ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΩΤΗΣΗ E-1562/99

υποβολή: Lucio Manisco (GUE/NGL) προς την Επιτροπή

(1 Σεπτεμβρίου 1999)

Θέμα: Αξιολόγηση των σχεδίων του πέμπτου Προγράμματος Πλαισίου ΕΤΑ

Η Επιτροπή ανέθεσε στην Wang τη διαχείριση της αξιολόγησης των προτάσεων για το Πρόγραμμα Πλαίσιο ρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης. Λόγω του ότι όμωςπέγραψε με καθυστέρηση τη σχετική σύμβαση, οιπάλληλοί τηςποχρεώθηκαν, για να φέρουν εις πέρας τις αξιολογήσεις αυτές, σε εργασίες που δεν έχουν σχέση με τα καθήκοντά τους, όπως η συναρμολόγηση τραπεζιών, η μεταφορά καθισμάτων από κτήριο σε κτήριο, η αγορά από τα καταστήματα της IKEA τραπεζιών και καθισμάτων επειδή ο αριθμός των διατιθεμένων δεν ήταν επαρκής.

1. Πόσο κόστισε η εν λόγω ανάθεση έργου;

2. Ευσταθεί το ότι η εργολήπτρια εταιρεία χρησιμοποιεί δωρεάν χώρους της Επιτροπής και πόσο κοστίζει στην τελευταία το ενοίκιο των εν λόγω χώρων;

3. Για ποιο λόγο η Επιτροπή δενπέγραψε εγκαίρως τη σύμβαση με την Wang, με αποτέλεσμα ναποχρεώσει τις Διευθύνσεις της να φέρουν εις πέρας τις εν λόγω αξιολογήσειςπό τόσο ακατάλληλες συνθήκες;

4. Λαμβάνονταςπόψη ότι οι αξιολογήσεις οργανώθηκαν από τους ίδιους τουςπαλλήλους της Επιτροπής, με ποιο τρόπο σκοπεύει η τελευταία να εξασφαλίσει το ποσοστό που αναλογούσε στην Wang για τη διαχείριση των αξιολογήσεων του 1999, τη στιγμή που η εν λόγω εταιρεία δεν ήταν σε θέση να εγγυηθεί την παροχήπηρεσιών για τη διαχείριση των αξιολογήσεων του περασμένου έτους;

5. Ποιαπηρεσία και, συγκεκριμένα, ποιοςπάλληλος ευθυνόταν για την καθυστέρηση τηςπογραφής της σύμβασης με την Wang και ποια μέτρα σκοπεύει να λάβει η Επιτροπή για να αντιμετωπισθούν τα προβλήματα που δημιουργήθηκαν;

6. Πόσο θα είχε κοστίσει η διαχείριση της αξιολόγησης αν, όπως όλα τα άλλα έτη, είχε πραγματοποιηθεί απευθείας από την Επιτροπή;

7. Ευσταθεί το ότι το ηλεκτρονικό σύστημα που δημιουργήθηκε για την οργάνωση των αξιολογήσεων είναι ακατάλληλο;

Απάντηση του κ. Liikanen εξ ονόματος της Επιτροπής

(16 Νοεμβρίου 1999)

Η αξιολόγηση των προτάσεων γίνεται από την Επιτροπή βάσει των συστάσεων που διατυπώνουν ανεξάρτητοι εμπειρογνώμονες. Κάθε πρόταση εξετάζεται από διάφορους εμπειρογνώμονες, πρώτα ατομικά και στη συνέχεια στο πλαίσιο ενός πάνελ. Για λόγους αποτελεσματικότητας οι εμπειρογνώμονες καλούνται στις Βρυξέλλες ή στο Λουξεμβούργο προκειμένου να συμμετάσχουν ως μέλη μιας ομάδας στη διαδικασία αξιολόγησης. Η Επιτροπή θέτει στη διάθεσή τους την κατάλληληποδομή (αίθουσες συνεδριάσεων, εξοπλισμό επεξεργασίας δεδομένων, διοικητικήποστήριξη) και προετοιμάζει τα έγγραφα για τη συλλογή των αποτελεσμάτων της ατομικής και της ομαδικής αξιολόγησης και τις εκθέσεις των εμπειρογνωμόνων.

Με βάση τους διαθέσιμους πόρους για όλο το πρόγραμμα-πλαίσιο αλλά παίρνοντας επί0σηςπόψη τις προηγούμενες θετικές εμπειρίες του προγράμματος Esprit στη διάρκεια του τέταρτου προγράμματος πλαισίου (4ου ΠΠ), για το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο (5ο ΠΠ) προτιμήθηκε η επιλογήπεργολαβικής ανάθεσης σε εξωτερική εταιρεία όλων των καθηκόντων που συνδέονται με την αξιολόγηση και δεν συνεπάγονται ευθύνη της Επιτροπής στη διαδικασία αξιολόγησης: συλλογή προτάσεων, κωδικοποίηση των εντύπων, αποθήκευση των προτάσεων, δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων για περαιτέρω επεξεργασία στο πλαίσιο των συστημάτων πληροφορικής της Επιτροπής, σύνταξη εκθέσεων.

Η επιλογή τουπεργολάβου και η μίσθωση ενός κτιρίου για τη στέγαση της ομάδας αξιολόγησης (αίθουσες συνεδριάσεων, bureaux de passage, για το προσωπικό της Επιτροπής, εξασφάλιση χώρου για τον πάροχοπηρεσιών) είναι το αποτέλεσμα μιας συνηθισμένης πρόσκλησηςποβολής προσφορών με ανοικτή διαδικασία σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν για τις δημόσιες συμβάσεις.

1. Η χροιματοοικονομική βάση αυτής της σύμβασης περιλαμβάνει τρεις συνιστώσες: ένα μέρος με σταθερή τιμή για τηνποδομή (π.χ. 1,6 εκατ. για το 2000), μια μεταβλητή συνιστώσα ανά πρόταση που διεκπεραιώνεται (π.χ. 54 για πρόταση ενός εταίρου πουποβάλλεται ηλεκτρονικά, 107 για το ίδιο είδος πρότασης πουποβάλλεται σε χαρτί, 354 για πρόταση πολλών εταίρων με άνω των 20 σελίδων ελεύθερο κείμενο, πουποβάλλεται σε χαρτί) και μια μεταβλητή συνιστώσα ανά ημέρα εργασίας αξιολογητή στις εγκαταστάσεις (5,4).

2. Για τις δικές του δραστηριότητες ο πάροχοςπηρεσιών χρησιμοποιεί το 10% περίπου της συνολικής επιφάνειας (1.300 m2) του κτιρίου που έχει μισθωθεί για την ομάδα αξιολόγησης. Επομένως το κύριο μέρος του κτιρίου (περίπου 12.000 m2 ) κατανέμεται μεταξύ αιθουσών συνεδριάσεων που συνήθως φιλοξενούν ως 700 εμπειρογνώμονες κατά τις εκστρατείες αξιολόγησης και bureaux de passage της Επιτροπής. Η κατανομή του χώρου αυτού αναφερόταν σαφώς στις προδιαγραφές που συνόδευαν την πρόσκλησηποβολής προσφορών.

3. Για προφανείς λόγους η σύμβαση με τον πάροχοπηρεσιών αξιολόγησης πρέπει ναπογραφεί ταυτόχρονα ή μετά από τη σύμβαση μίσθωσης του κτιρίου. Η σύβαση για το κτίριο καθυστέρησε επειδή κρίθηκε απαραίτητη μια δεύτερη ενδουπηρεσιακή διαβούλευση μετά την παραίτηση της Επιτροπής προκειμένου να εφαρμοστεί με σύνεση η κατευθυντήρια γραμμή της παραιτηθείσας Επιτροπής για περιορισμό της δραστηριότητας στις αυστηρώς τρέχουσες εργασίες.

4. Οπως εξηγείται παραπάνω (στο σημείο 1) και όσον αφορά τις μεταβλητές δαπάνες, ο πάροχοςπηρεσιών αξιολόγησης πληρώνεται από την Επιτροπή (με βάση τον αριθμό των προτάσεων ή τις ημέρες εργασίας εμπειρογνώμονα).

Ολες οι πλευρές αναγνωρίζουν ότι το πλαίσιο μέσα στο οποίο έγινε η συλλογή των πρώτων προτάσεων, η κωδικοποίηση τους και η διαβίβασή τους στην Επιτροπή και διοργανώθηκαν οι πρώτες εκστρατείες αξιολόγησης δεν ήταν το καλύτερο (λόγω της καθυστερημένηςπογραφής της μισθωτήριας σύμβασης και των περιορισμών που ίσχυαν για τον προυπολογισμό του 1999). Ορισμένα μέρη του ήταν ακόμη στο στάδιο της εγκατάστασης.

Μόνο χάρη στη κοινή προσπάθεια της Wang και της Επιτροπής στάθηκε δυνατό να διενεργηθεί η διαδικασία αξιολόγησης έτσι ώστε να επιτελεστούν οι σημαντικές λειτουργίες και να τηρηθούν οι σημαντικές προθεσμίες.

5. Το κυριότερο μέρος της ερώτησης σας απαντήθηκε στο σημείο 3 παραπάνω. Οι συναφείς καθυστερήσεις που προκλήθηκαν λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων δεν μπορούν επομένως να καταλογιστούν σε μια συγκεκριμένηπηρεσία ή άτομο.

6. Στα πλαίσια του 4ου ΠΠ οι αξιολογήσεις διενεργούνταν κατά κανόνα σε προσωρινά γραφεία και σε ξενοδοχεία για χρονικές περιόδους μεταξύ τριων και έξι μηνών. Είναι δύσκολο να εκτιμηθούν οι συνολικές δαπάνες, επειδή τα λογιστικά συστήματα δεν προσέφεραν την δυνατότητα ενοποίησης των δαπανών αυτών, συμπεριλαμβανομένων των πολυάριθμων γενικών εξόδων. Από την άποψη του κόστους η Επιτροπή είναι της άποψης ότι οι εσωτερικές δαπάνες θα ήταν της ίδιας τάξης με αυτές που προκύπτουν από τις σημερινές κοινές εγκαταστάσεις αξιολόγησης.

7. Τα συστήματα πληροφορικής που χρησιμοποιήθηκαν για τις αρχικές αξιολογήσεις ήταν απολύτως κατάλληλα και επιτέλεσαν τις λειτουργίες τους όπως είχε σχεδιαστεί. Η έλλειψηποδομής ωστόσο περιόρισε τη χρήση τους. Τώρα πουπάρχει στο κτίριοποδομή χώρων για το δίκτυο και τουςπολογιστές, τα συστήματα έχουν μεταφερθεί στην ασφαλή αίθουσαπολογιστών από την οποία είναι σε θέση να εξυπηρετούν τους χρήστες σε όλο το κτίριο.