[pic] | COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS |

Bruselas, 16.3.2005

COM(2005) 90 final

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN

Informe sobre los avances de la modernización del plan contable de la Comisión Europea a 31 de enero de 2005

ÍNDICE

1. Introducción ..................................................................................................................3

2. Resumen de la ejecución al mes de enero de 2005 3

3. Aspectos contables 4

3.1. Normas contables 4

3.2. Procedimientos contables..............................................................................................4

3.3. Ámbito de los controles y validación de los sistemas locales 4

4. Desarrollo informático..................................................................................................5

5. Introducción de las cuentas modernizadas en los servicios de la Comisión 6

5.1. Preparación de los saldos de apertura para el ejercicio 2005........................................6

5.2. Desarrollo de sistemas informáticos locales y sus vínculos con ABAC 7

5.3. Formación.....................................................................................................................7

6. Utilización de la contabilidad de ejercicio por las demás Instituciones y agencias 7

7. Evolución futura 8

7.1. Presupuesto general......................................................................................................8

7.2. Préstamos y empréstitos 8

7.3. Fondo Europeo de Desarrollo.......................................................................................8

8. Conclusión 9

ANEXO 1: SITUACIÓN DEL PROGRAMA ABAC A 31 DE ENERO DE 2005 9

ANEXO 2: PLAN DEL PROGRAMA INTEGRADO 31 DE ENERO DE 2005 17

ANEXO 3 : MARCO CONTABLE: NORMAS CONTABLES 23

ANEXO 4 : TAREAS PRINCIPALES A EJECUTAR A PARTIR DE ENERO DE 2005 26

1. INTRODUCCIÓN

El 17 de diciembre de 2002, la Comisión adoptó una Comunicación sobre la modernización del plan contable de las Comunidades Europeas[1]. El Consejo y el Parlamento Europeo fueron informados de dicha Comunicación.

El proyecto abordaba tres temas principales:

- conformidad con los principios contables internacionalmente aceptados para el sector público, en especial los relativos a la contabilidad de ejercicio o de devengo (registro del hecho contable cuando se produce y no en el momento del ingreso o el pago, o únicamente a finales del ejercicio);

- integración de los planes contables y financieros situados en plataformas informáticas diferentes;

- mejora paralela del rendimiento del sistema SINCOM2, en especial en lo referente a la seguridad y coherencia de datos dimanantes de fuentes distintas.

La Comisión presenta informes semestrales[2] de la situación desde 2002. La DG de Presupuestos ha elaborado notas informativas sobre los avances realizados en los trimestres intermedios. El presente informe recoge de forma sinóptica los avances efectuados a 31 de enero de 2005, y no a 31 de diciembre de 2004, con la finalidad de informar de la transición al nuevo plan. Como sucediera con los informes anteriores, el presente informe se comunicará también a las correspondientes instancias de la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria y al Tribunal de Cuentas. El 1 de febrero de 2005 se hizo una breve presentación oral ante la Comisión de Control presupuestario.

2. RESUMEN DE LA EJECUCIÓN AL MES DE ENERO DE 2005

Conforme al nuevo Reglamento financiero, que entró en vigor el 1 de enero de 2003[3], para el ejercicio 2005 debía introducirse la contabilidad de ejercicio en el presupuesto general. La integración completa de todos los planes contables previsiblemente llevaría más tiempo. Una vez modernizado el plan contable, se preveía extender progresivamente su papel en apoyo de la gestión financiera de las operaciones de la Comisión.

El 10 de enero de 2005 se cumplieron los requisitos legales, ya que en esta fecha empezó a utilizarse el nuevo plan contable basado enteramente en el principio de ejercicio o devengo. La Comisión cumplió, pues, su compromiso a este respecto ante la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria. La operación se realizó dentro de los plazos fijados, ajustándose a los gastos previstos de 20 millones de euros para la DG de Presupuestos y la DG DIGIT. Se asignó, además, a otros servicios la cantidad de 5 millones de euros destinados a apoyo administrativo temporal.

Tras haber llevado a cabo la reforma administrativa y haber modernizado con éxito el plan contable, la Comisión está en disposición de restablecer la confianza del contribuyente europeo de que sus fondos serán gestionados por la Comisión bajo normas estrictas de control. En adelante, los estados financieros de las Comunidades se atendrán a las normas de contabilidad más estrictas, situando así a la Comisión en la vanguardia de las administraciones públicas europeas.

