FI Euroopan unionin virallinen lehti L 350/1

AKT–EY-SUURLÄHETTILÄSKOMITEAN PÄÄTÖS N:o 3/2006

tehty 27 päivänä syyskuuta 2006,

maatalouden ja maaseudun teknisen yhteistyön keskuksen (CTA) varainhoitosäännöstä

(2006/877/EY)

AKT–EY-SUURLÄHETTILÄSKOMITEA, joka

ottaa huomioon Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden ryhmän sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden välisen Cotonoussa 23 päivänä kesäkuuta 2000 allekirjoitetun kumppanuussopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen liitteessä III (1) olevan 3 artiklan 4 kohdan b ja d alakohdan,

ottaa huomioon neuvostossa kokoontuneiden jäsenvaltioiden hallitusten edustajien 18 päivänä syyskuuta 2000 allekirjoittaman sisäisen sopimuksen Cotonoussa, Beninissä 23 päivänä kesäkuuta 2000 allekirjoitetun Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden ryhmän sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden välisen kumppanuussopimuksen rahoituspöytäkirjan mukaisesta yhteisön tukien rahoituksesta ja hoidosta sekä taloudellisen avun jakamisesta EY:n perustamissopimuksen neljännessä osassa tarkoitetuille merentakaisille maille ja alueille (2),

ottaa huomioon yhdeksänteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavan 27 päivänä maaliskuuta 2003 annetun varainhoitoasetuksen (3),

ottaa huomioon komission ehdotuksen, jonka se on laatinut yhteisymmärryksessä maatalouden ja maaseudun yhteistyön teknisen keskuksen kanssa,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Sopimuksen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 kohdan b alakohdassa edellytetään, että sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen suurlähettiläskomitea vahvistaa maatalouden ja maaseudun yhteistyön teknisen keskuksen, jäljempänä ’keskus’, varainhoitosäännön.

(2) Sopimuksen liitteessä III olevan 3 artiklan 4 kohdan d alakohdassa edellytetään, että sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen suurlähettiläskomitea määrittelee menettelyt keskuksen talousarvion hyväksymistä varten,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

I LUKU

YLEISET PERIAATTEET

1 JAKSO

Talousarvion yhtenäisyyttä, totuudenmukaisuutta, tasapainoa ja laskentayksikköä koskevat periaatteet

1 artikla

1. Kaikki keskuksen tulot ja menot on sisällytettävä talousarviossa esitettyihin arvioihin, jotka perustuvat jokaiseksi varainhoitovuodeksi laadittavaan kustannuslaskelmilla varustettuun toimintaohjelmaan.

2. Talousarviossa esitettyjen tulojen ja menojen on oltava tasapainossa.

2 artikla

Talousarvio laaditaan ja toteutetaan euroina ja kaikki tilit ovat euromääräisiä. Kassavirtaan liittyvistä syistä keskus voi kuitenkin suorittaa maksuja EU:n jäsenvaltioiden ja AKT-valtioiden kansallisissa valuutoissa.

3 artikla

1. Tuloihin lasketaan myös Euroopan kehitysrahaston, jäljempänä ’EKR’, osuus, keskuksen maksamista palkoista ja palkkaeduista pidätetyt verot sekä muut tulot.

2. Tulot voivat käsittää myös muiden osapuolten keskuksen talousarvioon tekemiä lahjoituksia.

3. Keskus voi myös hoitaa kolmansien osapuolten puolesta varoja, joilla on tarkoitus yhteisrahoittaa sopimuksen liitteessä III määriteltyjä toimia. Tällaisten varojen hoitamista koskevat varainhoitosäännöt esitetään tämän päätöksen 34 artiklassa.

4 artikla

Menoarvion on katettava hallinto- ja toimintamenot. Ne on erotettava talousarviossa selvästi toisistaan.

5 artikla

1. Varainhoitovuosi alkaa 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta.

2. Talousarvioon otetaan vain yhden varainhoitovuoden määrärahoja.

Määrärahat, jotka koskevat varainhoitovuoden aikana tehdyistä maksusitoumuksista 31 päivänä joulukuuta suorittamatta olevia maksuja, siirretään kuitenkin automaattisesti seuraavaan varainhoitovuoteen. Siirrettävät määrärahat on ilmoitettava selvästi kuluvan vuoden tilinpäätöksissä.

Varainhoitovuoden lopussa vapautetut määrärahat lisätään viisivuotisiin määrärahoihin, jotka on varattu keskusta varten sopimuksessa.

