Informe

sobre los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías correspondientes al ejercicio 2001, acompañado de las respuestas del Observatorio

(2002/C 326/09)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Consejo de Administración del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (en lo sucesivo denominado el Observatorio), de conformidad con el apartado 11 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93(1) del Consejo.

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Observatorio correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001. Según el apartado 8 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el apartado 12 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo, modificado por el artículo 1 del Reglamento (CE) n° 3294/94 del Consejo(3). El Tribunal tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

5. Sin cuestionar la opinión de fiscalización reflejada en el apartado 4, el Tribunal quisiera no obstante hacer hincapié en las situaciones que se describen en los apartados 22 a 24 del presente informe.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Ejecución del presupuesto

6. La ejecución de los créditos del ejercicio 2001 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior se presenta en el cuadro 1(4).

7. Los créditos definitivos del ejercicio ascendieron a 9,2 millones de euros y se comprometieron por un total de 8,8 millones. Los créditos operativos (Título III), que se elevaban a 3,3 millones de euros, se comprometieron por un total de 3,2 millones. Los pagos efectuados con cargo a los créditos del ejercicio ascendieron a 6,5 millones; 2,5 millones fueron prorrogados al ejercicio siguiente y hubo de anularse un importe de 0,3 millones. Sólo el 59 % de los créditos operativos fueron objeto de pagos durante el ejercicio.

8. Los créditos prorrogados a 2002 se elevan a 2,4 millones de euros (lo que representa el 27 % de los compromisos) y son, en su mayoría, créditos operativos que se prorrogaron por valor de 1,4 millones (lo que representa el 44 % de los compromisos). La magnitud alcanzada por las prórrogas revela la necesidad de que el Observatorio refuerce la calidad y el seguimiento de su programa de actividades.

Estados financieros

9. Los cuadros 2 y 3 presentan de forma resumida la cuenta de gestión y el balance publicados por el Observatorio en su informe de actividad relativo a 2001, ejercicio en el cual este organismo reembolsó a la Comisión un importe equivalente al saldo anulado de los ejercicios anteriores.

10. En cuanto al balance, el Observatorio llevó a cabo en 2001 la amortización de sus valores inmovilizados de conformidad con el Reglamento (CE) n° 2909/2000 de la Comisión de 29 de diciembre de 2000. Los costes de amortización correspondientes a 2001 y a los ejercicios anteriores sumaron un total de 557194 euros, mientras que el importe neto de los valores inmovilizados alcanzó los 3229480 euros.

11. Dada la elevada cuantía de sus saldos bancarios, el Observatorio debería negociar con los bancos la posibilidad de obtener condiciones más ventajosas. Sería conveniente que el contable examinara periódicamente los tipos aplicados en los mercados financieros para garantizar una remuneración satisfactoria de los fondos.

Aplicación de las disposiciones financieras

12. El examen de los comprobantes de los gastos efectuados por la administración de anticipos muestra casos de imputación de gastos del mismo tipo a líneas presupuestarias diferentes, lo que vulnera el principio de especialidad. Sería conveniente que el contable del Observatorio controlara periódicamente, y sin notificación previa, el uso de los fondos confiados al administrador de anticipos y la llevanza de la contabilidad. Por otra parte, habría que presentar al final de cada mes al contable y al interventor la lista de los pagos efectuados, conforme a lo previsto en el artículo 6 de la decisión por la que se crea la administración de anticipos.

13. En sus informes anuales de 1999 y 2000(5) relativos al Observatorio, el Tribunal invitaba a éste a incorporar a su reglamento financiero las modificaciones en materia de IVA aportadas por el reglamento financiero aplicable al presupuesto general, incorporación que todavía no se ha realizado.

14. El Observatorio suscribió un contrato con la Comisión destinado a preparar a los países candidatos con miras a su participación en las actividades del primero. El proyecto resultante tenía asignado un presupuesto separado de 1056139 euros, que preveía la contratación de tres agentes auxiliares a fin de ocuparse de la ejecución del contrato. El coste salarial de los tres agentes fue imputado erróneamente durante seis meses(6) al presupuesto del Observatorio por un total de 81439 euros. La situación no se regularizó hasta octubre de 2001, pese a que el importe del proyecto fue abonado en su totalidad por la Comisión el 14 de marzo de 2001.

