EU:N JA UKRAINAN MAANTIETEELLISTEN MERKINTÖJEN ALAKOMITEAN PÄÄTÖS N:o 1/2017,

annettu 18 päivänä toukokuuta 2017,

työjärjestyksensä hyväksymisestä [2018/205]

EU:N JA UKRAINAN MAANTIETEELLISTEN MERKINTÖJEN ALAKOMITEA, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin ja Euroopan atomienergiayhteisön ja niiden jäsenvaltioiden sekä Ukrainan välisen assosiaatiosopimuksen (1) ja erityisesti sen 211 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Hyväksytään maantieteellisten merkintöjen alakomitean työjärjestys sellaisena kuin se on esitetty tämän päätöksen liitteessä.

2 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

(1) EUVL L 161, 29.5.2014, s. 3.

LIITE

EU:N JA UKRAINAN MAANTIETEELLISTEN MERKINTÖJEN ALAKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Yleiset määräykset

1. Euroopan unionin ja Euroopan atomienergiayhteisön ja niiden jäsenvaltioiden sekä Ukrainan välisen assosiaatiosopimuksen (1), jäljempänä ’sopimus’, 211 artiklalla perustettu maantieteellisten merkintöjen alakomitea avustaa sopimuksen 465 artiklan 4 kohdassa tarkoitettua kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevää assosiaatiokomiteaa sen tehtävien hoitamisessa.

2. Maantieteellisten merkintöjen alakomitea hoitaa 211 artiklassa vahvistetut tehtävät.

3. Maantieteellisten merkintöjen alakomitea koostuu maantieteellisiin merkintöihin liittyvistä asioista vastaavista Euroopan komission ja Ukrainan edustajista.

4. Osapuolet nimeävät kumpikin valtuuskuntansa johtajan, joka toimii yhteyshenkilönä kaikissa alakomiteaa koskevissa asioissa.

5. Valtuuskuntien johtajat toimivat puheenjohtajana 2 artiklan mukaisesti.

6. Kumpikin valtuuskunnan johtaja voi siirtää kaikki tehtävänsä tai osan niistä nimetylle varajohtajalle, jolloin kaikki jäljempänä olevat viittaukset valtuuskunnan johtajaan koskevat samalla tavoin myös nimettyä varajohtajaa.

7. Tätä työjärjestystä sovellettaessa ”osapuolet” määritellään sopimuksen 482 artiklassa esitetyn määritelmän mukaisesti.

2 artikla

Puheenjohtajuus

Osapuolet toimivat vuorotellen maantieteellisten merkintöjen alakomitean puheenjohtajana 12 kuukauden ajan. Ensimmäinen 12 kuukauden kausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisen kokouksen päivänä ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna.

3 artikla

Kokoukset

1. Jolleivät osapuolet muuta sovi, maantieteellisten merkintöjen alakomitea kokoontuu jommankumman osapuolen pyynnöstä vuorotellen Euroopan unionissa ja Ukrainassa viimeistään 90 päivän kuluessa pyynnön esittämisestä.

2. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja osapuolten sopimana ajankohtana ja sopimassa paikassa. Puheenjohtaja toimittaa kokouskutsun viimeistään 28 kalenteripäivää ennen kokouksen alkamista, jolleivät osapuolet muuta sovi.

3. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean sääntömääräiset kokoukset kutsutaan mahdollisuuksien mukaan koolle hyvissä ajoin ennen kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sääntömääräistä kokousta.

4. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean kokoukset voidaan poikkeuksellisesti järjestää millä tahansa osapuolten sopimalla teknologisella keinolla, myös videokokouksena.

4 artikla

Valtuuskunnat

Kunkin osapuolen on ilmoitettava toiselle osapuolelle valtuuskuntansa suunniteltu kokoonpano 5 artiklassa tarkoitetun maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteeristön välityksellä ennen kutakin kokousta.

5 artikla

Sihteeristö

Asianomainen valtuuskunnan johtaja nimeää yhden Euroopan komission edustajan ja yhden Ukrainan edustajan toimimaan yhdessä maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteereinä ja huolehtimaan yhteisesti sihteeristön tehtävistä keskinäisen luottamuksen ja yhteistyön hengessä.

6 artikla

Kirjeenvaihto

1. Maantieteellisten merkintöjen alakomitealle osoitettu kirjeenvaihto ohjataan jommankumman osapuolen sihteerille, joka puolestaan ilmoittaa toiselle sihteerille.

