EU:N JA UKRAINAN TERVEYS- JA KASVINSUOJELUTOIMIEN HALLINNOINNIN ALAKOMITEAN PÄÄTÖS N:o 1/2017,

annettu 16 päivänä toukokuuta 2017,

työjärjestyksensä hyväksymisestä [2018/204]

EU:N JA UKRAINAN TERVEYS- JA KASVINSUOJELUTOIMIEN HALLINNOINNIN ALAKOMITEA, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin ja Euroopan atomienergiayhteisön ja niiden jäsenvaltioiden sekä Ukrainan välisen assosiaatiosopimuksen (1) ja erityisesti sen 74 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Hyväksytään terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean työjärjestys, sellaisena kuin se on esitetty tämän päätöksen liitteessä.

2 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

(1) EUVL L 161, 29.5.2014, s. 3.

LIITE

EU:N JA UKRAINAN TERVEYS- JA KASVINSUOJELUTOIMIEN HALLINNOINNIN ALAKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Yleiset määräykset

1. Euroopan unionin ja Euroopan atomienergiayhteisön ja niiden jäsenvaltioiden sekä Ukrainan välisen assosiaatiosopimuksen (1), jäljempänä ’sopimus’, 74 artiklan 1 kohdalla perustettu terveys- ja kasvinsuojelutoimien hallinnoinnin alakomitea, jäljempänä ’terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea’, avustaa sopimuksen 465 artiklan 4 kohdassa tarkoitettua kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevää assosiaatiokomiteaa sen tehtävien hoitamisessa.

2. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea hoitaa sopimuksen 74 artiklan 2 kohdassa vahvistetut tehtävät ottaen huomioon sopimuksen 59 artiklassa vahvistettu tavoite.

3. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea koostuu terveys- ja kasvinsuojelutoimista vastaavien, osapuolten toimivaltaisten viranomaisten edustajista.

4. Terveys- ja kasvinsuojelutoimista vastaava Euroopan komission tai Ukrainan edustaja toimii puheenjohtajana 2 artiklan mukaisesti.

5. Tätä työjärjestystä sovellettaessa ”osapuolet” määritellään sopimuksen 482 artiklassa esitetyn määritelmän mukaisesti.

2 artikla

Puheenjohtajuus

Osapuolet toimivat vuorotellen terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean puheenjohtajana 12 kuukauden ajan. Ensimmäinen 12 kuukauden kausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisen kokouksen päivänä ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna.

3 artikla

Kokoukset

1. Jolleivät osapuolet muuta sovi, terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea kokoontuu kolmen kuukauden kuluessa sopimuksen voimaantulosta ja sen jälkeen kumman tahansa osapuolen pyynnöstä tai vähintään kerran vuodessa.

2. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja osapuolten sopimana ajankohtana ja sopimassa paikassa. Puheenjohtaja toimittaa kokouskutsun viimeistään 28 kalenteripäivää ennen kokouksen alkamista, jolleivät osapuolet muuta sovi.

3. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sääntömääräiset kokoukset kutsutaan mahdollisuuksien mukaan koolle hyvissä ajoin ennen kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sääntömääräistä kokousta.

4. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean kokoukset voidaan järjestää millä tahansa sovituilla teknisillä keinoilla, kuten video- tai audiokokouksena.

5. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea voi kokoustensa välisinä aikoina käsitellä asioita kirjeenvaihtona.

4 artikla

Valtuuskunnat

Kunkin osapuolen on ilmoitettava toiselle osapuolelle valtuuskuntansa suunniteltu kokoonpano 5 artiklassa tarkoitetun terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteeristön välityksellä ennen kutakin kokousta.

5 artikla

Sihteeristö

Yksi Euroopan komission virkamies ja yksi Ukrainan virkamies toimivat yhdessä terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteereinä ja huolehtivat yhteisesti sihteeristön tehtävistä keskinäisen luottamuksen ja yhteistyön hengessä.

6 artikla

Kirjeenvaihto

1. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitealle osoitettu kirjeenvaihto ohjataan jommankumman osapuolen sihteerille, joka puolestaan ilmoittaa toiselle sihteerille.

2. Sihteeristö varmistaa, että terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan eteenpäin puheenjohtajalle ja jaetaan tarvittaessa 7 artiklan mukaisesti.

3. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteeristö toimittaa puheenjohtajan kirjeenvaihdon osapuolille puheenjohtajan puolesta. Tarvittaessa tällainen kirjeenvaihto jaetaan 7 artiklan mukaisesti.

