COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO - Síntesis de los informes anuales de actividad y de las declaraciones de los Directores Generales y Jefes de Servicio

ÍNDICE

1. Introducción

2. Evaluación general de la acción de la Comisión en 2001

2.1. Principales logros políticos en 2001

2.2. Cuestiones transversales extraídas de los informes anuales

3. Aplicación de la reforma en 2001

3.1. Fijación de prioridades y asignación y uso eficaz de los recursos:

3.2. Cambios en la política de recursos humanos

3.3. Auditoría, gestión financiera y control

3.4. Cuestiones transversales sobre la reforma extraídas de los informes anuales:

4. Aplicación de las normas de control interno en 2001

4.1. Resumen de la aplicación de los componentes principales del control interno

4.1.1. Entorno de control

4.1.2. Resultados y gestión de riesgos

4.1.3. Información y comunicación

4.1.4. Actividades de control

4.1.5. Auditoría y evaluación

4.2. Conclusiones generales y medidas para apoyar el desarrollo ulterior de la aplicación del control interno

5. Reservas expresadas por los ordenadores delegados

5.1. Tipos de reserva

5.2. Temas/tendencias principales

5.2.1. Sistemas financieros y descentralización de las responsabilidades financieras

5.2.2. Gestión compartida/insuficiente poder de influencia de los Directores Generales

5.2.3. Auditoría y control

5.2.4. Contratación y formación

5.2.5. Modernización de los marcos y sistemas contables de la Comisión

6. Conclusiones generales

6.1. Situación de la Comisión

6.2. Acciones correctoras previstas

1. Introducción

El Libro Blanco «La Reforma de la Comisión» [1] señaló la necesidad de que la Comisión rindiera mejor cuentas y se responsabilizará en mayor medida de la eficacia de sus actividades. Por esta razón, en el marco de la introducción de la gestión por actividades [2] y la Carta del ordenador delegado, se pidió a los Directores Generales y Jefes de Servicio que elaboraran un informe anual de actividad que incluyera una declaración de garantía y las cuentas anuales.

[1] COM(2000) 200 de 1 de marzo de 2000.

[2] Véase la Comunicación (SEC(2001) 1197/6&7) de 25 de julio de 2001.

En la organización de la Comisión, la gestión por actividades se traduce en un ciclo integrado y orientado según las políticas que incluye cuatro componentes:

* Al comienzo del ciclo de planificación estratégica y programación, la estrategia política anual identifica las prioridades y las iniciativas asociadas y establece el marco general para los recursos.

* Sobre la base de este marco, el anteproyecto de presupuesto especifica detalladamente los recursos que se necesitan, mientras el programa legislativo y de trabajo de la Comisión traduce las prioridades políticas en acciones concretas.

* Los servicios de la Comisión establecen su programación operativa en los planes anuales de gestión, que canalizan los recursos disponibles hacia las actividades y acciones previstas en el ámbito político de que se trate.

* Para cerrar el ciclo, cada Director General o Jefe de Servicio elabora un informe sobre el trabajo realizado, la utilización de los recursos y los resultados obtenidos por el servicio respectivo, acompañado de una declaración en la que manifiesta su responsabilidad [3].

[3] Libro Blanco «La Reforma de la Comisión», medida 82.

El año 2001 fue el primer año en que todos los Directores Generales y Jefes de Servicio elaboraron informes anuales de actividad (en adelante denominados informes anuales), que se presentaron a más tardar el 1 de mayo de 2002. Estos informes anuales deben considerarse, por tanto, el primer paso de un ciclo completamente coherente por diversas razones. En primer lugar, la gestión por actividades se está introduciendo progresivamente (en particular, en 2001 sólo unos pocos servicios disponían de un programa de gestión y la primera estrategia política anual se adoptó para 2002). En segundo lugar, las normas de control interno deben seguir aplicándose los próximos años. En tercer lugar, los Directores Generales han realizado por primera vez declaraciones de garantía.

Por esta razón, no es sorprendente que la primera entrega de los informes anuales no sea homogénea. Son en cierto modo dispares, pero en este primer ejercicio no sería realista aspirar a la perfección. A pesar de estos fallos comprensibles, este primer ejercicio es un resultado positivo de la reforma: la introducción de informes anuales mejora la transparencia y la obligación de rendir cuentas porque la Comisión expone públicamente por primera vez los aspectos positivos y negativos de su funcionamiento.

Esta síntesis tiene por objeto presentar los logros (y las carencias) principales de la Comisión con respecto a sus objetivos estratégicos quinquenales [4]. A continuación, analizará la situación de la aplicación de la reforma en general y de las normas de control interno en particular. Las reservas y los comentarios realizados por los servicios se resumirán en términos de los principales problemas planteados y del significado general para el conjunto de la Comisión.

[4] Objetivos estratégicos de la Comisión 2000-2005: «Hacer la nueva Europa» (COM(2000) 154).

En la presente síntesis se ponen de relieve los elementos transversales más importantes extraídos de los informes anuales y se anuncian las medidas específicas para abordarlos. La Comisión apoya dichas medidas e informará sobre su progreso en la síntesis de los informes anuales del próximo año. La Comisión toma también nota de los planes de acción relacionados con las demás reservas y pide a los Directores Generales y los Jefes de Servicio responsables que informen sobre su progreso en el informe anual de 2002. Hay que señalar que la presente síntesis se basa también en el trabajo realizado por el Servicio de Auditoría Interna, cuyas conclusiones se han tenido en cuenta para elaborar el plan de acción adjunto.

La síntesis se transmitirá al Parlamento Europeo, al Consejo y al Tribunal de Cuentas Europeo. Estará acompañada de todos los informes anuales de los Directores Generales y los Jefes de Servicio.

2. Evaluación general de la acción de la Comisión en 2001

Sobre la base de los informes anuales de actividad de 2001, la Comisión actual puede señalar que, en el segundo año de su mandato, iba por muy buen camino para cumplir los objetivos estratégicos establecidos para el periodo 2000-2005 [5], aunque algunos ámbitos encontraron dificultades específicas.

[5] COM(2000) 154 final de 9.2.2000, disponible en http://europa.eu.int/comm/index_en.htm

Los siguientes apartados:

1) recordarán los principales logros políticos de la Comisión en 2001 en el marco de sus objetivos estratégicos quinquenales y

2) se centrarán en las cuestiones transversales más importantes extraídas de los informes anuales.

2.1. Principales logros políticos en 2001

Promover nuevas formas de gobernanza

Este objetivo incluye cuatro aspectos principales: una mayor participación de los agentes institucionales a nivel nacional, regional y local en la concepción y la aplicación de las políticas comunitarias; la mejora del marco regulador; la contribución de la Comisión a la preparación de la próxima Conferencia Intergubernamental; y el éxito del proceso interno de reforma (la situación de la reforma interna en 2001 se detalla por separado en el punto 3).

En julio, la Comisión adoptó un Libro Blanco sobre la Gobernanza Europea que defiende la necesidad de que todas la instituciones realicen una reforma conjunta dentro de los límites de los Tratados actuales. A continuación, inició un amplio proceso de consulta con las demás instituciones de la Unión Europea, los gobiernos nacionales, las regiones, los municipios y la sociedad civil. El deseo manifestado por el Parlamento Europeo de expresar su opinión antes de que la Comisión adoptara medidas sobre las acciones con implicaciones legislativas hizo que la Comisión intensificara el diálogo con el Parlamento y postpusiera seis meses las medidas para simplificar y mejorar el marco regulador. Sobre la base de los comentarios recibidos, en noviembre de 2001, la Comisión presentó al Consejo Europeo de Laeken un documento de consulta para simplificar y mejorar el marco regulador.

Otra medida concreta importante en este ámbito fue la adopción del Reglamento (CE) n° 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión. Este nuevo Reglamento garantiza un mayor grado de transparencia de los documentos y sienta una base fundamental para mejorar la gobernanza en la Unión.

En el año 2001 se celebró también el acuerdo para establecer la Convención, que empezó sus trabajos el 28 de febrero de 2002 y debe preparar la Conferencia Intergubernamental de 2004, que dará forma a la nueva Europa.

La nueva agenda económica y social

En sus objetivos estratégicos para 2000-2005, la Comisión señaló que la creación de un nuevo dinamismo económico y social en la Unión era una prioridad muy importante. La optimización de las posibilidades del mercado interior beneficiará a los ciudadanos y a las empresas, a través de la creación de nuevas oportunidades de empleo y el refuerzo de la competitividad de las empresas.

La Comisión preparó y coordinó minuciosamente la introducción del euro el 1 de enero de 2002, que ahora se reconoce ampliamente como un gran éxito.

En 2001, se adoptaron medidas positivas para crear el Estatuto de la sociedad europea, apoyadas por medidas para incentivar y favorecer el espíritu empresarial. Se realizaron también progresos importantes para aplicar las numerosas medidas anunciadas en el Plan de Acción sobre Servicios Financieros. Se pusieron en marcha iniciativas importantes para modernizar la política en materia de competencia, en particular una reforma de la política antimonopolio que conlleva la responsabilidad compartida de la aplicación.

Se publicó un Libro Verde sobre la reforma de la política pesquera común y hubo intensos intercambios con las diversas partes interesadas a fin de preparar las propuestas de la Comisión para su adopción en 2002.

En el contexto de la creación del Espacio Europeo de la Investigación, La Comisión adoptó las propuestas sobre el Programa marco de investigación y desarrollo tecnológico 2002-2006 y puso en marcha el debate y diversas iniciativas sobre la movilidad de los investigadores, las infraestructuras de investigación, así como la dimensión internacional y regional para mejorar la eficacia y la coherencia de la investigación en Europa.

En diciembre de 2001, se adoptó el nuevo marco regulador de las comunicaciones electrónicas.

A finales de 2001, se adoptaron todas las intervenciones de los Fondos Estructurales, dando así un nuevo impulso a la política de cohesión.

Como resultado de los importantes esfuerzos desplegados por la Comisión, la estrategia de desarrollo sostenible de la Unión Europea se adoptó en el Consejo Europeo de Gotemburgo, introduciendo la dimensión medioambiental en los capítulos económicos y sociales del proceso de Lisboa. En este marco se realizaron grandes progresos con respecto al mercado interior del gas y la electricidad, la realización de la iniciativa del Cielo Único aéreo, el programa GALILEO y el desarrollo de las redes transeuropeas. La Comisión adoptó también iniciativas para mejorar la accesibilidad al aprendizaje electrónico y facilitar el desarrollo del aprendizaje permanente, a fin de promover la sociedad del conocimiento y apoyar a los desempleados en sus esfuerzos para reincorporarse a la vida activa. El desarrollo sostenible se confirmó como una prioridad de la Comisión para 2002 y 2003.

