Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden sekä Latvian tasavallan välinen assosiaationeuvoston päätös N:o 1/98, tehty 23 päivänä helmikuuta 1998, assosiaationeuvoston työjärjestyksen vahvistamisesta



Virallinen lehti nro L 073 , 12/03/1998 s. 0031 - 0037



Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden sekä Latvian tasavallan välinen ASSOSIAATIONEUVOSTON PÄÄTÖS N:o 1/98, tehty 23 päivänä helmikuuta 1998, assosiaationeuvoston työjärjestyksen vahvistamisesta (98/193/EY) ASSOSIAATIONEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden sekä Latvian tasavallan välisestä assosiaatiosta tehdyn Eurooppa-sopimuksen ja erityisesti sen 110, 111, 112, 113, 114 ja 115 artiklan, sekä katsoo, että kyseinen sopimus tuli voimaan 1 päivänä helmikuuta 1998, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA: 1 artikla Puheenjohtaja Assosiaationeuvoston puheenjohtajana toimii vuorotellen kahdentoista kuukauden ajan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden puolesta Euroopan unionin neuvoston edustaja sekä Latvian tasavallan edustaja. Ensimmäinen kausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy 31 päivänä joulukuuta 1998. 2 artikla Kokoukset Assosiaationeuvosto kokoontuu säännöllisesti ministeritasolla kerran vuodessa. Jos osapuolet niin sopivat, jommankumman osapuolen pyynnöstä voidaan pitää ylimääräisiä kokouksia. Jos osapuolet eivät toisin sovi, assosiaationeuvoston kokoukset pidetään Euroopan unionin neuvoston tavanomaisessa kokouspaikassa osapuolten keskenään sopimana ajankohtana. Assosiaationeuvoston sihteerit kutsuvat yhdessä koolle assosiaationeuvoston kokoukset yhteisymmärryksessä puheenjohtajansa kanssa. 3 artikla Edustus Assosiaationeuvoston jäsenet, jotka ovat estyneet osallistumasta kokoukseen, voivat käyttää edustajaa. Jos joku jäsen haluaa käyttää edustajaa, hänen on ilmoitettava puheenjohtajalle edustajansa nimi ennen sen kokouksen alkua, jossa häntä edustetaan. Assosiaationeuvoston jäsenen edustajalla on kaikki varsinaisen jäsenen oikeudet. 4 artikla Valtuuskunnat Assosiaationeuvoston jäsenillä voi olla apunaan virkamiehiä. Ennen kutakin kokousta osapuolten valtuuskuntien suunniteltu kokoonpano ilmoitetaan puheenjohtajalle. Euroopan investointipankin edustaja osallistuu assosiaationeuvoston kokouksiin tarkkailijana, kun esityslistalla on sitä koskevia asioita. Assosiaationeuvosto voi kutsua muita kuin jäseniä osallistumaan kokouksiinsa antamaan tietoja erityisistä aiheista. 5 artikla Sihteeristö Yksi Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja yksi Latvian tasavallan Brysselissä olevan edustuston virkamies toimivat yhdessä assosiaationeuvoston sihteereinä. 6 artikla Kirjeenvaihto Assosiaationeuvostolle osoitetut kirjeet lähetetään assosiaationeuvoston puheenjohtajalle Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön osoitteeseen. Molemmat sihteerit huolehtivat tämän kirjeenvaihdon välittämisestä assosiaationeuvoston puheenjohtajalle ja tarvittaessa sen jakelusta assosiaationeuvoston muille jäsenille. Tämä kirjeenvaihto lähetetään komission pääsihteeristölle, jäsenvaltioiden pysyville edustustoille ja Latvian tasavallan Brysselissä olevalle edustustolle. Sihteerit osoittavat assosiaationeuvoston puheenjohtajalta peräisin olevat tiedonannot vastaanottajille ja ne jaetaan tarvittaessa assosiaationeuvoston muille jäsenille edellisessä kohdassa ilmoitettuihin osoitteisiin. 7 artikla Julkisuus Jollei toisin päätetä, assosiaationeuvoston kokoukset eivät ole julkisia. 8 artikla Kokousten esityslista 1. Puheenjohtaja laatii jokaista kokousta varten ehdotuksen esityslistaksi. Assosiaationeuvoston sihteerit lähettävät sen 6 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään viisitoista vuorokautta ennen kokouksen alkua. Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle vähintään kaksikymmentäyksi vuorokautta ennen kokouksen alkua, ja nämä asiat otetaan esityslistaehdotukseen ainoastaan, jos niihin liittyvät asiakirjat on toimitettu sihteereille viimeistään tämän esityslistan lähettämispäivänä. Assosiaationeuvosto hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin esityslistaehdotuksessa olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle kummankin osapuolen suostumuksella. 