1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 1
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
►B KOMISSION ASETUS (EURATOM,EHTY,EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen säännösten soveltamista
koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
(EYVL L 315, 16.12.1993, s. 1)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
►M1 Komission päätös 97/594/EHTY, EY, Euratom, tehty 30 päivänä
heinäkuuta 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Komission päätös 98/539/EY, EHTY, Euratom, tehty 7 päivänä syyskuuta
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Komission päätös 1999/537/EY, EHTY, Euratom, tehty 23 päivänä
heinäkuuta 1999 L 206 24 5.8.1999
►M4 Komission päätös 2000/716/EY, tehty 16 päivänä marraskuuta 2000 L 290 52 17.11.2000
Huom. Tämä konsolidoitu versio viittaa Euroopan laskentayksikköön ja/tai ecuun. Nämä viittaukset tulee ymmärtää 1 päivästä
tammikuuta 1999 lähtien viittauksena euroon — neuvoston asetus (ETY) N:o 3308/80 (EYVL L 345, 20.12.1980, s. 1) janeuvoston asetus (EY) N:o 1103/97 (EYVL L 162, 19.6.1997, s. 1).
▼B
KOMISSION ASETUS (EURATOM,EHTY,EY) N:o 3418/93,
annettu 9 päivänä joulukuuta 1993,
tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen
säännösten soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomion huomioon Euroopan hiili- ja teräsyhteisön perustamisso-pimuksen,
ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon neuvoston 21 päivänä joulukuuta 1977 antaman
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoa-
setuksen (
1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella
(Euratom, EHTY, ETY) N:o 610/90 (2), ja erityisesti sen 126 artiklan,
on kuullut asiassa Euroopan parlamenttia ja neuvostoa,
ottaa huomioon yhteisön tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen
sekä talous- ja sosiaalikomitean lausunnot,
sekä katsoo että
tietyissä varainhoitoasetuksen 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41,
45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 ja128 artiklan säännöksissä viitataan suoraan soveltamista koskeviinyksityiskohtaisiin sääntöihin,
komission asetusta (Euratom, EHTY, ETY) N:o 86/610 (
3) on muutet-
tava, erityisesti varainhoitoasetuksen muuttamisen seurauksena,
on aiheellista antaa soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt
niiden osuuksien hoitamisen selventämiseksi, joilla tietyt kolmannetosapuolet osallistuvat yhteisön toimintaan,
selkeyden ja tarkoituksenmukaisuuden takaamiseksi on aiheellista koota
kaikki voimassa olevat soveltamista koskevat yksityiskohtaiset
säännökset yhteen ainoaan tekstiin ja kumota asetus (Euratom, EHTY,ETY) N:o 86/610, ja
näiden yksityiskohtaisten sääntöjen laatiminen ei ole esteenä sille, että
myöhemmin laaditaan sellaisia soveltamista koskevia yksityiskohtaisia
sääntöjä, joista ei muodollisesti säädetä varainhoitoasetuksensäännöksissä, mutta jotka saattavat myöhemmin osoittautua aiheellisiksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
I OSASTO
ECUN SOVELTAMINEN TULOIHIN JA MENOIHIN
(Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohta)
1 artikla
Ecun ja kansallisten valuuttojen välinen muunto suoritetaan pääsääntöi-
sestiEuroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistun ecun
päivittäisen kurssin avulla. Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 4 kohdan
mukaisesti suoritetaan ecun ja kansallisen valuutan välinen muunto
varainhoitoasetuksen 69-72 artiklassa tarkoitettua kirjanpitoa vartensellaisten ecun kuukausittaisten kurssien avulla, jotka lasketaan senkuukauden toiseksi viimeisen työpäivän kurssien perusteella, jokaedeltää sitä kuukautta, joksi kurssit vahvistetaan.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 2
(1) EYVL N:o L 356, 31.12.1977, s. 1
(2) EYVL N:o L 70, 16.3.1990, s. 1
(3) EYVL N:o L 360, 19.12.1986, s. 1
▼B
2 artikla
Kun ehdotukset maksusitoumuksiksi ja saatavien toteamiset ilmaistaan
kansallisissa valuutoissa, muuntaminen ecuiksi suoritetaan 1 artiklanmukaisesti.
Vastaava maksumääräys ja vastaava perintämääräys voidaan antaa
ainoastaan samassa valuutassa.
Ecu-määräisenä ilmaistun sellaisen maksusitoumuksen saldon määrän ja
sellaisen saatavan toteamisen saldon määrän, jotka on ilmaistukansallisessa valuutassa, arvo tarkistetaan kunkin budjettikirjanpidonkuukausittaisen vahvistamisen yhteydessä. Maksusitoumuksien saldonosalta arvo tarkistetaan varainhoitovuotena viimeisen kerran käyttäen
joulukuun kurssia; todettujen saatavien saldon arvo tarkistetaan taseen
laatimista varten käyttäen joulukuun 31 päivän kurssia.
Lisäksi näiden saldojen arvoa voidaan tarkistaa kuukauden kuluessa, jos
valuuttakurssit ovat muuttuneet.
3 artikla
Poiketen siitä, mitä 1 artiklassa säädetään, käytetään sinä ”n” -
kuukautena, jonka osalta ennakkona maksettavat Euroopan maataloudenohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastosta rahoitetut menot onilmoitettu komission asetuksen (ETY) N:o 2776/88 (
1) 3 artiklan 5
kohdan säädösten mukaisesti, ”n+1” kuukauden 10 päivän kurssia tai
ensimmäisen sellaisen sitä edeltävän päivän kurssia, jolta on käytettä-vissä yleinen noteeraus.
Tätä kurssia käytetään myös vastaaviin asetuksen (ETY) N:o 2776/88 4
ja 5 artiklassa tarkoitettuihin ennakoihin.
Kansallisen valuutan määräiset erot jäsenvaltioiden käyttöön ”n”
kuukautena annettujen varojen ja samana kuukautena kirjanpitoonmerkittyjen menojen välillä muunnetaan ecuiksi käyttäen ”n+2”kuukauden 10 päivän kurssia.
4 artikla
Sellaisten maksusitoumusten laskemiseen, joita ei ole vielä maksettu
varainhoitovuoden päättyessä sekä, kun kyseessä ovat jaksottamattomat
määrärahat, seuraavaan varainhoitovuoteen siirrettävien määrärahojen
määrittämiseen käytetään ecun joulukuun kurssia.
Sellaiset varainhoitovuoden maksut, jotka suoritetaan seuraavan varain-
hoitovuoden tammikuun 1-15 päivänä, merkitään talousarviotakoskevaan kirjanpitoon käyttäen ecun joulukuun kurssia.
5 artikla
Siltä osin kun kyseessä ovat jaksottamattomat määrärahat, maksusitou-
mukset, joita ei ole maksettu, vahvistetaan kansallisessa valuutassa taiecuissa edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyihin määriin saakka;
suoritetut maksut merkitään kirjanpitoon maksuhetkellä voimassa olevan
kurssin mukaisesti. Mahdollinen siirrettyjen määrärahojen määrän ylitysotetaan budjettikohtaisesti huomioon varainhoitovuoden saldoa lasket-taessa neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 1552/89 (
2) 15 artiklan
säännöksen mukaisesti.
Aiemmilta varainhoitovuosilta olevilta maksamatta jääneiden maksusi-
toumusten mukautukset, jotka koskevat jaksotettuja määrärahoja, jajotka on laskettu arvon uudelleen määrittämisen yhteydessä, todetaan
budjettikirjanpidossa ja ne merkitään taulukkoon, josta käy ilmi
tulostilin aiempien varainhoitovuosien maksusitoumusten vahvista-minen.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 3
(1) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 9
(2) EYVL N:o L 155, 7.6.1989, s. 1
▼B
II OSASTO
TOIMIVALLAN SIIRTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 22 artikla)
6 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdan mukaisen toimivallan siirron
sisältävissä astuksissa on ilmoitettava niiden toimielimen palveluksessa
olevien nimet, joilla on valtuutus allekirjoittaa valtuutuksenantajan
nimissä.
Asiakirjoissa on viitattava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 4 kohdassa
tarkoitettuihin työjärjestyksen määräyksiin, joissa määrätään edellytyk-
sistä päätösvallan siirtämiselle.
7 artikla
Edellä 6 artiklassa tarkoitetut asiakirjat, sekä näyte sen henkilöstöön
kuuluvan allekirjoituksesta, jolle päätösvalta on siirretty, annetaan
tiedoksi:
— valtuutetulle,
— toimielimen tilinpitäjälle, joka ei saa suorittaa sellaisen henkilöstöön
kuuluvan hyväksymää maksua, jolla ei ole siihen valtuuksia,
— toimielimen varainhoidon valvojalle, joka on vastuussa erityisesti
menojen ja tulojen laillisuuden ja asianmukaisuuden valvonnasta,
— tulojen ja menojen hyväksyjille, kuintenkin vain, jos kyse on
tapauksista, joissa varainhoidon valvoja tai tilinpitäjä siirtävättoimivaltaansa, tai kun valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjätsiirtävät edelleen toimivaltaa heille uskottujen valtuuksien rajoissa,
— tilintarkastustuomioistuimelle.
Annettujen valtuuksien peruuttamisen sisältävät asiakirjat, annetaan
tiedoksi samalla tavoin.
8 artikla
Valtuutuksessa täsmennetään aina ne rajat, joissa valtuutetut voivat
laatia ehdotuksia saatavien toteamiseksi, perintämääräyksiä, ehdotuksiamenoihin sitoutumiseksi ja maksumääräyksiä, sekä valtuutuksessa
tarkoitetun momentin ja alamomentin numerot ja mahdollinen, valtuu-
tuksen kesto.
9 artikla
Kukin toimielin toteuttaa varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen
säännösten mukaisesti sellaiset määrärahojen hoitoa koskevat toimenpi-teet, joilta se pitää tarpeellisina sitä koskeva talousarvion pääluokkaanmoitteettoman toteuttamisen kannalta.
Kukin toimielin valmistelee asiakirjan, jossa on tätä varten annetut
sisäiset määräykset. Asiakirja käsittää olennaiset määräykset toimivallanjakautumisesta tulojen ja menojen hyväksyjien ja taloushallinnostavastaavien virkamiesten välillä menojen yhteenvedon ja tulojenyhteenvedon toteuttamisen osalta kunkin toimielimen pääluokassa.
Toisessa kohdassa tarkoitettu asiakirja sekä kaikki muut sisäiset
talousarvion toteuttamista ja viranhoitoa koskevat yleisluontoiset ohjeetosoitetaan kaikkien talousarvion toteuttamiseen osallistuvien yksiköidensekä tilintarkastustuomioistuimen käyttöön.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 4
▼B
III OSASTO
YHTENÄISTETTYJEN ATK-JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖN PERUS-
TUVA HOITO
(Varainhoitoasetuksen 23 artikla)
10 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 23 artiklassa tarkoitetuilla ’yhtenäistetyillä
atk-järjestelmillä’ tarkoitetaan määrärahojen hoitoon ja kirjanpitoonliittyviä tietokoneohjelmia, joiden toimintaan tulojen ja menojenhyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä osallistuvat ja jotkaotetaan käyttöön näiden yksiköiden yhteisellä sopimuksella.
2. Näiden käytössä on noudatettava seuraavia sääntöjä:
a) järjestelmän on taattava sen seikan valvonta, että ehdotettua tointa
varten käytettävissä määrärahoja, ja sen on hylättävä kaikki toimet,joihin määrärahoja ei ole käytettävissä,
b) järjestelmän on varmistettava, että toimia voivat toteuttaa ainoastaan
ne virkamiehet, jotka ovat saaneet valtuudet tulojen ja menojenhyväksyjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän yksikössä kunkin
yksikön 9 artiklan soveltamiseksi antamien säännösten mukaisesti,
c) järjestelmän on varmistettava tehokkaasti, tulojen ja menojen
hyväksyjän, varainhoidon valvojan ja tilinpitäjän tehtävien erotta-minen toisistaan,
d) toimielimen on valvottava, että sen sisäiset ja ulkoiset menettelytavat
varmistavat tietojen luottamuksellisuuden ja järjestelmän käyttämisenturvallisuuden,
e) toimielimen on varmistettava järjestelmän fyysinen turvallisuus,
f) kun tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä
yhteisellä sopimuksella arvioivat, että järjestelmä tarjoaa riittävätturvallisuustakeet, kukin toimielin voi päättää korvata tietovälineelläaiemmin asiakirjan muodossa käytetyt lomakkeet, eli maksusitou-musehdotukset, maksumääräykset ja perintämääräykset, sanotunkuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 84, 87 ja 89 artiklan
säännösten soveltamista.
IV OSASTO
TILINPITÄJÄÄN,AVUSTAVIIN TILINPITÄJIIN SEKÄ ENNAKOIDEN
HOITAJIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 25 ja 75 artikla)
Ij a k s o
Yleiset säännökset
11 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä tilinpitäjän, jonka
velvollisuutena on:
— toisaalta, saatavien perintä, tulojen tulouttaminen ja menojen
maksaminen sekä käteisvarojen hoito
ja
— toisaalta, kirjanpito sekä rahoitusta koskevien yhteenvetojen valmis-
telu varainhoitoasetuksen 69-72 ja 78-81 artiklan mukaisesti.
12 artikla
Toimielin voi nimittää tilinpitäjän yhden avustavan tilinpitäjän tai
useampia avustavia tilinpitäjiä. He toimivat hallinnollisesti tilinpitäjänalaisina, joka määrittelee heidän vastuualueensa.
13 artikla
Kukin toimielin nimittää tilinpitäjän niistä ura-alueeseen A tai B
kuuluvista virkamiehistä, jotka ovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 5
▼B
Kukin toimielin nimittää avustavat tilinpitäjät niistä ura-alueeseen A, B
tai poikkeustapauksissa ura-alueeseen C kuuluvista virkamiehistä, jotkaovat jonkin jäsenvaltion kansalaisia.
Ennakoiden hoitajat valitaan tämän asetuksen 83 artiklan mukaisesti
niistä virkamiehistä, jotka kuuluvat ura-alueeseen A, B tai C taitarvittaessa muusta tasoltaan vastaavaan henkilöstöön kuuluvista.
14 artikla
Toimielimen on valittava tilinpitäjä ja avustavat tilinpitäjät heidän
todistuksin tai vastaavalla ammatillisella kokemuksella vahvistetun
erityispätevyytensä perusteella.
15 artikla
Tilinpitäjänä tai avustavana tilinpitäjänä ei saa toimia henkilö, joka
toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä, ennakoiden hoitajana javarainhoidon valvojana.
Ennakoiden hoitajana ei saa toimia henkilö, joka toimii varainhoidon
valvojana.
16 artikla
Tilinpitäjä käyttää erityistä toimivaltaansa varainhoitoasetuksen
säännösten mukaisesti.
Tilinpitäjä tehtävänä on erityisesti taata kirjanpidon sekä varainhoitoa-
setuksen 69-72 artiklassa ja 78-81 artiklassa tarkoitettujen rahoitustakoskevien yhteenvetojen asiallisuuden.
Toimielimen on annettava tilinpitäjän käyttöön hänen tehtäviensä
moitteettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön ja välineistön.
Tilinpitäjän tehtävänä on valvoa ennen menojen maksamista, että
varainhoitoasetuksessa ja tässä asetuksessa säädettyjä menettelytapoja
on noudatettu sekä varmistaa, että maksu vapauttaa toimielimen
maksuvelvoitteesta ja että siihen ei sisälly asiallista virhettä.
Tilinpitäjän on keskeytettävä maksujen suorittaminen ja ilmoitettava
syyt keskeyttämiseen jos suoritetussa tarkastuksessa ilmenee, että jotain
neljässä edellisessä kohdassa olevaa säännöstä ei ole noudatettu.
Tilinpitäjiin, avustaviin tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin voidaan
kohdistaa kurinpitotoimenpiteitä ja heidät voidaan saattaa korvausvel-
volliseksi Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavan
henkilöstösääntöjen sekä muuhun henkilöstöön kuuluviin sovellettavansäännöstön, jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, 22 artiklassa ja 86-89artiklassa tarkoitettujen edellytysten mukaisesti jos maksu on suoritettunoudattamatta varainhoitoasetuksen 51 artiklan kolmannen kohdansäännöksiä.
17 artikla
Alustavaa talousarvioesitystä laadittaessa tilinpitäjää on kuultava
kaikista sellaisista mahdollisista talousarvion esittämiseen liittyvistä
ongelmista, jotka ovat omiaan vaikuttamaan talousarvion tilinpidonmukaisen toteuttamisen edellytyksiin.
II jakso
Kirjanpito ja taloudellisten yhteenvetojen laatiminen
18 artikla
1. Tilinpitäjä valmistelee toimielimensä osalta varainhoitoasetuksen
25 artiklan neljännen kohdan mukaisesti määräajoin laadittavatyhteenvedot, tulostilin ja taseen. Tätä varten hän pitää kirjaa kaikistavarainhoitovuoden toimenpiteistä ja toimittaa tilinpäätöksen.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 6
▼B
2. Taloudelliset yhteenvedot toimitetaan varainhoitoasetuksen 79-81
artiklan mukaisesti varainhoidonvalvojalle, minkä jälkeen toimielinvahvistaa ne lopullisesti.
3. Jos tilinpitäjän virkasuhde päättyy, vahvistetaan väliaikainen
tilinpäätös sen kuukauden viimeisenä päivänä, jonka kuluessa virka-
suhde on päättynyt.
Tehtävänsä jättävä tilinpitäjä ja uusi tilinpitäjä hyväksyvät tämän
tilinpäätöksen allekirjoittamalla sen.
19 artikla
Muut toimielimet toimittavat viimeistään maaliskuun 1 päivänä
komissiolle laatimansa tulostilin ja konsolidoidun taseen sekä kaikki
muut tilien konsolidoinnin kannalta tarpeelliset asiakirjat tai tiedot.
20 artikla
Komission tilinpitäjä keskittää kaikki hänelle tarpeelliset tiedot ja
valmistelee Euroopan yhteisöjen konsolidoidun tulostilin ja konsoli-doidun taseen siten, että komissio voi vahvistaa ne ja toimittaa neEuroopan parlamentille, neuvostolle ja tilintarkastustuomioistuimelle
viimeistään toukokuun 1 päivänä.
21 artikla
Sen jälkeen kun komission tilinpitäjä on kuullut muiden toimielimien
tilinpitäjiä, komissio:
— vahvistaa kaikille toimielimille yhteiset kirjanpitoa koskevat menet-
telyt,
— vahvistaa ja saattaa ajan tasalle toimielimien tilisuunnitelman
rakenteen,
— yhdenmukaistaa taseiden esittämistavan.
Komissio perustelee ja selvittää taseeseen liitetyissä huomautuksissa
kaikki kirjanpitomenettelyjä koskevat muutokset.
III jakso
Käteisvarojen hoito
22 artikla
Tulojen perimisestä ja menojen maksamisesta vastuussa oleva tilinpitäjä
vastaa vastaavien käteisvarojen hoidosta varainhoitoasetuksen 25
artiklan ensimmäisen kohdan mukaisesti.
Toimielin avaa tai avauttaa tarpeelliset tilit rahoituslaitoksissa hyvän
varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Tiliehtoja tarkastellaan
määräajoin ja tarvittaessa niistä neuvotellaan uudelleen; niitä valvoo
varainhoidon valvoja.
Komission tilinpitäjän tehtävänä on, muiden toimielimien tilinpitäjiä
kuultuaan, yhdenmukaistaa eri toimielimien avaamien tilien tiliehdot.
23 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on hoitaa toimielimensä käteisvaroja, määrätä
rahoituslaitoksissa avattujen tilien välisistä tilisiirroista ja huolehdittavavaluutanvaihdosta siten, ettei millään tilillä esiinny tilinylityksiä.
Rahoituslaitoksissa avattujen tilien väliset siirrot on tehtävä käytettä-
vissä olevien varojen rajoissa.
24 artikla
Komission tilinpitäjä jakaa jäsenvaltioiden valtionrahastoissa ja keskus-
pankeissa käytettävissä olevat varat viimeksi mainittujen keskenasetuksen (ETY, Euratom) N:o 1552/89 12 artiklan mukaisesti.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 7
▼B
25 artikla
Tilinpitäjä sovittaa säännöllisesti rahoituslaitoksissa avatut tilit yhteen
kirjanpidon kanssa ja valvoo, että neuvoteltuja tiliehtoja noudatetaanasian mukaisesti.
26 artikla
Tilinpitäjän tehtävänä on siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin ja
huolehtia niitä koskevasta seurannasta.
27 artikla
Komission tilinpitäjä määrittää 1 artiklan mukaisesti ecun kurssin
suhteessa kuhunkin niistä valuutoista, joita toimielimet käyttävättalousarviota toteuttaessaan.
IV jakso
Vakuutus
28 artikla
Tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien on otettava
itselleen toimielimen välityksellä vakuutus tehtäviinsä liittyvien talou-
dellisten riskien varalta.
29 artikla
Toimielin maksaa tästä vakuutuksesta aiheutuvat maksut suoraan
vakuuttajalle.
30 artikla
Rajoittamatta
— Euroopan yhteisöjen henkilöstösääntöjen 86-89 artiklan sovelta-
mista,
— varainhoitoasetuksen 75 artiklan soveltamista,— toimielimen oikeutta korvaukseen kolmansilta osapuolilta
toimielin vastaa ETY:n perustamissopimuksen 215 artiklan toisen
kohdan mukaisesti sellaisista riskeistä ja sellaisista alijäämistä, joitavakuuttajat eivät kata, sikäli kuin asiasta vastuussa olevan virkamiehen
nimissä olevalle takuutilille talletetut määrät eivät riitä kattamaan
alijäämää.
Vj a k s o
Erityiskorvaus ja takuutili
31 artikla
Varainhoitoasetuksen 75 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun erityiskor-
vauksen määrä on kuukausittain:
—►
M4137◄ecua tilinpitäjille,
—►M492◄ecua avustaville tilinpitäjille,
—►M446◄ecua niille ennakoiden hoitajille, jotka vastaavat
vähintään 30 peräkkäisen päivän ajan ennakkomaksujärjestelmistä,
joiden suuruus on vähintään ►M43 800◄ecua.
Tämä korvaus annetaan ecu-määräisenä ja vastaava määrä maksetaan
ecuissa 32 artiklassa tarkoitetulle takuutilille.
32 artikla
Toimielimen yleisessä kirjanpidossa avataan takuutili kunkin asiano-
maisen henkilöstöön kuuluvan nimissä. Asianomaisen toimielimenpyynnöstä, tämä tilinpito voidaan järjestää keskitetysti komissionyleisessä kirjanpidossa. Tälle tilille maksetaan määräajoin 31 artiklassatarkoitettu kuukausikorvaus ja vuosittainen korko, joka vastaa Euroopan1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 8
▼B
raha-asiain yhteistyörahaston ecumääräisiin toimiinsa (1) soveltamien
kuukausikorkojen vuosittaista keskiarvoa.
Tililtä maksetaan alijäämä, josta toimielin julistaa nimittämänsä
asianomaisen olevan vastuussa, sikäli kuin vakuutusyhtiöidenkorvaukset eivät kata kyseisiä alijäämiä.
33 artikla
1. Kun tilinpitäjän tai avustavan tilinpitäjän virkasuhde päättyy,
takuutilin nettosaldo maksetaan hänelle tai hänen oikeudenomistajilleensen jälkeen kun varainhoitoasetukseen 22 artiklassa tarkoitetut virano-
maiset ovat tehneet asiassa päätöksen ja varainhoitoasetuksen 77
artiklassa tarkoitettu vastuuvapaus on myönnetty, sekä, kun tilinpitäjä,lukuun ottamatta tapauksia, jotka koskevat häntä itseään, sekävarainhoidon valvoja ovat antaneet myönteisen lausuntonsa.
2. Kun ennakoiden hoitajien virkasuhde päättyy, takuutilin nettosaldo
maksetaan heille tai heidän oikeudenomistajilleen sen jälkeen, kun
asianomainen tilinpitäjä ja tulojen ja menojen hyväksyjä ovat antaneetasiasta myönteisen lausuntonsa ja tehneet tarkastuksen sekä, kunvarainhoidon valvoja on antanut asiasta myönteisen lausuntonsa.
3. Edellä 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut maksut suoritetaan ainoastaan
sen pääosaston tai hallinnollisen yksikön johtajan kirjallisen ohjeen
mukaisesti, johon tilinpitäjä kuuluu.
V OSASTO
VARAINHOIDON VALVOJAAN JA AVUSTAVIIN VARAINHOIDON
VALVOJIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
(Varainhoitoasetuksen 24 artikla)
34 artikla
Kukin toimielin nimittää perustellulla päätöksellä varainhoidon
valvojan, jonka velvollisuutena on valvoa kaikkiin sellaisiin menoihin
sitoutumista ja kaikkien sellaisten menojen hyväksymistä sekä kaikkiasellaisia tuloja, jotka kirjataan yhteisöjen talousarvioon ja joiden osaltakyseinen toimielin on tulojen ja menojen hyväksyjä.
35 artikla
Toimielin voi nimittää yhden avustavan varainhoidon valvojan tai
useampia avustavia varainhoidon valvojia. He toimivat varainhoidon
valvojan vastuulla; varainhoidon valvoja määrittelee, mitkä valtuudethän heille antaa. He ovat vastuussa antamistaan hyväksymismerkin-nöistä valtuuksien rajoissa.
36 artikla
Toimielimen on valittava varainhoidon valvoja ja avustavat varain-
hoidon valvojat näiden erityisen pätevyyden perusteella jäsenvaltioiden
kansalaisista.
37 artikla
Toimielin antaa varainhoidon valvojan käyttöön hänen valvonta-
tehtävänsä moitteettoman hoidon kannalta tarpeellisen henkilöstön javälineistön.
38 artikla
Kaikissa päätöksissä, joilla varainhoidon valvoja tai avustavat varain-
hoidon valvojat siirtävät toimivaltaa ja siirtävät sitä edelleen, onnoudatettava 6,7 ja 8 artiklan säännöksiä.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 9
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava
korko.
▼B
39 artikla
Valvontatehtäviään hoitaessaan varainhoidon valvoja on täysin riippu-
maton ja hän on vastuussa ainoastaan toimielimelle. Hän ei voi ottaavastaan ohjeita eikä hänelle voida asettaa rajoituksia, jotka koskevatniiden tehtävien hoitamista, jotka hänelle uskotaan nimittämisen myötä
varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti.
Näitä säännöksiä sovelletaan myös avustaviin varainhoidon valvojiin
sen valtuutuksen rajoissa, jonka he ovat saaneet esimieheltään,
varainhoidon valvojalta.
40 artikla
Varainhoidon valvoja voi milloin tahansa antaa toimielimelle kerto-
muksia asioista, joilla on taloudellisia vaikutuksia, erityisesti kunkyseessä on varainhoitoasetuksen 2 artiklan säännösten soveltaminen.
Toimielin toimittaa kertomukset Euroopan parlamentille ja tilintarkas-
tustuomioistuimelle näiden pyynnöstä, jollei se katso niiden olevanluottamuksellisia.
41 artikla
Varainhoidon valvojalla ja avustavilla varainhoidon valvojilla on oikeus
saada käyttöönsä kaikki tositteet ja kaikki muut valvottaviin menoihin jatuloihin liittyvät asiakirjat. He voivat tehdä tarkastuksia paikalla.
42 artikla
Ainoastaan toimielin itse voi kohdissa 2-5 säädetyin edellytyksin
kohdistaa varainhoidon valvojaan ja avustaviin varainhoidon valvojiin
kurinpitotoimia ja saattaa heidät mahdollisesti korvausvastuuseenvarainhoitoasetuksen 74 artiklan mukaisesti.
Toimielin tekee tutkimuksen aloittamisesta perustellun päätöksen.
Päätös toimitetaan tiedoksi asianomaiselle sekä, jos kyseessä onavustava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojalle. Toimielin voiomalla vastuulla antaa tutkimuksen suorittamisen yhdelle tai useam-malle sellaiselle virkamiehelle, joka kuuluu tai jotka kuuluvat samaan tai
ylempään palkkaluokkaan kuin kyseinen henkilöstöön kuuluva ja jotka
eivät toimi varainhoidon valvojana, tulojen ja menojen hyväksyjänä taitilinpitäjänä. Asianomaista sekä, jos kyseessä on avustava varainhoidonvalvoja, varainhoidon valvojaa on kuultava tutkimuksen kuluessa.
Asianomaiselle ja, jos kyseessä on avustava varainhoidon valvoja,
varainhoidon valvojalle toimitetaan tiedoksi tutkimusta koskevamietintö. Toimielin kuulee tämän jälkeen asianomaista mietinnönjohdosta.
Mietinnön ja kuulemisen perusteella toimielin tekee joko perustellun
päätöksen vastuuvapauden myöntämisestä asianomaiselle taihenkilöstösääntöjen 22 artiklan ja 86-89 artiklan säännösten mukaisen
perustellun päätöksen. Kurinpitoseuraamusta ja/tai korvausvelvollisuutta
koskevat päätökset ilmoitetaan asianomaiselle ja toimitetaan tiedoksimuille toimielimille, tilintarkastutustuomioistuimelle sekä, jos kyseessäon avustava varainhoidon valvoja, varainhoidon valvojalle.
Asianomainen voi saattaa nämä päätökseen yhteisön tuomioistuimen
käsiteltäväksi siten kuin henkilöstösäännöissä määrätään.
43 artikla
Varainhoidon valvoja ja avustavat varainhoidon valvojat voivat saattaa
yhteisön tuomioistuimen käsiteltäväksi minkä tahansa valvonta-
tehtävänsä suorittamista koskevan toimen, edellä sanotun kuitenkaanrajoittamatta henkilöstösäännöissä ja muihin henkilöstöön kuuluviinsovellettavissa työsuhteen ehdoissa määrättyjen muutoksenhakukeinojenkäyttämistä. Asia on saatettava tuomioistuimen käsiteltäväksi kolmenkuukauden kuluessa siitä, kun kyseinen toimi annettiin tiedoksi.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 10
▼B
Kanteisiin, jotka toimielin on nostanut varainhoidon valvojaansa tai
avustavia varainhoidon valvojiaan vastaan, sovelletaan edellisenalakohdan säännöksiä.
Kanne tutkitaan ja asiassa tehdään ratkaisu henkilöstösääntöjen 91
artiklan 5 kohdan mukaisesti.
VI OSASTO
TULOJEN PERIMINEN
(Varainhoitoasetuksen 28 ja 29 artikla)
44 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoasetuksen
28 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti laadittava ennakkoarvio
saatavasta kustakin sellaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu yhteisöillesaatavia tai jotka muuttavat yhteisöjen saatavia. Ennakkoarvio saata-vasta laaditaan, vaikka saatavan määrää tai eräpäivää ei olisikaan vielämahdollista määrittää sen asiakirjan tai päätöksen perusteella, josta
saatava aiheutuu; siinä ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan arvioitu
määrä ja ennakoitu eräpäivä.
Ennakkoarvio toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää
varten ja tilinpitäjälle saatavan muistiin merkitsemiseksi.
45 artikla
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on varainhoitoase-
tuksen 28 artiklan 2 kohdan säännösten mukaisesti annettava jokaisestatodetusta saatavasta perintämääräys viipymättä.
Määräys toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää
varten ja tilinpitäjälle rekisteröitäväksi. Määräyksestä on käytävä ilmi
erityisesti eräpäivä.
2. Tilinpitäjä suorittaa perinnän kehottamalla velallista maksamaan
määräpäivänä summan, jonka tämä on velkaa.
3. Tilinpitäjä laatii tosiasiallisesta perinnästä tuloja koskevan tosit-
teen, joka kirjataan tileille. Tilinpitäjä antaa tulojen ja menojenhyväksyjälle sekä varainhoidon valvojalle tiedon perinnästä.
4. Jos saatavaa ei ole peritty maksamiselle asetetun määräajan
päättyessä, tilinpitäjän on viipymättä ryhdyttävä perimään varoja,
tarvittaessa oikeusteitse.
5. Saatava, joka peritään peräkkäisinä maksuerinä joko yhden tai
useamman varainhoitovuoden kuluessa, kirjataan kokonaisuudessaan javälittömästi sen toteamisen jälkeen tileille perintämääräyksen perus-teella.
46 artikla
Varainhoitoasetuksen 28 artiklassa tarkoitettuja ennalta tehtäviä totea-
misia voidaan tehdä yksinomaan juoksevien tulojen osalta.
Varainhoidon valvojalta ei näin ollen pyydetä hyväksymismerkintää
erikseen yksittäiselle tällaisia ennakkoon todettuja varoja koskevalleperinnälle.
Ennen varainhoitovuoden päättymistä tulojen ja menojen hyväksyjän on
toimitettava ennalta tehtyihin toteamisiin tehdyt muutokset varainhoidonvalvojalle hyväksymismerkintää varten, jotta kyseiset ehdotukset
vastaisivat todella todettuja saatavia.
47 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjälle ja varainhoidon valvojalle on 45
artiklan 3 kohdan säännösten mukaisesti tehtävä mahdollisimman pianilmoitus aina kun varoja on vastaanotettu. Kun varojen tulouttaminen eiperustu 45 artiklan mukaisesti laadittuun perintämääräykseen, hyvitetäänvastaavalla määrällä yleisessä kirjanpidossa välittömästi jotakin väliai-1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 11
▼B
kaistiliä ja toimivaltaista tulojen ja menojen hyväksyjää pyydetään
ryhtymään saatavan toteamiseen sekä antamaan puuttuva peri-ntämääräys, jotta saatava voitaisiin kirjata talousarvioon. Jos
osoittautuu, että jollekin edellä tarkoitetuista tileistä on hyvitetty
perusteettomasti peritty summa, se palautetaan mahdollisimman pian.
48 artikla
Ennakkoarviot ja perintämääräykset merkitään kirjanpitoon erikseen ja
ne numeroidaan aikajärjestyksessä siten, että toimielimen kaikkiensaatavien osalta on mahdollista todeta erityisesti:
— toimenpiteet, joista aiheutuu saatavia,
— perittävien saatavien määrät,— kyseisten saatavien eräpäivät,— perityt saatavat,— saatavat, joita ei ole peritty, sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty
niiden perimiseksi.
49 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvoja voi milloin
tahansa todentaa, että saatavien hankinta ja perintämääräykset on kirjattuoikein ja täyttää hänelle varainhoitoasetuksen 29 artiklan 3 kohdassa
osoitetut tehtävät.
50 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksissa, jotka koskevat todetun
saatavan perinnästä luopumista, on varainhoitoasetuksen 29 artiklan 2kohdan mukaisesti yksilöitävä erityisesti velallinen, tulon laatu, senarvioitu määrä, kirjaaminen, toimenpiteet saatavan perimiseksi sekäperusteet, joilla siitä luopumista ehdotetaan.
Jos toimielimen ylin toimivallan käyttäjä on jättänyt huomiotta sen, että
varainhoidon valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää,tätä koskeva päätös toimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, jokalähettää ehdotuksen luopumisesta yhdessä kyseisen päätöksen kanssatakaisin varainhoidon valvojalle. Luopumista koskeva ehdotus, johon onliitetty päätös jättää huomiotta varainhoidon valvojan kieltäytyminen,
kirjataan varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdan ensimmäisen
alakohdan säännösten mukaisesti.
VII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMINEN
(Varainhoitoasetuksen 36 artikla)
51 artikla
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on saatettava ehdotus
maksusitoumukseksi varainhoidon valvojan käsiteltäväksi, ennen kuinhän toteuttaa toimenpiteen, josta aiheutuu menoja. Tulojen ja menojenhyväksyjän on ennalta varmistettava, että kyseinen toimenpide on
varainhoitoasetuksen 2 artiklassa tarkoitettujen moitteettoman varain-
hoidon periaatteiden mukainen ja erityisesti taloudellisuuden jakustannusvaikuttavuuden periaatteiden mukainen. Ehdotus laaditaanpääsääntöisesti tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varain-hoidon valvojan yhteisellä sopimuksella hyväksymän lomakkeen
mukaisesti. Maksusitoumusehdotukseen on sisällyttävä varainhoitoase-
tuksen 37 artiklassa tarkoitetut tiedot.
52 artikla
Ehdotuksia sellaisiksi toimielimen yleisiksi päätöksiksi, joihin sisältyy
menoa koskeva velvoite, pidetään toimenpiteinä, joista aiheutuukolmansille osapuolille maksettavia menoja, ilman että on tarpeentehdä uutta päätöstä.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 12
▼B
53 artikla
Jos toimielimen on ennen menoon sitoutumista tehtävä siitä periaa-
tepäätös, periaatepäätöstä koskeva ehdotus on toimitettava varainhoidonvalvojalle ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten yhdessävastaavan maksusitoumusehdotuksen kanssa.
Välittömästi sen jälkeen kun toimielin on tehnyt päätösehdotuksen,
vastaava maksusitoumusehdotus toimitetaan varainhoidon valvojalleennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten.
Jos toimielin ei hyväksy päätösehdotusta tai pienentää menojen
ehdotettua määrää, maksusitoumusehdotus peruuntuu ja tarvittaessa sekorvataan asianmukaisella maksusitoumusehdotuksella, joka toimitetaan
varainhoidon valvojalle ennalta annettavaa hyväksymismerkintää varten.
54 artikla
Varainhoitoasetuksen 36 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut alustavat
maksusitoumukset rajoitetaan ainoastaan juokseviin menoihin. Varain-hoidon valvojalle ei voida toimittaa hyväksymismerkintää vartenerikseen sellaisia yksittäisiä maksusitoumuksia, jotka tällaiset alustavat
maksusitoumukset kattavat.
Kun kyseessä ovat alustavat maksusitoumukset, tulojen ja menojen
hyväksyjän on todennettava omalla vastuullaan, että yksittäiset maksu-
sitoumukset eivät ylitä niitä kattavaa alustavaa maksusitoumusta.
Alustavista maksusitoumuksista voi aiheutua määrärahojen siirtoja
ilman eri toimenpiteitä seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoase-
tuksen 7 artiklassa tarkoitetuin edellytyksin vain siinä määrin, kuin nevarainhoitovuoden päättyessä vastaavat sellaisia taloudellisia velvoit-teita, joihin on tosiasiassa sitouduttu ennen varainhoitoasetuksessavahvistettuja päivämääriä.
Juoksevina menoina pidetään luonteeltaan saman varainhoitovuoden
aikana toistuvia hallinnollisia menoja, kuten:
— henkilöstömenot (palkat ja erilaiset korvaukset, työhönottokulut,
jne.),
— matkakulut,
— edustuskulut,
— kokouskulut,
— freelance-kääntäjät,
— virkamiesvaihto,
— kiinteistöjen vuokrat,
— erilaiset vakuutukset,
— siivous ja ylläpito,
— vuokraus,
— teletoiminta,
— vesi, kaasu ja sähkö,
— määräajoin ilmestyvät julkaisut (kuukausitiedotteet, jne.),
— tilaukset.
55 artikla
Jos menon tarkkaa suuruutta ei tiettyjen menoja aiheuttavien toimenpi-
teiden osalta voida vielä määrittää silloin, kun kyseistä menoa koskevamaksusitoumusehdotus esitetään varainhoidon valvojalle ja toimitetaantiedoksi tilinpitäjälle, tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä arviooletetusta menosta ja täsmennettävä maksusitoumusehdotuksessa ne
tekijät, joihin arvio perustuu.
56 artikla
Varainhoidon valvojalle on toimitettava riittävän ajoissa kaikki
maksusitoumusehdotukset, jotta hän voisi muodostaa kantansa ja tehdämahdollisesti aiheellisina pitämänsä huomautukset, niin että nämävoitaisiin ottaa huomioon.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 13
▼B
57 artikla
Maksusitoumusehdotuksiin on liitettävä, kaikki liitetiedot ja tarvittaessa
kaikki muut asiakirjat ja tiedot, jotka varainhoidon valvoja tarvitseevoidakseen todeta varainhoitoasetuksen 38 artiklan 1 kohdassa säädetytseikat, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 23 artiklansäännösten soveltamista.
VIII OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVIEN EHDOTUSTEN KIRJAA-
MINEN VARAINHOIDON VALVOJAN HYVÄKSYMISMERKINNÄN
JÄLKEEN
(Varainhoitoasetuksen 37 artikla)
58 artikla
Maksusitoumusehdotukset kirjataan toimielimen kirjanpidossa. Kirjaus
on tehtävä siten, että varainhoitovuoden kunkin talousarvioon alamo-mentin osalta on aina mahdollista todeta:
1) käytettävissä olevat määrärahat,
2) tehtyjen maksusitoumusten määrät,
3) maksut, jotka on suoritettu niihin liittyen,4) sellaisten maksusitoumuksien saldo, joita ei ole vielä maksettu.
Kirjauksesta on myös aina voitava todeta:
1) alkuperäisen maksusitoumuksen määrä, johon on lisätty mahdolliset
täydentävät maksusitoumukset,
2) näihin maksusitoumuksiin liittyvät aiempina varainhoitovuosina
suoritetut maksut,
3) maksusitoumuksen määrä, jota ei ole vielä maksettu varainhoito-
vuoden alkaessa,
4) varainhoitovuonna suoritettavat maksut,5) saldo, jota ei ole vielä maksettu.
Varainhoitoasetuksen 99 artiklan säännösten mukaisten kaikenkattavien
alustavien maksusitoumuksien määrä on kirjattava samoin.
59 artikla
Kirjanpito on järjestettävä siten, että varainhoidon valvojan on
mahdollista tarkastaa, että maksusitoumukset ja maksut on kirjattuoikein.
IX OSASTO
MENOIHIN SITOUTUMISTA KOSKEVILLE EHDOTUKSILLE ANNET-
TAVA HYVÄKSYMISMERKINTÄ
(Varainhoitoasetuksen 38 artikla)
60 artikla
Jollei 10 ja 61 artiklan säännöksistä muuta johdu, hyväksymismerkintä
annetaan siten, että varainhoidon valvoja — tai avustava varainhoidon
valvoja tai sellainen henkilöstöön kuuluva, joka on saanut 38 artiklassatarkoitetun valtuutuksen tai jonka valtuutusta on jatkettu — allekirjoittaamaksusitoumusehdotuksen; lisäksi se varustetaan leimalla japäivämäärällä.
61 artikla
Kiireellisissä tapauksissa hyväksymismerkintä voidaan antaa lipuk-
keella, teleksillä tai muulla tavalla, joka yksiselitteisesti osoittaa, ettäkyseiselle maksusitoumusehdotukselle on annettu hyväksymismerkintä.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 14
▼B
62 artikla
Jos toimielimen ylimmän toimivallan käyttäjä on varainhoitoasetuksen
39 artiklan mukaisesti päättänyt jättää huomiotta sen, että varainhoidon
valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää, päätös tästä
toimitetaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, joka lähettää maksusitou-musehdotuksen yhdessä kyseisen päätöksen kanssa takaisinvarainhoidon valvojalle. Maksusitoumusehdotus, johon on liitettypäätös jättää huomiotta varainhoidon valvojan kieltäytyminen, kirjataanvarainhoitoasetuksen 37 artiklan säännösten mukaisesti.
63 artikla
Varainhoitoasetuksen 99 artiklassa tarkoitettuihin kaikenkattaviin alus-
taviin maksusitoumuksiin sovelletaan 60, 61 ja 62 artiklaa.
64 artikla
Jos varainhoidon valvoja pitää varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2
kohdassa sekä 37,41 ja 45 artiklassa tarkoitettuja ja jäljempänä 65-73artiklassa täsmennettyjä asiakirjoja riittämättöminä tai puutteellisina,hän lykkää hyväksymismerkinnän antamista ja lähettää ehdotuksentakaisin tulojen ja menojen hyväksyjälle yksilöiden samalla vaadituttodisteet.
X OSASTO
TOSITTEET
(Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohta sekä 37, 41 ja 45 artikla)
Ij a k s o
Saatavien perintä
65 artikla
Maksumääräyksien liitetietoja ovat saatavasta tehty päätös tai asiakirja,
josta saatava aiheutuu, sekä kaikki sellaiset asiakirjat, joista voidaantarkistaa saatavan laatu, sen määrän laskeminen, eräpäivä, velallinen,
kuten:
a) sikäli kun kyseessä ovat omat varat (
1):
— tullien, maatalousmaksujen ja ”sokeri”-osuusmaksujen osalta:
soveltamisasetusten mukaisesti (2)
— arvonlisäverosta ja bruttokansantulosta (BKTL) saatavien varojen
osalta: sen varainhoitovuoden (”n”-varainhoitovuosi) talousarvio,jossa määrä yksilöidään sekä vastaavien saldojen osalta (”n+1”-
varainhoitovuosi ja sitä seuraavat) soveltamisasetuksissa tarkoi-
tetut erilaiset otteet, yhteenvedot ja tiliotteet (
2)
b) sikäli kun kyseessä ovat muut sekalaiset tulot: perussäädös, päätös,
sopimus tai asiakirja, josta saatava aiheutuu sekä liitetiedot, joista
kaikki laskelmaan sisältyvät tekijät ilmenevät.
II jakso
Menoihin sitoutuminen
66 artikla
Menoja koskevien maksusitoumusehdotusten osalta tositteita ovat
ehdotukset sellaisiksi toimenpiteiksi, joilla toimielin sitoutuisi menoon,kuten:
a) menojen aiheutuessa sopimusvelvoitteista:1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 15
(1) Neuvoston päätös 88/376/ETY, Euratom (EYVL N:o L 185, 15.7.1988, s. 24)
(2) — Asetus (ETY, Euratom) N:o 1552/89
— Neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 1553/89 (EYVL N:o L 155,
7.6.1989, s. 9) otteet jäsenvaltioiden kirjanpidosta,
▼B
sopimusehdotus, sopimus, tilauslomake tai muut vastaavat asiakirjat,
sopimusten osalta mahdollisesti yhdessä vastaanotettujen tarjoustenkanssa ja sellaisten asiakirjojen kanssa, joissa perustellaan sopi-
muksen tekeminen suoraan, ja tarvittaessa hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean lausunnon kanssa;
b) myönnettäessä tukea itsenäisesti:
— eri rahastoista myönnettävän taloudellisen tuen tai vastaavan-
laisen toiminnan osalta: tarvittaessa vastaavissa
soveltamisasetuksissa tarkoitetut asiakirjat sekä ehdotukset tuenmyöntämistä koskeviksi päätöksiksi;
— tuen myöntämisen osalta yleensä:
— edunsaajan anomus, tarvittaessa yhdessä aiemmin myönnetyn
tuen täytäntöönpanosta laaditun kertomuksen kanssa,
— asiakirja, jossa perustellaan myönnetty määrä,
— sopimusluonnos tai muut vastaavat asiakirjat,
— sitä toimintaa koskeva alustava talousarvio, johon tukea
anotaan, tai muu sitä vastaava asiakirja.
III jakso
Menojen maksattaminen ja maksu
67 artikla
Hankintojen osalta liitetietoja ovat erityisesti hankkijan laatima lasku,
johon on tarvittaessa liitetty yksi kappale sitä asiakirjaa, johon
yhteisöjen velvoite perustuu (esimerkki: tilauslomake tai sopimus).
Hankkijan laatimassa asiakirjassa on aina ilmoitettava:
— tarvikkeiden laatu ja määrä tai, tarvittaessa, kuvaus hankintaan
liittyvistä palveluista,
— yksikköhinta ja kokonaishinta,
— tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista; tarvittaessa
hankintaan liittyvien ja sen hintaan sisällytettyjen maksujen, verojen
ja tullien määrä.
Asiakirjassa tai siihen liittyvässä asiakirjassa on oltava tulojen ja
menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa henkilöstöön kuuluvantekemät merkinnät siitä, että:
— hankinta on vastaanotettu asianmukaisesti, sekä ilmoitetaan vastaa-
nottamiseen liittyvä päivämäärä ja paikka,
— omaisuusluetteloon on tehty merkintä silloin, kun hankinnan
merkitsemistä omaisuusluetteloon edellytetään,
— laskun kaikki tiedot on tarkastettu,— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
lausunto on, jos sitä vaaditaan, annettu.
68 artikla
Palvelujen osalta liitetietoja ovat erityisesti palvelun suorittajan laatima
lasku (tai kuitti).
Kyseisessä laskussa (tai kuitissa) on:
— mainittava suoritetun palvelun laatu, tarvittaessa sen yksikköhinta,
kokonaishinta, tiedot veroja ja maksuja koskevista vapautuksista tai,jos mahdollista, palveluun liittyvien ja hintaan sisällytettyjenmaksujen ja verojen määrä,
— oltava tulojen ja menojen hyväksyjän tai hänen valtuuttamansa
henkilöstöön kuuluvan allekirjoittama merkintä ”maksettavaksi”,jolla osoitetaan, että palvelu on suoritettu moitteettomasti ja laskun(tai kuitin) tiedot on tarkastettu.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 16
▼B
69 artikla
1. Tutkimuksia ja selvityksiä koskevien sopimusten osalta liitetietoja
ovat:
a) sopimuskappale ja mahdollisien lisäsopimuksen kappale, joka tai
jotka on liitettävä ensimmäiseen maksamista koskevaan valtuutuk-
seen,
b) kaikki asiakirjat, jotka sopijapuolen taloudellisten määräysten
perusteella voivat olla maksun perusteella (sopimuspuolen maksu-pyyntö, laskut, hallintokomiteoiden ohjeet assosiaatiosopimustenosalta, sekä kaikki muut asiakirjat, jotka todisteellisesti osoittavatmenon). Viimeiseen maksuun on liitettävä asiakirja, johon tulojen jamenojen hyväksyjä on merkinnyt todistuksen siitä, että virkatoimi on
suoritettu (”sevice tait”).
2. Niiden päätösten osalta, jotka koskevat tuen myöntämistä eri
rahastoista tai vastaavia toimia, liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, joka on liitettävä ensimmäiseen maksamista
koskevaan valtuutukseen,
b) kaikki asiakirjat, jotka perusasetuksen rahoitusta koskevien
säännösten sekä taloudellisen tuen myöntämistä koskevienpäätöksien taloudellisten määräysten perusteella voivat olla maksunperusteena (maksupyyntö, todistus urakan aloittamisesta, raportit
urakan edistymisestä sekä muut vastaavat asiakirjat). Viimeiseen
maksuun on liitettävä asiakirja, jossa on todistus ohjelman taihankkeen päättymisestä sekä yhteenveto ohjelman tai hankkeentodellisista menoista.
3. Edellä 66 artiklan b kohdan toisessa luetelmakohdassa tarkoitet-
tujen avustuksien osalta liitetietoja ovat:
a) kappale päätöksestä, jolla avustus on myönnetty,
b) vastaanottajan vahvistus, jonka mukaan tämä hyväksyy varainhoi-
toasetuksen 87 artiklassa tarkoitetut yhteisön tarkastukset sekä, niissä
tapauksissa, joissa se avustuksen suuruuden vuoksi on perusteltua,
hankkeen toteuttamista ja vastaanotettujen varojen käyttöä koskevankertomuksen esittämisen.
70 artikla
Henkilöstömenojen osalta tositteita ovat:
a) kuukausipalkan osalta:
— täydellinen luettelo henkilöstöstä, jossa yksilöidään kaikki
palkkaukseen vaikuttavat tekijät. Luettelo liitetään maksumää-räykseen;
— lomake (henkilötietolomake), josta ilmenee tarvittaessa jokaisen
palkkaukseen vaikuttavan tekijän muutos. Lomake laaditaankussakin yksittäistapauksessa tehtyjen päätösten perusteella;
— työhönoton tai nimittämisen ollessa kyseessä liitetään ensim-
mäisen palkan vahvistamisen yhteydessä oikeaksi todistettu
jäljennös työhön ottamista tai nimittämistä koskevastapäätöksestä,
b) muiden palkkojen osalta (tunti- tai päiväpalkalla työskentelevä
henkilöstö):
— tulojen ja menojen hyväksyjän laatima yhteenveto tyässäolopäi-
vistä ja -tunneista;
c) ylityökorvausten osalta:
— valtuutetun virkamiehen allekirjoittama yhteenveto, jossa todis-
tetaan henkilöstöön kuuluvan tekemä ylityön määrä;
d) matkakorvausten osalta:
— toimivaltaisen viranomaisen asianmukaisesti allekirjoittama
matkamääräys,
— ”matkakululaskelma”, josta käy tositteiden avulla ilmi erityisesti
matkan kohde, lähtö- ja paluupäivä ja lähtö- ja paluuaika,1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 17
▼B
matkakulut, oleskelukulut sekä muut kulut, joihin on asianmu-
kainen lupa; matkan tekijä sekä esimiesasemassa oleva virkamies,jolla on tarvittava valtuutus, allekirjoittavat laskelman;
e) muiden henkilöstömenojen osalta:
— asiakirjat, jotka viittaavat siihen päätökseen, johon meno
perustuu, ja joista kaikki laskelmaan vaikuttavat tekijät käyvätilmi.
71 artikla
Kun kyseessä on useassa erässä suoritettava maksusitoumus, ensimmäi-
seen maksumääräykseen on liitettävä oikeaksi todistettu jäljennös
taloudellisen tuen myöntämistä koskevasta sopimuksesta tai päätöksestä.Muissa maksumääräyksissä on viitattava tähän asiakirjaan ja aiemminsuoritettuun maksuun tai aiemmin suoritettuihin maksuihin.
Tulojen ja menojen hyväksyjän on todistettava viimeistä maksumää-
räystä annettaessa, että kyseessä oleva toiminta on päättynyt, jottakirjanpidossa voitaisiin toteuttaa vastaavat toimenpiteet ja tarvittaessapoistaa tehty ja suorittamatta jäänyt maksusitoumus.
Jos on asetettu eräpäivä varainhoitoasetuksen 1 artiklan 7 kohdan
mukaisesti, kirjanpidosta on voitava havaita ja poistaa sellaisetmaksusitoumukset, joita ei ole lopullisesti suoritettu kuukautta ennen
kyseistä päivämäärää. Tulojen ja menojen hyväksyjien on tällöin tehtävä
ehdotus sellaisen maksusitoumuksen poistamisesta, jota ei ole suoritettutai, jos 1 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut edellytykset täyttyvät, tehtäväehdotus alkuperäisen maksusitoumuksen muuttamisesta asianmukaisinperusteluin.
72 artikla
Jos sama asiakirja koskee useampia maksuja, viitataan kaikissa
maksumääräyksissä alkuperäiskappaleeseen sekä sen maksumääräyksennumeroon, johon alkuperäiskappale on liitetty.
73 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi muulloin kuin 65-72 artiklassa
tarkoitetuissa tapauksissa korvata asiakirjan oikeaksi todistetulla
jäljennöksellä silloin, kun alkuperäistä asiakirjaa ei voida esittää; tulojen
ja menojen hyväksyjän on selvitettävä syyt, joiden vuoksi alkuperäistäasiakirjaa ei ole voitu esittää, sekä todistettava, että maksua ei olesuoritettu.
XI OSASTO
ENNAKKOJEN MYÖNTÄMINEN
(Varainhoitoasetuksen 46 artikla)
74 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi henkilöstösäännöissä tai asetuksessa
tarkoitettujen ennakkojen lisäksi myöntää ennakkoja sellaisia menojavarten, jotka virkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvan on
suoritettava toimielimensä puolesta. Nämä menot, jotka kuuluvat
yleensä henkilöstömenoihin ja hallinnosta johtuviin menoihin, saattavataiheutua erityistehtävästä tai koskea menoja, jotka ovat todennäköisiä,mutta joiden laatua ja määrää ei ole määrätty.
75 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa mainitut viranomaiset, jotka vahvis-
tavat ennakon määrän ja ajan, jonka kuluessa se on käytettävä, tekevät
tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta päätöksen ennakkojenmyöntämisestä ja virkamiehen tai muuhun henkilöstöön kuuluvannimittämisestä sen jälkeen, kun varainhoidon valvojan on antanuthyväksymismerkinnän ja tilinpitäjän asiaa koskevan myönteisenlausunnon.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 18
▼B
Ennen ennakon maksamista siitä on, sikäli kuin menon laatu on
määritetty riittävästi, tehtävä ehdotus maksusitoumukseksi.
76 artikla
Nimitetty virkamies tai muuhun henkilöstöön kuuluva on vastuussa
hänen käyttöönsä annetuista varoista ja hänen on toteutettava kaikkitarpeelliset toimenpiteet varmistaakseen niiden pysymisen tallessa.
Hänen on esitettävä tilinpitäjälle yksityiskohtainen kertomus ennakon
käytöstä ja palautettava mahdollinen ylijäämä kymmenen päivän
kuluessa siitä, kun se tarkoitus, jota varten ennakko on myönnetty,
toteutuu.
Tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa ennakon kuuden viikon
kuluessa samasta päivämäärästä, jotta ennakkoa myönnettäessä avattuväliaikaistili voitaisiin sulkea.
XII OSASTO
PANKKI- JA POSTISIIRTOTILIT
(Varainhoitoasetuksen 53 artikla)
77 artikla
Toimielin voi rahaliikenteensä hoitamiseksi avata pankki- ja/tai post-
isiirtotilejä yhteisön jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa.
78 artikla
Toimielimellä voi myös olla tilejä kunkin jäsenvaltion setelipankissa tai
hyväksytyssä rahoituslaitoksessa.
79 artikla
Toimielin ilmoittaa kaikille niille rahoituslaitoksille, joissa se on
avannut tilin, niiden henkilöstöön kuuluvien nimet ja allekirjoitusnäyt-teet, jotka se on valtuuttanut avaamaan ja käyttämään tilejä jamahdollisen ylärajan kunkin valtuutetun nostoille.
80 artikla
Jotta tilejä voidaan käyttää, tarvitaa kahden asianmukaisesti valtuutetun
henkilöstöön kuuluvan allekirjoitus, joista toisen on oltava tilinpitäjän,avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan allekirjoitus.
Toimielin nimeää varainhoitoasetuksen 53 artiklan nojalla ne
henkilöstöön kuuluvat, joilla on valtuus allekirjoittaa pankki- tai
postisiirtosekit ja pankki- tai postisiirrot.
Näiden henkilöstöön kuuluvien on tarkistettava, että maksumääräykset
ja pankki- tai postisiirtosekit ja pankki- tai postisiirrot ovat keskenäänyhdenmukaiset, ennen kuin he allekirjoittavat.
81 artikla
Sekillä tai posti- tai pankkisiirrolla on yleensä maksettava:
— virkamiesten ja muuhun henkilöstöön kuuluvien kuukausipalkat,
— sellaiset hankintoihin tai palveluihin liittyvät menot, joiden arvo
ylittää►
M4420◄ecua.
XIII OSASTO
ENNAKKOMAKSUJÄRJESTELMÄT
(Varainhoitoasetuksen 54 artikla)
82 artikla
Ennakkomaksujärjestelmiä voidaan perustaa, kun tiettyjä menoja ei
niiden laadun tai erityisen kiireellisyyden vuoksi voida maksaa sellaisenmaksumääräyksen perusteella, jonka tulojen ja menojen hyväksyjä on1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 19
▼B
allekirjoittanut ja jolle varainhoidon valvoja on antanut hyväksymis-
merkinnän. Poiketen siitä, mitä varainhoitoasetuksen 40 ja 51 artiklassasäädetään, ennakoiden hoitajalla on toimivalta vahvistaa menot
alustavasti ja maksaa ne, jollei varainhoitoasetuksen 40, 41, 44, 45, 47
ja 50 artiklan myöhemmästä soveltamisesta muuta johdu.
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa määritetyt viranomaiset tekevät
tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellusta ehdotuk-sesta päätöksen ennakkomaksujärjestelmien perustamisesta sekä niidentoimintaedellytysten merkittävästä muuttamisesta tai uudelleenjärjeste-lystä tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan annettua asiasta myönteisenlausunnon.
83 artikla
Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa mainitut viranomaiset nimittävät
ennakoiden hoitajan tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksestatilinpitäjän ja varainhoidon valvojan annettua asiasta myönteisenlausunnon.
Päätöksessä on oltava viittaus ennakoiden hoitajan vastuuseen.
84 artikla
Edellä 82 ja 83 artiklassa tarkoitetut päätökset toimitetaan tiedoksi
tulojen ja menojen hyväksyjille, varainhoidon valvojalle, tilinpitäjille
sekä tilintarkastustuomioistuimelle.
85 artikla
1. Ennakkomaksujärjestelmän perustamista koskevassa päätöksessä
on määräykset etenkin seuraavasta:
a) myönnettävien ennakkojen käyttötarkoitus ja enimmäismäärä,
b) avataanko kyseessä olevan toimielimen nimissä tarvittaessa pankki-
tili ja/tai postisiirtotili,
c) kunkin sellaisen menon laatu ja enimmäismäärä, joka voidaan
maksaa ilman ennakkoon annettua valtuutusta,
d) liitetietojen esittämistä koskevat määräajat ja yksityiskohtaiset
säännöt,
e) ennakon mahdollista täydentämistä koskevat yksityiskohtaiset
säännöt,
f) määräaika, jonka kuluessa ennakkomaksujärjestelmän toimet on
kirjattava lopullisesti.
2. Maksut voidaan suorittaa vain sellaisten ennakkoon tehtyjen
maksusitoumusten perusteella, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä onallekirjoittanut ja joille varainhoidon valvoja on antanut hyväksymis-
merkinnän, sekä kyseisten maksusitoumusten asettamissa rajoissa.
86 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan toisen kohdan mukaisesti ainoastaan
tilinpitäjä voi siirtää varoja ennakkomaksujärjestelmiin.
Kuitenkin vastaaviin ennakkomaksujärjestelmiin voidaan suoraan ottaa
erilaiset paikalliset tulot, kuten sellaiset, jotka saadaan:
— tarvikkeiden myynnistä,
— julkaisuista,
— erilaisista korvauksista,
— korkotuloista, jne.,
jolloin niiden vienti suoritetaan varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen
asiaa koskevien säännöksien mukaisesti.
Tilinpitäjä vähentää kyseiset määrät siirtäessään myöhemmin lisää
varoja samoihin ennakkomaksujärjestelmiin.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 20
▼B
87 artikla
Kukin ennakoiden hoitaja on vastuussa tulojen ja menojen hyväksyjälle
velkojen maksamisesta kolmansille osapuolille, ja tilinpitäjälle maksujensuorittamisesta.
88 artikla
Ennakoiden hoitajan on tilinpitäjän ohjeiden mukaisesti huolehdittava
käyttöönsä annettujen varojen, maksettujen menojen sekä vastaanotet-tujen tulojen kirjanpidosta.
89 artikla
Ennakoiden hoitajan on toteutettava kaikki tarpeelliset toimenpiteet
hänen käyttöönsä annettujen varojen pysymisen tallessa.
90 artikla
Tilinpitäjän on mahdollisuuksien mukaan lyhyin väliajoin itse tarkas-
tettava tai hänen on määrättävä avustava tilinpitäjä tai erityisesti tätä
tarkoitusta varten valtuudet saanut virkamies tarkastamaan ilmanennakkoilmoitusta, yleensä paikalla, että ennakkomaksukassan hoitajallaon hänelle uskotut varat ja että kirjanpito on asianmukaisesti hoidettu,sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoidon valvojan suorittamia
tarkastuksia.
91 artikla
Tilinpitäjä ja varainhoidon valvoja ilmoittavat toisilleen tarkastuksiensa
tuloksista ja antavat niistä tiedon tulojen ja menojen hyväksyjälle.
XIV OSASTO
PERUSTEETTOMASTI MAKSETTUA MÄÄRÄÄ PALAUTETTAESSA
MAKSETTAVA KORKO
(Varainhoitoasetuksen 49 artikla)
92 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan palautettaessa perusteettomasti
maksettua määrä yhteisölle, sanotun kuitenkaan rajoittamatta yhteisön
toimintaperiaatteita koskevissa alakohtaisissa perussäädöksissä mahdol-lisesti olevien säännöksien soveltamista.
93 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 28 artiklan 2 kohdassa tarkoitetussa peri-
ntämääräyksessä on mainittava eräpäivä kunkin perusteettomastimaksetun määrän palauttamiseen liittyvän todetun saatavan osalta.
2. Tilinpitäjä voi yhdessä sen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa,
jota asia koskee, myöntää lisäaikaa ainoastaan velallisen asianmukaisestiperustellusta kirjallisesta anomuksesta sillä edellytyksellä, että velallinensitoutuu maksamaan 94 artiklassa säädettyä korkoa koko myönnettävältälisäajalta alkuperäisestä eräpäivästä alkaen.
3. Kun lisäaikaa myönnetään, tilinpitäjä voi turvatakseen paremmin
yhteisön oikeudet pyytää velallista luovuttamaan takuun, joka kattaasekä velan pääoman että sen korot.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 21
▼B
94 artikla
1. Kustakin saatavasta, jota ei ole palautettu eräpäivänä, peritään
korkoa seuraavien säännösten mukaisesti:
— ecu-määräisten saatavien osalta: Euroopan raha-asiain yhteistyör-
ahaston ecu-määräisiin toimiinsa (1) soveltaman koron mukaisesti,
korotettuna puolellatoista pisteellä,
— kansallisessa valuutassa ilmaistujen saatavien osalta: kyseessä
olevaan sopimukseen sovellettavan pankkien välisen kolmikuukau-tisen myyntikoron mukaisesti, korotettuna puolellatoista prosentilla.
2. Sovellettava korko on sinä kuukautena voimassa oleva korko, jona
eräpäivä on.
3. Korkojen määrä lasketaan maksumääräyksessä vahvistetusta
eräpäivästä alkaen siihen päivään, jona velka maksetaan kokonaisuu-dessaan takaisin.
95 artikla
Tilinpitäjä voi sopimalla varainhoidon valvojan kanssa luopua korkojen
perimisestä, kun kyseessä oleva taloudellinen vaikutus on joko kyseessäolevan määrän tai viivästyksen keston vuoksi toimenpiteen aiheuttamiin
hallinnollisiin kuluihin verrattuna hyvin vähäpätöinen.
96 artikla
Kaikki osamaksut lasketaan ensin 94 artiklan säännösten mukaisesti
määritetyistä viivästyskoroista ja sen jälkeen velan pääomasta.
XV OSASTO
KILPAILUKUTSUMENETTELYT
(Hintakilpailu ja tarjouspyyntö)
(Varainhoitoasetuksen 57 artikla)
97 artikla
Tämän osaston säännöksiä sovelletaan rajoittamatta 126-129 artiklan
säännöksien soveltamista.
98 artikla
Kilpailukutsut esitetään mahdollisuuksien mukaan standardilomakkeen
tai standarditekstin muodossa.
99 artikla
Tarjouspyynnöissä on erityisesti tiedot:
a) tarjousten toimittamista ja niiden esittämistä koskevista yksityiskoh-
taisista määräyksistä, erityisesti siitä, vaaditaanko mahdollisestistandardoidun vastauslomakkeen täyttämistä,
b) erioikeuksia ja vapauksia koskevan pöytäkirjan soveltamisesta sekä
viittaukset kyseessä olevaan sopimukseen soveltuviin yleisiinehtoihin (hankinnat, urakat, palvelut vai julkaisut), ja tarvittaessaviittaukset sopimusta koskevat erityisehdot sisältävään asiakirjaan,
c) lausekkeesta, jonka mukaan tarjouksen tekeminen merkitsee kysei-
seen sopimukseen soveltuvien yleisten ehtojen hyväksymistä,
d) tarkastuksia koskevista ehdoista, jotka on paikalla tehtävien tarkas-
tusten osalta täsmennettävä yksityiskohtaisesti,
e) määräajasta, jona tarjous on voimassa ja tarjoajan on säilytettävä
tarjouksensa ehdot muuttamattomina,
f) sopimusehtojen rikkomisesta johtuvista seuraamuksista,1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 22
(1) Kuukausittain Euroopan yhteisöjen virallisen lehden C-sarjassa julkaistava
korko.
▼B
g) tiedoista, joiden on 65-73 artiklan säännösten mukaisesti käytävä ilmi
laskuista (tai niihin liittyvistä asiakirjoista),
h) yhteydenottojen kieltämisestä toimielimen ja tarjoajan välillä seu-
raavia poikkeustapauksia lukuun ottamatta:
1. ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä:
— tarjoajien aloitteesta:
tarjoajille voidaan toimittaa tiedoksi sellaisia lisätietoja, joiden
tarkoituksena on ainoastaan selventää tarjouspyynnön laatua,
— toimielimen aloitteesta:
jos toimielimen yksiköt havaitsevat tarjouspyyntöä koskevassa
tekstissä virheen, epätäsmällisyyden tai puutteen, tai ettäkyseinen teksti on muuten sisällöltään vaillinainen, he voivatilmoittaa siitä niille, joita asia koskee, tarjouspyynnön
esittämistä koskevia ehtoja täysin vastaavien ehtojen mukai-
sesti,
2. tarjousten avaamisen jälkeen ja toimielimen yksiköiden aloit-
teesta:
— toimielin voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjous antaa
aihetta selvennysten pyytämiseen tai jos tarjoustekstissä oleviailmeisiä asiavirheitä on korjattava.
100 artikla
Kaikissa tapauksissa, joissa on otettu yhteyttä 99 artiklan h kohdassa
tarkoitettuissa tilanteissa, laaditaan ”merkintä asiakirjoihin” ja yhteys taiyhteydet mainitaan kertomuksessa, joka saatetaan myöhemmin hankin-toja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean käsiteltäväksi.
101 artikla
Tarjouspyyntöön liitetään suunniteltuun sopimukseen soveltuvat yleiset
ehdot sisältävä asiakirja. Myös asiakirja, joka sisältää sopimusta
koskevat erityisehdot, liitetään tarvittaessa mukaan.
102 artikla
Määräaika, jonka kuluessa tarjoukset on esitettävä, vahvistetaan
sopimuksen laadun mukaan sen perusteella, paljonko aikaa tarjous-pyyntöön vastaaminen vaatii.
103 artikla
Pyynnöt toimitetaan tarjoajien valinnan mukaan:
— postitse
tarjouspyynnössä on tällöin täsmennettävä, että lähetyspäivänä
pidetään sitä päivää, jonka postileima lähetyksessä on. Postilähe-tykset on kirjattava,
— toimittamalla ne toimielimen yksikköihin suoraan tai tarjoajan
valtuutetun kautta, mukaan lukien yksityiset postinkuljetusliikkeet,
tarjouspyynnössä on tällöin ilmoitettava päivä ja aika, johon
mennessä kirjekuoret on jätettävä toimielimeen ja täsmennettävä
yksikkö, johon ne on jätettävä allekirjoitettua ja päivättyä kuittia
vastaan.
Päivämäärä on kummassakin tapauksessa sama.
Tarjouspyynnössä on luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ja ongelmien
välttämiseksi oltava seuraava maininta:”Lähetys on toimitettavakahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molemmat kirjekuoret on suljet-
tava ja sisemmässä kirjekuoressa on oltava tarjouspyynnössä ilmoitetut
tiedot tarjouksen vastaanottavasta yksiköstä sekä lisäksi merkintä’tarjouspyyntö — ei avattava kirjaamossa’. Itseliimautuvia kirjekuoriakäytettäessä ne on suljettava liimautuvalla nauhalla, jonka päällelähettäjän on kirjoitettava nimensä.”1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 23
▼B
104 artikla
Kaikki tarjoukset on avattava.
Tarjoukset avaa tätä tarkoitusta varten nimitetty lautakunta. Varain-
hoidon valvojalle on ilmoitettava tarjousten avaamisesta. Varainhoidon
valvoja tai hänen edustajansa voivat olla läsnä tarkkailijoina, jos
varainhoidon valvoja pitää sitä aiheellisena.
Sellaisia tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä esitettyjä
erityisvaatimuksia, ei oteta huomioon.
Lautakunnan jäsenien on merkittävä nimikirjaimensa kunkin tarjouksen
jokaiselle sivulle ja laadittava pöytäkirja vastaanotettujen tarjoustenavaamisesta, eritellen erikseen tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnössä
esitettyjen erityisvaatimusten mukaisia ja tarjoukset, jotka eivät ole
kyseisten vaatimusten mukaisia, sekä perustellen jälkimmäistentarjousten hylkääminen.
105 artikla
Kaikille tarjoajille ilmoitetaan, mihin ratkaisuun heidän tarjouksensa
perusteella on päädytty.
XVI OSASTO
ERI ENIMMÄIS- JA VÄHIMMÄISMÄÄRIEN VAHVISTAMINEN SOPI-
MUSTEN YHTEYDESSÄ
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
106 artikla
Enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan solmia suoraan
varainhoitoasetuksen 58 artiklan a kohdan perusteella vahvistetaan►
M413 800◄ecua.
107 artikla
Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä hankintoja ja sopimuksia käsitte-
levällä neuvoa-antavalla komitealla on varainhoitoasetuksen 60 artiklanmukainen toimivalta, vahvistetaan ►
M448 200◄ecua.
108 artikla
Vähimmäismääräksi, jonka ylityttyä varainhoitoasetuksen 62 artiklassa
tarkoitettu vakuus on pakollinen, vahvistetaan ►M4345 000◄ecua.
109 artikla
Enimmäismääriksi, joihin saakka sopimus katsotaan varainhoitoase-
tuksen 63 artiklan perusteella solmituksi ainoastaan laskun tai kuitin
perusteella, vahvistetaan
—►M41 050◄ecua toimielimen väliaikaisissa työpaikoissa
maksettavien menojen osalta,
—►M42 700◄ecua muualla kuin toimielimen väliaikaisissa
työpaikoissa maksettavien menojen osalta.
110 artikla
Tutkimusmäärärahoihin ja teknologiseen kehittämiseen osoitettuihin
määrärahoihin liittyviä sopimuksia koskevat enimmäismäärät vahviste-
taan varainhoitoasetuksen 97 artiklan mukaisesti seuraavasti:
— enimmäismääräksi, johon saakka sopimus voidaan solmia suoraan,
vahvistetaan ►M4103 500 ◄ecua tieteellisten ja teknisten
tarvikkeiden sekä urakoiden osalta,
— hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
toimivallan rajan muodostaviksi määriksi määritetään:
a) tieteellisten ja teknisten sopimusten osalta
►M4483 000 ◄ecua,1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 24
▼B
b) sellaisten hankinta- ja tarvikesopimusten osalta, jotka eivät ole
luonteeltaan tieteellisiä ja teknisiä, ►M4103 500 ◄ecua,
c) sellaisten hankinta- ja tarvikesopimusten osalta, jotka eivät ole
luonteeltaan tieteellisiä ja teknisiä ja joihin sovelletaan varain-hoitoasetuksen 58 artiklan c, d ja e kohtaa, ►
M434 500◄
ecua.
XVII OSASTO
HANKINTOJA JA SOPIMUKSIA KÄSITTELEVÄN NEUVOA-ANTAVAN
KOMITEAN (CCAM) TEHTÄVÄT
(Varainhoitoasetuksen 60 ja 97 artikla)
Ij a k s o
Yleiset säännökset
111 artikla
Varainhoitoasetuksen 60, 61 ja 97 artiklassa vahvistettujen edellytysten
mukaisesti hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan
komitean lausuntoa pyydetään:
a) kaikista urakka-, hankinta- tai palvelusopimuksia koskevista hank-
keista, mukaan lukien selvitykset, joiden arvo ylittää tämän asetuksen
107 ja 110 artiklassa mainitun määrän, sekä kiinteän omaisuudenhankkimista koskevista hankkeista niiden arvosta riippumatta,
b) edellä a kohdassa tarkoitettuihin sopimuksiin liittyviä lisäsopimuksia
koskevista hankkeista aina, kun kyseessä ovat olennaiset muutokset,
erityisesti kun kyseisillä lisäsopimuksilla muutetaan alkuperäisen
sopimuksen arvoa,
c) lisäsopimuksia koskevista hankkeista, joilla korotetaan jo tehdyn
sopimuksen kokonaisarvoa, joka alunperin on ollut a kohdassatarkoitettuja enimmäismääriä alhaisempi, siten että nämä enim-
mäismäärät ylittyvät,
d) kilpailukutsuun liittyvistä standardilomakkeista ja standarditeksteistä
sekä hankkeista, joissa aiotaan poiketa huomattavasti näistä standar-diteksteistä,
e) sellaisista kilpailukutsuja koskevista hankkeista, jotka ovat erityisen
tärkeitä tai erityislaatuisia,
f) sopimuksia tehtäessä tai toteutettaessa ilmenneistä kysymyksistä
(tilausten peruutus, viivästyssakoista vapauttamista koskevatpyynnöt, poikkeukset urakka-asiakirjojen määräyksistä ja yleisistä
ehdoista jne.), kun tällainen kysymys on niin merkittävä, että on
perusteltua pyytää lausuntoa,
g) sopimushankkeista, joiden arvo on alhaisempi kuin a kohdassa
vahvistettu määrä, silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojenhyväksyjä tai hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan
komitean jäsen sitä pyytää katsoessaan, että kyseisiin sopimuksiin
liittyy periaatteellisia kysymyksiä tai että ne ovat erityislaatuisia.
112 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea antaa:
a) suosituksia yhteisön alueella tai sen ulkopuolella tehtävissä hankin-
noissa noudatettavista yleisistä toimintaperiaatteista ja tekee tai
teettää tarvittaessa näitä koskevia tutkimuksia ja selvityksiä,
b) suosituksia hankintoja ja sopimuksia koskevien yleisten määräysten
vahvistamisesta.
113 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle
lausunnon antamista varten toimitettaviin asiakirjoihin liitetään asiastavastuussa olevan virkamiehen tai tulojen ja menojen hyväksyjänmääräämän varamiehen laatima ja esittämä kertomus.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 25
▼B
Kertomuksessa on oltava erityisesti:
a) tekninen ja taloudellinen arvio kustakin tarjouksesta, mukaan lukien
vertailutaulukko yksikköhinnoista,
b) perusteet suostumukselle valita tietty tarjoaja.
114 artikla
Kustakin tapauksesta annetaan hankintoja ja sopimuksia käsittelevän
neuvoa-antavan komitean puheenjohtajan allekirjoittama lausunto.Lausunto toimitetaan tiedoksi niille yksiköille, joita asia koskee.
115 artikla
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
vahvistaa työjärjestyksensä. Se toimitetaan kirjallisena tiedoksi silletoimielimelle, jota asia koskee, muiden toimielinten hankintoja ja
sopimuksia käsitteleville neuvoa-antaville komiteoille sekä tilintarkas-
tustuomioistuimelle.
Kukin hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea
valvoo omalta osaltaan, että 126 artiklassa tarkoitettuja neuvostondirektiivejä sovelletaan asianmukaisesti.
II jakso
Yhteistä tutkimuskeskusta koskevat erityissäännökset
116 artikla
Komissio voi, kyseisen alan erityisvaatimusten vuoksi, antaa aiheellisia
sisäisiä määräyksiä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean kokoonpanosta ja toiminnasta yhteisen tutkimuskes-
kuksen toiminnan osalta.
Kyseiset sisäiset määräykset laaditaan varainhoidon valvojan kuule-
misen jälkeen ja ne toimitetaan tiedoksi Euroopan parlamentille jatilintarkastustuomioistuimelle.
III jakso
Toimielinten (
1)yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevä
neuvoa-antava komitea (CCAMI)
117 artikla
Yhteisön toimielinten hallintopäälliköiden kollegio voi toteuttaa tarvit-
tavat toimenpiteet sellaisen toimielinten yhteisen hankintoja jasopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean asettamiseksi, jonka
tavoitteena on tehostaa moitteettoman varainhoidon vaatimusten mukai-
sesti toimielinten välistä yhteistyötä siltä osin, kun kyseessä ovattiettyjen hankintasopimusten ja muiden sopimusten tekeminen yhdessäosana luonteeltaan toimielimien keskenäisen toiminnan rahoitukseenliittyvien määrärahojen hoitoa.
118 artikla
Toimielinten yhteinen hankintoja ja sopimuksia käsittelevällä neuvoa-
antavalla komitealla on erityisesti seuraavat tehtävät:
a) se antaa lausunnon, kun kaikki tai useammat toimielimet päättävät
tehdä yhdessä ryhmitetysti sopimuksia 117 artiklassa täsmennetyilläaloilla niiden rahoituksellisten etujen vuoksi, jotka tällainen menet-tely voi taata.
Annettava lausunto käsittelee noudatetun menettelyn asianmukai-
suutta, tarjoajan valintaa ja, yleensä, sopimuksen tekemiselleasetettuja edellytyksiä, ottaen huomioon kaikkien toimielimien edut.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 26
(1) Ilmaisu ”toimielin” on tulkittava varainhoitoasetuksen 22 artiklan 5 kohdan
säännöksen mukaisesti.
▼B
Tässä tapauksessa asiaa ei enää saateta kunkin toimielimen
hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komiteankäsiteltäväksi, vaan annettu lausunto annetaan niille tiedoksi;
b) erityisesti yhden tai useamman hallintopäällikön tai yhden tai
useamman hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan
komitean pyynnöstä toimielinten yhteistä hankintoja ja sopimuksiakäsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee ja antaa suosituksiakaikista sellaisista, 117 artiklassa täsmennetyillä aloilla tehtäviinsopimuksiin liittyvistä, kysymyksistä, jotka ovat omiaan kosketta-maan kaikkien toimielinten etua tai joilla saattaa olla vaikutuksia
toimielimien välisiin suhteisiin.
Tällaisessa tapauksessa toimielinten yhteinen hankintoja ja sopi-
muksia käsittelevä neuvoa-antava komitea tarkastelee esitettyä
kysymystä ja tekee aiheelliseksi katsomansa ehdotukset.
119 artikla
Toimielinten yhteiseen hankintoja ja sopimuksia käsittelevään neuvoa-
antavaan komiteaan kuuluu kaksi edustajaa kustakin toimielimestä;heidät on mahdollisuuksien mukaan nimetty kyseisen toimielimenhankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean jäsentenkeskuudesta, ottaen huomioon, että toimielimien välisen sopimuksen
mukaisesti yhteiseen komiteaan on vastaavien hallinnosta vastaavien
yksiköiden edustajien lisäksi kuuluttava:
— yksi oikeudellisista kysymyksistä vastaavien yksiköiden edustaja,
— yksi raha-asioista vastaavan yksikön edustaja,— tarkkailijana yksi varainhoidon valvojan edustaja.
Toimielimien keskenäisessä sopimuksessa voidaan sopia näiden kolmen
hallinnonalan edustajien vuorottelujärjestelmästä.
Kukin toimielin toimii vuorollaan kahden vuoden ajan toimielinten
yhteisen hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean
puheenjohtajalla.
Komissio toimii toimielinten yhteisen hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean sihteeristönä.
120 artikla
Menettelyihin sovelletaan 113 ja 114 artiklan säännöksiä.
121 artikla
Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea vahvistaa
työjärjestyksensä. Se toimitetaan tiedoksi jokaiselle toimielimelle.
XVIII OSASTO
TAKAUKSET JA SOPIMUSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANON VAKUUDEKSI
ENNAKKOON ANNETTAVA VAKUUS
(Varainhoitoasetuksen 62 artikla)
122 artikla
Kun hankkijoilta, yrittäjiltä tai palveluiden tarjoajilta vaaditaan, että he
antavat sopimuksen täytäntöönpanosta ennakkoon vakuuden, vakuuden
on katettava takuuajan lisäksi aika, joka tarvitaan vakuuden johdosta
tarpeellisten toimenpiteiden toteuttamiseksi. Vakuus on pääsääntöisestimaksettava toimielimelle siinä valuutassa, jota käytetään hankintojen taiurakoiden maksamiseen.
123 artikla
Vakuuden sijasta voidaan antaa toimielimen tilinpitäjän hyväksymä
kolmannen osapuolen omavelkainen takaus. Takaus määritetään siinävaluutassa, jota sopimuksen mukaan käytetään maksamiseen ja sitäkoskevat samat säännöt kuin 122 artiklassa tarkoitettua vakuutta.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 27
▼B
124 artikla
Vakuuden maksamista edellyttävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi
annettavassa ensimmäisessä maksamista koskevassa valtuutuksessatäydennetään tavanomaisia tositteita liittämällä niihin tilinpitäjän
oikeaksi todistama jäljennös kuitista, joka on annettu, kun vakuus on
maksettu, tai tilinpitäjän oikeaksi todistama jäljennös takauksenantaneen laitoksen tai kolmannen osapuolen ilmoituksesta.
125 artikla
Vakuudet palautetaan tai, jos niiden sijasta on annettu 123 artiklassa
tarkoitettuja takauksia, takaajat vapautetaan takauksistaan sopimustakoskevissa säännöksissä olevien edellytysten mukaisesti, lukuun otta-matta varainhoitoasetuksen 62 artiklan neljännessä kohdassatarkoitettuja tapauksia, joissa sopimusta ei panna täytäntöön tai sen
täytäntöönpano viivästyy.
XIX OSASTO
SÄÄNNÖKSET SIITÄ,MITEN TOIMIELINTEN ON SOVELLETTAVA
NEUVOSTON ANTAMIA JULKISIA URAKOITA,HANKINTOJA JA
PALVELUJA KOSKEVIA DIREKTIIVEJÄ
(Varainhoitoasetuksen 64 artikla)
126 artikla
Toimielimet soveltavat sopimuksia tehdessään neuvoston antamia
julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia direktiivejä, kun
kyseisten sopimusten määrä vastaa direktiiveissä vahvistettuja vähim-mäismääriä tai ylittää ne.
127 artikla
Ilmaisuja ”urakkasopimus”, ”hankintasopimus” ja ”palvelusopimus”
tulkitaan 126 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä olevien määritelmienmukaisesti.
128 artikla
Toimielimiä — siinä määrin kuin sopimukset rahoitetaan määrärahoin,
jotka on yleisessä talousarviossa otettu kyseisen toimielimen omaanpääluokkaan — pidetään sellaisina ’hankintaviranomaisina’, joitatarkoitetaan 126 artiklassa tarkoitetuissa direktiiveissä.
129 artikla
Tehdessään julkisia urakoita, hankintoja ja palveluja koskevia sopi-
muksia toimielimien on noudatettava asianomaisten direktiivien,säännöksiä, erityisesti siltä osin kun kyseessä ovat:
— ilmoituksia koskevat säännöt,
— teknisiä eritelmiä koskevat yhteiset säännöt,
— osallistumista koskevat yhteiset säännöt,— laadullista valikointia koskevat edellytykset,
— sopimusten tekemistä koskevat edellytykset.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 28
▼B
XX OSASTO
OMAISUUSLUETTELOON OTETTAVAN IRTAIMEN OMAISUUDEN
VÄHIMMÄISARVON VAHVISTAMINEN
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
130 artikla
Omaisuusluetteloon otetaan kaikki sellainen irtain omaisuus, jonka:
— ostoarvo on vähintään ►M4420◄ecua tai enemmän,
— käyttöaika on vähintään yksi vuosi [kaksi vuotta sellaisen irtaimen
omaisuuden osalta, joka on laadultaan tieteellistä ja teknistä (1)] ja
joka
— ei ole kulutustavara.
Omaisuusluetteloon tehdyissä merkinnöissä, joihin olennaisena osana
kuuluvat vastaanottotodistukset, on oltava asianmukainen kuvauskustakin hankitusta tavarasta ja täsmennettävä kunkin tavaran sijoitus-paikka, päivä, jona se on hankittu, sekä sen yksikköhinta.
Vastaanottotodistuksia pidetään asianmukaisina kuvauksina.
131 artikla
Toimielimet varmistavat omaisuusluetteloita tarkastaessaan, että kukin
tavara on olemassa ja että se on omaisuusluetteloon tehtyjen merkintöjen
mukainen. Tarkastus tehdään osana kolmivuotista tarkastusohjelmaa.
XXI OSASTO
ILMOITUKSET IRTAIMEN OMAISUUDEN MYYNNISTÄ
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
132 artikla
1. Irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan:
a) aiheellisin paikallisin tavoin, kun yksikkökohtainen ostohinta on
vähintään ►M48 100◄ecua. Viimeisen ilmoituksen julkaisemis-
päivän ja myyntisopimuksen solmimisen välisen ajan on oltavavähintään neljätoista päivää;
b) julkaisemalla myynti-ilmoitus Euroopan yhteisöjen virallisessa
lehdessä , kun yksikkökohtainen ostohinta on vähintään
►
M4391 100 ◄ecua. Lisäksi jäsenvaltioiden lehdistössä voidaan
julkaista aiheellisissa ilmoituksia. Sen päivän, jona ilmoitus onjulkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä , ja myyntisopi-
muksen solmimisen välisen ajan on oltava vähintään kuukausi.
2. Ilmoittamisesta voidaan luopua, jos siitä ei sen aiheuttamien
kustannusten vuoksi ole erityistä etua.
3. Toimielinten on aina pyrittävä saamaan paras hinta irtaimen
omaisuuden myynnistä.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 29
(1) Määritetty yhteisen tutkimuskeskuksen osalta julkaisussa Recueil des
instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XV/68-F) sekä Nomen-
clatures des matériels — canevas général (doc. 2168/IX/1972-F ja
täydennykset).
▼B
XXII OSASTO
KIRJANPITOKAAVAN LAATIMINEN JA TOIMINTA
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
133 artikla
Kirjanpitokaavan laatiminen
Kirjanpitokaavaan kuuluu kaksi erillistä, mutta kuitenkin yhteensovi-
tettua osaa, joiden avulla voidaan hoitaa:
— talousarvion kirjanpito,
— yleinen kirjanpito.
134 artikla
Talousarvion kirjanpito
1. Talousarvion kirjanpitoon merkitään kunkin talousarvion alajaot-
telun osalta:
a) menojen osalta:
— alkuperäisessä talousarviossa vahvistetut määrärahat, täydentäviin
ja/tai korjaaviin lisätalousarvioihin otetut määrärahat, kolmansien
osapuolien osallistumisen seurauksena avatut määrärahat,
määrärahojen siirrot talousarvion osasta toiseen sekä näin ollenkäytettävissä olevien määrärahojen kokonaismäärä. Maksusitou-musmäärärahat ja maksumäärärahat merkitään erikseen ja niitäseurataan erikseen,
— varainhoitovuoden aikana tehdyt maksusitoumukset ja suoritetut
maksut;
b) tulojen osalta:
— alkuperäiseen talousarvioon otetut ennakkoarviot, täydentäviin ja/
tai korjaaviin lisätalousarvioihin otetut ennakkoarviot, kolman-sien osapuolien osallistumisesta saatavat tulot ja näin ollen
tehtyjen ennakkoarvioiden kokonaismäärä,
— varainhoitovuoden todetut ja perityt saatavat;
c) uudelleen sellaiset maksusitoumukset, joita ei ole maksettu, ja
sellaiset tulojen, joita ei ole peritty aiempina varainhoitovuosina.
Talousarvion kirjanpitoon merkitään myös Euroopan maatalouden
ohjaus- ja tukirahaston (EMOTR) tukiosastoa koskevat kaikenkattavatalustavat maksusitoumukset sekä vastaavat, ennakkoina suoritetut
maksut.
Kyseiset maksusitoumukset esitetään suhteessa EMOTR:n tukiosaston
kokonaismäärärahoihin.
2. Erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin seurata erikseen
— edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen käyttöä,
— uudelleen käyttöön otettuja määrärahoja,
— niiden maksusitoumusten vahvistamista, joita ei ole vielä vahvistettu.
Tulojen osalta erillisiä tilejä avataan, jotta voitaisiin erikseen seurata
niitä saatavia, joita ei ole vielä peritty aiempina varainhoitovuosina.
3. Tavoitekohtaisten tulosten määrittämiseksi tilit voivat olla yksi-
tyiskohtaisia.
4. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-
järjestelmää.
135 artikla
Yleinen kirjanpito
1. Yleisestä kirjanpidosta käyvät ilmi toimielimen varat ja velat.
2. Yleisessä kirjanpidossa käytettävä kirjanpitokaava laaditaan
kymmenjärjestelmäluokittelun mukaisesti.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 30
▼B
3. Kirjanpitokaavassa on seuraavat luokat:
— luokka 1: pysyvän pääoman tilit,
— luokka 2: käyttöomaisuustilit,
— luokka 3: varastotilit,— luokka 4: sekalaiset saamis- ja velkatilit,
— luokka 5: rahoitustilit,
— luokka 6: kulutilit,
— luokka 7: tuottotilit,
— luokka 8: erityistilit.
4. Kussakin luokassa on kaksinumeroisia ryhmiä, jotka jaetaan
(kolminumeroisiin) alaryhmiin. Viisi- tai kuusinumeroisia tilejä, jotkajakavat edelleen nämä alaryhmät, voidaan luoda toimielimen tarpeidenmukaan.
5. Luokkaan 4 ”sekalaiset saamis«ja velkatilit” merkitään kaikki
kolmansia osapuolia koskevat toimenpiteet sekä tasauksia koskevatkirjaukset.
Luokkaan 4 kuuluvat erityisesti järjestelytilit, joille otetaan varainhoi-
toasetuksen 7 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut palautetuista ennakoistasaadut tulot, sekä järjestelytilit, joilta voidaan seurata varainhoitoase-
tuksen 27 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua varojen uudelleenkäyttöä.
6. Luokkaan 5 ”rahoitustilit” merkitään arvopapereita koskevat
liiketoimet, kassa-, pankki- ja postisiirtotilitapahtumat, sekä avustavien
tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien toteuttamat toimenpiteet. Kullekin
pankki- ja postisiirtotilille sekä kullekin kassalle ja ennakkojärjes-telmälle avataan erillinen tili.
7. Luokkaan 6 ”kulutilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon otet-
tujen menojen bruttomäärä.
Avataan erillisiä tilejä menoille, jotka koskevat:
— kuluvan varainhoitovuoden määrärahoja,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta
varainhoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta
varainhoitoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka on siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta
varainhoitoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan mukaisesti,
— määrärahoja, jotka liittyvät varainhoitoasetuksen 4 artiklan 2 kohdan
mukaisesti kolmansien osapuolien osallistumismaksuihin.
8. Luokkaan 7 ”tuottotilit” merkitään talousarvion kirjanpitoon
otettujen perittyjen saatavien määrä.
Avataan erillisiä tilejä perityille saataville, jotka ovat peräisin:
— kuluvan varainhoitovuoden aikana todetuista saatavista,
— sellaisista aiempina varainhoitovuosina todetuista saatavista, joita ei
ole vielä peritty.
9. Luokasta 9 ”erityistilit” ilmenee varainhoitovuoden päättyessä
tilinpäätökseen liittyvät toimenpiteet.
10. Kunkin toimielimen tilinpitäjä laatii edellä vahvistettujen suunta-
viivojen mukaisesti yksityiskohtaisen kirjanpitokaavan, sanotunkuitenkaan rajoittamatta 21 artiklan soveltamista. Tilinpitäjä avaaryhmiä, alaryhmiä ja tilejä hallintonsa erityistarpeiden mukaisesti,täsmentäen aina mainittujen tilien käyttötarkoituksen ja niihin liittyväätoimintaa koskevat ehdot.
136 artikla
Yleisen kirjanpidon toiminta
1. Yleinen kirjanpito pidetään kalenterivuosittain kahdenkertaista
kirjanpitomenetelmää noudattaen.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 31
▼B
2. Tilit voidaan viedä kirjoihin, kortistokorteille tai käyttäen atk-
järjestelmää.
3. Kirjanpidosta on voitava laatia sellainen yleinen tilitase, eli
sellainen ote kaikista toimielimen varoja ja velkoja koskevista tileistä,mukaan lukien tasoitetut tilit, jossa on kunkin osalta:
— tilin numero,
— kuvaus,
— vastaavien kokonaismäärä,
— vastattavien kokonaismäärä,
— saldo.
4. Kirjanpito on hoidettava siten, että siitä voidaan saada yksityis-
kohtainen selvitys toteutetuista toimenpiteistä ja saldoista. Rahoitusta
koskevat yhteenvedot laaditaan siten, että niistä käyvät oikealla tavallaja asianmukaista jaottelua noudattaen toimielimen vastaaviin javastattaviin vaikuttavat olennaiset tekijät. Perittävät tulot merkitäänvastattavissa ennakkomaksuihin ja siirtosaamisiin ja vastaavat saatavatmerkitään vastaavissa otsakkeen ”erilaiset velalliset” tai muiden
tarkoituksenmukaisten otsakkeiden alle. Sellaiset varainhoitovuoden
menot, joita ei ole vielä kirjattu tulostilille merkitään vastaavissaennakkomaksuihin ja siirtosaamisiin otsakkeen ”kirjattavat menot” alle.Tulostilin on käsitettävä kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen, jottayhdenmukaisuus taseen kanssa voitaisiin vahvistaa.
Kunkin tilin saldoa on määräajoin verrattava tositteisiin tai muihin
todisteisiin sekä erityisesti:
— edellä 130 artiklassa tarkoitettuihin tileihin kiinteästä omaisuudesta,
— pankki- ja postisiirtotileille talletettuihin varoihin käyttäen rahoitus-
laitosten kuukausittain toimittamia tiliotteita,
— käteiskassaan käyttäen kassakirjaa,
— ennakkomaksujärjestelmiin ja muihin 74 artiklassa tarkoitettuihin
ennakoihin tarkastamalla, miten ennakkomaksujärjestelmien
toimintaa, ennakoiden myöntämistä sekä kirjanpitosääntöjä koskevia
ehtoja noudatetaan,
— luokkien 6 ja 7 kulu- ja tuottotileihin, joita verrataan kuukausittain
talousarvion kirjanpidon vastaaviin kokonaismääriin.
