Comunicación de la Comisión relativa a un documento de orientación sobre la aplicación de las disposiciones para la realización de auditorías en virtud del artículo 6 del Reglamento (UE) 2017/625 del Parlamento Europeo y del Consejo

(2021/C 66/02)

Prefacio

El Reglamento (UE) 2017/625 del Parlamento Europeo y del Consejo (1) establece, en su artículo 6, apartado 1, que las autoridades competentes deben realizar auditorías internas u ordenar que les sean realizadas y, atendiendo a su resultado, adoptar las medidas oportunas.

El presente documento de orientación tiene por objeto ayudar a las autoridades competentes nacionales a aplicar tales requisitos. Ha sido elaborado por la Comisión en cooperación con los Estados miembros y no es jurídicamente vinculante (2). Solo el Tribunal de Justicia de la Unión Europea es competente para formular interpretaciones vinculantes del Derecho de la Unión.

Índice

1. Objeto y ámbito de aplicación 24

2. Marco jurídico 24

3. Definiciones 24

4. Principios fundamentales 25

5. Aplicación del proceso de auditoría 25

5.1. Enfoque sistemático 25

5.2. Transparencia 26

5.3. Independencia 27

5.4. Examen independiente 28

5.5. Objetivos principales 28

6. Realización de una auditoría 29

6.1. Planificación y preparación de la auditoría 29

6.2. Realización de la auditoría 29

6.3. Informe de auditoría 30

6.4. Seguimiento de los resultados de la auditoría 31

7. Revisión y difusión de los resultados de la auditoría 31

8. Otras cuestiones 31

8.1. Recursos 31

8.2. Competencia de los auditores 32

1. Objeto y ámbito de aplicación

El documento de orientación proporciona orientación sobre la naturaleza y la implementación de los sistemas de auditoría por parte de las autoridades competentes, según se las describe en el artículo 3, punto 3, letras a) y b), del Reglamento (UE) 2017/625. La finalidad de los sistemas de auditoría es verificar si los controles oficiales y otras actividades oficiales (3) reguladas por el Reglamento (UE) 2017/625 se aplican de forma efectiva y si son adecuados para lograr los objetivos de la legislación pertinente, incluido el cumplimiento de los planes nacionales de control.

El presente documento de orientación busca describir los principios derivados del Reglamento (UE) 2017/625 que guardan relación con el establecimiento de sistemas nacionales de auditoría y la realización de auditorías internas, en lugar de describir métodos pormenorizados, con el fin de facilitar la aplicación de dichos principios en los diversos sistemas de control y auditoría de los Estados miembros. Los métodos escogidos para aplicar esos principios pueden variar en función del tamaño, la naturaleza, el número y la complejidad de las autoridades competentes responsables de los controles oficiales en los Estados miembros.

2. Marco jurídico

El presente documento de orientación tiene por objeto ayudar a los Estados miembros a aplicar las disposiciones para la realización de las auditorías contempladas en el artículo 6 del Reglamento (UE) 2017/625, que reza del siguiente modo:

Artículo 6 Auditorías de las autoridades competentes 1. Para asegurarse del cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento, las autoridades competentes realizarán auditorías internas u ordenarán que les sean realizadas y, atendiendo a su resultado, adoptarán las medidas oportunas. 2. Las auditorías mencionadas en el apartado 1 serán objeto de un examen independiente y se llevarán a cabo de manera transparente.

Aunque el artículo 6 no los menciona explícitamente, los actos delegados y de ejecución adoptados en virtud del Reglamento (UE) 2017/625 también son esenciales para garantizar el cumplimiento de dicho Reglamento. Por consiguiente, las auditorías también deben realizarse con el objetivo de garantizar el cumplimiento de estos actos delegados y de ejecución.

3. Definiciones

A efectos del presente documento de orientación, se hace referencia a las definiciones establecidas en el artículo 3 del Reglamento (UE) 2017/625 y en los artículos 2 y 3 del Reglamento (CE) n.o 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo (4).

Conforme a la definición que figura en el artículo 3, punto 30, del Reglamento (UE) 2017/625, se entiende por «auditoría» un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y sus correspondientes resultados cumplen las disposiciones previstas, y si dichas disposiciones se aplican eficazmente y son adecuadas para lograr los objetivos.

Otras definiciones pertinentes a los efectos del presente documento de orientación son las siguientes:

«Organismo auditor»: organismo que lleva a cabo el proceso de auditoría. Puede ser una entidad interna o externa.

