2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 1
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin.Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
►B KOMISSION TYÖJÄRJESTYS
(K(2000) 3614)
(EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
►M1Komission päätös 2001/844/EY, EHTY, Euratom, tehty 29 päivänä
marraskuuta 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Komission päätös 2001/937/EY, EHTY, Euratom, tehty 5 päivänä joulu-
kuuta 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Komission päätös 2002/47/EY, EHTY, Euratom, tehty 23 päivänä
tammikuuta 2002L 21 23 24.1.2002
▼B
KOMISSION TYÖJÄRJESTYS
(K(2000) 3614)
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopimuksen
ja erityisesti sen 16 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti
sen 218 artiklan 2 kohdan,
ottaa. huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen
ja erityisesti sen 131 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti
sen 28 artiklan 1 kohdan sekä 41 artiklan 1 kohdan,
VAHVISTAA SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN:
I LUKU
KOMISSIO
1 artikla
Komissio toimii kollegiona tämän työjärjestyksen mukaisesti ja
puheenjohtajansa määrittelemiä poliittisia suuntaviivoja noudattaen.
2 artikla
Komissio vahvistaa toimintansa painopisteet ja laatii joka vuosi työoh-
jelman puheenjohtajansa määrittelemiä poliittisia suuntaviivojanoudattaen.
3 artikla
Puheenjohtaja voi osoittaa komission jäsenille erityisiä tehtäväalueita,
joiden osalta he ovat vastuussa komission toimien valmistelusta japäätösten täytäntöönpanosta. Puheenjohtaja voi myös halutessaanmuuttaa tehtävänjakoa.
Puheenjohtaja voi perustaa komission jäsenistä koostuvia työryhmiä ja
nimetä niiden puheenjohtajat.
Puheenjohtaja edustaa komissiota. Hän nimeää ne komission jäsenet,
jotka auttavat häntä tässä tehtävässä.
4 artikla
Komissio tekee päätöksensä
a) kokouksessa
tai
b) kirjallisella menettelyllä 12 artiklan säännösten mukaisesti
tai
c) valtuutusmenettelyllä 13 artiklan säännösten mukaisesti
taikka
d) toimivallan siirto -menettelyllä 14 artiklan säännösten mukaisesti.
I jakso
Komission kokoukset
5 artikla
Komission kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja.Komissio kokoontuu yleensä vähintään kerran viikossa. Ylimääräisiä
kokouksia järjestetään aina tarvittaessa.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 2
▼B
Komission jäsenten on osallistuttava kaikkiin kokouksiin. Puheenjoh-
taja arvioi tapauskohtaisesti ne tilanteet, joissa tästä velvollisuudestavoidaan poiketa.
6 artikla
Puheenjohtaja vahvistaa kunkin kokouksen esityslistan ja ottaa
huomioon erityisesti 2 artiklassa mainitun työohjelman.
Rajoittamatta puheenjohtajan oikeutta vahvistaa esityslista ehdotukset,
joista aiheutuu huomattavia menoja, on esitettävä yhteisymmärryksessätalousarviosta vastaavan komission jäsenen kanssa.
Komission jäsenten ehdotukset esityslistalle merkittävistä asioista on
toimitettava puheenjohtajalle, lukuun ottamatta poikkeustapauksia,yhdeksän päivää ennen kokousta.
Esityslista ja tarvittavat asiakirjat toimitetaan komission jäsenille
komission 25 artiklan mukaisesti asettamassa määräajassa ja vahvista-milla työkielillä.
Komission jäsen voi esittää asian poistamista esityslistalta, jolloin asia
siirretään puheenjohtajan suostumuksella seuraavaan kokoukseen.
Komissio voi puheenjohtajan ehdotuksesta päättää käsitellä asian, jota
ei ole esityslistalla tai jonka käsittelyssä tarvittavia valmisteluasiakir-
joja ei ole toimitettu määräajassa. Komissio voi enemmistöpäätökselläjättää käsittelemättä esityslistalla olevan asian.
7 artikla
Komissio on päätösvaltainen, kun perustamissopimuksessa määrätystä
jäsenmäärästä enemmistöon läsnä.
8 artikla
Komissio tekee päätöksensä yhden tai useamman jäsenensä ehdotuk-
sesta.
Komissio järjestää äänestyksen jäsenensä pyynnöstä. Äänestys voi
koskea alkuperäistä ehdotusta tai ehdotusta, johon yksi tai useampi
asiasta vastaava jäsen tai puheenjohtaja on tehnyt muutoksia.
Komissio tekee päätöksensä perustamissopimuksessa määrätyn
jäsenmääränsä enemmistöllä. Tämä enemmistö vaaditaan kaikkiin
päätöksiin päätöksen aiheesta ja luonteesta riippumatta.
9 artikla
Komission kokoukset eivät ole julkisia. Keskustelut ovat luottamuksel-
lisia.
10 artikla
Jollei komissio toisin päätä, pääsihteeri osallistuu kokouksiin. Tämän
työjärjestyksen soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä
määrätään muiden henkilöiden kokouksiin osallistumisen edellytykset.
Komission jäsenen poissaollessa hänen kabinettipäällikkönsä voi osal-
listua kokoukseen ja puheenjohtajan pyynnöstä esittää poissaolevan
jäsenen kannan.
Komissio voi päättää kuulla myös muita henkilöitä.
11 artikla
Jokaisesta komission kokouksesta laaditaan pöytäkirja.
Pöytäkirjaluonnos esitetään seuraavassa kokouksessa komission hyväk-
syttäväksi. Puheenjohtaja ja pääsihteeri vahvistavat hyväksytynpöytäkirjan nimikirjoituksillaan.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 3
▼B
II jakso
Muut päätöksentekomenettelyt
12 artikla
Komission jäsenet voivat hyväksyä yhden tai useamman jäsenen
tekemän ehdotuksen kirjallisella menettelyllä edellyttäen, että asiaahoitavat pääosastot ovat hyväksyneet ehdotuksen ja että oikeudellinenyksikköon antanut puoltavan lausunnon.
Tätä varten ehdotus on annettava kirjallisena tiedoksi kaikille komis-
sion jäsenille kielillä, jotka komissio on 25 artiklan mukaisestivahvistanut, ja määräajassa, jonka kuluessa jäsenten on ilmoitettavaehdotusta koskevat varaumat ja muutokset.
Komission jäsen voi kirjallisen menettelyn kuluessa pyytää, että ehdo-
tuksesta järjestetään keskustelu. Tällöin hänen on tehtävä asiastapyyntöpuheenjohtajalle.
Ehdotus, josta yksikään komission jäsenistä ei ole esittänyt tai pitänyt
voimassa varaumaa kirjalliselle menettelylle asetetun määräajan päätty-miseen mennessä, katsotaan komission hyväksymäksi. Hyväksytyt
ehdotukset kirjataan päivittäiseen asialuetteloon, josta tehdään merkintä
komission seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.
13 artikla
Komissio voi valtuuttaa, edellyttäen, että sen kollegisen vastuun periaa-
tetta täysin noudatetaan, yhden tai useamman jäsenistään toteuttamaanpuolestaan hallinnointi- ja hallintotoimenpiteitä komission asettaminrajoituksin ja edellytyksin.
Komissio voi myös puheenjohtajan suostumuksella antaa yhden tai
useamman jäsenensä tehtäväksi vahvistaa säädöksen tai muille toimie-limille esitettävän ehdotuksen lopullisen tekstin, jonka asiasisällön seon hyväksynyt käsittelyssään.
Näin luovutetut toimivaltuudet voidaan siirtää edelleen pääjohtajalle tai
toimialajohtajalle, jollei sitä kielletä erikseen valtuutuspäätöksessä.
Ensimmäisen, toisen ja kolmannen kohdan säännökset eivät rajoita
sääntöjen soveltamista toimivallan siirrosta rahoitusasioissa eivätkänimittävän viranomaisen ja palvelussopimusten tekemiseen oikeutetunviranomaisen valtuuksia.
14 artikla
Komissio voi siirtää toimivaltaansa, edellyttäen, että sen kollegisen
vastuun periaatetta täysin noudatetaan, hallinnointi- ja hallintotoimenpi-
teiden hyväksymisensä komission puolesta pääjohtajille jatoimialajohtajille komission asettamin rajoituksin ja edellytyksin.
15 artikla
Valtuutusmenettelyllä ja toimivallan siirto -menettelyllä tehdyt
päätökset kirjataan päivittäiseen asialuetteloon, josta tehdään merkintäkomission seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.
III jakso
Komission päätösten valmistelu ja täytäntöönpano
16 artikla
Komission jäsenet voivat muodostaa kabinetteja avustamaan heitä
tehtäviensä hoitamisessa ja komission päätösten valmistelussa.
Kustakin tehtäväalueesta vastuussa oleva komission jäsen antaa
ohjeensa asianomaisille yksiköille.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 4
▼B
17 artikla
Pääsihteeri avustaa puheenjohtajaa komission työskentelyn ja
kokousten valmistelussa. Hän avustaa myös 3 artiklan toisen kohdan
mukaisesti perustettujen työryhmien puheenjohtajia työryhmienkokousten valmistelemisessa ja järjestämisessä.
Pääsihteeri huolehtii päätöksentekomenettelyjen noudattamisesta ja
valvoo 4 artiklassa tarkoitettujen päätösten täytäntöönpanoa.
Pääsihteeri vastaa komission yksiköiden välillä tarvittavasta yhteenso-
vittamisesta valmistelutyön aikana ja valvoo komission käsiteltäväksiannettavien asiakirjojen toimittamista koskevien sääntöjen noudatta-mista.
Pääsihteeri toteuttaa tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että
komission säädökset annetaan tiedoksi ja julkaistaan Euroopan
yhteisöjen virallisessa lehdessä , ja että komission ja sen yksiköiden
asiakirjat toimitetaan Euroopan yhteisöjen muille toimielimille.
Pääsihteeri huolehtii virallisista yhteyksistä Euroopan yhteisöjen
muihin toimielimiin, lukuun ottamatta toimivaltaa, jota komissio
päättää käyttää itse tai luovuttaa komission jäsenille tai yksiköille.Pääsihteeri seuraa Euroopan yhteisöjen muiden toimielinten työsken-telyä ja pitää komission siitä ajan tasalla.
18 artikla
Kokouksessa hyväksytyt säädökset liitetään todistusvoimaisella kielellä
tai todistusvoimaisilla kielillä erottamattomasti tiivistelmään, jokalaaditaan komission sen kokouksen jälkeen, jossa ne on hyväksytty.Nämä säädökset varmennetaan puheenjohtajan ja pääsihteerin allekir-joituksilla tiivistelmän viimeisellä sivulla.
Kirjallisella menettelyllä hyväksytyt säädökset liitetään todistusvoimai-
sella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä erottamattomasti 12artiklassa mainittuun päivittäiseen asialuetteloon. Nämä säädöksetvarmennetaan pääsihteerin allekirjoituksella päivittäisen asialuettelonviimeisellä sivulla.
Valtuutusmenettelyllä hyväksytyt säädökset liitetään todistusvoimai-
sella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä erottamattomasti 15artiklassa mainittuun päivittäiseen asialuetteloon. Nämä säädöksetvarmennetaan pääsihteerin allekirjoituksella päivittäisen asialuettelonviimeisellä sivulla.
Toimivallan siirto -menettelyllä tai 13 artiklan kolmannessa kohdassa
tarkoitetulla tavalla toimivaltaa edelleen siirtäen hyväksytyt säädöksetliitetään todistusvoimaisella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä erot-tamattomasti 15 artiklassa mainittuun päivittäiseen asialuetteloon.Nämä säädökset varmennetaan pääjohtajan tai toimialajohtajan allekir-
joittamalla omavarmenteisella todistuksella.
Tässä työjärjestyksessä säädöksillä tarkoitetaan EHTY:n perustamisso-
pimuksen 14 artiklassa, EY:n perustamissopimuksen 249 artiklassa jaEuratomin perustamissopimuksen 161 artiklassa tarkoitettuja säädöksiä.
Tässä työjärjestyksessä todistusvoimaisilla kielillä tarkoitetaan
yhteisöjen kaikkia virallisia kieliä, kun kyseessä on yleisesti sovellet-tava säädös, ja muun säädöksen osalta niiden kieliä, joille se onosoitettu.
II LUKU
KOMISSION YKSIKÖT
19 artikla
Komissiolla on toimintansa valmistelua ja toteuttamista varten pääosas-
toja ja niihin verrattavia toimitiloja, jotka muodostavat yhtenäisenhallintokokonaisuuden.
Pääosastot ja niihin verrattavat toimitilat on yleensä jaettu linjoiksi ja
linjat edelleen yksiköiksi.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 5
▼B
20 artikla
Komissio voi perustaa tiettyjä tehtäviä hoitamaan erityiselimiä, joille se
määrittää toimivaltuudet ja toimintasäännöt.
21 artikla
Jotta komission toiminta olisi tehokasta, sen yksiköt työskentelevät
kiinteässä yhteistyössä ja koordinoidusti päätösten valmistelemiseksi jatäytäntöönpanemiseksi.
Ennen kuin asiakirja saatetaan komission käsiteltäväksi, siitä vastuussa
oleva yksikkökuulee riittävän ajoissa niitä yksikö itä, joiden toimialaantai tehtäviin asia liittyy tai joita asia luonteensa vuoksi koskee, ja
ilmoittaa pääsihteeristölle niistä neuvotteluista, joihin tämä ei ole osal-
listunut. Oikeudellista yksikköä on kuultava kaikistasäädösluonnoksista tai säädösehdotuksista sekä kaikkien sellaisten asia-kirjojen osalta, joilla voi olla oikeudellista merkitystä. Talousarviosta,henkilöstöstä ja hallinnosta vastaavia pääosastoja on kuultava kaikissasellaisia asiakirjoja koskevissa kysymyksissä, joilla voi olla vaikutusta
talousarvioon, varainhoitoon, henkilöstöön tai hallintoon. Myös varain-
hoidon valvonnasta vastaavaa pääosastoa on tarvittaessa kuultava.
Asiasta vastaava yksikköpyrkii laatimaan ehdotuksen, jonka kuultavina
olleet yksiköt voivat hyväksyä. Jos asiasta ei ole päästy yksimielisyy-
teen, asiasta vastaavan yksikön on liitettävä ehdotukseen edellätarkoitettujen yksiköiden eriävät lausunnot, sanotun kuitenkaan rajoitta-matta 12 artiklan soveltamista.
III LUKU
SIJAISET
22 artikla
Jos puheenjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan
toimii varapuheenjohtaja tai muu jäsen komission määräämän järjes-tyksen mukaan.
23 artikla
Jos pääsihteeri on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan
toimii apulaispääsihteeri tai, jollei tämä ole mahdollista, komission
nimeämä virkamies.
24 artikla
Jos pääjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan
toimii virkavuosiltaan vanhin tai jos yhtä pitkään virassa olleita onuseita, iältään vanhin paikalla oleva varapääjohtaja tai, jos tällaistatoimea ei ole olemassa, komission nimeämä virkamies. Jos sijaista eiole nimetty, sijaisena toimii ura-alueeltaan ja palkkaluokaltaan
korkeimmassa asemassa oleva virkavuosiltaan vanhin paikalla oleva
alainen, ja jos useammalla on yhtä paljon virkavuosia, näistä sealainen, joka on iältään vanhin.
Jos yksikönpäällikkö on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaise-
naan toimii yksikön apulaispäällikkö, jos tällainen toimi on olemassa.
Tehtäviensä hoitamisesta estyneen muun esimiehen sijaisena toimii
pääjohtajan nimeämä virkamies, joka on valittu kyseisestä pääosastosta
vastaavan komission jäsenen suostumuksella. Jos sijaista ei ole nimetty,sijaisena toimii ura-alueeltaan ja palkkaluokaltaan korkeimmassaasemassa oleva virkavuosiltaan vanhin paikalla oleva alainen, ja josuseammalla on yhtä paljon virkavuosia, näistä se alainen, joka oniältään vanhin.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 6
▼B
LOPPUSÄÄNNÖKSET
25 artikla
Komissio antaa tarvittaessa tämän työjärjestyksen soveltamista
koskevat yksityiskohtaiset säännöt.
Komissio voi hyväksyä toimintatapojaan ja yksiköidensä toimintatapoja
koskevia täydentäviä toimenpiteitä, jotka liitetään tähän työjärjestyk-
seen.
26 artikla
Kumotaan 18 päivänä syyskuuta 1999 annettu työjärjestys, sellaisena
kuin se on muutettuna päätöksellä 2000/633/EY, EHTY, Euratom.
27 artikla
Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2001.
28 artikla
Tämä työjärjestys julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa
lehdessä.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 7
▼B
LIITE
TOIMINTASÄÄNNÖT HYVÄSTÄ HALLINTOTAVASTA EUROOPAN
KOMISSION HENKILÖSTÖLLE SUHTEISSAAN YLEISÖÖN
Laadukas palvelu
Komission ja sen henkilöstön tehtävänä on palvella yhteisön etua ja siten yleistä
etua.
Yleisöodottaa oikeutetusti laadukasta palvelua ja avointa, helposti lähestyttävää
ja hyvin hoidettua hallintoa.
Korkealaatuinen palvelu edellyttää komissiolta ja sen henkilöstöltä kohteliai-
suutta, objektiivisuutta ja tasapuolisuutta.
Tavoite
Täyttääkseen hyvää hallintotapaa koskevat velvollisuutensa erityisesti yleisön
kanssa asioidessaan komissio sitoutuu noudattamaan päivittäisessä työssään
näiden toimintasääntöjen mukaista hyvää hallintotapaa.
Soveltamisala
Toimintasäännöt sitovat Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien
henkilöstösääntöjen ja yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevissa palvelussuhteen
ehdoissa, jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, sekä muissa Euroopan yhteisöjen
virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavissa komission ja sen
henkilöstön suhteita koskevissa säännöksissä tarkoitettua koko henkilöstöä.
Kuitenkin yksityisoikeudellisessa työsuhteessa olevien henkilöiden, kansallisten
viranomaisten lähettämien asiantuntijoiden, harjoittelijoiden ja muiden komis-
sion lukuun työskentelevien olisi noudatettava työssään toimintasääntöjä.
Komission ja sen henkilöstön välisiä suhteita sääntelevät yksinomaan
henkilöstösäännöt.
1. YLEISET PERIAATTEET HYVÄSTÄ HALLINTOTAVASTA
Komissio noudattaa suhteissaan yleisöön seuraavia yleisiä periaatteita.
Laillisuus
Komissio toimii lain mukaan ja noudattaa yhteisön lainsäädännössä
säädettyjä sääntöjä ja menettelyjä.
Syrjimättömyys ja yhdenvertainen kohtelu
Komissio noudattaa syrjimättömyyden periaatetta ja erityisesti takaa yhden-
vertaisen kohtelun kaikille riippumatta kansallisuudesta, sukupuolesta,
rodusta, etnisestä alkuperästä, uskonnosta tai vakaumuksesta, vammaisuu-
desta, iästä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Sen vuoksi samankaltaisten
tapausten erilainen käsittely on perusteltava erikseen tapauksen erityispiir-
teillä.
Suhteellisuus
Komissio huolehtii, että toteutetut toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa
tavoitteisiin.
Komissio huolehtii erityisesti, että näiden toimintasääntöjen soveltaminen ei
johda hallinnollisiin tai talousarvioon kohdistuviin rasituksiin, jotka eivät ole
suhteessa odotettavissa olevaan hyötyyn.
Yhdenmukaisuus
Komission on oltava yhdenmukainen hallintotavassaan ja noudatettava tava-
nomaista käytäntöään. Poikkeamat tästä periaatteesta on asianmukaisesti
perusteltava.
2. HYVÄN HALLINTOTAVAN SUUNTAVIIVAT
Objektiivisuus ja tasapuolisuus
Henkilöstö toimii kaikissa tilanteissa objektiivisesti ja tasapuolisesti yhteisön
ja yleisen edun hyväksi. Henkilöstön jäsenet toimivat itsenäisesti komission
määrittelemän politiikan rajoissa eivätkä saa koskaan antaa henkilökohtaisten
tai kansallisten etujen tai poliittisen painostuksen vaikuttaa toimintaansa.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
Tietojen antaminen hallintomenettelyistä
Jos henkilö pyytää tietoja komission hallintomenettelystä, henkilöstön on
huolehdittava, että tiedot toimitetaan pyytäjälle kyseiselle menettelylle
asetetun määräajan kuluessa.
3. TIEDOT OSAPUOLTEN OIKEUKSISTA
Kaikkien niiden osapuolten kuuleminen, joiden välitöntä etua asia koskee
Jos yhteisön lainsäädännössä säädetään, että kaikkia asianomaisia on kuul-
tava, henkilöstön on varmistettava, että asianomaisille annetaan tilaisuus
esittää näkemyksensä.
Perusteluvelvollisuus
Komission päätöksessä olisi selkeästi ilmoitettava päätöksen perustelut, ja
päätös olisi toimitettava kaikille asianomaisille henkilöille ja osapuolille.
Päätös olisi yleensä perusteltava yksityiskohtaisesti. Jos yksittäisten päätösten
yksityiskohtainen perusteleminen ei kuitenkaan ole mahdollista esimerkiksi
sen tähden, että on tehty useita samankaltaisia päätöksiä, jotka koskevat
hyvin monia henkilöitä, osapuolille voidaan toimittaa vakiomuotoiset ilmoi-
tukset. Näissä vakiovastauksissa olisi ilmoitettava päätöksen tärkeimmät
perustelut. Yksityiskohtaiset perustelut olisi myös toimitettava asianomai-
selle, joka niitä erikseen pyytää.
Velvollisuus ilmoittaa muutoksenhakumahdollisuudesta
Jos päätökseen voidaan yhteisön lainsäädännön mukaan hakea muutosta,
tiedoksiannettavassa päätöksessä olisi selkeästi kerrottava tästä mahdollisuu-
desta ja siitä, miten muutosta haetaan (on ilmoitettava muutoksenhaun
määräaika sekä sen henkilön tai elimen nimi ja virkaosoite, jolle muutoksen-
haku on osoitettava).
Tarvittaessa päätöksessä olisi mainittava mahdollisuudesta nostaa kanne Eu-
roopan yhteisön perustamissopimuksen 230 artiklan mukaisesti ja/tai kannella
Euroopan oikeusasiamiehelle perustamissopimuksen 195 artiklan mukaisesti.
4. TIEDUSTELUIHIN VASTAAMINEN
Komission olisi vastattava tiedusteluihin asianmukaisesti ja mahdollisimman
nopeasti.
Asiakirjapyynnöt
Jos asiakirja on jo julkaistu, kysyjää kehotetaan ottamaan yhteyttä Euroopan
yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston myyntihenkilöstöön tai tiedotus-
keskukseen tai muuhun vastaavaan palvelupisteeseen, kuten Eurooppa-
tietopisteisiin ja eurotietokeskuksiin jne., joissa asiakirjoihin voi tutustua
vapaasti. Monet asiakirjat ovat helposti saatavissa myös sähköisessä
muodossa.
Asiakirjojen julkisuudesta päätetään erikseen.
Kirjeenvaihto
Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 21 artiklan mukaisesti komissiolle
voi kirjoittaa jollakin Euroopan yhteisön virallisista kielistä ja saada
vastauksen samalla kielellä.
Komissiolle osoitettuun kirjeeseen on vastattava viidentoista työpäivän
kuluessa siitä, kun asiasta vastaava komission yksikköon saanut kirjeen.
Vastauksessa olisi ilmoitettava asiasta vastaavan henkilön nimi ja yhteys-
tiedot.
Jos vastausta ei voida lähettää viidentoista työpäivän kuluessa tai jos vastaa-
minen edellyttää muita toimenpiteitä, kuten muiden yksiköiden lausuntoa tai
käännöstyötä, vastuuhenkilön on lähetettävä väliaikainen vastaus, jossa ilmoi-
tetaan, mihin päivämäärään mennessä kysyjä voi odottaa saavansa vastauksen
vaadittavan lisätyön takia ottaen lisäksi huomioon asian kiireellisyys ja moni-
mutkaisuus.
Jos vastauksen laatiminen annetaan muun kuin sen yksikön tehtäväksi, jolle
alkuperäinen kirje oli osoitettu, kirjeen lähettäjälle olisi ilmoitettava sen
henkilön nimi ja yhteystiedot, jonka hoidettavaksi kirje on siirretty.
Näitä sääntöjä ei sovelleta asiattomiksi katsottaviin kirjeisiin, kuten toistu-
viin, loukkaaviin ja/tai ilman ymmärrettävää tarkoitusta oleviin kirjeisiin.
Tällöin komissio varaa oikeuden olla jatkamatta tällaista kirjeenvaihtoa.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
Puhelinviestintä
Vastatessaan puhelimeen henkilöstöön kuuluvan on ilmoitettava nimensä tai
yksikkönsä nimi. Soittopyyntöihin on vastattava mahdollisimman nopeasti.
Henkilöstöön kuuluvan on annettava tietoja asioista, jotka kuuluvat suoraan
hänen vastuualueeseensa. Muussa tapauksessa kysyjä on ohjattava oikeaanpaikkaan. Tarvittaessa kysyjää olisi pyydettävä ottamaan yhteyttä vastaajan
esimieheen tai vastaajan on keskusteltava esimiehensä kanssa ennen tietojen
luovuttamista.
Jos tiedustelu koskee. asiaa, joka kuuluu vastaajan vastuualueeseen, hän ottaa
selvää kysyjän henkilöllisyydestä ja tarkistaa ennen tietojen luovuttamista,
onko ne jo julkistettu. Jos tietoja ei ole vielä julkistettu, vastaaja voi katsoa,
että tietojen luovuttaminen ei ole yhteisön edun mukaista. Tällöin hänen olisi
selitettävä kysyjälle, miksi tietoja ei voida luovuttaa, ja tarvittaessa viitattava
henkilöstösääntöjen 17 artiklassa säädettyyn vaitiolovelvollisuuteen.
Tarvittaessa kysyjää olisi pyydettävä vahvistamaan puhelimitse esitetty
tiedustelu kirjallisena.
Sähköposti
Henkilöstöön kuuluvan on vastattava sähköpostiviesteihin nopeasti noudat-
taen suuntaviivoja puhelinviestinnästä.
Kirjeen luonteisia sähköpostiviestejä on kuitenkin käsiteltävä kirjeenvaihtoa
koskevien ohjeiden mukaisesti ja samoja määräaikoja noudattaen.
Tiedotusvälineiden tiedustelut
Lehdistö- ja viestintäpalvelu vastaa komission suhteista tiedotusvälineisiin.
Henkilöstöön kuuluva voi kuitenkin vastata tiedusteluun, jos se koskee tekni-
sluontoista asiaa, joka kuuluu selkeästi hänen vastuualueeseensa.
5. HENKILÖTIETOJEN JA LUOTTAMUKSELLISTEN TIETOJEN SUOJA
Komission ja sen henkilöstön on noudatettava erityisesti
— sääntöjä yksityisyyden ja henkilötietojen suojasta,
— Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 287 artiklan määräyksiä ja
erityisesti niitä, jotka koskevat salassapitovelvollisuutta,
— rikostutkinnan salaisuussääntöjä,— sellaisten asioiden luottamuksellisuutta, joita käsitellään
henkilöstösääntöjen 9 artiklan sekä liitteiden II ja III mukaisesti peruste-
tuissa eri komiteoissa.
6. KANTELUT
Euroopan komissio
Näissä toimintasäännöissä esitettyjen periaatteiden rikkomisesta voidaan
kannella suoraan Euroopan komission pääsihteeristölle(
1), joka toimittaa
kantelun edelleen asianomaiselle yksikölle.
Pääjohtajan tai yksikön päällikön on vastattava kantelijalle kirjallisesti
kahden kuukauden kuluessa. Sen jälkeen kantelijalla on kuukausi aikaa
pyytää Euroopan komission pääsihteeriä tutkimaan kantelu uudelleen. Pääsih-
teerin on vastattava pyyntöön kuukauden kuluessa.
Euroopan oikeusasiamies
Euroopan oikeusasiamiehelle voidaan myös kannella Euroopan yhteisön
perustamissopimuksen 195 artiklan ja Euroopan oikeusasiamiehen
ohjesäännön mukaisesti.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 10
(1)Postiosoite : Euroopan komission pääsihteeristö, yksikkö SG/B/2 ”Avoimuus, asiakirjat,
suhteet kansalaisiin”, rue de la Loi / Wetstraat 200, B-1049 Bruxelles / Brussel (faksi(32-2) 296 72 42)
Sähköpostiosoite : SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int.
▼M1
KOMISSION TURVALLISUUSSÄÄNNÖKSET
Sekä katsoo seuraavaa:
(1) Komission toimintojen kehittämiseksi luottamuksellisuutta edellyttävillä
aloilla on asianmukaista ottaa käyttöön kattava komissiota, muita toimie-
limiä, Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksella tai Euroopan
unionista tehdyllä sopimuksella taikka niiden nojalla perustettuja elimiä,toimistoja ja virastoja, jäsenvaltioita sekä kaikkia muita Euroopan
unionin turvaluokitellun tiedon, jäljempänä ’EU:n turvaluokiteltu tieto’,
vastaanottajia koskeva turvallisuusjärjestelmä.
(2) Näin perustetun turvallisuusjärjestelmän tehokkuuden varmistamiseksi
komissio antaa EU:n turvaluokitellun tiedon ainoastaan sellaisten ulko-
puolisten elinten käyttöön, jotka antavat takeet siitä, että ne ovat
toteuttaneet kaikki tarvittavat toimenpiteet näitä säännöksiä ehdottomasti
vastaavien sääntöjen soveltamiseksi.
(3) Näiden säännösten soveltaminen ei rajoita Euroopan ydinenergiayhteisön
perustamissopimuksen 24 artiklan soveltamisesta 31 päivänä heinäkuuta
1958 annetun asetuksen N:o 3(
1), salassapidettävien tilastotietojen
luovuttamisesta Euroopan yhteisöjen tilastotoimistolle 11 päivänä
kesäkuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1588/90(2)j a
tietojenkäsittelyjärjestelmien suojaamisesta 23 päivänä marraskuuta
1995 tehdyn komission päätöksen K(95) 1510 lopullinen soveltamista.
(4) Komission turvallisuusjärjestelmä perustuu neuvoston turvalli-
suussääntöjen vahvistamisesta 19 päivänä maaliskuuta 2001 tehdyssä
neuvoston päätöksessä 2001/264/EY(3) esitettyihin periaatteisiin unionin
päätöksentekomenettelyn kitkattoman toiminnan varmistamiseksi.
(5) Komissio korostaa sitä, että muut toimielimet on tarvittaessa saatava
mukaan noudattamaan niitä luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja
vaatimuksia, jotka ovat välttämättömiä unionin ja sen jäsenvaltioiden
etujen suojelemiseksi.
(6) Komissio tunnustaa tarpeen luoda komission oma turvallisuusjärjestelmä
ottaen huomioon kaikki turvallisuuteen liittyvät tekijät ja komission
erityisluonne toimielimenä.
(7) Näiden säännösten soveltaminen ei rajoita perustamissopimuksen 255
artiklan ja Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen
saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001(4)
säännösten soveltamista,
1 artikla
Komission turvallisuussäännöt vahvistetaan liitteessä.
2 artikla
1. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen toteuttaa asianmukaiset
toimenpiteet sen varmistamiseksi, että komissiossa työskentelevät komission
virkamiehet ja muu henkilöstö sekä komissiossa avustajina toimivat henkilöt
noudattavat 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä käsitellessään EU:n turvaluoki-
teltua tietoa ja että näitä sääntöjä noudatetaan kaikissa komission toimitiloissa,
myös unionin alueella sijaitsevissa edustustoissa ja toimistoissa sekä yhteisön
ulkopuolisissa maissa toimivissa lähetystöissä, ja että myös komission ulkopuo-
liset toimeksisaajat noudattavat niitä.
2. Jäsenvaltiot, muut toimielimet, perustamissopimuksilla taikka niiden
nojalla perustetut elimet, toimistot ja virastot voivat saada EU:n turvaluokiteltua
tietoa sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että kun EU:n turvaluokiteltua
tietoa käsitellään, niiden yksiköissä ja toimitiloissa sovelletaan 1 artiklassa
tarkoitettuja sääntöjä ehdottomasti vastaavia sääntöjä, erityisesti kun tämä
koskee seuraavia henkilöitä:
a) jäsenvaltioiden pysyvien Euroopan unionissa olevien edustustojen jäsenet
sekä komission tai sen elinten kokouksiin tai muihin komission toimiin osal-
listuvat kansallisten valtuuskuntien jäsenet;
b) muut jäsenvaltioiden kansallisiin hallintoihin kuuluvat henkilöt, jotka käsitte-
levät EU:n turvaluokiteltua tietoa riippumatta siitä, ovatko he palveluksessa
jäsenvaltioiden alueella tai ulkomailla;2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 11
(1) EYVL N:o 17, 6.10.1958, s. 406/58.
(2) EYVL L 151, 15.6.1990, s. 1.
(3) EYVL L 101, 11.4.2001, s. 1.
(4) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.
▼M1
c) EU:n turvaluokiteltua tietoa käsittelevät ulkopuoliset toimeksisaajat ja
komennuksella olevat työntekijät.
3 artikla
Yhteisön ulkopuoliset maat, kansainväliset järjestöt ja muut elimet voivat saada
EU:n turvaluokiteltua tietoa sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että tällaista
tietoa käsiteltäessä noudatetaan 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ehdottomasti
vastaavia sääntöjä.
4 artikla
Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen voi toteuttaa liitteessä olevan II
osan mukaisia toimenpiteitä noudattaen liitteessä olevassa I osassa olevia turval-
lisuutta koskevia perusperiaatteita ja vähimmäisvaatimuksia.
5 artikla
Näillä säännöksillä korvataan niiden soveltamispäivästä alkaen
a) Euroopan unionin toiminnan yhteydessä tuotettuun tai välitettyyn turvaluoki-
teltuun tietoon sovellettavista turvatoimista 30 päivänä marraskuuta 1994
tehty komission päätös K(94) 3282;
b) lupamenettelystä, jolla Euroopan komission virkamiehet ja muuhun
henkilöstöön kuuluvat voidaan oikeuttaa komission hallussa olevien luokitel-
tujen tietojen saamiseen, 25 päivänä helmikuuta 1999 tehty komission päätös
K(1999) 423.
