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Bruselas, 30.5.2007

COM(2007) 274 final

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

Síntesis de los resultados de la gestión de la Comisión en 2006

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

Síntesis de los resultados de la gestión de la Comisión en 2006

1. INTRODUCCIÓN

Cada Director General y Jefe de Servicio informa anualmente al Colegio de Comisarios sobre el desempeño de sus obligaciones por medio un Informe Anual de Actividades.

Al adoptar esta síntesis, la Comisión asume su responsabilidad política por la gestión de sus Directores Generales y Jefes de Servicio, basándose en las garantías y reservas emitidas por aquéllos en sus informes, a la vez que reconoce que son necesarios más esfuerzos para solucionar ciertas deficiencias. Este documento complementa la Síntesis de resultados de las políticas en 2006 adoptada por la Comisión el 28 de febrero de 2007[1].

La presente Comunicación informa sobre el modo en que la Comisión ha desempeñado sus responsabilidades de gestión y sobre las garantías que ofrecen sus sistemas de control interno y resume las conclusiones de los Informes Anuales de Actividades. Examina dónde han formulado reservas los Directores Generales o los Jefes de Servicio y presenta un análisis inicial de cómo abordar las deficiencias subyacentes. Por último, examina puntos de vista que van más allá de los Informes Anuales de Actividades y aborda una serie de importantes cuestiones transversales planteadas por el Director General de Presupuestos, el Auditor Interno, el Tribunal de Cuentas Europeo, la autoridad responsable de la aprobación de la gestión presupuestaria, o cuestiones planteadas por el Comité de Seguimiento de las Auditorías.

2. LA GARANTÍA DE LOS INFORMES ANUALES DE ACTIVIDADES

Tras el examen de los Informes Anuales de Actividades y, en especial, de las declaraciones firmadas por cada Director General y Jefe de Servicio, la Comisión toma nota de que todos los ordenadores delegados señalaron garantías razonables en cuanto al uso adecuado de los recursos (aunque con reservas en algunos casos) y sobre el hecho de que los procedimientos de ejecución del control ofrecen las garantías necesarias en cuanto a la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes. Estos son los dos requisitos clave que justifican sus declaraciones de fiabilidad.

Al mismo tiempo, los ordenadores delegados revelaron también algunas deficiencias residuales y formularon reservas en los casos oportunos. Esta sección examina las principales cuestiones sobre el control planteadas, con sus reservas, por método de ejecución presupuestaria.

En algunos casos, existe una diferencia entre la evaluación del Tribunal de Cuentas Europeo de la garantía que debe obtenerse de los sistemas de control y la garantía otorgada por el Director General responsable. Esto refleja, en parte, diferencias de opinión en cuanto a la tipología y el impacto de los errores y sobre la evaluación de deficiencias de los sistemas y, en parte, las distintas percepciones de la operación de mecanismos financieros de corrección, en particular, el hecho de que los servicios responsables de la Comisión aplican un sistema plurianual en el que los errores de un año pueden detectarse y corregirse en años posteriores, mientras que el Tratado establece que el Tribunal de Cuentas emita un dictamen anual.

En todos los casos en los que existan discrepancias entre el dictamen del Tribunal de Cuentas Europeo y el del Director General, éste último tendrá que explicarlas en su Informe Anual de Actividades del año siguiente.

2.1. Gestión centralizada directa: un marco complejo que desafía la responsabilidad de la Comisión

La mayor parte de las acciones de política interna está gestionada por la Comisión con arreglo al acto de base o al programa en cuestión. Aunque se ha logrado algún progreso en la legislación que rige los programas para 2007-2013, la mayoría de los programas se ejecutan conforme a un marco jurídico complejo, que exige el reembolso de gastos subvencionables reales solicitados por los beneficiarios y con un elevado número de beneficiarios por programa. Estas características representan un desafío para la Comisión, que debe encontrar el equilibrio entre la necesidad de un nivel suficiente de control y el coste de dichos controles.

Varios Informes Anuales de Actividades han señalado errores o discrepancias por parte de algunos beneficiarios de subvenciones comunitarias en el cálculo y cobro de gastos de personal reembolsables como gastos directos. Además, algunas Direcciones Generales informan de que algunos beneficiarios de subvenciones tienen serios problemas para presentar la justificación adecuada de dichos gastos de personal. Esta es una cuestión recurrente que la Comisión está solventando mediante la utilización más frecuente de cantidades únicas fijas y subvenciones a tanto alzado, siempre que sea posible con arreglo a las normas financieras revisadas.