No obstante, enero de 2005 no significa la finalización de la reforma contable. Existe aún la posibilidad de mejorar los sistemas de la TI a escala central y local, la integración de sistemas y la información sobre la gestión. Por otra parte, pasará aún algún tiempo hasta lograr un completo encaje de los nuevos procedimientos contables.

El proyecto se llevó a cabo en gran medida ajustándose al calendario previsto en la sección III.3 de la Comunicación de la Comisión de 17 de diciembre de 2002 y a la planificación más detallada de 8 de julio de 2003. En el anexo 1 se recoge una comparación detallada entre el calendario de 17 de diciembre de 2002 y los logros efectivos; en el anexo 2, una actualización de la planificación de las distintas fases adoptada en julio de 2003.

3. ASPECTOS CONTABLES

3.1. Normas contables

El contable aprobó el 28 de diciembre de 2004 las quince series de normas contables aplicables a las cuentas comunitarias y el plan contable armonizado, los cuales fueron comunicados a los contables de las demás Instituciones y agencias. En el anexo 3 se halla un resumen de ello.

El manual de contabilidad de la Comisión, basado en las normas contables y el plan contable, estaba prácticamente terminado a finales de diciembre de 2004, previa consideración de los comentarios de diversos servicios. Esta versión seguirá adaptándose a la luz de la experiencia y de los últimos progresos de la TI. Resta aún por establecer un método práctico de evaluación de ciertas disposiciones de finales de ejercicio, como por ejemplo para las solicitudes de pago no recibidas aún.

3.2. Procedimientos contables

Los procedimientos contables por definir aún son los procedimientos de cierre de cuentas y de preparación de los estados financieros de 2005. Se prevé adoptar en 2005 un manual de consolidación y procedimientos de separación de los ejercicios, así como la introducción de una herramienta informática para consolidar las cuentas de las Instituciones y agencias.

3.3. Ámbito de los controles y validación de los sistemas locales

La eficacia del plan contable modernizado estará en función de la exactitud y exhaustividad de entrada de datos por parte de los numerosos usuarios del sistema central informático (según estimaciones, unos 7 000). Los menús en curso de concepción, destinados a los usuarios, proporcionarán ayuda en todos los pasos a seguir con objeto de minimizar las posibilidades de error, pero la calidad de los datos incorporados dependerá también del ámbito de los controles establecidos por los respectivos Ordenadores delegados. En el documento "Objetivos contables y marco de control", de diciembre de 2003, se recogen orientaciones a este respecto; en él se describen los riesgos ligados a cada tipo de operación y los controles que se proponen para contrarrestarlos. La DG de Presupuestos continuará facilitando orientación en cuestiones contables y ayudando a los servicios en su aplicación.

Los criterios para validar los procedimientos financieros de los Ordenadores y los sistemas informáticos se publicaron el 2 de julio de 2004. El 1 de septiembre se distribuyó un cuestionario detallado para evaluar la preparación de cada servicio de conformidad con los requisitos: todos los servicios contestaron antes del plazo de 30 de septiembre de 2004.

Pese a las dificultades de selección de personal con la experiencia adecuada, la DG de Presupuestos finalizó el 17 de diciembre una evaluación a alto nivel de los procedimientos financieros de todos los servicios y de los sistemas informáticos correspondientes, sobre la base de las respuestas al cuestionario y de una reunión (de medio día) con cada servicio. El informe resultante fue concluido el 31 de enero de 2005. En él se determinan diversos riesgos y se pide a los servicios correspondientes que los traten.

El personal del equipo de la DG de Presupuestos, compuesto de ocho personas, quedará completado el 16 de marzo de 2005. Este equipo llevará a cabo un programa de control más minucioso de los sistemas realmente operativos en cada servicio, comenzando por los que presentan valorativamente los mayores riesgos. Este trabajo respaldará la validación de los sistemas establecidos por los Ordenadores para suministrar o justificar la información contable, como así dispone el artículo 61.1.e) del Reglamento financiero.

4. DESARROLLO IMFORMÁTICO

El capítulo más ambicioso del proyecto debe integrar los planes de gestión financiera de contabilidad existentes, desarrollar los sistemas para introducir una contabilidad de ejercicio y facilitar a los usuarios menús de fácil utilización que contribuyan a garantizar que los datos introducidos sean de alta calidad. Se recoge más abajo un resumen de la situación actual.

