2001/755/EY: Yhteisneuvoston päätös N:o 1/2001 26 päivältä kesäkuuta 2001 — Yhteisneuvoston työjärjestys



Virallinen lehti nro L 283 , 27/10/2001 s. 0044 - 0048



Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan poliittisen ja taloudellisen liiton perustamiseen tähtäävällä yhteistyötä koskevalla 21 päivänä kesäkuuta 1996 allekirjoitetulla puitesopimuksella perustetun Yhteisneuvoston päätös N:o 1/2001, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2001, Yhteisneuvoston työjärjestys (2001/755/EY) YHTEISNEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden sekä Chilen tasavallan poliittisen ja taloudellisen liiton perustamiseen tähtäävän yhteistyötä koskevan puitesopimuksen(1), joka allekirjoitettiin Firenzessä 21 päivänä kesäkuuta 1996, jäljempänä "sopimus", ja erityisesti sen 33-37 artiklan, sekä katsoo, että mainittu sopimus tuli voimaan 1 päivänä helmikuuta 1999, ON VAHVISTANUT SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN: 1 artikla Puheenjohtajuus Yhteisneuvoston puheenjohtajana toimii vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden puolesta Euroopan unionin neuvoston jäsen sekä Chilen tasavallan edustaja. Ensimmäinen puheenjohtajakausi alkaa kuitenkin päivänä, jona yhteisneuvosto kokoontuu ensimmäisen kerran ja se päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna. 2 artikla Kokoukset 1. Yhteisneuvosto kokoontuu ministeritasolla säännöllisin väliajoin ja olosuhteiden sitä vaatiessa, jos osapuolet niin sopivat. 2. Yhteisneuvoston kokoukset järjestetään osapuolten keskenään sopimassa paikassa. 3. Yhteisneuvoston sihteerit kutsuvat yhdessä koolle yhteisneuvoston kokoukset. 3 artikla Edustaminen 1. Yhteisneuvoston jäsentä, joka on estynyt osallistumasta kokoukseen, voi edustaa sijainen. 2. Jäsenen, joka haluaa edustajakseen sijaisen, on ilmoitettava puheenjohtajalle sijaisen nimi ennen sitä kokousta, johon sijainen osallistuu. Yhteisneuvoston jäsenen sijaisella on kaikki edustamansa jäsenen oikeudet. 4 artikla Valtuuskunnat Kokouksiin voi osallistua yhteisneuvoston jäsenten mukana virkamiehiä. Yhteisneuvoston puheenjohtajalle on ennen kutakin kokousta ilmoitettava kunkin valtuuskunnan aiottu kokoonpano ja sen johtaja. 5 artikla Sihteeristö Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja Chilen tasavallan Euroopan unionissa olevan diplomaattisen edustuston virkamies toimivat yhdessä yhteisneuvoston sihteereinä. 6 artikla Asiakirjat Jos keskustelu yhteisneuvostossa perustuu kirjallisiin liiteasiakirjoihin, sihteerien on numeroitava kyseiset asiakirjat ja jaettava ne yhteisneuvoston asiakirjoina. 7 artikla Kirjeenvaihto 1. Yhteisneuvostolle tai sen puheenjohtajalle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan molemmille yhteisneuvoston sihteereille. 2. Sihteerit huolehtivat, että kirjeenvaihto toimitetaan yhteisneuvoston puheenjohtajalle ja jaetaan tarvittaessa 6 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina muille yhteisneuvoston jäsenille. Jaettava kirjeenvaihto lähetetään komission pääsihteeristöön, Euroopan unionin jäsenvaltioiden pysyviin edustustoihin ja Chilen tasavallan diplomaattiseen edustustoon Euroopan unionissa. 3. Asianomainen sihteeri lähettää yhteisneuvoston puheenjohtajan laatimat kirjeet vastaanottajille ja jakaa ne tarvittaessa 6 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina muille yhteisneuvoston jäsenille 2 kohdassa mainittuihin osoitteisiin. 