02014R1042 — FI — 16.10.2018 — 001.001

Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentoinnin apuväline eikä sillä ole oikeudellista vaikutusta. Unionin toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä. Säädösten todistusvoimaiset versiot on johdanto-osineen julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja ne ovat saatavana EUR-Lexissä. Näihin virallisiin teksteihin pääsee suoraan tästä asiakirjasta siihen upotettujen linkkien kautta.

Muutettu:









▼B

KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1042/2014,

annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014,

asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta







I LUKU

YLEISET SÄÄNNÖKSET

1 artikla

Määritelmät

Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 514/2014 määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan

a) ’nimeävällä viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua jäsenvaltion ministeriötason viranomaista, joka nimeää vastuuviranomaisen;

b) ’toimivaltaisella viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua vastuuviranomaista, tarkastusviranomaista tai tarvittaessa nimettyä valtuutettua viranomaista;

c) ’SFC2014-järjestelmällä’ komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 802/2014 ( 1 ) 2 artiklassa perustettua sähköistä tietojärjestelmää;

d) ’avustussopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella vastuuviranomainen myöntää rahoitusta tuensaajalle kansalliseen ohjelmaan perustuvan hankkeen täytäntöönpanoa varten.







II LUKU

VASTUUVIRANOMAINEN







I JAKSO

Vastuuviranomaisen nimeäminen

2 artikla

Vastuuviranomaisen nimeämistä koskevat perusteet ja menettely

1. Vastuuviranomaiseksi nimettävällä elimellä on oltava hallintorakenne ja sisäisen valvonnan järjestelmä, jotka täyttävät tämän asetuksen liitteessä vahvistetut perusteet, jäljempänä ’nimeämisperusteet’. Nimeämisperusteet koskevat

a) sisäistä ympäristöä;

b) valvontatoimia;

c) sisäistä tiedotusta ja viestintää;

d) sisäistä seurantaa ja raportointia.

Jäsenvaltiot voivat määritellä ylimääräisiä nimeämisperusteita vastuuviranomaisen koon, vastuualojen ja muiden erityispiirteiden huomioon ottamiseksi.

2. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun tarkastuselimen on arvioitava, täyttääkö aiottu vastuuviranomainen liitteen nimeämisperusteet, ja sen on dokumentoitava tarkastushavaintonsa, päätelmänsä ja lausuntonsa nimeävälle viranomaiselle osoitetussa tarkastuskertomuksessa.

3. Ellei nimeävä viranomainen ole vakuuttunut siitä, että aiottu vastuuviranomainen täyttää nimeämisperusteet, sen on annettava tälle elimelle tarkat ohjeet puutteiden korjaamiseksi ja asetettava määräaika, johon mennessä perusteiden on täytyttävä, ennen kuin se voidaan nimetä vastuuviranomaiseksi.

Ennen perusteiden täyttymistä elin voidaan nimetä väliaikaisesti vastuuviranomaiseksi enintään 12 kuukauden ajaksi. Tämän väliaikaisen jakson pituuden on oltava oikeassa suhteessa havaittuihin puutteisiin perusteiden mukaisuudessa.

4. Nimettyään vastuuviranomaisen jäsenvaltion on ilmoitettava siitä viipymättä komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä. Ilmoituksen yhteydessä jäsenvaltion on toimitettava seuraavia seikkoja koskevat asiakirjat:

a) pääasiallinen vastuunjako vastuuviranomaisen organisaatioyksiköiden välillä;

b) tarvittaessa vastuuviranomaisen suhde valtuutettuihin viranomaisiin, siirrettäviin toimintoihin ja pääasialliset menettelyt näiden siirrettyjen toimintojen seurantaa varten; ja

c) tiivistelmä tärkeimmistä menettelyistä, joita sovelletaan tuensaajien maksupyyntöjen käsittelyyn sekä menojen hyväksymiseen ja kirjaamiseen.

3 artikla

Vastuuviranomaisen valvonta ja nimeämisen tarkistaminen

1. Nimeävän viranomaisen on valvottava vastuuviranomaista, erityisesti tämän asetuksen 14 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen perusteella, ja toteutettava toimenpiteitä mahdollisesti havaittujen puutteiden johdosta.

2. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot, jotka viittaavat siihen, ettei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita, toimitetaan viipymättä nimeävälle viranomaiselle.

3. Ellei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita täysimääräisesti tai sen sisäisen valvonnan järjestelmässä on niin paljon puutteita, että se vaarantaa sen kyvyn hoitaa tehtäviään, nimeävä viranomainen asettaa vastuuviranomaiselle koeajan. Nimeävän viranomaisen on tällaisissa tapauksissa laadittava korjaussuunnitelma, joka vastuuviranomaisen on toteutettava perusteiden täyttymättä jäämisen tai puutteiden vakavuuteen oikeassa suhteessa olevan ajan kuluessa. Tämä ajanjakso saa ulottua enintään 12 kuukauden päähän koeajan alkamisesta.

4. Nimeävän viranomaisen on ilmoitettava viipymättä komissiolle mahdollisesta 3 kohdan mukaisesti laaditusta korjaussuunnitelmasta ja pidettävä komissio ajan tasalla sen edistymisestä.

5. Jos vastuuviranomaisen nimeäminen puretaan, nimeävän viranomaisen on viipymättä nimettävä uusi vastuuviranomainen asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan ja tämän asetuksen 2 artiklan mukaisesti sen varmistamiseksi, että maksut tuensaajille jatkuvat keskeytyksettä.

6. Jos komissio toteaa, että jäsenvaltio ei ole noudattanut velvollisuuttaan laatia 3 kohdan mukainen korjaussuunnitelma tai että vastuuviranomaisen nimeäminen pysyy voimassa, vaikka se ei ole toteuttanut korjaussuunnitelmaa vahvistetussa määräajassa, komissio käsittelee jäljellä olevat puutteet asetuksen (EU) N:o 514/2014 47 artiklassa säädetyn sääntöjenmukaisuuden tarkastamismenettelyn yhteydessä.







II JAKSO

Vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontavastuut

4 artikla

Vastuuviranomaisen tehtävät

Vastuuviranomaisen on hallinnoitava kansallista ohjelmaa ja pantava se täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Sen tehtävänä on

a) kuulla kumppaneita asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti;

b) varmistaa asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean asianmukainen toiminta;

c) esittää komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 14 artiklassa tarkoitettu ehdotus kansalliseksi ohjelmaksi ja kaikki siihen myöhemmin tehdyt tarkistukset SFC2014-järjestelmää käyttäen;

d) määrittää ja vahvistaa hankkeita ja hankkeiden kustannuksia koskevat tukikelpoisuussäännöt kaikkien toimien osalta huolehtien tasapuolisesta kohtelusta ja välttäen kaikkia eturistiriitoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;

e) organisoida ja julkaista tarjouskilpailut ja ehdotuspyynnöt sekä organisoida ja julkistaa hankkeiden valinta ja rahoituksen myöntäminen hankkeisiin kansallisen ohjelman perusteella asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettujen erityisasetusten laajuuden ja tavoitteiden ja tämän asetuksen 9 artiklassa säädettyjen perusteiden mukaisesti;

