[pic] | COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS |

Bruselas, 04.07.2006

COM(2006) 358 final

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN

INFORME DE EVOLUCIÓN A 31 DE MARZO DE 2006 SOBRE LA MODERNIZACIÓN DEL PLAN CONTABLE DE LA COMISIÓN EUROPEA

ÍNDICE

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN – INFORME DE EVOLUCIÓN A 31 DE MARZO DE 2006 SOBRE LA MODERNIZACIÓN DEL PLAN CONTABLE DE LA COMISIÓN EUROPEA 1

1. Introducción 3

2. Resumen de la aplicación a 31 de marzo de 2006 4

3. Aplicación de una contabilidad modernizada a la Comisión 5

3.1. Preparación de los estados financieros y saldos de apertura para el ejercicio 2005-2006. 5

4. Préstamos y empréstitos 7

5. Formación 8

6. Consolidación 8

7. Cambio de ejercicio presupuestario 8

8. Marco de control y validación de los sistemas locales 9

8.1. Comunicación y calidad de la contabilidad 9

8.2. Validación de los sistemas locales 10

9. Evolución en materia de informática para el presupuesto general 10

10. Aplicación de ABAC en las otras instituciones y agencias 11

11. Abac-Delegaciones 11

12. Fondo Europeo de Desarrollo 12

13. Evolución futura 12

14. Conclusión 12

Anexo I: Plan integrado a 31 de marzo de 2006-07-04 14

Anexo II: Seguridad del sistema y sincronización 19

Introducción

El 31 de marzo de 2006, el contable de la Comisión transmitió al Tribunal de Cuentas Europeo las primeras cuentas provisionales de las Comunidades Europeas establecidas de acuerdo con las normas contables internacionalmente admitidas. Además de situarse como pionera en este ámbito entre los organismos públicos, la Comisión demostró con ello a la autoridad responsable de la aprobación de la gestión presupuestaria su voluntad de responder plenamente del uso que da al dinero del contribuyente.

Estas cuentas son el resultado de tres años de intenso trabajo realizado por todos sus servicios y por las otras instituciones y agencias:

- se han desarrollado algunas normas contables en relación con las actividades de las Comunidades, que cumplen con las normas internacionales y los manuales contables pertinentes;

- se han desarrollado algunos sistemas informáticos para responder a las nuevas exigencias contables;

- cada servicio de la Comisión ha adaptado sus procedimientos administrativos y financieros para registrar las incidencias contables cuando éstas ocurren y no sólo en el momento del cobro o el pago, o solamente al final del ejercicio, permitiendo así el paso a una contabilidad de ejercicio;

- se establecieron los balances necesarios para la apertura de las primeras cuentas de la contabilidad de ejercicio.

Este trabajo preparatorio se concluyó en enero de 2005, a tiempo para que el ejercicio 2005 pudiera iniciarse sobre unas bases adecuadas. Desde enero de 2005:

- los servicios ordenadores controlaron y validaron los saldos de apertura;

- cada servicio proporcionó una estimación de los gastos que deben pagarse al principio y al final del ejercicio;

- el contable de la Comisión examinó todos los sistemas para garantizar que están en condiciones de registrar y comunicar los datos contables requeridos;

- las cuentas de la Comisión se prepararon y consolidaron con las de otras 8 instituciones y 16 agencias.

La Comisión respetó pues los plazos fijados en el Reglamento financiero para la preparación de los estados financieros cumpliendo en todos sus aspectos fundamentales con las normas internacionales y respetó asimismo su compromiso de dar cuenta al Parlamento Europeo y al Consejo de los progresos realizados en el cumplimiento de este objetivo[1], que ambos consideraban especialmente ambicioso.

No obstante, el trabajo aún no ha concluido totalmente. El riguroso cumplimiento de todas las normas contables es un proceso que llevará tiempo. Las administraciones de anticipos que se encuentran en las delegaciones exteriores de la Comisión deben integrarse en el sistema contable central y debe modernizarse el sistema informático del Fondo Europeo de Desarrollo. Los retrasos en el desempeño de estas funciones, que resultan de las dificultades encontradas en la instauración de nuevos sistemas y la organización de la formación requerida en unos servicios geográficamente dispersos, no tienen sin embargo efecto significativo sobre la contabilidad.

