2000Q3614 — FI — 05.08.2006 — 008.001

Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.

Muutettu:









▼B

KOMISSION TYÖJÄRJESTYS

(K(2000) 3614)







EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 16 artiklan, ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 218 artiklan 2 kohdan, ottaa. huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 131 artiklan, ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 28 artiklan 1 kohdan sekä 41 artiklan 1 kohdan, VAHVISTAA SEURAAVAN TYÖJÄRJESTYKSEN:







▼M8







I

LUKU

KOMISSIO







1

JAKSO

Yleiset säännökset

1 artikla

Kollegisuus

Komissio toimii kollegiona tämän työjärjestyksen säännöstön mukaisesti ja puheenjohtajansa määrittelemiä poliittisia suuntaviivoja noudattaen.

2 artikla

Painopisteet ja työohjelma

Komissio vahvistaa puheenjohtajansa määrittelemien poliittisten suuntaviivojen mukaisesti monivuotiset strategiset tavoitteensa ja vuosittaisen toimintastrategiansa, joiden pohjalta se hyväksyy vuosittain työohjelmansa sekä alustavan talousarvioesityksen seuraavaksi vuodeksi.

3 artikla

Puheenjohtaja

1. Puheenjohtaja voi osoittaa komission jäsenille erityisiä tehtäväalueita, joiden osalta he ovat nimenomaisesti vastuussa komission toimien valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta.

Puheenjohtaja voi milloin tahansa muuttaa näin päätettyä tehtävien jakoa.

2. Puheenjohtaja voi perustaa komission jäsenistä koostuvia pysyviä tai tilapäisiä työryhmiä, joiden puheenjohtajan hän nimeää ja joiden kokoonpanon hän määrää. Hän vahvistaa työryhmien toimeksiannon ja hyväksyy niiden toimintamuodot.

3. Puheenjohtaja edustaa komissiota. Hän nimeää ne komission jäsenet, jotka auttavat häntä tässä tehtävässä.

4 artikla

Päätöksentekomenettelyt

Komissio tekee päätöksensä:

a) komission kokouksessa suullisessa käsittelyssä; tai

b) kirjallisella menettelyllä 12 artiklan säännösten mukaisesti; tai

c) valtuutusmenettelyllä tämän 13 artiklan säännösten mukaisesti; taikka

d) toimivallansiirtomenettelyllä 14 artiklan säännösten mukaisesti.







2

JAKSO

Komission kokoukset

5 artikla

Koollekutsuminen

1. Komission kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja.

2. Komissio kokoontuu yleensä vähintään kerran viikossa. Ylimääräisiä kokouksia järjestetään aina tarvittaessa.

3. Komission jäsenten on osallistuttava kaikkiin kokouksiin. Puheenjohtaja arvioi tapauskohtaisesti tilanteet, joissa tästä velvollisuudesta voidaan poiketa.

6 artikla

Komission kokousten esityslista

1. Puheenjohtaja vahvistaa kunkin komission kokouksen esityslistan.

2. Rajoittamatta puheenjohtajan oikeutta vahvistaa esityslista ehdotukset, joista aiheutuu huomattavia menoja, on esitettävä yhteisymmärryksessä talousarviosta vastaavan komission jäsenen kanssa.

3. Komission jäsenten ehdotukset esityslistalle merkittävistä asioista on toimitettava puheenjohtajalle komission vahvistamalla tavalla 28 artiklassa tarkoitettujen soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen, jäljempänä ”soveltamissääntöjen”, mukaisesti.

4. Esityslista ja tarvittavat asiakirjat toimitetaan komission jäsenille komission vahvistamalla tavalla soveltamissääntöjen mukaisesti.

5. Komission jäsen voi esittää asian poistamista esityslistalta, jolloin asia siirretään puheenjohtajan suostumuksella seuraavaan kokoukseen.

6. Komissio voi puheenjohtajan ehdotuksesta ottaa käsiteltäväksi asian, jota ei ole esityslistalla tai jonka käsittelyssä tarvittavia valmisteluasiakirjoja ei ole toimitettu määräajassa. Komissio voi päättää jättää käsittelemättä esityslistalla olevan asian.

7 artikla

Päätösvaltaisuus

Komissio on päätösvaltainen, kun perustamissopimuksessa määrätystä jäsenmäärästä enemmistö on läsnä.

8 artikla

Päätöksenteko

1. Komissio tekee päätöksensä yhden tai useamman jäsenensä ehdotuksesta.

2. Komissio järjestää äänestyksen jäsenensä pyynnöstä. Äänestys voi koskea alkuperäistä ehdotusta tai ehdotusta, johon yksi tai useampi asiasta vastaava jäsen tai puheenjohtaja on tehnyt muutoksia.

3. Komissio tekee päätöksensä perustamissopimuksessa määrätyn jäsenmääränsä enemmistöllä.

4. Puheenjohtaja toteaa käsittelyn tuloksen, joka merkitään kokouksen pöytäkirjaan 11 artiklassa säädetyllä tavalla.

9 artikla

Luottamuksellisuus

Komission kokoukset eivät ole julkisia. Keskustelut ovat luottamuksellisia.

10 artikla

Virkamiesten ja muiden henkilöiden läsnäolo

1. Jollei komissio toisin päätä, pääsihteeri ja puheenjohtajan kabinettipäällikkö osallistuvat kokouksiin. Soveltamissäännöissä vahvistetaan muiden henkilöiden kokouksiin osallistumisen edellytykset.

2. Komission jäsenen poissaollessa hänen kabinettipäällikkönsä voi osallistua kokoukseen ja puheenjohtajan pyynnöstä esittää poissaolevan jäsenen kannan.

3. Komissio voi päättää kuulla myös muita henkilöitä.

11 artikla

Pöytäkirja

1. Jokaisesta komission kokouksesta laaditaan pöytäkirja.

2. Pöytäkirjaluonnos esitetään myöhemmässä kokouksessa komission hyväksyttäväksi. Puheenjohtaja ja pääsihteeri vahvistavat hyväksytyn pöytäkirjan nimikirjoituksillaan.







3

JAKSO

Muut päätöksentekomenettelyt

12 artikla

Päätökset kirjallisella menettelyllä

1. Komission jäsenet voivat hyväksyä yhden tai useamman jäsenen tekemän ehdotuksen kirjallisella menettelyllä edellyttäen, että ehdotukselle on saatu sekä puoltava lausunto oikeudelliselta yksiköltä että hyväksyntä komission yksiköiltä, joita on asianmukaisesti kuultu 23 artiklassa vahvistettujen edellytysten mukaisesti.

Kyseinen puoltava lausunto ja/tai kyseiset hyväksynnät voidaan korvata soveltamissäännöissä määritellyn kirjallisen viimeistelymenettelyn yhteydessä tehtävällä kabinettipäällikköjen välisellä sopimuksella.

2. Ehdotus on annettava kirjallisena tiedoksi kaikille komission jäsenille edellytyksin, jotka komissio on vahvistanut soveltamissääntöjen mukaisesti, ja ilmoitettava määräaika, jonka kuluessa jäsenten on esitettävä ehdotusta koskevat varaumat ja muutokset.

3. Komission jäsen voi kirjallisen menettelyn kuluessa pyytää, että ehdotuksesta järjestetään keskustelu. Hänen on tehtävä asiasta perusteltu pyyntö puheenjohtajalle.

4. Jos yksikään komission jäsenistä ei ole esittänyt tai pitänyt voimassa pyyntöä käsittelyn keskeyttämisestä kirjallisessa menettelyssä asetetun määräajan päättymiseen mennessä, ehdotus katsotaan komission hyväksymäksi.

13 artikla

Päätökset valtuutusmenettelyllä

1. Komissio voi valtuuttaa, edellyttäen, että sen kollegisen vastuun periaatetta täysin noudatetaan, yhden tai useamman jäsenistään toteuttamaan puolestaan hallinnointi- ja hallintotoimenpiteitä komission asettamin rajoituksin ja edellytyksin.

2. Komissio voi myös puheenjohtajan suostumuksella antaa yhden tai useamman jäsenensä tehtäväksi vahvistaa säädöksen tai muille toimielimille esitettävän ehdotuksen lopullisen tekstin, jonka asiasisällön se on hyväksynyt käsittelyssään.

3. Näin luovutetut toimivaltuudet voidaan siirtää edelleen pääjohtajalle tai toimialajohtajalle, jollei tätä nimenomaisesti kielletä valtuutuspäätöksessä.

4. Mitä säädetään 1, 2 ja 3 kohdassa, ei rajoita toimivallan siirtoa rahoitusasioissa koskevien sääntöjen soveltamista tai nimittävän viranomaisen ja palvelussopimusten tekemiseen oikeutetun viranomaisen valtuuksia.

14 artikla

Päätökset toimivallansiirtomenettelyllä

Komissio voi siirtää toimivaltaansa, edellyttäen, että sen kollegisen vastuun periaatetta täysin noudatetaan, hallinnointi- ja hallintotoimenpiteiden hyväksymisessä komission puolesta pääjohtajille ja toimialajohtajille komission asettamin rajoituksin ja edellytyksin.

15 artikla

Toimivallan siirtäminen edelleen yksittäisten avustus- ja hankintapäätösten osalta

Jos pääjohtajalle tai toimialajohtajalle on siirretty rahoituspäätösten tekemistä koskeva toimivalta 13 tai 14 artiklan mukaisesti, hän voi päättää soveltamissäännöissä vahvistetuin rajoituksin ja edellytyksin siirtää edelleen toimivallan tehdä tiettyjä yksittäisiä päätöksiä avustusten myöntämisestä tai julkisia hankintoja koskevien sopimusten tekemisestä toimivaltaiselle johtajalle tai, asiasta vastaavan komission jäsenen suostumuksella, toimivaltaiselle yksikönpäällikölle.

16 artikla

Päätösten kirjaaminen

Kirjallisella menettelyllä, valtuutusmenettelyllä ja toimivallansiirtomenettelyllä tehdyt päätökset kirjataan päivittäiseen asialuetteloon, josta tehdään merkintä komission seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.







4

JAKSO

Päätöksentekomenettelyjä koskevat yhteiset säännökset

17 artikla

Komission hyväksymien säädösten varmentaminen

1. Kokouksessa hyväksytyt säädökset liitetään todistusvoimaisella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä erottamattomasti tiivistelmään, joka laaditaan sen komission kokouksen jälkeen, jossa ne on hyväksytty. Nämä säädökset varmennetaan puheenjohtajan ja pääsihteerin allekirjoituksilla tiivistelmän viimeisellä sivulla.

2. Kirjallisella menettelyllä ja valtuutusmenettelyllä 12 artiklan ja 13 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaisesti hyväksytyt säädökset liitetään todistusvoimaisella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä erottamattomasti 16 artiklassa mainittuun päivittäiseen asialuetteloon. Nämä säädökset varmennetaan pääsihteerin allekirjoituksella päivittäisen asialuettelon viimeisellä sivulla.

3. Toimivallansiirtomenettelyllä tai toimivaltaa edelleen siirtäen hyväksytyt säädökset liitetään todistusvoimaisella kielellä tai todistusvoimaisilla kielillä erottamattomasti 16 artiklassa mainittuun päivittäiseen asialuetteloon. Nämä säädökset varmennetaan sen virkamiehen, jolle toimivalta on siirretty 13 artiklan 3 kohdan, 14 artiklan tai 15 artiklan nojalla, allekirjoittamalla omavarmenteisella todistuksella.

4. Tässä työjärjestyksessä ”säädöksillä” tarkoitetaan EY:n perustamissopimuksen 249 artiklassa ja Euratomin perustamissopimuksen 161 artiklassa määrättyjä säädöksiä.

5. Tässä työjärjestyksessä ”todistusvoimaisilla kielillä” tarkoitetaan yhteisöjen kaikkia virallisia kieliä, kun kyseessä on yleisesti sovellettava säädös, ja muun säädöksen osalta niiden kieliä, joille se on osoitettu, sanotun kuitenkaan rajoittamatta neuvoston asetuksen (EY) N:o 930/2004 ( 1 ) soveltamista.







5

JAKSO

Komission päätösten valmistelu ja täytäntöönpano

18 artikla

Komission jäsenten ryhmät

Komission jäsenten ryhmät osallistuvat komission työskentelyn koordinointiin ja valmisteluun komission vahvistamien strategisten tavoitteiden ja painopisteiden sekä puheenjohtajan antaman toimeksiannon ja hänen vahvistamiensa poliittisten suuntaviivojen mukaisesti.

19 artikla

Kabinetit ja suhteet komission yksiköihin

1. Kullakin komission jäsenellä on käytettävissään kabinetti, joka avustaa häntä hänen tehtäviensä hoitamisessa ja komission päätösten valmistelussa. Puheenjohtaja vahvistaa kabinetin kokoonpanoa koskevat säännöt.

2. Komission jäsen hyväksyy työskentelytavat yhdessä hänen vastuullaan olevien yksiköiden kanssa. Erityisesti täsmennetään, millä tavoin komission jäsen antaa ohjeensa kyseisille yksiköille, joilta hän saa säännöllisesti kaiken toimialaansa liittyvän ja velvollisuuksiensa täyttämiseksi tarvitsemansa tiedon.

20 artikla

Pääsihteeri

1. Pääsihteeri avustaa puheenjohtajaa komission työskentelyn valmistelemisessa ja sen kokousten järjestämisessä. Pääsihteeri avustaa myös 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti perustettujen työryhmien puheenjohtajia työryhmien kokousten valmistelemisessa ja järjestämisessä.

2. Pääsihteeri huolehtii päätöksentekomenettelyjen noudattamisesta ja valvoo 4 artiklassa tarkoitettujen päätösten täytäntöönpanoa.

3. Pääsihteeri huolehtii osaltaan yksiköiden välillä työskentelyn valmisteluvaiheessa tarvittavasta koordinoinnista 23 artiklan säännösten mukaisesti ja valvoo komission käsiteltäväksi toimitettavien asiakirjojen sisällön laatua ja niiden muotoa koskevien sääntöjen noudattamista.

4. Erityistapauksia lukuun ottamatta pääsihteeri varmistaa tarvittavin toimenpitein, että komission säädökset annetaan tiedoksi ja julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja että komission ja sen yksiköiden asiakirjat toimitetaan Euroopan yhteisöjen muille toimielimille.

5. Pääsihteeri huolehtii virallisista yhteyksistä muihin Euroopan yhteisöjen toimielimiin paitsi tilanteissa, joissa komissio päättää käyttää toimivaltaa itse tai luovuttaa sen komission jäsenille tai yksiköille. Pääsihteeri seuraa Euroopan yhteisöjen muiden toimielinten työskentelyä ja pitää komission siitä ajan tasalla.







II

LUKU

KOMISSION YKSIKÖT

21 artikla

Yksiköiden rakenne

Komissiolla on toimintansa valmistelua ja toteuttamista varten pääosastoja ja niihin verrattavia toimialoja, jotka muodostavat komission hallintokokonaisuuden.

