Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
"B KOMISSION ASETUS (EURATOM, EHTY, EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen säännösten soveltamista koskevista
yksityiskohtaisista säännöistä
(EYVL L 315, 16.12.1993, s. 1)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
"M1 Komission päätös 97/594/EHTY, EY , Euratom, tehty 30 päivänä
heinäkuuta 1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Komission päätös 98/539/EY, EHTY, Euratom, tehty 7 päivänä
syyskuuta 1998 L 252 67 12.9.1998
Huom. Tämä konsolidoitu versio viittaa Euroopan laskentayksikköön ja/tai ecuun. Nämä viittaukset tulee ymmärtää 1 päivästä tammikuuta
1999 lähtien viittauksena euroon — neuvoston asetus (ETY) N:o 3308/80 (EYVL L 345, 20.12.1980, s. 1) ja neuvoston asetus (EY)N:o 1103/97 (EYVL L 162, 19.6.1997, s. 1).1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 1
KOMISSION ASETUS (EURATOM, EHTY, EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen
säännösten soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EUROOP AN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomion huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopi-
muksen,
ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen,ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,ottaa huomioon neuvoston 21 päivänä joulukuuta 1977 antaman Euroopan
yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen (
1),
sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (Euratom, EHTY,
ETY) N:o 610/90 (2), ja erityisesti sen 126 artiklan,
on kuullut asiassa Euroopan parlamenttia ja neuvostoa,ottaa huomioon yhteisön tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen sekä
talous- ja sosiaalikomitean lausunnot,
sekä katsoo että
tietyissä varainhoitoasetuksen 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46,
49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 ja 128 artiklansäännöksissä viitataan suoraan soveltamista koskeviin yksityiskohtaisiin
sääntöihin,
komission asetusta (Euratom, EHTY, ETY) N:o 86/610 (
3) on muutettava,
erityisesti varainhoitoasetuksen muuttamisen seurauksena,
on aiheellista antaa soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt niiden
osuuksien hoitamisen selventämiseksi, joilla tietyt kolmannet osapuolet
osallistuvat yhteisön toimintaan,
selkeyden ja tarkoituksenmukaisuuden takaamiseksi on aiheellista koota
kaikki voimassa olevat soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöksetyhteen ainoaan tekstiin ja kumota asetus (Euratom, EHTY, ETY) N:o 86/610,
ja
näiden yksityiskohtaisten sääntöjen laatiminen ei ole esteenä sille, että
myöhemmin laaditaan sellaisia soveltamista koskevia yksityiskohtaisiasääntöjä, joista ei muodollisesti säädetä varainhoitoasetuksen säännöksissä,
mutta jotka saattavat myöhemmin osoittautua aiheellisiksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAA V AA:
I OSASTO
ECUN SOVELTAMINEN TULOIHIN JA MENOIHIN
(Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohta)
1 artikla
Ecun ja kansallisten valuuttojen välinen muunto suoritetaan pääsääntöisesti
Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistun ecun päivittäisen kurssin
avulla. Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti suoritetaan ecun
ja kansallisen valuutan välinen muunto varainhoitoasetuksen 69-72 artiklassatarkoitettua kirjanpitoa varten sellaisten ecun kuukausittaisten kurssien avulla,jotka lasketaan sen kuukauden toiseksi viimeisen työpäivän kurssien perus-
teella, joka edeltää sitä kuukautta, joksi kurssit vahvistetaan.!B
(1) EYVL N:o L 356, 31.12.1977, s. 1
(2) EYVL N:o L 70, 16.3.1990, s. 1
(3) EYVL N:o L 360, 19.12.1986, s. 11993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 2
2 artikla
Kun ehdotukset maksusitoumuksiksi ja saatavien toteamiset ilmaistaan
kansallisissa valuutoissa, muuntaminen ecuiksi suoritetaan 1 artiklanmukaisesti.
Vastaava maksumääräys ja vastaava perintämääräys voidaan antaa ainoastaan
samassa valuutassa.
Ecu-määräisenä ilmaistun sellaisen maksusitoumuksen saldon määrän ja
sellaisen saatavan toteamisen saldon määrän, jotka on ilmaistu kansallisessavaluutassa, arvo tarkistetaan kunkin budjettikirjanpidon kuukausittaisen
vahvistamisen yhteydessä. Maksusitoumuksien saldon osalta arvo tarkistetaan
varainhoitovuotena viimeisen kerran käyttäen joulukuun kurssia; todettujensaatavien saldon arvo tarkistetaan taseen laatimista varten käyttäen joulukuun
31 päivän kurssia.
Lisäksi näiden saldojen arvoa voidaan tarkistaa kuukauden kuluessa, jos
valuuttakurssit ovat muuttuneet.
3 artikla
Poiketen siitä, mitä 1 artiklassa säädetään, käytetään sinä ”n” - kuukautena,
jonka osalta ennakkona maksettavat Euroopan maatalouden ohjaus- jatukirahaston (EMOTR) tukiosastosta rahoitetut menot on ilmoitettu komission
asetuksen (ETY) N:o 2776/88 (
1) 3 artiklan 5 kohdan säädösten mukaisesti,
”n+1” kuukauden 10 päivän kurssia tai ensimmäisen sellaisen sitä edeltävänpäivän kurssia, jolta on käytettävissä yleinen noteeraus.
Tätä kurssia käytetään myös vastaaviin asetuksen (ETY) N:o 2776/88 4 ja 5
artiklassa tarkoitettuihin ennakoihin.
Kansallisen valuutan määräiset erot jäsenvaltioiden käyttöön ”n” kuukautena
annettujen varojen ja samana kuukautena kirjanpitoon merkittyjen menojenvälillä muunnetaan ecuiksi käyttäen ”n+2” kuukauden 10 päivän kurssia.
4 artikla
Sellaisten maksusitoumusten laskemiseen, joita ei ole vielä maksettu varain-
hoitovuoden päättyessä sekä, kun kyseessä ovat jaksottamattomat määrärahat,seuraavaan varainhoitovuoteen siirrettävien määrärahojen määrittämiseenkäytetään ecun joulukuun kurssia.
Sellaiset varainhoitovuoden maksut, jotka suoritetaan seuraavan varain-
hoitovuoden tammikuun 1-15 päivänä, merkitään talousarviota koskevaankirjanpitoon käyttäen ecun joulukuun kurssia.
5 artikla
Siltä osin kun kyseessä ovat jaksottamattomat määrärahat, maksusitoumukset,
joita ei ole maksettu, vahvistetaan kansallisessa valuutassa tai ecuissaedelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyihin määriin saakka; suoritetut maksut
merkitään kirjanpitoon maksuhetkellä voimassa olevan kurssin mukaisesti.
Mahdollinen siirrettyjen määrärahojen määrän ylitys otetaan budjettikohtai-sesti huomioon varainhoitovuoden saldoa laskettaessa neuvoston asetuksen
(ETY, Euratom) N:o 1552/89 (
2) 15 artiklan säännöksen mukaisesti.
Aiemmilta varainhoitovuosilta olevilta maksamatta jääneiden maksusitou-
musten mukautukset, jotka koskevat jaksotettuja määrärahoja, ja jotka on
laskettu arvon uudelleen määrittämisen yhteydessä, todetaan budjettikirjan-
pidossa ja ne merkitään taulukkoon, josta käy ilmi tulostilin aiempienvarainhoitovuosien maksusitoumusten vahvistaminen.!B
(1) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 9
(2) EYVL N:o L 155, 7.6.1989, s. 11993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 3
II OSASTO
TOIMIV ALLAN SIIRTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 22 artikla)
6 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdan mukaisen toimivallan siirron
sisältävissä astuksissa on ilmoitettava niiden toimielimen palveluksessa
olevien nimet, joilla on valtuutus allekirjoittaa valtuutuksenantajan nimissä.
Asiakirjoissa on viitattava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdassa
tarkoitettuihin työjärjestyksen määräyksiin, joissa määrätään edellytyksistäpäätösvallan siirtämiselle.
7 artikla
Edellä 6 artiklassa tarkoitetut asiakirjat, sekä näyte sen henkilöstöön kuuluvan
allekirjoituksesta, jolle päätösvalta on siirretty, annetaan tiedoksi:
— valtuutetulle,— toimielimen tilinpitäjälle, joka ei saa suorittaa sellaisen henkilöstöön
kuuluvan hyväksymää maksua, jolla ei ole siihen valtuuksia,
— toimielimen varainhoidon valvojalle, joka on vastuussa erityisesti
menojen ja tulojen laillisuuden ja asianmukaisuuden valvonnasta,
— tulojen ja menojen hyväksyjille, kuintenkin vain, jos kyse on tapauksista,
joissa varainhoidon valvoja tai tilinpitäjä siirtävät toimivaltaansa, tai kun
valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät siirtävät edelleen toimivaltaa
heille uskottujen valtuuksien rajoissa,
— tilintarkastustuomioistuimelle.
Annettujen valtuuksien peruuttamisen sisältävät asiakirjat, annetaan tiedoksi
samalla tavoin.
8 artikla
Valtuutuksessa täsmennetään aina ne rajat, joissa valtuutetut voivat laatia
ehdotuksia saatavien toteamiseksi, perintämääräyksiä, ehdotuksia menoihin
sitoutumiseksi ja maksumääräyksiä, sekä valtuutuksessa tarkoitetun momen-tin ja alamomentin numerot ja mahdollinen, valtuutuksen kesto.
9 artikla
Kukin toimielin toteuttaa varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen säännösten
mukaisesti sellaiset määrärahojen hoitoa koskevat toimenpiteet, joilta se pitää
tarpeellisina sitä koskeva talousarvion pääluokkaan moitteettoman toteutta-
misen kannalta.
Kukin toimielin valmistelee asiakirjan, jossa on tätä varten annetut sisäiset
määräykset. Asiakirja käsittää olennaiset määräykset toimivallan jakautumi-sesta tulojen ja menojen hyväksyjien ja taloushallinnosta vastaavien virka-miesten välillä menojen yhteenvedon ja tulojen yhteenvedon toteuttamisen
osalta kunkin toimielimen pääluokassa.
Toisessa kohdassa tarkoitettu asiakirja sekä kaikki muut sisäiset talousarvion
toteuttamista ja viranhoitoa kosk evat yleisl uontoiset ohjeet osoitetaan
kaikkien talousarvion toteuttamiseen osallistuvien yksiköiden sekä tilintarkas-tustuomioistuimen käyttöön.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 4
III OSASTO
YHTENÄISTETTYJEN ATK-JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖN PE-
RUSTUV A HOITO
(Varainhoitoasetuksen 23 artikla)
10 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 23 artiklassa tarkoitetuilla ”yhtenäistetyillä atk-
järjestelmillä” tarkoitetaan määrärahojen hoitoon ja kirjanpitoon liittyviätietokoneohjelmia, joiden toimintaan tulojen ja menojen hyväksyjä, varain-
hoidon valvoja ja tilinpitäjä osallistuvat ja jotka otetaan käyttöön näiden
yksiköiden yhteisellä sopimuksella.
2. Näiden käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä:
a) järjestelmän on taattava sen seikan valvonta, että ehdotettua tointa varten
käytettävissä määrärahoja, ja sen on hylättävä kaikki toimet, joihinmäärärahoja ei ole käytettävissä,
b) järjestelmän on varmistettava, että toimia voivat toteuttaa ainoastaan ne
virkamiehet, jotka ovat saaneet valtuudet tulojen ja menojen hyväksyjän,varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän yksikössä kunkin yksikön 9 artiklan
soveltamiseksi antamien säännösten mukaisesti,
c) järjestelmän on varmistettava tehokkaasti, tulojen ja menojen hyväksyjän,
varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän tehtävien erottaminen toisistaan,
d) toimielimen on valvottava, että sen sisäiset ja ulkoiset menettelytavat
varmistavat tietojen luottamuksellisuuden ja järjestelmän käyttämisenturvallisuuden,
e) toimielimen on varmistettava järjestelmän fyysinen turvallisuus,
f) kun tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä
yhteisellä sopimuksella arvioivat, että järjestelmä tarjoaa riittävät
turvallisuustakeet, kukin toimielin voi päättää korvata tietovälineelläaiemmin asiakirjan muodossa käytetyt lomakkeet, eli maksusitoumuseh-dotukset, maksumääräykset ja perintämääräykset, sanotun kuitenkaan
rajoittamatta varainhoitoasetuksen 84, 87 ja 89 artiklan säännösten
soveltamista.
IV OSASTO
TILINPITÄJÄÄN, A VUSTA VIIN TILINPITÄJIIN SEKÄ ENNAKOI-
DEN HOITAJIIN SOVELLETTA V AT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 25 ja 75 artikla)
Ij a k s o
Yleiset säännökset
11 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä tilinpitäjän, jonka velvol-
lisuutena on:
— toisaalta, saatavien perintä, tulojen tulouttaminen ja menojen maksami-
nen sekä käteisvarojen hoito
ja
— toisaalta, kirjanpito sekä rahoitusta koskevien yhteenvetojen valmistelu
varainhoitoasetuksen 69-72 ja 78-81 artiklan mukaisesti.
12 artikla
Toimielin voi nimittää tilinpitäjän yhden avustavan tilinpitäjän tai useampia
avustavia tilinpitäjiä. He toimivat hallinnollisesti tilinpitäjän alaisina, joka
määrittelee heidän vastuualueensa.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 5
13 artikla
Kukin toimielin nimittää tilinpitäjän niistä ura-alueeseen A tai B kuuluvista
virkamiehistä, jotka ovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Kukin toimielin nimittää avustavat tilinpitäjät niistä ura-alueeseen A, B tai
poikkeustapauksissa ura-alueeseen C kuuluvista virkamiehistä, jotka ovat
jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Ennakoiden hoitajat valitaan tämän asetuksen 83 artiklan mukaisesti niistä
virkamiehistä, jotka kuuluvat ura-alueeseen A, B tai C tai tarvittaessa muusta
tasoltaan vastaavaan henkilöstöön kuuluvista.
