1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 1
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
►B KOMISSION ASETUS (EY)N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY)N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta
(EYVL L 158, 8.7.1995, s. 6)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
►M1Komission asetus (EY) N:o 896/97, annettu 20 päivänä toukokuuta 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Komission asetus (EY) N:o 2245/1999, annettu 22 päivänä lokakuuta
1999L 273 5 23.10.1999
►M3Komission asetus (EY) N:o 2025/2001, annettu 16 päivänä lokakuuta
2001L 274 3 17.10.2001
▼B
KOMISSION ASETUS (EY)N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY)N:o 729/70 soveltamista koskevista
yksityiskohtaisista säännöistä EMOTR:n tukiosaston tilien tarkas-
tamisen ja hyväksymisen osalta
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta 21 päivänä
huhtikuuta 1970 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70(1),
sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 1287/
95(2), ja erityisesti sen 4 artiklan 6 kohdan ja 5 artiklan 3 kohdan,
sekä katsoo, että
asetuksella (EY) N:o 1287/95 toteutettava tilien tarkastamista ja
hyväksymistä koskevan menettelyn uudistaminen sisältää yksityiskoh-
taisten sääntöjen vahvistamisen nimettyjen maksajina toimivien
toimielimien vuosittaisten tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä,
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien toimenpiteiden lukumäärän ja
luonteen muuttuminen samanaikaisesti kun tietojen tallennus- javälitystekniikka on muuttunut vaatii komissiolle tilien hyväksymistä jatarkastamista varten toimitettavien tietojen luonteen ja sisällön uudista-mista,
komission asetus 1723/72(
3), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna
asetuksella 295/88(4), olisi tämän vuoksi kumottava, ja
EMOTR:n komitea ei ole antanut lausuntoa puheenjohtajansa asetta-
massa määräajassa,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
1. Jokaisen jäsenvaltion on asiasta komission kanssa neuvoteltuaan
vahvistettava asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 2 kohdassatarkoitetun jäsenvaltion hyväksymien maksajina toimivien toimielimienlukumäärän rajat. Komissio voi erityisesti ilmoittaa esteestä, jonka tämä
lukumäärä muodostaa kyseisen asetuksen 5 artiklan 2 kohdan b
alakohdassa säädetyn määräajan noudattamiselle ja rahaston toiminnantarkastusten avoimuudelle. Komission on ilmoitettava rahastokomiteallekunkin jäsenvaltion hyväksymät maksajina toimivat toimielimet.
2. Jokaisen maksajana toimivan toimielimen osalta jäsenvaltion on
ilmoitettava komissiolle yksi tai useampi hyväksymisen myöntävä japeruuttava viranomainen, joka määrää asetuksen (ETY) N:o 729/70 4artiklan 4 kohdassa tarkoitettuihin tarvittaviin mukautuksiin käytettävän
ajan (”toimivaltainen viranomainen”).
3. Ennen maksajana toimivan toimielimen hyväksymistä toimival-
taisen viranomaisen on varmistuttava siitä, että kyseisen elimen hallintoa
ja tilejä koskevat järjestelyt antavat asetuksen (ETY) N:o 729/70 4artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut takeet. Jäsenvaltion onvahvistettava hyväksymisen perusteet, ja toimivaltaisen viranomaisen onsovellettava niitä ottaen huomioon komission asettamat, liitteessä
esitetyt suuntaviivat näille perusteille. Jollei maksajana toimivan
toimielimen toiminnan kannalta merkityksellisiä perusteita noudateta,sovelletaan edellä mainitun asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.
Hyväksymistä koskevapäätös on tehtävä ha llintoajatilejä koskevien
edellytysten tutkimuksen perusteella, mukaan lukien edellytykset, jotka1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1) EYVL N:o L 94, 28.4.1970, s. 13
(2) EYVL N:o L 125, 8.6.1995, s. 1
(3) EYVL N:o L 186, 16.8.1972, s. 1
(4) EYVL N:o L 30, 2.2.1988, s. 7
▼B
on vahvistettu maksettuja ennakkomaksuja, saatuja vakuuksia, inter-
ventiovarastoja ja kannettavia määriä koskevien yhteisön etujenturvaamiseksi. Tutkimukseen on sisällytettävä erityisesti maksujen
suorittamista, varojen turvaamista, tietojärjestelmien turvallisuutta,
tilitiedostojen ylläpitoa, tehtävänjakoa sekä sisäisen ja ulkoisenvalvonnan riittävyyttä koskevat järjestelyt, EMOTR:n tukiosastonrahoittamien suoritteiden osalta.
4. Jos toimivaltainen viranomainen toteaa tutkitun maksajana
toimivan toimielimen olevan kaikkien asiaan kuuluvien vaatimustenmukainen, sen on hyväksyttävä toimielin. Muutoin sen on annettava
maksajana toimivalle toimielimelle ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista
järjestelyistä ja erityisesti kaikista niistä edellytyksistä, jotka maksajanatoimivan toimielimen on täytettävä ennen kuin se voidaan hyväksyä.Hyväksyminen voidaan myöntää väliaikaisesti ongelman vakavuudenmukaan vahvistettavaksi määräajaksi, kunnes tarvittavat hallintoa ja
tilejä koskevien järjestelyjen muutokset on pantu täytäntöön.
