ES Diario Oficial de la Unión Europea L 98/80

DECISIÓN DEL COMITÉ PERMANENTE DE LOS ESTADOS DE LA AELC

N o 3/2005/SC

de 9 de junio de 2005

relativa al acceso público a los documentos de la AELC y por la que se deroga la Decisión no 2/2002/SC del Comité Permanente de los Estados de la AELC de 30 de mayo de 2002

EL COMITÉ PERMANENTE DE LOS ESTADOS DE LA AELC,

Vista la Decisión del Comité Permanente de los Estados de la AELC no 2/2002/SC de 30 de mayo de 2002, sobre el acceso público a los documentos de la AELC, que se deroga por la presente,

Reconociendo el interés público de abrir el acceso a documentos dentro de un marco legal claramente definido, teniendo en cuenta las leyes nacionales aplicables,

Considerando el hecho de que, cuando se tratan solicitudes de acceso a documentos, debe aplicarse en la mayor medida posible un espíritu de apertura,

DECIDE:

Artículo 1

La Secretaría de la AELC pondrá a disposición del público, mediante la publicación en su sitio Internet, los documentos enumerados en el anexo de esta Decisión.

Artículo 2

1. Cualquier persona puede solicitar el acceso a documentos relacionados con el EEE (en lo sucesivo denominados «documentos») redactados en la Secretaría de la AELC o recibidos en ella y que estén en posesión de ésta.

2. Deberá concederse el acceso a documentos, salvo cuando proceda aplicar las restricciones recogidas en los siguientes artículos.

Artículo 3

1. Se denegará el acceso a un documento cuando su divulgación ponga en peligro la protección de:

a) el interés público en materia de seguridad, asuntos de defensa y militares, relaciones internacionales, o política financiera, monetaria o económica de un Estado de la AELC;

b) la intimidad e integridad de las personas, en particular con arreglo al Derecho nacional aplicable de los Estados de la AELC sobre protección de datos personales.

2. Se denegará el acceso a un documento cuando su divulgación ponga en peligro la protección de:

a) los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual;

b) los procedimientos judiciales y el asesoramiento jurídico, o

c) el objetivo de actividades de inspección, investigación y auditoría.

3. Se denegará el acceso a los documentos elaborados para uso interno y relativos a una cuestión pendiente de decisión, cuando su divulgación pudiera perjudicar el proceso decisorio.

4. Se denegará el acceso a los documentos que contengan dictámenes de uso interno que formen parte de deliberaciones y consultas preliminares, aun cuando la decisión ya haya sido adoptada, siempre que su divulgación pudiera perjudicar el proceso decisorio.

5. En el caso de documentos de terceros trasladados a la Secretaría de la AELC, esta consultará con el tercero con el fin de valorar si procede aplicar alguna de las excepciones de los apartados 1 ó 2, a menos que sea evidente que el documento deba o no deba divulgarse.

6. En los casos de los apartados anteriores 2 a 4, se concederá a pesar de todo el acceso total o parcial cuando los Estados de la AELC consideren que existe un interés público primordial en la divulgación.

Artículo 4

Todo Estado miembro de la EFTA podrá solicitar a la Secretaría que no divulgue sin su consentimiento previo los documentos originarios de dicho Estado.

Artículo 5

En el caso de que las excepciones previstas se apliquen únicamente a determinadas partes del documento solicitado, las demás partes se divulgarán.

Artículo 6

1. Las solicitudes de acceso a un documento se harán por escrito, en cualquier forma incluida la electrónica, en lengua inglesa y con la precisión suficiente para que la Secretaría de la AELC pueda identificar el documento.

2. Cuando una solicitud no sea suficientemente precisa, la Secretaría de la AELC pedirá al solicitante que haga las aclaraciones necesarias y le asistirá en esta tarea, por ejemplo, facilitando la información prevista en el artículo 11.

3. En el caso de una solicitud de un documento de gran extensión o de un gran número de documentos, la Secretaría de la AELC podrá llegar a un acuerdo informal con el solicitante para encontrar una solución equilibrada.

