Bruselas, 28.12.2004

COM(2004) 835 final

2004/0287 (COD)

Propuesta de

REGLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO

sobre el Sistema de Información de Visados (VIS) y el intercambio de datos sobre visados de corta duración entre los Estados miembros SEC(2004)1628

(presentada por la Comisión)

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

1. OBJETIVO GENERAL

Al crear gradualmente un espacio de libertad, seguridad y justicia, la Unión Europea garantizará la libre circulación de personas y un alto nivel de seguridad. En este contexto, se dará la máxima prioridad al desarrollo y establecimiento del Sistema de Información de Visados (VIS), un sistema de intercambio de información sobre visados entre los Estados miembros que constituye una de las iniciativas clave de las políticas de la UE encaminadas a favorecer la estabilidad y la seguridad.

Tomando como base las conclusiones de los Consejos Europeos de Laeken, Sevilla y Salónica, el 19 de febrero de 2004 el Consejo JAI aprobó las conclusiones sobre el desarrollo del Sistema de Información de Visados[1].

Reafirmadas por el Consejo Europeo de Bruselas de 25 y 26 de marzo de 2004[2], dichas conclusiones del Consejo recomendaban que el desarrollo del VIS se tuviera en cuenta al preparar la aplicación técnica del VIS y la propuesta de un instrumento jurídico para el establecimiento del VIS, respetando plenamente la legislación comunitaria en materia de protección de datos personales" [3].

Con anterioridad a esta propuesta, el 8 de junio de 2004 el Consejo aprobó la Decisión 2004/512/CE, por la que se establece el Sistema de Información de Visados (VIS)[4], que constituye el fundamento jurídico para incluir en el presupuesto de las Comunidades Europeas los créditos necesarios para el desarrollo del VIS y la ejecución de esa parte del presupuesto, define la estructura del VIS y otorga a la Comisión el mandato para desarrollar el VIS a nivel técnico, con la asistencia del Comité SIS II[5] , mientras que los sistemas nacionales serán adaptados o desarrollados por los Estados miembros.

El posterior desarrollo y establecimiento del VIS requiere la elaboración de un marco jurídico global. El objetivo de la presente propuesta de Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo es definir la finalidad, las funcionalidades y responsabilidades relativas al VIS, otorgar a la Comisión el mandato para crear y mantener el VIS, así como para establecer los procedimientos y las condiciones de intercambio de datos sobre solicitudes de visado de corta duración entre los Estados miembros, a fin de facilitar el examen de dichas solicitudes y las decisiones relacionadas con ellas.

El VIS mejorará la gestión de la política común de visados, la cooperación consular y las consultas entre las autoridades consulares centrales, a fin de prevenir las amenazas contra la seguridad interior y la búsqueda de la autoridad responsable más favorable ( visa shopping ), de facilitar la lucha contra el fraude, los controles en los puntos de control de las fronteras exteriores y en el territorio de los Estados miembros, de contribuir a la identificación y repatriación de inmigrantes ilegales y facilitar la aplicación del Reglamento “Dublín II” (CE) No 343/2003[6]. Mejorar la evaluación de las solicitudes de visado, incluidas las consultas entre las autoridades centrales, así como el control y la identificación de los solicitantes en los consulados y puntos de control contribuye a lograr la seguridad interior en los Estados miembros y a la lucha contra el terrorismo[7], que constituye un objetivo horizontal y un criterio básico de la política común de visados y de la lucha contra la inmigración ilegal[8]. Al mismo tiempo, al mejorar los procedimientos de expedición de visados y los controles, el VIS beneficiará a los viajeros de buena fe.

El ámbito de aplicación del presente Reglamento incluye el intercambio de datos sobre los visados Schengen para estancia de corta duración, que es la finalidad principal del VIS, incluidos los visados nacionales para estancia de larga duración que también son válidos como visados de corta duración. El intercambio de datos sobre otros visados nacionales para estancia de larga duración expedidos por los Estados Schengen, que también se incluyó en las conclusiones del Consejo de 19 de febrero de 2004[9], requiere un instrumento jurídico diferente. Aparte de los visados para estancia de corta duración, no existe ningún acervo común sobre procedimientos de expedición de visados para estancia de larga duración por los Estados miembros. El procedimiento de codecisión no se aplica en el caso de la letra a) del apartado 3 del artículo 63 del Tratado, en la medida en que no se ha adoptado ninguna decisión con arreglo al apartado 2 del artículo 67 del Tratado.

El presente Reglamento constituirá el instrumento esencial del marco legal del VIS. No obstante, para completar este marco legal, serán necesarios otros instrumentos jurídicos, en particular para:

a) modificar la Instrucción Consular Común (ICC) [10], en lo que respecta a las normas y procedimientos de recogida de datos biométricos, incluida la obligación de recogida de dichos datos, y especificar las excepciones al registro de datos biométricos;

b) desarrollar un mecanismo de intercambio de datos con Irlanda y el Reino Unido para facilitar la aplicación del Reglamento (CE) Nº 343/2003[11] (Dublín II) y prestar asistencia relacionada con la identificación y los procedimientos administrativos de repatriación de inmigrantes ilegales, en la medida en que Irlanda y el Reino Unido participan en la política de inmigración y repatriación.

c) intercambiar datos sobre visados de larga duración que no tienen validez como visados de corta duración con arreglo al VIS; dada la falta de acervo común sobre estos visados, se necesitarán nuevas directrices políticas.

2. REPERCUSIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE VISADOS (VIS)

La evaluación de impacto ampliada[12] que figura adjunta a la presente propuesta pone de manifiesto la necesidad del VIS y sus repercusiones en comparación con otras opciones políticas; también explica, en particular, por qué el almacenamiento y la utilización de datos biométricos en el VIS es fundamental para lograr los objetivos del VIS y cuáles deberán ser las garantías adecuadas de protección y seguridad de los datos. En cuanto a los aspectos delicados relacionados con la protección de datos personales, se requiere, entre otras cosas, la consulta al Grupo de protección del artículo 29[13].

3. FUNDAMENTO JURÍDICO

El presente Reglamento se basa en el inciso ii) de la letra b) del apartado 2 del artículo 62 y en el artículo 66 del Tratado CE. El artículo 66 constituye el fundamento jurídico necesario para el establecimiento y mantenimiento del VIS, así como de los procedimientos de intercambio de datos sobre visados entre los Estados miembros, por el que se garantiza la cooperación entre las autoridades competentes de los Estados miembros y entre dichas autoridades y la Comisión en los ámbitos previstos en el Título IV del Tratado. Entre estos ámbitos figura la aplicación de la política común de visados, así como los controles en las fronteras exteriores y las medidas relativas al asilo y la inmigración ilegal. Ahora bien, aparte de los mecanismos y procedimientos de introducción, intercambio y consulta de datos sobre visados en el VIS, el Reglamento prevé procedimientos que establecen las condiciones necesarias para el examen y la expedición de visados de corta duración por los Estados miembros, tomando como base el acervo de Schengen en materia de política común de visados. La introducción de datos en el VIS en el momento de recepción de la solicitud de visado y el control de las solicitudes anteriores en el VIS son fases obligatorias del examen de la solicitud que constituyen, a su vez, los procedimientos y las condiciones de expedición de visados en el sentido del inciso ii) de la letra b) del apartado 2 del artículo 62.

Con arreglo al apartado 4 del artículo 67 del Tratado CE, las medidas mencionadas en el inciso ii) de la letra b) del punto 2 del artículo 62 del Tratado CE se adoptarán de conformidad con el procedimiento de codecisión previsto en el artículo 251. Dado que, actualmente, el artículo 66 está sujeto a la mayoría cualificada y no a la unanimidad como anteriormente[14], los dos fundamentos jurídicos son compatibles y pueden combinarse. Por lo tanto, el procedimiento de codecisión se aplica a la adopción del Reglamento en su conjunto.

