1663/95 - - - I
Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta
(EYVL N:o L 158, 8.7.1995, s. 6)
Muutettu:
virallinen lehti
N:o sivu päivämäärä
Komission asetus (EY) N:o 896/97, annettu 20 päivänä toukokuuta 1997 L 128 8 21.5.1997
1663/95 - - - I
IKOMISSION ASETUS (EY) N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta
21 päivänä huhtikuuta 1970 annetun neuvoston asetuksen
(ETY) N:o 729/70 (1), sellaisena kuin se on viimeksi muu-
tettuna asetuksella (EY) N:o 1287/95 (2), ja erityisesti sen
4a r t i k l a n6k o h d a nj a5a r t i k l a n3k o h d a n ,
sekä katsoo, että
asetuksella (EY) N:o 1287/95 toteutettava tilien tarkasta-
mista ja hyväksymistä koskevan menettelyn uudistaminen
sisältää yksityiskohtaisten sääntöjen vahvistamisen nimetty-
jen maksajina toimivien toimielimien vuosittaisten tilientarkastamisesta ja hyväksymisestä,
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien toimenpiteiden luku-
määrän ja luonteen muuttuminen samanaikaisesti kun tie-
tojen tallennus- ja välitystekniikka on muuttunut vaatii ko-
missiolle tilien hyväksymistä ja tarkastamista varten
toimitettavien tietojen luonteen ja sisällön uudistamista,
komission asetus 1723/72 (
3), sellaisena kuin se on viimeksi
muutettuna asetuksella 295/88 (4), olisi tämän vuoksi ku-
mottava, ja
EMOTR:n komitea ei ole antanut lausuntoa puheenjohta-
jansa asettamassa määräajassa,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
(1) EYVL N:o L 94, 28.4.1970, s. 13
(2) EYVL N:o L 125, 8.6.1995, s. 1
(3) EYVL N:o L 186, 16.8.1972, s. 1
(4) EYVL N:o L 30, 2.2.1988, s. 7
1663/95 - - - I
11a r t i k l a
1. Jokaisen jäsenvaltion on asiasta komission kanssa neu-
voteltuaan vahvistettava asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 ar-
tiklan 2 kohdassa tarkoitetun jäsenvaltion hyväksymien
maksajina toimivien toimielimien lukumäärän rajat. Komis-
sio voi erityisesti ilmoittaa esteestä, jonka tämä lukumäärä
muodostaa kyseisen asetuksen 5 artiklan 2 kohdan b ala-
kohdassa säädetyn määräajan noudattamiselle ja rahaston
toiminnan tarkastusten avoimuudelle. Komission on ilmoi-
tettava rahastokomitealle kunkin jäsenvaltion hyväksymät
maksajina toimivat toimielimet.
2. Jokaisen maksajana toimivan toimielimen osalta jäsen-
valtion on ilmoitettava komissiolle yksi tai useampi hyväk-
symisen myöntävä ja peruuttava viranomainen, joka mää-
rää asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohdassa
tarkoitettuihin tarvittaviin mukautuksiin käytettävän ajan
(’toimivaltainen viranomainen’).
3. Ennen maksajana toimivan toimielimen hyväksymistä
toimivaltaisen viranomaisen on varmistuttava siitä, että ky-
seisen elimen hallintoa ja tilejä koskevat järjestelyt antavat
asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan a alakoh-
dassa tarkoitetut takeet. Jäsenvaltion on vahvistettava hy-
väksymisen perusteet, ja toimivaltaisen viranomaisen on so-
vellettava niitä ottaen huomioon komission asettamat,
liitteessä esitetyt suuntaviivat näille perusteille. Jollei mak-
sajana toimivan toimielimen toiminnan kannalta merkityk-
sellisiä perusteita noudateta, sovelletaan edellä mainitun
asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.
Hyväksymistä koskeva päätös on tehtävä hallintoa ja tilejä
koskevien edellytysten tutkimuksen perusteella, mukaan lu-
kien edellytykset, jotka on vahvistettu maksettuja ennakko-
maksuja, saatuja vakuuksia, interventiovarastoja ja kannet-
tavia määriä koskevien yhteisön etujen turvaamiseksi.
T utkimukseen on sisällytettävä erityisesti maksujen suoritta-
mista, varojen turvaamista, tietojärjestelmien turvallisuutta,
tilitiedostojen ylläpitoa, tehtävänjakoa sekä sisäisen ja ul-
koisen valvonnan riittävyyttä koskevat järjestelyt,
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien suoritteiden osalta.
4. Jos toimivaltainen viranomainen toteaa tutkitun mak-
sajana toimivan toimielimen olevan kaikkien asiaan kuulu-
vien vaatimusten mukainen, sen on hyväksyttävä toimielin.
Muutoin sen on annettava maksajana toimivalle toimieli-
melle ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä ja
erityisesti kaikista niistä edellytyksistä, jotka maksajana toi-
mivan toimielimen on täytettävä ennen kuin se voidaan hy-
väksyä. Hyväksyminen voidaan myöntää väliaikaisesti on-gelman vakavuuden mukaan vahvistettavaksi määräajaksi,
kunnes tarvittavat hallintoa ja tilejä koskevien järjestelyjen
muutokset on pantu täytäntöön.1663/95
1663/95 - - - I
25. Jos hyväksyminen peruutetaan, jäsenvaltion on nimet-
tävä toinen maksajana toimiva toimielin asetuksen (ETY)
N:o 729/70 4 artiklassa sekä tämän artiklan 3 ja 4 kohdas-
sa säädettyjen edellytysten mukaisesti, sekä varmistettava,
ettei maksujen suorittamista edunsaajille keskeytetä.
6. Hyväksyminen on toimitettava kirjallisella vahvistuk-
sella, jonka mukaan kyseinen elin noudattaa hyväksymisen
perusteita, ja tarvittaessa siinä on annettava ohjeet muu-
toksista ja asetetusta määräajasta. Hyväksyminen on annet-
tava tiedoksi komissiolle.
7. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 3 kohdassa
säädetty tiedoksianto on annettava, kun maksajana toimiva
toimielin hyväksytään ensimmäisen kerran, ja siihen on lii-
tettävä seuraavat tiedot kustakin maksajana toimivasta toi-
mielimestä:
— sille annetut tehtävät,
— tehtävien jakautuminen sen yksiköiden kesken,— sen suhteet muihin julkisiin tai yksityisiin elimiin, joille
on myös annettu osa tehtävistä sellaisten toimenpitei-
den toteuttamiseksi, joista se veloittaa kuluja rahastol-
ta,
— menettelyt, joilla edunsaajien maksuvaatimukset ote-
taan vastaan, tarkastetaan ja todetaan päteviksi, kulut
hyväksytään, maksetaan ja tilitetään,
— sisäisiä tarkastuksia koskevat määräykset.
Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohtaa sovellet-
taessa annettaviin tietoihin on sisällytettävä erityisesti kaik-
ki ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä, maksa-
jana toimivalta toimielimeltä hyväksymisen peruuttamisen
välttämiseksi edellytettävistä mukautuksista sekä täytän-
töönpanon määräajasta.
2a r t i k l a
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan b
alakohdassa tarkoitetun koordinaatioelimen on toimittava
jäsenvaltion yksinomaisena edustajana suhteessa komissi-
oon kaikissa EMOTR:n tukiosastoon liittyvissä asioissa,
jotka koskevat:
— yhteisön tekstien ja niihin liittyvien suuntaviivojen jake-
lua maksajina toimiville eri toimielimille ja niiden täy-
täntöönpanosta vastaaville elimille,
— niiden yhdenmukaistetun soveltamisen edistämistä,1663/95
1663/95 - - - I
3— tässä asetuksessa ja asetuksessa (ETY) N:o 729/70 sää-
dettyjen tietojen toimittamista komissiolle,
— tilasto- ja valvontatarkoituksiin tarvittavien tilitietojen
täydellisten tiedostojen pitämistä komission käytettävis-
sä.
Maksajina toimivilla toimielimillä tai hyväksymisen myöntä-
villä elimillä asiakirjamuodossa olevia tietoja ei tarvitse toi-
mittaa komissiolle, mutta maksajina toimivien toimielimien
tai hyväksymisen myöntävien viranomaisten on kuitenkin
pidettävä ne saatavilla. Maksajana toimiva toimielin voi
hoitaa koordinaatioelimen tehtävää, jos kyseiset kaksi teh-
tävää pidetään erillään. T ehtäviä suorittaessaan koordinaa-
tioelin voi kansallisia menettelyjä noudattaen käyttää apu-
naan muita, erityisesti kirjanpitoon tai tekniikkaan
erikoistuneita hallinnollisia elimiä tai yksiköitä.
2. Jäsenvaltion on toimitettava komissiolle tiedot koordi-
naatioelimen nimestä ja perussäännöstä sekä sen toimin-taan liittyvistä hallintoa, tilejä ja sisäistä valvontaa koske-
vista edellytyksistä.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen tilitietojen muodon
ja sisällön vahvistaa komissio neuvoteltuaan rahastokomite-
an kanssa, ja ne toimitetaan tiedoksi jäsenvaltioille kolmen
kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta. Kai-
kista muutoksista ilmoitettaan jäsenvaltioille kolmen kuu-
kauden kuluessa muutoksen aiheuttaneesta tapahtumasta,
ja jäsenvaltioiden on toteutettava tietojärjestelmiinsä tarvit-
tava muutos komission rahastokomiteaa kuultuaan vahvis-
tamassa määräajassa.
3a r t i k l a
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 1 kohdan b
alakohdassa tarkoitetun todistuksen laatii yksikkö tai elin,
joka on toiminnallisesti riippumaton maksajina toimivista ja
yhteensovittavista toimielimistä ja jolla on tekninen päte-
vyys (’todistuksen myöntävä elin’).
T odistuksen on perustuttava menettelyjen sekä suoritteiden
otoksen tutkimukseen. Siinä on todistettava maksujen yh-
teisön sääntöjenmukaisuus ainoastaan siltä osin, joka kos-
kee maksajana toimivien toimielimien hallinnollisten raken-
teiden kykyä varmistaa, että tämä sääntöjenmukaisuus on
tarkistettu ennen maksun suorittamista.
T odistuksen myöntävän elimen on suoritettava tutkimus
kansainvälisesti hyväksyttyjen kirjanpitostandardien mukai-
sesti. T arkistukset on tehtävä sekä kunkin varainhoitovuo-
den aikana että sen päätyttyä. Ennen 31 päivää tammikuu-
ta seuraavana vuonna todistuksen myöntävän elimen on
laadittava todistus sekä havaintojaan koskeva kertomus,
jossa on erityisesti todettava, onko elin kohtuullisessa mää-
rin varmistunut siitä, että komissiolle luovutettavat tilit
ovat todenperäiset, täydelliset ja tarkat ja että sisäisen val-
vonnan menettelyt ovat toimineet hyväksyttävästi.1663/95
1663/95 - - - I
42. Jos maksajina toimivia toimielimiä hyväksytään use-
ampia kuin yksi, jäsenvaltio voi ottaa huomioon kyseisten
maksajina toimivien toimielimien tileistä todistuksen myön-
täneiden yksiköiden tai elinten myöntämän todistukset, jos
sille annetaan vakuus siitä, että suoritetut tarkastukset vas-
tasivat laajuudeltaan ja tasoltaan 1 kohdassa esitettyjä vaa-
timuksia.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa kertomuksessa on to-
dettava:
— antavatko maksajina toimivien toimielimien menettelyt,
erityisesti hyväksymisen perusteet, kohtuulliset takeet
siitä, että rahastolta veloitettavat toiminnot ovat yhtei-
sön sääntöjen mukaisia, ja mitä järjestelmien paranta-
m i s t ak o s k e v i as u o s i t u k s i ao na n n e t t u ,
— vastaavatko tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a ala-
kohdassa tarkoitetut vuosittaiset tilit maksajina toimivi-
en toimielimien tilejä ja tiedostoja,
— muodostavatko tämän asetuksen 5 artiklassa säädetyt
maininnat menoista ja interventiotoimista aineellisesti
todenperäisen, täydellisen ja tarkan luettelon rahastolta
veloitettavista toimista,
— onko yhteisön rahalliset edut asianmukaisesti suojattu
maksettujen ennakkomaksujen, saatujen vakuuksien, in-
terventiovarastojen ja kannettavien määrien osalta,
— onko maksajana toimivalle toimielimelle annettuja jär-
jestelmien parantamista koskevia suosituksia noudatet-
tu.
Kertomukseen on liitettävä tiedot tilintarkastuksen suoritta-
van henkilöstön lukumäärästä ja pätevyydestä, tehdystä
työstä, tutkittujen suoritteiden lukumäärästä, tulokseksi
saadusta asiaan vaikuttavien seikkojen ja luotettavuuden ta-
sosta, todetuista heikkouksista ja parannussuosituksista, se-
kä todistuksen myöntävän elimen ja muiden tarkastuselin-
ten maksajina toimivien toimielimien sisällä ja niiden
ulkopuolella toteuttamista toimista, joiden kaikkien seikko-
jen perusteella todistuksen myöntävä elin varmistui koko-
naan tai osittain kertomuksessa esitetyistä seikoista.
4a r t i k l a
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b
alakohdassa säädettyä tilien tarkastamista ja hyväksymistä
varten jäsenvaltioiden on lähetettävä komissiolle:
a) vuosittaiset tilit rahaston tukiosastolta veloitetuista me-
noista ja kunkin yksikön tai elimen kyseisen asetuksen
5 artiklan 1 kohdan mukaisesti laatimat kertomukset,
b) yhden tai useamman todistuksen antavan elimen laati-
mat todistukset ja kertomukset.1663/95
1663/95 - - - I
52. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on lähetettävä
neljänä kappaleena komissiolle 10 päivään helmikuuta
mennessä sen varainhoitovuoden, jota kertomus koskee,
päättymistä seuraavana vuonna.
3. Komission pyynnöstä tai jäsenvaltion aloitteesta tilien
hyväksymistä ja tarkastamista koskevia lisätietoja voidaan
lähettää komissiolle määräaikaan mennessä, jonka komissio
asettaa ottaen huomioon näiden tietojen toimittamiseen
tarvittavan työmäärän. Tällaisten tietojen puuttuessa komis-
sio voi hyväksyä ja tarkastaa tilit niiden tietojen perusteel-
la, jotka sillä on käytettävissään kyseisen määräajan päätty-
essä.
4. Komissio voi hyväksyä lisäaikaa tietojen toimittami-
seksi koskevan pyynnön, jos pyyntö on perusteltu ja jos
pyyntö toimitetaan komissiolle määräaikaan mennessä.
5a r t i k l a
1. Edellä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettui-
h i nt i l e i h i no ns i s ä l l y t e t t ä v ä :
a) yhteisön talousarvion momenttien ja alamomenttien
mukaiset yhteenvedot menoista,
b) yhteenveto interventiotoimista ja maininta varastojen
määrästä ja s ĳainnista varainhoitovuoden lopussa,
c) tiedot menoista tai vahvistus siitä, että kutakin suoritet-
ta koskevat yksityiskohtaiset tiedot säilytetään komissi-
on käytettävissä atk-tiedostossa,
d) vahvistus siitä, että kutakin interventiovarastoista ta-
pahtuvaa siirtoa koskevat yksityiskohdat säilytetään
maksajana toimivan toimielimen atk-tiedostossa,
e) selitykset eroavuuksista vuosittaisissa tileissä ilmoitettu-
jen menojen sekä samalta ajanjaksolta komission ase-
tuksen (ETY) N:o 2776/88 (5) 3 artiklan 5 kohdassa
tarkoitetuissa asiakirjoissa ilmoitettujen menojen välillä,
kyseisen asetuksen 9 artiklan 7 kohdan mukaisesti kor-
jattuina.
2. Tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa
tarkoitetuissa kertomuksissa on oltava seuraavat tiedot
koordinaatioelimestä ja kustakin maksajana toimivasta toi-
mielimestä.
— kyseiseen varainhoitovuoteen liittyneet poikkeukselliset
suoritteet tai tekniset vaikeudet,
— edellisen 1 kohdan 7 alakohdassa mainittuja tietoja
koskevan kertomuksen jälkeen tapahtuneet merkittävät
muutokset.
(5) EYVL N:o L 249, 8.9.1988, s. 91663/95
1663/95 - - - I
66a r t i k l a
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien ja sille korvattavien
menojen tositeasiakirjat on pidettävä komission saatavilla
vähintään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona ko-
missio tarkastaa ja hyväksyy kyseisen varainhoitovuoden ti-
lit, tai jos päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä
edellyttää Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäsit-
telyä, vuoden ajan oikeuskäsittelyn päättymisestä.
7a r t i k l a
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b
alakohdassa tarkoitetussa päätöksessä tilien tarkastamisesta
ja hyväksymisestä on määriteltävä se kussakin jäsenvaltios-
sa kyseisenä varainhoitovuonna toteutuvien menojen mää-
rä, joka voidaan veloittaa EMOTR:lta edellä mainitun ase-
tuksen 5 artiklan 1 kohdan b alakohdan perusteella,
sanotun kuitenkaan rajoittamatta myöhempien kyseisen 5
artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisten päätösten sovel-
tamista, sekä kyseisen varainhoitovuoden ennakoiden vä-
hennykset ja keskeytykset komission asetuksen (EY) N:o
296/96 (1) 4 artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa tarkoi-
tetut vähennykset mukaan lukien.
Määrät, jotka edellisessä kohdassa tarkoitetun tarkastus- ja
hyväksymispäätöksen mukaisesti voidaan vaatia takaisin
kultakin jäsenvaltiolta tai maksaa kullekin jäsenvaltiolle, on
vahvistettava vähentämällä kyseisen varainhoitovuoden
osalta maksetut ennakkomaksut samalle vuodelle edellisen
kohdan mukaisesti hyväksytyistä menoista. T akaisin perittä-
vät tai maksettavat määrät on joko vähennettävä tilien tar-
kastamisesta ja hyväksymisestä tehdyn päätöksen kuukautta
seuraavan toisen kuukauden menoja koskevista ennakoista
tai lisättävä niihin.
2. Komission on toimitettava tiedoksi kyseisille jäsenval-tioille sille annettujen tietojen tarkistuksen tulokset sekä
mahdollisesti ehdottamansa muutokset ennen kyseisen va-
rainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden maaliskuun
31 päivää.
3. Jos kyseisestä jäsenvaltiosta johtuvista syistä komissio
ei voi tarkastaa ja hyväksyä jäsenvaltion tilejä ennen seu-
raavan vuoden huhtikuun 30 päivää, komission on ilmoitet-
tava jäsenvaltiolle niistä lisätutkimuksista, jotka se aikoo
tehdä asetuksen (ETY) N:o 759/70 9 artiklan mukaisesti.
(1) EYVL N:o L 39, 17.2.1996, s. 51663/95
896/97
1663/95
1663/95 - - - I
78a r t i k l a
1. Jos komissio tutkimuksen perusteella katsoo, että me-
noja ei ole toteutettu yhteisön sääntöjen mukaisesti, sen on
annettava kyseiselle jäsenvaltiolle tiedoksi havaintonsa, tu-
levan sääntöjenmukaisuden varmistamiseksi toteutettavat
korjaustoimenpiteet sekä arvio menoista, jotka se mahdolli-
sesti ehdottaa jätettäviksi asetuksen soveltamisen ulkopuo-
lelle asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c
alakohdan mukaisesti. Tiedoksiannossa on viitattava tähän
asetukseen. Jäsenvaltion on annettava vastaus kahden kuu-
kauden kuluessa, ja komissio voi muuttaa kantaansa vastaa-
vasti. Jos se on perusteltua, komissio voi suostua tämän
vastaukselle varatun määräajan pidentämiseen.
V astaukselle varatun määräajan päätyttyä komission on
aloitettava kahdenväliset keskustelut, ja molempien osa-
puolten on pyrittävä sopimukseen toteutettavista toimenpi-
teistä. Tämän jälkeen komission on muodollisesti annettavapäätelmänsä tiedoksi jäsenvaltiolle viitaten komission pää-
tökseen 94/442/EY (
1).
2. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c
alakohdassa tarkoitetut päätökset on tehtävä sen jälkeen,
kun on tutkittu sovitteluelimen komission päätöksen
94/442/EY mukaisesti laatima kertomus.
3. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c
alakohdassa tarkoitetut vähennykset yhteisön rahoituksesta
on tehtävä ennakkomaksuista, jotka koskevat toista kysei-
sen artiklan mukaista päätöstä seuraavaa kuukautta. Ko-
missio voi kuitenkin jäsenvaltion pyynnöstä ja vähennysten
tärkeyden sitä edellyttäessä sekä rahoituskomiteaa kuultu-
aan päättää muista ajankohdista.
9a r t i k l a
Kumotaan asetus (ETY) N:o 1723/72 16 päivästä lokakuu-
ta 1995 alkaen.
Sitä sovelletaan kuitenkin edelleen tukirahaston tilien tar-
kastamiseen ja hyväksymiseen tukirahaston varainhoitovuo-
den 1995 tileihin asti.
10 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jäl-
keen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa
lehdessä.
Sitä sovelletaan 16 päivänä lokakuuta 1995 alkavasta va-
rainhoitovuodesta.
(1) EYVL N:o L 182, 16.7.1994, s. 451663/95
1663/95 - - - I
8LIITE
Suuntaviivat perusteille maksajana toimivan toimielimen nimeämiseksi
Nimeämisen perusteet ovat ne, että maksajana toimivan toimielimen on esitettävä hallinnollisen organisaation-
sa ja sisäisen valvontansa asianmukaisesta toiminnasta sekä asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan mukaisestaasiakirjojen ylläpidosta. Ainoastaan maksajana toimivan toimielimen toiminnan pienimuotoisuus voi oikeuttaa
yksinkertaistettujen perusteiden soveltamiseen. Jos maksajana toimivan toimielimen toiminnan kannalta mer-
kittävää perustetta ei noudateta, sovelletaan kyseisen asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.
1. Maksajana toimivan toimielimen (’toimielin’) perustamisen on tapahduttava muodollisella toimella, jolla
määrätään toimielimen toimivallasta, velvoitteista ja tehtävistä, erityisesti suhteessa asetuksen (ETY) N:o
729/70 2 ja 3 artiklassa määriteltyyn EMOTR:n tukirahoitukseen, ja jolla vahvistetaan toimielimen hal-linnollinen rakenne.
2. T oimielimellä on kolme päätehtävää EMOTR:n tukirahoitukseen nähden:
i) Maksujen hyväksyminen: tämän tehtävän tarkoituksena on maksuvaatimuksen esittäjälle maksettavan
määrän määrääminen yhteisön sääntöjen mukaisesti.
ii) Maksujen suorittaminen: tämän tehtävän tarkoituksena on ohjeiden antaminen toimielimen pankille
tai tarvittaessa valtion maksutoimistolle hyväksytyn määrän maksamisesta maksuvaatimuksen esittä-
jälle (tai tämän nimeämälle edustajalle).
iii) Maksukirjanpito: tämän tehtävän tarkoituksena on maksujen kirjaaminen toimielimen erillisiin
EMOTR:n menojen tileihin, joita yleensä pidetään atk-järjestelmänä, ja määräaikaisten menoja kos-
kevien yhteenvetojen laadinta, mukaan lukien kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset Euroopan
komissiolle. Tileihin merkitään myös rahaston rahoittamat varat, erityisesti interventiovarastot, selvit-tämättömät ennakkomaksut ja velalliset.
3. T oimielimen on tavallisesti hoidettava kahta palvelua, sanotun kuitenkaan rajoittamatta jäljempänä 4
kohdassa määrättyjä tehtävänsiirtoja:
i) Sisäinen tarkastuspalvelu: tämän palvelun tai vastaavan menettelyn tarkoituksena on varmistaa, että
toimielimen sisäisen valvonnan järjestelmä toimii tehokkaasti; sisäisen tarkastuspalvelun on oltava
riippumaton toimielimen muista yksiköistä ja annettava kertomukset toiminnastaan suoraan toimieli-men ylimmälle johdolle.
ii) T ekninen palvelu: tämän palvelun tarkoituksena on todentaa maksuvaatimusten esittäjille suoritetta-
vien maksujen perusteet; esimerkiksi sellaisia asioita kuin tuotteiden, karjan ja maan laatua ja omi-naisuuksia, toimitusajankohtaa sekä toiseksi tuotteeksi muuttamista koskevat tosiseikat ja muut tek-
nisluonteiset tarkastukset. Nämä tosiseikat tarkistetaan valvonta- ja tarkastusjärjestelmän avulla.
T eknisen palvelun tärkeimpiä tehtäviä on tämän valvontajärjestelmän tarkkailu.
4. Hyväksyminen ja/tai tekninen palvelu voidaan osittain tai kokonaan siirtää muille elimille, jos seuraavia
edellytyksiä noudatetaan:
i) Näiden muiden elinten tehtävät ja velvoitteet, erityisesti yhteisön sääntöjen noudattamisen valvonnan
ja tarkistamisen osalta, määritellään selvästi.
ii) Elimillä on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistamiseksi, että ne suorittavat tehtävänsä
hyväksyttävästi.
iii) Elimet nimenomaisesti vakuuttavat toimielimelle, että ne tosiasiallisesti suorittavat tehtävänsä, sekä
selostavat siihen käyttämänsä keinot.
iv) T oimielimelle ilmoitetaan säännöllisin väliajoin suoritetun valvonnan tuloksista, niin että tämän val-
vonnan riittävyys voidaan aina ottaa huomioon, ennen kuin maksuvaatimus käsitellään. Suoritettu
työ on selostettava yksityiskohtaisesti jokaiseen maksuvaatimukseen tai maksuvaatimuserään liitettä-vässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä markkinointivuotta koskevassa kertomuksessa. Kerto-
mukseen on liitettävä todistus hyväksyttyjen maksuvaatimusten oikeutuksesta maksuihin sekä tehdyn
työn luonteesta, laajuudesta ja rajoista. Jos fyysiset tai hallinnolliset tarkistukset eivät ole täydellisiä,vaan ne on suoritettu maksuvaatimusten otoksen perusteella, valitut maksuvaatimukset on yksilöitä-
vä, otantamenetelmä on selostettava, ja kertomus on annettava kaikkien tarkastusten tuloksista sekä
ristiriitaisuuksien tai säännönvastaisuuksien johdosta toteutetuista toimenpiteistä. T oimielimelle tosit-teena toimitettujen asiakirjojen on oltava riittävät sen varmistamiseksi, että kaikki vaaditut tarkistuk-
set hyväksyttyjen maksuvaatimusten oikeutuksesta maksuihin on suoritettu.1663/95
1663/95 - - - I
9v) Jos hyväksyttyihin maksuvaatimuksiin ja valvonnan suorittamiseen liittyvistä asiakirjoista huolehtivat
muut elimet, on sekä näiden elinten että toimielimen vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi,
että kaikkien sellaisten asiakirjojen s ĳainti, jotka ovat toimielimen suorittamien yksittäisten maksujen
kannalta merkityksellisiä, kirjataan muistiin ja että nämä asiakirjat voidaan saattaa tarkistettaviksitoimielimen toimitiloissa niiden henkilöiden tai elinten pyynnöstä, joilla tavallisesti olisi oikeus tar-
kistaa nämä asiakirjat ja joita ovat:
— toimielimen henkilökunta, joka käsittelee maksuvaatimusta,— toimielimen sisäinen tarkastuspalvelu,
— elin, joka todistaa oikeaksi toimielimen vuosittaisen ilmoituksen,
— Euroopan unionin toimeksiannon saaneet virkamiehet.