2. Puheenjohtaja voi kummankin osapuolen suostumuksella lyhentää 1 kohdassa esitettyjä määräaikoja jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä. 9 artikla Pöytäkirja Sihteerit laativat kustakin kokouksesta pöytäkirjaehdotuksen. Pöytäkirja sisältää yleensä jokaisen esityslistalla olevan asian osalta: - assosiaationeuvoston käsiteltäviksi saatetut asiakirjat, - lausumat, jotka jokin assosiaationeuvoston jäsen on pyytänyt kirjattaviksi, - tehdyt päätökset ja annetut suositukset, sovitut julistukset ja tehdyt päätelmät. Pöytäkirjaehdotus annetaan assosiaationeuvoston hyväksyttäväksi. Hyväksymisen jälkeen puheenjohtaja ja molemmat sihteerit allekirjoittavat pöytäkirjan. Sitä säilytetään assosiaatioasiakirjojen tallettajana toimivan Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön arkistossa ja sen oikeaksi todistettu jäljennös osoitetaan kaikille 6 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. 10 artikla Päätökset ja suositukset 1. Assosiaationeuvosto tekee päätöksensä ja antaa suosituksensa osapuolten yhteisellä sopimuksella. Kokousten välisenä aikana assosiaationeuvosto voi osapuolten niin sopiessa tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallisella menettelyllä. 2. Eurooppa-sopimuksen 112 artiklassa tarkoitettujen assosiaationeuvoston päätösten otsikkona on "päätös" ja suositusten otsikkona "suositus", ja niiden jäljessä on järjestysnumero, hyväksymis- tai antamispäivämäärä ja aihe. Puheenjohtaja allekirjoittaa assosiaationeuvoston päätökset ja suositukset ja molemmat sihteerit todistavat ne oikeaksi. Päätökset ja suositukset lähetetään kaikille 6 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. Kumpikin osapuoli voi päättää assosiaationeuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta virallisessa julkaisussaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja Latvijas Vestnesissä). 11 artikla Kielijärjestely Assosiaationeuvoston virallisina kielinä ovat kummankin osapuolen viralliset kielet. Jollei toisin päätetä, assosiaationeuvosto tekee ratkaisunsa kyseisillä kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella. 12 artikla Kulut Yhteisö ja Latvian tasavalta ottavat vastatakseen kuluista, joita niille aiheutuu osallistumisesta assosiaationeuvoston kokouksiin sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen että postitus- ja televiestintäkulujen osalta. Istuntojen tulkkaukseen sekä asiakirjojen kääntämiseen ja monistamiseen liittyvistä kuluista vastaa yhteisö, lukuun ottamatta kääntämiseen tai tulkkaukseen latvian kieleen ja latvian kielestä liittyviä kuluja, joista vastaa Latvian tasavalta. Kokousten aineellisiin järjestelyihin liittyvistä kuluista vastaa kokoukset järjestävä osapuoli. 13 artikla Assosiaatiokomitea 1. Perustetaan assosiaatiokomitea avustamaan assosiaationeuvostoa tämän tehtävien suorittamisessa. Se koostuu Euroopan unionin neuvoston jäsenten edustajista ja Euroopan yhteisöjen komission edustajista sekä Latvian hallituksen edustajista, jotka ovat yleensä korkean tason virkamiehiä. 2. Assosiaatiokomitea valmistelee assosiaationeuvoston kokoukset ja ratkaisut, panee tarvittaessa täytäntöön tämän päätökset ja yleisesti varmistaa assosiaatiosuhteiden jatkuvuuden ja Eurooppa-sopimuksen toimivuuden. Se tutkii kaikki assosiaationeuvoston sen käsiteltäviksi lähettämät kysymykset sekä kaikki muut kysymykset, joita voi esiintyä Eurooppa-sopimuksen päivittäisen täytäntöönpanon yhteydessä. Se antaa päätös- ja suositusehdotuksia ja -suunnitelmia assosiaationeuvoston hyväksyttäviksi. 3. Siinä tapauksessa, että Eurooppa-sopimuksessa määrätään kuulemisvelvoitteesta tai -mahdollisuudesta, kuuleminen voi tapahtua assosiaatiokomiteassa. Se voi jatkua assosiaationeuvostossa, jos osapuolet niin sopivat. 4. Assosiaationeuvoston työjärjestys on tämän päätöksen liitteenä. 14 artikla Alakomiteat ja erityistyöryhmät Eurooppa-sopimuksen 115 artiklassa tarkoitetut alakomiteat on lueteltu tämän päätöksen liitteessä II. Alakomiteat työskentelevät assosiaatiokomitean alaisuudessa, jolle ne tekevät selkoa jokaisesta kokouksestaan. Assosiaatiokomitea voi päättää olemassa olevien alakomiteoiden ja ryhmien lakkauttamisesta, muuttaa niiden toimikautta tai perustaa uusia alakomiteoita tai ryhmiä, joiden tehtävänä on avustaa komiteaa sen tehtävien hoitamisessa. Alakomiteoilla ja ryhmillä ei ole päätösvaltaa. Tehty Brysselissä, 23 päivänä helmikuuta 1998. Assosiaationeuvoston puolesta R. COOK Puheenjohtaja LIITE I ASSOSIAATIOKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtaja Assosiaatiokomitean puheenjohtajana toimii vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden puolesta Euroopan komission edustaja sekä Latvian tasavallan hallituksen edustaja. Ensimmäinen toimikausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisestä kokouksesta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta 1998. 