Informe

sobre los estados financieros del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, a compañado de las respuestas del Observatorio

(2001/C 372/09)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (en adelante "el Observatorio"), de conformidad con el apartado 11 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Observatorio correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 8 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2) de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el apartado 12 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base adecuada para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL OBSERVATORIO EUROPEO DEL RACISMO Y LA XENOFOBIA (VIENA) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2000 y de los créditos prorrogados del ejercicio precedente se presenta en el cuadro 1(3).

6. Los créditos definitivos del ejercicio se elevaron a 4,9 millones de euros y se comprometieron por valor de 4,6 millones de euros (es decir, un 94 %). Los créditos operativos (título III), que se elevaron a 1,7 millones de euros, se comprometieron por valor de 1,5 millones de euros, lo que representa un 88 %.

7. La significativa infrautilización (59 %) de los créditos del título III, se debe fundamentalmente a demoras en la creación de la red Raxen(4). Los primeros contratos con las organizaciones asociadas en siete Estados miembros (es decir, los puntos focales) no se celebraron hasta noviembre de 2000 y a finales de año aún no se había efectuado ningún pago. Del análisis de los pagos correspondientes al título III, se desprende que en el primer trimestre no se efectuó ningún pago relacionado con los créditos del ejercicio y que un 36 % de los pagos se efectuó en el transcurso de los tres últimos meses del año.

8. Los créditos prorrogados a 2001 se elevan a 0,8 millones de euros (es decir, un 18 % de los compromisos) y afectan principalmente a los créditos operativos prorrogados por valor de 0,6 millones de euros (es decir, un 42,5 % de los compromisos). Del total de los créditos prorrogados a 1999, se anuló un importe de 0,4 millones de euros (alrededor del 23 %) a finales de 2000. El Observatorio debería proseguir con sus esfuerzos encaminados a que las acciones financiadas sean ejecutadas y pagadas en el transcurso del año, con objeto de reducir al mínimo las prórrogas de créditos.

9. El Observatorio elabora una sola propuesta para comprometer créditos imputados a diferentes líneas presupuestarias. En esta propuesta de compromiso, firmada y visada por el Interventor, no se indican ni las partidas afectadas ni los importes comprometidos. El anexo a la propuesta, que contiene dicha información, no lleva ni firma ni visado. El Observatorio debería elaborar compromisos específicos con objeto de garantizar una mayor transparencia.

10. A pesar del riesgo que ello implica, en el año 2000 al igual que en 1999, la contabilidad presupuestaria se llevó a cabo con una hoja de cálculo. El sistema de contabilidad presupuestaria SI2 se puso en marcha en 2001, pero carece de un módulo que permita consignar los importes pendientes de cobro, por lo que debería completarse.

Estados financieros y contabilidad

Contabilidad

11. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

Gestión contable del inmovilizado

12. El Reglamento financiero del Observatorio no contiene disposiciones en materia de gestión contable del inmovilizado. Desde el mes de diciembre de 2000, un Reglamento de la Comisión(5) fija las disposiciones contables relativas al inmovilizado material e inmaterial. El Observatorio debería integrar estas disposiciones en su reglamentación, con objeto de evitar, en particular, los problemas que plantea la evaluación de los bienes susceptibles de incluirse en el inventario.

Inventario

13. Con arreglo a su Reglamento financiero, el Observatorio debe llevar un inventario permanente de todos los bienes muebles e inmuebles que constituyen su patrimonio. En el transcurso del año 2000, el inventario no se llevó de modo satisfactorio y, como consecuencia de ello, debieron realizarse correcciones antes de proceder al cierre de las cuentas. En abril de 2001, el Observatorio estableció un sistema de inventario destinado a garantizar el seguimiento regular del inmovilizado. No obstante, deberían asignarse claramente las competencias relativas al mantenimiento del inventario.

Órdenes de ingreso

14. A pesar de lo dispuesto en su Reglamento financiero(6), el Observatorio no siempre elabora órdenes de ingreso una vez devengado el crédito y jamás realiza previsiones de crédito, lo cual supone una falta de control de los ingresos pendientes. A falta de una previsión de crédito al 31 de diciembre de 2000, no se había registrado en la contabilidad la contribución de las autoridades austriacas en concepto de gastos de alquiler correspondiente al período comprendido entre septiembre y diciembre de 2000 (58026 euros).

15. Cuando el Observatorio elabora una orden de ingreso, no se transmite sistemáticamente una nota de adeudo al deudor para garantizar el cobro del importe debido. Así pues, de once órdenes de ingreso examinadas, tres no iban acompañadas de una nota de adeudo y, como consecuencia de ello, los deudores no efectuaron los pagos correspondientes.

Seguimiento de las anteriores observaciones del Tribunal

16. En su Informe anual de 1999 relativo al Observatorio(7), el Tribunal pidió a éste que integrara en su Reglamento financiero las modificaciones en materia de IVA introducidas en el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general, lo cual aún no se ha llevado a cabo.