14 artikla
Toimielimen on valittava tilinpitäjä ja avustavat tilinpitäjät heidän todistuksin
tai vastaavalla ammatillisella kokemuksella vahvistetun erityispätevyytensäperusteella.
15 artikla
Tilinpitäjänä tai avustavana tilinpitäjänä ei saa toimia henkilö, joka toimii
tulojen ja menojen hyväksyjänä, ennakoiden hoitajana ja varainhoidonvalvojana.
Ennakoiden hoitajana ei saa toimia henkilö, joka toimii varainhoidon
valvojana.
16 artikla
Tilinpitäjä käyttää erityistä toimivaltaansa varainhoitoasetuksen säännösten
mukaisesti.
Tilinpitäjä tehtävänä on erityisesti taata kirjanpidon sekä varainhoitoasetuk-
sen 69-72 artiklassa ja 78-81 artiklassa tarkoitettujen rahoitusta koskevien
yhteenvetojen asiallisuuden.
Toimielimen on annettava tilinpitäjän käyttöön hänen tehtäviensä moitteet-
toman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja välineistön.
Tilinpitäjän tehtävänä on valvoa ennen menojen maksamista, että varain-
hoitoasetuksessa ja tässä asetuksessa säädettyjä menettelytapoja on noudatettu
sekä varmistaa, että maksu vapauttaa toimielimen maksuvelvoitteesta ja että
siihen ei sisälly asiallista virhettä.
Tilinpitäjän on keskeytettävä maksujen suorittaminen ja ilmoitettava syyt
keskeyttämiseen jos suoritetussa tarkastuksessa ilmenee, että jotain neljässäedellisessä kohdassa olevaa säännöstä ei ole noudatettu.
Tilinpitäjiin, avustaviin tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin voidaan kohdistaa
kurinpitotoimenpiteitä ja heidät voidaan saattaa korvausvelvolliseksi Euroo-
pan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavan henkilöstösääntöjen sekä muuhun
henkilöstöön kuuluviin sovellettavan säännöstön, jäljempänä ”henkilös-tösäännöt”, 22 artiklassa ja 86-89 artiklassa tarkoitettujen edellytystenmukaisesti jos maksu on suoritettu noudattamatta varainhoitoasetuksen 51
artiklan kolmannen kohdan säännöksiä.
17 artikla
Alustavaa talousarvioesitystä laadittaessa tilinpitäjää on kuultava kaikista
sellaisista mahdollisista talousarvion esittämiseen liittyvistä ongelmista, jotka
ovat omiaan vaikuttamaan talousarvion tilinpidon mukaisen toteuttamisenedellytyksiin.
II jakso
Kirjanpito ja taloudellisten yhteenvetojen laatiminen
18 artikla
1. Tilinpitäjä valmistelee toimielimensä osalta varainhoitoasetuksen 25
artiklan neljännen kohdan mukaisesti määräajoin laadittavat yhteenvedot,
tulostilin ja taseen. Tätä varten hän pitää kirjaa kaikista varainhoitovuodentoimenpiteistä ja toimittaa tilinpäätöksen.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 6
2. Taloudelliset yhteenvedot toimitetaan varainhoitoasetuksen 79-81 artik-
lan mukaisesti varainhoidonvalvojalle, minkä jälkeen toimielin vahvistaa nelopullisesti.
3. Jos tilinpitäjän virkasuhde päättyy, vahvistetaan väliaikainen tilinpäätös
sen kuukauden viimeisenä päivänä, jonka kuluessa virkasuhde on päättynyt.
Tehtävänsä jättävä tilinpitäjä ja uusi tilinpitäjä hyväksyvät tämän tilin-
päätöksen allekirjoittamalla sen.
19 artikla
Muut toimielimet toimittavat viimeistään maaliskuun 1 päivänä komissiolle
laatimansa tulostilin ja konsolidoidun taseen sekä kaikki muut tilien
konsolidoinnin kannalta tarpeelliset asiakirjat tai tiedot.
20 artikla
Komission tilinpitäjä keskittää kaikki hänelle tarpeelliset tiedot ja valmistelee
Euroopan yhteisöjen konsolidoidun tulostilin ja konsolidoidun taseen siten,
että komissio voi vahvistaa ne ja toimittaa ne Euroopan parlamentille,neuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle viimeistään toukokuun 1 päivä-nä.
21 artikla
Sen jälkeen kun komission tilinpitäjä on kuullut muiden toimielimien
tilinpitäjiä, komissio:
— vahvistaa kaikille toimielimille yhteiset kirjanpitoa koskevat menettelyt,
— vahvistaa ja saattaa ajan tasalle toimielimien tilisuunnitelman rakenteen,
— yhdenmukaistaa taseiden esittämistavan.Komissio perustelee ja selvittää taseeseen liitetyissä huomautuksissa kaikki
kirjanpitomenettelyjä koskevat muutokset.
III jakso
Käteisvarojen hoito
22 artikla
Tulojen perimisestä ja menojen maksamisesta vastuussa oleva tilinpitäjä
vastaa vastaavien käteisvarojen hoidosta varainhoitoasetuksen 25 artiklanensimmäisen kohdan mukaisesti.
Toimielin avaa tai avauttaa tarpeelliset tilit rahoituslaitoksissa hyvän
varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Tiliehtoja tarkastellaan määräajoin jatarvittaessa niistä neuvotellaan uudelleen; niitä valvoo varainhoidon valvoja.
Komission tilinpitäjän tehtävänä on, muiden toimielimien tilinpitäjiä
kuultuaan, yhdenmukaistaa eri toimielimien avaamien tilien tiliehdot.
23 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on hoitaa toimielimensä käteisvaroja, määrätä rahoitus-
laitoksissa avattujen tilien välisistä tilisiirroista ja huolehdittava valuu-tanvaihdosta siten, ettei millään tilillä esiinny tilinylityksiä.
Rahoituslaitoksissa avattujen tilien väliset siirrot on tehtävä käytettävissä
olevien varojen rajoissa.
24 artikla
Komission tilinpitäjä jakaa jäsenvaltioiden valtionrahastoissa ja keskuspan-
keissa käytettävissä olevat varat viimeksi mainittujen kesken asetuksen (ETY,Euratom) N:o 1552/89 12 artiklan mukaisesti.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 7
25 artikla
Tilinpitäjä sovittaa säännöllisesti rahoituslaitoksissa avatut tilit yhteen
kirjanpidon kanssa ja valvoo, että neuvoteltuja tiliehtoja noudatetaan asian
mukaisesti.
26 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin ja
huolehtia niitä koskevasta seurannasta.
27 artikla
Komission tilinpitäjä määrittää 1 artiklan mukaisesti ecun kurssin suhteessa
kuhunkin niistä valuutoista, joita toimielimet käyttävät talousarviota toteut-taessaan.
IV jakso
Vakuutus
28 artikla
Tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien on otettava
itselleen toimielimen välityksellä vakuutus tehtäviinsä liittyvien taloudellisten
riskien varalta.
29 artikla
Toimielin maksaa tästä vakuutuksesta aiheutuvat maksut suoraan vakuutta-
jalle.
30 artikla
Rajoittamatta
— Euroopan yhteisöjen henkilöstösääntöjen 86-89 artiklan soveltamista,— varainhoitoasetuksen 75 artiklan soveltamista,— toimielimen oikeutta korvaukseen kolmansilta osapuoliltatoimielin vastaa ETY:n perustamissopimuksen 215 artiklan toisen kohdan
mukaisesti sellaisista riskeistä ja sellaisista alijäämistä, joita vakuuttajat eivätkata, sikäli kuin asiasta vastuussa olevan virkamiehen nimissä olevalle
takuutilille talletetut määrät eivät riitä kattamaan alijäämää.
Vj a k s o
Erityiskorvaus ja takuutili
31 artikla
Varainhoitoasetuksen 75 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun erityiskorvauksen
määrä on kuukausittain:
—
"M21343ecua tilinpitäjille,
—"M2893ecua avustaville tilinpitäjille,
—"M2453ecua niille ennakoiden hoitajille, jotka vastaavat vähintään
30 peräkkäisen päivän ajan ennakkomaksujärjestelmistä, joiden suuruus
on vähintään "M13 6003ecua.
Tämä korvaus annetaan ecu-määräisenä ja vastaava määrä maksetaan ecuissa
32 artiklassa tarkoitetulle takuutilille.
32 artikla
Toimielimen yleisessä kirjanpidossa avataan takuutili kunkin asianomaisen
henkilöstöön kuuluvan nimissä. Asianomaisen toimielimen pyynnöstä, tämä
tilinpito voidaan järjestää keskitetysti komission yleisessä kirjanpidossa. Tälletilille maksetaan määräajoin 31 artiklassa tarkoitettu kuukausikorvaus ja!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 8
vuosittainen korko, joka vastaa Euroopan raha-asiain yhteistyörahaston
ecumääräisiin toimiinsa (1) soveltamien kuukausikorkojen vuosittaista kes-
kiarvoa.
Tililtä maksetaan alijäämä, josta toimielin julistaa nimittämänsä asianomaisen
olevan vastuussa, sikäli kuin vakuutusyhtiöiden korvaukset eivät kata kyseisiäalijäämiä.
33 artikla
1. Kun tilinpitäjän tai avustavan tilinpitäjän virkasuhde päättyy, takuutilin
nettosaldo maksetaan hänelle tai hänen oikeudenomistajilleen sen jälkeen kun
varainhoitoasetukseen 22 artiklassa tarkoitetut viranomaiset ovat tehneet
asiassa päätöksen ja varainhoitoasetuksen 77 artiklassa tarkoitettu vastuu-vapaus on myönnetty, sekä, kun tilinpitäjä, lukuun ottamatta tapauksia, jotkakoskevat häntä itseään, sekä varainhoidon valvoja ovat antaneet myönteisen
lausuntonsa.
2. Kun ennakoiden hoitajien virkasuhde päättyy, takuutilin nettosaldo
maksetaan heille tai heidän oikeudenomistajilleen sen jälkeen, kun asian-omainen tilinpitäjä ja tulojen ja menojen hyväksyjä ovat antaneet asiastamyönteisen lausuntonsa ja tehneet tarkastuksen sekä, kun varainhoidon
valvoja on antanut asiasta myönteisen lausuntonsa.
3. Edellä 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut maksut suoritetaan ainoastaan sen
pääosaston tai hallinnollisen yksikön johtajan kirjallisen ohjeen mukaisesti,
johon tilinpitäjä kuuluu.
V OSASTO
V ARAINHOIDON V AL VOJAAN JA A VUSTA VIIN V ARAINHOIDON
V AL VOJIIN SOVELLETTA V AT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 24 artikla)
34 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä varainhoidon valvojan,
jonka velvollisuutena on valvoa kaikkiin sellaisiin menoihin sitoutumista jakaikkien sellaisten menojen hyväksymistä sekä kaikkia sellaisia tuloja, jotka
kirjataan yhteisöjen talousarvioon ja joiden osalta kyseinen toimielin on
tulojen ja menojen hyväksyjä.
35 artikla
Toimielin voi nimittää yhden avustavan varainhoidon valvojan tai useampia
avustavia varainhoidon valvojia. He toimivat varainhoidon valvojan vastuulla;varainhoidon valvoja määrittelee, mitkä valtuudet hän heille antaa. He ovatvastuussa antamistaan hyväksymismerkinnöistä valtuuksien rajoissa.
36 artikla
Toimielimen on valittava varainhoidon valvoja ja avustavat varainhoidon
valvojat näiden erityisen pätevyyden perusteella jäsenvaltioiden kansalaisista.
37 artikla
Toimielin antaa varainhoidon valvojan käyttöön hänen valvontatehtävänsä
moitteettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja välineistön.
38 artikla
Kaikissa päätöksissä, joilla varainhoidon valvoja tai avustavat varainhoidon
valvojat siirtävät toimivaltaa ja siirtävät sitä edelleen, on noudatettava 6,7 ja 8
artiklan säännöksiä.!B
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava korko.1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 9
39 artikla
Valvontatehtäviään hoitaessaan varainhoidon valvoja on täysin riippumaton ja
hän on vastuussa ainoastaan toimielimelle. Hän ei voi ottaa vastaan ohjeitaeikä hänelle voida asettaa rajoituksia, jotka koskevat niiden tehtävienhoitamista, jotka hänelle uskotaan nimittämisen myötä varainhoitoasetuksen
säännösten mukaisesti.
Näitä säännöksiä sovelletaan myös avustaviin varainhoidon valvojiin sen
valtuutuksen rajoissa, jonka he ovat saaneet esimieheltään, varainhoidon
valvojalta.
40 artikla
Varainhoidon valvoja voi milloin tahansa antaa toimielimelle kertomuksia
asioista, joilla on taloudellisia vaikutuksia, erityisesti kun kyseessä on
varainhoitoasetuksen 2 artiklan säännösten soveltaminen.
Toimielin toimittaa kertomukset Euroopan parlamentille ja tilintarkastus-
tuomioistuimelle näiden pyynnöstä, jollei se katso niiden olevan luottamuk-
sellisia.
41 artikla
Varainhoidon valvojalla ja avustavilla varainhoidon valvojilla on oikeus saada
käyttöönsä kaikki tositteet ja kaikki muut valvottaviin menoihin ja tuloihinliittyvät asiakirjat. He voivat tehdä tarkastuksia paikalla.
42 artikla
Ainoastaan toimielin itse voi kohdissa 2-5 säädetyin edellytyksin kohdistaa
varainhoidon valvojaan ja avustaviin varainhoidon valvojiin kurinpitotoimia jasaattaa heidät mahdollisesti korvausvastuuseen varainhoitoasetuksen 74
artiklan mukaisesti.
