ES EN Diario Oficial de la Unión Europea C 318/1

Informe de actividad del Comité de Vigilancia de la OLAF

febrero de 2013-enero de 2014

(2014/C 318/01)

Miembros del Comité de Vigilancia de la OLAF Johan DENOLF (Presidente) Comisario en Jefe, Director de la Dirección de Delitos Económicos y Financieros de la Policía Federal y miembro de la Unidad de Inteligencia Financiera, Bélgica Herbert BÖSCH Antiguo diputado del Parlamento Europeo Antiguo Presidente de la Comisión de Control Presupuestario del Parlamento Europeo, Austria Catherine PIGNON Fiscal General del Tribunal de Apelación de Angers, Francia Jens MADSEN Fiscal del Estado para Delitos Económicos e Internacionales, Dinamarca Tuomas PÖYSTI Auditor General de Finlandia, Presidente del Tribunal de Cuentas, Finlandia

ÍNDICE

DECLARACIÓN DE MISIÓN 3

PREFACIO DEL PRESIDENTE 4

SÍNTESIS 5

1 SUPERVISIÓN DE LAS INVESTIGACIONES DE LA OLAF 5

Instrucciones dirigidas al personal sobre los procedimientos de investigación 6

Prioridades políticas de investigación 6

Selección de casos en la OLAF 7

Duración de las investigaciones 7

Casos transmitidos a autoridades judiciales nacionales 8

Decisiones de diferir la información a la institución, órgano u organismo 9

Recomendaciones formuladas por el Director General de la OLAF 9

Procedimientos de la OLAF para la gestión de reclamaciones 10

Reclamaciones y peticiones dirigidas al Comité de Vigilancia 10

2 SUPERVISIÓN DE LA GESTIÓN DE LA FUNCIÓN DE INVESTIGACIÓN DE LA OLAF 11

Anteproyecto de presupuesto para 2014 11

Reorganización de la OLAF y encuestas de satisfacción del personal 12

3 COOPERACIÓN CON LA OLAF 12

Curso dado por la OLAF a las recomendaciones formuladas por el Comité de Vigilancia 12

Nuevos acuerdos de trabajo con la OLAF 12

4 COOPERACIÓN CON LA OLAF 13

Relaciones con las instituciones de la UE 13

Intercambio de opiniones con las instituciones 13

Audiencia pública del Parlamento Europeo sobre las garantías procedimentales 13

Sociedad civil 13

5 GOVERNANZA DEL COMITÉ DE VIGILANCIA 14

Función del Comité de Vigilancia con arreglo al Reglamento (UE, Euratom) n o 883/2013 14

Prioridades y objetivos 14

Código de conducta 14

Métodos de trabajo 14

6 SECRETARÍA DEL COMITÉ DE VIGILANCIA 15

ANEXOS 16

DECLARACIÓN DE MISIÓN

Artículo 15, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: El Comité de Vigilancia seguirá regularmente el ejercicio por la Oficina de la función de investigación, a fin de fortalecer la independencia de la Oficina en el ejercicio adecuado de las competencias que le atribuye el presente Reglamento. El Comité de Vigilancia seguirá en particular la evolución de la aplicación de las garantías procedimentales y la duración de las investigaciones a la vista de la información que proporcione el Director General de conformidad con el artículo 7, apartado 8.

Como indica el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 (1), la misión del Comité de Vigilancia (CV) de la OLAF consiste en fortalecer la independencia de la Oficina en el ejercicio adecuado de las competencias que se le atribuyen (2). Para cumplir esta misión, el legislador de la Unión Europea encomendó al CV una triple función:

— El CV es el organismo supervisor de la OLAF y un guardián de la independencia de la Oficina; lleva un seguimiento regulardel desempeño de la función investigadora de la OLAF y, en particular, de cómo evoluciona la aplicación de las garantías procedimentales y la duración de las investigaciones.

— El CV desempeña un papel consultivo respecto del Director General de la OLAF, al que presta asistencia en el cumplimiento de sus responsabilidades: — comunicándole los resultados de la supervisión realizada por el CV de la ejecución de la función de investigación de la OLAF, la aplicación de garantías procedimentales y la duración de las investigaciones, así como, en caso necesario, formulando recomendaciones apropiadas; — presentándole dictámenes que incluyen, si procede, recomendaciones sobre, entre otras cosas, los recursos necesarios para ejecutar la función de investigación de la OLAF, sobre las prioridades de investigación y sobre la duración de esta; — presentándole sus observaciones (incluidas, si procede, recomendaciones) sobre las directrices relativas a los procedimientos de investigación (y sus modificaciones) adoptadas por el Director General de conformidad con el artículo 17, apartado 8, del Reglamento.

— El CV es un interlocutor de las instituciones de la UE, a las cuales presenta informes sobre sus actividades, a cuya petición puede emitir dictámenes y con las que intercambia opiniones políticas, con lo que proporciona a las instituciones de la UE unos conocimientos únicos procedentes de su experiencia supervisora.

PREFACIO DEL PRESIDENTE

Como Presidente del Comité de Vigilancia de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, tengo el placer de presentar el Informe Anual de Actividad de nuestro Comité, de conformidad con el artículo 15, apartado 9, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.

En este segundo Informe de Actividad del actual Comité de Vigilancia se ofrece una visión de conjunto de las principales actividades llevadas a cabo durante el período de referencia, del 1 de febrero de 2013 al 31 de enero de 2014.

Los capítulos 1 y 2 proporcionan una reseña completa de las actividades de supervisión del CV. Se centran en la supervisión de la ejecución por la OLAF de su función de investigación y en la gestión de la OLAF de dicha función. Los capítulos 3 y 4 se refieren a las relaciones del CV con la OLAF y con otras instituciones de la UE y partes interesadas. Los capítulos 5 y 6 presentan una visión general de los métodos de trabajo del Comité y de los documentos políticos adoptados por este, así como diferentes consideraciones relativas a su Secretaría.

Al término del período de referencia, uno de los Miembros del CV, el Sr. Jens Madsen, dejó el Comité para asumir el reto de un cargo nuevo y complejo en la Administración de su país. Me gustaría aprovechar la oportunidad que me brinda este informe para agradecerle la valiosa aportación que ha realizado a la labor del Comité, y dar la bienvenida a un nuevo Miembro, el Sr. Dimitrios Zimianitis, que se incorporó el 1 de febrero de 2014.

