Informe Especial La gestión por el Servicio 
Europeo de Acción Exterior 
de sus edificios en todo 
el mundoES 2016  Nº 07
TRIBUNAL
DE CUENTAS
EUROPEO

TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO  
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L-1615 Luxemburgo  
LUXEMBURGO
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Luxemburgo: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, 2016
Print ISBN 978-92-872-4508-3 ISSN 1831-0842 doi:10.2865/616593 QJ-AB-16-007-ES-C
PDF ISBN 978-92-872-4506-9 ISSN 1977-5687 doi:10.2865/911560 QJ-AB-16-007-ES-N
EPUB ISBN 978-92-872-4567-0 ISSN 1977-5687 doi:10.2865/100091 QJ-AB-16-007-ES-E
© Unión Europea, 2016
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La gestión por el Servicio 
Europeo de Acción Exterior 
de sus edificios en todo 
el mundo
(presentado con arreglo al artículo 287, apartado 4, 
párrafo segundo, del TFUE)Informe EspecialES 2016  Nº 07
02
 Equipo auditor
En los informes especiales del TCE se exponen los resultados de sus auditorías de gestión y de cumplimiento de ámbitos 
presupuestarios o de temas de gestión específicos. El Tribunal selecciona y concibe estas tareas de auditoría con el fin 
de que tengan el máximo impacto teniendo en cuenta los riesgos relativos al rendimiento o a la conformidad, el nivel de 
ingresos y de gastos correspondiente, las futuras modificaciones, y el interés político y público.
La presente auditoría de gestión fue realizada por la Sala de Fiscalización IV (presidida por Milan Martin Cvikl, Miembro 
del Tribunal), que está especializada en los ámbitos de ingresos, investigación y políticas internas, e instituciones y órga -
nos de la Unión Europea. La fiscalización fue dirigida por Pietro Russo, Miembro del Tribunal, asistido por François Gautier, 
agregado de Gabinete; Mark Crisp, director; Paul Stafford, gerente principal; Mark Marshall, jefe de tarea, y Pascale Pu -
cheux-Lallemand, auditor.
De izquierda a derecha:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand 
y P . Stafford.

03
 Índice
Apartados
 Glosario
I – VIII Resumen
01 – 04 Introducción
05 – 06 Alcance y enfoque de la fiscalización
05 Alcance de la fiscalización
06 Enfoque de la fiscalización
07 – 66 Observaciones
07 – 27 Sección I — Los edificios satisfacen por lo general las necesidades de las delegaciones, pero 
en algunos casos no ofrecen la mejor relación entre coste y prestaciones debido al exceso de 
superficie, a los inmuebles no utilizados y a los cobros a arrendatarios que no recuperan la 
totalidad de los costes
08 – 19 Los edificios satisfacen por lo general las necesidades de las delegaciones
20 – 22 La superficie de la mayoría de los edificios de oficinas y de algunas residencias supera los límites de la 
política inmobiliaria
23 – 25 El SEAE posee edificios que ha dejado de utilizar
26 – 27 Algunos cobros por la coubicación en edificios de oficinas no recuperan la totalidad de los costes
28 – 47 Sección II — Existe un procedimiento estructurado para seleccionar los edificios de las 
delegaciones, pero cuando se aplica en la práctica aparecen insuficiencias en cada una de las 
principales fases
30 – 31 El procedimiento del expediente inmobiliario ofrece una base estructurada para seleccionar los edificios de 
las delegaciones
32 – 35 Las delegaciones no cuentan con la experiencia necesaria para identificar los edificios adecuados y no 
reciben apoyo suficiente de la sede central
36 – 43 Existen insuficiencias en el modo en que las delegaciones presentan opciones a la sede central
44 – 47 Algunos dictámenes del Comité inmobiliario de la sede central no se adoptan a tiempo ni son convincentes
04 Índice 
48 – 66 Sección III — La información sobre la idoneidad de los edificios no es fiable ni se utiliza para la 
planificación, que es demasiado cortoplacista y especialmente deficiente para los inmuebles en 
propiedad
49 – 59 Los sistemas centrales de control no ofrecen información básica fiable sobre la idoneidad de todos los 
edificios de las delegaciones
60 – 62 La planificación hace un uso insuficiente de la información disponible y tiene carácter a corto plazo
63 – 66 Los sistemas de planificación para los inmuebles en propiedad son especialmente deficientes
67 – 72 Conclusiones y recomendaciones
 Anexo I — Coubicación con Estados miembros de la UE en delegaciones de la UE
 Anexo II  — Detalles del estudio de treinta expedientes inmobiliarios
 Anexo III —  Motivos por los que los edificios de las delegaciones no suponen el mejor uso de 
los fondos
 Respuesta del SEAE
05
 Glosario
Comité inmobiliario : El Comité inmobiliario ( Building Committee ) está presidido por el jefe de la División de 
Infraestructuras de la sede central del SEAE e incluye como mínimo a otros cuatro miembros de dicha División y a 
un miembro de la División de Seguridad sobre el Terreno. Se encarga de aprobar dictámenes sobre los expedientes 
inmobiliarios sujetos a su examen.
Coubicación : Hecho de compartir la delegación espacio de oficinas con Estados miembros o con otras instituciones 
u organismos de la UE (por ejemplo, el Banco Europeo de Inversiones).
Delegación : En todo el mundo funcionan alrededor de ciento cuarenta delegaciones de la UE para promover 
los intereses y valores de la Unión y prestar cooperación en materia de comercio y desarrollo. La mayoría de 
las delegaciones se encargan de las relaciones de la UE con un país, mientras que otras se dedican a mantener 
relaciones con organizaciones multilaterales o internacionales, como la Unión Africana o las Naciones Unidas. 
Un tercio del personal de las delegaciones trabaja para el SEAE; el resto trabaja para la Comisión Europea, 
en direcciones generales como la DG Cooperación Internacional y Desarrollo, la DG Política de Vecindad 
y Negociaciones de Ampliación y la DG Comercio.
Estado de los edificios de oficinas y residencias : La sede central del SEAE procede a un seguimiento del 
estado de los edificios de oficinas y las residencias de los jefes de delegación mediante visitas sobre el terreno. 
La evaluación del estado del edificio combina tres criterios que se puntúan de 0 (inutilizable) a 5 (excelente): 
protección e higiene, seguridad y categoría general (funcionalidad/imagen/localización).
Expediente inmobiliario : Las delegaciones deben preparar un expediente inmobiliario antes de alquilar   
—también en la prórroga de los contratos de alquiler—, comprar, renovar o construir oficinas o la residencia del  
jefe de la delegación. Dichos expedientes inmobiliarios han de presentarse a la sede central (al Comité inmobiliario) 
para su aprobación si el valor total es equivalente o superior a 60 000 euros. Las delegaciones no tendrán que 
presentar un expediente inmobiliario para el alquiler del alojamiento del personal a menos que dicho alquiler 
sobrepase el techo fijado para dicho país.
Jefe de administración : El jefe de administración asiste al jefe de delegación en la gestión del día a día de la 
delegación. Se encarga de coordinar el trabajo de la sección de administración y es responsable de la gestión de 
recursos humanos y seguridad, la gestión financiera y la ejecución del presupuesto de la delegación, y de la gestión 
de la logística, las compras y las instalaciones.
Jefe de delegación : El jefe de delegación asiste a la Alta Representante y a la Comisión en el cumplimiento de sus 
mandatos en materia de relaciones exteriores y es responsable de la gestión de todo el personal y de los recursos 
financieros de la delegación.
Política inmobiliaria : Directrices establecidas por la sede central del SEAE para las delegaciones a fin de garantizar 
una gestión inmobiliaria eficaz y dentro de los límites financieros. La política inmobiliaria también tiene como fin 
contribuir a homogeneizar los recursos a disposición de las delegaciones y garantizar la transparencia.
Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) : El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) es el servicio 
diplomático de la Unión Europea. Su función es coordinar la política exterior y de seguridad de la UE. A la cabeza 
del SEAE está la Alta Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, que también es 
vicepresidenta de la Comisión Europea. Lanzado formalmente el 1 de enero de 2011, el SEAE se creó en virtud del 
Tratado de Lisboa y agrupa a personal de los departamentos pertinentes de la Secretaría General del Consejo y de la 
Comisión Europea, así como a personal diplomático de los Estados miembros de la UE. El SEAE tiene su sede central 
en Bruselas y se encarga de gestionar alrededor de 140 delegaciones de la UE en todo el mundo.
06
 Resumen
I
A su creación en enero de 2011, el Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) asumió de la Comisión Europea la res -
ponsabilidad de gestionar las delegaciones de la UE en todo el mundo. El SEAE proporciona espacio de oficinas para 
5 300 trabajadores en casi 140 delegaciones y es responsable además de las residencias de los jefes de delegación 
y de proporcionar alojamiento, o reembolsar los costes del mismo, para 2 400 miembros del personal. Una ges -
tión eficaz de los edificios de las delegaciones de la UE contribuye a lograr los objetivos de la Unión en materia de 
política exterior, comercio y cooperación al desarrollo. El gasto del SEAE en los edificios de las delegaciones en 2014 
ascendió a 165 millones de euros (véanse los apartados 1 a 4).
II
El Tribunal de Cuentas Europeo examinó si los edificios de las delegaciones satisfacen las necesidades del SEAE 
y suponen un buen uso de los fondos, y también si el SEAE cuenta con procedimientos eficaces para seleccionar los 
edificios adecuados, proceder al seguimiento de la idoneidad de los edificios y planificar los cambios necesarios 
(véanse los apartados 5 y 6).
III
La fiscalización permitió constatar que, por lo general, los edificios de las delegaciones satisfacen las necesidades 
de estas tanto si se trata de edificios de oficinas, de residencias de jefes de delegación o de alojamiento para el per -
sonal, (véanse los apartados 8 a 19). Sin embargo, en algunos casos, los edificios no ofrecen la mejor relación entre 
coste y prestaciones porque:
a) la superficie de la mayoría de los edificios de oficinas y algunas residencias supera los límites impuestos por la 
política inmobiliaria (véanse los apartados 20 a 22);
b) el SEAE posee edificios que ha dejado de utilizar (véanse los apartados 23 a 25);
c) allí donde las delegaciones comparten sus oficinas con los Estados miembros de la UE o con instituciones u or -
ganismos de la Unión, algunos cobros a dichas organizaciones no recuperan la totalidad de los costes (véanse 
los apartados 26 y 27).
IV
La idoneidad de los edificios de las delegaciones depende, en primer lugar, de su selección inicial y, a continuación, 
del modo en que el SEAE garantice que seguirán satisfaciendo las necesidades y suponiendo un buen uso de los 
fondos. La selección inicial de edificios para alquiler o compra se basa en el procedimiento del expediente inmo -
biliario. Antes de alquilar —o prorrogar un contrato de alquiler— o comprar un edificio, la delegación de que se 
trate presenta un expediente inmobiliario a la sede central para su estudio y aprobación. Al proporcionar una base 
estructurada y documentada para la toma de decisiones, el procedimiento del expediente inmobiliario constituye 
un ejemplo de buenas prácticas (véanse los apartados 30 y 31). No obstante, existe el riesgo de que el SEAE no selec -
cione los edificios adecuados debido a insuficiencias en la aplicación práctica de cada una de las principales fases 
del procedimiento de selección:
a) cuando alguna delegación explora el mercado local, no cuenta con la experiencia necesaria para identificar 
opciones apropiadas y no recibe suficiente apoyo de la sede central (véanse los apartados 32 a 35);
b) cuando las delegaciones presentan opciones a la sede central, la solución propuesta a menudo no se basa en un 
riguroso análisis técnico y financiero (véanse los apartados 36 a 43);
c) cuando el Comité inmobiliario de la sede central toma la decisión definitiva, a veces es demasiado tarde para fir -
mar un contrato y no siempre se demuestra que la decisión representa la mejor relación calidad-precio (véanse 
los apartados 44 a 47).
Resumen 07
V
Una vez que el SEAE ha seleccionado los edificios, evalúa periódicamente si siguen satisfaciendo las necesidades de 
las delegaciones, mediante visitas sobre el terreno, pero no identifica todas las deficiencias (véanse los apartados 
49 y 50). El SEAE no tiene en cuenta todos los factores pertinentes a la hora de controlar la superficie por persona 
en los edificios de oficinas (véanse los apartados 51 y 52), ni comprueba la conformidad del alquiler de las oficinas 
y residencias con los precios del mercado ni que los cobros a las organizaciones que comparten las instalaciones 
recuperen la totalidad de los costes (véase el apartado 53). Asimismo, el SEAE no registra de manera fiable los resul -
tados de su tarea de seguimiento en sus sistemas de información (véanse los apartados 54 a 59).
VI
La falta de información básica fiable sobre los edificios de las delegaciones constituye un obstáculo para una plani -
ficación eficaz. Además, la sede central no utiliza de manera eficaz la información disponible para elaborar planes 
encaminados a la adopción de medidas correctoras (véase el apartado 60). La planificación se centra en abordar las 
necesidades a corto plazo (véanse los apartados 61 y 62).
VII
El SEAE se ha fijado como objetivo a largo plazo comprar más oficinas de las delegaciones. En 2015, con arreglo 
a las nuevas disposiciones del Reglamento Financiero, el SEAE acordó condiciones para pedir prestado un máximo 
de 200 millones de euros con destino a la adquisición de bienes inmuebles, pero tiene poca experiencia en la 
propiedad de inmuebles y carece de conocimientos especializados de gestión inmobiliaria. En consecuencia, no 
ha implantado sistemas eficaces para gestionar sus inmuebles, por ejemplo, para mantener los inmuebles en buen 
estado o para vender los edificios que ha dejado de utilizar (véanse los apartados 63 a 66).
VIII
Sobre la base de las observaciones incluidas en el presente informe, el Tribunal recomienda que el SEAE:
a) incluya los factores medioambientales, el acceso para personas con discapacidad y la flexibilidad como objeti -
vos de la política inmobiliaria para los edificios de oficinas;
b) garantice que los pagos que abonan los Estados miembros de la UE u otras instituciones u organismos de la 
Unión alojados en edificios de las delegaciones sean coherentes y recuperen la totalidad de los costes;
c) refuerce la aplicación del procedimiento del expediente inmobiliario para seleccionar edificios;
d) utilice una fuente central de información para comprobar los precios de mercado de los edificios de oficinas 
y proceda a un seguimiento periódico de la conformidad entre los alquileres de las oficinas y los precios de 
mercado;
e) mejore su sistema de información de la gestión en materia inmobiliaria, para que proporcione información más 
fiable y pertinente que se pueda incorporar al proceso de planificación;
f) refuerce los conocimientos especializados de gestión inmobiliaria en la sede central para desarrollar un enfoque 
más estratégico, mejorar la planificación y reforzar el apoyo a las delegaciones;
g) establezca prioridades para alquileres, compras, ventas, modificaciones y mantenimiento en planes renovables 
a medio plazo, utilizando la información disponible sobre la superficie y el estado del edificio, con el fin de cum -
plir la política inmobiliaria;
h) introduzca sistemas para gestionar de manera eficaz los edificios en propiedad.
08
 Introducción
01 
El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) coordina la política exterior y de 
seguridad de la UE. Con sede central en Bruselas, se encarga de gestionar las de -
legaciones de la UE en todo el mundo. El SEAE es independiente desde el punto 
de vista estructural y financiero de la Comisión Europea, pero coopera con ella en 
numerosos asuntos.
02 
A su creación en enero de 2011, el SEAE asumió en nombre de la Comisión Euro -
pea la responsabilidad de todas las delegaciones de la UE. En consecuencia, los 
edificios ocupados en la actualidad por las delegaciones son el resultado, en gran 
medida, de decisiones tomadas por la Comisión Europea en el pasado. El SEAE 
proporciona oficinas para 5 300 trabajadores en casi 140 delegaciones y también 
es responsable de las residencias de los jefes de delegación y de abonar o reem -
bolsar los costes del alojamiento de 2 400 efectivos del personal.
03 
La gestión eficaz de los edificios de las delegaciones de la UE contribuye a lograr 
los objetivos de la Unión en materia de política exterior, comercio y cooperación 
al desarrollo. Las oficinas de las delegaciones deben proporcionar un entorno de 
trabajo y de reunión estable, visible, funcional y seguro para el personal y los vi -
sitantes. Los edificios deben ofrecer la mejor relación entre coste y prestaciones, 
y se promueve activamente la coubicación con Estados miembros u otras institu -
ciones y organismos de la UE.
04 
Alrededor del 80 % de los edificios de oficinas de las delegaciones y residencias 
de jefes de delegación son alquilados; el resto son bienes en propiedad. El gasto 
del SEAE en los edificios de las delegaciones en 2014 ascendió a 165 millones de 
euros (véase la ilustración 1 ).