Toimielin tekee tutkimuksen aloittamisesta perustellun päätöksen. Päätös
toimitetaan tiedoksi asianomaiselle sekä, jos kyseessä on avustava varainhoi-
don valvoja, varainhoidon valvojalle. Toimielin voi omalla vastuulla antaa
tutkimuksen suorittamisen yhdelle tai useammalle sellaiselle virkamiehelle,joka kuuluu tai jotka kuuluvat samaan tai ylempään palkkaluokkaan kuinkyseinen henkilöstöön kuuluva ja jotka eivät toimi varainhoidon valvojana,
tulojen ja menojen hyväksyjänä tai tilinpitäjänä. Asianomaista sekä, jos
kyseessä on avustava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojaa on kuultavatutkimuksen kuluessa.
Asianomaiselle ja, jos kyseessä on avustava varainhoidon valvoja, varainhoi-
don valvojalle toimitetaan tiedoksi tutkimusta koskeva mietintö. Toimielin
kuulee tämän jälkeen asianomaista mietinnön johdosta.
Mietinnön ja kuulemisen perusteella toimielin tekee joko perustellun
päätöksen vastuuvapauden myöntämisestä asianomaiselle tai henkilöstösään-
töjen 22 artiklan ja 86-89 artiklan säännösten mukaisen perustellunpäätöksen. Kurinpitoseuraamusta ja/tai korvausvelvollisuutta koskevat pää-tökset ilmoitetaan asianomaiselle ja toimitetaan tiedoksi muille toimielimille,
tilintarkastutustuomioistuimelle sekä, jos kyseessä on avustava varainhoidon
valvoja, varainhoidon valvojalle.
Asianomainen voi saattaa nämä päätökseen yhteisön tuomioistuimen
käsiteltäväksi siten kuin henkilöstösäännöissä määrätään.
43 artikla
Varainhoidon valvoja ja avustavat varainhoidon valvojat voivat saattaa
yhteisön tuomioistuimen käsiteltäväksi minkä tahansa valvontatehtävänsä
suorittamista koskevan toimen, edellä sanotun kuitenkaan rajoittamattahenkilöstösäännöissä ja muihin henkilöstöön kuuluviin sovellettavissatyösuhteen ehdoissa määrättyjen muutoksenhakukeinojen käyttämistä. Asia
on saatettava tuomioistuimen käsiteltäväksi kolmen kuukauden kuluessa siitä,
kun kyseinen toimi annettiin tiedoksi.
Kanteisiin, jotka toimielin on nostanut varainhoidon valvojaansa tai avustavia
varainhoidon valvojiaan vastaan, sovelletaan edellisen alakohdan säännöksiä.
Kanne tutkitaan ja asiassa tehdään ratkaisu henkilöstösääntöjen 91 artiklan 5
kohdan mukaisesti.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 10
VI OSASTO
TULOJEN PERIMINEN
(Varainhoitoasetuksen 28 ja 29 artikla)
44 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoasetuksen 28
artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti laadittava ennakkoarvio saatavasta
kustakin sellaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu yhteisöille saatavia tai jotkamuuttavat yhteisöjen saatavia. Ennakkoarvio saatavasta laaditaan, vaikkasaatavan määrää tai eräpäivää ei olisikaan vielä mahdollista määrittää sen
asiakirjan tai päätöksen perusteella, josta saatava aiheutuu; siinä ilmoitetaan
mahdollisuuksien mukaan arvioitu määrä ja ennakoitu eräpäivä.
Ennakkoarvio toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää
varten ja tilinpitäjälle saatavan muistiin merkitsemiseksi.
45 artikla
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoasetuksen 28
artiklan 2 kohdan säännösten mukaisesti annettava jokaisesta todetusta
saatavasta perintämääräys viipymättä.
Määräys toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten ja
tilinpitäjälle rekisteröitäväksi. Määräyksestä on käytävä ilmi erityisesti
eräpäivä.
2. Tilinpitäjä suorittaa perinnän kehottamalla velallista maksamaan mää-
räpäivänä summan, jonka tämä on velkaa.
3. Tilinpitäjä laatii tosiasiallisesta perinnästä tuloja koskevan tositteen, joka
kirjataan tileille. Tilinpitäjä antaa tulojen ja menojen hyväksyjälle sekävarainhoidon valvojalle tiedon perinnästä.
4. Jos saatavaa ei ole peritty maksamiselle asetetun määräajan päättyessä,
tilinpitäjän on viipymättä ryhdyttävä perimään varoja, tarvittaessa oikeus-
teitse.
5. Saatava, joka peritään peräkkäisinä maksuerinä joko yhden tai useamman
varainhoitovuoden kuluessa, kirjataan kokonaisuudessaan ja välittömästi sen
toteamisen jälkeen tileille perintämääräyksen perusteella.
46 artikla
Varainhoitoasetuksen 28 artiklassa tarkoitettuja ennalta tehtäviä toteamisia
voidaan tehdä yksinomaan juoksevien tulojen osalta.
Varainhoidon valvojalta ei näin ollen pyydetä hyväksymismerkintää erikseen
yksittäiselle tällaisia ennakkoon todettuja varoja koskevalle perinnälle.
Ennen varainhoitovuoden päättymistä tulojen ja menojen hyväksyjän on
toimitettava ennalta tehtyihin toteamisiin tehdyt muutokset varainhoidonvalvojalle hyväksymismerkintää varten, jotta kyseiset ehdotukset vastaisivattodella todettuja saatavia.
47 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjälle ja varainhoidon valvojalle on 45 artiklan 3
kohdan säännösten mukaisesti tehtävä mahdollisimman pian ilmoitus ainakun varoja on vastaanotettu. Kun varojen tulouttaminen ei perustu 45 artiklanmukaisesti laadittuun perintämääräykseen, hyvitetään vastaavalla määrällä
yleisessä kirjanpidossa välittömästi jotakin väliaikaistiliä ja toimivaltaista
tulojen ja menojen hyväksyjää pyydetään ryhtymään saatavan toteamiseensekä antamaan puuttuva perintämääräys, jotta saatava voitaisiin kirjata
talousarvioon. Jos osoittautuu, että jollekin edellä tarkoitetuista tileistä on
hyvitetty perusteettomasti peritty summa, se palautetaan mahdollisimmanpian.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 11
48 artikla
Ennakkoarviot ja perintämääräykset merkitään kirjanpitoon erikseen ja ne
numeroidaan aikajärjestyksessä siten, että toimielimen kaikkien saatavien
osalta on mahdollista todeta erityisesti:
— toimenpiteet, joista aiheutuu saatavia,— perittävien saatavien määrät,— kyseisten saatavien eräpäivät,— perityt saatavat,— saatavat, joita ei ole peritty, sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty niiden
perimiseksi.
49 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvoja voi milloin tahansa
todentaa, että saatavien hankinta ja perintämääräykset on kirjattu oikein ja
täyttää hänelle varainhoitoasetuksen 29 artiklan 3 kohdassa osoitetut tehtävät.
50 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksissa, jotka koskevat todetun saatavan
perinnästä luopumista, on varainhoitoasetuksen 29 artiklan 2 kohdan
mukaisesti yksilöitävä erityisesti velallinen, tulon laatu, sen arvioitu määrä,
kirjaaminen, toimenpiteet saatavan perimiseksi sekä perusteet, joilla siitäluopumista ehdotetaan.
Jos toimielimen ylin toimivallan käyttäjä on jättänyt huomiotta sen, että
varainhoidon valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää, tätä
koskeva päätös toimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, joka lähettääehdotuksen luopumisesta yhdessä kyseisen päätöksen kanssa takaisinvarainhoidon valvojalle. Luopumista koskeva ehdotus, johon on liitetty
päätös jättää huomiotta varainhoidon valvojan kieltäytyminen, kirjataan
varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdan ensimmäisen alakohdan säännös-ten mukaisesti.
VII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMINEN
(Varainhoitoasetuksen 36 artikla)
51 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on saatettava ehdotus
maksusitoumukseksi varainhoidon valvojan käsiteltäväksi, ennen kuin häntoteuttaa toimenpiteen, josta aiheutuu menoja. Tulojen ja menojen hyväksyjän
on ennalta varmistettava, että kyseinen toimenpide on varainhoitoasetuksen 2
artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukainenja erityisesti taloudellisuuden ja kustannusvaikuttavuuden periaatteidenmukainen. Ehdotus laaditaan pääsääntöisesti tulojen ja menojen hyväksyjän,
tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan yhteisellä sopimuksella hyväksymän
lomakkeen mukaisesti. Maksusitoumusehdotukseen on sisällyttävä varain-hoitoasetuksen 37 artiklassa tarkoitetut tiedot.
52 artikla
Ehdotuksia sellaisiksi toimielimen yleisiksi päätöksiksi, joihin sisältyy menoa
koskeva velvoite, pidetään toimenpiteinä, joista aiheutuu kolmansille
osapuolille maksettavia menoja, ilman että on tarpeen tehdä uutta päätöstä.
53 artikla
Jos toimielimen on ennen menoon sitoutumista tehtävä siitä periaatepäätös,
periaatepäätöstä koskeva ehdotus on toimitettava varainhoidon valvojalle
ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten yhdessä vastaavan maksusi-
toumusehdotuksen kanssa.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 12
Välittömästi sen jälkeen kun toimielin on tehnyt päätösehdotuksen, vastaava
maksusitoumusehdotus toimitetaan varainhoidon valvojalle ennalta annetta-vaa hyväksymismerkintää varten.
Jos toimielin ei hyväksy päätösehdotusta tai pienentää menojen ehdotettua
määrää, maksusitoumusehdotus peruuntuu ja tarvittaessa se korvataanasianmukaisella maksusitoumusehdotuksella, joka toimitetaan varainhoidonvalvojalle ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten.
54 artikla
Varainhoitoasetuksen 36 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut alustavat maksusi-
toumukset rajoitetaan ainoastaan juokseviin menoihin. Varainhoidon valvo-jalle ei voida toimittaa hyväksymismerkintää varten erikseen sellaisia
yksittäisiä maksusitoumuksia, jotka tällaiset alustavat maksusitoumukset
kattavat.
Kun kyseessä ovat alustavat maksusitoumukset, tulojen ja menojen hyväksy-
jän on todennettava omalla vastuullaan, että yksittäiset maksusitoumukset
eivät ylitä niitä kattavaa alustavaa maksusitoumusta.
Alustavista maksusitoumuksista voi aiheutua määrärahojen siirtoja ilman eri
toimenpiteitä seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoasetuksen 7 artiklas-
sa tarkoitetuin edellytyksin vain siinä määrin, kuin ne varainhoitovuodenpäättyessä vastaavat sellaisia taloudellisia velvoitteita, joihin on tosiasiassasitouduttu ennen varainhoitoasetuksessa vahvistettuja päivämääriä.
Juoksevina menoina pidetään luonteeltaan saman varainhoitovuoden aikana
toistuvia hallinnollisia menoja, kuten:
— henkilöstömenot (palkat ja erilaiset korvaukset, työhönottokulut, jne.),
— matkakulut,
— edustuskulut,
— kokouskulut,
— freelance-kääntäjät,
— virkamiesvaihto,
— kiinteistöjen vuokrat,
— erilaiset vakuutukset,
— siivous ja ylläpito,
— vuokraus,
— teletoiminta,— vesi, kaasu ja sähkö,
— määräajoin ilmestyvät julkaisut (kuukausitiedotteet, jne.),
— tilaukset.
55 artikla
Jos menon tarkkaa suuruutta ei tiettyjen menoja aiheuttavien toimenpiteiden
osalta voida vielä määrittää silloin, kun kyseistä menoa koskeva maksusitou-musehdotus esitetään varainhoidon valvojalle ja toimitetaan tiedoksi tilinpi-
täjälle, tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä arvio oletetusta menosta ja
täsmennettävä maksusitoumusehdotuksessa ne tekijät, joihin arvio perustuu.
56 artikla
Varainhoidon valvojalle on toimitettava riittävän ajoissa kaikki maksusitou-
musehdotukset, jotta hän voisi muodostaa kantansa ja tehdä mahdollisesti
aiheellisina pitämänsä huomautukset, niin että nämä voitaisiin ottaa
huomioon.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 13
57 artikla
Maksusitoumusehdotuksiin on liitettävä, kaikki liitetiedot ja tarvittaessa
kaikki muut asiakirjat ja tiedot, jotka varainhoidon valvoja tarvitseevoidakseen todeta varainhoitoasetuksen 38 artiklan 1 kohdassa säädetytseikat, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 23 artiklan
säännösten soveltamista.
VIII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVIEN EHDOTUSTEN KIR-
JAAMINEN V ARAINHOIDON V AL VOJAN HYVÄKSYMISMERKIN-
NÄN JÄLKEEN
(Varainhoitoasetuksen 37 artikla)
58 artikla
Maksusitoumusehdotukset kirjataan toimielimen kirjanpidossa. Kirjaus on
tehtävä siten, että varainhoitovuoden kunkin talousarvioon alamomentinosalta on aina mahdollista todeta:
1) käytettävissä olevat määrärahat,
2) tehtyjen maksusitoumusten määrät,
3) maksut, jotka on suoritettu niihin liittyen,4) sellaisten maksusitoumuksien saldo, joita ei ole vielä maksettu.Kirjauksesta on myös aina voitava todeta:
1) alkuperäisen maksusitoumuksen määrä, johon on lisätty mahdolliset
täydentävät maksusitoumukset,
2) näihin maksusitoumuksiin liittyvät aiempina varainhoitovuosina suorite-
tut maksut,
3) maksusitoumuksen määrä, jota ei ole vielä maksettu varainhoitovuoden
alkaessa,
4) varainhoitovuonna suoritettavat maksut,5) saldo, jota ei ole vielä maksettu.
Varainhoitoasetuksen 99 artiklan säännösten mukaisten kaikenkattavien
alustavien maksusitoumuksien määrä on kirjattava samoin.
59 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvojan on mahdollista
tarkastaa, että maksusitoumukset ja maksut on kirjattu oikein.
