2002/618/EY: Vastavuoroista tunnustamista koskevalla Euroopan yhteisön ja Japanin sopimuksella perustetun sekakomitean päätös N:o 1/2002, tehty 6 päivänä kesäkuuta 2002, sekakomitean työjärjestyksen vahvistamisesta



Virallinen lehti nro L 197 , 26/07/2002 s. 0044 - 0049



Vastavuoroista tunnustamista koskevalla Euroopan yhteisön ja Japanin sopimuksella perustetun sekakomitean päätös N:o 1/2002, tehty 6 päivänä kesäkuuta 2002, sekakomitean työjärjestyksen vahvistamisesta (2002/618/EY) SEKAKOMITEA, joka ottaa huomioon vastavuoroisesta tunnustamisesta Euroopan yhteisön ja Japanin välillä tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 8 artiklan 2 kohdan, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1. Hyväksytään sekakomitean työjärjestys sellaisena kuin se esitetään tämän päätöksen liitteessä. 2. Tämän kahtena kappaleena laaditun päätöksen allekirjoittavat sekakomitean puheenjohtajat. Tämä päätös on voimassa siitä päivästä, jona jälkimmäinen allekirjoituksista on tehty. Tokiossa 21 päivänä toukokuuta 2002. Brysselissä 6 päivänä kesäkuuta 2002. Japanin puolesta Jun Shimmi Euroopan yhteisön puolesta Philippe Meyer LIITE Vastavuoroista tunnustamista koskevalla Euroopan yhteisön ja Japanin sopimuksella perustetun sekakomitean TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtajuus 1. Japanin edustaja ja Euroopan yhteisön edustaja toimivat yhdessä sekakomitean puheenjohtajina. 2. Puheenjohtajat vastaavat tässä työjärjestyksessä ja sopimuksessa määrättyihin menettelyihin liittyvistä ilmoituksista sopimuspuolten välillä. 2 artikla Kokoukset 1. Sekakomitea kokoontuu säännöllisin väliajoin ja vähintään kerran vuodessa yhteisesti sovittavana ajankohtana. Jos sopimuspuoli pitää lisäkokouksia välttämättöminä, toinen sopimuspuoli myöntyy mahdollisuuksien mukaan kokouksen järjestämistä koskevaan pyyntöön. Kokoukset voidaan järjestää tele- tai videoneuvotteluina sopimuspuolten suostumuksella. 2. Puheenjohtajat kutsuvat koolle sekakomitean kokoukset. Sopimuspuolet vuorottelevat kokouksen järjestäjinä, ellei toisin sovita. 3. Puheenjohtajat vahvistavat kokouksen päivämäärän ja toimittavat toisilleen tarvittavat asiakirjat kokouksen valmistelun kannalta riittävän aikaisin eli kuusi viikkoa ennen kokousta, jos mahdollista. 4. Sopimuspuoli, jonka alueella kokous pidetään, huolehtii käytännön järjestelyistä. Tele- tai videoneuvotteluina koolle kutsutut kokoukset järjestää kokousta pyytänyt puheenjohtaja. 3 artikla Valtuuskunnat Sopimuspuolet ilmoittavat mahdollisuuksien mukaan toisilleen valtuuskuntiensa suunnitellun kokoonpanon vähintään viikkoa ennen kokousta. 4 artikla Kokousten esityslista 1. Puheenjohtajat laativat kutakin kokousta varten alustavan esityslistan mahdollisuuksien mukaan kolmea viikkoa ennen kokousta. Alustavalle esityslistalle otetaan asiat, joiden esityslistalle sisällyttämistä koskevan pyynnön jompikumpi puheenjohtaja on vastaanottanut viimeistään 14 päivää ennen kokousta. 2. Kumpikin sopimuspuoli voi lisätä asioita alustavalle esityslistalle milloin tahansa ennen kokousta, jos sopimuspuolet ovat tästä yksimielisiä. Asioiden lisäämistä alustavalle esityslistalle koskevat pyynnöt on esitettävä kirjallisina, jos mahdollista. 3. Sekakomitea hyväksyy lopullisen esityslistan kunkin kokouksen alussa. Sopimuspuolten suostumuksella esityslistalle voidaan ottaa alustavan esityslistan ulkopuolelta jokin asia, jota käsitellään mahdollisuuksien mukaan. 