Informe

sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas de la Oficina

(2001/C 372/10)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales, de conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94(1) del Consejo.

2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el artículo 110 del Reglamento (CE) n° 2100/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94(3) del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES (ANGERS) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución presupuestaria del ejercicio 2000 se presenta en el cuadro 1(4).

6. El aspecto más destacado es la importancia alcanzada por las anulaciones de los créditos prorrogados de 1999 (36 %), en particular, los créditos operativos (título III), de los cuales debió anularse en 2000 un importe de 0,9 millones de euros, lo que representa un porcentaje del 63 %. Este fenómeno se amplifica año tras año (0,5 y 0,2 millones de euros en 1999 y 1998, respectivamente). Una de sus consecuencias es que los compromisos jurídicos contraídos durante más de dos años no se ven plenamente reflejados en las cuentas.

7. La Oficina no calcula los créditos que deben prorrogarse de un año a otro con arreglo a los importes que realmente quedan por liquidar, sino sobre la base del saldo no utilizado de los compromisos provisionales.

8. El Tribunal(5) recomienda a la Oficina iniciar una reflexión concertada con la Comisión para verificar la adecuación a sus características específicas del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general, especialmente teniendo en cuenta la propuesta de reforma presentada por la Comisión(6) y el Dictamen del Tribunal sobre la misma(7).

Estados financieros y contabilidad

9. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

10. La Oficina no ha incluido hasta el momento las amortizaciones en su balance; dicha inclusión tendrá lugar a partir del ejercicio 2001. En lo que se refiere al inventario, habría que prever un procedimiento de supresión del material obsoleto, en concreto ofimático, y no deberían inscribirse bienes de escaso valor (es decir, inferior a 400 euros(8).

11. No se contabilizan los cheques emitidos por la Oficina, al faltar un sistema que permita conocer el importe de los cheques emitidos pero no cobrados. El importe de los pagos pendientes se elevaba a 12000 euros a principios de marzo de 2001, según los cálculos de la Oficina, que debería modificar su sistema contable con objeto de tener en cuenta los cheques emitidos y evaluar los pagos en curso, así como garantizar en mayor medida la seguridad de sus talonarios (tanto en el aspecto material como en lo relativo al listado de los números de los cheques no utilizados).

12. Todas las solicitudes de protección de variedades vegetales, así como los pagos correspondientes, se inscriben en un registro informatizado, en el que se recogen las tasas de solicitud y de examen junto con las tasas anuales. Cuando los pagos son inexactos o se exigen sobretasas, los correspondientes reembolsos o pagos complementarios se inscriben en cuentas separadas. Sería necesario adaptar el registro para permitir el seguimiento de todas las operaciones relacionadas con un expediente determinado.

Gestión

13. El artículo 6 (letra d) del Reglamento financiero de la Oficina prevé la constitución de una reserva cuyo objetivo reside en preservar la autonomía financiera frente a la Comisión. Por motivos de prudencia, se ha ido constituyendo durante los últimos años una reserva muy importante, que se elevó a 8,6 millones de euros en 2000, lo que representa un importe superior al presupuesto previsto para el ejercicio 2001 (8,2 millones de euros).

14. A raíz de las primeras conclusiones de un estudio, todavía inacabado, sobre el coste real de los exámenes, la Oficina ha aumentado provisionalmente, del 20 al 50 %, la retribución de los centros de examen. Por motivos comerciales y dado el volumen de su reserva, la Oficina decidió en cambio no modificar las tasas de examen y disminuir la tasa de registro. Se aprobó una metodología de análisis de los costes y, una vez recabados los datos necesarios, volverá a evaluarse la retribución de los centros de examen. La Oficina debe completar su análisis del coste real de los exámenes llevados a cabo por los centros nacionales y repetir este proceso a intervalos regulares a fin de adaptar sus tarifas.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

15. En lo que se refiere a la gestión de los recursos humanos, es importante disponer de documentos sobre la política general de personal y sus diferentes aspectos (calificación, promoción, formación profesional, etc.). La política de personal debe contener una descripción de funciones basadas en los objetivos y cometidos asignados a la Oficina con objeto de establecer un sistema de gestión racional. A finales de 2000, sólo existían documentos relativos a aspectos concretos, o bien textos preparatorios.