IX OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVILLE EHDOTUKSILLE AN-
NETTA V A HYVÄKSYMISMERKINTÄ
(Varainhoitoasetuksen 38 artikla)
60 artikla
Jollei 10 ja 61 artiklan säännöksistä muuta johdu, hyväksymismerkintä
annetaan siten, että varainhoidon valvoja — tai avustava varainhoidon valvojatai sellainen henkilöstöön kuuluva, joka on saanut 38 artiklassa tarkoitetunvaltuutuksen tai jonka valtuutusta on jatkettu — allekirjoittaa maksusitou-
musehdotuksen; lisäksi se varustetaan leimalla ja päivämäärällä.
61 artikla
Kiireellisissä tapauksissa hyväksymismerkintä voidaan antaa lipukkeella,
teleksillä tai muulla tavalla, joka yksiselitteisesti osoittaa, että kyseiselle
maksusitoumusehdotukselle on annettu hyväksymismerkintä.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 14
62 artikla
Jos toimielimen ylimmän toimivallan käyttäjä on varainhoitoasetuksen 39
artiklan mukaisesti päättänyt jättää huomiotta sen, että varainhoidon valvoja
on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää, päätös tästä toimitetaantulojen ja menojen hyväksyjälle, joka lähettää maksusitoumusehdotuksenyhdessä kyseisen päätöksen kanssa takaisin varainhoidon valvojalle. Maksu-
sitoumusehdotus, johon on liitetty päätös jättää huomiotta varainhoidon
valvojan kieltäytyminen, kirjataan varainhoitoasetuksen 37 artiklan säännös-ten mukaisesti.
63 artikla
Varainhoitoasetuksen 99 artiklassa tarkoitettuihin kaikenkattaviin alustaviin
maksusitoumuksiin sovelletaan 60, 61 ja 62 artiklaa.
64 artikla
Jos varainhoidon valvoja pitää varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdassa
sekä 37,41 ja 45 artiklassa tarkoitettuja ja jäljempänä 65-73 artiklassa
täsmennettyjä asiakirjoja riittämättöminä tai puutteellisina, hän lykkää
hyväksymismerkinnän antamista ja lähettää ehdotuksen takaisin tulojen jamenojen hyväksyjälle yksilöiden samalla vaaditut todisteet.
X OSASTO
TOSITTEET
(Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohta sekä 37, 41 ja 45 artikla)
Ij a k s o
Saatavien perintä
65 artikla
Maksumääräyksien liitetietoja ovat saatavasta tehty päätös tai asiakirja, josta
saatava aiheutuu, sekä kaikki sellaiset asiakirjat, joista voidaan tarkistaa
saatavan laatu, sen määrän laskeminen, eräpäivä, velallinen, kuten:
a) sikäli kun kyseessä ovat omat varat (
1):
— tullien, maatalousmaksujen ja ”sokeri”-osuusmaksujen osalta: sovel-
tamisasetusten mukaisesti (2)
— arvonlisäverosta ja bruttokansantulosta (BKTL) saatavien varojen
osalta: sen varainhoitovuoden (”n”-varainhoitovuosi) talousarvio,
jossa määrä yksilöidään sekä vastaavien saldojen osalta (”n+
1”-varainhoitovuosi ja sitä seuraavat) soveltamisasetuksissa tarkoi-tetut erilaiset otteet, yhteenvedot ja tiliotteet (
3)
b) sikäli kun kyseessä ovat muut sekalaiset tulot: perussäädös, päätös,
sopimus tai asiakirja, josta saatava aiheutuu sekä liitetiedot, joista kaikki
laskelmaan sisältyvät tekijät ilmenevät.
II jakso
Menoihin sitoutuminen
66 artikla
Menoja koskevien maksusitoumusehdotusten osalta tositteita ovat ehdotukset
sellaisiksi toimenpiteiksi, joilla toimielin sitoutuisi menoon, kuten:
a) menojen aiheutuessa sopimusvelvoitteista:!B
(1) Neuvoston päätös 88/376/ETY , Euratom (EYVL N:o L 185, 15.7.1988, s. 24)
(2) — Asetus (ETY , Euratom) N:o 1552/89
— Neuvoston asetus (ETY , Euratom) N:o 1553/89 (EYVLN:o L 155, 7.6.1989,
s. 9)otteet jäsenvaltioiden kirjanpidosta,
(3) — Asetus (ETY , Euratom) N:o 1552/89;
— Neuvoston asetus (ETY , Euratom) N:o 1553/89 (EYVLN:o L 155, 7.6.1989,
s. 9)1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 15
sopimusehdotus, sopimus, tilauslomake tai muut vastaavat asiakirjat,
sopimusten osalta mahdollisesti yhdessä vastaanotettujen tarjoustenkanssa ja sellaisten asiakirjojen kanssa, joissa perustellaan sopimuksentekeminen suoraan, ja tarvittaessa hankintoja ja sopimuksia käsittelevän
neuvoa-antavan komitean lausunnon kanssa;
b) myönnettäessä tukea itsenäisesti:
— eri rahastoista myönnettävän taloudellisen tuen tai vastaavanlaisen
toiminnan osalta: tarvittaessa vastaavissa soveltamisasetuksissatarkoitetut asiakirjat sekä ehdotukset tuen myöntämistä koskeviksipäätöksiksi;
— tuen myöntämisen osalta yleensä:
— edunsaajan anomus, tarvittaessa yhdessä aiemmin myönnetyn
tuen täytäntöönpanosta laaditun kertomuksen kanssa,
— asiakirja, jossa perustellaan myönnetty määrä,— sopimusluonnos tai muut vastaavat asiakirjat,
— sitä toimintaa koskeva alustava talousarvio, johon tukea anotaan,
tai muu sitä vastaava asiakirja.
III jakso
Menojen maksattaminen ja maksu
67 artikla
Hankintojen osalta liitetietoja ovat erityisesti hankkijan laatima lasku, johon
on tarvittaessa liitetty yksi kappale sitä asiakirjaa, johon yhteisöjen velvoite
perustuu (esimerkki: tilauslomake tai sopimus).
Hankkijan laatimassa asiakirjassa on aina ilmoitettava:
— tarvikkeiden laatu ja määrä tai, tarvittaessa, kuvaus hankintaan liittyvistä
palveluista,
— yksikköhinta ja kokonaishinta,
— tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista; tarvittaessa hankintaan
liittyvien ja sen hintaan sisällytettyjen maksujen, verojen ja tullien määrä.
Asiakirjassa tai siihen liittyvässä asiakirjassa on oltava tulojen ja menojen
hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa henkilöstöön kuuluvan tekemätmerkinnät siitä, että:
— hankinta on vastaanotettu asianmukaisesti, sekä ilmoitetaan vastaan-
ottamiseen liittyvä päivämäärä ja paikka,
— omaisuusluetteloon on tehty merkintä silloin, kun hankinnan merkitse-
mistä omaisuusluetteloon edellytetään,
— laskun kaikki tiedot on tarkastettu,— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunto
on, jos sitä vaaditaan, annettu.
68 artikla
Palvelujen osalta liitetietoja ovat erityisesti palvelun suorittajan laatima lasku
(tai kuitti).
Kyseisessä laskussa (tai kuitissa) on:
— mainittava suoritetun palvelun laatu, tarvittaessa sen yksikköhinta,
kokonaishinta, tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista tai, jos
mahdollista, palveluun liittyvien ja hintaan sisällytettyjen maksujen ja
verojen määrä,
— oltava tulojen ja menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa henkilös-
töön kuuluvan allekirjoittama merkintä ”maksettavaksi”, jolla osoitetaan,
että palvelu on suoritettu moitteettomasti ja laskun (tai kuitin) tiedot ontarkastettu.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 16
69 artikla
1. Tutkimuksia ja selvityksiä koskevien sopimusten osalta liitetietoja ovat:
a) sopimuskappale ja mahdollisien lisäsopimuksen kappale, joka tai jotka
on liitettävä ensimmäiseen maksamista koskevaan valtuutukseen,
b) kaikki asiakirjat, jotka sopijapuolen taloudellisten määräysten perusteella
voivat olla maksun perusteella (sopimuspuolen maksupyyntö, laskut,hallintokomiteoiden ohjeet assosiaatiosopimusten osalta, sekä kaikkimuut asiakirjat, jotka todisteellisesti osoittavat menon). Viimeiseen
maksuun on liitettävä asiakirja, johon tulojen ja menojen hyväksyjä on
merkinnyt todistuksen siitä, että virkatoimi on suoritettu (”sevice tait”).
2. Niiden päätösten osalta, jotka koskevat tuen myöntämistä eri rahastoista
tai vastaavia toimia, liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, joka on liitettävä ensimmäiseen maksamista
koskevaan valtuutukseen,
b) kaikki asiakirjat, jotka perusasetuksen rahoitusta koskevien säännösten
sekä taloudellisen tuen myöntämistä koskevien päätöksien taloudellistenmääräysten perusteella voivat olla maksun perusteena (maksupyyntö,todistus urakan aloittamisesta, raportit urakan edistymisestä sekä muut
vastaavat asiakirjat). Viimeiseen maksuun on liitettävä asiakirja, jossa on
todistus ohjelman tai hankkeen päättymisestä sekä yhteenveto ohjelmantai hankkeen todellisista menoista.
3. Edellä 66 artiklan b kohdan toisessa luetelmakohdassa tarkoitettujen
avustuksien osalta liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, jolla avustus on myönnetty,
b) vastaanottajan vahvistus, jonka mukaan tämä hyväksyy varainhoito-
asetuksen 87 artiklassa tarkoitetut yhteisön tarkastukset sekä, niissä
tapauksissa, joissa se avustuksen suuruuden vuoksi on perusteltua,hankkeen toteuttamista ja vastaanotettujen varojen käyttöä koskevan
kertomuksen esittämisen.
70 artikla
Henkilöstömenojen osalta tositteita ovat:
a) kuukausipalkan osalta:
— täydellinen luettelo henkilöstöstä, jossa yksilöidään kaikki palk-
kaukseen vaikuttavat tekijät. Luettelo liitetään maksumääräykseen;
— lomake (henkilötietolomake), josta ilmenee tarvittaessa jokaisen
palkkaukseen vaikuttavan tekijän muutos. Lomake laaditaan kus-
sakin yksittäistapauksessa tehtyjen päätösten perusteella;
— työhönoton tai nimittämisen ollessa kyseessä liitetään ensimmäisen
palkan vahvistamisen yhteydessä oikeaksi todistettu jäljennös työhönottamista tai nimittämistä koskevasta päätöksestä,
b) muiden palkkojen osalta (tunti- tai päiväpalkalla työskentelevä henkilös-
tö):
— tulojen ja menojen hyväksyjän laatima yhteenveto tyässäolopäivistä
ja -tunneista;
c) ylityökorvausten osalta:
— valtuutetun virkamiehen allekirjoittama yhteenveto, jossa todistetaan
henkilöstöön kuuluvan tekemä ylityön määrä;
d) matkakorvausten osalta:
— toimivaltaisen viranomaisen asianmukaisesti allekirjoittama matka-
määräys,
— ”matkakululaskelma”, josta käy tositteiden avulla ilmi erityisesti
matkan kohde, lähtö- ja paluupäivä ja lähtö- ja paluuaika,
matkakulut, oleskelukulut sekä muut kulut, joihin on asianmukainen
lupa; matkan tekijä sekä esimiesasemassa oleva virkamies, jolla ontarvittava valtuutus, allekirjoittavat laskelman;!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 17
e) muiden henkilöstömenojen osalta:
— asiakirjat, jotka viittaavat siihen päätökseen, johon meno perustuu, ja
joista kaikki laskelmaan vaikuttavat tekijät käyvät ilmi.
71 artikla
Kun kyseessä on useassa erässä suoritettava maksusitoumus, ensimmäiseen
maksumääräykseen on liitettävä oikeaksi todistettu jäljennös taloudellisen
tuen myöntämistä koskevasta sopimuksesta tai päätöksestä. Muissa maksu-määräyksissä on viitattava tähän asiakirjaan ja aiemmin suoritettuun maksuuntai aiemmin suoritettuihin maksuihin.
Tulojen ja menojen hyväksyjän on todistettava viimeistä maksumääräystä
annettaessa, että kyseessä oleva toiminta on päättynyt, jotta kirjanpidossa
voitaisiin toteuttaa vastaavat toimenpiteet ja tarvittaessa poistaa tehty ja
suorittamatta jäänyt maksusitoumus.
Jos on asetettu eräpäivä varainhoitoasetuksen 1 artiklan 7 kohdan mukaisesti,
kirjanpidosta on voitava havaita ja poistaa sellaiset maksusitoumukset, joita eiole lopullisesti suoritettu kuukautta ennen kyseistä päivämäärää. Tulojen ja
menojen hyväksyjien on tällöin tehtävä ehdotus sellaisen maksusitoumuksen
poistamisesta, jota ei ole suoritettu tai, jos 1 artiklan 7 kohdassa tarkoitetutedellytykset täyttyvät, tehtävä ehdotus alkuperäisen maksusitoumuksenmuuttamisesta asianmukaisin perusteluin.
72 artikla
Jos sama asiakirja koskee useampia maksuja, viitataan kaikissa maksumää-
räyksissä alkuperäiskappaleeseen sekä sen maksumääräyksen numeroon,
johon alkuperäiskappale on liitetty.
73 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi muulloin kuin 65-72 artiklassa tarkoite-
tuissa tapauksissa korvata asiakirjan oikeaksi todistetulla jäljennöksellä
silloin, kun alkuperäistä asiakirjaa ei voida esittää; tulojen ja menojenhyväksyjän on selvitettävä syyt, joiden vuoksi alkuperäistä asiakirjaa ei olevoitu esittää, sekä todistettava, että maksua ei ole suoritettu.