6 artikla
Näiden säännösten soveltamispäivästä alkaen kaikki komission hallussa ennen
kyseistä päivämäärää oleva turvaluokiteltu tieto, Euratomin turvaluokiteltua
tietoa lukuun ottamatta,
a) jos se on komission tuottamaa, luokitellaan järjestelmällisesti uudelleen
turvaluokkana ”EU RESTRICTED”, jollei sen kirjoittaja päätä antaa sille
uutta luokitusta 31 päivään tammikuuta 2002 mennessä. Tällaisissa tapauk-
sissa kirjoittajan on ilmoitettava asiasta kaikille asianomaisen asiakirjan
vastaanottajille;
b) jos se on tuotettu komission ulkopuolella, säilyttää alkuperäisen turvaluoki-
tuksensa, minkä johdosta sitä pidetään samantasoisena EU:n
turvaluokiteltuna tietona, jollei kirjoittaja suostu turvaluokan poistamiseen
tai alentamiseen.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 12
▼M1
LIITE
TURVALLISUUSSÄÄNNÖT
Sisällysluettelo
I OSA: TURVALLISUUTTA KOSKEVAT PERUSPERIAATTEET JA
VÄHIMMÄISVAATIMUKSET
1 JOHDANTO
2 YLEISET PERIAATTEET
3 TURVALLISUUDEN PERUSTEET
4 TIETOTURVAN PERIAATTEET4.1.Tavoitteet
4.2.Määritelmät
4.3.Turvaluokitus
4.4.Turvatoimien tavoitteet
5 TURVALLISUUSJÄRJESTELYT
5.1.Yhteiset vähimmäisvaatimukset
5.2.Järjestelyt
6 HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUS
6.1.Henkilöstön luotettavuuden selvittäminen
6.2.Luotettavuusselvitysrekisteri
6.3.Henkilöstölle annettavat turvallisuusohjeet
6.4.Johdon velvollisuudet
6.5.Henkilöstön oikeudellinen asema turvallisuusasioissa
7 FYYSINEN TURVALLISUUS
7.1.Suojauksen tarve
7.2.Tarkastukset
7.3.Kiinteistöjen turvallisuus
7.4.Varautumissuunnitelmat
8 TIETOTURVA
9 SABOTOINNIN JA MUUNLAISEN TAHALLISEN VAHINGOITTAMISEN
TORJUNTA
10 TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMINEN YHTEISÖN
ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJES-
TÖILLE
II OSA: TURVALLISUUSJÄRJESTELYT KOMISSIOSSA
11 TURVALLISUUSASIOISTA VASTAAVA KOMISSION JÄSEN12 KOMISSION TURVALLISUUSASIOIDEN NEUVONANTAJARYHMÄ
13 KOMISSION TURVALLISUUSLAUTAKUNTA
14 KOMISSION TURVALLISUUSTOIMISTO
15 TURVALLISUUSTARKASTUKSET
16 TURVALUOKAT, -OSOITTIMET JA -MERKINNÄT
16.1. Luokitteluasteet
16.2. Turvaosoittimet
16.3. Merkinnät
16.4. Turvaluokan merkintätapa
16.5. Turvaosoittimien merkintätapa
17 TURVALUOKITTELUN HALLINNOINTI2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
17.1. Yleistä
17.2. Turvaluokituksen soveltaminen
17.3. Turvaluokan alentaminen ja poistaminen
18 FYYSINEN TURVALLISUUS
18.1. Yleistä
18.2. Turvallisuutta koskevat vaatimukset
18.3. Fyysiset turvatoimet
18.3.1.Turva-alueet
18.3.2.Hallinnollinen alue
18.3.3.Tulo- ja lähtötarkastukset
18.3.4.Vartiointikierrokset
18.3.5.Turvalliset säilytyspaikat ja kassaholvit
18.3.6.Lukot
18.3.7.Avainten ja yhdistelmien valvonta
18.3.8.Tunkeutumisen havaitsemislaitteet
18.3.9.Hyväksytty laitteisto
18.3.10. Kopio- ja faksilaitteiden fyysinen suojaus
18.4. Suojautuminen salakatselulta ja salakuuntelulta
18.4.1.Salakatselu
18.4.2.Salakuuntelu
18.4.3.Sähköisten laitteiden ja äänityslaitteiden tuominen
18.5. Teknisesti suojatut alueet
19 TIEDONSAANTITARPEEN PERIAATETTA JA EU:N HENKILÖSTÖN
LUOTETTAVUUSSELVITYSTÄ KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT
19.1. Yleistä
19.2. EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat
erityissäännöt
19.3 EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon pääsyä
koskevat erityissäännöt
19.4. EU RESTRICTED -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat
erityissäännöt
19.5. Henkilösiirrot
19.6. Erityisohjeet
20 KOMISSION VIRKAMIESTEN JA MUUN HENKILÖSTÖN LUOTETTA-
VUUSSELVITYSMENETTELY
21 EU:N TURVALUOKITELTUJEN ASIAKIRJOJEN VALMISTELU,
JAKELU JA LÄHETTÄMINEN, KURIIREIHIN SOVELLETTAVAT TURVA-
TOIMET, YLIMÄÄRÄISET KOPIOT, KÄÄNNÖKSET JA OTTEET
21.1. Valmistelu
21.2. Jakelu
21.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen lähettäminen 22
21.3.1.Pakkaukset ja kuitit 22
21.3.2.Lähettäminen kiinteistöjen tai kiinteistöryhmien sisällä
21.3.3.Lähettäminen valtion sisällä
21.3.4.Lähettäminen valtiosta toiseen
21.3.5.EU RESTRICTED -asiakirjojen lähettäminen
21.4. Kuriireihin sovellettavat turvatoimet
21.5. Sähköiset ja muut tekniset lähetyskeinot2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
21.6. EU:n turvaluokitelluista asiakirjoista tehdyt ylimääräiset kopiot,
käännökset ja otteet
22 EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON REKISTERIT, INVENTOINNIT,
TARKASTUKSET, SÄILYTTÄMINEN ARKISTOISSA JA HÄVITTÄMINEN
22.1. EU turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit
22.2. EU TOP SECRET -rekisteri
22.2.1.Yleistä
22.2.2.EU TOP SECRET -keskusrekisteri
22.2.3.EU TOP SECRET -alarekisterit
22.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen inventointi ja tarkastukset
22.4. EU:n turvaluokitellun tiedon säilyttäminen arkistoissa
22.5. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen
22.6. Hävittäminen hätätapauksissa
23 KOMISSION TILOJEN ULKOPUOLELLA JÄRJESTETTÄVIÄ
KOKOUKSIA, JOISSA KÄSITELLÄÄN EU:N TURVALUOKITELTUA
TIETOA, KOSKEVAT TURVATOIMET
23.1. Yleistä
23.2. Vastuualueet
23.2.1.Komission turvallisuustoimisto
23.2.2.Kokouksen turvavastaava (MSO)
23.3. Turvatoimet
23.3.1.Turva-alueet
23.3.2.. Kulkuluvat
23.3.3.Kuvan- ja äänentallennuslaitteiston tarkastaminen
23.3.4.Salkkujen, kannettavien tietokoneiden ja pakettien tarkastus
23.3.5.Tekninen suojaus
23.3.6.Valtuuskuntien asiakirjat
23.3.7.Asiakirjojen säilyttäminen turvallisessa paikassa
23.3.8.Tilojen tarkastus
23.3.9.EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen
24 EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON TURVALLISUUDEN RIKKO-
MINEN JA VAARANTAMINEN
24.1. Määritelmät
24.2. Turvallisuuden vaarantumisesta raportoiminen
24.3. Oikeustoimet
25 TIETO- JA TIETOLIIKENNEJÄRJESTELMISSÄ KÄSITELTÄVÄN EU:N
TURVALUOKITELLUN TIEDON SUOJAUS
25.1. Johdanto
25.1.1.Yleistä
25.1.2.Järjestelmiin kohdistuvat uhat ja järjestelmien haavoittuvuus
25.1.3.Turvatoimien päätarkoitus
25.1.4.Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus (SSRS)
25.1.5.Turvallisuuden takaavat toimintatavat
25.2. Määritelmät
25.3. Turvallisuusvastuut
25.3.1.Yleistä
25.3.2.Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA)
25.3.3.Tietoturvaviranomainen (IA)2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
25.3.4.Tekninen järjestelmävastaava (TSO)
25.3.5.Sisältövastaava (IO)
25.3.6.Käyttäjät
25.3.7.Tietoturvaa koskeva koulutus
25.4. Muut kuin tekniset turvatoimet
25.4.1.Henkilöstön luotettavuus
25.4.2.Fyysinen turvallisuus
25.4.3.Järjestelmän käytön valvonta
25.5. Tekniset turvatoimet
25.5.1.Tietoturva
25.5.2.Tietojen valvonta ja tilivelvollisuus tiedoista
25.5.3.Siirrettävien tietovälineiden käsittely ja valvonta
25.5.4.Tietovälineiden luokituksen poistaminen ja tietovälineiden tuhoaminen
25.5.5.Tietoliikenneturvallisuus
25.5.6.Turvallisuus asennuksen yhteydessä ja säteilyturvallisuus
25.6. Turvallisuus käsittelyn aikana
25.6.1.Turvallisuusmenettelyt (SecOP:t)
25.6.2.Ohjelmistojen suojaus / konfiguraation hallinta
25.6.3.Tuhoisien ohjelmisto- tai tietokonevirusten tarkistaminen
25.6.4.Huolto
25.7. Hankinnat
25.7.1.Yleistä
25.7.2.Hyväksyminen
25.7.3.Arviointi ja varmentaminen
25.7.4. Turvallisuusominaisuuksien rutiinitarkastukset pysyvää hyväksymistä
varten
25.8. Tilapäinen tai satunnainen käyttö
25.8.1.Mikrotietokoneiden tai henkilökohtaisten tietokoneiden suojaus
25.8.2.Yksityisen atk-laitteiston käyttö komission virallisessa työskentelyssä
25.8.3. Sopimuspuolten omistamien tai jäsenvaltioiden toimittamien atk-lait-
teiden käyttö komission virallisessa työskentelyssä
26 EU:N TURVALUOKITELLUN AINEISTON LUOVUTTAMINEN
YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE
JÄRJESTÖILLE
26.1.1.EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamista koskevat periaatteet
26.1.2.Tasot
26.1.3.Turvallisuussopimukset 41
LISÄYS 1: KANSALLISTEN TURVALLISUUSLUOKITUSTEN
VERTAILU
LISÄYS 2: LUOKITTELUOHJEET
LISÄYS 3: OHJEET EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUT-
TAMISESTA YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI
KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE: 1 TASON YHTEISTYÖ
LISÄYS 4: OHJEET EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUT-
TAMISESTA YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI
KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE: 2 TASON YHTEISTYÖ
LISÄYS 5: OHJEET EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUT-
TAMISESTA YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI
KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE: 3 TASON YHTEISTYÖ
LISÄYS 6: LYHENNELUETTELO2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
I OSA: TURVALLISUUTTA KOSKEVAT PERUSPERIAATTEET JA
VÄHIMMÄISVAATIMUKSET
1. JOHDANTO
Näillä säännöksillä säädetään niistä turvallisuutta koskevista perusperiaatteista ja
vähimmäisvaatimuksista, joita kaikissa komission työpaikoissa on noudatettava
asianmukaisella tavalla ja joita kaikkien EU:n turvaluokitellun tiedon vastaanot-
tajien on noudatettava, jotta turvallisuus on taattu ja voidaan olla vakuuttuneita
siitä, että yhteiset suojausvaatimukset on vahvistettu.
2. YLEISET PERIAATTEET
Komission turvallisuuspolitiikka on olennainen osa komission yleistä sisäistä
hallintopolitiikkaa, ja se pohjautuu näin ollen komission yleistä politiikkaa
koskeviin periaatteisiin.
Näihin periaatteisiin kuuluvat laillisuus, avoimuus, tilintekovelvollisuus ja toissi-
jaisuus (suhteellisuus).
Laillisuus merkitsee tarvetta pitäytyä tiukasti oikeudellisessa kehyksessä turval-
lisuustoimia toteutettaessa ja tarvetta noudattaa oikeudellisia vaatimuksia. Se
merkitsee myös sitä, että turvallisuusalalla vastuun on perustuttava asianmukai-
siin oikeudellisiin säännöksiin. Henkilöstösääntöjen säännöksiä sovelletaan
kokonaisuudessaan ja erityisesti sovelletaan henkilöstösääntöjen 17 artiklaa,
joka koskee henkilöstön velvollisuutta toimia harkitsevaisesti komissioon liit-
tyvän tiedon suhteen, ja kurinpitomenettelyä koskevaa VI osastoa. Laillisuus
merkitsee myös sitä, että komission vastuulle tulevaa turvallisuuden vaaranta-
mista on käsiteltävä johdonmukaisesti kurinpitomenettelyä koskevan komission
politiikan kanssa ja yhteistyötä jäsenvaltioiden kanssa rikosoikeuden alalla
koskevan komission politiikan kanssa.
Avoimuus merkitsee, että kaikkien turvallisuutta koskevien sääntöjen ja
säännösten on oltava selkeitä, eri yksiköiden ja alojen on oltava tasapainossa
(fyysinen turvallisuus vs. tietojen suojaaminen jne.) ja turvatietoisuuspolitiikan
on oltava johdonmukaista ja jäsentynyttä. Turvatoimien toteuttamisesta tarvitaan
myös selkeitä kirjallisia ohjeita.
Tilintekovelvollisuus merkitsee, että turvallisuusalan vastuualueet määritellään
selkeästi. Lisäksi se merkitsee tarvetta testata säännöllisesti, onko vastuu
kannettu asianmukaisella tavalla.
Toissijaisuus tai suhteellisuus merkitsee, että turvallisuudesta huolehditaan alim-
malla mahdollisella tasolla sekä mahdollisimman lähellä pääosastoja ja
komission yksiköitä. Se merkitsee myös sitä, että turvallisuustoimet rajoitetaan
ainoastaan niihin osa-alueisiin, joilla niitä todella tarvitaan. Se merkitsee myös
sitä, että turvatoimien on oltava oikeassa suhteessa suojattaviin etuihin ja niihin
kohdistuviin todellisiin tai mahdollisiin uhkiin. Näin puolustautuminen aiheuttaa
kaikkein vähiten häiriöitä.
3. TURVALLISUUDEN PERUSTEET
Taattu turvallisuus perustuu seuraaviin seikkoihin:
a) Jokaisessa jäsenvaltiossa on kansallinen turvallisuusorganisaatio, joka vastaa
siitä, että
1) vakoilua, sabotointia, terrorismia ja muuta haitallista toimintaa koskevat
tiedot kerätään ja rekisteröidään; ja
2) hallituksille ja sitä kautta komissiolle annetaan tietoa ja neuvoja turvalli-
suusuhkien luonteesta ja keinoista suojautua niitä vastaan.
b) Jokaisessa jäsenvaltiossa ja komissiossa on tekninen tietoturvaviranomainen
(INFOSEC authority), jonka vastuulla on työskennellä turvallisuusvirano-
maisten kanssa tietojen ja neuvojen antamiseksi turvallisuutta uhkaavista
teknisistä seikoista ja keinoista suojautua niitä vastaan.
c) Hallitusten yksiköt ja virastot sekä Euroopan unionin toimielinten asiano-
maiset yksiköt tekevät säännöllistä yhteistyötä, jotta päätettäisiin ja
tarvittaessa suositeltaisiin,
1) mitä henkilöitä, tietoja ja resursseja on suojeltava; ja
2) mitä yhteisiä suojelun vakio-ohjeita on otettava käyttöön.
d) Komission turvallisuustoimiston ja muiden Euroopan unionin toimielinten
turvallisuusyksiköiden ja NATO:n turvallisuustoimiston (NOS) välinen tiivis
yhteistyö.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
4. TIETOTURVAN PERIAATTEET
4.1. Tavoitteet
Tietoturvan olennaisimmat tavoitteet ovat seuraavat:
a) EU:n turvaluokitellun tiedon suojaaminen vakoilulta, vaarantamiselta ja
luvattomalta ilmitulolta;
b) tieto- ja tietoliikennejärjestelmissä ja -verkoissa käsiteltävien EU:n tietojen
suojaaminen tietojen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käyttömahdollisuuk-
siin liittyviltä uhilta;
c) komission toimitilojen, joissa EU:n tietoa säilytetään, suojaaminen sabotoin-
nilta ja tahalliselta vahingoittamiselta;
d) suojaamisen epäonnistuessa vahinkojen arviointi, niiden seuraamusten rajoit-
taminen ja tarpeellisten korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen.
4.2. Määritelmät
Näissä säännöissä:
a) Ilmaisulla ’EU:n turvaluokiteltu tieto’ tarkoitetaan mitä tahansa tietoa tai
aineistoa, jonka luvaton ilmitulo vahingoittaisi jollakin tavalla EU:n tai
jonkin sen jäsenvaltion etuja riippumatta siitä, onko tällainen tieto peräisin
EU:n sisältä vai onko se saatu jäsenvaltioilta, yhteisön ulkopuolisilta
valtioilta vai kansainvälisiltä järjestöiltä.
b) Ilmaisulla ’asiakirja’ tarkoitetaan mitä tahansa kirjettä, ilmoitusta,
pöytäkirjaa, raporttia, muistiota, signaalia/viestiä, luonnosta, valokuvaa,
diakuvaa, filmiä, karttaa, taulukkoa, suunnitelmaa, lehtiötä, monistuspaperia,
hiilipaperia, kirjoituskoneen tai kirjoittimen värinauhaa, nauhurin nauhaa,
kasettia, tietokoneen levykettä, CD-romia tai muuta fyysistä välinettä, jolle
on tallennettu tietoa.
c) Ilmaisulla ’aineisto’ tarkoitetaan edellä b alakohdassa määriteltyä asiakirjaa
sekä mitä tahansa joko tuotettua tai tuotannossa olevaa laitetta.
d) Ilmaisulla ’tiedonsaantitarve’ tarkoitetaan yksittäisen työntekijän tarvetta
päästä tutustumaan EU:n turvaluokiteltuun tietoon jonkin toimen tai tehtävän
hoitamiseksi.
e) ’Valtuutuksella’ tarkoitetaan komission puheenjohtajan päätöstä myöntää
yksittäiselle henkilölle oikeus tutustua EU:n turvaluokiteltuun tietoon tiettyyn
tasoon saakka kansallisten turvallisuusviranomaisten kansallisen
lainsäädännön nojalla tekemän luotettavuusselvityksen antaman myönteisen
tuloksen perusteella.
f) Ilmaisulla ’turvaluokitus’ tarkoitetaan tarkoituksenmukaisen turvallisuustason
määrittämistä tiedoille, joiden luvaton ilmitulo saattaisi haitata komission tai
jäsenvaltioiden etuja.
g) Ilmaisulla ’turvaluokan alentaminen’ (downgrading) tarkoitetaan salassapito-
tason alentamisesta johtuvaa luokan muuttamista.
h) Ilmaisulla ’turvaluokan poistaminen’ (declassification) tarkoitetaan minkä
tahansa turvaluokan poistamista.
i) Ilmaisulla ’luovuttaja’ tarkoitetaan turvaluokitellun asiakirjan asianmukaisesti
hyväksyttyä kirjoittajaa. Komission yksiköiden päälliköt voivat sallia
henkilöstönsä kirjoittavan EU:n turvaluokiteltua tietoa.
j) Ilmaisulla ’komission yksiköt’ tarkoitetaan kaikkia komission eritasoisia
toimi- ja palveluyksiköitä, myös komission jäsenten kabinetteja, kaikissa
toimipaikoissa, mukaan luettuna Yhteinen tutkimuskeskus, unionin alueella
sijaitsevat edustustot ja toimistot sekä yhteisön ulkopuolisissa maissa
toimivat lähetystöt.
4.3. Turvaluokitus
a) Luottamuksellisuuden säilyttäminen edellyttää huolellisuutta ja kokemusta
valittaessa suojattavaksi tarkoitettua tietoa ja aineistoa ja arvioitaessa sitä,
minkä tasoista suojausta ne edellyttävät. On olennaisen tärkeää, että
suojauksen taso on sitä korkeampi, mitä ratkaisevampi tehtävä suojattavalla
yksittäisellä tiedolla ja aineistolla turvallisuuden kannalta on. Kitkattoman
tiedonkulun varmistamiseksi on toteutettava toimenpiteitä yli- ja aliluoki-
tuksen välttämiseksi.
b) Nämä periaatteet voidaan toteuttaa turvaluokittelujärjestelmällä: suunnitel-
taessa ja järjestettäessä toimia vakoilun, sabotoinnin, terrorismin ja muiden
uhkien torjumiseksi on noudatettava vastaavaa luokittelujärjestelmää, jotta
tärkeimpiä toimitiloja, joissa turvaluokiteltua tietoa säilytetään, ja näiden
tilojen herkimpiä alueita suojeltaisiin tehokkaimmin.
c) Tietojen luovuttaja vastaa yksinomaisesti tietojen luokittelusta.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
d) Turvaluokituksen taso saa perustua yksinomaan tietojen sisältöön.
e) Jos tietoja ryhmitellään yhteen, kokonaisuuteen sovelletaan yksittäisten
tietojen vaatimaa korkeinta turvaluokitusta. Tietokokonaisuudelle voidaan
kuitenkin antaa korkeampi turvaluokitus kuin sen yksittäisille osille.
f) Turvaluokitus annetaan vain tarvittaessa ja tarvittavan pitkäksi aikaa.
4.4. Turvatoimien tavoitteet
Turvatoimet/turvatoimilla
a) koskevat kaikkia, joilla on pääsy turvaluokiteltuun tietoon, turvaluokiteltua
tietoa sisältäviin tietovälineisiin, kaikkiin toimitiloihin, joissa tällaisia tietoja
säilytetään, ja tärkeisiin laitteisiin;
b) on suunniteltava niin, että niiden avulla voidaan paljastaa ja vapauttaa tehtä-
vistään tai siirtää muihin tehtäviin henkilöt, joiden aseman vuoksi
turvaluokitellun tiedon ja laitteiden, joissa sitä säilytetään, turvallisuus voisi
vaarantua;
c) on estettävä luvaton pääsy turvaluokiteltuun tietoon ja laitteisiin, joissa sitä
säilytetään;
d) on varmistettava se, että turvaluokiteltua tietoa levitetään ainoastaan tiedon-
saantitarpeen periaatteen pohjalta: tämä on olennaista kaikkien
turvallisuusnäkökohtien kannalta;
e) on varmistettava tietojen eheys (eli estettävä tietojen turmeleminen, luvaton
muuttaminen tai luvaton poistaminen) ja käyttömahdollisuudet (oikeutta
tutustua tietoihin ei kielletä tietoa tarvitsevilta ja tiedonsaantiin luvan
saaneilta) riippumatta siitä, ovatko tiedot turvaluokiteltuja vai eivät. Tämä
koskee erityisesti sähkömagneettisesti säilytettäviä, käsiteltäviä tai
lähetettäviä tietoja.
5. TURVALLISUUSJÄRJESTELYT
5.1. Yhteiset vähimmäisvaatimukset
Komissio varmistaa, että kaikki EU:n turvaluokitellun tiedon vastaanottajat,
jotka toimivat toimielimessä tai sen valtuuttamina, eli kaikki osastot ja toimek-
sisaajat noudattavat turvallisuutta koskevia yhteisiä vähimmäisvaatimuksia, jotta
voidaan luottaa siihen, että EU:n turvaluokiteltua tietoa käsitellään kaikkialla
yhtä huolellisesti. Vähimmäisvaatimuksiin on kuuluttava arviointiperusteet
henkilöstön luotettavuuden selvittämiseksi ja menettelyt EU:n turvaluokitellun
tiedon suojaamiseksi.
Komissio antaa ulkopuolisille elimille pääsyn EU:n turvaluokiteltuun tietoon
ainoastaan sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että EU:n turvaluokiteltua
tietoa käsiteltäessä noudatetaan ainakin vähimmäisvaatimuksia ehdottomasti
vastaavia säännöksiä.
5.2. Järjestelyt
Turvallisuudesta huolehditaan komissiossa kahdella eri tasolla:
a) Koko komission tasolla toimii komission turvallisuustoimisto, johon sijoittuu
turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) (SAA toimii myös
salausasioista vastaavana viranomaisena (Crypto Authority eli CrA) ja
TEMPEST-viranomaisena), tietoturvaviranomainen (INFOSEC Authority eli
IA) sekä yksi tai useampi EU:n turvaluokitellun tiedon keskusrekisteri
(Central EUCI Registries), jossa puolestaan toimii yksi tai useampi rekisterin
valvontavastaava (Registry Control Officer eli RCO).
b) Komission yksiköissä turvallisuudesta vastaavat yksi tai useampi paikallinen
turvavastaava (Local Security Officers eli LSO), yksi tai useampi keskustie-
tojärjestelmien tietoturvavastaava (Central Information Security Officer eli
CISO), paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaava (Local Informatics
Security Officer eli LISO) ja EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit
(Local EU Classified Information Registries), joissa toimii yksi tai useampi
rekisterin valvontavastaava.
c) Turvallisuusalan keskuselimet antavat ohjeistusta kyseisen alan paikalliseli-
mille.
6. HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUS
6.1. Henkilöstön luotettavuuden selvittäminen
Kaikkien, jotka pyytävät saada EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luot-
tamuksellisemman turvaluokan tietoja, luotettavuus on selvitettävä asiaan
kuuluvalla tavalla ennen luvan myöntämistä. Tällainen selvitys on tehtävä2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
myös niiden henkilöiden osalta, joiden tehtäviin kuuluu turvaluokiteltua tietoa
sisältävien tieto- tai tietoliikennejärjestelmien tekninen käyttötai kunnossapito.
Selvitys on suunniteltava sellaiseksi, että tietystä henkilöstä voidaan sanoa, että
a) hän on ehdottoman luotettava;
b) hän on luonteeltaan ja harkintakyvyltään sellainen, että hänen käsiteltäväk-
seen voidaan epäilyksettä uskoa turvaluokiteltua tietoa; tai
c) hän saattaa olla altis ulkoiselle tai muista lähteistä peräisin olevalle painos-
tukselle.
Erityisen perusteellisesti on tarkastettava sellaisten henkilöiden luotettavuus,d) joille on tarkoitus sallia pääsy EU TOP SECRET -turvaluokan tietoihin;
e) jotka ovat sellaisessa asemassa, että heidän tehtäviinsä kuuluu päästä
säännöllisesti huomattavaan määrään EU SECRET -turvaluokan tietoja;
f) joilla on tehtäviensä vuoksi oikeus päästä turvattuihin tieto- tai tietoliiken-
nejärjestelmiin ja joilla on näin tilaisuus päästä luvatta suureen määrään
EU:n turvaluokiteltua tietoa tai aiheuttaa EU:n tehtäville teknisen sabotoinnin
kautta vakavaa vahinkoa.
Edellä d, e ja f alakohdissa kuvattujen olosuhteiden ollessa kyseessä on
käytettävä mahdollisimman tehokkaasti hyväksi taustatutkimustekniikkaa.
Jos henkilöitä, joilla ei ole tehtävien mukaista tiedonsaantitarvetta, on määrä
ottaa palvelukseen tehtäviin, joissa he voivat päästä EU:n turvaluokiteltuun
tietoon (kuten lähetit, turvamiehet, kunnossapitohenkilöstö ja siivoojat), heidän
luotettavuutensa on ensin asiaan kuuluvasti selvitettävä.
6.2. Luotettavuusselvitysrekisteri
Kaikkien komission yksiköiden, joissa käsitellään EU:n turvaluokiteltua tietoa
tai joissa käytetään turvattuja tieto- ja tietoliikennejärjestelmiä, on pidettävä
rekisteriä palvelukseen otetun henkilöstön luotettavuusselvityksistä. Luotetta-
vuusselvitys on tarvittaessa tarkistettava sen varmistamiseksi, että se on
kyseisen henkilön kulloistenkin tehtävien kannalta riittävä. Luotettavuusselvitys
on tarkistettava uudelleen ensisijaisen kiireellisesti, jos saadaan uusia tietoja,
joiden mukaan henkilön työskentely turvaluokitellun tiedon parissa ei enää ole
turvallisuusetujen mukaista. Komission yksikön paikallinen turvavastaava pitää
kirjaa alaansa kuuluvista luotettavuusselvityksistä.
6.3. Henkilöstölle annettavat turvallisuusohjeet
Henkilöille, jotka on otettu palvelukseen sellaiseen asemaan, jossa he voisivat
päästä turvaluokiteltuun tietoon, on annettava heti aluksi ja säännöllisin väliajoin
tarkat ohjeet turvatoimien tarpeellisuudesta ja niiden täytäntöönpanomenette-
lyistä. Tällaisen henkilöstön on vakuutettava kirjallisesti, että he ovat lukeneet
turvallisuussäännökset ja ymmärtävät ne täysin.
6.4. Johdon velvollisuudet
Johdon velvollisuus on tietää, ketkä kyseisen johdon alaisuudessa olevasta
henkilöstöstä työskentelevät turvaluokitellun tiedon parissa tai voivat päästä
turvattuihin tieto- ja tietoliikennejärjestelmiin, ja johdon on pidettävä kirjaa ja
raportoitava kaikista tapahtumista tai ilmeisistä puutteista, jotka voivat vaikuttaa
turvallisuuteen.
6.5. Henkilöstön oikeudellinen asema turvallisuusasioissa
On otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että henkilöä koskevien
kielteisten seikkojen tullessa ilmi määritellään, onko hän tekemisissä turvaluoki-
tellun tiedon kanssa tai sallitaanko hänen päästä turvattuihin tieto- ja
tietoliikennejärjestelmiin ja onko komission turvallisuustoimistolle ilmoitettu
asiasta. Jos henkilön todetaan olevan turvallisuusriski, häntä on estettävä suorit-
tamasta tehtäviä, joissa hän voi vaarantaa turvallisuuden, tai hänet on siirrettävä
suorittamaan muita tehtäviä.
7. FYYSINEN TURVALLISUUS
7.1. Suojauksen tarve
EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi sovellettavien fyysisten turvatoimien
taso on suhteutettava säilytettävän tiedon ja aineiston turvaluokkaan, määrään ja
uhkaan. Kaikkien EU:n turvaluokiteltua tietoa hallussaan pitävien on noudatet-
tava yhdenmukaista käytäntöä tietojen luokittelun osalta ja yhteisiä
suojausstandardeja suojausta edellyttävän tiedon ja aineiston säilyttämisen,
siirron ja levittämisen osalta.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
7.2. Tarkastukset
Ennen kuin EU:n turvaluokiteltua tietoa säilyttävissä tiloissa toimivat henkilöt
poistuvat säilytystiloista, heidän on varmistettava, että tiedot ovat turvassa ja
että kaikki turvalaitteet ovat toimintavalmiina (lukot, hälytykset jne.). Lisäksi
on tehtävä erillisiä tarkastuksia työajan jälkeen.
7.3. Kiinteistöjen turvallisuus
Kiinteistöt, joissa on EU:n turvaluokiteltua tietoa tai turvattuja tieto- ja tietolii-
kennejärjestelmiä, on suojeltava, jottei niihin pääse luvatta. Suojellaanko EU:n
turvaluokiteltua tietoa esimerkiksi varustamalla sen säilytystilojen ikkunat
kalterein, lukitsemalla ovet, vartioimalla sisäänkäyntiä, varustamalla tilat auto-
maattisella sisääntulojärjestelmällä, tekemällä turvatarkastuksia ja -kierroksia,
varustamalla tilat hälytys- tai murronpaljastusjärjestelmillä tai käyttämällä
vartiokoiria, riippuu
a) suojattavan tiedon ja aineiston turvaluokasta, määrästä ja sijainnista;
b) ominaisuuksista, joita kyseisen tiedon ja aineiston turvalliselta säilytyspai-
kalta edellytetään; ja
c) itse kiinteistön fyysisistä ominaisuuksista ja sijainnista.
Myös tieto- ja tietoliikennejärjestelmien suojauksen luonne määräytyy sen
mukaan, kuinka tärkeinä tietoja pidetään ja kuinka pahoja vahinkoja turvalli-
suuden vaarantumisesta koituisi riippuen sen kiinteistön fyysisistä
ominaisuuksista ja sijainnista, joissa järjestelmät ovat, ja järjestelmän sijainnista
kiinteistössä.
7.4. Varautumissuunnitelmat
Turvaluokitellun tiedon suojauksesta paikallisen tai kansallisen hätätilan aikana
on laadittava ennakkoon yksityiskohtaiset suunnitelmat.
8. TIETOTURVA
Tietoturva (Infosec) liittyy turvatoimien määrittämiseen ja soveltamiseen
käsiteltävän, tallennettavan tai välitettävän EU:n turvaluokitellun tiedon suojaa-
miseksi tietoliikenne-, tieto- ja muissa sähköisissä järjestelmissä tahattomilta ja
tahallisilta toimilta, jotta tietojen luotettavuus, eheys ja käytettävyys säilyvät. On
toteutettava asiaan kuuluvia vastatoimia, jotta valtuuttamattomat käyttäjät eivät
pääse EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja jotta valtuutetuilta käyttäjiltä ei evätä
siihen pääsyä ja jotta EU:n turvaluokiteltua tietoa ei turmella, luvatta muuteta
tai poisteta.
9. SABOTOINNIN JA MUUNLAISEN TAHALLISEN VAHINGOITTA-
MISEN TORJUNTA
Turvaluokiteltua tietoa säilyttävien tärkeiden laitteiden suojelemiseksi toteutetut
fyysiset varotoimet ovat paras suoja sabotointia ja muunlaista tahallista vahin-
goittamista vastaan, eikä niitä voi korvata tehokkaasti henkilöstön
luotettavuuden selvittämisellä. Toimivaltaista kansallista elintä pyydetään toimit-
tamaan tietoja vakoilusta, sabotoinnista, terrorismista ja muusta haitallisesta
toiminnasta.
10. TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMINEN YHTEISÖN
ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJES-
TÖILLE
Komission kollegio tekee päätöksen komissiossa pidettävän EU:n turvaluoki-
tellun tiedon luovuttamisesta yhteisön ulkopuolisille valtioille tai
kansainvälisille järjestöille. Jos luovutettavaksi haluttujen tietojen alkuperäinen
luovuttaja ei ole komissio, komission on ensin saatava luovuttajan suostumus
luovutukselle. Jos luovuttajaa ei tiedetä, komissio ottaa luovuttajan vastuun itsel-
leen.
Jos komissio vastaanottaa turvaluokiteltua tietoa yhteisön ulkopuolisilta
valtioilta, kansainvälisiltä järjestöiltä tai muilta kolmansilta osapuolilta, tiedot
on suojattava niiden turvaluokkaa ja näissä säännöksissä vahvistettuja EU:n
turvaluokiteltua tietoa koskevia vaatimuksia vastaavalla tavalla, tai sellaisia tätä
tiukempia vaatimuksia vastaavalla tavalla, joita tiedot luovuttava kolmas
osapuoli saattaa edellyttää. Keskinäiset tarkastukset ovat mahdollisia.
Edellä esitetyt periaatteet on pantava täytäntöön II osassa olevassa 26 jaksossa
ja lisäyksissä 3, 4 ja 5 esitettyjen yksityiskohtaisten säännösten mukaisesti.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
II OSA: TURVALLISUUSJÄRJESTELYT KOMISSIOSSA
11. TURVALLISUUSASIOISTA VASTAAVA KOMISSION JÄSEN
Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen
a) toteuttaa komission turvallisuuspolitiikkaa;
b) käsittelee turvallisuusongelmia, jotka komissio tai sen toimivaltaiset elimet
antavat hänen ratkaistavakseen;
c) käsittelee tiiviissä yhteistyössä jäsenvaltioiden kansallisten turvallisuusvira-
nomaisten (tai muiden asiaan kuuluvien viranomaisten) kanssa komission
turvallisuuspolitiikan muuttamiseen liittyviä kysymyksiä.
Turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen vastuulla on erityisesti
a) koordinoida kaikkia komission toimintoihin liittyviä turvallisuusasioita;
b) osoittaa jäsenvaltioiden nimetyille turvallisuusviranomaisille pyyntötehdä
luotettavuusselvitys komission palveluksessa olevista henkilöistä 20 jakson
mukaisesti;
c) tutkia tai määrätä tutkimaan jokainen sellainen EU:n turvaluokitellun tiedon
vuoto, joka on alustavan näytön perusteella tapahtunut komissiossa;
d) pyytää asiaankuuluvia turvallisuusviranomaisia käynnistämään tutkinta, jos
EU:n turvaluokiteltua tietoa on ilmeisesti vuotanut komission ulkopuolella,
ja koordinoida tutkimuksia, jos asiaa käsittelee useampi turvallisuusvirano-
mainen;
e) toteuttaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tehtyjen turvajärjeste-
lyjen määräaikaistarkastuksia;
f) olla tiiviissä yhteydessä kaikkien asiaan kuuluvien turvallisuusviranomaisten
kanssa turvallisuuden kokonaiskoordinoinnin varmistamiseksi;
g) valvoa jatkuvasti komission turvallisuuspolitiikkaa ja -menettelyjä ja laatia
pyynnöstä aiheellisia suosituksia. Turvallisuusasioista vastaava komission
jäsen esittää tältä osin komissiolle komission turvallisuustoimiston laatiman
vuotuisen tarkastussuunnitelman.
12. KOMISSION TURVALLISUUSASIOIDEN NEUVONANTAJARYHMÄ
On perustettava komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä. Se koostuu
turvallisuusasioista vastaavasta komission jäsenestä tai hänen edustajastaan,
joka toimii puheenjohtajana, sekä kunkin jäsenvaltion kansallisten turvallisuus-
viranomaisten edustajista. Muiden Euroopan unionin toimielinten edustajia
voidaan myös kutsua. Myös asianomaisia EY:n ja EU:n erillisvirastojen edus-
tajia voidaan kutsua ryhmän kokouksiin, jos niissä käsitellään niitä koskeviakysymyksiä.
Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä kokoontuu sen puheenjoh-
tajan tai kenen tahansa jäsenen pyynnöstä. Ryhmän tehtävänä on tarkastella ja
arvioida kaikkia merkityksellisiä turvallisuusasioita ja esittää komissiolle tarvit-
taessa suosituksia.
13. KOMISSION TURVALLISUUSLAUTAKUNTA
On perustettava komission turvallisuuslautakunta. Sen jäseniä ovat pääsihteeri,
joka toimii puheenjohtajana, oikeudellisen yksikön, henkilöstön ja hallinnon
pääosaston, ulkosuhteiden pääosaston, oikeus- ja sisäasioiden pääosaston ja
yhteisen tutkimuskeskuksen pääjohtajat sekä sisäisen tarkastuksen toimialan ja
komission turvallisuustoimiston päälliköt. Muita komission virkamiehiä voidaan
kutsua kokouksiin. Lautakunnan tehtävänä on arvioida turvatoimia komissiossa
ja tehdä tämän alan suosituksia turvallisuusasioista vastaavalle komission
jäsenelle.
14. KOMISSION TURVALLISUUSTOIMISTO
Täyttääkseen 11 jaksossa mainitut velvoitteensa turvallisuusasioista vastaavalla
komission jäsenellä on oltava käytössään komission turvallisuustoimisto turva-
toimien koordinoimiseksi, johtamiseksi ja täytäntöönpanemiseksi.
Komission turvallisuustoimiston päällikköon turvallisuusasioista vastaavan
komission jäsenen tärkein neuvonantaja turvallisuusasioissa, ja hän toimii turval-
lisuusasioiden neuvonantajaryhmän sihteerinä. Hän johtaa turvallisuussääntöjen
ajan tasalle saattamista ja koordinoi turvatoimia jäsenvaltioiden toimivaltaisten
viranomaisten kanssa ja tarvittaessa turvallisuussopimusten kautta komission
kanssa yhteydessä olevien kansainvälisten järjestöjen kanssa. Tältä osin hän
toimii yhteyshenkilönä.
Komission turvallisuustoimiston päällikkövastaa komissioon hankittavien
tietojärjestelmien ja -verkkojen hyväksymisestä. Komission turvallisuustoimiston2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
päällikköpäättää yhdessä jäsenvaltioiden asianomaisten kansallisten turvalli-
suusviranomaisten kanssa sellaisten tietojärjestelmien ja -verkkojen
hyväksymisestä, jotka koskevat komissiota ja EU:n turvaluokitellun tiedon muita
vastaanottajia.
15. TURVALLISUUSTARKASTUKSET
Komission turvallisuustoimisto toteuttaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojaami-
seksi tehtyjen turvajärjestelyjen määräaikaistarkastuksia.
Komission turvallisuustoimistoa voivat avustaa näissä tehtävissä EU:n turvaluo-
kiteltua tietoa hallussaan pitävien muiden Euroopan unionin toimielinten
turvallisuusyksiköt ja jäsenvaltioiden kansalliset turvallisuusviranomaiset(1).
Jäsenvaltion pyynnöstä jäsenvaltion kansalliset viranomaiset voivat tarkastaa
EU:n turvaluokiteltua tietoa komission sisällä yhdessä komission turvallisuustoi-
miston kanssa yhteisestä sopimuksesta.
16. TURVALUOKAT, -OSOITTIMET JA -MERKINNÄT
16.1. Luokitteluasteet (2)
Tiedot jaetaan seuraaviin turvaluokkiin (ks. myös lisäys 2):EU TOP SECRET: Tätä turvaluokkaa sovelletaan vain sellaiseen tietoon ja
aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa poikkeuksellisen vaka-
vasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia
etuja.
EU SECRET: Tätä turvaluokkaa sovelletaan vain sellaiseen tietoon ja aineis-
toon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa vakavasti Euroopan unionin
tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja.
EU CONFIDENTIAL: Tätä turvaluokkaa sovelletaan sellaiseen tietoon ja aineis-
toon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi haitata Euroopan unionin tai sen yhden tai
useamman jäsenvaltion etuja.
EU RESTRICTED: Tätä turvaluokkaa sovelletaan sellaiseen tietoon ja aineis-
toon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi olla epäedullista Euroopan unionin tai sen
yhden tai useamman jäsenvaltion etujen kannalta.
Muita turvaluokkia ei sallita.
16.2. Turvaosoittimet
Turvaluokituksen kelpoisuuden rajaamiseksi (turvaluokitellun tiedon osalta tämä
merkitsee turvaluokituksen automaattista alentamista tai poistamista) voidaan
käyttää sovittua turvaosoitinta. Turvaosoitin on joko ”UNTIL … (aika/
päivämäärä)” tai ”UNTIL … (tapahtuma)”.
Jos turvaluokittelun mukaisen käsittelyn lisäksi tarvitaan rajoitettua jakelua ja
erityiskäsittelyä, käytetään muita turvaosoittimia, kuten CRYPTO, tai jotain
muuta EU:ssa hyväksyttyä erityistä turvaosoitinta.
Turvaosoittimia voidaan käyttää ainoastaan jonkin turvaluokan kanssa.
16.3. Merkinnät
Asiakirjaan voidaan tehdä merkintä, jolla osoitetaan asiakirjan kattama ala tai
tiedonsaantitarpeeseen perustuva erityisjakelu. Samoin muuhun kuin turvaluoki-
teltuun tietoon voidaan tehdä merkintä turvaluokitetun osuuden loppumisesta.
Merkintä ei ole turvaluokka, eikä sitä voida käyttää sellaisena.
ESDP-merkintää käytetään sellaisissa asiakirjoissa tai asiakirjojen kopioissa,
jotka koskevat unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion turvallisuutta
ja puolustusta tai sotilaallista taikka ei-sotilaallista kriisinhallintaa.
16.4. Turvaluokan merkintätapa
Turvaluokka merkitään seuraavia merkintätapoja käyttäen:
a) EU RESTRICTED -turvaluokan asiakirjoihin mekaanisesti tai sähköisesti;2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 23
(1) Sanotun kuitenkaan rajoittamatta vuonna 1961 tehdyn diplomaattisia suhteita koskevan
Wienin yleissopimuksen ja Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista 8 päivänähuhtikuuta 1965 tehdyn pöytäkirjan soveltamista.
(
2) Ks. lisäyksessä 1 oleva EU:n, NATOn, WEU:n ja jäsenvaltioiden turvaluokittelua
koskeva vertailutaulukko.
▼M1
b) EU CONFIDENTIAL -turvaluokan asiakirjoihin mekaanisesti tai käsin tai
painamalla asiakirja esileimatulle kirjatulle paperille;
c) EU SECRET- ja EU TOP SECRET -turvaluokkien asiakirjoihin mekaanisesti
tai käsin.
16.5. Turvaosoittimien merkintätapa
Turvaosoittimet merkitään heti turvaluokan jälkeen samoilla menetelmillä kuin
itse turvaluokat.
17. TURVALUOKITTELUN HALLINNOINTI
17.1. Yleistä
Tiedot turvaluokitellaan vain, jos se on tarpeen. Turvaluokka on ilmoitettava
selvästi ja oikein, ja se on säilytettävä vain niin kauan, kuin tiedot on suojattava.
Tietojen luovuttaja vastaa yksin tietojen luokittelusta ja mahdollisesta
myöhemmästä turvaluokan alentamisesta tai poistamisesta.
Komission virkamiehet ja muuhun henkilöstöön kuuluvat luokittelevat tiedot ja
alentavat tai poistavat turvaluokan yksikkönsä päällikön ohjeiden mukaan tai
hänen suostumuksellaan.
Turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyä koskevien yksityiskohtaisten menette-
lyjen vahvistamisella on pyritty varmistamaan, että asiakirjat suojataan niiden
sisältämien tietojen edellyttämällä tavalla.
Niiden henkilöiden lukumäärä, joilla on oikeus laatia EU TOP SECRET -turva-
luokan asiakirjoja, on pidettävä mahdollisimman alhaisena ja heidän nimensä on
pidettävä komission turvallisuustoimiston laatimassa luettelossa.
17.2. Turvaluokituksen soveltaminen
Asiakirjan turvaluokka on määriteltävä sen sisällön arkaluonteisuuden mukaan
16 jakson määritelmän mukaisesti. On tärkeää, että luokittelua käytetään oikein
ja rajoitetusti. Tämä koskee erityisesti EU TOP SECRET -turvaluokkaa.
Luokiteltavaksi tarkoitetun asiakirjan luovuttajan on pidettävä mielessä edellä
mainitut säännöt ja vältettävä yli- ja aliluokittelua.
Luokitteluohjeet ovat lisäyksessä 2.Tietyn asiakirjan yksittäiset sivut, kohdat, jaksot, liitteet, lisäykset, saatteet ja
oheistukset saattavat edellyttää eri turvaluokkaa, joten ne on turvaluokiteltava
sen mukaisesti. Koko asiakirja on luokiteltava korkeimman luokitteluasteen
saaneen osansa mukaan.
Liitteitä sisältävän kirjeen tai ilmoituksen turvaluokan on oltava yhtä korkea
kuin sen liitteiden korkein turvaluokka. Asiakirjan luovuttajan olisi ilmoitettava
selvästi, mille tasolle asiakirja on luokiteltava, jos se irrotetaan liitteistään.
Asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi säännellään edelleen asetuksella
(EY) N:o 1049/2001.
17.3. Turvaluokan alentaminen ja poistaminen
EU:n turvaluokitellun asiakirjan turvaluokan alentaminen tai poistaminen on
mahdollista vain asiakirjan luovuttajan luvalla ja, jos se on tarpeen, vasta kun
muita asianomaisia osapuolia on kuultu asiasta. Turvaluokan alentaminen tai
poistaminen on vahvistettava kirjallisesti. Asiakirjan luovuttajan on ilmoitettava
vastaanottajille muutoksesta, ja näiden on puolestaan ilmoitettava muutoksesta
kaikille myöhemmille vastaanottajille, joille he ovat lähettäneet asiakirjan tai
sen kopion.
Mahdollisuuksien mukaan asiakirjan luovuttajat ilmoittavat turvaluokitellussa
asiakirjassa päivämäärän, ajanjakson tai tapahtuman, jonka jälkeen asiakirjan
sisällön turvaluokka voidaan alentaa tai poistaa. Muussa tapauksessa he tarkis-
tavat asiakirjan vähintään joka viides vuosi varmistaakseen, onko alkuperäinen
luokitus tarpeellinen.
18. FYYSINEN TURVALLISUUS
18.1. Yleistä
Fyysisten turvatoimien pääasiallisena tavoitteena on estää sivullisten henkilöiden
pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja/tai aineistoon, estää välineiden ja muun
omaisuuden varkaudet ja vaurioituminen sekä estää henkilöstöön, muihin työnte-2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
kijöihin ja vierailijoihin kohdistuva häirintä ja kaikenlaiset muunlaiset vihamie-
liset reaktiot.
18.2. Turvallisuutta koskevat vaatimukset
Kaikki toimitilat, alueet, kiinteistöt, huoneet, tietoliikenne- ja tietojärjestelmät
jne., joissa EU:n turvaluokiteltua tietoa ja aineistoa säilytetään ja/tai käsitellään,
on suojattava asianmukaisin fyysisin turvatoimin.
Päätettäessä minkä asteinen fyysisen turvallisuuden suojaus on tarpeellista, on
otettava huomioon kaikki asiaankuuluvat tekijät, kuten:
a) tiedon ja/tai aineiston turvaluokittelu;
b) hallussa olevan tiedon määrä ja muoto (esim. paperituloste, atk-tallennusvä-
line);
c) paikallisesti arvioitu lähinnä sabotaasin, terrorismin ja muun haitallisen ja/tai
rikollisen toiminnan uhka niiden tiedustelupalvelujen taholta, jotka kohdis-
tavat toimiaan EU:iin, jäsenvaltioihin ja/tai muihin laitoksiin tai kolmansiin
osapuoliin, joilla on hallussaan EU:n turvaluokiteltua tietoa.
Sovellettavilla fyysisillä turvatoimilla on pyrittävä:
a) epäämään tunkeutuminen salaa tai väkisin;
b) ehkäisemään, estämään ja havaitsemaan epärehellisten henkilöiden toimet;
c) estämään niiden, joilla ei ole tarvetta saada tietoja, pääsy EU:n turvaluokitet-
tuun tietoon.
18.3. Fyysiset turvatoimet
18.3.1.Turva-alueet
Alueiden, joissa EU CONFIDENTIAL- turvaluokan tai sitä korkeamman turva-
luokan tietoa käsitellään ja säilytetään, on oltava järjestelyiltään ja rakenteeltaan
sellaisia, että ne vastaavat jotakin seuraavista:
a) Turvaluokan I turva-alue: alue, jossa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai
sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään tai säilytetään siten, että
alueelle tulo vastaa, kaikkia käytännön käyttötarkoituksia varten, pääsyä
turvaluokiteltuun tietoon. Tällaiselta alueelta edellytetään:
i) selkeästi määriteltyä ja suojattua rajattua aluetta, jossa kulku sekä sisään
että ulos on valvottua;
ii) kulunvalvontajärjestelmää, joka sallii alueelle vain asianmukaisen selvi-
tyksen läpikäyneet ja erityisen valtuutuksen saaneet henkilöt;
iii) alueella tavanomaisesti säilytetyn tiedon, eli tiedon, johon sisääntulo
antaa pääsyn, turvaluokan määrittelyä.
b) Turvaluokan II turva-alue: alue, jossa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai
sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään tai säilytetään siten, että tieto
voidaan suojata sivullisilta sisäisesti asennetuin tarkastuksin, esim. tilat,
joissa on yksiköitä, joissa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoa
käsitellään tai varastoidaan säännöllisesti. Tällaiselta alueelta edellytetään:
i) selkeästi määriteltyä ja suojattua rajattua aluetta, jossa kulku sekä sisään
että ulos on valvottua;
ii) kulunvalvontajärjestelmää, joka sallii alueelle saattajatta tulon vain asian-
mukaisen selvityksen läpikäyneille ja erityisen valtuutuksen saaneille
henkilöille. Kaikkien muiden henkilöiden osalta on varauduttava saatta-
jien käyttöön tai tekemään vastaavat tarkastukset, jotta sivullisten pääsy
EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja valvomaton pääsy teknisesti suojatuille
alueille voidaan estää.
Alueet, joilla ei ole henkilöstöä palveluksessa vuorokauden ympäri, tarkaste-
taan välittömästi normaalin työajan jälkeen sen varmistamiseksi, että EU:n
turvaluokiteltu tieto on asianmukaisesti turvattu.
18.3.2.Hallinnollinen alue
Turvaluokkien I ja II turva-alueiden ympärille tai niihin johtaviin tiloihin
voidaan perustaa kevyemmin suojattu hallinnollinen alue. Tällaisella alueella
edellytetään olevan silmin nähden rajattu alue, jossa henkilöstö ja ajoneuvot
voidaan tarkastaa. Vain EU RESTRICTED -turvaluokan tietoa ja turvaluokitte-
lematonta tietoa voidaan käsitellä ja varastoida hallinnollisilla alueilla.
18.3.3.Tulo- ja lähtötarkastukset
Pääsyä turvaluokkien I ja II turva-alueille valvotaan kulkuluvin tai kaiken
alueella tavallisesti työskentelevän henkilöstön osalta henkilökohtaisesti tunnis-2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 25
▼M1
tamalla. On myös luotava vierailijoiden tarkastamiseksi järjestelmä, jonka
tarkoituksena on estää sivullisten pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon. Kulkulu-
pajärjestelmää voidaan myös tukea automatisoidulla tunnistamisella, jonka
voidaan katsoa täydentävän, mutta ei kokonaan korvaavan, vartijoita. Muutos
uhkien arvioinnissa voi edellyttää kulunvalvontatoimien tehostamista, esimer-
kiksi korkeassa asemassa olevien henkilöiden vierailuiden aikana.
18.3.4.Vartiointikierrokset
Turvaluokkien I ja II turva-alueita on vartioitava normaalien työaikojen ulko-
puolella EU:n omaisuuden suojaamiseksi vaaralta, vahingoilta ja katoamiselta.
Vartiointikierrosten tiheys määräytyy paikallisten olosuhteiden mukaan, mutta
ohjeena voidaan pitää kierroksen suorittamista kerran kahdessa tunnissa.
18.3.5.Turvalliset säilytyspaikat ja kassaholvit
EU:n turvaluokiteltu tieto varastoidaan säilytyspaikassa, jonka on vastattava
jotakin seuraavista kolmesta luokasta:
— Luokka A: kansallisesti EU TOP SECRET -turvaluokan tiedon varastoimi-
seen hyväksyttyjä säilytyspaikkoja turvaluokkien I ja II turva-alueilla,
— Luokka B: kansallisesti EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluok-
kien tiedon varastoimiseen hyväksyttyjä säilytyspaikkoja turvaluokkien I ja
II turva-alueilla,
— Luokka C: ainoastaan EU RESTRICTED -turvaluokan tiedon varastoimiseen
soveltuvaa kalustoa.
Turvajärjestelyt hyväksyvän viranomaisen on varmennettava sellaisten turva-
luokkien I ja II turva-alueille rakennettujen kassaholvien osalta ja turvaluokan I
turva-alueiden, joissa EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman
turvaluokan tietoa varastoidaan avoimille hyllyille tai pannaan näytteille tauluk-
koihin, karttoihin jne., osalta, että seinien, lattioiden, sisäkattojen, lukittavan
oven tai lukittavien ovien suojaus on yhtäläinen saman turvaluokan tiedon varas-
toimiseen hyväksytyn turvallisen säilytyspaikan kanssa.
18.3.6.Lukot
Turvallisissa säilytyspaikoissa ja kassaholveissa, joissa EU:n turvaluokiteltavaa
tietoa säilytetään, käytettävien lukkojen on oltava seuraavien normien mukaisia:
— Ryhmä A: kansallisesti hyväksytty luokan A säilytyspaikkoihin,
— Ryhmä B: kansallisesti hyväksytty luokan B säilytyspaikkoihin,
— Ryhmä C: soveltuu ainoastaan luokan C kalustolle.
18.3.7.Avainten ja yhdistelmien valvonta
Turvallisten säilytyspaikkojen avaimia ei saa viedä pois komission kiinteistöistä.
Valtuutuksen saaneet henkilöt opettelevat ulkoa turvallisten säilytyspaikkojen
numeroyhdistelmät. Hätätapauksia varten asianomaisen komission yksikön
paikallinen turvavastaava on vastuussa vara-avaimista ja pitää kirjaa jokaisesta
numeroyhdistelmästä; jälkimmäiset säilytetään erillisissä sinetöidyissä läpinä-
kymättömissä kuorissa. Työavaimet, turva-avaimien varakappaleet ja
numeroyhdistelmät säilytetään erillisissä turvallisissa säilytyspaikoissa. Nämä
avaimet ja numeroyhdistelmät on suojattava vähintään yhtä huolellisesti kuin
aineisto, johon ne antavat pääsyn.
Tieto turvallisten säilytyspaikkojen numeroyhdistelmistä annetaan mahdolli-
simman harvalle henkilölle. Yhdistelmät muutetaan:
a) uuden säilytyspaikan vastaanoton yhteydessä;
b) aina henkilöstön vaihtuessa;
c) aina vaaratilanteen tai sen epäilyksen ilmetessä;
d) mieluummin kuuden ja vähintään kahdentoista kuukauden välein.
18.3.8.Tunkeutumisen havaitsemislaitteet
Käytettäessä hälytysjärjestelmiä, suljettuja televisiopiirejä ja muita sähköisiä
laitteita EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi, on varavirtalähteen oltava
käytettävissä järjestelmän jatkuvan toiminnan varmistamiseksi siltä varalta, että
päävirtalähteen toiminta keskeytyy. Toinen perusvaatimus on, että tällaisten
järjestelmien toimintahäiriötai häirintä aiheuttaa hälytyksen tai muulla luotetta-
valla tavalla varoittaa valvontahenkilöstöä.
18.3.9.Hyväksytty laitteisto
Komission turvallisuustoimisto ylläpitää ajan tasalla olevia luetteloita niiden
suojauslaitteiden tyypeistä ja malleista, jotka se on hyväksynyt turvaluokitellun2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
tiedon suojaamiseen vaihtelevissa erityisolosuhteissa ja erityisedellytysten
mukaisesti. Komission turvallisuustoimisto perustaa nämä luettelot muun muassa
kansallisilta turvallisuusviranomaisilta saatuun tietoon.
18.3.10. Kopio- ja faksilaitteiden fyysinen suojaus
Kopio- ja faksilaitteet suojataan fyysisesti tarpeellisissa määrin sen varmistami-
seksi, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää niitä turvaluokitellun tiedon
käsittelemiseksi ja että kaikki turvaluokitellut tuotteet ovat asianmukaisesti
valvottuja.
18.4. Suojautuminen salakatselulta ja salakuuntelulta
18.4.1.Salakatselu
Kaikki asianmukaiset toimet on toteutettava sekä päivällä että yöllä sen varmis-
tamiseksi, että edes vahingossa yksikään sivullinen ei näe EU:n turvaluokiteltua
tietoa.
18.4.2.Salakuuntelu
Yksiköt ja alueet, joilla EU SECRET -turvaluokan tai sitä korkeamman turva-
luokan tiedosta keskustellaan säännöllisesti, suojataan tahatonta ja tahallista
salakuunteluyritystä vastaan riskiarvioinnin niin vaatiessa. Tällaisten yritysten
riskiarviointi on komission turvallisuustoimiston vastuulla sen kuultua tarvit-
taessa kansallista turvallisuusviranomaista.
18.4.3.Sähköisten laitteiden ja äänityslaitteiden tuominen
Turva-alueille ja teknisesti suojatuille alueille ei saa tuoda matkapuhelimia,
henkilökohtaisessa käytössä olevia tietokoneita, äänityslaitteita, kameroita tai
muita sähköisiä laitteita tai äänityslaitteita ilman komission turvallisuustoimiston
päällikön lupaa.
Sen määrittämiseksi, millaisia suojaustoimenpiteitä on toteutettava tahattomalle
salakuuntelulle (esim. seinien, ovien, lattioiden ja kattojen eristäminen, paljasta-
vien virtauksien mittaus) tai tahalliselle salakuuntelulle (esim. mikrofonien
etsintä) alttiissa tiloissa, komission turvallisuustoimisto voi pyytää apua kansal-
listen turvallisuusviranomaisten asiantuntijoilta.
Samoin, olosuhteiden niin vaatiessa, kansallisten turvallisuusviranomaisten
tekniset turvallisuusasiantuntijat voivat komission turvallisuustoimiston
päällikön pyynnöstä tarkastaa telelaitteet ja kaikki sähköiset tai elektroniset
toimistolaitteet, joita käytetään EU SECRET -turvaluokan tai sitä korkeamman
turvaluokan kokouksissa.
18.5. Teknisesti suojatut alueet
Tietyt alueet voidaan osoittaa teknisesti suojatuiksi alueiksi. Näillä alueilla suor-
itetaan erityinen sisääntulotarkastus. Tällaiset alueet pidetään lukittuina
hyväksytyin menetelmin silloin kun ne eivät ole käytössä ja kaikkia avaimiakäsitellään turva-avaimina. Tällaisilla alueilla suoritetaan säännöllisesti fyysisiä
tarkastuksia sekä myös jokaisen luvattoman sisäänpääsyn tai sen epäilyksen
jälkeen.
Laitteistosta ja kalustosta pidetään yksityiskohtaista inventaariota niiden sijoitus-
paikkamuutosten seuraamiseksi. Yhtäkään laitteistoon tai kalustoon kuuluvaa
esinettä ei tuoda alueelle kunnes erikoiskoulutettu turvavirkailija on suorittanut
perusteellisen tarkastuksen kuuntelulaitteiden havaitsemiseksi. Yleisenä
sääntönä on, ettei teknisesti suojatuille alueille saa asentaa tietoliikenneyhteyksiä
ilman asianmukaisen viranomaisen antamaa ennakkolupaa.
19. TIEDONSAANTITARPEEN PERIAATETTA JA EU:N HENKILÖSTÖN
LUOTETTAVUUSSELVITYSTÄ KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT
19.1. Yleistä
Pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon myönnetään vain henkilöille, joiden on
tarpeen saada tällaista tietoa voidakseen suorittaa velvollisuutensa tai tehtävänsä.
Pääsy EU TOP SECRET-, EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokan
tietoon myönnetään vain henkilöille, joille on tehty asianmukainen luotettavuus-
selvitys.
Vastuu tiedonsaantitarpeen määrittämisestä on yksiköllä, johon kyseinen henkilö
aiotaan palkata.
Henkilöstön luotettavuusselvitystä koskevasta pyynnöstä vastaa kukin yksikkö.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
Tämän jälkeen myönnetään ”EU:n henkilöstön luotettavuustodistus”, josta
ilmenee sen turvaluokitellun tiedon turvaluokka, johon luotettavuusselvityksen
läpikäynyt henkilövaltuutetaan pääsemään, sekä valtuutuksen päättymispäivä.
Tiettyä turvaluokkaa koskeva EU:n henkilöstön luotettavuustodistus voi antaa
haltijalle valtuutuksen päästä alemman turvaluokan tietoon.
Muilla henkilöillä kuin virkamiehillä tai muulla henkilöstöllä, kuten ulkopuoli-
silla toimeksisaajilla, asiantuntijoilla tai konsulteilla, joiden kanssa voi olla
tarpeen keskustella EU:n turvaluokitellusta tiedosta tai joille on esitettävä EU:n
turvaluokiteltua tietoa, on oltava EU:n turvaluokiteltua tietoa koskeva EU:n
henkilöstön luotettavuustodistus ja heille on selvitettävä heidän turvallisuusvas-
tuunsa.
Yleisön oikeudesta saada tietoa säädetään asetuksessa (EY) N:o 1049/2001.
19.2. EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat
erityissäännöt
Kaikki henkilöt, joiden on päästävä EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon, on
ennen tällaiseen tietoon pääsyä seulottava.
Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen nimittää kaikki henkilöt, joiden on
päästävä EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon, ja heidän nimensä merkitään
asianmukaiseen EU TOP SECRET -rekisteriin. Komission turvallisuustoimisto
perustaa tämän rekisterin ja ylläpitää sitä.
Ennen EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyä kaikkien henkilöiden on
allekirjoitettava todistus siitä, että heille on selvitetty komission turvallisuusme-
nettelyt ja että he ymmärtävät täysin erityisen velvollisuutensa suojata EU TOP
SECRET -turvaluokan tiedon sekä EU:n säännöissä ja kansallisessa
lainsäädännössä tai hallinnollisissa säännöissä vahvistetut seuraamukset turva-
luokitellun tiedon joutumisesta sivullisille joko tarkoituksellisesti tai
laiminlyönnin seurauksena.
EU TOP SECRET -turvaluokan tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden osal-
listuessa kokouksiin tai muihin vastaaviin tilaisuuksiin sen yksikön tai elimen,
jossa kyseinen henkilötyö skentelee, toimivaltainen valvontavastaava ilmoittaa
kokouksen järjestävälle elimelle, onko kyseisille henkilöille myönnetty tällainen
valtuutus.
Kaikkien niiden henkilöiden, jotka eivät enää työskentele EU TOP SECRET -
turvaluokan tietoon pääsyä edellyttävissä tehtävissä, nimet poistetaan EU TOP
SECRET -luettelosta. Lisäksi kaikkia tällaisia henkilöitä muistutetaan uudelleen
erityisestä velvollisuudestaan suojata EU TOP SECRET -turvaluokan tiedot. He
allekirjoittavat myös vakuutuksen siitä, että he eivät käytä tai välitä eteenpäin
hallussaan olevaa EU TOP SECRET -turvaluokan tietoa.
19.3. EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon pääsyä
koskevat erityissäännöt
Kaikki henkilöt, joiden on päästävä EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL -
turvaluokan tietoon, on ensin seulottava asianmukaisen turvaluokan mukaisesti.
Kaikille henkilöille, joiden on päästävä EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL
-turvaluokan tietoon, on selvitettävä asianmukaiset turvallisuussäännökset ja
heidän on oltava tietoisia laiminlyönnin seuraamuksista.
EU SECRET- tai EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tietoon pääsyyn oikeutet-
tujen henkilöiden osallistuessa kokouksiin tai muihin vastaaviin tilaisuuksiin sen
elimen, jossa kyseinen henkilötyö skentelee, turvavastaava ilmoittaa kokouksen
järjestävälle elimelle, onko kyseisille henkilöille myönnetty tällainen valtuutus.
19.4. EU RESTRICTED -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat
erityissäännöt
Henkilöille, joilla on pääsy EU RESTRICTED -turvaluokan tietoon, selvitetään
turvallisuussäännöt ja laiminlyönnin seuraamukset.
19.5. Henkilösiirrot
Kun henkilöstön jäsen siirretään pois tehtävästä, joka edellyttää EU:n turvaluo-
kitellun aineiston käsittelyä, rekisterinpitäjä valvoo, että kyseinen aineisto
siirretään asianmukaisesti lähtevältä virkamieheltä saapuvalle virkamiehelle.
Kun henkilöstön jäsen siirretään toiseen tehtävään, joka edellyttää EU:n turva-
luokitellun aineiston käsittelyä, paikallinen turvavastaava antaa hänelle
tarvittavat selvitykset.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
19.6. Erityisohjeet
Henkilöille, joiden edellytetään käsittelevän EU:n turvaluokiteltua tietoa, on
heidän tullessaan ensimmäistä kertaa palvelukseen ja sen jälkeen säännöllisesti
selvitettävä:
a) harkitsemattoman keskustelun aiheuttamat turvallisuusriskit;
b) käytettävät varotoimet suhteessa tiedotusvälineisiin ja eturyhmien edustajiin;
c) tiedustelupalvelujen Euroopan unioniin ja jäsenvaltioihin kohdistuvan
toiminnan muodostama uhka EU:n turvaluokitellun tiedon ja toiminnan
osalta;
d) velvollisuus ilmoittaa välittömästi asianmukaisille turvallisuusviranomaisille
sellaisista lähestymisistä tai liikkeistä sekä epätavallisista turvallisuuteen liit-
tyvistä olosuhteista, jotka antavat aihetta epäillä vakoilua.
Henkilöille, jotka tavallisesti ovat usein yhteydessä sellaisten valtioiden edusta-
jiin, joiden tiedustelupalvelut kohdistavat toimintaansa Euroopan unioniin ja
jäsenvaltioihin EU:n turvaluokitellun tiedon ja toiminnan osalta, on välitettävä
tiedot niistä tekniikoista, joita eri tiedustelupalvelujen tiedetään käyttävän.
Komissiolla ei ole turvallisuussäännöksiä EU:n turvaluokiteltuun tietoon
pääsyyn oikeutettujen henkilöiden yksityisen matkustamisen osalta mihinkään
kohteeseen. Komission turvallisuustoimisto selvittää kuitenkin vastuualueeseensa
kuuluville virkamiehille ja muulle henkilöstölle matkustussäännökset, joita
heihin saatetaan soveltaa.
