Propuesta de REGLAMENTO DEL CONSEJO por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





EXPOSICIÓN DE MOTIVOS 1. CONTEXTO DE LA PROPUESTA 1.1. Contexto general Un Reglamento del Consejo[1], adoptado en febrero de 1983, dispone que las distintas instituciones, tal y como se definen en su artículo 1, crearán archivos históricos y los abrirán al público una vez transcurridos treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos. Permite además que cada institución deposite sus archivos históricos en el lugar que considere más apropiado. En 1984, el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión acordaron depositar sus archivos históricos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia, donde quedan a disposición del público. Desde entonces, el Tribunal de Cuentas Europeo, el Comité Económico y Social Europeo y el Banco Europeo de Inversiones también han decidido depositar sus archivos en el IUE. Las condiciones de depósito se establecen en un contrato firmado el 17 de diciembre de 1984 entre las Comunidades Europeas, representadas por la Comisión, y el IUE. El Gobierno italiano pone a disposición del IUE, de forma permanente y gratuita, locales adecuados para albergar los archivos. Así se garantiza que los archivos depositados sean conservados y estén protegidos con arreglo a normas internacionales reconocidas. El propósito de depositar los archivos históricos de las instituciones en el IUE es facilitar su acceso en un único lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la integración europea y de las instituciones europeas. 1.2 Objetivo de la propuesta La propuesta tiene por objeto confirmar el papel del IUE en la gestión de los archivos históricos de las instituciones. Sentará una sólida base jurídica y financiera para la asociación entre la UE y el IUE. 1.3 Principales elementos de la propuesta La propuesta prevé el depósito de los archivos históricos de las instituciones en el IUE. En el futuro, todas las instituciones, salvo el Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo, depositarán sus archivos históricos en el IUE, una vez se hayan abierto al público de conformidad con el Reglamento en vigor. La propuesta no afectará a la propiedad de los archivos históricos, que seguirá siendo de las instituciones depositantes, ni a la normativa vigente, con arreglo a la cual las instituciones deciden qué documentos se abrirán al público al cabo de treinta años. Los costes operativos y los costes de personal incurridos por el IUE para gestionar los archivos históricos se financiarán con cargo al presupuesto general de la UE, con excepción de los costes relacionados con la puesta a disposición y el equipamiento del edificio o los edificios y de los depósitos para albergar los archivos y a su personal. El IUE facilitará el acceso público a los archivos históricos de la UE. Ello no significa, sin embargo, que las instituciones no puedan abrir al público sus propios archivos históricos. La propuesta distingue entre el depósito de archivos en papel y de archivos digitales. Los primeros seguirán depositándose físicamente en el IUE y serán conservados por esta institución. Sin embargo, el Instituto Universitario Europeo no tendrá que conservar los archivos digitales para dar acceso a los mismos. La conservación a largo plazo de los archivos digitales seguirá siendo responsabilidad de las instituciones que los produjeron. La propuesta precisa cuáles son las responsabilidades del IUE en lo que respecta a la protección de los datos personales incluidos en los archivos históricos de las instituciones. También dispone que cada institución adoptará las normas de desarrollo para la aplicación del Reglamento (CEE/Euratom) nº 354/83, que incluirán reglas para la conservación, apertura al público y protección de los datos personales en los archivos históricos. 2. RESULTADOS DE LAS CONSULTAS CON LAS PARTES INTERESADAS La presente propuesta no requiere una evaluación de impacto. Se ha consultado a las partes interesadas. El IUE e Italia, en calidad de institución y gobierno de acogida respectivamente, han dado su respaldo a la propuesta. Los servicios administrativos de las instituciones de la UE y la red de agencias de la UE también apoyan el objetivo de la propuesta. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo han pedido quedar excluidos de la obligación de depositar sus archivos históricos en el IUE. Sin embargo, no descartan la posibilidad de hacerlo en el futuro de forma voluntaria. Esta decisión se debe a la naturaleza de sus actividades y refleja la práctica que se sigue habitualmente en muchos Estados miembros en relación con los archivos históricos de organismos similares. 3. ASPECTOS JURÍDICOS DE LA PROPUESTA 3.1 Principales disposiciones de la propuesta La propuesta prevé el depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia, Italia, donde quedarán a disposición del público. 