17. El Tribunal señaló, asimismo, en su Informe anual de 1999(8), que debieron subsanarse numerosos errores en las cuentas justo antes de su cierre. A pesar los progresos realizados en este sentido durante 2000, aún queda mucho por hacer para mejorar el sistema de control interno. El Observatorio debería proceder sistemáticamente a una conciliación de los datos de la contabilidad presupuestaria con la contabilidad general a fin de reducir el número de rectificaciones al final del ejercicio y, sobre todo, garantizar un seguimiento más eficaz de su gestión financiera a lo largo del año.

El personal del Observatorio

18. La plantilla del Observatorio está compuesta exclusivamente de agentes temporales (AT). El número de puestos vacantes lo autoriza cada año la autoridad presupuestaria al mismo tiempo que el presupuesto. Además, pueden concederse créditos con cargo al presupuesto para la contratación de agentes auxiliares (AA), cuya duración está limitada a un año como máximo, y de expertos nacionales en comisión de servicio (ENC). En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos del Observatorio y su distribución.

19. Desde su creación, el Observatorio ha reclutado a sus agentes mediante anuncios de puestos vacantes difundidos, principalmente, en las instituciones y demás agencias. Por término medio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron aproximadamente a 6610 euros por agente contratado. El número de agentes que abandonó el Observatorio, como consecuencia de la terminación del contrato, arroja una tasa de rotación del personal (AT, AA y ENC) del 6 % como promedio anual.

20. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento del Observatorio (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos del Observatorio.

21. Alrededor de tres cuartas partes de los agentes de la categoría A debe considerarse de carácter operativo, y también entra en esta definición el 55 % del total de agentes del Observatorio, sin distinción de categorías.

Conclusión

22. Habida cuenta de que el Observatorio se creó recientemente, es difícil emitir un juicio definitivo sobre la relación entre el crecimiento de su plantilla y su actividad. No obstante, según los datos disponibles, no se plantean problemas significativos.

23. En lo referente a los puestos relacionados con las actividades de apoyo y operativas, para los que se requieren cualificaciones de tipo administrativo, quizá fuese conveniente que el Observatorio se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo, el 30 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Observatorio correspondientes al ejercicio 2000. A continuación, se remitieron al Consejo de administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 10 de mayo de 2001. En los cuadros adjuntos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de su presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(4) Red de intercambio de información sobre los fenómenos racistas y xenófobos.

(5) Reglamento (CE) n° 2909/2000 de la Comisión, de 29 de diciembre de 2000 (DO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(6) Artículos 23 y 24 del Reglamento financiero del Observatorio.

(7) DO C 373 de 27.12.2000, apartado 7.

(8) DO C 373 de 27.12.2000, apartado 6.

CUADROS 1 A 4

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por el Observatorio.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por el Observatorio.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

ENC: Expertos nacionales en comisión de servicio.

Respuestas del Observatorio

4. El Observatorio acoge favorablemente el parecer del Tribunal en el sentido de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2000 son fiables y que las operaciones subyacentes son legales y regulares.

8. En el marco de su sistema de planificación, el Observatorio ya se basa en informes mensuales y en una acción coordinada para reducir al mínimo las prórrogas de créditos.

9. Desde 2001, cada compromiso provisional se prepara individualmente y por línea presupuestaria, con objeto de evitar la omisión mencionada por el Tribunal.

10. En 2001, se creó y se sometió a prueba el módulo de órdenes de ingreso del sistema SI2, que ya se encuentra en fase plenamente operativa.

12. Se han incluido nuevas normas en materia de inventario e inmovilizado en el nuevo proyecto de reglamento financiero del EUMC, que se someterá a la aprobación del Consejo de administración. Existe un inventario de carácter operativo.

13. El sistema de inventario se modificó en febrero de 2001. En el nuevo proyecto de Reglamento financiero del EUMC y en las directrices emitidas por el Director el 5 de junio de 2001 se aclaran las responsabilidades del Contable en lo que respecta al inventario.

14. La entrada en vigor del acuerdo entre el Observatorio y Austria en mayo de 2001 contribuyó a esta aclaración. Con posterioridad a esta fecha, el Centro podría beneficiarse de recursos de origen diferente a los previstos en el Presupuesto de la UE.

15. Se han elaborado notas de adeudo destinadas a informar a los deudores acerca del importe debido y las condiciones de reembolso.

16. Se ha incluido el régimen del IVA en el nuevo proyecto de Reglamento financiero que deberá aprobar el Consejo de administración.

17. En agosto de 2001, se efectuó la conciliación bancaria correspondiente al ejercicio financiero 2001 hasta el mes de junio de 2001; las transacciones se consignarán semanalmente en el libro mayor.

22-23. El Observatorio ha tomado nota de las observaciones del Tribunal de Cuentas.