1983R0354 — FI — 26.03.2015 — 002.001

Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.

Muutettu:









▼B

NEUVOSTON ASETUS (ETY, EURATOM) N:o 354/83,

annettu 1 päivänä helmikuuta 1983,

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle







EUROOPAN YHTEISÖJEN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 235 artiklan, ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 203 artiklan, ottaa huomioon komission ehdotuksen ( 1 ), ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon ( 2 ), sekä katsoo, että sekä katsoo, että Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön toimielimet ovat tehtäväänsä hoitaessaan koonneet yhteyteensä laajat arkistokokoelmat; nämä arkistot ovat yhteisöjen, joista kukin on oikeushenkilö, omaisuutta, on vakiintunut käytäntö, niin jäsenmaissa kuin kansainvälisissä yhteisöissäkin, että arkistot avataan yleisölle tiettyjen vuosien kuluttua; olisi laadittava yhteiset säännöt Euroopan yhteisöjen historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle, osaa Euroopan talousyhteisöstä ja Euroopan atomienergiayhteisöstä lähtöisin olevista asiakirjoista säilytetään jäsenvaltioiden arkistoissa; jäsenvaltiot soveltavat erilaisia määräaikoja ja edellytyksiä arkistojensa avaamisessa yleisölle; olisi estettävä se, että yhteisöjen toimielimistä lähtöisin olevat salaisiksi luokitellut asiakirjat tulevat julkisiksi kansallisten arkistojen kautta sellaisin edellytyksin, jotka eivät ole yhtä tiukkoja kuin tässä asetuksessa säädetyt edellytykset; Euroopan yhteisöjen arkistojen käyttö ja kriittinen tarkastelu eivät ainoastaan palvele historian tutkimusta yleisesti vaan myös auttavat asianomaisten tahojen toimintaa yhteisön tasolla ja helpottavat näin yhteisöjen tavoitteiden toteuttamista, perustamissopimuksissa ei ole määräyksiä erityisestä toimivallasta asiaan liittyvien sääntöjen laatimiseksi, on syytä vahvistaa ainoastaan tietyt perusperiaatteet ja jättää kunkin yhteisön toimielimen tehtäväksi niiden yksityiskohtaisten soveltamissääntöjen antaminen, jotka osoittautuvat tarpeellisiksi näiden periaatteiden sisäiseksi täytäntöönpanemiseksi, ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:







▼M1

1 artikla

1. Tämän asetuksen tarkoituksena on varmistaa, että historiallisesti tai hallinnollisesti arvokas tieto säilytetään ja asetetaan yleisön saataville mahdollisimman laajalti.

Tätä varten kukin Euroopan yhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön toimielin sekä Euroopan talous- ja sosiaalikomitea, alueiden komitea ja vastaavat lainsäätäjän perustamat virastot ja elimet (jäljempänä ’toimielimet’) perustaa historiallisen arkistonsa ja avaa sen yleisölle tässä asetuksessa säädetyin edellytyksin 30 vuoden kuluttua asiakirjan antamisesta.

2. Tässä asetuksessa:

a) ’Euroopan yhteisöjen toimielinten arkistoilla’ tarkoitetaan missä muodossa ja millä välineillä tahansa tallennettuja kaikenlaisia asiakirjoja, jotka jokin toimielin, sen edustaja tai sen työntekijä tehtäviään hoitaessaan on antanut tai saanut ja jotka koskevat Euroopan yhteisön ja/tai Euroopan atomienergiayhteisön, jäljempänä ’Euroopan yhteisöjen’, toimintaa;

b) ”Euroopan yhteisöjen toimielinten historialliset arkistot” koostuvat Euroopan yhteisöjen toimielinten arkistojen siitä osasta, joka on 7 artiklan mukaisin edellytyksin valittu säilytettäväksi pysyvästi.

3. Asiakirjat, jotka on saatettu yleisön saataville ennen 1 kohdassa säädetyn määräajan päättymistä, pidetään edelleen yleisön saatavilla rajoituksetta.

▼B

4. Edellä 1 kohdassa mainitun 30 vuoden määräajan päätyttyä pääsy historiallisiin arkistoihin myönnetään jokaiselle, joka esittää asiasta pyynnön ja joka suostuu noudattamaan kunkin toimielimen tätä varten laatimia sisäisiä sääntöjä.

5. Historiallisten arkistojen asiakirjoista ovat käytettävissä jäljennökset. Toimielimet voivat kuitenkin antaa alkuperäisen asiakirjan nähtäväksi, jos sitä vaatii käyttäjän erityinen ja asianmukaisesti perusteltu etu.

▼M1

2 artikla

1. Jos asiakirjoihin sovelletaan Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 ( 3 ) 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettua poikkeusta, joka koskee yksityiselämää ja yksilön koskemattomuutta, tai asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa tarkoitettua poikkeusta, joka koskee tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisia etuja, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, kyseistä poikkeusta voidaan soveltaa koko asiakirjaan tai sen osaan kauemminkin kuin 30 vuoden ajan, mikäli asiaankuuluvat soveltamisedellytykset edelleen täyttyvät.

