Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas de la Agencia

(2001/C 372/02)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Agencia Europea del Medio Ambiente, de conformidad con el apartado 4 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90, la ejecución presupuestaria es competencia del Director ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base adecuada para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA AGENCIA EUROPEA DEL MEDIO AMBIENTE (COPENHAGUE) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2000 y de los créditos prorrogados del ejercicio precedente se presenta en el cuadro 1(3).

6. Los créditos definitivos del ejercicio se elevaron a 18,9 millones de euros y se comprometieron por valor de 18,8 millones de euros (es decir, un 99 %). Los créditos operativos (título III - 9 millones de euros) se comprometieron en su práctica totalidad (8,9 millones de euros).

7. Los créditos prorrogados a 2001 se elevan a 5,4 millones de euros (es decir, un 29 % de los compromisos) y afectan principalmente a los créditos operativos prorrogados por valor de 4,4 millones de euros (es decir, el 50 % de los compromisos), lo que representa una disminución con respecto al ejercicio precedente (5,4 millones de euros, es decir, un 59 % de los compromisos). Del total de los créditos prorrogados del ejercicio 1999, 6 millones de euros, se anuló a finales de 2000 alrededor de un 11 %. La Agencia debería proseguir con sus esfuerzos encaminados a minimizar las prórrogas de créditos.

8. En diciembre de 2000, se comprometieron 105000 euros con objeto de financiar trabajos de traducción y servicios terminológicos previstos para el primer semestre de 2001. Al tratarse de gastos correspondientes al ejercicio 2001, debían haberse financiado con cargo a los créditos del presupuesto 2001. Además, este compromiso no está justificado por una orden de pedido.

Estados financieros y contabilidad

Contabilidad

9. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

10. El sistema de contabilidad presupuestaria SI2 aún no incluye el módulo que permite consignar los importes pendientes de cobro, por lo que debería completarse.

Gestión contable del inmovilizado e inventario

11. El Reglamento financiero de la Agencia carece de disposiciones en materia de gestión contable del inmovilizado y no incluye tampoco normas de evaluación ni de amortización. La Agencia debería integrar en su reglamentación las disposiciones establecidas por la Comisión en diciembre de 2000(4), con objeto de evitar, en particular, los problemas que plantea la evaluación de los bienes susceptibles de incluirse en el inventario (véase el apartado 12).

12. Con arreglo al artículo 52 de su Reglamento financiero, la Agencia debe llevar un inventario permanente de todos los bienes muebles e inmuebles que constituyen su patrimonio. El sistema de inventario de la Agencia no es satisfactorio; se basa en la existencia de dos listas (una para el mobiliario y los diferentes equipos y otra para el material informático), que presentan una calidad muy desigual. La lista de material informático resulta incompleta, al no venir indicado el año de adquisición, la localización y el valor de gran parte de sus elementos. La lista del mobiliario y los distintos equipos es más completa, pero el valor sólo se indica en divisas.

Órdenes de ingreso

13. Cualquier medida o situación tendente a originar un título de crédito de la Agencia debe ser objeto de una previsión de crédito por parte del ordenador (artículo 23 del Reglamento Financiero de la Agencia), que se transmitirá al contable y deberá ser objeto de una anotación pro memoria. Una vez devengado el crédito, el Ordenador establecerá una orden de ingreso (artículo 24) que deberá transmitir al Contable, quien a su vez ha de garantizar el cobro efectivo de los recursos (artículo 25).

14. La Agencia elabora la orden de ingreso una vez devengado el crédito, pero no realiza en ningún caso previsiones de crédito, lo cual supone una falta de control de los ingresos pendientes. Como consecuencia de ello, en diciembre de 1999, la Agencia comprobó que podía recuperarse un importe de alrededor de 3865000 coronas danesas (519000 euros) en concepto de impuestos sobre el alquiler. A falta de una previsión de crédito, no se había realizado ningún registro contable. En marzo de 2000, se recibió un cheque por valor de 3000000 de coronas danesas y se elaboró una orden de ingreso por el mismo importe. A falta de una previsión de crédito al 31 de diciembre de 2000, el importe pendiente de cobro, es decir, 865662 coronas danesas (116067 euros), no se había registrado en la contabilidad. Este importe se cobró a principios de 2001.

15. Cuando la Agencia elabora una orden de ingreso, no se transmite sistemáticamente una nota de adeudo al deudor para garantizar el cobro del importe debido. De las seis órdenes de ingreso examinadas, dos no iban acompañadas de una nota de adeudo y, como consecuencia de ello, los deudores no efectuaron los pagos correspondientes.

