1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 1
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
►B KOMISSION ASETUS (EURATOM,EHTY,EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen säännösten soveltamista koske-
vista yksityiskohtaisista säännöistä
(EYVL L 315, 16.12.1993, s. 1)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
►M1Komission päätös 97/594/EHTY, EY, Euratom, tehty 30 päivänä heinä-
kuuta 1997 L239 54 30.8.1997
Huom. TämäkonsolidoituversioviittaaEuroopanlaskentayksikköönja/taiecuun.Nämäviittauksettuleeymmärtää1päivästä
tammikuuta1999lähtienviittauksenaeuroon—neuvostonasetus(ETY)N:o3308/80(EYVLL345,20.12.1980,s.1)janeuvoston asetus (EY) N:o 1103/97 (EYVL L 162, 19.6.1997, s. 1).
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 2
▼B
KOMISSION ASETUS (EURATOM,EHTY,EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen
säännösten soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaahuomionhuomioonEuroopanhiili-jateräsyhteisönperustamisso-pimuksen,
ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen,ottaahuomioonEuroopanatomienergiayhteisönperustamissopimuksen,ottaa huomioon neuvoston 21 päivänä joulukuuta 1977 antaman
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoa-setuksen(
1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella
(Euratom, EHTY, ETY) N:o 610/90(2), ja erityisesti sen 126 artiklan,
on kuullut asiassa Euroopan parlamenttia ja neuvostoa,ottaa huomioon yhteisön tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen
sekä talous- ja sosiaalikomitean lausunnot,
sekä katsoo ettätietyissävarainhoitoasetuksen11,22,23,24,25,28,29,36,37,38,41,
45,46,49,53,54,57,58,60,62,63,64,65,66,70,75,94,97,123ja128artiklansäännöksissäviitataansuoraansoveltamistakoskeviinyksi-tyiskohtaisiin sääntöihin,
komission asetusta (Euratom, EHTY, ETY) N:o 86/610(
3) on muutet-
tava, erityisesti varainhoitoasetuksen muuttamisen seurauksena,
on aiheellista antaa soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt
niiden osuuksien hoitamisen selventämiseksi, joilla tietyt kolmannetosapuolet osallistuvat yhteisön toimintaan,
selkeydenjatarkoituksenmukaisuudentakaamiseksionaiheellistakoota
kaikki voimassa olevat soveltamista koskevat yksityiskohtaiset sään-nöksetyhteenainoaantekstiinjakumotaasetus(Euratom,EHTY,ETY)N:o 86/610, ja
näiden yksityiskohtaisten sääntöjen laatiminen ei ole esteenä sille, että
myöhemmin laaditaan sellaisia soveltamista koskevia yksityiskohtaisiasääntöjä, joista ei muodollisesti säädetä varainhoitoasetuksen säännök-sissä, mutta jotka saattavat myöhemmin osoittautua aiheellisiksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
I OSASTO
ECUN SOVELTAMINEN TULOIHIN JA MENOIHIN
(Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohta)
1 artikla
Ecunjakansallistenvaluuttojenvälinenmuuntosuoritetaanpääsääntöi-
sestiEuroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistun ecun päivit-
täisenkurssinavulla.Varainhoitoasetuksen11artiklan4kohdanmukai-sestisuoritetaanecunjakansallisenvaluutanvälinenmuuntovarainhoi-toasetuksen 69-72 artiklassa tarkoitettua kirjanpitoa varten sellaistenecun kuukausittaisten kurssien avulla, jotka lasketaan sen kuukauden
(1) EYVL N:o L 356, 31.12.1977, s. 1
(2) EYVL N:o L 70, 16.3.1990, s. 1
(3) EYVL N:o L 360, 19.12.1986, s. 1
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 3
▼B
toiseksi viimeisen työpäivän kurssien perusteella, joka edeltää sitä
kuukautta, joksi kurssit vahvistetaan.
2 artikla
Kun ehdotukset maksusitoumuksiksi ja saatavien toteamiset ilmaistaan
kansallisissa valuutoissa, muuntaminen ecuiksi suoritetaan 1 artiklanmukaisesti.
Vastaavamaksumääräysjavastaavaperintämääräysvoidaanantaaaino-
astaan samassa valuutassa.
Ecu-määräisenäilmaistunsellaisenmaksusitoumuksensaldonmääränja
sellaisensaatavantoteamisensaldonmäärän,jotkaonilmaistukansalli-sessavaluutassa,arvotarkistetaankunkinbudjettikirjanpidonkuukausit-taisenvahvistamisenyhteydessä.Maksusitoumuksiensaldonosaltaarvotarkistetaan varainhoitovuotena viimeisen kerran käyttäen joulukuunkurssia; todettujen saatavien saldon arvo tarkistetaan taseen laatimistavarten käyttäen joulukuun 31 päivän kurssia.
Lisäksinäidensaldojenarvoavoidaantarkistaakuukaudenkuluessa,jos
valuuttakurssit ovat muuttuneet.
3 artikla
Poiketensiitä,mitä1artiklassasäädetään,käytetäänsinä”n”-kuukau-
tena, jonka osalta ennakkona maksettavat Euroopan maataloudenohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastosta rahoitetut menot onilmoitettu komission asetuksen (ETY) N:o 2776/88(
1) 3 artiklan 5
kohdan säädösten mukaisesti, ”n+1” kuukauden 10 päivän kurssia taiensimmäisen sellaisen sitä edeltävän päivän kurssia, jolta on käytettä-vissä yleinen noteeraus.
Tätäkurssiakäytetäänmyösvastaaviinasetuksen(ETY)N:o2776/884
ja 5 artiklassa tarkoitettuihin ennakoihin.
Kansallisen valuutan määräiset erot jäsenvaltioiden käyttöön ”n”
kuukautena annettujen varojen ja samana kuukautena kirjanpitoonmerkittyjen menojen välillä muunnetaan ecuiksi käyttäen ”n+2”kuukauden 10 päivän kurssia.
4 artikla
Sellaisten maksusitoumusten laskemiseen, joita ei ole vielä maksettu
varainhoitovuodenpäättyessäsekä,kunkyseessäovatjaksottamattomatmäärärahat, seuraavaan varainhoitovuoteen siirrettävien määrärahojenmäärittämiseen käytetään ecun joulukuun kurssia.
Sellaisetvarainhoitovuodenmaksut,jotkasuoritetaanseuraavanvarain-
hoitovuoden tammikuun 1-15 päivänä, merkitään talousarviota koske-vaan kirjanpitoon käyttäen ecun joulukuun kurssia.
5 artikla
Siltäosinkunkyseessäovatjaksottamattomatmäärärahat,maksusitou-
mukset, joita ei ole maksettu, vahvistetaan kansallisessa valuutassa taiecuissa edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyihin määriin saakka;suoritetut maksut merkitään kirjanpitoon maksuhetkellä voimassaolevan kurssin mukaisesti. Mahdollinen siirrettyjen määrärahojenmäärän ylitys otetaan budjettikohtaisesti huomioon varainhoitovuodensaldoa laskettaessa neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 1552/89(
2) 15 artiklan säännöksen mukaisesti.
Aiemmilta varainhoitovuosilta olevilta maksamatta jääneiden maksusi-
toumusten mukautukset, jotka koskevat jaksotettuja määrärahoja, jajotka on laskettu arvon uudelleen määrittämisen yhteydessä, todetaan
(1) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 9
(2) EYVL N:o L 155, 7.6.1989, s. 1
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 4
▼B
budjettikirjanpidossa ja ne merkitään taulukkoon, josta käy ilmi tulos-
tilin aiempien varainhoitovuosien maksusitoumusten vahvistaminen.
II OSASTO
TOIMIVALLAN SIIRTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 22 artikla)
6 artikla
Varainhoitoasetuksen22artiklan4kohdanmukaisentoimivallansiirron
sisältävissäastuksissaonilmoitettavaniidentoimielimenpalveluksessaolevien nimet, joilla on valtuutus allekirjoittaa valtuutuksenantajannimissä.
Asiakirjoissa on viitattava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdassa
tarkoitettuihin työjärjestyksen määräyksiin, joissa määrätään edellytyk-sistä päätösvallan siirtämiselle.
7 artikla
Edellä 6 artiklassa tarkoitetut asiakirjat, sekä näyte sen henkilöstöön
kuuluvan allekirjoituksesta, jolle päätösvalta on siirretty, annetaantiedoksi:
— valtuutetulle,
— toimielimentilinpitäjälle,jokaeisaasuorittaasellaisenhenkilöstöön
kuuluvan hyväksymää maksua, jolla ei ole siihen valtuuksia,
— toimielimen varainhoidon valvojalle, joka on vastuussa erityisesti
menojen ja tulojen laillisuuden ja asianmukaisuuden valvonnasta,
— tulojen ja menojen hyväksyjille, kuintenkin vain, jos kyse on
tapauksista,joissavarainhoidonvalvojataitilinpitäjäsiirtävättoimi-valtaansa,taikunvaltuutetuttulojenjamenojenhyväksyjätsiirtävätedelleen toimivaltaa heille uskottujen valtuuksien rajoissa,
— tilintarkastustuomioistuimelle.
Annettujen valtuuksien peruuttamisen sisältävät asiakirjat, annetaan
tiedoksi samalla tavoin.
8 artikla
Valtuutuksessa täsmennetään aina ne rajat, joissa valtuutetut voivat
laatia ehdotuksia saatavien toteamiseksi, perintämääräyksiä, ehdotuksiamenoihin sitoutumiseksi ja maksumääräyksiä, sekä valtuutuksessatarkoitetun momentin ja alamomentin numerot ja mahdollinen, valtuu-tuksen kesto.
9 artikla
Kukintoimielintoteuttaavarainhoitoasetuksenjatämänasetuksensään-
nösten mukaisesti sellaiset määrärahojen hoitoa koskevat toimenpiteet,joiltasepitäätarpeellisinasitäkoskevatalousarvionpääluokkaanmoit-teettoman toteuttamisen kannalta.
Kukin toimielin valmistelee asiakirjan, jossa on tätä varten annetut
sisäisetmääräykset.Asiakirjakäsittääolennaisetmääräyksettoimivallanjakautumisesta tulojen ja menojen hyväksyjien ja taloushallinnostavastaavienvirkamiestenvälillämenojenyhteenvedonjatulojenyhteen-vedon toteuttamisen osalta kunkin toimielimen pääluokassa.
Toisessakohdassatarkoitettuasiakirjasekäkaikkimuutsisäisettalous-
arviontoteuttamistajaviranhoitoakoskevatyleisluontoisetohjeetosoit-etaankaikkientalousarviontoteuttamiseenosallistuvienyksiköidensekätilintarkastustuomioistuimen käyttöön.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 5
▼B
III OSASTO
YHTENÄISTETTYJEN ATK-JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖN PERUS-
TUVA HOITO
(Varainhoitoasetuksen 23 artikla)
10 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 23 artiklassa tarkoitetuilla 'yhtenäistetyillä
atk-järjestelmillä'tarkoitetaanmäärärahojenhoitoonjakirjanpitoonliit-tyviä tietokoneohjelmia, joiden toimintaan tulojen ja menojen hyväk-syjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä osallistuvat ja jotka otetaankäyttöön näiden yksiköiden yhteisellä sopimuksella.
2. Näiden käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä:
a) järjestelmän on taattava sen seikan valvonta, että ehdotettua tointa
varten käytettävissä määrärahoja, ja sen on hylättävä kaikki toimet,joihin määrärahoja ei ole käytettävissä,
b) järjestelmänonvarmistettava,ettätoimiavoivattoteuttaaainoastaan
ne virkamiehet, jotka ovat saaneet valtuudet tulojen ja menojenhyväksyjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän yksikössä kunkinyksikön 9 artiklan soveltamiseksi antamien säännösten mukaisesti,
c) järjestelmänonvarmistettavatehokkaasti,tulojenjamenojenhyväk-
syjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän tehtävien erottaminentoisistaan,
d) toimielimenonvalvottava,ettäsensisäisetjaulkoisetmenettelytavat
varmistavat tietojen luottamuksellisuuden ja järjestelmän käyttä-misen turvallisuuden,
e) toimielimen on varmistettava järjestelmän fyysinen turvallisuus,
f) kuntulojenjamenojenhyväksyjä,varainhoidonvalvojajatilinpitäjä
yhteisellä sopimuksella arvioivat, että järjestelmä tarjoaa riittävätturvallisuustakeet,kukintoimielinvoipäättääkorvatatietovälineelläaiemminasiakirjanmuodossakäytetytlomakkeet,elimaksusitoumu-sehdotukset,maksumääräyksetjaperintämääräykset,sanotunkuiten-kaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 84, 87 ja 89 artiklan sään-nösten soveltamista.
IV OSASTO
TILINPITÄJÄÄN,AVUSTAVIIN TILINPITÄJIIN SEKÄ ENNAKOIDEN
HOITAJIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 25 ja 75 artikla)
I jakso
Yleiset säännökset
11 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä tilinpitäjän, jonka
velvollisuutena on:
— toisaalta,saatavienperintä,tulojentulouttaminenjamenojenmaksa-
minen sekä käteisvarojen hoito
ja
— toisaalta,kirjanpitosekärahoitustakoskevienyhteenvetojenvalmis-
telu varainhoitoasetuksen 69-72 ja 78-81 artiklan mukaisesti.
12 artikla
Toimielin voi nimittää tilinpitäjän yhden avustavan tilinpitäjän tai
useampia avustavia tilinpitäjiä. He toimivat hallinnollisesti tilinpitäjänalaisina, joka määrittelee heidän vastuualueensa.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 6
▼B
13 artikla
Kukintoimielinnimittäätilinpitäjänniistäura-alueeseenAtaiBkuulu-
vista virkamiehistä, jotka ovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Kukintoimielinnimittääavustavattilinpitäjätniistäura-alueeseenA,B
taipoikkeustapauksissaura-alueeseenCkuuluvistavirkamiehistä,jotkaovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Ennakoiden hoitajat valitaan tämän asetuksen 83 artiklan mukaisesti
niistävirkamiehistä,jotkakuuluvatura-alueeseenA,BtaiCtaitarvit-taessa muusta tasoltaan vastaavaan henkilöstöön kuuluvista.
