1976R1417 — FI — 26.07.1993 — 001.001

Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentoinnin apuväline eikä sillä ole oikeudellista vaikutusta. Unionin toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä. Säädösten todistusvoimaiset versiot on johdanto-osineen julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja ne ovat saatavana EUR-Lexissä. Näihin virallisiin teksteihin pääsee suoraan tästä asiakirjasta siihen upotettujen linkkien kautta.

Muutettu:









▼B

NEUVOSTON ASETUS (ETY) N:o 1417/76,

annettu 1 päivänä kesäkuuta 1976,

Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön varainhoitoa koskevista määräyksistä







I

OSASTO

YLEISET PERIAATTEET

1 artikla

1. Säätiön ennakoitavissa olevat tulot ja menot arvioidaan ja vahvistetaan vuosittain tulo- ja menoarviossa.

▼M1

2. Menoja ei voida hyväksyä varainhoitovuotta pidemmäksi ajaksi.

3. Hallinnosta johtuvat menot, jotka aiheutuvat joko

— sellaisista paikallisen käytännön mukaan tehdyistä sopimuksista, tai

— sellaisista, erityisesti varustehankintoja koskevista, sopimusmääräyksistä,

jotka kattavat varainhoitovuotta pidemmän ajanjakson, otetaan sen varainhoitovuoden tulo- ja menoarvioon, jonka kuluessa ne maksetaan.

2 artikla

Määrärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteiden sekä erityisesti taloudellisuuden ja kustannusvaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti. On määritettävä määrällisiä tavoitteita ja taattava niiden toteutumisen seuranta.

▼B

3 artikla

▼M1

1. Jollei 22 artiklasta muuta johdu, tulot ja menot otetaan tulo- ja menoarvioon ja tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä.

2. Kaikkia tuloja käytetään kattamaan kaikkia menoja.

Kuitenkin tietyt tulot säilyvät käyttötarkoitukseensa sidottuina, erityisesti:

— määrättyä käyttötarkoitusta vastaavat tulot, kuten tulot rahastoista, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset,

— tulot, jotka ovat peräisin kolmansilta osapuolilta niiden pyynnöstä suoritettavia töitä varten.

▼B

►M1 3. ◄ Hallintoneuvosto ilmoitettuaan asiasta komissiolle ottaa vastaan säätiölle lahjoitukset, erityisesti rahastot, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset.

Sellaisten lahjoitusten vastaanottamiseen, jotka ovat omiaan aiheuttamaan jonkinlaisia kuluja, tarvitaan komission lupa; sen on annettava lausuntonsa kahden kuukauden kuluessa siitä päivästä, jona se on vastaanottanut hallintoneuvoston pyynnön. Jos lahjoitusta ei tässä määräajassa ole vastustettu, hallintoneuvosto päättää lopullisesti sen vastaanottamisesta.

▼M1

4 artikla

Tuloja ja menoja saa suorittaa ainoastaan kirjaamalla ne jollekin tulo- ja menoarvion momentille.

Yhteenkään menoon ei voida sitoutua eikä yhtäkään menoa hyväksyä maksettavak- si siten, että hyväk sytyt määrärahat ylitetään, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 22 artiklan soveltamista.

▼B

5 artikla

Varainhoitovuosi on yksi kalenterivuosi.

Varainhoitovuoden tulot otetaan sen varainhoitovuoden tileille, jonka aikana ne on peritty.

Annetut määrärahat voidaan käyttää ainoastaan niiden menojen kattamiseen, joihin on asianmukaisesti sitouduttu siksi varainhoitovuodeksi ja jotka on maksettu sinä varainhoitovuotena, jolle ne on hyväksytty, jollei 6 artiklassa säädetyistä poikkeuksista muuta johdu, sekä kattamaan velat, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta ja joita varten ei ole siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta määrärahoja.

Varainhoitovuoden menot kirjataan kyseisen varainhoitovuoden tileille niiden menojen perusteella, joiden hyväksymistä koskeva päätös on saapunut varainhoidon valvojalle viimeistään joulukuun 31 päivänä ja jotka on maksettu viimeistään seuraavan tammikuun 15 päivänä.

▼M1

6 artikla

Määrärahojen käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä:

1) a) määrärahat, joita ei ole sidottu sen varainhoitovuoden lopussa, jolle ne on hyväksytty, peruuntuvat pääsääntöisesti; b) henkilöstön palkkoihin ja korvauksiin tarkoitettuja määrärahoja ei voida siirtää; c) määrärahat, joita ei ole sidottu 31 päivänä joulukuuta, voidaan päättääsiirtää vain seuraavan varainhoitovuoden aikana käytettäviksi; d) määrärahat, jotka vastaavat tammikuun 1 päivän ja joulukuun 31 päivän välillä asianmukaisesti tehdyistä maksusitoumuksista 31 päivänä joulukuuta suoritettavaksi jääviä maksuja, siirretään ilman eri toimenpiteitä vain seuraavan varainhoitovuoden aikana käytettäviksi;

2) Edellä 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettujen määrärahojen osalta komissio toimittaa budjettivallan käyttäjälle viimeistään 15 päivänä helmikuuta siirtämistä koskevat asianmukaisesti perustellut pyynnöt, jotka se on saanut säätiöltä 1 päivään helmikuuta mennessä. Määrärahojen siirtoa ei voida ehdottaa kuin poikkeuksellisista syistä sellaisten olennaisten tarpeiden kattamiseksi, joita ei voida kattaa seuraavan varainhoitovuoden määrärahoin. Periaatteessa näiden siirtojen tarkoituksena on kattaa määrärahatarve, joka yleensä ilmenee kuluvana varainhoitovuotena, mutta joihin ei ole ollut mahdollista käyttää varoja ajoissa tulojen ja menojen hyväksyjistä riippumattomien viivästysten vuoksi. Euroopan parlamentti kuulee neuvostoa ja tekee ratkaisunsa näistä siirtämistä koskevista pyynnöistä. Jos budjettivallan käyttäjä ei tee päätöstä kuuden viikon kuluessa, katsotaan, että siirtämistä koskevat pyynnöt on hyväksytty;

3) Käyttämättömät tulot ja 3 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista lahjoituksista saadut 31 päivänä joulukuuta käytettävissä olevat määrärahat siirretään ilman eri toimenpiteitä.

4) Varainhoitovuoden lopussa peruuntuvat: a) ne edellisen varainhoitovuoden määrärahat: — joista on tehty siirtoa koskeva päätös 1 kohdan c alakohdan mukaisesti ja joita ei ole sidottu eikä käytetty, — jotka on siirretty ilman eri toimenpiteitä ja joita ei ole käytetty 1 kohdan d alakohdan mukaisesti; b) ne varainhoitovuoden määrärahat, joita ei ole siirretty;

5) Komissiolle annetaan tiedoksi 1 päivään maaliskuuta mennessä luettelo ilman eri toimenpiteitä tehdyistä siirroista. Komissio toimittaa tämän luettelon tiedoksi Euroopan parlamentille ja neuvostolle.

6) Kuluvan varainhoitovuoden tileissä seurataan tulo- ja menoarvion toteuttamiseksi erikseen siirrettyjen määrärahojen käyttöä alamomentti alamomentilta.

▼B

7 artikla

Juoksevasta asioiden hoidosta johtuvia seuraavalle varainhoitovuodelle kirjattavia sellaisia menoja varten, jotka laatunsa vuoksi tulevat voimaan tämän varainhoitovuoden alussa, voidaan tehdä ennakkoon maksusitoumuksia seuraavaksi varainhoitovuodeksi varatuista määrärahoista kunkin vuoden marraskuun 15 päivästä alkaen enintään neljäsosalla kuluvan varainhoitovuoden kaikista vastaavista määrärahoista. Nämä maksusitoumukset eivät voi kuitenkaan koskea uusia menoja, joiden perustetta ei vielä olisi hyväksytty kuluvan varainhoitovuoden tulo- ja menoarviossa.

▼M1

Vuokriin liittyvät menot tai muut niihin läheisessä yhteydessä olevat ja samankaltaiset menot, jotka oikeudellisin perustein tai sopimuksen perusteella on suoritettava ennakkoon, voidaan maksaa seuraavaksi varain- hoitovuodeksi varatuista määrärahoista joulukuun 20 päivästä alkaen.

