INFORME DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO Y AL CONSEJO Informe anual a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria sobre las auditorías internas efectuadas en 2013 (artículo 99, apartado 5, del Reglamento financiero) /* COM/2014/0615 final */





1. Introducción. 3 2. Misión del SAI: Independencia, objetividad y rendición de cuentas Objetivos y ámbito del informe 3 3. Visión global de la realización de auditorías. 4 3.1. Aplicación del plan de auditoría de 2013. 4 3.2. Datos estadísticos sobre las recomendaciones del SAI 4 4. Principales conclusiones y recomendaciones. 5 4.1. Auditorías horizontales. 5 4.1.1. Carta de auditoría sobre la delegación de nuevas tareas en las agencias ejecutivas (varias DG) 5 4.1.2. Auditoría de la gestión sobre la eficacia de la gestión de los recursos humanos durante la crisis financiera en la DG ECFIN, la DG COMP y la DG MARKT (varias DG) 5 4.2. Agricultura, Recursos Naturales y Salud. 6 4.2.1. Examen limitado de los cálculos del porcentaje de error residual (pilares 1 y 2) (DG AGRI) 6 4.2.2. Auditoría sobre la aplicación de la estrategia de control de la DG AGRI (DG AGRI) 7 4.3. Cohesión. 8 4.3.1. Auditoría de los sistemas de medición del rendimiento de la DG REGIO (DG REGIO ) 8 4.3.2. Auditoría de los sistemas de medición del rendimiento de la DG EMPL. 9 4.4. Investigación, energía y transporte. 10 4.4.1. Examen limitado del cálculo y la metodología subyacente para el porcentaje de error residual de la DG RTD durante el ejercicio 2012 (DG RTD) 10 4.4.2. Auditoría conjunta SAI-estructuras de auditoría interna sobre la gestión de las subvenciones en la AE RTE-T (convocatoria de propuestas de proyectos) (AE RTE-T) 10 4.4.3. Auditoría de la estrategia de control de la AECI (AECI) 10 4.4.4. Aplicación de los sistemas de control del Séptimo Programa Marco (7º PM) en la Agencia Ejecutiva de Investigación (AEI) 11 4.5. Ayuda exterior, desarrollo y ampliación. 12 4.5.1. Examen limitado de la metodología y el cálculo del porcentaje de error residual (DG DEVCO) 12 4.5.2. Grado de preparación de la DG DEVCO para la nueva metodología de la declaración de fiabilidad del TCE (DG DEVCO) (auditoría de gestión) 13 4.5.3. Contratación pública — gestión descentralizada (DG DEVCO) 13 4.6. Educación y ciudadanía. 13 4.6.1. Auditoría de gestión de las agencias nacionales (EAC ) 13 4.7. Asuntos económicos y financieros. 14 4.7.1. Auditoría de gestión del resultados del Programa GMES/Copernicus (DG ENTR) 14 4.8. Servicios generales y recursos humanos. 14 4.8.1. Preparación de la DG ESTAT para desempeñar su papel en el marco de gobernanza económica (DG ESTAT) (auditoría de gestión) 14 4.9. Auditorías de TI 15 4.9.1. Auditoría de gestión de la seguridad del sistema informático del régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE UE) (CLIMA, DG DIGIT y Dirección de Seguridad de la DG HR) 15 4.9.2. SYGMA — Fase 1 — Auditoría de de la gestión del proceso de desarrollo (DG CNECT, DG RTD) 16 5. Consulta a la instancia especializada en materia de irregularidades financieras de la Comisión 17 6. Conclusiones. 17 1. Introducción El presente informe se propone poner en conocimiento de la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria el trabajo llevado a cabo por el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión, de conformidad con el artículo 99, apartado 5, del Reglamento Financiero (RF). Se basa en el informe elaborado por el auditor interno de la Comisión, de conformidad con el artículo 99, apartado 3, del Reglamento, en lo que respecta a los dictámenes y los informes de auditoría del SAI finalizados en 2013[1] relativos a las direcciones generales de la Comisión (DG), los servicios y las agencias ejecutivas[2]. En consonancia con su base jurídica, contiene un resumen del número y el tipo de auditorías internas realizadas, de las recomendaciones formuladas y del curso dado a estas recomendaciones[3]. 2. Misión del SAI: Independencia, objetividad y rendición de cuentas Objetivos y ámbito del informe La tarea del SAI es contribuir a una buena gestión en el seno de la Comisión Europea mediante la auditoría de los sistemas de gestión y control interno para evaluar su eficacia, con el fin de lograr continuas mejoras. La independencia del SAI está consagrada en el Reglamento Financiero[4] y en su Carta de Competencias, adoptada por la Comisión. El SAI elabora informes sobre todas sus auditorías y los transmite al Comité de Seguimiento de las Auditorías (CSA)[5]. El SAI lleva a cabo su trabajo de conformidad con el Reglamento financiero y las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna y el código deontológico del Instituto de Auditores Internos. El SAI no audita los sistemas de control de los Estados miembros encargados de controlar los fondos de la Comisión. Estas auditorías, que llegan hasta el nivel de los beneficiarios individuales, son llevadas a cabo por los auditores internos de los Estados miembros, las autoridades de auditoría nacionales, otras DG de la Comisión y el Tribunal de Cuentas Europeo (TCE). No obstante, el SAI audita las medidas adoptadas por los servicios de la Comisión para supervisar y auditar los organismos situados en los Estados miembros, y otros organismos encargados de desembolsar los fondos de la UE, tales como las Naciones Unidas. Como se prevé en el RF, el SAI puede desempeñar estos cometidos in situ, en particular, en los Estados miembros. 