Iniciativa de la República Federal Alemana, del Reino de Bélgica y de la República Francesa con vistas a la adopción del Acto del Consejo por el que se aprueba el Protocolo que modifica el Convenio relativo a la utilización de la tecnología de la información a efectos aduaneros en lo relativo a la creación de un fichero de identificación de los expedientes de investigaciones aduaneras

(2001/C 328/12)

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de la Unión Europea, y en particular la letra a) del apartado 1 de su artículo 30 y la letra d) del apartado 2 de su artículo 34,

Vista la iniciativa de la República Federal de Alemania, del Reino de Bélgica y de la República Francesa(1),

Visto el dictamen del Parlamento Europeo(2),

Considerando lo siguiente:

(1) ...

(2) ...

DECIDE que se aprueba el Protocolo cuyo texto figura en el anexo, que firman en el día de la fecha los Representantes de los Gobiernos de los Estados miembros,

RECOMIENDA su adopción a los Estados miembros según sus respectivas normas constitucionales(3).

Hecho en Bruselas, el ...

Por el Consejo

El Presidente

...

(1) DO C ...

(2) Dictamen emitido el ...

(3) La Secretaría General del Consejo se encargará de publicar en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas la fecha de entrada en vigor del Protocolo.

ANEXO

PROTOCOLO

aprobado sobre la base del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea, que modifica el Convenio relativo a la utilización de la tecnología de la información a efectos aduaneros en lo relativo a la creación de un fichero europeo de identificación de los expedientes de investigaciones aduaneras

LAS ALTAS PARTES CONTRATANTES del presente Protocolo, Estados miembros de la Unión Europea,

REMITIÉNDOSE al Acto del Consejo de la Unión Europea, de ...,

VISTO el Tratado de la Unión Europea, y en particular su artículo 34,

CONSIDERANDO LO SIGUIENTE:

(1) El Convenio relativo a la utilización de la tecnología de la información a efectos aduaneros(1), denominado en lo sucesivo "el Convenio ...".

(2) ...

HAN CONVENIDO EN LO SIGUIENTE:

Artículo 1

En el Convenio, a continuación del título V, se añadirán los tres títulos siguientes: "TÍTULO V A

CREACIÓN DE UN FICHERO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN

Artículo 12 A

1. El sistema de información aduanero contemplado en el apartado 1 del artículo 2 incluirá asimismo una base de datos llamada 'fichero de identificación de los expedientes de investigación'. Sin perjuicio de las disposiciones especiales del presente título y de los títulos V B y V C, las demás disposiciones del presente Convenio relativas al sistema de información aduanero se aplicarán asimismo al fichero de identificación de los expedientes de investigación y toda referencia al sistema de información aduanero incluirá dicho fichero.

2. El objetivo del fichero de identificación de los expedientes de investigación es permitir a los servicios competentes de un Estado miembro en materia de investigaciones aduaneras, que abran un expediente de investigación o que investiguen sobre una o varias personas o empresas, identificar los servicios competentes de los demás Estados miembros que estén investigando o hayan investigado sobre las mismas personas o empresas, con objeto de ayudar en la prevención y facilitar y acelerar la investigación, persecución y represión de las infracciones graves de las leyes nacionales y normativas relativas a los impuestos especiales no armonizados.

3. En caso de que un Estado miembro que efectúe una investigación en el fichero necesite informaciones más amplias sobre la persona física o jurídica cuyos datos están registrados, deberá solicitar la asistencia del Estado miembro suministrador, sobre la base de los instrumentos vigentes relativos a la asistencia mutua.

TÍTULO V B

FUNCIONAMIENTO Y UTILIZACIÓN DEL FICHERO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN

Artículo 12 B

1. El fichero de identificación de los expedientes de investigación estará compuesto por una base de datos central accesible directamente a todos los Estados miembros. Comprenderá exclusivamente los datos necesarios para alcanzar su objetivo, tal como se establece en el apartado 2 del artículo 12 A.

Sólo podrán introducirse en el fichero los datos relativos a:

i) las personas físicas y las personas jurídicas que sean objeto o hayan sido objeto de un expediente de investigación realizada por el servicio competente de un Estado miembro, y:

- sospechosas de cometer, haber cometido, participar o haber participado en la comisión de una infracción grave de las leyes nacionales y las normativas relativas a los impuestos especiales no armonizados, o

- que hayan sido objeto de una constatación relativa a una de dichas infracciones, o

- que hayan sido objeto de una sanción administrativa o judicial por una de dichas infracciones;

ii) el ámbito a que se refiere el expediente de investigación;

iii) el nombre, la nacionalidad y la dirección del servicio del Estado miembro que trate el expediente y el número de éste.

