Bruselas, 23.03.2005

COM(2005) 101 final

Propuesta de

DECISIÓN DEL CONSEJO

sobre la postura que ha de adoptarse en el Comité de Embajadores CE-ACP en relación con los Estatutos, el Reglamento interno y el Reglamento financiero del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural

(presentada por la Comisión)

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El Acuerdo de Cotonú de junio de 2000 prevé potenciar y consolidar la función del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural (CTA), con vistas a desarrollar la capacidad institucional de los países ACP, en particular por lo que atañe a la gestión de la información, a fin de acelerar el acceso a las tecnologías, de modo que aumente la productividad en el sector agrario, la capacidad de comercialización, la seguridad alimentaria y el desarrollo rural.

En su anexo III, el Acuerdo de Cotonú prevé la actualización de los Estatutos y del Reglamento interno del Centro, así como de su Reglamento financiero y su Reglamento de personal.

Se pide a los Estados miembros que estudien la presente propuesta y aprueben la siguiente Decisión sobre la postura que debe adoptar la Comunidad en el Comité de Embajadores ACP-CE en lo que atañe a los Estatutos, el Reglamento interno y el Reglamento financiero del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural.

Propuesta de

DECISIÓN DEL CONSEJO

sobre la postura que ha de adoptarse en el Comité de Embajadores CE-ACP en relación con los Estatutos, el Reglamento interno y el Reglamento financiero del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, su artículo 310, leído en relación con su artículo 300, apartado 2, párrafo segundo,

Vista la propuesta de la Comisión[1],

Considerando lo siguiente:

(1) Conforme a lo estipulado en el Acuerdo de asociación entre los Estados de África, del Caribe y del Pacífico, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra, firmado en Cotonú, el 23 de junio de 2000[2], y, en particular, lo estipulado en su anexo III, han de aprobarse los Estatutos, el Reglamento interno y el Reglamento financiero del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural, en lo sucesivo denominado «el Centro».

DECIDE:

Artículo 1

En el Comité ACP-CE de Embajadores y en relación con los Estatutos y el Reglamento interno del Centro, la Comunidad adoptará la siguiente postura, basada en el proyecto de Decisión del Comité ACP-CE de Embajadores recogido en el anexo I.

Artículo 2

En el Comité ACP-CE de Embajadores y en relación con el Reglamento financiero del Centro, la Comunidad adoptará la siguiente postura, basada en el proyecto de Decisión del Comité ACP-CE de Embajadores recogido en el anexo II.

Hecho en Bruselas, el

Por el Consejo

El Presidente

ANEXO I

Proyecto de

DECISIÓN N° …/… DEL COMITÉ DE EMBAJADORES ACP-CE, de …

sobre los Estatutos y el Reglamento interno del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural (CTA)

EL COMITÉ DE EMBAJADORES ACP-CE,

Visto el Acuerdo de asociación entre los Estados de África, del Caribe y del Pacífico, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra, firmado en Cotonú el 23 de junio de 2000[3], en lo sucesivo denominado «Acuerdo», y, en particular, el artículo 3, apartado 4 de su anexo III.

Visto el Acuerdo interno de 12 de septiembre de 2000 firmado entre los representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, reunidos en el Consejo, relativo a la financiación y la administración de la ayuda comunitaria en el marco del Protocolo financiero que figura anejo al Acuerdo,

Considerando lo siguiente:

(1) En aplicación de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 4, del anexo III del Acuerdo de Cotonú, tras la firma de éste, el Comité de Embajadores debe aprobar los Estatutos y el Reglamento interno del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural (en lo sucesivo, «el Centro») y, en particular, de sus órganos de supervisión.

(2) En aplicación del artículo 1, párrafo segundo, del Protocolo nº 2 relativo a los privilegios e inmunidades, que figura anejo al Acuerdo, éste debe aplicarse al personal del Centro.

(3) Procede crear un Consejo de Administración, órgano de supervisión del Centro, según lo especificado en el artículo 3, apartado 4, letra a) del anexo III del Acuerdo.

DECIDE:

Artículo 1

1. El Centro poseerá personalidad jurídica y disfrutará, en todos los Estados que son parte en el Acuerdo, de la máxima capacidad legal reconocida a las personas jurídicas de su misma naturaleza.

2. El personal del Centro gozará de los privilegios, las inmunidades y las facilidades usuales, conforme a lo previsto en el Protocolo nº 2 relativo a los privilegios e inmunidades, y según se especifica en las declaraciones VI y VII, que figuran anejas al Acuerdo.

3. El Centro no tendrá ánimo de lucro.

4. El Centro tendrá su domicilio social provisional en Wageningen (Países Bajos), y dispondrá de una antena en Bruselas.

Artículo 2

Las funciones del Centro se definen en el artículo 3, apartados 1, 2 y 3 del anexo III del Acuerdo.

Artículo 3

1. El Comité de Embajadores ACP-CE (en lo sucesivo, «el Comité») será la autoridad tutelar del Centro, conforme a lo dispuesto en el artículo 3, apartados 4 y 5, del anexo III del Acuerdo.