Por último, querría agradecer especialmente al personal de nuestra Secretaría su valiosísimo apoyo y su excelente trabajo, que han contribuido en gran medida a la eficacia de nuestra supervisión de la función de investigación de la OLAF.

Bruselas, 12 de marzo de 2014 Johan DENOLF

SÍNTESIS

Actividades de supervisión

Análisis y evaluación de:

— 56 casos en los que ha sido necesario remitir información a las autoridades judiciales nacionales;

— 186 informes de nueve meses;

— 293 dictámenes sobre selección de casos;

— 14 reclamaciones y peticiones individuales;

— 1 reclamación de una institución de la UE;

— 2 peticiones de acceso público a los documentos del CV;

— 1 petición de cooperación de una autoridad judicial nacional.

Dictámenes e informes

— 4 dictámenes relativos a la ejecución y la gestión de la función de investigación de la OLAF: — Dictamen no 1/2013: Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2014; — Dictamen no 2/2013: Establecimiento de un procedimiento interno de la OLAF de tramitación de reclamaciones; — Dictamen no 1/2014: Prioridades políticas de investigación de la OLAF; — Dictamen no 2/2014: Selección de casos en la OLAF.

— Informe Anual de Actividad de 2012

Documentos de posición y documentos políticos

— Documento de posición sobre el «Refuerzo de las garantías de procedimiento en la OLAF»;

— Observaciones sobre los procedimientos de investigación en la OLAF;

— Documento sobre la misión y las competencias del CV a la luz del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 y la estrategia a medio plazo;

— Directrices de supervisión (en curso);

— Modificación del Reglamento interno (en curso).

Cooperación

— Aplicación de nuevos acuerdos de trabajo con la OLAF.

1 SUPERVISIÓN DE LAS INVESTIGACIONES DE LA OLAF

1. El Comité de Vigilancia de la OLAF (CV) supervisa diferentes aspectos de las actividades de investigación de la OLAF sobre la base de la información que el Director General de la OLAF (DG de la OLAF) está obligado a facilitarle y de la información solicitada por el CV por iniciativa propia.

Artículo 15, apartado 1, párrafo tercero, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: El Comité de Vigilancia remitirá al Director General dictámenes, y también si procede recomendaciones, sobre, entre otras cosas, los recursos necesarios para llevar a cabo la función de investigación de la Oficina, sus prioridades de investigación y la duración de las investigaciones. Dichos dictámenes se emitirán por iniciativa propia, a instancias del Director General o a petición de una institución, órgano u organismo, sin que, no obstante, ello perjudique el desarrollo de las investigaciones en curso.

Instrucciones dirigidas al personal sobre los procedimientos de investigación

2. El 7 de febrero de 2013, el DG de la OLAF facilitó al CV copia de una versión modificada de las Instrucciones dirigidas al personal sobre los procedimientos de investigación (IPPI). El 5 de julio de 2013, entregó al CV una segunda versión modificada de las IPPI, destinada a adecuar los procedimientos de investigación de la OLAF a los nuevos acuerdos previstos en el (proyecto de) Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013. El 31 de julio de 2013, el DG de la OLAF informó al CV de su intención de adoptar las IPPI modificadas.

3. Al tiempo que subrayaba la imposibilidad de llevar a cabo un análisis profundo de las IPPI modificadas en un espacio de tiempo tan breve, el 30 de julio de 2013 el CV formuló diversas observaciones y preguntas sobre las IPPI modificadas (3). En particular, el CV examinó las disposiciones relativas al procedimiento de selección y la realización de actividades de investigación y coordinación.

4. El CV consideró que, entre otras cosas, las IPPI tenían que: — Mencionar explícitamente la noción de «sospecha suficiente», como se establece en el Reglamento, como condición previa para iniciar una investigación. — Estructurar claramente la separación de seleccionadores y revisores en la Unidad de Selección y Revisión de las Investigaciones. — Mantener una distinción clara entre investigaciones internas y externas, pues las correspondientes atribuciones de investigación de la OLAF son diferentes. — Incluir disposiciones para organizar un seguimiento interno más amplio del control de la legalidad, no solo de las actividades de investigación mencionadas en las IPPI, sino también de las que no se prevén de manera específica en las IPPI pero que podrían interferir en los derechos de las personas afectadas.

5. El 5 de septiembre de 2013, a petición del CV, el DG de la OLAF presentó sus comentarios, así como información adicional, sobre las cuestiones planteadas por el CV. Además informó al CV, teniendo en cuenta algunos de los comentarios de este, de la finalización de las modificaciones de las IPPI, y le presentó el informe final de las nuevas Directrices de los Procedimientos de Investigación para el personal de la OLAF, que sustituyen a las IPPI.

Prioridades políticas de investigación

6. El Dictamen no 1/2014 evaluaba las Prioridades políticas de investigación (PPI) establecidas anualmente por el DG de la OLAF y publicadas en el Plan de Gestión anual (4).

7. El CV comparó las PPI de 2012 y 2013 con el proyecto de PPI para 2014 y acogió con satisfacción la mejora de la definición de este, resultado de los comentarios formulados por el Comité durante las reuniones técnicas con el DG de la OLAF, en el sentido de que las PPI no deben contener principios generales (que se deberían tener siempre en cuenta al decidir sobre la posibilidad de iniciar o no una investigación), sino únicamente los ámbitos o tipos concretos de fraude que la OLAF debería abordar con carácter prioritario.

8. El CV consideró que, en el proyecto de PPI para 2014, quedaban totalmente excluidos los indicadores financieros, sobrevalorados en años anteriores. El CV destacó que tales indicadores deberían tenerse en cuenta al evaluar la gravedad del riesgo de fraude y podían resultar útiles como elemento de referencia y como directrices internas para la aplicación del principio de proporcionalidad. Por otra parte, el CV llamó la atención sobre la necesidad de volver a plantearse la política de subsidiariedad/valor añadido y de aplicarla con cautela, así como sobre la necesidad de una evaluación regular de las PPI.

9. El CV señaló la necesidad de aclarar las PPI y recomendó que el DG de la OLAF publicara unas directrices sobre la aplicación de los principios de selección establecidos por el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 y entablara con las partes interesadas un diálogo constructivo sobre la determinación y la aplicación de las PPI, en particular en relación con los indicadores financieros y el posible seguimiento de los casos desestimados cuando su evaluación lleva a la conclusión de que hay suficientes sospechas de fraude. De momento, sigue siendo difícil para el CV apreciar los resultados de la OLAF en los ámbitos cubiertos por las PPI, pues la OLAF no ha realizado ninguna evaluación del impacto de estas. Así pues, el CV pidió al DG de la OLAF una evaluación de los resultados de la aplicación de las PPI en 2012 y 2013 en cada uno de los ámbitos prioritarios, junto con un resumen de los comentarios formulados por las partes interesadas.

