EU–UKRAINA-ASSOSIAATIONEUVOSTON PÄÄTÖS N:o 1/2014,

annettu 15 päivänä joulukuuta 2014,

oman työjärjestyksensä sekä assosiaatiokomitean ja alakomiteoiden työjärjestysten hyväksymisestä [2015/977]

EU–UKRAINA-ASSOSIAATIONEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin, Euroopan atomienergiayhteisön ja niiden jäsenvaltioiden sekä Ukrainan välisen assosiaatiosopimuksen (1), jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen 462 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Hyväksytään assosiaationeuvoston työjärjestys, sellaisena kuin se on esitetty liitteessä I, sekä assosiaatiokomitean ja alakomiteoiden työjärjestykset, sellaisena kuin ne on esitetty liitteessä II.

2 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

(1) EUVL L 161, 29.5.2014, s. 3.

1. Assosiaationeuvoston jäsenten ollessa estyneinä kokouksiin voivat osallistua heidän edustajansa. Jos jäsen haluaa käyttää edustajaa, hänen on kirjallisesti ilmoitettava assosiaationeuvoston puheenjohtajalle edustajansa nimi ennen sen kokouksen alkua, jossa tämä jäsen on näin edustettuna.

LIITE II

ASSOSIAATIOKOMITEAN JA ALAKOMITEOIDEN TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Yleiset määräykset

1. Euroopan unionin, Euroopan atomienergiayhteisön ja niiden jäsenvaltioiden sekä Ukrainan välisen assosiaatiosopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 464 artiklan 1 kohdan mukaisesti perustettu assosiaatiokomitea avustaa assosiaationeuvostoa sen tehtävien hoitamisessa ja suorittaa sopimuksessa määrätyt ja assosiaationeuvoston sille osoittamat tehtävät. Sopimuksen 465 artiklan 1 kohdan mukaan assosiaationeuvosto määrittää työjärjestyksessään assosiaatiokomitean tehtävät ja päättää komitean työskentelytavoista.

2. Assosiaatiokomitea valmistelee assosiaationeuvoston kokoukset ja sen käsiteltävät asiat, panee tarvittaessa täytäntöön assosiaationeuvoston päätökset ja varmistaa yleisesti assosiaatiosuhteiden jatkuvuuden ja sopimuksen toiminnan. Assosiaatiokomitea tutkii kaikki assosiaationeuvoston sen käsiteltäviksi lähettämät kysymykset sekä kaikki muut kysymykset, joita voi tulla esiin sopimuksen päivittäisen täytäntöönpanon yhteydessä. Assosiaatiokomitea tekee ehdotuksia ja antaa päätös- ja suositusluonnoksia assosiaationeuvoston hyväksyttäviksi.

3. Kuten sopimuksen 464 artiklan 2 kohdassa määrätään, assosiaatiokomitea koostuu osapuolten edustajista, jotka ovat yleensä korkeita virkamiehiä, jotka vastaavat asianomaisessa kokouksessa käsiteltävistä asioista.

4. Sopimuksen 465 artiklan 4 kohdan mukaisesti kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevä, sopimuksen 465 artiklan 4 kohdassa määrätty assosiaatiokomitea, jäljempänä ’kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevä assosiaatiokomitea’, koostuu sille sopimuksen IV osastossa uskottuja tehtäviä suorittaessaan sellaisista Euroopan komission ja Ukrainan korkean tason virkamiehistä, jotka vastaavat kauppaa ja kaupan liitännäistoimenpiteitä koskevista asioista. Euroopan komission tai Ukrainan edustaja, joka vastaa kauppaa ja kaupan liitännäistoimenpiteitä koskevista asioista, toimii assosiaatiokomitean puheenjohtajana tämän työjärjestyksen 2 artiklan mukaisesti. Kokouksiin osallistuu lisäksi Euroopan ulkosuhdehallinnon edustaja.

5. Kuten sopimuksen 465 artiklan 3 kohdassa määrätään, assosiaatiokomitealla on toimivalta hyväksyä päätöksiä sopimuksessa määrätyissä tapauksissa ja aloilla, joilla assosiaationeuvosto on siirtänyt sille toimivallan. Nämä päätökset sitovat osapuolia, joiden on toteutettava päätösten täytäntöön panemiseksi tarvittavat toimenpiteet. Assosiaatiokomitea hyväksyy päätöksensä osapuolten yhteisestä sopimuksesta sen jälkeen, kun osapuolten sisäiset hyväksymismenettelyt on saatu päätökseen.