2. Se creará un Consejo de Administración, con arreglo a lo establecido en el artículo 4.

3. El Centro desarrollará su actividad en estrecha vinculación con las instituciones y órganos que se mencionan en el Acuerdo o en las declaraciones a él anejas; en su caso, se recurrirá a las instituciones regionales e internacionales, en particular aquellas que estén situadas en la Comunidad y en los Estados ACP y que se ocupen de asuntos relacionados con el desarrollo agrícola y rural.

4. Las actividades del Centro serán evaluadas periódicamente a iniciativa del Consejo de Administración.

Artículo 4

1. Se creará un Consejo de Administración con funciones de apoyo, seguimiento y control de las actividades del Centro, en el plano técnico, administrativo y financiero.

2.1. El Consejo de Administración tendrá carácter paritario y estará integrado por 6 miembros con reconocida y amplia experiencia en la gestión de instituciones de desarrollo agrícola y rural, siendo recomendable que cada uno de ellos posea cualificación técnica o científica, y en materia de gestión y difusión de información agrícola y rural.

2.2. Los miembros del Consejo de Administración serán elegidos por las partes interesadas de entre los ciudadanos de los Estados parte en el Acuerdo, con arreglo a los requisitos en materia de cualificación. Su designación será ratificada por el Comité de Embajadores. Los seis miembros serán designados por el Comité por un período máximo de 5 años, siendo revisada la situación una vez transcurrida la mitad de dicho período.

2.3. Asistirán a las deliberaciones del Consejo de Administración, en calidad de observadores, un representante de la Comisión Europea, de la Secretaría General del Consejo de la UE y de la Secretaría ACP.

2.4. Los miembros del Consejo de Administración elegirán al Presidente y al Vicepresidente por un período máximo de cinco años, conforme a lo estipulado en su Reglamento interno. El cargo de Presidente corresponderá a aquella de las partes (ACP o CE) que no ocupe el cargo de Director del Centro. El cargo de Vicepresidente corresponderá a aquella de las partes que no ocupe el cargo de Presidente del Consejo de Administración.

2.5. El Consejo de Administración adoptará sus decisiones por mayoría simple de los miembros presentes o representados, conforme a lo estipulado en su Reglamento interno. Cada miembro del Consejo de Administración tendrá derecho a un voto.

En caso de empate en la votación, el voto de calidad corresponderá al Presidente.

2.6. Las deliberaciones de cada reunión se plasmarán en un acta y serán confidenciales.

3.1 El Consejo de Administración hará un estrecho seguimiento de las actividades del Centro. Celebrará un máximo de cuatro reuniones ordinarias al año. Podrá reunirse también siempre que el desempeño de sus funciones así lo exija, a iniciativa del Comité, del Presidente o del Director.

3.2. El Director del Centro participará en las deliberaciones del Consejo de Administración a título consultivo. El Centro ejercerá la secretaría del Consejo de Administración.

El Consejo de Administración podrá solicitar a otros miembros de la dirección y del personal del Centro y/o a expertos del exterior su opinión sobre temas concretos.

3.3. Competerá al Consejo de Administración lo siguiente:

a) Asesorar y asistir al Director en la gestión del Centro y velar por la buena ejecución de las normas y la consecución de los objetivos fijados por el Comité.

b) A propuesta del Director del Centro:

i) adoptar la estrategia general del Centro y someterla al Comité para su aprobación;

ii) aprobar los programas de actividades anuales y plurianuales;

iii) aprobar la estructura organizativa, la política de personal y el organigrama;

iv) autorizar la contratación de nuevos agentes y la renovación, prórroga o rescisión de los contratos de los agentes en ejercicio;

v) aprobar los presupuestos anuales del Centro;

vi) aprobar los estados financieros anuales, basándose en el informe de auditoría elaborado por la empresa encargada de revisar las cuentas;

vii) aprobar los informes anuales y remitirlos al Comité, a fin de que éste pueda cerciorarse de que las actividades desarrolladas por el Centro son conformes con los objetivos que le corresponden en virtud del Acuerdo y de la estrategia general aprobada.

c) Informar al Comité, en su caso, de los asuntos importantes que se le planteen en el ejercicio de sus funciones.

3.4. El Consejo de Administración será responsable ante el Comité.

4. A propuesta del Director, el Consejo de Administración autorizará la designación de una empresa de auditoría, encargada de revisar los estados financieros y contables del CTA.

5. El Consejo de Administración aprobará su Reglamento interno.

Artículo 5

1. Al frente del Centro habrá un Director nombrado por el Comité de Embajadores por un período máximo de cinco años.

El Comité autorizará a sus Copresidentes a firmar el contrato del Director. Dicho contrato se elaborará y gestionará conforme a las condiciones establecidas en el Reglamento de personal del Centro. El Comité de Embajadores estará habilitado para adoptar cuanta decisión resulte necesaria en relación con el Director.

2. El Director ostentará la representación jurídica del Centro y pondrá en práctica las orientaciones fijadas por el Comité de Embajadores. Será responsable ante este último.

