Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
"BKOMISSION ASETUS (EY) N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta
(EYVL L 158, 8.7.1995, s. 6)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
"M1 Komission asetus (EY) N:o 896/97 annettu 20 päivänä toukokuuta
1997L 128 8 21.5.1997
"M2 Komission asetus (EY) N:o 2245/1999 annettu 22 päivänä
lokakuuta 1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 1
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista
yksityiskohtaisista säännöistä EMOTR:n tukiosaston tilien tarkas-
tamisen ja hyväksymisen osalta
EUROOP AN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta 21 päivänä
huhtikuuta 1970 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 (1),
sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o
1287/95 (2), ja erityisesti sen 4 artiklan 6 kohdan ja 5 artiklan 3 kohdan,
sekä katsoo, ettäasetuksella (EY) N:o 1287/95 toteutettava tilien tarkastamista ja
hyväksymistä koskevan menettelyn uudistaminen sisältää yksityiskoh-
taisten sääntöjen vahvistamisen nimettyjen maksajina toimivien toimie-
limien vuosittaisten tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä,
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien toimenpiteiden lukumäärän ja
luonteen muuttuminen samanaikaisesti kun tietojen tallennus- ja välitys-
tekniikka on muuttunut vaatii komissiolle tilien hyväksymistä ja
tarkastamista varten toimitettavien tietojen luonteen ja sisällön uudis-
tamista,
komission asetus 1723/72 (
3), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna
asetuksella 295/88 (4), olisi tämän vuoksi kumottava, ja
EMOTR:n komitea ei ole antanut lausuntoa puheenjohtajansa asettamas-
sa määräajassa,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
1. Jokaisen jäsenvaltion on asiasta komission kanssa neuvoteltuaan
vahvistettava asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 2 kohdassa
tarkoitetun jäsenvaltion hyväksymien maksajina toimivien toimielimien
lukumäärän rajat. Komissio voi erityisesti ilmoittaa esteestä, jonka tämä
lukumäärä muodostaa kyseisen asetuksen 5 artiklan 2 kohdan b
alakohdassa säädetyn määräajan noudattamiselle ja rahaston toiminnan
tarkastusten avoimuudelle. Komission on ilmoitettava rahastokomitealle
kunkin jäsenvaltion hyväksymät maksajina toimivat toimielimet.
2. Jokaisen maksajana toimivan toimielimen osalta jäsenvaltion on
ilmoitettava komissiolle yksi tai useampi hyväksymisen myöntävä ja
peruuttava viranomainen, joka määrää asetuksen (ETY) N:o 729/70 4
artiklan 4 kohdassa tarkoitettuihin tarvittaviin mukautuksiin käytettävän
ajan (”toimivaltainen viranomainen”).
3. Ennen maksajana toimivan toimielimen hyväksymistä toimivaltaisen
viranomaisen on varmistuttava siitä, että kyseisen elimen hallintoa ja
tilejä koskevat järjestelyt antavat asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan
1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut takeet. Jäsenvaltion on vahvistettava
hyväksymisen perusteet, ja toimivaltaisen viranomaisen on sovellettava
niitä ottaen huomioon komission asettamat, liitteessä esitetyt suuntavii-
vat näille perusteille. Jollei maksajana toimivan toimielimen toiminnan
kannalta merkityksellisiä perusteita noudateta, sovelletaan edellä maini-
tun asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.!B
(1) EYVL N:o L 94, 28.4.1970, s. 13
(2) EYVL N:o L 125, 8.6.1995, s. 1
(3) EYVL N:o L 186, 16.8.1972, s. 1
(4) EYVL N:o L 30, 2.2.1988, s. 71995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 2
Hyväksymistä koskeva päätös on tehtävä hallintoa ja tilejä koskevien
edellytysten tutkimuksen perusteella, mukaan lukien edellytykset, jotka
on vahvistettu maksettuja ennakkomaksuja, saatuja vakuuksia, interven-
tiovarastoja ja kannettavia määriä koskevien yhteisön etujen turvaa-
miseksi. Tutkimukseen on sisällytettävä erityisesti maksujen suorittamis-
ta, varojen turvaamista, tietojärjestelmien turvallisuutta, tilitiedostojen
ylläpitoa, tehtävänjakoa sekä sisäisen ja ulkoisen valvonnan riittävyyttä
koskevat järjestelyt, EMOTR:n tukiosaston rahoittamien suoritteiden
osalta.
4. Jos toimivaltainen viranomainen toteaa tutkitun maksajana toimivan
toimielimen olevan kaikkien asiaan kuuluvien vaatimusten mukainen,
sen on hyväksyttävä toimielin. Muutoin sen on annettava maksajana
toimivalle toimielimelle ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä
ja erityisesti kaikista niistä edellytyksistä, jotka maksajana toimivan
toimielimen on täytettävä ennen kuin se voidaan hyväksyä. Hyväksymi-
nen voidaan myöntää väliaikaisesti ongelman vakavuuden mukaan
vahvistettavaksi määräajaksi, kunnes tarvittavat hallintoa ja tilejä
koskevien järjestelyjen muutokset on pantu täytäntöön.
