ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΩΤΗΣΗ E-1618/02

υποβολή: Gabriele Stauner (PPE-DE) προς την Επιτροπή

(6 Ιουνίου 2002)

Θέμα: Αδυναμίες του λογιστικού συστήματος της Επιτροπής

Στα τέλη Μαΐου του τρέχοντος έτους η Επιτροπή, μετά από μία περίοδο που δεν ξεπέρασε τους 5 μήνες απήλλαξε από τα καθήκοντά της την νέαπόλογο. Ηπόλογος απηλλάγη λόγω του ότι τόλμησε να ασκήσει κριτική για το γεγονός ότι η τροποποίηση που πραγματοποιεί η Επιτροπή στο δημοσιονομικό κανονισμό αυξάνει τον κίνδυνο για απάτες και ατασθαλίες.

Ηπόλογος επεσήμανε επίσης τις αδυναμίες και κινδύνους του σημερινού λογιστικού συστήματος Sincom 2 της Επιτροπής, που είναι γνωστοί στην Επιτροπή εδώ και έτη χωρίς όμως να έχει πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε σχετική αλλαγή.

Μπορεί η Επιτροπή σε σχέση με το Sincom 2 να επιβεβαιώσει, ότι

1. μετά τη μετάβαση στο εν λόγω σύστημα έχουν χαθεί πληροφορίες, έτσι ώστε π.χ. σε ό,τι αφορά τις δαπάνες της Επιτροπής στον τομέα της έρευνας σε πολλές περιπτώσεις να μην είναι πλέον δυνατόν να διαπιστωθεί ποια ποσά έχουν πληρωθεί για ορισμένα προγράμματα·

2. το σύστημα είναι τόσο ανασφαλές, ώστε για ήδη περατωθέντα οικονομικά έτη τα δεδομένα μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο χειρισμού εκ τωνστέρων, έτσι ώστε να καλυφθούν π.χ. λάθη και ατασθαλίες·

3. η αρμόδια για τον προϋπολογισμό Επίτροπος έχει σκόπιμα καθυστερήσει την εξέταση του λογιστικού συστήματος από την εσωτερικήπηρεσία ελέγχου της Επιτροπής·

Μπορεί η Επιτροπή να ανακοινώσει, εάν ο αρμόδιος για τον προϋπολογισμό Γενικός Διευθυντής έχει περιγράψει σωστά ταφιστάμενα με την Sincom 2 προβλήματα και κινδύνους στην ετήσια δήλωση αξιοπιστίας για τη Γενική Διεύθυνσή του, και να μου διαβιβάσει ενδεχομένως ένα αντίγραφο των σχετικών δηλώσεων·

Απάντηση της κ. Schreyer εξ ονόματος της Επιτροπής

(23 Σεπτεμβρίου 2002)

Η Επιτροπή εκτιμά ιδιαίτερα την έκδοση του αναθεωρημένου δημοσιονομικού κανονισμού του Συμβουλίου της 25ης Ιουνίου 2002, αφού προηγήθηκαν χρήσιμες τροπολογίες του Κοινοβουλίου και του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Η Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού του Κοινοβουλίου ενέταξε το θέμα 12 φορές στην ημερήσια διάταξή της και η επιτροπή προϋπολογισμών του Κοινοβουλίου το συζήτησε σε 15 συνεδριάσεις. Η Ολομέλεια του Κοινοβουλίου εξέτασε το ζήτημα και ψήφισε επί αυτού τρείς φορές. Η στάση του Κοινοβουλίου τεκμηριώνεται στα πρακτικά των συνεδριάσεων της 31 Μαΐου 2001, 29 Νοεμβρίου 2001 και 12 Ιουνίου 2002.

Η αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο για τη βελτίωση της οικονομικής διαχείρισης των ευρωπαϊκών οργάνων, καθώς καθορίζονται σε αυτή με σαφήνεια οι αρχές του προϋπολογισμού, οι κανόνες εκτέλεσης και οι αρμοδιότητες των δημοσιονομικών παραγόντων, συμπεριλαμβανομένων τωνπολόγων. Στον τίτλο VII, ο οποίος βασίζεται στη σύγχρονη πρακτική, ορίζονται οι κανόνες παρουσίασης λογαριασμών και της λογιστικής. Βάσει του τίτλου αυτού, η Επιτροπή καλείται να τροποποιήσει και πάλι το λογιστικό της σύστημα, διαδικασία την οποία έχει ήδη ξεκινήσει.

1. Η Επιτροπή τροποποίησε το λογιστικό της σύστημα το 1997 για το Κοινό Κέντρο Έρευνών και το 1998 για τοπόλοιπο τμήμα του τομέα των ερευνών. Μόνο οι μη ολοκληρωθείσες εργασίες μεταφέρθηκαν στο νέο λογιστικό σύστημα.

Εντούτοις, προκειμένου να μη χαθούν οικονομικά στοιχεία, η Επιτροπή προέβη στις εξής ενέργειες:

- τα ιστορικά στοιχεία του ερευνητικού τομέα (εκτός εκείνων του Κοινού Κέντρου Έρευνών), δηλαδή οι πληρωμές που έγιναν για κάθε ανάληψηποχρεώσεων, έχουν τοποθετηθεί στο Datawarehouse του Sincom 2 (το νέο λογιστικό σύστημα). Τα ιστορικά στοιχεία διατίθενται σε αυτήν τη βάση δεδομένων.

