ES Diario Oficial de la Unión Europea C 284/1

INFORME ESPECIAL N o 9/2006

sobre los gastos de traducción de la Comisión, el Parlamento y el Consejo, acompañado de las respuestas de las instituciones

(presentado con arreglo al artículo 248 CE, apartado 4, párrafo segundo)

(2006/C 284/01)

ÍNDICE

ABREVIATURAS

I-IX RESUMEN

1-11 INTRODUCCIÓN

2-3 Marco jurídico

4-8 Organización de los servicios de traducción de las instituciones de la UE

9-11 Alcance y enfoque de la fiscalización

12-95 OBSERVACIONES

12-36 Procedimientos aplicados para garantizar que se satisfacen las demandas de traducción y que se evitan las traducciones innecesarias

13-18 Directrices internas que rigen las solicitudes de traducción

19-23 Capacidad de responder a la demanda de traducción

24-26 Evolución del número de páginas traducidas

27-36 Medidas prácticas tomadas por las instituciones para contener el volumen de traducción

37-46 Control de la calidad

37-43 Controles para garantizar que la calidad de las traducciones resulta adecuada

44-46 Respeto de los plazos y otros elementos de satisfacción del usuario

47-95 Costes y eficiencia de las traducciones

47-52 Coste de la traducción

53-95 Eficiencia del proceso de traducción

96-109 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

96-98 Procedimientos aplicados para garantizar que se satisfacen las demandas de traducción y que se evitan las traducciones innecesarias

99-101 Procedimientos aplicados para garantizar que las traducciones se presentan dentro del plazo y que su calidad se adecúa a sus fines

102-109 Coste y eficiencia de las traducciones

1-12 ANEXO I: Disposiciones aplicables a la Comisión, al Parlamento y al Consejo

1-6 Comisión

7-10 Parlamento

11-12 Consejo

1-9 ANEXO II: Método desarrollado por el Tribunal para estimar los costes de traducción

Respuestas de las instituciones

ABREVIATURASCIEQ Comité interinstitucional para la evaluación de la calidad de las traducciones externasCIS Consulta interservicios (consulta entre las Direcciones Generales de la Comisión)CITI Comité interinstitucional de traducción e interpretaciónCRE Compte rendu in extenso o acta literal (recopilación detallada de los debates en las sesiones plenarias del Parlamento)DG A III Dirección A III (Traducción y Producción de Documentos) de la Secretaría General del ConsejoDGT Dirección General de Traducción de la ComisiónDO Diario Oficial de la Unión EuropeaEPSO Oficina Europea de Selección de PersonalETC Equivalente a tiempo completo (medida equivalente a un agente trabajando a tiempo completo durante un año)Idiomas de la UE-15 Lenguas oficiales de los 15 Estados miembros de la UE antes de la ampliaciónIdiomas de la UE-10 Lenguas oficiales de los 10 países de la ampliación

RESUMEN

I. Veintiún idiomas tienen la condición de lenguas oficiales y de trabajo de las instituciones europeas, cada una de las cuales cuenta con su propio servicio de traducción. Las instituciones que tienen que producir el mayor volumen de traducción, debido a la naturaleza de sus actividades, son la Comisión, el Parlamento y el Consejo. Dada la fluctuación de la demanda en el curso del año o la temporalmente insuficiente capacidad interna en el caso de los idiomas de la UE-10, las instituciones europeas precisan recurrir a traductores autónomos o freelance además de a sus traductores permanentes o de plantilla.

II. El objetivo de la fiscalización consistía en determinar en qué medida la Comisión, el Parlamento y el Consejo gestionan de forma eficiente y eficaz sus recursos y gastos de traducción. El Tribunal se planteó las cuestiones siguientes: — ¿se satisface la demanda de traducción y existen procedimientos adecuados para evitar traducciones innecesarias?, — ¿se presentan las traducciones dentro del plazo y con una calidad que se adecúa a sus fines?, — ¿controlan las instituciones el coste de las traducciones?

III. La fiscalización puso de manifiesto que las instituciones han adoptado enfoques diferentes ante el aumento de la demanda de traducción. Tanto la Comisión como el Consejo han tomado medidas adecuadas para reducir el número de documentos traducidos a todos los idiomas. Sin embargo, una parte significativa de las solicitudes de traducción no se rige por las directrices adoptadas por cada institución en la materia y ninguna ha establecido procedimientos claros y coherentes para solicitar traducciones.

IV. En general, los tres servicios de traducción examinados consiguen realizar las traducciones a los idiomas de la UE-15 en los plazos convenidos y con la calidad requerida. Sin embargo, en 2004 se plantearon problemas significativos para los idiomas de la UE-10.

V. Ninguno de los servicios de traducción dispone de herramientas para evaluar el nivel de satisfacción de los clientes, ni de procedimientos para tramitar las reclamaciones sobre la calidad. Solo la Comisión cuenta con directrices para el control de la calidad. El Parlamento utiliza indicadores de calidad, como el número de errores detectados por página, pero no es este el caso en la Comisión ni en el Consejo.

VI. Con la salvedad de la Comisión en 2002, ninguna de las instituciones había calculado sus costes totales de traducción, ni el coste medio por página traducida. Un cálculo efectuado por el Tribunal muestra que en 2003 el coste total de la traducción se elevó a unos 100 millones de euros respectivamente en el caso del Parlamento y del Consejo, y a 215 millones de euros en el de la Comisión. A raíz del aumento en el número de idiomas tras la ampliación de la Unión Europea de mayo de 2004, el coste de la traducción se incrementó, en 2005, a alrededor de 128 millones de euros en el caso del Parlamento, a 126 millones de euros en el del Consejo y a 257 millones de euros en el de la Comisión. El coste medio por página en 2003 fue de 150 euros en el Parlamento y en la Comisión, y de 254 euros en el Consejo. En 2005, el coste medio por página aumentó a 194 euros en la Comisión y a 276 euros en el Consejo, pero descendió a 119 euros en el Parlamento. La traducción interna resulta más cara que la traducción freelance, pero no es posible comparar con facilidad los costes ya que los textos traducidos externamente son de naturaleza diferente y se considera que la calidad de la traducción interna resulta superior.

VII. La Comisión y el Consejo han conseguido reducir la demanda de las traducciones a los idiomas de la UE-15, pero ello también ha originado una capacidad excesiva y una productividad inferior a la media. Sin embargo, el Tribunal observó diferencias significativas en la productividad y en los porcentajes de subcontratación de las distintas unidades lingüísticas de las instituciones.

VIII. Desde 1995, los servicios de traducción de la UE han intensificado su cooperación en ámbitos como la contratación, la creación de una base de datos terminológica, la adquisición de herramientas informáticas, etc. El Tribunal considera que podría realizarse un ahorro si se reforzase la cooperación interinstitucional, en particular garantizando que la capacidad inutilizada en una institución puede ser utilizada por las demás con el fin de reducir la subcontratación a traductores freelance. Sin embargo, la falta de previsiones y una comunicación insuficiente de la capacidad de traducción disponible dificultan que las instituciones puedan aprovechar plenamente la capacidad temporalmente inutilizada en otras instituciones.

IX. Aunque los servicios de traducción examinados disponen de herramientas informáticas avanzadas, no se utilizan de forma coherente. En el Parlamento, el empleo efectivo de herramientas informáticas varía considerablemente en función de la unidad de traducción. En 2004, para los idiomas de la UE-15, dicho empleo fue mínimo en el Consejo, mientras que en la Comisión no se disponía de datos al respecto durante el período de fiscalización. La eficiencia y armonización de las traducciones podrían intensificarse mediante un mayor recurso a las herramientas informáticas, una mejora de la planificación, un respeto más estricto de los plazos de solicitud de traducciones y una mayor supervisión de las decisiones de subcontratación con el fin de evitar recurrir a traductores freelance cuando los traductores internos se encuentren disponibles. Por otro lado, sería conveniente garantizar sistemáticamente un seguimiento mediante la utilización de indicadores de resultados y de procedimientos para garantizar una información de gestión adecuada.

INTRODUCCIÓN

1. La Unión Europea desarrolla su actividad en un entorno multilingüe en el que los idiomas de los Estados miembros reciben la misma consideración. Las instituciones de la Comunidad Europea contratan a ciudadanos de todos los Estados miembros que cuentan con distintos niveles de conocimientos lingüísticos. Por razones prácticas se ha reducido el número de lenguas usadas con mayor frecuencia en las instituciones (1), aunque la documentación intercambiada con los Estados miembros está redactada en sus lenguas oficiales. Así pues, la traducción de los documentos entrantes y salientes resulta crucial para el buen funcionamiento de las instituciones, así como para la comunicación con los Estados miembros y sus ciudadanos.

Marco jurídico

2. De conformidad con el artículo 290 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y con el Reglamento no 1/1958 del Consejo (2), modificado tras las sucesivas ampliaciones, se ha conferido la condición de lenguas oficiales y lenguas de trabajo de las instituciones a 21 idiomas (3). Dicho Reglamento también establece el régimen lingüístico aplicable a ciertas grandes categorías de documentos comunitarios (4), pero dispone que las instituciones podrán determinar las modalidades de aplicación de dicho régimen en sus reglamentos internos. Esta disposición permite adaptar las combinaciones lingüísticas a las necesidades específicas de cada institución (véase el anexo I).

3. Además de sus reglamentos internos, cada institución adopta las directrices prácticas sobre los tipos de documentos que deberán traducirse, así como sobre el número de idiomas, la longitud de los originales y los plazos fijados (véase asimismo el anexo I).

Organización de los servicios de traducción de las instituciones de la UE

4. Cada institución cuenta con su propio servicio de traducción: la Dirección General de Traducción y Edición del Parlamento, la Dirección General de Traducción de la Comisión (DGT) y la Dirección A III (Traducción y Producción de Documentos) del Consejo (DG A III). El Tribunal de Justicia y el Tribunal de Cuentas, así como el Comité Económico y Social Europeo y el Comité de las Regiones, también poseen sus propios servicios de traducción. El Centro de Traducción de Luxemburgo (5) satisface las necesidades de traducción de las agencias.

5. En 2005, la Comisión empleaba en torno a 1 450 traductores permanentes (y a unos 600 agentes de apoyo), el Parlamento a unos 550 traductores (y a unos 380 agentes de apoyo) y el Consejo a 660 traductores (y a unos 330 agentes de apoyo). La demanda fluctúa en el curso del año y algunas instituciones europeas limitan los costes o resuelven los picos de demanda recurriendo a traductores autónomos o freelance seleccionados mediante procedimientos de licitación.

6. La estructura organizativa de los servicios de traducción de la UE consiste en unidades de traducción formadas por traductores y secretarios [una unidad por idioma en el Parlamento y el Consejo; un departamento por idioma en la Comisión (6)], una unidad de planificación, una unidad freelance y varias unidades de apoyo (tecnología de la información, gestión de recursos, etc.).

7. En 2005, las instituciones de la UE que produjeron el mayor volumen de traducción eran la Comisión [1 324 000 páginas (7)], el Parlamento [1 080 000 páginas (8)] y el Consejo [457 000 páginas (9)], que conjuntamente representan alrededor del 70 % del volumen de traducción total en la UE.

8. Existen distintas formas de satisfacer las necesidades de traducción de las instituciones: a) recurriendo al servicio de traducción, que decide traducir el documento internamente; b) subcontratando esta tarea a los traductores freelance, por decisión del servicio de traducción; c) recurriendo directamente a los traductores freelance, sin que el servicio de traducción deba siempre intervenir (procedimiento denominado en lo sucesivo «subcontratación directa»); d) pidiendo la traducción del documento a agentes administrativos de la Dirección General de que se trate («traducciones grises»).