5. Jos hyväksyminen peruutetaan, jäsenvaltion on nimettävä toinen
maksajana toimiva toimielin asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklassa
sekä tämän artiklan 3 ja 4 kohdassa säädettyjen edellytysten mukaisesti,
sekä varmistettava, ettei maksujen suorittamista edunsaajille keskeytetä.
6. Hyväksyminen on toimitettava kirjallisella vahvistuksella, jonka
mukaan kyseinen elin noudattaa hyväksymisen perusteita, ja tarvittaessa
siinä on annettava ohjeet muutoksista ja asetetusta määräajasta.
Hyväksyminen on annettava tiedoksi komissiolle.
7. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 3 kohdassa säädetty
tiedoksianto on annettava, kun maksajana toimiva toimielin hyväksytään
ensimmäisen kerran, ja siihen on liitettävä seuraavat tiedot kustakin
maksajana toimivasta toimielimestä:
— sille annetut tehtävät,— tehtävien jakautuminen sen yksiköiden kesken,
— sen suhteet muihin julkisiin tai yksityisiin elimiin, joille on myös
annettu osa tehtävistä sellaisten toimenpiteiden toteuttamiseksi,
joista se veloittaa kuluja rahastolta,
— menettelyt, joilla edunsaajien maksuvaatimukset otetaan vastaan,
tarkastetaan ja todetaan päteviksi, kulut hyväksytään, maksetaan ja
tilitetään,
— sisäisiä tarkastuksia koskevat määräykset.A s e t u k s e n( E T Y )N : o7 2 9 / 7 04a r t i k l a n4k o h t a as o v e l l e t t a e s s a
annettaviin tietoihin on sisällytettävä erityisesti kaikki ohjeet hallintoa
ja tilejä koskevista järjestelyistä, maksajana toimivalta toimielimeltä
hyväksymisen peruuttamisen välttämiseksi edellytettävistä mukautuksis-
ta sekä täytäntöönpanon määräajasta.
2 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa
tarkoitetun koordinaatioelimen on toimittava jäsenvaltion yksinomaisena
edustajana suhteessa komissioon kaikissa EMOTR:n tukiosastoon
liittyvissä asioissa, jotka koskevat:
— yhteisön tekstien ja niihin liittyvien suuntaviivojen jakelua maksa-
jina toimiville eri toimielimille ja niiden täytäntöönpanosta vastaa-
ville elimille,
— niiden yhdenmukaistetun soveltamisen edistämistä,
— tässä asetuksessa ja asetuksessa (ETY) N:o 729/70 säädettyjen
tietojen toimittamista komissiolle,
— tilasto- ja valvontatarkoituksiin tarvittavien tilitietojen täydellisten
tiedostojen pitämistä komission käytettävissä.!B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 3
Maksajina toimivilla toimielimillä tai hyväksymisen myöntävillä elimillä
asiakirjamuodossa olevia tietoja ei tarvitse toimittaa komissiolle, mutta
maksajina toimivien toimielimien tai hyväksymisen myöntävien viran-
omaisten on kuitenkin pidettävä ne saatavilla. Maksajana toimiva
toimielin voi hoitaa koordinaatioelimen tehtävää, jos kyseiset kaksi
tehtävää pidetään erillään. Tehtäviä suorittaessaan koordinaatioelin voi
kansallisia menettelyjä noudattaen käyttää apunaan muita, erityisesti
kirjanpitoon tai tekniikkaan erikoistuneita hallinnollisia elimiä tai
yksiköitä.
2. Jäsenvaltion on toimitettava komissiolle tiedot koordinaatioelimen
nimestä ja perussäännöstä sekä sen toimintaan liittyvistä hallintoa, tilejä
ja sisäistä valvontaa koskevista edellytyksistä.
3."M2Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen tilitietojen muoto ja sisältö
hyväksytään asetuksen (ETY) N:o 729/70 13 artiklassa säädettyä
menettelyä noudattaen. 3
3 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 1 kohdan b alakohdassa
tarkoitetun todistuksen laatii yksikkö tai elin, joka on toiminnallisesti
riippumaton maksajina toimivista ja yhteensovittavista toimielimistä ja
jolla on tekninen pätevyys (”todistuksen myöntävä elin”).
Todistuksen on perustuttava menettelyjen sekä suoritteiden otoksen
tutkimukseen. Siinä on todistettava maksujen yhteisön sääntöjenmukai-
suus ainoastaan siltä osin, joka koskee maksajana toimivien toimielimien
hallinnollisten rakenteiden kykyä varmistaa, että tämä sääntöjenmukai-
suus on tarkistettu ennen maksun suorittamista.
