Informe

sobre los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea correspondientes al ejercicio 2001, acompañado de las respuestas del Centro

(2002/C 326/05)

INDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Consejo de Administración del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001. Según el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2965/94. El Tribunal de Cuentas tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Ejecución del presupuesto

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2001 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior se presenta en el cuadro 1(3). Cabe señalar que los gastos de personal (Título I) incluyen tanto los gastos relativos a los agentes como a los traductores externos. Los créditos disponibles ascendían a 27,2 millones de euros, de los cuales 24,8 correspondían al ejercicio y 2,4 millones fueron prorrogados del ejercicio anterior. De los créditos correspondientes propiamente al ejercicio 2001 se comprometieron 16,8 millones de euros, realizándose pagos por valor de 15 millones. El saldo de los créditos fue prorrogado (1,8 millones de euros) o anulado. Las anulaciones alcanzaron un importe significativo (8,1 millones de euros) al no haberse utilizado la reserva (3,9 millones de euros). Los créditos prorrogados del ejercicio anterior ascendían a 2,4 millones de euros, de los cuales se realizaron pagos por un total de 2,2 millones, siendo anulado el saldo.

Estados financieros

6. La cuenta de gestión y el balance publicados por el Centro en su informe de actividad relativo al ejercicio 2001 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3.

7. Desde abril de 1997 el Centro ocupa unos locales puestos a su disposición por las autoridades luxemburguesas sin que las condiciones de ocupación hayan sido objeto de ningún tipo de acuerdo suscrito oficialmente entre las partes(4). En una reunión celebrada el 14 de marzo de 2002, el Consejo de Administración del Centro decidió crear, a partir de ese año, una reserva destinada a hacer frente a posibles exigencias de las autoridades luxemburguesas con respecto al coste de dichos locales.

Compras de bienes y servicios

Previsión de necesidades

8. Como norma general, el Centro debería mejorar su sistema de previsión de necesidades y de programación para el conjunto de sus compras y superar, de este modo, su marco de programación actual, que es esencialmente anual. Dicho sistema podría estar más documentado y formalizado, lo que permitiría comparar las previsiones con la realidad.

Colaboración con las instituciones y otros organismos comunitarios

9. El Centro forma parte de un grupo interinstitucional de armonización de los procedimientos de compras y de las convocatorias de concursos públicos interinstitucionales, además de participar en los intercambios de información acerca de las adquisiciones de bienes y servicios ordinarios. En lo relativo a la organización de las convocatorias de concursos públicos en el ámbito de la traducción, la coordinación entre los organismos comunitarios podría mejorar. Sería además conveniente que se resolvieran las divergencias de enfoque existentes entre las instituciones y el Centro con respecto a la evaluación y la utilización de los criterios de calidad de las traducciones, permitiendo de este modo la publicación de convocatorias de concursos públicos conjuntas mediante las cuales se obtendrían mejores condiciones.

Evaluación de las ofertas

10. Con mucha frecuencia el Centro utiliza un ratio calidad/precio para seleccionar a los licitadores, en particular en lo que respecta a los servicios de traducción externa y a los sistemas informáticos. Esta forma de proceder se basa, según el Centro, en su interés por mantener una actitud prudente y ahorradora: cuanto mejor sea la calidad del producto, mayor será la probabilidad de que los gastos derivados de su utilización o mantenimiento se reduzcan (por ejemplo, el coste de revisión de las traducciones o el mantenimiento de los sistemas informáticos).

11. En lo que respecta a las adquisiciones de bienes y servicios (exceptuando las relativas a la traducción externa), los criterios de evaluación de calidad varían de un contrato a otro, incluso cuando se trata de la adquisición de bienes de la misma naturaleza. Como norma general, la evaluación corre a cargo de un comité de tres miembros que expresan su opinión sobre los diferentes aspectos de la calidad del producto basándose en los documentos presentados. En algunos casos, se citan las opiniones individuales y en otros, el resultado conjunto de las diferentes opiniones.

12. Los criterios cualitativos establecidos deberían, en mayor medida:

- homogeneizarse cuando se trata de la adquisición de bienes de la misma naturaleza;

- basarse en indicadores objetivos que sean lo más cuantificables posible;

- aplicarse en el marco de un procedimiento fijado para garantizar la independencia e imparcialidad de los miembros del comité de evaluación.

13. Con el fin de facilitar la labor de los evaluadores, habría que perfeccionar el formato de las respuestas que han de presentar los licitadores para que el contenido de estas sea lo más completo y comparable posible.

Evaluación de los servicios de traducción externa

14. Las disposiciones de los contratos establecidos con las agencias de traducción han ido evolucionando a lo largo del tiempo, adquiriendo mayor precisión y rigor, especialmente en lo que respecta al control de calidad.

