ES Diario Oficial de la Unión Europea C 295/1

Informe de Actividades del Comité de Vigilancia de la OLAF

Junio de 2007-mayo de 2008

(2008/C 295/01)

Miembros del Comité de Vigilancia de la OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZPresidenteFiscal del Tribunal Supremo, EspañaKálmán GYÖRGYIAsesor Principal del Ministerio de Justicia e Interior, Abogado del Estado de la República de Hungría (jubilado), HungríaPeter STRÖMBERGDirector del Consejo de Supervisión de Contables del Sector Público, SueciaDiemut R. THEATOEx Diputado del Parlamento Europeo, ex Presidente del Comité de Control Presupuestario, AlemaniaRosalind WRIGHTPresidenta del Grupo Consultivo en Materia de Fraude, Reino Unido

ÍNDICE

PREFACIO DEL PRESIDENTE AL INFORME DE ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

INTRODUCCIÓN

I. MÉTODOS DE TRABAJO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

I.1. Reuniones

I.2. La Secretaría

II. FUNCIONES DE INVESTIGACIÓN DE LA OLAF

II.1. Control de las funciones de investigación de la OLAF: consolidación de la independencia de la OLAF

II.1.1. Control regular a iniciativa del Comité de Vigilancia [artículo 11, apartado 1, del Reglamento (CE) n o 1073/1999]

II.1.2. Control regular basado en la información enviada al Comité de Vigilancia por el director general de la OLAF [artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) n o 1073/1999]

II.1.2.1. Investigaciones en curso durante más de nueve meses

II.1.2.2. Recomendaciones a las instituciones

II.1.2.2. Asuntos en los que es necesario remitir información a las autoridades judiciales nacionales

II.1.3. «Prima facie non-cases»: información recibida que de forma clara e inequívoca no es de la incumbencia de la OLAF

II.1.4. Política de minimis de la OLAF: faltas de menor importancia que pueden ser tratadas satisfactoriamente por otros servicios

II.1.5. Actividades de la OLAF en el ámbito de la prevención de fraudes

II.2. Gestión de las funciones de investigación de la OLAF

II.2.1. Normas de procedimiento de la OLAF para las investigaciones

II.2.2. Gestión de las investigaciones

II.2.3. Organización administrativa y política de personal en relación con la función de investigación de la OLAF

III. RELACIONES CON LA OLAF, LAS INSTITUCIONES DE LA UE Y LOS INTERLOCUTORES Y PARTES IMPLICADAS DE LA OLAF

III.1. Relacione con la OLAF

III.2. Relaciones con las instituciones comunitarias, los interlocutores de la OLAF y partes interesadas

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ANEXO 1 Calendario de las reuniones del Comité de Vigilancia

ANEXO 2 Lista de opiniones adoptadas por el CV entre el 1 de diciembre de 2006 y el 31 de mayo de 2008

ANEXO 3 Dictamen n o 1/2008, «Prima facie non-cases»

ANEXO 4 Dictamen n o 2/2008, Plan anual de gestión de la OLAF para 2008

ANEXO 5 Dictamen n o 3/2008, Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2009

PREFACIO DEL PRESIDENTE AL INFORME DE ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

Me complace presentar el segundo Informe de Actividades del actual Comité de Vigilancia de la OLAF, que abarca el período comprendido entre junio de 2007 y mayo de 2008.

El Comité de Vigilancia está plenamente comprometido a ayudar a la OLAF en su lucha crucial contra el fraude, la corrupción y las actividades irregulares en perjuicio de los intereses financieros de la Comunidad Europea, y a consolidar la independencia de la OLAF mediante el control regular de sus investigaciones. Nos encontramos actualmente en un momento determinante de nuestro período de mandato por lo que se refiere al cumplimiento de las tareas que nos competen, ya que hemos adquirido una buena comprensión y un amplio conocimiento de la OLAF y del alcance de su trabajo.

Armados de esta experiencia práctica, hemos intensificado nuestro control de las investigaciones de la OLAF mediante el examen de un considerable número de asuntos con el fin de salvaguardar la independencia de la OLAF en cuanto a la realización de las investigaciones y la calidad de su trabajo. En el momento de redactar el presente Informe, el Comité de Vigilancia está finalizando una serie de dictámenes: sobre asuntos relativos a faltas de menor importancia (asuntos de minimis); un análisis pormenorizado de las causas de que determinadas investigaciones duren más de nueve meses; y la evaluación de una serie de asuntos que siguen sin resolverse cuatro años después de haberse iniciado. El control regular de las investigaciones es una medida de importancia primordial para garantizar el pleno respeto de la independencia de la OLAF en lo que respecta a la apertura y el desarrollo de las investigaciones y la elaboración de informes sobre asuntos. En tanto que Comité independiente, nos encontramos en una situación ideal para desempeñar esta tarea y estamos dedicando y continuaremos dedicando todos nuestros esfuerzos y experiencia para llevarla a buen término.

Tomamos nota de que la OLAF está trabajando en la elaboración de un nuevo Manual de Operaciones, que examinaremos detalladamente a fin de aportar comentarios constructivos. Como observamos en nuestro anterior Informe de Actividades, el Comité de Vigilancia ha constatado que un gran número de los problemas relacionados con las investigaciones de la OLAF podría solucionarse con normas de procedimiento claras a las que todos los funcionarios de la OLAF tuvieran que ajustarse. Esto es especialmente cierto por lo que se refiere al tiempo excesivo que ocupan algunas de estas investigaciones. Esperamos que el nuevo Manual establezca normas de procedimiento claras para la realización de las operaciones, incluidos plazos razonables para cada etapa del proceso de investigación.

El Comité se congratula de las iniciativas emprendidas por la OLAF para que sus investigaciones sean más eficientes, aunque todavía queda mucho camino por recorrer. Esperamos que la OLAF revise sus políticas de gestión y de recursos humanos y confiamos en que los recursos globales se asignen de manera más racional para reforzar la función de investigación de la OLAF.

Durante el período en cuestión, nos hemos mantenido en estrecho contacto con la dirección de la OLAF, su director general, directores y jefes de Unidad, así como con el personal de toda la organización de la OLAF. Estamos convencidos de que la buena colaboración que ha existido con la OLAF se mantendrá y consolidará el futuro. Confiamos asimismo en que las estrechas relaciones de trabajo entre el Comité de Vigilancia y las instituciones de la UE también continuarán.

Nuestro objetivo último como Comité independiente es ayudar a la OLAF a mejorar su eficacia y a consolidar su independencia, y tenemos el firme propósito de continuar por este camino.

Desearía, en particular, dar las gracias a la Secretaría del Comité de Vigilancia por su inestimable apoyo.

INTRODUCCIÓN

El Comité de Vigilancia (CV) de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) se estableció con el fin de consolidar y garantizar la independencia de la OLAF mediante el control regular de sus funciones de investigación. El Comité emite dictámenes destinados al director general de la OLAF y tiene la obligación de informar anualmente a las instituciones sobre sus actividades. Este es el segundo Informe de Actividades del CV actual y se refiere a las actividades emprendidas entre el 1 de junio de 2007 y el 31 de mayo de 2008.

En nuestro primer Informe de Actividades, adoptado en octubre de 2007 (1), el CV subrayó la necesidad de que la OLAF aplicase un liderazgo efectivo, una clara política de investigación y de gestión de procedimientos, mecanismos internos de control para evitar posibles conflictos de interés en el curso de sus investigaciones y una sólida política de personal, ya que todos estos elementos tienen un impacto directo sobre la eficacia e independencia de las investigaciones. También se recomendaron cambios en las modalidades de información de la OLAF al CV sobre las investigaciones que están en curso durante más de nueve meses. El Informe se discutió con el Sr. Siim Kallas, Vicepresidente de la Comisión, la Sra. Catherine Day, Secretaria General de la Comisión, el Comité de Control Presupuestario del Parlamento Europeo (COCOBU) y el Grupo de Trabajo de Lucha contra el Fraude del Consejo durante la Presidencia eslovena. El CV se congratula de la reacción positiva y el apoya recibidos. El Sr. Franz-Hermann Brüner, Director General de la OLAF declaró que consideraba el Informe un medio positivo para lograr objetivos comunes.

