No obstante, la evaluación también ha detectado margen de mejora. La gran mayoría de deficiencias podrían subsanarse mediante cambios estructurales, organizativos o de personal o modificaciones de los documentos y las prácticas de trabajo de la Agencia. No obstante, a fin de adaptar el mandato de la Agencia para que esta responda a los retos de la UE en el ámbito de la migración y la seguridad, la evaluación ha constatado que era necesario introducir modificaciones limitadas en las tareas confiadas a ella por el Reglamento constitutivo o por otros instrumentos jurídicos pertinentes, o ampliarlas.

Sin embargo, según la evaluación, todavía no es posible decir si la creación de la Agencia eu-LISA ha dado lugar a mejoras de la eficiencia gracias al aprovechamiento de economías de escala. No ha podido llevarse a cabo una evaluación comparativa de los costes debido a la diferencia en su forma de contabilización antes y después de la transferencia de los sistemas a la Agencia y a la falta de procedimientos de contabilización internos que permitan medir todos los costes asociados a cada uno de los sistemas.

En general, la Agencia eu-LISA ha abordado eficientemente sus nuevas tareas. Sin embargo, podría gestionar mejor la utilización de los recursos externos reforzando sus capacidades internas y dependiendo menos de contratistas exteriores. La Agencia también ha establecido unas políticas, procesos y procedimientos adecuados para dirigir, estructurar y organizar las operaciones. No obstante debería emprender acciones para actualizarlas de forma regular. La Agencia ha respetado las disposiciones en materia de gobernanza que figuran en el Reglamento constitutivo y el reglamento interno. Con todo, la participación de los grupos consultivos debe mejorarse aumentando su participación activa y en el momento oportuno en la preparación de los documentos del consejo de administración (particularmente los programas de trabajo anuales y los informes de actividad), así como en la evaluación y priorización de proyectos previstos por la Agencia. La utilización del procedimiento escrito debe reexaminarse, de manera que las decisiones importantes que tengan una incidencia financiera significativa y deban debatirse en el consejo de administración no se aprueben sin debate.

·realizando evaluaciones sistemáticamente ex ante y ex post de los programas y actividades que impliquen gastos significativos, tal como exige el artículo 29, apartado 5, del Reglamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 de la Comisión y del Reglamento financiero de la Agencia, y

Este proyecto, que generalmente se ha desarrollado correctamente, ha subrayado la necesidad de que la Agencia eu-LISA refuerce su capacidad de gestión financiera en relación con la gestión de las subvenciones de la UE. La evaluación ha confirmado que, si se encomendara a la Agencia el desarrollo de nuevos sistemas informáticos de gran magnitud, no podría gestionarlos con sus recursos actuales, al carecer de una capacidad eficiente de gestión y desarrollo de proyectos. En materia de cooperación y sinergias con otras agencias de la Unión Europea, eu-LISA desarrollará acuerdos de trabajo con efectividad y espíritu de cooperación con la mayoría de las agencias que actúan en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior (JAI). Sin embargo, debe garantizarse el cumplimiento de su mandato y se ha detectado un riesgo de que no se preste la atención requerida a las prioridades básicas, ilustrado particularmente por la ambición de la Agencia de prestar servicios a otras agencias.

La evaluación de la Agencia eu-LISA coincidió con la primera evaluación de los marcos legislativos del SIS II y del VIS. Del mismo modo, como parte de los trabajos sobre el futuro marco de la política de asilo de la UE, la Comisión ha adoptado una Comunicación y propuestas legislativas, cabiendo citar una propuesta de revisión del Reglamento de Dublín que encomienda a la Agencia el desarrollo y la gestión operativa de un nuevo sistema automatizado. El paquete legislativo también incluye una propuesta de revisión del Reglamento Eurodac, que amplía el alcance del sistema. Ambas iniciativas tendrán un impacto en la Agencia.