Los sistemas de dos DG deben mejorarse antes de poder ser validados. Se han constatado algunos errores significativos en las cifras proporcionadas por al menos una DG, a la que se invitó a presentar unos datos corregidos. A pesar de los esfuerzos desplegados por los servicios de la Comisión para controlar varias veces los saldos de apertura y los gastos devengados, el Tribunal de Cuentas se encontrará probablemente con otros errores que deberán corregirse, si es posible, en las cuentas definitivas, que deben presentarse el 31 de julio de 2006. Este riesgo de error se ve afectado por la escasez de personal contable en la Comisión que pueda hacer frente a una reforma de esta amplitud, por los retrasos en algunos servicios obligados trabajar con precipitación y por los retrasos en la puesta a punto de algunas herramientas contables y de información en el marco del sistema informático, así como en la actualización de la documentación y los cursos de formación.

RESUMEN DE LA APLICACIÓN A 31 DE MARZO DE 2006

El paso a un nuevo sistema contable en la Comisión Europea ha sido un éxito hasta ahora. El 1 de enero de 2005, la Comisión modificó las normas contables generales de la UE pasando de una contabilidad de caja a una contabilidad de ejercicio, un sistema que ya confirió a la institución un mayor control diario de sus finanzas y le ofrece una mejor información financiera. El desarrollo de la contabilidad de ejercicio se continuó a lo largo del año 2005; su perfeccionamiento se prolongará a lo largo de 2006 y 2007 para integrar progresivamente el Fondo Europeo de Desarrollo, las delegaciones, las agencias y un único centro de datos.

Se ha elaborado un plan de acción detallado para los años 2005 y 2006, luego adaptado y ampliado a la luz de la experiencia adquirida. Los planes para 2006 y 2007 se presentan en el anexo mediante gráficos. El trabajo necesario para completar numerosas funciones informáticas se subestimó en el plan inicial, lo que dio origen a una nueva programación de algunas tareas. Los principales proyectos contables aún en curso son ABAC-EDF y ABAC–Delegaciones que deberían ser plenamente operativos a principios de los ejercicios 2007 (Delegaciones) y 2008 (FED). Los principales problemas encontrados en 2005 se exponen en el presente informe.

El contable de la Comisión presentó al Tribunal de Cuentas los estados financieros provisionales para 2005, los primeros en haberse establecido enteramente sobre la base de una contabilidad de ejercicio. La Comisión debería aprobar los estados definitivos antes del 31 de julio de 2006. Todas las DG y Servicios han realizado esfuerzos considerables para preparar los saldos de apertura para este primer ejercicio, verificarlos e introducir las correcciones necesarias y hacer una estimación coherente y homogénea de los gastos devengados al principio y al final del ejercicio. Los datos serán aún objeto de controles hasta el cierre de las cuentas definitivas, algunas cuentas deben aún ser objeto de una armonización con la contabilidad general y se ha invitado a una Dirección General a rehacer sus estimaciones. A pesar de estos esfuerzos, vista la magnitud de la tarea y la ignorancia que existe en los servicios acerca de los nuevos procedimientos contables, así como el número limitado de agentes cualificados y formados, existe el riesgo de que algunas omisiones y errores significativos puedan pasar inadvertidos en las cuentas definitivas.

Se han planteado algunos problemas contables al Tribunal de Cuentas, en particular, en relación con las entidades que debían integrarse en las cuentas consolidadas de las Comunidades Europeas, pero que aún no han aceptado hacerlo, así como las modalidades de publicación de los importes que deben aportar los Estados miembros para pagar las deudas pendientes de las Comunidades Europeas.

APLICACIÓN DE UNA CONTABILIDAD MODERNIZADA A LA COMISIÓN

Preparación de los estados financieros y saldos de apertura para el ejercicio 2005-2006.

Ya se han fijado los nuevos requisitos en materia de informes para los estados financieros de 2005 y se han elaborado los procedimientos contables para el cierre de las cuentas de 2005 y la preparación de los estados financieros de 2005. Las cuentas anuales provisionales se presentaron el 31 de marzo de 2006, la fecha fijada en el Reglamento financiero.

Con el fin de establecer los saldos de apertura operativos , se incorporaron prácticamente todos los datos necesarios para la contabilidad de ejercicio en el sistema contable central en enero de 2005, lo que incluía más de 7.000 facturas o declaraciones de gastos, 30. 000 prefinanciaciones, 92.000 activos y 3.100 garantías. Se invitó a cada servicio a comprobar la exactitud de los datos introducidos antes del 1 de mayo de 2005, y en julio de 2005, todos los Directores Generales y Jefes de Servicio debieron validar formalmente sus saldos de apertura operativos. Después de haber procedido a las correspondientes verificaciones y controles, cada DG validó las cifras, pero pidió algunas correcciones para garantizar la calidad de los datos. La última validación se recibió en enero de 2006.

