INFORME DE ACTIVIDAD DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF — 2021

(2022/C 161/01)

Miembros del Comité de Vigilancia de la OLAF

D. Jan MULDER

Presidente del Comité de Vigilancia de la OLAF

Miembro del Comité desde el 23 de enero de 2017, presidente desde el 1 de marzo de 2017

Antiguo diputado al Parlamento Europeo, Países Bajos.

D.a Maria Helena FAZENDA

Miembro del Comité desde el 23 de enero de 2017

Jueza del Tribunal Supremo de Justicia, Portugal.

D.a Grażyna STRONIKOWSKA

Miembro del Comité desde el 13 de julio de 2016

Fiscalía Nacional, Varsovia, Polonia.

Fiscal.

D. Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Miembro del Comité desde el 1 de diciembre de 2017

Antiguo jefe de la Unidad de Apoyo de la Intervención General de la Administración del Estado en la Fiscalía Especial contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada, España.

Auditor, abogado y economista.

D.a Dobrinka MIHAYLOVA

Miembro del Comité desde el 18 de noviembre de 2020

Agencia Ejecutiva de Auditoría de los Fondos de la Unión Europea, Bulgaria.

Directora de la Dirección de Auditoría de los Fondos de la Política Regional.

ÍNDICE

Índice 2

Prefacio 3

1. El Comité en pocas palabras 4

2. Un nuevo marco jurídico reforzado 4

2.1. Mejora del acceso a la información relativa a los casos 4

2.1.1 El artículo 15 revisado del Reglamento OLAF 5

2.1.2 Nuevos acuerdos de colaboración entre el Comité de Vigilancia y la OLAF 5

2.2. Reglamento interno revisado 5

3. Un año productivo en términos de seguimiento 6

3.1. Casos en los que las autoridades competentes no siguieron las recomendaciones de la OLAF: Dictamen n. o 1/2021 6

3.2. Acuerdos de colaboración entre la OLAF y la Fiscalía Europea: Dictamen n. o 2/2021 7

3.3. Vigilancia de las investigaciones internas: conclusiones estratégicas y mejores prácticas: Dictamen n. o 3/2021 8

3.4. Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2022: Dictamen n. o 4/2021 9

3.5. Seguimiento de la duración de las investigaciones de la OLAF 10

3.5.1 Análisis de las investigaciones de la OLAF de más de treinta y seis meses de duración: Dictamen n. o 5/2021 10

3.5.2 Informes sobre investigaciones de más de doce meses de duración recibidos por el Comité en 2021 11

3.6. Revisión de las directrices de la OLAF sobre los procedimientos de investigación 12

3.7. Aplicación de las garantías procedimentales 13

4. Cooperación 15

4.1. Cooperación con la OLAF 15

4.2. Relaciones con las partes interesadas 15

5. Administración y recursos 15

5.1. Métodos de trabajo del Comité de Vigilancia 15

5.2. La Secretaría 15

5.3. Cuestiones presupuestarias 16

PREFACIO

El mandato de los miembros del presente Comité finalizó en 2021. Su último año fue, sin duda, sumamente productivo y provechoso. Supuso la conclusión satisfactoria de las largas, prolongadas y a menudo difíciles conversaciones mantenidas con la OLAF durante los últimos dos años en relación con el derecho de acceso del Comité a la información relacionada con los casos. De este modo, el Comité concluyó su mandato quinquenal con la confianza de que ha restablecido el tipo de confianza y respeto mutuos antes ausentes en su relación con la OLAF.

De hecho, desde el inicio de su mandato, los miembros del Comité se enfrentaron a una situación muy difícil caracterizada por la falta de cooperación leal por parte de la OLAF, así como por la negativa constante de la Oficina a proporcionar al Comité un acceso significativo a la información necesaria para que sus miembros pudieran desempeñar sus funciones de vigilancia. El prolongado contexto de conflicto en el que el Comité tuvo que trabajar durante los primeros años de su mandato dejó un sabor amargo. La situación cambió drásticamente con el nombramiento del nuevo director general de la OLAF en agosto de 2018 y la adopción del Reglamento OLAF modificado. Este Reglamento consolidó el derecho del Comité a acceder a toda la información y los documentos que considere necesarios para el desempeño de sus funciones. De hecho, a lo largo de los últimos dos años, a medida que empezaron a mejorar las relaciones con la OLAF, el Comité consiguió adoptar una serie de dictámenes que contenían evaluaciones exhaustivas y detalladas de la función investigadora de la OLAF. Los nuevos acuerdos de colaboración pactados con la OLAF en 2021 ofrecen ahora al Comité y a su Secretaría un acceso parcial directo al sistema de gestión de casos de la OLAF. Se espera que esto permita al Comité llevar a cabo su trabajo sin distracciones innecesarias y con un espíritu común de confianza mutua y cooperación leal.

El año 2021 supuso también un hito para la lucha contra el fraude en la UE. El nuevo Reglamento OLAF modificado entró en vigor en enero, mientras que la Fiscalía Europea inició sus trabajos en junio.

La pandemia y sus efectos continuos en las condiciones de trabajo de casi todas las instituciones de la UE volvieron a caracterizar 2021. Esto implicó, entre otras cosas, que todas las reuniones del Comité, así como las reuniones con las partes interesadas, se celebraron en línea. Sin embargo, independientemente de las limitaciones impuestas al Comité por la COVID-19, su trabajo prosiguió y no se aplacó su determinación de llevar a cabo sus labores de vigilancia y seguimiento y de cumplir su mandato. El Comité pudo llevar a cabo sus tareas de seguimiento con un alto grado de eficiencia y dedicación. En 2021, un año ajetreado, el Comité dirigió al director general de la OLAF cinco dictámenes motivados, entre ellos uno sobre los nuevos acuerdos de colaboración entre la OLAF y la Fiscalía Europea. El Comité también fue consultado y presentó observaciones sobre la primera fase de la revisión de las directrices de la OLAF sobre los procedimientos de investigación. En nombre de todos los miembros, quisiera agradecer al director general de la OLAF su cooperación abierta y constructiva. Los miembros de la Secretaría, que actúan bajo el mando de su director y a menudo en circunstancias difíciles, prestaron un valioso apoyo al Comité. Por último, quisiera desear a los nuevos miembros del Comité de Vigilancia una cooperación fructífera con la OLAF y las instituciones de la UE durante su mandato.

Jan MULDER Presidente del Comité de Vigilancia de la OLAF

1. El Comité en pocas palabras

1. o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo El Comité de Vigilancia de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (en lo sucesivo, «Comité») es un organismo independiente creado por el Reglamento (UE, Euratom) n.883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo ( 1 ) (en lo sucesivo, «Reglamento OLAF») para reforzar y garantizar la independencia de la OLAF mediante el seguimiento periódico de la ejecución de su función investigadora.

2. El Comité está compuesto por cinco expertos externos independientes (en lo sucesivo, «miembros»), nombrados de común acuerdo por el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión Europea para un mandato de cinco años ( 2 ) . Los miembros desempeñan su función con total independencia y no pueden solicitar ni recibir instrucciones de ningún Gobierno o institución, órgano, oficina u organismo de la UE. En el desempeño de sus funciones, el Comité recibe el apoyo de una Secretaría que trabaja de forma permanente bajo la autoridad directa del Comité y con independencia de la Comisión, la OLAF o cualquier otro organismo. La Secretaría desempeña un papel primordial a la hora de facilitar la ejecución de las funciones de seguimiento del Comité y contribuir a ella.

