2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 1
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin.Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
►B KOMISSION ASETUS (EY) N:o 2222/2000,
annettu 7 päivänä kesäkuuta 2000,
yhteisön tuesta maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskeville liittymistä valmisteleville
toimenpiteille jäsenyyttä hakeneissa Keski- ja Itä-Euroopan maissa liittymistä edeltävänä aikana
annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1268/1999 soveltamista koskevista rahoitussäännöistä
(EYVL L 253, 7.10.2000, s. 5)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
►M1Komission asetus (EY) N:o 2252/2001, annettu 20 päivänä marraskuuta
2001L 304 8 21.11.2001
►M2Komission asetus (EY) N:o 188/2003, annettu 31 päivänä tammikuuta
2003L 27 14 1.2.2003
▼B
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 2222/2000,
annettu 7 päivänä kesäkuuta 2000,
yhteisön tuesta maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskeville
liittymistä valmisteleville toimenpiteille jäsenyyttä hakeneissaKeski- ja Itä-Euroopan maissa liittymistä edeltävänä aikanaannetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1268/1999 soveltamista
koskevista rahoitussäännöistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon yhteisön tuesta maataloutta ja maaseudun kehittämistä
koskeville liittymistä valmisteleville toimenpiteille jäsenyyttä hake-neissa Keski- ja Itä-Euroopan maissa liittymistä edeltävänä aikana 21
päivänä kesäkuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1268/
1999 (
1) ja erityisesti sen 9 artiklan 2 kohdan ja 12 artiklan 1 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)Euroopan unionin jäsenyyttä hakeneille valtioille osana liitty-
mistä edeltävää strategiaa annettavan tuen yhteensovittamisestaannetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1266/1999 (
2) 11 artiklan
1 kohdassa säädetään, että komissio panee yhteisön tuentäytäntöön Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellet-tavan yhteisön varainhoitoasetuksen (
3) 114 artiklan mukaisesti.
Asetuksen (EY) N:o 1268/1999 9 artiklan 1 kohdassa säädetään,
että rahoitustuen on oltava yhteisen maatalouspolitiikan rahoituk-sesta 17 päivänä toukokuuta 1999 annetussa neuvostonasetuksessa (EY) N:o 1258/1999 (
4) vahvistettujen periaatteiden
mukaista. Mainittua asetusta sovelletaan Euroopan maatalouden
ohjaus- ja tukirahaston tuki- ja ohjausosastoihin, mutta siinä
annetaan myös erityissäännöksiä tukiosastosta, joka kuuluuvarainhoitoasetuksen VIII osaston soveltamisalaan.
(2)Sapard-ohjelman avulla olisi pyrittävä kehittämään kyseistenmaiden instituutioita. Maatalouden ja maaseudun kehittämisenerityisessä liittymisohjelmassa (Sapard) edellytetään, ettäasetuksen (EY) N:o 1268/1999 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetutkymmenen ehdokasmaata toteuttavat edelleen useita hankkeita,jotka ovat yleensä kustannuksiltaan vähäisiä. On toivottavaa
siirtää hallintotehtävät ehdokasmaalle. Asetuksen (EY) N:o
1266/1999 12 artiklan 2 kohdassa säädetäänkin mahdollisuudestaantaa hallinnointi ehdokasmaan tehtäväksi. Sapard-välineenhallinnointi olisi näin ollen järjestettävä siten, että siitä huoleh-tivat ehdokasmaiden virastot mainittua hajautettualähestymistapaa noudattaen.
(3)Asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdassa tarkoi-tetun hajautetun hallinnoinnin soveltamista koskevat
vähimmäisperusteet ja -vaatimukset vahvistetaan mainitun
asetuksen liitteessä. Ne vastaavat niitä perusteita ja vaatimuksia,jotka maksajavirastojen on täytettävä, jotta niiden toiminta olisikomission asetuksen (EY) N:o 1663/95 (
5), sellaisena kuin se on
viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 2245/1999 (6), liit-
teessä vahvistettujen EMOTR:n tukiosaston sääntöjen mukaista.
Edellä esitetyn perusteella kuhunkin ehdokasmaahan perustetun
viraston toiminnassa olisi noudatettava EMOTR:n tukiosastoakoskevia säännöksiä.
(4)Asetuksessa (EY) N:o 1663/95 annetut EMOTR:n tukiosastoakoskevat säännökset liittyvät pääasiassa maksujen suorittami-seen. Ehdokasmaiden virastojen on kuitenkin huolehdittava sekä2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 2
(1) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 87.
(2) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 68.
(3) EYVL L 356, 31.12.1977, s. 1.
(4) EYVL L 160, 26.6.1999, s. 103.
(5) EYVL L 158, 8.7.1995, s. 6.
(6) EYVL L 273, 23.10.1999, s. 5.
▼B
maksujen suorittamisesta että täytäntöönpanosta. Näin ollen on
myös vahvistettava asianmukaiset perusteet viimeksi mainittuatehtävää varten.
(5)On asianmukaista myöntää hyväksyntä myös väliaikaisesti edel-lyttäen, että olennaisia tai vähimmäisperusteita noudatetaan.
(6)Jotta komissio voisi luopua asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12artiklan 1 kohdassa säädetystä ennakkohyväksynnästä ja antaatuen hallinnoinnin ehdokasmaan tehtäväksi, ehdokasmaanSapard-viraston kansallinen hyväksyminen on vahvistettava.
(7)Mahdollisuuksien mukaan tiettyihin rahoitustoimiin on asianmu-kaista käyttää ehdokasmaissa olemassa olevia rakenteita. Näissämaissa on jo olemassa kansallinen rahasto, jonka kautta Phare-varat siirretään. Lisäksi asetuksen (EY) N:o 1266/1999 liitteen
2 kohdan valakohdassa säädetään, että kansallisella hyv äksyntä-
viranomaisella on täysimääräinen rahoitusvastuu varoista. Näinollen Sapard-ohjelman kannalta on asianmukaista, että kunkinehdokasmaan kansallinen rahasto toimii toimivaltaisena virano-maisena, joka hyväksyy Sapard-viraston ja valvoo, että
hyväksyntäperusteita noudatetaan jatkuvasti. Kansallinen hyväk-
syntäviranomainen toimii komission ja ehdokasmaan välillävaihdettavien rahoitustietojen yhteyspisteenä.
(8)Rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä annetun
neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 (1) 31 artiklan 2
kohdassa säädetään, että ensimmäinen maksusitoumus tehdään,kun komissio tekee päätöksen tukitoimen hyväksymisestä. Tätämallia on näissä olosuhteissa ja yhteisön maksusitoumukseensidottujen varojen maksuun saattamista noudattaen asianmukaista
soveltaa soveltuvin osin Sapard-välineeseen.
(9)Asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdassa säädetään
komission tekemistä jälkitarkastuksista. EMOTR:n tilien tarkas-tamisessa ja hyväksymisessä noudatettava menettely on tehokas
järjestely hajautettujen erillisvirastojen maksujen tarkastamiseksi
ja hyväksymiseksi ja tarvittaessa sääntöjenvastaisten tai virheel-listen maksujen perimiseksi takaisin ehdokasmailta.
(10)Sapard-ohjelman täytäntöönpanosäännöt olisi vahvistettavakomission ja kunkin ehdokasmaan välillä tehtävissä kahdenväli-sissä sopimuksissa. Tästä syystä komission ja kunkinehdokasmaan olisi laadittava monivuotinen rahoitussopimus,jossa vahvistetaan Sapard-varojen käyttöä koskevat edellytykset.Yhteisön rahoitusosuus vahvistetaan vuotuisissa rahoitussopi-
muksissa.
(11)Yhteisön taloudellisten etujen suojaamiseksi ehdokasmailla olisi
oltava vastaavat velvoitteet kuin jäsenvaltioilla yhteisön edusta-
jien Sapard-varoja koskevien tarkastusten suhteen.
(12)Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat Euroopan maata-
louden ohjaus- ja tukirahastokomitean (EMOTR) lausunnonmukaiset,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Asetuksen soveltamisala
1. Tässä asetuksessa vahvistetaan edellytykset asetuksessa (EY) N:o
1268/1999 säädetyn tuen hallinnoinnin antamiseksi mainitun asetuksen1 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen kymmenen ehdokasmaan tehtäväksiasetuksen (EY) N:o 1266/1999 12 artiklan 2 kohdan mukaisesti.2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 3
(1) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 1.
▼B
2. Komissio vaatii ehdokasmaita noudattamaan näitä edellytyksiä
sisällyttämällä ne kunkin maan kanssa neuvoteltuihin rahoitussopimuk-siin.
2 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa:
a) ’Ehdokasmailla’ tarkoitetaan asetuksen (EY) N:o 1268/1999 1
artiklan 1 kohdassa lueteltuja maita.
b) ’Kansallisella rahastolla’ tarkoitetaan varoista täysimääräisen rahoi-
tusvastuun kantavaa kansallisen hyväksyntäviranomaisen alaisuuteen
kuuluvaa ehdokasmaan nimeämää elintä, joka toimii toimivaltaisena
viranomaisena. Kansallinen hyväksyntäviranomainen toimii komis-sion ja ehdokasmaan välillä vaihdettavien rahoitustietojenyhteyspisteenä.
c) ’Toimivaltaisella viranomaisella’ tarkoitetaan hakijamaan laitosta,
joka
i) hyväksyy Sapard-viraston, valvoo sen hyväksyntää ja peruuttaa
sen asetuksen (EY) N:o 1663/95 1 artiklan 2 kohdan soveltami-seksi ja
ii) nimittää todistuksen myöntävän elimen.
d) ’Sapard-virastolla’ tarkoitetaan ehdokasmaan perustamaa ja sen
vastuulla toimivaa elintä, joka vastaa kahdesta tehtävästä:täytäntöönpanosta ja maksujen suorittamisesta. Kussakin ehdokas-maassa voidaan hyväksyä vain yksi Sapard-virasto.
e) ’Todistuksen myöntävällä elimellä’ tarkoitetaan Sapard-virastosta
toiminnallisesti riippumatonta elintä, joka laatii tilejä koskevantodistuksen samoin kuin kertomukset hallinto- ja valvontajärjestel-mistä sekä varmistaa osarahoituksen olemassaolon.
f) ’Monivuotisella rahoitussopimuksella’ tarkoitetaan sopimusta, jossa
vahvistetaan säännökset, joita Sapard-välineestä saatavassa osarahoi-
tuksessa on noudatettava.
g) ’Vuotuisella rahoitussopimuksella’ tarkoitetaan sopimusta, jossa
vahvistetaan kyseisen vuoden määrärahat yhteisön talousarvioonmerkittyjen määrärahojen perusteella ja joka tarvittaessa täydentää
ja muuttaa monivuotisen rahoitussopimuksen tai aikaisemman
vuotuisen rahoitussopimuksen määräyksiä.
h) ’Sapard-välineen euromääräisellä tilillä’ tarkoitetaan tavanomaisin
markkinaehdoin korkoa tuottavaa tiliä, jonka kansallinen hyväk-syntäviranomainen avaa rahoituslaitoksessa tai valtionkonttorissa
omissa nimissään voidakseen ottaa vastaan 8 artiklassa tarkoitettuja
maksuja ja jota käytetään yksinomaan Sapard-välineen maksutapah-tumiin ja pidetään euromääräisenä.
i) ’Varainhoitovuodella’ tarkoitetaan kalenterivuotta 1 päivästä tammi-
kuuta 31 päivään joulukuuta.
j) ’Poikkeuksellisella luonnonkatastrofilla’ tarkoitetaan epätavallisen
laajamittaista luonnonkatastrofia, joka aiheuttaa suurta vahinkoa jatuhoa.
2 LUKU
HALLINNOINNIN ANTAMINEN MUIDEN TAHOJEN
TEHTÄVÄKSI
3 artikla
Tuen hallinnoinnin antaminen muiden tahojen tehtäväksi
1. Komissio varmistaa, että asetuksen (EY) N:o 1266/1999 12
artiklan 2 kohdan edellytyksiä (jäljempänä ’edellytykset’) samoin kuintämän asetuksen 4—6 artiklan säännöksiä ja liitettä on noudatettu2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 4
▼M1
▼B
▼M2
▼B
▼B
ennen kuin se tekee päätöksen tuen hallinnoinnin antamisesta ehdokas-
maan tehtäväksi.
Varmistaakseen, että ensimmäisessä alakohdassa mainittuja edelly-
tyksiä ja säännöksiä on noudatettu komissio
— tarkastelee kansallisen rahaston Sapard-ohjelman täytäntöönpanoon
liittyviä menettelyjä ja rakenteita samoin kuin Sapard-viraston jatarvittaessa muiden elinten, joille tehtäviä on mahdollisesti siirretty,
menettelyjä ja rakenteita 4 artiklan 4 kohdan, 5 artiklan 3 kohdan ja
6 artiklan 2 kohdan mukaisesti ja
— tekee tarkastuksia paikalla.
2. Päätös hallinnoinnin antamisesta virastolle voi olla väliaikainen,
jos edellytyksiä ja tämän asetuksen liitteessä mainittuja tehtäviä japerusteita samoin kuin 4—6 artiklan säännöksiä noudatetaan.
3. Komissio valvoo, että tämän asetuksen edellytyksiä ja säännöksiä
noudatetaan jatkuvasti liite mukaan luettuna. Jos missä tahansavaiheessa todetaan, että niitä ei enää noudateta, komissio peruuttaaviipymättä päätöksensä ja
— yhteisön kaikki uudet rahoitusvelvoitteet päättyvät,
— siirrot ehdokasmaalle päättyvät ja
— tarvittaessa ehdokasmaahan sovelletaan varainhoitoa koskevia oikai-
suja.