3. Sopimuksen jokaisen rahoituspöytäkirjan päättyessä kaikki maksusitoumusmäärärahat, joita ei ole maksettu, siirretään automaattisesti sopimuksen seuraavaan rahoituspöytäkirjaan. Maksusitoumusmäärärahat, joita ei ole maksettu sopimuksen päättyessä, siirretään seuraavaan varainhoitovuoteen, mutta ainoastaan voimassa olevan sopimuksen ja sitä seuraavan sopimuksen välisen siirtymäkauden ajaksi tai tarvittaessa 12 kuukauden selvittelykauden ajaksi.

4. Jos talousarviota ei ole vielä varainhoitovuoden alkaessa lopullisesti hyväksytty, johtaja voi keskuksen toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi antaa luvan kuukausimenoihin, joihin käytettävä määrä ei saa kuitenkaan ylittää yhtä kahdestoistaosaa edellisen varainhoitovuoden talousarvion asiaankuuluvaan momenttiin osoitetuista vastaavista määrärahoista.

Sellaisten ennakolta maksettavien neljännesvuosittaisten toimintamenojen osalta, jotka on osoitettu edellisen varainhoitovuoden talousarvioon, voidaan tehdä momenttikohtaiset maksusitoumukset, joiden määrä ei saa kuitenkaan ylittää yhtä neljäsosaa edellisen varainhoitovuoden talousarvioon osoitetuista määrärahoista.

2 JAKSO

Moitteettoman varainhoidon periaatteet

6 artikla

1. Talousarvion määrärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteiden eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti.

2. Taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat ovat käytettävissä oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset sekä kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset.

Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa käytettävillä varoilla parhaat mahdolliset tulokset.

Vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset.

3. Tavoitteet on määriteltävä selkeästi, ja niiden täytäntöönpanoa on valvottava mitattavissa olevien indikaattorien avulla. Tarvittaessa EKR:n varoista rahoitettaville hankkeille on tehtävä ennakkolaskelma. Laskelmien tulokset on liitettävä komissiolle toimitettaviin asiakirjoihin, joissa perustellaan keskuksen EKR:sta pyytämä vuosittainen määrä.

II LUKU

TALOUSARVION LAATIMINEN

7 artikla

1. Johtaja laatii alustavan vuosittaisen työohjelman ja siihen liittyvän talousarvion noudattaen yleistä strategia-asiakirjaa ja keskukselle rahoituspöytäkirjassa myönnettyä yleistä talousarviota. Hallintoneuvosto hyväksyy nämä luonnokset viimeistään niiden täytäntöönpanoa edeltävän vuoden heinäkuun 1 päivänä ja ne toimitetaan suurlähettiläskomitealle hyväksymistä varten.

2. Keskus toimittaa jäljennöksen alustavasta vuosittaisesta työohjelmasta ja talousarviosta komissiolle, joka aloittaa tarvittavat yhteisön menettelyt niiden hyväksymiseksi.

3. Talousarviosta voidaan tehdä määrärahasitoumuksia sen jälkeen kun yhteisön viranomainen on tehnyt rahoituspäätöksen Euroopan kehitysrahastosta pyydetystä määrästä. Päätöksestä ilmoitetaan keskukselle.

8 artikla

1. EKR:sta myönnettäviin määriin sovellettavat maksumenettelyt vahvistetaan tukisopimuksessa, jonka keskus ja komissio allekirjoittavat.

2. Keskus palauttaa EKR:lle tarkastettujen tilinpäätösten perusteella edellisten varainhoitovuosien rahoitusosuuden, joka vastaa peruutettuja määrärahoja.

3. Talousarvio jaetaan osastoihin (budjettikohtiin), lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin tulojen ja menojen laadun tai niiden käyttötarkoituksen mukaisesti.

9 artikla

Johtaja laatii tarvittaessa esityksen korjaavaksi tai täydentäväksi lisätalousarvioksi, joka on käsiteltävä ja hyväksyttävä samalla tavoin ja samojen menettelyjen mukaisesti kuin talousarvio, jonka arvioita se muuttaa.

III LUKU

TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN

10 artikla

1. Johtaja toteuttaa talousarviota omalla vastuullaan ja hyväksyttyjen määrärahojen rajoissa. Johtaja raportoi toiminnastaan hallintoneuvostolle.

2. Johtajan on käytettävä talousarvion määrärahat 6 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti.

11 artikla

1. Tuloja ei voida periä eikä menoja maksaa muutoin kuin hyvittämällä tai veloittamalla ne asiaankuuluvalle talousarvion momentille.

Menoihin ei voida sitoutua eikä niitä hyväksyä maksettaviksi siten, että kyseiselle varainhoitovuodelle hyväksytyt määrärahat tai edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat ylitetään.