3. Dada la naturaleza de las investigaciones de la OLAF, no es posible recurrir ante los tribunales de la UE un dictamen del director general de la OLAF de abrir o cerrar una investigación. Esto convierte de facto al Comité en el único organismo que puede vigilar a la OLAF y controlar el modo en que se llevan a cabo las investigaciones. Por consiguiente, el Comité goza de una posición privilegiada. Por una parte, proporciona a las instituciones de la UE una visión del funcionamiento de la OLAF basada en su función de seguimiento y, por otra, ofrece garantías de que la Oficina actúa dentro de los límites de sus competencias legales y de conformidad con las garantías procedimentales aplicables.

4. El Reglamento OLAF confiere al Comité tres funciones: realizar un control regular de las funciones de investigación de la OLAF; asistir al director general de la OLAF en el cumplimiento de su tarea; e informar a las instituciones de la UE.

5. Más concretamente, mediante el control regular de las investigaciones de la OLAF, el Comité pretende garantizar: i) que no hay injerencia externa en la función de investigación de la OLAF, y ii) que todas las decisiones pertinentes del director general se adoptan con arreglo a los principios de legalidad e imparcialidad y respetan tanto la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (3) como las garantías procedimentales.

6. Al hacerlo, el Comité dirige al director general de la OLAF dictámenes y, en su caso, recomendaciones sobre las actividades de investigación de la Oficina, la duración de sus investigaciones y los recursos que esta necesita para llevar a cabo sus investigaciones. También formula observaciones acerca del proyecto de directrices de la OLAF sobre los procedimientos de investigación. Cuando emite sus dictámenes y recomendaciones, el Comité nunca interfiere en el desarrollo de las investigaciones en curso.

2. Un nuevo marco jurídico reforzado

7. En 2021, se revisaron los principales textos jurídicos sobre las competencias y el funcionamiento del Comité, lo que le permitió desempeñar sus funciones de manera más eficiente. Junto con la revisión del Reglamento OLAF y la firma de nuevos acuerdos de colaboración entre la OLAF y el Comité de Vigilancia que aclararon, entre otras cosas, la cuestión del acceso del Comité a información específica sobre los casos de la OLAF, el Comité también revisó su propio reglamento interno.

2.1. Mejora del acceso a la información relativa a los casos

8. Para desempeñar adecuadamente las funciones de seguimiento que le confiere el Reglamento OLAF, el Comité debe tener acceso a información significativa, completa, adecuada y oportuna.

9. El contenido y la calidad de la información proporcionada por el director general al Comité en los últimos años ha sido un punto constante de discordia y objeto de conversaciones prolongadas e intensas entre el Comité y la OLAF. Así ocurrió, en particular, con el tipo de información facilitada por la OLAF sobre casos de más de treinta y seis meses de duración. En sus anteriores informes anuales, el Comité destacó reiteradamente como cuestión urgente la limitación de su acceso a la información relativa a los casos de la OLAF y el hecho de que el Comité no estuviera en condiciones de desempeñar adecuadamente su función ( 4 )

2.1.1 El artículo 15 revisado del Reglamento OLAF

10. debe tener acceso a toda la información y a todos los documentos de la OLAF que considere necesarios para llevar a cabo sus tareas de seguimiento y vigilancia. La situación anterior acabo resolviéndose con la adopción del nuevo Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento Europeo y del Consejo ( 5 ) por el que se modifica el Reglamento OLAF. El artículo 15, apartado 1, del Reglamento establece ahora claramente que el Comité

11. El Comité ya había defendido reiteradamente en el pasado que corresponde al organismo de vigilancia decidir, sobre la base de una evaluación de las necesidades, qué información debe facilitar el organismo bajo vigilancia o qué información es suficiente para el desempeño de su función de vigilancia. Sin un acceso directo y libre de trabas a la información que obra en poder de la OLAF, el Comité no puede llevar a cabo ningún tipo de vigilancia significativa y seria, tal como se preveía inicialmente en el Reglamento OLAF.

2.1.2 Nuevos acuerdos de colaboración entre el Comité de Vigilancia y la OLAF

12. nuevos acuerdos de colaboración se concertaron y firmaron finalmente el 21 de octubre de 2021 Para reflexionar acerca de los importantes cambios introducidos por el Reglamento OLAF recientemente modificado y hacer balance de ellos, el Comité, representado por la Secretaría, y la OLAF intensificaron sus debates en 2021. El objetivo era adoptar nuevos acuerdos de colaboración con el fin de proporcionar al Comité un acceso parcial directo a la información sobre los casos disponible y registrada en el sistema de gestión de casos (SGC) de la OLAF. Losse concertaron y firmaron finalmente el 21 de octubre de 2021 ( 6 ) . Establecen un sistema mediante el cual la OLAF proporcionará al Comité pleno acceso a los expedientes relacionados con los casos de las investigaciones cerradas, las investigaciones abiertas de más de doce meses de duración y los casos en los que no se haya abierto ninguna investigación. El Comité tendrá acceso igualmente a todas las decisiones de destitución y dictámenes conexos al director general facilitados por la Unidad 01, así como a todas las decisiones de apertura y a los dictámenes de la Unidad 01 conexos en expedientes que no sean de investigación, también denominados «casos de coordinación». Un anexo técnico que forma parte de los acuerdos de colaboración establece las modalidades para que el Comité y su Secretaría accedan al SGC.

13. El Comité tiene la firme convicción de que los nuevos acuerdos de colaboración serán decisivos para restablecer la confianza mutua entre la OLAF y su Comité de Vigilancia; una confianza que no existía en años anteriores.

2.2. Reglamento interno revisado

14. El reglamento interno del Comité establece las normas que rigen su composición, funcionamiento y métodos de trabajo (los procedimientos en virtud de los cuales desempeña su función de seguimiento conforme al Reglamento OLAF), así como las condiciones materiales en las que debe realizarse su labor. El reglamento interno tiene por objeto facilitar la organización de los trabajos del Comité. Incluye los principios que rigen las actividades del Comité, el ejercicio de sus competencias, la presidencia, los procedimientos de aprobación de los dictámenes, el acceso a los documentos de la OLAF y el papel de la Secretaría.

15. Basándose en la experiencia adquirida por el Comité en los últimos cuatro años y en el Reglamento OLAF modificado, el Comité decidió revisar su reglamento interno. El nuevo reglamento interno cumple las obligaciones jurídicas previstas en el nuevo Reglamento de protección de datos ( 7 ) y refleja algunas de las disposiciones de los acuerdos de colaboración entre la OLAF y el Comité de Vigilancia. El Comité lo adoptó en junio de 2021 y podría revisarse en el próximo año, con vistas a tener en cuenta el nombramiento del Controlador de las garantías procedimentales, habida cuenta de las obligaciones de información del Controlador al Comité de Vigilancia.

3. Un año productivo en términos de seguimiento

16. Durante el año al que se refiere el informe, el Comité dirigió al director general de la OLAF cinco dictámenes ( 8 ) en los que formulaba varias recomendaciones. El Comité también fue consultado y formuló observaciones sobre la primera fase de la revisión en curso de las directrices de la OLAF sobre los procedimientos de investigación ( 9 ) . Asimismo, el Comité siguió haciendo un seguimiento de la duración de las investigaciones de la OLAF y la aplicación de las garantías procedimentales.