3. El Director, previo acuerdo del Consejo de Administración, someterá a la aprobación del Comité los programas de actividades y los presupuestos anuales del Centro, que se elaborarán atendiendo a las funciones a que hace referencia el artículo 2.

4. El Director informará periódicamente al Consejo de Administración sobre las actividades del Centro.

5. El Director elaborará anualmente un informe general sobre las actividades y las cuentas del Centro, que someterá al Comité, previo acuerdo del Consejo de Administración, en el plazo máximo de nueve meses.

6. El Director será responsable de la organización y gestión del Centro. Informará al Consejo de Administración de las normas internas de funcionamiento adoptadas en aplicación de las disposiciones que regulan el Centro.

Artículo 6

El presupuesto del Centro se financiará conforme a lo dispuesto en el anexo 1 del Protocolo financiero del Acuerdo. El presupuesto podrá nutrirse de otros recursos.

Artículo 7

Las presentes normas de funcionamiento podrán ser modificadas por el Comité, a recomendación del Consejo de Administración.

Artículo 8

Los Estados ACP, los Estados miembros y la Comunidad quedan obligados a adoptar las disposiciones necesarias para la aplicación de la presente Decisión, conforme a cada uno corresponda.

Artículo 8bis

La presente Decisión sustituye y anula la Decisión 1/91 del Comité de Embajadores ACP-CEE, de 19 de abril de 1991, relativa a las normas de funcionamiento del CTA, y la Decisión 3/91 del Comité de Embajadores ACP-CEE, de 19 de abril de 1991, por la que se establece el régimen y las normas de funcionamiento del Comité Consultivo del CTA.

Artículo 9

La presente Decisión entrará en vigor el día de su aprobación.

Hecho en Bruselas, el

Por el Comité de Embajadores ACP-CE El Presidente

ANEXO II

Proyecto de

DECISIÓN N° … DEL COMITÉ DE EMBAJADORES ACP-CE,

relativa

al Reglamento financiero del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural - CTA

EL COMITÉ DE EMBAJADORES ACP-CE,

Visto el Acuerdo de asociación entre los Estados de África, del Caribe y del Pacífico, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra, firmado en Cotonú el 23 de junio de 2000, en lo sucesivo denominado «Acuerdo», y, en particular, el artículo 3, apartado 4, letras b) y d) de su anexo III[4].

Visto el Acuerdo interno de 12 de septiembre de 2000 firmado entre los representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, reunidos en el Consejo, relativo a la financiación y la administración de la ayuda comunitaria en el marco del Protocolo financiero que figura anejo al Acuerdo,

Visto el Reglamento financiero aplicable en relación con el noveno Fondo Europeo de Desarrollo[5].

Vista la propuesta de la Comisión, elaborada de común acuerdo con el Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural.

Considerando lo siguiente:

- El Comité de Embajadores, tras la firma del Acuerdo de Cotonú, debe adoptar el Reglamento financiero del Centro Técnico de Cooperación Agrícola y Rural, en lo sucesivo denominado «el Centro».

- El Comité de Embajadores debe establecer el procedimiento para la aprobación del presupuesto del Centro.

HA ADOPTADO EL REGLAMENTO FINANCIERO DEL CENTRO TÉCNICO DE COOPERACIÓN AGRÍCOLA Y RURAL:

I. PRINCIPIOS GENERALES

PRINCIPIOS DE UNIDAD, VERACIDAD PRESUPUESTARIA, EQUILIBRIO Y UNIDAD DE CUENTA

Artículo 1

1. Basándose en un programa de actividades anual, con cálculo de costes, que se elaborará para cada ejercicio presupuestario, se efectuarán estimaciones de la totalidad de las partidas de ingresos y gastos del Centro, que se consignarán en el presupuesto.

2. Los ingresos y gastos consignados en el presupuesto estarán equilibrados.

Artículo 2

El presupuesto se elaborará y ejecutará en euros, y las cuentas se expresarán, asimismo, en euros. No obstante, para atender a las necesidades de tesorería, el Centro podrá efectuar operaciones en las monedas nacionales de la UE y de los Estados ACP.

Artículo 3

1. Los ingresos comprenderán la contribución del Fondo Europeo de Desarrollo, en lo sucesivo «FED», los importes recaudados en concepto de impuestos sobre los salarios y otras retribuciones abonadas por el Centro, así como entradas por diversos conceptos.

2. Los ingresos podrán incluir también las contribuciones de otros donantes al presupuesto del Centro.

3. El Centro podrá también gestionar por cuenta de terceros recursos destinados a cofinanciar actividades recogidas en el anexo III del Acuerdo de Cotonú. Las disposiciones financieras aplicables en la gestión de estos recursos se establecen en el artículo 34 del presente Reglamento.

Artículo 4

Las estimaciones de gasto incluirán los gastos de funcionamiento y de intervención. El presupuesto establecerá una distinción clara entre ellos.