El Tribunal de Cuentas recibió el detalle de la inclusión en el caso de las facturas y las prefinanciaciones en febrero de 2005, así como los saldos de las DG una vez que fueron remitidos para su validación en julio de 2005. El Tribunal de Cuentas pudo asimismo consultar todos los datos registrados en el sistema contable una vez que estos se introdujeron en el mismo.

En 2005, la principal actividad en el marco de la transición consistió en finalizar los saldos de apertura establecidos a 1 de enero de 2005 de acuerdo con los principios de la contabilidad de ejercicio, una tarea que se reveló difícil tanto para la DG de Presupuestos como para todos los demás servicios. El 16 de agosto de 2005, las Direcciones Generales recibieron instrucciones para la estimación del valor de las solicitudes de fondos comunitarios aún no presentadas por los beneficiarios ("cut-off"), después de haber sido consultados sobre la mejor manera de proceder a esta estimación. A 31 de enero de 2006, la última Dirección General había elaborado su metodología y preparado los registros de periodificación ("cut-off bookings") a efectos del saldo de apertura, y para el 17 de marzo, la última DG había presentado la información necesaria para los registros de periodificación del final del ejercicio. La DG de Presupuestos procedió a evaluaciones y controles de coherencia para garantizar la calidad de los datos. Serán necesarias algunas correcciones antes de la aprobación de las cuentas definitivas el 31 de julio de 2006, en particular, en el caso de una DG que deberá rehacer sus estimaciones de los registros de periodificación.

Aunque todas las DG hayan realizado el trabajo que se les pedía, se constataron algunos retrasos considerables para completar toda la información, como así lo muestra el cuadro 1. Estos retrasos ilustran las dificultades inherentes al paso a una contabilidad de ejercicio a corto plazo y el suministro de herramientas informáticas y cursos de formación para todos los servicios a su debido tiempo.

Cuadro 1

Información sobre las cuentas definitivas

Fecha de la solicitud de datos | Plazo para las respuestas | DG que han cumplido el plazo | Hasta un mes de retraso | Más de un mes | Últimas respuestas | Última solicitud de registros suplementarios |

Contribución inicial Versión final |

Verificación de los saldos de apertura | 24.1.2005 | 31.32005 * |

Validación de los saldos de apertura | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.32006 ** |

Periodificación del saldo de apertura a 1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Ejercicio de periodificación a 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* El plazo corresponde al período de corrección automática para las facturas y las prefinanciaciones descargadas en el sistema. Ninguna validación formal era necesaria en dicha fecha.

** Incluso después de recibir la validación, algunas DG presentaron solicitudes para que se aportaran algunas correcciones suplementarias al saldo de apertura.

Por lo que se refiere a las cuentas consolidadas, las otras instituciones y las agencias proporcionaron la información solicitada dentro de los plazos fijados. Las excepciones se refieren a dos instituciones que no presentaron los estados de tesorería y tres entidades que consideraban que no debían incluirse en las cuentas consolidadas dado que el Reglamento financiero autorizaba esta excepción (dos agencias) o bien porque no eran controladas por la Comunidad Europea (Régimen Común de Seguro de Enfermedad). Estos problemas deben solucionarse antes de la aprobación de las cuentas definitivas.

Las cuentas provisionales indican que el pasivo de las Comunidades Europeas supera el activo en aproximadamente 62.000 millones de euros. Eso se explica por el hecho de que los ingresos no se solicitan hasta que se debe proceder al pago de las deudas. Las principales deudas están vinculadas a las jubilaciones del personal (32.000 millones de euros) y a los títulos de crédito exigibles frente al FEOGA-GARANTÍA (47.000 millones de euros). A falta de normas internacionales para la presentación de las deudas de los Estados miembros a este respecto, las cuentas se concluirán a la luz de las observaciones del Tribunal de Cuentas.