4 artikla
Toimivaltaisen viranomaisen tehtävät
1. Toimivaltaisen viranomaisen tehtäviin kuuluvat soveltuvin osin
asetuksen (EY) N:o 1663/95 1 artiklan 3, 4, 6 ja 7 kohdassa vahvistetuttehtävät. Hyväksyminen voidaan myöntää väliaikaisesti ongelmanvakavuuden mukaan vahvistettavaksi määräajaksi, kunnes tarvittavat
hallintoa ja tilejä koskevien järjestelyjen muutokset on pantu
täytäntöön.
2. Toimivaltaisen viranomaisen päätös Sapard-viraston hyväksymi-
sestä tehdään hallinto-, maksu-, valvonta- ja kirjanpitomenettelyjen
sekä rakenteiden, myös hankkeiden valinnassa, tarjouskilpailumenette-
lyissä ja hankintasopimuksissa noudatettavien järjestelyjen ja julkisiinhankintoihin liittyvien sääntöjen noudattamisen, tarkastelun perusteellaottaen huomioon liitteessä vahvistetut perusteet. Tarkastelu suoritetaankansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti. Jos
hyväksyntä myönnetään väliaikaisesti, liitteen säännöksiä on noudatet-
tava tyydyttävästi erityisesti kirjallisiin menettelyihin liittyvienvelvoitteiden, tehtävien jaon, ennen hankkeiden valintaa ja ennenmaksujen suorittamista tehtävien tarkastusten, maksumenettelyjen,kirjanpitomenettelyjen, tietojärjestelmien turvallisuuden, sisäisentarkastuksen ja tarvittaessa julkisiin hankintoihin liittyvien säännösten
osalta.
3. Toimivaltaisen viranomaisen on valvottava hyväksyntää ja peruu-
tettava se viipymättä, jos hyväksyntäperusteet eivät enää täyty. Sen on
ilmoitettava tästä komissiolle viipymättä.
4. Toimivaltainen viranomainen voi siirtää 2 kohdassa tarkoitetun
tarkastelutehtävän muille laitoksille. Kaikissa tapauksissa kokonais-
vastuu säilyy kansallisella hyväksyntäviranomaisella.
5 artikla
Sapard-viraston tehtävät
1. Sapard-viraston täytäntöönpanotehtävään sisältyy:
— ehdotuspyynnöt,
— hankkeiden valinta, paitsi jos hyväksyttyyn Sapard-välineen maata-
louden ja maaseudun kehittämisohjelmaan (jäljempänä ’ohjelma’)kuuluvassa asianomaisessa toimenpiteessä on vain yksi nimetty2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 5
▼M2
▼M2
edunsaaja tai jos hankkeiden valintatehtävä on uskottu nimetylle
elimelle tai nimetyille elimille,
— hankehakemusten tarkastaminen ehtojen, tukikelpoisuuden ja
ohjelman sisällön osalta, julkisia hankintoja koskevat säännöksettarvittaessa mukaan luettuina,
— viraston ja mahdollisten edunsaajien sopimusvelvoitteiden vahvista-
minen ja urakoiden aloittamista koskevan hyväksynnän antaminen,
— tarkastusten suorittaminen paikalla ennen hankkeen hyväksyntää ja
sen hyväksymisen jälkeen,
— toteutettavien hankkeiden edistymisen varmistava seuranta,
— toteutettujen toimenpiteiden edistymisen raportointi osoittimien
avulla.
2. Sapard-viraston maksutehtävään sisältyy:
— maksupyyntöjen tarkastaminen,
— tarkastusten suorittaminen paikalla maksujen tukikelpoisuuden
varmistamiseksi,
— maksujen hyväksyminen,— maksujen suorittaminen,
— maksusitoumusten ja maksujen kirjanpito,
— tarvittaessa tarkastukset tuensaajien keskuudessa tuen maksamisen
jälkeen sen varmistamiseksi, noudatetaanko tukiehtoja edelleen.
3. Jos täytäntöönpanosta ja maksujen suorittamisesta ei huolehdi
sama hallinnollinen yksikkö, ne voidaan uskoa myös muiden tahojenhoidettavaksi, jos liitteen 2.3 kohdan säännöksiä noudatetaan. Maksujensuorittamista tai maksusitoumusten ja maksujen kirjaamista ei saa
missään tapauksessa siirtää muiden tahojen tehtäväksi. Hankkeiden
hyväksynnän, paikalla suoritettavien tarkastusten ja maksumenettelyjenon perustuttava asianmukaiseen tehtävien jakoon.
4. Toimivaltaisen viranomaisen on toimitettava komissiolle Sapard-
viraston hyväksymisen jälkeen ehdotetut muutokset virastontäytäntöönpano- ja/tai maksujärjestelyihin.
5. Jos Sapard-virasto ei hoida myös komission asetuksen (EY) N:o
2759/1999 (
1) 9 artiklassa säädetyn hallintoviranomaisen tehtäviä, sen
on toimitettava mainitulle viranomaiselle kaikki tiedot, joita tämä
tarvitsee tehtäviään hoitaessaan.
6 artikla
Todistuksen myöntävän elimen tehtävät
1. Todistuksen myöntävän elimen tehtäviin sisältyvät:
— todistuksen antaminen Sapard-viraston vuotuisista tileistä sekä
Sapard-välineen euromääräisestä tilistä,
— vuosittainen raportointi Sapard-viraston valvonta- ja hallintojärjes-
telmien moitteettomuudesta sekä niiden kyvystä varmistaa menojenasianmukaisuus 8 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti,
— 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun kansallisen rahoitusosuuden
olemassaolon ja asianmukaisuuden varmistaminen.
2. Näitä tehtäviä hoitaessaan todistuksen myöntävän elimen on
noudatettava asetuksen (EY) N:o 1663/95 3 artiklan säännöksiä jakomission vahvistamia suuntaviivoja. Kun elimeksi nimetään kansal-
linen tilintarkastusvirasto tai vastaava, se voi siirtää asetuksen (EY)
N:o 1663/95 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tehtävät osittain tai koko-naisuudessaan muille laitoksille, jos tehtävät suoritetaan tehokkaasti.Kokonaisvastuu säilyy kaikissa tapauksissa todistuksen myöntävälläelimellä.
3. Asetuksen (EY) N:o 1663/95 3 artiklan 1 kohdassa ja tämän
asetuksen 13 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut vuotuisia tilejä koskevat2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 6
(1) EYVL L 331, 23.12.1999, s. 51.▼B
▼B
todistukset ja tilintarkastuskertomus on laadittava ennen seuraavan
vuoden 15 päivää huhtikuuta ja toimitettava komissiolle 30 päiväänhuhtikuuta mennessä.
3 LUKU
MAKSUT JA VALVONTA
7 artikla
Maksusitoumukset
1. Kun komissio on tehnyt päätöksen kunkin vuotuisen rahoitussopi-
muksen allekirjoittamisesta, yhteisön talousarviossa vahvistetuista
määrärahoista tehdään maksusitoumukset.
2. Ensimmäinen vuotuinen rahoitussopimus voidaan allekirjoittaa
komission puolesta vasta, kun seuraavat edellytykset täyttyvät:
— komissio on hyväksynyt ohjelman ja
— molemmat sopimuspuolet ovat allekirjoittaneet monivuotisen rahoi-
tussopimuksen.
