1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 1
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin.Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
►B KOMISSION ASETUS (EURATOM, EHTY, EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen säännösten soveltamista
koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
(EYVL L 315, 16.12.1993, s. 1)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
►M1Komission päätös 97/594/EHTY, EY, Euratom, tehty 30 päivänä heinä-
kuuta 1997L 239 54 30.8.1997
►M2Komission päätös 98/539/EY, EHTY, Euratom, tehty 7 päivänä syys-
kuuta 1998L 252 67 12.9.1998
►M3Komission päätös 1999/537/EY, EHTY, Euratom, tehty 23 päivänä
heinäkuuta 1999L 206 24 5.8.1999
►M4Komission päätös 2000/716/EY, tehty 16 päivänä marraskuuta 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5Komission päätös 2001/642/EY, tehty 21 päivänä elokuuta 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6Komission asetus (EY) N:o 1687/2001, annettu 21 päivänä elokuuta
2001L 228 8 24.8.2001
►M7Komission päätös 2002/443/EY, tehty 12 päivänä kesäkuuta 2002 L 153 15 13.6.2002
Huom. Tämä konsolidoitu versio viittaa Euroopan laskentayksikköön ja/tai ecuun. Nämä viittaukset tulee ymmärtää 1 päivästä
tammikuuta 1999 lähtien viittauksena euroon — neuvoston asetus (ETY) N:o 3308/80 (EYVL L 345, 20.12.1980, s. 1)ja neuvoston asetus (EY) N:o 1103/97 (EYVL L 162, 19.6.1997, s. 1).
▼B
KOMISSION ASETUS (EURATOM, EHTY, EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen
säännösten soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomion huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamisso-pimuksen,
ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,ottaa huomioon neuvoston 21 päivänä joulukuuta 1977 antaman Euroo-
pan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavanvarainhoitoasetuksen (
1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna
asetuksella (Euratom, EHTY, ETY) N:o 610/90(2), ja erityisesti sen
126 artiklan,
on kuullut asiassa Euroopan parlamenttia ja neuvostoa,
ottaa huomioon yhteisön tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen
sekä talous- ja sosiaalikomitean lausunnot,
sekä katsoo että
tietyissä varainhoitoasetuksen 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41,
45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64 a, 65, 66, 70, 70 a, 75, 94, 97
ja 123 artiklan säännöksissä säädetään nimenomaisesti, että asetuksensoveltamisesta on annettava yksityiskohtaiset säännöt,
komission asetusta (Euratom, EHTY, ETY) N:o 86/610(
3) on muutet-
tava, erityisesti varainhoitoasetuksen muuttamisen seurauksena,
on aiheellista antaa soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt
niiden osuuksien hoitamisen selventämiseksi, joilla tietyt kolmannetosapuolet osallistuvat yhteisön toimintaan,
selkeyden ja tarkoituksenmukaisuuden takaamiseksi on aiheellista
koota kaikki voimassa olevat soveltamista koskevat yksityiskohtaisetsäännökset yhteen ainoaan tekstiin ja kumota asetus (Euratom, EHTY,
ETY) N:o 86/610, ja
näiden yksityiskohtaisten sääntöjen laatiminen ei ole esteenä sille, että
myöhemmin laaditaan sellaisia soveltamista koskevia yksityiskohtaisiasääntöjä, joista ei muodollisesti säädetä varainhoitoasetuksen
säännöksissä, mutta jotka saattavat myöhemmin osoittautua aiheelli-
siksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
I OSASTO
MENOJEN ARVIOINTI
(Varainhoitoasetuksen 2 artikla)
1 artikla
1. Kaikista sellaisista ohjelmia tai toimintoja koskevista ehdotuk-
sista, joista aiheutuu menoja Euroopan yhteisöjen yleiseen1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 2
(1) EYVL N:o L 356, 31.12.1977, s. 1
(2) EYVL N:o L 70, 16.3.1990, s. 1
(3) EYVL N:o L 360, 19.12.1986, s. 1▼M6
▼B
▼M6
▼M6
talousarvioon, tehdään ennakkoarviointi. Arvioinnin yhteydessä selvi-
tetään:
a) toiminnan tarpeellisuus lyhyellä ja pitkällä aikavälillä;
b) tavoitteet;
c) odotetut tulokset ja arviointiin tarvittavat mittarit;
d) yhteisön toimista saatava lisäarvo;
e) ehdotuksiin liittyvät riskit, petosriskit mukaan luettuina, sekä muut
vaihtoehdot toiminnan toteuttamiseksi;
f) vastaavista hankkeista aiemmin saadut kokemukset;
g) toiminnan toteuttamiseen tarvittava määrärahojen, henkilöstön ja
muiden hallintomenojen määrä vaikuttavuuden periaatteen mukai-sesti;
h) laadittava seurantajärjestelmä.
2. Kaikista ohjelmista ja toiminnoista laaditaan myös jälkiarviointi,
jossa tarkastellaan siihen osoitettuja taloudellisia ja henkilöstöresursseja
sekä saavutettuja tuloksia, jotta voidaan arvioida toimien yhdenmukai-
suutta niille asetettujen tavoitteiden kanssa.
3. Monivuotisen ohjelman toteuttamisaikana saavutettuja tuloksia
arvioidaan säännöllisesti sellaisen aikataulun mukaan, että näidenarviointien perusteella tehdyt päätelmät voidaan ottaa huomioon arvioi-taessa tarvetta ohjelman jatkamiseksi, muuttamiseksi tai lopettamiseksi.
Vuosi kerrallaan rahoitettavien toimien tuloksia arvioidaan vähintään
kuuden vuoden välein.
I a OSASTO
►M6 EURON ◄SOVELTAMINEN TULOIHIN JA MENOIHIN
(Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohta)
1 artikla
►M6Euron◄ja kansallisten valuuttojen välinen muunto suoritetaan
pääsääntöisesti Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistun
►M6euron◄päivittäisen kurssin avulla. Varainhoitoasetuksen 11
artiklan 4 kohdan mukaisesti suoritetaan ►M6 ◄ja
kansallisen valuutan välinen muunto varainhoitoasetuksen 69-72 artik-lassa tarkoitettua kirjanpitoa varten sellaisten ►
M6euron◄
kuukausittaisten kurssien avulla, jotka lasketaan sen kuukauden toiseksi
viimeisen työpäivän kurssien perusteella, joka edeltää sitä kuukautta,joksi kurssit vahvistetaan.
1 a artikla
1. Komissio määrittää euron kurssin suhteessa kuhunkin niistä
valuutoista, joita toimielimet käyttävät talousarviota toteuttaessaan, Eu-
roopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistavien Euroopan
keskuspankin viitekurssien pohjalta.
2. Euron ja kansallisten valuuttojen välinen muunto suoritetaan Eu-
roopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistavan euron päivittäisen
kurssin avulla. Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohdan mukaisestisuoritetaan euron ja kansallisen valuutan välinen muunto varainhoitoa-
setuksen 69—72 artiklassa tarkoitettua kirjanpitoa varten sellaisten
euron kuukausittaisten kurssien avulla, jotka lasketaan kurssin voimas-saolokuukautta edeltävän kuukauden toiseksi viimeisen työpäivänkurssien perusteella.
3. Euron ja niiden valuuttojen välisen muuntokurssin, joiden päivit-
täistä kurssia ei julkaista Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ,
määrittää komissio luotettaviksi arvioimiensa tietojen perusteella.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 3
▼B
▼M6
▼B
2 artikla
Kun ehdotukset maksusitoumuksiksi ja saatavien toteamiset ilmaistaan
kansallisissa valuutoissa, muuntaminen ►M6euroiksi◄suoritetaan
►M61 a artiklan ◄mukaisesti.
Vastaava maksumääräys ja vastaava perintämääräys voidaan antaa
ainoastaan samassa valuutassa.
►M6Euro-määräisenä ◄ilmaistun sellaisen maksusitoumuksen
saldon määrän ja sellaisen saatavan toteamisen saldon määrän, jotkaon ilmaistu kansallisessa valuutassa, arvo tarkistetaan kunkin budjetti-kirjanpidon kuukausittaisen vahvistamisen yhteydessä.Maksusitoumuksien saldon osalta arvo tarkistetaan varainhoitovuotena
viimeisen kerran käyttäen joulukuun kurssia; todettujen saatavien
saldon arvo tarkistetaan taseen laatimista varten käyttäen joulukuun 31päivän kurssia.
Lisäksi näiden saldojen arvoa voidaan tarkistaa kuukauden kuluessa,
jos valuuttakurssit ovat muuttuneet.
3 artikla
Poiketen siitä, mitä ►
M61 a artiklassa ◄säädetään, käytetään sinä
”n” - kuukautena, jonka osalta ennakkona maksettavat Euroopanmaatalouden ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastosta rahoitetut
menot on ilmoitettu ►
M6komission asetuksen (EY) N:o 296/
96◄(1) 3 artiklan 5 kohdan säädösten mukaisesti, ”n+1” kuukauden
10 päivän kurssia tai ensimmäisen sellaisen sitä edeltävän päivänkurssia, jolta on käytettävissä yleinen noteeraus.
Tätä kurssia käytetään myös vastaaviin ►
M6komission asetuksen
(EY) N:o 296/96 ◄4 ja 5 artiklassa tarkoitettuihin ennakoihin.
Kansallisen valuutan määräiset erot jäsenvaltioiden käyttöön ”n”
kuukautena annettujen varojen ja samana kuukautena kirjanpitoonmerkittyjen menojen välillä muunnetaan ►
M6euroiksi◄käyttäen
”n+2” kuukauden 10 päivän kurssia.
4 artikla
Sellaisten maksusitoumusten laskemiseen, joita ei ole vielä maksettu
varainhoitovuoden päättyessä sekä, kun kyseessä ovat jaksottamattomat
määrärahat, seuraavaan varainhoitovuoteen siirrettävien määrärahojenmäärittämiseen käytetään ►
M6euron◄joulukuun kurssia.
Sellaiset varainhoitovuoden maksut, jotka suoritetaan seuraavan varain-
hoitovuoden tammikuun 1-15 päivänä, merkitään talousarviotakoskevaan kirjanpitoon käyttäen ►
M6euron◄joulukuun kurssia.
5 artikla
Siltä osin kun kyseessä ovat jaksottamattomat määrärahat, maksusitou-
mukset, joita ei ole maksettu, vahvistetaan kansallisessa valuutassa tai
►M6euroissa ◄edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyihin määriin
saakka; suoritetut maksut merkitään kirjanpitoon maksuhetkellävoimassa olevan kurssin mukaisesti. Mahdollinen siirrettyjen määrära-hojen määrän ylitys otetaan budjettikohtaisesti huomioonvarainhoitovuoden saldoa laskettaessa neuvoston asetuksen (ETY,
Euratom) N:o 1552/89(
2) 15 artiklan säännöksen mukaisesti.
Aiemmilta varainhoitovuosilta olevilta maksamatta jääneiden maksusi-
toumusten mukautukset, jotka koskevat jaksotettuja määrärahoja, ja
jotka on laskettu arvon uudelleen määrittämisen yhteydessä, todetaan
budjettikirjanpidossa ja ne merkitään taulukkoon, josta käy ilmi tulos-tilin aiempien varainhoitovuosien maksusitoumusten vahvistaminen.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 4
(1) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 9
(2) EYVL N:o L 155, 7.6.1989, s. 1
▼M6
II OSASTO
VALTUUTTAMINEN JA ALIHANKINTA
(Varainhoitoasetuksen 22 artikla)
6 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdan mukaisen toimivallan
siirron sisältävissä astuksissa on ilmoitettava niiden toimielimen palve-luksessa olevien nimet, joilla on valtuutus allekirjoittaavaltuutuksenantajan nimissä.
Asiakirjoissa on viitattava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdassa
tarkoitettuihin työjärjestyksen määräyksiin, joissa määrätään edellytyk-sistä päätösvallan siirtämiselle.
7 artikla
Edellä 6 artiklassa tarkoitetut asiakirjat, sekä näyte sen henkilöstöön
kuuluvan allekirjoituksesta, jolle päätösvalta on siirretty, annetaantiedoksi:
— valtuutetulle,
— toimielimen tilinpitäjälle, joka ei saa suorittaa sellaisen
henkilöstöön kuuluvan hyväksymää maksua, jolla ei ole siihenvaltuuksia,
— toimielimen varainhoidon valvojalle, joka on vastuussa erityisesti
menojen ja tulojen laillisuuden ja asianmukaisuuden valvonnasta,
— tulojen ja menojen hyväksyjille, kuintenkin vain, jos kyse on
tapauksista, joissa varainhoidon valvoja tai tilinpitäjä siirtävät
toimivaltaansa, tai kun valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät
siirtävät edelleen toimivaltaa heille uskottujen valtuuksien rajoissa,
— tilintarkastustuomioistuimelle.
Annettujen valtuuksien peruuttamisen sisältävät asiakirjat, annetaan
tiedoksi samalla tavoin.
8artikla
Valtuutuksessa täsmennetään aina ne rajat, joissa valtuutetut voivat
laatia ehdotuksia saatavien toteamiseksi, perintämääräyksiä, ehdotuksia
menoihin sitoutumiseksi ja maksumääräyksiä, sekä valtuutuksessa
tarkoitetun momentin ja alamomentin numerot ja mahdollinen, valtuu-tuksen kesto.
9 artikla
Kukin toimielin toteuttaa varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen
säännösten mukaisesti sellaiset määrärahojen hoitoa koskevat toimenpi-teet, joilta se pitää tarpeellisina sitä koskeva talousarvion pääluokkaanmoitteettoman toteuttamisen kannalta.
Kukin toimielin valmistelee asiakirjan, jossa on tätä varten annetut
sisäiset määräykset. Asiakirja käsittää olennaiset määräykset toimi-vallan jakautumisesta tulojen ja menojen hyväksyjien jataloushallinnosta vastaavien virkamiesten välillä menojen yhteenvedon
ja tulojen yhteenvedon toteuttamisen osalta kunkin toimielimen pääluo-
kassa.
Toisessa kohdassa tarkoitettu asiakirja sekä kaikki muut sisäiset talou-
sarvion toteuttamista ja viranhoitoa koskevat yleisluontoiset ohjeet
osoitetaan kaikkien talousarvion toteuttamiseen osallistuvien yksiköiden
sekä tilintarkastustuomioistuimen käyttöön.
9 a artikla
Valtuutuksen antajan ja valtuutetun on ilmoitettava esimiehelleen
kirjallisesti ennen talousarvion toteuttamistoimeen ryhtymistä etujenpäällekkäisyydestä tai eturistiriidasta, joka voi vaikuttaa hänen1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 5
▼B
▼M6
▼M6
puolueettomuuteensa ja riippumattomuuteensa työtehtävien hoitami-
sessa. Tällainen etujen päällekkäisyys tai eturistiriita voi johtuaetenkin perhe-, tunne-, maailmankatsomus-, kansallisuus-, talousetusi-
teistä tai muusta yhteenkuuluvuudesta edunsaajan kanssa.
Valtuutuksen antajan tai valtuutetun esimiehen on vahvistettava kirjal-lisesti joko jääviys tai jäävittömyys. Jäävi valtuutuksen antaja taivaltuutettu ei saa kyseistä toimea toteuttaa.
Josvaltuutettu tai valtuutuks en antaja laiminlyö jääviydes tään ilmoitta-
misen, hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi ja häneen voidaan
kohdistaa kurinpitomenettely varainhoitoasetuksen 73—77 artiklassasäädetyin edellytyksin. Sama seuraa talousarvion toteuttamistoimensuorittamisesta silloin, kun esimiehet ovat todenneet jääviyden.
9 b artikla
Alihankintana suoritettavan toiminnan avoimuuden takaamiseksi hallin-
nointiin liittyvät kustannukset eritellään erikseen ja yksilöidään toisen
sopimuspuolen komission nimissä hallitsemista varoista perittävät korotja muut tuotot.