2. Tulot ja menot otetaan tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä.

Tästä säännöstä poiketen hyväksytyistä määristä voidaan vähentää:

a) sopimuspuolelle aiheutuneet sakot;

b) perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa samanlaatuista maksattamista samasta luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa;

c) ajoneuvojen, laitteiden ja rakennelmien arvo, joka on otettu huomioon vaihdossa hankittaessa samanlaisia uusia ajoneuvoja, laitteita ja rakennelmia, jolloin nettohinta merkitään tileille hankintamenona omaisuusluettelon arviointia varten;

d) laskuista ja kuiteista vähennetyt hyvitykset ja alennukset.

Tästä säännöstä poiketen myös seuraavat summat voidaan käyttää uudelleen samasta nimikkeestä (budjettikohta) kuin alkuperäinen meno:

a) perusteettomasti maksettujen määrärahojen palautukset;

b) vakuutuskorvauksista perityt määrät;

c) tulot uusittavien tai käytöstä poistettavien ajoneuvojen, laitteiden ja rakennelmien myynnistä;

d) tulot keskuksen julkaisujen ja elokuvien myynnistä;

e) talousarvion toteuttamisen aikana todetut vaihtokurssien poikkeamat, jotka voidaan korvata; positiivinen tai negatiivinen lopputulos ilmoitetaan tilinpäätöksessä.

12 artikla

Hallintoneuvosto hyväksyy määrärahojen siirrot osastosta toiseen. Määrärahojen siirrosta luvusta toiseen tai momentilta toiselle lukujen sisällä päättää johtaja, joka ilmoittaa siirrosta hallintoneuvostolle.

13 artikla

Keskuksen tulot maksetaan yhdelle tai useammalle tilille, jotka avataan keskuksen nimiin.

IV LUKU

VARAINHOIDON VALVONTA

14 artikla

1. Hallintoneuvoston nimittämä varainhoidon valvoja on vastuussa kaikkiin menoihin, tuloihin ja ennakkomaksuihin sitoutumisen ja niiden hyväksymisen ennakkotarkastuksesta.

2. Varainhoidon valvojalla on oltava toteen näytettyä kokemusta kansainvälisten järjestöjen varainhoitosäännöistä ja tilintarkastuksesta.

3. Varainhoidon valvojaan sovelletaan keskuksen henkilöstön palvelussuhteen ehtoja. Näin ollen hän raportoi hallinnollisia tarkoituksia varten keskuksen johtajalle. Hallintoneuvosto päättää kuitenkin johtajan perustellusta ehdotuksesta kaikista toimenpiteistä, jotka liittyvät kurinpitoon, määräaikaiseen erottamiseen, palvelussuhteen päättämiseen tai oikeudellisiin menettelyihin.

4. Varainhoidon valvojan suorittamien tarkastusten on johdettava hyväksynnän myöntämiseen tai epäämiseen. Hyväksynnän tarkoituksena on varmistaa, että:

a) menot ja tulot ovat talousarvion ja sääntöjen mukaisia;

b) 6 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on noudatettu.

Tarkastukset suoritetaan noudattaen sisäistä menettelyä koskevia sääntöjä, jotka johtaja toimittaa hallintoneuvostolle ja jotka hallintoneuvosto hyväksyy.

5. Hyväksynnän epäämisen syyt on esitettävä kirjallisesti johtajalle. Jollei syy ole riittävien määrärahojen puute, johtaja voi perustellun päätöksen nojalla ja omalla vastuullaan jättää huomioimatta varainhoidon valvojan esittämän hyväksynnän epäämisen. Johtajan on ilmoitettava tällaisista päätöksistä kirjallisesti hallintoneuvostolle sen seuraavassa kokouksessa.

6. Varainhoidon valvojalla on oltava oikeus tutustua kaikkiin tositteisiin ja muihin tarkastettavia menoja ja tuloja koskeviin asiakirjoihin. Varainhoidon valvoja voi suorittaa tarkastuksia paikan päällä.

7. Varainhoidon valvojalla on täysi riippumattomuus tehtäviensä suorittamisessa. Varainhoidon valvoja ei saa ottaa vastaan mitään ohjeita ja hänelle ei saa asettaa mitään rajoituksia tehtäviensä suorittamisessa.

8. Johtaja voi pyytää varainhoidon valvojan lausuntoa asioissa, jotka koskevat keskuksen sisäisten menettelyjen analysointia, organisointia ja parantamista. Johtaja voi myös pyytää varainhoidon valvojaa tarkastamaan asiakirjoja sen varmistamiseksi, onko talousarviosta rahoitetut toimet toteutettu asianmukaisesti.