5. T oimielimen hallinnollisessa rakenteessa on erotettava toisistaan kolme päätehtävää eli maksujen hyväk-
syminen, suorittaminen ja kirjanpito, joista jokaisesta vastaa erillinen hallinnollinen alayksikkö, jonka
tehtävät määritellään organisaatiokaaviossa. Hallinnollinen rakenne voi olla sellainen, että teknistä palve-lua suorittaa tarvittaessa hyväksymisyksikkö.
6. Maksajana toimivan toimielimen on noudatettava seuraavia tai vastaavat takeet antavia menettelyjä:
i) T oimielimen on määrättävä maksuvaatimusten vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksi-
tyiskohtaiset, kirjalliset menettelyt, joihin sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista.
ii) T ehtävien jaon on oltava sellainen, ettei kukaan virkail ĳav a s t a au s e a m m a s t ak u i ny h d e s t ä
EMOTR:lta veloitettavien määrien hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtäväs-tä ja ettei kukaan virkail ĳa suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkail ĳan valvontaa.
Jokaisen virkail ĳan tehtävät on määriteltävä kirjallisesti, mukaan lukien virkail ĳan toimivaltaan kuu-
luvien rahamääräisten rajojen asettaminen. Henkilöstöä on koulutettava asianmukaisesti, ja luotta-
muksellisiin toimiin on järjestettävä henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisättävä valvontaa.
iii) Jokaisella virkail ĳalla, joka vastaa hyväksymisestä, on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkis-
tusluettelo niistä tarkistuksista, jotka hänen on suoritettava, ja virkail ĳan on liitettävä maksuvaati-
muksen tositeasiakirjoihin todistuksensa siitä, että nämä tarkistukset on suoritettu. Tämä todistus
voidaan antaa elektronisesti vi alakohdassa määrätyin edellytyksin. Tällöin on osoitettava, että ylem-pi toimihenkilö on valvonut työtä.
iv) Maksuvaatimus voidaan hyväksyä maksettavaksi vasta, kun riittävät tarkistukset on suoritettu sen
varmistamiseksi, että vaatimus on yhteisön säädösten mukainen. Näihin tarkistuksiin on sisällytettävätuen vaatimiseen liittyviä erityistoimenpiteitä koskevassa asetuksessa sekä asetuksen (ETY) N:o
729/70 8 artiklassa vaaditut tarkistukset petosten ja sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi ja paljasta-
miseksi erityisesti esitettyjen riskien osalta. Suoritettavat tarkistukset on eriteltävä tarkistusluettelos-sa, ja niiden suorittaminen on todistettava jokaisen maksuvaatimuksen tai maksuvaatimuserän osalta.
v) Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan maksuvaatimuksen esittäjälle, tä-
män pankkitilille tai tämän nimeämälle edustajalle. Maksu on suoritettava toimielimen pankkiin taitarvittaessa valtion maksutoimistoon, tai shekki on lähetettävä viiden työpäivän kuluessa maksun
veloittamisesta EMOTR:lta. On vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut,
joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu tai shekkejä lunastettu, on palautettava rahastolle. Mitäänmaksuja ei suoriteta käteisenä. Hyväksyvän virkail ĳan ja/tai tämän esimiehen hyväksyminen voidaan
suorittaa elektronisesti, jos näiden välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan hen-
kilöllisyys kirjataan elektronisiin tallenteisiin.
vi) Jos maksuvaatimuksia käsitellään atk-järjestelmiä käyttäen, pääsyä atk-järjestelmään on suojattava ja
valvottava siten, että
— Kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmukaisesti sen varmistamiseksi, että
syöttövirheet havaitaan ja korjataan.
— Tietoja voivat tallentaa, muuntaa tai varmentaa ainoastaan siihen valtuutetut virkail ĳat, joilla on
henkilökohtaiset salasanat.
— Jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkail ĳan henkilöllisyys on tallennettava
toimintolokiin.1663/95
1663/95 - - - I
10Salasanat on vaihdettava säännöllisesti väärinkäytön estämiseksi. Atk-järjestelmät on suojattava lu-
vattomalta pääsyltä fyysisellä valvonnalla, ja tiedot on varmistettava jäljennöksillä, jotka varastoidaan
erilliseen, turvattuun paikkaan. Tietojen tallennus on tarkistettava loogisin tarkastuksin, joiden tar-
koituksena on ristiriitaisten ja epätavallisten tietojen havaitseminen.
vii) T oimielimen menettelyillä on varmistettava, että kaikki yhteisön säännösten ja erityisesti myönnettä-
vän tuen määrien muutokset kirjataan ja ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa.