Se han puesto a punto las funcionalidades informáticas en apoyo de los procedimientos contables. El nuevo sistema, denominado "ABAC", comprende el plan contable central, que funciona utilizando el programa informático SAP-Enterprise, y los flujos de trabajo elaborados por la Comisión para las solicitudes de pago (facturas ABAC), para contratos y compromisos correspondientes (contratos ABAC) y para el inmovilizado (activos ABAC). Los flujos de trabajo de los pagos Si2 han sido remodelados para ajustarse a los requisitos de la contabilidad de ejercicio. Otros diversos servicios continúan suministrando la información contable a través de sus respectivos sistemas informáticos locales.

Las principales tareas efectuadas desde el 30 de junio de 2004 son las siguientes:

- desarrollo, pruebas y difusión de contratos ABAC (4 de octubre) y facturas ABAC (25 de octubre), con objeto de que el personal pudiera seguir una formación en esta materia y pudiera familiarizarse con estos flujos de trabajo antes del mes de enero de 2005;

- desarrollo, pruebas y difusión de activos ABAC (14 de enero de 2005);

- pruebas de funcionamiento del sistema en su conjunto por equipos multidisciplinares, tendentes a hallar y corregir los problemas antes de enero de 2005;

- copia de seguridad del antiguo sistema el 31 de diciembre y traslado al nuevo sistema, cuyo funcionamiento se inició el 10 de enero para estar a pleno rendimiento a principios de febrero, una vez que se dispusiera de los compromisos prorrogados del ejercicio presupuestario de 2004;

- entrada de datos relativos a los saldos de apertura de las prefinanciaciones (30 000), solicitudes pendientes de pago (7 400) e inmovilizaciones (74 000).

El 10 de enero de 2005 entró en funcionamiento el plan contable central para su utilización en la contabilidad general de conformidad con el principio de ejercicio o devengo; en el mismo se incluye la mayoría de los saldos de apertura necesarios para el trabajo cotidiano de los servicios, habiendo funcionado desde entonces con un alto grado de la fiabilidad. A 31 de enero de 2005 se habían tramitado sin problemas más de 32 000 pagos, 10 000 solicitudes y 1 300 compromisos.

La única excepción se refiere a las Administraciones de anticipos y al equipamiento ofimático de las delegaciones exteriores y de las oficinas de prensa sitas fuera de la sede de la Comisión, en las que se ha delegado responsabilidades financieras. Estos servicios irán incluyéndose progresivamente en el sistema central a partir de 2005.

5. INTRODUCCIÓN DE LAS CUENTAS MODERNIZADAS EN LOS SERVICIOS DE LA COMISIÓN

5.1. Preparación de los saldos de apertura para el ejercicio 2005

Se pidió a todos los servicios que coadyuvaran en la elaboración de un inventario de prefinanciaciones, garantías, inmovilizaciones y personas jurídicas que disfrutan de subvenciones y contratos. Ello supuso el examen de expedientes relativos a unos 45 000 compromisos pendientes y 74 500 referencias de cuentas bancarias antes de finales de diciembre de 2004. Los servicios elaboraron informes sobre el trabajo efectuado en la fecha de 30 de junio, 30 de septiembre, 31 de octubre y 30 de noviembre de 2004.

Basándose en el contenido de estos informes y en contactos bilaterales, es manifiesto que alrededor del 95% del trabajo se llevó a cabo dentro del plazo, refiriéndose el trabajo restante a casos en que el beneficiario no pudo enviar la documentación necesaria para el registro de la entidad legal, por lo que no pudo efectuarse la inscripción de la prefinanciación y garantías correspondientes. A tres servicios se les concedió un plazo suplementario para tramitar estos casos pendientes.

