ES Diario Oficial de la Unión Europea C 304/33

INFORME

sobre las cuentas anuales de la Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos correspondientes al ejercicio 2008, acompañado de las respuestas de la Agencia

2009/C 304/07

ÍNDICE

Apartados Página INTRODUCCIÓN… 1-2 34 DECLARACIÓN DE FIABILIDAD… 3-12 34 COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA… 13-14 35 OTRAS CUESTIONES… 15 35 Cuadro… 36 Respuestas de la Agencia… 37

INTRODUCCIÓN

1. La Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos (en lo sucesivo denominada «la Agencia»), ubicada en Helsinki, se creó en virtud del Reglamento (CE) no 1907/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2006 (1). Su misión principal consiste en garantizar un nivel elevado de protección de la salud humana y el medio ambiente, así como la libre circulación de sustancias, como tales, en forma de preparados o contenidas en artículos, y fomentar al mismo tiempo la competitividad y la innovación. El presente Reglamento debe fomentar asimismo el desarrollo de métodos alternativos para evaluar los riesgos que plantean las sustancias (2). La Agencia disfruta de independencia financiera de la Comisión desde el 1 de enero de 2008.

2. El presupuesto de 2008 de la Agencia se elevó a 66,4 millones de euros. El número de personas empleadas por la Agencia al final del ejercicio era de 244.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD

3. De conformidad con el artículo 248 del Tratado, el Tribunal ha fiscalizado las cuentas anuales ( 3 ) de la Agencia que comprenden los «estados financieros» ( 4 ) y los «estados sobre la ejecución presupuestaria» ( 5 ) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2008, así como la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas.

4. o 1605/2002 del Consejo La presente declaración de fiabilidad está dirigida al Parlamento Europeo y al Consejo, al amparo de lo dispuesto en el artículo 185, apartado 2, del Reglamento (CE, Euratom) n1605/2002 del Consejo ( 6 )

Funciones del director

5. El director tiene atribuida, en su calidad de ordenador, la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera de la Agencia, bajo su propia responsabilidad y ajustándose a los créditos asignados ( 7 ) , y es responsable asimismo de la implantación ( 8 ) de la estructura organizativa y de los sistemas y procedimientos de gestión y control internos necesarios para que las cuentas definitivas ( 9 ) estén libres de incorrecciones significativas, ya sea por fraude o error, y para garantizar que las operaciones subyacentes a dichas cuentas sean legales y regulares.

Funciones del Tribunal

6. El Tribunal debe emitir, sobre la base de la fiscalización realizada, una opinión acerca de la fiabilidad de las cuentas anuales de la Agencia y una opinión sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas.

7. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y los códigos deontológicos de la IFAC y las ISSAI ( 10 ) . Estas normas exigen que el Tribunal cumpla con las exigencias deontológicas y que planifique y lleve a cabo la auditoría para obtener garantías razonables de que las cuentas estén libres de incorrecciones significativas y las operaciones subyacentes sean legales y regulares.

8. La fiscalización del Tribunal implica la aplicación de procedimientos destinados a obtener pruebas de auditoría acerca de los importes y la información presentados en las cuentas y de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes. La selección de estos procedimientos depende de su criterio profesional, que comprende la valoración de los riesgos de que se produzcan incorrecciones significativas u operaciones ilegales o irregulares, ya sea por fraude o error. Al efectuar esta valoración de los riesgos, se tiene en cuenta el control interno que incide en la preparación y presentación de las cuentas por la entidad con el fin de concebir los procedimientos de auditoría que resulten apropiados según las circunstancias. Al realizar su fiscalización, el Tribunal evaluará asimismo la idoneidad de las políticas contables utilizadas y el carácter razonable de las estimaciones contables efectuadas por la dirección, así como la presentación general de las cuentas.

9. El Tribunal considera que las pruebas de auditoría obtenidas son suficientes y adecuadas para emitir las opiniones que se exponen a continuación.

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

10. En opinión del Tribunal, las cuentas anuales de la Agencia ( 11 ) presentan fielmente, en todos los aspectos significativos, su situación financiera a 31 de diciembre de 2008 y los resultados de sus operaciones y flujos de tesorería para el ejercicio finalizado, conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero.

Opinión sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

11. En opinión del Tribunal, las operaciones subyacentes a las cuentas anuales de la Agencia correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2008 son, en todos los aspectos significativos, legales y regulares.

12. Los comentarios que se exponen a continuación no cuestionan la declaración emitida por el Tribunal.

COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA

13. Los pagos presupuestarios ascendieron a 36,4 millones de euros, el 54 % del importe comprometido. Las actividades operativas, en particular, sufrieron retrasos debido a las dificultades de implantación del sistema informático y a la falta de personal cualificado. Se previó un importe de 20 millones de euros en créditos de compromiso para actividades operativas, de los cuales se prorrogaron 8,2 millones de euros y 7,5 millones de euros se anularon. La situación descrita contraviene el principio de anualidad y revela insuficiencias en la planificación de las actividades de la Agencia.