4. PARTICIPACIÓN EN EL VIS

El Reglamento, al regular el intercambio de datos sobre visados para estancia de corta duración entre los Estados miembros "que han suprimido los controles en sus fronteras interiores"[15], contribuye a desarrollar el acervo de Schengen en materia de política común de visados. En lo que respecta a la participación en el VIS, las consecuencias son las siguientes:

Islandia y Noruega

Son aplicables los procedimientos establecidos en el Acuerdo de asociación[16] celebrado por el Consejo, la República de Islandia y el Reino de Noruega sobre la asociación de estos dos Estados a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen, ya que la presente propuesta se basa en el acervo de Schengen, tal como ha sido definido en el anexo A de dicho Acuerdo.

Dinamarca

De conformidad con el Protocolo sobre la posición de Dinamarca, adjunto al TUE y al TCE, Dinamarca no participa en la adopción del presente Reglamento que, por tanto, no es vinculante para este país ni aplicable a él. Dado que el presente Reglamento constituye un acto que tiene por objeto el desarrollo del acervo de Schengen a tenor de las disposiciones del título IV del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, se aplica el artículo 5 del mencionado Protocolo.

Reino Unido e Irlanda

Con arreglo a los artículos 4 y 5 del Protocolo por el que se integra el acervo Schengen en el marco de Unión Europea, a la Decisión del Consejo 2000/365/CE, de 29 de mayo de 2000, relativa a la solicitud del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte[17], y a la Decisión del Consejo 2002/192/ CE, de 28 de febrero de 2002, sobre la solicitud de Irlanda de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen[18], el Reino Unido e Irlanda no participan en la adopción del presente Reglamento que, por tanto, no es vinculante para estos países ni aplicable a ellos.

Nuevos Estados miembros

En la medida en que la presente iniciativa desarrolla el acervo de Schengen o está relacionada con él en el sentido del apartado 2 del artículo 3 del Acta de Adhesión, el Reglamento sólo se aplicará a un nuevo Estado miembro en virtud de una decisión del Consejo y en las condiciones establecidas en la disposición citada.

Suiza

El presente Reglamento desarrolla las disposiciones del acervo de Schengen [19] en el sentido del Acuerdo firmado por la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de ésta a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen, que entra en el ámbito previsto en el apartado 1 del artículo 4 de la Decisión del Consejo sobre la firma de dicho Acuerdo, en nombre de la Comunidad Europea, y sobre la aplicación provisional de determinadas disposiciones del mismo[20].

5. SUBSIDIARIEDAD Y PROPORCIONALIDAD

El inciso ii) de la letra b) del apartado 2 del artículo 62 establece la competencia comunitaria en materia de procedimientos y condiciones de expedición de visados para estancia de corta duración por los Estados miembros. El artículo 66 establece la competencia comunitaria en materia de medidas necesarias para garantizar la cooperación entre las autoridades de los Estados miembros y entre dichas autoridades y la Comisión. Ahora bien, dichas competencias deben ejercerse de conformidad con el artículo 5 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. La propuesta cumple los criterios de esta disposición.

Los objetivos del Reglamento de crear un sistema común y unos procedimientos comunes de intercambio de datos sobre visados entre los Estados miembros no pueden ser cumplidos adecuadamente por los Estados miembros y, en razón del alcance e impacto de la acción, pueden realizarse mejor a nivel comunitario.

Las actividades de la Comisión se limitan al establecimiento y mantenimiento del Sistema Central de Información de Visados (VIS), de las Interfaces Nacionales y de la infraestructura de comunicación entre el VIS central y las Interfaces Nacionales, mientras que cada Estado miembro sigue siendo competente en relación con su sistema nacional. Se ha optado por un Reglamento porque es necesario adoptar un acto de aplicación general que sea vinculante en todos sus elementos y directamente aplicable en los Estados miembros.

La presente iniciativa no excede de lo necesario para alcanzar su objetivo. Los datos que deberán introducirse en el VIS son los datos necesarios para examinar las solicitudes de visado y las decisiones que se adopten sobre las mismas. Los datos alfanuméricos sobre el solicitante deben extraerse del actual formulario de solicitud. Para garantizar la identificación y verificación exactas de los solicitantes de visado, es necesario proceder al tratamiento de los datos biométricos en el VIS. Esto permite una identificación y verificación independientes de la existencia, presentación y deficiencias de otros medios de almacenamiento como los microchips. No obstante, la propuesta no incluye el almacenamiento de documentos escaneados, a pesar de que está previsto en las conclusiones del Consejo[21], por considerarse desproporcionado incluir este tipo de documentos, que sólo se necesita en casos específicos. En tales casos, el Estado miembro que ha expedido el visado puede transmitir, previa petición, copias de los documentos[22].

La consulta de los datos está reservada exclusivamente al personal debidamente autorizado de las autoridades competentes de los Estados miembros, se especifica para cada uno de los objetivos definidos en el Reglamento, y se limita a los datos necesarios para desempeñar las tareas conformes a dichos objetivos.

6. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La presente propuesta, relativa al segundo instrumento jurídico del marco legal del VIS, se compone de siete capítulos: el primer capítulo se refiere al objeto del Reglamento y al objetivo del VIS, las definiciones, las categorías de datos y las normas generales de acceso al VIS.

El segundo capítulo regula en detalle las obligaciones y los procedimientos de introducción y utilización de datos por las autoridades responsables de los visados. Especifica los datos que se introducirán al registrar la solicitud y los que se añadirán cuando se adopten decisiones de expedición, denegación, anulación, retirada, ampliación de visado o de no examinar la solicitud. Además, este capítulo establece las obligaciones que tienen las autoridades responsables de los visados de utilizar el VIS para examinar las solicitudes de visado y los procedimientos de utilización del VIS en las consultas entre las autoridades centrales y la solicitud de documentos, integrando así las funcionalidades técnicas de la actual red VISION en el VIS. También se prevé la utilización de los datos en los informes y estadísticas que elaboran las autoridades responsables de los visados

El tercer capítulo establece en detalle las condiciones y los procedimientos de utilización de datos por otras autoridades para los fines específicos del VIS: controles de visados, identificación y repatriación de inmigrantes ilegales, determinación de la competencia en materia de solicitudes de asilo y de su examen. Las autoridades que podrán acceder a consultar el VIS se definen en función de estos fines específicos.

El cuarto capítulo establece las normas de conservación y modificación de los datos registrados en el VIS. El quinto capítulo establece las responsabilidades con respecto al VIS, incluida la gestión operativa del VIS, y a la utilización y seguridad de los datos, así como normas sobre responsabilidad extracontractual, registros y sanciones.

El sexto capítulo se refiere a los derechos y la supervisión de la protección de datos. Mientras que la Directiva 95/46/CE y el Reglamento (CE) Nº 45/2001 se aplican plenamente en el ámbito del presente Reglamento[23], las disposiciones de este capítulo aclaran determinados puntos relativos a la protección de los derechos del afectado por el tratamiento de los datos y a las funciones de las autoridades nacionales de control y de la Autoridad Independiente de Control.

El último capítulo regula la ejecución, el comienzo de la transmisión de los datos y la puesta en marcha del VIS, la comitología, el control y la evaluación, la entrada en vigor y la aplicabilidad del presente Reglamento.

Los comentarios sobre los artículos figuran adjuntos a la presenta propuesta.

2004/0287 (COD)

Propuesta de

REGLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO

sobre el Sistema de Información de Visados (VIS) y el intercambio de datos sobre visados de corta duración entre los Estados miembros

EL PARLAMENTO EUROPEO Y EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, el inciso ii) de la letra b) del apartado 2 de su artículo 62 y su artículo 66,

Vista la propuesta de la Comisión[24],

De conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 251 del Tratado[25],

Considerando lo siguiente:

(1) Tomando como base las conclusiones del Consejo de 20 de septiembre de 2001 y las conclusiones de los Consejos Europeos de Laeken de 14 y 15 de diciembre de 2001, Sevilla de 21 y 22 de junio de 2002, Salónica de 19 y 20 de junio de 2003, y Bruselas de 25 y 26 de marzo de 2004, el establecimiento del Sistema de Información de Visados (VIS) constituye una de las iniciativas clave de las políticas de la Unión Europea dirigidas a reforzar la estabilidad y la seguridad.