3. Visión global de la realización de auditorías 3.1. Aplicación del plan de auditoría de 2013 En la fecha límite del 31 de enero de 2014, el SAI había ejecutado[6] el 100 % de sus encargos de auditoría (objetivo del 100 %). El SAI ha finalizado 87 informes (frente a 89 en 2012 y 77 en 2011), relativos a 23 auditorías, 59 inspecciones de seguimiento, cuatro exámenes limitados y una carta de auditoría. En el documento de trabajo adjunto se presenta un cuadro con datos comparativos sobre los encargos y los informes elaborados para los años 2011-2013. 3.2. Datos estadísticos sobre las recomendaciones del SAI En 2013, el SAI emitió 134 recomendaciones (de las cuales, dos calificadas «esenciales», 59, «muy importantes», 67, «importantes», y seis, «convenientes». SAI consideró satisfactorios los planes de acción adoptados para seguir estas recomendaciones. Las entidades auditadas informaron de que, a principios de 2014, habían aplicado el 79 % de las recomendaciones emitidas entre 2009 y 2013 y que habían aceptado. De todas las recomendaciones calificadas de «muy importantes» o «esenciales» y emitidas en el período 2009-2013, 10 recomendaciones muy importantes (2,3 %) acusaban un retraso en la aplicación de más de seis meses. Otras tres recomendaciones muy importantes aún no aplicadas en el plazo establecido habían sido emitidas antes de 2009[7]. Ninguna recomendación esencial está pendiente. El CSA ha sido regularmente informado de las recomendaciones muy importantes o esenciales con más de seis meses de retraso en su aplicación y recordó a los servicios su responsabilidad de aplicarlas. En total, entre 2009 y 2013 se emitieron y aceptaron 686 recomendaciones y el SAI realizó las auditorías de seguimiento correspondientes antes de finalizar 2013. La labor de seguimiento del SAI confirmó que las recomendaciones se aplicaban satisfactoriamente, contribuyendo a la mejora de los sistemas de control en los servicios auditados. El SAI dio por terminadas el 96 % de las recomendaciones que fueron objeto de seguimiento durante este período. El documento de trabajo de los servicios de la Comisión adjunto ofrece información más detallada sobre los índices de aceptación de nuevas recomendaciones y sobre la aplicación de las recomendaciones relativas al período 2009-2013. 4. Principales conclusiones y recomendaciones 4.1. Auditorías horizontales 4.1.1. Carta de auditoría sobre la delegación de nuevas tareas en las agencias ejecutivas (varias DG) Esta carta de auditoría abordaba las principales cuestiones de carácter horizontal planteadas en el informe general 2010 del SAI sobre las agencias ejecutivas y las auditorías realizadas posteriormente en este ámbito. Dicha carta estaba encaminada a respaldar a la jerarquía en la delegación de tareas en las agencias ejecutivas y a mitigar los riesgos consiguientes y no se pretendía proporcionar una evaluación del estado de la situación ni emitir un dictamen. La primera cuestión planteada era la necesidad de que el análisis coste-beneficio empleado para evaluar las diversas opciones se base en una metodología coherente y bien definida, que incluya el uso de metodologías y herramientas adecuados para apoyar el proceso de asignación del personal. Además, la opción seleccionada debía ser confirmada de forma regular a lo largo de toda la vida del proyecto. Como las agencias crecen en efectivos de personal y alcanzan una masa crítica de programas que deben gestionar, han de tomarse en consideración escenarios alternativos para lograr una mayor reducción de los costes y el incremento de la eficiencia reagrupando los servicios horizontales de las distintas agencias, tales como los de informática, recursos humanos o comunicación. Por otra parte, debería prestarse mayor atención a la mejora de su funcionamiento para cumplir las crecientes expectativas de los interesados. El SAI también ha señalado que, habida cuenta de la amplitud de la delegación de la gestión de los programas, deben adoptarse medidas adecuadas para garantizar la disponibilidad continua de un personal suficiente con el perfil necesario a largo plazo, y aplicarse una política de retención del personal de las agencias. Para más detalles, véase el apartado 2.1 del Anexo. 4.1.2. Auditoría de la gestión sobre la eficacia de la gestión de los recursos humanos durante la crisis financiera en la DG ECFIN, la DG COMP y la DG MARKT (varias DG) A fin de poder hacer frente a las exigentes responsabilidades derivadas de la crisis financiera, la Comisión proporcionó a la DG ECFIN, la DG COMP y la DG MARKT un aumento sustancial de sus recursos humanos. El objetivo de la auditoría era evaluar si la gestión de los recursos humanos de estas direcciones generales ha sido eficaz para responder a los retos en materia de recursos humanos derivados de las medidas adoptadas para hacer frente a la crisis financiera. El SAI consideró que las tres direcciones generales mostraron una gran determinación para afrontar los retos en materia de recursos humanos, lo que les permitió perseguir sus objetivos estratégicos y operativos, particularmente los derivados de la propia crisis. Sin embargo, las direcciones generales aún deben seguir mejorando, en grados distintos, sus herramientas de gestión de los recursos humanos para aumentar la eficacia del proceso de adopción de decisiones. Por otra parte, las direcciones generales