2001/631/EY: Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Etelä-Afrikan tasavallan yhteistyöneuvoston päätös N:o 1/2001, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2001, yhteistyöneuvoston työjärjestyksen hyväksymisestä



Virallinen lehti nro L 221 , 17/08/2001 s. 0037 - 0039



Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Etelä-Afrikan tasavallan yhteistyöneuvoston päätös N:o 1/2001, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2001, yhteistyöneuvoston työjärjestyksen hyväksymisestä (2001/631/EY) YHTEISTYÖNEUVOSTO, joka ottaa huomioon Pretoriassa 11 päivänä lokakuuta 1999 allekirjoitetun Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Etelä-Afrikan tasavallan välisen(1) kauppaa, kehitystä ja yhteistyötä koskevan sopimuksen, jäljempänä "sopimus", ja erityisesti sen 97 artiklan 2 kohdan, sekä katsoo, että sopimus tuli väliaikaisesti voimaan 1 päivänä tammikuuta 2000 Euroopan yhteisön ja Etelä-Afrikan 11 päivänä lokakuuta 1999 päivätyn kirjeenvaihdon(2) mukaisesti, ON VAHVISTANUT TYÖJÄRJESTYKSENSÄ SEURAAVASTI: 1 artikla Kokoonpano Yhteistyöneuvosto muodostuu Euroopan unionin neuvoston jäsenistä tai heidän edustajistaan ja Euroopan yhteisöjen komission, jäljempänä "komissio", jäsenistä tai heidän edustajistaan sekä Etelä-Afrikan hallituksen jäsenistä tai heidän edustajistaan. 2 artikla Puheenjohtajuus Yhteistyöneuvoston puheenjohtajana toimivat vuorotellen Euroopan unionin neuvoston jäsen ja Etelä-Afrikan hallituksen edustaja. Sopimuksen väliaikaisen soveltamisen aikana komission edustaja toimii puheenjohtajan Euroopan yhteisön puolesta. 3 artikla Kokoukset Yhteistyöneuvosto kokoontuu säännöllisesti sekä osapuolten niin sopiessa tilanteen sitä edellyttäessä. Jos osapuolet eivät sovi toisin, kaikki yhteistyöneuvoston ministeritason kokoukset pidetään Euroopan unionin neuvoston tavanomaisessa kokouspaikassa. Yhteistyöneuvoston sihteerit järjestävät yhdessä yhteistyöneuvoston kokoukset. 4 artikla Valtuuskunnat Ennen kutakin kokousta osapuolten valtuuskuntien suunniteltu kokoonpano ja johtaja ilmoitetaan yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle. Yhteistyöneuvosto voi osapuolten niin sopiessa kutsua kokouksiinsa muita kuin jäseniä. 5 artikla Sihteerit Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja Etelä-Afrikan hallituksen virkamies toimivat yhdessä yhteistyöneuvoston sihteereinä. Sopimuksen väliaikaisen soveltamisen aikana komission virkamies toimii sihteerinä yhteisön puolesta. 6 artikla Asiakirjat Kun asioiden käsittely yhteistyöneuvostossa perustuu niitä tukeviin asiakirjoihin, sihteerit numeroivat kyseiset asiakirjat ja jakavat ne yhteistyöneuvoston asiakirjoina. 7 artikla Kirjeenvaihto Yhteistyöneuvostolle tai yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan molemmille yhteistyöneuvoston sihteereille. Molemmat sihteerit huolehtivat tämän kirjeenvaihdon välittämisestä yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle ja tarvittaessa sen jakelusta yhteistyöneuvoston muille jäsenille. Jaettava kirjeenvaihto toimitetaan komission pääsihteeristöön, Euroopan yhteisön neuvoston pääsihteeristöön, Euroopan unionin jäsenvaltioiden pysyviin edustustoihin ja Etelä-Afrikan hallitukselle. Yhteistyöneuvoston puheenjohtajan kirjeenvaihdon toimittaa vastaanottajille kyseistä osapuolta edustava sihteeri, ja se jaetaan tarvittaessa muille toisessa kohdassa mainituille yhteistyöneuvoston jäsenille. 