainhoitovuoteen riippumatta siitä, mikä on viraston työsuoritusten (tutkimus, käännös- tai julkaisutoiminta jne.) todellinen tilausajankohta oli tämä tilaus sitten tehty ennen varainhoitovuoden loppua tai vasta seuraavana varainhoitovuonna. Tällaisen käytännön myötä asetusta tulkitaan tavalla, joka ei ole täysin talousarvion vuotuisuuden ja kokonaisvaltaisuuden periaatteiden mukainen.

1.8 Varainhoitovuodelta 1996 siirrettyjen määrärahojen (14,5 miljoonaa ecua) osalta havaittiin, että näistä määrärahoista on jouduttu perumaan 27,6 prosenttia (4,0 miljoonaa ecua). Suuri osa (88,0 prosenttia) peruuntuneista määrärahoista liittyi käännös- ja julkaisutoiminnasta sekä postituskuluista aiheutuviin menoihin. Jos siirretyt määrärahat olisivat vastanneet tarkemmin tiettyjä maksusitoumuksia, määrärahojen peruuttaminen ei olisi ollut tarpeen.

1.9 Viraston varainhoitoasetuksen 13 artiklassa säädetään, että viraston talousarvio on julkaistava Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Ainoastaan korjaava ja täydentävä talousarvio nro 3 on julkaistu virallisessa lehdessä.

1.10 Osa käteisvarojen saldoista (0,35 miljoonaa ecua 42,50 miljoonasta ecusta) on kirjattu yleiseen kirjanpitoon vasta tilien päättämisen yhteydessä. Saadut tulot on rekisteröity ensin tavaramerkkien hallinnointijärjestelmään (Euromarc) ja viety yleiseen kirjanpitoon vasta sen jälkeen, kun maksaja on yksilöity.

Toimipaikka

1.11 Virasto allekirjoitti vuonna 1997 sopimuksen Cosoamin eli Espanjan valtion välittäjäviraston kanssa tulevan toimipaikkansa rakentamista varten. Jos virasto ei saa riittävästi tavaramerkkejä koskevia hakemuksia, rakentaminen voidaan saattaa päätökseen vain yleisestä talousarviosta maksettavan avustuksen turvin. Olisi siksi ollut suotavaa, että virasto olisi pyytänyt komissiolta suostumuksen ennen sopimuksen tekemistä Cosoamin kanssa - riippumatta siitä, että budjettikomitea oli antanut suostumuksensa hankkeen käynnistämiselle.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 29. lokakuuta 1998 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Bernhard FRIEDMANN

Presidentti

Taulukko 1 Tase varainhoitovuosilta 1996 ja 1997

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

>TAULUKON PAIKKA>

Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu viraston toimittamiin tietoihin.

(1) EYVL L 11, 14.1.1994, s.33.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 40/94 137 artiklan 1 kohdassa säädetään, viraston kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 21.1.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen viraston hallintoneuvostolle, Euroopan parlamentille, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 27.1.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 47.

(4) Määrä vastaa käyttöomaisuutta kuvaavaa määrää.

YHDENMUKAISTAMISVIRASTON VASTAUS

1.5 Kirjanpitoon liittyvät ohjelmistot

Talousarviokirjanpidon osalta komissio ei ole pystynyt oman ehdotuksensa vastaisesti tarjoamaan eri elinten käyttöön SINCOM II -ohjelmiston moduuleja. Tästä syystä yhdenmukaistamisviraston on täytynyt ryhtyä toimiin ottaakseen 1. tammikuuta 1999 alkaen käyttöön ISPS-kirjanpito-ohjelmiston, jonka on kehittänyt SAP komission toimeksiannosta. Ottaen huomioon yleisessä kirjanpidossa jo tehdyt investoinnit kyseessä on suhteellisen vaatimaton menoerä.

Kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon käyttöönottamiseen tähtäävät toimet jatkuvat vuoden 1998 aikana ja tämä kirjanpitomuoto saadaan käyttöön vuoden 1998 lopussa.

1.6 Ks. seuraavassa 1.7 kohdassa olevia selvityksiä.

1.7 Määrärahojen siirrot

Tavaramerkin rekisteröintiin liittyvän menettelyn kulut ovat tavaramerkkihakemuksen jättöpäivästä alkaen kiinteitä johtuen tästä hetkestä alkaen yhdenmukaistamisviraston kannettaviksi tulevista velvoitteista.

Joidenkin viraston palveluiden (esim. käännöstyöt, kansalliset tutkimusraportit ja julkaisut) tuottajia ovat ulkopuoliset elimet, joiden valinta ei ole viraston ratkaistavissa. Tästä syystä virasto on katsonut aiheelliseksi sitoa näitä kuluja vastaavat varat heti hakemusmaksujen saapumishetkellä.

Virasto on katsonut, että tällainen automaattiseen varojen siirtoon perustuva käytäntö vastaa:

- annualiteettiperiaatetta ja sen poikkeuksia, joista on säädetty varainhoitoasetuksessa, jossa sallitaan automaattiset varojen siirrot sekä

- yleisyysperiaatetta siinä mielessä, että tuloa ei ole sidottu johonkin tiettyyn menoon.