09 Introducción 
Gasto en edificios de las delegaciones en 2014 — 165 millones de euros
Fuente: SEAE.Ilustración 1 Gastos de seguridad 26 millones de euros - 16%
Agua, gas, electricidad, seguros - 3%
Limpieza y mantenimiento - 2%
Reparaciones importantes/arreglos - 2%
Compra/construcción de edi/f_icios - 1%
O/f_icinas
53 millones de euros
Residencias 11 millones de euros
Alojamiento del personal
62 millones de eurosAlquileres
o reembolso de 
alquileres
126 millones
de euros - 76%
10
 Alcance y enfoque 
de la fiscalización
Alcance de la fiscalización
05 
El objetivo general de la fiscalización era examinar si el SEAE gestiona bien los 
edificios de las delegaciones, para lo que se plantearon las siguientes subpregun -
tas de auditoría:
a) ¿Satisfacen los edificios de las delegaciones las necesidades del SEAE y ofre -
cen una buena relación entre coste y prestaciones?
b) ¿Ha implantado el SEAE procedimientos eficaces para seleccionar los edificios 
adecuados?
c) ¿Cuenta el SEAE con sistemas eficaces para el seguimiento de la idoneidad 
actual de los edificios y planificar los cambios necesarios?
Enfoque de la fiscalización
06 
El Tribunal ha basado las observaciones de auditoría en cuatro fuentes principa -
les de evidencia de auditoría (véase la ilustración 2 ):
a) Se envió una encuesta a los jefes de administración de 133 delegaciones1. La 
encuesta fue completada por 112 jefes de administración, lo que representa 
un porcentaje de respuesta del 84 %.
b) Se examinó una muestra de treinta expedientes inmobiliarios remitidos a la 
sede central en 2013 y 20142. La decisión de alquilar o comprar un edificio 
concreto, o de prorrogar o no un contrato de arrendamiento, se toma en fun -
ción del expediente inmobiliario que la delegación de que se trate presenta 
a la sede central.
c) Se visitaron cuatro delegaciones (Nepal, Tanzania, Turquía y los Estados Uni -
dos —Washington D.C.) con el fin de estudiar prácticas de gestión inmobilia -
ria en delegaciones de distinto tamaño, continente, superficie por persona, 
régimen de titularidad (tres edificios de oficinas eran alquilados), estado del 
edificio, composición del personal y experiencia de coubicación. Durante 
las visitas a estas delegaciones también se trataron las prácticas de gestión 
inmobiliaria con los jefes de administración de las embajadas de los Estados 
miembros y se celebraron reuniones con representantes de las embajadas de 
Bélgica, Dinamarca, Finlandia, Alemania, los Países Bajos, Suecia y el Reino 
Unido. Por último se visitó el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países 
Bajos para obtener información adicional sobre sus políticas y procedimien -
tos innovadores a la hora de gestionar los edificios de las embajadas.
d) Se examinó documentación relativa a políticas, procedimientos y herramien -
tas, se organizaron entrevistas en la sede central y se analizó información 
cuantitativa sobre los edificios de las delegaciones.1 La encuesta se envió a todas 
las delegaciones, excepto a las 
situadas en el territorio de la 
UE (por ejemplo, la delegación 
de la Unión Europea ante la 
OCDE y la Unesco en París) 
y a las que dependen de otra 
delegación.
2 La muestra de treinta 
expedientes inmobiliarios se 
seleccionó mediante un 
muestreo de la unidad 
monetaria a partir de los 148 
expedientes inmobiliarios 
presentados entre enero 
de 2013 y septiembre de 2014.
11 Alcance y enfoque de la fiscalización 
Fuentes de la evidencia de auditoríaIlustración 2
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo.Examen 
de estadísticas
y procedimientosAnálisis de treinta 
expedientes 
inmobiliariosVisitas de
control a cuatro 
delegaciones: Nepal, 
Tanzania, Turquía
y los EE.UU.
Encuesta 
de auditoríaObservaciones
de auditoría
12
 Observaciones
Sección I – Los edificios satisfacen por lo general las 
necesidades de las delegaciones, pero en algunos 
casos no ofrecen la mejor relación entre coste 
y prestaciones debido al exceso de superficie, a los 
inmuebles no utilizados y a los cobros a arrendatarios 
que no recuperan la totalidad de los costes
07 
En la fiscalización se examinó si los edificios satisfacen las necesidades de las 
delegaciones y suponen un buen uso de los fondos.
Los edificios satisfacen por lo general las necesidades de las 
delegaciones
Edificios de oficinas
08 
La política inmobiliaria del SEAE se ha fijado los siguientes objetivos para las 
oficinas de las delegaciones: estabilidad, visibilidad, funcionalidad, seguridad 
y la mejor relación calidad-precio. La encuesta de auditoría a los jefes de admi -
nistración en las delegaciones confirmó la pertinencia de todos estos objetivos, 
resaltados en negrita en la ilustración 3 .
Importancia de los objetivos para las oficinas de las delegaciones
Fuente: Encuesta de auditoría a los jefes de administración en las delegaciones de la UE.Ilustración 3Seguridad 22 %
Funcionalidad 18 %
Estabilidad 14 % Visibilidad 12 %Relación calidad-precio 12 %Flexibilidad 9 %Impacto medioambiental 7 %Accesibilidad para personas
con discapacidad 6 %
13 Observaciones 
09 
Los encuestados otorgaron la mayor ponderación a la seguridad y la funcionali -
dad, pero también reconocieron la importancia de otros factores que actualmen -
te no son objetivos de la política inmobiliaria:
a) Flexibilidad: el documento de trabajo de 2014 sobre la política inmobiliaria 
del SEAE exponía que el alquiler tiene la ventaja de la flexibilidad si las nece -
sidades cambian. Las necesidades inmobiliarias pueden cambiar, por ejem -
plo, como resultado de un aumento o descenso del número de efectivos, que 
además puede quedar al margen del control directo del SEAE, al compartir 
oficinas con personal de la Comisión Europea y de otras organizaciones.
b) Impacto medioambiental: aunque el SEAE esté decidido a crear un lugar de 
trabajo respetuoso con el medio ambiente, tanto en la sede central como en 
las delegaciones3, su política inmobiliaria no refleja esta preocupación. Por 
ejemplo, aún no se ha comprometido a adoptar EMAS (el sistema comunitario 
de gestión y auditoría medioambientales)4. Una promoción activa de EMAS 
podría constituir una oportunidad para que las delegaciones dieran ejemplo 
y demostraran que también puede ser útil para las pequeñas organizaciones5. 
Aun así, las delegaciones en Washington D.C. y Tanzania ofrecieron ejemplos 
de buenas prácticas (véase el recuadro 1 ).
c) Accesibilidad para personas con discapacidad: a veces se deben cumplir las 
obligaciones locales, como en la renovación de las oficinas en Turquía y en 
Washington D.C. Además, en las inspecciones de protección e higiene del 
SEAE [véase el apartado 49, letra b)] se comprueban la accesibilidad de las 
instalaciones para las personas con discapacidad.Recuadro 1Mejora del impacto ambiental en Washington D.C. y Tanzania
En 2012, la delegación en Washington D.C. se unió a otras misiones diplomáticas en la ciudad en un intento 
por aplicar políticas orientadas a mejorar la calidad medioambiental. La delegación ya había dado ejemplo al 
obtener la medalla de oro de LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) para sus nuevas oficinas 
alquiladas en Washington D.C., un ejemplo que el arrendador del edificio siguió posteriormente al obtener la 
misma medalla para el resto del edificio en 2013.
En Tanzania, el SEAE posee parte de un edificio de oficinas junto con Alemania, los Países Bajos y el Reino Uni -
do. Un comité de gestión conjunto se encarga de la gestión del edificio y presenta un informe de gestión 
anual que contiene un análisis comparativo del consumo mensual de suministros de electricidad, gasóleo 
y agua de los últimos tres años, a fin de identificar posibles ámbitos de ahorro en el futuro.3 Aprobación de la gestión de 
2013 del SEAE — respuestas 
del SEAE a las preguntas 
escritas.
4 Informe Especial n.º 14 del 
Tribunal de Cuentas: «¿Cómo 
calculan, reducen 
y compensan los organismos 
e instituciones de la UE sus 
emisiones de gases de efecto 
invernadero?» ( http://eca.
europa.eu ).
5 La Comisión Europea ha 
publicado unas herramientas 
sobre EMAS para 
organizaciones pequeñas 
(EMAS toolkit for small 
organisations ) y promueve una 
metodología normalizada 
llamada «EMAS Easy».
14 Observaciones 
10 
La División de Infraestructuras de la sede central procede a un seguimiento de la 
protección e higiene, de la seguridad y de la categoría general de cada uno de los 
edificios de oficinas de las delegaciones6. El estado medio de los edificios de ofi -
cinas en 2014 era satisfactorio (con una puntuación de 3,7 sobre 5) pero existían 
deficiencias en algunas delegaciones7 (véase la ilustración 4 ).
Estado de los edificios de oficinas de las delegaciones (5 = excelente)
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de los datos proporcionados por el SEAE.Ilustración 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Estado de los ediﬁcios de oﬁcinasAlquilado Comprado antes de 2000 Comprado después de 2000
Ediﬁcios de oﬁcinas de las delegaciones5,06 La evaluación del estado de 
un edificio de oficinas 
combina tres criterios que se 
puntúan de 0 (inutilizable) a 5 
(excelente): protección 
e higiene (incluida la 
estructura, el equipamiento 
técnico, etc.), seguridad 
y categoría general 
(funcionalidad/imagen/
ubicación).
7 Las cuatro delegaciones 
evaluadas con el peor estado 
en 2014 fueron las de la India, 
Egipto, Senegal y Sri Lanka.
15 Observaciones 
11 
La evaluación realizada por la sede central obtuvo el respaldo de las conclusiones 
de nuestra encuesta. La mayoría de los encuestados consideraba que las oficinas 
de las delegaciones satisfacían sus necesidades en cuanto a localización, facilita -
ción de las relaciones de trabajo con los socios, condiciones de trabajo, imagen, 
seguridad y espacio (véase la ilustración 5 ). Más del 90 % consideraba que la 
localización era apropiada. No obstante, una cuarta parte de los encuestados 
opinaba que la seguridad, la imagen y las condiciones de trabajo no eran adecua -
das y una tercera parte, que las oficinas de las delegaciones no ofrecían espacio 
suficiente.
Idoneidad de los edificios de oficinas de las delegaciones
Fuente: Encuesta de auditoría a los jefes de administración en las delegaciones de la UE.Ilustración 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Encuestados
Localización Imagen SeguridadInsatisfactorio
Satisfactorio
Espacio 
suﬁcienteCondiciones 
de trabajoFacilita las 
relaciones
16 Observaciones 
Residencias
12 
El SEAE proporciona la residencia del jefe de la Delegación, que cumple una do -
ble función: residencia privada y sede de las recepciones oficiales. Normalmente 
la residencia no tendría que cambiar cuando cambie el jefe de la Delegación y, 
según la política inmobiliaria, debe ofrecer una imagen representativa, sin ser 
excesivamente ostentosa, y ofrecer la mejor relación entre coste y prestaciones. 
La localización de la residencia y las medidas adoptadas para su protección debe -
rían fundarse en la situación de seguridad en el país anfitrión.
13 
La mayoría de los encuestados consideraba que la residencia de los jefes de de -
legación satisface las necesidades en materia de seguridad, localización, imagen, 
facilitación de las relaciones con los socios, estado y espacio (véase la ilustra -
ción 6 ), si bien una cuarta parte opinaba que la residencia del jefe de delegación 
no ofrecía espacio suficiente y que su estado no era satisfactorio.
Idoneidad de las residencias de los jefes de delegación
Fuente: Encuesta de auditoría a los jefes de administración en las delegaciones de la UE.Ilustración 6
EncuestadosSatisfactorio
Insatisfactorio100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Localización Imagen Seguridad Espacio 
suﬁcienteEstado del 
ediﬁcioFacilita las 
relaciones
17 Observaciones 
14 
La superficie de la residencia debería ocupar un máximo de 600 m2 (véase el 
apartado 22) y, junto con el terreno circundante, tener aproximadamente el ta -
maño de la residencia de los embajadores de los Estados miembros en el mismo 
país8. Más del 40 % de los encuestados consideraba que la residencia del jefe 
de delegación ofrecía menos espacio que la mayoría de las residencias de las 
embajadas. La superficie media de las residencias de las delegaciones de la UE 
en 2014 era de 488 m2 (véase la ilustración 7 ). Alrededor de cuarenta residencias 
(un 30 %) tenían menos de 400 m2.
Superficie (m2) de las residencias
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de los datos proporcionados por el SEAE.Ilustración 7
02004006008001 0001 2001 400
Residencias de las delegacionesm²
Media  (488 m²)Máximo recomendado (600 m²)8 Política inmobiliaria del SEAE: 
Residencias — política 
y selección.
18 Observaciones 
15 
La División de Infraestructuras de la sede central procede a un seguimiento del 
estado9 de las residencias de las delegaciones (véase la ilustración 8 ). La pun -
tuación media de dicho estado en 2014 fue de 4,6 sobre 5, que resulta supe -
rior a la del estado medio de las oficinas, puntuadas con 3,7 sobre 5 (véase el 
apartado 10).
Estado de las residencias (5 = excelente)
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de los datos proporcionados por el SEAE.Ilustración 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Alquilado Comprado antes de 2000 Comprado después de 2000
4,0
Residencias de las delegacionesEstado de las residencias9 La evaluación del estado de la 
residencia de un jefe de 
delegación combina tres 
criterios que se puntúan de 0 
(inutilizable) a 5 (excelente): 
protección e higiene (incluida 
estructura, equipamiento 
técnico, etc.), seguridad 
y categoría general 
(funcionalidad/imagen/
localización). El SEAE no tiene 
datos sobre el estado de 
cincuenta y tres residencias 
[véase el apartado 57, letra b)].
19 Observaciones 
Alojamiento del personal
16 
El SEAE gestiona alojamiento para alrededor de 2 400 trabajadores de las delega -
ciones10 mediante dos métodos previstos en el Estatuto de los funcionarios:
a) Las delegaciones de la UE proporcionan alojamiento gratuito a alrededor de 
1 400 miembros del personal. Salvo en contadas ocasiones, este alojamiento 
está sujeto al régimen de alquiler, no de propiedad. Desde enero de 2014, las 
delegaciones de la UE pueden proporcionar esta modalidad de alojamiento 
principalmente en países de alto riesgo o donde las condiciones del mercado 
de alquiler dificulten que se pueda encontrar alojamiento adecuado11.
b) Las delegaciones de la UE reembolsan el coste del alojamiento alquilado por 
casi mil miembros del personal.
17 
En ambos casos, el alquiler pagado o reembolsado por la delegación se limita 
a un techo fijado para cada puesto de trabajo fuera de la UE, que se basa en la 
composición de la familia del trabajador y tiene en cuenta el mercado de alquiler 
local.
18 
Con arreglo a la política inmobiliaria del SEAE, el alojamiento del personal en el 
exterior debería cumplir las normas de seguridad del SEAE (por ejemplo, estar 
situado únicamente en las zonas permitidas) y ofrecer una imagen adecuada de 
la UE12.
19 
Los encuestados expresaron un alto nivel de satisfacción con el alojamiento del 
personal y en un 90 %, aproximadamente, consideraban que la seguridad, el es -
pacio, la localización y las condiciones del alojamiento del personal eran adecua -
das (véase la ilustración 9 ).10 Todo el personal de las 
delegaciones excepto los 
empleados locales.
11 Decisión de la Alta 
Representante de la Unión 
para Asuntos Exteriores 
y Política de Seguridad, de 17 
de diciembre de 2013, relativa 
a las normas para la aplicación 
de la política de vivienda en 
las delegaciones de la UE [HR 
DEC(2013) 011].
12 Política inmobiliaria del SEAE: 
política de alojamiento para 
funcionarios que sirven en 
terceros países.
20 Observaciones 
Idoneidad del alojamiento del personal en las delegaciones
Fuente: Encuesta de auditoría a los jefes de administración en las delegaciones de la UE.Ilustración 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Encuestados
Localización Condiciones de vida Seguridad EspacioInsatisfactorio
Satisfactorio
21 Observaciones 
La superficie de la mayoría de los edificios de oficinas 
y algunas residencias supera los límites de la política 
inmobiliaria
La superficie media por persona de las oficinas de las delegaciones 
supera el límite de la política inmobiliaria
20 
La política inmobiliaria del SEAE recomienda que las oficinas de las delegaciones 
tengan una superficie máxima de 35 m2 por persona (el máximo establecido por 
la política inmobiliaria antes de 2013 era 42 m2)13. El cálculo se basa en todas las 
zonas —no solo los despachos, sino también las zonas comunes— divididas por 
todos los puestos permanentes, excepto los puestos que no requieren despacho 
(por ejemplo, los conductores). La política inmobiliaria establece que se excluyan 
de este cálculo determinadas zonas, como una sala de conferencias adicional 
para cubrir las necesidades de la función de la presidencia con arreglo al Trata -
do de Lisboa. Las nuevas oficinas de las delegaciones deberían consistir en una 
mezcla de despachos individuales, despachos compartidos para un número de 
trabajadores comprendido entre dos y cuatro, y zonas comunes. Los despachos 
individuales tendrían que reservarse para un pequeño número de miembros del 
personal cuya función lo requiera.
21 
En 2014, alrededor de ochenta y cinco delegaciones superaron la superficie máxi -
ma de 35 m2 por persona14: la superficie media por persona era de 41 m2 (véase la 
ilustración 10 )15. Se calcula que la reducción de la superficie media por persona 
supondría un ahorro en alquiler16 y en gastos corrientes.