La Comisión comenzó a aplicar la Agenda Social Europea aprobada en el Consejo Europeo de Niza. Siguió aplicándose la Estrategia Europea de Empleo y se puso en marcha el método abierto de coordinación en el ámbito de la inclusión social. El Consejo y el Parlamento Europeo continuaron las negociaciones sobre algunas propuestas legislativas de la Comisión en diversos ámbitos, en particular la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, la participación de los trabajadores y la igualdad de trato de hombres y mujeres.

Estabilizar nuestro continente y reforzar la voz de Europa en el mundo

Este objetivo tiene su origen en tres grandes desafíos: los cambios geopolíticos, la globalización y las debilidades del sistema internacional. En estos tres capítulos, la acción de la Comunidad en 2001 fue bastante eficaz.

En el campo de la ampliación, la Unión realizó progresos importantes en los dieciocho capítulos de las negociaciones para la ampliación previstos en la «hoja de ruta» para 2001. Esto permitió a la Unión mantener el objetivo de finalizar las negociaciones con diez países candidatos antes de finales de 2002. Los servicios de la Comisión continuaron también controlando activamente el cumplimiento del acervo comunitario. Esta actividad deberá proseguir e intensificarse en 2002 y 2003, al tiempo que se prepara la adhesión efectiva de los países candidatos. Esta doble tarea exigirá de la Comisión una mayor inversión en recursos humanos, tal como ya se ha indicado en la estrategia política anual y el anteproyecto de presupuesto para 2003.

En el ámbito de la política comercial, la Comisión contribuyó activamente al éxito del comienzo de una nueva ronda multilateral de negociaciones (el Programa de desarrollo de Doha) en la Conferencia Ministerial de la Organización Mundial del Comercio, celebrada en Doha en noviembre de 2001. Junto con el progreso continuo en otras negociaciones bilaterales y regionales, fundamentalmente las conversaciones UE-Mercosur, ello ha contribuido a restablecer la confianza en las perspectivas de la economía global y a dar respuesta a las legítimas preocupaciones de los ciudadanos acerca de su relación con el desarrollo sostenible, otra de las prioridades identificadas por la Comisión para 2002 y 2003.

Con respecto a la cooperación para el desarrollo, en febrero de 2001 el Consejo adoptó la iniciativa de la Comisión «Todo menos las armas», por la que se garantiza el acceso, exento de aranceles y cuotas, de las importaciones de los países menos desarrollados. En mayo de 2001, en la Tercera Conferencia de las Naciones Unidas sobre los Países Menos Adelantados, los miembros de las Naciones Unidas suscribieron el objetivo de otorgarles un trato similar.

Después de los acontecimientos del 11 de septiembre, la Comisión reaccionó con rapidez para contribuir a combatir el terrorismo y coordinar un conjunto de medidas políticas y financieras para la reconstrucción de Afganistán, aunque los procedimientos existentes deben revisarse para garantizar una respuesta rápida y eficaz a las grandes crisis internacionales. Estos acontecimientos demostraron también los límites de los recursos disponibles en la rúbrica 4 de las Perspectivas Financieras y puso de relieve la necesidad de un instrumento de flexibilidad específico y eficiente que permita a la Comisión responder más rápida y eficazmente a las crisis internacionales imprevistas y desempeñar un papel global en la escena internacional.

Una mejor calidad de vida para todos

El objetivo principal de la Unión en este ámbito es satisfacer las expectativas de los ciudadanos europeos y realizar elecciones que mejoren efectivamente su vida cotidiana.

Las medidas de la Comisión han mejorado la seguridad del tráfico marítimo, aéreo y vial, así como la seguridad del suministro de energía. En los ámbitos de la protección de los consumidores, la salud pública y la seguridad alimentaria, la Comisión presentó la propuesta de reglamento sobre la trazabilidad y el etiquetado de los organismos modificados genéticamente, publicó un Libro Verde sobre la protección de los consumidores, propuso un reglamento sobre la promoción de las ventas en el mercado interior y continuó los trabajos preparatorios para la instauración de la nueva Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria.

En el ámbito del medio ambiente, la Comisión adoptó una propuesta por la que se establece el sexto Programa Comunitario de Acción en materia de Medio Ambiente para 2001-2010. La Comisión contribuyó eficazmente al éxito de la Unión Europea para salvar el Protocolo de Kioto sobre el cambio climático y adoptó en octubre propuestas para ratificarlo y cumplir los compromisos de la Unión.

El ataque terrorista del 11 de septiembre ha situado la cuestión de la seguridad en la cima de la agenda política. El acuerdo de la UE sobre la orden de detención europea y la Decisión marco sobre la definición de los actos de terrorismo son un ejemplo de cómo puede la Unión reaccionar rápidamente para afrontar acontecimientos importantes que afectan a todos los ciudadanos. La Comisión adoptó también una Comunicación sobre alerta preventiva en situaciones de emergencia. Preparó también iniciativas para combatir las amenazas bioterroristas, tal como pidió el Consejo Europeo de Gante. No obstante, los progresos en la aplicación de la agenda de Tampere para el establecimiento de un espacio de libertad, seguridad y justicia en el Consejo han sido lentos y este tema se seguirá tratando en 2002 y más adelante.

2.2. Cuestiones transversales extraídas de los informes anuales

Los informes anuales de las Direcciones Generales ponen de manifiesto una serie de cuestiones transversales:

Aplicación de los programas de investigación con gastos compartidos

Varios Directores Generales encargados de estos programas consideran que la complejidad de la gestión financiera de las acciones indirectas derivada del marco legislativo -que engendra un riesgo de pago excesivo- es un problema importante y piden que los diferentes servicios afectados por los programas marco de investigación adopten un enfoque común. Los principales problemas están relacionados con:

* la existencia de sistemas complejos y múltiples de reembolso de los costes, y sus normas de aplicación;

* la ausencia de sanciones en los contratos tipo en caso de declaraciones exageradas por parte de los beneficiarios.

Varias auditorías de los diferentes servicios y las conclusiones de la auditoría del Tribunal de Cuentas han puesto de relieve la necesidad de adoptar medidas adicionales en este ámbito.

Medida 1: A más tardar a finales de 2002, la Comisión adoptará un plan de acción detallado para abordar la complejidad de la gestión financiera de las acciones indirectas gracias a la simplificación y a una mayor coherencia entre los diversos sistemas existentes actualmente y gracias a una mejor gestión de los contratos. Para luchar contra los riesgos actuales, se reforzará la eficacia de los controles realizados por los servicios pertinentes y se trabajará más en la protección de los intereses financieros de la Comunidad.

Relaciones exteriores:

En el contexto de la mejora de la mejora de la gestión y el impacto de la ayuda exterior, la Comisión ha puesto en marcha una amplia reforma de la gestión de los programas de ayuda exterior de la UE, en particular a través de la creación de la Oficina de Cooperación EuropeAid. La aplicación de la reforma ha progresado a buen ritmo, incluyendo la puesta en marcha de un nuevo enfoque en materia de programación para estimular la calidad, una nueva estrategia de evaluación y la clarificación de las responsabilidades respectivas de las DG RELEX. Los primeros resultados positivos se hicieron notar en la mejora de la imagen de la ejecución presupuestaria en 2001 y en los progresos en la reducción de atrasos de compromisos antiguos y en suspenso. No obstante, varios informes anuales de actividad subrayan que, como 2001 fue el primer año de aplicación de la reforma, es necesario seguir esforzándose para alcanzar sus objetivos. Además, en 2001 se inició también el proceso de desconcentración, que tiene por objeto dar más responsabilidades financieras y de gestión a las delegaciones de la UE respecto a los programas de ayuda exterior. Este proceso continuará en 2002 y 2003, por lo que su plena repercusión sólo podrá apreciarse después de su finalización.

Las relaciones exteriores requieren una atención específica desde dos puntos de vista. Desde el punto de vista político, algunas reservas suscitan la cuestión de la verdadera responsabilidad del ordenador delegado en las acciones conjuntas del ámbito de la Política Exterior y de Seguridad Común, dado que son decididas exclusivamente por el Consejo. Estas reservas tienen importantes repercusiones financieras que la Comisión discutirá en sus relaciones interinstitucionales. Desde el punto de vista de la gestión, as reservas resaltan los riesgos relacionados con la ayuda presupuestaria directa a los terceros países, que deben tenerse especialmente en cuenta cuando se evalúe el impacto de este tipo de ayuda. Otras reservas hacen hincapié en los riesgos generales asociados a la gestión de la ayuda exterior.

Medida 2: Al tiempo que confirmaba en varias ocasiones el contenido de la reforma RELEX y, sobre la base del informe anual del Auditor interno, la Comisión ha observado la necesidad de examinar las posibilidades de sinergia entre los servicios implicados en las relaciones exteriores. Los Comisarios RELEX, de acuerdo con el Presidente y el Vicepresidente Kinnock, deberían reexaminar cómo pueden organizarse mejor a largo plazo los recursos y las estructuras de las DG RELEX y Desarrollo, y EuropeAid para apoyar a los Comisarios RELEX en la realización de sus responsabilidades, que no han experimentado cambios. La Comisión estudiará propuestas en este sentido antes de finales de año. La Comisión considera que, como 2001 fue todavía una fase de arranque, deberán realizarse esfuerzos suplementarios para reforzar la reforma y hacerla plenamente eficaz. En este contexto, la Comisión examinará también y dejará claros los riesgos relacionados con la ayuda exterior y, en particular, con la ayuda presupuestaria directa como forma de ayuda al desarrollo y comunicará las conclusiones importantes a las demás Instituciones. Además, el próximo año evaluará también el funcionamiento de la operación de desconcentración para extraer lecciones sobre la efectividad y la eficacia de la introducción de cambios después de la aplicación de la reforma de la ayuda exterior.

Seguridad nuclear:

En el ámbito complejo de la seguridad nuclear, que incluye la seguridad de las instalaciones nucleares y del medio ambiente global, se plantearon cuestiones importantes en varios informes anuales de actividad: la cuestión de la competencia técnica disponible en la Comisión para supervisar eficazmente las actividades de asistencia en el ámbito nuclear, los problemas relacionados con el nivel de las verificaciones de la radioactividad medioambiental en el marco del artículo 35 del Tratado Euratom, los fondos de desmantelamiento para instalaciones nucleares de la Comisión y la cuestión de la competencia jurídica de la CE en el ámbito de la seguridad nuclear.

Todas estas observaciones pueden verse en un contexto político: una serie de Estados miembros cuestionan la competencia jurídica de la Comisión en este ámbito, al tiempo que se le pide, por ejemplo, que proporcione asistencia técnica para mejorar la seguridad nuclear en los países candidatos. Los informes anuales en cuestión señalan que la Comisión dispone de recursos insuficientes en el ámbito nuclear. Es necesario clarificar la competencia de la Comisión en el campo de la seguridad nuclear, responder a las expectativas de los ciudadanos en esta materia y garantizar el cumplimiento de las normas más estrictas de seguridad en todos los Estados miembros (actuales y futuros).

