Informe

sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes al ejercicio 2002, acompañado de las respuestas de la Oficina

(2003/C 319/12)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al consejo de administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (en adelante denominada "la Oficina") de conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Oficina correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2002. Según el artículo 110 del Reglamento (CE) n° 2100/94, la ejecución presupuestaria es competencia del Presidente. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94. El Tribunal de Cuentas tiene la obligación de examinar dichas cuentas en virtud del artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de control que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2002 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

OBSERVACIONES

Introducción

5. La Oficina fue instituida con arreglo a lo estipulado en el Reglamento (CE) n° 2100/94 con el fin de permitir la concesión de derechos de propiedad industrial relativos a las variedades vegetales que sean válidos en todo el territorio de la Unión. Con miras a proceder a la concesión de tales derechos, la Oficina examina en primer lugar la admisibilidad de las solicitudes que le son remitidas y, las que considera motivadas, se transmiten para su análisis a las Oficinas nacionales de examen. Éstas evalúan, a título oneroso, el carácter original o no de las variedades para las cuales se ha presentado una solicitud de protección.

Ejecución presupuestaria

6. El cuadro 1 presenta la ejecución de los créditos del ejercicio 2002 y de los créditos prorrogados del ejercicio anterior.

7. Los créditos del ejercicio 2002 se comprometieron por un total de 8,9 millones de euros; de los créditos comprometidos, se efectuaron pagos por un valor de 4,3 millones y se prorrogaron 3,9 millones. La magnitud de las prórrogas sigue siendo elevada, en particular por lo que respecta a los créditos destinados a actividades operativas.

8. Sería conveniente mejorar el seguimiento y el cobro de los ingresos no recurrentes. Las notas de adeudo no se envían a los deudores y, cuando se emiten, su seguimiento contable resulta insuficiente. Como ejemplo ilustrativo, cabría mencionar que la Oficina no reclamó a la Oficina de Publicaciones de las Comunidades Europeas ingresos pendientes de cobro desde 1999 que ascienden a 0,1 millones de euros.

Estados financieros

9. La cuenta de gestión y el balance publicados por la Oficina en su informe de actividad relativo al ejercicio 2002 se presentan de forma resumida en los cuadros 2 y 3.

10. En el balance a 31 de diciembre de 2002 figura una reserva de 11029000 euros. Corresponde al fondo de reserva previsto en la letra d) del apartado 2 del artículo 6 del Reglamento financiero de la Oficina, que estipula que ésta puede, si dispone de recursos propios, constituir un fondo de reserva destinado a mantener su capacidad de autofinanciación. No obstante, al amparo de lo dispuesto en el reglamento de base, el Tribunal invita a la Oficina a velar por que dicha reserva no sobrepase, si no es necesario, las necesidades financieras previstas.

11. La Oficina no lleva a cabo ninguna verificación de la exactitud de los importes de cargos y de intereses (615000 euros en 2002) que le comunican sus entidades bancarias.

12. Cuando se procedió al cierre de las cuentas del ejercicio 2002, la Oficina tuvo que realizar ajustes contables en los importes correspondientes al IVA para regularizar los errores derivados de los cambios en los métodos contables. La Oficina deberá perseverar en sus esfuerzos por lograr que la imputación del IVA se realice de manera correcta. Además, sería aconsejable que se mostrara más diligente en la presentación de sus solicitudes de devolución.

Legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes

13. A fin de gozar de protección comunitaria, una variedad vegetal nueva debe presentar ciertas características técnicas. A petición y por cuenta de la Oficina, los centros de examen llevan a cabo la verificación de la existencia de dichas características con arreglo a un protocolo estándar y facturan a la Oficina importes fijos precisados mediante contratos.

14. En determinados casos, una de las características de una variedad vegetal no puede verificarse mediante el protocolo estándar y la Oficina de examen debe proceder a realizar análisis suplementarios. El coste de dichos trabajos adicionales se factura, bien directamente al solicitante, bien a la Oficina, quien a su vez lo factura al solicitante.

15. En los contratos celebrados entre la Oficina y los centros de examen deberían incluirse, como mínimo, las cláusulas relativas a tales exámenes suplementarios y a las garantías destinadas a su liquidación efectiva.

16. Con respecto a la facturación de prestaciones de servicios de interinos, la Oficina sólo emitió compromisos tras la recepción de cada factura. Esta práctica contraviene el apartado 1 del artículo 29 del Reglamento financiero de la Oficina.

17. La Oficina paga anticipos sin exigir las correspondientes facturas. Según lo dispuesto en legislación aplicable en la materia, tales pagos sólo deben efectuarse cuando existan facturas normalizadas(3) que mencionen el IVA de forma explícita.

18. En lo referente a los procedimientos de adjudicación de contratos, se han constatado deficiencias en el cálculo del volumen de prestaciones previstas, así como en los procedimientos de evaluación de las ofertas, lo cual permitió que algunas empresas obtuvieran contratos adicionales por un valor superior al contrato inicial en más de un 50 %.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 2003.

Por el Tribunal de Cuentas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) DO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94, el 16 de septiembre de 2003 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 2002 y, a continuación, se remitieron al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 25 de septiembre de 2003. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Obligación preceptuada en el artículo 289. I del Código General de Impuestos Franceses, según la cual todo sujeto pasivo debe extender una factura o un documento sustitutivo de ésta en el que consten los bienes entregados o los servicios prestados a otro sujeto pasivo o a una persona jurídica no contribuyente, así como los anticipos percibidos a cuenta de dichas operaciones cuando den derecho a la devolución del impuesto.

Cuadro 1

Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales - Ejecución presupuestaria del ejercicio 2002N.B.:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina - Los cuadros presentan de forma resumida los datos publicados por la Oficina en sus estados financieros.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales - Cuenta de gestión de los ejercicios 2002 y 2001

>SITIO PARA UN CUADRO>

N.B.:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina.

Cuadro 3

Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales - Balance a 31 de diciembre de 2002 y 2001N.B.:

Los totales pueden presentar diferencias debidas al redondeo.

Fuente:

Datos de la Oficina.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas De La Oficina

8. Por lo que respecta al seguimiento de las operaciones no ordinarias, la Oficina tomará medidas para intentar mejorar el seguimiento de los ingresos no ordinarios.

10. El Reglamento de tasas se ha revisado con vistas a reducir el fondo de reserva a un nivel que se corresponda con las necesidades financieras de la Oficina.

11. La Oficina está estudiando la posibilidad de verificar los importes que en concepto de cargos e intereses le imputan las entidades bancarias.

12. La Oficina toma nota de la observación del Tribunal. Estudiará la forma de mejorar la gestión y seguimiento de las cuentas del IVA.

15. Con ocasión de la modificación de los contratos con los centros de examen se hará una referencia más explícita a la gestión contractual de los exámenes suplementarios y a su liquidación.

16. La práctica que describe el Tribunal ha perdido vigencia. Desde principios de 2003, los compromisos provisionales se registran como tales, y no como "pre-compromisos".

17. La Oficina exigirá las facturas tal y como se estipula en la legislación aplicable.

18. En el futuro, la Oficina adoptará medidas para calcular con la mayor precisión posible los volúmenes previstos para el contrato.