14. En un número significativo de operaciones, por un total superior a los 0,4 millones de euros, el gasto no estaba amparado en un compromiso presupuestario y era, por tanto, irregular. Algunos créditos de pago se transfirieron indebidamente a 2009; en la mayoría de los casos, correspondían a actividades que debían ejecutarse en 2009 (12) y, en un caso, a un error en la evaluación de un compromiso (13). Esta situación indica que la Agencia debe mejorar sus procedimientos de seguimiento del uso de sus créditos.

OTRAS CUESTIONES

15. El director de la Agencia se nombró a sí mismo presidente del comité de selección en 14 procedimientos de contratación. Dadas sus prerrogativas como autoridad facultada para proceder a los nombramientos, no estaba garantizada la independencia (14) de los restantes miembros de estos comités de selección, que eran agentes temporales subordinados al director. La fiscalización de tres procedimientos desveló insuficiencias en la documentación que sintetizaba el trabajo de los comités, en particular, la ausencia de justificación de las decisiones adoptadas en varias fases del proceso de selección.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión del día 8 de octubre de 2009. Por el Tribunal de Cuentas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Cuadro 1 Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos (Helsinki) Ámbito de competencias comunitarias según el Tratado Competencias de la Agencia conforme al Reglamento (CE) no 1907/2006 (Reglamento REACH) y al Reglamento (CE) no 1272/2008 (clasificación y etiquetado de sustancias y mezclas) Gobernanza Medios a disposición de la Agencia en 2008 Productos y servicios facilitados en 2008 El fundamento jurídico del Reglamento por el que se crea la Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos (ECHA), el Reglamento REACH (CE) no 1907/2006, está constituido por el artículo 95 del Tratado CE. Objetivos La finalidad del Reglamento REACH es garantizar un alto nivel de protección de la salud humana y del medio ambiente, incluido el fomento de métodos alternativos para evaluar los peligros que plantean las sustancias, así como la libre circulación de sustancias en el mercado interior, al tiempo que se potencia la competitividad y la innovación. La Agencia debe ser una entidad central para garantizar que la normativa sobre sustancias y preparados químicos, los procesos de decisión y la base científica en que reposan gocen de credibilidad entre todas las partes interesadas y la opinión pública en general. La Agencia también debe desempeñar un papel central en la coordinación de la comunicación acerca del presente Reglamento y en su puesta en práctica. Es esencial que las instituciones comunitarias, los Estados miembros, la opinión pública en general y los interesados confíen en la Agencia, por lo cual es de vital importancia garantizar su independencia, un elevado nivel de sus capacidades científica, técnica y normativa, así como su transparencia y su eficacia. Funciones La finalidad de la ECHA es gestionar y, en algunos casos, ejecutar los aspectos técnicos, científicos y administrativos del Reglamento REACH y garantizar la coherencia a nivel comunitario en lo relativo a estos aspectos. La Agencia deberá facilitar a los Estados miembros y a las instituciones comunitarias el mejor asesoramiento científico y técnico posible en aquellas cuestiones relacionadas con las sustancias y preparados químicos de su competencia que se le remitan con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento REACH. Corresponde también a la Agencia llevar a cabo tareas relativas a la clasificación y el etiquetado de las sustancias químicas. En particular, la Agencia debe facilitar a los Estados miembros y a las instituciones comunitarias el mejor asesoramiento científico y técnico posible y proporcionar a la industria y a las autoridades competentes de los Estados miembros asesoramiento técnico y científico. 1. Consejo de Administración Composición Un representante de cada Estado miembro y por un máximo de seis representantes nombrados por la Comisión, incluyendo a tres personas, sin derecho a voto, en representación de las partes interesadas, y además dos personas independientes nombradas por el Parlamento Europeo. Función Principalmente, adoptar un programa de trabajo plurianual, el presupuesto definitivo, el informe general, y los reglamentos y procedimientos internos, y ejercer la autoridad disciplinaria sobre el director ejecutivo. Asimismo, nombrar una Sala de Recurso y a los miembros de los Comités. 2. Director Gestión diaria de la Agencia. 3. Otros órganos: varios Comités, el Foro de intercambio de información relativa al cumplimiento de la normativa, la secretaría y la Sala de Recurso 4. Control externo Tribunal de Cuentas. 5. Autoridad de aprobación de la gestión Parlamento, previa recomendación del Consejo. Presupuesto 66,4 millones de euros: Subvención comunitaria de 62,6 millones de euros. Ingresos por tasas: 3,8 millones de euros. Efectivos a 31 de diciembre de 2008 Puestos previstos en la plantilla: 220 Puestos cubiertos: 210 Otros puestos: 34 Agentes contractuales, expertos nacionales en comisión de servicio e interinos Total de efectivos: 244 Agentes encargados de: — tareas operativas: 164 — administrativas y de apoyo: 80 Preparativos y creación de capacidades como nueva Agencia en los ámbitos del registro, la evaluación, las autorizaciones y las restricciones, la clasificación y el etiquetado, y los comités. Desarrollo de un sistema informático REACH y de otros sistemas informáticos. Creación de sistemas de gestión y administración. Número de sustancias prerregistradas: 150 000; 65 000 compañías adheridas. Número de expedientes registrados: 1 460. Número de dudas resueltas por la asistencia técnica: 12 325. Número de directrices nuevas publicadas: 6. Número de directrices actualizadas publicadas: 10. Lista de posibles sustancias que podrían ser incluidas en el procedimiento de autorización: 15 sustancias Fuente: Información comunicada por la Agencia.