«Universo de auditoría»: inventario de ámbitos de auditoría que el organismo auditor compila y mantiene con el fin de determinar, durante el proceso de planificación de las auditorías, los ámbitos que deben auditarse.

«Sistema de auditoría»: combinación de uno o más organismos auditores que llevan a cabo un proceso de auditoría en una o varias autoridades competentes.

«Proceso de auditoría»: conjunto de actividades descritas en la sección 5.1 («Enfoque sistemático») y la sección 6 («Realización de una auditoría»).

«Programa de auditoría»: conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

«Plan de auditoría»: descripción de las actividades y de las disposiciones para llevar a cabo una auditoría.

«Enfoque de la auditoría»: el énfasis que debe ponerse, durante una auditoría, en las actividades auditadas (p. ej., auditar directamente el cumplimiento, centrando la atención inicialmente en los productos y resultados, o auditar los sistemas de control, centrando la atención inicialmente en los sistemas y controles).

Para acceder a terminología específica sobre las auditorías, puede ser útil consultar las versiones actuales de normas internacionales como las normas ISO 19011 e ISO 9000 y el sitio web del Instituto de Auditores Internos (5).

4. Principios fundamentales

Los sistemas de auditoría deben abarcar todos los controles oficiales y otras actividades oficiales que se realicen en cualquier etapa de la cadena agroalimentaria de la Unión, cubiertos por el Reglamento (UE) 2017/625, lo cual incluye las actividades de todas las autoridades competentes, con independencia del modo en que se organicen o de su nivel administrativo, y de todas las agencias u organismos de control implicados. Para ello, las auditorías deben traspasar los límites administrativos cuando sea necesario. Cuando un mismo Estado miembro cuente con varios sistemas de auditoría, deben establecerse mecanismos para garantizar que, al combinarlos, se consiga una cobertura plena de todas las actividades antes mencionadas.

A fin de desarrollar y mantener la confianza en la integridad del sistema de auditoría, la gestión e implementación del proceso de auditoría deben ser transparentes para todas las partes interesadas pertinentes. En particular, debe existir una total transparencia entre el organismo auditor y la entidad auditada (véase el cuadro de la sección 5.2). Garantizar que el proceso de auditoría es transparente para otras partes interesadas es una forma de fomentar la confianza y de ayudar a la difusión de la información y, en particular, al intercambio de buenas prácticas en el seno de las autoridades competentes y entre ellas.

La independencia debe abordarse en los planos organizativo y funcional, así como al nivel del proceso de auditoría y del auditor. La dirección de las autoridades competentes debe designar al organismo auditor y el equipo de auditoría, que a su vez deben informar a esta. Es necesario disponer de un mandato claro y documentado que atribuya el poder adecuado para llevar a cabo las auditorías. Este mandato debe especificar, al menos, el propósito, las responsabilidades, la autoridad y la obligación de rendir cuentas del organismo auditor, así como cualquier otro aspecto que se considere necesario para alcanzar un nivel satisfactorio de independencia. Ni el organismo auditor ni el equipo de auditoría deben estar implicados en la gestión o supervisión de los sistemas de control auditados.

Si se delegan funciones de control y la autoridad competente ha escogido auditar, en vez de inspeccionar, al organismo delegado, en las obligaciones contractuales de este organismo debe incluirse la aceptación de los requisitos y las condiciones de la auditoría.

El examen independiente debe ser un proceso periódico y planificado, externo al organismo auditor, destinado a garantizar que el sistema de auditoría es capaz de generar resultados objetivos y que las autoridades competentes cumplen las obligaciones que les confiere el artículo 6, apartado 2, del Reglamento (UE) 2017/625.

Además de las orientaciones específicas indicadas en el presente documento, la norma ISO 19011 puede servir como orientación general.

5. Aplicación del proceso de auditoría

5.1. Enfoque sistemático

El proceso de auditoría debe gestionarse de manera sistemática. A tal efecto, el proceso de auditoría debe:

— Ser el resultado de un proceso transparente de planificación que defina prioridades en función de los riesgos conforme a las responsabilidades de la autoridad competente con arreglo al Reglamento (UE) 2017/625.

— Incluir una planificación estratégica plurianual que sea: — la base para establecer objetivos y prioridades; — el punto de partida para decidir qué cuestiones se auditarán; y — la base para realizar una planificación anual detallada.