5. Toimielinten välisistä tileistä sovitaan kuukausittain ja ne tarkas-
tetaan ja hyväksytään määräajoin.
6. Väliaikaistilit tarkastetaan määräajoin seuraavasti:
— keskeneräiset perinnät: tilinpitäjä ilmoittaa tulojen ja menojen
hyväksyjälle tulot, joita ei ole peritty, ja niiden perimiseksi toteutetut
toimenpiteet,
— keskeneräiset maksut: tilinpitäjä tekee tulojen ja menojen hyväk-
syjälle ilmoituksen syistä siihen, että maksuja ei ole suoritettumääräajassa, sekä kyseessä olevista määristä,
— siirrettävät varat: viittaamalla henkilöstön palkkausta koskeviin
koontiluetteloihin tai muihin vastaaviin yhteenvetoihin,
— muut väliaikaistilit: tilitettävistä saldoista tehdyn selvityksen avulla
ja ilmoittamalla tulojen ja menojen hyväksyjälle kaikki toimenpiteet,joita ei ole tarkastettu ja hyväksytty vuosittain määritettävienmääräaikojen kuluessa.
Väliaikaistilit tarkastetaan ja hyväksytään mahdollisimman nopeasti ja
viimeistään varainhoitoasetuksen 71 artiklassa tarkoitetussa määräajassa.
7. Varainhoitoasetuksen 27 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tulojen
uudelleen käyttämistä koskevia toimenpiteitä on mahdollista seurata javarainhoitoasetuksen 78 artiklan 1 ja 3 kohdassa tarkoitettu yhteenvetoon mahdollista laatia varojen uudelleen käyttämiseen tarkoitetuilla
järjestelytileillä.
8. Rahoitustilit (pankki- tai postisiirtotilit) pidetään kansallisissa
valuutoissa ja ecuissa.
Kansallisena valuuttana ilmaistun määrän muuttaminen ecuiksi tehdään
1 artiklan mukaisesti vahvistettujen kurssien perusteella. Valuuttamää-1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 32
▼B
räisten ja ecu-määräisten tilien ecu-määräisten saldojen arvo määritetään
uudelleen kuukausittain.
9. Yhteisen tutkimuskeskuksen kirjanpito sisällytetään komission
yleiseen kirjanpitoon.
10. Lukuun ottamatta tapauksia, joissa asetuksessa säädetään toisin,
kaikki rahoitusta koskevat yhteenvedot esitetään kirjanpidon periaat-teiden mukaisesti, joihin kuuluvat erityisesti ne periaatteet, joista
säädetään neuvoston direktiiveissä. Näiden periaatteiden soveltamista
koskevat yksityiskohtaiset käytännön säännöt, jotka saatetaanmääräajoin ajan tasalle, annetaan 21 artiklan säännösten mukaisesti.
XXIII OSASTO
TUTKIMUSMÄÄRÄRAHOIHIN JA TEKNOLOGISEEN KEHITTÄMI-
SEEN OSOITETTUIHIN MÄÄRÄRAHOIHIN SOVELLETTAVIA
SÄÄNNÖKSIÄ
(Varainhoitoasetuksen 94 ja 96 artikla)
137 artikla
Yhteisen tutkimuskeskuksen toiminnan alalle laaditaan talousarvion
tueksi viitetaulukko, josta ilmenee menojen käyttötarkoituksen —
tutkimustavoitteet ja muu toiminta — ja käytettyjen täytäntöönpanome-netelmien laadun välinen vastaavuus:
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat ja henkilöstö, jota
henkilöstösäännöt eivät koske,
— hallinnollinen ja tekninen infrastruktuuri,
— tieteellinen ja tekninen tukirakenne,
— suorat toimintamäärärahat.
Yhteinen tutkimuskeskus pitää hallinnon tarpeiden osalta kullakin sen
toimivaltaan kuuluvalla toiminnan alalla, mukaan lukien kolmansilleosapuolille suoritettaviin palveluihin liittyvät työt ja komission yksi-köille annettavat tukipalvelut, aiheellista kirjanpitoa, joka takaa
todellisten kulujen seurannan vastaavuustaulukkoon merkittyjen tietojen
perusteella
138 artikla
Välilliseen toimintaan liittyvän toiminnan alalle talousarvion tueksi
laaditaan taulukko, josta käy ilmi menojen käyttötarkoituksen —tutkimustavoitteet ja muu toi minta — ja laadun välinen vastaavuus
seuraavan jaottelun mukaisesti:
— interventiot,
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt eivät koske (
1),
— toiminta,— infrastruktuuri,
— tiedotus ja julkaisut,
— henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat (
1).
Kirjanpidossa toteutetaan aiheelliset toimenpiteet, jotta talousarvion
toteuttamisen seuranta taattaisiin kunkin tutkimustavoitteen osalta,ottaen huomioon vastaavuustaulukkoon merkityt tiedot.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 33
(1) Otsake ”henkilöstö, jota henkilöstösäännöt koskevat” vastaa virkamiehiä,
jotka toimivat henkilöstökehykseen merkityssä toimessa sekä niitä muuhun
henkilökuntaan kuuluvia, joka on palkattu muuhun henkilöstöön kuuluviinsovellettavan säännöstön mukaisin ehdoin. Otsake ”henkilöstö, jota
henkilöstösäänöt eivät koske” vastaa — ks. komission 22 päivänä toukokuuta
1990 minitalousarvioista antama säännöstö — kaikkia muita henkilöstöön
kuuluvia (sijaiset, väliaikaisesti palveluksessa olevat kansalliset virkamiehet,
palveluiden tarjoajat, yritysten sopimukset, jne.).
▼B
139 artikla
1. Komissio ottaa vastaan ennakkoja sellaiseen toimintaansa liittyen,
jota se toteuttaa kolmansien osapuolien lukuun. Ennakolla on tarkoitusrahoittaa toisaalta henkilöstömenoja, yleisiä kuluja ja kyseistä toimintaavarten käyttöön otettuja täytäntöönpanomenetelmiä sekä toisaaltakyseisen toiminnan edellyttämiä erityisinvestointeja. Ennakot sisälly-
tetään vastaaviin budjettimäärärahoihin.
2. Käyttämättömät ennakot korvataan siten, että vastaavat määrärahat
peruuntuvat tulostilillä. Käytetyt ennakot korvataan vähentämällä nekolmansille osapuolille suoritettavien palveluiden hinnasta saatavista
tuloista. Ennakoiden korvaamiseksi tehty vähennys tuloista vastaa
komission henkilöstömenoja, ja yleispalveluiden ja täytäntöönpanome-netelmien käytöstä aiheutuvia kuluja sekä erityisinvestointeja. Komissiopitää tulojen loppuosan, joka vastaa nimenomaan sopimusten aiheut-tamia juoksevia menoja, kirjaamalla lisämäärärahat niihinbudjettikohtiin, joilta nämä erityismenot maksetaan.
3. Tuloista ennakoiden korvaamiseksi tehtävä vähennys määritetään
sisäisten sääntöjen mukaisesti laadittaessa kutakin kolmansille osapuo-lille suoritettavia palveluja koskevaa sopimusta.
Ennakoiden korvaamiseen osoitetut tulot ja tulot, jotka antavat aihetta
lisämäärärahojen avaamiseen, kirjataan erityisiin budjettikohtiin komis-sion tulojen yhteenvedossa.
XXIV OSASTO
SÄÄNNÖKSET HALLINNOSTA JOHTUVIEN MENOJEN HOIDOSTA
YHTEISÖN ULKOPUOLELLA
(Varainhoitoasetuksen 121, 122 ja 123 artikla)
Ij a k s o
Ennakkomaksujärjestelmät
140 artikla
Varainhoitoasetuksen 54 artiklan säännöksen mukaisesti jokaiselle
yhteisön ulkopuoliselle paikallisyksikölle perustetaan ennakkomaksujär-jestelmä tietyntyyppisten menojen maksamista varten.
Ennakkomaksujärjestelmien toimintaa koskevat ehdot määritetään
kunkin paikallisyksikön erityistarpeiden mukaisesti niissä päätöksissä,joilla ne perustetaan.
II jakso
Maksusitoumukset ja maksut
141 artikla
Kaikille paikallisyksiköille laaditaan ehdotuksia kaikenkattaviksi alus-
taviksi maksusitoumuksiksi.
Nämä ehdotukset, yhdessä kunkin paikallisyksikön menoja koskevan
ennakkoarvion kanssa, toimitetaan varainhoidon valvojalle hyväksymis-
merkintää varten ja kirjataan tämän jälkeen kirjanpitoon; kaikenkattaviaehdotuksia voidaan tarkistaa tarpeiden kehityksen mukaisesti.
142 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 22 artiklassa tarkoitetut viranomaiset voivat
tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuksesta ja tilinpitäjän ja varain-hoidon valvojan annettua myönteisen lausunnon asiasta, valtuuttaaainoastaan yhden henkilön allekirjoittajaksi edustoissa, joissa ei ole kuinrajoitettu määrä sellaisia virkamiehiä tai muuhun henkilöstöön kuuluvia,
jotka voitaisiin valtuuttaa allekirjoittamaan posti- tai pankkisekkejä tai
posti- tai pankkisiirtoja.
2. Komissio määrittää edellytykset, joilla sen nimeämät henkilöstöön
kuuluvat, jotka se on valtuuttanut käyttämään edustuston avoimia tilejä,1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 34
▼B
voivat antaa paikalla rahoituslaitoksille tiedoksi nimet ja näytteet
allekirjoituksista.
III jakso
Erityissäännöksiä asian saattamisesta hankintoja ja sopimuksia
käsittelevän neuvoa-antavan komitean (CCAM) tutkittavaksi
143 artikla
1. Varainhoitoasetuksen 60 artiklan ja tämän asetuksen 111 artiklan
mukaisesti tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti tehdäsopimukset kiinteistön vuokraamisesta yhteisön ulkopuolella suoraan,edellyttäen, että hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavankomitealle on ensin annettu riittävä selvitys — kyseisen valtioiden jakaupunkien osalta — kyseistä sopimuksesta ja että komitea on
hyväksynyt perustavaa laatua olevat kriteerit mm:
— vuokrattavan kiinteistön laadusta, ottaen huomioon suunniteltu
käyttötarkoitus (asunto, toimistotila, jne.),
— pinta-alan ja hinnnan osalta noudatettavia muuttujia, mahdollisine
vaihteluväleineen,
— yksityiskohtaisia sopimusmääräyksiä.
2. Jos olosuhteet, joiden kanssa tulojen ja menojen hyväksyjä joutuu
tekemisiin, poikkeavat 1 kohdan mukaisesti vahvistetuista kriteereistä,
jotka hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea on
hyväksynyt ennalta, asia on saatettava kyseisen erityistapauksen taikyseisten erityistapausten osalta uudelleen komitean käsiteltäväksi.
3. Tulojen ja menojen hyväksyjä antaa määräajoin hankintoja ja
sopimuksia käsittelevälle neuvoa-antavalle komitealle kertomuksen 1kohdan soveltamisesta.
IV jakso
Omaisuusluettelot
144 artikla
1. Juoksevat omaisuusluettelot kaikesta yhteisöjen irtaimesta ja
kiinteästä omaisuudesta laaditaan edustustojen osalta paikalla. Ne
toimitetaan säännöllisesti tiedoksi keskusyksiköille komission vahvista-
mien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
Edustustoihin siirrettävä irtain omaisuus merkitään väliaikaiseen luette-
loon odotettaessa niiden kirjaamista juokseviin omaisuusluetteloihin.
2. Edustustojen irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan paikal-
listen oikeudellisten ja tosiasiallisten olojen mukaisesti.
XXV OSASTO
LOPPUSÄÄNNÖKSET
145 artikla
Tässä asetuksessa säädetyt kiinteät määrät tarkistetaan suhteessa
yhteisön kuluttajahintaindeksiin seuraavin määräajoin:
— joka kolmas vuosi, jollei mainittu indeksi kehity odottamattomalla
tavalla, kun kyseessä ovat 31 (ennakkomaksujärjestelmän määrä),81, 130, 132 sekä 106-110 artiklassa tarkoitetut määrät. Nämämäärät pyöristetään tarkoituksenmukaisella tavalla,
— vuosittain, kun kyseessä ovat 31 artiklassa (korvausten määrät)
tarkoitetut määrät. Nämä määrät pyöristetään lähimpään kokonaiseenecuun ylös- tai alaspäin.
Komissio toteaa uudet määrät ensimmäisessä kohdassa täsmennettyjen
määräaikojen ja edellytysten mukaisesti ja toimittaa ne tiedoksi muilletoimielimille.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 35
▼B
146 artikla
Tämän asetuksen säännökset eivät rajoita sellaisten varainhoitoasetuksen
erityissäännösten soveltamista, jotka koskevat tutkimusmäärärahoja ja
teknologiseen kehittämiseen osoitettuja määrärahoja (varainhoitoase-
tuksen VII osasto), Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahastontukiosastoa (varainhoitoasetuksen VIII osasto), ulkopuolelle osoitettavaatukea (varainhoitoasetuksen IX osasto), yhteisön ulkopuolella toimivaahenkilöstöä ja vastaavaa hallinnollista toimintaa (varainhoitoasetuksenX osasto) sekä virallisten julkaisujen toimistoa (varainhoitoasetuksen XI
osasto).
147 artikla
Toimielimet antavat tilintarkastustuomioistuimelle tiedon tämän
asetuksen soveltamiseksi antamistaan säännöksistä kuuden kuukauden
kuluessa asetuksen voimaantulosta.
148 artikla
Kumotaan asetus (ETY, Euratom, EHTY) N:o 86/610.
149 artikla
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 1994.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan
sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.1993R3418 — FI — 01.01.2000 — 004.001 — 36