14 artikla
Toimielimenonvalittavatilinpitäjäjaavustavattilinpitäjätheidäntodis-
tuksintaivastaavallaammatillisellakokemuksellavahvistetunerityispä-tevyytensä perusteella.
15 artikla
Tilinpitäjänä tai avustavana tilinpitäjänä ei saa toimia henkilö, joka
toimiitulojenjamenojenhyväksyjänä,ennakoidenhoitajanajavarain-hoidon valvojana.
Ennakoiden hoitajana ei saa toimia henkilö, joka toimii varainhoidon
valvojana.
16 artikla
Tilinpitäjä käyttää erityistä toimivaltaansa varainhoitoasetuksen sään-
nösten mukaisesti.
Tilinpitäjätehtävänäonerityisestitaatakirjanpidonsekävarainhoitoase-
tuksen 69-72 artiklassa ja 78-81 artiklassa tarkoitettujen rahoitustakoskevien yhteenvetojen asiallisuuden.
Toimielimenonannettavatilinpitäjänkäyttöönhänentehtäviensämoit-
teettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja välineistön.
Tilinpitäjäntehtävänäonvalvoaennenmenojenmaksamista,ettävara-
inhoitoasetuksessa ja tässä asetuksessa säädettyjä menettelytapoja onnoudatettusekävarmistaa,ettämaksuvapauttaatoimielimenmaksuvel-voitteesta ja että siihen ei sisälly asiallista virhettä.
Tilinpitäjän on keskeytettävä maksujen suorittaminen ja ilmoitettava
syytkeskeyttämiseenjossuoritetussatarkastuksessailmenee,ettäjotainneljässä edellisessä kohdassa olevaa säännöstä ei ole noudatettu.
Tilinpitäjiin, avustaviin tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin voidaan
kohdistaa kurinpitotoimenpiteitä ja heidät voidaan saattaa korvausvel-volliseksi Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavan henkilöstö-sääntöjen sekä muuhun henkilöstöön kuuluviin sovellettavan sään-nöstön,jäljempänä'henkilöstösäännöt',22artiklassaja86-89artiklassatarkoitettujenedellytystenmukaisestijosmaksuonsuoritettunoudatta-matta varainhoitoasetuksen 51 artiklan kolmannen kohdan säännöksiä.
17 artikla
Alustavaa talousarvioesitystä laadittaessa tilinpitäjää on kuultava
kaikista sellaisista mahdollisista talousarvion esittämiseen liittyvistäongelmista, jotka ovat omiaan vaikuttamaan talousarvion tilinpidonmukaisen toteuttamisen edellytyksiin.
II jakso
Kirjanpito ja taloudellisten yhteenvetojen laatiminen
18 artikla
1. Tilinpitäjä valmistelee toimielimensä osalta varainhoitoasetuksen
25artiklanneljännenkohdanmukaisestimääräajoinlaadittavatyhteen-
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 7
▼B
vedot, tulostilin ja taseen. Tätä varten hän pitää kirjaa kaikista varain-
hoitovuoden toimenpiteistä ja toimittaa tilinpäätöksen.
2. Taloudelliset yhteenvedot toimitetaan varainhoitoasetuksen 79-81
artiklan mukaisesti varainhoidonvalvojalle, minkä jälkeen toimielinvahvistaa ne lopullisesti.
3. Jostilinpitäjänvirkasuhdepäättyy,vahvistetaanväliaikainentilin-
päätössenkuukaudenviimeisenäpäivänä,jonkakuluessavirkasuhdeonpäättynyt.
Tehtävänsä jättävä tilinpitäjä ja uusi tilinpitäjä hyväksyvät tämän tilin-
päätöksen allekirjoittamalla sen.
19 artikla
Muuttoimielimettoimittavatviimeistäänmaaliskuun1päivänäkomis-
siolle laatimansa tulostilin ja konsolidoidun taseen sekä kaikki muuttilien konsolidoinnin kannalta tarpeelliset asiakirjat tai tiedot.
20 artikla
Komission tilinpitäjä keskittää kaikki hänelle tarpeelliset tiedot ja
valmistelee Euroopan yhteisöjen konsolidoidun tulostilin ja konsoli-doidun taseen siten, että komissio voi vahvistaa ne ja toimittaa neEuroopan parlamentille, neuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelleviimeistään toukokuun 1 päivänä.
21 artikla
Sen jälkeen kun komission tilinpitäjä on kuullut muiden toimielimien
tilinpitäjiä, komissio:
— vahvistaakaikilletoimielimilleyhteisetkirjanpitoakoskevatmenet-
telyt,
— vahvistaajasaattaaajantasalletoimielimientilisuunnitelmanraken-
teen,
— yhdenmukaistaa taseiden esittämistavan.
Komissio perustelee ja selvittää taseeseen liitetyissä huomautuksissa
kaikki kirjanpitomenettelyjä koskevat muutokset.
III jakso
Käteisvarojen hoito
22 artikla
Tulojenperimisestäjamenojenmaksamisestavastuussaolevatilinpitäjä
vastaa vastaavien käteisvarojen hoidosta varainhoitoasetuksen 25artiklan ensimmäisen kohdan mukaisesti.
Toimielin avaa tai avauttaa tarpeelliset tilit rahoituslaitoksissa hyvän
varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Tiliehtoja tarkastellaan määräa-join ja tarvittaessa niistä neuvotellaan uudelleen; niitä valvoo varain-hoidon valvoja.
Komission tilinpitäjän tehtävänä on, muiden toimielimien tilinpitäjiä
kuultuaan, yhdenmukaistaa eri toimielimien avaamien tilien tiliehdot.
23 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on hoitaa toimielimensä käteisvaroja, määrätä
rahoituslaitoksissaavattujentilienvälisistätilisiirroistajahuolehdittavavaluutanvaihdosta siten, ettei millään tilillä esiinny tilinylityksiä.
Rahoituslaitoksissa avattujen tilien väliset siirrot on tehtävä käytettä-
vissä olevien varojen rajoissa.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 8
▼B
24 artikla
Komissiontilinpitäjäjakaajäsenvaltioidenvaltionrahastoissajakeskus-
pankeissa käytettävissä olevat varat viimeksi mainittujen keskenasetuksen (ETY, Euratom) N:o 1552/89 12 artiklan mukaisesti.
25 artikla
Tilinpitäjä sovittaa säännöllisesti rahoituslaitoksissa avatut tilit yhteen
kirjanpidon kanssa ja valvoo, että neuvoteltuja tiliehtoja noudatetaanasian mukaisesti.
26 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin ja
huolehtia niitä koskevasta seurannasta.
27 artikla
Komission tilinpitäjä määrittää 1 artiklan mukaisesti ecun kurssin
suhteessakuhunkinniistävaluutoista,joitatoimielimetkäyttävättalous-arviota toteuttaessaan.
IV jakso
Vakuutus
28 artikla
Tilinpitäjän,avustavientilinpitäjienjaennakoidenhoitajienonotettava
itselleen toimielimen välityksellä vakuutus tehtäviinsä liittyvien talo-udellisten riskien varalta.
29 artikla
Toimielin maksaa tästä vakuutuksesta aiheutuvat maksut suoraan
vakuuttajalle.
30 artikla
Rajoittamatta
— Euroopan yhteisöjen henkilöstösääntöjen 86-89 artiklan sovelta-
mista,
— varainhoitoasetuksen 75 artiklan soveltamista,— toimielimen oikeutta korvaukseen kolmansilta osapuolilta
toimielin vastaa ETY:n perustamissopimuksen 215 artiklan toisen
kohdan mukaisesti sellaisista riskeistä ja sellaisista alijäämistä, joitavakuuttajateivätkata,sikälikuinasiastavastuussaolevanvirkamiehennimissä olevalle takuutilille talletetut määrät eivät riitä kattamaanalijäämää.
V jakso
Erityiskorvaus ja takuutili
31 artikla
Varainhoitoasetuksen 75 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun erityiskor-
vauksen määrä on kuukausittain:
—►
M1131◄ecua tilinpitäjille,
—►M187◄ecua avustaville tilinpitäjille,
—►M144◄ecua niille ennakoiden hoitajille, jotka vastaavat
vähintään 30 peräkkäisen päivän ajan ennakkomaksujärjestelmistä,joiden suuruus on vähintään ►
M13600◄ecua.
Tämä korvaus annetaan ecu-määräisenä ja vastaava määrä maksetaan
ecuissa 32 artiklassa tarkoitetulle takuutilille.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 9
▼B
32 artikla
Toimielimen yleisessä kirjanpidossa avataan takuutili kunkin asiano-
maisen henkilöstöön kuuluvan nimissä. Asianomaisen toimielimenpyynnöstä, tämä tilinpito voidaan järjestää keskitetysti komission ylei-sessä kirjanpidossa. Tälle tilille maksetaan määräajoin 31 artiklassatarkoitettukuukausikorvausjavuosittainenkorko,jokavastaaEuroopanraha-asiain yhteistyörahaston ecumääräisiin toimiinsa(
1) soveltamien
kuukausikorkojen vuosittaista keskiarvoa.
Tililtämaksetaanalijäämä,jostatoimielinjulistaanimittämänsäasiano-
maisenolevanvastuussa,sikälikuinvakuutusyhtiöidenkorvaukseteivätkata kyseisiä alijäämiä.
33 artikla
1. Kun tilinpitäjän tai avustavan tilinpitäjän virkasuhde päättyy,
takuutilinnettosaldomaksetaanhänelletaihänenoikeudenomistajilleensen jälkeen kun varainhoitoasetukseen 22 artiklassa tarkoitetut viran-omaisetovattehneetasiassapäätöksenjavarainhoitoasetuksen77artik-lassa tarkoitettu vastuuvapaus on myönnetty, sekä, kun tilinpitäjä,lukuun ottamatta tapauksia, jotka koskevat häntä itseään, sekä varain-hoidon valvoja ovat antaneet myönteisen lausuntonsa.
2. Kunennakoidenhoitajienvirkasuhdepäättyy,takuutilinnettosaldo
maksetaanheilletaiheidänoikeudenomistajilleensenjälkeen,kunasia-nomainen tilinpitäjä ja tulojen ja menojen hyväksyjä ovat antaneetasiastamyönteisenlausuntonsajatehneettarkastuksensekä,kunvarain-hoidon valvoja on antanut asiasta myönteisen lausuntonsa.
3. Edellä 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut maksut suoritetaan ainoastaan
sen pääosaston tai hallinnollisen yksikön johtajan kirjallisen ohjeenmukaisesti, johon tilinpitäjä kuuluu.
V OSASTO
VARAINHOIDON VALVOJAAN JA AVUSTAVIIN VARAINHOIDON
VALVOJIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 24 artikla)
34 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä varainhoidon
valvojan, jonka velvollisuutena on valvoa kaikkiin sellaisiin menoihinsitoutumista ja kaikkien sellaisten menojen hyväksymistä sekä kaikkiasellaisiatuloja,jotkakirjataanyhteisöjentalousarvioonjajoidenosaltakyseinen toimielin on tulojen ja menojen hyväksyjä.
35 artikla
Toimielin voi nimittää yhden avustavan varainhoidon valvojan tai
useampia avustavia varainhoidon valvojia. He toimivat varainhoidonvalvojan vastuulla; varainhoidon valvoja määrittelee, mitkä valtuudethän heille antaa. He ovat vastuussa antamistaan hyväksymismerkin-nöistä valtuuksien rajoissa.
36 artikla
Toimielimen on valittava varainhoidon valvoja ja avustavat varain-
hoidonvalvojatnäidenerityisenpätevyydenperusteellajäsenvaltioidenkansalaisista.
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava
korko.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 10
▼B
37 artikla
Toimielin antaa varainhoidon valvojan käyttöön hänen valvontatehtä-
vänsä moitteettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja väli-neistön.
38 artikla
Kaikissa päätöksissä, joilla varainhoidon valvoja tai avustavat varain-
hoidonvalvojatsiirtävättoimivaltaajasiirtävätsitäedelleen,onnouda-tettava 6,7 ja 8 artiklan säännöksiä.
39 artikla
Valvontatehtäviään hoitaessaan varainhoidon valvoja on täysin riippu-
maton ja hän on vastuussa ainoastaan toimielimelle. Hän ei voi ottaavastaan ohjeita eikä hänelle voida asettaa rajoituksia, jotka koskevatniidentehtävienhoitamista,jotkahänelleuskotaannimittämisenmyötävarainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti.
Näitä säännöksiä sovelletaan myös avustaviin varainhoidon valvojiin
sen valtuutuksen rajoissa, jonka he ovat saaneet esimieheltään, varain-hoidon valvojalta.
40 artikla
Varainhoidon valvoja voi milloin tahansa antaa toimielimelle kerto-
muksia asioista, joilla on taloudellisia vaikutuksia, erityisesti kunkyseessä on varainhoitoasetuksen 2 artiklan säännösten soveltaminen.
Toimielin toimittaa kertomukset Euroopan parlamentille ja tilintarkas-
tustuomioistuimelle näiden pyynnöstä, jollei se katso niiden olevanluottamuksellisia.
41 artikla
Varainhoidonvalvojallajaavustavillavarainhoidonvalvojillaonoikeus
saadakäyttöönsäkaikkitositteetjakaikkimuutvalvottaviinmenoihinjatuloihin liittyvät asiakirjat. He voivat tehdä tarkastuksia paikalla.
42 artikla
Ainoastaan toimielin itse voi kohdissa 2-5 säädetyin edellytyksin
kohdistaa varainhoidon valvojaan ja avustaviin varainhoidon valvojiinkurinpitotoimiajasaattaaheidätmahdollisestikorvausvastuuseenvara-inhoitoasetuksen 74 artiklan mukaisesti.
Toimielin tekee tutkimuksen aloittamisesta perustellun päätöksen.