Tehtäviin sopimuksiin on sisällytettävä asianmukaiset määräykset
muun muassa korkotulojen ja muiden tuottojen käsittelemisestä, tilienjärjestämisestä ja aiheetta maksettujen määrien takaisin perinnästä.
Toimielinten tekemissä alihankintasopimuksissa määritellään säännöt
varojen antamisesta alihankkijoiden käyttöön, etenkin yhteisön ohjel-mien tai toimintojen edunsaajille maksamista varten, sekäesteellisyyttä, etujen päällekkäisyyttä ja luottamuksellisuutta koskevateettiset säännöt.
III OSASTO
YHTENÄISTETTYJEN ATK-JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖN PERUS-
TUVA HOITO
(Varainhoitoasetuksen 23 artikla)
10 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 23 artiklassa tarkoitetuilla
►M6”integroiduilla tietojenkäsittelyjärjestelmillä” ◄tarkoitetaan
määrärahojen hoitoon ja kirjanpitoon liittyviä tietokoneohjelmia, joidentoimintaan tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilin-pitäjä osallistuvat ja jotka otetaan käyttöön näiden yksiköiden yhteisellä
sopimuksella.
2. Näiden käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä:
a) järjestelmän on taattava sen seikan valvonta, että ehdotettua tointa
varten käytettävissä määrärahoja, ja sen on hylättävä kaikki toimet,joihin määrärahoja ei ole käytettävissä,
b) järjestelmän on varmistettava, että toimia voivat toteuttaa ainoastaan
ne virkamiehet, jotka ovat saaneet valtuudet tulojen ja menojenhyväksyjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän yksikössä kunkinyksikön 9 artiklan soveltamiseksi antamien säännösten mukaisesti,
c) järjestelmän on varmistettava tehokkaasti, tulojen ja menojen hyväk-
syjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän tehtävien erottaminentoisistaan,
d) toimielimen on valvottava, että sen sisäiset ja ulkoiset menettely-
tavat varmistavat tietojen luottamuksellisuuden ja järjestelmänkäyttämisen turvallisuuden,
e) toimielimen on varmistettava järjestelmän fyysinen turvallisuus,
f) kun tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä
yhteisellä sopimuksella arvioivat, että järjestelmä tarjoaa riittävätturvallisuustakeet, kukin toimielin voi päättää korvata tietovälineelläaiemmin asiakirjan muodossa käytetyt lomakkeet, eli maksusitou-musehdotukset, ►
M6maksumääräykset, saamisennusteet ja
perintämääräykset. Samaa sovelletaan korvattaessa alkuperäiset1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 6
▼B
▼B
tositteet sähköisellä asiakirjanhallintajärjestelmällä ◄, sanotun
kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 84, 87 ja 89 artiklansäännösten soveltamista.
3. Kun varainhoito suoritetaan 1 ja 2 kohdassa mainittujen sääntöjen
mukaisten integroitujen tietojenkäsittelyjärjestelmien avulla, maksuta-
pahtumien hyväksymiseksi toimitettavia tilinpitäjän tarkastuksiavoidaan täydentää näiden tietojärjestelmien säännöllisillä tarkastuksilla,joita voidaan tarvittaessa toimittaa paikalla.
IV OSASTO
TILINPITÄJÄÄN, AVUSTAVIIN TILINPITÄJIIN SEKÄ ENNAKOIDEN
HOITAJIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 25 ja 75 artikla)
Ij a k so
Yleiset säännökset
11 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä tilinpitäjän, jonka
velvollisuutena on:
— toisaalta, saatavien perintä, tulojen tulouttaminen ja menojen
maksaminen sekä käteisvarojen hoito
ja
— toisaalta, kirjanpito sekä rahoitusta koskevien yhteenvetojen valmis-
telu varainhoitoasetuksen 69-72 ja 78-81 artiklan mukaisesti.
12 artikla
Toimielin voi nimittää tilinpitäjän yhden avustavan tilinpitäjän tai
useampia avustavia tilinpitäjiä. He toimivat hallinnollisesti tilinpitäjän
alaisina, joka määrittelee heidän vastuualueensa.
13 artikla
Kukin toimielin nimittää tilinpitäjän niistä ura-alueeseen A tai B kuulu-
vista virkamiehistä, jotka ovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Kukin toimielin nimittää avustavat tilinpitäjät niistä ura-alueeseen A, B
tai poikkeustapauksissa ura-alueeseen C kuuluvista virkamiehistä, jotkaovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Ennakoiden hoitajat valitaan tämän asetuksen 83 artiklan mukaisesti
niistä virkamiehistä, jotka kuuluvat ura-alueeseen A, B tai C tai tarvit-taessa muusta tasoltaan vastaavaan henkilöstöön kuuluvista.
14 artikla
Toimielimen on valittava tilinpitäjä ja avustavat tilinpitäjät heidän
todistuksin tai vastaavalla ammatillisella kokemuksella vahvistetunerityispätevyytensä perusteella.
Ennakoiden hoitajat valitaan tutkintoihin, työkokemukseen tai sopivaan
erikoistumiskoulutukseen perustuvan pätevyyden mukaan ottaenhuomioon hoidettavien ennakoiden määrä.
15 artikla
Tilinpitäjänä tai avustavana tilinpitäjänä ei saa toimia henkilö, joka
toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä, ennakoiden hoitajana ja varain-
hoidon valvojana.
Ennakoiden hoitajana ei saa toimia henkilö, joka toimii varainhoidon
valvojana.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 7
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
16 artikla
Tilinpitäjä käyttää erityistä toimivaltaansa varainhoitoasetuksen
säännösten mukaisesti.
Tilinpitäjä tehtävänä on erityisesti taata kirjanpidon sekä varainhoitoa-
setuksen 69-72 artiklassa ja 78-81 artiklassa tarkoitettujen rahoitustakoskevien yhteenvetojen asiallisuuden.
Toimielimen on annettava tilinpitäjän käyttöön hänen tehtäviensä moit-
teettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja välineistön.
Tilinpitäjän tehtävänä on valvoa ennen menojen maksamista, että
varainhoitoasetuksessa ja tässä asetuksessa säädettyjä menettelytapojaon noudatettu sekä varmistaa, että maksu vapauttaa toimielimen maksu-velvoitteesta ja että siihen ei sisälly asiallista virhettä.
Tilinpitäjän on keskeytettävä maksujen suorittaminen ja ilmoitettava
syyt keskeyttämiseen jos suoritetussa tarkastuksessa ilmenee, että jotain
neljässä edellisessä kohdassa olevaa säännöstä ei ole noudatettu.
Tilinpitäjiin, avustaviin tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin voidaan
kohdistaa kurinpitotoimenpiteitä ja heidät voidaan saattaa korvausvel-volliseksi Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavanhenkilöstösääntöjen sekä muuhun henkilöstöön kuuluviin sovellettavan
säännöstön, jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, 22 artiklassa ja 86-89
artiklassa tarkoitettujen edellytysten mukaisesti jos maksu on suoritettunoudattamatta varainhoitoasetuksen 51 artiklan kolmannen kohdansäännöksiä.
17 artikla
Alustavaa talousarvioesitystä laadittaessa tilinpitäjää on kuultava
kaikista sellaisista mahdollisista talousarvion esittämiseen liittyvistä
ongelmista, jotka ovat omiaan vaikuttamaan talousarvion tilinpidonmukaisen toteuttamisen edellytyksiin.
II jakso
Kirjanpito ja taloudellisten yhteenvetojen laatiminen
18artikla
1. Tilinpitäjä valmistelee toimielimensä osalta varainhoitoasetuksen
25 artiklan neljännen kohdan mukaisesti määräajoin laadittavat yhteen-
vedot, tulostilin ja taseen. Tätä varten hän pitää kirjaa kaikistavarainhoitovuoden toimenpiteistä ja toimittaa tilinpäätöksen.
2. Taloudelliset yhteenvedot toimitetaan varainhoitoasetuksen 79-81
artiklan mukaisesti varainhoidonvalvojalle, minkä jälkeen toimielinvahvistaa ne lopullisesti.
3. Jos tilinpitäjän virkasuhde päättyy, vahvistetaan väliaikainen
tilinpäätös sen kuukauden viimeisenä päivänä, jonka kuluessa virka-suhde on päättynyt.
Tehtävänsä jättävä tilinpitäjä ja uusi tilinpitäjä hyväksyvät tämän
tilinpäätöksen allekirjoittamalla sen.
20 artikla
Komission tilinpitäjä keskittää kaikki hänelle tarpeelliset tiedot ja
valmistelee Euroopan yhteisöjen konsolidoidun tulostilin ja konsoli-doidun taseen siten, että komissio voi vahvistaa ne ja toimittaa neEuroopan parlamentille, neuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelleviimeistään toukokuun 1 päivänä.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 8
▼M6
▼B
▼B
21 artikla
Sen jälkeen kun komission tilinpitäjä on kuullut muiden toimielimien
tilinpitäjiä, komissio:
— vahvistaa kaikille toimielimille yhteiset kirjanpitoa koskevat menet-
telyt,
— vahvistaa ja saattaa ajan tasalle toimielimien tilisuunnitelman raken-
teen,
— yhdenmukaistaa taseiden esittämistavan.
Komissio perustelee ja selvittää taseeseen liitetyissä huomautuksissa
kaikki kirjanpitomenettelyjä koskevat muutokset.
III jakso
Käteisvarojen hoito
22 artikla
Tulojen perimisestä ja menojen maksamisesta vastuussa oleva tilin-
pitäjä vastaa vastaavien käteisvarojen hoidosta varainhoitoasetuksen 25
artiklan ensimmäisen kohdan mukaisesti.
Toimielin avaa tai avauttaa tarpeelliset tilit rahoituslaitoksissa hyvän
varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Tiliehtoja tarkastellaanmääräajoin ja tarvittaessa niistä neuvotellaan uudelleen; niitä valvoo
varainhoidon valvoja.
Komission tilinpitäjän tehtävänä on, muiden toimielimien tilinpitäjiä
kuultuaan, yhdenmukaistaa eri toimielimien avaamien tilien tiliehdot.
23 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on hoitaa toimielimensä käteisvaroja, määrätä
rahoituslaitoksissa avattujen tilien välisistä tilisiirroista ja huolehdittavavaluutanvaihdosta siten, ettei millään tilillä esiinny tilinylityksiä.
Rahoituslaitoksissa avattujen tilien väliset siirrot on tehtävä käytettä-
vissä olevien varojen rajoissa.
24 artikla
Komission tilinpitäjä jakaa jäsenvaltioiden valtionrahastoissa ja keskus-
pankeissa käytettävissä olevat varat viimeksi mainittujen kesken
►
M6asetuksen (ETY, Euratom) N:o 1150/2000 ◄12 artiklan
mukaisesti.
25 artikla
Tilinpitäjä sovittaa säännöllisesti rahoituslaitoksissa avatut tilit yhteen
kirjanpidon kanssa ja valvoo, että neuvoteltuja tiliehtoja noudatetaanasian mukaisesti.
26 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin ja
huolehtia niitä koskevasta seurannasta.
IV jakso
Vakuutus
28artikla
Tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien on otettava
itselleen toimielimen välityksellä vakuutus tehtäviinsä liittyvien talou-dellisten riskien varalta.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 9
▼M6
▼B
▼B
29 artikla
Toimielin maksaa tästä vakuutuksesta aiheutuvat maksut suoraan
vakuuttajalle.
30 artikla
Rajoittamatta
— Euroopan yhteisöjen henkilöstösääntöjen 86-89 artiklan sovelta-
mista,
— varainhoitoasetuksen 75 artiklan soveltamista,— toimielimen oikeutta korvaukseen kolmansilta osapuolilta
toimielin vastaa ETY:n perustamissopimuksen ►
M6288 artiklan ◄
toisen kohdan mukaisesti sellaisista riskeistä ja sellaisista alijäämistä,joita vakuuttajat eivät kata, sikäli kuin asiasta vastuussa olevan virka-miehen nimissä olevalle takuutilille talletetut määrät eivät riitäkattamaan alijäämää.
Vj a k so
Erityiskorvaus ja takuutili
31 artikla
Varainhoitoasetuksen 75 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun erityiskor-
vauksen määrä on kuukausittain:
a)►
M7142◄euroa tilinpitäjille;
b)►M796◄euroa avustaville tilinpitäjille;
c)►M748◄euroa niille ennakoiden hoitajille, jotka vastaavat
vähintään 30 peräkkäisen päivän ajan ennakkomaksujärjestelmistä,joiden suuruus on vähintään 3 800 euroa.
Tämä korvaus annetaan euromääräisenä ja vastaava määrä maksetaan
euroina 32 artiklassa tarkoitetulle takuutilille.
32 artikla
Toimielimen yleisessä kirjanpidossa avataan takuutili kunkin asiano-
maisen henkilöstöön kuuluvan nimissä. Asianomaisen toimielimenpyynnöstä, tämä tilinpito voidaan järjestää keskitetysti komission ylei-
sessä kirjanpidossa. ►
M6Tälle tilille maksetaan määräajoin 31
artiklassa tarkoitettu kuukausikorvaus ja vuosittainen korko, joka vastaaEuroopan keskuspankin euromääräisiin perusrahoitusoperaatioihinsasoveltamien kuukausikorkojen vuosittaista keskiarvoa. ◄
Tililtä maksetaan alijäämä, josta toimielin julistaa nimittämänsä asiano-
maisen olevan vastuussa, sikäli kuin vakuutusyhtiöiden korvaukset
eivät kata kyseisiä alijäämiä.
33 artikla
1. Kun tilinpitäjän tai avustavan tilinpitäjän virkasuhde päättyy,
takuutilin nettosaldo maksetaan hänelle tai hänen oikeudenomistajilleen
sen jälkeen kun varainhoitoasetukseen 22 artiklassa tarkoitetut virano-
maiset ovat tehneet asiassa päätöksen ja varainhoitoasetuksen 77artiklassa tarkoitettu vastuuvapaus on myönnetty, sekä, kun tilinpitäjä,lukuun ottamatta tapauksia, jotka koskevat häntä itseään, sekä varain-hoidon valvoja ovat antaneet myönteisen lausuntonsa.
2. Kun ennakoiden hoitajien virkasuhde päättyy, takuutilin netto-
saldo maksetaan heille tai heidän oikeudenomistajilleen sen jälkeen,kun asianomainen tilinpitäjä ja tulojen ja menojen hyväksyjä ovat anta-neet asiasta myönteisen lausuntonsa ja tehneet tarkastuksen sekä, kunvarainhoidon valvoja on antanut asiasta myönteisen lausuntonsa.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 10
▼M6
▼B
▼B
3. Edellä 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut maksut suoritetaan ainoastaan
sen pääosaston tai hallinnollisen yksikön johtajan kirjallisen ohjeenmukaisesti, johon tilinpitäjä kuuluu.
V OSASTO
VARAINHOIDON VALVOJAAN, AVUSTAVIIN VARAINHOIDON
VALVOJIIN JA SISÄISEEN TARKASTAJAAN SOVELLETTAVAT
SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 24 ja 24 a artikla)
34 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä varainhoidon
valvojan, jonka velvollisuutena on valvoa kaikkiin sellaisiin menoihinsitoutumista ja kaikkien sellaisten menojen hyväksymistä sekä kaikkiasellaisia tuloja, jotka kirjataan yhteisöjen talousarvioon ja joiden osalta
kyseinen toimielin on tulojen ja menojen hyväksyjä.
35 artikla
Toimielin voi nimittää yhden avustavan varainhoidon valvojan tai
useampia avustavia varainhoidon valvojia. He toimivat varainhoidon
valvojan vastuulla; varainhoidon valvoja määrittelee, mitkä valtuudethän heille antaa. He ovat vastuussa antamistaan hyväksymismerkin-nöistä valtuuksien rajoissa.
36 artikla
Toimielimen on valittava varainhoidon valvoja ja avustavat varain-
hoidon valvojat näiden erityisen pätevyyden perusteella jäsenvaltioidenkansalaisista.