16. En lo que se refiere a la descripción de funciones, existe un proyecto en relación con la Unidad administrativa y financiera que se basa en una descripción de la actividad de los agentes y los cambios aconsejables en función de las necesidades del servicio. En cuanto a las demás unidades, se ha iniciado una reflexión que todavía no se ha materializado en un documento. Tampoco se dispone en la actualidad de ningún texto relacionado con las previsiones de empleo.

Gestión de los expedientes del personal

17. Los derechos financieros del personal evolucionan en función de su carrera y otros elementos como, por ejemplo, su situación familiar. La determinación de los derechos financieros se basa en los documentos justificativos presentados por los agentes en el momento de su contratación y de las notificaciones que deben realizar cuando se producen circunstancias susceptibles de modificarlos. La Oficina no dispone de un sistema de seguimiento de los derechos financieros del personal y, por lo tanto, debería llevar a cabo una verificación periódica de los mismos.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Oficina

18. Antes de 2000, el cuadro de efectivos sólo incluía puestos de agente temporal (AT). En 2000, estaba prevista la creación de 14 puestos de carácter permanente (AP), de los cuales ocho se cubrieron a principios de 2001. A todos ellos se añaden una serie de agentes auxiliares (AA) cuya duración de empleo se limita a un año como máximo. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos de la Oficina y su distribución; de él se desprende que el recurso a agentes auxiliares e interinos, estos últimos mediante agencias de trabajo temporal, sólo permite cubrir parcialmente los puestos vacantes (AP, AT). Los gastos asociados a los agentes interinos crecieron más del triple entre 1996 y 2000, hasta alcanzar la cifra de 0,23 millones de euros durante el último ejercicio.

19. Se está diseñando un modelo específico para la selección del personal de la Oficina. De las 35 personas reclutadas por la Oficina desde su creación, 18 fueron contratadas en calidad de AT y 17 como AA. Habida cuenta del número de agentes que ha abandonado la Oficina, de los 28 agentes en activo a finales de 2000, 26 eran AT y dos, AA. Esta modificación de la distribución entre agentes temporales y auxiliares se llevó a cabo por medio de una serie de procedimientos internos.

20. Algunos agentes reclutados al inicio en calidad de auxiliares (a menudo, tras haber cumplido un contrato como interino en el caso de las categorías inferiores) terminan convirtiéndose en agentes temporales tras la publicación del puesto limitada fundamentalmente a las instituciones.

21. El carácter fundamentalmente interno de este modelo de gestión de la plantilla se ve reflejado en el hecho de que en ningún caso (véase el cuadro 5) se recurrió a un procedimiento de tipo oposición, como el recomendado por las instituciones comunitarias. A finales de 2000, la Oficina organizó concursos internos que condujeron a la titularización de ocho agentes a partir del 1 de enero de 2001. Por término medio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron aproximadamente a 2160 euros por agente contratado.

22. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento de la Oficina (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos de la Oficina.

23. Por término medio, el 80 % de los agentes de categoría A entran en la definición de operativo. Para determinar el carácter operativo o no de las funciones asignadas a los demás agentes que, con independencia de su categoría, desempeñan tareas que no son de simple ejecución y apoyo, se recurrió a una muestra según la cual, sin distinción de categorías, el 33 % del personal de la Oficina podría considerarse como operativo.

24. El cuadro 6 describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento en el período comprendido entre 1995 y 2000. Los gastos salariales han evolucionado al mismo ritmo que la plantilla habida cuenta de los cambios producidos como consecuencia de la evolución automática de los salarios debida a su incremento.

25. De los demás costes asociados al personal, se analizaron en particular los gastos en formación profesional (FP) y los de funcionamiento, principalmente en el campo de la informática. Los gastos en FP crecieron a un ritmo ligeramente inferior al de la plantilla y los de funcionamiento a gran velocidad como consecuencia de los gastos relacionados con el nuevo edificio, que son, por lo tanto, de carácter excepcional.