Pääosastot ja niihin verrattavat toimialat on yleensä jaettu linjoiksi ja linjat edelleen yksiköiksi.

22 artikla

Erityistoimintojen ja erityisrakenteiden perustaminen

Komissio voi erityistapauksissa perustaa tiettyjä tehtäviä hoitamaan erityistoimintoja ja erityisrakenteita, joille se määrittää toimivaltuudet ja toimintasäännöt.

23 artikla

Yksiköiden yhteistyö ja koordinointi

1. Jotta komission toiminta olisi tehokasta, sen yksiköt työskentelevät kiinteässä yhteistyössä ja koordinoidusti päätösten valmistelusta ja täytäntöönpanotoimien aloittamisesta lähtien.

2. Aloitteen valmistelusta vastaava yksikkö huolehtii alusta alkaen siitä, että kaikki yksiköt, joita aloite perustellusti koskee niiden toimivallan tai tehtävien jaon taikka asian luonteen perusteella, todella toimivat koordinoidusti keskenään.

3. Ennen kuin asiakirja toimitetaan komission käsittelyyn, asiasta vastaava yksikkö kuulee hyvissä ajoin soveltamissääntöjen mukaisesti kaikkia yksiköitä, joita asia perustellusti koskee.

4. Oikeudellista yksikköä on kuultava kaikista säädösluonnoksista tai säädösehdotuksista sekä kaikista sellaisista asiakirjoista, joilla voi olla oikeudellista merkitystä.

Oikeudellista yksikköä on aina kuultava ennen 12, 13 ja 14 artiklassa säädettyjen päätöksentekomenettelyjen aloittamista, paitsi kun on kyse vakiosäädöksiä koskevista päätöksistä, joita oikeudellinen yksikkö on puoltanut aiemmin (toistuvat säädökset). Kuuleminen ei ole tarpeen, kun on kyse 15 artiklassa tarkoitetuista päätöksistä.

5. Pääsihteeriä on kuultava kaikista sellaisista aloitteista,

a) jotka ovat poliittisesti merkittäviä; tai

b) jotka mainitaan komission vuotuisessa työohjelmassa sekä rakennerahastojen voimassa olevassa ohjelmasuunnittelun välineessä; tai

c) joihin liittyy institutionaalisia näkökohtia; taikka

d) joille tehdään vaikutusarviointi tai joista järjestetään julkinen kuuleminen.

6. Talousarviosta, henkilöstöstä ja hallinnosta vastaavia pääosastoja on kuultava kaikista sellaisista asiakirjoista, 15 artiklassa tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, joilla voi olla vaikutusta talousarvioon, varainhoitoon, henkilöstöön tai hallintoon. Myös petostentorjunnasta vastaavaa yksikköä on tarvittaessa kuultava.

7. Asiasta vastaava yksikkö pyrkii laatimaan ehdotuksen, josta kuultavina olevat yksiköt voivat päästä yksimielisyyteen. Jos yksimielisyyteen ei päästä, asiasta vastaavan yksikön on liitettävä ehdotukseen edellä tarkoitettujen yksiköiden eriävät lausunnot, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 12 artiklan soveltamista.







III

LUKU

SIJAISUUDET

24 artikla

Viranhoidon jatkuvuus

Komission jäsenet ja yksiköt huolehtivat, että kaikki asianmukaiset toimenpiteet toteutetaan viranhoidon jatkuvuuden varmistamiseksi noudattaen komission tai puheenjohtajan tätä varten antamia säännöksiä.

25 artikla

Puheenjohtajan sijainen

Jos puheenjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan toimii varapuheenjohtaja tai muu komission jäsen puheenjohtajan määräämän järjestyksen mukaisesti.

26 artikla

Pääsihteerin sijainen

Jos pääsihteeri on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan toimii virkaiältään vanhin paikalla oleva apulaispääsihteeri tai, jos yhtä pitkään virassa olleita on useita, näistä iältään vanhin, tai muu komission nimeämä virkamies.

Jos paikalla ei ole apulaispääsihteeriä eikä komissio ole nimennyt sijaiseksi muuta virkamiestä, sijaisena toimii ura-alueeltaan ja palkkaluokaltaan korkeimmassa asemassa oleva virkaiältään vanhin paikalla oleva virkamies tai, jos yhtä pitkään virassa olleita on useita, näistä iältään vanhin.

27 artikla

Esimiesten sijaiset

1. Jos pääjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan toimii virkaiältään vanhin paikalla oleva varapääjohtaja tai, jos yhtä pitkään virassa olleita on useita, näistä iältään vanhin tai komission nimeämä muu virkamies.

Jos paikalla ei ole varapääjohtajaa eikä komissio ole nimennyt sijaiseksi muuta virkamiestä, sijaisena toimii ura-alueeltaan ja palkkaluokaltaan korkeimmassa asemassa oleva virkaiältään vanhin paikalla oleva virkamies tai, jos yhtä pitkään virassa olleita on useita, näistä iältään vanhin.

2. Jos yksikönpäällikkö on estynyt hoitamasta tehtäviään, hänen sijaisenaan toimii apulaisyksikönpäällikkö tai muu pääjohtajan nimeämä virkamies.

Jos paikalla ei ole apulaisyksikönpäällikköä eikä pääjohtaja ole nimennyt sijaiseksi muuta virkamiestä, sijaisena toimii ura-alueeltaan ja palkkaluokaltaan korkeimmassa asemassa oleva virkaiältään vanhin paikalla oleva virkamies tai, jos yhtä pitkään virassa olleita on useita, näistä iältään vanhin.

3. Tehtäviensä hoitamisesta estyneen muun esimiehen sijaisena toimii pääjohtajan nimeämä virkamies, joka on valittu kyseisestä pääosastosta vastaavan komission jäsenen suostumuksella. Jos sijaista ei ole nimetty, sijaisena toimii ura-alueeltaan ja palkkaluokaltaan korkeimmassa asemassa oleva virkaiältään vanhin paikalla oleva virkamies tai, jos yhtä pitkään virassa olleita on useita, näistä iältään vanhin.







IV

LUKU

LOPPUSÄÄNNÖKSET

28 artikla

Soveltamissäännöt ja täydentävät toimenpiteet

Komissio antaa tarvittaessa tämän työjärjestyksen soveltamissäännöt.

Komissio voi hyväksyä toimintatapojaan ja yksiköidensä toimintatapoja koskevia täydentäviä toimenpiteitä ottaen huomioon tekniikan ja tietotekniikan kehityksen.

29 artikla

Voimaantulo

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2006.

▼B









LIITE

TOIMINTASÄÄNNÖT HYVÄSTÄ HALLINTOTAVASTA EUROOPAN KOMISSION HENKILÖSTÖLLE SUHTEISSAAN YLEISÖÖN

Laadukas palvelu

Komission ja sen henkilöstön tehtävänä on palvella yhteisön etua ja siten yleistä etua.

Yleisö odottaa oikeutetusti laadukasta palvelua ja avointa, helposti lähestyttävää ja hyvin hoidettua hallintoa.

Korkealaatuinen palvelu edellyttää komissiolta ja sen henkilöstöltä kohteliaisuutta, objektiivisuutta ja tasapuolisuutta.

Tavoite

Täyttääkseen hyvää hallintotapaa koskevat velvollisuutensa erityisesti yleisön kanssa asioidessaan komissio sitoutuu noudattamaan päivittäisessä työssään näiden toimintasääntöjen mukaista hyvää hallintotapaa.

Soveltamisala

Toimintasäännöt sitovat Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevissa palvelussuhteen ehdoissa, jäljempänä ”henkilöstösäännöt”, sekä muissa Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavissa komission ja sen henkilöstön suhteita koskevissa säännöksissä tarkoitettua koko henkilöstöä. Kuitenkin yksityisoikeudellisessa työsuhteessa olevien henkilöiden, kansallisten viranomaisten lähettämien asiantuntijoiden, harjoittelijoiden ja muiden komission lukuun työskentelevien olisi noudatettava työssään toimintasääntöjä.

Komission ja sen henkilöstön välisiä suhteita sääntelevät yksinomaan henkilöstösäännöt.

1. YLEISET PERIAATTEET HYVÄSTÄ HALLINTOTAVASTA

Komissio noudattaa suhteissaan yleisöön seuraavia yleisiä periaatteita.

Laillisuus Komissio toimii lain mukaan ja noudattaa yhteisön lainsäädännössä säädettyjä sääntöjä ja menettelyjä.

Syrjimättömyys ja yhdenvertainen kohtelu Komissio noudattaa syrjimättömyyden periaatetta ja erityisesti takaa yhdenvertaisen kohtelun kaikille riippumatta kansallisuudesta, sukupuolesta, rodusta, etnisestä alkuperästä, uskonnosta tai vakaumuksesta, vammaisuudesta, iästä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Sen vuoksi samankaltaisten tapausten erilainen käsittely on perusteltava erikseen tapauksen erityispiirteillä.

Suhteellisuus Komissio huolehtii, että toteutetut toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa tavoitteisiin. Komissio huolehtii erityisesti, että näiden toimintasääntöjen soveltaminen ei johda hallinnollisiin tai talousarvioon kohdistuviin rasituksiin, jotka eivät ole suhteessa odotettavissa olevaan hyötyyn.

Yhdenmukaisuus Komission on oltava yhdenmukainen hallintotavassaan ja noudatettava tavanomaista käytäntöään. Poikkeamat tästä periaatteesta on asianmukaisesti perusteltava.

2. HYVÄN HALLINTOTAVAN SUUNTAVIIVAT

Objektiivisuus ja tasapuolisuus

Henkilöstö toimii kaikissa tilanteissa objektiivisesti ja tasapuolisesti yhteisön ja yleisen edun hyväksi. Henkilöstön jäsenet toimivat itsenäisesti komission määrittelemän politiikan rajoissa eivätkä saa koskaan antaa henkilökohtaisten tai kansallisten etujen tai poliittisen painostuksen vaikuttaa toimintaansa.

Tietojen antaminen hallintomenettelyistä

Jos henkilö pyytää tietoja komission hallintomenettelystä, henkilöstön on huolehdittava, että tiedot toimitetaan pyytäjälle kyseiselle menettelylle asetetun määräajan kuluessa.

3. TIEDOT OSAPUOLTEN OIKEUKSISTA

Kaikkien niiden osapuolten kuuleminen, joiden välitöntä etua asia koskee

Jos yhteisön lainsäädännössä säädetään, että kaikkia asianomaisia on kuultava, henkilöstön on varmistettava, että asianomaisille annetaan tilaisuus esittää näkemyksensä.

Perusteluvelvollisuus

Komission päätöksessä olisi selkeästi ilmoitettava päätöksen perustelut, ja päätös olisi toimitettava kaikille asianomaisille henkilöille ja osapuolille.

Päätös olisi yleensä perusteltava yksityiskohtaisesti. Jos yksittäisten päätösten yksityiskohtainen perusteleminen ei kuitenkaan ole mahdollista esimerkiksi sen tähden, että on tehty useita samankaltaisia päätöksiä, jotka koskevat hyvin monia henkilöitä, osapuolille voidaan toimittaa vakiomuotoiset ilmoitukset. Näissä vakiovastauksissa olisi ilmoitettava päätöksen tärkeimmät perustelut. Yksityiskohtaiset perustelut olisi myös toimitettava asianomaiselle, joka niitä erikseen pyytää.

Velvollisuus ilmoittaa muutoksenhakumahdollisuudesta

Jos päätökseen voidaan yhteisön lainsäädännön mukaan hakea muutosta, tiedoksiannettavassa päätöksessä olisi selkeästi kerrottava tästä mahdollisuudesta ja siitä, miten muutosta haetaan (on ilmoitettava muutoksenhaun määräaika sekä sen henkilön tai elimen nimi ja virkaosoite, jolle muutoksenhaku on osoitettava).

Tarvittaessa päätöksessä olisi mainittava mahdollisuudesta nostaa kanne Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 230 artiklan mukaisesti ja/tai kannella Euroopan oikeusasiamiehelle perustamissopimuksen 195 artiklan mukaisesti.

4. TIEDUSTELUIHIN VASTAAMINEN

Komission olisi vastattava tiedusteluihin asianmukaisesti ja mahdollisimman nopeasti.

Asiakirjapyynnöt

Jos asiakirja on jo julkaistu, kysyjää kehotetaan ottamaan yhteyttä Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston myyntihenkilöstöön tai tiedotuskeskukseen tai muuhun vastaavaan palvelupisteeseen, kuten Eurooppa-tietopisteisiin ja eurotietokeskuksiin jne., joissa asiakirjoihin voi tutustua vapaasti. Monet asiakirjat ovat helposti saatavissa myös sähköisessä muodossa.

Asiakirjojen julkisuudesta päätetään erikseen.

Kirjeenvaihto

Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 21 artiklan mukaisesti komissiolle voi kirjoittaa jollakin Euroopan yhteisön virallisista kielistä ja saada vastauksen samalla kielellä.

Komissiolle osoitettuun kirjeeseen on vastattava viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun asiasta vastaava komission yksikkö on saanut kirjeen. Vastauksessa olisi ilmoitettava asiasta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot.

Jos vastausta ei voida lähettää viidentoista työpäivän kuluessa tai jos vastaaminen edellyttää muita toimenpiteitä, kuten muiden yksiköiden lausuntoa tai käännöstyötä, vastuuhenkilön on lähetettävä väliaikainen vastaus, jossa ilmoitetaan, mihin päivämäärään mennessä kysyjä voi odottaa saavansa vastauksen vaadittavan lisätyön takia ottaen lisäksi huomioon asian kiireellisyys ja monimutkaisuus.

Jos vastauksen laatiminen annetaan muun kuin sen yksikön tehtäväksi, jolle alkuperäinen kirje oli osoitettu, kirjeen lähettäjälle olisi ilmoitettava sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jonka hoidettavaksi kirje on siirretty.

Näitä sääntöjä ei sovelleta asiattomiksi katsottaviin kirjeisiin, kuten toistuviin, loukkaaviin ja/tai ilman ymmärrettävää tarkoitusta oleviin kirjeisiin. Tällöin komissio varaa oikeuden olla jatkamatta tällaista kirjeenvaihtoa.

Puhelinviestintä

Vastatessaan puhelimeen henkilöstöön kuuluvan on ilmoitettava nimensä tai yksikkönsä nimi. Soittopyyntöihin on vastattava mahdollisimman nopeasti.

Henkilöstöön kuuluvan on annettava tietoja asioista, jotka kuuluvat suoraan hänen vastuualueeseensa. Muussa tapauksessa kysyjä on ohjattava oikeaan paikkaan. Tarvittaessa kysyjää olisi pyydettävä ottamaan yhteyttä vastaajan esimieheen tai vastaajan on keskusteltava esimiehensä kanssa ennen tietojen luovuttamista.

