1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 1
Το έγγραφο αυτό συνιστά βοήθηµα τεκµηρίωσης και δεν δεσµεύει τα κοινοτικά όργανα
►B ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 1663 /95ΤΗΣΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
της 7ης Ιουλίου 1995
γιατηθέσπισηλεπτοµερειώνεφαρµογήςτουκανονισµού(ΕΟΚ)αριθ.729 /70τουΣυµβουλίουόσον
αφορά τη διαδικασία για την εκκαθάριση των λογαριασµών του ΕΓΤΠΕ, τµήµα Εγγυήσεων
(ΕΕL 158 της 8.7.1995, σ. 6)
Τροποποιείται από:
Επίσηµη Εφηµερίδα
αριθ. σελίδα ηµεροµηνία
►M1Κανονισµός (ΕΚ) αριθ. 896 /97της Επιτροπής της 20ής Μαΐου 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Κανονισµός (ΕΚ) αριθ. 2245 /1999 της Επιτροπής της 22ας Οκτω-
βρίου 1999L 273 5 23.10.1999
►M3Κανονισµός (ΕΚ) αριθ. 2025 /2001 της Επιτροπής της 16ης
Οκτωβρίου 2001L 274 3 17.10.2001
▼B
ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 1663 /95ΤΗΣΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
της 7ης Ιουλίου 1995
για τη θέσπιση λεπτοµερειών εφαρµογής του κανονισµού (ΕΟΚ)
αριθ. 729 /70του Συµβουλίου όσον αφορά τη διαδικασία για την
εκκαθάριση των λογαριασµών του ΕΓΤΠΕ, τµήµα Εγγυήσεων
Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,
Έχοντας υπόψη:
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,τον κανονισµό (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70του Συµβουλίου της 21ης
Απριλίου 1970 περί χρηµατοδοτήσεως της κοινής γεωργικήςπολιτικής (
1),όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισµό
(ΕΚ) αριθ. 1287 /95 (2),και ιδίως το άρθρο 4 παράγραφος 6 και το
άρθρο 5 παράγραφος 3,
Εκτιµώντας:
ότι η διαδικασία της αναθεώρησης της εκκαθάρισης των
λογαριασµών, η οποία τέθηκε σε εφαρµογή µε τον κανονισµό
(ΕΚ) αριθ. 1287 /95προβλέπει τη θέσπιση λεπτοµερών κανόνων
για την έγκριση των οργανισµών πληρωµών, την πιστοποίηση καιτην εκκαθάριση των ετήσιων λογαριασµών ·
ότι η αύξηση του αριθµού και οι αλλαγές στη φύση των
χρηµατοδοτούµενων µέτρων από το ΕΓΤΠΕ τµήµα Εγγυήσεων,σε συνδυασµό µε τις αλλαγές στις µεθόδους καταγραφής καιδιαβίβασης των πληροφοριών, απαιτεί την αναθεώρηση της
φύσης και του περιεχοµένου των πληροφοριών που διατίθενται
στην Επιτροπή για την εκκαθάριση των λογαριασµών ·
ότι, ως εκ τούτου, ο κανονισµός (ΕΟΚ) αριθ. 1723 /72της
Επιτροπής (
3),όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισµό
(ΕΟΚ) αριθ. 295 /88 (4),πρέπει να καταργηθεί ·
ότι η Επιτροπή ∆ιαχείρισης του ΕΓΤΠΕ δεν διατύπωσε γνώµη
στην προθεσµία που όρισε ο πρόεδρός της,
ΕΞΕ∆ΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
1.Το όριο του αριθµού των οργανισµών πληρωµών οι οποίοι
εγκρίνονται από κάθε κράτος µέλος και το οποίο παρέχεται στο
άρθρο 4 παράγραφος 2 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70θα
καθορίζεται από το κράτος µέλος µετά από διαβούλευση µε τηνΕπιτροπή. Η Επιτροπή, µπορεί, ιδίως να κάνει γνωστό κάθεεµπόδιο το οποίο ο αριθµός αυτός θα δηµιουργήσει για τηντήρηση της προθεσµίας η οποία προβλέπεται στο άρθρο 5
παράγραφος 2 στοιχείο β) του εν λόγω κανονισµού και της
διαφάνειας των ελέγχων για την λειτουργία του ταµείου. ΗΕπιτροπή θα ενηµερώσει την επιτροπή του ταµείου για τουςεγκεκριµένους οργανισµούς πληρωµών σε όλα τα κράτη µέλη.
2.Για κάθε οργανισµό πληρωµών, το κράτος µέλος θα
πληροφορεί την Επιτροπή γαι την αρχή ή τις αρχές η οποίαχορηγεί ή αίρει την έγκριση και η οποία καθορίζει την
επιτρεπόµενη χρονική περίοδο για να γίνουν όλες οι απαιτού-
µενες προσαρµογές κατά την έννοια του άρθρου 4 παράγραφος 4του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70εφεξής ( «η αρµόδια αρχή »).
3.Πριν από την έγκριση ενός οργανισµού πληρωµών, η
αρµόδια αρχή βεβαιώνεται ότι οι διοικητικές και λογιστικές1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1)ΕΕ αριθ. L9 4της 28. 4. 1970, σ. 13 .
(2)ΕΕ αριθ. L 125 της 8. 6. 1995, σ. 1 .
(3)ΕΕ αριθ. L 186 της 16. 8. 1972, σ. 1 .
(4)ΕΕ αριθ. L3 0της 2. 2. 1988, σ. 7 .
▼B
ρυθµίσεις του σχετικού οργανισµού παρέχουν τα εχέγγυα που
αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) τουκανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70.Τα κριτήρια θεσπίζονται από το
κράτος µέλος και εφαρµόζονται από την αρµόδια αρχή για τον
σκοπό της έγκρισης λαµβάνοντας υπόψη τους προσανατολισµούςτης Επιτροπής για τα κριτήρια αυτά όπως καθορίζονται στοπαράρτηµα.
Η µη τήρηση κριτηρίων ουσιαστικής σηµασίας για τις πράξεις
του οργανισµού πληρωµών οδηγεί στην εφαρµογή του άρθρου 4παράγραφος 4 του εν λόγω κανονισµού. Η απόφαση για έγκρισηλαµβάνεται επί τη βάσει εξέτασης των διοικητικών και λογι-στικών όρων, συµπεριλαµβανοµένων και εκείνων που
θεσπίστηκαν για την προστασία των κοινοτικών συµφερόντων
όσον αφορά τις χορηγηθείσες προκαταβολές, τις αποκτηθείσεςεγγυήσεις, τα αποθέµατα της παρέµβασης και τα έσοδα καιεπιστροφές που πρέπει να εισπραχθούν. Η εξέταση θα συµπερι-λαµβάνει, ιδιαίτερα, τις διευθετήσεις όσον αφορά την εκτέλεση
των πληρωµών, την προστασία των ταµείων, την ασφάλεια των
συστηµάτων πληροφορικής, την τήρηση λογιστικών βιβλίων, τονκαταµερισµό των καθηκόντων και την επάρκεια των εσωτερικώνκαι εξωτερικών ελέγχων σχετικά µε τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕτµήµα Εγγυήσεων.