Alcance y enfoque de la fiscalización

9. El objetivo de la fiscalización consistía en determinar en qué medida la Comisión, el Parlamento y el Consejo gestionan de forma eficiente y eficaz sus recursos y gastos de traducción.

10. En concreto, se plantearon tres cuestiones: — ¿se satisface la demanda de traducción y existen procedimientos adecuados para evitar traducciones innecesarias?, — ¿se presentan las traducciones dentro del plazo y con una calidad que se adecúa a sus fines?, — ¿controlan las instituciones el coste de las traducciones?

11. La fiscalización abarcó fundamentalmente los años 2003 y 2004, aunque también se tuvieron en cuenta los cambios acontecidos en 2005 como consecuencia de la ampliación. Esta verificación se basó en el examen de las normas y procedimientos existentes, en una prueba de la fiabilidad de las estadísticas de producción, el cálculo de los costes y de la productividad, y la organización de una encuesta sobre el nivel de satisfacción de los principales servicios usuarios.

OBSERVACIONES

Procedimientos aplicados para garantizar que se satisfacen las demandas de traducción y que se evitan las traducciones innecesarias

12. Con el fin de garantizar una utilización eficaz de los recursos, solo deberían efectuarse las traducciones necesarias y que resultan realmente prioritarias para el buen funcionamiento de las instituciones. Se precisan unas directrices claras para establecer los criterios que permiten determinar los textos que pueden ser objeto de una solicitud de traducción. El Tribunal verificó la existencia de tales directrices, así como su calidad y la forma en que se aplican.

Directrices internas que rigen las solicitudes de traducción

13. Ninguna de las instituciones mencionadas ha establecido procedimientos coherentes y claros para determinar quién puede solicitar una traducción, qué tipos de documentos deben ser traducidos (cuándo y en qué idiomas), cuáles son los criterios para autorizar las traducciones no obligatorias y con qué procedimientos resulta posible controlar la aplicación de la «política de traducción».

14. Las directrices establecidas por las tres instituciones solo indican los tipos de documentos cuya traducción resulta obligatoria (en todos los idiomas o en algunos de los mismos). Con la salvedad de los documentos «no esenciales» del Consejo (10), que en 2003 se decidió no traducir a los idiomas de la UE-10, no se han precisado los documentos cuya traducción no debería aceptarse.

15. Varios miles de personas en la Comisión, 800 en el Parlamento y la mayor parte de los agentes administrativos del Consejo tienen acceso al sistema de solicitudes de traducción. Este hecho, junto con la falta de directrices, aumenta el riesgo de que puedan solicitarse traducciones con un bajo nivel de prioridad o innecesarias.

16. En algunas Direcciones Generales de la Comisión, las solicitudes de traducción son autorizadas por el jefe de una unidad de coordinación. En otras Direcciones Generales de la Comisión y en algunas Direcciones Generales del Parlamento y del Consejo, las solicitudes de traducción se autorizan en cada unidad o se envían directamente a la unidad de planificación del servicio de traducción sin una autorización o supervisión previas. En tales casos, la unidad de planificación del servicio de traducción constituye el único filtro real para identificar y denegar las solicitudes de traducción que no constituyen una prioridad para la institución (11), aunque solo dispone de criterios limitados en los que fundamentar tales decisiones.

17. El «Código de conducta del multilingüismo» del Parlamento (véase el anexo I) solo «fija las correspondientes normas de desarrollo y, en particular, las prioridades que deben seguirse cuando los recursos lingüísticos no permitan proporcionar todos los servicios solicitados». También dispone que «el usuario tiene plena competencia para definir sus necesidades lingüísticas» (artículo 1, apartados 1 y 5). Por consiguiente, si la solicitud es conforme al Código de conducta, la unidad de planificación no se plantea la necesidad de la traducción, o el número de idiomas de destino solicitados, incluso si está claro que no es posible respetar los plazos de realización (y que resulta improbable que la traducción llegue a ser de utilidad).

18. Previa consulta con el solicitante de la traducción, las unidades de planificación de la Comisión y del Consejo pueden rechazar las solicitudes no conformes con su reglamento interno, o que se consideran prematuras o innecesarias. En 2003 y 2004 se rechazaron entre el 5 % y el 10 % de las solicitudes de traducción. A menos que un solicitante presentase una reclamación, las autorizaciones concedidas por los agentes de la unidad de planificación de la Comisión y del Consejo no eran objeto de ningún control por parte de la dirección, ni siquiera mediante muestreo. Estas solicitudes a menudo se aceptaban en función de los recursos disponibles para la traducción y no de las necesidades reales.

Capacidad de responder a la demanda de traducción

19. Desde la ampliación, las instituciones fueron generalmente capaces de satisfacer las solicitudes de traducción de los idiomas de la UE-15. En cambio, la situación era distinta en el caso de los idiomas de la UE-10, debido al número insuficiente de traductores de los nuevos Estados miembros. La primera serie de oposiciones interinstitucionales organizadas por EPSO para la contratación de traductores adjuntos de los idiomas de la UE-10 no había terminado antes de la ampliación y el número de candidatos aprobados no resultó suficiente.

20. Aunque el Parlamento consiguió prepararse mejor para la traducción a los idiomas de la UE-10 tras la ampliación, ninguna de las instituciones pudo lograr sus objetivos en materia de contratación de traductores de plantilla y de agentes de apoyo para las nuevas unidades lingüísticas. En diciembre de 2004, la Dirección General de Traducción de la Comisión solo había contratado a un total comprendido entre 25 y 38 traductores y agentes de apoyo por unidad de la UE-10, frente al objetivo fijado de 90. Dado que las nuevas oposiciones de EPSO no se iniciaron hasta mayo de 2005, se prevé una escasez de traductores de plantilla para las lenguas de la UE-10 hasta el final de 2006 (véase el apartado 74).

21. A diferencia de los servicios de traducción de la UE, ciertas grandes agencias privadas de traducción a las que recurrían las instituciones europeas pudieron traducir a partir de todos los idiomas de la UE-10 y hacia los mismos, desde 2004, gracias a la creación de sucursales en los nuevos Estados miembros. Por otro lado, la Comisión ha recurrido de forma limitada a traductores empleados como agentes contractuales en sus oficinas de representación en los nuevos Estados miembros, aunque decidió poner fin en gran medida a este sistema en 2006 por motivos prácticos de gestión.

22. Debido a estos recursos limitados, desde mayo de 2004 hasta abril de 2005 el Consejo solo tradujo a los idiomas de la UE-10 los documentos legislativos esenciales (12). Durante el mismo período, el Parlamento solo tradujo a partir de los idiomas de la UE-10, o hacia los mismos, los documentos reglamentarios de interés general, los órdenes del día y las actas de las sesiones plenarias, así como los documentos sometidos a votación.

23. En 2004, eran muy pocos los traductores de las unidades lingüísticas de la UE-15 que contaban con suficientes conocimientos de uno o más de los idiomas de la UE-10. Como resultado de ello, la traducción hacia las denominadas lenguas de procedimiento —inglés, francés y alemán— fue llevada a cabo principalmente por traductores que no tenían esas lenguas como idioma materno, lo que limitó todavía más las capacidades de traducción disponibles en los idiomas de la UE-10.

Evolución del número de páginas traducidas

24. La ampliación de la Unión Europea tuvo como consecuencia que el número de lenguas oficiales pasase de 11 a 20, lo que amenazaba con incrementar de forma considerable el coste y la complejidad de la traducción. Por consiguiente, las instituciones de la UE tomaron medidas destinadas a limitar al máximo este incremento adoptando criterios más estrictos para la traducción. El Tribunal examinó si estas medidas habían conseguido controlar la demanda de traducción.

25. El gráfico 1 muestra que estos últimos años las instituciones han conseguido limitar el aumento del volumen de traducción (13). Los criterios de aceptación más estrictos instaurados por el Consejo en 2003 y por la Comisión en 2004 permitieron frenar la tendencia al alza de años anteriores. Sin embargo, la reducción en 2004 del volumen de traducción en todas las instituciones se debió también a la ralentización de la actividad legislativa a raíz de las elecciones parlamentarias y de la renovación de la Comisión, así como al volumen alcanzado por las traducciones pendientes a los idiomas de la UE-10.

26. El cuadro 1 refleja que en el Parlamento y en el Consejo, que aplican una política de multilingüismo pleno, el volumen de traducción es prácticamente el mismo en todos los idiomas. El volumen de los idiomas de la UE-10 resulta inferior debido a las limitaciones de capacidad. Solo las unidades lingüísticas inglesas experimentan una demanda inferior a la de las demás unidades, ya que aproximadamente tres cuartas partes de los originales se redactan actualmente en inglés en el Consejo y casi la mitad en el Parlamento. La Comisión, en cambio, realiza una distinción clara entre las lenguas de procedimiento (inglés, francés y alemán) y los idiomas restantes, en cuyo caso la demanda es significativamente inferior. A diferencia del Parlamento y del Consejo, la demanda en las unidades lingüísticas inglesas de la Comisión no resulta menor que la de las demás unidades, ya que un volumen importante de documentos externos a la institución deben traducirse a las lenguas de procedimiento.

Cuadro 1

Volumen de traducción por idioma de destino (en miles de páginas)

COMISIÓN PARLAMENTO CONSEJO 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Traducción en inglés 146 131 128 51 40 53 30 17 20 francés 174 151 142 63 51 70 34 33 29 alemán 175 146 126 65 53 73 40 32 28 otros idiomas de la UE-15 (media) 108 75 56 60 47 66 37 30 26 idiomas de la UE-10 (media) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19 Fuente: Tribunal de Cuentas.

Medidas prácticas tomadas por las instituciones para contener el volumen de traducción

Comisión

27. En el marco de los preparativos para la ampliación de mayo de 2004, la Comisión tomó medidas específicas para evitar que el volumen de traducción creciera proporcionalmente al aumento del número de lenguas oficiales.

28. En mayo de 2004, la Comisión presentó una comunicación en la que formulaba un plan de acción cuyo objetivo consistía en controlar el volumen y coste de la traducción limitando el número de idiomas a los que deberían traducirse ciertos documentos y fijando la longitud máxima de los textos. Varias Direcciones Generales tomaron medidas suplementarias destinadas a reducir el volumen de traducción en los ámbitos que no fueron objeto de esta comunicación; así, ciertas publicaciones ya no se presentan en todas las lenguas oficiales y en el caso de algunos documentos solo se traduce a todos los idiomas un resumen de los mismos.

29. La Comisión ha adoptado un enfoque pragmático de la traducción, adaptando las necesidades de la Dirección General solicitante a los recursos disponibles. Así, se han dejado de traducir los documentos de licitación a los idiomas que no constituyen lenguas de procedimiento (14), a menos que un licitador potencial lo solicite. Los regímenes lingüísticos de los distintos comités de «comitología» (15) varían en función de las necesidades de sus miembros: mientras que algunos utilizan un único idioma de trabajo, otros solo solicitan documentos en un número limitado de idiomas decididos de antemano.