La Sra. Rosalind Wright presidió el CV hasta diciembre de 2007, cuando el Sr. Luis López Sanz-Aránguez fue elegido para desempeñar un mandato de un año.

I. MÉTODOS DE TRABAJO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

I.1. Reuniones

El CV mantuvo su calendario de reuniones mensuales y celebró once reuniones plenarias in camera en las que todos los miembros estaban presentes (2). Las reuniones del CV no están abiertas al público y todos los documentos pertinentes son confidenciales, aunque las actas de sus reuniones se ponen a disposición de la OLAF y de las Secretarías Generales del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión en aras de la transparencia y con el fin de proporcionarles información regular sobre las actividades del CV. Los dictámenes del CV destinados al director general de la OLAF fueron adoptados unánimemente por los miembros del CV y se mantuvo el nombramiento de ponentes (3) para mejorar la eficacia de la preparación y seguimiento de puntos específicos de interés para el CV.

Al igual que durante el período cubierto por el Informe anterior, el CV continuó la práctica de invitar a sus reuniones al director general y a una serie de personas de la OLAF para informar e intercambiar opiniones sobre cualquier asunto pertinente de interés para las tareas del CV así como para informar a la OLAF sobre las actividades del CV.

I.2. La Secretaría

Las responsabilidades de la Secretaría del CV se describen en el reglamento interno de este (4), donde se estipula que la Secretaría desempeñará un papel primordial para facilitar y contribuir a la ejecución de todas las tareas del CV y garantizar que el CV pueda cumplir con su mandato legal en completa independencia.

Habiendo observado las dificultades para contratar y nombrar al personal de la Secretaría durante sus primeros dos años de ejercicio (5), el CV recomendó (6) que se destinasen ocho personas debidamente cualificadas a la Secretaría por medio de una nota a pie de página en el plan de organización de la OLAF, para evitar en el futuro la labor del CV se viera interrumpida, así como para garantizar la continuidad del trabajo del CV y consolidar su independencia.

II. FUNCIONES DE INVESTIGACIÓN DE LA OLAF

II.1. Control de las funciones de investigación de la OLAF: consolidación de la independencia de la OLAF

La apertura y desarrollo de investigaciones de forma independiente y la elaboración de informes sobre asuntos tras dichas investigaciones constituyen las tareas esenciales de la OLAF. Desde el principio de su mandato, el actual Comité de Vigilancia decidió hacer el mayor uso posible de los mecanismos jurídicos que le proporcionaba el legislador con respecto al control regular de las funciones de investigación de la OLAF.

Desde su último Informe, el CV ha incrementado sus actividades de control sobre las investigaciones que duraban más de nueve meses y, por primera vez, de aquellas investigaciones que todavía estaban abiertas tras un período de más de cuatro años, así como de los asuntos que se habían referido a las autoridades judiciales nacionales. El CV examinó también las estadísticas mensuales relativas a las actividades operativas.

II.1.1. Control regular a iniciativa del Comité de Vigilancia [artículo 11, apartado 1, del Reglamento (CE) no 1073/1999]

La duración excesiva de algunas de las investigaciones de la OLAF ha sido motivo de preocupación para el CV. La OLAF también considera que la reducción de la duración de los asuntos más antiguos constituye una prioridad (7).

Habida cuenta del papel preponderante que la OLAF desempeña en determinadas áreas de investigación, en las que también goza de claras competencias operativas, el CV decidió examinar todos los asuntos de la Dirección A, «Investigaciones y Operaciones I», de la OLAF que siguen abiertos después de más de cuatro años de investigación o cuya apertura data de 2004. Los ponentes han examinado la información relativa a 26 expedientes de investigación de la OLAF que comprenden todos los sectores de la Dirección A, como sigue: 13 investigaciones internas relativas a instituciones europeas; 5 investigaciones internas/externas relativas a órganos de la UE; 6 sobre gastos directos y ayuda exterior y 2 sobre ayuda exterior.

Mediante este análisis se pretendía verificar que los posibles retrasos injustificados no estaban vinculados a ninguna razón que hubiera comprometido la conducta independiente de las investigaciones o que pudiera comprometer su resultado.

Al examinar los asuntos en cuestión, el CV tuvo debidamente en cuenta los siguientes elementos: el cumplimiento de las normas especificadas en el Manual de la OLAF; la clasificación de los asuntos como infracciones de carácter penal, disciplinario o financiero; las demoras injustificadas; los períodos de inactividad y los plazos de prescripción; los conflictos de intereses en el curso de las investigaciones; el respeto de los derechos humanos y las libertades fundamentales; los posibles riesgos de comprometer las investigaciones. Se realizó, además, una evaluación general de la calidad de los expedientes así como de la coherencia entre el Sistema de Gestión de Casos (SGC) y las copias en papel.

Aunque cada asunto tiene características particulares, resultaba evidente que los retrasos injustificados y los períodos inexplicables de inactividad en la fase de investigación tenían características comunes. Algunos de los asuntos clasificados como «investigaciones internas» eran de hecho casos de «asistencia penal». Tales asuntos y otros correctamente categorizados como investigaciones internas se han mantenido abiertos aunque no se esté realizando actualmente ninguna investigación sobre ellos.

A excepción de los períodos de evaluación y apreciación, en el Manual de la OLAF no se establecen plazos claros con respecto a la duración de las investigaciones. Esta laguna crea una incertidumbre legal y un riesgo potencial de prescripción y otros factores perjudiciales para los intereses de la justicia.

Al CV le preocupa la falta de mecanismos efectivos de análisis de los asuntos para ayudar a la OLAF a evitar tales riesgos. El CV aprueba y acoge con satisfacción la designación de dos consejeros de la Junta para las investigaciones de la OLAF y las Direcciones operativas, pero su mandato no está claramente definido y, en ausencia de normas claras de procedimiento, el CV teme que los factores que perjudican el éxito de las investigaciones sigan presentes.

Todas las investigaciones de la OLAF que llevan más de cuatro años abiertas están siendo examinadas actualmente por los ponentes. En los próximos meses se presentarán conclusiones generales y pormenorizadas, que serán objeto de un Dictamen destinado al director general de la OLAF.

En el curso del control ejercido por el CV sobre los asuntos tratados por la OLAF, se examinaron tanto los expedientes en papel como los ficheros electrónicos de la base de datos del Sistema de Gestión de Casos (SGC) de la OLAF. El CV constató una carencia general de organización rigurosa y sistemática tanto en la indización como en el archivo de documentos de la OLAF. El CV considera que es imprescindible prestar una cuidadosa atención a tales detalles para evitar cualquier posible confusión y potencial falta de continuidad en los asuntos tratados. El CV considera asimismo que, para ahorrar tiempo, las notas del expediente con el resumen de los hechos de un asunto sean redactadas en una de las lenguas de trabajo de la Comisión por un investigador capaz de leer los documentos en su lengua original.

II.1.2. Control regular basado en la información enviada al Comité de Vigilancia por el director general de la OLAF [artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999]

II.1.2.1. Investigaciones en curso durante más de nueve meses

El CV ha seguido examinando los informes elaborados por los investigadores de la OLAF cuando las investigaciones han durado más de nueve meses. El CV examinó los 141 informes sobre investigaciones de este tipo durante el período comprendido entre enero y diciembre de 2007 (el 78 % de las investigaciones abiertas por la OLAF en ese período han estado en curso durante más de nueve meses), por meses y por sectores, prestando especial atención a las razones alegadas para no haber completado los asuntos dentro de un plazo de nueve meses. El CV observó que la razón mencionada por la OLAF en el 50 % de esos informes era que: «se asignaron importantes recursos pero incluso así el volumen del trabajo de investigación hace necesario dedicarle más tiempo».

