Informe

sobre los estados financieros de la Fundación Europea de Formación correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas de la Fundación

(2001/C 372/06)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de Dirección de la Fundación Europea de Formación, de conformidad con el apartado 4 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea de Formación correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 1 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1360/90. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA FUNDACIÓN EUROPEA DE FORMACIÓN (TURÍN) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución del presupuesto y cuentas presupuestarias

5. La ejecución presupuestaria correspondiente al ejercicio 2000 se presenta en el cuadro 1(3).

6. La Fundación comprometió casi todos los créditos previstos para el ejercicio 2000 (16,2 millones de euros), de los cuales se desembolsaron 13,4 millones de euros (es decir, un 83 %) durante el año y se prorrogaron 2,7 millones de euros (es decir, un 16 %) al ejercicio presupuestario siguiente, lo que representa un importe prácticamente idéntico al del año anterior.

7. La prórroga de 2,7 millones de euros al ejercicio siguiente se refiere a la línea presupuestaria "Acciones prioritarias" (1,4 millones de euros) del título III (gastos de funcionamiento). Esta importante prórroga se debe, principalmente, a que el Consejo de Dirección tomó de forma tardía la decisión respecto del programa de trabajo anual. La Fundación debería tomar medidas a fin de aprobar su programa de trabajo anual con suficiente antelación, lo que le permitirá proceder a la ejecución de su presupuesto con arreglo al principio de anualidad.

8. El crédito prorrogado automáticamente del ejercicio de 1999 se elevó a 2,9 millones de euros, de los cuales en 2000 sólo quedaron sin utilizar 0,2 millones de euros que, por consiguiente, se anularon. Las prórrogas no automáticas (título III) ascendieron a 0,2 millones de euros y afectan a la cooperación con otras agencias en el marco del proyecto SI2.

Estados financieros y contabilidad

9. Los cuadros 2 y 3 presentan, respectivamente, la cuenta de gestión correspondiente al ejercicio 2000, y el balance financiero a 31 de diciembre de 2000.

10. La Fundación utiliza sistemas de contabilidad diferentes para sus cuentas presupuestarias y generales. Además, los documentos (órdenes de compromiso y de pago) relativos a las operaciones carecen de referencias cruzadas y determinadas operaciones (es decir, los ingresos) no se han presentado en un formato específico, lo que aumenta la carga de trabajo administrativa y dificulta el seguimiento de la pista de auditoría.

11. Durante los primeros siete meses del ejercicio, las cuentas del libro mayor se gestionaron paralelamente al nuevo sistema SI2x. Además, en septiembre, la falta de recursos humanos hizo que la Fundación desistiera en su empeño de integrar los sistemas SI2 y SI2x. La Fundación sigue utilizando su antiguo sistema y debería encontrar, sin mayor dilación, una solución que permita integrar sus cuentas presupuestarias y generales.

Controles internos

12. La Fundación debería reforzar su sistema de control interno para obtener, con suficiente antelación, el visado a priori del Interventor y limitar los poderes atribuidos al contable en pro de un mayor respeto del principio de separación de funciones.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

13. La Fundación fue creada por el Reglamento (CEE) n° 1360/90, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 1572/98 de 17 de julio de 1998(4). El personal de la Fundación se rige por los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de la Unión Europea. La Fundación aprueba, de acuerdo con la Comisión, las modalidades de aplicación pertinentes. El Director es responsable de todos los asuntos relacionados con el personal.

14. La política de personal de la Fundación aún no se ha formalizado en un documento único. Existen varias decisiones sobre determinados aspectos de la gestión del personal, que hasta 1999 se llevó a cabo en colaboración con los servicios de la Comisión. Desde 2000, el departamento de personal de la Fundación es plenamente responsable de la gestión de los recursos humanos.

Procedimientos de selección y promoción

15. Tras haber examinado 31 expedientes personales, se ha llegado a la conclusión de que los anuncios de vacante, la evaluación y los procedimientos de selección definitiva han planteado problemas. En lo sucesivo, la Fundación debería esforzarse por aumentar la idoneidad y transparencia de sus procedimientos de selección.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Fundación

16. La plantilla de la Fundación está compuesta exclusivamente de agentes temporales (AT). El número de puestos vacantes lo autoriza cada año la autoridad presupuestaria al mismo tiempo que el presupuesto. Además, pueden concederse créditos con cargo al presupuesto para la contratación de agentes auxiliares (AA) y agentes locales (AL).

17. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos de la Fundación y su distribución. Por término medio, se cubrió el 90 % de los puestos previstos en el cuadro de efectivos. El 10 % restante fue provisto mediante la contratación de auxiliares y, sobre todo, de agentes locales.

18. Desde su creación, la Fundación ha contratado a 243 agentes, de los que han abandonado 115. El 65 % de los agentes fue contratado en calidad de AT y el 35 % restante, como AA o AL. A finales de 2000, el 90 % del personal era temporal. Por término medio, desde 1995, los gastos derivados del proceso de selección se han elevado a 2600 euros por agente contratado.

19. Como consecuencia de modificaciones al programa de trabajo de la Fundación, el Consejo de Dirección decidió, en su reunión del 14 de abril de 2000, que la Fundación y la Comisión acordarían la utilización de los recursos a medio plazo (2000-2004). Así pues, algunos miembros del personal serán reasignados y otros despedidos. Por consiguiente, está prevista una reducción neta del personal temporal durante los próximos cuatro años, de los 115 agentes existentes a finales de 2000 a un total de 99 a finales de 2003.

20. El cuadro 5, en el que se analiza la evolución de las contrataciones según la modalidad de selección elegida, muestra que en el 71 % de los casos se recurrió a procedimientos de tipo oposición conforme al Estatuto, aunque estos no siempre se llevaron a cabo con suficiente rigor (véase el apartado 15).

21. El número de agentes que abandonó la Fundación arroja una tasa de rotación del personal (AT, AA y AL) del 14 % como promedio anual. La mitad lo hace tras la terminación del contrato y la otra mitad tras su rescisión, en la mayoría de los casos, a petición del agente interesado.

22. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, de las actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento de la Fundación (por ejemplo, servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos de la Fundación.

23. Por término medio, el 70 % de los agentes de categoría A puede considerarse de carácter operativo, y también entra en esta definición el 60 % de los agentes de la Fundación, sin distinción de categorías.

24. El cuadro 6 describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento. Por término medio, la evolución de los gastos salariales durante el período 1997-2000 ha aumentado en un 9,7 % per cápita, mientras que la plantilla se ha visto reducida en un 2,7 %. La diferencia entre ambas tasas de crecimiento puede atribuirse, en parte, a la evolución salarial registrada como consecuencia de aumentos de remuneración inevitables como, por ejemplo, la adaptación al coste de la vida, los aumentos por antigüedad, etc.

25. Con el fin de establecer la relación entre la actividad de la Fundación y la evolución de su personal y de los costes asociados, se ha comparado dicha evolución con la del importe de los créditos operativos (título III) que se gastaron efectivamente (créditos del año y créditos prorrogados) en el transcurso de un año.

26. Esta comparación sugiere que la productividad de la Fundación ha aumentado desde 1997, lo cual se ve corroborado por el hecho de que los gastos relativos al título III, que reagrupa los gastos vinculados a la consecución de los objetivos de la Fundación, crecen más rápidamente que los gastos relativos a los títulos I y II (Personal y Funcionamiento).

Conclusión

27. Aunque desde su creación la Fundación no ha podido contratar al personal previsto en su presupuesto, ha logrado suplir esta carencia recurriendo a agentes auxiliares, agentes locales y personal interino, este último por medio de las agencias de trabajo temporal.

28. Para seleccionar a sus agentes temporales, la Fundación sigue, en la mayoría de los casos, un procedimiento externo similar al de las instituciones, que debería, no obstante, aplicarse de modo más riguroso (véase el apartado 15).

29. En términos de productividad global de su personal, la situación de la Fundación es más bien satisfactoria. En lo referente a los puestos relacionados con las actividades de apoyo y las actividades operativas, para los que se requieren cualificaciones de tipo administrativo, quizá fuese conveniente que la Fundación se asociara con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones sobre una base lo más amplia posible. Por otra parte, la Fundación debería esforzarse por mejorar su sistema de información y gestión en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 131 de 23.5.1990, p. 4.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90 del Consejo, el 9 de abril de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Fundación correspondientes al ejercicio 2000 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Dirección de la Fundación, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 17 de abril de 2001. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Todos los cuadros del presente Informe se han calculado a partir de los valores más exactos posibles de los datos utilizados. Las cifras han sido redondeadas a efectos de presentación, lo que puede dar la impresión de que existen errores de cálculo. Un guión indica un valor inexistente o nulo y la cifra 0,0 un valor inferior al límite de redondeo.

