Informe

sobre los estados financieros del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas del Centro

(2001/C 372/05)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo de conformidad con el artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 337/75 del Consejo(1), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1946/93(2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro para el Desarrollo de la Formación Profesional correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo(3), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93(4), la ejecución presupuestaria es competencia del Consejo de administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(5) de conformidad con las disposiciones financieras internas establecidas en los artículos 65, 67 y 68 del Reglamento (CEE) n° 1948/93, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base adecuada para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL CENTRO EUROPEO PARA EL DESARROLLO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL (SALÓNICA) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2000 y de los créditos prorrogados del ejercicio precedente se presenta en el cuadro 1(6).

6. Los créditos definitivos del ejercicio ascendían a 13,3 millones de euros y se comprometieron en su práctica totalidad. De tales créditos se liquidaron 10,5 millones (es decir, el 80 %).

7. Los créditos prorrogados a 2001 ascienden a 2,7 millones de euros (20,5 %), un 78 % de los cuales corresponde a créditos operativos del Título III (2,2 millones de euros). Las prórrogas de créditos del título III se refieren sobre todo a las líneas "Dissemination of information" y "Pilot studies and projects". De 1999 a 2000 se prorrogaron 3,7 millones de euros, de los que se liquidaron 3,1 (el 83 %) y se anularon 0,6 (el 17 %).

8. En aplicación de la normativa vigente, el Centro recibió a finales de mayo de 2000 la autorización de efectuar una prórroga no automática de créditos de 1999 por un importe de 0,5 millones de euros, de los cuales se anularon 0,2 millones. Este importe no aparece ni en el balance ni en la cuenta de gestión, pues la anulación se hizo tras el cierre de las cuentas. La importancia de las anulaciones en algunas de las líneas en cuestión demuestra que la necesidad de tales prórrogas carecía del fundamento necesario. El Centro debería considerar la posibilidad de modificar los plazos previstos por su Reglamento financiero para que todos los informes se elaboren antes del cierre definitivo de sus cuentas y velar, además, por que estén bien fundados.

Estados financieros y contabilidad

9. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

10. La decisión de ceder la propiedad del edificio y del terreno al Cedefop fue adoptada por las autoridades griegas el 16 de mayo de 2001.

Seguimiento de las observaciones anteriores

11. El Cedefop no ha tenido plenamente en cuenta las observaciones formuladas por el Tribunal en su informe relativo al ejercicio 1999 ni los compromisos adquiridos(7) en relación con los procedimientos que decidió aplicar para la adjudicación de los contratos, especialmente en el campo de la informática.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

12. En virtud de lo dispuesto en el Reglamento (CE) n° 1131/94 del Consejo, de 16 de mayo de 1994, la sede del Centro se trasladó de Berlín a Salónica. El Reglamento (CE) n° 251/95 del Consejo adoptado en el contexto del traslado del Centro y por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 337/75(8) prevé que "el personal del Centro estará sujeto a los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. El Consejo de administración del Centro, de acuerdo con la Comisión, decidirá las normas de desarrollo apropiadas."

13. La nueva política de personal del Centro se formalizó en un único documento, aprobado por el Consejo de administración en 1998. Las decisiones sobre los derechos individuales y económicos de los agentes, incluida su clasificación inicial, se someten al dictamen o al visto bueno de los servicios competentes de la Comisión.

14. Exceptuando un procedimiento ad hoc de titularización del personal que trabajaba en Berlín, efectuado en 1995 con ocasión del traslado, el Centro no organizó oposiciones para la titularización o el ascenso de categoría de su personal. Para las contrataciones posteriores, tomó en consideración los resultados de oposiciones organizadas por las instituciones comunitarias en las que hubieran participado miembros de su personal o candidatos a un puesto de trabajo.

15. Debería mejorarse la forma de gestionar los expedientes del personal, al objeto sobre todo de garantizar la exhaustividad y la constante actualización de los datos relativos a los agentes y a sus derechos.