Artículo 5

1. El ejercicio presupuestario comenzará el 1 de enero y concluirá el 31 de diciembre de cada año.

2. Los créditos consignados en el presupuesto se autorizarán por un ejercicio presupuestario.

a) No obstante, los créditos que hayan sido debidamente comprometidos durante un ejercicio presupuestario, pero no hayan sido desembolsados a 31 de diciembre de ese mismo ejercicio, se incorporarán automáticamente al siguiente ejercicio. Los créditos así incorporados se identificarán claramente en las cuentas del ejercicio en curso.

b) Los créditos liberados al finalizar un ejercicio presupuestario pasarán a formar parte de la reserva quinquenal prevista para el Centro en el marco del Acuerdo ACP-CE.

3. Si, al iniciarse un ejercicio, el presupuesto no hubiere aún sido objeto de aprobación definitiva, el Director, a fin de asegurar la continuidad de funcionamiento del Centro, podrá autorizar gastos mensuales, que no podrán sobrepasar la doceava parte de los correspondientes créditos aprobados para cada artículo en el presupuesto del ejercicio precedente.

Por cuanto se refiere a los gastos de intervención trimestrales pagaderos por anticipado y autorizados en el presupuesto del ejercicio precedente, los compromisos podrán efectuarse por artículo, a condición de que dichos compromisos no sobrepasen la cuarta parte del total de los créditos autorizados para el ejercicio precedente.

PRINCIPIOS DE UNA BUENA GESTIÓN FINANCIERA

Artículo 6

1. Los recursos procedentes del FED se utilizarán con arreglo a los principios de una buena gestión financiera, esto es, economía, eficiencia y eficacia.

2. El principio de economía exige que los recursos estén disponibles en el momento oportuno, en cantidad y calidad adecuadas y al mejor precio.

El principio de eficiencia exige que exista la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos.

El principio de eficacia exige el logro de los objetivos específicos fijados y los resultados previstos.

3. Los objetivos deberán definirse claramente, y su realización habrá de verificarse mediante indicadores cuantificables. Cuando proceda, los proyectos que vayan a ser financiados con recursos del Fondo Europeo de Desarrollo vendrán avalados por evaluaciones ex ante.

II. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Artículo 7

1. Con arreglo al plan estratégico y dentro de los límites del presupuesto general asignado al Centro en el Protocolo financiero, el Director elaborará un proyecto de programa de actividades anual, con su correspondiente presupuesto. Este proyecto se presentará al Comité de Embajadores, en lo sucesivo «Comité», no más tarde del 1 de julio del ejercicio precedente al de su ejecución.

2. El Centro remitirá una copia del proyecto de programa y de presupuesto a la Comisión Europea, que iniciará los procedimientos necesarios para su aprobación.

3. El presupuesto será aprobado por el Comité de Embajadores.

Artículo 8

1. Las condiciones de pago aplicables a la contribución del Fondo Europeo de Desarrollo se establecerán en un contrato de subvención firmado entre el Centro y la Comisión.

2. El Centro reembolsará al FED la contribución de ejercicios precedentes correspondiente a créditos anulados, basándose en los estados financieros revisados.

3. El presupuesto se subdividirá en títulos (rúbricas presupuestarias), capítulos, artículos y partidas, en función de la naturaleza o finalidad de los ingresos o los gastos.

Artículo 9

Siempre que sea necesario, el Director presentará un proyecto de presupuesto suplementario o rectificativo, que deberá examinarse y aprobarse de la misma forma y con arreglo al mismo procedimiento que el presupuesto inicial.

III. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

Artículo 10

1. El Director ejecutará el presupuesto bajo su propia responsabilidad y dentro de los límites de los créditos autorizados. Rendirá cuenta de su gestión al Comité.

2. El Director deberá utilizar los créditos presupuestarios conforme a los principios de una buena gestión financiera establecidos en el artículo 6.

Artículo 11

1. Sólo podrán recaudarse ingresos o efectuarse gastos mediante imputación al pertinente artículo del presupuesto.

No podrán comprometerse ni ordenarse gastos por un importe superior a los créditos autorizados para el correspondiente ejercicio presupuestario.

2. Los ingresos y gastos se consignarán íntegros en las cuentas sin que puedan compensarse entre sí.

No obstante lo dispuesto en la presente norma, de los importes autorizados podrá deducirse lo siguiente:

a) Sanciones infligidas a los titulares o adjudicatarios de contratos.

b) Importes indebidamente abonados; esta deducción podrá realizarse con ocasión de una posterior liquidación en relación con el capítulo, artículo y ejercicio con respecto a los cuales tuvo lugar el exceso de pago.

c) Valor de vehículos, equipo e instalaciones aceptados como pago parcial al adquirir nuevos bienes de igual naturaleza; el precio de adquisición neto se consignará en las cuentas como valor histórico a efectos de la valoración de inventario.

d) los descuentos y rebajas efectuados en facturas y cuentas por cobrar.