3.1. Casos en los que las autoridades competentes no siguieron las recomendaciones de la OLAF: Dictamen n.o 1/2021

17. o 1/2021, en el que analizaba exhaustivamente todas las recomendaciones que la OLAF presentó entre el 1 de marzo de 2016 y el 28 de febrero de 2018, pero que las autoridades competentes no habían seguido En sus informes anuales de actividad, el Comité presta especial atención al seguimiento de las investigaciones de la OLAF. En febrero de 2021, el Comité adoptó el Dictamen n.1/2021, en el que analizaba exhaustivamente todas las recomendaciones que la OLAF presentó entre el 1 de marzo de 2016 y el 28 de febrero de 2018, pero que las autoridades competentes no habían seguido ( 10 )

18. El Comité reconoció que las autoridades e instituciones destinatarias suelen seguir las recomendaciones de la OLAF, y en especial las financieras y disciplinarias. La principal conclusión del Comité se refería a las recomendaciones judiciales, en las que se detectaron tres deficiencias principales que podrían explicar la baja tasa de acusación ( 11 ) registrada en los últimos años. i) Los actuales procedimientos de seguimiento de la OLAF no son satisfactorios. ii) Tras recibir los informes finales de la OLAF, las autoridades pertinentes rara vez llevan a cabo nuevas actividades. Por lo tanto, la calidad de los informes, las pruebas recopiladas y la solidez de las recomendaciones son fundamentales para evaluar el caso a escala nacional. iii) Para evaluar la responsabilidad penal a escala nacional, las pruebas reunidas por la OLAF no siempre cuentan con la fuerza probatoria que esperan las autoridades receptoras.

19. El Comité recomendó que la OLAF: — revise los procedimientos de seguimiento mediante la creación de equipos de seguimiento específicos, liberando así a los investigadores de esta tarea; — mejore la notificación al Comité de las recomendaciones que no se han seguido; — garantice que los expedientes remitidos a las autoridades judiciales: a) mencionen claramente las pruebas reunidas y las consideraciones que hayan llevado a la conclusión de que podría haberse cometido un delito, y b) contengan un análisis de los requisitos procedimentales nacionales para los procesos penales; — establezca una cooperación oportuna con las autoridades judiciales; — informe anualmente de los importes recuperados a raíz de las recomendaciones financieras de la OLAF; — garantice la proporcionalidad de las recomendaciones financieras, y — establezca normas uniformes para proteger los derechos fundamentales y las garantías procedimentales de las personas afectadas, y refuerce la admisibilidad de las pruebas.

20. En su dictamen, el Comité reconoció que el director general de la OLAF ya había tomado medidas para mejorar el seguimiento de las recomendaciones financieras. El Comité también acogió con satisfacción la creación del Grupo de Trabajo de Seguimiento, un equipo específico encargado de detectar problemas tanto específicos como sistémicos en la ejecución del presupuesto de la UE, sobre la base de las irregularidades o los fraudes descubiertos por la OLAF. El Grupo de Trabajo tiene la intención de ampliar sus actividades en relación con las recomendaciones administrativas y judiciales. El Comité apoya la necesidad de contar con recursos adicionales para desempeñar esta tarea con eficacia.

3.2. Acuerdos de colaboración entre la OLAF y la Fiscalía Europea: Dictamen n.o 2/2021

21. Habida cuenta de su objetivo común de preservar la integridad del presupuesto de la Unión, es esencial que la OLAF y la Fiscalía Europea establezcan y mantengan una relación estrecha basada en el principio de cooperación leal.

22. o 2/2021, emitido el 31 de mayo de 2021 El 3 de diciembre de 2020, el director general de la OLAF remitió al Comité, para su dictamen, el borrador de los acuerdos de colaboración administrativa acordados entre la OLAF y la Fiscalía Europea ( 12 ) . En su Dictamen n.2/2021, emitido el 31 de mayo de 2021 ( 13 ) , el Comité acogió con satisfacción los acuerdos de colaboración, «en particular, en lo que se refiere a la fijación de plazos vinculantes, el intercambio periódico de información entre las partes, la utilización de modelos para la notificación mutua y la transmisión de posibles casos, y la posibilidad de acordar informes intermedios cuando la OLAF apoye las investigaciones de la Fiscalía Europea y en los casos de investigaciones complementarias llevadas a cabo por la OLAF».

23. El Comité formuló una serie de observaciones y sugerencias específicas a las partes para aclarar mejor los siguientes aspectos: i) las condiciones prácticas de su colaboración en relación con la información mutua y la transmisión de posibles casos (14), ii) los criterios y las modalidades del acceso indirecto recíproco a sus respectivos sistemas electrónicos de gestión de casos (15), iii) el uso de herramientas técnicas, como modelos (16). En este contexto, y atendiendo a su propia experiencia de intercambios anteriores prolongados y a menudo infructuosos con la OLAF sobre el contenido de los informes anuales y la definición de qué constituye información pertinente y significativa, el Comité propuso que el contenido de dichos modelos se examinara cuidadosamente con antelación, con el fin de evitar intercambios innecesarios y solicitudes adicionales de información faltante o aclaraciones adicionales, iv) la redacción de los acuerdos de colaboración, a fin de evitar confusiones e incertidumbres innecesarias para el apoyo de la OLAF durante las investigaciones de la Fiscalía Europea y las solicitudes de asistencia de la OLAF a la Fiscalía Europea (17), v) disposiciones específicas que deberán acordar las partes para permitir a la OLAF llevar a cabo investigaciones internas sobre la dirección y el personal de la Fiscalía Europea, vi) un sistema, que deberán acordar las partes, de diálogo periódico entre el director general de la OLAF y el fiscal general europeo, y para que las partes revisen los acuerdos de colaboración una vez se haya adquirido una experiencia significativa, al menos un año después de su entrada en vigor (18).

24. La OLAF y la Fiscalía Europea tuvieron en cuenta la mayoría de las consideraciones del Comité y acordaron modificar en consecuencia las disposiciones correspondientes ( 19 ) . El texto definitivo de los acuerdos de colaboración se firmó el 5 de julio de 2021. El Comité está satisfecho con el resultado de su consulta, que es un elemento importante que rige las relaciones entre estos dos organismos.

3.3. Vigilancia de las investigaciones internas: conclusiones estratégicas y mejores prácticas: Dictamen n.o 3/2021

25. o 3/2021 sobre la vigilancia de las investigaciones internas En octubre de 2021, el Comité adoptó el Dictamen n.3/2021 sobre la vigilancia de las investigaciones internas ( 20 ) . El Comité evaluó cómo llevó a cabo la OLAF cuatro investigaciones internas de acusaciones graves relativas al ejercicio de funciones profesionales o a faltas graves por parte de miembros y funcionarios que ocupaban altos cargos en instituciones, órganos y organismos de la UE.

26. El Comité tuvo acceso a los expedientes de casos puestos a disposición por la OLAF y analizó en profundidad todos los documentos pertinentes a la luz del marco jurídico de la OLAF aplicable. Realizó un análisis comparativo de las cuatro investigaciones, centrándose en las fases principales del procedimiento de una investigación. En particular, examinó: i) el requisito de sospecha suficiente para justificar la apertura de las investigaciones; ii) el alcance de estas; iii) el uso de los instrumentos de investigación de que dispone la OLAF; y iv) el informe final de investigación y el examen jurídico de las investigaciones.