Medida 3: Las reservas específicas se abordarán antes de finales de año, por una parte, a través de un conjunto de propuestas de creación de un marco legislativo operativo para identificar las normas comunitarias de seguridad y conservar los fondos de desmantelamiento y, por otra, examinando cuidadosamente cómo están repartidas las capacidades técnicas en materia nuclear entre los servicios competentes a fin de mejorar su eficacia.

Fondos Estructurales (regionales, en favor del empleo, agrícolas y pesqueros):

En estos ámbitos, algunos informes anuales reflejan las dificultades de la Comisión para armonizar la gestión descentralizada de los fondos comunitarios a través de la transferencia de competencias a los Estados miembros con el mantenimiento de la plena responsabilidad en la ejecución del presupuesto comunitario. La Comisión considera que las disposiciones actuales en materia de rendición de cuentas y de reparto de responsabilidades con los Estados miembros no son satisfactorias y deberían revisarse para adaptarse mejor a la situación real. Con respecto a esto, hay que señalar que el principio de subsidiariedad significa que la Comisión debe actuar sin completa autoridad política manteniendo, con arreglo al Tratado, la plena responsabilidad de los fondos desembolsados. Los aspectos de gestión de estas cuestiones se abordan específicamente en la medida 12.

Medida 4: La Comisión intentará clarificar con el Consejo qué parte de responsabilidad le incumbe en la realización de los objetivos establecidos para la gestión compartida de los Fondos Estructurales. La Comisión realizará también propuestas para adaptar sus competencias de seguimiento y control a sus responsabilidades.

Ampliación:

Para asegurar una integración sin problemas de los países candidatos, los servicios de la Comisión deben garantizar la extensión de una serie de actividades a los nuevos Estados miembros y están dispuestos a garantizar su plena participación en las políticas de la UE desde el primer día de la adhesión. Además, varios informes anuales de los Directores Generales expresan preocupaciones sobre el control de la aplicación del acervo comunitario en los países candidatos y sobre la verdadera capacidad de algunos servicios para garantizar, con los efectivos actuales, la extensión de sus actividades a los nuevos Estados miembros de manera eficaz. Por esta razón, después de examinar cuidadosamente las necesidades de todos los servicios, la Comisión presentó a la Autoridad Presupuestaria una Comunicación sobre la incidencia de la ampliación en sus actividades y en sus recursos humanos entre 2003 y 2008. Para 2003, la Comisión ha establecido un mínimo absoluto de 500 puestos suplementarios.

La Comisión hace hincapié en la absoluta necesidad de garantizar en 2003 la financiación adecuada del coste de 500 puestos adicionales para preparar la ampliación. A tal efecto, la Autoridad Presupuestaria deberá explorar, junto con la Comisión, todas las posibilidades para adelantar algunos gastos administrativos en 2002 (anticipación de fondos) y, si es posible, poner a disposición créditos suplementarios mediante transferencias entre las instituciones. La disponibilidad de créditos suficientes a fin de contratar personal para la ampliación es fundamental para que la Comisión esté en condiciones de garantizar la preparación adecuada de la ampliación y la plena aplicación del acervo comunitario desde el primer día de la adhesión. La Comisión llama la atención de las demás instituciones, los Estados miembros y los países candidatos sobre la importancia de dichos preparativos.

Gobernanza

La Comisión continúa aplicando las acciones anunciadas en el Libro Blanco sobre la Gobernanza Europea y en otoño presentará un conjunto de medidas, junto con el informe final sobre el proceso de consulta.

Considerando la respuesta positiva del Consejo Europeo de Laeken, celebrado en diciembre de 2001, a su documento de consulta, la Comisión propuso el 5 de junio de 2002 un Plan de Acción sobre la forma de «legislar mejor» para simplificar y mejorar la calidad del marco regulador sin modificar el Tratado. Junto con el Plan de Acción, la Comisión adoptó dos Comunicaciones sobre las normas mínimas de consulta (objeto de una consulta pública independiente que se desarrollará hasta finales de julio de 2002) y la evaluación del impacto.

La Comisión ha hecho hincapié en que la aplicación del Plan de Acción «legislar mejor», propuesto en junio de 2002, requiere un esfuerzo conjunto de las tres Instituciones, así como de los Estados miembros. Por ello, la Comisión ha propuesto que, a fin de apoyar la aplicación del Plan de Acción, el Parlamento, el Consejo y la Comisión suscriban un acuerdo interinstitucional para aquellas acciones que dependan de las tres instituciones. El Consejo Europeo de Sevilla apoyó este enfoque e instó a las instituciones a concluir dicho acuerdo a más tardar a finales de 2002.

La Comisión aplicará las medidas enumeradas en el Plan de Acción «legislar mejor» de 5 de junio de 2002 y trabajará para llegar a un acuerdo interinstitucional sobre las medidas que son competencia del Parlamento, el Consejo y la Comisión. En otoño, la Comisión presentará un segundo conjunto de medidas en el marco del seguimiento del Libro Blanco sobre la Gobernanza Europea, que incluirán propuestas en materia de tratamiento de infracciones, comitología, organismos reguladores y contratos tripartitos.

3. Aplicación de la reforma en 2001

Después de un exhaustivo proceso de consulta interna, la Comisión presentó a principios de 2000 su Libro Blanco «La Reforma de la Comisión», que tiene por objeto modernizar la administración de la Comisión. La estrategia indicada en el Libro Blanco se centra en tres objetivos principales:

* mejorar la eficacia de toda la organización a través de una mejor definición de las prioridades y un mayor ajuste de las tareas y los recursos;

* maximizar el rendimiento del personal a través de cambios importantes en la gestión de los recursos humanos y la política de personal;

* una revisión de la gestión financiera sobre la base de una definición precisa de las responsabilidades de cada agente. Esto garantizará una utilización eficaz del dinero del contribuyente gracias a la mejora de la gestión financiera, la eficacia y la rendición cuentas.

El Libro Blanco incluye un ambicioso Plan de Acción para traducir los objetivos generales mencionados en acciones concretas con arreglo a un calendario ambicioso. Considerando que el calendario inicial prevé que la aplicación de la reforma se completará a más tardar a finales de 2002, el año 2001 fue determinante para conseguir que la reforma arraigue en la Comisión. Debe recordarse que los informes anuales son un resultado importante de la aplicación de la reforma, en particular de los principios de transparencia y de rendición de cuentas.

3.1. Fijación de prioridades y asignación y uso eficaz de los recursos:

Para garantizar la eficacia de todas sus actividades, la Comisión se ha centrado en los objetivos políticos esenciales, traduciéndolos en prioridades de actuación con una asignación adecuada de recursos, reafirmando así la primacía de las prioridades políticas. Esto significa que, al comienzo de año, la Comisión establece en primer lugar sus propias prioridades, iniciando después el procedimiento presupuestario para el año siguiente; esto condujo en 2001 a la creación de un ciclo de planificación estratégica y programación, destinado a orientar todas las actividades de la Comisión relativas a la identificación de prioridades, el procedimiento presupuestario y la preparación del programa legislativo y de trabajo sobre la base de una correspondencia precisa entre las actividades y los recursos (gestión por actividades).

Hay que señalar que uno de los aspectos del proceso de la estrategia política anual en el que la Comisión ha querido hacer hincapié ha sido el diálogo interinstitucional. Ha decidido que cada año, después de la adopción de la estrategia política anual para el año siguiente, abrirá un diálogo con el Parlamento Europeo y el Consejo sobre las prioridades establecidas en la estrategia política anual. Sobre esta base, y antes de adoptar su programa legislativo y de trabajo, la Comisión presentará un documento de evaluación que refleje el diálogo con las instituciones. La Comisión y el Parlamento Europeo han llegado a un acuerdo sobre el calendario y las modalidades operativas de este diálogo.

Como demuestran la mayoría de los informes anuales, los progresos realizados en este ámbito en 2001 con respecto a la aplicación fueron considerables: los hitos del ciclo (vid. introducción) fueron identificados e introducidos por los servicios. En particular, la preparación de planes anuales de gestión por parte de todos los servicios constituyó un importante avance. Algunos servicios señalan que la introducción de la gestión por actividades les ha ayudado a concentrar sus actividades en prioridades claras con objetivos precisos. Puede concluirse, por tanto, que la Comisión cumplió en 2001 lo que había anunciado en el Libro Blanco, lo que representa un logro importante si se tienen en cuenta las restricciones considerables de tiempo y de recursos con las que tuvieron que trabajar los servicios y el hecho de que un cambio tan importante sólo puede realizarse progresivamente.

A más largo plazo, está claro que la introducción del ciclo de planificación estratégica y programación y de la gestión por actividades es un «cambio de cultura». No obstante, es muy positivo que la aplicación haya seguido el modelo original sin retrasos o problemas importantes y haya revelado aspectos importantes que no se habían resaltado como tales en el Libro Blanco.

Es importante recordar también las diferentes experiencias realizadas anteriormente por los diversos servicios en este ámbito de la reforma: algunos servicios ya disponían de instrumentos avanzados de gestión, la mayoría sólo contaba con instrumentos de programación cotidiana y había muy pocos que no dispusieran de ningún instrumento importante. Por esta razón, la gestión por actividades, aunque introducida con éxito a nivel de la Comisión en 2001, no podría presentar un nivel homogéneo de dominio en los diferentes servicios de la Comisión.

Con respecto a la externalización, la Comisión adoptó en diciembre de 2001 un proyecto de propuesta modificada de reglamento del Consejo que introduce el concepto de «agencias ejecutivas» para gestionar los programas comunitarios en el marco de la forma de externalización «por delegación», integrando las sugerencias y las modificaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas y el Parlamento. La Comisión adoptó también en noviembre de 2001 una Comunicación sobre externalización «mediante la descentralización» en la que se establecían las condiciones de utilización de las redes de los organismos nacionales. Por último, se elaboró una guía interna para definir las tareas que pueden «subcontratarse», con un contrato tipo.

3.2. Cambios en la política de recursos humanos

El segundo pilar de la reforma tiene por objeto la modernización global de la política de recursos humanos de la Comisión. En primer lugar, la Comisión puso en marcha una serie de acciones para aprovechar plenamente las potencialidades de reforma en el ámbito del Estatuto del personal existente. En 2001, se adoptaron un gran número de decisiones sobre aspectos de la nueva política de personal. En segundo lugar, la Comisión preparó una propuesta de reglamento que modifica algunos aspectos de dicho Estatuto. Debido a su propia naturaleza, esto requirió un determinado periodo de consultas internas con el personal y «concertaciones» con los sindicatos, para permitir a la Comisión presentar al Consejo un conjunto equilibrado de propuestas de cambio del Estatuto del personal. Los objetivos más importantes son:

- reforzar el principio de mérito en la función pública europea a través de una mayor vinculación de las prestaciones con la evolución de la carrera profesional;

- modernizar la política de igualdad de oportunidades, las estructuras sociales a disposición del personal y las condiciones laborales. Dicha modernización es fundamental para que la Comisión pueda seguir contratando y conservando los mejores recursos humanos en un entorno donde cada vez hay más demanda de personal multilingüe altamente cualificado;

- mantener el rigor presupuestario en la ejecución de la reforma. Los costes propuestos son modestos en el contexto de una reforma importante y son conformes con el compromiso de la Comisión de respetar el límite máximo de gastos de la rúbrica V de las Perspectivas Financieras. Además, las medidas conducirán al control duradero de los costes a medio plazo.