9. Kunkin varainhoitovuoden lopussa ja viimeistään seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivään mennessä varainhoidon valvoja laatii vuosittaisen kertomuksen, jossa hän esittää näkemyksensä talousarvion rahoituksellisesta hallinnosta ja toteuttamisesta. Varainhoidon valvoja toimittaa tämän kertomuksen johtajalle, joka esittää sen omien kommenttiensa kanssa hallintoneuvostolle sen seuraavassa kokouksessa.

V LUKU

TALOUSARVION HALLINTO

15 artikla

1. Keskuksen talousarviota hallinnoidaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjät ja tilinpitäjät ovat eri henkilöitä. Määrärahojen hoidosta on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjä, jolla on yksin toimivalta tehdä menositoumus, todeta perittävät määrät ja antaa perintä- ja maksumääräykset.

2. Tilinpitäjä suorittaa perinnän ja maksamisen.

3. Tulojen ja menojen hyväksyjä ei saa suorittaa tilinpitäjän tehtäviä.

16 artikla

1. Jokaisesta toimenpiteestä, josta voi aiheutua menoja keskukselle, on tehtävä ennalta ehdotus maksusitoumukseksi, johon on liitettävä tositteet. Ehdotus on toimitettava varainhoidon valvojalle ennakkotarkastusta varten.

2. Juoksevista menoista voidaan tehdä alustava maksusitoumus.

3. Maksusitoumuksista ja -määräyksistä on pidettävä kirjaa. Sitoumuksista ja hyväksymisistä on säilytettävä kirjanpitotositteet.

17 artikla

1. Vahvistaessaan menot tulojen ja menojen hyväksyjä:

a) tarkastaa maksun saajan vaateen;

b) määrittää tai tarkastaa vaateen todenmukaisuuden ja määrän;

c) tarkastaa edellytykset, joiden mukaisesti vaade voidaan vaatia maksettavaksi.

2. Menot voidaan maksaa vain, jos on toimitettu tositteet, joista käy ilmi maksun saajan vaade ja tarvittaessa suoritettu palvelu, toimitetut hankinnat tai suoritettu työ, tai jos on toimitettu muita asiakirjoja, joilla maksu perustellaan.

Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on hyväksyttävä kaikki maksupäätökset.

18 artikla

1. Hyväksyessään maksun tulojen ja menojen hyväksyjä määrää tilinpitäjän antamalla maksumääräyksen maksamaan menon, jonka hyväksyjä on vahvistanut.

2. Maksumääräykseen on liitettävä alkuperäiset tositteet, joissa on oltava tai joihin on liityttävä tulojen ja menojen hyväksyjän todistus siitä, että maksettava määrä on oikea ja toimitus on otettu vastaan tai palvelu on suoritettu.

3. Alkuperäiset asiakirjat voidaan tarvittaessa korvata jäljennöksillä, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on todistanut oikeiksi.

4. Maksumääräys on toimitettava varainhoidon valvojalle ennakkotarkastusta varten.

5. Tilinpitäjälle toimitettavaan maksumääräykseen on tarvittaessa liitettävä todistus, jonka mukaan kyseiset varat on merkitty omaisuusluetteloon.

19 artikla

1. Menon maksaminen vapauttaa keskuksen velvoitteistaan maksunsaajia kohtaan.

2. Tilinpitäjän on suoritettava maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa.

3. Kun tehdään asiavirhe tai kun on syytä epäillä, että maksun suorittaminen ei vapauta maksuvelvoitteesta, tai kun tätä varainhoitosääntöä ei ole noudatettu, tilinpitäjän on peruutettava maksu. Tilinpitäjän on ilmoitettava tästä viipymättä tulojen ja menojen hyväksyjälle sekä varainhoidon valvojalle ja mainittava peruuttamiseen johtaneet syyt.

Kun maksu peruutetaan, johtaja voi omalla vastuullaan vaatia kirjallisesti, että maksu suoritetaan. Tällaisissa tapauksissa johtaja ilmoittaa asiasta kirjallisesti hallintoneuvostolle sen seuraavassa kokouksessa.

20 artikla

1. Maksut on yleensä suoritettava pankki- tai postisiirtotilille, mieluiten pankkisiirrolla tai perustelluissa tapauksissa sekillä. Kaikki maksutapahtumat on suoritettava euroina, paitsi asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa, jotka keskus on hyväksynyt.

2. Sekeissä ja pankki- tai postisiirtomääräyksissä on oltava kaksi allekirjoitusta, joista toisen on oltava tilinpitäjän ja toisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän edustajan allekirjoitus.

