Informe

sobre los estados financieros y la gestión de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000, acompañado de las respuestas de la Fundación

(2001/C 372/07)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente informe está dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo, de conformidad con el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo(1) d, modificado por el apartado 4 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1947/93(2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000. Según el apartado 16 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo(3), por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76(4), la ejecución presupuestaria es competencia del Consejo de Administración de la Fundación. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(5), de conformidad con las disposiciones financieras internas que se establecen en los apartados 52, 54 y 55 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base adecuada para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2000 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO (DUBLÍN) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 2000

Ejecución presupuestaria

5. El presupuesto de 2000 ascendía a 15 millones de euros que, en comparación con los 14,8 millones de euros de 1999, representan un aumento del 1,4 %. De este importe, se han comprometido 14,4 millones de euros de los cuales 3,6 millones de euros han sido prorrogados al ejercicio 2001 y 0,5 millones de euros han sido anulados. La ejecución presupuestaria relativa al ejercicio 2000 se presenta en el cuadro 1.

6. En 2000, la Fundación volvió a recurrir en gran medida a las prórrogas de créditos. Sin duda la mayor parte concierne el título III con 3,2 millones de euros, o sea el 89 % de las prórrogas totales. Como sucedió el año anterior respecto al título III, los créditos prorrogados sobrepasaban los pagos del ejercicio.

7. En algunas líneas presupuestarias (por ejemplo, 1400 cantina, 2200 adquisiciones de equipos técnicos), las anulaciones de créditos realizadas al final del año sobrepasaban en realidad los importes transferidos a estas líneas. La Fundación debería intentar minimizar la anulación de los créditos, especialmente en casos así.

8. La magnitud y la persistencia de la infrautilización de los créditos del ejercicio, así como las prórrogas, ponen de manifiesto debilidades en el seguimiento por la Fundación de su programa anual, una situación que prácticamente no ha mejorado en comparación con el ejercicio anterior.

Estados financieros y contabilidad

9. En los cuadros 2 y 3 figuran la cuenta de gestión de 2000 y el balance financiero al 31 de diciembre de 2000.

Seguimiento de observaciones anteriores

Sistemas de contabilidad presupuestaria y general

10. En su Informe anual de 1999(6) relativo a la Fundación, el Tribunal había señalado la debilidad de los sistemas contables de la Fundación. En 2000, esta laguna sigue existiendo: el sistema de contabilidad presupuestaria SI2 sólo ha sido parcialmente probado.

11. La contabilidad general se sigue llevando mediante una hoja de cálculo, a pesar de los riesgos que ello implica. El establecimiento en 2000 del sistema de contabilidad general SAGE tuvo que ser abandonado ya que no se podía garantizar la gestión electrónica de los pagos bancarios. El sistema de sustitución por el que se optó seguía sin ser operativo en abril de 2001.

12. El seguimiento de la ejecución del programa de actividades de la Fundación, así como el de la ejecución financiera de los proyectos, se han visto afectados durante todo el año por la imposibilidad de obtener datos financieros por proyecto a partir de la contabilidad.

Administración de anticipos

13. En 2000, la Fundación continuaba utilizando excesivamente la administración de anticipos. Los pagos representaban el 18 % de todos los pagos en 2000 (el correspondiente porcentaje en 1999 era del 20 %). De los importes pagados mediante administración de anticipos, un millón de euros correspondía a gastos de personal, 0,7 millones de euros eran gastos administrativos y 0,9 millones de euros eran gastos operativos. Un motivo de que se recurriera en gran medida a la administración de anticipos parece ser la lentitud de los procedimientos de pago normales. Sin embargo, la Fundación debería tomar medidas para resolver esta cuestión, en vez de recurrir a la administración de anticipos que sólo debería utilizarse excepcionalmente.

Gestión de los recursos humanos

Política de personal

14. Creada en virtud del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo de 26 de mayo de 1975, la Fundación dispone de su propio estatuto de personal. El Director es la autoridad investida del poder de nombramiento (AIPN) de todo el personal de la Fundación.

15. A pesar de que el personal de la Fundación carezca de la condición de funcionario, las disposiciones de su estatuto de personal prevén contratos de duración indefinida, con los que cuenta la mayor parte de los agentes de la Fundación (88 %).

Procedimientos de selección

16. El artículo 3 del estatuto de personal de la Fundación establece que para cubrir una vacante debe procederse de forma adecuada a su difusión. En la práctica, la Fundación utiliza procedimientos externos con una amplia difusión de las convocatorias de oposición (publicación en el Diario Oficial).