deberían desarrollar más su estrategia plurianual en materia de gestión de recursos humanos. En particular, deben realizar un análisis cualitativo y cuantitativo de las necesidades de personal y cerrar la brecha entre las necesidades y la situación actual. La aplicación de la estrategia de recursos humanos debería apoyarse en instrumentos que permitan medir y supervisar su eficacia y elaborar informes al respecto. Por lo que se refiere a la planificación de los recursos humanos, se deben aplicar herramientas que permitan evaluar periódicamente la carga de trabajo del personal y fijar las prioridades para sus tareas. La asignación de efectivos debería llevarse a cabo sobre esta base. Las DG deben mejorar su proceso de seguimiento y notificación de las actividades relacionadas con la gestión de los recursos humanos mediante la elaboración de un informe general que abarque los diversos aspectos de la gestión de recursos humanos, incluidos los indicadores clave de rendimiento. Esto permitiría a las DG medir sus resultados en materia de gestión de los recursos humanos y facilitar las decisiones de gestión en este ámbito. Las tres direcciones generales han establecido planes de acción que el SAI ha considerado adecuados para resolver los problemas detectados. Para más detalles sobre los resultados relativos a las DG consideradas, véase el apartado 2.3 del Anexo. 4.2. Agricultura, Recursos Naturales y Salud (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Examen limitado de los cálculos del porcentaje de error residual (pilares 1 y 2) (DG AGRI) Por primera vez, el SAI llevó a cabo exámenes limitados sobre los cálculos de los porcentajes de error residual) notificados por la DG AGRI (presente apartado), la DG RTD (apartado 4.4.1) y la DG DEVCO (apartado 4.5) en sus proyectos del informe anual de actividad (IAA) para el año de referencia 2012. Al calcular sus porcentajes de error residual, la DG AGRI depende en gran medida de las estadísticas de control comunicadas por los Estados miembros, que el Tribunal de Cuentas Europeo considera poco fiables. Por consiguiente, existe el riesgo de que los porcentajes de error residual de la DG AGRI sean incorrectos. La fiabilidad de las estadísticas de los Estados miembros deberá mejorarse en los informes anuales de actividad posteriores a 2012[8]. Además, la DG AGRI debería garantizar que los porcentajes de error residual se calculen sobre la base de datos correctos y representativos. Deberá abordar las incoherencias observadas y garantizar que los errores de condicionalidad se incluyen en el cálculo. En caso de verse excluidos, deberían explicarse los efectos consiguientes. Además, la DG AGRI debería examinar la posibilidad de adaptar el procedimiento para efectuar reservas cuando estas estén basadas en unas estadísticas de control de los Estados miembros fiables. Esto sería más acorde con los criterios de importancia relativa utilizados por otras direcciones generales que trabajan en régimen de gestión compartida. La DG AGRI aprobó y aceptó todas las conclusiones y recomendaciones del examen limitado. Reconoció la urgencia de las recomendaciones y se comprometió a seguirlas. La DG AGRI ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Dicho plan fue objeto de un seguimiento en el contexto del informe anual de actividad correspondiente a 2013, que reveló que ya se habían realizado progresos considerables para el IAA de 2012, pero en particular para el IAA de 2013. Para más detalles, véase el apartado 3.1 del Anexo. 4.2.2. Auditoría sobre la aplicación de la estrategia de control de la DG AGRI (DG AGRI) Estas auditorías eran la continuación de la auditoría del SAI en 2012 sobre la elaboración de la estrategia de control de la Dirección de Auditoría de la DG AGRI. El objetivo era evaluar la ejecución de la estrategia de auditoría y control, en particular la aplicación efectiva de los encargos de auditoría, su supervisión y las medidas correctoras para subsanar las deficiencias de los sistemas de gestión y control de los Estados miembros. Los auditores reconocieron los esfuerzos en curso de la DG AGRI para reducir los porcentajes de error y proteger el presupuesto a través de un abanico de medidas de detección y de corrección. Sin embargo, existe margen para mejorar el proceso de auditoría y el mismo resulta fundamental a la hora de proporcionar una base sólida para el proceso de garantía de la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes: los documentos preparatorios deberían estar disponibles a su debido tiempo y, en su caso, traducirse y analizarse; la coordinación con las unidades operativas debe optimizarse con el fin de aprovechar sus conocimientos y experiencia y determinar y abordar los principales problemas correctamente; las pruebas consistentes en la repetición de controles deberían hacerse sobre el terreno, y deberá garantizarse un adecuado rastro documental de las principales etapas. También es esencial que la DG AGRI pueda basarse en un sistema de seguimiento de las mejoras reales y sostenibles de los sistemas de control de los Estados miembros. La DG AGRI debería finalizar su sistema informático —particularmente efectuando controles de validación de datos— y utilizarlo con miras a mejorar el rastreo y seguimiento de sus recomendaciones de auditoría. Además, la DG AGRI debería utilizar este sistema para seguir la evolución de sus propias auditorías, el campo abarcado por las auditorías y la realización de los objetivos. La DG AGRI ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 3.2 del Anexo. 