Todistuksen myöntävän elimen on suoritettava tutkimus kansainvälisesti
hyväksyttyjen kirjanpitostandardien mukaisesti. Tarkistukset on tehtävä
sekä kunkin varainhoitovuoden aikana että sen päätyttyä. Ennen 31
päivää tammikuuta seuraavana vuonna todistuksen myöntävän elimen on
laadittava todistus sekä havaintojaan koskeva kertomus, jossa on
erityisesti todettava, onko elin kohtuullisessa määrin varmistunut siitä,
että komissiolle luovutettavat tilit ovat todenperäiset, täydelliset ja tarkat
ja että sisäisen valvonnan menettelyt ovat toimineet hyväksyttävästi.
2. Jos maksajina toimivia toimielimiä hyväksytään useampia kuin yksi,
jäsenvaltio voi ottaa huomioon kyseisten maksajina toimivien toimieli-
mien tileistä todistuksen myöntäneiden yksiköiden tai elinten myöntä-
män todistukset, jos sille annetaan vakuus siitä, että suoritetut tarkas-
tukset vastasivat laajuudeltaan ja tasoltaan 1 kohdassa esitettyjä
vaatimuksia.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa kertomuksessa on todettava:
— antavatko maksajina toimivien toimielimien menettelyt, erityisesti
hyväksymisen perusteet, kohtuulliset takeet siitä, että rahastolta
veloitettavat toiminnot ovat yhteisön sääntöjen mukaisia, ja mitä
järjestelmien parantamista koskevia suosituksia on annettu,
— vastaavatko tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa
tarkoitetut vuosittaiset tilit maksajina toimivien toimielimien tilejä ja
tiedostoja,
— muodostavatko tämän asetuksen 5 artiklassa säädetyt maininnat
menoista ja interventiotoimista aineellisesti todenperäisen, täydelli-
sen ja tarkan luettelon rahastolta veloitettavista toimista,
— onko yhteisön rahalliset edut asianmukaisesti suojattu maksettujen
ennakkomaksujen, saatujen vakuuksien, interventiovarastojen ja
kannettavien määrien osalta,
— onko maksajana toimivalle toimielimelle annettuja järjestelmien
parantamista koskevia suosituksia noudatettu.
Kertomukseen on liitettävä tiedot tilintarkastuksen suorittavan henkilös-
tön lukumäärästä ja pätevyydestä, tehdystä työstä, tutkittujen suorittei-
den lukumäärästä, tulokseksi saadusta asiaan vaikuttavien seikkojen ja
luotettavuuden tasosta, todetuista heikkouksista ja parannussuosituksista,!B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 4
sekä todistuksen myöntävän elimen ja muiden tarkastuselinten maksajina
toimivien toimielimien sisällä ja niiden ulkopuolella toteuttamista
toimista, joiden kaikkien seikkojen perusteella todistuksen myöntävä
elin varmistui kokonaan tai osittain kertomuksessa esitetyistä seikoista.
4 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa
säädettyä tilien tarkastamista ja hyväksymistä varten jäsenvaltioiden on
lähetettävä komissiolle:
a) vuosittaiset tilit rahaston tukiosastolta veloitetuista menoista ja
kunkin yksikön tai elimen kyseisen asetuksen 5 artiklan 1 kohdan
mukaisesti laatimat kertomukset,
b) yhden tai useamman todistuksen antavan elimen laatimat todistukset
ja kertomukset.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on lähetettävä neljänä
kappaleena komissiolle 10 päivään helmikuuta mennessä sen varain-
hoitovuoden, jota kertomus koskee, päättymistä seuraavana vuonna.
3. Komission pyynnöstä tai jäsenvaltion aloitteesta tilien hyväksymistä
ja tarkastamista koskevia lisätietoja voidaan lähettää komissiolle
määräaikaan mennessä, jonka komissio asettaa ottaen huomioon näiden
tietojen toimittamiseen tarvittavan työmäärän. Tällaisten tietojen puut-
tuessa komissio voi hyväksyä ja tarkastaa tilit niiden tietojen perusteella,
jotka sillä on käytettävissään kyseisen määräajan päättyessä.
4. Komissio voi hyväksyä lisäaikaa tietojen toimittamiseksi koskevan
pyynnön, jos pyyntö on perusteltu ja jos pyyntö toimitetaan komissiolle
määräaikaan mennessä.
5 artikla
1. Edellä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin tileihin on
sisällytettävä:
a) yhteisön talousarvion momenttien ja alamomenttien mukaiset
yhteenvedot menoista,
b) yhteenveto interventiotoimista ja maininta varastojen määrästä ja
sijainnista varainhoitovuoden lopussa,
c) tiedot menoista tai vahvistus siitä, että kutakin suoritetta koskevat
yksityiskohtaiset tiedot säilytetään komission käytettävissä atk-
tiedostossa,
d) vahvistus siitä, että kutakin interventiovarastoista tapahtuvaa siirtoa
koskevat yksityiskohdat säilytetään maksajana toimivan toimielimen
atk-tiedostossa,
e) selitykset eroavuuksista vuosittaisissa tileissä ilmoitettujen menojen
sekä samalta ajanjaksolta komission asetuksen (ETY) N:o
2776/88 (1) 3 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuissa asiakirjoissa
ilmoitettujen menojen välillä, kyseisen asetuksen 9 artiklan 7 kohdan
mukaisesti korjattuina,
f) yhteenveto peritttävänä olevista summista jaoteltuna sen varain-
hoitovuoden mukaan, jona perintämääräys on annettu, sekä yhteen-
veto summista, joiden perintä on varainhoitovuoden aikana todettu
mahdottomaksi.
2. Tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa
kertomuksissa on oltava seuraavat tiedot koordinaatioelimestä ja
kustakin maksajana toimivasta toimielimestä.
— kyseiseen varainhoitovuoteen liittyneet poikkeukselliset suoritteet tai
tekniset vaikeudet,!B
(1) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 9!M2
!B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 5
— edellisen 1 kohdan 7 alakohdassa mainittuja tietoja koskevan
kertomuksen jälkeen tapahtuneet merkittävät muutokset.
6 artikla
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien ja sille korvattavien menojen
tositeasiakirjat on pidettävä komission saatavilla vähintään kolme vuotta
sen vuoden päättymisestä, jona komissio tarkastaa ja hyväksyy kyseisen
varainhoitovuoden tilit, tai jos päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksy-
misestä edellyttää Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäsittelyä,
vuoden ajan oikeuskäsittelyn päättymisestä.
7 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa
tarkoitetussa päätöksessä tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä on
määriteltävä se kussakin jäsenvaltiossa kyseisenä varainhoitovuonna
toteutuvien menojen määrä, joka voidaan veloittaa EMOTR:lta edellä
mainitun asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b alakohdan perusteella, sanotun
kuitenkaan rajoittamatta myöhempien kyseisen 5 artiklan 2 kohdan c
alakohdan mukaisten päätösten soveltamista, sekä kyseisen varain-
hoitovuoden ennakoiden vähennykset ja keskeytykset komission asetuk-
sen (EY) N:o 296/96 (1) 4 artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa
tarkoitetut vähennykset mukaan lukien.
Määrät, jotka edellisessä kohdassa tarkoitetun tarkastus- ja hyväksymis-
päätöksen mukaisesti voidaan vaatia takaisin kultakin jäsenvaltiolta tai
maksaa kullekin jäsenvaltiolle, on vahvistettava vähentämällä kyseisen
varainhoitovuoden osalta maksetut ennakkomaksut samalle vuodelle
edellisen kohdan mukaisesti hyväksytyistä menoista. Takaisin perittävät
tai maksettavat määrät on joko vähennettävä tilien tarkastamisesta ja
hyväksymisestä tehdyn päätöksen kuukautta seuraavan toisen kuukauden
menoja koskevista ennakoista tai lisättävä niihin.
2. Komission on toimitettava tiedoksi kyseisille jäsenvaltioille sille
annettujen tietojen tarkistuksen tulokset sekä mahdollisesti ehdottamansa
muutokset ennen kyseisen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan
vuoden maaliskuun 31 päivää.
3. Jos kyseisestä jäsenvaltiosta johtuvista syistä komissio ei voi
tarkastaa ja hyväksyä jäsenvaltion tilejä ennen seuraavan vuoden
huhtikuun 30 päivää, komission on ilmoitettava jäsenvaltiolle niistä
lisätutkimuksista, jotka se aikoo tehdä asetuksen (ETY) N:o 759/70 9
artiklan mukaisesti.
8 artikla
1. Jos komissio tutkimuksen perusteella katsoo, että menoja ei ole
toteutettu yhteisön sääntöjen mukaisesti, se antaa kyseiselle jäsenvalti-
olle tiedoksi tarkastustensa tulokset ja korjaustoimenpiteet, jotka on
toteutettava edellä mainittujen sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi
tulevaisuudessa.
Tiedonannossa on viitattava tähän asetukseen. Jäsenvaltion on anettava
vastaus kahden kuukauden kuluessa, ja komissio voi muuttaa kantaansa
vastaavasti. Perustelluissa tapauksissa komissio voi suostua tämän
vastaukselle varatun määräajan pidentämiseen.
Vastaukselle varatun määräajan päätyttyä komissio aloittaa kahdenväliset
neuvottelut, ja molempien osapuolten on pyrittävä sopimukseen
toteutettavista toimenpiteistä sekä rikkomisen vakavuuden arvioinnissa
ja Euroopan yhteisölle aiheutuneesta taloudellisesta haitasta. Näiden
neuvottelujen sekä niiden määräaikojen päätyttyä, jotka komissio on
asettanut jäsenvaltioita kuultuaan lisätietojen toimittamiselle kahdenvä-
listen neuvottelujen jälkeen, tai, jos jäsenvaltio ei hyväksy neuvottelu-!B
(1) EYVL N:o L 39, 17.2.1996, s. 5!M1
!B
!M21995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 6
kutsua komission asettamassa määräajassa, komissio antaa tämän
määräajan päätyttyä päätelmänsä virallisesti tiedoksi jäsenvaltioille
viitaten komission päätökseen 94/442/EY (1). Tiedonannossa on oltava
arvio niistä menoista, jotka komissio aikoo ehdottaa jätettäviksi
yhteisörahoituksen ulkopuolelle asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan
2 kohdan c alakohdan mukaisesti, sanotun kuitenkaan estämättä tämän
kohdan neljännen alakohdan soveltamista.