3. Tämän asetuksen 10 artiklan vaatimukset huomioon ottaen
komissio vapauttaa ne osat maksusitoumuksista, joita ei ole suoritettutilille tapahtuneena maksuna tai joista sille ei ole esitetty hyväksyttävää
maksupyyntöä seuraaviin päivämääriin mennessä:
a) vuoden 2000 vuosittaista määrää vastaavien määrärahojen osalta: 31
päivään joulukuuta 2004 mennessä;
b) vuoden 2001 vuosittaista määrää vastaavien määrärahojen osalta: 31
päivään joulukuuta 2005 mennessä;
c) vuosien 2002 ja 2003 vuosittaisia määriä vastaavien määrärahojen
osalta: 31 päivään joulukuuta 2006 mennessä;
d) minkä tahansa vuoden 2003 jälkeisen vuoden vuosittaisia määriä
vastaavien määrärahojen osalta: kyseistä rahoitussitoumusvuottaseuraavan toisen vuoden joulukuun 31 päivään mennessä.
8 artikla
Komissio suorittamat maksut
1. Sapard-välineen tuelle voidaan myöntää yhteisön osarahoituso-
suus vain, jos kyseinen tuki on myönnetty komission hyväksymän
ohjelman, monivuotisten ja vuotuisten rahoitussopimusten ja 3 artiklan1 kohdassa tarkoitetun komission päätöksen säännösten mukaisesti.
2. Maksut suoritetaan euroina Sapard-välineen euromääräiselle tilille
asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 1 kohdan, 2 kohdan toisen
alakohdan, 3 kohdan, lukuun ottamatta 3 kohdan a ja d alakohtaa sekä
toiseksi ja kolmanneksi viimeistä alakohtaa, ja 4 kohdan a ja balakohdan mukaisesti.
3. Komissio suorittaa ennakkomaksun Sapard-välineen euromääräi-
selle tilille. Tämä maksu voidaan tehdä useammassa kuin yhdessä
erässä eikä se saa ylittää 49 prosenttia 20 päivänä heinäkuuta 1999
tehdyn päätöksen 1999/595/EY (
1) liitteessä vahvistetusta kyseiselle
ehdokasmaalle vuosittain myönnettävästä rahoituksesta. Maksu suorite-taan sillä edellytyksellä, että Sapard-viraston hyväksymisestä on tehty 3artiklan 1 kohdassa tarkoitettu päätös ja monivuotinen ja ensimmäinen
vuotuinen rahoitussopimus on tehty. Maksu on maksettava takaisin, jos
komissiolle ei ole toimitettu yhtään 10 artiklan mukaista maksupyyntöämainitun maksun suorittamista seuraavien 18 kuukauden kuluessa.
4. Seuraavat maksut suoritetaan 10 artiklassa vahvistettujen
sääntöjen mukaisesti.2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 7
(1) EYVL L 226, 27.8.1999, s. 23.▼M2
▼B
▼B
5. Yhteisön rahoitusosuus ei kata valuutanvaihtokuluja, pankkikuluja
ja kurssitappioita.
9 artikla
Sapard-viraston suorittamat maksut
1. Sapard-virasto suorittaa maksut edunsaajille
— kansallisena valuuttana ja ne veloitetaan tarvittaessa Sapard-
välineen euromääräiseltä tililtä. Maksumääräykset on osoitettavaedunsaajille yleensä 5 päivän kuluessa veloituksesta,
— edunsaajan laatimien menoilmoitusten perusteella. Näissä ilmoituk-
sissa mainitaan ainoastaan valitut hankkeet ja 3 artiklan 1 kohdassa
tarkoitetun komission päätöksen tekemisen jälkeen maksetut menot,
lukuun ottamatta valittuja hankkeita koskevista toteutettavuus- jamuista tutkimuksista sekä teknisestä avusta aiheutuneita menoja.Jos komissio kuitenkin päätyy siihen, että kyseessä on ollut poik-keuksellinen luonnonkatastrofi, kyseiseen katastrofiin liittyvienhankkeiden edunsaajille suoritettaviin maksuihin voidaan soveltaa
poikkeusta, jonka mukaan vaatimus esittää menoilmoitus voidaan
korvata ennakkomaksumahdollisuudella.
Yhteisön rahoitusosuus on myönnettävä samaan aikaan kansallisen
rahoitusosuuden kanssa. Jos edunsaajat toimivat julkisella sektorilla,kansallinen rahoitusosuus voidaan kuitenkin myöntää ennen yhteisön
rahoitusosuutta.
2. Sapard-viraston on pystyttävä määrittelemään yksittäisiä toimen-
piteitä ja hanketason tukia koskeva julkinen rahoitusosuus.
3. Sapard-viraston on kirjattava kaikki maksut. Kirjanpitomer-
kintöjen on käsitettävä vähintään seuraavat tiedot:
— määrä kansallisena valuuttana ja
— vastaava määrä euroina.
4. Sapard-viraston toteamat kaikki liian suuret maksut eli makset-
tavan määrän ylittävät määrät on kirjattava viipymättä Sapard-välineeneuromääräiselle tilille ja vähennettävä 10 artiklassa tarkoitetuistakomissiolta haetuista maksuista.
5. Tukitoimen loppumaksu suoritetaan asetuksen (EY) N:o 1260/
1999 32 artiklan 4 kohdan a ja b alakohdan mukaisesti sen jälkeen,
kun 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut päätökset on tehty.
6. Sapard-viraston on varmistettava, että edunsaajien maksupyynnöt
käsitellään oikea-aikaisesti. Jos täydellisten tositteiden vastaanottamisen
ja maksumääräyksen osoittamisen välinen aika on yli kolme kuukautta,
yhteisön rahoitusosuutta voidaan pienentää komission asetuksen (EY)N:o 296/96 (
1) 4 artiklan 2 kohdan säännösten mukaisesti.
10 artikla
Maksujen hakeminen yhteisöltä
1. Komissio ottaa huomioon ainoastaan Sapard-viraston neljännes-
vuosittain laatimat maksupyynnöt, jotka esitetään komissionvahvistamassa muodossa ja jotka kansallinen hyväksyntäviranomainen
toimittaa komissiolle yhden kuukauden kuluessa kunkin vuosineljän-
neksen päättymisestä. Lisäpyyntöjä voidaan kuitenkin esittääperustelluissa tapauksissa seuraavien riskien perusteella:
— jos Sapard-välineen euromääräisen tilin nettosaldo on vaarassa
ehtyä ennen kuin seuraava neljännesvuosittainen pyyntö käsitellään,tai2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 8
(1) EYVL L 39, 17.2.1996, s. 5.▼M2
▼B
▼M2
▼M2
— jos maksusitoumukset aiotaan vapauttaa 7 artiklan 3 kohdan mukai-
sesti.
2. Maksupyyntöjen on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot:
— Sapard-viraston edellisen vuosineljänneksen aikana edunsaajille
maksamien menojen määrä jaoteltuna toimenpiteittäin kansallisena
valuuttana ja euroina samoin kuin kansallinen ja yhteisön rahoituso-suus,
— jäljellä olevat yhteisön varat Sapard-välineen euromääräisellä tilillä
tilin debetpuolen mukaan,
— perittäviä saatavia koskevat yksityiskohtaiset tiedot.