En 2006, los Directores Generales de Investigación, Sociedad de la Información y Medios de Comunicación, Empresa y Energía y Transporte emitieron reservas sobre la exactitud de las declaraciones de gastos del Quinto Programa Marco de Investigación y Desarrollo Tecnológico (5º PM) . Sin embargo, la Comisión señala que el impacto financiero global de los errores es limitado con respecto a los criterios esenciales establecidos y que los pagos del 5º PM van disminuyendo progresivamente.

En cuanto al Sexto Programa Marco de Investigación y Desarrollo Tecnológico (6º PM) , los Directores Generales de Investigación y de Sociedad de la Información informaron de pruebas insuficientes en los controles a posteriori en 2006, principalmente por falta de un contrato marco para tales controles durante la primera parte del periodo de programación. La Comisión reaccionó con rapidez y contundencia a estas dos reservas adoptando un plan de acción para:

- Aumentar el personal dedicado a controles a posteriori y funciones afines. La Estrategia política anual para 2008 ha establecido que en 2007 se redistribuirán 38 puestos de investigación para reforzar la función de control a posteriori en las Dirección Generales encargadas de investigación, a los que posiblemente se sumen otros 12 nuevos puestos en 2008;

- Aplicar una estrategia y una metodología comunes de control a posteriori en todos los servicios de investigación, incluido un nuevo enfoque del muestreo armonizado que garantice, sobre una base plurianual, una amplia cobertura de la población a través de una metodología de selección estadísticamente fiable. Esta estrategia dará prioridad a la detección y corrección de errores en beneficiarios importantes, a la vez que cubre una muestra representativa adecuada de la población auditada;

- Una mayor coordinación e integración de los controles a posteriori dentro de la rama «investigación», incluidas auditorías conjuntas;

- Introducir más controles a posteriori y una proporción más equilibrada entre el trabajo interno y externalizado. La Comisión realizará 300 controles a posteriori para el 6º FP en 2007, frente a los 45 realizados en 2006.

- Introducir una supervisión y un seguimiento más sistemáticos de los resultados de los controles a posteriori por tipo de gestión.

El Comité de Seguimiento de las Auditorías ha invitado también a las Direcciones Generales encargadas de investigación a seguir adelante con la simplificación y a explotar plenamente las posibilidades de la utilización de subvenciones a tanto alzado y de cantidades únicas fijas en el Séptimo Programa Marco de Investigación y Desarrollo Tecnológico (7º PM).

La Comisión recuerda que los errores en las declaraciones de gastos se deben principalmente a la complejidad del marco jurídico, en particular al requisito de que los beneficiarios declaren los gastos reales de personal. Este requisito seguirá creando problemas en los pagos del 6º PM, aun cuando los controles a posteriori reforzados irán permitiendo progresivamente aplicar más soluciones, en especial en los errores sistemáticos, gracias a la aplicación de las conclusiones de auditoría a proyectos no auditados y la imposición de las indemnizaciones correspondientes cuando un beneficiario auditado no corrija adecuadamente dichos errores sistemáticos.

Los pagos con cargo al 7º PM deberían beneficiarse del nuevo procedimiento aprobado: se introducirán verificaciones preliminares de metodologías de costes para beneficiarios con participaciones múltiples y el uso de costes medios de personal, cuando sea necesario, siempre de acuerdo con el principio de buena gestión financiera. Además, se utilizarán «procedimientos acordados» con auditores contratados por los beneficiarios de subvenciones con cargo al 7º PM para garantizar la coherencia del trabajo de auditoría y dar a la Comisión una base para juzgar la subvencionabilidad del gasto y el respeto de las normas; ya no se pedirá a los organismos certificadores que se pronuncien sobre la subvencionabilidad de los gastos, sino únicamente que aporten información factual en la que la Comisión pueda basarse para decidir sobre la subvencionabilidad del gasto.

2.2. Gestión compartida y gestión centralizada indirecta: reforzar el papel de los Estados miembros

En los casos de gestión compartida y gestión centralizada indirecta, existen distintos niveles de gestión y control. La Comisión obtiene sus garantías de una serie de fuentes, incluida la certificación por parte de las autoridades nacionales, la ejecución anual y los informes de control, los resultados de auditorías realizadas por los Estados miembros o por el Tribunal de Cuentas Europeo y, naturalmente, sus propias auditorías.