(2) La Decisión 2004/512/CE del Consejo, de 8 de junio de 2004, por la que se establece el Sistema de Información de Visados (VIS) [26], ha establecido un sistema de intercambio de datos sobre visados entre los Estados miembros.

(3) Actualmente, es necesario otorgar a la Comisión un mandato para crear y mantener el VIS, así como para definir el objetivo, las funcionalidades y responsabilidades del VIS y establecer las condiciones y los procedimientos de intercambio de datos sobre visados entre los Estados miembros, a fin de facilitar el examen de las solicitudes de visado y las decisiones correspondientes, habida cuenta de las recomendaciones sobre el desarrollo del VIS que el Consejo adoptó el 19 de febrero de 2004.

(4) El Sistema de Información de Visados mejorará la gestión de la política común de visados, la cooperación consular y las consultas entre las autoridades consulares centrales al facilitar el intercambio de datos entre los Estados miembros sobre las solicitudes y las decisiones correspondientes, a fin de prevenir las amenazas contra la seguridad interior de cualquier Estado miembro y la búsqueda de la autoridad responsable de los visados más favorable, y de contribuir a la lucha contra el fraude y a los controles en los puntos de control de las fronteras exteriores y en el territorio de los Estados miembros. El VIS también facilitará la identificación y repatriación de los inmigrantes ilegales, así como la aplicación del Reglamento (CE) nº 343/2003 (CE) del Consejo, de 18 de febrero de 2003, por el que se establecen los criterios y mecanismos de determinación del Estado miembro responsable del examen de una solicitud de asilo presentada en uno de los Estados miembros por un nacional de un tercer país[27].

(5) El Sistema de Información de Visados deberá conectarse a los sistemas nacionales de los Estados miembros para que las autoridades competentes de los Estados miembros puedan tratar los datos sobre solicitudes de visado y sobre los visados expedidos, anulados, retirados o ampliados.

(6) Las condiciones y los procedimientos de acceso, modificación, supresión y consulta de datos del VIS deberán tener en cuenta los procedimientos establecidos en la Instrucción Consular Común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera (denominada en lo sucesivo “la Instrucción Consular Común”) [28].

(7) Las funcionalidades técnicas de la red de consulta de las autoridades nacionales centrales, tal como se establece en el apartado 2 del artículo 17 del Convenio de aplicación del Acuerdo de 14 de junio de 1985, relativo a la supresión gradual de los controles en las fronteras comunes[29], deberán integrarse en el VIS.

(8) Los datos que deberán tratarse en el VIS se determinarán en función de los datos suministrados mediante el formulario armonizado de solicitud de visado establecido por la Decisión 2002/354/CE del Consejo , de 25 de abril de 2002, relativa a la adaptación de la parte III y a la creación de un anexo 16 de la Instrucción Consular Común[30], y de la información sobre la etiqueta adhesiva de visado prevista en el Reglamento (CE) nº 1683/95 del Consejo, de 29 de mayo de 1995, por el que se establece un modelo uniforme de visado[31].

(9) Para garantizar la verificación e identificación exactas de los solicitantes de visado, es necesario tratar datos biométricos en el VIS.

(10) Es necesario definir el personal debidamente autorizado de las administraciones de los Estados miembros que tendrá acceso al sistema para introducir, modificar, suprimir o consultar datos para los fines específicos del VIS, en la medida necesaria para el desempeño de sus funciones.

(11) Los datos personales almacenados en el VIS no se mantendrán más tiempo del necesario a los fines del VIS. Es conveniente mantener los datos durante un periodo de cinco años, para poder tener en cuenta, al evaluar las solicitudes de visado, los datos sobre solicitudes anteriores, incluida la buena fe de los solicitantes, y la documentación de los inmigrantes ilegales que, en algún momento, han podido solicitar un visado. Un periodo de tiempo inferior al mencionado no bastaría para estos fines. Los datos se suprimirán transcurrido un periodo de cinco años, si no hay razones para suprimirlos antes.

(12) Deben establecerse normas detalladas sobre, por una parte, las responsabilidades de la Comisión en lo que respecta al establecimiento y funcionamiento del VIS y, por otra, sobre las responsabilidades de los Estados miembros en relación con los sistemas nacionales y la utilización de datos por las autoridades nacionales.

(13) Deben establecerse normas sobre la responsabilidad de los Estados miembros por los daños causados por las infracciones del presente Reglamento. La responsabilidad de la Comisión por dichos daños se rige por el párrafo segundo del artículo 288 del Tratado.

(14) La Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos[32], se aplica al tratamiento de datos personales por los Estados miembros en aplicación del presente Reglamento. No obstante, es preciso aclarar determinados puntos relativos a la responsabilidad derivada de la utilización de los datos, a la protección de los derechos de los afectados por los datos y al control de la protección de los datos.

(15) El Reglamento (CE) n° 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos[33], se aplica a las actividades de la Comisión relacionadas con la protección de los datos personales. No obstante, es preciso aclarar determinados puntos relacionados con la responsabilidad derivada de la utilización de los datos y con el control de la protección de los datos.

(16) Las autoridades nacionales de control a que se refiere el artículo 28 de la Directiva 95/46/CE controlarán la legalidad del tratamiento de los datos personales por los Estados miembros, mientras que el Supervisor Europeo de Protección de Datos establecido por el Reglamento (CE) nº 45/2001, controlará las actividades de la Comisión relativas a la protección de dichos datos.

(17) El control eficaz de la aplicación del presente Reglamento requiere efectuar evaluaciones a intervalos regulares.

(18) Los Estados miembros establecerán las normas sobre las sanciones aplicables a las infracciones de las disposiciones del presente Reglamento y adoptarán todas las medidas necesarias para asegurar la aplicación de dichas normas.

(19) Deberán adoptarse las medidas necesarias para la aplicación del presente Reglamento, de conformidad con la Decisión 1999/468/CE del Consejo, de 28 de junio de 1999, por la que se establecen los procedimientos para el ejercicio de las competencias de ejecución atribuidas a la Comisión[34].

(20) El presente Reglamento respeta los derechos fundamentales y cumple los principios reconocidos, en particular, por la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea.

(21) El establecimiento del Sistema de Información de Visados y la creación de obligaciones, condiciones y procedimientos comunes para el intercambio de datos sobre visados entre los Estados miembros no puede lograrse adecuadamente a nivel de los Estados miembros. Por lo tanto, en razón del alcance e impacto de la acción, puede conseguirse mejor a nivel comunitario. La Comunidad puede adoptar medidas con arreglo al principio de subsidiariedad establecido en el artículo 5 del Tratado. Con arreglo al principio de proporcionalidad, establecido en dicho artículo, el Reglamento no excederá de lo necesario para alcanzar dicho objetivo.

(22) De conformidad con los artículos 1 y 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca, adjunto al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no participa en la adopción del presente Reglamento que, por lo tanto, no será obligatorio ni se aplicará en dicho país. Dado que el presente Reglamento desarrolla le acervo de Schengen en virtud del título IV de la tercera parte del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca, de conformidad con el artículo 5 de dicho Protocolo, y dentro de un período de seis meses desde la adopción del presente instrumento, decidirá si lo incorpora a su legislación nacional.

(23) En lo que respecta a Islandia y Noruega, el presente Reglamento desarrolla las disposiciones del acervo Schengen en el sentido del Acuerdo celebrado por el Consejo de la Unión Europea con la República de Islandia y el Reino de Noruega sobre la asociación de estos dos Estados a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen[35] , que entra dentro del ámbito a que se refiere la letra B del artículo 1 de la Decisión 1999/437/CE del Consejo, de 17 de mayo de 1999, relativa a determinadas normas de desarrollo del Acuerdo celebrado por el Consejo de la Unión Europea con la República de Islandia y el Reino de Noruega sobre la asociación de estos dos Estados a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen[36].

(24) Debe celebrarse un acuerdo que permita a los representantes de Islandia y Noruega asociarse a los trabajos de los comités que asisten a la Comisión en el ejercicio de sus competencias de ejecución. Tal acuerdo está previsto en el Canje de Notas entre la Comunidad e Islandia y Noruega, adjunto al Acuerdo de asociación anteriormente mencionado[37].