XI OSASTO
ENNAKKOJEN MYÖNTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 46 artikla)
74 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi henkilöstösäännöissä tai asetuksessa
tarkoitettujen ennakkojen lisäksi myöntää ennakkoja sellaisia menoja varten,
jotka virkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvan on suoritettava
toimielimensä puolesta. Nämä menot, jotka kuuluvat yleensä henkilös-tömenoihin ja hallinnosta johtuviin menoihin, saattavat aiheutua erityis-tehtävästä tai koskea menoja, jotka ovat todennäköisiä, mutta joiden laatua ja
määrää ei ole määrätty.
75 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa mainitut viranomaiset, jotka vahvistavat
ennakon määrän ja ajan, jonka kuluessa se on käytettävä, tekevät tulojen ja
menojen hyväksyjän ehdotuksesta päätöksen ennakkojen myöntämisestä javirkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvan nimittämisestä sen jälkeen,
kun varainhoidon valvojan on antanut hyväksymismerkinnän ja tilinpitäjän
asiaa koskevan myönteisen lausunnon.
Ennen ennakon maksamista siitä on, sikäli kuin menon laatu on määritetty
riittävästi, tehtävä ehdotus maksusitoumukseksi.
76 artikla
Nimitetty virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva on vastuussa hänen
käyttöönsä annetuista varoista ja hänen on toteutettava kaikki tarpeellisettoimenpiteet varmistaakseen niiden pysymisen tallessa.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 18
Hänen on esitettävä tilinpitäjälle yksityiskohtainen kertomus ennakon
käytöstä ja palautettava mahdollinen ylijäämä kymmenen päivän kuluessasiitä, kun se tarkoitus, jota varten ennakko on myönnetty, toteutuu.
Tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa ennakon kuuden viikon kuluessa
samasta päivämäärästä, jotta ennakkoa myönnettäessä avattu väliaikaistilivoitaisiin sulkea.
XII OSASTO
PANKKI- JA POSTISIIRTOTILIT
(Varainhoitoasetuksen 53 artikla)
77 artikla
Toimielin voi rahaliikenteensä hoitamiseksi avata pankki- ja/tai postisiirtoti-
lejä yhteisön jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa.
78 artikla
Toimielimellä voi myös olla tilejä kunkin jäsenvaltion setelipankissa tai
hyväksytyssä rahoituslaitoksessa.
79 artikla
Toimielin ilmoittaa kaikille niille rahoituslaitoksille, joissa se on avannut tilin,
niiden henkilöstöön kuuluvien nimet ja allekirjoitusnäytteet, jotka se on
valtuuttanut avaamaan ja käyttämään tilejä ja mahdollisen ylärajan kunkin
valtuutetun nostoille.
80 artikla
Jotta tilejä voidaan käyttää, tarvitaa kahden asianmukaisesti valtuutetun
henkilöstöön kuuluvan allekirjoitus, joista toisen on oltava tilinpitäjän,avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan allekirjoitus.
Toimielin nimeää varainhoitoasetuksen 53 artiklan nojalla ne henkilöstöön
kuuluvat, joilla on valtuus allekirjoittaa pankki- tai postisiirtosekit ja pankki-
tai postisiirrot.
Näiden henkilöstöön kuuluvien on tarkistettava, että maksumääräykset ja
pankki- tai postisiirtosekit ja pankki- tai postisiirrot ovat keskenään
yhdenmukaiset, ennen kuin he allekirjoittavat.
81 artikla
Sekillä tai posti- tai pankkisiirrolla on yleensä maksettava:
— virkamiesten ja muuhun henkilöstöön kuuluvien kuukausipalkat,
— sellaiset hankintoihin tai palveluihin liittyvät menot, joiden arvo ylittää
"M14003ecua.
XIII OSASTO
ENNAKKOMAKSUJÄRJESTELMÄT
(Varainhoitoasetuksen 54 artikla)
82 artikla
Ennakkomaksujärjestelmiä voidaan perustaa, kun tiettyjä menoja ei niiden
laadun tai erityisen kiireellisyyden vuoksi voida maksaa sellaisen maksumää-
räyksen perusteella, jonka tulojen ja menojen hyväksyjä on allekirjoittanut ja
jolle varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkinnän. Poiketen siitä,mitä varainhoitoasetuksen 40 ja 51 artiklassa säädetään, ennakoiden hoitajallaon toimivalta vahvistaa menot alustavasti ja maksaa ne, jollei varainhoito-
asetuksen 40, 41, 44, 45, 47 ja 50 artiklan myöhemmästä soveltamisesta
muuta johdu.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 19
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa määritetyt viranomaiset tekevät tulojen ja
menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellusta ehdotuksesta päätöksenennakkomaksujärjestelmien perustamisesta sekä niiden toimintaedellytystenmerkittävästä muuttamisesta tai uudelleenjärjestelystä tilinpitäjän ja varain-
hoidon valvojan annettua asiasta myönteisen lausunnon.
83 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa mainitut viranomaiset nimittävät ennakoi-
den hoitajan tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta tilinpitäjän ja
varainhoidon valvojan annettua asiasta myönteisen lausunnon.
Päätöksessä on oltava viittaus ennakoiden hoitajan vastuuseen.
84 artikla
Edellä 82 ja 83 artiklassa tarkoitetut päätökset toimitetaan tiedoksi tulojen ja
menojen hyväksyjille, varainhoidon valvojalle, tilinpitäjille sekä tilintarkas-tustuomioistuimelle.
85 artikla
1. Ennakkomaksujärjestelmän perustamista koskevassa päätöksessä on
määräykset etenkin seuraavasta:
a) myönnettävien ennakkojen käyttötarkoitus ja enimmäismäärä,
b) avataanko kyseessä olevan toimielimen nimissä tarvittaessa pankkitili
ja/tai postisiirtotili,
c) kunkin sellaisen menon laatu ja enimmäismäärä, joka voidaan maksaa
ilman ennakkoon annettua valtuutusta,
d) liitetietojen esittämistä koskevat määräajat ja yksityiskohtaiset säännöt,
e) ennakon mahdollista täydentämistä koskevat yksityiskohtaiset säännöt,
f) määräaika, jonka kuluessa ennakkomaksujärjestelmän toimet on kirjat-
tava lopullisesti.
2. Maksut voidaan suorittaa vain sellaisten ennakkoon tehtyjen maksusi-
toumusten perusteella, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on allekirjoittanutja joille varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkinnän, sekä
kyseisten maksusitoumusten asettamissa rajoissa.
86 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan toisen kohdan mukaisesti ainoastaan
tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin.
Kuitenkin vastaaviin ennakkomaksujärjestelmiin voidaan suoraan ottaa
erilaiset paikalliset tulot, kuten sellaiset, jotka saadaan:
— tarvikkeiden myynnistä,
— julkaisuista,
— erilaisista korvauksista,
— korkotuloista, jne.,
jolloin niiden vienti suoritetaan varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen asiaa
koskevien säännöksien mukaisesti.
Tilinpitäjä vähentää kyseiset määrät siirtäessään myöhemmin lisää varoja
samoihin ennakkomaksujärjestelmiin.
87 artikla
Kukin ennakoiden hoitaja on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjälle
velkojen maksamisesta kolmansille osapuolille, ja tilinpitäjälle maksujensuorittamisesta.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 20
88 artikla
Ennakoiden hoitajan on tilinpitäjän ohjeiden mukaisesti huolehdittava
käyttöönsä annettujen varojen, maksettujen menojen sekä vastaanotettujentulojen kirjanpidosta.
89 artikla
Ennakoiden hoitajan on toteutettava kaikki tarpeelliset toimenpiteet hänen
käyttöönsä annettujen varojen pysymisen tallessa.
90 artikla
Tilinpitäjän on mahdollisuuksien mukaan lyhyin väliajoin itse tarkastettava tai
hänen on määrättävä avustava tilinpitäjä tai erityisesti tätä tarkoitusta vartenvaltuudet saanut virkamies tarkastamaan ilman ennakkoilmoitusta, yleensäpaikalla, että ennakkomaksukassan hoitajalla on hänelle uskotut varat ja että
kirjanpito on asianmukaisesti hoidettu, sanotun kuitenkaan rajoittamatta
varainhoidon valvojan suorittamia tarkastuksia.
91 artikla
Tilinpitäjä ja varainhoidon valvoja ilmoittavat toisilleen tarkastuksiensa
tuloksista ja antavat niistä tiedon tulojen ja menojen hyväksyjälle.
XIV OSASTO
PERUSTEETTOMASTI MAKSETTUA MÄÄRÄÄ PALAUTETTAESSA
MAKSETTA V A KORKO
(Varainhoitoasetuksen 49 artikla)
92 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan palautettaessa perusteettomasti
maksettua määrä yhteisölle, sanotun kuitenkaan rajoittamatta yhteisöntoimintaperiaatteita koskevissa alakohtaisissa perussäädöksissä mahdollisesti
olevien säännöksien soveltamista.
93 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdassa tarkoitetussa perintämää-
räyksessä on mainittava eräpäivä kunkin perusteettomasti maksetun määränpalauttamiseen liittyvän todetun saatavan osalta.
2. Tilinpitäjä voi yhdessä sen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa, jota
asia koskee, myöntää lisäaikaa ainoastaan velallisen asianmukaisesti perus-tellusta kirjallisesta anomuksesta sillä edellytyksellä, että velallinen sitoutuu
maksamaan 94 artiklassa säädettyä korkoa koko myönnettävältä lisäajalta
alkuperäisestä eräpäivästä alkaen.
3. Kun lisäaikaa myönnetään, tilinpitäjä voi turvatakseen paremmin
yhteisön oikeudet pyytää velallista luovuttamaan takuun, joka kattaa sekä
velan pääoman että sen korot.
94 artikla
1. Kustakin saatavasta, jota ei ole palautettu eräpäivänä, peritään korkoa
seuraavien säännösten mukaisesti:
— ecu-määräisten saatavien osalta: Euroopan raha-asiain yhteistyörahaston
ecu-määräisiin toimiinsa (
1) soveltaman koron mukaisesti, korotettuna
puolellatoista pisteellä,
— kansallisessa valuutassa ilmaistujen saatavien osalta: kyseessä olevaan
sopimukseen sovellettavan pankkien välisen kolmikuukautisen myynti-
koron mukaisesti, korotettuna puolellatoista prosentilla.
2. Sovellettava korko on sinä kuukautena voimassa oleva korko, jona
eräpäivä on.!B
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava korko.1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 21
3. Korkojen määrä lasketaan maksumääräyksessä vahvistetusta eräpäivästä
alkaen siihen päivään, jona velka maksetaan kokonaisuudessaan takaisin.
95 artikla
Tilinpitäjä voi sopimalla varainhoidon valvojan kanssa luopua korkojen
perimisestä, kun kyseessä oleva taloudellinen vaikutus on joko kyseessä
olevan määrän tai viivästyksen keston vuoksi toimenpiteen aiheuttamiinhallinnollisiin kuluihin verrattuna hyvin vähäpätöinen.
96 artikla
Kaikki osamaksut lasketaan ensin 94 artiklan säännösten mukaisesti
määritetyistä viivästyskoroista ja sen jälkeen velan pääomasta.
XV OSASTO
KILPAILUKUTSUMENETTEL YT
(Hintakilpailu ja tarjouspyyntö)
(Varainhoitoasetuksen 57 artikla)
97 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan rajoittamatta 126-129 artiklan
säännöksien soveltamista.
98 artikla
Kilpailukutsut esitetään mahdollisuuksien mukaan standardilomakkeen tai
standarditekstin muodossa.
99 artikla
Tarjouspyynnöissä on erityisesti tiedot:
a) tarjousten toimittamista ja niiden esittämistä koskevista yksityiskohtai-
sista määräyksistä, erityisesti siitä, vaaditaanko mahdollisesti standardoi-dun vastauslomakkeen täyttämistä,
b) erioikeuksia ja vapauksia koskevan pöytäkirjan soveltamisesta sekä
viittaukset kyseessä olevaan sopimukseen soveltuviin yleisiin ehtoihin(hankinnat, urakat, palvelut vai julkaisut), ja tarvittaessa viittauksetsopimusta koskevat erityisehdot sisältävään asiakirjaan,
c) lausekkeesta, jonka mukaan tarjouksen tekeminen merkitsee kyseiseen
sopimukseen soveltuvien yleisten ehtojen hyväksymistä,
d) tarkastuksia koskevista ehdoista, jotka on paikalla tehtävien tarkastusten
osalta täsmennettävä yksityiskohtaisesti,
e) määräajasta, jona tarjous on voimassa ja tarjoajan on säilytettävä
tarjouksensa ehdot muuttamattomina,
f) sopimusehtojen rikkomisesta johtuvista seuraamuksista,g) tiedoista, joiden on 65-73 artiklan säännösten mukaisesti käytävä ilmi
laskuista (tai niihin liittyvistä asiakirjoista),
h) yhteydenottojen kieltämisestä toimielimen ja tarjoajan välillä seuraavia
poikkeustapauksia lukuun ottamatta:
1. ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä:
— tarjoajien aloitteesta:
tarjoajille voidaan toimittaa tiedoksi sellaisia lisätietoja, joiden
tarkoituksena on ainoastaan selventää tarjouspyynnön laatua,
— toimielimen aloitteesta:
jos toimielimen yksiköt havaitsevat tarjouspyyntöä koskevassa
tekstissä virheen, epätäsmällisyyden tai puutteen, tai että
kyseinen teksti on muuten sisällöltään vaillinainen, he voivat
ilmoittaa siitä niille, joita asia koskee, tarjouspyynnön esittämis-tä koskevia ehtoja täysin vastaavien ehtojen mukaisesti,!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 22
2. tarjousten avaamisen jälkeen ja toimielimen yksiköiden aloitteesta:
— toimielin voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjous antaa aihetta
selvennysten pyytämiseen tai jos tarjoustekstissä olevia ilmeisiä
asiavirheitä on korjattava.
100 artikla
Kaikissa tapauksissa, joissa on otettu yhteyttä 99 artiklan h kohdassa
tarkoitettuissa tilanteissa, laaditaan ”merkintä asiakirjoihin” ja yhteys taiyhteydet mainitaan kertomuksessa, joka saatetaan myöhemmin hankintoja jasopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean käsiteltäväksi.
