Informe

sobre los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas del Centro

(2001/C 372/04)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2965/94. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA UNIÓN EUROPEA (LUXEMBURGO) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución presupuestaria del ejercicio 2000 se presenta en el cuadro 1(3). Cabe señalar que casi dos terceras partes de los créditos comprometidos en relación con los gastos de funcionamiento en 2000 (título II) hubieron de prorrogarse al ejercicio siguiente. El Centro debería intentar afinar sus previsiones de gastos con el fin de disminuir las prórrogas.

Estados financieros y contabilidad

6. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

7. El Centro no calcula las amortizaciones correspondientes a los bienes que figuran en su inventario. Para garantizar que el balance refleje mejor su realidad económica, y también para reflejar mejor sus costes de producción en las tarifas que aplica, el Centro debería calcular el importe de sus amortizaciones del mismo modo que la Comisión u otras agencias.

8. Durante el ejercicio 2000, el Centro realizó esfuerzos importantes para mejorar su sistema de inventario y ponerlo al día. Sin embargo, siguen existiendo lagunas:

- la identificación de los programas y de los equipos que componen el sistema informático no está prevista actualmente y el Centro debería estudiar las posibles soluciones a este problema,

- el número de equipos catalogados varía entre dos ejercicios sin justificación.

Disposiciones financieras y reglamentarias

9. El Centro debería definir con precisión las responsabilidades que le incumben en cuanto al seguimiento de los proyectos informáticos asignados a los contratistas. Así, no se definieron previamente las modalidades de gestión y de seguimiento de un importante proyecto por un importe de 1,6 millones de euros, de los que 1 millón de euros se comprometió en 1999 y se prorrogó a 2000.

10. Una compra de programas informáticos, comprometida en febrero de 1999 en virtud de un contrato marco de la Comisión concluido en 1996 y prorrogado a 2000, por un importe de 56945 euros, no se ha visto sujeta al dictamen de la Comisión consultiva de compras y contratos, como dispone el artículo 48 del Reglamento financiero del Centro. Una observación similar se realizó respecto del ejercicio 1999(4). Por otra parte, la orden de pago se efectuó en 2000 basándose en un contrato marco posterior que comprendía nuevos productos y precios.

11. En 2000, se concluyó un contrato de renovación del mantenimiento de productos informáticos sin el visado previo del interventor, quien finalmente aprobó el compromiso a posteriori. Se detectó un caso similar de un compromiso efectuado respecto de créditos de 1999 prorrogados a 2000.

Gestión

12. En febrero de 2000, el Centro inició un procedimiento de concurso público junto con otra institución(5). Al final, de conformidad con el dictamen de su Comisión consultiva de compras y contratos, el Centro no eligió a ningún licitador debido a las divergencias sostenidas con la institución asociada en lo que respecta a las exigencias sobre la calidad de la traducción. Esta situación demuestra la necesidad de que el Centro fije previamente con sus socios no sólo los criterios, sino también criterios mínimos para aceptar a los licitadores.

13. El Centro no dispone de un contrato específico que precise las condiciones de gestión (tipos de interés, gastos bancarios) de sus cuentas bancarias.

Seguimiento de observaciones anteriores

14. El Tribunal vuelve a expresar sus deseos anteriores(6) de que el Centro se dote de una contabilidad analítica que permita conocer, por organismo y por tipo de prestación, el coste real de los servicios que ofrece.

15. La situación observada por el Tribunal en 1997(7), 1998(8) y 1999(9) no ha experimentado ningún cambio en 2000: el Centro continúa ocupando unos locales puestos a su disposición por las autoridades luxemburguesas, sin que las condiciones de ocupación hayan sido objeto de un acuerdo entre las partes.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

16. El personal del Centro se rige por los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. Como se prevé en el apartado 3 del artículo 17 del Reglamento (CE) n° 2965/94, el Consejo de administración es el órgano encargado de adoptar, de acuerdo con la Comisión, las disposiciones de aplicación pertinentes. La política de personal del Centro no ha sido formalizada en un documento único. El Consejo de administración aprobó diversas disposiciones generales de ejecución del Estatuto y del Régimen aplicable a los otros agentes en lo que respecta a ciertos aspectos de esta política (calificación, promoción, formación profesional).

