2001D0264 — EL — 29.12.2005 — 003.001

Το έγγραφο αυτό συνιστά βοήθημα τεκμηρίωσης και δεν δεσμεύει τα κοινοτικά όργανα

►B ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ της 19ης Μαρτίου 2001 για την έγκριση κανονισμών ασφαλείας του Συμβουλίου (2001/264/ΕΚ) (ΕΕ L 101, 11.4.2001, p.1)

Τροποποιείται από:









▼B

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ

της 19ης Μαρτίου 2001

για την έγκριση κανονισμών ασφαλείας του Συμβουλίου

(2001/264/ΕΚ)







ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ, Έχοντας υπόψη: Έχοντας υπόψη: τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 207 παράγραφος 3, την απόφαση 2000/396/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ του Συμβουλίου της 5ης Ιουνίου 2000 περί εγκρίσεως του εσωτερικού του κανονισμού ( 1 ), και ιδίως το άρθρο 24, Εκτιμώντας τα ακόλουθα: (1) Προκειμένου να αναπτυχθούν οι δραστηριότητες του Συμβουλίου σε τομείς όπου απαιτείται εμπιστευτικότητα, είναι σκόπιμο να εγκαθιδρυθεί ένα ολοκληρωμένο σύστημα ασφαλείας το οποίο θα καλύπτει το Συμβούλιο, τη Γενική Γραμματεία του και τα κράτη μέλη. (2) Το σύστημα αυτό θα πρέπει να συνδυάζει σε ένα ενιαίο κείμενο όλες τις προηγούμενες αποφάσεις και διατάξεις που έχουν θεσπιστεί στον συγκεκριμένο τομέα. (3) Το μεγαλύτερο μέρος των πληροφοριών ΕΕ που θα φέρουν τη διαβάθμιση CONFIDENTIEL EU και υψηλότερη θα αφορά πρακτικώς την Κοινή Πολιτική Ασφαλείας και Άμυνας. (4) Προκειμένου να διασφαλισθεί η αποτελεσματικότητα του δημιουργούμενου συστήματος ασφαλείας, τα κράτη μέλη θα πρέπει να συμβάλλουν στη λειτουργία του με τη λήψη των αναγκαίων εθνικών μέτρων για την τήρηση της παρούσας απόφασης όταν οι αρμόδιες αρχές τους και αξιωματούχοι τους χειρίζονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ. (5) Το Συμβούλιο χαιρετίζει την πρόθεση της Επιτροπής να εγκαθιδρύσει, με την έναρξη εφαρμογής της παρούσας απόφασης, ένα ολοκληρωμένο σύστημα ευθυγραμμισμένο με τα οριζόμενα στα παραρτήματα της παρούσας απόφασης, με στόχο να εξασφαλισθεί η ομαλή λειτουργία της διαδικασίας λήψεως αποφάσεων της Ένωσης. (6) Το Συμβούλιο υπογραμμίζει τη σημασία της συμμετοχής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Επιτροπής, όπου ενδείκνυται, στην εφαρμογή των κανόνων και προδιαγραφών εμπιστευτικότητας των αναγκαίων για την προστασία των συμφερόντων της Ένωσης και των κρατών μελών της. (7) Η παρούσα απόφαση λαμβάνεται με την επιφύλαξη του άρθρου 255 της συνθήκης και των πράξεων εφαρμογής του. (8) Η παρούσα απόφαση λαμβάνεται με την επιφύλαξη της πρακτικής των κρατών μελών όσον αφορά την ενημέρωση των εθνικών κοινοβουλίων τους για τις δραστηριότητες της Ένωσης, Εκτιμώντας τα ακόλουθα: ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:







Άρθρο 1

Εγκρίνονται οι περιλαμβανόμενοι στο παράρτημα κανονισμοί ασφαλείας του Συμβουλίου.