3.2 Base jurídica La base jurídica de la propuesta es el artículo 352 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea. El Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 del Consejo y su modificación de 2003 fueron adoptados en virtud del artículo 308 del TCE, antecesor del artículo 352 del TFUE. La presente propuesta no afectará al propósito del Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83, es decir, la apertura de los archivos de las instituciones al cabo de treinta años. Simplemente dispone que estos se depositarán en el IUE una vez que las instituciones concernidas los hayan abierto al público de conformidad con el Reglamento en vigor. Se reconoce así formalmente la situación existente, pues la mayoría de las instituciones que han abierto sus archivos ya los han depositado en el IUE. El artículo 3, apartado 3, del TUE establece que la UE deberá respetar, entre otras cosas, la riqueza de su diversidad cultural y velar por la conservación y el desarrollo del patrimonio cultural europeo. Los archivos históricos de las instituciones forman parte del patrimonio cultural de Europa, por lo que su apertura al público persigue fundamentalmente objetivos académicos, culturales y educativos. Se han conferido a la Unión competencias para adoptar medidas destinadas a apoyar, coordinar o complementar la acción de los Estados miembros en estos ámbitos, pero los Tratados no prevén las competencias necesarias en relación con los archivos históricos de las instituciones. La utilización de otra base jurídica supondría una propuesta de nuevo Reglamento, con lo que todas las disposiciones del Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83, incluidos sus principios fundamentales, estarían abiertas a debate. Se iría así mucho más allá del objetivo de la propuesta como se ha descrito anteriormente. Aunque se examinó la posibilidad de basar la propuesta en el artículo 15, apartado 3, del TFUE, esta opción fue finalmente rechazada por las razones siguientes: El objetivo principal que se persigue con la creación de los archivos históricos es seleccionar documentos que tengan un valor administrativo, histórico o probatorio duradero a fin de conservar y compartir el legado histórico de las instituciones. Cada institución abre proactivamente sus archivos históricos al público transcurridos treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos y facilita información adicional que contribuye a poner estos archivos en su contexto organizativo y funcional. Ello va más allá del derecho público de acceso a documentos con arreglo al artículo 15, apartado 3, del TFUE, cuyo objetivo principal es fomentar la buena gobernanza y garantizar la participación de los ciudadanos en el proceso de toma de decisiones de las instituciones. El uso del artículo 15, apartado 3, del TFUE, reduciría el ámbito de aplicación de las normas que rigen la apertura de los archivos históricos, ya que el Banco Central Europeo, el Banco Europeo de Inversiones y el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, que se rigen actualmente por el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83, solo estarían sujetos a un Reglamento adoptado sobre esa base al ejercer sus tareas administrativas. 3.3 Principio de proporcionalidad La propuesta se limita al depósito de los archivos históricos en el IUE por las instituciones y las condiciones en las que tendrá lugar dicho depósito. 3.4 Instrumentos elegidos El único instrumento apropiado para sentar una base jurídica y financiera sólida con miras a la asociación entre la UE y el IUE es un reglamento. La propuesta se refiere a una modificación limitada de un Reglamento en vigor. 4. REPERCUSIONES PRESUPUESTARIAS La propuesta de hacer obligatorio el depósito de los archivos históricos en el IUE no tendrá nuevas repercusiones presupuestarias a corto y medio plazo. No se espera que el impacto presupuestario a largo plazo sea significativo. Las tres principales instituciones (el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión), así como al Comité Económico y Social Europeo, el Tribunal de Cuentas Europeo y el Banco Europeo de Inversiones, ya depositan sus archivos históricos en el IUE. La gestión de estos archivos en Florencia, desde que los archivos se depositaron en el IUE hace más de un cuarto de siglo, ha sido financiada con cargo al presupuesto de la UE. La ficha financiera legislativa prevé que prosiga esta financiación. Los costes serán compartidos por las instituciones depositantes en función de la labor que lleve a cabo el IUE en relación con sus respectivos archivos. Las instalaciones que albergan los archivos y las oficinas del personal encargado de su gestión en el IUE son