COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN - Informe dirigido a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria en el que se resumen el número y el tipo de las auditorías internas efectuadas en 2002, las principales recomendaciones formuladas y el curso que se ha dado a esas recomendaciones (Apartado 4 del artículo 86 del Reglamento nº 1605/2002 del Consejo)

ÍNDICE

1. Introducción

2. Resumen de las auditorías internas y seguimiento llevado a cabo

2.1. - Seguimiento de auditorías previas

3. Resumen de cada auditoría

3.1. Examen del proceso de establecimiento de los informes de actividad anuales y declaraciones de los ordenadores delegados relativas a 2001

3.2. Auditoría de la formación en la Comisión

3.3. Auditoría del seguimiento del procedimiento de aprobación de la gestión

3.4. Auditoría en profundidad de la DG REGIO

3.5. Auditoría de la recuperación de los fondos pagados en exceso

3.6. Aplicación de los Fondos Estructurales en los países candidatos (carta de gestión)

3.7. Seguimiento de auditorías previas

3.8. Examen del estado actual de la reforma

3.9. Gestión de la infraestructura inmobiliaria

3.10. Contratación de estudios y servicios

3.11. Examen de la gobernanza de la gestión del programa en el ámbito de las relaciones exteriores

3.12. Fondos de contrapartida de los Fondos Europeos de Desarrollo y apoyo presupuestario

3.13. Renovación del Berlaymont

4. Conclusiones

1. INTRODUCCIÓN

Este informe resumido se dirige a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria, de conformidad con el apartado 4 del artículo 86 del Reglamento (CE, Euratom) del Consejo nº 1605/2002, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas.

Tiene como objetivo presentar el número y el tipo de auditorías internas efectuadas, las principales recomendaciones formuladas y el curso que se ha dado a esas recomendaciones.

2. RESUMEN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y SEGUIMIENTO LLEVADO A CABO

En 2002, de conformidad con su programa de trabajo, el Auditor Interno ha efectuado las siguientes auditorías:

- Examen del proceso de elaboración de los informes de actividad anuales y las declaraciones de los ordenadores delegados relativas a 2001.

- Auditoría de la formación en la Comisión.

- Auditoría del seguimiento del procedimiento de aprobación de la gestión.

- Auditoría de la DG REGIO (auditoría en profundidad).

- Auditoría de la recuperación de los fondos pagados en exceso.

- Aplicación de los Fondos Estructurales en los países candidatos (nota de gestión).

2.1. - Seguimiento de auditorías previas

- Examen del estado actual de la reforma.

- Gestión de la infraestructura inmobiliaria.

- Contratación de estudios y servicios.

- Examen de la gobernanza de la gestión de programas en el ámbito de las relaciones exteriores.

- Fondos de contrapartida del FED y apoyo presupuestario.

- Renovación del edificio Berlaymont.

3. RESUMEN DE CADA AUDITORÍA

3.1. Examen del proceso de elaboración de los informes de actividad anuales y las declaraciones de los ordenadores delegados relativas a 2001

Esta auditoría del proceso se ha efectuado al mismo tiempo que la preparación de la síntesis de los informes de actividad anuales relativos a 2001, y sus recomendaciones se han tenido en cuenta en la síntesis. Su objetivo era establecer una opinión sobre los puntos fuertes y las carencias de los informes y las declaraciones, y extraer lecciones para el futuro.

Recomendaciones

Las recomendaciones se centran en una mayor atención de los servicios para comunicar mejor los resultados y las conclusiones y dar una descripción más detallada de los sistemas de control internos aplicados, así como en la necesidad de clarificar la metodología y el papel de los actores implicados.

Acciones emprendidas

Se han mejorado la metodología y la orientación, en particular, con dos decisiones de la Comisión de 21 de enero [COM(2003)28 y SEC(2003)59].

3.2. Auditoría de la formación en la Comisión

La auditoría de la formación examinó la organización y la puesta en práctica de la formación en Bruselas y Luxemburgo, centrándose en las mejores prácticas fuera de la Comisión.