37 artikla
Toimielin antaa varainhoidon valvojan käyttöön hänen valvonta-
tehtävänsä moitteettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja
välineistön.
38artikla
Kaikissa päätöksissä, joilla varainhoidon valvoja tai avustavat varain-
hoidon valvojat siirtävät toimivaltaa ja siirtävät sitä edelleen, on
noudatettava 6,7 ja 8 artiklan säännöksiä.
39 artikla
Valvontatehtäviään hoitaessaan varainhoidon valvoja on täysin riippu-
maton ja hän on vastuussa ainoastaan toimielimelle. Hän ei voi ottaavastaan ohjeita eikä hänelle voida asettaa rajoituksia, jotka koskevatniiden tehtävien hoitamista, jotka hänelle uskotaan nimittämisen myötävarainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti.
Näitä säännöksiä sovelletaan myös avustaviin varainhoidon valvojiin
sen valtuutuksen rajoissa, jonka he ovat saaneet esimieheltään, varain-hoidon valvojalta.
40 artikla
Varainhoidon valvoja voi milloin tahansa antaa toimielimelle kerto-
muksia asioista, joilla on taloudellisia vaikutuksia, erityisesti kun
kyseessä on varainhoitoasetuksen 2 artiklan säännösten soveltaminen.
Toimielin toimittaa kertomukset Euroopan parlamentille ja tilintarkas-
tustuomioistuimelle näiden pyynnöstä, jollei se katso niiden olevanluottamuksellisia.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 11
▼M6
▼B
▼B
41 artikla
Varainhoidon valvojalla ja avustavilla varainhoidon valvojilla on
oikeus saada käyttöönsä kaikki tositteet ja kaikki muut valvottaviin
menoihin ja tuloihin liittyvät asiakirjat. He voivat tehdä tarkastuksia
paikalla.
42 artikla
Ainoastaan toimielin itse voi kohdissa 2-5 säädetyin edellytyksin
kohdistaa varainhoidon valvojaan ja avustaviin varainhoidon valvojiinkurinpitotoimia ja saattaa heidät mahdollisesti korvausvastuuseen
varainhoitoasetuksen 74 artiklan mukaisesti.
Toimielin tekee tutkimuksen aloittamisesta perustellun päätöksen.
Päätös toimitetaan tiedoksi asianomaiselle sekä, jos kyseessä on avus-tava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojalle. Toimielin voiomalla vastuulla antaa tutkimuksen suorittamisen yhdelle tai useam-malle sellaiselle virkamiehelle, joka kuuluu tai jotka kuuluvat samaan
tai ylempään palkkaluokkaan kuin kyseinen henkilöstöön kuuluva ja
jotka eivät toimi varainhoidon valvojana, tulojen ja menojen hyväk-syjänä tai tilinpitäjänä. Asianomaista sekä, jos kyseessä on avustavavarainhoidon valvoja, varainhoidon valvojaa on kuultava tutkimuksenkuluessa.
Asianomaiselle ja, jos kyseessä on avustava varainhoidon valvoja,
varainhoidon valvojalle toimitetaan tiedoksi tutkimusta koskeva
mietintö. Toimielin kuulee tämän jälkeen asianomaista mietinnönjohdosta.
Mietinnön ja kuulemisen perusteella toimielin tekee joko perustellun
päätöksen vastuuvapauden myöntämisestä asianomaiselle tai
henkilöstösääntöjen 22 artiklan ja 86-89 artiklan säännösten mukaisen
perustellun päätöksen. Kurinpitoseuraamusta ja/tai korvausvelvolli-suutta koskevat päätökset ilmoitetaan asianomaiselle ja toimitetaantiedoksi muille toimielimille, tilintarkastutustuomioistuimelle sekä, joskyseessä on avustava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojalle.
Asianomainen voi saattaa nämä päätökseen yhteisön tuomioistuimen
käsiteltäväksi siten kuin henkilöstösäännöissä määrätään.
43 artikla
Varainhoidon valvoja ja avustavat varainhoidon valvojat voivat saattaa
yhteisön tuomioistuimen käsiteltäväksi minkä tahansa valvonta-tehtävänsä suorittamista koskevan toimen, edellä sanotun kuitenkaanrajoittamatta henkilöstösäännöissä ja muihin henkilöstöön kuuluviinsovellettavissa työsuhteen ehdoissa määrättyjen muutoksenhakukei-
nojen käyttämistä. Asia on saatettava tuomioistuimen käsiteltäväksi
kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kyseinen toimi annettiin tiedoksi.
Kanteisiin, jotka toimielin on nostanut varainhoidon valvojaansa tai
avustavia varainhoidon valvojiaan vastaan, sovelletaan edellisenalakohdan säännöksiä.
Kanne tutkitaan ja asiassa tehdään ratkaisu henkilöstösääntöjen 91
artiklan 5 kohdan mukaisesti.
43 a artikla
Sisäisen tarkastuksen tehtävä suoritetaan hyväksyttyjen kansainvälisten
standardien mukaisesti. Sisäinen tarkastus kohdistuu hallinnointi- ja
valvontajärjestelmien tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen. Tarkastusra-
portit toimitetaan tarkastetuille yksiköille ja kunkin toimielimennimeämille tahoille suositusten perusteella toteutettavia yksiköidenjatkotoimia varten.
43 b artikla
Sisäinen tarkastaja valitaan jäsenvaltioiden kansalaisista pätevyytensä
perusteella.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 12
▼M6
▼B
VI OSASTO
TULOJEN PERIMINEN
(Varainhoitoasetuksen 28 ja 29 artikla)
44 artikla
►M6Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoa-
setuksen 28 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti laadittava
saamisennuste kustakin sellaisesta toimenpiteestä tai tilanteesta, jostaaiheutuu yhteisöille saatavia tai jotka muuttavat yhteisöjensaatavia. ◄. Ennakkoarvio saatavasta laaditaan, vaikka saatavan
määrää tai eräpäivää ei olisikaan vielä mahdollista määrittää sen asia-
kirjan tai päätöksen perusteella, josta saatava aiheutuu; siinä
ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan arvioitu määrä ja ennakoitueräpäivä.
Ennakkoarvio toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismer-
kintää varten ja tilinpitäjälle saatavan muistiin merkitsemiseksi.
45 artikla
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoase-
tuksen 28 artiklan 2 kohdan säännösten mukaisesti annettava jokaisestatodetusta saatavasta perintämääräys viipymättä.
Määräys toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää
varten ja tilinpitäjälle rekisteröitäväksi. Määräyksestä on käytävä ilmierityisesti eräpäivä.
2. Tilinpitäjä suorittaa perinnän ►
M6 ◄.
3. Tilinpitäjä laatii tosiasiallisesta perinnästä tuloja koskevan tosit-
teen, joka kirjataan tileille. Tilinpitäjä antaa tulojen ja menojenhyväksyjälle sekä varainhoidon valvojalle tiedon perinnästä.
4. Jos saatavaa ei ole peritty maksamiselle asetetun määräajan
päättyessä, tilinpitäjän on viipymättä ryhdyttävä perimään varoja,tarvittaessa oikeusteitse.
5. Saatava, joka peritään peräkkäisinä maksuerinä joko yhden tai
useamman varainhoitovuoden kuluessa, kirjataan kokonaisuudessaan javälittömästi sen toteamisen jälkeen tileille perintämääräyksen perus-
teella.
46 artikla
Varainhoitoasetuksen 28 artiklassa tarkoitettuja ennalta tehtäviä totea-
misia voidaan tehdä yksinomaan juoksevien tulojen osalta.
Varainhoidon valvojalta ei näin ollen pyydetä hyväksymismerkintää
erikseen yksittäiselle tällaisia ennakkoon todettuja varoja koskevalle
perinnälle.
Ennen varainhoitovuoden päättymistä tulojen ja menojen hyväksyjän
on toimitettava ennalta tehtyihin toteamisiin tehdyt muutokset varain-
hoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten, jotta kyseiset
ehdotukset vastaisivat todella todettuja saatavia.
47 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjälle ja varainhoidon valvojalle on 45
artiklan 3 kohdan säännösten mukaisesti tehtävä mahdollisimman pianilmoitusaina kun varoja on vas taanotettu. Kun varojen tulouttaminen eiperustu 45 artiklan mukaisesti laadittuun perintämääräykseen, hyvi-
tetään vastaavalla määrällä yleisessä kirjanpidossa välittömästi jotakin
väliaikaistiliä ja toimivaltaista tulojen ja menojen hyväksyjääpyydetään ryhtymään saatavan toteamiseen sekä antamaan puuttuvaperintämääräys, jotta saatava voitaisiin kirjata talousarvioon. Jos osoit-tautuu, että jollekin edellä tarkoitetuista tileistä on hyvitettyperusteettomasti peritty summa, se palautetaan mahdollisimman pian.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 13
▼B
48artikla
Ennakkoarviot ja perintämääräykset merkitään kirjanpitoon erikseen ja
ne numeroidaan aikajärjestyksessä siten, että toimielimen kaikkiensaatavien osalta on mahdollista todeta erityisesti:
— toimenpiteet, joista aiheutuu saatavia,
— perittävien saatavien määrät,
— kyseisten saatavien eräpäivät,
— perityt saatavat,
— saatavat, joita ei ole peritty, sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty
niiden perimiseksi.
49 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvoja voi milloin
tahansa todentaa, että saatavien hankinta ja perintämääräykset onkirjattu oikein ja täyttää hänelle varainhoitoasetuksen 29 artiklan 3kohdassa osoitetut tehtävät.
50 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksissa, jotka koskevat todetun
saatavan perinnästä luopumista, on varainhoitoasetuksen 29 artiklan 2kohdan mukaisesti yksilöitävä erityisesti velallinen, tulon laatu, senarvioitu määrä, kirjaaminen, toimenpiteet saatavan perimiseksi sekäperusteet, joilla siitä luopumista ehdotetaan.
Jostoimielimen ylin toimivallan käyttäjä on jättänyt huomiotta s en, että
varainhoidon valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää,tätä koskeva päätös toimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, joka
lähettää ehdotuksen luopumisesta yhdessä kyseisen päätöksen kanssa
takaisin varainhoidon valvojalle. Luopumista koskeva ehdotus, johonon liitetty päätösjättää huomiotta varainhoidon valvojan kieltäyty-minen, kirjataan varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdanensimmäisen alakohdan säännösten mukaisesti.
VII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMINEN
(Varainhoitoasetuksen 36 artikla)
51 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on saatettava ehdotus
maksusitoumukseksi varainhoidon valvojan käsiteltäväksi, ennen kuinhän toteuttaa toimenpiteen, josta aiheutuu menoja. Tulojen ja menojen
hyväksyjän on ennalta varmistettava, että kyseinen toimenpide on
varainhoitoasetuksen 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varain-hoidon periaatteiden mukainen ja erityisesti taloudellisuuden jakustannusvaikuttavuuden periaatteiden mukainen. Ehdotus laaditaanpääsääntöisesti tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varain-
hoidon valvojan yhteisellä sopimuksella hyväksymän lomakkeen
mukaisesti. Maksusitoumusehdotukseen on sisällyttävä varainhoitoase-tuksen 37 artiklassa tarkoitetut tiedot.
52 artikla
Toimielimen periaatepäätökset, joista aiheutuu menovelvoite kolmansia
osapuolia kohtaan, vastaavat menoihin sitoutumista.
53 artikla
Jos toimielimen on ennen menoon sitoutumista tehtävä siitä periaa-
tepäätös, päätösesitystä ei voida hyväksyä ennen kuin varainhoidon
valvoja on sen hyväksynyt. Varainhoidon valvoja hyväksyy esityksenvain, joshanke täyttää moitteettoman varainhoidon vaatimuks et.Tulojen ja menojen hyväksyjä esittää varainhoidonvalvojalle periaa-tepäätösesitykseen liittyvän maksusitoumusehdotuksen.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 14
▼M6
▼M6
Välittömästi sen jälkeen kun toimielin on tehnyt päätösesityksen, sitä
vastaava kokonaismaksusitoumusehdotus toimitetaan yhdessä vastaavaaoikeudellista sitoumusta koskevan ehdotuksen kanssa varainhoidon
valvojalle ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten.
Jos toimielin ei hyväksy päätösesitystä tai pienentää menojen ehdo-
tettua määrää, maksusitoumusehdotusta muutetaan tai se peruuntuu jatarvittaessa se korvataan vastaavalla maksusitoumusehdotuksella, jokatoimitetaan varainhoidon valvojalle ennalta annettavaa hyväksymismer-
kintää varten.
Tulojen ja menojen hyväksyjä tekee yksittäiset oikeudelliset sitou-
mukset varainhoitoasetuksen 36 artiklan 2 kohdassa säädetyssämääräajassa. Kukin oikeudellinen sitoumus varustetaan ennen allekir-joittamista varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnällä
varainhoitoasetuksen 37 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Tulojen ja
menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että ennen hänen allekirjoitustaankukin oikeudellinen sitoumus kirjataan kirjanpitoon osaksi kokonaissi-toumusta.
Kokonaissitoumuksen voimassaoloajan päättymisen jälkeen tulojen ja
menojen hyväksyjä vapauttaa viipymättä ja viimeistään kolmen
kuukauden kuluessa toisessa kohdassa tarkoitetun maksusitoumuksenmäärän ja keskuskirjanpitoon neljännen kohdan mukaisesti kirjattujenmäärien summan välisen erotuksen.
54 artikla
Varainhoitoasetuksen 36 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut alustavat
maksusitoumukset rajoitetaan ainoastaan juokseviin menoihin. Varain-hoidon valvojalle ei voida toimittaa hyväksymismerkintää varten
erikseen sellaisia yksittäisiä maksusitoumuksia, jotka tällaiset alustavat
maksusitoumukset kattavat.
Kun kyseessä ovat alustavat maksusitoumukset, tulojen ja menojen
hyväksyjän on todennettava omalla vastuullaan, että yksittäiset maksu-sitoumukset eivät ylitä niitä kattavaa alustavaa maksusitoumusta.
Alustavista maksusitoumuksista voi aiheutua määrärahojen siirtoja
ilman eri toimenpiteitä seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoase-tuksen 7 artiklassa tarkoitetuin edellytyksin vain siinä määrin, kuin nevarainhoitovuoden päättyessä vastaavat sellaisia taloudellisia velvoit-teita, joihin on tosiasiassa sitouduttu ennen varainhoitoasetuksessa
vahvistettuja päivämääriä.
Juoksevina menoina pidetään luonteeltaan saman varainhoitovuoden
aikana toistuvia hallinnollisia menoja, kuten:
— henkilöstömenot (palkat ja erilaiset korvaukset, työhönottokulut,
jne.),
— matkakulut,— edustuskulut,— kokouskulut,—►
M6freelance-tulkit tai -kääntäjät ◄,
— virkamiesvaihto,— kiinteistöjen vuokrat,— erilaiset vakuutukset,— siivous ja ylläpito,— vuokraus,— teletoiminta,
— vesi, kaasu ja sähkö,
— määräajoin ilmestyvät julkaisut (kuukausitiedotteet, jne.),— tilaukset.
55 artikla
Josmenon tarkkaa s uuruutta ei tiettyjen menoja aiheuttavien toimenpi-
teiden osalta voida vielä määrittää silloin, kun kyseistä menoa koskevamaksusitoumusehdotus esitetään varainhoidon valvojalle ja toimitetaan1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 15
▼B
▼B
tiedoksi tilinpitäjälle, tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä arvio
oletetusta menosta ja täsmennettävä maksusitoumusehdotuksessa netekijät, joihin arvio perustuu.
56 artikla
Varainhoidon valvojalle on toimitettava riittävän ajoissa kaikki maksu-
sitoumusehdotukset, jotta hän voisi muodostaa kantansa ja tehdämahdollisesti aiheellisina pitämänsä huomautukset, niin että nämä
voitaisiin ottaa huomioon.