Algunas residencias superaron el límite fijado en la política 
inmobiliaria
22 
La política inmobiliaria del SEAE establece que la superficie máxima total de 
todas las estancias de la residencia del jefe de delegación debería ser de 600 m2. 
Aunque la superficie media de las residencias de las delegaciones de la UE 
en 2014 se situó por debajo de este límite (véase el apartado 14), treinta y cuatro 
residencias (un 24 %) lo superaron (véase la ilustración 7 )17.13 Los inmuebles nuevos 
adquiridos han de ser lo 
suficientemente grandes para 
albergar un incremento del 
10 % del personal.
14 Las delegaciones con la mayor 
superficie de oficina por 
persona eran la delegación 
ante las Naciones Unidas en 
Nueva York (90 m2 por 
persona) y la delegación ante 
las Naciones Unidas en 
Ginebra (104 m2 por persona).
15 En este análisis se deduce la 
superficie de oficina alquilada 
a otras organizaciones. Se 
excluyen las delegaciones con 
menos de diez empleados, 
todas las cuales cuentan con 
más de 35 m2 por persona. El 
análisis se basa en los puestos 
permanentes. La inclusión de 
alrededor de 200 becarios en 
prácticas y expertos 
nacionales temporales 
reduciría el promedio de 
superficie por persona a los 
40 m2.
16 El alquiler anual total de las 
oficinas de las delegaciones 
en 2014 ascendió a 53 millones 
de euros (véase la ilustración 
1), lo que supone que cada m2 
de superficie media por 
persona costó 1,3 millones de 
euros.
17 La residencia en Indonesia, 
con 1 200 m2, era una de las 
más grandes. Se ha firmado un 
contrato para alquilar una 
nueva residencia de 580 m2 
a partir de septiembre de 
2015.
22 Observaciones 
Superficie de oficina por persona en las delegaciones
Nota:  quedan excluidas las delegaciones con menos de diez trabajadores.
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de los datos proporcionados por el SEAE.Ilustración 10
020406080100120
Ediﬁcios de oﬁcinas de las delegacionesm2 por persona
Máximo recomendado (35 m²)Media  (41 m²)
23 Observaciones 
El SEAE posee edificios que ha dejado de utilizar
23 
Los edificios de oficinas de las delegaciones de la UE adquiridos antes de 2000 
y que aún utiliza el SEAE se encuentran entre los edificios de oficinas en peor 
estado (véase la ilustración 4 ). El personal de la delegación en Gabón se ha tras -
ladado a una pequeña oficina temporal, dado que el edificio adquirido en 1996 
presenta ya graves problemas estructurales.
24 
Las residencias en propiedad son de menor tamaño y más fáciles de mantener. 
La puntuación media del estado de las residencias en propiedad adquiridas antes 
del año 2000 y que aún utiliza el SEAE es de 4,6 sobre 5 (véase la ilustración 8 ). 
Esta puntuación es considerablemente mejor que la media de 3,4 de las oficinas 
de las delegaciones en propiedad adquiridas antes del año 2000.
25 
Aunque el SEAE ya no utiliza el 20 % de los edificios de las delegaciones que 
posee (siete de treinta y tres edificios de oficinas y seis de treinta residencias), los 
ha conservado. Los edificios de oficinas sin utilizar en Chad, la República Centro -
africana y Ruanda se han alquilado a otras organizaciones, como la DG Ayuda Hu -
manitaria y Protección Civil o la embajada de un Estado miembro. Otros edificios, 
sin embargo, se mantienen desocupados. Por ejemplo:
a) Los edificios de oficinas en propiedad en Botsuana y Gambia están desocupa -
dos desde 2004.
b) Las residencias en Sudáfrica y Cabo Verde están desocupadas desde 2012.
c) En Tanzania, la antigua residencia del jefe de delegación (véase la ilustra -
ción 11 ) y una casa para el personal están desocupadas desde 2009 con un 
gasto de 25 000 euros anuales en concepto de protección, suministros y jar -
dinería. Ambos edificios están situados fuera de la zona recomendada por el 
responsable regional de seguridad (RSO). Otra casa propiedad de la delega -
ción, situada dentro de la zona de seguridad recomendada, está desocupada 
desde abril de 2014.
24 Observaciones 
Algunos cobros por la coubicación en edificios de oficinas  
no recuperan la totalidad de los costes
26 
El SEAE insta a establecer soluciones que impliquen compartir las oficinas con Es -
tados miembros u otras instituciones y organismos de la UE, incluida la DG Ayuda 
Humanitaria y Protección Civil. La coubicación tiene como objetivo garantizar 
una mejor visibilidad de la UE, facilitar la cooperación con los Estados miembros 
y ahorrar gastos.18 En 2015 había cuarenta y cinco delegaciones que compartían 
sus oficinas con Estados miembros de la UE o instituciones y organismos de la 
Unión. El número de delegaciones que aloja embajadas de Estados miembros 
o son alojadas por estas aumentó de catorce a diecisiete entre mayo de 2014 
y mayo de 2015.19 El anexo I  muestra las diecisiete delegaciones donde había 
coubicación con uno o más Estados miembros en 2015.Antigua residencia en Tanzania, vacía desde 2009 pero conservada por el SEAE
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo.Ilustración 11
18 Política inmobiliaria del SEAE: 
oficinas de las delegaciones — 
política y selección.  
Política inmobiliaria del SEAE: 
oficinas de las delegaciones 
compartidas o en coubicación 
con terceros.
19 Documentos de trabajo 
de 2014 y 2015 sobre la política 
inmobiliaria del SEAE.
25 Observaciones 
27 
Los Estados miembros y las instituciones y organismos de la Unión Europea debe -
rían aportar su parte correspondiente de los gastos que implica la coubicación20. 
En la práctica, existen distintos métodos para calcular los gastos a las organiza -
ciones que comparten las instalaciones, algunas de las cuales no recuperan la 
totalidad de los mismos. Por ejemplo:
a) En Washington D.C., la delegación tiene acuerdos de coubicación con cinco 
organizaciones distintas. No obstante, únicamente los dos acuerdos más 
recientes —con Europol y el Banco Europeo de Inversiones— incluyen una 
aportación a los gastos generales de administración.
b) En Nepal, la DG Ayuda Humanitaria y Protección Civil contribuye a la limpie -
za, el mantenimiento, los suministros y los guardias de seguridad, pero no al 
alquiler de las oficinas, que ascendería a 8 000 euros más al año. Igualmen -
te, en Tanzania, donde la delegación es propietaria del edificio, esta solo le 
cobra a EUCAP Nestor21 los gastos corrientes (mantenimiento, suministros, 
seguridad y limpieza).
c) Las directrices de 2013 para las delegaciones sobre el cálculo del alquiler que 
se cobra a otras organizaciones exigía que en todos los nuevos contratos, 
y en la prórroga de los contratos en vigor, se cobrara por las zonas comunes. 
Los cobros establecidos con anterioridad a 2013 solo tienen en cuenta la 
superficie de oficina neta del arrendatario. En consecuencia, el arrendatario 
utiliza las zonas comunes de manera gratuita y paga menos alquiler y gastos 
de explotación de lo que le correspondería.
Sección II — Existe un procedimiento estructurado 
para seleccionar los edificios de las delegaciones, pero 
cuando se aplica en la práctica aparecen insuficiencias 
en cada una de las principales fases
28 
En la sección I se examinaba la idoneidad de los edificios de las delegaciones, 
es decir, si satisfacían sus necesidades y suponían un buen uso de los fondos. Si 
los edificios de las delegaciones son o no adecuados depende, en primer lugar, 
del modo en que se seleccionan. Por tanto, la fiscalización permitió determi -
nar si el SEAE cuenta con procedimientos eficaces para seleccionar los edificios 
adecuados.20 Decisión del Parlamento 
Europeo, de 3 de abril de 2014, 
sobre la aprobación de la 
gestión de 2012.
21 EUCAP Nestor es una misión 
civil de la UE, con algunos 
conocimientos militares 
especializados, que apoya el 
desarrollo de sistemas de 
vigilancia marítima en los 
Estados del Cuerno de África 
y de la ribera occidental del 
océano Índico, que les 
permitan luchar de manera 
más eficaz contra la piratería 
y otro tipo de delincuencia 
marítima.
26 Observaciones 
29 
El procedimiento del expediente inmobiliario proporciona una base estructurada 
para seleccionar los edificios de las delegaciones. No obstante, existen insuficien -
cias al aplicar este procedimiento en la práctica. En consecuencia, existe el riesgo 
de que el SEAE no seleccione el edificio adecuado. Estas insuficiencias tienen 
lugar en cada una de las principales fases del procedimiento del expediente 
inmobiliario:
a) cuando la delegación busca edificios adecuados;
b) cuando la delegación compara opciones y las presenta al Comité inmobiliario 
de la sede central;
c) cuando el Comité inmobiliario toma su decisión y la explica.
El procedimiento del expediente inmobiliario ofrece  
una base estructurada para seleccionar los edificios  
de las delegaciones
30 
La selección de edificios para alquiler o compra se basa en el procedimiento del 
expediente inmobiliario del SEAE:
a) En el caso de las oficinas y residencias, las delegaciones deben preparar un 
expediente inmobiliario antes del alquiler, compra o construcción de un 
nuevo edificio, o al prorrogar un contrato de alquiler. Las delegaciones deben 
presentar dichos expedientes inmobiliarios ante el Comité inmobiliario de 
la sede central para su estudio y aprobación si su valor total es equivalente 
o superior a 60 000 euros.
b) Las delegaciones también deben presentar un expediente inmobiliario al 
Comité inmobiliario antes de cualquier adquisición de terreno.
c) Al alquilar el alojamiento del personal, las delegaciones deberán presentar 
un expediente inmobiliario si el alquiler supera el límite fijado por el SEAE 
para el país en cuestión y también en los países en los que no se hayan fijado 
límites.
31 
En tanto que ofrece una base estructurada y documentada para la toma de deci -
siones conforme a las directrices de la sede central, el procedimiento del expe -
diente inmobiliario constituye un ejemplo de buenas prácticas. Los expedientes 
inmobiliarios utilizan los objetivos impuestos por la política inmobiliaria del SEAE 
como base para los criterios de selección y deberían contener una lista reducida 
de opciones apropiadas fruto del estudio efectuado por la delegación acerca del 
mercado inmobiliario local, de un debate entre compra o alquiler, de la evalua -
ción que realiza la delegación de las opciones apropiadas y de su propuesta al 
Comité inmobiliario. El procedimiento del expediente inmobiliario contribuye 
a garantizar que los edificios seleccionados satisfacen las necesidades de las 
delegaciones al tiempo que suponen un buen uso de los fondos.
27 Observaciones 
Las delegaciones no cuentan con la experiencia necesaria 
para identificar los edificios adecuados y no reciben apoyo 
suficiente de la sede central
32 
Nuestra comprobación de auditoría de treinta expedientes inmobiliarios (véase 
el anexo II ) constató que, en la mayoría (veintiséis de treinta), la delegación había 
estudiado el mercado local. No obstante, únicamente quince de los treinta expe -
dientes inmobiliarios incluía una lista reducida de opciones apropiadas y realistas 
(véase la ilustración 12 ).
Resumen de los resultados de la comprobación de auditoría de treinta 
expedientes inmobiliarios
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de la revisión de treinta expedientes inmobiliarios.Ilustración 12
26
51522 234
25158 7Número de expedientes inmobiliariosSíNo
5. Motivo 
convincente de la 
decisión del Comité 
inmobiliario de la 
sede central4. Solución propuesta 
por la delegación 
basada en un 
riguroso análisis 
técnico y ﬁnanciero3. Lista 
preliminar de 
opciones 
adecuadas
y realistas2. Debate sobre el 
alquiler o compra1. Prospección del 
mercado local
28 Observaciones 
33 
En la encuesta de auditoría, casi la mitad de los jefes de administración conside -
raba que su delegación no cuenta con el personal y los conocimientos especia -
lizados suficientes para gestionar sus edificios. Los jefes de administración no 
son especialistas en gestión inmobiliaria y tampoco reciben formación específica 
en este sentido. Por tanto, con el fin de gestionar proyectos inmobiliarios (por 
ejemplo, el traslado a un nuevo edificio de oficinas o la realización de obras), 
pueden necesitar una autorización para recabar el asesoramiento técnico nece -
sario (estudios de mercado, comparativa entre compra y alquiler, negociación 
con los propietarios, o concepción y supervisión de trabajos de construcción). 
Por ejemplo, en Washington D.C., la delegación contrata a un intermediario local 
para que estudie el mercado y negocie con los propietarios en su nombre. En los 
países donde no se pueden conseguir este asesoramiento técnico, las delegacio -
nes requieren más implicación y apoyo de la sede central.
34 
La encuesta de auditoría demostró que el 85 % de los jefes de administración se 
mostraban satisfechos con el apoyo que recibían de la sede central para la pró -
rroga de los alquileres de oficinas. El nivel de satisfacción era inferior en el apoyo 
recibido al elegir nuevas oficinas (76 %) (véase la ilustración 13 ).
Apoyo a las delegaciones en actividades de gestión inmobiliaria
Fuente: Encuesta de auditoría a los jefes de administración en las delegaciones de la UE.Ilustración 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Apoyo inadecuado
de la sede central
Apoyo adecuadode la sede centralEncuestados
Mantenimiento
y renovaciónSelección de nuevas 
oﬁcinasPrórroga del alquiler 
de oﬁcinas
29 Observaciones 
35 
Varias respuestas a la encuesta de auditoría pusieron de manifiesto la necesidad 
de que la sede central prestara un apoyo más activo, en particular allí donde 
faltan edificios adecuados en el mercado local22. Algunas delegaciones visita -
das, como Nepal (véase el recuadro 2 ), también destacaron la necesidad de las 
visitas sobre el terreno, en especial al buscar nuevas instalaciones. En 2014, la 
División de Infraestructuras de la sede central visitó treinta y seis delegaciones 
para prestar apoyo sobre el terreno. Como ejemplo de buenas prácticas, cuan -
do las embajadas alemanas buscan nuevas instalaciones, una vez que el jefe de 
administración ha identificado posibles localizaciones, el personal de la sede 
central se desplaza sobre el terreno para comprobar su idoneidad y ayudar en las 
negociaciones. Recuadro 2Necesidad de apoyo de la sede central para encontrar un edificio de oficinas  
en Nepal
En Nepal, debido a la falta de espacio en el edificio principal, un tercio del personal trabaja desde 2007 en 
garajes acondicionados. Desde 2009, otro tercio trabaja en cabinas prefabricadas de segunda mano instaladas 
en el jardín, lo que ofrece una mala imagen de la delegación (véase la ilustración 14 ). En la evaluación de la 
delegación en Nepal de junio de 2011 se recomendaba planificar un traslado a oficinas más adecuadas y mo -
dernas para cuando finalizara el arrendamiento en 2014.
La delegación no contaba con el tiempo ni los conocimientos especializados necesarios para presentar un 
expediente inmobiliario de alta calidad y era de la opinión de que una visita de un equipo de expertos en 
gestión inmobiliaria de la sede central —como un negociador, un arquitecto y un responsable de seguridad— 
podría ayudar a buscar nuevas instalaciones, negociar los mejores contratos e identificar y comparar solu -
ciones apropiadas. No obstante, la sede central no pudo efectuar dicha visita, a pesar de las solicitudes por 
escrito de la delegación en 2011 y en 2012, y escribió a la delegación animándola a desarrollar su propuesta 
de adquirir terrenos de la embajada francesa y construir oficinas y una residencia, pero más tarde rechazó la 
propuesta debido a la falta de fondos. La delegación no pudo identificar una alternativa adecuada, por lo que 
presentó un expediente inmobiliario para prorrogar el contrato de arrendamiento vigente hasta 2024, que la 
sede central aprobó en noviembre de 2013.22 Los encuestados identificaron 
este aspecto como uno de los 
principales obstáculos cuando 
se trata de encontrar 
insta laciones mejores.
30 Observaciones 
Existen insuficiencias en el modo en que las delegaciones 
presentan opciones a la sede central
36 
La política inmobiliaria exige que las delegaciones presenten a la sede central, 
a través de los expedientes inmobiliarios, los resultados de su estudio del mer -
cado inmobiliario local. Ello debería incluir un debate entre compra y alquiler, 
la evaluación que realicen de las opciones apropiadas y su propuesta al Comité 
inmobiliario. Sin embargo:
a) las delegaciones no preparan expedientes inmobiliarios para todos los nue -
vos contratos;
b) los expedientes inmobiliarios son innecesariamente minuciosos cuando las 
delegaciones no tienen intención de trasladarse;
c) los expedientes inmobiliarios rara vez debaten la posibilidad de comprar y no 
la comparan con el coste del alquiler;
d) en algunos expedientes inmobiliarios las delegaciones no presentan las op -
ciones de un modo comparable;
e) las directrices sobre la preparación de los expedientes inmobiliarios no 
tienen en cuenta la superficie alquilada a otras organizaciones ni los ingresos 
que genera la coubicación.Cabinas prefabricadas utilizadas como oficinas en Nepal
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo.Ilustración 14

31 Observaciones 
Las delegaciones no preparan expedientes inmobiliarios  
para todos los nuevos contratos
37 
Las delegaciones a veces firman un contrato de construcción sin elaborar un 
expediente inmobiliario ni presentarlo al Comité inmobiliario, conforme a lo exi -
gido. Por ejemplo, no se presentó un expediente inmobiliario para el contrato de 
230 000 euros de las oficinas de Venezuela firmado en 2013 ni para el contrato de 
240 000 euros de la residencia de Nepal firmado en 2011.
