ΓΡΑΠΤΗ ΕΡΩΤΗΣΗ E-3003/02

υποβολή: Erik Meijer (GUE/NGL) προς την Επιτροπή

(23 Οκτωβρίου 2002)

Θέμα: Ποιότητα, αποτελεσματικότητα και κόστος των συστημάτων λογιστικής που χρησιμοποιεί η Επιτροπή

1. Εξακολουθεί η Επιτροπή να έχει επαφή με την γερμανική εταιρία λογισμικού SAP σε ό,τι αφορά την προμήθεια λογισμικούλικού για τα συστήματα λογιστικής·

2. Έχει αναπτυχθεί το σύστημα λογιστικής που χρησιμοποιεί σήμερα η Επιτροπή από δύο διαφορετικές εταιρίες επί τη βάσει διαφορετικών και μη συμβατών αρχών ιδίως σε ό,τι αφορά τη διπλογραφική μέθοδο· Γιατί·

3. Παρείχε η SAPπηρεσίες συντήρησης και επιμόρφωσης, και εξακολουθεί να τις παρέχει·

4. Υπάρχει κάποιος πάροχος λογισμικού που να χρειάζεται εκτός από την SAP;

5. Εφαρμόζει η Επιτροπή ενιαίο σύστημα τιμολογίων ή διαφορετικά συστήματα·

6. Το σύστημα SI 2 είχε αναπτυχθεί απόπολόγους ή άλλους εμπειρογνώμονες·

7. Ποιος θα αποφασίσει ποια συστήματαπολογιστών θα εφαρμοσθούν·

8. Τα συστήματα αναπτύσσονται για να συμβαδίζουν με τουςπολογιστές ή αντιστρόφως·

9. Πόσο κόστισε η ανάπτυξη του συστήματος SI 2 που εισήχθη αντί να χρησιμοποιηθεί το αρχικό SAP / R3, το οποίο είχε σχεδιασθεί ειδικά για την Επιτροπή για να καλύπτει όλους τους σκοπούς·

10. Πόσες άδειες SAP θα χρησιμοποιήσει η Επιτροπή στο εγγύς μέλλον· Είναι περισσότερες ή λιγότερες από αυτές που χρησιμοποιούνται σήμερα·

11. Πόσες άδειες θα χρειαστούν για την ανάπτυξη του συστήματος SAP / R3 σε ολόκληρη την Επιτροπή για όλους τους σκοπούς δεδομένου ότι χρησιμοποιείται ως το μοναδικό σύστημα·

12. Ποια είναι η απαιτούμενη επένδυση για τις άδειες αυτές εάν η Επιτροπή πράξει όσα αναφέρονται στην ερώτηση 11·

13. Με ποιον τρόπο προσπαθεί η Επιτροπή να περιορίσει την συνεχή δαπάνη αγοράς και ανανέωσης συστημάτων·

14. Με ποιον τρόπο προσπαθεί η Επιτροπή να πετύχει διαφανέστερα και πιο ολοκληρωμένα αποτελέσματα από τα συστήματα λογιστικής που χρησιμοποιεί σήμερα·

Απάντηση της κ. Schreyer εξ ονόματος της Επιτροπής

(31 Ιανουαρίου 2003)

1.-3. Μετά από την πρόσκλησηποβολής προσφορών (ανοικτή διαδικασία) που δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα(1),πογράφηκε σύμβαση πλαίσιο με την εταιρία SAP.

Μια νέα σύμβαση πλαίσιοπογράφηκε με τη SAP τον Ιούλιο του 2000, μετά από διαπραγματεύσεις, για περίοδο έξι ετών.

Η σύμβαση καλύπτει:

- την αγορά αδειών για τη χρήση του λογισμικού,

- τη συντήρηση και στήριξη λογισμικού,

- την παροχήπηρεσιών για την ανάλυση των αναγκών και τη διασφάλιση της κάλυψης των αναγκών αυτών με την εφαρμογή, την κατάρτιση και την τεχνική βοήθεια για εγκατάσταση νέων ενημερωμένων εκδόσεων και για έλεγχο της λειτουργίας του συστήματος.