— Determinar, mediante la planificación estratégica, el universo de auditoría: agruparlo en entidades auditables, determinar las fuentes de información que sustentarán el proceso de planificación y establecer los criterios de selección que se emplearán para elegir los temas de la auditoría.

— Establecer un programa de auditoría que cubra adecuadamente todos los ámbitos de actividad pertinentes y todas las autoridades competentes pertinentes regulados por el Reglamento (UE) 2017/625, con una frecuencia adecuada en función de los riesgos y durante un período que no exceda de cinco años. El programa de auditoría puede incluir información respecto de los tipos de auditorías, los recursos, el calendario y la frecuencia de examen (p. ej., una vez al año o más a menudo).

— Contar con procedimientos documentados y registros que garanticen la coherencia y demuestren que se aplica un enfoque sistemático. Dichos procedimientos deben cubrir: — La planificación del programa de auditoría en función de los riesgos. — La generación de constataciones de la auditoría, incluida la identificación de pruebas del cumplimiento o el incumplimiento, según proceda. — La preparación, aprobación y distribución de informes de auditoría. — La revisión de las conclusiones de la auditoría, con vistas a determinar los puntos fuertes y débiles del sistema de control, difundir buenas prácticas y garantizar el seguimiento de las medidas correctivas y preventivas.

— Ser controlado y revisado, a fin de garantizar que se cumplen los objetivos del programa de auditoría y determinar oportunidades de mejora.

Si en un Estado miembro están previstos varios programas de auditoría, es necesario adoptar medidas para coordinar de forma efectiva dichos programas, a fin de que todas las autoridades competentes involucradas lleven a cabo el proceso de auditoría de forma homogénea. Asimismo, los programas de auditoría deben abarcar todos los niveles jerárquicos pertinentes de la autoridad competente.

5.2. Transparencia

Para demostrar que el proceso de auditoría es transparente, deben usarse procedimientos documentados con miras a respaldar un proceso de planificación de las auditorías claramente definido, lo que incluye definir los objetivos de la auditoría, los criterios a seguir, la selección del enfoque de la auditoría y los mecanismos de aprobación y distribución del informe de auditoría.

Las autoridades competentes deben adoptar las medidas adecuadas para garantizar la transparencia, teniendo en cuenta los requisitos pertinentes de la legislación nacional y de la Unión, y otras condiciones que correspondan. A tal efecto, las autoridades competentes deben plantearse fomentar prácticas que mejoren la transparencia del proceso. En el cuadro siguiente se recogen algunos ejemplos de dichas prácticas. Cuando decidan qué medidas aplicar, las autoridades competentes deben mantener un equilibrio entre la necesidad de transparencia y el riesgo de menoscabar la capacidad del sistema de auditoría de alcanzar sus objetivos. Para optimizar los beneficios de la transparencia, debe combinarse con una información equilibrada, es decir, una combinación adecuada de conformidad verificada (resultados positivos) y de ámbitos de mejora (resultados negativos).

Cuadro. Ejemplos de prácticas que preservan la transparencia de un proceso de auditoría

Entidad auditada En el seno de la autoridad competente Entre varias autoridades competentes (de un Estado miembro) Público en general y otras partes interesadas Acceso a los procedimientos documentados del organismo auditor ✓ ✓ ✓ Consulta sobre la planificación del programa de auditoría ✓ ✓ ✓ Publicación del programa de auditoría ✓ ✓ ✓ ✓ Presentación del plan de auditoría ✓ ✓ Posibilidad de formular observaciones sobre el proyecto de informe de auditoría ✓ ✓ Distribución del informe final de auditoría ✓ ✓ ✓ Publicación de las observaciones de la entidad auditada sobre el proyecto de informe ✓ ✓ ✓ ✓ Publicación del informe final de auditoría ✓ ✓ ✓ ✓ Publicación de resúmenes de los informes finales de auditoría y del informe anual ✓ ✓ ✓ ✓ Publicación del plan de acción de la entidad auditada ✓ ✓ ✓ ✓ Publicación de los resultados de las actividades de seguimiento ✓ ✓ ✓ ✓ Nota: Las autoridades competentes deben seleccionar las prácticas (primera columna) y la medida en que se aplican (columnas restantes) que resulten apropiadas para sus circunstancias particulares.

5.3. Independencia

Los organismos auditores no deben sufrir presiones comerciales, financieras, jerárquicas, políticas o de otro tipo que puedan influir en sus conclusiones o en el resultado del proceso de auditoría. El sistema de auditoría, el organismo auditor y los auditores deben ser independientes de la actividad auditada y no encontrarse en situación de parcialidad o de conflicto de intereses.

En muchas circunstancias la plena independencia no es posible. Basta con alcanzar un nivel de independencia que un observador externo razonable consideraría suficiente para garantizar que las auditorías se lleven a cabo de manera justa, objetiva e imparcial y que el organismo auditor y sus auditores no estén sometidos a una influencia indebida o tengan un conflicto de intereses que perjudicaría al proceso de auditoría o a auditorías concretas.

El organismo auditor debe contar con personal cualificado y competente, financiación e infraestructuras suficientes y con otros recursos necesarios para ejecutar el programa de auditoría. Debe concederse al organismo auditor acceso a desarrollo profesional continuo y a los conocimientos técnicos pertinentes.

El organismo auditor debe estar libre de cualquier influencia indebida en todos los niveles del proceso de auditoría. En particular, la entidad auditada no debe influir en la aprobación del programa y los informes de auditoría ni obstaculizarla. El organismo auditor debe tener la libertad de desarrollar el alcance y los objetivos de la auditoría y tener acceso a todas las instalaciones y a la información necesaria para alcanzar dichos objetivos.

Debe verificarse que ni el organismo auditor ni el equipo de auditoría o cualquier experto técnico vinculado estén sujetos a conflictos de intereses. Los miembros del equipo de auditoría deben comportarse de forma objetiva, imparcial e independiente, sin sesgos y con equidad, honestidad intelectual e integridad y, en su caso, declarar los conflictos de intereses existentes. Para ello, puede ser útil la rotación de auditores o de equipos de auditoría.

Si solo la autoridad competente auditada reúne los conocimientos técnicos necesarios para realizar la auditoría, deben tomarse medidas para que el equipo de auditoría siga siendo independiente. Si las actividades de control se organizan a escala regional, puede practicarse un intercambio de expertos técnicos para garantizar que sean independientes. En caso de tener que recurrir a expertos técnicos externos al organismo auditor, deben tomarse medidas para garantizar que estos sean independientes y no tengan ningún conflicto de intereses que pueda hacer peligrar la independencia del equipo de auditoría.

5.4. Examen independiente

El proceso de examen independiente deben llevarlo a cabo una o varias personas que no pertenezcan al organismo auditor ni a la organización sujeta a las auditorías internas y que posean un nivel de independencia y unos conocimientos técnicos suficientes para examinar el proceso de auditoría. Si se ha establecido un organismo o comité para realizar un examen independiente del proceso de auditoría, deben pertenecer a él una o varias personas independientes.

El examen independiente debe abarcar todo el proceso de auditoría, lo que incluye la programación, la planificación y la realización de las auditorías, la presentación de informes (incluida su aprobación), las medidas correctivas y el seguimiento. Asimismo, debe cubrir las diferentes amenazas para la independencia y los mecanismos para gestionarlas. Si bien el examen independiente no es una auditoría, también puede llevarse a cabo mediante un enfoque de auditoría. El examen puede variar en lo que respecta a su alcance, nivel de detalle e intensidad, y debe proporcionar:

— Una evaluación objetiva de la eficacia e independencia del proceso de auditoría y del organismo auditor.

— Retroalimentación para garantizar la mejora continua.

— Confianza al organismo auditor, la dirección de las autoridades competentes y otras partes interesadas de que el proceso de auditoría cumple los objetivos del artículo 6 del Reglamento (UE) 2017/625.

Dicho examen debe ser periódico, pero su frecuencia puede variar en función de los resultados de exámenes anteriores y de los controles internos efectuados por el organismo auditor.

Las autoridades competentes deben velar (6) por que el proceso de examen independiente se documente, también en lo que respecta a los términos de referencia, las funciones y responsabilidades, la confidencialidad, el código ético, los derechos y obligaciones, así como los requisitos de presentación de informes y difusión.

El organismo auditor debe adoptar medidas para subsanar las deficiencias que detecte el examen independiente.