En su Informe anual de Actividades de 2005-2007, el CV había recomendado que se introdujesen cambios radicales en la información contenida en tales informes de la OLAF que permitan consignar de manera detallada las razones de esos grandes retrasos en la investigación y llamar la atención sobre los potenciales plazos de prescripción (8).

Más concretamente, el CV recomendó al director general de la OLAF que «se modificara el formato del resumen de los “informes de nueve meses” a fin de incorporar elementos adicionales que permitiesen una evaluación eficaz del progreso de las investigaciones. Estos elementos deberían incluir: la descripción jurídica de la irregularidad investigada, la fecha o el período en el que se produjeron los actos investigados, la duración de la “fase de apreciación” previa a la decisión de abrir un asunto, las posibles sanciones o consecuencias legales de los actos investigados y los plazos de prescripción de los actos investigados».

El director general de la OLAF dio formalmente seguimiento a esta recomendación del CV. No obstante, aunque las investigaciones y las unidades operativas de la Dirección B, «Investigaciones y Operaciones II», adaptaron sus informes a la información solicitada por el CV, las investigaciones y las unidades operativas de la Dirección A, «Investigaciones y Operaciones I», no siguieron la recomendación (9). Como consecuencia, el CV encontró los mismos problemas experimentados en el período de información anterior. El recurso a la «suspensión táctica de la investigación» se alegó frecuentemente como razón para justificar una investigación pendiente. El CV había recomendado anteriormente la omisión de esta razón para mantener un asunto pendiente puesto que no proporcionaba una imagen clara del motivo de los retrasos. Se observó, además, que el tiempo anticipado para completar la investigación no se mencionaba en un tercio de los asuntos.

El CV llamó la atención del director general de la OLAF sobre la disparidad del enfoque adoptado por ambas Direcciones. Hasta enero de 2008 las unidades de la Dirección A no adaptaron sus resúmenes a lo solicitado por el CV. Estos informes están también siendo examinados por el CV (54, de enero a mayo de 2008) y, junto con los 141 informes anteriormente mencionados, serán objeto de un Dictamen destinado al director general de la OLAF.

II.1.2.2. Recomendaciones a las instituciones

El director general de la OLAF tiene el deber de informar al CV de los asuntos en los que la institución, el órgano o el organismo interesados no hubieran dado curso a las recomendaciones de la OLAF (10). En el período cubierto por el presente Informe solo se ha informado al CV de dos asuntos de ese tipo, que el CV ha examinado y discutido. Habida cuenta del reducido número de casos sobre los que se ha informado, el CV no puede llegar a ninguna conclusión general ni formular recomendación alguna. Estos casos, sin embargo, plantean la preocupación de que la OLAF no realizó un seguimiento eficaz y no tuvo en cuenta los plazos de prescripción, a pesar de lo cual realizó numerosas tareas innecesarias de carácter administrativo. El hecho de que solamente se hayan registrado dos casos de este tipo durante el período cubierto por el presente Informe es motivo de preocupación para el CV ya que parece indicar que no existe un sistema metódico de información.

El CV recomienda que la OLAF cree un sistema metódico de información de los casos en que una institución, órgano u organismo no haya dado curso a las recomendaciones de la OLAF con arreglo a sus obligaciones jurídicas.

II.1.2.3. Asuntos en los que es necesario remitir información a las autoridades judiciales nacionales

El objetivo del CV es evaluar la calidad y la utilidad que los informes de las investigaciones de la OLAF suponen para las autoridades judiciales nacionales y que las conclusiones de las investigaciones se basen exclusivamente en los elementos que tienen valor probatorio en los procedimientos judiciales del Estado miembro en el que su uso sea necesario (11).

El director general de la OLAF envía regularmente al CV copias de los expedientes remitidos a las autoridades judiciales de los Estados miembros. Durante el período cubierto por el presente Informe, el CV examinó 43 asuntos de este tipo. Estos asuntos han sido presentados en las reuniones del CV por los magistrados de la Unidad de Asesoramiento Judicial y Legal que remitió los correspondientes expedientes. Sobre la base de un análisis preliminar, se establecen debates abiertos entre el CV y los representantes de esa Unidad sobre aspectos sustantivos y de procedimiento de las investigaciones.

El CV ha prestado especial atención a la clasificación de las infracciones y a su plazo de prescripción. El CV comprueba también si la descripción de los hechos es clara y comprensible para los destinatarios. Finalmente, los miembros del CV se esfuerzan en asegurarse de que los informes sean suficientemente sólidos para que el Estado miembro en cuestión los admita como prueba en el procedimiento judicial pertinente. En el caso de una infracción que incluya elementos constitutivos cometidos en varios Estados miembros, el CV intenta, asimismo, determinar qué razones objetivas incitaron a la OLAF a elegir el Estado miembro al que presenta el asunto.

El CV ha observado que en algunos casos los informes finales se han enviado a las autoridades judiciales cuando el asunto había prescrito; en otros, dichas autoridades estimaron que el asunto carecía de pertinencia por lo que no incoaron un proceso al respecto. El CV también observó que esto podía evitarse implicando en una fase más temprana de la investigación al magistrado de la Unidad de Asesoramiento Judicial y Legal. En todos los asuntos en que su asesoramiento parece esencial, el grado de implicación y el momento en que se implica a los magistrados de la OLAF no son sistemáticos.

Es oportuno señalar que las autoridades judiciales de los Estados miembros que reciben informes de la OLAF no están obligadas a incoar procedimientos legales (12). Corresponde a esas autoridades adoptar una decisión con arreglo a la normativa aplicable en su territorio y, en su caso, a sus prioridades en materia de política penal.

Teniendo esto en cuenta, y para mejorar la claridad de los informes enviados, sería aconsejable garantizar de que todos estos informes se redacten siguiendo siempre un mismo modelo preestablecido para asegurarse de que no se omite nada y que todos los elementos pertinentes se han incluido tomando en consideración los requisitos jurídicos del Estado miembro y las normas nacionales de apreciación.

El CV recibe también regularmente información de la OLAF sobre los asuntos en que las autoridades nacionales, incluidos los servicios de la fiscalía, no incoaron un procedimiento tras recibir los expedientes de la OLAF. Esto ocurrió con dos asuntos enviados en 2007 y 2008, en los que las autoridades judiciales a los que fueron referidos decidieron no tomar medidas ulteriores.

II.1.3. «Prima facie non-cases»: información recibida que de forma clara e inequívoca no es de la incumbencia de la OLAF

El CV examinó una muestra representativa de 212 asuntos que prima facie no eran competencia de la OLAF (el 24 % de todos los asuntos entre 2003 y 2007) ya que la información recibida era de la incumbencia de la OLAF por lo que no requerían una evaluación completa o la apertura de una investigación oficial (13). El escrutinio se centró en la comprobación de la correcta aplicación por parte de la OLAF de las normas establecidas en el Manual, y en examinar qué procedimientos existen actualmente para tratar este tipo de asuntos.

El CV concluyó que la OLAF aplica adecuadamente las normas existentes y que los procedimientos instaurados permiten a la OLAF cerrar rápidamente este tipo de asuntos sin que sea necesario utilizar excesivos recursos. El CV no detectó ningún caso en la muestra en el que hubiera sido oportuno aplicar un procedimiento distinto o realizar una investigación completa sobre la información recibida. Sin embargo, el CV observa la existencia de una disparidad entre la práctica actual, según la cual los investigadores evalúan la información que se recibe, y el Manual, que indica que el tratamiento de la información entrante es responsabilidad del jefe de Unidad. El CV recomienda que la OLAF tome esto en consideración al revisar su Manual de procedimientos operativos.

