Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad del Transporte, y en particular su artículo 24, apartado 1, y su artículo 30,

2.Autorizaciones de viaje

2.1.Antes de emprender un viaje oficial, deberá obtenerse una autorización en forma de solicitud de viaje aprobada. Las solicitudes de viaje serán aprobadas por escrito por el director o por un funcionario autorizado por este. La solicitud de autorización deberá proporcionar al director todos los datos que precise para tomar una decisión con conocimiento de causa, tales como:

–el motivo del viaje, la ubicación y las horas de inicio y de finalización de la reunión o las reuniones;

–la duración del viaje en función del medio de transporte utilizado, y el horario y el itinerario del viaje de ida y vuelta, incluido, en su caso, el transporte local;

–las disposiciones en materia de alojamiento;

–los costes en cuestión estimados basados en la mejor relación coste-eficacia.

2.2.Corresponde al miembro del personal/funcionario obtener la autorización necesaria antes de iniciar el viaje oficial. El miembro del personal deberá conservar la solicitud de viaje aprobada y adjuntarla a la solicitud de reembolso de los gastos de viaje una vez haya vuelto de la misión, junto con un informe sobre el viaje.

2.3.En el caso de los viajes del director, se elaborará un memorando por adelantado, basado en el modelo que figura en el anexo I, y que deberá firmar el director. El memorando indicará el motivo del viaje y su duración prevista. El director seguirá los procedimientos comunes previstos en las presentes normas.

3.Transporte entre el lugar de trabajo y el lugar del viaje oficial

3.1.Por regla general, se autorizará el modo de transporte con mejor relación entre coste y eficacia en relación con la finalidad y la duración del viaje.

3.2.Los viajes en avión deberán realizarse por el itinerario más directo al precio más bajo disponible. Cuando las fechas del viaje permitan la inclusión de un fin de semana para obtener una tarifa APEX, el miembro del personal tendrá derecho a una dieta diaria adicional, siempre que la tarifa APEX constituya la tarifa aérea más baja disponible y pueda conseguirse un ahorro global.

3.3.La norma habitual para los viajes por ferrocarril será la segunda clase para una distancia de hasta 200 km y la primera clase para distancias superiores.

3.4.Cuando no se disponga de transporte aéreo ni ferroviario, o la relación entre coste y eficacia sea negativa, se autorizarán los viajes en autobús o autocar.

3.5.Cuando se autorice el viaje en automóvil, se alienta al miembro del personal a utilizar los acuerdos de alquiler de vehículos que la Comunidad del Transporte haya celebrado. La Comunidad del Transporte ofrecerá la cobertura de seguro más elevada posible que esté disponible. No obstante, si el seguro comporta una franquicia, la Comunidad del Transporte la cubrirá. La Comunidad del Transporte no será responsable en los casos en que el seguro no cubra los daños, la pérdida o el robo.

3.6.En casos excepcionales podrá autorizarse el uso de vehículos particulares. En ese caso, los gastos se reembolsarán al miembro del personal con el importe equivalente a los costes del billete de ferrocarril de la clase correspondiente, con arreglo al punto 3.3. Cuando más de un miembro del personal viaje en el vehículo, los reembolsos únicamente se efectuarán a su propietario. Cuando se utilice un vehículo particular, la Comunidad del Transporte no podrá asumir la responsabilidad por cualquier reclamación de terceros, daños del vehículo, o pérdida o robo de artículos personales que se dejaron en el vehículo.

3.7.Solamente se permitirá a los miembros del personal incluir destinos privados en un itinerario oficial si el director lo ha autorizado debidamente. Si la inclusión de un destino privado tiene como consecuencia un incremento de los costes, el miembro del personal tendrá que pagar la diferencia entre la tarifa del itinerario oficial y la tarifa modificada.

4.Adquisición de billetes de transporte

4.1.La reserva de la organización de los viajes está centralizada en la División de Administración de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte.

4.2.Se espera que los miembros del personal comuniquen cuanto antes sus necesidades de viaje, de manera que pueda obtenerse la tarifa más económica.

4.3.La División de Administración enviará la solicitud de viaje aprobada al agente de viajes autorizado y la devolverá al viajero. La Comunidad del Transporte dará instrucciones al agente de viajes para que no expida ni entregue billetes antes de haber recibido, por fax, la solicitud de viaje autorizada. El mismo procedimiento se aplica a los billetes de ferrocarril. En caso de que los billetes de ferrocarril no puedan obtenerse a través del agente de viajes, los miembros del personal podrán comprar sus propios billetes de ferrocarril, que se les reembolsarán previa presentación de la solicitud de devolución de los gastos de viaje correspondiente.