15. Las propuestas de compromiso de créditos(7) relativas a este proyecto no siempre estuvieron respaldadas por la documentación necesaria para apreciar la justificación de los importes que se comprometían.

16. Se celebró un contrato de dos años por valor de 20000 euros con un experto para que desarrollara el sitio web del Observatorio. De hecho se trata de la prórroga de un contrato anterior. El examen del expediente demuestra que, pese a conocerse la fecha de vencimiento del contrato anterior, no se dio ningún paso en su momento para organizar una convocatoria pública. Por otra parte, el nuevo contrato atribuye al Observatorio la ejecución de las tareas materiales ligadas al contrato con el argumento de que el trabajo debería ser asumido por sus propios servicios, lo que impide a este organismo adquirir conocimientos sobre el ámbito gestionado por el experto. A ello se añade que el contrato no incluye criterio alguno para medir si se han alcanzado los objetivos.

17. Un contrato(8) celebrado a finales de agosto de 2001 preveía que, a su firma, el Observatorio desembolsaría un anticipo del 30 %. El desembolso todavía no había tenido lugar en diciembre de ese año, pese a que en ese momento el contrato se había ejecutado casi en su totalidad. Los servicios gestores deberían supervisar periódicamente los expedientes para velar por el respeto de las disposiciones contractuales.

Compras de bienes y servicios

Sistema de previsión de necesidades

18. Hasta 2000, las adquisiciones de bienes y servicios dependían de las decisiones adoptadas en relación con el programa de trabajo anual y de los créditos presupuestarios. A raíz de la reforma interna del Observatorio, comenzó a ponerse en marcha un sistema de programación trienal. Las actividades principales se someten a un análisis que permite evaluar los recursos humanos y financieros que se requieren para su realización.

19. El Observatorio debería implantar un sistema de seguimiento formalizado y documentado que le permitiera analizar las divergencias entre las previsiones y la realidad.

Prospección del mercado

20. El Observatorio no procede de forma sistemática a una prospección del mercado cuando debe adquirir bienes o servicios. Para las compras ordinarias, recurre a sus proveedores habituales.

Elección del procedimiento

21. Uno de los argumentos alegados por el Observatorio para justificar su recurso a la contratación directa con el fin de renovar o prorrogar contratos existentes reside en la calidad de los servicios prestados y el interés en garantizar su continuidad. Este razonamiento no tiene en cuenta la finalidad de las normas sobre adquisiciones, que reside en impulsar la competencia mediante el recurso al mercado.

22. Una convocatoria restringida para adquirir ordenadores de oficina por un importe del orden de 80000 euros(9) imponía como condición a los licitadores haber suministrado ya al Observatorio material similar. Una restricción de este tipo, carente de todo fundamento jurídico, está absolutamente injustificada.

Evaluación de las ofertas

23. Los criterios de evaluación de las ofertas son definidos por el responsable del proyecto. Los términos muy generales de su definición dificultan la valoración cuantitativa de las ofertas por el comité de evaluación.

24. Las ofertas son evaluadas por un comité de tres miembros que emiten su opinión basándose en documentos remitidos por los licitadores. Habría que perfeccionar el formato de las respuestas que deben presentar los licitadores y dotarle de precisión de forma que el contenido de estas sea comparable.

25. El funcionamiento de los comités de evaluación y la definición de los criterios de evaluación deberían regirse mediante instrucciones específicas a fin de garantizar la igualdad de trato de los licitadores.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 25 y 26 de septiembre de 2002.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 36 de 12.2.1993, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo, el 26 de marzo de 2002 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Observatorio correspondientes al ejercicio 2001 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 8 de abril de 2002. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) DO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) Todos los cuadros del presente informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede originar pequeñas diferencias en los totales. Un guión indica un valor inexistente o nulo, mientras que la cifra 0,0 representa un valor inferior al límite del redondeo.

(5) DO C 373 de 27.12.2000 y DO C 372 de 28.12.2001.

(6) Marzo a agosto de 2001.

(7) Un importe de 60000 euros (línea presupuestaria 3311 - Misiones).