30. Con el fin de que los usuarios no deban solicitar una traducción completa cuando solo precisan conocer el sentido general de un texto, la Dirección General de Traducción propone también unos servicios complementarios, como el establecimiento de síntesis orales o escritas, un servicio de traducción por teléfono o hotline (sistema simplificado para textos muy cortos) y, en el caso de ciertas combinaciones lingüísticas, las traducciones automáticas con postedición. No obstante, la fiscalización puso de manifiesto que los usuarios no estaban suficientemente informados de la existencia de estas opciones, que solo representan una pequeña parte de la producción total de la Dirección General de Traducción, por lo que en 2005 esta Dirección tomó varias medidas destinadas a fomentar la visibilidad de los distintos servicios disponibles.

31. La Comisión realizó esfuerzos significativos para reducir el número de traducciones sucesivas de distintas versiones de un mismo texto. Por norma general, los documentos de la Comisión se traducen por vez primera tras el procedimiento de consulta interservicios (CIS).

Parlamento

32. Una nueva versión del «Código de conducta del multilingüismo», aprobada por la Mesa del Parlamento en 2004, limita el tamaño de los documentos, pero no el número de idiomas ni el tipo de documentos que deberán traducirse.

33. En principio, los documentos examinados por las comisiones parlamentarias se traducen a todos los idiomas de sus miembros titulares y suplentes, aunque algunas comisiones aceptan un menor número de idiomas.

Consejo

34. El Consejo tomó asimismo varias medidas específicas para evitar un aumento innecesario del volumen de traducción durante la fase preparatoria previa a la ampliación de 2004. Así, en 2003 estableció una lista de documentos esenciales (véase el anexo I) y limitó considerablemente la aceptación de documentos que no lo eran.

35. Asimismo, intentó reducir el número de traducciones sucesivas. Desde 2003, la Secretaría General del Consejo solo traduce a todos los idiomas los textos legislativos en un número limitado de «etapas importantes», y ya no después de cada reunión de las distintas instancias preparatorias como sucedía anteriormente. Sin embargo, la Dirección A III no controla el cumplimiento de estas normas, ni las posibilidades de reducir todavía más el número de versiones sucesivas de una traducción.

36. Los enfoques adoptados por las distintas instituciones con el fin de limitar la demanda de traducción no están bien coordinados y, por lo tanto, resultan heterogéneos. Por ejemplo, actualmente el Parlamento traduce todas las preguntas escritas a los idiomas de la UE-15 y las respuestas de la Comisión solo se encuentran disponibles en dos lenguas de procedimiento, además del idioma del diputado que planteó la pregunta.

Control de la calidad

Controles para garantizar que la calidad de las traducciones resulta adecuada

37. Las traducciones deben ser exactas, claras y «apropiadas al uso previsto» [la «calidad» requerida de la traducción depende de su destino (16)]. El Tribunal comprobó si existían medidas apropiadas para garantizar que la calidad de las traducciones responde a los objetivos. En el servicio de la traducción, el control de calidad compete esencialmente a los jefes de unidad. En la Comisión, la Dirección General de Traducción divide todas las traducciones en cinco categorías de «calidad de traducción», con un nivel distinto de revisión y/o evaluación de la calidad en función del tipo de documento. Además, algunas Direcciones Generales de la Comisión, como la de Competencia, revisan sistemáticamente las traducciones que se les transmiten.

38. Por otro lado, el Parlamento y el Consejo no dividen las traducciones en categorías según la calidad y sus procedimientos de control de la calidad están menos estructurados. Por consiguiente, las prácticas de revisión varían significativamente, aunque los actos legislativos siempre son revisados por juristas-lingüistas antes de su publicación.

39. Además de los controles efectuados por las unidades de traducción, la Dirección de Traducción del Parlamento evalúa la calidad de las traducciones internas y externas mediante controles aleatorios bimestrales (relativos principalmente a errores lingüísticos como faltas ortográficas o gramaticales, pero no al uso de la terminología correcta, etc.). Este proceso proporciona indicadores de calidad, como el número de errores detectados por página, información de la que no se dispone en la Comisión ni en el Consejo.

40. Ninguno de los servicios de traducción ha desarrollado herramientas específicas para evaluar el nivel de satisfacción de los usuarios, como tampoco ha establecido procedimientos para tramitar las reclamaciones sobre la calidad.

41. La encuesta sobre el nivel de satisfacción de los usuarios llevada a cabo por el Tribunal hacia el final de 2004 mostraba que la calidad de las traducciones a los idiomas de la UE-15, así como la tramitación administrativa de las solicitudes de traducción, se consideraban por lo general satisfactorias. No obstante, ciertas Direcciones Generales de la Comisión señalaron algunos problemas de calidad en las traducciones de la Dirección General de Traducción a los idiomas de la UE-15; en concreto, una falta de precisión en los términos técnicos, así como el nivel variable de las traducciones freelance. La Dirección A III del Consejo también indicó algunos problemas del mismo tipo en las propuestas legislativas presentadas por la Comisión.

42. En cambio, la mayor parte de los clientes objeto de la encuesta de 2004, en particular en la Comisión, hicieron referencia a los problemas de calidad en las traducciones a los idiomas de la UE-10, problema originado por la necesidad de recurrir principalmente a traductores externos (muchos de los cuales tenían poca experiencia en traducción comunitaria) y por una falta de capacidad interna que permitiera en grado suficiente la revisión de las traducciones freelance.

43. La calidad de las traducciones llevadas a cabo por traductores freelance ha sido evaluada por traductores permanentes que les han atribuido una nota sobre una escala de 10. Cuando este control refleja que la calidad de una traducción freelance resulta insuficiente, el documento deberá volverse a enviar al traductor freelance o ser revisado en profundidad por un traductor de plantilla. Las traducciones freelance que obtengan una nota inferior o equivalente a 6/10 se presentarán al CIEQ (17), un comité interinstitucional independiente de arbitraje. En el 40 % de los casos presentados por la Comisión en 2004, el CIEQ recomendó que se pusiera término al contrato global o parcialmente.

Respeto de los plazos y otros elementos de satisfacción del usuario

44. En 2004, la Dirección General de Traducción de la Comisión finalizó alrededor del 90 % de las traducciones en los plazos convenidos (frente al 80 % aproximadamente en 2003 y al 94 % en 2005). Esta mejora puede atribuirse en parte a una disminución de la carga de trabajo. En el Parlamento, el porcentaje correspondiente durante el período de mayo de 2004 a julio de 2005 era del 86 %. La Secretaría General del Consejo no dispone de estadísticas que muestren en qué medida se respetaron los plazos de traducción en dicha institución.

45. Sin embargo, algunas Direcciones Generales de la Comisión fiscalizadas por el Tribunal indicaron que no son siempre compatibles con las obligaciones jurídicas, o con sus necesidades operativas, los plazos fijados por la Dirección General de Traducción. Por ello, los administradores (no lingüistas) a menudo traducen ellos mismos algunos documentos cortos y urgentes («traducciones grises»), y en otros casos subcontratan algunas traducciones directamente a los traductores freelance (véanse los apartados 54 y 75). Aunque se trata de una solución pragmática, también demuestra la incapacidad de satisfacer la demanda y aumenta considerablemente las dificultades experimentadas por la Comisión en la gestión global de su función de traducción.

46. Los usuarios de las traducciones del Consejo y de la Comisión señalaron asimismo que, al ser insuficientes los recursos para los idiomas de la UE-10, los plazos fijados por las unidades de planificación (especialmente en 2004) eran demasiado dilatados para responder a sus necesidades.

Costes y eficiencia de las traducciones

Coste de la traducción

Cálculos de costes

47. La presupuestación por actividades (PA) constituye un medio para reforzar «la transparencia de la gestión presupuestaria respecto de los objetivos de buena gestión financiera y, concretamente, de eficiencia y eficacia» (18). El conocimiento del coste de una actividad resulta fundamental para controlar sus resultados. El artículo 12, apartado 1, del Código de conducta del Parlamento dispone que «los servicios de interpretación y de traducción informarán a los usuarios cada tres meses, sobre bases comparables, de los costes ocasionados por las solicitudes de prestaciones lingüísticas». Sin embargo, no se ha puesto en práctica esta disposición. La Secretaría General del Consejo no ha estimado nunca el coste de la traducción.

48. Durante el período objeto de la fiscalización, la Comisión abandonó un proyecto de fijación de costes. No obstante, los costes de traducción se asignan a ámbitos de política específicos a través del proceso de presupuestación por actividades. Se aplica una tarifa única que depende del tamaño de la Dirección General de que se trate, pero que no se basa en los costes ni en el grado de utilización reales.

49. A pesar de la importancia de esta información, las instituciones no han calculado sus costes totales de traducción, como tampoco el coste por página. El Tribunal calculó el coste total de las traducciones internas y externas gestionadas por los servicios de traducción de las instituciones (sin tener en cuenta la subcontratación directa ni las «traducciones grises», en cuyo caso no pueden calcularse los costes al no disponerse de información sobre el tiempo dedicado por el personal administrativo a las tareas de traducción). Este cálculo permite realizar una comparación entre las instituciones objeto de la fiscalización y el gasto en concepto de traducciones internas y freelance. El método de cálculo de costes utilizado por el Tribunal se explica de forma detallada en el anexo II.

50. Los resultados de los cálculos del Tribunal para 2003 (19) se detallan en los cuadros 2, 3 y 4.

Cuadro 2

Coste total de la traducción interna

COSTE TOTAL DE LA TRADUCCIÓN INTERNA (en millones de euros) COSTE MEDIO POR PÁGINA (en euros) Comisión Parlamento Consejo Las tres instituciones Comisión Parlamento Consejo Las tres instituciones Traductores de plantilla 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85 Secretarios 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54 Costes directos 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39 Miembros de la dirección 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66 Agentes del servicio de traducción 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56 Planificación 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05 Edificios 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73 Informática 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08 Otros (20) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33 Costes indirectos 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40 Costes totales 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78 Fuente: Tribunal de Cuentas.





Cuadro 3

Coste total de la traducción externa

COSTE TOTAL DE LA TRADUCCIÓN INTERNA (en millones de euros) COSTE MEDIO POR PÁGINA (en euros) Comisión Parlamento Consejo Las tres instituciones Comisión Parlamento Consejo Las tres instituciones Traductores de plantilla (revisión) 5,85 0,00 s.o. 5,85 18,36 0,00 s.o. 10,95 Secretarios 1,51 2,74 s.o. 4,25 4,74 12,70 s.o. 7,95 Traducción freelance 11,22 8,90 s.o. 20,12 35,24 41,22 s.o. 37,65 Costes directos 18,58 11,64 s.o. 30,22 58,34 53,92 s.o. 56,55 Miembros de la dirección 0,14 0,12 s.o. 0,26 0,44 0,56 s.o. 0,49 Agentes del servicio de traducción 9,32 4,54 s.o. 13,86 29,26 21,04 s.o. 25,94 Planificación 0,65 0,18 s.o. 0,83 2,03 0,83 s.o. 1,55 Unidad freelance 2,01 1,39 s.o. 3,40 6,32 6,44 s.o. 6,37 Edificios 2,29 1,75 s.o. 4,04 7,18 8,10 s.o. 7,55 Informática 2,29 1,71 s.o. 4,01 7,20 7,94 s.o. 7,50 Otros (21) 1,56 0,58 s.o. 2,15 4,91 2,69 s.o. 4,02 Costes indirectos 18,27 10,27 s.o. 28,54 57,34 47,60 s.o. 53,41 Costes totales 36,85 21,92 s.o. 58,76 115,68 101,54 s.o. 109,97 Fuente: Tribunal de Cuentas.