Päätös toimitetaan tiedoksi asianomaiselle sekä, jos kyseessä on avus-tava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojalle. Toimielin voiomalla vastuulla antaa tutkimuksen suorittamisen yhdelle tai useam-malle sellaiselle virkamiehelle, joka kuuluu tai jotka kuuluvat samaantai ylempään palkkaluokkaan kuin kyseinen henkilöstöön kuuluva jajotka eivät toimi varainhoidon valvojana, tulojen ja menojen hyväksy-jänätaitilinpitäjänä.Asianomaistasekä,joskyseessäonavustavavara-inhoidon valvoja, varainhoidon valvojaa on kuultava tutkimuksenkuluessa.
Asianomaiselleja,joskyseessäonavustavavarainhoidonvalvoja,vara-
inhoidon valvojalle toimitetaan tiedoksi tutkimusta koskeva mietintö.Toimielin kuulee tämän jälkeen asianomaista mietinnön johdosta.
Mietinnön ja kuulemisen perusteella toimielin tekee joko perustellun
päätöksenvastuuvapaudenmyöntämisestäasianomaiselletaihenkilöstö-sääntöjen22artiklanja86-89artiklansäännöstenmukaisenperustellunpäätöksen. Kurinpitoseuraamusta ja/tai korvausvelvollisuutta koskevatpäätökset ilmoitetaan asianomaiselle ja toimitetaan tiedoksi muilletoimielimille, tilintarkastutustuomioistuimelle sekä, jos kyseessä onavustava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojalle.
Asianomainen voi saattaa nämä päätökseen yhteisön tuomioistuimen
käsiteltäväksi siten kuin henkilöstösäännöissä määrätään.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 11
▼B
43 artikla
Varainhoidonvalvojajaavustavatvarainhoidonvalvojatvoivatsaattaa
yhteisön tuomioistuimen käsiteltäväksi minkä tahansa valvontatehtä-vänsäsuorittamistakoskevantoimen,edelläsanotunkuitenkaanrajoitta-mattahenkilöstösäännöissäjamuihinhenkilöstöönkuuluviinsovelletta-vissa työsuhteen ehdoissa määrättyjen muutoksenhakukeinojen käyttä-mistä. Asia on saatettava tuomioistuimen käsiteltäväksi kolmenkuukauden kuluessa siitä, kun kyseinen toimi annettiin tiedoksi.
Kanteisiin, jotka toimielin on nostanut varainhoidon valvojaansa tai
avustavia varainhoidon valvojiaan vastaan, sovelletaan edellisenalakohdan säännöksiä.
Kanne tutkitaan ja asiassa tehdään ratkaisu henkilöstösääntöjen 91
artiklan 5 kohdan mukaisesti.
VI OSASTO
TULOJEN PERIMINEN
(Varainhoitoasetuksen 28 ja 29 artikla)
44 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoasetuksen
28 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti laadittava ennakkoarviosaatavastakustakinsellaisestatoimenpiteestä,jostaaiheutuuyhteisöillesaatavia tai jotka muuttavat yhteisöjen saatavia. Ennakkoarvio saata-vastalaaditaan,vaikkasaatavanmääräätaieräpäivääeiolisikaanvielämahdollista määrittää sen asiakirjan tai päätöksen perusteella, jostasaatava aiheutuu; siinä ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan arvioitumäärä ja ennakoitu eräpäivä.
Ennakkoarviotoimitetaanvarainhoidonvalvojallehyväksymismerkintää
varten ja tilinpitäjälle saatavan muistiin merkitsemiseksi.
45 artikla
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoase-
tuksen28artiklan2kohdansäännöstenmukaisestiannettavajokaisestatodetusta saatavasta perintämääräys viipymättä.
Määräys toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää
varten ja tilinpitäjälle rekisteröitäväksi. Määräyksestä on käytävä ilmierityisesti eräpäivä.
2. Tilinpitäjä suorittaa perinnän kehottamalla velallista maksamaan
määräpäivänä summan, jonka tämä on velkaa.
3. Tilinpitäjä laatii tosiasiallisesta perinnästä tuloja koskevan tosi-
tteen,jokakirjataantileille.Tilinpitäjäantaatulojenjamenojenhyväk-syjälle sekä varainhoidon valvojalle tiedon perinnästä.
4. Jossaatavaaeioleperittymaksamiselleasetetunmääräajanpäät-
tyessä, tilinpitäjän on viipymättä ryhdyttävä perimään varoja, tarvit-taessa oikeusteitse.
5. Saatava, joka peritään peräkkäisinä maksuerinä joko yhden tai
useammanvarainhoitovuodenkuluessa,kirjataankokonaisuudessaanjavälittömästi sen toteamisen jälkeen tileille perintämääräyksen perus-teella.
46 artikla
Varainhoitoasetuksen 28 artiklassa tarkoitettuja ennalta tehtäviä totea-
misia voidaan tehdä yksinomaan juoksevien tulojen osalta.
Varainhoidon valvojalta ei näin ollen pyydetä hyväksymismerkintää
erikseen yksittäiselle tällaisia ennakkoon todettuja varoja koskevalleperinnälle.
Ennenvarainhoitovuodenpäättymistätulojenjamenojenhyväksyjänon
toimitettavaennaltatehtyihintoteamisiintehdytmuutoksetvarainhoidon
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 12
▼B
valvojallehyväksymismerkintäävarten,jottakyseisetehdotuksetvastai-sivat todella todettuja saatavia.
47 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjälle ja varainhoidon valvojalle on 45
artiklan 3 kohdan säännösten mukaisesti tehtävä mahdollisimman pianilmoitusainakunvarojaonvastaanotettu.Kunvarojentulouttamineneiperustu 45 artiklan mukaisesti laadittuun perintämääräykseen, hyvite-tään vastaavalla määrällä yleisessä kirjanpidossa välittömästi jotakinväliaikaistiliäjatoimivaltaistatulojenjamenojenhyväksyjääpyydetäänryhtymään saatavan toteamiseen sekä antamaan puuttuva perintämää-räys, jotta saatava voitaisiin kirjata talousarvioon. Jos osoittautuu, ettäjollekinedellätarkoitetuistatileistäonhyvitettyperusteettomastiperittysumma, se palautetaan mahdollisimman pian.
48 artikla
Ennakkoarviot ja perintämääräykset merkitään kirjanpitoon erikseen ja
ne numeroidaan aikajärjestyksessä siten, että toimielimen kaikkiensaatavien osalta on mahdollista todeta erityisesti:
— toimenpiteet, joista aiheutuu saatavia,
— perittävien saatavien määrät,— kyseisten saatavien eräpäivät,— perityt saatavat,— saatavat, joita ei ole peritty, sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty
niiden perimiseksi.
49 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvoja voi milloin
tahansa todentaa, että saatavien hankinta ja perintämääräykset onkirjattu oikein ja täyttää hänelle varainhoitoasetuksen 29 artiklan 3kohdassa osoitetut tehtävät.
50 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksissa, jotka koskevat todetun
saatavan perinnästä luopumista, on varainhoitoasetuksen 29 artiklan 2kohdan mukaisesti yksilöitävä erityisesti velallinen, tulon laatu, senarvioitu määrä, kirjaaminen, toimenpiteet saatavan perimiseksi sekäperusteet, joilla siitä luopumista ehdotetaan.
Jostoimielimenylintoimivallankäyttäjäonjättänythuomiottasen,että
varainhoidon valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää,tätä koskeva päätös toimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, jokalähettää ehdotuksen luopumisesta yhdessä kyseisen päätöksen kanssatakaisinvarainhoidonvalvojalle.Luopumistakoskevaehdotus,johononliitetty päätös jättää huomiotta varainhoidon valvojan kieltäytyminen,kirjataan varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdan ensimmäisenalakohdan säännösten mukaisesti.
VII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMINEN
(Varainhoitoasetuksen 36 artikla)
51 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on saatettava ehdotus
maksusitoumukseksi varainhoidon valvojan käsiteltäväksi, ennen kuinhän toteuttaa toimenpiteen, josta aiheutuu menoja. Tulojen ja menojenhyväksyjänonennaltavarmistettava,ettäkyseinentoimenpideonvara-inhoitoasetuksen 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidonperiaatteiden mukainen ja erityisesti taloudellisuuden ja kustannusvai-kuttavuuden periaatteiden mukainen. Ehdotus laaditaan pääsääntöisestitulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varainhoidon valvojanyhteisellä sopimuksella hyväksymän lomakkeen mukaisesti. Maksusi-
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 13
▼B
toumusehdotukseen on sisällyttävä varainhoitoasetuksen 37 artiklassa
tarkoitetut tiedot.
52 artikla
Ehdotuksia sellaisiksi toimielimen yleisiksi päätöksiksi, joihin sisältyy
menoa koskeva velvoite, pidetään toimenpiteinä, joista aiheutuukolmansilleosapuolillemaksettaviamenoja,ilmanettäontarpeentehdäuutta päätöstä.
53 artikla
Jos toimielimen on ennen menoon sitoutumista tehtävä siitä periaate-
päätös, periaatepäätöstä koskeva ehdotus on toimitettava varainhoidonvalvojalle ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten yhdessävastaavan maksusitoumusehdotuksen kanssa.
Välittömästi sen jälkeen kun toimielin on tehnyt päätösehdotuksen,
vastaava maksusitoumusehdotus toimitetaan varainhoidon valvojalleennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten.
Jos toimielin ei hyväksy päätösehdotusta tai pienentää menojen ehdo-
tettua määrää, maksusitoumusehdotus peruuntuu ja tarvittaessa sekorvataanasianmukaisellamaksusitoumusehdotuksella,jokatoimitetaanvarainhoidonvalvojalleennaltaannettavaahyväksymismerkintäävarten.
54 artikla
Varainhoitoasetuksen 36 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut alustavat
maksusitoumukset rajoitetaan ainoastaan juokseviin menoihin. Varain-hoidon valvojalle ei voida toimittaa hyväksymismerkintää varten erik-seen sellaisia yksittäisiä maksusitoumuksia, jotka tällaiset alustavatmaksusitoumukset kattavat.
Kun kyseessä ovat alustavat maksusitoumukset, tulojen ja menojen
hyväksyjänontodennettavaomallavastuullaan,ettäyksittäisetmaksusi-toumukset eivät ylitä niitä kattavaa alustavaa maksusitoumusta.
Alustavista maksusitoumuksista voi aiheutua määrärahojen siirtoja
ilman eri toimenpiteitä seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoase-tuksen 7 artiklassa tarkoitetuin edellytyksin vain siinä määrin, kuin nevarainhoitovuoden päättyessä vastaavat sellaisia taloudellisia velvoit-teita, joihin on tosiasiassa sitouduttu ennen varainhoitoasetuksessavahvistettuja päivämääriä.
Juoksevina menoina pidetään luonteeltaan saman varainhoitovuoden
aikana toistuvia hallinnollisia menoja, kuten:
— henkilöstömenot (palkat ja erilaiset korvaukset, työhönottokulut,
jne.),
— matkakulut,— edustuskulut,— kokouskulut,— freelance-kääntäjät,— virkamiesvaihto,— kiinteistöjen vuokrat,— erilaiset vakuutukset,— siivous ja ylläpito,— vuokraus,— teletoiminta,— vesi, kaasu ja sähkö,— määräajoin ilmestyvät julkaisut (kuukausitiedotteet, jne.),— tilaukset.
55 artikla
Josmenontarkkaasuuruuttaeitiettyjenmenojaaiheuttavientoimenpi-
teidenosaltavoidavielämäärittääsilloin,kunkyseistämenoakoskevamaksusitoumusehdotus esitetään varainhoidon valvojalle ja toimitetaantiedoksi tilinpitäjälle, tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä arvio
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 14
▼B
oletetusta menosta ja täsmennettävä maksusitoumusehdotuksessa netekijät, joihin arvio perustuu.
56 artikla
Varainhoidonvalvojalleontoimitettavariittävänajoissakaikkimaksu-
sitoumusehdotukset, jotta hän voisi muodostaa kantansa ja tehdämahdollisesti aiheellisina pitämänsä huomautukset, niin että nämävoitaisiin ottaa huomioon.
57 artikla
Maksusitoumusehdotuksiinonliitettävä,kaikkiliitetiedotjatarvittaessa
kaikki muut asiakirjat ja tiedot, jotka varainhoidon valvoja tarvitseevoidakseentodetavarainhoitoasetuksen38artiklan1kohdassasäädetytseikat,sanotunkuitenkaanrajoittamattavarainhoitoasetuksen23artiklansäännösten soveltamista.
VIII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVIEN EHDOTUSTEN KIRJAA-
MINEN VARAINHOIDON VALVOJAN HYVÄKSYMISMERKINNÄN
JÄLKEEN
(Varainhoitoasetuksen 37 artikla)
58 artikla
Maksusitoumusehdotukset kirjataan toimielimen kirjanpidossa. Kirjaus
on tehtävä siten, että varainhoitovuoden kunkin talousarvioon alamo-mentin osalta on aina mahdollista todeta:
1) käytettävissä olevat määrärahat,2) tehtyjen maksusitoumusten määrät,3) maksut, jotka on suoritettu niihin liittyen,4) sellaisten maksusitoumuksien saldo, joita ei ole vielä maksettu.
Kirjauksesta on myös aina voitava todeta:
1) alkuperäisenmaksusitoumuksenmäärä,johononlisättymahdolliset
täydentävät maksusitoumukset,
2) näihin maksusitoumuksiin liittyvät aiempina varainhoitovuosina
suoritetut maksut,
3) maksusitoumuksen määrä, jota ei ole vielä maksettu varainhoito-
vuoden alkaessa,
4) varainhoitovuonna suoritettavat maksut,5) saldo, jota ei ole vielä maksettu.
Varainhoitoasetuksen99artiklansäännöstenmukaistenkaikenkattavien
alustavien maksusitoumuksien määrä on kirjattava samoin.
59 artikla
Kirjanpitoonjärjestettäväsiten,ettävarainhoidonvalvojanonmahdol-
lista tarkastaa, että maksusitoumukset ja maksut on kirjattu oikein.