f) varmistaa, että käytössä on järjestelmät, joiden avulla kootaan tarvittavat tiedot yleisistä ja ohjelmakohtaisista indikaattoreista komissiolle raportoimiseksi yhdessä muiden, ohjelmien ja hankkeiden täytäntöönpanoa koskevien tietojen kanssa;

g) ottaa vastaan komission suorittamat maksut ja maksaa varoja tuensaajille;

h) varmistaa johdonmukaisuus ja täydentävyys erityisasetusten mukaisesti myönnetyn yhteisrahoituksen ja muista asiaankuuluvista kansallisista ja unionin välineistä myönnettävän rahoituksen välillä;

i) seurata hankkeita ja tarkistaa, että hankkeita varten ilmoitetut menot ovat todella aiheutuneet ja ovat unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaisia;

j) varmistaa, että käytössä on sähköinen järjestelmä kansallisen ohjelman kutakin hanketta koskevan kirjanpitoaineiston tallentamista ja säilyttämistä varten ja että varainhoitoa, seurantaa, valvontaa ja arviointia varten tarvittavat täytäntöönpanoa koskevat tiedot kerätään;

k) varmistaa, että kansallisen ohjelman perusteella rahoitettujen hankkeiden täytäntöönpanoon osallistuvilla tuensaajilla ja muilla elimillä on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille hankkeeseen liittyville tapahtumille, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kansallisten kirjanpitosääntöjen soveltamista;

l) varmistaa, että asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kansallisten ohjelmien arvioinnit toteutetaan asetettujen määräaikojen kuluessa;

m) varmistaa, että riippumattomat arvioijat saavat asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun arvioinnin toteuttamiseksi ja arviointilausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot kansallisen ohjelman hallinnoinnista;

n) ottaa käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla menoja, päätöksiä ja valvontatoimia koskevilla asiakirjoilla on vaadittu kirjausketju ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annettujen komission täytäntöönpanoasetusten mukaisesti;

o) varmistaa, että tarkastusviranomainen saa asetuksen (EU) N:o 514/2014 29 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten suorittamiseksi ja tarkastuslausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot hallinnoinnista ja sovelletuista valvontamenettelyistä sekä erityisasetusten perusteella rahoitetuista menoista;

p) laatia asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetut täytäntöönpanokertomukset ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut arviointikertomukset ja toimittaa ne komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;

q) laatia maksamista koskeva pyyntö asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti ja toimittaa se komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;

r) toteuttaa tiedotus- ja julkistamistoimia ja levittää tietoa ohjelman tuloksista asetuksen (EU) N:o 514/2014 53 artiklan mukaisesti;

s) suorittaa hallinnollista valvontaa ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti;

t) tehdä yhteistyötä komission ja muiden jäsenvaltioiden vastuuviranomaisten kanssa; ja

u) toteuttaa toimenpiteitä tarkastusviranomaisen havaintojen johdosta joko korjaamalla puutteet tai, jos tarkastusviranomaisen havaintoja ei hyväksytä, laatimalla yksityiskohtaiset perustelut.

5 artikla

Valtuutettu viranomainen

1. Vastuuviranomainen voi siirtää osan tehtävistään tai kaikki tehtävänsä nimetylle valtuutetulle viranomaiselle asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja unionin rahoituksen näkyvyys. Siirretyt tehtävät eivät saa johtaa eturistiriitoihin.

▼M1

Valtuutettu viranomainen voi toimia vastuuviranomaisen luvalla 8 artiklassa tarkoitettuna toimeenpanevana elimenä.

▼B

2. Vastuuviranomaisen valtuutetulle viranomaiselle siirtämien tehtävien laajuus ja niiden hoitamista koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on selostettava vastuuviranomaisen ja valtuutetun viranomaisen allekirjoittamassa asiakirjassa. Tässä valtuutusasiakirjassa on mainittava vähintään

a) asianomainen erityisasetus;

▼M1

b) valtuutetulle viranomaiselle siirretyt tehtävät, mukaan lukien tarvittaessa hankkeet, joissa valtuutettu viranomainen voi toimia 8 artiklassa tarkoitettuna toimeenpanevana elimenä;

▼B

c) valtuutetun viranomaisen velvoite tarkistaa, että tuensaaja noudattaa unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä;

d) valtuutetulle viranomaiselle asetettu velvoite perustaa ja pitää voimassa organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka soveltuu sen tehtävien hoitamiseen;

e) tiedot ja todentavat asiakirjat, jotka valtuutetun viranomaisen on toimitettava vastuuviranomaiselle, ja määräajat, joita sen on noudatettava; ja

f) vastuuviranomaisen mekanismi valtuutetun viranomaisen seurantaa varten.

3. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan yhteydenpitoa komission kanssa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.

4. Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai kansallisen lainsäädännön piiriin kuuluva yksityinen elin, joka suorittaa julkisen palvelun tehtävää, vastuuviranomainen ei voi siirtää sille täytäntöönpanovaltuuksia, joihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.

5. Vastuuviranomainen on edelleen vastuussa tehtävistä, jotka se on siirtänyt. Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti siirrettyjä tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.

6. Siirrettyjen tehtävien osalta tätä asetusta sovelletaan vastaavasti valtuutettuun viranomaiseen.

6 artikla

Tehtävien ulkoistaminen

Vastuuviranomainen voi ulkoistaa joitakin tehtävistään. Se on kuitenkin edelleen vastuussa niistä.

Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti ulkoistettuja tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.







III JAKSO

Julkisen vallan käyttöön liittyvät vastuuviranomaisen velvoitteet

7 artikla

Vastuuviranomaisen asema myöntävänä elimenä

1. Vastuuviranomainen myöntää avustuksia kansalliseen ohjelmaan perustuviin hankkeisiin pääsääntöisesti avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella.

2. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia hankkeisiin rajoitetun ehdotuspyynnön perusteella.

Rajoitetut ehdotuspyynnöt ovat avoimia ainoastaan valikoiduille organisaatioille hankkeen erityisluonteen vuoksi tai niiden elinten teknisen tai hallinnollisen pätevyyden vuoksi, joita on pyydetty tekemään ehdotuksia.

Rajoitetun ehdotuspyynnön käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä ehdotuspyynnössä.

3. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia suoraan, jos hankkeen erityisluonne tai asianomaisten elinten tekninen tai hallinnollinen pätevyys eivät mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määriteltyjen tai tosiasiallisten monopolien kohdalla.

Suoraan myönnetyn avustuksen käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä myöntämispäätöksessä.

4. Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan, tai hätätapauksissa, avustuksia voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.

Perustelut avustuksen myöntämiselle ilman ehdotuspyyntöä on esitettävä myöntämispäätöksessä.

5. Jos vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, tämän artiklan mukaisesti myönnetyn avustuksen saaja ei voi olla vastuuviranomainen eikä mikään valtuutettu viranomainen.

6. Vastuuviranomaisen on määritettävä, kuka myöntää avustuksia, ja sen on varmistettava eturistiriitojen välttäminen, erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.

8 artikla

Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset

1. Vastuuviranomainen voi päättää panna hankkeita täytäntöön suoraan, joko yksin tai yhdessä toisen kansallisen viranomaisen kanssa hallinnollisten valtuuksien tai teknisen asiantuntemuksen vuoksi taikka koska hankkeen luonne ei mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määritellyn monopolin tai turvallisuusvaatimusten vuoksi. Tällaisissa tapauksissa vastuuviranomaisen on oltava avustuksen saaja.