Cuadro 4

Estimación del coste total de la traducción; traducción interna y externa

COSTE TOTAL DE LA TRADUCCIÓN (en millones de euros) COSTE MEDIO POR PÁGINA (en euros) Comisión Parlamento Consejo Las tres instituciones Comisión Parlamento Consejo Las tres instituciones Traductores de plantilla 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41 Secretarios 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55 Traductores freelance 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08 Costes directos 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05 Miembros de la dirección 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63 Agentes del servicio de traducción 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99 Planificación 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94 Unidad freelance 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37 Edificios 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47 Informática 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52 Otros (22) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40 Costes indirectos 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32 Costes totales 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37 Fuente: Tribunal de Cuentas.

Análisis de costes

51. Los costes por página se calculan a posteriori, y solo son válidos para el volumen de la demanda y de la producción en 2003. Dado que la mayor parte de los costes de traducción son fijos (87 % en el Parlamento Europeo, 91 % en la Dirección General de Traducción de la Comisión y 97 % en la Secretaría General del Consejo), el coste por página será obviamente más elevado cuando la demanda sea reducida. En 2004, el volumen de traducción de la Comisión para los idiomas de la UE-15 se redujo en casi un 25 %, lo que tuvo como consecuencia un descenso de la productividad del 20 %, ya que la disminución de las traducciones realizadas externamente no resultó suficiente para ocupar plenamente a los traductores de plantilla. En 2003, el coste por página traducida internamente por la Comisión y el Parlamento resultaba comparable, mientras que el coste por página en el Consejo era significativamente superior, debido en gran medida a una menor productividad y a unos costes más elevados de la secretaría y de los edificios. Dado que el Consejo cuenta con suficiente personal permanente para no tener que recurrir a traductores freelance para los idiomas de la UE-15, la diferencia era todavía más importante en lo que respecta al coste total por página.

52. En 2003, el coste total estimado por página de la traducción externa era un 35 % inferior al coste de la traducción interna en el Parlamento (100 euros frente a 154 euros) y un 25 % inferior en la Comisión (120 euros frente a 160 euros). No obstante, estos datos no tienen en cuenta que la traducción interna y externa son de naturaleza distinta; por ejemplo, la primera debe consagrarse a textos prioritarios, que requieren más tiempo y esfuerzos, como los textos legislativos y los documentos destinados a la publicación. Los traductores permanentes también deben dedicarse a otras funciones lingüísticas, por lo que no pueden ocuparse únicamente de las traducciones (véase el apartado 76). Tanto en el caso de los idiomas de la UE-15 como de la UE-10, el Parlamento abona unas tarifas freelance que son en promedio un 12 % superiores a las de la Dirección General de Traducción (23).

Eficiencia del proceso de traducción

53. El enfoque por actividades de la gestión de los recursos humanos y financieros exige la fijación de objetivos, la planificación de las actividades y el seguimiento del rendimiento y de los resultados en función de las finalidades, medidos a través de indicadores. Sin embargo, los indicadores y la información de gestión proporcionados por las instituciones no bastaron para efectuar el seguimiento de: a) las solicitudes denegadas y el número total de solicitudes (Parlamento Europeo); b) el respeto de los plazos de presentación de las solicitudes (Secretaría General del Consejo); c) las infracciones del Código de conducta (Parlamento Europeo); d) las páginas traducidas por servicio solicitante/combinación lingüística (Parlamento Europeo); e) los documentos «esenciales» cuya traducción es obligatoria (Parlamento Europeo y Secretaría General del Consejo); f) los documentos traducidos íntegra o parcialmente que, debido a posteriores cambios en el original, resultaron innecesarios (Parlamento Europeo, Comisión y Secretaría General del Consejo).

54. Además, la Comisión no controla ni dispone de información sobre el volumen de «traducciones grises» o de documentos traducidos mediante subcontratación directa por las Direcciones Generales clientes (véanse los apartados 45 y 75).

55. Los procedimientos, la organización y los métodos de trabajo de los servicios de traducción están sometidos a limitaciones específicas, como las solicitudes urgentes (en particular en el Consejo), los textos jurídicos y el programa de trabajo de las instituciones. El cuadro 5 presenta el volumen de las traducciones solicitadas con un plazo muy corto (menos de 24 horas o entre 24 y 72 horas).

Cuadro 5

Plazos de traducción requeridos

Comisión Parlamento Consejo Plazos (en horas) < 24 24-72 < 24 24-72 < 24 24-72 3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 % Fuente: CITI (Comité interinstitucional de traducción e interpretación).

Previsiones de demanda

56. Resulta especialmente importante disponer de previsiones precisas sobre la demanda para garantizar la utilización óptima de los recursos internos. A corto plazo, a pesar del coste aparentemente menor de las traducciones externas, la subcontratación no siempre representa un ahorro. Dado que los costes de la traducción interna son principalmente fijos (véanse los apartados 51 y 52), el coste marginal (o suplementario) de, por ejemplo, una página adicional de traducción interna es muy reducido, mientras que el coste marginal de una página de traducción externa resulta considerable. Por lo tanto, el recurso a la traducción externa debería limitarse, preferentemente, a casos en los que no se disponga de capacidad interna, lo cual precisa un buen sistema de previsión de la demanda.

57. Aunque el Código de conducta del Parlamento establece que «las secretarías de las comisiones y delegaciones y de los grupos políticos, sobre la base de su programa de trabajo, establecerán cada mes las previsiones de traducción con indicación de la lengua de partida probable, la fecha provisional de presentación y el número de páginas previsible», este tipo de previsiones no se envían al servicio de planificación.

58. En 2003 y 2004, la mayor parte de las Direcciones Generales de la Comisión no proporcionaron sistemáticamente sus previsiones de traducción para un período determinado a la Dirección General de Traducción, y en el Consejo solo algunas Direcciones Generales informaron con regularidad a la Dirección A III de sus previsiones en cuanto a las necesidades de traducción.

59. En la práctica, las principales fuentes de información sobre la futura carga de trabajo son los programas de trabajo de las instituciones y los proyectos de orden del día de sus reuniones, que solo proporcionan una indicación aproximada de las necesidades de traducción y resultan por tanto inadecuados para una planificación detallada.

Respeto de los plazos de presentación de las solicitudes

60. La versión modificada en 2004 del Código de conducta del Parlamento prevé un plazo general de presentación de diez días (24), aunque durante su primer año de aplicación los destinatarios de la traducción solo lo cumplieron en la mitad de los casos aproximadamente. Así, la mayor parte de las traducciones solo pueden presentarse poco tiempo antes de las reuniones.

61. En 1998, la Dirección A III del Consejo fijó los plazos de presentación (diez días laborables para los documentos del grupo de trabajo y cinco para los documentos del Coreper). Debido a los imperativos temporales inherentes a las funciones del Consejo, rara vez se cumplen dichos plazos. En el Parlamento y en el Consejo la mayor parte de las traducciones solo se facilitan poco antes de las reuniones.

62. La Comisión no ha impuesto plazos de presentación, pero la unidad de planificación de la Dirección General de Traducción renegocia los plazos regularmente con los servicios solicitantes en caso de que el plazo fijado no sea viable.

Planificación

63. Según el cálculo por el Tribunal del coste total de la traducción en 2003, el coste de la planificación en las tres instituciones asciende a un total aproximado de 4,8 millones de euros, que representan alrededor del 1 % de los costes totales de traducción (véase el cuadro 2). La planificación constituye otro instrumento para garantizar que los recursos internos se utilizan con la mayor eficacia (véase el apartado 56).

64. Inter alia, debido a unos plazos de traducción muy cortos (véase el cuadro 5), los jefes de las unidades del Consejo y del Parlamento no disponen de un gran margen de maniobra para la planificación a largo o medio plazo, ni tienen la posibilidad de aligerar la carga de trabajo.

65. El sistema de planificación del Consejo se basa en el número de páginas impresas del documento presentado; sin embargo, dado que a menudo no refleja el trabajo de traducción que realmente se precisa, no constituye una herramienta fiable para prever el tiempo de traducción (25).

66. El sistema informático del Parlamento permite a las unidades de planificación controlar el número de páginas que deberán traducirse al día, lo que facilita una indicación general sobre los recursos disponibles por unidad lingüística, pero no proporciona información actualizada sobre la capacidad de traducción interna disponible en cada unidad durante un período determinado, teniendo en cuenta la disponibilidad de los traductores (vacaciones, formación, etc.).

Uso eficiente de los recursos internos y externos

Pretratamiento

67. Para evitar que los textos ya traducidos vuelvan a traducirse, los servicios de traducción requieren a los solicitantes que indiquen las referencias a los documentos traducidos de la misma naturaleza y/o que señalen los cambios realizados en una versión anterior de un documento ya traducido. Sin embargo, dado que a menudo estas indicaciones se han omitido o están incompletas, las unidades de planificación deberán consultar las bases de datos. La codificación de las solicitudes y de las traducciones no resulta suficientemente precisa para optimizar estas consultas. En el Parlamento, la situación reviste un carácter especialmente complicado ya que los documentos se encuentran dispersos en bases de datos y redes diferentes, y los servicios de traducción no disponen de una recopilación completa de los textos traducidos.

Métodos de trabajo de las unidades de traducción

68. Los jefes de unidad son responsables de asignar el trabajo a los traductores de plantilla. Cada unidad lingüística se organiza de forma diferente, algunas por grupos de traductores especializados, y otras repartiendo los textos según la disponibilidad de los traductores. La Dirección General de Traducción de la Comisión y la Dirección A III del Consejo han desarrollado a nivel central unas herramientas que indican la disponibilidad de cada traductor. Sin embargo, no todas las unidades lingüísticas utilizan estas herramientas sistemáticamente, y en el Parlamento no existen. Algunos jefes de división utilizan hojas de cálculo, y otros distribuyen el trabajo manualmente.

69. Las unidades de traducción están compuestas de traductores y de agentes de apoyo; estos se encargan de la búsqueda de referencias, de mecanografiar los textos, del formateo, del sistema de archivo, etc. El Consejo (26) y el Parlamento cuentan con un secretario por cada dos traductores aproximadamente, mientras que la Comisión solo dispone de uno por cada cuatro o cinco traductores.

70. Pese a que las tres instituciones han adoptado abiertamente políticas que promueven el uso de las tecnologías modernas y a que en 2003 el gasto en herramientas informáticas fue de 23,7 millones de euros, costes totales incluidas las licencias (véase el cuadro 4), en la práctica cada traductor, con el acuerdo tácito de su jefe de unidad, puede decidir si emplea o no la traducción asistida por ordenador (Translator's Workbench), las herramientas de búsqueda (como Euramis, IATE, etc.) y los programas de reconocimiento de voz (alternativa al mecanografiado). En el Parlamento, el porcentaje de traductores y de agentes de apoyo que utilizan estas herramientas varía considerablemente según la unidad (del 10 % al 90 %). En el Consejo, la utilización de las herramientas informáticas es mínima. De las tres instituciones, la Comisión dispone de las herramientas informáticas más avanzadas, pero no existen datos sobre su grado de utilización.

71. Desde 2003, aproximadamente 100 de los 1 100 traductores de la Comisión han adoptado el teletrabajo. Según el informe de evaluación de la Dirección General de Traducción (27), la fórmula actual permite un ahorro anual neto de unos 10 000 euros por traductor, gracias principalmente a un aumento de la productividad. En el Parlamento, 26 de los 430 traductores han adoptado el teletrabajo, y el Consejo también ha iniciado dos proyectos piloto en este ámbito.