Los expedientes inmobiliarios son innecesariamente minuciosos 
cuando las delegaciones no tienen intención de trasladarse
38 
La estabilidad es uno de los objetivos de la política inmobiliaria, lo que justifica 
que se prefiera continuar con el alquiler de un edificio ya construido si satisface 
las necesidades de la delegación y supone un buen uso de los fondos. Con ello se 
evita además el gasto y el trastorno que supone una mudanza23. En todo caso, el 
contrato de arrendamiento tipo cuenta con una cláusula que permite a la delega -
ción cancelarlo en cualquier momento con tres meses de preaviso.
39 
Sin embargo, en la actualidad no hay diferencias entre las directrices para ela -
borar expedientes inmobiliarios con el objetivo de continuar con un contrato de 
arrendamiento vigente y las destinadas a preparar expedientes inmobiliarios con 
el fin de seleccionar —cuando es necesario mudarse— el mejor edificio entre 
una serie de opciones. En el primer caso, una comparación con distintas opciones 
resulta artificial y menos significativa que demostrar que el edificio sigue cum -
pliendo las necesidades de la delegación de acuerdo con la política inmobiliaria 
y con los precios del mercado (véase el recuadro 3 ). En el segundo caso, es posi -
ble que las delegaciones requieran más apoyo de la sede central para realizar una 
evaluación más exhaustiva, que incluya la comparación de opciones apropiadas 
y realistas. Recuadro 3Cuando las delegaciones tienen intención de permanecer en un lugar, el examen  
de opciones alternativas puede resultar artificial y de poco valor
El objetivo del expediente inmobiliario de 2013 para las oficinas de Ruanda (véase el anexo II ) era justificar 
la continuidad del contrato vigente de alquiler. Este extremo quedaba claro a partir de un informe de misión 
de la sede central anexo al expediente inmobiliario, que instaba a la delegación a negociar una prórroga del 
contrato de arrendamiento para los edificios de oficinas inmediatamente después de estudiar el mercado, tal 
y como se exige para el informe destinado al Comité inmobiliario. Por tanto, aunque el expediente inmobi -
liario incluía un análisis de la lista reducida de opciones apropiadas y realistas, este tenía poco valor, debido 
a que no había intención de mudarse.23 En el caso de las embajadas 
alemanas, por ejemplo, se 
supone que dichas embajadas 
permanecerán donde se 
encuentran a menos que 
exista un motivo 
especialmente acuciante para 
mudarse.
32 Observaciones 
Los expedientes inmobiliarios rara vez debaten la posibilidad  
de comprar y no la comparan con el coste del alquiler
40 
De los treinta expedientes inmobiliarios examinados, solo cinco planteaban la 
posibilidad de comprar el edificio (véase la ilustración 12 ), y la compra se recha -
zaba en todos los casos. Ninguno de los expedientes inmobiliarios estudiados 
presentaba una comparación entre alquiler y compra que incluyera una compa -
ración de los gastos estimados futuros. En marzo de 2015, la sede central informó 
a los jefes de Delegación que, en el futuro, la División de Infraestructuras de 
dicha sede realizaría los cálculos comparativos entre compra y alquiler24. Sin em -
bargo, en la política inmobiliaria del SEAE no se revela el método empleado. La 
anterior política inmobiliaria explicaba cómo calcular los beneficios financieros 
de una inversión como base para comparar la compra con el alquiler a lo largo 
de un período sugerido de veinte años25. En la práctica, los debates entre compra 
o alquiler no demuestran que la solución propuesta represente un mejor uso de 
los fondos (véase el recuadro 4 ).
En algunos expedientes inmobiliarios, las delegaciones  
no presentan las opciones de un modo comparable
41 
Un ejemplo de buenas prácticas de algunos expedientes inmobiliarios consistió 
en comparar las opciones recogidas en una lista frente a los criterios de selección, 
en forma de cuadro. A modo de ejemplo, la ilustración 15  es un cuadro com -
puesto basado en los incluidos en los expedientes inmobiliarios para las oficinas 
de Ruanda, Guatemala y Laos. La asignación de puntuación y los comentarios 
solo se incluyen a título ilustrativo. Un cuadro de este tipo facilita la comparación 
de las distintas opciones, con el fin de llegar a una evaluación global equilibrada, 
y además podría ampliarse, por ejemplo, para que incluya los costes únicos aso -
ciados con la mudanza (por ejemplo, obras de acondicionamiento y seguridad), 
gastos corrientes o beneficios derivados de la coubicación. Recuadro 4Las delegaciones no demuestran que la compra sea más rentable que el alquiler
En los años 2010 y 2011, cuando la delegación en Nepal propuso adquirir una parcela de la embajada francesa 
y construir oficinas y una residencia, la sede central no exigió que demostrara que la compra y la construcción 
eran más rentables que el alquiler.
Lo mismo ocurrió en Washington D.C., cuando la delegación tuvo la oportunidad de adquirir el edificio de 
oficinas en 2010. Se descartó la compra sin estudiar las opciones de financiación y las ventajas fiscales, aunque 
un edificio en propiedad podría haber reforzado la presencia de la delegación y la superficie adicional se 
podría haber utilizado para la coubicación con otra embajada.24 Nota del director de 
Administración y Finanzas 
a los jefes de delegación, de 
30 de marzo de 2015.
25 El valor residual de la 
propiedad adquirida es un 
factor importante en este 
cálculo y uno difícil de estimar 
de manera precisa. Por 
ejemplo, el valor de la 
residencia de Washington 
D.C., adquirida en 1971 por el 
equivalente a 2,4 millones de 
euros, se ha triplicado, 
mientras que el valor del 
edificio de oficinas de 
Argentina, adquirido en 1992 
por el equivalente 
a 1,5 millones de euros, se 
calcula en 1,6 millones 
de euros.
33 Observaciones 
42 
Este enfoque contrastaba con otros expedientes inmobiliarios que estudiaban 
las opciones de un modo menos directamente comparable, por ejemplo, presen -
tando ventajas y desventajas concretas de manera aleatoria. Las delegaciones 
a menudo omiten información clave en los expedientes inmobiliarios, como el 
coste por m2, la superficie por persona para los edificios de oficinas o el incumpli -
miento del límite de superficie. En ocho de los treinta expedientes inmobiliarios 
estudiados, la solución propuesta al Comité inmobiliario no se basaba en un 
riguroso análisis por parte de la delegación (véase la ilustración 12 ). Igualmente, 
aunque los expedientes inmobiliarios a menudo muestran el gasto de la solución 
propuesta tras las negociaciones, lo comparan con el coste de edificios alternati -
vos antes de las negociaciones.Ejemplo ilustrativo de buenas prácticas de un cuadro con comparación de opciones
EdificioCriterios de calidad Criterios de precio Criterios de tamaño
Seguridad  
(máximo 50)Funcionalidad  
(máximo 30)Localización 
e imagen  
(máximo 20)Total 
puntuación 
de calidad  
(máximo 100)Alquiler anual 
total  
(euros)Precio por 
m2 
(euros)m2 totalesm2 por 
persona 
(oficinas)
Opción 1Algunas dudas  
20Edificio moderno  
24Buena imagen  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Opción 2Excelente  
38Edificio nuevo  
28En la zona 
diplomática  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Opción 3Puede 
adaptarse  
25Algunas dudas  
14Fuera de la zona 
diplomática  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo a partir de los expedientes inmobiliarios para las oficinas de Ruanda, Guatemala y Laos.Ilustración 15
34 Observaciones 
Las directrices sobre la preparación de los expedientes 
inmobiliarios no tienen en cuenta la superficie alquilada a otras 
organizaciones ni los ingresos que genera la coubicación
43 
El informe de 2014 sobre coubicación26 explica que el SEAE no cuenta con los 
efectivos necesarios para desarrollar normas comunes y elaborar documentos 
de referencia en materia de coubicación. En consecuencia, las directrices sobre 
la preparación de expedientes inmobiliarios (véase el apartado 31) no explican el 
modo en que debería tenerse en cuenta en el cálculo de la superficie por per -
sona la superficie de oficina alquilada a embajadas de los Estados miembros y a 
otras instituciones y organismos de la UE. Las directrices tampoco explican cómo 
deben tomarse en consideración los ingresos asociados en el cálculo del coste 
por m2.
Algunos dictámenes del Comité inmobiliario de la sede 
central no se adoptan a tiempo ni son convincentes
44 
En la fase final del procedimiento del expediente inmobiliario, el Comité inmobi -
liario de la sede central examina la propuesta de la delegación y emite su dicta -
men. Antes de firmar un contrato se requiere la aprobación del Comité inmobilia -
rio27. Sin embargo:
a) la larga duración de los procedimientos impide la firma de algunos contratos;
b) algunas decisiones no demuestran de manera convincente que la solución 
seleccionada sea conforme con los precios del mercado;
c) algunas decisiones no tienen suficientemente en cuenta la superficie.
La larga duración de los procedimientos impide la firma  
de algunos contratos
45 
El Comité inmobiliario aprueba dictámenes sobre los expedientes inmobiliarios 
sujetos a su examen. Algunos comentarios en dichos expedientes explican que, 
en lugar de esperar a los dilatados procedimientos del SEAE, los propietarios 
alquilan sus edificios a otros inquilinos. Este punto de vista fue corroborado por 
comentarios incluidos en la encuesta de auditoría. Un encuestado escribió: «El 
tiempo transcurrido desde que se identifica un edificio hasta que llega la apro -
bación de la sede central es demasiado largo y los propietarios, mientras tanto, lo 
alquilan a otras organizaciones». En consecuencia, la aprobación de un expedien -
te inmobiliario no conlleva necesariamente la firma de un contrato. Por ejemplo, 
aunque los expedientes inmobiliarios de las residencias en Israel y Sri Lanka se 
aprobaron, los contratos no se firmaron (véase el anexo II ).26 Informe sobre la coubicación, 
2014, 11 de julio de 2014, SEAE.
27 Para los proyectos 
inmobiliarios que pueden 
tener una incidencia financiera 
significativa en el presupuesto 
de la UE (por ejemplo, 
adquisición de terrenos 
y adquisición de edificios por 
un importe superior 
a 3 000 000 de euros o todo 
contrato inmobiliario nuevo 
por un importe anual de al 
menos 750 000 euros) 
también se requiere la 
aprobación de la Autoridad 
Presupuestaria (Consejo 
y Parlamento Europeo) 
(Reglamento Financiero, 
artículo 203, apartado 7). Un 
proyecto de adquisición de un 
inmueble podrá financiarse 
mediante un préstamo sujeto 
a la aprobación previa de la 
autoridad presupuestaria 
(Reglamento Financiero, 
artículo 203, apartado 8).
35 Observaciones 
Algunas decisiones no demuestran de manera convincente que la 
solución seleccionada sea conforme con los precios de mercado
46 
De los treinta expedientes inmobiliarios estudiados, siete no incluían un motivo 
que justificara convincentemente la decisión del Comité inmobiliario (véase la 
ilustración 12 ). En cuatro de estos casos, la razón era que no se demostraba que 
la solución elegida fuera conforme con los precios de mercado. El Comité inmobi -
liario no comparó el coste por m2 de la solución propuesta por la delegación con 
una fuente independiente de precios de mercado en ninguno de los treinta ex -
pedientes inmobiliarios comprobados durante la fiscalización. Esto supuso que, 
en aquellos casos en los que la delegación no había demostrado que la solución 
propuesta era conforme con los precios de mercado, el Comité inmobiliario no 
corrigió esta insuficiencia. Este fue el caso de las oficinas de Togo, las residencias 
de Mauritania y Sri Lanka y el alojamiento de Kenia (véase el anexo II ).
Algunas decisiones no tienen suficientemente en cuenta  
la superficie.
47 
En tres de los siete expedientes inmobiliarios que no incluían un motivo que 
justificara convincentemente la decisión del Comité inmobiliario, la razón era que 
no prestaban la suficiente consideración a la superficie de oficina por persona y a 
los límites recomendados en la política inmobiliaria (véase el anexo II ):
a) En 2013, el Comité inmobiliario aprobó la solución propuesta en el expe -
diente inmobiliario de la delegación en Jordania para el alquiler de oficinas 
de 43 m2 por persona (un 23 % más que el límite recomendado). Se rechazó 
una solución alternativa al considerarse demasiado pequeña, aunque ofre -
cía 35 m2 por persona, exactamente acorde con el límite, y era más de un 
20 % más barata (una diferencia de 110 000 euros anuales) que la solución 
propuesta.
b) En 2014, el Comité inmobiliario aprobó la solución propuesta en el expe -
diente inmobiliario de la delegación de Washington D.C. para la ampliación 
de las oficinas. La sede central calculó la superficie por persona en 40 m2 
(un 14 % más que el límite). Sin embargo, llegó a esta cifra añadiendo veinte 
trabajadores, sin que estuviera claramente justificado. Este incremento no 
se había producido en el momento de la visita de fiscalización, en mayo de 
2015. También excluyó del cálculo la sala de prensa de la planta baja, aunque 
según la política inmobiliaria no había motivo para ello.28 La superficie por 
persona era, de hecho, de 56 m2, esto es, un 60 % más que el límite estableci -
do. La delegación de Washington D.C. consideró que la política inmobiliaria 
no reconocía suficientemente la creciente función de coordinación del SEAE 
en determinados países, como los Estados Unidos. No obstante, ni la delega -
ción ni el Comité inmobiliario mencionaron que se requería una exención del 
límite establecido.28 También excluyó del cálculo 
una sala de conferencias 
adicional, que estaba prevista 
en la política inmobiliaria 
(véase el apartado 20).
36 Observaciones 
c) Los criterios de selección incluidos en el expediente inmobiliario de 2014 
para una nueva residencia en Sri Lanka especificaban un edificio con una su -
perficie mínima de 600 m2, lo cual no resulta coherente con la política inmo -
biliaria, en la que 600 m2 es la superficie máxima, no la mínima. La solución 
propuesta por la delegación, y aprobada por el Comité inmobiliario, fue un 
edificio de 930 m2. La sede central no mencionó que esto superaba el límite 
establecido de 600 m2 en un 55 % y que se requería una exención.
Sección III — La información sobre la idoneidad de los 
edificios no es fiable ni se utiliza para la planificación, 
que es demasiado cortoplacista y especialmente 
deficiente para los inmuebles en propiedad
48 
La idoneidad de los edificios de las delegaciones no solo depende de su selec -
ción inicial, sino también del modo en que el SEAE garantice que seguirán satisfa -
ciendo las necesidades y constituyendo un buen uso de los fondos. Por tanto, en 
la fiscalización se analizó si el SEAE procede a un seguimiento de la idoneidad de 
los edificios una vez han sido seleccionados y planifica los cambios y el mante -
nimiento necesarios para garantizar que siguen satisfaciendo las necesidades 
y constituyendo un buen uso de los fondos.
Los sistemas centrales de control no ofrecen información 
básica fiable sobre la idoneidad de todos los edificios  
de las delegaciones
Las visitas sobre el terreno sirven para evaluar si los edificios 
satisfacen las necesidades de las delegaciones, pero no identifican 
todas las carencias
49 
La sede central evalúa los edificios de las delegaciones mediante los siguientes 
mecanismos, a fin de garantizar que siguen satisfaciendo las necesidades de las 
delegaciones:
a) El DSES (Delegation Support and Evaluation Service) lleva a cabo evaluacio -
nes  de las delegaciones, de media, una vez cada cuatro años, que incluyen 
una evaluación de las oficinas y las residencias.
b) En nombre del SEAE, un contratista externo efectuó inspecciones de pro -
tección e higiene  en casi todas las oficinas y residencias de las delegaciones 
entre 2010 y 2015.
c) El responsable regional de seguridad lleva a cabo evaluaciones de seguri -
dad  de los edificios de las delegaciones al menos una vez al año.
37 Observaciones 
50 
Estas evaluaciones de los edificios recomiendan medidas correctoras —por ejem -
plo, el establecimiento de sistemas de vigilancia, la realización de obras o el tras -
lado de instalaciones— para solucionar las carencias identificadas. Sin embargo, 
estas evaluaciones no identifican todas las carencias. Por ejemplo, el informe de 
noviembre de 2013 del responsable regional de seguridad en Nepal no abordó 
el problema fundamental de cómo dotar a los garajes y las cabinas prefabricadas 
del mismo nivel de seguridad que tenía el edificio principal (véase el recuadro 2 ).
El control de la superficie por persona en los edificios de oficinas 
no tiene en cuenta todos los factores pertinentes
51 
La política inmobiliaria del SEAE recomienda que las oficinas de las delegaciones 
tengan una superficie máxima de 35 m2 por persona (véase el apartado 20). La 
política inmobiliaria prevé que determinadas zonas queden excluidas del cálcu -
lo. Sin embargo, la sede central no puede identificar de manera precisa todos 
los edificios de oficinas con demasiada superficie o demasiada poca, porque, al 
proceder al seguimiento de la superficie por persona, no establece de manera 
separada las siguientes zonas:
a) las oficinas alquiladas a otra organización;
b) una sala de conferencias adicional, si procede, para satisfacer las necesidades 
de la función de la presidencia con arreglo al Tratado de Lisboa;
c) la superficie utilizada por becarios en prácticas y expertos nacionales en co -
misión de servicio, si una delegación emplea habitualmente a este personal.