7. Ennakkomaksut on yksilöitävä tilimerkinnöissä, ja on luotava menettelyt sen varmistamiseksi, että
i) Vakuudet hankitaan ainoastaan sellaisilta asianmukaisten viranomaisten hyväksymiltä rahoituslaitok-
silta, jotka täyttävät komission asetuksen (ETY) N:o 2220/85 (1) edellytykset sekä antavat vakuudet,
jotka pysyvät voimassa, kunnes ne vapautetaan tai niitä vaaditaan, ja ne maksetaan toimielimenyksinkertaisesta pyynnöstä,
ii) Ennakkomaksut selvitetään määrätyissä aikarajoissa, ja selvitettäviksi erääntyneet ennakkomaksut yk-
silöidään ja vakuudet vaaditaan viipymättä.
iii) Ennakkomaksujen selvittämistä on hyväksyvän virkail ĳan valvottava samalla tavoin kuin maksuja.
8. Interventiovarastojen kirjanpidolla on varmistettava, että määrät ja niihin liittyvät kustannukset käsitel-
lään oikein ja viipymättä sekä kirjataan tunnistettavina erinä ja oikealle tilille kussakin vaiheessa tarjouk-sen vastaanottamisesta tuotteen fyysiseen luovutukseen järjestelmää koskevien säännösten mukaisesti, se-
kä varmistettava, että kunkin s ĳaintipaikan varastojen määrät ja luonne voidaan määrittää milloin
tahansa. Varastonpitäjistä riippumattomien henkilöiden, elinten tai yksiköiden on säännöllisin väliajoinfyysisesti tarkastettava varastot.
9. Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset ovat täydellisiä,
tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti tarkis-
tuksilla ja hyvityksillä enintään kolmen kuukauden välein.
10. Sisäisen tarkastuspalvelun on tarkistettava, että toimielimen käyttämät menettelyt ovat riittävät varmista-
maan yhteisön säännösten noudattamisen ja että tilit ovat tarkat, täydelliset ja ajantasaiset. T arkistukset
voidaan rajata koskemaan valittuja toimenpiteitä ja otoksia suoritteista, jos tarkastussuunnitelmalla var-
mistetaan, että kaikki merkittävät alueet, mukaan lukien hyväksymisestä vastaavat yksiköt, käydään läpienintään viiden vuoden pituisena ajanjaksona. T arkastuspalvelun työ on suoritettava kansainvälisesti hy-
väksyttyjen standardien mukaisesti ja kirjattava työasiakirjoihin, ja sen perusteella on annettava ylimmälle
johdolle osoitetut kertomukset ja suositukset. T arkastussuunnitelmat ja -kertomukset on annettava käy-tettäviksi todistuksen antavalle elimelle sekä rahoitustarkastustoimeksiannon saaneille Euroopan unionin
virkamiehille, ja ne saa antaa käyttöön ainoastaan sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuuden arvioimista
varten.
11. Kaikkia edellä olevia kohtia sovelletaan soveltuvin osin sellaisiin ”negatiivisiin kuluihin” (esimerkiksi ve-
roihin, menetettyihin vakuuksiin, palautettuihin maksuihin), jotka toimielimen on kannettava EMOTR:n
tukiosaston puolesta. Erityisesti toimielimen on luotava järjestelmä kaikkien niiden määrien tunnistami-seksi, jotka ovat EMOTR:n saatavia, ja kaikkien sellaisten velkojen kirjaamiseksi velallisen tilikirjaan
ennen niiden saamista. V elallisen tilikirja on tarkistettava säännöllisin väliajoin, jotta erääntyneiden vel-
kojen kantamiseksi tarvittavat toimet voidaan toteuttaa.
T oimielin voi siirtää tietyn negatiivisten kulujen ryhmän kantamisen muille elimille 4 kohdassa tarkoite-
tuin edellytyksin ja mahdollisesti tarvittavin muutoksin, ja sillä lisäedellytyksellä, että kyseinen toinen elin
laatii toimielimelle säännöllisin väliajoin, vähintään kuukausittain, kertomuksen kaikista todetuista tulois-ta ja saaduista varoista.
12. T oimielimen on varmistettava, että kaikki vastaanotetut maksuvaatimukset käsitellään viipymättä.
(1) EYVL N:o L 205, 3.8.1985, s. 51663/95