II.1.4. Política de minimis de la OLAF: faltas de menor importancia que pueden ser tratadas satisfactoriamente por otros servicios

El CV es consciente de que el principal factor para decidir abrir o no un asunto no siempre es su impacto financiero. La OLAF tiene asimismo la obligación de considerar otros factores, tales como la importancia política de la información y la reputación de las Comunidades, así como el respeto de la política de tolerancia cero de la Comisión en materia de fraude y corrupción. Esto no debería significar, sin embargo, que la OLAF tenga que tratar todo tipo de informaciones iniciales e investigar todos los asuntos independientemente de la magnitud de su impacto financiero.

El CV ha identificado algunos asuntos de menor importancia (por ejemplo, presentación de gastos falsos por funcionarios, implicando pequeñas cantidades de dinero) que podrían haberse referido inmediatamente a la Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión (IDOC) que es competente para investigar este tipo de asuntos internos, así como los asuntos relativos a faltas profesionales. La experiencia del CV también muestra que sería beneficioso para la OLAF incrementar su cooperación con la IDOC. Por lo tanto, es importante que la OLAF aplique cuanto antes el Memorando de Acuerdo con la IDOC, aclare las normas sobre los asuntos que deberían ser investigados por la OLAF y los que deberían referirse a la IDOC y los problemas prácticos tales como el acceso a expedientes.

El CV cree que sería beneficioso que la OLAF desarrollara una política interna de minimis con arreglo a su política y prioridades de investigación. El CV considera que la OLAF, siempre que sea posible, debería procurar asignar recursos para investigar asuntos más graves con arreglo a una estrategia de investigación definida por la propia OLAF, que redistribuiría la carga de trabajo y los recursos humanos para no asignarlos a asuntos cuyo impacto financiero es bajo.

II.1.5. Actividades de la OLAF en el ámbito de la prevención de fraudes

Durante el período cubierto por el presente Informe, la OLAF hizo regularmente presentaciones al CV sobre nuevas iniciativas de prevención del fraude y la corrupción. El CV, en principio, apoya los esfuerzos de la OLAF en el ámbito de la prevención del fraude y la corrupción, pero estima que las tareas en dicho ámbito deberían estar estrechamente vinculadas a las investigaciones y labores operativas de la OLAF. El CV está especialmente interesado en reflexionar sobre cómo, basándose en los resultados concretos de las investigaciones, la OLAF podría utilizar esa experiencia y los conocimientos prácticos resultantes para afrontar los retos estratégicos en materia de fraude y corrupción tal como especifica el Reglamento (CE) no 1073/1999 (14).

Habida cuenta de la limitación de los recursos tanto para las actividades de investigación como para las actividades de prevención, el CV recomienda que la OLAF considere urgentemente otorgar una clara prioridad a la prevención del fraude y la corrupción para que no se desvíen recursos de las tareas de investigación. El CV subraya la necesidad de aumentar sustancialmente el flujo de información, la colaboración y la coordinación, entre las direcciones y unidades de la OLAF responsables de la prevención del fraude y las direcciones y unidades responsables de las investigaciones, a fin de que la experiencia adquirida con estas pueda ser verdaderamente útil para las iniciativas de la OLAF en este ámbito. Este alineamiento es esencial para que la OLAF pueda aportar a los servicios de la Comisión una contribución útil en este ámbito, tal como se espera de la ella.

II.2. Gestión de las funciones de investigación de la OLAF

II.2.1. Normas de procedimiento de la OLAF para las investigaciones

En abril de 2007 la OLAF envió al CV el borrador de su Manual — Procedimientos operativos (versión resumida). El CV considera que la OLAF necesita una guía clara y práctica para sus investigadores, formulada de tal modo que constituya una herramienta de trabajo útil para la realización de las investigaciones: explicando los procedimientos, las normas y los plazos aplicables a las distintas fases de una investigación. Esta versión del borrador de Manual de la OLAF no ha llegado a satisfacer las expectativas del CV.

A la hora de escribir el presente Informe, la OLAF estaba finalizando un nuevo borrador de su Manual de procedimientos operativos, al que y el CV aportará sus comentarios teniendo en cuenta los puntos mencionados anteriormente.

II.2.2. Gestión de las investigaciones

Desde el principio de su mandato, el CV ha considerado las repercusiones directas que la gestión, el liderazgo y la organización de la OLAF tienen sobre el ejercicio de sus funciones de investigación (15). El CV confía en que las mejoras en estas áreas aumentarán la eficacia y el rendimiento de las funciones de investigación de la OLAF: en particular, el control de los retrasos y la calidad y eficacia de las investigaciones. En opinión del CV, el marco jurídico (16) actual confiere poderes de toma de decisiones al director general de la OLAF, en su calidad de jefe de Servicio, en cuestiones relacionadas con la organización y la gestión de las actividades de la OLAF.

El CV toma nota de que una serie de mejoras de la gestión de las investigaciones están ya en curso. El CV acoge con satisfacción el nombramiento de directores de la Dirección B, «Investigaciones y Operaciones II», y de la Dirección C, «Apoyo Operativo y Estratégico», así como de consejeros de la Junta para las Direcciones A y B.

Al final del período cubierto por el presente Informe, el CV se reunió con los directores de las Direcciones A y B (17) para intercambiar opiniones sobre los últimos progresos en sus respectivos ámbitos de trabajo y sobre sus ideas para el futuro. El CV desearía establecer una relación más estrecha y abierta con la dirección de la OLAF. El CV apoya plenamente a los directores de la OLAF en sus esfuerzos por mejorar el control y la supervisión de las investigaciones y está dispuesto a ayudar y aconsejar a la OLAF cuando y como proceda.

El CV recomienda que la dirección de la OLAF defina en mayor medida una clara política de investigaciones así como su planificación estratégica, lo cual, en opinión del CV, también mejoraría la transparencia y facilitaría la gestión del elevado número de investigaciones y de los recursos disponibles de forma más eficaz.

El CV anima, asimismo, a la dirección de la OLAF a adoptar una visión y un enfoque de la gestión más claros sobre la función última de la OLAF. El CV considera que existe el riesgo de que la falta de transparencia pueda provocar retrasos en el tratamiento de los expedientes y, a su vez, obstaculizar el seguimiento de las recomendaciones de la OLAF por los Estados miembros. La presentación de la OLAF de los asuntos remitidos a las autoridades judiciales nacionales indica que algunos expedientes no fueron tratados por las autoridades judiciales nacionales porque habían prescrito antes de que les fuera remitido el asunto. Por otra parte, el análisis del CV de los informes de nueve meses (18) indica que los numerosos retrasos (a causa de su baja prioridad, la falta de recursos y la «suspensión táctica») en el procesamiento de expedientes de casos podrían evitarse con una mejor planificación y gestión.

Además, el CV pone de relieve la importancia de establecer mecanismos adecuados para controlar la calidad y evitar retrasos, así como un sistema plenamente operativo de retroinformación y evaluación de las investigaciones. La existencia parámetros y de un sólido sistema de control facilitaría el seguimiento del funcionamiento de la OLAF por parte de su dirección, así como la identificación de las áreas problemáticas. Por otra parte, el sistema debería permitir también la aplicación de medidas correctivas basándose en la experiencia adquirida y de acuerdo con las recomendaciones formuladas. Los instrumentos clave para mejorar los sistemas de control y de retroinformación son la comunicación y la transparencia internas.

El CV emitió un dictamen sobre el Plan de gestión anual 2008 de la OLAF (19), en el que hizo varias sugerencias relativas a los objetivos de gestión y los indicadores de rendimiento (20).