3. Komissio tarkastaa maksupyynnöt ottaen huomioon asetuksen
(EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 3 kohdan b, c, e ja f alakohdassa
säädetyt edellytykset.
4. Komissio korvaa maksupyynnöissä ilmoitetut menot mahdolli-
suuksien mukaan kahden kuukauden kuluessa hyväksyttävänmaksupyynnön vastaanottamisesta edellyttäen, että 3 kohdassa tarkoi-
tetut tarkastukset on tehty.
11 artikla
Valuuttakurssi ja korot
1. Euron ja kansallisen valuutan välisenä muuntokurssina käytetään
Euroopan keskuspankin julkaisemaa valuuttakurssia seuraavasti:
— Sapard-viraston suorittamien maksujen osalta kurssia, joka on julk-
aistu sitä kuukautta, jonka aikana menot kirjattiin Sapard-virastonkirjanpitoon, edeltävän kuukauden viimeisestä edellisenä komissiontyöpäivänä. Päivä, jona maksumääräys osoitetaan edunsaajalle, on
kirjanpidosta ilmenevä päivä.
— Sapard-viraston suorittamien liian suurien maksujen osalta kurssia,
joka on julkaistu sitä kuukautta, jonka aikana liian suuri maksutodettiin ensimmäistä kertaa, edeltävän kuukauden viimeisestä edel-lisenä komission työpäivänä.
— Tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevassa päätöksessä sekä
sääntöjenmukaisuustarkastusta koskevassa päätöksessä vahvistet-tujen määrien osalta kurssia, joka on julkaistu sitä kuukautta, jonkaaikana päätös tehtiin, edeltävän kuukauden viimeisestä edellisenäkomission työpäivänä.
2. Jos 13 artiklan 5 kohdassa ja 14 artiklan 4 kohdassa säädettyjä
määräaikoja ei noudateta, kaikista maksamatta olevista määristä kertyykorkotuloa 1,5 prosenttiyksiköllä korotetun Euroopan keskuspankin
julkaiseman kolmen kuukauden talletusten Euribor-koron mukaan.
Sovellettava korko on mainituissa artikloissa tarkoitetun päätöksentiedoksiantokuukauden keskiarvo.
3. Sapardin euromääräiseltä tililtä syntyvät korkotulot on kohdennet-
tava yksinomaan kyseiselle ohjelmalle. Näistä koroista ei voidavähentää mitään lukuja.
12 artikla
Komission aloitteesta toteutettavat toimenpiteet
Jos komissio ei kohdenna asetuksen (EY) N:o 1268/1999 7 artiklan 4
kohdassa säädettyjä vuotuisia määrärahoja kokonaisuudessaan ehdokas-
maalle, se tekee kohdentamatta jääneistä varoista erilliset päätökset.
13 artikla
Tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskeva päätös
1. Ehdokasmaan on laadittava ja kansallisen hyväksyntävirano-
maisen on toimitettava komissiolle varainhoitovuosittain vuotuinenilmoitus, joka esitetään komission vahvistamassa muodossa, sekä2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 9
▼B
▼M1
▼B
▼B
todistus ja tilintarkastuskertomus asetuksen (EY) N:o 1258/1999 6
artiklan 1 kohdan b alakohdan ja asetuksen (EY) N:o 1663/95 4artiklan, 5 artiklan 1 kohdan a, c ja e alakohdan ja 5 artiklan 2 kohdan
mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 14 artiklassa tarkoitettujen
päätösten soveltamista.
2. Komission on saatava 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat kyseistä
varainhoitovuotta seuraavan vuoden 30 päivään huhtikuuta mennessä.
Sovelletaan asetuksen (EY) N:o 296/96 7 artiklan 1 kohdan ensim-
mäisen ja toiseksi viimeisen virkkeen, 2 kohdan c alakohdan, 3kohdan ja 4 kohdan säännöksiä. Varainhoitovuonna ”n” otetaanhuomioon kaikki varainhoitovuoden ”n” aikana Sapard-välineen kirjan-pitoon kirjatut maksutapahtumat.
3. Komissio tarkastaa ja hyväksyy Sapard-viraston tilit ennen
kyseistä varainhoitovuotta seuraavan vuoden 30 päivää syyskuutaasetuksen (EY) N:o 1258/1999 7 artiklan 3 kohdan ja asetuksen (EY)N:o 1663/95 7 artiklan säännösten mukaisesti (jäljempänä ’tilien tarkas-tamista ja hyväksymistä koskeva päätös’). Tilien tarkastamista jahyväksymistä koskeva päätös kattaa myös Sapard-välineen euro-
määräisen tilin tarkastamisen ja hyväksymisen. Komissio selvittää
myös Sapard-välineen euromääräiselle tilille maksettavat määrät 9artiklan 4 kohdan ja 11 artiklan 3 kohdan mukaisesti.
4. Komissio antaa kyseiselle ehdokasmaalle tiedoksi komissiolle
toimitettujen tietojen tarkastuksen tulokset ennen kyseisen varainhoito-
vuoden päättymistä seuraavaa 31 päivää heinäkuuta. Jos kyseisestä
ehdokasmaasta johtuvista syistä komissio ei voi tarkastaa ja hyväksyäehdokasmaan tilejä ennen 30 päivää syyskuuta, komissio ilmoittaaehdokasmaalle lisätutkimuksista, jotka se aikoo tehdä.
5. Yleensä tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevassa
päätöksessä vahvistetut määrät vähennetään komission ehdokasmaalle
suorittamista seuraavista maksuista tai lisätään näihin maksuihin. Joskyseisessä päätöksessä vähennettäväksi vahvistettu määrä on kuitenkinsuurempi kuin mahdolliset seuraavat maksut, korvaamatta jäänyt määräon maksettava komissiolle euroina kahden kuukauden kuluessapäätöksen tiedoksiantamisesta. Komissio voi kuitenkin päättää tapaus-
kohtaisesti, että mikä tahansa sille palautettava määrä peritään takaisin
mistä tahansa komission välineestä ehdokasmaalle maksettavastakomission maksusta.
14 artikla
Sääntöjenmukaisuustarkastusta koskeva päätös
1. Komissio tekee päätöksen yhteisön osarahoituksen ulkopuolelle
jäävistä menoista (jäljempänä ’sääntöjenmukaisuustarkastusta koskevapäätös’), kun se toteaa, että menoja ei ole suoritettu 8 artiklan 1kohdassa tarkoitettujen sääntöjen mukaisesti.
2. Sääntöjenmukaisuustarkastusta koskevissa menettelyissä on
noudatettava asetuksen (EY) N:o 1258/1999 7 artiklan 4 kohdan ja
asetuksen (EY) N:o 1663/95 8 artiklan säännösten soveltamiseksivahvistettuja mekanismeja ja menettelyjä.
