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Bruselas, 18.02.2005

COM(2005) 52 final

INFORME DE LA COMISIÓN

Documento de síntesis: Informe sobre los archivos en una Unión Europea ampliada Posibilidades de actuación futura: prioridades

A. ANTECEDENTES

En respuesta a la petición del Consejo de Ministros de la Unión Europea a través de su Resolución de 6 de mayo de 2003 (2003/C 113/02) sobre los archivos en los Estados miembros y en especial los puntos 8 (a), (b), (c), (d), (e) y 9, el documento de síntesis aborda la situación de los archivos públicos en los Estados miembros, teniendo especialmente en cuenta la ampliación de la Unión Europea y la probable evolución de la gestión de documentos y archivos y de los servicios de archivo en el futuro. Sugiere formas de mejorar la gestión de documentos y archivos y los servicios públicos para los ciudadanos de la Unión Europea, teniendo en cuenta las nuevas tecnologías.

Tomando como base lo expuesto en los capítulos del presente Informe elaborado por el grupo de expertos nacionales, se proponen las siguientes acciones prioritarias, así como otras acciones que también deberán considerarse y ser objeto de actuación por parte de los Estados miembros y de las instituciones de la UE a lo largo de los tres próximos años. Las acciones prioritarias propuestas figuran al principio de cada capítulo y se fusionan en forma de cuadro en el anexo 3 del presente informe.

Las acciones prioritarias propuestas se presentan aquí de forma resumida. Incluyen medidas para prevenir, limitar o reparar el daño sufrido por documentos o la pérdida de archivos por catástrofes naturales y de otro tipo, mejorar la preservación de documentos y archivos, incluidos los edificios donde se guardan, aumentar la colaboración sobre la autenticidad, la preservación a largo plazo y la accesibilidad de documentos y archivos electrónicos. El resumen también sugiere medidas que deben tomarse contra el hurto y acuerdos que deben introducirse para la recuperación de documentos robados. Pone de relieve la importancia de la contribución de los archivos al funcionamiento democrático de nuestras sociedades mediante una legislación y unas normas apropiadas. Además, propone la creación de un portal de la UE para el patrimonio de archivos de la Unión recientemente ampliada. Todas estas acciones deben llevarse a cabo mediante el aumento de la coordinación, el intercambio de información y el intercambio de buenas prácticas a escala europea y con los Estados miembros a través de un grupo de coordinación oficial.

Se ha tenido en cuenta el deseo de lograr una mayor integración de estas acciones propuestas con otros planes de acción a escala europea.

B. RESUMEN DE LAS PRINCIPALES ACCIONES PROPUESTAS

Acción prioritaria propuesta 1

Preservación y prevención de daños a los archivos en Europa (Resolución del Consejo de 06.05.2003, punto 8c 1)

1.1 Medidas para la prevención de daños a los archivos por catástrofes naturales y otros tipos de catástrofes:

- Desarrollar un plan de acción modelo para la prevención y recuperación de las catástrofes.

- Explorar la posibilidad de crear laboratorios centrales especializados para las urgencias transfronterizas.

- Establecer equipos de respuesta rápida para la evaluación de daños.

1.2 Preservación y recuperación de documentos y archivos:

- Reforzar las medidas de coordinación e intercambio de experiencia para establecer un programa de la UE sobre la recuperación de documentos y archivos dañados en Europa.

- Edificios destinados a archivos; normas y especificaciones a escala nacional y europea que deben ponerse al día y aplicarse en la renovación de edificios de archivos y de depósitos en edificios públicos o en nuevos edificios por parte de un grupo de trabajo interdisciplinario de los Estados miembros y de las instituciones de la UE.

Acción prioritaria propuesta 2

Refuerzo de la cooperación interdisciplinaria europea sobre documentos y archivos electrónicos (Resolución del Consejo de 06.05.2003, punto 8c 2)

2.1. Poner en práctica la colaboración a escala europea para establecer la autenticidad, la preservación y la disponibilidad a largo plazo de documentos y archivos electrónicos.