5. Jos hyväksyminen peruutetaan, jäsenvaltion on nimettävä toinen
maksajana toimiva toimielin asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklassa
sekä tämän artiklan 3 ja 4 kohdassa säädettyjen edellytysten mukaisesti,sekä varmistettava, ettei maksujen suorittamista edunsaajille keskeytetä.
6. Hyväksyminen on toimitettava kirjallisella vahvistuksella, jonka
mukaan kyseinen elin noudattaa hyväksymisen perusteita, ja tarvittaessasiinä on annettava ohjeet muutoksista ja asetetusta määräajasta.Hyväksyminen on annettava tiedoksi komissiolle.
7. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 3 kohdassa säädetty
tiedoksianto on annettava, kun maksajana toimiva toimielin hyväksytään
ensimmäisen kerran, ja siihen on liitettävä seuraavat tiedot kustakin
maksajana toimivasta toimielimestä:
— sille annetut tehtävät,
— tehtävien jakautuminen sen yksiköiden kesken,
— sen suhteet muihin julkisiin tai yksityisiin elimiin, joille on myös
annettu osa tehtävistä sellaisten toimenpiteiden toteuttamiseksi,
joista se veloittaa kuluja rahastolta,
— menettelyt, joilla edunsaajien maksuvaatimukset otetaan vastaan,
tarkastetaan ja todetaan päteviksi, kulut hyväksytään, maksetaan ja
tilitetään,
— sisäisiä tarkastuksia koskevat määräykset.
Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohtaa sovellettaessa
annettaviin tietoihin on sisällytettävä erityisesti kaikki ohjeet hallintoaja tilejä koskevista järjestelyistä, maksajana toimivalta toimielimeltä
hyväksymisen peruuttamisen välttämiseksi edellytettävistä mukautuk-
sista sekä täytäntöönpanon määräajasta.
2 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa
tarkoitetun koordinaatioelimen on toimittava jäsenvaltion yksinomaisena
edustajana suhteessa komissioon kaikissa EMOTR:n tukiosastoon
liittyvissä asioissa, jotka koskevat:
— yhteisön tekstien ja niihin liittyvien suuntaviivojen jakelua maksajina
toimiville eri toimielimille ja niiden täytäntöönpanosta vastaavilleelimille,
— niiden yhdenmukaistetun soveltamisen edistämistä,— tässä asetuksessa ja asetuksessa (ETY) N:o 729/70 säädettyjen
tietojen toimittamista komissiolle.
►M3 ◄Maksajana toimiva toimielin voi hoitaa koordi-
naatioelimen tehtävää, jos kyseiset kaksi tehtävää pidetään erillään.Tehtäviä suorittaessaan koordinaatioelin voi kansallisia menettelyjä1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 3
▼M3
▼B
▼B
noudattaen käyttää apunaan muita, erityisesti kirjanpitoon tai tekniik-
kaan erikoistuneita hallinnollisia elimiä tai yksiköitä.
2. Jäsenvaltion on toimitettava komissiolle tiedot koordinaatioelimen
nimestä ja perussäännöstä sekä sen toimintaan liittyvistä hallintoa, tilejä
ja sisäistä valvontaa koskevista edellytyksistä.
3.►M2Edellä►M3tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan c
alakohdassa ◄tarkoitettujen tilitietojen muoto ja sisältö hyväksytään
asetuksen (ETY) N:o 729/70 13 artiklassa säädettyä menettelyänoudattaen. ◄
3 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 1 kohdan b alakohdassa
tarkoitetun todistuksen laatii yksikkö tai elin, joka on toiminnallisestiriippumaton maksajina toimivista ja yhteensovittavista toimielimistä jajollaon tekninen pätevyys (”todistuksen myöntävä elin”).
Todistuksen on perustuttava menettelyjen sekä suoritteiden otoksen
tutkimukseen. Siinä on todistettava maksujen yhteisön sääntöjenmukai-suus ainoastaan siltä osin, joka koskee maksajana toimivien
toimielimien hallinnollisten rakenteiden kykyä varmistaa, että tämä
sääntöjenmukaisuus on tarkistettu ennen maksun suorittamista.
Todistuksen myöntävän elimen on suoritettava tutkimus kansainvälisesti
hyväksyttyjen kirjanpitostandardien mukaisesti. Tarkistukset on tehtäväsekä kunkin varainhoitovuoden aikana että sen päätyttyä. Ennen 31päivää tammikuuta seuraavana vuonna todistuksen myöntävän elimenon laadittava todistus sekä havaintojaan koskeva kertomus, jossa onerityisesti todettava, onko elin kohtuullisessa määrin varmistunut siitä,
että komissiolle luovutettavat tilit ovat todenperäiset, täydelliset ja tarkat
ja että sisäisen valvonnan menettelyt ovat toimineet hyväksyttävästi.
