Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente correspondientes al ejercicio 2002, acompañado de las respuestas de la Agencia

(2003/C 319/03)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Parlamento Europeo y al Consejo, de conformidad con el apartado 2 del artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente (AEMA) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2002. Según el artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 15 del Reglamento (CEE) n° 1210/90. El Tribunal tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. A excepción de los hechos mencionados en los apartados 12 y 13, este examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2002 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

OBSERVACIONES

Introducción

5. La Agencia fue instituida en virtud del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo, de 7 de mayo de 1990(3). Su principal misión consiste en la recopilación, el tratamiento y la difusión, a su debido tiempo, de la información objetiva, pertinente y fiable acerca del estado y la evolución del medio ambiente a escala europea en un sentido amplio y, de hecho, desde su creación, colabora con terceros países(4). Con miras al cumplimiento de su labor, cuyo último objetivo es la publicación de informes periódicos sobre la situación del medio ambiente, la Agencia se sirve de una red de centros temáticos cuyas actividades financia.

Ejecución del presupuesto

6. El cuadro 1 presenta la ejecución de los créditos del ejercicio 2002 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior.

7. Los créditos del ejercicio, que ascienden a 25,2 millones de euros, se comprometieron por un total de 24,6 millones, mientras que los pagos efectuados a partir de los créditos del ejercicio alcanzaron los 18 millones. Aunque la cuantía de las prórrogas ha disminuido, sigue siendo elevada y se sitúa en 7,2 millones de euros, de los cuales 5,8 millones corresponden a actividades operativas, lo que representa el 50 % de los créditos asignados a éstas (12,1 millones). Tal y como puso de relieve el Tribunal en su Informe relativo al ejercicio 2001(5), sería conveniente que la Agencia perseverara en sus esfuerzos por evaluar con más rigor el fundamento de las prórrogas que efectúa.

8. Desde enero de 2002, la Agencia ha descentralizado la función financiera en los servicios operativos con miras a fortalecer la capacidad de gestión de éstos últimos, reducir los plazos y minimizar la dispersión de comprobantes. Tendrían que haberse adoptado medidas con el objeto de permitir que el servicio financiero pudiera realizar el seguimiento de las actividades y los programas de la Agencia, cuya responsabilidad de ejecución está, con frecuencia, repartida entre diversos servicios.

Estados financieros

9. La cuenta de gestión y el balance publicados por la Agencia en su informe de actividad del ejercicio 2002 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes

10. El 4 de marzo de 2002 se creó, mediante una decisión del Director, una administración de anticipos por valor de 200000 coronas danesas destinada a pagar los gastos relativos a las misiones y reuniones que organiza la Agencia. Sería aconsejable que se definieran las modalidades de gestión de dicha administración de anticipos y que ésta dispusiera de una contabilidad específica, tal y como establece el Reglamento financiero. Asimismo, deberían adoptarse medidas encaminadas a reducir los costes y los riesgos que le son inherentes (como el transporte de importantes sumas en efectivo).

11. En sus Informes anuales de 1999, 2000 y 2001(6), el Tribunal hizo hincapié en las deficiencias de los documentos justificativos de las solicitudes de pago. El análisis de los expedientes de pago realizado en 2002 puso de manifiesto que dicha situación persiste.

12. El 5 de febrero de 2002, la Agencia celebró un contrato con una agencia de las Naciones Unidas por un "importe máximo" de 345000 euros que preveía el pago del 100 % de dicho importe tras la firma del contrato. La orden de pago no se ejecutó debido a que el interventor denegó el visado por considerar excesivo el mencionado anticipo. El contrato fue anulado y sustituido por cinco nuevos contratos suscritos en diciembre de 2002, que preveían el pago de un anticipo del 95 % del total con posterioridad a su firma. La solución de la cual se sirvió la Agencia a fin de afrontar las consecuencias del rechazo de visado por parte del interventor es tan criticable como la primera opción que éste se negó a ratificar.

13. La Royal Awards Foundation, cuyo objetivo consiste en promover acciones en favor del medio ambiente, fue creada en 1997 por la Agencia y otros tres organismos. Para el desempeño de sus funciones, dicha fundación utiliza los locales y equipos de la Agencia a título gratuito. Ahora bien, ni el Reglamento en virtud del cual fue creada la Agencia, ni su Reglamento financiero, prevén la posibilidad de crear tales fundaciones ni de concederles subvenciones de cualquier tipo. La participación de la Agencia asciende, aproximadamente, a 30000 euros correspondientes al coste inicial de puesta en marcha de la Fundación y a 34000 euros anuales destinados a costes de funcionamiento.

Buena gestión financiera

14. Las dietas diarias abonadas a los consultores son muy elevadas. En 2002, la Agencia pagó a una sociedad de consultores informáticos un importe de alrededor de 1,4 millones de euros, esto es, cerca de 116000 euros al mes, lo que representa aproximadamente el coste de ocho o nueve consultores a tiempo completo. El análisis de los expedientes reveló que algunos consultores trabajan en la Agencia desde hace varios años y desempeñan tareas de carácter permanente. Con miras a una gestión más económica de los recursos, la Agencia debería considerar la posibilidad de contratar directamente a los expertos que precisa con carácter casi permanente.