2.2. Actualización, revisión y ampliación de los actuales requisitos para el establecimiento de sistemas (registros) de documentación electrónica tales como MoReq para una mejor administración en el sector público de modo que el documento se convierta en la norma o especificación oficial en la Unión Europea. Esto es de especial interés para todos los Estados miembros, especialmente para los nuevos Estados.

2.3. Refuerzo de la red y foro DLM/Grupo de interés económico europeo (GIEE). Es necesaria financiación tanto para el desarrollo futuro como para las traducciones y la organización del foro DLM en Budapest 2005.

Acción prioritaria propuesta 3

Creación y mantenimiento de un portal de internet para documentos y archivos en Europa (Resolución del Consejo de 06.05.2003, puntos 8b y 8e)

3.1. Proporcionar un portal de internet/en la red para documentos y archivos dirigido a los ciudadanos de la UE.

Dado el desarrollo de internet y de la red y el éxito de algunos Estados miembros (véase la parte 6 del Informe) al facilitar esta información a millones de ciudadanos, jóvenes y niños, debería concebirse y ponerse en marcha un portal. Se seguiría la línea de la evolución del mundo de la información europeo.

Esto mejoraría el acceso, en combinación con mejoras en las salas de lectura, a estos recursos para la enseñanza, y el aprendizaje y la información.

Acción prioritaria propuesta 4

Legislación nacional y de la UE relacionadas con la gestión y el acceso a documentos y archivos (Resolución del Consejo de 06.05.2003, puntos 8a y 8d)

4.1. Como las propuestas legislativas de la UE y nacionales tienen a menudo implicaciones imprevisibles para la gestión de documentos y archivos, es muy importante para los ciudadanos de los Estados miembros que se conozcan todas las implicaciones desde el primer momento para facilitar la preservación y el acceso a documentos y archivos. Así pues, deberían supervisarse los proyectos legislativos sobre documentos y archivos y las leyes relacionadas con ellos a escala europea y nacional, con objeto de permitir que la profesión de archivistas europeos contribuya con su experiencia en caso necesario.

4.2. Para apoyar lo anterior es necesario contar con un estudio profundo de la legislación sobre archivos y relacionada con ellos tanto a escala de la UE como a escala nacional; la creación de una base de datos sobre la legislación relativa a los archivos y relacionada con ellos en la UE; la traducción de la legislación nacional relativa a los archivos y relacionada con ellos al inglés, francés y alemán y, si fuera necesario, a otras lenguas oficiales de la UE a través de los archivos nacionales pertinentes para promover una mejor comprensión mutua de esta legislación. Esta propuesta tiene en cuenta otros trabajos en curso del Consejo de Europa y de la rama europea del Consejo internacional de archivos (EURBICA) e intenta sistematizarlo.

Acción prioritaria propuesta 5

Hurto de documentos de archivo

5.1. Deberían examinarse y mejorarse las medidas contra el hurto de documentos de archivo y la recuperación de archivos robados en la UE.

Desarrollar un plan de acción sobre la base de un cuestionario con objeto de proponer mejoras.

C. CREACIÓN DE UN COMITÉ OFICIAL DE ARCHIVISTAS (Resolución del Consejo de 06.05.2003, puntos 8d, 8e y 9)

6.1. Creación de un grupo oficial de archivistas de los Estados miembros de la UE y de las instituciones de la UE. Este Comité debería intercambiar información y buenas prácticas y garantizar por consenso, y respetando el principio de subsidiariedad, la mejora de la coordinación del trabajo sobre archivos en Europa según lo descrito anteriormente. Debería reunirse dos veces al año o siempre que fuera necesario.

6.2. Crear un programa con una duración inicial de tres años para abordar las cuestiones planteadas por la Resolución del Consejo de Ministros (6 de mayo de 2003) y considerar su progreso y difundir los resultados y las mejoras en las buenas prácticas para su uso por parte de Estados miembros e instituciones de la Unión Europea.

6.3. Una evaluación, que debe realizarse al cabo de tres años, con objeto de informar a los ministros del Consejo de la UE sobre los resultados y las acciones de seguimiento consideradas.