26. Con el fin de establecer la relación entre la actividad de la Oficina y la evolución de su personal y de los costes asociados al mismo, se ha comparado dicha evolución con la variación del importe de sus ingresos. Los ingresos reflejan tanto el número de solicitudes remitidas a la Oficina como las dificultades de tratamiento respectivas que se traducen en diferencias entre las tasas.

27. Habida cuenta de esta comparación, la Oficina debería vigilar el crecimiento de su plantilla, que fue prácticamente paralelo al de su actividad en el transcurso del período 1997-2000. Esta tendencia se ve confirmada al comparar las tasas de crecimiento de los gastos relativos al título III, que reagrupa los gastos vinculados a la consecución de los objetivos de la Oficina, con los contenidos en los títulos I y II ("Personal" y "Funcionamiento"): el crecimiento de los gastos de funcionamiento ha sido, en su conjunto, inferior al mostrado por los de carácter operativo, pero ha tendido a acelerarse durante los últimos años.

Conclusión

28. En términos generales, cabe afirmar que, incluso si la Oficina no ha podido contratar desde su creación el personal que solicitaba durante el procedimiento presupuestario, ello no ha influido de forma significativa en el desarrollo de sus actividades, gracias sobre todo a la contratación de agentes auxiliares.

29. A la hora de seleccionar su personal, la Oficina se basó en procedimientos de la publicidad limitados a las instituciones. Los agentes auxiliares, a menudo contratados como interinos, con frecuencia se convierten, mediante procedimientos internos, en agentes temporales y posteriormente, en algunos casos mediante concurso interno, en permanentes. Este planteamiento no sólo contribuye a acortar los plazos y disminuir los gastos inherentes a la selección, sino que permite evaluar a los agentes contratados durante un largo período (véase el apartado 21).

30. Habida cuenta del desarrollo previsto de sus actividades y de su plantilla, quizá fuese conveniente que, en lo referente a los puestos relacionados con actividades de apoyo y operativas, para los que se requieren cualificaciones de tipo administrativo, la Oficina se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible. Por último, como norma general, la Oficina debería mejorar su sistema de gestión e información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94, el 16 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Oficina, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 26 de marzo de 2001. En los cuadros adjuntos al presente Informe se halla una versión resumida del balance al 31 de diciembre de 1999 y al 31 de diciembre de 2000, así como de la cuenta de gestión correspondiente a los ejercicios 1999 y 2000.

(3) DO L 227 de 1.9.1994, p. 28.

(4) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado sobre la base de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(5) Dictamen n° 2/2000 relativo a una propuesta de modificación del Reglamento financiero de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales, emitido por el Tribunal de Cuentas el 5 de octubre de 2000.

(6) COM(2000) 461 final de 17 de octubre de 2000.

(7) Dictamen n° 2/2001 del Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas, de 8 de marzo de 2001.

(8) Artículo 119 relativo a las modalidades de ejecución, con arreglo al artículo 54 del Reglamento financiero de la Oficina, de 7 de abril de 1998.

CUADROS 1 A 6

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debidas a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Oficina.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debidas a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Oficina.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

Cuadro 5

Análisis de la variación de los efectivos

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 6

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la oficina

6, 7 y 8. La Oficina seguirá la recomendación hecha por el Tribunal en el apartado 8.

10. La Oficina ha desarrollado un procedimiento de supresión del material obsoleto y se está esforzando por instaurar una política de amortizaciones apropiada, que se aplicará a partir del ejercicio contable 2001.

11. La Oficina seguirá la recomendación hecha por el Tribunal en el apartado 11.

12. La Oficina está de acuerdo con la observación formulada por el Tribunal en este apartado. La Oficina ya ha empezado a adaptar su sistema informático, PVR, con objeto de posibilitar el seguimiento de todas las operaciones financieras vinculadas a un mismo expediente.

16. Se están preparando las descripciones de todos los puestos del cuadro de personal de la Oficina, a excepción de uno o dos puestos de la Unidad técnica.

17. Se ha creado un sistema de control de los derechos de los miembros del personal.

20 y 29. La Oficina publica todos sus puestos vacantes de agente temporal en Internet, así como en los anuncios de puestos vacantes de las instituciones. Los agentes permanentes son nombrados sobre la base de concursos internos.