52 
El sistema de seguimiento no realiza un control de los edificios para los que se 
han concedido exenciones relativas a los límites de superficie y por tanto, no 
verifica si dichas exenciones siguen estando justificadas.
38 Observaciones 
El SEAE no controla si el alquiler de los edificios de oficinas 
y residencias sigue siendo conforme con los precios de mercado
53 
La sede central cuenta con la información necesaria para calcular el coste por m2 
de cada residencia y edificio de oficinas, pero no compara periódicamente estos 
costes por m2 con los precios de mercado para identificar diferencias significa -
tivas. En 2014 se llevó a cabo dicha comparación respecto del alojamiento del 
personal: se constataron importantes diferencias entre algunos techos de alquiler 
y los precios de mercado. Igualmente, la sede central no controla los cobros a las 
organizaciones que comparten las instalaciones para garantizar que se recupera 
la totalidad de los costes.
El SEAE no registra de manera fiable los resultados de tarea  
de seguimiento en sus sistemas de información
54 
Antes de la creación del SEAE, la Comisión Europea había desarrollado un siste -
ma de información para la gestión de los inmuebles de las delegaciones: Im -
moGest. Este sistema de información de los edificios, en uso desde 2008, tiene 
el potencial de ofrecer datos en apoyo del proceso de planificación con arreglo 
a las mejores prácticas. Sin embargo, más de la mitad de los que respondieron 
a la encuesta de auditoría consideraron que ImmoGest no es útil para la gestión 
inmobiliaria (véase la ilustración 16 ).
Opiniones sobre ImmoGest
Fuente: Encuesta de auditoría a los jefes de administración en las delegaciones de la UE.Ilustración 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Encuestados
Fácil de utilizar Completo FiableEn desacuerdo
De acuerdo
Útil para la gestión 
inmobiliaria
39 Observaciones 
55 
Cada delegación es responsable de introducir en InmoGest los datos sobre sus 
edificios de oficinas, residencia y alojamiento del personal. Sin embargo, alre -
dedor del 35 % de los edificios de oficinas y residencias no estaban registrados 
en ImmoGest en 2014. Más de la mitad de los que respondieron a la encues -
ta de auditoría consideraban que el sistema no era fácil de utilizar y más del 
30 % de los encuestados opinaron que los datos no eran completos ni fiables 
(véase la  ilustración 16 ).
56 
Las siguientes constataciones de auditoría obtenidas en las visitas de control a las 
delegaciones reforzaron los resultados de la encuesta:
a) El sistema ImmoGest no es fácil de utilizar. Tiene errores que no se han co -
rregido y en Nepal, por ejemplo, el sistema funciona lentamente y a veces es 
inaccesible.
b) La información no está vinculada a los procesos organizativos y el sistema 
ImmoGest, por ejemplo, no incluye recordatorios prácticos de las fechas de 
pago de los alquileres o del momento en que se acercan las fechas de venci -
miento de los contratos de arrendamiento.
c) La sede central no utiliza eficazmente la información que introducen las 
delegaciones. Por ejemplo, aunque ImmoGest contiene información sobre 
los alquileres de los edificios, la sede central no la utiliza para compilar el 
presupuesto.
d) La mayoría de la información que describe el alojamiento del personal cuyos 
costes se reembolsan no sirve para nada.
e) Dado que el sistema no se utiliza para llevar a cabo funciones prácticas, las 
delegaciones no actualizan periódicamente los datos que introducen en el 
mismo. Además, existen errores en los datos. Por ejemplo, algunos edificios 
se registran en ImmoGest como propiedades, cuando estaban sujetos a un 
régimen de alquiler.
40 Observaciones 
57 
En lugar de utilizar ImmoGest, la División de Infraestructuras del SEAE mantiene 
una hoja de cálculo Excel central con información sobre todas las oficinas y re -
sidencias de las delegaciones, incluidos los datos obtenidos en las visitas sobre 
el terreno. Sin embargo, parte de la información incluida en la hoja de cálculo 
también está incompleta o es inexacta. Por ejemplo:
a) No se registra el estado de los edificios desocupados.
b) No existen datos sobre el estado de cincuenta y tres residencias (38 %).
c) La superficie de oficina de algunos edificios de oficinas es inexacta. Por ejem -
plo, en la hoja de cálculo se registraron 1 225 m2 de superficie del edificio de 
oficinas de Nepal, pero la delegación confirmó que eran 947 m2.
d) El estado de algunos edificios de oficinas y residencias no concuerda con el 
declarado en la evaluación. Por ejemplo, el informe sobre protección e higie -
ne asignó al edificio de oficinas de Nepal una puntuación de 4 sobre 5, pero 
la hoja de cálculo lo registró como 3 sobre 5. El estado de la residencia de 
Washington D.C. se evaluó con 5 sobre 5, aunque se requieren importantes 
labores de mantenimiento.
58 
La División de Infraestructuras del SEAE mantiene un inventario separado de los 
bienes inmuebles en propiedad, pero parte de la información incluida en este 
inventario también es inexacta o incompleta. Por ejemplo, en 2014, la residencia 
en propiedad en Zimbabue se registró como espacio de oficinas, no se incluyó la 
antigua residencia en Tanzania y el inventario no indicaba qué edificios estaban 
aún en uso.
59 
La sede central del SEAE, por tanto, no cuenta con información básica fiable 
sobre todos los edificios de oficinas y residencias, aunque dicha información es 
esencial para respaldar el proceso de planificación identificando dónde son nece -
sarios los cambios. A finales de 2015, el SEAE estaba adoptando medidas para 
que ImmoGest fuera más pertinente y fácil de utilizar.
41 Observaciones 
La planificación hace un uso insuficiente de la información 
disponible y tiene carácter a corto plazo
La información pertinente disponible no se utiliza para crear 
planes
60 
La falta de información básica fiable sobre los edificios de las delegaciones y las 
insuficiencias en los sistemas centrales de control (véanse los apartados 50 a 59) 
constituyen obstáculos para una planificación eficaz por parte de la sede central. 
Además, la sede central no hace un uso eficaz de la información disponible a fin 
de elaborar planes para mantener los edificios o cambiarlos. Por ejemplo:
a) La sede central no concede prioridad, ni asigna presupuesto ni integra en los 
planes de mantenimiento las recomendaciones resultantes de las evaluacio -
nes sobre el terreno que las delegaciones no tienen recursos para implantar29. 
Las delegaciones aplican algunas recomendaciones resultantes de las eva -
luaciones sobre sus edificios para abordar las carencias30, pero no otras. Los 
que contestaron a la encuesta de auditoría explicaron que las delegaciones 
no aplican numerosas recomendaciones incluidas en las evaluaciones debido 
a la falta de recursos humanos y financieros y a las restricciones locales. Las 
recomendaciones en materia de protección e higiene, por ejemplo, se basan 
en la legislación europea, independientemente de las condiciones locales. Un 
encuestado resumió las dificultades del siguiente modo: «La falta de recursos 
humanos, la falta de presupuesto y las condiciones locales generales y los 
problemas de contratación pública obstaculizan sustancialmente la aplica -
ción programada». La delegación en Nepal no contaba con los recursos para 
corregir determinados problemas reiterados en los informes elaborados por 
el responsable regional de seguridad.
b) Aunque la sede central cuenta con información sobre los edificios en mal es -
tado o con demasiada superficie o demasiada poca, no la utiliza plenamente 
para priorizar los lugares donde los cambios son más necesarios, ni para pla -
nificar los trabajos de mantenimiento, la coubicación o las mudanzas que ello 
implica. Una de sus consecuencias, por ejemplo, es el deterioro del estado de 
los edificios de oficinas, especialmente de aquellos adquiridos antes de 2000 
(véase la ilustración 4  y el apartado 23). La encuesta de auditoría mostraba 
que el 42 % de los encuestados tenía conocimiento de que la superficie de 
oficina por persona superaba el máximo recomendado. No obstante, el 47 % 
de ellos no adoptaba ninguna medida para reducir la superficie de oficina 
y que esta se adaptara al límite fijado. En Turquía, aunque la superficie de 
oficina por persona superaba el máximo recomendado, no había espacio 
suficiente debido a una distribución poco práctica (véase el recuadro 5 ).29 Por ejemplo, la sede central no 
concedió prioridad ni calculó 
el coste de las 
recomendaciones tras la 
inspección de protección 
e higiene a Nepal en 
noviembre de 2012. La sede 
central no procedió a ningún 
tipo de seguimiento de las 
recomendaciones relativas a la 
residencia (que la delegación 
no aplicó).
30 Por ejemplo, la evaluación 
de 2012 de la delegación en 
Tanzania llegó a la conclusión 
de que las oficinas eran 
demasiado pequeñas y que 
habían llegado al límite de su 
capacidad. Posteriormente, 
a partir de abril de 2013, la 
delegación alquiló parte de la 
cuarta planta de la embajada 
de los Países Bajos.
42 Observaciones 
La planificación se centra en abordar las necesidades a corto plazo
61 
La División de Infraestructuras del SEAE elabora documentos de planificación 
que incluyen elementos de buenas prácticas. Sin embargo, estos documentos de 
planificación se centran en necesidades a corto plazo —alrededor de dos años— 
y en proyectos de construcción que se preparan o estudian en la actualidad. Por 
ejemplo:
a) Los documentos de trabajo anuales de 2014 y 2015 sobre la política inmobi -
liaria del SEAE, que describen proyectos en preparación y estudio, no mues -
tran cambios previstos en la superficie de oficina con posterioridad a 2015. 
Dichos documentos establecen que los cambios en la superficie y localiza -
ción se llevarán a cabo con arreglo a decisiones políticas y a la disponibilidad 
de los recursos.c) La sede central no planifica el modo de deshacerse de los edificios en pro -
piedad que ya no ocupan las delegaciones. No existen planes para la mayor 
parte del 20 % de los edificios en propiedad que las delegaciones han dejado 
de utilizar (véase el apartado 25). Como ejemplo de buenas prácticas, cuando 
las embajadas alemanas se trasladan a un nuevo edificio, se les exige que 
planifiquen el modo de deshacerse del edificio anterior, si es en propiedad, 
antes de adquirir o alquilar otro.
d) La sede central no planifica la revisión de las aportaciones pagadas por las 
organizaciones que comparten las instalaciones. En 2013, el SEAE exigió que 
las delegaciones cobraran por las zonas comunes [véase el apartado 27, letra 
c)]. El SEAE también ha reconocido que las organizaciones alojadas deberían 
contribuir a la carga administrativa, pero no ha previsto qué acuerdos vigen -
tes deben revisarse con carácter prioritario.Recuadro 5Gestión de la superficie de oficina en la delegación de Turquía
La superficie de las oficinas de la delegación en Turquía era de 5 500 m² para 150 miembros del personal, lo 
que equivale a 37 m2 por persona. Aunque esto supera el límite de 35 m2 por persona, el informe de evalua -
ción de octubre de 2008 llegaba a la conclusión de que la distribución poco práctica del edificio tenía como 
resultado una superficie insuficiente para el personal.
En 2015, el proyecto para reordenar la superficie de oficina dentro del edificio actual y aumentar su tamaño ha 
dejado libre algo de espacio y ha reducido la superficie por persona hasta los 34 m2.
43 Observaciones 
b) Una nota de 2014 dirigida a los jefes de delegación sobre el desarrollo de la 
política inmobiliaria para 2015 y 2016 identificaba los proyectos inmobiliarios 
previstos para los dos años siguientes y pedía a los jefes de delegación que 
se mantuvieran al tanto de oportunidades de compra en caso de que el SEAE 
termine el año con un superávit presupuestario que necesite ser comprome -
tido rápidamente.
c) Existe un plan a medio plazo que identifica compras, obras y prórrogas de 
alquileres para el período comprendido entre 2014 y 2020, pero muestra tan 
solo las adquisiciones de edificios y proyectos de construcción previstos que 
abordan necesidades acuciantes. El SEAE no establece lo suficiente las prio -
ridades para los cambios de locales, el cierre de delegaciones, la fusión de 
delegaciones, la apertura de nuevas delegaciones o sus cambios de tamaño 
hasta 202031. Esto se debe en parte a que el SEAE hace un uso insuficiente de 
la información disponible (véase el apartado 60), aunque también a que solo 
ha recibido de la Comisión Europea sus propuestas relativas al personal de las 
delegaciones32 para los próximos dos años.33
62 
Debido a que el proceso de planificación del SEAE es reactivo y se centra en pro -
yectos que abordan las necesidades actuales, existe el riesgo de que los principa -
les proyectos no se conviertan en planes hasta que adquieran carácter urgente. 
Un plan a medio plazo (alrededor de siete años) para los edificios de las delega -
ciones reflejaría las mejores prácticas de otros Estados miembros y permitiría a la 
División de Infraestructuras del SEAE desempeñar un papel más estratégico. Los 
acontecimientos políticos imprevistos pueden conllevar un cambio en el nivel de 
la presencia de la UE en determinados países y requerir un enfoque reactivo para 
la planificación de determinados proyectos inmobiliarios. No obstante, la existen -
cia de un plan a medio plazo permitiría a la División de Infraestructuras del SEAE 
mostrar claramente a los responsables políticos estratégicos el impacto de estos 
cambios imprevistos en términos de ajustes al plan.31 El informe de 2014 del SEAE 
sobre el coubicación reconoce 
que los planes a medio plazo 
deberían incluir esta 
información.
32 Desde la creación del SEAE, las 
delegaciones de la UE 
incluyen dos tipos de 
personal: 1 900 miembros del 
personal del SEAE y 3 400 
efectivos de la Comisión 
Europea. Con el fin de tener en 
cuenta los planes de la 
Comisión Europea sobre el 
número de sus efectivos que 
trabajan en las delegaciones, 
el SEAE consulta a la Comisión 
sobre las decisiones relativas 
a la asignación de recursos en 
las delegaciones a través del 
«mecanismo EUDEL».
33 Un «enfoque de 
regionalización», actualmente 
en estudio en la DG 
Cooperación Internacional 
y Desarrollo, podría dar lugar 
a que, a medio plazo, sea 
necesario obtener más 
espacio en delegaciones que 
desempeñan un papel como 
centros regionales y de reducir 
el personal en otras 
delegaciones.
44 Observaciones 
Los sistemas de planificación para los inmuebles  
en propiedad son especialmente deficientes
El SEAE tiene el objetivo a largo plazo de adquirir más oficinas  
de las delegaciones y acordó condiciones para pedir prestados 
hasta 200 millones de euros...
63 
En la actualidad, menos del 20 % de los edificios de oficinas y residencias de las 
delegaciones son inmuebles en propiedad. Sin embargo, los documentos de 
trabajo de 2014 y 2015 sobre la política inmobiliaria del SEAE establecieron que 
a menudo resultaría más económico comprar que alquilar edificios. Más del 80 % 
de los que respondieron a la encuesta de auditoría consideraban que la adquisi -
ción de edificios de las delegaciones es más rentable que el alquiler.
64 
El SEAE se ha fijado como objetivo a largo plazo comprar más oficinas de las 
delegaciones, pero el presupuesto limitado de que dispone para la adquisición 
o construcción de nuevos edificios de las delegaciones (alrededor de cinco mi -
llones de euros al año34) supuso un obstáculo para este objetivo. La encuesta de 
auditoría permitió determinar que, en la mitad de los casos en los que la delega -
ción deseaba adquirir una residencia u oficinas, no había podido llevarlo a cabo 
por falta de fondos. Sin embargo, en 2015, con arreglo a las nuevas disposiciones 
del Reglamento Financiero35, el SEAE acordó condiciones para pedir prestado un 
máximo de 200 millones de euros a lo largo de cuatro años para comprar bienes 
inmuebles.
… pero no ha implantado sistemas para gestionar eficazmente  
los inmuebles en propiedad
65 
El documento « 2015 Guidelines and Procedures for Buying Real Estate in Third 
Countries » establece que se debería otorgar prioridad a la compra de edificios 
de oficinas antes que a las residencias. Sin embargo, la propiedad ofrece menos 
flexibilidad que el alquiler [véase el apartado 9, letra a)] y ello plantea problemas 
tanto para las residencias como para las oficinas, porque estas no deben respon -
der a cambios en el número de efectivos. Además, debido a su menor tamaño, 
son más sencillas de comprar, mantener (véanse los apartados 15 y 24) y vender 
que las oficinas.34 Documento de trabajo 
de 2014 sobre la política 
inmobiliaria del SEAE.
35 Las revisiones de 2012 del 
Reglamento Financiero 
(artículo 203, apartado 8) 
permiten a las instituciones 
pedir préstamos para adquirir 
edificios.