Los Directores Generales de Política Regional, Empleo, Asuntos Sociales e Igualdad de Oportunidades y de Agricultura y Desarrollo Rural han manifestado reservas por la falta de garantías razonables en las deficiencias del sistema de gestión y control, principalmente en programas sobre medidas en el Reino Unido, España, Suecia, Eslovaquia, Eslovenia, Letonia, Italia y Grecia y programas de la iniciativa comunitaria INTERREG. Para las tres Direcciones Generales, el importe total arriesgado con estas reservas es limitado: la cuestión es la falta de garantías sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes. Los Directores Generales decidieron emitir reservas debido a las deficiencias sistemáticas en algunos elementos clave de los sistemas de gestión y control de los Estados miembros. Señalan que los problemas en cuestión hace años que se producen y que las autoridades responsables no han tomado las medidas correctoras requeridas por la Comisión, con el consiguiente riesgo para la reputación de la Comisión.

Para cubrir el riesgo financiero para el presupuesto de la Unión Europea, se han elaborado planes de acción concretos que resuelvan los problemas, con medidas correctoras exigidas por las autoridades nacionales competentes. Cuando sea necesario y, en particular, si los propios Estados miembros no hacen las correcciones necesarias para abordar el riesgo para los pagos comunitarios, se aplicarán correcciones financieras. Estas correcciones, en algunos casos, pueden hacerse extrapolando irregularidades cuantificables de expedientes concretos cuando sea probable que se produzcan en un gran número de casos similares o como correcciones a tanto alzado en caso de deficiencias sistemáticas. En algunos casos, la suspensión de los pagos ya se había contemplado, iniciado o aplicado en la ejecución del presupuesto 2006.

Para la Comisión es absolutamente prioritario resolver el problema de la ejecución insuficiente del sistema integrado de gestión y control (SIGC) en Grecia, sobre la que se vienen formulando reservas desde 2002. Para el periodo 1999-2006, se impusieron a este Estado miembro correcciones financieras por valor de 479 millones de euros[2], que cubrían el riesgo financiero ocasionado por las deficiencias detectadas. Estas correcciones se impondrán durante tanto tiempo como sea necesario. La Comisión propuso en marzo de 2007 modificar el Reglamento sobre la financiación de la política agrícola común[3], con el fin de introducir un modo más efectivo para la Comisión de reducir o suspender los pagos a un Estado miembro en caso de deficiencias graves y persistentes. Las autoridades nacionales implicadas en este caso han elaborado un plan de acción detallado que la Comisión supervisará muy de cerca.

La Comisión ha proseguido su esfuerzo para aplicar un enfoque de auditoría única en la gestión compartida , como señalaba en su Informe sobre el Avance del Plan de Acción de la Comisión para un Marco de Control Interno Integrado[4] y en los Informes Anuales de Actividades. Ha mejorado, por ejemplo, la definición de las responsabilidades de control y ha reforzado la supervisión de los organismos pagadores y certificadores. En los Fondos Estructurales, la Comisión ha tomado medidas para fomentar la coordinación de las normas de auditoría y la divulgación de buenas prácticas. Siguiendo el ejemplo de la primera declaración nacional de los Países Bajos sobre el gasto comunitario en ese país, la Comisión continuará apoyando las diversas iniciativas sobre declaraciones nacionales relativas a la utilización de fondos de la Unión Europea. El Reglamento Financiero revisado dispone a este respecto que los Estados miembros presenten un resumen anual de las auditorías y declaraciones disponibles, al nivel nacional adecuado. En agricultura, este requisito fue ya introducido en la legislación sectorial específica en 2006[5].

Dado el carácter plurianual de los Fondos Estructurales, la supervisión de la Comisión abarca todo el periodo de programación, desde la planificación al cierre de los programas. Los acuerdos de control operan, por tanto, con carácter plurianual, los fallos se detectan y corrigen a lo largo de todo el periodo de programación y la garantía razonable en cuanto a la legalidad y regularidad del gasto se evalúa conforme a esa base. En el Plan de Acción de la Comisión para un Marco de Control Interno Integrado la efectividad de los sistemas correctivos plurianuales se examinará en 2007.

El Director General de Justicia, Libertad y Seguridad ha detectado deficiencias en algunos sistemas de gestión y control en Italia mientras que el Director General de Educación y Cultura ha encontrado deficiencias en algunos organismos nacionales participantes en la gestión centralizada indirecta. La Comisión está reforzando su supervisión. En el primer caso, se suspendieron los pagos en su totalidad en 2006. En el segundo caso, la Comisión utilizó las disposiciones de los programas Aprendizaje permanente y Juventud en acción para establecer nuevas normas[6] para designar y revocar los organismos nacionales, la declaración de fiabilidad previa y anual de las autoridades nacionales y el control y las auditorías basadas en el «enfoque de auditoría única». Además, los organismos nacionales recibirán mejores instrucciones y formación específica. Se espera que las medidas de simplificación, tales como la utilización más frecuente de cantidades a tanto alzado, reduzcan el riesgo de error.

