Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas de la Agencia

(2001/C 372/01)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2062/94. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base adecuada para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO (BILBAO) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución presupuestaria del ejercicio 2000 se presenta en el cuadro 1(3). La Agencia hubo de prorrogar el 57 % (1,7 millones de euros) de los créditos comprometidos durante el ejercicio 2000 para la realización de sus gastos operativos (título III). Este alto índice de prórrogas indica que la Agencia debe reforzar la calidad de la programación de sus actividades, así como su seguimiento.

Estados financieros y contabilidad

6. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

7. A falta de créditos en las líneas presupuestarias correspondientes, y ante la inexistencia de transferencias, la Agencia hubo de prorrogar al ejercicio 2001 gastos bancarios (12155,72 euros), así como gastos suplementarios ocasionados por las pérdidas en el cambio (3624,72 euros) durante el año 2000.

Disposiciones financieras y reglamentarias

8. Con el fin de acondicionar una sala de reuniones, la Agencia convocó dos procedimientos de concurso para la instalación de un equipo de interpretación. Si ambos procedimientos se hubiesen llevado a cabo de forma conjunta, la Agencia se habría visto obligada, habida cuenta de los importes en juego (un total de 50712 euros), a recurrir a la Comisión consultiva de compras y contratos, lo que de este modo eludió.

9. Cuatro series de contratos plurianuales concluidos por la Agencia en 1998 por un importe de 354964 euros preveían, para cada tramo anual, dos pagos:

- un anticipo del 50 % en los 60 días subsiguientes a la solicitud de pago,

- el pago del saldo pendiente tras la aprobación del Informe final y de la correspondiente solicitud de pago.

Este procedimiento no se ajusta a los términos de la convocatoria de concurso, según los cuales el primer pago se efectuará tras el envío del primer informe provisional. Para justificar el pago del saldo, los beneficiarios envían sus solicitudes acompañadas de una lista de los gastos efectuados, sin justificantes de los mismos, contrariamente a lo que se estipula en los contratos (artículo 5).

Gestión de los recursos humanos de la Agencia

Política de personal

10. Creada por el Reglamento (CE) n° 2062/94, de 18 de julio de 1994, la Agencia entró en funcionamiento tras el nombramiento de su Director, en septiembre de 1996. Durante los primeros meses, funcionó tan sólo con expertos nacionales en comisión de servicio (ENC) y agentes auxiliares (AA). La publicidad para la contratación de los expertos se circunscribió a unos cuantos Estados miembros.(4)

11. El personal de la Agencia se rige por los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. Como se prevé en el apartado 3 del artículo 20 del Reglamento CE n° 2062/94, el Consejo de administración es el órgano encargado de aprobar, de acuerdo con la Comisión, las modalidades de aplicación pertinentes.

Descripción de funciones

12. Sólo los puestos de categoría A cuentan con una descripción de funciones, que refleja la publicada en los anuncios de vacante. Sería necesario elaborar, a partir de los objetivos y funciones encomendados a la Agencia, una descripción de este tipo para todo el personal, fácilmente accesible además, que debería ser actualizada de forma periódica e incluirse en el expediente personal de cada agente.

Expertos nacionales en comisión de servicio

13. La Agencia, a falta de una decisión formal de su Consejo de administración, aplica a los expertos nacionales en comisión de servicio el régimen de la Comisión. En virtud de dicho régimen, la duración probable de la comisión de servicio deberá fijarse en un intercambio epistolar con la administración nacional de que se trate. Sin embargo, en dos casos no existió tal correspondencia y en otro no se fijó la duración.

14. La Agencia reembolsó a las correspondientes administraciones nacionales la retribución de tres expertos, a pesar de que, según el reglamento, las personas a las que se aplica dicho régimen deberán estar ocupando un puesto remunerado en una administración pública internacional o nacional durante su comisión de servicio. Así pues, la regularidad de los pagos es discutible.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Agencia

15. La plantilla de la Agencia está compuesta exclusivamente por agentes temporales (AT). El número de puestos por cubrir lo autoriza cada año la autoridad presupuestaria al mismo tiempo que el presupuesto. Además, pueden concederse créditos con cargo al presupuesto para la contratación de agentes auxiliares (AA), cuya duración está limitada a un año como máximo, de agentes locales (AL) y de expertos nacionales en comisión de servicio (ENC).

16. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos de la Agencia y su distribución. El crecimiento de la plantilla tiende a estabilizarse. En un principio, la Agencia utilizó agencias de trabajo temporal para suplir la falta de personal, pero en el año 2000 ya rara vez se recurría a las mismas.

17. Desde su creación, la Agencia ha contratado a más de 40 agentes, 27 de ellos en calidad de temporales y el resto como auxiliares o ENC. A finales de 2000, el número de AT ascendía a 24, de los cuales, tres fueron contratados por procedimiento externo y el resto por procedimientos más informales. Por término medio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron aproximadamente a 3140 euros por agente contratado.

18. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento de la Agencia (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos de la Agencia.

19. Por término medio, la casi totalidad de los agentes de categoría A, es decir, el 40 % de los efectivos totales, pueden considerarse de carácter operativo. El resto de los efectivos, o sea el 60 % de la plantilla, entran en la definición de personal de apoyo.

20. El cuadro 5 describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento. La variación de los costes salariales ha corrido, en general, prácticamente paralela a la de la plantilla.

21. De los demás costes asociados al personal se analizaron en particular los gastos en formación profesional (FP) y los de funcionamiento, principalmente en el campo de la informática.

22. Los gastos en FP crecieron a mayor velocidad que la plantilla. Por término medio, los gastos de funcionamiento experimentaron una ligera disminución, al no existir ya los gastos de instalación que fue necesario realizar al inicio de las actividades de la Agencia

23. Con el fin de establecer la relación entre la actividad de la Agencia y la evolución de su volumen de efectivos y de los costes asociados, se ha comparado dicha evolución con la variación del importe de los créditos operativos (título III) que se gastaron efectivamente (créditos del año y créditos prorrogados) en el transcurso de un año. La comparación sugiere que los efectivos de la Agencia y los costes asociados crecen más rápidamente que su volumen de actividad, lo cual se ve corroborado por el hecho de que, por término medio, los gastos de apoyo (títulos I y II, "Gastos de personal y funcionamiento") aumentan a mayor ritmo que los gastos operativos. Esta situación debería llevar a la Agencia a plantearse las formas de mejorar la productividad de sus recursos humanos.

24. Conviene matizar estas observaciones teniendo en cuenta que la Agencia todavía no ha alcanzado su velocidad de crucero y, debido a sus dimensiones, no puede beneficiarse de economías de escala sustanciales para su infraestructura material y administrativa. A este respecto, la relación entre la tasa de crecimiento de su personal operativo y de su volumen de gastos presenta una tendencia satisfactoria. Asimismo, en el transcurso de los últimos tres años, la tasa de crecimiento de los gastos de personal y funcionamiento ha tendido a moderarse (especialmente gracias al recurso a los ENC) en relación con los gastos operativos, llegando incluso a ser inferior.

Conclusión

25. Aunque desde su creación la Agencia no ha podido contratar el personal previsto en su presupuesto, ha logrado suplir esta carencia recurriendo a auxiliares y expertos nacionales en comisión de servicio.

26. Para seleccionar a sus agentes, la Agencia ha optado por valerse de un número limitado de canales de contacto. Esta forma de trabajar, si bien es ventajosa en términos de rapidez y coste-eficacia, implica la utilización de procedimientos informales en la publicación de puestos vacantes y en la selección. La calidad de las contrataciones efectuadas no parece, sin embargo, haberse visto perjudicada por ello.

27. Habida cuenta del desarrollo previsto de sus actividades y, consiguientemente, de su plantilla, quizá fuese conveniente que, para los puestos de carácter administrativo, la Agencia se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible.

28. La Agencia debería supervisar con la mayor atención la evolución de su plantilla, y del coste de la misma, y proseguir sus esfuerzos en pro de una mejora de la productividad de sus recursos humanos y materiales. Como norma general, debería mejorar su sistema de gestión e información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, el 29 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 17 de abril de 2001. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo, y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(4) Alemania, Dinamarca, Irlanda, Países Bajos, Reino Unido, Suecia.

CUADROS 1 A 5

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

NB:Los totales pueden presentar diferencias debidas a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debidas a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locales.

ENC: Expertos nacionales en comisión de servicio.

Cuadro 5

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la agencia

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. Alrededor del 50 % de las prórrogas automáticas guardan relación con las subvenciones concedidas en el marco de los contratos/acuerdos concluidos con los Centros de referencia y los Centros temáticos, todos sujetos a una decisión del Consejo de administración tomada en su última reunión de noviembre de 1999. Habida cuenta de que los compromisos se aprobaron en diciembre, las prórrogas automáticas, que se ajustan a lo dispuesto en la letra d) del artículo 6 del Reglamento financiero de la Agencia, son inevitables. No obstante, la Agencia estudiará la posibilidad de adaptar el correspondiente proceso decisorio a fin de respetar el principio de anualidad y evitar, en la medida de lo posible, el recurso a prórrogas de créditos sistemáticas.

El porcentaje restante está relacionado con los últimos pagos aún pendientes al 31 de diciembre, que se rigen habitualmente por el citado artículo.

Estados financieros y contabilidad

7. En lo que se refiere a las diferencias de cambio y los costes de transferencia, la Agencia se compromete a corregir las correspondientes líneas presupuestarias para evitar que se vuelva a producir una situación similar en 2001.

Disposiciones financieras y reglamentarias

8. En lo que respecta a las dos licitaciones mencionadas en el Informe del Tribunal, cabe subrayar que estaban dirigidas a diferentes sectores de mercado. La primera, 2000/ADM/IT/1, estaba dirigida a la instalación multimedia y el control electrónico de las salas de conferencia. En cambio, la segunda, 2000/ADM/IT/2, estaba dirigida a proveedores oficiales de equipos de conferencia de la marca Philips. Habida cuenta de que urgía acondicionar esta nueva sala de reunión, la Agencia publicó una licitación restringida (2000/ADM/IT/1), invitando a dos proveedores que habían colaborado anteriormente con la Agencia en la instalación de sistemas multimedia y de control técnico de las salas de conferencias y cuya competencia en la prestación de este tipo de servicios ya se había comprobado.

Gestión de los recursos humanos de la Agencia

Política de personal

10. Durante el período de inicio de actividades de la Agencia, desde septiembre de 1996 hasta las primeras contrataciones de agentes temporales realizadas con objeto de llevar a cabo tareas operativas a principios de 1998, el Director debió rodearse de un número muy reducido de expertos de su confianza, con estatutos diferenciados en función de lo disponible en aquel momento y por un período limitado. Se trataba de comisiones de servicio de funcionarios nacionales de los Estados miembros o de contratos auxiliares limitados a un año para expertos provenientes de las instituciones comunitarias.

En lo que se refiere a la difusión de los puestos vacantes para ENC (expertos nacionales en comisión de servicio), cabe subrayar que la Agencia tuvo que cubrir sus necesidades en este ámbito en función de lo que estaba disponible cuando se iniciaron los correspondientes trámites con las autoridades de los quince Estados miembros, que sólo dieron resultado en siete casos, para cubrir necesidades concretas que ayudaran a la Agencia durante la fase de inicio de actividades o para acciones muy puntuales.

Descripción de las funciones

12. Se tendrá en cuenta la observación del Tribunal cuando se completen los informes de calificación del personal y la adecuación de los recursos humanos a los objetivos y funciones que deberá llevar a cabo cada unidad en el marco de su "contract agreement" con la dirección de la Agencia. La participación del personal en la elaboración y firma de estos "contract agreements" garantiza la comunicación y el intercambio de información.

Expertos nacionales en comisión de servicio (ENC)

13. El Consejo de administración no ha aprobado formalmente la reglamentación aplicable a los expertos nacionales en comisión de servicio en la Comisión. La Agencia sólo la ha utilizado como documento de referencia. La falta de documentos justificativos en relación con determinados expedientes de comisión de servicio se debe a que, en algunos casos, el Director concluyó acuerdos orales justo después de la entrada en funcionamiento de la Agencia en Bilbao.

14. Según la reglamentación de la Comisión, cuando así lo exigen los intereses de la Comisión, y únicamente en lo que respecta a los expertos nacionales que no procedan del sector privado, la Comisión puede reembolsar al empleador la totalidad o parte de la remuneración del experto durante el período de comisión de servicio. Por lo tanto, la Agencia ha seguido el espíritu de la reglamentación. No obstante, la Agencia hace hincapié en que se trataba de situaciones excepcionales en las que la duración de la comisión de servicio era muy corta.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Agencia

17. Todos los agentes temporales se reclutaron con arreglo al procedimiento aprobado por el Consejo de administración, que no sólo consiste en una entrevista, sino también en una calificación previa de las candidaturas basada en las cualificaciones académicas o profesionales. En algunos casos, se organiza un examen escrito que tiene por objeto evaluar los conocimientos específicos exigidos para ocupar el puesto vacante.

Los procedimientos de selección son costosos, sobre todo habida cuenta del coste extremadamente elevado de los desplazamientos a Bilbao.

19. Asimismo, la mayoría de los agentes de categoría B que trabajan en las unidades "Entorno de trabajo" e "Información y comunicación" debe considerarse de carácter operativo.