Jos tiedustelu koskee. asiaa, joka kuuluu vastaajan vastuualueeseen, hän ottaa selvää kysyjän henkilöllisyydestä ja tarkistaa ennen tietojen luovuttamista, onko ne jo julkistettu. Jos tietoja ei ole vielä julkistettu, vastaaja voi katsoa, että tietojen luovuttaminen ei ole yhteisön edun mukaista. Tällöin hänen olisi selitettävä kysyjälle, miksi tietoja ei voida luovuttaa, ja tarvittaessa viitattava henkilöstösääntöjen 17 artiklassa säädettyyn vaitiolovelvollisuuteen.

Tarvittaessa kysyjää olisi pyydettävä vahvistamaan puhelimitse esitetty tiedustelu kirjallisena.

Sähköposti

Henkilöstöön kuuluvan on vastattava sähköpostiviesteihin nopeasti noudattaen suuntaviivoja puhelinviestinnästä.

Kirjeen luonteisia sähköpostiviestejä on kuitenkin käsiteltävä kirjeenvaihtoa koskevien ohjeiden mukaisesti ja samoja määräaikoja noudattaen.

Tiedotusvälineiden tiedustelut

Lehdistö- ja viestintäpalvelu vastaa komission suhteista tiedotusvälineisiin. Henkilöstöön kuuluva voi kuitenkin vastata tiedusteluun, jos se koskee teknisluontoista asiaa, joka kuuluu selkeästi hänen vastuualueeseensa.

5. HENKILÖTIETOJEN JA LUOTTAMUKSELLISTEN TIETOJEN SUOJA

Komission ja sen henkilöstön on noudatettava erityisesti

— sääntöjä yksityisyyden ja henkilötietojen suojasta,

— Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 287 artiklan määräyksiä ja erityisesti niitä, jotka koskevat salassapitovelvollisuutta,

— rikostutkinnan salaisuussääntöjä,

— sellaisten asioiden luottamuksellisuutta, joita käsitellään henkilöstösääntöjen 9 artiklan sekä liitteiden II ja III mukaisesti perustetuissa eri komiteoissa.

6. KANTELUT

Euroopan komissio

Näissä toimintasäännöissä esitettyjen periaatteiden rikkomisesta voidaan kannella suoraan Euroopan komission pääsihteeristölle ( 2 ), joka toimittaa kantelun edelleen asianomaiselle yksikölle.

Pääjohtajan tai yksikön päällikön on vastattava kantelijalle kirjallisesti kahden kuukauden kuluessa. Sen jälkeen kantelijalla on kuukausi aikaa pyytää Euroopan komission pääsihteeriä tutkimaan kantelu uudelleen. Pääsihteerin on vastattava pyyntöön kuukauden kuluessa.

Euroopan oikeusasiamies

Euroopan oikeusasiamiehelle voidaan myös kannella Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 195 artiklan ja Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön mukaisesti.

▼M1

KOMISSION TURVALLISUUSSÄÄNNÖKSET

Sekä katsoo seuraavaa:

(1) Komission toimintojen kehittämiseksi luottamuksellisuutta edellyttävillä aloilla on asianmukaista ottaa käyttöön kattava komissiota, muita toimielimiä, Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksella tai Euroopan unionista tehdyllä sopimuksella taikka niiden nojalla perustettuja elimiä, toimistoja ja virastoja, jäsenvaltioita sekä kaikkia muita Euroopan unionin turvaluokitellun tiedon, jäljempänä ”EU:n turvaluokiteltu tieto”, vastaanottajia koskeva turvallisuusjärjestelmä.

(2) Näin perustetun turvallisuusjärjestelmän tehokkuuden varmistamiseksi komissio antaa EU:n turvaluokitellun tiedon ainoastaan sellaisten ulkopuolisten elinten käyttöön, jotka antavat takeet siitä, että ne ovat toteuttaneet kaikki tarvittavat toimenpiteet näitä säännöksiä ehdottomasti vastaavien sääntöjen soveltamiseksi.

(3) Näiden säännösten soveltaminen ei rajoita Euroopan ydinenergiayhteisön perustamissopimuksen 24 artiklan soveltamisesta 31 päivänä heinäkuuta 1958 annetun asetuksen N:o 3 ( 3 ), salassapidettävien tilastotietojen luovuttamisesta Euroopan yhteisöjen tilastotoimistolle 11 päivänä kesäkuuta 1990 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1588/90 ( 4 ) ja tietojenkäsittelyjärjestelmien suojaamisesta 23 päivänä marraskuuta 1995 tehdyn komission päätöksen K(95) 1510 lopullinen soveltamista.

(4) Komission turvallisuusjärjestelmä perustuu neuvoston turvallisuussääntöjen vahvistamisesta 19 päivänä maaliskuuta 2001 tehdyssä neuvoston päätöksessä 2001/264/EY ( 5 ) esitettyihin periaatteisiin unionin päätöksentekomenettelyn kitkattoman toiminnan varmistamiseksi.

(5) Komissio korostaa sitä, että muut toimielimet on tarvittaessa saatava mukaan noudattamaan niitä luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja vaatimuksia, jotka ovat välttämättömiä unionin ja sen jäsenvaltioiden etujen suojelemiseksi.

(6) Komissio tunnustaa tarpeen luoda komission oma turvallisuusjärjestelmä ottaen huomioon kaikki turvallisuuteen liittyvät tekijät ja komission erityisluonne toimielimenä.

(7) Näiden säännösten soveltaminen ei rajoita perustamissopimuksen 255 artiklan ja Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 ( 6 ) säännösten soveltamista,







1 artikla

Komission turvallisuussäännöt vahvistetaan liitteessä.

2 artikla

1. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että komissiossa työskentelevät komission virkamiehet ja muu henkilöstö sekä komissiossa avustajina toimivat henkilöt noudattavat 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä käsitellessään EU:n turvaluokiteltua tietoa ja että näitä sääntöjä noudatetaan kaikissa komission toimitiloissa, myös unionin alueella sijaitsevissa edustustoissa ja toimistoissa sekä yhteisön ulkopuolisissa maissa toimivissa lähetystöissä, ja että myös komission ulkopuoliset toimeksisaajat noudattavat niitä.

▼

Kun komission ja ulkopuolisen toimeksisaajan tai tuensaajan väliseen sopimukseen tai tukisopimukseen liittyy EU:n turvaluokitellun tiedon käsittelyä toimeksisaajan tai tuensaajan toimitiloissa, asianmukaisten toimenpiteiden, jotka mainitun ulkopuolisen toimeksisaajan tai tuensaajan on toteutettava 1 artiklassa tarkoitettujen sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi EU:n turvaluokiteltua tietoa käsiteltäessä, on oltava erottamaton osa sopimusta tai tukisopimusta.

▼M1

2. Jäsenvaltiot, muut toimielimet, perustamissopimuksilla taikka niiden nojalla perustetut elimet, toimistot ja virastot voivat saada EU:n turvaluokiteltua tietoa sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että kun EU:n turvaluokiteltua tietoa käsitellään, niiden yksiköissä ja toimitiloissa sovelletaan 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ehdottomasti vastaavia sääntöjä, erityisesti kun tämä koskee seuraavia henkilöitä:

a) jäsenvaltioiden pysyvien Euroopan unionissa olevien edustustojen jäsenet sekä komission tai sen elinten kokouksiin tai muihin komission toimiin osallistuvat kansallisten valtuuskuntien jäsenet;

b) muut jäsenvaltioiden kansallisiin hallintoihin kuuluvat henkilöt, jotka käsittelevät EU:n turvaluokiteltua tietoa riippumatta siitä, ovatko he palveluksessa jäsenvaltioiden alueella tai ulkomailla;

c) EU:n turvaluokiteltua tietoa käsittelevät ulkopuoliset toimeksisaajat ja komennuksella olevat työntekijät.

3 artikla

Yhteisön ulkopuoliset maat, kansainväliset järjestöt ja muut elimet voivat saada EU:n turvaluokiteltua tietoa sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että tällaista tietoa käsiteltäessä noudatetaan 1 artiklassa tarkoitettuja sääntöjä ehdottomasti vastaavia sääntöjä.

4 artikla

Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen voi toteuttaa liitteessä olevan II osan mukaisia toimenpiteitä noudattaen liitteessä olevassa I osassa olevia turvallisuutta koskevia perusperiaatteita ja vähimmäisvaatimuksia.

5 artikla

Näillä säännöksillä korvataan niiden soveltamispäivästä alkaen

a) Euroopan unionin toiminnan yhteydessä tuotettuun tai välitettyyn turvaluokiteltuun tietoon sovellettavista turvatoimista 30 päivänä marraskuuta 1994 tehty komission päätös K(94) 3282;

b) lupamenettelystä, jolla Euroopan komission virkamiehet ja muuhun henkilöstöön kuuluvat voidaan oikeuttaa komission hallussa olevien luokiteltujen tietojen saamiseen, 25 päivänä helmikuuta 1999 tehty komission päätös K(1999) 423.

6 artikla

Näiden säännösten soveltamispäivästä alkaen kaikki komission hallussa ennen kyseistä päivämäärää oleva turvaluokiteltu tieto, Euratomin turvaluokiteltua tietoa lukuun ottamatta,

a) jos se on komission tuottamaa, luokitellaan järjestelmällisesti uudelleen turvaluokkana ” ► RESTREINT UE ◄ ”, jollei sen kirjoittaja päätä antaa sille uutta luokitusta 31 päivään tammikuuta 2002 mennessä. Tällaisissa tapauksissa kirjoittajan on ilmoitettava asiasta kaikille asianomaisen asiakirjan vastaanottajille;

b) jos se on tuotettu komission ulkopuolella, säilyttää alkuperäisen turvaluokituksensa, minkä johdosta sitä pidetään samantasoisena EU:n turvaluokiteltuna tietona, jollei kirjoittaja suostu turvaluokan poistamiseen tai alentamiseen.









LIITE

TURVALLISUUSSÄÄNNÖT

Sisällysluettelo I OSA: TURVALLISUUTTA KOSKEVAT PERUSPERIAATTEET JA VÄHIMMÄISVAATIMUKSET 1 JOHDANTO 2 YLEISET PERIAATTEET 3 TURVALLISUUDEN PERUSTEET 4 TIETOTURVAN PERIAATTEET 4.1. Tavoitteet 4.2. Määritelmät 4.3. Turvaluokitus 4.4. Turvatoimien tavoitteet 5 TURVALLISUUSJÄRJESTELYT 5.1. Yhteiset vähimmäisvaatimukset 5.2. Järjestelyt 6 HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUS 6.1. Henkilöstön luotettavuuden selvittäminen 6.2. Luotettavuusselvitysrekisteri 6.3. Henkilöstölle annettavat turvallisuusohjeet 6.4. Johdon velvollisuudet 6.5. Henkilöstön oikeudellinen asema turvallisuusasioissa 7 FYYSINEN TURVALLISUUS 7.1. Suojauksen tarve 7.2. Tarkastukset 7.3. Kiinteistöjen turvallisuus 7.4. Varautumissuunnitelmat 8 TIETOTURVA 9 SABOTOINNIN JA MUUNLAISEN TAHALLISEN VAHINGOITTAMISEN TORJUNTA 10 TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMINEN YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE II OSA: TURVALLISUUSJÄRJESTELYT KOMISSIOSSA 11 TURVALLISUUSASIOISTA VASTAAVA KOMISSION JÄSEN 12 KOMISSION TURVALLISUUSASIOIDEN NEUVONANTAJARYHMÄ 13 KOMISSION TURVALLISUUSLAUTAKUNTA 14 KOMISSION TURVALLISUUSTOIMISTO 15 TURVALLISUUSTARKASTUKSET 16 TURVALUOKAT, -OSOITTIMET JA -MERKINNÄT 16.1. Luokitteluasteet 16.2. Turvaosoittimet 16.3. Merkinnät 16.4. Turvaluokan merkintätapa 16.5. Turvaosoittimien merkintätapa 17 TURVALUOKITTELUN HALLINNOINTI 17.1. Yleistä 17.2. Turvaluokituksen soveltaminen 17.3. Turvaluokan alentaminen ja poistaminen 18 FYYSINEN TURVALLISUUS 18.1. Yleistä 18.2. Turvallisuutta koskevat vaatimukset 18.3. Fyysiset turvatoimet 18.3.1. Turva-alueet 18.3.2. Hallinnollinen alue 18.3.3. Tulo- ja lähtötarkastukset 18.3.4. Vartiointikierrokset 18.3.5. Turvalliset säilytyspaikat ja kassaholvit 18.3.6. Lukot 18.3.7. Avainten ja yhdistelmien valvonta 18.3.8. Tunkeutumisen havaitsemislaitteet 18.3.9. Hyväksytty laitteisto 18.3.10. Kopio- ja faksilaitteiden fyysinen suojaus 18.4. Suojautuminen salakatselulta ja salakuuntelulta 18.4.1. Salakatselu 18.4.2. Salakuuntelu 18.4.3. Sähköisten laitteiden ja äänityslaitteiden tuominen 18.5. Teknisesti suojatut alueet 19 TIEDONSAANTITARPEEN PERIAATETTA JA EU:N HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUSSELVITYSTÄ KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT 19.1. Yleistä 19.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt 19.3 ► SECRET UE ◄ - ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt 19.4. ► RESTREINT UE ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt 19.5. Henkilösiirrot 19.6. Erityisohjeet 20 KOMISSION VIRKAMIESTEN JA MUUN HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUSSELVITYSMENETTELY 21 EU:N TURVALUOKITELTUJEN ASIAKIRJOJEN VALMISTELU, JAKELU JA LÄHETTÄMINEN, KURIIREIHIN SOVELLETTAVAT TURVATOIMET, YLIMÄÄRÄISET KOPIOT, KÄÄNNÖKSET JA OTTEET 21.1. Valmistelu 21.2. Jakelu 21.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen lähettäminen22 21.3.1. Pakkaukset ja kuitit22 21.3.2. Lähettäminen kiinteistöjen tai kiinteistöryhmien sisällä 21.3.3. Lähettäminen valtion sisällä 21.3.4. Lähettäminen valtiosta toiseen 21.3.5. ► RESTREINT UE ◄ -asiakirjojen lähettäminen 21.4. Kuriireihin sovellettavat turvatoimet 21.5. Sähköiset ja muut tekniset lähetyskeinot 21.6. EU:n turvaluokitelluista asiakirjoista tehdyt ylimääräiset kopiot, käännökset ja otteet 22 EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON REKISTERIT, INVENTOINNIT, TARKASTUKSET, SÄILYTTÄMINEN ARKISTOISSA JA HÄVITTÄMINEN 22.1. EU turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit 22.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -rekisteri 22.2.1. Yleistä 22.2.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -keskusrekisteri 22.2.3. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -alarekisterit 22.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen inventointi ja tarkastukset 22.4. EU:n turvaluokitellun tiedon säilyttäminen arkistoissa 22.5. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen 22.6. Hävittäminen hätätapauksissa 23 KOMISSION TILOJEN ULKOPUOLELLA JÄRJESTETTÄVIÄ KOKOUKSIA, JOISSA KÄSITELLÄÄN EU:N TURVALUOKITELTUA TIETOA, KOSKEVAT TURVATOIMET 23.1. Yleistä 23.2. Vastuualueet 23.2.1. Komission turvallisuustoimisto 23.2.2. Kokouksen turvavastaava (MSO) 23.3. Turvatoimet 23.3.1. Turva-alueet 23.3.2.. Kulkuluvat 23.3.3. Kuvan- ja äänentallennuslaitteiston tarkastaminen 23.3.4. Salkkujen, kannettavien tietokoneiden ja pakettien tarkastus 23.3.5. Tekninen suojaus 23.3.6. Valtuuskuntien asiakirjat 23.3.7. Asiakirjojen säilyttäminen turvallisessa paikassa 23.3.8. Tilojen tarkastus 23.3.9. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen hävittäminen 24 EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON TURVALLISUUDEN RIKKOMINEN JA VAARANTAMINEN 24.1. Määritelmät 24.2. Turvallisuuden vaarantumisesta raportoiminen 24.3. Oikeustoimet 25 TIETO- JA TIETOLIIKENNEJÄRJESTELMISSÄ KÄSITELTÄVÄN EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON SUOJAUS 25.1. Johdanto 25.1.1. Yleistä 25.1.2. Järjestelmiin kohdistuvat uhat ja järjestelmien haavoittuvuus 25.1.3. Turvatoimien päätarkoitus 25.1.4. Järjestelmäkohtainen turvavaatimusilmoitus (SSRS) 25.1.5. Turvallisuuden takaavat toimintatavat 25.2. Määritelmät 25.3. Turvallisuusvastuut 25.3.1. Yleistä 25.3.2. Turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) 25.3.3. Tietoturvaviranomainen (IA) 25.3.4. Tekninen järjestelmävastaava (TSO) 25.3.5. Sisältövastaava (IO) 25.3.6. Käyttäjät 25.3.7. Tietoturvaa koskeva koulutus 25.4. Muut kuin tekniset turvatoimet 25.4.1. Henkilöstön luotettavuus 25.4.2. Fyysinen turvallisuus 25.4.3. Järjestelmän käytön valvonta 25.5. Tekniset turvatoimet 25.5.1. Tietoturva 25.5.2. Tietojen valvonta ja tilivelvollisuus tiedoista 25.5.3. Siirrettävien tietovälineiden käsittely ja valvonta 25.5.4. Tietovälineiden luokituksen poistaminen ja tietovälineiden tuhoaminen 25.5.5. Tietoliikenneturvallisuus 25.5.6. Turvallisuus asennuksen yhteydessä ja säteilyturvallisuus 25.6. Turvallisuus käsittelyn aikana 25.6.1. Turvallisuusmenettelyt (SecOP:t) 25.6.2. Ohjelmistojen suojaus / konfiguraation hallinta 25.6.3. Tuhoisien ohjelmisto- tai tietokonevirusten tarkistaminen 25.6.4. Huolto 25.7. Hankinnat 25.7.1. Yleistä 25.7.2. Hyväksyminen 25.7.3. Arviointi ja varmentaminen 25.7.4. Turvallisuusominaisuuksien rutiinitarkastukset pysyvää hyväksymistä varten 25.8. Tilapäinen tai satunnainen käyttö 25.8.1. Mikrotietokoneiden tai henkilökohtaisten tietokoneiden suojaus 25.8.2. Yksityisen atk-laitteiston käyttö komission virallisessa työskentelyssä 25.8.3. Sopimuspuolten omistamien tai jäsenvaltioiden toimittamien atk-laitteiden käyttö komission virallisessa työskentelyssä 26 EU:N TURVALUOKITELLUN AINEISTON LUOVUTTAMINEN YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE 26.1.1. EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamista koskevat periaatteet 26.1.2. Tasot 26.1.3. Turvallisuussopimukset41 LISÄYS 1: KANSALLISTEN TURVALLISUUSLUOKITUSTEN VERTAILU LISÄYS 2: LUOKITTELUOHJEET LISÄYS 3: OHJEET EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMISESTA YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE: 1 TASON YHTEISTYÖ LISÄYS 4: OHJEET EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMISESTA YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE: 2 TASON YHTEISTYÖ LISÄYS 5: OHJEET EU:N TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMISESTA YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE: 3 TASON YHTEISTYÖ LISÄYS 6: LYHENNELUETTELO

