2.2

Sapard-viraston on noudatettava seuraavia tai vastaavat takeet antavia menettelyjä: 2.2.1 Sapard-viraston on vahvistettava hankehakemusten, maksupyyntöjen, laskujen ja tositteiden sekä valvontaraporttien vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset, kirjalliset menettelyt, joihin sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista. Näillä menettelyillä olisi varmistettava, että käsiteltäväksi otetaan ainoastaan perusteet täyttäviä maksupyyntöjä tai hankkeita. 2.2.2 Tehtävien jaon on oltava sellainen, ettei yksikään virkailija vastaa missään vaiheessa ja minkään hankkeen osalta useammasta kuin yhdestä hankkeiden hyväksymiseen, maksujen hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan valvontaa. Jokaisen virkailijan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan lukien virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen. Henkilöstöä on koulutettava asianmukaisesti, ja luottamuksellisiin toimiin on järjestettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisättävä valvontaa. 2.2.3 Jokaisella hyväksymisestä vastaavalla virkailijalla on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo suoritettavista tarkistuksista, ja virkailijan on liitettävä maksupyynnön tositteisiin todistuksensa siitä, että nämä tarkistukset on suoritettu. Tämä todistus voidaan antaa sähköisesti 2.2.6 alakohdassa vahvistetuin edellytyksin. Tällöin on osoitettava, että ylempi toimihenkilö on valvonut työtä. Hankkeiden analysointi, arviointi ja hyväksyntä on todistettava kirjallisesti. Hankkeiden analysoinnissa olisi noudatettava moitteettoman ja tehokkaan hallinnoinnin periaatteita. 2.2.4 Hakemus tai maksupyyntö voidaan hyväksyä vasta, kun on suoritettu riittävät tarkistukset sen varmistamiseksi, että se on rahoitussopimuksen sääntöjen ja Sapard-ohjelman sisällön mukainen. Näihin tarkistuksiin on sisällytettävä erityistä toimenpidettä koskevissa säännöissä, joiden perusteella tuen maksamista pyydetään, vaaditut tarkastukset sekä petosten ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi erityisesti esiintyvien riskien osalta vaaditut tarkastukset. Hyväksymistehtävään kuuluvat myös hakemuksia koskevat tarkastukset, joilla varmistetaan ehtojen noudattaminen, tukikelpoisuus, asiakirjojen täydellisyys, tositteiden asianmukaisuus, vastaanottopäivä jne. Kaikki suoritettavat tarkistukset on eriteltävä tarkistusluettelossa, ja. niiden suorittaminen on todistettava jokaisen hakemuksen tai maksupyynnön tai hakemus- tai maksupyyntösarjan osalta. Palveluiden tai tavaroiden toimittamista olisi valvottava seuraavilla tavoilla: — Asiakirjojen tarkastukset: näillä tarkastuksilla varmistetaan, että tavaroiden tai palveluiden määrä, laatu ja hinta vastaavat tilausta. — Fyysiset tarkastukset: näillä tarkastuksilla varmistetaan, että tavaroiden tai palveluiden määrä ja laatu vastaavat laskussa tai maksupyynnössä mainittuja tietoja. Valvonta voi olla luonteeltaan myös jatkuvaa, jolloin tarkastuksia tehdään palvelujen toimittamisen aikana eli ennakko- tai välimaksujen suorittamisen yhteydessä. 2.2.5 Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan maksupyynnön esittäjälle, tämän pankkitilille tai tämän nimeämälle edustajalle. Maksu on suoritettava viraston pankkiin tai tarvittaessa valtion maksutoimistoon, tai sekki on lähetettävä viiden työpäivän kuluessa maksun veloittamisesta Sapard-välineen pankkitililtä. On vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu tai sekkejä ei ole lunastettu, palautetaan Sapard-välineen euromääräiselle tilille. Mitään maksuja ei suoriteta käteisenä. Hyväksyvä virkailija ja/tai tämän esimies voi suorittaa hyväksymisen sähköisesti, jos tällaisten välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan henkilöllisyys kirjataan sähköiseen arkistoon. 2.2.6 Jos hakemuksia, maksupyyntöjä tai laskuja käsitellään atk-järjestelmiä käyttäen, atk-järjestelmään pääsyä on suojattava ja valvottava siten, että — kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmukaisesti sen varmistamiseksi, että syöttövirheet havaitaan ja korjataan, — tietoja voivat tallentaa, muuttaa tai varmentaa ainoastaan siihen valtuutetut virkailijat, joilla on henkilökohtaiset salasanat, — jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkailijan henkilöllisyys on tallennettava toimintolokiin. Salasanat on vaihdettava säännöllisesti väärinkäytön estämiseksi. Atk-järjestelmät on suojattava luvattomalta pääsyltä fyysisellä valvonnalla ja tiedoista on otettava varmuuskopiot, jotka varastoidaan erilliseen, turvalliseen paikkaan. Tietojen tallennus on tarkistettava loogisin tarkastuksin, joiden tarkoituksena on ristiriitaisten ja epätavallisten tietojen havaitseminen. 2.2.7 Menettelyillä on varmistettava, että tuen määriin tai ehtoihin liittyvät muutokset kirjataan ja että ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa.