Informe

sobre los estados financieros del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia correspondientes al ejercicio 2001, acompañado de las respuestas del Observatorio

(2002/C 326/10)

INDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINION DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Consejo de Administración del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (en adelante "el Observatorio"), de conformidad con el apartado 11 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97(1) del Consejo.

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Observatorio correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001. Según el apartado 8 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el apartado 12 del artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1035/97 del Consejo. El Tribunal de Cuentas tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

5. Sin cuestionar la opinión de fiscalización reflejada en el apartado 4, el Tribunal quisiera no obstante hacer hincapié en las situaciones que se describen en el apartado 8 y en los apartados 18 y siguientes.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Ejecución del presupuesto

6. La ejecución de los créditos del ejercicio 2001 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior se presenta en el cuadro 1(3).

7. Los créditos definitivos del ejercicio se elevaron a 5,3 millones de euros y se comprometieron por valor de 5,1 millones. Casi todos los créditos operativos (Título III), que ascendían a 2,2 millones de euros, se comprometieron. Los pagos efectuados con cargo a los créditos del ejercicio ascendieron a 3,8 millones, de los cuales 1,4 millones fueron prorrogados al ejercicio siguiente y 0,1 millones hubieron de anularse. Alrededor del 50 % de los pagos correspondientes a créditos operativos se efectuaron a lo largo del último trimestre del año.

8. Los créditos prorrogados al ejercicio 2002, principalmente créditos operativos, ascendieron a 1,2 millones de euros, esto es, el doble del ejercicio anterior. Esta importante prórroga se debe a que el Consejo de Administración del Observatorio aprobó de forma tardía el programa de trabajo y a los retrasos en el desarrollo de la red Raxen(4), que constituye el principal objetivo por el que se creó el Observatorio. Dicha situación revela la necesidad de que el Observatorio refuerce la calidad y el seguimiento de su programa de actividades operativas.

9. Los créditos prorrogados del ejercicio 2000 al ejercicio 2001 ascendieron a 0,8 millones de euros y se liquidaron en su práctica totalidad. No obstante, más del 40 % de los pagos relativos a créditos operativos se efectuaron en el transcurso del último trimestre de 2001, lo que refleja un seguimiento insuficiente de los proyectos financiados durante el año anterior.

Estados financieros

10. La cuenta de gestión y el balance publicados por el Observatorio en su informe de actividad relativo al ejercicio 2001 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3.

11. El Observatorio no lleva a cabo la amortización de sus valores inmovilizados; convendría que aplicara las reglas de evaluación y amortización adoptadas por la Comisión(5), de forma que los valores consignados en el balance reflejen fielmente los bienes que componen su patrimonio.

Aplicación de las disposiciones financieras

12. El Observatorio no publicó su presupuesto del ejercicio 2001 en el Diario Oficial, lo que contraviene el artículo 13 de su reglamento financiero.

13. En sus informes anuales de 1999 y 2000 relativos al Observatorio(6), el Tribunal había instado a este último a incorporar a su reglamento financiero las modificaciones en materia de IVA introducidas en el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general, lo cual aún no se ha llevado a cabo.

14. Tras los acontecimientos del 11 de septiembre, el Observatorio celebró quince actas adicionales a los diferentes contratos que le vinculan con los centros nacionales que forman la red Raxen, para los cuales se ha previsto una línea presupuestaria específica. Con el fin de financiar estas actas adicionales se contrajo un compromiso que fue asignado a otra línea presupuestaria, infringiendo así el principio de especialidad. El Observatorio debería haber efectuado una transferencia conforme a la norma para paliar la falta de créditos.

15. Este compromiso provisional se inscribió el 8 de octubre de 2001 y los contratos se suscribieron el 21 del mismo mes, mientras que la fecha de presentación de los primeros informes se fijó el 19 de octubre, es decir, antes de la firma del contrato.

16. En el anexo del compromiso se especificaba que los contratos vencían al final de 2001; sin embargo, a 31 de diciembre de ese año sólo se habían efectuado el 16 % de los pagos.

17. A finales de 2001 y en virtud del artículo 40 del reglamento financiero del Observatorio, hubieron de suspenderse pagos por la significativa cantidad de 297546 euros, ante la falta de comprobantes que acreditaran suficientemente los servicios prestados realmente o el régimen de IVA de los contratistas.

18. Entre los pagos suspendidos figura uno de 70961 euros correspondiente a una contribución de 100000 euros para un proyecto cofinanciado por el Consejo de Europa. En realidad, esta financiación es una subvención destinada a reembolsar la mayor parte de los trabajos realizados por expertos con anterioridad. El ordenador de pagos competente no pudo presentar ni una descripción precisa del proyecto ni comprobantes que acreditaran el pago solicitado, pese a que la presentación de estos últimos es obligatoria en todas las etapas de la ejecución de un gasto (artículos 32, 35 y 39 del reglamento financiero del Observatorio).