2. Perustelut vastuuviranomaisen toimimiselle toimeenpanevana elimenä ja kansallisten viranomaisten valitsemiselle yhteistoimintaa varten 1 kohdassa kuvatulla tavalla on ilmoitettava komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetussa vuotuisessa täytäntöönpanokertomuksessa.

3. Pannessaan hankkeita täytäntöön toimeenpanevana elimenä vastuuviranomaisen on noudatettava vastinetta rahalle -periaatetta ja estettävä eturistiriidat.

4. Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella kansalliseen ohjelmaan perustuva hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toteutusta sekä tarkastaa aiheutuneet menot.

5. Jos on todennäköistä, että vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä säännöllisesti,

a) vastuuviranomainen ja tarkastusviranomainen eivät voi kuulua samaan elimeen muutoin kuin silloin, kun tarkastusviranomainen raportoi ulkopuoliselle elimelle ja sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu; ja

b) tämä ei saa vaikuttaa vastuuviranomaisen 4 artiklassa säädettyihin tehtäviin.

9 artikla

Valinta- ja myöntämismenettely

1. Edellä 7 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan avoin kilpailu ja niiden asianmukainen julkaiseminen mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöihin tehdyt olennaiset muutokset on julkaistava samalla tavalla.

Edellä 7 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuissa ehdotuspyynnöissä on esitettävä ainakin seuraavat seikat:

a) tavoitteet;

b) valinta- ja myöntämisperusteet;

c) unionin ja tarvittaessa kansallisen rahoituksen järjestelyt sekä tapauksen mukaan tiedot mahdollisuudesta hakea korkeampaa yhteisrahoitusosuutta asetuksen (EU) N:o 514/2014 16 artiklan 5 kohdan mukaisesti;

d) ehdotusten jättämiseen liittyvät järjestelyt ja määräpäivä;

e) menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;

f) hankkeen kesto; ja

g) säilytettävät ja raportoitavat rahoitus- ja muut tiedot.

2. Vastuuviranomaisen on ennen myöntämispäätöksen tekemistä vakuututtava siitä, että hankkeen tuensaajilla on valmiudet täyttää valinta- ja myöntämisperusteet.

3. Vastuuviranomaisen on määriteltävä ehdotusten vastaanottamista koskevat menettelyt. Sen on analysoitava ehdotukset niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti avoimella ja syrjimättömällä tavalla. Vastuuviranomaisen on kirjattava muiden hankkeiden hylkäämisperusteet kirjallisesti.

4. Myöntämispäätöksessä on mainittava vähintään tuensaajien nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, unionin rahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.

5. Vastuuviranomaisen on ilmoitettava päätöksestään kaikille hakijoille kirjallisesti. Sen on esitettävä hylätyille ehdokkaille näiden hylkäämisen syyt viitaten valinta- ja myöntämisperusteisiin.

10 artikla

Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä

1. Kun vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista koskevat menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:

a) avustussopimusten allekirjoittaminen tuensaajien kanssa ja

b) avustussopimusten seuranta, myös niihin tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.

2. Avustussopimuksessa on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:

a) unionin rahoituksen enimmäismäärä;

b) unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;

c) hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;

d) tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;

e) hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;

f) menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;

g) aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset, joihin sisältyvät raportointia koskevat velvoitteet, sopimuksen muutokset ja sen päättyminen;

h) hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja indikaattorit, joista on raportoitava;

i) määräys, jossa tuensaajan edellytetään keräävän ajallaan tarvittavat, erityisasetuksissa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;

j) tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;

k) kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;

l) kirjausketjuun liittyvät edellytykset;

m) tietosuojaan liittyvät määräykset; ja

n) julkaisemiseen liittyvät määräykset.

3. Avustussopimukset on pääsääntöisesti allekirjoitettava ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.

4. Avustussopimuksessa on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.

11 artikla

Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä

1. Vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:

a) hankkeiden yhteisrahoitusta koskevan hallinnollisen päätöksen virallistaminen ja

b) hallinnollisen päätöksen seuranta, myös siihen tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.

2. Hallinnollisessa päätöksessä on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:

a) unionin rahoituksen enimmäismäärä;

b) unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;

c) hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;

d) tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;

e) hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;

f) menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;

g) hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;

h) määräys, jossa vastuuviranomaisen edellytetään keräävän tarvittavat, erityisasetuksessa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;

i) tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;

j) kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;

k) kirjausketjuun liittyvät edellytykset;

l) tietosuojaan liittyvät määräykset; ja

m) julkaisemiseen liittyvät määräykset.

3. Hallinnollinen päätös on pääsääntöisesti tehtävä ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.

4. Hallinnollisessa päätöksessä on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.







III LUKU

TARKASTUSVIRANOMAISEN ASEMA JA TARKASTUKSIIN LIITTYVÄT VELVOITTEET

12 artikla

Tarkastusviranomaisen asema

1. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisen alakohdan ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan tarkastusviranomainen on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Toiminnallisen riippumattomuuden katsotaan toteutuvan, kun tarkastusviranomaisen ja vastuuviranomaisen välillä ei ole suoraa hierarkkista suhdetta ja tarkastusviranomainen antaa lausuntonsa ja lausumansa täysin itsenäisesti.

2. Kaikki tarkastustyö on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti.

13 artikla

Tarkastustyön ulkoistaminen

Tarkastusviranomainen voi ulkoistaa osan tarkastustyöstään toiselle tarkastuselimelle, edellyttäen, että tämä elin on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Tarkastusviranomaisen on edelleen oltava vastuussa tehtävistä, jotka se on ulkoistanut.

Ulkoistetut tarkastukset on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti ja tarkastusviranomaisen tarkassa seurannassa ja valvonnassa.

▼M1

14 artikla

Tarkastukset

1. Tarkastusviranomaisen on suoritettava Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ( 2 ) 59 artiklan 5 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon antamiseksi järjestelmä-, meno- ja tilintarkastuksia.

2. Järjestelmätarkastuksissa on tarkastettava, että vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ovat toimineet tehokkaasti siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus siitä, että komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti toimitettuun vuotuisen saldon maksamista koskevaan pyyntöön sisällytetyt taloudelliset tiedot ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia.

Tarkastusviranomaisen on määritettävä näiden järjestelmätarkastusten perusteella, täyttyvätkö komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 ( 3 ) liitteessä vahvistetut keskeiset vaatimukset ja täyttääkö vastuuviranomainen edelleen tämän asetuksen liitteessä I säädetyt nimeämisperusteet.

3. Menot on tarkastettava jokaisen tilivuoden osalta asianmukaisesta otoksesta, joka kootaan vastuuviranomaisen soveltuviksi katsomista taloudellisista tiedoista (alustava tilinpäätös) sen jälkeen, kun vastuuviranomainen on tehnyt kaikki asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklassa ja komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) 2015/840 ( 4 ) tarkoitetut tarkastuksensa.

Taloudellisiin tietoihin on sisällytettävä kaikenlaiset maksut, joita vastuuviranomainen on tehnyt asetuksen (EU) N:o 514/2014 38 artiklassa määritellyn varainhoitovuoden aikana, mukaan lukien ennakko-, väli- ja loppumaksut, tekniseen apuun liittyvät maksut sekä operatiivinen tuki. Taloudellisiin tietoihin on turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston osalta sisällytettävä myös niiden henkilöiden lukumäärä, jotka on siirretty EU:n sisällä, uudelleensijoitettu tai päästetty laillisesti maahan.