La Comisión mejorará la supervisión de los organismos nacionales, basándose en una mayor responsabilidad de las autoridades nacionales que gestionan los fondos comunitarios en la gestión centralizada indirecta y en el «enfoque de auditoría única» para controles y auditorías, con el fin de solventar los fallos.

2.3. Gestión conjunta con organizaciones internacionales

En las tareas de gestión delegadas a organizaciones internacionales, los acuerdos estructurados con dichas organizaciones y, en particular, el Acuerdo Marco Administrativo y Financiero (FAFA) firmado entre la Comisión y la Secretaría de las Naciones Unidas (NU) en abril de 2003, al que también se ha adherido posteriormente una serie de organismos especializados, ofrecen un marco de referencia estable para la gestión conjunta. Prosiguen los trabajos para precisar cláusulas específicas.

Puesto que el nivel de financiación comunitaria canalizada mediante este mecanismo va en aumento, se ha reforzado el nivel de controles realizados por la Comisión sobre los fondos gestionados con las agencias de las Naciones Unidas. Esto es conforme con las opiniones expresadas por el auditor interno de la Comisión por lo que se refiere a la ejecución del acuerdo.

Las normas financieras revisadas han introducido un marco más claro que permite mejorar la supervisión y las garantías en la ejecución de las tareas encomendadas a organizaciones internacionales en el contexto de la gestión conjunta.

Una reserva anterior sobre la contribución de la UE al IV Pilar UNMIK en Kosovo se solventó con las recuperaciones realizadas durante 2006 y mediante un nuevo acuerdo contractual con las NU, en el que se aclara el reparto de responsabilidades.

El FAFA ha aportado un marco de referencia, muy necesario, para la cooperación entre los distintos socios de ambas partes de la asociación CE/NU. Al ser un instrumento relativamente nuevo, las partes del acuerdo han creado grupos de trabajo conjunto para abordar las cuestiones de su aplicación, mientras que las iniciativas de formación y las orientaciones conjuntas sobre información, verificación y visibilidad las están debatiendo la Comisión y las NU.

2.4. Conclusión

La Comisión señala que 15 Directores Generales han formulado un total de 20 reservas en 2006 (31 en 2005). Considera que esto implica que se han tratado adecuadamente serios fallos de control detectados anteriormente y que en 2006 la Comisión ha continuado avanzando hacia una gestión óptima.

Para todas las reservas, los ordenadores delegados se han comprometido a adoptar los planes de acción adecuados para resolver las deficiencias subyacentes. El Colegio de Comisarios supervisará la aplicación de las medidas correctoras.

Es esencial conseguir las garantías adecuadas de los organismos intermedios que gestionan los créditos comunitarios en nombre de la Comisión o conjuntamente con ella. También es importante aplicar sistemáticamente las disposiciones jurídicas por las que se imponen medidas correctoras, tales como recuperaciones, interrupción de pagos o correcciones financieras, cuando se detecten fallos significativos en la legalidad y la regularidad de las operaciones.

3. ASPECTOS TRANSVERSALES

3.1. Gobernanza

- Declaración de gobernanza

El auditor interno consideró que el entramado de la gobernanza de la Comisión reposaba en cimientos sólidos. No obstante, sugirió también que debería de ser más transparente. La Comisión apoya esta sugerencia y facilitará una declaración de gobernanza para aclarar a los interesados y a los ciudadanos los distintos agentes, responsabilidades y mecanismos de exigencia de responsabilidades dentro de la Comisión, en un texto breve y accesible para ser consultado en el sitio web Europa.

- Externalización y agencias

Las agencias ejecutivas se tratan en el Anexo 3 de la presente Síntesis.

Desde 1970 se han creado treinta agencias reguladoras. En febrero de 2005[7], la Comisión presentó un Proyecto de Acuerdo Interinstitucional para establecer un amplio marco de gobernanza para la creación, la estructura, el funcionamiento, la evaluación y el control de las agencias reguladoras europeas. Posteriormente se estancaron las negociaciones, pero a finales de 2006 se retomaron en el Consejo las conversaciones sobre el fondo.

- Simplificación

Tras su Informe Intermedio sobre la Reforma de diciembre de 2005[8], la Comisión señaló una serie de ámbitos para ser simplificados y modernizados, especialmente, la asignación de recursos humanos, la coordinación interna, las normas de control interno, la gestión financiera y los instrumentos y prioridades de la TI. En mayo, la Comisión adoptó una Comunicación titulada Gestión de recursos humanos: simplificar los procedimientos para el personal y creó un Grupo de Trabajo para consultar al personal y proponer medidas que simplifiquen los procedimientos administrativos y mejoren los servicios prestados al personal. Como proyecto piloto, algunos servicios centrales han empezado a realizar análisis de impacto interno. La experiencia podría hacerse extensiva a todos los procesos nuevos o revisados para garantizar que sean sencillos, eficientes y efectivos y que no entrañan cargas administrativas innecesarias.