57 artikla
Maksusitoumusehdotuksiin on liitettävä, kaikki liitetiedot ja tarvittaessa
kaikki muut asiakirjat ja tiedot, jotka varainhoidon valvoja tarvitseevoidakseen todeta varainhoitoasetuksen 38 artiklan 1 kohdassa säädetyt
seikat, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 23
artiklan säännösten soveltamista.
VIII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVIEN EHDOTUSTEN KIRJAA-
MINEN VARAINHOIDON VALVOJAN HYVÄKSYMISMERKINNÄN
JÄLKEEN
(Varainhoitoasetuksen 37 artikla)
58artikla
Maksusitoumusehdotukset kirjataan toimielimen kirjanpidossa. Kirjaus
on tehtävä siten, että varainhoitovuoden kunkin talousarvioon alamo-mentin osalta on aina mahdollista todeta:
1) käytettävissä olevat määrärahat,
2) tehtyjen maksusitoumusten määrät,3) maksut, jotka on suoritettu niihin liittyen,
4) sellaisten maksusitoumuksien saldo, joita ei ole vielä maksettu.
Kirjauksesta on myös aina voitava todeta:
1) alkuperäisen maksusitoumuksen määrä, johon on lisätty mahdolliset
täydentävät maksusitoumukset,
2) näihin maksusitoumuksiin liittyvät aiempina varainhoitovuosina
suoritetut maksut,
3) maksusitoumuksen määrä, jota ei ole vielä maksettu varainhoito-
vuoden alkaessa,
4) varainhoitovuonna suoritettavat maksut,
5) saldo, jota ei ole vielä maksettu.
Varainhoitoasetuksen 99 artiklan säännösten mukaisten kaikenkattavien
alustavien maksusitoumuksien määrä on kirjattava samoin.
59 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvojan on mahdol-
lista tarkastaa, että maksusitoumukset ja maksut on kirjattu oikein.
IX OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVILLE EHDOTUKSILLE ANNET-
TAVA HYVÄKSYMISMERKINTÄ
(Varainhoitoasetuksen 38 artikla)
60 artikla
Jollei 10 ja 61 artiklan säännöksistä muuta johdu, hyväksymismerkintä
annetaan siten, että varainhoidon valvoja — tai avustava varainhoidonvalvoja tai sellainen henkilöstöön kuuluva, joka on saanut 38 artiklassatarkoitetun valtuutuksen tai jonka valtuutusta on jatkettu — allekir-1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 16
▼B
joittaa maksusitoumusehdotuksen; lisäksi se varustetaan leimalla ja
päivämäärällä.
61 artikla
Kiireellisissä tapauksissa hyväksymismerkintä voidaan antaa lipuk-
keella, teleksillä tai muulla tavalla, joka yksiselitteisesti osoittaa, että
kyseiselle maksusitoumusehdotukselle on annettu hyväksymismerkintä.
62 artikla
Jos toimielimen ylimmän toimivallan käyttäjä on varainhoitoasetuksen
39 artiklan mukaisesti päättänyt jättää huomiotta sen, että varainhoidonvalvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää, päätös tästätoimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, joka lähettää maksusitou-musehdotuksen yhdessä kyseisen päätöksen kanssa takaisinvarainhoidon valvojalle. Maksusitoumusehdotus, johon on liitetty
päätösjättää huomiotta varainhoidon valvojan kieltäytyminen, kirjataan
varainhoitoasetuksen 37 artiklan säännösten mukaisesti.
63 artikla
Varainhoitoasetuksen 99 artiklassa tarkoitettuihin kaikenkattaviin alus-
taviin maksusitoumuksiin sovelletaan 60, 61 ja 62 artiklaa.
64 artikla
Jos varainhoidon valvoja pitää varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2
kohdassa sekä 37,41 ja 45 artiklassa tarkoitettuja ja jäljempänä 65-73artiklassa täsmennettyjä asiakirjoja riittämättöminä tai puutteellisina,hän lykkää hyväksymismerkinnän antamista ja lähettää ehdotuksen
takaisin tulojen ja menojen hyväksyjälle yksilöiden samalla vaaditut
todisteet.
X OSASTO
TOSITTEET
(Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohta sekä 37, 41 ja 45 artikla)
Ij a k so
Saatavien perintä
65 artikla
Maksumääräyksien liitetietoja ovat saatavasta tehty päätös tai asiakirja,
josta saatava aiheutuu, sekä kaikki sellaiset asiakirjat, joista voidaantarkistaa saatavan laatu, sen määrän laskeminen, eräpäivä, velallinen,kuten:
a) sikäli kun kyseessä ovat omat varat(
1):
— tullien, maatalousmaksujen ja ”sokeri”-osuusmaksujen osalta:
soveltamisasetusten mukaisesti(2)
— arvonlisäverosta ja bruttokansantulosta (BKTL) saatavien
varojen osalta: sen varainhoitovuoden (”n”-varainhoitovuosi)
talousarvio, jossa määrä yksilöidään sekä vastaavien saldojenosalta (”n+1”-varainhoitovuosi ja sitä seuraavat) soveltamisase-tuksissa tarkoitetut erilaiset otteet, yhteenvedot ja tiliotteet (
2)
b) sikäli kun kyseessä ovat muut sekalaiset tulot: perussäädös, päätös,
sopimus tai asiakirja, josta saatava aiheutuu sekä liitetiedot, joistakaikki laskelmaan sisältyvät tekijät ilmenevät.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 17
(1) Neuvoston päätös 88/376/ETY, Euratom (EYVL N:o L 185, 15.7.1988, s.
24)
(2) — Asetus (ETY, Euratom) N:o 1552/89
— Neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 1553/89 (EYVL N:o L 155,
7.6.1989, s. 9) otteet jäsenvaltioiden kirjanpidosta,
▼B
II jakso
Menoihin sitoutuminen
66 artikla
Menoja koskevien maksusitoumusehdotusten osalta tositteita ovat ehdo-
tukset sellaisiksi toimenpiteiksi, joilla toimielin sitoutuisi menoon,
kuten:
a) menojen aiheutuessa sopimusvelvoitteista:
sopimusehdotus, sopimus, tilauslomake tai muut vastaavat asiakirjat,
sopimusten osalta mahdollisesti yhdessä vastaanotettujen tarjoustenkanssa ja sellaisten asiakirjojen kanssa, joissa perustellaan sopi-muksen tekeminen suoraan, ja tarvittaessa hankintoja ja sopimuksiakäsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunnon kanssa;
b) myönnettäessä tukea itsenäisesti:
— eri rahastoista myönnettävän taloudellisen tuen tai vastaavan-
laisen toiminnan osalta: tarvittaessa vastaavissasoveltamisasetuksissa tarkoitetut asiakirjat sekä ehdotukset tuenmyöntämistä koskeviksi päätöksiksi;
— tuen myöntämisen osalta yleensä:
— edunsaajan anomus, tarvittaessa yhdessä aiemmin myönnetyn
tuen täytäntöönpanosta laaditun kertomuksen kanssa,
— asiakirja, jossa perustellaan myönnetty määrä,
— sopimusluonnos tai muut vastaavat asiakirjat,
— sitä toimintaa koskeva alustava talousarvio, johon tukea
anotaan, tai muu sitä vastaava asiakirja.
III jakso
Menojen maksattaminen ja maksu
67 artikla
Hankintojen osalta liitetietoja ovat erityisesti hankkijan laatima lasku,
johon on tarvittaessa liitetty yksi kappale sitä asiakirjaa, johonyhteisöjen velvoite perustuu (esimerkki: tilauslomake tai sopimus).
Hankkijan laatimassa asiakirjassa on aina ilmoitettava:
— tarvikkeiden laatu ja määrä tai, tarvittaessa, kuvaus hankintaan liit-
tyvistä palveluista,
— yksikköhinta ja kokonaishinta,
— tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista; tarvittaessa
hankintaan liittyvien ja sen hintaan sisällytettyjen maksujen, verojenja tullien määrä.
Asiakirjassa tai siihen liittyvässä asiakirjassa on oltava tulojen ja
menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa henkilöstöön kuuluvantekemät merkinnät siitä, että:
— hankinta on vastaanotettu asianmukaisesti, sekä ilmoitetaan vastaa-
nottamiseen liittyvä päivämäärä ja paikka,
— omaisuusluetteloon on tehty merkintä silloin, kun hankinnan merkit-
semistä omaisuusluetteloon edellytetään,
— laskun kaikki tiedot on tarkastettu,
— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
lausunto on, jos sitä vaaditaan, annettu.
68artikla
Palvelujen osalta liitetietoja ovat erityisesti palvelun suorittajan laatima
lasku (tai kuitti).
Kyseisessä laskussa (tai kuitissa) on:
— mainittava suoritetun palvelun laatu, tarvittaessa sen yksikköhinta,
kokonaishinta, tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 18
▼B
tai, jos mahdollista, palveluun liittyvien ja hintaan sisällytettyjen
maksujen ja verojen määrä,
— oltava tulojen ja menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa
henkilöstöön kuuluvan allekirjoittama merkintä ”maksettavaksi”,
jolla osoitetaan, että palvelu on suoritettu moitteettomasti ja laskun
(tai kuitin) tiedot on tarkastettu.
69 artikla
1. Tutkimuksia ja selvityksiä koskevien sopimusten osalta liitetietoja
ovat:
a) sopimuskappale ja mahdollisien lisäsopimuksen kappale, joka tai
jotka on liitettävä ensimmäiseen maksamista koskevaan valtuutuk-seen,
b) kaikki asiakirjat, jotka sopijapuolen taloudellisten määräysten perus-
teella voivat olla maksun perusteella (sopimuspuolen maksupyyntö,laskut, hallintokomiteoiden ohjeet assosiaatiosopimusten osalta, sekäkaikki muut asiakirjat, jotka todisteellisesti osoittavat menon).
Viimeiseen maksuun on liitettävä asiakirja, johon tulojen ja menojen
hyväksyjä on merkinnyt todistuksen siitä, että virkatoimi on suori-tettu (”sevice tait”).
2. Niiden päätösten osalta, jotka koskevat tuen myöntämistä eri
rahastoista tai vastaavia toimia, liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, joka on liitettävä ensimmäiseen maksamista
koskevaan valtuutukseen,
b) kaikki asiakirjat, jotka perusasetuksen rahoitusta koskevien
säännösten sekä taloudellisen tuen myöntämistä koskevienpäätöksien taloudellisten määräysten perusteella voivat olla maksunperusteena (maksupyyntö, todistus urakan aloittamisesta, raportit
urakan edistymisestä sekä muut vastaavat asiakirjat). Viimeiseen
maksuun on liitettävä asiakirja, jossa on todistus ohjelman taihankkeen päättymisestä sekä yhteenveto ohjelman tai hankkeentodellisista menoista.
3. Edellä 66 artiklan b kohdan toisessa luetelmakohdassa tarkoitet-
tujen avustuksien osalta liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, jolla avustus on myönnetty,
b) vastaanottajan vahvistus, jonka mukaan tämä hyväksyy varainhoi-
toasetuksen 87 artiklassa tarkoitetut yhteisön tarkastukset sekä,niissä tapauksissa, joissa se avustuksen suuruuden vuoksi on perus-teltua, hankkeen toteuttamista ja vastaanotettujen varojen käyttöä
koskevan kertomuksen esittämisen.
70 artikla
Henkilöstömenojen osalta tositteita ovat:
a) kuukausipalkan osalta:
— täydellinen luettelo henkilöstöstä, jossa yksilöidään kaikki palk-
kaukseen vaikuttavat tekijät. Luettelo liitetään
maksumääräykseen;
— lomake (henkilötietolomake), josta ilmenee tarvittaessa jokaisen
palkkaukseen vaikuttavan tekijän muutos. Lomake laaditaan
kussakin yksittäistapauksessa tehtyjen päätösten perusteella;
— työhönoton tai nimittämisen ollessa kyseessä liitetään ensim-
mäisen palkan vahvistamisen yhteydessä oikeaksi todistettujäljennös työhön ottamista tai nimittämistä koskevastapäätöksestä,
b) muiden palkkojen osalta (tunti- tai päiväpalkalla työskentelevä
henkilöstö):
— tulojen ja menojen hyväksyjän laatima yhteenveto tyässäolopäi-
vistä ja -tunneista;1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 19
▼B
c) ylityökorvausten osalta:
— valtuutetun virkamiehen allekirjoittama yhteenveto, jossa todiste-
taan henkilöstöön kuuluvan tekemä ylityön määrä;
d) matkakorvausten osalta:
— toimivaltaisen viranomaisen asianmukaisesti allekirjoittama
matkamääräys,
— ”matkakululaskelma”, josta käy tositteiden avulla ilmi erityisesti
matkan kohde, lähtö- ja paluupäivä ja lähtö- ja paluuaika, matka-kulut, oleskelukulut sekä muut kulut, joihin on asianmukainenlupa; matkan tekijä sekä esimiesasemassa oleva virkamies, jolla
on tarvittava valtuutus, allekirjoittavat laskelman;
e) muiden henkilöstömenojen osalta:
— asiakirjat, jotka viittaavat siihen päätökseen, johon meno
perustuu, ja joista kaikki laskelmaan vaikuttavat tekijät käyvätilmi.
71 artikla
Kun kyseessä on useassa erässä suoritettava maksusitoumus, ensimmäi-
seen maksumääräykseen on liitettävä oikeaksi todistettu jäljennöstaloudellisen tuen myöntämistä koskevasta sopimuksesta taipäätöksestä. Muissa maksumääräyksissä on viitattava tähän asiakirjaan
ja aiemmin suoritettuun maksuun tai aiemmin suoritettuihin maksuihin.
Tulojen ja menojen hyväksyjän on todistettava viimeistä maksumää-
räystä annettaessa, että kyseessä oleva toiminta on päättynyt, jottakirjanpidossa voitaisiin toteuttaa vastaavat toimenpiteet ja tarvittaessapoistaa tehty ja suorittamatta jäänyt maksusitoumus.
Jos on asetettu eräpäivä varainhoitoasetuksen 1 artiklan 7 kohdan
mukaisesti, kirjanpidosta on voitava havaita ja poistaa sellaiset maksu-sitoumukset, joita ei ole lopullisesti suoritettu kuukautta ennen kyseistäpäivämäärää. Tulojen ja menojen hyväksyjien on tällöin tehtävä
ehdotus sellaisen maksusitoumuksen poistamisesta, jota ei ole suoritettu
tai, jos 1 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut edellytykset täyttyvät, tehtäväehdotus alkuperäisen maksusitoumuksen muuttamisesta asianmukaisinperusteluin.
72 artikla
Jos sama asiakirja koskee useampia maksuja, viitataan kaikissa
maksumääräyksissä alkuperäiskappaleeseen sekä sen maksumääräyksennumeroon, johon alkuperäiskappale on liitetty.
73 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi muulloin kuin 65-72 artiklassa
tarkoitetuissa tapauksissa korvata asiakirjan oikeaksi todistetulla
jäljennöksellä silloin, kun alkuperäistä asiakirjaa ei voida esittää;tulojen ja menojen hyväksyjän on selvitettävä syyt, joiden vuoksi alku-peräistä asiakirjaa ei ole voitu esittää, sekä todistettava, että maksua eiole suoritettu.
XI OSASTO
ENNAKKOJEN MYÖNTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 46 artikla)
74 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi henkilöstösäännöissä tai asetuksessa
tarkoitettujen ennakkojen lisäksi myöntää ennakkoja sellaisia menoja
varten, jotka virkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvan on suori-tettava toimielimensä puolesta. Nämä menot, jotka kuuluvat yleensähenkilöstömenoihin ja hallinnosta johtuviin menoihin, saattavataiheutua erityistehtävästä tai koskea menoja, jotka ovat todennäköisiä,mutta joiden laatua ja määrää ei ole määrätty.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 20
▼B
75 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa mainitut viranomaiset, jotka vahvis-
tavat ennakon määrän ja ajan, jonka kuluessa se on käytettävä, tekevät
tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta päätöksen ennakkojen
myöntämisestä ja virkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvannimittämisestä sen jälkeen, kun varainhoidon valvojan on antanuthyväksymismerkinnän ja tilinpitäjän asiaa koskevan myönteisenlausunnon.