3. Perustelluissa tapauksissa johtaja voi sallia käteismaksun. Maksusta on aina saatava kuitti.

4. Jos tulojen ja menojen hallinnointi on tietokoneistettu, allekirjoitukset on tehtävä tietokoneella tai elektronisesti.

5. Ellei käytettäviä vaihtokursseja ole ilmoitettu, suoritettavien maksujen tai AKT-maiden kansallisina valuuttoina perittävien tulojen määrittämiseen euroina sovelletaan keskuksen pankin tai postitoimiston sen kuukauden ensimmäisenä työpäivänä ilmoittamaa vaihtokurssia, jonka aikana maksu suoritetaan.

21 artikla

1. Täytäntöönpanomenettelyjen mukaisissa sisäisissä ohjeissa määriteltyjen tiettyjen menoryhmien maksamiseksi voidaan perustaa ennakkotilejä keskuksen vahvistamien edellytyksen mukaisesti.

2. Johtaja tekee kaikki ennakkotilin perustamiseen liittyvät päätökset hankkeesta vastuussa olevan henkilöstön jäsenen maksusitoumusehdotuksen pohjalta. Tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan on hyväksyttävä kaikki ehdotukset ennen niiden toimittamista johtajalle.

3. Kaikissa ennakkotilin perustamiseen liittyvissä päätöksissä on mainittava:

a) ennakkotilin hoitajan nimi;

b) nimetyn ennakkotilin hoitajien velvollisuudet;

c) sallitun ennakkomaksun enimmäismäärä;

d) kunkin maksettavan menon laatu ja enimmäismäärä;

e) tositteiden esittämistä koskevat järjestelyt ja määräajat.

4. Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä toteuttavat tarvittavat toimenpiteet, jotta ennakkomaksut hyväksytään oikeille summille asetettujen määräaikojen kuluessa.

22 artikla

1. Johtaja toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä keskuksen talousarvioon otettujen määrärahojen osalta.

2. Johtaja voi valtuuttaa jonkun alaisuudessaan toimivan henkilöstön jäsenen hoitamaan osan tehtävistään. Jokaisessa valtuutuspäätöksessä ilmoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjänä toimivan henkilön toimikauden pituus ja tehtävien laajuus.

23 artikla

1. Johtaja nimeää tilinpitäjän, jonka tehtävänä on:

a) maksujen moitteeton suorittaminen, tulojen kantaminen ja vahvistettujen saamisten perintä;

b) tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen 25 artiklan mukaisesti;

c) kirjanpito 25 artiklan mukaisesti;

d) kirjanpidossa noudatettavien sääntöjen ja menetelmien sekä kirjanpitojärjestelmän täytäntöönpano komission tilinpitäjän määrittämien sääntöjen pohjalta;

e) kirjanpitojärjestelmien määritteleminen ja hyväksyminen sekä tarvittaessa sellaisten tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemien järjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja;

f) kassanhallinta yhteisymmärryksessä johtajan kanssa.

2. Tilinpitäjä saa tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tämän luotettaviksi vahvistamat tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea kuva keskuksen varallisuudesta ja talousarvion toteuttamisesta.

3. Edellä olevan 1 kohdan ja 21 artiklan mukaisesti yksin tilinpitäjällä on toimivalta hoitaa raha- tai muita varoja. Tilinpitäjä on vastuussa siitä, että ne ovat tallessa.

4. Tilinpitäjä voi tehtäviään suorittaessaan ja johtajan suostumuksella siirtää joitakin tehtäviään keskuksen työntekijöille, jotka toimivat suoraan tilinpitäjän alaisuudessa. Näille henkilöille siirretyt tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet määritellään asiaankuuluvan viranomaisen toimesta tai valtuutusasiakirjassa.

24 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii perintämääräyksen kaikista keskukselle takaisin perittävistä summista. Perintämääräykset on hyväksytettävä varainhoidon valvojalla.

2. Tilinpitäjä on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjän hänelle toimittamista perintämääräyksistä.

3. Kaikista tilinpitäjän tai ennakkotilin hoitajan kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.

VI LUKU

KIRJANPITO, TILINPÄÄTÖSTEN LAATIMINEN JA TARKASTUS, TILINTARKASTUS, TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN, OLAF

25 artikla

1. Kirjanpitoa hoidetaan kalenterivuosittain ja euromääräisenä kahdenkertaista kirjanpitoa noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot 1 päivästä tammikuuta alkaen 31 päivään joulukuuta asti, ja siihen on liitettävä tositteet.

Tilit päätetään varainhoitovuoden päättyessä keskuksen tilinpäätöksen laatimista varten.