20. KOMISSION VIRKAMIESTEN JA MUUN HENKILÖSTÖN LUOTET-
TAVUUSSELVITYSMENETTELY
a) Komission hallussa olevaa turvaluokiteltua tietoa saavat ainoastaan ne
komission virkamiehet ja muu henkilöstö tai muut komissiossa työskente-
levät henkilöt, joiden on tehtäviensä ja yksikön tarpeiden vuoksi saatava
tutustua niihin tai voitava käsitellä niitä.
b) Saadakseen EU TOP SECRET-, EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -
turvaluokan tietoja a kohdassa tarkoitetuilla henkilöillä on oltava tämän
jakson c ja d kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti annettu valtuutus.
c) Valtuutus annetaan ainoastaan henkilöille, joista jäsenvaltioiden toimival-
taiset kansalliset viranomaiset (kansalliset turvallisuusviranomaiset) ovat
tehneet luotettavuusselvityksen i—n kohdassa tarkoitetun menettelyn mukai-
sesti.
d) Komission turvallisuustoimiston päällikkövastaa a, b ja c kohdassa tarkoi-
tettujen valtuutusten myöntämisestä.
e) Päällikkömyö ntää valtuutuksen saatuaan i—n kohdan mukaisesti suoritet-
tuun luotettavuusselvitykseen perustuvan jäsenvaltioiden kansallisten
toimivaltaisten viranomaisten lausunnon.
f) Komission turvallisuustoimisto pitää ajantasaista luetteloa komission eri
yksiköiden kaikista arkaluontoisista tehtävistä ja henkilöistä, joille on
myönnetty (väliaikainen) valtuutus.
g) Valtuutus on voimassa viisi vuotta, mutta ei kuitenkaan kauemmin kuin
henkilöon tehtävissä, joiden perusteella valtuutus myö nnettiin. Valtuutuksen
voimassaoloa voidaan jatkaa e kohdassa säädettyä menettelyä noudattaen.
h) Komission turvallisuustoimiston päällikkövoi peruuttaa valtuutuksen, jos
hän katsoo siihen olevan perusteita. Päätös valtuutuksen peruuttamisesta
ilmoitetaan kyseiselle henkilölle, joka voi pyytää, että komission turvalli-
suustoimiston päällikkökuulee häntä, sekä toimivaltaiselle kansalliselle
viranomaiselle.
i) Luotettavuusselvitys tehdään komission turvallisuustoimiston päällikön
pyynnöstä yhteistyössä kyseisen henkilön kanssa. Luotettavuusselvityksen
tekevä toimivaltainen kansallinen viranomainen on jokin sen jäsenvaltion
viranomaisista, jonka kansalainen kyseinen henkilöon. Kun kyseinen
henkilöei ole EU:n jäsenvaltion kansalainen, komission turvallisuustoi-
miston päällikköpyytää luotettavuusselvitystä siltä EU:n jäsenvaltiolta,
jossa henkilön kotipaikka tai tavanomainen oleskelupaikka on.
j) Luotettavuusselvitystä varten kyseisen henkilön on täytettävä henkilötietolo-
make.
k) Komission turvallisuustoimiston päällikkö yksilöi pyynnössään niiden
tietojen tyypin ja turvaluokan, jotka kyseinen henkilötyö ssään saa tietoonsa,
jotta toimivaltaiset kansalliset viranomaiset voivat tehdä luotettavuusselvi-
tyksen ja antaa lausunnon kyseiselle henkilölle annettavan valtuutuksen
asianmukaista tasoa varten.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
l) Luotettavuutta koskevan selvitysmenettelyn kaikkiin vaiheisiin ja tuloksiin
sovelletaan kyseisessä jäsenvaltiossa voimassa olevia asiaa koskevia
sääntöjä ja asetuksia mahdolliset muutoksenhakukeinot mukaan luettuina.
m) Komission turvallisuustoimiston päällikkövoi myö ntää valtuutuksen kysei-
selle henkilölle, jos jäsenvaltion toimivaltaiset kansalliset viranomaiset
antavat myönteisen lausunnon.
n) Jos toimivaltaiset kansalliset viranomaiset antavat kielteisen lausunnon,
kyseiselle henkilölle ilmoitetaan siitä ja hän voi pyytää, että komission
turvallisuustoimiston päällikkökuulee häntä. Komission turvallisuustoi-
miston päällikkövoi tarvittaessa pyytää toimivaltaisia kansallisia
viranomaisia antamaan tarkempia tietoja. Jos kielteinen lausunto vahviste-
taan, valtuutusta ei voida myöntää.
o) Henkilöille, jotka ovat saaneet valtuutuksen d ja e kohdan mukaisesti, anne-
taan valtuutuksen myöntämisen yhteydessä ja tämän jälkeen määräajoin
tarvittavat ohjeet turvaluokiteltujen tietojen suojaamisesta ja siitä, miten
tämä varmistetaan. Nämä henkilöt allekirjoittavat vakuutuksen siitä, että he
ovat saaneet ohjeet ja että he sitoutuvat noudattamaan niitä.
p) Komission turvallisuustoimiston päällikkötoteuttaa tarvittavat toimenpiteet
tämän jakson säännösten täytäntöönpanemiseksi ja erityisesti ne toimenpi-
teet, joilla säännellään oikeutta tutustua valtuutuksen saaneista henkilöistä
laadittuun luetteloon.
q) Komission turvallisuustoimiston päällikkövoi poikkeuksellisesti ja yksikö n
tarpeiden niin vaatiessa myöntää ennen i kohdassa tarkoitetun luotettavuus-
selvityksen saamista, ilmoitettuaan asiasta ennakolta kansallisille
toimivaltaisille viranomaisille ja edellyttäen, että nämä eivät ole kuukauden
kuluessa esittäneet huomautuksia, väliaikaisen valtuutuksen enintään
kuudeksi kuukaudeksi.
r) Tällä tavoin myönnetyt väliaikaiset valtuutukset eivät oikeuta saamaan EU
TOP SECRET -turvaluokan tietoa; tällaisen tiedon saanti on rajoitettu virka-
miehiin, joista on tehty i kohdan mukainen luotettavuusselvitys, jonka
tulokset ovat olleet myönteiset. Ennen luotettavuusselvityksen tulosten
saamista EU TOP SECRET -turvaluokan luotettavuusselvitykseen
määrätyille virkamiehille voidaan myöntää väliaikainen valtuutus saada EU
SECRET- ja sitä alemman turvaluokan tietoa.
21. EU:n TURVALUOKITELTUJEN ASIAKIRJOJEN VALMISTELU,
JAKELU JA LÄHETTÄMINEN, KURIIREIHIN SOVELLETTAVAT
TURVATOIMET, YLIMÄÄRÄISET KOPIOT, KÄÄNNÖKSET JA
OTTEET
21.1. Valmistelu
1. EU:n turvaluokituksia sovelletaan 16 jaksossa vahvistetulla tavalla. EU
CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisempi turvaluokitus merkitään
jokaisen sivun ylä- ja alareunan keskelle ja jokainen sivu numeroidaan.
Jokaiseen EU:n turvaluokiteltuun asiakirjaan merkitään viitenumero ja
päivämäärä. EU TOP SECRET- ja EU SECRET -asiakirjoihin viitenumero
merkitään jokaiselle sivulle. Jos asiakirjoja on jaossa useita kopioita, jokai-
seen kopioon merkitään kopionumero ensimmäiselle sivulle asiakirjansivumäärän lisäksi. Kaikki liitteet ja lisäykset luetellaan EU CONFIDEN-
TIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjan ensimmäisellä
sivulla.
2. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjoja
saavat kirjoittaa koneella, kääntää, varastoida, valokopioida, jäljentää
magneettisesti tai kuvata mikrofilmille ainoastaan henkilöt, joilla on valtuutus
päästä vähintään kyseessä olevan asiakirjan turvaluokan tasoiseen EU:n
turvaluokiteltuun tietoon.
3. Turvaluokiteltujen asiakirjojen tuottamista tietokoneella koskevat säännökset
ovat 25 jaksossa.
21.2. Jakelu
1. EU:n turvaluokiteltua tietoa jaetaan vain henkilöille, joiden on tarpeen saada
tällaista tietoa ja joille on tehty asianmukainen luotettavuusselvitys. Alku-
peräisen jakelun määrittää tietojen luovuttaja.
2. EU TOP SECRET -asiakirjat kulkevat EU TOP SECRET -rekisterien kautta
(katso 22.2 jakso). EU TOP SECRET -viestien toimivaltainen rekisteri voi
valtuuttaa viestintäkeskuksen päällikön ottamaan vastaanottajaluettelossa
mainitun määrän kopioita.
3. Alkuperäinen vastaanottaja voi jakaa EU SECRET- ja sitä alemman turva-
luokan asiakirjoja edelleen muille vastaanottajille tiedonsaantitarpeen
periaatetta noudattaen. Tiedot luovuttaneiden viranomaisten on kuitenkin2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
annettava selkeästi tiedoksi mahdollisesti sovellettavat varoitukset. Jos
tällaisia varoituksia sovelletaan, vastaanottajat voivat jakaa asiakirjoja edel-
leen vain tiedot luovuttaneiden viranomaisten valtuutuksella.
4. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterin yksiköt kirjaavat jokaisen EU
CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjan sen
saapuessa pääosastoon tai yksikköön tai lähtiessä niistä. Asiakirjat on voitava
tunnistaa kirjattavien tietojen (viitteet, päivämäärä ja tarvittaessa kopionu-
mero) perusteella. Nämä tiedot merkitään päiväkirjaan tai tallennetaan
erityiselle suojatulle tietovälineelle (katso 22.1 jakso).
21.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen lähettäminen
21.3.1.Pakkaukset ja kuitit
1. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjat
lähetetään kahdessa sisäkkäisessä, tukevassa ja läpinäkymättömässä kirje-
kuoressa. Sisempään kirjekuoreen merkitään asianmukainen EU:n
turvaluokka ja mahdollisuuksien mukaan vastaanottajan täydellinen työni-
mike ja osoite.
2. Ainoastaan rekisterin valvontavastaava (katso 22.1 osasto) tai hänen sijai-
sensa saa avata sisemmän kirjekuoren ja kuitata sisällä olevat asiakirjat
vastaanotetuiksi, ellei kirjekuorta ole osoitettu yksittäiselle henkilölle. Tällai-
sessa tapauksessa asianmukainen rekisteri (katso 22.1 jakso) kirjaa
kirjekuoren saapuneeksi ja ainoastaan henkilö, jolle se on osoitettu, voi avata
sisemmän kirjekuoren ja kuitata sisällä olevat asiakirjat vastaanotetuiksi.
3. Vastaanottokuitti sijoitetaan sisempään kirjekuoreen. Kuittiin, jota ei tarvitse
turvaluokitella, merkitään asiakirjan viitenumero, päivämäärä ja kopionu-
mero, mutta ei koskaan asiakirjan aihetta.
4. Sisempi kirjekuori suljetaan ulompaan kirjekuoreen, johon merkitään
pakkausnumero kuittausta varten. Turvaluokkaa ei saa missään nimessä
merkitä ulompaan kirjekuoreen.
5. EU CONFIDENTIAL- ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjoista
annetaan kuriireille ja läheteille kuitti pakkausnumeroita vastaan.
21.3.2.Lähettäminen kiinteistöjen tai kiinteistöryhmien sisällä
Turvaluokiteltuja asiakirjoja voidaan kuljettaa tietyn kiinteistön tai kiinteis-
töryhmän sisällä suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty ainoastaan
vastaanottajan nimi, jos kirjekuoren kuljettaa henkilö, jolla on asiakirjojen turva-
luokkaa vastaava valtuutus.
21.3.3.Lähettäminen valtion sisällä
1. EU TOP SECRET -asiakirjoja saa lähettää valtion sisällä ainoastaan viral-
lisen lähettipalvelun tai EU TOP SECRET -turvaluokan valtuutuksen
saaneiden henkilöiden välityksellä.
2. Kun käytetään lähettipalvelua EU TOP SECRET -asiakirjan lähettämiseksi
kiinteistön tai kiinteistöryhmän ulkopuolelle, on noudatettava tämän luvun
pakkausta ja kuitteja koskevia säännöksiä. Lähettipalvelujen henkilöstön
avulla on pystyttävä varmistamaan, että EU TOP SECRET -asiakirjoja
sisältävät pakkaukset ovat vastuuhenkilön välittömässä valvonnassa kaiken
aikaa.
3. EU TOP SECRET -asiakirjoja voivat viedä kiinteistön tai kiinteistöryhmän
ulkopuolelle poikkeuksellisesti muut henkilöt kuin lähetit käytettäväksi
kokouksissa ja keskusteluissa, jos
a) asiakirjojen viejällä on valtuutus päästä EU TOP SECRET -asiakirjoihin;
b) kuljetustapa on EU TOP SECRET -asiakirjojen lähettämistä koskevien
sääntöjen mukainen;
c) asiakirjojen viejä ei missään vaiheessa jätä EU TOP SECRET -asiakirjoja
vartioimatta;
d) on olemassa järjestelyt sen varmistamiseksi, että EU TOP SECRET -
rekisteri pitää tällä tavoin kuljetuista asiakirjoista luetteloa ja että ne
merkitään päiväkirjaan. Asiakirjojen palauttamisen yhteydessä niidenvastaavuus rekisterin kanssa on tarkastettava.
4. EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -asiakirjoja voidaan lähettää tietyn
valtion sisällä postitse, jos tällainen lähetystapa sallitaan kansallisessa
lainsäädännössä ja lähetys on tämän lainsäädännön mukainen, tai lähettipal-
velun taikka henkilöiden, joilla on valtuutus päästä EU:n turvaluokiteltuun
tietoon, välityksellä.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
5. Komission turvallisuustoimisto laatii näiden sääntöjen perusteella ohjeet
EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen kuljettamisesta henkilökohtaisesti. Asia-
kirjojen viejän on luettava ja allekirjoitettava nämä ohjeet. Ohjeissa on
erityisesti tehtävä selväksi se, että
a) viejän on pidettävä asiakirjat hallussaan siihen asti kun ne ovat turvalli-
sessa paikassa 18 jakson mukaisesti;
b) asiakirjoja ei saa jättää vartioimatta julkisissa tai yksityisissä kulkuneu-
voissa tai ravintoloiden taikka hotellien kaltaisissa paikoissa. Asiakirjoja
ei saa säilyttää hotellien kassakaapeissa tai jättää vartioimatta hotellihuo-
neisiin;
c) asiakirjoja ei saa lukea lentokoneiden tai junien kaltaisissa julkisissa
paikoissa.
21.3.4.Lähettäminen valtiosta toiseen
1. EU CONFIDENTIAL ja sitä luotettavamman turvaluokan aineisto on kulje-
tettava jäsenvaltiosta toiseen diplomaatti- tai sotilaskuriirilla.
2. EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -aineiston henkilökohtainen kuljetta-
minen voidaan kuitenkin sallia, jos kuljetusjärjestelyin voidaan varmistaa,
että aineisto ei voi joutua sivullisille.
3. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen voi antaa luvan henkilökohtai-
seen kuljettamiseen, jos diplomaatti- tai sotilaskuriiri ei ole käytettävissä tai
näiden kuriirien käyttövoisi johtaa viivästyksiin, jotka voisivat haitata EU:n
toimia, ja vastaanottaja tarvitsee aineiston kiireellisesti. Komission turvalli-
suustoimisto laatii ohjeet EU SECRET- ja sitä alemman turvaluokan
aineiston kansainvälisestä kuljettamisesta henkilökohtaisesti silloin, kun siitä
huolehtivat muut kuin diplomaatti- tai sotilaskuriirit. Ohjeissa on edelly-
tettävä, että
a) asiakirjojen viejän luotettavuus on selvitetty asianmukaisesti;
b) kaikesta tällä tavoin kuljetetusta aineistosta pidetään kirjaa asianmukai-
sessa yksikössä tai rekisterissä;
c) EU:n aineistoa sisältävissä pakkauksissa tai laukuissa on virallinen sinetti
tullitarkastusten estämiseksi tai rajoittamiseksi sekä osoitelippu, jossa on
yhteystiedot ja ohjeet löytäjälle;
d) asiakirjojen viejällä on mukanaan kaikkien EU:n jäsenvaltioiden
hyväksymä kuriiritodistus ja/tai työmääräys, joka antaa hänelle valtuudet
kyseisen pakkauksen kuljettamiseen;
e) matkustettaessa maitse ei saa kulkea minkään EU:n ulkopuolisen valtion
kautta tai sen rajan yli, ellei lähettävällä valtiolla ole erityisiä takuita
kyseisen valtion osalta;
f) asiakirjojen viejän matkasuunnitelmat ovat määräpaikan, matkustusreittien
ja käytettävien kulkuneuvojen osalta EU:n sääntöjen mukaiset tai, jos
kansallinen lainsäädäntöon tiukempi, sen mukaiset;
g) asiakirjojen viejän on pidettävä asiakirjat hallussaan, ellei niiden turval-
lista säilyttämistä voida taata 18 jakson säännösten mukaisesti;
h) aineistoa ei saa jättää vartioimatta julkisiin tai yksityisiin ajoneuvoihin tai
ravintoloiden tai hotellien kaltaisiin paikkoihin. Sitä ei saa varastoida
hotellien kassakaappeihin tai jättää vartioimatta hotellihuoneisiin;
i) jos kuljetettava aineisto sisältää asiakirjoja, näitä ei saa lukea julkisilla
paikoilla (esimerkiksi lentokoneissa, junissa jne.).
4. Turvaluokiteltua aineistoa kuljettamaan nimetyn henkilön on luettava ja alle-
kirjoitettava turvaohjeet, jotka sisältävät vähintään edellä luetellut ohjeet ja
menettelytavat, joita on noudatettava hätätapauksessa taikka tulli- tai lento-
turvallisuusviranomaisten vaatiessa turvaluokitellun aineiston sisältämän
pakkauksen avaamista.
21.3.5.EU RESTRICTED -asiakirjojen lähettäminen
EU RESTRICTED -asiakirjojen lähettämisestä ei ole muita erityisiä säännöksiä
kuin että niitä lähetettäessä on varmistettava, että asiakirjat eivät voi joutua
sivullisille.
21.4. Kuriireihin sovellettavat turvatoimet
Kaikkien EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -asiakirjojen kuljettamista
varten palkattujen kuriirien ja lähettien on läpäistävä asianmukainen luotetta-
vuusselvitys.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
21.5. Sähköiset ja muut tekniset lähetyskeinot
1. Tietoliikennettä koskevien turvatoimien tavoitteena on varmistaa EU:n turva-
luokitellun tiedon suojattu lähettäminen. Tällaisen EU:n turvaluokitellun
tiedon lähettämiseen sovellettavia yksityiskohtaisia sääntöjä käsitellään 25
jaksossa.
2. EU CONFIDENTIAL- ja EU SECRET -turvaluokan tietoa saa siirtää
ainoastaan hyväksyttyjen tietoliikennekeskusten ja -verkkojen ja/tai -
päätteiden ja -järjestelmien kautta.
21.6. EU:n turvaluokitelluista asiakirjoista tehdyt ylimääräiset kopiot,
käännökset ja otteet
1. Ainoastaan tietojen alkuperäinen luovuttaja voi antaa luvan EU TOP
SECRET -asiakirjojen kopiointiin tai kääntämiseen.
2. Jos henkilö, jolla ei ole EU TOP SECRET -turvaluokan valtuutusta, tarvitsee
tietoa, jota ei ole turvaluokiteltu siitä huolimatta, että se esiintyy EU TOP
SECRET -asiakirjassa, EU TOP SECRET -rekisterin esimies (katso 22.2
jakso) voidaan valtuuttaa laatimaan asiakirjasta tarvittava määrä otteita.
Samalla hänen on toteutettava tarvittavat toimet sen varmistamiseksi, että
nämä otteet turvaluokitellaan asianmukaisesti.
3. Vastaanottaja voi kopioida tai kääntää EU SECRET- ja sitä alemman turva-
luokan asiakirjoja turvallisuussäännösten mukaisesti, jos tiedonsaantitarpeen
periaatetta noudatetaan tiukasti. Alkuperäiseen asiakirjaan sovellettavia turva-
toimia sovelletaan myös siitä tehtyihin kopioihin ja/tai käännöksiin.
22. EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON REKISTERIT, INVENTOINNIT,
TARKASTUKSET, SÄILYTTÄMINEN ARKISTOISSA JA HÄVITTÄ-
MINEN
22.1. EU turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit
1. Komission kussakin yksikössä on tarpeen mukaan yksi tai useampi EU:n
turvaluokitellun tiedon paikallisrekisteri, joka vastaa EU SECRET- ja EU
CONFIDENTIAL -asiakirjojen kirjaamiseen, kopiointiin, lähettämiseen,
arkistointiin ja hävittämiseen liittyvistä tehtävistä.
2. Jos jossain yksikössä ei ole EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisteriä,
pääsihteeristön EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisteri toimi tällaisena
rekisterinä.
3. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit raportoivat sen yksikön
esimiehelle, jolta he saavat ohjeensa. Näiden rekisterien esimiehenä toimii
rekisterin valvontavastaava.
4. Paikallinen turvavastaava valvoo, että nämä paikallisrekisterit noudattavat
EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyä koskevia säännöksiä ja asian-
mukaisia turvatoimia.
5. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekistereissä työskenteleville henkilöille
on annettava valtuudet EU:n turvaluokiteltuun tietoon pääsemiseksi 20 jakson
mukaisesti.
6. Asianmukaisen yksikön esimiehen alaisuudessa toimivat EU:n turvaluoki-
tellun tiedon paikallisrekisterit
a) hoitavat kirjaamista, kopiointia, kääntämistä, siirtämistä, lähettämistä ja
hävittämistä koskevia tehtäviä;
b) pitävät ajantasaista luetteloa turvaluokitelluista tiedoista;
c) tiedustelevat säännöllisin väliajoin tietojen lähettäjiltä, onko tietojen
suojaus samassa luokassa edelleen tarpeen.
7. EU:n turvaluokiteltujen tietojen paikallisrekisterit pitävät seuraavat tiedot
sisältävää rekisteriä:
a) turvaluokitellun tiedon valmistelupäivä;
b) turvaluokitus;
c) turvaluokituksen voimassaolon päättymispäivä;
d) lähettäjän nimi ja yksikkö;
e) vastaanottaja/t sekä tämän/näiden järjestysnumerot;
f) aihe;
g) numero;
h) jaettujen kopioiden lukumäärä;2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
i) yksikölle toimitetun turvaluokitellun tiedon inventaarioiden valmistelut;
j) turvaluokitellun tiedon luokan poistamisesta tai alentamisesta pidettävä
luettelo.
8. Edellä olevan 21 jakson yleisiä sääntöjä sovelletaan EU:n turvaluokitellun
tiedon komission paikallisrekistereihin, ellei niitä muuteta tässä jaksossa
vahvistetuilla erityissäännöillä.
22.2. EU TOP SECRET -rekisteri
22.2.1.Yleistä
1. EU TOP SECRET -asiakirjojen keskusrekisteri vastaa EU TOP SECRET -
asiakirjojen kirjaamisesta, käsittelystä ja jakelusta näiden turvallisuussäännö-
sten mukaisesti. EU TOP SECRET -rekisterin esimiehenä toimii EU TOP
SECRET -asiakirjojen rekisterin valvontavastaava.
2. EU TOP SECRET -asiakirjojen keskusrekisteri toimii pääasiallisena tietoja
vastaanottavana ja luovuttavana tahona komissiossa. Se hoitaa tätä tehtävää
myös sellaisten muiden EU:n toimielinten, jäsenvaltioiden, kansainvälisten
järjestöjen ja yhteisön ulkopuolisten valtioiden puolesta, joiden kanssa
komissio on tehnyt sopimuksen turvaluokiteltujen tietojen vaihtamista koske-
vista turvamenettelyistä.
3. Tarvittaessa perustetaan alarekistereitä, jotka vastaavat EU TOP SECRET -
asiakirjojen sisäisestä hallinnoinnista. Alarekistereihin tallennetaan ajanta-
saiset tiedot alarekisterissä olevien asiakirjojen liikkeistä.
4. EU TOP SECRET -alarekisterit perustetaan 22.2.3 jakson mukaisesti pitkäai-
kaisten tarpeiden perusteella, ja ne liitetään EU TOP SECRET -
keskusrekisteriin. Jos EU TOP SECRET -asiakirjoja tarvitaan vain väliaikai-
sesti ja satunnaisesti, ne voidaan luovuttaa ilman EU TOP SECRET -
alarekisterin perustamista edellyttäen, että on olemassa säännöt sen varmista-
miseksi, että kyseiset asiakirjat ovat edelleen asianmukaisen EU TOP
SECRET -rekisterin valvonnassa ja että kaikkia henkilöstön ja fyysiseen
turvallisuuteen liittyviä näkökohtia noudatetaan.
5. EU TOP SECRET -asiakirjoja ei voida toimittaa suoraan saman EU TOP
SECRET -keskusrekisterin alarekisteristä toiseen ilman keskusrekisterin
nimenomaista hyväksyntää.
6. Muiden kuin samaan keskusrekisteriin liitettyjen alarekistereiden välinen EU
TOP SECRET -asiakirjojen vaihto on ohjattava EU TOP SECRET -keskusre-
kistereiden kautta.
22.2.2.EU TOP SECRET -keskusrekisteri
EU TOP SECRET -keskusrekisterin esimiehenä toimivan valvontavastaavan
tehtävänä on
a) toimittaa EU TOP SECRET -asiakirjoja 21.3 jakson säännösten mukaisesti;
b) pitää luetteloa kaikista keskusrekisterin alaisista EU TOP SECRET -alarekis-
tereistä sekä näiden valvontavastaaviksi nimettyjen henkilöiden ja heidän
valtuutettujen sijaistensa nimistä ja allekirjoituksista;
c) säilyttää kuitit kaikista keskusrekisterin luovuttamista EU TOP SECRET -
asiakirjoista;
d) pitää kirjaa keskusrekisterissä olevista ja sen jakamista EU TOP SECRET -
asiakirjoista;
e) pitää ajantasaista luetteloa kaikista EU TOP SECRET -keskusrekistereistä,
joiden kanssa hän on yleensä tekemisissä, sekä näiden valvontavastaaviksi
nimettyjen henkilöiden ja heidän valtuutettujen sijaistensa nimistä ja allekir-
joituksista;
f) suojata fyysisesti kaikkia rekisterissä olevia EU TOP SECRET -asiakirjoja
18 jakson säännösten mukaisesti.
22.2.3.EU TOP SECRET -alarekisterit
EU TOP SECRET -alarekisterin esimiehenä toimivan valvontavastaavan
tehtävänä on
a) toimittaa EU TOP SECRET -asiakirjoja 21.3 jakson säännösten mukaisesti;
b) pitää ajantasaista luetteloa kaikista henkilöistä, joilla on valtuudet saada
hänen valvonnassaan olevia EU TOP SECRET -tietoja;
c) toimittaa EU TOP SECRET -asiakirjoja niiden luovuttajan ohjeiden tai
tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti varmistettuaan ensin, että vastaa-
nottajasta on tehty vaadittu luotettavuusselvitys;2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
d) ylläpitää ajantasaisia tietoja kaikista EU TOP SECRET -asiakirjoista, joiden
säilyttämistä tai liikkeitä hän valvoo tai jotka on toimitettu muihin EU TOP
SECRET -rekistereihin, sekä säilyttää kyseisiä asiakirjoja koskevat kuitit;
e) pitää ajantasaista luetteloa niistä EU TOP SECRET -rekistereistä, joiden
kanssa hänellä on valtuudet vaihtaa EU TOP SECRET -asiakirjoja, sekä
näiden valvontavastaaviksi nimettyjen henkilöiden ja heidän valtuutettujen
sijaistensa nimistä ja allekirjoituksista;
f) suojata fyysisesti kaikkia rekisterissä olevia EU TOP SECRET -asiakirjoja
18 jakson säännösten mukaisesti.
22.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen inventointi ja tarkastukset
1. Tässä jaksossa tarkoitettu kukin EU TOP SECRET -rekisteri tekee vuosittain
EU TOP SECRET -asiakirjojen yksityiskohtaisen inventoinnin. Asiakirja
katsotaan asianmukaisesti rekisteröidyksi, jos se on fyysisesti rekisterissä tai
jos rekisterissä on sen EU TOP SECRET -rekisterin kuittaus, jonne asiakirja
on siirretty, todistus asiakirjan hävittämisestä taikka ohjeet kyseisen asia-
kirjan luokittelun alentamisesta tai poistamisesta. Rekisterit ilmoittavat
vuotuisen inventoinnin tulokset turvallisuusasioista vastaavalle komission
jäsenelle kunkin vuoden 1 päivään huhtikuuta mennessä.
2. EU TOP SECRET -alarekisterit ilmoittavat vuotuisen inventoinnin tulokset
keskusrekisterille, jonka alaisia ne ovat, keskusrekisterin määrittämään
päivään mennessä.
3. EU TOP SECRET -turvaluokkaa alemmille EU:n turvaluokitelluille asiakir-
joille tehdään sisäinen tarkastus turvallisuusasioista vastaavan komission
jäsenen antamien ohjeiden mukaisesti.
4. Tässä yhteydessä asiakirjojen haltijoilla on tilaisuus ottaa kantaa siihen
a) alennetaanko tai poistetaanko tiettyjen asiakirjojen turvaluokitus;
b) mitä asiakirjoja tuhotaan.
22.4. EU:n turvaluokitellun tiedon säilyttäminen arkistoissa
1. EU:n turvaluokiteltu tieto varastoidaan siten, että noudatetaan kaikkia 18
jaksossa lueteltuja asianmukaisia vaatimuksia.
2. Varastointiongelmien minimoimiseksi kaikkien rekisterien valvontavastaa-
villa on valtuudet tallentaa EU TOP SECRET-, EU SECRET- ja EU
CONFIDENTIAL -asiakirjoja mikrofilmille tai varastoida ne muulla tavoin
sähköisesti tai optisin välinein arkistointia varten edellyttäen, että:
a) henkilöstöllä, joka huolehtii mikrofilmauksesta/varastointiin liittyvistä
toimista, on voimassa oleva valtuutus käsitellä asianmukaisen turvaluokan
tietoa;
b) mikrofilmi/varastointivälineet suojataan yhtä huolellisesti kuin alkuperä-
iset asiakirjat;
c) EU TOP SECRET -asiakirjojen mikrofilmauksesta/varastoinnista ilmoite-
taan alkuperäisen tiedon luovuttajalle;
d) yksittäiset filmirullat tai muut tallennusvälineet sisältävät ainoastaan
saman turvaluokan EU TOP SECRET-, EU SECRET- tai EU CONFI-
DENTIAL -asiakirjoja;
e) EU TOP SECRET- tai EU SECRET -asiakirjojen mikrofilmauksesta/
varastoinnista ilmoitetaan selkeästi vuosittaisessa inventoinnissa
käytettävässä luettelossa;
f) alkuperäiset mikrofilmille tallennetut tai muuten varastoidut asiakirjat
hävitetään 22.5 jaksossa vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.
3. Näitä sääntöjä sovelletaan myös kaikkiin muihin hyväksyttyihin varastointi-
keinoihin, kuten sähkömagneettiselle ja optiselle levykkeelle tallentamiseen.
22.5. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen
1. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen tarpeettoman kasautumisen välttämiseksi
asiakirjat, joita kyseisen säilytyspaikan esimies pitää vanhentuneita ja joita onliikaa, hävitetään mahdollisimman pian seuraavalla tavalla:
a) EU TOP SECRET -asiakirjat voidaan hävittää ainoastaan niistä vastaa-
vassa keskusrekisterissä. Kukin hävitetty asiakirja merkitään
hävittämistodistukseen, jonka allekirjoittavat EU TOP SECRET -turva-
luokan valvontavastaava sekä hävittämisen todistava henkilö, jolla on EU
TOP SECRET -turvaluokan valtuutus. Päiväkirjaan tehdään asiaa koskeva
merkintä.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
b) Rekisteri säilyttää hävittämistodistukset ja jakeluluettelot kymmenen
vuoden ajan. Kopiot toimitetaan alkuperäisen tiedon luovuttajalle tai
asianmukaiselle keskusrekisterille ainoastaan erillisestä pyynnöstä.
c) EU TOP SECRET -asiakirjat, mukaan lukien kaikki EU TOP SECRET -
asiakirjojen valmistelusta syntynyt luokiteltu jäte, kuten vialliset kopiot,
luonnokset, muistiinpanot ja levykkeet hävitetään EU TOP SECRET -
turvaluokan valvontavastaavan valvonnassa polttamalla, silppuamalla,
repimällä tai muuttamalla muuten sellaiseen muotoon, ettei niitä voida
tunnistaa eikä palauttaa alkuperäiseen muotoonsa.
2. EU SECRET -asiakirjojen hävittäminen tapahtuu niistä vastaavan rekisterin
toimesta asiakirjojen käsittelyyn oikeutetun henkilön valvonnassa käyttäen
jotakin 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettua menetelmää. Hävitetyt EU
SECRET -asiakirjat kirjataan allekirjoitettaviin hävittämistodistuksiin, jotka
rekisteri säilyttää yhdessä jakeluluetteloiden kanssa vähintään kolmen vuoden
ajan.
3. EU CONFIDENTIAL -asiakirjojen hävittäminen tapahtuu niistä vastaavan
rekisterin toimesta asiakirjojen käsittelyyn oikeutetun henkilön valvonnassa
käyttäen jotakin 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettua menetelmää. Niiden
hävittäminen kirjataan turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen anta-
mien ohjeiden mukaisesti.
4. EU RESTRICTED -asiakirjojen hävittäminen tapahtuu niistä vastaavan rekis-
terin tai käyttäjän toimesta turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen
antamien ohjeiden mukaisesti.
22.6. Hävittäminen hätätapauksissa
1. Komission yksiköt laativat paikallisiin olosuhteisiin perustuvat suunnitelmat
EU:n turvaluokitellun aineiston suojaamiseksi kriisitilanteissa mukaan luet-
tuina mahdolliset suunnitelmat hävittämistä ja evakuointia varten
hätätapauksissa. Ne julkaisevat tarpeellisiksi katsomansa ohjeet sen estämi-
seksi, että EU:n turvaluokiteltua aineistoa joutuisi sivullisille.
2. Järjestelyt EU SECRET- ja EU CONFIDENTIAL -aineiston suojaamiseksi
ja/tai hävittämiseksi kriisitilanteessa eivät saa missään olosuhteissa vaikuttaa
haitallisesti EU TOP SECRET -aineiston suojaamiseen tai hävittämiseen,
jonka käsittely on kaikkia muita tehtäviä kiireellisempi, salauslaitteet mukaan
luettuina.
3. Salauslaitteet suojataan ja hävitetään hätätapauksessa noudattaen erityisoh-
jeita.
4. Ohjeita on säilytettävä paikalla suljetussa kirjekuoressa. Myös hävittämiskei-
noja/välineitä on oltava saatavilla.
23. KOMISSION TILOJEN ULKOPUOLELLA JÄRJESTETTÄVIÄ
KOKOUKSIA, JOISSA KÄSITELLÄÄN EU:N TURVALUOKITELTUA
TIETOA, KOSKEVAT TURVATOIMET
23.1. Yleistä
Järjestettäessä komission kokouksia tai muita tärkeitä kokouksia komission
tilojen ulkopuolella ja käsiteltävien asioiden tai tietojen arkaluonteisuuteen liitty-
vien turvavaatimusten sitä edellyttäessä on toteutettava jäljempänä kuvaillut
turvatoimet. Kyseiset toimet koskevat ainoastaan EU:n turvaluokitellun tiedon
suojelua. Myös muita turvatoimia saattaa olla tarpeen suunnitella.
23.2. Vastuualueet
23.2.1.Komission turvallisuustoimisto
Komission turvallisuustoimisto toimii yhteistyössä sen jäsenvaltioiden toimival-
taisten viranomaisten kanssa, jonka alueella kokous järjestetään
(isäntäjäsenvaltio) taatakseen komission kokouksen tai muun tärkeän kokouksen
sekä valtuuskuntien jäsenten ja heidän henkilöstönsä turvallisuuden. Turvalli-
suuden suojelun osalta on erityisesti varmistettava, että:
a) Turvallisuusuhkiin ja turvallisuuden vaarantaviin tapahtumiin varautumiseksi
laaditaan suunnitelmia. Kyseisissä suunnitelmissa on otettava erityisesti
huomioon se, että EU:n turvaluokiteltuja asiakirjoja on voitava toimistoti-
loissa säilyttää turvallisessa paikassa;
b) Toteutetaan toimenpiteitä, jotta EU:n turvaluokiteltujen viestien vastaanotta-
miseen ja toimittamiseen on mahdollista käyttää komission
tietoliikennejärjestelmää. Isäntäjäsenvaltiota pyydetään myös tarvittaessa
antamaan käyttöön turvattuja puhelinjärjestelmiä.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
Komission turvallisuustoimiston on toimittava turvallisuusasioiden neuvonanta-
jana kokousta valmisteltaessa; turvallisuustoimiston olisi osallistuttava
kokouksen valmisteluun auttamalla ja antamalla neuvoja kokouksen turvavastaa-
valle ja tarvittaessa valtuuskunnille.
Jokaista kokoukseen osallistuvaa valtuuskuntaa pyydetään nimeämään turvavas-
taava, joka vastaa valtuuskuntaa koskevista turvallisuusasioista ja on yhteydessä
kokouksen turvavastaavaan sekä tarvittaessa komission turvallisuustoimiston
edustajaan.