Ennen ennakon maksamista siitä on, sikäli kuin menon laatu on
määritetty riittävästi, tehtävä ehdotus maksusitoumukseksi.
76 artikla
Nimitetty virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva on vastuussa
hänen käyttöönsä annetuista varoista ja hänen on toteutettava kaikkitarpeelliset toimenpiteet varmistaakseen niiden pysymisen tallessa.
Hänen on esitettävä tilinpitäjälle yksityiskohtainen kertomus ennakon
käytöstä ja palautettava mahdollinen ylijäämä kymmenen päivän
kuluessa siitä, kun se tarkoitus, jota varten ennakko on myönnetty,toteutuu.
Tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa ennakon kuuden viikon
kuluessa samasta päivämäärästä, jotta ennakkoa myönnettäessä avattu
väliaikaistili voitaisiin sulkea.
XII OSASTO
PANKKI- JA POSTISIIRTOTILIT
(Varainhoitoasetuksen 53 artikla)
77 artikla
Toimielin voi rahaliikenteensä hoitamiseksi avata pankki- ja/tai posti-
siirtotilejä yhteisön jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa.
78artikla
Toimielimellä voi myös olla tilejä kunkin jäsenvaltion setelipankissa tai
hyväksytyssä rahoituslaitoksessa.
79 artikla
Toimielin ilmoittaa kaikille niille rahoituslaitoksille, joissa se on
avannut tilin, niiden henkilöstöön kuuluvien nimet ja allekirjoitusnäyt-
teet, jotka se on valtuuttanut avaamaan ja käyttämään tilejä jamahdollisen ylärajan kunkin valtuutetun nostoille.
80 artikla
Jotta tilejä voidaan käyttää, tarvitaa kahden asianmukaisesti valtuutetun
henkilöstöön kuuluvan allekirjoitus, joista toisen on oltava tilinpitäjän,avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan allekirjoitus.
Toimielin nimeää varainhoitoasetuksen 53 artiklan nojalla ne
henkilöstöön kuuluvat, joilla on valtuus allekirjoittaa pankki- tai posti-siirtosekit ja pankki- tai postisiirrot.
Näiden henkilöstöön kuuluvien on tarkistettava, että maksumääräykset
ja pankki- tai postisiirtosekit ja pankki- tai postisiirrot ovat keskenään
yhdenmukaiset, ennen kuin he allekirjoittavat.
81 artikla
Sekillä tai posti- tai pankkisiirrolla on yleensä maksettava:
— virkamiesten ja muuhun henkilöstöön kuuluvien kuukausipalkat,
— sellaiset hankintoihin tai palveluihin liittyvät menot, joiden arvo
ylittää►
M6420 euroa ◄.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 21
▼M6
81 a artikla
1. Tilinpitäjä voi suorittaa maksuja posti- tai pankkisiirtona vain jos
maksun saajan pankkiyhteystiedot on kirjattu ennalta kunkin toimie-
limen keskitetysti hallinnoimaan tiedostoon.
Pankkiyhteystiedot tai niiden muutokset merkitään tiedostoon saajan
pankin toimittaman paperisen tai sähköisen asiakirjan perusteella jamaksun saajan ollessa virkamies tai muu toimihenkilö edunsaajantoimittaman asiakirjan perusteella.
2. Tulojen ja menojen hyväksyjät voivat tehdä toimielimensä
puolesta sitoumuksen pankki- tai postisiirtona tehtävästä maksusta
kolmatta osapuolta kohtaan vain jos tämä toimittaa tarvittavat tiedot
sopimuksen kirjaamiseksi tiedostoon.
Tulojen ja menojen hyväksyjät varmistavat, että saajan ilmoittamat
pankkiyhteystiedot ovat voimassa niin kauan kuin toimielimensitoumus saajaa kohtaan edellyttää. Tarvittaessa tulojen ja menojenhyväksyjä saattaa nämä tiedot ajan tasalle 1 kohdan toisen alakohdan
säännösten mukaisesti.
XIII OSASTO
ENNAKKOMAKSUJÄRJESTELMÄT
(Varainhoitoasetuksen 54 artikla)
82 artikla
Ennakkomaksujärjestelmiä voidaan perustaa, kun tiettyjä menoja ei
niiden laadun tai erityisen kiireellisyyden vuoksi voida maksaa sell-aisen maksumääräyksen perusteella, jonka tulojen ja menojenhyväksyjä on allekirjoittanut ja jolle varainhoidon valvoja on antanuthyväksymismerkinnän. Poiketen siitä, mitä varainhoitoasetuksen 40 ja51 artiklassa säädetään, ennakoiden hoitajalla on toimivalta vahvistaa
menot alustavasti ja maksaa ne, jollei varainhoitoasetuksen 40, 41, 44,
45, 47 ja 50 artiklan myöhemmästä soveltamisesta muuta johdu.
Ennakoita koskevan järjestelmän luominen, muuttaminen tai huomat-
tava muokkaaminen edellyttää tilinpitäjän päätöstä, jonka tämä tekeetulojen ja menojen hyväksyjän perustellun ehdotuksen ja varainhoidon
valvojan puoltavan lausunnon perusteella.
83 artikla
Ennakoiden hoitaja nimetään tilinpitäjän päätöksellä, jonka tämä tekee
tulojen ja menojen hyväksyjän perustellun ehdotuksen perusteella.
Päätöksessä on oltava viittaus ennakoiden hoitajan vastuuseen.
84 artikla
Edellä 82 ja 83 artiklassa tarkoitetut päätökset toimitetaan tiedoksi
tulojen ja menojen hyväksyjille, varainhoidon valvojalle, tilinpitäjillesekä tilintarkastustuomioistuimelle.
85 artikla
1. Ennakkomaksujärjestelmän perustamista koskevassa päätöksessä
on määräykset etenkin seuraavasta:
a) myönnettävien ennakkojen käyttötarkoitusja enimmäis määrä,
b) avataanko kyseessä olevan toimielimen nimissä tarvittaessa pankki-
tili ja/tai postisiirtotili,
c) kunkin sellaisen menon laatu ja enimmäismäärä, joka voidaan
maksaa ilman ennakkoon annettua valtuutusta,1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 22
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
d) liitetietojen esittämistä koskevat määräajat ja yksityiskohtaiset
säännöt,
e) ennakon mahdollista täydentämistä koskevat yksityiskohtaiset
säännöt,
f) määräaika, jonka kuluessa ennakkomaksujärjestelmän toimet on
kirjattava lopullisesti.
2. Maksut voidaan suorittaa vain sellaisten ennakkoon tehtyjen
maksusitoumusten perusteella, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on
allekirjoittanut ja joille varainhoidon valvoja on antanut hyväksymis-
merkinnän, sekä kyseisten maksusitoumusten asettamissa rajoissa.
86 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan toisen kohdan mukaisesti ainoastaan
tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin.
Kuitenkin vastaaviin ennakkomaksujärjestelmiin voidaan suoraan ottaa
erilaiset paikalliset tulot, kuten sellaiset, jotka saadaan:
— tarvikkeiden myynnistä,
— julkaisuista,
— erilaisista korvauksista,
— korkotuloista, jne.,
jolloin niiden vienti suoritetaan varainhoitoasetuksen ja tämän
asetuksen asiaa koskevien säännöksien mukaisesti.
Tilinpitäjä vähentää kyseiset määrät siirtäessään myöhemmin lisää
varoja samoihin ennakkomaksujärjestelmiin.
87 artikla
Kukin ennakoiden hoitaja on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjälle
velkojen maksamisesta kolmansille osapuolille, ja tilinpitäjällemaksujen suorittamisesta.
88 artikla
Ennakoiden hoitajan on tilinpitäjän ohjeiden mukaisesti huolehdittava
käyttöönsä annettujen varojen, maksettujen menojen sekä vastaanotet-tujen tulojen kirjanpidosta.
89 artikla
Ennakoiden hoitajan on toteutettava kaikki tarpeelliset toimenpiteet
hänen käyttöönsä annettujen varojen pysymisen tallessa.
90 artikla
Tilinpitäjän on mahdollisuuksien mukaan lyhyin väliajoin itse tarkastet-
tava tai hänen on määrättävä avustava tilinpitäjä tai erityisesti tätätarkoitusta varten valtuudet saanut virkamies tarkastamaan ilmanennakkoilmoitusta, yleensä paikalla, että ennakkomaksukassan hoita-jalla on hänelle uskotut varat ja että kirjanpito on asianmukaisestihoidettu, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoidon valvojan suor-
ittamia tarkastuksia.
91 artikla
Tilinpitäjä ja varainhoidon valvoja ilmoittavat toisilleen tarkastuksiensa
tuloksista ja antavat niistä tiedon tulojen ja menojen hyväksyjälle.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 23
▼B
XIV OSASTO
PERUSTEETTOMASTI MAKSETTUA MÄÄRÄÄ PALAUTETTAESSA
MAKSETTAVA KORKO
(Varainhoitoasetuksen 49 artikla)
92 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan palautettaessa perusteettomasti
maksettua määrä yhteisölle, sanotun kuitenkaan rajoittamatta yhteisön
toimintaperiaatteita koskevissa alakohtaisissa perussäädöksissä mahdol-lisesti olevien säännöksien soveltamista.
93 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdassa tarkoitetussa peri-
ntämääräyksessä on mainittava eräpäivä kunkin perusteettomastimaksetun määrän palauttamiseen liittyvän todetun saatavan osalta.
2. Tilinpitäjä voi yhdessä sen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa,
jota asia koskee, myöntää lisäaikaa ainoastaan velallisen asianmukai-sesti perustellusta kirjallisesta anomuksesta sillä edellytyksellä, että
velallinen sitoutuu maksamaan 94 artiklassa säädettyä korkoa koko
myönnettävältä lisäajalta alkuperäisestä eräpäivästä alkaen.
3. Kun lisäaikaa myönnetään, tilinpitäjä voi turvatakseen paremmin
yhteisön oikeudet pyytää velallista luovuttamaan takuun, joka kattaasekä velan pääoman että sen korot.
94 artikla
1. Kustakin saatavasta, jota ei ole palautettu eräpäivänä, peritään
korkoa seuraavien säännösten mukaisesti:
—►
M6euro-määräisten ◄saatavien osalta: ►M6Euroopan
keskuspankin euromääräisiin perusrahoitusoperaatioihinsa ◄(1)
soveltaman koron mukaisesti, korotettuna puolellatoista pisteellä,
— kansallisessa valuutassa ilmaistujen saatavien osalta: kyseessä
olevaan sopimukseen sovellettavan pankkien välisen kolmikuukau-
tisen myyntikoron mukaisesti, korotettuna puolellatoista prosentilla.
2. Sovellettava korko on sinä kuukautena voimassa oleva korko,
jona eräpäivä on.
3. Korkojen määrä lasketaan maksumääräyksessä vahvistetusta
eräpäivästä alkaen siihen päivään, jona velka maksetaan kokonaisuu-dessaan takaisin.
95 artikla
Tilinpitäjä voi sopimalla varainhoidon valvojan kanssa luopua korkojen
perimisestä, kun kyseessä oleva taloudellinen vaikutus on joko kyseessäolevan määrän tai viivästyksen keston vuoksi toimenpiteen aiheuttamiinhallinnollisiin kuluihin verrattuna hyvin vähäpätöinen.
96 artikla
Kaikki osamaksut lasketaan ensin 94 artiklan säännösten mukaisesti
määritetyistä viivästyskoroista ja sen jälkeen velan pääomasta.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 24
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava
korko.
▼M6
XV OSASTO
JULKISIA HANKINTOJA KOSKEVA MENETTELY
(Varainhoitoasetuksen 56 ja 58 artikla)
97 artikla
1. Toimielimet soveltavat hankintoja tehdessään julkisia urakoita,
hankintoja ja palveluja koskevia neuvoston direktiivejä, kun hankin-tojen arvo vastaa direktiiveissä vahvistettuja kynnysarvoja tai ylittää ne.
Kyseisten direktiivien säännöksillä säädellään mm. seuraavia seikkoja:
a) hankintamenettelyt;
b) julkistamista koskevat yhteiset säännöt;
c) teknisiä eritelmiä koskevat yhteiset säännöt;
d) osallistumista koskevat yhteiset säännöt;
e) laadulliset valintaperusteet;
f) sopimusten tekemistä koskevat perusteet.
2. Sama koskee hankintoja, jotka komissio tekee Maailman kaup-
pajärjestössä WTO:ssa tehdyn, julkisia hankintoja koskevanmonenkeskisen sopimuksen mukaisesti. Tämän sopimuksen soveltami-
seksi komission on noudatettava menettelysääntöjä, jotka on mainittu
julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevien menettelyjenyhteensovittamisesta annettujen neuvoston direktiivien säännöksissä.
97 a artikla
Ilmaisuja ”urakkasopimus”, ”hankintasopimus” ja ”palvelusopimus”
tulkitaan 97 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä esitettyjen määritel-
mien mukaisesti.
97 b artikla
Toimielimiä pidetään 97 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä määritel-
tyinä ”hankintaviranomaisina” silloin kun hankinnat rahoitetaanmäärärahoin, jotka on otettu Euroopan yhteisöjen yleiseen talousar-vioon kyseisen toimielimen pääluokkaan, lukuun ottamatta tapauksia,
joissa toimielimet toimivat edunsaajana olevan kolmannen maan tai
tämän nimeämän yhteisön lukuun.
97 c artikla
Muihin kuin 97 — 97 b artiklassa tarkoitettuihin hankintoihin sovelle-
taan 97 d ja 97 e artiklan säännöksiä.
97 d artikla
1. Hankinta voidaan tehdä joko avoimen tai rajoitetun tarjous-
pyynnön perusteella tai neuvottelumenettelyn mukaisesti.
2. Tarjouspyyntöön perustuvalla hankinnalla tarkoitetaan sopi-
muksen tekemistä tarjouskilpailuilmoitukseen saatujen vastaustenperusteella.
Tarjouskilpailua kutsutaan avoimeksi, kun kuka tahansa voi tehdä
tarjouksen. Sitä kutsutaan rajoitetuksi, kun tarjouksen voivat tehdäainoastaan tarjoajat, joilta toimielin on päättänyt pyytää sitä niidenerityisten ominaisuuksien perusteella.
3. Hankinta tehdään neuvottelumenettelyn perusteella silloin, kun
hankintaviranomaiset ottavat yhteyttä valitsemiinsa talouden toimi-
joihin ja neuvottelevat niistä yhden tai useamman kanssa sopimuksenehdoista.
97 e artikla
Niiden hankintojen osalta, joihin direktiivejä ei sovelleta, vahvistetaan
määräaika, jonka kuluessa tarjoukset on esitettävä, sopimuksen luon-1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 25
▼M6
teen mukaan sen perusteella, paljonko aikaa tarjouskilpailukutsuun
vastaaminen vaatii.
Määräajan on oltava vähintään 21 kalenteripäivää avoimen tai rajoi-
tetun tarjouskilpailun osalta. Jos tätä määräaikaa ei kiireen vuoksikyetä noudattamaan, tarjousten toimittamiselle asetettua määräaikaa
voidaan lyhentää rajoitetussa menettelyssä 10 kalenteripäivään sillä
edellytyksellä, että varmistetaan tarjouksentekijöiden kilpailuttaminen.
97 f artikla
Kaikkiin sopimuksiin sovelletaan seuraavia säännöksiä.
98artikla
Sopimusta koskevat ilmoitukset laaditaan 97 artiklassa mainittujen julk-
isia hankintoja koskevien neuvoston direktiivien liitteenä olevienmallien mukaisesti.
98a artikla
1. Hankintasopimuksen aihe on ilmaistava selkeästi, täsmällisesti ja
täydellisesti.