2. Los datos personales contemplados en el inciso i) del apartado 1 se limitarán a las informaciones siguientes:

i) para las personas físicas: los apellidos, el apellido de soltera, el nombre y el alias, la fecha y lugar de nacimiento, la nacionalidad y el sexo;

ii) para las personas jurídicas: la razón social, la sede de la empresa y el número de identificación del IVA.

3. Los datos se introducirán por un período limitado, con arreglo al artículo 12 I.

4. La Comisión garantizará la gestión técnica de la infraestructura del fichero de identificación de los expedientes de investigación, con arreglo a lo previsto en las normas de desarrollo adoptadas por las Altas Partes contratantes en el Consejo, con arreglo a la última frase de la letra d) del apartado 2 del artículo 34 del Tratado de la Unión Europea.

Artículo 12 C

1. Los Estados miembros introducirán en el fichero de identificación de los expedientes de investigación los datos contemplados en el artículo 12 B, extraídos de expedientes de investigación, que hagan presumir o que permitan constatar la existencia de infracciones graves de las leyes nacionales así como de las normativas relativas a los impuestos especiales no armonizados, y que puedan hacer avanzar las investigaciones de los servicios competentes de los demás Estados miembros.

2. Los Estados miembros no estarán obligados, en casos concretos, a registrar las informaciones con arreglo al apartado 1 si su registro o el mantenimiento en el mismo:

i) atenta contra el orden público u otros intereses fundamentales, en especial en materia de protección de datos, del Estado miembro de que se trate, o

ii) comprometa el éxito de investigaciones en curso o la seguridad de las personas.

Artículo 12 D

1. El acceso directo a los datos del fichero de identificación de los expedientes de investigación se reservará exclusivamente a los servicios competentes en materia de investigación aduanera, designados por cada Estado miembro. Cada Estado miembro deberá enviar a cada uno de los demás Estados miembros y al Comité mencionado en el artículo 16 la lista de los servicios competentes en materia de investigaciones aduaneras, designados con arreglo a las disposiciones del presente apartado.

2. El acceso al fichero de identificación de los expedientes de investigación sólo será posible mediante una consulta que deberá contener necesariamente los datos personales siguientes:

i) para las personas físicas: el apellido o el apellido de soltera, o ambos; el apellido o el alias, sin que uno de ellos excluya los demás;

ii) para las personas jurídicas: la razón social o el número de identificación del IVA o ambos.

Artículo 12 E

El fichero de identificación de los expedientes de investigación deberá permitir identificar los servicios competentes en materia de investigación aduanera que introduzcan los datos en el fichero de identificación de los expedientes de investigación o que consulten los datos del fichero de identificación de los expedientes de investigación.

Artículo 12 F

1. Los Estados miembros solo podrán utilizar los datos procedentes del fichero de identificación de los expedientes de investigación para alcanzar el objetivo contemplado en el apartado 2 del artículo 12 A, respetando las modalidades que se fijan en el apartado 3 del artículo 12 A. Además, podrán utilizarlos con fines administrativos o de otro tipo previa autorización del Estado miembro que los haya introducido en el sistema y cumpliendo las condiciones impuestas por dicho Estado miembro.

2. Los datos procedentes del fichero de identificación de los expedientes de investigación sólo podrán comunicarse a autoridades nacionales o a servicios distintos de los que hayan sido designados con arreglo al apartado 1 del artículo 12 D, a terceros países o a organizaciones internacionales o regionales que deseen utilizarlos, previa autorización del Estado miembro que los haya introducido en el sistema y cumpliendo las condiciones que aquél haya impuesto. Cada Estado miembro tomará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de dichos datos cuando se transmitan o suministren a autoridades situadas fuera de su propio territorio. Los detalles de dichas medidas deberán transmitirse a la autoridad común de control contemplada en el artículo 18.

Artículo 12 G

1. La introducción de datos en el fichero de identificación de los expedientes de investigación estará sometida a las leyes, normativas y procedimientos del Estado miembro que los suministre, a menos que el presente Convenio prevea disposiciones más estrictas.

2. El empleo de datos procedentes del fichero de identificación de los expedientes de investigación estará sometido a las leyes, normativas y procedimientos del Estado miembro que utilice dichos datos, salvo que el presente Convenio prevea disposiciones más estrictas.