Recomendaciones

El SAI recomendó la mejora de la estrategia y control general de la formación para satisfacer mejor las necesidades y prioridades de la institución y reforzar el control de la prestación externa de formación mediante el desarrollo de registros financieros centralizados y la entrega de informes por los prestatarios del servicio.

Acciones emprendidas

La Comisión ha aprobado una estrategia de formación posterior a la reforma que tiene en cuenta las necesidades prioritarias definidas a través del método de gestión basada en las actividades.

3.3. Auditoría del seguimiento del procedimiento de aprobación de la gestión

El objetivo de esta auditoría era recomendar mejoras en el seguimiento del procedimiento de aprobación de la gestión por la Comisión.

Recomendaciones

El informe de auditoría recomienda el establecimiento de una estrategia interinstitucional para el procedimiento de aprobación de la gestión, un método para determinar la eficacia de los controles, el reconocimiento del riesgo en lo que respecta a la reputación para la Unión, un sistema para comunicar las acciones efectuadas y la mejora del control central del proceso dentro de la Comisión.

Acción emprendida

Se han seguido desarrollando las cuestiones técnicas y se ha clarificado la responsabilidad de los agentes implicados en la Comisión en una Decisión de la Comisión de enero de 2003.

3.4. Auditoría en profundidad de la DG REGIO

El objetivo de esta auditoría era determinar mejor el perfil de control y de riesgo de la DG en el contexto de la Comisión en su conjunto. La auditoría se centró en las tres áreas siguientes: la puesta en práctica de las disposiciones de control financiero para el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el proceso de interpretación de los reglamentos y los sistemas de transmisión de información.

Recomendaciones

El SAI recomendó centrarse en los controles preventivos e introducir las declaraciones sobre la situación de los Estados miembros reforzando al mismo tiempo la cooperación con los Estados miembros en asuntos relacionados con el control. También propone consolidar el marco reglamentario mejorado por lo que se refiere a la gestión y el control y, por último, reforzar el papel de consejero del funcionario responsable.

Acción emprendida

La DG REGIO ya ha desarrollado una estrategia de auditoría, ha reorganizado las unidades de auditoría y control y ha preparado propuestas para mejorar la cooperación con los Estados miembros con vistas al concepto de auditoría única («contrato de confianza»).

3.5. Auditoría de la recuperación de los fondos pagados en exceso

El objetivo de esta auditoría era comprender mejor los mecanismos concretos de los procesos interdepartamentales y apoyar el proceso de reforma en curso en este ámbito. Esta auditoría se centró en la recuperación de los fondos pagados indebidamente en el campo de la gestión directa y de los Fondos Europeos de Desarrollo.

Recomendaciones

El SAI recomienda el desarrollo de una función de supervisión y liderazgo para los sistemas de recuperación de fondos, un enfoque armonizado para el procesamiento de las órdenes de ingreso, un seguimiento centralizado y la orientación y la mejora de los instrumentos de TI implicados.

Acción emprendida

Se ha modificado en profundidad el marco reglamentario y la Comisión ha emprendido medidas de gestión correctoras.

3.6. Aplicación de los Fondos Estructurales en los países candidatos (nota de gestión)

A partir de un estudio sobre la gestión de las ayudas estructurales iniciado a principios de 2002, el SAI difundió una nota de gestión para llamar la atención sobre la cuestión de la capacidad administrativa de los países candidatos y los requisitos en términos de recursos humanos para efectuar las tareas antes y después de la ampliación.

Recomendación y acción emprendida

Las DG implicadas ya han emprendido iniciativas para abordar los problemas descubiertos y reducir los riesgos, tales como la planificación detallada del proceso de programación para los nuevos Estados miembros, una estrecha supervisión de los compromisos, y la simplificación de la gestión del ejercicio EDIS y de los Fondos Estructurales. Se ha decidido una asistencia adicional para reforzar la capacidad administrativa de los futuros Estados miembros (mecanismo de transición).