Procedimientos de selección

17. La selección se realiza generalmente en dos fases: evaluación del expediente y entrevista. Desde la creación del Centro, se han llevado a cabo 37 procedimientos de selección. En 1998 tuvo lugar uno de estos procedimientos que comprendió pruebas escritas y permitió por sí solo la contratación de 22 agentes.

18. El comité encargado de la selección debería fijar previamente los criterios de ésta y sus ponderaciones. Sin embargo, se ha constatado por ejemplo:

- en uno de los procedimientos, el total de puntos necesario para alcanzar la fase siguiente no fue determinado previamente por el Comité de selección;

- en otro procedimiento, el mínimo de puntos requerido para formar parte de la lista de reserva sólo figura en el Informe final del Comité de selección, redactado el mismo día que se estableció la lista de reserva.

19. Se examinaron trece procedimientos de selección destinados específicamente a la contratación de informáticos que se desarrollaron entre 1996 y 2000. Veinte personas que figuran en las listas de reserva resultantes de estos procedimientos fueron contratadas por el Centro, y los Comités de selección no establecieron previamente el mínimo de puntos que se precisaba para pasar a la etapa siguiente de la selección. En cinco casos, el candidato contratado había obtenido las notas más bajas.

Descripción de funciones

20. En virtud de la letra a) del apartado 1 del artículo 44 del Reglamento financiero del Centro, es necesario que exista una descripción de funciones para cada puesto de la categoría A y LA. Exceptuando el caso de seis agentes B y C, todavía no se han especificado las funciones relativas a los demás agentes.

Evolución de la plantilla y de la actividad del Centro

21. El personal del Centro sólo comprende como agentes estatutarios a los agentes temporales (AT), cuyo número de puestos es autorizado por la autoridad presupuestaria cada año al mismo tiempo que el presupuesto. Además pueden concederse créditos con cargo al presupuesto para la contratación de agentes auxiliares (AA), cuya duración está limitada a un año como máximo.

22. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos del Centro y su distribución durante el período comprendido entre 1995 y 2000. El crecimiento de la plantilla tiende a reducirse con el tiempo, a medida que el Centro alcanza su velocidad de crucero. Paralelamente, la proporción de agentes auxiliares tiende a disminuir.

23. Desde su creación, el Centro ha contratado a un total de 185 agentes, 106 en calidad de temporales y 79 como auxiliares. Teniendo en cuenta los ceses, de 130 agentes en activo al final de 2000, 125 eran agentes temporales y 5, agentes auxiliares. La mayor parte de los agentes temporales fueron reclutados mediante campañas de contratación anunciadas en las instituciones y los demás organismos descentralizados, en la prensa o en las páginas electrónicas del Centro. De los 79 agentes auxiliares contratados por el Centro, 40 han pasado a ser temporales y, de éstos, 19 tras un procedimiento interno.

24. El cuadro 5 analiza la evolución de las contrataciones según la modalidad de selección elegida y muestra que ninguna de ellas se ha llevado a cabo mediante un procedimiento de tipo oposición siguiendo el modelo preconizado por las instituciones comunitarias, que ofrece las mayores garantías en cuanto a la calidad y a la transparencia de los procedimientos. Por término medio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron aproximadamente a 470 euros por agente contratado.

25. El número de agentes que abandonó el Centro arroja una tasa de rotación de personal (AT y AA) del 13 % como promedio anual (véase el cuadro 5). Esta tasa tiene su origen en un 40 % de los casos en la rescisión por los agentes y en los casos restantes, en la terminación de sus contratos.

26. El examen de una muestra de 14 agentes no reveló problemas en cuanto a la adecuación de su perfil en relación a las funciones.

27. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento del Centro (por ejemplo: servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos del Centro.