2. Η δομή των δημοσιονομικών συστημάτων της Επιτροπής βασίζεται σε δυο αλληλοσυνδεόμενες συνιστώσες το SAP R/3 (το επίσημο λογιστικό σύστημα) και το Si2 (το εργαλείο που χρησιμοποιείται από τιςπηρεσίες διατάκτες για την καταγραφή των συναλλαγών τους). Ο τύπος SAP R/3, που χρησιμοποιεί η Επιτροπή, δημιουργήθηκε για λογαριασμό της από την εταιρία SAP, ενώ το Si2 αναπτύχθηκε από την ίδια την Επιτροπή και σχεδιάστηκε ειδικά για να συνδέεται με το SAP R/3. Και τα δυο συστήματα αντικατοπτρίζουν τους κανόνες και τις αρχές που διέπουν τις δραστηριότητες της Επιτροπής.

Το Si2 σχεδιάστηκε ως ένα τυποποιημένο εργαλείο που επιτρέπει στιςπηρεσίες διατάκτες να καταγράφουν και να εγκρίνουν τις συναλλαγές τους, πριν τις μεταφέρουν στο επίσημο λογιστικό σύστημα R/3, όπου γίνεται η λογιστική επεξεργασία. Οι λογαριασμοί προϋπολογισμού στο SAP R/3 είναι μονογραφικοί, ενώ το γενικό καθολικό στο R/3 είναι ένα διπλογραφικό λογιστικό σύστημα.

4. Η Επιτροπή χρησιμοποιεί διαφορετικές συμβάσεις πλαίσια της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού και της Διεύθυνσης Πληροφορικής για την άντλησηπηρεσιών ΙΤ (εξέλιξη εφαρμογών, διαχειριστές συστήματος,ποστήριξη του χρήστη, κλπ.) στο πεδίο του SAP και για τις άλλες τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται στην Επιτροπή.

Επίσης, η Επιτροπή χρησιμοποιεί λογισμικό SWIFT (SWIFT-Alliance) ως συμπλήρωμα του SAP για να εκτελεί πληρωμές μέσω του διατραπεζικού δικτίου SWIFT.

5. Όλες οι πληρωμές (συμπεριλαμβανομένων των πληρωμών των τιμολογίων) γίνονται μέσω του Sincom2.

6. Οπεύθυνος του σχεδίου Sincom2 ήταν ο προϊστάμενος της Διοικητικής Μονάδας Λογιστικής Καταχώρησης και κατά συνέπεια το Si2 δημιουργήθηκε βάσει των αναγκών τωνπολόγων.

7. Αρχικά, οπόλογος θα καθορίσει τους λογιστικούς κανόνες που θα ισχύσουν. Η ομάδα που είναιπεύθυνη για το σχέδιο, με βάση αυτούς τους κανόνες και τις απαιτήσεις άλλων χρηστών του συστήματος, θαποβάλλει πρόταση στην Επιτροπή σχετικά με το σύστημα που πρέπει να εφαρμοστεί για την τήρηση των κανόνων και των απαιτήσεων.

8. Οι δημοσιονομικοί και λογιστικοί κανόνες βάσει των οποίων πρέπει να λειτουργεί η Επιτροπή ορίζονται στον Δημοσιονομικό Κανονισμό και στους κανόνες εφαρμογής. Οι κανόνες αυτοί θα πρέπει να τηρούνται στα πλαίσια των μηχανογραφημένων συστημάτων που έχουν δημιουργηθεί. Όσον αφορά τα λογιστικά πρότυπα και τις αρχές, αυτά καθορίζονται από τονπόλογο και λαμβάνονταιπόψη κατά το σχεδιασμό συστημάτων.

9. Το κόστος για την ανάπτυξη του Si2 έχει ως εξής:

- Αρχικό κόστος ανάπτυξης (1994-97): 1. 500. 000 ευρώ

- Ετήσιο κόστος ανάπτυξης: 250. 000 ευρώ

- Ετήσιο κόστος συντήρησης: 370. 000 ευρώ

Αυτό το κόστος δεν επηρεάζεται από τον αριθμό των χρηστών (4 000 επί του παρόντος).

10. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα του σχεδίου εκσυχρονισμού του λογιστικού συστήματος και των αποφάσεων που πρέπει να ληφθούν σχετικά με το σχεδιασμό των συστημάτων δημοσιονομικών πληροφοριών, ο αριθμός των χρηστών του SAP ενδέχεται να ποικίλει σημαντικά στο μέλλον.