Άρθρο 2

1. Ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα προκειμένου να εξασφαλισθεί ότι τηρούνται οι κανονισμοί που αναφέρονται στο άρθρο 1 ( 2 ), κατά τον χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ εντός της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου («ΓΓΣ») από τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της ΓΓΣ, από τους εξωτερικούς συμβασιούχους της ΓΓΣ και από το αποσπασμένο σ' αυτή προσωπικό, καθώς και εντός των χώρων του Συμβουλίου και των αποκεντρωμένων οργανισμών της ΕΕ.

2. Τα κράτη μέλη λαμβάνουν τα κατάλληλα μέτρα, σύμφωνα με τις εθνικές τους ρυθμίσεις, προκειμένου να εξασφαλισθεί ότι, κατά τον χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ εντός των υπηρεσιών και των χώρων τους, τα παρακάτω πρόσωπα τηρούν τους κανόνες που αναφέρονται στο άρθρο 1:

α) τα μέλη των μόνιμων αντιπροσωπειών των κρατών μελών στην Ευρωπαϊκή Ένωση καθώς και τα μέλη των εθνικών αντιπροσωπιειών που συμμετέχουν σε συνόδους του Συμβουλίου ή συνεδριάσεις των επιτροπών και ομάδων του, ή λαμβάνουν μέρος σε άλλες δραστηριότητες του Συμβουλίου·

β) άλλα μέλη των εθνικών διοικήσεων των κρατών μελών τα οποία χειρίζονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, ασχέτως του αν υπηρετούν στο έδαφος των κρατών μελών ή στο εξωτερικό· και

γ) οι εξωτερικοί συμβασιούχοι των κρατών μελών και το αποσπασμένο προσωπικό που χειρίζονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ.

Τα κράτη μέλη ενημερώνουν πάραυτα τη ΓΓΣ σχετικά με τα ληφθέντα μέτρα.

3. Τα μέτρα των παραγράφων 1 και 2 πρέπει να έχουν ληφθεί έως τις 30 Νοεμβρίου 2001.

Άρθρο 3

Βάσει των θεμελιωδών αρχών και των στοιχειωδών προδιαγραφών ασφαλείας που περιέχονται στο μέρος I του παραρτήματος, ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος μπορεί να λαμβάνει μέτρα σύμφωνα με το μέρος II τμήμα I σημεία 1 και 2 του παραρτήματος.

Άρθρο 4

Η παρούσα απόφαση αντικαθιστά από την ημερομηνία ενάρξεως εφαρμογής της:

α) την απόφαση 98/319/ΕΚ του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 1998, περί της διαδικασίας διά της οποίας δύναται να χορηγηθεί στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της Γραμματείας του Συμβουλίου πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες εις χείρας του Συμβουλίου ( 3 )·

β) την απόφαση του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου, της 27ης Ιουλίου 2000, περί των μέτρων προστασίας των διαβαθμισμένων πληροφοριών τα οποία εφαρμόζονται στη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου ( 4 )·

γ) την απόφαση αριθ. 433/97 του Γενικού Γραμματέα του Συμβουλίου, της 22ας Μαΐου 1997, για τον έλεγχο ασφαλείας του προσωπικού του υπεύθυνου για τη λειτουργία του συστήματος CORTESY.

Άρθρο 5

1. Η παρούσα απόφαση παράγει αποτελέσματα την ημέρα της δημοσίευσής της.

2. Αρχίζει να εφαρμόζεται την 1η Δεκεμβρίου 2001.









ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΜΕΡΟΣ I

Θεμελιώδεις αρχές και στοιχειώδεις προδιαγραφές ασφαλείας…

ΜΕΡΟΣ II

ΤΜΗΜΑ I

Η οργάνωση της ασφαλείας στο Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης…

ΤΜΗΜΑ II

Διαβαθμίσεις και επισημάνσεις…

ΤΜΗΜΑ III

Διαχείριση των διαβαθμίσεων…

ΤΜΗΜΑ IV

Υλική ασφάλεια…

ΤΜΗΜΑ V

Γενικοί κανόνες για την αρχή της «αναγκαίας γνώσης» και για τον έλεγχο ασφάλειας…

