[pic] | COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS |

Bruselas, 18.2.2009

COM(2009) 66 final

2009/0027 (COD)

Propuesta de

REGLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO

por el que se crea una Oficina Europea de Apoyo al Asilo

{SEC(2009) 153}{SEC(2009) 154}

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

1) Contexto de la propuesta

- Motivación y objetivos de la propuesta

La presente propuesta se inscribe en el marco de los esfuerzos que realiza la Unión Europea para desarrollar una política global de asilo. Las tareas para crear un Sistema Europeo Común de Asilo (SECA) empezaron inmediatamente después de la entrada en vigor del Tratado de Ámsterdam en mayo de 1999 sobre la base de las orientaciones emitidas por el Consejo Europeo de Tampere de octubre de 1999.

A partir de 2004, el programa de La Haya, programa plurianual cuyo objetivo consiste en reforzar la libertad, la seguridad y la justicia, indicó entre otras cosas que debía crearse un espacio de asilo común mediante la instauración de un procedimiento armonizado eficaz de acuerdo con los valores y la tradición humanitaria de la Unión. En este marco, y como apoyo a los esfuerzos legislativos, el Programa de La Haya preveía la creación de una Oficina Europea de Apoyo encargada de todas las formas de cooperación entre los Estados miembros vinculadas al Sistema Europeo Común de Asilo (previa instauración de un procedimiento común de asilo y sobre la base de una evaluación). En sus conclusiones, el Consejo de Justicia e Interior de abril de 2008 invitó expresamente a la Comisión a que presentara propuestas en este sentido. La Comisión, en su Plan de política de asilo, adoptado en junio de 2008 (COM(2008)360), anunció su intención de presentar una propuesta legislativa para la creación de la Oficina. Por último, a finales de septiembre de 2008, el Consejo Europeo adoptó el Pacto europeo sobre inmigración y asilo y acordó expresamente «establecer en 2009 una Oficina de Apoyo Europea que tendrá por misión facilitar el intercambio de información, análisis y experiencias entre los Estados miembros, e intensificar cooperaciones concretas entre las administraciones encargadas del estudio de las solicitudes de asilo».

La presente propuesta tiene por objeto responder a estas peticiones del Consejo y del Consejo Europeo, en el marco del Plan de política de asilo adoptado en junio de 2008 por la Comisión. La Comisión propone crear una Oficina Europea de Apoyo al Asilo, que adoptará la forma institucional de una agencia reguladora, y que se encargará de facilitar y reforzar la cooperación practica entre los Estados miembros en materia de asilo así como de contribuir a una mejor aplicación del sistema común de asilo. La Comisión había previsto expresamente la creación de una agencia reguladora en el sector del asilo en su Comunicación relativa a las agencias reguladoras de marzo de 2008 (COM(2008)135), en la que se prevé una moratoria para la creación de nuevas agencias reguladoras pero se excluye de esta moratoria la creación de una eventual agencia en el sector del asilo.

- Contexto general

El Plan de política de asilo adoptado en junio de 2008 por la Comisión prevé completar los instrumentos existentes del Sistema Europeo Común de Asilo. Sin embargo, esta acción ambiciosa en materia legislativa debe verse apoyada por un refuerzo de la cooperación práctica en materia de asilo. En efecto, las importantes divergencias en el proceso de toma de decisiones de los 27 Estados miembros por lo que se refiere a las peticiones de protección internacional no se deben sólo a la armonización legislativa que debe perfeccionarse. Estas divergencias resultan también de otros factores, no legislativos, entre los cuales figuran, en particular, las tradiciones y prácticas divergentes de los distintos Estados miembros, así como las diferencias en la información relativa a los países de origen de los solicitantes de protección internacional. Por esta razón, el refuerzo de la cooperación práctica entre los Estados miembros en materia de asilo reviste una gran importancia para lograr una convergencia entre los Estados miembros por lo que se refiere a la tramitación de las solicitudes de protección internacional. Se ha realizado un análisis detallado de estos problemas para preparar la presente propuesta de Reglamento en el marco del análisis de impacto preparado por los servicios de la Comisión, que define y evalúa las distintas opciones, así como la opción preferida.

- Disposiciones vigentes en el ámbito de la propuesta

La presente propuesta de Reglamento se inscribe en el marco del acervo comunitario relativo al Sistema Europeo Común de Asilo.

- Coherencia con otras políticas y objetivos de la Unión

La presente propuesta se inscribe plenamente en el marco del Plan de política de asilo adoptado en junio de 2008 por la Comisión, destinado por una parte a reforzar la legislación en materia de asilo con el fin de lograr la creación de un Sistema Europeo Común de Asilo eficaz y justo para los solicitantes de protección internacional, y por otra parte a apoyar este esfuerzo legislativo mediante el refuerzo de la cooperación práctica bajo sus múltiples aspectos entre los Estados miembros en materia de asilo.

2) Consulta de las partes interesadas y evaluación de impacto

- Consulta de las partes interesadas

El Plan de política de asilo adoptado en junio de 2008 por la Comisión, que prevé la aprobación por la Comisión de una propuesta legislativa sobre creación de la Oficina de Apoyo, se elaboró sobre la base de un Libro Verde presentado por la Comisión en junio de 2007, encaminado a determinar las opciones posibles para la segunda fase del Sistema Europeo Común de Asilo. El Libro Verde preveía cuestiones específicas relativas a la posible creación de una Oficina Europea de Apoyo al Asilo. En respuesta a la consulta pública, se recibieron 89 contribuciones de un amplio abanico de actores en el ámbito del asilo, entre los que figuran 20 Estados miembros, autoridades regionales y locales, el Comité de las Regiones y el Comité Económico y Social europeo, el ACNUR, miembros del mundo académico, partidos políticos y un gran número de organizaciones no gubernamentales. Las respuestas al Libro Verde demostraron un gran apoyo por parte de las partes interesadas al refuerzo de la cooperación práctica en materia de asilo y a la creación de una estructura de apoyo a tales actividades. La opción preferida del Plan de política de asilo incluye expresamente la creación de una Oficina Europea de Apoyo al Asilo.

La Comisión encargó en 2008 un estudio externo de viabilidad sobre la creación de una estructura de apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo. Este estudio permitió realizar una amplia consulta de las partes interesadas, con 10 estudios de casos concretos y con entrevistas a más de 50 partes interesadas. Se organizaron dos reuniones de trabajo, en abril de 2008 y en junio de 2008, con el fin de permitir a las partes interesadas aportar su contribución respecto de las tareas que deben confiarse a la estructura de apoyo al asilo y su organización institucional. El estudio se terminó a finales de 2008. Los servicios de la Comisión realizaron un análisis de impacto de la presente propuesta, que figura adjunto a la misma.

3) Elementos jurídicos de la propuesta

- Resumen de las medidas propuestas

La propuesta prevé la creación de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (en lo sucesivo denominada «la Oficina») en forma de agencia reguladora, entidad jurídica autónoma creada por el legislador para participar en la regulación de un sector a escala europea y en la ejecución de una política comunitaria. A través de sus tareas, la agencia contribuirá a mejorar la forma en que se aplican y ejecutan en la UE las normas comunitarias relativas al asilo.

La agencia no tendrá competencia para la toma de decisiones y realizará actividades de apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo de carácter incitativo, como recomendaciones, recurso a las autoridades científicas, conexión a redes y convergencia de buenas prácticas, evaluación de la ejecución y aplicación de las normas, etc.

El mandato de la Oficina se orientará en torno a tres tareas principales: apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo, apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales, y contribución a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo.

Un capítulo específico se dedica a la coordinación por parte de la Oficina de los equipos de apoyo al asilo formados por expertos en materia de asilo con el fin de prestar un apoyo operativo a los Estados miembros sujetos a fuertes presiones en sus sistemas de asilo.

Será importante establecer una estrecha cooperación entre la Oficina y los actores externos, en particular el ACNUR, que se asociará plenamente a los trabajos de la Oficina, a la luz de las competencias aportadas por estos actores externos en el sector del asilo.

La decisión relativa a la sede de la agencia deberá ser tomada por los Jefes de Estado y de Gobierno[1].

La Oficina estará dirigida por un Consejo de Administración, compuesto por representantes de los Estados miembros y de la Comisión, así como por un Comité Ejecutivo. La gestión diaria de la Oficina se confía al Director Ejecutivo de la misma, nombrado por el Consejo de Administración a propuesta de la Comisión.

- Base jurídica

La Oficina contribuirá a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo, desarrollando la cooperación práctica entre los Estados miembros en el sector del asilo, garantizando una asesoría de alto nivel, y coordinando las acciones necesarias para asistir a los países sujetos a presiones especiales en el examen de las solicitudes de asilo. Las bases jurídicas pertinentes las constituyen los artículos 63, apartado 1, 63, apartado 2, y 66, del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

- Principio de subsidiariedad

Es de aplicación el principio de subsidiariedad, puesto que la propuesta no es competencia exclusiva de la Comunidad. Los objetivos de la propuesta no pueden alcanzarse adecuadamente sólo por los Estados miembros y pueden realizarse de manera más eficaz a escala comunitaria por una serie de razones. Si los Estados miembros actúan solos, existe el riesgo de que perduren las diferencias en el trato reservado por cada uno a los solicitantes de protección internacional. Habida cuenta de la naturaleza transnacional de las cuestiones vinculadas a la protección internacional, la Oficina, mediante el intercambio de buenas prácticas y mediante la organización de formaciones adecuadas, podrá contribuir a reducir estas diferencias y divergencias en la aplicación de la legislación sobre asilo, que en el contexto de la cooperación práctica actual no han podido rebajarse de forma perceptible y eficaz con la acción nacional. Por tanto, la propuesta se atiene al principio de subsidiariedad.

- Principio de proporcionalidad

La propuesta respeta el principio de proporcionalidad, en la medida en que la Oficina será una agencia no destinada a la toma de decisiones cuyo mandato se limitará a funciones de apoyo a la cooperación práctica y a la mejor aplicación de la legislación en materia de asilo.

- Instrumentos elegidos

Instrumento(s) propuesto(s): Reglamento

Cualquier otro medio sería inadecuado, ya que las agencias reguladoras siempre se crean en virtud de un reglamento fundador que determina su mandato y su organización.

4) Incidencia presupuestaria

La creación de la agencia tendrá una incidencia en el presupuesto comunitario. La normativa financiera aplicable a la Oficina se basa en el Reglamento (CE, Euratom) n° 2343/2002[2] de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002[3] del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas. La Oficina se financiará sobre la base de una línea presupuestaria del presupuesto comunitario. Al presente Reglamento se adjunta una ficha financiera.

En aras de la racionalización de los gastos relativos al apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo, y en la medida en que la Oficina Europea de Apoyo al Asilo va a encargarse de un determinado número de tareas que actualmente se financian con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados (FER)[4], parece necesario transferir parte de los medios presupuestarios actualmente asignados al FER para las acciones comunitarias en beneficio de la Oficina, a fin de evitar que distintos instrumentos jurídicos prevean paralelamente la financiación de actividades similares en materia de asilo.

De la misma forma, la Comisión, en aras de la coherencia entre los distintos instrumentos jurídicos en el sector del asilo, reflexionará sobre la posibilidad de modificar la Decisión 2008/381/CE del Consejo, de 14 de mayo de 2008, por la que se crea una Red Europea de Migración[5].