2. Kaikissa hankintasopimuksia koskevissa menettelyissä on nouda-
tettava seuraavia valintaperusteita:
a) tarjouksentekijän oikeus osallistua kyseisen sopimuksen tekemiseen
pois suljettavien tapausten tarkistamisen jälkeen;
b) perusteet, joiden pohjalta arvioidaan tarjouksentekijän vakavarai-
suus, taloudellinen tilanne ja tekninen ja ammatillinen pätevyys.
3. Kaikissa hankintasopimuksia koskevissa menettelyissä on nouda-
tettava seuraavia myöntämisperusteita:
a) joko yksinomaan hinta sääntöjen ja vaatimusten mukaisten, vertailu-
kelpoisten tarjousten kesken;
b) tai taloudellisesti edullisin tarjous, so. tarjous, jonka hinta/laatu-
suhde on paras ottaen huomioon toimituksen hinta, käyttökulut,
tekninen arvo ja laatu, toteuttamismenetelmä, toteuttamiselle taitoimitukselle asetettu määräaika ja huoltopalvelu. Arviointiperus-teiden mahdollinen painottaminen sekä hinta/laatu-suhteenmäärittelymenetelmät on ilmoitettava tarjouskilpailuilmoituksessa.
4. Valintaperusteet ja myöntämisperusteet on ilmoitettava hankintail-
moituksessa, tarjouseritelmässä tai tarjouspyynnössä.
98b artikla
1. Tarjouskilpailukutsun yksityiskohtaisissa säännöissä on ilmoitet-
tava, onko tarjouksen hinnan oltava kiinteä ja muuttumaton.
Muussa tapauksessa on ilmoitettava ne edellytykset ja/tai menetelmät,
joiden mukaan hintaa voidaan tarkistaa sopimuksen voimassaoloaikana.
2. Jos hintaa tarkistetaan sopimuksen voimassaoloaikana, toimielin
ottaa huomioon erityisesti:
a) hankinnan luonteen ja taloudellisen tilanteen, jossa sopimus
tehdään;
b) sopimuksen luonteen ja voimassaoloajan;
c) toimielimen taloudelliset edut.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 26
▼B
99 artikla
Lisäksi tarjouskilpailuasiakirjoissa on oltava tiedot:
a) tarjousten toimittamista ja niiden esittämistä koskevista yksityiskoh-
taisista määräyksistä, erityisesti siitä, vaaditaanko mahdollisestistandardoidun vastauslomakkeen täyttämistä,
b) erioikeuksia ja vapauksia koskevan pöytäkirjan soveltamisesta sekä
viittaukset kyseessä olevaan sopimukseen soveltuviin yleisiinehtoihin (hankinnat, urakat, palvelut vai julkaisut), ja tarvittaessaviittaukset sopimusta koskevat erityisehdot sisältävään asiakirjaan,
c) lausekkeesta, jonka mukaan tarjouksen tekeminen merkitsee kysei-
seen sopimukseen soveltuvien yleisten ehtojen hyväksymistä,
d) tarkastuksia koskevista ehdoista, jotka on paikalla tehtävien tarkas-
tusten osalta täsmennettävä yksityiskohtaisesti,
e) määräajasta, jona tarjous on voimassa ja tarjoajan on säilytettävä
tarjouksensa ehdot muuttamattomina,
f) sopimusehtojen rikkomisesta johtuvista seuraamuksista,
g) tiedoista, joiden on 65-73 artiklan säännösten mukaisesti käytävä
ilmi laskuista (tai niihin liittyvistä asiakirjoista),
h)►
M6yhteydenottojen kieltämisestä toimielimen ja tarjoajan välillä
tarjouskilpailumenettelyn aikana lukuun ottamatta seuraaviapoikkeustapauksia: ◄
1. ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä:
— tarjoajien aloitteesta:
toimielimet voivat antaa sellaisia lisätietoja, joiden tarkoituk-
sena on ainoastaan selventää hankinnan luonnetta; nämätiedot toimitetaan samaan aikaan myös muille tarjouseri-telmän pyytäneille,
— toimielimen aloitteesta:
jos toimielimen yksiköt havaitsevat tarjouskilpailuilmoituk-
sessa, tarjouspyynnössä tai tarjouseritelmässä virheen,
epätäsmällisyyden tai puutteen, tai että kyseinen teksti on
muuten sisällöltään vaillinainen, ne voivat ilmoittaa siitäsamaan aikaan kaikille niille, joita asia koskee, tarjous-pyynnön esittämistä koskevia ehtoja täysin vastaavienehtojen mukaisesti,
2.►
M6tarjousten avaamisen jälkeen:
toimielin voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjousta on selven-
nettävä tai jos siinä olevia ilmeisiä asiavirheitä on korjattava;
yhteydenotto ei kuitenkaan saa johtaa tarjousehtojen
muuttamiseen. ◄
100 artikla
Kaikissa tapauksissa, joissa on otettu yhteyttä 99 artiklan h kohdassa
tarkoitettuissa tilanteissa, laaditaan ”merkintä asiakirjoihin” ja yhteystai yhteydet mainitaan kertomuksessa, joka saatetaan myöhemminhankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komiteankäsiteltäväksi.
101 artikla
Jokaisesta suunnitellusta sopimuksesta laaditaan tarjouseritelmä, joka
liitetään tarjouspyyntöön. Lisäksi siihen liitetään hankintoihin sovellet-tavat yleiset sopimusehdot.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 27
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
103 artikla
Pyynnöt toimitetaan tarjoajien valinnan mukaan:
— postitse
tarjouspyynnössä on tällöin täsmennettävä, että lähetyspäivänä
pidetään sitä päivää, jonka postileima lähetyksessä on. Postilähe-
tykset on kirjattava,
— toimittamalla ne toimielimen yksikköihin suoraan tai tarjoajan
valtuutetun kautta, mukaan lukien ►M6postinkuljetusliikkeet ◄,
tarjouspyynnössä on tällöin ilmoitettava päivä ja aika, johon
mennessä kirjekuoret on jätettävä toimielimeen ja täsmennettäväyksikkö, johon ne on jätettävä allekirjoitettua ja päivättyä kuittiavastaan.
Päivämäärä on kummassakin tapauksessa sama.Tarjouspyynnössä on luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ja ongelmien
välttämiseksi oltava seuraava maininta:
”Lähetys on toimitettava kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa.
Molemmat kirjekuoret on suljettava ja sisemmässä kirjekuoressa onoltava tarjouspyynnössä ilmoitetut tiedot tarjouksen vastaanottavastayksiköstä sekä lisäksi merkintä ’tarjouspyyntö — ei avattava kirjaa-
mossa’. Itseliimautuvia kirjekuoria käytettäessä ne on suljettava
liimautuvalla nauhalla, jonka päälle lähettäjän on kirjoitettavanimensä.”
104 artikla
1. Kaikki 103 artiklassa annettujen säännösten mukaiset tarjoukset
avataan.
2. Tarjoukset avaa tätä tarkoitusta varten nimitetty lautakunta.Lautakunnassa on vähintään kolme toimihenkilöä vähintään kahdesta
eri yksiköstä. Toisen näistä yksiköistä on oltava toimielimen korkeintahallintotasoa.
Varainhoidon valvojalle ilmoitetaan tarjousten avaamisesta. Varain-
hoidon valvoja tai hänen edustajansa voivat olla läsnä tarkkailijoina,
jos varainhoidon valvoja pitää sitä aiheellisena.
3. Tarjousten avaamista varten nimetyn lautakunnan jäsenten täytyy:
a) joko merkitä nimikirjaimensa jokaisen tarjouksen jokaiselle sivulle;
tai
b) merkitä nimikirjaimensa jokaisen tarjouksen kansilehdelle ja
tarjouksen liitteenä olevan rahoitusta koskevan yhteenvedon jokai-
selle sivulle; alkuperäisen tarjouksen säilyminen kokonaisenavarmistetaan siten, että tarjouskilpailun järjestävästä yksiköstä riip-pumaton yksikkö kiinnittää siihen sinetin tai varmistaa asianmuulla vastaavalla tavalla; ja
c) allekirjoittaa pöytäkirja vastaanotettujen tarjousten avaamisesta,
eriteltävä erikseen tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnössä esitettyjen
erityisvaatimusten mukaisia, ja tarjoukset, jotka eivät ole kyseistenvaatimusten mukaisia, sekä perusteltava jälkimmäisten tarjoustenhylkääminen.
4. Kaikki tarjouspyynnön mukaisiksi todetut tarjoukset arvioi tätä
tarkoitusta varten perustettava arviointikomitea, joka asettaa tarjouksetparemmuusjärjestykseen.
Komiteassa on vähintään kolme toimihenkilöä vähintään kahdesta eri
yksiköstä. Sen kokoonpano voi olla sama kuin edellä mainitun lauta-kunnan.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 28
▼B
▼M6
▼M6
Tarjoukset, joista puuttuu tarjouskilpailuilmoituksessa, tarjous-
pyynnössä ja/tai tarjouseritelmässä vaadittuja olennaisia osia, hylätään.Komitea voi kuitenkin pyytää hakijaa tai tarjoajaa täydentämään hake-
mustaan hakijoiden tai tarjoajien valintakelpoisuutta osoittavien
todisteiden osalta tai esittämään tarvittavat todisteet määräajassa, jonkase asettaa.
Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten arvioinnista ja paremmuusjärjes-
tykseen asettamisesta tehdään pöytäkirja, jonka kaikki komiteanjäsenet allekirjoittavat. Sitä säilytetään viiteasiakirjana.
105 artikla
Kaikille tarjoajille ilmoitetaan, mihin ratkaisuun heidän tarjouksensa
perusteella on päädytty.
XVI OSASTO
HANKINTOIHIN SOVELLETTAVIEN KYNNYSARVOJEN MÄÄRITTÄ-
MINEN
106 artikla
Enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan tehdä suoraan
varainhoitoasetuksen 59 artiklan a kohdan perusteella, vahvistetaan13 800 euroa.
107 artikla
1. Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä hankintoja ja sopimuksia
käsittelevällä neuvoa-antavalla komitealla on varainhoitoasetuksen 63
artiklan mukainen toimivalta, vahvistetaan
a) komission osalta 500 000 euroa;
b) muiden toimielinten osalta 100 000 euroa.
Kun hankinnan arvo on 50 000—500 000 euroa komission osalta ja
50 000—100 000 euroa muiden toimielinten osalta, tulojen ja menojenhyväksyjä toimittaa hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-
antavalle komitealle rahoitusta koskevat tiedot, joiden perusteella
komitea voi päättää, onko sen annettava hankinnasta lausuntonsa.Komitea ilmoittaa päätöksestään tulojen ja menojen hyväksyjälle viidentyöpäivän kuluessa siitä, kun se on saanut tämän pyynnön. Tulojen jamenojen hyväksyjä ei voi ennen tätä tehdä sitoumusta toimielimensäpuolesta.
2. Kukin tulojen ja menojen hyväksyjä voi lisäksi pyytää hankintoja
ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausuntoa mistätahansa hankinnasta toimittamalla sille asianomaiset tiedot.
3. Rahoitustietolomakkeet ja tulojen ja menojen hyväksyjien lausun-
topyynnöt tutkii pysyvä yksikkö, joka työskentelee hankintoja jasopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean puheenjohtajan alai-
sena. Yksikön tehtävänä on antaa komitealle suosituksia hankinnoista,
jotka taloudellisen merkityksensä tai niihin liittyvien riskien tai innova-tiivisen luonteensa vuoksi olisi saatettava hankintoja ja sopimuksiakäsittelevän neuvoa-antavan komitean käsiteltäväksi.
108artikla
Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä varainhoitoasetuksen 64 a artik-
lassa tarkoitettu vakuus on pakollinen, vahvistetaan 345 000 euroa.
109 artikla
Enimmäismääriksi, joihin saakka sopimus katsotaan varainhoitoase-
tuksen 60 artiklan perusteella tehdyksi ainoastaan laskun tai kuitin
perusteella, vahvistetaan
a) 1 050 euroa toimielimen työpaikoissa maksettavien menojen osalta;1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 29
▼B
▼M6
▼M6
b) 2 700 euroa muualla kuin toimielimen työpaikoissa maksettavien
menojen osalta.
110 artikla
Varainhoitoasetuksen 97 artiklan mukaisesti vahvistetaan tutkimukseen
ja teknologiseen kehittämiseen osoitettuihin määrärahoihin liittyviä
sopimuksia koskevaksi enimmäismääräksi, johon saakka sopimus
voidaan tehdä suoraan varainhoitoasetuksen 59 artiklan a kohdan perus-teella, tieteellisten ja teknisten tarvikkeiden sekä urakoiden osalta103 500 euroa.
Vähimmäismäärä, jonka ylityttyä sopimukset on toimitettava hankin-
toja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
käsiteltäväksi, vahvistetaan tämän asetuksen 107 artiklassa. Tieteel-
listen ja teknisten tarvikkeiden sekä urakoiden osalta vahvistetaanenimmäismääräksi, jonka ylittymisen jälkeen tulojen ja menojen hyväk-syjän on toimitettava komitealle 107 artiklan 1 kohdan toisessaalakohdassa tarkoitetut tiedot, 103 500 euroa.
XVII OSASTO
HANKINTOJA JA SOPIMUKSIA KÄSITTELEVÄN NEUVOA-
ANTAVAN KOMITEAN (CCAM) TEHTÄVÄT
(Varainhoitoasetuksen 63 ja 97 artikla)
Ij a k so
Yleiset säännökset
111 artikla
►M6Varainhoitoasetuksen 63, 64 ja 97 artiklassa vahvistettujen edel-
lytysten mukaisesti ◄hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-
antavan komitean lausuntoa pyydetään:
a) kaikista urakka-, hankinta- tai palvelusopimuksia koskevista hank-
keista, mukaan lukien selvitykset, joiden arvo ylittää tämänasetuksen 107 ja 110 artiklassa mainitun määrän, sekä kiinteänomaisuuden hankkimista koskevista hankkeista niiden arvosta riip-
pumatta,
b) edellä a kohdassa tarkoitettuihin sopimuksiin liittyviä lisäsopimuksia
koskevista hankkeista aina, kun kyseessä ovat olennaiset muutokset,erityisesti kun kyseisillä lisäsopimuksilla muutetaan alkuperäisen
sopimuksen arvoa,
c) lisäsopimuksia koskevista hankkeista, joilla korotetaan jo tehdyn
sopimuksen kokonaisarvoa, joka alunperin on ollut a kohdassatarkoitettuja enimmäismääriä alhaisempi, siten että nämä enim-
mäismäärät ylittyvät,
d) kilpailukutsuun liittyvistä standardilomakkeista ja standarditeksteistä
sekä hankkeista, joissa aiotaan poiketa huomattavasti näistä standar-diteksteistä,
e) sellaisista kilpailukutsuja koskevista hankkeista, jotka ovat erityisen
tärkeitä tai erityislaatuisia,
f) sopimuksia tehtäessä tai toteutettaessa ilmenneistä kysymyksistä
(tilausten peruutus, viivästyssakoista vapauttamista koskevatpyynnöt, poikkeukset urakka-asiakirjojen määräyksistä ja yleisistäehdoista jne.), kun tällainen kysymys on niin merkittävä, että onperusteltua pyytää lausuntoa,
g) sopimushankkeista, joiden arvo on alhaisempi kuin a kohdassa
vahvistettu määrä, silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojenhyväksyjä tai hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavankomitean jäsen sitä pyytää katsoessaan, että kyseisiin sopimuksiinliittyy periaatteellisia kysymyksiä tai että ne ovat erityislaatuisia.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 30
▼B
▼B
112 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antaa:
a) suosituksia yhteisön alueella tai sen ulkopuolella tehtävissä hankin-
noissa noudatettavista yleisistä toimintaperiaatteista ja tekee tai
teettää tarvittaessa näitä koskevia tutkimuksia ja selvityksiä,
b) suosituksia hankintoja ja sopimuksia koskevien yleisten määräysten
vahvistamisesta.
113 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle
lausunnon antamista varten toimitettaviin asiakirjoihin liitetään asiastavastuussa olevan virkamiehen tai tulojen ja menojen hyväksyjänmääräämän varamiehen laatima ja esittämä kertomus.