Menotarkastuksia koskevat seuraavat säännökset:

— ne on tehtävä jäljitysketjun muodostavien todentavien asiakirjojen perusteella, ja niissä on todennettava tilinpäätösesityksessä esitettyjen taloudellisten tietojen laillisuus ja sääntöjenmukaisuus;

— niihin on tarvittaessa sisällytettävä paikalla tehty edunsaajien menojen tarkastus, jonka kohteena ovat soveltuvin osin myös tekniseen apuun ja operatiiviseen tukeen liittyvät maksut;

— niissä on tarvittaessa tarkastettava, että on noudatettu vaatimuksia, jotka koskevat neuvoston päätösten (EU) 2015/1523 ja (EU) 2015/1601 mukaisesti siirrettyjä henkilöitä, asetuksen (EU) N:o 516/2014 17 artiklan mukaisesti uudelleensijoitettuja henkilöitä, asetuksen (EU) N:o 516/2014 18 artiklan mukaisesti siirrettyjä henkilöitä ja neuvoston päätöksen (EU) 2015/1601 mukaisesti laillisesti maahan päästettyjä henkilöitä, joiden osalta haetaan kertakorvausta;

— niissä on todennettava edunsaajille suoritettujen ja vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmäänsä kirjaamien maksujen paikkansapitävyys ja kattavuus ja jäljitysketjun täsmäyttäminen kaikilla tasoilla.

Jos tarkastusviranomainen toteaa alustavan tilinpäätöksen virhetason olennaiseksi tai havaitut ongelmat näyttävät olevan systeemisiä ja aiheuttavat sen vuoksi riskin muille kansallisesta ohjelmasta rahoitettaville maksuille, tarkastusviranomaisen on huolehdittava jatkotutkimuksista, mukaan lukien tarvittaessa lisätarkastukset ongelmien laajuuden määrittämiseksi. Olennaisuusraja on enintään 2 prosenttia unionin rahoitusosuuden arvosta alustavan tilinpäätöksen taloudellisissa tiedoissa.

Tarkastusviranomaisen on suositeltava vastuuviranomaiselle tarvittavia korjaavia toimenpiteitä, mukaan lukien tarvittaessa komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 mukaisia kiinteämääräisiä rahoitusoikaisuja. Tarkastusviranomaisen on raportoitava menotarkastusten tuloksista ja niihin liittyvistä suosituksista ja korjaavista toimenpiteistä 14 artiklan 8 kohdassa tarkoitetussa vuotuisessa tarkastuskertomuksessa.

4. Tarkastusviranomaisen on määritettävä menetelmä asianmukaisen otoksen valitsemiseksi (otantamenetelmä) kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusnormien mukaisesti. Otantamenetelmän on annettava tarkastusviranomaiselle mahdollisuus arvioida varainhoitovuoden alustavan tilinpäätöksen kokonaisvirhetasoa.

Tarkastusviranomaisen on dokumentoitava 14 artiklan 8 kohdassa tarkoitettuun vuotuiseen tarkastuskertomukseen ammatillinen harkintansa, jonka perusteella tilastollinen tai muu otantamenetelmä ja sovellettavat otannan parametrit on määritetty. Tarkastusviranomaisen on pidettävä kirjaa sovelletun otantamenetelmän suunnittelu-, valinta-, testaus- ja arviointivaiheista, jotta voidaan osoittaa, että valittu otantamenetelmä on sopiva.

Jos tilastollista otantamenetelmää ei voida käyttää, tarkastusviranomaisen ammatillisen harkinnan perusteella voidaan käyttää muuta otantamenetelmää. Tällaisten muiden otantamenetelmien on varmistettava otoksen erien satunnainen valinta ja katettava vähintään 10 prosenttia tilinpäätösesitykseen sisältyvien taloudellisten tietojen arvosta.

Valitun otantamenetelmän ja otoksen koon on mahdollistettava se, että tarkastusviranomainen tekee päätelmiä koko perusjoukosta, josta otos on otettu.

Tämän vuoksi ja soveltuvissa tapauksissa tarkastusviranomainen voi jaotella taloudelliset tiedot ositteisiin, joista jokainen muodostaa samankaltaisten otantayksiköiden ryhmän.

Jos tarkastusotos sisältää välimaksuja ja/tai loppumaksuja, joilla on kuitattu aiempien varainhoitovuosien tilityksissä ilmoitettuja ennakkomaksuja, nämä ennakkomaksut kuuluvat menotarkastusten soveltamisalaan.

Jäljempänä olevan 14 artiklan 8 kohdassa tarkoitetussa vuotuisessa tarkastuskertomuksessa esitettävän taulukon 10.2. ”Menotarkastusten tulokset” raportointia varten virhetasot ja tarkastusten kattavuus on kuitenkin laskettava pelkästään tarkastuksen kohteena olevan varainhoitovuoden alustavan tilinpäätöksen taloudellisista tiedoista otetun tarkastusotoksen perusteella.

5. Tilintarkastukset on tehtävä siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus siitä, että vuotuiset tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan taloudellisista tiedoista, jotka esitetään vastuuviranomaisen komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti toimittamassa vuotuisen saldon (lopulliset tilitykset) maksamista koskevassa pyynnössä.

Jotta voidaan todeta, antavatko lopulliset tilitykset oikean ja riittävän kuvan, tarkastusviranomaisen on varmennettava, että kaikki taloudelliset tiedot ja saadut julkiset rahoitusosuudet, jotka on kirjattu vastuuviranomaisen laatimaan tilinpitoon kyseisenä varainhoitovuonna, kirjataan asianmukaisesti kirjanpitojärjestelmään ja vastaavat todentavaa kirjanpitoaineistoa, jota vastuuviranomainen säilyttää. Tarkastusviranomaisen on näiden tilitystietojen perusteella erityisesti

a) tarkastettava, että vuotuisen saldon maksamista koskevassa pyynnössä ilmoitettujen taloudellisten tietojen kokonaismäärä on yhdenmukainen vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmän kanssa, ja jos havaitaan poikkeamia, täsmäytyksistä on dokumentoitu riittävät selvitykset;

b) tarkastettava, että varainhoitovuoden lopun tilanteen mukaisesti peruutetut ja takaisin perityt määrät, takaisin perittävät määrät sekä määrät, joita ei saada perityiksi takaisin, vastaavat vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmiin vietyjä määriä ja että niistä on laadittu vastuuviranomaisen dokumentoidut päätökset;

c) varmistettava, että vastuuviranomainen on tehnyt paikan päällä hallintoa, rahoitusta ja toimintaa koskevat tarkastukset asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan ja täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/840 mukaisesti.

Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetut tarkastukset voidaan tehdä otantamenetelmän avulla.

Tarkastusviranomaisen on laskettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon antamiseksi jäännösvirhetaso menotarkastusten ja tilintarkastusten tulosten perusteella määritetyn kokonaisvirhetason pohjalta. Jäännösvirhetason laskelma dokumentoidaan 8 kohdassa tarkoitettuun vuotuiseen tarkastuskertomukseen.