ΤΜΗΜΑ VI

Διαδικασία ελέγχου ασφάλειας των υπαλλήλων και του λοιπού προσωπικού της ΓΓΣ…

ΤΜΗΜΑ VII

Καταρτισμός, διανομή, διαβίβαση, αποθήκευση και καταστροφή διαβαθμισμένων υλικών ΕΕ…

ΤΜΗΜΑ VIII

Γραμματείες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET…

ΤΜΗΜΑ IX

Μέτρα ασφαλείας που πρέπει να εφαρμόζονται σε ειδικές συνεδριάσεις οι οποίες διεξάγονται εκτός των κτιρίων του Συμβουλίου και κατά τις οποίες συζητούνται ιδιαίτερα ευαίσθητα θέματα…

ΤΜΗΜΑ X

Παραβιάσεις της ασφαλείας και διαρροή διαβαθμισμένων πληροφοριών…

ΤΜΗΜΑ XI

Προστασία των πληροφοριών στη συστήματα τεχνολογίας των πληροφοριών και επικοινωνιών…

ΤΜΗΜΑ ΧΙΙΙ

Κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς…

Προσαρτήματα

Προσάρτημα 1

Κατάλογος των εθνικών αρχών ασφαλείας…

Προσάρτημα 2

Πίνακας των εθνικών διαβαθμίσεων ασφαλείας…

Προσάρτημα 3

Πρακτικός οδηγός διαβάθμισης…

Προσάρτημα 4

Κατευθυντήριες γραμμές για την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς — συνεργασία επιπέδου 1…

Προσάρτημα 5

Κατευθυντήριες γραμμές για την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς — συνεργασία επιπέδου 2…

Προσάρτημα 6

Κατευθυντήριες γραμμές για την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισμούς — συνεργασία επιπέδου 3…

ΜΕΡΟΣ I

ΘΕΜΕΛΙΩΔΕΙΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΔΕΙΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1. Με τις παρούσες διατάξεις καθορίζονται οι θεμελιώδεις αρχές και οι στοιχειώδεις προδιαγραφές ασφαλείας που πρέπει να τηρούνται από το Συμβούλιο, τη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου («ΓΓΣ»), τα κράτη μέλη και τους αποκεντρωμένους οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «αποκεντρωμένοι οργανισμοί ΕΕ») προκειμένου να διασφαλίζεται η ασφάλεια και να είναι όλοι βέβαιοι ότι εφαρμόζεται ένας ενιαίος βαθμός προστασίας.

2. Με τον όρο «διαβαθμισμένη πληροφορία ΕΕ» νοείται κάθε πληροφορία και υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει σε ποικίλο βαθμό τα συμφέροντα της ΕΕ ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της, ασχέτως του εάν η πληροφορία αυτή προέρχεται από την ΕΕ ή έχει ληφθεί από κράτος μέλος, τρίτο κράτος ή διεθνή οργανισμό.

3. Σε ολόκληρο των κείμενο των παρόντων κανονισμών: α) ως «έγγραφο» νοείται κάθε επιστολή, σημείωμα, κείμενο πρακτικών, έκθεση, υπόμνημα, σήμα/μήνυμα, σκαρίφημα, φωτογραφία, διαφάνεια, φιλμ, χάρτης, διάγραμμα, σχέδιο, σημειωματάριο, μεμβράνη πολυγράφου, καρμπόν, μελανοταινία γραφομηχανής ή εκτυπωτή, μαγνητοταινία, κασέτα, δισκέτα υπολογιστή, CD ROM, ή οποιοδήποτε άλλο υλικό μέσο στο οποίο καταγράφονται πληροφορίες, β) ως «υλικό» νοείται κάθε «έγγραφο» όπως ορίζεται στο στοιχείο α) καθώς και κάθε στοιχείο μηχανισμού ή όπλου που έχει ήδη κατασκευασθεί ή βρίσκεται υπό κατασκευή.