45 Observaciones 
66 
A la hora de alquilar edificios, el SEAE aprovecha los conocimientos especializa -
dos externos en gestión inmobiliaria. Si bien la falta de fondos ya no supone una 
limitación a su objetivo a largo plazo de aumentar las propiedades, el SEAE tiene 
poca experiencia en la propiedad de edificios, carece de conocimientos especiali -
zados en gestión inmobiliaria y no ha implantado sistemas eficaces para comprar, 
mantener y vender edificios. Por ejemplo:
a) Debe mejorarse el sistema que sirve para decidir si es mejor comprar o alqui -
lar (véase el apartado 40).
b) No existe una estrategia de mantenimiento de inmuebles ni sistemas eficaces 
para mantener los inmuebles en propiedad, lo que conduce a su deterioro 
(véase el apartado 23). Más de un tercio de los que contestaron a la encuesta 
de auditoría opinaban que el apoyo que presta la sede central para el mante -
nimiento de los edificios es inadecuado (véase la ilustración 13 ). Las emba -
jadas de los Estados miembros (por ejemplo, las de Alemania, Dinamarca, los 
Países Bajos, el Reino Unido y Suecia) hicieron hincapié en la importancia de 
planificar el mantenimiento de los edificios en propiedad e invertir en el mis -
mo. El edificio de oficinas de la delegación en Tanzania, por ejemplo, propie -
dad conjunta con Alemania, los Países Bajos y el Reino Unido, se mantiene en 
buen estado.
c) La falta de un mecanismo para gestionar las fluctuaciones de los tipos de 
cambio puede impedir que las delegaciones lleven a cabo los proyectos de 
obras previstos36. Por el contrario, la embajada de los Países Bajos explicó 
cómo se fija su tipo de cambio anual de manera centralizada, para proteger 
operaciones como los trabajos previstos de mantenimiento ante las fluctua -
ciones de los tipos de cambio. Su sede central soporta toda ganancia o pérdi -
da por tipo de cambio.
d) Existen desincentivos y obstáculos para deshacerse del exceso de bienes 
inmuebles, lo que lleva a que se conserven edificios que ya no se utilizan 
[véanse los apartados 25 y 60, letra c)]. Por ejemplo, la División de Infraestruc -
turas del SEAE no tiene a su disposición los fondos procedentes de la venta 
de inmuebles en propiedad para comprar otros edificios. Asimismo, el SEAE 
no posee determinadas instalaciones, sino que simplemente las autoridades 
nacionales le concedieron el derecho a utilizarlas.
e) Las directrices del SEAE sobre el cobro a arrendatarios cuando existe coubica -
ción no cubre los inmuebles en propiedad. En consecuencia, algunos cobros 
no recuperan la totalidad de los costes porque no reflejan el valor de alquiler 
del edificio [véase el apartado 27, letra b)].36 Nota de la sede central del 
SEAE a los jefes de delegación, 
20 de enero de 2015: « Budget 
2015 — Impact of the falling 
value of the euro for expenditure 
in Delegations ».
46
 Conclusiones 
y recomendaciones
67 
A fin de contribuir de manera eficaz a la consecución de los objetivos de la UE en 
materia de política exterior, comercio y cooperación al desarrollo, los edificios que 
proporciona el SEAE deben satisfacer las necesidades de las delegaciones y supo -
ner, además, un buen uso de los fondos. En los siguientes apartados se establecen 
las principales conclusiones de la fiscalización del Tribunal, seguidas de las reco -
mendaciones pertinentes. Las recomendaciones tendrían que comenzar a aplicar -
se inmediatamente y dicha aplicación haber finalizado para finales de 2017.
68 
Los edificios de las delegaciones, tanto si se trata de edificios de oficinas, residen -
cias de jefes de delegación o alojamiento del personal, satisfacen por lo gene -
ral las necesidades de las delegaciones, aunque la política inmobiliaria omite 
algunos objetivos para los edificios de oficinas (véanse los apartados 8 a 19). Sin 
embargo, los edificios no ofrecen la mejor relación calidad-precio, porque:
a) la superficie de la mayoría de los edificios de oficinas y algunas residencias 
supera los límites impuestos por la política inmobiliaria (véanse los apartados 
20 a 22);
b) el SEAE mantiene edificios en propiedad que ha dejado de utilizar (véanse los 
apartados 23 a 25);
c) allí donde las delegaciones comparten sus oficinas con los Estados miembros 
de la UE o con instituciones u organismos de la Unión, algunos cobros efec -
tuados a las organizaciones alojadas no recuperan la totalidad de los costes 
(véanse los apartados 26 y 27).
Recomendación 1 — Completar los objetivos  
para los edificios de oficinas
El SEAE debería incluir como objetivos en la política inmobiliaria para los edificios 
de oficinas los factores medioambientales, el acceso para personas con discapa -
cidad y la flexibilidad.
Recomendación 2 — Garantizar que los cobros a las 
organizaciones que comparten las instalaciones recuperan  
la totalidad de los costes
El SEAE debería garantizar que los pagos que abonan Estados miembros de la 
UE u otras instituciones u organismos de la Unión alojados en los edificios de 
oficinas de las delegaciones son coherentes y que recuperan la totalidad de los 
costes. Por ejemplo, debería cobrar a todos los inquilinos por el uso de las zonas 
comunes y los gastos administrativos. Si las oficinas son en propiedad, deberían 
incluir un cobro que refleje el valor de alquiler del edificio.
El método para calcular estos cobros también debería aplicarse a aquellos edi -
ficios propiedad del SEAE que ya no ocupan las delegaciones y que se alquilan 
a otras organizaciones.
47 Conclusiones y recomendaciones 
69 
La idoneidad de los edificios de las delegaciones depende del modo en que se 
seleccionaron y también depende de los sistemas utilizados por el SEAE para 
garantizar que los edificios siguen satisfaciendo las necesidades y para aplicar 
medidas correctoras donde proceda. El anexo III  resume las insuficiencias de los 
sistemas de selección de edificios, de control de su idoneidad y de planificación 
de cambios futuros.
70 
Antes de alquilar —o prorrogar un contrato de alquiler— o comprar, la delega -
ción de que se trate presenta un expediente inmobiliario a la sede central para 
su estudio y aprobación. Esto constituye un ejemplo de buenas prácticas (véanse 
los apartados 30 y 31). No obstante, existe el riesgo de que el SEAE no seleccione 
los edificios adecuados debido a algunas insuficiencias al aplicar en la práctica el 
procedimiento del expediente inmobiliario:
a) las delegaciones no tienen los conocimientos especializados suficientes para 
identificar soluciones adecuadas (véanse los apartados 32 a 35);
b) el análisis técnico y financiero llevado a cabo por las delegaciones para com -
parar las opciones presenta insuficiencias (véanse los apartados 36 a 43);
c) las decisiones finales tomadas por el Comité inmobiliario de la sede central 
a menudo no se adoptan a tiempo ni son convincentes (véanse los aparta -
dos 44 a 47).
Recomendación 3 — Reforzar la aplicación del procedimiento 
de selección de edificios
El SEAE debería reforzar la aplicación del procedimiento del expediente inmobi -
liario para la selección de edificios:
 ο Elaborar un expediente inmobiliario para todos los nuevos contratos.
 ο Introducir un expediente inmobiliario simplificado para las prórrogas de los 
alquileres que se limiten a demostrar que la solución propuesta sigue satisfa -
ciendo las necesidades con arreglo a la política inmobiliaria y que es confor -
me con los precios de mercado.
 ο Comparar las opciones en forma de cuadro para llegar a una evaluación 
global, técnica y financiera, que resulte sólida y equilibrada y que demuestre 
que la solución elegida es conforme con los precios de mercado y presta la 
consideración suficiente a la superficie.
 ο Elaborar directrices sobre cómo tener en cuenta la superficie alquilada a otras 
organizaciones y los ingresos que genera la coubicación.
 ο Tomar decisiones rápidamente para minimizar el riesgo de que los edificios 
dejen de estar disponibles.
48 Conclusiones y recomendaciones 
71 
Una vez que el SEAE ha seleccionado los edificios, evalúa periódicamente si si -
guen satisfaciendo las necesidades de las delegaciones, mediante visitas sobre el 
terreno, pero no identifica todas las deficiencias (véanse los apartados 49 y 50). El 
SEAE no controla la superficie por persona en los edificios de oficinas con arreglo 
a los criterios de la política inmobiliaria (véanse los apartados 51 y 52), ni com -
prueba que el alquiler de los edificios de oficinas y residencias sea conforme con 
los precios del mercado o que los cobros a las organizaciones que comparten las 
instalaciones recuperen la totalidad de los costes (véase el apartado 53). Asimis -
mo, el SEAE no registra de manera fiable los resultados de su tarea de seguimien -
to en sus sistemas de información (véanse los apartados 54 a 59).
Recomendación 4 — Comprobar los precios del mercado
La sede central del SEAE debería utilizar una fuente independiente de información 
para comprobar los precios de mercado de los edificios de oficinas y residencias, 
y proceder a un seguimiento periódico de la conformidad de los alquileres con 
los precios de mercado. Este seguimiento podría propiciar la renegociación de un 
alquiler o la búsqueda de un nuevo edificio para alquilar o comprar.
Recomendación 5 — Mejorar el sistema de información  
de gestión inmobiliaria
El SEAE debería mejorar su sistema de información de la gestión inmobiliaria para 
que contenga datos más fiables y pertinentes que se puedan incluir en el proceso 
de planificación y se centre en los edificios de oficinas, las residencias, el aloja -
miento del personal que proporciona la delegación y los edificios en propiedad 
que las delegaciones ya no ocupan. La información sobre la superficie de oficina 
por persona debería acotarse identificando de manera separada la superficie 
alquilada a otras organizaciones, las salas de conferencias necesarias para cubrir 
las necesidades de las funciones de la presidencia y el espacio utilizado por los 
becarios en prácticas y los expertos nacionales en comisión de servicio.
72 
La falta de información básica fiable sobre los edificios de las delegaciones cons -
tituye un obstáculo para la planificación eficaz de los cambios necesarios por 
parte de la sede central. Asimismo:
a) La sede central no utiliza eficazmente la información disponible para 
elaborar planes encaminados a adoptar medidas correctoras (véase el 
apartado 60).
b) La planificación se centra en abordar las necesidades a corto plazo (véanse 
los apartados 61 y 62).
c) Aunque el SEAE se ha fijado como objetivo a largo plazo comprar más ofici -
nas de las delegaciones y ha acordado condiciones para pedir prestado un 
máximo de 200 millones de euros, no ha implantado sistemas para gestionar 
eficazmente los inmuebles en propiedad (véanse los apartados 63 a 66).
49 Conclusiones y recomendaciones 
Recomendación 6 — Reforzar los conocimientos 
especializados en gestión inmobiliaria
El SEAE debería reforzar los conocimientos especializados en gestión inmobiliaria 
en la sede central (por ejemplo, a través de formación o de contratación de per -
sonal con las competencias adecuadas) con el fin de desarrollar un enfoque más 
estratégico, mejorar la planificación, reforzar el apoyo a las delegaciones y lograr 
un importante ahorro por la mejor gestión del espacio.
Recomendación 7 — Establecer planes a medio plazo
El SEAE debería establecer planes renovables a medio plazo para los edificios de 
sus delegaciones, que abarquen alrededor de siete años y fijen las prioridades en 
cuanto al alquiler, las compras, las ventas, las modificaciones y el mantenimiento. 
Estos planes tendrían que emplear la información disponible sobre la superficie 
y el estado de los edificios para poder planificar a medio plazo el modo de cum -
plir los criterios de la política inmobiliaria, programando, por ejemplo, un ajuste 
más estrecho de la superficie de oficina con el número de efectivos y utilizando 
la superficie sobrante, donde proceda, para la coubicación.
Recomendación 8 — Identificar los lugares donde la compra 
suponga el mejor uso de los fondos y gestionar eficazmente 
los inmuebles en propiedad
El SEAE debería mejorar los sistemas para identificar los lugares donde la compra 
suponga el mejor uso de los fondos y gestionar de manera eficaz los inmuebles 
en propiedad: 
 ο Aplicar una herramienta (por ejemplo, para su uso en las valoraciones de 
compra frente a alquiler en los expedientes inmobiliarios) y comprar edificios 
únicamente donde ello suponga más ventajas que el alquiler. El SEAE debería 
calcular los costes y beneficios del ciclo completo de vida del edificio, inclui -
dos los gastos de financiación y mantenimiento. En esta comparación entre 
alquiler y compra, el SEAE también debería tener en cuenta el valor residual 
del edificio, el tipo de descuento y factores de riesgo, como la inestabilidad 
política o económica del país y la inestabilidad de los niveles de personal 
para los edificios de oficinas.
 ο Planificar compras importantes, concediendo prioridad a los edificios (tanto 
de oficinas como de residencias) en los que la compra suponga el mejor uso 
de los fondos.
 ο Desarrollar una estrategia para mantener los inmuebles en propiedad, vincu -
lada a las recomendaciones de las inspecciones sobre protección e higiene.
 ο Proteger el presupuesto del mantenimiento de los edificios ante las fluctua -
ciones de los tipos de cambio.
 ο Planificar el modo de enajenar el exceso de inmuebles en propiedad antes de 
comprar o alquilar otros.
50 Conclusiones y recomendaciones 
El presente Informe ha sido aprobado por la Sala IV, presidida por Milan Martin 
Cvikl, Miembro del Tribunal de Cuentas, en Luxemburgo, en su reunión del día 
16 de febrero de 2016.
 Por el Tribunal de Cuentas
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Presidente

51
 Anexos
Coubicación con Estados miembros de la UE en delegaciones de la UE
Delegación Estados miembros de la UE
Afganistán Lituania
Azerbaiyán España, Croacia
Bielorrusia Austria
Colombia Finlandia, República Checa
Timor Oriental Francia
Etiopía Luxemburgo
Georgia Eslovaquia
Honduras Francia
Irak Reino Unido
Mauritania Reino Unido
Myanmar/Birmania España
Nigeria Italia, Países Bajos, Grecia, Francia, Alemania, Austria, Eslovaquia
Sudán del Sur Dinamarca, Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España, Reino Unido
Tanzania Finlandia, Alemania, Países Bajos, Reino Unido (propiedad conjunta)
Turquía (Gaziantep) Francia, Dinamarca, Alemania
Vietnam Finlandia
Yemen España
Fuente: Documento de trabajo de 2015 sobre la política inmobiliaria del SEAE.Anexo I
52 Anexos 
Detalles del estudio de treinta expedientes inmobiliarios
Ref. exp. Delegación Edificio La solución 
propuesta 
implica un 
cambio de 
edificio1. Prospección 
de mercado2. Debate 
sobre el 
alquiler 
o compra3. Lista 
preliminar 
de opciones 
adecuadas 
y realistas4. Solución 
propuesta por 
la delegación 
basada en 
un riguroso 
análisis técnico 
y financiero5. Motivo 
convincente 
de la decisión 
del Comité 
inmobiliario 
de la sede 
central
2013.01 Pakistán Residencia No Sí No No Sí Sí
2013.11 Angola Oficinas Sí Sí No No Sí Sí
2013.18 India Residencia Sí Sí No Sí No Sí
2013.19 Uganda Oficinas No Sí No Sí Sí Sí
2013.20 Ruanda Oficinas No Sí No Sí Sí Sí
2013.27 Jordania Oficinas No Sí No Sí No No
2013.36 Hong Kong Oficinas No Sí No Sí Sí Sí
2013.42 Guatemala Oficinas No Sí No Sí Sí Sí
2013.46 Mauritania Residencia No Sí No No No No
2013.48 Libia Oficinas Sí Sí No Sí Sí Sí
2013.52 Kenia Oficinas No No No No Sí Sí
2013.56 Kenia Alojamiento Sí Sí No Sí No No
2013.70Myanmar/
BirmaniaOficinas Sí Sí No Sí Sí Sí
2013.73 Perú Residencia Sí Sí No No Sí Sí
2013.75 Angola Residencia Sí Sí No Sí Sí Sí
2013.90 China Oficinas No Sí Sí No Sí Sí
2013.93 Gabón Oficinas Sí Sí No No Sí Sí
2014.01 Pakistán Oficinas No Sí Sí No No Sí
2014.07 Laos Oficinas Sí Sí Sí Sí Sí Sí
2014.10 Costa de Marfil Alojamiento Sí Sí No Sí Sí Sí
2014.15 Colombia Oficinas No No Sí No Sí Sí
2014.16 Fiyi Oficinas Sí Sí Sí No Sí Sí
2014.26 India Oficinas Sí Sí No No Sí Sí
2014.27 Israel Residencia Sí Sí No Sí Sí Sí
2014.31 Vietnam Oficinas Sí Sí No Sí Sí Sí
2014.35 Estados Unidos Oficinas No No No No No No
2014.45 Togo Oficinas No Sí No No No No
2014.48 Sri Lanka Oficinas Sí Sí No Sí Sí Sí
2014.55 Sri Lanka Residencia Sí Sí No No No No
2014.61 Timor Oriental Alojamiento Sí No No No Sí No
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo, a partir de la revisión de 30 expedientes inmobiliarios.Anexo II
53 Anexos 
Motivos por los que los edificios de las delegaciones no suponen el mejor uso  
de los fondos
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo.Anexo III
 
 Procedimiento de selección
No hay una estrategia de mantenimiento de inmuebles
Control de la idoneidad Planiﬁcación de los cambios necesariosCausas Efecto
Control de la idoneidadProcedimiento de selección
Planiﬁcación de los cambios necesarios 
 Faltan ediﬁcios adecuados en el mercado local
Las delegaciones carecen de conocimientos especializados
 Procedimiento de selección
Control de la idoneidad Planiﬁcación de los cambios necesariosHasta 2013, los límites de espacio para las oﬁcinas eran superiores
Los expedientes inmobiliarios y las decisiones no toman 
suﬁcientemente consideración la superﬁcie
Se conceden exenciones de los techos establecidos sin justiﬁcarlas expresamente
No hay planes sobre personala medio plazo para las delegaciones No se comprueban las exenciones a los techos (¿Sigue estando justiﬁcado?)No se excluyen de los cálculos algunassuperﬁcies, tal y como está previstoFaltan opciones adecuadas al buscar nuevos ediﬁcios
Toda la información disponible sobre el exceso de superﬁcie no se utiliza para planiﬁcar medidas correctoras (establecimiento conjunto, mudanzas…)La información sobre la superﬁcie es incompleta y poco ﬁable
Identiﬁcación inadecuada de los ediﬁcios de oﬁcinas con demasiada superﬁcieo demasiada pocaLa superﬁcie a menudo supera 
el techo establecido
No se controla el estado de los ediﬁcios  desocupados
No se controla el estadode las residenciasEl SEAE no utiliza el 20 % de 
los inmuebles en propiedad
No hay planes para la enajenación de la mayoría
de los ediﬁcios en propiedad que ya no se utilizanNo hay incentivos ni obligaciones de vender los ediﬁcios no adecuadosFaltan planes de mantenimiento a medio plazo
Algunos ediﬁcios se adquieren con arreglo a condiciones especiales que diﬁcultan su enajenaciónEl inventario de los inmuebles en propiedad es incompleto y poco ﬁableEl sistema que sirve para decidir dónde
es mejor comprar o alquilar presenta deﬁciencias
Las ﬂuctuaciones en los tipos de cambio impiden
realizar los proyectos de obras previstos
No hay directrices sobre cómo calcular la aportación ﬁnanciera si la delegación es dueña del ediﬁcio
No se controlan los acuerdos conlas organizaciones que compartenlas instalacionesAlgunas organizaciones 
alojadas en los ediﬁcios de las 
delegaciones no pagan su parte 
correspondiente de los gastos
No hay directrices sobre cómo calcular la aportación a los costes administrativosNo hay directrices sobre cómo tener en cuenta la superﬁcie alquilada a otras organizaciones y los ingresos que genera el establecimiento conjunto
No hay planes sobre los contratos vigentes que deben revisarse con carácter prioritario
54 Respuesta  
del SEAE
Resumen
I
El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) está de acuerdo en que existen algunas deficiencias en su gestión 
de las infraestructuras en las delegaciones de la UE y se está trabajando en una serie de ámbitos para subsanarlas. 
