INFORME DE LA COMISIÓN AL CONSEJO RESUMEN GRUPO EUROPEO DE ARCHIVOS LOS ARCHIVOS EN EUROPA FRENTE A LOS DESAFÍOS DE LA ERA DIGITAL Segundo Informe Provisional al Consejo /* COM/2012/0513 final */





INFORME DE LA COMISIÓN AL CONSEJO RESUMEN GRUPO EUROPEO DE ARCHIVOS LOS ARCHIVOS EN EUROPA FRENTE A LOS DESAFÍOS DE LA ERA DIGITAL Segundo Informe Provisional al Consejo Contexto En noviembre de 2005, el Consejo de Ministros adoptó una Recomendación relativa a una mayor cooperación en el ámbito de los archivos en Europa[1]. La Recomendación solicitaba la creación de un Grupo Europeo de Archivos (GEA) compuesto por expertos nombrados por los Estados miembros y las instituciones de la UE para garantizar la cooperación y coordinación de los asuntos generales relativos a los archivos. El Consejo, además, recomendó una serie de medidas prioritarias cuyo seguimiento deberá realizar el GEA. En 2008, el grupo presentó un informe provisional al Consejo sobre la aplicación de la Recomendación de 2005[2]. En dicho informe, el GEA señalaba que la conservación informatizada de documentos está cambiando las relaciones entre los servicios de archivos y los creadores de documentos así como el papel que los archivos y los archivistas desempeñan en la administración pública y la sociedad. El informe concluía que los servicios de archivos debían examinar su papel con más detalle y evaluar la importancia de los conceptos, los procedimientos y los procesos de archivo existentes. Cuatro años después de su primer informe provisional, el GEA presenta un informe de seguimiento. El informe fue adoptado por el Grupo Europeo de Archivos en su reunión de Copenhague, el 30 de mayo de 2012. La cooperación en el sector de los archivos en Europa El Grupo Europeo de Archivos, creado a principios de 2006, ha seguido fomentando y coordinando la cooperación entre archivos a nivel europeo, especialmente cuando ello puede aportar un valor añadido real. El GEA se reúne dos veces al año. Desde el segundo semestre de 2009, las reuniones se organizan conjuntamente con las reuniones del Consejo Europeo de Archivistas Nacionales, organizadas por la Presidencia de la UE. El GEA ha seguido ofreciendo orientaciones generales y directrices sobre la aplicación de las medidas prioritarias de la Recomendación, en particular: Conservación y prevención de daños. Cooperación interdisciplinaria europea en materia de documentos y archivos electrónicos. Establecimiento y mantenimiento de un portal de Internet en Europa dedicado a los archivos. El GEA ha examinado los desafíos para los archivos en la era digital mencionados en el informe de 2008. Sus conclusiones y recomendaciones se presentan en el informe adjunto y se resumen a continuación. Los archivos en la era digital El uso generalizado de las TIC está cambiando el papel que los archivos desempeñan en la sociedad. El Grupo Europeo de Archivos ha examinado los retos que estos cambios representan para los archivos, en particular en los ámbitos siguientes. · El papel cambiante de los archivos Los archivos nacionales están examinando activamente sus responsabilidades actuales y futuras en el mundo digital. Los archivos nacionales trabajarán para equilibrar su mandato y sus responsabilidades con otros intereses. A tal fin, tratarán de cooperar más estrechamente con otras redes y organismos de gestión de la información, en particular las agencias de administración electrónica. · El acceso a los archivos in situ y en línea El acceso a los archivos de toda Europa está cambiando a medida que se extienden las tecnologías de Internet y que los archivos ponen más material en línea. La cuestión es qué prioridad deben dar los archivos nacionales a los diferentes tipos de acceso. Los archivos necesitan conocer las necesidades de sus usuarios para definir el equilibrio entre los servicios en línea e in situ y decidir qué servicios deben desarrollarse. · Los archivos y la Directiva relativa a la reutilización de la información del sector público[3] Exhortar al público a utilizar la información contenida en los archivos es parte de la misión de las instituciones archivísticas nacionales. No obstante, la reutilización de los archivos[4] por el sector privado plantea diversos problemas, tales como la autenticidad, los derechos de propiedad intelectual, la protección de datos, la política de tarificación y el equilibrio entre servicios públicos y privados. · La digitalización La digitalización y la publicación en línea permiten que los archivos pongan más material a disposición tanto de la comunidad académica como de un público más amplio. También facilita la reutilización de la información de los archivos. No obstante, poner la información en línea no es una actividad gratuita y la capacidad de los