▼M1

8 artikla

1. Jos tulo- ja menoarviota ei ole varainhoitovuoden alkaessa lopullisesti vahvistettu, tehtäessä maksusitoumuksia ja suoritettaessa maksuja, jotka liittyvät sellaisiin menoihin, joiden peruste on hyväksytty viimeisessä asianmukaisesti hyväksytyssä tulo- ja menoarviossa, sovelletaan perustamissopimuksen 204 artiklaa.

Menon perustetta on pidettävä viimeisessä asianmukaisesti vahvistetussa tulo- ja menoarviossa hyväksyttynä, jos menon kirjaaminen tiettyyn budjettikohtaan olisi ollut mahdollista vertailukohteena olevana varainhoitovuotena.

2. Maksaminen voidaan suorittaa kuukausittain luku luvulta enintään kahdestoistaosalla kaikista määrärahoista, jotka on otettu asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi, budjettikohtien välillä tehdyt siirrot huomioon ottaen, siten, että säätiö saa näin kuitenkin käyttää kuukausittain määrän, joka on enintään yksi kahdestoistaosa talousarvioesityksessä tai, jos sitä ei ole, yhteisöjen alustavassa talousarvioesityksessä säätiölle varatun tuen määrästä. Maksusitoumuksia voidaan tehdä luku luvulta enintään neljäsosalla kaikista edellisenä varainhoitovuotena asianomaiseen lukuun otetuista määrärahoista lisättynä yhdellä kahdestoistaosalla kutakin kulunutta kuukautta kohti, budjettikohtien välillä tehdyt siirrot huomioon ottaen, ylittämättä talousarvioesityksessä tai, jos sitä ei ole, yhteisöjen alustavassa talousarvioesityksessä säätiölle varatun tuen määrää.

3. Hallintoneuvoston pyynnöstä komissio voi hallinnon tarpeiden perusteella antaa luvan käyttää samanaikaisesti kaksi väliaikaista kahdestoistaosaa tai useampia väliaikaisia kahdestoistaosia, siten että jokaiseen lukuun hyväksytty määrä ei ylitä 2 kohdassa säädettyä vuosittaista enimmäisrajaa.

4. Jos tietyssä luvussa kahden tai useamman väliaikaisen kahdestoistaosan hyväksyminen 3 kohdassa määritellyissä tilanteissa ei riitä kattamaan menoja, jotka ovat tarpeellisia keskeytyksen välttämiseksi säätiön toiminnan jatkuvuudessa kyseessä olevalla alalla, edellä 3 kohdassa tarkoitetun määrän ylitys voidaan poikkeuksellisesti hyväksyä saman menettelytavan mukaisesti, edellyttäen, että edellisen varainhoitovuoden tulo- ja menoarviossa käyttöön annettujen määrärahojen kokonaismäärää ei ylitetä.

▼M1 —————

▼M1

10 artikla

Tulo- ja menoarvio laaditaan ecuina. Ecun arvo sekä ecun ja kansallisten valuuttojen välistä muuntamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt määritellään Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa.

▼B







II

OSASTO

TULO- JA MENOARVION ESITTÄMINEN JA RAKENNE

11 artikla

1. Säätiön hallintoneuvosto toimittaa komissiolle viimeistään 31 päivänä maaliskuuta ennakkoarvion säätiön tuloista ja menoista tulevaa vuotta varten. Tähän arvioon sisältyy henkilöstön määrää kuvaava taulukko.

▼M1

2. Säätiön hallintoneuvosto voi toimittaa komissiolle täydentäviä tai korjaavia lisäennakkoarvioita väistämättömissä, poikkeuksellisissa tai odottamattomissa olosuhteissa. Nämä lisäarviot esitetään ja vahvistetaan samassa muodossa ja samaa menettelytapaa noudattaen kuin se arvio, jota ne muuttavat. Ne on perusteltava viittaamalla kyseiseen arvioon.

▼B

Jokainen täydentävä lisäennakkoarvio on toimitettava komissiolle pääsääntöisesti viimeistään sinä päivänä, jona ennakkoarvio seuraavaksi varainhoitovuodeksi on esitettävä.

3. Tarvittaessa komissio voi tehdä budjettivallan käyttäjälle ehdotuksia tarkoituksenmukaisista toimenpiteistä tarpeellisten muutosten tekemiseksi 13 artiklan mukaisesti yhteisön talousarvioon otettuun tukeen. Toimivaltaiset viranomaiset käsittelevät asian ottaen huomioon sen kiireellisyyden.

12 artikla

1. Ennakkoarvion tueksi laaditaan:

— henkilöstön määrää kuvaava taulukko, johon sisältyy jokaista ura-aluetta kohden hallintokaavio hyväksytyistä toimista ja täytettyjen toimien määrästä tulojen ja menojen ennakkoarviota esitettäessä,

— yhteenveto, jossa perustellaan uusia toimia koskevat esitykset, jos henkilöstömäärät muuttuvat,

— neljännesvuosittainen arvio käteiskassasta maksujen ja perimisien osalta.

2. Hallintoneuvoston laatimaa ennakkoarviota edeltää yleinen johdanto, jossa on erityisesti:

— määritelmä niistä toimintaperiaatteista, joilla määrärahapyynnöt perustellaan,

— selvitys määrärahojen muutoksista eri varainhoitovuosien välillä.

Lisäksi komissio liittää ennakkoarvioon lausunnon, jossa voi olla poikkeavia, asianmukaisesti perusteltuja, arvioita.

3. Komissio voi, ottamalla huomioon täydentävät tiedot, esittää ennen yhteisön talousarvion hyväksymistä, tarvittaessa hallintoneuvoston pyynnöstä, muutoksia siihen.

13 artikla

Säätiölle tarkoitettu tuki annetaan sen käyttöön tässä asetuksessa vahvistettujen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaan.

14 artikla

Hallintoneuvoston on vahvistettava tulo- ja menoarvio ennen varainhoitovuoden alkua mukauttaen se budjettivallan käyttäjän myöntämään tukeen.

Näin vahvistettu tulo- ja menoarvio on toimitettava välittömästi komissiolle.

▼M1

Tulo- ja menoarvio sekä henkilöstön määrää kuvaava taulukko julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä samanaikaisesti kuin yhteisöjen talousarvio.

▼M1

15 artikla

Tulo- ja menoarvio jaotellaan osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin tulon tai menon laadun tai käyttötarkoituksen mukaisesti kymmenjärjestelmän mukaista luokittelua noudattaen.

Siitä on käytävä ilmi:

1) tulotaulukossa: a) asianomaiseksi varainhoitovuodeksi arvioidut tulot; b) edelliselle varainhoitovuodelle otetut tulot ja viimeisen päätetyn varainhoitovuoden osalta todetut tulot; c) asianmukainen selvitysosa jokaisesta tulopuolen budjettikohdasta;

2) menotaulukossa: a) asianomaista varainhoitovuotta varten avatut määrärahat, jotka on jaoteltu osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin; b) samalla tavoin jaoteltuina edellistä varainhoitovuotta varten avatut määrärahat ja viimeisen päätetyn varainhoitovuoden osalta suoritetut menot, joihin on lisätty siirrot; c) jokaisesta alajaottelusta asianmukainen selvitysosa; d) liitteenä henkilöstön määrää kuvaava taulukko, jossa vahvistetaan pysyvien ja väliaikaisten toimien määrä palkkaluokittain jokaisella ura-alueella ja jokaisella johdon ura-alueella, jossa ilmoitetaan hyväksyttyjen toimien määrä edellisen varainhoitovuoden osalta.

16 artikla

Budjettivallan käyttäjän vahvistama henkilöstön määrää kuvaava taulukko muodostaa säätiölle ehdottoman ylärajan; henkilöä ei voi ottaa säätiön palveluk- seen, jos se johtaisi tämän rajan ylittämiseen.