Selección de casos en la OLAF

10. El Dictamen no 2/2014 sobre la Selección de casos en la OLAF (5) evaluaba la eficacia, la calidad y la transparencia del proceso de selección en la OLAF. Para la evaluación, el CV se basó, entre otras cosas, en el análisis de una muestra de 293 dictámenes de la Unidad de Selección y Revisión de las Investigaciones (USRI) de la OLAF que recomendaba la desestimación de casos o la apertura de casos de investigación y coordinación.

11. En primer lugar, el CV evaluó la eficacia de la función de selección examinando los recursos puestos a disposición de la USRI para el desempeño de sus tareas y los resultados concretos conseguidos en 2012 y 2013. El CV consideró que, en ocasiones, los conocimientos técnicos, de investigación y lingüísticos eran insuficientes y también lo era la demostración del análisis jurídico, que en algunos casos el tiempo asignado para las investigaciones (periodo bimensual obligatorio) no parecía adecuado y que se necesitaba asimismo un procedimiento claro de gestión de los confidentes.

12. A continuación, el CV evaluó la calidad de los dictámenes a la luz de su conformidad con los criterios de selección establecidos por el DG de la OLAF. El CV consideró que las instrucciones sobre la ejecución de los criterios de selección no se habían respetado de manera estricta: al evaluar la competencia de la OLAF para actuar no se habían tenido suficientemente en cuenta los instrumentos jurídicos pertinentes, y los selectores carecían de indicadores precisos para evaluar la suficiencia de la información. Además, cuando existían tales indicadores, su aplicación no era constante ni coherente. Por otra parte, el uso de declaraciones sin fundamento era frecuente.

13. Por último, se analizó la transparencia del proceso de selección examinando el flujo de información a lo largo del proceso de selección, en particular en lo relativo a la cooperación entre la USRI y las unidades de investigación.

14. El CV dirigió al DG de la OLAF diversas recomendaciones destinadas a mejorar la función de selección de la USRI. Como conclusión general de su evaluación, el CV formuló la recomendación final de que la OLAF llevase a cabo una evaluación interna de las actividades de la Unidad para establecer, entre otras cosas, el nivel necesario de recursos, los puntos fuertes y los puntos débiles de la unidad y la «tasa de error» de los casos evaluados. El CV pidió asimismo que, un año después de su adopción, el DG le informara del curso dado a las recomendaciones contenidas en el dictamen.

Duración de las investigaciones

Artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999: Cuando una investigación dure más de nueve meses, el Director informará al Comité de vigilancia de las razones que no permiten concluir aún la investigación, así como del plazo previsible necesario para su conclusión. Artículo 7, apartado 8, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: Si no pudiera concluirse una investigación dentro de los 12 meses siguientes a su inicio, el Director General, al finalizar dicho período de 12 meses y posteriormente cada seis meses, informará al Comité de Vigilancia indicando las razones y medidas correctoras previstas a fin de acelerar la investigación.

15. El CV controló la duración de las investigaciones de la OLAF utilizando, como fuente de información, los informes de nueve meses (6) y los informes elaborados en los casos transmitidos a las autoridades judiciales nacionales presentados por la OLAF en virtud del antiguo Reglamento (CE) no 1073/1999, así como otros documentos relacionados con los casos cuando se dio acceso al Sistema de Gestión de Casos (CMS) de la OLAF.

16. El CV empezó a analizar las razones aducidas por la OLAF para explicar que la duración de los casos fuera superior a nueve meses: complejidad de la cuestión investigada, falta de recursos, baja prioridad del caso, falta de cooperación. El CV ha señalado la divergencia entre las direcciones de investigación y sus unidades en la precisión de las explicaciones facilitadas. El análisis del CV aún no ha concluido.

17. El Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 introdujo dos cambios importantes que permiten al CV mejorar el control de la duración de las investigaciones: la sustitución de los informes de nueve meses por informes de 12 meses (que se adaptan mejor a la realidad, pues la mayoría de las investigaciones de la OLAF duran más de 12 meses) y la nueva obligación de la OLAF de presentar informes con periodicidad de seis meses, que permiten al CV hacer el seguimiento de todo el ciclo de una investigación.

18. El 31 de enero de 2014, el CV recibió, por vez primera, 83 informes de nueve meses de un total de 243 casos que se habían prolongado más de 12 meses. El CV observó con preocupación que, aunque la OLAF había revisado el formulario de trabajo utilizado para esos informes con arreglo a los requisitos contenidos en el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, la información que contenían los nuevos informes enviados al Comité era insuficiente, en particular en cuanto a los elementos que le hubieran permitido comprobar la existencia potencial de retrasos indebidos en las investigaciones. A título de ejemplo, 33 de los 83 informes de casos de duración superior a 12 meses mencionaban las razones y las medidas correctoras previstas para acelerar la investigación, pero no proporcionaban ningún tipo de información objetiva (descripción de los hechos, etapas de la investigación adoptadas por la OLAF y cronología de estas, periodos potenciales de inactividad, tipo de fraude, impacto financiero, consideraciones relativas a la prescripción, etc.), sin la cual es imposible que el CV evalúe de manera exhaustiva la duración de una investigación. Aunque el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 ha reforzado el papel que el CV desempeña en la duración de las investigaciones, la OLAF no le facilita por iniciativa propia información suficiente para que cumpla esta misión. Tras abordar esta cuestión en una reunión con el DG de la OLAF, el CV espera que los informes que le lleguen en el futuro sean más descriptivos.

19. La OLAF informó al CV, en una reunión técnica, de las herramientas que utiliza para controlar la duración de los casos, que consisten principalmente en un sistema de aviso en el CMS de las fechas en las que se deben presentar los informes de 12 meses y de seis meses. Además, la OLAF ha creado en las unidades de investigación una nueva estructura de mandos intermedios encargada de, entre otras cosas, controlar la duración de las investigaciones. El CV acoge con satisfacción los esfuerzos de la OLAF y su voluntad de mejorar el conocimiento de las limitaciones de tiempo entre los investigadores. Al mismo tiempo, el CV destaca que los informes de 12 meses y de seis meses que recibe podrían ser una buena herramienta de gestión para el control por la propia OLAF de la duración de las investigaciones, que de momento resulta imposible dada la falta de contenido fundamental de que la mayoría de estos informes adolece. Esto es especialmente importante en los casos cuya prolongada duración puede afectar negativamente a la reputación y la vida profesional de las personas afectadas o puede dar lugar a la prescripción de los procedimientos jurídicos nacionales subsiguientes.