Artículo 12 H

1. Cada Estado miembro designará una administración aduanera competente encargada, a escala nacional, del fichero de identificación de los expedientes de investigación.

2. Dicha administración estará encargada de garantizar el buen funcionamiento del fichero de identificación de los expedientes de investigación en el Estado miembro y tomará las medidas prácticas necesarias para velar por el cumplimiento de las disposiciones del presente Convenio.

3. Los Estados miembros comunicarán al depositario el nombre de la administración competente mencionada en el apartado 1.

TÍTULO V C

CONSERVACIÓN DE LOS DATOS DEL FICHERO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN

Artículo 12 I

Sin perjuicio de disposiciones nacionales más restrictivas:

i) los datos relativos a los expedientes de investigaciones en curso no podrán conservarse finalizado el plazo de un año después de que se haya realizado el último acto de investigación, empezando a correr dicho plazo a partir de la fecha de la recepción de los datos del expediente de investigación. El plazo de conservación de los datos correspondientes a expedientes de investigación en curso no podrá exceder, en ningún caso, tres años sin que se haya constatado ninguna infracción;

ii) los datos relativos a los expedientes de investigación que hayan dado lugar a la constatación de una infracción, que todavía no hayan tenido como resultado una sentencia condenatoria ni al pronunciamiento de una sanción administrativa, no podrán conservarse finalizado un plazo de seis años, empezando a correr dicho plazo a partir de la fecha de recepción de los datos del expediente de investigación;

iii) los datos relativos a expedientes de investigación que hayan dado lugar a una sentencia condenatoria o a una sanción administrativa no podrán conservarse finalizado un plazo de diez años, empezando a correr dicho plazo a partir de la fecha de recepción de los datos del expediente de investigación;

iv) en todas las etapas de un expediente de investigación tal como se contemplan en los incisos i), ii) y iii), en cuanto una persona haya sido excluida de la investigación, los datos relativos al expediente de investigación correspondiente deberán ser borrados inmediatamente.".

Artículo 2

En el artículo 20 del Convenio, las palabras "a que se refiere el apartado 1 del artículo 10" se sustituirán por las palabras "a que se refieren el apartado 1 del artículo 10 y el apartado 1 del artículo 12 H" y las palabras "en los apartados 1 y 2 del artículo 12" se sustituirán por las palabras "en los apartados 1 y 2 del artículo 12 y en el artículo 12 I".

Artículo 3

1. El presente Protocolo queda sometido a la adopción de los Estados miembros según sus respectivas normas constitucionales.

2. Los Estados miembros notificarán al depositario la conclusión de los procedimientos exigidos por sus respectivas normas constitucionales respectivas para la adopción del presente Protocolo.

3. El presente Protocolo entrará en vigor a los noventa días a partir de la notificación contemplada en el apartado 2, realizada por el último Estado miembro de la Unión Europea en el momento de su firma, que cumpla esta formalidad.

Artículo 4

1. El presente Protocolo queda abierto a la adhesión de cualquier Estado que se convierta en miembro de la Unión Europea y que se adhiera al Convenio.

2. El texto del presente Protocolo en la lengua del Estado adherente, elaborado por el Consejo de la Unión Europea, será auténtico.

3. Los instrumentos de adhesión se depositarán en poder del depositario.

4. El presente Protocolo entrará en vigor con respecto de cada Estado miembro que se adhiera a él, noventa días después de la fecha del depósito de su instrumento de adhesión, o en la fecha de la entrada en vigor del Protocolo si éste no hubiera entrado todavía en vigor al término de dicho período de noventa días, y a condición de que el Convenio esté en vigor para dicho Estado.

Artículo 5

Se considerará que todo Estado que se convierta en miembro de la Unión Europea y se adhiera al Convenio, con arreglo al artículo 25 del mismo tras la entrada en vigor del presente Protocolo, se adhiere al Convenio tal como queda modificado por el presente Protocolo.

Artículo 6

El Secretario General del Consejo de la Unión Europea será el depositario del presente Protocolo.

El depositario publicará en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas las notificaciones, instrumentos y comunicaciones relativos al presente Protocolo.

En fe de lo cual, los plenipotenciarios abajo firmantes suscriben el presente Protocolo.

Hecho en ..., el ..., en un ejemplar único, en lenguas alemana, danesa, española, finesa, francesa, griega, inglesa, irlandesa, italiana, neerlandesa, portuguesa y sueca, cuyos textos son igualmente auténticos y que será depositado en los archivos de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea.

Por el Gobierno ...

(1) DO C 316 de 27.11.1995, p. 34.