Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas de la Agencia

(2001/C 372/03)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos, de conformidad con el apartado 10 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo(1).

2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 7 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93, la ejecución presupuestaria es competencia del Director ejecutivo. Dicha responsabilidad incluye la elaboración y la presentación de los estados financieros(2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 11 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93. El Tribunal debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA EVALUACIÓN DE MEDICAMENTOS (LONDRES) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FINANCIERO 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución de los créditos del ejercicio 2000 y de los créditos prorrogados del ejercicio precedente se presenta en el cuadro 1(3).

6. Los créditos definitivos del ejercicio se elevaron a 55,3 millones de euros y se comprometieron por valor de 51,8 millones de euros (es decir, un 94 %). Los créditos operativos (título III - 22,3 millones de euros) se comprometieron en un 93 % (20,7 millones de euros).

7. Del total de los créditos prorrogados de 1999 (9 millones de euros), se anuló, a finales de 2000, un importe de 1,6 millones de euros, lo que representa un 18 % del total de los créditos prorrogados.

8. En 2000, las prórrogas aumentaron en un 32 %, elevándose a un total de 11,8 millones de euros, de los cuales 5,9 millones se referían a la evaluación de medicamentos, un procedimiento prolongado que requiere la prórroga de fondos, mientras que 2,5 millones se destinaron a ampliar y acondicionar las salas de reuniones para aumentar su cabida a fines de evaluación de medicamentos huérfanos y de otro tipo. No obstante, la Agencia debería procurar limitar el nivel de prórrogas mediante un mayor control de sus actividades.

Estados financieros y contabilidad

9. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

10. La Agencia incluyó en sus cuentas de ingresos correspondientes al ejercicio 2000 importes debidos pero no efectivamente pagados (55 millones de euros), a pesar de que su Reglamento financiero dispone claramente que sólo deben contabilizarse los ingresos recibidos (45,5 millones de euros). No obstante, este problema de presentación no incide en la fiabilidad de las cuentas.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

11. La EMEA fue creada por el Reglamento (CEE) n° 2309/93, de 22 de julio de 1993. El personal de la Agencia se rige por los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de la Unión Europea (RAA). Conforme a lo dispuesto en el artículo 62 del Reglamento (CEE) n° 2309/93, el Consejo de administración es el órgano encargado de adoptar, de acuerdo con la Comisión, las modalidades de aplicación pertinentes.

12. La política de personal de la Agencia aún no se ha formalizado en un documento único, aunque el Director ya ha tomado decisiones sobre una serie de aspectos concretos.

13. Sólo los primeros reclutamientos fueron efectuados por la Comisión, que publicó los anuncios de puestos vacantes y llevó a cabo los procedimientos de selección. Desde entonces, el departamento de personal de la Agencia se ha hecho cargo habitualmente de la selección y gestión del personal.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Agencia

14. El personal de la Agencia está compuesto exclusivamente de agentes temporales (AT) y el número de vacantes lo autoriza cada año la autoridad presupuestaria al mismo tiempo que el presupuesto. Además, pueden concederse créditos con cargo al presupuesto para la contratación de agentes auxiliares (AA), cuya duración está limitada a un año como máximo, y de expertos nacionales en comisión de servicio (ENC).

15. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos de la Agencia y su distribución. El ritmo de crecimiento de la plantilla ha tendido a disminuir a lo largo de los últimos años, al tiempo que disminuía la proporción de agentes auxiliares. A finales de 2000, prácticamente todos los agentes eran temporales.

16. El cuadro 5, que analiza la evolución de las contrataciones según la modalidad de selección elegida, muestra que de un total de 288 agentes, 141 (es decir, un 49 %) se reclutaron en calidad de AT mediante procedimientos de tipo oposición. Algo más de la mitad de ese personal (es decir, un 51 %), reclutado en un principio en calidad de agente auxiliar (a menudo, tras haber cumplido un contrato como interino en el caso de las categorías inferiores), se convirtió posteriormente en temporal mediante procedimientos de carácter fundamentalmente interno. Estos datos quedan corroborados mediante el examen de una muestra aleatoria de 25 agentes, que puede considerarse representativa del personal de la Agencia. Por término medio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron aproximadamente a 2290 euros por agente contratado. El número de agentes que abandonó la Agencia arroja una tasa de rotación del personal (AP, AT, AA y ENC) del 11 % como promedio anual.

17. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento de la Agencia (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos de la Agencia.

18. Por término medio, el 86 % de los agentes de categoría A puede considerarse de carácter operativo y también entra en esta definición el 72 % del personal de la Agencia sin distinción de categorías.