Casos transmitidos a autoridades judiciales nacionales

Artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999: El Director informará al Comité de los casos en los que se precise transmitir información a las autoridades judiciales de un Estado miembro. Artículo 17, apartado 5, párrafo tercero, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: El Director General informará periódicamente al Comité de Vigilancia: […] b) de los asuntos en los que la información se haya transmitido a las autoridades judiciales de los Estados miembros […].

20. El Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 introdujo un cambio importante en relación con los casos que la OLAF pretende remitir a autoridades judiciales nacionales: la OLAF no tiene que informar al CV de esos casos antes de transmitirlos [como sucedía de conformidad con el antiguo Reglamento (CE) no 1073/1999], sino periódicamente, después de transmitirlos.

21. Entre el 1 de febrero de 2013 y el 30 de septiembre del mismo año (hasta la entrada en vigor del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013), el CV recibió 56 casos (7) en los que se precisaba transmitir información a autoridades judiciales nacionales. El acceso pleno solicitado por el CV a documentos relacionados con casos en el CMS se concedió en 18 casos.

22. Pero el CV no pudo examinarlos a fondo antes de su transmisión a las autoridades judiciales nacionales, pues solo podía acceder a los expedientes de los casos del CMS tras la expiración del periodo de cinco días previsto en los anteriores acuerdos con la OLAF. La evaluación por el CV de la solicitud de garantías procedimentales de la OLAF se basa principalmente en la información contenida en los dictámenes sobre los informes finales o provisionales y las recomendaciones formuladas por la USRI (8) y, cuando se concedía acceso a los casos, en los documentos relacionados con estos registrados en el CMS. El CV observó que, de conformidad con la totalidad de los dictámenes de la USRI, todas las actividades de investigación se llevaron a cabo según las disposiciones jurídicas aplicables. Sobre la base de estos dictámenes y otros documentos examinados, el CV solo identificó problemas aislados en relación con el respeto de las garantías procedimentales por la OLAF [por ejemplo, en un caso, la persona afectada no fue informada de que la investigación se había completado, y en otro se carecía de mandato escrito para entrevistar a la persona afectada (9)].

23. En un caso, una persona afectada comunicó al CV una supuesta infracción grave del requisito de confidencialidad por parte de la OLAF. Sin embargo, dado que el CV carece de instrumentos de investigación adecuados (el incidente no se mencionaba en el expediente del caso de la OLAF), solo pudo remitir la reclamación al DG de la OLAF, quien negó la existencia de tal infracción.

24. El 31 de enero de 2014, el CV recibió información sobre otros 17 casos más en los que se había transmitido información a las autoridades judiciales de los Estados miembros desde el 1 de octubre de 2013 (a partir de la entrada en vigor del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013). Dado que esta información llegó el último día del periodo cubierto por el informe de actividad, el CV pedirá información adicional y examinará estos casos más adelante, en 2014.

Decisiones de diferir la información a la institución, órgano u organismo

Artículo 4, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: Cuando las investigaciones internas revelen que un funcionario, otro agente, un miembro de una institución u órgano, un directivo de un organismo, o un miembro del personal puede verse afectado por la investigación, se informará al respecto a la institución, órgano u organismo al que pertenezca dicha persona. (…) En casos excepcionales, el Director General podrá diferir dicha información sobre la base de una decisión motivada, que se transmitirá al Comité de Vigilancia tras el cierre de la investigación.

25. El Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 introdujo por primera vez la obligación de que, una vez cerrada una investigación el DG de la OLAF transmitiera al CV su decisión razonada de diferir la información a una institución, órgano u organismo al que pertenezca la persona afectada por una investigación interna. El 31 de enero de 2014, la OLAF informó al CV de la inexistencia de retrasos desde la entrada en vigor del Reglamento.

Recomendaciones formuladas por el Director General de la OLAF

Artículo 11, apartado 7, del Reglamento (CE) no 1073/1999: El Director informará al Comité de los casos en los que la institución, el órgano o el organismo interesados no hayan dado curso a las recomendaciones que aquél hubiere formulado. Artículo 17, apartado 5, párrafo tercero, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: El Director General informará periódicamente al Comité de Vigilancia: a) de los asuntos en los que no se hayan seguido las recomendaciones formuladas por el Director General […].

26. Durante el periodo de referencia y, de hecho, desde el principio de su mandato, el CV ha recibido información muy limitada sobre los casos en que no se han seguido las recomendaciones formuladas por el Director General. La investigación del CV por iniciativa propia lleva a la conclusión de que, como en años anteriores, no se ha seguido un número considerable de tales recomendaciones. En sus informes de actividad previos, el CV destacó que la propia OLAF no parecía haber estado dotada, en el pasado, de herramientas de seguimiento apropiadas para llevar a cabo un control adecuado de la aplicación de sus recomendaciones por las autoridades nacionales y de la UE.

27. Tras la reorganización de la OLAF en 2012, el control de la aplicación de sus recomendaciones se descentralizó a las unidades de investigación. Actualmente, la OLAF está trabajando en el desarrollo y la aplicación de nuevas herramientas de seguimiento que le permitirán controlar mejor los resultados y el impacto de sus recomendaciones. El CV observó que la OLAF ya hacía un esfuerzo considerable por medir la aplicación de sus recomendaciones, y en particular las de carácter judicial y financiero. Por ejemplo, la OLAF está revisando más de 600 casos cerrados con recomendaciones judiciales. El CV observó con interés la plantilla de evaluación utilizada para esta revisión, con arreglo a la cual las autoridades judiciales nacionales cotejaron el seguimiento de la evaluación con las fases clave de los procedimientos judiciales nacionales (apertura de una investigación penal, resoluciones de imputación o sobreseimiento, decisión de absolución o condena, etc.). En cuanto al seguimiento financiero, la OLAF intenta mejorar sus procedimientos para poder establecer los importes recuperados efectivamente para el presupuesto de la UE.