5.5. Objetivos principales

El propósito de los sistemas de auditoría es verificar que las autoridades competentes cumplen lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2017/625, así como el funcionamiento de los sistemas de control oficial. Con este fin, y para cumplir los requisitos contemplados en el artículo 6 del Reglamento (UE) 2017/625, el sistema de auditoría debe abarcar los tres puntos siguientes, expuestos en el artículo 3, punto 30, del mismo Reglamento:

a) Verificación de que los controles oficiales cumplen las disposiciones previstas. El objetivo es garantizar que las autoridades competentes cumplen sus obligaciones generales (7), que los controles oficiales se llevan a cabo según lo previsto y que el personal encargado de efectuar dichos controles sigue las instrucciones u orientaciones que se le hayan dado. La verificación de este requisito puede realizarse en gran medida mediante una revisión de documentos, pero también debe incluir una verificación in situ. El equipo de auditoría debe tener los conocimientos y las competencias generales de auditoría necesarios para abordar este objetivo de auditoría.

b) Verificación de que las disposiciones previstas se aplican eficazmente. La eficacia es la medida en que los controles oficiales dan lugar a un efecto (previsto) o alcanzan un objetivo determinado. Se espera que un sistema de control oficial que funcione correctamente verifique, mediante sus disposiciones previstas, el cumplimiento de los requisitos legales pertinentes y, cuando se detecten incumplimientos, adopte medidas para mitigar o eliminar dichos incumplimientos en un plazo adecuado. Asimismo, debe tener cierta capacidad de control y ejecución que pueda disuadir los incumplimientos y gestionar los riesgos para la seguridad de los alimentos. La verificación de este requisito debe comprender una evaluación de la calidad, la fiabilidad y la coherencia de los controles e incluir actividades de auditoría in situ. El equipo de auditoría debe tener los conocimientos técnicos necesarios para abordar este objetivo de auditoría.

c) Verificación de que las disposiciones previstas son adecuadas para lograr los objetivos de los controles oficiales. La adecuación depende de si el diseño y la ejecución del sistema de control son apropiados para alcanzar los resultados deseados, es decir, los objetivos del Reglamento (UE) 2017/625, de los planes nacionales de control plurianuales (PNCPA) de los Estados miembros o de las políticas nacionales. Este aspecto es particularmente pertinente cuando existen indicios de que los controles, a pesar de efectuarse de acuerdo con las disposiciones previstas, no logran los resultados u objetivos esperados. La verificación de este requisito debe incluir la evaluación de los controles oficiales, por ejemplo, en lo que respecta a su planificación, su frecuencia e intensidad y a los métodos aplicados, habida cuenta de la estructura y el perfil de riesgo de la cadena o cadenas de producción y de las prácticas y el volumen de producción. También debe comprender el análisis de las limitaciones que puedan haber influido en la planificación o ejecución de las disposiciones (8). El equipo de auditoría debe tener amplios conocimientos de auditoría de sistemas, así como las competencias técnicas pertinentes, para abordar este objetivo de la auditoría.

6. Realización de una auditoría

6.1. Planificación y preparación de la auditoría

El auditor (o el equipo de auditoría) debe planificar la auditoría de un modo que garantice que se lleve a cabo de manera eficiente, efectiva y puntual.

El plan de auditoría debe ayudar a comprender, desde el punto de vista técnico y jurídico, el tema de la auditoría y las posibles entidades auditadas, determinar los objetivos y el alcance de la auditoría, establecer los criterios de esta, definir los principales ámbitos y riesgos, seleccionar el enfoque de la auditoría, calcular los recursos necesarios y estimar el calendario.

Los criterios de auditoría deben incluir objetivos derivados de los PNCPA y de los Reglamentos (CE) n.o 178/2002 y (UE) 2017/625, así como requisitos específicos de la legislación nacional y de la UE pertinente, cuando proceda.

Una vez definidos los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría, deben determinarse el enfoque, la metodología y las técnicas que se emplearán en ella. El enfoque de la auditoría se establece con el propósito de garantizar que se alcancen los objetivos de la auditoría y que se recojan suficientes pruebas de auditoría adecuadas para extraer conclusiones válidas y fiables. El auditor (o el equipo de auditoría) debe desarrollar dicho enfoque basándose en su discernimiento profesional.

En la fase de planificación de la auditoría, el equipo de auditoría debe considerar qué pruebas de auditoría deben solicitarse. Planificar las pruebas necesarias y cómo, cuándo y dónde se recogerán es una parte integral del proceso de planificación de la auditoría. La calidad de las pruebas recogidas repercute directa y considerablemente en las constataciones y las conclusiones de la auditoría.