II.2.3. Organización administrativa y política de personal en relación con la función de investigación de la OLAF

El CV considera que el director general de la OLAF debería ser el responsable de establecer una política de personal eficaz dentro del marco del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas, según se estipula en la Decisión de la Comisión de 1999 (21). Por otra parte, el director general de OLAF debería aprovechar plenamente la flexibilidad de que goza como autoridad facultada para proceder a los nombramientos a fin de asegurar una fluida contratación de personal, transferencias internas y retirada de personal, y para garantizar que se ponen a disposición los puestos y apropiaciones necesarios para permitir que la OLAF funcione de forma eficaz.

El CV ha examinado el anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2009 y ha emitido un dictamen (22) en el que subraya en particular la importancia de vincular estrechamente la política de personal a las necesidades de las unidades de investigación.

En opinión del CV esto puede lograrse mediante un ulterior desarrollo de la estrategia de recursos humanos que permita una asignación eficaz del personal sobre la base de las necesidades reales y las prioridades acordadas, y asignando nuevos recursos a las tareas esenciales de investigación. Existe actualmente un desequilibrio entre los recursos asignados a las tareas operativas y a las tareas no operativas, y la prioridad de la OLAF debería ser mejorar el uso que se hace de los recursos internos existentes en vez de aumentar la cantidad total de personal.

El CV subraya la importancia de establecer un programa de formación especializada y continua para que los investigadores mejoren sus conocimientos y cualificaciones, en particular con respecto a la ejecución financiera de las normas comunitarias.

La independencia de los investigadores de la OLAF es primordial. En ese contexto, la cuestión del personal temporal de la OLAF es de importancia crítica desde el punto de vista de la estabilidad, la continuidad y la independencia, puesto que un elevado porcentaje del personal de investigaciones esta actualmente empleado bajo contratos temporales. El CV nota con satisfacción los progresos positivos realizados en 2007 y 2008 por lo que se refiere a la prórroga de contratos temporales por un período ilimitado y la publicación de oposiciones. Asimismo, el CV anima a la OLAF a proceder a la promoción de su personal temporal de conformidad con lo dispuesto en el Estatuto y con la decisión del director general de 2005 (23), a fin de mejorar su movilidad, al tiempo que planifica cuidadosamente su política de contratación tras la realización de las oposiciones previstas y en curso.

III. RELACIONES CON LA OLAF, LAS INSTITUCIONES DE LA UE Y LOS INTERLOCUTORES Y PARTES IMPLICADAS DE LA OLAF

III.1. Relaciones con la OLAF

Desde el principio de su mandato, el CV ha emitido ocho dictámenes (24): tres sobre los anteproyectos de presupuesto de la OLAF; uno sobre los informes de asuntos de nueve meses; uno sobre los «Prima facie non-cases»; uno sobre la reforma propuesta de la OLAF (incluido un dictamen complementario); y dos sobre cuestiones relacionadas con la gestión de la función de investigación de la OLAF. El CV está satisfecho de que, en la mayor parte de los casos, la OLAF ha aceptado tomar en consideración sus dictámenes y proyecta aplicarlos plenamente.

El CV anima a la OLAF a responder con información más detallada y más regular sobre la manera en que se propone aplicar las recomendaciones del CV para que este pueda evaluar el impacto de su trabajo. En conjunto, el CV confía en que sus recomendaciones ayudarán a la OLAF a mejorar la eficacia de sus actividades y, en particular, determinados aspectos que son esenciales a su independencia operativa y a la buena gestión de sus funciones de investigación.

Durante el período cubierto por el presente Informe, el CV se reunió regularmente con el director general de la OLAF, con todos los directores individualmente y también con los magistrados de la Unidad de Asesoramiento Judicial y Legal, así como con el personal de otras Unidades, intercambiando impresiones sobre su trabajo con el CV. El CV concluyó de estas conversaciones que las ambigüedades mencionadas anteriormente en el Informe en cuanto a la naturaleza de la gestión de las investigaciones de la OLAF y, en particular, las cuestiones relacionadas con la gestión y con los recursos humanos, preocupan también a la dirección y al personal de la OLAF. La OLAF es consciente de la urgente necesidad de mejorar la planificación y la gestión estratégica de sus investigaciones y de establecer y aplicar prioridades, normas y procedimientos operativos para las investigaciones.

El CV ha subrayado la importancia de establecer criterios y prioridades para las investigaciones a fin de permitir un uso óptimo de los recursos existentes. El CV apoya la opinión de la alta dirección de la OLAF en cuanto a que el aumento del número de personal no es actualmente una necesidad apremiante de la OLAF, sino que, por el contrario, debería realizarse una reasignación y una formación apropiada de los recursos internos existentes para rectificar su orientación. Todas estas medidas e iniciativas requieren, no obstante, un mayor compromiso y liderazgo por parte de la dirección de la OLAF.

Durante el período cubierto por el presente Informe, el presidente y los ponentes del CV fueron invitados por la OLAF a participar en tres conferencias organizadas por esta: la Conferencia de Fiscales Antifraude, celebrada en Bruselas, la Conferencia Eurojust/OLAF sobre la corrupción, celebrada en Bruselas, y la Conferencia conjunta ICSTE/ANU/OLAF para combatir la corrupción, celebrada en Portugal (25).

III.2. Relaciones con las instituciones comunitarias, los interlocutores de la OLAF y partes interesadas

El CV ha mantenido estrechos contactos con las instituciones comunitarias y con los interlocutores de la OLAF y partes interesadas y mantiene un intercambio regular de impresiones con entidades que tienen un interés común en combatir el fraude, la corrupción y las actividades ilegales que afectan a los intereses financieros de la Comunidad.

En este contexto, durante el período cubierto por el presente Informe, el CV mantuvo reuniones con: el Vicepresidente de la Comisión, Sr. Siim Kallas; la Secretaria General de la Comisión, Sra. Catherine Day; el Comité de Control Presupuestario del Parlamento Europeo (COCOBU) y su Presidente, Sr. Herbert Bösch; los Coordinadores del COCOBU y la ponente del COCOBU por la OLAF y el CV, Sra. Ingeborg Grässle; el Director de Justicia y Asuntos de Interior de la Secretaría del Consejo Europeo, Sr. Gilles de Kerchove; el Grupo de Trabajo de Lucha contra el Fraude del Consejo Europeo durante la Presidencia eslovena; el Supervisor Adjunto del Supervisor Europeo de Protección de Datos, Sr. Joaquín Bayo Delgado, y el Defensor del Pueblo Europeo, Sr. Nikiforos Diamandouros.

Sobre la base de estas conversaciones, el CV concluyó que se había establecido una mejor comprensión y una relación laboral más estrecha con la OLAF en toda la Comisión; que había una preocupación común y generalizada en cuanto a las repercusiones de los retrasos en el tratamiento y el cierre de las investigaciones internas; que la capacidad operativa de la OLAF se apreciaría enormemente en el marco de Justicia y Asuntos de Interior y que debería reflexionarse sobre el mandato de la OLAF en el contexto del Tratado de Lisboa y de la Fiscalía Europea. En cooperación con el Fiscal General de España y a su invitación, el CV participó en el seminario internacional sobre este tema con el fin de unir a los cuerpos que trabajan en el ámbito de la justicia para discutir el marco futuro en la lucha contra infracciones que afectan a los intereses financieros de la Unión y para reflexionar sobre el papel que la OLAF podría desempeñar en esta nueva estructura.