6. Tämän työjärjestyksen osapuolet on määritelty sopimuksen 482 artiklassa.

2 artikla

Puheenjohtaja

Osapuolet toimivat vuorotellen assosiaatiokomitean puheenjohtajana 12 kuukauden ajan. Ensimmäinen kausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna.

3 artikla

Kokoukset

1. Assosiaatiokomitea kokoontuu säännöllisesti vähintään kerran vuodessa, jolleivät osapuolet toisin sovi. Jommankumman osapuolen pyynnöstä voidaan järjestää assosiaatiokomitean erityisistuntoja, jos osapuolet niin sopivat.

2. Komitean puheenjohtaja kutsuu assosiaatiokomitean kunkin kokouksen koolle osapuolten sopimassa paikassa ja sopimana ajankohtana. Assosiaatiokomitean sihteeristö toimittaa kokouskutsun viimeistään 28 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua, jolleivät osapuolet toisin sovi.

3. Kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevä assosiaatiokomitea kokoontuu vähintään kerran vuodessa ja olosuhteiden sitä vaatiessa. Kokoukset kutsuu koolle kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean puheenjohtaja osapuolten sopimassa paikassa, sopimana ajankohtana ja sopimalla tavalla. Kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteeristö toimittaa kokouskutsun viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua, jolleivät osapuolet toisin sovi.

4. Assosiaatiokomitean sääntömääräiset kokoukset kutsutaan aina kun se on mahdollista koolle hyvissä ajoin ennen assosiaationeuvoston sääntömääräistä kokousta.

5. Assosiaatiokomitean kokouksia voidaan, poikkeuksellisesti ja jos osapuolet niin sopivat, pitää millä tahansa teknisillä keinoilla, kuten videokokouksena.

4 artikla

Valtuuskunnat

Kokoukseen osallistuvien valtuuskuntien aiottu kokoonpano on ilmoitettava osapuolille assosiaatiokomitean sihteeristön välityksellä ennen kutakin kokousta.

5 artikla

Sihteeristö

1. Euroopan unionin virkamies ja Ukrainan virkamies toimivat keskinäisen luottamuksen ja yhteistyön hengessä yhdessä assosiaatiokomitean sihteereinä ja huolehtivat yhteisesti sihteeristön tehtävistä, jollei tässä työjärjestyksessä toisin määrätä.

2. Euroopan komission virkamies ja Ukrainan virkamies, jotka vastaavat kauppaa ja kaupan liitännäistoimenpiteitä koskevista asioista, toimivat yhdessä kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteereinä.

6 artikla

Kirjeenvaihto

1. Assosiaatiokomitealle osoitettu kirjeenvaihto ohjataan jommankumman osapuolen assosiaatiokomitean sihteerille, joka puolestaan ilmoittaa siitä toiselle sihteerille.

2. Assosiaatiokomitean sihteeristö huolehtii siitä, että assosiaatiokomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan assosiaatiokomitean puheenjohtajalle ja jaetaan tarvittaessa 7 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina.

3. Sihteeristö toimittaa puheenjohtajan kirjeenvaihdon osapuolille puheenjohtajan puolesta. Tällainen kirjeenvaihto jaetaan tarvittaessa 7 artiklan mukaisesti.

7 artikla

Asiakirjat

1. Asiakirjat jaetaan assosiaatiokomitean sihteerien välityksellä.

2. Osapuoli toimittaa asiakirjansa omalle sihteerilleen. Sihteeri toimittaa nämä asiakirjat toisen osapuolen sihteerille.

3. Unionin sihteeri jakaa asiakirjat unionin asianomaisille edustajille ja toimittaa järjestelmällisesti jäljennöksen tällaisesta kirjeenvaihdosta Ukrainan sihteerille.

4. Ukrainan sihteeri jakaa asiakirjat Ukrainan asianomaisille edustajille ja toimittaa järjestelmällisesti jäljennöksen tällaisesta kirjeenvaihdosta unionin sihteerille.

8 artikla

Luottamuksellisuus

Elleivät osapuolet toisin päätä, assosiaatiokomitean kokoukset eivät ole julkisia. Kun osapuoli toimittaa assosiaatiokomitealle luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja, toisen osapuolen on käsiteltävä kyseisiä tietoja luottamuksellisina.

