INFORME DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO de conformidad con el artículo 213 del Reglamento (CE, Euratom) nº 966/2012 sobre el contable y el auditor interno del Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) /* COM/2013/0936 final */





INFORME DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO de conformidad con el artículo 213 del Reglamento (CE, Euratom) nº 966/2012 sobre el contable y el auditor interno del Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) A. Introducción El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) fue establecido en 2010 mediante la Decisión 2010/427 del Consejo, de conformidad con el artículo 27, apartado 3, del Tratado de la Unión Europea. La Decisión 2010/427 establece en el considerando (15) que «se evitará duplicar innecesariamente los gastos, funciones y recursos con respecto a otras estructuras». En este contexto, el contable y el auditor interno de la Comisión han actuado, respectivamente, de contable y auditor interno del SEAE. La base jurídica de esta cooperación la constituyen los artículos 68, apartado 1, y 98, apartado 2, del Reglamento Financiero. El Reglamento Financiero establece, en su artículo 213, un reexamen de estos dos artículos en 2013, que deberá tener «debidamente en cuenta la especificidad del SEAE y, en particular, de las Delegaciones de la Unión, y, cuando proceda, la adecuación de la capacidad de gestión financiera del SEAE». La Comisión ha evaluado el funcionamiento del sistema con arreglo al cual el contable y el auditor interno de la Comisión actuarán, respectivamente, de contable y auditor interno del SEAE. El presente informe, sobre el cual ha sido consultado el SEAE, presenta los resultados de esta evaluación y concluye que se debe continuar con el sistema actual. El reexamen al que se refiere el artículo 213 del Reglamento Financiero es independiente del reexamen de la Decisión por la que se establece el SEAE[1]: el último está previsto en el artículo 13, apartado 3, de la Decisión por la que se establece el SEAE, se refiere a la organización y funcionamiento del SEAE y se realiza bajo la autoridad de la alta representante/vicepresidenta en 2013 y podría ir acompañado, en su caso, de las adecuadas propuestas de revisión de la Decisión por la que se establece el SEAE. B. Resultado del reexamen con arreglo al artículo 213 del Reglamento Financiero I. Contable Según lo previsto en el artículo 68, apartado 1, del Reglamento Financiero, el contable de la Comisión se encargará de una serie de tareas en materia de contabilidad para el SEAE. Estas tareas comprenden, en particular: – La tesorería (tesorería central y correcta ejecución de los pagos, conciliación de los registros contables del Banco Central, gestión administrativa de las administraciones de anticipos, validación de los «archivos de terceros» y las cuentas bancarias, gestión del sistema de alerta precoz), – El sistema y el marco contable, – La presentación de informes contables y jurídicos, – El cobro de deudas y gestión del procedimiento de compensación, – Los controles de calidad de todos los sistemas contables locales. La cooperación entre la Comisión y el SEAE es muy buena. Tanto el SEAE como los servicios competentes de la Dirección General de Presupuestos se declaran muy satisfechos con la situación actual. Las economías de escala son especialmente importantes en el ámbito de la gestión de la tesorería, la contabilidad y la elaboración de informes. Los servicios del contable de la Comisión tienen una experiencia única que cubre todos estos aspectos y, en particular, la función de tesorería. Entre ellos los siguientes: · La gestión administrativa de las administraciones de anticipos; · La arquitectura bancaria general necesaria para tratar las operaciones de pago de las instituciones y los correspondientes conocimientos técnicos que también se utilizan en apoyo a la banca y las necesidades de pago de las 140 Delegaciones de la UE en todo el mundo; y · Gestión optimizada del efectivo y de los riesgos y unos buenos procedimientos de continuidad de la actividad. Gracias al sistema actual, el SEAE no necesita contratar personal adicional. Actualmente, en la DG de Presupuestos de la Comisión, tres puestos están dedicados directamente a la realización de las nuevas tareas en materia de contabilidad y tesorería vinculadas con el SEAE, mientras que una estimación conservadora del número de personal necesario en el supuesto de que el SEAE creara su propia función de tesorería y contabilidad sería de, al menos, 15 personas. Además, salvo las funciones de tesorería y contabilidad directas, otras actividades horizontales en el sector de las finanzas y el