Asimismo, no obstante lo dispuesto en la presente norma, podrán reutilizarse, en la misma partida (línea) que el gasto inicial, los importes derivados de lo siguiente:

a) reembolso de importes indebidamente abonados;

b) pagos recibidos en concepto de indemnizaciones de seguro;

c) ingresos procedentes de la venta de vehículos, equipo e instalaciones con motivo de su reposición;

d) ingresos procedentes de la venta de publicaciones y películas;

e) variaciones en los tipos de cambio constatadas durante la ejecución del presupuesto, que pueden ser objeto de compensación; el resultado final, ya sea positivo o negativo, figurará en el estado financiero.

Artículo 12

Las transferencias entre títulos se someterán a la aprobación del Comité.

Las decisiones sobre transferencias entre capítulos y dentro de un mismo capítulo corresponderá adoptarlas al Director, que informará de ello al Comité.

Artículo 13

Los ingresos del Centro se abonarán en una o varias cuentas abiertas a nombre del Centro.

IV. CONTROL FINANCIERO

Artículo 14

1. Conforme a las normas fundamentales adoptadas por el Centro y atendiendo a los riesgos y la naturaleza de las acciones financiadas, el Director, funcionario facultado para autorizar los pagos, implantará una estructura, así como los procedimientos y sistemas de gestión y de control necesarios para el ejercicio de sus funciones, en particular, en su caso, controles ex post. Antes de autorizar una operación, un agente distinto de aquél que haya emprendido la acción deberá examinar los aspectos prácticos y financieros. Las funciones operativas y las funciones de control deberán ser objeto de competencias claramente separadas.

2. Cuando un agente que participe en la gestión o el control financieros de las operaciones considere que una decisión que su superior jerárquico le pida que aplique o acepte es irregular o contraria a los principios de una buena gestión financiera o a las normas deontológicas, deberá informar de ello a su superior por escrito.

Si, no obstante, el superior jerárquico obligara al agente a acatar la orden, deberá formular ésta por escrito. El agente informará de ello, a continuación, al Director. Si, en un plazo de tiempo razonable (seis semanas, como máximo), según la urgencia e importancia del caso, no se hubiera adoptado ninguna medida, el agente informará al Comité de Embajadores.

Esta misma norma se aplicará siempre que un agente que participe en la gestión o el control financieros de las operaciones considere que una actividad realizada en este contexto es ilícita, fraudulenta o irregular.

V. GESTIÓN DEL PRESUPUESTO

Artículo 15

1. El presupuesto del Centro se gestionará conforme al principio de separación de funciones por lo que atañe al ordenador y al contable. Los créditos serán gestionados por el ordenador, única persona facultada para contraer compromisos de gasto, establecer derechos de cobro y emitir órdenes de cobro y de pago.

2. Las operaciones de cobro y pago serán responsabilidad del contable.

3. El ordenador no podrá ejercer las funciones de contable.

Artículo 16

1. Toda medida que pueda generar gastos con cargo al Centro irá precedida de una propuesta de compromiso, acompañada de los documentos justificativos originales, que se remitirá al control financiero para examen previo.

2. Cuando se trate de gastos recurrentes, podrá contraerse un compromiso provisional.

3. Los compromisos y las órdenes de pago serán objeto de anotación contable.

Artículo 17

1. La operación de liquidación del gasto efectuada por el ordenador tendrá por objeto:

a) comprobar la existencia de los derechos del acreedor;

b) establecer o comprobar la existencia real y el importe de la deuda;

c) comprobar las condiciones de exigibilidad de la deuda.

2. La liquidación del gasto estará siempre supeditada a la presentación de documentos justificativos que reflejen los derechos del acreedor y, en su caso, el servicio prestado, las entregas efectuadas o el trabajo realizado, o a la presentación de otros documentos justificativos del pago.

Toda decisión de pago deberá ser autorizada por el ordenador competente.

Artículo 18

1. La ordenación es el acto por el cual el ordenador da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de abonar un gasto cuya liquidación ha efectuado.

2. La orden de pago irá acompañada de todos los documentos justificativos originales, en los que figurará o a los que se adjuntará una certificación en la que conste que los importes a abonar son correctos, que se han efectuado las entregas o que el servicio ha sido prestado.

3. En sustitución de los originales, en su caso, podrá aceptarse copia de los mismos compulsada por el ordenador.

4. Las órdenes de pago se remitirán al control financiero para examen previo.

5. Cuando proceda, la orden de pago remitida al contable irá acompañada de certificación en la que conste que los correspondientes activos han sido consignados en el inventario.

Artículo 19

1. El pago será el acto final por el cual el Centro quedará liberado de sus obligaciones frente a los acreedores.

2. El contable efectuará el pago dentro de los límites de los fondos disponibles.

En caso de error material, impugnación de la validez del recibo liberatorio o inobservancia de las formalidades previstas en el presente Reglamento financiero, el contable suspenderá el pago, e informará inmediatamente al ordenador, precisando los motivos por los cuales haya decidido dicha suspensión.

En caso de suspensión, el Director podrá pedir por escrito y bajo su exclusiva responsabilidad que se efectúe el pago.