Jäsenvaltioiden on niin pian kuin mahdollista annettava komissiolle
tiedoksi yhteisön sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi toteutettavat
korjaustoimenpiteet sekä niiden voimaantulopäivä. Komissio tekee
tarvittaessa asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdan
mukaisesti yhden tai useamman päätöksen niiden menojen, joita yhteisön
sääntöjen noudattamatta jättäminen koskee, jättämisestä yhteisörahoi-
tuksen ulkopuolelle korjaustoimenpiteiden tosiasialliseen toteuttamis-
päivään asti.
2. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa
tarkoitetut päätökset on tehtävä sen jälkeen, kun on tutkittu sovittelue-
limen komission päätöksen 94/442/EY mukaisesti laatima kertomus.
3. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa
tarkoitetut vähennykset yhteisön rahoituksesta on tehtävä ennakkomak-
suista, jotka koskevat toista kyseisen artiklan mukaista päätöstä seuraa-
vaa kuukautta. Komissio voi kuitenkin jäsenvaltion pyynnöstä ja
vähennysten tärkeyden sitä edellyttäessä sekä rahoituskomiteaa kuultu-
aan päättää muista ajankohdista.
9 artikla
Kumotaan asetus (ETY) N:o 1723/72 16 päivästä lokakuuta 1995 alkaen.
Sitä sovelletaan kuitenkin edelleen tukirahaston tilien tarkastamiseen ja
hyväksymiseen tukirahaston varainhoitovuoden 1995 tileihin asti.
10 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on
julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä .
Sitä sovelletaan 16 päivänä lokakuuta 1995 alkavasta varainhoitovuodes-
ta.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan
sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.!M2
(1) EYVL L 182, 16.7.1994, s. 45.!B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 7
LIITE
Suuntaviivat perusteille maksajana toimivan toimielimen nimeämiseksi
Nimeämisen perusteet ovat ne, että maksajana toimivan toimielimen on
esitettävä hallinnollisen organisaationsa ja sisäisen valvontansa asianmu-
kaisesta toiminnasta sekä asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan
mukaisesta asiakirjojen ylläpidosta. Ainoastaan maksajana toimivantoimielimen toiminnan pienimuotoisuus voi oikeuttaa yksinkertaistettujenperusteiden soveltamiseen. Jos maksajana toimivan toimielimen toiminnan
kannalta merkittävää perustetta ei noudateta, sovelletaan kyseisen
asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.
1. Maksajana toimivan toimielimen (”toimielin”) perustamisen on tapahdut-
tava muodollisella toimella, jolla määrätään toimielimen toimivallasta,velvoitteista ja tehtävistä, erityisesti suhteessa asetuksen (ETY) N:o
729/70 2 ja 3 artiklassa määriteltyyn EMOTR:n tukirahoitukseen, ja jolla
vahvistetaan toimielimen hallinnollinen rakenne.
2. Toimielimellä on kolme päätehtävää EMOTR:n tukirahoitukseen nähden:
i) Maksujen hyväksyminen: tämän tehtävän tarkoituksena on maksuvaa-
timuksen esittäjälle maksettavan määrän määrääminen yhteisönsääntöjen mukaisesti.
ii) Maksujen suorittaminen: tämän tehtävän tarkoituksena on ohjeiden
antaminen toimielimen pankille tai tarvittaessa valtion maksutoimis-
tolle hyväksytyn määrän maksamisesta maksuvaatimuksen esittäjälle
(tai tämän nimeämälle edustajalle).
iii) Maksukirjanpito: tämän tehtävän tarkoituksena on maksujen kirjaa-
minen toimielimen erillisiin EMOTR:n menojen tileihin, joita yleensäpidetään atk-järjestelmänä, ja määräaikaisten menoja koskevienyhteenvetojen laadinta, mukaan lukien kuukausittaiset ja vuosittaiset
ilmoitukset Euroopan komissiolle. Tileihin merkitään myös rahaston
rahoittamat varat, erityisesti interventiovarastot, selvittämättömätennakkomaksut ja velalliset.