Sin embargo, ha de hacerse hincapié en la complejidad y la sensibilidad política de la gestión de 180 edificios de 
oficinas y 140 residencias oficiales en 138 países de todo el mundo, cada uno de ellos con su propio ordenamiento 
jurídico y mercado inmobiliario.
Dada las agudas restricciones presupuestarias bien conocidas y el compromiso de reducir la plantilla, esta gran 
cartera la gestiona un equipo de tan solo trece personas en la sede central, con la ayuda de los servicios administra -
tivos de las delegaciones. Lamentablemente, no ha sido posible acompañar la gran expansión de la red de delega -
ciones en los últimos años con un incremento proporcional del personal dedicado a esta tarea, lo que ha conllevado 
dificultades de gestión.
También estamos de acuerdo en creer que ha de sustituirse la actual herramienta de gestión del inventario de 
bienes inmuebles. El nuevo sistema será plenamente operativo a finales de 2016. Esto permitirá al SEAE crear un 
sistema más eficaz de planificación y programación de los gastos por anticipado.
III
Por lo que se refiere al espacio en los inmuebles de las delegaciones, cabe señalar que, en 2013, las directrices 
sobre el espacio máximo de oficinas por persona se redujo de 42 m² a 35 m² por regla general, con la posibilidad 
de espacio adicional para necesidades específicas, tales como salas para las reuniones con los Estados miembros. 
Estas nuevas directrices se aplican a todas las nuevas adquisiciones, pero pasará algún tiempo hasta que la media se 
acerque al nuevo objetivo. En caso de que las delegaciones tengan capacidad libre, procurarán la coubicación con 
embajadas de Estados miembros u otros organismos de la UE.
También es cierto que las residencias de los jefes de delegación de la UE rebasan el límite máximo normal de 600 
m², aunque el tamaño medio es de 461 m² de espacio útil. En cinco de estos casos, las residencias son propiedad 
de la UE, pero en los demás se pedirá a las delegaciones que estudien alternativas cuando expiren los contratos de 
arrendamiento vigentes.
En lo que respecta a los inmuebles en propiedad, hay efectivamente una serie de bienes que son propiedad del 
SEAE que han dejado de utilizarse debido a la situación de seguridad o a otras condiciones locales. Las delegaciones 
han recibido el encargo de vender estas propiedades, pero esto puede ser un proceso largo y políticamente deli -
cado por varias razones explicadas en la respuesta del SEAE.
Respuesta del SEAE 55
Observaciones
09 b) Impacto ambiental
El SEAE alienta y apoya proyectos respetuosos con el medio ambiente principalmente para los locales ocupados por 
sus propietarios. En el caso de los locales alquilados, la necesaria inversión deberá amortizarse durante el período 
previsto, normalmente breve, del contrato de arrendamiento.
Por ejemplo, el SEAE aprobó en 2014 la instalación de paneles solares en el nuevo edificio de oficinas de su pro -
piedad en Cabo Verde. Análogamente, el proyecto de renovación de nuestras oficinas en México en 2016 incluirá 
características ecológicas.
Habida cuenta de la carga de trabajo que conlleva, todavía no se ha aprobado el sistema EMAS. Sin embargo, no 
se escatimarán esfuerzos por aumentar la sensibilización acerca del impacto ambiental de los inmuebles de las 
delegaciones.
09 c) Accesibilidad para las personas con discapacidad
El SEAE reconoce que solo un pequeño número de delegaciones de la UE es plenamente accesible para las personas 
con discapacidad. Según una encuesta de salud y seguridad de septiembre de 2014, tan solo siete delegaciones 
eran plenamente conformes y otras dieciséis podrían ser accesibles para las personas de movilidad reducida con 
adaptaciones relativamente pequeñas.
Además, cuando sea técnica y económicamente posible y cuando así lo exija la legislación local, se estudiará de 
forma sistemática la adaptación de las oficinas para mejorar la accesibilidad para las personas con discapacidad. 
Por último, el acceso para las personas con discapacidad se evaluará sistemáticamente en el caso de los nuevos 
inmuebles.
10
Las delegaciones de la India y Egipto se mudaron entre 2014 y 2015 y la delegación de Sri Lanka lo hizo en enero 
de 2016. Se han analizado ya las posibles alternativas para Senegal, pero aún no ha sido posible encontrar una 
adecuada.
11
La encuesta proporciona interesantes datos cualitativos sobre las opiniones de los encuestados acerca de las con -
diciones de trabajo en las oficinas de las delegaciones. No obstante, los resultados pueden reflejar las diferentes 
circunstancias de cada encuestado.
14
A guisa de observaciones generales:
– La guía de delegaciones prevé que la tradición de «construcción local» puede significar que no siempre se pue -
de respetar el límite de 600 m².
– El SEAE permite cierta flexibilidad en el método de cálculo de la superficie de los edificios, teniendo en cuenta 
los usos locales.
– Tener menos espacio que la mayoría de las residencias de embajada es un aspecto positivo. Por otra parte, esta 
diferencia puede explicarse por razones históricas.
La superficie media de suelo útil de las residencias es actualmente de 461 m².
Respuesta del SEAE 56
20
1. El SEAE ha permitido cierta flexibilidad en el método de cálculo de la superficie de los inmuebles alquilados por el 
SEAE o propiedad suya a la luz de la práctica local. Por lo tanto, esto puede dar lugar a dificultades de interpretación 
de las cifras agregadas.
2. Se han dado instrucciones a las delegaciones para que presten la debida consideración a la cantidad de espacio de 
oficinas por empleado. Debe justificarse toda desviación de la política inmobiliaria. Llevará algún tiempo reducir 
la media para aproximarse a la nueva capacidad.
 En caso de exceso de espacio, se procura aplicar la coubicación con las embajadas de los Estados miembros y los 
organismos de la UE. Sin embargo, la coubicación no siempre puede llevarse a cabo de la noche a la mañana.
3. En caso de reducción de personal, no siempre es posible ni rentable mudarse inmediatamente a un inmueble más 
pequeño. El coste de la mudanza y el de proteger los nuevos inmuebles podrían ser superiores al ahorro previsto 
gracias a la reducción del espacio.
4. En algunos casos, no es posible alquilar parte de una sola planta.
5. No resulta rentable resolver un contrato de alquiler de una oficina con exceso de espacio mientras los alquileres 
de oficinas más pequeñas a los precios corrientes del mercado sean iguales o mayores.
6. En algunos casos, el número o el tamaño de las salas de reunión o conferencias necesarias para el desempeño de 
la función y las tareas de las delegaciones de la UE en virtud del Tratado de Lisboa están aumentando de manera 
importante la proporción de espacio por persona. Este es el caso, por ejemplo, de:
 –   Estados Unidos de América (Washington): 5 458 m² de superficie de suelo útil; 89 empleados; 55 m²/em -
pleado (deducida la coubicación)
 –   Estados Unidos de América (Nueva York): 4 217 m² de superficie de suelo útil; 57 empleados; 74 m²/
empleado
 –   Suiza (delegación ante las Naciones Unidas en Ginebra): 2 500 m² de superficie de suelo útil; 25 empleados; 
100 m²/empleado
21
Aunque matemáticamente correcta, la cifra del precio del exceso de metros cuadrados de la nota 16 a pie de página 
puede variar en función de si se producen las reducciones de espacio, ya que esos precios varían mucho según los 
países.
Además, las inversiones (obras de seguridad e infraestructura) hechas en los edificios de oficinas han de compen -
sarse con los ahorros potenciales mencionados.
22
Es cierto que algunas residencias rebasan el límite máximo de 600 m². A principios de 2016, 26 residencias (el 18 %) 
superan el límite de 600 m². En cinco casos, las residencias son propiedad de la UE. Las demás delegaciones deberán 
estudiar alternativas cuando expire el contrato de arrendamiento actual.
Respuesta del SEAE 57
25
Hay edificios propiedad del SEAE que han dejado de utilizarse debido a la situación de seguridad o a otras condi -
ciones locales. Las delegaciones correspondientes han recibido el encargo de vender estas propiedades, pero esto 
puede ser un proceso largo y políticamente delicado.
Más concretamente, en
— Gambia: la UE tuvo que abandonar las oficinas a finales de 2003, tras 18 años de ocupación, debido a la presen -
cia de amianto. Estas oficinas habían sido objeto de un contrato de arrendamiento a largo plazo de 99 años con 
el Gobierno de Gambia, con una cláusula que estipulaba que las oficinas debían entregarse remodeladas. En 
tales circunstancias, resultaba financieramente más ventajoso mantener las oficinas. En mayo de 2014, se deci -
dió reabrir las negociaciones con las autoridades locales para eliminar las oficinas en las condiciones actuales 
antes de expirar el arrendamiento enfitéutico. Esta negociación se reanudará tras llegada de un nuevo jefe de 
delegación.
— Botsuana: las oficinas se adquirieron en 1987. En 2003, las mismas se quedaron pequeñas y la delegación tuvo 
que mudarse. Sin embargo, se decidió entonces mantener los locales, por encontrarse el suelo en una loca -
lización de primer orden, y estudiar la viabilidad de proyectos tales como la construcción de nuevas oficinas 
o viviendas en esa parcela. Ninguno de los proyectos se ha hecho realidad hasta ahora sobre todo por razones 
presupuestarias. Recientemente, se invitó de nuevo a la delegación a realizar un estudio de viabilidad de la 
construcción de nuevas oficinas en la parcela.
— Sudáfrica: la residencia se subastó, pero el precio propuesto era demasiado bajo. La delegación ha recibido 
instrucciones para reconsiderar la venta.
— Tanzania: la delegación no tiene ningún título de propiedad de las viviendas, entre las que figura la antigua 
residencia, que están situadas fuera de las zonas recomendadas por el responsable regional de seguridad. 
A raíz de las instrucciones de la sede central del SEAE impartidas en 2013, la delegación está estudiando con las 
autoridades locales opciones para devolver esas viviendas. Las viviendas han sido valoradas en unos 1,8  millo -
nes de euros por la Agencia de Vivienda de Tanzania. El Ministerio de Asuntos Exteriores confirmó el principio 
de compensación.
27
Se está debatiendo la revisión de los acuerdos de coubicación con ECHO y el BEI. Se trata de armonizar la manera en 
que se calcula para toda la coubicación con ECHO y el BEI. El nuevo memorando de entendimiento marco se firmará 
seguramente en 2016.
El antiguo memorando de entendimiento también se ha revisado totalmente y se ha adaptado a la política de recu -
peración íntegra de los costes.
32
El debate sobre la conveniencia de alquilar o comprar no era útil entonces, porque era difícil comprar debido a los 
limitados créditos presupuestarios hasta 2015.
La capacidad necesaria para elaborar una lista depende del mercado local. No siempre es posible tener más de una 
opción realista.
Respuesta del SEAE 58
33
El SEAE reconoce que no todas las delegaciones disponen de los conocimientos suficientes para gestionar proyec -
tos de construcción.
El SEAE también está de acuerdo en que lo ideal es que haya más capacidad en la división pertinente de la sede 
central para prestar apoyo a las delegaciones en los proyectos de infraestructuras, con visitas sobre el terreno.
Dadas las agudas restricciones presupuestarias bien conocidas y lo inevitable de nuevas reducciones de plantilla, 
esta gran cartera la gestiona un equipo de tan solo trece personas en la sede central, con la ayuda de los servicios 
administrativos de las delegaciones. Lamentablemente, no ha sido posible acompañar la gran expansión de la red 
de delegaciones en los últimos años con un incremento proporcional del personal dedicado a esta tarea.
La regionalización de la administración de la delegación también constituirá una respuesta a este problema, ya que 
el personal especializado del centro regionalizado podrá ocuparse de varios edificios de las delegaciones al mismo 
tiempo.
35
Nepal ha recibido 3 visitas: en abril de 2014, en mayo de 2015 y en noviembre de 2015. Por desgracia, el SEAE no 
puede compararse a todos los Estados miembros en lo que respecta a los recursos disponibles en la sede central 
para prestar apoyo a las delegaciones en materia de proyectos inmobiliarios.
36
Véanse las observaciones detalladas 39 y 40.
37
Estos casos son bastante excepcionales y se deben principalmente a una mala interpretación de las normas apli -
cables por parte del jefe de la administración o del jefe de la delegación. La nueva guía de delegaciones establece 
ahora directrices más claras y fáciles de utilizar.
39
Tan solo un estudio de mercado puede demostrar que el edificio sigue satisfaciendo las necesidades de la delega -
ción de conformidad con la política inmobiliaria y según los precios del mercado.
Con el resultado del estudio de mercado, las delegaciones pueden tener también buenos argumentos para nego -
ciar mejores condiciones con el propietario del inmueble ocupado por la delegación.
El Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de la Unión rige los procedimientos de los contratos 
inmobiliarios.
Cualquier operación inmobiliaria, incluida la prórroga del actual contrato de arrendamiento, debe decidirse tras una 
prospección del mercado inmobiliario.
El SEAE está dispuesto a estudiar las posibilidades de un expediente de construcción simplificado para las prórrogas 
de alquiler, a reserva de las limitaciones del Reglamento Financiero.
Respuesta del SEAE 59
40
Hasta hace muy poco, el uso de los limitados recursos destinados a la infraestructura de las delegaciones ha sido 
un obstáculo importante a la adquisición de bienes inmuebles. En la actualidad, el SEAE está de acuerdo en que el 
mecanismo de 200 millones de euros para la compra de inmuebles ha convertido la adquisición en una alternativa 
realista al alquiler. La rentabilidad relativa de la compra y el alquiler será ahora un elemento estándar en los expe -
dientes inmobiliarios. Se han mandado directrices a las delegaciones a este efecto.
La sede calculará el beneficio financiero de la compra frente al alquiler de acuerdo con las teorías estándares de la 
gestión financiera o la financiación empresarial (por ejemplo, método VAN). Esto no forma parte de la guía de dele -
gaciones, porque este cálculo lo efectuará la sede.
También deben presentarse a la autoridad presupuestaria las justificaciones financieras adecuadas en caso de com -
pra financiada mediante préstamo.
En el caso de Nepal, no había presupuesto disponible en ese momento.
En el caso de Washington, el edificio que se iba a comprar era demasiado grande para las necesidades de la dele -
gación. Además, estaba ocupado por otros arrendatarios. Si el SEAE hubiera comprado ese edificio, ello habría 
significado que la delegación habría tenido que gestionar contratos de arrendamiento con los demás ocupantes del 
edificio. El calendario de la adquisición del edificio también era demasiado breve como para consultar a la autoridad 
presupuestaria. Por último, la coubicación no era necesariamente una opción, puesto que todos los Estados miem -
bros presentes en Washington tenían ya sus propias instalaciones.
