Además, la pandemia de COVID-19 ha demostrado que los acontecimientos de fuerza mayor pueden afectar gravemente al funcionamiento normal de los sistemas judiciales de los Estados miembros. Durante la crisis, en muchos casos los órganos jurisdiccionales nacionales no han podido mantener su funcionamiento habitual debido a la propagación del virus. Los Estados miembros se vieron obligados a adoptar una serie de medidas que iban desde el cierre total hasta el tratamiento de solo algunos casos prioritarios. Al mismo tiempo, el uso de las tecnologías digitales (por ejemplo, correo electrónico, videoconferencia, etc.) ayudó a limitar las interrupciones. Sin embargo, muchas de las soluciones técnicas empleadas se desarrollaron de manera ad hoc y no siempre cumplían plenamente las normas en materia de seguridad y derechos fundamentales. La cooperación judicial y el acceso a la justicia en los asuntos transfronterizos de la UE se han visto igualmente afectados, y la pandemia de COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de garantizar la resiliencia de la comunicación.

De conformidad con el artículo 4, apartado 2, letra j), del TFUE, la competencia para adoptar medidas en el espacio de libertad, seguridad y justicia es compartida entre la Unión y sus Estados miembros. Por lo tanto, los Estados miembros pueden actuar por sí solos para regular el uso de los canales digitales de comunicación en el contexto de la cooperación judicial y el acceso a la justicia en la medida en que la UE no haya ejercido su competencia. Sin embargo, sin la actuación de la UE, cabe esperar que los avances sean muy lentos e, incluso cuando los Estados miembros tomen medidas, sería muy difícil garantizar la interoperabilidad de los canales de comunicación sin una coordinación e intervención a nivel de la UE. Por otra parte, las medidas de digitalización previstas están estrechamente vinculadas a los instrumentos jurídicos existentes de la UE en el ámbito de la cooperación judicial transfronteriza y no pueden ser implementadas por los Estados miembros por sí solos. Por lo tanto, los Estados miembros no pueden lograr completamente los objetivos de la presente propuesta por sí solos, sino únicamente a escala de la Unión.

Dado el carácter altamente sensible de la información intercambiada, es esencial que la aplicación del enfoque basado en un conjunto de herramientas sobre la digitalización de la justicia, también a través de la presente propuesta, se lleve a cabo de manera que se garanticen unas normas de ciberseguridad sólidas. Este planteamiento es coherente con el enfoque descrito en la Estrategia de Ciberseguridad de la UE y con la propuesta de Directiva de la Comisión relativa a las medidas destinadas a garantizar un elevado nivel común de ciberseguridad en toda la Unión (SRI 2), orientada a seguir mejorando las capacidades de las entidades públicas y privadas, las autoridades competentes y la Unión en su conjunto en el ámbito de la ciberseguridad y la protección de infraestructuras críticas. Si bien el poder judicial de los Estados miembros no entra en el ámbito de aplicación de la propuesta SRI 2, es esencial que estos adopten medidas nacionales que garanticen un nivel comparable de ciberseguridad.