27. El Comité halló discrepancias entre los cuatro casos en relación con todas las fases anteriores. Posteriormente, extrajo conclusiones y formuló recomendaciones, de las cuales se resumen a continuación las más relevantes: i) al evaluar el requisito de «sospecha suficiente» para abrir una investigación, la OLAF debe recopilar toda la información necesaria de las instituciones de la UE, especialmente en aquellos casos en que las instituciones hayan investigado previamente las mismas denuncias. Esto es aún más pertinente a la hora de evaluar las denuncias anónimas, ii) la unidad de apoyo al análisis operativo debe ayudar en el proceso de selección mediante el análisis de la información procedente de fuentes anónimas, iii) las directrices sobre los procedimientos de investigación deben contener una definición del concepto de «sospecha suficiente», iv) la OLAF debe informar al Comité cuando abra casos delicados en los que pueda estar en juego la reputación de la UE, v) la OLAF debe establecer mecanismos eficaces para evitar situaciones en las que defina de manera demasiado amplia el alcance de la investigación o amplíe el alcance de la investigación sin seguir el procedimiento aplicable, vi) la OLAF debe confiar el control de la legalidad realizado por la Unidad 01, la misma que prepara los dictámenes de apertura, a otra entidad, con el fin de garantizar que dicho control sea independiente. Además, el director general de la OLAF debe revisar la asignación de responsabilidades a las distintas unidades y direcciones para establecer un sistema eficaz de controles independientes, imparciales y objetivos para el control y la revisión de la legalidad, vii) el Comité hace especial hincapié en la necesidad de elaborar un plan de trabajo de investigación adecuado. Asimismo, en las investigaciones internas delicadas, siempre que la OLAF decida de forma discrecional qué medidas de investigación adoptar y cuándo hacerlo, debe registrar en el expediente del caso los motivos en los que se sustenta su decisión, viii) el Comité constató una falta general de organización rigurosa y sistemática de los expedientes en los cuatro casos y pidió a la OLAF que adoptara disposiciones para remediar esta situación. El Comité confía en que la OLAF pondrá solución a estas preocupaciones a través de su sistema de gestión de casos y establecerá nuevas normas pertinentes, ix) la OLAF debe plantearse crear un servicio específico para el diseño de métodos de investigación de posibles casos de corrupción en los que estén implicados grupos de presión, la cuestión de las puertas giratorias, los conflictos de intereses y el incumplimiento del deber de honestidad y transparencia.

28. El Comité observa que las directrices sobre los procedimientos de investigación revisadas contienen disposiciones que aplican dos de las recomendaciones anteriores. En particular, el Comité celebra: i) la creación del Equipo de Revisión, que estará bajo la responsabilidad directa del director general adjunto, y ii) el requisito de que las unidades de investigación «esbocen un plan de trabajo inicial». El Comité espera que se publiquen nuevas directrices internas sobre la elaboración y actualización periódica de un plan de trabajo, dirigidas a los investigadores. En general, el Comité reconoce el esfuerzo efectuado por la OLAF para aplicar las recomendaciones del Comité. Dicho esto, y con el fin de disipar sus preocupaciones, el Comité considera que se necesita una vigilancia firme y constante para subsanar las deficiencias o los errores que detectó en su dictamen en relación con las responsabilidades asignadas y ejecutadas por su personal. Es importante extraer enseñanzas de estas investigaciones a efectos de la futura gestión del personal de la OLAF.

3.4. Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2022: Dictamen n.o 4/2021

29. Cada año, el Comité de Vigilancia de la OLAF adopta un dictamen sobre el anteproyecto de presupuesto (AP) de la OLAF para asegurar a las instituciones de la UE que el proyecto de presupuesto tiene en cuenta la independencia de la función investigadora de la OLAF. El dictamen garantiza además que la OLAF dispone de los recursos adecuados para prestar un servicio interinstitucional eficaz y eficiente para luchar contra el fraude. A continuación, el director general de la OLAF puede utilizar este dictamen con respecto a las autoridades de la UE responsables de los presupuestos y de aprobar la gestión presupuestaria.

30. o 4/2021 sobre el anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2022 El 18 de octubre de 2021, el Comité emitió el Dictamen n.4/2021 sobre el anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2022 ( 21 ) . Su análisis se centró en concreto en: i) la estrategia de recursos humanos de la OLAF, teniendo también en cuenta la repercusión del establecimiento de la Fiscalía Europea y la creación del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, y ii) las repercusiones financieras y operativas de la aplicación del nuevo sistema de gestión de casos (SGC) de la OLAF.

31. El Comité consideró que el anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2022 estaba en consonancia con los recursos necesarios para llevar a cabo eficazmente las investigaciones. El Comité apoyó plenamente la solicitud de puestos adicionales de la OLAF. El Comité estimó contraproducente, por una parte, asignar cada año a la OLAF nuevas responsabilidades y tareas (la Fiscalía Europea, el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia) y, por otra, reducir gradualmente año tras año sus recursos humanos y financieros. El Comité también estuvo de acuerdo con la OLAF en que otra reducción del 20 % de su presupuesto para gastos de viaje podría poner en peligro su capacidad para desempeñar su función investigadora.

32. Por último, el Comité observó que el desarrollo y la adopción del SGC ha sido un proyecto muy costoso ( 22 ) que hasta ahora no ha logrado ofrecer, en el plazo establecido, un sistema de gestión de casos sólido y, sobre todo, fácil de utilizar, flexible y eficiente.

33. En los últimos años, el Comité ha expresado reiteradamente su profunda preocupación por el aumento de los costes del SGC ( 23 ) , que parece haberse basado en hipótesis y decisiones internas erróneas ( 24 ) y concebido inicialmente sin tener en cuenta las necesidades de vigilancia ( 25 ) . Estas preocupaciones se han visto agravadas por la moderada encuesta realizada hasta ahora por los investigadores de la OLAF para evaluar la satisfacción de los usuarios y el desarrollo paralelo, por parte de varias direcciones generales de la Comisión, de un nuevo sistema de gestión de casos, que está actualmente en curso y en el que también participa la OLAF.

34. Así pues, el Comité invitó al director general de la OLAF a que llevara a cabo lo antes posible un análisis detallado basado en los costes de las ventajas e inconvenientes de mantener el SGC o de adoptar CASE@EC, el sistema de gestión de casos de la Comisión. En este contexto, y dado que la Fiscalía Europea ha decidido adoptar el sistema CASE@EC, el Comité reiteró la opinión expresada en su Dictamen sobre el AP para 2021 de la OLAF, según la cual, dado que la Fiscalía Europea y la OLAF utilizarán diferentes sistemas de gestión de casos, en el futuro podrían ser necesarios recursos presupuestarios adicionales para garantizar la interoperabilidad y las sinergias necesarias entre ambos sistemas.

3.5. Seguimiento de la duración de las investigaciones de la OLAF

35. El artículo 7, apartado 8, del Reglamento OLAF exige que el Comité lleve a cabo un análisis caso por caso de cada investigación que lleve más de doce meses abierta para garantizar que las investigaciones de la OLAF se desarrollan ininterrumpidamente durante un período de tiempo proporcionado a sus circunstancias y complejidad.

36. En primer lugar, al hacer un seguimiento periódico de la duración de las investigaciones de la OLAF y los motivos de cualquier retraso indebido, el Comité trata de verificar que no se produce ninguna interferencia externa o interna en la realización imparcial de una investigación. En segundo lugar, una investigación injustificadamente larga podría tener graves consecuencias negativas para: i) los derechos de defensa de las personas afectadas; o ii) el seguimiento de la investigación. Por último, al hacer un seguimiento de la duración de las investigaciones, el Comité comprueba que los recursos humanos y financieros asignados a la OLAF se han utilizado de forma eficiente.

37. A lo largo de los años, el Comité ha prestado especial atención a la cuestión de la «duración» de las investigaciones de la OLAF, y en los últimos años ha expresado su preocupación por la falta de disposiciones claras y detalladas en las directrices sobre los procedimientos de investigación relativas a la gestión de la duración de las investigaciones. Estas normas refuerzan la seguridad jurídica; su ausencia puede ser perjudicial para garantizar la transparencia de los procedimientos de la OLAF, especialmente con respecto a las «personas afectadas».

38. En 2021, el Comité emitió un dictamen en el que examinaba cuarenta casos de la OLAF de una duración superior a treinta y seis meses. También recibió, como cada año, información sobre investigaciones que llevaban más de doce meses en curso.