RESPUESTAS DE LA AGENCIA Apartado 13 Al igual que para las otras Agencias recién establecidas, la planificación de los gastos de ECHA fue difícil y su ejecución presupuestaria en 2008 fue mejorable. Para el primer ejercicio en el que la Agencia contó con autonomía financiera, el Consejo de Administración acordó asumir las previsiones establecidas por la Comisión para el presupuesto de 2008. Dichas previsiones se establecieron en el marco de un alto nivel de incertidumbre y fueron conservadoras. La rápida entrada en funciones (1.6.2008) y el número extremadamente alto de pre-registros (2,7 millones, en lugar de los 132 000 previstos) exigieron la concentración de recursos en una única actividad, lo que tuvo un impacto en el gasto en otros capítulos. En el 2009 el énfasis se pondrá en mejorar la planificación y en el seguimiento de los recursos. Apartado 14 La Agencia está de acuerdo con la observación del Tribunal de Cuentas. Las operaciones realizadas al final del ejercicio 2008 han supuesto un reto importante debido a que las unidades operativas y técnicas no disponían de agentes encargados de finanzas. En algunos casos esto tuvo como resultado una insuficiente documentación o la imposibilidad de cerrar totalmente todas las operaciones al final del ejercicio. Actualmente se dispone del personal adecuado y se han revisado y consolidado los procedimientos financieros así como los controles internos. En el 2009, se prestará una muy especial atención a las operaciones de final de ejercicio. Apartado 15 En los tres primeros trimestres del 2008, el Director presidió 14 comités de selección para cubrir puestos de cargos directivos y puestos clave porque la dirección existente en esas fechas actuaba con carácter interino. La participación del Director en el comité de selección se vio compensada por una evaluación externa de los candidatos a cargo de una empresa de consultoría independiente, la inclusión de un miembro del Consejo de Administración como observador, y el hecho de que varios miembros del comité de selección eran funcionarios de la Comisión en comisión de servicios. La Agencia ha decidido que, en el futuro, el Director no participe en los trabajos de los comités de selección. Por otra parte, se han establecido directrices para facilitar el trabajo de los comités de selección, en particular referente a la necesidad de motivar las decisiones que se tomen.

(1) DO L 396 de 30.12.2006, p. 1.

(2) El cuadro presenta de forma sintética y a título de información las competencias y actividades de la Agencia.

(3) Estas cuentas van acompañadas de un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera durante el ejercicio que ofrece información, entre otros extremos, sobre el porcentaje de ejecución de los créditos y una síntesis de las transferencias de créditos efectuadas entre las distintas partidas.

(4) Los estados financieros comprenden el balance y la cuenta de resultado económico, el cuadro de los flujos de tesorería, la variación en la situación de los capitales propios y el anexo a los estados financieros en el que se describen las principales políticas contables y explicaciones complementarias.

(5) Los estados sobre la ejecución presupuestaria comprenden la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria y su anexo.

(6) DO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(7) Artículo 33 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002 (DO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(8) Artículo 38 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002.

(9) Las normas sobre rendición de cuentas y contabilidad de las agencias figuran en el capítulo 1 del título VII del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002, modificado en último lugar por el Reglamento (CE, Euratom) no 652/2008 (DO L 181 de 10.7.2008, p. 23), y se han incorporado al reglamento financiero de la Agencia.

(10) Federación Internacional de Contadores (IFAC) y Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI).

(11) Las cuentas anuales definitivas fueron elaboradas el 15 de junio de 2009 y el Tribunal las recibió el 29 de junio de 2009. Las cuentas anuales definitivas, consolidadas con las de la Comisión se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea antes del 15 de noviembre del ejercicio siguiente y pueden consultarse en los sitios siguientes: http://eca.europa.eu o http://echa.europa.eu/publications/annual_accounts_en.asp

(12) Cuatro casos por un importe total aproximado de 576 000 euros.

(13) Por un importe de 100 000 euros.

(14) Artículo 11 bis del Estatuto de los funcionarios.