Seguimiento de las anteriores observaciones del Tribunal

16. En su Informe anual de 1999 relativo a la Agencia(5), el Tribunal puso de relieve determinadas lagunas en la gestión financiera de los contratos, sobre todo en lo que se refiere al tratamiento de las solicitudes de pago. El análisis de los expedientes de los pagos efectuados en 2000 permitió comprobar que los expedientes financieros no siempre contienen documentos de apoyo a las solicitudes de pago y que, a pesar de los compromisos contraídos por la Agencia, sólo incluyen un certificado de la veracidad y la conformidad de los trabajos ejecutados.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

17. El personal de la Agencia se rige por los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. Conforme a lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 17 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo, de 7 de mayo de 1990, el Consejo de administración es el órgano encargado de aprobar, de acuerdo con la Comisión, las modalidades de aplicación pertinentes(6). Por lo general, la Agencia aplica las disposiciones generales adoptadas por la Comisión, pero sin integrarlas formalmente en su reglamentación interna.

18. A finales de 1999, la Agencia elaboró un documento de carácter general sobre su política de personal y propuso diversas decisiones de aplicación que, en noviembre de 2000, aún no habían sido aprobadas por su Consejo de administración. Por otra parte, en diciembre de 1999, se integraron diversas disposiciones generales de ejecución en materia estatutaria en la reglamentación interna de la Agencia.

Procedimientos de selección de personal

19. El Consejo de administración no ha aprobado ningún documento relativo a los procedimientos de la Agencia. Para la selección de los agentes temporales, la Agencia suele proceder a la contratación externa mediante una amplia difusión de "convocatorias de concurso", que se publican en el Diario Oficial, en las instituciones europeas, las demás agencias y los medios de comunicación. En tres de los 31 casos examinados, se concluyeron contratos con agentes sin recurrir a procedimientos de selección externa y otras tres personas suscribieron contratos de agente temporal pese a no figurar en las listas de reserva para la provisión de esos puestos, que seguían siendo válidas.

20. La Agencia aplica a los expertos nacionales en comisión de servicio (ENC) el régimen de la Comisión. En dos de los ocho expedientes examinados, los expertos fueron elegidos sin poner en marcha procedimientos de selección. La Agencia concedió a un ENC un importe equivalente al 40 % de su salario nacional para sufragar los gastos de escolarización de sus hijos. Esta práctica no está prevista por las disposiciones reglamentarias.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Agencia

21. La plantilla de la Agencia está compuesta por agentes estatutarios, ya sean permanentes (AP) o temporales (AT). La autoridad presupuestaria autoriza cada año, al mismo tiempo que el presupuesto, el número de puestos destinados a los agentes estatutarios. Además, pueden concederse créditos con cargo al presupuesto para la contratación de agentes auxiliares (AA), cuya duración está limitada a un año como máximo, y de expertos nacionales en comisión de servicio (ENC). Existe la posibilidad de reclutar, asimismo, agentes locales (AL), pero la Agencia no recurre a ella.

22. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos de la Agencia y su distribución. El crecimiento de la plantilla se ha estabilizado a lo largo de los últimos años.

23. Desde su creación, la Agencia ha contratado a 133 agentes, pero ninguno desde el inicio como AP. El 54 % de los agentes fue contratado en calidad de AT y el 46 % restante, de AA o ENC. A finales de 2000, el 78 % de los agentes pertenecía a la categoría de AP o, en la mayoría de los casos, de AT, mientras que el resto estaba constituido por AA o ENC.

24. Del análisis del actual procedimiento de selección de personal, se desprende que:

- en la mayoría de los casos, se contratan, por medio de procedimientos asimilables a oposiciones, agentes temporales, que posteriormente cuentan con la posibilidad de obtener un puesto permanente a través de concursos que se dan a conocer de forma limitada,

- los demás agentes se contratan al inicio como auxiliares y, posteriormente, cuentan con la posibilidad de obtener un puesto de agente temporal a través de una oposición.

25. Este modelo de gestión de los recursos humanos aparece en el análisis de las contrataciones según la modalidad de selección elegida; con arreglo a este análisis, aproximadamente el 64 % de las contrataciones se llevaron a cabo por medio de oposiciones publicadas en el Diario Oficial y el 25 % mediante concursos publicados en las instituciones comunitarias y las demás agencias. Por término medio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron aproximadamente a 2330 euros por agente contratado.

26. El número de agentes que abandonó la Agencia arroja una tasa de rotación del personal (AP, AT, AA y ENC) del 15 % como promedio anual. Una fracción de tres cuartos lo hace tras la terminación del contrato y el resto tras su rescisión, en la mayoría de los casos, a petición del agente interesado.

27. El examen de una muestra de 14 agentes no ha revelado problemas de adecuación de su perfil al cargo que desempeñan.

28. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento de la Agencia (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos de la Agencia.

