Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden sekä Venäjän federaation välisen yhteistyöneuvoston työjärjestys, vahvistettu 27 päivänä tammikuuta 1998 - Yhteistyökomitean työjärjestys



Virallinen lehti nro L 087 , 21/03/1998 s. 0017 - 0021



Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden sekä Venäjän federaation välisen YHTEISTYÖNEUVOSTON TYÖJÄRJESTYS, vahvistettu 27 päivänä tammikuuta 1998 (98/228/EY) YHTEISTYÖNEUVOSTO, joka ottaa huomioon Korfussa 24 päivänä kesäkuuta 1994 allekirjoitetun kumppanuus- ja yhteistyösopimuksen kumppanuuden perustamisesta Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden sekä Venäjän federaation kesken, jäljempänä `sopimus`, ja erityisesti sen 90 ja 93 artiklan (1), ottaa huomioon Brysselissä 21 päivänä toukokuuta 1997 allekirjoitetun kyseisen sopimuksen pöytäkirjan, sekä katsoo, että kyseinen sopimus tuli voimaan 1 päivänä joulukuuta 1997, ON VAHVISTANUT SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN: 1 artikla Puheenjohtaja Yhteistyöneuvoston puheenjohtajana toimii vuorotellen kahdentoista kuukauden määräajan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden puolesta Euroopan unionin neuvoston jäsen sekä Venäjän federaation hallituksen jäsen. Ensimmäinen kausi alkaa kuitenkin yhteistyöneuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä. 2 artikla Kokoukset Yhteistyöneuvosto kokoontuu ministeritasolla säännöllisesti kerran vuodessa. Jommankumman osapuolen pyynnöstä voidaan pitää yhteistyöneuvoston ylimääräisiä kokouksia, jos osapuolet niin sopivat. Sihteerit kutsuvat yhdessä koolle osapuolten keskenään sopimat yhteistyöneuvoston kokoukset. 3 artikla Yhteistyöneuvoston jäsenet ja heidän edustajansa Sopimuksen 91 artiklan mukaiset yhteistyöneuvoston jäsenet voivat käyttää edustajanaan nimettyä ministeriä tai virkamiestä, jos he ovat estyneet osallistumasta kokoukseen. Virkamiehen tulisi yleensä olla Venäjän federaation Euroopan yhteisöjen edustuston päällikkö tai Euroopan unionin pysyvän edustuston päällikkö tai korkea virkamies. Kaikissa muissa tapauksissa jäsenen, joka haluaa käyttää edustajaa, on ilmoitettava puheenjohtajalle edustajansa nimi ennen sen kokouksen alkua, jossa häntä edustetaan. Yhteistyöneuvoston jäsenen edustajalla on kaikki varsinaisen jäsenen oikeudet. 4 artikla Valtuuskunnat Yhteistyöneuvoston jäsenillä voi olla apunaan virkamiehiä. Ennen kutakin kokousta osapuolten valtuuskuntien kokoonpano ja johtaja ilmoitetaan puheenjohtajalle. Yhteistyöneuvosto voi kutsua muita henkilöitä osallistumaan kokouksiinsa antamaan tietoja erityisistä aiheista. 5 artikla Sihteeristö Yksi Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja yksi Venäjän federaation nimeämä virkamies toimivat yhdessä yhteistyöneuvoston sihteerinä. 6 artikla Asiakirjat Kun yhteistyöneuvoston neuvottelut perustuvat kirjallisiin tausta-asiakirjoihin, nämä asiakirjat numeroidaan, ja sihteerit jakavat ne yhteistyöneuvoston asiakirjoina. 7 artikla Kirjeenvaihto Kaikki yhteistyöneuvostolle tai yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle osoitetut tiedonannot toimitetaan yhteistyöneuvoston molemmille sihteereille. Sihteerit huolehtivat tämän kirjeenvaihdon välittämisestä yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle ja tarvittaessa sen jakelusta yhteistyöneuvoston muille jäsenille 6 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina. Tällä tavoin jaettava kirjeenvaihto lähetetään komission pääsihteeristölle, Euroopan unionin jäsenvaltioiden pysyville edustustoille ja Venäjän federaation Brysselissä olevalle edustustolle. Asianomainen sihteeri lähettää yhteistyöneuvoston puheenjohtajan tiedonannot vastaanottajille, ja ne jaetaan tarvittaessa 6 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina yhteistyöneuvoston muille jäsenille edellisessä kohdassa ilmoitettuihin osoitteisiin. 8 artikla Kokousten esityslista 1. Jokaista kokousta varten laaditaan ehdotus esityslistaksi osapuolten yhteisellä sopimuksella. Asianomainen sihteeri lähettää sen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään viisitoista päivää ennen kokouksen alkua. Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut jommallekummalle sihteereistä vähintään kaksikymmentäyksi päivää ennen kokouksen alkua, ja nämä asiat otetaan esityslistaehdotukseen ainoastaan, jos niihin liittyvät asiakirjat ovat saapuneet sihteereille viimeistään esityslistan lähettämispäivänä. Yhteistyöneuvosto hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin esityslistaehdotuksessa olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle vain kummankin osapuolen suostumuksella. 