Préstamos y empréstitos

Las operaciones relativas a las actividades de empréstitos y préstamo que no están incluidas en el presupuesto de la Comisión, se registraban anteriormente en el sistema informático Globus de la DG ECFIN. En 2005, estos datos se transfirieron al sistema central de la Comisión (SAP/CFM y FM). En julio se incorporaron algunos instrumentos financieros en el nuevo sistema mientras que los restantes lo hicieron en noviembre de 2005. Las funciones de información están aún en curso de finalización. El sistema informático central deberá actualizarse antes de poder establecer unas cuentas plenamente conformes a las normas internacionales. Esta modernización está prevista para el segundo trimestre de 2006.

Formación

En 2005, las principales realizaciones en materia de formación fueron las siguientes:

- conclusión de la formación ABAC intensiva ofrecida a más de 7.000 personas entre octubre de 2004 y junio de 2005;

- actualización progresiva de los cursos para el uso de ABAC con el fin de tener en cuenta los cambios en el sistema y mejorar la calidad de los cursos. El grado de satisfacción acerca de los cursos ABAC pasó del 79% en 2004 al 90% en 2005. A petición de las DG, se presentó un nuevo curso integrado, que cubre todos los aspectos fundamentales de las operaciones de gestión en SI2 (progresivamente retirado) y en ABAC. Se organizaron sesiones de información particulares para los ordenadores durante el primer trimestre del año;

- organización permanente de cursos sobre ABAC y SI2 una vez concluida la fase intensiva, así como el curso sobre contabilidad de los sectores privado y público, aunque en algunos períodos, el material didáctico y la documentación no se mantuvo al ritmo de las modificaciones del sistema.

En 2006, las principales tareas consistirán en:

- proseguir la organización y la actualización de los cursos, haciendo mayor hincapié en la importancia de elegir la adecuada codificación de las cuentas, ya que esto parece suponer un problema en algunas DG;

- impartir una formación al personal de las Delegaciones y Representaciones;

- preparar la formación del personal de las agencias y otras instituciones que podrían decidir adoptar ABAC.

Consolidación

Se ha elaborado un paquete de información y un manual de consolidación y se ha enviado a todas las instituciones y agencias. Se ha desarrollado y probado una nueva herramienta informática de consolidación (SAP ECCS) en noviembre, usando los paquetes de prueba recibidos de 15 instituciones y agencias participantes. Las instituciones y agencias elaboraron sus propios saldos de apertura y los remitieron al contable de la Comisión para los controles de coherencia y consolidación. Gracias al uso de las herramientas se llevó a cabo la consolidación de las cuentas provisionales de las instituciones y agencias.

Cambio de ejercicio presupuestario

A partir de julio de 2005, todas las Direcciones Generales y servicios han colaborado con la DG de Presupuestos para reducir en algunos días el período de interrupción de las operaciones financieras coincidiendo con la apertura de un nuevo ejercicio. Este período se redujo en más de tres semanas con relación al calendario habitual (cuadro 2). Este éxito no se debe estrictamente al proyecto ABAC sino que es consecuencia, por una parte, de una mejor coordinación entre las 13 unidades de las cinco Direcciones de la DG de Presupuestos y, por otra parte, de la utilización de los datos que figuran en el anteproyecto de presupuesto como base para la primera consulta interservicios sobre las normas internas para 2006, comenzada en septiembre de 2005. Estos datos provisionales se actualizaron una vez que se aprobó el presupuesto.

CUADRO 2: COMPARACIÓN ENTRE LA APERTURA DE LOS EJERCICIOS 2006 Y 2005

Incidencia | 2005/2006 | 2004/2005 |

Apertura del marco anticipado (* *) | 15.11 | 19.11 |

Inscripción de los créditos aprobados que permiten nuevos compromisos y los pagos correspondientes | 21.12 (* *) | 10.1 |

Prórroga de los (pre) compromisos pendientes de liquidación, que permiten su pago: |

-ciclo 1 | 5.1 9.1 | 31.1 1.2 |

-ciclo 2 (* * *) | 20.1 22.1 | 18.2 |

-ciclo 2 bis (* * *) | 24.1 | no disponible |

-ciclo 3 (* * *) | 3.2 | 28.2 |

Créditos residuales, ciclo principal | 6.1 9.1 | 3.2 |

Ciclo de rentas | 16.1 17.1 | 15.2 |

(*) La fecha del 15.11 viene establecida en el artículo 178, apartado 1 y en el artículo 150, apartado 3, del Reglamento financiero. |