Subcontratación

72. La política de la Comisión y del Parlamento consiste en recurrir sistemáticamente a la traducción interna para los textos legislativos (por motivos de calidad), así como para los documentos urgentes, confidenciales y cortos (por motivos prácticos). Dado que prácticamente todos los trabajos de traducción del Consejo se inscriben en estas categorías, las traducciones en esta institución son internas en su mayoría.

73. Los jefes de las unidades de traducción toman en principio la decisión de subcontratar a traductores freelance (salvo en el caso de la subcontratación directa, como se menciona a continuación), teniendo en cuenta el tipo de traducción y la capacidad interna disponible. En la Comisión y en el Parlamento se observó una correlación clara y positiva entre la carga de trabajo y el porcentaje de subcontratación de la mayor parte de las unidades lingüísticas en 2004. Sin embargo, la fiscalización puso de manifiesto que dos unidades de la Dirección General de Traducción de la Comisión presentaban en 2004 unos porcentajes de subcontratación elevados, pese a que su carga de trabajo se encontraba por debajo de la media (debido a la falta de reacción inmediata ante la disminución de dicha carga con relación a 2003), lo que indica una infrautilización de la capacidad interna. La división de la traducción francesa del Parlamento presentó la segunda carga de trabajo más baja en 2005, aunque con el segundo porcentaje de subcontratación más elevado. Estas situaciones no han suscitado ninguna medida correctora por parte de la dirección.

74. Tanto el Parlamento como la Comisión subcontratan automáticamente algunos trabajos de traducción sin comprobar si se dispone de capacidad interna en algunos o en todos los idiomas. En 2003-2004, ambas instituciones fijaron el objetivo de incrementar el porcentaje de traducciones enviadas a los traductores freelance a 30 % y 40 % respectivamente, con el fin de hacer frente a los aumentos previstos en la demanda global y de tener en cuenta el coste más bajo de la traducción freelance (respecto a la contratación de nuevos traductores a tiempo completo). Ante la baja estructural de la demanda en 2004, la Dirección General de Traducción de la Comisión decidió abandonar este propósito y el Parlamento dio instrucciones para que, exceptuando las del CRE, no se enviaran traducciones a los traductores freelance durante el período electoral (28). La carga de trabajo global por unidad de los idiomas de la UE-15 disminuyó alrededor del 20 % en 2004 frente a 2003, mientras que el porcentaje de subcontratación del Parlamento prácticamente no cambió (32,5 % en 2003 y 32 % en 2004) (véase el cuadro 6). La diferencia en los porcentajes de subcontratación para la UE-10 entre 2004 y 2005, en el Parlamento, la Comisión y el Consejo, se debe principalmente a que en 2004 el Parlamento fue la institución que pudo contratar a más traductores de plantilla de los idiomas de la UE-10. Debido a una ralentización legislativa en 2004 y a un volumen de traducción menor, el Parlamento tradujo internamente un mayor porcentaje de textos en los idiomas de la UE-10 (véanse los apartados 20 y 25).

Cuadro 6

Porcentajes de subcontratación en 2003, 2004 y 2005

Comisión Parlamento Consejo Porcentaje de subcontratación 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Todos los idiomas 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 % Idiomas de la UE-15 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 % Idiomas de la UE-10 s.o. 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % s.o. 8 % 5 % Fuente: Tribunal de Cuentas.

75. La subcontratación directa por las Direcciones Generales clientes es mínima en el Consejo y en el Parlamento (29), pero la fiscalización mostró que las Direcciones Generales de la Comisión subcontrataron directamente varios centenares de miles de páginas durante el período 2003-2004, sin supervisión por parte de la Dirección General de Traducción (véanse los apartados 45 y 54).

Productividad

76. Se examinó la productividad de las tres instituciones fiscalizadas de 2000 a 2005 con el fin de comparar su rendimiento respectivo a lo largo del tiempo. El cálculo de la productividad se basaba en el concepto de «equivalente a tiempo completo» (ETC), según el cual el tiempo que se considera dedicado a la traducción es aquel durante el cual los traductores están efectivamente disponibles para el trabajo de oficina. Dado que en muchos casos este tiempo engloba otras actividades además de la traducción (formación, gestión, control de la calidad, relectura de documentos redactados por otros servicios, etc.), la productividad basada en el ETC solo constituye un indicador general. Las comparaciones entre instituciones, así como entre unidades lingüísticas de una misma institución, deben realizarse con prudencia. También conviene identificar con cuidado los motivos de las diferencias constatadas y deberían analizarse las posibles limitaciones con el fin de determinar si la dirección puede intervenir directamente.

77. La productividad, definida como el número de páginas normalizadas traducidas internamente por traductor ETC, varía de forma considerable según la división lingüística y la institución. La productividad de las unidades lingüísticas de la UE-10 en el conjunto de las instituciones es generalmente inferior debido a unas necesidades más importantes en materia de formación, a la falta de experiencia, a unas memorias de traducción incipientes (lo que limita la utilización de la traducción asistida por ordenador) y a que la revisión de las traducciones externas precisa más tiempo.

78. La productividad de los servicios de traducción de la UE es netamente inferior a la del sector privado (30); este presenta, en efecto, una mayor productividad debido principalmente a la naturaleza de los textos (pocos de carácter legislativo) y al amplio uso de las herramientas informáticas. Pese a que los textos de los traductores freelance presentan un menor grado de complejidad, se considera que sus traducciones no ofrecen la misma calidad y que su revisión precisa más tiempo que la de los documentos traducidos internamente. Varios contratos con agencias externas han sido cancelados debido a la calidad inadecuada de las traducciones (véase el apartado 43). Sin embargo, si no se cuenta con capacidad interna disponible, la mayor productividad, asociada a una remuneración inferior, da lugar a que la traducción freelance sea mucho menos costosa que la contratación de nuevos traductores de plantilla, incluso teniendo en cuenta los costes indirectos (planificación, licitaciones, pagos, control de la calidad, etc.) (véase el cuadro 7).

Cuadro 7

Media de páginas traducidas por traductor (ETC)

2000 2001 2002 2003 2004 2005 Comisión (al año) 915 902 909 1 054 917 797 Comisión (al día) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5 Parlamento (al año) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226 Consejo (31) (al año) 602 653 772 707 648 669 Fuente: Tribunal de Cuentas.

Comisión

79. El hecho de que la productividad de la Dirección General de Traducción fuese, la mayor parte de los años, ligeramente inferior a la del Parlamento puede explicarse, en cierta medida, por el papel que desempeña la Comisión como iniciador del proceso legislativo, lo que implica un porcentaje de revisión más elevado y un papel preponderante en la creación de terminología y de bases de datos, que también pueden resultar útiles a otras instituciones. Además, los traductores permanentes de la Comisión desempeñan otras funciones lingüísticas que no se ven reflejadas en el volumen de traducción diario.

80. De 2003 a 2005, la productividad media de los idiomas de la UE-15 se redujo en más de un 20 %. En la mayor parte de los idiomas que no constituyen lenguas de procedimiento de la UE-15, la productividad fue inferior a cuatro páginas al día. Esta reducción se vio originada por la disminución en la carga de trabajo de los idiomas que no constituyen lenguas de procedimiento, que dio lugar a una capacidad excesiva. Esta debería apreciarse teniendo en cuenta el nivel de subcontratación directa sin supervisión por parte de la Dirección General de Traducción (véase el apartado 75).

81. Incluso tras la instauración, por la Dirección General de Traducción, del denominado «mecanismo de flexibilidad» (que permite, en un mismo departamento lingüístico, transferir los trabajos de traducción de una unidad temporalmente confrontada a una carga de trabajo superior a la media a otras unidades) todavía existen diferencias de productividad significativas entre las unidades (32). La principal explicación de estas diferencias consiste en la variación de la demanda de traducción según los distintos ámbitos de política que determinan las competencias correspondientes de las unidades lingüísticas. Las diferencias de productividad entre las unidades de la Dirección General de Traducción se han agudizado desde la ampliación. En 2005, la unidad más productiva dobló la productividad de la unidad menos productiva.

Parlamento

82. Durante los últimos cinco años, el Parlamento ha reducido el número de traductores en una media de más de cinco ETC (o 15 %) por idioma.

83. La productividad de las unidades de traducción inglesa y francesa de esta institución se sitúa sistemáticamente por debajo de la media (de un 5 % a un 20 %, en función de los años), mientras que las diferencias de productividad entre los otros idiomas de la UE-15 se limitan a un 10 %. En el caso de la unidad francesa, esta disparidad se ve originada por un número de traductores y una subcontratación de las traducciones superiores a la media. En la unidad inglesa, la demanda de traducción es menor ya que la mayor parte de los documentos internos se redactan en inglés. Los niveles de subcontratación y las capacidades excesivas son factores que dependen de las decisiones de la dirección.

Consejo

84. La productividad del Consejo fue sistemáticamente inferior a la de la Comisión y el Parlamento, situación imputable a una proporción elevada de documentos legislativos que precisan una atención particular, sumada a una demanda fluctuante (con una carga de trabajo diaria que en 2003 podía variar de menos de 1 000 páginas a más de 7 000).

85. Con el fin de solventar su problema de capacidad excesiva, la Dirección A III ha adoptado un plan de acción a largo plazo cuyo objetivo consistía en reducir el número de traductores y secretarios de las unidades lingüísticas de la UE-15 de un total aproximado de 50 ETC en 2002 a 25 ETC en 2015 (33). Sin embargo, este plan solo surtirá efecto plenamente a largo plazo, ya que el Consejo afirma que las posibilidades de reasignación interna de los efectivos son limitadas y que la movilidad interinstitucional es reducida.

86. Las diferencias de productividad entre las unidades lingüísticas son menores en el Consejo (y en el Parlamento) que en la Comisión (exceptuando el caso de la unidad lingüística inglesa de la Dirección A III, donde la productividad fue alrededor del 20 al 40 % inferior a la de las otras unidades durante el período 2003-2005). La corrección de originales y el papel del inglés como principal lengua «pivote» para la traducción de textos a partir de los idiomas de la UE-10, que planteó importantes dificultades terminológicas, podría explicar en cierta medida esta productividad aparentemente baja.

Seguimiento del proceso de traducción utilizando indicadores de resultados

87. Las principales estadísticas sobre la traducción de las instituciones se elaboran de forma centralizada y se concentran en el volumen de traducción por unidad. La dirección y las unidades encargadas de la gestión de recursos las consultan con regularidad, pero su uso con fines de seguimiento diario por los jefes de las unidades de traducción varía considerablemente y algunos jefes han desarrollado sus propias herramientas.

88. Algunas instituciones no disponen de indicadores de resultados ni de estadísticas sobre: a) el tiempo realmente consagrado a la traducción de un documento con relación al tiempo estándar o estimado (Parlamento Europeo, Comisión y Secretaría General del Consejo); b) el número de páginas revisadas (Comisión y Secretaría General del Consejo) y el tiempo dedicado a la revisión (Parlamento Europeo, Comisión y Secretaría General del Consejo); c) la producción y productividad de los distintos traductores (Secretaría General del Consejo); d) el volumen de las traducciones subcontratadas automáticamente por las unidades de planificación y de las subcontratadas por las unidades de traducción (Parlamento Europeo y Comisión); e) el incumplimiento de los plazos de entrega (Secretaría General del Consejo); f) la incidencia de las herramientas de traducción asistida por ordenador en la productividad (Parlamento Europeo, Comisión y Secretaría General del Consejo); g) los datos cruzados, como la correlación entre la carga de trabajo y la subcontratación (Parlamento Europeo, Comisión y Secretaría General del Consejo) (véanse los apartados 73 y 83).