suministradas por el Gobierno italiano. Como consecuencia de la presente modificación, aumentará el número de instituciones depositantes. Sin embargo, como el depósito se refiere a archivos históricos que se han abierto al público transcurridos treinta años desde la fecha de elaboración de los documentos, pasará mucho tiempo antes de que instituciones distintas de las que ya depositan sus archivos en el IUE se vean afectadas por la presente propuesta. Además, los archivos serán, cada vez más, digitales, lo que brindará oportunidades para lograr economías de escala en su tratamiento y difusión por el IUE. 2012/0221 (APP) Propuesta de REGLAMENTO DEL CONSEJO por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA, Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y, en particular, su artículo 352, Vista la propuesta de la Comisión Europea, Previa transmisión de la propuesta de acto legislativo a los Parlamentos nacionales, Vista la aprobación del Parlamento Europeo, Previa consulta al Supervisor Europeo de Protección de Datos, De conformidad con un procedimiento legislativo especial, Considerando lo siguiente: (1) De conformidad con el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica[2], los archivos históricos de las instituciones y órganos son conservados y se ponen a disposición del público, siempre que sea posible, una vez transcurrido un plazo de treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos. (2) La obligación de crear sus archivos históricos y abrirlos al público siempre que sea posible se aplica a cada una de las instituciones a que se refiere el artículo 1 del Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83. (3) El Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 establece que cada institución podrá depositar sus archivos históricos en el lugar que considere más oportuno. (4) En 1984, el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión decidieron depositar sus archivos históricos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia, donde quedan a disposición del público. El 17 de diciembre de 1984 se firmó a tal fin un contrato entre las Comunidades Europeas, representadas por la Comisión, y el Instituto Universitario Europeo de Florencia. (5) Desde entonces, el Comité Económico y Social Europeo y el Tribunal de Cuentas Europeo han acordado adherirse a los términos del contrato de depósito de 17 de diciembre de 1984. El Banco Europeo de Inversiones deposita sus archivos históricos en el IUE en virtud de un convenio separado con el IUE firmado el 1 de julio de 2005 y de las Normas referentes al Archivo Histórico adoptadas por el Comité de Dirección del Banco el día 7 de octubre de 2005[3]. (6) El Gobierno italiano ha puesto a disposición del IUE, de forma permanente y gratuita, locales adaptados a fin de garantizar que los archivos depositados se conserven y estén protegidos de acuerdo con normas internacionales reconocidas y de ofrecer la posibilidad de consultarlos en línea. (7) El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo tiene por objeto dar acceso a estos archivos desde un único lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la integración europea y de las instituciones europeas. El IUE es un renombrado centro de investigación académica y aprendizaje centrado especialmente en Europa y la integración europea. Tiene casi treinta años de experiencia en la gestión de los archivos históricos de las instituciones, ofrece instalaciones de depósito e investigación muy avanzadas y construidas expresamente para su conservación y consulta, y goza de prestigio internacional como centro que alberga estos archivos. (8) El depósito continuo de los archivos históricos de las instituciones en el IUE requiere una base legal sólida que refleje el papel de esta entidad como socio de las instituciones en la gestión de sus archivos históricos. (9) La naturaleza específica de las actividades del Tribunal de Justicia de la Unión Europea y del Banco Central Europeo justifica su exclusión de la obligación de depositar sus archivos históricos en el IUE de conformidad con el presente Reglamento. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo pueden depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria. (10) El presente Reglamento debe aplicarse a todas las demás instituciones. No afecta ni a la responsabilidad de cada una de las instituciones de abrir sus archivos históricos al público, ni a la propiedad de cada institución de sus archivos históricos. (11) Los datos personales contenidos en los archivos históricos depositados en el IUE deben tratarse de conformidad con el Reglamento (CE) nº 45/2001[4]. (12) Pueden concederse subvenciones para apoyar la gestión de los archivos de las instituciones por parte del IUE. (13) El Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 debe, pues, modificarse en consecuencia. HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO: Artículo 1 El Reglamento (CE, Euratom) nº 354/83 queda modificado como sigue: 1. El artículo 8, apartado 1, se sustituye por el siguiente texto: «1. Cada institución, excepto el Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo, depositará en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia los documentos que formen parte de sus archivos históricos y que hayan abierto al público de conformidad con el presente Reglamento. El depósito se realizará de conformidad con lo dispuesto en el anexo.» 