Otra contribución importante de la Comisión es la Comunicación de abril de 2016 sobre sistemas de información más sólidos e inteligentes para las fronteras y la seguridad. La Comunicación, cuyo objetivo principal es la mejora de la interoperabilidad de los sistemas de información, prevé nuevas tareas para la Agencia, algunas de las cuales se llevarán a cabo conjuntamente con la Comisión, mientras que otras se llevarán a cabo también en colaboración con los Estados miembros. En la misma se establece que la Comisión estudiará la posibilidad de crear un nuevo sistema, el Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (SEIAV). La propuesta relativa al SEIAV fue adoptada por la Comisión en noviembre de 2016 y actualmente está siendo examinada por el Parlamento Europeo y el Consejo. Las soluciones innovadoras que se indican en esta Comunicación también se reflejan en la Hoja de ruta para mejorar el intercambio y la gestión de la información, con inclusión de soluciones de interoperabilidad en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior, aprobada por el Consejo de Justicia y Asuntos de Interior de junio de 2016.

En consonancia con la Comunicación, la Comisión creó un Grupo de expertos de alto nivel con la misión de abordar los aspectos jurídicos, técnicos y operativos de las diferentes opciones existentes para lograr la interoperabilidad de los sistemas de información en el ámbito de la gestión de las fronteras y la seguridad. A raíz de las conclusiones del Grupo de Expertos en su informe final, la Comisión ha presentado nuevas ideas concretas al Parlamento Europeo y al Consejo en el Séptimo informe de situación hacia una Unión de la Seguridad genuina y efectiva, que constituyen la base para un debate conjunto sobre el camino a seguir. Junto con la Comunicación de abril de 2016, la Comisión presentó la propuesta de un Sistema de Entrada/Salida que podría llegar a ser, a reserva de su adopción por parte de los colegisladores, el primer sistema informático de gran magnitud realmente desarrollado por la Agencia eu-LISA.

En el desarrollo y la ejecución de las referidas tareas, la Agencia eu-LISA tendrá que tener en cuenta el derecho fundamental a la protección de los datos de carácter personal, reconocido en el artículo 8 de la Carta de los Derechos Fundamentales, y en particular el principio de limitación de la finalidad de dicho derecho. Al estudiar la interoperabilidad de los sistemas de gran magnitud debe prestarse especial atención a la protección de datos mediante requisitos en materia de diseño, tal como se menciona en el artículo 25 del nuevo Reglamento general de protección de datos y en el artículo 20 de la Directiva sobre protección de datos policiales, que se aplicarán, respectivamente, a partir del 25 de mayo de 2018 y del 5 de mayo de 2018.

Al considerar las posibles modificaciones del Reglamento constitutivo, la Comisión tiene que tener en cuenta las modificaciones pertinentes en la legislación de la UE desde que se creó la Agencia (como, por ejemplo, el Reglamento Financiero y el Reglamento financiero marco) y las modificaciones que se derivan del Enfoque Común anexo a la Declaración Conjunta del Parlamento Europeo, del Consejo de la UE y de la Comisión Europea, de 19 de julio de 2012, sobre las agencias descentralizadas (enfoque común). Asimismo, debe reflejar los cambios legislativos que se derivan de la evaluación del SIS II. Partiendo de su experiencia creciente en la gestión de sistemas a nivel central y con vistas a una mayor eficiencia, la Agencia, en sus documentos de programación, ha sugerido algunas ideas para mejorar varios aspectos de la configuración técnica actual de los sistemas, lo que podría requerir modificaciones del Reglamento constitutivo y/o de los Reglamentos relativos a los sistemas.

El Reglamento constitutivo responde al entorno jurídico, político y económico en el que se creó la Agencia. El resultado de la evaluación (véase el punto 2) y la evolución factual, jurídica y política brindan una oportunidad de adaptar el mandato de la Agencia a su creciente potencial para contribuir más a las nuevas necesidades de la UE y desarrollar un nuevo enfoque en materia de interoperabilidad. Por ejemplo, merece consideración la ampliación del mandato para prestar apoyo, en determinadas circunstancias, a los Estados miembros que son responsables de la gestión de los componentes nacionales de los sistemas. Esto también debe considerarse a la luz de la intervención de eu-LISA en Grecia, a raíz de la crisis de los refugiados.

Tal como se establece en la Comunicación sobre la programación de los recursos humanos y financieros de las agencias descentralizadas para 2014-2020, que establece la programación del personal y de los niveles de subvención de cada agencia descentralizada, esta programación debe ser compatible con una reducción de personal del 5 % a lo largo de cinco años, aplicable a todas las instituciones, organismos y agencias. Habida cuenta de su reciente creación, no se pidió a la Agencia una reducción de personal en el periodo 2013-2015.