4.Εάν η αρµόδια αρχή βεβαιωθεί ότι ο υπό εξέταση οργανι-
σµός πληρωµών πληροί όλες τις σχετικές απαιτήσεις, προβαίνειστην έγκρισή του. Στην αντίθετη περίπτωση, δίνει στον οργα-νισµό πληρωµών οδηγίες για τις διοικητικές και λογιστικέςρυθµίσεις και, ειδικότερα, για τους όρους που υποχρεούται να
τηρήσει ο οργανισµός πληρωµών πριν µπορέσει να πραγµατοποι-
ηθεί η έγκριση. Η έγκριση µπορεί να χορηγείται προσωρινά γιαπερίοδο που καθορίζεται σε σχέση µε την έκταση του προβλή-µατος εν αναµονή της εφαρµογής των αλλαγών που απαιτούνταιγια τις διοικητικές και λογιστικές ρυθµίσεις.
5.Αν αρθεί η έγκριση, το κράτος µέλος ορίζει άλλο οργανισµό
πληρωµών, σύµφωνα µε τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στοάρθρο 4 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70και τις παραγράφους
3 και 4 του παρόντος άρθρου και εξασφαλίζει ότι οι πληρωµές
στους δικαιούχους δεν διακόπτονται.
6.Η εγκριτική πράξη συνίσταται σε έγγραφη επιβεβαίωση ότι
ο οργανισµός πληροί τα απαραίτητα κριτήρια για την έγκριση καιόπου χρειάζεται αναφέρει τις οδηγίες ως προς τις ενδεχόµενες
τροποποιήσεις για την καθορισθείσα προθεσµία. Η πράξη
κοινοποιείται στην Επιτροπή, µαζί µε τις ενδεχόµενες οδηγίεςπου αναφέρονται στην παράγραφο 4.
7.Η κοινοποίηση που αναφέρεται στο άρθρο 4 παράγραφος 3
του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70γίνεται όταν ο οργανισµός
πληρωµών εγκρίνεται για πρώτη φορά και περιλαµβάνει τιςακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά κάθε οργανισµό πληρωµών:
—τις αρµοδιότητες που του ανατίθενται,
—τον καταµερισµό των αρµοδιοτήτων µεταξύ των υπηρεσιών
του,
—τις σχέσεις του µε άλλους, δηµόσιους ή ιδιωτικούς οργανι-
σµούς, οι οποίοι είναι επίσης επιφορτισµένοι µε ένα µέρος τωναρµοδιοτήτων για την εκτέλεση των µέτρων, βάσει των οποίωνκαταλογίζει τις δαπάνες στο ταµείο,
—τις διαδικασίες µε τις οποίες παραλαµβάνονται, επαληθεύονται
και επικυρώνονται οι αιτήσεις των δικαιούχων, εγκρίνεται,καταβάλλεται η δαπάνη και καταχωρίζεται λογιστικά,
—τις διατάξεις για εσωτερικούς ελέγχους.
Οι πληροφορίες που πρέπει να δοθούν στην περίπτωση εφαρ-
µογής του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ.729/70περιλαµβάνουν, ιδίως, όλες τις οδηγίες που έχουν σχέση
µε τις διοικητικές ρυθµίσεις καθώς και τις προσαρµογές τιςοποίες ο οργανισµός πληρωµής υποχρεούται να πραγµατοποιήσει1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 3
▼B
προκειµένου να αποφευχθεί η άρση της έγκρισης, καθώς επίσης
και η προθεσµία για την εφαρµογή τους.
Άρθρο 2
1.Ο οργανισµός συντονισµού που αναφέρεται στο άρθρο 4
παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70
ενεργεί ως µόνος εκπρόσωπος του κράτους µέλους έναντι τηςΕπιτροπής για όλα τα θέµατα σχετικά µε το ΕΓΤΠΕ, τµήµα
Εγγυήσεων που αφορούν:
—τη διανοµή κοινοτικών κειµένων και προσανατολισµών στους
διάφορους οργανισµούς πληρωµής και τους διοικητικούςφορείς που είναι αρµόδιοι για την εφαρµογή τους,
—την προώθηση της εναρµονισµένης εφαρµογής τους,
—την κοινοποίηση στην Επιτροπή των στοιχείων που προβλέ-
πονται από τον παρόντα κανονισµό και από τον κανονισµό
(ΕΟΚ) αριθ. 729 /70.
►M3 ◄Ένας οργανισµός πληρωµής µπορεί να
αναλάβει το ρόλο του οργανισµού συντονισµού εφόσον διαχωρί-ζονται οι δύο αρµοδιότητες. Για την εκπλήρωση της αποστολήςτου και σύµφωνα µε τις εθνικές διαδικασίες, ο οργανισµός
συντονισµού µπορεί να στηριχθεί στις υπηρεσίες άλλων διοικη-
τικών οργάνων ή υπηρεσιών, και δη λογιστικής ή τεχνικήςκατευθύνσεως.
2.Το κράτος µέλος ανακοινώνει στην Επιτροπή τις πληροφο-
ρίες σχετικά µε την ονοµασία και το καταστατικό του οργανισµούσυντονισµού καθώς επίσης και τις διοικητικές και λογιστικέςπροϋποθέσεις και τις προϋποθέσεις εσωτερικού ελέγχου βάσειτων οποίων διεξάγονται οι εργασίες.
3.►
M2Η µορφή και το περιεχόµενο των λογιστικών πληρο-
φοριών που αναφέρονται στο ►M3άρθρο 4 παράγραφος 1
στοιχείο γ) του παρόντος κανονισµού ◄καθορίζονται βάσει
της διαδικασίας που προβλέπεται στο άρθρο 13 του κανονισµού(ΕΟΚ) αριθ. 729 /70.◄
Άρθρο 3
1.Η βεβαίωση που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1
στοιχείο β) του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70πρέπει να
χορηγείται από υπηρεσία ή όργανο που είναι λειτουργικώςανεξάρτητα από τους οργανισµούς πληρωµών και συντονισµούκαι που να διαθέτει τις απαιτούµενες τεχνικές ικανότητες(οργανισµός πιστοποίησης).
Η βεβαίωση στηρίζεται σε εξέταση των διαδικασιών και σε
δειγµατοληπτική εξέταση των συναλλαγών. Καλύπτει το
συµβιβάσιµο των πληρωµών µε τους κοινοτικούς κανόνες µόνον
όσον αφορά την ικανότητα των διοικητικών µηχανισµών τωνοργανισµών πληρωµών να εξασφαλίζουν ότι αυτή η συµφωνίαέχει ελεγχθεί προτού διενεργηθεί η πληρωµή.
