En caso de gestión directa, la Comisión seguirá dependiendo en gran medida de las Agencias Ejecutivas, establecidas de conformidad con el Reglamento 58/2003 del Consejo. La delegación de actividades a las Agencias Ejecutivas está sujeta a un análisis ex ante e independiente obligatorio de coste-beneficio y las Agencias Ejecutivas se someten a evaluaciones periódicas realizadas por expertos externos. El citado análisis coste-beneficio tendrá en cuenta también los costes de control y supervisión. Las evaluaciones intermedias realizadas en 2012 y en 2015 confirman la gran eficiencia y el valor añadido de las Agencias Ejecutivas en la ejecución de los programas.

2.2.2.Información relativa a los riesgos identificados y al sistema o los sistemas de control interno establecidos para mitigarlos

El modelo básico de financiación ha sido, hasta la fecha, el reembolso de los costes elegibles. Como ha señalado sistemáticamente el Tribunal de Cuentas Europeo, y más recientemente en su informe anual de 2016, «el principal riesgo para la regularidad de las operaciones es que los beneficiarios declaren gastos no subvencionables que no sean detectados ni corregidos antes [de su reembolso]. Este riesgo es particularmente elevado en el caso del Séptimo Programa Marco, que se caracteriza por normas de subvencionabilidad complejas que son a menudo malinterpretadas por los beneficiarios (especialmente los que están menos familiarizados con las normas, como las pymes, los nuevos participantes y las entidades no pertenecientes a la UE).

El Tribunal reconoció el valor de las simplificaciones introducidas en Horizonte 2020. No obstante, recomendó, en su informe anual de 2016, que se hiciera un mayor uso de las opciones de costes simplificados (OCS). Estas OCS ya se utilizan en algunas partes del programa o para determinados tipos de gastos.

En el caso de las subvenciones, la tasa de error representativa estimada para el Séptimo Programa Marco fue del 5 %, con una tasa de error «residual» de alrededor del 3 % tras considerar todas las recuperaciones y correcciones que se han ejecutado o se ejecutarán. Ahora bien, las tasas de error fueron inferiores en aquellas partes del programa en las que era posible utilizar de una manera más amplia las opciones de costes simplificados (OCS) y/o en las que intervenía un grupo pequeño y estable de beneficiarios. Se incluyen aquí las subvenciones del Consejo Europeo de Investigación y las Acciones Marie Curie.

Los primeros resultados de Horizonte 2020 sugieren una tasa de error representativa de aproximadamente el 3 %, con una tasa de error residual inferior al 2,5 %. Nótese, sin embargo, que se trata de una primera estimación y que, por tanto, debe usarse con precaución, dado que es probable que la cifra aumente, quizás hasta un nivel de entre el 3 % y el 4 % (el nivel de error anticipado por la Comisión para su propuesta relativa a Horizonte 2020 fue del 3,5 %, si bien no se tuvieron en cuenta distintas complejidades adicionales surgidas durante el proceso legislativo). Se espera que la tasa de error residual se mantenga por debajo del 3 %, aunque aún es pronto para saber si se logrará una tasa del 2 %. La Comisión todavía considera que las tasas de error para las subvenciones del Consejo Europeo de Investigación y las Acciones Marie Sklowodska-Curie se mantendrán por debajo del 2 %.

Algunos errores se deben a que los beneficiarios no han entendido las normas. Estos errores pueden prevenirse mediante la simplificación, a pesar de que siempre habrá un cierto grado de complejidad. Otros errores se deben a que los beneficiarios no siguen las normas. Aunque se trata de una minoría de casos, la simplificación de las normas actuales no los resolverá.

Se ha llevado a cabo un análisis de las tasas de error en relación con las auditorías de Horizonte 2020 realizadas hasta el momento. Este análisis pone de relieve lo siguiente:

- Alrededor del 63 % de los errores tiene que ver con errores en la imputación de los costes de personal. Se ha detectado que los problemas más frecuentes son el cálculo incorrecto de las horas productivas, unas tasas incorrectas o un número incorrecto de horas cargadas.

- Alrededor del 22 % de los errores tiene que ver con otros costes directos (no de personal). El error más frecuente identificado es la falta de medición directa de los costes.

- Alrededor del 6 % de los errores tiene que ver con los gastos de subcontratación, el 4 % está relacionado con los gastos de viaje y el 5 % se inscribe en otra categorías. Nótese que los errores relacionados con los costes indirectos, que supusieron el 28 % de los errores en el Séptimo Programa Marco, se han reducido prácticamente a cero gracias a la introducción del tipo fijo de los costes indirectos.

Los errores identificados durante las auditorías de Horizonte 2020 ponen de manifiesto que algunos podrían evitarse mediante simplificaciones y evitando el formalismo innecesario en las normas. Ya se han introducido algunos cambios en Horizonte 2020 (nuevas normas para la facturación interna y la remuneración adicional) y, en la medida de lo posible, se introducirán más cambios en Horizonte Europa. Sin embargo, tales cambios estarán ahora limitados en su efecto sobre la tasa de error, solo evitando en general pequeños errores.

El uso más amplio de OCS, como los tipos fijos y los costes unitarios, así como la simplificación continua de las normas, ayudarán a reducir la tasa de error de Horizonte 2020, que se estima entre un 3 % y un 4 % sobre una base representativa en Horizonte Europa. Sin embargo, se mantiene el problema subyacente de los errores en un método de financiación basado en el reembolso de los costes subvencionables. En un sistema de este tipo, la tasa de error representativa podría reducirse a entre el 2,5 % y el 3,5 %, con una tasa de error residual, tras las correcciones, que podría situarse aproximadamente en el 2 % (aunque no necesariamente por debajo).

Horizonte 2020 fue testigo de la introducción de financiación mediante una cantidad fija única para la fase 1 del programa para las pymes (un pago de 50 000 EUR por la entrega de un producto científico satisfactorio) y, a través de las comunidades de conocimiento e innovación del EIT, para la financiación de los costes institucionales relativos a la entrega de programas de máster con el sello EIT. No se requiere ninguna justificación adicional para estos pagos, como facturas, fichas horarias, comprobantes de pago, etc. No hay errores financieros.

Se propuso una financiación a tanto alzado para Horizonte 2020, pero se consideró que no era adecuada o que era prematura. No obstante, la Comisión, en el programa de trabajo de 2018, está ejecutando planes piloto basados en la financiación mediante una cantidad fija única. Paralelamente, ha emprendido una serie de acciones de comunicación para disipar las preocupaciones de las partes interesadas acerca de esta forma de financiación.