4.3. Cohesión (REGIO, EMPL) 4.3.1. Auditoría de los sistemas de medición del rendimiento de la DG REGIO (DG REGIO ) El principal objetivo de la auditoría era evaluar en qué medida la DG REGIO dispone de unos sistemas adecuados de medición de los resultados para el seguimiento, la notificación y la evaluación de los resultados de las actividades, tanto operativas como administrativas (nivel interno), y del logro de los objetivos estratégicos (nivel externo). La DG REGIO debería integrar mejor sus prioridades en el plan de gestión y explicar cómo contribuyen a los objetivos específicos. Además, los objetivos deben estar bien definidos y venir acompañados de metas e indicadores RACER adecuados[9]. Para la aplicación de políticas en 2014-2020 habrá que desarrollar indicadores sobre la base de una evaluación del rendimiento global de cada uno de los programas operativos. Se deberá garantizar que la estrategia de evaluación para el período 2014-2020 se fundamenta en las lecciones aprendidas en el período actual y, en particular, en la forma de obtener pruebas de evaluación a lo largo del tiempo, y en la medida en que esto puede contribuir al informe anual de actividad y al informe mencionado en el artículo 318. Además, la DG REGIO debería, junto con la DG EMPL (véase más adelante), desarrollar una estrategia para mejorar la fiabilidad de la información sobre los resultados comunicada por los Estados miembros, al tiempo que se toma en consideración un enfoque multidisciplinario. Asimismo, la DG REGIO debe continuar mejorando la calidad de los datos comunicados para el período de programación 2007-2013. Por otra parte, la DG REGIO debería reforzar el papel de las unidades geográficas en el control de la ejecución de los programas operativos y asegurar que los resultados se reflejen adecuadamente en el dictamen de gestión del ordenador de pagos por subdelegación. Deberá desarrollar un enfoque claro sobre el que se pueda basar la confianza en relación con los resultados de la política de cohesión y determinar la forma en que puede obtenerse esta confianza, en particular a través de actividades de seguimiento, evaluación y auditoría. La DG REGIO ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles véase el apartado 4.2 del Anexo. 4.3.2. Auditoría de los sistemas de medición del rendimiento de la DG EMPL El principal objetivo de la auditoría era evaluar la adecuación de los sistemas de medición del rendimiento. La DG EMPL debería integrar mejor en su plan de gestión los objetivos y resultados previstos de las actividades operativas de la DG que contribuyan a los objetivos específicos del Fondo Social Europeo (FSE) y a los objetivos de las principales actividades administrativas y horizontales. Asimismo, deberá mejorar sus indicadores para cumplir los criterios RACER y garantizar que sus objetivos estén bien definidos. Para la aplicación de la política del FSE en 2014-2020 habrá que desarrollar indicadores sobre la base de una evaluación del rendimiento global de cada uno de los programas operativos realizada por la DG EMPL. Además, deben mejorarse los informes sobre los logros del FSE incluyendo más análisis cualitativos y más información sobre el contexto. Por otro lado, basándose en el trabajo realizado hasta la fecha, la DG debería seguir perfeccionando su enfoque a fin de que las evaluaciones de la carga de trabajo abarquen toda la gama de actividades para permitir una mejora de la asignación de los recursos. Asimismo, debería asegurarse de que dispone de información actualizada para adaptar su plan de recursos humanos en consecuencia. Junto con la DG REGIO, la DG EMPL debería desarrollar igualmente una estrategia para mejorar la fiabilidad de los datos sobre rendimiento. Si bien la atención se centra en el próximo período de programación, debería seguir mejorando los datos transmitidos para el período 2007-2013. Por otra parte, la DG EMPL debería reforzar el papel de las unidades geográficas en el control de la ejecución de los programas operativos y asegurar que los resultados se reflejen adecuadamente en el dictamen de gestión del ordenador de pagos por subdelegación. Deberá desarrollar un enfoque claro sobre el que se pueda basar la confianza en relación con los resultados del FSE, incluyéndose la necesidad de auditorías de gestión que se sirvan de equipos pluridisciplinares. La DG EMPL ha establecido un plan de acción que el SAI considera adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 4.3 del Anexo. 4.4. Investigación, energía y transporte (AECI, ERCEA, CNECT, CCI, AEI, RTD, AE RTE-T, MOVE, ENER) 4.4.1. Examen limitado del cálculo y la metodología subyacente para el porcentaje de error residual de la DG RTD durante el ejercicio 2012 (DG RTD) El objetivo consistía en revisar el cálculo y la metodología subyacente de los porcentajes de error residual notificados en el proyecto de informe anual de actividad 2012. La exactitud del cálculo del porcentaje de error residual se ve afectada por el carácter incompleto de las auditorías realizadas sobre la muestra de auditoría representativa común (84 %). Si bien algunos de los motivos de los retrasos en la realización de las auditorías escapan al control de la DG, la DG RTD debería mejorar su planificación de las auditorías de la muestra de auditoría representativa común a fin de incrementar la tasa de finalización de la muestra de auditoría en la fecha de notificación. Además, la DG RTD debería adoptar un enfoque más conservador al extrapolar los resultados ex post para reflejar la posibilidad de que no se apliquen algunos de los errores sistemáticos extrapolados. La DG RTD aceptó la recomendación y la corrigió en relación con el IAA de 2013. Para más detalles, véase el apartado 5.1 del Anexo. 