archivos nacionales para digitalizar sus fondos puede estar motivada en parte por las posibilidades de financiación. · Costes y financiación Encontrar vías adecuadas de financiar la digitalización es crucial para abrir el acceso en línea a los archivos de Europa. Así pues, las instituciones de archivo consideran que es importante desarrollar un plan de financiación europeo además de un programa de digitalización europeo. Conclusiones El papel de los archivos está cambiando debido a su participación en la moderna sociedad de la información y en la cadena de la información digital. No se trata sólo de una cuestión técnica, sino que está intrínsicamente ligada a la participación de los archivos en la administración electrónica. Al mismo tiempo, los archivos conservan muchas de sus competencias tradicionales como custodios, proveedores de información y garantes de autenticidad. Se recurre a los archivos para encontrar fuentes auténticas y fiables respecto a la responsabilidad retrospectiva de las administraciones. A fin de cumplir su obligación, es necesario que los archivos nacionales participen en el establecimiento de las normas de gestión de los registros digitales en las fases iniciales del ciclo de vida del documento. Los archivos deberán hacer mayores esfuerzos para participar en los procesos que regulan la actividad del Gobierno, no sólo desde una perspectiva tecnológica, sino también aportando una nueva visión de las propias instituciones de archivo y de su relación con las administraciones públicas. La conservación digital y el acceso a material creado en formato digital son responsabilidad clave de los archivos nacionales. La transferencia de un volumen creciente de registros creados en formato digital aumenta la necesidad de crear una infraestructura de conocimiento, organizativa y técnica sostenible, a fin de que el material digital esté permanentemente accesible y de garantizar su fiabilidad. Esto requerirá un notable esfuerzo de los archivos, por lo que el intercambio de experiencias y la elaboración de estrategias comunes constituyen ingredientes esenciales. Los archivos nacionales reconocen la importancia de garantizar que los ciudadanos de la UE tengan acceso en línea a la riqueza de su patrimonio de archivos en Europa. La Declaración de Bruselas sobre el Acceso a los Archivos Digitales, de 2010[5], subraya su intención de utilizar todo lo posible las tecnologías digitales para promover el acceso abierto a los fondos de archivos de Europa. Cabe señalar, no obstante, que esto plantea requisitos cualitativos aplicables a la información de carácter descriptivo de los archivos y a la capacidad para garantizar la autenticidad de los archivos digitales. Los archivos en Europa trabajan juntos para hacer frente a los retos de la moderna sociedad de la información, al tiempo que se esfuerzan por seguir cumpliendo sus responsabilidades tradicionales con los Gobiernos y los ciudadanos. Los archivos tienen ya un largo historial de dos décadas de cooperación en Europa. Seguirán aprendiendo unos de otros y, siempre que sea posible, cooperando para desarrollar nuevas normas, prácticas y soluciones a fin de dar el paso de convertirse en un socio de pleno derecho en la moderna sociedad de la información. Los archivos nacionales examinarán cómo podrían cooperar más estrechamente para afrontar los retos que les esperan y adoptar nuevos modos de cooperación para los próximos años. Coordinarán sus esfuerzos, entre sí y con las instituciones de la UE, a través del Consejo Europeo de Archivistas Nacionales y del Grupo Europeo de Archivos. Además, los archivos nacionales buscarán colaborar más estrechamente con otros organismos que participan en la gestión de la información y en la administración electrónica. Los archivos nacionales pretenden ser un interlocutor de pleno derecho en el desarrollo de la política de la UE en materia de datos abiertos y del acceso en línea a la información. Decisiones y recomendaciones Decisiones (1) Los archivos nacionales trabajarán juntos para establecer un programa digital común para los archivos que vincule los objetivos europeos con las ambiciones y los esfuerzos nacionales. Investigarán el modo en que los archivos pueden contribuir a la creación de un portal europeo de archivos sostenible después de 2015. El GEA intentará promover una política común de archivos en el creciente sector europeo de la información y estudiará la manera en que los valores fundamentales de los archivos pueden encontrar su lugar en la nueva era digital. Se prestará especial atención a la interoperabilidad, a la accesibilidad a largo plazo de los datos, a los identificadores permanentes, a la información abierta y a la evaluación. (2) Los archivos nacionales cooperarán para poner