2. Jos maksajina toimivia toimielimiä hyväksytään useampia kuin
yksi, jäsenvaltio voi ottaa huomioon kyseisten maksajina toimivientoimielimien tileistä todistuksen myöntäneiden yksiköiden tai elintenmyöntämän todistukset, jos sille annetaan vakuus siitä, että suoritetuttarkastukset vastasivat laajuudeltaan ja tasoltaan 1 kohdassa esitettyjä
vaatimuksia.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa kertomuksessa on todettava:
— antavatko maksajina toimivien toimielimien menettelyt, erityisesti
hyväksymisen perusteet, kohtuulliset takeet siitä, että rahastoltaveloitettavat toiminnot ovat yhteisön sääntöjen mukaisia, ja mitäjärjestelmien parantamista koskevia suosituksia on annettu,
— vastaavatko tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa
tarkoitetut vuosittaiset tilit maksajina toimivien toimielimien tilejä jatiedostoja,
— muodostavatko tämän asetuksen 5 artiklassa säädetyt maininnat
menoistajainterventiotoimistaa ineellisesti todenperäisen, täydel-lisen ja tarkan luettelon rahastolta veloitettavista toimista,
— onko yhteisön rahalliset edut asianmukaisesti suojattu maksettujen
ennakkomaksujen, saatujen vakuuksien, interventiovarastojen jakannettavien määrien osalta,
— onko maksajana toimivalle toimielimelle annettuja järjestelmien
parantamista koskevia suosituksia noudatettu.
Kertomukseen on liitettävä tiedot tilintarkastuksen suorittavan
henkilöstön lukumäärästä japätevyydestä, tehdystä työstä, tutkittujensuoritteiden lukumäärästä, tulokseksi saadusta asiaan vaikuttavien
seikkojen ja luotettavuuden tasosta, todetuista heikkouksista ja para-
nnussuosituksista, sekä todistuksen myöntävän elimen ja muidentarkastuselinten maksajina toimivien toimielimien sisällä ja niidenulkopuolella toteuttamista toimista, joiden kaikkien seikkojen perus-teella todistuksen myöntävä elin varmistui kokonaan tai osittainkertomuksessaesitetyistä seikoista .1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 4
▼B
4 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa
säädettyä tilien tarkastamista ja hyväksymistä varten jäsenvaltioiden on
lähetettävä komissiolle:
a) vuosittaiset tilit rahaston tukiosastolta veloitetuista menoista ja
kunkin yksikön tai elimen kyseisen asetuksen 5 artiklan 1 kohdanmukaisesti laatimat kertomukset,
b) yhden tai useamman todistuksen antavan elimen laatimat todistukset
jakertomukset,
c) kaikki tilasto- ja valvontatarkoituksia varten tarvittavat tilitiedot
tämän asetuksen 2 artiklan 3 kohdassa vahvistettua muotoa ja sisältöänoudattaen.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat mukaanlukien tilitiedot on
lähetettävä komissiolle 10 päivään helmikuuta mennessä sen varainhoi-tovuoden, jotka kertomus koskee, päättymistä seuraavana vuonna.Edellä 1 kohdan a ja b alakohdassa mainitut asiakirjat on lähetettäväneljänä kappaleena tai vaihtoehtoisesti yhtenä kappaleena ja sen lisäksi
yksi kopio elektronisessamuodossa .
3. Komission pyynnöstä tai jäsenvaltion aloitteesta tilien hyväksy-
mistä ja tarkastamista koskevia lisätietoja voidaan lähettää komissiollemääräaikaan mennessä, jonka komissio asettaa ottaen huomioon näiden
tietojen toimittamiseen tarvittavan työmäärän. Tällaisten tietojen
puuttuessa komissio voi hyväksyä ja tarkastaa tilit niiden tietojenperusteella, jotka sillä on käytettävissään kyseisen määräajan päättyessä.
4. Komissio voi hyväksyä lisäaikaa tietojen toimittamiseksi koskevan
pyynnön, jos pyyntö on perusteltu ja jos pyyntö toimitetaan komissiolle
määräaikaan mennessä.
5 artikla
1. Edellä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin tileihin on
sisällytettävä:
a) yhteisön talousarvion momenttien ja alamomenttien mukaiset
yhteenvedot menoista;
b) taulukko momentti- ja alamomenttikohtaisista eroista vuosittaisessa
ilmoituksessa ja kuukausittaisessa ilmoituksessa samana ajankohtana
mainittujen menojen välillä asetuksen (EY) N:o 296/96 3 artiklan 5kohdassa tarkoitetussa asiakirjassa. Mukaan on liitettävä selvityskustakin alamomenttikohtaisesta erosta;
c) asetuksen (EY) N:o 296/96 3 artiklan 6a kohdan a alakohdassa
tarkoitettu taulukko varainhoitovuoden lopun osalta;
d) yhteenveto interventiotoimista ja maininta varastojen määrästä ja
sijainnista varainhoitovuoden lopussa;
e) vahvistus siitä, että kutakin interventiovarastoista tapahtuvaa siirtoa
koskevat tiedot säilytetään maksajana toimivan toimielimen tiedos-
toissa;
f) asetuksen (EY) N:o 296/96 3 artiklan 6a kohdan b alakohdassa
tarkoitettu taulukko varainhoitovuoden lopun osalta.
2. Tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa
kertomuksissa on oltava seuraavat tiedot koordinaatioelimestä jakustakin maksajana toimivasta toimielimestä.
— kyseiseen varainhoitovuoteen liittyneet poikkeukselliset suoritteet tai
tekniset vaikeudet,
— edellisen 1 kohdan 7 alakohdassa mainittuja tietoja koskevan
kertomuksen jälkeen tapahtuneet merkittävät muutokset.1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 5
▼M3
▼B
▼M3
▼B
▼B
6 artikla
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien ja sille korvattavien menojen
tositeasiakirjat on pidettävä komission saatavilla vähintään kolme vuotta
sen vuoden päättymisestä, jona komissio tarkastaa ja hyväksyy kyseisenvarainhoitovuoden tilit, tai jos päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksy-misestä edellyttää Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäsittelyä,vuoden ajan oikeuskäsittelyn päättymisestä.
7 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa
tarkoitetussa päätöksessä tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä onmääriteltävä se kussakin jäsenvaltiossa kyseisenä varainhoitovuonnatoteutuvien menojen määrä, joka voidaan veloittaa EMOTR:lta edellä
mainitun asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b alakohdan perusteella, sanotun
kuitenkaan rajoittamatta myöhempien kyseisen 5 artiklan 2 kohdan calakohdan mukaisten päätösten soveltamista, sekä kyseisen varainhoi-tovuoden ennakoiden vähennykset ja keskeytykset komission asetuksen(EY) N:o 296/96(
1) 4 artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetut
vähennykset mukaan lukien.
Määrät, jotka edellisessä kohdassa tarkoitetun tarkastus- ja hyväksy-
mispäätöksen mukaisesti voidaan vaatia takaisin kultakin jäsenvaltioltatai maksaa kullekin jäsenvaltiolle, on vahvistettava vähentämälläkyseisen varainhoitovuoden osalta maksetut ennakkomaksut samallevuodelle edellisen kohdan mukaisesti hyväksytyistä menoista. Takaisin
perittävät tai maksettavat määrät on joko vähennettävä tilien tarkasta-
misesta ja hyväksymisestä tehdyn päätöksen kuukautta seuraavan toisenkuukauden menoja koskevista ennakoista tai lisättävä niihin.
2. Komission on toimitettava tiedoksi kyseisille jäsenvaltioille sille
annettujen tietojen tarkistuksen tulokset sekä mahdollisesti ehdotta-mansa muutokset ennen kyseisen varainhoitovuoden päättymistäseuraavan vuoden maaliskuun 31 päivää.
3. Jos kyseisestä jäsenvaltiosta johtuvista syistä komissio ei voi
tarkastaa ja hyväksyä jäsenvaltion tilejä ennen seuraavan vuoden
huhtikuun 30 päivää, komission on ilmoitettava jäsenvaltiolle niistä
lisätutkimuksista, jotka se aikoo tehdä asetuksen (ETY) N:o 759/70 9artiklan mukaisesti.
8 artikla
1. Jos komissio tutkimuksen perusteellaka tsoo, että menojaei ole
toteutettu yhteisön sääntöjen mukaisesti, se antaa kyseiselle jäsenval-tiolle tiedoksi tarkastustensa tulokset ja korjaustoimenpiteet, jotka ontoteutettava edellä mainittujen sääntöjen noudattamisen varmistamiseksitulevaisuudessa.
Tiedonannossa on viitattava tähän asetukseen. Jäsenvaltion on anettava
vastaus kahden kuukauden kuluessa, ja komissio voi muuttaa kantaansavastaavasti. Perustelluissa tapauksissa komissio voi suostua tämänvastaukselle varatun määräajan pidentämiseen.
Vastaukselle varatun määräajan päätyttyä komissio aloittaa kahdenvä-
liset neuvottelut, jamolempien osa puolten on pyrittävä sopimukseen
toteutettavista toimenpiteistä sekä rikkomisen vakavuuden arvioinnissaja Euroopan yhteisölle aiheutuneesta taloudellisesta haitasta. Näidenneuvottelujen sekä niiden määräaikojen päätyttyä, jotka komissio onasettanut jäsenvaltioita kuultuaan lisätietojen toimittamiselle kahdenvä-listen neuvottelujen jälkeen, tai, jos jäsenvaltio ei hyväksy
neuvottelukutsua komission asettamassa määräajassa, komissio antaa
tämän määräajan päätyttyä päätelmänsä virallisesti tiedoksi jäsenval-tioille viitaten komission päätökseen 94/442/EY(
2). Tiedonannossa on1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1) EYVL N:o L 39, 17.2.1996, s. 5
(2) EYVL L 182, 16.7.1994, s. 45.▼M1
▼B
▼M2
▼M2
oltava arvio niistä menoista, jotka komissio aikoo ehdottaa jätettäviksi
yhteisörahoituksen ulkopuolelle asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan2 kohdan c alakohdan mukaisesti, sanotun kuitenkaan estämättä tämän
kohdan neljännen alakohdan soveltamista.