101 artikla
Tarjouspyyntöön liitetään suunniteltuun sopimukseen soveltuvat yleiset ehdot
sisältävä asiakirja. Myös asiakirja, joka sisältää sopimusta koskevaterityisehdot, liitetään tarvittaessa mukaan.
102 artikla
Määräaika, jonka kuluessa tarjoukset on esitettävä, vahvistetaan sopimuksen
laadun mukaan sen perusteella, paljonko aikaa tarjouspyyntöön vastaaminen
vaatii.
103 artikla
Pyynnöt toimitetaan tarjoajien valinnan mukaan:
— postitse
tarjouspyynnössä on tällöin täsmennettävä, että lähetyspäivänä pidetään
sitä päivää, jonka postileima lähetyksessä on. Postilähetykset on
kirjattava,
— toimittamalla ne toimielimen yksikköihin suoraan tai tarjoajan valtuu-
tetun kautta, mukaan lukien yksityiset postinkuljetusliikkeet,
tarjouspyynnössä on tällöin ilmoitettava päivä ja aika, johon mennessä
kirjekuoret on jätettävä toimielimeen ja täsmennettävä yksikkö, johon ne
on jätettävä allekirjoitettua ja päivättyä kuittia vastaan.
Päivämäärä on kummassakin tapauksessa sama.
Tarjouspyynnössä on luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ja ongelmien
välttämiseksi oltava seuraava maininta:
”Lähetys on toimitettava kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molem-
mat kirjekuoret on suljettava ja sisemmässä kirjekuoressa on oltavatarjouspyynnössä ilmoitetut tiedot tarjouksen vastaanottavasta yksiköstä
sekä lisäksi merkintä ”tarjouspyyntö — ei avattava kirjaamossa”.
Itseliimautuvia kirjekuoria käytettäessä ne on suljettava liimautuvallanauhalla, jonka päälle lähettäjän on kirjoitettava nimensä.”
104 artikla
Kaikki tarjoukset on avattava.
Tarjoukset avaa tätä tarkoitusta varten nimitetty lautakunta. Varainhoidon
valvojalle on ilmoitettava tarjousten avaamisesta. Varainhoidon valvoja taihänen edustajansa voivat olla läsnä tarkkailijoina, jos varainhoidon valvoja
pitää sitä aiheellisena.
Sellaisia tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä esitettyjä erityis-
vaatimuksia, ei oteta huomioon.
Lautakunnan jäsenien on merkittävä nimikirjaimensa kunkin tarjouksen
jokaiselle sivulle ja laadittava pöytäkirja vastaanotettujen tarjousten avaa-misesta, eritellen erikseen tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnössä esitettyjenerityisvaatimusten mukaisia ja tarjoukset, jotka eivät ole kyseisten vaa-
timusten mukaisia, sekä perustellen jälkimmäisten tarjousten hylkääminen.
105 artikla
Kaikille tarjoajille ilmoitetaan, mihin ratkaisuun heidän tarjouksensa perus-
teella on päädytty.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 23
XVI OSASTO
ERI ENIMMÄIS- JA VÄHIMMÄISMÄÄRIEN V AHVISTAMINEN
SOPIMUSTEN YHTEYDESSÄ
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
106 artikla
Enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan solmia suoraan varain-
hoitoasetuksen 58 artiklan a kohdan perusteella vahvistetaan "M113 200
3ecua.
107 artikla
Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä hankintoja ja sopimuksia käsittelevällä
neuvoa-antavalla komitealla on varainhoitoasetuksen 60 artiklan mukainen
toimivalta, vahvistetaan "M146 000 3ecua.
108 artikla
Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä varainhoitoasetuksen 62 artiklassa
tarkoitettu vakuus on pakollinen, vahvistetaan "M1329 000 3ecua.
109 artikla
Enimmäismääriksi, joihin saakka sopimus katsotaan varainhoitoasetuksen 63
artiklan perusteella solmituksi ainoastaan laskun tai kuitin perusteella,
vahvistetaan
—"M11 0003ecua toimielimen väliaikaisissa työpaikoissa makset-
tavien menojen osalta,
—"M12 6003 ecua muualla kuin toimielimen väliaikaisissa työ-
paikoissa maksettavien menojen osalta.
110 artikla
Tutkimusmäärärahoihin ja teknologiseen kehittämiseen osoitettuihin mää-
rärahoihin liittyviä sopimuksia kosk evat enimmäismäärät vahvistetaan
varainhoitoasetuksen 97 artiklan mukaisesti seuraavasti:
— enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan solmia suoraan,
vahvistetaan "M198 700 3ecua tieteellisten ja teknisten tarvikkei-
den sekä urakoiden osalta,
— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean toimi-
vallan rajan muodostaviksi määriksi määritetään:
a) tieteellisten ja teknisten sopimusten osalta "M1460 600 3ecua,
b) sellaisten hankinta- ja tarvikesopimusten osalta, jotka eivät ole
luonteeltaan tieteellisiä ja teknisiä, "M198 700 3ecua,
c) sellaisten hankinta- ja tarvikesopimusten osalta, jotka eivät ole
luonteeltaan tieteellisiä ja teknisiä ja joihin sovelletaan varainhoito-
asetuksen 58 artiklan c, d ja e kohtaa, "M132 900 3ecua.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 24
XVII OSASTO
HANKINTOJA JA SOPIMUKSIA KÄSITTELEVÄN NEUVOA-ANTA-
V AN KOMITEAN (CCAM) TEHTÄVÄT
(Varainhoitoasetuksen 60 ja 97 artikla)
Ij a k s o
Yleiset säännökset
111 artikla
Varainhoitoasetuksen 60, 61 ja 97 artiklassa vahvistettujen edellytysten
mukaisesti hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
lausuntoa pyydetään:
a) kaikista urakka-, hankinta- tai palvelusopimuksia koskevista hankkeista,
mukaan lukien selvitykset, joiden arvo ylittää tämän asetuksen 107 ja 110artiklassa mainitun määrän, sekä kiinteän omaisuuden hankkimistakoskevista hankkeista niiden arvosta riippumatta,
b) edellä a kohdassa tarkoitettuihin sopimuksiin liittyviä lisäsopimuksia
koskevista hankkeista aina, kun kyseessä ovat olennaiset muutokset,
erityisesti kun kyseisillä lisäsopimuksilla muutetaan alkuperäisen sopi-
muksen arvoa,
c) lisäsopimuksia koskevista hankkeista, joilla korotetaan jo tehdyn
sopimuksen kokonaisarvoa, joka alunperin on ollut a kohdassa tarkoitet-tuja enimmäismääriä alhaisempi, siten että nämä enimmäismäärät
ylittyvät,
d) kilpailukutsuun liittyvistä standardilomakkeista ja standarditeksteistä
sekä hankkeista, joissa aiotaan poiketa huomattavasti näistä standardi-
teksteistä,
e) sellaisista kilpailukutsuja koskevista hankkeista, jotka ovat erityisen
tärkeitä tai erityislaatuisia,
f) sopimuksia tehtäessä tai toteutettaessa ilmenneistä kysymyksistä (tilaus-
ten peruutus, viivästyssakoista vapauttamista koskevat pyynnöt, poik-keukset urakka-asiakirjojen määräyksistä ja yleisistä ehdoista jne.), kun
tällainen kysymys on niin merkittävä, että on perusteltua pyytää
lausuntoa,
g) sopimushankkeista, joiden arvo on alhaisempi kuin a kohdassa vahvis-
tettu määrä, silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä taihankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean jäsen sitäpyytää katsoessaan, että kyseisiin sopimuksiin liittyy periaatteellisia
kysymyksiä tai että ne ovat erityislaatuisia.
112 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antaa:
a) suosituksia yhteisön alueella tai sen ulkopuolella tehtävissä hankinnoissa
noudatettavista yleisistä toimintaperiaatteista ja tekee tai teettää tarvit-
taessa näitä koskevia tutkimuksia ja selvityksiä,
b) suosituksia hankintoja ja sopimuksia koskevien yleisten määräysten
vahvistamisesta.
113 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle lausun-
non antamista varten toimitettaviin asiakirjoihin liitetään asiasta vastuussaolevan virkamiehen tai tulojen ja menojen hyväksyjän määräämän varamiehenlaatima ja esittämä kertomus.
Kertomuksessa on oltava erityisesti:a) tekninen ja taloudellinen arvio kustakin tarjouksesta, mukaan lukien
vertailutaulukko yksikköhinnoista,
b) perusteet suostumukselle valita tietty tarjoaja.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 25
114 artikla
Kustakin tapauksesta annetaan hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-
antavan komitean puheenjohtajan allekirjoittama lausunto. Lausunto toimite-
taan tiedoksi niille yksiköille, joita asia koskee.
115 artikla
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea vahvistaa
työjärjestyksensä. Se toimitetaan kirjallisena tiedoksi sille toimielimelle, jota
asia koskee, muiden toimielinten hankintoja ja sopimuksia käsittelevilleneuvoa-antaville komiteoille sekä tilintarkastustuomioistuimelle.
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea valvoo
omalta osaltaan, että 126 artiklassa tarkoitettuja neuvoston direktiivejäsovelletaan asianmukaisesti.
II jakso
Yhteistä tutkimuskeskusta koskevat erityissäännökset
116 artikla
Komissio voi, kyseisen alan erityisvaatimusten vuoksi, antaa aiheellisia
sisäisiä määräyksiä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavankomitean kokoonpanosta ja toiminnasta yhteisen tutkimuskeskuksen toimin-
nan osalta.
Kyseiset sisäiset määräykset laaditaan varainhoidon valvojan kuulemisen
jälkeen ja ne toimitetaan tiedoksi Euroopan parlamentille ja tilintarkas-
tustuomioistuimelle.
III jakso
Toimielinten (
1)yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-
antava komitea (CCAMI)
117 artikla
Yhteisön toimielinten hallintopäälliköiden kollegio voi toteuttaa tarvittavat
toimenpiteet sellaisen toimielinten yhteisen hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean asettamiseksi, jonka tavoitteena ontehostaa moitteettoman varainhoidon vaatimusten mukaisesti toimielintenvälistä yhteistyötä siltä osin, kun kyseessä ovat tiettyjen hankintasopimusten
ja muiden sopimusten tekeminen yhdessä osana luonteeltaan toimielimien
keskenäisen toiminnan rahoitukseen liittyvien määrärahojen hoitoa.
118 artikla
Toimielinten yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevällä neuvoa-anta-
valla komitealla on erityisesti seuraavat tehtävät:
a) se antaa lausunnon, kun kaikki tai useammat toimielimet päättävät tehdä
yhdessä ryhmitetysti sopimuksia 117 artiklassa täsmennetyillä aloillaniiden rahoituksellisten etujen vuoksi, jotka tällainen menettely voi taata.
Annettava lausunto käsittelee noudatetun menettelyn asianmukaisuutta,
tarjoajan valintaa ja, yleensä, sopimuksen tekemiselle asetettuja edelly-
tyksiä, ottaen huomioon kaikkien toimielimien edut.
Tässä tapauksessa asiaa ei enää saateta kunkin toimielimen hankintoja ja
sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean käsiteltäväksi, vaan
annettu lausunto annetaan niille tiedoksi;
b) erityisesti yhden tai useamman hallintopäällikön tai yhden tai useamman
hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean pyyn-nöstä toimielinten yhteistä hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee ja antaa suosituksia kaikista sellaisista, 117
artiklassa täsmennetyillä aloilla tehtäviin sopimuksiin liittyvistä, kysy-
myksistä, jotka ovat omiaan koskettamaan kaikkien toimielinten etua taijoilla saattaa olla vaikutuksia toimielimien välisiin suhteisiin.!B
(1) Ilmaisu ”toimielin” on tulkittava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 5 kohdan sää-
nnöksen mukaisesti.1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 26
Tällaisessa tapauksessa toimielinten yhteinen hankintoja ja sopimuksia
käsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee esitettyä kysymystä jatekee aiheelliseksi katsomansa ehdotukset.
119 artikla
Toimielinten yhteiseen hankintoja ja sopimuksia käsittelevään neuvoa-anta-
vaan komiteaan kuuluu kaksi edustajaa kustakin toimielimestä; heidät onmahdollisuuksien mukaan nimetty kyseisen toimielimen hankintoja jasopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean jäsenten keskuudesta,
ottaen huomioon, että toimielimien välisen sopimuksen mukaisesti yhteiseen
komiteaan on vastaavien hallinnosta vastaavien yksiköiden edustajien lisäksikuuluttava:
— yksi oikeudellisista kysymyksistä vastaavien yksiköiden edustaja,— yksi raha-asioista vastaavan yksikön edustaja,— tarkkailijana yksi varainhoidon valvojan edustaja.Toimielimien keskenäisessä sopimuksessa voidaan sopia näiden kolmen
hallinnonalan edustajien vuorottelujärjestelmästä.
Kukin toimielin toimii vuorollaan kahden vuoden ajan toimielinten yhteisen
hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean puheenjoh-tajalla.
Komissio toimii toimielinten yhteisen hankintoja ja sopimuksia käsittelevän
neuvoa-antavan komitean sihteeristönä.
120 artikla
Menettelyihin sovelletaan 113 ja 114 artiklan säännöksiä.
121 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea vahvistaa
työjärjestyksensä. Se toimitetaan tiedoksi jokaiselle toimielimelle.
XVIII OSASTO
TAKAUKSET JA SOPIMUSTEN TÄYTÄNTÖÖNP ANON V AKUU-
DEKSI ENNAKKOON ANNETTA V A V AKUUS
(Varainhoitoasetuksen 62 artikla)
122 artikla
Kun hankkijoilta, yrittäjiltä tai palveluiden tarjoajilta vaaditaan, että he
antavat sopimuksen täytäntöönpanosta ennakkoon vakuuden, vakuuden onkatettava takuuajan lisäksi aika, joka tarvitaan vakuuden johdosta tarpeellisten
toimenpiteiden toteuttamiseksi. Vakuus on pääsääntöisesti maksettava toi-
mielimelle siinä valuutassa, jota käytetään hankintojen tai urakoidenmaksamiseen.