4.4.2. Auditoría conjunta SAI-estructuras de auditoría interna sobre la gestión de las subvenciones en la AE RTE-T (convocatoria de propuestas de proyectos) (AE RTE-T) El objetivo de la auditoría era evaluar la adecuación y aplicación efectiva del sistema de control interno en relación con las subvenciones concedidas en el marco de la gestión directa por la Agencia Ejecutiva de las redes transeuropeas de transporte (AE RTE-T). Este compromiso conjunto se centró en el proceso de evaluación de las propuestas de subvención. No se detectaron riesgos significativos que puedan afectar negativamente al logro de los objetivos para el proceso examinado. Para más detalles, véase el apartado 5.2 del Anexo. 4.4.3. Auditoría de la estrategia de control de la AECI (AECI) La auditoría abarcó los principales componentes que permiten obtener garantías para los fondos gestionados, los controles ex ante y ex post, así como la declaración de fiabilidad en el IAA. El SAI recomendó que la AECI describiese exhaustivamente su estrategia de control y evaluase el sistema de control interno, con inclusión de la relación entre los controles fundamentales y sus resultados y los objetivos específicos en materia de fiabilidad en relación con la legalidad y la regularidad. La Agencia debería actualizar sus procedimientos de presentación de informes por los ordenadores de pagos por subdelegación, añadiendo indicadores clave de rendimiento para los controles, y debería considerar la posibilidad de restablecer un equilibrio entre los controles ex ante y ex post en función de la garantía que se desea obtener. La AECI también debería reforzar sus controles ex ante mediante el desarrollo de un planteamiento basado en el riesgo, sobre la base de indicadores clave de rendimiento coherentes y sólidos, reforzar la verificación de la subvencionabilidad de los costes y adoptar decisiones formales para facultar al personal técnicamente competente a firmar las autorizaciones de pago. Por lo que se refiere a la estrategia de auditoría ex post, la AECI deberá definir y justificar mejor los objetivos generales y específicos, y mejorar su proceso de selección de los proyectos basado en el riesgo; deberá reorganizarse el sector de control ex post de la Agencia. Por último, la AECI deberá desarrollar una estrategia de lucha contra el fraude para garantizar una adecuada sensibilización contra el fraude en su estrategia de control general. La AECI ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 5.4 del Anexo. 4.4.4. Aplicación de los sistemas de control del Séptimo Programa Marco (7º PM) en la Agencia Ejecutiva de Investigación (AEI) La auditoría evaluó si la estrategia de control de la AEI en el contexto del 7º PM había producido los resultados esperados. Las auditorías ex post llevadas a cabo en 2010-2012 constataron que los regímenes de PYME gestionados por la Agencia estaban afectados por errores significativos. El SAI recomendó que la AEI evaluase el riesgo de irregularidades y posibles fraudes en estos regímenes e informase de ello en su informe anual de actividad relativo a 2013, que aplicase plenamente las medidas correctoras previstas y que pusiese en marcha un ejercicio de auditoría específico reforzado. La AEI, con el fin de decidir acerca de las reservas en su informe anual de actividad de 2012, no hizo uso del porcentaje de error representativo común en todas las operaciones del 7º programa marco, como hicieron las DG del sector de la investigación. En su lugar, optó por un enfoque alternativo. Por otro lado, la AEI sustituyó el porcentaje de error relativo a la legalidad y la regularidad por un indicador del impacto presupuestario y financiero de los errores. Por lo tanto, la AEI deberá indicar más claramente los porcentajes de error y el nivel de fiabilidad en su IAA. Además, la AEI deberá formalizar una estrategia de control ex post específica, que defina los objetivos, las prioridades, los indicadores clave para supervisar el rendimiento y un mejor enfoque en materia de evaluación del riesgo para aumentar el número de controles basados en el riesgo. El enfoque basado en el riesgo también deberá desarrollarse para los controles ex ante. Por último, la AEI deberá abordar las acciones incluidas en su documento sobre el enfoque de la lucha contra el fraude, iniciar una reflexión en el ámbito de la investigación sobre cómo llevar a cabo una evaluación adecuada de los riesgos relativos a la doble financiación y coordinar los esfuerzos con otros servicios de investigación sobre antiplagio. La AEI ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 5.5 del Anexo. 