Prácticamente todos los servicios presentaron los archivos que debían introducirse en el plan contable dentro del plazo impartido y con un elevado grado de calidad. Menos del 1% de los asientos fueron devueltos para ser corregidos y sólo tres servicios remitieron con retraso los archivos completos o los recibieron devueltos. A 31 de enero de 2005 se habían tramitado 76 000 archivos de entidades legales en lo referente a contratistas o expertos exteriores y 56 000 concernientes al personal, habiéndose incorporado 30 000 saldos de prefinanciación. Se fijó el 31 de marzo de 2005 como plazo para finalizar el ejercicio concerniente a las 22 000 garantías. Todos los servicios afectados adoptaron los activos ABAC para la gestión de los inventarios, excepto las delegaciones y las oficinas de prensa, que lo adoptarán en 2005. En el plan contable central se han registrado todas las inmovilizaciones, salvo las de dos centros comunes de investigación, la DG TREN y los inmuebles, que se registrarán en marzo.

La DG de Presupuestos pedirá a cada servicio que verifique la exactitud y contabilización correcta de las cifras correspondientes a los saldos de apertura, que se asegure que las cifras son completas y que efectúe las correcciones oportunas antes del 31 de marzo de 2005. Se establecerá un método de registro de las prefinanciaciones que no puedan relacionarse con un archivo validado de entidad legal. El saldo de apertura de cada servicio se remitirá al Director general o al jefe del servicio correspondiente para su validación formal antes del 30 de junio de 2005.

Al margen de las tareas antedichas, se ha pedido a los servicios que vinculen con un compromiso jurídico todos los compromisos cerrados que se hayan registrado desde el 1 de enero de 1999, de modo que pueda determinarse la relación financiera de la Comisión con cada entidad desde esa fecha. Se pretende limitar esta operación a los compromisos superiores a 50 000 euros, lo que implica examinar unos 35 000 expedientes suplementarios (si se redujera el límite a 13 800 euros, habría que examinar 25 000 expedientes más). Al margen de esta tarea relativa a los 30 000 compromisos pendientes aún de vinculación con una entidad legal, se llevará a cabo la ejecución de la acción 74 de la reforma administrativa, sobre desarrollo de una base de datos central de contratos, y se garantizará que la Comisión cumpla el compromiso asumido ante el Parlamento tras el caso EUROSTAT.

5.2. Desarrollo de sistemas informáticos locales y sus vínculos con ABAC

Salvo un servicio, todos los demás habían adaptado a finales de 2004 lo esencial de sus sistemas informáticos a los requisitos de la contabilidad de ejercicio. En aquellos casos en que dicha adaptación no pudo efectuarse a tiempo, los servicios concernidos utilizaron el sistema central para evitar retrasos en la tramitación de los compromisos y solicitudes de pago.

5.3. Formación

El 5 de octubre de 2004 se inició un programa de formación de los futuros usuarios del sistema ABAC, con ayuda de expertos exteriores. A 31 de enero de 2005 se habían impartido 3 300 días-participantes, con un grado de satisfacción cada vez mayor, del 60% al 86%. A todos los usuarios clave se les ofreció una formación práctica; los demás recibieron una formación teórica de iniciación en grupos más amplios. Los módulos de formación destinados a los usuarios están concebidos para convertirse en una guía de utilización y para constituir la base de un programa de formación continua destinada a usuarios futuros. Los servicios con un sistema local debían utilizar su propio programa de formación para los usuarios de ese sistema. En 2005 se impartirá un programa de formación dirigido específicamente al personal de las delegaciones de la Comisión en terceros países.

6. UTILIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD DE EJERCICIO POR LAS DEMÁS INSTITUCIONES Y AGENCIAS

La Comisión exhortó a las demás Instituciones y agencias a realizar una evaluación del respectivo estado de preparación para la aplicación de las nuevas normas contables y de la contabilidad de ejercicio. Tras analizar las respuestas dadas y la información intercambiada en las reuniones celebradas, se colige que están adoptando las medidas necesarias. En junio y noviembre de 2004 se celebraron reuniones de información con los contables de todas las Instituciones y agencias.

Varias agencias e Instituciones de menores dimensiones utilizan una versión del sistema Si2 de la Comisión para su respectiva contabilidad presupuestaria. Mediante carta de la Secretaría General de 22 de junio de 2004, la Comisión acordó que continuara disponiéndose de Si2 durante 2005 y se pusiera a disposición de las entidades que desearan utilizarlos todos los módulos ABAC, así como las especificaciones técnicas necesarias para interconectarlos a sus propios sistemas.

La Comisión ha sugerido también que las agencias desarrollen una plataforma informática compartida en la que puedan hacer funcionar sus aplicaciones ABAC. Esta solución, conforme a una recomendación del Parlamento, sería rentable y preservaría al mismo tiempo la independencia de cada agencia.