23.2.2.Kokouksen turvavastaava (MSO)
On nimettävä kokouksen turvavastaava, joka valmistelee ja valvoo yleisiä
sisäisiä turvatoimia sekä koordinoi niitä muiden asiaankuuluvien turvavirano-
maisten kanssa. Kokouksen turvavastaavan toteuttamien toimien on yleensä
liityttävä:
a) kokouspaikkaa koskeviin suojatoimiin, jotta kokous voidaan järjestää ilman
kokouksessa mahdollisesti käytettävien EU:n turvaluokiteltujen tietojen
turvallisuuden vaarantavia tapahtumia;
b) kokouspaikalle, valtuuskuntien tiloihin ja kokoussaleihin pääsyyn oikeutetun
henkilöstön tarkastamiseen ja laitteiston tarkistamiseen;
c) jatkuvaan koordinointiin isäntäjäsenvaltion toimivaltaisten viranomaisten
sekä komission turvallisuustoimiston kanssa;
d) kokousasiakirjoihin liitettäviin turvaohjeisiin ottaen asianmukaisesti
huomioon näissä turvallisuussäännöissä esitetyt vaatimukset ja muut tarpeel-
lisiksi katsotut turvaohjeet.
23.3. Turvatoimet
23.3.1.Turva-alueet
Seuraavat turva-alueet on määriteltävä:
a) II luokan turva-alue, johon kuuluvat tarvittaessa asiakirjojen valmistelu-
huone, komission tilat ja kopiointilaitteet sekä valtuuskuntien tilat;
b) I luokan turva-alue, johon kuuluvat kokoussali sekä tulkkien ja ääniteknik-
kojen työtilat;
c) hallinnolliset alueet, joihin kuuluvat lehdistötilat, hallinnointiin, ruokailuun ja
majoitukseen käytettävät tilat, lehdistökeskuksen välittömässä läheisyydessä
sijaitseva alue sekä kokouspaikka.
23.3.2.Kulkuluvat
Kokouksen turvavastaavan on toimitettava asianmukaiset kulkuluvat, joita
valtuuskunnat ovat pyytäneet tarpeidensa mukaisesti. Tarvittaessa voidaan
eritellä ne turva-alueet, joille kulkuluvan haltijalla on oikeus päästä.
Kokouksen turvaohjeissa on vaadittava, että kaikkien asianomaisten henkilöiden
on pidettävä kokouspaikalla ollessaan aina kulkulupansa näkyvästi esillä, jotta
turvahenkilöstö voi tarvittaessa tarkastaa ne.
Kokouspaikalle on päästettävä mahdollisimman vähän henkilöitä, joilla ei ole
kulkulupaa. Kokouksen turvavastaava antaa kansallisille valtuuskunnille
ainoastaan näiden pyynnöstä luvan vastaanottaa kokouksen aikana vierailijoita.
Vierailijoille on annettava erillinen vierailijakulkulupa. Tässä yhteydessä on
täytettävä vierailijalomake, johon merkitään vierailijan nimi sekä tavattavan
henkilön nimi. Vierailijalla on oltava aina mukanaan joko turvamies tai tavat-
tava henkilö. Saattavan henkilön on pidettävä vierailijalomake mukanaan ja
palautettava se yhdessä vierailijakulkuluvan kanssa turvahenkilöstölle, kun vier-
ailija poistuu kokouspaikalta.
23.3.3.Kuvan- ja äänentallennuslaitteiston tarkastaminen
Kameroita ja äänityslaitteita ei saa tuoda I luokan turva-alueelle lukuun otta-
matta niiden valokuvaajien ja ääniteknikkojen tuomia laitteita, joille kokouksen
turvavastaava on antanut asiaankuuluvat luvat.
23.3.4.Salkkujen, kannettavien tietokoneiden ja pakettien tarkastus
Henkilöt, joilla on kulkulupa turva-alueelle, voivat yleensä tuoda salkkunsa ja
kannettavat tietokoneensa (ainoastaan omalla virtalähteellä) ilman, että niitä
tarkastetaan. Valtuuskunnille tarkoitetut paketit on tarkastettava joko siten, että
valtuuskunnan turvavastaava tarkastaa paketit, ne läpivalaistaan erityislaitteistoa
käyttäen tai turvallisuushenkilöstö avaa ne tarkastusta varten. Salkkujen ja2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
pakettien tarkastukseen voidaan määrätä tiukempia toimenpiteitä, jos kokouksen
turvavastaava katsoo sen tarpeelliseksi.
23.3.5.Tekninen suojaus
Turvallisuusteknikot voivat suojata teknisesti kokoussalin, ja he voivat myös
suorittaa televalvontaa kokouksen aikana.
23.3.6.Valtuuskuntien asiakirjat
Valtuuskunnat ovat vastuussa EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen viemisestä
kokouksiin ja niistä pois. Valtuuskunnat vastaavat myös kyseisten asiakirjojen
todentamisesta ja suojaamisesta sinä aikana, kun niitä käytetään valtuuskunnille
osoitetuissa tiloissa. Isäntäjäsenvaltiota saatetaan pyytää kuljettamaan turvaluo-
kiteltuja asiakirjoja kokouspaikalle ja sieltä pois.
23.3.7.Asiakirjojen säilyttäminen turvallisessa paikassa
Jolleivät komissio tai valtuuskunnat voi säilyttää turvaluokiteltuja asiakirjojaan
hyväksyttyjen normien mukaisesti, ne voivat kuittausta vastaan jättää kyseiset
asiakirjat sinetöidyssä kirjekuoressa kokouksen turvavastaavalle, joka säilyttää
ne hyväksyttyjen normien mukaisesti.
23.3.8.Tilojen tarkastus
Kokouksen turvavastaava huolehtii siitä, että komission ja valtuuskuntien tilat
tarkastetaan jokaisen työpäivän jälkeen sen varmistamiseksi, että kaikkia EU:n
turvaluokiteltuja asiakirjoja säilytetään turvallisessa paikassa. Ellei näin ole,
turvavastaavan on toteutettava tarvittavat toimenpiteet.
23.3.9.EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen
Kaikkia tarpeettomia asiakirjoja on käsiteltävä EU:n turvaluokiteltuina tietoina.
Komissiolle ja valtuuskunnille on annettava jätepaperikorit tai -pussit. Ennen
kuin komission ja valtuuskuntien jäsenet poistuvat niille osoitetuista tiloista,
niiden on toimitettava tarpeettomat asiakirjat kokouksen turvavastaavalle, joka
huolehtii niiden sääntöjen mukaisesta hävittämisestä.
Kokouksen päätyttyä kaikkia komission tai valtuuskuntien hallussa olevia
tarpeettomia asiakirjoja on käsiteltävä jätteenä. Komission ja valtuuskuntien tilat
on tarkastettava perinpohjaisesti ennen kokouksen turvajärjestelyjen poistamista.
Asiakirjat, joiden vastaanotosta on vaadittu kuittaus, on hävitettävä 22.5 jaksossa
esitetyllä tavalla.
24. EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON TURVALLISUUDEN RIKKO-
MINEN JA VAARANTAMINEN
24.1. Määritelmät
Tietoturvallisuutta rikotaan, jos komission turvamääräyksiä ei noudateta tai niitä
laiminlyödään, mistä saattaa aiheutua vahinkoa tai vaaraa EU:n turvaluokitel-
lulle tiedolle.
EU:n turvaluokiteltujen tietojen turvallisuus vaarantuu, jos kyseiset tiedot ovat
joutuneet kokonaisuudessaan tai osittain henkilöille, joita ei ole valtuutettu käsit-
telemään niitä, eli joiden luotettavuutta ei ole selvitetty asianmukaisella tavalla
tai joilla ei ole tiedonsaantitarvetta, tai jos on todennäköistä, että tiedot ovat
joutuneet kyseisille henkilöille.
EU:n turvaluokitellun tiedon turvallisuus voi vaarantua huolimattomuuden,
välinpitämättömyyden tai harkitsemattomuuden seurauksena, EU:hun tai sen
jäsenvaltioihin kohdistuvan, EU:n turvaluokiteltua tietoa koskevan toiminnan
vuoksi tai muuta haitallista toimintaa harjoittavien järjestöjen vuoksi.
24.2. Turvallisuuden vaarantumisesta raportoiminen
Kaikille henkilöille, joiden edellytetään käsittelevän EU:n turvaluokiteltua
tietoa, on selvitettävä perusteellisesti heidän vastuunsa tällä alalla. Heidän on
raportoitava viipymättä mistä tahansa heidän tietoonsa tulleesta turvallisuusmää-
räysten rikkomisesta.
Kun paikallinen turvavastaava tai kokouksen turvavastaava havaitsee tai saa
tiedon EU:n turvaluokitellun tiedon turvallisuuden rikkomisesta tai EU:n turva-
luokitellun aineiston katoamisesta tai häviämisestä, hänen on ryhdyttävä
pikaisiin toimiin, jotta voidaan:
a) säilyttää todistusaineisto,
b) selvittää tosiseikat,2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
c) arvioida tapahtunut vahinko ja minimoida sen vaikutukset,
d) estää tapahtuman toistuminen,
e) ilmoittaa asiaankuuluville viranomaisille turvallisuusmääräysten rikkomisen
vaikutuksista.
Tässä yhteydessä on annettava seuraavat tiedot:
i) kuvaus kyseessä olevista tiedoista ja niiden turvaluokituksesta, viite- ja
kopionumero, päivämäärä, tietojen luovuttaja, asia ja soveltamisala;
ii) lyhyt kuvaus olosuhteista, joissa tietoturvallisuutta on rikottu, sekä
päivämäärä ja ajankohta, jona tietojen turvallisuus saattoi vaarantua;
iii) ilmoitus tietojen luovuttajalle mahdollisesti annetusta ilmoituksesta.
Saatuaan ilmoituksen tietoturvallisuuden mahdollisesta rikkomisesta kunkin
turvallisuusviranomaisen velvollisuutena on raportoida tapahtumasta viipymättä
komission turvallisuustoimistolle.
Jos kyse on EU RESTRICTED -tiedosta, asiasta on raportoitava ainoastaan, jos
tapauksessa on jotain epätavanomaista.
Saatuaan tiedon tietoturvallisuuden rikkomisesta turvallisuusasioista vastaava
komission jäsen
a) ilmoittaa asiasta viranomaiselle, joka kyseisen turvaluokitellun tiedon on
luovuttanut;
b) pyytää asianomaisia turvallisuusviranomaisia aloittamaan tutkintatoimet;
c) koordinoi tutkintaa, jos asia koskee useampaa kuin yhtä turvallisuusvirano-
maista;
d) hankkii selvityksen olosuhteista, joissa tietoturvallisuutta on rikottu,
päivämäärästä ja ajankohdasta, jona tietojen turvallisuus saattoi vaarantua ja
jona rikkomus havaittiin, sekä tarkan kuvauksen kyseessä olevan aineiston
sisällöstä ja turvaluokituksesta. Lisäksi on raportoitava EU:n tai sen yhden
tai useamman jäsenvaltion eduille aiheutuneesta vahingosta tai tapahtuman
toistumisen estämiseksi toteutetuista toimista.
Viranomaisen, jolta tiedot ovat peräisin, on myös tiedotettava asiasta asianosai-
sille ja annettava niille asianmukaiset ohjeet.
24.3. Oikeustoimet
Henkilölle, joka on vastuussa EU:n turvaluokitellun tiedon turvallisuuden vaar-
antamisesta, voidaan määrätä kurinpitoseuraamus asiaankuuluvien sääntöjen ja
asetusten, erityisesti henkilöstösääntöjen VI osaston mukaisesti. Kurinpitoseur-
aamus ei rajoita oikeutta ryhtyä myöhemmin oikeustoimiin.
Turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen on asianmukaisesti perustel-
luissa tapauksissa toteutettava 24.2 jaksossa mainitun raportin perusteella
kaikki tarvittavat toimet, jotta toimivaltaiset kansalliset viranomaiset voivat
aloittaa rikosoikeudelliset menettelyt.
25. TIETO- JA TIETOLIIKENNEJÄRJESTELMISSÄ KÄSITELTÄVÄN
EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON SUOJAUS
25.1. Johdanto
25.1.1.Yleistä
Turvallisuuspolitiikkaa ja -vaatimuksia sovelletaan kaikkiin tieto- ja tietoliiken-
nejärjestelmiin ja -verkkoihin (jäljempänä ’järjestelmät’), joissa käsitellään EU
CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia tietoja. Niitä sovel-
letaan täydennyksenä tietojenkäsittelyjärjestelmien suojaamisesta 23 päivänä
marraskuuta 1995 tehtyyn komission päätökseen K(95) 1510 lopullinen.
Myös EU RESTRICTED -tietoja käsitteleville järjestelmille on kehitettävä
turvatoimet tällaisten tietojen luottamuksellisuuden suojaamiseksi. Kaikki järjes-
telmät edellyttävät turvatoimia järjestelmien ja niiden sisältämien tietojen
eheyden ja käytettävyyden suojaamiseksi.
Komission tietotekniikkaan soveltama turvallisuuspolitiikka koostuu seuraavista
seikoista:
— Se on erottamaton osa yleistä turvallisuutta ja täydentää kaikkia tietoturvaan
sekä henkilöstön luotettavuuteen ja fyysiseen turvallisuuteen liittyviä
näkökohtia.
— Vastuunjako teknisten järjestelmävastaavien, teknisiin järjestelmiin tallen-
netun tai niissä käsiteltävän EU:n turvaluokitellun tiedon sisältövastaavien,
tietotekniikan turvallisuusasiantuntijoiden ja käyttäjien kesken.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
— Kunkin tietotekniikkajärjestelmän turvallisuusperiaatteiden ja -vaatimusten
kuvaus.
— Nimetyn viranomaisen näille periaatteille ja vaatimuksille antama hyväk-
syntä.
— Laitetilaan kohdistuvien erityisuhkien ja järjestelmien haavoittuvuuden
huomioon ottaminen.
25.1.2.Järjestelmiin kohdistuvat uhat ja järjestelmien haavoittuvuus
Uhka voidaan määritellä mahdollisuudeksi turvallisuuden tahattomaan tai tahal-
liseen vaarantamiseen. Järjestelmien osalta tällainen vaarantaminen tapahtuu
silloin, kun yksi tai useampi luottamuksellisuuden, eheyden tai käytettävyyden
ominaisuuksista häviää. Haavoittuvuus voidaan määritellä valvonnan riittämättö-
myydeksi tai puuttumiseksi, jonka vuoksi jokin erityinen kohde helpommin
joutuu tai voi joutua uhan alaiseksi.
Nopeasti toimivia hakuja, viestintää ja käyttöä varten suunnitelluissa järjestel-
missä käsiteltävä EU:n turvaluokiteltu ja -luokittelematon keskitetyssä
muodossa oleva tieto on alttiina monille uhkille. Näitä ovat sivullisten pääsy
tietoihin tai päinvastaisesti pääsyn epääminen luvan saaneilta käyttäjiltä. Riskejä
ovat myös tietojen luvaton paljastaminen, turmeleminen, muuttaminen tai pois-
taminen. Lisäksi monimutkaiset ja joskus herkät laitteet ovat kalliita, ja niitä on
usein vaikea korjata tai vaihtaa nopeasti.
25.1.3.Turvatoimien päätarkoitus
Tässä jaksossa käsiteltävien turvatoimien päätarkoituksena on suojata EU:n
turvaluokiteltu tieto luvattomalta paljastamiselta (luottamuksellisuuden häviämi-
seltä) ja varmistaa tietojen eheys ja käytettävyys. Jotta EU:n turvaluokiteltua
tietoa käsittelevälle järjestelmälle saataisiin asianmukainen turvallisuussuoja,
komission turvallisuustoimiston on täsmennettävä kunkin järjestelmän osalta
tavanomaista turvallisuutta koskevat asianmukaiset vaatimukset ja asianmukaiset
erityiset turvallisuusmenettelyt ja -tekniikat.
25.1.4.Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus (SSRS)
Kaikkien EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia
tietoja käsittelevien järjestelmien osalta vaaditaan järjestelmäkohtainen turvavaa-
timusilmoitus, jonka tekee tekninen järjestelmävastaava (katso 25.3.4 jakso) ja
sisältövastaava (katso 25.3.5 jakso) tarvittaessa projektihenkilöstön ja komission
turvallisuustoimiston (joka toimii tietoturvaviranomaisena, katso 25.3.3 jakso)
tuella ja jonka turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (katso 25.3.2
jakso) hyväksyy.
Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus vaaditaan myös silloin, kun turvalli-
suusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen katsoo, että EU RESTRICTED -tietojen
tai luokittelemattomien tietojen käytettävyys ja eheys ovat uhattuina.
Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus on laadittava mahdollisimman
varhaisessa vaiheessa projektin alussa, ja sitä on kehitettävä ja paranneltava
projektin edetessä, jotta se täyttää eri tehtävät projektin ja järjestelmän elin-
kaaren eri vaiheissa.
25.1.5.Turvallisuuden takaavat toimintatavat
Kaikki EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia tietoja
käsittelevät järjestelmät on hyväksyttävä käytettäväksi jollain, tai jos eri aikoina
esitettävät vaatimukset sitä edellyttävät, usealla seuraavalla toimintatavalla tai
niitä vastaavilla kansallisilla tavoilla:
a) yleisvaltuutus,
b) korkean turvallisuuden takaava toimintatapa, ja
c) monitasoinen turvallisuuden takaava toimintatapa.
25.2. Määritelmät
’Hyväksymisellä’ (accreditation) tarkoitetaan järjestelmälle myönnettävää lupaa
ja hyväksyntää käsitellä käyttöympäristössään EU:n turvaluokiteltua tietoa.
Huomautus:Hyväksyminen olisi tehtävä sen jälkeen, kun kaikki asiaankuuluvat turvamenet-
telyt on pantu täytäntöön ja on saavutettu riittävä järjestelmäresurssien2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
suojaustaso. Hyväksymisen olisi perustuttava järjestelmäkohtaiseen turvavaati-
musilmoitukseen ja sisällettävä seuraavat seikat:
a) järjestelmän hyväksymisen tavoite, erityisesti se, mikä on käsiteltävän tiedon
turvaluokitus ja mitä järjestelmän tai verkon turvallisuuden takaavaa toimin-
tatapaa ehdotetaan;
b) riskinhallinta-arviointi, jossa esitetään uhat ja heikot kohdat ja toimet niiden
torjumiseksi;
c) turvallisuusmenettelyt (SecOP:t), joihin kuuluu yksityiskohtainen kuvaus
ehdotetuista toimista (esimerkiksi toimintatavat ja toiminnat) ja kuvaus
järjestelmän turvallisuusominaisuuksista, joihin hyväksyminen perustuu;
d) suunnitelma turvallisuusominaisuuksien täytäntöönpanemiseksi ja ylläpitämi-
seksi;
e) järjestelmän tai verkon turvallisuuden ensimmäistä ja jatkossa suoritettavaa
tarkastusta, arviointia ja varmentamista koskeva suunnitelma, ja
f) tarvittaessa varmennus ja muut hyväksymisasiakirjat.
’Keskustietojärjestelmien tietoturvavastaavalla’ (Central Information Security
Officer eli CISO) tarkoitetaan tietotekniikan keskusyksikön virkailijaa, joka
koordinoi ja valvoo keskitettyjen järjestelmien turvatoimia.
’Varmentamisella’ (certification) tarkoitetaan riippumattoman tahon tarkastuksen
ja arvioinnin tulosten pohjalta annettavaa virallista lausuntoa siitä, missä määrin
järjestelmä on turvallisuusvaatimusten mukainen tai tietoturvatuote ennalta
määriteltyjen turvallisuusvaatimusten mukainen.
’Tietoliikenneturvallisuudella’ (communications security eli COMSEC) tarkoite-
taan turvatoimien soveltamista tietoliikenteeseen, jotta voidaan estää sivullisten
pääsy sellaiseen arvokkaaseen tietoon, jota voidaan saada seuraamalla tai analy-
soimalla tietoliikennettä, tai taata tietoliikenteen tietojen luotettavuus.
Huomautus:Tällaiset toimet kattavat salauksen, siirron ja lähettämisen turvallisuuden sekä
myös menettelyjen turvallisuuden, fyysisen turvallisuuden, henkilöstön luotetta-
vuuden, asiakirjojen turvallisuuden ja tietojärjestelmäturvallisuuden.
”Tietojärjestelmäturvallisuus” (computer security eli COMPUSEC) tarkoittaa
laitteiston, valmisohjelmiston ja ohjelmiston turvaominaisuuksien soveltamista
tietojärjestelmässä, jotta tietojen luvattomalta paljastamiselta, käsittelyltä, muut-
tamiselta tai poistamiselta tai palvelujen epäämiseltä voidaan suojautua taikka
nämä voidaan estää.
’Tietoturvatuotteella’ (computer security product) tarkoitetaan yleistä tietoturva-
tuotetta, joka sisällytetään tietojärjestelmään käsiteltävien tietojen
luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden tehostamiseksi tai varmistami-
seksi.
’Yleisvaltuutuksella’ tarkoitetaan toimintatapaa, jossa KAIKKIEN järjestelmään
pääsevien luotettavuus selvitetään järjestelmässä käsiteltäviä tietoja koskevan
korkeimman turvaluokan mukaan ja jossa kaikki tarvitsevat pääsyn KAIKKIIN
järjestelmässä käsiteltäviin tietoihin.
Huomautuksia:
(1) Yleinen tiedonsaantitarve merkitsee sitä, että tietojärjestelmän turvallisuuso-
minaisuuksilta ei edellytetä tietojen erottelua järjestelmän sisällä.
(2) Muiden turvallisuusominaisuuksien (kuten fyysinen turvallisuus, henkilöstön
luotettavuus ja menettelyihin liittyvä turvallisuus) on oltava järjestelmässä
käsiteltävien tietojen korkeimman turvaluokan ja kaikkien tietoluokkavaati-
musten mukaisia.
’Arvioinnilla’ (evaluation) tarkoitetaan sitä, että asiaankuuluva viranomainen
suorittaa yksityiskohtaisen teknisen tutkimuksen järjestelmän turvallisuusnäkö-
kohdista tai salaus- tai tietoturvatuotteesta.
Huomautuksia:
(1) Arvioinnissa tutkitaan, onko vaadittava turvallisuustoiminta olemassa, aiheu-
tuuko siitä haitallisia sivuvaikutuksia ja onko kyseinen toiminta suojattu
luvattomalta muuttamiselta.
(2) Arvioinnissa määritellään, missä määrin järjestelmän tai tietoturvatuotteen
turvavaatimukset täyttyvät, ja vahvistetaan järjestelmän tai salaus- tai tieto-
turvatuotteen luotettavan toiminnan luotettavuustaso.
’Sisältövastaavalla’ (Information Owner eli IO) tarkoitetaan viranomaista
(yksikön esimiestä), joka on vastuussa tietojen tuottamisesta, käsittelystä ja
käytöstä ja joka päättää siitä, kenellä on oikeus saada näitä tietoja.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
’Tietoturvalla’ (information security eli INFOSEC) tarkoitetaan turvatoimien
soveltamista tietoliikenne- ja tietojärjestelmissä sekä muissa sähköisissä järjes-
telmissä käsiteltävien, tallennettavien tai siirrettävien tietojen suojaamiseksi
tahattomasti tai tarkoituksellisesti aiheutetulta luottamuksellisuuden, eheyden ja
käytettävyyden menettämiseltä, ja itse järjestelmien eheyden ja käytettävyyden
menettämiseltä.
”Tietoturvatoimenpiteitä” ovat tietojärjestelmien, siirron, lähettämisen ja
salauksen turvallisuuden suojaaminen sekä tietoihin ja järjestelmiin kohdistuvien
uhkien havaitseminen, dokumentointi ja torjunta.
’Laitetilalla’ (IT Area) tarkoitetaan tilaa, jossa on yksi tai useampi tietokone,
niiden paikalliset oheis- ja tallennusyksiköt, ohjausyksiköt sekä niille tarkoitettu
verkko- ja tietoliikennelaitteisto.
Huomautus:Tähän eivät kuulu tilat, joihin on sijoitettu etäoheislaitteet tai etäpäätteet/
työasemat, vaikka ne olisikin liitetty laitetilan laitteisiin.
’Tietoverkolla’ (IT Network) tarkoitetaan tietojen vaihtoa varten toisiinsa liitet-
tyjen tietotekniikkajärjestelmien sijaintipaikaltaan hajautettua organisaatiota,
johon kuuluvat toisiinsa liitettyjen tietotekniikkajärjestelmien osat ja niiden raja-
pinta tieto- tai tietoliikenneverkkoihin.
Huomautuksia:
(1) Tietoverkko voi käyttää yhden tai useamman tietoliikenneverkon palveluja
ja se voidaan liittää toiseen verkkoon tietojenvaihtoa varten; useat tieto-
verkot voivat käyttää yhteisen tietoliikenneverkon palveluja.
(2) Tietoverkkoa kutsutaan ” lähiverkoksi”, jos siinä liitetään useita tietokoneita
toisiinsa samassa sijaintipaikassa.
”Tietoverkon turvallisuusominaisuudet” käsittävät verkon muodostavien yksit-
täisten tietotekniikkajärjestelmien turvallisuusominaisuudet ja verkkoon
sellaisenaan liittyvät lisäkomponentit ja -tekijät (esimerkiksi verkkoviestintä,
turvatunnistus, merkintäjärjestelmät ja -menettelyt, pääsynvalvonta, ohjelmat ja
kirjausketjut), joita tarvitaan turvaluokitellun tiedon hyväksyttävää suojaustasoa
varten.
’Tietotekniikkajärjestelmällä’ (IT System) tarkoitetaan tietojenkäsittelytoimin-
taan tarkoitettuja laitteita, menetelmiä ja menettelyjä sekä tarvittaessa
henkilöstöä.
Huomautuksia:
(1) Tässä tarkoitetaan laitteita, jotka on konfiguroitu käsittelemään tietoja järjes-
telmässä.
(2) Tällaisen järjestelmän avulla voidaan toteuttaa hakuja, ohjausta, valvontaa,
tietoliikennettä sekä tieteellisiä tai hallinnollisia sovellutuksia, mukaanlukien tekstinkäsittely.
(3) Järjestelmän rajat määritellään yleensä siten, että järjestelmä on yhden
ainoan teknisen järjestelmävastaavan valvonnassa.
(4) Tietotekniikkajärjestelmään voi kuulua alajärjestelmiä, joista jotkut ovat
nekin tietotekniikkajärjestelmiä.
”Tietotekniikkajärjestelmän turvallisuusominaisuuksiin” (IT System Security
Features) kuuluvat kaikki laitteistoa, valmisohjelmistoa ja ohjelmistoa koskevat
toiminnot, piirteet ja ominaisuudet; käyttömenettelyt, tilivelvollisuusmenettelyt,
pääsyn valvonta, laitetila, etäpäätteen/työaseman sijoituspaikka, hallinnolliset
puitteet, fyysiset rakenteet ja laitteet sekä henkilöstöä ja tietoliikennettä koskeva
valvonta, joita tarvitaan tietotekniikkajärjestelmässä käsiteltävän turvaluokitellun
tiedon hyväksyttävää suojaustasoa varten.
’Paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaavalla’ (Local Informatics Security
Officer eli LISO) tarkoitetaan komission yksikön virkamiestä, joka vastaa
oman alansa turvatoimien koordinoinnista ja valvonnasta.
’Monitasoisella turvallisuuden takaavalla toimintatavalla’ tarkoitetaan toiminta-
tapaa, jossa KAIKKIEN järjestelmään pääsevien luotettavuutta EI selvitetä
järjestelmässä käsiteltäviä tietoja koskevan korkeimman turvaluokan mukaan ja
jossa KAIKKI järjestelmään pääsevät EIVÄT tarvitse pääsyä järjestelmässä
käsiteltäviin tietoihin.
Huomautuksia:(1) Tämän toimintatavan mukaan voidaan nykyään käsitellä tietoja, joilla on
erilaisia turvaluokkia ja jotka kuuluvat eri tietoluokkiin.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
(2) Se, että kaikkien luotettavuutta ei selvitetä korkeimman turvaluokan mukaan
ja yleistä tiedonsaantitarvetta ei ole, merkitsee, että turvallisuusominaisuuk-
silta edellytetään, että pääsy järjestelmän tietoihin on valikoivaa ja tiedot
erotellaan järjestelmässä.
’Etäpäätteen/työaseman sijoituspaikalla’ tarkoitetaan paikkaa, johon on sijoitettu
tietokonelaitteisto, sen paikalliset oheislaitteet tai päätteet/työasemat sekä näihin
liittyvä laitetilasta erillään oleva tietoliikennelaitteisto.
’Turvallisuusmenettelyillä’ tarkoitetaan teknisten järjestelmävastaavien tuottamia
menettelyjä, joissa määritellään turvallisuuskysymyksissä noudatettavat periaat-
teet, toimintatavat ja työntekijöiden vastuu.
’Monitasoisella turvallisuuden takaavalla toimintatavalla’ tarkoitetaan toiminta-
tapaa, jossa KAIKKIEN järjestelmään pääsevien luotettavuus selvitetään
järjestelmässä käsiteltäviä tietoja koskevan korkeimman turvaluokan mukaan
mutta jossa KAIKKI järjestelmään pääsevät EIVÄT tarvitse pääsyä järjes-
telmässä käsiteltäviin tietoihin.
Huomautuksia:(1) Yleisen tiedonsaantitarpeen puuttuminen merkitsee sitä, että tietojärjes-
telmän turvallisuusominaisuuksilta edellytetään, että pääsy järjestelmän
tietoihin on valikoivaa ja tiedot erotellaan järjestelmässä.
(2) Muiden turvallisuusominaisuuksien (kuten fyysinen turvallisuus, henkilöstön
luotettavuus ja menettelyihin liittyvä turvallisuus) on oltava järjestelmässä
käsiteltävien tietojen korkeimman turvaluokan ja kaikkien tietoluokkavaati-
musten mukaisia.
(3) Kaikki tämän toimintatavan mukaisesti järjestelmässä käsiteltävät tai
käytettävät tiedot ja tietojen tulostus on suojattava ikään kuin ne kuuluisivat
kulloiseenkin tietoluokkaan ja edellyttäisivät korkeinta turvaluokkaa, siihen
asti kun ne määritellään toisin, paitsi jos jotain muuta merkintätapaa
pidetään tarpeeksi luotettavana.
”Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus” (SSRS) on täydellinen ja
täsmällinen selvitys noudatettavista turvallisuusperiaatteista ja yksityiskohtaisista
turvallisuusvaatimuksista. Se perustuu komission turvallisuuspolitiikkaan ja
riskinarviointiin, tai sitä edellyttävät käyttöympäristöä koskevat parametrit,
henkilöstön luotettavuusselvityksen alin taso, käsiteltävän tiedon korkein turva-
luokitus, turvallisuuden takaava toimintatapa tai käyttäjävaatimukset.
Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus on erottamaton osa projektia
koskevaa dokumentaatiota, joka toimitetaan asianmukaisille viranomaisille
hyväksyttäväksi teknisten, rahoituksellisten ja turvallisuusnäkökohtien osalta.
Lopullisessa muodossaan SSRS:tä käy täysin selville, mihin järjestelmän turval-
lisuus perustuu.
’Teknisellä järjestelmävastaavalla’ (Technical Systems Owner eli TSO) tarkoite-
taan järjestelmän luomisesta, ylläpidosta, toiminnasta ja sulkemisesta vastuussa
olevaa viranomaista.
’Sähköhäiriöiltä suojautumisella’ (Tempest) tarkoitetaan turvatoimia, joiden
tarkoituksena on suojata laitteistoa tai tietoliikenneinfrastruktuureja tahattomista
elektromagneettisista päästöistä ja johtavuudesta aiheutuvalta turvaluokitellun
tiedon vaarantumiselta.
25.3. Turvallisuusvastuut
25.3.1.Yleistä
Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän neuvonantovastuut, jotka
on määritelty 12 jaksossa, sisältävät tietoturvaa koskevat kysymykset. Kyseinen
ryhmä järjestää toimintansa siten, että se voi antaa asiantuntija-apua edellä
mainituissa asioissa.
Komission turvallisuustoimisto vastaa tämän luvun säännöksiin perustuvien
yksityiskohtaisten tietoturvasäännösten antamisesta.
Komission turvallisuustoimiston on ryhdyttävä välittömästi toimiin turvallisuu-
songelmien ilmetessä (poikkeukselliset tapahtumat, rikkomukset jne.).
Komission turvallisuustoimistossa on tietoturvayksikkö.
25.3.2.Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA)
Komission turvallisuustoimiston päällikkötoimii komission turvallisuusjärjes-
telyt hyväksyvänä viranomaisena (SAA). SAA on vastuuviranomainen yleisen
turvallisuuden alalla sekä tieto- ja tietoliikenneturvallisuuden, salauksen turvalli-
suuden ja sähköhäiriöiltä suojautumisen erikoisaloilla.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
SAA vastaa siitä, että järjestelmät ovat komission turvallisuuspolitiikan
mukaiset. Yksi hänen tehtäviään on myöntää järjestelmälle hyväksyntä käsitellä
EU:n turvaluokiteltua tietoa määrätyllä luokittelutasolla järjestelmän käyttöym-
päristössä.
Komission turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen on toimivaltainen
kaikkien komission tiloissa käytettävien järjestelmien osalta. Järjestelmän eri
osien tullessa komission ja muiden turvallisuusjärjestelyt hyväksyvien virano-
maisten toimivallan piiriin kaikki asianomaiset osapuolet voivat nimetä
yhteisen hyväksymislautakunnan, jota komission turvallisuusjärjestelyt
hyväksyvä viranomainen koordinoi.
25.3.3.Tietoturvaviranomainen (IA)
Komission turvallisuustoimiston tietoturvayksikön päällikkö toimii komission
tietoturvaviranomaisena. Tietoturvaviranomainen
— antaa teknistä neuvontaa ja apua turvallisuusjärjestelyt hyväksyvälle virano-
maiselle (SAA),
— auttaa järjestelmäkohtaisen turvavaatimusilmoituksen (SSRS) kehittämisessä,— huolehtii järjestelmäkohtaisen turvavaatimusilmoituksen (SSRS) tarkistami-
sesta sen varmistamiseksi, että se on näiden turvallisuussääntöjen sekätietoturvaan liittyvien toimintaperiaatteiden ja arkkitehtuuria koskevien asia-
kirjojen mukainen,
— osallistuu tarvittaessa hyväksymislautakuntiin/asiantuntijaryhmiin ja antaa
hyväksymistä koskevia tietoturvasuosituksia turvallisuusjärjestelyt hyväk-
syvälle viranomaiselle,
— antaa apua tietoturvaa koskevan koulutuksen järjestämisessä,
— antaa teknistä neuvontaa tietoturvaan liittyvien poikkeuksellisten tapahtu-
mien tutkinnassa,
— vahvistaa tekniset ohjeet sen varmistamiseksi, että käytetään vain luvallisia
ohjelmia.