8 artikla Kokousten esityslistat 1. Yhteisneuvoston sihteerit laativat kutakin kokousta varten alustavan esityslistan osapuolten tekemien ehdotusten perusteella. Asianomainen sihteeri lähettää sen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkua. Alustavalle esityslistalle otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut jommallekummalle sihteerille viimeistään 21 päivää ennen kokouksen alkamista; asioita ei kuitenkaan oteta alustavalle esityslistalle, ellei liiteasiakirjoja ole toimitettu sihteereille viimeistään alustavan esityslistan lähetyspäivänä. Yhteisneuvosto vahvistaa esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolet voivat yhdessä sopia muun kuin alustavalla esityslistalla olevan asian ottamisesta esityslistalle. 2. Osapuolet voivat sopia 1 kohdassa mainittujen määräaikojen lyhentämisestä vastaamaan tietyn tapauksen vaatimuksia. 9 artikla Pöytäkirja 1. Sihteerit laativat mahdollisimman pian yhdessä ehdotuksen kunkin kokouksen pöytäkirjaksi. 2. Pöytäkirja sisältää yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta maininnan: a) yhteisneuvoston käsiteltäväksi saatetuista asiakirjoista; b) lausumista, joiden merkitsemistä pöytäkirjaan yhteisneuvoston jäsen on pyytänyt; c) tehdyistä ehdotuksista ja suosituksista, hyväksytyistä lausumista sekä erityisiä asioita koskevista päätelmistä. 3. Pöytäkirjassa on myös lueteltava kokouksessa läsnä olleet yhteisneuvoston jäsenet tai heidän sijaisensa. 4. Pöytäkirjaehdotus toimitetaan yhteisneuvoston hyväksyttäväksi sen seuraavassa kokouksessa. Osapuolet voivat myös sopia pöytäkirjaehdotuksen hyväksymisestä kirjallisesti. Sihteerit allekirjoittavat hyväksytyn pöytäkirjan kaksi alkuperäiskappaletta, jotka osapuolet tallettavat. Kullekin 7 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle toimitetaan jäljennös pöytäkirjasta. 10 artikla Suositukset 1. Sopimuksen 33-36 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa yhteisneuvosto antaa suosituksia ja tekee ehdotuksia osapuolten yhteisellä suostumuksella. Kokousten välisenä aikana yhteisneuvosto voi antaa suosituksia tai tehdä ehdotuksia kirjallista menettelyä käyttäen, jos osapuolet niin sopivat. Kirjallinen menettely muodostuu osapuolten suostumuksella toimivien sihteerien suorittamasta noottien vaihdosta. 2. Sopimuksen 33-36 artiklassa tarkoitettujen yhteisneuvoston suositusten nimi on "suositus" ja ehdotusten nimi "ehdotus", jota seuraa järjestysnumero, hyväksymis- tai tekemispäivä ja kuvaus suosituksen tai ehdotuksen aiheesta. 3. Sihteerit vahvistavat yhteisneuvoston suositusten ja ehdotusten oikeellisuuden, ja osapuolten valtuuskuntien johtajat allekirjoittavat kaksi niiden alkuperäiskappaletta. 4. Suositukset ja ehdotukset toimitetaan kullekin 7 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle yhteisneuvoston asiakirjoina. 11 artikla Julkisuus 1. Yhteisneuvoston kokoukset eivät ole julkisia, ellei toisin päätetä. 2. Osapuolet voivat päättää yhteisneuvoston suositusten ja ehdotusten julkaisemisesta virallisissa lehdissään. 12 artikla Kielet 1. Osapuolten viralliset kielet ovat yhteisneuvoston virallisia kieliä. 2. Yhteisneuvosto työskentelee näillä kielillä laadittujen asiakirjojen pohjalta, jollei toisin päätetä. 13 artikla Kustannukset 1. Kukin osapuoli vastaa itse kustannuksista, jotka aiheutuvat sen osallistumisesta yhteisneuvoston kokouksiin sekä henkilö-, matka- ja oleskelukulujen että posti- ja televiestintäkulujen osalta. 2. Kokousten järjestämiseen ja tulkkaukseen sekä asiakirjojen kääntämiseen ja jäljentämiseen liittyvistä kuluista vastaa kokouksen isäntänä toimiva osapuoli. 