9 artikla

Kokousten esityslistat

1. Assosiaatiokomitean sihteeristö laatii kutakin assosiaatiokomitean kokousta varten osapuolten tekemien ehdotusten perusteella alustavan esityslistan ja luonnoksen jäljempänä 10 artiklassa tarkoitetuiksi toimintaa koskeviksi päätelmiksi. Alustavaan esityslistaan sisältyvät asiat, joiden ottamista esityslistalle koskevan pyynnön ja muut tarvittavat asiakirjat assosiaatiokomitean sihteeristö on vastaanottanut osapuolelta viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kokouspäivää.

2. Alustava esityslista ja muut tarvittavat asiakirjat jaetaan 7 artiklan mukaisesti viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkamisajankohtaa.

3. Assosiaatiokomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten suostumuksella esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.

4. Assosiaatiokomitean kokouksen puheenjohtaja voi toisen osapuolen suostumuksella kutsua osapuolten muiden elinten edustajia tai tietyn alan riippumattomia asiantuntijoita osallistumaan tapauskohtaisesti kokouksiinsa antamaan tietoja erityisistä aiheista. Osapuolet varmistavat, että nämä tarkkailijat tai asiantuntijat noudattavat luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia.

5. Assosiaatiokomitean kokouksen puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää 1 ja 2 kohdassa asetettuja määräaikoja erityisten olosuhteiden sitä edellyttäessä.

10 artikla

Pöytäkirja ja toimintaa koskevat päätelmät

1. Assosiaatiokomitean sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen.

2. Pöytäkirja sisältää yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta:

a) luettelon kokouksen osallistujista, heidän mukanaan olleista virkamiehistä ja mahdollisista tarkkailijoista tai asiantuntijoista, jotka ovat osallistuneet kokoukseen;

b) assosiaatiokomitealle toimitetut asiakirjat;

c) lausumat, jotka assosiaatiokomitean jäsen on pyytänyt kirjattaviksi pöytäkirjaan; ja

d) kokouksessa hyväksytyt, 4 kohdassa määrätyt toimintaa koskevat päätelmät.

3. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan assosiaatiokomitean hyväksyttäväksi. Assosiaatiokomitea hyväksyy pöytäkirjaluonnoksen seuraavassa kokouksessaan. Vaihtoehtoisesti pöytäkirjaluonnos voidaan hyväksyä kirjallisesti. Kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean pöytäkirjaluonnos on hyväksyttävä 28 kalenteripäivän kuluessa kustakin kokouksesta. Sen jäljennös toimitetaan kullekin 7 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle.

4. Assosiaatiokomitean puheenjohtajana toimivan osapuolen assosiaatiokomitean sihteeri laatii luonnoksen toimintaa koskeviksi päätelmiksi ja jakaa sen osapuolille yhdessä esityslistan kanssa yleensä viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkamisajankohtaa. Tätä luonnosta ajantasaistetaan kokouksen edetessä siten, että assosiaatiokomitea hyväksyy kokouksen lopussa, jolleivät osapuolet toisin sovi, toimintaa koskevat päätelmät, jotka sisältävät osapuolten sopimat jatkotoimet. Kun toimintaa koskevat päätelmät on hyväksytty, ne liitetään pöytäkirjaan ja niiden toteuttamista tarkastellaan jossain assosiaatiokomitean myöhemmässä kokouksessa. Tätä varten assosiaatiokomitea hyväksyy asiakirjamallin, jonka avulla voidaan seurata kunkin toimenpiteen toteuttamisessa saavutettua edistymistä tiettyyn määräaikaan mennessä.

11 artikla

Päätökset ja suositukset

1. Assosiaatiokomitea hyväksyy päätöksiä erityisissä tapauksissa, joissa sillä on sopimuksessa määrätty toimivalta tai joissa assosiaationeuvosto on siirtänyt sille toimivallan. Assosiaatiokomitea antaa myös suosituksia. Päätökset hyväksytään ja suositukset annetaan osapuolten yhteisellä sopimuksella sen jälkeen, kun osapuolten sisäiset menettelyt on saatettu päätökseen. Assosiaatiokomitean puheenjohtaja allekirjoittaa päätökset ja suositukset, ja assosiaatiokomitean sihteerit todistavat ne oikeiksi.