En el ámbito de la gestión financiera, las normas financieras revisadas (revisión del Reglamento Financiero y de sus normas de desarrollo) introdujeron simplificaciones tales como menores requisitos de documentación para subvenciones y contratos de escasa cuantía; simplificación de la cofinanciación mediante contribuciones en especie (por ejemplo, mediante el trabajo realizado gratuitamente por socios externos del beneficiario); posibilidad de prescindir del requisito de aportar garantías financieras, sobre la base de una evaluación de riesgos caso por caso; un umbral más alto por encima del cual las organizaciones beneficiarias deben aportar un certificado de un auditor externo; una ampliación del principio de transparencia mediante la publicación de todos los beneficiarios de fondos comunitarios, independientemente de la entidad o autoridad que participe en la ejecución del presupuesto.

No obstante, el nivel de simplificación legislativa no ha sido tan elevado como cabría haber esperado. Aunque aún falta para el próximo periodo de programación, los servicios han empezado ya a preparar el terreno para proseguir la simplificación en el futuro.

- Iniciativa a favor de la transparencia

A raíz de la Iniciativa europea en favor de la transparencia, se hará pública la información sobre la identidad de los beneficiarios de los fondos en gestión compartida. La Comisión considera que la transparencia en cuestiones financieras es un elemento importante de responsabilidad en la utilización de fondos de la UE.

- Gestión de la continuidad de las operaciones

En 2006, se presentó un documento de trabajo sobre la gestión de la continuidad de las operaciones en la Comisión[9] para contribuir a mantener los servicios esenciales en momentos de interrupción.

- Ética

Como parte de una acción más amplia de sensibilización sobre cuestiones de ética e integridad, la Comisión celebró el día de la ética para el personal.

- Auditoría interna

En marzo de 2006, el auditor interno presentó el primer informe general sobre el seguimiento de las recomendaciones de auditoría, que indica que, a pesar de algunos avances, no se ha aplicado la mitad de las recomendaciones críticas y esenciales antes de las fechas fijadas. El Comité de Seguimiento de las Auditorías, cuya tarea principal consiste en informar al Colegio de Comisarios sobre el seguimiento por parte de los servicios de la Comisión de las recomendaciones del auditor interno, alertó a los Gabinetes sobre el hecho de que algunos servicios iban a la zaga y les pidió que supervisaran el seguimiento de sus servicios. El Comité de Seguimiento de las Auditorías intensificará esta vigilancia en 2007.

Aunque señala que los auditados han elaborado planes de acción para todas las recomendaciones de las IAS aceptadas y que se ha alcanzado un alto nivel de aplicación de estos planes de acción, la Comisión se basará en los progresos realizados en 2006 para garantizar el seguimiento oportuno de todas las recomendaciones de auditoría. La Comisión fomentará un mayor diálogo entre la comunidad auditora y los auditados. Esto debería promover el entendimiento mutuo, garantizar que el auditor formula recomendaciones acertadas e incitar a que los servicios dieran prioridad a su aplicación en el plazo requerido.

En su informe anual para 2006, el auditor interno subrayó la necesidad de una planificación de auditoría más coordinada y animó el esfuerzo en curso por incrementar la profesionalidad de las Estructuras de Auditoría Interna de los servicios de la Comisión. El entramado de auditoría interna de la Comisión sigue reforzándose y contribuyendo a una garantía más sólida para la institución.

Conclusión

La Comisión considera que su entramado de gobernanza ha alcanzado un nivel satisfactorio de estabilidad y madurez, y lo expondrá en una declaración de gobernanza. Al mismo tiempo, se compromete a proseguir su esfuerzo en pos de una mayor transparencia, eficacia y simplificación. Las agencias ejecutivas, sobre las que ejerce una estrecha supervisión, están plenamente integradas en este sistema de gobernanza. No obstante, la Comisión considera de importancia política primordial crear un marco único de gobernanza para las agencias reguladoras. La Comisión apoya al auditor interno en su esfuerzo por entregar al término del ciclo de planificación 2007-2009 su primer dictamen general sobre los sistemas internos de control de la Comisión y promueve un alto grado de cooperación entre las Estructuras de Auditoría Interna y el auditor interno.

3.2. Sistemas de control interno y gestión del rendimiento

- Marco de control interno en la Comisión

En 2006, la Comisión siguió mejorando su marco de control interno. La revisión en curso de las normas de control interno pretende aportar mayor claridad, sencillez y adaptabilidad a las condiciones de cada servicio con el fin de incrementar la eficacia.

