EU:N JA KUUBAN YHTEISNEUVOSTON PÄÄTÖS N:o 1/2018,

annettu 15 päivänä toukokuuta 2018,

työjärjestyksensä ja sekakomitean työjärjestyksen hyväksymisestä [2018/897]

EU:N JA KUUBAN YHTEISNEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden sekä Kuuban tasavallan välisen sopimuksen poliittisesta vuoropuhelusta ja yhteistyöstä, jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen 81 artiklan 4 kohdan ja 82 artiklan 3 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

Sopimuksen 86 artiklan 3 kohdan mukaisesti sopimuksen osia on sovellettu unionin ja Kuuban välillä väliaikaisesti 1 päivästä marraskuuta 2017.

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Hyväksytään yhteisneuvoston työjärjestys, sellaisena kuin se on esitetty liitteessä 1, ja sekakomitean työjärjestys, sellaisena kuin se on esitetty liitteessä 2.

2 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

LIITE 1

Yhteisneuvoston työjärjestys

1 artikla

Yleiset määräykset

1. Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden sekä Kuuban tasavallan välisen poliittista vuoropuhelua ja yhteistyötä koskevan sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 81 artiklan 1 kohdan mukaisesti perustettu yhteisneuvosto hoitaa sopimuksen 81 artiklan 2 kohdassa määrätyt tehtävänsä.

2. Sopimuksen 81 artiklan 3 kohdan mukaisesti yhteisneuvosto koostuu osapuolten edustajista. Se kokoontuu ministeritasolla.

3. Sopimuksen 81 artiklan 6 kohdan mukaisesti ja sopimuksen tavoitteiden saavuttamiseksi yhteisneuvostolla on valta tehdä osapuolia sitovia päätöksiä. Yhteisneuvosto toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet päätöstensä täytäntöönpanemiseksi, tarvittaessa myös valtuuttamalla sopimuksen mukaisesti perustetut erityiselimet toimimaan puolestaan. Yhteisneuvosto voi myös antaa suosituksia. Se hyväksyy tämän työjärjestyksen 11 artiklan mukaisesti päätöksensä ja suosituksensa osapuolten yhteisestä sopimuksesta sen jälkeen, kun osapuolten sisäiset menettelyt on saatu päätökseen. Yhteisneuvosto voi siirtää sekakomitealle toimivallan tehdä päätöksiä.

4. Tässä työjärjestyksessä osapuolilla tarkoitetaan sopimuksen 84 artiklassa määriteltyjä osapuolia.

2 artikla

Puheenjohtajuus

Yhteisneuvoston puheenjohtajana toimii kokous kerrallaan vuorotellen Euroopan unionin edustaja ja Kuuban tasavallan edustaja. Yhteisneuvoston ensimmäisen kokouksen puheenjohtajana toimii Euroopan unionin edustaja.

3 artikla

Kokoukset

1. Yhteisneuvosto kokoontuu säännöllisesti vähintään kerran kahdessa vuodessa ja osapuolten niin sopiessa olosuhteiden vaatiessa. Yhteisneuvoston kokoukset pidetään Euroopan unionin neuvoston tavanomaisessa kokouspaikassa, elleivät osapuolet toisin sovi.

2. Yhteisneuvoston kokoukset pidetään osapuolten sopimina päivinä.

3. Yhteisneuvoston sihteerit kutsuvat yhdessä koolle yhteisneuvoston kokoukset yhteisneuvoston puheenjohtajan suostumuksella viimeistään 30 päivää ennen kokousta.

4 artikla

Edustajat

1. Yhteisneuvoston jäsenet, jotka eivät voi osallistua kokoukseen, voivat käyttää edustajaa. Jos jäsen haluaa käyttää edustajaa, kyseisen jäsenen on kirjallisesti ilmoitettava puheenjohtajalle edustajansa nimi ennen asianomaisen kokouksen alkamista.

