OBSERVACIONES DEL TRIBUNAL

GASTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS INSTITUCIONES Y LOS ÓRGANOS COMUNITARIOS

Introducción

10.1. El presente capítulo trata de los gastos administrativos de las instituciones y los órganos comunitarios. Los créditos relativos a estos gastos están gestionados directamente por cada institución u organismo y sirven para pagar los salarios, dietas y pensiones de su personal, así como los alquileres, adquisiciones y gastos diversos. En 2005, los gastos administrativos de las instituciones de la Unión Europea se elevaron a 6 191 millones de euros, según consta en el cuadro 10.1 .

Cuadro 10.1 — Pagos por institución (millones de euros) 2004 2005 Parlamento Europeo 1 166 1 235 Consejo 507 533 Comisión 3 721 3 952 Tribunal de Justicia 216 211 Tribunal de Cuentas 84 92 Comité Económico y Social Europeo 92 96 Comité de las Regiones 63 64 Defensor del Pueblo Europeo 5 6 Supervisor Europeo de Protección de Datos 1 2 Total 5 856 6 191

Observaciones específicas en el contexto de la declaración de fiabilidad

Alcance de la fiscalización

10.2. La fiscalización evaluó la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas de los gastos administrativos de las instituciones, con el fin de proporcionar observaciones específicas en el contexto de la declaración de fiabilidad. El Tribunal llevó a cabo pruebas de confirmación en una muestra representativa de las operaciones y evaluó los sistemas de control y supervisión establecidos por los ordenadores de las instituciones. 10.2. RESPUESTA DEL PARLAMENTO EUROPEO En el Parlamento Europeo, las autoevaluaciones de las normas mínimas de gestión y de control interno establecidas para 2005 por los ordenadores delegados muestran que los sistemas de control y supervisión aplicados continúan mejorando en calidad y fiabilidad a medida que se ponen en práctica los planes de acción y las recomendaciones del auditor interno.

10.3. Las fiscalizaciones efectuadas en el pasado por el Tribunal habían mostrado que los errores detectados no eran significativos ni se debían a insuficiencias importantes en los sistemas de control. En el cuadro 10.2 se presenta el seguimiento de las observaciones formuladas en los informes anuales anteriores. 10.3. RESPUESTA DEL PARLAMENTO EUROPEO Véase la respuesta en el cuadro 10.2, última columna. 10.3. RESPUESTA DEL CONSEJO En el cuadro 10.2, el Tribunal presenta el seguimiento de las observaciones formuladas en informes anteriores, en especial sobre la retribución del suplemento de vacaciones anuales. Concluye, por una parte, que la SGC ha adoptado las medidas apropiadas para eliminar progresivamente las reservas de días de compensación pero, por otra parte, declara que la retribución del suplemento de vacaciones anuales, que es parte integrante de las medidas adoptadas, debe interrumpirse.

La SGC es plenamente consciente de que algunas de sus normas internas relativas a la compensación del trabajo fuera de las horas habituales van más allá de las disposiciones del Estatuto y son, por lo tanto, «praeter legem». Estas normas fueron concebidas para tener en cuenta los efectos sobre la salud de los funcionarios de las horas de trabajo especialmente fatigosas (en particular, las reuniones prolongadas en horario nocturno y las reuniones en períodos de vacaciones) debidas a los imperativos políticos propios del papel particular del Consejo en el proceso legislativo. Sin embargo, sobre la base de varias modificaciones fundamentales de los métodos de trabajo del Consejo, la SGC adoptó un amplio repertorio de medidas destinadas a corregir las anomalías que han ido surgiendo año tras año. Estas medidas específicas tienen el objeto de alinear las normas y las prácticas de la SGC con el Estatuto tan pronto como sea posible. Al mismo tiempo, deben evitar las consecuencias negativas que tendría para el funcionamiento de la SGC una solución basada exclusivamente en las vacaciones. Además, tienen en cuenta las legítimas expectativas que los funcionarios afectados han adquirido basándose en las normas anteriores de la SGC, y que hacen difícil justificar la interrupción repentina de tal práctica. Las medidas adoptadas para eliminar las reservas de días de compensación concedidos antes del 31 de diciembre de 1997 y que el Tribunal considera adecuadas, pueden resumirse de la siguiente manera: — un llamamiento a los funcionarios para que agoten de forma voluntaria las reservas de días de compensación (nota al personal 80/05, de 17 de mayo de 2005) supuso ya la reducción de aproximadamente un tercio de las reservas, — en la nota al personal 25/06 de 10 de febrero de 2006 se anunciaron las medidas específicas para eliminar las reservas restantes, que se confirmaron en la nota al personal 115/06 de 30 de junio de 2006, — liquidación obligatoria de todas las reservas superiores a 25 días, — liquidación en un período máximo de 4 años (2006-2009) a un promedio mínimo de 25 % al año, — la liquidación se hará en forma de vacaciones o de retribución, con retribución automática, a final del año, de la parte del 25 % obligatorio que no se haya agotado mediante el «tiempo libre», — las reservas restantes se retribuirán al abandonar la SGC. Como conclusión, según se ha expuesto, la SGC comparte la opinión del Tribunal de que las reservas existentes deben eliminarse cuanto antes.

Cuadro 10.2 — Seguimiento de las observaciones de los Informes Anuales anteriores Observaciones Medidas adoptadas Necesidad de adoptar medidas adicionales Respuesta del Parlamento Pago de las vacaciones anuales suplementarias no tomadas Informe Anual relativo al ejercicio 2004, apartado 9.18: En el Consejo, las vacaciones anuales suplementarias concedidas con anterioridad al 31 de diciembre de 1997 como compensación por las horas extraordinarias se pagan al jubilarse el funcionario si este no las ha tomado previamente. Dado que el personal de las categorías A y B no tiene derecho a recibir compensación por horas extraordinarias, estos pagos no son conformes a lo dispuesto en el artículo 56 del Estatuto de los funcionarios. La Secretaría General ha tomado las medidas adecuadas para suprimir gradualmente la reserva de vacaciones compensatorias concedidas con anterioridad al 31 de diciembre de 1997 al personal de las categorías A y B. Debería interrumpirse el pago de las vacaciones anuales suplementarias que no se hayan tomado. Régimen de jubilación complementaria para los diputados del Parlamento Europeo Fundamento jurídico de la contribución del Parlamento a la asociación sin fines de lucro «Fondo de pensiones — Diputados del Parlamento Europeo»: Informe anual relativo al ejercicio 2002, apartados 9.17 a 9.20: Si se sigue adelante con el régimen de jubilación complementaria para los diputados del Parlamento Europeo, es necesario crear un fundamento jurídico suficiente con la mayor brevedad. El régimen debe contar con normas claras que definan las responsabilidades y obligaciones del Parlamento Europeo y de los suscriptores en caso de déficit. Se hace referencia al régimen de jubilación complementaria en el artículo 27 del Estatuto de los diputados del Parlamento Europeo aprobado por éste el 28 de septiembre de 2005. Dicho Estatuto entrará en vigor el primer día de la legislatura del Parlamento Europeo que se iniciará en el año 2009. No se han establecido normas que definan las responsabilidades y obligaciones del Parlamento Europeo y de los suscriptores en caso de déficit. Hasta el primer día de la legislatura del Parlamento Europeo que se iniciará en el año 2009, el Estatuto carece de efecto jurídico y no puede constituir un fundamento jurídico a la contribución parlamentaria a la ASBL fondo de pensión. Deberían establecerse normas adecuadas que definan las responsabilidades y obligaciones del Parlamento Europeo y de los suscriptores en caso de déficit. El artículo 27 del Estatuto de los diputados establece que el fondo de pensiones«se mantendrá para aquellos diputados o antiguos diputados que ya hayan adquirido derechos o expectativas de derechos en ese fondo». Al emplear la fórmula «se mantendrá», el Estatuto reconoce implícitamente una base legal al Fondo de pensiones también por lo que se refiere al periodo precedente a la entrada en vigor del Estatuto. El período transitorio, desde la aprobación del Estatuto mediante decisión del Parlamento Europeo de 28 de septiembre de 2005 hasta la entrada en vigor del Estatuto en diciembre de 2009, puede considerarse, por lo tanto, cubierto por el artículo 27 del Estatuto. El fundamento jurídico válido para el periodo anterior a la aprobación del Estatuto ser precisa, por su parte, en la respuesta del Parlamento al apartado 9.18 del Informe Anual del Tribunal sobre el ejercicio 2002. Normas relativas a las responsabilidades y obligaciones del Parlamento Europeo y de los suscriptores en caso de déficit: En su reunión del 30 de noviembre de 2005, la Mesa examinó la situación del Fondo de pensiones voluntario con miras a la aprobación del Estatuto de los diputados. En esta ocasión, se comprometió a establecer unas normas reguladoras de las relaciones y las responsabilidades respectivas del Fondo y del Parlamento sobre la base de un estudio actuarial independiente y después de que, en el marco de las decisiones relativas a la aplicación del Estatuto de los diputados que deberá tomar de conformidad con el artículo 24 del mismo Estatuto, se tomen las medidas necesarias para garantizar el pago de las pensiones complementarias después de la entrada en vigor del nuevo Estatuto en 2009. Se iniciará próximamente un procedimiento de licitación para la realización de un estudio actuarial independiente. El grupo de trabajo responsable de la puesta en práctica de las medidas de aplicación del Estatuto de los diputados también ha comenzado sus trabajos.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes

10.4. La fiscalización del Tribunal no puso de relieve ningún error significativo.

Sistemas de control y supervisión

10.5. En 2005, todas las instituciones contaban con sistemas de control y supervisión que cumplían los requisitos del nuevo Reglamento financiero. Sin embargo, algunas instituciones no habían aplicado plenamente todas sus normas de control interno (NCI) (1). 10.5. RESPUESTA DEL TRIBUNAL DE JUSTICIA Durante el primer semestre de 2006, la administración emprendió una evaluación de la situación de las normas mínimas de control interno. Dicha evaluación se acompañó de propuestas de mejora de los sistemas implantados, estableciéndose un plan de actuación para que tales mejoras se realizasen dentro de un plazo razonable.

10.6. En 2005, todas las instituciones utilizaban la NAP (Nouvelle Application Paie), aplicación informática destinada a calcular las retribuciones al personal, creada en 2003 y gestionada por la Oficina pagadora de la Comisión. En 2005, las insuficiencias técnicas observadas en 2004 se habían solventado, minimizando el riesgo de cálculo erróneo de los distintos elementos de la retribución al personal. Sin embargo, las instituciones no recurrieron sistemáticamente a los mecanismos de presentación de información de la NAP para verificar, antes del cálculo definitivo de las retribuciones, los datos relativos a las situaciones específicas de los distintos agentes (por ejemplo, indemnizaciones compensatorias, funcionarios transferidos a otra institución, ascensos, y, en general, datos de la NAP modificados manualmente). Salvo en la Comisión, en el caso de las retribuciones abonadas en Luxemburgo, y en el Comité Económico y Social Europeo, no se llevaron a cabo controles a posteriori periódicamente. Aunque el Reglamento financiero no disponga su carácter obligatorio, los controles a posteriori permitirían contar con unos procedimientos administrativos más fiables para la gestión de las retribuciones del personal y contribuirían a poner de manifiesto posibles insuficiencias y errores en el sistema. 10.6. RESPUESTA DEL PARLAMENTO EUROPEO En comparación con su antecesora, la aplicación NAP de cálculo de las retribuciones del personal ofrece mayores facilidades en términos de presentación de información y de extracción de datos para fines estadísticos y de control. Sin embargo, en 2005 no fue posible desarrollar los conocimientos especializados necesarios para explotarlas plenamente. Por esta razón, en 2005, como en años anteriores, la DG de Personal practicó controles sistemáticos de los balances de la Unidad de Retribuciones y Dietas y, hasta diciembre de 2005, todas las decisiones de la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos (que son factores esenciales de la nómina) se sometieron a control individualmente antes de incorporarlas a la nómina. Los controles de los balances, que se efectúan respecto de cada una de las categorías de la nómina (centre de paie) son particularmente eficaces para detectar anomalías derivadas, por ejemplo, de traslados interinstitucionales. Finalmente, los datos incorporados manualmente al sistema se someten a un doble control en la Unidad de Retribuciones y Dietas. Además, es cuestionable que las posibilidades que ofrece la NAP puedan explotarse razonablemente para llevar a cabo un programa sólido de verificación y control antes de proceder a las retribuciones definitivas. He aquí una razón que ha inducido a la DG de Personal a pensar que los controles de la nómina podrían efectuarse con más eficacia sobre una base ex post. Aunque la limitación de los recursos y los problemas asociados con la introducción del nuevo Estatuto de los funcionarios impidieron el recurso generalizado a los controles ex post en 2005, desde marzo de 2006 se aplica un programa sistemático de controles de este tipo. 10.6. RESPUESTA DEL CONSEJO La SGC desea observar que el uso limitado de los instrumentos de gestión del NAP se debe a las condiciones propias del NAP, que solo dispone de algunos instrumentos, no documentados y que con frecuencia funcionan de forma incorrecta. La SGC considera que los métodos existentes (que el PMO no comunicó en su totalidad a los usuarios hasta mayo de 2006) son de gran utilidad, puesto que constituyen una manera de comprobar los resultados, y los servicios correspondientes, a pesar de la falta de documentación justificativa, las han utilizado tanto como ha sido posible. 10.6. RESPUESTA DE LA COMISIÓN En cada institución, cada ordenador delegado establece los procedimientos de control adaptados a su situación específica. Nunca se previó que cada institución utilizara sistemáticamente todos los mecanismos de información propuestos. La Oficina pagadora de la Comisión (PMO) ha puesto, previa petición, los informes a disposición de cada ordenador.

Para los controles anteriores, la PMO ha definido los cuadros que deben controlarse en 2002 en que se utilizó la NAP (Nouvelle Application Paie) para un primer grupo de personal de la Comisión. Posteriormente, dejó constancia documental de ello en 2003 cuando empezó a utilizarse la NAP para otros grupos y desde entonces ha aplicado estos controles previos. Estos documentos también se pusieron a disposición de otras instituciones y todos los usuarios de la NAP recibieron recientemente un documento actualizado que describe los controles mínimos sugeridos por la PMO. Habida cuenta de la experiencia anterior, especialmente en el caso de las remuneraciones pagadas en Luxemburgo, la Oficina pagadora de la Comisión (PMO) considera sus controles actuales como suficientes y no prevé, en esta fase, reforzar sus controles a posteriori. Estos últimos movilizan sus recursos con más experiencia y la PMO prevé utilizarlos en 2006 y en 2007 para contribuir a realizar un gran número de controles previos automáticos en un nuevo sistema informático (IRIS) de gestión de los derechos individuales. Cuando este sistema se ponga en marcha, la PMO revisará su estrategia de control.

10.7. Según el nuevo Estatuto, cuya entrada en vigor data del 1 de mayo de 2004, los gastos de alojamiento incurridos durante una misión se reembolsarán hasta un máximo fijado para cada país, previa presentación de justificantes (anexo VII, artículo 13 del Estatuto de los funcionarios). Contraviniendo esta norma, todas las instituciones con excepción del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas y del Defensor del Pueblo, contemplaban en su reglamento interno el pago de un importe global, situado entre el 30 y el 60 % del importe máximo permitido, a los agentes que no presentaran justificantes de gastos de alojamiento. Tras la publicación del Informe Anual del Tribunal de Cuentas Europeo relativo al ejercicio 2004, el Comité Económico y Social Europeo modificó sus normas internas, en diciembre de 2005, con el fin de garantizar el cumplimiento del Estatuto de los Funcionarios. 10.7. RESPUESTA DEL PARLAMENTO EUROPEO El Parlamento se enfrenta a problemas particulares en relación con las misiones, debido a la naturaleza de sus actividades y a la dispersión de estas en tres lugares de trabajo. La aplicación de un régimen a tanto alzado tiene en cuenta el dictamen jurídico presentado a la Mesa del Parlamento sobre este asunto y pretende establecer un equilibrio razonable entre las exigencias del marco regulador y las del entorno de trabajo específico de la Institución. Por otra parte, las disposiciones simplificadas aplicadas permiten reducir los costes administrativos generados por la gestión de un número de misiones particularmente elevado. 10.7. RESPUESTA DEL CONSEJO La SGC planteó esta cuestión en la reunión de los jefes de aAdministración el 26 de enero de 2006. Durante el debate se puso de manifiesto que las demás instituciones no están convencidas de la necesidad de cambiar sus prácticas. La SGC ha previsto celebrar debates sobre esta cuestión para llegar a una solución que deberá coordinarse entre las instituciones. 10.7. RESPUESTA DE LA COMISIÓN La guía de viajes de inspección —las normas internas de la Comisión que regulan las misiones de su personal— están siendo revisadas actualmente con el fin de tener debidamente en cuenta las observaciones del Tribunal. La adopción de las nuevas normas está prevista para principios de 2007. 10.7. RESPUESTA DEL COMITÉ DE LAS REGIONES Con respecto a los gastos incurridos durante misiones, el Comité de las Regiones ha tenido en cuenta las observaciones del Tribunal y, en consecuencia, no ha pagado en 2005 ningún importe global al personal que no hubiera presentado justificantes de haber incurrido en gastos de alojamiento. Las normas internas del Comité de las Regiones en materia de misiones serán objeto de algunas modificaciones en 2006, y esta norma se introducirá formalmente en la guía de misiones.

Observaciones específicas

10.8. La siguiente sección aborda las observaciones específicas relativas a cada una de las instituciones.

Parlamento

10.9. Al igual que en el pasado (véase el apartado 9.16 del Informe Anual relativo al ejercicio 2004), se observaron insuficiencias en los sistemas de control y supervisión relativos al pago de dietas a los diputados del Parlamento. 10.9. RESPUESTA DEL PARLAMENTO EUROPEO Para dar curso a las observaciones del Tribunal referentes a 2004, la aplicación informática destinada al pago de la indemnización de fin de mandato, en proceso de desarrollo, incluirá en el futuro información para el beneficiario sobre las condiciones para mantener el derecho a la indemnización. Esta cuestión se examinará también en el marco de los trabajos para la aplicación del Estatuto de los diputados.

Respecto de las dietas de asistencia parlamentaria, véase la respuesta al apartado 10.10.

10.10. Las normas que rigen el pago de indemnizaciones de asistencia fueron modificadas por la Mesa (órgano compuesto por el Presidente y 14 Vicepresidentes del Parlamento) en 2004. Se introdujeron nuevas disposiciones en materia de presentación de la documentación de apoyo por los diputados. Las obligaciones resultantes de las nuevas disposiciones se especificaron y explicaron en una comunicación de los cuestores a los diputados, de julio de 2005, según la cual estos debían presentar documentos justificativos de la utilización de sus dietas antes del 1 de noviembre de 2005. Al final de noviembre, menos de un 20 % de los documentos solicitados habían sido presentados. En enero de 2006, los cuestores ampliaron el plazo hasta el 17 de marzo de 2006. Por lo tanto, las nuevas normas no se aplicaron de forma adecuada en 2005, y los pagos a los proveedores de servicios o las cantidades abonadas a los asistentes por mediación de organismos pagadores (2) siguieron sin basarse en documentación de apoyo apropiada, como por ejemplo las facturas abonadas por el diputado y los justificantes detallados de los gastos del organismo pagador. 10.10. RESPUESTA DEL PARLAMENTO EUROPEO La comunicación de los Cuestores no pudo enviarse a los diputados hasta finales de julio de 2005. La aclaración facilitada por las nuevas disposiciones fue un primer paso importante. Tras la ampliación UE-10 y las elecciones parlamentarias de 2004, con todas sus consecuencias, no es de extrañar que el plazo del 1 de noviembre de 2005 resultase demasiado breve. La tarea de la administración de facilitar información también resultó difícil a causa de la complejidad de las normas, las obligaciones nacionales, diferentes en los 25 Estados miembros, y el gran número de lenguas a que había que hacer frente. Por consiguiente, los cuestores prorrogaron el plazo de presentación de justificantes por primera vez en enero de 2006 y por segunda vez, en abril de 2006. No obstante, la aplicación de la reglamentación modificada comenzó en 2005. Parte de las normas se estaban aplicando plenamente desde primeros de 2005, como la obligación de los diputados de aportar certificados de afiliación a la seguridad social y del seguro de accidentes en un plazo de tres meses a partir del inicio del contrato de trabajo. A mediados de 2006, se habían transmitido cerca del 54 % de las facturas de los prestadores de servicios relativas al periodo comprendido entre julio de 2004 y junio de 2005. Aproximadamente el 29 % de los terceros pagadores han presentado los documentos requeridos referentes a este mismo período.

Consejo

10.11. El Consejo reformó, mediante la Decision no 190/2003, en vigor a partir del 1 de enero de 2004, su sistema de reembolso de los gastos de viaje de los delegados de los miembros del Consejo. Dicho reembolso se efectúa en forma de dotaciones a tanto alzado asignadas a cada Estado miembro, que se pagan en dos entregas anuales: una en enero y otra en julio. Antes del final de febrero, cada Estado miembro facilita a la Secretaría General un desglose de la utilización de la dotación financiera recibida durante el ejercicio anterior. Las cantidades no utilizadas y los importes no justificados se deducen de los importes que hayan de abonarse en el siguiente tramo. El Tribunal constató que el nuevo sistema reducía en gran medida la carga administrativa que representa para el Consejo el reembolso de los gastos de los delegados, pero no se han realizado controles suficientes sobre la validez de las declaraciones de los Estados miembros antes del pago de la entrega de julio de 2005. 10.11. RESPUESTA DEL CONSEJO Basándose en un informe del Servicio de Auditoría Interna de la SGC sobre el funcionamiento del nuevo régimen de gastos de desplazamiento de los delegados de los miembros del Consejo un año después de su introducción en 2004, la SGC está revisando actualmente el sistema.

10.12. El pago de distintos tipos de complementos familiares se basa en la información presentada por el personal, pero no se solicita una actualización periódica de esta al personal que recibe la asignación familiar y no tiene hijos a cargo. De hecho, no existen pruebas de que se haya pedido a 676 de los 1 605 agentes de la Comisión en esta situación, con destino en Bruselas, que confirmen o actualicen sus declaraciones iniciales. Los controles también fueron insuficientes en lo que respecta a las asignaciones por hijo a cargo otorgadas por el sistema nacional, y que en ese caso habrían debido deducirse de las asignaciones abonadas con arreglo al Estatuto de los funcionarios. 10.12. RESPUESTA DE LA COMISIÓN Para cada tipo de complementos familiares, se aplica una estrategia específica de control. En lo que respecta a la asignación familiar, el resultado de cada control solo se registra sistemáticamente desde 2002. Hasta ahora, para el personal en Bruselas, la Comisión procedió a controles mediante muestreo basados en una evaluación de los riesgos. Se comprobarán, sin embargo, todos los casos mencionados durante los dos próximos años con el fin de permitir una verificación regular de toda la población afectada. Generalmente, conviene controlar los expedientes cada cuatro años a más tardar con el fin de poder recuperar los posibles importes indebidos, habida cuenta del plazo de vencimiento de cinco años impuesto por el artículo 83 del Estatuto. Por lo que se refiere a las asignaciones nacionales por hijo a cargo, se prevé utilizar el mismo mecanismo de control que el anteriormente mencionado para las asignaciones familiares.

Tribunal de Justicia

10.13. En el apartado 9.21 del Informe Anual relativo al ejercicio 2004, el Tribunal de Cuentas observó que el jefe del Servicio de Auditoría Interna era responsable de la verificación previa de las operaciones de los ordenadores, e idéntica situación se observó en el ejercicio 2005. Esta forma de intervención en la ejecución de las operaciones financieras no es compatible con la independencia plena con la que un auditor interno debería realizar sus funciones de auditoría, según el principio expuesto en el artículo 86 del Reglamento financiero. 10.13. RESPUESTA DEL TRIBUNAL DE JUSTICIA Como ya se indicó en la respuesta dada al apartado 9.21 del Informe Anual 2004, las actividades de verificación ex ante, por una parte, y de auditoría interna, por otra parte, son llevadas a cabo por distintas personas dentro de una unidad administrativa bajo la responsabilidad de un único funcionario, nombrado también auditor interno. Esta estructura administrativa se adoptó en un principio teniendo en cuenta el tamaño del Tribunal de Justicia y debido a la falta de personal especializado en las tareas de control y de gestión financiera. Por otra parte, se consideró que la responsabilidad administrativa confiada al auditor interno, consistente en la dirección de un pequeño equipo de agentes verificadores no afectaba en modo alguno a su independencia en el desempeño de sus funciones de auditoría. No obstante, habida cuenta de las observaciones formuladas al respecto por las autoridades de control y de aprobación de la gestión, la administración del Tribunal de Justicia ha propuesto, en el marco de la preparación del estado de previsiones de los ingresos y gastos correspondiente al ejercicio 2007, modificar dicha organización creando una unidad administrativa con competencia exclusiva para la verificación, dotada al efecto de dos nuevos puestos de trabajo (un administrador para encargarse de su gestión y un asistente para reforzar el equipo encargado de las verificaciones). Esta nueva estructura administrativa podría así implantarse en los próximos meses.

10.14. Durante el segundo semestre de 2005 el auditor interno llevó a cabo algunas auditorías específicas y formuló recomendaciones a los servicios pertinentes. Sin embargo, al realizar su fiscalización el Tribunal de Cuentas no pudo disponer de informes del auditor interno. 10.14. RESPUESTA DEL TRIBUNAL DE JUSTICIA Con motivo de la visita del auditor del Tribunal de Cuentas en abril de 2006 a la auditoría interna del Tribunal de Justicia, se había acordado que podría entregársele oficialmente una copia de los informes de las auditorías llevadas a cabo en 2005 tras su comunicación al Presidente del Tribunal de Justicia. Esta comunicación tuvo lugar en mayo de 2006, remitiéndose una copia de los informes al servicio competente del Tribunal de Cuentas.

Tribunal de Cuentas

10.15. El Tribunal de Cuentas ha sido objeto de una auditoría realizada por un empresa de auditoría externa independiente, que le ha expedido un «Certificado sobre la regularidad y la exactitud de los estados financieros cerrados a 31 de diciembre de 2005», acompañado de un informe titulado «Informe sobre los procedimientos administrativos y contables, la buena gestión financiera y el sistema de control interno». En este informe, el revisor estima que sus trabajos no han detectado hechos que pongan en duda la adecuación de los procedimientos administrativos y contables, así como del control interno, ni la conformidad de la gestión financiera con los reglamentos en vigor. El certificado y el informe se publicarán en el Diario Oficial.

Comité Económico y Social Europeo

10.16. El establecimiento, en 2005, de una unidad responsable de la coordinación de las actividades financieras y contractuales en los servicios conjuntos del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones permitió mejorar la planificación anual de la adjudicación de contratos y proporcionó a las unidades operativas orientaciones sobre los procedimientos de licitación. Sin embargo, persistieron algunas insuficiencias en la gestión operativa de ciertos procedimientos de adjudicación de contratos (por ejemplo, falta de tiempo suficiente para la verificación de proyectos de contratos complejos), y no se definieron claramente los procedimientos de coordinación entre la nueva unidad y las unidades operativas. 10.16. RESPUESTA DEL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO Y DEL COMITÉ DE LAS REGIONES Los Comités aprecian el reconocimiento del Tribunal de que el programa de contratación anual ha mejorado y que los servicios operativos han gozado de una orientación clara en los procedimientos de licitación. En 2005 se aprobaron los procedimientos de coordinación entre la nueva Unidad de Finanzas y Contratos de los servicios conjuntos CDR-CESE y los servicios operativos; dichos procedimientos fueron, además, publicados en Intranet. Sobre la base de la experiencia adquirida, en la segunda mitad de 2006 se podrían emitir directrices más detalladas. Además, en 2006, los agentes que se encargan de la verificación han participado de forma más sistemática en las primeras fases de los procedimientos de contratación pública, y los servicios jurídicos han aprobado y publicado en Intranet 28 modelos de documentos para contratación pública.

Comité de las Regiones

10.17. Las observaciones formuladas en el apartado 10.16 también se refieren al Comité de las Regiones.

10.18. A raíz de la fiscalización del Tribunal en el marco de la DAS 2004 y de dos auditorías internas, la administración del Comité de las Regiones solicitó a ciertos beneficiarios de transferencias de emolumentos a las que se aplica un coeficiente corrector que presentasen justificantes adicionales. Varias transferencias que no habían sido efectuadas de forma regular antes de mayo de 2004, o para las que los beneficiarios no habían presentado suficientes justificantes, fueron interrumpidas. En 2005, no se reembolsó a la administración ninguna cantidad percibida en exceso, aunque en virtud del artículo 85 del Estatuto de los funcionarios «las cantidades percibidas en exceso darán lugar a su devolución si el beneficario hubiere tenido conocimiento de la irregularidad del pago o si esta fuere tan evidente que no hubiere podido dejar de advertirla». 10.18. RESPUESTA DEL COMITÉ DE LAS REGIONES La auditoría interna de las transferencias de salarios solicitada por el Secretario General se completó en febrero de 2006, y el Tribunal de Cuentas recibió una copia de la misma. La administración, por lo tanto, está procediendo a la recuperación de los pagos efectuados en exceso, que afectan a un número limitado de funcionarios. La mayor parte de las recomendaciones de la auditoría ya se han aplicado.

Defensor del Pueblo y Supervisor Europeo de Protección de Datos

10.19. La fiscalización no dio lugar a ninguna observación significativa.

Conclusión general

10.20. En todas las instituciones se realizaron mejoras para adaptar sus sistemas de control y supervisión a los requisitos del nuevo Reglamento financiero. La fiscalización del Tribunal puso de manifiesto que, a pesar de las insuficiencias mencionadas en los apartados anteriores, los sistemas de control y supervisión resultaban adecuados para gestionar el riesgo relativo a la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas de los gastos administrativos de las instituciones. Dicha fiscalización no puso de relieve errores significativos que afecten a la legalidad y regularidad de los gastos administrativos.

Informes Especiales publicados desde el último Informe Anual

10.21. Informe Especial no 9/2006 sobre los gastos de traducción de la Comisión, el Parlamento y el Consejo.

AGENCIAS DE LA UNIÓN EUROPEA

10.22. La fiscalización de las agencias de la Unión Europea (en lo sucesivo denominadas «las agencias») se recoge en los informes anuales específicos. Durante el ejercicio 2005, el Tribunal procedió a la fiscalización de 18 agencias, cuyos presupuestos se elevaron a un total de 926,8 millones de euros en 2005, frente a 885,3 millones de euros en 2004 y el número total de puestos estatutarios aumentó de 2 233 en 2004 a 2 644 en 2005. En el cuadro 10.3 figuran los principales datos al respecto. 10.22. RESPUESTA DE LA COMISIÓN Las agencias son independientes y tienen un procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria separado para sus gastos administrativos. Así pues, las observaciones del Tribunal son una cuestión para las propias agencias. En los casos en que lo soliciten, la Comisión proporciona ayuda y apoyo, por ejemplo, para ayudarlas a comprender e interpretar las normas así como para introducir medidas de control interno.

Cuadro 10.3 — Agencias de la Unión Europea — Datos principales Agencias de la Unión Europea Sede Año de creación Presupuesto (4) (millones de euros) Puestos estatutarios 2004 2005 2004 2005 Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional Salónica 1975 16,6 16,6 88 91 Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo Dublín 1975 18,1 18,8 91 94 Agencia Europea de Medio Ambiente Copenhague 1990 33,6 32,1 115 115 Fundación Europea de Formación Turín 1990 18,4 26,7 104 104 Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías Lisboa 1993 12,2 13 77 77 Agencia Europea de Medicamentos Londres 1993 99,1 110,1 314 379 Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea Luxemburgo 1994 29,8 28,4 181 181 Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales Angers 1994 11,3 10,5 38 38 Oficina de Armonización del Mercado Interior Alicante 1994 190 218,4 675 675 Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo Bilbao 1995 10,7 13,4 38 40 Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia Viena 1997 7,9 8,2 34 37 Agencia Europea de Reconstrucción Salónica 2000 374,6 276,5 114 114 Eurojust La Haya 2002 9,3 13 76 87 Agencia Europea de Seguridad Aérea Colonia 2002 11,3 57,5 95 200 Agencia Europea de Seguridad Marítima Lisboa (5) 2002 13,3 35,3 55 95 Agencia Europea de Seguridad Alimentaria Parma 2002 29,1 36,7 138 194 Agencia Europea de la Seguridad de las Redes y de la Información Heraklion (6) 2003 — 6,8 — 38 Agencia Ferroviaria Europea (7) Valenciennes 2003 — — — — Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades Estocolmo 2005 — 4,8 — 85 Total 885,3 926,8 2 233 2 644

10.23. En varias agencias la ejecución presupuestaria se caracteriza por una limitada utilización de los créditos, hecho debido principalmente a una planificación que no tiene en cuenta las capacidades organizativas de las agencias. La limitada utilización de los créditos contrasta con los importantes márgenes de tesorería de los que disponen algunas de ellas. El Tribunal constató que, al proceder a desembolsos de fondos en favor de las agencias, la Comisión no respetaba sistemáticamente la norma en virtud de la cual las transferencias de fondos deberán basarse en estimaciones regulares y justificadas de sus necesidades de tesorería. 10.23. RESPUESTA DE LA COMISIÓN Las insuficiencias en la ejecución del presupuesto en las agencias se ha puesto de manifiesto sistemáticamente en las auditorías realizadas por el Servicio de Auditoría Interna (SAI) en su papel de auditor interno de las agencias. Según el artículo 50 del Reglamento financiero marco (CE) no 2343/2002, cada organismo «presentará a la Comisión, de acuerdo con las condiciones y periodicidad convenidas con esta, solicitudes de pago de la totalidad o de parte de la subvención comunitaria respaldadas por una previsión de tesorería». Por regla general, la Comisión efectúa pagos a plazos. Una vez que la Comisión recibe las cuentas anuales de las agencias aprobadas por su Consejo de administración, la Comisión debe recuperar los importes que no fueron gastados. La Comisión va sin embargo a examinar atentamente los casos planteados por el Tribunal y, si es preciso, recordar los procedimientos a los ordenadores delegados, únicos responsables para aprobar las solicitudes de las agencias.

10.24. En varios casos, las agencias no evaluaron sus riesgos operativos. Por lo que respecta a la contratación de personal y a los procedimientos de adjudicación de contratos, el Tribunal de nuevo señaló debilidades en el cumplimiento del principio de transparencia en la toma de decisiones. El Tribunal considera que el auditor interno de la Comisión, que también desempeña el cargo de auditor interno de cada una de las agencias financiadas mediante fondos comunitarios, debería proseguir sus esfuerzos con el fin de mejorar los sistemas de control interno de las agencias. 10.24. RESPUESTA DE LA COMISIÓN La introducción del control interno, la evaluación de sus riesgos operativos así como el cumplimiento de los procedimientos de contratación y adjudicación de contratos son responsabilidad exclusiva de la dirección de la agencia. Sin embargo, los informes de auditoría de la SAI sobre las agencias presentados desde 2004 contienen recomendaciones muy precisas sobre el control interno. Por lo que se refiere a la contratación, la Comisión publica directrices, permite a los organismos el acceso a sus bibliotecas de información financiera y a su servicio de ayuda y ofrece formación a la «Red jurídica interagencias» (Inter Agency Legal Network, IALN). El 16 de diciembre de 2005, la Comisión adoptó directrices para la política de personal en los organismos reguladores que recomiendan una normalización de los procedimientos de selección a través de una mayor implicación de la EPSO.

10.25. De forma general, el Tribunal constató que la gestión por actividades no se había introducido en las agencias pese a las recomendaciones del reglamento financiero marco aplicable, siguiendo el ejemplo del presupuesto general. El Reglamento financiero prevé asimismo el establecimiento de una contabilidad patrimonial a partir del ejercicio 2005. Dado que los estados financieros de las agencias están consolidados con las cuentas de las instituciones comunitarias, la Comisión debería proporcionarles un mayor apoyo directo que les permita cumplir las normas establecidas por su contable. 10.25. RESPUESTA DE LA COMISIÓN En virtud de su propio Reglamento financiero elaborado sobre la base del Reglamento financiero marco (CE) no 2343/2002, las agencias están obligadas, en el caso de los gastos (artículo 30) a presentar una «nomenclatura en la que se recoja una clasificación por destino». La Comisión considera que la gestión de la presupuestación por actividades debería introducirse progresivamente en las agencias, en particular, a la luz de lo propuesto en las auditorías de la SAI, que destacan sistemáticamente su necesidad. La Comisión espera que las agencias apliquen las nuevas normas relativas a la contabilidad de ejercicio y que estas se reflejen enteramente tanto en la información dada a efectos de consolidación como en las cuentas individuales de las agencias. La Comisión ha proporcionado a las agencias una detallada orientación a través de reuniones y manuales en materia de aplicación correcta de las normas.

10.26. Al llevar a cabo sus controles en las agencias, el Tribunal observó que la Comisión facilitaba a estas un apoyo sobre el terreno limitado, a pesar de la complejidad creciente de las normas de gestión comunitarias y del incremento de las responsabilidades de la Comisión con respecto a las agencias (8). El hecho de que estas sean independientes no significa que la Comisión deba abstenerse de tomar iniciativas globales para aportar el apoyo técnico que necesiten, dado su reducido tamaño. 10.26. RESPUESTA DE LA COMISIÓN La Comisión proporciona apoyo a las agencias, por ejemplo, en materia de contabilidad, contratación, política de personal y auditoría (véanse las respuestas a los apartados 10.23, 10.24 y 10.25), pero el número de las agencias en cuestión impide proporcionar esta ayuda in situ.

10.27. Varias agencias crearon un servicio conjunto para ayudar a los usuarios de estas a adaptar los sistemas informáticos de gestión financiera de forma que resulten compatibles con los utilizados por la Comisión. El servicio en cuestión, denominado «Servicio Común de Apoyo» (Common Support Service), cuyo presupuesto anual ronda los 400 000 euros, carece de personalidad jurídica propia (9). Desde el ejercicio 2000, estos fondos (1,8 millones de euros aproximadamente) fueron gestionados por el Servicio Común de Apoyo con independiencia de los sistemas presupuestarios de las agencias. Aunque la idea de cooperación entre las agencias deba fomentarse, la forma que revista no debería ignorar los principios presupuestarios de unidad y de transparencia. Sería conveniente rectificar esta situación con el apoyo de la Comisión, en particular mediante la gestión de las contribuciones de las agencias al Servicio Común de Apoyo como ingresos afectados. 10.27. RESPUESTA DE LA COMISIÓN El CSS (Servicio común de apoyo) es un ejemplo de buena cooperación entre las agencias con el fin de compartir los costes y los conocimientos. Los anticipos pagados al CSS figuran entre los gastos presupuestarios de las agencias que utilizan el servicio. El saldo de la cuenta bancaria del CSS aparece en las cuentas provisionales de la Agencia Europea de Evaluación de los Medicamentos (EMEA) para el ejercicio 2005 (la EMEA presidió el CSS en 2005). Sin embargo, como así lo indicó el Tribunal, conviene que la presentación de esta cooperación en las cuentas de las agencias respete los principios presupuestarios de unidad y transparencia. Las agencias son enteramente independientes de la Comisión y esta última no tiene ningún poder de control sobre las actividades financieras de las agencias. La Comisión examinará, sin embargo, las observaciones del Tribunal con las agencias. Asimismo, la mayoría de los usuarios actuales del sistema de gestión financiera apoyado por el CSS ha solicitado vincularse directamente con la contabilidad de ejercicio y recibir apoyo de la Comisión. Está previsto acceder a esta solicitud a partir de 2007.

ESCUELAS EUROPEAS

10.28. El informe anual específico del Tribunal relativo a las Escuelas Europeas (no publicado en el Diario Oficial) se transmite al Consejo Superior y a los directores de dichas escuelas. El presupuesto de las escuelas para 2005, que ascendió a 227 millones de euros, se financió principalmente mediante subvenciones de la Comisión (127 millones de euros) y mediante contribuciones de los Estados miembros (50 millones de euros). En el cuadro 10.4 se muestran los principales datos relativos a las Escuelas Europeas.

10.29. El Informe del Tribunal relativo al ejercicio 2005 sobre las Escuelas Europeas todavía no ha sido aprobado.