(**) Los pagos, excepto aquellos permitidos por el artículo 178, apartado 2, del Reglamento financiero, no se autorizan antes del 1 de enero. (***) Los ciclos suplementarios se refieren a las DG que no habían realizado el trabajo preparatorio requerido a tiempo para formar parte del ciclo anterior. |

Marco de control y validación de los sistemas locales

Comunicación y calidad de la contabilidad

La participación de las Direcciones Generales y la comunicación con ellas sobre las cuestiones contables se continuó a lo largo de 2005 en forma de reuniones con las redes de corresponsales contables y financieros. Para mejorar la fiabilidad de las cuentas, en 2005, el personal del servicio del contable verificó la calidad de los nuevos datos contables y se comunicaron todos los errores e incoherencias detectadas a los servicios correspondientes. Se desarrolló la información financiera prestada por la Dirección General y se organizaron varias reuniones con los corresponsales contables.

Se continúa trabajando actualmente en la mejora el marco de control contable y en la clarificación de las funciones y competencias, con el fin de mejorar la calidad de los datos contables.

Validación de los sistemas locales

Por lo que se refiere a la calidad de los datos , el sistema contable modernizado depende de la exactitud y exhaustividad de los datos presentados por los numerosos usuarios del sistema informático central (se prevén alrededor de 7.000). Cada vez más las pantallas concebidas para los usuarios proporcionan una ayuda destinada a minimizar el riesgo de errores, pero la calidad de los datos introducidos depende del marco de control establecido por cada ordenador delegado. El equipo de validación de la DG de Presupuestos, que cuenta con 8 personas, empezó un programa de controles minuciosos de los sistemas definidos por los ordenadores para proporcionar o justificar información contable, como así lo prevé el artículo 61, apartado 1, letra e), del Reglamento financiero, comenzando por aquellos que se consideran que implican mayores riesgos.

El equipo de validación de los sistemas realizó el trabajo previsto para 2005. El informe de evolución publicado en julio de 2005 constata que la situación es globalmente satisfactoria en 27 Direcciones Generales. El informe final, adoptado el 28 de febrero de 2006, describe los progresos realizados en todas las DG, pero aún subsisten importantes problemas en los sistemas de dos DG (AIDCO y EAC), problemas que llevaron al contable a suspender la validación de éstos hasta que se hayan aportado algunas mejoras. Además, los sistemas de registro de las administraciones de anticipos no pueden validarse mientras no se concluya el proyecto informático ABAC-Delegaciones (véase el apartado 7 más abajo).

EVOLUCIÓN EN MATERIA DE INFORMÁTICA PARA EL PRESUPUESTO GENERAL

Los módulos ABAC se mejoraron progresivamente con ayuda de nuevas versiones difundidas en abril, junio y noviembre de 2005, así como en marzo de 2006. Los ficheros relativos a las facturas, pagos y entidades legales pueden en adelante registrarse por medio de aplicaciones previstas en Internet. Se continuaron por otra parte los trabajos destinados a asegurar aún más el acceso al sistema contable central (SAP) y desde febrero de 2006 se han previsto nuevos accesos restringidos para los informáticos. El sistema ABAC funcionó generalmente bien, pero algunos retrasos en la aplicación del programa de desarrollo informático impidieron que hasta marzo de 2006 los servicios pudieran aportar algunas correcciones contables.

La primera fase de mejora del procedimiento de recaudación ("dunning") se concluyó a mediados de diciembre. La segunda debería comenzar a finales del mes de septiembre de 2006.

Ha avanzado bien el proyecto del CCI para utilizar las funcionalidades SAP-PS y CATS (ficha de control) con el fin de ayudar al Centro en la consignación presupuestaria y la contabilización detallada de los proyectos de investigación. Este proyecto se puso en marcha a tiempo para el ejercicio presupuestario de 2006.

Un estudio de viabilidad concluido en 2005 reveló que la nueva versión del módulo SAP FM, BCS (Sistema de control del Presupuesto) , podía sustituir a la versión actual utilizada para la gestión presupuestaria central y que era capaz de incorporar las líneas presupuestarias locales necesarias para que los servicios dispongan de un sistema más elaborado para la gestión de sus presupuestos. Las líneas locales se gestionan actualmente mediante Si2. La introducción del BCS está prevista actualmente para finales de 2006.

El desarrollo del nuevo Centro único de datos financieros, necesario para concluir la integración de los ficheros informáticos y registros contables, se limitó a la fase de formulación.