En 2001, se registraron retrasos con respecto al calendario inicial para la preparación de un amplio conjunto de documentos orientativos. No obstante, las discusiones en el marco de un organismo de alto nivel, presidido por el anterior Secretario General del Consejo, Sr. Ersboell, tuvieron resultados muy positivos: el acuerdo alcanzado entre la Comisión y los sindicatos representativos de la mayoría del personal en términos electorales sobre el paquete global de la reforma de la política de personal. Este acuerdo incluye el compromiso de la Comisión de retirar el paquete de propuestas sobre la base de un acuerdo con las OSP en caso de que el Consejo proponga por unanimidad no tener en cuenta cualquiera de las garantías mencionadas en él. Este acuerdo ofrece una base sólida para continuar el proceso

El proceso de consulta con el personal y las «concertaciones con los sindicatos» condujeron a los siguientes resultados:

- El «Paquete global de medidas para la reforma de la política de personal» de octubre de 2001, que incluye quince capítulos. La decisión final sobre los primeros nueve capítulos correspondía a la Comisión. Afectan al capítulo social: permisos por motivos familiares y organización flexible del trabajo, igualdad de oportunidades, política social e infraestructuras sociales para el personal, acoso psicológico, formación, movilidad, comunicación de infracciones, disciplina, mantenimiento del nivel de las prestaciones, contratación, mandos intermedios, remuneración y pensiones. Las seis últimas cuestiones se discutieron con vistas a la orientación final de la Comisión: evaluación y promoción, estructura de la carrera, personal no permanente, servicio de mediación, jubilación flexible y revisión general del Estatuto del personal.

- El 20 de diciembre, la Comisión aprobó un proyecto de reglamento sobre las modificaciones del Estatuto del personal y las normas de aplicación de los sistemas de evaluación y promoción para someterlo al dictamen del Comité interinstitucional del Estatuto del personal. Dicho proyecto de reglamento incorpora todas las modificaciones de las normas básicas por la que se rige la función pública europea que la Comisión considera necesarias.

Los trabajos realizados en 2001 permitieron a la Comisión adoptar las demás decisiones durante el primer trimestre de 2002 (orientaciones sobre las descripciones de los puestos de trabajo, orientaciones sobre la movilidad, realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios, normas aplicables a los expertos nacionales en comisión de servicio en la Comisión, comunicación de infracciones, política social, servicio de mediación, orientaciones en materia de formación, mantenimiento del nivel de las prestaciones, evaluación y promoción) y presentar un proyecto de reglamento al Consejo para finalizar el proceso legislativo a mediados de 2003.

3.3. Auditoría, gestión financiera y control

Este capítulo de la reforma se debe a la necesidad de modernizar la gestión financiera y restablecer la confianza de la población en la gestión del presupuesto de la Unión Europea y el control de los gastos. La reforma tiene por objeto hacer que los procedimientos sean más sencillos, más rápidos y más fiables, descentralizando la responsabilidad de la gestión mediante su transferencia a las instancias más vinculadas al proceso decisorio y haciéndola más transparente. Las principales características de la reforma en este ámbito son:

- Mayor responsabilización de la autorización del gasto: las normas deben simplificarse y facilitarse su comprensión y, en la medida de lo posible, los responsables de la gestión deben ser también responsables de autorizar los gastos. En 2001, basándose en una evaluación de los riesgos asociados, la estructura organizativa y la relación coste-eficacia, los servicios pusieron en marcha nuevos circuitos de gestión financiera definiendo las fases fundamentales de la autorización de las operaciones financieras y respetando el principio básico de que las funciones de ejecución y verificación de una operación deberían mantenerse separadas. Cada servicio de la Comisión estableció también una estructura de auditoría interna para ayudar al Director General o Jefe de Servicio a verificar la eficacia de los controles internos.

- Separación del control financiero y la auditoría: hasta el año 2000, el control previo de los gastos y parte de su auditoría ulterior eran realizados por el mismo servicio central, lo que podía provocar conflictos de intereses. A mediados de 2001, el Servicio de Auditoría Interna paso a ser independiente del Control Financiero. Su cometido principal es dar garantías a la Comisión, a través de su dictamen independiente, de la calidad de los sistemas de gestión y control.

- El servicio financiero central, que se creó a mediados de 2000, se centró en 2001 en la propuesta de revisión del Reglamento Financiero, la definición y la orientación sobre las normas de control interno y gestión del riesgo para los servicios de la Comisión y el refuerzo de la gestión de contratos y los contratos públicos en los servicios de la Comisión. Además, se prestó especial atención al apoyo solicitado a través de servicios de asistencia, la formación y la información. Por último, la necesidad de reforzar los sistemas centrales de información financiera llevó a centrar la acción en la calidad general del sistema existente y el desarrollo de las nuevas funciones establecidas en el Libro Blanco (base de datos de contratos, registro central de facturas, gestión de la recuperación de créditos).

- Los Directores Generales y Jefes de Servicio deberán facilitar una declaración anual que garantice la legalidad y la regularidad de las operaciones realizadas y una utilización de los recursos acorde con el principio de buena gestión financiera.

Este capítulo de la reforma es el más avanzado en términos de aplicación, ya que se le dio la máxima prioridad sobre la base de las recomendaciones bastante detalladas del Comité de expertos independientes. La revisión de los procedimientos de gestión y control financieros requirió la realización de muchas acciones a nivel de los servicios. No obstante, como se indica en los informes anuales de actividad, aunque se han realizado progresos importantes en estos ámbitos, queda mucho por hacer para que las mejoras de la gestión financiera sean duraderas. Algunos servicios pusieron de relieve en sus informes anuales los problemas que había que superar para responder a dichos cambios fundamentales dado el número limitado de personal convenientemente cualificado del que se disponía y las dificultades de formación y de organización interna. En vista de los problemas que encuentran los servicios, en los planes futuros de contratación se tendrán en cuenta las necesidades de expertos financieros (vid. medida 14).

El nuevo Reglamento Financiero, que refleja los principios fundamentales de la reforma financiera y que entrará en vigor el 1 de enero de 2003, ha dado nuevo impulso a la cuestión del control interno y la gestión financiera. La transferencia de la función centralizada de visado previo significa que los servicios deberán concentrarse en su estado de preparación para asumir plenamente las nuevas responsabilidades (vid. medida 12). Además, los sistemas centrales de información financiera y contable de apoyo, que siguen mostrando algunos puntos débiles, deberán mejorarse como corresponde (vid. medidas 16 y 17).

3.4. Cuestiones transversales sobre la reforma extraídas de los informes anuales:

Escasez de recursos humanos:

Un número importante de informes anuales indican que se han infravalorado las necesidades de recursos humanos para aplicar la reforma. Debe recordarse que la Comisión examina normalmente todas las necesidades de recursos humanos y adopta decisiones al respecto en el contexto del ciclo de la estrategia política anual (EPA), que lleva a adoptar el anteproyecto de presupuesto y la decisión sobre la asignación de los recursos.

La Comisión ha adoptado ya algunas decisiones en este contexto. En julio de 2000, se asignaron 230 puestos a los servicios de la Comisión para facilitar la aplicación de la reforma. En 2000, un grupo inter pares de Comisarios confirmó la necesidad de 1 254 puestos, 580 de los cuales se destinaron a reforzar la gestión del programa y el control de la ayuda exterior y las medidas estructurales. Hay que recordar que, en su EPA para 2003, la Comisión ya decidió redistribuir entre los servicios un tercio de los puestos que iban a quedarse vacantes por jubilaciones anticipadas para aplicar la reforma. No obstante, algunas de estas medidas necesitan tiempo para ser plenamente eficaces. De manera más general, es necesario realizar un esfuerzo más sistemático para identificar las necesidades de recursos relacionadas con las actividades, especialmente teniendo en cuenta las nuevas funciones desempeñadas por los diferentes servicios y agentes de la Comisión como consecuencia del proceso de reforma.

Medida 5: Dada la falta de recursos humanos para aplicar la reforma, la Comisión prestará atención a las necesidades manifestadas por los Directores Generales en sus informes anuales, en el contexto del próximo ciclo de planificación estratégica y programación que se iniciará a finales de 2002. En este contexto, la Secretaría General elaborará un nuevo método de evaluación de las necesidades de recursos de las actividades existentes y nuevas.

Falta de orientaciones:

En algunos informes anuales, los Directores Generales se quejan de la falta de orientaciones de los servicios centrales sobre los diversos aspectos de la reforma. Hay que recordar que la Comisión ya está concediendo especial atención a la comunicación interna, a la formación y a cuestiones metodológicas en relación con aspectos esenciales de la reforma. No obstante, para responder a este deseo de exhaustividad y adecuación de las orientaciones, la Comisión intensificará sus esfuerzos en este ámbito, sobre todo con respecto a la gestión por actividades. Hay que señalar que la preparación de los planes anuales de gestión para 2003 representa para los servicios un paso decisivo para garantizar una gestión basada en mayor medida en los resultados.

Medida 6: La Secretaría General, en estrecha colaboración con la DG Presupuesto y la DG Personal y Administración, revisará los mecanismos de coordinación entre los servicios centrales para mejorar el servicio y el asesoramiento facilitados a los servicios operativos. Además, la Secretaría General preparará una guía detallada sobre la gestión por actividades a más tardar en octubre de 2002 y ayudará a los servicios a preparar sus planes anuales de gestión para 2003.

Sistemas de información:

Otro punto de acción concreta presente en varios informes anuales es la necesidad de resolver los problemas de interoperabilidad entre los sistemas de información. Actualmente, los usuarios no pueden aprovechar todo el potencial de los sistemas existentes. Sobre la base de la iniciativa e-Comisión, la Comisión seguirá persiguiendo activamente el objetivo de establecer sistemas homogéneos que permitan a todos los servicios mejorar su eficacia y sus resultados.

Medida 7: Se encargará a un grupo de trabajo interservicios que coordine la interoperabilidad de los sistemas de información existentes. Este grupo establecerá un plan de acción a más tardar en noviembre de 2002 y supervisará su ejecución.

4. Aplicación de las normas de control interno en 2001

El control interno abarca la totalidad de las medidas y los procedimientos concebidos y puestos en práctica por la dirección de una organización para asegurar la consecución de los objetivos tanto en términos económicos como de eficiencia y eficacia, el respeto de las normas externas y las políticas y reglamentos de gestión, la salvaguardia de los activos y la información, la prevención y la detección de fraudes y errores, la calidad de los registros contables y la presentación a su debido tiempo de información financiera y de gestión fiable.