2. Sihteeristö varmistaa, että maantieteellisten merkintöjen alakomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan eteenpäin puheenjohtajalle ja jaetaan tarvittaessa 7 artiklan mukaisesti.

3. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteeristö toimittaa puheenjohtajan kirjeenvaihdon osapuolille puheenjohtajan puolesta. Tarvittaessa tällainen kirjeenvaihto jaetaan 7 artiklan mukaisesti.

7 artikla

Asiakirjat

1. Asiakirjat jaetaan maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteeristön välityksellä.

2. Osapuoli toimittaa asiakirjansa omalle sihteerilleen, joka toimittaa ne toisen osapuolen sihteerille.

3. Unionin sihteeri jakaa asiakirjat unionin asianomaisille edustajille ja toimittaa järjestelmällisesti jäljennöksen tällaisesta kirjeenvaihdosta Ukrainan sihteerille ja kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteereille.

4. Ukrainan sihteeri jakaa asiakirjat Ukrainan asianomaisille edustajille ja toimittaa järjestelmällisesti jäljennöksen tällaisesta kirjeenvaihdosta unionin sihteerille ja kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteereille.

8 artikla

Luottamuksellisuus

Jolleivät osapuolet toisin päätä, maantieteellisten merkintöjen alakomitean kokoukset eivät ole julkisia.

Kun osapuoli toimittaa maantieteellisten merkintöjen alakomitealle luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja, toisen osapuolen on käsiteltävä kyseisiä tietoja luottamuksellisina.

9 artikla

Kokousten esityslistat

1. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteeristö laatii jokaista kokousta varten osapuolten tekemien ehdotusten perusteella alustavan esityslistan ja luonnoksen 10 artiklassa tarkoitetuista toimintaa koskevista päätelmistä. Alustavaan esityslistaan sisältyvät asiat, joiden esityslistalle ottamispyynnön ja muut tarvittavat asiakirjat osapuoli on toimittanut maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteeristölle viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kyseistä kokouspäivää.

2. Alustava esityslista ja muut tarvittavat asiakirjat jaetaan 7 artiklan mukaisesti viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua.

3. Puheenjohtaja ja toinen valtuuskunnan johtaja hyväksyvät esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten niin sopiessa esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.

4. Puheenjohtaja voi tarvittaessa ja toisen osapuolen suostumuksella kutsua osapuolten muiden elinten edustajia tai riippumattomia asiantuntijoita osallistumaan maantieteellisten merkintöjen alakomitean kokouksiin tarkkailijoina antamaan tietoja erityisistä aiheista. Osapuolet varmistavat, että nämä tarkkailijat noudattavat luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia.

5. Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää 1 ja 2 kohdassa asetettuja määräaikoja erityisolosuhteiden sitä edellyttäessä.

10 artikla

Pöytäkirja ja toimintaa koskevat päätelmät

1. Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen.

2. Pöytäkirjaan sisällytetään yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta

a) kokouksen osallistujat, heidän mukanaan olevat virkamiehet ja mahdolliset kokoukseen osallistuvat tarkkailijat;

b) maantieteellisten merkintöjen alakomitealle toimitetut asiakirjat;

c) lausunnot, jotka maantieteellisten merkintöjen alakomitea on pyytänyt kirjattaviksi; sekä

d) tarvittaessa kokouksessa hyväksytyt 4 kohdassa tarkoitetut toimintaa koskevat päätelmät.

3. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan maantieteellisten merkintöjen alakomitean hyväksyttäväksi. Se hyväksytään 28 kalenteripäivän kuluessa kustakin maantieteellisten merkintöjen alakomitean kokouksesta. Hyväksytyn pöytäkirjan jäljennös toimitetaan kaikille 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille.

4. Puheenjohtajana toimivan osapuolen maantieteellisten merkintöjen alakomitean sihteeri laatii luonnoksen kunkin kokouksen toimintaa koskeviksi päätelmiksi ja jakaa sen osapuolille yhdessä esityslistan kanssa pääsääntöisesti viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua. Luonnosta kokouksen toimintaa koskeviksi päätelmiksi ajantasaistetaan kokouksen edetessä siten, että kokouksen lopussa, ellei muuta sovita, maantieteellisten merkintöjen alakomitea hyväksyy toimintaa koskevat päätelmät, jotka sisältävät osapuolten sopimat jatkotoimet. Kun toimintaa koskevat päätelmät on hyväksytty, ne liitetään pöytäkirjaan ja niiden toteutusta tarkastellaan maantieteellisten merkintöjen alakomitean myöhemmissä kokouksissa. Tätä varten maantieteellisten merkintöjen alakomitea hyväksyy asiakirjamallin, jonka avulla voidaan seurata edistymistä kunkin toimenpiteen toteuttamisessa tiettyyn määräaikaan mennessä.