6.2. Realización de la auditoría

Antes de iniciar la auditoría, el equipo de auditoría debe asegurarse de que la entidad auditada esté completamente informada del propósito, los objetivos y el alcance de la auditoría, así como de cualquier requisito relacionado con su contribución o asistencia, por ejemplo, en lo relativo al acceso a instalaciones, documentos o datos, ya sea antes de la auditoría o durante el transcurso de esta.

Celebrar una reunión inicial es una buena oportunidad para garantizar que el equipo de auditoría y el personal clave de la entidad auditada intercambien la información pertinente. Esta reunión ofrece un foro para aclarar los objetivos de la auditoría, asegurarse de que se entiende el plan de la auditoría, establecer acuerdos de trabajo y tratar las cuestiones pendientes.

Cuando lleve a cabo una auditoría, el equipo de auditoría debe recoger, verificar y analizar/evaluar las pruebas de la auditoría para garantizar que sean adecuadas y suficientes para lograr los objetivos de esta, en particular en lo que respecta al cumplimiento de las disposiciones previstas, la eficacia de la aplicación y la adecuación de las disposiciones previstas para lograr los objetivos fijados. Estas actividades deben registrarse.

Es preciso comparar las pruebas de la auditoría con los criterios y los objetivos de esta, a fin de que el equipo de auditoría genere constataciones y presente conclusiones convincentes. Para que una auditoría dé lugar a constataciones, conclusiones y recomendaciones (cuando proceda) que puedan resistir el escrutinio y satisfacer los requisitos de exámenes internos y externos, es imprescindible contar con unas pruebas de auditoría adecuadas y suficientes.

El equipo de auditoría presenta los resultados de la auditoría en la reunión de clausura, que debe ser una oportunidad para que:

— Se analicen las constataciones y conclusiones preliminares con la dirección de la entidad auditada y esta formule observaciones al respecto.

— La entidad auditada aclare los malentendidos, analice las constataciones y conclusiones preliminares, y proporcione información o aclaraciones adicionales que respalden su postura.

— La entidad auditada opine sobre la realización de la auditoría.

El equipo de auditoría puede revisar las constataciones y conclusiones preliminares basándose en un análisis más pormenorizado de las pruebas recogidas o de las pruebas adicionales que se le presenten.

Las observaciones pertinentes que formule la entidad auditada deben registrarse y tenerse en cuenta cuando se informe de la auditoría y cuando se realicen otras en el futuro.

6.3. Informe de auditoría

El informe de auditoría es una parte muy importante de esta que sirve para:

— Proporcionar garantías pertinentes sobre el funcionamiento de los procesos auditados.

— Determinar y difundir buenas prácticas.

— Detectar aquellos ámbitos en los que existen incumplimientos o puntos débiles, y llamar la atención de la entidad auditada sobre ellos a fin de que adopte medidas correctivas o preventivas.

— Sentar las bases para hacer un seguimiento de las medidas adoptadas por la entidad auditada en respuesta a las recomendaciones de la auditoría.

— Brindar una oportunidad para comunicarse con las partes interesadas en general, cuando corresponda.

Un informe de auditoría debe ser objetivo, convincente y oportuno.

Para ser objetivo, el equipo de auditoría debe presentar en sus informes las pruebas pertinentes, incluidas aquellas que puedan ser opuestas a su opinión o conclusión o que no las respalden. Debe evitarse presentar las pruebas de forma selectiva, y el informe no debe reflejar las opiniones del equipo de auditoría que no se fundamenten en pruebas sólidas. La información debe ser equilibrada y no centrarse exclusivamente en los aspectos negativos. El informe debe contener declaraciones positivas si la entidad auditada organiza y realiza sus actividades correctamente.

Una auditoría convincente asienta su credibilidad presentando constataciones válidas y basadas en pruebas, conclusiones lógicas y recomendaciones prácticas, realistas y pertinentes. El informe debe tener una estructura lógica que guíe al lector a lo largo del proceso: el propósito de la auditoría, los objetivos y el alcance de esta, sus constataciones y las conclusiones y recomendaciones resultantes. Debe existir una coherencia clara entre las pruebas, las constataciones, las conclusiones y las recomendaciones.