El 13 de diciembre de 2000, la Comisión aprobó, junto con las Cartas de los ordenadores delegados o subdelegados, un conjunto de normas de control interno en el marco de esta amplia definición de control interno (SEC(2000) 2203). Estas normas deben considerarse como un conjunto de condiciones básicas que los servicios internos de la Comisión deberían cumplir en todos los ámbitos de la gestión de la Comisión, y no sólo en la gestión financiera. En este contexto, es importante resaltar que los sistemas de control deben intentar conseguir un equilibrio razonable entre los riesgos que pueden correrse y los costes para reducir al mínimo dichos riesgos. Ningún sistema puede proporcionar, con un nivel aceptable de costes, la garantía absoluta de que se detectarán todos los errores o se evitarán los fraudes deliberados.

El 30 de junio de 2001, los Directores Generales y los Jefes de Servicio presentaron un informe intermedio sobre el grado de aplicación de la reforma de la gestión financiera, teniendo especialmente en cuenta el nivel de aplicación de las normas. El 7 de noviembre de 2001, la Comisión aprobó un documento de síntesis de estos informes intermedios (SEC(2001) 1723/6). Este documento dejaba ver que, a finales de junio de 2001, se habían realizado progresos importantes en la realización de un conjunto de requisitos básicos intermedios, pero que todavía debía progresarse en una serie de ámbitos fundamentales a fin de aplicar plenamente las normas de control. Además, la Comunicación sobre la gestión por actividades, que respalda una serie de normas de control, menciona explícitamente algunas medidas fundamentales que deben aplicarse progresivamente en un periodo que se extiende más allá del 31 de diciembre de 2001.

Teniendo en cuenta el carácter progresivo de la aplicación de las normas de control y los calendarios correspondientes y para ayudar a los servicios a sacar balance de sus progresos en el primer año de los informes anuales, la Comisión estableció otros requisitos básicos intermedios que deberían cumplirse a más tardar el 31 de diciembre de 2001 y, a tal efecto, adoptó un calendario actualizado (SEC(2001) 2037/4). Esto permitió a los Directores Generales y Jefes de Servicio estimar las necesidades de aplicación hasta esa fecha, teniendo en cuenta por supuesto que algunas medidas dependerían de la fecha de las decisiones de la Comisión y de la disponibilidad de orientaciones centrales o deberían aplicarse de manera gradual.

4.1. Resumen de la aplicación de los componentes principales del control interno

La responsabilidad de establecer y mantener controles internos eficaces incumbe a los Directores Generales y Jefes de Servicio. En el capítulo 3 («Cuestiones de gestión y de control - normas de control interno») de los informes anuales se invita a los Directores Generales y Jefes de Servicio a exponer los progresos realizados en todas las cuestiones relacionadas con la gestión y a facilitar información sobre las insuficiencias o riesgos importantes que podrían ser relevantes para su declaración anual. A fin de registrar los progresos realizados, debían señalar hasta qué grado se habían cumplido los requisitos básicos de 31 de diciembre en lo que respecta a las normas de control interno. Los informes individuales variaban mucho en lo relativo a la profundidad del análisis de las cuestiones de gestión y control y a la estimación de la incidencia que estas podían tener en la declaración general, pero todos intentaron facilitar algunos indicadores fundamentales de los progresos realizados y algunos señalaron incluso evoluciones correspondientes al primer trimestre de 2002. Hay que señalar también que las garantías dadas por los Directores Generales en este primer ejercicio de informe se basaban sobre todo en estimaciones de la situación a finales de 2001 y no durante todo el año.

Los progresos realizados por los servicios de la Comisión se analizan en relación con cada uno de los cinco componentes principales en torno a los cuales se estructuran las normas de control interno utilizadas por los servicios de la Comisión: entorno de control, resultados y gestión de riesgos, información y comunicación, actividades de control, y auditoría y evaluación.

4.1.1. Entorno de control

El entorno de control se refiere a las condiciones básicas del funcionamiento del servicio, incluida la estructura administrativa y organizativa y la gestión de los recursos humanos. En concreto, las normas de control abarcan los siguientes aspectos: deontología e integridad, definición de misión, papel y tareas, competencia del personal, rendimiento del personal, delegación y gestión de funciones sensibles.

Con respecto a las normas de control correspondientes, el 75 % de los Directores Generales consideraron que habían cumplido al menos los requisitos básicos de 31 de diciembre de 2001.

Algunos requisitos, como la necesidad de evaluar más frecuentemente el rendimiento del personal y la descripción de los puestos de trabajo, sólo pueden cumplirse realistamente cuando se hayan aplicado plenamente algunas nuevas iniciativas. Otros ámbitos fundamentales, como la identificación y la gestión de funciones sensibles requieren más trabajo. Casi la mitad de los servicios deben realizar todavía el análisis detallado requerido para identificar dichos puestos y todos los controles para atenuar los riesgos asociados. Respecto a los puestos sensibles para los que dichos controles no se consideren adecuados, se recurrirá a la movilidad obligatoria. En vista de las dificultades de los servicios para cumplir esta norma, los servicios centrales de la Comisión deberán realizar un esfuerzo concertado para ayudarles mediante consejos y orientaciones prácticos.

4.1.2. Resultados y gestión de riesgos

Los resultados y la gestión de riesgos incluye cuestiones fundamentales referentes a la planificación, la programación y el control de la eficacia, y sustenta los principios del enfoque de la gestión por actividades. De manera específica, las normas de control incluyen el establecimiento de objetivos, la programación plurianual, la elaboración del plan anual de gestión, el control de los resultados en función de los objetivos y los indicadores, y el análisis y la gestión de riesgos.

Alrededor del 75 % de los Directores Generales consideraron que habían cumplido al menos los requisitos básicos de 31 de diciembre de 2001 relativos a estas normas de control. No obstante debe señalarse que muchas de estas normas, en concreto las relativas a la planificación y el control, sustentan las iniciativas en curso en el ámbito de la gestión por actividades y está previsto que se apliquen progresivamente durante un periodo de tiempo más largo.

Respecto a la determinación y la gestión de los riesgos, la mayoría de los servicios realizaron en 2001 una revisión exhaustiva de sus prioridades en materia de riesgos, que, para la Comisión, representa en conjunto un primer paso importante para la adopción de una cultura de gestión del riesgo. Debe hacerse hincapié en que esta era la primera vez que muchos Directores Generales consideraban los riesgos desde un punto de vista tan formal y que por primera vez se abordaban de manera tan explícita riesgos no financieros. Aunque esto constituye por sí mismo un avance importante, está claro que se trata de fases precoces del proceso. La información facilitada en los informes anuales sobre los riesgos es muy variada, lo que manifiesta una cierta inseguridad en el modo de determinar y gestionar los riesgos e, incluso, de considerarlos en el contexto de la declaración general. La gestión del riesgo no está todavía arraigada en las prácticas de trabajo de la Comisión y para que lo esté los servicios principales de la Comisión y sus servicios centrales deberán realizar un esfuerzo constante.

4.1.3. Información y comunicación

La información y la comunicación abarcan el establecimiento de procesos adecuados para gestionar la información y la notificación internas sobre cuestiones tales como la ejecución del plan presupuestario y de gestión y la utilización de los recursos. En concreto, las normas de control incluyen la adecuación de la información sobre la gestión, el registro del correo y el sistema de archivo y la notificación de irregularidades.

Alrededor del 70 % de los Directores Generales consideraron que habían cumplido al menos los requisitos básicos de 31 de diciembre de 2001. Como sucede con algunas normas de control, en estos ámbitos se prevé una aplicación progresiva, sobre todo con respecto a la información adecuada sobre la gestión y el registro de correo.

4.1.4. Actividades de control

Las actividades de control se centran en las funciones de control cotidianas esenciales que son normales en los servicios. En concreto, las normas de control interno cubren la documentación relativa a los procedimientos, la separación adecuada de tareas, las funciones de supervisión, el registro de las excepciones y la continuidad de las operaciones.

Alrededor del 70 % de los Directores Generales consideraron que habían cumplido al menos los requisitos básicos de 31 de diciembre de 2001. Se realizaron progresos importantes en una serie de ámbitos, en particular en la separación de tareas y la continuidad de las operaciones, pero la mayoría de los servicios deben desarrollar todavía otros ámbitos fundamentales. En la práctica, la documentación de los procedimientos debe ser revisada y puesta al día constantemente. No obstante, la prioridad inmediata ha sido la documentación de los procedimientos financieros. Aunque se ha invertido mucho esfuerzo en ello, unos quince servicios señalan que todavía deben finalizar su trabajo en este ámbito. Debe reconocerse que este proceso puede ser complicado y requerir mucho tiempo. Además, los servicios deberán velar también por que se documenten los procedimientos operativos.

La supervisión eficaz de los demás servicios es esencial para desarrollar un marco sólido de control interno y la mayoría de los servicios están actualmente estableciendo y poniendo en práctica lo que resulta adecuado para ellos. A fin de ayudarles, se han formulado algunas orientaciones básicas, pero los servicios centrales deberán velar por que se refuercen y se apoyen de manera práctica.

4.1.5. Auditoría y evaluación

La auditoría y la evaluación abarcan la gestión adecuada de las cuestiones de auditoría interna y externa, la función de evaluación y los procedimientos de autoevaluación de la gestión. En concreto, las normas de control cubren la identificación y la corrección de las insuficiencias del control interno, el seguimiento adecuado de los informes de auditoría (externa e interna), el establecimiento y funcionamiento de una estructura de auditoría interna, el establecimiento o acceso a una función de evaluación apropiada y la revisión anual por la dirección de sus propios procedimientos de control interno.

Alrededor del 75 % de los Directores Generales consideraron que habían cumplido al menos los requisitos básicos de 31 de diciembre de 2001.

Esta progresión regular muestra que varios de los requisitos básicos muy específicos se cumplieron ampliamente, por ejemplo el establecimiento de estructuras de auditoría interna y la revisión anual de los procedimientos de control interno. No obstante, hay que señalar que, debido a las dificultades de contratación de personal en 2001, muchas estructuras de auditoría interna establecidas en 2001 no realizarán un programa de auditoría completo hasta que no se contrate a nuevo personal competente (a partir de 2002).

Los servicios han realizado progresos en la aplicación de procedimientos para identificar y corregir las insuficiencias del control interno con respecto a los procedimientos financieros, pero en 2002 deberán extenderse a todos los procedimientos operativos.

Algunos servicios deben establecer todavía una función de evaluación especializada para apoyar eficazmente la elaboración de las políticas. Además, los resultados de la evaluación ayudarán a establecer los objetivos y las prioridades en el marco de los planes anuales de gestión.