2 artikla Kokoukset Assosiaatiokomitea kokoontuu tilanteen niin vaatiessa ja molempien osapuolten sopimuksesta. Assosiaatiokomitean kokoukset pidetään molempien osapuolten yhdessä sopimana päivänä niiden sopimassa paikassa. Assosiaatiokomitean kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja. 3 artikla Valtuuskunnat Ennen kutakin kokousta osapuolten valtuuskuntien aiottu kokoonpano ilmoitetaan puheenjohtajalle. 4 artikla Sihteeristö Yksi Euroopan komission virkamies ja yksi Latvian tasavallan hallituksen virkamies toimivat yhdessä assosiaatiokomitean sihteereinä. Kaikki tämän päätöksen piiriin kuuluvat, assosiaatiokomitean puheenjohtajalle tarkoitetut tai häneltä peräisin olevat tiedonannot lähetetään assosiaatiokomitean sihteereille sekä assosiaationeuvoston sihteereille ja puheenjohtajalle. 5 artikla Julkisuus Jollei toisin päätetä, assosiaatiokomitean kokoukset eivät ole julkisia. 6 artikla Kokousten esityslista 1. Puheenjohtaja laatii jokaista kokousta varten ehdotuksen esityslistaksi. Assosiaatiokomitean sihteerit lähettävät sen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkua. Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle vähintään 21 päivää ennen kokouksen alkua, mutta nämä asiat otetaan esityslistaehdotukseen ainoastaan, jos niihin liittyvät asiakirjat on toimitettu sihteereille viimeistään esityslistan lähettämispäivänä. Assosiaatiokomitea voi pyytää asiantuntijoita osallistumaan kokouksiinsa saadakseen tietoa erityisistä aiheista. Assosiaatiokomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin esityslistaehdotuksessa olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle kummankin osapuolen suostumuksella. 2. Puheenjohtaja voi kummankin osapuolen suostumuksella lyhentää 1 kohdassa esitettyjä määräaikoja jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä. 7 artikla Pöytäkirja Jokaisesta kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka perustuu puheenjohtajan laatimaan yhteenvetoon assosiaatiokomitean tekemistä päätelmistä. Assosiaatiokomitean hyväksyttyä pöytäkirjan puheenjohtaja ja sihteerit allekirjoittavat ja kumpikin osapuoli arkistoi sen. Jäljennös pöytäkirjasta lähetetään jokaiselle 4 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle. 8 artikla Ratkaisut Erityisissä tapauksissa, joissa assosiaationeuvosto on Eurooppa-sopimuksen 114 artiklan 2 kohdan nojalla valtuuttanut assosiaatiokomitean tekemään päätöksiä tai antamaan suosituksia, niiden otsikkoina on "päätös" tai "suositus", jonka jäljessä on järjestysnumero, tekemis- tai antamispäivä ja aihe. Päätökset on tehtävä ja suositukset on annettava osapuolten yhteisellä sopimuksella. Puheenjohtaja allekirjoittaa ja molemmat sihteerit todistavat oikeiksi assosiaatiokomitean päätökset ja suositukset, ja ne lähetetään kaikille tämän liitteen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. Kumpikin osapuoli voi päättää kyseisen assosiaatiokomitean päätösten ja suositusten julkaisemisesta virallisissa julkaisuissaan (Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja Latvijas Vestnesissä). 9 artikla Kulut Euroopan yhteisö ja Latvian tasavalta ottavat vastatakseen kuluista, joita niille aiheutuu osallistumisesta assosiaatiokomitean sekä sen alakomiteoiden ja työryhmien kokouksiin sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen että postitus- ja televiestintäkulujen osalta. Kokousten tulkkauksesta sekä asiakirjojen kääntämisestä ja monistamisesta aiheutuvista kuluista vastaa Euroopan yhteisö, lukuun ottamatta tulkkaukseen tai kääntämiseen latvian kieleen tai latvian kielestä liittyviä kuluja, joista vastaa Latvian tasavalta. Kokouksen aineelliseen järjestämiseen liittyvistä kuluista vastaa kokouksen järjestävä osapuoli. LIITE II ERI ALOJEN ALAKOMITEAT >TAULUKON PAIKKA>