6.

Ο οργανισμός πληρωμών υιοθετεί τις ακόλουθες διαδικασίες ή διαδικασίες που παρέχουν ισοδύναμη εγγύηση: i) ο οργανισμός καθορίζει γραπτώς λεπτομερείς διαδικασίες για την παραλαβή, την εγγραφή και την διεκπεραίωση των αιτήσεων, συμπεριλαμβανομένης και της περιγραφής όλων των χρησιμοποιούμενων εγγράφων, ii) η κατανομή των καθηκόντων πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα ότι κανένας υπάλληλος δεν έχει περισσότερες από μία αρμοδιότητες ως προς την έγκριση, πληρωμή ή τήρηση λογαριασμών για τα ποσά που βαρύνουν το ΕΓΤΠΕ και ότι κανένας υπάλληλος δεν ασκεί ένα από τα εν λόγω καθήκοντα χωρίς να εποπτεύεται η εργασία του από έναν δεύτερο υπάλληλο. Οι αρμοδιότητες καθενός υπαλλήλου καθορίζονται εγγράφως, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού χρηματοδοτικών περιορισμών στη δικαιοδοσία του. Η κατάρτηση του προσωπικού πρέπει να είναι επαρκής και πρέπει να υπάρχει πολιτική για καθήκοντα εκ περιτροπής σε ευαίσθητες θέσεις ή εναλλακτικά για αυξημένη εποπτεία. ►M2 Kατάλληλα μέτρα πρέπει να λαμβάνονται προκειμένου να αποφεύγεται η σύγκρουση συμφερόντων όταν πρόσωπα που κατέχουν υπεύθυνη ή ευαίσθητη θέση, όσον αφορά την επαλήθευση, την έγκριση και την πληρωμή αιτήσεων που καταλογίζονται στο Ταμείο εκπληρώνουν και άλλα καθήκοντα εκτός του οργανισμού πληρωμών, ◄ iii) κάθε υπάλληλος αρμόδιος για την έγκριση έχει στη διάθεσή του εξαντλητική κατάσταση των ελέγχων που απαιτείται να επιχειρεί και επισυνάπτει στα δικαιολογητικά έγγραφα της αίτησης θεώρησή του ότι οι έλεγχοι αυτοί έχουν εκτελεστεί. Η εν λόγω βεβαίωση μπορεί να δίδεται με ηλεκτρονικά μέσα υπό τους όρους που αναφέρονται στο σημείο vi). Πρέπει να υπάρχει έγγραφο ίχνος επανεξέτασης της εργασίας από ανώτερο υπάλληλο, iv) έγκριση για την πληρωμή μιας αίτηση δίδεται μόνο μετά τη διενέργεια επαρκών ελέγχων για την εξακρίβωση της συμμόρφωσής της με τους κοινοτικούς κανονισμούς. Μεταξύ των ελέγχων αυτών περιλαμβάνονται και οι έλεγχοι που απαιτούνται από τον κανονιμό που διέπει το συγκεκριμένο μέτρο βάσει του οποίου ζητείται η ενίσχυση, καθώς και οι έλεγχοι που απαιτούνται δυνάμει του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/90 για την πρόληψη και την αποκάλυψη απατών και παρατυπιών όσον αφορά ιδιαίτερα τους εμφανιζόμενους κινδύνους. Οι έλεγχοι που πρέπει να επιχειρούνται αναφέρονται σε ειδική κατάσταση και η εκτέλεσή τους βεβαιώνεται για κάθε αίτηση ή για κάθε ομάδα αιτήσεων, v) διαδικασίες εξασφαλίζουν ότι πληρωμές γίνονται μόνο στο δικαιούχο, στον τραπεζικό λογαριασμό του ή στον εκδοχέα του. Η πληρωμή εκτελείται από την τράπεζα του οργανισμού ή, ενδεχομένως, το δημόσιο ταμείο ή ταχυδρομείται η επιταγή, εντός πέντε εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της χρέωσης του ποσού στο ΕΓΤΠΕ. Θεσπίζονται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι όλες οι πληρωμές, για τις οποίες δεν εκτελούνται οι μεταβιβάσεις ή δεν εξαργυρώνονται οι επιταγές, επαναπιστώνονται στο ταμείο. Δεν πραγματοποιούνται πληρωμές σε μετρητά. Η έγκριση του αρμοδίου υπαλλήλου ή/και του επόπτη που μπορεί να δίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, υπό τον όρο ότι εξασφαλίζεται το ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας για τα μέσα αυτά και ότι εγγράφεται η ταυτότητα του υπογράφοντος στα ηλεκτρονικά στοιχεία, ▼M4 vi) η ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων βασίζεται στα κριτήρια που καθορίζονται στην ισχύουσα για το καλυπτόμενο οικονομικό έτος έκδοση ενός από τα ακόλουθα, διεθνώς αποδεκτά πρότυπα: — International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management [ISO 17799/Βρετανικό πρότυπο 7 799: Κώδικας πρακτικής για τη διαχείριση της ασφάλειας πληροφοριών] (BS ISO/IEC 17799), — Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch [γερμανική Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για Ασφαλή Τεχνολογία Πληροφοριών: Τεχνολογία πληροφοριών — Εγχειρίδιο βασικής προστασίας] (BSI), — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology [Ίδρυμα Ελέγχου των Πληροφοριακών Συστημάτων: Στόχοι ελέγχου για την τεχνολογία πληροφοριών και τις συναφείς τεχνολογίες] (COBIT). Ο οργανισμός πληρωμών επιλέγει ένα από τα διεθνή πρότυπα που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο ως βάση για την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων του. Τα μέτρα ασφάλειας θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένα στη διοικητική διάρθρωση, τη στελέχωση και το τεχνολογικό περιβάλλον κάθε οργανισμού πληρωμών. Οι οικονομικές και τεχνολογικές προσπάθειες θα πρέπει να είναι ανάλογες προς τους πραγματικούς κινδύνους, ▼B vii) οι διαδικασίες του οργανισμού εξασφαλίζουν ότι οποιαδήποτε αλλαγή στους κοινοτικούς κανονισμούς, και ιδίως στο ισχύον ύψος των ενισχύσεων, καταγράφεται και ότι οι εντολές, βάσεις δεδομένων και καταστάσεις ελέγχου ενημερώνονται έγκαιρα.