Artículo 20

1. Los pagos se harán, normalmente, a través de una cuenta bancaria o postal, preferiblemente mediante transferencia bancaria o, por razones justificadas, mediante cheque. Las transacciones se denominarán en euros, salvo en casos excepcionales debidamente justificados y autorizados por el Centro.

2. En los cheques y las órdenes de transferencia bancaria o postal figurarán dos firmas, a saber, la del contable y la del ordenador o un representante.

3. Por razones debidamente justificadas, el Director podrá autorizar pagos en efectivo. Estos pagos se efectuarán contra recibo.

4. Si los ingresos y gastos se gestionan por medios informáticos, las firmas podrán efectuarse por vía informática o electrónica.

5. En caso de no conocerse los tipos de cambio reales, para calcular en euros los pagos o los ingresos que se produzcan en las monedas locales de los Estados ACP se aplicarán los tipos de cambio en vigor el primer día hábil del mes en que tenga lugar la operación de forma efectiva, según lo registrado por el banco o el servicio postal del Centro.

Artículo 21

1. Para el pago de ciertas categorías de gastos, definidos en las disposiciones de aplicación del Reglamento interno, podrán crearse cuentas de anticipos, conforme a los requisitos que establezca el Centro.

2. La decisión de autorizar una cuenta de anticipos será adoptada por el Director en cada caso concreto y a propuesta del agente responsable del expediente. Las propuestas deberán contar con la autorización del contable antes de su presentación al Director.

3. Toda decisión sobre la creación de una cuenta de anticipos especificará lo siguiente:

a) nombre del administrador de anticipos;

b) responsabilidad del administrador designado;

c) naturaleza y cuantía máxima de cada gasto, así como los plazos;

d) cuantía máxima de los anticipos autorizados;

e) medios por los que se facilitarán los documentos justificativos y plazo límite para su entrega;

4. El ordenador y el contable adoptarán las medidas oportunas para garantizar que las liquidaciones de los anticipos concedidos se efectúen por los importes correctos y en el plazo oportuno.

Artículo 22

1. El ordenador por lo que respecta a los créditos consignados en el presupuesto del Centro será el Director.

2. El Director podrá delegar algunas de sus funciones ejecutivas en algún agente bajo su dependencia. Toda decisión de delegación de funciones establecerá la duración y los límites de dicha delegación.

Artículo 23

1. El Director designará a un contable, que será responsable de lo siguiente:

a) correcta ejecución de los pagos, recaudación de los ingresos y cobro de las deudas exigibles;

b) elaboración y presentación de las cuentas, según lo estipulado en el artículo 25;

c) teneduría de la contabilidad, según lo estipulado en el artículo 25;

d) aplicación de las normas y los métodos contables, así como del plan contable;

e) definición y validación de los sistemas contables y, en su caso, validación de los sistemas definidos por el ordenador y destinados a suministrar o justificar datos contables;

f) gestión de la tesorería.

2. El contable recabará del ordenador, que deberá garantizar su fiabilidad, todos los datos necesarios para el establecimiento de unas cuentas fidedignas del patrimonio del Centro y de la ejecución presupuestaria.

3. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1 del presente artículo y en el artículo 21, el contable será la única persona habilitada para el manejo fondos y valores. Será responsable de su custodia.

4. El contable, en el ejercicio de sus funciones, podrá delegar ciertas competencias en miembros del personal bajo su dependencia jerárquica directa. El acto de delegación definirá las competencias confiadas a los delegatarios, y sus derechos y obligaciones.

Artículo 24

1. El cobro de importes adeudados al Centro dará lugar a una orden de cobro del ordenador.

2. El contable asumirá la responsabilidad de las órdenes de cobro que le dirija el ordenador.

3. Todos los pagos en efectivo al contable o al administrador de anticipos se harán contra recibo.

VI CONTABILIDAD, RENDICIÓN Y CONTROL DE CUENTAS, AUDITORÍA, TRIBUNAL DE CUENTAS, OLAF

Artículo 25

1. La contabilidad se llevará en euros, por el sistema de doble entrada y basándose en el año natural. En ella, se reflejarán todos los ingresos y gastos habidos desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año, e irá acompañada de los documentos justificativos.

Las cuentas se clausurarán al cierre del ejercicio presupuestario, de modo que el Centro pueda elaborar sus estados financieros.

2. Las anotaciones contables se harán basándose en un plan contable que incluirá una nomenclatura de las partidas presupuestarias que distinga claramente entre las cuentas destinadas a la elaboración de lo estados financieros y las destinadas a elaborar la cuenta de gestión. Estas anotaciones podrán registrarse en libros o fichas, de modo que pueda extraerse un balance general mensual. Todos los anticipos se anotarán en una cuenta provisional y se liquidarán a más tardar durante el siguiente ejercicio presupuestario, excepto cuando se trate de anticipos fijos.

3. El Centro elaborará un balance y una cuenta de gestión a más tardar el 30 de abril de cada año.

El balance reflejará la situación patrimonial del Centro a 31 de diciembre del ejercicio clausurado.