Por consiguiente, las modificaciones del Reglamento constitutivo deberán equilibrar la realidad política, jurídica y financiera con el objetivo principal de garantizar que la Agencia eu-LISA disponga de suficiente capacidad para centrarse en sus misiones esenciales. Entre ellas cabe citar la evolución de los sistemas actuales y la evolución prevista del Sistema de Entradas y Salidas (SES), del SAIEV y del nuevo sistema automatizado para el registro de las solicitudes de protección internacional y para el seguimiento de la cuota de cada Estado miembro en todas las solicitudes y del sistema de asignación correctora.

Se puede esperar razonablemente que la contribución de la Agencia eu-LISA a un entorno informático coordinado, eficaz y coherente para la gestión de sistemas informáticos que respalden la aplicación de las políticas en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior aumentará progresivamente mediante la puesta a disposición de un entorno estable y profesional que facilite el desarrollo, la gestión operativa y la evolución de los sistemas informáticos, incluida su interoperabilidad, cuando ello sea necesario y lo permita el marco legal de los sistemas.

El potencial de la Agencia eu-LISA para aportar un valor añadido adicional a las acciones de sus interlocutores aumentará con el paso del tiempo y la evolución tecnológica y política. Paralelamente a la ambición de la Agencia de convertirse a largo plazo en un centro de excelencia, existe un número creciente de solicitudes de apoyo ad hoc a sus interlocutores, como en el caso de la asistencia en los primeros meses de 2016 a las autoridades griegas para aumentar la capacidad del servidor de Eurodac. Del mismo modo, la Agencia podría contribuir a aportar información sobre cuestiones técnicas relacionadas con sistemas existentes o nuevos a los servicios competentes de la Comisión, a petición de estos. Sin embargo, existen claras limitaciones jurídicas y financieras a las posibles realizaciones de la Agencia eu-LISA.

4. Recomendaciones para la modificación del Reglamento constitutivo

4.1. Recomendaciones formuladas en la evaluación

Las recomendaciones para la modificación legislativa del Reglamento de la Agencia eu-LISA, formuladas en la evaluación externa, se resumen en el documento de trabajo de la Comisión adjunto al presente informe. Se trata de las siguientes recomendaciones:

-las responsabilidades de la Comisión en relación con la infraestructura de comunicación deberán transferirse a la Agencia. Este cambio requerirá modificar los instrumentos de los sistemas, lo que implicará una transferencia del presupuesto correspondiente;

-una nueva disposición relativa al marco de cooperación de la Agencia con otras agencias en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior deberá aclarar el alcance de la cooperación prevista en el mandato de la Agencia;

-a finales del mes de agosto de cada año, el consejo de administración deberá adoptar un informe intermedio sobre los progresos realizados en la ejecución de las actividades planificadas para los seis primeros meses del año;

-ha de considerarse una posible ampliación del ámbito de los proyectos piloto que la Comisión puede confiar a la Agencia (artículo 9), que en la actualidad se limita a los contemplados en el artículo 54, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, esto es, aquellos que pueden ejecutarse sin acto de base; dicho ámbito debería ampliarse para incluir al menos a los proyectos piloto que ya cuentan con un acto de base.

La evaluación externa también recomienda que se efectúe una evaluación del riesgo y ex ante para los proyectos de un presupuesto superior a 500 000 EUR realizados por la Agencia en el marco de su mandato actual (es decir, que no se derivan de un instrumento legislativo que encomienda a la Agencia un nuevo sistema para el que la Comisión efectuará una evaluación de impacto). Se trata de una importante recomendación que debe seguir adecuadamente la Agencia. Sin embargo, esto no requiere una modificación de su Reglamento constitutivo dado que el artículo 29, apartado 5, del Reglamento Delegado (UE) n.º 1271/2013 y del Reglamento financiero de la Agencia ya requieren evaluaciones ex ante y ex post de los programas y actividades que conlleven gastos significativos.

La evaluación externa también presentó otras recomendaciones relativas a las modificaciones del mandato de la Agencia eu-LISA, que deberán insertarse en los instrumentos legislativos de los sistemas y no exigirán una modificación del Reglamento de la Agencia en materia de estadísticas:

-una mayor responsabilidad para la Agencia en la generación o la publicación de las estadísticas de cada sistema;