I OSA: TURVALLISUUTTA KOSKEVAT PERUSPERIAATTEET JA VÄHIMMÄISVAATIMUKSET

1. JOHDANTO

Näillä säännöksillä säädetään niistä turvallisuutta koskevista perusperiaatteista ja vähimmäisvaatimuksista, joita kaikissa komission työpaikoissa on noudatettava asianmukaisella tavalla ja joita kaikkien EU:n turvaluokitellun tiedon vastaanottajien on noudatettava, jotta turvallisuus on taattu ja voidaan olla vakuuttuneita siitä, että yhteiset suojausvaatimukset on vahvistettu.

2. YLEISET PERIAATTEET

Komission turvallisuuspolitiikka on olennainen osa komission yleistä sisäistä hallintopolitiikkaa, ja se pohjautuu näin ollen komission yleistä politiikkaa koskeviin periaatteisiin.

Näihin periaatteisiin kuuluvat laillisuus, avoimuus, tilintekovelvollisuus ja toissijaisuus (suhteellisuus).

Laillisuus merkitsee tarvetta pitäytyä tiukasti oikeudellisessa kehyksessä turvallisuustoimia toteutettaessa ja tarvetta noudattaa oikeudellisia vaatimuksia. Se merkitsee myös sitä, että turvallisuusalalla vastuun on perustuttava asianmukaisiin oikeudellisiin säännöksiin. Henkilöstösääntöjen säännöksiä sovelletaan kokonaisuudessaan ja erityisesti sovelletaan henkilöstösääntöjen 17 artiklaa, joka koskee henkilöstön velvollisuutta toimia harkitsevaisesti komissioon liittyvän tiedon suhteen, ja kurinpitomenettelyä koskevaa VI osastoa. Laillisuus merkitsee myös sitä, että komission vastuulle tulevaa turvallisuuden vaarantamista on käsiteltävä johdonmukaisesti kurinpitomenettelyä koskevan komission politiikan kanssa ja yhteistyötä jäsenvaltioiden kanssa rikosoikeuden alalla koskevan komission politiikan kanssa.

Avoimuus merkitsee, että kaikkien turvallisuutta koskevien sääntöjen ja säännösten on oltava selkeitä, eri yksiköiden ja alojen on oltava tasapainossa (fyysinen turvallisuus vs. tietojen suojaaminen jne.) ja turvatietoisuuspolitiikan on oltava johdonmukaista ja jäsentynyttä. Turvatoimien toteuttamisesta tarvitaan myös selkeitä kirjallisia ohjeita.

Tilintekovelvollisuus merkitsee, että turvallisuusalan vastuualueet määritellään selkeästi. Lisäksi se merkitsee tarvetta testata säännöllisesti, onko vastuu kannettu asianmukaisella tavalla.

Toissijaisuus tai suhteellisuus merkitsee, että turvallisuudesta huolehditaan alimmalla mahdollisella tasolla sekä mahdollisimman lähellä pääosastoja ja komission yksiköitä. Se merkitsee myös sitä, että turvallisuustoimet rajoitetaan ainoastaan niihin osa-alueisiin, joilla niitä todella tarvitaan. Se merkitsee myös sitä, että turvatoimien on oltava oikeassa suhteessa suojattaviin etuihin ja niihin kohdistuviin todellisiin tai mahdollisiin uhkiin. Näin puolustautuminen aiheuttaa kaikkein vähiten häiriöitä.

3. TURVALLISUUDEN PERUSTEET

Taattu turvallisuus perustuu seuraaviin seikkoihin:

a) Jokaisessa jäsenvaltiossa on kansallinen turvallisuusorganisaatio, joka vastaa siitä, että 1) vakoilua, sabotointia, terrorismia ja muuta haitallista toimintaa koskevat tiedot kerätään ja rekisteröidään; ja 2) hallituksille ja sitä kautta komissiolle annetaan tietoa ja neuvoja turvallisuusuhkien luonteesta ja keinoista suojautua niitä vastaan.

b) Jokaisessa jäsenvaltiossa ja komissiossa on tekninen tietoturvaviranomainen (INFOSEC authority), jonka vastuulla on työskennellä turvallisuusviranomaisten kanssa tietojen ja neuvojen antamiseksi turvallisuutta uhkaavista teknisistä seikoista ja keinoista suojautua niitä vastaan.

c) Hallitusten yksiköt ja virastot sekä Euroopan unionin toimielinten asianomaiset yksiköt tekevät säännöllistä yhteistyötä, jotta päätettäisiin ja tarvittaessa suositeltaisiin, 1) mitä henkilöitä, tietoja ja resursseja on suojeltava; ja 2) mitä yhteisiä suojelun vakio-ohjeita on otettava käyttöön.

d) Komission turvallisuustoimiston ja muiden Euroopan unionin toimielinten turvallisuusyksiköiden ja NATO:n turvallisuustoimiston (NOS) välinen tiivis yhteistyö.

4. TIETOTURVAN PERIAATTEET

4.1. Tavoitteet

Tietoturvan olennaisimmat tavoitteet ovat seuraavat:

a) EU:n turvaluokitellun tiedon suojaaminen vakoilulta, vaarantamiselta ja luvattomalta ilmitulolta;

b) tieto- ja tietoliikennejärjestelmissä ja -verkoissa käsiteltävien EU:n tietojen suojaaminen tietojen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käyttömahdollisuuksiin liittyviltä uhilta;

c) komission toimitilojen, joissa EU:n tietoa säilytetään, suojaaminen sabotoinnilta ja tahalliselta vahingoittamiselta;

d) suojaamisen epäonnistuessa vahinkojen arviointi, niiden seuraamusten rajoittaminen ja tarpeellisten korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen.

4.2. Määritelmät

Näissä säännöissä:

a) Ilmaisulla ”EU:n turvaluokiteltu tieto” tarkoitetaan mitä tahansa tietoa tai aineistoa, jonka luvaton ilmitulo vahingoittaisi jollakin tavalla EU:n tai jonkin sen jäsenvaltion etuja riippumatta siitä, onko tällainen tieto peräisin EU:n sisältä vai onko se saatu jäsenvaltioilta, yhteisön ulkopuolisilta valtioilta vai kansainvälisiltä järjestöiltä.

b) Ilmaisulla ”asiakirja” tarkoitetaan mitä tahansa kirjettä, ilmoitusta, pöytäkirjaa, raporttia, muistiota, signaalia/viestiä, luonnosta, valokuvaa, diakuvaa, filmiä, karttaa, taulukkoa, suunnitelmaa, lehtiötä, monistuspaperia, hiilipaperia, kirjoituskoneen tai kirjoittimen värinauhaa, nauhurin nauhaa, kasettia, tietokoneen levykettä, CD-romia tai muuta fyysistä välinettä, jolle on tallennettu tietoa.

c) Ilmaisulla ”aineisto” tarkoitetaan edellä b alakohdassa määriteltyä asiakirjaa sekä mitä tahansa joko tuotettua tai tuotannossa olevaa laitetta.

d) Ilmaisulla ”tiedonsaantitarve” tarkoitetaan yksittäisen työntekijän tarvetta päästä tutustumaan EU:n turvaluokiteltuun tietoon jonkin toimen tai tehtävän hoitamiseksi.

e) ”Valtuutuksella” tarkoitetaan komission puheenjohtajan päätöstä myöntää yksittäiselle henkilölle oikeus tutustua EU:n turvaluokiteltuun tietoon tiettyyn tasoon saakka kansallisten turvallisuusviranomaisten kansallisen lainsäädännön nojalla tekemän luotettavuusselvityksen antaman myönteisen tuloksen perusteella.

f) Ilmaisulla ”turvaluokitus” tarkoitetaan tarkoituksenmukaisen turvallisuustason määrittämistä tiedoille, joiden luvaton ilmitulo saattaisi haitata komission tai jäsenvaltioiden etuja.

g) Ilmaisulla ”turvaluokan alentaminen” (downgrading) tarkoitetaan salassapitotason alentamisesta johtuvaa luokan muuttamista.

h) Ilmaisulla ”turvaluokan poistaminen” (declassification) tarkoitetaan minkä tahansa turvaluokan poistamista.

i) Ilmaisulla ”luovuttaja” tarkoitetaan turvaluokitellun asiakirjan asianmukaisesti hyväksyttyä kirjoittajaa. Komission yksiköiden päälliköt voivat sallia henkilöstönsä kirjoittavan EU:n turvaluokiteltua tietoa.

j) Ilmaisulla ”komission yksiköt” tarkoitetaan kaikkia komission eritasoisia toimi- ja palveluyksiköitä, myös komission jäsenten kabinetteja, kaikissa toimipaikoissa, mukaan luettuna Yhteinen tutkimuskeskus, unionin alueella sijaitsevat edustustot ja toimistot sekä yhteisön ulkopuolisissa maissa toimivat lähetystöt.

4.3. Turvaluokitus

a) Luottamuksellisuuden säilyttäminen edellyttää huolellisuutta ja kokemusta valittaessa suojattavaksi tarkoitettua tietoa ja aineistoa ja arvioitaessa sitä, minkä tasoista suojausta ne edellyttävät. On olennaisen tärkeää, että suojauksen taso on sitä korkeampi, mitä ratkaisevampi tehtävä suojattavalla yksittäisellä tiedolla ja aineistolla turvallisuuden kannalta on. Kitkattoman tiedonkulun varmistamiseksi on toteutettava toimenpiteitä yli- ja aliluokituksen välttämiseksi.

b) Nämä periaatteet voidaan toteuttaa turvaluokittelujärjestelmällä: suunniteltaessa ja järjestettäessä toimia vakoilun, sabotoinnin, terrorismin ja muiden uhkien torjumiseksi on noudatettava vastaavaa luokittelujärjestelmää, jotta tärkeimpiä toimitiloja, joissa turvaluokiteltua tietoa säilytetään, ja näiden tilojen herkimpiä alueita suojeltaisiin tehokkaimmin.

c) Tietojen luovuttaja vastaa yksinomaisesti tietojen luokittelusta.

d) Turvaluokituksen taso saa perustua yksinomaan tietojen sisältöön.

e) Jos tietoja ryhmitellään yhteen, kokonaisuuteen sovelletaan yksittäisten tietojen vaatimaa korkeinta turvaluokitusta. Tietokokonaisuudelle voidaan kuitenkin antaa korkeampi turvaluokitus kuin sen yksittäisille osille.

f) Turvaluokitus annetaan vain tarvittaessa ja tarvittavan pitkäksi aikaa.

