ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΩΤΗΣΗ E-1564/03

υποβολή: Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) προς την Επιτροπή

(8 Μαΐου 2003)

Θέμα: Ανωμαλίες στο νέο σύστημα εκθέσεων εξέλιξης σταδιοδρομίας

Αναγνωρίζει η Επιτροπή ότι πολλοίπάλληλοί της ανησυχούν σοβαρά λόγω του νέου συστήματος εκθέσεων εξέλιξης σταδιοδρομίας που καθιερώθηκε εφέτος·

Μπορεί να εξηγήσει η Επιτροπή τις παρακάτω ανωμαλίες του νέου συστήματος·

Οι περισσότερεςπηρεσίες της Επιτροπής επέλεξαν να αποδώσουν τα σημεία σε όλους τουςπαλλήλους τους πριν από τις συνεντεύξεις με τους προϊσταμένους για την έκθεση εξέλιξης σταδιοδρομίας, προκειμένου να διατηρηθεί ο επιθυμητός μέσος όρος των 14 σημείων. Αν τα σημεία για τουςπαλλήλους έχουν αποδοθεί ήδη πριν από τις συνεντεύξεις, δεν στερεί τούτο τη σοβαρότητα από τις συνεντεύξεις, οι οποίεςποτίθεται ότι βοηθούν στην αξιολόγηση της απόδοσης τωνπαλλήλων·

Κοινή απάντησητου κ. Kinnock εξ ονόματος της Επιτροπήςστις γραπτές ερωτήσεις E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 και E-1565/03

(27 Ιουνίου 2003)

Ήταν φυσικό, στην Επιτροπή όπως και σε άλλους οργανισμούς, η εισαγωγή ενός νέου συστήματος αξιολόγησης να αντιμετωπισθεί με κάποια επιφυλακτικότητα και ανησυχία από ορισμένα μέλη του προσωπικού. Ωστόσο, η Επιτροπή παρατηρεί ότι ένα μεγάλο μέρος της αρχικής ανησυχίας έχει ήδη εφησυχασθεί καθώς

το προσωπικό έλαβε μέρος στη διαδικασία της έκθεσης εξέλιξης σταδιοδρομίας. Σε γενικές γραμμές, οι Γενικές Διευθύνσεις (ΓΔ) σε ολόκληρη την Επιτροπή ολοκλήρωσαν την αξιολόγηση με σοβαρό και παραγωγικό τρόπο, ιδίως δε όσον αφορά τον απαιτούμενο συστηματικό διάλογο, ο οποίος αναγνωρίστηκε ως θετική εξέλιξη για το προσωπικό και τη διοίκηση.

Το σύστημα αξιολόγησης καθιερώθηκε από την Επιτροπή έπειτα από πολλή σκέψη και εκτενείς διαβουλεύσεις με όλους τους ενδιαφερομένους. Δεν σχεδιάσθηκε ούτε παρουσιάστηκε ως επιστημονικό εργαλείο για τη μέτρηση της απόδοσης, απλά επειδή ένα τέτοιο εργαλείο δενπάρχει πουθενά. Ωστόσο, το σύστημα χρησιμοποιεί μια σειρά στοιχείων και μηχανισμών που περιλαμβάνουν ομοιόμορφα κριτήρια, πρότυπα, και διαδικασίες, καθώς και ελέγχους και ισορροπίες. Όλα αυτά μαζί συμβάλλουν σε ρυθμίσεις οι οποίες είναι όσο το δυνατόν πιο αντικειμενικές και ικανές να εξασφαλίσουν αξιόπιστες αξιολογήσεις.

Οι τέσσερις ερωτήσεις του αξιότιμου μέλους είναι αλληλένδετες:

Απαντώντας στη γραπτή ερώτηση Ε-1563/03: η Επιτροπήπενθυμίζει ότι, σύμφωνα με τον ισχύοντα κανονισμόπηρεσιακής κατάστασης, η προαγωγή πρέπει να βασίζεται σε σύγκριση της σχετικής αξίας όλου του προσωπικού της Επιτροπής που έχουν ένα συγκεκριμένο βαθμό. Η αρχή αυτή μνημονεύεται τακτικά και κατ'επανάληψη στην ευρωπαϊκή νομολογία.

Σ'αυτό το πλαίσιο, η Επιτροπή εισήγαγε, ως αναπόσπαστο τμήμα της νέας μεθοδολογίας της, την έννοια του μέσου όρου — στόχου, εκφρασμένου σε μονάδες αξίας. Ο στόχος αυτός, ο οποίος ορίσθηκε σε 14/20, εφαρμόζεται σε κάθε βαθμό και σε όλες τις ΓΔ της Επιτροπής και αντιστοιχεί σε ένα αποτέλεσμα που αντικατοπτρίζει ένα πολύ καλό συνολικό επίπεδο απόδοσης.

Υπάρχουν και άλλοι λόγοι για τον καθορισμό ενός μέσου όρου — στόχου. Το σύστημα ενθαρρύνει τους προϊσταμένους να προβαίνουν σε προσωπικές αξιολογήσεις με βάση την αποδεδειγμένη αξία. Ταυτόχρονα, σε συσχετισμό με την αρχή αυτή, είναι ανάγκη να εξασφαλιστεί ότι ένα σύστημα αξιολόγησης δεν αναπτύσσει πληθωριστικές τάσεις — δηλ.περβολικά γενναιόδωρες βαθμολογίες — πουποβαθμίζουν τις μεθοδολογίες αξιολόγησης του προσωπικού και έχουν ως αποτέλεσμα να ενεργούν εις βάρος της μεγάλης πλειονότητας του προσωπικού.

Το σύστημα του μέσου όρου — στόχου λαμβάνειπόψη την καλά θεμελιωμένη και ευρέως αναγνωρισμένη πραγματικότητα ότι, σε επαρκώς συγκεντρωτικό επίπεδο, η κατανομή του προσωπικού σύμφωνα με την απόδοση επιτρέπει ένα πρότυπο που αντικατοπτρίζει αυτό που είναι γνωστό ως καμπύλη της κανονικής κατανομής (ή κωδωνοειδής καμπύλη). Μια κανονική κατανομή γύρω από το μέσο όρο — στόχο 14 μονάδων αξίας είναι, κατά συνέπεια, αυτό που λογικά μπορεί να αναμένεται ως αποτέλεσμα της διαδικασίας αξιολόγησης.

Απαντώντας στην ερώτηση Ε-1562/03, θα πρέπει να σημειωθεί ότι το σύστημα που περιγράφεται σε απάντηση της ερώτησης 1563/03 παρέχει ένα ορισμένο περιθώριο ευελιξίας, έτσι ώστε να επιτρέπει την κατάλληλη αναγνώριση της αξίας (ιδιαίτερα στις περιπτώσεις εκείνες στις οποίες οι εμπλεκόμενοι αντιπροσωπεύουν ένα δείγμαπερβολικά μικρό για να αντικατοπτρίζει την ομοιόμορφη και κανονική κατανομή που προαναφέρθηκε). Πρώτον, οι ΓΔ μπορούν ναπερβαίνουν το μέσο όρο στόχο κατά μία μονάδα, δηλ., να ανέλθει στις 15 μονάδες αξίας (και όχι, όπως ανέφερε το αξιότιμο μέλος, στις 14,5), χωρίς ναφίστανται καμία αρνητική συνέπεια. Πέρα από το επίπεδο αυτό, εφαρμόζεται ποινή, με μείωση του συνόλου των μονάδων προτεραιότητας που διατίθενται στην ΓΔ για το συγκεκριμένο βαθμό. Ωστόσο, ακόμα και σε αυτήν την περίπτωση,πάρχει περιθώριο να λαμβάνονταιπόψη ιδιαίτερες καταστάσεις σε συγκεκριμένους βαθμούς, έτσι ώστε να μην επιβάλλεται ποινή σε ομάδες το προσωπικό των οποίων παρουσιάζει πολύ καλές αποδόσεις: εφόσον η ΓΔ προβάλλει τα κατάλληλα επιχειρήματα, η επιτροπή προαγωγών μπορεί να αποφασίζει την ακύρωση ή τη μείωση της ποινής.

Απαντώντας στη γραπτή ερώτηση Ε-1564/03 η Επιτροπή επιθυμεί ναπογραμμίσει το γεγονός ότι, σε σχέση με τη δυνατότητα προ-χορήγησης μονάδων αξίας πριν από την πραγματοποίηση των διαλόγων στο πλαίσιο της αξιολόγησης, η συνέντευξη αξιολόγησης πρέπει να περιλαμβάνει ένα σημαντικό προοπτικό στοιχείο που θα παρέχει την ευκαιρία στους προϊσταμένους να συζητήσουν με το προσωπικό τις εξελικτικές τους ανάγκες και το δυναμικό τους για βελτίωση της επαγγελματικής τους απόδοσης.

Το νέο σύστημα αξιολόγησης και ηποχρέωση τήρησης του μέσου όρου — στόχου με την έννοια των μονάδων αξίας σημαίνουν ότι, μέσα σε κάθε ΓΔ, απαιτείται συντονισμένη προσπάθεια προκειμένου να εξασφαλισθεί η συνοχή των αποτελεσμάτων αξιολόγησης σε όλες τις διευθύνσεις και μονάδες καθώς και η δίκαιη κατανομή των μονάδων αξίας.

Συνεπώς είναι φυσιολογικό, στο πλαίσιο της ορθής πρακτικής, να πραγματοποιούνται κάποιες προπαρασκευαστικές εργασίες εντός της ΓΔ. Αναφορά στην εν λόγω διαδικασία συντονισμού στο πλαίσιο της

προετοιμασίας για τα επίσημα στάδια της αξιολόγησης γίνεται στο άρθρο 3 παράγραφος 6 των γενικών διατάξεων εφαρμογής του άρθρου 43 του κανονισμούπηρεσιακής κατάστασης(1). Πρωταρχικός στόχος της διαδικασίας αξιολόγησης είναι να συμφωνήσουν οι αξιολογητές για ένα σύνολο κοινών προτύπων ερμηνείας των κριτηρίων αξιολόγησης, έτσι ώστε οι προσωπικές αξιολογήσεις να μπορούν να διεξαχθούν στο πλαίσιο μιας ενιαίας κατανόησης του συστήματος και της μεθόδου.

Ως εκ τούτου, στις συνεδριάσεις συντονισμού θα πρέπει πάντα να συμμετέχουν οι συντάκτες και οι επικυρωτές των εκθέσεων αξιολόγησης. Επιπλέον, δεν θα πρέπει να καταλήγουν σε μια προκαθορισμένη κατανομή των μονάδων αξίας σε κάθεπάλληλο πριν από την πραγματοποίηση των προσωπικών αξιολογήσεων. Οι συνεδριάσεις αυτές πρέπει να στοχεύουν στην εκτίμηση της κατανομής των μονάδων αξίας, με βάση μια γενική σύγκριση όλων των μελών του προσωπικού που βρίσκονται στον ίδιο βαθμό, και με την προϋπόθεση ότι μια τέτοια εκτίμηση προκύπτει από τις κρίσεις των συντακτών των εκθέσεων αξιολόγησης όσον αφορά την απόδοση και την αξία του προσωπικού τους. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει ναπάρχει κάποιο περιθώριο ευελιξίας προκειμένου να λαμβάνονταιπόψη οι περιπτώσεις εκείνες στις οποίεςπάρχουν διαφορές μεταξύ των εκτιμήσεων και των αποτελεσμάτων με την έννοια των εκθέσεων εξέλιξης σταδιοδρομίας.