4.5. Ayuda exterior, desarrollo y ampliación (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Examen limitado de la metodología y el cálculo del porcentaje de error residual (DG DEVCO) El objetivo consistía en revisar el cálculo y la metodología subyacente de los porcentajes de error residual notificados en el proyecto de informe anual de actividad 2012. En 2011, la DG DEVCO puso en marcha un estudio sobre el cálculo de sus porcentajes de error residual, dando así un importante paso en la mejora de su proceso de reforzamiento de la fiabilidad. No obstante, el examen del SAI puso de manifiesto los puntos débiles en lo que se refiere a la fiabilidad del cálculo de la parte estimada del porcentaje de error, como la falta de una metodología que se aplique sistemáticamente para la estimación de los errores en ausencia de documentación subyacente, y a la incorporación de los porcentajes de error residual y otros elementos constitutivos de la fiabilidad en el proyecto de IAA. Además, el SAI concluyó que el proyecto de IAA de 2012 no contenía información suficiente para permitir una evaluación de la relación eficacia/coste de los controles globales establecidos (incluido el estudio de los porcentajes de error residual). Una evaluación de este tipo podría permitir a la DG DEVCO identificar oportunidades en materia de eficacia/coste y/o las áreas en los que podrían redefinirse los controles. El SAI recomendó que, para el próximo año de notificación, la DG DEVCO debería garantizar que se tomen las medidas adecuadas para garantizar el uso de una base de datos de las operaciones extraídas del Sistema Común de Información Relex en los casos en que ya se hayan realizado los controles de coherencia. La DG DEVCO ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Posteriormente, el SAI observó que la DG DEVCO había tomado las medidas adecuadas para mejorar la parte descriptiva del informe anual de actividad 2012 (final) sobre el porcentaje de error residual. Para más detalles, véase el apartado 6.1 del Anexo. 4.5.2. Grado de preparación de la DG DEVCO para la nueva metodología de la declaración de fiabilidad del TCE (DG DEVCO) (auditoría de gestión) El nuevo enfoque del Tribunal de Cuentas Europeo para su auditoría sobre la declaración de fiabilidad es probable que aumente los porcentajes de error notificados, debido a la exclusión de las transacciones de prefinanciación de la muestra, menos propensas a errores, y a la cuantificación de graves irregularidades en la contratación pública en el 100 % para todas las modalidades de gestión. En vista de ello, el SAI llevó a cabo una auditoría del grado de preparación de la DG DEVCO para la aplicación de la metodología revisada de la declaración de fiabilidad del Tribunal de Cuentas. La auditoría puso de manifiesto que la DG DEVCO había hecho los preparativos adecuados a fin de mitigar los riesgos para la aprobación de la gestión derivados de la metodología revisada de la declaración de fiabilidad del Tribunal de Cuentas. La DG DEVCO ha elaborado un plan de acción global para abordar los problemas potenciales relacionados con la metodología revisada de la declaración de fiabilidad y también otros asuntos identificados por sus auditores externos o en auditorías llevadas a cabo por la estructura de auditoría interna de la DG DEVCO o el SAI. Para más detalles, véase el apartado 6.2 del Anexo. 4.5.3. Contratación pública — gestión descentralizada (DG DEVCO) El objetivo de la auditoría era evaluar la adecuación y aplicación efectiva del sistema de control interno, la gestión de riesgos y los procesos de gobernanza relacionados con los procesos de adjudicación de contratos públicos del Fondo Europeo de Desarrollo (FED) y del presupuesto de la UE, que son ejecutados con arreglo a la modalidad de gestión descentralizada. La auditoría puso de relieve dos casos específicos en relación con la identificación y la aplicación de los principios deontológicos y la prevención de conflictos de intereses. Por consiguiente, el SAI recomendó a la DG DEVCO aclarar estos casos en las instrucciones contenidas en su guía práctica. La DG DEVCO ha establecido un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 6.4 del Anexo. 4.6. Educación y ciudadanía (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Auditoría de gestión de las agencias nacionales (EAC ) Las agencias nacionales han sido designadas por las autoridades nacionales de los países participantes para ejecutar los programas de «Aprendizaje permanente» y «Juventud en acción». La externalización, como forma de gestión, impone riesgos adicionales en el establecimiento del sistema de supervisión en una DG para la consecución de sus objetivos estratégicos. El principal objetivo de la auditoría era evaluar si la DG EAC había creado un sistema de medición del rendimiento eficaz para supervisar, notificar y evaluar el rendimiento de las agencias nacionales. La auditoría puso de manifiesto que, si bien algunas de las acciones están actualmente en curso en la definición de un sistema de medición del rendimiento en la DG EAC para el período 2014-2020, esta DG debería reforzar su eficacia, especialmente por lo que se refiere a los indicadores que miden explícitamente el uso eficiente y rentable de las subvenciones de funcionamiento concedidas a las agencias nacionales. Además, debe establecerse un vínculo claro entre los objetivos de las agencias nacionales y los de la Comisión. La DG EAC estableció un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 7.1 del Anexo. 