(4) DO L 206 de 23.7.1998, p. 1.

CUADROS 1 A 6

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Fundación.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 de diciembre de 1999

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Fundación.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AT: Agentes temporales.

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locales.

Cuadro 5

Análisis de la variación de los efectivos

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 6

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la fundación

Ejecución presupuestaria y contabilidad

7. El Consejo de Dirección de la Fundación no pudo convocar y aprobar el programa de trabajo y el presupuesto para 2000 hasta el 15 de febrero de 2000, hecho que retrasó la firma de muchos contratos hasta finales del ejercicio. A fin de incrementar la productividad, y de conformidad con el Consejo del Tribunal, el Consejo de Dirección fue convocado con carácter extraordinario por tercera vez en noviembre de 2000, para que aprobase el programa de trabajo y el presupuesto de 2001 antes del inicio del ejercicio financiero. Esta práctica ha resultado beneficiosa para la ejecución del presupuesto en 2001, y se seguirá utilizando en el futuro.

8. Las prórrogas no automáticas de 2000 mencionadas en el apartado 8 no se refieren a los fondos del título III, sino más bien a los del título IV "Gasto destinado a fines específicos", y fueron generadas por la transferencia a EFIL en Dublín de la presidencia y la administración financiera y técnica del Servicio común de apoyo de SI2 (SCA).

Estados financieros y contabilidad

10-11. Debido a la carencia de personal, la Fundación decidió abandonar el desarrollo del nuevo sistema de contabilidad al mayor general, por lo que se vio obligada a seguir con el "antiguo" sistema de contabilidad al mayor general CUBIC hasta que se encuentre un sustituto viable.

La Fundación acaba de aprobar un proyecto destinado a sustituir CUBIC con un sistema comercial conocido como BOB, que puede integrar plenamente las contabilidades presupuestaria y general mediante un programa puente con SI2, y proporcionar un enlace con el software bancario. El sistema ya ha sido puesto en funcionamiento con éxito por otros dos miembros del SCA.

Controles internos

12. En línea con su plan de desarrollo del personal, la Fundación tiene previsto contratar un Interventor interno durante el ejercicio 2002. Con el fin de garantizar la independencia del Interventor Interno, éste trabajará independientemente de la Unidad Financiera y Jurídica, y rendirá cuentas únicamente al Director. Esta medida permitirá a la Fundación cumplir las exigencias del Tribunal, que consisten tanto en reforzar el sistema de control interno de la Fundación como en restringir el poder del Contable.

Gestión de personal

14. Desde su creación en 1994 la Fundación ha gestionado su propio personal, y la Comisión le ha prestado su asistencia y supervisión, especialmente para las primeras contrataciones, que tuvieron lugar en Bruselas. Con los años, se han implantado una batería de decisiones y reglamentaciones, tras consultar a los servicios competentes de la Comisión y al Comité de Personal de la Fundación, que abarcan todo el espectro de la gestión del personal para las categorías contratadas en la Fundación. Se actualizan regularmente, se aplican correctamente y se publican en nuestra red interna para todo el personal, de forma que nunca se ha planteado la necesidad de "formalizarlas en un documento único".

15. La forma en que se aplican los procedimientos de contratación está en total sintonía con el régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades y la propia reglamentación de la Fundación. No cabe duda de que la Fundación seguirá mejorando en lo posible y necesario, y por ese motivo en 2001 el personal de la Fundación se ha visto reforzado con el nombramiento de un agente encargado específicamente de la gestión administrativa de los procedimientos de contratación. Establecer una comparación con las prácticas de contratación de funcionarios permanentes en instituciones como la Comisión es cuestionable para una Agencia que no cuenta con funcionarios permanentes (apartado 28).

Conclusión

29. En el pasado, la falta de un sistema informático integrado de información para la gestión de personal ha incrementado el margen de error en la aplicación de los procedimientos de gestión del personal. En consecuencia, la Fundación ha decidido adoptar la base de datos de personal SIC, que constituye el software normalizado adoptado por la Comisión para gestionar los datos relativos a su personal, incluida la gestión de misiones y permisos. El despliegue de SIC significará además pasar del actual sistema basado en el formato papel a un nuevo sistema de flujo de trabajo electrónico para gestionar las misiones ("SIC mission", operativo a finales de 2001) y los permisos, incluido el de enfermedad ("SIC Congés", operativo a principios de 2002) que seguirán aumentando la eficacia en la gestión del personal.