La cuenta de gestión comprenderá:

a) Un cuadro de «Ingresos», que incluirá:

- los ingresos que se prevé recibir del Fondo Europeo de Desarrollo, basados en los compromisos aprobados del ejercicio en curso y los incorporados de ejercicios precedentes;

- los ingresos efectivos procedentes de los impuestos sobre las retribuciones y los intereses percibidos;

- otros ingresos efectivos.

b) Un cuadro de «Gastos», que incluirá:

- los desembolsos efectivos por compromisos corrientes incorporados de ejercicios precedentes;

- los desembolsos efectivos o compromisos con cargo al presupuesto del ejercicio N;

- un cuadro resumen que refleje los desembolsos efectivos en concepto de mobiliario, equipo y otras partidas de inventario;

- los compromisos cuya incorporación al ejercicio siguiente haya sido autorizada.

c) Las «Notas» a los estados financieros, que incluirán:

- los principios contables aplicados;

- cuadros resumen de los créditos comprometidos, desembolsados, cancelados o incorporados correspondientes a los ejercicios anterior y en curso;

- las notas y cálculos detallados justificativos de las partidas que figuran en los cuadros.

4. Trimestralmente, se elaborará un estado financiero que refleje la situación por lo que se refiere a la ejecución del presupuesto en curso y al uso de los créditos incorporados; dicho estado deberá ser certificado por el contable y se remitirá al Consejo de Administración.

Artículo 26

Auditores externos

El Consejo de Administración del Centro designará, por un período máximo de tres años, a una empresa de auditoría, seleccionada mediante licitación y con arreglo a las recomendaciones del Director del Centro.

El cometido de los auditores será verificar los libros contables y la tesorería del Centro, comprobar que el balance y la cuenta de inventario se hayan elaborado correctamente y de buena fe, y velar por que la información sobre la contabilidad del Centro sea correcta.

El objetivo de la auditoría será verificar, basándose en documentos contables y, en su caso, in situ, la legalidad y regularidad de los ingresos percibidos y los gastos efectuados, y la calidad de la gestión financiera.

Tras el cierre de cada ejercicio presupuestario y, a más tardar, el 1 del mes de octubre siguiente a la expiración del ejercicio precedente, los auditores rendirán cuenta del cumplimiento de su misión al Consejo de Administración.

Basándose en ese informe y en los estados financieros, el Consejo de Administración aprobará la gestión del Director en la ejecución del presupuesto.

Artículo 27

Conforme a lo establecido en el noveno Reglamento financiero del FED, la Comisión (en nombre de la Comunidad), el Tribunal de Cuentas y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) podrán efectuar controles con respecto a la financiación recibida del FED por el Centro.

El Tribunal de Cuentas podrá verificar la legalidad y regularidad de los ingresos y gastos, y el cumplimiento de las disposiciones del Acuerdo de Cotonú y del noveno Reglamento financiero del FED.

VII. COMPETENCIAS DE LOS ORDENADORES, LOS CONTABLES Y LOS ADMINISTRADORES DE ANTICIPOS

Artículo 28

Todo ordenador que, al reconocer derechos de cobro, emitir una orden de cobro, contraer un compromiso de gasto o firmar una orden de pago incumpla lo dispuesto en el presente Reglamento financiero incurrirá en responsabilidad disciplinaria y, en su caso, pecuniaria. Esto mismo será válido en el supuesto de que omita extender un documento de reconocimiento de deuda o descuide o retrase injustificadamente la emisión de órdenes de cobro.

Sólo podrá exigirse esta responsabilidad cuando la falta se haya cometido intencionadamente o se deba a negligencia grave que le sea imputable.

Artículo 29

1. Todo contable incurrirá en responsabilidad disciplinaria y, en su caso, pecuniaria, cuando efectúe pagos sin atenerse a lo dispuesto en el artículo 19.

Será disciplinaria y pecuniariamente responsable de todo daño o pérdida en relación con fondos, valores y documentos bajo su custodia, siempre que tales daños o pérdidas se deban a falta intencionada o negligencia grave que le sea imputable.

En iguales condiciones, será responsable de la correcta ejecución de las órdenes que reciba con respecto al uso y la administración de las cuentas bancarias, y, más en concreto siempre que:

a) cobre o abone importes que no se correspondan con lo establecido en las pertinentes órdenes de cobro o de pago;

b) efectúe pagos a perceptores que no sean los derechohabientes.

2. Todo administrador de anticipos incurrirá en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria, siempre que:

a) no pueda justificar, con documentos válidos, los pagos que efectúe;

b) efectúe pagos a perceptores que no sean los derechohabientes.

Será disciplinaria y pecuniariamente responsable de todo daño o pérdida en relación con fondos, valores y documentos bajo su custodia, siempre que tales daños o pérdidas se deban a falta intencionada o negligencia grave que le sea imputable.

Artículo 30

1. Los contables y los administradores de anticipos deberán estar asegurados frente a los riesgos a que se refiere el presente artículo.

