El conjunto de herramientas incluye algunas medidas vinculantes y otras opcionales. La digitalización obligatoria parece necesaria, por ejemplo, en el ámbito de los procedimientos de cooperación judicial transfronteriza, a fin de permitir una comunicación eficaz y ágil entre distintos países. Sin embargo, otras herramientas que pueden no ser vinculantes incluyen, por ejemplo, oportunidades para compartir información e intercambiar buenas prácticas.

La falta de planificación y coordinación han dado lugar a la creación de un abanico de herramientas informáticas nacionales, lo que plantea problemas para una interoperabilidad transfronteriza ágil, y esto ha provocado un aumento del uso de expedientes en papel en el ámbito nacional. A fin de hacer frente a este problema, al tiempo que se protegen las inversiones ya realizadas, los Estados miembros han explorado diversos planteamientos relativos a la digitalización de la cooperación judicial transfronteriza. Estos esfuerzos se produjeron, en su mayoría, en forma de iniciativas voluntarias entre los Estados miembros, las asociaciones de profesionales de la Justicia y la Comisión. Aunque esta cooperación ha dado lugar a diversas herramientas eficaces (en particular, e-CODEX), los Estados miembros todavía no las utilizan de forma homogénea.

Otro problema en la justicia de la UE es el uso persistente de expedientes en papel, que sigue predominando en los procesos judiciales a escala nacional y transfronteriza. Los procesos judiciales en la UE exigen el intercambio de información entre las autoridades competentes nacionales, lo que a menudo conlleva el uso de formularios normalizados o grandes volúmenes de datos. Sin embargo, la legislación en vigor de la UE no estipula el medio ni ningún trámite específico para dichos intercambios de información. Por tanto, en su mayoría, la comunicación sigue produciéndose en papel, lo que genera deficiencias en los intercambios transfronterizos (principalmente en términos de velocidad, fiabilidad, trazabilidad y coste), dificulta el acceso a la información de las personas y las empresas, y ralentiza los intercambios entre las autoridades de los Estados miembros.

Con algunas excepciones, un ámbito donde se ha detectado un ritmo lento de digitalización es el relacionado con los registros y las bases de datos. Tanto las personas físicas y jurídicas como los profesionales de la Justicia tienen dificultades para acceder a la información que tienen derecho a conocer. En muchas ocasiones, dicho acceso no es posible a través de internet, lo que de hecho se traduce en diversas deficiencias.

Asimismo, el proceso de digitalización debe tener en cuenta todas las necesidades de los grupos desfavorecidos. Las tecnologías digitales son cada vez más fáciles de usar y más accesibles para el gran público, independientemente de la edad o el nivel de educación, además de ser accesibles para personas con discapacidad. No obstante, las medidas institucionales, organizativas y técnicas deben garantizar el pleno acceso a la justicia de los grupos desfavorecidos y de las personas en situación de vulnerabilidad, como los niños y las personas mayores, que puedan carecer de los medios necesarios o las capacidades digitales. Las víctimas de delitos también deberían disponer de herramientas digitales acordes a sus necesidades específicas.

Debe garantizarse el derecho a un juez imparcial y a la tutela judicial efectiva. En concreto, en los procesos penales que se desarrollen en un entorno digital, deben tomarse medidas para evitar interferencias con los derechos de la defensa, incluido el derecho a la asistencia de letrado y el derecho a examinar las pruebas materiales. Del mismo modo, en procesos civiles, debe garantizarse la igualdad de armas.

3.1. Ayuda financiera a los Estados miembros

Desarrollar sistemas informáticos adecuados para su uso en el ámbito judicial requiere tiempo y, sobre todo, recursos. Por tanto, una estrategia exhaustiva que aborde la digitalización de la justicia en la UE debe tener en cuenta el acceso a la financiación.

La digitalización de los sistemas judiciales, la incorporación de las soluciones digitales existentes y la introducción de otras nuevas requieren inversiones considerables en infraestructura, diseño, implantación, mantenimiento y formación. Para alcanzar un ritmo de cambio adecuado, es necesario un enfoque doble:

·ayuda financiera a los Estados miembros para que inicien la verdadera transformación digital de sus sistemas judiciales, y

·apoyo para implantar iniciativas adoptadas a escala de la UE.

Deben utilizarse todos los medios disponibles para respaldar la transición a la justicia digital, incluidos los instrumentos nuevos de la política de cohesión, los nuevos programas «Justicia» y «Europa Digital», y el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia.

De hecho, el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia tiene por objeto respaldar las inversiones y reformas nacionales que resultan fundamentales para una recuperación sostenible. Por este motivo, a la hora de establecer directrices a fin de ayudar a los Estados miembros a preparar y presentar sus planes de recuperación y resiliencia para la implantación del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, la Comisión subrayó que la transformación digital del sector judicial es uno de los ámbitos en que se insta encarecidamente a los Estados miembros que enfoquen sus reformas e inversiones. Las iniciativas nacionales en este sentido pueden incluirse en el objetivo del 20 % de gasto relacionado con el aspecto digital en el marco del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, a fin de lograr una «Europa adaptada a la era digital».

Las nuevas propuestas de la política de cohesión 2021-2027 de la Comisión reconocen la necesidad generalizada de digitalización y refuerzan el vínculo con las recomendaciones específicas por país en el contexto del Semestre Europeo, que han identificado la digitalización de la justicia como una prioridad para algunos Estados miembros desde 2016. Los Estados miembros, por tanto, deben sacar el máximo partido de las oportunidades del nuevo periodo de programación, en concreto en el marco del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y del Fondo Social Europeo Plus.