11. Θεωρητικά, για όλο το προσωπικό της Επιτροπής εαν η έκφραση για όλους τους σκοπούς σημαίνει αντικατάσταση όλων τωνπαρχόντων εφαρμογών ΙΤ. Σε περίπτωση που το σύστημα χρησιμοποιούνταν για δημοσιονομική διαχείρηση και τήρηση λογαριασμών, θα χρειάζονταν 4 000 περίπου άδειες.

12. Η τιμή των αδειών SAP (σύμβαση πλαίσιο BUDG/2000/01) ποικίλει ανάμεσα στα 1. 400 ευρώ (μόνο παροχή συμβουλών) και 2. 500 ευρώ ανάλογα με είδος και το προφίλ του χρήστη.

Το ποσό αυτό είναι πληρωτέο το πρώτο έτος, μετά το οποίο καταβάλλεται ετησίως ποσοστό 17 % ως προμήθεια συντήρησης.

Χορηγείται έκπτωση ανάλογα με το μέγεθος κάθε εντολής.

Οι ακόλουθες δαπάνες πρέπει να προστεθούν στην τιμή των αδειών:

- επανοργάνωση και επαγγελματικός επανασχεδιασμός για την προσαρμογή όλων των διαδικασιών σύμφωνα με τις δυνατότητες που προσφέρονται από το βασικό πακέτο,

- μετατροπή των δεδομένων για όλα τα συστήματα,

- παροχή κατάρτισης, τεκμηρίωσης και βοήθεια προς το χρήστη,

- τεχνικήποδομή και εξυπηρετητές στο Κέντρο Υπολογιστών.

13. Η Επιτροπή προσπαθεί να πετύχει την καλύτερη αναλογία κόστους/ ωφέλειας όταν προμηθεύεται συστήματα. Αυτό αποτελεί μέρος των διαπραγματεύσεων σχετικά με την τιμή και τις προδιαγραφές των νέων συστημάτων. Τα συστήματα σχεδιάζονται, συνεπώς, για να είναι προσαρμόσιμα- αυτό σημαίνει ότι μπορούν να τροποποιηθούν για να ικανοποιούν τις μεταβληθείσες απαιτήσεις, χωρίςπερβολικό κόστος. Δεν είναι αλήθεια, ότι συνεχώς αγοράζονται και ανανεώνονται συστήματα. Το Sincom1 έπρεπε να αντικατασταθεί γιατί το σύστημα δεν ήταν συμβατό με το έτος 2000, ένα από τα λογισμικά πακέτα που χρησιμοποιούνταν (Millenium) δενποστηριζόταν πλέον από τον προμηθευτή, το Sincom1 δεν διαχειριζόταν το λογιστικ σύστημα για αποδείξεις, και το σύστημα αποτελούνταν από πέντε διαφορετικά διαμορφώματα διαφορετικών προμηθευτών, με τη χρήση διαφορετικής τεχνολογίας. Το Sincom2 αντικατέστησε το Sincom1 από το 1997.

Η Επιτροπή προβλέπει τώρα, ότι ως το 2005 θα αναπτυχθεί ένα ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα, το οποίο θα στηρίξει την μετάβαση προς το σύστημα λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων.

14. Οι λογαριασμοί του προϋπολογισμού παρέχουν μια διαφανή παρουσίαση στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή και συγκρίνουν τον ψηφισθέντα προϋπολογισμό με τις εκτελεσθείσες δαπάνες και τα συλλεγέντα έσοδα κάθε εβδομάδα. Αυτό, συνεπώς, θα αποτελέσει ένα σημαντικό εργαλείο πληροφοριών για το μέλλον. Το ολοκληρωμένο σύστημα λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων είναιπό εγκατάσταση και θα βελτιώσει τη διαδικασία αναφοράς της δημοσιονομικής κατάστασης. Τα στάδια και οι αποφάσεις για αυτή την μεταρρύθμιση τονίζονται στην πρόσφατη ανακοίνωση της Επιτροπής σχετικά με τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος, η οποία εστάλη στο Κοινοβούλιο.

(1) ΕΕ C 54 της 22.2.1994.