IX OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVILLE EHDOTUKSILLE ANNET-
TAVA HYVÄKSYMISMERKINTÄ
(Varainhoitoasetuksen 38 artikla)
60 artikla
Jollei10ja61artiklansäännöksistämuutajohdu,hyväksymismerkintä
annetaan siten, että varainhoidon valvoja — tai avustava varainhoidonvalvojataisellainenhenkilöstöönkuuluva,jokaonsaanut38artiklassatarkoitetun valtuutuksen tai jonka valtuutusta on jatkettu — allekir-
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 15
▼B
joittaa maksusitoumusehdotuksen; lisäksi se varustetaan leimalla ja
päivämäärällä.
61 artikla
Kiireellisissä tapauksissa hyväksymismerkintä voidaan antaa lipuk-
keella, teleksillä tai muulla tavalla, joka yksiselitteisesti osoittaa, ettäkyseiselle maksusitoumusehdotukselle on annettu hyväksymismerkintä.
62 artikla
Jos toimielimen ylimmän toimivallan käyttäjä on varainhoitoasetuksen
39artiklanmukaisestipäättänytjättäähuomiottasen,ettävarainhoidonvalvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää, päätös tästätoimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, joka lähettää maksusitou-musehdotuksen yhdessä kyseisen päätöksen kanssa takaisin varain-hoidonvalvojalle.Maksusitoumusehdotus,johononliitettypäätösjättäähuomiottavarainhoidonvalvojankieltäytyminen,kirjataanvarainhoitoa-setuksen 37 artiklan säännösten mukaisesti.
63 artikla
Varainhoitoasetuksen 99 artiklassa tarkoitettuihin kaikenkattaviin alus-
taviin maksusitoumuksiin sovelletaan 60, 61 ja 62 artiklaa.
64 artikla
Jos varainhoidon valvoja pitää varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2
kohdassa sekä 37,41 ja 45 artiklassa tarkoitettuja ja jäljempänä 65-73artiklassa täsmennettyjä asiakirjoja riittämättöminä tai puutteellisina,hän lykkää hyväksymismerkinnän antamista ja lähettää ehdotuksentakaisin tulojen ja menojen hyväksyjälle yksilöiden samalla vaadituttodisteet.
X OSASTO
TOSITTEET
(Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohta sekä 37, 41 ja 45 artikla)
I jakso
Saatavien perintä
65 artikla
Maksumääräyksienliitetietojaovatsaatavastatehtypäätöstaiasiakirja,
josta saatava aiheutuu, sekä kaikki sellaiset asiakirjat, joista voidaantarkistaa saatavan laatu, sen määrän laskeminen, eräpäivä, velallinen,kuten:
a) sikäli kun kyseessä ovat omat varat(
1):
— tullien, maatalousmaksujen ja ”sokeri”-osuusmaksujen osalta:
soveltamisasetusten mukaisesti(2)
— arvonlisäverosta ja bruttokansantulosta (BKTL) saatavien
varojen osalta: sen varainhoitovuoden (”n”-varainhoitovuosi)talousarvio, jossa määrä yksilöidään sekä vastaavien saldojenosalta (”n+1”-varainhoitovuosi ja sitä seuraavat) soveltamisase-tuksissa tarkoitetut erilaiset otteet, yhteenvedot ja tiliotteet(
3)
(1) Neuvoston päätös 88/376/ETY, Euratom(EYVL N:o L 185, 15.7.1988, s.
24)
(2) — Asetus (ETY, Euratom) N:o 1552/89
— Neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 1553/89 (EYVLN:o L 155,
7.6.1989, s. 9)otteet jäsenvaltioiden kirjanpidosta,
(3) — Asetus (ETY, Euratom) N:o 1552/89;
— Neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 1553/89 (EYVLN:o L 155,
7.6.1989, s. 9)
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 16
▼B
b) sikäli kun kyseessä ovat muut sekalaiset tulot: perussäädös, päätös,
sopimus tai asiakirja, josta saatava aiheutuu sekä liitetiedot, joistakaikki laskelmaan sisältyvät tekijät ilmenevät.
II jakso
Menoihin sitoutuminen
66 artikla
Menojakoskevienmaksusitoumusehdotustenosaltatositteitaovatehdo-
tukset sellaisiksi toimenpiteiksi, joilla toimielin sitoutuisi menoon,kuten:
a) menojen aiheutuessa sopimusvelvoitteista:
sopimusehdotus,sopimus,tilauslomaketaimuutvastaavatasiakirjat,
sopimusten osalta mahdollisesti yhdessä vastaanotettujen tarjoustenkanssa ja sellaisten asiakirjojen kanssa, joissa perustellaan sopi-muksentekeminensuoraan,jatarvittaessahankintojajasopimuksiakäsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunnon kanssa;
b) myönnettäessä tukea itsenäisesti:
— eri rahastoista myönnettävän taloudellisen tuen tai vastaavan-
laisen toiminnan osalta: tarvittaessa vastaavissa soveltamisase-tuksissa tarkoitetut asiakirjat sekä ehdotukset tuen myöntämistäkoskeviksi päätöksiksi;
— tuen myöntämisen osalta yleensä:
— edunsaajananomus,tarvittaessayhdessäaiemminmyönnetyn
tuen täytäntöönpanosta laaditun kertomuksen kanssa,
— asiakirja, jossa perustellaan myönnetty määrä,— sopimusluonnos tai muut vastaavat asiakirjat,— sitä toimintaa koskeva alustava talousarvio, johon tukea
anotaan, tai muu sitä vastaava asiakirja.
III jakso
Menojen maksattaminen ja maksu
67 artikla
Hankintojen osalta liitetietoja ovat erityisesti hankkijan laatima lasku,
johon on tarvittaessa liitetty yksi kappale sitä asiakirjaa, johon yhteis-öjen velvoite perustuu (esimerkki: tilauslomake tai sopimus).
Hankkijan laatimassa asiakirjassa on aina ilmoitettava:
— tarvikkeidenlaatujamäärätai,tarvittaessa,kuvaushankintaanliitty-
vistä palveluista,
— yksikköhinta ja kokonaishinta,— tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista; tarvittaessa
hankintaanliittyvienjasenhintaansisällytettyjenmaksujen,verojenja tullien määrä.
Asiakirjassa tai siihen liittyvässä asiakirjassa on oltava tulojen ja
menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa henkilöstöön kuuluvantekemät merkinnät siitä, että:
— hankinta on vastaanotettu asianmukaisesti, sekä ilmoitetaan vastaa-
nottamiseen liittyvä päivämäärä ja paikka,
— omaisuusluetteloonontehtymerkintäsilloin,kunhankinnanmerkit-
semistä omaisuusluetteloon edellytetään,
— laskun kaikki tiedot on tarkastettu,— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
lausunto on, jos sitä vaaditaan, annettu.
68 artikla
Palvelujenosaltaliitetietojaovaterityisestipalvelunsuorittajanlaatima
lasku (tai kuitti).
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 17
▼B
Kyseisessä laskussa (tai kuitissa) on:
— mainittava suoritetun palvelun laatu, tarvittaessa sen yksikköhinta,
kokonaishinta,tiedotverojajamaksujakoskevistavapautuksistatai,jos mahdollista, palveluun liittyvien ja hintaan sisällytettyjenmaksujen ja verojen määrä,
— oltava tulojen ja menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa
henkilöstöön kuuluvan allekirjoittama merkintä ”maksettavaksi”,jollaosoitetaan,ettäpalveluonsuoritettumoitteettomastijalaskun(tai kuitin) tiedot on tarkastettu.
69 artikla
1. Tutkimuksiajaselvityksiäkoskeviensopimustenosaltaliitetietoja
ovat:
a) sopimuskappale ja mahdollisien lisäsopimuksen kappale, joka tai
jotka on liitettävä ensimmäiseen maksamista koskevaan valtuutuk-seen,
b) kaikkiasiakirjat,jotkasopijapuolentaloudellistenmääräystenperus-
teella voivat olla maksun perusteella (sopimuspuolen maksupyyntö,laskut,hallintokomiteoidenohjeetassosiaatiosopimustenosalta,sekäkaikki muut asiakirjat, jotka todisteellisesti osoittavat menon).Viimeiseenmaksuunonliitettäväasiakirja,johontulojenjamenojenhyväksyjä on merkinnyt todistuksen siitä, että virkatoimi on suori-tettu (”sevice tait”).
2. Niiden päätösten osalta, jotka koskevat tuen myöntämistä eri
rahastoista tai vastaavia toimia, liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, joka on liitettävä ensimmäiseen maksamista
koskevaan valtuutukseen,
b) kaikki asiakirjat, jotka perusasetuksen rahoitusta koskevien sään-
nösten sekä taloudellisen tuen myöntämistä koskevien päätöksientaloudellisten määräysten perusteella voivat olla maksun perusteena(maksupyyntö,todistusurakanaloittamisesta,raportiturakanedisty-misestä sekä muut vastaavat asiakirjat). Viimeiseen maksuun onliitettäväasiakirja,jossaontodistusohjelmantaihankkeenpäättymi-sestä sekä yhteenveto ohjelman tai hankkeen todellisista menoista.
3. Edellä 66 artiklan b kohdan toisessa luetelmakohdassa tarkoitet-
tujen avustuksien osalta liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, jolla avustus on myönnetty,
b) vastaanottajanvahvistus,jonkamukaantämähyväksyyvarainhoitoa-
setuksen 87 artiklassa tarkoitetut yhteisön tarkastukset sekä, niissätapauksissa, joissa se avustuksen suuruuden vuoksi on perusteltua,hankkeentoteuttamistajavastaanotettujenvarojenkäyttöäkoskevankertomuksen esittämisen.
70 artikla
Henkilöstömenojen osalta tositteita ovat:
a) kuukausipalkan osalta:
— täydellinen luettelo henkilöstöstä, jossa yksilöidään kaikki palk-
kaukseen vaikuttavat tekijät. Luettelo liitetään maksumääräyk-seen;
— lomake (henkilötietolomake), josta ilmenee tarvittaessa jokaisen
palkkaukseen vaikuttavan tekijän muutos. Lomake laaditaankussakin yksittäistapauksessa tehtyjen päätösten perusteella;
— työhönoton tai nimittämisen ollessa kyseessä liitetään ensim-
mäisen palkan vahvistamisen yhteydessä oikeaksi todistettujäljennös työhön ottamista tai nimittämistä koskevasta päätök-sestä,
b) muiden palkkojen osalta (tunti- tai päiväpalkalla työskentelevä
henkilöstö):
— tulojen ja menojen hyväksyjän laatima yhteenveto tyässäolopäi-
vistä ja -tunneista;
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 18
▼B
c) ylityökorvausten osalta:
— valtuutetunvirkamiehenallekirjoittamayhteenveto,jossatodiste-
taan henkilöstöön kuuluvan tekemä ylityön määrä;
d) matkakorvausten osalta:
— toimivaltaisen viranomaisen asianmukaisesti allekirjoittama
matkamääräys,
— ”matkakululaskelma”,jostakäytositteidenavullailmierityisesti
matkankohde,lähtö-japaluupäiväjalähtö-japaluuaika,matka-kulut, oleskelukulut sekä muut kulut, joihin on asianmukainenlupa;matkantekijäsekäesimiesasemassaolevavirkamies,jollaon tarvittava valtuutus, allekirjoittavat laskelman;
e) muiden henkilöstömenojen osalta:
— asiakirjat, jotka viittaavat siihen päätökseen, johon meno
perustuu, ja joista kaikki laskelmaan vaikuttavat tekijät käyvätilmi.
71 artikla
Kunkyseessäonuseassaerässäsuoritettavamaksusitoumus,ensimmäi-
seenmaksumääräykseenonliitettäväoikeaksitodistettujäljennöstalou-dellisen tuen myöntämistä koskevasta sopimuksesta tai päätöksestä.Muissa maksumääräyksissä on viitattava tähän asiakirjaan ja aiemminsuoritettuun maksuun tai aiemmin suoritettuihin maksuihin.
Tulojen ja menojen hyväksyjän on todistettava viimeistä maksumää-
räystä annettaessa, että kyseessä oleva toiminta on päättynyt, jottakirjanpidossa voitaisiin toteuttaa vastaavat toimenpiteet ja tarvittaessapoistaa tehty ja suorittamatta jäänyt maksusitoumus.
Jos on asetettu eräpäivä varainhoitoasetuksen 1 artiklan 7 kohdan
mukaisesti,kirjanpidostaonvoitavahavaitajapoistaasellaisetmaksusi-toumukset, joita ei ole lopullisesti suoritettu kuukautta ennen kyseistäpäivämäärää.Tulojenjamenojenhyväksyjienontällöintehtäväehdotussellaisenmaksusitoumuksenpoistamisesta,jotaeiolesuoritettutai,jos1artiklan7kohdassatarkoitetutedellytyksettäyttyvät,tehtäväehdotusalkuperäisen maksusitoumuksen muuttamisesta asianmukaisin peruste-luin.
72 artikla
Jossamaasiakirjakoskeeuseampiamaksuja,viitataankaikissamaksu-
määräyksissäalkuperäiskappaleeseensekäsenmaksumääräyksennume-roon, johon alkuperäiskappale on liitetty.
73 artikla
Tulojenjamenojenhyväksyjävoimuulloinkuin65-72artiklassatarkoi-
tetuissa tapauksissa korvata asiakirjan oikeaksi todistetulla jäljennök-sellä silloin, kun alkuperäistä asiakirjaa ei voida esittää; tulojen jamenojen hyväksyjän on selvitettävä syyt, joiden vuoksi alkuperäistäasiakirjaa ei ole voitu esittää, sekä todistettava, että maksua ei olesuoritettu.