Puolipäivätyö, jonka johtaja on hyväksynyt Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön henkilöstöä koskevista palvelussuhteen ehdoista 29 päivänä kesäkuuta 1976 annetun neuvoston asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1860/76 ( 1 ) 29 a artiklan säännösten mukaisesti, voidaan korvata palkkaamalla muuta henkilöstöä budjettivallan käyttäjän talousarviomenettelyn yhteydessä vahvistamissa rajoissa.

▼B







III

OSASTO

TULO- JA MENOARVION TOTEUTTAMINEN







I

JAKSO

YLEISET SÄÄNNÖKSET

▼M1

17 artikla

Tulo- ja menoarvio toteutetaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan sama henkilö ei voi olla sekä tulojen ja menojen hyväksyjä että tilinpitäjä.

Määrärahojen hoidosta on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjä, jolla yksin on toimivalta tehdä menositoumus, todeta perittävät määrät ja antaa perintä- ja maksumääräykset. Tilinpitäjä suorittaa perinnän ja maksamisen. Tulojen ja menojen hyväksyjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän tehtäviä ei saa yhdistää.

18 artikla

Säätiön hallintoneuvosto toteuttaa tulo- ja menoarviota omalla vastuullaan ja annettujen määrärahojen rajoissa tätä asetusta noudattaen.

Hallintoneuvosto siirtää valtuutensa määrittämiensä ehtojen mukaisesti ja valtuutuksessa vahvistetuissa rajoissa, josta ilmoitetaan valtuutetulle, varainhoidon valvojalle ja tilintarkastustuomioistuimelle lukuun ottamatta 23, 30, 38 ja 41 artiklassa tarkoitettuja tapauksia, joissa jätetään ottamatta huomioon, että hyväksymismerkintä on kieltäydytty antamasta.

Valtuutetut eivät voi toimia kuin heille erityisesti myönnettyjen valtuuksien rajoissa.

▼M1

18 a artikla

Kun tuloja ja menoja hoidetaan käyttäen yhtenäistettyjä atk-järjestelmiä, sovelletaan II ja III jakson ja VI osaston säännöksiä, ottaen huomioon tietokoneistetun hallinnon tarjoamat mahdollisuudet ja sen vaatimukset. Tällöin erityisesti:

— perusteena olevat asiakirjat voidaan jättää tulojen ja menojen hyväksyjän tai tilinpitäjän luo tarkastuksia varten,

— allekirjoitukset ja hyväksymismerkinnät voidaan liittää soveltuvaa atk-menettelyä käyttäen.

Tämän artiklan soveltamista koskevat ehdot määritetään 76 artiklassa tarkoitettujen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.

▼M1

19 artikla

Komission varainhoidon valvoja, joka suorittaa tehtävänsä 2 artiklassa esitettyjen periaatteiden mukaisesti, valvoo säätiön kaikkiin menoihin sitoutumista ja kaikkien menojen maksamista sekä kaikkien tulojen toteamista ja perimistä.

Varainhoidon valvoja suorittaa valvonnan tarkastamalla menoja ja tuloja koskevat liitetiedot ja suorittamalla tarvittaessa tarkastuksia paikalla.

Varainhoidon valvojaa voi tässä tehtävässä avustaa yksi tai useampi avustava varainhoidon valvoja.

Varainhoidon valvojaa on kuultava, kun säätiössä otetaan käyttöön kirjanpitojärjestelmiä. Hänellä on pääsy tällaisten järjestelmien tietoihin.

▼B

20 artikla

Tulojen perimisen ja menojen maksamisen suorittaa hallintoneuvoston nimeämä tilinpitäjä.

Tilinpitäjällä on yksin toimivalta hoitaa raha- ja muita varoja, jollei 42 artiklan toisesta kohdasta ja 43 artiklasta muuta johdu. Hän on vastuussa niiden pysymisestä tallessa.

▼M1

Hänen tehtävänään on laatia 66 ja 67 artiklassa säädetyt rahoitusta koskevat yhteenvedot.

▼B

Tilinpitäjää voi hänen tehtävässään avustaa yksi tai useampi avustava tilinpitäjä, joka tai jotka nimitetään samoin edellytyksin kuin tilinpitäjä.

▼M1

Tilinpitäjään ja avustaviin tilinpitäjiin sovellettavat erityissäännöt annetaan 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä.

▼B

21 artikla

1. Määrärahat jaotellaan lukuihin ja momentteihin.

2. Menopuolen jokaisessa luvussa avattuja määrärahoja ei voida osoittaa minkään muiden menojen lukuihin.

3. Hallintoneuvosto voi kuitenkin ehdottaa komissiolle määrärahojen siirtoja luvusta toiseen.

Komissio tekee ratkaisun kuukauden kuluessa. Jos määräaika ylitetään, nämä siirrot katsotaan hyväksytyiksi.

Hallintoneuvosto tai valtuutuksen saanut säätiön johtaja voi säätiön puolesta hyväksyä siirtoja momentista toiseen.

Komissiolle on ilmoitettava näistä siirroista.

4. Jokainen ehdotus, joka koskee siirtoa luvussa tai luvusta toiseen, edellyttää hyväksymismerkintää varainhoidon valvojalta, joka toteaa, että määrärahat ovat käytettävissä.

▼M1

4a. Määrärahoja ei voida siirtää kuin sellaisiin budjettikohtiin, joihin on menotaulukossa hyväksytty määräraha tai jotka on varustettu merkinnällä ”tiedoksi” (p.m.).

▼B

5. Tätä artiklaa sovelletaan määrärahoihin, jotka vastaavat 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti tiettyyn käyttötarkoitukseen osoitettuja tuloja vain sikäli kuin nämä tulot säilyvät käyttötarkoitukseensa sidottuina.

22 artikla

Poiketen siitä, mitä 4 artiklassa säädetään,

a) laskuista ja muista maksuselvityksistä, jotka tässä tapauksessa hyväksytään nettomääräisinä, voidaan vähentää: — sakot, jotka on määrätty sopimuksen/urakkasopimuksen osapuolille, — perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa saman laatuista maksattamista samasta luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa, — ajoneuvojen, laitteiden, tarvikkeiden ja rakennelmien arvo, joka kauppatavan mukaisesti on otettu huomioon hankittaessa uusia, samanlaisia laitteita, ajoneuvoja, tarvikkeita ja rakennelmia. Laskuista tehtyjä vähennyksiä, alennuksia ja hyvityksiä ei merkitä erikseen tuloiksi.

▼M1

b) seuraavat varat voidaan käyttää uudelleen budjettikohdasta, johon alkuperäinen meno on kirjattu: — tulot, jotka saadaan tulo- ja menoarvioon otettujen perusteettomasti maksettujen määrärahojen palauttamisesta, — tulot muille laitoksille tai toimielimille toimitetuista tarvikkeista, suoritetuista palveluista ja tehdyistä urakoista, mukaan lukien muiden laitosten tai toimielimien lukuun maksettujen ja näiden korvaamien päivärahojen määrä, — vakuutuskorvauksista perityt määrät, — vuokrasopimuksiin liittyvät tulot, — tulot julkaisujen ja elokuvien myynnistä, — niiden palautusten määrä, jotka jäsenvaltiot ovat maksaneet säätiölle toimitettujen tavaroiden tai palvelujen hintaan sisältyneiden verojen osalta Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisesti, — tulot, jotka saadaan maksua vastaan toimitetuista tarvikkeista, suoritetuista palveluista ja tehdyistä urakoista, — tulot uusittavien ajoneuvojen, tarvikkeiden ja rakennelmien sekä teknisiin ja tieteellisiin tarkoituksiin käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden myynnistä. Tällaiset varat on käytettävä uudelleen ennen tulon perimistä seuraavan varainhoitovuoden loppua. Kirjanpitokaavaan sisältyy järjestelytilejä, joilla voidaan seurata tulojen ja menojen uudelleen käyttöä.

c) varainhoitovuoden aikana rekisteröidyt kurssivaihtelut voidaan korvata. Positiivinen tai negatiivinen lopputulos sisällytetään varainhoitovuoden saldoon.