El Instrumento de Apoyo Técnico ayuda a todos los Estados miembros a llevar a cabo reformas estructurales, incluido en el ámbito judicial. La Comisión ya tiene una experiencia considerable en la ejecución de proyectos relacionados con la digitalización de los sistemas judiciales en varios Estados miembros en el marco del actual programa de apoyo a las reformas estructurales.

La experiencia de la Comisión con respecto a la administración electrónica es que la transformación digital es un aspecto de las reformas estructurales de los sistemas judiciales que debería repercutir de forma positiva en estos (gobernanza, gestión de recursos humanos, gestión de asuntos, etc.). Un requisito previo para la digitalización de los sistemas es la reingeniería de esos procesos y el diseño de los sistemas con los que operan, siempre teniendo en cuenta a los ciudadanos y las empresas. La reforma estructural de la transformación digital sin tener en cuenta la reingeniería de procesos de alto nivel tendría un efecto limitado.

En cuanto a las iniciativas de digitalización a escala de la UE, debería ofrecerse apoyo a través de los nuevos programas «Justicia» y «Europa Digital». Ambos instrumentos promueven la digitalización de la justicia, por ejemplo, al respaldar la creación de soluciones interoperables para una cooperación transfronteriza más eficiente y al interconectar registros y bases de datos. El programa «Europa Digital» también brindará oportunidades para emprender iniciativas tecnológicas innovadoras de carácter multisectorial, en concreto aquellas basadas en la inteligencia artificial y las tecnologías de registro descentralizado (cadena de bloques).

Acciones propuestas ¿Quién lo haría? ¿En qué plazo? Respaldar la prestación de nuevos servicios a los ciudadanos y las empresas mediante la digitalización de los sistemas judiciales y los servicios públicos pertinentes a través de los instrumentos de la nueva política de cohesión. Comisión / Estados miembros En curso hasta 2027 Priorizar la inclusión de las actuaciones de digitalización de la justicia en los planes nacionales de recuperación y resiliencia. Estados miembros En curso hasta 2026 Presentar solicitudes en el marco del Instrumento de Apoyo Técnico para la digitalización de los sistemas judiciales. Estados miembros En curso hasta 2027 Ofrecer ayuda financiera en el marco de los programas «Justicia» y «Europa Digital» (2021‑2027) para iniciativas que permitan la digitalización de la justicia a escala de la UE. Comisión / Estados miembros En curso hasta 2027 Ejecutar proyectos concretos para la digitalización de los sistemas judiciales nacionales y los servicios públicos pertinentes, por ejemplo, creando registros y bases de datos electrónicos, sistemas de gestión de asuntos y canales de comunicación seguros, y equipando a las autoridades judiciales con herramientas de videoconferencia y garantizando la accesibilidad en la digitalización. Estados miembros En curso hasta 2027

3.2. Convertir el medio digital en la opción por defecto en la cooperación judicial transfronteriza en la UE

Hasta la fecha, la digitalización de los procedimientos de cooperación judicial transfronteriza se ha basado, sobre todo, en iniciativas voluntarias entre los Estados miembros. Sin embargo, este planteamiento ya no parece dar más de sí. Por ejemplo, en el ámbito del Derecho civil y mercantil, siete Estados miembros utilizan herramientas de comunicación digital para todos los instrumentos jurídicos de la UE pertinentes a la hora de comunicarse con otras autoridades competentes, mientras que otros seis países lo hacen en un contexto limitado y otros siete no los usan. Esta fragmentación genera ineficiencias persistentes; por ejemplo, el uso continuado del papel produce un coste económico innecesario y un impacto negativo en el medio ambiente. Además, el uso de herramientas de comunicación digital por sí solo no satisface las necesidades de unos procedimientos plenamente digitalizados, que precisan de regímenes jurídicos adecuados.

La Comisión ya ha propuesto un nuevo planteamiento sobre la digitalización en lo que respecta a determinada legislación de la UE. El 31 de mayo de 2018, propuso modificaciones al Reglamento sobre notificación y traslado de documentos y al Reglamento sobre la obtención de pruebas. Entre otras cuestiones, estos Reglamentos establecen un marco jurídico para la comunicación entre las autoridades nacionales en el ámbito de la cooperación transfronteriza. Las evaluaciones de impacto de la Comisión revelaron claramente que la cooperación actual, basada en documentos en papel, presenta diversas deficiencias y tiene un efecto negativo en el coste y la eficacia de los procesos judiciales. A fin de garantizar la pertinencia de los procedimientos en un mundo cada vez más digital, las modificaciones propuestas prevén la transmisión electrónica como la vía predeterminada de comunicación e intercambio de documentos. En junio de 2019, la UE adoptó la Directiva sobre reestructuración e insolvencia que permite el rescate de las empresas viables que se hallen en dificultades y que se dé una segunda oportunidad a los empresarios de buena fe que se encuentren en situación de insolvencia. Uno de sus objetivos es digitalizar de forma gradual los procedimientos de insolvencia, lo que ayudará a reducir su coste y duración.

Sirviéndose de esta experiencia, tal y como anunció en su programa de trabajo para 2021, la Comisión dará un paso al frente y propondrá legislación para avanzar en la digitalización de los procedimientos de cooperación judicial en asuntos civiles, mercantiles y penales. Dicha propuesta podría:

·exigir a los Estados miembros que utilicen por defecto los canales digitales para la comunicación transfronteriza y el intercambio de datos entre autoridades nacionales competentes;