Misión y medios de la Agencia

15. El Reglamento al amparo del cual se creó la Agencia dispone que el objetivo de ésta es proporcionar a la Comisión y a los Estados miembros información acerca del medio ambiente en algunos ámbitos prioritarios. Con este propósito, la Agencia debe desempeñar diversas tareas, siendo las más relevantes la recopilación y evaluación de los datos, la difusión de los datos indispensables para la elaboración y el seguimiento de las medidas en materia de medio ambiente y la publicación de informes sobre el estado del medio ambiente. La ejecución de dichas tareas se lleva a cabo conforme a un programa de trabajo. La adaptación de dicho programa y de la estructura general del presupuesto a los objetivos y tareas confiadas a la Agencia debería ser más clara, para dotar de mayor transparencia a la actuación de ésta y permitirle un mejor seguimiento y evaluación de la eficacia de su gestión.

16. Así, los programas confiados a los centros temáticos se financian a través de varias líneas presupuestarias cuya gestión y seguimiento son responsabilidad de distintos ordenadores. Esta situación, en combinación con la variedad de modalidades de financiación de las acciones (créditos del ejercicio, créditos prorrogados, créditos de reutilización e ingresos afectados), se traduce en que ni las diferentes personas que intervienen, ni incluso el servicio financiero (véase asimismo el apartado 8), disponen de una visión de conjunto de las actividades de la Agencia, con lo que no es posible conciliar los objetivos de ésta con los diversos programas que financia.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 2003.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90, el 20 de agosto de 2003 se elaboraron las cuentas definitivas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio presupuestario 2002 y, a continuación, se transmitieron al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 6 de octubre de 2003. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) DO L 120 de 11.5.1990, p. 1.

(4) En 2002, además de Islandia, Noruega y Liechtenstein, prácticamente todos los países candidatos participaban en las actividades de la Agencia.

(5) DO C 326 de 27.12.2002, p. 18.

(6) DO C 373 de 27.12.2000, p. 7.

DO C 372 de 28.12.2001, p. 9.

DO C 326 de 27.12.2002, p. 17.

Cuadro 1

Agencia Europea del Medio Ambiente - Ejecución presupuestaria del ejercicio 2002N.B.:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Agencia - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Agencia en sus estados financieros.

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Cuadro 2

Agencia Europea del Medio Ambiente - Cuenta de gestión de los ejercicios 2002 y 2001

>SITIO PARA UN CUADRO>

N.B.:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Agencia.

Cuadro 3

Agencia Europea del Medio Ambiente - Balance a 31 de diciembre de 2002 y a 31 de diciembre de 2001N.B.:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Respuestas de la Agencia

7. La cuantía de las prórrogas ha descendido, en términos tanto absolutos como relativos, respecto del ejercicio anterior. La AEMA proseguirá con su esfuerzo encaminado a reducir las prórrogas de créditos de pago al ejercicio siguiente.

Cabe señalar que de los 7,2 millones de euros en concepto de prorrogas mencionados, 2,2 millones de euros están relacionados con proyectos de la AEMA financiados mediante convenios de subvención entre esta última y la Comisión. El ciclo presupuestario de estos proyectos se rige por los términos del convenio de subvención y es, por lo general, de carácter plurianual.

Con arreglo a los procedimientos de garantía de la calidad, los pagos finales de los contratos de los centros temáticos europeos (CTE) tendrán lugar, en su mayor parte, en el año siguiente al de la subvención y constituyen, por lo tanto, una prórroga motivada de los créditos de pago.

8. La AEMA ha impuesto requisitos más estrictos al sistema de archivo descentralizado mediante la introducción de una normativa uniforme. Sin embargo, aún no se han tomado todas las correspondientes medidas de apoyo, que siguen siendo de carácter prioritario e incluyen registros de excepciones, riesgos y adquisiciones.

10. Habida cuenta de la ampliación de la AEMA desde 2002 y de una serie de proyectos y reuniones en los que participan expertos de países no pertenecientes a la Unión Europea, es necesario pagar por adelantado a estas personas. La AEMA ha tomado medidas para reducir el riesgo de pagos en efectivo y por adelantado, y seguirá estudiando esta cuestión. Desde el 1 de enero de 2003, la contabilidad relativa a la administración de anticipos se ha venido modificando con arreglo a las observaciones del Tribunal.

11. La AEMA sigue ejerciendo un control más estricto de la documentación y el registro de justificaciones de facturas y estudiará esta cuestión más a fondo en el contexto del sistema de presentación, archivado y registro del correo.

12. En lo sucesivo, se limitará el número de anticipos. Los convenios de subvención con organismos internacionales se están suprimiendo progresivamente en el contexto del nuevo Reglamento financiero.

13. La AEMA ha estado facturando todos los gastos relativos a esta actividad desde 2003. Actualmente, la junta administrativa de la Fundación está reconsiderando la cuestión de la utilización de los locales de la AEMA.

14. La AEMA contrata a los consultores mediante un procedimiento de licitación abierta y en función de los precios de mercado. El recurso a consultores en el seno de la Agencia está siendo objeto de una revisión en la que se tendrá en cuenta tanto la naturaleza del trabajo como las necesidades a largo plazo.

15 y 16. La AEMA es consciente de que la estructura de programación, tal y como ha evolucionado a lo largo de los años, ha dejado de ser la más apropiada. A partir del 1 de enero de 2004, se introducirá un nuevo programa de trabajo y una nueva estructura presupuestaria. El nuevo programa se centrará en la fijación de objetivos claros y en la vinculación de los mismos con una presupuestación por actividades. Este ejercicio tendrá como resultado un marco financiero más claro y coherente para las actividades sectoriales y el trabajo de los centros temáticos.