3.5.1 Análisis de las investigaciones de la OLAF de más de treinta y seis meses de duración: Dictamen n.o 5/2021

39. En su informe de actividad de 2019 ( 26 ) , el Comité constató que casi el 40 % de los casos individuales notificados en 2019 superaban los veinticuatro meses de duración, y que el 10 % de estos superaba los treinta y seis meses. Para comprender mejor la manera en que la OLAF gestiona y controla la duración de sus investigaciones, el Comité decidió llevar a cabo un análisis pormenorizado de cuarenta investigaciones de más de treinta y seis meses de duración en 2019. El Comité se mostró especialmente satisfecho de haber recibido, por primera vez, pleno acceso a los expedientes pertinentes.

40. En su dictamen ( 27 ) , el Comité detectó algunas deficiencias en los procedimientos de la OLAF que podrían haber influido en la duración de las investigaciones. En particular, observó un alto grado de variación en la práctica de investigación de la OLAF y en el registro de las actividades en los expedientes de los casos. El Comité también constató que la OLAF no cuenta con: i) un procedimiento interno formal y bien definido para hacer un seguimiento de la duración de sus investigaciones; ii) un plan de trabajo o investigación; o iii) normas internas para la definición y asignación de «prioridad operativa». El Comité considera que estas deficiencias se deben principalmente a que las directrices sobre los procedimientos de investigación de la OLAF no recogen disposiciones específicas y detalladas relativas a la «continuidad y duración» de las investigaciones.

41. El Comité hizo las siguientes recomendaciones a la OLAF: — Establecer un mecanismo automático de alerta en el SGC para garantizar que la dirección de la OLAF tenga constancia de inmediato de los períodos de inactividad de más de tres meses. — Velar por que los obstáculos que hayan afectado o puedan afectar a la duración de una investigación, así como todas las decisiones adoptadas a tal efecto, estén debidamente documentados y registrados en el expediente de cada investigación. — Establecer en las directrices sobre los procedimientos de investigación procedimientos internos claros para la gestión de la duración de una investigación. En particular, para los casos de más de veinticuatro meses de duración, la OLAF debe crear un procedimiento de revisión específico que permita al director general decidir cuál es la mejor manera de acelerar la tramitación de tales investigaciones y, en el caso de los casos con una duración superior a treinta y seis meses, un procedimiento especial. — Garantizar que todos los dictámenes del Equipo de Revisión contengan una evaluación de la duración de las investigaciones. — Velar por que se elabore un plan de investigación detallado para cada investigación abierta, y por qué se actualice periódicamente y se adjunte al expediente de cada investigación. — Incluir en las directrices sobre los procedimientos de investigación normas claras en lo que respecta a la asignación de una «prioridad operativa» a un caso. — Procurar que las decisiones críticas que afecten sustancialmente a la duración de una investigación se tomen siempre a nivel de director y se registren sistemáticamente en el SGC. — Velar por que, cuando un miembro del equipo de investigación abandone la Oficina, este prepare una nota de traspaso donde consten todas las actividades realizadas y las pruebas ya recogidas y se definan las actividades que debe llevar a cabo el siguiente miembro del equipo que cubra el caso y los plazos para hacerlo.

42. El Comité considera que sus recomendaciones deben tenerse en cuenta en la revisión en curso de las directrices sobre los procedimientos de investigación ( 28 ) . Unas directrices sobre los procedimientos de investigación exhaustivas y significativas también ayudarán al futuro Controlador de las garantías procedimentales ( 29 ) en la tramitación de las reclamaciones contra la OLAF por irregularidades procesales.

3.5.2 Informes sobre investigaciones de más de doce meses de duración recibidos por el Comité en 2021

43. Si una investigación no puede cerrarse en un plazo de doce meses a partir de su apertura, el artículo 7, apartado 8, del Reglamento OLAF ( 30 ) exige que el director general de la OLAF informe oficialmente al Comité al finalizar un período de doce meses y posteriormente cada seis meses. En estos informes, la OLAF expone las razones de la no finalización y, cuando proceda ( 31 ) , las medidas correctoras para acelerar la investigación, así como el plazo previsto para su finalización.

44. En 2021, el Comité recibió 761 informes de la OLAF sobre 482 investigaciones individuales de más de doce meses de duración. De estos casos, el 29,25 % duró más de doce meses y el 27,18 %, más de dieciocho. El 43,57 % de todos los casos notificados superaron los veinticuatro meses (gráfico 1). En el gráfico 2 se muestra el desglose sectorial de las investigaciones de la OLAF. Gráfico 1 482 casos individuales — 2021 Gráfico 2 482 casos individuales — 2021

3.6. Revisión de las directrices de la OLAF sobre los procedimientos de investigación

45. Tras la revisión del Reglamento OLAF, la Oficina modificó las directrices sobre los procedimientos de investigación existentes para incorporar nuevas disposiciones del Reglamento OLAF a las nuevas directrices internas y establecer un marco claro y coherente para todas las actividades de investigación, apoyo y coordinación. La OLAF explicó al Comité que este proceso de revisión se llevará a cabo en dos fases.

46. Durante la primera, la revisión se limitará a lo estrictamente necesario para adaptar las directrices sobre los procedimientos de investigación al Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 y al inicio operativo de la Fiscalía Europea. La segunda implicará una revisión más exhaustiva que comprenderá aspectos que actualmente se abordan en otras instrucciones y directrices internas de la OLAF, las prácticas que se establecerán en el marco de la cooperación de la OLAF con la Fiscalía Europea, las recomendaciones de las partes interesadas de la OLAF y los problemas detectados por el personal de la OLAF a lo largo de los años.

47. De conformidad con el Reglamento OLAF ( 32 ) , antes de que el director general de la OLAF adopte cualquier modificación de las directrices sobre los procedimientos de investigación, el Comité de Vigilancia debe presentar sus observaciones al respecto.

48. El 28 de mayo de 2021, la OLAF remitió al Comité un borrador de las directrices sobre los procedimientos de investigación revisadas que abarcaba la primera fase. El borrador se debatió con el personal de la OLAF y la Secretaría en una reunión técnica que tuvo lugar el 6 de junio de 2021 y en la sesión plenaria del 22 de junio de 2021. El Comité presentó sus observaciones al director general de la OLAF el 17 de agosto de 2021. Las nuevas directrices sobre los procedimientos de investigación entraron en vigor el 11 de octubre de 2021.

49. o 2/2017 sobre la evaluación del Reglamento OLAF). Ya ha formulado una serie de recomendaciones específicas a este respecto relativas tanto a la organización de la OLAF como a sus prácticas de investigación (Dictamen n. o 3/2021 sobre las mejores prácticas en las investigaciones internas). Por lo tanto, acogió con satisfacción la decisión de la OLAF de proceder a revisar las directrices sobre los procedimientos de investigación. En opinión del Comité, es indispensable que el futuro texto de las directrices sobre los procedimientos de investigación, tras la segunda fase de la revisión, se base en un examen pormenorizado y exhaustivo de todas las demás directrices e instrucciones internas de la OLAF existentes. Algunas de ellas, si no todas, tendrán que incorporarse a las directrices sobre los procedimientos de investigación. Esto es importante, ya que las directrices sobre los procedimientos de investigación son las únicas directrices, instrucciones o manuales que el Reglamento OLAF exige que la Oficina publique En sus observaciones, el Comité recordó que ya había recomendado a la OLAF que llevara a cabo una revisión completa de las directrices sobre los procedimientos de investigación (Dictamen n.2/2017 sobre la evaluación del Reglamento OLAF). Ya ha formulado una serie de recomendaciones específicas a este respecto relativas tanto a la organización de la OLAF como a sus prácticas de investigación (Dictamen n.3/2021 sobre las mejores prácticas en las investigaciones internas). Por lo tanto, acogió con satisfacción la decisión de la OLAF de proceder a revisar las directrices sobre los procedimientos de investigación. En opinión del Comité, es indispensable que el futuro texto de las directrices sobre los procedimientos de investigación, tras la segunda fase de la revisión, se base en un examen pormenorizado y exhaustivo de todas las demás directrices e instrucciones internas de la OLAF existentes. Algunas de ellas, si no todas, tendrán que incorporarse a las directrices sobre los procedimientos de investigación. Esto es importante, ya que las directrices sobre los procedimientos de investigación son las únicas directrices, instrucciones o manuales que el Reglamento OLAF exige que la Oficina publique ( 33 ) . De este modo, se garantiza el grado necesario de transparencia y seguridad jurídica con respecto a las personas investigadas. Unas directrices sobre los procedimientos de investigación exhaustivas y significativas también ayudarán al futuro Controlador de las garantías procedimentales ( 34 ) en la tramitación de las reclamaciones contra la OLAF por irregularidades procesales.