XI OSASTO
ENNAKKOJEN MYÖNTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 46 artikla)
74 artikla
Tulojenjamenojenhyväksyjävoihenkilöstösäännöissätaiasetuksessa
tarkoitettujen ennakkojen lisäksi myöntää ennakkoja sellaisia menojavarten,jotkavirkamiehentaimuuhunhenkilöstöönkuuluvanonsuori-tettava toimielimensä puolesta. Nämä menot, jotka kuuluvat yleensähenkilöstömenoihinjahallinnostajohtuviinmenoihin,saattavataiheutuaerityistehtävästä tai koskea menoja, jotka ovat todennäköisiä, muttajoiden laatua ja määrää ei ole määrätty.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 19
▼B
75 artikla
Varainhoitoasetuksen22artiklassamainitutviranomaiset,jotkavahvis-
tavatennakonmääränjaajan,jonkakuluessaseonkäytettävä,tekevättulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta päätöksen ennakkojenmyöntämisestäjavirkamiehentaimuuhunhenkilöstöönkuuluvannimit-tämisestä sen jälkeen, kun varainhoidon valvojan on antanut hyväksy-mismerkinnän ja tilinpitäjän asiaa koskevan myönteisen lausunnon.
Ennenennakonmaksamistasiitäon,sikälikuinmenonlaatuonmääri-
tetty riittävästi, tehtävä ehdotus maksusitoumukseksi.
76 artikla
Nimitetty virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva on vastuussa
hänen käyttöönsä annetuista varoista ja hänen on toteutettava kaikkitarpeelliset toimenpiteet varmistaakseen niiden pysymisen tallessa.
Hänen on esitettävä tilinpitäjälle yksityiskohtainen kertomus ennakon
käytöstä ja palautettava mahdollinen ylijäämä kymmenen päivänkuluessa siitä, kun se tarkoitus, jota varten ennakko on myönnetty,toteutuu.
Tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa ennakon kuuden viikon
kuluessa samasta päivämäärästä, jotta ennakkoa myönnettäessä avattuväliaikaistili voitaisiin sulkea.
XII OSASTO
PANKKI- JA POSTISIIRTOTILIT
(Varainhoitoasetuksen 53 artikla)
77 artikla
Toimielin voi rahaliikenteensä hoitamiseksi avata pankki- ja/tai posti-
siirtotilejä yhteisön jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa.
78 artikla
Toimielimellävoimyösollatilejäkunkinjäsenvaltionsetelipankissatai
hyväksytyssä rahoituslaitoksessa.
79 artikla
Toimielin ilmoittaa kaikille niille rahoituslaitoksille, joissa se on
avannut tilin, niiden henkilöstöön kuuluvien nimet ja allekirjoitusnäyt-teet,jotkaseonvaltuuttanutavaamaanjakäyttämääntilejäjamahdol-lisen ylärajan kunkin valtuutetun nostoille.
80 artikla
Jottatilejävoidaankäyttää,tarvitaakahdenasianmukaisestivaltuutetun
henkilöstöön kuuluvan allekirjoitus, joista toisen on oltava tilinpitäjän,avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan allekirjoitus.
Toimielinnimeäävarainhoitoasetuksen53artiklannojallanehenkilös-
töönkuuluvat,joillaonvaltuusallekirjoittaapankki-taipostisiirtosekitja pankki- tai postisiirrot.
Näiden henkilöstöön kuuluvien on tarkistettava, että maksumääräykset
ja pankki- tai postisiirtosekit ja pankki- tai postisiirrot ovat keskenäänyhdenmukaiset, ennen kuin he allekirjoittavat.
81 artikla
Sekillä tai posti- tai pankkisiirrolla on yleensä maksettava:
— virkamiesten ja muuhun henkilöstöön kuuluvien kuukausipalkat,
— sellaiset hankintoihin tai palveluihin liittyvät menot, joiden arvo
ylittää►
M1400◄ecua.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 20
▼B
XIII OSASTO
ENNAKKOMAKSUJÄRJESTELMÄT
(Varainhoitoasetuksen 54 artikla)
82 artikla
Ennakkomaksujärjestelmiä voidaan perustaa, kun tiettyjä menoja ei
niidenlaaduntaierityisenkiireellisyydenvuoksivoidamaksaasellaisenmaksumääräyksen perusteella, jonka tulojen ja menojen hyväksyjä onallekirjoittanutjajollevarainhoidonvalvojaonantanuthyväksymismer-kinnän. Poiketen siitä, mitä varainhoitoasetuksen 40 ja 51 artiklassasäädetään, ennakoiden hoitajalla on toimivalta vahvistaa menot alusta-vastijamaksaane,jolleivarainhoitoasetuksen40,41,44,45,47ja50artiklan myöhemmästä soveltamisesta muuta johdu.
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa määritetyt viranomaiset tekevät
tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellusta ehdotuk-sesta päätöksen ennakkomaksujärjestelmien perustamisesta sekä niidentoimintaedellytysten merkittävästä muuttamisesta tai uudelleenjärjeste-lystä tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan annettua asiasta myönteisenlausunnon.
83 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa mainitut viranomaiset nimittävät
ennakoidenhoitajantulojenjamenojenhyväksyjänehdotuksestatilinpi-täjän ja varainhoidon valvojan annettua asiasta myönteisen lausunnon.
Päätöksessä on oltava viittaus ennakoiden hoitajan vastuuseen.
84 artikla
Edellä 82 ja 83 artiklassa tarkoitetut päätökset toimitetaan tiedoksi
tulojen ja menojen hyväksyjille, varainhoidon valvojalle, tilinpitäjillesekä tilintarkastustuomioistuimelle.
85 artikla
1. Ennakkomaksujärjestelmän perustamista koskevassa päätöksessä
on määräykset etenkin seuraavasta:
a) myönnettävien ennakkojen käyttötarkoitus ja enimmäismäärä,
b) avataanko kyseessä olevan toimielimen nimissä tarvittaessa pankki-
tili ja/tai postisiirtotili,
c) kunkin sellaisen menon laatu ja enimmäismäärä, joka voidaan
maksaa ilman ennakkoon annettua valtuutusta,
d) liitetietojen esittämistä koskevat määräajat ja yksityiskohtaiset
säännöt,
e) ennakon mahdollista täydentämistä koskevat yksityiskohtaiset
säännöt,
f) määräaika, jonka kuluessa ennakkomaksujärjestelmän toimet on
kirjattava lopullisesti.
2. Maksut voidaan suorittaa vain sellaisten ennakkoon tehtyjen
maksusitoumusten perusteella, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä onallekirjoittanut ja joille varainhoidon valvoja on antanut hyväksymis-merkinnän, sekä kyseisten maksusitoumusten asettamissa rajoissa.
86 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan toisen kohdan mukaisesti ainoastaan
tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin.
Kuitenkin vastaaviin ennakkomaksujärjestelmiin voidaan suoraan ottaa
erilaiset paikalliset tulot, kuten sellaiset, jotka saadaan:
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 21
▼B
— tarvikkeiden myynnistä,
— julkaisuista,— erilaisista korvauksista,— korkotuloista, jne.,
jolloinniidenvientisuoritetaanvarainhoitoasetuksenjatämänasetuksen
asiaa koskevien säännöksien mukaisesti.
Tilinpitäjä vähentää kyseiset määrät siirtäessään myöhemmin lisää
varoja samoihin ennakkomaksujärjestelmiin.
87 artikla
Kukinennakoidenhoitajaonvastuussatulojenjamenojenhyväksyjälle
velkojen maksamisesta kolmansille osapuolille, ja tilinpitäjällemaksujen suorittamisesta.
88 artikla
Ennakoiden hoitajan on tilinpitäjän ohjeiden mukaisesti huolehdittava
käyttöönsä annettujen varojen, maksettujen menojen sekä vastaanotet-tujen tulojen kirjanpidosta.
89 artikla
Ennakoiden hoitajan on toteutettava kaikki tarpeelliset toimenpiteet
hänen käyttöönsä annettujen varojen pysymisen tallessa.
90 artikla
Tilinpitäjänonmahdollisuuksienmukaanlyhyinväliajoinitsetarkastet-
tava tai hänen on määrättävä avustava tilinpitäjä tai erityisesti tätätarkoitustavartenvaltuudetsaanutvirkamiestarkastamaanilmanennak-koilmoitusta, yleensä paikalla, että ennakkomaksukassan hoitajalla onhänelle uskotut varat ja että kirjanpito on asianmukaisesti hoidettu,sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoidon valvojan suorittamiatarkastuksia.
91 artikla
Tilinpitäjäjavarainhoidonvalvojailmoittavattoisilleentarkastuksiensa
tuloksista ja antavat niistä tiedon tulojen ja menojen hyväksyjälle.
XIV OSASTO
PERUSTEETTOMASTI MAKSETTUA MÄÄRÄÄ PALAUTETTAESSA
MAKSETTAVA KORKO
(Varainhoitoasetuksen 49 artikla)
92 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan palautettaessa perusteettomasti
maksettua määrä yhteisölle, sanotun kuitenkaan rajoittamatta yhteisöntoimintaperiaatteitakoskevissaalakohtaisissaperussäädöksissämahdol-lisesti olevien säännöksien soveltamista.
93 artikla
1. Varainhoitoasetuksen28artiklan2kohdassatarkoitetussaperintä-
määräyksessäonmainittavaeräpäiväkunkinperusteettomastimaksetunmäärän palauttamiseen liittyvän todetun saatavan osalta.
2. Tilinpitäjävoiyhdessäsentulojenjamenojenhyväksyjänkanssa,
jota asia koskee, myöntää lisäaikaa ainoastaan velallisen asianmukai-sesti perustellusta kirjallisesta anomuksesta sillä edellytyksellä, ettävelallinen sitoutuu maksamaan 94 artiklassa säädettyä korkoa kokomyönnettävältä lisäajalta alkuperäisestä eräpäivästä alkaen.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 22
▼B
3. Kun lisäaikaa myönnetään, tilinpitäjä voi turvatakseen paremmin
yhteisön oikeudet pyytää velallista luovuttamaan takuun, joka kattaasekä velan pääoman että sen korot.
94 artikla
1. Kustakin saatavasta, jota ei ole palautettu eräpäivänä, peritään
korkoa seuraavien säännösten mukaisesti:
— ecu-määräisten saatavien osalta: Euroopan raha-asiain yhteistyöra-
haston ecu-määräisiin toimiinsa(
1) soveltaman koron mukaisesti,
korotettuna puolellatoista pisteellä,
— kansallisessa valuutassa ilmaistujen saatavien osalta: kyseessä
olevaan sopimukseen sovellettavan pankkien välisen kolmikuukau-tisenmyyntikoronmukaisesti,korotettunapuolellatoistaprosentilla.
2. Sovellettavakorkoonsinäkuukautenavoimassaolevakorko,jona
eräpäivä on.
3. Korkojen määrä lasketaan maksumääräyksessä vahvistetusta
eräpäivästäalkaensiihenpäivään,jonavelkamaksetaankokonaisuudes-saan takaisin.
95 artikla
Tilinpitäjävoisopimallavarainhoidonvalvojankanssaluopuakorkojen
perimisestä,kunkyseessäolevataloudellinenvaikutusonjokokyseessäolevanmääräntaiviivästyksenkestonvuoksitoimenpiteenaiheuttamiinhallinnollisiin kuluihin verrattuna hyvin vähäpätöinen.
96 artikla
Kaikki osamaksut lasketaan ensin 94 artiklan säännösten mukaisesti
määritetyistä viivästyskoroista ja sen jälkeen velan pääomasta.
XV OSASTO
KILPAILUKUTSUMENETTELYT
(Hintakilpailu ja tarjouspyyntö)
(Varainhoitoasetuksen 57 artikla)
97 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan rajoittamatta 126-129 artiklan
säännöksien soveltamista.
98 artikla
Kilpailukutsut esitetään mahdollisuuksien mukaan standardilomakkeen
tai standarditekstin muodossa.
99 artikla
Tarjouspyynnöissä on erityisesti tiedot:
a) tarjoustentoimittamistajaniidenesittämistäkoskevistayksityiskoh-
taisistamääräyksistä,erityisestisiitä,vaaditaankomahdollisestistan-dardoidun vastauslomakkeen täyttämistä,
b) erioikeuksia ja vapauksia koskevan pöytäkirjan soveltamisesta sekä
viittaukset kyseessä olevaan sopimukseen soveltuviin yleisiinehtoihin (hankinnat, urakat, palvelut vai julkaisut), ja tarvittaessaviittaukset sopimusta koskevat erityisehdot sisältävään asiakirjaan,
c) lausekkeesta, jonka mukaan tarjouksen tekeminen merkitsee kysei-
seen sopimukseen soveltuvien yleisten ehtojen hyväksymistä,
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava
korko.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 23
▼B
d) tarkastuksia koskevista ehdoista, jotka on paikalla tehtävien tarkas-
tusten osalta täsmennettävä yksityiskohtaisesti,
e) määräajasta, jona tarjous on voimassa ja tarjoajan on säilytettävä
tarjouksensa ehdot muuttamattomina,
f) sopimusehtojen rikkomisesta johtuvista seuraamuksista,
g) tiedoista, joiden on 65-73 artiklan säännösten mukaisesti käytävä
ilmi laskuista (tai niihin liittyvistä asiakirjoista),
h) yhteydenottojen kieltämisestä toimielimen ja tarjoajan välillä
seuraavia poikkeustapauksia lukuun ottamatta:
1. ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä:
— tarjoajien aloitteesta:
tarjoajille voidaan toimittaa tiedoksi sellaisia lisätietoja,
joiden tarkoituksena on ainoastaan selventää tarjouspyynnönlaatua,
— toimielimen aloitteesta:
jos toimielimen yksiköt havaitsevat tarjouspyyntöä koske-
vassa tekstissä virheen, epätäsmällisyyden tai puutteen, taiettä kyseinen teksti on muuten sisällöltään vaillinainen, hevoivatilmoittaasiitäniille,joitaasiakoskee,tarjouspyynnönesittämistä koskevia ehtoja täysin vastaavien ehtojen mukai-sesti,
2. tarjousten avaamisen jälkeen ja toimielimen yksiköiden aloit-
teesta:
— toimielin voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjous antaa
aihetta selvennysten pyytämiseen tai jos tarjoustekstissäolevia ilmeisiä asiavirheitä on korjattava.
100 artikla
Kaikissa tapauksissa, joissa on otettu yhteyttä 99 artiklan h kohdassa
tarkoitettuissatilanteissa,laaditaan”merkintäasiakirjoihin”jayhteystaiyhteydetmainitaankertomuksessa,jokasaatetaanmyöhemminhankin-tojajasopimuksiakäsittelevänneuvoa-antavankomiteankäsiteltäväksi.