2. En el artículo 8 se añaden los apartados siguientes: «3. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo podrán depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria. 4. El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el IUE no afecta a la propiedad ni a la protección de los archivos según se prevé en el artículo 2 del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, anexo al Tratado. 5. El IUE garantizará la conservación y protección de los archivos depositados. Esta conservación y protección deben cumplir las normas internacionales reconocidas para la protección física de los archivos y deben respetar, al menos, normas técnicas y de seguridad que se correspondan con las utilizadas para la conservación y la gestión de los archivos públicos en Italia. A tal, fin los documentos depositados serán conservados en un depósito construido al efecto. 6. Cada institución depositante tiene derecho a solicitar información sobre la gestión de sus archivos por parte del IUE y a llevar a cabo una inspección de los archivos allí depositados. 7. El IUE pondrá a disposición del público los archivos históricos que reciba de conformidad con los apartados 1 y 3. Las instituciones podrán poner a disposición del público una versión de los mismos archivos históricos. 8. Podrán concederse subvenciones al Instituto Universitario Europeo para apoyar la gestión de los archivos históricos de conformidad con el presente Reglamento, en cumplimiento del Reglamento (CE) nº 1605/2002 del Consejo y siempre que la Autoridad Presupuestaria conceda los créditos en la línea presupuestaria correspondiente. Los costes de la gestión de los archivos se repartirán proporcionalmente entre las instituciones depositantes. Los costes relacionados con la puesta a disposición y el equipamiento del edificio o edificios y de los depósitos destinados a albergar los archivos y a su personal no serán subvencionables. 9. El IUE tratará los datos personales contenidos en los archivos históricos de las instituciones de conformidad con el Reglamento (CE) nº 45/2001. El IUE actuará como responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 2 de dicho Reglamento, con arreglo a las instrucciones de las instituciones depositantes. 10. El Supervisor Europeo de Protección de Datos tendrá competencias de supervisión sobre el IUE en relación con el tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos históricos depositados por las instituciones.». 3. El artículo 9, apartado 1, se sustituye por el texto siguiente: «Cada institución adoptará normas internas para la aplicación del presente Reglamento. Estas incluirán reglas para la conservación, la apertura al público y la protección de los datos personales contenidos en los archivos históricos. En la medida de lo posible, las instituciones deberán permitir el acceso a sus archivos en forma electrónica. Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a necesidades particulares (escritura en Braille, letra de gran tamaño o grabaciones).». 4. Se añade un anexo de conformidad con el anexo del presente Reglamento. Artículo 2 El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro. Hecho en Bruselas, el Por el Consejo El Presidente ANEXO Se añade el siguiente anexo: «Anexo Disposiciones para el depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia 1. En el caso de archivos no digitales, los documentos originales se depositarán en el Instituto Universitario Europeo para su conservación permanente, junto con una microforma y/o copia digital. En el caso de archivos digitales, el IUE tendrá acceso permanente a los documentos de forma que pueda asumir su obligación de abrir los archivos históricos al público desde un único lugar y fomentar su consulta. Las instituciones de las que procedan los documentos seguirán siendo responsables de la conservación permanente de sus archivos digitales. 2. El depósito se hará por plazos anuales y, en la medida de lo posible, en el marco de los procedimientos normales de tratamiento de los archivos de las instituciones. 3. Las instituciones depositantes podrán excluir, por razones jurídicas o administrativas, la entrega de ciertos documentos originales en el IUE. En tal caso, depositarán una microforma o copia digital. 