123 artikla
Vakuuden sijasta voidaan antaa toimielimen tilinpitäjän hyväksymä kolman-
nen osapuolen omavelkainen takaus. Takaus määritetään siinä valuutassa, jotasopimuksen mukaan käytetään maksamiseen ja sitä koskevat samat säännötkuin 122 artiklassa tarkoitettua vakuutta.
124 artikla
Vakuuden maksamista edellyttävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi an-
nettavassa ensimmäisessä maksamista koskevassa valtuutuksessa täydenne-tään tavanomaisia tositteita liittämällä niihin tilinpitäjän oikeaksi todistama
jäljennös kuitista, joka on annettu, kun vakuus on maksettu, tai tilinpitäjän
oikeaksi todistama jäljennös takauksen antaneen laitoksen tai kolmannenosapuolen ilmoituksesta.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 27
125 artikla
Vakuudet palautetaan tai, jos niiden sijasta on annettu 123 artiklassa
tarkoitettuja takauksia, takaajat vapautetaan takauksistaan sopimusta kos-kevissa säännöksissä olevien edellytysten mukaisesti, lukuun ottamatta
varainhoitoasetuksen 62 artiklan neljännessä kohdassa tarkoitettuja tapauksia,
joissa sopimusta ei panna täytäntöön tai sen täytäntöönpano viivästyy.
XIX OSASTO
SÄÄNNÖKSET SIITÄ, MITEN TOIMIELINTEN ON SOVELLETTA V A
NEUVOSTON ANTAMIA JULKISIA URAKOITA, HANKINTOJA JA
PAL VELUJA KOSKEVIA DIREKTIIVEJÄ
(Varainhoitoasetuksen 64 artikla)
126 artikla
Toimielimet soveltavat sopimuksia tehdessään neuvoston antamia julkisia
urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia direktiivejä, kun kyseistensopimusten määrä vastaa direktiiveissä vahvistettuja vähimmäismääriä tai
ylittää ne.
127 artikla
Ilmaisuja ”urakkasopimus”, ”hankintasopimus” ja ”palvelusopimus” tulkitaan
126 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä olevien määritelmien mukaisesti.
128 artikla
Toimielimiä — siinä määrin kuin sopimukset rahoitetaan määrärahoin, jotka
on yleisessä talousarviossa otettu kyseisen toimielimen omaan pääluokkaan
— pidetään sellaisina ”hankintaviranomaisina”, joita tarkoitetaan 126artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä.
129 artikla
Tehdessään julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia sopimuksia
toimielimien on noudatettava asianomaisten direktiivien, säännöksiä, erityi-
sesti siltä osin kun kyseessä ovat:
— ilmoituksia koskevat säännöt,
— teknisiä eritelmiä koskevat yhteiset säännöt,
— osallistumista koskevat yhteiset säännöt,
— laadullista valikointia koskevat edellytykset,
— sopimusten tekemistä koskevat edellytykset.
XX OSASTO
OMAISUUSLUETTELOON OTETTA V AN IRTAIMEN OMAISUUDEN
VÄHIMMÄISARVON V AHVISTAMINEN
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
130 artikla
Omaisuusluetteloon otetaan kaikki sellainen irtain omaisuus, jonka:
— ostoarvo on vähintään
"M14003ecua tai enemmän,
— käyttöaika on vähintään yksi vuosi [kaksi vuotta sellaisen irtaimen
omaisuuden osalta, joka on laadultaan tieteellistä ja teknistä (1)] ja joka
— ei ole kulutustavara.!B
(1) Määritetty yhteisen tutkimuskeskuksen osalta julkaisussa Recueil des instructions
relatives aux inventaires (doc. 13.131/XV/68-F) sekä Nomenclatures des matériels
— canevas général (doc. 2168/IX/1972-F ja täydennykset).1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 28
Omaisuusluetteloon tehdyissä merkinnöissä, joihin olennaisena osana kuu-
luvat vastaanottotodistukset, on oltava asianmukainen kuvaus kustakinhankitusta tavarasta ja täsmennettävä kunkin tavaran sijoituspaikka, päivä,jona se on hankittu, sekä sen yksikköhinta.
Vastaanottotodistuksia pidetään asianmukaisina kuvauksina.
131 artikla
Toimielimet varmistavat omaisuusluetteloita tarkastaessaan, että kukin tavara
on olemassa ja että se on omaisuusluetteloon tehtyjen merkintöjen mukainen.
Tarkastus tehdään osana kolmivuotista tarkastusohjelmaa.
XXI OSASTO
ILMOITUKSET IRTAIMEN OMAISUUDEN MYYNNISTÄ
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
132 artikla
1. Irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan:
a) aiheellisin paikallisin tavoin, kun yksikkökohtainen ostohinta on
vähintään
"M17 7003ecua. Viimeisen ilmoituksen julkaisemis-
päivän ja myyntisopimuksen solmimisen välisen ajan on oltava vähintäänneljätoista päivää;
b) julkaisemalla myynti-ilmoitus Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ,
kun yksikkökohtainen ostohinta on vähintään
"M1372 900 3ecua.
Lisäksi jäsenvaltioiden lehdistössä voidaan julkaista aiheellisissa ilmoi-
tuksia. Sen päivän, jona ilmoitus on julkaistu Euroopan yhteisöjen
virallisessa lehdessä , ja myyntisopimuksen solmimisen välisen ajan on
oltava vähintään kuukausi.
2. Ilmoittamisesta voidaan luopua, jos siitä ei sen aiheuttamien kustannusten
vuoksi ole erityistä etua.
3. Toimielinten on aina pyrittävä saamaan paras hinta irtaimen omaisuuden
myynnistä.
XXII OSASTO
KIRJANPITOKAA V AN LAATIMINEN JA TOIMINTA
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
133 artikla
Kirjanpitokaavan laatiminen
Kirjanpitokaavaan kuuluu kaksi erillistä, mutta kuitenkin yhteensovitettua
osaa, joiden avulla voidaan hoitaa:
— talousarvion kirjanpito,— yleinen kirjanpito.
134 artikla
Talousarvion kirjanpito
1. Talousarvion kirjanpitoon merkitään kunkin talousarvion alajaottelun
osalta:
a) menojen osalta:
— alkuperäisessä talousarviossa vahvistetut määrärahat, täydentäviin
ja/tai korjaaviin lisätalousarvioihin otetut määrärahat, kolmansienosapuolien osallistumisen seurauksena avatut määrärahat, määrära-
hojen siirrot talousarvion osasta toiseen sekä näin ollen käytettävissä
olevien määrärahojen kokonaismäärä. Maksusitoumusmäärärahat jamaksumäärärahat merkitään erikseen ja niitä seurataan erikseen,!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 29
— varainhoitovuoden aikana tehdyt maksusitoumukset ja suoritetut
maksut;
b) tulojen osalta:
— alkuperäiseen talousarvioon otetut ennakkoarviot, täydentäviin ja/tai
korjaaviin lisätalousarvioihin otetut ennakkoarviot, kolmansienosapuolien osallistumisesta saatavat tulot ja näin ollen tehtyjen
ennakkoarvioiden kokonaismäärä,
— varainhoitovuoden todetut ja perityt saatavat;
c) uudelleen sellaiset maksusitoumukset, joita ei ole maksettu, ja sellaiset
tulojen, joita ei ole peritty aiempina varainhoitovuosina.
Talousarvion kirjanpitoon merkitään myös Euroopan maatalouden ohjaus- ja
tukirahaston (EMOTR) tukiosastoa koskevat kaikenkattavat alustavat maksu-
sitoumukset sekä vastaavat, ennakkoina suoritetut maksut.
Kyseiset maksusitoumukset esitetään suhteessa EMOTR:n tukiosaston
kokonaismäärärahoihin.
2. Erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin seurata erikseen
— edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttöä,
— uudelleen käyttöön otettuja määrärahoja,
— niiden maksusitoumusten vahvistamista, joita ei ole vielä vahvistettu.
Tulojen osalta erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin erikseen seurata niitä
saatavia, joita ei ole vielä peritty aiempina varainhoitovuosina.
3. Tavoitekohtaisten tulosten määrittämiseksi tilit voivat olla yksityis-
kohtaisia.
4. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-järjes-
telmää.
135 artikla
Yleinen kirjanpito
1. Yleisestä kirjanpidosta käyvät ilmi toimielimen varat ja velat.
2. Yleisessä kirjanpidossa käytettävä kirjanpitokaava laaditaan kymmenjär-
jestelmäluokittelun mukaisesti.
3. Kirjanpitokaavassa on seuraavat luokat:
— luokka 1: pysyvän pääoman tilit,
— luokka 2: käyttöomaisuustilit,
— luokka 3: varastotilit,
— luokka 4: sekalaiset saamis- ja velkatilit,
— luokka 5: rahoitustilit,
— luokka 6: kulutilit,
— luokka 7: tuottotilit,
— luokka 8: erityistilit.
4. Kussakin luokassa on kaksinumeroisia ryhmiä, jotka jaetaan (kolminu-
meroisiin) alaryhmiin. Viisi- tai kuusinumeroisia tilejä, jotka jakavat edelleennämä alaryhmät, voidaan luoda toimielimen tarpeiden mukaan.
5. Luokkaan 4 ”sekalaiset saamis”ja velkatilit” merkitään kaikki kolmansia
osapuolia koskevat toimenpiteet sekä tasauksia koskevat kirjaukset.
Luokkaan 4 kuuluvat erityisesti järjestelytilit, joille otetaan varainhoito-
asetuksen 7 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut palautetuista ennakoista saaduttulot, sekä järjestelytilit, joilta voidaan seurata varainhoitoasetuksen 27artiklan 2 kohdassa tarkoitettua varojen uudelleenkäyttöä.
6. Luokkaan 5 ”rahoitustilit” merkitään arvopapereita koskevat liiketoimet,
kassa-, pankki- ja postisiirtotilitapahtumat, sekä avustavien tilinpitäjien ja
ennakoiden hoitajien toteuttamat toimenpiteet. Kullekin pankki- ja pos-
tisiirtotilille sekä kullekin kassalle ja ennakkojärjestelmälle avataan erillinentili.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 30
7. Luokkaan 6 ”kulutilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon otettujen
menojen bruttomäärä.
Avataan erillisiä tilejä menoille, jotka koskevat:
— kuluvan varainhoitovuoden määrärahoja,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta varain-
hoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta varain-
hoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta varain-
hoitoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka liittyvät varainhoitoasetuksen 4 artiklan 2 kohdan
mukaisesti kolmansien osapuolien osallistumismaksuihin.
8. Luokkaan 7 ”tuottotilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon otettujen
perittyjen saatavien määrä.
Avataan erillisiä tilejä perityille saataville, jotka ovat peräisin:
— kuluvan varainhoitovuoden aikana todetuista saatavista,
— sellaisista aiempina varainhoitovuosina todetuista saatavista, joita ei ole
vielä peritty.
9. Luokasta 9 ”erityistilit” ilmenee varainhoitovuoden päättyessä tilin-
päätökseen liittyvät toimenpiteet.
10. Kunkin toimielimen tilinpitäjä laatii edellä vahvistettujen suuntaviivojen
mukaisesti yksityiskohtaisen kirjanpitokaavan, sanotun kuitenkaan rajoitta-
matta 21 artiklan soveltamista. Tilinpitäjä avaa ryhmiä, alaryhmiä ja tilejä
hallintonsa erityistarpeiden mukaisesti, täsmentäen aina mainittujen tilienkäyttötarkoituksen ja niihin liittyvää toimintaa koskevat ehdot.
136 artikla
Yleisen kirjanpidon toiminta
1. Yleinen kirjanpito pidetään kalenterivuosittain kahdenkertaista kirjanpi-
tomenetelmää noudattaen.
2. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-järjes-
telmää.
3. Kirjanpidosta on voitava laatia sellainen yleinen tilitase, eli sellainen ote
kaikista toimielimen varoja ja velkoja koskevista tileistä, mukaan lukientasoitetut tilit, jossa on kunkin osalta:
— tilin numero,
— kuvaus,
— vastaavien kokonaismäärä,
— vastattavien kokonaismäärä,
— saldo.
4. Kirjanpito on hoidettava siten, että siitä voidaan saada yksityiskohtainen
selvitys toteutetuista toimenpiteistä ja saldoista. Rahoitusta koskevat
yhteenvedot laaditaan siten, että niistä käyvät oikealla tavalla ja asianmukaista
jaottelua noudattaen toimielimen vastaaviin ja vastattaviin vaikuttavatolennaiset tekijät. Perittävät tulot merkitään vastattavissa ennakkomaksuihin
ja siirtosaamisiin ja vastaavat saatavat merkitään vastaavissa otsakkeen
”erilaiset velalliset” tai muiden tarkoituksenmukaisten otsakkeiden alle.Sellaiset varainhoitovuoden menot, joita ei ole vielä kirjattu tulostilillemerkitään vastaavissa ennakkomaksuihin ja siirtosaamisiin otsakkeen ”kir-
jattavat menot” alle. Tulostilin on käsitettävä kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen,
jotta yhdenmukaisuus taseen kanssa voitaisiin vahvistaa.
Kunkin tilin saldoa on määräajoin verrattava tositteisiin tai muihin todisteisiin
sekä erityisesti:
— edellä 130 artiklassa tarkoitettuihin tileihin kiinteästä omaisuudesta,
— pankki- ja postisiirtotileille talletettuihin varoihin käyttäen rahoitus-
laitosten kuukausittain toimittamia tiliotteita,!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 31
— käteiskassaan käyttäen kassakirjaa,
— ennakkomaksujärjestelmiin ja muihin 74 artiklassa tarkoitettuihin
ennakoihin tarkastamalla, miten ennakkomaksujärjestelmien toimintaa,
ennakoiden myöntämistä sekä kirjanpitosääntöjä koskevia ehtoja nouda-
tetaan,
— luokkien 6 ja 7 kulu- ja tuottotileihin, joita verrataan kuukausittain
talousarvion kirjanpidon vastaaviin kokonaismääriin.