Ο οργανισµός πιστοποίησης διεξάγει την εξέτασή του σύµφωνα
µε τους διεθνώς αποδεκτούς κανόνες ελέγχου. Οι έλεγχοιπραγµατοποιούνται τόσο κατά τη διάρκεια όσο και µετά το τέλος
κάθε οικονοµικού έτους. Πριν τις 31 Ιανουαρίου του επόµενου
έτους, ο οργανισµός πιστοποίησης συντάσσει τη βεβαίωση καθώςεπίσης και αναφορά σχετικά µε τις διαπιστώσεις του ότι οιλογαριασµοί που πρόκειται να διαβιβασθούν στην Επιτροπή είναιαληθείς, πλήρεις και ακριβείς, και ότι οι διαδικασίες εσωτερικούελέγχου εφαρµόσθηκαν ικανοποιητικώς.
2.Σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότεροι του ενός εγκε-
κριµένοι οργανισµοί πληρωµών, το κράτος µέλος µπορεί να1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 4
▼M3
▼B
▼B
στηρίζεται στις βεβαιώσεις που εκδίδουν οι οργανισµοί που έχουν
πιστοποιήσει τους λογαριασµούς των αντίστοιχων οργανισµώνπληρωµών µε την προϋπόθεση ότι του παρέχονται εγγυήσεις ότι
το αντικείµενο και οι προδιαγραφές των ελέγχων που έγιναν, ήταν
εφάµιλλες των απαιτήσεων της παραγράφου 1.
3.Στην αναφορά ελέγχου που προβλέπεται στην παράγραφο 1
προσδιορίζεται:
—κατά πόσο οι διαδικασίες των οργανισµών πληρωµών και
ιδιαίτερα όσον αφορά τα κριτήρια έγκρισης είναι σε θέση ναπαρέχουν τα κατάλληλα εχέγγυα συµµόρφωσης των ενεργειώνπου καταλογίζονται στο ταµείο µε τους κοινοτικούς κανόνες,
και ποιές συστάσεις έγιναν για να βελτιωθούν τα συστήµατα,
—κατά πόσο οι ετήσιοι λογαριασµοί που αναφέρεται στο άρθρο
4 παράγραφος 1 στοιχείο α) είναι σε συµφωνία µε τα βιβλίακαι τις καταχωρήσεις των οργανισµών πληρωµών,
—κατά πόσο οι δηλώσεις των δαπανών και των ενεργειών
παρέµβασης που προβλέπονται στο άρθρο 5 του κανονισµούαυτού συνιστούν µια αληθή, πλήρη και ακριβή αναφορά τωνενεργειών που καταλογίζονται στο ταµείο,
—κατά πόσο τα χρηµατοδοτικά συµφέροντα της Κοινότητας
προστατεύονται πλήρως όσον αφορά τις πληρωθείσες προκα-ταβολές, τις κατατεθείσες εγγυήσεις, τα αποθέµατα τηςπαρέµβασης, καθώς και τις εισπράξεις και τα προς είσπραξη
ποσά,
—κατά πόσο ελήφθησαν υπόψη οι συστάσεις που απευθύνθηκαν
στον οργανισµό πληρωµών σχετικά µε τη βελτίωση τωνσυστηµάτων.
Η αναφορά ελέγχου συνοδεύεται από πληροφορίες για τον αριθµό
και τα προσόντα των ελεγκτών, την πραγµατοποιηθείσα εργασία,
τον αριθµό των συναλλαγών που ελέγχθησαν, το επίπεδο
υλοποίησης και εµπιστοσύνης που επιτεύχθηκε, τις αδυναµίεςπου βρέθηκαν και τις συστάσεις για βελτίωση που έγιναν, και γιατις ενέργειες του οργανισµού πιστοποίησης καθώς και των άλλωνοργανισµών ελέγχου, που υπάγονται ή όχι στους οργανισµούςπληρωµών, από τους οποίους προέρχονται πλήρως ή µερικώς τα
εχέγγυα του οργανισµού πιστοποίησης όσον αφορά τα εν λόγω
θέµατα.
Άρθρο 4
1.Για τους σκοπούς της εκκαθάρισης των λογαριασµών, η
οποία προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) τουκανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70,το κράτος µέλος αποστέλλει στην
Επιτροπή:
α) τους ετήσιους λογαριασµούς των δαπανών που επιβαρύνουν το
τµήµα εγγυήσεων του ταµείου και κάθε υπηρεσίας ή οργανι-
σµού, σύµφωνα µε το άρθρο 5 παράγραφος 1 του εν λόγωκανονισµού ·
β) τις βεβαιώσεις και αναφορές που έχουν συντάξει ο ή οι
οργανισµοί πιστοποίησης ·
γ) ένα πλήρες αρχείο όλων των πληροφοριών των λογαριασµών
που απαιτούνται για λόγους στατιστικής και ελέγχου µε τηµορφή και το περιεχόµενο που καθορίζονται βάσει του άρθρου
2 παράγραφος 3 του παρόντος κανονισµού.
2.Τα αναφερόµενα στην παράγραφο 1 έγγραφα αποστέλλονται
στην Επιτροπή έως τις 10 Φεβρουαρίου του έτους που ακολουθεί
το τέλος του χρηµατοδοτικού έτους στο οποίο αναφέρεται. Τακείµενα που αναφέρονται στα στοιχεία α) και β) της παραγράφου1 αποστέλλονται σε τέσσερα αντίγραφα, ή, σαν εναλλακτικήλύση, σε ένα αντίγραφο και ταυτόχρονα, ένα ηλεκτρονικόαντίγραφο.1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 5
▼M3
▼B
3.Μετά από αίτηση της Επιτροπής ή µε πρωτοβουλία του
κράτους µέλους, µπορεί να αποσταλούν στην Επιτροπή περαιτέρωπληροφορίες για την εκκαθάριση των σχετικών λογαριασµών,
εντός προθεσµίας που θα ορίσει η Επιτροπή, λαµβάνοντας υπόψη
το σύνολο της εργασίας που απαιτείται για την παροχή αυτών τωνπληροφοριών. Ελλείψει αυτών των πληροφοριών, η Επιτροπήµπορεί να εγκρίνει την εκκαθάριση των λογαριασµών, βάσει τωνπληροφοριών που έχει στη διάθεσή της κατά τη λήξη της εν λόγω
προθεσµίας.
4.Η Επιτροπή µπορεί να κάνει δεκτό αίτηµα για καθυστερη-
µένη αποστολή πληροφοριών σε αιτιολογηµένες περιστάσεις και
εφόσον το αίτηµα υπεβλήθη πριν την λήξη της προθεσµίας.