3) El análisis de impacto debe reforzarse con una presentación clara de las repercusiones, en particular los costes de inversión y las partes interesadas afectadas. Debe reconocer las incertidumbres en las hipótesis realizadas y las implicaciones que estas tienen para las repercusiones evaluadas. 4) El informe debe evaluar los efectos de un posible aumento del número de asuntos transfronterizos. Debe analizar si existe el riesgo de que un mejor acceso a la justicia y una cooperación judicial transfronteriza más eficiente puedan dar lugar a retrasos en la tramitación de los asuntos debido al aumento de la carga de trabajo de los jueces y al tiempo que tardan los procesos judiciales. 5) El informe debe aclarar las cuestiones de protección de datos que se plantean y reconocer que pasar del formato papel al formato digital conlleva otros riesgos. El informe debe dar respuesta a las posibles áreas sensibles derivadas del hecho de que disponer de más datos en formato digital puede no solo facilitar su transmisión, sino también crear problemas de protección y seguridad de los datos. Deben tenerse en cuenta las preocupaciones expresadas por las partes interesadas en relación con la protección de datos. El CCR también ha enviado recomendaciones adicionales junto con la lista de control de calidad. En respuesta a las recomendaciones del CCR, se introdujeron los siguientes cambios en la evaluación de impacto: 1) La definición de los problemas se ha reformulado de manera que refleje los problemas reales analizados en la sección 2. 2) Se ha explicado la coherencia con otras iniciativas, como e-CODEX y eIDAS, así como los vínculos con el Portal Europeo de e-Justicia. 3) Se ha reestructurado la sección 6 sobre las repercusiones del escenario de referencia y las opciones estratégicas, y se han descrito las principales repercusiones (es decir, económicas, sociales y sobre los derechos fundamentales) para cada una de las opciones. Esta sección también explica de qué manera las principales partes interesadas se verán afectadas por la propuesta. 4) La sección 6, relativa a las repercusiones, aclara si existe un riesgo potencial de aumento del número de asuntos transfronterizos y la capacidad del poder judicial para absorber tal evolución. 5) En la sección 6 se han añadido aclaraciones sobre la protección de datos. Además, la evaluación de impacto se complementó con los datos disponibles del estudio justificativo y del anexo 7 del informe. El análisis económico y los costes para los Estados miembros se han añadido al informe. Las opiniones de las partes interesadas consultadas se exponen en las secciones correspondientes del informe. Se han tenido en cuenta las recomendaciones técnicas, como la fusión de los resultados de la consulta pública con el anexo 2, la numeración de las páginas de los anexos y la supresión del anexo que incluía la ficha sobre la subsidiariedad.

La evaluación de impacto estableció una opción estratégica no legislativa y una legislativa con tres subopciones. Existían otras opciones que se descartaron en una fase temprana. Se descartó una campaña promocional sobre el uso de herramientas digitales y el sistema e-CODEX para la comunicación en procesos judiciales transfronterizos, ya que se consideró que tal campaña no supondría una verdadera alternativa a la acción reguladora y que, en cualquier caso, podría realizarse como parte del escenario de referencia. La opción del intercambio electrónico de información y datos a través de un sistema centralizado de la UE no se consideró adecuada, ya que era difícil de justificar desde el punto de vista de la proporcionalidad y la subsidiariedad. Además, toda la información, los datos y los documentos se almacenarían en la infraestructura de la Comisión o de la entidad gestora del sistema (por ejemplo, eu-LISA), pero no formarían parte de los intercambios transfronterizos. Un sistema centralizado también constituiría un punto único de fallo, ya que todos los datos se almacenarían en un solo lugar, en comparación con un sistema descentralizado en el que los datos son almacenados individualmente por cada Estado miembro.

El escenario de referencia frente al que se evaluaron las dos opciones principales no contemplaba ninguna acción para impulsar la digitalización de la cooperación judicial transfronteriza ni el uso de herramientas digitales para mejorar el acceso a la justicia. Por lo tanto, el uso de la comunicación electrónica entre las autoridades seguiría siendo voluntario. El uso de firmas y sellos electrónicos y las responsabilidades en materia de protección de datos seguirían estando fragmentados. Por lo tanto, las dos opciones consideradas a la vista de los objetivos esbozados en la propuesta fueron la adopción de una recomendación de la Comisión (opción no legislativa) o la adopción de un acto jurídico, un reglamento (opción legislativa). La opción legislativa requeriría un paquete que comprendería un Reglamento con disposiciones horizontales y modificaciones de los reglamentos existentes para garantizar la coherencia y una Directiva con modificaciones de directivas y decisiones marco existentes.

La opción no legislativa implicaría la adopción de medidas para animar a los Estados miembros a utilizar el sistema e‑CODEX para la comunicación transfronteriza y el acceso a la justicia digitales. Una recomendación de la Comisión podría animar a los Estados miembros a seguir un enfoque armonizado para el uso de las comunicaciones electrónicas, incluidas las videoconferencias, los documentos electrónicos, y las firmas y los sellos electrónicos. Dado el carácter voluntario de este enfoque, los Estados miembros tendrían libertad para desarrollar sus propias herramientas digitales. Esta acción podría ser viable desde un punto de vista técnico y operativo. La rentabilidad dependería del enfoque que cada Estado miembro adoptara con relación a la digitalización, y de sus necesidades y recursos. Sin embargo, en cuanto a la consecución de los objetivos de la propuesta, una recomendación no garantizaría la aplicación real de herramientas digitales para la comunicación, la interoperabilidad del canal digital, la aceptación de documentos electrónicos ni unas normas comunes sobre el uso y el reconocimiento de los servicios de confianza.