89. Las estadísticas relativas a la producción y a la productividad de los diversos servicios de traducción de las instituciones europeas engloban los segmentos de texto traducidos automáticamente, en particular gracias al sistema Translators’ Workbench (TWB). Las agencias de traducción privadas utilizan sistemas de cálculo más sofisticados para establecer la carga de trabajo real y la productividad de los distintos traductores.

90. A diferencia de las demás instituciones, que solo tienen en cuenta las partes modificadas de los textos, el Consejo calcula su producción basándose en las páginas impresas (véase el apartado 65). Por consiguiente, las estadísticas de producción del Consejo sobreestiman el número real de páginas traducidas en más del 50 %. A raíz de la fiscalización del Tribunal, la Dirección A III adoptó un método similar al utilizado por las demás instituciones.

Cooperación interinstitucional

91. La creación del CITI en 1995 ha permitido progresivamente a los servicios de traducción de la UE su colaboración en ciertos ámbitos.

92. Hasta la fecha, las principales realizaciones han sido: a) la creación de una base de datos terminológica y de una memoria de traducción comunes; b) una licitación interinstitucional para la traducción freelance a partir de los idiomas de la UE-10 y hacia los mismos (34); c) un procedimiento de licitación conjunto para la adquisición de un programa de reconocimiento de voz y de otras herramientas multilingües; d) el establecimiento de un comité conjunto para la evaluación de las traducciones subcontratadas (CIEQ); e) el intercambio de traductores y de carga de trabajo, aunque de forma limitada.

93. El análisis por el Tribunal de la naturaleza y de la adecuación de la oferta y la demanda pone de manifiesto que aunque todas las instituciones atraviesan dificultades estructurales para ofrecer un volumen suficiente de traducciones de una calidad aceptable a los idiomas de la UE-10, existen diferencias patentes en cuanto a los idiomas de la UE-15. Así, los traductores de las unidades lingüísticas inglesas se ven confrontados a la mayor carga de trabajo en la Dirección General de Traducción de la Comisión (véase el apartado 86), y en cambio a la menor en el Consejo y el Parlamento. Dado que estas dos instituciones se caracterizan por unos plazos de entrega reducidos y por una demanda muy variable, durante algunos períodos cuentan con una capacidad temporalmente inutilizada (véase el apartado 84).

94. Siguiendo las conclusiones del grupo operativo sobre la redistribución de la carga de trabajo, el 1 de enero de 2005 se lanzó un proyecto piloto. En 2005, una de las instituciones participantes tradujo 3 763 páginas (o el 63 % del volumen solicitado) a petición de otra institución; esta cifra solo correspondía al 0,2 % de la carga de trabajo total de todas las instituciones participantes, mientras que más del 20 % de la misma se asignaba a la traducción freelance. El ahorro realizado se estimó en un importe de 150 000 euros (35). Dado que la capacidad total inutilizada es muy superior a la que se pone a disposición de las demás instituciones en el marco del proyecto piloto, el ahorro podría ser mayor.

95. No obstante, el hecho de que los documentos que normalmente se subcontratan y las traducciones en los idiomas de la UE-10 se excluyan del sistema actual de redistribución de la carga de trabajo puede considerarse un punto débil del mismo. Además, las instituciones no intercambian suficiente información sobre la capacidad inutilizada de la que disponen y no existe un verdadero incentivo u obligación para aceptar una solicitud de traducción de otra institución. En la Dirección General de Traducción de la Comisión, si los traductores internos de las unidades de los idiomas de la UE-15 que no constituyen lenguas de procedimiento hubiesen alcanzado en 2005 la misma productividad que en 2003, habrían traducido como mínimo 10 000 páginas suplementarias por cada uno de dichos idiomas. En 2005, el Parlamento y varias Direcciones Generales de la Comisión subcontrataron un número similar de páginas de documentos no urgentes en los mismos idiomas, que hubiesen podido ser traducidos por otra institución. De este modo se habría podido realizar un ahorro de alrededor de 11 millones de euros en concepto de traducciones freelance (36).

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Procedimientos aplicados para garantizar que se satisfacen las demandas de traducción y que se evitan las traducciones innecesarias

96. Ninguna de las instituciones ha establecido procedimientos coherentes y claros para solicitar o autorizar las traducciones. Las reglas de aplicación fijadas por estas tres instituciones prevén la traducción obligatoria de algunos tipos de documentos; sin embargo, para los restantes no existe ningún criterio generalmente aceptado y se decide caso por caso, en función de los recursos disponibles principalmente (véanse los apartados 13 a 18). Recomendación: dada la necesidad de establecer prioridades y restricciones con el fin de hacer frente a la creciente demanda de traducción, las instituciones deberían racionalizar sus procedimientos. Convendría controlar la longitud de los documentos, diferenciar mejor los textos en función de su naturaleza y de su finalidad, y adoptar un enfoque «apropiado al uso previsto» para los textos cuya traducción haya sido autorizada.

97. La fiscalización puso de manifiesto que, por lo general, resulta posible satisfacer las necesidades de traducción a los idiomas de la UE-15. Sin embargo, la adhesión de pequeños países ha originado un gran aumento de la demanda de traducción en mercados de reducido tamaño, en los que la oferta es bastante limitada. Las dificultades que afectaron a la organización de las oposiciones EPSO para la contratación de traductores de plantilla de los idiomas de la UE-10 han ocasionado una escasez de traductores de los nuevos Estados miembros. Por consiguiente, durante el primer año tras la ampliación, las instituciones no pudieron satisfacer las necesidades de traducción para los nuevos idiomas (véanse los apartados 19 a 23). Recomendación: todavía resulta necesario incrementar considerablemente la capacidad de traducción interna de las instituciones para los idiomas de la UE-10. La Comisión debería proceder a un análisis crítico de los motivos por los que EPSO no pudo seleccionar a su debido tiempo a los traductores internos necesarios. Este análisis debería dar lugar a un plan de acción destinado a dar a conocer mejor las actividades de traducción de la Comunidad y a estimular el interés por las mismas en los Estados miembros de la UE-10 y en los países candidatos.

98. Por lo general, las instituciones lograron limitar los gastos de traducción pese al aumento del número de lenguas oficiales de 11 a 21 (incluido el irlandés) en mayo de 2004 (véanse los apartados 25 a 36). La Comisión y el Consejo tomaron medidas significativas para reducir el número de documentos que debían traducirse a todos los idiomas, mientras que el Parlamento se mostró menos ambicioso en la reducción del volumen de traducción, ya que solo limitó la longitud de los documentos que debían traducirse, pero no su número ni tampoco el tipo (véase el apartado 32). Recomendación: los servicios de traducción podrían concertar acuerdos de nivel de servicios con sus usuarios que establecieran unas orientaciones más estrictas en cuanto al tipo de documentos que precisan traducción, las versiones lingüísticas necesarias, la fase en la que una traducción debería iniciarse, el número total de páginas anuales, el recurso a la traducción automática, etc. Un esfuerzo de coordinación por parte de las instituciones también permitiría evitar la falta de homogeneidad en sus enfoques respectivos.

Procedimientos aplicados para garantizar que las traducciones se presentan dentro del plazo y que su calidad se adecúa a sus fines

99. Las tres instituciones generalmente lograron finalizar las traducciones a los idiomas de la UE-15 respetando los plazos y con la calidad requerida (véanse los apartados 41 y 44). En cambio, la situación resultaba diferente en el caso de los idiomas de la UE-10, a raíz del número insuficiente de traductores. En la Comisión y en el Consejo, la capacidad interna para los idiomas de la UE-10 en 2004 ni siquiera permitía la revisión de las traducciones freelance y la mayor parte de los usuarios consideraba que la calidad de las traducciones era insatisfactoria (véase el apartado 42). Ninguno de los servicios de traducción evaluó la satisfacción de los usuarios. Recomendación: las instituciones deberían efectuar regularmente encuestas de satisfacción entre los distintos usuarios de los servicios de traducción, incluido el cumplimiento de los plazos. Estas encuestas proporcionarían información para la puesta en marcha de planes de acción destinados a mejorar la calidad del servicio y la productividad.

100. El Parlamento y el Consejo no cuentan con directrices precisas sobre el control de la calidad, y las prácticas en materia de revisión varían significativamente. No obstante, por lo general las instituciones llevan a cabo controles adecuados con el fin de identificar las traducciones de calidad insuficiente (véanse los apartados 37 a 43). La Dirección de Traducción del Parlamento evalúa la calidad de las traducciones internas y externas mediante controles aleatorios bimestrales y mediante indicadores de calidad, mientras que las demás instituciones no han establecido tales controles ni indicadores de resultados. Recomendación: además del control de la calidad sistemático de las traducciones subcontratadas y de la supervisión llevada a cabo por cada jefe de unidad, sería conveniente efectuar regularmente controles de la calidad aleatorios en cada unidad lingüística. Asociados a las encuestas de satisfacción de los usuarios, dichos controles podrían constituir la base para definir los indicadores de resultados en materia de calidad.

101. Algunas Direcciones Generales de la Comisión señalaron que tuvieron que recurrir a las «traducciones grises» o a la subcontratación directa ya que la Dirección General de Traducción no podía efectuar ciertas traducciones en los plazos solicitados. El volumen de estas traducciones no está bien definido y su coste no se incluye en los cálculos del Tribunal al no disponerse de datos sobre el tiempo dedicado por el personal administrativo a las «traducciones grises» (véanse los apartados 45, 54 y 75). Recomendación: los servicios de traducción deberían controlar el nivel de subcontratación directa y de «traducciones grises» con el fin de tener en cuenta el volumen de traducción correspondiente al efectuar la planificación.

Coste y eficiencia de las traducciones

102. Con la salvedad de la Comisión en 2002, las instituciones no han calculado sus costes totales de traducción, ni sus costes medios por página. El Tribunal estima el coste anual total de la traducción en las tres instituciones en 414 millones de euros antes de la ampliación (véase el cuadro 4) y en 511 millones después de la misma. El coste medio por página en 2003 era de 150 euros en la Comisión y en el Parlamento, y de 254 euros en el Consejo. En 2005, el coste medio por página se había incrementado a 194 euros en la Comisión y a 276 euros en el Consejo, pero había disminuido a 119 euros en el Parlamento.

103. La traducción interna resulta más cara que la traducción freelance, pero la comparación de ambas resulta difícil debido a que los textos traducidos son de distinta naturaleza, a que la calidad de la traducción interna se considera superior, a que los plazos exigidos para las traducciones internas de ciertos documentos son cortos dados los métodos de trabajo aplicados, especialmente en el Parlamento y en el Consejo, y a que las traducciones externas precisan una mayor revisión (véase el apartado 52). Recomendación: para poder controlar los gastos resulta esencial conocer el coste de una actividad. Deberían, pues, establecerse procedimientos que garanticen una información de gestión adecuada sobre los costes.

104. Debido a una gran reducción en la carga de trabajo, la productividad de la mayor parte de las unidades de traducción de la UE-15 disminuyó significativamente en 2004 y, por consiguiente, el coste medio por página se incrementó (véanse los apartados 51 y 76 a 86). Dadas las medidas tomadas para reducir la demanda de traducción, la Comisión y el Consejo han contado desde 2004 con capacidad inutilizada para los idiomas de la UE-15 que no constituyen lenguas de procedimiento.