3. Varainhoitoa koskevaan oikaisuun voi sisältyä kiinteämääräisiä
oikaisuja, jos Sapard-virasto ei ole järjestänyt tai tehnyt tarkastuksia
moitteettomasti, ja oikaisua vastaavan määrän pidättäminen kieltäy-
tymällä korvaamasta muista hankkeista aiheutuneita menoja.
4. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun sääntöjenmukaisuustarkastusta
koskevan päätöksen mukaisesti takaisin perittävä määrä annetaantiedoksi kansalliselle hyväksyntäviranomaiselle, jonka on varmistettava,
että kyseinen määrä maksetaan komission euromääräiselle tilille kahden
kuukauden kuluessa päätöksen tiedoksiantamisesta. Kyseisessäpäätöksessä vahvistettua määrää ei kohdenneta uudelleen Sapard-ohjel-malle. Komissio voi kuitenkin päättää tapauskohtaisesti, että mikätahansa sille palautettava määrä peritään takaisin mistä tahansa komis-sion välineestä ehdokasmaalle maksettavasta komission maksusta.2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 10
▼B
15 artikla
Kirjaamista ja valvontaa koskevat säännökset
1. Sapard-viraston ja kansallisen rahaston on säilytettävä asiakirjat
komission käytettävissä viiden vuoden ajan loppumaksun suorittami-
sesta edunsaajalle.
2. Kun tarkastuksia suoritetaan asetuksen (EY) N:o 1268/1999 9
artiklan nojalla, Sapard-ohjelmaa täytäntöönpantaessa sovelletaansoveltuvin osin neuvoston asetuksen (Euratom, EY) N:o 2185/96 (
1)
sekä asetuksen (EY) N:o 1258/1999 8 artiklan 1 ja 2 kohdan ja 9artiklan 1 ja 2 kohdan säännöksiä.
3. Ehdokasmaat soveltavat epäsäännönmukaisuuksista ja tätä alaa
koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta annetun komission
asetuksen (EY) N:o 1681/94 (
2) säännöksiä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaise-
naan kaikissa jäsenvaltioissa.2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 11
(1) EYVL L 292, 15.11.1996, s. 2.
(2) EYVL L 178, 12.7.1994, s. 43.
▼B
LIITE
SAPARD-VIRASTON TEHTÄVÄT JA SEN HYVÄKSYNNÄSSÄ NOUDA-
TETTAVAT PERUSTEET
1 TEHTÄVÄT
Sapard-virastolla on seuraavat Sapard-välineen menoihin liittyvät
päätehtävät:
1.1 Maksusitoumusten ja maksujen hyväksyminen: tavoitteena on vahvistaa
maksupyynnön esittäjälle tai toimittajalle rahoitussopimuksen sääntöjen
mukaisesti maksettava määrä. Rahoitussopimuksen säännöistä huomioon
on otettava erityisesti hankehakemusten ja maksupyyntöjen tukikelpoisuu-
teen, hyväksyttyjä hankkeita koskevien maksusitoumusten
noudattamiseen, tarjouskilpailumenettelyissä ja hankintasopimuksissa
noudatettaviin järjestelyihin ja suoritettujen urakoiden tai toimitettujen
palveluiden tarkastamiseen liittyvät säännöt.
1.2 Maksujen suorittaminen: tavoitteena on antaa viraston pankille tai tarvit-
taessa valtion maksutoimistolle ohjeet hyväksytyn määrän maksamisesta
maksupyynnön esittäjälle tai toimittajalle (tai näiden nimeämälle edusta-
jalle).
1.3 Maksusitoumuksia ja maksuja koskeva kirjanpito: tavoitteena on kirjata
maksusitoumukset ja maksut viraston erilliseen Sapard-välineen menojen
kirjanpitoon, jota yleensä pidetään atk-järjestelmänä, ja laatia menoja
koskevat määräaikaiset yhteenvedot, komissiolle tehtävät määräaikaiset ja
vuotuiset ilmoitukset mukaan luettuina. Kirjanpitoon on merkittävä myös
perittäviä saatavia koskevat yksityiskohtaiset tiedot.
1.4 Valvonta: tavoitteena on todentaa hakemusten ja maksupyyntöjen perus-
teet sen varmistamiseksi, että ne ovat rahoitussopimuksen sääntöjen sekä
maksusitoumuksen ehtojen mukaisia. Valvontaan sisältyy tarvittaessa
ennen hankkeiden valintaa tehtävät tarkastukset, uudelleenmittaukset,
toimitettujen tavaroiden tai palvelujen määrän ja laadun tarkastukset,
analyysi- ja näytevalvonta, ennen maksujen suorittamista tehtävät tarkas-
tukset ja rahoitussopimuksen säännöissä menojen tukikelpoisuuteen jne.
liittyvät erityisvaatimukset. Tukikelpoisuuden varmistamiseksi näihin
tarkastuksiin on kuuluttava tarvittaessa teknisiä tutkimuksia, joihin voi
sisältyä taloudellisia arviointeja sekä erityisiä maatalouteen liittyviä taikka
teknisiä tai tieteellisiä tarkastuksia.
1.5 Raportointi: tavoitteena on varmistaa, että yksittäisten hankkeiden ja
toimenpiteiden edistymisestä raportoidaan siten, että varmistetaan toimen-
piteen täytäntöönpanon tehokkuus ja tuloksellisuus.
2 KRITEERI
2.1 Sapard-viraston hallinnollisessa rakenteessa on erotettava toisistaan kolme
päätehtävää eli hyväksyminen, suorittaminen ja kirjanpito, joista jokaisesta
vastaa erillinen hallinnollinen alayksikkö, jonka tehtävät määritellään
organisaatiokaaviossa.
2.2 Sapard-viraston on noudatettava seuraavia tai vastaavat takeet antavia
menettelyjä:
2.2.1 Sapard-viraston on vahvistettava hankehakemusten, maksupyyntöjen,
laskujen ja tositteiden sekä valvontaraporttien vastaanottoa, kirjaamista ja
käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset, kirjalliset menettelyt, joihin sisältyy
selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista.
Näillä menettelyillä olisi varmistettava, että käsiteltäväksi otetaan
ainoastaan perusteet täyttäviä maksupyyntöjä tai hankkeita.
2.2.2 Tehtävien jaon on oltava sellainen, ettei yksikään virkailija vastaa missään
vaiheessa ja minkään hankkeen osalta useammasta kuin yhdestä hank-
keiden hyväksymiseen, maksujen hyväksymiseen, maksamiseen tai
kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään virkailija suorita
mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan valvontaa. Jokaisen virkai-
lijan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan lukien virkailijan
toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen. Henkilöstöä
on koulutettava asianmukaisesti, ja luottamuksellisiin toimiin on järjes-
tettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisättävä valvontaa.
2.2.3 Jokaisella hyväksymisestä vastaavalla virkailijalla on oltava käytettä-
vissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo suoritettavista tarkistuksista, ja
virkailijan on liitettävä maksupyynnön tositteisiin todistuksensa siitä, että
nämä tarkistukset on suoritettu. Tämä todistus voidaan antaa sähköisesti
2.2.6 alakohdassa vahvistetuin edellytyksin.2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 12
▼B
Tällöin on osoitettava, että ylempi toimihenkilö on valvonut työtä. Hank-
keiden analysointi, arviointi ja hyväksyntä on todistettava kirjallisesti.