28. Se ha constatado que prácticamente todos los agentes A deben considerarse operativos y que, sin distinción de categorías, el 60 % del personal se inscribe en esta definición.

29. El cuadro 6 describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento. La variación de los costes salariales en el período 1997-2000 ha sido superior a la registrada por la plantilla. Esta diferencia de evolución puede atribuirse en parte al cambio del estatuto de auxiliar al de agente temporal.

30. De los otros costes asociados al personal, se analizaron en particular los gastos en formación profesional (FP) y los gastos de funcionamiento, especialmente en el campo de la informática. Los gastos de FP han aumentado más rápidamente que los efectivos debido a las orientaciones tomadas por el Centro en este ámbito. Los gastos efectivos de funcionamiento también se han incrementado debido a las importantes inversiones realizadas por el Centro en informática. En 2000, un total de 24 personas, incluidos los asesores externos, es decir, una relación de 1 a 5 de los efectivos totales, trabajaba exclusivamente en el sector informático.

31. Con el fin de establecer la relación entre la actividad del Centro y la evolución de su volumen de efectivos y de los costes asociados, se comparó esta última con la variación de los ingresos cobrados durante un año. Teniendo en cuenta que los ingresos reflejan además la evolución de la tarificación aplicada por el Centro, se adopta también el número de páginas traducidas como indicador de su actividad. Efectivamente, el volumen de las traducciones es relativamente homogéneo y puede considerarse pues como representativo de la actividad.

32. La comparación de la evolución de los ingresos del Centro y la de su plantilla y de los costes asociadosindica que la gestión seguida permite aumentar estos ingresos a un ritmo más rápido que su personal y los costes de este último. La comparación entre las variaciones del volumen de la actividad del Centro y de sus efectivos, así como los costes asociados, no proporciona una visión tan clara. Globalmente, existe un paralelismo entre la evolución del volumen de trabajo y la de los efectivos. En cambio, el coste salarial tiende a aumentar con una rapidez algo mayor debido a la evolución automática de los salarios. El Centro debería continuar sus esfuerzos con el fin de mejorar su productividad general.

33. La comparación entre el número de páginas traducidas o revisadas en 2000 y los efectivos de las distintas secciones lingüísticas puso de manifiesto diferencias de producción entre las secciones. Cuatro secciones en concreto(10) tuvieron una producción netamente inferior al nivel medio de producción en términos cuantitativos. El Centro debería observar esta situación y, si perdurase, proceder a los ajustes necesarios.

Conclusión

34. En términos generales, aunque desde su creación el Centro no ha podido contratar los efectivos que solicitaba durante el procedimiento presupuestario, ello no ha tenido una influencia considerable en el desarrollo de sus actividades. Diversos motivos explican esta situación:

- una cierta imprecisión en las previsiones de las necesidades,

- una actitud prudente en caso de una eventual disminución de las solicitudes de traducción.

35. A la hora de seleccionar a sus agentes, el Centro se ha basado en procedimientos consistentes en el anuncio de los puestos vacantes, limitándose por lo general a las instituciones y a los demás organismos descentralizados, a sus páginas electrónicas y a la prensa. Aproximadamente el 20 % de los agentes temporales en activo fueron contratados inicialmente como auxiliares. En la actualidad, la gran mayoría de los agentes cuenta con el estatuto de agentes temporales.

36. Habida cuenta del desarrollo previsto de sus actividades y, consiguientemente de su plantilla, quizá fuese conveniente, especialmente en lo referente a los puestos relacionados con las actividades de apoyo, que el Centro se asociara a las instituciones y demás organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia y rigurosa posible. Esta coordinación en las contrataciones parece todavía más necesaria si se tiene en cuenta que el Centro se plantea que parte de su personal pase a ser permanente.

37. El Centro debería mejorar su productividad global. En concreto, debería realizar esfuerzos para saber cuál es la productividad de los agentes y procurar que los gastos en formación e informática contribuyan a la mejora de la productividad. Por último, como normal general, debería mejorar su sistema de gestión e información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, el 30 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de Centro correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración del Centro, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 24 de abril de 2001. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo, y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(4) DO C 373 de 27.12.2000, apartado 14.