25.3.4.Tekninen järjestelmävastaava (TSO)
Tekninen järjestelmävastaava on vastuussa järjestelmän valvonnan ja erityisten
turvaominaisuuksien täytäntöönpanosta ja toiminnasta. Keskitettyjä järjestelmiä
varten on nimitettävä keskustietojärjestelmien tietoturvavastaava (CISO). Kukin
yksikkönimeää tarvittaessa paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaavan
(LISO). Teknisen järjestelmävastaavan vastuulla on turvallisuusmenettelyjen
(SecOP:ien) luominen, ja vastuuta laajennetaan koko järjestelmän elinkaaren
ajan projektin suunnitteluvaiheesta järjestelmän lopulliseen toimintavalmiuteen
saakka.
Tekninen järjestelmävastaava määrittelee järjestelmän toimittajalta edellytettävät
turvallisuusstandardit ja -käytännöt.
Tekninen järjestelmävastaava voi tarvittaessa siirtää osan toimivallastaan paikal-
listietojärjestelmien tietoturvavastaavalle. Yksi ainoa henkilövoi vastata eri
tietoturvatehtävistä.
25.3.5.Sisältövastaava (IO)
Sisältövastaava on vastuussa niistä EU:n turvaluokitelluista tiedoista (ja muista
tiedoista) jotka tallennetaan ja joita käsitellään ja tuotetaan teknisissä järjestel-
missä. Hänen on määriteltävä vaatimukset näihin järjestelmissä oleviin tietoihin
pääsemiseksi. Hän voi siirtää tämän vastuun alallaan toimivalle informaatikolle
tai tietokannanhoitajalle.
25.3.6.Käyttäjät
Kaikki käyttäjät vastaavat siitä, että heidän toimintansa ei haittaa heidän
käyttämänsä järjestelmän turvallisuutta.
25.3.7.Tietoturvaa koskeva koulutus
Tietoturvaa koskevaa koulutusta on tarjottava kaikille sitä tarvitseville
henkilöstön jäsenille.
25.4. Muut kuin tekniset turvatoimet
25.4.1.Henkilöstön luotettavuus
Järjestelmän käyttäjien luotettavuus selvitetään ja heille annetaan heidän erityi-
sessä järjestelmässään käsiteltävien tietojen luokittelun ja sisällön mukainen
valtuutus. Oikeus käyttää tiettyjä järjestelmän turvallisuuteen liittyviä laitteita2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
tai pääsy tiettyihin järjestelmän turvallisuutta koskeviin tietoihin voi edellyttää
erityistä komission menettelyjen mukaista luotettavuusselvitystä.
Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) määrittelee kaikki arka-
luonteiset tehtävät sekä niistä huolehtivilta henkilöiltä vaadittavan
luotettavuusselvityksen ja valvonnan tason.
Järjestelmät määritellään ja suunnitellaan niin, että tehtävät ja vastuut voidaan
jakaa käyttäjien kesken siten, etteivät järjestelmän turvallisuutta koskevat avain-
kohdat ole täydellisesti yhden henkilön tiedossa ja valvonnassa.
Sellaisia laitetiloja ja etäpääte-/työasematiloja, joissa voidaan muuttaa järjes-
telmän turvallisuutta, käyttää useampi kuin yksi toimivaltainen virkamies tai
muu henkilöstön jäsen.
Järjestelmän turva-asetusten muuttamiseen tarvitaan vähintään kaksi siihen
oikeutettua henkilöstön jäsentä, jotka työskentelevät yhdessä.
25.4.2.Fyysinen turvallisuus
Laitetilat ja etäpäätteen/työaseman sijoituspaikat (sellaisina kuin ne on
määritelty 25.2 jaksossa), joissa käsitellään tietotekniikkavälineillä EU CONFI-
DENTIAL -turvaluokan tai sitä luottamuksellisempia tietoja tai joissa voidaan
päästä tällaisiin tietoihin, vahvistetaan EU:n I tai II luokan turva-alueiksi.
25.4.3.Järjestelmän käytön valvonta
Tieto ja aineisto, joilla voidaan valvoa järjestelmän käyttöä, on suojattava järjes-
telyin, jotka ovat järjestelmässä oleviin tietoihin sovellettavan korkeimman
turvaluokan ja tietoluokan mukaiset.
Käytön valvontaa koskeva tieto ja aineisto tuhotaan jakson 25.5.4 mukaisesti
kun niitä ei enää käytetä tähän tarkoitukseen.
25.5. Tekniset turvatoimet
25.5.1.Tietoturva
Tietojen luovuttajan velvollisuutena on kaikkien tietoja sisältävien asiakirjojen
yksilöiminen ja luokittelu, olivatpa asiakirjat sitten paperitulosteena tai atk-
tallenteena. Turvaluokka on merkittävä paperitulosteen jokaisen sivun ylä- ja
alareunaan. Tulosteella (sekä paperitulosteissa että atk-tallenteissa) on oltava
sama turvaluokka kuin sen tuottamisessa käytettyjen tietojen korkein turva-
luokka. Myös järjestelmän käyttötapa voi vaikuttaa kyseisen järjestelmän
tulosteiden luokitteluun.
Komission yksiköiden ja niissä olevien tiedon hallussapitäjien on otettava
huomioon yksittäisten tietojen yhdistämiskysymykset ja yhdistetyistä tiedoista
mahdollisesti tehtävät johtopäätökset sekä määritettävä, onko korkeampi turva-
luokka kaikkien tietojen kannalta tarkoituksenmukaista.
Se, että tieto voi olla tiivistettynä, siirrettävässä muodossa tai missä tahansa
binäärisessä esitysmuodossa, ei anna turvallisuuden suojausta eikä näin ollen
saisi vaikuttaa tietojen luokitteluun.
Kun tieto siirretään järjestelmästä toiseen, se on suojattava siirron aikana ja
vastaanottavassa järjestelmässä tiedon alkuperäisen turvaluokituksen ja luokan
edellyttämällä tavalla.
Kaikkia tietovälineitä on käsiteltävä tallennetun tiedon korkeimman turvaluoki-
tuksen tai välineen tunnisteen mukaisesti, ja ne on aina suojattava
asianmukaisella tavalla.
EU:n turvaluokiteltujen tietojen rekisteröimiseen käytetyn tietovälineen, jota
voidaan käyttää uudelleen, on säilytettävä korkein luokitus, joka sen sisältämällä
tiedolla on koskaan ollut, kunnes kyseisten tietojen luokitus on asianmukaisesti
alennettu tai poistettu ja väline tämän mukaisesti luokiteltu uudelleen tai kunnes
välineen luokitus on poistettu tai väline on tuhottu turvallisuusjärjestelyt hyväk-
syvän viranomaisen hyväksymän menettelyn mukaisesti (katso 25.5.4).
25.5.2.Tietojen valvonta ja tilivelvollisuus tiedoista
EU SECRET -turvaluokan ja sitä korkeampiin tietoihin pääsystä on pidettävä
kirjaa automaattisten (kirjausketjujen) tai manuaalisten lokitiedostojen avulla.
Tietojen säilyttämisessä on noudatettava näitä turvallisuussääntöjä.
Laitetilassa säilytettäviä EU:n turvaluokiteltuja tulosteita voidaan käsitellä
yhtenä luokiteltuna tietona eikä niitä tarvitse rekisteröidä, jos tuloste on tunnis-
tettu, merkitty turvaluokituksella ja sitä valvotaan asianmukaisella tavalla.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
Jos tuloste on peräisin EU:n turvaluokiteltua tietoa käsittelevästä järjestelmästä
ja siirretty laitetilasta etäpäätteen/työaseman sijoituspaikkaan, on työasemalla
tuotetun tulosteen valvontaa ja tietojenkeruuta varten otettava käyttöön menet-
telyjä, jotka turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) on
hyväksynyt. Jos kyseessä on vähintään EU SECRET -turvaluokan luokiteltu
aineisto, on menettelyjä käyttöön otettaessa annettava erityisohjeistusta tietoihin
liittyvästä tilivelvollisuudesta.
25.5.3.Siirrettävien tietovälineiden käsittely ja valvonta
EU CONFIDENTIAL -turvaluokan ja sitä korkeammalle luokiteltuja tietoväli-
neitä käsitellään kuten aineistoa, ja yleisiä sääntöjä noudatetaan. Tunnistus- ja
turvaluokitusmerkinnät on mukautettava välineen fyysisiin ominaisuuksiin, jotta
ne olisivat selvästi tunnistettavissa.
Käyttäjien on vastattava siitä, että EU:n turvaluokiteltu tieto tallennetaan
tietovälineille, joilla on asianmukainen luokitusmerkintä ja suojaus. Sen varmis-
tamiseksi, että EU:n tiedot tallennetaan luokituksesta riippumatta tietovälineille
näiden turvallisuussääntöjen mukaisesti, on otettava käyttöön menettelyjä.
25.5.4.Tietovälineiden luokituksen poistaminen ja tietovälineiden tuhoaminen
EU:n turvaluokiteltujen tietojen tallentamiseen käytettyjen tietovälineiden
luokka voidaan alentaa tai poistaa turvallisuusjärjestelyt hyväksyvän virano-
maisen hyväksymän menettelyn mukaisesti.
EU TOP SECRET -turvaluokan tietoja tai erityisluokan tietoja sisältäneiden
tietovälineiden luokitusta ei saa poistaa eikä tietovälineitä saa käyttää uudelleen.
Jos tietovälineen luokitusta ei voida poistaa tai sitä ei voida käyttää uudelleen,
se on tuhottava edellä mainitun menettelyn mukaisesti.
25.5.5.Tietoliikenneturvallisuus
Komission turvallisuustoimiston päällikköon salausasioista vastaava virano-
mainen.
Kun EU:n turvaluokiteltua tietoa siirretään sähkömagneettisesti, on toteutettava
erityistoimenpiteitä siirtojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden
suojaamiseksi. Turvallisuusjärjestelmät hyväksyvän viranomaisen (SAA) on
määriteltävä vaatimukset siirtojen suojaamiseksi jäljittämiseltä ja salakuunte-
lulta. Tietoliikennejärjestelmissä siirrettävät tiedot on suojattava siten, että
vaatimus luottamuksellisuudesta, eheydestä ja käytettävyydestä täyttyy.
Kun luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden suojaus edellyttää salaus-
menetelmiä, turvallisuusjärjestelmät hyväksyvän viranomaisen (SAA) on
salausasioista vastaavana viranomaisena hyväksyttävä nämä menetelmät tai
niissä käytettävät tuotteet nimenomaan tätä tarkoitusta varten.
EU SECRET -turvaluokan tai sitä korkeamman luokan tiedon luottamuksellisuus
on siirron aikana suojattava salausmenetelmillä tai tuotteilla, jotka turvallisuusa-
sioista vastaava komission jäsen on hyväksynyt kuultuaan komission
turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmää. EU CONFIDENTIAL- tai EU
RESTRICTED -turvaluokan tietojen luottamuksellisuus on siirron aikana suojat-
tava salausmenetelmillä tai tuotteilla, jotka komission salausasioista vastaava
viranomainen on hyväksynyt kuultuaan komission turvallisuusasioiden neuvo-
nantajaryhmää.
EU:n turvaluokitellun tiedon siirtoa koskevat yksityiskohtaiset säännöt annetaan
erityisessä turvallisuusohjeessa, jonka komission turvallisuustoimisto on hyväk-
synyt kuultuaan komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmää.
Poikkeusoloissa EU RESTRICTED-, EU CONFIDENTIAL- tai EU SECRET -
turvaluokkien tietoja voidaan siirtää selkotekstinä edellyttäen, että kussakin
tapauksessa tähän annetaan nimenomainen lupa. Tällaisia poikkeusoloja ovat
seuraavat:
a) uhkaava tai todellinen kriisitilanne, konflikti tai sotatilanne; ja
b) kun tietojen nopea toimittaminen on ensiarvoisen tärkeää, eikä salakirjoi-
tusvälineitä ole saatavilla ja katsotaan, että jos siirrettäviä tietoja ei voida
käyttää ajoissa, se vaikuttaa toimintaan haitallisesti.
Järjestelmän on ehdottomasti pystyttävä tarvittaessa estämään pääsy EU:n turva-
luokiteltuihin tietoihin joltakin työasemalta/etäpäätteeltä joko kytkemällä ne
fyysisesti irti tai sellaisten ohjelmiston erityisominaisuuksien avulla, jotka
turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) on hyväksynyt.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
25.5.6.Turvallisuus asennuksen yhteydessä ja säteilyturvallisuus
Järjestelmien ensimmäisestä asennuksesta ja niihin tehtävistä huomattavista
muutoksista on tehtävä sopimus, jonka mukaan asennuksen suorittavat asentajat,
joista on tehty luotettavuusselvitys. Toimintaa valvovat jatkuvasti teknisesti
pätevät työntekijät, joilla luotettavuusselvityksen perusteella on pääsy EU:n
turvaluokiteltuihin tietoihin. Tämän pääsyn on oltava tasolla, joka vastaa sitä
korkeinta luokkaa, jonka tietoja järjestelmän on määrä tallentaa ja käsitellä.
Järjestelmät, jotka käsittelevät EU CONFIDENTIAL- tai sitä korkeamman
turvaluokan tietoja, on suojattava siten, että haitallinen säteily ja/tai johtavuus,
joiden tutkimuksesta ja hallinnasta käytetään nimitystä ”Tempest” ei voi uhata
niiden turvallisuutta.
Tempest-viranomaisen on tarkastettava ja hyväksyttävä toimenpiteet, joilla lait-
teet suojataan sähköhäiriöiltä (katso 25.3.2).
25.6. Turvallisuus käsittelyn aikana
25.6.1.Turvallisuusmenettelyt (SecOP:t)
Turvallisuusmenettelyissä (SecOP:t) määritellään turvallisuuskysymyksissä
noudatettavat periaatteet, toimintatavat ja työntekijöiden vastuu. Turvallisuusme-
nettelyt on laadittava teknisen järjestelmävastaavan (TSO) vastuulla.
25.6.2.Ohjelmistojen suojaus / konfiguraation hallinta
Sovellusohjelmien turvallisuuden suojaus on määritettävä sen perusteella, millai-
seksi ohjelman turvaluokittelu on arvioitu eikä niinkään sen perusteella,
millaiseksi ohjelman käsittelemien tietojen luokittelu on arvioitu. Käytössä
olevat ohjelmistoversiot on tarkistettava säännöllisesti niiden eheyden ja moit-
teettoman toiminnan varmistamiseksi.
Uusia tai muutettuja ohjelmistoversioita ei saa käyttää EU:n turvaluokitellun
tiedon käsittelyssä ennen kuin TSO on tarkistanut ne.
25.6.3.Tuhoisien ohjelmisto- tai tietokonevirusten tarkistaminen
Mahdolliset tuhoisat ohjelmisto- tai tietokonevirukset on tarkistettava määräajoin
SAA:n vaatimusten mukaisesti.
Kaikki komissioon saapuvat tietovälineet on tarkistettava tuhoisien ohjelmisto-
tai tietokonevirusten varalta ennen niiden käyttämistä järjestelmässä.
25.6.4.Huolto
Sellaisten järjestelmien säännöllistä tai tarvittaessa tapahtuvaa huoltoa koske-
vissa sopimuksissa ja menettelyissä, joista on tehty järjestelmäkohtainen
turvavaatimusilmoitus (SSRS), on mainittava laitetilassa käyvää huoltohen-
kilöstöä ja sen varusteita koskevat vaatimukset ja järjestelyt.
Vaatimukset on mainittava selvästi järjestelmäkohtaisessa turvavaatimusilmoi-
tuksessa, ja menettelyt on mainittava selvästi turvallisuusmenettelyissä
(SecOP). Etäyhteydellä tapahtuvaa vian määritystä vaativa sopimushuolto salli-
taan vain poikkeustilanteissa tiukassa turvallisuusvalvonnassa ja ainoastaan
SAA:n suostumuksella.
25.7. Hankinnat
25.7.1.Yleistä
Hankittavassa järjestelmässä käytettävien turvatuotteiden on joko oltava arvioi-
tuja ja varmennettuja tai niiden on oltava parhaillaan jonkin EU:n jäsenvaltion
arviointi- tai varmennelaitoksen arvioitavana ja varmennettavana noudattaen
kansainvälisesti tunnustettuja kriteerejä (esim. yleiset tietoturvallisuuden arvioin-
tiperusteet, ISO 15408). Erityismenettelyihin vaaditaan hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean (ACPC) hyväksyntä.
Päätettäessä siitä, kannattaako välineitä, etenkin tietovälineitä, vuokrata vai
ostaa, on muistettava, että EU:n turvaluokitellun tiedon käsittelemiseen
käytettyjä välineitä ei voida päästää pois asianmukaisesti turvatusta ympäristöstä
ennen kuin luokitus on poistettu turvallisuusjärjestelyt hyväksyvän viranomaisen
(SAA) suostumuksella ja että suostumusta ei aina voi saada.
25.7.2.Hyväksyminen
Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvän viranomaisen (SAA) on hyväksyttävä kaikki
järjestelmät, joista on annettava järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus
(SSRS) ennen EU:n turvaluokitellun tiedon käsittelyä, SSRS:n, turvallisuusme-2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
nettelyjen (SecOP:t) ja kaikkien muiden asiaa koskevien asiakirjojen sisältämien
tietojen perusteella. Alijärjestelmät ja etäpäätteet/työasemat on hyväksyttävä
osana kaikkia järjestelmiä, joihin ne ovat yhteydessä. Jos järjestelmää käytetään
sekä komissiossa että muissa organisaatioissa, komission ja asiasta vastaavien
turvallisuusviranomaisten on yhdessä sovittava hyväksymisestä.
Hyväksymisprosessissa voidaan edetä yksittäiseen järjestelmään soveltuvan ja
turvallisuusjärjestelyt hyväksyvän viranomaisen (SAA) määrittelemän hyväksy-
misstrategian mukaisesti.
25.7.3.Arviointi ja varmentaminen
Järjestelmän laitteistojen, valmisohjelmistojen ja ohjelmistojen turvallisuusomi-
naisuudet on arvioitava ja varmennettava sellaisiksi, että ne pystyvät
suojaamaan tietoa aiotulla turvaluokitustasolla.
Arviointi- ja varmennusvaatimukset on esitettävä järjestelmäsuunnitelmassa ja
selvästi mainittava järjestelmäkohtaisessa turvavaatimusilmoituksessa (SSRS).
Teknisesti pätevän henkilöstön, josta on asianmukaisesti tehty luotettavuusselv-
itys ja joka toimii teknisen järjestelmävastaavan (TSO) nimissä, on suoritettava
arviointi ja varmentaminen hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti.
Työtiimit voidaan muodostaa jonkin jäsenvaltion nimetystä arviointi- tai
varmenneviranomaisesta tai tämän nimetyistä edustajista, esimerkiksi pätevästätavarantoimittajasta, josta on tehty luotettavuusselvitys.
Arviointi- ja varmennusastetta voidaan vähentää (esim. vain integrointi), jos
järjestelmissä käytetään olemassa olevia kansallisesti arvioituja ja varmennettuja
tietoturvatuotteita.
25.7.4.Turvallisuusominaisuuksien rutiinitarkastukset pysyvää hyväksymistä
varten
Teknisen järjestelmävastaavan (TSO) on otettava käyttöön rutiinitarkastukset,
joilla on varmistettava, että kaikki järjestelmän turvallisuusominaisuudet pätevät
edelleen.
Muutokset, joiden perusteella hyväksyminen olisi suoritettava uudelleen tai jotka
edellyttäisivät turvallisuusjärjestelyt hyväksyvän viranomaisen (SAA) ennakko-
hyväksyntää, on selkeästi yksilöitävä ja mainittava järjestelmäkohtaisessa
turvavaatimusilmoituksessa (SSRS). Jos järjestelmässä tapahtuu muutoksia, sitä
korjataan tai siinä esiintyy häiriöitä, teknisen järjestelmävastaavan (TSO) on
huolehdittava siitä, että se tarkastetaan turvallisuusominaisuuksien moitteet-
toman toiminnan varmistamiseksi. Järjestelmän hyväksynnän säilyminen
riippuu tavallisesti siitä, että tarkastukset on tyydyttävästi tehty.
Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvän viranomaisen (SAA) on tarkastettava
määräajoin kaikki järjestelmät, joihin on liitetty turvallisuusominaisuuksia.
Järjestelmät, jotka käsittelevät EU TOP SECRET -turvaluokan tietoja, on tarkas-
tettava vähintään kerran vuodessa.
25.8. Tilapäinen tai satunnainen käyttö
25.8.1.Mikrotietokoneiden tai henkilökohtaisten tietokoneiden suojaus
Mikrotietokoneiden tai henkilökohtaisten tietokoneiden (PC:t), joissa on kiinto-
levy (tai muu katkeamaton muistiväline) ja jotka toimivat erillisinä tai
verkotetussa kokoonpanossa, sekä kannettavien atk-laitteiden (esimerkiksi
kannettavat PC:t ja sähköiset muistikirjamikrot), joissa on kovalevy, katsotaan
olevan levykkeitä tai muita siirrettäviä atk-tallennevälineitä vastaavia tietoväli-
neitä.
Kyseisten laitteiden käyttö, käsittely, varastointi ja kuljettaminen on suojattava
tavalla, joka vastaa niillä tallennettavan tai käsiteltävän tiedon korkeinta turva-
luokitusta (ennen luokituksen laskemista tai poistamista hyväksyttyjen
menettelyjen mukaisesti).
25.8.2.Yksityisen atk-laitteiston käyttö komission virallisessa työskentelyssä
Yksityisten siirrettävien atk-tallennevälineiden, ohjelmistojen ja atk-laitteiston
(esimerkiksi PC:t ja kannettavat atk-laitteet), joissa on tallennusmahdollisuus,
käyttöEU:n turvaluokitellun tiedon käsittelemiseen on kielletty.
Yksityisiä laitteita, ohjelmistoja ja tietovälineitä ei saa tuoda niille I tai II luokan
alueille, joilla käsitellään EU:n turvaluokiteltua tietoa, ilman komission turvalli-
suustoimiston päällikön kirjallista lupaa. Tämä lupa voidaan antaa ainoastaan
teknisistä syistä poikkeustapauksissa.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
25.8.3.Sopimuspuolten omistamien tai jäsenvaltioiden toimittamien atk-lait-
teiden käyttö komission virallisessa työskentelyssä
Komission turvallisuustoimiston päällikkövoi antaa luvan käyttää sopimus-
puolten omistamia atk-laitteita ja ohjelmistoja komission virallista työskentelyä
tukevissa organisaatioissa. Myös jäsenvaltioiden toimittamien atk-laitteiden
käyttövoidaan sallia; tällö in atk-laitteet on saatettava asianmukaisesti komission
valvontaan. Jos atk-laitteita on määrä käyttää EU:n turvaluokitellun tiedon käsit-
telyssä, molemmissa tapauksissa on kuultava turvallisuusjärjestelyt hyväksyvää
viranomaista (SAA) sen varmistamiseksi, että kyseisten laitteiden tietoturvate-
kijät otetaan asianmukaisesti huomioon ja että niitä sovelletaan asianmukaisella
tavalla.
26. EU:N TURVALUOKITELLUN AINEISTON LUOVUTTAMINEN
YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLI-
SILLE JÄRJESTÖILLE
26.1.1.EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamista koskevat periaatteet
Komissio päättää kollegiona EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisesta
yhteisön ulkopuolisille valtioille tai kansainvälisille järjestöille seuraavin perus-
tein:
— kyseisten tietojen laatu ja sisältö,
— vastaanottajan tiedonsaantitarve,— EU:lle koituvien etujen arviointi.
EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttajalta pyydetään suostumus tietojen luovut-
tamiseen.
Päätökset tehdään tapauskohtaisesti seuraavin perustein:
— taso, jolla yhteistyötä halutaan tehdä asianomaisten yhteisön ulkopuolisten
valtioiden ja kansainvälisten järjestöjen kanssa,
— kyseisten valtioiden ja järjestöjen luotettavuus — luotettavuutta arvioidaan
kyseisille valtioille tai järjestöille luovutettavaan EU:n turvaluokiteltuun
tietoon sovellettavan turvallisuuden tason ja kyseisissä valtioissa ja järjes-
töissä sekä EU:ssa sovellettavien turvamääräysten johdonmukaisuuden
perusteella; komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä antaa komis-
siolle asiasta teknisen lausuntonsa.
Ottaessaan EU:n turvaluokitellun tiedon vastaan yhteisön ulkopuoliset valtiot tai
kansainväliset järjestöt takaavat sen, että tietoja ei käytetä muuhun kuin tietojen
luovuttamisen tai vaihtamisen perusteena olevaan tarkoitukseen ja että ne suoje-
levat kyseisiä tietoja komission edellyttämällä tavalla.
26.1.2.Tasot
Komission päätettyä, että luokiteltuja tietoja voidaan luovuttaa jollekin valtiolle
tai kansainväliselle järjestölle tai että niitä voidaan vaihtaa jonkin valtion tai
kansainvälisen järjestön kanssa, se tekee päätöksen tasosta, jolla yhteistyötä
voidaan tehdä. Yhteistyön taso riippuu erityisesti kyseisessä valtiossa tai
järjestössä sovellettavasta turvallisuuspolitiikasta ja turvamääräyksistä.
Yhteistyöon kolmitasoista:
1 taso
Yhteistyösellaisten yhteisö n ulkopuolisten valtioiden tai kansainvälisten
järjestöjen kanssa, joiden turvallisuuspolitiikka ja turvamääräykset ovat hyvin
lähellä EU:n turvallisuuspolitiikkaa ja turvamääräyksiä.
2 taso
Yhteistyösellaisten yhteisö n ulkopuolisten valtioiden tai kansainvälisten
järjestöjen kanssa, joiden turvallisuuspolitiikka ja turvamääräykset poikkeavat
huomattavasti EU:n turvallisuuspolitiikasta ja turvamääräyksistä.
3 taso
Satunnainen yhteistyösellaisten yhteisö n ulkopuolisten valtioiden tai kansainvä-
listen järjestöjen kanssa, joiden turvallisuuspolitiikkaa ja turvamääräyksiä ei
voida arvioida.
Menettelyt ja turvamääräykset, jotka esitellään yksityiskohtaisesti lisäyksissä 3,
4 ja 5, määräytyvät kunkin yhteistyön tason perusteella.
26.1.3.Turvallisuussopimukset
Komission tehtyä päätöksen, jonka mukaan luokiteltujen tietojen vaihtoon
komission ja yhteisön ulkopuolisten valtioiden tai kansainvälisten järjestöjen
välillä on pysyvä tai pitkäaikainen tarve, se laatii kyseisten valtioiden tai2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
järjestöjen kanssa ”sopimuksia turvaluokiteltujen tietojen vaihtoa koskevista
turvamenettelyistä”, joissa määritellään yhteistyön tarkoitus ja kyseisten tietojen
suojelua koskevat vastavuoroiset säännöt.
Turvaluokiteltujen tietojen vaihtoa koskevista turvamenettelyistä tehtävä
sopimus voidaan satunnaisen 3 tasolla tehtävän yhteistyön osalta, joka on kestol-
taan ja tarkoitukseltaan rajallista, korvata yksinkertaisella
yhteisymmärryspöytäkirjalla, jossa määritellään niiden luokiteltujen tietojen
laatu, joita on määrä vaihtaa, sekä kyseisiä tietoja koskevat vastavuoroiset
velvoitteet edellyttäen, että kyseisten tietojen luokittelu ole EU RESTRICTED
-turvaluokkaa korkeampi.
Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä hyväksyy luonnokset turva-
menettelyistä tehtäviksi sopimuksiksi tai yhteisymmärryspöytäkirjoiksi ennen
niiden antamista komission päätettäviksi.
Turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen on pyydettävä kansallisilta
turvallisuusviranomaisilta kaikkea tarvittavaa apua sen varmistamiseksi, että
luovutettavia tietoja käytetään ja suojellaan turvamenettelyistä tehtyjen sopi-
musten tai yhteisymmärryspöytäkirjojen määräysten mukaisesti.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 50
Lisäys 1
KANSALLISTEN TURVALLISUUSLUOKITUSTEN VERTAILU
EU:n luokitus EU TOP SECRET EU SECRET EU CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
NATOn luokitus (1)
WEU:n luokitus FOCAL Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTED
EURATOMin luokitus (2) EURATOM Top Secret EURATOM SECRET EURATOM Confidential EURATOM Restricted
Belgia Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
Tanska Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Saksa STRENG GEHEIM GEHEIM VS(3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGEB-
RAUCH
Kreikka Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
Espanja Secreto Reservado Confidencial Difusión limitada
Ranska Très Secret Défense (4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irlanti Top Secret Secret Confidential Restricted
Italia Segretissimo Segreto Riservatissimo Riservato
Luxemburg Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinte
Alankomaat Stg. Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. ConfidentieelItävalta Streng Geheim Geheim Vertraulich Eingeschränkt
Portugali Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado
Suomi Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen▼M12000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 51
EU:n luokitus EU TOP SECRET EU SECRET EU CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
Ruotsi Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig
Yhdistynyt kuningaskunta Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) NATO — vastaavuus Naton luokitustasojen kanssa vahvistetaan, kun komission ja Naton välisestä turvallisuussopimuksesta neuvotellaan.
(2) Euratomin asetus nro 3, annettu 31 päivänä heinäkuuta 1958, Euratomin luokiteltujen tietojen suojelusta.
(3) Saksa: VS = Verschlusssache
(4) Ranska: luokitus ”Très Secret Défense”, joka kattaa ensisijaiset hallituskysymykset, voidaan muuttaa ainoastaan pääministerin luvalla.▼M12000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 52
Lisäys 2
LUOKITTELUOHJEET
Tämä ohje on suuntaa antava eikä sitä saa tulkita niin, että se muuttaa 16, 17, 20 ja 21 jaksoissa annettuja sisältöä koskevia määräyksiä.
Luokitus Milloin Kuka MerkinnätTurvaluokan alentaminen / turvaluokan poistaminen / hävittäminen
Kuka Milloin
EU TOP SECRET:
Tätä luokitusta sovelle-
taan ainoastaan sellaiseen
tietoon ja aineistoon, jon-
ka luvaton ilmitulo voisi
poikkeuksellisen vaka-
vasti vahingoittaa Euroo-
pan unionin tai sen yhden
tai useamman jäsenval-
tion olennaisia etuja
[16.1].Kun ”EU TOP SECRET” -aineiston
julkistaminen todennäköisesti
— uhkaisi suoraan EU:n, jäsenval-
tion tai ystävällismielisen maan
vakautta
— vahingoittaisi poikkeuksellisen va-
kavasti suhteita ystävällismielisiin
hallituksiin
— aiheuttaisi suoraan laajamittaisen
ihmishenkien menetyksen
— vahingoittaisi poikkeuksellisen va-
kavasti jäsenvaltioiden tai muiden
avunantajien joukkojen operatii-
vista tehokkuutta tai turvallisuutta
tai äärettömän arvokkaiden turval-
lisuus- tai tiedusteluoperaatioiden
jatkuvaa tehokkuutta
— vahingoittaisi pitkällä aikavälillä
EU:n tai jäsenvaltion taloutta.Asianmukaisesti valtuu-
tetut henkilöt (tietojen
luovuttajat), pääjohtajat,
yksikönpäälliköt [17.1]
Tietojen luovuttajat il-
moittavat päivämäärän,
ajanjakson tai tapahtu-
man, jolloin sisältövoi-
daan siirtää alempaan
turvaluokkaan tai turva-
luokitus poistaa koko-
naisuudessaan [16.2].
Muuten he tarkistavatasiakirjojen turvaluoki-
tuksen vähintään joka
viides vuosi varmistaak-
seen, että alkuperäinen
luokitus on tarpeen
[17.3].EU TOP SECRET -luokitus mer-
kitään EU TOP SECRET -asiakirjoi-
hin, ja soveltuvilta osin lisätään turva-
soitin ja/tai puolustusasioihin
viittaava merkintä ESDP mekaanisesti
ja käsin [16.4, 16.5, 16.3].
EU:n luokitus ja turvaosoitin ilmoite-
taan kaikkien sivujen ylä- ja alareu-
nassa keskellä ja kaikki sivut numer-
oidaan. Kaikissa asiakirjoissa on
viitenumero ja päivämäärä; viitenu-
mero ilmoitetaan kaikilla sivuilla.
Jos asiakirjasta jaetaan useita kopioi-
ta, jokaisessa on kopionumero, joka
merkitään ensimmäiselle sivulle ko-
konaissivumäärän kanssa. Kaikki liit-
teet ja lisäykset luetellaan ensimmäi-
sellä sivulla [21.1].Turvaluokan poistamisesta tai alenta-
misesta voi päättää ainoastaan tieto-
jen luovuttaja, joka ilmoittaa muutok-
sesta kaikille myöhemmille
vastaanottajille, joille asiakirja on
lähetetty tai kopioitu [17.3].
EU TOP SECRECT -asiakirjojen
hävittäminen tapahtuu niistä vastaa-
van keskusrekisterin tai alarekisterin
toimesta. Jokainen hävitetty asiakirja
merkitään hävittämisluetteloon, jonka
allekirjoittavat EU TOP SECRET -
turvaluokan valvontavastaava sekähävittämisen todistava virkailija, jolla
on EU TOP SECRET turvaluokan
valtuutus. Päiväkirjaan tehdään asiaa
koskeva merkintä. Rekisteri säilyttää
hävittämistodistukset ja jakeluluette-
lot kymmenen vuotta [22.5].Ylimääräiset kopiot ja
asiakirjat, joita ei enää
tarvita, on hävitettävä
[22.5].
EU TOP SECRET -asia-
kirjat, mukaan luettuina
kaikki EU TOP SECRET
-asiakirjojen laatimisesta
syntynyt luokiteltu jäte,
kuten vialliset kopiot,
luonnokset, muistiinpanot
ja hiilipaperi, hävitetään
EU TOP SECRET -turva-luokan valvontavastaavan
valvonnassa polttamalla,
silppuamalla, repimällä
tai muuttamalla muuten
sellaiseen muotoon, ettei
niitä voida tunnistaaa
eikä palauttaa alkuperäi-
seen muotoonsa [22.5].▼M12000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 53
Luokitus Milloin Kuka MerkinnätTurvaluokan alentaminen / turvaluokan poistaminen / hävittäminen
Kuka Milloin
EU SECRET:
Tätä luokitusta sovelle-
taan ainoastaan sellaiseen
tietoon ja aineistoon, jon-
ka luvaton ilmitulo voisi
vakavasti vahingoittaa
Euroopan unionin tai yh-
den tai useamman jäsen-
valtion olennaista etua
[16.1].Kun EU SECRET -aineiston julkista-
minen todennäköisesti
— aiheuttaisi kansainvälisiä jännit-
teitä
— vahingoittaisi vakavasti suhteita
ystävällismielisiin hallituksiin
— uhkaisi ihmishenkiä suoraan tai
vaarantaisi vakavasti yleisen
järjestyksen tai yksilön turvalli-
suuden tai vapauden
— vahingoittaisi vakavasti jäsenval-
tioiden tai muiden avunantajien
joukkojen operatiivista tehokkuut-
ta tai turvallisuutta tai erittäin ar-
vokkaiden turvallisuus- tai tiedus-
teluoperaatioiden jatkuvaa
tehokkuutta
— aiheuttaisi huomattavaa aineellista
vahinkoa EU:n tai jäsenvaltion ra-
hoitukseen, rahaan, talouteen tai
kauppaan liittyville eduille.Asianmukaisesti valtuu-
tetut henkilöt (tietojen
luovuttajat), pääjohtajat,
yksikönpäälliköt [17.1].