101 artikla
Tarjouspyyntöönliitetäänsuunniteltuunsopimukseensoveltuvatyleiset
ehdot sisältävä asiakirja. Myös asiakirja, joka sisältää sopimustakoskevat erityisehdot, liitetään tarvittaessa mukaan.
102 artikla
Määräaika, jonka kuluessa tarjoukset on esitettävä, vahvistetaan sopi-
muksenlaadunmukaansenperusteella,paljonkoaikaatarjouspyyntöönvastaaminen vaatii.
103 artikla
Pyynnöt toimitetaan tarjoajien valinnan mukaan:
— postitse
tarjouspyynnössäontällöintäsmennettävä,ettälähetyspäivänäpide-
tään sitä päivää, jonka postileima lähetyksessä on. Postilähetykseton kirjattava,
— toimittamalla ne toimielimen yksikköihin suoraan tai tarjoajan
valtuutetun kautta, mukaan lukien yksityiset postinkuljetusliikkeet,
tarjouspyynnössä on tällöin ilmoitettava päivä ja aika, johon
mennessä kirjekuoret on jätettävä toimielimeen ja täsmennettäväyksikkö, johon ne on jätettävä allekirjoitettua ja päivättyä kuittiavastaan.
Päivämäärä on kummassakin tapauksessa sama.Tarjouspyynnössäonluottamuksellisuudensäilyttämiseksijaongelmien
välttämiseksi oltava seuraava maininta:”Lähetys on toimitettavakahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molemmat kirjekuoret on suljet-tavajasisemmässäkirjekuoressaonoltavatarjouspyynnössäilmoitetut
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 24
▼B
tiedot tarjouksen vastaanottavasta yksiköstä sekä lisäksi merkintä'tarjouspyyntö— ei avattava kirjaamossa'.Itseliimautuvia kirjekuoriakäytettäessäneonsuljettavaliimautuvallanauhalla,jonkapäällelähet-täjän on kirjoitettava nimensä.”
104 artikla
Kaikki tarjoukset on avattava.Tarjoukset avaa tätä tarkoitusta varten nimitetty lautakunta. Varain-
hoidonvalvojalleonilmoitettavatarjoustenavaamisesta.Varainhoidonvalvojataihänenedustajansavoivatollaläsnätarkkailijoina,josvarain-hoidon valvoja pitää sitä aiheellisena.
Sellaisiatarjouksia,jotkaeivättäytätarjouspyynnössäesitettyjäerityis-
vaatimuksia, ei oteta huomioon.
Lautakunnanjäsenienonmerkittävänimikirjaimensakunkintarjouksen
jokaiselle sivulle ja laadittava pöytäkirja vastaanotettujen tarjoustenavaamisesta, eritellen erikseen tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnössäesitettyjen erityisvaatimusten mukaisia ja tarjoukset, jotka eivät olekyseisten vaatimusten mukaisia, sekä perustellen jälkimmäistentarjousten hylkääminen.
105 artikla
Kaikille tarjoajille ilmoitetaan, mihin ratkaisuun heidän tarjouksensa
perusteella on päädytty.
XVI OSASTO
ERI ENIMMÄIS- JA VÄHIMMÄISMÄÄRIEN VAHVISTAMINEN SOPI-
MUSTEN YHTEYDESSÄ
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
106 artikla
Enimmäismääräksi,johonsaakkasopimusvoidaansolmiasuoraanvara-
inhoitoasetuksen 58 artiklan a kohdan perusteella vahvistetaan►
M113200◄ecua.
107 artikla
Vähimmäismääräksi,jonkaylityttyähankintojajasopimuksiakäsittele-
vällä neuvoa-antavalla komitealla on varainhoitoasetuksen 60 artiklanmukainen toimivalta, vahvistetaan ►
M146000◄ecua.
108 artikla
Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä varainhoitoasetuksen 62 artiklassa
tarkoitettuvakuusonpakollinen,vahvistetaan ►M1329000 ◄ecua.
109 artikla
Enimmäismääriksi, joihin saakka sopimus katsotaan varainhoitoase-
tuksen 63 artiklan perusteella solmituksi ainoastaan laskun tai kuitinperusteella, vahvistetaan
—►
M11000◄ecua toimielimen väliaikaisissa työpaikoissa
maksettavien menojen osalta,
—►M12600◄ecua muualla kuin toimielimen väliaikaisissa
työpaikoissa maksettavien menojen osalta.
110 artikla
Tutkimusmäärärahoihin ja teknologiseen kehittämiseen osoitettuihin
määrärahoihin liittyviä sopimuksia koskevat enimmäismäärätvahvistetaan varainhoitoasetuksen 97 artiklan mukaisesti seuraavasti:
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 25
▼B
— enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan solmia suoraan,
vahvistetaan ►M198700◄ecuatieteellistenjateknistentarvik-
keiden sekä urakoiden osalta,
— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
toimivallan rajan muodostaviksi määriksi määritetään:
a) tieteellisten ja teknisten sopimusten osalta
►M1460600 ◄ecua,
b) sellaisten hankinta- ja tarvikesopimusten osalta, jotka eivät ole
luonteeltaan tieteellisiä ja teknisiä, ►M198700◄ecua,
c) sellaisten hankinta- ja tarvikesopimusten osalta, jotka eivät ole
luonteeltaantieteellisiäjateknisiäjajoihinsovelletaanvarainhoi-toasetuksen58artiklanc,djaekohtaa, ►
M132900◄ecua.
XVII OSASTO
HANKINTOJA JA SOPIMUKSIA KÄSITTELEVÄN NEUVOA-
ANTAVAN KOMITEAN (CCAM) TEHTÄVÄT
(Varainhoitoasetuksen 60 ja 97 artikla)
I jakso
Yleiset säännökset
111 artikla
Varainhoitoasetuksen60,61ja97artiklassavahvistettujenedellytysten
mukaisestihankintojajasopimuksiakäsittelevänneuvoa-antavankomi-tean lausuntoa pyydetään:
a) kaikista urakka-, hankinta- tai palvelusopimuksia koskevista hank-
keista, mukaan lukien selvitykset, joiden arvo ylittää tämänasetuksen107ja110artiklassamainitunmäärän,sekäkiinteänomai-suuden hankkimista koskevista hankkeista niiden arvosta riippu-matta,
b) edelläakohdassatarkoitettuihinsopimuksiinliittyviälisäsopimuksia
koskevistahankkeistaaina,kunkyseessäovatolennaisetmuutokset,erityisesti kun kyseisillä lisäsopimuksilla muutetaan alkuperäisensopimuksen arvoa,
c) lisäsopimuksia koskevista hankkeista, joilla korotetaan jo tehdyn
sopimuksen kokonaisarvoa, joka alunperin on ollut a kohdassatarkoitettujaenimmäismääriäalhaisempi,sitenettänämäenimmäis-määrät ylittyvät,
d) kilpailukutsuunliittyvistästandardilomakkeistajastandarditeksteistä
sekähankkeista,joissaaiotaanpoiketahuomattavastinäistästandar-diteksteistä,
e) sellaisistakilpailukutsujakoskevistahankkeista,jotkaovaterityisen
tärkeitä tai erityislaatuisia,
f) sopimuksia tehtäessä tai toteutettaessa ilmenneistä kysymyksistä
(tilausten peruutus, viivästyssakoista vapauttamista koskevatpyynnöt, poikkeukset urakka-asiakirjojen määräyksistä ja yleisistäehdoista jne.), kun tällainen kysymys on niin merkittävä, että onperusteltua pyytää lausuntoa,
g) sopimushankkeista, joiden arvo on alhaisempi kuin a kohdassa
vahvistettu määrä, silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojenhyväksyjä tai hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavankomitean jäsen sitä pyytää katsoessaan, että kyseisiin sopimuksiinliittyy periaatteellisia kysymyksiä tai että ne ovat erityislaatuisia.
112 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antaa:
a) suosituksiayhteisönalueellataisenulkopuolellatehtävissähankin-
noissa noudatettavista yleisistä toimintaperiaatteista ja tekee taiteettää tarvittaessa näitä koskevia tutkimuksia ja selvityksiä,
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 26
▼B
b) suosituksiahankintojajasopimuksiakoskevienyleistenmääräysten
vahvistamisesta.
113 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle
lausunnon antamista varten toimitettaviin asiakirjoihin liitetään asiastavastuussa olevan virkamiehen tai tulojen ja menojen hyväksyjänmääräämän varamiehen laatima ja esittämä kertomus.
Kertomuksessa on oltava erityisesti:
a) tekninenjataloudellinenarviokustakintarjouksesta,mukaanlukien
vertailutaulukko yksikköhinnoista,
b) perusteet suostumukselle valita tietty tarjoaja.
114 artikla
Kustakin tapauksesta annetaan hankintoja ja sopimuksia käsittelevän
neuvoa-antavan komitean puheenjohtajan allekirjoittama lausunto.Lausunto toimitetaan tiedoksi niille yksiköille, joita asia koskee.
115 artikla
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
vahvistaa työjärjestyksensä. Se toimitetaan kirjallisena tiedoksi silletoimielimelle,jotaasiakoskee,muidentoimielintenhankintojajasopi-muksiakäsittelevilleneuvoa-antavillekomiteoillesekätilintarkastustuo-mioistuimelle.
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
valvooomaltaosaltaan,että126artiklassatarkoitettujaneuvostondirek-tiivejä sovelletaan asianmukaisesti.
II jakso
Yhteistä tutkimuskeskusta koskevat erityissäännökset
116 artikla
Komissiovoi,kyseisenalanerityisvaatimustenvuoksi,antaaaiheellisia
sisäisiä määräyksiä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean kokoonpanosta ja toiminnasta yhteisen tutkimuskes-kuksen toiminnan osalta.
Kyseiset sisäiset määräykset laaditaan varainhoidon valvojan kuule-
misenjälkeenjanetoimitetaantiedoksiEuroopanparlamentillejatilin-tarkastustuomioistuimelle.
III jakso
Toimielinten (
1) yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevä
neuvoa-antava komitea (CCAMI)
117 artikla
Yhteisön toimielinten hallintopäälliköiden kollegio voi toteuttaa tarvit-
tavat toimenpiteet sellaisen toimielinten yhteisen hankintoja ja sopi-muksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean asettamiseksi, jonkatavoitteenaontehostaamoitteettomanvarainhoidonvaatimustenmukai-sesti toimielinten välistä yhteistyötä siltä osin, kun kyseessä ovat tiet-tyjen hankintasopimusten ja muiden sopimusten tekeminen yhdessäosana luonteeltaan toimielimien keskenäisen toiminnan rahoitukseenliittyvien määrärahojen hoitoa.
(1) Ilmaisu ”toimielin” on tulkittava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 5 kohdan
säännöksen mukaisesti.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 27
▼B
118 artikla
Toimielinten yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevällä neuvoa-
antavalla komitealla on erityisesti seuraavat tehtävät:
a) se antaa lausunnon, kun kaikki tai useammat toimielimet päättävät
tehdäyhdessäryhmitetystisopimuksia117artiklassatäsmennetyilläaloilla niiden rahoituksellisten etujen vuoksi, jotka tällainen menet-tely voi taata.
Annettava lausunto käsittelee noudatetun menettelyn asianmukai-
suutta,tarjoajanvalintaaja,yleensä,sopimuksentekemiselleasetet-tuja edellytyksiä, ottaen huomioon kaikkien toimielimien edut.
Tässätapauksessaasiaaeienääsaatetakunkintoimielimenhankin-
toja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean käsiteltä-väksi, vaan annettu lausunto annetaan niille tiedoksi;
b) erityisesti yhden tai useamman hallintopäällikön tai yhden tai
useamman hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavankomitean pyynnöstä toimielinten yhteistä hankintoja ja sopimuksiakäsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee ja antaa suosituksiakaikista sellaisista, 117 artiklassa täsmennetyillä aloilla tehtäviinsopimuksiin liittyvistä, kysymyksistä, jotka ovat omiaan kosketta-maan kaikkien toimielinten etua tai joilla saattaa olla vaikutuksiatoimielimien välisiin suhteisiin.
Tällaisessa tapauksessa toimielinten yhteinen hankintoja ja sopi-
muksiakäsitteleväneuvoa-antavakomiteatarkasteleeesitettyäkysy-mystä ja tekee aiheelliseksi katsomansa ehdotukset.
119 artikla
Toimielinten yhteiseen hankintoja ja sopimuksia käsittelevään neuvoa-
antavaan komiteaan kuuluu kaksi edustajaa kustakin toimielimestä;heidät on mahdollisuuksien mukaan nimetty kyseisen toimielimenhankintojajasopimuksiakäsittelevänneuvoa-antavankomiteanjäsentenkeskuudesta, ottaen huomioon, että toimielimien välisen sopimuksenmukaisesti yhteiseen komiteaan on vastaavien hallinnosta vastaavienyksiköiden edustajien lisäksi kuuluttava:
— yksi oikeudellisista kysymyksistä vastaavien yksiköiden edustaja,
— yksi raha-asioista vastaavan yksikön edustaja,— tarkkailijana yksi varainhoidon valvojan edustaja.
Toimielimienkeskenäisessäsopimuksessavoidaansopianäidenkolmen
hallinnonalan edustajien vuorottelujärjestelmästä.
Kukin toimielin toimii vuorollaan kahden vuoden ajan toimielinten
yhteisen hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komi-tean puheenjohtajalla.
Komissiotoimiitoimielintenyhteisenhankintojajasopimuksiakäsitte-
levän neuvoa-antavan komitean sihteeristönä.
120 artikla
Menettelyihin sovelletaan 113 ja 114 artiklan säännöksiä.