- όσον αφορά στο Κοινό Κέντρο Έρευνών, τα ιστορικά στοιχεία δεν ενσωματώθηκαν πλήρως στο Datawarehouse του Sincom 2. Μεταφέρθηκαν μόνο τα στοιχεία που ήταν απαραίτητα για την έκδοση των δημοσιονομικών δελτίων. Εντούτοις, όλα τα ιστορικά στοιχεία αντιγράφηκαν στη βάση δεδομένων DATA POOL και διατίθενται στους ενδιαρερομένους.

Συνεπώς, όλα τα στοιχεία που αφορούν κάθε ανάληψηποχρεώσεων μπορούν να διαπιστωθούν μέσω των εν λόγω βάσεων δεδομένων.

2. Όσον αφορά στην ασφάλεια του συστήματος, η Επιτροπή τονίζει ότι το σύστημα περιλαμβάνει μέτρα ασφαλείας, ώστε δεδομένα προηγουμένων ετών να μην μπορούν να τροποποιηθούν εκ τωνστέρων. Η πρόσβαση σε δεδομένα παλαιότερων ετών δεν επιτρέπεται.

Στην περίπτωση που πρέπει να διαμορφωθεί μια τελική εκδοχή της δημοσιονομικής κατάστασης, προκειμένου να περιληφθούν οικονομικά στοιχεία (μη σχετιζόμενα με τον προϋπολογισμό), τα οποία προέκυψαν κατόπιν κλεισίματος του οικονομικού έτους, οπόλογος εισάγει τις λογιστικές εγγραφές στο λογιστικό σύστημα. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται η πληρότητα των λογαριασμών, όπως προβλέπεται στα λογιστικά πρότυπα και απαιτείται από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

3. Ηπηρεσία εσωτερικού ελέγχου κατάρτισε ένα σχέδιο προγράμματος εργασίας, στο οποίο προβλεπόταν η διεξαγωγή ελέγχων με σκοπό να σχηματιστεί μια πλήρη εικόνα της λειτουργικής αποτελεσματικότητας του Sincom και των τοπικών συστημάτων. Η επιτροπή παρακολούθησης ελέγχου τόνισε στη συνεδρίασή της, το Δεκέμβριο του 2000, ότιφίστατο κίνδυνος ο έλεγχος αυτός να συνέπιπτε με εκείνους που είτε είχε προγραμματίσει είτε διεξήγαγε το Ελεγκτικό Συνέδριο. Ηπηρεσία εσωτερικού ελέγχουποστηρίζει στο επικαιροποιημένο πρόγραμμα εργασίας της ότι ο έλεγχος του Sincom και των συνδεδεμένων τοπικών συστημάτων πληροφορικής θα μπορούσε κάλλιστα να αποτελέσει τμήμα της επανεξέτασης των συστημάτων διοίκησης και ελέγχου, η οποία ορίζεται στο άρθρο 87 (φάση 2) του Λευκού Βιβλίου για τη μεταρρύθμιση. Ηπηρεσία εσωτερικού ελέγχου ξεκίνησε τη διεξαγωγή περαιτέρω ελέγχων των λογιστικών πρακτικών και διαδικασιών τον Απρίλιο του 2001. Το πρόγραμμα ελέγχων του 2002 τηςπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου περιελάμβανε τον έλεγχο του ηλεκτρονικού συστήματος οικονομικής διαχείρισης και λογιστικής Sincom2. Η έναρξη του ελέγχου ανακοινώθηκε από τηνπηρεσία εσωτερικού ελέγχου με επιστολή της προς τους γενικούς διευθυντές και προϊσταμένουςπηρεσιών το Μάρτιο του 2002 και ο έλεγχος βρίσκεται σε εξέλιξη.

4. Οι ανάγκες της Επιτροπής όσον αφορά την οικονομική διαχείριση και λογιστική, καλύπτονται μέσω της κεντρικής ηλεκτρονικής εφαρμογής SINCOM 2. Το πρόγραμμα αυτό εισήχθη για πρώτη φορά το 1997 και το 1999 επεκτάθηκε η χρήση του σε όλες τηςπηρεσίες της Επιτροπής. Πραγματοποιούνται εργασίες, προκειμένου να εξακριβωθούν και να αντιμετωπιστούν οι δυσκολίες που συνδέονται με αυτό. Τις εν λόγω δυσκολίες πραγματεύεται το έγγραφο εργασίας του Ιουνίου του 2001 της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού, το οποίο δημοσιεύτηκε στον δικτυακό τόπο της.

To εν λόγω έγγραφο εργασίας αποτέλεσε τη βάση για την προπαρασκευή τουπομνήματος προς την Επιτροπή σχετικά με τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος, η οποία ανατέθηκε στον νέοπόλογο το Μάρτιο του 2002. Δόθηκε όμως παράταση για τηνποβολή τουπομνήματος έως τέλη Ιουλίου του 2002, καθώς οπόλογος δεν είχε συντάξει κατάλληλο έγγραφο εμπρόθεσμα.

Ο γενικός διευθυντής της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού έχει θίξει τα προβλήματα και τους κινδύνους που συνδέονται με τη χρήση του Sincom2 στην ετήσια δήλωση αξιοπιστίας, στην οποία εξέφρασε και τις επιφυλάξεις του σχετικά με αυτό. Η Επιτροπή θα στείλει τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και μία συνοπτική έκθεση κάθε Γενικής Διεύθυνσης σταπόλοιπα όργανα.