Toisaalta tämä käytäntö vastaa viraston erityislaatua, joka liittyy teollisoikeuksien hoitamiseen sekä siihen, että virasto vastaanottaa tässä ominaisuudessaan maksuja vain käyttäjille suoritetuista palveluista.

Vuonna 1996 vastaanotettiin tehtävään asetettujen asiantuntijoiden ja komission odottamien 15 000 tavaramerkkihakemuksen sijasta peräti 43 000 hakemusta. Sen vuoksi viraston on täytynyt asettaa asioita tärkeysjärjestykseen ja käsitellä tätä valtavaa hakemusmäärää suurina kokonaisuuksina. Tästä johtuen on väistämättä käynyt niin, että tavaramerkkihakemusten käsittelyvaiheet ovat pidentyneet. Tämä aiheutti vuoden 1997 loppupuolella merkittäviä varojen siirtoja, jotka suoritettiin varainhoitoasetuksen 6 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

Päätelmä: Ottaen huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautukset yhdenmukaistamisvirasto ryhtyy tulevaisuuden varalta toimenpiteisiin saadakseen kuhunkin käsittelyvaiheeseen liittyvien maksusitoumusten ja niiden suorittamisen välinen aika mahdollisimman lyhyeksi.

1.8 Määrärahojen peruuntuminen

Varainhoitovuodelta 1996 siirrettyjen määrärahojen (4 milj. ecua) merkittävän laaja peruuntuminen vuonna 1997 johtuu pääasiassa käännös- ja julkaisukustannusten pienenemisestä, mikä ei ole ollut viraston vallassa. Näiden menojen pienentyminen liittyy erityisesti käännettyjen ja julkaistujen tavaramerkkihakemusten määrään, joka oli alunperin arvioitujen 4,5:n ja 3:n sijasta keskimäärin 3 ja 1.

Lisäksi todetut määrärahojen peruuntumiset liittyvät viraston käynnistysvaiheen poikkeusolosuhteisiin vuonna 1996. Kohdassa 1.7 käsitelty kehitys johti siihen, että osaa varainhoitovuodelta 1996 vuodelle 1997 siirretyistä määrärahoista ei ole voitu käyttää.

1.9 Talousarvion julkaiseminen

Yhteisön tavaramerkkiasetuksessa säädetystä aikataulusta johtuen viraston vuoden 1997 talousarviota valmisteltiin vuoden 1995 lopussa viraston tehtävien laajuutta koskevien arvioiden perusteella, jotka osoittautuivat jo vuonna 1996 täysin alimitoitetuiksi. Sen takia virasto päätti varainhoitovuoden 1997 alussa esittää vuodelle 1997 korjaavan ja täydentävän talousarvion, jossa talousarviota tarkistettiin kokonaisuudessaan. Tämä todellisia olosuhteita paremmin vastaava korjaava ja täydentävä talousarvio, jossa otettiin huomioon vuoden 1996 aikana saapuneiden hakemusten koko määrän vaikutukset, julkaistiin Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

Vuoden 1998 talousarvio on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä (EYVL L 64, 5. maaliskuuta 1998). Myös vuoden 1998 ensimmäistä korjaavaa ja täydentävää talousarviota valmistellaan julkaistavaksi Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

1.10 Yksittäisten maksujen kirjaaminen

Jotta saatujen maksujen kirjaamiseen tarvittava aika voitaisiin pitää mahdollisimman lyhyenä, virasto pitää etusijalla yksittäisten asiakkaiden tilitietojen yksilöintiä ja pyrkii rajoittamaan saatujen maksujen kirjaamisen mahdollisimman lyhyeksi (3 - 4 vrk) SAP:n R-3 -kirjanpitojärjestelmässä.

1.11 Viraston toimitilat

1) Yhdenmukaistamisviraston ja COSOAMI:n välisen sopimuksen allekirjoittamiseen tähtäävä menettely

Tämä sopimus liittää yhdenmukaistamisviraston ja COSOAMI -konserniin, jonka perustajia ovat Espanjan viranomaiset (Espanjan teollisuusministeriö, Valencian Generalitat, Alicanten alueen Diputación sekä Alicanten kaupunki). Perustaminen tapahtui vuonna 1994 tehdyn Espanjan hallituksen ja Euroopan komission välisen sopimuksen perusteella, jonka mukaan Espanja asettaa viraston käyttöön ilmaiset väliaikaiset toimitilat ja virasto hankkii käyttöönsä tulevaisuudessa pysyvät toimitilat.

2) Toimipaikan hankinta

Rakennushanke rahoitetaan viraston niistä tuloista, jotka se saa vuosittain 27 000 - 30 000 tavaramerkkihakemuksesta sekä mahdollisesti käyttämällä vuonna 1998 erityisesti tätä varten otettua lainaa.

Jos vuosittainen tavaramerkkihakemusten määrä supistuu useamman varainhoitovuoden aikana 25 000:een, viraston on mahdollisesti vuoden 2003 lopussa tai vuoden 2004 alussa lainan käyttämisen jälkeen pyydettävä yhteisön rahoitusapua.

3) Komission kuuleminen

Komissio on viraston hallintoneuvoston ja talousarviokomitean jäsen. Tästä johtuen komissio on ollut mukana viraston toimipaikan rakentamista koskevan menettelyn jokaisessa vaiheessa.