19. En el cuadro 6 se describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento en el período comprendido entre 1995 y 2000. Los gastos salariales han evolucionado a un ritmo inferior al de la plantilla. Esta situación puede atribuirse a la política de contratación de la Agencia que, debido a la progresión de los contratos auxiliares (a menudo, precedidos de contratos interinos), retrasa la entrada en la carrera y, por consiguiente, disminuye el ritmo de la evolución de la masa salarial.

20. Con el fin de establecer la relación entre la actividad de la Agencia y la evolución de su personal y de los costes asociados, se ha comparado dicha evolución con la variación del importe de sus ingresos en el transcurso de un año. Esta comparación sugiere que la gestión de la Agencia es apropiada en la medida en que, por término medio, la utilización de los recursos humanos y su correspondiente coste crecen a un ritmo inferior al de la actividad, lo cual se ve corroborado al observar que, por término medio, los gastos de apoyo (títulos I y II) aumentan a menor velocidad que los gastos operativos.

Conclusión

21. En términos generales, resulta que, desde su creación, la Agencia no ha podido contratar al personal previsto en su presupuesto, aunque ha logrado suplir esta carencia recurriendo a agentes auxiliares y expertos nacionales en comisión de servicio.

22. Para reclutar a sus agentes temporales, la Agencia sigue, en la mayoría de los casos, un modelo externo similar al practicado por las instituciones comunitarias. La Agencia sigue un procedimiento interno para convertir a sus agentes auxiliares en temporales.

23. Ante el probable desarrollo de sus actividades y, consiguientemente, de su plantilla, quizá fuese conveniente que, en lo referente a los puestos relacionados con las actividades de apoyo y operativas, para los que se requieren cualificaciones de tipo administrativo, la Agencia se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible. Por último, la Agencia debería mejorar, como norma general, su sistema de gestión e información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 25 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 214 de 24.8.1993, p. 18.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 9 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo, el 29 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 10 de abril de 2001. En los cuadros anexos al presente Informe se halla una versión resumida de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado sobre la base de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

CUADROS 1 A 6

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debido a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de cuentas a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Nota:Los totales pueden presentar diferencias debido a redondeos.

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

ENC: Expertos nacionales en comisión de servicio.

Cuadro 5

Análisis de la variación de los efectivos

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 6

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la Agencia

10. La cuestión del momento en que la EMEA debe reconocer la subvención de la CE como ingreso fue abordada por vez primera en las cuentas de 1998. En dicho año, la Comisión Europea, sobre la base del artículo 28 del Reglamento financiero de la Agencia, no transfirió la totalidad de la subvención a la EMEA. El artículo 28 estipula que la subvención deberá pagarse en función de las necesidades reales.

En 1998, la Agencia decidió que, para que los estados financieros mostrasen una imagen adecuada de la situación financiera y presupuestaria, lo idóneo era mostrar la subvención votada con carácter anual como ingreso en ese ejercicio, pues el ciclo presupuestario anual no coincide con el ciclo del flujo de tesorería. Asimismo, la Agencia tiene la obligación de presentar un presupuesto equilibrado. Durante el año actual, la Agencia y la Comisión están buscando una solución mediante la cual pueda devengarse la totalidad de la subvención antes del cierre del ejercicio presupuestario.

La cuestión de la contabilidad de los ingresos por la Agencia será examinada en el marco de la modificación del Reglamento financiero. No obstante, en la actualidad, la dirección de la Agencia estima que las políticas contables utilizadas reflejan de manera correcta los resultados financieros de la Agencia. De acuerdo con lo establecido en el Reglamento financiero, la información suplementaria sobre los importes cobrados y los pagos realizados se ofrece de manera detallada en el Estado de ingresos y gastos.

13. La EMEA aplica las disposiciones del Reglamento y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas (el Estatuto), que constituye un documento general sobre las condiciones contractuales así como otros aspectos de la política de personal, tales como el ejercicio profesional, la formación y la evaluación del rendimiento. Cuando el Reglamento de personal contempla reglas de aplicación, el Consejo de administración las ha adoptado, y en conjunto constituyen el cuerpo de documentos que enmarcan la política de personal de la Agencia.

24. La creación de una oficina de contratación interinstitucional constituirá una oportunidad para que las instituciones y órganos comunitarios realicen economías de escala en ciertos ámbitos comunes de la contratación. La EMEA estará atenta a la creación de la nueva oficina y estudiará los posibles servicios que este nuevo órgano pueda procurarle.

La Agencia ha seleccionado un nuevo sistema de base de datos de personal en el 2000 mediante un procedimiento de licitación pública. Los trabajos de aplicación del sistema elegido comenzaron en diciembre de 2000 y ya están bastante avanzados. El sistema funciona ya en los ámbitos de la administración y el control financiero y en breve el personal de toda la Agencia tendrá acceso a las funciones de Intranet.