Tietojen luovuttajat il-
moittavat päivämäärän
tai ajanjakson, jolloin
sisältövoidaan siirtää
alempaan turvaluokkaan
tai turvaluokitus poistaa
kokonaisuudessaan
[16.2]. Muuten he tar-
kistavat asiakirjojen tur-
valuokituksen vähintään
joka viides vuosi var-
mistaakseen, että alku-
peräinen luokitus on
tarpeen [17.3].EU SECRET -luokitus merkitään EU
SECRET -asiakirjoihin, ja soveltuvil-
ta osin lisätään turvaosoitin ja/tai
puolustusasioihin viittaava merkintä
ESDP mekaanisesti ja käsin [16.4,
16.5, 16.3].
EU:n luokitus ja turvaosoitin ilmoite-
taan kaikkien sivujen ylä- ja alareu-
nassa keskellä ja kaikki sivut numer-
oidaan. Kaikissa asiakirjoissa on
viitenumero ja päivämäärä; viitenu-
mero ilmoitetaan kaikilla sivuilla.
Jos asiakirjasta jaetaan useita kopioi-
ta, jokaisessa on kopionumero, joka
merkitään ensimmäiselle sivulle ko-
konaissivumäärän kanssa. Kaikki liit-
teet ja lisäykset luetellaan ensimmäi-
sellä sivulla [21.1].Turvaluokan poistamisesta tai alenta-
misesta voi päättää ainoastaan tieto-
jen luovuttaja, joka ilmoittaa muutok-
sesta kaikille myöhemmille
vastaanottajille, joille asiakirja on
lähetetty tai kopioitu [17.3].
EU SECRET -asiakirjojen hävittämi-
nen tapahtuu niistä vastaavan rekister-
in toimesta asiakirjojen käsittelyyn
oikeutetun virkamiehen valvonnassa.
Hävitetyt EU SECRET -asiakirjat kir-
jataan allekirjoitettaviin hävittämisto-
distuksiin, jotka rekisteri säilyttää
hävittämislomakkeiden kanssa
vähintää kolme vuotta [22.5].Ylimääräiset kopiot ja
asiakirjat, joita ei enää
tarvita, on hävitettävä
[22.5].
EU SECRET -asiakirjat,
mukaan luettuina kaikki
EU SECRET -asiakirjo-
jen laatimisesta syntynyt
luokiteltu jäte, kuten vial-
liset kopiot, luonnokset,
muistiinpanot ja hiilipa-
peri, hävitetään poltta-
malla, silppuamalla, re-
pimällä tai muuttamalla
muuten sellaiseen muo-
toon, ettei niitä voida
tunnistaa eikä palauttaa
alkuperäiseen muotoonsa
[22.5].▼M12000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 54
Luokitus Milloin Kuka MerkinnätTurvaluokan alentaminen / turvaluokan poistaminen / hävittäminen
Kuka Milloin
EU CONFIDENTIAL:
Tätä luokitusta sovelle-
taan sellaiseen tietoon ja
aineistoon, jonka luvaton
paljastaminen vahingoit-
taisi Euroopan unionin
tai yhden tai useamman
jäsenvaltion olennaista
etua [16.1].Kun EU CONFIDENTIAL -aineiston
julkistaminen todennäköisesti
— vahingoittaisi aineellisesti diplo-
maattisuhteita eli aiheuttaisi muo-
dollisen protestin tai muita pakot-
teita
— vaarantaisi yksilön turvallisuuden
tai vapauden
— vahingoittaisi jäsenvaltioiden tai
muiden avunantajien joukkojen
operatiivista tehokkuutta tai tur-
vallisuutta tai arvokkaiden turval-
lisuus- tai tiedusteluoperaatioiden
tehokkuutta
— heikentäisi merkittävästi tärkeiden
järjestöjen taloudellista elinkelpoi-
suutta
— haittaisi vakavien rikosten tutki-
mista tai helpottaisi niiden teke-
mistä
— vahingoittaisi EU:n tai jäsenval-
tion rahoitukseen, rahaan, talou-
teen tai kauppaan liittyviä etuja
— haittaisi vakavasti tärkeiden EU:n
politiikkojen kehittämistä tai to-
teuttamista
— estäisi tai muuten merkittävästi
keskeyttäisi merkittäviä EU:n toi-
mia.Asianmukaisesti valtuu-
tetut henkilöt (tietojen
luovuttajat), pääjohtajat
ja yksikönpäälliköt
[17.1].
Tietojen luovuttajat il-
moittavat päivämäärän
tai ajanjakson, jolloin
sisältövoidaan siirtää
alempaan turvaluokkaan
tai poistaa turvaluokka
kokonaisuudessaan
[16.2]. Muuten he tar-
kistavat asiakirjojen tur-
valuokituksen vähintään
joka viides vuosi var-
mistaakseen, että alku-
peräinen luokitus on
tarpeen [17.3].EU CONFIDENTIAL -luokitus mer-
kitään EU CONFIDENTIAL -asiakir-
joihin, ja soveltuvilta osin lisätään
turvaosoitin ja/tai puolustusasioihin
viittaava merkintä ESDP mekaanisesti
ja käsin tai painamalla ennalta leimat-
tuun, rekisteröityyn paperiin [16.4,
16.5, 16.3].
EU:n luokitus ilmoitetaan kaikkien si-
vujen ylä- ja alareunassa keskellä ja
kaikki sivut numeroidaan. Kaikissa
asiakirjoissa on viitenumero ja
päivämäärä.
Kaikki liitteet ja lisäykset luetellaan
ensimmäisellä sivulla [21.1].Turvaluokan poistamisesta tai alenta-
misesta voi päättää ainoastaan tieto-
jen luovuttaja, joka ilmoittaa muutok-
sesta kaikille myöhemmille
vastaanottajille, joille asiakirja on
lähetetty tai kopioitu [17.3].
EU CONFIDENTIAL -asiakirjojen
hävittäminen tapahtuu niistä vastaa-
van rekisterin toimesta asiakirjojen
käsittelyyn oikeutetun virkamiehen
valvonnassa. Niiden hävittäminen kir-
jataan kansallisten asetusten mukai-
sesti ja komission tai EU:n hajautettu-
jen erillisvirastojen tapauksessa
puheenjohtajan ohjeiden mukaisesti
[22.5].Ylimääräiset kopiot ja
asiakirjat, joita ei enää
tarvita, on hävitettävä
[22.5].
EU CONFIDENTIAL -
asiakirjat, mukaan luet-
tuina kaikki EU CONFI-
DENTIAL -asiakirjojen
laatimisesta syntynyt luo-
kiteltu jäte, kuten vialliset
kopiot, luonnokset, muis-
tiinpanot ja hiilipaperi,
hävitetään polttamalla,
silppuamalla, repimällä
tai muuttamalla muuten
sellaiseen muotoon, ettei
niitä voida tunnistaa eikä
palauttaa alkuperäiseen
muotoonsa [22.5].▼M12000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Luokitus Milloin Kuka MerkinnätTurvaluokan alentaminen / turvaluokan poistaminen / hävittäminen
Kuka Milloin
EU RESTRICTED:
Tätä luokitusta sovelle-
taan sellaiseen tietoon ja
aineistoon, jonka luvaton
paljastaminen voisi olla
Euroopan unionin tai yh-
den tai useamman jäsen-
valtion edun vastaista
[16.1].Kun EU RESTRICTED -aineiston
julkistaminen todennäköisesti
— vaikuttaisi haitallisesti diplomaat-
tisuhteisiin
— aiheuttaisi yksilöille merkittävää
hätää
— vaikeuttaisi jäsenvaltioiden tai
muiden avunantajien joukkojen
operatiivisen tehokkuuden tai tur-
vallisuuden ylläpitämistä
— aiheuttaisi yksilöille tai yhtiöille
taloudellista tappiota tai helpottai-
si laittoman voiton tai edun saa-
mista
— estäisi sitoumuksia säilyttää kol-
mansien osapuolten luovuttamien
tietojen luottamuksellisuus
— aiheuttaisi tietojen paljastamista
koskevien rajoitusten rikkomisen
— haittaisi rikosten tutkimista tai
helpottaisi niiden tekemistä
— asettaisi EU:n tai jäsenvaltiot
epäedulliseen asemaan kauppaa
tai politiikkaa koskevissa neuvot-
teluissa
— haittaisi EU:n poliitikkojen teho-
kasta kehittämistä tai toteuttamista
— haittaisi EU:n asianmukaista hal-
lintoa ja sen toimia.Asianmukaisesti valtuu-
tetut henkilöt (tietojen
luovuttajat), pääjohtajat,
yksikönpäälliköt [17.1].
Tietojen luovuttajat il-
moittavat päivämäärän,
ajanjakson tai tapahtu-
man, jolloin sisältövoi-
daan siirtää alempaan
turvaluokkaan tai turva-
luokka poistaa kokonai-
suudessaan [16.2]. Muu-
ten he tarkistavat
asiakirjojen turvaluoki-
tuksen vähintään joka
viides vuosi varmistaak-
seen, että alkuperäinen
luokitus on tarpeen
[17.3].EU RESTRICTED -luokitus mer-
kitään EU RESTRICTED -asiakirjoi-
hin, ja soveltuvilta osin lisätään tur-
vaosoitin ja/tai puolustusasioihin
viittaava merkintä ESDP mekaanisesti
tai sähköisesti [16.4, 16.5, 16.3].
EU:n luokitus ja turvaosoitin ilmoite-
taan ensimmäisen sivun yläreunassa
ja kaikki sivut numeroidaan. Kaikissa
asiakirjoissa on viitenumero ja
päivämäärä [21.1].Turvaluokan poistamisesta voi päättää
ainoastaan tietojen luovuttaja, joka il-
moittaa muutoksesta kaikille myö-
hemmille vastaanottajille, joille asia-
kirja on lähetetty tai kopioitu [17.3].
EU RESTRICTED -asiakirjojen
hävittäminen tapahtuu niistä vastaa-
van rekisterin tai käyttäjän toimesta
puheenjohtajalta saatujen ohjeiden
mukaisesti [22.5].Ylimääräiset kopiot ja
asiakirjat, joita ei enää
tarvita, on hävitettävä
[22.5].▼M12000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 56
▼M1
Lisäys 3
Ohjeet EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisesta yhteisön ulkopuolisille
valtioille tai kansainvälisille järjestöille: 1 tason yhteistyö
MENETTELYT
1. Vain kollegiona toimivalla komissiolla on toimivalta luovuttaa EU:n turva-
luokiteltua tietoa valtioille, jotka eivät ole Euroopan unionin jäseniä, tai
muille kansainvälisille järjestöille, joilla on vastaava turvallisuuspolitiikka
ja turvallisuusmääräykset kuin EU:lla.
2. Ennen turvallisuussopimuksen tekemistä turvallisuusasioista vastaava
komission jäsen on toimivaltainen tarkastelemaan EU:n turvaluokitellun
tiedon luovuttamista koskevia pyyntöjä.
3. Pyyntöjä tarkastellessaan hän
— pyytää lausunnot luovutettavan EU:n turvaluokitellun tiedon alkuperäi-
siltä luovuttajilta,
— luo tarpeelliset yhteydet edunsaajina olevien valtioiden tai kansainvä-
listen järjestöjen turvallisuudesta vastaaviin elimiin tarkistaakseen, että
niiden turvallisuuspolitiikka ja turvallisuusmääräykset riittävät varmista-
maan luovutettavan turvaluokitellun tiedon suojaamisen näiden
turvallisuussäännösten mukaisesti,
— pyytää komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän lausuntoa
edunsaajina olevien valtioiden tai kansainvälisten elinten luotettavuu-
desta.
4. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen toimittaa pyynnön ja komis-
sion turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän lausunnon komissiolle
päätöksentekoa varten.
TURVALLISUUTTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT, JOITA EDUNSAAJIEN ON
SOVELLETTAVA
5. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen ilmoittaa edunsaajina oleville
valtioille tai kansainvälisille järjestöille komission päätöksestä sallia EU:n
turvaluokitellun tiedon luovuttaminen.
6. Luovutuspäätös tulee voimaan vasta, kun edunsaajat ovat antaneet kirjal-
lisen vakuutuksen siitä, että ne:
— käyttävät tietoa ainoastaan sovittuihin tarkoituksiin,
— suojaavat tiedon näiden turvallisuussäännösten ja erityisesti jäljempänä
mainittujen erityissääntöjen mukaisesti.
7. Henkilöstö
a) EU:n turvaluokiteltuun tietoon pääsevien virkamiesten määrä on rajat-
tava tiedonsaantitarpeen periaatteen pohjalta tiukasti niihin henkilöihin,
joiden tehtävät edellyttävät pääsyä kyseiseen tietoon.
b) Kaikilla viranomaisilla ja kansalaisilla, jotka valtuutetaan pääsemään EU
CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoon,
on oltava joko asianmukaisen turvaluokan luotettavuustodistus tai
vastaava luotettavuusselvitys, jonka heidän oman maansa hallitus on
myöntänyt.
8. Asiakirjojen lähettäminen
a) Asiakirjojen lähettämistä koskevista käytännön menettelyistä päätetään
sopimuksella. Ennen tällaisen sopimuksen tekemistä sovelletaan 21
jakson säännöksiä. Sopimuksessa täsmennetään erityisesti ne rekisterin
pitäjät, joille EU:n turvaluokiteltu tieto on lähetettävä.
b) Jos turvaluokiteltuun tietoon, jonka luovuttamisen komissio on sallinut,
sisältyy EU TOP SECRET -turvaluokan tietoa, edunsaajana olevan
valtion tai kansainvälisen järjestön on perustettava keskustoimisto EU-
asioiden rekisteröintiä varten ja tarvittaessa alarekistereitä. Näiden rekis-
terien on sovellettava näiden turvallisuussäännösten osalta tiukasti 22
jaksossa määriteltyjä vastaavia säännöksiä.
9. Rekisteröinti
Välittömästi rekisterin pitäjän vastaanotettua EU CONFIDENTIAL -turva-
luokan tai sitä korkeamman turvaluokan EU:n asiakirjan, sen on merkittävä
asiakirja järjestön hallinnoimaan erityiseen rekisteriin, jossa on sarakkeet,
joihin merkitään vastaanottopäivämäärä, asiakirjaa koskevia tietoja
(päivämäärä, viitenumero ja kopion numero), asiakirjan turvaluokka,2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 57
▼M1
otsikko, vastaanottajan nimi tai ammattinimike, kuitin palautuspäivämäärä
sekä päivämäärä, jona asiakirja palautetaan EU:n luovuttajalle tai
hävitetään.
10. Hävittäminen
a) EU:n turvaluokitellut asiakirjat on hävitettävä näiden turvallisuussäännö-
sten 22 jaksossa esitettyjen ohjeiden mukaisesti. Kopiot EU SECRET- ja
EU TOP SECRET -turvaluokan asiakirjojen hävittämistodistuksista on
lähetettävä asiakirjat toimittaneelle EU:n rekisterin pitäjälle.
b) EU:n turvaluokitellut asiakirjat on sisällytettävä edunsaajina olevien
elinten hätätapauksessa suoritettavaa hävittämistä koskeviin suunnitel-
miin.
11. Asiakirjojen suojaaminen
On toteutettava kaikki asianmukaiset toimet sen estämiseksi, että sivulliset
henkilöt pääsisivät EU:n turvaluokiteltuun tietoon.
12. Kopiot, käännökset ja otteet
EU CONFIDENTIAL- tai EU SECRET -turvaluokan asiakirjasta ei saa
ottaa valokopiota tai tehdä käännöstä tai ottaa siitä poimintoja ilman asiano-
maisen turvallisuusyksikön esimiehen valtuutusta, joka kirjaa ja tarkistaakyseiset kopiot, käännökset tai otteet ja leimaa ne tarvittaessa.
EU TOP SECRET -turvaluokan asiakirjan jäljentämisen tai kääntämisen voi
sallia ainoastaan luovuttava viranomainen, joka vahvistaa sallittujen
kopioiden määrän; jos luovuttavaa viranomaista ei pystytä määrittämään,
pyyntötoimitetaan edelleen komission turvallisuustoimistolle.
13. Turvallisuuden vaarantuminen
Silloin kun EU:n turvaluokitellun asiakirjan turvallisuus on vaarantunut tai
sen epäillään vaarantuneen, on viipymättä suoritettava seuraavat toimet,
jollei turvallisuussopimuksesta muuta johdu:
a) tehdään tutkimus turvallisuuden vaarantumiseen johtaneiden olosuh-
teiden osoittamiseksi;
b) annetaan komission turvallisuustoimistolle, asiaankuuluvalle kansalliselle
turvallisuusviranomaiselle ja luovuttaneelle viranomaiselle asia tiedoksi,tai mainitaan selkeästi, että viimeksi mainitulle ei ole tietoa annettu,
mikäli näin ei ole tehty;
c) toteutetaan toimia turvallisuuden vaarantumisen vaikutusten minimoimi-
seksi;
d) selvitetään ja toteutetaan toimenpiteitä tapahtuneen toistumisen estämi-
seksi;
e) toteutetaan kaikki komission turvallisuustoimiston suosittelemat toimen-
piteet tapahtuneen toistumisen estämiseksi.
14. Tarkastukset
Komission turvallisuustoimiston sallitaan asianomaisten valtioiden tai
kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtävän sopimuksen perusteella arvioida
luovutetun EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamisessa käytettyjen toimenpi-
teiden tehokkuus.
15. Raportointi
Jollei tehdystä turvallisuussopimuksesta muuta johdu, ja niin kauan kuin
määrätyllä valtiolla tai kansainvälisellä järjestöllä on hallussaan EU:n turva-
luokiteltua tietoa, sen on toimitettava tiedon luovuttamista koskevaa
valtuutusta annettaessa määrättyyn päivämäärään mennessä vuosittainen
raportti, jossa vahvistetaan, että näitä turvallisuussäännöksiä on noudatettu.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 58
▼M1
Lisäys 4
Ohjeet EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisesta yhteisön ulkopuolisille
valtioille tai kansainvälisille järjestöille: 2 tason yhteistyö
MENETTELYT
1. Vain tiedon alkuperäisellä luovuttajalla on toimivalta luovuttaa EU:n turva-
luokiteltua tietoa yhteisön ulkopuolisille valtioille tai kansainvälisille
järjestöille, joilla on selvästi erilainen turvallisuuspolitiikka ja turvalli-
suusmääräykset kuin EU:lla. Kollegiona toimivalla komissiolla on
toimivalta luovuttaa komissiossa tuotettua EU:n turvaluokiteltua tietoa.
2. Periaatteessa luovuttaminen on rajattu EU SECRET -turvaluokan ja sitä
alemman turvaluokan tietoon; erityisin turvaosoittimin tai -merkinnöin
suojattua turvaluokiteltua tietoa ei saa luovuttaa.
3. Ennen turvallisuussopimuksen tekemistä turvallisuusasioista vastaava
komission jäsen on toimivaltainen tarkastelemaan EU:n turvaluokitellun
tiedon luovuttamista koskevia pyyntöjä.
4. Pyyntöjä tarkastellessaan hän
— pyytää lausunnot luovutettavan EU:n turvaluokitellun tiedon alkuperäi-
siltä luovuttajilta,
— luo tarvittavat yhteydet edunsaajina olevien valtioiden tai kansainvä-
listen järjestöjen turvallisuudesta vastaaviin elimiin tiedon
hankkimiseksi niiden turvallisuuspolitiikasta ja turvallisuusmääräyksistä
ja erityisesti vertailevan taulukon laatimiseksi EU:ssa ja asianosaisessa
valtiossa tai kansainvälisessä järjestössä sovellettavista turvaluokituk-
sista,
— järjestää komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän kokouksen
tai tekee tiedusteluja, hiljaisen hyväksynnän menettelyllä mikäli tarpeel-
lista, jäsenvaltioiden kansallisilta turvallisuusviranomaisilta, jotta
komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmältä saataisiin tekninen
lausunto.
5. Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän lausunto koskee seu-
raavia seikkoja:
— edunsaajina olevien valtioiden tai kansainvälisten järjestöjen luotetta-
vuus, jotta voitaisiin arvioida turvallisuusriskit, joille EU tai sen
jäsenvaltiot asettavat itsensä alttiiksi,
— arviointi edunsaajien kyvystä suojata EU:n luovuttamaa turvaluokiteltua
tietoa,
— ehdotuksia käytännön menettelytavoiksi (esimerkiksi lyhennettyjen
tekstiversioiden toimittaminen), jotka koskevat lähetettävien EU:n turva-
luokiteltujen tietojen ja asiakirjojen käsittelyä (EU:n
turvaluokkaotsikoiden säilyttäminen tai poistaminen, erityismerkinnät
jne.),
— siirtäminen alempaan turvaluokkaan tai luokituksen poistaminen ennen
kuin tieto luovutetaan edunsaajina oleville valtioille tai kansainvälisille
järjestöille.
6. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen toimittaa pyynnön ja komis-
sion turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän lausunnon komissiolle
päätöksentekoa varten.
TURVALLISUUTTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT, JOITA EDUNSAAJIEN ON
SOVELLETTAVA
7. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen ilmoittaa edunsaajina oleville
valtioille tai kansainvälisille järjestöille komission päätöksestä sallia EU:n
turvaluokitellun tiedon luovuttaminen ja päätöstä koskevista rajoituksista.
8. Luovutuspäätös tulee voimaan vasta, kun edunsaajat ovat antaneet kirjal-
lisen vakuutuksen siitä, että ne:
— käyttävät tietoa ainoastaan sovittuihin tarkoituksiin,
— suojaavat tiedon komission vahvistamien säännösten mukaisesti.
9. Ellei komissio, saatuaan komission turvallisuusasioiden neuvonantajar-
yhmän teknisen lausunnon, päätä erityisestä menettelytavasta EU:n
turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelemiseksi (poistetaan maininta EU:n
turvaluokasta, erityismerkinnät jne.), laaditaan seuraavanlaiset suojaamista
koskevat säännöt.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 59
▼M1
10. Henkilöstö
a) EU:n turvaluokiteltuun tietoon pääsevien virkamiesten määrä on rajat-
tava tiedonsaantitarpeen periaatteen pohjalta tiukasti niihin henkilöihin,
joiden tehtävät edellyttävät pääsyä kyseiseen tietoon.
b) Kaikilla viranomaisilla ja kansalaisilla, jotka valtuutetaan pääsemään
komission luovuttamaan turvaluokiteltuun tietoon, on oltava hyväksytty
kansallinen luotettavuusselvitys valtuutus päästä tietoon asianmukaista
EU:n turvaluokkaa vastaavalla tasolla, siten kuin se on määritelty vertai-
levassa taulukossa.
c) Nämä kansalliset luotettavuusselvitykset tai valtuutukset on toimitettava
edelleen puheenjohtajalle tiedoksi.
11. Asiakirjojen lähettäminen
Asiakirjojen lähettämistä koskevista käytännön menettelyistä päätetään sopi-
muksella. Ennen tällaisen sopimuksen tekemistä sovelletaan 21 jakson
säännöksiä. Sopimuksessa täsmennetään erityisesti ne rekisterin pitäjät,
joille EU:n turvaluokiteltu tieto on lähetettävä eteenpäin sekä EU:n turva-
luokitellun tiedon lähettämisessä käytettävät kuriiri- tai postilaitokset.
12. Kirjaaminen saapumisen yhteydessä
Vastaanottajavaltion kansallinen turvallisuusviranomainen tai sitä vastaava
elin ottaa vastaan hallituksensa puolesta komission lähettämää turvaluoki-
teltua tietoa, tai vastaanottavan kansainvälisen järjestön turvallisuusyksikkö
avaa erityisen rekisterin, johon kirjataan EU:n turvaluokiteltu tieto vastaano-
tetuksi. Rekisterissä on oltava sarakkeet, joihin merkitään
vastaanottopäivämäärä, asiakirjaa koskevia tietoja (päivämäärä, viitenumero
ja kopionumero), asiakirjan turvaluokka, otsikko, vastaanottajan nimi tai
ammattinimike, kuitin palautuspäivämäärä sekä päivämäärä, jona asiakirja
palautetaan EU:n luovuttajalle tai hävitetään.
13. Asiakirjojen palauttaminen
Kun vastaanottaja palauttaa turvaluokitellun asiakirjan komissiolle sen on
toimittava edellä olevassa asiakirjojen lähettämissä koskevassa kohdassa
tarkoitetun menettelytavan mukaisesti.
14. Suojaus
a) Silloin kun asiakirjat eivät ole käytössä, ne on varastoitava turvalliseen
säilytyspaikkaan, joka on hyväksytty saman turvaluokan kansallisesti
luokitellun aineiston varastoimiseen. Turvallisessa säilytyspaikassa ei
saa olla mitään merkintöjä, jotka viittaisivat sen sisältöön. Sisältöön
pääsevät ainoastaan henkilöt, joilla on valtuutus käsitellä EU:n turvaluo-
kiteltua tietoa. Käytettävien yhdistelmälukkojen numeroyhdistelmä
annetaan ainoastaan niille valtion tai järjestön virkailijoille, joilla on
valtuutus päästä turvallisessa säilytyspaikassa varastoitavaan EU:n turva-luokiteltuun tietoon ja se vaihdetaan kuuden kuukauden välein. Se on
vaihdettava aikaisemmin, jos virkailija vaihtuu, jonkin numeroyhdis-
telmän tuntevan virkailijan luotettavuusselvitys peruutetaan tai
havaitaan riski turvallisuuden vaarantumisesta.
b) Ainoastaan virkailijat, joilla on valtuutus päästä EU:n turvaluokiteltuun
tietoon ja joiden on tarpeen saada kyseistä tietoa, saavat poistaa EU:n
turvaluokiteltuja asiakirjoja turvallisesta säilytyspaikasta. He ovat
vastuussa näiden asiakirjojen turvallisesta säilyttämisestä niin kauan,
kun ne ovat heidän hallussaan ja erityisesti siitä, etteivät asiakirjat
päädy sivulliselle. Heidän on myös varmistettava, että asiakirjat varastoi-
daan turvalliseen säilytyspaikkaan sitten, kun he ovat lopettaneet niihin
tutustumisen, sekä työajan ulkopuolella.
c) EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan
asiakirjasta ei saa ottaa valokopioita eikä poimintoja ilman komission
turvallisuustoimiston lupaa.
d) Menettelytapa asiakirjojen nopeaksi ja täydelliseksi hävittämiseksi
hätätapauksissa on määriteltävä ja vahvistettava yhdessä komission
turvallisuustoimiston kanssa.
15. Fyysinen turvallisuus
a) Silloin kun EU:n turvaluokitellut asiakirjat eivät ole käytössä, niiden
varastoimiseen käytettävät turvalliset säilytyspaikat pidetään lukittuina
kaikkina aikoina.
b) Silloin kun kunnossapito- tai siivoushenkilöstön on tarpeellista tulla
sisään huoneeseen tai työskennellä huoneessa, jossa on tällaisia turval-
lisia säilytyspaikkoja, valtion tai järjestön turvallisuusyksikön jäsenen
tai erityisesti kyseisen huoneen turvallisuuden valvonnasta vastaavan
virkailijan on seurattava heitä kaikkina aikoina.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 60
▼M1
c) Normaalin työajan ulkopuolella (öisin, viikonloppuisin ja juhlapyhinä)
EU:n turvaluokiteltuja asiakirjoja sisältävät turvalliset säilytyspaikat
suojataan joko vartioinnilla tai automaattisella hälytysjärjestelmällä.
16. Turvallisuuden vaarantuminen
Silloin kun EU:n turvaluokitellun asiakirjan turvallisuus on vaarantunut tai
sen epäillään vaarantuneen, on viipymättä toteutettava seuraavat toimet:
a) toimitetaan välittömästi selostus tapahtuneesta komission turvallisuustoi-
mistolle tai aloitteen asiakirjojen edelleen lähettämisestä tehneen
jäsenvaltion kansalliselle turvallisuusviranomaiselle (sekä kopio siitä
komission turvallisuustoimistolle);
b) suoritetaan tutkimus, jonka valmistuttua toimitetaan täydellinen selon-
teko turvallisuudesta vastaavalle elimelle (katso edellä oleva a kohta).
Tämän jälkeen on toteutettava tarvittavat toimenpiteet tilanteen korjaa-
miseksi.
17. Tarkastukset
Komission turvallisuustoimiston sallitaan asianomaisten valtioiden tai
kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtävän sopimuksen perusteella arvioida
luovutetun EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamisessa käytettyjen toimenpi-
teiden tehokkuus.
18. Raportointi
Jollei tehdystä turvallisuussopimuksesta, ja niin kauan kuin määrätyllä
valtiolla tai kansainvälisellä järjestöllä on hallussaan EU:n turvaluokiteltua
tietoa, sen on toimitettava tiedon luovuttamista koskevaa valtuutusta annet-
taessa määrättyyn päivämäärään mennessä vuosittainen raportti, jossa
vahvistetaan, että näitä turvallisuussäännöksiä on noudatettu.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
Lisäys 5
Ohjeet EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisesta yhteisön ulkopuolisille
valtioille tai kansainvälisille järjestöille: 3 tason yhteistyö
MENETTELYT
1. Komissio saattaa ajoittain haluta tehdä tietyissä erityisolosuhteissa
yhteistyötä sellaisten valtioiden tai järjestöjen kanssa, jotka eivät voi antaa
näissä turvallisuussäännöissä vaadittuja varmistuksia. Kyseinen yhteistyö
saattaa kuitenkin edellyttää EU:n turvaluokiteltujen tietojen luovuttamista.
2. Vain tiedon alkuperäisellä luovuttajalla on toimivalta luovuttaa EU:n turva-
luokiteltua tietoa yhteisön ulkopuolisille valtioille tai kansainvälisille
järjestöille, joilla on selvästi erilainen turvallisuuspolitiikka ja turvalli-
suusmääräykset kuin EU:lla. Kollegiona toimivalla komissiolla on
toimivalta luovuttaa komissiossa tuotettua EU:n turvaluokiteltua tietoa.
Periaatteessa luovuttaminen on rajattu EU SECRET -turvaluokan ja sitä
alemman turvaluokan tietoon; erityisin turvaosoittimin tai -merkinnöin
suojattua turvaluokiteltua tietoa ei saa luovuttaa.
3. Komissio harkitsee luokiteltujen tietojen luovuttamisen aiheellisuutta, arvioi
edunsaajien tiedonsaantitarvetta ja päättää, millaisia luokiteltuja tietoja
voidaan luovuttaa.
4. Jos komissio puoltaa tietojen luovuttamista, turvallisuusasioista vastaava
komission jäsen
— pyytää lausunnot luovutettavan EU:n turvaluokitellun tiedon alkuperäi-
siltä luovuttajilta,
— järjestää komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän kokouksen
tai tekee tiedusteluja, hiljaisen hyväksynnän menettelyllä mikäli tarpeel-
lista, jäsenvaltioiden kansallisilta turvallisuusviranomaisilta, jotta
komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmältä saataisiin tekninen
lausunto.
5. Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän lausunto koskee seu-
raavia seikkoja:
a) EU:lle tai sen jäsenvaltioille aiheutuvien turvallisuusriskien arviointi;
b) luovutettavissa olevan tiedon turvaluokka-aste;
c) siirtäminen alempaan turvaluokkaan tai luokituksen poistaminen ennen
kuin tieto luovutetaan;
d) luovutettavien asiakirjojen käsittelymenettelyt (ks. jäljempänä oleva
kohta);
e) mahdolliset lähettämismenetelmät (esim. yleisten postipalvelujen käyttö,
yleisten tai suojattujen teleliikennejärjestelmien käyttö, diplomaattiposti,
kuriirit, joiden luotettavuus on selvitetty).
6. Tässä lisäyksessä tarkoitetuille valtioille tai järjestöille luovutettavat asia-
kirjat eivät periaatteessa sisällä lähdeviittauksia tai EU:n turvaluokituksia.
Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä saattaa suositella
— erityismerkintöjä tai koodinimeä,
— erityistä luokittelumenetelmää, jossa tietojen arkaluonteisuus liittyy
edunsaajan käyttämiltä asiakirjojen toimitusmenetelmiltä edellytettyihin
valvontatoimenpiteisiin.
7. Puheenjohtaja toimittaa komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän
lausunnon komissiolle päätöksentekoa varten.
8. Komission hyväksyttyä EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisen ja siihen
liittyvät käytännön menettelyt, komission turvallisuustoimisto luo tarvittavat
yhteydet asianomaisen valtion tai järjestön turvallisuusviranomaisiin suunni-
teltujen turvatoimenpiteiden soveltamisen helpottamiseksi.
9. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen ilmoittaa jäsenvaltioille
luovutettavan tiedon laadun ja turvaluokan sekä luettelee ne järjestöt ja
maat, joille tieto voidaan luovuttaa komission päätöksen mukaisesti.
10. Komission turvallisuustoimisto toteuttaa kaikki tarvittavat toimenpiteet,
joilla helpotetaan mahdollisten vahinkojen arviointia ja menettelyjen tarkis-
tamista.
Komission on tarkasteltava asiaa uudelleen aina kun yhteistyön edellytykset
muuttuvat.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
TURVALLISUUTTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT, JOITA EDUNSAAJIEN ON
SOVELLETTAVA
11. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen ilmoittaa edunsaajina oleville
valtioille tai kansainvälisille järjestöille komission päätöksestä sallia EU:n
turvaluokitellun tiedon luovuttaminen sekä komission turvallisuusasioiden
neuvonantajaryhmän ehdottamista ja komission hyväksymistä yksityiskoh-
taisista suojelusäännöistä.
12. Päätös tulee voimaan vasta, kun edunsaajat ovat antaneet kirjallisen vakuu-
tuksen, jonka mukaan ne:
— käyttävät tietoja ainoastaan komission päätöksen mukaiseen yhteis-
työhön,
— tarjoavat tiedoille komission vaatiman suojan.
13. Asiakirjojen lähettäminen
a) Asiakirjojen lähettämistä koskevista käytännön menettelyistä sovitaan
komission turvallisuustoimiston ja vastaanottavien valtioiden tai
kansainvälisten järjestöjen turvallisuuselinten kesken. Menettelyissä
täsmennetään erityisesti tarkat osoitteet, joihin asiakirjat on toimitettava.
b) EU CONFIDENTIAL -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan
asiakirjat lähetetään kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Sisimmässä
kuoressa on oltava sovittu erityismerkintä tai koodinimi sekä maininta
asiakirjalle hyväksytystä erityisluokituksesta. Kuoreen on laitettava
jokaisen turvaluokitellun asiakirjan osalta kuitti. Kuittauslomake, jota ei
luokitella, sisältää ainoastaan asiakirjaa koskevia tietoja (viitenumero,
päivämäärä, kopionumero) ja asiakirjan kielen, ei otsikkoa.
c) Sisempi kuori laitetaan ulompaan kirjekuoreen, johon merkitään
pakkausnumero kuittausta varten. Ulommaisessa kuoressa ei ole turva-
luokkamerkintää.
d) Kuriireille annetaan aina kuitti, josta ilmenee pakkauksen numero.