2. Kummankin osapuolen suostumuksella voidaan 1 kohdassa esitettyjä määräaikoja lyhentää jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä. 9 artikla Pöytäkirja Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaehdotuksen kahtena todistusvoimaisena toisintona. Pöytäkirja sisältää yleensä jokaisen esityslistalla olevan asian osalta - yhteistyöneuvoston käsiteltäväksi saatetut asiakirjat, - lausumat, jotka jokin yhteistyöneuvoston jäsen on pyytänyt kirjattavaksi, - annetut suositukset, sovitut lausumat ja erityisistä aiheista tehdyt päätelmät. Pöytäkirja sisältää myös luettelon kokoukseen osallistuneista yhteistyöneuvoston jäsenistä tai heidän edustajistaan. Pöytäkirjaehdotus annetaan yhteistyöneuvoston hyväksyttäväksi viimeistään kuukauden kuluttua kustakin kokouksesta. Hyväksymisen jälkeen sihteerit allekirjoittavat pöytäkirjan kaksi todistusvoimaista toisintoa, ja osapuolet arkistoivat ne. Pöytäkirjan jäljennös lähetetään kaikille 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. 10 artikla Suositukset 1. Yhteistyöneuvosto antaa suosituksensa osapuolten yhteisellä sopimuksella. Kokousten välisenä aikana yhteistyöneuvosto voi osapuolten niin sopiessa antaa suosituksia tai hyväksyä pöytäkirjoja kirjallisella menettelyllä. Kirjallisella menettelyllä tarkoitetaan osapuolten sopimaa, sihteerien välillä käytävää virallista kirjeenvaihtoa. 2. Sopimuksen 90 artiklassa tarkoitetuissa yhteistyöneuvoston suosituksissa on otsikko "suositus", jonka jäljessä on järjestysnumero, antamispäivämäärä ja aihe yleisesti. Kaksi sihteeriä todistaa oikeaksi yhteistyöneuvoston suositukset, ja osapuolten valtuuskuntien johtajat allekirjoittavat kaksi todistusvoimaista toisintoa. Suositukset lähetetään kaikille 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille yhteistyöneuvoston asiakirjoina. 11 artikla Julkisuus Jollei toisin päätetä, yhteistyöneuvoston kokoukset eivät ole julkisia. Kumpikin osapuoli voi päättää yhteistyöneuvoston suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa julkaisussaan. 12 artikla Kielijärjestely Yhteistyöneuvoston virallisia kieliä ovat kummankin osapuolen viralliset kielet. Yhteistyöneuvosto käyttää yleensä neuvottelujensa pohjana näillä kielillä laadittuja asiakirjoja. 13 artikla Kulut Euroopan yhteisöt ja Venäjän federaatio ottavat vastatakseen kuluista, joita niille aiheutuu osallistumisesta yhteistyöneuvoston kokouksiin sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen että postitus- ja televiestintäkulujen osalta. Kokousten tulkkaukseen ja asiakirjojen kääntämiseen liittyvistä kuluista vastaavat Euroopan yhteisöt, lukuunottamatta kuluja, jotka liittyvät tulkkaukseen tai kääntämiseen yhdestä Euroopan yhteisöjen virallisesta kielestä venäjän kieleen, joista vastaa Venäjän federaatio. Muista kokousten aineellisiin järjestelyihin liittyvistä kuluista, mukaan lukien kokouksissa jaettavien asiakirjojen monistamisesta aiheutuvat kulut, vastaa kokouksen järjestävä osapuoli. 14 artikla Yhteistyökomitea 1. Perustetaan sopimuksen 92 artiklan mukainen yhteistyökomitea avustamaan yhteistyöneuvostoa tämän tehtävien suorittamisessa. Se koostuu Euroopan yhteisöjen komission edustajista ja Euroopan unionin neuvoston jäsenten edustajista sekä Venäjän federaation hallituksen edustajista, jotka ovat yleensä korkean tason virkamiehiä. 2. Yhteistyökomitea valmistelee yhteistyöneuvoston kokoukset ja neuvottelut, valvoo tarvittaessa yhteistyöneuvoston suositusten täytäntöönpanoa ja yleisesti varmistaa kumppanuuden jatkuvuuden ja sopimuksen toimivuuden. Se antaa suositus- ja muita ehdotuksia yhteistyöneuvoston hyväksyttäviksi. 3. Sopimuksen 16, 17 ja 53 artiklassa sekä liitteessä 2 tarkoitetut neuvottelut käydään yhteistyökomiteassa. Neuvottelut voivat jatkua yhteistyöneuvostossa, jos osapuolet niin sopivat. 4. Yhteistyökomitean työjärjestys on tämän työjärjestyksen liitteenä. (1) EYVL L 327, 28.11.1997, s. 1 LIITE YHTEISTYÖKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtaja Yhteistyökomitean puheenjohtajana toimii vuorotellen kahdentoista kuukauden määräajan Euroopan yhteisöjen ja niiden jäsenvaltioiden puolesta Euroopan yhteisöjen komission edustaja sekä Venäjän federaation hallituksen edustaja. Ensimmäinen toimikausi alkaa yhteistyöneuvoston ensimmäisestä kokouksesta ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä. Tämän toimikauden ajan ja sen jälkeen kunkin kahdentoista kuukauden toimikauden ajan yhteistyökomitean puheenjohtajana toimii se osapuoli, joka toimii yhteistyöneuvoston puheenjohtajana. 