3. Toimielimen on tavallisesti hoidettava kahta palvelua, sanotun kuitenkaan
rajoittamatta jäljempänä 4 kohdassa määrättyjä tehtävänsiirtoja:
i) Sisäinen tarkastuspalvelu: tämän palvelun tai vastaavan menettelyn
tarkoituksena on varmistaa, että toimielimen sisäisen valvonnan
järjestelmä toimii tehokkaasti; sisäisen tarkastuspalvelun on oltavariippumaton toimielimen muista yksiköistä ja annettava kertomuksettoiminnastaan suoraan toimielimen ylimmälle johdolle.
ii) Tekninen palvelu: tämän palvelun tarkoituksena on todentaa maksu-
vaatimusten esittäjille suoritettavien maksujen perusteet; esimerkiksi
sellaisia asioita kuin tuotteiden, karjan ja maan laatua ja ominaisuuk-
sia, toimitusajankohtaa sekä toiseksi tuotteeksi muuttamista koskevattosiseikat ja muut teknisluonteiset tarkastukset. Nämä tosiseikattarkistetaan valvonta- ja tarkastusjärjestelmän avulla. Teknisen
palvelun tärkeimpiä tehtäviä on tämän valvontajärjestelmän tarkkailu.
4. Hyväksyminen ja/tai tekninen palvelu voidaan osittain tai kokonaan siirtää
muille elimille, jos seuraavia edellytyksiä noudatetaan:
i) Näiden muiden elinten tehtävät ja velvoitteet, erityisesti yhteisön
sääntöjen noudattamisen valvonnan ja tarkistamisen osalta, mää-ritellään selvästi.
ii) Elimillä on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistami-
seksi, että ne suorittavat tehtävänsä hyväksyttävästi.
iii) Elimet nimenomaisesti vakuuttavat toimielimelle, että ne tosiasialli-
sesti suorittavat tehtävänsä, sekä selostavat siihen käyttämänsä keinot.
iv) Toimielimelle ilmoitetaan säännöllisin väliajoin suoritetun valvonnan
tuloksista, niin että tämän valvonnan riittävyys voidaan aina ottaahuomioon, ennen kuin maksuvaatimus käsitellään. Suoritettu työ onselostettava yksityiskohtaisesti jokaiseen maksuvaatimukseen tai
maksuvaatimuserään liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa
yhtä markkinointivuotta koskevassa kertomuksessa. Kertomukseen onliitettävä todistus hyväksyttyjen maksuvaatimusten oikeutuksestamaksuihin sekä tehdyn työn luonteesta, laajuudesta ja rajoista. Jos
fyysiset tai hallinnolliset tarkistukset eivät ole täydellisiä, vaan ne on
suoritettu maksuvaatimusten otoksen perusteella, valitut maksuvaa-timukset on yksilöitävä, otantamenetelmä on selostettava, ja kertomus!
B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 8
on annettava kaikkien tarkastusten tuloksista sekä ristiriitaisuuksien
tai säännönvastaisuuksien johdosta toteutetuista toimenpiteistä. Toi-
mielimelle tositteena toimitettujen asiakirjojen on oltava riittävät sen
varmistamiseksi, että kaikki vaaditut tarkistukset hyväksyttyjenmaksuvaatimusten oikeutuksesta maksuihin on suoritettu.
v) Jos hyväksyttyihin maksuvaatimuksiin ja valvonnan suorittamiseen
liittyvistä asiakirjoista huolehtivat muut elimet, on sekä näiden elinten
että toimielimen vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, ettäkaikkien sellaisten asiakirjojen sijainti, jotka ovat toimielimensuorittamien yksittäisten maksujen kannalta merkityksellisiä, kirja-
taan muistiin ja että nämä asiakirjat voidaan saattaa tarkistettaviksi
toimielimen toimitiloissa niiden henkilöiden tai elinten pyynnöstä,joilla tavallisesti olisi oikeus tarkistaa nämä asiakirjat ja joita ovat:
— toimielimen henkilökunta, joka käsittelee maksuvaatimusta,
— toimielimen sisäinen tarkastuspalvelu,
— elin, joka todistaa oikeaksi toimielimen vuosittaisen ilmoituksen,— Euroopan unionin toimeksiannon saaneet virkamiehet.
4 a. Sellaisten osarahoitettujen toimenpiteiden, joista on annettu komission
ennakkohyväksyntä ja jotka edellyttävät useiden pienten maksujensuorittamista, maksatustehtävät tuenhakijoille voidaan siirtää muilleelimille. Maksajana toimivan toimielimen ja kyseisen elimen välillä
tehdyssä kirjallisessa sopimuksessa on täsmennettävä, minkälaiset tiedot ja
tositteet maksajana toimivalle toimielimelle on toimitettava ja niidentoimittamisen määräaika. Maksajana toimivan toimielimen on voitavaniiden perusteella täyttää vähintään hyväksymisperusteet ja noudattaa
kuukausittaisten ja vuotuisten tilitietojen esittämiselle asetettuja mää-
räaikoja. Maksajana toimiva toimielin vastaa edelleen kyseisten varojenmoitteettomasta hoidosta ja kirjanpitoasiakirjojen päivityksestä. Maksaja-na toimivan toimielimen, todistuksen myöntävän toimielimen sekä
Euroopan yhteisön valtuuttamilla virkailijoilla on oikeus tutkia kaikki
edellä mainitun elimen hallussa olevat tositteet ja suorittaa tuen hakijoitakoskevia tarkastuksia.