2. Asiakirjat, joihin sovelletaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettua poikkeusta, joka koskee yksityiselämää ja yksilön koskemattomuutta, Euroopan yhteisöjen henkilöstön henkilökansiot mukaan luettuina, voidaan julkistaa yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 ( 4 ) ja erityisesti sen 4 ja 5 artiklan mukaisesti.

3. Ennen kuin toimielin voi päättää saattaa yleisön saataville asiakirjat, joiden julkistaminen voisi vahingoittaa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa tarkoitettuja tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisia etuja, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, sen on ilmoitettava asianomaiselle henkilölle asianomaisen toimielimen määrittämien sääntöjen mukaisesti aikomuksestaan saattaa kyseiset asiakirjat yleisön saataville. Kyseisiä asiakirjoja ei julkisteta, jos toimielin asianomaisen henkilön huomautukset huomioon ottaen katsoo, että julkistamisella vahingoitettaisiin tällaisia taloudellisia etuja, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä julkistamista.

4. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklassa tarkoitettuihin arkaluonteisiin asiakirjoihin voi tutustua kyseisessä artiklassa asetetuissa rajoissa.

3 artikla

Yleisön saatavilla eivät ole asiakirjat, jotka on luokiteltu johonkin Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen 24 artiklan soveltamisesta 31 päivänä heinäkuuta 1958 annetun neuvoston asetuksen N:o 3 ( 5 ) 10 artiklassa mainittuun salassapitoluokkaan ja joiden salassapitoluokitusta ei ole poistettu.

▼M1 —————

▼M1

5 artikla

Varmistaakseen 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun 30 vuoden määräajan noudattamisen kukin toimielin tutkii ajoissa ja viimeistään asiakirjojen antamispäivää seuraavan 25:nnen vuoden kuluessa kaikki asianomaisen toimielimen sääntöjen mukaisesti luokitellut asiakirjat päättääkseen niiden salassapitoluokituksen mahdollisesta poistamisesta. Asiakirjat, joiden salassapitoluokitusta ei poisteta ensimmäisessä tutkimuksessa, tutkitaan uudestaan säännöllisin väliajoin vähintään joka viides vuosi.

6 artikla

Kun jäsenvaltio aikoo 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun 30 vuoden määräajan umpeuduttua julkistaa toimielimistä peräisin olevia asiakirjoja, joihin sovelletaan 2 tai 3 artiklaa, sen on kuultava asianomaista toimielintä tehdäkseen päätös, joka ei vaaranna tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamista.

7 artikla

Kukin toimielin siirtää historialliseen arkistoonsa yleisarkistoissaan olevat asiakirjat viimeistään 15 vuoden kuluttua niiden antamispäivästä. Kunkin toimielimen 9 artiklan mukaisesti vahvistamien perusteiden mukaisesti asiakirjat lajitellaan ensimmäisen kerran säilytettävien asiakirjojen erottelemiseksi niistä, joilla ei ole hallinnollista tai historiallista arvoa.

▼B

8 artikla

▼M2

1. Kukin toimielin Euroopan unionin tuomioistuinta ja Euroopan keskuspankkia lukuun ottamatta tallettaa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, historiallisiin arkistoihinsa kuuluvat asiakirjansa, jotka se on avannut yleisölle tämän asetuksen mukaisesti. Tallettaminen tapahtuu liitteen mukaisesti.

Sen estämättä, mitä ensimmäisessä alakohdassa säädetään, tallettavat toimielimet voivat oikeudellisista tai hallinnollisista syistä olla tallettamatta tiettyjä alkuperäisiä asiakirjoja EUI:hin. Siinä tapauksessa ne tallettavat mikrotallenteen tai digitaalisen kopion kyseisistä asiakirjoista.

▼B

2. Pyynnöstä kukin toimielin antaa historiallisen arkistonsa täydelliset mikrofilmatut jäljennökset, jos ne tämän asetuksen nojalla ovat julkisia, jäsenvaltioiden ja muiden toimielinten käyttöön, jos kyseessä ei ole se jäsenvaltio, jossa toimielin itse sijaitsee, tai sellaiset toimielimet, jotka sijaitsevat samassa jäsenvaltiossa.

▼M2

3. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.

4. Tallettavat toimielimet pysyvät arkistojensa omistajina ja ovat yksinomaisesti vastuussa EUI:hin talletettujen tai muulla tavoin EUI:n saataville asetettujen asiakirjojen ja tiedostojen koostumuksesta.

5. Toimielinten historiallisten arkistojen tallettaminen EUI:hin ei vaikuta arkistojen suojeluun, josta säädetään Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen liitteenä olevan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan N:o 7 2 artiklassa.

6. EUI on vastuussa talletettujen arkistojen säilyttämisestä ja suojelusta. Säilyttämisen ja suojelun on oltava arkistojen fyysistä suojelua koskevien tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaista, ja siinä on noudatettava vähintään julkisten arkistojen säilyttämiseen ja hallinnointiin Italiassa sovellettavia teknisiä sääntöjä ja turvallisuussääntöjä. Tämän vuoksi talletettuja asiakirjoja on säilytettävä tätä tarkoitusta varten rakennetuissa varastointitiloissa.

