Informe

sobre los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior correspondientes al ejercicio 2001, acompañado de las respuestas de la Oficina

(2002/C 326/12)

INDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Comité Presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior, de conformidad con el apartado 2 del artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94(1) del Consejo.

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001. Según la letra c) del apartado 2 del artículo 119 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Presidente. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 138 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo. El Tribunal de Cuentas tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Ejecución del presupuesto

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2001 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior se presenta en el cuadro 1.

6. Los créditos disponibles del ejercicio ascendían a 181,1 millones de euros, de los cuales 163,8 millones correspondían al ejercicio y 17,3 millones habían sido prorrogados del ejercicio anterior. Inicialmente, los créditos se elevaban a 184,2 millones de euros, pero su importe fue reducido en 3,1 millones mediante un presupuesto rectificativo y suplementario a fin de tener en cuenta la desaceleración económica registrada en el segundo semestre del año y que se agravó tras los acontecimientos del 11 de septiembre de 2001.

7. De los créditos correspondientes al ejercicio propiamente dicho, que incluían una reserva de 54 millones de euros, se comprometieron 99,5 millones y se efectuaron pagos por un total de 82 millones de euros (esto es, el 82 % de los compromisos contraídos). El saldo de los créditos fue bien prorrogado (17,7 millones de euros), bien anulado (64,1 millones de euros que incluyen la reserva de 54 millones que quedó inutilizada). Los créditos operativos (Título III), que ascendían a 35,2 millones de euros, se comprometieron por valor de 34 millones; los pagos efectuados con cargo a ellos alcanzaron los 24 millones (es decir, un 71 % de los compromisos) y hubieron de prorrogarse 10,3 millones (un 29 %) al ejercicio siguiente, siendo anulado el saldo.

8. Los créditos prorrogados del ejercicio anterior ascendían a 17,3 millones (de ellos, 8,7 millones correspondían al Título III); se efectuaron pagos por un total de 16,3 millones (de ellos, 8,6 millones correspondían al Título III) y se anuló el saldo.

Estados financieros

9. La cuenta de gestión y el balance publicados por la Oficina en su informe de actividad relativo al ejercicio 2001 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3. La Oficina llevó a cabo la amortización de sus valores inmovilizados y creó una provisión destinada a los gastos de procedimiento en materia de marcas.

10. La Oficina nunca ha procedido a un inventario físico completo de sus bienes. El control físico realizado permitió observar que algunos bienes carecían de identificación o su localización no estaba indicada correctamente o no lo estaba en absoluto.

11. La Oficina debería adecuar su práctica contable con la seguida por la Comisión en lo relativo a registrar los bienes como valores inmovilizados. En efecto, el registro se efectúa cuando se emite la orden de pago y no a la fecha en que se transfiere a la Oficina el riesgo ligado a la propiedad de los bienes(3).

12. Sería recomendable que el artículo 9 de las reglas de inventario de la Oficina fuera modificado con vistas a adecuarlo al artículo 18 del reglamento de la Comisión, según el cual, los honorarios de los arquitectos y los costes de asesoramiento han de incluirse en los gastos de adquisición.

Aplicación de las disposiciones financieras

13. En agosto de 2001, un agente firmó diversas órdenes de pago(4) pese a que no le había sido otorgada ninguna delegación de poderes a tal efecto. El total de las órdenes de pago suscritas de este modo asciende, aproximadamente, a 100000 euros. Esta situación se debió a la ausencia de los ordenadores de pagos competentes, por lo que la Oficina debería adoptar las medidas necesarias a fin de evitar que se repita.

14. La última actualización de la lista de ordenadores de pagos delegados disponible a finales de noviembre de 2001 se remonta al 18 de junio del mismo año y, si bien desde esa fecha varios agentes han sido designados ordenadores delegados, no se ha procedido a la modificación de dicha lista. Sería recomendable además que se revisaran de forma periódica los ejemplares de firmas.

Compras de bienes y servicios

Utilización de contratos marco

15. En la región de Alicante, el número de licitadores que pueden satisfacer las necesidades de la Oficina es limitado y resulta difícil recurrir a contratos marco interinstitucionales, debido a las cláusulas que limitan su aplicación a Bruselas o a Luxemburgo, o bien a la ubicación de la Oficina, aunque ésta los utiliza como punto de referencia para sus propias adquisiciones.

Previsión de necesidades

16. Hasta 2001, la programación de las necesidades se basaba en la hipótesis de que se iba a producir un crecimiento estable y sostenido de las solicitudes de registro gracias a los esfuerzos desplegados por la Oficina para aumentar su productividad. Este planteamiento, sobre todo en lo referente a la hipótesis de base, tendría que afinarse para reflejar los diversos factores que influyen en el número de solicitudes de registro y, de este modo, lograr una estimación más exacta de las necesidades futuras.