2. Kirjaukset on tehtävä noudattaen tilisuunnitelmaa, jonka luokitellussa nimikkeistössä tehdään selvä ero tasetilien sekä talousarvion tulostilien välillä. Kirjaukset voidaan tehdä kirjanpitokirjoihin tai kortistoihin, joiden avulla voidaan laatia kuukausittainen yleinen selvitys tileistä. Kaikki ennakot on kirjattava väliaikaistilille ja selvitettävä viimeistään ennakon maksua seuraavan varainhoitovuoden lopussa pysyviä ennakkoja lukuun ottamatta.

3. Keskuksen on laadittava tase ja tulostili vuoden N+1 30 päivään huhtikuuta mennessä.

Taseesta on käytävä ilmi keskuksen saamiset ja velat päättyneen varainhoitovuoden 31 päivänä joulukuuta.

Tulostilin on sisällettävä:

a) Tulotaulukko, jossa esitetään: — ennakkoarvio kalenterivuoden tuloista, — ennakoitujen tulojen muutokset, — kalenterivuoden aikana ilmenevät vaateet, — kalenterivuoden päättyessä saatavina olevat määrät, — ylimääräiset tulot.

b) Menotaulukko, jossa esitetään: — yhteenvetotaulukko määrärahasitoumuksista, vuodelta N siirretyistä määrärahoista sekä peruutetuista määrärahoista, — yhteenvetotaulukko vuodelta N-1 siirretyistä määrärahoista sekä peruutetuista määrärahoista, — taulukko, jossa esitetään yleiskatsaus sitoumuksista ja hyväksymisistä vuodelta N, — taulukko, jossa esitetään yleiskatsaus sitoumuksista ja hyväksymisistä vuodelta N-1 siirrettyjen määrärahojen osalta.

c) Tilinpäätöstä koskevat tiedot, joihin kuuluvat: — sovelletut kirjanpidon periaatteet, — yksityiskohtaiset selvitykset ja laskelmat, joissa selitetään tilinpäätöksissä annetut tiedot, — tarvittavat selitykset tilien avoimuuden varmistamiseksi.

4. Jokaisen vuosineljänneksen osalta laaditaan ja lähetetään suurlähettiläskomitealle tilinpäätös, josta käy ilmi kuluvan vuoden talousarvion toteuttamista koskeva tilanne sekä siirrettyjen määrärahojen käyttö; varainhoidon valvojan on todistettava tilinpäätös oikeaksi, ja se on toimitettava hallintoneuvostolle.

26 artikla

1. Keskuksen hallintoneuvosto nimeää enintään kolmen vuoden ajaksi kansainvälisesti tunnustetun tilintarkastusyrityksen, joka valitaan tarjouskilpailulla keskuksen johtajan suositusten perusteella.

2. Tilintarkastajat tarkastavat keskuksen tilikirjat ja käteisvarat, varmistavat, että omaisuusluettelo ja taseet on laadittu asianmukaisesti ja hyvässä uskossa sekä varmistavat, että keskuksen tilinpäätöksiä koskevat tiedot ovat oikeita.

3. Tositteiden perusteella tarvittaessa paikalla suoritettavan tilintarkastuksen tarkoituksena on todeta tulojen ja menojen laillisuus ja asianmukaisuus ja varmistaa, että varainhoito on ollut moitteetonta.

4. Tilintarkastajat varmistavat, että tilinpäätös on laadittu asianmukaisesti ja kansainvälisten kirjanpitonormien mukaisesti ja että se antaa totuudenmukaisen ja oikean kuvan keskuksen taloudellisesta tilanteesta.

5. Tilintarkastajat laativat kertomuksen 30 päivään kesäkuuta mennessä kunkin varainhoitovuoden päätyttyä. Kertomus toimitetaan johtajalle, joka toimittaa sen yhdessä mahdollisten kommenttiensa kanssa hallintoneuvostolle, joka toimittaa sen suurlähettiläskomitealle suositustensa kanssa.

Suurlähettiläskomitea myöntää johtajalle vastuuvapauden talousarvion toteuttamisesta tämän raportin ja tilinpäätösten perusteella.

6. Tilintarkastajat neuvovat keskusta riskienhallinnassa esittämällä riippumattomia lausuntoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laadusta sekä antamalla suosituksia toimintojen toteuttamisedellytysten parantamiseksi ja moitteettoman varainhoidon edistämiseksi.

Tilintarkastajien tehtävänä on:

a) arvioida sisäisten hallinnointijärjestelmien asianmukaisuutta ja tehokkuutta sekä keskuksen toiminnan tuloksellisuutta ohjelmien ja toimien toteuttamisessa niihin liittyvien riskien kannalta; ja

b) arvioida talousarvion toteuttamistoimia koskevien sisäisten valvontajärjestelmien asianmukaisuutta ja laatua.