5. Toimielinten välisistä tileistä sovitaan kuukausittain ja ne tarkastetaan ja
hyväksytään määräajoin.
6. Väliaikaistilit tarkastetaan määräajoin seuraavasti:
— keskeneräiset perinnät: tilinpitäjä ilmoittaa tulojen ja menojen hyväksy-
jälle tulot, joita ei ole peritty, ja niiden perimiseksi toteutetuttoimenpiteet,
— keskeneräiset maksut: tilinpitäjä tekee tulojen ja menojen hyväksyjälle
ilmoituksen syistä siihen, että maksuja ei ole suoritettu määräajassa, sekäkyseessä olevista määristä,
— siirrettävät varat: viittaamalla henkilöstön palkkausta koskeviin koonti-
luetteloihin tai muihin vastaaviin yhteenvetoihin,
— muut väliaikaistilit: tilitettävistä saldoista tehdyn selvityksen avulla ja
ilmoittamalla tulojen ja menojen hyväksyjälle kaikki toimenpiteet, joita
ei ole tarkastettu ja hyväksytty vuosittain määritettävien määräaikojenkuluessa.
Väliaikaistilit tarkastetaan ja hyväksytään mahdollisimman nopeasti ja
viimeistään varainhoitoasetuksen 71 artiklassa tarkoitetussa määräajassa.
7. Varainhoitoasetuksen 27 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tulojen
uudelleen käyttämistä koskevia toimenpiteitä on mahdollista seurata ja
varainhoitoasetuksen 78 artiklan 1 ja 3 kohdassa tarkoitettu yhteenveto on
mahdollista laatia varojen uudelleen käyttämiseen tarkoitetuilla järjestelyti-leillä.
8. Rahoitustilit (pankki- tai postisiirtotilit) pidetään kansallisissa valuutoissa
ja ecuissa.
Kansallisena valuuttana ilmaistun määrän muuttaminen ecuiksi tehdään 1
artiklan mukaisesti vahvistettujen kurssien perusteella. Valuuttamääräisten ja
ecu-määräisten tilien ecu-määräisten saldojen arvo määritetään uudelleenkuukausittain.
9. Yhteisen tutkimuskeskuksen kirjanpito sisällytetään komission yleiseen
kirjanpitoon.
10. Lukuun ottamatta tapauksia, joissa asetuksessa säädetään toisin, kaikki
rahoitusta koskevat yhteenvedot esitetään kirjanpidon periaatteiden mukai-
sesti, joihin kuuluvat erityisesti ne periaatteet, joista säädetään neuvoston
direktiiveissä. Näiden periaatteiden soveltamista koskevat yksityiskohtaisetkäytännön säännöt, jotka saatetaan määräajoin ajan tasalle, annetaan 21
artiklan säännösten mukaisesti.
XXIII OSASTO
TUTKIMUSMÄÄRÄRAHOIHIN JA TEKNOLOGISEEN KEHITTÄ-
MISEEN OSOITETTUIHIN MÄÄRÄRAHOIHIN SOVELLETTA VIA
SÄÄNNÖKSIÄ
(Varainhoitoasetuksen 94 ja 96 artikla)
137 artikla
Yhteisen tutkimuskeskuksen toiminnan alalle laaditaan talousarvion tueksi
viitetaulukko, josta ilmenee menojen käyttötarkoituksen — tutkimustavoitteet
ja muu toiminta — ja käytettyjen täytäntöönpanomenetelmien laadun välinen
vastaavuus:
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat ja henkilöstö, jota henkilös-
tösäännöt eivät koske,
— hallinnollinen ja tekninen infrastruktuuri,!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 32
— tieteellinen ja tekninen tukirakenne,
— suorat toimintamäärärahat.
Yhteinen tutkimuskeskus pitää hallinnon tarpeiden osalta kullakin sen
toimivaltaan kuuluvalla toiminnan alalla, mukaan lukien kolmansille
osapuolille suoritettaviin palveluihin liittyvät työt ja komission yksiköille
annettavat tukipalvelut, aiheellista kirjanpitoa, joka takaa todellisten kulujenseurannan vastaavuustaulukkoon merkittyjen tietojen perusteella
138 artikla
Välilliseen toimintaan liittyvän toiminnan alalle talousarvion tueksi laaditaan
taulukko, josta käy ilmi menojen käyttötarkoituksen — tutkimustavoitteet ja
muu toi minta — ja laadun välinen vastaavuus seuraavan jaottelun mukaisesti:
— interventiot,
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt eivät koske (
1),
— toiminta,— infrastruktuuri,
— tiedotus ja julkaisut,
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat (
1).
Kirjanpidossa toteutetaan aiheelliset toimenpiteet, jotta talousarvion toteut-
tamisen seuranta taattaisiin kunkin tutkimustavoitteen osalta, ottaen huo-mioon vastaavuustaulukkoon merkityt tiedot.
139 artikla
1. Komissio ottaa vastaan ennakkoja sellaiseen toimintaansa liittyen, jota se
toteuttaa kolmansien osapuolien lukuun. Ennakolla on tarkoitus rahoittaa
toisaalta henkilöstömenoja, yleisiä kuluja ja kyseistä toimintaa vartenkäyttöön otettuja täytäntöönpanomenetelmiä sekä toisaalta kyseisen toimin-nan edellyttämiä erityisinvestointeja. Ennakot sisällytetään vastaaviin budjet-
timäärärahoihin.
2. Käyttämättömät ennakot korvataan siten, että vastaavat määrärahat
peruuntuvat tulostilillä. Käytetyt ennakot korvataan vähentämällä ne
kolmansille osapuolille suoritettavien palveluiden hinnasta saatavista tuloista.Ennakoiden korvaamiseksi tehty vähennys tuloista vastaa komission henkilös-tömenoja, ja yleispalveluiden ja täytäntöönpanomenetelmien käytöstä aiheu-
tuvia kuluja sekä erityisinvestointeja. Komissio pitää tulojen loppuosan, joka
vastaa nimenomaan sopimusten aiheuttamia juoksevia menoja, kirjaamallalisämäärärahat niihin budjettikohtiin, joilta nämä erityismenot maksetaan.
3. Tuloista ennakoiden korvaamiseksi tehtävä vähennys määritetään sisäis-
ten sääntöjen mukaisesti laadittaessa kutakin kolmansille osapuolille
suoritettavia palveluja koskevaa sopimusta.
Ennakoiden korvaamiseen osoitetut tulot ja tulot, jotka antavat aihetta
lisämäärärahojen avaamiseen, kirjataan erityisiin budjettikohtiin komission
tulojen yhteenvedossa.!B
(1) Otsake ”henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat” vastaa virkamiehiä, jotka
toimivat henkilöstökehykseen merkityssä toimessa sekä niitä muuhun henkilö-
kuntaan kuuluvia, joka on palkattu muuhun henkilöstöön kuuluviin sovellettavansäännöstön mukaisin ehdoin. Otsake ”henkilöstö, jota henkilöstösäänöt eivät ko-
ske” vastaa — ks. komission 22 päivänä toukokuuta 1990 minitalousarvioista
antama säännöstö — kaikkia muita henkilöstöön kuuluvia (sijaiset, väliaikaisesti
palveluksessa olevat kansalliset virkamiehet, palveluiden tarjoajat, yritysten sopi-
mukset, jne.).1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 33
XXIV OSASTO
SÄÄNNÖKSET HALLINNOSTA JOHTUVIEN MENOJEN HOIDOS-
TA YHTEISÖN ULKOPUOLELLA
(Varainhoitoasetuksen 121, 122 ja 123 artikla)
Ij a k s o
Ennakkomaksujärjestelmät
140 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan säännöksen mukaisesti jokaiselle yhteisön
ulkopuoliselle paikallisyksikölle perustetaan ennakkomaksujärjestelmä tie-tyntyyppisten menojen maksamista varten.
Ennakkomaksujärjestelmien toimintaa koskevat ehdot määritetään kunkin
paikallisyksikön erityistarpeiden mukaisesti niissä päätöksissä, joilla neperustetaan.
II jakso
Maksusitoumukset ja maksut
141 artikla
Kaikille paikallisyksiköille laaditaan ehdotuksia kaikenkattaviksi alustaviksi
maksusitoumuksiksi.
Nämä ehdotukset, yhdessä kunkin paikallisyksikön menoja koskevan
ennakkoarvion kanssa, toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymis-merkintää varten ja kirjataan tämän jälkeen kirjanpitoon; kaikenkattavia
ehdotuksia voidaan tarkistaa tarpeiden kehityksen mukaisesti.
142 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa tarkoitetut viranomaiset voivat tulojen
ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta ja tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan
annettua myönteisen lausunnon asiasta, valtuuttaa ainoastaan yhden henkilön
allekirjoittajaksi edustoissa, joissa ei ole kuin rajoitettu määrä sellaisiavirkamiehiä tai muuhun henkilöstöön kuuluvia, jotka voitaisiin valtuuttaa
allekirjoittamaan posti- tai pankkisekkejä tai posti- tai pankkisiirtoja.
2. Komissio määrittää edellytykset, joilla sen nimeämät henkilöstöön
kuuluvat, jotka se on valtuuttanut käyttämään edustuston avoimia tilejä,
voivat antaa paikalla rahoituslaitoksille tiedoksi nimet ja näytteet allekirjoi-
tuksista.
III jakso
Erityissäännöksiä asian saattamisesta hankintoja ja sopimuksia käsitte-
levän neuvoa-antavan komitean (CCAM) tutkittavaksi
143 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 60 artiklan ja tämän asetuksen 111 artiklan
mukaisesti tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti tehdä
sopimukset kiinteistön vuokraamisesta yhteisön ulkopuolella suoraan, edel-
lyttäen, että hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitealleon ensin annettu riittävä selvitys — kyseisen valtioiden ja kaupunkien osalta— kyseistä sopimuksesta ja että komitea on hyväksynyt perustavaa laatua
olevat kriteerit mm:
— vuokrattavan kiinteistön laadusta, ottaen huomioon suunniteltu käyttö-
tarkoitus (asunto, toimistotila, jne.),
— pinta-alan ja hinnnan osalta noudatettavia muuttujia, mahdollisine
vaihteluväleineen,
— yksityiskohtaisia sopimusmääräyksiä.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 34
2. Jos olosuhteet, joiden kanssa tulojen ja menojen hyväksyjä joutuu
tekemisiin, poikkeavat 1 kohdan mukaisesti vahvistetuista kriteereistä, jotkahankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea on hyväksynytennalta, asia on saatettava kyseisen erityistapauksen tai kyseisten erityis-
tapausten osalta uudelleen komitean käsiteltäväksi.
3. Tulojen ja menojen hyväksyjä antaa määräajoin hankintoja ja sopimuksia
käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle kertomuksen 1 kohdan soveltami-sesta.
IV jakso
Omaisuusluettelot
144 artikla
1. Juoksevat omaisuusluettelot kaikesta yhteisöjen irtaimesta ja kiinteästä
omaisuudesta laaditaan edustustojen osalta paikalla. Ne toimitetaan säännöl-lisesti tiedoksi keskusyksiköille komission vahvistamien yksityiskohtaisten
sääntöjen mukaisesti.
Edustustoihin siirrettävä irtain omaisuus merkitään väliaikaiseen luetteloon
odotettaessa niiden kirjaamista juokseviin omaisuusluetteloihin.
2. Edustustojen irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan paikallisten
oikeudellisten ja tosiasiallisten olojen mukaisesti.
XXV OSASTO
LOPPUSÄÄNNÖKSET
145 artikla
Tässä asetuksessa säädetyt kiinteät määrät tarkistetaan suhteessa yhteisön
kuluttajahintaindeksiin seuraavin määräajoin:
— joka kolmas vuosi, jollei mainittu indeksi kehity odottamattomalla
tavalla, kun kyseessä ovat 31 (ennakkomaksujärjestelmän määrä), 81,
130, 132 sekä 106-110 artiklassa tarkoitetut määrät. Nämä määrät
pyöristetään tarkoituksenmukaisella tavalla,
— vuosittain, kun kyseessä ovat 31 artiklassa (korvausten määrät) tarkoitetut
määrät. Nämä määrät pyöristetään lähimpään kokonaiseen ecuun ylös- tai
alaspäin.
Komissio toteaa uudet määrät ensimmäisessä kohdassa täsmennettyjen
määräaikojen ja edellytysten mukaisesti ja toimittaa ne tiedoksi muilletoimielimille.
146 artikla
Tämän asetuksen säännökset eivät rajoita sellaisten varainhoitoasetuksen
erityissäännösten soveltamista, jotka koskevat tutkimusmäärärahoja ja
teknologiseen kehittämiseen osoitettuja määrärahoja (varainhoitoasetuksenVII osasto), Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahaston tukiosastoa(varainhoitoasetuksen VIII osasto), ulkopuolelle osoitettavaa tukea (varain-
hoitoasetuksen IX osasto), yhteisön ulkopuolella toimivaa henkilöstöä ja
vastaavaa hallinnollista toimintaa (varainhoitoasetuksen X osasto) sekävirallisten julkaisujen toimistoa (varainhoitoasetuksen XI osasto).
147 artikla
Toimielimet antavat tilintarkastustuomioistuimelle tiedon tämän asetuksen
soveltamiseksi antamistaan säännöksistä kuuden kuukauden kuluessa asetuk-sen voimaantulosta.
148 artikla
Kumotaan asetus (ETY, Euratom, EHTY) N:o 86/610.
149 artikla
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1994.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 35
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan
kaikissa jäsenvaltioissa.!B1993R3418 — FI — 01.01.1998 — 002.001 — 36