14 artikla Komitea Sekakomitean työjärjestys on tämän työjärjestyksen lisäyksessä. Tehty Luxemburgissa 26 päivänä kesäkuuta 2001. Yhteisneuvoston puolesta Puheenjohtaja L. Pagrotsky (1) EYVL L 209, 19.8.1996, s. 5. LISÄYS EUROOPAN YHTEISÖN JA SEN JÄSENVALTIOIDEN SEKÄ CHILEN TASAVALLAN VÄLISEN SEKAKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS 1 artikla Puheenjohtajuus Sekakomitean puheenjohtajana toimii vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan yhteisöjen komission edustaja Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden puolesta ja Chilen tasavallan edustaja. Ensimmäinen puheenjohtajakausi alkaa päivänä, jona yhteisneuvosto kokoontuu ensimmäisen kerran ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna. Tämän kauden aikana ja kunkin sitä seuraavan kahdentoista kuukauden aikana sekakomitean puheenjohtajana toimii se osapuoli, joka toimii yhteisneuvoston puheenjohtajana. 2 artikla Kokoukset Sekakomitea kokoontuu kerran vuodessa tai olosuhteiden sitä vaatiessa, jos osapuolet niin sopivat. Sekakomitean sihteerit kutsuvat yhdessä koolle kokoukset, jotka pidetään vuorotellen Brysselissä ja Chilessä osapuolten sopimana ajankohtana. 3 artikla Valtuuskunnat Sekakomitean puheenjohtajalle on ennen kutakin kokousta ilmoitettava kunkin osapuolen valtuuskunnan aiottu kokoonpano ja sen johtaja. 4 artikla Sihteeristö 1. Sekakomitean sihteeristön tehtävistä vastaavat komission yksikköjen edustaja ja Chilen edustaja yhdessä. 2. Sekakomitean puheenjohtajalle osoitettu ja hänen lähettämänsä tässä työjärjestyksessä tarkoitettu kirjeenvaihto toimitetaan sekakomitean sihteereille, yhteisneuvoston sihteereille ja puheenjohtajalle sekä tarvittaessa sekakomitean jäsenille. 5 artikla Julkisuus Sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia, ellei toisin päätetä. 6 artikla Kokousten esityslistat 1. Sekakomitean sihteerit laativat kutakin kokousta varten alustavan esityslistan. Se lähetetään yhteisneuvoston puheenjohtajalle ja sihteereille sekä sekakomitean jäsenille viimeistään 15 päivää ennen kokousta. Alustavalla esityslistalla ovat asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle viimeistään 21 päivää ennen kokouksen alkamista: asioita ei kuitenkaan oteta alustavalle esityslistalle, ellei liiteasiakirjoja ole toimitettu sihteereille viimeistään alustavan esityslistan lähettämispäivänä. Sekakomitea vahvistaa esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolet voivat yhdessä sopia muun kuin alustavalla esityslistalla olevan asian ottamisesta esityslistalle. 2. Osapuolet voivat sopia 1 kohdassa mainittujen määräaikojen lyhentämisestä vastaamaan tietyn tapauksen vaatimuksia. 7 artikla Pöytäkirja Kustakin kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka perustuu puheenjohtajan yhteenvetoon sekakomitean tekemistä päätelmistä. Sekakomitean hyväksyttyä pöytäkirjan puheenjohtaja ja sihteerit allekirjoittavat sen ja kukin osapuoli tallettaa pöytäkirjan. Jäljennös pöytäkirjasta lähetetään yhteisneuvoston puheenjohtajalle ja sihteereille sekä sekakomitean jäsenille. 8 artikla Ehdotukset 1. Kun sekakomitealla on sopimuksen 35 artiklan 5 kohdan mukaisesti valtuudet tehdä ehdotuksia, tällaisen asiakirjan nimi on "ehdotus", jota seuraa järjestysnumero, ehdotuksen tekemispäivä ja kuvaus sen aiheesta. 2. Kun sekakomitea tekee ehdotuksen, sovelletaan yhteisneuvoston työjärjestyksen 10-12 artiklaa soveltuvin osin. 3. Sekakomitean ehdotukset toimitetaan kullekin 4 artiklan 2 kohdassa mainitulle vastaanottajalle. 9 artikla Kustannukset 1. Chile ja Euroopan yhteisö vastaavat kumpikin sekakomitean kokouksiin osallistumisestaan aiheutuvista kustannuksista sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen että posti- ja televiestintäkulujen osalta. 2. Kokousten järjestämiseen ja tulkkaukseen sekä asiakirjojen kääntämiseen ja jäljentämiseen liittyvistä kuluista vastaa kokouksen isäntänä toimiva osapuoli.