Los procesos administrativos actuales se caracterizan por la digitalización y las TI. Estos avances repercuten en la relación entre los contribuyentes y las administraciones fiscales: facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes y ayudan a las autoridades fiscales en la detección y análisis de los riesgos asociados al IVA. Debido a la necesidad de aumentar los ingresos y la eficiencia y de mejorar el cumplimiento en un entorno en el que los recursos son cada vez más escasos, las autoridades fiscales recurren de forma creciente a la recopilación y el análisis informáticos de los datos fiscales. Esto les permite recopilar los datos fiscales casi en tiempo real, en particular cuando la información puede recabarse directamente de los propios sistemas del contribuyente. El IVA es uno de los primeros impuestos que se ha informatizado totalmente. Los servicios electrónicos, las cuentas de los contribuyentes, la facturación electrónica, el uso de declaraciones de control nacionales son ejemplos de estos avances.

Las autoridades fiscales se enfrentan a crecientes desafíos que a menudo se perciben como riesgos, como la complejidad y las innovaciones en los modelos de negocio (en particular en el ámbito de la denominada economía colaborativa), los nuevos productos financieros, el gran número de sujetos pasivos y servicios imponibles, la digitalización de la economía y el auge del comercio electrónico. A la vez, se exige que las administraciones fiscales mejoren su eficiencia y capacidad de rendir cuentas al tiempo que reducen los presupuestos y las contrataciones de personal. Esto obliga a las administraciones fiscales a buscar medidas y enfoques nuevos y flexibles para recaudar los impuestos, incluido el IVA.

En el período 2013 - 2016, varios Estados miembros reformaron o emprendieron el proceso de reforma de (parte de) su administración fiscal. La tendencia a pasar de una administración basada en las categorías de impuestos a una administración fiscal organizada según el tipo de contribuyente (grandes empresas, pymes y particulares) o las funciones (registro, declaración, pago, etc.) se mantiene. Por lo tanto, en lugar de establecer procesos separados para el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto de sociedades, el impuesto sobre la renta de las personas físicas, etc. estos procesos se integran en uno solo para todos los impuestos. Por lo tanto, medir la eficacia de los procedimientos del IVA tal como se menciona en el artículo 12 del Reglamento implica una evaluación de las principales funciones de una administración fiscal determinada independientemente del tipo de impuesto.

En el período de referencia, el número total de solicitudes de registro a efectos del IVA en los 21 Estados miembros que figura en el gráfico permaneció más o menos estable, mientras que el número de bajas del sistema VIES aumentó de forma significativa en 2015. No se ha identificado una razón específica para este aumento.

Si bien el proceso de registro debe ser rápido para no entorpecer a los contribuyentes en su actividad comercial, es de vital importancia evitar que se proporcionen números de identificación a efectos del IVA a contribuyentes con intenciones fraudulentas. Por lo tanto, es importante adoptar un enfoque equilibrado entre la rapidez y la precaución.

En el período de referencia la brecha del IVA mostró una ligera disminución tanto en términos de volumen como de porcentaje (véase el gráfico 1). Sin embargo, las diferencias a nivel individual en la brecha recaudatoria del IVA entre los Estados miembros siguen siendo significativas (del 0 % al 36,9 %). Aunque puede haber varias razones para la reducción de la magnitud de la brecha recaudatoria del IVA, por ejemplo, datos mejorados o crecimiento económico, la reducción podría estar relacionada también con una mejor administración fiscal. En los años evaluados (2013-2016) muchas autoridades fiscales adoptaron una serie de medidas, a veces de gran alcance, destinadas a reducir la brecha recaudatoria del IVA. Aunque no hay pruebas contundentes del impacto de estas medidas en la magnitud de la brecha recaudatoria del IVA, es probable que hayan influido en el nivel de cumplimiento y, por tanto, en la magnitud de esta. Además del informe sobre la brecha recaudatoria del IVA publicado por la Comisión, cada vez más Estados miembros están calculando su propia brecha recaudatoria del IVA, y de forma más detallada, por ejemplo, desglosándola por sector económico o área geográfica.

Además, las autoridades fiscales sufren limitaciones cuando se trata de invertir en TI. A menudo, los sistemas de TI (equipos y programas informáticos) son costosos y no siempre compatibles entre sí, lo que puede dificultar el intercambio de información entre las autoridades fiscales o con otros órganos gubernamentales. Una colaboración más estrecha entre Estados miembros permitiría evitar la duplicación de esfuerzos y sistemas, reducir costes informáticos y obtener ventajas mutuas al invertir en soluciones de TI compatibles.