Hankkeiden analysoinnissa olisi noudatettava moitteettoman ja tehokkaan
hallinnoinnin periaatteita.
2.2.4 Hakemus tai maksupyyntö voidaan hyväksyä vasta, kun on suoritettu
riittävät tarkistukset sen varmistamiseksi, että se on rahoitussopimuksen
sääntöjen ja Sapard-ohjelman sisällön mukainen. Näihin tarkistuksiin on
sisällytettävä erityistä toimenpidettä koskevissa säännöissä, joiden perus-
teella tuen maksamista pyydetään, vaaditut tarkastukset sekä petosten ja
väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi erityisesti esiintyvien
riskien osalta vaaditut tarkastukset.
Hyväksymistehtävään kuuluvat myös hakemuksia koskevat tarkastukset,
joilla varmistetaan ehtojen noudattaminen, tukikelpoisuus, asiakirjojen
täydellisyys, tositteiden asianmukaisuus, vastaanottopäivä jne.
Kaikki suoritettavat tarkistukset on eriteltävä tarkistusluettelossa, ja.
niiden suorittaminen on todistettava jokaisen hakemuksen tai maksu-
pyynnön tai hakemus- tai maksupyyntösarjan osalta.
Palveluiden tai tavaroiden toimittamista olisi valvottava seuraavilla
tavoilla:
— Asiakirjojen tarkastukset: näillä tarkastuksilla varmistetaan, että tavar-
oiden tai palveluiden määrä, laatu ja hinta vastaavat tilausta.
— Fyysiset tarkastukset: näillä tarkastuksilla varmistetaan, että tavaroiden
tai palveluiden määrä ja laatu vastaavat laskussa tai maksupyynnössä
mainittuja tietoja.
Valvonta voi olla luonteeltaan myös jatkuvaa, jolloin tarkastuksia tehdään
palvelujen toimittamisen aikana eli ennakko- tai välimaksujen suoritta-
misen yhteydessä.
2.2.5 Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan maksu-
pyynnön esittäjälle, tämän pankkitilille tai tämän nimeämälle edustajalle.
Maksu on suoritettava viraston pankkiin tai tarvittaessa valtion maksutoi-
mistoon, tai sekki on lähetettävä viiden työpäivän kuluessa maksun
veloittamisesta Sapard-välineen pankkitililtä. On vahvistettava menettelyt
sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suor-
itettu tai sekkejä ei ole lunastettu, palautetaan Sapard-välineen
euromääräiselle tilille. Mitään maksuja ei suoriteta käteisenä. Hyväksyvä
virkailija ja/tai tämän esimies voi suorittaa hyväksymisen sähköisesti, jos
tällaisten välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan
henkilöllisyys kirjataan sähköiseen arkistoon.
2.2.6 Jos hakemuksia, maksupyyntöjä tai laskuja käsitellään atk-järjestelmiä
käyttäen, atk-järjestelmään pääsyä on suojattava ja valvottava siten, että
— kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmukaisesti
sen varmistamiseksi, että syöttövirheet havaitaan ja korjataan,
— tietoja voivat tallentaa, muuttaa tai varmentaa ainoastaan siihen
valtuutetut virkailijat, joilla on henkilökohtaiset salasanat,
— jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkailijan
henkilöllisyys on tallennettava toimintolokiin. Salasanat on vaihdettava
säännöllisesti väärinkäytön estämiseksi. Atk-järjestelmät on suojattava
luvattomalta pääsyltä fyysisellä valvonnalla ja tiedoista on otettava
varmuuskopiot, jotka varastoidaan erilliseen, turvalliseen paikkaan.
Tietojen tallennus on tarkistettava loogisin tarkastuksin, joiden tarkoi-
tuksena on ristiriitaisten ja epätavallisten tietojen havaitseminen.
2.2.7 Menettelyillä on varmistettava, että tuen määriin tai ehtoihin liittyvät
muutokset kirjataan ja että ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivi-
tetään ajoissa.
2.3 Hyväksyminen ja valvonta voidaan siirtää muille laitoksille osittain tai
kokonaan, jos seuraavia edellytyksiä noudatetaan:
2.3.1 muiden laitosten tehtävät ja velvollisuudet määritellään selkeästi erityisesti
rahoitussopimuksen sääntöjen noudattamisen valvonnan ja tarkastamisen
osalta;
2.3.2 laitoksilla on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistamiseksi,
että ne suorittavat tehtävänsä hyväksyttävästi;
2.3.3 laitokset antavat virastolle vakuutuksen siitä, että ne suorittavat
tehtävänsä, ja selostavat käytetyt menetelmät;
2.3.4 Sapard-virasto saa säännöllisesti ja oikea-aikaisesti tietoja suoritettujen
tarkastusten tuloksista, jotta näiden tarkastusten tehokkuus voidaan aina
ottaa huomioon ennen maksupyynnön hyväksymistä, maksun suorittamista
tai laskun maksamista. Työt on selostettava yksityiskohtaisesti jokaiseen
hakemukseen tai maksupyyntöön taikka hakemus- tai maksupyyntösarjaan
liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä vuotta koskevassa
kertomuksessa. Kertomukseen on liitettävä todistus hyväksyttyjen hake-2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 13
▼B
musten ja maksupyyntöjen tukikelpoisuudesta sekä suoritetun työn luon-
teesta, laajuudesta ja rajoituksista. Suoritetut fyysiset ja/tai hallinnolliset
tarkastukset on täsmennettävä ja menetelmä on selostettava. Kertomuksen
on sisällettävä kaikkien tarkastusten tulokset sekä ristiriitaisuuksien ja
väärinkäytösten johdosta toteutetut toimenpiteet. Virastolle toimitettujen
tositteiden on oltava riittävät osoittamaan, että kaikki vaaditut hyväksyt-
tyjen maksupyyntöjen tai laskujen tukikelpoisuutta koskevat tarkastukset
on suoritettu;
2.3.5 ennen hankkeen hyväksymistä ja menojen maksamista Sapard-viraston on
varmistuttava siitä, että muut laitokset ovat noudattaneet tässä liitteessä
vahvistetut perusteet täyttäviä menettelyjä;
2.3.6 hankkeiden arviointiperusteet ja niiden tärkeysjärjestys on määriteltävä
selkeästi ja dokumentoitava;
2.3.7 jos muut laitokset säilyttävät hyväksyttyihin maksupyyntöihin, tehtyihin
maksusitoumuksiin ja suoritettuihin tarkastuksiin liittyviä asiakirjoja,
näiden laitosten ja viraston on otettava käyttöön menettelyt sen varmista-
miseksi, että viraston suorittamiin tiettyihin maksuihin liittyvien kaikkien
asiakirjojen säilytyspaikka on tiedossa ja että nämä asiakirjat toimitetaan
tarkastettavaksi viraston toimitiloihin sellaisten henkilöiden tai laitosten
pyynnöstä, joilla on tavallisesti oikeus tarkistaa tällaiset asiakirjat.