105. La fiscalización puso de manifiesto que las unidades de planificación de los tres servicios de traducción en la actualidad se encargan fundamentalmente de repartir el trabajo, y no tanto de establecer previsiones de traducción para planificar la carga de trabajo y aplanar los picos de actividad (véanse los apartados 56 a 59, 63 a 66 y 91 a 95).

106. El ajuste de la carga de trabajo constituye un elemento clave. Una reducción del volumen de traducción origina un período transitorio de capacidad excesiva, una productividad inferior y un alza del coste medio de la traducción. Sin embargo, el Tribunal constató que en algunas unidades coexisten unas cifras de baja productividad con unos porcentajes de subcontratación superiores a la media (véanse los apartados 73 y 74). La falta de previsiones sobre la carga de trabajo (planificación) dificulta que las instituciones puedan aprovechar plenamente la capacidad temporalmente inutilizada en otras instituciones (véanse los apartados 91 a 95 y 56 a 66).

107. En 2005, el Parlamento y algunas Direcciones Generales de la Comisión (no la Dirección General de Traducción) subcontrataron un gran número de páginas que otra institución hubiese podido traducir internamente. Así, el Tribunal estima que se habría podido realizar un ahorro de alrededor de 11 millones de euros en concepto de traducciones freelance (véase el apartado 95). Recomendación: sería conveniente hacer mayor hincapié en los procedimientos de gestión y de planificación con el fin de aplanar los niveles máximos o mínimos de la carga de trabajo de traducción y de fomentar la eficacia de la cooperación interinstitucional. Deberían enviarse unas previsiones regulares y fiables de las futuras tareas de traducción a las unidades de planificación y las instituciones deberían intercambiar información sobre la capacidad interna no utilizada.La capacidad interna disponible debería utilizarse para reducir el nivel de subcontratación de las Direcciones Generales de la Comisión (no de la Dirección General de Traducción) y de otras instituciones, ampliando el proyecto piloto iniciado en enero de 2005 sobre la cooperación interinstitucional. Un sistema de facturación interinstitucional para la traducción podría incitar a las instituciones que disponen temporal o estructuralmente de capacidades inutilizadas a cooperar con otras instituciones.En el Consejo deberían realizarse esfuerzos suplementarios para adaptarse a la capacidad estructural excesiva. Debería considerarse la posibilidad de reasignación de efectivos en otros servicios que los de traducción o la aplicación de otras disposiciones del Estatuto de los funcionarios, ya que el plan de acción existente no permitirá resolver el actual problema de capacidad excesiva antes de 2015.

108. Pese a que las instituciones han invertido en avanzada tecnología moderna, esta no se utiliza sistemáticamente (véanse los apartados 68 a 70). Recomendación: podría mejorarse la eficiencia del proceso de traducción mediante: — la reducción del apoyo administrativo en el Consejo y en el Parlamento, — la armonización de los métodos de trabajo basada en las mejores prácticas, — la mayor integración y la utilización más intensiva de las herramientas informáticas, — el mayor recurso al teletrabajo.

109. Los servicios de traducción no ofrecen una información de gestión apropiada para realizar el seguimiento de los costes de traducción, como sería el caso del tiempo realmente dedicado a la traducción y a la revisión, de las cifras precisas de productividad, del nivel de subcontratación, etc. (véase el apartado 88). Recomendación: con el fin de utilizar la productividad como indicador de gestión, las instituciones deberían desarrollar unos sistemas que reflejen mejor todas las actividades de los traductores de plantilla (incluido el tiempo dedicado al aprendizaje de nuevos idiomas). Para una mejor utilización de los recursos, todas las instituciones deberían esforzarse por establecer unos indicadores de resultados cualitativos y cuantitativos pertinentes.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión del día 6 de julio de 2006. Por el Tribunal de Cuentas Hubert WEBER Presidente

(1) Por lo general, se trata del inglés, el francés y el alemán.

(2) Reglamento no 1 del Consejo, de 15 de abril de 1958, por el que se fija el régimen lingüístico de la Comunidad Económica Europea (DO 17 de 6.10.1958, p. 385/58), tal y como ha sido modificado.

(3) Alemán, checo, danés, eslovaco, esloveno, español, estonio, finés, francés, griego, húngaro, inglés, irlandés, italiano, letón, lituano, maltés, neerlandés, polaco, portugués y sueco. Desde el 18 de junio de 2005, el irlandés se ha convertido en el vigésimo primer idioma oficial de la UE, aunque algunas disposiciones del Reglamento (CE) no 920/2005 del Consejo (DO L 156 de 18.6.2005, p. 3) no serán de aplicación hasta el 1 de enero de 2007.

(4) En particular, los documentos publicados en el Diario Oficial de la Unión Europea (19, 20 o 21 idiomas oficiales, debido a las excepciones relativas a la utilización del maltés y del irlandés) y los documentos transmitidos a un Estado miembro o a una persona bajo la jurisdicción de dicho Estado miembro (idioma de este último).

(5) El Centro de Traducción de Luxemburgo recurre principalmente a traductores autónomos o freelance y, en 2004, empleaba a unos 80 traductores de plantilla que se encargaban esencialmente de la revisión de las traducciones freelance realizadas para las agencias y, en menor medida, de tareas de traducción para otras instituciones.

(6) Cada departamento consta de entre tres y seis unidades, especializadas por política (o ámbito), con un total de 77 unidades.

(7) Esta cifra incluye la subcontratación encargada por la Dirección General de Traducción, pero no la solicitada por otras direcciones generales, ya que no se dispone de datos fiables y completos.

(8) Definición armonizada: 1 500 caracteres de texto original impreso (lengua de partida), sin espacios. Para las versiones modificadas de textos existentes, la Dirección General de Traducción contabiliza el número de caracteres modificados y multiplica la cifra obtenida por un porcentaje determinado (50 % en el caso de la traducción interna y 30 % en el de la traducción freelance), con el fin de tener en cuenta el trabajo suplementario que representa insertar las partes modificadas en el texto original. El Parlamento utiliza un método ligeramente diferente, que consiste en contar el número de caracteres de todo el apartado modificado, sin añadir el 50 %. El número de páginas resultante para cada documento se redondea a la unidad superior.

(9) El Tribunal adaptó las cifras de producción oficiales del Consejo para que resultasen comparables con las de las demás instituciones.

(10) Véase el anexo I, nota 9.

(11) En el anteproyecto de presupuesto general para 2006, la Comisión expone que el carácter «no esencial» de los documentos puede apreciarse en función de las necesidades reales de conformidad con la Decisión de 26 de mayo de 2004 relativa a la oferta y a la demanda de traducción [SEC(2004) 638].

(12) Véase el anexo I, nota 9.

(13) El número de páginas traducidas permite disponer de datos comparables para todas las instituciones, pero no corresponde exactamente a la demanda debido a las solicitudes denegadas por las unidades de planificación y al tiempo transcurrido entre la demanda y la entrega. Las cifras indicadas no tienen en cuenta las «traducciones grises» ni la subcontratación directa, especialmente importante en la Comisión, pero en cuyo caso no se dispone de datos exhaustivos.

(14) Las lenguas de procedimiento de la Comisión son el inglés, el francés y el alemán.

(15) Comités consultivos, comités de gestión y comités de reglamentación regidos por la Decisión 1999/468/CE del Consejo, de 28 de junio de 1999, por la que se establecen los procedimientos para el ejercicio de las competencias de ejecución atribuidas a la Comisión (DO L 184 de 17.7.1999, p. 23), que sustituye a la Decisión 87/373/CEE del Consejo, de 13 de julio de 1987 (DO L 197 de 18.7.1987, p. 33).

(16) Por ejemplo, los documentos destinados a la publicación o los textos jurídicos precisan unas traducciones de mejor calidad (y, por lo tanto, más recursos) que los documentos de uso interno.

(17) CIEQ: Comité interinstitucional para la evaluación de la calidad de las traducciones externas.

(18) Véase el considerando 14 del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002 (DO L 248 de 16.9.2002, p. 1).

(19) En 2004 y 2005, los costes fueron mucho más elevados, como se explica en el apartado 53, pero estos años se caracterizaron por una menor eficiencia debido al paso de 11 a 21 idiomas.

(20) Gestión de los recursos humanos, formación, finanzas, etc.

Fuente: Tribunal de Cuentas.

(21) Gestión de los recursos humanos, formación, finanzas, etc.

Fuente: Tribunal de Cuentas.

(22) Gestión de los recursos humanos, formación, finanzas, etc.

Fuente: Tribunal de Cuentas.

(23) En el caso de los nuevos idiomas, la diferencia de precios varía del 15 % para el lituano al 38 % para el letón. En promedio, esta es del 12 % aproximadamente (véase el cuadro 4), debido en parte a las distintas condiciones contractuales; en particular, el contratista del Parlamento está obligado a aceptar las traducciones y debe trabajar con plazos muy cortos en lo que respecta a la traducción de las preguntas escritas.

(24) El plazo de presentación consiste en el plazo fijo mínimo asignado a un servicio de traducción para que entregue la traducción solicitada.

(25) El volumen de trabajo necesario para traducir un documento depende de varios factores como el número de palabras que deben traducirse (las páginas pueden contener textos de distinta longitud; solo las modificaciones aportadas a un texto traducido anteriormente precisan una traducción, etc.), la dificultad técnica del documento y la disponibilidad de fuentes traducidas o de textos de referencia.

(26) Después de deducir el tiempo que los secretarios dedican a actividades no relacionadas con el proceso de traducción.

(27) Comisión Europea, Dirección General de Traducción, dirección de la traducción, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service (Informe de evaluación del proyecto piloto de teletrabajo en el servicio de traducción), Bruselas, 6 de octubre de 2003.

(28) CRE = «Compte rendu in Extenso»: recopilación detallada de los debates, que representó un 18 % aproximadamente del volumen de traducción del Parlamento en 2003-2005.

(29) Los grupos políticos del Parlamento Europeo a veces contratan directamente a traductores freelance si la unidad de planificación rechaza su demanda (al haber sobrepasado su cuota semanal de 15 páginas).

(30) Véase también PriceWaterhouseCoopers, Comité Económico y Social y Comité de las Regiones, Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes, Bruselas, 4 de agosto de 2000, p. 24: «Hay que señalar que la productividad de un traductor de una empresa privada se sitúa en torno a 8-10 páginas diarias sin tener en cuenta la producción vía las “memorias de traducción”(una página corresponde a 350 palabras)». (350 palabras = 2 100 caracteres = 1,4 páginas normalizadas.)

(31) Consejo: hasta 2004 (incluido), únicamente los idiomas de la UE-15.

Fuente: Tribunal de Cuentas.

(32) En el departamento lingüístico inglés, por ejemplo, la productividad durante el primer semestre de 2004 de la unidad cuya carga de trabajo era la más elevada fue un 65 % superior a la productividad de la unidad en la que dicha carga era menor.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 de mayo de 2002, sección 11: Réforme de la DG A III.

(34) Sin embargo, la Comisión prácticamente no utilizó la lista y organizó su propia licitación.

(35) Basándose en un coste variable de 40 euros por página.

(36) Teniendo en cuenta exclusivamente los costes variables de la traducción freelance, estimados a 40 euros por página.