El Centro sufragará los correspondientes costes de aseguramiento. Deberá especificar qué categorías de miembros del personal desempeñarán las funciones de contable y administrador de anticipos, así como las condiciones en que sufragará los costes del aseguramiento de dicho personal frente a los riesgos inherentes al ejercicio de sus funciones.

2. Los contables y los administradores de anticipos percibirán complementos retributivos. La cuantía de estos complementos se fijará en un reglamento que elaborará el Centro y deberá aprobar el Consejo de Administración. El importe de los mismos se ingresará cada mes en una cuenta abierta por el Centro a nombre de cada uno de los citados agentes, a fin de crear un fondo de garantía destinado a cubrir todo déficit de caja o banco de que esas personas puedan ser responsables, siempre que tal déficit no haya quedado cubierto por las indemnizaciones de entidades aseguradoras.

El saldo acreedor de esas cuentas de garantía se abonará a los interesados una vez hayan cesado en sus funciones de contable o administrador de anticipos y hayan visto aprobada su gestión.

3. Corresponderá al Director aprobar la gestión del contable y el administrador de anticipos, basándose en el informe de los auditores externos, en el plazo de los dos años siguientes a la presentación de los estados financieros al Comité de Embajadores.

Artículo 31

La responsabilidad pecuniaria y disciplinaria de los ordenadores, los contables y los administradores de anticipos se determinará con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento de personal del Centro.

Artículo 32

Conflicto de intereses

El personal del Centro no podrá intervenir en la ejecución del presupuesto cuando sus intereses propios entren en conflicto con los intereses del Centro. Si llegara a producirse esta situación, el agente afectado deberá abstenerse de toda acción e informará a su superior jerárquico.

Existirá conflicto de intereses siempre que, en el contexto de la ejecución presupuestaria, el agente no pueda ejercer sus funciones con total imparcialidad y objetividad, como consecuencia de vínculos familiares o personales, afinidades nacionales o políticas, intereses económicos, o cualesquiera otros motivos que creen una vinculación entre sus intereses y los del beneficiario.

VII I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 33

En la adjudicación de contratos regirán las disposiciones generales aplicables en materia de contratos de obras, de suministros y de servicios, aprobadas por el Consejo de Ministros ACP-CE (*),

(*) (Decisión 2/2002 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 7 de octubre de 2002, con respecto a la aplicación de los artículos 28, 29 y 30 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú – DO L 320/1).

Artículo 34

Gestión por cuenta de terceros

1. Con arreglo a su mandato, el Centro podrá también gestionar recursos por cuenta de terceros. La relación de estos recursos deberá figurar en anexo del presupuesto del Centro.

2. La gestión de dichos recursos estará sujeta a lo dispuesto en el presente Reglamento financiero.

3. La gestión de estos recursos en nombre de terceros se hará a través de cuentas separadas.

4. Los estados financieros de cada fondo gestionado por el Centro en nombre de terceros incluirán un balance y una cuenta de ingresos y gastos, y reflejarán la situación a 31 de diciembre del ejercicio presupuestario de que se trate. Estos estados se certificarán conforme a las disposiciones del acuerdo firmado entre el Centro y el tercero considerado.

A falta de dichas disposiciones, la certificación correrá a cargo de los auditores externos del Centro.

5. Estos estados financieros figurarán en anexo de los estados financieros del Centro.

Artículo 35

1. Se llevará un inventario permanente de todos los bienes muebles e inmuebles que constituyan el patrimonio del Centro. Sólo los bienes muebles cuyo valor sea igual o superior a 350 euros se incluirán en el inventario. En todas las facturas se consignará el número de inventario antes de proceder al pago.

2. Las ventas de bienes muebles y de equipo cuyo valor de adquisición unitario sea superior a 350 euros deberán ser objeto de una adecuada publicidad.

3. Siempre que algún bien o pieza del inventario sea vendido o desechado, o falte por extravío o robo, o por cualesquiera otras razones, se dejará constancia de ello en escrito firmado por el Director y la persona responsable del equipo.

4. El Centro llevará un inventario material y contable, que se cotejarán entre sí periódicamente. Este cotejo deberá ser visado por los auditores externos.

Artículo 36

Los Estados ACP, los Estados miembros y la Comunidad quedan obligados a adoptar las disposiciones necesarias para la aplicación de la presente Decisión, conforme a cada uno corresponda.

Artículo 36 bis

Queda derogado el Reglamento financiero del Centro objeto de la Decisión nº 2/91, de 19 de abril de 1991.

Artículo 37

La presente Decisión entrará en vigor el día de su aprobación.

Hecho en Bruselas, el

Por el Comité de Embajadores El Presidente

[1] DO C […] de […], p. […].

[2] DO L 317 de 15.12.2000, p. 3

[3] DO L 317 de 15.12.2000, p.3 Acuerdo modificado por la Decisión n° 1/2003 del Consejo de Ministros ACP-CE (DO L 141 de 7.6.2003, p.25).

[4] DO L 317 de 15.12.2000, p. 3.

[5] DO L 83/1 de 01.04.2003, p. 1.