▼B







II

JAKSO

TULOT JA KÄYTETTÄVISSÄ OLEVIEN VAROJEN HOITO

▼M1

23 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ennalta ehdotus jokaisesta sellaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu säätiölle saatavia tai jotka muuttavat säätiön saatavia. Nämä ehdotukset on toimitettava varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten ja tilinpitäjälle muistiin merkittäviksi. Niissä on erityisesti mainittava tulon laatu, sen arvioitu määrä ja mihin se kirjataan sekä nimettävä velallinen. Ne kirjataan, sen jälkeen kun varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkinnän. Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnällä todetaan, että:

a) tulo on kirjattu oikein,

b) ehdotus on asianmukainen ja asiaa koskevien säännösten mukainen, erityisesti tulo- ja menoarvion ja säätiötä koskevien asetusten sekä kaikkien näiden asetusten soveltamiseksi annettujen säädöksien ja 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukainen.

Varainhoidon valvoja voi kieltäytyä antamasta hyväksymismerkintää. Hallintoneuvosto voi omalla vastuullaan tehdä asianmukaisesti perustellun päätöksen jättää tämä kieltäytyminen huomiotta. Tämä päätös on täytäntöönpanokelpoinen; se annetaan tiedoksi varainhoidon valvojalle. Hallintoneuvosto antaa kuukauden määräajassa tilintarkastustuomioistuimelle tiedon kaikista tällaisista päätöksistä.

2. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava jokaisesta todetusta saatavasta perintä-määräys, joka toimitetaan perusteena olevien asiakirjojen kanssa varainhoidon valvojalle ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten. Tilinpitäjä kirjaa perintämääräykset varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän jälkeen.

Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnällä todetaan, että:

a) tulo on kirjattu oikein,

b) perintämääräys on annettu asianmukaisesti ja yhdenmukaisesti asiaan sovellettavien säännösten kanssa,

c) liitetiedot ovat asianmukaisia,

d) velallinen on nimetty oikein,

e) eräpäivä on merkitty,

f) edellä 2 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu,

g) perittävä määrä on oikea ja merkitty oikeassa valuutassa.

Jos varainhoidon valvoja kieltäytyy antamasta hyväksymismerkintää, sovelletaan 1 kohdan toisen alakohdan säännöksiä.

24 artikla

1. Tilinpitäjä on vastuussa siitä, että perintämääräykset ovat asianmukaisesti laaditut.

Hänen on huolehdittava siitä, että säätiön varat saapuvat perintämääräyksissä määrättyinä eräpäivinä ja että säätiön oikeudet turvataan.

Tilinpitäjä ilmoittaa tulojen ja menojen hyväksyjälle ja varainhoidon valvojalle kaikki tulot, joita ei ole saatu määräaikana.

2. Kun tulojen ja menojen hyväksyjä luopuu todetun saatavan perimisestä, hän toimittaa ehdotuksen peruuntumisesta varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten sekä tilinpitäjälle tiedoksi.

Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta luopumispäätöksen asianmukaisuus ja yhdenmukaisuus 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varainhoidon periaatteiden kanssa. Tilinpitäjä kirjaa vastaavan hyväksymismerkinnällä varustetun ehdotuksen.

Jos varainhoidon valvoja kieltäytyy antamasta hyväksymismerkintää, hallintoneuvosto voi omalla vastuullaan tehdä asianmukaisesti perustellun päätöksen jättää tämä kieltäytyminen huomiotta. Päätös on täytäntöönpanokelpoinen; se annetaan tiedoksi varainhoidon valvojalle.

Hallintoneuvosto antaa kuukauden kuluessa tilintarkastustuomioistuimelle tiedon kaikista tämän laatuisista päätöksistä.

Jos varainhoidon valvoja toteaa, että saatavia koskevaa asiakirjaa ei ole laadittu tai että saatavaa ei ole peritty, hänen on ilmoitettava asiasta hallintoneuvostolle.

▼B

25 artikla

Kaikista tilinpitäjän kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.

26 artikla

Yhteisöjen talousarvioon otettu tuki maksetaan säätiölle neljännesvuosittaisina erinä kunkin vuosineljänneksen 15 päivään mennessä 12 artiklan 1 kohdan kolmannessa luetelmakohdassa tarkoitetun arvion perusteella ja todellisten tarpeiden mukaisesti.







III

JAKSO

MENOIHIN SITOUTUMINEN SEKÄ MENOJEN MAKSATTAMINEN, HYVÄKSYMINEN JA MAKSAMINEN







1.

Menoihin sitoutuminen

27 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ennalta ehdotus maksusitoumukseksi jokaisesta sellaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu menoja tulo- ja menoarvioon. Juoksevista menoista voidaan tehdä alustava maksusitoumus.

▼M1

2. Edellä 1 kohdan soveltamista koskevat ehdot määritetään 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä. Niissä on voitava varmistaa todellisten tarpeiden mukaan, että maksusitoumukset ja menojen hyväksyminen merkitään kirjanpitoon täsmällisesti.

28 artikla

Ehdotukset maksusitoumuksiksi toimitetaan niiden perusteena olevien asiakirjojen kanssa varainhoidon valvojalle ja tilinpitäjälle sanotun kuitenkaan rajoittamatta 18 a artiklan säännösten soveltamista; niissä mainitaan erityisesti menon käyttötarkoitus, sen arvioitu määrä, johon liittyy, jos mahdollista, merkintä valuutasta, sekä mihin meno kirjataan tulo- ja menoarviossa ja velkojan nimeäminen; ne kirjataan 76 artiklassa tarkoitettujen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti, sen jälkeen kun varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkinnän.

▼B

29 artikla

Sellaisella varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnällä, joka annetaan ehdotuksille maksusitoumuksiksi, on tarkoituksena todeta, että:

a) meno on kirjattu oikein,

b) määrärahat ovat käytettävissä,

c) meno on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen, erityisesti tulo- ja menoarvion ja säätiötä koskevien asetusten sekä kaikkien näiden asetusten soveltamiseksi annettujen säädöksien mukainen,

▼M1

d) edellä 2 artiklassa tarkoitettuja moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu.

Hyväksymismerkintä ei voi olla ehdollinen.

▼B

30 artikla

Kieltäytyessään antamasta hyväksymismerkintää varainhoidon valvojan on aina annettava asianmukaisesti perusteltu kirjallinen huomautus. Se on annettava tiedoksi tulojen ja menojen hyväksyjälle.

Jos varainhoidon valvoja ei hyväksy menoa ja tulojen ja menojen hyväksyjä pitäytyy ehdotuksessaan, asia on saatettava hallintoneuvoston käsiteltäväksi.

Lukuun ottamatta tapauksia, joissa on kyse siitä, ovatko määrärahat käytettävissä, hallintoneuvosto voi omalla vastuullaan tehdä asianmukaisesti perustellun päätöksen jättää kieltäytyminen huomiotta. Päätös on täytäntöönpanokelpoinen; se annetaan tiedoksi varainhoidon valvojalle. Hallintoneuvosto antaa ►M1 kuukauden määräajassa ◄ ►M1 tilintarkastustuomioistuin ◄ tiedon kaikista tällaisista päätöksistä.







2.

Menojen maksattaminen

31 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjän suorittamalla menojen maksattamisella on tarkoitus:

— tarkastaa maksun saajan vaade,

— määrittää tai tarkastaa vaateen todenmukaisuus ja sen määrä, ja

— tarkastaa ne edellytykset, joilla vaade voidaan vaatia maksettavaksi.

32 artikla

Menon maksattamista varten on esitettävä asiakirjat, joista käy ilmi velkojan oikeus saataviin ja suoritettu palvelu, tai muu asiakirja, johon maksu perustuu.

Se tulojen ja menojen hyväksyjä, jolla on toimivalta maksattaa menot, tarkastaa henkilökohtaisesti asiakirjat tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.







3.

Menojen hyväksyminen

33 artikla

Hyväksyessään menot tulojen ja menojen hyväksyjä määrää tilinpitäjän maksamaan maksattamansa menon antamalla ►M1 maksumääräyksen ◄ .

34 artikla

►M1 Maksumääräyksessä ◄ on mainittava:

— varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan,

— tulo- ja menoarvion momentti ja mahdollisesti kaikki muut tarpeelliset alajaottelut,

▼M1

— maksettava määrä numeroin ja kirjaimin, ecuina tai kansallisena valuuttana ilmaistuna,

▼B

— maksun saajan nimi ja osoite,

— menon käyttötarkoitus, ja

— maksutapa, jos se on mahdollista.