121 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea vahvistaa
työjärjestyksensä. Se toimitetaan tiedoksi jokaiselle toimielimelle.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 28
▼B
XVIII OSASTO
TAKAUKSET JA SOPIMUSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANON VAKUUDEKSI
ENNAKKOON ANNETTAVA VAKUUS
(Varainhoitoasetuksen 62 artikla)
122 artikla
Kunhankkijoilta,yrittäjiltätaipalveluidentarjoajiltavaaditaan,ettähe
antavat sopimuksen täytäntöönpanosta ennakkoon vakuuden, vakuudenon katettava takuuajan lisäksi aika, joka tarvitaan vakuuden johdostatarpeellisten toimenpiteiden toteuttamiseksi. Vakuus on pääsääntöisestimaksettavatoimielimellesiinävaluutassa,jotakäytetäänhankintojentaiurakoiden maksamiseen.
123 artikla
Vakuuden sijasta voidaan antaa toimielimen tilinpitäjän hyväksymä
kolmannen osapuolen omavelkainen takaus. Takaus määritetään siinävaluutassa, jota sopimuksen mukaan käytetään maksamiseen ja sitäkoskevat samat säännöt kuin 122 artiklassa tarkoitettua vakuutta.
124 artikla
Vakuuden maksamista edellyttävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi
annettavassa ensimmäisessä maksamista koskevassa valtuutuksessatäydennetään tavanomaisia tositteita liittämällä niihin tilinpitäjänoikeaksi todistama jäljennös kuitista, joka on annettu, kun vakuus onmaksettu, tai tilinpitäjän oikeaksi todistama jäljennös takauksen anta-neen laitoksen tai kolmannen osapuolen ilmoituksesta.
125 artikla
Vakuudet palautetaan tai, jos niiden sijasta on annettu 123 artiklassa
tarkoitettuja takauksia, takaajat vapautetaan takauksistaan sopimustakoskevissa säännöksissä olevien edellytysten mukaisesti, lukuun otta-matta varainhoitoasetuksen 62 artiklan neljännessä kohdassa tarkoitet-tujatapauksia,joissasopimustaeipannatäytäntööntaisentäytäntöön-pano viivästyy.
XIX OSASTO
SÄÄNNÖKSET SIITÄ,MITEN TOIMIELINTEN ON SOVELLETTAVA
NEUVOSTON ANTAMIA JULKISIA URAKOITA,HANKINTOJA JA
PALVELUJA KOSKEVIA DIREKTIIVEJÄ
(Varainhoitoasetuksen 64 artikla)
126 artikla
Toimielimet soveltavat sopimuksia tehdessään neuvoston antamia
julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia direktiivejä, kunkyseisten sopimusten määrä vastaa direktiiveissä vahvistettuja vähim-mäismääriä tai ylittää ne.
127 artikla
Ilmaisuja ”urakkasopimus”, ”hankintasopimus” ja ”palvelusopimus”
tulkitaan 126 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä olevien määritel-mien mukaisesti.
128 artikla
Toimielimiä—siinämäärinkuinsopimuksetrahoitetaanmäärärahoin,
jotka on yleisessä talousarviossa otettu kyseisen toimielimen omaanpääluokkaan—pidetäänsellaisina'hankintaviranomaisina',joitatarkoi-tetaan 126 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 29
▼B
129 artikla
Tehdessään julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia sopi-
muksia toimielimien on noudatettava asianomaisten direktiivien, sään-nöksiä, erityisesti siltä osin kun kyseessä ovat:
— ilmoituksia koskevat säännöt,
— teknisiä eritelmiä koskevat yhteiset säännöt,— osallistumista koskevat yhteiset säännöt,— laadullista valikointia koskevat edellytykset,— sopimusten tekemistä koskevat edellytykset.
XX OSASTO
OMAISUUSLUETTELOON OTETTAVAN IRTAIMEN OMAISUUDEN
VÄHIMMÄISARVON VAHVISTAMINEN
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
130 artikla
Omaisuusluetteloon otetaan kaikki sellainen irtain omaisuus, jonka:
— ostoarvo on vähintään ►M1400◄ecua tai enemmän,
— käyttöaika on vähintään yksi vuosi [kaksi vuotta sellaisen irtaimen
omaisuudenosalta,jokaonlaadultaantieteellistäjateknistä(1)]ja
joka
— ei ole kulutustavara.
Omaisuusluetteloon tehdyissä merkinnöissä, joihin olennaisena osana
kuuluvat vastaanottotodistukset, on oltava asianmukainen kuvauskustakin hankitusta tavarasta ja täsmennettävä kunkin tavaran sijoitus-paikka, päivä, jona se on hankittu, sekä sen yksikköhinta.
Vastaanottotodistuksia pidetään asianmukaisina kuvauksina.
131 artikla
Toimielimet varmistavat omaisuusluetteloita tarkastaessaan, että kukin
tavara on olemassa ja että se on omaisuusluetteloon tehtyjen merkin-töjen mukainen. Tarkastus tehdään osana kolmivuotista tarkastusoh-jelmaa.
XXI OSASTO
ILMOITUKSET IRTAIMEN OMAISUUDEN MYYNNISTÄ
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
132 artikla
1. Irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan:
a) aiheellisin paikallisin tavoin, kun yksikkökohtainen ostohinta on
vähintään ►M17700◄ecua.Viimeisenilmoituksenjulkaisemis-
päivän ja myyntisopimuksen solmimisen välisen ajan on oltavavähintään neljätoista päivää;
b) julkaisemalla myynti-ilmoitus Euroopan yhteisöjen virallisessa
lehdessä, kun yksikkökohtainen ostohinta on vähintään
►
M1372900 ◄ecua.Lisäksijäsenvaltioidenlehdistössävoidaan
julkaista aiheellisissa ilmoituksia. Sen päivän, jona ilmoitus onjulkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä , ja myyntisopi-
muksen solmimisen välisen ajan on oltava vähintään kuukausi.
(1) Määritetty yhteisen tutkimuskeskuksen osalta julkaisussa Recueil des
instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XV/68-F) sekä Nomen-
clatures des matériels — canevas général (doc. 2168/IX/1972-F ja täyden-
nykset).
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 30
▼B
2. Ilmoittamisesta voidaan luopua, jos siitä ei sen aiheuttamien
kustannusten vuoksi ole erityistä etua.
3. Toimielintenonainapyrittäväsaamaanparashintairtaimenomai-
suuden myynnistä.
XXII OSASTO
KIRJANPITOKAAVAN LAATIMINEN JA TOIMINTA
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
133 artikla
Kirjanpitokaavan laatiminen
Kirjanpitokaavaan kuuluu kaksi erillistä, mutta kuitenkin yhteensovi-
tettua osaa, joiden avulla voidaan hoitaa:
— talousarvion kirjanpito,
— yleinen kirjanpito.
134 artikla
Talousarvion kirjanpito
1. Talousarvion kirjanpitoon merkitään kunkin talousarvion alajaot-
telun osalta:
a) menojen osalta:
— alkuperäisessä talousarviossa vahvistetut määrärahat, täydentä-
viin ja/tai korjaaviin lisätalousarvioihin otetut määrärahat,kolmansienosapuolienosallistumisenseurauksenaavatutmäärä-rahat,määrärahojensiirrottalousarvionosastatoiseensekänäinollenkäytettävissäolevienmäärärahojenkokonaismäärä.Maksu-sitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat merkitään erikseen janiitä seurataan erikseen,
— varainhoitovuodenaikanatehdytmaksusitoumuksetjasuoritetut
maksut;
b) tulojen osalta:
— alkuperäiseen talousarvioon otetut ennakkoarviot, täydentäviin
ja/taikorjaaviinlisätalousarvioihinotetutennakkoarviot,kolman-sien osapuolien osallistumisesta saatavat tulot ja näin ollentehtyjen ennakkoarvioiden kokonaismäärä,
— varainhoitovuoden todetut ja perityt saatavat;
c) uudelleen sellaiset maksusitoumukset, joita ei ole maksettu, ja
sellaiset tulojen, joita ei ole peritty aiempina varainhoitovuosina.
Talousarvion kirjanpitoon merkitään myös Euroopan maatalouden
ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastoa koskevat kaikenkattavatalustavat maksusitoumukset sekä vastaavat, ennakkoina suoritetutmaksut.
Kyseiset maksusitoumukset esitetään suhteessa EMOTR:n tukiosaston
kokonaismäärärahoihin.
2. Erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin seurata erikseen
— edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttöä,
— uudelleen käyttöön otettuja määrärahoja,— niiden maksusitoumusten vahvistamista, joita ei ole vielä vahvis-
tettu.
Tulojen osalta erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin erikseen seurata
niitä saatavia, joita ei ole vielä peritty aiempina varainhoitovuosina.
3. Tavoitekohtaisten tulosten määrittämiseksi tilit voivat olla yksi-
tyiskohtaisia.
4. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-
järjestelmää.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 31
▼B
135 artikla
Yleinen kirjanpito
1. Yleisestä kirjanpidosta käyvät ilmi toimielimen varat ja velat.2. Yleisessä kirjanpidossa käytettävä kirjanpitokaava laaditaan
kymmenjärjestelmäluokittelun mukaisesti.
3. Kirjanpitokaavassa on seuraavat luokat:
— luokka 1: pysyvän pääoman tilit,
— luokka 2: käyttöomaisuustilit,— luokka 3: varastotilit,— luokka 4: sekalaiset saamis- ja velkatilit,— luokka 5: rahoitustilit,— luokka 6: kulutilit,— luokka 7: tuottotilit,— luokka 8: erityistilit.
4. Kussakin luokassa on kaksinumeroisia ryhmiä, jotka jaetaan
(kolminumeroisiin) alaryhmiin. Viisi- tai kuusinumeroisia tilejä, jotkajakavat edelleen nämä alaryhmät, voidaan luoda toimielimen tarpeidenmukaan.
5. Luokkaan 4 ”sekalaiset saamis«ja velkatilit” merkitään kaikki
kolmansia osapuolia koskevat toimenpiteet sekä tasauksia koskevatkirjaukset.
Luokkaan 4 kuuluvat erityisesti järjestelytilit, joille otetaan varainhoi-
toasetuksen 7 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut palautetuista ennakoistasaadut tulot, sekä järjestelytilit, joilta voidaan seurata varainhoitoase-tuksen 27 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua varojen uudelleenkäyttöä.
6. Luokkaan5”rahoitustilit”merkitäänarvopapereitakoskevatliike-
toimet,kassa-,pankki-japostisiirtotilitapahtumat,sekäavustavientilin-pitäjien ja ennakoiden hoitajien toteuttamat toimenpiteet. Kullekinpankki- ja postisiirtotilille sekä kullekin kassalle ja ennakkojärjestel-mälle avataan erillinen tili.
7. Luokkaan 6 ”kulutilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon otet-
tujen menojen bruttomäärä.
Avataan erillisiä tilejä menoille, jotka koskevat:
— kuluvan varainhoitovuoden määrärahoja,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta vara-
inhoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta vara-
inhoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta vara-
inhoitoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti,
— määrärahoja,jotkaliittyvätvarainhoitoasetuksen4artiklan2kohdan
mukaisesti kolmansien osapuolien osallistumismaksuihin.
8. Luokkaan7”tuottotilit”merkitääntalousarvionkirjanpitoonotet-
tujen perittyjen saatavien määrä.
Avataan erillisiä tilejä perityille saataville, jotka ovat peräisin:
— kuluvan varainhoitovuoden aikana todetuista saatavista,
— sellaisistaaiempinavarainhoitovuosinatodetuistasaatavista,joitaei
ole vielä peritty.
9. Luokasta 9 ”erityistilit” ilmenee varainhoitovuoden päättyessä
tilinpäätökseen liittyvät toimenpiteet.
10. Kunkintoimielimentilinpitäjälaatiiedellävahvistettujensuunta-
viivojenmukaisestiyksityiskohtaisenkirjanpitokaavan,sanotunkuiten-kaan rajoittamatta 21 artiklan soveltamista. Tilinpitäjä avaa ryhmiä,alaryhmiä ja tilejä hallintonsa erityistarpeiden mukaisesti, täsmentäenaina mainittujen tilien käyttötarkoituksen ja niihin liittyvää toimintaakoskevat ehdot.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 32
▼B
136 artikla
Yleisen kirjanpidon toiminta
1. Yleinen kirjanpito pidetään kalenterivuosittain kahdenkertaista
kirjanpitomenetelmää noudattaen.
2. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-
järjestelmää.
3. Kirjanpidosta on voitava laatia sellainen yleinen tilitase, eli
sellainen ote kaikista toimielimen varoja ja velkoja koskevista tileistä,mukaan lukien tasoitetut tilit, jossa on kunkin osalta:
— tilin numero,
— kuvaus,— vastaavien kokonaismäärä,— vastattavien kokonaismäärä,— saldo.
4. Kirjanpito on hoidettava siten, että siitä voidaan saada yksityis-
kohtainen selvitys toteutetuista toimenpiteistä ja saldoista. Rahoitustakoskevatyhteenvedotlaaditaansiten,ettäniistäkäyvätoikeallatavallajaasianmukaistajaotteluanoudattaentoimielimenvastaaviinjavastatta-viin vaikuttavat olennaiset tekijät. Perittävät tulot merkitään vastatta-vissa ennakkomaksuihin ja siirtosaamisiin ja vastaavat saatavat merki-täänvastaavissaotsakkeen”erilaisetvelalliset”taimuidentarkoituksen-mukaistenotsakkeidenalle.Sellaisetvarainhoitovuodenmenot,joitaeiolevieläkirjattutulostilillemerkitäänvastaavissaennakkomaksuihinjasiirtosaamisiinotsakkeen”kirjattavatmenot”alle.Tulostilinonkäsitet-tävä kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen, jotta yhdenmukaisuus taseenkanssa voitaisiin vahvistaa.
Kunkin tilin saldoa on määräajoin verrattava tositteisiin tai muihin
todisteisiin sekä erityisesti:
— edellä130artiklassatarkoitettuihintileihinkiinteästäomaisuudesta,
— pankki-japostisiirtotileilletalletettuihinvaroihinkäyttäenrahoitus-
laitosten kuukausittain toimittamia tiliotteita,
— käteiskassaan käyttäen kassakirjaa,— ennakkomaksujärjestelmiin ja muihin 74 artiklassa tarkoitettuihin
ennakoihin tarkastamalla, miten ennakkomaksujärjestelmientoimintaa,ennakoidenmyöntämistäsekäkirjanpitosääntöjäkoskeviaehtoja noudatetaan,
— luokkien6ja7kulu-jatuottotileihin,joitaverrataankuukausittain
talousarvion kirjanpidon vastaaviin kokonaismääriin.