(5) Parlamento Europeo.

(6) DO C 373 de 27.12.2000, p. 21, apartado 10. DO C 393 de 29.12.1997, p. 47, apartado 1.6. DO C 406 de 28.12.1998, p. 33, apartado 1.6.

(7) DO C 406 de 28.12.1998, apartado 1.13, p. 33.

(8) DO C 372 de 22.12.1999, apartado 18, p. 20.

(9) DO C 373 de 27.12.2000, apartado 15, p. 22.

(10) Las secciones alemana, inglesa, española y neerlandesa han tenido unos porcentajes inferiores en un 18 %, 13 %, 9 % y 8 %, respectivamente, a la media de las 11 secciones.

CUADROS 1 A 6

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debido a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por el Centro.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debido a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por el Centro.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

Cuadro 5

Análisis de la variación de los efectivos

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 6

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas del Centro

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. El importe de los créditos de pago prorrogados relativos al título 2 corresponde principalmente a los contratos de desarrollo de los sistemas informáticos en curso de ejecución a finales de año. El Centro piensa seguir esforzándose por mejorar sus previsiones presupuestarias así como su ejecución.

Estados financieros y contabilidad

7. El Centro comparte la opinión del Tribunal sobre la contabilización de las dotaciones del fondo de amortización. De conformidad con su Reglamento constitutivo, el Centro debe efectivamente autofinanciarse, repercutiendo todos sus costes en sus clientes a cambio de las prestaciones efectuadas.

El Centro presentará, junto a las cuentas 2001, el cálculo de las amortizaciones, así como propuestas sobre su integración en el cálculo de los precios.

8. El Centro sigue mejorando su sistema de inventario, en particular mediante la definición de criterios de valorización de las aplicaciones informáticas desarrollados por el Centro. Algunas de las incoherencias detectadas por el Tribunal en relación con los ejercicios precedentes se debían a errores ligados a la fase de codificación inicial y corregidos en la posterior actualización.

Disposiciones financieras y reglamentarias

9. El Centro toma buena nota de las observaciones del Tribunal y formalizará la definición de las responsabilidades sobre el seguimiento de los proyectos informáticos cuando se refieran a varios departamentos.

10. A raíz de las observaciones formuladas por el Tribunal en su informe sobre la ejecución presupuestaria del ejercicio 1999 (DO C 373 de 27.12.2000), todos los recursos a contratos marco de las demás instituciones se someten ahora para dictamen a la CCCC del Centro, a diferencia de lo ocurrido en febrero de 1999.

11. En el caso citado por el Tribunal de Cuentas, el control financiero del Centro tenía conocimiento de las razones de la formalización tardía del compromiso y las había aceptado, aunque el visado fuera concedido a posteriori, en particular con objeto de obtener nuevos precios más favorables, lo que se confirmó ulteriormente.

Gestión

13. Desde su creación, y por razones de eficacia, el Centro suscribió las condiciones del contrato de la Comisión para los servicios bancarios. En su programa de trabajo 2001, el Centro iniciará una licitación para los servicios financieros (bancos).

Seguimiento de las observaciones anteriores

14. En 2000 el Centro comenzó a aplicar un sistema de contabilidad analítica integrada en el sistema de contabilidad presupuestario SI2. Los resultados obtenidos permitirán determinar los costes de las actividades, como así solicitó nuestra institución de tutela de común acuerdo con las demás agencias.

15. El 27 de abril de 2001, las autoridades luxemburguesas manifestaron su intención de tratar este expediente, así como el acuerdo sobre la sede y la seguridad, tras la elaboración del proyecto de financiación del edificio definitivo del Centro.

Gestión de los recursos humanos

Procedimientos de selección

18. El Centro concede mayor importancia al hecho de que las cualificaciones y aptitudes de los candidatos se correspondan con el perfil buscado, que fijar previamente un mínimo de puntos para poder pasar a la siguiente fase del procedimiento, ya que el hecho de establecer una norma de este tipo podría llevar a la no contratación de candidatos idóneos y obligar a reanudar nuevamente los procedimientos de selección, lo que iría en contra del principio de una buena gestión financiera.