17. De este modo, la Oficina celebró en 2001 un contrato por valor de 2869344 euros para arrendar un edificio(5) suplementario por un período de tres años. El examen del expediente refleja que la negociación se llevó a cabo con una rapidez que resulta difícil de explicar habida cuenta de que en ese momento ya se habían constatado los primeros síntomas de desaceleración económica. A principios de 2002 el edificio estaba ocupado de hecho sólo parcialmente, y la Oficina pagaba el alquiler y se hacía cargo de los gastos de mantenimiento.

18. El debilitamiento de la actividad económica anunciado en 2000 y confirmado en 2001 crea una mayor incertidumbre respecto de las perspectivas de crecimiento de la Oficina y acrecienta la necesidad de que se lleve a cabo un verdadero esfuerzo de previsión y programación con miras a racionalizar la política de compras.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 17 de octubre de 2002.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 11 de 14.1.1994.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo, el 11 de marzo de 2002 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Fundación correspondientes al ejercicio 2001 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 28 de marzo de 2002. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Artículo 17 del Reglamento 2909/2000 de la Comisión (DO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(4) Se identificaron más de una decena de casos.

(5) A partir del 1 de junio de 2001.

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria del ejercicio 2001NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2001 y 2000

>SITIO PARA UN CUADRO>

NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

Cuadro 3

Balance al 31 de diciembre de 2001 y al 31 de diciembre de 2000NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Respuestas de la Oficina

Estados financieros

10. El inventario físico de la Oficina consta de equipos no informáticos y equipos informáticos. Estos últimos se verifican regularmente. La situación de inventario de los equipos no informáticos, por su parte, es atribuible a la dispersión de los locales de la Oficina y a insuficiencias del sistema informático, así como a problemas de estabilidad del personal. En el año 2002 se inició una revisión del inventario de los equipos no informáticos, que finalizará a principios de 2003, y que una empresa especializada se encargará de validar. Además, la Oficina estudia comprar un sistema informático para la gestión de sus activos con la idea de disponer en 2003 de un instrumento que gestione el ciclo vital de los equipos desde el momento de su adquisición hasta el de su sustitución. En el marco de la reorganización de la Oficina, por otra parte, se ha creado un sector único responsable de la gestión del inventario centralizado de los equipos logísticos e informáticos.

11. La herramienta informática citada en el punto precedente permitirá a la Oficina ajustar sus prácticas a las de la Comisión.

12. La reglamentación de los inventarios se revisará en 2003, una vez adaptado el Reglamento financiero de la Oficina al Reglamento financiero marco para los organismos descentralizados.

Aplicación de las disposiciones financieras

13. La situación descrita por el Tribunal es excepcional, pues todos los ordenadores estaban de vacaciones en ese momento. En tales condiciones, el funcionario presente de mayor grado firmó una serie de órdenes de pago con la autorización verbal del Presidente de la Oficina. Para evitar que esta situación vuelva a repetirse, la Oficina ha revisado su sistema de delegación.

14. La Oficina está trabajando en una mejor formalización de la delegación de poderes del ordenador (ejemplares de firma incluidos). Dicha tarea finalizará durante el cuarto trimestre de 2002.

Previsión de necesidades

16. El fuerte incremento registrado en la presentación de solicitudes durante los años anteriores obligó a la Oficina a adaptar repetidamente sus presupuestos anuales - siempre con la necesaria prudencia - y supuso un estímulo para su productividad.

La Oficina está analizando los resultados de un estudio sobre el procedimiento de registro de las marcas que versa sobre la satisfacción de los clientes y los factores que influyen a la hora de solicitar una marca. Además, a finales de 2001, la Oficina inició un estudio destinado a prever el número de solicitudes de dibujos y modelos comunitarios que se presentarían en 2003. Al mismo tiempo, se concertó con las oficinas nacionales para estar al tanto de la evolución de la presentación de solicitudes, que le permite hacerse una idea del número probable de solicitudes de marca comunitaria.

17. Las previsiones a medio plazo efectuadas a principios de 2001 en relación con los locales que serían necesarios, así como la escasez de inmuebles de oficinas en Alicante, llevaron a la Oficina a aprovechar en la primavera de 2001 la ocasión que se le presentaba de alquilar un inmueble suplementario, entre otras cosas para sustituir locales inadecuados que albergaban a cerca de 70 agentes. El contrato fue concluido en junio del mismo año (con una cierta rapidez dado el plazo necesario para la adaptación del local). Paralelamente, el ritmo de presentación de solicitudes comenzó a disminuir durante el primer trimestre de 2001, disminución que se fue acentuando con el tiempo. Se llegó a considerar la posibilidad de dejar el arrendamiento acogiéndose a la cláusula de rescisión anticipada.

Dos pisos del inmueble suplementario, de un total de cuatro, están ocupados desde finales de 2001, cuando se abandonaron los locales inadecuados que hemos mencionado anteriormente. En la actualidad, todos los pisos están ocupados por el personal del Departamento de Administración de Marcas, Dibujos y Modelos creado en diciembre de 2001.

18. Vistas las incertidumbres y las dificultades ligadas a la previsión de sus actividades, la Oficina comenzó a estudiar posibles medidas para adaptarse con mayor facilidad a las fluctuaciones de éstas.