6. Jos tarkastusviranomainen kaiken tarkastustyönsä päätökseen saatettuaan toteaa tarkastushavainnoissaan olennaisia puutteita vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaassa toiminnassa, tarkastusviranomaisen on

a) arvioitava kyseisten puutteiden taloudellista vaikutusta komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 mukaisesti;

b) esitettävä vastuuviranomaiselle asianmukaisia suosituksia korjaaviksi ja ennalta ehkäiseviksi toimenpiteiksi;

c) seurattava vastuuviranomaisen suorittamaa b alakohdassa tarkoitettujen toimenpiteiden toteutusta ja arvioitava, onko olemassa toimintasuunnitelma hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan palauttamiseksi.

7. Tarkastusviranomaisen on raportoitava 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti havainnoistaan nimeävälle viranomaiselle sekä esitettävä näkemyksensä siitä, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen nimeämisperusteet.

8. Tarkastusviranomaisen on varmistettava, että kaikki tiedot sen 1–7 kohdassa tarkoitetusta tarkastustoiminnasta toimitetaan asianmukaisesti komissiolle. Tarkastusviranomainen laatii tätä varten vuotuisen tarkastuskertomuksen, jossa esitetään sen tarkastustyön päähavainnot. Vuotuinen tarkastuskertomus on laadittava tämän asetuksen liitteessä esitetyn mallin mukaisesti, ja se on lähetettävä komissiolle komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 802/2014 2 artiklassa tarkoitetun sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän kautta. Vuotuinen tarkastuskertomus on lähetettävä komissiolle kolmen päivän kuluessa siitä, kun vastuuviranomainen on toimittanut komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisen pyynnön vuotuisen saldon maksamiseksi.

▼B







IV LUKU

LOPPUSÄÄNNÖS

15 artikla

Voimaantulo

Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti.









LIITE

Vastuuviranomaisen nimeämisperusteet

1. Sisäinen ympäristö

A) Organisaatiorakenne

1) Organisaatiorakenne, joka tarjoaa vastuuviranomaiselle valmiudet suoriutua 4 artiklassa esitetyistä tehtävistä.

2) Organisaatiokaaviossa määritelty organisaatiorakenne, josta ilmenee selkeä tehtävien ja vastuiden määrittely.

B) Henkilöresursseja koskevat standardit

1) Tarkoituksenmukaiset henkilöresurssit 4 artiklassa kuvattujen tehtävien hoitamiseksi.

2) Tehtävien eriyttäminen siten, ettei yksikään henkilöstön jäsen vastaa useammasta kuin yhdestä kansallisesta ohjelmasta veloitettavien summien hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään henkilöstön jäsen suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen henkilöstön jäsenen valvontaa.

3) Kunkin henkilöstön jäsenen vastuualueiden, myös taloudellisten valtuuksien rajoitusten, kirjallinen määrittely.

4) Henkilöstön tarkoituksenmukainen koulutus.

5) Menettelyt eturistiriitojen välttämiseksi, myös silloin, kun vastuullisessa tai maksupyyntöjen tarkastuksen, hyväksymisen, maksamisen ja kirjanpidon kannalta arkaluonteisessa asemassa oleva henkilöstön jäsen toimii vastuuviranomaisen ulkopuolella muissa tehtävissä.

2. Valvontatoimet

A) Hankkeiden valinta

1) Avustuksia koskevat valinta- ja myöntämismenettelyt 9 artiklan mukaisesti.

2) Avustussopimusten sisältöön ja allekirjoittamiseen liittyvät menettelyt ja hallinnolliset päätökset 10 ja 11 artiklan mukaisesti.

B) Hallinnollisia ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskevat menettelyt

1) Menettelyt, joilla suoritettujen tarkastusten tuloksista ilmoitetaan vastuuviranomaisen asianmukaisen tason johdolle säännöllisesti ja ajallaan, niin että havaittaessa järjestelmäpuutteita tai tarpeen vaatiessa valvontastrategiaa ja sisäisen valvonnan menettelyjä voidaan tarkistaa.

2) Käytetyn otantamenetelmän kuvaus, jos hallinnolliset tai paikan päällä tehtävät tarkastukset eivät ole kattavia, vaan ne toteutetaan otantamenetelmällä, sekä menetelmä poikkeavuuksien ja sääntöjenvastaisuuksien raportoimiseksi.

3) Jos maksupyyntöjä koskeviin tarkastuksiin liittyvien asiakirjojen (paperiversioiden tai sähköisessä muodossa olevien) säilyttämisestä huolehtivat muut elimet, näiden elinten ja vastuuviranomaisen luomat menettelyt sen varmistamiseksi, että nämä asiakirjat ovat vastuuviranomaisen käytettävissä.

C) Tuensaajan esittämien maksupyyntöjen maksamisen hyväksymistä koskevat menettelyt

1) Menettelyt, joilla varmistetaan avustussopimusten, hallinnollisten päätösten ja sopimusten täytäntöönpanon seuranta sopimusehtojen mukaisesti.

2) Tuensaajan esittämien maksupyyntöjen vastaanottamista, kirjaamista ja käsittelemistä koskevat menettelyt, joissa määritellään erityisesti käytettävät asiakirjat ja toteutetun työn tarkastamismenettely.

3) Tarkistusluettelo niistä tarkastuksista, jotka kunkin hyväksymisestä vastaavan henkilöstön jäsenen on suoritettava, mikä kattaa myös toteutetun työn tarkastamisen.

4) Maksamisen hyväksymistä koskeva menettely, joka sisältää myös unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen noudattamisen tarkastamisen sekä asetuksen (EU) N:o 514/2014 5 artiklan 2 kohdassa ja 27 artiklassa edellytetyt tarkastukset petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi erityisesti suhteessa riskeihin.

D) Maksumenettelyt

1) Menettelyt sen varmistamiseksi, että maksut suoritetaan ainoastaan tuensaajan pankkitileille ja ettei maksuja suoriteta käteisellä.

2) Menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu, palautetaan kansallisen ohjelman määrärahoihin.

E) Kirjanpitomenettelyt

Kirjanpitomenettelyt, joilla varmistetaan, että vuotuiset tilitykset ovat täydellisiä, tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti säännöllisin tarkastuksin ja täsmäytyksin.

F) Ennakkomaksumenettelyt

1) Menettelyt sen varmistamiseksi, että ennakkomaksut tuensaajille yksilöidään erikseen kirjanpidossa.

2) Menettelyt sen varmistamiseksi, että ennakkomaksut selvitetään asetetuissa määräajoissa, ja ennakkomaksut, joiden selvitys on erääntynyt, yksilöidään.

G) Velkoja koskevat menettelyt

1) Menettelyt, joilla varmistetaan, että A–D kohdassa määrättyjä perusteita sovelletaan soveltuvin osin määriin, jotka vastuuviranomaisen edellytetään perivän takaisin asetuksen (EU) N:o 514/2014 21 artiklan h alakohdan mukaisesti.

2) Menettelyt, joilla varmistetaan annettujen perintämääräysten ja tarvittaessa viivästyskorkojen asianmukainen seuranta.

3) Menettelyt, joilla varmistetaan, että ellei takaisinperintää voida suorittaa, syy yksilöidään, jotta voidaan arvioida, olisiko jäsenvaltion suoritettava määrä takaisin unionin talousarvioon.

4) Järjestelmä kaikkien saatavien tunnistamiseksi ja kaikkien tällaisten velkojen kirjaamiseksi velallisluetteloon ennen niiden maksamista.

5) Menettelyt sen varmistamiseksi, että velallisluettelo tarkastetaan säännöllisesti sen luotettavuudesta ja kattavuudesta huolehtimiseksi.

H) Menettelyt sääntöjenvastaisuuksien havaitsemiseksi ja petosten torjumiseksi

1) Sääntöjenvastaisuuksien määrittelyt unionin vaatimusten mukaisesti.

2) Mekanismit sen varmistamiseksi, että sääntöjenvastaisuudet pystytään havaitsemaan varhaisessa vaiheessa ja että voidaan toteuttaa korjaavia toimenpiteitä.

3) Menettelyt oikeasuhteisten petostentorjuntatoimenpiteiden käyttöön ottamiseksi.

4) Menettelyt sen varmistamiseksi, että komissiolle tiedotetaan havaituista sääntöjenvastaisuuksista ja tarvittaessa vuotuisiin tilityksiin tehdyistä korjaavista toimenpiteistä.

I) Kirjausketju

Menettely asianmukaisen kirjausketjun varmistamiseksi asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annetun täytäntöönpanoasetuksen mukaisesti toimittamalla asiakirjatodisteet, joita on säilytettävä vastuuviranomaisen tiloissa ja jotka koskevat hankkeiden valintaa, tuensaajan esittämien maksupyyntöjen hyväksyntää, kirjanpitoa ja maksamista sekä ennakkomaksujen ja velkojen käsittelyä.

3. Sisäinen tiedotus ja viestintä

A) Viestintä

1) Menettelyt, joilla varmistetaan, että

a) kaikki unionin lainsäädännön muutokset kirjataan;

b) ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa näiden muutosten johdosta; ja

c) näistä muutoksista tiedotetaan ajoissa kaikille asianomaisille osapuolille, kuten valtuutetulle viranomaiselle.

2) Menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla tuensaajilla on tarvittavat tiedot tehtäviensä hoitamiseksi ja toimien toteuttamiseksi.

3) Menettelyt sen varmistamiseksi, että hakijoille tiedotetaan riittävästi valintaprosessin tuloksista.

B) Tietojärjestelmien turvallisuus

1) Käytettävien tietojärjestelmien turvallisuus vastaa uusimpia kansainvälisesti hyväksyttyjä vaatimuksia.

2) Menettelyt sen varmistamiseksi, että taloudelliset ja tekniset toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa riskeihin.

4. Sisäinen seuranta ja raportointi

A) Sisäiset asiakirjat ja raportit

1) Dokumentoidut menettelyt ja niitä vastaavat täydennettävät tarkistuslistat, joiden tarkoituksena on

a) tukea asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean työtä ja toimittaa sille tietoja, joita se tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi, erityisesti tietoja kansallisen ohjelman edistymisestä kohti tavoitteitaan sekä taloudellisia tietoja ja indikaattoreihin ja välitavoitteisiin liittyviä tietoja;

b) laatia vuotuisia ja lopullisia täytäntöönpanokertomuksia ja esittää ne komissiolle;

c) laatia asiakirjat, jotka toimivat asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklassa tarkoitettuna vuotuisen saldon maksamista koskevana pyyntönä;

d) varmistaa, että ylemmälle johdolle toimitetaan kaikki tarvittavat kertomukset ja tiedot, jotta se voi tehokkaasti seurata vastuullaan olevien ohjelmien täytäntöönpanoa; ja

e) varmistaa, että ylemmälle johdolle toimitetaan kertomukset sen järjestelmien toimintaa koskevista riippumattomista arvioinneista tai tarkastuksista.

2) Dokumentoidut raportointi- ja seurantamenettelyt, jos vastuuviranomainen on siirtänyt tehtävien suorittamisen toiselle elimelle.

B) Muiden sellaisten tehtävien seuranta, joita viranomaiset eivät hoida itse

1) Jos vastuuviranomaisen vastuulla toimii muita elimiä, pois lukien valtuutetut viranomaiset, menettelyt siitä huolehtimiseksi, että käytössä on seurantamekanismit moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi.

2) Jos valvontatoimia ulkoistetaan, menettelyt siitä huolehtimiseksi, että käytössä on seurantamekanismit, joilla varmistetaan, että valvonnassa sovelletaan yhteisiä menetelmiä ja että toiminta on johdonmukaista.

3) Jos vastuuviranomainen siirtää toimintoja, menettelyt tämän asetuksen 5 artiklan 4 kohdan noudattamisen varmistamiseksi.

▼M1









LIITE II

Vuotuisen tarkastuskertomuksen malli

Vuotuinen tarkastuskertomus (RAHASTO)

1) JOHDANTO

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

1.1 Kertomuksesta vastaava tarkastusviranomainen ja muut sen valmisteluun osallistuneet elimet.

1.2 Viiteajanjakso (eli varainhoitovuosi ( 5 )).

2) NIMEÄMISPERUSTEIDEN TÄYTTYMINEN JA MERKITTÄVÄT MUUTOKSET HALLINNOINTI- JA VALVONTAJÄRJESTELMISSÄ (tarvittaessa)

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

2.1 Tiedot toimivaltaisten viranomaisten vastuualueisiin liittyvien hallinnointi- ja valvontajärjestelmien mahdollisista merkittävistä muutoksista (mukaan lukien tarvittaessa tehtävien siirtämisestä), muutosten voimaatulopäivä sekä muutosten vaikutus tarkastustyöhön.

2.2 Tarkastusviranomaisen tarkastustyöhön perustuva vahvistus siitä, täyttävätkö hallinnointi- ja valvontajärjestelmät edelleen komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 2 artiklassa ja liitteessä I määritellyt nimeämisperusteet.

2.3 Tiedot raportoinnista nimeävälle viranomaiselle siitä, täyttääkö vastuuviranomainen komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 2 artiklan 2 kohdassa ja liitteessä I määritellyt nimeämisperusteet.

3) TARKASTUSSTRATEGIAN MUUTOKSET

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

3.1 Tiedot tarkastusstrategiaan tehdyistä muutoksista ja selitys muutosten syistä, erityisesti tiedot kaikista muutoksista otantamenetelmään, jota käytetään menotarkastuksissa (ks. 5 jakso).

4) JÄRJESTELMÄTARKASTUKSET

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

4.1 Tiedot elimistä, jotka ovat tehneet järjestelmätarkastuksia todentaakseen, ovatko rahaston hallinnointi- ja valvontajärjestelmät toimineet tehokkaasti (kuten säädetään komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 14 artiklan 2 kohdassa).

4.2 Vuotuiseen tarkastuskertomukseen liitettävän taulukon 10.1. (Järjestelmätarkastusten tulokset) osalta kuvaus tärkeimmistä havainnoista ja keskeisiä vaatimuksia koskevat järjestelmätarkastusten päätelmät.

4.3 Maininta siitä, katsotaanko mahdollisesti havaittujen ongelmien olevan systeemisiä, sekä tiedot sääntöjenvastaisten taloudellisten tietojen määrästä ja sovellettavista toimenpiteistä systeemisten virheiden korjaamiseksi, mukaan lukien ongelmista johtuvat asetuksen (EU) N:o 514/2014 46 artiklan ja täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 mukaisesti tehdyt rahoitusoikaisut.