7. Tilintarkastajat tarkastavat keskuksen kaikki toimet ja yksiköt. Heillä on oltava täysi ja rajoittamaton pääsy kaikkiin tehtäviensä suorittamisessa tarvittaviin tietoihin.

27 artikla

Komissio (yhteisön puolesta), tilintarkastustuomioistuin ja Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) voivat suorittaa Euroopan kehitysrahastosta keskukselle myönnettyjä määrärahoja koskevia tarkastuksia yhdeksännen EKR:n varainhoitoasetuksen mukaisesti.

Tilintarkastustuomioistuin voi tarkastaa, että perityt tulot ja hyvitetyt menot ovat laillisia ja asianmukaisia ja että sopimuksen määräyksiä ja yhdeksännen EKR:n varainhoitoasetuksen säännöksiä on noudatettu.

VII LUKU

TULOJEN JA MENOJEN HYVÄKSYJÄN, TILINPITÄJÄN JA ENNAKKOTILIEN HOITAJAN TEHTÄVÄT JA VELVOLLISUUDET

28 artikla

Jos tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa perittävän määrän, antaa perintämääräyksen, tekee maksusitoumuksen tai antaa maksumääräyksen noudattamatta tätä varainhoitosääntöä, häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi. Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä ei laadi saatavaa koskevaa asiakirjaa tai ei anna perintämääräystä taikka antaa ne perusteitta viivästyneinä.

Tulojen ja menojen hyväksyjä voidaan saattaa tällaiseen vastuuseen vain, jos vahingon syynä on tahallinen virhe tai törkeä laiminlyönti.

29 artikla

1. Tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi, jos hän suorittaa maksuja 19 artiklan vastaisesti.

Tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, jos hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai jos hän tahallisella virheellään tai törkeällä laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen.

Lisäksi tilinpitäjä on samoin edellytyksin vastuussa saamiensa pankkitilien ja postisiirtotilien käyttöä ja hoitoa koskevien määräysten asianmukaisesta täytäntöönpanosta, erityisesti:

a) kun hänen suorittamansa perinnät tai maksut eivät ole vastaavien perintä- tai maksumääräyksien mukaisia;

b) kun hän suorittaa maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle.

2. Ennakkotilien hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan tarvittaessa saattaa korvausvelvolliseksi seuraavissa tapauksissa:

a) kun heidän suorittamiensa maksujen perustana ei ole asianmukaisia tositteita;

b) kun hän suorittaa maksun muulle kuin maksuun oikeutetulle.

Häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, jos hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai jos hän tahallisella virheellään tai törkeällä laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen.

30 artikla

1. Tilinpitäjä ja ennakkotilien hoitaja vakuutetaan 29 artiklassa tarkoitettuja riskejä vastaan.

Keskus maksaa kyseiset vakuutusmaksut. Se määrää ne työntekijät, jotka voivat toimia tilinpitäjinä ja ennakkotilien hoitajina, sekä ehdot, joiden mukaisesti vakuutusmaksut katetaan kyseisten virkamiesten suojaamiseksi heidän tehtäviinsä liittyviltä riskeiltä.

2. Tilinpitäjälle ja ennakkotilien hoitajille myönnetään erityiskorvaus. Korvauksen määrä ilmoitetaan keskuksen laatimassa asetuksessa, jonka hallintoneuvosto hyväksyy. Tätä korvausta vastaavat kokonaismäärät merkitään kuukausittain keskuksen kunkin tällaisen henkilöstön jäsenen nimellä avaamalle tilille sellaisen takuurahaston muodostamiseksi, jonka tarkoituksena on kattaa mahdollinen kassa- tai pankkivajaus, josta kyseinen henkilö on vastuussa, sikäli kun vakuutusyhtiöiden korvaukset eivät kata näitä vajeita.

Näiden takuutilien saamasaldo maksetaan asianomaisille henkilöille heidän lopettaessaan toimintansa tilinpitäjänä tai ennakkotilien hoitajana ja kun heille on lopullisesti myönnetty vastuuvapaus tehtävistään.

3. Tilinpitäjän ja ennakkotilien hoitajan vastuuvapauden myöntää johtaja, joka perustaa päätöksensä ulkopuolisen tilintarkastajan kertomukseen; vastuuvapaus on myönnettävä kahden vuoden kuluessa tilinpäätöksen toimittamisesta suurlähettiläskomitealle.

31 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja ennakkotilin hoitajien kurinpitomenettelyt ja korvausvelvollisuus määritetään keskuksen henkilöstösääntöjen mukaisesti.