2 artikla Kokoukset Yhteistyökomitea kokoontuu kerran vuodessa ja olosuhteiden niin vaatiessa, molempien osapuolten sopimuksella. Yhteistyökomitean kokoukset pidetään molempien osapuolten yhdessä sopimana päivänä niiden sopimassa paikassa. Kaksi sihteeriä kutsuvat yhdessä koolle yhteistyökomitean kokoukset. 3 artikla Valtuuskunnat Ennen kutakin kokousta osapuolten valtuuskuntien kokoonpano ilmoitetaan puheenjohtajalle. 4 artikla Sihteeristö Yksi Euroopan yhteisöjen komission virkamies ja yksi Venäjän federaation virkamies toimivat yhdessä yhteistyökomitean sihteereinä. Kaikki tämän liitteen mukaiset yhteistyökomitean puheenjohtajalle osoitetut tai häneltä peräisin olevat tiedonannot toimitetaan yhteistyökomitean sihteereille sekä yhteistyöneuvoston sihteereille ja yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle. 5 artikla Julkisuus Jollei toisin päätetä, yhteistyökomitean kokoukset eivät ole julkisia. 6 artikla Kokousten esityslista 1. Yhteistyökomitean sihteerit laativat jokaista kokousta varten ehdotuksen esityslistaksi. Se lähetetään 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään viisitoista päivää ennen kokouksen alkua. Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle vähintään kaksikymmentäyksi päivää ennen kokouksen alkua, ja nämä asiat otetaan esityslistaehdotukseen ainoastaan, jos niihin liittyvät asiakirjat ovat saapuneet sihteerille viimeistään esityslistan lähettämispäivänä. Yhteistyökomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin esityslistaehdotuksessa olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle kummankin osapuolen suostumuksella. 2. Kummankin osapuolen suostumuksella voidaan 1 kohdassa esitettyjä määräaikoja lyhentää jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä. 3. Yhteistyökomitea voi kutsua asiantuntijoita osallistumaan kokouksiinsa antamaan tietoja erityisistä aiheista. 7 artikla Pöytäkirja Kustakin kokouksesta pidetään pöytäkirjaa. Pöytäkirja sisältää yhteenvedon yhteistyökomitean päätelmistä. Kun yhteistyökomitea on hyväksynyt pöytäkirjan, puheenjohtaja ja sihteerit allekirjoittavat sen, ja osapuolet arkistoivat sen. Pöytäkirjan jäljennös lähetetään kaikille tämän liitteen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. 8 artikla Suositukset Yhteistyökomitea ei anna suosituksia lukuunottamatta erityisiä tapauksia, joissa yhteistyöneuvosto on sen siihen sopimukseen 92 artiklan 2 kohdan nojalla valtuuttanut. Tällaisissa tapauksissa näissä säädöksissä on otsikko "suositus", jonka jäljessä on järjestysnumero, antamispäivämäärä ja aihe. Suositukset annetaan osapuolten yhteisellä sopimuksella. Yhteistyökomitean suositukset lähetetään kaikille tämän liitteen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. Yhteistyökomitea voi päättää tällaisten suositusten julkaisemisesta. Puheenjohtaja ja sihteerit allekirjoittavat yhteistyökomitean suositukset. 9 artikla Kulut Euroopan yhteisöt ja Venäjän federaatio ottavat vastatakseen kuluista, joita niille aiheutuu osallistumisesta yhteistyökomitean sekä sen alakomiteoiden ja työryhmien kokouksiin sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen että postitus- ja televiestintäkulujen osalta. Kokousten tulkkaukseen ja asiakirjojen kääntämiseen liittyvistä kuluista vastaavat Euroopan yhteisöt, lukuunottamatta kuluja, jotka liittyvät tulkkaukseen tai kääntämiseen yhdestä Euroopan yhteisöjen virallisesta kielestä venäjän kieleen, joista vastaa Venäjän federaatio. Muista kokousten aineellisiin järjestelyihin liittyvistä kuluista, mukaan lukien kokouksissa jaettavien asiakirjojen monistamisesta aiheutuvat kulut, vastaa kokouksen järjestävä osapuoli. 10 artikla Alakomiteat ja työryhmät Yhteistyökomitea voi perustaa alakomiteoita ja työryhmiä avustamaan sitä tehtäviensä suorittamisessa. Niiden katsotaan työskentelevän yhteistyökomitean alaisuudessa, jolle ne tekevät selkoa jokaisesta kokouksestaan. Alakomiteat ja työryhmät eivät anna suosituksia. Yhteistyökomitea voi muuttaa alakomiteoiden tai työryhmien toimeksiantoa tai lopettaa minkä tahansa niistä tai perustaa uusia alakomiteoita tai työryhmiä.