Tällaisia henkilöitä tai laitoksia ovat
— viraston henkilökunta, joka käsittelee maksupyyntöä,
— viraston sisäisen tarkastuksen yksikkö,
— todistuksen myöntävä elin, joka todistaa oikeaksi viraston vuotuisen
ilmoituksen,
— Euroopan unionin toimeksiannon saaneet virkamiehet;
2.3.8 Sapard-viraston ja laitosten, joille Sapard-viraston tehtäviä on siirretty,
välillä on tehtävä kirjalliset sopimukset. Tällaisissa sopimuksissa olisi
eriteltävä selkeästi toimeksiannon saaneen laitoksen suoritettavaksi tarkoi-
tetut tehtävät sekä Sapard-virastolle tietyin määrärajoin toimitettavat
tositteet ja kertomukset. Yleinen järjestely, myös muiden laitosten suori-
tettavaksi siirretyt tehtävät, olisi kuvattava organisaatiokaaviossa.
Sopimuksessa olisi vahvistettava, että komission ja tilintarkastustuomiois-
tuimen virkamiehillä on oikeus saada tietoja toimeksiannon saaneilta
laitoksilta ja tutkia hakemuksia hankkeiden ja tuensaajien tarkastukset
mukaan luettuina.
2.4 Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että komissiolle tehtävät menoil-
moitukset ovat täydellisiä, tarkkoja (oikea hanke tai kirjanpidon nimike) ja
ajantasaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan,
erityisesti enintään kolmen kuukauden välein suoritettavin tarkistuksin ja
täsmäytyksin.
Sapard-viraston kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kirjanpitojär-
jestelmä antaa euroina ja kansallisena valuuttana kunkin paikallistoimiston
osalta hanke-, sopimus-, toimenpidekokonaisuus- tai toimenpidekohtaisesti
käsityksen kokonaismenoista, tehdyistä maksusitoumuksista, välimaksuista
ja loppumaksuista. Maksusitoumusten peruuttamiselle on asetettava
määräajat sellaisia tapauksia varten, joissa urakkaa ei ole saatu päätökseen
sovitussa aikataulussa. Tällaiset peruuntuneet sitoumukset on merkittävä
kirjanpitojärjestelmään.
2.5 Sapard-virastolla on oltava sisäisen tarkastuksen yksikkö. Tämän yksikön
tai vastaavan menettelyn tarkoituksena on varmistaa, että viraston sisäisen
valvonnan järjestelmä toimii tehokkaasti. Sisäisen tarkastuksen yksikön on
oltava riippumaton viraston muista yksiköistä ja annettava kertomukset
toiminnastaan suoraan viraston ylemmälle johdolle. Sisäisen tarkastuksen
yksikön on varmistettava, että viraston käyttämät menettelyt ovat riittävät
varmistamaan ohjelman ja rahoitussopimuksen noudattamisen ja että tilit
ovat tarkat, täydelliset ja ajantasaiset. Tarkistukset voidaan rajata koske-
maan valittuja toimenpidekokonaisuuksia tai toimenpiteitä ja otoksia
tapahtumista, jos tarkastussuunnitelmalla varmistetaan, että ne kattavat
enintään viiden vuoden ajalta kaikki merkittävät alueet, mukaan luettuina
hyväksymisestä vastaavat yksiköt tai laitokset sekä yksiköt, joille tehtäviä
on siirretty. Sisäisen tarkastuksen yksikön on hoidettava tehtävänsä
kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti, ja sen
suorittamat tehtävät on dokumentoitava työasiakirjoihin. Viraston
ylemmälle johdolle on annettava niihin perustuvia kertomuksia ja suosi-
tuksia. Tarkastussuunnitelmat ja -kertomukset on annettava käytettäviksi
todistuksen antavalle elimelle sekä rahoitustarkastustoimeksiannon
saaneelle Euroopan unionin virkamiehille, ja ne saa antaa käyttöön
ainoastaan sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuuden arvioimista varten.
2.6 Ehdokasmaiden julkisten laitosten palvelu-, urakka- ja hankintasopimuk-
sissa on noudatettava ”Service, supply and work contracts concluded2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 14
▼B
within the framework of Community cooperation for the third countries”
-nimisessä komission käsikirjassa (1) vahvistettuja sääntöjä komissiolta
saatavaa ennakkohyväksyntää koskevaa vaatimusta lukuun ottamatta.
2.7 Yksityisyritysten hankkimien palvelujen, urakoiden, koneiden ja tavar-
oiden on oltava peräisin yhteisöstä tai asetuksen (EY) N:o 1268/1999 1
artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista maista. Sama koskee sellaisia toimeksi-
saajan urakka- ja palvelusopimusten yhteydessä tekemiä hankintoja ja
tarvikkeita, joista on tarkoitus tulla osa hankkeeseen kuuluvaa omaisuutta
sopimuksen täytyttyä.
2.8 Viraston on otettava käyttöön erityisesti menetettyihin vakuuksiin, palau-
tettuihin maksuihin ja vastaaviin seikkoihin sovellettava järjestelmä
Sapard-välineen euromääräisen tilin saatavien tunnistamiseksi ja kaikkien
tällaisten saatavien kirjaamiseksi velallisluetteloon ennen niiden saamista.
Velallisluettelo on tarkistettava säännöllisesti, jotta erääntyneiden saata-
vien perimiseksi tarvittavat toimet voidaan toteuttaa.
2.9 Sapard-viraston on ilmoitettava tukimahdollisuudesta kaikille todennäköi-
sille hankkeiden johtajille tai toteuttajille, jotta todennäköisten hankkeiden
johtajien tai toteuttajien joukko muodostuisi mahdollisimman suureksi.
Ennen järjestelyn käynnistämistä on laadittava vakiomuotoiset hakemuslo-
makkeet, joissa annetaan selkeät ohjeet niiden täyttämiseksi ja
tukikelpoisuusedellytykset.
2.10 Edunsaajien esittämien hakemusten oikea-aikainen käsittely.2.11 Sapard-viraston on otettava käyttöön asianmukainen järjestelmä kunkin
hankkeen ja toimen edistymisen raportoimiseksi ennalta määriteltyjen
osoittimien perusteella. Näitä osoittimia on tarvittaessa tarkistettava seur-
antakomitean suostumuksella.
Toimia on toteuttava, jos ennalta määriteltyjen tavoitteiden toteuttamisessa
esiintyy viivästyksiä. Kaikki toteutetut toimet on kirjattava asianmukai-
sesti.
Hankkeiden ja toimenpiteiden raportoinnin perusteella on laadittava
ripeästi aiheellisia kertomuksia asianmukaista taloushallinnon tietojärjes-
telmää käyttäen. Nämä kertomukset on toimitettava pyynnöstä
hallintoviranomaiselle, seurantakomitealle ja komissiolle.2000R2222 — FI — 04.02.2003 — 002.001 — 15
(1) SEC (1999) 1801 Final ”Service, supply and work contracts concluded within the
framework of Community cooperation for the third countries”.