Kertomuksessa on oltava erityisesti:
a) tekninen ja taloudellinen arvio kustakin tarjouksesta, mukaan lukien
vertailutaulukko yksikköhinnoista,
b) perusteet suostumukselle valita tietty tarjoaja.
114 artikla
Kustakin tapauksesta annetaan hankintoja ja sopimuksia käsittelevän
neuvoa-antavan komitean puheenjohtajan allekirjoittama lausunto.
Lausunto toimitetaan tiedoksi niille yksiköille, joita asia koskee.
115 artikla
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
vahvistaa työjärjestyksensä. Se toimitetaan kirjallisena tiedoksi silletoimielimelle, jota asia koskee, muiden toimielinten hankintoja ja sopi-muksia käsitteleville neuvoa-antaville komiteoille sekä
tilintarkastustuomioistuimelle.
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
valvoo omalta osaltaan, että ►
M697 artiklassa ◄tarkoitettuja
neuvoston direktiivejä sovelletaan asianmukaisesti.
III jakso
Toimielinten (1)yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevä
neuvoa-antava komitea (CCAMI)
117 artikla
Yhteisön toimielinten hallintopäälliköiden kollegio voi toteuttaa tarvit-
tavat toimenpiteet sellaisen toimielinten yhteisen hankintoja jasopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean asettamiseksi, jonkatavoitteena on tehostaa moitteettoman varainhoidon vaatimusten mukai-sesti toimielinten välistä yhteistyötä siltä osin, kun kyseessä ovat
tiettyjen hankintasopimusten ja muiden sopimusten tekeminen yhdessä
osana luonteeltaan toimielimien keskenäisen toiminnan rahoitukseenliittyvien määrärahojen hoitoa.
118artikla
Toimielinten yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevällä neuvoa-
antavalla komitealla on erityisesti seuraavat tehtävät:
a) se antaa lausunnon, kun kaikki tai useammat toimielimet päättävät
tehdä yhdessä ryhmitetysti sopimuksia 117 artiklassa täsmennetyillä1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 31
(1) Ilmaisu ”toimielin” on tulkittava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 5 kohdan
säännöksen mukaisesti.▼M6
▼B
▼B
aloilla niiden rahoituksellisten etujen vuoksi, jotka tällainen menet-
tely voi taata.
Annettava lausunto käsittelee noudatetun menettelyn asianmukai-
suutta, tarjoajan valintaa ja, yleensä, sopimuksen tekemiselleasetettuja edellytyksiä, ottaen huomioon kaikkien toimielimien edut.
Tässä tapauksessa asiaa ei enää saateta kunkin toimielimen hankin-
toja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komiteankäsiteltäväksi, vaan annettu lausunto annetaan niille tiedoksi;
b) erityisesti yhden tai useamman hallintopäällikön tai yhden tai
useamman hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan
komitean pyynnöstä toimielinten yhteistä hankintoja ja sopimuksia
käsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee ja antaa suosituksiakaikista sellaisista, 117 artiklassa täsmennetyillä aloilla tehtäviinsopimuksiin liittyvistä, kysymyksistä, jotka ovat omiaan kosketta-maan kaikkien toimielinten etua tai joilla saattaa olla vaikutuksia
toimielimien välisiin suhteisiin.
Tällaisessa tapauksessa toimielinten yhteinen hankintoja ja sopi-
muksia käsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee esitettyäkysymystä ja tekee aiheelliseksi katsomansa ehdotukset.
119 artikla
Toimielinten yhteiseen hankintoja ja sopimuksia käsittelevään neuvoa-
antavaan komiteaan kuuluu kaksi edustajaa kustakin toimielimestä;
heidät on mahdollisuuksien mukaan nimetty kyseisen toimielimen
hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komiteanjäsenten keskuudesta, ottaen huomioon, että toimielimien välisen sopi-muksen mukaisesti yhteiseen komiteaan on vastaavien hallinnostavastaavien yksiköiden edustajien lisäksi kuuluttava:
— yksi oikeudellisista kysymyksistä vastaavien yksiköiden edustaja,
— yksi raha-asioista vastaavan yksikön edustaja,
— tarkkailijana yksi varainhoidon valvojan edustaja.
Toimielimien keskenäisessä sopimuksessa voidaan sopia näiden kolmen
hallinnonalan edustajien vuorottelujärjestelmästä.
Kukin toimielin toimii vuorollaan kahden vuoden ajan toimielinten
yhteisen hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komi-tean puheenjohtajalla.
Komissio toimii toimielinten yhteisen hankintoja ja sopimuksia käsitte-
levän neuvoa-antavan komitean sihteeristönä.
120 artikla
Menettelyihin sovelletaan 113 ja 114 artiklan säännöksiä.
121 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea vahvistaa
työjärjestyksensä. Se toimitetaan tiedoksi jokaiselle toimielimelle.
XVIII OSASTO
TAKAUKSET JA SOPIMUSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANON VARMISTA-
MISEKSI ENNAKKOON ANNETTAVA VAKUUS
(Varainhoitoasetuksen 64 a artikla)
122 artikla
Kun hankkijoilta, yrittäjiltä tai palveluiden tarjoajilta vaaditaan, että he
antavat sopimuksen täytäntöönpanosta ennakkoon vakuuden, vakuudenon katettava takuuajan lisäksi aika, joka tarvitaan vakuuden johdostatarpeellisten toimenpiteiden toteuttamiseksi. Vakuus on pääsääntöisestimaksettava toimielimelle siinä valuutassa, jota käytetään hankintojentai urakoiden maksamiseen.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 32
▼M6
▼B
▼B
123 artikla
Vakuuden sijasta voidaan antaa toimielimen tilinpitäjän hyväksymä
kolmannen osapuolen omavelkainen takaus. Takaus määritetään siinä
valuutassa, jota sopimuksen mukaan käytetään maksamiseen ja sitäkoskevat samat säännöt kuin 122 artiklassa tarkoitettua vakuutta.
124 artikla
Vakuuden maksamista edellyttävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi
annettavassa ensimmäisessä maksamista koskevassa valtuutuksessa
täydennetään tavanomaisia tositteita liittämällä niihin tilinpitäjänoikeaksi todistama jäljennös kuitista, joka on annettu, kun vakuus onmaksettu, tai tilinpitäjän oikeaksi todistama jäljennös takauksenantaneen laitoksen tai kolmannen osapuolen ilmoituksesta.
125 artikla
Vakuudet palautetaan tai, jos niiden sijasta on annettu 123 artiklassa
tarkoitettuja takauksia, takaajat vapautetaan takauksistaan sopimustakoskevissa säännöksissä olevien edellytysten mukaisesti, lukuun otta-matta varainhoitoasetuksen ►
M664 a artiklassa ◄neljännessä
kohdassa tarkoitettuja tapauksia, joissa sopimusta ei panna täytäntöön
tai sen täytäntöönpano viivästyy.
XX OSASTO
OMAISUUSLUETTELOON OTETTAVAN IRTAIMEN OMAISUUDEN
VÄHIMMÄISARVON VAHVISTAMINEN
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
130 artikla
Omaisuusluetteloon otetaan kaikki sellainen irtain omaisuus, jonka:
— ostoarvo on vähintään ►M6420 euroa ◄tai enemmän,
— käyttöaika on vähintään yksi vuosi [kaksi vuotta sellaisen irtaimen
omaisuuden osalta, joka on laadultaan tieteellistä ja teknistä(1)] ja
joka
— ei ole kulutustavara.
Omaisuusluetteloon tehdyissä merkinnöissä, joihin olennaisena osana
kuuluvat vastaanottotodistukset, on oltava asianmukainen kuvauskustakin hankitusta tavarasta ja täsmennettävä kunkin tavaran sijoitus-
paikka, päivä, jona se on hankittu, sekä sen yksikköhinta.
Vastaanottotodistuksia pidetään asianmukaisina kuvauksina.
131 artikla
Toimielimet varmistavat omaisuusluetteloita tarkastaessaan, että kukin
tavara on olemassa ja että se on omaisuusluetteloon tehtyjen
merkintöjen mukainen. Tarkastus tehdään osana kolmivuotista tarkastu-sohjelmaa.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 33
(1) Määritetty yhteisen tutkimuskeskuksen osalta julkaisussa Recueil des
instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XV/68-F) sekä Nomencla-
tures des matériels — canevas général (doc. 2168/IX/1972-F ja
täydennykset).▼M6
▼B
▼M6
XX a OSASTO
POISTOJEN JA VARAUSTEN TEKEMISTÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 70 a artikla)
131 a artikla
Komission tilinpitäjä vahvistaa muiden toimielimien tilinpitäjiä kuul-
tuaan poistoja ja omaisuusluetteloita koskevat kirjanpitosäännöt tämänasetuksen 21 artiklassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti.
131 b artikla
1. Muun kuin rahallisen omaisuuden arvo tilinpäätöksessä (tasearvo)
saadaan soveltamalla poistosuunnitelmaa.
2. Poistosuunnitelma perustuu vuosittaisiin tasapoistoihin omai-
suuden hankkimisvuodesta alkaen.
3. Sellaisen omaisuuden osalta, johon poistoja ei voida soveltaa,
mutta jonka käypä arvo on kirjanpitoon merkittyä arvoa alhaisempi,suoritetaan ylimääräinen poisto, kun arvon alenemista on pidettäväperuuttamattomana.
131 c artikla
1. Varojen arvon alentuessa tai lyhyt- tai pitkäaikaisen perintäkel-
poisen velan määrän kasvaessa on tehtävä varaus.
2. Varausten tekemisen on perustuttava syihin, joiden seuraukset
eivät välttämättä ole peruuttamattomat.
XXI OSASTO
ILMOITUKSET IRTAIMEN OMAISUUDEN MYYNNISTÄ
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
132 artikla
1. Irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan:
a) aiheellisin paikallisin tavoin, kun yksikkökohtainen ostohinta on
vähintään ►M68 100 euroa ◄. Viimeisen ilmoituksen julkaise-
mispäivän ja myyntisopimuksen solmimisen välisen ajan on oltavavähintään neljätoista päivää;
b) julkaisemalla myynti-ilmoitus Euroopan yhteisöjen virallisessa
lehdessä , kun yksikkökohtainen ostohinta on vähintään
►
M6391 100 euroa ◄. Lisäksi jäsenvaltioiden lehdistössä
voidaan julkaista aiheellisissa ilmoituksia. Sen päivän, jona ilmoituson julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä , ja myyntiso-
pimuksen solmimisen välisen ajan on oltava vähintään kuukausi.
2. Ilmoittamisesta voidaan luopua, jos siitä ei sen aiheuttamien
kustannusten vuoksi ole erityistä etua.
3. Toimielinten on aina pyrittävä saamaan paras hinta irtaimen
omaisuuden myynnistä.
XXII OSASTO
KIRJANPITOKAAVAN LAATIMINEN JA TOIMINTA
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
133 artikla
Kirjanpidossa erotetaan yleinen kirjanpito ja talousarviokirjanpito ja
näitä kirjanpitoja sovitetaan yhteen. Tilinpitosuunnitelma laaditaanniin, että voidaan käyttää näitä kahta kirjanpitoa.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 34
▼B
▼M6
▼B
134 artikla
Talousarvion kirjanpito
1. Talousarvion kirjanpitoon merkitään kunkin talousarvion alajaot-
telun osalta:
a) menojen osalta:
— alkuperäisessä talousarviossa vahvistetut määrärahat, täydentä-
viin ja/tai korjaaviin lisätalousarvioihin otetut määrärahat,
kolmansien osapuolien osallistumisen seurauksena avatut
määrärahat, määrärahojen siirrot talousarvion osasta toiseensekä näin ollen käytettävissä olevien määrärahojen koko-naismäärä. Maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahatmerkitään erikseen ja niitä seurataan erikseen,
— varainhoitovuoden aikana tehdyt maksusitoumukset ja suoritetut
maksut;
b) tulojen osalta:
— alkuperäiseen talousarvioon otetut ennakkoarviot, täydentäviin
ja/tai korjaaviin lisätalousarvioihin otetut ennakkoarviot,
kolmansien osapuolien osallistumisesta saatavat tulot ja näinollen tehtyjen ennakkoarvioiden kokonaismäärä,
— varainhoitovuoden todetut ja perityt saatavat;
c) uudelleen sellaiset maksusitoumukset, joita ei ole maksettu, ja sell-
aiset tulojen, joita ei ole peritty aiempina varainhoitovuosina.
Talousarvion kirjanpitoon merkitään myös Euroopan maatalouden
ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastoa koskevat kaikenkattavatalustavat maksusitoumukset sekä vastaavat, ennakkoina suoritetutmaksut.
Kyseiset maksusitoumukset esitetään suhteessa EMOTR:n tukiosaston
kokonaismäärärahoihin.
2. Erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin seurata erikseen
— edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttöä,
— uudelleen käyttöön otettuja määrärahoja,— niiden maksusitoumusten vahvistamista, joita ei ole vielä vahvis-
tettu.
Tulojen osalta erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin erikseen seurata
niitä saatavia, joita ei ole vielä peritty aiempina varainhoitovuosina.
3. Tavoitekohtaisten tulosten määrittämiseksi tilit voivat olla yksi-
tyiskohtaisia.
4. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-
järjestelmää.
135 artikla
Yleinen kirjanpito
1. Yleisestä kirjanpidosta käyvät ilmi toimielimen varat ja velat.
2. Yleisessä kirjanpidossa käytettävä kirjanpitokaava laaditaan
kymmenjärjestelmäluokittelun mukaisesti.
3. Kirjanpitokaavassa on seuraavat luokat:
— luokka 1: pysyvän pääoman tilit,
— luokka 2: käyttöomaisuustilit,— luokka 3: varastotilit,— luokka 4: sekalaiset saamis- ja velkatilit,— luokka 5: rahoitustilit,— luokka 6: kulutilit,— luokka 7: luottotilit,
— luokka 8: erityistilit.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 35
▼M6
▼M6
4. Kussakin luokassa on ryhmiä ja alaryhmiä toimielimen tarpeiden
mukaan, jotta tapahtumat voidaan kirjata 136 artiklan 10 kohdassatarkoitettujen kirjanpitoperiaatteiden mukaan.
5. Luokkaan 4 ”sekalaiset saamis«ja velkatilit” merkitään kaikki
kolmansia osapuolia koskevat toimenpiteet sekä tasauksia koskevat
kirjaukset.
Luokkaan 4 kuuluvat erityisesti järjestelytilit, joille otetaan varainhoi-
toasetuksen 7 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut palautetuista ennakoistasaadut tulot, sekä järjestelytilit, joilta voidaan seurata varainhoitoase-tuksen 27 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua varojen uudelleenkäyttöä.
6. Luokkaan 5 ”rahoitustilit” merkitään arvopapereita koskevat liike-
toimet, kassa-, pankki- ja postisiirtotilitapahtumat, sekä avustavientilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien toteuttamat toimenpiteet. Kullekinpankki- ja postisiirtotilille sekä kullekin kassalle ja ennakkojärjes-telmälle avataan erillinen tili.
7. Luokkaan 6 ”kulutilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon otet-
tujen menojen bruttomäärä.
Avataan erillisiä tilejä menoille, jotka koskevat:
— kuluvan varainhoitovuoden määrärahoja,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta
varainhoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta
varainhoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta
varainhoitoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka liittyvät varainhoitoasetuksen 4 artiklan 2
kohdan mukaisesti kolmansien osapuolien osallistumismaksuihin.
8. Luokkaan 7 ”tuottotilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon otet-
tujen perittyjen saatavien määrä.
Avataan erillisiä tilejä perityille saataville, jotka ovat peräisin:
— kuluvan varainhoitovuoden aikana todetuista saatavista,
— sellaisista aiempina varainhoitovuosina todetuista saatavista, joita ei
ole vielä peritty.
9. Luokasta 9 ”erityistilit” ilmenee varainhoitovuoden päättyessä
tilinpäätökseen liittyvät toimenpiteet.