Jäsenvaltioiden on niin pian kuin mahdollista annettava komissiolle
tiedoksi yhteisön sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi toteutettavatkorjaustoimenpiteet sekä niiden voimaantulopäivä. Komissio tekeetarvittaessa asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan calakohdan mukaisesti yhden tai useamman päätöksen niiden menojen,
joita yhteisön sääntöjen noudattamatta jättäminen koskee, jättämisestä
yhteisörahoituksen ulkopuolelle korjaustoimenpiteiden tosiasialliseentoteuttamispäivään asti.
2. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa
tarkoitetut päätökset on tehtävä sen jälkeen, kun on tutkittu sovittelue-
limen komission päätöksen 94/442/EY mukaisesti laatima kertomus.
3. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa
tarkoitetut vähennykset yhteisön rahoituksesta on tehtävä ennakkomak-suista, jotka koskevat toista kyseisen artiklan mukaista päätöstäseuraavaa kuukautta. Komissio voi kuitenkin jäsenvaltion pyynnöstä javähennysten tärkeyden sitä edellyttäessä sekä rahoituskomiteaa kuul-tuaan päättää muista ajankohdista.
9 artikla
Kumotaan asetus (ETY) N:o 1723/72 16 päivästä lokakuuta 1995
alkaen.
Sitä sovelletaan kuitenkin edelleen tukirahaston tilien tarkastamiseen ja
hyväksymiseen tukirahaston varainhoitovuoden 1995 tileihin asti.
10 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on
julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä .
Sitä sovelletaan 16 päivänä lokakuuta 1995 alkavasta varainhoitovuo-
desta.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan
sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 7
▼B
▼B
LIITE
Suuntaviivat perusteille maksajana toimivan toimielimen nimeämiseksi
Nimeämisen perusteet ovat ne, että maksajana toimivan toimielimen on esitettävä
hallinnollisen organisaationsa ja sisäisen valvontansa asianmukaisesta toimin-
nasta sekä asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan mukaisesta asiakirjojen
ylläpidosta. Ainoastaan maksajana toimivan toimielimen toiminnan pienimuotoi-
suus voi oikeuttaa yksinkertaistettujen perusteiden soveltamiseen. Jos maksajana
toimivan toimielimen toiminnan kannalta merkittävää perustetta ei noudateta,
sovelletaan kyseisen asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.
1. Maksajana toimivan toimielimen (”toimielin”) perustamisen on tapahduttava
muodollisella toimella, jolla määrätään toimielimen toimivallasta, velvoit-
teistajatehtävistä, erityisesti suhteessaa setuksen (ETY) N:o 729/70 2 ja3
artiklassa määriteltyyn EMOTR:n tukirahoitukseen, ja jolla vahvistetaan
toimielimen hallinnollinen rakenne.
2. Toimielimellä on kolme päätehtävää EMOTR:n tukirahoitukseen nähden:
i) Maksujen hyväksyminen: tämän tehtävän tarkoituksena on maksuvaati-
muksen esittäjälle maksettavan määrän määrääminen yhteisön sääntöjen
mukaisesti.
ii) Maksujen suorittaminen: tämän tehtävän tarkoituksena on ohjeiden
antaminen toimielimen pankille tai tarvittaessa valtion maksutoimistolle
hyväksytyn määrän maksamisesta maksuvaatimuksen esittäjälle (tai
tämän nimeämälle edustajalle).
iii) Maksukirjanpito: tämän tehtävän tarkoituksena on maksujen kirjaaminen
toimielimen erillisiin EMOTR:n menojen tileihin, joitayleensä pidetään
atk-järjestelmänä, ja määräaikaisten menoja koskevien yhteenvetojen
laadinta, mukaan lukien kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset
Euroopan komissiolle. Tileihin merkitään myös rahaston rahoittamat
varat, erityisesti interventiovarastot, selvittämättömät ennakkomaksut ja
velalliset.