3.7. Seguimiento de auditorías previas

Resumen

El informe de auditoría interna del SAI destaca la necesidad de seguir desarrollando el procedimiento de seguimiento y de insistir en la responsabilidad de los gestores en el seguimiento de las recomendaciones de auditoría y las medidas correctoras.

Acción emprendida

Los servicios enviaron su plan de acción a partir de finales de enero de 2003 en respuesta a las auditorías efectuadas hasta la fecha por el SAI. La Comisión tomó una decisión en enero de 2003 sobre la función y la responsabilidad de los actores en el control y la auditoría.

Dentro de los límites de los recursos disponibles, el SAI programará acciones de seguimiento en ámbitos seleccionados.

3.8. Examen del estado actual de la reforma

Esta auditoría examinó cómo están progresando las DG en relación con las acciones de reforma.

Recomendaciones

El SAI subrayó la necesidad de un impulso continuado de un grupo director y de recursos adecuados.

Acción emprendida

Se ha ampliado el mandato del Grupo director de GBA para integrar todo el ámbito de la reforma administrativa, y los puestos liberados por el programa de jubilación anticipada se han destinado prioritariamente a las necesidades relacionadas con la reforma.

3.9. Gestión de la infraestructura inmobiliaria

Resumen

Esta auditoría estaba destinada a determinar la situación de la gestión de la infraestructura.

La propuesta de la Comisión de refundición del Reglamento Financiero incluirá medidas correctoras, pero la Autoridad Presupuestaria ha rechazado la propuesta de permitir el endeudamiento directo.

Una Comunicación específica de la Comisión prevista para 2003 introducirá la idea de examinar los edificios y las consecuencias logísticas antes de tomar una decisión sobre la reestructuración de departamentos.

Se han creado dos nuevas oficinas de infraestructuras que permitirán clarificar y racionalizar las actividades y las responsabilidades.

3.10. Contratación de estudios y servicios

Resumen

Todavía no ha finalizado el seguimiento de esta auditoría y todas las DG están comunicando en la actualidad al SAI las acciones que tienen previstas para mejorar y optimizar el uso de estudios y servicios ya realizados, y para coordinar mejor la programación a fin de evitar duplicaciones.

3.11. Examen de la gobernanza de la gestión de programas en el ámbito de las relaciones exteriores

Resumen

El SAI propuso en este informe la revisión de la estructura del servicio Relex y la utilización de las declaraciones sobre la situación de los países para la ayuda exterior.

Acción emprendida

Se ha creado un grupo de trabajo interservicios, que ha elaborado un informe como seguimiento de una acción de la síntesis de los informes de actividad anuales de 2001 que abordaba este mismo asunto. Este informe se envió en abril al Comité de seguimiento de las auditorías para seguirlo desarrollando.

3.12. Fondos de contrapartida de los Fondos Europeos de Desarrollo y apoyo presupuestario

Resumen

A partir del informe del SAI, la DG AIDCO ha aplicado una serie de medidas concretas, tales como la elaboración de directrices, sistemas de archivos e instrumentos de supervisión, y una mayor cooperación con otros donantes. Se reexaminarán las recomendaciones del SAI junto con una revisión en profundidad de la DG AIDCO.

3.13. Renovación del edificio Berlaymont

Resumen

A partir de las recomendaciones del SAI presentadas en el informe sobre la renovación y posible adquisición del edificio Berlaymont, se han llevado a cabo una serie de acciones tales como la elaboración de escenarios detallados sobre los costes de proyectos comparables y el refuerzo de la estructura de gestión para el período restante del proyecto actual.

En la actualidad, la nueva Oficina de infraestructuras de Bruselas es responsable del seguimiento de las recomendaciones. Se ha firmado un convenio entre la Comisión y el Estado Belga en el que se establece un precio por el edificio Berlaymont que tiene en cuenta la buena gestión de la renovación, se fija una fecha de entrega del edificio y se define el producto final.

4. CONCLUSIONES

Este informe se ha elaborado para presentar a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria un resumen del número y el tipo de las auditorías internas efectuadas en 2002, las principales recomendaciones formuladas y el curso que se ha dado a esas recomendaciones.