8 artikla Kokousten asialista Yhteistyökomitean sihteerit laativat jokaista kokousta varten alustavan asialistan. Asianomainen sihteeri lähettää sen 7 artiklan toisessa kohdassa tarkoitetuille vastaanottajille vähintään 15 päivää ennen kokouksen alkua. Alustavaan asialistaan otetaan asiat, joiden asialistalle ottamista koskeva pyyntö on toimitettu jommallekummalle sihteerille vähintään 21 päivää ennen kyseisen kokouksen alkua. Asioita ei kuitenkaan oteta alustavalle asialistalle, ellei liiteasiakirjoja ole toimitettu sihteereille viimeistään alustavan asialistan lähetyspäivänä. Yhteistyöneuvosto vahvistaa asialistan jokaisen kokouksen alussa. Muita kuin alustavassa asialistassa olevia asioita voidaan ottaa asialistalle kummankin osapuolen suostumuksella. Osapuolten suostumuksella 1 alakohdassa vahvistettuja määräaikoja voidaan lyhentää erityistapauksen sitä edellyttäessä. 9 artikla Pöytäkirja Sihteerit laativat yhdessä mahdollisimman pian luonnoksen jokaisen kokouksen pöytäkirjaksi. Pöytäkirja sisältää yleensä jokaisen esityslistalla olevan asian osalta maininnan: 1) yhteistyöneuvostolle toimitetuista asiakirjoista; 2) kannoista, joiden merkitsemistä pöytäkirjaan joku yhteistyöneuvoston jäsen on pyytänyt; 3) tehdyistä päätöksistä ja suosituksista, hyväksytyistä lausumista sekä erityisiä asioita koskevista päätelmistä. Pöytäkirjassa on myös lueteltava kokouksessa läsnä olleet yhteistyöneuvoston jäsenet. Pöytäkirjan luonnos annetaan yhteistyöneuvoston hyväksyttäväksi sen seuraavassa kokouksessa. Osapuolet voivat hyväksyä pöytäkirjaluonnoksen myös kirjallisesti. Kumpikin sihteeri allekirjoittaa hyväksytyn pöytäkirjan kaksi alkuperäistä kappaletta, jotka osapuolet arkistoivat. Jäljennös pöytäkirjasta lähetetään jokaiselle 7 artiklan toisessa kohdassa mainitulle vastaanottajalle. 10 artikla Päätökset ja suositukset Yhteistyöneuvosto tekee päätöksensä ja antaa suosituksensa osapuolten yhteisestä sopimuksesta. Kokousten välisenä aikana assosiaationeuvosto voi osapuolten niin sopiessa tehdä päätöksiä tai antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Kirjallinen menettely koostuu osapuolten valtuutuksella toimivien sihteerien välisestä noottien vaihdosta. Sopimuksen 97 artiklassa tarkoitetuissa yhteistyöneuvoston päätöksissä ja suosituksissa on otsikko "päätös" tai "suositus", jonka jäljessä on järjestysnumero, tekemis- tai antamispäivä ja aihe. Puheenjohtaja allekirjoittaa yhteistyöneuvoston päätökset ja suositukset, ja molemmat sihteerit todistavat ne oikeiksi; päätösten ja suositusten kahta oikeiksi todistettua kappaletta säilytetään yhteistyöneuvoston osapuolten arkistoissa. Sihteerit toimittavat päätökset ja suositukset jokaiselle 7 artiklan toisessa kohdassa mainitulle vastaanottajalle yhteistyöneuvoston asiakirjoina. 11 artikla Julkisuus Ellei toisin päätetä, yhteistyöneuvoston kokoukset eivät ole julkisia. Kumpikin osapuoli voi päättää yhteistyöneuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään. 12 artikla Kielet Osapuolten viralliset kielet ovat yhteistyöneuvoston virallisia kieliä. 13 artikla Kulut Euroopan yhteisö ja Etelä-Afrikka vastaavat kumpikin yhteistyöneuvoston kokouksiin osallistumisestaan aiheutuneista kuluista sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen että posti- ja televiestintäkulujen osalta. Kokouksen järjestämisestä aiheutuvista kuluista vastaa kokouksen järjestävä osapuoli. 14 artikla Komitea Yhteistyöneuvostoa sen tehtävissä avustamaan voidaan perustaa yksi tai useampi yhteistyökomitea. 15 artikla Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se tehdään. Tehty Brysselissä 26 päivänä kesäkuuta 2001. Yhteistyöneuvoston puolesta Puheenjohtaja J. Richelle (1) EYVL L 311, 4.12.1999, s. 3. (2) EYVL L 311, 4.12.1999, s. 2.