4.2. Conclusiones generales y medidas para apoyar el desarrollo ulterior de la aplicación del control interno

Las conclusiones generales que pueden extraerse de los informes son por lo general positivas y alentadoras con respecto al modo en que los servicios juzgan sus propios progresos teniendo en cuenta los requisitos específicos en el ámbito del control interno. No obstante, deben continuarse los esfuerzos para garantizar la aplicación completa de las normas de control interno y para que en los servicios de la Comisión se establezca progresivamente un marco de control interno sólido y desarrollado.

2001 fue un año de transición en el que los servicios experimentaron algunos cambios importantes y debieron enfrentarse a muchas nuevas y ambiciosas iniciativas. No debería subestimarse el impacto de estos factores. El establecimiento de un marco sólido de control interno es un proceso evolutivo que requiere el compromiso permanente de la dirección.

La información facilitada en los informes anuales sobre estos puntos revelan que se han comprendido mejor las cuestiones de control interno. No obstante, debe recordarse también que se trata de la primera experiencia formal de este tipo para la dirección, lo que se refleja en cierta medida en la diversa manera en que los servicios informaron sobre sus propios problemas de gestión y de control. Como se ha indicado anteriormente, en la mayoría de los servicios las estructuras de auditoría interna no fueron plenamente operativas durante todo el año en cuestión. En el futuro, estos informes podrían mencionar más explícitamente los resultados de las auditorías, las implicaciones para la situación del control interno e, incluso, para la declaración anual. Tampoco debería subestimarse el papel de los servicios centrales. Los servicios han debido gestionar muchas iniciativas y, aunque la responsabilidad del control interno les corresponda en definitiva a ellos, necesitan disponer de ayuda y orientación constantes. Esto será especialmente cierto para el nuevo Reglamento Financiero.

Sobre la base de la aplicación de las normas en 2001 descrita anteriormente, deberá prestarse especial atención a las siguientes medidas:

Medida 8: La DG Presupuesto, en colaboración con la Secretaría General y la DG Personal y Administración, facilitará, antes de finales de 2002, apoyo y orientación práctica reforzados respecto a las normas relativas a las funciones sensibles y la supervisión, que se consideran muy importantes para el buen funcionamiento de los servicios de la Comisión.

Medida 9: Todos los servicios de la Comisión prestarán en 2002 especial atención a la concepción y la documentación de los procedimientos de control interno, sobre todo los procedimientos financieros destinados a prevenir errores, detectar las irregularidades y registrar las excepciones.

5. Reservas expresadas por los ordenadores delegados

La Carta de los ordenadores delegados requiere que los Directores Generales o los Jefes de Servicio firmen una declaración en la que ofrezcan una garantía razonable de que los recursos asignados a las actividades descritas en el informe anual de actividad respectivo se han utilizado para el objetivo previsto y de conformidad con los principios de buena gestión financiera, así como que los procedimientos de control existentes proporcionan suficiente seguridad sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes. A este respecto, hay que señalar que las orientaciones relativas a las declaraciones no fueron interpretadas completamente del mismo modo por todos los servicios. Se podría haber invitado a los Directores Generales y los Jefes de Servicio a reconsiderar las declaraciones para conseguir una interpretación más homogénea, pero esta repetición del proceso hubiera sido compleja y hubiera llevado tiempo. Además, este problema podría abordarse adecuadamente en el contexto de este ejercicio pidiendo a los servicios que examinen las reservas y comentarios tanto de la declaración como del informe.

La Carta prevé que la declaración puede incluir reservas destinadas a poner de relieve los riesgos que conllevan las operaciones o las acciones gestionadas por la Dirección General o el Servicio. Dichas reservas deberían señalar las deficiencias de la concepción o la aplicación de los sistemas de gestión y de control interno. También deberían mencionar las medidas correctoras que se han adoptado o se prevé adoptar. Hay que precisar, no obstante, que el recurso a las reservas no tiene por objeto vaciar de contenido la declaración, sino, por el contrario, proponer medidas complementarias para reducir los riesgos identificados.

Las orientaciones facilitadas a los servicios antes de realizar las declaraciones establecen los criterios específicos para su elaboración. En resumen, las reservas deberían cubrir los problemas importantes o las deficiencias que pueden limitar la capacidad del ordenador delegado para proporcionar la garantía razonable exigida en la declaración. En el proceso de preparación, se acordó también que los Directores Generales pudieran realizar comentarios en la sección «conclusiones» del informe para poner de relieve cuestiones importantes relacionadas con el buen funcionamiento de sus servicios o de toda la Comisión, no consideradas reservas en el ámbito de la declaración.

La presente sección de la síntesis:

- resume los tipos de comentarios y reservas realizados por todos los servicios;

- se concentra en los ámbitos relacionados con la gestión de los sistemas de control interno;

- trata los principales temas y las cuestiones comunes suscitados, evalúa las implicaciones y la importancia para toda la Comisión e indica qué acciones es necesario realizar.

5.1. Tipos de reserva

Las reservas presentadas en las declaraciones varían mucho en cuanto a alcance y contenido. Nueve Directores Generales no formularon reservas o realizaron comentarios en las propias declaraciones. Otros presentaron reservas y/o comentarios en su declaración o no distinguieron claramente entre ambos. Dado que este es el primer año que se realiza este ejercicio a nivel de la Comisión, en la presente síntesis no se distinguirá entre reservas y comentarios. Por razones prácticas, el término «observaciones» se utilizará para referirse tanto a las reservas como a los comentarios.

Veintisiete servicios realizaron observaciones en la propia declaración de garantía o refiriéndose a pasajes del informe. En total, teniendo en cuenta las reservas y los comentarios realizados en la propia declaración y en la parte principal de los informes, 31 servicios presentaron 135 observaciones.

Las orientaciones requerían que los Directores Generales facilitaran, para cada reserva, un análisis del problema, una evaluación del impacto (cuantificable si era posible) y conclusiones (incluyendo acciones necesarias y calendarios). También se recomendó a los Directores Generales que definieran el marco utilizado para evaluar el nivel de materialidad [6]. Se presupone que cada una de las reservas formuladas en la declaración tiene, por definición, un carácter material desde un punto de vista cuantitativo o cualitativo o por su naturaleza o contexto. La mitad aproximadamente de las observaciones realizadas por todos los Directores Generales adjuntaban de hecho planes de acción claramente definidos o información sobre las medidas ya puestas en marcha para resolver el problema expuesto. Pero, incluso en esos casos, había pocos ejemplos de identificación y cuantificación claras de la posible incidencia y pocas alusiones, si las había, al nivel de materialidad. En general, había pocas referencias específicas al nivel de materialidad tanto en la formulación de las propias declaraciones como en los textos de apoyo de la parte principal del informe.

[6] La definición exacta de materialidad figura en la página 14 del documento SEC(2002) 401.

No obstante, hay que señalar que no todas las observaciones requerían un plan de acción específico, bien por su naturaleza, por su materialidad limitada, por su carácter temporal o porque los costes para mejorar la situación actual serían demasiado altos en comparación con los beneficios previstos. Y en muchos de estos casos una de las medidas generales previstas en la presente síntesis proporciona el plan de acción. En otros casos, se trata más bien de una observación general sobre el entorno político que no requiere por tanto a priori un plan de acción.

Debe tenerse en cuenta que esta era la primera vez que se pedía a los Directores Generales que hicieran dichas declaraciones. No obstante, será necesario enfocar el proceso más coherentemente y garantizar que las declaraciones reflejen la situación real de la manera más precisa posible. El futuro dependerá en gran parte de la mejor comprensión que aportará la experiencia adquirida con el proceso. Está claro que algunas cuestiones plantearon problemas especiales. Varios Directores Generales tuvieron dificultades con la definición del concepto de materialidad (que significa simplemente importancia) y será necesario intentar resolver este problema con suficiente antelación para el ejercicio del año próximo, ya que se trata de un criterio fundamental indispensable para la credibilidad de todo el ejercicio de declaración anual. No obstante, conforme vayan comprendiendo mejor el proceso de informe anual y, en particular, la necesidad de limitar las reservas a las cuestiones realmente importantes, puede esperarse que los servicios abordarán dichas cuestiones de manera más coherente en los próximos años.

Dadas las divergencias en el modo de expresar las reservas y los comentarios, será necesario definir más claramente las orientaciones facilitadas a los Directores Generales sobre el tipo de reservas que pueden realizarse. Algunos problemas pueden ser solamente transitorios, por ejemplo el de las delegaciones cruzadas, sobre el que nueve Directores Generales formularon observaciones. No obstante, estos problemas deberán tenerse en cuenta para tratarlos en el futuro. En algunos servicios cambiaron los ordenadores delegados en 2001, habiéndose indicado este hecho en la declaración o en el propio informe, sin extraer conclusiones específicas sobre el impacto u otros efectos para la declaración. Esta cuestión se previó en las orientaciones facilitadas a los Directores Generales y se ha profundizado en las nuevas orientaciones que deben definir más claramente las modalidades para los próximos años (SEC(2002) 657).

Medida 10: La Secretaría General, en colaboración con la DG Presupuesto y la DG Personal y Administración y el Servicio de Auditoría Interna, revisará y mejorará antes de finalizar 2002 la metodología y las orientaciones para elaborar los informes anuales de actividad para 2002, prestando especial atención a la cuestión de la materialidad, la definición del alcance de las posibles reservas que pueden incluirse en las declaraciones adjuntas y el tratamiento de las delegaciones cruzadas.

5.2. Temas/tendencias principales

Las cuestiones comunes a muchos servicios se analizan más detalladamente a continuación, junto con su posible importancia para toda la Comisión.

5.2.1. Sistemas financieros y descentralización de las responsabilidades financieras

Casi la mitad de los Directores Generales que formularon observaciones manifestaron preocupaciones por los sistemas de gestión financiera y la adecuación de los controles internos (21 observaciones). Las cuestiones planteadas se referían, entre otras cosas, a aspectos específicos de la concepción del circuito financiero, los controles de los procedimientos de gestión de contratos, la documentación de los procedimientos, las modalidades de supervisión y al problema de si los servicios estarán debidamente equipados para afrontar responsabilidades financieras completamente descentralizadas. Esta cuestión ha recibido naturalmente un impulso reforzado en el Reglamento Financiero revisado, que entrará en vigor el 1 de enero de 2003 y que ya no prevé la función centralizada de visado previo.

Medida 11: En previsión del nuevo Reglamento Financiero, los Directores Generales y los Jefes de Servicio han empezado ya a establecer sistemas adecuados de control interno. A más tardar en noviembre de 2002, evaluarán en qué medida están preparados los sistemas existentes para realizar las nuevas tareas, en particular la adecuación de los circuitos financieros, y los servicios centrales de la Comisión adoptarán las medidas necesarias para apoyarles en este proceso. Concretamente, los elementos nuevos o modificados del nuevo Reglamento Financiero y sus normas de aplicación se incluirán en el marco actual de control interno a más tardar en octubre de 2002. La DG Presupuesto, en colaboración con la Secretaría General y la DG Personal y Administración, seguirá desarrollando instrumentos para ayudar a los servicios de la Comisión a adaptar sus sistemas de control existentes a fin de cumplir los nuevos requisitos y se elaborará un amplio programa de formación para apoyar el proceso.