El CV también se reunió con el Fiscal General del Estado español, Sr. Cándido Conde-Pumpido, y con el Fiscal Federal de Bélgica, Sr. Johan Delmulle, a fin de evaluar la calidad y la utilidad de los informes de investigaciones de la OLAF transmitidos a las autoridades judiciales nacionales y fomentar un flujo satisfactorio de información entre la OLAF y los Estados miembros, así como una aplicación dinámica por parte de las autoridades nacionales de las disposiciones relativas al deber de informar a la OLAF (26). El papel del CV es también ayudar a la OLAF a mejorar el grado de colaboración y cooperación entre esta y los Estados miembros, algo que es esencial para el éxito del resultado de las investigaciones de la OLAF. Durante estas reuniones se puso de relieve que actualmente hay una buena cooperación e intercambio de informaciones entre las autoridades fiscales y judiciales y la OLAF. El papel de los magistrados de la Unidad de Asesoramiento Judicial y Legal de la OLAF sigue siendo esencial para las tareas y los contactos regulares con las autoridades judiciales nacionales.

En enero de 2008, tras el seminario internacional mencionado anteriormente, se firmó un Acuerdo de cooperación entre el Ministerio Fiscal español y la OLAF. El CV anima a la OLAF a consolidar ulteriormente sus relaciones globales con las autoridades nacionales, puesto que los resultados tangibles del trabajo de la OLAF también dependen de la contribución realizada por los Estados miembros, tanto durante la investigación como en las fases posteriores.

En sus conversaciones con el Supervisor Adjunto del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), Sr. Joaquín Bayo Delgado, el CV subrayó que el acceso permanente a la información de la OLAF era inherente a su trabajo a fin de permitir al CV cumplir su mandato legal de control, al tiempo que se garantiza la plena aplicación de las disposiciones relativas a la protección de los datos personales y la confidencialidad. En julio de 2007, el SEPD emitió un dictamen (27), en el que concluía que «No hay ninguna razón para considerar que se vulneran las disposiciones del Reglamento (CE) no 45/2001, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (28), siempre que se tengan plenamente en cuenta las consideraciones del dictamen». El CV estuvo de acuerdo con las recomendaciones realizadas por el SEPD y está totalmente comprometido a ejecutarlas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

I. El cometido esencial del CV es realizar un control regular de las investigaciones de la OLAF para garantizar la independencia de esta en la apertura y el desarrollo de sus investigaciones y en la redacción de los informes sobre asuntos. Este mecanismo es esencial para reforzar la independencia de las investigaciones de la OLAF desde el principio y el CV sigue comprometido a lograr este objetivo.

II. Al CV le preocupa la excesiva duración de determinadas investigaciones y ha examinado todas aquellas que permanecen abiertas durante un período superior a cuatro años, correspondientes a la Dirección A, «Investigaciones y Operaciones I». El CV ha estudiado 26 investigaciones, sin interferir en su desarrollo, y ha observado períodos inexplicados de inactividad y una clasificación incorrecta de asuntos. El CV insta a la OLAF a aplicar mecanismos rigurosos de control para evitar posibles conflictos de interés en el curso de las investigaciones.

III. El CV ha analizado todos los informes (195 en total) de investigaciones que permanecían abiertas después de nueve meses. Se está realizando un escrutinio de las razones de los retrasos y del tiempo estimado para completar estas investigaciones. El CV seguirá este tema con la OLAF.

IV. El CV recomienda que se implique plenamente a los magistrados de la Unidad de Asesoramiento Judicial y Legal de la OLAF en una fase mucho más temprana de las investigaciones para tener debidamente en cuenta los plazos de prescripción y garantizar que las investigaciones que se envían a las autoridades judiciales nacionales podrán ser admitidas como prueba en cada Estado miembro.

V. El CV está satisfecho con el muestreo de 212 «Prima facie non-cases» que examinó, y concluye que el procedimiento actual para tratar la información que no entra dentro de las competencias de la OLAF ha permitido a esta cerrar estos asuntos de forma rápida y eficaz. El CV recomienda no obstante que la pertinente referencia en el Manual de la OLAF sea coherente con la práctica actual de esta.

VI. El CV estima que la OLAF no está obligada a tratar todo tipo de información ni todos los asuntos independientemente de su impacto financiero, y recomienda firmemente que la OLAF establezca una política de minimis para asuntos relativos a faltas de menor importancia con escaso impacto financiero y evalúe de forma crítica cuándo pueden referirse esos asuntos a la IDOC. Por otra parte, el CV insta a la OLAF a aplicar el Memorando de Acuerdo con la IDOC para aclarar la división de tareas con respecto a tales asuntos.

VII. El CV recibió y revisó los dos asuntos sobre los que informó la OLAF en los que una institución no ha seguido las recomendaciones de la OLAF. El CV recomienda enérgicamente que la OLAF realice un seguimiento regular e informe sistemáticamente al CV de todos los asuntos en los que esto ocurre para mejorar así la eficacia del seguimiento de la OLAF.

VIII. El CV recomienda que la OLAF revise el contenido y el formato de los informes estadísticos mensuales puesto que actualmente los datos no se interpretan ni están vinculados a ningún indicador de calidad y no pueden ser verificados por el CV.

IX. El CV ha considerado el impacto de la gestión de la OLAF sobre las funciones de investigación y apoya plenamente las medidas adoptadas para mejorar la gestión de las investigaciones y, en particular, su planificación, control y supervisión. El CV recomienda vehementemente que la OLAF ponga un mayor énfasis en la gestión, la planificación y el control estratégicos, así como en los sistemas de retroinformación de las tareas operativas. En particular, el CV recomienda a la OLAF que defina mejor su política de investigación y que adopte una visión y un enfoque de la gestión más claros sobre su función última y los factores globales de éxito. El firme compromiso por parte de la dirección y de los directores de la OLAF es un requisito previo para que exista un ambiente de trabajo armonioso y productivo.

X. El CV recomienda que la OLAF desarrolle una estrategia de recursos humanos y, como prioridad, asigne una mayor cantidad y calidad de recursos humanos a las tareas operativas, que constituyen la esencia de las actividades de la OLAF. No está claro si existe un fundamento jurídico firme para que la OLAF se ocupe de algunas actividades que no son fundamentales, tales como el seguimiento y la gestión de los programas de gastos de la Comunidad. El CV recomienda que la gestión de la OLAF tome medidas para rectificar el actual desequilibrio entre los recursos asignados a las tareas operativas y a las tareas no operativas y que proporcione una formación continua a sus investigadores.

XI. El CV recomienda que la OLAF trabaje con la administración de la Comisión para optimizar la aplicación de su propia política de personal. El CV acoge con satisfacción los avances positivos registrados en la situación del personal temporal de la OLAF y recomienda que esta proceda a promover a su personal temporal con arreglo al Estatuto.

XII. El CV recomienda que se concentren los esfuerzos de la OLAF en materia de prevención del fraude y la corrupción de modo que la experiencia y los conocimientos adquiridos mediante las investigaciones puedan ser utilizados en la práctica por todos los servicios de la Comisión. El CV recomienda que la OLAF mejore su coordinación interna y garantice un flujo regular de información entre sus Direcciones en este ámbito.

XIII. El CV considera que todas las recomendaciones anteriormente mencionadas deben ser debidamente reflejadas en el nuevo Manual de operaciones, que constituye un útil de trabajo esencial para el desarrollo de las investigaciones. El CV cree firmemente que la adopción de un Manual con estableciendo plazos y procedimientos operativos claros proporcionará un marco coherente para las investigaciones de la OLAF y reforzará su independencia. El CV asume el compromiso de contribuir a su elaboración con un espíritu constructivo.

XIV. A fin de evitar dificultades para adquirir los recursos necesarios para la Secretaría del CV, este recomienda que los puestos de su Secretaría queden reflejados en el organigrama de la OLAF. El nombramiento del personal de la Secretaría del CV debería realizarse con el acuerdo expreso de este, asegurando así la independencia del CV en el ejercicio de sus funciones.

(1) Primer Informe de Actividades que cubre el período comprendido entre diciembre de 2005 y mayo de 2007 (DO C 123 de 20.5.2008, p. 1).

(2) Véase el anexo 1.