3. Toimielimen on tavallisesti hoidettava kahta palvelua, sanotun kuitenkaan
rajoittamatta jäljempänä 4 kohdassa määrättyjä tehtävänsiirtoja:
i) Sisäinen tarkastuspalvelu: tämän palvelun tai vastaavan menettelyn
tarkoituksena on varmistaa, että toimielimen sisäisen valvonnan järjes-
telmä toimii tehokkaasti; sisäisen tarkastuspalvelun on oltava
riippumaton toimielimen muista yksiköistä ja annettava kertomukset
toiminnastaan suoraan toimielimen ylimmälle johdolle.
ii) Tekninen palvelu: tämän palvelun tarkoituksena on todentaa maksuvaa-
timusten esittäjille suoritettavien maksujen perusteet; esimerkiksi
sellaisia asioita kuin tuotteiden, karjan ja maan laatua ja ominaisuuksia,
toimitusajankohtaa sekä toiseksi tuotteeksi muuttamista koskevat tosi-
seikat ja muut teknisluonteiset tarkastukset. Nämä tosiseikat tarkistetaan
valvonta- ja tarkastusjärjestelmän avulla. Teknisen palvelun tärkeimpiä
tehtäviä on tämän valvontajärjestelmän tarkkailu.
4. Hyväksyminen ja/tai tekninen palvelu voidaan osittain tai kokonaan siirtää
muille elimille, jos seuraavia edellytyksiä noudatetaan:
i) Näiden muiden elinten tehtävät javelvoitteet, erityisesti yhteisön
sääntöjen noudattamisen valvonnan ja tarkistamisen osalta, määritellään
selvästi.
ii) Elimillä on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistamiseksi,
että ne suorittavat tehtävänsä hyväksyttävästi.
iii) Elimet nimenomaisesti vakuuttavat toimielimelle, että ne tosiasiallisesti
suorittavat tehtävänsä, sekä selostavat siihen käyttämänsä keinot.
iv) Toimielimelle ilmoitetaan säännöllisin väliajoin suoritetun valvonnan
tuloksista, niin että tämän valvonnan riittävyys voidaan aina ottaa
huomioon, ennen kuin maksuvaatimus käsitellään. Suoritettu työ on
selostettava yksityiskohtaisesti jokaiseen maksuvaatimukseen tai maksu-
vaatimuserään liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä
markkinointivuotta koskevassa kertomuksessa. Kertomukseen on
liitettävä todistus hyväksyttyjen maksuvaatimusten oikeutuksesta
maksuihin sekä tehdyn työn luonteesta, laajuudesta ja rajoista. Jos
fyysiset tai hallinnolliset tarkistukset eivät ole täydellisiä, vaan ne on
suoritettu maksuvaatimusten otoksen perusteella, valitut maksuvaati-
mukset on yksilöitävä, otantamenetelmä on selostettava, ja kertomus onannettava kaikkien tarkastusten tuloksista sekä ristiriitaisuuksien tai
säännönvastaisuuksien johdosta toteutetuista toimenpiteistä. Toimieli-
melle tositteena toimitettujen asiakirjojen on oltava riittävät sen
varmistamiseksi, että kaikki vaaditut tarkistukset hyväksyttyjen maksu-
vaatimusten oikeutuksesta maksuihin on suoritettu.1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 8
▼B
v) Jos hyväksyttyihin maksuvaatimuksiin ja valvonnan suorittamiseen
liittyvistä asiakirjoista huolehtivat muut elimet, on sekä näiden elinten
että toimielimen vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että
kaikkien sellaisten asiakirjojen sijainti, jotka ovat toimielimen suoritta-
mien yksittäisten maksujen kannalta merkityksellisiä, kirjataan muistiin
ja että nämä asiakirjat voidaan saattaa tarkistettaviksi toimielimen
toimitiloissa niiden henkilöiden tai elinten pyynnöstä, joilla tavallisesti
olisi oikeus tarkistaa nämä asiakirjat ja joita ovat:
— toimielimen henkilökunta, joka käsittelee maksuvaatimusta,
— toimielimen sisäinen tarkastuspalvelu,
— elin, joka todistaa oikeaksi toimielimen vuosittaisen ilmoituksen,
— Euroopan unionin toimeksiannon saaneet virkamiehet.
4 a. Sellaisten osarahoitettujen toimenpiteiden, joista on annettu komission
ennakkohyväksyntä ja jotka edellyttävät useiden pienten maksujen suor-
ittamista, maksatustehtävät tuenhakijoille voidaan siirtää muille elimille.
Maksajana toimivan toimielimen ja kyseisen elimen välillä tehdyssä
kirjallisessa sopimuksessa on täsmennettävä, minkälaiset tiedot ja tositteet
maksajana toimivalle toimielimelle on toimitettava ja niiden toimittamisen
määräaika. Maksajana toimivan toimielimen on voitava niiden perusteella
täyttää vähintään hyväksymisperusteet ja noudattaa kuukausittaisten ja
vuotuisten tilitietojen esittämiselle asetettuja määräaikoja. Maksajana
toimiva toimielin vastaa edelleen kyseisten varojen moitteettomasta hoidosta
ja kirjanpitoasiakirjojen päivityksestä. Maksajana toimivan toimielimen,
todistuksen myöntävän toimielimen sekä Euroopan yhteisön valtuuttamilla
virkailijoilla on oikeus tutkia kaikki edellä mainitun elimen hallussa olevat
tositteet ja suorittaa tuen hakijoita koskevia tarkastuksia.
