ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΩΤΗΣΗ E-2894/02

υποβολή: Jens-Peter Bonde (EDD) προς την Επιτροπή

(14 Οκτωβρίου 2002)

Θέμα: Λογιστικά της Επιτροπής

1. Ποιες Γενικές Διευθύνσεις έχουνπογράψει τις λογιστικές καταστάσεις τους χωρίς επιφυλάξεις και ποιες Γενικές Διευθύνσεις διατηρούν επιφυλάξεις για τις λογιστικές καταστάσεις τους·

2. Ποιες Γενικές Διευθύνσεις διαθέτουν διπλογραφική λογιστική για το σύνολο των συναλλαγών τους·

3. Ποιες Γενικές Διευθύνσεις χρησιμοποιούν λογιστικά φύλλα Excel για τα λογιστικά τους·

4. Έως ποια ημερομηνία αναμένει η Επιτροπή την καθιέρωση της διπλογραφικής λογιστικής στις διάφορες διευθύνσεις και οργανισμούς·

5. Πότε θα δημιουργηθεί ένα κεντρικό σύστημα διπλογραφικής λογιστικής που θα περιλαμβάνει τις συναλλαγές της κάθε Γενικής Διεύθυνσης και των αποκεντρωμένων οργανισμών και φορέων·

Απάντηση της κας Schreyer για λογαριασμό της Επιτροπής

(2 Δεκεμβρίου 2002)

1. Κάθε Γενική Διεύθυνση (ΓΔ) στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων της προβαίνει σε δήλωση σχετικά με τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των διαθέσιμων πόρων καθώς και την κανονικότητα και τη νομιμότητα που διέπουν τις συναλλαγές, όχι μόνο όσον αφορά τους λογαριασμούς. Η ΓΔ Προϋπολογισμού διατύπωσε δύο επιφυλάξεις στη δήλωση 2001, μια όσον αφορά τον συγχρονισμό, τη συνεκτικότητα και την ασφάλεια των δεδομένων σχετικά με τις δημοσιονομικές πληροφορίες και μια άλλη δήλωση σχετικά με την ατελή αντιπροσώπευση της κατάστασης όσον αφορά τη τελική θέση των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού. Και τα δύο θέματα αναφέρθηκαν ήδη προς βελτίωση στο έγγραφο εργασίας 2001. Από τότε λήφθηκαν μέτρα εκσυγχρονισμού, όπως είναι η ένταξη νέων στοιχείων στις δημοσιονομικές καταστάσεις (καταχώριση και απόσβεση παγίων στοιχείων ενεργητικού, διορθώσεις αξίας επί απαιτήσεων, συνταξιοδοτικά δικαιώματα, λογιστική καταχώρηση των πιστώσεων πληρωμών που μεταφέρονται ως επιβαρύνσεις και χρέη του οικονομικού έτους), οι βελτιώσεις του συστήματος λογιστικών πληροφοριών (συγχρονισμός και εξασφάλιση της ποιότητας, συστήματα διεπαφής, ενημέρωση και αναθεώρηση της πρόσβασης στο σύστημα ασφάλειας, δοκιμές δυσλειτουργίας του συστήματος, αρχείο τιμολογίων, κ.λπ.).

2. Όλες οι συναλλαγές που καταχωρίστηκαν από τις ΓΔ στο εργαλείο δημοσιονομικής διαχείρισης τηρούνται στο κεντρικό σύστημα λογιστικής (SAP R/3) με διπλογραφικό σύστημα:

- Si2 είναι εργαλείο δημοσιονομικής διαχείρισης για τις διατάκτριεςπηρεσίες (ΓΔ). Οι συναλλαγές καταχωρούνται από τις Γενικές Διευθύνσεις στο Si2, είτε άμεσα, είτε έμμεσα με μεταφορά από τα τοπικά συστήματα πληροφορικής, μέσω μιας τυποποιημένης διεπαφής. Όλες οι συναλλαγές πρέπει να επικυρώνονται στο Si2 από τον διατάκτη πριν από την διαβίβασή τους στο R/3,

- το SAP R/3 χρησιμοποιείται από τιςπηρεσίες του Υπόλογου και από τον Δημοσιονομικό Ελεγκτή. Το σύστημα αυτό είναι το επίσημο σύστημα λογιστικής της Επιτροπής το οποίο χρησιμοποιείται για τη λογιστική του προϋπολογισμού, τη γενική λογιστική (διπλογραφικό σύστημα), την ταμειακή διαχείριση, την κύρωση τρίτων μερών, τις εισπράξεις και τις εντολές πληρωμών μέσω του δικτύου SWIFT(1).