(8) EMC 1288. Importe 43790 euros.

(9) Véase el expediente ACPC/2/2001.

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria del ejercicio 2001NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Observatorio - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Observatorio en sus estados financieros.

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2001 y 2000

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NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Observatorio - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Observatorio en sus estados financieros.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2001 y al 31 de diciembre de 2000NB:

Los datos pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos del Observatorio - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por el Observatorio en sus estados financieros.

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Respuestas del Observatorio

4. El OEDT acoge con satisfacción el hecho de que el Tribunal de Cuentas haya comprobado que los estados financieros correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

5. El OEDT considera que las observaciones mencionadas no justifican que se preste una atención particular a la parte del Informe correspondiente a la opinión del Tribunal de Cuentas.

8. En una situación de no disponibilidad de créditos disociados, es siempre necesario un volumen importante de prórrogas automáticas para ejecutar las medidas previstas de conformidad con el calendario del programa de trabajo.

11. El OEDT toma buena nota de la sugerencia del Tribunal.

12. Como regla general, la lista de los pagos efectuados en régimen de administración se presenta mensualmente al contable y al interventor financiero. Con carácter excepcional, las listas correspondientes a los meses de julio, agosto y septiembre han sido presentadas conjuntamente. El OEDT se esfuerza por mantener la periodicidad mensual de estas prestaciones, a la vez que toma nota de las sugerencias del Tribunal con objeto de realizar controles por sorpresa adicionales a los controles mensuales de costumbre.

13. Con ocasión de la próxima revisión de su reglamentación financiera, y como consecuencia de la reforma del Reglamento financiero del presupuesto general de la Unión Europea, el OEDT examinará cómo dar curso a las sugerencias del Tribunal, teniendo en cuenta las características particulares del sistema de reembolso del IVA en Portugal.

14. Los tres agentes auxiliares contratados en el marco del proyecto Phare-OEDT han sido pagados mediante el mismo sistema administrativo y contable que el resto del personal, y en consecuencia sus salarios han sido imputados inicialmente al presupuesto del OEDT, en un intento de establecer una estructura administrativa y financiera ad hoc.

15. Los créditos de misiones son objeto de compromisos provisionales, habida cuenta de las previsiones del programa de trabajo. El OEDT, de acuerdo con la observación del Tribunal, documentará estas propuestas de compromiso con los instrumentos de programación que las justifiquen.

16. La naturaleza específica de las tareas a realizar ha motivado el recurso a un entendimiento directo, de conformidad con las disposiciones del reglamento financiero.

17. En el marco de la reforma de sus procedimientos internos, el OEDT está reforzando la coordinación entre sus servicios de operaciones y contables, con objeto de otorgar mayor responsabilidad a los ordenadores de pagos en cuanto al seguimiento de las operaciones que deben realizar.

19. En el marco de la puesta en práctica de su plan de reforma interna, el OEDT está dotándose de procedimientos formales (conformes a los principios de su nueva organización del trabajo por proyectos) para el seguimiento y evaluación de la ejecución de su programa de trabajo.

20. El OEDT no siempre cuenta con los recursos suficientes para efectuar un seguimiento sistemático del mercado.

21. Es exacto que en ciertos casos de renovación/prolongación de contratos, el OEDT ha dado preferencia a la continuidad y el mantenimiento de la calidad del servicio prestado. En el futuro, el OEDT se esforzará por recurrir a la competencia, aunque preservando estos aspectos que considera importantes.

22. El OEDT acepta la observación del Tribunal, por lo que ya ha suprimido este tipo de condición para las licitaciones iniciadas en 2002.

23. En el marco de sus procedimientos para la puesta en práctica del programa de trabajo y del presupuesto, el OEDT ya ha sensibilizado a los diferentes gestores del proyecto sobre la necesidad de que la definición de los criterios de concesión de los contratos públicos sea lo bastante específica y vele por la aplicación de las directivas mencionadas.

24 y 25. El OEDT ha adoptado procedimientos de coordinación interna destinados a garantizar una composición adecuada del comité de evaluación de las ofertas. Se realizará un esfuerzo adicional para seguir promocionando la aplicación de estos mecanismos.