El uso del análisis de datos con fines de cumplimiento se está ampliando. En el ámbito del IVA, varios Estados miembros han adoptado ya o están en proceso de introducir iniciativas para recopilar información a nivel de la facturación, con miras a mejorar la transparencia de las operaciones en su territorio, o están recopilando datos sobre la circulación de mercancías. Aunque las TI ayudan a las administraciones fiscales a recoger cada vez más datos, el aumento de la cantidad de información no conduce necesariamente a una mejor evaluación de los riesgos: demasiada información podría incluso dificultar la identificación de los datos pertinentes y tener como resultado un menor nivel de cumplimiento. Por lo tanto, las administraciones fiscales deben alcanzar un equilibrio adecuado entre, por un lado, la necesidad de información y su tratamiento y análisis adecuados y, por otro, la carga administrativa impuesta a las empresas.

Fuente: Respuestas de los Estados miembros al cuestionario de 2017.

En consonancia con la tendencia hacia la prestación de mejores servicios a los contribuyentes, el registro en línea también se está convirtiendo en una práctica habitual.

La información sobre los procedimientos y obligaciones en materia de inscripción se comunica a los contribuyentes principalmente a través del sitio web de la administración fiscal. Sin embargo, en algunos Estados miembros esta información todavía no está disponible o no es posible acceder a ella en un idioma extranjero, lo cual puede causar dificultades a los contribuyentes no establecidos para cumplir los requisitos de registro.

A pesar de la recomendación del informe anterior, algunos Estados miembros aún deben invertir más en ayudar a los contribuyentes extranjeros en el cumplimiento de sus obligaciones relativas al proceso de registro a efectos del IVA.

Los Estados miembros aplican diferentes prácticas de numeración para identificar a los contribuyentes. Estas varían entre la atribución de un número único de identificación para todos los impuestos, incluido el IVA, y de números de identificación diferentes para el IVA y otros impuestos. En algunos Estados miembros, incluso el número de registro en el sistema VIES es diferente del número de identificación a efectos del IVA. Esta fragmentación de las prácticas de identificación a efectos del IVA puede suponer cargas administrativas adicionales para las empresas que operan en distintos Estados miembros.

Con el fin de reducir la carga administrativa, los Estados miembros y la Comisión deberían reflexionar sobre la asignación de los números de identificación a efectos del IVA y los números de registro en el sistema VIES.

A fin de evitar que un número de registro a efectos del IVA se utilice para actividades fraudulentas, las administraciones fiscales deben asegurarse de que la información proporcionada por el contribuyente es auténtica, exacta y está completa. Con esta finalidad, un gran número de Estados miembros han puesto en marcha un proceso de extremo a extremo que incluye la verificación de la identidad del contribuyente, comprobaciones preliminares previas al registro basadas en un análisis de riesgos, cotejo con información de terceros, programas de vigilancia posteriores al registro para los operadores de riesgo y procedimientos de baja en caso de que los contribuyentes hayan dejado de cumplir las condiciones necesarias para el registro. Aunque algunos Estados miembros han aplicado este proceso de extremo a extremo, las actividades que lo acompañan suelen llevarse a cabo con carácter ad hoc, lo cual aumenta el riesgo de inexactitud de los datos en el sistema de registro. Con un enfoque más sistemático, las administraciones fiscales están mejor preparadas para hacer frente a los riesgos en el procedimiento de registro.

Los Estados miembros deben comprobar la validez de los datos del registro a efectos del IVA y en el sistema VIES de forma más sistemática.

En general, los Estados miembros están avanzando hacia un procedimiento de registro basado en la evaluación de riesgos. A fin de evitar que este enfoque pueda implicar una demora en la expedición de los números de identificación a efectos del IVA, varias administraciones fiscales han establecido procedimientos que permiten mitigar este riesgo. Los Estados miembros indicaron en sus respuestas que el tiempo necesario para la entrega de un número de identificación a efectos del IVA y/o del sistema VIES no supera la semana, y oscila entre uno y cinco días. Por lo tanto, parece que el enfoque de evaluación de riesgos no provoca retrasos significativos en la entrega de un número de registro a efectos del IVA y/o para el sistema VIES.

Fuente: Respuestas de los Estados miembros al cuestionario de 2017.

En todos los Estados miembros la base de datos de registro a efectos del IVA está disponible en formato electrónico, lo que permite a las autoridades fiscales vincular la información de registro con otros subsistemas de TI dedicados a la declaración y el pago del IVA, a su recaudación y auditoría.

Por último, cabe señalar que la gran mayoría de las administraciones fiscales aplican estrategias de cumplimiento que incluyen iniciativas para detectar a los sujetos pasivos no registrados. Las campañas de información, las visitas sobre el terreno y las comprobaciones de las declaraciones de control interno son algunos ejemplos de estas iniciativas.

3.2.2.Baja a efectos del IVA

En todos los Estados miembros las administraciones fiscales dan de baja a los contribuyentes previa solicitud o de oficio cuando han cesado sus actividades económicas. Algunos Estados miembros han introducido la posibilidad de dar de baja a los contribuyentes cuando no han presentado declaraciones del IVA durante varios meses. En otros casos, como cuando existe sospecha de fraude, la mayoría de los Estados miembros no tienen la posibilidad legal de dar de baja a estos contribuyentes del sistema del IVA.

3.2.3.Registro y baja en el sistema VIES