5. Toimielimen hallinnollisessa rakenteessa on erotettava toisistaan kolme
päätehtävää eli maksujen hyväksyminen, suorittaminen ja kirjanpito, joistajokaisesta vastaa erillinen hallinnollinen alayksikkö, jonka tehtävätmääritellään organisaatiokaaviossa. Hallinnollinen rakenne voi olla
sellainen, että teknistä palvelua suorittaa tarvittaessa hyväksymisyksikkö.
Maksujen suorittamisesta vastaavalla hallinnollisella alayksiköllä tai sen
valvonnasta vastaavalla yksiköllä on oltava asiakirjat, joilla todistetaan
tukihakemusten hyväksyminen sekä säädettyjen hallinnollisten ja fyysistentarkistusten suorittaminen. Tiedot ja todistukset voivat olla yhteenveto-muodossa tämän liitteen 4 kohdan iv alakohdan mukaisesti ja ne voidaan
toimittaa sähköisessä muodossa.
6. Maksajana toimivan toimielimen on noudatettava seuraavia tai vastaavat
takeet antavia menettelyjä:
i) Toimielimen on määrättävä maksuvaatimusten vastaanottoa, kirjaa-
mista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset, kirjalliset menettelyt,joihin sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista.
ii) Tehtävien jaon on oltava sellainen, ettei kukaan virkailija vastaa
useammasta kuin yhdestä EMOTR:lta veloitettavien määrien hyväk-
symiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja etteikukaan virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisenvirkailijan valvontaa.
Jokaisen virkailijan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan
lukien virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojenasettaminen. Henkilöstöä on koulutettava asianmukaisesti, ja luotta-
muksellisiin toimiin on järjestettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoi-
sesti lisättävä valvontaa. "
M2Vastuullisessa tai rahastoille osoitet-
tujen hakemusten tarkistuksen, hyväksymisen ja maksamisen kannalta!B
!M2
!B
!M2
!B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 9
arkaluontoisessa asemassa olevien hankilöiden toimiessa maksajana
toimivan toimielimen ulkopuolella muissa tehtävissä on asianmukai-
silla toimenpiteillä vältettävä eturistiriitojen vaara. 3
iii) Jokaisella virka ilijalla, joka vastaa hyväksymisestä, on oltava
käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo niistä tarkistuksis-ta, jotka hänen on suoritettava, ja virkailijan on liitettävä maksuvaa-
timuksen tositeasiakirjoihin todistuksensa siitä, että nämä tarkistukset
on suoritettu. Tämä todistus voidaan antaa elektronisesti vi ala-kohdassa määrätyin edellytyksin. Tällöin on osoitettava, että ylempitoimihenkilö on valvonut työtä.
iv) Maksuvaatimus voidaan hyväksyä maksettavaksi vasta, kun riittävät
tarkistukset on suoritettu sen varmistamiseksi, että vaatimus onyhteisön säädösten mukainen. Näihin tarkistuksiin on sisällytettävätuen vaatimiseen liittyviä erityistoimenpiteitä koskevassa asetuksessa
sekä asetuksen (ETY) N:o 729/70 8 artiklassa vaaditut tarkistukset
petosten ja sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi ja paljastamiseksierityisesti esitettyjen riskien osalta. Suoritettavat tarkistukset oneriteltävä tarkistusluettelossa, ja niiden suorittaminen on todistettava
jokaisen maksuvaatimuksen tai maksuvaatimuserän osalta.
v) Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan
maksuvaatimuksen esittäjälle, tämän pankkitilille tai tämän nimeä-mälle edustajalle. Maksu on suoritettava toimielimen pankkiin tai
tarvittaessa valtion maksutoimistoon, tai shekki on lähetettävä viiden
työpäivän kuluessa maksun veloittamisesta EMOTR:lta. On vahvis-tettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joitakoskevia siirtoja ei ole suoritettu tai shekkejä lunastettu, on
palautettava rahastolle. Mitään maksuja ei suoriteta käteisenä.
Hyväksyvän virkailijan ja/tai tämän esimiehen hyväksyminen voidaansuorittaa elektronisesti, jos näiden välineiden riittävä turvallisuusvarmistetaan ja allekirjoittajan henkilöllisyys kirjataan elektronisiin
tallenteisiin.
vi) Jos maksuvaatimuksia käsitellään atk-järjestelmiä käyttäen, pääsyä
atk-järjestelmään on suojattava ja valvottava siten, että
— Kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmu-
kaisesti sen varmistamiseksi, että syöttövirheet havaitaan ja
korjataan.
— Tietoja voivat tallentaa, muuntaa tai varmentaa ainoastaan siihen
valtuutetut virkailijat, joilla on henkilökohtaiset salasanat.
— Jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkailijan
henkilöllisyys on tallennettava toimintolokiin.
Salasanat on vaihdettava säännöllisesti väärinkäytön estämiseksi.