4.4. Turvatoimien tavoitteet

Turvatoimet/turvatoimilla

a) koskevat kaikkia, joilla on pääsy turvaluokiteltuun tietoon, turvaluokiteltua tietoa sisältäviin tietovälineisiin, kaikkiin toimitiloihin, joissa tällaisia tietoja säilytetään, ja tärkeisiin laitteisiin;

b) on suunniteltava niin, että niiden avulla voidaan paljastaa ja vapauttaa tehtävistään tai siirtää muihin tehtäviin henkilöt, joiden aseman vuoksi turvaluokitellun tiedon ja laitteiden, joissa sitä säilytetään, turvallisuus voisi vaarantua;

c) on estettävä luvaton pääsy turvaluokiteltuun tietoon ja laitteisiin, joissa sitä säilytetään;

d) on varmistettava se, että turvaluokiteltua tietoa levitetään ainoastaan tiedonsaantitarpeen periaatteen pohjalta: tämä on olennaista kaikkien turvallisuusnäkökohtien kannalta;

e) on varmistettava tietojen eheys (eli estettävä tietojen turmeleminen, luvaton muuttaminen tai luvaton poistaminen) ja käyttömahdollisuudet (oikeutta tutustua tietoihin ei kielletä tietoa tarvitsevilta ja tiedonsaantiin luvan saaneilta) riippumatta siitä, ovatko tiedot turvaluokiteltuja vai eivät. Tämä koskee erityisesti sähkömagneettisesti säilytettäviä, käsiteltäviä tai lähetettäviä tietoja.

5. TURVALLISUUSJÄRJESTELYT

5.1. Yhteiset vähimmäisvaatimukset

Komissio varmistaa, että kaikki EU:n turvaluokitellun tiedon vastaanottajat, jotka toimivat toimielimessä tai sen valtuuttamina, eli kaikki osastot ja toimeksisaajat noudattavat turvallisuutta koskevia yhteisiä vähimmäisvaatimuksia, jotta voidaan luottaa siihen, että EU:n turvaluokiteltua tietoa käsitellään kaikkialla yhtä huolellisesti. Vähimmäisvaatimuksiin on kuuluttava arviointiperusteet henkilöstön luotettavuuden selvittämiseksi ja menettelyt EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi.

Komissio antaa ulkopuolisille elimille pääsyn EU:n turvaluokiteltuun tietoon ainoastaan sillä edellytyksellä, että ne varmistavat, että EU:n turvaluokiteltua tietoa käsiteltäessä noudatetaan ainakin vähimmäisvaatimuksia ehdottomasti vastaavia säännöksiä.

▼

Tällaisia vähimmäisvaatimuksia on sovellettava myös silloin, kun komissio antaa sopimuksella tai tukisopimuksella yrityksille tai muille yksiköille tehtäviä, joihin liittyy ja/tai jotka sisältävät EU:n turvaluokitellun tiedon käsittelyä; nämä yhteiset vähimmäisvaatimukset sisältyvät II osan 27 jaksoon.

▼M1

5.2. Järjestelyt

Turvallisuudesta huolehditaan komissiossa kahdella eri tasolla:

a) Koko komission tasolla toimii komission turvallisuustoimisto, johon sijoittuu turvallisuusjärjestelyt hyväksyvä viranomainen (SAA) (SAA toimii myös salausasioista vastaavana viranomaisena (Crypto Authority eli CrA) ja TEMPEST-viranomaisena), tietoturvaviranomainen (INFOSEC Authority eli IA) sekä yksi tai useampi EU:n turvaluokitellun tiedon keskusrekisteri (Central EUCI Registries), jossa puolestaan toimii yksi tai useampi rekisterin valvontavastaava (Registry Control Officer eli RCO).

b) Komission yksiköissä turvallisuudesta vastaavat yksi tai useampi paikallinen turvavastaava (Local Security Officers eli LSO), yksi tai useampi keskustietojärjestelmien tietoturvavastaava (Central Information Security Officer eli CISO), paikallistietojärjestelmien tietoturvavastaava (Local Informatics Security Officer eli LISO) ja EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterit (Local EU Classified Information Registries), joissa toimii yksi tai useampi rekisterin valvontavastaava.

c) Turvallisuusalan keskuselimet antavat ohjeistusta kyseisen alan paikalliselimille.

6. HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUS

6.1. Henkilöstön luotettavuuden selvittäminen

Kaikkien, jotka pyytävät saada ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tai sitä luottamuksellisemman turvaluokan tietoja, luotettavuus on selvitettävä asiaan kuuluvalla tavalla ennen luvan myöntämistä. Tällainen selvitys on tehtävä myös niiden henkilöiden osalta, joiden tehtäviin kuuluu turvaluokiteltua tietoa sisältävien tieto- tai tietoliikennejärjestelmien tekninen käyttö tai kunnossapito. Selvitys on suunniteltava sellaiseksi, että tietystä henkilöstä voidaan sanoa, että

a) hän on ehdottoman luotettava;

b) hän on luonteeltaan ja harkintakyvyltään sellainen, että hänen käsiteltäväkseen voidaan epäilyksettä uskoa turvaluokiteltua tietoa; tai

c) hän saattaa olla altis ulkoiselle tai muista lähteistä peräisin olevalle painostukselle.

Erityisen perusteellisesti on tarkastettava sellaisten henkilöiden luotettavuus,

d) joille on tarkoitus sallia pääsy ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoihin;

e) jotka ovat sellaisessa asemassa, että heidän tehtäviinsä kuuluu päästä säännöllisesti huomattavaan määrään ► SECRET UE ◄ -turvaluokan tietoja;

f) joilla on tehtäviensä vuoksi oikeus päästä turvattuihin tieto- tai tietoliikennejärjestelmiin ja joilla on näin tilaisuus päästä luvatta suureen määrään EU:n turvaluokiteltua tietoa tai aiheuttaa EU:n tehtäville teknisen sabotoinnin kautta vakavaa vahinkoa.

Edellä d, e ja f alakohdissa kuvattujen olosuhteiden ollessa kyseessä on käytettävä mahdollisimman tehokkaasti hyväksi taustatutkimustekniikkaa.

Jos henkilöitä, joilla ei ole tehtävien mukaista tiedonsaantitarvetta, on määrä ottaa palvelukseen tehtäviin, joissa he voivat päästä EU:n turvaluokiteltuun tietoon (kuten lähetit, turvamiehet, kunnossapitohenkilöstö ja siivoojat), heidän luotettavuutensa on ensin asiaan kuuluvasti selvitettävä.

6.2. Luotettavuusselvitysrekisteri

Kaikkien komission yksiköiden, joissa käsitellään EU:n turvaluokiteltua tietoa tai joissa käytetään turvattuja tieto- ja tietoliikennejärjestelmiä, on pidettävä rekisteriä palvelukseen otetun henkilöstön luotettavuusselvityksistä. Luotettavuusselvitys on tarvittaessa tarkistettava sen varmistamiseksi, että se on kyseisen henkilön kulloistenkin tehtävien kannalta riittävä. Luotettavuusselvitys on tarkistettava uudelleen ensisijaisen kiireellisesti, jos saadaan uusia tietoja, joiden mukaan henkilön työskentely turvaluokitellun tiedon parissa ei enää ole turvallisuusetujen mukaista. Komission yksikön paikallinen turvavastaava pitää kirjaa alaansa kuuluvista luotettavuusselvityksistä.

6.3. Henkilöstölle annettavat turvallisuusohjeet

Henkilöille, jotka on otettu palvelukseen sellaiseen asemaan, jossa he voisivat päästä turvaluokiteltuun tietoon, on annettava heti aluksi ja säännöllisin väliajoin tarkat ohjeet turvatoimien tarpeellisuudesta ja niiden täytäntöönpanomenettelyistä. Tällaisen henkilöstön on vakuutettava kirjallisesti, että he ovat lukeneet turvallisuussäännökset ja ymmärtävät ne täysin.

6.4. Johdon velvollisuudet

Johdon velvollisuus on tietää, ketkä kyseisen johdon alaisuudessa olevasta henkilöstöstä työskentelevät turvaluokitellun tiedon parissa tai voivat päästä turvattuihin tieto- ja tietoliikennejärjestelmiin, ja johdon on pidettävä kirjaa ja raportoitava kaikista tapahtumista tai ilmeisistä puutteista, jotka voivat vaikuttaa turvallisuuteen.

6.5. Henkilöstön oikeudellinen asema turvallisuusasioissa

On otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että henkilöä koskevien kielteisten seikkojen tullessa ilmi määritellään, onko hän tekemisissä turvaluokitellun tiedon kanssa tai sallitaanko hänen päästä turvattuihin tieto- ja tietoliikennejärjestelmiin ja onko komission turvallisuustoimistolle ilmoitettu asiasta. Jos henkilön todetaan olevan turvallisuusriski, häntä on estettävä suorittamasta tehtäviä, joissa hän voi vaarantaa turvallisuuden, tai hänet on siirrettävä suorittamaan muita tehtäviä.

7. FYYSINEN TURVALLISUUS

7.1. Suojauksen tarve

EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi sovellettavien fyysisten turvatoimien taso on suhteutettava säilytettävän tiedon ja aineiston turvaluokkaan, määrään ja uhkaan. Kaikkien EU:n turvaluokiteltua tietoa hallussaan pitävien on noudatettava yhdenmukaista käytäntöä tietojen luokittelun osalta ja yhteisiä suojausstandardeja suojausta edellyttävän tiedon ja aineiston säilyttämisen, siirron ja levittämisen osalta.

7.2. Tarkastukset

Ennen kuin EU:n turvaluokiteltua tietoa säilyttävissä tiloissa toimivat henkilöt poistuvat säilytystiloista, heidän on varmistettava, että tiedot ovat turvassa ja että kaikki turvalaitteet ovat toimintavalmiina (lukot, hälytykset jne.). Lisäksi on tehtävä erillisiä tarkastuksia työajan jälkeen.

7.3. Kiinteistöjen turvallisuus

Kiinteistöt, joissa on EU:n turvaluokiteltua tietoa tai turvattuja tieto- ja tietoliikennejärjestelmiä, on suojeltava, jottei niihin pääse luvatta. Suojellaanko EU:n turvaluokiteltua tietoa esimerkiksi varustamalla sen säilytystilojen ikkunat kalterein, lukitsemalla ovet, vartioimalla sisäänkäyntiä, varustamalla tilat automaattisella sisääntulojärjestelmällä, tekemällä turvatarkastuksia ja -kierroksia, varustamalla tilat hälytys- tai murronpaljastusjärjestelmillä tai käyttämällä vartiokoiria, riippuu

a) suojattavan tiedon ja aineiston turvaluokasta, määrästä ja sijainnista;

b) ominaisuuksista, joita kyseisen tiedon ja aineiston turvalliselta säilytyspaikalta edellytetään; ja

c) itse kiinteistön fyysisistä ominaisuuksista ja sijainnista.

Myös tieto- ja tietoliikennejärjestelmien suojauksen luonne määräytyy sen mukaan, kuinka tärkeinä tietoja pidetään ja kuinka pahoja vahinkoja turvallisuuden vaarantumisesta koituisi riippuen sen kiinteistön fyysisistä ominaisuuksista ja sijainnista, joissa järjestelmät ovat, ja järjestelmän sijainnista kiinteistössä.

7.4. Varautumissuunnitelmat

Turvaluokitellun tiedon suojauksesta paikallisen tai kansallisen hätätilan aikana on laadittava ennakkoon yksityiskohtaiset suunnitelmat.

8. TIETOTURVA

Tietoturva (Infosec) liittyy turvatoimien määrittämiseen ja soveltamiseen käsiteltävän, tallennettavan tai välitettävän EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tietoliikenne-, tieto- ja muissa sähköisissä järjestelmissä tahattomilta ja tahallisilta toimilta, jotta tietojen luotettavuus, eheys ja käytettävyys säilyvät. On toteutettava asiaan kuuluvia vastatoimia, jotta valtuuttamattomat käyttäjät eivät pääse EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja jotta valtuutetuilta käyttäjiltä ei evätä siihen pääsyä ja jotta EU:n turvaluokiteltua tietoa ei turmella, luvatta muuteta tai poisteta.

9. SABOTOINNIN JA MUUNLAISEN TAHALLISEN VAHINGOITTAMISEN TORJUNTA

Turvaluokiteltua tietoa säilyttävien tärkeiden laitteiden suojelemiseksi toteutetut fyysiset varotoimet ovat paras suoja sabotointia ja muunlaista tahallista vahingoittamista vastaan, eikä niitä voi korvata tehokkaasti henkilöstön luotettavuuden selvittämisellä. Toimivaltaista kansallista elintä pyydetään toimittamaan tietoja vakoilusta, sabotoinnista, terrorismista ja muusta haitallisesta toiminnasta.

10. TURVALUOKITELLUN TIEDON LUOVUTTAMINEN YHTEISÖN ULKOPUOLISILLE VALTIOILLE TAI KANSAINVÄLISILLE JÄRJESTÖILLE

Komission kollegio tekee päätöksen komissiossa pidettävän EU:n turvaluokitellun tiedon luovuttamisesta yhteisön ulkopuolisille valtioille tai kansainvälisille järjestöille. Jos luovutettavaksi haluttujen tietojen alkuperäinen luovuttaja ei ole komissio, komission on ensin saatava luovuttajan suostumus luovutukselle. Jos luovuttajaa ei tiedetä, komissio ottaa luovuttajan vastuun itselleen.

Jos komissio vastaanottaa turvaluokiteltua tietoa yhteisön ulkopuolisilta valtioilta, kansainvälisiltä järjestöiltä tai muilta kolmansilta osapuolilta, tiedot on suojattava niiden turvaluokkaa ja näissä säännöksissä vahvistettuja EU:n turvaluokiteltua tietoa koskevia vaatimuksia vastaavalla tavalla, tai sellaisia tätä tiukempia vaatimuksia vastaavalla tavalla, joita tiedot luovuttava kolmas osapuoli saattaa edellyttää. Keskinäiset tarkastukset ovat mahdollisia.

Edellä esitetyt periaatteet on pantava täytäntöön II osassa olevassa 26 jaksossa ja lisäyksissä 3, 4 ja 5 esitettyjen yksityiskohtaisten säännösten mukaisesti.

II OSA: TURVALLISUUSJÄRJESTELYT KOMISSIOSSA

11. TURVALLISUUSASIOISTA VASTAAVA KOMISSION JÄSEN

Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen

a) toteuttaa komission turvallisuuspolitiikkaa;

b) käsittelee turvallisuusongelmia, jotka komissio tai sen toimivaltaiset elimet antavat hänen ratkaistavakseen;

c) käsittelee tiiviissä yhteistyössä jäsenvaltioiden kansallisten turvallisuusviranomaisten (tai muiden asiaan kuuluvien viranomaisten) kanssa komission turvallisuuspolitiikan muuttamiseen liittyviä kysymyksiä.

Turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen vastuulla on erityisesti

a) koordinoida kaikkia komission toimintoihin liittyviä turvallisuusasioita;

b) osoittaa jäsenvaltioiden nimetyille turvallisuusviranomaisille pyyntö tehdä luotettavuusselvitys komission palveluksessa olevista henkilöistä 20 jakson mukaisesti;

c) tutkia tai määrätä tutkimaan jokainen sellainen EU:n turvaluokitellun tiedon vuoto, joka on alustavan näytön perusteella tapahtunut komissiossa;

d) pyytää asiaankuuluvia turvallisuusviranomaisia käynnistämään tutkinta, jos EU:n turvaluokiteltua tietoa on ilmeisesti vuotanut komission ulkopuolella, ja koordinoida tutkimuksia, jos asiaa käsittelee useampi turvallisuusviranomainen;

e) toteuttaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tehtyjen turvajärjestelyjen määräaikaistarkastuksia;

f) olla tiiviissä yhteydessä kaikkien asiaan kuuluvien turvallisuusviranomaisten kanssa turvallisuuden kokonaiskoordinoinnin varmistamiseksi;

g) valvoa jatkuvasti komission turvallisuuspolitiikkaa ja -menettelyjä ja laatia pyynnöstä aiheellisia suosituksia. Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen esittää tältä osin komissiolle komission turvallisuustoimiston laatiman vuotuisen tarkastussuunnitelman.

12. KOMISSION TURVALLISUUSASIOIDEN NEUVONANTAJARYHMÄ

On perustettava komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä. Se koostuu turvallisuusasioista vastaavasta komission jäsenestä tai hänen edustajastaan, joka toimii puheenjohtajana, sekä kunkin jäsenvaltion kansallisten turvallisuusviranomaisten edustajista. Muiden Euroopan unionin toimielinten edustajia voidaan myös kutsua. Myös asianomaisia EY:n ja EU:n erillisvirastojen edustajia voidaan kutsua ryhmän kokouksiin, jos niissä käsitellään niitä koskevia kysymyksiä.

Komission turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmä kokoontuu sen puheenjohtajan tai kenen tahansa jäsenen pyynnöstä. Ryhmän tehtävänä on tarkastella ja arvioida kaikkia merkityksellisiä turvallisuusasioita ja esittää komissiolle tarvittaessa suosituksia.

13. KOMISSION TURVALLISUUSLAUTAKUNTA

On perustettava komission turvallisuuslautakunta. Sen jäseniä ovat pääsihteeri, joka toimii puheenjohtajana, oikeudellisen yksikön, henkilöstön ja hallinnon pääosaston, ulkosuhteiden pääosaston, oikeus- ja sisäasioiden pääosaston ja yhteisen tutkimuskeskuksen pääjohtajat sekä sisäisen tarkastuksen toimialan ja komission turvallisuustoimiston päälliköt. Muita komission virkamiehiä voidaan kutsua kokouksiin. Lautakunnan tehtävänä on arvioida turvatoimia komissiossa ja tehdä tämän alan suosituksia turvallisuusasioista vastaavalle komission jäsenelle.

14. KOMISSION TURVALLISUUSTOIMISTO

Täyttääkseen 11 jaksossa mainitut velvoitteensa turvallisuusasioista vastaavalla komission jäsenellä on oltava käytössään komission turvallisuustoimisto turvatoimien koordinoimiseksi, johtamiseksi ja täytäntöönpanemiseksi.

Komission turvallisuustoimiston päällikkö on turvallisuusasioista vastaavan komission jäsenen tärkein neuvonantaja turvallisuusasioissa, ja hän toimii turvallisuusasioiden neuvonantajaryhmän sihteerinä. Hän johtaa turvallisuussääntöjen ajan tasalle saattamista ja koordinoi turvatoimia jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa ja tarvittaessa turvallisuussopimusten kautta komission kanssa yhteydessä olevien kansainvälisten järjestöjen kanssa. Tältä osin hän toimii yhteyshenkilönä.

Komission turvallisuustoimiston päällikkö vastaa komissioon hankittavien tietojärjestelmien ja -verkkojen hyväksymisestä. Komission turvallisuustoimiston päällikkö päättää yhdessä jäsenvaltioiden asianomaisten kansallisten turvallisuusviranomaisten kanssa sellaisten tietojärjestelmien ja -verkkojen hyväksymisestä, jotka koskevat komissiota ja EU:n turvaluokitellun tiedon muita vastaanottajia.

15. TURVALLISUUSTARKASTUKSET

Komission turvallisuustoimisto toteuttaa EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi tehtyjen turvajärjestelyjen määräaikaistarkastuksia.

Komission turvallisuustoimistoa voivat avustaa näissä tehtävissä EU:n turvaluokiteltua tietoa hallussaan pitävien muiden Euroopan unionin toimielinten turvallisuusyksiköt ja jäsenvaltioiden kansalliset turvallisuusviranomaiset ( 7 ).

Jäsenvaltion pyynnöstä jäsenvaltion kansalliset viranomaiset voivat tarkastaa EU:n turvaluokiteltua tietoa komission sisällä yhdessä komission turvallisuustoimiston kanssa yhteisestä sopimuksesta.

16. TURVALUOKAT, -OSOITTIMET JA -MERKINNÄT

16.1. Luokitteluasteet ( 8 )

Tiedot jaetaan seuraaviin turvaluokkiin (ks. myös lisäys 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Tätä turvaluokkaa sovelletaan vain sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa poikkeuksellisen vakavasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja.

► SECRET UE ◄ : Tätä turvaluokkaa sovelletaan vain sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi vahingoittaa vakavasti Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : Tätä turvaluokkaa sovelletaan sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi haitata Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion etuja.

► RESTREINT UE ◄ : Tätä turvaluokkaa sovelletaan sellaiseen tietoon ja aineistoon, jonka luvaton ilmitulo saattaisi olla epäedullista Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion etujen kannalta.

Muita turvaluokkia ei sallita.

16.2. Turvaosoittimet

Turvaluokituksen kelpoisuuden rajaamiseksi (turvaluokitellun tiedon osalta tämä merkitsee turvaluokituksen automaattista alentamista tai poistamista) voidaan käyttää sovittua turvaosoitinta. Turvaosoitin on joko ”UNTIL … (aika/päivämäärä)” tai ”UNTIL … (tapahtuma)”.

Jos turvaluokittelun mukaisen käsittelyn lisäksi tarvitaan rajoitettua jakelua ja erityiskäsittelyä, käytetään muita turvaosoittimia, kuten CRYPTO, tai jotain muuta EU:ssa hyväksyttyä erityistä turvaosoitinta.

Turvaosoittimia voidaan käyttää ainoastaan jonkin turvaluokan kanssa.

16.3. Merkinnät

Asiakirjaan voidaan tehdä merkintä, jolla osoitetaan asiakirjan kattama ala tai tiedonsaantitarpeeseen perustuva erityisjakelu. Samoin muuhun kuin turvaluokiteltuun tietoon voidaan tehdä merkintä turvaluokitetun osuuden loppumisesta.

Merkintä ei ole turvaluokka, eikä sitä voida käyttää sellaisena.

ESDP-merkintää käytetään sellaisissa asiakirjoissa tai asiakirjojen kopioissa, jotka koskevat unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion turvallisuutta ja puolustusta tai sotilaallista taikka ei-sotilaallista kriisinhallintaa.

16.4. Turvaluokan merkintätapa

Turvaluokka merkitään seuraavia merkintätapoja käyttäen:

a) ► RESTREINT UE ◄ -turvaluokan asiakirjoihin mekaanisesti tai sähköisesti;

b) ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan asiakirjoihin mekaanisesti tai käsin tai painamalla asiakirja esileimatulle kirjatulle paperille;

c) ► SECRET UE ◄ - ja ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokkien asiakirjoihin mekaanisesti tai käsin.

16.5. Turvaosoittimien merkintätapa

Turvaosoittimet merkitään heti turvaluokan jälkeen samoilla menetelmillä kuin itse turvaluokat.

17. TURVALUOKITTELUN HALLINNOINTI

17.1. Yleistä

Tiedot turvaluokitellaan vain, jos se on tarpeen. Turvaluokka on ilmoitettava selvästi ja oikein, ja se on säilytettävä vain niin kauan, kuin tiedot on suojattava.

Tietojen luovuttaja vastaa yksin tietojen luokittelusta ja mahdollisesta myöhemmästä turvaluokan alentamisesta tai poistamisesta.

Komission virkamiehet ja muuhun henkilöstöön kuuluvat luokittelevat tiedot ja alentavat tai poistavat turvaluokan yksikkönsä päällikön ohjeiden mukaan tai hänen suostumuksellaan.

Turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyä koskevien yksityiskohtaisten menettelyjen vahvistamisella on pyritty varmistamaan, että asiakirjat suojataan niiden sisältämien tietojen edellyttämällä tavalla.

Niiden henkilöiden lukumäärä, joilla on oikeus laatia ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan asiakirjoja, on pidettävä mahdollisimman alhaisena ja heidän nimensä on pidettävä komission turvallisuustoimiston laatimassa luettelossa.

17.2. Turvaluokituksen soveltaminen

Asiakirjan turvaluokka on määriteltävä sen sisällön arkaluonteisuuden mukaan 16 jakson määritelmän mukaisesti. On tärkeää, että luokittelua käytetään oikein ja rajoitetusti. Tämä koskee erityisesti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokkaa.

Luokiteltavaksi tarkoitetun asiakirjan luovuttajan on pidettävä mielessä edellä mainitut säännöt ja vältettävä yli- ja aliluokittelua.

Luokitteluohjeet ovat lisäyksessä 2.

Tietyn asiakirjan yksittäiset sivut, kohdat, jaksot, liitteet, lisäykset, saatteet ja oheistukset saattavat edellyttää eri turvaluokkaa, joten ne on turvaluokiteltava sen mukaisesti. Koko asiakirja on luokiteltava korkeimman luokitteluasteen saaneen osansa mukaan.

Liitteitä sisältävän kirjeen tai ilmoituksen turvaluokan on oltava yhtä korkea kuin sen liitteiden korkein turvaluokka. Asiakirjan luovuttajan olisi ilmoitettava selvästi, mille tasolle asiakirja on luokiteltava, jos se irrotetaan liitteistään.

Asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi säännellään edelleen asetuksella (EY) N:o 1049/2001.

17.3. Turvaluokan alentaminen ja poistaminen

EU:n turvaluokitellun asiakirjan turvaluokan alentaminen tai poistaminen on mahdollista vain asiakirjan luovuttajan luvalla ja, jos se on tarpeen, vasta kun muita asianomaisia osapuolia on kuultu asiasta. Turvaluokan alentaminen tai poistaminen on vahvistettava kirjallisesti. Asiakirjan luovuttajan on ilmoitettava vastaanottajille muutoksesta, ja näiden on puolestaan ilmoitettava muutoksesta kaikille myöhemmille vastaanottajille, joille he ovat lähettäneet asiakirjan tai sen kopion.

Mahdollisuuksien mukaan asiakirjan luovuttajat ilmoittavat turvaluokitellussa asiakirjassa päivämäärän, ajanjakson tai tapahtuman, jonka jälkeen asiakirjan sisällön turvaluokka voidaan alentaa tai poistaa. Muussa tapauksessa he tarkistavat asiakirjan vähintään joka viides vuosi varmistaakseen, onko alkuperäinen luokitus tarpeellinen.

18. FYYSINEN TURVALLISUUS

18.1. Yleistä

Fyysisten turvatoimien pääasiallisena tavoitteena on estää sivullisten henkilöiden pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja/tai aineistoon, estää välineiden ja muun omaisuuden varkaudet ja vaurioituminen sekä estää henkilöstöön, muihin työntekijöihin ja vierailijoihin kohdistuva häirintä ja kaikenlaiset muunlaiset vihamieliset reaktiot.

18.2. Turvallisuutta koskevat vaatimukset

Kaikki toimitilat, alueet, kiinteistöt, huoneet, tietoliikenne- ja tietojärjestelmät jne., joissa EU:n turvaluokiteltua tietoa ja aineistoa säilytetään ja/tai käsitellään, on suojattava asianmukaisin fyysisin turvatoimin.

Päätettäessä minkä asteinen fyysisen turvallisuuden suojaus on tarpeellista, on otettava huomioon kaikki asiaankuuluvat tekijät, kuten:

a) tiedon ja/tai aineiston turvaluokittelu;

b) hallussa olevan tiedon määrä ja muoto (esim. paperituloste, atk-tallennusväline);

c) paikallisesti arvioitu lähinnä sabotaasin, terrorismin ja muun haitallisen ja/tai rikollisen toiminnan uhka niiden tiedustelupalvelujen taholta, jotka kohdistavat toimiaan EU:iin, jäsenvaltioihin ja/tai muihin laitoksiin tai kolmansiin osapuoliin, joilla on hallussaan EU:n turvaluokiteltua tietoa.

Sovellettavilla fyysisillä turvatoimilla on pyrittävä:

a) epäämään tunkeutuminen salaa tai väkisin;

b) ehkäisemään, estämään ja havaitsemaan epärehellisten henkilöiden toimet;

c) estämään niiden, joilla ei ole tarvetta saada tietoja, pääsy EU:n turvaluokitettuun tietoon.

18.3. Fyysiset turvatoimet

18.3.1. Turva-alueet

Alueiden, joissa ► CONFIDENTIEL UE ◄ - turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään ja säilytetään, on oltava järjestelyiltään ja rakenteeltaan sellaisia, että ne vastaavat jotakin seuraavista:

a) Turvaluokan I turva-alue: alue, jossa ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään tai säilytetään siten, että alueelle tulo vastaa, kaikkia käytännön käyttötarkoituksia varten, pääsyä turvaluokiteltuun tietoon. Tällaiselta alueelta edellytetään: i) selkeästi määriteltyä ja suojattua rajattua aluetta, jossa kulku sekä sisään että ulos on valvottua; ii) kulunvalvontajärjestelmää, joka sallii alueelle vain asianmukaisen selvityksen läpikäyneet ja erityisen valtuutuksen saaneet henkilöt; iii) alueella tavanomaisesti säilytetyn tiedon, eli tiedon, johon sisääntulo antaa pääsyn, turvaluokan määrittelyä.

b) Turvaluokan II turva-alue: alue, jossa ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa käsitellään tai säilytetään siten, että tieto voidaan suojata sivullisilta sisäisesti asennetuin tarkastuksin, esim. tilat, joissa on yksiköitä, joissa ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoa käsitellään tai varastoidaan säännöllisesti. Tällaiselta alueelta edellytetään: i) selkeästi määriteltyä ja suojattua rajattua aluetta, jossa kulku sekä sisään että ulos on valvottua; ii) kulunvalvontajärjestelmää, joka sallii alueelle saattajatta tulon vain asianmukaisen selvityksen läpikäyneille ja erityisen valtuutuksen saaneille henkilöille. Kaikkien muiden henkilöiden osalta on varauduttava saattajien käyttöön tai tekemään vastaavat tarkastukset, jotta sivullisten pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon ja valvomaton pääsy teknisesti suojatuille alueille voidaan estää. Alueet, joilla ei ole henkilöstöä palveluksessa vuorokauden ympäri, tarkastetaan välittömästi normaalin työajan jälkeen sen varmistamiseksi, että EU:n turvaluokiteltu tieto on asianmukaisesti turvattu.