5.2.2. Gestión compartida/insuficiente poder de influencia de los Directores Generales

Entre todas las observaciones realizadas, 23 eran claramente consideradas como ajenas al ámbito de influencia de los Directores Generales. No obstante, varias observaciones que podrían depender en gran medida de las acciones de organismos externos, deben ser gestionadas en parte o, en algunos casos, totalmente por la Comisión o los servicios. Varios Directores Generales se mostraron claramente preocupados por la cuestión de las disposiciones de gestión compartida o descentralizada en relación con los Estados miembros. Algunos mencionaron también los problemas de las agencias descentralizadas, en las que, aunque el Director General puede ser designado ordenador delegado, no tiene claras competencias para realizar el control efectivo.

Medida 12: La DG Presupuesto, en colaboración con la DG Personal y Administración y los servicios afectados, analizará este problema a más tardar en marzo de 2003. Presentará a la Comisión una propuesta sobre el alcance de las responsabilidades del ordenador delegado en los ámbitos donde se aplica la gestión compartida. Esto permitirá a los Directores Generales adoptar las medidas apropiadas en caso de que haya incertidumbres o de que surjan problemas.

5.2.3. Auditoría y control

Casi la mitad de los Directores Generales se refirieron directa o indirectamente a cuestiones relacionadas con la auditoría, incluidas las dificultades para realizar los controles sobre el terreno requeridos en el marco de las actividades de control de su propia gestión y del trabajo y el papel de sus propias estructuras de auditoría interna. La capacidad para alcanzar los niveles previstos de verificación sobre el terreno estuvo a veces condicionada por la insuficiencia de recursos o por las dificultades para obtener de los Estados miembros suficiente información relativa a los sistemas. Con respecto al funcionamiento de las estructuras de auditoría interna, varios Directores Generales aludieron a su inexperiencia relativa y reconocieron que las garantías ofrecidas hasta entonces eran limitadas, en particular para apoyar las declaraciones anuales. La auditoría y el control es un aspecto en proceso de evolución que se ha debatido mucho en toda la Comisión, incluyendo los informes anuales del Servicio de Auditoría Interna (IAS) y del Control Financiero. En este contexto, es necesario que, a más tardar a finales de 2002, cada servicio disponga de estructuras de control operativas adecuadas y que se hayan establecido modalidades coherentes de vigilancia a nivel central. Se realizará una clara distinción entre auditoría y control en consonancia con los principios internacionalmente aceptados de buena gobernanza.

Medida 13: A más tardar el 1 de diciembre de 2002, la Comisión garantizará que las responsabilidades de los actores fundamentales de la auditoría y el control, incluyendo los controles sobre el terreno, se hayan definido claramente, de conformidad con los principios mencionados en el Libro Blanco «La Reforma de la Comisión» y el nuevo Reglamento Financiero, las buenas prácticas y los principios internacionalmente aceptados de buena gobernanza.

5.2.4. Contratación y formación

Aproximadamente la mitad de los Directores Generales (32 observaciones) plantearon cuestiones relacionadas con la falta de recursos humanos. El amplio conjunto de problemas específicos mencionados abarcaba las deficiencias del propio proceso de contratación, la falta de personal debidamente cualificado en las listas de reserva y la necesidad consiguiente de formar a personal sin experiencia. Para dar solución a este problema recurrente, la Comisión emprenderá la siguiente medida:

Medida 14: La DG Personal y Administración revisará lo antes posible en 2002 los perfiles de las nuevas contrataciones que necesitan realizar los servicios en el ámbito de la gestión financiera y cuestiones afines, los comparará con el actual programa de concursos en este ámbito y, si procede, convocará concursos abiertos adicionales. A tal efecto, la DG Personal y Administración elaborará un plan, que la nueva oficina de contratación de personal, EPSO, aplicará a partir de principios de 2003. De manera transitoria, seguirá contratándose a agentes temporales para ocupar puestos permanentes vacantes hasta que puedan utilizarse listas de reserva suficientemente largas de los concursos correspondientes.

Medida 15: La DG Presupuesto ofrecerá al personal la formación necesaria en materia de gestión financiera, así como formación específica orientada a la ejecución del nuevo Reglamento Financiero. Organizará, junto con los servicios, la DG Personal y Administración y la DG Presupuesto, las sesiones de formación necesarias para los diferentes agentes del ciclo de gastos. Ya se han iniciado y se incrementarán las actividades en este contexto.

5.2.5. Modernización de los marcos y sistemas contables de la Comisión

Varios Directores Generales formularon observaciones al respecto y la propia DG Presupuesto formuló dos reservas importantes en este ámbito. La modernización de la contabilidad de la Comisión afecta a tres cuestiones fundamentales: modernización del marco contable y los procedimientos asociados, problemas relacionados con el sistema central de información de apoyo (SINCOM) y problemas relativos a los sistemas locales de información y, en particular, sus vínculos con el sistema central.

* Los requisitos de modernización relacionados con el marco contable de la Comisión afectan al grado de fiabilidad de la información financiera procedente de fuentes externas al sistema contable central y a la medida en que ese marco es conforme a los principios y normas aceptadas internacionalmente. Al tiempo que se sigue dando la misma prioridad a la calidad del sistema operativo actual, la modernización de este sistema mediante la aplicación de la contabilidad de ejercicio, prevista en la revisión del Reglamento Financiero, debería resolver estos problemas.

* En el SINCOM, la redundancia de algunos datos en la arquitectura de los sistemas de información y, en especial, el riesgo de falta de coherencia de la información facilitada por los ordenadores y por los servicios centrales es una verdadera fuente de preocupación. A finales de 2001, la DG Presupuesto puso ya en marcha un proyecto de «coherencia» para afrontar esta cuestión. La coherencia se verá también beneficiada por la descentralización de las funciones de control gracias a la revisión del Reglamento Financiero. Además, la DG Presupuesto ha emprendido también acciones para reforzar los controles de seguridad y el seguimiento de la pista de la auditoría que se realizarán en el sistema. La Comisión piensa abordar estas cuestiones urgentemente sobre la base de un plan coherente y viable.

* Por último, algunas observaciones se refieren a las insuficiencias de los sistemas locales y a la necesidad de mejorar la calidad de sus interfaces con el sistema central de información. En este contexto, la Comisión aprueba los diferentes planes de acción mencionados en los respectivos informes anuales. Se invita también a los servicios a elaborar, si es posible, soluciones comunes y a colaborar estrechamente con el Servicio Financiero Central a fin de optimizar el plan global del proyecto mencionado anteriormente, sobre todo en relación con las funciones que podrán desarrollar los sistemas centrales y la gestión eficaz del proyecto.

Medida 16: A más tardar a finales de 2002, la Comisión adoptará y comunicará a las demás Instituciones un plan coherente de aplicación de la modernización del marco contable, incluida la evolución progresiva hacia una base de contabilidad de ejercicio

Medida 17: A más tardar a finales de 2002, la Comisión adoptará una comunicación que incluya las orientaciones estratégicas para los futuros sistemas centrales de información financiera. En el plan del proyecto se establecerán tres prioridades absolutas: evitar las incoherencias debidas a la repetición superflua de datos y aplicaciones, reforzar los controles de seguridad y las disposiciones relativas al seguimiento de la pista de la auditoría en el sistema, y aplicar el Nuevo Reglamento Financiero a más tardar el 1 de enero de 2003.

6. Conclusiones generales

Las conclusiones generales que pueden extraerse de los informes y declaraciones son en general positivas, teniendo en cuenta que esta es la primera experiencia de la Comisión.

6.1. Situación de la Comisión

Los informes anuales y las declaraciones de garantía se concibieron e introdujeron como un instrumento indispensable de la reforma y de la rendición de cuentas en materia de gestión estructural. La novedad de este instrumento radica en su simplicidad y su eficacia para mejorar la obligación de rendir cuentas y la transparencia, en combinación con sus características fundamentales de autoevaluación y propiedad de las excepciones señaladas por la propia dirección, lo que a su vez da un impulso adicional a la autonomía de la gestión para adoptar medidas correctoras en los ámbitos sujetos al control de la Comisión.

Puede que la impresión general transmitida por la presente síntesis no sea muy reconfortante, ya que ofrece un cuadro de la situación actual de las funciones de control de la Comisión mucho más nítido y exigente que en cualquier otra ocasión anterior. Pero esta revelación constituye en sí misma un signo de la reforma en acción y debe apreciarse junto con las acciones que se están realizando actualmente en el marco de la reforma, que demuestran que se han realizado progresos para conseguir una organización más eficaz, aunque está claro que queda mucho por hacer para encontrar con el tiempo una solución a muchos de los riesgos existentes.

Este procedimiento conlleva también problemas estructurales que exigirán que la Comisión realice esfuerzos suplementarios, posiblemente más allá de los previstos en la reforma, por ejemplo progresos en los ámbitos de la gobernanza interna, la reparación de las insuficiencias del control de los sistemas institucionales de contabilidad e información, las limitaciones de recursos humanos y el problema estructural de cómo conciliar los riesgos de la delegación -inherentes a todas las estructuras de funcionamiento basadas en el principio de subsidiariedad- con el mantenimiento de la responsabilidad presupuestaria de la Comisión.

A medida que se progresa, la Comisión tiene también en cuenta todo lo que se aprende cuando por primera vez se introducen nuevos instrumentos de gestión, como los informes anuales y las declaraciones, que casi no tienen precedentes en muchos Estados miembros. La Comisión acoge con satisfacción las lecciones extraídas y las recomendaciones formuladas para mejorar el método en años sucesivos. A pesar de estas mejoras, no es imposible que en los próximos años se formulen nuevos comentarios y reservas. La Comisión no tiene conocimiento de ningún elemento que, en conjunto, pueda afectar considerablemente a la imagen que se desprende de los esfuerzos encomiables de este primer año. Esta imagen se basa claramente en la información de que dispone la Comisión. Elementos tales como la gestión compartida pueden limitar esta información.

También deberá revisarse el momento elegido para elaborar los informes anuales. Sobre la base del apartado 7 del artículo 60 y del apartado 4 del artículo 181 del nuevo Reglamento Financiero, a partir de 2004 la síntesis deberá ponerse a disposición de las demás instituciones antes del 15 de junio. Por consiguiente, la Comisión podría ya en 2003 presentar parcialmente el calendario de los informes anuales y la síntesis. Cualquier propuesta al respecto se tendrá en cuenta en la revisión de las orientaciones de la medida 9.

También es necesario señalar que los problemas y los fallos puestos de relieve por la introducción de la declaración de garantía en la Comisión no deben considerarse como un deterioro de la gestión de la Comisión. Todos los problemas mencionados existían antes de la reforma, pero el hecho de que la Comisión los reconozca y los asuma garantiza que ahora se adoptarán medidas adecuadas, se controlarán y serán objeto de un seguimiento.