Por lo que se refiere a ABAC-Contracts (Contratos ABAC) , el año 2005 se destinó a establecer las funciones solicitadas por el Grupo de usuarios y a la terminación del despliegue del sistema en todas las DG. A partir de ahora será necesario que todos los contratos que superen los 13.800 euros y sean firmados a partir de enero de 2005 queden registrados en ABAC-Contracts. Al final de marzo de 2006, se habían registrado aproximadamente 57.000 contratos en el sistema por un valor total superior a 7.700 millones de euros.

En 2005, las principales actividades relativas a Abac-Assets (activos ABAC) se refirieron esencialmente a los siguientes aspectos:

- terminación del desarrollo de la contabilidad de ejercicio y mejora de la integración y la coherencia con las otras aplicaciones ABAC, para que los datos sean más coherentes dentro del propio sistema ABAC;

- finalización de la sustitución de los antiguos sistemas;

- fase piloto del desarrollo de las aplicaciones para las Delegaciones y las Representaciones.

La Comisión siguió mejorando la seguridad en el acceso al sistema y velando por la sincronización de los datos contables contenidos en éste ( Anexo II ).

APLICACIÓN DE ABAC EN LAS OTRAS INSTITUCIONES Y AGENCIAS

Varias agencias e instituciones de pequeño tamaño utilizan una versión del sistema Si2 de la Comisión para su contabilidad presupuestaria. La Comisión aceptó mantener la disponibilidad de Si2 en 2006 y proporcionar todos los módulos ABAC a las entidades que deseaban utilizarlos.

Una serie de agencias (2 ejecutivas y 9 tradicionales) y dos Comités (Comité Económico y Social y Comité de las Regiones) pidieron oficialmente poder utilizar ABAC. Cinco agencias comenzarán a emplearlo en 2006 en una fase piloto y el resto en 2007 o 2008.

Cada agencia dispone de un marco financiero y contable particular, creado en ABAC. Los contables siguen siendo responsables de sus cuentas y de la ejecución de sus ciclos de pagos.

ABAC-DELEGACIONES

Las DG Presupuestos, RELEX y DIGIT definieron las modalidades de la inclusión en ABAC de las operaciones de las delegaciones que actualmente se realizan por medio de las administraciones de anticipos y se registra en un sistema independiente, RAI-web. Los registros de las inmovilizaciones deberán gestionarse en ABAC-Assets (ABAC activos). Este proyecto implicará adaptaciones a los módulos ABAC concernidos así como el desarrollo y la puesta a punto de aplicaciones en Internet. El despliegue en las delegaciones está previsto para el presente año de 2006, aunque el vínculo con SAP no será operativo hasta después de la apertura del ejercicio 2007. Continuará en la medida de lo posible el despliegue de ABAC-FED (véase más abajo el apartado 8).

FONDO EUROPEO DE DESARROLLO

En un ejercicio separado, deberá también modernizarse la contabilidad del Fondo Europeo de Desarrollo ("FED"), que es actualmente distinta de la del presupuesto general.

La modernización del FED consiste, en particular, en revisar el plan contable y en formular nuevas normas contables de acuerdo con las exigencias de la contabilidad de ejercicio. El proyecto de modernización implicará asimismo la sustitución de OLAS, el actual sistema informático del FED. OLAS será sustituido por una combinación de ABAC y CRIS, el sistema informático local de la DG AIDCO. ABAC y CRIS ya sirven para elaborar la contabilidad del presupuesto general y son actualmente objeto de adaptaciones a las especificidades del FED.

El proyecto ABAC-FED ha avanzado considerablemente en 2005. El contable elaboró y aprobó un nuevo plan contable y nuevas normas contables. En colaboración con la DG AIDCO, se llevó a cabo también un análisis de las divergencias para contabilizar los desarrollos aún necesarios en ABAC y CRIS. Estos cambios informáticos están actualmente en curso y deberían ser operativos a partir de enero de 2008. Aún debe establecerse la formación de los futuros usuarios en las 46 Delegaciones ACP.

Es importante destacar que aunque las nuevas herramientas de asistencia informáticas estén desarrollándose actualmente, las cuentas anuales del FED para 2005 sin embargo se abrieron de acuerdo con los principios de la contabilidad de ejercicio. Además, con el fin de garantizar la comparabilidad de los datos que figuraban en las cuentas anuales, el contable del FED estableció de nuevo los estados financieros de apertura para el ejercicio 2005 enteramente sobre la base de una contabilidad de ejercicio. Los datos contables proporcionados por el actual sistema contable informático (OLAS) se adaptaron, cuando se estimó necesario, para que puedan presentarse los datos conformes a los principios de la contabilidad de ejercicio. El contable del FED aportó también las correcciones necesarias para los datos que dependían de la contabilidad de caja, habida cuenta de la información complementaria transmitida por el Ordenador.