29. Por término medio, el 87 % de los agentes de categoría A, es decir, el 43 % de los efectivos totales, puede considerarse de carácter operativo. Todos los demás agentes entran en la definición de personal de apoyo.

30. La evolución de la relación agentes operativos/agentes de apoyo resulta desfavorable en la medida en que la proporción del personal operativo de la categoría A tiende a decrecer. En 2000, dicha proporción fue de un 42 %, o sea, ligeramente inferior a la media del período examinado (43 %).

31. El cuadro 5 describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento, en el período comprendido entre 1995 y 2000. La variación de los gastos salariales ha sido superior a la registrada por la plantilla. Este diferencia (de alrededor de un 10 %) puede atribuirse, en gran parte, a la evolución automática de los salarios.

32. De los demás costes asociados al personal, se analizaron en particular los gastos en formación profesional (FP) y los de funcionamiento, principalmente en el campo de la informática.

33. Los gastos en FP crecieron a mayor velocidad que la plantilla. Por término medio, los gastos de funcionamiento experimentaron una ligera disminución tras la realización de las primeras inversiones.

34. Con el fin de establecer la relación entre la actividad de la Agencia y la evolución de su volumen de efectivos y de los costes asociados, se ha comparado dicha evolución con la variación del importe de los créditos operativos (título III) que se gastaron efectivamente (créditos del año y créditos prorrogados) en el transcurso de un año. La comparación sugiere que, por término medio, la utilización de recursos humanos y su coste para la Agencia crecen más rápidamente que su volumen de actividad lo cual se ve corroborado por el hecho de que, como media, los gastos de apoyo (títulos I y II) aumentan a mayor ritmo que los gastos operativos. Sin embargo, la Agencia todavía no ha alcanzado su velocidad de crucero y, debido a sus dimensiones, no puede beneficiarse de economías de escala sustanciales para su infraestructura material y administrativa. A este respecto, la relación entre la tasa de crecimiento de su personal operativo y de su volumen de gastos presenta una tendencia satisfactoria.

Conclusión

35. En términos generales, aunque desde su creación la Agencia no ha podido contratar al personal previsto en su presupuesto, ha logrado suplir esta carencia recurriendo a agentes auxiliares y expertos nacionales en comisión de servicio.

36. Para seleccionar a sus agentes temporales, la Agencia sigue, en la mayoría de los casos, un procedimiento externo similar al de las instituciones comunitarias.

37. Habida cuenta del desarrollo previsto de sus actividades y, consiguientemente, de su plantilla, quizá fuese conveniente que, en lo referente a los puestos relacionados con las actividades de apoyo y operativas, para los cuales se requieren cualificaciones de tipo administrativo, la Agencia se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible. Por último, como norma general, debería mejorar su sistema de gestión e información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 120 de 11.5.1990, p. 4.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90, el 30 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 9 de abril de 2001. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(4) Reglamento (CE) n° 2909/2000 de la Comisión, de 29 de diciembre de 2000 (DO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(5) DO C 373 de 27.12.2000.

(6) Decisión n° AEMA/99/DGE/01, de 15 de diciembre de 1999.

CUADROS 1 A 5

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

ENC: Expertos nacionales en comisión de servicio.

Cuadro 5

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la agencia

Análisis de la ejecución presupuestaria

8. El Tribunal se refiere al trabajo previsto en el plan de trabajo de 2000, pero la decisión final sobre la realización del trabajo se retrasó hasta finales de año debido a cierta incertidumbre en torno a las necesidades reales de traducción, que pueden variar en términos de volumen y plazos. Cabe mencionar que para el trabajo enviado al Centro de Traducción se utilizan fichas de trabajo mientras que para los proveedores externos se emplean formularios de pedido.

Estados financieros y contabilidad

10. El módulo de ingresos del sistema financiero (SI2) está entrando en funcionamiento y adquiriendo carácter operativo.

Gestión contable del inmovilizado e inventario

11. Las nuevas disposiciones a las que se refiere el Tribunal (Decisión 2000/716/CE) se integrarán en los procedimientos de la Agencia y se emplearán como base para el cierre de cuentas de 2001 y para la evaluación del valor del inmovilizado de la Agencia.

12. Para el cierre del ejercicio 2001, la Agencia dispondrá de un inventario completamente integrado y único que incluirá el valor del inmovilizado, la fecha de adquisición y la localización del material.

La Agencia está poniendo en práctica un sistema permanente que permite calcular el valor del inmovilizado en el momento de la adquisición en lugar de hacerlo al final del ejercicio. Cabe señalar, no obstante, que el impacto sobre el valor del inventario es mínimo y no tiene ninguna repercusión sobre los importes correctos pagados a los contratistas.