10. Kunkin toimielimen tilinpitäjä laatii edellä vahvistettujen suunta-
viivojen mukaisesti yksityiskohtaisen kirjanpitokaavan, sanotunkuitenkaan rajoittamatta 21 artiklan soveltamista. Tilinpitäjä avaa
ryhmiä, alaryhmiä ja tilejä hallintonsa erityistarpeiden mukaisesti,
täsmentäen aina mainittujen tilien käyttötarkoituksen ja niihin liittyväätoimintaa koskevat ehdot.
136 artikla
Yleisen kirjanpidon toiminta
1. Yleinen kirjanpito pidetään kalenterivuosittain kahdenkertaista
kirjanpitomenetelmää noudattaen.
2. Kirjanpidossa käytetään tietokoneohjelmistoja.
3. Kirjanpidosta on voitava laatia sellainen yleinen tilitase, eli sell-
ainen ote kaikista toimielimen varoja ja velkoja koskevista tileistä,
mukaan lukien tasoitetut tilit, jossa on kunkin osalta:
— tilin numero,
— kuvaus,— vastaavien kokonaismäärä,— vastattavien kokonaismäärä,— saldo.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 36
▼B
▼M6
▼B
▼B
4. Kirjanpito on hoidettava siten, että siitä voidaan saada yksityis-
kohtainen selvitys toteutetuista toimenpiteistä ja saldoista. Rahoitustakoskevat yhteenvedot laaditaan siten, että niistä käyvät oikealla tavalla
ja asianmukaista jaottelua noudattaen toimielimen vastaaviin ja vastat-
taviin vaikuttavat olennaiset tekijät. Perittävät tulot merkitäänvastattavissa ennakkomaksuihin ja siirtosaamisiin ja vastaavat saatavatmerkitään vastaavissa otsakkeen ”erilaiset velalliset” tai muiden tarkoi-tuksenmukaisten otsakkeiden alle. Sellaiset varainhoitovuoden menot,
joita ei ole vielä kirjattu tulostilille merkitään vastaavissa ennakkomak-
suihin ja siirtosaamisiin otsakkeen ”kirjattavat menot” alle. Tulostilinon käsitettävä kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen, jotta yhdenmukaisuustaseen kanssa voitaisiin vahvistaa.
Kunkin tilin saldoa on määräajoin verrattava tositteisiin tai muihin
todisteisiin sekä erityisesti:
—►
M6edellä 135 artiklan 3 kohdassa tarkoitettuihin pysyvän
pääoman tileihin ◄,
— pankki- ja postisiirtotileille talletettuihin varoihin käyttäen rahoitus-
laitosten kuukausittain toimittamia tiliotteita,
— käteiskassaan käyttäen kassakirjaa,— ennakkomaksujärjestelmiin ja muihin 74 artiklassa tarkoitettuihin
ennakoihin tarkastamalla, miten ennakkomaksujärjestelmien
toimintaa, ennakoiden myöntämistä sekä kirjanpitosääntöjäkoskevia ehtoja noudatetaan,
— luokkien 6 ja 7 kulu- ja tuottotileihin, joita verrataan kuukausittain
talousarvion kirjanpidon vastaaviin kokonaismääriin.
5. Toimielinten välisistä tileistä sovitaan kuukausittain ja ne tarkas-
tetaan ja hyväksytään määräajoin.
6. Väliaikaistilit tarkastetaan määräajoin seuraavasti:
— keskeneräiset perinnät: tilinpitäjä ilmoittaa tulojen ja menojen
hyväksyjälle tulot, joita ei ole peritty, ja niiden perimiseksi toteu-tetut toimenpiteet,
— keskeneräiset maksut: tilinpitäjä tekee tulojen ja menojen hyväk-
syjälle ilmoituksen syistä siihen, että maksuja ei ole suoritettumääräajassa, sekä kyseessä olevista määristä,
— siirrettävät varat: viittaamalla henkilöstön palkkausta koskeviin
koontiluetteloihin tai muihin vastaaviin yhteenvetoihin,
— muut väliaikaistilit: tilitettävistä saldoista tehdyn selvityksen avulla
ja ilmoittamalla tulojen ja menojen hyväksyjälle kaikki toimenpi-teet, joita ei ole tarkastettu ja hyväksytty vuosittain määritettävien
määräaikojen kuluessa.
Väliaikaistilit tarkastetaan ja hyväksytään mahdollisimman nopeasti ja
viimeistään varainhoitoasetuksen 71 artiklassa tarkoitetussa
määräajassa.
8. Rahoitustilit (pankki- tai postisiirtotilit) pidetään kansallisina
valuuttoina ja euroina.
Kansallisena valuuttana ilmaistut määrät muutetaan euroiksi 1 a
artiklan mukaisesti vahvistettujen kurssien perusteella. Valuuttamää-
räisten tilien euromääräisten saldojen arvo määritetään uudelleenkuukausittain.
9. Yhteisen tutkimuskeskuksen kirjanpito sisällytetään komission
yleiseen kirjanpitoon.
10. Tilinpäätöksen on oltava asianmukainen, totuudenmukainen ja
täydellinen, ja sen on annettava riittävä kuva varallisuudesta, rahoitus-
tilanteesta ja varainhoitovuoden tuloksesta. Tilinpäätöksen laadinnassa
noudatetaan yleisesti hyväksyttyjä kirjanpidon periaatteita. Näiden peri-aatteiden soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt, jotkasaatetaan määräajoin ajan tasalle, annetaan 21 artiklan säännöstenmukaisesti.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 37
▼M6
▼M6
11. Tilinpitäjän on tehtävä varauksia sellaisiin tarkoin määriteltyihin
tapahtumiin liittyvien riskien ja maksujen varalta, jotka ovat toteutu-neet tai toteutumassa ja joiden toteutuminen on epävarmaa.
12. Edellä 11 kohdassa tarkoitetut varaukset riskien ja maksujen
sekä 131 c artiklassa tarkoitetun varojen arvojen alenemisen ja 131 b
artiklassa tarkoitettujen poistojen varalta viedään talousarvion ulkopuo-liselle tulostilille ja ilmoitetaan erikseen taseen liitetiedoissa.
XXIII OSASTO
TUTKIMUSMÄÄRÄRAHOIHIN JA TEKNOLOGISEEN KEHITTÄMI-
SEEN OSOITETTUIHIN MÄÄRÄRAHOIHIN SOVELLETTAVIA
SÄÄNNÖKSIÄ
(Varainhoitoasetuksen 94 ja 96 artikla)
137 artikla
Yhteisen tutkimuskeskuksen toiminnan alalle laaditaan talousarvion
tueksi viitetaulukko, josta ilmenee menojen käyttötarkoituksen — tutki-mustavoitteet ja muu toiminta — ja käytettyjentäytäntöönpanomenetelmien laadun välinen vastaavuus:
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat ja henkilöstö, jota
henkilöstösäännöt eivät koske,
— hallinnollinen ja tekninen infrastruktuuri,
— tieteellinen ja tekninen tukirakenne,
— suorat toimintamäärärahat.
Yhteinen tutkimuskeskus pitää hallinnon tarpeiden osalta kullakin sen
toimivaltaan kuuluvalla toiminnan alalla, mukaan lukien kolmansilleosapuolille suoritettaviin palveluihin liittyvät työt ja komission yksi-köille annettavat tukipalvelut, aiheellista kirjanpitoa, joka takaa
todellisten kulujen seurannan vastaavuustaulukkoon merkittyjen tietojen
perusteella
138artikla
Välilliseen toimintaan liittyvän toiminnan alalle talousarvion tueksi
laaditaan taulukko, josta käy ilmi menojen käyttötarkoituksen — tutki-
mustavoitteet ja muu toi minta — ja laadun välinen vastaavuusseuraavan jaottelun mukaisesti:
— interventiot,
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt eivät koske(
1),
— toiminta,
— infrastruktuuri,
— tiedotusja julkais ut,— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat (
1).
Kirjanpidossa toteutetaan aiheelliset toimenpiteet, jotta talousarvion
toteuttamisen seuranta taattaisiin kunkin tutkimustavoitteen osalta,ottaen huomioon vastaavuustaulukkoon merkityt tiedot.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 38
(1) Otsake ”henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat” vastaa virkamiehiä,
jotka toimivat henkilöstökehykseen merkityssä toimessa sekä niitä muuhun
henkilökuntaan kuuluvia, joka on palkattu muuhun henkilöstöön kuuluviinsovellettavan säännöstön mukaisin ehdoin. Otsake ”henkilöstö, jota
henkilöstösäänöt eivät koske” vastaa — ks. komission 22 päivänä touko-
kuuta 1990 minitalousarvioista antama säännöstö — kaikkia muita
henkilöstöön kuuluvia (sijaiset, väliaikaisesti palveluksessa olevat kansalliset
virkamiehet, palveluiden tarjoajat, yritysten sopimukset, jne.).▼B
▼M6
XXIV OSASTO
SÄÄNNÖKSET HALLINNOSTA JOHTUVIEN MENOJEN HOIDOSTA
YHTEISÖN ULKOPUOLELLA
(Varainhoitoasetuksen ►M6121 ja 123 artikla ◄)
Ij a k so
Ennakkomaksujärjestelmät
140 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan säännöksen mukaisesti jokaiselle
yhteisön ulkopuoliselle paikallisyksikölle perustetaan ennakkomak-sujärjestelmä tietyntyyppisten menojen maksamista varten.
Ennakkomaksujärjestelmien toimintaa koskevat ehdot määritetään
kunkin paikallisyksikön erityistarpeiden mukaisesti niissä päätöksissä,joilla ne perustetaan.
II jakso
Maksusitoumukset ja maksut
141 artikla
Kaikille paikallisyksiköille laaditaan ehdotuksia kaikenkattaviksi alus-
taviksi maksusitoumuksiksi.
Nämä ehdotukset, yhdessä kunkin paikallisyksikön menoja koskevan
ennakkoarvion kanssa, toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymis-merkintää varten ja kirjataan tämän jälkeen kirjanpitoon; kaikenkattaviaehdotuksia voidaan tarkistaa tarpeiden kehityksen mukaisesti.
142 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa tarkoitetut viranomaiset voivat
tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta ja tilinpitäjän ja varain-hoidon valvojan annettua myönteisen lausunnon asiasta, valtuuttaa
ainoastaan yhden henkilön allekirjoittajaksi edustoissa, joissa ei ole
kuin rajoitettu määrä sellaisia virkamiehiä tai muuhun henkilöstöönkuuluvia, jotka voitaisiin valtuuttaa allekirjoittamaan posti- tai pankki-sekkejä tai posti- tai pankkisiirtoja.
2. Komissio määrittää edellytykset, joilla sen nimeämät henkilöstöön
kuuluvat, jotka se on valtuuttanut käyttämään edustuston avoimia tilejä,voivat antaa paikalla rahoituslaitoksille tiedoksi nimet ja näytteet alle-
kirjoituksista.
III jakso
Erityissäännöksiä asian saattamisesta hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean (CCAM) tutkittavaksi
143 artikla
1. Varainhoitoasetuksen ►
M663 artiklan ◄ja tämän asetuksen
111 artiklan mukaisesti tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksel-
lisesti tehdä sopimukset kiinteistön vuokraamisesta yhteisön
ulkopuolella suoraan, edellyttäen, että hankintoja ja sopimuksia käsitte-levän neuvoa-antavan komitealle on ensin annettu riittävä selvitys —kyseisen valtioiden ja kaupunkien osalta — kyseistä sopimuksesta jaettä komitea on hyväksynyt perustavaa laatua olevat kriteerit mm:
— vuokrattavan kiinteistön laadusta, ottaen huomioon suunniteltu
käyttötarkoitus (asunto, toimistotila, jne.),
— pinta-alan ja hinnnan osalta noudatettavia muuttujia, mahdollisine
vaihteluväleineen,
— yksityiskohtaisia sopimusmääräyksiä.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 39
▼B
▼B
2. Jos olosuhteet, joiden kanssa tulojen ja menojen hyväksyjä joutuu
tekemisiin, poikkeavat 1 kohdan mukaisesti vahvistetuista kriteereistä,jotka hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea on
hyväksynyt ennalta, asia on saatettava kyseisen erityistapauksen tai
kyseisten erityistapausten osalta uudelleen komitean käsiteltäväksi.
3. Tulojen ja menojen hyväksyjä antaa määräajoin hankintoja ja
sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle kertomuksen 1kohdan soveltamisesta.
IV jakso
Omaisuusluettelot
144 artikla
1. Juoksevat omaisuusluettelot kaikesta yhteisöjen irtaimesta ja
kiinteästä omaisuudesta laaditaan edustustojen osalta paikalla. Netoimitetaan säännöllisesti tiedoksi keskusyksiköille komission vahvista-
mien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
Edustustoihin siirrettävä irtain omaisuus merkitään väliaikaiseen luette-
loon odotettaessa niiden kirjaamista juokseviin omaisuusluetteloihin.
2. Edustustojen irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan paikal-
listen oikeudellisten ja tosiasiallisten olojen mukaisesti.
XXV OSASTO
SIIRTYMÄ- JA LOPPUSÄÄNNÖKSET
144 a artikla
Alennetaan tilapäisesti komission osalta 300 000 euroon 107 artiklassa
vahvistettu kynnysarvo, jonka ylityttyä hankintoja ja sopimuksia käsit-televällä neuvoa-antavalla komitealla on toimivalta, tämänmuutosasetuksen voimaantulosta alkaen siihen saakka, kunnes komissio
on hyväksynyt arviointiraportin tämän asetuksen soveltamisesta kuuden
ensimmäisen kuukauden ajalta, jossa osoitetaan 500 000 euroa tarkoi-tuksenmukaiseksi kynnysarvoksi yhteisön hallinnoinnissa käytettävienlaadunvalvontavaatimusten kannalta.
145 artikla
Tässä asetuksessa säädetyt kiinteät määrät tarkistetaan suhteessa
yhteisön kuluttajahintaindeksiin seuraavin määräajoin:
— joka kolmas vuosi, jollei mainittu indeksi kehity odottamattomalla
tavalla, kun kyseessä ovat 31 (ennakkomaksujärjestelmän määrä),81, 130, 132 sekä 106-110 artiklassa tarkoitetut määrät. Nämämäärät pyöristetään tarkoituksenmukaisella tavalla,
— vuosittain, kun kyseessä ovat 31 artiklassa (korvausten määrät)
tarkoitetut määrät. Nämä määrät pyöristetään lähimpään kokonai-
seen►
M6euroon◄ylös- tai alaspäin.
Komissio toteaa uudet määrät ensimmäisessä kohdassa täsmennettyjen
määräaikojen ja edellytysten mukaisesti ja toimittaa ne tiedoksi muilletoimielimille.
146 artikla
Tämän asetuksen säännökset eivät rajoita sellaisten varainhoitoase-
tuksen erityissäännösten soveltamista, jotka koskevattutkimusmäärärahoja ja teknologiseen kehittämiseen osoitettujamäärärahoja (varainhoitoasetuksen VII osasto), Euroopan maatalouden
ohjaus- ja tukirahaston tukiosastoa (varainhoitoasetuksen VIII osasto),
ulkopuolelle osoitettavaa tukea (varainhoitoasetuksen IX osasto),yhteisön ulkopuolella toimivaa henkilöstöä ja vastaavaa hallinnollistatoimintaa (varainhoitoasetuksen X osasto) sekä virallisten julkaisujentoimistoa (varainhoitoasetuksen XI osasto).1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 40
▼M6
▼B
▼B
147 artikla
Toimielimet antavat tilintarkastustuomioistuimelle tiedon tämän
asetuksen soveltamiseksi antamistaan säännöksistä kuuden kuukauden
kuluessa asetuksen voimaantulosta.
148artikla
Kumotaan asetus (ETY, Euratom, EHTY) N:o 86/610.
149 artikla
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1994.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaise-
naan kaikissa jäsenvaltioissa.1993R3418 — FI — 01.01.2002 — 007.001 — 41