17. Para cada uno de estos procedimientos, la AIPN designa un comité de selección que establece la lista de los aprobados. Anteriormente estas listas no se establecían por orden de méritos de los candidatos; en estas condiciones, resulta difícil apreciar los criterios aplicados para proceder a las contrataciones. Con el fin de garantizar una mayor transparencia, la lista de los aprobados debería establecerse sistemáticamente por orden de méritos, y si al efectuarse las contrataciones no se respeta este orden, debería presentarse una nota justificativa.

Apreciación del rendimiento del personal

18. Desde 1997, la Fundación no ha procedido a la calificación del personal, que debe efectuarse al menos cada dos años, y todavía no ha elaborado una "Guía de calificación". El análisis de seis expedientes del personal indica que en años anteriores a menudo faltaban informes de calificación. En estas condiciones, las promociones de 1999 y 2000 se efectuaron sin tener en cuenta este elemento esencial para comparar los méritos de los agentes.

Descripción de funciones

19. Como prevé el artículo 43 bis del Reglamento financiero de la Fundación(7), se ha creado un fichero de identificación de los puestos de trabajo con la descripción de funciones pero sólo en relación con la categoría A. La última versión del fichero no estaba al día y retomaba la descripción de las funciones publicada en los anuncios de vacante.

Gestión de los expedientes del personal

20. La gestión y la documentación del expediente de los agentes son muy desiguales, a pesar de que los expedientes del personal contratado más recientemente estén más completos y mejor organizados. Ninguno de los ocho expedientes examinados estaba completo. Los documentos en los que se describe la carrera del agente tampoco figuran en la mayor parte de los expedientes.

Evolución de la plantilla y de la actividad de la Fundación

21. La plantilla de la Fundación sólo comprende agentes provistos de contratos de duración indefinida (AT). La autoridad presupuestaria autoriza, al mismo tiempo que el presupuesto, el número de puestos por cubrir cada año. Por otra parte, el presupuesto puede conceder créditos para la contratación de expertos nacionales en comisión de servicio (ENC).

22. En el cuadro 4 se traza la evolución del volumen de efectivos de la Fundación y su distribución desde 1996, y permite apreciar que el número de agentes se ha mantenido prácticamente estable. El déficit en personal se vio en parte compensado recurriendo a las agencias de trabajo temporal, y el presupuesto relativo a este tipo de personal se aproxima a 1 millón de euros desde 1998. Así, en 2000, a pesar de que su presupuesto permitía unos efectivos de 85 agentes, la Fundación sólo disponía de 72, y el déficit se veía parcialmente compensado mediante 12 personas contratadas por mediación de una agencia privada.

23. Desde 1996, la Fundación ha contratado a 36 agentes: 30 en calidad de AT y los restantes como ENC. Al final de 2000, 72 agentes eran AT. En promedio, los gastos derivados del proceso de selección se elevaron a 9810 euros por agente contratado.

24. El número de agentes que abandonó la Fundación arroja una tasa de rotación del personal (AT y ENC) del 8 % como promedio anual. Esta tasa se debe principalmente al cese de varios traductores a raíz de la supresión de la función de traducción en la Fundación.

25. Con miras a la fiscalización, se clasificó a los agentes en dos tipos:

- los agentes encargados de actividades de apoyo (agentes de apoyo), es decir, actividades que garantizan la continuidad en el funcionamiento de la Fundación (por ejemplo: servicios de administración, contabilidad, secretaría, etc.),

- los demás agentes, denominados operativos, que contribuyen directamente a la consecución de los objetivos de la Fundación.

26. Por término medio, el 64 % de los agentes A, es decir, el 23 % de los efectivos totales, deben considerarse como operativos. Todos los demás agentes, es decir, el 77 % de los efectivos totales, entran en la definición de personal de apoyo.

27. El cuadro 5 describe la evolución de los costes asociados al personal, así como los gastos de funcionamiento. La variación de los gastos salariales en el período 1996-2000 ha sido más rápida que la registrada por la plantilla.

28. De los demás costes asociados al personal, se analizaron en particular los gastos de formación profesional (FP) y los de funcionamiento. Los gastos en FP y los de funcionamiento también han aumentado más rápidamente que la plantilla.

29. Con el fin de establecer la relación entre la actividad de la Fundación y la evolución de su volumen de efectivos y de los costes asociados, se ha comparado dicha evolución con la variación del importe de los créditos operativos (título III) que se gastaron efectivamente (créditos del ejercicio y créditos prorrogados) en el transcurso de un año.