(25) El presente Reglamento desarrolla las disposiciones del acervo de Schengen sin la participación del Reino Unido, de conformidad con la Decisión 2000/365/CE del Consejo, de 29 de mayo de 2000, sobre la solicitud del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen[38] [16]. Por lo tanto, el Reino Unido no participa en su adopción y no está vinculado por el mismo ni sujeto a su aplicación.

(26) El presente Reglamento desarrolla las disposiciones del acervo de Schengen sin la participación de Irlanda, de conformidad con la Decisión 2002/192/CE del Consejo, de 28 de febrero de 2002, sobre la solicitud de Irlanda de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen[39]. Por lo tanto, Irlanda no participa en su adopción y no está vinculada por el mismo ni sujeta a su aplicación[16].

(27) El presente Reglamento es un acto de desarrollo del acervo de Schengen o está relacionado con éste en el sentido del apartado 2 del artículo 3 del Acta de Adhesión.

(28) En lo que respecta a Suiza, el presente Reglamento desarrolla las disposiciones del acervo Schengen en el sentido del Acuerdo firmado por la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de ésta a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen, que entra en el ámbito previsto en el apartado 1 del artículo 4 de la Decisión del Consejo sobre la firma de dicho Acuerdo, en nombre de la Comunidad Europea, y sobre la aplicación provisional de determinadas disposiciones del mismo.

HAN ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente Reglamento define el objetivo, las funcionalidades y las responsabilidades relacionadas con el Sistema de Información de Visados (VIS) establecido en el artículo 1 de la Decisión 2004/512/CE. Establece las condiciones y los procedimientos de intercambio de datos entre los Estados miembros sobre las solicitudes de visados para estancia de corta duración y sobre las decisiones correspondientes, incluidas las decisiones de anulación, retirada o ampliación de visados, a fin de facilitar el examen de dichas solicitudes y las decisiones relativas a las mismas.

2. EL VIS mejorará la gestión de la política común de visados, la cooperación consular y las consultas entre las autoridades consulares centrales al facilitar el intercambio de datos entre los Estados miembros sobre las solicitudes y las decisiones relativas a las mismas, a fin de:

(a) prevenir las amenazas a la seguridad interior de los Estados miembros;

(b) evitar que se incumplan los criterios para determinar el Estado miembro responsable del examen de la solicitud;

(c) contribuir a la lucha contra el fraude;

(d) facilitar los controles en los puntos de control de las fronteras exteriores y en el territorio de los Estados miembros;

(e) contribuir a la identificación y repatriación de los inmigrantes ilegales;

(f) facilitar la aplicación del Reglamento (CE) nº 343/2003.

Artículo 2 Definiciones

A los fines del presente Reglamento, se entenderá por:

(1) visado:

(a) el “visado para estancia de corta duración” definido en la letra a) del apartado 1 del artículo 11 del Convenio de aplicación del Acuerdo de 14 de junio de 1985, relativo a la supresión gradual de los controles en las fronteras comunes[40] (denominado en lo sucesivo "el Convenio de Schengen");

(b) el “visado de tránsito” definido en la letra b) del apartado 1 del artículo 11 del Convenio de Schengen;

(c) el “visado de tránsito aeroportuario” definido en el punto 2.1.1. de la parte I de la Instrucción Consular Común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera (denominada en lo sucesivo la "Instrucción Consular Común");

(d) el “visado de validez territorial limitada” definido en el apartado 2 del artículo 11 del Convenio de Schengen;

(e) el “visado nacional de larga duración con valor concomitante de visado de corta duración” definido en el artículo 18 del Convenio de Schengen;

(2) “etiqueta adhesiva de visado”, el modelo uniforme de visado definido en el Reglamento (CE) No 1683/95;

(3) ‘autoridades responsables de los visados’, las autoridades de cada Estado miembro responsables del examen de las solicitudes y de las decisiones sobre las mismas, así como de las decisiones de anulación, retirada y ampliación de visados;

(4) “formulario de solicitud”, el formulario de solicitud de visado uniforme del anexo 16 de la Instrucción Consular Común.

(5) “solicitante”, el nacional de un tercer país que ha presentado una solicitud de visado;

(6) “nacional de un tercer país”, cualquier ciudadano que no sea ciudadano de la Unión Europea en el sentido del apartado 1 del artículo 17 del Tratado CE;

(7) “miembros del grupo”, otros solicitantes que viajen con el solicitante, incluidos el cónyuge y los niños que acompañen al solicitante;

(8) “documento de viaje”, un pasaporte o cualquier otro documento equivalente que permite a su titular cruzar las fronteras exteriores y en el que puede insertarse el visado;

(9) “Estado miembro responsable”, el Estado miembro que ha introducido datos en el VIS;

(10) “verificación”, el proceso de comparación de series de datos para establecer la validez de una identidad declarada (control por comparación de dos muestras);

(11) “identificación”, el proceso de determinación de la identidad de una persona por comparación entre varias series de datos de una base de datos (control por comparación de varias muestras).

Artículo 3 Categorías de datos

1. En el VIS sólo se registrarán las categorías de datos siguientes:

(a) datos alfanuméricos sobre el solicitante y sobre los visados solicitados, expedidos, denegados, anulados, retirados o ampliados;

(b) fotografías;

(c) datos dactiloscópicos;

(d) enlaces con otras aplicaciones.

2. Los mensajes transmitidos por la infraestructura del VIS a que se refieren el artículo 14, el apartado 2 del artículo 21 y el apartado 2 del artículo 22 no se registrarán en el VIS, sin perjuicio del registro de las operaciones de tratamiento de datos conforme al artículo 28.

Artículo 4 Acceso al VIS para introducir, modificar, suprimir y consultar datos

1. El acceso al VIS para introducir, modificar o suprimir los datos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3, de conformidad con el presente Reglamento, estará reservado, exclusivamente, al personal debidamente autorizado de las autoridades responsables de los visados.

2. El acceso al VIS para consultar los datos estará reservado, exclusivamente, al personal debidamente autorizado de las autoridades de cada Estado miembro que sean competentes a los fines establecidos en los artículos 13 a 19, en la medida en que los datos sean necesarios para realizar las tareas conformes a dichos fines.

3. Cada Estado miembro designará a las autoridades competentes cuyo personal tendrá acceso al VIS para introducir, modificar, suprimir o consultar datos. Cada Estado miembro comunicará a la Comisión la lista de estas autoridades.

La Comisión publicará las listas en el Diario Oficial de la Unión Europea .

CAPÍTULO II

Introducción y utilización de los datos por las autoridades responsables de los visados

Artículo 5 Procedimientos de introducción de datos al recibirse la solicitud

1. Al recibir la solicitud, la autoridad responsable de los visados creará sin demora el expediente de solicitud, introduciendo en el VIS los datos mencionados en los artículos 6 y 7.

2. Al crear el expediente de solicitud, la autoridad responsable de los visados comprobará si algún Estado miembro ha registrado en el VIS una solicitud anterior del mismo solicitante.

3. Si se hubiere registrado una solicitud anterior, la autoridad responsable de los visados pondrá el nuevo expediente de solicitud en relación con el expediente de solicitud anterior del mismo solicitante.

4. Si el solicitante está viajando en grupo con otros solicitantes, la autoridad responsable de los visados creará un expediente de solicitud para cada solicitante y pondrá en relación los expedientes de solicitud de los miembros del grupo.

Artículo 6 Datos que se introducirán al presentarse la solicitud

La autoridad responsable de los visados introducirá en el expediente de solicitud los datos siguientes:

(1) número de expediente;

(2) información sobre la situación del expediente, con la indicación de que se ha solicitado el visado;

(3) autoridad ante la que se ha presentado la solicitud, indicando si la solicitud ha sido presentada ante dicha autoridad en nombre de otro Estado miembro;

(4) datos extraídos del formulario de solicitud:

(a) apellidos, apellidos de nacimiento, apellido o apellidos anteriores y nombres; sexo; lugar, país y fecha de nacimiento;

(b) nacionalidad actual y nacionalidad de nacimiento;

(c) tipo y número de documento de viaje, autoridad que lo expidió y fechas de expedición y de expiración;

(d) lugar y fecha de la solicitud;

(e) tipo de visado solicitado;

(f) información detallada sobre la persona que ha cursado una invitación o que puede sufragar los gastos de mantenimiento durante la estancia:

(i) si es una persona física, apellidos, nombre y dirección;

(ii) si es una empresa, nombre de la empressa y apellidos y nombre de la persona de contacto en la empresa;

(5) fotografía del solicitante, de conformidad con el Reglamento (CE) No 1683/95;

(6) huellas dactilares del solicitante, de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Instrucción Consular Común.