2. Assosiaatiokomitea voi osapuolten niin sopiessa hyväksyä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Kirjallinen menettely tarkoittaa osapuolten suostumuksella toimivien sihteerien välistä noottien vaihtoa. Tätä varten ehdotuksen teksti jaetaan 7 artiklan mukaisesti ja määräaika, jonka kuluessa mahdolliset varaumat tai muutosehdotukset on esitettävä, on vähintään 21 kalenteripäivää. Komitean puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää tässä kohdassa asetettuja määräaikoja erityisten olosuhteiden huomioon ottamiseksi. Kun tekstistä on sovittu, puheenjohtaja allekirjoittaa päätökset tai suositukset, ja sihteerit todistavat ne oikeiksi.

3. Assosiaatiokomitean asiakirjat otsikoidaan ”päätöksiksi” tai ”suosituksiksi”. Kukin päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään, jollei päätöksessä toisin määrätä.

4. Päätökset ja suositukset jaetaan osapuolille.

5. Kumpikin osapuoli voi päättää assosiaatiokomitean päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.

12 artikla

Kertomukset

Assosiaatiokomitea raportoi assosiaationeuvostolle toiminnastaan ja alakomiteoidensa, työryhmiensä ja muiden elintensä toiminnasta kussakin assosiaationeuvoston sääntömääräisessä kokouksessa.

13 artikla

Kielet

1. Assosiaatiokomitean virallisina kielinä ovat osapuolten viralliset kielet.

2. Assosiaatiokomitean työkielinä ovat englanti ja ukraina. Assosiaatiokomitea tekee ratkaisunsa näillä kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella, jollei toisin päätetä.

14 artikla

Kulut

1. Kukin osapuoli vastaa sille assosiaatiokomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista sekä henkilöstö-, matka- että oleskelukulujen osalta, samoin kuin posti- ja televiestintäkuluista.

2. Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista.

3. Kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä englanniksi tai ukrainaksi 13 artiklassa tarkoitetuin tavoin vastaa kokouksen järjestävä osapuoli.

Tulkkauksesta ja kääntämisestä muille kielille tai muista kielistä vastaa suoraan tätä koskevan pyynnön esittänyt osapuoli.

4. Jos asiakirjoja on käännettävä unionin virallisille kielille, unioni vastaa kuluista.

15 artikla

Työjärjestyksen muuttaminen

Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa assosiaationeuvoston päätöksellä sopimuksen 465 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

16 artikla

Alakomiteat ja erityiskomiteat tai -elimet

1. Assosiaatiokomitea voi sopimuksen 466 artiklan 1 ja 3 kohdan mukaisesti päättää perustaa sopimuksessa määrättyjen lisäksi muita alakomiteoita, jotka ovat tarpeen sopimuksen täytäntöönpanoa varten erityisaloilla, avustamaan assosiaatiokomiteaa sen tehtävien suorittamisessa. Assosiaatiokomitea voi päättää lakkauttaa tällaisen alakomitean tai määritellä sen työjärjestyksen tai muuttaa sitä. Jollei toisin päätetä, nämä alakomiteat, erityiskomiteat ja -elimet toimivat assosiaatiokomitean alaisuudessa, jolle ne raportoivat kunkin kokouksen jälkeen.

2. Tätä työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin 1 kohdassa tarkoitettuihin alakomiteoihin, jollei sopimuksessa toisin määrätä tai assosiaationeuvostossa toisin sovita.

3. Alakomiteoiden kokouksia voidaan järjestää joustavasti tarpeen mukaan joko Brysselissä tai Ukrainassa tai esimerkiksi videoneuvotteluna. Alakomiteoiden olisi oltava foorumi, joka seuraa lähentymistä erityisillä aloilla, keskustelee tietyistä tämän prosessin aiheuttamista kysymyksistä ja haasteista sekä laatii suosituksia ja toimintaa koskevia päätelmiä.

4. Assosiaatiokomitean sihteeristölle toimitetaan jäljennös kaikesta merkityksellisestä kirjeenvaihdosta, asiakirjoista ja tiedonannoista, jotka koskevat alakomiteoita taikka erityiskomiteoita tai -elimiä.

5. Alakomiteoilla, erityiskomiteoilla ja -elimillä on ainoastaan valtuudet antaa suosituksia assosiaatiokomitealle, jollei sopimuksessa toisin määrätä tai osapuolet toisin sovi assosiaationeuvostossa.

17 artikla

Tätä työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevään assosiaatiokomiteaan, jollei toisin määrätä.