Evolución de la plantilla y de la actividad del Centro

16. La plantilla del Centro está compuesta por agentes estatutarios, de carácter tanto permanente (AP) como temporal (AT). El número de puestos vacantes para agentes estatutarios lo autoriza cada año la autoridad presupuestaria al mismo tiempo que el presupuesto. Además, pueden concederse con cargo al presupuesto créditos para la contratación de agentes auxiliares (AA), limitada a una duración de un año como máximo, de agentes locales (AL) y de expertos nacionales en comisión de servicio (ENC).

17. Los agentes transferidos de Berlín a Salónica sumaban un total de 66. En virtud de determinados acuerdos, se les otorgó el estatuto de agente permanente. Al 1 de enero de 2000, 24 de dichos agentes habían conseguido el traslado a una institución o a otra agencia, 6 de ellos habían abandonado el Centro (mediante dimisión o excedencia voluntaria) y 11 disfrutaban de una pensión de invalidez y de jubilación. En definitiva, 42 de los 66 agentes trasladados dejaron el Centro.

18. Para compensar estas partidas, el Centro se vio obligado a efectuar contrataciones urgentes con la consiguiente relajación en el cumplimiento de la normativa al respecto. Además, los acuerdos adoptados con el personal autorizaban a éste a quedarse en Berlín a razón de un mes por año trabajado antes de instalarse en Salónica, lo cual obligó a contratar agentes auxiliares y locales que, progresivamente, fueron también asimilados como personal permanente o temporal del Centro, sobre la base de los principios que se habían aplicado con ocasión del traslado de Berlín a Salónica.

19. Un examen de los expedientes de contratación sobre una muestra de 36 agentes, relativos al período que siguió al traslado de Berlín a Salónica (1995-1998) evidencia algunas lagunas: falta de notificación adecuada de los puestos vacantes (14 casos), ausencia de una formalización previa de los criterios de selección (14 casos), decisiones de selección insuficientemente justificadas (28 casos), etc.

20. En definitiva, el enfoque adoptado para solucionar los problemas planteados por el traslado de Berlín a Salónica, si bien permitió resolver algunos aspectos sociales, se tradujo en una renovación importante del personal del Centro, que se efectuó en condiciones poco satisfactorias.

21. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos del Centro y su distribución. La plantilla total (AP, AT y otros) es, desde 1997, constantemente superior a la prevista por el presupuesto.

22. De los 30 agentes de una muestra aleatoria que puede considerarse representativa del personal del Centro tal y como estaba configurado en 2000, uno fue contratado en calidad de agente permanente, 20 como agentes temporales, cuatro como agentes auxiliares (AA) y tres como agentes locales (AL), mientras que dos eran expertos nacionales en comisión de servicio (ENC). A 31 de diciembre de 2000, de esos mismos 30 agentes, dos seguían siendo locales, siete temporales se habían convertido en permanentes y siete agentes de distintos tipos se habían convertido en temporales (un AL, dos ENC y cuatro AA).

23. Las indicaciones aportadas por la muestra quedan corroboradas por un análisis de los movimientos internos del conjunto del personal. Como media anual ponderada, al menos un 20 % del personal del Centro cambió de régimen cada año (de auxiliar a temporal, o bien de temporal a permanente).

24. Desde 1995, el Centro ha contratado un total de 118 agentes. En un 2 % de los casos, el régimen de los recién contratados es permanente, temporal en un 45 % de los casos, y en el 55 % restante, AA, AL o ENC. A 31 de diciembre de 2000, el 30 % de los agentes eran de carácter permanente, y el 46 %, temporal. El cuadro 5, que analiza la evolución de las contrataciones según la modalidad de selección elegida, muestra que el 47 % se efectuaron mediante procedimientos de tipo oposición conforme al Estatuto, cuyas normas no siempre se respetaron escrupulosamente (véase el apartado 18). Por término medio, los gastos derivados del procedimiento de selección ascendieron, aproximadamente, a 1420 euros por agente contratado.