Artículo 7 Datos complementarios en caso de consulta entre las autoridades centrales

Si un Estado miembro exige celebrar consultas entre las autoridades centrales, con arreglo al apartado 2 del artículo 17 del Convenio de Schengen, la autoridad responsable de los visados introducirá los datos complementarios siguientes, extraídos del formulario de solicitud:

(1) destino principal y duración de la estancia prevista;

(2) motivo del viaje;

(3) fechas de llegada y de salida;

(4) primera frontera de entrada o itinerario de tránsito;

(5) residencia;

(6) ocupación actual y empleador; para los estudiantes: nombre del centro de enseñanza;

(7) apellidos y nombres del padre y de la madre del solicitante.

Artículo 8 Datos que se añadirán tras la expedición del visado

1. Una vez adoptada la decisión de expedición de visado, la autoridad responsable de los visados añadirá en el expediente de solicitud los datos siguientes:

(a) información sobre la situación del expediente, con la indicación de que se ha expedido el visado; dicha información sustituye a la información sobre la situación del expediente en la que se indica que se ha solicitado el visado;

(b) autoridad que expidió el visado, indicando si dicha autoridad lo expidió en nombre de otro Estado miembro;

(c) lugar y fecha de expedición del visado;

(d) tipo de visado;

(e) número de la etiqueta adhesiva de visado;

(f) territorio en el que puede viajar el titular del visado, de conformidad con lo dispuesto en la Instrucción Consular Común;

(g) periodo de validez del visado;

(h) número de entradas que autoriza el visado en el territorio donde es válido;

(i) duración de la estancia autorizada por el visado.

2. Si la solicitud se retira antes de la adopción de la decisión sobre la expedición del visado, la autoridad responsable de los visados ante la que se ha presentado la solicitud sustituirá la indicación de que el visado se ha solicitado por la indicación de que la solicitud ha sido retirada, mencionando la fecha de retirada.

Artículo 9 Datos que se añadirán en caso de negativa a examinar la solicitud

En caso de negativa a examinar la solicitud, la autoridad responsable de los visados ante la que se ha presentado la solicitud añadirá al expediente de solicitud los siguientes datos:

(1) información sobre la situación del expediente, con la indicación de que se ha rechazado el examen de la solicitud; dicha información sustituye a la información sobre la situación del expediente en la que se indica que se ha solicitado el visado;

(2) autoridad que se negó a examinar la solicitud, indicando si adoptó la decisión en nombre de otro Estado miembro;

(3) lugar y fecha de la decisión;

(4) Estado miembro competente para examinar la solicitud.

Artículo 10 Datos que se añadirán tras la denegación del visado

1. Una vez adoptada la decisión de denegación del visado, la autoridad responsable de los visados añadirá en el expediente de solicitud los datos siguientes:

(a) información sobre la situación del expediente, con la indicación de que se ha denegado el visado; dicha información sustituye a la información sobre la situación del expediente en la que se indica que se ha solicitado el visado;

(b) autoridad que denegó el visado, indicando si adoptó la decisión en nombre de otro Estado miembro;

(c) lugar y fecha de la decisión;

2. El expediente de solicitud también indicará el motivo o los motivos de denegación del visado, que podrá ser alguno de los siguientes:

(a) no haber presentado un documento de viaje válido;

(b) no haber presentado los documentos que justifiquen el motivo y las condiciones de la estancia prevista, no haber demostrado poseer medios de subsistencia suficientes durante la estancia, o no haber demostrado que el solicitante está en condiciones de obtener dichos medios de forma legal;

(c) el solicitante está incluido en la lista de no admisibles;

(d) El solicitante constituye una amenaza para el orden público, la seguridad interior, la salud pública o las relaciones internacionales de un Estado miembro.

Artículo 11 Datos que se añadirán tras la anulación o la retirada del visado

1. Una vez adoptada la decisión de anulación o de retirada del visado, la autoridad responsable de los visados añadirá en el expediente de solicitud los datos siguientes:

(a) información sobre la situación del expediente, con la indicación de que el visado ha sido anulado o retirado; esta información sustituye a la información sobre la situación del expediente en la que se indica que se ha expedido el visado.

(b) autoridad que anuló o retiró el visado, indicando si adoptó la decisión en nombre de otro Estado miembro;

(c) lugar y fecha de la decisión;

(d) periodo limitado de validez del visado, en su caso.

2. En el expediente de solicitud se indicarán también el motivo o los motivos de anulación o de retirada del visado, que serán:

(a) en caso de anulación o de retirada, alguno de los motivos enumerados en el apartado 2 del artículo 10;

(b) en el caso de decisión de reducción del periodo de validez del visado, alguno de los motivos siguientes:

(i) la expulsión del solicitante;

(ii) falta de medios de subsistencia adecuados para el periodo de duración de la estancia prevista.

Artículo 12 Datos que se añadirán tras la ampliación del visado

1. Una vez adoptada la decisión de ampliación del visado, la autoridad responsable de los visados añadirá en el expediente de solicitud los datos siguientes:

(a) información sobre la situación del expediente, con la indicación de que se ha denegado el visado; dicha información sustituye a la información sobre la situación del expediente en la que se indica que se ha solicitado el visado;

(b) autoridad que amplió el visado, indicando si adoptó la decisión en nombre de otro Estado miembro;

(c) lugar y fecha de la decisión;

(d) número de la etiqueta adhesiva del visado, si la ampliación del visado se hace mediante una nueva etiqueta adhesiva de visado;

(e) período de ampliación de la validez;

(f) periodo de ampliación de la duración de la estancia autorizada.

2. En el expediente de solicitud también se indicará el motivo o los motivos de ampliación del visado, que podrá ser alguno de los siguientes:

(a) fuerza mayor;

(b) motivos humanitarios;

(c) razones profesionales graves;

(d) motivos personales graves.

Artículo 13 Utilización del VIS para el examen de las solicitudes

1. La autoridad responsable de los visados consultará el VIS con vistas al examen de las solicitudes y a las decisiones sobre las mismas, de conformidad con lo dispuesto en la Instrucción Consular Común.

2. A los fines mencionados en el apartado 1, la autoridad responsable de los visados podrá acceder al sistema con uno o más datos de los siguientes:

(a) número de expediente;

(b) los datos a que se refiere la letra a) del apartado 4 del artículo 6;

(c) los datos del documento de viaje mencionados en la letra a) del apartado 4 del artículo 6;

(d) nombre de la persona o de la empresa a que se refiere la letra f) del apartado 4 del artículo 6;

(e) fotografías;

(f) huellas dactilares;

(g) números de las etiquetas adhesivas de los visados expedidos previamente.

3. Si de la búsqueda con alguno de los datos enumerados en el apartado 2 se deduce que los datos sobre el solicitante están registrados en el VIS, la autoridad responsable de los visados sólo podrá acceder al expediente de solicitud y al expediente o expedientes relacionados para los fines a que se refiere el apartado 1.

Artículo 14 Utilización del VIS en la consultas y solicitudes de documentos

1. En lo que respecta a las consultas entre las autoridades nacionales centrales sobre las solicitudes, de conformidad con el apartado 2 del artículo 17 del Convenio de Schengen, las peticiones de consulta y las respuestas a las mismas se transmitirán según lo dispuesto en el apartado 2.

2. El Estado miembro responsable del examen de la solicitud transmitirá al VIS la petición de consulta con el número de solicitud, indicando el Estado miembro o los Estados miembros que deberán ser consultados.

El VIS transmitirá la petición al Estado miembro o a los Estados miembros indicados.

El Estado miembro o los Estados miembros consultados transmitirán la respuesta al VIS, que transmitirá dicha respuesta al Estado miembro que inició las consultas.

3. El procedimiento establecido en el apartado 2 también podrá aplicarse para transmitir información sobre la expedición de visados de validez territorial limitada y otros mensajes relacionados con la cooperación consular, así como para la transmisión a la autoridad responsable de los visados de peticiones de envío de copias de los documentos de viaje y de otros documentos justificativos de la solicitud.

4. Los datos personales transmitidos en virtud del presente artículo sólo se utilizarán para consultas con las autoridades nacionales centrales y la cooperación consular.

Artículo 15 Utilización de datos para la presentación de informes y estadísticas

En lo que respecta a la presentación de informes y estadísticas, las autoridades responsables de los visados sólo podrán consultar los siguientes datos:

(1) información sobre la situación del expediente;

(2) autoridades competentes;

(3) nacionalidad actual del solicitante;

(4) primera frontera de entrada;

(5) lugar y fecha de la solicitud o de la decisión relativa al visado;

(6) tipo de visado solicitado o expedido;

(7) tipo de documento de viaje;

(8) motivos indicados de cualquier decisión sobre el visado o la solicitud de visado;

(9) autoridad competente y fecha de la decisión por la que se rechaza cualquier solicitud de visado anterior.

CAPÍTULO III

Utilización de los datos por otras autoridades

Artículo 16 Utilización de los datos en los controles de visados

1. Las autoridades responsables de los controles en las fronteras exteriores y en el territorio de los Estados miembros podrán efectuar búsquedas con los datos siguientes, con el único objetivo de verificar la identidad de la persona o la autenticidad del visado:

(a) los datos a que se refiere la letra a) del apartado 4 del artículo 6;

(b) los datos del documento de viaje mencionados en la letra c) del apartado 4 del artículo 6;

(c) fotografías;

(d) huellas dactilares;

(e) número de la etiqueta adhesiva de visado.

2. Si de la búsqueda con alguno de los datos enumerados en el apartado 1 se deduce que los datos sobre el solicitante están registrados en el VIS, se permitirá a la autoridad competente consultar los siguientes datos del expediente de solicitud, así como el expediente o los expedientes de los miembros del grupo, con el único objetivo mencionado en el apartado 1:

(a) la situación del expediente y los datos extraídos del formulario de solicitud a que se refieren los apartados 2 y 4 del artículo 6 y el artículo 7;

(b) fotografías;

(c) huellas dactilares;

(d) datos introducidos en relación con visados expedidos, anulados, retirados o ampliados con anterioridad.

Artículo 17 Utilización de los datos para la identificación y repatriación de inmigrantes ilegales

1. Las autoridades responsables de inmigración podrán efectuar búsquedas con los datos siguientes, únicamente con fines de identificación y repatriación de inmigrantes ilegales:

(a) los datos a que se refiere la letra a) del apartado 4 del artículo 6;

(b) fotografías;

(c) huellas dactilares.

2. Si la búsqueda con uno o más datos de los enumerados en el apartado 1 se deduce que los datos sobre el solicitante están registrados en el VIS, la autoridad competente podrá consultar los datos siguientes del expediente de solicitud y de los expedientes relacionados, únicamente para los fines a que se refiere el apartado 1.

(a) información sobre la situación del expediente y autoridad ante la que se presentó la solicitud;

(b) los datos extraídos del formulario de solicitud a que se refieren el apartado 4 del artículo 6 y el artículo 7;

(c) fotografías;

(d) datos introducidos en relación con visados expedidos, denegados, anulados, retirados o ampliados con anterioridad.

Artículo 18 Utilización de los datos para determinar la responsabilidad en materia de solicitudes de asilo

1. Las autoridades competentes en materia de asilo podrán efectuar búsquedas con los datos siguientes, con el único objetivo de determinar cuál es el Estado miembro responsable del examen de una solicitud de asilo, con arreglo al artículo 9 del Reglamento (CE) nº 343/2003:

(a) los datos a que se refiere la letra a) del apartado 4 del artículo 6;

(b) fotografías;

(c) huellas dactilares.

2. Si de la búsqueda con uno o más datos de los enumerados en el apartado 1 se deduce que en el VIS se ha registrado un visado expedido con una fecha de expiración como máximo seis meses anterior a la fecha de solicitud de asilo, o un visado ampliado hasta una fecha de expiración como máximo seis meses anterior a la fecha de solicitud de asilo, la autoridad competente podrá consultar los datos siguientes sobre dicho visado, con el objetivo único mencionado en el apartado 1:

(a) autoridad que expidió o amplió el visado;

(b) tipo de visado;

(c) periodo de validez del visado;

(d) duración de la estancia;

(e) fotografías.

Artículo 19 Utilización de los datos en el examen de la solicitud de asilo

1. Las autoridades competentes en materia de asilo, con arreglo al Reglamento (CE) nº 343/2003, podrán efectuar búsquedas con los datos siguientes, con el único objetivo de examinar una solicitud de asilo:

(a) los datos a que se refiere la letra a) del apartado 4 del artículo 6;

(b) fotografías;

(c) huellas dactilares.

2. Si de la búsqueda con uno o más datos de los enumerados en el apartado 1 se deduce que los datos sobre el solicitante están registrados en el VIS, la autoridad competente podrá consultar los datos siguientes del expediente de solicitud y del expediente o expedientes relacionados, con el único objetivo mencionado en el apartado 1.

(a) información sobre la situación del expediente y autoridad ante la que se presentó la solicitud;

(b) los datos extraídos del formulario de solicitud a que se refieren el apartado 4 del artículo 6 y el artículo 7;

(c) fotografías;

(d) datos introducidos en relación con otro visado expedido, denegado, anulado, retirado o ampliado con anterioridad, o en relación con la negativa a examinar la solicitud.

CAPÍTULO IV

Conservación y modificación de los datos

Artículo 20 Periodo de conservación de los datos almacenados

1. Cada expediente de solicitud se almacenará en el VIS durante cinco años, sin perjuicio de la supresión a que se refieren los artículos 21 y 22 y de los registros a que se refiere el artículo 28.

Dicho periodo comenzará:

(a) en la fecha de expiración del visado, cuando se haya expedido un visado;

(b) en la nueva fecha de expiración del visado, cuando el visado haya sido anulado, retirado o ampliado;

(c) en la fecha de creación del expediente de solicitud en el VIS, cuando se haya denegado el visado o el examen de la solicitud, o cuando la solicitud se haya retirado.

2. Al expirar el periodo mencionado en el apartado 1, el VIS suprimirá automáticamente el expediente de solicitud y los enlaces con el mismo.

Artículo 21 Modificación de datos

1. El Estado miembro responsable es el único autorizado para modificar, actualizando, completando o corrigiendo, los datos que ha transmitido al VIS, así como para suprimirlos con arreglo al apartado 3 del presente artículo o al artículo 22.

2. Cuando un Estado miembro tenga pruebas que indiquen que los datos tratados en el VIS son inexactos o que su tratamiento en el VIS es contrario al presente Reglamento, advertirá inmediatamente de ello al Estado miembro responsable. Este mensaje podrá transmitirse a través de la infraestructura del VIS.

3. El Estado miembro responsable comprobará los datos en cuestión y, en su caso, procederá inmediatamente a modificarlos o suprimirlos.

Artículo 22 Supresión anticipada de datos

1. Los expedientes de solicitud y los enlaces relativos a un solicitante que haya adquirido la nacionalidad de un Estado miembro antes de la expiración del periodo previsto en el apartado 1 del artículo 20, serán suprimidos inmediatamente del VIS, una vez el Estado miembro responsable tenga conocimiento de que el solicitante ha adquirido dicha nacionalidad.

2. Cada Estado miembro deberá advertir inmediatamente al Estado miembro responsable de que el solicitante ha adquirido su nacionalidad. Este mensaje podrá transmitirse a través de la infraestructura del VIS.

CAPÍTULO V

Funcionamiento y responsabilidades

Artículo 23 Gestión operativa

1. La Comisión será responsable del establecimiento y funcionamiento del Sistema Central de Información de Visados y de la infraestructura de comunicación entre el Sistema Central de Información de Visados y las Interfaces Nacionales.

2. Los datos serán tratados por el VIS en nombre de los Estados miembros.

3. En lo que respecta al tratamiento de datos personales en el VIS, cada Estado miembro designará a la autoridad que será considerada responsable del tratamiento con arreglo a la letra d) del artículo 2 de la Directiva 95/46/CE. Cada Estado miembro comunicará el nombre de dicha autoridad a la Comisión.

Artículo 24 Relación con los sistemas nacionales

1. El VIS estará conectado a los sistemas nacionales de los Estados miembros a través de la Interfaz Nacional de cada Estado miembro.

2. Cada Estado miembro designará a la autoridad nacional que permitirá acceder al VIS a las autoridades competentes a que se refieren los apartados 1 y 2 del artículo 4, y concectará a dicha autoridad nacional con la Interfaz Nacional.

3. Los Estados miembros aplicarán procedimientos automatizados de tratamiento de datos.

4. Los Estados miembros serán responsables:

(a) del desarrollo del sistema nacional o de su adaptación al VIS, con arreglo al apartado 2 del artículo 2 de la Decisión 2004/512/CE;

(b) de la organización, gestión, funcionamiento y mantenimiento de su sistema nacional;

(c) de la gestión y las condiciones de acceso al VIS del personal debidamente autorizado de las autoridades competentes nacionales, de conformidad con el presente Reglamento.

(d) de sufragar los costes de los sistemas nacionales y los costes de su conexión a la Interfaz Nacional, incluídos los costes de funcionamiento e inversión de la infraestructura de comunicación entre la Interfaz Nacional y el sistema nacional.

Artículo 25 Responsabilidad en materia de utilización de datos

1. Los Estados miembros garantizarán la legalidad del tratamiento de datos. Cada Estado miembro responsable garantizará, en particular:

(a) la legalidad de la recogida de datos;

(b) la legalidad de la transmisión de datos al VIS;

(c) la exactitud y actualización de los datos que se transmiten al VIS.

2. La Comisión se asegurará de que el VIS funcione de conformidad con el presente Reglamento y sus normas de aplicación. En especial, la Comisión:

(a) adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad del Sistema Central de Información de Visados y la infraestructura de comunicación entre el Sistema Central de Información de Visados y las Interfaces Nacionales, sin perjuicio de las responsabilidades de cada Estado miembro.

(b) garantizará que sólo el personal debidamente autorizado tenga acceso a los datos tratados en el VIS, con vistas al desempeño de las tareas de la Comisión previstas en el presente Reglamento.

3. La Comisión informará al Parlamento Europeo y al Consejo de las medidas que adopte de conformidad con el apartado 2.

Artículo 26 Seguridad de los datos

1. El Estado miembro responsable garantizará la seguridad de los datos antes y durante la transmisión de los mismos a la Interfaz Nacional. Cada Estado miembro garantizará la seguridad de los datos que reciba del VIS.

2. Los Estados miembros adoptarán las medidas necesarias para:

(a) impedir el acceso de las personas no autorizadas a las instalaciones nacionales en que el Estado miembro lleva a cabo operaciones relacionadas con el VIS (controles de entrada a la instalación);

(b) evitar que los datos y su soporte puedan ser leídos, copiados, modificados o suprimidos por personas no autorizadas (control de soporte de datos);

(c) garantizar la posibilidad de controlar y determinar qué datos han sido tratados en el VIS, en qué momento y por quién (control del registro de datos);

(d) prevenir el tratamiento no autorizado de datos en el VIS y cualquier modificación o supresión no autorizada de los datos tratados en el VIS (control de introducción de datos);

(e) garantizar que, al utilizar el VIS, las personas autorizadas sólo tengan acceso a los datos que sean de su competencia (control de acceso);

(f) garantizar la posibilidad de controlar y determinar a qué autoridades pueden transmitirse los datos registrados en el VIS, a través del equipo de transmisión de datos (control de transmisión);

(g) evitar la lectura, copia, modificación o supresión no autorizadas de datos durante la transmisión de datos al VIS o desde el VIS (control de transporte).

3. En lo que respecta al funcionamiento del VIS, la Comisión adoptará medidas equivalentes a las mencionadas en el apartado 2.

Artículo 27 Responsabilidad extracontractual

1. Cualquier persona o Estado miembro que haya sufrido un daño como consecuencia de una operación de tratamiento ilegal o de un acto incompatible con el presente Reglamento, tendrá derecho a recibir una indemnización del Estado miembro responsable del daño sufrido. Este Estado quedará exento, total o parcialmente, de dicha responsabilidad, si demuestra que no es responsable del hecho causante del daño.

2. Si el incumplimiento por un Estado miembro de las obligaciones que le impone el presente Reglamento causa daños al VIS, dicho Estado miembro será considerado responsable de los daños, en la medida en que la Comisión no haya adoptado las medidas adecuadas para prevenir que se produzcan los daños o para atenuar sus efectos.

3. Las demandas de indemnización contra un Estado miembro por los daños mencionados en los apartados 1 y 2 se regirán por las disposiciones del Derecho nacional del Estado miembro demandado.

Artículo 28 Registros

1. Los Estados miembros y la Comisión llevarán el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos en el VIS. Dichos registros indicarán los motivos de acceso a que se refieren el apartado 1 del artículo 4 y los artículos 13 a 19, la fecha y la hora, los datos transmitidos, los datos utilizados en los interrogatorios y el nombre de la autoridad que introduce o retira los datos. Además, cada Estado miembro llevará un registro de las personas responsables de introducir y retirar datos.

2. Tales registros sólo se podrán utilizar para el control de la admisibilidad del tratamiento de datos, a efectos de protección de datos, y para garantizar la seguridad de los datos. Los registros se protegerán con medidas adecuadas contra el acceso no autorizado, y se suprimirán transcurrrido un periodo de un año desde la expiración del periodo de conservación a que se refiere el apartado 1 del artículo 20, siempre que no sean necesarios para procedimientos de control ya iniciados.

Artículo 29 Sanciones

Los Estados miembros determinarán el régimen de sanciones aplicable a las infracciones de las disposiciones del presente Reglamento relativas a la protección de datos, y adoptarán todas las medidas necesarias para garantizar su ejecución. Las sanciones previstas deberán ser eficaces, proporcionadas y disuasorias. Los Estados miembros notificarán dichas disposiciones a la Comisión a más tardar en la fecha de notificación mencionada en el apartado 1 del artículo 37. También notificarán sin demora cualquier modificación posterior de las mismas.

CAPÍTULO VI

Derechos y supervisión de la protección de datos

Artículo 30 Derecho de información

1. El Estado miembro responsable informará a los solicitantes y las personas a que se refiere la letra f) del apartado 4 del artículo 6 de lo siguiente:

(a) identidad de la autoridad responsable del tratamiento a que se refiere el apartado 3 del artículo 23 y, en su caso, de su representante;

(b) objetivos del tratamiento de los datos en el VIS;

(c) destinatarios de los datos;

(d) la obligatoriedad de la recogida de datos para el examen de la solicitud;

(e) existencia del derecho de acceso y de rectificación de los datos sobre dichas personas.

2. La información a que se refiere el apartado 1 se comunicará al solicitante una vez recogidos los datos del formulario de solicitud, la fotografía y las huellas dactilares a que se refieren los apartados 4, 5 y 6 del artículo 6 y el artículo 7.

3. La información mencionada en el apartado 1 se suministrará a las personas a que se refiere la letra f) del apartado 4 del artículo 6 en las declaraciones de invitación, toma a cargo y alojamiento que deberán firmar dichas personas.

Artículo 31 Derecho de acceso, corrección y supresión

1. Sin perjuicio de la obligación de suministrar otros datos con arreglo a la letra a) del artículo 12 de la Directiva 95/46/CE, cualquier persona tendrá derecho a que se le comuniquen los datos que le conciernan registrados en el VIS, así como los relativos al Estado miembro que los transmitió al VIS. El acceso a estos datos sólo podrá ser autorizado por un Estado miembro.

2. Cualquier persona podrá solicitar la corrección de los datos inexactos o la supresión de los datos obtenidos ilegalmente que le conciernan. El Estado miembro responsable procederá sin demora a la corrección y supresión, de conformidad con sus leyes, reglamentos y procedimientos.

3. Si la solicitud se presenta a un Estado miembro distinto del Estado miembro responsable, las autoridades del Estado miembro al que se ha presentado la solicitud se pondrán en contacto con las autoridades del Estado miembro responsable. El Estado miembro responsable controlará la exactitud de los datos y la legalidad de su tratamiento en el VIS.

4. Si resulta que los datos registrados en el VIS son inexactos o se han registrado ilegalmente, el Estado miembro responsable corregirá o suprimirá los datos de conformidad con el apartado 3 del artículo 21. El Estado miembro confirmará por escrito a la persona interesada, sin demora, que ha tomado las medidas para corregir o suprimir los datos sobre ella.

5. Si el Estado miembro responsable no reconoce que los datos registrados en el VIS son inexactos o que se han obtenido ilegalmente, explicará por escrito a la persona interesada, sin demora, las razones para no corregir o suprimir los datos sobre ella.

6. El Estado miembro responsable también informará a la persona interesada de las medidas que podrá tomar en caso de no aceptar la explicación facilitada. Esto incluirá información sobre cómo ejercitar una acción judicial o presentar una reclamación ante las autoridades competentes de dicho Estado miembro y sobre la ayuda financiera o de otro tipo de que podrá disponer de conformidad con las leyes, los reglamentos y los procedimientos de dicho Estado miembro.

Artículo 32 Cooperación para garantizar los derechos relativos a la protección de datos

1. Las autoridades competentes de los Estados miembros cooperarán activamente para hacer cumplir los derechos establecidos en los apartados 2, 3 y 4 del artículo 31.

2. En cada Estado miembro, la autoridad nacional de control prestará asistencia y, previa petición, asesorará a la persona interesada en el ejecicio de su derecho a corregir o suprimir los datos relativos a ella, de conformidad con el apartado 4 del artículo 28 de la Directiva 95/46/CE.

3. La autoridad nacional de control del Estado miembro responsable que ha transmitido los datos prestará asistencia y, previa petición, asesorará a la persona interesada en el ejercicio de su derecho a corregir o borrar los datos relativos a ella. Ambas autoridades nacionales de control colaborarán a tal fin. La persona interesada también podrá solicitar asistencia y asesoramiento a la autoridad de control independiente a que se refiere el artículo 35.

Artículo 33 Recursos

1. En cada Estado miembro, cualquier persona a la que se le niegue el derecho de acceso o el derecho de corrección o supresión de datos relativos a ella que se establecen en los apartados 1 y 2 del artículo 31, tendrá derecho a ejercitar una acción judicial o a presentar una reclamación ante los órganos jurisdiccionales competentes del Estado miembro de que se trate.

2. Las obligaciones de las autoridades nacionales de control de prestar asistencia y, previa petición, asesorar a la persona interesada, de conformidad con el apartado 3 del artículo 32, se mantendrán durante todo el procedimiento.

Artículo 34 Autoridad nacional de control

Los Estados miembros requerirán a la autoridad o autoridades nacionales de control establecidas de conformidad con el apartado 1 del artículo 28 de la Directiva 95/46/CE para que controlen independientemente, de conformidad con sus legislaciones nacionales, la legalidad del tratamiento de datos personales por los Estados miembros de que se trate, así como su transmisión al VIS y a partir del VIS, de conformidad con el presente Reglamento.

Artículo 35 Autoridad independiente de control

1. El Supervisor Europeo de Protección de Datos, establecido por el apartado 1 del artículo 41 del Reglamento (CE) nº 45/2001, controlará las actividades de la Comisión para garantizar que el tratamiento de datos en el VIS no vulnera los derechos de las personas regulados por el presente Reglamento. También controlará la legalidad de la transmisión de datos personales entre las Interfaces Nacionales y el Sistema Central de Información de Visados.

2. Al desempeñar sus funciones, el Supervisor Europeo de Protección de Datos recibirá, en caso necesario, el apoyo activo de las autoridades nacionales de control.

3. La Comisión suministrará la información solicitada por el Supervisor Europeo de Protección de Datos, al que permitirá acceder a todos los documentos y a los registros a que se refiere el apartado 1 del artículo 28, así como a sus locales, en todo momento.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales

Artículo 36 Aplicación

1. El Sistema Central de Información de Visados, la Interfaz Nacional de cada Estado miembro y la infraestructura de comunicación entre el Sistema Central de Información de Visados y las Interfaces Nacionales se aplicarán en dos fases.

En la primera fase, las funcionalidades del tratamiento de datos alfanuméricos y fotografías a que se refieren las letras a) y b) del apartado 1 del artículo 3, se aplicarán el 31 de diciembre de 2006, a más tardar.

En la segunda fase, las funcionalidades del tratamiento de datos biométricos a que se refiere la letra c) del apartado 1 del artículo 3 se aplicarán el 31 de diciembre de 2007, a más tardar.

2. Las medidas necesarias para la aplicación técnica de las funcionalidades a que se refiere el apartado 1, se adoptarán de conformidad con el procedimiento previsto en el apartado 2 del artículo 39.

Artículo 37 Comienzo de la transmisión

1. Cada Estado miembro notificará a la Comisión la adopción de las medidas legales y técnicas necesarias para transmitir datos al Sistema Central de Información de Visados, a través de la Interfaz Nacional, con arreglo al artículo 36.

2. Los Estados miembros a que se refiere el artículo 38 empezarán a recoger e introducir datos en la fecha mencionada en dicho artículo.

3. El Estado miembro que notifique la adopción de las medidas necesarias después de la fecha mencionada en el artículo 38, empezará a recoger e introducir datos en la fecha indicada en la notificación a la Comisión.

4. Los Estados miembros no podrán consultar los datos transmitidos al VIS por otro Estado miembro si antes no han iniciado la introducción de datos con arreglo a los apartados 2 y 3.

Artículo 38 Puesta en marcha

Tras la adopción de las medidas previstas en el apartado 2 del artículo 36 en lo que respecta a la primera fase de aplicación, y una vez que cinco Estados miembros como mínimo hayan comunicado a la Comisión la adopción de las medidas legales y técnicas necesarias para transmitir datos al VIS de conformidad con el apartado 1 del artículo 37, la Comisión fijará la fecha de puesta en marcha del VIS.

Dicha fecha se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea .

Artículo 39 Comité

1. La Comisión estará asistida por el comité creado por el apartado 1 del artículo 5 del Reglamento (CE) del Consejo nº 2424/2001.

2. En los casos en que se haga referencia al presente apartado, serán de aplicación los artículos 4 y 7 de la Decisión 1999/468/CE.

El período establecido en el apartado 3 del artículo 4 de la Decisión 1999/468/CE será de dos meses

3. El Comité aprobará su reglamento interno.

Artículo 40 Seguimiento y evaluación

1. La Comisión garantizará el establecimiento de sistemas de control del funcionamiento del VIS en relación con los objetivos, en términos de resultados, rentabilidad y calidad del servicio.

2. A los dos años de la puesta en marcha del VIS y cada dos años en lo sucesivo, la Comisión presentará al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre el funcionamiento técnico del VIS. Dicho informe contendrá información sobre el funcionamiento del VIS en relación con indicadores cuantitativos definidos previamente por la Comisión.

3. A los cuatro años de la puesta en marcha del VIS y cada cuatro años en lo sucesivo, la Comisión realizará una evaluación global del VIS que incluirá un examen de los resultados en comparación con los objetivos y la evaluación de la vigencia de los fundamentos del sistema y las posibles consecuencias de las operaciones futuras. La Comisión presentará los informes sobre las evaluaciones al Parlamento Europeo y al Consejo.

Artículo 41 Entrada en vigor y aplicabilidad

1. El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea .

2. Se aplicará en la fecha a que se refiere el primer párrafo del artículo 38.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro, de conformidad con el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Hecho en Bruselas, el […]

Por el Parlamento Europeo Por el Consejo

El Presidente El Presidente

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for