14. Kirjaaminen saapumisen yhteydessä
Vastaanottajavaltion kansallinen turvallisuusviranomainen tai sitä vastaava
elin ottaa hallituksensa puolesta vastaan komission lähettämää turvaluoki-
teltua tietoa, tai vastaanottavan kansainvälisen järjestön turvallisuusyksikkö
avaa erityisen rekisterin, johon kirjataan EU:n turvaluokiteltu tieto vastaano-
tetuksi. Rekisterissä on oltava sarakkeet, joihin merkitään
vastaanottopäivämäärä, asiakirjaa koskevia tietoja (päivämäärä, viitenumero
ja kopionumero), asiakirjan turvaluokka, otsikko, vastaanottajan nimi tai
ammattinimike, kuitin palautuspäivämäärä ja päivämäärä, jona kuitti on
palautunut EU:hun sekä asiakirjan hävittämispäivämäärä.
15. Vaihdettavien luokiteltujen tietojen käyttöja suojelu
a) EU SECRET -tason tietojen käsittelystä vastaavat erityisesti nimetyt
viranomaiset, jotka on valtuutettu käsittelemään kyseiseen luokkaan
kuuluvia tietoja. Tiedot on säilytettävä turvakaapeissa, jotka ainoastaan
kyseisten tietojen käsittelyyn valtuutetut henkilöt voivat avata. Tiloja,
joissa kyseiset kaapit sijaitsevat, on valvottava jatkuvasti, ja on perustet-
tava todentamisjärjestelmä sen varmistamiseksi, että kyseisiin tiloihin
päästetään ainoastaan asianmukaisesti valtuutetut henkilöt. EU SECRET
-tason tiedot on toimitettava joko diplomaattipostina tai suojattuja posti-
tai teleliikennepalveluja käyttäen. EU SECRET -asiakirjasta voidaan
ottaa kopio ainoastaan, jos tiedot alun perin luovuttanut viranomainen
antaa tähän kirjallisen suostumuksen. Kaikki kopiot kirjataan ja niitä
valvotaan. Kaikkia EU SECRET -asiakirjoja koskevista toimista on
annettava kuitit.
b) EU CONFIDENTIAL -tason tietojen käsittelystä vastaavat asianmukai-
sesti nimetyt viranomaiset, jotka on valtuutettu saamaan asiaa koskevia
tietoja. Asiakirjat on säilytettävä lukituissa turvakaapeissa valvotuissa
tiloissa.
EU CONFIDENTIAL -tason tiedot on toimittava diplomaattipostina,
sotilaspostina tai suojattuja teleliikennepalveluja käyttäen. Vastaanottaja
voi ottaa asiakirjoista kopioita, joiden numero ja jakelu on kirjattava
erityisiin rekistereihin.
c) EU RESTRICTED -tietoja on käsiteltävä tiloissa, joihin valtuuttamat-
tomat työntekijät eivät pääse, ja ne on säilytettävä lukitussa paikassa.
Asiakirjat voidaan lähettää yleisiä postipalveluja käyttäen kirjattuna
lähetyksenä kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa ja kiireellisissä tapauk-
sissa operaatioiden aikana suojaamattomia yleisiä teleliikennejärjestelmiä
käyttäen. Vastaanottajat voivat ottaa asiakirjoista kopioita.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
d) Luokittelemattomia tietoja ei tarvitse suojata erityistoimenpiteillä, ja
niitä voidaan lähettää postissa ja yleisiä teleliikennejärjestelmiä käyttäen.
Vastaanottajat voivat ottaa asiakirjoista kopioita.
16. Hävittäminen
Tarpeettomat asiakirjat on hävitettävä. EU RESTRICTED- ja EU CONFI-
DENTIAL -asiakirjojen hävittäminen kirjataan asianmukaisesti erityisiin
rekistereihin. EU SECRET -asiakirjoista annetaan hävittämistodistukset,
joissa on kahden hävittämistä todistaneen henkilön allekirjoitus.
17. Turvallisuuden vaarantuminen
Jos EU CONFIDENTIAL- tai SECRET EU -tietojen turvallisuus vaarantuu
tai jos turvallisuuden epäillään vaarantuneen, vastaanottaneen valtion
kansallisen turvallisuusviranomaisen tai tiedot vastaanottaneen järjestön
turvallisuuspäällikön on tutkittava olosuhteet, joissa turvallisuus vaarantui.
Tutkimustulokset on ilmoitettava komission turvallisuustoimistolle. Jos
riittämättömät menettelyt tai säilytysmenetelmät ovat olleet turvallisuuden
vaarantumisen syynä, on toteutettava tarvittavat toimenpiteet kyseisten
menettelyjen ja menetelmien korjaamiseksi.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
Lisäys 6
LYHENNELUETTELO
ACPC Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
CrA Salausasioista vastaava viranomainenCISO Keskustietojärjestelmien tietoturvavastaava
COMPUSEC Tietojärjestelmäturvallisuus
COMSEC TietoliikenneturvallisuusCSO Komission turvallisuustoimisto
ESDP Euroopan turvallisuus- ja puolustuspolitiikka
EUCI EU:n turvaluokiteltu tietoIA Tietoturvaviranomainen
INFOSEC Tietoturva
IO SisältövastaavaISO Kansainvälinen standardointijärjestö
IT Tietotekniikka
LISO Paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaavaLSO Paikallinen vastaava
MSO Kokouksen turvavastaava
NSA Kansallinen turvallisuusviranomainenPC Henkilökohtainen tietokone
RCO Rekisterin valvontavastaava
SAA Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainenSecOPS Turvallisuusmenettelyt
SSRS Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus
TA Tempest-viranomainenTSO Tekninen järjestelmävastaava2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M2
SÄÄNNÖKSET EUROOPAN PARLAMENTIN, NEUVOSTON JA
KOMISSION ASIAKIRJOJEN SAAMISESTA YLEISÖN TUTUSTUTTA-
VAKSI ANNETUN EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON
ASETUKSEN (EY) N:o 1049/2001 TÄYTÄNTÖÖNPANOSTA
(1) EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti Euroopan
parlamentti ja neuvosto ovat antaneet asetuksen (EY) N:o 1049/2001(1)
Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisestayleisön tutustuttavaksi.
(2) Perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan mukaisesti mainitussa asetuk-
sessa säädetään yleisistä periaatteista ja rajoituksista, jotka koskevat oikeutta
tutustua asiakirjoihin, ja asetuksen 18 artiklassa säädetään, että kukin
toimielin mukauttaa työjärjestyksensä mainitun asetuksen säännösten mukai-
seksi,
1 artikla
Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut
Unionin kansalaisilla ja luonnollisilla henkilöillä, jotka asuvat jossain jäsenval-
tiossa, sekä oikeushenkilöillä, joilla on sääntömääräinen kotipaikka jossain
jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua komission asiakirjoihin perustamissopimuksen
255 artiklan 1 kohdan määräysten ja asetuksen (EY) N:o 1049/2001 2 artiklan 1
kohdan nojalla näissä säännöksissä säädettyjen menettelyjen mukaisesti. Oikeus
tutustua asiakirjoihin koskee komission hallussa olevia asiakirjoja, toisin sanoen
sen laatimia tai vastaanottamia taikka sen hallussa olevia asiakirjoja.
Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti kolmansien
maiden kansalaisilla, jotka eivät asu missään jäsenvaltiossa, ja oikeushenkilöillä,
joiden sääntömääräinen kotipaikka ei ole missään jäsenvaltiossa, on oikeus
tutustua komission asiakirjoihin samoin ehdoin kuin perustamissopimuksen 255
artiklan 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut.
Perustamissopimuksen 195 artiklan 1 kohdan nojalla näillä luonnollisilla henki-
löillä ja oikeushenkilöillä ei kuitenkaan ole mahdollisuutta kannella Euroopan
oikeusasiamiehelle. Nämä voivat nostaa kanteen Euroopan yhteisöjen ensim-
mäisen oikeusasteen tuomioistuimessa perustamissopimuksen 230 artiklan
neljännen kohdan määräysten mukaisesti, jos komissio uudistetun hakemuksen
asiakirjaan tutustumisesta jälkeen hylkää asiakirjaan tutustumisen kokonaan tai
osittain.
2 artikla
Hakemukset saada tutustua asiakirjoihin
Hakemukset saada tutustua asiakirjoihin lähetetään postitse, faksilla tai
sähköpostitse komission pääsihteeristöön tai toimivaltaiseen pääosastoon tai
toimialaan. Osoitteet, joihin asiakirjapyynnöt lähetetään, julkaistaan näiden
säännösten 8 artiklassa tarkoitetussa käytännön oppaassa.
Komissio vastaa alkuperäisiin ja uudistettuihin hakemuksiin saada tutustua asia-
kirjoihin 15 työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta. Jos hakemus on
monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa 15 työpäivällä. Määräajan
jatkaminen on aina perusteltava, ja siitä on ilmoitettava hakijalle ennakolta.
Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6
artiklan 2 kohdassa tarkoitetulla tavalla, komissio kehottaa hakijaa toimittamaan
lisätietoja, jotta pyydetyt asiakirjat voidaan yksilöidä; vastauksen määräaika
alkaa vasta toimielimen saatua nämä tiedot.
Kaikissa kielteisissä myös osittain kielteisissä päätöksissä ilmoitetaan asetuksen
(EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa lueteltuun poikkeukseen perustuva syy hylkää-
miseen ja ilmoitetaan hakijalle käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista.
3 artikla
Alkuperäisten hakemusten käsittely
Rajoittamatta näiden säännösten 9 artiklan soveltamista hakijalle lähetetään heti
hakemuksen kirjaamisen jälkeen vastaanottoilmoitus, paitsi jos vastaus
lähetetään paluupostissa.
Vastaanottoilmoitus ja vastaus lähetetään kirjallisena, mahdollisesti sähköisessä
muodossa.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 66
(1) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.
▼M2
Hakijalle ilmoittaa vastauksesta hakemukseen joko sen pääosaston pääjohtaja tai
sen toimialan johtaja, jota pyyntökoskee, tai johtaja, joka on pääsihteeristö ssä
nimetty tätä tehtävää varten, taikka petostentorjuntavirastossa tätä tehtävää
varten nimetty johtaja, jos hakemus koskee Euroopan petostentorjuntaviraston
perustamisesta tehdyn päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom(1) 2 artiklan 1
ja 2 kohdassa tarkoitettuun petostentorjuntaviraston toimintaan liittyviä asiakir-
joja, taikka virkamies, joka on nimetty tähän tehtävään.
Kaikissa vastauksissa myös osittain kielteisissä on hakijalle ilmoitettava oikeu-
desta tehdä 15 työpäivän kuluessa siitä, kun hakija on vastaanottanut
vastauksen, uudistettu hakemus komission pääsihteerille tai, jos hakemus koskee
päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom 2 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitet-
tuun petostentorjuntaviraston toimintaan liittyviä asiakirjoja,
petostentorjuntaviraston johtajalle.
4 artikla
Uudistettujen hakemusten käsittely
Uudistettuja hakemuksia koskeva päätösvalta siirretään komission työjärjes-
tyksen 14 artiklan nojalla pääsihteerille. Jos uudistettu hakemus kuitenkin
koskee päätöksen 1999/352/EY, EHTY, Euratom 2 artiklan 1 ja 2 kohdassa
tarkoitettuun petostentorjuntaviraston toimintaan liittyviä asiakirjoja, päätösvalta
siirretään petostentorjuntaviraston johtajalle.
Pääosasto tai toimiala avustaa pääsihteeriä päätöksen valmistelussa.Päätöksen tekee pääsihteeri tai petostentorjuntaviraston johtaja oikeudellisen
yksikön suostumuksen jälkeen.
Päätös annetaan tiedoksi hakijalle kirjallisesti, mahdollisesti sähköisessä
muodossa, ja hänelle ilmoitetaan hänen oikeudestaan nostaa kanne Euroopan
yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa tai kannella Euroopan
oikeusasiamiehelle.
5 artikla
Kuulemiset
1. Kun komissio vastaanottaa hakemuksen tutustua sen hallussa olevaan asia-
kirjaan, joka on peräisin kolmannelta, asiakirjaa hallussaan pitävä pääosasto tai
toimiala selvittää, sovelletaanko jotakin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artik-
lassa tarkoitettua poikkeusta. Jos pyydetty asiakirja on komission
turvallisuussääntöjen nojalla luokiteltu, sovelletaan näiden säännösten 6 artiklaa.
2. Jos asiakirjaa hallussaan pitävä pääosasto tai toimiala katsoo, että asiakir-
jaan tutustuminen on hylättävä jonkin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4
artiklassa säädetyn poikkeuksen nojalla, hakijalle lähetetään kielteinen vastaus
kuulematta asiakirjan laatinutta kolmatta.
3. Asiakirjaa hallussaan pitävä pääosasto tai toimiala antaa tutustua pyydet-
tyyn asiakirjaan kuulematta asiakirjan laatinutta kolmatta, jos:
a) asiakirjan sisältöon jo luovutettu, joko sen laatijan toimesta tai asetuksen
taikka vastaavien säännösten perusteella;
b) on selvää, että asiakirjan sisällön luovuttaminen, mahdollisesti osittain, ei
vahingoita mitään asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa tarkoitetuista
eduista.
4. Kaikissa muissa tapauksissa asiakirjan laatinutta kolmatta kuullaan. Erityi-
sesti silloin, kun hakemus koskee asiakirjaa, joka on peräisin jäsenvaltiolta,
asiakirjaa hallussaan pitävä pääosasto tai toimiala kuulee sitä, jolta asiakirja on
peräisin, jos:
a) asiakirja on toimitettu komissiolle ennen asetuksen (EY) N:o 1049/2001
soveltamisen alkamispäivää;
b) jäsenvaltio on pyytänyt, ettei komissio asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4
artiklan 5 kohdan mukaisesti luovuta asiakirjaa ennen jäsenvaltion antamaa
suostumusta.
5. Asiakirjan laatineelle kolmannelle, jota kuullaan, annetaan vastausaika,
joka ei saa olla viittä työpäivää lyhyempi mutta joka antaa komissiolle mahdol-
lisuuden noudattaa omaa määräaikaansa vastaukselle. Jos vastausta ei ole
annettu määräaikaan mennessä tai jos kolmatta ei voida tavoittaa tai tunnistaa,
komissio ratkaisee asian asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan poikkeusjär-
jestelmän mukaisesti ottaen huomioon kolmannen oikeutetut edut niiden tietojen
perusteella, jotka komissiolla on käytössään.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 67
(1) EYVL L 136, 31.5.1999, s. 20.
▼M2
6. Jos komissio aikoo antaa tutustua asiakirjaan vastoin sen laatijan selvästi
ilmaisemaa kantaa, komissio ilmoittaa laatijalle aikomuksestaan luovuttaa asia-
kirjan sisältö10 työ päivän kuluttua ja antaa tiedon käytettävissä olevista
muutoksenhakukeinoista asiakirjan sisällön luovuttamisen vastustamiseksi.
7. Jos jäsenvaltio vastaanottaa hakemuksen, joka koskee komissiosta peräisin
olevaa asiakirjaa, jäsenvaltio voi kuulemista varten ottaa yhteyden pääsihteer-
istöön. Pääsihteeristön tehtävä on määrittää, mikä pääosasto tai toimiala vastaa
asiakirjasta komissiossa. Asiakirjan laatinut pääosasto tai toimiala vastaa hake-
mukseen pääsihteeristöä kuultuaan.
6 artikla
Luokiteltuja asiakirjoja koskevien hakemusten käsittely
Jos hakemus saada tutustua asiakirjoihin koskee asetuksen (EY) N:o 1049/2001
9 artiklan 1 kohdassa määriteltyä arkaluonteista asiakirjaa tai muuta komission
turvallisuussääntöjen nojalla luokiteltua asiakirjaa, hakemuksen käsittelevät
virkamiehet, joilla on oikeus perehtyä kyseiseen asiakirjaan.
Päätökset hylätä kokonaan tai osittain tutustuminen luokiteltuun asiakirjaan
perustellaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa lueteltujen poikkeusten
perusteella. Jos ilmenee, että asiakirjaan tutustumista ei voida hylätä näiden
poikkeusten perusteella, hakemusta käsittelevä virkamies huolehtii, että kyseinen
asiakirja luokitellaan uudelleen ennen kuin se luovutetaan hakijalle.
Arkaluonteisen asiakirjan antaminen tutustuttavaksi edellyttää kuitenkin sen
suostumusta, jolta asiakirja on peräisin.
7 artikla
Asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden käyttö
Asiakirjat lähetetään hakemuksen mukaisesti postitse, faksilla tai mahdollisuuk-
sien mukaan sähköpostitse. Jos on kyse suuresta asiakirjamäärästä tai vaikeasti
käsiteltävistä asiakirjoista, hakijaa voidaan kehottaa tutustumaan asiakirjoihin
paikalla. Tämä tutustuminen on maksutonta.
Jos asiakirja on julkistettu, vastauksessa ilmoitetaan julkaisunumero ja/tai
paikka, jossa asiakirja on saatavilla ja asiakirjan mahdollinen osoite EUROPA-
sivustossa.
Jos pyydettyjä asiakirjoja on enemmän kuin 20 sivua, hakijalta voidaan periä
maksu, joka on 0,10 euroa sivulta ja johon lisätään postimaksu. Maksuista
muulla tavoin toimitetuista asiakirjoista päätetään tapauskohtaisesti ilman, että
ne eivät ylitä kohtuullista määrää.
8 artikla
Asiakirjoihin tutustumista helpottavat toimenpiteet
1. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklassa säädettyä rekisteriä laajenne-
taan vähitellen. Rekisteristä ilmoitetaan EUROPA-sivuston kotisivulla.
Rekisterissä on asiakirjan otsikko (niillä kielillä, joilla se on saatavilla), luettelo-
numero ja muut hyödylliset viitteet, merkintä laatijasta ja laatimis- tai
hyväksymispäivä.
Ohjesivulla kerrotaan yleisölle (kaikilla virallisilla kielillä), miten asiakirja on
saatavilla. Jos asiakirja on julkistettu, tehdään linkki asiakirjan koko tekstiin.
2. Komissio laatii käytännön oppaan, jolla yleisölle tiedotetaan sen asetuksen
(EY) N:o 1049/2001 mukaisista oikeuksista. Opas julkaistaan EUROPA-sivus-
tossa ja esitteenä kaikilla virallisilla kielillä.
9 artikla
Yleisön tutustuttavana välittömästi olevat asiakirjat
1. Tämän artiklan säännöksiä sovelletaan ainoastaan niihin asiakirjoihin, jotka
on laadittu tai vastaanotettu sen päivän jälkeen, kun asetusta (EY) N:o 1049/
2001 sovelletaan.
2. Hakemuksesta ilman eri toimenpidettä luovutetaan seuraavat asiakirjat ja
ne asetetaan mahdollisuuksien mukaan suoraan saataville sähköisessä muodossa:
a) komission kokousten esityslistat;
b) komission kokousten tavalliset pöytäkirjat sen jälkeen, kun ne on hyväksytty;
c) komission hyväksymät tekstit, jotka julkaistaan Euroopan yhteisöjen viralli-
sessa lehdessä ;2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M2
d) kolmannelta peräisin olevat asiakirjat, joiden sisältöon jo luovutettu niiden
laatijan toimesta tai tämän luvalla;
e) asiakirjat, joiden sisältöon jo luovutettu aiemmasta hakemuksesta.
3. Jos on selvää, että niihin ei sovelleta mitään asetuksen (EY) N:o 1049/
2001 4 artiklassa säädetyistä poikkeuksista ja että ne eivät kuvasta henkilökoh-
taisia mielipiteitä tai kannanottoja seuraavat asiakirjat voidaan levittää,
mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa, sikäli kuin ne eivät
a) kollegiolle hyväksymismenettelyn kuluessa toimitetut neuvoston tai Euroo-
pan parlamentin ja neuvoston säädösehdotusten valmisteluasiakirjat sen
jälkeen, kun ehdotukset on hyväksytty;
b) kollegiolle hyväksymismenettelyn kuluessa toimitetut komission säädösten
valmisteluasiakirjat sen jälkeen, kun komissio on sille myönnetyn toimeenpa-
novallan nojalla hyväksynyt säädökset;
c) kollegiolle hyväksymismenettelyn kuluessa toimitetut komission säädösten,
tiedonantojen, kertomusten tai työasiakirjojen valmisteluasiakirjat sen
jälkeen, kun komissio on toimivaltansa nojalla hyväksynyt nämä asiakirjat.
10 artikla
Sisäinen järjestely
Pääjohtajilla ja toimialajohtajilla on toimivalta päättää alkuperäisistä hakemuk-
sista tehtävistä toimista. He nimeävät tätä varten virkamiehen, jonka tehtävänä
on käsitellä hakemukset ja yhteensovittaa kyseisen pääosaston tai toimialan
kannat.
Vastaukset alkuperäisiin hakemuksiin annetaan tiedoksi pääsihteeristölle.
Uudistetut hakemukset annetaan tiedoksi alkuperäiseen hakemukseen vastan-
neelle pääosastolle tai toimialalle.
Pääsihteeristöhuolehtii, että komission pääosastot ja toimialat soveltavat näitä
sääntöjä yhdenmukaisesti. Tätä varten se laatii tarvittavat ohjeet ja suuntaviivat.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M3
SÄÄNNÖKSET ASIAKIRJAHALLINNOSTA
Sekä katsoo seuraavaa:
(1) Komission poliittinen, lainsäädännöllinen, tekninen, rahoituksellinen ja
hallinnollinen toiminta ja päätökset johtavat tietyllä hetkellä asiakirjojen
laatimiseen.
(2) Näitä asiakirjoja on hallinnoitava säännöin, joita kaikki pääosastot ja niihin
verrattavat toimialat soveltavat, sillä asiakirjat ovat suoraan yhteydessä
vireillä oleviin toimiin ja kertovat aiemmista toimista, joita komissio on
toteuttanut Euroopan toimielimenä ja julkisen hallinnon viranomaisena.
(3) Näiden yhtenäisten sääntöjen avulla on varmistettava, että komissio voi
milloin tahansa tehdä selkoa asioista, joista se on vastuussa. Pääosastojen
ja niihin verrattavien toimialojen hallussa olevien asiakirjojen on toimittava
toimielimen muistina, helpotettava tietojenvaihtoa ja oltava todisteina toteu-
tetuista toimista sekä vastattava yksiköille kuuluvia oikeudellisia
velvoitteita.
(4) Mainittujen sääntöjen täytäntöönpano edellyttää tarkoituksenmukaisen ja
kestävän organisaatiorakenteen toteuttamista jokaiseen pääosastoon tai
jokaiselle toimialalle, niiden välille ja komission tasolle.
(5) Komission kaikille yksiköille yhteiseen nimikkeistöön perustuvan ja komis-
sion toimintoperusteiseen johtamiseen liittyvän arkistointijärjestelmän
laatiminen ja toteuttaminen mahdollistaa asiakirjojen järjestämisen, help-
ottaa asiakirjojen saatavuutta ja lisää avoimuutta.
(6) Tehokas asiakirjahallinto on ehdoton edellytys, jotta komission asiakirjojen
saatavuutta koskevia toimintaperiaatteita voidaan tehokkaasti noudattaa.
Kansalaisten oikeutta tutustua asiakirjoihin helpotetaan laatimalla rekis-
tereitä, joissa on komission laatimien tai vastaanottamien asiakirjojen
viitenumerot,
1 artikla
Määritelmät
Näissä säännöksissä tarkoitetaan:
— ”asiakirjalla” mitä tahansa komission laatimaa tai vastaanottamaa tallennetta
(paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua taikka ääni- tai
kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen
vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä,
— ”asiakirjakansiolla” asiakirjojen kokoelmaa, joka on järjestetty toimielimen
toiminnan todistelemiseksi, perustelemiseksi tai tiedottamiseksi ja työn
tehokkuuden varmistamiseksi.
2 artikla
Tavoite
Näillä säännöksillä määritellään asiakirjahallinnon periaatteet.Asiakirjahallinolla on varmistettava:
— asiakirjojen asianmukainen laatiminen, vastaanottaminen ja säilyttäminen,
— kunkin asiakirjan yksilöiminen asianmukaisin tunnuksin, jotka tekevät niiden
arkistoinnin, hakemisen ja niihin viittaamisen helpoksi,
— toimielimen muistin säilyttäminen, todisteiden säilyttäminen hallinnoiduista
toimista ja yksiköille kuuluvien oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen,
— sujuva tietojenvaihto,
— avoimuutta koskevien toimielimen velvoitteiden täyttäminen.
3 artikla
Yhtenäiset säännöt
Asiakirjoja koskevat seuraavat toimenpiteet:
— kirjaaminen,
— arkistointi,
— säilyttäminen,
— asiakirjakansioiden siirtäminen historiallisiin arkistoihin.
Toimenpiteet toteutetaan yhtenäisin säännöin, joita sovelletaan yhdenmukaisesti
kaikissa komission pääosastoissa ja niihin verrattavilla toimialoilla.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 70
▼M3
4 artikla
Kirjaaminen
Jokainen komission yksiköiden missä tahansa muodossa vastaanottama tai viral-
lisesti laatima asiakirja on tarkastettava sen määrittämiseksi, miten sitä
käsitellään ja onko asiakirja kirjattava vai ei.
Komission yksikön laatima tai vastaanottama asiakirja on kirjattava, jos se
sisältää tärkeää tietoa, joka ei ole lyhytaikaista ja/tai se voi johtaa komission
tai sen yksikön toimiin tai jatkotoimenpiteisiin. Jos kyseessä on komissiossa
laadittu asiakirja, asiakirjan laatinut yksikkösuorittaa kirjaamisen siihen kuulu-
vaan järjestelmään. Jos kyseessä on komission vastaanottama asiakirja,
kirjaamisen suorittaa yksikkö, jolle asiakirja on osoitettu. Tällä tavoin kirjattujen
asiakirjojen myöhemmissä käsittelyissä on viitattava niiden alkuperäiseen kirjaa-
miseen.
Kirjaamisella on mahdollistettava komission tai sen yksikön laatimien tai vastaa-
nottamien asiakirjojen yksilöiminen selvästi ja varmasti niin, että asiakirjat ovat
jäljitettävissä koko niiden elinkaaren ajan.
On laadittava rekistereitä, joissa on asiakirjojen viitenumerot.
5 artikla
Arkistointi
Pääosastot ja niihin verrattavat toimialat laativat omiin erityistarpeisiinsa
sopivan arkistointijärjestelmän.
Arkistointijärjestelmä, jonka on oltava atk-pohjainen, perustuu pääsihteeristön
määrittelemään kaikille komission yksiköille yhteiseen nimikkeistöön. Nimik-
keistöon yhteydessä komission toimintoperusteiseen johtamiseen.
Kirjatut asiakirjat järjestetään asiakirjakansioihin. Jokaista pääosaston tai niihin
verrattavan toimialan toimivaltaan kuuluvaa asiaa varten perustetaan yksi ainoa
virallinen asiakirjakansio. Jokaisen virallisen asiakirjakansion on oltava täydel-
linen ja vastattava yksikön toimintaa kyseisessä asiassa.
Asiakirjakansion perustaminen ja sen sisällyttäminen pääosaston tai niihin
verrattavan toimialan arkistointijärjestelmään jokaisessa pääosastossa tai niihin
verrattavassa toimialassa määriteltävien käytännön menettelysääntöjen mukai-
sesti kuuluu yksikölle, joka on vastuussa asiakirjakansiota koskevasta alasta.
6 artikla
Säilyttäminen
Jokainen pääosasto tai niihin verrattava toimiala varmistaa vastuullaan olevien
asiakirjojen fyysisen suojaamisen sekä niiden saatavuuden lyhyellä ja keski-
pitkällä aikavälillä ja sen on voitava perustaa tai palauttaa ennalleen
asiakirjakansiot, joihin ne kuuluvat.
Asiakirjan vähimmäissäilytysaika määräytyy hallinnollisten sääntöjen ja oikeu-
dellisten velvoitteiden perusteella.
Jokainen pääosasto tai niihin verrattava toimiala määrittelee sisäisen organisaa-
tiorakenteensa asiakirjakansioiden säilyttämistä varten. Vähimmäisaikaa, jonka
asiakirjakansio säilytetään komission yksiköissä, määriteltäessä otetaan
huomioon 12 artiklassa tarkoitettujen soveltamissääntöjen mukaisesti laadittu
yhteinen luettelo.
7 artikla
Valinta ja siirtäminen historialliseen arkistoon
Rajoittamatta 6 artiklassa tarkoitettuja vähimmäissäilytysaikoja 9 artiklassa
tarkoitetut asiakirjahallintokeskukset valitsevat säännöllisin väliajoin yhteis-
työssä asiakirjakansioista vastaavien yksiköiden kanssa ennakolta asiakirjoja ja
asiakirjakansioita, jotka voidaan myöhemmin siirtää komission historialliseen
arkistoon. Arvioituaan ehdotukset historiallinen arkisto voi päättää evätä asiakir-
jojen tai asiakirjakansioiden siirtämisen. Epäämispäätökset on perusteltava ja
ilmoitettava kyseiselle yksikölle.
Asiakirjakansiot ja asiakirjat, joiden säilyttämistä yksiköissä ei pidetä enää
välttämättömänä, siirretään pääjohtajan luvalla viimeistään viidentoista vuoden
kuluttua niiden laatimisesta asiakirjahallintokeskuksen välityksellä komission
historialliseen arkistoon. Tämän jälkeen asiakirjakansiot tai asiakirjat lajitellaan
12 artiklassa tarkoitettujen soveltamissääntöjen mukaisesti tarkoituksena erottaa
toisistaan säilytettävät niistä, jotka eivät ole hallinnollisesti tai historiallisesti
merkityksellisiä.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 71
▼M3
Historiallisella arkistolla on käytössään erityisiä varastoja siirrettyjen asiakirja-
kansioiden ja asiakirjojen säilyttämiseen. Arkisto antaa asiakirjoja ja
asiakirjakansioita pyynnöstä sen pääosaston tai yksikön käyttöön, josta ne ovat
lähtöisin.
8 artikla
Turvaluokitellut asiakirjat
Komissiosta, toisesta toimielimestä, jäsenvaltioilta tai kansainväliseltä järjestöltä
peräisin olevia turvaluokiteltuja asiakirjoja käsitellään voimassa olevia turvalli-
suussääntöjä noudattaen.
9 artikla
Asiakirjahallintokeskukset
Jokainen pääosasto tai niihin verrattava toimiala perustaa huomioon ottaen
rakenteensa ja velvoitteensa yhden tai useamman asiakirjahallintokeskuksen.
Asiakirjahallintokeskusten tehtävänä on varmistaa, että kyseisessä pääosastossa
tai niihin verrattavalla toimialalla laadittuja tai vastaanotettuja asiakirjoja hallin-
noidaan sääntöjen mukaisesti.
10 artikla
Asiakirjahallinnosta vastaava
Jokainen pääjohtaja tai toimialajohtaja nimittää asiakirjahallinnosta vastaavan.
Nykyaikaisen ja tehokkaan asiakirjahallinnon ja arkistohallinnon järjestelmän
toteuttamiseksi asiakirjahallinnosta vastaavan on:
— määriteltävä, mitkä tyypit asiakirjoista ja asiakirjakansioista ovat ominaisia
pääosastonsa tai niihin verrattavan toimialansa toiminta-aloilla,
— laadittava ja päivitettävä tietokanta- ja järjestelmäluettelo,
— laadittava pääosastonsa tai niihin verrattavan toimialansa arkistointijärjes-
telmä,
— laadittava asiakirjojen ja asiakirjakansioiden hallinnoinnissa noudatettavien
pääosastonsa tai niihin verrattavan toimialansa säännöt ja menettelyt sekä
varmistettava niiden soveltaminen,
— järjestettävä näissä säännöksissä määriteltyjen hallintosääntöjen toteuttami-
sesta, valvonnasta ja seurannasta vastaavan henkilöstön koulutus
pääosastossaan tai niihin verrattavalla toimialallaan.
Asiakirjahallinnosta vastaava varmistaa horisontaalisen yhteensovittamisen asia-
kirjahallintokeskuksen tai -keskusten ja muiden asianomaisten yksiköiden
välillä.
11 artikla
Yksiköiden välinen ryhmä
Perustetaan yksiköiden välinen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmä pääsihteer-
istön puheenjohtajuudella, ja sen tehtävänä on:
— huolehtia näiden säännösten moitteettomasta ja yhtenäisestä soveltamisesta
yksiköissä,
— käsitellä niiden soveltamista koskevat mahdolliset kysymykset,— osallistua 12 artiklassa tarkoitettujen soveltamissääntöjen laatimiseen,
— vastata pääosastojen ja niihin verrattavien toimialojen koulutus- ja tukitarpei-
siin.
Yksiköiden välisen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmän kutsuu koolle
puheenjohtaja joko omasta aloitteestaan taikka pääosaston tai niihin verrattavan
toimialan pyynnöstä.
12 artikla
Soveltamissäännöt
Pääsihteeristö antaa näiden säännösten soveltamissäännöt yhteisymmärryksessä
henkilöstön ja hallinnon pääosaston pääjohtajan kanssa ja saattaa ne säännölli-
sesti ajan tasalle yksiköiden välisen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmän
ehdotuksesta.
Ajan tasalle saattamisessa otetaan huomioon muun muassa:
— uuden tieto- ja viestintätekniikan kehitys,2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M3
— asiakirjahallintoa koskeva teoreettinen kehitys ja yhteisössä suoritetun ja
kansainvälisen tutkimuksen tulokset sekä alaa koskevat uudet normit,
— komission velvollisuudet, jotka koskevat avoimuutta sekä yleisön oikeutta
tutustua asiakirjoihin ja asiakirjojen rekistereihin,
— komission ja sen yksiköiden asiakirjojen standardointia ja esittämistapaa
koskeva kehitys,
— sähköisessä muodossa olevien asiakirjojen todistusvoimaa koskevien
sääntöjen määrittely.
13 artikla
Täytäntöönpano yksiköissä
Jokainen pääjohtaja tai toimialajohtaja toteuttaa tarpeelliset organisatoriset,
hallinnolliset, aineelliset ja henkilöstöä koskevat rakenteet näiden säännösten ja
niiden soveltamissääntöjen täytäntöönpanemiseksi.
14 artikla
Tiedotus, koulutus ja tuki
Pääsihteeristö sekä henkilöstön ja hallinnon pääosasto toteuttavat tarvittavat
tiedotus-, koulutus- ja tukitoimet, jotta voidaan varmistaa näiden säännösten
täytäntöönpano ja soveltaminen pääosastoissa ja niihin verrattavilla toimialoilla.
Ne ottavat koulutustoimia määritellessään asianmukaisesti huomioon pääosas-
tojen ja niihin verrattavien toimialojen koulutus- ja tukitarpeet, joista
yksiköiden välinen asiakirjahallinnosta vastaavien ryhmä välittää tiedon.
15 artikla
Säännösten täytäntöönpano
Pääsihteeristö huolehtii näiden säännösten täytäntöönpanosta yhdessä pääjohta-
jien ja toimialajohtajien kanssa.2000Q3614 — FI — 24.01.2002 — 003.001 — 73