7. EUI on yksin vastuussa EUI:hin talletettuja unionin historiallisia arkistoja hallinnoimaan palkatusta henkilöstöstä. EUI:n on varmistettava, että historiallisia arkistoja hallinnoimaan määrätyllä henkilöstöllä on alalla työskentelemiseen tarvittava vaadittu ammattipätevyys.

8. Kullakin tallettavalla toimielimellä on oikeus saada tietoja arkistojensa hallinnoinnista EUI:ssa ja oikeus tarkastaa sinne tallettamansa arkistot.

9. EUI:n on asetettava yleisön saataville historialliset arkistot, jotka sille luovutetaan 1 ja 3 kohdan nojalla. Toimielimet voivat myös asettaa yleisön saataville kopion samoista historiallisista arkistoista.

10. Unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset rahoitetaan kaikkien tallettavien toimielinten rahoitusosuuksista asianomaisiin budjettikohtiin ja budjettivallan käyttäjän unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ( 6 ) mukaisesti vuosittain käyttöön asettamien määrärahojen rajoissa. Kyseisillä rahoitusosuuksilla ei kateta kustannuksia, jotka liittyvät arkistojen ja niitä hoitavan henkilöstön edellyttämien rakennusten ja varastointitilojen tarjoamiseen ja muuntamiseen.

Edellä 1 alakohdassa tarkoitetut rahoitusosuudet suhteutetaan tallettavien toimielinten henkilöstötaulukoiden kokoon. Kukin rahoitusosuus lasketaan uudelleen, kun jokin uusi toimielin alkaa tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin, tai vähintään joka viides vuosi.

11. EUI toimii henkilötietojen käsittelijänä asetuksen (EY) N:o 45/2001 2 artiklan ja tallettavien toimielinten ohjeiden mukaisesti. EUI:n on käsiteltävä toimielinten historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja kyseisessä asetuksessa säädettyjen takeiden mukaisesti.

12. Euroopan tietosuojavaltuutetulla on edelleen toimielimiin kohdistuvat valvontavaltuudet EUI:hin talletettuihin historiallisiin arkistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.

▼M1

9 artikla

▼M2

1. Kukin toimielin vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat sisäiset säännöt. Niihin sisältyvät säännöt historiallisten arkistojen säilyttämisestä ja avaamisesta yleisölle sekä niihin sisältyvien henkilötietojen suojasta. Mikäli mahdollista, toimielimet saattavat arkistonsa yleisön saataville sähköisessä muodossa, digitoidut ja alkuaan digitaaliset arkistot mukaan luettuina, ja helpottavat niihin tutustumista internetissä. Toimielimet säilyttävät myös erityistarpeisiin mukautetuissa muodoissa (kuten pistekirjoitus, isokokoinen teksti tai äänitteet) saatavilla olevat asiakirjat.

▼M1

2. Kunkin toimielimen on julkaistava vuosittain tiedote historiallisiin arkistoihin liittyvästä toiminnastaan.

▼M2

3. Komissio tekee tallettavien toimielinten puolesta kumppanuutta koskevan puitesopimuksen EUI:n kanssa. Kumppanuutta koskevaan puitesopimukseen sisällytetään yksityiskohtaiset määräykset toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnissa, mukaan lukien niiden tallettaminen, säilyttäminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin.

▼B

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

▼M2









LIITE

TOIMIELINTEN HISTORIALLISTEN ARKISTOJEN TALLETTAMISTA FIRENZEN YLIOPISTOLLISEEN EUROOPPA-INSTITUUTTIIN KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET

1. Muussa kuin digitaalisessa muodossa olevien arkistojen osalta alkuperäiset asiakirjat talletetaan EUI:hin säilytettäviksi pysyvästi yhdessä mikrotallenteen ja/tai sen digitaalisen kopion kanssa. Digitaalisessa muodossa olevien arkistojen osalta asiakirjojen on oltava pysyvästi EUI:n saatavilla tavalla, jonka ansiosta sen on mahdollista täyttää velvollisuutensa asettaa historialliset arkistot yleisön saataville yhteen paikkaan ja edistää niihin tutustumista. Asiakirjoja tuottavat toimielimet ovat vastuussa omien digitaalisten arkistojensa pysyvästä säilytyksestä.

2. Tallettaminen tapahtuu vuosittaisissa erissä ja mahdollisuuksien mukaan toimielinten tavanomaisten arkistointiprosessien mukaisesti.

3. EUI ei saa muuttaa tallettavien toimielinten arkistointiluokittelua eikä poistaa tai muuttaa asiakirjoja tai tiedostoja.

4. EUI:n on palautettava tallettaville toimielimille talletettujen asiakirjojen ja tiedostojen alkuperäiskappaleet näiden toimielinten sitä pyytäessä. Tallettavat toimielimet palauttavat alkuperäiskappaleet EUI:lle heti kun ne eivät enää tarvitse niitä.

5. EUI:n on välittömästi ilmoitettava tallettaville toimielimille kaikista olosuhteista, jotka voisivat vaarantaa niiden tallettamien arkistojen loukkaamattomuuden.