Informe

sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes al ejercicio 2001, acompañado de las respuestas de la Oficina

(2002/C 326/11)

INDICE

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OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Consejo de Administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (en adelante denominada "la Oficina"), de conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94(1) del Consejo.

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Oficina correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001. Según el artículo 110 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Presidente. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo. El Tribunal de Cuentas tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2001 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

Ejecución del presupuesto

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2001 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior se presenta en el cuadro 1(3).

6. Los créditos definitivos del ejercicio ascendieron a 8,6 millones de euros, de los cuales se comprometieron 8 millones. Los créditos operativos (Título III - 4,1 millones de euros) se comprometieron por un total de 3,8 millones de euros. Los pagos efectuados con cargo a los créditos del ejercicio se elevaron a 4,4 millones; se prorrogaron 3 millones al ejercicio siguiente y 1,1 millones hubieron de anularse. Sólo el 26 % de los créditos operativos comprometidos se pagaron en el transcurso del ejercicio.

7. Los créditos prorrogados al ejercicio 2002 ascendieron a 3 millones de euros y son, en su mayoría, créditos operativos (2,9 millones), cuyo índice de prórrogas se ve incrementado año tras año(4). El Tribunal reitera la recomendación expresada en su informe anual de 2000(5) de adecuar el reglamento financiero aplicable a las características específicas de la Oficina.

Estados financieros

8. La cuenta de gestión y el balance publicados por la Oficina en su informe de actividad relativo al ejercicio 2001 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3. En el balance a 31 de diciembre de 2001 figura como saldo del ejercicio la cantidad de 11028828 euros, que corresponde a un fondo de reserva previsto en el apartado 2 (letra d) del artículo 6 del reglamento financiero de la Oficina. En su contabilidad general, las cantidades del fondo de reserva se anotaron, con arreglo a lo preceptuado, en la cuenta "Reserva legal", y deberían figuran en esa misma cuenta en el balance.

9. Hasta finales de 2001, la Oficina utilizaba un sistema de contabilidad general que presentaba algunas insuficiencias y ya no respondía a las necesidades de gestión, por lo que se instaló un nuevo sistema contable a principios del ejercicio 2002. La apertura de cuentas en este nuevo sistema se efectuó sólo a partir de los saldos de las cuentas generales debido a la imposibilidad de utilizar las cuentas auxiliares. Así, los balances auxiliares de las cuentas de "Clientes" y "Proveedores" no muestran de forma detallada los saldos que figuran en el balance. Sería por tanto aconsejable prestar especial atención a la identificación de los saldos de clientes y proveedores, en los que el sistema utilizado anteriormente presentaba lagunas significativas.

10. En su informe anual sobre los estados financieros de la Oficina(6) relativo al ejercicio 2000, el Tribunal hizo hincapié en las debilidades existentes en su sistema de inventario. A fin de evitar divergencias entre el valor de los bienes que figura en el balance y el valor que figura en las listas de inventario, resulta necesaria una mejor coordinación entre el departamento responsable de llevar el inventario y el de contabilidad. En 2001, la Oficina aplicó las reglas de amortización aprobadas por la Comisión en diciembre de 2000(7).

11. Para la gran mayoría de las operaciones de la Oficina (cobro de tasas y pago de gastos) se utiliza una cuenta bancaria, remunerada al tipo de refinanciación del Banco Central Europeo, disminuido en un 0,25 %, y en la que también están depositadas las cantidades puestas en reserva. Ahora bien, los saldos medios de esta cuenta superaron los 11 millones de euros en 2001. Con miras a incrementar la rentabilidad de sus fondos, sería conveniente que la Oficina reconsiderara su gestión de tesorería y procediera al cierre de otra cuenta bancaria que apenas utiliza(8).

12. La Oficina dispone de una administración de anticipos que se rige por el artículo 45 de su reglamento financiero y el artículo 71 de las modalidades de ejecución. Un control llevado a cabo en la administración de anticipos(9) mostró que el total de estos sobrepasaba el límite de 75000 euros fijado por la Decisión de 10 de mayo de 2001 relativa a su creación, y que no todos los gastos estaban justificados con comprobantes. Tal y como establece el artículo 79 de las modalidades de ejecución del reglamento financiero de la Oficina, el contable debería llevar a cabo de forma periódica controles inopinados de la administración de anticipos.