Εάν δεν τηρούνταν οι σχετικές ρυθμίσεις, οι συντάκτες των εκθέσεων (στις περισσότερες περιπτώσεις, οι προϊστάμενοι μονάδων, ως οι άμεσοι διαχειριστές του προσωπικού) δεν θα είχαν στη διάθεσή τους τα μέσα για να εκπληρώσουν το καθήκον τους και το προνόμιο της πραγματικής αξιολόγησης του προσωπικού του οποίου προΐστανται. Κάτι τέτοιο θα αποτελούσε σοβαρή στρέβλωση του συστήματος, και η Επιτροπή παρακαλεί το αξιότιμο μέλος να της παράσχει οποιαδήποτε πληροφορία που τυχόν έχει στη διάθεσή του από την οποία να προκύπτει ότι έχουν παρουσιασθεί συγκεκριμένες παρατυπίες, έτσι ώστε να γίνουν οι κατάλληλες ενέργειες.

Απαντώντας στη γραπτή ερώτηση Ε-1565/03: οι μονάδες προτεραιότητας, όπως και οι μονάδες αξίας, μπορούν να χορηγούνται με βάση δεδομένα ιδιαίτερης απόδοσης. Επιπλέον, η χορήγηση των πρόσθετων αυτών μονάδων στουςπαλλήλους που τους αξίζει περισσότερο διέπεται από τους κανόνες που καθορίζει το άρθρο 6 παράγραφος 3 των γενικών διατάξεων εφαρμογής του άρθρου 45 του κανονισμούπηρεσιακής κατάστασης(2), απ'όπου προκύπτουν σαφώς τα κριτήρια χορήγησης που μπορούν να συνοψιστούν ως εξής: Οι μονάδες προτεραιότητας δίνονται στουςπαλλήλους σε αναγνώριση, μεταξύ άλλων, της συμβολής τους στην επίτευξη ευρύτερων στόχων από εκείνους που σχετίζονται άμεσα με το προσωπικό πρόγραμμα εργασίας τους ή/και ως ανταμοιβή για ιδιαίτερες προσπάθειες και εξαιρετικά αποτελέσματα. Προκειμένου να δοθεί δυνατότητα ουσιαστικής διαφοροποίησης του προσωπικού με βάση την αξία, το μισό από το διαθέσιμο σύνολο μονάδων προτεραιότητας πρέπει να διανέμεται στουςπαλλήλους που παρουσιάζουν τη βέλτιστη απόδοση σε ένα συγκεκριμένο βαθμό (που αντιστοιχεί σε γενικές γραμμές στο 15 % των ατόμων που έχουν τον εν λόγω βαθμό).

Οι διευθυντές και οι γενικοί διευθυντές είναιπεύθυνοι για την κατάρτιση των προτάσεων χορήγησης των μονάδων προτεραιότητας για τον προφανέστατο λόγο ότι η θέση τους τους επιτρέπει να έχουν μια ευρύτερη εικόνα του τμήματος και του προσωπικού του.

Εκτός από τις αρχές αυτές, οι ΓΔ ενέκριναν μερικές απλές κατευθυντήριες γραμμές που σχετίζονται με την κατανομή των μονάδων προτεραιότητας και οι οποίες τέθηκανπόψη του προσωπικού.

Η απόφαση σχετικά με τη χορήγηση των μονάδων προτεραιότητας λαμβάνεται συλλογικά και όχι μόνο από το γενικό διευθυντή (δεδομένου ότι αυτός θα εγκρίνει την απόφαση με βάση τις πληροφορίες που έχει λάβει από τους προϊσταμένους και με βάση τις προτάσεις τους) και με τη συμμετοχή των εκπροσώπων προσωπικού.

Όλοι οι παράγοντες αυτοί συμβάλλουν στην εξασφάλιση ότι οι αποφάσεις σχετικά με τις προαγωγές λαμβάνονται με βάση αντικειμενικά στοιχεία και είναι αποτέλεσμα δίκαιης και διαφανούς διαδικασίας.

(1) που εγκρίθηκε από την Επιτροπή στις 26 Απριλίου 2002.

(2) επίσης εγκρίθηκε από την Επιτροπή στις 26 Απριλίου 2002.