18.3.2. Hallinnollinen alue

Turvaluokkien I ja II turva-alueiden ympärille tai niihin johtaviin tiloihin voidaan perustaa kevyemmin suojattu hallinnollinen alue. Tällaisella alueella edellytetään olevan silmin nähden rajattu alue, jossa henkilöstö ja ajoneuvot voidaan tarkastaa. Vain ► RESTREINT UE ◄ -turvaluokan tietoa ja turvaluokittelematonta tietoa voidaan käsitellä ja varastoida hallinnollisilla alueilla.

18.3.3. Tulo- ja lähtötarkastukset

Pääsyä turvaluokkien I ja II turva-alueille valvotaan kulkuluvin tai kaiken alueella tavallisesti työskentelevän henkilöstön osalta henkilökohtaisesti tunnistamalla. On myös luotava vierailijoiden tarkastamiseksi järjestelmä, jonka tarkoituksena on estää sivullisten pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon. Kulkulupajärjestelmää voidaan myös tukea automatisoidulla tunnistamisella, jonka voidaan katsoa täydentävän, mutta ei kokonaan korvaavan, vartijoita. Muutos uhkien arvioinnissa voi edellyttää kulunvalvontatoimien tehostamista, esimerkiksi korkeassa asemassa olevien henkilöiden vierailuiden aikana.

18.3.4. Vartiointikierrokset

Turvaluokkien I ja II turva-alueita on vartioitava normaalien työaikojen ulkopuolella EU:n omaisuuden suojaamiseksi vaaralta, vahingoilta ja katoamiselta. Vartiointikierrosten tiheys määräytyy paikallisten olosuhteiden mukaan, mutta ohjeena voidaan pitää kierroksen suorittamista kerran kahdessa tunnissa.

18.3.5. Turvalliset säilytyspaikat ja kassaholvit

EU:n turvaluokiteltu tieto varastoidaan säilytyspaikassa, jonka on vastattava jotakin seuraavista kolmesta luokasta:

— Luokka A: kansallisesti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tiedon varastoimiseen hyväksyttyjä säilytyspaikkoja turvaluokkien I ja II turva-alueilla,

— Luokka B: kansallisesti ► SECRET UE ◄ - ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokkien tiedon varastoimiseen hyväksyttyjä säilytyspaikkoja turvaluokkien I ja II turva-alueilla,

— Luokka C: ainoastaan ► RESTREINT UE ◄ -turvaluokan tiedon varastoimiseen soveltuvaa kalustoa.

Turvajärjestelyt hyväksyvän viranomaisen on varmennettava sellaisten turvaluokkien I ja II turva-alueille rakennettujen kassaholvien osalta ja turvaluokan I turva-alueiden, joissa ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tietoa varastoidaan avoimille hyllyille tai pannaan näytteille taulukkoihin, karttoihin jne., osalta, että seinien, lattioiden, sisäkattojen, lukittavan oven tai lukittavien ovien suojaus on yhtäläinen saman turvaluokan tiedon varastoimiseen hyväksytyn turvallisen säilytyspaikan kanssa.

18.3.6. Lukot

Turvallisissa säilytyspaikoissa ja kassaholveissa, joissa EU:n turvaluokiteltavaa tietoa säilytetään, käytettävien lukkojen on oltava seuraavien normien mukaisia:

— Ryhmä A: kansallisesti hyväksytty luokan A säilytyspaikkoihin,

— Ryhmä B: kansallisesti hyväksytty luokan B säilytyspaikkoihin,

— Ryhmä C: soveltuu ainoastaan luokan C kalustolle.

18.3.7. Avainten ja yhdistelmien valvonta

Turvallisten säilytyspaikkojen avaimia ei saa viedä pois komission kiinteistöistä. Valtuutuksen saaneet henkilöt opettelevat ulkoa turvallisten säilytyspaikkojen numeroyhdistelmät. Hätätapauksia varten asianomaisen komission yksikön paikallinen turvavastaava on vastuussa vara-avaimista ja pitää kirjaa jokaisesta numeroyhdistelmästä; jälkimmäiset säilytetään erillisissä sinetöidyissä läpinäkymättömissä kuorissa. Työavaimet, turva-avaimien varakappaleet ja numeroyhdistelmät säilytetään erillisissä turvallisissa säilytyspaikoissa. Nämä avaimet ja numeroyhdistelmät on suojattava vähintään yhtä huolellisesti kuin aineisto, johon ne antavat pääsyn.

Tieto turvallisten säilytyspaikkojen numeroyhdistelmistä annetaan mahdollisimman harvalle henkilölle. Yhdistelmät muutetaan:

a) uuden säilytyspaikan vastaanoton yhteydessä;

b) aina henkilöstön vaihtuessa;

c) aina vaaratilanteen tai sen epäilyksen ilmetessä;

d) mieluummin kuuden ja vähintään kahdentoista kuukauden välein.

18.3.8. Tunkeutumisen havaitsemislaitteet

Käytettäessä hälytysjärjestelmiä, suljettuja televisiopiirejä ja muita sähköisiä laitteita EU:n turvaluokitellun tiedon suojaamiseksi, on varavirtalähteen oltava käytettävissä järjestelmän jatkuvan toiminnan varmistamiseksi siltä varalta, että päävirtalähteen toiminta keskeytyy. Toinen perusvaatimus on, että tällaisten järjestelmien toimintahäiriö tai häirintä aiheuttaa hälytyksen tai muulla luotettavalla tavalla varoittaa valvontahenkilöstöä.

18.3.9. Hyväksytty laitteisto

Komission turvallisuustoimisto ylläpitää ajan tasalla olevia luetteloita niiden suojauslaitteiden tyypeistä ja malleista, jotka se on hyväksynyt turvaluokitellun tiedon suojaamiseen vaihtelevissa erityisolosuhteissa ja erityisedellytysten mukaisesti. Komission turvallisuustoimisto perustaa nämä luettelot muun muassa kansallisilta turvallisuusviranomaisilta saatuun tietoon.

18.3.10. Kopio- ja faksilaitteiden fyysinen suojaus

Kopio- ja faksilaitteet suojataan fyysisesti tarpeellisissa määrin sen varmistamiseksi, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää niitä turvaluokitellun tiedon käsittelemiseksi ja että kaikki turvaluokitellut tuotteet ovat asianmukaisesti valvottuja.

18.4. Suojautuminen salakatselulta ja salakuuntelulta

18.4.1. Salakatselu

Kaikki asianmukaiset toimet on toteutettava sekä päivällä että yöllä sen varmistamiseksi, että edes vahingossa yksikään sivullinen ei näe EU:n turvaluokiteltua tietoa.

18.4.2. Salakuuntelu

Yksiköt ja alueet, joilla ► SECRET UE ◄ -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan tiedosta keskustellaan säännöllisesti, suojataan tahatonta ja tahallista salakuunteluyritystä vastaan riskiarvioinnin niin vaatiessa. Tällaisten yritysten riskiarviointi on komission turvallisuustoimiston vastuulla sen kuultua tarvittaessa kansallista turvallisuusviranomaista.

18.4.3. Sähköisten laitteiden ja äänityslaitteiden tuominen

Turva-alueille ja teknisesti suojatuille alueille ei saa tuoda matkapuhelimia, henkilökohtaisessa käytössä olevia tietokoneita, äänityslaitteita, kameroita tai muita sähköisiä laitteita tai äänityslaitteita ilman komission turvallisuustoimiston päällikön lupaa.

Sen määrittämiseksi, millaisia suojaustoimenpiteitä on toteutettava tahattomalle salakuuntelulle (esim. seinien, ovien, lattioiden ja kattojen eristäminen, paljastavien virtauksien mittaus) tai tahalliselle salakuuntelulle (esim. mikrofonien etsintä) alttiissa tiloissa, komission turvallisuustoimisto voi pyytää apua kansallisten turvallisuusviranomaisten asiantuntijoilta.

Samoin, olosuhteiden niin vaatiessa, kansallisten turvallisuusviranomaisten tekniset turvallisuusasiantuntijat voivat komission turvallisuustoimiston päällikön pyynnöstä tarkastaa telelaitteet ja kaikki sähköiset tai elektroniset toimistolaitteet, joita käytetään ► SECRET UE ◄ -turvaluokan tai sitä korkeamman turvaluokan kokouksissa.

18.5. Teknisesti suojatut alueet

Tietyt alueet voidaan osoittaa teknisesti suojatuiksi alueiksi. Näillä alueilla suoritetaan erityinen sisääntulotarkastus. Tällaiset alueet pidetään lukittuina hyväksytyin menetelmin silloin kun ne eivät ole käytössä ja kaikkia avaimia käsitellään turva-avaimina. Tällaisilla alueilla suoritetaan säännöllisesti fyysisiä tarkastuksia sekä myös jokaisen luvattoman sisäänpääsyn tai sen epäilyksen jälkeen.

Laitteistosta ja kalustosta pidetään yksityiskohtaista inventaariota niiden sijoituspaikkamuutosten seuraamiseksi. Yhtäkään laitteistoon tai kalustoon kuuluvaa esinettä ei tuoda alueelle kunnes erikoiskoulutettu turvavirkailija on suorittanut perusteellisen tarkastuksen kuuntelulaitteiden havaitsemiseksi. Yleisenä sääntönä on, ettei teknisesti suojatuille alueille saa asentaa tietoliikenneyhteyksiä ilman asianmukaisen viranomaisen antamaa ennakkolupaa.

19. TIEDONSAANTITARPEEN PERIAATETTA JA EU:N HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUSSELVITYSTÄ KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT

19.1. Yleistä

Pääsy EU:n turvaluokiteltuun tietoon myönnetään vain henkilöille, joiden on tarpeen saada tällaista tietoa voidakseen suorittaa velvollisuutensa tai tehtävänsä. Pääsy ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -, ► SECRET UE ◄ - ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoon myönnetään vain henkilöille, joille on tehty asianmukainen luotettavuusselvitys.

Vastuu tiedonsaantitarpeen määrittämisestä on yksiköllä, johon kyseinen henkilö aiotaan palkata.

Henkilöstön luotettavuusselvitystä koskevasta pyynnöstä vastaa kukin yksikkö.

Tämän jälkeen myönnetään ”EU:n henkilöstön luotettavuustodistus”, josta ilmenee sen turvaluokitellun tiedon turvaluokka, johon luotettavuusselvityksen läpikäynyt henkilö valtuutetaan pääsemään, sekä valtuutuksen päättymispäivä.

Tiettyä turvaluokkaa koskeva EU:n henkilöstön luotettavuustodistus voi antaa haltijalle valtuutuksen päästä alemman turvaluokan tietoon.

Muilla henkilöillä kuin virkamiehillä tai muulla henkilöstöllä, kuten ulkopuolisilla toimeksisaajilla, asiantuntijoilla tai konsulteilla, joiden kanssa voi olla tarpeen keskustella EU:n turvaluokitellusta tiedosta tai joille on esitettävä EU:n turvaluokiteltua tietoa, on oltava EU:n turvaluokiteltua tietoa koskeva EU:n henkilöstön luotettavuustodistus ja heille on selvitettävä heidän turvallisuusvastuunsa.

Yleisön oikeudesta saada tietoa säädetään asetuksessa (EY) N:o 1049/2001.

19.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt

Kaikki henkilöt, joiden on päästävä ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon, on ennen tällaiseen tietoon pääsyä seulottava.

Turvallisuusasioista vastaava komission jäsen nimittää kaikki henkilöt, joiden on päästävä ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon, ja heidän nimensä merkitään asianmukaiseen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -rekisteriin. Komission turvallisuustoimisto perustaa tämän rekisterin ja ylläpitää sitä.

Ennen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä kaikkien henkilöiden on allekirjoitettava todistus siitä, että heille on selvitetty komission turvallisuusmenettelyt ja että he ymmärtävät täysin erityisen velvollisuutensa suojata ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tiedon sekä EU:n säännöissä ja kansallisessa lainsäädännössä tai hallinnollisissa säännöissä vahvistetut seuraamukset turvaluokitellun tiedon joutumisesta sivullisille joko tarkoituksellisesti tai laiminlyönnin seurauksena.

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden osallistuessa kokouksiin tai muihin vastaaviin tilaisuuksiin sen yksikön tai elimen, jossa kyseinen henkilö työskentelee, toimivaltainen valvontavastaava ilmoittaa kokouksen järjestävälle elimelle, onko kyseisille henkilöille myönnetty tällainen valtuutus.

Kaikkien niiden henkilöiden, jotka eivät enää työskentele ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä edellyttävissä tehtävissä, nimet poistetaan ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -luettelosta. Lisäksi kaikkia tällaisia henkilöitä muistutetaan uudelleen erityisestä velvollisuudestaan suojata ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tiedot. He allekirjoittavat myös vakuutuksen siitä, että he eivät käytä tai välitä eteenpäin hallussaan olevaa ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoa.

19.3. ► SECRET UE ◄ - ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt

Kaikki henkilöt, joiden on päästävä ► SECRET UE ◄ - tai ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoon, on ensin seulottava asianmukaisen turvaluokan mukaisesti.

Kaikille henkilöille, joiden on päästävä ► SECRET UE ◄ - tai ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoon, on selvitettävä asianmukaiset turvallisuussäännökset ja heidän on oltava tietoisia laiminlyönnin seuraamuksista.

► SECRET UE ◄ - tai ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden osallistuessa kokouksiin tai muihin vastaaviin tilaisuuksiin sen elimen, jossa kyseinen henkilö työskentelee, turvavastaava ilmoittaa kokouksen järjestävälle elimelle, onko kyseisille henkilöille myönnetty tällainen valtuutus.

19.4. ► RESTREINT UE ◄ -turvaluokan tietoon pääsyä koskevat erityissäännöt

Henkilöille, joilla on pääsy ► RESTREINT UE ◄ -turvaluokan tietoon, selvitetään turvallisuussäännöt ja laiminlyönnin seuraamukset.

19.5. Henkilösiirrot

Kun henkilöstön jäsen siirretään pois tehtävästä, joka edellyttää EU:n turvaluokitellun aineiston käsittelyä, rekisterinpitäjä valvoo, että kyseinen aineisto siirretään asianmukaisesti lähtevältä virkamieheltä saapuvalle virkamiehelle.

Kun henkilöstön jäsen siirretään toiseen tehtävään, joka edellyttää EU:n turvaluokitellun aineiston käsittelyä, paikallinen turvavastaava antaa hänelle tarvittavat selvitykset.