Tulojen ja menojen hyväksyjän on päivättävä ja allekirjoitettava maksua koskeva määräys.

35 artikla

►M1 Maksumääräykseen ◄ on liitettävä alkuperäiset liitetiedot: liitetiedoissa on oltava tai niihin on liityttävä todistus siitä, että maksettava määrä on oikea, että tarvikkeet on otettu vastaan tai palvelu on suoritettu ja, tarvittaessa, että tavarat on merkitty 52 artiklassa tarkoitettuun omaisuusluetteloon.

Maksua koskevassa määräyksessä on vastaavien maksusitoumusten hyväksymismerkintöihin viittaavat numerot ja päivämäärät. Alkuperäiset asiakirjat voidaan tarvittaessa korvata jäljennöksillä, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on todistanut oikeiksi.

▼M1

36 artikla

1. Ennakkoa maksettaessa ensimmäiseen maksumääräykseen on liitettävä asiakirjat, joihin maksun saajan oikeus kyseiseen ennakkoon perustuu. Myöhemmissä maksumääräyksissä on viittaus jo aiemmin toimitettuihin asiakirjoihin sekä ensimmäisen maksumääräyksen viitetiedot.

2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi myöntää henkilöstölle ennakkoa, jos siitä nimenomaan säädetään asetuksen säännöksessä.

Tulojen ja menojen hyväksyjä voi hyväksyä ennakoita, joilla katetaan henkilöstöön kuuluvan säätiön puolesta suorittamia maksuja.

Lukuun ottamatta 43 artiklassa tarkoitettuja ennakkomaksujärjestelmiä, ennakkoa voi maksaa vain, jos varainhoidon valvoja on ennalta antanut hyväksymismerkinnän.

37 artikla

Maksumääräykset on annettava ennalta varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 18 a artiklan säännösten soveltamista.

Ennalta annettavalla hyväksymismerkinnällä todetaan, että:

a) maksumääräys on annettu asianmukaisesti,

b) maksumääräys vastaa menoa koskevaa maksusitoumusta ja sen määrä on oikea, ottaen huomioon 2 artiklassa tarkoitetut moitteettoman varainhoidon periaatteet ja vaatimukset,

c) meno on kirjattu oikeaan kohtaan,

d) määrärahat ovat käytettävissä,

e) tositteet ovat asianmukaisia, ja

f) maksun saaja on nimetty oikein.

▼B

38 artikla

Jos hyväksymismerkinnän antamisesta kieltäydytään, sovelletaan 30 artiklaa.

39 artikla

Alkuperäinen ►M1 maksumääräys ◄ , johon on liitetty liitetiedot, on toimitettava hyväksymismerkinnän antamisen jälkeen tilinpitäjälle.







4.

Menojen maksaminen

40 artikla

Menon maksaminen vapauttaa säätiön velvoitteistaan maksunsaajia kohtaan.

Tilinpitäjän on suoritettava maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa.

Tilinpitäjän on keskeytettävä maksujen suorittaminen, kun asiassa on virhe tai kun on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta, tai kun tämän asetuksen säännöksiä ei ole noudatettu.

41 artikla

Jos maksujen suorittaminen keskeytetään, tilinpitäjän on mainittava keskeyttämisen perusteet kirjallisessa ilmoituksessa, joka hänen on toimitettava viipymättä tulojen ja menojen hyväksyjälle ja tiedoksi varainhoidon valvojalle.

Tulojen ja menojen hyväksyjä voi saattaa asian säätiön työjärjestyksessä määrättyjen edellytysten mukaisesti määrätyn viranomaisen käsiteltäväksi, lukuun ottamatta tapauksia, joissa on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta. Kyseinen viranomainen voi kirjallisesti omalla vastuullaan määrätä maksun suoritettavaksi.

42 artikla

Maksut on pääsääntöisesti suoritettava käyttäen pankki- tai postisiirtotiliä.

▼M1

Näiden tilien avaamista, toimintaa ja käyttöä koskevat edellytykset määritetään 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä. Niissä on erityisesti ilmoitettava ne menot, joiden maksu on ehdottomasti suoritettava sekillä tai posti- tai pankkisiirrolla ja että sekeissä ja posti- tai pankkisiirtomääräyksissä on oltava kahden sellaisen virkamiehen allekirjoitus, joilla on asianmukainen toimivalta ja joista toisen on oltava tilinpitäjän, avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan allekirjoitus.

▼B







5.

Ennakkomaksujärjestelmät

▼M1

43 artikla

Tiettyjen menoryhmien maksamiseksi voidaan perustaa ennakkomaksujärjestelmiä 76 artiklassa tarkoitettujen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.

Ainoastaan tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin, lukuun ottamatta tämän asetuksen soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä tarkoitettuja erityisiä olosuhteita.

Soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä on määritettävä erityisesti:

— tapa, jolla ennakoiden hoitajat nimetään,

— kunkin maksettavan menon laatu ja enimmäismäärä,

— niiden ennakkomaksujen enimmäismäärä, jotka voidaan myöntää,

— määräaika, jossa perusteena olevat asiakirjat on esitettävä,

— ennakoiden hoitajien vastuu.

▼M1







III a

JAKSO

PALKKAMENOJEN HOITO

43 a artikla

1. Laaditaan:

a) kortisto, josta on käytävä ilmi kaikki A ura-alueen toimet ja jossa kuvataan kuhunkin toimeen kuuluvat tehtävät ja toiminta,

b) hallintokaavio, johon on liityttävä kunkin hallintoyksikön osalta sen vastuualueen täsmentävä organisaatiokaavio.

2. Jos toimeen on tulo- ja menoarviossa liitetty merkintä ”lakkautettavaksi”, sitä ei enää voida täyttää seuraavalla kerralla, kun samalla ura-alueella tulee toimi avoimeksi.

▼B







IV

OSASTO

SOPIMUSTEN TEKEMINEN, OMAISUUSLUETTELOT, KIRJANPITO







I

JAKSO

HANKINTA-, URAKKA-, PALVELU- JA VUOKRASOPIMUKSET

44 artikla

▼M1

1. Kiinteän omaisuuden, tarvikkeiden ja irtaimen omaisuuden ostoa tai vuokraamista sekä palvelujen tarjoamista ja urakoita koskevat sopimukset on tehtävä kirjallisesti. Lukuun ottamatta sopimuksia, jotka koskevat rakennuksen ostoa tai vuokrausta, ne on tehtävä kilpailukutsun esittämisen jälkeen joko hintakilpailumenettelyä tai tarjouspyyntömenettelyä noudattaen.

Jäljempänä 46 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa sopimukset voidaan kuitenkin tehdä ilman hintakilpailua tai tarjouspyyntöä.

Sopimukset voidaan tehdä 50 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa ainoastaan laskun tai kuitin perusteella.

▼B

2. Kilpailukutsut on pääsääntöisesti saatettava tiedoksi kaikissa jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa, sikäli kuin tämä on sopusoinnussa yhteisöjen teollisuuden kehittämisen kanssa. Tällaisten kilpailukutsujen tiedoksiantamista voidaan kuitenkin rajoittaa, kun tietyistä suorituksista ei voida niiden määrän tai laadun vuoksi antaa yleistä kilpailukutsua.

45 artikla

1. Hintakilpailu on hallinnollinen menettely, jota noudatetaan kilpailukutsun tiedoksi antamisen jälkeen, ennen sopimuksen tekemistä. Sen tarkoituksena on antaa julkisesti säännönmukaisista, asetettujen vaatimusten mukaisista ja vertailukelpoisista tarjouksista halvimman tarjouksen esittäneelle lopullinen sopimus sen jälkeen, kun tulojen ja menojen hyväksyjä on hyväksynyt sen. Hintakilpailua kutsutaan julkiseksi tai avoimeksi, kun kuka tahansa voi tehdä tarjouksen; sitä kutsutaan rajoitetuksi, kun tarjouksen voivat tehdä ainoastaan ne, joilta sitä on päätetty pyytää heidän erityisen pätevyytensä perusteella.