19. En los cinco casos citados por el Tribunal, el Comité de selección considera que los candidatos demostraron durante todo el procedimiento de selección poseer conocimientos adecuados para el empleo propuesto.

Evolución de la plantilla y de la actividad del Centro

23. El único procedimiento de selección publicado a nivel interno estaba asimismo abierto a los candidatos externos. La decisión excepcional de publicarlo de forma más restrictiva se basó en el hecho de que una de las condiciones de selección era el conocimiento del programa de traducción asistida por ordenador "Translator Workbench".

24. La contratación de agentes temporales difiere de la contratación de funcionarios en la medida en que el Estatuto no prevé ninguna disposición específica que regule el procedimiento de contratación de agentes temporales.

Además, en virtud de la Declaración conjunta n° 3 del Consejo y la Comisión, que figura como anexo al Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, de 28 de noviembre de 1994, por el que se crea un Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, el Consejo y la Comisión confirman que, "teniendo en cuenta las tareas y la estructura de su presupuesto, el Centro de traducción recurrirá a modalidades de gestión del personal de la mayor flexibilidad posible, sin obstaculizar el cumplimiento de su misión".

26. El Centro se congratula de la constatación del Tribunal de Cuentas de la adecuación del perfil de los agentes contratados a las funciones establecidas.

30. El Centro presta especial atención a la formación de los miembros de su plantilla; en la actualidad, la formación profesional continua representa el método más válido de desarrollo de las competencias, como así lo establece el tercer párrafo del artículo 24 del Estatuto.

El porcentaje de la masa salarial destinado a la formación profesional representa, para el 2001, el 0,74 %. Si se compara esta cifra con los importes de las demás agencias descentralizadas, puede observarse que el Centro destina a este fin un porcentaje inferior al de las demás agencias, así como al 1,4 % recomendado por la Comisión. El Centro gastó en formación un total de 216 euros por agente, lo que representa 0,10 euros por página traducida.

La distribución de las funciones y los recursos entre los departamentos de informática y de traducción responde a las necesidades del Centro respecto a las solicitudes de traducción de los clientes, a su estrategia de racionalización del trabajo y a la búsqueda permanente de las herramientas más avanzadas de ayuda a la traducción. Los recursos humanos de que dispone el Centro en el sector informático cubren sus necesidades.

32-33. El Centro considera que el rendimiento individual debe analizarse con prudencia al depender de factores difícilmente previsibles (enfermedad, tipo de documentos, problemas terminológicos, etc.). Por ello, dicho criterio no es válido para la gestión global del departamento de traducción, sino que debe servir exclusivamente para el desarrollo de la carrera profesional de los agentes.

En cambio, con miras a la gestión del rendimiento, desde su creación en 1995 el Centro elabora y publica en sus informes anuales estadísticas de productividad global.

Asimismo, en los estudios de análisis comparativo sobre los servicios de traducción de la Unión Europea de los que tiene conocimiento el Centro (por ejemplo, "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction" y "Report on compared productivity of translations services- PriceWaterhouseCoopers 2000"), el análisis se basa en la comparabilidad de las productividades globales y medias de cada institución u organismo. A pesar de la variación de los métodos de cálculo, el resultado de estos estudios es siempre el mismo: la productividad del Centro es superior a la de los demás servicios de traducción analizados, esto es, a la de todas las demás instituciones europeas.

Conclusión

35. El Centro lleva a cabo la contratación de agentes temporales sobre una base lo más amplia y rigurosa posible con el fin de contratar a personas que dispongan del mayor nivel de competencia, rendimiento e integridad, en estricta observancia de las disposiciones de los artículos 8 a15 del RAA.

37. Desde su creación, el Centro siempre se ha esforzado por mejorar su productividad global, con resultados considerados hasta la fecha satisfactorios por el Consejo de administración y sus clientes (véase apartado 33 de la respuesta del Centro).