4.7. Asuntos económicos y financieros (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Auditoría de gestión del resultados del Programa GMES/Copernicus (DG ENTR) El objetivo de la auditoría del sistema de Vigilancia Mundial del Medio Ambiente y la Seguridad (GMES) consistía en evaluar la eficacia de los mecanismos de gobernanza, la gestión de riesgos y los sistemas de control interno para apoyar la gestión del programa GMES. La auditoría se llevó a cabo en el período de transición entre las operaciones iniciales del Programa GMES, ejecutadas en el período 2011-2013, y la fase operativa del programa, que pasó a denominarse Copernicus, lo que aumentará la contribución total del presupuesto de la UE en más de tres veces. El SAI recomienda mejorar el marco de gobernanza para el componente espacial, mejorar los sistemas de seguimiento y las disposiciones al respecto y llevar a cabo análisis detallados con el fin de apoyar eficazmente la transición a la fase operativa del Programa Copernicus. La DG ENTR estableció un plan de acción que el SAI ha considerado adecuado para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 8.1 del Anexo. 4.8. Servicios generales y recursos humanos (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Preparación de la DG ESTAT para desempeñar su papel en el marco de gobernanza económica (DG ESTAT) (auditoría de gestión) La crisis económica y financiera ha revelado una serie de lagunas estructurales fundamentales en la gobernanza económica de la Unión Económica y Monetaria de la UE. Como parte de la respuesta, se han reforzado y ampliado las responsabilidades de la DG ESTAT. Además de garantizar un alto nivel de calidad de los datos relativos a las cifras de deuda y déficit públicos, la DG ESTAT tiene la responsabilidad de establecer las normas y procedimientos apropiados para investigar la manipulación de las estadísticas. Este fue el objeto de la auditoría que se centró en el estado de preparación de la DG. El SAI recomendó a la DG ESTAT tomar medidas inmediatas para formalizar sus procedimientos operativos y sus directrices técnicas, integrando, al mismo tiempo, los dictámenes jurídicos recibidos. La DG ESTAT también deberá evaluar sus necesidades en términos de recursos humanos y competencias con el fin de desempeñar sus nuevas tareas de investigación. Por consiguiente, deberá reflejar estas necesidades en su plan de gestión. Además, la DG ESTAT debe garantizar que su modelo de riesgo utilizado para la planificación de sus visitas de diálogo previas[10] se ajuste a un sistema de gestión de la calidad reconocido. Además, debe garantizar el valor añadido mediante la transmisión de sus conclusiones a su debido tiempo al Comité Económico y Financiero (CEF). Además, el SAI recomienda a la DG ESTAT que prepare una clara justificación para cada visita ad hoc[11] y presente un resumen de sus visitas ad hoc a las principales partes interesadas. La DG ESTAT ha establecido un plan de acción que el SAI considera adecuado para resolver los problemas detectados. En una reciente auditoría de seguimiento, el SAI toma nota de los progresos realizados. Para más detalles, véase el apartado 9.1 del Anexo. 4.9. Auditorías de TI 4.9.1. Auditoría de gestión de la seguridad del sistema informático del régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE UE) (CLIMA, DG DIGIT y Dirección de Seguridad de la DG HR) Como responsable de la gestión del sistema informático del régimen de comercio de derechos de emisión de la UE (RCDE UE), la Comisión debe garantizar que las vulnerabilidades en materia de seguridad informática del sistema no se aprovechen ilegalmente, ya que ello podría provocar disfuncionamientos y distorsiones en el mercado de las emisiones de carbono, y tener consecuencias financieras y para la reputación de la institución. El objetivo global de la auditoría era evaluar si los sistemas de control aplicados garantizaban la identificación y aplicación efectiva de medidas de seguridad adecuadas para el régimen de comercio de derechos de emisión de la UE. La auditoría abarcó las funciones y responsabilidades de gestión respectivas de la DG CLIMA, la DG DIGIT y la Dirección de Seguridad de la DG HR. La auditoría del SAI puso de manifiesto que las medidas de seguridad identificadas por la DG CLIMA son razonables, habida cuenta de la complejidad y los retos a los que se enfrenta el sistema. No obstante, los controles de seguridad resultantes no se han aplicado en su totalidad. Esta situación se debe, en particular, a los problemas que afronta la actual estructura de gobernanza del proyecto de comercio de derechos de emisión[12] para la toma de decisiones vinculantes y su aplicación y para la resolución de las posiciones conflictivas y los principales desacuerdos de los participantes, con objeto de facilitar la cooperación entre los principales actores y el flujo de información necesario para adoptar decisiones apropiadas en relación con las medidas de seguridad requeridas por el sistema informático de comercio de derechos de emisión. Las tres direcciones generales han establecido planes de acción que el SAI ha considerado adecuados para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 10.3 del Anexo. 