Άρθρο 5
1.Οι λογαριασµοί που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1
στοιχεία α) περιλαµβάνουν:
α) περίληψη των δαπανών ανά θέση και διάκριση του κοινοτικού
προϋπολογισµού ·
β) έναν πίνακα των διαφορών ανά θέση και διάκριση, µεταξύ των
δαπανών που δηλώθηκαν στην ετήσια δήλωση και αυτών πουδηλώθηκαν στη µηνιαία δήλωση για την ίδια περίοδο στοέγγραφο που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 5 τουκανονισµού (ΕΚ) αριθ. 296 /96.Πρέπει να συνοδεύεται από
αιτιολόγηση κάθε διαφοράς ανά διάκριση ·
γ) τον πίνακα, για το έτος του οικονοµικού έτους, που
αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 6 στοιχείο α) του
κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 296 /96·
δ) ανακεφαλαίωση των ενεργειών παρέµβασης και κατάσταση
των ποσοτήτων και της τοποθεσίας των αποθεµάτων κατά τοτέλος του οικονοµικού έτους ·
ε) βεβαίωση ότι οι πληροφορίες για κάθε διακίνηση των
αποθεµάτων της παρέµβασης καταγράφονται στα δελτία του
οργανισµού πληρωµών ·
στ) τον πίνακα, για το τέλος του οικονοµικού έτους, που
αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 6 στοιχείο β) τουκανονισµού (ΕΚ) αριθ. 296 /96.
2.Οι αναφορές οι οποίες αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος
1 στοιχείο α) του παρόντος κανονισµού, περιλαµβάνουν τις
ακόλουθες πληροφορίες σχετικά µε τον οργανισµό συντονισµούκαι κάθε οργανισµό πληρωµών:
—κάθε ιδιαίτερη συναλλαγή ή τις τεχνικές δυσχέρειες που
αντιµετωπίστηκαν κατά το εν λόγω χρηµατοδοτικό έτος,
—κάθε σηµαντική τροποποίηση, από την προηγούµενη έκθεση,
των πληροφοριών που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 7.
Άρθρο 6
Τα παραστατικά έγγραφα που αφορούν τη χρηµατοδοτούµενη
δαπάνη και τα προς είσπραξη ποσά από το ΕΓΤΠΕ, τµήµαΕγγυήσεων, πρέπει να είναι στη διάθεση της Επιτροπής για τρίατουλάχιστον έτη µετά το έτος εκκαθάρισης κατά το οποίο η
Επιτροπή προβαίνει στην εκκαθάριση των λογαριασµών του υπό
εξέταση οικονοµικού έτους και σε περίπτωση που η απόφασηεκκαθάρισης λογαριασµών αποτελεί αντικείµενο προσφυγήςενώπιον του ∆ικαστηρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, έναέτος µετά το πέρας της διαδικασίας.
Άρθρο 7
1.Η απόφαση εκκαθάρισης λογαριασµών που προβλέπεται στο
άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ.1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 6
▼M3
▼B
▼M1
▼M1
729/70καθορίζει, µε την επιφύλαξη µεταγενεστέρων αποφάσεων
σύµφωνα µε την παράγραφο 2 στοιχείο γ) του εν λόγω άρθρου, τοποσό της δαπάνης που πραγµατοποιήθηκε σε κάθε κράτος µέλος
κατά τη διάρκεια του εν λόγω οικονοµικού έτους και το οποίο θα
πρέπει να καταλογισθεί στο ΕΓΤΠΕ, µε βάση τους λογαριασµούςπου αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β) τουπροαναφερθέντος κανονισµού και τις µειώσεις και αναστολές τηςπροκαταβολής όσον αφορά το εν λόγω οικονοµικό έτος, συµπε-
ριλαµβανοµένων των µειώσεων που αναφέρονται στο άρθρο 4
παράγραφος 3 δεύτερο εδάφιο του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 296 /96
της Επιτροπής (
1).
Τα προς ανάκτηση ή πληρωµή ποσά κάθε κράτους µέλους
σύµφωνα µε την απόφαση εκκαθάρισης λογαριασµών που αναφέ-ρεται στο πρώτο εδάφιο, καθορίζονται αφαιρώντας τις
προκαταβολές που πληρώθηκαν για το εν λόγω οικονοµικό έτος
από τις δαπάνες που αναγνωρίζονται για το ίδιο έτος σύµφωνα µετο πρώτο εδάφιο. Τα προς ανάκτηση ή πληρωµή ποσά αφαι-ρούνται ή προστίθενται στις προκαταβολές που αφορούν τιςδαπάνες του δεύτερου µήνα που έπεται του µηνός κατά τηδιάρκεια του οποίου ελήφθη η απόφαση της εκκαθάρισης των
λογαριασµών.
2.Η Επιτροπή ανακοινώνει τα αποτελέσµατα των ελέγχων της
στο ενδιαφερόµενο κράτος µέλος, µαζί µε τις τροποποιήσεις πουπροτείνει πριν από τις 31 Μαρτίου που έπεται του τέλους τουχρηµατοδοτικού έτους.
3.Όταν, για αιτίες οι οποίες καταλογίζονται σε κράτος µέλος,
η Επιτροπή δεν είναι σε θέση να εκκαθαρίσει τους λογαριασµούςτου εν λόγω κράτους µέλους πριν τις 30 Απριλίου του επόµενουέτους, η Επιτροπή ανακοινώνει στο κράτος µέλος τις περαιτέρωέρευνες που προτίθεται να διεξάγει σύµφωνα µε το άρθρο 9 τουκανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70.
Άρθρο 8
1.Σε περίπτωση που, µετά τη διεξαγωγή έρευνας, η Επιτροπή
θεωρεί ότι οι δαπάνες δεν πραγµατοποιήθηκαν σύµφωνα µε τουςκοινοτικούς κανόνες, ανακοινώνει στο ενδιαφερόµενο κράτοςµέλος τα αποτελέσµατα των ελέγχων της και υποδεικνύει ταδιορθωτικά µέτρα που θα πρέπει να ληφθούν προκειµένου να
διασφαλιστεί στο µέλλον η τήρηση των προαναφερθέντων
κανόνων.
Στην ανακοίνωση γίνεται µνεία του παρόντος κανονισµού. Το
κράτος µέλος απαντά εντός δύο µηνών και η Επιτροπή δύναται νατροποποιήσει τη θέση της αναλόγως. Σε αιτιολογηµένες περι-πτώσεις, η Επιτροπή µπορεί να παρατείνει την προαναφερθείσα
προθεσµία.
Μετά τη λήξη της προθεσµίας που χορηγείται για την απάντηση,
η Επιτροπή καλεί το κράτος µέλος σε διάλογο και τα δύο µέρηκαταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια προκειµένου να καταλή-ξουν σε συµφωνία όσον αφορά τα µέτρα που θα πρέπει ναληφθούν, καθώς και όσον αφορά την εκτίµηση της σοβαρότηταςτης παράβασης και της χρηµατοοικονοµικής ζηµίας που υπέστη η
Ευρωπαϊκή Κοινότητα. Μετά τη διεξαγωγή διαλόγου και τη λήξη
κάθε προθεσµίας που τάσσει η Επιτροπή, σε διαβούλευση µε τοκράτος µέλος, µετά τον διάλογο για την κοινοποίηση πρόσθετωνπληροφοριών ή, αν το κράτος µέλος δεν αποδέχεται τηνπρόσκληση εντός προθεσµίας που τάσσει η Επιτροπή, µετά τη
λήξη της προθεσµίας αυτής, η Επιτροπή κοινοποιεί επίσηµα τα
συµπεράσµατά της στο κράτος µέλος κάνοντας µνεία τηςαπόφασης 94 /442/ΕΚ της Επιτροπής (
2).Με την επιφύλαξη των1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1)ΕΕ αριθ. L3 9της 17. 2. 1996, σ. 5 .