25. El número de agentes que abandona el Centro arroja una tasa de rotación del personal (AP, AT, AA, AL y ENC) del 14 % como promedio anual. Un tercio de los agentes abandona tras la terminación de su contrato y el resto tras su rescisión, en la mayoría de los casos, a petición del agente interesado.

26. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento del Centro (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos del Centro.

27. Por término medio, el 63 % de los agentes de categoría A pueden considerarse operativos; también entra directamente en esta definición el 30 % de los agentes del Centro, sin distinción de categorías.

28. El cuadro 6, que describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento, en el período comprendido entre 1995 y 2000, muestra un crecimiento de los gastos salariales paralelo al de la plantilla. El análisis se centró sobre todo en los gastos de funcionamiento, que fueron ligeramente superiores a los salariales, con un aumento anual del 1,6 % per cápita.

29. Con el fin de establecer la relación entre la actividad del Centro y la evolución de su personal y de los costes asociados, se ha comparado dicha evolución con la variación del importe de los créditos operativos (título III) que se gastaron efectivamente (créditos del año y créditos prorrogados) en el transcurso de un año. Esta comparación sugiere que la gestión del personal del Centro es eficiente en la medida en que, como media, el volumen de los recursos humanos aumenta con menor rapidez que la demanda de actividades al Centro.

30. Una comparación de las tasas de crecimiento de los gastos relativos al título III, que contempla los gastos ligados a la consecución de los objetivos del Centro, y la de los títulos I y II (Personal y Funcionamiento), que sostienen la ejecución de los gastos operativos, muestra que, de forma global, estos gastos evolucionan de forma paralela. El Centro debería, sin embargo, seguir procurando mejorar su productividad general.

Conclusión

31. En términos generales, parece que el Centro ha podido contratar desde 1996 al personal que solicitaba durante el procedimiento presupuestario y recurrir a agentes auxiliares, agentes locales y expertos nacionales en comisión de servicio a modo de refuerzo, de tal forma que la plantilla real tiende a exceder la autorizada.

32. Para contratar a sus agentes, el Centro ha utilizado en definitiva un modelo de contratación esencialmente interno, aunque ha recurrido también a procedimientos de tipo externo.

33. Dada la tendencia al aumento del número de puestos permanentes, quizá fuese conveniente que, en lo referente a los puestos relacionados con actividades de apoyo y operativas, para los que se requieren cualificaciones de tipo administrativo, el Centro se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible. Por último, el Centro, debería mejorar, como norma general, su sistema de gestión e información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) DO L 164 de 24.6.1976, p. 1.

(4) DO L 181 de 23.7.1993, p. 15

(5) Según lo dispuesto en el artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo, que modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76, el 30 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Centro correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 18 de junio de 2001. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(6) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado sobre la base de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(7) DO C 373 de 27.12.2000, apartados 13 y 14 y respuestas correspondientes, p. 29. El Tribunal había señalado algunos puntos débiles en la adjudicación de contratos, y en su respuesta el Cedefop prometía seguir reforzando sus procedimientos, especialmente la transmisión sistemática de sus contratos a una unidad de gestión para su examen.

(8) DO L 39 de 13.12.1975, p. 1.

CUADROS 1 A 6

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por el Centro.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por el Centro.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locales.

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporales.

ENC: Expertos nacionales en comisión de servicio.

Cuadro 5

Análisis de la variación de los efectivos

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 6

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas del Centro

8. El Centro comprende las críticas vertidas por el Tribunal y velará, en lo sucesivo, por que tales solicitudes se presenten únicamente cuando estén suficientemente justificadas y en el transcurso del mismo ejercicio financiero. El Centro toma nota del deseo del Tribunal de que se modifiquen las correspondientes disposiciones financieras del Centro.