4.9.2. SYGMA — Fase 1 — Auditoría de la gestión del proceso de desarrollo (DG CNECT, DG RTD) La DG CNECT (como propietaria del sistema) y la DG RTD (como proveedor del sistema) son los principales agentes que intervienen en el desarrollo de SYGMA, que es un proyecto entre varias direcciones generales gestionado actualmente por el sector de investigación y que se propone proporcionar un sistema informático que respalde el proceso de gestión de subvenciones para el 7º PM / Programa para la Innovación y la Competitividad (PIC), la Iniciativa Horizonte 2020 y otras subvenciones no relacionadas con la investigación, pero gestionadas por el sector de la investigación. SYGMA debería convertirse en el sistema de gestión de las subvenciones que desempeñe el papel central en el ejercicio de racionalización de dicha gestión[13]. El objetivo de la auditoría era evaluar la eficacia y eficiencia de la gestión del proyecto SYGMA, prestando especial atención a la gobernanza de los proyectos de tecnologías de la información, y a la gestión y el grado de preparación de las operaciones informáticas. En conjunto, el desarrollo informático del proyecto SYGMA ha sido hasta ahora gestionado adecuadamente, sin desviaciones importantes respecto del plan inicial. Sin embargo, a la espera de la aprobación de la base jurídica sectorial y de la definición de procesos operativos armonizados, el desarrollo informático no se ha basado en unos procesos o necesidades operativos estables, sino más bien en unas hipótesis razonables. Ambas direcciones generales han establecido planes de acción que el SAI ha considerado adecuados para resolver los problemas detectados. Para más detalles, véase el apartado 10.4 del Anexo. 5. Consulta a la instancia especializada en materia de irregularidades financieras de la Comisión La instancia especializada en materia de irregularidades financieras no señaló ningún problema sistémico en 2013 en virtud del artículo 73, apartado 6[14], del Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas. 6. Conclusiones La puesta en práctica de los planes de acción elaborados en respuesta a las auditorías efectuadas por el SAI en este ejercicio y en ejercicios anteriores contribuye a la progresiva mejora del marco de control interno de la Comisión. El SAI llevará a cabo auditorías de seguimiento sobre la ejecución de los planes de acción que serán examinadas por el Comité de Seguimiento de las Auditorías, la cual informará al Colegio, según proceda. El SAI seguirá centrando sus auditorías en los aspectos financieros y de conformidad y en el sector de las tecnologías de la información e intensificará sus actividades en materia de auditoría de la gestión. [1] En el presente informe se incluyen los dictámenes y los informes de auditoría que estaban finalizados el 1 de febrero de 2014. [2] El informe no hace referencia a las agencias europeas descentralizadas, al Servicio Europeo de Acción Exterior ni a otros organismos auditados por el SAI, que son objeto de informes anuales separados. [3] Conforme a la exigencia de la Norma de rendimiento nº 2060 de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (normas), promulgadas por el Instituto de Auditores Internos (IAI). [4] Artículo 100 del RF. [5] El Comité de Seguimiento de las Auditorías asiste al Colegio de Comisarios, garantizando que la labor del SAI, de las Estructuras de Auditoría Interna (EAI) y del Tribunal de Cuentas Europeo sea tenida debidamente en cuenta por los servicios de la Comisión y reciba un seguimiento adecuado. [6] El documento de trabajo adjunto ofrece una visión global de los encargos de auditoría realizados y del correspondiente seguimiento. [7] SAI - 2006 - DIGIT - 001 Centro de datos - operaciones y seguridad, SAI - 2007 - DIGIT - 001 Infraestructuras y servicios de la red de gestión de datos, e IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 Auditoría sobre la seguridad. [8] Se espera que la nueva legislación para el período 2014-2020 y el reforzamiento de su marco de control mejoren la situación en el futuro. [9] RACER: pertinentes, aceptados, creíbles, sencillos, sólidos (norma de control interno nº 5). [10] Las visitas de diálogo previas son diseñadas para detectar riesgos o problemas que podrían derivarse de fuentes de datos «ascendentes» en el contexto de los procedimientos de déficit excesivo. [11] Se realizan visitas ad hoc cuando una cuestión importante planteada con un Estado miembro solo puede resolverse mediante una reunión física in situ. Aunque estas visitas no se mencionan explícitamente en el Reglamento nº 479/2009 revisado, la DG ESTAT considera que dispone de los mismos derechos de acceso que en el marco de la visita metodológica. [12] La estructura de gobernanza comprende el comité de dirección del proyecto de comercio de derechos de emisión, a nivel de director general, su grupo preparatorio, a nivel de director, y el grupo de trabajo sobre seguridad, que representa el nivel técnico. [13] El ejercicio de racionalización de la gestión de las subvenciones se puso en marcha en marzo de 2011, a raíz de la Comunicación de la Comisión «Obtener lo mejor de las tecnologías de la información de la Comisión», presentada por el Vicepresidente Sefčovič. El objetivo es conseguir un uso eficaz de las inversiones y los recursos de la Comisión y garantizar que unas herramientas informáticas eficientes respalden las verdaderas necesidades de las empresas. [14] El artículo 117 de las normas de desarrollo establece lo siguiente: «En este informe anual [es decir, el informe 99(3)] se dejará constancia, por otro lado, de los problemas sistémicos observados por la instancia especializada, establecida en cumplimiento del artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero.