ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΩΤΗΣΗ E-1161/02

υποβολή: Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) προς την Επιτροπή

(23 Απριλίου 2002)

Θέμα: Δηλώσεις αξιοπιστίας των Γενικών Διευθυντών

Η Επιτροπή ανακοίνωσε ότι σχεδιάζει να ζητήσει από κάθε Γενικό Διευθυντή να εκδώσει μια δήλωση αξιοπιστίας για το τμήμα του.

Ποιες ακριβώς πληροφορίες θα συμπεριληφθούν σε καθεμία από αυτές τις δηλώσεις αξιοπιστίας·

Πώς γνωρίζει η Επιτροπή ότι κάθε άνθρωπος έχει την απαραίτητη και κατάλληλη κατάρτιση και την ικανότητα να πραγματοποιήσει μια αμερόληπτη δήλωση·

Ποιοι επόπτες είναι σε θέση να εξασφαλίσουν ότι η δήλωση είναι ορθή, δίκαιη και αμερόληπτη·

Πώς μπορεί η Επιτροπή να εγγυηθεί την φερεγγυότητα της κάθε δήλωσης αξιοπιστίας·

Απάντηση του κ. Prodi Εξ ονόματος της Επιτροπής

(17 Ιουνίου 2002)

Ο Χάρτης καθηκόντων και αρμοδιοτήτων των διατακτών κύριας μεταβίβασης για τους γενικούς διευθυντές και προϊσταμένουςπηρεσιών περιλαμβάνει τηνποχρέωση ναποβάλλουν έκθεση πεπραγμένων των γενικών διευθύνσεων και τωνπηρεσιών καθώς και έκθεση για τη διαχείριση των χορηγούμενων πόρων. Αυτή ηποχρέωση έχει τη μορφή ετήσιας έκθεσης και δήλωσης. Ηποβολή της εν λόγω ετήσιας έκθεσης και δήλωσης αποτελεί μία από τις κυριότερες αρχές που διέπουν τη μεταρρύθμιση, δηλαδή να εξασφαλίζεται σαφής προσδιορισμός της αρμοδιότητας ως προς τη διαχείριση των χρηματοοικονομικών και των ανθρωπίνων πόρων, ενώ η μεγαλύτερη λογοδοσία αποτελεί το αναγκαίο επακόλουθο της αυξημένης αποκέντρωσης.

Για την Επιτροπή, είναι ουσιαστικής σημασίας η θέσπιση αυτού του βασικού στοιχείου του νέου διαχειριστικού και ελεγκτικού στοιχείου. Οι εργασίες κωδικοποίησης, ελέγχου και επανεξέτασης των κεντρικών τηςπηρεσιών θα συγκεντρώσουν διάφορες πηγές φερεγγυότητας ώστε να μπορέσει η Επιτροπή να φέρει ουσιαστική συλλογική ευθύνη ή/και να λάβει διορθωτικά μέτρα.

Αυτό το πλαίσιο αναφοράς και λογοδοσίας πρέπει επίσης να θεωρηθεί ως εργαλείο διαχείρισης και μηχανισμός για τους διατάκτες κύριας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων για να επανεξετάσουν τις δραστηριότητες των γενικών τους διευθύνσεων και τωνπηρεσιών και να επισημάνουν περιοχές βελτίωσης και περαιτέρω εξέλιξης. Ως συνοδευτικό μέτρο έχει προβλεφθεί τεχνική καθοδήγηση σχετικά με τη δομή και το περιεχόμενο των ετήσιων εκθέσεων πεπραγμένων, καθώς και για τις δηλώσεις και επιφυλάξεις των διατακτών κύριας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων.

Η δήλωση καλύπτει στενότερη περιοχή απ' ότι η ετήσια έκθεση, εφόσον δεν καλύπτει τις αξιολογήσεις που περιλαμβάνονται στη έκθεση για τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται στο πλαίσιο της εφαρμογής συγκεκριμένων πολιτικών. Θα εκφράζει την αρμοδιότητα των διατακτών κύριας μεταβίβασης γιαγιή διαχείριση των πόρων τους και την ανάληψη διαχειριστικών βελτιώσεων.