28. El CV reconoce la complejidad de este ejercicio aún en curso y acoge con satisfacción la voluntad de la OLAF de mejorar sus herramientas de seguimiento. Sin embargo, en esta fase, y a falta de la información pertinente, resulta prematuro que el CV aprecie el impacto de los cambios derivados de la reorganización en la eficacia y la eficiencia de la labor supervisora de la OLAF. El CV espera recibir mejor información de la OLAF en el futuro, una vez se apliquen las herramientas de supervisión apropiadas.

Procedimientos de la OLAF para la gestión de reclamaciones

29. En su Dictamen no 2/2013 (por el que se establece un procedimiento interno de la OLAF de tramitación de reclamaciones), adoptado en diciembre de 2013 (10), el CV examinó las opciones de reparación disponibles para las personas implicadas en investigaciones de la OLAF relativas a posibles violaciones de sus derechos y garantías procedimentales. El CV consideró que estas personas no disponían de recursos suficientes e inmediatos para corregir posibles violaciones, ya fuese por medio de mecanismos externos (un tribunal de la UE o nacional, el Defensor del Pueblo Europeo o el Supervisor Europeo de Protección de Datos) o internos (la propia OLAF).

30. El CV destacó que el nuevo Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 relativo a las investigaciones efectuadas por la OLAF no resuelve el problema, pues no introduce un mecanismo de gestión de reclamaciones individuales. El CV consideró que el actual vacío legislativo se podría llenar mediante un procedimiento de reclamaciones formalizado dentro de la OLAF, en particular en relación con las supuestas violaciones de los derechos fundamentales y las garantías procedimentales en el curso de investigaciones de la OLAF.

31. Por lo tanto, el CV recomendó que el DG de la OLAF estableciera y publicara dicho procedimiento interno tras consultar los detalles con el Comité. El CV expresó su deseo de que el DG de la OLAF le informe periódicamente de las reclamaciones recibidas por la OLAF y del curso que se les dé.

32. En enero de 2014, la OLAF publicó en su sitio web una descripción de las medidas que aplica para gestionar las reclamaciones. A raíz de una petición del CV para ver la decisión escrita de establecimiento de un procedimiento pertinente, mediante escrito de 17 de febrero de 2014, el DG de la OLAF confirmó que consideraba esta publicación en la web la formalización de los procedimientos existentes que no requerían su decisión formal por escrito.

33. Por lo tanto, el CV debe concluir que su recomendación no se ha seguido. El CV ve con preocupación el peligro de confundir a los ciudadanos que deseen presentar una reclamación ante la OLAF. Estos ciudadanos pueden pensar que el texto recogido en el sitio web les proporciona un marco legal para la reclamación, cuando, de hecho, formalmente no existe un procedimiento aplicable (en el caso de las reclamaciones relativas a las garantías procedimentales), pues no hay ningún acto jurídico que sirva de base legal al mismo.

Reclamaciones y peticiones dirigidas al Comité de Vigilancia

34. Durante el período de referencia, el CV recibió 14 reclamaciones y peticiones de particulares. Esta cifra representa un incremento del 100 % respecto al año anterior. Las reclamaciones se refieren, entre otras cosas, a la presunta vulneración de derechos fundamentales y garantías procedimentales, a la violación de la confidencialidad de las investigaciones, a la duración excesiva de las investigaciones y al archivo supuestamente erróneo de casos sin formular recomendaciones. Las reclamaciones procedían principalmente de personas afectadas por investigaciones de la OLAF, pero también de confidentes descontentos con las decisiones adoptadas por la OLAF a raíz de sus denuncias de supuestos fraudes.

35. El CV respondió a los reclamantes destacando que, en el marco del actual Reglamento, el Comité no se considera un organismo de reclamación. Sin embargo, el CV tomó esas reclamaciones en consideración en el marco de su supervisión sistémica de la función de investigación de la OLAF y pidió, cuando lo consideró apropiado, más información y explicaciones de la OLAF o acceso pleno a los expedientes de casos del CMS.

36. En enero de 2014, el CV recibió una notificación formal de una institución de la UE en la que esta expresaba su preocupación por una interferencia supuestamente injustificada de la OLAF con el derecho a la protección de los datos personales de los funcionarios de dicha institución. En su respuesta, el CV destacó que esta afirmación estaba relacionada con una investigación en curso en la cual no le estaba permitido intervenir. El Comité indicó asimismo que la autoridad competente para recibir tal reclamación era el Supervisor Europeo de Protección de Datos, y que el CV tendría que aguardar la decisión.

37. El CV recibió dos peticiones de acceso a su Dictamen no 2/2012. El Comité consideró que el documento solicitado estaba cubierto por las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (11), y, en particular, su apartado 2, guiones segundo y tercero, y apartado 1, letra b), y por lo tanto no se podía divulgar en aquel momento. Sin embargo, el CV expresó su voluntad de facilitar dicho documento, si así se le solicitaba, en el marco de los procesos judiciales en curso.

38. Por último, una autoridad judicial nacional solicitó que se levantase la inviolabilidad de los archivos del CV en relación con el Dictamen no 2/2012 y la obligación de no revelar información a que están sujetos sus miembros a efectos de los procedimientos nacionales. La respuesta del CV a esta petición fue favorable.

39. De conformidad con el Estatuto de los Funcionarios de la UE y el Régimen aplicable a otros agentes de la UE, todo funcionario o agente que tenga conocimiento de hechos que puedan dar lugar a la presunción de la existencia de una posible actividad ilegal o de una conducta relacionada con el desempeño de las actividades profesionales que pueda constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión, deberá informar de inmediato a su superior jerárquico o a su Director General, o bien, si lo juzga oportuno, al Secretario General de la OLAF (12). Estas normas son igualmente aplicables dentro de la OLAF, lo que significa que los miembros del personal de la Oficina han de comunicar a sus superiores jerárquicos o, si lo juzgan oportuno, directamente al Secretario General de la Comisión cualquier información objetiva y prueba de posibles actividades ilegales o mala conducta profesional grave en el seno de la OLAF de la que tuviesen conocimiento. Teniendo en cuenta la especial situación en la que se encuentra el personal de la OLAF que desea informar de una posible irregularidad en el seno de la Oficina, se ha acordado (13) con el CV que estas cuestiones se pueden comunicar a su Presidente.

40. El CV no ha recibido nunca un informe de ese tipo. Es posible que el procedimiento no se haya comunicado adecuadamente al personal de la OLAF, pero, además, al CV no se le han facilitado herramientas para llevar el seguimiento de estas posibles reclamaciones ni para garantizar una investigación y una corrección efectivas.