19.6. Erityisohjeet

Henkilöille, joiden edellytetään käsittelevän EU:n turvaluokiteltua tietoa, on heidän tullessaan ensimmäistä kertaa palvelukseen ja sen jälkeen säännöllisesti selvitettävä:

a) harkitsemattoman keskustelun aiheuttamat turvallisuusriskit;

b) käytettävät varotoimet suhteessa tiedotusvälineisiin ja eturyhmien edustajiin;

c) tiedustelupalvelujen Euroopan unioniin ja jäsenvaltioihin kohdistuvan toiminnan muodostama uhka EU:n turvaluokitellun tiedon ja toiminnan osalta;

d) velvollisuus ilmoittaa välittömästi asianmukaisille turvallisuusviranomaisille sellaisista lähestymisistä tai liikkeistä sekä epätavallisista turvallisuuteen liittyvistä olosuhteista, jotka antavat aihetta epäillä vakoilua.

Henkilöille, jotka tavallisesti ovat usein yhteydessä sellaisten valtioiden edustajiin, joiden tiedustelupalvelut kohdistavat toimintaansa Euroopan unioniin ja jäsenvaltioihin EU:n turvaluokitellun tiedon ja toiminnan osalta, on välitettävä tiedot niistä tekniikoista, joita eri tiedustelupalvelujen tiedetään käyttävän.

Komissiolla ei ole turvallisuussäännöksiä EU:n turvaluokiteltuun tietoon pääsyyn oikeutettujen henkilöiden yksityisen matkustamisen osalta mihinkään kohteeseen. Komission turvallisuustoimisto selvittää kuitenkin vastuualueeseensa kuuluville virkamiehille ja muulle henkilöstölle matkustussäännökset, joita heihin saatetaan soveltaa.

20. KOMISSION VIRKAMIESTEN JA MUUN HENKILÖSTÖN LUOTETTAVUUSSELVITYSMENETTELY

a) Komission hallussa olevaa turvaluokiteltua tietoa saavat ainoastaan ne komission virkamiehet ja muu henkilöstö tai muut komissiossa työskentelevät henkilöt, joiden on tehtäviensä ja yksikön tarpeiden vuoksi saatava tutustua niihin tai voitava käsitellä niitä.

b) Saadakseen ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -, ► SECRET UE ◄ - ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ -turvaluokan tietoja a kohdassa tarkoitetuilla henkilöillä on oltava tämän jakson c ja d kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti annettu valtuutus.

c) Valtuutus annetaan ainoastaan henkilöille, joista jäsenvaltioiden toimivaltaiset kansalliset viranomaiset (kansalliset turvallisuusviranomaiset) ovat tehneet luotettavuusselvityksen i—n kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti.

d) Komission turvallisuustoimiston päällikkö vastaa a, b ja c kohdassa tarkoitettujen valtuutusten myöntämisestä.

e) Päällikkö myöntää valtuutuksen saatuaan i—n kohdan mukaisesti suoritettuun luotettavuusselvitykseen perustuvan jäsenvaltioiden kansallisten toimivaltaisten viranomaisten lausunnon.

f) Komission turvallisuustoimisto pitää ajantasaista luetteloa komission eri yksiköiden kaikista arkaluontoisista tehtävistä ja henkilöistä, joille on myönnetty (väliaikainen) valtuutus.

g) Valtuutus on voimassa viisi vuotta, mutta ei kuitenkaan kauemmin kuin henkilö on tehtävissä, joiden perusteella valtuutus myönnettiin. Valtuutuksen voimassaoloa voidaan jatkaa e kohdassa säädettyä menettelyä noudattaen.

h) Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi peruuttaa valtuutuksen, jos hän katsoo siihen olevan perusteita. Päätös valtuutuksen peruuttamisesta ilmoitetaan kyseiselle henkilölle, joka voi pyytää, että komission turvallisuustoimiston päällikkö kuulee häntä, sekä toimivaltaiselle kansalliselle viranomaiselle.

i) Luotettavuusselvitys tehdään komission turvallisuustoimiston päällikön pyynnöstä yhteistyössä kyseisen henkilön kanssa. Luotettavuusselvityksen tekevä toimivaltainen kansallinen viranomainen on jokin sen jäsenvaltion viranomaisista, jonka kansalainen kyseinen henkilö on. Kun kyseinen henkilö ei ole EU:n jäsenvaltion kansalainen, komission turvallisuustoimiston päällikkö pyytää luotettavuusselvitystä siltä EU:n jäsenvaltiolta, jossa henkilön kotipaikka tai tavanomainen oleskelupaikka on.

j) Luotettavuusselvitystä varten kyseisen henkilön on täytettävä henkilötietolomake.

k) Komission turvallisuustoimiston päällikkö yksilöi pyynnössään niiden tietojen tyypin ja turvaluokan, jotka kyseinen henkilö työssään saa tietoonsa, jotta toimivaltaiset kansalliset viranomaiset voivat tehdä luotettavuusselvityksen ja antaa lausunnon kyseiselle henkilölle annettavan valtuutuksen asianmukaista tasoa varten.

l) Luotettavuutta koskevan selvitysmenettelyn kaikkiin vaiheisiin ja tuloksiin sovelletaan kyseisessä jäsenvaltiossa voimassa olevia asiaa koskevia sääntöjä ja asetuksia mahdolliset muutoksenhakukeinot mukaan luettuina.

m) Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi myöntää valtuutuksen kyseiselle henkilölle, jos jäsenvaltion toimivaltaiset kansalliset viranomaiset antavat myönteisen lausunnon.

n) Jos toimivaltaiset kansalliset viranomaiset antavat kielteisen lausunnon, kyseiselle henkilölle ilmoitetaan siitä ja hän voi pyytää, että komission turvallisuustoimiston päällikkö kuulee häntä. Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi tarvittaessa pyytää toimivaltaisia kansallisia viranomaisia antamaan tarkempia tietoja. Jos kielteinen lausunto vahvistetaan, valtuutusta ei voida myöntää.

o) Henkilöille, jotka ovat saaneet valtuutuksen d ja e kohdan mukaisesti, annetaan valtuutuksen myöntämisen yhteydessä ja tämän jälkeen määräajoin tarvittavat ohjeet turvaluokiteltujen tietojen suojaamisesta ja siitä, miten tämä varmistetaan. Nämä henkilöt allekirjoittavat vakuutuksen siitä, että he ovat saaneet ohjeet ja että he sitoutuvat noudattamaan niitä.

p) Komission turvallisuustoimiston päällikkö toteuttaa tarvittavat toimenpiteet tämän jakson säännösten täytäntöönpanemiseksi ja erityisesti ne toimenpiteet, joilla säännellään oikeutta tutustua valtuutuksen saaneista henkilöistä laadittuun luetteloon.

q) Komission turvallisuustoimiston päällikkö voi poikkeuksellisesti ja yksikön tarpeiden niin vaatiessa myöntää ennen i kohdassa tarkoitetun luotettavuusselvityksen saamista, ilmoitettuaan asiasta ennakolta kansallisille toimivaltaisille viranomaisille ja edellyttäen, että nämä eivät ole kuukauden kuluessa esittäneet huomautuksia, väliaikaisen valtuutuksen enintään kuudeksi kuukaudeksi.

r) Tällä tavoin myönnetyt väliaikaiset valtuutukset eivät oikeuta saamaan ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan tietoa; tällaisen tiedon saanti on rajoitettu virkamiehiin, joista on tehty i kohdan mukainen luotettavuusselvitys, jonka tulokset ovat olleet myönteiset. Ennen luotettavuusselvityksen tulosten saamista ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan luotettavuusselvitykseen määrätyille virkamiehille voidaan myöntää väliaikainen valtuutus saada ► SECRET UE ◄ - ja sitä alemman turvaluokan tietoa.

21. EU:n TURVALUOKITELTUJEN ASIAKIRJOJEN VALMISTELU, JAKELU JA LÄHETTÄMINEN, KURIIREIHIN SOVELLETTAVAT TURVATOIMET, YLIMÄÄRÄISET KOPIOT, KÄÄNNÖKSET JA OTTEET

21.1. Valmistelu

1. EU:n turvaluokituksia sovelletaan 16 jaksossa vahvistetulla tavalla. ► CONFIDENTIEL UE ◄ - ja sitä luottamuksellisempi turvaluokitus merkitään jokaisen sivun ylä- ja alareunan keskelle ja jokainen sivu numeroidaan. Jokaiseen EU:n turvaluokiteltuun asiakirjaan merkitään viitenumero ja päivämäärä. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ - ja ► SECRET UE ◄ -asiakirjoihin viitenumero merkitään jokaiselle sivulle. Jos asiakirjoja on jaossa useita kopioita, jokaiseen kopioon merkitään kopionumero ensimmäiselle sivulle asiakirjan sivumäärän lisäksi. Kaikki liitteet ja lisäykset luetellaan ► CONFIDENTIEL UE ◄ - ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjan ensimmäisellä sivulla.

2. ► CONFIDENTIEL UE ◄ - ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjoja saavat kirjoittaa koneella, kääntää, varastoida, valokopioida, jäljentää magneettisesti tai kuvata mikrofilmille ainoastaan henkilöt, joilla on valtuutus päästä vähintään kyseessä olevan asiakirjan turvaluokan tasoiseen EU:n turvaluokiteltuun tietoon.

3. Turvaluokiteltujen asiakirjojen tuottamista tietokoneella koskevat säännökset ovat 25 jaksossa.

21.2. Jakelu

1. EU:n turvaluokiteltua tietoa jaetaan vain henkilöille, joiden on tarpeen saada tällaista tietoa ja joille on tehty asianmukainen luotettavuusselvitys. Alkuperäisen jakelun määrittää tietojen luovuttaja.

2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjat kulkevat ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -rekisterien kautta (katso 22.2 jakso). ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -viestien toimivaltainen rekisteri voi valtuuttaa viestintäkeskuksen päällikön ottamaan vastaanottajaluettelossa mainitun määrän kopioita.

3. Alkuperäinen vastaanottaja voi jakaa ► SECRET UE ◄ - ja sitä alemman turvaluokan asiakirjoja edelleen muille vastaanottajille tiedonsaantitarpeen periaatetta noudattaen. Tiedot luovuttaneiden viranomaisten on kuitenkin annettava selkeästi tiedoksi mahdollisesti sovellettavat varoitukset. Jos tällaisia varoituksia sovelletaan, vastaanottajat voivat jakaa asiakirjoja edelleen vain tiedot luovuttaneiden viranomaisten valtuutuksella.

4. EU:n turvaluokitellun tiedon paikallisrekisterin yksiköt kirjaavat jokaisen ► CONFIDENTIEL UE ◄ - ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjan sen saapuessa pääosastoon tai yksikköön tai lähtiessä niistä. Asiakirjat on voitava tunnistaa kirjattavien tietojen (viitteet, päivämäärä ja tarvittaessa kopionumero) perusteella. Nämä tiedot merkitään päiväkirjaan tai tallennetaan erityiselle suojatulle tietovälineelle (katso 22.1 jakso).

21.3. EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen lähettäminen

21.3.1. Pakkaukset ja kuitit

1. ► CONFIDENTIEL UE ◄ - ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjat lähetetään kahdessa sisäkkäisessä, tukevassa ja läpinäkymättömässä kirjekuoressa. Sisempään kirjekuoreen merkitään asianmukainen EU:n turvaluokka ja mahdollisuuksien mukaan vastaanottajan täydellinen työnimike ja osoite.

2. Ainoastaan rekisterin valvontavastaava (katso 22.1 osasto) tai hänen sijaisensa saa avata sisemmän kirjekuoren ja kuitata sisällä olevat asiakirjat vastaanotetuiksi, ellei kirjekuorta ole osoitettu yksittäiselle henkilölle. Tällaisessa tapauksessa asianmukainen rekisteri (katso 22.1 jakso) kirjaa kirjekuoren saapuneeksi ja ainoastaan henkilö, jolle se on osoitettu, voi avata sisemmän kirjekuoren ja kuitata sisällä olevat asiakirjat vastaanotetuiksi.

3. Vastaanottokuitti sijoitetaan sisempään kirjekuoreen. Kuittiin, jota ei tarvitse turvaluokitella, merkitään asiakirjan viitenumero, päivämäärä ja kopionumero, mutta ei koskaan asiakirjan aihetta.

4. Sisempi kirjekuori suljetaan ulompaan kirjekuoreen, johon merkitään pakkausnumero kuittausta varten. Turvaluokkaa ei saa missään nimessä merkitä ulompaan kirjekuoreen.

5. ► CONFIDENTIEL UE ◄ - ja sitä luottamuksellisemman turvaluokan asiakirjoista annetaan kuriireille ja läheteille kuitti pakkausnumeroita vastaan.

21.3.2. Lähettäminen kiinteistöjen tai kiinteistöryhmien sisällä

Turvaluokiteltuja asiakirjoja voidaan kuljettaa tietyn kiinteistön tai kiinteistöryhmän sisällä suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty ainoastaan vastaanottajan nimi, jos kirjekuoren kuljettaa henkilö, jolla on asiakirjojen turvaluokkaa vastaava valtuutus.

21.3.3. Lähettäminen valtion sisällä

1. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjoja saa lähettää valtion sisällä ainoastaan virallisen lähettipalvelun tai ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -turvaluokan valtuutuksen saaneiden henkilöiden välityksellä.

2. Kun käytetään lähettipalvelua ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjan lähettämiseksi kiinteistön tai kiinteistöryhmän ulkopuolelle, on noudatettava tämän luvun pakkausta ja kuitteja koskevia säännöksiä. Lähettipalvelujen henkilöstön avulla on pystyttävä varmistamaan, että ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjoja sisältävät pakkaukset ovat vastuuhenkilön välittömässä valvonnassa kaiken aikaa.

3. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjoja voivat viedä kiinteistön tai kiinteistöryhmän ulkopuolelle poikkeuksellisesti muut henkilöt kuin lähetit käytettäväksi kokouksissa ja keskusteluissa, jos a) asiakirjojen viejällä on valtuutus päästä ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjoihin; b) kuljetustapa on ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjojen lähettämistä koskevien sääntöjen mukainen; c) asiakirjojen viejä ei missään vaiheessa jätä ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -asiakirjoja vartioimatta; d) on olemassa järjestelyt sen varmistamiseksi, että ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -rekisteri pitää tällä tavoin kuljetuista asiakirjoista luetteloa ja että ne merkitään päiväkirjaan. Asiakirjojen palauttamisen yhteydessä niiden vastaavuus rekisterin kanssa on tarkastettava.

4. ► SECRET UE ◄ - ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ -asiakirjoja voidaan lähettää tietyn valtion sisällä postitse, jos tällainen lähetystapa sallitaan kansallisessa lainsäädännössä ja lähetys on tämän lainsäädännön mukainen, tai lähettipalvelun taikka henkilöiden, joilla on valtuutus päästä EU:n turvaluokiteltuun tietoon, välityksellä.

5. Komission turvallisuustoimisto laatii näiden sääntöjen perusteella ohjeet EU:n turvaluokiteltujen asiakirjojen kuljettamisesta henkilökohtaisesti. Asiakir