7. EVOLUCIÓN FUTURA

7.1 . Presupuesto general

Se está elaborando un nuevo plan por etapas para otros desarrollos informáticos (Cf. anexo 4). Con ello se pretende, sobre todo, mejorar la facilidad de empleo y la función de información financiera, así como preparar las primeras cuentas consolidadas anuales. Durante el ejercicio 2005, los diversos flujos de trabajo deben consolidarse en una aplicación Web única (flujos de trabajo ABAC), y habrán de desarrollarse algunas nuevas funcionalidades (por ejemplo, el procedimiento de cobro de derechos de crédito). Se está planeando también avanzar aún más para lograr el objetivo a más largo plazo de alcanzar una mayor integración de los sistemas locales y de proporcionar otras herramientas de ayuda al usuario y de gestión financiera.

7.2. Préstamos y empréstitos

Por lo que se refiere a las operaciones no incluidas en el presupuesto de la Comisión, se está elaborando un proyecto para integrar las actividades de préstamos y empréstitos, registradas actualmente en Globus, sistema de la DG ECFIN, en la contabilidad central para el mes de julio de 2005, utilizando el módulo bancario SAP, CFM.

7.3. Fondo Europeo de Desarrollo

En una fase diferente se modernizarán también las cuentas del Fondo Europeo de Desarrollo, separadas actualmente de las cuentas del presupuesto general.

En colaboración con AIDCO, los flujos de trabajo para la gestión de los proyectos FED se transferirán del plan contable actual del FED (OLAS) al sistema local de AIDCO (CRIS), y las cuentas del FED se llevarán sobre la base de la contabilidad de ejercicio utilizando ABAC. La ventaja de esta solución es que allana el camino para una posible integración del FED en el presupuesto general, y permite que los pagos del FED sean ejecutados utilizando las funciones concebidas para el presupuesto general.

La tecnología informática necesaria para una completa contabilidad de ejercicio irá introduciéndose a partir de 2006, una vez finalizados ABAC y los desarrollos paralelos de CRIS. Las cuentas del FED correspondientes a 2005 se elaborarán con los datos registrados en OLAS, adaptados para servir de base a una contabilidad de ejercicio. El objetivo es que a partir de 2006 el nuevo sistema ABAC-FED se ajuste enteramente a los requisitos de la contabilidad de ejercicio.

Mientras tanto, a partir de febrero de 2005 los pagos del FED se realizarán a través del plan contable del presupuesto general.

8. CONCLUSIÓN

El proyecto de modernización se ha ajustado a los plazos fijados en el Reglamento financiero en lo referente a la introducción de planes contables en el presupuesto general, los cuales sirven de base a la Comisión para atenerse a las normas contables aceptadas internacionalmente. La Comisión ha logrado este objetivo en el plazo de dos años, lo que supone sustancialmente menos tiempo que el que otras administraciones públicas europeas han necesitado, ajustándose a unos plazos que sus consultores y auditores externos consideraban muy ambiciosos. No podría haber logrado estos resultados incontestables sin la dedicación y colaboración constructiva de todos los servicios.

Las actividades extrapresupuestarias de la DG ECFIN se incorporarán al plan contable central de la Comisión para el mes de julio de 2005. Durante el primer semestre de 2005 las actividades extrapresupuestarias se basarán, como en el pasado, en la contabilidad de ejercicio. El Fondo Europeo de Desarrollo utilizará ABAC para los procedimientos de pago en 2005 y para los procedimientos contables en 2006.

El proyecto prevé proporcionar a los responsables de la gestión datos más fidedignos y completos sobre el activo y pasivo de los que cada servicio es responsable, sobre sus relaciones financieras con cada proveedor (a más largo plazo) y, a medio plazo, sobre la ejecución financiera de los compromisos y proyectos plurianuales.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] COM(2002) 755.

[2] Correspondientes a los periodos que van hasta el 30 de junio de 2003 - SEC(2003) 790 -, hasta el 31 de diciembre de 2003 - SEC(2004) 118 - y hasta el 30 de junio de 2004 - COM(2004) 565, 18.8.2004.

[3] Artículos 133, 134 y último párrafo del artículo 181.2 del Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002, de 25 de junio de 2002.