2. Yhteisneuvoston jäsenen edustajalla on kaikki edustamansa jäsenen oikeudet.

5 artikla

Valtuuskunnat

Yhteisneuvoston jäsenten mukana voi olla virkamiehiä. Kummankin osapuolen valtuuskunnan aiottu kokoonpano ilmoitetaan puheenjohtajalle sihteeristön välityksellä ennen kutakin kokousta.

6 artikla

Sihteeristö

Yksi Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja yksi Kuuban hallituksen virkamies toimivat yhdessä yhteisneuvoston sihteereinä.

7 artikla

Kirjeenvaihto

1. Yhteisneuvostolle osoitettu kirjeenvaihto ohjataan jommallekummalle sihteerille, joka puolestaan ilmoittaa siitä toiselle sihteerille.

2. Sihteerit huolehtivat siitä, että kirjeenvaihto toimitetaan puheenjohtajalle ja että tarvittaessa se jaetaan yhteisneuvoston jäsenille.

3. Edellä 2 kohdan mukaisesti jaettu kirjeenvaihto lähetetään tapauksen mukaan Euroopan komission pääsihteeristölle, Euroopan ulkosuhdehallinnolle, jäsenvaltioiden pysyville edustustoille Euroopan unionissa sekä Kuuban edustustolle Euroopan unionissa ja Kuuban tasavallan ulkoasiainministeriölle.

4. Sihteerit lähettävät yhteisneuvoston puheenjohtajan tiedonannot vastaanottajille yhteisneuvoston puheenjohtajan puolesta. Tällaiset tiedonannot jaetaan 3 kohdan mukaisesti tarvittaessa yhteisneuvoston jäsenille.

8 artikla

Luottamuksellisuus

1. Elleivät osapuolet toisin päätä, yhteisneuvoston kokoukset eivät ole julkisia.

2. Jos osapuoli toimittaa yhteisneuvostolle luottamuksellisiksi luokiteltuja tietoja, toisen osapuolen on käsiteltävä niitä luottamuksellisina.

9 artikla

Kokousten esityslistat

1. Puheenjohtaja laatii kutakin kokousta varten alustavan esityslistan. Sihteerit jakavat alustavan esityslistan 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokousta.

2. Alustavaan esityslistaan sisältyvät asiat, joiden esityslistalle ottamista koskevan pyynnön puheenjohtaja on vastaanottanut viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kokousta. Tällaisiin asioihin on liitettävä niitä tukevat merkitykselliset asiakirjat ja ne on lähetettävä sihteereille ennen alustavan esityslistan lähettämispäivää.

3. Yhteisneuvosto hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten niin sopiessa esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.

4. Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää 1 ja 2 kohdassa mainittuja määräaikoja jonkin erityistapauksen sitä edellyttäessä.

5. Yhteisneuvosto voi osapuolten suostumuksella kutsua tietyn alan riippumattomia asiantuntijoita osallistumaan kokouksiinsa tarkkailijoina tai antamaan tietoja erityisistä aiheista. Osapuolet sopivat tapauskohtaisesti ehdoista ja edellytyksistä, joiden mukaisesti nämä asiantuntijat voivat osallistua kokouksiin, ja varmistavat, että kyseiset asiantuntijat noudattavat luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia.

10 artikla

Pöytäkirjat

1. Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen.

2. Pöytäkirjassa mainitaan, ellei kokouksessa toisin sovita, kunkin esityslistalla olevan asian osalta seuraavat:

a) yhteisneuvostolle toimitetut asiakirjat;

b) lausumat, jotka yhteisneuvoston jäsen on pyytänyt kirjattaviksi pöytäkirjaan; sekä

c) osapuolten sopimat asiat, kuten hyväksytyt päätökset, sovitut lausumat ja tehdyt päätelmät.

3. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan yhteisneuvostolle hyväksyttäväksi. Yhteisneuvosto hyväksyy pöytäkirjaluonnoksen seuraavassa kokouksessaan. Vaihtoehtoisesti yhteisneuvosto voi hyväksyä pöytäkirjaluonnoksen kirjallisesti ennen seuraavaa kokousta.

