Las cuentas de la Agencia estarán sujetas a la aprobación del Tribunal de Cuentas y al procedimiento de aprobación de la gestión. El Servicio de Auditoría Interna de la Comisión llevará a cabo auditorías en cooperación con el auditor interno de la Agencia.

Se aplicarán los sistemas de gestión y control establecidos en el marco de los diferentes programas financieros utilizados (por ejemplo, el Fondo de Seguridad Interior).

Gestión compartida:

La DG HOME no ha estado expuesta a riesgos importantes de errores en sus programas de gasto. Este extremo queda confirmado por la ausencia repetida de constataciones significativas en los informes anuales del Tribunal de Cuentas. Además, la DG HOME ya ha revisado su base jurídica [Reglamento (UE) 2015/378 y Reglamento Delegado (UE) n.º 1042/2014] para lograr una mayor armonización con el marco de control de los demás Fondos regidos por el Reglamento sobre disposiciones comunes y su modelo de garantía y para seguir manteniendo un nivel bajo de errores en sus programas de gasto. Este esfuerzo de armonización se prosigue con la presente propuesta, puesto que su marco de control es coherente con el de otras Direcciones Generales que gestionan fondos en régimen de gestión compartida. En el régimen de gestión compartida, los riesgos generales relacionados con la ejecución de los programas en vigor se refieren a la infrautilización del Fondo por parte de los Estados miembros y los posibles errores derivados de la complejidad normativa y de las deficiencias de los sistemas de gestión y control. La propuesta de RDC simplifica el marco normativo mediante la armonización de las normas y de los sistemas de gestión y control de los distintos Fondos ejecutados en régimen de gestión compartida. A su vez, permite establecer requisitos de control en función del riesgo (p. ej., verificaciones de la gestión en función del riesgo, posibilidad de realizar medidas de control proporcionadas sobre la base de los procedimientos nacionales, limitaciones de la labor de auditoría en cuanto al tiempo y/u operaciones específicas).

Gestión directa/indirecta: Según los análisis recientes de las causas y tipos principales de los errores más comúnmente detectados en las auditorías ex post, los principales ámbitos de incumplimiento derivan de una deficiente gestión financiera de las subvenciones concedidas a los beneficiarios, la falta o inadecuación de documentos justificativos, el uso incorrecto de la contratación pública y los gastos no presupuestados. Consecuentemente, los principales riesgos son: - que se incumpla la garantía de la calidad de los proyectos seleccionados y su consiguiente ejecución técnica, porque las directrices proporcionadas a los beneficiarios son poco claras o incompletas o porque la supervisión es insuficiente; - que el uso de los fondos adjudicados no sea eficiente ni económico, tanto en el caso de las subvenciones (complejidad del reembolso de los costes reales financiables, junto con posibilidades limitadas de comprobar los costes financiables) como de los contratos públicos (a veces, existe un número limitado de proveedores económicos con los conocimientos especializados necesarios, de modo que no hay posibilidades suficientes de comparar ofertas de precios); - que la capacidad de las organizaciones más pequeñas (en particular) sea insuficiente para controlar eficazmente los gastos, así como para garantizar la transparencia de las operaciones efectuadas; - riesgo para la reputación de la Comisión, si se descubren fraudes o actividades delictivas; solo se pueden tener garantías parciales de los sistemas de control interno de terceras partes debido al elevado número de contratistas y beneficiarios heterogéneos, cada uno con su propio sistema de control, a menudo de tamaño bastante pequeño. Se espera que la mayoría de estos riesgos se reduzcan gracias a una mejor concepción de las convocatorias de propuestas, las directrices facilitadas a los beneficiarios, la focalización de las propuestas, un mejor uso de los costes simplificados y el uso compartido de las auditorías, y las evaluaciones incluidos en el nuevo Reglamento Financiero. El Tribunal de Cuentas evaluó en 2016 los sistemas de gestión directa de la DG HOME (incluida la contratación pública) y concluyó que la DG HOME aplicaba los controles pertinentes exigidos por el Reglamento financiero y la revisión no reveló insuficiencias importantes. Debe mantenerse el mismo nivel de supervisión y control en el futuro.