(3) Artículo 8 del reglamento interno del Comité de Vigilancia de la OLAF (DO L 33 de 7.2.2007, p. 1).

(4) El reglamento interno fue adoptado por el CV en agosto de 2006 y se publicó en diciembre de 2006 [Reglamento interno del Comité de Vigilancia de la OLAF (DO L 33 de 7.2.2007)].

(5) En junio de 2006, la OLAF publicó internamente dos puestos de secretaría vacantes. Se designó un miembro de la Secretaría en enero de 2007 y otro en julio de 2007.

(6) Véase el anexo 5.

(7) Séptimo Informe de Actividades de la OLAF, de 2006 (DO L 33 de 2.2.2007, p. 7).

(8) Recomendación III del Informe anual de Actividades del CV de diciembre de 2005 a mayo de 2007 y Opinión no 1/2007 del CV (anexo 4).

(9) Dirección B (4 unidades): Agricultura; Aduanas I; Aduanas II; Medidas Estructurales. Dirección A (4 unidades): Investigaciones Internas: Instituciones Europeas; Investigaciones Internas/Externas: Organismos de la UE; Gastos Directos y Ayuda Exterior; Ayuda Exterior.

(10) Artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

(11) Considerando 10 y artículo 9, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

(12) Véase igualmente la sentencia de 4 de octubre de 2006 en el asunto T-193/04, HMT/Comisión. (apartado 69).

(13) Punto 3.3.3.1, p. 76, del Manual de la OLAF de 25 de febrero de 2005.

(14) Artículo 1, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1073/1999.

(15) Véanse las conclusiones del primer Informe de Actividades, de 17 de octubre de 2007 (DO C 123 de 20.5.2008, p. 1), y el Dictamen no 1/2007 del CV, «Informes de la OLAF sobre investigaciones de una duración superior a nueve meses», incluido en el citado Informe.

(16) Artículo 12 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y artículo 5 de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Comisión, de 28 de abril de 1999 (DO L 136 de 31.5.1999, p. 20).

(17) Dirección A (4 unidades): Investigaciones internas: Instituciones Europeas; Investigaciones Internas/Externas: Organismos de la UE; Gastos Directos y Ayuda Exterior; Ayuda Exterior. Dirección B (4 unidades): Agricultura; Aduanas I; Aduanas II; Medidas Estructurales.

(18) Dictamen no 1/2007 del CV: «Informes de la OLAF sobre investigaciones de una duración superior a nueve meses».

(19) Véase el anexo 4.

(20) Véase el anexo 4.

(21) Artículo 6 de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom.

(22) Véase el anexo 5.

(23) El artículo 1 de la Decisión del director general de la OLAF sobre una nueva política de contratación y utilización de los agentes temporales de la OLAF estipula que «El personal temporal podrá ser reclasificado una sola vez en el grado superior de su categoría o grupo de funciones por decisión del director general, previa consulta de un comité mixto».

(24) Véase el anexo 2, que incluye una lista de los dictámenes adoptados por el CV entre el 1 de diciembre de 2006 y el 31 de mayo de 2008.

(25) Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa/Australian National University/OLAF.

(26) Artículo 7 del Reglamento (CE) no 1073/1999.

(27) Dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos sobre una notificación de comprobación previa del responsable de la protección de datos de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) relativa al seguimiento regular de la ejecución de sus funciones de investigación. Asunto 2007-0073 de 19 de julio de 2007.

(28) DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

ANEXO 1 CALENDARIO DE REUNIONES DEL COMITÉ DE VIGILANCIA 2007 Mes Fecha de las reuniones JUNIO Martes 19 y miércoles 20 JULIO Lunes 9 y martes 10 SEPTIEMBRE Martes 18 y miércoles 19 OCTUBRE Martes 16 y miércoles 17 NOVIEMBRE Lunes 26 y martes 27 DICIEMBRE Martes 11 y miércoles 12 2008 Mes Fecha de las reuniones ENERO Miércoles 23 FEBRERO Martes 26 y miércoles 27 ABRIL Martes 1 y miércoles 2 Lunes 28 y martes 29 MAYO Martes 27 y miércoles 28

ANEXO 2 LISTA DE OPINIONES ADOPTADAS POR EL CV ENTRE EL 1 DE DICIEMBRE DE 2006 Y EL 31 DE MAYO DE 2008 2006 Dictamen no 1/2006, Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2007 Dictamen no 2/2006 sobre la reforma del Reglamento (CE) no 1073/1999 relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) Dictamen complementario sobre la reforma del Reglamento (CE) no 1073/1999 relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de lucha contra el fraude (OLAF) Dictamen no 3/2006 del Comité de Vigilancia, Indicadores de rendimiento para la OLAF 2007 Dictamen no 1/2007, Informes de las investigaciones de la OLAF que han estado abiertas durante más de nueve meses Dictamen no 2/2007, Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2008 2008 Dictamen no 1/2008, «Prima facie non-cases» Dictamen no 2/2008, Plan anual de gestión de la OLAF para 2008 Dictamen no 3/2008, Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2009

ANEXO 3 Bruselas, 28 de marzo de 2008 1. En su reunión de los días 18 y 19 de septiembre de 2007, el Comité de Vigilancia de la OLAF decidió analizar cómo trataba la OLAF las denuncias manifiestamente injustificadas («Prima facie non-cases»). 2. Para poderse concentrar en los asuntos más importantes, la OLAF introdujo en 2004 un procedimiento simplificado para los denominados «Prima facie non-cases» (en lo sucesivo, PFNC). Este procedimiento se refiere a todos los asuntos en los que toda la información disponible indica claramente que la OLAF no es competente en ninguna circunstancia (1) (ejemplo: la denuncia por parte de ciudadanos de un tercer país de que los gravámenes que les imponen las autoridades fiscales locales son erróneos). Este procedimiento ahorra a la OLAF tener que iniciar formalmente un procedimiento y realizar una valoración del mismo para poco después darlo por concluido. 3. De 2003 a 2007 la OLAF tramitó 894 asuntos como «Prima facie non-cases». El Comité de Vigilancia de la OLAF hizo un muestreo aleatorio representativo de 212 «Prima facie non-cases», prestando atención a que se tuvieran en cuenta asuntos de todas las direcciones operativas y de todos los departamentos de investigación. A este respecto cabe señalar que en los ámbitos de aduanas, cigarrillos e impuesto sobre el valor añadido había pocos PFNC. Tras eliminar una serie de cuestiones para proteger datos personales, la OLAF concedió al Comité de Vigilancia acceso ilimitado a todos los muestreos aleatorios. 4. Los resultados de la investigación se pueden agrupar como sigue. 4.1. La OLAF hace un uso básicamente correcto de las normas aplicables a los procedimientos PFNC. Este es el caso de los grupos siguientes, a los que la OLAF se ve confrontada con frecuencia: — denuncias anónimas, — denuncias de pleitistas, — denuncias relativas a litigios entre particulares, — denuncias relativas a programas nacionales sin relación con las finanzas de la Unión, — denuncias relativas a la ejecución de una política o un programa comunitarios. Casos de este tipo suelen aparecer en las políticas comunes agrícola y estructural. En estos casos la OLAF está obligada a identificar el proyecto en cuestión y a seguir investigando los hechos con ayuda de las autoridades nacionales competentes o la Dirección General AGRI o la Dirección General REGIO. Si al final no existen sospechas suficientes, estos asuntos se clasifican también a su vez como PFNC. La OLAF podría también clasificar estos casos como «non-cases». El procedimiento PFNC tiene, sin embargo, la ventaja de que no exige evaluación ni que sea sometido al consejo ejecutivo. Con el mismo resultado (suspensión del procedimiento) se simplifica considerablemente la gestión, — la Autoridad Disciplinaria de la Comisión (IDOC) informa a la OLAF sobre sospechas de irregularidades en sus servicios y pregunta a la OLAF si desea ocuparse del asunto. Si la OLAF se desentiende, el asunto se clasifica como PFNC. El procedimiento PFNC permite así a la OLAF cerrar casos, independientemente de su competencia normativa, sin grandes trámites administrativos y en un plazo breve. 4.2. En algunos casos se aplica el procedimiento Prima facie al margen de la definición recogida en el Manual de la OLAF. Véanse estos dos ejemplos: — Un interlocutor anónimo telefonea a la OLAF a través del Freephone, informa sobre supuestas irregularidades en la utilización de fondos europeos y deja un número de teléfono. La OLAF intenta varias veces obtener información más precisa del informante. Resulta imposible: el número de teléfono no existe o nunca se puede localizar al informante. En este caso no se puede establecer que existan las «sospechas suficientemente graves» exigidas por la jurisprudencia del Tribunal de Justicia para iniciar una investigación. Por lo tanto, la OLAF suspende con razón el procedimiento. Pero por otra parte no se ha podido establecer «clara e inequívocamente» que el procedimiento no sea competencia de la OLAF. — En algunos procedimientos la OLAF efectúa en primer lugar una serie de averiguaciones y luego, a la vista de los resultados, suspende el caso como Prima facie. En este caso es positivo que la OLAF no clasifique precipitadamente casos como Prima facie, sino que en primer lugar se asegure de los antecedentes mediante su examen y solo entonces suspenda el procedimiento. — En ninguno de los casos examinados ha utilizado la OLAF el procedimiento PFNC para «enterrar» asuntos que hubieran merecido una investigación completa. Resumen El muestreo representativo ha demostrado que el procedimiento «Prima facie non-cases» permite a la OLAF cerrar asuntos, independientemente de su competencia jurídica, sin grandes trámites administrativos y en un plazo breve. La OLAF utiliza este procedimiento con prudencia. El Comité de Vigilancia no ha hallado en su muestreo aleatorio ningún caso en el que hubiera sido apropiado otro procedimiento y en particular una investigación completa. (1) OLAF, Operational Manual, p. 76: «“Prima facie non-cases”: Where information is received which clearly and unequivocally does not fall within the competence of OLAF, then the responsible Head of Unit may propose not to refer the information for assessment. The Head of Unit must complete a Prima Facie Non-Case form (Annex 2, Form 19), which must be countersigned by Director B and returned to the Archives for registration, together with the initial information. A CMS record will be opened, but the case will appear on the CMS as closed.».

ANEXO 4 Bruselas, 26 de febrero de 2008 La Secretaría del Comité de Vigilancia (CV) recibió en enero el Plan anual de gestión de la OLAF (PAG) para 2008 y el Comité lo discutió en sus reuniones de enero y febrero teniendo especialmente en cuenta las partes referentes a la función investigadora de la Oficina. El CV, por ello, celebra la adopción de objetivos claros e indicadores de resultados medibles (indicadores de resultados y objetivos) y espera que contribuyan a una mayor eficiencia, transparencia y asunción de responsabilidades en todas las operaciones de la Oficina. En comparación con 2007, hace notar el Comité de Vigilancia, se ha cambiado el objetivo estratégico y operativo general de la OLAF de «tolerancia cero» a «reducción del fraude al mínimo». Dado que es un cambio de gran importancia, debería especificarse más el «índice mínimo de fraude» de forma que se puedan fijar etapas y evaluar si las actividades emprendidas contribuyen a la consecución del objetivo general. Por otra parte, dado que los recursos de la OLAF son escasos, el CV considera que el objetivo general en materia de gestión debe ser centrarse en los casos de fraude más graves (esto es, con mayores repercusiones financieras), que harían mejorar la reputación de la Oficina y al mismo tiempo garantizarían un uso más eficaz de los fondos comunitarios. En el Plan anual de gestión no se hace referencia concreta a este aspecto. Vistos los indicadores de resultados y objetivos para los cuatro objetivos específicos, el Comité de Vigilancia alberga dudas sobre si el número de asuntos cerrados con recomendaciones que deben seguirse mediante procedimientos disciplinarios es un objetivo realista, dado que es difícil predecir el resultado de las investigaciones en una fase temprana. Por otra parte, cuesta ver cómo se aplicaría este objetivo al número cada vez mayor de asuntos relativos a ayuda, supervisión y coordinación, en ámbitos en los que la OLAF no tiene un papel primordial. El Comité de Vigilancia se cuestiona el valor del indicador «Incremento del número de procedimientos judiciales y disciplinarios basados en las recomendaciones de la OLAF», ya que lograr este objetivo queda fuera de las competencias de la OLAF. Además, la revisión intermedia del Plan anual de gestión 2006 pone de manifiesto que la OLAF no recibe actualmente datos consistentes y fiables de las autoridades judiciales nacionales de los Estados miembros en relación con el seguimiento judicial de sus recomendaciones. El CV apunta que podría ser un objetivo más útil incrementar el flujo de información entre la OLAF y las autoridades pertinentes de los Estados miembros. A este respecto, el Comité desearía que se aclararan urgentemente la base jurídica, las tareas y las competencias de las distintas esferas de seguimiento y que ello se reflejara en el Plan anual de gestión. En la reunión con los representantes de la OLAF en junio de 2007, el Comité, entre otras cosas, señaló que la OLAF no tiene una base jurídica para emprender actividades de seguimiento financiero en nombre de la Comisión. Por lo que se refiere al impacto financiero, antes de que se le seleccione como objetivo en el Plan anual de gestión, conviene formular una política o directrices coherentes sobre cómo se debe calcular el impacto financiero de los distintos tipos de asuntos. El Comité de Vigilancia opina que actualmente las dos Direcciones Generales dedicadas a investigaciones, así como las distintas unidades, están utilizando distintos métodos de cálculo para estimar el impacto financiero. Una vez que se hayan establecido estas directrices, deben conectarse con la estrategia para aplicar la política de minimis y abordar la cuestión de la rentabilidad dentro de los recursos con los que cuenta la Oficina. En el Plan anual de gestión se afirma que las investigaciones de la OLAF deben llevarse a cabo dentro de unos plazos razonables, que son, por término medio, 24 meses (indicador de resultados 2.1). El Comité señala que, en los tres últimos años, no se ha logrado este objetivo, según los últimos informes anuales de actividad de la OLAF. Entre 2005 y 2007, la duración media de las investigaciones ha sido de entre 24 y 28 meses y, sin embargo, en el Plan actual este objetivo permanece inalterado. El Comité se pregunta si este objetivo es verdaderamente factible y realista o si se deben adoptar medidas de gestión más efectivas para lograrlo. En segundo lugar, el índice de asuntos despachados (indicador de resultados 2.2) debe aproximarse a uno, lo que se ha logrado anteriormente si se calcula sobre la base de nuevos casos abiertos a lo largo de un año civil. No obstante, al Comité le gustaría saber qué medidas se propone adoptar la dirección de la OLAF para tratar de solucionar la cantidad actual de asuntos por tratar (alrededor de 400 en diciembre de 2007), ya que la consecución de este objetivo no contribuirá a una reducción de la cantidad de asuntos pendientes. Por lo que se refiere a las otras actividades de apoyo (objetivos 3 y 4), el Comité opina que algunos de los objetivos aparecen definidos en términos demasiado generales y, por ende, difíciles de cuantificar. Este sería el caso, por ejemplo, de cuestiones como «Mejora de las relaciones y la cooperación con Europol y Eurojust», «Red de contactos con todos los socios pertinentes establecida», «OLAF como socio valorado cuya ayuda y apoyo se busca» y «Uso eficaz de la experiencia operativa de la OLAF y uso eficaz de los resultados de las investigaciones de la OLAF para disuadir del fraude y las irregularidades.» Por último, el Comité desearía que en el Plan se hiciera referencia a la aplicación de sus propias recomendaciones.