5. Toimielintenvälisistätileistäsovitaankuukausittainjanetarkaste-
taan ja hyväksytään määräajoin.
6. Väliaikaistilit tarkastetaan määräajoin seuraavasti:
— keskeneräiset perinnät: tilinpitäjä ilmoittaa tulojen ja menojen
hyväksyjälle tulot, joita ei ole peritty, ja niiden perimiseksi toteu-tetut toimenpiteet,
— keskeneräisetmaksut: tilinpitäjä tekee tulojen ja menojen hyväksy-
jälleilmoituksensyistäsiihen,ettämaksujaeiolesuoritettumäärä-ajassa, sekä kyseessä olevista määristä,
— siirrettävät varat: viittaamalla henkilöstön palkkausta koskeviin
koontiluetteloihin tai muihin vastaaviin yhteenvetoihin,
— muut väliaikaistilit: tilitettävistä saldoista tehdyn selvityksen avulla
jailmoittamallatulojenjamenojenhyväksyjällekaikkitoimenpiteet,joita ei ole tarkastettu ja hyväksytty vuosittain määritettävienmääräaikojen kuluessa.
Väliaikaistilit tarkastetaan ja hyväksytään mahdollisimman nopeasti ja
viimeistään varainhoitoasetuksen 71 artiklassa tarkoitetussa määrä-ajassa.
7. Varainhoitoasetuksen27artiklan2kohdassatarkoitettujentulojen
uudelleen käyttämistä koskevia toimenpiteitä on mahdollista seurata javarainhoitoasetuksen78artiklan1ja3kohdassatarkoitettuyhteenveto
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 33
▼B
on mahdollista laatia varojen uudelleen käyttämiseen tarkoitetuillajärjestelytileillä.
8. Rahoitustilit (pankki- tai postisiirtotilit) pidetään kansallisissa
valuutoissa ja ecuissa.
Kansallisenavaluuttanailmaistunmääränmuuttaminenecuiksitehdään
1 artiklan mukaisesti vahvistettujen kurssien perusteella. Valuuttamää-räistenjaecu-määräistentilienecu-määräistensaldojenarvomääritetäänuudelleen kuukausittain.
9. Yhteisen tutkimuskeskuksen kirjanpito sisällytetään komission
yleiseen kirjanpitoon.
10. Lukuun ottamatta tapauksia, joissa asetuksessa säädetään toisin,
kaikki rahoitusta koskevat yhteenvedot esitetään kirjanpidon periaat-teidenmukaisesti,joihinkuuluvaterityisestineperiaatteet,joistasääde-tään neuvoston direktiiveissä. Näiden periaatteiden soveltamistakoskevat yksityiskohtaiset käytännön säännöt, jotka saatetaan määräa-join ajan tasalle, annetaan 21 artiklan säännösten mukaisesti.
XXIII OSASTO
TUTKIMUSMÄÄRÄRAHOIHIN JA TEKNOLOGISEEN KEHITTÄMI-
SEEN OSOITETTUIHIN MÄÄRÄRAHOIHIN SOVELLETTAVIA SÄÄN-
NÖKSIÄ
(Varainhoitoasetuksen 94 ja 96 artikla)
137 artikla
Yhteisen tutkimuskeskuksen toiminnan alalle laaditaan talousarvion
tueksiviitetaulukko,jostailmeneemenojenkäyttötarkoituksen—tutki-mustavoitteetjamuutoiminta—jakäytettyjentäytäntöönpanomenetel-mien laadun välinen vastaavuus:
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat ja henkilöstö, jota
henkilöstösäännöt eivät koske,
— hallinnollinen ja tekninen infrastruktuuri,— tieteellinen ja tekninen tukirakenne,— suorat toimintamäärärahat.
Yhteinen tutkimuskeskus pitää hallinnon tarpeiden osalta kullakin sen
toimivaltaan kuuluvalla toiminnan alalla, mukaan lukien kolmansilleosapuolille suoritettaviin palveluihin liittyvät työt ja komission yksi-köille annettavat tukipalvelut, aiheellista kirjanpitoa, joka takaa todel-listen kulujen seurannan vastaavuustaulukkoon merkittyjen tietojenperusteella
138 artikla
Välilliseen toimintaan liittyvän toiminnan alalle talousarvion tueksi
laaditaantaulukko,jostakäyilmimenojenkäyttötarkoituksen—tutki-mustavoitteet ja muu toi minta — ja laadun välinen vastaavuusseuraavan jaottelun mukaisesti:
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 34
▼B
— interventiot,
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt eivät koske(1),
— toiminta,— infrastruktuuri,— tiedotus ja julkaisut,— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat(
1).
Kirjanpidossa toteutetaan aiheelliset toimenpiteet, jotta talousarvion
toteuttamisen seuranta taattaisiin kunkin tutkimustavoitteen osalta,ottaen huomioon vastaavuustaulukkoon merkityt tiedot.
139 artikla
1. Komissioottaavastaanennakkojasellaiseentoimintaansaliittyen,
jotasetoteuttaakolmansienosapuolienlukuun.Ennakollaontarkoitusrahoittaatoisaaltahenkilöstömenoja,yleisiäkulujajakyseistätoimintaavarten käyttöön otettuja täytäntöönpanomenetelmiä sekä toisaaltakyseisen toiminnan edellyttämiä erityisinvestointeja. Ennakot sisällyte-tään vastaaviin budjettimäärärahoihin.
2. Käyttämättömätennakotkorvataansiten,ettävastaavatmäärärahat
peruuntuvat tulostilillä. Käytetyt ennakot korvataan vähentämällä nekolmansille osapuolille suoritettavien palveluiden hinnasta saatavistatuloista. Ennakoiden korvaamiseksi tehty vähennys tuloista vastaakomission henkilöstömenoja, ja yleispalveluiden ja täytäntöönpanome-netelmienkäytöstäaiheutuviakulujasekäerityisinvestointeja.Komissiopitää tulojen loppuosan, joka vastaa nimenomaan sopimusten aiheut-tamia juoksevia menoja, kirjaamalla lisämäärärahat niihin budjettikoh-tiin, joilta nämä erityismenot maksetaan.
3. Tuloista ennakoiden korvaamiseksi tehtävä vähennys määritetään
sisäisten sääntöjen mukaisesti laadittaessa kutakin kolmansille osapuo-lille suoritettavia palveluja koskevaa sopimusta.
Ennakoiden korvaamiseen osoitetut tulot ja tulot, jotka antavat aihetta
lisämäärärahojenavaamiseen,kirjataanerityisiinbudjettikohtiinkomis-sion tulojen yhteenvedossa.
XXIV OSASTO
SÄÄNNÖKSET HALLINNOSTA JOHTUVIEN MENOJEN HOIDOSTA
YHTEISÖN ULKOPUOLELLA
(Varainhoitoasetuksen 121, 122 ja 123 artikla)
I jakso
Ennakkomaksujärjestelmät
140 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan säännöksen mukaisesti jokaiselle
yhteisönulkopuolisellepaikallisyksikölleperustetaanennakkomaksujär-jestelmä tietyntyyppisten menojen maksamista varten.
Ennakkomaksujärjestelmien toimintaa koskevat ehdot määritetään
kunkin paikallisyksikön erityistarpeiden mukaisesti niissä päätöksissä,joilla ne perustetaan.
(1) Otsake ”henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat” vastaa virkamiehiä,
jotka toimivat henkilöstökehykseen merkityssä toimessa sekä niitä muuhunhenkilökuntaan kuuluvia, joka on palkattu muuhun henkilöstöön kuuluviinsovellettavan säännöstön mukaisin ehdoin. Otsake ”henkilöstö, jota henki-löstösäänöt eivät koske” vastaa — ks. komission 22 päivänä toukokuuta1990 minitalousarvioista antama säännöstö — kaikkia muita henkilöstöönkuuluvia (sijaiset, väliaikaisesti palveluksessa olevat kansalliset virka-miehet, palveluiden tarjoajat, yritysten sopimukset, jne.).
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 35
▼B
II jakso
Maksusitoumukset ja maksut
141 artikla
Kaikillepaikallisyksiköillelaaditaanehdotuksiakaikenkattaviksialusta-
viksi maksusitoumuksiksi.
Nämä ehdotukset, yhdessä kunkin paikallisyksikön menoja koskevan
ennakkoarvionkanssa,toimitetaanvarainhoidonvalvojallehyväksymis-merkintäävartenjakirjataantämänjälkeenkirjanpitoon;kaikenkattaviaehdotuksia voidaan tarkistaa tarpeiden kehityksen mukaisesti.
142 artikla
1. Varainhoitoasetuksen22artiklassatarkoitetutviranomaisetvoivat
tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta ja tilinpitäjän ja varain-hoidonvalvojanannettuamyönteisenlausunnonasiasta,valtuuttaaaino-astaan yhden henkilön allekirjoittajaksi edustoissa, joissa ei ole kuinrajoitettumääräsellaisiavirkamiehiätaimuuhunhenkilöstöönkuuluvia,jotka voitaisiin valtuuttaa allekirjoittamaan posti- tai pankkisekkejä taiposti- tai pankkisiirtoja.
2. Komissiomäärittääedellytykset,joillasennimeämäthenkilöstöön
kuuluvat,jotkaseonvaltuuttanutkäyttämäänedustustonavoimiatilejä,voivat antaa paikalla rahoituslaitoksille tiedoksi nimet ja näytteet alle-kirjoituksista.
III jakso
Erityissäännöksiä asian saattamisesta hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean (CCAM) tutkittavaksi
143 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 60 artiklan ja tämän asetuksen 111 artiklan
mukaisesti tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti tehdäsopimukset kiinteistön vuokraamisesta yhteisön ulkopuolella suoraan,edellyttäen, että hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavankomitealle on ensin annettu riittävä selvitys — kyseisen valtioiden jakaupunkien osalta — kyseistä sopimuksesta ja että komitea on hyväk-synyt perustavaa laatua olevat kriteerit mm:
— vuokrattavankiinteistönlaadusta,ottaenhuomioonsuunniteltukäyt-
tötarkoitus (asunto, toimistotila, jne.),
— pinta-alan ja hinnnan osalta noudatettavia muuttujia, mahdollisine
vaihteluväleineen,
— yksityiskohtaisia sopimusmääräyksiä.
2. Josolosuhteet,joidenkanssatulojenjamenojenhyväksyjäjoutuu
tekemisiin, poikkeavat 1 kohdan mukaisesti vahvistetuista kriteereistä,jotka hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea onhyväksynyt ennalta, asia on saatettava kyseisen erityistapauksen taikyseisten erityistapausten osalta uudelleen komitean käsiteltäväksi.
3. Tulojenjamenojenhyväksyjäantaamääräajoinhankintojajasopi-
muksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle kertomuksen 1kohdan soveltamisesta.
IV jakso
Omaisuusluettelot
144 artikla
1. Juoksevatomaisuusluettelotkaikestayhteisöjenirtaimestajakiin-
teästä omaisuudesta laaditaan edustustojen osalta paikalla. Ne toimite-taan säännöllisesti tiedoksi keskusyksiköille komission vahvistamienyksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
1993R3418 — FI — 01.01.1997 — 001.001 — 36
▼B
Edustustoihinsiirrettäväirtainomaisuusmerkitäänväliaikaiseenluette-loon odotettaessa niiden kirjaamista juokseviin omaisuusluetteloihin.
2. Edustustojen irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan paikal-
listen oikeudellisten ja tosiasiallisten olojen mukaisesti.
XXV OSASTO
LOPPUSÄÄNNÖKSET
145 artikla
Tässä asetuksessa säädetyt kiinteät määrät tarkistetaan suhteessa
yhteisön kuluttajahintaindeksiin seuraavin määräajoin:
— joka kolmas vuosi, jollei mainittu indeksi kehity odottamattomalla
tavalla, kun kyseessä ovat 31 (ennakkomaksujärjestelmän määrä),81, 130, 132 sekä 106-110 artiklassa tarkoitetut määrät. Nämämäärät pyöristetään tarkoituksenmukaisella tavalla,
— vuosittain, kun kyseessä ovat 31 artiklassa (korvausten määrät)
tarkoitetut määrät. Nämä määrät pyöristetään lähimpään kokonai-seen ecuun ylös- tai alaspäin.
Komissio toteaa uudet määrät ensimmäisessä kohdassa täsmennettyjen
määräaikojen ja edellytysten mukaisesti ja toimittaa ne tiedoksi muilletoimielimille.
146 artikla
Tämän asetuksen säännökset eivät rajoita sellaisten varainhoitoase-
tuksen erityissäännösten soveltamista, jotka koskevat tutkimusmäärära-hojajateknologiseenkehittämiseenosoitettujamäärärahoja(varainhoi-toasetuksenVIIosasto),Euroopanmaataloudenohjaus-jatukirahastontukiosastoa(varainhoitoasetuksenVIIIosasto),ulkopuolelleosoitettavaatukea (varainhoitoasetuksen IX osasto), yhteisön ulkopuolella toimivaahenkilöstöä ja vastaavaa hallinnollista toimintaa (varainhoitoasetuksenXosasto)sekävirallistenjulkaisujentoimistoa(varainhoitoasetuksenXIosasto).
147 artikla
Toimielimet antavat tilintarkastustuomioistuimelle tiedon tämän
asetuksen soveltamiseksi antamistaan säännöksistä kuuden kuukaudenkuluessa asetuksen voimaantulosta.
148 artikla
Kumotaan asetus (ETY, Euratom, EHTY) N:o 86/610.
149 artikla
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1994.
Tämäasetusonkaikiltaosiltaanvelvoittava,jasitäsovelletaansellaise-
naan kaikissa jäsenvaltioissa.