Las conclusiones deben evaluar el cumplimiento de las disposiciones previstas, la eficacia de la aplicación y la adecuación de las disposiciones previstas para lograr los objetivos fijados, según proceda (véase la sección 5.5). Asimismo, deben basarse en pruebas objetivas. En especial, cuando se extraen conclusiones relativas a la adecuación de las disposiciones previstas para lograr los objetivos fijados, pueden obtenerse pruebas mediante la compilación y el análisis de los resultados de varias auditorías. En este caso, las conclusiones no deben circunscribirse a los límites de los establecimientos, las unidades de autoridades y las autoridades individuales.

Las recomendaciones deben perseguir el objetivo de eliminar o corregir los motivos por los que la entidad auditada no satisfizo los criterios de la auditoría. Las recomendaciones no deben indicar las medidas que debe adoptar la entidad auditada, sino especificar los resultados que debe alcanzar con sus medidas correctivas o preventivas.

El informe debe incluir, como mínimo, el contenido siguiente:

— la identificación de la auditoría, las fechas, los lugares y la entidad auditada;

— los objetivos, el alcance, la metodología y los criterios de la auditoría; y

— las constataciones de la auditoría (y las pruebas conexas), sus conclusiones y, cuando proceda, recomendaciones.

En función de la política del organismo auditor, el informe puede explicitar o no quién integra el equipo de auditoría.

6.4. Seguimiento de los resultados de la auditoría

Cuando proceda, la entidad auditada debe elaborar y presentar un plan de acción, el cual debe proponer medidas correctivas y preventivas acotadas en el tiempo (9) destinadas a poner en práctica las recomendaciones derivadas de la auditoría. El equipo de auditoría (10) debe evaluar la adecuación del plan de acción y puede participar en la verificación de su aplicación subsiguiente.

— El plan de acción permite al equipo de auditoría evaluar si las medidas correctivas y preventivas propuestas bastan para poner en práctica las recomendaciones del informe de auditoría. Los planes de acción deben especificar las prioridades basadas en los riesgos, la responsabilidad de la ejecución, así como los plazos para completar las medidas correctivas y preventivas. Múltiples planes de acción pueden considerarse satisfactorios. Corresponde a la entidad auditada elegir una de las distintas opciones disponibles.

— Las medidas correctivas y preventivas no deben limitarse a abordar requisitos técnicos específicos, sino que deben incluir, cuando proceda, medidas que abarquen todo el sistema (por ejemplo, comunicación, cooperación, coordinación, revisión y racionalización de los procesos de control). La entidad auditada debe analizar las causas subyacentes de los incumplimientos, a fin de determinar las medidas correctivas y preventivas más apropiadas. Es preciso resolver las divergencias de opinión entre la entidad auditada y el equipo de auditoría.

— Cierre: deben establecerse mecanismos para garantizar que los planes de acción sean apropiados y que las medidas correctivas y preventivas se apliquen de forma efectiva en el plazo previsto. La entidad auditada y el equipo de auditoría deben fijar de común acuerdo los procedimientos para verificar el cierre del plan de acción.

7. Revisión y difusión de los resultados de la auditoría

Los resultados de la auditoría y, cuando proceda, las observaciones al respecto deben tenerse en cuenta cuando se planifiquen programas de auditoría en el futuro, así como en el contexto del examen del proceso de auditoría.

Deben tenerse en cuenta las implicaciones de las constataciones de la auditoría o los incumplimientos para otros sectores, otras regiones u otras autoridades competentes, sobre todo en los Estados miembros donde los controles están descentralizados o los realizan varias autoridades competentes.

Las auditorías internas proporcionan una evaluación independiente de la eficacia y la adecuación de los controles oficiales para lograr los objetivos fijados. Por lo tanto, los resultados de la auditoría deben ponerse a disposición de las autoridades competentes pertinentes de los Estados miembros, con vistas a ayudarlas a desarrollar y mejorar sus sistemas de control y revisar sus PNCPA.

Los resultados de la auditoría también pueden determinar ejemplos de buenas prácticas, los cuales deben difundirse. La entidad auditada puede aplicar dichos ejemplos a otros ámbitos con el fin de mejorar sus procesos, al igual que otras entidades involucradas en actividades similares. Para ello, los informes deben ponerse a disposición de otros sectores y otras regiones de los Estados miembros, así como de la Comisión, cuando lo solicite.

8. Otras cuestiones

8.1. Recursos

Los Estados miembros deben velar por que las autoridades competentes tengan suficientes competencias de ejecución (jurídicas y administrativas) y recursos, así como las facultades necesarias, para establecer, aplicar y mantener un sistema de auditoría eficaz.