EVOLUCIÓN FUTURA

El plan de acción se actualizó durante 2006 y se ha ampliado a 2007 (véase el anexo). De aquí a finales de 2006, la arquitectura informática de ABAC debería quedar íntegramente establecida. Otros desarrollos informáticos se referirán esencialmente a la mejora de la facilidad de uso y a las funciones de información financiera, así como a la consecución del objetivo a más largo plazo consistente en integrar mejor los sistemas locales y proporcionar nuevas herramientas de asistencia a los usuarios y de cara a la gestión financiera. Por lo que se refiere al marco contable, el trabajo se orientará a la definición de las funciones y competencias de los agentes financieros, sobre la mejora de la calidad de los datos contables e informes de gestión, y sobre el control por parte de los ordenadores delegados de la conformidad de los sistemas locales respecto a los criterios de validación.

CONCLUSIÓN

El paso a un nuevo sistema contable en la Comisión Europea se produjo en el plazo reglamentario y el 1 de enero de 2005 la Comisión modificó las normas contables generales de la UE pasando de una contabilidad de caja a una contabilidad de ejercicio, por lo que está en adelante en condiciones de ajustarse en todos sus aspectos significativos a las normas contables internacionalmente admitidas. Los primeros resultados definitivos del sistema existente se probaron y se documentaron cuando el contable de la Comisión estableció las cuentas provisionales en la fecha prevista, es decir, el 31 de marzo de 2006. La Comisión alcanzó así su objetivo de pasar a una contabilidad de ejercicio ateniéndose a un calendario muy ambicioso. Esto no habría sido posible sin el compromiso y la colaboración constructiva de todos sus servicios.

Sin embargo, aunque la transición se ha desarrollado bien hasta ahora y se han realizado algunos ensayos globales, la verificación de los sistemas locales a finales del año 2005 reveló que tres de ellos no podían validarse. El informe sobre los sistemas locales de las DG contiene también recomendaciones para la mejora del control de la información contable, una mejor comprensión de la elección de los códigos contables, una mejor formación en las materias contables y el cambio de mentalidad necesario a este respecto. Además, se sometió a los servicios de la Comisión a dura prueba en 2005 para establecer nuevos procedimientos complejos en unos plazos reducidos. La mejora de los controles de coherencia en el sistema contable se continuará sin duda alguna al menos hasta la aprobación de las cuentas consolidadas definitivas el 31 de julio de 2006.

Por lo que se refiere a los tres sistemas locales que no pudieron validarse, dos de ellos deberían ser conformes de aquí a finales de 2006 (AIDCO y RELEX). El desarrollo de un sistema de sustitución se retrasó en el tercer caso (EAC), de modo que la DG en cuestión deberá velar por que el actual sistema sea mejorado a su debido tiempo para el cierre del ejercicio de 2006.

La Comisión se esfuerza en poner remedio a la escasez de personal contable cualificados lanzando concursos externos especializados para atraer a los candidatos que posean la formación y la experiencia requeridas. Aumentará también el número de cursos de formación impartidos al personal actualmente existente.

Los desarrollos informáticos necesarios para integrar el Fondo Europeo de Desarrollo, las administraciones de anticipos de las Delegaciones y las agencias deberían concluirse a mediados de 2006. A continuación, la Comisión se concentrará en terminar la integración del sistema informático central y la mejora de sus controles de seguridad.

El proyecto prevé proporcionar a los gestores de cada servicio información más fiable y más completa sobre el activo y el pasivo de los que son responsables, sobre las relaciones financieras con cada proveedor (a más largo plazo) y, a medio plazo, sobre la ejecución financiera de los programas y proyectos plurianuales.

Las lecciones aprendidas de los problemas y retrasos ocurridos durante este primer año de contabilidad de ejercicio deberían permitir a la Comisión mejorar la calidad de la información financiera y respetar mejor los plazos durante los próximos ejercicios contables.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Hasta el 31de mayo de 2005 incluido, la Comisión publicó cada seis meses informes sobre el estado actual de sus trabajos en este ámbito.