4.4 Tiedot aiempina vuosina järjestelmätarkastusten perusteella annettujen suositusten aiheuttamista jatkotoimista.

5) MENOTARKASTUKSET

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

5.1 Tiedot elimistä, jotka ovat tehneet menotarkastuksia (kuten säädetään komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 14 artiklan 3 ja 4 kohdassa).

5.2 Sovelletun otantamenetelmän kuvaus, jossa täsmennetään käytetyt otannan parametrit ( 6 ) ja otoksen valintaan ( 7 ) vaikuttaneet taustalaskelmat ja ammatillinen harkinta, laskelma kokonaisvirhetasosta (mukaan lukien tarvittaessa ositus) ja tiedot siitä, onko menetelmä tarkastusstrategian mukainen. Jos on sovellettu ositusta, on esitettävä osituksen parametrit.

5.3 Menotarkastusten keskeisten tulosten analyysi, josta ilmenevät tarkastettujen kohteiden lukumäärä, niihin liittyvät määrät ja tarkastettujen taloudellisten tietojen tyyppi, havaittujen virheiden luonne ( 8 ) ja tyyppi ( 9 ) ja tarkastusviranomaisen ehdottamat korjaavat toimenpiteet (mukaan lukien toimet, joilla on tarkoitus estää samanlaiset virheet jatkossa, havaittuja yksittäisiä sääntöjenvastaisuuksia koskevat rahoitusoikaisut sekä mahdollisesti sovellettavat ekstrapoloidut tai kiinteämääräiset rahoitusoikaisut ( 10 )). Jos sovelletaan ositusta, tässä jaksossa on annettava siitä tarkemmat tiedot, ja niistä on esitettävä tiivistelmä taulukossa 10.2. ”Menotarkastusten tulokset”, joka liitetään vuotuiseen tarkastuskertomukseen.

5.4 Jos tarkastusotos sisältää välimaksuja ja/tai loppumaksuja, joilla on kuitattu aiempien varainhoitovuosien tilityksissä ilmoitettuja ennakkomaksuja, menotarkastusten soveltamisalaan kuuluvien ennakkomaksujen määrä, havaitut virheet ja näihin ennakkomaksuihin liittyvät sovellettavat rahoitusoikaisut on esitettävä taulukossa 10.3 ”Lisämenojen tarkastusten tulokset”, joka liitetään vuotuiseen tarkastuskertomukseen.

5.5 Selitys siitä, miten taulukossa 10.2 esitetyt virhetasot on laskettu, ja tarvittaessa tiedot taulukossa 10.3 esitetyistä lisämenojen tarkastuksista.

5.6 Tieto siitä, katsotaanko menotarkastuksissa havaitut sääntöjenvastaisuudet luonteeltaan systeemisiksi, jolloin ne muodostavat riskin muille maksuille. Lisäksi on esitettävä niiden määrällinen vaikutus perusjoukkoon ja niihin liittyvät mahdolliset rahoitusoikaisut.

5.7 Tieto siitä, missä vaiheessa vastuuviranomaisen korjaavien toimenpiteiden täytäntöönpano on, mukaan lukien tarkastusviranomaisen menotarkastusten perusteella ehdottamat rahoitusoikaisut, ennen lopullisten tilitysten toimittamista komissiolle. Mahdolliset poikkeamat tarkastusviranomaisen ehdottamien oikaisujen ja vastuuviranomaisen toteuttamien oikaisujen välillä olisi ilmoitettava.

5.8 Tiedot aiempien vuosien menotarkastusten ja etenkin systeemisten puutteiden seurannasta.

6) TILINTARKASTUKSET

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

6.1 Tiedot elimistä, jotka ovat tehneet tilintarkastuksia (kuten säädetään komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 14 artiklan 5 kohdassa).

6.2 Kuvaus tilintarkastuksen lähestymistavasta taloudellisten tietojen tarkastamiseen tilityksistä, jotka liitetään vuotuisen saldon maksamista koskevaan pyyntöön, jonka komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 14 artiklan 5 kohdassa määritelty vastuuviranomainen toimittaa. Tähän olisi sisällytettävä tiedot järjestelmätarkastusten (tarkemmin 4 jaksossa) ja menotarkastusten (tarkemmin 5 jaksossa) osana tehdyistä tarkastuksista, joilla on merkitystä vaadittavan varmuuden saamiseen tilityksistä.

6.3 Tilintarkastuksista tehdyt päätelmät taloudellisia tietoja koskevan oikean ja riittävän kuvan muodostamisesta tilityksissä, jotka esitetään vastuuviranomaisen toimittamassa vuotuisen saldon maksamista koskevassa pyynnössä, sekä näiden tarkastusten johdosta tehdyt ja tilityksissä näkyvät rahoitusoikaisut.

6.4 Maininta siitä, katsotaanko jonkin havaitun sääntöjenvastaisuuden olevan luonteeltaan systeeminen, ja toteutetuista korjaavista toimenpiteistä.

7) TARKASTUSELINTEN SEKÄ TARKASTUSVIRANOMAISEN VALVONTATYÖN VÄLINEN KOORDINOINTI (tarvittaessa)

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

7.1 Tarvittaessa kuvaus tarkastusviranomaisen ja komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1042/2014 13 artiklan mukaisesti tarkastuksia tekevien elinten välisestä koordinointimenettelystä.

7.2 Kuvaus menettelystä, jolla tarkastusviranomainen valvoo tällaisten tarkastuselinten tarkastustyötä ja sen laatua.

8) MUUTA

Tähän jaksoon on sisällytettävä seuraavat tiedot:

8.1 Tarvittaessa tiedot ilmoitetuista ja epäillyistä petoksista, jotka on havaittu tarkastusviranomaisen suorittamissa tarkastuksissa (mukaan lukien muiden kansallisten tai EU:n elimien ilmoittamat tapaukset, jotka liittyvät tarkastusviranomaisen tarkastamiin toimiin), sekä toteutetuista toimenpiteistä.

8.2 Tarvittaessa tiedot myöhemmistä tapahtumista, jotka ovat tapahtuneet sen jälkeen, kun varainhoitovuoden alustava tilinpäätös toimitettiin tarkastusviranomaiselle, ja ennen kuin varainhoitovuotta koskeva vuotuinen tarkastuskertomus toimitettiin komissiolle, jos näillä tapahtumilla saattaa olla merkitystä tarkastusviranomaisen lausunnon kannalta. Erityisesti olisi tuotava esiin ja selitettävä kaikki erot vastuuviranomaisen alustavassa tilinpäätöksessä esittämien taloudellisten tietojen (eli perusjoukko, josta tarkastusotos on otettu ( 11 )) ja komissiolle toimitettujen lopullisten tilitysten välillä.

9) KOKONAISVARMUUSTASO

9.1 Tiedot hallinnointi- ja valvontajärjestelmän asianmukaiseen toimintaan liittyvästä kokonaisvarmuustasosta ( 12 ) ja selvitys siitä, kuinka tämä taso on saatu järjestelmä-, meno- ja tilintarkastusten yhteistuloksena. Tarkastusviranomaisen on otettava tarvittaessa huomioon myös muiden kansallisten tai EU:n tarkastuselinten tarkastustyön tulokset, joilla voi olla vaikutusta kyseiseltä varainhoitovuodelta raportoituihin taloudellisiin tietoihin.