50. Por este motivo, el Comité se reservó el derecho de emitir un dictamen exhaustivo sobre las directrices sobre los procedimientos de investigación al final de la segunda fase de su revisión.

51. La OLAF informó al Comité y a las instituciones de la UE de que había iniciado la segunda fase de revisión de las directrices sobre los procedimientos de investigación. Se espera que la segunda fase concluya a lo largo de 2022. El Comité está impaciente por ver la versión final de las directrices sobre los procedimientos de investigación y espera que el director general de la OLAF tenga en cuenta las recomendaciones que ha formulado en sus recientes dictámenes.

3.7. Aplicación de las garantías procedimentales

52. En el artículo 9 del Reglamento OLAF se citan los principios que la OLAF debe aplicar al llevar a cabo una investigación, así como las garantías procedimentales de que gozarán las personas implicadas en una investigación de la Oficina.

53. tramitar reclamaciones individuales contra la OLAF ni es un órgano de recurso que pueda revisar las decisiones de la Oficina El Reglamento encomienda al Comité la tarea de supervisar la evolución de la aplicación de estas garantías procedimentales. El Comité desempeña esta función a través de diversas acciones: supervisa la forma en que la OLAF tramita las reclamaciones por cuestiones procedimentales; evalúa cómo la OLAF respeta los derechos procedimentales en sus investigaciones; detecta problemas sistémicos o estructurales; y emite dictámenes sobre cuestiones relativas a la aplicación de las garantías procedimentales. Es importante subrayar que el Comité no está facultado parareclamaciones individuales contra la OLAF ni es un órgano de recurso que pueda revisar las decisiones de la Oficina ( 35 )

54. En 2021, el Comité también dedicó parte de su trabajo a supervisar el cumplimiento de las garantías procedimentales por parte de la OLAF.

i) Se consultó al Comité sobre una solución relativa al nuevo mecanismo de reclamación establecido por la OLAF

55. Hasta la entrada en vigor del Reglamento OLAF modificado, las personas físicas o jurídicas afectadas por una investigación de la OLAF tenían la posibilidad de presentar una reclamación a su director general. La OLAF tramitaba la reclamación de conformidad con su procedimiento establecido. El Reglamento OLAF modificado estableció la función de Controlador de las garantías procedimentales (en lo sucesivo, «Controlador»), que se encarga de tramitar las reclamaciones presentadas por las personas afectadas por las investigaciones de la OLAF ( 36 )

56. Sin embargo, incluso después de la entrada en vigor del nuevo Reglamento, y a la espera de que la Comisión designase al Controlador, la OLAF siguió recibiendo reclamaciones, también de las personas afectadas. A principios de 2021, la OLAF consultó al Comité ( 37 ) sobre una solución temporal para la aplicación del mecanismo de reclamación durante el período de transición entre la entrada en vigor del Reglamento y el nombramiento del Controlador. La OLAF informó al Comité de que tenía la intención de brindar a las partes reclamantes la posibilidad de: i) esperar a la designación del Controlador para que este tramitase su reclamación, o ii) que su reclamación fuese tramitada por la OLAF con arreglo a su procedimiento en vigor. En este último caso, las partes reclamantes renunciarían a su derecho a que su reclamación se tramitase con arreglo a las nuevas normas.

57. El Comité consideró que esta solución era adecuada y pidió a la OLAF que le mantuviera informado de cómo tramitaba todas las reclamaciones con arreglo a estas dos opciones. La OLAF facilitó la información solicitada.

ii) El Comité evaluó el modo en que la OLAF aplicó las garantías procedimentales en investigaciones específicas

58. Durante la elaboración de su Dictamen n. o 3/2021 relativo a las investigaciones internas y su Dictamen n. o 5/2021 sobre la duración de las investigaciones, el Comité tuvo acceso a los expedientes de los casos y evaluó exhaustivamente la manera en que la OLAF aplicó las garantías procedimentales en las investigaciones objeto de examen. En su Dictamen n. o 3/2021, el Comité prestó especial atención a la independencia de la función de revisión, el mecanismo de control interno de la OLAF destinado a garantizar el respeto de las garantías procedimentales. Emitió una recomendación correspondiente que la Oficina puso en práctica.

59. o 5/2021, el Comité decidió centrar su análisis en el respeto por parte de la OLAF del «derecho de un funcionario a ser informado» de la apertura de una investigación de la OLAF y del «derecho de la persona afectada a presentar observaciones acerca de los hechos que la afecten antes de que la OLAF redacte sus conclusiones» En su Dictamen n.5/2021, el Comité decidió centrar su análisis en el respeto por parte de la OLAF del «derecho de un funcionario a ser informado» de la apertura de una investigación de la OLAF y del «derecho de la persona afectada a presentar observaciones acerca de los hechos que la afecten antes de que la OLAF redacte sus conclusiones» ( 38 ) y, en particular, en el uso por parte de la OLAF de las excepciones previstas en la legislación para aplazar la observancia de tales derechos.

60. El análisis puso de manifiesto que, en lo que respecta al procedimiento para aplazar el suministro de información sobre la apertura de la investigación, la OLAF cumplió los requisitos y garantías procedimentales aplicables. Además, desde 2019 ha establecido un sistema de revisión mucho más riguroso que ahora se aplica sistemáticamente en todos los casos de aplazamiento. En cuanto al aplazamiento de la oportunidad de presentar observaciones, el Comité consideró que el sistema establecido por la OLAF ofrece garantías suficientes para proteger los derechos fundamentales de las personas investigadas y evitar cualquier trato arbitrario.

iii) El Comité evaluó las reclamaciones individuales presentadas a la OLAF

61. Como cada año, el Comité recibió informes semestrales y documentos pertinentes sobre las reclamaciones individuales tramitadas por la OLAF ( 39 ) . En 2021, la OLAF recibió en total cuatro reclamaciones de personas afectadas en relación con la aplicación de las garantías procedimentales, tres de las cuales se referían a la misma investigación interna. Todos los reclamantes, excepto uno, deseaban que su reclamación fuera tramitada por el Controlador. En la única reclamación tramitada por la OLAF en 2021, la persona afectada alegó que: i) la OLAF no le informó a tiempo de que se trataba de una persona afectada; y ii) la investigación no se concluyó en un plazo razonable. El Comité toma nota de la respuesta de la OLAF al reclamante en el sentido de que no se infringieron las normas aplicables. Sin embargo, dado que el Controlador tiene pendiente de tramitar reclamaciones relacionadas con cuestiones similares en la misma investigación, el Comité no formulará más observaciones.

62. El Comité aguarda con interés cooperar con el Controlador, con vistas a reforzar la aplicación de las garantías procedimentales y los derechos fundamentales.

4. Cooperación

4.1. Cooperación con la OLAF

63. Durante 2021, el Comité consolidó su fructífera cooperación con la OLAF. Además de la conclusión de los debates sobre el derecho de acceso del Comité a la información relacionada con los casos y la firma de los nuevos acuerdos de colaboración, el Comité mantuvo un diálogo abierto y provechoso con la OLAF.