5. Toimielimen hallinnollisessa rakenteessa on erotettava toisistaan kolme
päätehtävää eli maksujen hyväksyminen, suorittaminen ja kirjanpito, joista
jokaisesta vastaa erillinen hallinnollinen alayksikkö, jonka tehtävät
määritellään organisaatiokaaviossa. Hallinnollinen rakenne voi olla sell-
ainen, että teknistä palvelua suorittaa tarvittaessa hyväksymisyksikkö.
Maksujen suorittamisesta vastaavalla hallinnollisella alayksiköllä tai sen
valvonnasta vastaavalla yksiköllä on oltava asiakirjat, joilla todistetaan
tukihakemusten hyväksyminen sekä säädettyjen hallinnollisten ja fyysisten
tarkistusten suorittaminen. Tiedot ja todistukset voivat olla yhteenvetomuo-
dossa tämän liitteen 4 kohdan iv alakohdan mukaisesti ja ne voidaan
toimittaa sähköisessä muodossa.
6. Maksajana toimivan toimielimen on noudatettava seuraavia tai vastaavat
takeet antavia menettelyjä:
i) Toimielimen on määrättävä maksuvaatimusten vastaanottoa, kirjaamista
ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset, kirjalliset menettelyt, joihin
sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista.
ii) Tehtävien jaon on oltava sellainen, ettei kukaan virkailija vastaa
useammasta kuin yhdestä EMOTR:lta veloitettavien määrien hyväksy-
miseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei
kukaan virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan
valvontaa.
Jokaisen virkailijan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan lukien
virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen.
Henkilöstöä on koulutettava asianmukaisesti, ja luottamuksellisiin
toimiin on järjestettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisättävä
valvontaa. ►M2Vastuullisessa tai rahastoille osoitettujen hakemusten
tarkistuksen, hyväksymisen ja maksamisen kannalta arkaluontoisessa
asemassa olevien hankilöiden toimiessa maksajana toimivan toimie-
limen ulkopuolella muissa tehtävissä on asianmukaisilla toimenpiteillä
vältettävä eturistiriitojen vaara. ◄
iii) Jokaisella virkailijalla, joka vastaa hyväksymisestä, on oltava käytettä-
vissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo niistä tarkistuksista, jotka
hänen on suoritettava, ja virkailijan on liitettävä maksuvaatimuksen
tositeasiakirjoihin todistuksensa siitä, että nämä tarkistukset on
suoritettu. Tämä todistus voidaan antaa elektronisesti vi alakohdassa
määrätyin edellytyksin. Tällöin on osoitettava, että ylempi toimihenkilö
on valvonut työtä.
iv) Maksuvaatimus voidaan hyväksyä maksettavaksi vasta, kun riittävät
tarkistukset on suoritettu sen varmistamiseksi, että vaatimus on yhteisön
säädösten mukainen. Näihin tarkistuksiin on sisällytettävä tuen vaatimi-
seen liittyviä erityistoimenpiteitä koskevassa asetuksessa sekä asetuksen
(ETY) N:o 729/70 8 artiklassa vaaditut tarkistukset petosten ja1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 9
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi ja paljastamiseksi erityisesti esitet-
tyjen riskien osalta. Suoritettavat tarkistukset on eriteltävä
tarkistusluettelossa, ja niiden suorittaminen on todistettava jokaisen
maksuvaatimuksen tai maksuvaatimuserän osalta.
v) Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan
maksuvaatimuksen esittäjälle, tämän pankkitilille tai tämän nimeämälle
edustajalle. Maksu on suoritettava toimielimen pankkiin tai tarvittaessavaltion maksutoimistoon, tai shekki on lähetettävä viiden työpäivän
kuluessa maksun veloittamisesta EMOTR:lta. On vahvistettava menet-
telyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei
ole suoritettu tai shekkejä lunastettu, on palautettava rahastolle. Mitään
maksuja ei suoriteta käteisenä. Hyväksyvän virkailijan ja/tai tämän
esimiehen hyväksyminen voidaan suorittaa elektronisesti, jos näiden
välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan henkilöl-
lisyys kirjataan elektronisiin tallenteisiin.
vi)►
M3Tiedostojen luottamuksellisuus, yhtenäisyys ja saatavuus olisi
varmistettava kunkin maksajana toimivan toimielimen hallintoraken-
teen, henkilökunnan ja teknologisen ympäristön huomioon ottavilla
toimenpiteillä. Taloudellisten ja teknologisten resurssien olisi oltava
kohtuullisia tosiasiallisiin vaaratekijöihin nähden.