5 artikla Kokouspöytäkirjat 1. Kokouksen isäntänä toiminut puheenjohtaja laatii luonnoksen pöytäkirjaksi mahdollisimman pian. 2. Pöytäkirjassa on yleensä ilmoitettava kustakin esityslistan kohdasta seuraavat seikat: a) sekakomitealle toimitetut asiakirjat; b) lausunnot, joiden mukaan ottamista sopimuspuoli on pyytänyt; ja c) tietystä asiasta tehdyt päätökset ja päätelmät. 3. Pöytäkirjassa on myös mainittava kokouksen osanottajat. 4. Sekakomitean on hyväksyttävä pöytäkirja ja puheenjohtajien on allekirjoitettava se. 6 artikla Sekakomitean päätökset 1. Sekakomitea tekee päätökset yksimielisesti. 2. Sekakomitea voi tehdä päätöksiä kirjallista menettelyä noudattaen sekakomitean virallisten kokousten välillä, jos molemmat sopimuspuolet suostuvat tähän. 3. Kaikkien komitean päätösten nimenä on "päätös", minkä jälkeen tulee juokseva numero ja aiheen kuvaus. Lisäksi on ilmoitettava päätöksen voimaantulopäivä. Puheenjohtajat allekirjoittavat päätökset. Päätökset laaditaan kahtena kappaleena, jotka molemmat ovat yhtä todistusvoimaisia. Liitteessä I on sekakomitean päätöksen malli. 4. Päätökset, jotka koskevat vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen rekisteröintiä, tehdään yleensä kirjallista menettelyä noudattaen. Tätä tarkoitusta varten sovelletaan seuraavia menettelyjä sopimuksen 9 artiklan mukaisesti: a) Sopimuspuoli toimittaa toiselle sopimuspuolelle kirjallisena ehdotuksensa, joka on muodoltaan luonnos sekakomitean päätökseksi vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen rekisteröimisestä (päätöksen malli on liitteessä II). Ehdotuksen mukana toimitetaan ehdotuslomake ja tarvittavat perusteluasiakirjat, joiden muodosta sopimuspuolet sopivat keskenään. Ehdotuksen vastaanottava sopimuspuoli ilmoittaa kirjallisesti päivän, jona se on vastaanottanut ehdotuksen. Vastaanottava sopimuspuoli ilmoittaa kirjallisesti, hyväksyykö se ehdotuksen, 90 päivän kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. b) Jos ehdotuksen vastaanottava sopimuspuoli tarvitsee lisätietoja, sen on ilmoitettava kirjallisesti, mitä tietoja se tarvitsee ja mistä syystä. Lisätietoja koskeva pyyntö keskeyttää edellä tarkoitetun 90 päivän määräajan, joka jatkuu taas sen jälkeen, kun lisätiedot on saatu. c) Sopimuspuolet voivat tarvittaessa neuvotella keskenään ehdotettuun rekisteröintiin liittyvistä kysymyksistä. d) Jos ehdotuksen vastaanottava sopimuspuoli hyväksyy ehdotuksen, se allekirjoittaa ja päivää sekakomitean päätöksen ja toimittaa sen ehdotuksen tehneelle sopimuspuolelle. Ehdotetun vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen rekisteröinti tulee voimaan sekakomitean päätöksessä ilmoitettuna päivänä. e) Jos ehdotuksen vastaanottava sopimuspuoli ei ilmoita hyväksymisestään tai vastustuksestaan 90 päivän määräajan kuluessa, asia siirretään sekakomitean käsiteltäväksi. f) Jos sekakomitea ei pysty tekemään päätöstä ehdotetun vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen rekisteröimisestä, asiassa sovelletaan sopimuksen 9 artiklan 1 kohdan c alakohtaa. 7 artikla Ilmoitus- ja ehdotusmenettelyt 1. Ilmoitus rekisteröidyn vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen nimeämisen väliaikaisesta peruuttamisesta tai tämän peruutuksen kumoamisesta sopimuksen 6 artiklan mukaisesti ja ehdotus vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen rekisteröinnin lopullisesta peruuttamisesta sopimuksen 9 artiklan 4 kohdan mukaisesti on tehtävä kirjallisesti. 