Artículo 7

1. Las solicitudes de acceso a los documentos se tramitarán con prontitud. Se enviará un acuse de recibo al solicitante.

2. La Secretaría de la AELC presentará la solicitud a los Estados de la AELC para su aprobación, a menos que exista la seguridad de que aquéllos vayan a denegar o a conceder el acceso al documento. Los Estados decidirán sin dilación injustificada.

3. Una vez recibida la respuesta de los Estados de la AELC, la Secretaría informará al solicitante, bien de que el acceso al documento ha sido concedido, y lo facilitará de conformidad con el artículo 10, o bien, en una respuesta escrita, expondrá los motivos de la denegación total o parcial y comunicará al solicitante su derecho a elevar su petición al Comité Permanente de los Estados de la AELC.

4. Si la Secretaría de la AELC no puede responder al solicitante en el plazo de 12 días laborables desde la fecha de registro de la solicitud, deberá informarle por escrito del retraso y de cuándo espera adoptar la decisión. Se informará asimismo al solicitante de su derecho a remitir la petición al Comité Permanente de los Estados de la AELC, si no hubiera recibido respuesta en un período de tiempo razonable.

5. En caso de denegación total o parcial, el solicitante podrá, en el plazo de 15 días laborables desde la recepción de la respuesta de la Secretaría, remitir su petición al Comité Permanente de los Estados de la AELC.

6. Si la Secretaría de la AELC no responde en un período de tiempo razonable contado desde el registro de la solicitud, el solicitante estará facultado para remitir la petición al Comité Permanente de los Estados de la AELC.

Artículo 8

La remisión al Comité Permanente de los Estados de la AELC se tramitará con prontitud. Si el acceso se deniega total o parcialmente, se comunicará al solicitante por escrito, exponiendo los motivos de la denegación.

Artículo 9

La clasificación de cualquier documento (estrictamente confidencial, confidencial o restringido) no excluye que ulteriormente sea accesible al público.

Artículo 10

1. El solicitante podrá consultar los documentos in situ o recibir una copia, incluida, cuando sea posible, una copia electrónica. Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias. Estos gastos no excederán del coste real de la realización y envío de las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas de formato DIN A4 y el acceso directo por medios electrónicos serán gratuitos.

2. Si la Secretaría de la AELC ha revelado ya un documento y es fácilmente accesible al solicitante, aquélla puede cumplir su obligación de concesión de acceso informando al solicitante de cómo obtener el documento requerido.

Artículo 11

1. La Secretaría de la AELC llevará un registro de documentos. Previa solicitud, se facilitará una lista de los documentos registrados. Las referencias de los documentos se anotarán en el registro sin dilación.

2. El registro indicará, para cada documento, un número de referencia, el asunto o una breve descripción de su contenido y la fecha en la que se recibió o se elaboró y se inscribió en el registro. Las referencias se harán sin perjuicio de la protección de los intereses mencionados en el artículo 3.

Artículo 12

La Secretaría de la AELC informará a los ciudadanos de cómo y dónde pueden presentar las solicitudes de acceso a los documentos y les facilitará asistencia.

Artículo 13

La presente Decisión se aplicará sin perjuicio de las normas vigentes sobre derechos de autor que puedan limitar el derecho de terceros a reproducir o hacer uso de los documentos que se les faciliten.

Artículo 14

La presente Decisión deroga la Decisión no 2/2002/SC del Comité Permanente de los Estados de la AELC de 30 de mayo de 2002.

Artículo 15

La presente Decisión surtirá efecto el 1 de octubre de 2005.

Artículo 16

La presente Decisión se publicará en la Sección EEE y en el Suplemento EEE del Diario Oficial de la Unión Europea.

Artículo 17

La presente Decisión se someterá a revisión en el plazo de un año a partir del día de su entrada en vigor.

Hecho en Bruselas, el 9 de junio de 2005. Por el Comité Permanente El Presidente Bjørn T. GRYDELAND Secretario General William ROSSIER