11. El Centro creó una Sección de gestión de contratos y servicios técnicos, cuya entrada en funciones tuvo lugar el 1 de enero de 2000. Está Sección es oficialmente responsable de la gestión de todos los contratos, salvo los relacionados con el personal del Cedefop que se rigen por el Estatuto de los funcionarios; esta Sección se ocupa, asimismo, de los contratos en materia de TI. Como consecuencia de la consiguiente modificación de los procedimientos internos, la Sección tardó unos meses en alcanzar el ritmo de crucero a principios de 2000.

15. Tras la introducción del componente "Staff Info" en nuestro sistema presupuestario y contable "Fibus" en junio de 2000, todos los datos relacionados con el personal se almacenan y actualizan sistemáticamente. A la hora de solicitar dietas y otros derechos conforme a lo dispuesto en el Estatuto de los funcionarios, los miembros del personal tienen la obligación de presentar los documentos justificativos exigidos. No obstante, se desarrollarán en mayor medida los procedimientos para permitir una actualización frecuente.

16. La duración máxima de los contratos auxiliares está limitada por el Estatuto de los funcionarios. Sin embargo, en algunas circunstancias la práctica administrativa permite actuar con cierta flexibilidad, de lo cual se ha beneficiado el Centro.

18. El Cedefop ha actuado de conformidad con el Estatuto de los funcionarios y el Régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades en todas las contrataciones estatutarias. Se considera comprensible y normal que determinadas personas suficientemente cualificadas y competentes, que contribuyeron bajo diversas fórmulas contractuales a la puesta en marcha del Cedefop en Salónica, fueran reclutadas en algunas ocasiones (pero no siempre) para cubrir puestos contemplados en el Estatuto de los funcionarios de conformidad con las normas aplicables.

19-25. El Centro considera que el análisis de los resultados no puede llevarse a cabo de forma aislada y sin tener en cuenta la situación real o la reducida estructura administrativa con la que contaba el Centro durante la etapa posterior al traslado de Berlín a Salónica.

La estabilización se produjo paulatinamente tras el citado traslado y la mudanza al nuevo edificio en el verano de 1999. La política de personal formulada en 1998 también contribuyó a la consolidación de dicha estabilidad.

26-27. El Centro no está de acuerdo con los criterios utilizados para agrupar al personal en las categorías mencionadas y considera que los consiguientes porcentajes no se corresponden con la verdadera situación del Cedefop. Por ejemplo, en el caso del Centro no resulta apropiado incluir a todo el personal de secretaría en la parte "no operativa" de nuestras actividades. Nuestro análisis demuestra que el 66,5 % de nuestro personal (el 35,7 % dedicado a la investigación, la elaboración de informes y el análisis de datos, etc. y el 30,8 % a actividades relacionadas con la difusión, la información, la comunicación y las relaciones con participantes y clientes) trabajan en el ámbito directamente operativo.

30. Un creciente número de productos y servicios se desarrolla internamente y su calidad es cada vez más alta (les remitimos a los resultados de nuestra reciente evaluación externa); la mera comparación de los títulos I y III -sin analizar los resultados del trabajo realizado- podría conducir a conclusiones falsas.

No obstante, el Centro realizará un mayor esfuerzo encaminado a aumentar aún más la productividad y la eficiencia. Asimismo, se revisarán la organización y el flujo de trabajo con el fin de adaptarlos a las nuevas exigencias de los participantes y clientes, así como optimizar la utilización de las TIC. La realización de importantes inversiones en las TIC avanzadas no sólo está contribuyendo a una mayor eficiencia, sino que nos permite asumir nuestra creciente responsabilidad como Centro de referencia europeo para educación y formación profesional.

31. El cuadro de personal establece los límites aplicables al personal que se rige por el Estatuto de los funcionarios, y las consiguientes contrataciones se llevan a cabo de conformidad con los procedimientos (inter)institucionales preceptivos. Se cuenta con la presencia de otros miembros del personal conforme a las correspondientes normas aprobadas. Todos los miembros del personal han sido contratados para cumplir las misiones del Cedefop de la forma más eficaz desde el punto de vista de los costes.