La Descripción general de la situación del control interno en las Direcciones Generales y servicios de la Comisión señalaba que en 2006 se consiguieron notables progresos en la aplicación de las estructuras y prácticas de control interno, pero también que era necesario seguir progresando en ámbitos como la información de la gestión, la simplificación legislativa, las estrategias de control o la calidad de los Informes Anuales de Actividades. El auditor interno recomendó seguir mejorando los controles a posteriori, la TI y la aplicación de nuevas normas contables y gestión de contratos.

- Gestión del riesgo

La Comisión hizo grandes avances en 2006 en la integración de la gestión del riesgo en la planificación estratégica: los planes de gestión anuales presentan los resultados del análisis de riesgos y los Informes Anuales de Actividades indican si esos riesgos se han materializado durante el año, cómo se han gestionado y qué riesgos residuales sigue habiendo y por qué. Se proseguirá el esfuerzo por lograr una presentación coherente de los riesgos y para garantizar que las medidas de gestión del riesgo se definen y ejecutan sin demora. Apoyándose en la metodología de gestión del riesgo desarrollada en la Comunicación Hacia una gestión del riesgo efectiva y coherente en los servicios de la Comisión[10] y en una experiencia piloto realizada en 2006, la Comisión ha establecido una evaluación inter pares para identificar, evaluar y gestionar los riesgos transversales, que pueden abordarse con más eficacia por un grupo de servicios que por servicios individuales.

- Gestión del rendimiento

Las orientaciones dadas a los servicios para la preparación de sus planes de gestión anuales y sus Informes Anuales de Actividades hicieron más hincapié en los resultados para los beneficiarios e interesados del impacto de la acción de la Comisión sobre la sociedad de la Unión Europea en sentido amplio.

Para los Informes Anuales de Actividades de 2006 se ha elaborado un modelo conciso que garantice una presentación coherente de las estructuras de control y fuentes de garantías, aunque todavía no ha sido adoptado por todas las Direcciones Generales y Servicios. Con el tiempo, sin embargo, se espera que el formato incremente la sensibilización sobre las estructuras de control y fuentes de garantías y contribuya a señalar fallos y definir mejoras.

Aunque un mayor número de servicios presentaron indicadores de la legalidad, regularidad y rendimiento en su Informe Anual de Actividades de 2006, será necesario un esfuerzo continuado para desarrollar esos indicadores, garantizando al mismo tiempo un enfoque coherente por familia de servicios.

La calidad de los Informes Anuales de Actividades deberá seguir mejorando: en particular, las estrategias de control y los resultados deben explicarse de forma más clara y sencilla, y deberán detallarse los planes de acción y su impacto previsto.

- Plan de Acción para un Marco de Control Interno Integrado

Los resultados hasta la fecha de la ejecución del Plan de Acción son ampliamente positivos. Aunque ha habido retrasos en algunas acciones, la Comisión considera que podrá, no obstante, alcanzar el objetivo: sentar las bases para finales de 2007 tendentes a gestionar adecuadamente el riesgo de error y aportar mayores garantías, como prevé el Plan de Acción. Los resultados de las acciones se irán haciendo más visibles y demostrables progresivamente, en un principio en lo referente a controles más transparentes y claros. Esto debería llevar a reducir el porcentaje de error mediante la mejora de las correcciones y de la prevención.

A la luz de la experiencia, se ha perfilado una serie de acciones para dar un nuevo impulso al incremento de las garantías, concentrándose en la gestión centralizada directa e incluyendo un examen detallado de la ratio coste-beneficio-riesgo de los controles. Las bases estarán establecidas para finales de 2007, para que el Marco de Control Interno Integrado comience a tener el impacto previsto sobre las garantías. No obstante, el Informe sobre el Avance del Plan de Acción de la Comisión explica dónde sigue habiendo importantes desafíos.

Se están tomando medidas para aumentar la intensidad de los controles a posteriori en numerosos ámbitos, con planes de acción que establecen medidas correctoras y avances en este ámbito estrechamente supervisado. No obstante, el Director General de Comunicación formuló una reserva al señalar la falta de un sistema de control a posteriori estructurado y sistemático. La Comisión evaluará la creación del mismo en 2007.

La verificación intensificada deberá ir acompañada de un enfoque más coordinado en cada grupo de servicios como el que ya funciona en Investigación y Fondos Estructurales.

Progresivamente va introduciéndose una mayor coordinación en el ámbito de los Fondos Estructurales, que incluye la armonización de las metodologías de muestreo que utilizarán los Estados miembros en el periodo de programación 2007-2013.