15. Todos los documentos traducidos por los traductores externos son examinados por un revisor del Centro con el fin de llevar a cabo un control de calidad. También se solicita la opinión de los clientes respecto de la calidad. No obstante, la complejidad de los documentos traducidos difiere de una agencia a otra, lo cual plantea dificultades a la hora de comparar la relación calidad/precio de los trabajos realizados. El Centro debería ponerse de acuerdo con otros organismos comunitarios que también recurren a servicios externos de traducción para establecer criterios comunes en lo relativo a la calidad de las traducciones.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 25 y 26 de septiembre de 2002.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 de Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, el 14 de marzo de 2002 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Centro correspondientes al ejercicio 2001 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de Centro, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 21 de junio de 2002. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede originar pequeñas diferencias en los totales. Un guión indica un valor inexistente o nulo, mientras que la cifra 0,0 representa un valor inferior al límite del redondeo.

(4) Véase el apartado 13 del informe relativo al ejercicio 2000 (DO C 372 de 28.12.2001, p. 29).

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria del ejercicio 2001NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Centro - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Centro en sus estados financieros.

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2001 y 2000

>SITIO PARA UN CUADRO>

NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Centro - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Centro en sus estados financieros.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2001 y al 31 de diciembre de 2000NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Centro - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Centro en sus estados financieros.

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Respuestas del Centro

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Estados financieros

7. Las autoridades luxemburguesas han manifestado en sucesivas ocasiones su intención de tratar este expediente, así como el acuerdo de la sede y la seguridad, una vez elaborado el proyecto de financiación de la sede definitiva del Centro. En su reunión del 14 de marzo de 2002 el consejo de administración creó, en el anteproyecto de presupuesto 2003, la línea 10 0 0 3, "Reserva para obligaciones potenciales de los alquileres de edificios", con el fin de tener en cuenta la incertidumbre en relación con las posibles obligaciones relativas a los locales puestos a disposición del Centro. El consejo de administración examinará el estado actual de este expediente en su próxima reunión del 24 de octubre de 2002.

Compras de bienes y servicios

Previsión de las necesidades

8. El Centro de Traducción toma buena nota de las observaciones del Tribunal.

Colaboración con las instituciones y otros organismos comunitarios

9. El Centro de Traducción comparte totalmente la opinión del Tribunal. Para la organización de las licitaciones, en la actualidad el Centro de Traducción se esfuerza en proseguir, en la medida de lo posible, una intensa cooperación interinstitucional, y se ha aplicado un esfuerzo particular por lo que se refiere a la armonización de los documentos relativos a las licitaciones, lo que permite ahorrar aún más.

Dicho esto, es necesario tener presente que subsisten algunas dificultades de carácter reglamentario, presupuestario o político (normas aplicables, diferencias de interpretación de las normas a causa de la existencia de controles financieros y CCCC diferentes, margen de maniobra propio de cada institución para garantizar las tareas que se le han confiado).

Evaluación de las ofertas

10. Por lo que se refiere a las prestaciones del Servicio de Traducción externa, la adjudicación de los contratos se hace sobre la base de distintos criterios que permiten determinar la oferta económicamente más ventajosa. Además de aplicar el criterio de relación calidad/precio, el Centro de Traducción está convencido, debido a su experiencia en la compra de Servicios de Traducción Externa, de la importancia del elemento cualitativo que permitirá, entre otras cosas, una reducción de los costes vinculados a la revisión. Por lo tanto, para las últimas licitaciones lingüísticas, se revisó al alza el criterio de calidad (necesidad de sumar como mínimo un 60 % en calidad para que una oferta sea considerada de calidad suficiente y o sea elegida para darle continuidad en el procedimiento).

Para los servicios distintos de la traducción puede suceder que el servicio ordenador se base solamente en el criterio del precio más bajo para adjudicar estos contratos.

11 a 13. El Centro de Traducción reconoce la importancia de una claridad absoluta en los procedimientos de funcionamiento de los comités de evaluación. Se están realizando constantes esfuerzos en este sentido.

Para los servicios distintos de la traducción, existen procedimientos claramente definidos. Los comités siempre están formados por tres miembros como mínimo, al menos uno de los cuales no pertenece al departamento en cuestión. La composición de los comités se hace en función del campo de conocimientos especializados. Por lo tanto, aunque la decisión de los comités sea siempre colegiada, en ámbitos específicos, se impone la opinión del experto.

Evaluación de los Servicios de Traducción Externa

15. Por lo que se refiere a la concertación de los servicios externos de traducción en el ámbito de la calidad, está en curso un proyecto de sistema de evaluación interinstitucional. En este proyecto se toma en consideración, entre otras cosas, la dificultad de los textos a traducir. La concertación recomendada por el Tribunal ya se efectúa en el marco del Comité interinstitucional para la evaluación de la calidad de las traducciones externas (CIEQ), a quien se remiten los documentos para su dictamen en cuanto se plantea un problema de calidad en el ámbito interno.