42
La guía de delegaciones se actualizó en 2015 e incluye instrucciones sobre cómo presentar opciones de manera 
comparable sobre la base de un ejemplo de buenas prácticas.
43
El SEAE reconoce la necesidad de mejorar estas directrices a fin de incluir información más detallada, por ejemplo, 
sobre la manera de tener en cuenta el espacio de oficinas alquilado a las embajadas de los Estados miembros y otras 
instituciones y organismos de la UE en el cálculo del espacio por persona y en el del coste por m².
44
Véase la respuesta del SEAE a los apartados 45 y 47.
Para las decisiones relativas a los expedientes inmobiliarios que dependen de la aprobación de la autoridad presu -
puestaria, este proceso puede durar entre 6 y 8 semanas.
Respuesta del SEAE 60
45
El Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de la Unión rige los procedimientos de los contratos 
inmobiliarios. El SEAE está de acuerdo en que deberían utilizarse los procedimientos acelerados siempre que sea 
posible. Por desgracia, el ámbito de aplicación es bastante limitado.
El SEAE no puede forzar a los arrendadores a esperar hasta la terminación de los procedimientos jurídicos y adminis -
trativos obligatorios.
La demora de los procedimientos se debe a veces a la complejidad del proyecto.
El contrato de Sri Lanka no se firmó, pero no debido al largo procedimiento, sino a que el arrendador cambió de 
idea.
46
La comparación con una fuente independiente es, con todo, más difícil que en materia de vivienda, porque el valor 
de un inmueble depende de su calidad y localización, así como de las condiciones generales del mercado inmobilia -
rio en un momento dado.
En Mauritania, no había otra solución salvo la propuesta.
En Togo, no hubo oferta que compitiera con las oficinas actuales, en las que se acababan de invertir 200 000 euros.
47
En 2015, las delegaciones recibieron instrucciones para prestar la debida consideración a la cantidad de espacio de 
oficinas por empleado y para que toda desviación de la política inmobiliaria a partir de ahora se justifique, autorice 
y registre.
Además, este elemento se abordó igualmente durante cada reunión del Comité inmobiliario.
En general, la excepción al límite máximo en términos de m² se concede automáticamente si dicho Comité emite un 
dictamen favorable (véanse también los motivos de excepción enumerados en el apartado 20).
Jordania: La solución propuesta era prorrogar el actual contrato de arrendamiento con una reducción del alquiler. 
Teniendo en cuenta las inversiones que ya se han realizado en el inmueble, su buena localización, las normas de 
seguridad y el alquiler reducido, el Comité emitió un dictamen favorable pese al exceso de espacio de oficinas. No 
obstante, el Comité también señaló que, si se redujera aún más el número de empleados, se pediría a la delegación 
que estudiara otras alternativas.
El SEAE reconoce que la residencia en Sri Lanka es demasiado grande. Sin embargo, encontrar una residencia de 
menos de 600 m² en ese país es muy difícil.
Washington: La principal razón para ampliar el espacio era la necesidad de una sala segura para las reuniones con 
los Estados miembros y las negociaciones transatlánticas en el contexto de las fugas de información de Snowden. La 
actual sala de reuniones, situada en la planta baja con ventanas que dan a la calle, es imposible de proteger.
Respuesta del SEAE 61
Además, el espacio de oficinas para 20 empleados adicionales se solicitó teniendo en cuenta el aumento previsto 
del personal de la delegación y las excepciones previstas en la guía de delegaciones para el personal temporal (por 
ejemplo, expertos nacionales en comisión de servicios, becarios, etc.).
A principios de 2016, el número total de empleados de la delegación de la UE se incrementó en tres personas y, 
según los datos más recientes, podría aumentar en 2016 y 2017 con otros seis o siete empleados permanentes.
Es importante señalar que la única posibilidad era alquilar una planta completa, mayor de lo requerido actualmente, 
para crear el espacio adicional necesario.
49
El equipo de evaluación no dispone de la capacidad técnica para valorar los inmuebles. Sin embargo, sí estudia en 
sus informes cualquier cuestión concreta relacionada con la calidad de los inmuebles.
51
El nuevo ImmoGest perfeccionará el cálculo de los distintos tipos de superficie (coubicación, salas de reunión espe -
cíficas, etc.) a fin de que el SEAE pueda calcular con mayor precisión el espacio medio por empleado en las delega -
ciones y facilitar su control.
52
Las delegaciones han recibido instrucciones para prestar la debida consideración a la cantidad de espacio de ofi -
cinas por empleado y para que toda desviación de la política inmobiliaria a partir de ahora se justifique, autorice 
y registre.
53
El SEAE está dispuesto a estudiar la creación de un método de seguimiento de los precios de mercado de las ofici -
nas y residencias. Sin embargo, hasta ahora, debido a las restricciones de recursos bien conocidas y al compromiso 
de reducir el personal, el desarrollo y la aplicación de dicho método no resulta posible.
La comparación con una fuente independiente es, con todo, más difícil que en materia de vivienda, porque el valor 
de un inmueble depende de su calidad y localización, así como de las condiciones generales del mercado inmobilia -
rio en un momento dado.
El ejercicio, que se llevó a cabo en 2014, consistió en una comparación de los datos recogidos por una empresa 
privada con más o menos el mismo sistema utilizado por las delegaciones para calcular las normas en materia de 
vivienda. Los datos recopilados por esta empresa privada pueden diferir de estas normas, sobre todo porque utiliza 
datos procedentes de ubicaciones similares no autorizadas por el responsable regional de seguridad.
Respuesta del SEAE 62
54
Las observaciones del Tribunal acerca de ImmoGest son bien conocidas y se integrarán en el programa de trabajo 
del SEAE.
El SEAE también cree que la actual herramienta informática de gestión del inventario de bienes inmuebles (Immo -
Gest) está obsoleta y que debe sustituirse.
Junto con los recursos limitados para el desarrollo de las infraestructuras de la delegaciones, eso ha sido un gran 
obstáculo a una programación eficaz más allá del período de dos a tres años.
Se está creando un nuevo sistema, que será plenamente operativo a finales de 2016. En primer lugar, el nuevo 
ImmoGest será más fácil de utilizar. También facilitará la notificación, el análisis, la elaboración del presupuesto y la 
planificación de los proyectos en un sentido más amplio. El nuevo ImmoGest permitirá un mejor control y segui -
miento de la adecuación de los inmuebles de las delegaciones.
59
La sede central del SEAE cree que dispone de suficiente información fidedigna sobre todos los edificios de oficinas 
y residencias para elaborar documentos de planificación centrados en un plazo de dos a tres años, que considera 
adecuado.
60
Véase la respuesta del SEAE a los apartados 59 y 61.
La sede elabora anualmente:
— desde 2015, un plan de cinco años dirigido a determinar posibles grandes proyectos de oficinas y residencias, 
tales como adquisiciones, construcción, reubicaciones o prórrogas de alquileres;
— un programa de trabajo sobre oficinas y residencias para los dos próximos años. Este programa se envía todas 
las delegaciones y se elabora sobre la base de la información disponible en los sistemas de control central. Para 
cada delegación, se presentan las principales medidas que deben adoptarse de conformidad con las prioridades 
establecidas por la sede, dependiendo también de diversos informes (por ejemplo, informes de misión, infor -
mes de evaluación) y del presupuesto disponible.
Además, la sede informa trimestralmente sobre los expedientes sensibles o de alta prioridad a la jerarquía del SEAE.
En lo que atañe más concretamente a la aplicación de las recomendaciones de las evaluaciones in situ , es impor -
tante distinguir las recomendaciones tales como las mudanzas a nuevas instalaciones y los planes de coubicación 
de las relativas a las obras de seguridad menores y al mantenimiento y renovación de escasa envergadura, que han 
de abordarse a nivel local bajo la responsabilidad de la delegación y que no se recogen necesariamente en el pro -
grama bienal de trabajo.
El SEAE está de acuerdo en que, a reserva de la disponibilidad de recursos, pueden mejorarse el seguimiento de las 
recomendaciones antes mencionadas y la planificación en general.
La sede central ha adoptado las medidas necesarias para corregir la situación en Chad, Egipto, Sri Lanka y la India. 
Todavía no se ha encontrado una solución para Senegal
Respuesta del SEAE 63
61
De manera parecida a lo experimentado por los Ministerios de Asuntos Exteriores de los Estados miembros, resulta 
muy difícil crear planes a medio y largo plazo con sentido acerca de los inmuebles de las delegaciones.
Esto se debe a varias razones: En primer lugar, las consideraciones políticas desempeñan a menudo un papel 
decisivo. La apertura de delegaciones en Libia, Myanmar/Birmania, Irán y Sudán del Sur son ejemplos recientes en 
los que la necesidad u oportunidad de nuevas delegaciones responden a la evolución política y, por lo tanto, no se 
podían prever con muchos años de antelación.
En segundo lugar, las agudas restricciones presupuestarias también han sido un obstáculo para la planificación 
a largo plazo, ya que se ha solido tener que dar prioridad a necesidades a corto plazo, más acuciantes. La creación 
de un mecanismo de inversión (a partir de 2015) introduce un elemento de estabilidad en la financiación de los 
proyectos inmobiliarios a medio plazo, aunque es importante señalar el contexto político y de seguridad dinámico 
e imprevisible.
No obstante, el SEAE está estudiando opciones para mejorar la planificación de la gestión inmobiliaria y la progra -
mación de los gastos por anticipado. Habida cuenta de la incertidumbre política y práctica, un horizonte de plani -
ficación de dos a tres años es más realista que un plan a largo plazo de seis a siete años, excepto en el caso de la 
construcción.
Por lo tanto, el SEAE considera que utiliza de manera suficiente la información disponible. Esta situación mejorará 
cuando ImmoGest sea plenamente operativo.
El mejor ejemplo son las prácticas de los Estados miembros. Durante las reuniones sobre la coubicación, se pidió 
a los Estados miembros que intercambiaran sus planes de cinco años, pero esta información no estaba disponible.
La División de Infraestructuras del SEAE se reúne cada año en septiembre para debatir los programas de trabajo 
para los dos años siguientes. En este debate también se trata la planificación a más largo plazo, pero no se incluye 
en el programa de trabajo remitido a la delegación.
62
El SEAE está de acuerdo en que hay margen de mejora en la planificación a medio plazo. Así será cuando ImmoGest 
y el sistema de gestión de los bienes en propiedad sean completamente operativos, porque entonces se dispondrá 
de más información.
Véase también la respuesta del SEAE al apartado 61.
63
El SEAE está de acuerdo en que, en principio y a largo plazo, la propiedad suele ser mejor que el alquiler. En el 
pasado, esto no ha sido una opción debido a las restricciones presupuestarias. Ahora que el SEAE dispone de un 
mecanismo, será más fácil debatir sobre la conveniencia de comprar o alquilar, ya que la posibilidad de adquirir se 
ha convertido en una realidad. Sin embargo, la propiedad puede no ser siempre la mejor opción (principalmente 
por motivos financieros) o puede no ser siempre posible por razones jurídicas.
Respuesta del SEAE 64
65
La compra de residencias solo se considera cuando existe una buena oportunidad financiera y, en especial, si su 
tamaño es suficiente para satisfacer las necesidades de la mayoría de los casos posibles.
66 a)
La rentabilidad relativa de la compra y el alquiler será ahora un elemento estándar en los expedientes inmobiliarios. 
Se han mandado directrices a las delegaciones a este efecto.
La nota de marzo de 2015 a los jefes de delegación sobre la línea de crédito de 200 millones de euros indica que 
MDRA4 realizará los cálculos para comparar el alquiler con la compra.
66 b)
El SEAE coincide en la necesidad de una mejor estrategia de mantenimiento de las propiedades. Para hacer avanzar 
esta tarea, se tomaron en 2015 y se están tomando en 2016 las medidas siguientes:
1. Se envió un cuestionario a todas las delegaciones con una propiedad inmobiliaria, con preguntas sobre la calidad 
de las infraestructuras, las instalaciones técnicas, el historial de obras, el mantenimiento y las reacciones y los 
comentarios sobre el estado operativo general del edificio.
2. Un «plan de mantenimiento» fijará un calendario de las principales reformas previstas. Será un plan plurianual 
sujeto a actualización anual y que servirá de base a la planificación presupuestaria.
3. Paralelamente a la definición de un «plan de mantenimiento», se emitirán directrices con normas de mantenimiento 
claras de los edificios en propiedad.
El nuevo contrato marco de inspecciones en materia de salud y saneamiento permitirá recurrir a asesoramiento 
externo al aplicar esta estrategia de mantenimiento de las propiedades.
66 c)
El SEAE está de acuerdo en que las fluctuaciones de los tipos de cambio son un obstáculo importante a la progra -
mación de los proyectos de infraestructura. En la medida de lo posible, se ha intentado que los contratos sean en 
euros, pero ello no siempre es posible. El SEAE está abierto a estudiar soluciones a este respecto (no solo para los 
gastos de infraestructura) con la autoridad presupuestaria.
Respuesta del SEAE 65
Recomendación 1 — Completar los objetivos para los edificios de oficinas
El SEAE acepta la recomendación.
El SEAE hará mayor hincapié en la importancia de la flexibilidad, los factores medioambientales y la cuestión del 
acceso de las personas con discapacidad en la política inmobiliaria. Sin embargo, esto no es siempre posible debido 
a las circunstancias locales.
Recomendación 2 — Garantizar que los cobros a las organizaciones que comparten  
las instalaciones recuperan la totalidad de los costes
El SEAE acepta la recomendación.
Recomendación 3 — Reforzar la aplicación del procedimiento de selección de edificios
El SEAE acepta la recomendación a reserva de las limitaciones impuestas por el Reglamento Financiero.
El SEAE ha trabajado sobre todas estas cuestiones y ya se han tomado medidas para consolidar el procedimiento de 
creación de ficheros.
Recomendación 4 — Comprobar los precios del mercado
El SEAE acepta la recomendación.
El SEAE está dispuesto a analizar la eficacia y la viabilidad de un método mejorado para comprobar y seguir los pre -
cios de mercado de las oficinas y residencias, siempre y cuando los recursos lo permitan.
Hasta ahora, por las conocidas limitaciones de recursos y el compromiso de reducir el personal, no ha sido posible 
crear y aplicar este método.
Recomendación 5 — Mejorar el sistema de información de gestión inmobiliaria
El SEAE acepta la recomendación.
Cree asimismo que la actual herramienta informática de gestión del inventario de bienes inmuebles (ImmoGest) 
está obsoleta y que ha de sustituirse. Un nuevo sistema estará plenamente operativo a finales de 2016.
Recomendación 6 — Reforzar los conocimientos especializados en gestión inmobiliaria
El SEAE acepta la recomendación.
La política de recursos humanos del SEAE favorece la movilidad de personal, excepto en los puestos que exigen 
conocimientos especializados. Se estudiará el establecimiento de algunos criterios de movilidad más flexibles para 
los puestos de expertos. La regionalización de la gestión de las delegaciones también permitirá fomentar y mante -
ner los conocimientos especializados
Respuesta del SEAE 66
Recomendación 7 — Establecer planes a medio plazo
El SEAE acepta la recomendación en parte.
El SEAE cree que un horizonte de planificación de más de dos/tres años solo puede ser indicativo, ya que la informa -
ción necesaria para elaborar estos planes está sujeta a incertidumbres políticas y prácticas (por ejemplo, evolución 
del personal, contexto en materia de seguridad, planes de los Estados miembros), que son difíciles de predecir des -
pués de ese plazo. Además, en lo que respecta a las modificaciones y al mantenimiento en particular, esta planifica -
ción cara al futuro no puede ser pertinente en el caso de los grandes proyectos.
Recomendación 8 — Identificar los lugares donde la compra suponga el mejor uso  
de los fondos y gestionar eficazmente los inmuebles en propiedad
El SEAE acepta la recomendación a reserva de la disponibilidad de recursos.
La nueva herramienta informática de gestión del inventario de bienes inmuebles que se está creando facilitará tam -
bién el análisis, la presupuestación y, en un sentido más amplio, la planificación de proyectos.
Sin embargo, con un equipo de tan solo trece personas, es limitado lo que puede hacer el SEAE para gestionar efi -
cazmente una enorme cartera de este tipo.
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El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) proporciona 
espacio de oficinas para el personal de la UE y es 
responsable además de las residencias de los jefes de 140 
delegaciones en todo el mundo. El Tribunal examina en 
este informe si los edificios satisfacen por lo general las 
necesidades del SEAE y ofrecen una buena relación entre 
coste y prestaciones, y llega a la conclusión de que sí 
satisfacen por lo general las necesidades del SEAE, pero en 
algunos casos no suponen un buen uso de los fondos: la 
superficie de la mayoría de los edificios de oficinas es 
excesiva, el SEAE mantiene edificios en propiedad que ha 
dejado de utilizar y algunos cobros por alquiler a las 
organizaciones alojadas en las delegaciones no recuperan 
la totalidad de los costes. En la fiscalización se examinaron 
los motivos de estas deficiencias y se formulan 
recomendaciones para reforzar los sistemas, sobre todo 
ante los planes del SEAE de invertir preferentemente en la 
compra de los edificios, frente al alquiler.
TRIBUNAL
DE CUENTAS
EUROPEO