Atk-järjestelmät on suojattava luvattomalta pääsyltä fyysisellä
valvonnalla, ja tiedot on varmistettava jäljennöksillä, jotka varas-
toidaan erilliseen, turvattuun paikkaan. Tietojen tallennus on tarkis-tettava loogisin tarkastuksin, joiden tarkoituksena on ristiriitaisten jaepätavallisten tietojen havaitseminen.
vii) Toimielimen menettelyillä on varmistettava, että kaikki yhteisön
säännösten ja erityisesti myönnettävän tuen määrien muutoksetkirjataan ja ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa.
7. Ennakkomaksut on yksilöitävä tilimerkinnöissä, ja on luotava menettelyt
sen varmistamiseksi, että
i) Vakuudet hankitaan ainoastaan sellaisilta asianmukaisten viranomais-
ten hyväksymiltä rahoituslaitoksilta, jotka täyttävät komissionasetuksen (ETY) N:o 2220/85 (
1) edellytykset sekä antavat vakuudet,
jotka pysyvät voimassa, kunnes ne vapautetaan tai niitä vaaditaan, ja
ne maksetaan toimielimen yksinkertaisesta pyynnöstä,
ii) Ennakkomaksut selvitetään määrätyissä aikarajoissa, ja selvitettäviksi
erääntyneet ennakkomaksut yksilöidään ja vakuudet vaaditaan vii-
pymättä.
iii) Ennakkomaksujen selvittämistä on hyväksyvän virkailijan valvottava
samalla tavoin kuin maksuja.
8. Interventiovarastojen kirjanpidolla on varmistettava, että määrät ja niihin
liittyvät kustannukset käsitellään oikein ja viipymättä sekä kirjataantunnistettavina erinä ja oikealle tilille kussakin vaiheessa tarjouksen!
B
(1) EYVL N:o L 205, 3.8.1985, s. 51995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 10
vastaanottamisesta tuotteen fyysiseen luovutukseen järjestelmää koskevien
säännösten mukaisesti, sekä varmistettava, että kunkin sijaintipaikan
varastojen määrät ja luonne voidaan määrittää milloin tahansa. Varas-
tonpitäjistä riippumattomien henkilöiden, elinten tai yksiköiden onsäännöllisin väliajoin fyysisesti tarkastettava varastot.
9. Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kuukausittaiset ja vuosittai-
set ilmoitukset ovat täydellisiä, tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikkivirheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti tarkistuksilla ja
hyvityksillä enintään kolmen kuukauden välein.
10. Sisäisen tarkastuspalvelun on tarkistettava, että toimielimen käyttämät
menettelyt ovat riittävät varmistamaan yhteisön säännösten noudattamisen
ja että tilit ovat tarkat, täydelliset ja ajantasaiset. Tarkistukset voidaanrajata koskemaan valittuja toimenpiteitä ja otoksia suoritteista, jostarkastussuunnitelmalla varmistetaan, että kaikki merkittävät alueet,
mukaan lukien hyväksymisestä vastaavat yksiköt, käydään läpi enintään
viiden vuoden pituisena ajanjaksona. Tarkastuspalvelun työ on suoritettavakansainvälisesti hyväksyttyjen standardien mukaisesti ja kirjattava työ-asiakirjoihin, ja sen perusteella on annettava ylimmälle johdolle osoitetut
kertomukset ja suositukset. Tarkastussuunnitelmat ja -kertomukset on
annettava käytettäviksi todistuksen antavalle elimelle sekä rahoitustarkas-tustoimeksiannon saaneille Euroopan unionin virkamiehille, ja ne saaantaa käyttöön ainoastaan sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuuden
arvioimista varten.
11. Kaikkia edellä olevia kohtia sovelletaan soveltuvin osin sellaisiin
”negatiivisiin kuluihin” (esimerkiksi veroihin, menetettyihin vakuuksiin,
palautettuihin maksuihin), jotka toimielimen on kannettava EMOTR:ntukiosaston puolesta. Erityisesti toimielimen on luotava järjestelmäkaikkien niiden määrien tunnistamiseksi, jotka ovat EMOTR:n saatavia,
ja kaikkien sellaisten velkojen kirjaamiseksi velallisen tilikirjaan ennen
niiden saamista. Velallisen tilikirja on tarkistettava säännöllisin väliajoin,jotta erääntyneiden velkojen kantamiseksi tarvittavat toimet voidaantoteuttaa.
Toimielin voi siirtää tietyn negatiivisten kulujen ryhmän kantamisen
muille elimille 4 kohdassa tarkoitetuin edellytyksin ja mahdollisestitarvittavin muutoksin, ja sillä lisäedellytyksellä, että kyseinen toinen elinlaatii toimielimelle säännöllisin väliajoin, vähintään kuukausittain, kerto-
muksen kaikista todetuista tuloista ja saaduista varoista.
12. Toimielimen on varmistettava, että kaikki vastaanotetut maksuvaatimukset
käsitellään viipymättä.!
B1995R1663 — FI — 30.10.1999 — 002.001 — 11