(2)ΕΕL 182 της 16.7.1994, σ. 45 .▼B
▼M2
▼M2
διατάξεων του εδαφίου 4 της παρούσας παραγράφου, στην
κοινοποίηση αυτή θα περιλαµβάνεται εκτίµηση των δαπανώνπου η Επιτροπή προτίθεται να εξαιρέσει βάσει του άρθρου 5
παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70.
Το κράτος µέλος πληροφορεί την Επιτροπή, σε εύθετο χρονικό
διάστηµα, για τα διορθωτικά µέτρα που λαµβάνει προκειµένου ναδιασφαλιστεί η τήρηση των κοινοτικών κανόνων καθώς και γιατην ηµεροµηνία έναρξης της ισχύος τους. Η Επιτροπή εκδίδει,ανάλογα µε την περίπτωση µία ή περισσότερες αποφάσεις βάσει
του άρθρου 5 παράγραφος 2, στοιχείο γ) του κανονισµού (ΕΚ)
αριθ. 729 /70για την εξαίρεση των δαπανών που δεν είναι
σύµφωνες µε τους κοινοτικούς κανόνες µέχρι την ηµεροµηνίαέναρξης της ισχύος των διορθωτικών µέτρων.
2.Οι αποφάσεις που προβλέπονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2
στοιχείο γ) του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70,λαµβάνονται µετά
την εξέταση οποιασδήποτε έκθεσης του οργάνου συµβιβασµούσύµφωνα µε την απόφαση 94 /442/ΕΚ.
3.Οι µειώσεις από την κοινοτική χρηµατοδότηση όπως
αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) τουκανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 729 /70γίνονται από τις προκαταβολές
που αφορούν τις δαπάνες του δεύτερου µήνα µετά την απόφαση
του άρθρου αυτού. Εντούτοις, µετά από αίτηµα του κράτους
µέλους και όπου διασφαλίζεται από τη σπουδαιότητα τωνδιορθώσεων, η Επιτροπή, και µετά από διαβούλευση µε τηνεπιτροπή του ταµείου, µπορεί να αποφασίσει άλλες ηµεροµηνίες.
Άρθρο 9
Ο κανονισµός (ΕΟΚ) αριθ. 1723 /72καταργείται από τις 16
Οκτωβρίου 1995.
Ωστόσο, εξακολουθεί να εφαρµόζεται στην εκκαθάριση λογαρια-
σµών του ΕΓΤΠΕ µέχρι και το οικονοµικό έτος του 1995.
Άρθρο 10
Ο παρών κανονισµός αρχίζει να ισχύει την έβδοµη ηµέρα από τη
δηµοσίευσή του στην Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών
Κοινοτήτων.
Εφαρµόζεται από το οικονοµικό έτος που αρχίζει στις 16
Οκτωβρίου 1995.
Ο παρών κανονισµός είναι δεσµευτικός ως προς όλα τα µέρη του
και ισχύει άµεσα σε κάθε κράτος µέλος.1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 8
▼B
▼B
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
Προσανατολισµοί για τα κριτήρια έγκρισης ενός οργανισµού πληρωµής
Τα κριτήρια για έγκριση είναι τέτοια ώστε ο οργανισµός πληρωµών να
παρέχει επαρκή εγγύηση σχετικά µε την ορθή λειτουργία της διοικητικής
του οργάνωσης και του συστήµατος εσωτερικού ελέγχου, καθώς και της
τήρησης των εγγράφων σύµφωνα µε το άρθρο 4 του κανονισµού (ΕΟΚ)
αριθ. 729 /70.Μόνο η µικρή κλίµακα πράξης ενός οργανισµού πληρωµών
µπορεί να δικαιολογήσει εφαρµογή απλοποιηµένων κριτηρίων. Η µη
τήρηση κριτηρίων ουσιαστικής σηµασίας για τις πράξεις ενός οργανισµού
πληρωµών, οδηγεί στην εφαρµογή του άρθρου 4 παράγραφος 4 του
κανονισµού αυτού.
1.Ο καθορισµός ενός οργανισµού πληρωµής «οργανισµού »από το
κράτος µέλος χρησιµοποιεί τον τύπο επίσηµης πράξης µε την οποία
καθορίζονται οι εξουσίες του οργανισµού, οι υποχρεώσεις και
αρµοδιότητές του, ιδιαίτερα σε σχέση µε τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ,
τµήµα Εγγυήσεων, όπως ορίζεται στα άρθρα 2 και 3 του κανονισµού
(ΕΟΚ) αριθ. 729 /70,και στο οποίο παρουσιάζεται η διοικητική
διάρθρωση του οργανισµού.
2.Ο οργανισµός έχει τρία βασικά καθήκοντα όσον αφορά τις δαπάνες
του ΕΓΤΠΕ, τµήµα Εγγυήσεων:
i)Έγκριση πληρωµών: στόχος είναι ο καθορισµός του ποσού που θα
πρέπει να καταβάλλεται σε κάθε δικαιούχο σύµφωνα µε τους
κοινοτικούς κανόνες.
ii)Εκτέλεση πληρωµών: στόχος είναι η έκδοση εντολής προς τις
τράπεζες του οργανισµού ή, ανάλογα µε την περίπτωση, προς ένα
δηµόσιο ταµείο να καταβάλει το εγκεκριµένο ποσό στο δικαιούχο
(ή στον εκδοχέα αυτού).
iii)Τήρηση λογαριασµών για την πληρωµή: στόχος είναι η εγγραφή
της πληρωµής στα λογιστικά βιβλία του οργανισµού, τα οποίασυνήθως είναι σε ηλεκτρονική µορφή, και η προετοιµασία
περιοδικών συνοπτικών δελτίων δαπανών, συµπεριλαµβανοµένων
των µηνιαίων και ετησίων δηλώσεων προς την Ευρωπαϊκή
Επιτροπή. Τα λογιστικά βιβλία επίσης καταγράφουν τα στοιχεία
του ενεργητικού και του παθητικού που χρηµατοδοτεί το ταµείο,
ιδιαίτερα όσον αφορούν αποθέµατα παρέµβασης, ανεκκαθάριστες
προκαταβολές και οφειλέτες.