30. En promedio, los efectivos no aumentan tan rápido como la actividad solicitada a la Fundación, aunque ésta debería intentar controlar adecuadamente el crecimiento de los costes salariales y de los gastos de funcionamiento, que es más importante que el de su actividad durante el período 1995-2000. Esta constatación se ve confirmada por el hecho de que la tasa de crecimiento de los gastos de los títulos I y II (Personal y funcionamiento) resulta superior a la de los gastos relativos al título III, que agrupa los gastos vinculados a la consecución de los objetivos de la Fundación.

Conclusión

31. Aunque desde su creación la Fundación no ha podido contratar al personal previsto en su presupuesto, ha logrado suplir esta carencia recurriendo a ENC y a agencias de trabajo temporal.

32. Para contratar a sus agentes permanentes, la Fundación sigue en la mayoría de los casos un procedimiento de selección externo como prevé su propio estatuto.

33. La Fundación debería observar atentamente la evolución de sus costes salariales y de sus gastos de funcionamiento. Quizá fuera conveniente que en lo referente a los puestos relacionados con las actividades de apoyo y operativas para los cuales se requieren cualificaciones de tipo administrativo, se asociase con las instituciones y otros organismos descentralizados con vistas a efectuar sus contrataciones con la base más amplia posible. Por último, como norma general debería mejorar su sistema de gestión y de información en materia de personal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 10 de octubre de 2001.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) DO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(4) DO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(5) Según lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1947/93, el 30 de marzo de 2001 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Fundación correspondientes al ejercicio 2000, y a continuación se remitieron al Consejo de Administración de la Fundación, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 18 de mayo de 2001. Un resumen de dichos estados financieros se adjunta al presente Informe.

(6) DO C 373 de 27.12.2000, apartados 9 y 10, p. 40.

(7) Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo. de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76, de 1 de junio de 1976.

CUADROS 1 A 5

Cuadro 1

Ejecución presupuestaria

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 2000 y 1999

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos proporcionados por la Fundación.

Cuadro 3

Balance financiero al 31 de diciembre de 2000 y al 31 diciembre de 1999

Fuente:Cuadro elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de datos proporcionados por la Fundación.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 4

Evolución de la plantilla

>SITIO PARA UN CUADRO>

AT: Agentes temporales.

ENC: Expertos nacionales en comisión de servicio.

Cuadro 5

Evolución de la plantilla y de los gastos asociados

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la fundación

Ejecución presupuestaria

7. Se ha tomado nota de la observación del Tribunal. No obstante, cabe aclarar que la Fundación suele transferir los excedentes constatados hacia finales del ejercicio financiero a partidas presupuestarias que permitan utilizarlos, a pesar de que ello no siempre sea posible. El objetivo de la Fundación consiste en reducir al mínimo las anulaciones derivadas de este ejercicio.

8. Por lo general, los controles se llevan a cabo de modo exhaustivo y eficaz.

En lo que se refiere al nivel de las prórrogas, cabe señalar que:

- las actividades operativas de la Fundación son de carácter esencialmente innovador/exploratorio y no repetitivo, lo cual exige procedimientos relativamente complejos y largos con vistas a la preparación minuciosa que se lleva a cabo antes de iniciar una investigación sobre una base contractual. Estos procedimientos constituyen un importante factor para la duración de los proyectos que, por lo general, es de dos años,

- el nivel de las prórrogas correspondientes al título III se ve afectado por la relación entre el ciclo presupuestario anual de la Fundación y su ciclo operativo (que incluye la concepción del programa, su puesta en marcha, el diseño de sus líneas básicas, las licitaciones, el diseño detallado del proyecto y su puesta en práctica).

Sin embargo, se han tomado medidas para adelantar el calendario de los procedimientos de contratación, especialmente en aquellos casos en los que los contratos son de carácter repetitivo.

Sistemas de contabilidad presupuestaria y general

10. En su Informe de 1999, el Tribunal señaló que existía un defecto en relación con el sistema de contabilidad general en el sentido de que las cuentas se llevaban manualmente. Sin embargo, en su respuesta, la Fundación señaló que gestionaba el sistema de contabilidad general a través del programa informático Excel. Se trataba de una solución provisional y la Fundación ya ha instalado el sistema de contabilidad EXACT.

11. En el transcurso del año 2000, se llevó a cabo un estudio completo de viabilidad del sistema SAGE, que se utiliza en otras agencias. Se llegó a la conclusión de que el sistema era por lo general satisfactorio, aunque carecía de un dispositivo de EFT (transferencia electrónica de fondos). No obstante, pudo adoptarse un planteamiento alternativo en relación con el desarrollo del sistema EXACT cuando empezó a comercializarse un dispositivo de EFT en el mercado irlandés en el segundo semestre de 2000. Ya se ha instalado este sistema.

