Artículo 5

Documentos

Cuando las deliberaciones del Consejo Conjunto se basen en documentos justificativos escritos, dichos documentos irán numerados y serán distribuidos por su Secretaría como documentos de dicho Consejo.

Artículo 6

Notificación y orden del día de las reuniones

1.La Secretaría notificará a las Partes la convocatoria de una reunión y pedirá contribuciones para el orden del día a más tardar treinta (30) días antes de la reunión. En caso de un asunto urgente y/o de circunstancias imprevistas que deban examinarse, la reunión podrá convocarse con poca antelación.

2.La Secretaría del Consejo Conjunto elaborará un orden del día provisional para cada reunión, que la Secretaría transmitirá a la presidencia y los miembros del Consejo Conjunto a más tardar catorce (14) días antes del inicio de la reunión.

3.El orden del día provisional incluirá los puntos acerca de los cuales la Secretaría del Consejo Conjunto haya recibido una solicitud de una Parte para su inclusión en el orden del día.

4.Al comienzo de cada reunión, el Consejo Conjunto adoptará el orden del día. Previo acuerdo de las Partes, será posible añadir puntos adicionales a los que figuran en el orden del día provisional.

5.El presidente del Consejo Conjunto podrá, previo acuerdo de todas las Partes, invitar a expertos a asistir a sus reuniones para que faciliten información sobre temas específicos.

Artículo 7

Informe de la reunión

Salvo que las Partes acuerden otra cosa, el informe de cada reunión será elaborado por la Secretaría del Consejo Conjunto y adoptado al final de cada reunión.

Artículo 8

Decisiones y recomendaciones

1.Tal como se dispone en el artículo 102 del Acuerdo, el Consejo Conjunto adoptará por consenso las decisiones o las recomendaciones en los casos previstos en el Acuerdo.

2.Cuando el Consejo Conjunto esté autorizado en virtud del Acuerdo a adoptar decisiones o recomendaciones, estos actos se denominarán, respectivamente, «decisión» o «recomendación» en el informe de las reuniones. La Secretaría del Consejo Conjunto atribuirá a cada decisión o recomendación adoptada un número de serie e indicará su objeto y su fecha de adopción. En cada decisión o recomendación se especificará la fecha de su entrada en vigor.

3.En caso de que un Estado del AAE de la SADC no esté presente, la Secretaría comunicará las decisiones y/o las recomendaciones de la reunión al miembro que no haya podido asistir a la reunión. El Estado del AAE de la SADC facilitará una respuesta por escrito en un plazo de diez (10) días naturales a partir del envío de las decisiones y/o las recomendaciones, en la que indicará con qué decisiones y/o recomendaciones no está de acuerdo, incluidos los motivos para ello. En caso de ausencia de la respuesta por escrito arriba mencionada en un plazo de diez (10) días naturales, las decisiones y/o las recomendaciones se considerarán adoptadas. En caso de que el Estado del AAE de la SADC que no estuvo presente no esté de acuerdo con las decisiones y/o las recomendaciones, se aplicará el procedimiento del apartado 4.

4.En el período entre reuniones, el Consejo Conjunto podrá adoptar decisiones y recomendaciones por procedimiento escrito o por medios electrónicos si ambas Partes así lo deciden. Un procedimiento escrito consistirá en un intercambio de notas entre representantes de las Partes.

5.Las decisiones y las recomendaciones adoptadas por el Consejo Conjunto se autenticarán mediante la entrega de una copia auténtica firmada por un representante de la Unión Europea y por un representante de los Estados del AAE de la SADC.