apoyo presupuestario (tales como el desarrollo y el mantenimiento de los sistemas informáticos financieros, los servicios de recuperación, el servicio financiero central, etc...), cuyos recursos no fueron divididos en el momento de la creación del SEAE, son aportados actualmente por los servicios de la Comisión sobre la base de un acuerdo de nivel de servicios firmado con el SEAE. Este apoyo adicional se considera de gran calidad y permite economías de escala adicionales por lo que se refiere a los recursos que se necesitarían en caso de una internalización completa en el SEAE. Además, el contable de la Comisión establece las cuentas anuales y aborda con el Tribunal de Cuentas cuestiones relativas a varias otras instituciones. Los servicios contables de la Comisión han establecido procedimientos eficaces y buenas relaciones de trabajo con el Tribunal de Cuentas de las que se beneficia el SEAE. En resumen, crear un servicio de contabilidad independiente en el SEAE aumentaría inútilmente el número de personas empleado en las dos entidades puesto que cada una de las tareas clave antes mencionadas requeriría numerosos nuevos puestos en el SEAE, mientras que éstos ya han sido absorbidos con un mínimo de recursos adicionales por la Comisión. Por lo tanto, en opinión de la Comisión, la cooperación debe mantenerse. No se estima necesario introducir cambios en el sistema actual. II. Auditor interno Según lo previsto en el artículo 98, apartado 2, del Reglamento Financiero, el auditor interno de la Comisión ha actuado como auditor interno para el SEAE. Los siguientes argumentos hablan a favor de continuar dicho sistema. Las Delegaciones de la UE gestionan tanto los créditos administrativos del SEAE como de los créditos operativos del presupuesto de la Comisión. En principio, el personal del SEAE gestiona únicamente los créditos administrativos del SEAE, mientras que el personal de la Comisión solo gestiona los créditos operativos. No obstante, existen dos excepciones a este principio: el jefe de la Delegación, que pertenece al SEAE, es el ordenador subdelegado en relación con los créditos operativos del presupuesto de la Comisión (artículo 65, apartado 6, del Reglamento Financiero). El personal de la Comisión apoya al SEAE en la gestión de su presupuesto administrativo, principalmente actuando en calidad de agentes iniciadores. Las consecuencias de estas excepciones son que los dos circuitos financieros comúnmente utilizados por la Comisión y el personal del SEAE están estrechamente interrelacionados. A causa de esta situación, existe el riesgo de que los auditorías independientes de los dos circuitos financieros y los sistemas de control interno, gestionados por diferentes auditores internos, podrían dar lugar al solapamiento de las conclusiones o a recomendaciones divergentes. El segundo aspecto podría perjudicar a la credibilidad del trabajo de auditoría y sometería asimismo a los ordenadores de pagos y al jefe de Delegación al problema de tener que elegir entre dos opiniones sobre el mismo tema, lo que limitaría el valor del trabajo de auditoría. Integrar las auditorías internas también permitirá una comprensión más profunda de los problemas que se han planteado en ambos circuitos financieros. También podría contribuir a transferir los conocimientos adquiridos desde la auditoría de un circuito a la otra y exploraría y crearía sinergias entre ellos. Pueden existir argumentos que aboguen en favor de un auditor interno independiente para el SEAE, como el hecho de que si el auditor interno actúa para la Comisión y el SEAE, podría verse confrontado a situaciones en las que podrían no cumplirse las expectativas legítimas de cada institución como destinataria del servicio. Habida cuenta de las actuales normas y garantías, en particular por lo que se refiere a la independencia del auditor interno, este riesgo ha quedado suficientemente mitigado. Por lo tanto, en opinión de la Comisión, la cooperación debe mantenerse y no introducirse cambios en el sistema actual. C. Conclusión El presente informe pone de manifiesto que el sistema en el marco del cual han actuado el contable y el auditor interno de la Comisión, respectivamente, en calidad de contable y de auditor interno del SEAE, ha funcionado eficazmente y contribuye a notables economías de escala. Por consiguiente, debe mantenerse en el futuro. La Comisión mantendrá informados al Parlamento Europeo y al Consejo sobre toda evolución significativa en relación con el funcionamiento de este sistema en el contexto del informe resumido. [1] Decisión del Consejo, de 26 de julio de 2010, por la que se establece la organización y el funcionamiento del Servicio Europeo de Acción Exterior.