11 artikla

Päätökset

1. Maantieteellisten merkintöjen alakomitealla on valtuudet hyväksyä päätöksiä sopimuksen 211 artiklan 3 kohdassa määrätyissä tapauksissa. Osapuolet hyväksyvät nämä päätökset yksimielisesti, kun kumpikin on saattanut päätökseen omat sisäiset menettelynsä. Päätökset sitovat osapuolia, joiden on toteutettava tarvittavat toimenpiteet niiden täytäntöönpanemiseksi.

2. Kunkin päätöksen on oltava kummankin osapuolen edustajan allekirjoittama. Edustajat allekirjoittavat nämä asiakirjat sen kokouksen aikana, jossa kyseinen päätös on hyväksytty, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 3 kohdan soveltamista.

3. Jos osapuolet niin sopivat, maantieteellisten merkintöjen alakomitea voi hyväksyä päätöksiä kirjallista menettelyä noudattaen sen jälkeen, kun kumpikin on saattanut päätökseen omat sisäiset menettelynsä. Kirjallinen menettely tapahtuu osapuolten suostumuksella toimivien sihteerien välisellä noottien vaihdolla. Tätä varten ehdotusteksti jaetaan 7 artiklan mukaisesti ja määräaika, jonka kuluessa mahdolliset varaumat tai muutosehdotukset on esitettävä, on vähintään 21 kalenteripäivää. Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää tässä kohdassa asetettuja määräaikoja erityisolosuhteiden sitä edellyttäessä. Kun tekstistä on päästy sopimukseen, kummankin osapuolen edustajan on allekirjoitettava päätös.

4. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean asiakirjat otsikoidaan ”päätöksiksi”. Kukin päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään, jollei siinä toisin säädetä.

5. Kummankin sihteerin on todistettava maantieteellisten merkintöjen alakomitean päätökset oikeiksi.

6. Päätökset jaetaan molemmille osapuolille.

7. Kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevän assosiaatiokomitean sihteeristölle ilmoitetaan kaikista maantieteellisten merkintöjen alakomitean päätöksistä, kertomuksista tai muista sovituista toimista.

8. Kumpikin osapuoli voi päättää maantieteellisten merkintöjen alakomitean päätösten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.

12 artikla

Kertomukset

1. Maantieteellisten merkintöjen alakomitea raportoi toiminnastaan kauppaan liittyviä kysymyksiä käsittelevälle assosiaatiokomitealle kussakin kyseisessä kokoonpanossa olevan assosiaatiokomitean sääntömääräisessä kokouksessa.

2. Osapuolet hyväksyvät yksimielisesti nämä kertomukset, ja ne otsikoidaan ”kertomuksiksi”. Kertomukset jaetaan molemmille osapuolille.

3. Kertomuksiin sovelletaan soveltuvin osin 11 artiklan 2 ja 3 kohdassa vahvistettua päätösten hyväksymismenettelyä.

13 artikla

Kielet

1. Maantieteellisten merkintöjen alakomitean työkielet ovat englanti ja ukraina.

2. Jollei toisin päätetä, maantieteellisten merkintöjen alakomitea tekee ratkaisunsa mainituilla kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella.

14 artikla

Menot

1. Kukin osapuoli vastaa sille maantieteellisten merkintöjen alakomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista sekä postitus- ja televiestintäkuluista.

2. Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista.

3. Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä englanniksi tai ukrainaksi 13 artiklan 1 kohdan noudattamiseksi.

Kuluista, jotka aiheutuvat tulkkauksesta ja kääntämisestä muille kielille tai muista kielistä, vastaa suoraan tätä koskevan pyynnön esittänyt osapuoli.

15 artikla

Muuttaminen

Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa maantieteellisten merkintöjen alakomitean päätöksellä sopimuksen 211 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

(1) EUVL L 161, 29.5.2014, s. 3.