19. Con miras a una buena gestión, resulta poco prudente conceder financiaciones retroactivas que, precisamente por tener este carácter, no aportan ningún valor añadido a las acciones que lleva a cabo el Observatorio.

20. El director del Observatorio debería aplicar las disposiciones del artículo 61 del Reglamento Financiero relativas a la responsabilidad de los ordenadores y, dado que el pago fue suspendido conforme al artículo 40 del reglamento financiero del Observatorio, sería conveniente anular el citado compromiso. No obstante, según lo dispuesto en el artículo 41 de dicho reglamento, el Consejo de Administración puede solicitar, bajo su propia responsabilidad, que el pago suspendido se efectúe.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 25 y 26 de septiembre de 2002.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo, el 6 de febrero de 2002 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Observatorio correspondientes al ejercicio 2001 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 8 de febrero de 2002. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede originar pequeñas diferencias en los totales. Un guión indica un valor inexistente o nulo, mientras que la cifra 0,0 representa un valor inferior al límite del redondeo.

(4) Red de intercambio de información sobre los fenómenos racistas y xenófobos.

(5) Reglamento n° (CE) 2909/2000 de la Comisión de 29 de diciembre de 2000 (DO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(6) DO C 373 de 27.12.2000, apartado 7, y DO C 372 de 28.12.2001, apartado 16.

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria del ejercicio 2001NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Observatorio - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Observatorio en sus estados financieros.

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Cuadro 2

Cuentas de gestión de los ejercicios 2001 y 2000

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NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2001 y al 31 de diciembre de 2000.NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia. Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Observatorio en sus estados financieros.

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Respuestas del Observatorio

4. El Observatorio acoge favorablemente la afirmación del Tribunal respecto de la fiabilidad de sus cuentas correspondientes al ejercicio 2001.

8 y 9). El Observatorio ya ha puesto en marcha una serie de procedimientos destinados a mejorar tanto su sistema de planificación como el seguimiento de sus actividades operativas, con objeto de garantizar una ejecución correcta de su presupuesto. En abril de 2002 se completó el proyecto de programa de trabajo para 2003, que se sometió a examen en la reunión del consejo de aadministración del 19 de junio de 2002.

11. En el primer semestre de 2002, el Observatorio añadió el módulo "Fixed asset" a su actual programa de contabilidad financiera, denominado "EXACT". Se han completado las pruebas, que se ajustan a las normas de la Comisión [Reglamento (CE) n° 2909/2000 de la Comisión, de 29 de diciembre de 2000, sobre gestión contable del inmovilizado no financiero de las Comunidades Europeas(1)]. En lo sucesivo, un control físico será llevado a cabo (mediante muestreo) por una persona responsable del inmovilizado del EUMC. Se ha establecido un procedimiento interno para abordar esta cuestión.

12. El Observatorio ha publicado su presupuesto para el ejercicio 2002 en el Diario Oficial L 178 de 9.7.2002.

13. El 4 de julio de 2001, el Observatorio elaboró un proyecto de propuesta para proceder a una actualización de su Reglamento financiero. Sin embargo, este proceso se aplazó con objeto de no introducir disposiciones diferentes de las que se introducirán con el nuevo reglamento financiero refundido que entrará en vigor el 1 de enero de 2003.

En lo que se refiere al régimen del IVA aplicable a los gastos del Observatorio, éste ha decidido adelantarse a las nuevas disposiciones, con efecto desde el 1 de enero de 2002, mediante la aplicación del procedimiento a las normas internas.

14. Como consecuencia de los acontecimientos del 11 de septiembre de 2001, el Observatorio se vio obligado a desarrollar a corto plazo un sistema de respuesta rápida para recopilar cuanto antes los datos necesarios para estar a la altura de las expectativas de las Comunidades y los Estados miembros. El Observatorio reconoce que debía haber elaborado un contrato específico. No obstante, esta omisión se debe únicamente a que el Observatorio se vio obligado a responder urgentemente a una situación excepcional.

15. La situación de urgencia que hubo de afrontar el Observatorio para poner en práctica los procedimientos no permitió modificar la fecha de presentación de los informes, que se indicó en el proyecto de contrato. Como consecuencia de ello, hubo cierta confusión en relación con los plazos.

16. El observatorio reconoce que hubo cierta incoherencia en relación con los plazos relativos a los compromisos y los pagos.

18 a 20. A fin de evitar dificultades, el Observatorio ha decidido seguir la recomendación del Tribunal y anular el compromiso relativo al proyecto conjunto con el Consejo de Europa.

Asimismo, el Observatorio desea hacer hincapié en que esta iniciativa estaba basada en el acuerdo general de cooperación con el Consejo de Europa, mencionado en el Reglamento (CE) n° 1035/97.

El Observatorio está dispuesto a mejorar definitivamente su gestión presupuestaria de las actividades operativas. Tras la actual evaluación de la situación, el Observatorio tiene previsto introducir las correcciones necesarias en la normativa interna y complementar esta medida con cursos de formación especiales.

(1) DO L 336 de 30.12.2000, p. 75.