9.2 Arvio vastuuviranomaisten toteuttamista lievittävistä ja korjaavista toimenpiteistä, kuten rahoitusoikaisuista, ja maininta siitä, tarvitaanko järjestelmän tai rahoituksen kannalta muita korjaavia toimenpiteitä.

10) VUOTUISEN TARKASTUSKERTOMUKSEN LIITTEET

10.1 Järjestelmätarkastusten tulokset (malli jäljempänä)

10.2 Menotarkastusten tulokset (malli jäljempänä)

10.3 Lisämenojen tarkastusten tulokset (tarvittaessa)

10.1 Järjestelmätarkastusten tulokset







Tarkastuksen kohde (vastuuviranomainen, valtuutettu viranomainen jne.) Tarkastuksen otsikko Lopullisen tarkastuskertomuksen päiväys Keskeiset vaatimukset (KR) (soveltuvin osin) [siten kuin ne on määritelty komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 liitteessä I olevassa taulukossa 1] KR1 KR2 KR3 KR4 KR5 KR6 KR7 KR8 KR9 Yleisarviointi (luokat 1, 2, 3, 4) [siten kuin ne on määritelty komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 liitteen I taulukossa 2] Huomautuksia (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) Luokat 1, 2,3, 4, siten kuin ne on määritelty komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/378 liitteessä I olevassa taulukossa 2

10.2 Menotarkastusten tulokset







A B C D E F G H I J Rahasto/maksutyyppi (1) Sitä alustavan tilinpäätöksen perusjoukkoa tai osajoukkoa vastaava määrä euroina, josta otos on poimittu (2) Tarkastusotos (euroina) (3) Tarkastusotos (% perusjoukosta) [D = C / B] Tarkastusviranomaisen otoksessa havaitsemien virheiden määrä euroina (4) Virhetaso (% otoksesta) [F = E / C] (4) Perusjoukon kokonaisvirhetaso (5) Perusjoukon virheet yhteensä (euroina) [H = G * B] Vastuuviranomaisen kokonaisvirhetason vuoksi toteuttamat rahoitusoikaisut (euroina) (6) Jäännöskokonaisvirhetaso (7) [J = (H – I) / B] Huomautuksia Ositus (jos sovelletaan) (1) Yhteensä (A) Yhteensä (B) Määrä euroina %

10.3 Lisämenojen tarkastusten tulokset (8)







K L M N O Kuvaus Rahasto / hanke / maksun viitenro Tarkastetut lisämenot (3) Virheiden määrä tarkastetuissa lisämenoissa (4) Vastuuviranomaisen toteuttamat, tarkastettuja lisämenoja koskevat rahoitusoikaisut (6) Huomautuksia Meno liittyy väli- tai loppumaksuihin, jotka sisältyvät satunnaisotokseen / tilastolliseen otokseen Muu (selitettävä)

(1) Jos taloudelliset tiedot eli tarkastuksen perusjoukko on ositettu (esim. ennakko-, väli- ja loppumaksut tai muu) tiedot annetaan soveltuvissa tapauksissa osituksen mukaan. Jokainen osite ja osituksen parametrit on kuvattava vuotuisen tarkastuskertomuksen 5 jaksossa.

(2) Sarakkeessa B viitataan tarkastettavaan perusjoukkoon eli alustavaan tilinpäätökseen, jossa esitetään kaikki vastuuviranomaisen tarkastuksen kohteena olevan varainhoitovuoden aikana suorittamat maksut, joista otos on otettu.

(3) Jos tarkastuksen kohteena olevan varainhoitovuoden tarkastusotos sisältää välimaksuja ja/tai loppumaksuja, joilla on kuitattu aiempien varainhoitovuosien tilityksissä ilmoitettuja ennakkomaksuja, nämä ennakkomaksut kuuluvat otokseen valittujen väli- ja/tai loppumaksujen menotarkastuksen soveltamisalaan.

Taulukossa 10.2 (sarake C) esitetään kuitenkin raportointia varten ainoastaan tarkastuksen kohteena olevan varainhoitovuoden alustavasta tilinpäätöksestä otokseen otetut väli- tai loppumaksut, ja ainoastaan ne otetaan huomioon laskettaessa tarkastuksen kattavuutta kyseisen varainhoitovuoden osalta (sarake D).

Väli- ja/tai loppumaksuilla kuitattujen ennakkomaksujen määrä, joka on tarkastettu menotarkastuksissa, ilmoitetaan taulukon 10.3 sarakkeessa M. Ks. myös alaviite 8.

(4) Tarkastusviranomaisen on raportoitava otoksessa havaituista virheistä (määrinä ja prosenttiosuutena otoksesta) ennen kuin vastuuviranomainen tekee rahoitusoikaisuja tarkastusviranomaisen tekemän tarkastustyön perusteella.

Laskettaessa taulukon 10.2 sarakkeessa E ilmoitettavaa virheiden määrää ja sarakkeessa F ilmoitettavaa virhetasoa huomioon otetaan ainoastaan niiden virheiden määrä, jotka liittyvät varainhoitovuoden alustavasta tilinpäätöksestä tarkastettuihin väli- tai loppumaksuihin.

Niiden virheiden määrä, joilla on vaikutusta selvitettyjen ennakkomaksujen määrään, ilmoitetaan taulukon 10.3 sarakkeessa N.

(5) Perusjoukon kokonaisvirhetaso on tarkastusviranomaisen arvio varainhoitovuoden alustavan tilinpäätöksen kokonaisvirhetasosta. Kokonaisvirhetaso lasketaan ennen kuin vastuuviranomainen tekee rahoitusoikaisuja.

Tarkastusviranomaisen on kuvailtava menetelmää kokonaisvirhetason arvioimiseksi ja tämän perustaksi tehtäviä laskelmia (mukaan lukien tarvittaessa tiedot osituksesta) vuotuisen tarkastuskertomuksen 5 jaksossa. Kokonaisvirhetaso on periaatteessa satunnaisia virheitä koskevan arvion, tarvittaessa perusjoukon systeemisten virheiden yhteismäärän sekä mahdollisten korjaamattomien epäsäännöllisten virheiden summa jaettuna perusjoukolla.

(6) Sarakkeessa I esitetään vastuuviranomaisen tekemät rahoitusoikaisut pelkästään tarkastetusta perusjoukosta eli varainhoitovuoden alustavasta tilinpäätöksestä, josta otos on otettu.

Rahoitusoikaisut, jotka liittyvät kuitattujen ennakkomaksujen määrään, ilmoitetaan taulukon 10.3 sarakkeessa O.

(7) Sarakkeessa J ilmoitetaan tilitysten jäännösvirhetaso sen jälkeen, kun vastuuviranomainen on tehnyt rahoitusoikaisuja, ainoastaan tarkastuksen kohteena olevan varainhoitovuoden osalta.

Kuitattujen ennakkomaksujen määrää koskevia oikaisemattomia virheitä ei tule ottaa mukaan laskettaessa varainhoitovuoden tilitysten jäännösvirheastetta.

(8) Tarkastusviranomaisen on raportoitava taulukossa 10.3 muiden kohteiden kuin taulukossa 10.2 ilmoitettujen otokseen kuuluvien määrien tarkastusten tuloksista. Jos tarkastusviranomainen pitää lisätarkastuksia tarpeellisina (esim. riskiin perustuvat tarkastukset, negatiivisten tai nollamaksujen tarkastukset), myös näiden tarkastusten tulokset esitetään taulukossa 10.3.