11 artikla

Päätökset ja suositukset

1. Yhteisneuvosto tekee päätöksiä ja antaa suosituksia osapuolten yhteisestä sopimuksesta sen jälkeen, kun osapuolten sisäiset menettelyt on saatettu päätökseen.

2. Yhteisneuvosto voi osapuolten niin sopiessa tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia myös kirjallista menettelyä noudattaen. Tätä varten yhteisneuvoston puheenjohtajan on jaettava ehdotusluonnos kirjallisena yhteisneuvoston jäsenille 7 artiklan mukaisesti, ja jäsenillä on vähintään 21 kalenteripäivää aikaa ilmoittaa kaikki siihen haluamansa varaumat ja muutokset. Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää edellä mainittua määräaikaa jonkin erityistapauksen sitä edellyttäessä.

3. Yhteisneuvoston asiakirjat nimetään tapauksen mukaan ”päätöksiksi” tai ”suosituksiksi”, ja nimen jäljessä on järjestysnumero, hyväksymisvuosi sekä kuvaus niiden kohteesta. Yhteisneuvoston päätökset ja suositukset allekirjoittaa puheenjohtaja ja ne jaetaan tämän työjärjestyksen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. Kumpikin osapuoli voi päättää yhteisneuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.

4. Kukin päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään, jollei päätöksessä toisin säädetä.

12 artikla

Kielet

1. Yhteisneuvoston viralliset kielet ovat englanti ja espanja.

2. Jollei toisin päätetä, yhteisneuvosto tekee ratkaisunsa kyseisillä kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella.

13 artikla

Kulut

1. Kumpikin osapuoli vastaa sille yhteisneuvoston kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista, sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista että postitus- ja televiestintäkuluista.

2. Euroopan unioni vastaa kokousten tulkkaukseen sekä asiakirjojen kääntämiseen ja kopiointiin liittyvistä kuluista. Jos Kuuba edellyttää tulkkausta tai kääntämistä muille kielille tai muista kielistä kuin ne, joista on määrätty 12 artiklassa, se vastaa itse tähän liittyvistä kuluista.

3. Muista kokousten järjestämiseen liittyvistä kuluista vastaa kokouksen järjestävä osapuoli.

14 artikla

Sekakomitea

1. Sopimuksen 82 artiklan mukaisesti yhteisneuvostoa avustaa sen tehtävien hoitamisessa sekakomitea. Sekakomitea koostuu osapuolten edustajista, jotka ovat yleensä korkean tason virkamiehiä.

2. Sekakomitea valmistelee yhteisneuvoston kokoukset ja käsiteltävät asiat, panee tarvittaessa täytäntöön yhteisneuvoston päätökset ja varmistaa yleisesti suhteen jatkuvuuden ja sopimuksen moitteettoman toiminnan. Se käsittelee kaikki yhteisneuvoston sille siirtämät asiat sekä kaikki muut sopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä mahdollisesti esille tulevat kysymykset. Se tekee ehdotuksia tai antaa päätös- tai suositusluonnoksia yhteisneuvostolle hyväksymistä varten.

3. Sekakomitea tekee päätökset ja antaa suositukset, joiden osalta se on sopimuksen mukaan toimivaltainen. Sopimuksen 82 artiklan 4 kohdan mukaisesti yhteisneuvosto voi valtuuttaa sekakomitean tekemään päätöksiä.

4. Jos sopimuksessa määrätään neuvotteluvelvoitteesta tai -mahdollisuudesta tai osapuolet päättävät yhteisestä sopimuksesta neuvotella keskenään, neuvottelut voidaan käydä sekakomiteassa, ellei sopimuksessa toisin määrätä. Neuvotteluja voidaan jatkaa yhteisneuvostossa, jos osapuolet niin sopivat.

15 artikla

Työjärjestyksen muuttaminen

Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa yhteisneuvoston päätöksellä 11 artiklan mukaisesti.