en línea de aquí a 2015: – Las principales fuentes que ayuden a los ciudadanos a entender mejor las relaciones entre países y administraciones en la historia y la construcción de Europa, así como la diversidad de culturas, tradiciones e identidades nacionales. – Las "piezas maestras” de los archivos de cada Estado miembro. – Colecciones relacionadas con los grandes acontecimientos históricos y los aniversarios. (3) Los archivos nacionales cooperarán más estrechamente con otros organismos a fin de garantizar que los intereses archivísticos, como la conservación y el acceso, se equilibran con otros intereses, tales como la protección de datos. Por ejemplo, se comprometen a elaborar un código de conducta para los archivos en el marco de la propuesta de Reglamento de la UE sobre la protección de datos, que se debatirá con otras partes interesadas. Recomendaciones (4) Los archivos nacionales deben colaborar con los gobiernos en el establecimiento de normas para la gestión de documentos electrónicos. Continuarán trabajando junto con otras organizaciones públicas y privadas en el Foro DLM (Document Lifecycle Management, Gestión del Ciclo de Vida de los Documentos), con el fin de promover el desarrollo de directrices y normas, como MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems, Requisitos Modulares para Sistemas de Registros). (5) Sería preciso contar con normas comunes para los servicios en línea. El creciente papel de las redes sociales y su posible influencia en la prestación de servicios archivísticos debe ser examinado. (6) Las organizaciones de archivos deben colaborar para superar los obstáculos y fomentar una mayor reutilización de la información de los archivos. Es necesario desarrollar un modelo común de las mejores prácticas existentes en Europa que pueda servir de marco para los archivos que todavía no tienen una política de reutilización. El modelo debe incluir el modo de autorizar la reutilización de contenidos y garantizar la autenticidad así como las opciones de tarificación o el acceso gratuito. Los archivos deberán compartir experiencias con las bibliotecas y los museos y llevar a cabo nuevas investigaciones sobre qué buscan los clientes y los clientes potenciales. El GEA deberá promover las mejores prácticas en este ámbito, y defender los intereses del sector, insistiendo en que los archivos cuentan con un rico contenido potencialmente reutilizable. (7) Los archivos nacionales deberían compartir sus conocimientos y su experiencia e intercambiar información sobre los enfoques de digitalización del material de archivo. El desarrollo de una estrategia europea que incluya modelos y normas comunes de digitalización ayudaría a los archivos a poner en marcha programas de digitalización y contribuiría a una mayor interoperabilidad entre países. Es también necesario examinar la financiación de los programas de digitalización. ¿Deben cobrar los archivos por los servicios adicionales, como el acceso en línea, y, si es así, en qué casos? El GEA debería hacer recomendaciones respecto a la digitalización para el acceso en línea y fomentar el desarrollo de estrategias apropiadas. (8) La transferencia y conservación de un volumen creciente de registros creados en formato digital requiere que se intensifiquen la cooperación y el intercambio de las mejores prácticas y soluciones entre los archivos nacionales. Cuando sea posible, deben desarrollar conceptos y soluciones comunes, teniendo en cuenta los proyectos existentes en este ámbito[6]. Es necesario cuantificar mejor la financiación necesaria para el material de archivo creado en formato digital, de modo que los archivos tengan una idea más exacta de los costes y del modo de repartir los limitados presupuestos entre medios tradicionales y medios digitales. El coste de mantener registros creados en formato digital debería evaluarse con mayor precisión, por ejemplo, a través de la mejora de los modelos de costes, con el fin de ofrecer a los archivos nacionales instrumentos más adecuados para prever la financiación necesaria a lo largo del tiempo. [1] DO L 312 de 29.11.2005, p. 55 [2] Informe provisional al Consejo SEC (2008) 2364; COM (2008) 500 [3] DO L 345 de 31.12.2003, p. 90. [4] En diciembre de 2011, la Comisión Europea propuso una revisión de la Directiva sobre la información del sector público, en virtud de la cual archivos, museos y bibliotecas entrarían en el ámbito de aplicación de la Directiva, aun cuando sus obligaciones no son tan extensas como las de los demás organismos del sector público. [5] La Declaración de Bruselas se adoptó en el Consejo Europeo de Archivistas Nacionales, celebrada en Bruselas el 19 de noviembre de 2010. [6] Por ejemplo, proyectos como PLANETS, PRESTOSPACE y Digital Preservation Europe.