Órdenes de ingreso

13. La Agencia reconoce que es necesario incluir en el sistema financiero SI2 operaciones de ingreso y de crédito y dotar al procedimiento de un carácter más formal.

Este aspecto es una prioridad para la AEMA en 2001, especialmente si se tiene en cuenta la creciente importancia de la financiación de las operaciones de la AEMA mediante contratos.

14. La observación sobre el ingreso del importe pendiente de cobro de 116067 euros en relación con el alquiler del edificio de la AEMA es, en efecto, acertada. El retraso en el ingreso se debió a la necesidad de clarificación con y entre los antiguos y actuales propietarios del edificio que alquila la AEMA. Este asunto ya ha sido aclarado y el ingreso ha quedado registrado en las cuentas.

Seguimiento de las anteriores observaciones del Tribunal

16. La Agencia reconoce que es necesario incluir documentos de apoyo a las solicitudes de pago y ha mejorado e implementado procedimientos para asegurar este aspecto con la colaboración de los ordenadores.

Además, actualmente se está revisando y desarrollando el acceso a los documentos de apoyo y su vinculación a las solicitudes de pago en el marco del proyecto de automatización que la AEMA está llevando a cabo conjuntamente con otras Agencias tomando como base el sistema IT de la Comisión (grupo CSS sobre la base de SINCOM2).

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

18. Se ha tomado una serie de decisiones oficiales internas de común acuerdo con el Consejo de Administración, pero el proceso no se da por concluido. Si bien la analogía con las disposiciones internas de la Comisión constituye el objetivo principal y la armonización con otros órganos de la Unión Europea se considera importante, la Agencia también se está esforzando por ajustarse a los reglamentos y las normas de desarrollo relativas al personal de la Comunidad, reconociendo, al mismo tiempo, que se están revisando y transformando en el contexto del proceso de reforma y especialmente en el ámbito de la política de personal.

La AEMA propondrá al Consejo de administración la aprobación de la ejecución de las normas de la Comisión, que serán aplicadas íntegramente, así como decisiones específicas siempre que la AEMA no siga los planteamientos de la Comisión.

Procedimientos de selección de personal

19. yLa Agencia sigue los procedimientos comunes de selección de personal, que se someterán al Consejo para su aprobación tal como se ha explicado anteriormente en relación con el apartado 18 relativa a la política de personal.

La AEMA sigue dando una amplia difusión a las oportunidades de contratación de agentes temporales.

Los tres candidatos mencionados fueron seleccionados y nombrados directamente por la AFPN en el período inicial de creación de la Agencia (1996). Dos de los tres candidatos (ahora antiguos miembros del personal de la AEMA) fueron nombrados tras la identificación y propuesta del interventor financiero de la Agencia. El tercer miembro del personal, mencionado por el Tribunal, fue reclutado directamente con el objetivo de asegurar el funcionamiento de la AEMA, en concreto la infraestructura de TI, después de haber desarrollado una labor excelente y demostrado dedicación como consultor del grupo de trabajo y de la AEMA. Los otros tres agentes mencionados se reclutaron utilizando siempre las listas reducidas que se establecieron con vistas a la provisión de puestos para los que los conocimientos técnicos eran similares y para los que se requería la misma experiencia/aptitudes.

20. La AEMA sigue, en lo que se refiere al reclutamiento de los ENC, el mismo "sistema" que la Comisión. Cabe señalar, en este contexto, que el reclutamiento de los expertos nacionales en comisión de servicio se llevó a cabo en un principio teniendo en cuenta la "oferta" de los Estados miembros en lugar de la "demanda" de la AEMA. Sin embargo, en el pasado reciente, al igual que ocurrirá en el futuro, la AEMA ha informado ampliamente a los Estados miembros sobre los ámbitos para los que las competencias serían relevantes y complementarían las capacidades disponibles.

Ciertamente, la AEMA ha adoptado un planteamiento de discriminación positiva en aquellos casos en los que los salarios base de los expertos nacionales eran sensiblemente inferiores a la media. Este planteamiento se adoptó siguiendo los consejos de los servicios de la Comisión.

Evolución de la plantilla y de las actividades de la AEMA

23. Un componente de nuestra política de personal consiste en mantener al mínimo el número de puestos permanentes. Actualmente, la posibilidad de reclutar a agentes para puestos permanentes sólo se contempla con el fin de permitir la movilidad interinstitucional. La plantilla de la AEMA sólo cuenta actualmente con dos puestos permanentes.

29. Desde nuestro punto de vista, numerosos agentes de las categorías B y C de la plantilla de la Agencia participan en gran medida y de forma directa en las actividades operativas y, por lo tanto, no resulta fácil trazar una línea clara que permita cuantificar las tareas operativas y las de apoyo.