32 artikla

Henkilöstön jäsenet, joiden edut voivat olla ristiriidassa keskuksen etujen kanssa, eivät saa osallistua talousarvion toteuttamiseen. Tällaisessa tilanteessa kyseisen henkilöstön jäsenen on pidättäydyttävä toimista ja ilmoitettava tästä esimiehelleen.

Eturistiriita on olemassa, kun talousarviota toteutettaessa henkilöstön jäsen ei voi hoitaa tehtäviään täysin puolueettomasti perhe- tai henkilökohtaisten siteiden, kansallisen tai poliittisen yhteenkuuluvuuden tai taloudellisten etujen vuoksi tai mistä tahansa muusta syystä, joka luo eturistiriidan hänen ja tuensaajan välille.

VIII LUKU

YLEISET JA LOPPUSÄÄNNÖKSET

33 artikla

Hankintoihin sovelletaan rakennusurakka-, toimitus- ja palvelusopimusten yleisiä määräyksiä, jotka on vahvistettu Cotonoun sopimuksen liitteen IV 28, 29 ja 30 artiklan täytäntöönpanosta 7 päivänä lokakuuta 2002 tehdyssä AKT–EY-ministerineuvoston päätöksessä N:o 2/2002 (4).

Järjestelyt edellä mainittujen yleisten määräysten täytäntöön panemiseksi vahvistetaan sisäisessä asetuksessa, jonka hallintoneuvosto hyväksyy saatuaan komission lausunnon.

34 artikla

1. Valtuutuksensa mukaisesti keskus voi myös hoitaa kolmansien osapuolten puolesta varoja. Tällaiset varat luetellaan keskuksen talousarvion liitteessä.

2. Kyseisten varojen hoitoon sovelletaan tätä varainhoitosääntöä.

3. Kolmansien osapuolten puolesta hoidettavista varoista on pidettävä erillistä kirjanpitoa.

4. Jokaiseen keskuksen kolmannen osapuolen puolesta hoitamasta rahastosta laadittuun tilinpäätökseen liitetään tase ja tulostili, joista käy ilmi tilanne kyseisen varainhoitovuoden 31 päivänä joulukuuta. Ne on todistettava oikeiksi keskuksen ja kolmannen osapuolen välillä tehdyn sopimuksen määräysten mukaisesti.

Jos tällaisia määräyksiä ei ole, oikeaksi todistamisen suorittaa keskuksen ulkoinen tilintarkastaja.

5. Tilinpäätökset lisätään liitteinä keskuksen tilinpäätöksiin.

35 artikla

1. Keskuksen kaikesta irtaimesta ja kiinteästä omaisuudesta on pidettävä pysyvää omaisuusluetteloa. Luetteloon voidaan merkitä ainoastaan sellainen irtain omaisuus, jonka arvo on yli 350 euroa. Luettelonumero on merkittävä jokaiseen laskuun ennen maksamista.

2. Sellaisen irtaimen omaisuuden ja laitteiden myynnistä, jonka yksikkökohtainen hankinta-arvo on yli 350 euroa, on ilmoitettava asianmukaisesti.

3. Johtajan ja kyseisestä omaisuudesta vastaavan henkilön on laadittava ilmoitus omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden luovutuksesta, sen romutuksesta tai varkauden tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta.

4. Fyysinen omaisuusluettelo ja kirjanpitoluettelo täsmäytetään kunkin varainhoitovuoden lopussa. Ulkoinen tilintarkastaja tarkastaa ja hyväksyy täsmäytykset.

36 artikla

AKT-maiden, jäsenvaltioiden ja yhteisön on kunkin omalta osaltaan toteutettava tarvittavat toimenpiteet tämän päätöksen täytäntöönpanemiseksi.

37 artikla

Kumotaan 19 päivänä huhtikuuta 1991 tehdyllä AKT–EY-suurlähettiläskomitean päätöksellä N:o 2/91 hyväksytty keskuksen varainhoitosääntö.

38 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se tehdään.

Tehty Brysselissä 27 päivänä syyskuuta 2006. Suurlähettiläskomitean puolesta Puheenjohtaja R. MAKONGO

(1) EYVL L 317, 15.12.2000, s. 3, sopimus sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna Luxemburgissa 25 päivänä kesäkuuta 2005 allekirjoitetulla sopimuksella (EUVL L 287, 28.10.2005, s. 4).

(2) EYVL L 317, 15.12.2000, s. 355.

(3) EUVL L 83, 1.4.2003, s. 1.

(4) EUVL L 320, 23.11.2002, s. 1.