64. El Comité continuó con la práctica de invitar a sus reuniones periódicas mensuales al director general de la OLAF y a su personal, a fin de debatir y recibir información sobre cualquier asunto pertinente para el trabajo del Comité y de la OLAF. Los miembros del Comité y la Secretaría también celebraron reuniones formales e informales con la dirección y el personal de la OLAF en el contexto de la preparación de los dictámenes e informes del Comité.

65. El Comité recibió de la OLAF los siguientes informes, de conformidad con las disposiciones del Reglamento OLAF y las prácticas de trabajo establecidas: i) informes sobre las investigaciones de más de doce meses de duración; ii) informes sobre las recomendaciones de la OLAF emitidas desde el 1 de octubre de 2013, pero que no han sido objeto de seguimiento, en relación con las cuales la Oficina recibió respuestas de las autoridades competentes entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2020; iii) informes sobre las reclamaciones relativas a las garantías procedimentales; iv) informes sobre los casos en los que se ha transmitido información a las autoridades judiciales nacionales, y v) informes sobre los aplazamientos con arreglo al artículo 4, apartado 6, del Reglamento OLAF.

4.2. Relaciones con las partes interesadas

66. El Comité es responsable ante las instituciones de la UE que nombraron a sus miembros y, al mismo tiempo, es un interlocutor de las instituciones de la UE. El Comité informa a las instituciones de la UE sobre sus actividades, puede emitir dictámenes a petición de estas, elabora informes sobre asuntos de investigación e intercambia puntos de vista con ellas a nivel político ( 40 )

67. El Comité considera importante mantener contactos regulares con las instituciones de la UE y los socios y partes interesadas de la OLAF, con vistas a mejorar el flujo de información y recibir observaciones sobre el desempeño de la OLAF. El Comité y su Secretaría se mantuvieron regularmente en contacto con el secretario general de la Comisión, la Comisión de Control Presupuestario (CONT) del Parlamento Europeo, y el Grupo «Lucha contra el Fraude» y el Grupo «Cooperación Judicial en Materia Penal» del Consejo. La actual pandemia no permitió al Comité celebrar reuniones presenciales con las partes interesadas, por lo que todas tuvieron lugar en línea. En diciembre de 2021 ( 41 ) , el Comité también participó en el intercambio interinstitucional anual de opiniones sobre el desempeño de la OLAF, en el que expresó su opinión sobre el papel de la Oficina en el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia y la experiencia práctica de las relaciones entre la OLAF y la Fiscalía Europea.

68. El Comité también asistió a la Comisión en los procedimientos de selección para el nombramiento de altos funcionarios de la OLAF. Los miembros del Comité participaron asimismo en las reuniones del Comité Consultivo para los nombramientos de altos directivos de la Comisión.

5. Administración y recursos

5.1. Métodos de trabajo del Comité de Vigilancia

69. En 2021, el Comité celebró doce reuniones plenarias, tanto híbridas como totalmente en línea ( 42 ) . El Comité nombró un ponente para cada una de las cuestiones importantes examinadas. Los ponentes trabajaron con la Secretaría para preparar proyectos de informes, de dictámenes o de documentos para su debate en las reuniones plenarias. El presidente, los ponentes y los miembros de la Secretaría también se reunieron periódicamente para trabajar sobre cuestiones particulares.

5.2. La Secretaría

70. Durante 2021, la Secretaría siguió ayudando a los miembros del Comité a desempeñar sus funciones de manera eficiente, con lo que contribuyó a aumentar la independencia de la OLAF. Durante 2021, la Secretaría, al igual que el resto de la Comisión, siguió operando en gran medida de manera virtual. Llevó a cabo el programa de trabajo acordado entre su director y el Comité de Vigilancia ( 43 )

71. La Secretaría sigue estando adscrita administrativamente, desde marzo de 2016, a la Oficina de Gestión y Liquidación de los Derechos Individuales (PMO) de la Comisión Europea, aunque se encuentra en una zona de seguridad separada dentro de las instalaciones de la OLAF. El Comité de Vigilancia ha expresado en numerosas ocasiones sus dudas en cuanto a si la incorporación «híbrida» de su Secretaría a la PMO es el emplazamiento más adecuado.

72. El Comité reitera su opinión de que, habida cuenta de que la Secretaría está en contacto a diario con el personal de la OLAF para realizar las tareas de seguimiento permanente del Comité, un lugar adecuado dentro de la zona de seguridad de la OLAF permitiría a la Secretaría trabajar de manera más eficiente.

73. Encontrar una ubicación adecuada para la Secretaría es aún más importante tras el establecimiento de un Controlador de las garantías procedimentales. En virtud del Reglamento, el nuevo Controlador estará adscrito administrativamente al Comité de Vigilancia, y la Secretaría le proporcionará todo el apoyo jurídico y administrativo necesario.

5.3. Cuestiones presupuestarias

74. El presupuesto del Comité para 2021 fue de 200 000 EUR. La celebración en línea de las reuniones del Comité debido a la COVID-19 supuso que, a finales de 2021, solo se habían desembolsado realmente 74 577,28 EUR.

75. El ordenador subdelegado responsable de los gastos es el director de la PMO.

(1) Artículo 15, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) n.o 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1), en su versión modificada por el Reglamento (UE, Euratom) 2016/2030 y el Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 (también disponible en: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) Para mantener la experiencia adquirida en el Comité, los miembros deben sustituirse en alternancia, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013.

(3) Disponible en: https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_es.pdf.

(4) Véanse los siguientes informes y dictámenes del Comité de Vigilancia: informe anual del Comité de Vigilancia de 2020, apartados 28 y 29; informe anual del Comité de Vigilancia de 2019, apartados 38 a 51; informe anual del Comité de Vigilancia de 2018, apartados 7 y 45 a 49; informe anual del Comité de Vigilancia de 2017, apartados 24 a 29; informe anual del Comité de Vigilancia de 2016, apartados 30 a 33; informe anual del Comité de Vigilancia de 2015, apartados 30 a 33 y 1 a 9; informe anual del Comité de Vigilancia de 2014, apartados 26 a 28; informe anual del Comité de Vigilancia de 2013, apartados 18 y 19; informe anual del Comité de Vigilancia de 2012, apartado 36; Dictamen n.o 2/2017 del Comité que acompaña al Informe de evaluación de la Comisión sobre la aplicación del Reglamento (UE. Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (artículo 19), apartados 30 y 31; Dictamen n.o 4/2014 del Comité sobre el control de la duración de las investigaciones realizadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, apartados 18 a 20 y 45 a 49.

(5) Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de diciembre de 2020, por el que se modifica el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 en lo referente a la cooperación con la Fiscalía Europea y a la eficacia de las investigaciones de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (DO L 437 de 28.12.2020, p. 49).

(6) Los nuevos acuerdos de colaboración entre la OLAF y el Comité de Vigilancia de la OLAF pueden consultarse en https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(7) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39, disponible en: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

(8) Dictamen n.o 1/2021 sobre los casos en los que las autoridades competentes no siguieron las recomendaciones de la OLAF; Dictamen n.o 2/2021 sobre los acuerdos de colaboración entre la OLAF y la Fiscalía Europea; Dictamen n.o 3/2021 sobre la vigilancia de las investigaciones internas: conclusiones estratégicas y mejores prácticas; Dictamen n.o 4/2021 relativo al anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2022; Dictamen n.o 5/2021 sobre el análisis de las investigaciones de la OLAF de más de treinta y seis meses de duración en 2019.

(9) Las observaciones preliminares del Comité sobre la primera fase de la revisión de las directrices sobre los procedimientos de investigación se remitieron al director general de la OLAF mediante una carta con fecha de 17 de agosto de 2021 [Ares(2021)5153587].