7 artikla

Asiakirjat

1. Asiakirjat jaetaan terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteeristön välityksellä.

2. Kukin osapuoli toimittaa asiakirjansa omalle sihteerilleen, joka toimittaa ne toisen osapuolen sihteerille.

3. Unionin sihteeri jakaa asiakirjat unionin asianomaisille edustajille ja toimittaa järjestelmällisesti jäljennöksen tällaisesta kirjeenvaihdosta Ukrainan sihteerille ja kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteereille.

4. Ukrainan sihteeri jakaa asiakirjat Ukrainan asianomaisille edustajille ja toimittaa järjestelmällisesti jäljennöksen tällaisesta kirjeenvaihdosta unionin sihteerille ja kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteereille.

5. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteerit toimivat yhteyshenkilöinä sopimuksen 67 artiklassa tarkoitettua tietojen vaihtoa varten.

8 artikla

Luottamuksellisuus

Jolleivät osapuolet toisin päätä, terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean kokoukset eivät ole julkisia.

Kun osapuoli toimittaa terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitealle luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja, toisen osapuolen on käsiteltävä kyseisiä tietoja luottamuksellisina.

9 artikla

Kokousten esityslistat

1. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteeristö laatii jokaista kokousta varten osapuolten tekemien ehdotusten perusteella alustavan esityslistan ja luonnoksen 10 artiklassa tarkoitetuista toimintaa koskevista päätelmistä. Alustavaan esityslistaan sisältyvät asiat, joiden esityslistalle ottamispyynnön ja muut tarvittavat asiakirjat osapuoli on toimittanut sihteeristölle viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kyseistä kokouspäivää.

2. Alustava esityslista ja muut tarvittavat asiakirjat jaetaan 7 artiklan mukaisesti viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua.

3. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten niin sopiessa esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.

4. Puheenjohtaja voi tarvittaessa ja toisen osapuolen suostumuksella kutsua osapuolten muiden elinten edustajia tai riippumattomia asiantuntijoita osallistumaan terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean kokouksiin tarkkailijoina antamaan tietoja erityisistä aiheista. Osapuolet varmistavat, että nämä tarkkailijat noudattavat luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia.

5. Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää 1 ja 2 kohdassa asetettuja määräaikoja erityisolosuhteiden sitä edellyttäessä.

10 artikla

Pöytäkirja ja toimintaa koskevat päätelmät

1. Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen.

2. Pöytäkirjaan sisällytetään yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta

a) kokouksen osallistujat, heidän mukanaan olevat virkamiehet ja mahdolliset kokoukseen osallistuvat tarkkailijat;

b) terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitealle toimitetut asiakirjat;

c) lausunnot, jotka terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea on pyytänyt kirjattaviksi; sekä

d) kokouksessa hyväksytyt 4 kohdassa tarkoitetut toimintaa koskevat päätelmät.

3. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean hyväksyttäväksi. Se hyväksytään 28 kalenteripäivän kuluessa terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean kokouksesta. Hyväksytyn pöytäkirjan jäljennös toimitetaan kaikille 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille.

4. Puheenjohtajana toimivan osapuolen sihteeri laatii luonnoksen kunkin kokouksen toimintaa koskeviksi päätelmiksi ja jakaa sen osapuolille yhdessä esityslistan kanssa pääsääntöisesti viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua. Luonnosta kokouksen toimintaa koskeviksi päätelmiksi ajantasaistetaan kokouksen edetessä siten, että kokouksen lopussa, ellei muuta sovita, terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea hyväksyy toimintaa koskevat päätelmät, jotka sisältävät osapuolten sopimat jatkotoimet. Kun toimintaa koskevat päätelmät on hyväksytty, ne liitetään pöytäkirjaan ja niiden toteutusta tarkastellaan terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean myöhemmissä kokouksissa. Tätä varten terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea hyväksyy asiakirjamallin, jonka avulla voidaan seurata edistymistä kunkin toimenpiteen toteuttamisessa tiettyyn määräaikaan mennessä.

11 artikla

Päätökset ja suositukset

1. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea hyväksyy päätökset, lausunnot, suositukset, kertomukset ja yhteiset toimet sopimuksen 74 artiklan mukaisesti. Osapuolet hyväksyvät yksimielisesti nämä päätökset, lausunnot, suositukset, kertomukset ja yhteiset toimet, kun kumpikin on saattanut päätökseen omat sisäiset menettelynsä. Päätökset sitovat osapuolia, joiden on ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin päätösten täytäntöönpanemiseksi.

2. Puheenjohtaja allekirjoittaa jokaisen päätöksen, lausunnon, suosituksen tai kertomuksen, ja molemmat sihteerit todistavat sen oikeaksi. Puheenjohtaja allekirjoittaa nämä asiakirjat sen kokouksen aikana, jossa kyseinen päätös, lausunto, suositus tai kertomus on hyväksytty, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 3 kohdan soveltamista.

3. Jos osapuolet niin sopivat, terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea voi hyväksyä päätöksiä, suosituksia, lausuntoja tai kertomuksia kirjallista menettelyä noudattaen sen jälkeen, kun kumpikin on saattanut päätökseen omat sisäiset menettelynsä. Kirjallinen menettely tapahtuu osapuolten suostumuksella toimivien sihteerien välisellä noottien vaihdolla. Tätä varten ehdotusteksti jaetaan 7 artiklan mukaisesti ja määräaika, jonka kuluessa mahdolliset varaumat tai muutosehdotukset on esitettävä, on vähintään 21 kalenteripäivää. Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää tässä kohdassa asetettuja määräaikoja erityisolosuhteiden sitä edellyttäessä. Kun tekstistä on päästy sopimukseen, puheenjohtaja allekirjoittaa päätöksen, lausunnon, suosituksen tai kertomuksen, ja molemmat sihteerit todistavat sen oikeaksi.

4. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean asiakirjat otsikoidaan ”päätöksiksi”, ”lausunnoiksi”, ”suosituksiksi” tai ”kertomuksiksi”. Kukin päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään, jollei siinä toisin säädetä.

5. Päätökset, lausunnot, suositukset ja kertomukset jaetaan molemmille osapuolille.

6. Kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteeristölle ilmoitetaan kaikista terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean päätöksistä, lausunnoista, suosituksista, kertomuksista tai muista sovituista toimista.

7. Kumpikin osapuoli voi päättää terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean päätösten, lausuntojen ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.

12 artikla

Kertomukset

Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea toimittaa kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevälle assosiaatiokomitealle kertomuksen omasta toiminnastaan ja kyseisen alakomitean perustamien teknisten tai tilapäisten työryhmien toiminnasta. Kertomus on toimitettava 25 vuorokautta ennen kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sääntömääräistä vuosikokousta.

13 artikla

Kielet

1. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean työkielet ovat englanti ja ukraina.

2. Jollei toisin päätetä, terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea tekee ratkaisunsa mainituilla kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella.

14 artikla

Menot

1. Kukin osapuoli vastaa sille terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista sekä postitus- ja televiestintäkuluista.

2. Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista.

3. Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä englanniksi tai ukrainaksi 13 artiklan 1 kohdan noudattamiseksi.

Kuluista, jotka aiheutuvat tulkkauksesta ja kääntämisestä muille kielille tai muista kielistä, vastaa suoraan tätä koskevan pyynnön esittänyt osapuoli.

15 artikla

Tekniset työryhmät ja tilapäiset työryhmät

1. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitea voi tarvittaessa perustaa sopimuksen 74 artiklan 3 kohdan nojalla tehtävällä päätöksellä teknisiä työryhmiä tai tilapäisiä työryhmiä, myös tieteellisiä työryhmiä, tai lakkauttaa ne.

2. Tilapäisen työryhmän jäseninä voi olla muitakin kuin osapuolten edustajia. Osapuolten on varmistettava, että terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean perustamien ryhmien jäsenet noudattavat kaikkia asiaan kuuluvia luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia.

3. Ellei toisin päätetä, terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean perustamien työryhmien jäsenet työskentelevät kyseisen alakomitean alaisuudessa ja raportoivat sille toiminnastaan.

4. Työryhmien kokoukset voidaan järjestää tarvittaessa henkilötapaamisina tai video- tai audiokokouksina.

5. Terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean sihteeristölle on toimitettava jäljennös kaikesta merkityksellisestä kirjeenvaihdosta, asiakirjoista ja tiedonannoista, jotka koskevat työryhmien toimintaa.

6. Työryhmillä on valtuudet antaa terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitealle suosituksia kirjallisesti. Suositukset on hyväksyttävä yksimielisesti ja toimitettava puheenjohtajalle, joka jakaa suositukset 7 artiklan mukaisesti.

7. Tätä työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin kaikkiin terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean perustamiin teknisiin työryhmiin tai tilapäisiin työryhmiin, ellei tässä artiklassa toisin täsmennetä. Viittauksia kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevään assosiaatiokomiteaan on pidettävä viittauksina terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomiteaan.

16 artikla

Muuttaminen

Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa terveys- ja kasvinsuojelutoimien alakomitean päätöksellä sopimuksen 74 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

(1) EUVL L 161, 29.5.2014, s. 3.