Kaikissa käytettävissä atk-järjestelmissä on oltava soveltuvat menettelyt
seuraavia varten:
a) yleinen organisaatio, hallinto sekä tarkastus;
b) fyysinen turvallisuus;
c) looginen turvallisuus;
d) järjestelmien kehittäminen, ohjelmointi jaylläpito;
e) rutiininomaiset toiminnat;
f) tietoliikenne;
g) mikrotietokoneet;h) valmistussuunnitelmat;
i) sovelluskohtaiset kontrollit. ◄
vii) Toimielimen menettelyillä on varmistettava, että kaikki yhteisön
säännösten ja erityisesti myönnettävän tuen määrien muutokset kirjataan
ja ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa.
7. Ennakkomaksut on yksilöitävä tilimerkinnöissä, ja on luotava menettelyt sen
varmistamiseksi, että
i) Vakuudet hankitaan ainoastaan sellaisilta asianmukaisten viranomaisten
hyväksymiltä rahoituslaitoksilta, jotka täyttävät komission asetuksen
(ETY) N:o 2220/85(
1) edellytykset sekä antavat vakuudet, jotka pysyvät
voimassa, kunnes ne vapautetaan tai niitä vaaditaan, ja ne maksetaan
toimielimen yksinkertaisesta pyynnöstä,
ii) Ennakkomaksut selvitetään määrätyissä aikarajoissa, ja selvitettäviksi
erääntyneet ennakkomaksut yksilöidään ja vakuudet vaaditaan
viipymättä.
iii) Ennakkomaksujen selvittämistä on hyväksyvän virkailijan valvottava
samalla tavoin kuin maksuja.
8. Interventiovarastojen kirjanpidolla on varmistettava, että määrät ja niihin
liittyvät kustannukset käsitellään oikein ja viipymättä sekä kirjataan
tunnistettavina erinä ja oikealle tilille kussakin vaiheessa tarjouksen
vastaanottamisesta tuotteen fyysiseen luovutukseen järjestelmää koskevien
säännösten mukaisesti, sekä varmistettava, että kunkin sijaintipaikan
varastojen määrät ja luonne voidaan määrittää milloin tahansa. Varaston-
pitäjistä riippumattomien henkilöiden, elinten tai yksiköiden on säännöllisin
väliajoin fyysisesti tarkastettava varastot.
9. Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kuukausittaiset ja vuosittaiset
ilmoitukset ovat täydellisiä, tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikki virheet
tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti tarkistuksilla ja
hyvityksillä enintään kolmen kuukauden välein.
10. Sisäisen tarkastuspalvelun on tarkistettava, että toimielimen käyttämät
menettelyt ovat riittävät varmistamaan yhteisön säännösten noudattamisen
ja että tilit ovat tarkat, täydelliset ja ajantasaiset. Tarkistukset voidaan rajata
koskemaan valittuja toimenpiteitä ja otoksia suoritteista, jos tarkastussuun-
nitelmalla varmistetaan, että kaikki merkittävät alueet, mukaan lukien
hyväksymisestä vastaavat yksiköt, käydään läpi enintään viiden vuoden
pituisena ajanjaksona. Tarkastuspalvelun työ on suoritettava kansainvälisesti1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 10
(1) EYVL N:o L 205, 3.8.1985, s. 5
▼B
hyväksyttyjen standardien mukaisesti ja kirjattava työasiakirjoihin, ja sen
perusteella on annettava ylimmälle johdolle osoitetut kertomukset ja
suositukset. Tarkastussuunnitelmat ja -kertomukset on annettava käytettä-
viksi todistuksen antavalle elimelle sekä rahoitustarkastustoimeksiannon
saaneille Euroopan unionin virkamiehille, ja ne saa antaa käyttöön
ainoastaan sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuuden arvioimista varten.
11. Kaikkia edellä olevia kohtia sovelletaan soveltuvin osin sellaisiin ”negatii-
visiin kuluihin” (esimerkiksi veroihin, menetettyihin vakuuksiin,
palautettuihin maksuihin), jotka toimielimen on kannettava EMOTR:n
tukiosaston puolesta. Erityisesti toimielimen on luotava järjestelmä kaikkien
niiden määrien tunnistamiseksi, jotka ovat EMOTR:n saatavia, ja kaikkien
sellaisten velkojen kirjaamiseksi velallisen tilikirjaan ennen niiden saamista.
Velallisen tilikirja on tarkistettava säännöllisin väliajoin, jotta erääntyneiden
velkojen kantamiseksi tarvittavat toimet voidaan toteuttaa.
Toimielin voi siirtää tietyn negatiivisten kulujen ryhmän kantamisen muille
elimille 4 kohdassa tarkoitetuin edellytyksin ja mahdollisesti tarvittavin
muutoksin, ja sillä lisäedellytyksellä, että kyseinen toinen elin laatii
toimielimelle säännöllisin väliajoin, vähintään kuukausittain, kertomuksen
kaikista todetuista tuloista ja saaduista varoista.
12. Toimielimen on varmistettava, että kaikki vastaanotetut maksuvaatimukset
käsitellään viipymättä.1995R1663 — FI — 24.10.2001 — 003.001 — 11