2. Tarjouspyynnön perusteella tehty sopimus on sopimus, jonka sopimuspuolet tekevät kilpailukutsun jälkeen. Tässä tapauksessa parhaimpana pidetty tarjous voidaan vapaasti hyväksyä ottaen huomioon suoritusten hinta, niistä aiheutuvat käyttökulut, niiden tekniset edut, toteuttamiselle asetettu määräaika sekä kunkin tarjouksentekijän ammattipätevyyttä koskevat takuut ja taloudellista vakautta koskevat takuut.

Tarjouspyyntöä kutsutaan julkiseksi tai avoimeksi, kun on kyse yleisestä kilpailukutsusta; sitä kutsutaan rajoitetuksi, kun se osoitetaan vain niille, joilta on päätetty pyytää tarjousta heidän erityisen pätevyytensä perusteella.

3. Kilpailukutsua koskevat menettelyt sekä hintakilpailun että tarjouspyynnön osalta täsmennetään 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä.

46 artikla

Sopimukset voidaan tehdä suoraan:

▼M1

a) kun sopimuksen kokonaismäärä ei ylitä Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistettua rajaa, kun kyse on tarvikkeiden ja irtaimen omaisuuden ostosta tai vuokrauksesta, palvelujen tarjoamisesta tai urakoista; säätiön on kuitenkin siinä määrin kuin se on mahdollista ja kaikin asianmukaisin keinoin huolehdittava siitä, että ne hankkijat tai yrittäjät, jotka voivat tarjota sopimukseen sisältyvät palvelut, voivat kilpailla keskenään,

▼B

b) kun tarvikkeiden ja irtaimen omaisuuden ostoon tai vuokraukseen, palvelujen tarjoamiseen tai urakoihin ei asian kiireellisyyden vuoksi voida soveltaa 45 artiklassa tarkoitettujen kilpailukutsumenettelyjen määräaikoja,

c) kun hintakilpailut tai tarjouspyynnöt eivät tuota tulosta tai kun tarjottuja hintoja ei voida hyväksyä,

d) kun teknisten syiden tai oikeudellisten tai tosiasiallisten erityisolojen vuoksi vain tietty hankkija tai yrittäjä voi varmistaa, että palvelu tarjotaan,

e) kun on kyse lisähankintoja, -palveluja tai -töitä koskevista sopimuksista, joita ei teknisistä syistä voida erottaa pääsopimuksesta.

47 artikla

Säätiö ei saa sopimuksia tehdessään syrjiä jäsenvaltioiden kansalaisia näiden kansallisuuden perusteella.

▼M1

48 artikla

Sopimuksille, joiden arvo on suurempi kuin Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistettu määrä, on saatava hallintoneuvoston hyväksyntä.

▼B

49 artikla

Sopimuksen täytäntöönpanon vakuudeksi hankkijoilta tai yrittäjiltä voidaan takuulausekkeissa vaatia, että he antavat ennakkoon vakuuden.

Vakuuden määrä vahvistetaan:

— hankintasopimuksia koskevien tavanomaisten kaupallisten ehtojen mukaisesti,

— urakkasopimuksiin liittyvien erityisten urakka-asiakirjojen mukaisesti.

Vakuus on pakollinen sellaisten urakoiden osalta, joiden arvo ►M1 ylittää Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistetun rajan ◄ . Vakuus voidaan pidättää siihen asti, kunnes urakka on lopullisesti otettu vastaan.

Kun sopimusta ei panna täytäntöön tai sen täytäntöönpano viivästyy, säätiön on hankittava vakuus siitä, että se saa korvauksen kaikista vahingoista, koroista ja kuluista siten, että korvauksen määrä sisältää kohtuullisen korvauksen vahingoista, erityisesti että se kattaa takuun määrän siitä riippumatta, onko takuun maksanut suoraan hankkija tai yrittäjä itse vai kolmas osapuoli.

▼M1

50 artikla

Sopimus voidaan tehdä ainoastaan laskun tai kuitin perusteella, kun tarvikkeiden, palvelujen tai urakoiden oletettu arvo ei ylitä Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistettuja määriä.

51 artikla

Tehtäessä tässä asetuksessa tarkoitettuja sopimuksia säätiön on noudatettava neuvoston perustamissopimuksen soveltamiseksi antamia julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia direktiivejä, kun määrät ovat yhtä suuria tai suurempia kuin kyseisissä direktiiveissä asetetut vähimmäismäärät.

▼B







II

JAKSO

LUETTELOT IRTAIMESTA JA KIINTEÄSTÄ OMAISUUDESTA

▼M1

52 artikla

Kaikesta säätiön irtaimesta ja kiinteästä omaisuudesta laaditaan komission laatiman mallin mukainen pysyvä omaisuusluettelo, johon merkitään omaisuuden määrä ja arvo. Tähän omaisuusluetteloon otetaan ainoastaan sellainen irtain omaisuus, jonka arvo ylittää 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistetun määrän.

Säätiön on tarkistutettava yksikköjensä avulla, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta.

▼B

53 artikla

Irtaimen omaisuuden myynnistä on ilmoitettava asianmukaisesti 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistetuin edellytyksin.

Säätiön työntekijät eivät saa hankkia säätiön myymää irtainta omaisuutta, lukuun ottamatta tapauksia, joissa myynti tapahtuu julkisena huutokauppana.

54 artikla

▼M1

Tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava ilmoitus tai pöytäkirja, joka varainhoidon valvojan on hyväksyttävä, omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden luovutuksesta maksua vastaan tai ilmaiseksi, sen romutuksesta, vuokraamisesta ja varkaudesta tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta.

▼B

Ilmoituksessa tai pöytäkirjassa on todettava erityisesti säätiön työntekijän tai muun henkilön mahdollinen korvausvelvollisuus.

Annettaessa irtainta omaisuutta tai suuria rakennelmia käytettäviksi korvauksetta on laadittava sopimus, joka on annettava varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten ja tällaisista tapauksista on ilmoitettava komissiolle vuosittain esitettäessä ennakkoarviota tuloista ja menoista.

55 artikla

Jokainen hankinta, joka koskee 52 artiklassa määritettyä kiinteää tai irtainta omaisuutta, on ennen maksamista merkittävä pysyvään omaisuusluetteloon.

Laskussa tai liitteenä olevassa asiakirjassa, joka on laadittu menon maksamiseksi, on oltava maininta merkinnästä.







III

JAKSO

KIRJANPITO

▼M1

56 artikla

Kirjanpito on pidettävä ecu-määräisenä kalenterivuosittain kahdenkertaista kirjanpitomenetelmää noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot; sen on perustuttava asiakirjoihin. Säätiön kirjanpito voidaan lisäksi pitää sen maan valuutassa, jossa on säätiön kotipaikka.

Tulostili ja tase esitetään ecu-määräisinä.

57 artikla

Tilisuunnitelmassa eritellään tulo- ja menoarvion tilit ja tasetilit.

Se käsittää kaksi osaa:

a) tulo- ja menoarvion tuottotilit ja kulutilit, joista on mahdollista seurata tulo- ja menoarvion yksityiskohtaista toteuttamista;

b) tasetilit, joista on käytävä ilmi säätiön varallisuus.

Näistä tileistä on käytävä ilmi säätiön oikeudellisten velvoitteiden ennakoitu vaikutus.

Kirjanpito on hoidettava siten, että vuosittain voidaan laatia tase varallisuudesta ja kuukausittain • luku- ja momenttikohtainen selvitys budjettituloista ja -menoista.

Nämä selvitykset toimitetaan varainhoidon valvojalle, tulojen ja menojen hyväksyjälle ja tilintarkastustuomioistuimelle.

58 artikla

Kaikki ennakot on kirjattava väliaikaistilille ja selvitettävä viimeistään ennakon maksua seuraavana varainhoitovuotena, ei kuitenkaan luonteeltaan pysyviä ennakkoja, joita tarkastellaan uudelleen määräajoin.

Edellä 36 artiklan 2 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetut ennakot maksatetaan pääsääntöisesti sen hankkeen toteuttamista seuraavien kuuden viikon kuluessa, johon ne on myönnetty.

59 artikla

Yksityiskohtaiset määräykset tilisuunnitelman laatimisesta ja käytöstä määritetään sekä varallisuutta että tulo- ja menoarvion toteuttamista koskevien toimenpiteiden osalta 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä.

▼B

60 artikla

Kirjanpito päätetään varainhoitovuoden päättyessä VI osastossa tarkoitettujen taseen ja tulostilin laatimiseksi. Tulostili on toimitettava varainhoidon valvojalle.







V

OSASTO

TULOJEN JA MENOJEN HYVÄKSYJIEN, TILINPITÄJIEN JA ENNAKOIDEN HOITAJIEN VASTUU

61 artikla

Kun tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa perittävät saatavat tai antaa ►M1 perintämääräyksiä ◄ , tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksua koskevan määräyksen noudattamatta kuitenkaan tätä asetusta ja sen soveltamista koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä, häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi. Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä ei laadi saatavia koskevaa asiakirjaa tai ei laadi ►M1 perintämääräyksiä ◄ taikka antaa ne perusteluitta viivästyneinä.

▼M1

Samoin menetellään, kun hän perusteettomasti laiminlyö sellaisen maksumääräyksen antamisen, josta säätiö voi joutua vastuuseen kolmansiin osapuoliin nähden, tai viivästyttää tällaisen maksumääräyksen antamista.

▼M1

62 artikla

1. Tilinpitäjiin ja avustaviin tilinpitäjiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan saattaa korvausvelvollisiksi niiden maksujen osalta, jotka he suorittavat noudattamatta 40 artiklan kolmatta kohtaa.

Heihin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät, voidaan saattaa korvausvelvollisiksi, kun heidän hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat tai niiden arvo laskee, jos kyseinen katoaminen tai arvon vähentyminen on aiheutunut heidän tahallisesta virheestään tai törkeästä huolimattomuudestaan.

He ovat samoin edellytyksin vastuussa saamiensa pankki- tai postisiirtotilien käyttöä ja hoitoa koskevien määräysten asianmukaisesta täytäntöönpanosta, ja erityisesti:

a) kun heidän suorittamansa maksut tai perinnät eivät ole vastaaviin maksumääräyksiin tai perintä-määräyksiin merkittyjen määrien mukaisia,

b) kun he suorittavat maksun muulle kuin sille, jolla on maksuun oikeus.

2. Jokaiseen ennakkoiden hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan mahdollisesti saattaa korvausvelvolliseksi, kun:

a) hän ei asianmukaisten liitetietojen avulla kykene perustelemaan suorittamiaan maksuja,

b) hän suorittaa maksun muulle kuin sille, jolla on maksuun oikeus.

Häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, kun hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat tai niiden arvo laskee, jos kyseinen katoaminen tai arvon vähentyminen on aiheutunut hänen tahallisesta virheestään tai törkeästä huolimattomuudestaan.

3. Tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien on otettava itselleen vakuutus tässä artiklassa tarkoitettujen riskien varalta.

Säätiö maksaa vakuutuksesta aiheutuvat ja muut siihen liittyvät kulut.

63 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjiin, tilinpitäjiin, avustaviin tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan saattaa korvausvelvollisiksi asetuksessa (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1860/76 tarkoitetuin edellytyksin.

▼B

64 artikla

Säätiön on kahden vuoden kuluessa tulostilin toimittamisesta päätettävä siihen liittyvien toimien osalta vastuuvapauden myöntämisestä tilinpitäjille.







VI

OSASTO

TILINPÄÄTÖKSEN ESITTÄMINEN JA TILINTARKASTUS







I

JAKSO

TILINPÄÄTÖKSEN ESITTÄMINEN

▼M1

65 artikla

Hallintoneuvosto laatii vuosittain säätiön tulostilin.

Tulostili sisältää kaikki kuluneen varainhoitovuoden tuloja ja menoja koskevat tapahtumat. Se esitetään samassa muodossa ja samaa alajaottelua noudattaen kuin tulo- ja menoarvio.

Tulostiliä edeltää selvitys kyseisen vuoden varainhoidosta. Säätiö antaa tätä selvitystä laadittaessa täsmennyksiä 2 artiklassa tarkoitettujen periaatteiden ja tavoitteiden toteuttamisesta.

66 artikla

Tulostiliin kuuluvat seuraavat taulukot jaoteltuina säätiön tulo- ja menoarvionimikkeistön mukaisesti:

1) tuloja koskeva taulukko, johon sisältyy: — arvio varainhoitovuoden tuloista, — tuloja koskevan arvion muutokset, jotka aiheutuvat täydentävistä tai korjaavista lisäarvioista, — varainhoitovuoden kuluessa todetut saatavat, — ne edellisen varainhoitovuoden saatavat, joita ei ole vielä peritty, — varainhoitovuoden kuluessa perityt tulot sekä 6 artiklan 3 kohdan mukaisesti siirretyt tulot, — määrät, joita ei ole vielä varainhoitovuoden lopussa peritty, — ne todetut saatavat, jotka ovat peruuntuneet. Tarvittaessa tähän taulukkoon liitetään yhteenveto, josta on käytävä ilmi 22 artiklassa tarkoitettujen tapahtumien saldot ja bruttomäärät;

2) varainhoitovuoden määrärahojen kehitystä esittävä taulukko, josta on käytävä ilmi: — alkuperäiset määrärahat, — muutokset, jotka aiheutuvat siirroista budjettikohdasta toiseen, — muutokset, jotka aiheutuvat täydentävistä tai korjaavista lisäarvioista, — varainhoitovuoden lopulliset määrärahat, — määrärahat, jotka on siirretty 6 artiklan mukaisesti varainhoitovuodelta;

3) menoja koskeva taulukko, jossa esitetään kyseisen varainhoitovuoden määrärahojen käyttö ja josta käy ilmi: — varainhoitovuonna suoritettaviksi tehdyt maksusitoumukset, — varainhoitovuoden määrärahoista suoritetut maksut, — määrät, joita ei ole vielä maksettu varainhoitovuoden päättyessä, — määrärahat, jotka on siirretty 6 artiklan mukaisesti, — määrärahat, jotka peruutetaan. Tarvittaessa tähän taulukkoon liitetään yhteenveto, josta käy ilmi 22 artiklassa tarkoitettujen tapahtumien saldot ja bruttomäärät;

4) edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttöä esittävä taulukko, josta käy ilmi: — siirrettyjen määrärahojen määrä, — siirretyistä määrärahoista suoritetut maksut, — käyttämättömät määrärahat, jotka peruutetaan.

67 artikla

1. Hallintoneuvosto laatii myös taseen, jossa on säätiön varat ja velat kuluneen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä.

Se liittää taseeseen samana päivänä laaditun selvityksen tileistä, josta käy ilmi tilitapahtumat ja saldot.

Tase sisältää varojen osalta perittävien tulojen määrän ja velkojen osalta sellaisten varainhoitovuoden menojen määrän, joita ei ole vielä merkitty tilinpäätökseen.

2. Nämä asiakirjat toimitetaan varainhoidon valvojalle.

68 artikla

Hallintoneuvoston on toimitettava viimeistään maaliskuun 31 päivänä Euroopan parlamentille, neuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle säätiön tulostili, selvitys varainhoidosta ja tase kuluneelta varainhoitovuodelta.

▼B







II

JAKSO

TILINTARKASTUS

69 artikla

►M1 Tilintarkastustuomioistuimella ◄ on toimivalta säätiöön Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaisesti.

70 artikla

Säätiön on neljännesvuosittain ja viimeistään kunkin vuosineljänneksen päättymistä seuraavan kuukauden kuluessa toimitettava ►M1 tilintarkastustuomioistuimelle ◄ kirjauksia koskevat asiakirjat, erityisesti sellaiset asiakirjat ja todistukset, jotka koskevat tulo- ja menoarvion toteuttamista koskevien sääntöjen täsmällistä soveltamista ja jotka liittyvät menoihin sitoutumiseen ja menojen maksamiseen sekä tulojen toteamiseen ja perimiseen.

Tilintarkastuslautakunta voi esittää säätiölle edellä tarkoitettuja asiakirjoja koskevia kysymyksiä.

71 artikla

Säätiö avustaa ►M1 tilintarkastustuomioistuina ◄ kaikin tavoin ja antaa sille kaikki tiedot, jotka se katsoo tarpeellisiksi tehtäviään suorittaessaan.

▼M1

Sen on erityisesti annettava tilintarkastustuomioistuimen käyttöön kaikki sopimusten tekemistä koskevat asiakirjat ja kaikki rahavaroja ja aineellista omaisuutta koskevat tilit, kaikki kirjanpitoon vietävät liitetiedot sekä kaikki niitä koskevat hallinnolliset asiakirjat, kaikki tuloja ja menoja koskevat liitetiedot, kaikki omaisuusluettelot ja kaikki yksikköjen hallintokaaviot, jotka tilintarkastustuomioistuin katsoo tarpeellisiksi tarkastaakseen tulostilin asiakirjojen perusteella tai paikalla, sekä kaikki asiakirjat ja tiedot, jotka on laadittu tai joita säilytetään magneettisessa muodossa.

▼B

Tämän vuoksi sen henkilöstön, jonka toimintaa tilintarkastuslautakunta tarkastaa, on erityisesti:

a) avattava kassansa ja esitettävä rahavarat, muut varat ja kaikenlainen aineellinen omaisuus sekä kaikki hallussaan olevat tilikirjat, luettelot ja muut niitä koskevat asiakirjat, ja

b) täydellisen tarkastuksen toimittamiseksi tarpeellinen kirjeenvaihto ja kaikki muut tarpeelliset asiakirjat.

▼M1

Vain tilintarkastustuomioistuin saa pyytää b alakohdassa tarkoitettuja tietoja.

▼B

Tilintarkastuslautakunnalla on toimivalta tarkastaa sellaiset tuloja ja menoja koskevat asiakirjat, jotka ovat säätiön yksiköiden ja erityisesti tuloja ja menoja koskevista päätöksistä vastuussa olevan yksikön hallussa.

Tulojen ja menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden sekä varainhoidon moitteettomuuden tarkastaminen koskee myös säätiön ulkopuolisten elinten avustuksina saamien yhteisön varojen käyttöä.

▼M1

Avustuksen myöntäminen säätiön ulkopuolisille edunsaajille edellyttää, että edunsaajat hyväksyvät kirjallisesti tilintarkastustuomioistuimen suorittaman myönnettyjen avustusten määrän käytön tarkastuksen.

72 artikla

ETY:n perustamissopimuksen 206 a artiklan mukaisesti laadittua tilintarkastustuomioistuimen kertomusta koskevat seuraavat säännökset:

1) tilintarkastustuomioistuimen on ilmoitettava säätiölle ja komissiolle viimeistään heinäkuun 15 päivänä huomautukset, jotka sen mielestä ovat sen laatuisia, että ne on esitettävä vuosikertomuksessa. Näiden huomautusten on säilyttävä luottamuksellisina. Säätiön on toimitettava vastauksensa tilintarkastustuomioistuimelle ja samanaikaisesti komissiolle viimeistään lokakuun 31 päivänä;

2) tilintarkastustuomioistuimen kertomus sisältää arvion siitä, onko varainhoito ollut moitteetonta;

3) tilintarkastustuomioistuin toteuttaa tarpeelliset toimenpiteet, jotta säätiön sen huomautuksiin antamat vastaukset julkaistaisiin välittömästi kyseisten huomautusten jälkeen;

4) tilintarkastustuomioistuin toimittaa viimeistään marraskuun 30 päivänä vastuuvapauden myöntämisestä vastaaville viranomaisille, säätiölle ja komissiolle vuosikertomuksensa yhdessä vastausten kanssa ja varmistaa, että ne julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

▼M1 —————

▼M1

74 artikla

1. Neuvoston määräenemmistöllä antamasta suosituksesta Euroopan parlamentti myöntää säätiön hallintoneuvostolle tulo- ja menoarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivään mennessä. Jos tätä määräaikaa ei voida noudattaa, Euroopan parlamentti tai neuvosto ilmoittavat hallintoneuvostolle perustelut päätöksen lykkäämiselle.

Jos Euroopan parlamentti lykkää vastuuvapauden myöntämistä koskevan päätöksen tekemistä, hallintoneuvosto pyrkii viipymättä toteuttamaan kaikki toimenpiteet helpottaakseen tämän päätöksen tiellä olevien esteiden poistamista.

2. Päätös vastuuvapauden myöntämisestä koskee säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilejä sekä niiden saldoa ja säätiön taseessa esitettyjä varoja ja velkoja; se sisältää arvion hallintoneuvoston vastuusta kuluneen varainhoitovuoden tulo- ja menoarvion toteuttamisessa.

3. Varainhoidon valvoja ottaa huomioon vastuuvapautta koskevassa päätöksessä esitetyt huomautukset.

4. Hallintoneuvosto toteuttaa kaikki aiheelliset toimenpiteet antaakseen vastauksen vastuuvapautta koskevissa päätöksissä esitettyihin huomautuksiin.

5. Säätiö laatii viimeistään sen vuoden joulukuun 15 päivänä, jona vastuuvapautta koskeva päätös tehtiin, kertomuksen toimenpiteistä, jotka on toteutettu näiden huomautusten perusteella, ja erityisesti ohjeista, jotka se on osoittanut niille, jotka osallistuvat tulo- ja menoarvion toteuttamiseen. Nämä kertomukset toimitetaan Euroopan parlamentille, neuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle.

Säätiön on sen varainhoitovuoden tulostilin liitteessä, joka seuraa varainhoitovuotta, jona vastuuvapautta koskeva päätös tehtiin, annettava myös selvitys toimenpiteistä, jotka on toteutettu vastuuvapautta koskevissa päätöksissä esitettyjen huomautusten perusteella.

6. Kirjanpitoon ja tulostilin sekä taseen laatimiseen liittyviä liitetietoja säilytetään viisi vuotta siitä päivästä, jona päätös tulo- ja menoarvion toteuttamista koskevasta vastuuvapaudesta on annettu.

Tositteita, jotka liittyvät toimintaan, jota ei ole vielä saatettu lopullisesti päätökseen, säilytetään kuitenkin yli mainitun määräajan ja sen vuoden loppuun, joka seuraa sitä vuotta, jona kyseinen toiminta päättyi.

▼B







VII

OSASTO

LOPPUSÄÄNNÖKSIÄ

▼M1

75 artikla

Hallintoneuvoston on mahdollisimman pian annettava tilintarkastustuomioistuimelle tieto kaikista päätöksistä ja kaikista toimenpiteistä, jotka se on tehnyt 3, 6, 8, 14 ja 21 artiklan mukaisesti.

Tilintarkastustuomioistuimelle ja varainhoidon valvojalle on ilmoitettava tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien nimeämisestä sekä valtuutuksista ja nimeämisistä, jotka on tehty 18, 20 ja 43 artiklan nojalla.

Hallintoneuvoston on toimitettava tilintarkastustuomioistuimelle vahvistamansa varainhoitoa koskevat sisäiset säännöt.

▼M1

75 a artikla

Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitettujen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen voimaantuloon saakka määrät, jotka liittyvät 46, 48, 49 ja 50 artiklaan, vahvistetaan seuraavasti:

— 46 artiklan a alakohta: enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan tehdä suoraan, vahvistetaan 10 000 ecua,

— 48 artikla: vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä vaaditaan hallintoneuvoston hyväksyntä, vahvistetaan 35 000 ecua,

— 49 artiklan kolmas kohta: vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä vakuus on pakollinen, vahvistetaan 250 000 ecua,

— 50 artikla: enimmäismääräksi, joihin saakka sopimus katsotaan tehdyksi ainoastaan laskun tai kuitin perusteella, vahvistetaan 750 ecua ja vastaavasti 2 000 ecua muualla kuin säätiön kotipaikassa maksettavien menojen osalta.

▼B

76 artikla

Hallintoneuvosto vahvistaa johtajan ehdotuksesta tämän asetuksen soveltamiseksi tarpeelliset yksityiskohtaiset säännöt saatuaan varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän.

77 artikla

Tämä asetus tulee voimaan viidentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.