(10) El texto completo del Dictamen n.o 1/2021 puede consultarse en https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en.

(11) Las cifras de los cinco últimos informes anuales de la OLAF (2013-2018) relativas a las recomendaciones para iniciar una investigación penal a escala nacional mostraron que la tasa de acusación había disminuido del 53 % al 36 %.

(12) El artículo 12 octies, apartado 1), última frase, del Reglamento OLAF exige que el director general de la OLAF notifique oficialmente los acuerdos de colaboración al Comité de Vigilancia antes de su adopción.

(13) El Dictamen n.o 2/2021 puede consultarse (en inglés) en el siguiente enlace: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en.

(14) Sección 5 de los acuerdos de colaboración entre la Fiscalía Europea y la OLAF.

(15) Artículo 4.6 de los acuerdos de colaboración entre la Fiscalía Europea y la OLAF.

(16) Artículo 4.2 de los acuerdos de colaboración entre la Fiscalía Europea y la OLAF.

(17) Artículos 6.1 y 6.4 de los acuerdos de colaboración entre la Fiscalía Europea y la OLAF.

(18) Artículo 12 de los acuerdos de colaboración entre la Fiscalía Europea y la OLAF.

(19) Artículo 4.2; artículo 6.1.1, letra d), y artículos 6.4 y 6.14 de los acuerdos de colaboración entre la Fiscalía Europea y la OLAF.

(20) Teniendo en cuenta las normas establecidas en la Decisión (UE, Euratom) 2015/443 de la Comisión y en la Decisión (UE, Euratom) 2015/444 de la Comisión y la consigna de seguridad relativa al marcado y tratamiento de la información delicada no clasificada [C(2019) 1904 final, Bruselas, 5.3.2019], el Comité decidió no publicar su dictamen completo, con el fin de proteger la privacidad y la integridad de las personas afectadas por las investigaciones. No obstante, en aras de la transparencia, el Comité publicó una versión no confidencial de su dictamen que contenía sus conclusiones y recomendaciones al director general de la OLAF. La versión no confidencial del dictamen puede consultarse en este enlace. Esta versión no confidencial también se puso a disposición de las instituciones de la UE, de conformidad con el artículo 15, apartado 1, del Reglamento OLAF.

(21) El Dictamen n.o 4/2021 puede consultarse (en inglés) en el siguiente enlace: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en.

(22) Desde 2012, el presupuesto para el desarrollo del SGC ha ascendido a casi 29 millones EUR.

(23) Véanse el informe de actividad de 2017, apartado 23; el informe de actividad de 2018, apartado 13; el informe de actividad de 2019, apartado 20; el Dictamen sobre el AP de la OLAF para 2019, apartado 27; el Dictamen sobre el AP de la OLAF para 2020, apartado 29; y el Dictamen sobre el AP de la OLAF para 2021, apartado 25. Todos los dictámenes e informes del Comité pueden consultarse en: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en.

(24) Ya en junio de 2019, el Servicio de Auditoría Interna de la Comisión, en su informe final de auditoría sobre las prácticas de gestión de proyectos informáticos en la OLAF [Final audit report on IT project management practices in OLAF], detectó una serie de deficiencias significativas en las primeras fases del SGC, entre ellas la inexistencia de una estructura de gobernanza de los proyectos clara y sostenible y la ausencia de un control suficiente por parte de la alta dirección. La OLAF subsanó estas deficiencias, como confirmó en febrero de 2020 el Servicio de Auditoría Interna de la Comisión.

(25) Véase el informe de actividad de 2017 del Comité de Vigilancia, apartado 25.

(26) Informe de actividades del Comité de Vigilancia de la OLAF: 2019, apartado 52 y siguientes.

(27) La versión no confidencial del Dictamen n.o 5/2021 puede consultarse (en inglés) en el siguiente enlace: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en.

(28) Tras la entrada en vigor de la modificación del Reglamento OLAF por el Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223, la OLAF ha emprendido una revisión de las directrices sobre los procedimientos de investigación dividida en dos fases. La primera se centró principalmente en la transposición de las disposiciones del Reglamento OLAF revisado relativas a la Fiscalía Europea. Esta fase ha finalizado y las nuevas directrices sobre los procedimientos de investigación entraron en vigor el 11 de octubre de 2021. En este momento, la OLAF está llevando a cabo la segunda fase de la revisión, una revisión más exhaustiva que abarcará las cuestiones que se abordan actualmente en otras instrucciones y directrices internas, las prácticas que se establecerán en el marco de la cooperación de la OLAF con la Fiscalía Europea, las recomendaciones de las partes interesadas de la OLAF y los problemas detectados por el personal de la OLAF a lo largo de los años. Se espera que la segunda fase concluya a lo largo de 2022.

(29) Los artículos 9 bis y 9 ter del Reglamento OLAF crean el «Controlador de las garantías procedimentales» y el «mecanismo de reclamación», con el mandato de tramitar futuras reclamaciones contra la OLAF presentadas por una persona implicada en una investigación de la OLAF.

(30) El artículo 7, apartado 8, de Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, indica lo siguiente: «Si no pudiera concluirse una investigación dentro de los 12 meses siguientes a su inicio, el Director General, al finalizar dicho período de 12 meses y posteriormente cada seis meses, informará al Comité de Vigilancia indicando las razones y medidas correctoras previstas a fin de acelerar la investigación».

(31) La expresión «cuando proceda» se añadió al texto del artículo 7, apartado 8, del Reglamento OLAF mediante el Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 que lo modifica.

(32) Artículo 17, apartado 8, última frase, del Reglamento OLAF.

(33) El artículo 17, apartado 8, última frase, del Reglamento OLAF establece que las directrices «se publicarán, a efectos informativos, en el sitio internet de la Oficina en las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión».

(34) Los artículos 9 bis y 9 ter del Reglamento OLAF crean el «Controlador de las garantías procedimentales» y el «mecanismo de reclamación», con el mandato de tramitar futuras reclamaciones contra la OLAF presentadas por una persona implicada en una investigación de la OLAF.

(35) El Comité suele recibir reclamaciones sobre investigaciones en curso de la OLAF o sobre supuestas actividades fraudulentas que afectan a los intereses financieros de la Unión. Lo que hace el Comité es remitir toda la información pertinente a la OLAF e informar al remitente según corresponda.

(36) Artículos 9 bis y 9 ter del Reglamento OLAF.

(37) Carta del director general de la OLAF al presidente del Comité de Vigilancia de 18.3.2021 [ref. Ares(2021)1954695].

(38) Artículo 9, apartados 3 y 4, del Reglamento OLAF.

(39) De conformidad con el artículo 6 de los nuevos acuerdos de colaboración entre la OLAF y el Comité de Vigilancia, para cada reclamación tramitada por la Oficina, esta proporcionará acceso automático a la reclamación original junto con la respuesta que haya dado, y a todos los demás documentos pertinentes.

(40) Artículo 15, apartado 1, del Reglamento (UE) n.o 883/2013: «El Comité de Vigilancia remitirá al Director General dictámenes, y también si procede recomendaciones, sobre, entre otras cosas, los recursos necesarios para llevar a cabo la función de investigación de la Oficina, sus prioridades de investigación y la duración de las investigaciones. Dichos dictámenes se emitirán por iniciativa propia, a instancias del Director General o a petición de una institución, órgano u organismo, sin que, no obstante, ello perjudique el desarrollo de las investigaciones en curso. […].

[…] Se entregará una copia de los dictámenes emitidos en virtud del párrafo tercero a las instituciones, órganos u organismos».

(41) El intercambio interinstitucional de opiniones tuvo lugar el 2 de diciembre de 2021.

(42) De enero a diciembre de 2021.

(43) En la actualidad, la Secretaría, gestionada por su director, cuenta con siete empleados.