Περιεχόμενο της δήλωσης

Σύμφωνα με το εγκριθένπόδειγμα της δήλωσης που θα περιλαμβάνεται στην ετήσια έκθεση, οι διατάκτες κύριας μεταβίβασης, με βάση όλα τα στοιχεία που έχουν στη διάθεσή τους,

- θα δηλώνουν ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην έκθεση δίδουν αληθή εικόνα,

- θα δηλώνουν ότι, με βάση την κρίση τους, εγγυώνται ότι οι πόροι που έχουν διατεθεί για τις δραστηριότητες που περιγράφονται στην έκθεση χρησιμοποιήθηκαν για τους προβλεπόμενους σκοπούς και σύμφωνα με τις αρχές τηςγιούς δημοσιονομικής διαχείρισης, και ότι οι διαδικασίες ελέγχου που έχουν θεσπιστεί προσφέρουν τα απαραίτητα εχέγγυα ως προς τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναφών συναλλαγών,

- θα καταγράφουν κάθε επιφύλαξη που θα προβάλλει ενδεχόμενους κινδύνους οι οποίοι συνδέονται με τις επιχειρήσεις και τις ενέργειες που διαχειρίζονται και οι οποίοι μπορεί να έχουν σοβαρή αρνητική

επίπτωση στις προαναφερόμενες δηλώσεις. Οι επιφυλάξεις μπορεί να αφορούν δυσλειτουργίες στη χάραξη και εφαρμογή διαχειριστικών συστημάτων και συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, και θα συνοδεύονται με σχέδια δράσης που θα εξηγούν τα διορθωτικά μέτρα που έχουν ληφθεί ή προβλέπεται να ληφθούν,

- θα επιβεβαιώνουν ότι δεν γνωρίζουν τίποτα, εκτός από όσα αναφέρονται στην έκθεσή τους, που θα μπορούσε να βλάψει τα συμφέροντα του οργάνου.

Διαδικασία

Για να τηρήσουν τιςποχρεώσεις που αναφέρονται, οι διατάκτες κύριας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων πρέπει να καταρτίσουν επαρκή και στοιχειοθετημένη διαδικασία που θα ορίζει την οργάνωση και ανάθεση των αρμοδιοτήτων στους αποδέκτες που θα τις στηρίζουν. Θα θέσουν επίσης σε εφαρμογή συστήματα αναφοράς ώστε να αποκτούν επαρκείς πληροφορίες από τους διατάκτες κύριας μεταβίβασης που αναφέρονται στον Χάρτη τους. Η διαδικασία αυτή συμπληρώνεται με εσωτερικές εκθέσεις και ανάδραση εκ μέρους τωνφισταμένων τους για να εξασφαλιστεί η επαρκής βάση για τη σύνταξη της ετήσιας έκθεσης και των συναφών δηλώσεων. Το Υπόμνημα(1) του Δεκεμβρίου 2001, στο οποίο ορίζεται το ελάχιστο απαιτούμενο επίπεδο εφαρμογής των προδιαγραφών εσωτερικού ελέγχου, παρέχει στους διατάκτες κυρίας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων ένα πλαίσιο αναφοράς για τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου.

Η βοήθεια τους παρέχεται μέσω:

- μεθοδολογικής ομάδας, της οποίας προεδρεύει η Γενική Γραμματεία, που χάραξε κατευθυντήριες οδηγίες για τη διαδικασία που καταλήγει στη δήλωση καθώς και για το φάσμα των επιφυλάξεων και των αρμοδιοτήτων του διατάκτη κύριας μεταβίβασης,

- της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμών, που παρέχει δημοσιονομικές λογιστικές πληροφορίες, με βάση την σημερινή δημοσιονομική διάρθρωση, για τις συναλλαγές που καταχωρούνται και εγκρίνονται από τιςπηρεσίες στη δημοσιονομική λογιστική εφαρμογή,

- των οικονομικών και επιχειρησιακών μονάδων τους, όσον αφορά τις αρμοδιότητές τους, που βοηθούν στην κατάρτιση των ετήσιων λογαριασμών καιποβάλλουν αναφορά για την εφαρμογή και τη λειτουργία των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου,

- των διατακτών κύριας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, πουποβάλλουν αναφορά για την εφαρμογή των προγραμμάτων, ενεργειών ή δράσεων σύμφωνα με την ανάθεση,

- των δυνατοτήτων τους για εσωτερικό έλεγχο για το επίπεδο ποιότητας των συστημάτων διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου και για τον προσδιορισμό των κυριότερων κινδύνων δυσλειτουργίας, παρανομίας ή παρατυπίας ή άλλων σχετικών πληροφοριών, σύμφωνα με το σχέδιο εργασίας που καθορίζεται σε συμφωνία με τον γενικό διευθυντή,

- τηςπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής για την παροχή βοήθειας σε σχέση με τις προπαρασκευαστικές εργασίες,

- πληροφοριών στη διάθεσή τους από το Ελεγκτικό Συνέδριο, το Δημοσιονομικό Έλεγχο και άλλες σχετικές πηγές.

Αξιοπιστία

Η δήλωση αποτελεί ευκαιρία για τους διατάκτες να αξιολογήσουν τον βαθμό μέχρι του οποίου ελέγχουν και κατά συνέπεια μπορούν να θεωρηθούνπεύθυνοι για ενέργειες. Αυτό θα μπορούσε να τους οδηγήσει σεπερεκτίμηση των προβλημάτων, αλλά ένας τέτοιος κίνδυνος θα αντισταθμιζόταν από τον πιο συνηθισμένο κίνδυνο που διατρέχουν οι διαχειριστές, δηλαδή ναποτιμούν τις ελλείψεις τωνπηρεσιών τους.

Για αυτό το πρώτο έτος εφαρμογής του νέου πλαισίου αναφοράς, ηπηρεσία εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής θα προβεί σε περιορισμένη επανεξέταση κατά τους μήνες Μάιο 2002 και Ιούνιο 2002 της διαδικασίας που κατέληξε στις ετήσιες εκθέσεις και τις δηλώσεις στις ΓΔ και τιςπηρεσίες. Ηπηρεσία εσωτερικού ελέγχου θα εξετάσει, συγκεντρωτικά και για τις ανάγκες της Επιτροπής, την επάρκεια και τη συμβατότητα της διαδικασίας σε σχέση με τιςφιστάμενες απαιτήσεις που καταλήγουν στις ετήσιες εκθέσεις και τις δηλώσεις.

Με βάση αυτή την επανεξέταση, ηπηρεσία εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής θα δημοσιεύσει συγκεντρωτική έκθεση των πορισμάτων της.

Συνοπτική έκθεση

Με βάση τις ετήσιες εκθέσεις πεπραγμένων και τη συγκεντρωτική έκθεση τηςπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου για την επάρκεια της συνολικής διαδικασίας των ετήσιων εκθέσεων πεπραγμένων και των δηλώσεων των διατακτών κύριας μεταβίβασης, η Επιτροπή θα εγκρίνει συνοπτική έκθεση, την οποία θα εκπονήσει η

Γενική Γραμματεία και η ΓΔ Προϋπολογισμών. Η Επιτροπή θα σημειώσει επίσης, σε ενοποιημένη βάση, τις επιφυλάξεις που καταχωρήθηκαν και θα προβεί σε σχολιασμό των προτεινόμενων λύσεων και χρονοδιαγραμμάτων, ενώ θα εγκρίνει δέσμη μέτρων για την επίλυση των επισημανθέντων προβλημάτων, μεταξύ των οποίων και τα πορίσματα τηςπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου. Θα προβεί σε επιλογές στην περίπτωση ασυνέπειας ή σύγκρουσης μεταξύ των προτεινόμενων διορθωτικών ενεργειών των διατακτών κύριας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων.

(1) SEC(2001)2037-4.