3.Ανεξαρτήτως των εκχωρήσεων που προβέπονται στο άρθρο 4 ο
οργανισµός συνήθως διαθέτει δύο υπηρεσίες:
i)Υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου: στόχος της υπηρεσίας αυτής ή
ισοδύναµης διαδικασίας είναι να εξασφαλίζεται ότι το σύστηµα
εσωτερικού ελέγχου του οργανισµού λειτουργεί αποτελεσµατικά ·
η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου είναι ανεξάρτητη από τα άλλα
τµήµατα του οργανισµού και αναφέρει απευθείας στα ανώτατα
διοικητικά στελέχη του οργανισµού.
ii)Τεχνική υπηρεσία: στόχος της υπηρεσίας αυτής είναι να ελέγχει
τα στοιχεία στα οποία βασίζονται οι πληρωµές προς τους
δικαιούχους ·για παράδειγµα, τα στοιχεία τα σχετικά µε την
ποιότητα και τα χαρακτηριστικά των προϊόντων, των ζώων, της γης
κ.λπ. την ηµεροµηνία παράδοσης, τη µεταποίηση σε άλλο προϊόν
και άλλους ελέγχους τεχνικής φύσεως. Ο έλεγχος των στοιχείων
αυτών εξασφαλίζεται µε τη λειτουργία ενός συστήµατος ελέγχου
και επιθεώρησης. Σηµαντική αποστολή της τεχνικής υπηρεσίας
είναι η παρακολούθηση του εν λόγω συστήµατος ελέγχου.
4.Ένα µέρος ή όλες οι αρµοδιότητες έγκρισης ή /και η τεχνική υπηρεσία
µπορούν να ανατίθενται σε άλλα όργανα υπό τον όρο ότι τηρούνται
όλες οι κατωτέρω προϋποθέσεις:
i)Οι αρµοδιότητες και οι υποχρεώσεις των εν λόγω άλλων οργάνων,
ιδίως όσον αφορά τον έλεγχο και την επαλήθευση της
συµµόρφωσης µε τους κοινοτικούς κανόνες, καθορίζονται σαφώς,
ii)τα όργανα διαθέτουν αποτελεσµατικά συστήµατα για την εξασφά-
λιση της εκπλήρωσης των αρµοδιοτήτων τους µε ικανοποιητικό
τρόπο,
iii)τα όργανα ρητώς επιβεβαιώνουν στον οργανισµό ότι πράγµατι
εκπληρώνουν τις αρµοδιότητές τους και περιγράφουν τα µέσα που
χρησιµοποιούν,
iv)ο οργανισµός ενηµερώνεται τακτικά και έγκαιρα για τα αποτελέ-
σµατα των διενεργουµένων ελέγχων, ώστε να µπορεί πάντοτε να
λαµβάνεται υπόψη η επάρκεια των ελέγχων αυτών πριν από τη
διεκπεραίωση µιας αίτησης. οι εκτελεσθείσες εργασίες πρέπει να1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 9
▼B
περιγράφονται λεπτοµερώς σε έκθεση που συνοδεύει κάθε αίτηση,
οµάδα αιτήσεων ή, ανάλογα µε την περίπτωση, σε έκθεση που
καλύπτει µια περίοδο εµπορίας. Η έκθεση συνοδεύεται από
βεβαίωση για την επιλεξιµότητα των εγκεκριµένων αιτήσεων
και για τη φύση, το πεδίο και τους περιορισµούς της εργασίας που
εκτελέστηκε. Εάν οι τυχόν υλικοί ή διοικητικοί έλεγχοι δεν είναι
εξαντλητικοί, αλλά διενεργούνται επί δείγµατος αιτήσεων, οι
επιλεχθείσες αιτήσεις προσδιορίζονται, περιγράφεται η µέθοδος
δειγµατολειψίας, αναφέρονται τα αποτελέσµατα όλων των επιθεω-
ρήσεων και τα µέτρα που έχουν ληφθεί σχετικά µε τις
ανακολουθίες και τις παρατυπίες. Τα δικαιολογητικά έγγραφα
που υποβάλλονται στον οργανισµό πρέπει να επαρκούν για να
παρέχουν τη βεβαιότητα ότι έχουν εκτελεστεί όλοι οι απαιτού-
µενοι έλεγχοι ως προς την επιλεξιµότητα των εγκεκριµένων
αιτήσεων,
v)όταν έγγραφα που αφορούν τις αιτήσεις που εγκρίθηκαν και τους
ελέγχους που διενεργήθηκαν βρίσκονται στην κατοχή άλλων
οργάνων, τόσο τα όργανα αυτά όσο και ο οργανισµός θεσπίζουν
διαδικασίες που εξασφαλίζουν, ότι καταγράφεται το σηµείο
φύλαξης όλων των εγγράφων που αφορούν κάθε πληρωµή που
διενεργείται από τον οργανισµό και ότι τα έγγραφα αυτά µπορούν
να καταστούν διαθέσιµα για επιθεώρηση στα γραφεία του
οργανισµού κατόπιν αιτήσεως των προσώπων των οργάνων, τα
οποία συνήθως έχουν το δικαίωµα να επιθεωρούν τα έγγραφα αυτά,
και τα οποία περιλαµβάνουν:
—το προσωπικό του οργανισµού που διεκπεραιώνει την αίτηση,
—την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου του οργανισµού,
—το όργανο που επικυρώνει την ετήσια δήλωση του οργανισµού,
—εντεταλµένους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
4α. Με την προηγούµενη έγκριση της Επιτροπής και µόνο για τα
συγχρηµατοδοτούµενα µέτρα, όταν πρέπει να πραγµατοποιηθεί
µεγάλος αριθµός πληρωµών µικρής σηµασίας, η καταβολή των
ενισχύσεων στους αιτούντες µπορεί να ανατεθεί σε άλλους οργανιι-
σµούς. Μεταξύ του οργανισµού πληρωµών και του οργανισµού αυτού
πρέπει να συνάπτεται γραπτή συµφωνία η οποία θα διευκρινίζει τη
φύση των πληροφοριών και των δικαιολογητικών εγγράφων που θα
πρέπει να υποβάλλονται στον οργανισµό πληρωµών, καθώς και την
προθεσµία για την υποβολή τους ·οι εν λόγω πληροφορίες και
δικαιολογητικά έγγραφα πρέπει να επιτρέπουν τουλάχιστον τη
συµµόρφωση του οργανισµού πληρωµών µε τα κριτήρια έγκρισης
και την τήρηση των προθεσµιών που τάσσονται για την υποβολή των
µηνιαίων και ετήσιων λογαριασµών. Ο οργανισµός πληρωµώνπαραµένει υπεύθυνος για την ορθή διαχείριση των υπό εξέταση
κεφαλαίων και για την επικαιροποίηση των λογιστικών εγγράφων. Οι
εντεταλµένοι υπάλληλοι του οργανισµού πληρωµών, του οργάνου
πιστοποίησης καθώς και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, έχουν το
δικαίωµα να εξετάζουν κάθε στοιχείο που κατέχει ο προαναφερθείς
οργανισµός καθώς και το δικαίωµα να προβαίνουν σε ελέγχους στους
αιτούντες ενίσχυση.
5.Η διοικητική διάρθρωση του οργανισµού προβλέπει τη διάκριση των
τριών λειτουργιών έγκρισης, εκτέλεσης και τήρησης λογαριασµών
για πληρωµές, καθεµία από τις οποίες ανήκει στην αρµοδιότητα
χωριστής διοικητικής υποµονάδας, οι αρµοδιότητες της οποίας
καθορίζονται στο οργανόγραµµα. Η διοικητική διάρθρωση µπορεί
να προβλέπει ότι τα καθήκοντα της τεχνικής υπηρεσίας εκτελούνται
στις ενδεικνυόµενες περιπτώσεις από το τµήµα έγκρισης.
Η διοικητική υποµονάδα που είναι επιφορτισµένη µε την εκτέλεση
των πληρωµών, ή η µονάδα που εποπτεύει τις εργασίες της εν λόγω
υποµονάδας, οφείλει να έχει στην κατοχή της τα έγγραφα πουαποδεικνύουν την κανονικότητα των αιτήσεων ενίσχυσης καθώς και
τη διεξαγωγή των προβλεπόµενων διοικητικών και φυσικών ελέγχων.
Οι πληροφορίες και οι βεβαιώσεις µπορούν να έχουν τη συνοπτική
µορφή που περιγράφεται στο σηµείο 4 ivτου παρόντος παραρτήµατος
και µπορούν επίσης να φυλάσσονται σε ηλεκτρονικό αρχείο.
6.Ο οργανισµός πληρωµών υιοθετεί τις ακόλουθες διαδικασίες ή
διαδικασίες που παρέχουν ισοδύναµη εγγύηση:
i)ο οργανισµός καθορίζει γραπτώς λεπτοµερείς διαδικασίες για την
παραλαβή, την εγγραφή και την διεκπεραίωση των αιτήσεων,1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 10
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
συµπεριλαµβανοµένης και της περιγραφής όλων των χρησιµο-
ποιούµενων εγγράφων,
ii)η κατανοµή των καθηκόντων πρέπει να έχει ως αποτέλεσµα ότι
κανένας υπάλληλος δεν έχει περισσότερες από µία αρµοδιότητες
ως προς την έγκριση, πληρωµή ή τήρηση λογαριασµών για τα
ποσά που βαρύνουν το ΕΓΤΠΕ και ότι κανένας υπάλληλος δεν
ασκεί ένα από τα εν λόγω καθήκοντα χωρίς να εποπτεύεται η
εργασία του από έναν δεύτερο υπάλληλο.
Οι αρµοδιότητες καθενός υπαλλήλου καθορίζονται εγγράφως,
συµπεριλαµβανοµένου του καθορισµού χρηµατοδοτικών περιορι-
σµών στη δικαιοδοσία του. Η κατάρτηση του προσωπικού πρέπει
να είναι επαρκής και πρέπει να υπάρχει πολιτική για καθήκοντα
εκ περιτροπής σε ευαίσθητες θέσεις ή εναλλακτικά για αυξηµένη
εποπτεία. ►M2 Kατάλληλα µέτρα πρέπει να λαµβάνονται
προκειµένου να αποφεύγεται η σύγκρουση συµφερόντων όταν
πρόσωπα που κατέχουν υπεύθυνη ή ευαίσθητη θέση, όσον αφορά
την επαλήθευση, την έγκριση και την πληρωµή αιτήσεων που
καταλογίζονται στο Ταµείο εκπληρώνουν και άλλα καθήκοντα
εκτός του οργανισµού πληρωµών, ◄
iii)κάθε υπάλληλος αρµόδιος για την έγκριση έχει στη διάθεσή του
εξαντλητική κατάσταση των ελέγχων που απαιτείται να επιχειρεί
και επισυνάπτει στα δικαιολογητικά έγγραφα της αίτησης
θεώρησή του ότι οι έλεγχοι αυτοί έχουν εκτελεστεί. Η εν λόγω
βεβαίωση µπορεί να δίδεται µε ηλεκτρονικά µέσα υπό τους όρους
που αναφέρονται στο σηµείο vi).Πρέπει να υπάρχει έγγραφο
ίχνος επανεξέτασης της εργασίας από ανώτερο υπάλληλο,
iv)έγκριση για την πληρωµή µιας αίτηση δίδεται µόνο µετά τη
διενέργεια επαρκών ελέγχων για την εξακρίβωση της
συµµόρφωσής της µε τους κοινοτικούς κανονισµούς. Μεταξύ
των ελέγχων αυτών περιλαµβάνονται και οι έλεγχοι που απαι-
τούνται από τον κανονιµό που διέπει το συγκεκριµένο µέτρο
βάσει του οποίου ζητείται η ενίσχυση, καθώς και οι έλεγχοι που
απαιτούνται δυνάµει του άρθρου 8 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ.
729/90για την πρόληψη και την αποκάλυψη απατών και
παρατυπιών όσον αφορά ιδιαίτερα τους εµφανιζόµενους κινδύ-
νους. Οι έλεγχοι που πρέπει να επιχειρούνται αναφέρονται σε
ειδική κατάσταση και η εκτέλεσή τους βεβαιώνεται για κάθε
αίτηση ή για κάθε οµάδα αιτήσεων,
v)διαδικασίες εξασφαλίζουν ότι πληρωµές γίνονται µόνο στο
δικαιούχο, στον τραπεζικό λογαριασµό του ή στον εκδοχέα του.
Η πληρωµή εκτελείται από την τράπεζα του οργανισµού ή,
ενδεχοµένως, το δηµόσιο ταµείο ή ταχυδροµείται η επιταγή,
εντός πέντε εργασίµων ηµερών από την ηµεροµηνία της χρέωσης
του ποσού στο ΕΓΤΠΕ. Θεσπίζονται διαδικασίες που να
εξασφαλίζουν ότι όλες οι πληρωµές, για τις οποίες δεν εκτε-
λούνται οι µεταβιβάσεις ή δεν εξαργυρώνονται οι επιταγές,
επαναπιστώνονται στο ταµείο. ∆εν πραγµατοποιούνται πληρωµές
σε µετρητά. Η έγκριση του αρµοδίου υπαλλήλου ή /και του επόπτη
που µπορεί να δίνεται µε ηλεκτρονικά µέσα, υπό τον όρο ότι
εξασφαλίζεται το ενδεδειγµένο επίπεδο ασφάλειας για τα µέσα
αυτά και ότι εγγράφεται η ταυτότητα του υπογράφοντος στα
ηλεκτρονικά στοιχεία,
vi)►M3ο εµπιστευτικός χαρακτήρας, η ακεραιότητα και διαθεσι-
µότητα όλων των δεδοµένων πληροφορικής πρέπει να
εξασφαλίζεται από µέτρα που είναι προσαρµοσµένα στη διοικη-
τική διάρθρωση, το προσωπικό και το τεχνολογικό περιβάλλον
κάθε µεµονωµένου οργανισµού πληρωµών. Οι χρηµατοοικονο-
µικές και τεχνολογικές προσπάθειες πρέπει να είναι ανάλογες
προς τους πραγµατικούς κινδύνους.
Σε κάθε χρησιµοποιούµενο σύστηµα πληροφορικής, πρέπει να
εφαρµόζονται οι κατάλληλες διαδικασίες για:
α) τη γενική οργάνωση, τη διαχείριση και τον έλεγχο ·
β) τη φυσική ασφάλεια ·
γ) τη λογική ασφάλεια ·
δ) την ανάπτυξη των συστηµάτων, τον προγραµµατισµό και τη
συντήρηση ·
ε) τις πράξεις ρουτίνας ·
στ) τις τηλεπικοινωνίες ·
ζ) τους µικροϋπολογιστές ·
η) το πρόγραµµα αντιµετώπιστης έκτακτων καταστάσεων ·
θ) τους ελέγχους εφαρµογής, ◄1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 11
▼B
vii)οι διαδικασίες του οργανισµού εξασφαλίζουν ότι οποιαδήποτε
αλλαγή στους κοινοτικούς κανονισµούς, και ιδίως στο ισχύον
ύψος των ενισχύσεων, καταγράφεται και ότι οι εντολές, βάσεις
δεδοµένων και καταστάσεις ελέγχου ενηµερώνονται έγκαιρα.
7.Οι πληρωµές προκαταβολών προσδιορίζονται στις λογιστικές
εγγραφές και θεσπίζονται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι:
i)οι εγγυήσεις λαµβάνονται µόνο από χρηµατοπιστωτικούς οργανι-
σµούς, οι οποίοι πληρούν τις προϋποθέσεις του κανονισµού (ΕΟΚ)
αριθ. 2280 /85της Επιτροπής (1)και είναι εγκεκριµένοι από
αρµόδια αρχή, και εκδίδουν εγγυήσεις που ισχύουν µέχρι την
επιστροφή τους ή την κατάπτωσή τους και ικανοποιούνται µε απλή
αίτηση του οργανισµού,
ii)οι προκαταβολές εκκαθαρίζονται εντός των καθορισµένων προθε-
σµιών και, όσων η εκκαθάριση καθυστερεί, εντοπίζονται και
ζητείται αµέσως η κατάπτωση των εγγυήσεων,
iii)η εκκαθάριση των προκαταβολών υπόκειται στους ίδιους ελέγχους
και τις πληρωµές εκ µέρους των υπαλλήλων που χορηγούν την
έγκριση.
8.Το λογιστικό σύστηµα για τα αποθέµατα της παρέµβασης εξασφαλίζει
ότι οι ποσότητες και τα συναφή έξοδα καταγράφονται ορθά σε
σύντοµη προθεσµία κατά παρτίδα και στο σωστό λογαριασµό σε κάθε
στάδιο από την αποδοχή µιας προσφοράς έως την υλική διάθεση του
προϊόντος και εξασφαλίζει ότι η ποσότητα και η φύση των
αποθεµάτων σε κάθε τοποθεσία µπορεί να προσδιορίζεται ανά πάσα
στιγµή. Τα αποθέµατα υπόκεινται σε τακτικούς φυσικούς ελέγχους
από πρόσωπα, όργανα ή υπηρεσίες ανεξάρτητα από τους τηρούντες τα
αποθέµατα.
9.Οι λογιστικές διαδικασίες πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι µηνιαίες και
ετήσιες δηλώσεις είναι πλήρεις και έγκαιρες και ότι τυχόν σφάλµατα
ή παραλείψεις ανευρίσκονται και διορθώνονται, ιδίως µέσω ελέγχων
και διευθετήσεων που εκτελούνται σε διαστήµατα που δεν υπερβαί-
νουν τους τρεις µήνες.
10.Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου εξακριβώνει κατά πόσον οι
διαδικασίες που θεσπίζονται από τον οργανισµό επαρκούν για να
εξασφαλίσουν ότι ελέγχεται η συµµόρφωση µε τους κοινοτικούς
κανονισµούς και ότι τα λογιστικά στοιχεία είναι ακριβή, πλήρη και
έγκαιρα. Οι επαληθεύσεις µπορούν να περιορίζονται σε επιλεγµένα
µέτρα και σε δείγµατα συναλλαγών συµπεριλαµβανοµένων των
επιφορτισµένων µε την έγκριση τµηµάτων υπό τον όρο ότι ένα
πρόγραµµα εργασίας εξασφαλίζει ότι καλύπτονται όλοι οι σηµαντικοί
τοµείς σε διάστηµα µιας περιόδου που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη. Το
έργο της υπηρεσίας εκτελείται σύµφωνα µε τα διεθνώς αποδεκτά
πρότυπα, καταγράφεται σε έγγραφα εργασίας και οδηγεί στη σύνταξη
εκθέσεων και συστάσεων που απευθύνονται στα ανώτατα διοικητικά
στελέχη του οργανισµού. Τα προγράµµατα και οι εκθέσεις ελέγχου
πρέπει να βρίσκονται στη διάθεση του οργανισµού πιστοποίησης και
των εντεταλµένων υπαλλήλων της Επιτροπής για να εκτελέσουν
ελέγχους και µε µοναδικό σκοπό την αύξηση της αποτελεσµατι-
κότητας της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου
11.Όλα τα ανωτέρω σηµεία εφαρµόζονται αναλόγως στις «αρνητικές
δαπάνες »(εισφορές καταπεσούσες εγγυήσεις, επιστραφείσες
πληρωµές, κ.λπ.), τις οποίες ο οργανισµός απαιτείται να εισπράττει
για λογαριασµό του ΕΓΤΠΕ, τµήµα Εγγυήσεων. Ειδικότερα, ο
οργανισµός καθιερώνει σύστηµα για την αναγνώριση όλων των ποσών
που οφείλονται στο ΕΓΤΠΕ και για την καταγραφή σε βιβλίο
οφειλετών όλων αυτών των οφειλών πριν από την είσπραξή τους. Το
βιβλίο οφειλετών επιθεωρείται σε τακτά διαστήµατα µε στόχο τη
λήψη µέτρων για την είσπραξη των ληξιπρόθεσµων χρεών.
Ο οργανισµός µπορεί να αναθέτει την αρµοδιότητα είσπραξης
ορισµένων κατηγοριών δαπανών σε άλλα όργανα, υπό τους όρους
που αναφέρονται στο σηµείο 4, κατάλληλα προσαρµοσµένους, και υπό
τον πρόσθετο όρο ότι το άλλο όργανο αναφέρει στον οργανισµό σετακτική και έγκαιρη βάση, τουλάχιστον µηνιαίως, για όλα τα
βεβαιωθέντα έσοδα και τα εισπραχθέντα ποσά.
12.Ο οργανισµός θεσπίζει διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι η
επεξεργασία όλων των αιτήσεων που παραλαµβάνονται γίνεται χωρίς
καθυστέρηση.1995R1663 — EL — 24.10.2001 — 003.001 — 12
(1)ΕΕ αριθ. L 205 της 3. 8. 1985, σ. 5 .