Το λογιστικό πλαίσιο της Επιτροπής και το λογιστικό της σύστημα αναπτύχθηκαν σε μια εποχή κατά την οποία χρησιμοποιείτο γενικά η ταμειακή λογιστική σε όλο τον δημόσιο τομέα, κυρίως για τη λογιστική του προϋπολογισμού. Επίσης, οι διαδικασίες έπρεπε να σχεδιασθούν κατά τέτοιο τρόπο ώστε να ανταποκρίνονται στις διατάξεις του Δημοσιονομικού Κανονισμού(2).

Η Επιτροπήποβάλλει πλήρως αυτοματοποιημένες δημοσιονομικές καταστάσεις σε ταμειακή βάση που δεν χρειάζονται άλλες πληροφορίες εκτός από τις λογιστικές.

3.-4. Η Επιτροπή έχει ήδη καθιερώσει στοιχεία λογιστικής του δεδουλευμένου στην παρουσίαση των δημοσιονομικών της καταστάσεων κατά τα τελευταία έτη. Μερικά από αυτά τα στοιχεία της λογιστικής του δεδουλευμένου και τις πληροφορίες που βασίζονται στον ισολογισμό, που προορίζονται για τα παραρτήματα των λογαριασμών, προέρχονται από άλλες πηγές εκτός από το επίσημο λογιστικό σύστημα, για παράδειγμα από την αξία του παθητικού του συνταξιοδοτικού συστήματος, ή, από τους λογαριασμούς του Κοινοβουλίου, για την αξία των κτιρίων.

Αυτές οι πληροφορίες με βάση τη λογιστική του δεδουλευμένου — που διαβιβάζονται από τις άλλες ΓΔ στον Υπόλογο της Επιτροπής — πρέπει να καταρτίζονται σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες αξιολόγησης των στοιχείων απογραφής και ενεργητικού. Για τη διευκόλυνση των ελέγχων, της εναρμόνισης και της ομαδοποίησης των στοιχείων, ζητείται από τις ΓΔ να διαβιβάζουν τις πληροφορίες τους με τη μορφή προδιαμορφωμένων πινάκων Excel. Κατά συνέπεια, είναι σαφές ότι αυτό δεν σημαίνει ότι οι ΓΔ θα συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το σύστημα Excel μόνο για τους ταμειακούς τους λογαριασμούς αλλά και για τους γενικούς λογαριασμούς τους.

Η Επιτροπή διαθέτει ένα κεντρικό σύστημα λογιστικής, το οποίο συγκεντρώνει όλες τις συναλλαγές κάθε ΓΔ. Αυτό αποτελεί μια από τις βασικές μεταρρυθμίσεις που έγιναν δυνατές με την καθιέρωση του Sincom2.

Οι λογαριασμοί τωνπηρεσιών δεν περιλαμβάνονται σάυτό το κεντρικό σύστημα γιατί οι ετήσιοι λογαριασμοί τους δεν είναι ενοποιημένοι με τους λογαριασμούς των Κοινοτήτων, αλλάποβάλλονται χωριστά.

5. Η Επιτροπή διαθέτει ήδη ένα κεντρικό λογιστικό σύστημα το οποίο χρησιμοποιείται για την κατάρτιση των ετήσιων καταστάσεων λογαριασμών.

Οι ετήσιοι λογαριασμοί τωνπηρεσιών θα ενοποιηθούν το 2005(3). Τότε, οι Υπηρεσίες πρέπει να εφαρμόζουν τις ίδιες λογιστικές αρχές και τους ίδιους λογιστικούς κανόνες με την Επιτροπή. Ωστόσο, είναι ελεύθερες να χρησιμοποιήσουν το ίδιο σύστημα λογιστικής με την Επιτροπή ή να επιλέξουν ένα άλλο σύστημα προσαρμοσμένο στο μέγεθος και τις ανάγκες τους.

(1) SWIFT = Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 2335/95 του Συμβουλίου της 18ης Σεπτεμβρίου 1995 για τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού της 21ης Δεκεμβρίου 1977 που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων όσον αφορά ειδικές διατάξεις που εφαρμόζονται στις πιστώσεις έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης, ΕΕ L 240 της 7.10.1995.

(3) Άρθρο 121 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, της 25ης Ιουνίου 2002, για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ΕΕ L 248 της 16.9.2002.