6.2. Acciones correctoras previstas

En este contexto, la Comisión constata que el abanico de cuestiones planteadas por los Directores Generales en sus reservas es tan amplio que impide resolver todos los problemas simultáneamente. La Comisión tiene recursos limitados, tanto financieros como de personal. Debe también mantener un equilibrio adecuado entre la inversión de mayores recursos para mejorar la administración y la gestión y el refuerzo de su capacidad para elaborar y aplicar las políticas. Esto puede implicar la obligación de elegir entre diversas prioridades, lo que puede dar lugar a ajustes del calendario de las medidas establecidas en la síntesis.

La Comisión toma nota de todas las observaciones formuladas y cualquier acción ulterior prevista por los Directores Generales. Con respecto a las observaciones no tenidas en cuenta por las medidas generales indicadas anteriormente, la Comisión insta a los servicios a establecer, a más tardar en setiembre de 2002, planes de acción adecuados y el calendario correspondiente

Por último, la Comisión observa que los Directores Generales deberían presentar la información sobre los planes de acción al Comisario competente, que, sobre la base del informe anual y de cualquier otra información pertinente a su disposición, debería aceptar la versión final del plan de acción detallado. A continuación, los diferentes Comisarios serán responsables de la supervisión de la aplicación de las medidas acordadas por parte de los Directores Generales.

Con arreglo al principio de responsabilidad política colectiva del Colegio y de conformidad con el acuerdo marco sobre las relaciones entre el Parlamento Europeo y la Comisión, los Miembros responsables del presupuesto y la reforma administrativa presentarán la síntesis a las instancias competentes del Parlamento Europeo, en particular a la Comisión de Presupuestos y a la Comisión de Control Presupuestario.

Los demás Comisarios presentarán su apreciación política en el ámbito de su competencia con arreglo a las modalidades acordadas con las Comisiones Parlamentarias. Podrán pedir al Director General que presente su informe anual a la Comisión Parlamentaria afectada.

Medida 18: A más tardar en septiembre de 2002, los planes de acción de los informes anuales de actividad se incluirán en los planes de gestión anuales para 2002. Estos planes de acción se integrarán, si procede, en los planes de gestión anuales para 2003. El Comisario responsable supervisará los progresos realizados, que se examinarán en los próximos informes anuales.

Plan de Acción

El orden de las acciones sólo refleja su posición en el documento y no es un orden de prioridad

A) Cuestiones políticas transversales

Medida 1: Con respecto a los programas de investigación, a más tardar a finales de 2002, la Comisión adoptará un plan de acción detallado para abordar la complejidad de la gestión financiera de las acciones indirectas gracias a la simplificación y a una mayor coherencia entre los diversos sistemas existentes actualmente y gracias a una mejor gestión de los contratos. Para luchar contra los riesgos actuales, se reforzará la eficacia de los controles realizados por los servicios pertinentes y se trabajará más en la protección de los intereses financieros de la Comunidad.

Medida 2: Al tiempo que confirmaba en varias ocasiones el contenido de la reforma RELEX y, sobre la base del informe anual del Auditor interno, la Comisión ha observado la necesidad de examinar las posibilidades de sinergia entre los servicios implicados en las relaciones exteriores. Los Comisarios RELEX, de acuerdo con el Presidente y el Vicepresidente Kinnock, deberían reexaminar cómo pueden organizarse mejor a largo plazo los recursos y las estructuras de las DG RELEX y Desarrollo, y EuropeAid para apoyar a los Comisarios RELEX en la realización de sus responsabilidades, que no han experimentado cambios. La Comisión estudiará propuestas en este sentido antes de finales de año. La Comisión considera que, como 2001 fue todavía una fase de arranque, deberán realizarse esfuerzos suplementarios para reforzar la reforma y hacerla plenamente eficaz. En este contexto, la Comisión examinará también y dejará claros los riesgos relacionados con la ayuda exterior y, en particular, con la ayuda presupuestaria directa como forma de ayuda al desarrollo y comunicará las conclusiones importantes a las demás Instituciones. Además, el próximo año evaluará también el funcionamiento de la operación de desconcentración para extraer lecciones sobre la efectividad y la eficacia de la introducción de cambios después de la aplicación de la reforma de la ayuda exterior.

Medida 3: Las reservas en el ámbito de la seguridad nuclear se abordarán antes de finales de año, por una parte, a través de un conjunto de propuestas de creación de un marco legislativo operativo para identificar las normas comunitarias de seguridad y conservar los fondos de desmantelamiento y, por otra, examinando cuidadosamente cómo están repartidas las capacidades técnicas en materia nuclear entre los servicios competentes a fin de mejorar su eficacia.

Medida 4: La Comisión intentará clarificar con el Consejo qué parte de responsabilidad le incumbe en la realización de los objetivos de los Fondos Estructurales (FISCHLER). La Comisión realizará también propuestas (BARNIER) para adaptar sus competencias de seguimiento y control a sus responsabilidades.

B) Aplicación de la reforma

Medida 5: Dada la falta de recursos humanos para aplicar la reforma, la Comisión prestará atención a las necesidades manifestadas por los Directores Generales en sus informes anuales, en el contexto del próximo ciclo de planificación estratégica y programación que se iniciará a finales de 2002. En este contexto, la Secretaría General elaborará un nuevo método de evaluación de las necesidades de recursos de las actividades existentes y nuevas.

Medida 6: En relación con la aplicación continua de la reforma, la Secretaría General, en estrecha colaboración con la DG Presupuesto y la DG Personal y Administración, revisará los mecanismos de coordinación entre los servicios centrales para mejorar la orientación y el asesoramiento facilitados a los servicios operativos. Además, la Secretaría General preparará una guía sobre la gestión por actividades a más tardar en octubre de 2002 y ayudará a los servicios a preparar sus planes anuales de gestión para 2003.

Medida 7: Se encargará a un grupo de trabajo interservicios que coordine la interoperabilidad de los sistemas de información existentes. Este grupo establecerá un plan de acción a más tardar en noviembre de 2002 y supervisará su ejecución.

Medida 8: La DG Presupuesto, en colaboración con la Secretaría General, facilitará, antes de finales de 2002, apoyo y orientación práctica reforzados respecto a las normas relativas a las funciones sensibles y la supervisión, que se consideran muy importantes para el buen funcionamiento de los servicios de la Comisión.

Medida 9: Todos los servicios de la Comisión prestarán en 2002 especial atención a la concepción y la documentación de los procedimientos de control interno, sobre todo los procedimientos financieros destinados a prevenir errores, detectar las irregularidades y registrar las excepciones.

Medida 10: La Secretaría General, en colaboración con la DG Presupuesto y la DG Personal y Administración y el Servicio de Auditoría Interna, revisará y mejorará antes de finalizar 2002 la metodología y las orientaciones para elaborar los informes anuales de actividad para 2002, prestando especial atención a la cuestión de la materialidad, la definición del alcance de las posibles reservas que pueden incluirse en las declaraciones adjuntas y el tratamiento de las delegaciones cruzadas.

Medida 11: En previsión del nuevo Reglamento Financiero, los Directores Generales y los Jefes de Servicio han empezado ya a establecer sistemas adecuados de control interno. A más tardar en noviembre de 2002, evaluarán en qué medida están preparados los sistemas existentes para realizar las nuevas tareas, en particular la adecuación de los circuitos financieros, y los servicios centrales de la Comisión adoptarán las medidas necesarias para apoyarles en este proceso. Concretamente, los elementos nuevos o modificados del nuevo Reglamento Financiero y sus normas de aplicación se incluirán en el marco actual de control interno a más tardar en octubre de 2002. La DG Presupuesto, en colaboración con la Secretaría General y la DG Personal y Administración, seguirá desarrollando instrumentos para ayudar a los servicios de la Comisión a adaptar sus sistemas de control existentes a fin de cumplir los nuevos requisitos y se elaborará un amplio programa de formación para apoyar el proceso.

C) Temas relativos a la gestión horizontal

Medida 12: La DG Presupuesto, en colaboración con la DG Personal y Administración y los servicios afectados, analizará los problemas derivados de la gestión compartida a más tardar en marzo de 2003. Presentará a la Comisión una propuesta sobre el alcance de las responsabilidades del ordenador delegado en los ámbitos donde se aplica la gestión compartida. Esto permitirá a los Directores Generales adoptar las medidas apropiadas en caso de que haya incertidumbres o de que surjan problemas.

Medida 13: A más tardar el 1 de diciembre de 2002, la Comisión garantizará que las responsabilidades de los actores fundamentales de la auditoría y el control, incluyendo los controles sobre el terreno, se hayan definido claramente, de conformidad con los principios mencionados en el Libro Blanco «La Reforma de la Comisión» y el nuevo Reglamento Financiero, las buenas prácticas y los principios internacionalmente aceptados de buena gobernanza.

Medida 14: La DG Personal y Administración revisará lo antes posible en 2002 los perfiles de las nuevas contrataciones que necesitan realizar los servicios en el ámbito de la gestión financiera y cuestiones afines, los comparará con el actual programa de concursos en este ámbito y, si procede, convocará concursos abiertos adicionales. A tal efecto, la DG Personal y Administración elaborará un plan, que la nueva oficina de contratación de personal, EPSO, aplicará a partir de principios de 2003. De manera transitoria, seguirá contratándose a agentes temporales para ocupar puestos permanentes vacantes hasta que puedan utilizarse listas de reserva suficientemente largas de los concursos correspondientes.

Medida 15: La DG Presupuesto ofrecerá al personal la formación necesaria en materia de gestión financiera, así como formación específica orientada a la ejecución del nuevo Reglamento Financiero. Organizará, junto con los servicios, la DG Personal y Administración y la DG Presupuesto, las sesiones de formación necesarias para los diferentes agentes del ciclo de gastos. Ya se han iniciado y se incrementarán las actividades en este contexto.

Medida 16: A más tardar a finales de 2002, la Comisión adoptará y comunicará a las demás Instituciones un plan coherente de aplicación de la modernización del marco contable, incluida la evolución progresiva hacia una base de contabilidad de ejercicio.

Medida 17: A más tardar a finales de 2002, la Comisión adoptará una comunicación que incluya las orientaciones estratégicas para los futuros sistemas centrales de información financiera. En el plan del proyecto se establecerán tres prioridades absolutas: evitar las incoherencias debidas a la repetición superflua de datos y aplicaciones, reforzar los controles de seguridad y las disposiciones relativas al seguimiento de la pista de la auditoría en el sistema, y aplicar el Nuevo Reglamento Financiero a más tardar el 1 de enero de 2003.

Medida 18: A más tardar en septiembre de 2002, los planes de acción que falten o sean inadecuados se incluirán en los planes de gestión anuales para 2002. Estos planes de acción, al igual que los demás planes de acción, se integrarán, si procede, en los planes de gestión anuales para 2003. El Comisario responsable supervisará los progresos realizados, que se examinarán en los próximos informes anuales.