Deben movilizarse los recursos humanos y demás recursos necesarios para gestionar, supervisar y revisar el proceso de auditoría, teniendo en cuenta que, en el marco del Reglamento (UE) 2017/625, deben auditarse todas las autoridades competentes y sus actividades de control. A fin de disponer de las competencias necesarias para las finalidades y el ámbito de la auditoría y los programas de auditoría, el equipo de auditoría debe consistir en una combinación de auditores generalistas y especializados, así como de expertos técnicos.

La norma ISO 19011 facilita orientaciones generales sobre los recursos necesarios para realizar auditorías.

8.2. Competencia de los auditores

Las competencias y los criterios de selección de los auditores deben definirse en función de los siguientes aspectos:

— conocimientos y capacidades generales,

— principios, procedimientos y técnicas de auditoría, capacidades organizativas y de gestión,

— capacidades y conocimientos técnicos específicos,

— cualidades personales (11),

— estudios,

— experiencia profesional,

— formación y experiencia como auditores.

Es esencial establecer un mecanismo que garantice la coherencia de los auditores y que se mantengan sus competencias. Las competencias que necesitan los equipos de auditoría pueden variar según el ámbito que estén auditando en los sistemas de control o supervisión. Los auditores deben poseer las competencias y los conocimientos técnicos necesarios y estar familiarizados con los temas para la formación del personal que realiza los controles oficiales y otras actividades oficiales descritas en el anexo II, capítulo I, del Reglamento (UE) 2017/625.

(1) Reglamento (UE) 2017/625 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de marzo de 2017, relativo a los controles y otras actividades oficiales realizados para garantizar la aplicación de la legislación sobre alimentos y piensos, y de las normas sobre salud y bienestar de los animales, sanidad vegetal y productos fitosanitarios, y por el que se modifican los Reglamentos (CE) n.o 999/2001, (CE) n.o 396/2005, (CE) n.o 1069/2009, (CE) n.o 1107/2009, (UE) n.o 1151/2012, (UE) n.o 652/2014, (UE) 2016/429 y (UE) 2016/2031 del Parlamento Europeo y del Consejo, los Reglamentos (CE) n.o 1/2005 y (CE) n.o 1099/2009 del Consejo, y las Directivas 98/58/CE, 1999/74/CE, 2007/43/CE, 2008/119/CE y 2008/120/CE del Consejo, y por el que se derogan los Reglamentos (CE) n.o 854/2004 y (CE) n.o 882/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, las Directivas 89/608/CEE, 89/662/CEE, 90/425/CEE, 91/496/CEE, 96/23/CE, 96/93/CE y 97/78/CE del Consejo y la Decisión 92/438/CEE del Consejo (Reglamento sobre controles oficiales) (DO L 95 de 7.4.2017, p. 1).

(2) En este documento de orientación, el término «debe» y sus derivados aluden a una buena práctica, no a un requisito vinculante.

(3) De conformidad con el artículo 1, apartado 5, del Reglamento (UE) 2017/625, el artículo 6 de dicho Reglamento también se aplica a otras actividades oficiales. A los efectos del presente documento de orientación, el término «controles oficiales» también incluye «otras actividades oficiales».

(4) Reglamento (CE) n.o 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2002, por el que se establecen los principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria, se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria (DO L 31 de 1.2.2002, p. 1).

(5) https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspxhttps://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx.

(6) Se espera cierto grado de flexibilidad, puesto que la responsabilidad respecto del examen independiente varía de unos Estados miembros a otros.

(7) Con arreglo al artículo 5 del Reglamento (UE) 2017/625.

(8) Un análisis de las causas subyacentes puede ser una herramienta muy útil para evaluar la adecuación.

(9) En este contexto, «medida correctiva» se refiere a toda acción destinada a eliminar la causa de una no conformidad y a evitar que vuelva a producirse, mientras que «medida preventiva» se refiere a toda acción destinada a eliminar la causa de una posible no conformidad (para evitar que se produzca una no conformidad) u otra posible situación no deseada.

(10) Se espera cierto grado de flexibilidad, puesto que la responsabilidad respecto del seguimiento varía entre las distintas autoridades competentes de los Estados miembros.

(11) Los auditores deben tener una mente independiente; ser éticos, abiertos, diplomáticos, atentos, perspicaces, versátiles, tenaces, decididos, asertivos y autosuficientes, y estar dispuestos a mejorar.