2 SUPERVISIÓN DE LA GESTIÓN DE LA FUNCIÓN DE INVESTIGACIÓN DE LA OLAF

Artículo 6, apartado 2, de la Decisión de la Comisión por la que se crea la OLAF, modificada por la Decisión 2013/478/UE de la Comisión (14) : Previa consulta al Comité de vigilancia, el Director General remitirá al Director General de Presupuesto un anteproyecto de presupuesto que se consignará en el anexo correspondiente a la Oficina de la sección del presupuesto general de la Unión Europea relativa a la Comisión. Artículo 15, apartado 1, párrafo tercero, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013: El Comité de Vigilancia remitirá al Director General dictámenes, y también si procede recomendaciones, sobre, entre otras cosas, los recursos necesarios para llevar a cabo la función de investigación de la Oficina […].

Anteproyecto de presupuesto para 2014

41. Para ofrecer garantías de que el presupuesto de la OLAF tiene debidamente en cuenta la independencia de la función de investigación de la OLAF y de que la OLAF está dotada de los recursos necesarios para funcionar de forma eficiente y eficaz como servicio interinstitucional en la intensificación de la lucha contra el fraude, el CV adoptó el Dictamen n o 1/2013 sobre el Anteproyecto de Presupuesto de la OLAF para 2014 (15).

42. El CV analizó la asignación de recursos a las actividades prioritarias y la estrategia de recursos humanos. Las recomendaciones del CV se centraron en el seguimiento de las investigaciones y en el desarrollo de indicadores de eficiencia y calidad de la función de investigación siguiendo la política contra el fraude de la UE y la estrategia contra el fraude de la Comisión. También se recomendó la orientación de la OLAF a la formación, el desarrollo profesional, la planificación de la sucesión y la consecución de un equilibrio adecuado entre los servicios de apoyo y los investigadores.

43. El CV destacó la importancia de consultarle por medio de un intercambio de puntos de vista real y sustantivo entre el DG de la OLAF y el Comité antes del envío en forma alguna al Director General del Presupuesto del anteproyecto de presupuesto.

44. Por último, el CV recomendó la introducción de una línea presupuestaria aparte, en el presupuesto de la OLAF, para el CV y su Secretaría, con el fin de aclarar los costes de la función del CV y destacar con transparencia el carácter interinstitucional del Comité y su Secretaría. Además, el CV señaló la importancia de que el DG asigne a la Secretaría del Comité recursos suficientes y garantice la independencia de su funcionamiento.

45. El CV apoyó el Anteproyecto de Presupuesto para 2014 con la condición de que se tengan en cuenta las recomendaciones formuladas en su Dictamen.

Reorganización de la OLAF y encuestas de satisfacción del personal

46. La encuesta realizada en 2013 en toda la Comisión y la encuesta interna de la OLAF que se efectuó a continuación pusieron de relieve un bajo nivel de satisfacción del personal con su entorno profesional. Hay tres elementos que preocupan especialmente al CV, dado el impacto potencial que tienen en la eficiencia de la función de investigación de la OLAF: — según el personal de la OLAF, la reorganización masiva de la Oficina no aligeró la carga administrativa soportada por los investigadores ni mejoró la transparencia de los procedimientos internos; — el personal no consideraba que los directores se comunicasen con ellos en una medida suficiente o prestasen a sus observaciones la atención necesaria; — tras la reorganización de la OLAF en 2012, se nombró en sus cargos actuales a todos los altos directivos y a más del 75 % de los directivos de nivel medio, muchos miembros del personal dejaron la Oficina y más de la cuarta parte del personal restante se lo planteó, lo cual suscita, en conjunto, una gran inquietud por el mantenimiento de las competencias técnicas de la Oficina.

47. Por consiguiente, el CV pidió que el DG de la OLAF le informe periódicamente de las medidas previstas o aplicadas para abordar estas cuestiones.

3 COOPERACIÓN CON LA OLAF

Curso dado por la OLAF a las recomendaciones formuladas por el Comité de Vigilancia

48. En 2012, el CV dirigió al DG de la OLAF diversas recomendaciones relativas, en particular, a la protección de los derechos fundamentales y las garantías procedimentales (16). El análisis inicial del CV indica que la aplicación de la mayor parte de sus recomendaciones a partir de 2012 no ha sido satisfactoria. En las respuestas del DG de la OLAF, o bien no ha habido justificación suficiente de la no aplicación, o bien no ha habido información sustantiva de cómo se supone que se aplicaron las recomendaciones. Por lo tanto, el CV analizará esta cuestión en un Dictamen aparte que se emitirá en 2014.

Nuevos acuerdos de trabajo con la OLAF

49. Durante el periodo de referencia, el CV mantuvo amplios y prolongados debates con el DG de la OLAF sobre el acceso del Comité a la información relacionada con los casos. El resultado de estos debates se recoge en los Acuerdos de trabajo (17) que el DG de la OLAF y el Presidente del CV firmaron el 14 de enero de 2014. Los acuerdos establecen: i) el alcance de la información relativa a las actividades de investigación de la OLAF que se ha de facilitar al CV; ii) el método de entrega de la información; y iii) el calendario. Con ellos se intenta establecer un equilibrio justo entre el deber de la OLAF de proteger la confidencialidad de la información relacionada con sus investigaciones y las necesidades de seguimiento del CV.

50. En cuanto a los casos transmitidos a autoridades judiciales nacionales, el CV expresó su deseo de que se le facilitase una copia de los dictámenes emitidos por la USRI para el DG de la OLAF sobre el Informe Final y las Recomendaciones, con el fin de que el Comité pueda analizar cómo evoluciona la aplicación de las garantías procedimentales. Dado que el documento puede contener datos personales, el CV acordó con la OLAF pedir primero al Supervisor Europeo de Protección de Datos su dictamen sobre el caso. Este dictamen aún está pendiente.

51. La primera transmisión, en el marco de los Acuerdos de trabajo, de la información que la DG de la OLAF tiene la obligación de enviar al CV periódicamente tuvo lugar el 31 de enero de 2014, el último día del período de referencia del presente informe. Por lo tanto, en el siguiente informe se presentará una evaluación más detallada de la aplicación de los acuerdos.

52. Pese a considerar que los Acuerdos de trabajo constituyen un logro importante, el CV insiste en que su aplicación ha de mejorar, especialmente en lo relativo al contenido de la información que la OLAF facilita al Comité. En caso contrario, el CV no podrá desempeñar con efectividad sus funciones de seguimiento.