2. Tällaisen ilmoituksen tai ehdotuksen vastaanottavan sopimuspuolen on ilmoitettava kirjallisesti viipymättä ja viimeistään kolmen työpäivän kuluessa vastaanottaneensa ilmoituksen tai ehdotuksen ja mainittava samalla päivä, jona on vastaanottanut sen. Vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksen rekisteröinnin väliaikainen peruuttaminen, tämän peruutuksen kumoaminen tai rekisteröinnin lopullinen peruuttaminen tulevat voimaan päivänä, jona vastaanottavaa sopimuspuolta edustava sekakomitean puheenjohtaja vastaanottaa ilmoituksen tai ehdotuksen, ellei sekakomitea päätä asiasta toisin sopimuksen 9 artiklan 4 kohdan mukaisesti. 8 artikla Alakomiteat Sekakomitea voi perustaa alakomiteoita ja siirtää niiden hoidettavaksi erityistehtäviä. Sekakomitean perustamien alakomiteoiden on pidettävä sekakomitea ajan tasalla toiminnastaan ja raportoitava sille alakohtaisten liitteiden täytäntöönpanosta. 9 artikla Tietojenvaihto Sopimuspuolet perustavat yhteyselimen tai tarvittaessa useampia yhteyselimiä sopimuksessa määrättyä tietojenvaihtoa varten ja ilmoittavat niistä toisilleen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 1 artiklan 2 kohdan soveltamista. Yhteyselimet vastaavat sopimuksen ja erityisesti sen 5 artiklan 5 kohdan ja 8 artiklan 8 kohdan mukaisesti vaihdettujen tietojen toimittamisesta ja vastaanottamisesta. 10 artikla Luetteloiden julkaiseminen Sopimuksen ja asiaa koskevien sekakomitean päätösten mukaisia rekisteröityjä vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksia ja varmennettuja laitoksia koskevat luettelot julkaistaan sopimuspuolten kansallisten säännösten mukaisesti. Sopimuspuolet julkaisevat ajan tasalle saatetut luettelot Internet-sivuillaan säännöllisesti ja mahdollisimman nopeasti. 11 artikla Asiantuntijoiden kuuleminen Komitea voi kuulla asiantuntijoita erityiskysymyksissä, jos molemmat sopimuspuolet suostuvat tähän. 12 artikla Menot 1. Kumpikin sopimuspuoli vastaa menoista, jotka aiheutuvat sen osallistumisesta sekakomitean kokouksiin, mukaan lukien henkilöstö-, matka- ja oleskelukulut sekä posti- ja televiestintäkulut. 2. Muista kokousten järjestämisestä aiheutuvista kuluista vastaa tavallisesti kokouksen isäntänä toimiva sopimuspuoli. 13 artikla Hallintomenettelyt 1. Sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia, ellei toisin päätetä. 2. Sekakomitean pöytäkirjoja ja muita asiakirjoja pidetään sopimuksen 13 artiklan mukaisina luottamuksellisina tietoina. 3. Puheenjohtajien yhteisestä sopimuksesta voidaan kutsua osanottajia, jotka eivät ole sopimuspuolten virkamiehiä, ja näitä koskevat sopimuksen 13 artiklan mukaisesti samat luottamuksellisuusvaatimukset. 4. Sopimuspuolet voivat järjestää julkisia tiedotustilaisuuksia tai tiedottaa muulla tavoin sekakomitean kokousten tuloksista asiasta kiinnostuneelle yleisölle neuvoteltuaan ensin kunkin kokouksen lopussa niistä tuloksista, joista on tarkoitus tiedottaa. 14 artikla Kielet 1. Puheenjohtajien välinen kirjallinen yhteydenpito, erityisesti siltä osin kuin se liittyy 4-7 artiklaan, tapahtuu englanniksi. 2. Sekakomitean kokouksen isäntänä toimiva sopimuspuoli järjestää tulkkauksen japanin ja englannin välillä ja vastaa tästä aiheutuvista kustannuksista. 3. Sekakomitean päätökset laaditaan englannin kielellä. Sopimuspuolet huolehtivat tarvittaessa näiden päätösten kääntämisestä omalle viralliselle kielelleen tai virallisille kielilleen. Liite I sekakomitean työjärjestykseen >PIC FILE= "L_2002197FI.004802.TIF"> Liite II sekakomitean työjärjestykseen >PIC FILE= "L_2002197FI.004902.TIF">