Gestión directa/indirecta: Según los análisis recientes de las causas y tipos principales de los errores más comúnmente detectados en las auditorías ex post, los principales ámbitos de incumplimiento derivan de una deficiente gestión financiera de las subvenciones concedidas a los beneficiarios, la falta o inadecuación de documentos justificativos, el uso incorrecto de la contratación pública y los gastos no presupuestados. Consecuentemente, los principales riesgos son: - que se incumpla la garantía de la calidad de los proyectos seleccionados y su consiguiente ejecución técnica, porque las directrices proporcionadas a los beneficiarios son poco claras o incompletas o porque la supervisión es insuficiente; - que el uso de los fondos adjudicados no sea eficiente ni económico, tanto en el caso de las subvenciones (complejidad del reembolso de los costes reales financiables, junto con posibilidades limitadas de comprobar los costes financiables) como de los contratos públicos (a veces, existe un número limitado de proveedores económicos con los conocimientos especializados necesarios, de modo que no hay posibilidades suficientes de comparar ofertas de precios); - que la capacidad de las organizaciones más pequeñas (en particular) sea insuficiente para controlar eficazmente los gastos, así como para garantizar la transparencia de las operaciones efectuadas; - riesgo para la reputación de la Comisión, si se descubren fraudes o actividades delictivas; solo se pueden tener garantías parciales de los sistemas de control interno de terceras partes debido al elevado número de contratistas y beneficiarios heterogéneos, cada uno con su propio sistema de control, a menudo de tamaño bastante pequeño. Se espera que la mayoría de estos riesgos se reduzcan gracias a una mejor concepción de las convocatorias de propuestas, las directrices facilitadas a los beneficiarios, la focalización de las propuestas, un mejor uso de los costes simplificados y el uso compartido de las auditorías, y las evaluaciones incluidos en el nuevo Reglamento Financiero.

La Comisión interviene en la gobernanza de la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas participando como miembro en el Consejo de Administración. En 2017, tras la revisión del organigrama de la DG HOME, la Comisión revisó su decisión sobre los representantes de la Comisión en los consejos de administración, previendo en la mayoría de los casos una mayor representación mediante la participación de los directores generales adjuntos.

Las unidades operativas para políticas concretas participan en numerosos contactos a nivel de trabajo, reuniones de coordinación, dictámenes sobre el programa de trabajo anual, proyecto de presupuesto, plan de política de personal y seguimiento de su aplicación. A lo largo del año, también se mantienen contactos a un nivel más alto, en particular del director general con los directores ejecutivos y los presidentes de los consejos de administración.

La DG HOME sigue el presupuesto de la Agencia Europea de Fronteras y Costas desde la preparación del procedimiento presupuestario, durante la ejecución de la contribución anual de la UE, hasta la presentación de las cuentas y el proceso de aprobación de la gestión presupuestaria. Es necesario un seguimiento de la ejecución del presupuesto, también para promover la tasa de ejecución y evitar en la medida de lo posible que los créditos de pago sean devueltos por las agencias en el último trimestre del año.

Tras la auditoría del SAI sobre los acuerdos de coordinación y de trabajo con las agencias descentralizadas de la UE en la DG HOME, la DG HOME propuso un plan de acción para abordar las recomendaciones de la auditoría, principalmente en relación con la sensibilización del personal que se ocupa de las agencias en la DG HOME, una participación más temprana en la fase de programación de las agencias, el refuerzo de su supervisión de los resultados de las agencias sobre la base de indicadores de resultados apropiados, el establecimiento de una estrategia de control y el refuerzo de los elementos constitutivos de la declaración de fiabilidad relativa a los pagos efectuados a las agencias.