4 COOPERACIÓN CON LA OLAF

Relaciones con las instituciones de la UE

53. Entre mayo y julio de 2013, se invitó al CV a presentar al Parlamento (Comisión de Control Presupuestario), al Consejo (Grupo de Trabajo de Lucha contra el Fraude) y al Tribunal de Cuentas Europeo las conclusiones de su Informe de Actividad de 2012.

54. En otras reuniones celebradas con la Comisión de Control Presupuestario y con el Comisario Šemeta, el CV informó de los resultados de las investigaciones de la OLAF y del respeto de los derechos fundamentales. También presentó sus conclusiones sobre la eficacia de la supervisión por la OLAF, la reforma del Reglamento de la OLAF y una nueva estructura de supervisión de la Oficina propuesta en la Comunicación de la Comisión «Mejorar la gobernanza de la OLAF y reforzar las garantías procedimentales en las investigaciones» (18).

55. En noviembre de 2013, el CV organizó un intercambio informal de opiniones sobre los retos a los que se enfrentan la OLAF y el Comité a raíz de la entrada en vigor del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.

Intercambio de opiniones con las instituciones

56. En agosto de 2013, el CV inició los preparativos de un intercambio formalizado de opiniones a nivel político sobre las actividades de la OLAF con la Comisión, el Parlamento, el Consejo y el Tribunal de Cuentas, como está previsto en el artículo 16 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013. El CV propuso empezar por el marco de supervisión para la OLAF reformada. Lamentablemente, al organizar las reuniones preparatorias, los servicios de la Comisión contaron con todos los participantes salvo con el Comité. Así pues, queda por ver si el primer intercambio de opiniones satisfará los objetivos previstos por el Reglamento.

Audiencia pública del Parlamento Europeo sobre las garantías procedimentales

57. En octubre de 2013, el CV adoptó, basándose en su experiencia en seguimiento, un documento de toma de posiciones sobre el Refuerzo de las garantías procedimentales en la OLAF (19). En una audiencia pública organizada por el Parlamento se presentó la posición del CV respecto de las nuevas modificaciones legislativas posibles del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, propuestas por la Comisión en su Comunicación (20).

58. El CV acogió con satisfacción la propuesta de la Comisión, pero señaló la necesidad de reconsiderar algunas de las soluciones estructurales teniendo especialmente en cuenta la independencia de la OLAF y del Comité. En particular, se debía evitar todo posible conflicto de competencias y cualquier duplicación del trabajo entre las estructuras de supervisión presentes y las previstas. El CV propuso soluciones alternativas que conservarían los útiles instrumentos propuestos por la Comisión, a la vez que los incorporarían a un mecanismo global de supervisión.

Sociedad civil

59. La oficina de Transparencia Internacional UE (TI-EU) decidió llevar a cabo una evaluación del sistema de integridad de la UE (21). En enero de 2014, el Presidente del CV y los miembros de la Secretaría del CV se reunieron con representantes de TI-UE y debatieron sobre cuestiones como la relación entre la OLAF y el Comité, la responsabilidad de la OLAF y las normas de independencia e integridad por las que se rige el propio CV.

5 GOVERNANZA DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

Función del Comité de Vigilancia con arreglo al Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013

60. El Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 ha introducido diversos cambios en la función del CV y sus herramientas de seguimiento. Una parte considerable de las reuniones del Comité se dedicó a los debates sobre el impacto de estos cambios en sus actividades.

61. El CV realizó un profundo análisis de los cambios relativos a su misión y su función, sus tareas principales y sus herramientas de seguimiento y presentación de informes. El documento del Comité sobre Misión, competencias y objetivos del CV (22)a la luz del nuevo Reglamento de la OLAF explica estos cambios, la fórmula de seguimiento del Comité y el papel de su Secretaría, cuyo funcionamiento independiente es una garantía de la independencia del propio CV.

Prioridades y objetivos

62. El CV definió sus objetivos y prioridades estratégicos para su próximo periodo de mandato, dirigidos a mejorar la efectividad y el impacto de sus actividades principales y, por lo tanto, el apoyo de la función de investigación de la OLAF y el refuerzo de la independencia de la Oficina. El CV definió los siguientes objetivos estratégicos: i) desarrollar herramientas de seguimiento efectivas y pragmáticas; ii) mejorar la cooperación con la OLAF y su Director General; iii) actuar como parte interesada a la hora de llevar a la práctica la política de lucha contra el fraude; iv) aumentar la visibilidad del CV entre las instituciones de la UE y los Estados miembros; v) desarrollar los métodos de trabajo del CV; vi) salvaguardar el funcionamiento independiente del CV y su Secretaría; y vii) contribuir a la propuesta legislativa de reforzar la supervisión de la OLAF. Para cumplir estos objetivos, el CV señaló diversas prioridades, también recogidas en el documento sobre Misión, competencias y objetivos del CV, que constituye al mismo tiempo la estrategia a medio plazo del Comité.

Código de conducta

63. El 9 de octubre de 2013, el CV adoptó un Código de conducta junto con una Exposición de motivos sobre Salvaguardias de la imparcialidad y riesgos de conflicto de intereses en el ejercicio de las funciones de seguimiento (23). El CV destacó que, por lo general, sus Miembros desempeñan funciones clave en sus Administraciones o sistemas judiciales nacionales, lo que les permite actuar como homólogos/socios de la OLAF a nivel nacional en cualquier fase de un caso de la OLAF. Al mismo tiempo, llevan un seguimiento regular de los casos de la OLAF, y en particular de los que requieren que se transmita información a las autoridades judiciales nacionales. Por lo tanto, se pueden dar situaciones en las que se enfrenten al mismo caso de la OLAF en el marco de las obligaciones nacionales y como Miembros del CV. Es indispensable, pues, asegurarse de que enfrentarse a un caso en esta doble capacidad no da lugar a ningún conflicto de intereses real ni potencial que ponga en peligro la confianza del público en la imparcialidad y la objetividad de su trabajo. El CV llevó a cabo un examen general de las tareas específicas de sus Miembros que podrían dar lugar a situaciones de conflicto de intereses, seguido de una relación de situaciones concretas en las que se pueden producir conflictos de intereses. El código de conducta prevé un procedimiento claro de gestión de situaciones de conflicto de intereses.

64. A fin de establecer esta política y este código de conducta en términos jurídicos claros, el CV consideró apropiado modificar su Reglamento interno, labor aún en curso.

Métodos de trabajo

65. En marzo de 2013, el CV dio la bienvenida a un nuevo Miembro, el Sr. Tuomas PÖYSTI. En su reunión de octubre de 2013, el Comité eligió al Sr. Johan DENOLF para que desempeñase durante un año más el cargo de Presidente.

66. Entre febrero de 2013 y enero de 2014, incluido, el CV celebró once plenos en Bruselas y Luxemburgo. Además, el Presidente, los ponentes y los miembros de la Secretaría se reunieron periódicamente para trabajar en cuestiones particulares, así como en la preparación y el seguimiento de los plenos.

67. El CV nombró un ponente para cada una de las cuestiones importantes examinadas. Así se hizo, por ejemplo, en los casos del presupuesto de la OLAF, el análisis de los procedimientos de la OLAF para la tramitación de las reclamaciones, las Instrucciones del DG al personal sobre procedimientos de investigación, las Prioridades políticas de investigación de la OLAF y el análisis del proceso de selección en la OLAF. Los ponentes trabajaban con la Secretaría del CV para preparar proyectos de dictamen o documentos para debate en los plenos.

68. En el pleno de febrero de 2013, la Secretaría del CV presentó a los directores de la OLAF los métodos de trabajo del CV, en particular en lo referente a los casos que la OLAF ha de transmitir a las autoridades judiciales nacionales. También se explicó qué información necesitaba el CV para llevar a cabo su tarea adecuadamente. Esta presentación sirvió al Comité como base para el desarrollo de una serie de directrices de seguimiento. Tras la entrada en vigor del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, el CV se encuentra en proceso de establecer unas nuevas directrices de seguimiento.

6 SECRETARÍA DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

69. La Secretaría del CV está formada por abogados, investigadores y asistentes que se ocupan de la supervisión diaria de las actividades de investigación de la OLAF y asisten a los Miembros del Comité en la ejecución de sus tareas. La Secretaría recibe toda la información facilitada por el CV y lleva a cabo su examen inicial. La Secretaría es también responsable de preparar asesoramiento jurídico para los Miembros del CV.

70. El CV desearía destacar que su Secretaría debe ser capaz de ayudarle en el desempeño de sus funciones supervisoras de manera leal y eficiente y sin exponerse al riesgo de conflictos de intereses potenciales como personal de la OLAF subordinado al DG de la OLAF. En los últimos años, el CV siempre ha destacado la importancia de su funcionamiento independiente y efectivo, lo cual requiere una Secretaría independiente y dotada de personal adecuado que, pese a formar parte de la estructura de la OLAF, funcione de manera independiente y bajo las instrucciones exclusivas del Comité. El CV está satisfecho de que el funcionamiento independiente de su Secretaría quede ahora garantizado por el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 (24).

71. El CV ha identificado cuatro condiciones básicas que garantizan el funcionamiento independiente de su Secretaría: i) contratación, evaluación y promoción del Jefe de la Secretaría a partir de las decisiones del CV; ii) reclasificación del Jefe de la Secretaría como director; iii) contratación, evaluación y promoción del personal de la Secretaría por su Jefe; y iv) subdelegación de la ejecución del presupuesto de la Secretaría en su Jefe. El CV está debatiendo con el DG de la OLAF la aplicación de este nuevo requisito normativo.

72. El CV también está satisfecho de que el DG de la OLAF haya restablecido el número de puestos asignados a la Secretaría en ocho, como antes de la reorganización de la Oficina en 2012.

Cómo ponerse en contacto con el Comité de Vigilancia

A través de la Secretaría del CV:

Por correo J30 13/62 — Rue Joseph II, 30 — B — 1049 Brussels Por teléfono + 32 2 29 84022 Por correo electrónico OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Por Fax + 32 2 29 59776 Sitio web http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1).

(2) Artículo 15.

(3) Véase el anexo 5.

(4) Véase el anexo 3.

(5) Véase el anexo 4. Aunque este dictamen se adoptó en marzo de 2014, el CV decidió adjuntarlo al presente Informe de actividad, pues casi todo el trabajo del dictamen se realizó durante el período de referencia.

(6) En 2013, el CV recibió 186 informes de nueve meses.

(7) 21 de los casos presentados por la OLAF al CV en enero de 2013 en los que era necesario transmitir información a autoridades judiciales nacionales se incluyeron en el Informe Anual de Actividad del CV de 2012. El número total de casos recibidos en 2013 fue 77.

(8) La OLAF presentó al CV los dictámenes de los informes finales y provisionales y las recomendaciones de 72 de los 77 casos transmitidos a autoridades judiciales nacionales en 2013.

(9) En el último caso, la entrevista con la persona afectada se llevó a cabo con arreglo a las normas del antiguo Manual de la OLAF.

(10) Véase el anexo 2.

(11) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(12) Artículo 22 bis del Estatuto de los Funcionarios y artículo 11 del Régimen aplicable a otros agentes de la UE.

(13) Tras consulta con el Servicio Jurídico de la Comisión (véase nota del DG de la OLAF de 10 de noviembre de 2008 a los miembros del personal de la OLAF).

(14) DO L 257 de 28.9.2013, p. 19.

(15) Véase el anexo 1.

(16) Véase un resumen en el anexo 7.

(17) Véase el anexo 10.

(18) COM(2013) 533 final de 17 de julio de 2013.

(19) Véase el anexo 6.

(20) Audiencia pública de 3 de octubre de 2013, «La OLAF y los derechos de las personas afectadas».

(21) Véase http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Véase el anexo 8.

(23) Véase el anexo 9.

(24) Considerando 40.

ANEXOS 1. Dictamen no 1/2013: Anteproyecto de presupuesto de la OLAF para 2014 2. Dictamen no 2/2013: Establecimiento de un procedimiento interno de la OLAF de tramitación de reclamaciones 3. Dictamen no 1/2014: Prioridades políticas de investigación de la OLAF 4. Dictamen no 2/2014: Selección de casos en la OLAF 5. Observaciones del CV sobre los procedimientos de investigación en la OLAF 6. Documento sobre el refuerzo de las garantías de procedimiento en la OLAF 7. Recomendaciones del CV de 2012 8. Misión, competencias y objetivos del CV: Estrategia a medio plazo 9. Código de conducta de los Miembros del CV y Exposición de motivos sobre salvaguardias de la imparcialidad y riesgos de conflicto de intereses en el ejercicio de las funciones de seguimiento. 10. Acuerdos de trabajo con la OLAF

ANEXO 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

ANEXO 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 com