5) Información suplementaria

- Presentación de la propuesta

Capítulo I - CREACIÓN Y MISIÓN DE LA OFICINA EUROPEA DE APOYO AL ASILO

Artículos 1 y 2

Este capítulo enuncia de forma general el objeto del Reglamento, creando la Oficina y definiendo en términos generales las misiones de la misma.

Capítulo II – TAREAS DE LA OFICINA EUROPEA DE APOYO AL ASILO

Las tareas de la Oficina se distribuyen en 3 secciones: apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo, apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales, y contribución a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo.

Sección 1 (Artículos 3 a 7): apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo.

Estos artículos definen las funciones de la Oficina por lo que se refiere a los intercambios de buenas prácticas, la información relativa al país de origen, el apoyo a la cooperación entre los Estados miembros en el marco del Reglamento de Dublín, la ayuda al desplazamiento, la ayuda a la traducción e interpretación, la ayuda a la formación, el apoyo técnico y el apoyo en materia exterior.

Sección 2 (artículos 8 a 10): Apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales.

Estos artículos definen el concepto de presión especial, organizan la recogida y el análisis de información así como las acciones de apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones (en particular, sistema de alerta temprana, primer análisis de las solicitudes de asilo, instauración rápida de facilidades de acogida adecuadas por el Estado miembro sujeto a presiones y coordinación de los equipos de apoyo al asilo, cuyas normas de funcionamiento se definen en el capítulo 3 del presente Reglamento.

Sección 3 (artículos 11 y 12): Contribución a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo.

Estos artículos definen las funciones de la Oficina por lo que se refiere a la recogida e intercambio de información, así como a los informes y demás documentos de la Oficina (en particular, el informe anual sobre la situación del asilo en la Unión y los documentos generales relativos a la aplicación de los instrumentos comunitarios en materia de asilo, tales como directrices o manuales de funcionamiento.

Capítulo III - Equipos de apoyo al asilo

Artículos 13 a 21

La Oficina puede organizar la asistencia operativa y técnica necesaria para los Estados miembros solicitantes sujetos a presiones especiales, y coordinar el despliegue, por un período de tiempo limitado, de uno o más equipos de apoyo al asilo en el territorio del Estado miembro solicitante durante un periodo de tiempo adecuado.

Los equipos de apoyo al asilo prestarán en particular su ayuda en materia de servicios de interpretación, de conocimiento de la información relativa a los países de origen y de conocimiento del tratamiento y la gestión de los expedientes de asilo.

Capítulo IV - ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA

Artículos 22 a 32

Estos artículos organizan la estructura institucional de la Oficina, definiendo los órganos de la Oficina y sus normas de funcionamiento. En particular, la estructura de dirección y gestión de la Oficina consta de un Consejo de Administración, de un Director Ejecutivo y su personal, de un Comité Ejecutivo y de un foro consultivo.

El ACNUR se asociará plenamente a los trabajos de la Oficina por medio de su participación en los distintos órganos de toma de decisiones y de trabajo de la Oficina.

Los Estados miembros y la Comisión serán miembros del Consejo de Administración. Cada Estado miembro dispondrá de un voto. La Comisión dispondrá de 2 votos.

Capítulo V - DISPOSICIONES FINANCIERAS

Artículos 33 a 37

Estos artículos detallan las disposiciones financieras y presupuestarias que rigen la Oficina. Estas disposiciones son estándar en el marco de un acto fundador de una agencia reguladora.

Capítulo VI - DISPOSICIONES RELATIVAS AL PERSONAL

Artículos 38 y 39

Estos artículos detallan las disposiciones relativas al personal que rigen la Oficina. Estas disposiciones son estándar en el marco de un acto fundador de una agencia reguladora.

Capítulo VII - DISPOSICIONES GENERALES

Artículos 40 a 52

Estos artículos detallan las disposiciones generales que rigen la Oficina. Estas disposiciones son estándar en el marco de un acto fundador de una agencia reguladora.

- Evaluación

El artículo 45 del Reglamento prevé una cláusula de evaluación de la Oficina, aplicable a más tardar 5 años después de la entrada en vigor del Reglamento. Esta evaluación se refiere a la incidencia de la Oficina en la cooperación práctica en materia de asilo y al Sistema Europeo Común de Asilo. Se examina, en particular, la necesidad de modificar o ampliar las tareas de la Oficina, incluidas las consecuencias financieras de tal modificación o ampliación. Esta evaluación examinará también si la estructura de gestión se adapta a la realización de las tareas de la Oficina. La evaluación tendrá en cuenta las opiniones de los interesados, tanto a escala comunitaria como nacional.

2009/0027 (COD)

Propuesta de

REGLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO

por el que se crea una Oficina Europea de Apoyo al Asilo

EL PARLAMENTO EUROPEO Y EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, sus artículos 63, apartado 1, 63, apartado 3, y 66,

Vista la propuesta de la Comisión[6],

Visto el dictamen del Comité Económico y Social Europeo[7],

Visto el dictamen del Comité de las Regiones[8],

De conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 251;

Considerando lo siguiente:

1. La política comunitaria relativa al Sistema Europeo Común de Asilo tiene por objeto, de acuerdo con los términos del programa de La Haya, establecer un espacio de asilo común, por medio de un procedimiento armonizado eficaz de acuerdo con los valores y la tradición humanitaria de la Unión.

2. Gracias a la aplicación de normas mínimas comunes, estos últimos años se han realizado progresos considerables en la vía de la instauración del Sistema Europeo Común de Asilo. No obstante, sigue habiendo grandes disparidades de un Estado miembro a otro en cuanto a la concesión de protección y a las formas que ésta reviste.

3. La Comisión, en su Plan de política de asilo[9], adoptado en junio de 2008, anunció su intención de trabajar en el desarrollo del Sistema Europeo Común de Asilo, proponiendo por una parte la revisión de los instrumentos legislativos existentes con el fin de lograr una mayor armonización de las normas vigentes y, por otra parte, reforzar el apoyo a la cooperación práctica entre los Estados miembros, presentando una propuesta legislativa sobre la creación de una Oficina Europea de Apoyo al Asilo que permita mejorar la coordinación de la cooperación operativa entre los Estados miembros para aplicar eficazmente las normas comunes.

4. Con la adopción en septiembre de 2008 del Pacto Europeo sobre Inmigración y Asilo[10], el Consejo Europeo recordó solemnemente que cualquier extranjero perseguido tiene derecho a obtener ayuda y protección en el territorio de la Unión Europea en aplicación de la Convención de Ginebra de 28 de julio de 1951 relativa al estatuto de los refugiados, modificada por el Protocolo de Nueva York de 31 de enero de 1967 y los demás Tratados correspondientes. Por otra parte, el Consejo Europeo ha acordado expresamente «establecer en 2009 una oficina de apoyo europea que tendrá por misión facilitar el intercambio de información, análisis y experiencias entre los Estados miembros, e intensificar cooperaciones concretas entre las administraciones encargadas del estudio de las solicitudes de asilo».

5. La cooperación práctica en el sector del asilo tiene por objeto aumentar la convergencia de los procesos de toma de decisiones de los Estados miembros a este respecto, en el marco legislativo europeo. En los últimos años ya se ha emprendido un número importante de actividades de cooperación práctica, especialmente en cuanto al enfoque común de la información sobre el país de origen y sobre la instauración de un currículo común europeo de asilo.

6. La Oficina apoyará, respecto de los Estados miembros cuyo sistema nacional de asilo esté sujeto a presiones específicas y desproporcionadas, debido en particular a su situación geográfica o demográfica, el establecimiento de mecanismos de solidaridad dirigidos a favorecer, de forma voluntaria y coordinada, un mejor reparto de los beneficiarios de protección internacional de los Estados miembros hacia otros Estados miembros, velando porque los sistemas de asilo no sean objeto de abuso.

7. Con el fin de contribuir al refuerzo y al desarrollo de estas medidas, resulta necesario crear una estructura específica destinada a apoyarlas y coordinarlas, en forma de una Oficina Europea de Apoyo al Asilo (en lo sucesivo denominada «la Oficina»).

8. Con el fin de cumplir su mandato de manera óptima, la Oficina debería ser independiente en los ámbitos técnicos y gozar de autonomía jurídica, administrativa y financiera. A tal efecto, la Oficina deberá ser un organismo de la Comunidad dotado de personalidad jurídica y que ejerza los poderes de ejecución que le confiere el presente Reglamento.

9. Para poder beneficiarse de la competencia y apoyo del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), la Oficina deberá actuar en estrecha cooperación con éste. A tal efecto, el papel del ACNUR deberá reconocerse plenamente y el ACNUR deberá asociarse plenamente a los trabajos de la Oficina. La Oficina deberá asimismo actuar en estrecha cooperación con las instancias competentes de los Estados miembros que realicen misiones en el sector del asilo, con los servicios nacionales de inmigración y de asilo u otros servicios y utilizar las capacidades y competencia de estos servicios, así como con la Comisión. Los Estados miembros deberán cooperar con la Oficina para garantizar el cumplimiento de su misión.

10. La Oficina deberá ser un centro europeo de experiencia en materia de asilo y encargarse de facilitar, coordinar y reforzar la cooperación práctica en materia de asilo entre los Estados miembros, bajo sus múltiples aspectos. La Oficina deberá tener su mandato orientado hacia tres tareas principales: apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo, apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales, y contribución a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo.

11. La Oficina no deberá disponer de ningún poder directo ni indirecto en la toma de decisiones, por parte de las autoridades de los Estados miembros, relativas a las solicitudes individuales de protección internacional.

12. Con el fin de prestar un apoyo operativo a los Estados miembros que estén sujetos a fuertes presiones en sus sistemas de asilo, la Oficina deberá coordinar el despliegue, en los territorios de los Estados miembros que lo soliciten, de equipos de apoyo al asilo compuestos por expertos en materia de asilo. Estos equipos deberán, en particular, aportar su competencia en materia de servicios de interpretación, de conocimiento de la información relativa a los países de origen y de conocimiento del tratamiento y la gestión de los expedientes de asilo. El régimen de los equipos de apoyo al asilo se regirá por el presente Reglamento con el fin de garantizar la eficacia de su despliegue.

13. La Oficina deberá cumplir su misión en condiciones que le permitan desempeñar un papel de referencia mediante la independencia y la calidad científica y técnica de la asistencia que aporta y de la información que difunde, mediante la transparencia de sus procedimientos y métodos de funcionamiento, y mediante su diligencia en cumplir las tareas que se le encomiendan.

14. A fin de controlar eficazmente el funcionamiento de la Oficina, la Comisión y los Estados miembros deberán estar representados en un Consejo de Administración. En la medida de lo posible, este Consejo de Administración deberá estar compuesto por los jefes operativos de los servicios nacionales responsables de la política de asilo o por sus representantes. El Consejo de Administración deberá tener la competencia necesaria para elaborar el presupuesto, comprobar su ejecución, adoptar normas financieras adecuadas, establecer procedimientos de trabajo transparentes para las decisiones de la Oficina y nombrar al Director Ejecutivo. Con el fin de asociar plenamente al ACNUR a los trabajos de la Oficina y habida cuenta de su competencia en materia de asilo, el ACNUR deberá ser miembro del Consejo de Administración sin derecho a voto.

15. Para garantizar la gestión rápida y eficaz de la Oficina, ésta deberá estar asistida por un Comité Ejecutivo, compuesto por representantes de los Estados miembros, y cuya tarea será aconsejar al Director Ejecutivo de la Oficina y emitir dictámenes al Consejo de Administración.

16. Para garantizar la plena autonomía y la independencia de la Oficina, conviene dotarla de un presupuesto propio, alimentado principalmente por una contribución de la Comunidad. Deberá aplicarse el procedimiento presupuestario comunitario a la contribución de la Comunidad y a las subvenciones imputables al presupuesto general de la Unión Europea. La auditoría de las cuentas deberá realizarla el Tribunal de Cuentas.

17. Para llevar a cabo su misión, y en la medida necesaria para el desempeño de sus funciones, la Oficina deberá cooperar con otros organismos comunitarios y en particular con la Agencia Europea para la Gestión de la Cooperación Operativa en las Fronteras Exteriores de los Estados Miembros de la Unión Europea (FRONTEX), creada por el Reglamento (CE) n° 2007/2004[11] y la Agencia de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (FRA), creada por el Reglamento (CE) n° 168/2007[12]. También deberá cooperar con las autoridades competentes de los terceros países, las organizaciones internacionales competentes en los ámbitos regulados por el presente Reglamento, y los terceros países, en el marco de acuerdos de trabajo celebrados de conformidad con las disposiciones pertinentes del Tratado.

18. Para realizar correctamente su misión, la Oficina deberá estar abierta a la participación de países que hayan celebrado acuerdos con la Comunidad Europea en virtud de los cuales hayan adoptado y estén aplicando la legislación comunitaria en el ámbito regulado por el presente Reglamento, como Dinamarca, Noruega, Islandia y Suiza. La Oficina también podrá, previa consulta con la Comisión, celebrar acuerdos de trabajo, de conformidad con las disposiciones del Tratado, con países distintos de los que hayan celebrado con la Comunidad Europea acuerdos en virtud de los cuales hayan adoptado y estén aplicando la legislación comunitaria. No obstante, la Oficina no deberá en ningún caso desarrollar una política exterior autónoma.

19. El Reglamento (CE) n° 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de mayo de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)[13] debería aplicarse sin restricciones a la Oficina, que debería adherirse al Acuerdo Interinstitucional de 25 de mayo de 1999 entre el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión de las Comunidades Europeas relativo a las investigaciones internas efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)[14].

20. El Reglamento (CE) nº 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión[15] deberá aplicarse a la Oficina.

21. El Reglamento (CE) n° 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos[16] deberá aplicarse al tratamiento por la Oficina de los datos personales.

22. Las disposiciones necesarias relativas a la instalación de la Oficina en el Estado miembro de acogida y las normas específicas aplicables al personal de la Oficina y a los miembros de sus familias deberán fijarse en un acuerdo de sede. Asimismo, el Estado miembro de acogida deberá garantizar las mejores condiciones posibles para el buen funcionamiento de la Oficina, incluido lo tocante a la escolarización de los niños y el transporte, a fin de que la Oficina pueda atraer recursos humanos de alta calidad en una base geográfica lo más amplia posible.

23. Dado que los objetivos del presente Reglamento, es decir, la necesidad de facilitar y reforzar la cooperación práctica entre los Estados miembros en materia de asilo, así como de contribuir a una mejor aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo, no pueden ser alcanzados adecuadamente por los Estados miembros y pueden realizarse mejor a escala comunitaria, la Comunidad pueden adoptar medidas, de acuerdo con el principio de subsidiariedad consagrado en el artículo 5 del Tratado. De conformidad con el principio de proporcionalidad enunciado en dicho artículo, el presente Reglamento no excede de lo necesario para alcanzar estos objetivos.

24. De conformidad con los artículos 1 y 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca, anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no participa en la adopción del presente Reglamento, el cual no vinculará ni se aplicará a la misma.

25. El presente Reglamento respeta los derechos fundamentales y observa los principios reconocidos, en particular, por la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea y debe aplicarse de conformidad con el artículo 18, relativo al derecho de asilo.

HAN ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO 1

CREACIÓN Y MISIÓN DE LA OFICINA EUROPEA DE APOYO AL ASILO

Artículo 1 Creación de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo

Se crea una Oficina Europea de Apoyo al Asilo, en lo sucesivo denominada la «Oficina», con el fin de contribuir a la instauración del Sistema Europeo Común de Asilo y reforzar la cooperación práctica en materia de asilo entre los Estados miembros.

Artículo 2 Misiones de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo

26. La Oficina facilitará, coordinará y reforzará la cooperación práctica en materia de asilo entre los Estados miembros, en sus múltiples aspectos, con el fin de contribuir a una mejor aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo, incluso en sus aspectos exteriores.

27. La Oficina prestará apoyo operativo a los Estados miembros sujetos a fuertes presiones sobre sus sistemas de asilo, en particular, coordinando equipos de apoyo al asilo formados por expertos en materia de asilo.

28. La Oficina proporcionará asistencia científica y técnica a la política y a la legislación de la Comunidad en todos los ámbitos que tengan un impacto directo o indirecto en el asilo, con el fin de que puedan prestar su pleno apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo y realizar sus tareas de manera óptima. Constituirá una fuente independiente de información sobre todas las cuestiones de estos ámbitos.

29. La Oficina realizará su misión en condiciones que le permitan desempeñar un papel de referencia por la independencia y la calidad científica y técnica de la asistencia que aporte y la información que difunda, por la transparencia de sus procedimientos y métodos de funcionamiento, y por su diligencia en realizar las tareas que se le encomienden, y mediante el apoyo informático necesario para la realización de su mandato.

30. La Oficina realizará sus tareas sin perjuicio de las asignadas a la Agencia de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, y trabajará en estrecha cooperación con ella, así como con el ACNUR.

CAPÍTULO 2

TAREAS DE LA OFICINA EUROPEA DE APOYO AL ASILO

Sección 1 Apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo

Artículo 3 Intercambio de información y buenas prácticas

La Oficina organizará, favorecerá y coordinará todas las acciones que permitan el intercambio de información, así como la identificación y el intercambio de buenas prácticas entre los Estados miembros en materia de asilo.

Artículo 4 Información relativa a los países de origen

La Oficina organizará, favorecerá y coordinará las acciones relativas a la información sobre los países de origen, y en particular:

a) la recogida, utilizando todas las fuentes de información pertinentes, gubernamentales y no gubernamentales, de información relativa a los países de origen de los solicitantes de asilo y de las personas que soliciten protección internacional;

b) la gestión y desarrollo de un portal que recoja información relativa a los países de origen, y el mantenimiento de dicho portal;

c) la elaboración de un formato común y de una metodología común para la presentación, verificación y utilización de la información relativa al país de origen;

d) el análisis de la información relativa a los países de origen y la elaboración de informes sobre los países de origen.

Artículo 5 Apoyo al traslado intracomunitario de los beneficiarios de protección internacional

Respecto de los Estados miembros cuyo sistema nacional de asilo esté sujeto a presiones específicas y desproporcionadas, debido en particular a su situación geográfica o demográfica, la Oficina coordinará los intercambios de información y todas las demás acciones vinculadas a la aplicación de los instrumentos y mecanismos relativos al traslado intracomunitario, de forma voluntaria, de los beneficiarios de protección internacional en la Unión Europea.

Artículo 6 Apoyo a la formación

31. La Oficina establecerá y desarrollará formaciones destinadas a los miembros de todas las administraciones y jurisdicciones nacionales, así como servicios nacionales de todo tipo de los Estados miembros competentes en materia de asilo.

32. La Oficina administrará y desarrollará un currículo europeo en materia de asilo.

33. Las formaciones propuestas por la Oficina podrán ser generales, específicas o temáticas.

34. Las formaciones específicas contemplarán en particular:

a) las cuestiones vinculadas a la tramitación de las solicitudes de asilo de los menores y de las personas vulnerables y con necesidades específicas

b) la identificación de señales y síntomas de tortura

c) las técnicas de entrevista

d) el uso de informes médicos y jurídicos en los procedimientos de asilo

e) las cuestiones vinculadas a la elaboración y utilización de la información sobre los países de origen

f) cuestiones específicas jurídicas o jurisprudenciales

35. Las formaciones propuestas tendrán por objeto, en particular, garantizar una alta calidad de la formación de sus destinatarios, así como la definición de principios clave y buenas prácticas ejemplares con el fin de contribuir a aumentar la convergencia de prácticas, métodos administrativos y jurisprudencias nacionales.

36. Para los expertos que formen parte de la reserva de intervención en materia de asilo contemplada en el artículo 15, apartado 3, la Oficina organizará formación especializada relacionada con las tareas que deban cumplir y las competencias que deban ejercer, así como ejercicios periódicos para dichos expertos conforme a un calendario de formación especializada y ejercicios que se indicará en el programa de trabajo anual de la Oficina.

37. La Oficina podrá organizar actividades de formación en cooperación con los Estados miembros en el territorio de estos últimos.

Artículo 7 Apoyo a los aspectos externos de la política de asilo

En materia exterior, de acuerdo con la Comisión, la Oficina coordinará los intercambios de información y todas las demás acciones emprendidas relativas a las cuestiones vinculadas a la aplicación de los instrumentos y mecanismos relativos a la dimensión externa del Sistema Europeo Común de Asilo.

La Oficina coordinará los intercambios de información y todas las acciones emprendidas relativas a la reinstalación de los refugiados en la Unión Europea.

En el marco de su mandato, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 47, la Oficina podrá establecer cualquier forma de cooperación con terceros países, sobre aspectos técnicos, en particular, por lo que se refiere al refuerzo de las capacidades de los terceros Estados en el marco de los programas de protección regional.

Sección 2 Apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales

Artículo 8 Presiones especiales

La Oficina coordinará y apoyará toda acción común de los Estados miembros sujetos a presiones especiales, en particular las debidas a su situación geográfica o demográfica o a situaciones caracterizadas por la llegada súbita de un gran número de nacionales de terceros países que puedan necesitar protección internacional.

Artículo 9 Recogida y análisis de la información

38. Con el fin de estar en condiciones de evaluar las necesidades de los Estados miembros sujetos a presiones especiales, la Oficina recogerá, basándose en particular en la información que le proporcionen los Estados miembros y el ACNUR, toda información útil que permita la identificación, elaboración y definición de medidas urgentes destinadas a hacer frente a presiones especiales, en particular, en el marco del Reglamento (…/…) del Parlamento Europeo y el Consejo por el que se establecen los criterios y mecanismos de determinación del Estado miembro responsable del examen de una solicitud de protección internacional presentada en uno de los Estados miembros por un nacional de un tercer país o un apátrida [17].

39. La Oficina registrará y analizará de manera sistemática, basándose en la información que le proporcionen los Estados miembros, las estructuras y personal disponibles, en particular en materia de traducción e interpretación, así como las capacidades de acogida en materia de asilo de los Estados miembros, con el fin de favorecer una información mutua rápida y fiable de las distintas autoridades nacionales responsables en materia de asilo.

Artículo 10 Acciones de apoyo a los Estados miembros

La Oficina coordinará las acciones de apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales, y en particular:

a) establecerá un sistema de alerta precoz destinado a notificar a los Estados miembros las eventuales llegadas masivas de solicitantes de protección internacional;

b) coordinará las acciones que deban realizarse en favor de los Estados miembros sujetos a presiones con el fin de facilitar el primer análisis de las solicitudes de asilo examinadas por las autoridades nacionales competentes;

c) coordinará las acciones que permitan la rápida instauración de instalaciones de acogida adecuadas por el Estado miembro sujeto a presiones, en particular alojamientos de emergencia, medios de transporte y asistencia médica;

d) coordinará los equipos de apoyo al asilo, cuyas normas de funcionamiento se definen en el capítulo 3.

Sección 3 Contribución a la instauración del Sistema Europeo Común de Asilo

Artículo 11 Recogida e intercambios de información

40. La Oficina organizará, coordinará y favorecerá los intercambios de información entre las autoridades nacionales competentes en materia de asilo, así como entre la Comisión y las autoridades nacionales competentes en materia de asilo, sobre la instauración del conjunto de instrumentos del acervo comunitario en materia de asilo. A tal efecto, podrá crear bases de datos factuales, jurídicas y jurisprudenciales relativas a los instrumentos relativos al asilo a nivel nacional, europeo e internacional.

41. En particular, la Oficina reunirá la siguiente información:

a) información sobre la tramitación de las solicitudes de protección internacional por parte de las Administraciones y autoridades nacionales;

b) información sobre las legislaciones nacionales y su desarrollo en materia de asilo, incluida la jurisprudencia.

Artículo 12 Informes y otros documentos de la Oficina

42. La Oficina elaborará todos los años un informe sobre la situación del asilo en la Unión Europea. En el marco de este informe, la Oficina evaluará, en particular, los resultados de las acciones realizadas de conformidad con el presente Reglamento y realizará un análisis comparativo global, con el fin de favorecer un mejor conocimiento por los Estados miembros de las buenas prácticas en curso y mejorar la calidad, la coherencia y la eficacia del Sistema Europeo Común de Asilo.

43. La Oficina podrá elaborar, previa petición de la Comisión, sobre la base del dictamen del Comité Ejecutivo contemplado en el artículo 30, en estrecha consulta con sus grupos de trabajo y la Comisión, documentos técnicos relativos a la aplicación de los instrumentos comunitarios en materia de asilo, en particular directrices o manuales operativos.

CAPÍTULO 3

Equipos de apoyo al asilo

Artículo 13 Coordinación

La Oficina podrá organizar la asistencia operativa y técnica necesaria para los Estados miembros solicitantes sujetos a presiones especiales, y coordinar el despliegue, por un período de tiempo limitado, de uno o más equipos de apoyo al asilo en el territorio del Estado miembro solicitante durante un periodo adecuado. En particular, la Oficina podrá:

a) ofrecer su asistencia en toda materia relacionada con la coordinación entre dos o más Estados miembros a fin de solucionar los problemas que surjan;

b) destacar a sus expertos para que colaboren durante el tiempo necesario con las autoridades competentes de los Estados miembros afectados.

Artículo 14 Asistencia técnica

Los equipos de apoyo al asilo prestarán en particular sus competencias en materia de servicios de interpretación, de conocimiento de la información relativa a los países de origen y de conocimiento de la tramitación y gestión de los expedientes de asilo, en el marco de las acciones de apoyo a los Estados miembros realizadas por la Oficina de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10.

Artículo 15 Reserva de intervención en materia de asilo

44. A propuesta del Director Ejecutivo de la Oficina, el Comité Ejecutivo de la Oficina decidirá por mayoría de tres cuartos de sus miembros los perfiles y el número total de expertos que se pongan a disposición para la constitución de los equipos de apoyo al asilo (reserva de intervención en materia de asilo). El mismo procedimiento se aplicará a toda modificación posterior del perfil y el número total de expertos de la reserva de intervención en materia de asilo.

45. Los Estados miembros contribuirán a la reserva de intervención en materia de asilo por medio de una reserva de expertos nacionales constituida en función de los distintos perfiles definidos, designando a los expertos que correspondan a los perfiles requeridos.

Artículo 16 Despliegue

46. Los Estados miembros comunicarán inmediatamente a la Oficina, cuando esta lo solicite, el número, los nombres y los perfiles de los expertos que figuren en su reserva nacional y que puedan poner a su disposición en un plazo de cinco días para que se integren en un equipo de apoyo al asilo. Cuando la Oficina lo solicite, los Estados miembros pondrán a su disposición a los expertos, salvo en caso de que se enfrenten a una situación excepcional que afecte de manera sustancial a la ejecución de funciones nacionales. El Estado miembro de origen conservará su autonomía con respecto a la selección del personal y la duración de su despliegue.

47. Para determinar la composición de un equipo de apoyo al asilo para su despliegue, el Director Ejecutivo de la Oficina tendrá en cuenta las circunstancias particulares a que se enfrenta el Estado miembro solicitante. El equipo de apoyo al asilo se constituirá de conformidad con el plan operativo a que se refiere el artículo 18.

Artículo 17 Procedimiento para decidir el despliegue

48. Las solicitudes de despliegue de los equipos de apoyo al asilo con arreglo al artículo 16, apartado 1, incluirán una descripción de la situación, de los posibles objetivos y de las necesidades previstas para el despliegue. Si fuere necesario, el Director Ejecutivo podrá enviar a expertos de la Oficina para que evalúen la situación del Estado miembro solicitante.

49. El Director Ejecutivo informará inmediatamente al Comité Ejecutivo del despliegue de los equipos de apoyo al asilo.

50. El Director Ejecutivo tomará una decisión acerca de la solicitud de despliegue de los equipos de apoyo al asilo cuanto antes, y a más tardar cinco días hábiles tras la recepción de la solicitud. El Director Ejecutivo notificará su decisión por escrito simultáneamente al Estado miembro solicitante y al Comité Ejecutivo, precisando los motivos principales.

51. Si el Director Ejecutivo decide desplegar uno o más equipos de apoyo al asilo, la Oficina y el Estado miembro y solicitante establecerán inmediatamente un plan operativo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18.

52. En cuanto se haya acordado el plan operativo, el Director Ejecutivo informará a los Estados miembros cuyos expertos figuren en los equipos de apoyo al asilo acerca del número y los perfiles requeridos. Esta información se proporcionará por escrito a los puntos de contacto nacionales establecidos en virtud del artículo 19 y mencionará la fecha prevista para el despliegue. También se proporcionará una copia del plan operativo.

53. En caso de ausencia o impedimento del Director Ejecutivo, el jefe de unidad sustituto tomará las decisiones relativas al despliegue de los equipos de apoyo al asilo.

Artículo 18 Plan operativo

54. El Director Ejecutivo y el Estado miembro solicitante acordarán un plan operativo que indique de manera precisa las condiciones del despliegue de los equipos de apoyo al asilo. El plan operativo incluirá los siguientes elementos:

a) una descripción de la situación junto con el modus operandi y los objetivos del despliegue, incluidos los objetivos operativos;

b) la duración previsible del despliegue de los equipos de apoyo al asilo;

c) la zona geográfica de responsabilidad, en el Estado miembro solicitante, donde se desplegarán los equipos de apoyo al asilo;

d) una descripción de las funciones y las instrucciones especiales, en particular sobre las bases de datos que los miembros de los equipos de apoyo al asilo estarán autorizados a consultar y los equipos que podrán utilizar en el Estado miembro de acogida;

e) la composición de los equipos de apoyo al asilo.

55. Toda modificación o adaptación del plan operativo requerirá el acuerdo conjunto del Director Ejecutivo y del Estado miembro solicitante. La Oficina enviará inmediatamente a los Estados miembros participantes una copia del plan operativo modificado o adaptado.

Artículo 19 Punto de contacto nacional

Cada Estado miembro designará un punto de contacto nacional encargado de la comunicación con la Oficina para todas las cuestiones relativas a los equipos de apoyo al asilo. El punto de contacto nacional deberá estar localizable en todo momento.

Artículo 20 Punto de contacto comunitario

56. El Director Ejecutivo designará uno o más expertos de la Oficina que actuarán como punto de contacto comunitario encargados de la coordinación. El Director Ejecutivo comunicará esta designación al Estado miembro de acogida.

57. El punto de contacto comunitario intervendrá en nombre de la Oficina en todos los aspectos del despliegue de los equipos de apoyo al asilo. En particular:

a) actuará como interfaz entre la Oficina y el Estado miembro de acogida;

b) actuará como interfaz entre la Oficina y los miembros de los equipos de apoyo al asilo y prestará su asistencia, en nombre de la Oficina, para todas las cuestiones relacionadas con las condiciones del despliegue de los equipos de apoyo al asilo;

c) supervisará la correcta aplicación del plan operativo;

d) informará a la Oficina de todos los aspectos del despliegue de los equipos de apoyo al asilo.

58. El Director Ejecutivo de la Oficina podrá autorizar al punto de contacto comunitario a que preste asistencia en la solución de cualquier discrepancia que pueda surgir en torno a la ejecución del plan operativo y al despliegue de los equipos de apoyo al asilo.

59. En el ejercicio de sus funciones, el punto de contacto comunitario sólo recibirá instrucciones de la Oficina.

Artículo 21 Gastos

La Oficina sufragará en su totalidad los gastos siguientes en que incurran los Estados miembros cuando pongan a su disposición a los expertos para el despliegue de los equipos de apoyo al asilo:

a) gastos de desplazamiento desde el Estado miembro de origen hasta el Estado miembro de acogida y viceversa;

b) gastos de vacunación;

c) gastos de los seguros especiales necesarios;

d) gastos de atención sanitaria;

e) dietas, incluidos los gastos de alojamiento;

f) gastos relacionados con el equipo técnico de la Oficina.

CAPÍTULO 4

ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA

Artículo 22 Órganos de la Oficina

La estructura de dirección y gestión de la Oficina estará compuesta de:

a) un Consejo de Administración;

b) un Director Ejecutivo y su personal;

c) un Comité Ejecutivo;

d) un foro consultivo.

Artículo 23 Composición del Consejo de Administración

60. El Consejo de Administración estará compuesto por un miembro nombrado por cada Estado miembro y dos miembros nombrados por la Comisión.

61. Un miembro suplente podrá representar o acompañar a cada miembro del Consejo de Administración; cuando acompañe a un miembro, el miembro suplente asistirá sin derecho de voto.

62. Los miembros del Consejo de Administración serán nombrados en razón de su experiencia y sus competencias de alto nivel en el ámbito del asilo.

63. El ACNUR es miembro de pleno derecho del Consejo de Administración, sin derecho a voto.

64. La duración del mandato de los miembros del Consejo de Administración será de tres años. Este mandato será renovable. Al término de su mandato o en caso de dimisión, los miembros seguirán en funciones hasta que se proceda a la renovación de su mandato o a su sustitución.

Artículo 24 Presidencia del Consejo de Administración

65. El Consejo de Administración elegirá de entre sus miembros un Presidente y un Vicepresidente. El Vicepresidente sustituirá de oficio al Presidente cuando éste no pueda asumir sus funciones.

66. El mandato del Presidente y del Vicepresidente tendrá una duración de tres años y sólo podrá renovarse una vez No obstante, si en algún momento de su mandato perdiesen la calidad de miembros del Consejo de Administración, su mandato expirará automáticamente en la misma fecha.

Artículo 25 Reuniones del Consejo de Administración

67. Las reuniones del Consejo de Administración serán convocadas por su Presidente. El Director Ejecutivo de la Oficina participará en las deliberaciones.

68. El Consejo de Administración se reunirá al menos dos veces al año en sesión ordinaria. Asimismo, se reunirá por iniciativa de su Presidente, o a petición de un tercio de sus miembros. El Presidente convocará reuniones extraordinarias del Consejo de Administración a petición de al menos un tercio de sus miembros.

69. El Consejo de Administración podrá invitar a asistir a sus reuniones en calidad de observador a cualquier persona cuya opinión pueda interesar.

70. Los miembros del Consejo de Administración podrán estar asistidos por asesores o expertos, con sujeción a su reglamento interno.

71. Los servicios de secretaría del Consejo de Administración estarán a cargo de la Oficina.

Artículo 26 Modalidades de voto

72. El Consejo de Administración adoptará sus decisiones por mayoría absoluta de todos sus miembros con derecho a voto. Cada miembro con derecho de voto dispondrá de un voto. En ausencia de un miembro, su suplente podrá ejercer su derecho a voto.

73. El Director Ejecutivo de la Oficina no participará en las votaciones.

74. El Presidente participará en las votaciones.

75. Los Estados miembros que no participen plenamente en el acervo comunitario en materia de asilo no participarán en las votaciones cuando el Consejo de Administración tenga que resolver, en el marco de sus poderes de gestión de la Oficina tal como se definen en el artículo 27, sobre la base de instrumentos comunitarios en los que no participen.

76. El reglamento interno del Consejo de Administración establecerá de manera más detallada las normas sobre las votaciones, especialmente las condiciones para que un miembro pueda representar a otro, y también, en su caso, las normas sobre el quórum necesario.

Artículo 27 Funciones del Consejo de Administración

El Consejo de Administración velará por que la Oficina desempeñe las tareas que se le han encomendado. Es el órgano de programación y vigilancia de la Oficina. En particular:

a) adoptará su reglamento interno;

b) nombrará al Director Ejecutivo con arreglo a lo dispuesto en el artículo 28; ejercerá autoridad disciplinaria sobre el Director Ejecutivo y, en su caso, lo suspenderá o lo destituirá;

c) adoptará el informe general anual sobre las actividades de la Oficina y lo transmitirá el 15 de junio del año siguiente a más tardar al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas Europeo. El informe general será publicado;

d) adoptará, por mayoría de tres cuartas partes de sus miembros con derecho de voto, antes del 30 de septiembre de cada año, sobre la base de un proyecto presentado por el Director Ejecutivo de la Oficina y previa recepción del dictamen de la Comisión, el programa de trabajo de la Oficina para el año siguiente y lo transmitirá al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión. El programa de trabajo se adoptará con arreglo al procedimiento presupuestario anual y al programa de trabajo legislativo de la Comunidad en el ámbito pertinente del asilo;

e) ejercerá sus funciones en relación con el presupuesto de la Oficina en aplicación del capítulo 5;

f) adoptará las modalidades prácticas de aplicación del Reglamento (CE) 1049/2001 en aplicación del artículo 42 del presente Reglamento;

g) establecerá el régimen lingüístico de la Oficina de conformidad con lo dispuesto en el artículo 41 del presente Reglamento;

h) definirá la estructura organizativa de la Oficina y decidirá la política de la Oficina en materia de personal con arreglo a lo dispuesto en el artículo 38;

i) adoptará, previa solicitud del dictamen de la Comisión, el plan plurianual en materia de política de personal;

j) adoptará todas las decisiones relativas a la ejecución del mandato de la Oficina tal como se define en el presente Reglamento;

k) adoptará todas las decisiones relativas a la creación y, en caso necesario a la evolución de los sistemas de información previstos por el presente Reglamento y, en particular, el portal de información contemplado en el artículo 4, letra b);

l) adoptará todas decisiones relativas a la creación, y en caso necesario a la evolución de las estructuras internas de trabajo de la Oficina;

m) ejercerá la autoridad disciplinaria sobre el Director Ejecutivo;

n) establecerá su reglamento interno sobre la base de un proyecto presentado por el Director Ejecutivo y previo dictamen de la Comisión.

Artículo 28 Nombramiento del Director Ejecutivo

77. El Director Ejecutivo de la Oficina será nombrado por el Consejo de Administración por un periodo de cinco años, sobre la base de una lista de candidatos propuesta por la Comisión. Antes de ser nombrado, el candidato escogido por el Consejo de Administración será invitado a realizar una declaración ante la comisión o comisiones competentes del Parlamento Europeo y a responder a las preguntas que le planteen los miembros de dichas comisiones.

A lo largo de los nueve últimos meses antes del final de este periodo de cinco años, la Comisión realizará una evaluación que tratará, en particular, sobre:

- los resultados obtenidos por el Director Ejecutivo;

- las misiones y las necesidades de la Oficina en los próximos años

78. El Consejo de Administración, a propuesta de la Comisión, y teniendo en cuenta el informe de evaluación y solamente cuando las misiones y necesidades de la Oficina lo justifiquen, podrá prorrogar una vez el mandato del Director Ejecutivo por un período de tiempo máximo de tres años.

79. El Consejo de Administración informará al Parlamento Europeo acerca de su intención de prorrogar el mandato del Director Ejecutivo. En el mes anterior a esta prórroga, el Director Ejecutivo podrá ser invitado a hacer una declaración ante las comisiones competentes del Parlamento Europeo y responder a las preguntas que le planteen los miembros de dichas comisiones.

Artículo 29 Funciones del Director Ejecutivo

80. La Oficina estará gestionada por su Director Ejecutivo, que será independiente en el ejercicio de sus funciones. El Director Ejecutivo dará cuenta de sus actividades al Consejo de Administración.

81. Sin perjuicio de las competencias respectivas de la Comisión y del Consejo de Administración, el Director Ejecutivo no pedirá ni recibirá instrucciones de ningún Gobierno o de cualquier otro organismo.

82. El Parlamento Europeo o el Consejo podrán convocar al Director Ejecutivo para que rinda cuentas acerca del ejercicio de su cometido.

83. El Director Ejecutivo será el representante legal de la Oficina.

84. El Director Ejecutivo podrá estar asistido por uno o varios jefes de unidad. En caso de ausencia o impedimento, será sustituido por un jefe de unidad.

85. El director será responsable de:

a) garantizar la administración corriente de la Oficina;

b) establecer propuestas de programas de trabajo para la Oficina, previo dictamen de la Comisión;

c) ejecutar los programas de trabajo y las decisiones adoptadas por el Consejo de Administración;

d) elaborar los informes sobre los países de origen según lo previsto en el artículo 4, letra d);

e) elaborar el proyecto de reglamento financiero de la Oficina adoptado por el Consejo de Administración en virtud del artículo 37, así como sus normas de desarrollo;

f) elaborar el proyecto de previsiones de ingresos y gastos de la Oficina y la ejecución de su presupuesto;

g) ejercer respecto al personal de la Oficina las competencias previstas en el artículo 38;

h) todas las cuestiones de personal; tomar todas las decisiones relativas a la gestión de los sistemas de información previstos por el presente Reglamento y, en particular, el portal de información contemplado en el artículo 4, letra b);

i) tomar todas las decisiones relativas a la gestión de las estructuras administrativas internas de la Oficina.

Artículo 30 Comité Ejecutivo

86. Con el fin de aumentar la eficacia y la rapidez de sus trabajos, la Oficina constituirá un Comité Ejecutivo de ocho miembros, nombrados entre los miembros del Consejo de Administración.

87. La Comisión será miembro de pleno derecho del Comité Ejecutivo. El Consejo de Administración de la Oficina determinará las normas aplicables al nombramiento de los otros miembros del Comité Ejecutivo.

88. El Comité Ejecutivo se reunirá regularmente por invitación del Director Ejecutivo o a petición de al menos un tercio de sus miembros, como mínimo cuatro veces al año. Su procedimiento operativo se especificará en las normas internas de funcionamiento de la Oficina y se hará público.

89. La duración del mandato de los miembros del Comité Ejecutivo será la misma que la de los miembros del Consejo de Administración.

90. El Comité Ejecutivo se reunirá en caso necesario para tratar cuestiones relativas a temas específicos.

91. El Comité Ejecutivo tendrá como misión asesorar al Director Ejecutivo de la Oficina y emitir dictámenes al Consejo de Administración, bien a petición de éste o por iniciativa propia, sobre el programa de trabajo de la Oficina y sobre todas las actividades de la Oficina y en todas las situaciones en que la Oficina deba tomar decisiones rápidas, en particular en el marco del Capítulo 3 relativo al envío de los equipos de apoyo al asilo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales.

92. La Oficina aportará el apoyo técnico y logístico necesario al Comité Ejecutivo y garantizará las funciones de secretaría de sus reuniones.

93. Los representantes del ACNUR podrán participar sin derecho a voto en los trabajos del Comité Ejecutivo, a petición del mismo.

94. El Comité Ejecutivo podrá invitar a participar en sus reuniones a toda persona cuya opinión pueda ser de interés.

Artículo 31 Grupos de trabajo

95. En el marco de su mandato tal como se define en el presente Reglamento, la Oficina podrá crear grupos de trabajo compuestos por expertos de las instancias competentes de los Estados miembros activas en el sector del asilo, incluidos jueces especializados. Los expertos podrán ser reemplazados por suplentes, nombrados al mismo tiempo.

96. La Comisión participará de pleno derecho en los grupos de trabajo. Los representantes del ACNUR podrán participar en las reuniones de los grupos de trabajo de la Oficina, total o parcialmente según la naturaleza de las cuestiones abordadas.

97. Los grupos de trabajo podrán invitar a asistir a sus reuniones a cualquier persona cuya opinión pueda interesar, y en particular a representantes de organizaciones no gubernamentales activas en el sector del asilo

Artículo 30 Foro consultivo

98. La Oficina cooperará estrechamente con organizaciones no gubernamentales e instituciones de la sociedad civil que intervengan en el ámbito de la política del asilo, a nivel nacional, europeo o internacional y creará a tal efecto un foro consultivo.

99. El foro consultivo constituirá un medio de intercambio de información y puesta en común de conocimientos. Garantizará una estrecha cooperación entre la Oficina y las partes interesadas y aportará su competencia y su asesoramiento en materia de asilo.

100. El foro consultivo estará abierto a todas las partes interesadas competentes de conformidad con el apartado 1. El ACNUR será miembro de pleno derecho del foro consultivo.

101. El foro consultivo será responsable, en particular, de lo siguiente:

a) enviar sugerencias al Consejo de Administración por lo que respecta al programa de trabajo anual que debe adoptarse en virtud del artículo 26, letra d);

b) garantizar un retorno de información al Consejo de Administración y proponer medidas de seguimiento relativas al informe anual contemplado en el artículo 27, letra c), así como el informe anual sobre la situación del asilo en la Unión Europea contemplado en el artículo 12, apartado 1, y

c) comunicar al Director Ejecutivo y al Comité Ejecutivo los resultados y recomendaciones de conferencias, seminarios y reuniones que presenten interés para los trabajos de la Oficina.

102. La coordinación del foro consultivo se realizará bajo la autoridad del Director Ejecutivo.

103. El foro consultivo se reunirá al menos dos veces al año.

CAPÍTULO 5

DISPOSICIONES FINANCIERAS

Artículo 33 Presupuesto

104. Todos los ingresos y gastos de la Oficina serán objeto de una previsión para cada ejercicio presupuestario, que coincidirá con el año civil, y se consignarán en el presupuesto de la Oficina.

105. Dicho presupuesto deberá estar equilibrado en cuanto a ingresos y gastos.

106. Sin perjuicio de otras fuentes, los ingresos de la Oficina comprenderán:

a) una contribución de la Comunidad consignada en el presupuesto general de la Unión Europea;

b) cualquier contribución financiera voluntaria de los Estados miembros;

c) los derechos percibidos por publicaciones, formación, o toda prestación realizada por la Oficina.

107. Los gastos de la Oficina incluirán, en particular, la remuneración del personal, los gastos administrativos y de infraestructura, los gastos de funcionamiento y los gastos correspondientes a los contratos o convenios celebrados por la Oficina.

Artículo 34 Establecimiento del presupuesto

108. Cada año, el Director Ejecutivo elaborará un proyecto de previsiones de ingresos y gastos de la Oficina para el año siguiente, que incluirá la plantilla de personal, y lo transmitirá al Consejo de Administración.

109. El Consejo de Administración, sobre la base de este proyecto, elaborará las previsiones de ingresos y gastos de la Oficina para el ejercicio financiero siguiente.

110. El proyecto de previsiones de ingresos y gastos de la Oficina se transmitirá a la Comisión a más tardar el 10 de febrero. La versión definitiva de dichas previsiones, que incluirá un proyecto de plantilla de personal, será transmitida por el Consejo de Administración a la Comisión, a más tardar, el 31 de marzo.

111. La Comisión transmitirá las previsiones al Parlamento Europeo y al Consejo (denominados en adelante «la autoridad presupuestaria») junto con el anteproyecto de presupuesto de la Unión Europea.

112. A partir de dichas previsiones, la Comisión inscribirá en el anteproyecto de presupuesto general de la Unión Europea las previsiones que considere necesarias por lo que respecta a la plantilla de personal y al importe de la subvención con cargo al presupuesto general, y lo presentará a la autoridad presupuestaria de conformidad con el artículo 272 del Tratado.

113. La autoridad presupuestaria autorizará los créditos necesarios para la subvención de la Oficina.

114. La autoridad presupuestaria fijará la plantilla de personal de la Oficina.

115. El Consejo de Administración establecerá el presupuesto de la Oficina, que será definitivo después de la aprobación definitiva del presupuesto general de la Unión Europea. Cuando sea necesario, se rectificará en consecuencia.

116. El Consejo de Administración notificará a la autoridad presupuestaria lo antes posible su intención de realizar todo proyecto que pueda tener repercusiones financieras significativas en la financiación de su presupuesto, especialmente todo tipo de proyectos relacionados con bienes inmuebles, como el alquiler o la adquisición de locales. Además, informará de ello a la Comisión.

117. Cuando una rama de la autoridad presupuestaria haya comunicado su intención de emitir un dictamen, lo transmitirá al Consejo de Administración en un plazo de seis semanas desde la notificación del proyecto.

Artículo 35 Ejecución presupuestaria

118. El Director Ejecutivo ejecutará el presupuesto de la Oficina.

119. El Director Ejecutivo transmitirá anualmente a la autoridad presupuestaria toda información pertinente sobre el resultado de los procedimientos de evaluación.

Artículo 36 Rendición de cuentas y aprobación de la gestión

120. Como muy tarde el 1 de marzo siguiente a cada ejercicio, el contable de la Oficina deberá presentar las cuentas provisionales al contable de la Comisión, junto con un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera correspondiente a dicho ejercicio. El contable de la Comisión consolidará las cuentas provisionales de las instituciones y de los organismos descentralizados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 128 del Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas[18].

121. A más tardar, el 31 de marzo siguiente al cierre del ejercicio, el contable de la Comisión remitirá las cuentas provisionales de la Oficina, conjuntamente con el informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio, al Tribunal de Cuentas. El informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio se remitirá asimismo al Parlamento Europeo y al Consejo.

122. Una vez recibidas las observaciones del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas provisionales de la Oficina, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 129 del Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002, el Director Ejecutivo elaborará las cuentas definitivas de la Oficina bajo su propia responsabilidad y las remitirá al Consejo de Administración para que éste emita dictamen al respecto.

123. El Consejo de Administración emitirá un dictamen sobre las cuentas definitivas de la Oficina.

124. El Director Ejecutivo transmitirá estas cuentas definitivas, conjuntamente con el dictamen del Consejo de Administración, a más tardar el 1 de julio siguiente al cierre del ejercicio, al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas.

125. Las cuentas definitivas se publicarán.

126. A más tardar, el 30 de septiembre, el Director Ejecutivo remitirá al Tribunal de Cuentas una respuesta a sus observaciones. Transmitirá, asimismo, esta respuesta al Consejo de Administración.

127. El Director Ejecutivo presentará al Parlamento Europeo, a petición de éste, tal y como se prevé en el artículo 146, apartado 3, del Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002, toda la información necesaria para el correcto desarrollo del procedimiento de aprobación de la gestión del ejercicio de que se trate.

128. El Parlamento Europeo, previa recomendación del Consejo por mayoría cualificada, aprobará, antes del 15 de mayo del año N + 2, la gestión del Director Ejecutivo con respecto a la ejecución del presupuesto del ejercicio N.

Artículo 37 Normativa financiera

El Consejo de Administración aprobará la normativa financiera aplicable a la Oficina, tras haber consultado a la Comisión. Dicha normativa sólo podrá desviarse del Reglamento (CE, Euratom) nº 2343/2002[19] de la Comisión, de 19 de noviembre de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) 1605/2002[20] por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, en la medida en que las exigencias específicas del funcionamiento de la Oficina lo requieran, y con la autorización previa de la Comisión.

CAPÍTULO 6

DISPOSICIONES RELATIVAS AL PERSONAL

Artículo 38 Personal

129. El Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas, el Régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas y las reglas adoptadas conjuntamente por las instituciones de las Comunidades Europeas para la aplicación del Estatuto y del Régimen serán aplicables al personal de la Oficina, incluido el Director Ejecutivo.

130. El Consejo de Administración, de acuerdo con la Comisión, adoptará las modalidades de aplicación necesarias previstas en el artículo 110 del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y del Régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades Europeas.

131. La Oficina ejercerá, con respecto a su personal, las competencias atribuidas a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos por el Estatuto y a la autoridad competente para celebrar contratos por el Régimen aplicable a otros agentes.

132. El Consejo de Administración podrá adoptar disposiciones que permitan recurrir a los expertos nacionales destacados de los Estados miembros en la Oficina.

Artículo 39 Privilegios e inmunidades

Se aplicará a la Oficina el Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de las Comunidades Europeas.

CAPÍTULO 7

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 40 Estatuto jurídico

133. La Oficina es un organismo de la Comunidad. Tendrá personalidad jurídica.

134. En cada uno de los Estados miembros, la Oficina gozará de la capacidad jurídica más amplia reconocida a las personas jurídicas por la legislación de dichos Estados. En concreto, podrá adquirir y disponer de bienes muebles e inmuebles y podrá constituirse en parte en acciones judiciales.

135. La Oficina estará representada por su Director Ejecutivo.

136. La sede de la Oficina se fijará en […].

Artículo 41 Régimen lingüístico

137. Las disposiciones del Reglamento nº 1 de 15 de abril de 1958, por el que se fija el régimen lingüístico de la Comunidad Económica Europea[21], serán aplicables a la Oficina.

138. Sin perjuicio de las decisiones tomadas con arreglo al artículo 290 del Tratado, el informe general anual sobre las actividades de la Oficina y el programa de trabajo anual de la Oficina contemplados en el artículo 27, letras c) y d), se redactarán en todas las lenguas oficiales de la Comunidad.

139. Los trabajos de traducción requeridos para el funcionamiento de la Oficina serán realizados por el Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea.

140. El Consejo de Administración establecerá las modalidades prácticas sobre la aplicación del régimen lingüístico.

Artículo 42 Acceso a los documentos

141. El Reglamento (CE) nº 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión[22], se aplicará a los documentos en poder de la Oficina.

142. El Consejo de Administración adoptará las disposiciones prácticas de aplicación del Reglamento (CE) 1049/2001 en el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento.

143. Las decisiones adoptadas por la Oficina en aplicación del artículo 8 del Reglamento (CE) nº 1049/2001 podrán dar lugar a la presentación de una reclamación al Defensor del Pueblo o a la interposición de un recurso ante el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, en las condiciones previstas, respectivamente, en los artículos 195 y 230 del Tratado.

144. El tratamiento de los datos personales por la Oficina se efectuará con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (CE) nº 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de los datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos[23].

Artículo 43 Normas de seguridad en materia de protección de la información clasificada y de la información sensible no clasificada

145. La Oficina aplicará los principios de seguridad que se prevén en la Decisión 2001/844/CE, CECA, Euratom de la Comisión, de 29 de noviembre de 2001, por la que se modifica su Reglamento interno, y en particular las disposiciones relativas al intercambio, tratamiento y almacenamiento de la información clasificada.

146. La Oficina aplicará también los principios de seguridad relativos al tratamiento de la información sensible no clasificada adoptados y aplicados por la Comisión Europea.

Artículo 44 Régimen de responsabilidad

147. La responsabilidad contractual de la Oficina se regirá por la legislación aplicable al contrato en cuestión.

148. El Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas es competente para pronunciarse en virtud de toda cláusula compromisoria contenida en un contrato suscrito por la Oficina.

149. En caso de responsabilidad no contractual, la Oficina, de conformidad con los principios generales comunes a los derechos de los Estados miembros, reparará cualquier daño causado por sus servicios o por sus agentes en el ejercicio de sus funciones.

150. El Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas es competente para los litigios referentes a la reparación de los daños indicados en el apartado 3.

151. La responsabilidad personal de sus agentes para con la Oficina se regirá por las disposiciones del estatuto o del régimen que les son aplicables.

Artículo 45 Evaluación y examen

152. A más tardar tres años a partir de la fecha contemplada en el artículo 51, la Oficina encargará una evaluación, externa e independiente, de los resultados obtenidos, sobre la base de un mandato del Consejo de Administración de acuerdo con la Comisión. Esta evaluación se referirá a la incidencia de la Oficina en la cooperación práctica en materia de asilo y en el Sistema Europeo Común de Asilo. Examinará, en particular, la necesidad de modificar o ampliar las tareas de la Oficina, incluidas las consecuencias financieras de tal modificación o ampliación. Esta evaluación examinará también si la estructura de gestión se adapta a la realización de las tareas de la Oficina. La evaluación tendrá en cuenta las opiniones de los interesados, tanto a escala comunitaria como nacional.

153. El Consejo de Administración, de acuerdo con la Comisión, decidirá el calendario de futuras evaluaciones, teniendo en cuenta los resultados del informe de evaluación mencionado en el apartado anterior.

Artículo 46 Control administrativo

Las operaciones de la Oficina estarán sujetas a la supervisión del Defensor del Pueblo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 195 del Tratado.

Artículo 47 Cooperación con terceros países y países asociados

154. La Oficina estará abierta a la participación de terceros países que hayan celebrado acuerdos con la Comunidad Europea en virtud de los cuales hayan adoptado y estén aplicando la legislación comunitaria en el ámbito regulado por el presente Reglamento. En virtud de las disposiciones pertinentes de esos acuerdos, se establecerán mecanismos que especificarán, entre otras cuestiones, el carácter, el alcance y la forma de la participación de esos países en el trabajo de la Oficina. Estas disposiciones incluirán lo relativo a la participación en las iniciativas emprendidas por la Oficina, las contribuciones financieras y el personal. En las cuestiones relativas al personal, dichos acuerdos deberán ser, en cualquier caso, conformes con el Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y el Régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades Europeas.

155. Por lo que respecta a sus actividades, y en la medida necesaria para la realización de sus tareas y de acuerdo con la Comisión, la Oficina facilitará la cooperación operativa entre los Estados miembros y los terceros países, en el marco de la política de la Unión Europea en materia de relaciones exteriores. La Oficina podrá también cooperar con las autoridades de terceros países competentes, sobre aspectos técnicos, en los ámbitos regulados por el presente Reglamento, en el marco de acuerdos de trabajo celebrados con estas autoridades, de acuerdo con las disposiciones pertinentes del Tratado.

Artículo 48 Cooperación de la Oficina con el ACNUR

La Oficina cooperará con el ACNUR en los ámbitos regulados por el presente Reglamento, en el marco de acuerdos de trabajo celebrados con el ACNUR.

La Oficina podrá conceder subvenciones al ACNUR. Estas subvenciones tendrán por objeto financiar acciones dirigidas a que la Oficina se beneficie de la competencia del ACNUR en materia de asilo, de forma estable y duradera. Estas subvenciones se inscribirán en el marco de las relaciones de cooperación privilegiadas establecidas entre la Oficina y el ACNUR, definidas en el presente artículo así como en los artículos siguientes: 2, apartado 5; 9, apartado 1; 23, apartado 4; 30, apartado 8; 31, apartado 2 y 32, apartado 3, del presente Reglamento. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 75 del Reglamento (CE, Euratom) nº 343/2002, serán de aplicación las disposiciones pertinentes del Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002, así como de sus normas de desarrollo.

Artículo 49 Cooperación con FRONTEX, FRA y otros organismos comunitarios así como con las organizaciones internacionales

La Oficina cooperará con los organismos comunitarios que desempeñen actividades relacionadas con su ámbito de competencia, y en particular con la Agencia Europea para la Gestión de la Cooperación Operativa en las Fronteras Exteriores de los Estados Miembros de la Unión Europea (FRONTEX) y la Agencia de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (FRA), así como con las organizaciones internacionales en los ámbitos regulados por el presente Reglamento, en el marco de acuerdos de trabajo celebrados con estos organismos, de acuerdo con las disposiciones del Tratado CE y las disposiciones relativas a la competencia de estos organismos.

La cooperación permitirá crear sinergias entre los organismos en cuestión y evitar toda duplicación y redundancia en los trabajos realizados en virtud de los mandatos de estos distintos organismos.

Artículo 50 Acuerdo de sede y condiciones de funcionamiento

Las disposiciones necesarias relativas al alojamiento que debe proporcionar se a la Oficina en el Estado miembro de acogida y las instalaciones puestas a disposición por este Estado, así como las normas específicas aplicables en el Estado miembro de acogida de la Oficina al Director Ejecutivo, a los miembros del Consejo de Administración, al personal de la Oficina y a los miembros de sus familias, se fijarán en un acuerdo de sede entre la Oficina y el Estado miembro de acogida, que se celebrará después de haber obtenido la aprobación del Consejo de Administración. El Estado miembro de acogida de la Oficina garantizará las mejores condiciones posibles para el buen funcionamiento de la Oficina, incluida la oferta de una escolarización multilingüe y de vocación europea, y medios de conexión adecuados.

Artículo 51 Inicio de las actividades de la Oficina

La Oficina será operativa a más tardar un año después de la entrada en vigor del presente Reglamento.

La Comisión será responsable de la creación y el funcionamiento inicial de la Oficina hasta que esta tenga capacidad operativa para ejecutar su presupuesto.

Para ello:

- hasta que el Director Ejecutivo de la Oficina asuma sus funciones tras su nombramiento por el Consejo de Administración en las condiciones previstas en el artículo 28, un funcionario de la Comisión podrá ejercer como director interino las funciones correspondientes al Director Ejecutivo de la Oficina;

- funcionarios de la Comisión podrán ejercer, bajo la responsabilidad del director interino o del Director Ejecutivo, las tareas atribuidas a la Oficina.

El director interino podrá autorizar todos los pagos cubiertos por los créditos previstos en el presupuesto de la Oficina tras la aprobación por el Consejo de Administración, y podrá celebrar contratos, incluidos contratos de contratación de personal, previa aprobación de la plantilla de la Oficina.

Artículo 52 Entrada en vigor

El presente Reglamento entrará en vigor el […] día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea .

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el

Por el Consejo

El Presidente

FICHA FINANCIERA LEGISLATIVA

1. DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:

Propuesta de Reglamento del Consejo por el que se crea una Oficina Europea de Apoyo al Asilo

2. MARCO GPA/PPA (gestión/presupuestación por actividades)

Ámbito político: Espacio de libertad, seguridad y justicia (Título 18)

Actividad asociada: Flujos migratorios, políticas comunes en materia de inmigración y asilo (capítulo 18.03)

3. LÍNEAS PRESUPUESTARIAS

3.1 Líneas presupuestarias (líneas operativas y líneas correspondientes de asistencia técnica y administrativa (antiguas líneas BA)), incluidas sus denominaciones:

Marco financiero 2007-2013: Rúbrica 3 A

Capítulo 18.03 Flujos migratorios, políticas comunes en materia de inmigración y asilo:

- creación de un artículo 18.03 XX - denominado «Oficina Europea de Apoyo al Asilo»

- creación de una partida 18.03 XX XX - denominada «Oficina Europea de Apoyo al Asilo» - subvenciones con arreglo a los Títulos 1 y 2

- creación de una partida 18.03 XX XX XX - denominada «Oficina Europea de Apoyo al Asilo» - subvenciones con arreglo al Título 3

La elección de artículos y partidas, dentro del capítulo 18 03, se determinará con arreglo al procedimiento presupuestario para 2010.

3.2 Duración de la acción y de la incidencia financiera:

Se ha previsto crear la agencia a partir del ejercicio presupuestario 2010.

Los trabajos preparatorios para la creación de la agencia se realizarán en la Comisión a partir de 2009, y se financiarán con cargo a los instrumentos financieros existentes.

3.3 Características presupuestarias:

Línea presupuestaria | Tipo de gasto | Nuevo | Contribución de la AELC | Contribución de los países candidatos | Rúbrica de las perspectivas financieras |

Véase el punto 3.1 | GNO | CD[24]/ | SÍ | NO | NO | N° 3A |

4. SÍNTESIS DE LOS RECURSOS

4.1. Recursos financieros

4.1.1. Síntesis de los créditos de compromiso (CC) y de los créditos de pago (CP)

en millones de euros (al tercer decimal)

Tipo de gasto | Sección nº | Año 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | n + 4 | n + 5 y ss. | Total |

Gastos operativos[25] |

Créditos de compromiso (CC) | 8.1. | a | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Créditos de pago (CP) | b | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Gastos administrativos incluidos en el importe de referencia[26] |

Asistencia técnica y administrativa (CND) | 8.2.4. | c |

IMPORTE DE REFERENCIA TOTAL |

Créditos de compromiso | a + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Créditos de pago | b + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Gastos administrativos no incluidos en el importe de referencia[27] |

Recursos humanos y gastos afines (CND) | 8.2.5. | d | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Gastos administrativos, excepto recursos humanos y gastos afines, no incluidos en el importe de referencia (CND) | 8.2.6. | e | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Coste indicativo total de la intervención |

TOTAL CC, incluido el coste de los recursos humanos | a + c + d + e | 6,236 | 9,001 | 13,001 | 15,635 | 43,873 |

TOTAL CP, incluido el coste de los recursos humanos | b + c + d + e | 6,236 | 9,001 | 13,001 | 15,635 | 43,873 |

Desglose de la cofinanciación

Si la propuesta incluye una cofinanciación por los Estados miembros u otros organismos (especifique cuáles), debe indicar en el cuadro una estimación del nivel de cofinanciación (puede añadir líneas adicionales si está previsto que varios organismos participen en la cofinanciación):

en millones de euros (al tercer decimal)

Organismo cofinanciador | Año n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 y ss. | Total |

........................ | f |

TOTAL CC, incluida la cofinanciación | a+c+d+e+f |

4.1.2. Compatibilidad con la programación financiera

( La propuesta es compatible con la programación financiera vigente.

( La propuesta requiere una reprogramación de la correspondiente rúbrica de las perspectivas financieras.

( La propuesta puede requerir la aplicación de las disposiciones del Acuerdo Interinstitucional[28] (relativas al instrumento de flexibilidad o a la revisión de las perspectivas financieras).

4.1.3. Incidencia financiera en los ingresos

( La propuesta no tiene incidencia financiera en los ingresos

( La propuesta tiene incidencia financiera; el efecto en los ingresos es el siguiente:

en millones de euros (al primer decimal)

Antes de la acción [Año n - 1] | Situación después de la acción |

Cantidad total de recursos humanos | 8 | 8 | 8 | 5 |

5. CARACTERÍSTICAS Y OBJETIVOS

5.1. Realización necesaria a corto o largo plazo

La Oficina será responsable de facilitar, coordinar y reforzar la cooperación práctica en materia de asilo entre los Estados miembros, así como entre los Estados miembros y la Comisión, en sus múltiples aspectos, así como de contribuir a una mejor aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo, incluso en sus aspectos exteriores.

Habida cuenta de la petición expresa del Consejo Europeo de septiembre de 2008, la Oficina deberá ser operativa a partir de 2010, tras la adopción de su acto constitutivo por el legislador en 2009.

5.2. Valor añadido de la implicación comunitaria, coherencia de la propuesta con otros instrumentos financieros y posibles sinergias

El Plan de política de asilo adoptado en junio de 2008 por la Comisión tiene por objeto, por una parte, reforzar la legislación en materia de asilo con el fin de crear un Sistema Europeo Común de Asilo eficaz y justo para los solicitantes de protección internacional, y por otra parte, apoyar este esfuerzo legislativo mediante el refuerzo de la cooperación práctica entre los Estados miembros en materia de asilo.

La creación de la Oficina responde al segundo objetivo y permitirá prestar el apoyo necesario para la cooperación práctica en materia de asilo.

5.3. Objetivos de la propuesta, resultados esperados e indicadores correspondientes en el contexto de la gestión por actividades (GPA)

El objetivo de la propuesta consiste en crear una agencia reguladora encargada de prestar el apoyo necesario para la cooperación práctica en materia de asilo en sus múltiples aspectos.

A través de sus tareas, la agencia contribuirá a mejorar la forma en que se aplican y ejecutan en la UE las normas comunitarias relativas al asilo. La agencia no tendrá competencia para la toma de decisiones y realizará actividades de apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo de carácter incitativo, como recomendaciones, recurso a las autoridades científicas, conexión a redes y convergencia de buenas prácticas, evaluación de la ejecución y aplicación de las normas, etc.

El mandato de la Oficina se orientará en torno a tres tareas principales: apoyo a la cooperación práctica en materia de asilo, apoyo a los Estados miembros sujetos a presiones especiales, y contribución a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo.

Un capítulo específico del Reglamento se dedicará a la coordinación por parte de la Oficina de los equipos de apoyo al asilo formados por expertos en materia de asilo con el fin de prestar un apoyo operativo a los Estados miembros sujetos a fuertes presiones en sus sistemas de asilo que soliciten ayuda a la Oficina.

5.4. Método de ejecución (indicativo)

( Gestión centralizada

( directa, por la Comisión

( indirecta, por delegación en:

( agencias ejecutivas

( organismos creados por las Comunidades, como los previstos en el artículo 185 del Reglamento financiero

( organismos nacionales del sector público / organismos con misión de servicio público

( Gestión compartida o descentralizada

( con los Estados miembros

( con terceros países

( Gestión conjunta con organizaciones internacionales (especifíquese)

6. CONTROL Y EVALUACIÓN

6.1. Sistema de control

La Oficina estará sujeta a los procedimientos normales de control relativos a las agencias reguladoras.

La Oficina estará gestionada por su Director Ejecutivo, que será independiente en el ejercicio de sus funciones y responsable de la administración corriente de la Oficina.

La Oficina estará sujeta a distintas obligaciones que permitirán evaluar su actuación todos los años:

- publicará un informe general anual sobre las actividades de la Oficina;

- elaborará todos los años un informe sobre la situación del asilo en la Unión. En el marco de este informe, la Oficina evaluará, en particular, los resultados de las acciones realizadas de conformidad con el presente Reglamento y realizará un análisis comparativo global, con el fin de favorecer un mejor conocimiento por los Estados miembros de las buenas prácticas en curso y mejorar la calidad, la coherencia y la eficacia del Sistema Europeo Común de Asilo.

La Oficina estará sujeta a los siguientes controles: control presupuestario, auditoría interna, informes anuales del Tribunal de Cuentas Europeo, aprobación anual de la gestión respecto de la ejecución del presupuesto comunitario e investigaciones realizadas por la OLAF para garantizar, en particular, el buen uso de los recursos asignados a las agencias.

Las operaciones de la Oficina estarán sujetas a la supervisión del Defensor del Pueblo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 195 del Tratado. Este control administrativo ofrece una serie de garantías procesales para la consideración de los intereses de las partes interesadas y la calidad de los resultados.

6.2. Evaluación

6.2.1. Evaluación previa

La evaluación previa se ha realizado en el marco del informe de análisis de impacto.

6.2.2. Condiciones y frecuencia de las evaluaciones futuras

A más tardar tres años a partir de la fecha contemplada en el artículo 45, la Oficina encargará una evaluación, externa e independiente, de los resultados obtenidos, sobre la base de un mandato del Consejo de Administración de acuerdo con la Comisión. Esta evaluación se referirá a la incidencia de la Oficina en la cooperación práctica en materia de asilo y en el Sistema Europeo Común de Asilo. Examinará, en particular, la necesidad de modificar o ampliar las tareas de la Oficina, incluidas las consecuencias financieras de tal modificación o ampliación. Esta evaluación examinará también si la estructura de gestión se adapta a la realización de las tareas de la Oficina. La evaluación tendrá en cuenta las opiniones de los interesados, tanto a escala comunitaria como nacional. El Consejo de Administración, de acuerdo con la Comisión, decidirá el calendario de futuras evaluaciones, teniendo en cuenta los resultados de este primer informe de evaluación.

7. Lucha contra el fraude

A los efectos de lucha contra el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales, se aplicarán sin restricción las disposiciones del Reglamento (CE) nº 1073/1999.

La Agencia se adherirá al Acuerdo Interinstitucional de 25 de mayo de 1999 y adoptará inmediatamente las disposiciones oportunas aplicables a todo el personal de la Agencia.

Las decisiones de financiación y los acuerdos e instrumentos de aplicación resultantes establecerán expresamente que el Tribunal de Cuentas Europeo y la OLAF podrán, en caso necesario, efectuar controles in situ de los beneficiarios de los créditos de la Agencia, así como de los agentes responsables de la asignación de dichos.

8. DESGLOSE DE LOS RECURSOS

8.1 Objetivos de la propuesta en términos de coste

Créditos de compromiso en millones de euros (al tercer decimal)

Año 2010 | Año 2011 | Año 2012 | Año 2013 | Año n+4 | Año n+5 |

Funcionarios o agentes temporales[41] (XX 01 01) | A*/AD | 4,5 | 4,5 | 4,5 | 3,5 |

B*, C*/AST | 3,5 | 3,5 | 3,5 | 1,5 |

Personal financiado[42] con cargo al artículo XX 01 02 |

Personal financiado[43] con cargo al art. XX 01 04/05 |

TOTAL | 8 | 8 | 8 | 5 |

8.2.2. Descripción de las tareas derivadas de la acción

Los funcionarios AD se encargarán, durante los primeros años de vida de la agencia, de apoyar la instauración de la Oficina así como de participar en los consejos de administración, comités ejecutivos y grupos de trabajo de la Oficina, en caso necesario.

Los funcionarios AST prestarán un apoyo administrativo, por ejemplo apoyo de misiones y apoyo administrativo general.

8.2.3. Origen de los recursos humanos (estatutarios)

X Puestos actualmente asignados a la gestión del programa que se va a sustituir o ampliar

( Puestos preasignados dentro del ejercicio EPA/AP del año 2010

X Puestos que se solicitarán en el próximo procedimiento EPA/AP

X Puestos que se reasignan utilizando recursos existentes en el servicio gestor (reasignación interna)

( Puestos necesarios en el año n, pero no previstos en el ejercicio EPA/AP del año en cuestión

Número de recursos humanos en la oficina (inicio y fase operativa)

La información siguiente es orientativa. Se basa en los elementos proporcionados en el análisis previo que forma parte del análisis de impacto para la creación de la Oficina. Cabe destacar que las cifras siguientes recogidas en la presente ficha financiera tienen en cuenta las cifras máximas resultantes del análisis previo. Es pues probable que las cifras verdaderas sean inferiores a las cifras que figuran a continuación.

Las necesidades de recursos humanos y administrativos se cubrirán mediante la asignación que podrá concederse a la DG gestora en el marco del procedimiento de asignación anual, teniendo en cuenta los condicionamientos presupuestarios.

Ejercicio | Recursos humanos que deben contratarse gradualmente |

2010 | 24 (AT) |

2011 | 36 (18 AT, 18 AC) |

2012 | 20 (10AT, 10 AC) |

2013 | 14 (10 AT, 4 AC) |

TOTAL | 94 (62 AT, 32 AC) |

La Oficina gestionará la contratación externa. El reparto entre Agentes Temporales (AT) y Agentes Contractuales (AC) se proporciona a título orientativo.

El personal de la Oficina estará compuesto por personal operativo y administrativo, con un total máximo de 94 personas. Esto es una estimación. Esta información se concretará cuando se conozcan las tareas finales y las necesidades de la Oficina por lo que se refiere a los recursos humanos y administrativos, tras la negociación del Reglamento constitutivo. Sin embargo, una primera estimación de las necesidades permite aportar los elementos siguientes, que permiten evaluar el personal de la futura Oficina, distribuido entre las distintas tareas que se confiarán a la Oficina en virtud de su Reglamento constitutivo:

Evaluación de las necesidades de personal EASO

Personal mínimo (a partir de 2011 - agencia en pleno funcionamiento) |

Tareas | Personal | Personal AST |

Personal directivo y horizontal | 7 | 6 |

Intercambios de buenas prácticas[44] | 7 | 4 |

Apoyo legislativo[45] | 4 | 2 |

Grupo de expertos[46] | 2 | 1 |

Reubicación[47] | 1 | 2 |

Programas regionales de protección[48] | 1 |

Reinstalación[49] | 1 |

Información relativa al país de origen[50] | 9 | 5 |

Formación[51] | 5 | 3 |

Total personal operativo | 30 | 17 |

Total personal operativo + horizontal | 37 | 23 |

Total general personal AD + AST | 60 |

Personal máximo |

Tareas | Personal AD | Personal AST |

Personal directivo y horizontal | 8 | 7 |

Intercambios de buenas prácticos | 12 | 7 |

Apoyo legislativo | 6 | 3 |

Grupo de expertos | 5 | 3 |

Reubicación | 1 | 3 |

Programas regionales de protección | 2 |

Reinstalación | 2 |

Información relativa al país de origen | 11 | 7 |

Formación | 11 | 7 |

Total personal operativo | 50 | 29 |

Total personal operativo + horizontal | 58 | 36 |

Total general personal AD + AST | 94 |

Se necesitará de 30 a 60 personas para la gestión operativa de la cooperación práctica en el ámbito del asilo y las demás personas se encargarán de las tareas administrativas de la Oficina.

Cálculo: Personal de la Oficina

24 personas = 2,2M EUR (2010) 60 personas = 4,6 M EUR (2011) |

80 personas = 7,2 M EUR (2012) |

94 personas = 8,8 M EUR (2013) Estos importes se calculan sobre la base de 122.000 EUR al año para los agentes temporales y 64.000 EUR para los agentes contractuales. El personal contratado en el año se calcula sobre 6 meses, a excepción del primer año en que el cálculo se basa en 9 meses. |

8.2.4. Otros gastos administrativos incluidos en el importe de referencia (XX 01 04/05 - Gastos de gestión administrativa)

NO PROCEDE

en millones de euros (al tercer decimal)

Línea presupuestaria (n° y denominación) | Año n | Año n+1 | Año n+2 | Año n+3 | Año n+4 | Año n+5 y ss. | TOTAL |

1. Asistencia técnica y administrativa (incluidos los gastos de personal) |

Agencias ejecutivas[52] |

Otros tipos de asistencia técnica y administrativa |

- interna |

- externa |

Total asistencia técnica y administrativa |

8.2.5. Coste financiero de los recursos humanos y costes asociados no incluidos en el importe de referencia

El cálculo se hace sobre la base del punto 8.2.1

en millones de euros (al tercer decimal)

Tipo de recursos humanos | Año 2010 | Año 2011 | Año 2012 | Año 2013 | Año n+4 | Año n+5 y ss. |

Funcionarios y agentes temporales (18 01 01) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Personal financiado con cargo al artículo XX 01 02 (auxiliares, END, contratados, etc.) (indique la línea presupuestaria) |

Coste total de los recursos humanos y costes afines (NO incluidos en el importe de referencia) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Cálculo - Funcionarios y agentes temporales |

AD/AST - 122.000 EUR al año X 8 personas = 976.000 EUR (2010, 2011 y 2012) AD/AST - 122.000 EUR al año X 5 personas = 610.000 EUR (2013) |

Cálculo – Personal financiado con cargo al artículo XX 01 02 |

No apl