4. Las instituciones depositantes seguirán siendo propietarias de sus archivos, así como únicas responsables de la composición de los documentos y los ficheros que se depositen en el IUE o se pongan a disposición de este de cualquier otra forma. El IUE no modificará la clasificación archivística establecida por las instituciones depositantes, ni eliminará ni modificará documentos o ficheros. 5. El IUE devolverá a las instituciones depositantes, a petición de estas, los originales de los documentos y ficheros depositados. Las instituciones depositantes devolverán los originales al IUE tan pronto como dejen de necesitarlos. 6. El IUE informará inmediatamente a las instituciones depositantes de cualquier circunstancia que pudiera poner en peligro la inviolabilidad de los archivos que hayan depositado. FICHA FINANCIERA LEGISLATIVA 1. MARCO DE LA PROPUESTA/INICIATIVA 1.1. Denominación de la propuesta/iniciativa 1.2. Ámbito(s) político(s) afectado(s) en la estructura GPA/PPA 1.3. Naturaleza de la propuesta/iniciativa 1.4. Objetivo(s) 1.5. Justificación de la propuesta/iniciativa 1.6. Duración e incidencia financiera 1.7. Modo(s) de gestión previsto(s) 2. MEDIDAS DE GESTIÓN 2.1. Disposiciones en materia de seguimiento e informes 2.2. Sistema de gestión y de control 2.3. Medidas de prevención del fraude y de las irregularidades 3. INCIDENCIA FINANCIERA ESTIMADA DE LA PROPUESTA/INICIATIVA 3.1. Rúbrica(s) del marco financiero plurianual y línea(s) presupuestaria(s) de gastos afectada(s) 3.2. Incidencia estimada en los gastos 3.2.1. Resumen de la incidencia estimada en los gastos 3.2.2. Incidencia estimada en los créditos de operaciones 3.2.3. Incidencia estimada en los créditos de carácter administrativo 3.2.4. Compatibilidad con el marco financiero plurianual vigente 3.2.5. Contribución de terceros a la financiación 3.3. Incidencia estimada en los ingresos FICHA FINANCIERA LEGISLATIVA 1. MARCO DE LA PROPUESTA/INICIATIVA 1.1. Denominación de la propuesta/iniciativa Reglamento del Consejo por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia 1.2. Ámbito(s) político(s) afectado(s) en la estructura GPA/PPA[5] Relaciones con la sociedad civil, transparencia e información 1.3. Naturaleza de la propuesta/iniciativa La propuesta se refiere a la prolongación de una acción existente 1.4. Objetivos 1.4.1. Objetivo(s) estratégico(s) plurianual(es) de la Comisión contemplado(s) en la propuesta/iniciativa El objetivo de la propuesta es regularizar y establecer una base sólida para la asociación existente con el IUE con miras a la gestión y difusión de los archivos históricos de las instituciones. El propósito del depósito en el IUE es dar acceso a dichos archivos desde un único lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la integración europea y de las instituciones europeas. 1.4.2. Objetivo(s) específico(s) y actividad(es) GPA/PPA afectada(s) Objetivo específico nº 25.02.01.01 Actividad(es) GPA/PPA afectada(s): Relaciones con la sociedad civil, transparencia e información Instituciones de interés europeo / Archivos históricos de la Unión Europea 1.4.3. Resultado(s) e incidencia esperados La asociación con el Instituto Universitario Europeo aporta valor añadido a los archivos históricos de las instituciones y sirve para promover su difusión y consulta pública. 1.4.4. Indicadores de resultados e incidencia (1) Archivos depositados por las instituciones en el IUE de Florencia. (2) Recogida y descripción por el IUE de archivos privados y documentos personales de particulares y organizaciones públicas y privadas que hayan contribuido a la construcción de Europa. (3) Elaboración y publicación de guías, inventarios, datos sobre publicaciones y otras herramientas de investigación. (4) Sala de lectura e instalaciones asociadas facilitadas por el IUE. (5) Inventarios y archivos disponibles en línea. (6) Visitantes de la sala de lectura. (7) Acciones destinadas a promover la consulta de los archivos históricos de las instituciones. 1.5. Justificación de la propuesta/iniciativa 1.5.1. Necesidad(es) que debe(n) satisfacerse a corto o largo plazo Gestionar y abrir al público los archivos históricos depositados por las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia. 1.5.2. Valor añadido de la intervención de la Unión Europea La asociación con el IUE sirve para promover la difusión y consulta pública de los archivos históricos de las instituciones. Reunir los archivos de las instituciones en un solo lugar incrementa su valor. También permite al IUE aportar valor añadido mediante la creación de enlaces cruzados entre los diferentes archivos, en su caso creando ayudas de búsqueda y otras herramientas de investigación y ofreciendo acceso in situ y en línea a los archivos. 