Aplicación de las disposiciones financieras

13. En la sede de la Oficina se llevaron a cabo obras de rehabilitación y reforma que comenzaron en 1999 y finalizaron en septiembre de 2000. Una parte de los trabajos de instalación eléctrica no estaba cubierta por ningún compromiso(10), y los créditos que quedaban disponibles en la línea presupuestaria correspondiente(11) no bastaban para financiar la obligación contraída por la Oficina.

14. El Consejo de Administración de la Oficina se reunió en Lisboa los días 20 y 21 de septiembre de 2001. El compromiso(12) relativo al reembolso de los gastos de misión y de estancia de los miembros del Consejo de Administración fue contraído el 23 de octubre de 2001 (esto es, un mes después de la reunión), sobre la base de gastos ya efectuados, práctica que contraviene las disposiciones del reglamento financiero y que podría resultar especialmente problemática al final del ejercicio.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 25 y 26 de septiembre de 2002.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, el 5 de abril de 2002 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 2001 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de la Oficina, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 10 de abril de 2002. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede originar pequeñas diferencias en los totales. Un guión indica un valor inexistente o nulo, mientras que la cifra 0,0 representa un valor inferior al límite del redondeo.

(4) 1,7 millones de euros en 2000 y 1,5 millones de euros en 1999.

(5) DO C 372 de 28.12.2001, apartado 8.

(6) DO C 372 de 28.12.2001, apartado 10.

(7) Reglamento n° (CE) 2909 de la Comisión de 29 de diciembre de 2000 (DO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(8) La cuenta presenta un saldo medio de 970000 euros y se realizaron sólo una docena de operaciones en 2001.

(9) Control efectuado en octubre de 2001.

(10) Cantidad no cubierta: 11933 euros.

(11) Línea presupuestaria 2040.

(12) Compromiso n° CPV 3157.

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria del ejercicio 2001NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2001 y 2000

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NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

Cuadro 3

Balance al 31 de diciembre de 2001 y al 31 de diciembre de 2000NB:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

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Respuestas de la Oficina

5 y 6. Sin comentarios.

7. Hay que modificar el Reglamento financiero de la Oficina para adaptarlo a las modificaciones introducidas en el nuevo Reglamento de la Comisión que acaba de ser aprobado por el Consejo. La Oficina aprovechará la ocasión para introducir la posibilidad de utilizar créditos disociados, a fin de permitir una mejor gestión de las prórrogas de créditos de operaciones.

8. La Oficina toma nota de esta observación. Será tenida en cuenta en la próxima edición de las cuentas anuales.

9. A partir del nuevo ejercicio contable de 2002, se ha sustituido el antiguo sistema de contabilidad general por un producto mucho más fiable, el programa informático EXACT, utilizado asimismo por otros organismos descentralizados. Se ha realizado un análisis en profundidad de los movimientos de las cuentas de clientes y proveedores en los tres últimos años. Los resultados serán comunicados posteriormente al Tribunal.

10. La Oficina toma buena nota de la observación del Tribunal y adaptará sus métodos de trabajo en consecuencia.

11. La Oficina prevé utilizar de nuevo la cuenta que el Tribunal sugiere clausurar, dado que en la actualdidad ofrece condiciones más favorables que la otra cuenta citada por el Tribunal.

12. A resultas de la Decisión, de 10 de mayo de 2001, por la que se modifica el importe máximo de la administración de anticipos, han sido necesarios varios meses para regularizar el importe, en razón de los retrasos en los procedimientos administrativos.

13. La Oficina concuerda con las observaciones formuladas por el Tribunal en este apartado.

14. Por lo que respecta a los expertos o a los miembros del Consejo de administración, es muy difícil determinar con precisión el número de participantes y el coste de sus desplazamientos antes de las reuniones. A partir de ahora, la Oficina instaurará un sistema de compromiso global o provisional, sobre la base de los datos recogidos en el pasado (estimación del número de participantes, cálculo de las indemnizaciones diarias y estimación del coste del viaje) con un margen de error del 5 % al 10 %. Se efectuarán los ajustes necesarios en el momento de realizar las cuentas finales una vez celebradas las reuniones.