ANEXO I DISPOSICIONES APLICABLES A LA COMISIÓN, AL PARLAMENTO Y AL CONSEJO Comisión 1. El Reglamento interno de la Comisión (1) dispone que todos los actos adoptados por la Comisión se adjuntarán a la «nota recapitulativa» (en el procedimiento oral) o a la «nota diaria» (en el procedimiento escrito, de habilitación o de delegación) (2), en la lengua o lenguas en las que sean auténticos, por ejemplo en las lenguas oficiales de las Comunidades, cuando se trate de actos de alcance general y, en los demás casos, en las de sus destinatarios(artículo 18 del Reglamento interno). 2. Aunque los comités de «comitología» dependen de la propia Comisión (3) y el Reglamento no 1/1958 se aplica a sus actividades (4), en el Reglamento interno estándar (5) se omitió deliberadamente hacer una referencia explícita al régimen lingüístico, con el fin de que cada comité pueda encontrar soluciones pragmáticas adaptadas a sus necesidades reales. Los documentos que, en cualquier caso, se traducirían en una fase posterior (en particular, los proyectos de medidas cuya versión definitiva debe publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea) en principio ya se traducen para las reuniones de los comités. 3. Una nota de la Secretaría General (6) publicada en junio de 2004 especifica que, en el caso de las normas de desarrollo dirigidas únicamente a un reducido número de Estados miembros, bastaría con una traducción en los idiomas correspondientes, acompañada de una comunicación publicada en el Diario Oficial de la Unión Europea que anunciase la adopción de la decisión e informase al lector del sitio web en el que puede consultarse. La traducción integral solo se solicitaría si su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea constituyese una condición para su aplicabilidad (por ejemplo, en el caso de los reglamentos, directivas y decisiones del Parlamento Europeo y del Consejo adoptados en el marco del procedimiento de codecisión, así como de los reglamentos y directivas de la Comisión dirigidos a todos los Estados miembros, aunque no de las decisiones de la Comisión). 4. La comunicación de mayo de 2004 efectúa una distinción entre los documentos derivados de obligaciones jurídicas (subdivididos en nueve categorías) y los documentos de importancia política (subdivididos en once categorías). La traducción de ciertas categorías de documentos, como las publicaciones que no sean las del Diario Oficial de la Unión Europea, no es objeto de esta comunicación y deberá decidirse caso por caso mediante concertación entre la Dirección General solicitante y la Dirección General de Traducción (7). 5. Las principales categorías de documentos traducidos a todos los idiomas son: las propuestas legislativas, las exposiciones de motivos, los informes requeridos en virtud de actos jurídicos, los anuncios de ayudas estatales y los procedimientos antimonopolio publicados en el Diario Oficial de la Unión Europea, así como las posteriores decisiones finales publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea, las decisiones antidumping, las comunicaciones de la Comisión (incluidos los libros blancos y los libres verdes), las convocatorias de licitación o de manifestación de interés y los comunicados de prensa. 6. Otros documentos solo se traducen a las lenguas de procedimiento, es decir, al inglés, francés y alemán (en particular, las comunicaciones a la Comisión, los informes de seguimiento relativos a las decisiones del Consejo y a las propuestas de la Comisión), o al idioma del destinatario (por ejemplo, las cartas dirigidas a las representaciones permanentes, las respuestas a las peticiones individuales y las propuestas de financiación). Los anexos técnicos se traducen a tres idiomas como máximo, o no se traducen, en función de las «necesidades reales». Las respuestas a las preguntas parlamentarias escritas se traducen al idioma del diputado al Parlamento Europeo que planteó la pregunta y a una lengua de procedimiento. Parlamento 7. De conformidad con el artículo 138 del Reglamento del Parlamento, «todos los documentos del Parlamento deberán estar redactados en las lenguas oficiales». El artículo 150 dispone que «salvo decisión en contrario del Parlamento, las enmiendas solo podrán someterse a votación una vez impresas y distribuidas en todas las lenguas oficiales. Esa decisión no podrá adoptarse si se opusieran treinta y siete diputados como mínimo.». 8. El 19 de abril de 2004, la Mesa del Parlamento Europeo adoptó un Código de conducta que entró en vigor el 1 de mayo de 2004 y que sustituyó a un Código de conducta similar de 8 de febrero de 1999. El artículo 1, apartado 2, del Código de conducta dispone lo siguiente: «los servicios lingüísticos ofrecidos por el Parlamento Europeo se gestionan de acuerdo con los principios del “multilingüismo integral controlado”. Con ello se respeta íntegramente el derecho de los diputados a utilizar la lengua oficial de su elección, conforme al Reglamento del Parlamento Europeo. La gestión de los recursos que deben consagrarse al multilingüismo se llevará a cabo en función de las necesidades reales de los usuarios, de su responsabilización y de una planificación mejor de las solicitudes de servicios lingüísticos.». 9. Los documentos cuya traducción se solicita al mayor número de idiomas de destino son las enmiendas, los proyectos de opinión y los proyectos de informe. Para los otros tipos de documento, el número de idiomas de destino varía entre uno (principalmente el inglés) y cuatro. El cuadro 8, elaborado con objeto de la fiscalización, presenta una visión general de los tipos de documentos que se traducen en el Parlamento. Cuadro 8 Tipos de documentos traducidos por el Parlamento Europeo Cifras a partir del 1.1.2003 hasta el 31.5.2004 Tipo de documento % de traducción Traducción obligatoria a todos los idiomas Traducción no obligatoria a todos los idiomas Actas literales CR 19,3 % × Enmiendas AM 17,6 % × Varios DV 15,1 % × Proyectos de informe PR 9,8 % × Informes revisados RR 7,3 % × Preguntas escritas QE 5,9 % × Actas PV 5,2 % × Comunicaciones a los diputados CM 4,2 % × Documentos de trabajo DT 3,2 % × Notas NT 2,3 % × Proyectos de opinión PA 2,2 % × Resoluciones RE 1,7 % × Cartas LT 1,2 % × Órdenes del día OJ 1,1 % × Otras 12 categorías específicas que representan cada una, como máximo, el 1 % del volumen total de traducción 3,9 % × × Fuente: Tribunal de Cuentas. 10. Un documento publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea o sometido a votación en sesión plenaria se traducirá siempre a todas las lenguas oficiales, mientras que la traducción de los documentos de trabajo puede limitarse a las necesidades lingüísticas de los lectores. Consejo 11. En virtud del Reglamento no 1/1958 y del artículo 14 del Reglamento interno del Consejo (8), los documentos examinados en las reuniones ministeriales deberán traducirse a las lenguas oficiales, salvo decisión en contrario adoptada por el Consejo por unanimidad y motivada por la urgencia. Cualquier miembro del Consejo podrá oponerse a la deliberación sino se encuentran disponibles las traducciones. 12. El anexo a la Guía para la redacción de los documentos destinados al Consejo y a sus órganos preparatorios contiene la lista de los «documentos esenciales» que deberán traducirse a todos los idiomas (9). Como se expone en la guía, los documentos que no figuran en la lista pueden no traducirse a los idiomas de la UE-10. Estos documentos pueden traducirse a los idiomas de la UE-15 de forma selectiva, si el volumen de trabajo de la Dirección A III lo permite y si se respetan los plazos establecidos en el Reglamento interno. La Dirección A III tiene el derecho de rechazar la traducción de cualquier documento que no figure en la lista. (1) Reglamento interno de la Comisión, C(2000) 3614 (DO L 308 de 8.12.2000, p. 26). (2) Estas notas registran todas las decisiones adoptadas por la Comisión durante la reunión («nota recapitulativa» en el procedimiento oral) o durante el día («nota diaria» en los demás procedimientos). (3) Sentencia del Tribunal de Primera Instancia, de 19 de julio de 1999, asunto T-188/97, Rothmans International BV contra Comisión. (4) Comisión Europea, Nota del Secretario General a la atención de los directores generales y de los jefes de servicio, SEC(2003) 795 de 10 de julio de 2003. (5) Reglamento interno estándar —Decisión 1999/468/CE del Consejo— Reglamento interno del Comité (DO C 38 de 6.2.2001, p. 3). (6) Comisión Europea, Secretaría General, Task Force Future of the Union and institutional questions (Grupo operativo sobre el futuro de la Unión y las cuestiones institucionales), Director, Nota a la atención del Sr. Madelin, Director General de la Dirección General de Sanidad y Protección de los Consumidores, 23 de junio de 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242. (7) Las veinte categorías mencionadas en la comunicación de mayo de 2004 abarcaban el 64 % de las traducciones en 2004 y el 72 % en 2005, frente al 34 % en 2003. En 2005, las principales categorías fueron: las propuestas legislativas y los actos autónomos (36 %), las ayudas estatales y los procedimientos en materia de competencia (10 %), las comunicaciones de la Comisión (7 %), los procedimientos de licitación (6 %) y las páginas web (4 %). (8) Decisión 2004/338/CE, Euratom del Consejo, de 22 de marzo de 2004, por la que se aprueba su Reglamento interno (DO L 106 de 15.4.2004, p. 22). (9) Los documentos esenciales del Consejo son los siguientes: las propuestas de actos legislativos en ciertas etapas importantes; las órdenes del día del Consejo; las notas puntos «A» y sus anexos; los documentos para adopción o deliberación que figuran en el orden del día del Consejo; los dictámenes del servicio jurídico; las actas del Consejo; las respuestas del Consejo a las preguntas escritas del Parlamento Europeo y a las preguntas orales con debate; las declaraciones de la Presidencia en nombre de la Unión; los comunicados de prensa para las sesiones del Consejo; los télex enviados en el marco del procedimiento escrito; los manuales destinados al uso de los servicios nacionales de los Estados miembros; las conclusiones de la Presidencia del Consejo Europeo.

ANEXO II MÉTODO DESARROLLADO POR EL TRIBUNAL PARA ESTIMAR LOS COSTES DE TRADUCCIÓN 1. El coste total («coste antes de impuestos y contribuciones al régimen de pensión»), estimado por los auditores, incluye todos los costes directos e indirectos vinculados a la actividad de traducción. 2. Al deducir, por una parte, los impuestos comunitarios abonados por los traductores de plantilla del «coste antes de impuestos y contribuciones al régimen de pensión» y al sumar las contribuciones ficticias al régimen de pensión abonadas por el empleador para los traductores de plantilla (cuyo importe equivale al doble de la contribución abonada por el funcionario), se obtiene el coste que representa para el presupuesto comunitario («coste después de impuestos y contribuciones al régimen de pensión»). 3. Los costes directos corresponden a los gastos de personal para las actividades vinculadas a la traducción, llevadas a cabo por traductores o secretarios (incluida la traducción previa por las unidades de traducción, la revisión y el formateo, y excluido el tiempo dedicado a tareas distintas de la traducción). 4. Los costes indirectos incluyen las remuneraciones y asignaciones de los agentes que no participan directamente en las tareas de traducción propiamente dichas (terminólogos, especialistas de métodos de trabajo, jefes de unidad, consejeros lingüísticos y miembros de la dirección, unidad freelance y planificación), así como una estimación a prorrata del tiempo consagrado por los traductores a otras actividades que no sean la traducción o la revisión, además de los gastos generales como la informática, los edificios y el material de oficina, la gestión de los recursos humanos, etc., que solo en parte son gestionados directamente por los servicios de traducción. La distinción entre costes directos e indirectos se decidió en concertación con las instituciones. 5. Los gastos de personal han sido calculados basándose en los elementos siguientes: — los gastos medios de personal establecidos por la Dir