1.5.3. Principales conclusiones extraídas de experiencias similares anteriores Seis instituciones depositan sus archivos históricos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia de conformidad con un contrato firmado el 17 de diciembre de 1984 entre las Comunidades Europeas y el IUE. Sin embargo, el contrato de depósito de 1984 ha quedado obsoleto y debe ser sustituido por una base jurídica y financiera más sólida para la asociación con el IUE. 1.5.4. Coherencia y posibles sinergias con otros instrumentos pertinentes No se aplica. 1.6. Duración e incidencia financiera Propuesta de duración ilimitada 1.7. Modo(s) de gestión previsto(s)[6] Gestión centralizada directa a cargo de la Comisión 2. MEDIDAS DE GESTIÓN 2.1. Disposiciones en materia de seguimiento e informes El IUE presentará, para cada año civil y a fin de someterlo a debate con la Comisión, un proyecto de programa de trabajo, que incluirá una plantilla del personal existente el 31 de diciembre del año de que se trate, el año anterior y el siguiente. Esta presentación tendrá lugar en febrero del año anterior. Tras consultar a las demás instituciones depositantes, el programa de trabajo será acordado entre la Comisión y el IUE y se anexará al convenio de subvención anual. La Comisión supervisará la aplicación del programa de trabajo. El IUE presentará un informe anual de actividades para los archivos históricos una vez finalizado cada año civil. 2.2. Sistema de gestión y de control 2.2.1. Riesgos definidos Los posibles riesgos para la preservación de los archivos en papel depositados por las instituciones son mínimos. El Gobierno italiano ha facilitado un nuevo depósito que se ajusta a las normas internacionales más estrictas para la conservación de archivos a largo plazo. 2.2.2. Método(s) de control previsto(s) Los acuerdos de asociación con el IUE proporcionarán un marco de debate, examen y evaluación permanente del presupuesto y del programa de trabajo. Cada institución depositante tiene derecho a solicitar información sobre la gestión de sus archivos por el IUE, y a llevar a cabo una inspección de los archivos allí depositados. 2.3. Medidas de prevención del fraude y de las irregularidades El artículo 287, apartado 3, del TFUE confiere al Tribunal de Cuentas competencia para auditar a cualquier persona física o jurídica que perciba fondos del presupuesto de la UE. Las competencias de la Comisión y de la OLAF en la lucha contra el fraude a los intereses financieros de la UE están reguladas por disposiciones específicas sobre este tema [el Reglamento (Euratom, CE) nº 2185/96 del Consejo y el Reglamento (CE) nº 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo) y por el Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas. Con arreglo a lo dispuesto en el artículo 120, apartado 3, de este último, en la decisión o convenio de subvención se fijarán expresamente las competencias de control, documental e in situ, de la Comisión y del Tribunal de Cuentas sobre todos los contratistas y subcontratistas que hayan recibido fondos. 3. INCIDENCIA FINANCIERA ESTIMADA DE LA PROPUESTA/INICIATIVA 3.1. Rúbrica(s) del marco financiero plurianual y línea(s) presupuestaria(s) de gastos afectada(s) · Líneas presupuestarias de gasto existentes En el orden de las rúbricas del marco financiero plurianual y las líneas presupuestarias. Rúbrica del marco financiero plurianual || Línea presupuestaria || Tipo de gasto || Contribución Archivos históricos de la Unión Europea || CD/CND. ([7]) || de países de la AELC[8] || de países candidatos[9] || de terceros países || a efectos de lo dispuesto en el artículo 18, apartado 1, letra a bis), del Reglamento financiero 5 Administración || 25.02.01.01 || CND || NO || NO || NO || NO 3.2. Incidencia estimada en los gastos 3.2.1. Resumen de la incidencia estimada en los gastos En millones EUR (al tercer decimal) Rúbrica del marco financiero plurianual: || 5 || «Gastos administrativos» || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 DG: SG ||  Recursos humanos || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Misiones || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Archivos históricos || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 Total para la SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 TOTAL de los créditos para la RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual || (Total de los compromisos = total de los pagos) || || || || || || || || TOTAL de los créditos para las RÚBRICAS 1 a 5 del marco financiero plurianual || Compromisos || || || || || || || || Pagos || || || || || || || || 3.2.2. Incidencia estimada en los créditos de operaciones La propuesta no exige la utilización de créditos de operaciones 3.2.3. Incidencia estimada en los créditos de carácter administrativo 3.2.3.1. Resumen La propuesta exige