Con arreglo a la opción legislativa, se adoptarán medidas legislativas: un Reglamento y una Directiva. El reglamento incluirá normas que establezcan un canal electrónico seguro basado en e-CODEX (identificado como la solución técnica más adecuada en la evaluación de impacto de la propuesta de Reglamento de la Comisión sobre e-CODEX). Este canal, que constituye un sistema informático descentralizado, se utilizará para la comunicación y el intercambio de información, datos y documentos entre los órganos jurisdiccionales y las autoridades competentes y, cuando proceda, con los organismos de JAI y los órganos de la UE. Se introducirán normas para apoyar la comunicación entre particulares y personas jurídicas, y los órganos jurisdiccionales y autoridades competentes de los Estados miembros, incluidas normas sobre el uso de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia. Se expondrán las obligaciones de los responsables y los encargados del tratamiento de los datos. Esta opción parte del supuesto de que los sistemas informáticos para el intercambio de órdenes europeas de investigación (OEI) y la notificación y el traslado de documentos o la obtención de pruebas, desarrollados por la Comisión, se ampliarán a toda la comunicación judicial transfronteriza regulada en los instrumentos de cooperación judicial de la UE. Los Estados miembros podrán conectar su sistema informático nacional a una red descentralizada o utilizar la solución informática desarrollada por la Comisión, ofrecida de forma gratuita. Esto permitirá la comunicación directa entre los órganos jurisdiccionales o las autoridades competentes que participen en los procesos con arreglo a los instrumentos de la UE relativos a la cooperación judicial en materia civil, mercantil o penal transfronteriza. Dentro de la opción legislativa se consideraron tres subopciones, a saber: a) el uso obligatorio o voluntario del canal digital; b) la aceptación obligatoria o voluntaria de la comunicación electrónica relativa a las personas físicas y jurídicas; y c) un enfoque regulador o no regulador del uso y el reconocimiento de los servicios de confianza. La directiva modificará las decisiones marco y las directivas vigentes para adaptarlas a las normas del Reglamento.

Tras comparar las opciones estratégicas y las subopciones y evaluarlas en relación con los objetivos de la propuesta, la opción preferida elegida es la legislativa. Con esta opción, la utilización de la comunicación digital será obligatoria (salvo excepciones justificadas) entre los órganos jurisdiccionales y las autoridades competentes (y entre estas y los órganos y organismos de JAI de la UE). También obligará a los órganos jurisdiccionales y a las autoridades competentes a aceptar la comunicación electrónica de personas físicas y jurídicas, proporcionar una base jurídica para el uso de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia en las audiencias orales en asuntos transfronterizos, así como el uso y el reconocimiento de los servicios de confianza.

Aunque los órganos jurisdiccionales y las autoridades competentes deberán aceptar la comunicación electrónica de las personas físicas y jurídicas, el uso del canal digital será voluntario para las personas físicas y jurídicas, quienes podrán utilizar los medios de comunicación tradicionales, incluido el papel, si así lo desean.

Cabe esperar que el uso del canal digital tenga un impacto medioambiental positivo, debido al uso de menos papel y franqueo postal. Este impacto medioambiental se refiere principalmente a la adopción de medios electrónicos de comunicación y a un probable aumento del uso de la videoconferencia y la comunicación a distancia en lugar de las audiencias presenciales. Aunque cabe suponer que la producción y el funcionamiento de los equipos consumirán energía, el impacto global sobre el medio ambiente será positivo.

En cuanto al impacto económico, la obligación de crear un canal digital requeriría nuevas inversiones de los Estados miembros destinadas al desarrollo de la infraestructura necesaria para interactuar con e‑CODEX. La magnitud de la inversión dependería del nivel actual de digitalización y de participación en el proyecto e-CODEX, la compatibilidad con las soluciones actuales y las posibilidades de transmisión electrónica con arreglo a la legislación nacional. Sin embargo, a largo plazo, la digitalización de la justicia reduciría significativamente los costes en que incurren los sistemas judiciales nacionales en los procedimientos transfronterizos. También influiría positivamente en el proceso de digitalización a escala nacional.