12. No pudieron presentarse los costes de los proyectos hasta la puesta en marcha del sistema SI2. Se está abordando esta cuestión en el marco del presupuesto 2001, mediante la utilización de los dispositivos del sistema SI2.

Administración de anticipos

13. Tras la puesta en marcha del sistema SI2, la Fundación mantiene contactos con el control financiero en lo que se refiere a la plena explotación del dispositivo de visado en línea, lo que debería permitir reducir en mayor medida el nivel de utilización de la administración de anticipos (1997: 40 % del total de los pagos; 2000: 18 %).

Gestión de los recursos humanos

18. Pese a que no se disponía de informes de calificación para el procedimiento de promociones para 2000, la autoridad facultada para proceder a los nombramientos consultó en todo momento a los gestores en lo que respecta al rendimiento de los miembros del personal susceptibles de ser promovidos. Sobre la base de esas consultas, se decidió no promover a determinadas personas. En lo sucesivo, los procedimientos de promoción se llevarán a cabo de modo transparente gracias a las medidas ya aplicadas con objeto de garantizar la realización de los informes de calificación, junto con un sistema de evaluación continua del rendimiento, y en concertación con los jefes de departamento.

19. Se ha tomado nota de esta observación.

20. Se reconoce que en algunos casos no se dispone de toda la documentación necesaria en un solo expediente. En este contexto, se procederá a una revisión de la situación. En lo que se refiere a los expedientes más antiguos, no podrán proporcionarse los documentos que faltan. Se están desarrollando medidas para garantizar que en la lista de comprobación se precisen todos los documentos necesarios para los expedientes.

23. Dado su emplazamiento geográfico, la Fundación tiende a incurrir en gastos de viaje y de establecimiento más elevados puesto que su personal procede mayormente del continente europeo. Los gastos de desplazamiento a Irlanda son elevados pero necesarios ya que permiten a la Fundación seguir contando con una mano de obra multinacional y representativa del conjunto de los Estados miembros de la Unión Europea.

25-26. Se ha tomado nota de esta observación. De los 14 miembros del personal de la categoría B, un total de 6 (43 %) participa en las actividades operativas. Se trata de 4 funcionarios de enlace responsables de la información, un editor de lengua inglesa y un funcionario responsable de los sistemas de información. A efectos de este ejercicio, se ha considerado que todo el personal de la categoría C participa únicamente en las actividades de apoyo. Sin embargo, numerosos miembros del personal de la categoría C participan, en la práctica, en actividades operativas y contribuyen de forma directa al valor añadido del rendimiento de la Fundación.

27. Tras la deducción de los tipos de cambio, los aumentos de la escala salarial y los coeficientes correctores correspondientes al período comprendido entre 1996 y 2000, se registró un aumento de los costes salariales de tan sólo el 0,4 % en comparación con un aumento del personal del 4 %. Los incrementos reales de los costes salariales se deben en gran parte al aumento del coeficiente corrector para Irlanda de 93,6 en 1996 a 116,5 en 2000, lo que en la práctica ha provocado un aumento de los costes salariales de un 24,5 %.

30-32. Durante el período sometido a examen, la función del Director de Investigación se ha visto modificada, ya que no sólo ha consistido en recopilar información, sino también en desempeñar un papel clave en la difusión de la misma. Los factores esbozados en relación con el apartado 27 también deberían tomarse en cuenta en lo que se refiere el aumento de los costes correspondientes al título I.

El desglose expuesto en el presupuesto basado en actividades de la Fundación da una idea más racional de la relación entre los recursos asignados a las actividades de apoyo y los asignados a las actividades operativas.

33. Véase la respuesta al apartado 30.

La Fundación se esfuerza, en la medida de lo posible, por reducir al mínimo los costes relativos a puestos genéricos. Por ejemplo, los candidatos que se han presentado al actual concurso para el puesto de Secretario proceden de las listas de reserva de la Comisión. Se propone proveer cuatro puestos por medio de este concurso y establecer una lista de reserva par la provisión de futuras vacantes. La colaboración con otras agencias podría plantear problemas habida cuenta de que la Fundación dispone de su propio Estatuto de personal, se ajusta a los procedimientos de contratación de la Comisión Europea y nombra a miembros del personal sobre la base de contratos indefinidos. Además, no habría sido apropiado colaborar con otras agencias puesto que la mayoría de los concursos más recientes se ha convocado para puestos específicos de la Fundación, para los que se exigen aptitudes y experiencia concretas.

La Fundación está estudiando la posibilidad de introducir el sistema de personal SIC con objeto de facilitar una información administrativa de mayor calidad. Ya se han mantenido conversaciones al respecto con la DG ADMIN y dentro de poco se tomará una decisión sobre la constitución de un grupo de proyecto.