la utilización de créditos administrativos, tal como se explica a continuación: En millones EUR (al tercer decimal) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual || || || || || || || || Recursos humanos || || || || || || || || Otros gastos administrativos || || || || || || || || Subtotal para la RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual || || || || || || || || Al margen de la RÚBRICA 5[11] del marco financiero plurianual || || || || || || || || Recursos humanos || || || || || || || || Otros gastos administrativos || || || || || || || || Subtotal al margen de la RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual || || || || || || || || TOTAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Las necesidades en materia de recursos administrativos necesarios se cubrirán mediante la dotación que pudiera asignarse a la DG gestora en el marco del procedimiento de asignación anual y a la luz de los imperativos presupuestarios existentes. 3.2.3.2. Necesidades estimadas de recursos humanos La propuesta exige la utilización de recursos humanos, tal como se explica a continuación: Estimación que debe expresarse en valores enteros (o, a lo sumo, con un decimal) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Empleos de plantilla (funcionarios y agentes temporales) 25 01 01 01 (Sede y Oficinas de Representación de la Comisión) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (Delegaciones) || || || || || || || XX 01 05 01 (Investigación indirecta) || || || || || || || 10 01 05 01 (Investigación directa) || || || || || || ||  Personal externo (en unidades de equivalente a jornada completa, EJC)[12] XX 01 02 01 (AC, INT, ENCS de la dotación global) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, INT, JED, AL y ENCS en las delegaciones) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || en la sede[14] || || || || || || || en las delegaciones || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, INT, ENCS; investigación indirecta) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, INT, ENCS; investigación directa) || || || || || || || Otras líneas presupuestarias (especifíquense) || || || || || || || TOTAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX es el ámbito político o título presupuestario en cuestión. Las necesidades en materia de recursos humanos las cubrirá el personal de la DG ya destinado a la gestión de la acción y/o reasignado dentro de la DG, que se complementará en caso necesario con cualquier dotación adicional que pudiera asignarse a la DG gestora en el marco del procedimiento de asignación anual y a la luz de los imperativos presupuestarios existentes. Descripción de las tareas que deben llevarse a cabo: Funcionarios y agentes temporales || Preparación de los convenios de asociación y subvención. Preparación de la solicitud presupuestaria. Seguimiento del programa de trabajo y de los gastos. Posibles evaluaciones ex post. Personal externo || ------ 3.2.4. Compatibilidad con el marco financiero plurianual vigente La propuesta es compatible con el marco financiero plurianual vigente. 3.2.5. Contribución de terceros La propuesta no prevé la cofinanciación por terceros 3.3. Incidencia estimada en los ingresos La propuesta no tiene incidencia financiera en los ingresos. [1] Reglamento del Consejo (CEE, Euratom) nº 354/83 del Consejo, modificado por el Reglamento (CE, Euratom) nº 1700/2003 del Consejo, de 22 de septiembre de 2003 (DO L 43 de 15.2.1983, p. 1, y DO L 243 de 27.9.2003, p. 1). [2] DO L 43 de 15.2.1983, p. 1. [3] DO C 289 de 22.11.2005, pp. 12-13. [4] DO L 8 de 12.1.2001, p. 1. [5] GPA: gestión por actividades. PPA: presupuestación por actividades. [6] Las explicaciones sobre los modos de gestión y las referencias al Reglamento financiero pueden consultarse en el sitio BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] CD = créditos disociados / CND = créditos no disociados. [8] AELC: Asociación Europea de Libre Comercio. [9] Países candidatos y, en su caso, países candidatos potenciales de los Balcanes Occidentales. [10] Se espera que la repercusión en los gastos seguirá evolucionando a la misma velocidad después de 2019. [11] Asistencia técnica y/o administrativa y gastos de apoyo a la ejecución de programas y/o acciones de la UE (antiguas líneas «BA»), investigación indirecta, investigación directa. [12] AC = agente contractual; INT = personal de empresas de trabajo temporal («intérimaires»); JED = joven experto en delegación; AL = agente local; ENCS = experto nacional en comisión de servicios . [13] Por debajo del límite de personal externo con cargo a créditos de operaciones (antiguas líneas «BA»). [14] Básicamente para los Fondos Estructurales, el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader) y el Fondo Europeo de Pesca (FEP).