La red de control a posteriori confirmó en 2006 la conveniencia de compartir las buenas prácticas entre las unidades de control. Entre las cuestiones debatidas figuran el diseño de estrategias de muestreo para obtener garantías razonables, el seguimiento de los controles y posibles enfoques para la aplicación de sanciones.

Conclusión

La Comisión considera que debería desarrollarse una amplia visión de las actividades de control interno para cada actividad, integrando los distintos elementos y niveles de control. Debe garantizarse la ratio coste-eficacia entre las distintas medidas de control y los resultados del control deberían supervisarse adecuadamente y habría que adoptar una acción concertada para resolver las deficiencias encontradas.

La Comisión vigilará estrechamente la aplicación de estrategias y metodologías de control globales y garantizará enfoques coherentes a posteriori por grupos de servicios de manera que: (1) las estrategias de control se formalicen y contengan objetivos precisos: (2) el seguimiento y la notificación sean claros y agrupen los resultados de los controles a todos los niveles; (3) se aclaren y apliquen las responsabilidades de los agentes, incluidas las sinergias interservicios.

La Comisión velará por que todos los ordenadores delegados cumplan plenamente el requisito de utilizar el modelo, estableciendo así un vínculo claro entre sistemas de control y garantía en sus Informes Anuales de Actividades para 2007, e introduzcan, como está previsto, indicadores de la legalidad y regularidad de las operaciones para respaldar la garantía.

La Comisión, además, supervisará el sistema de control a posteriori estructurado creado por el Director General de Comunicación, así como el plan de acción definido para los controles a posteriori en materia de investigación.

3.3. Gestión financiera

- Contabilidad

La Comisión toma nota con satisfacción de la declaración de fiabilidad positiva, con reservas, del Tribunal de Cuentas para la contabilidad de 2005, la primera que se realiza con el sistema de contabilidad de ejercicio.

Hay que seguir avanzando en la aplicación de las nuevas normas contables para elaborar las cuentas anuales de 2006. Por lo que se refiere a la calidad de los datos contables, ha habido progresos en la mejora del entorno de control. En cuanto a la validación de los sistemas locales en 2006, el contable señaló que, en general, los servicios han tomado las medidas oportunas para solventar las cuestiones formuladas en su informe del año anterior, y señaló el notable avance realizado por las dos Direcciones Generales cuya validación fue suspendida en 2005.

La introducción de la contabilidad de ejercicio en las delegaciones en enero de 2007 y la mejora del control interno han hecho posible levantar las reservas formuladas en años anteriores en cuanto al gasto administrativo en las delegaciones de la UE.

Por primera vez, el contable firmará las cuentas definitivas para 2006, certificando que tiene garantías razonables de que la contabilidad ofrece una imagen fidedigna de la situación financiera de la institución.

- Gestión de contratos

En auditorías realizadas en 2006, el auditor interno señaló algunos ámbitos que necesitaban mejorar en cuanto a la gestión de contratos. En el ámbito de la contratación pública inmobiliaria en Bruselas, un grupo de trabajo interservicios, creado en diciembre de 2006, ha propuesto una nueva metodología. El Reglamento Financiero revisado simplificará también los requisitos de documentación y procedimiento para los contratos de escasa cuantía.

Conclusión

La Comisión toma nota de la mayor transparencia y responsabilidad lograda con la introducción del sistema de contabilidad de ejercicio. Señala una serie de medidas concretas que se adoptarán para simplificar las normas aplicables a los beneficiarios de subvenciones y a contratistas.

3.4. Recursos humanos

- Estrategia integrada de recursos humanos

El auditor interno subraya que es importante una estrategia para la gestión de recursos humanos a largo plazo para la asignación efectiva de recursos humanos.

La Comisión mejorará su asignación de recursos humanos mediante una identificación más proactiva tanto de las competencias actuales y futuras del personal como de las necesidades de los servicios. La Comisión ha lanzado un programa para el desarrollo profesional permanente de todos los miembros de recursos humanos en la Comisión, con el fin de atraer, desarrollar y conservar personal competente.

La recogida y evaluación de datos sobre recursos humanos es otro elemento importante de la gestión estratégica de recursos humanos en el que la Comisión está desarrollando los sistemas necesarios para responder a solicitudes externas en cuanto al uso de sus recursos humanos.

Como solicitó el Parlamento en 2006, la Comisión ha presentado un informe [SEC(2007) 530] con un análisis de las necesidades previsibles de recursos humanos hasta 2013, que concluye que todas las necesidades prioritarias identificadas al margen de las ampliaciones serán cubiertas mediante la redistribución de efectivos dentro de los servicios y entre éstos.

- Contratación de nuevos funcionarios de los Estados miembros UE-10

Los ambiciosos objetivos de contratación 2004-2006 para la UE-10 se han cumplido por lo que se refiere al personal administrativo y se han cumplido en gran medida en los puestos de dirección intermedia (77% de los objetivos) en 2006. La contratación de cargos directivos ha progresado satisfactoriamente. Se observó una contratación insuficiente en algunos perfiles o nacionalidades, debido sobre todo al escaso número de candidatos en los concursos. La Oficina Europea de Selección de Personal está trabajando en una estrategia mejorada de información y comunicación. La Comisión puso en marcha un mecanismo de supervisión que garantice que en 2007 se cumplan los objetivos de contratación UE-12.

Conclusión

La Comisión se compromete a cumplir su objetivo en cuanto a la contratación de funcionarios de UE-12. Ha definido sus futuras necesidades y proseguirá su esfuerzo para adelantarse a futuros retos de una administración eficiente y moderna.

3.5. Cuestiones TI

Por segunda vez se señaló una reserva en cuanto al riesgo ocasionado por la inadecuación de la infraestructura del edificio del centro de datos , que afecta a la continuidad de las operaciones más que a la legalidad y regularidad de las mismas. Además, el auditor interno señaló también la necesidad de mejoras en los edificios, la seguridad de los datos, recuperación en caso de catástrofe y continuidad de los servicios. Otra cuestión planteada fue la planificación para los proyectos TI, en la que se tomó la decisión de optimizar la rentabilidad definiendo prioridades para proyectos corporativos.

La Comisión está plenamente comprometida a aplicar la estrategia plurianual para garantizar condiciones de instalaciones seguras en los centros de datos y telecomunicaciones de la Comisión tanto en Bruselas como en Luxemburgo. Se señalaron medidas paliativas para ser aplicadas en 2007.

4. CONCLUSIONES

La Comisión considera que los sistemas de control interno existentes, con las limitaciones descritas en los Informes Anuales de Actividades de 2006, ofrecen garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las operaciones, cuya responsabilidad global incumbe a la Comisión de conformidad con el artículo 274 del Tratado CE. Sin embargo, reconoce que son necesarios otros esfuerzos para solucionar varias deficiencias, en especial las destacadas en las reservas de los ordenadores delegados.

La Comisión velará por que sus ordenadores delegados continúen sus esfuerzos para asegurar que la garantía razonable contenida en las declaraciones que acompañan a los informes anuales cuente con el apoyo efectivo de unos sistemas de control interno apropiados.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This Annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61(2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-General.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46% .

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36% , seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2 121 285,63 | 2 |

AIDCO | 6 800 808,94 | 32 |

COMP | 2 450 000,00 | 2 |

EACEA | 100 000,00 | 1 |

ELARG | 1 372 283,00 | 1 |

EMPL | 124 066,40 | 1 |

ENV | 127 146,80 | 1 |

FISH | 713 429,00 | 1 |

INFSO | 6 860 395,32 | 16 |

RTD | 851 067,11 | 4 |

TREN | 1 518 302,24 | 3 |

23 038 784,44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6 549 996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] Se ha actualizado la suma de 451 millones de euros que figura en el Informe de Actividad 湁慵⁬〲㘰‬牰湩楣慰浬湥整瀠牡⁡湩汣極⁲慬⁳泺楴慭⁳潣牲捥楣湯獥椠灭敵瑳獡愠䜠敲楣⁡潰⁲慬䐠捥獩⁮〲㜰㈯㌴䌯⁅敤氠⁡潃業楳滳搠⁥㠱搠⁥扡楲⁬敤㈠〰‷䐨⁏끮䰠ㄠ㘰搠⁥㐲㐮㈮〰ⰷ瀠‮㔵⸩ȍ刉来慬敭瑮⁯敤⁬潃獮橥⁯멮ㄠ㤲⼰〲㔰മं佃⡍〲㜰 㘸礠䌠䵏㈨〰⤷㌠ㄱമं敒汧浡湥潴渠₺㈱〹㈯〰‵敤⁬潃獮橥⁯⁹牡Anual 2006, principalmente para incluir las últimas correcciones impuestas a Grecia por la Decisión 2007/243/CE de la Comisión de 18 de abril de 2007 (DO n° L 106 de 24.4.2007, p. 55).

[3] Reglamento del Consejo nº 1290/2005.

[4] COM(2007) 86 y COM(2007) 311.

[5] Reglamento nº 1290/2005 del Consejo y artículo 7, apartado 5, del Reglamento (CE) n° 885/2006 de la Comisión.

[6] Decisión C(2007) 1807 de 26 de abril de 2007.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 13.1.2003).