4. Η ασφάλεια εξυπηρετεί τους παρακάτω κύριους στόχους: α) την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ από την κατασκοπεία, διαρροή ή κοινολόγηση άνευ αδείας, β) την προστασία των πληροφοριών ΕΕ που διακινούνται στα συστήματα και στα δίκτυα επικοινωνιών και πληροφορικής από κάθε κίνδυνο για την αξιοπιστία και τη διαθεσιμότητά τους, γ) την προστασία των εγκαταστάσεων στις οποίες αποθηκεύονται πληροφορίες ΕΕ από το ενδεχόμενο δολιοφθοράς και κακόβουλης εκ προθέσεως φθοράς, δ) σε περίπτωση αστοχίας, την εκτίμηση της ζημίας, τον περιορισμό των συνεπειών της και τη λήψη των αναγκαίων επανορθωτικών μέτρων.

5. Η ορθή διαχείριση της ασφαλείας στηρίζεται στα εξής στοιχεία: α) εντός κάθε κράτους μέλους, έναν εθνικό οργανισμό ασφαλείας υπεύθυνο για: i) τη συγκέντρωση και καταγραφή στοιχείων για περιπτώσεις κατασκοπείας, δολιοφθορών, τρομοκρατίας και άλλες ανατρεπτικές δραστηριότητες, και ii) την παροχή πληροφοριών και συμβουλών στην κυβέρνηση της χώρας του και, μέσω αυτής, στο Συμβούλιο σχετικά με τη φύση των απειλών κατά της ασφαλείας και τα μέσα για την προστασία από αυτές, β) εντός κάθε κράτους μέλους, και εντός της ΓΓΣ, μια τεχνικής φύσεως αρχή ασφάλειας πληροφοριών (INFOSEC) υπεύθυνη για τη συνεργασία με την οικεία Αρχή Ασφαλείας προκειμένου να παρέχουν πληροφορίες και συμβουλές σχετικά με τις τεχνικής φύσεως απειλές κατά της ασφαλείας και τα μέσα για την προστασία από αυτές, γ) ύπαρξη τακτικής συνεργασίας μεταξύ των κρατικών υπηρεσιών και οργανισμών και των αρμόδιων υπηρεσιών της ΓΓΣ προκειμένου να καθορίζονται και ενδεχομένως να υποδεικνύονται: i) συγκεκριμένες πληροφορίες, πηγές πληροφοριών και εγκαταστάσεις που χρήζουν προστασίας, και ii) κοινές προδιαγραφές προστασίας.

6. Όσον αφορά την εμπιστευτικότητα, απαιτείται μέριμνα και πείρα κατά την επιλογή των πληροφοριών και του υλικού που πρέπει να προστατεύεται και κατά την εκτίμηση του αναγκαίου βαθμού προστασίας. Είναι βασικό ο βαθμός προστασίας να ανταποκρίνεται στην κρισιμότητα των συγκεκριμένων προστατευτέων πληροφοριών και υλικών. Για την ομαλή ροή των πληροφοριών, λαμβάνονται μέτρα για την αποφυγή κατάχρησης των διαβαθμίσεων ασφαλείας. Το σύστημα διαβάθμισης αποτελεί το μέσο με το οποίο υλοποιούνται οι αρχές αυτές· παρόμοιο σύστημα διαβάθμισης θα πρέπει να εφαρμόζεται και κατά τον προγραμματισμό και τη διοργάνωση τρόπων αντιμετώπισης της κατασκοπείας, των δολιοφθορών, της τρομοκρατίας και των άλλων απειλών ούτως ώστε να εξασφαλίζεται ο μέγιστος βαθμός ασφαλείας στους κυριότερους χώρους εντός των οποίων αποθηκεύονται διαβαθμισμένες πληροφορίες καθώς και στα πλέον ευαίσθητα σημεία των χώρων αυτών.

ΘΕΜΕΛΙΩΔΕΙΣ ΑΡΧΕΣ

7. Τα μέτρα ασφαλείας: α) καλύπτουν όλα τα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες, τα μέσα επεξεργασίας διαβαθμισμένων πληροφοριών, όλους τους χώρους όπου υπάρχουν τέτοιες πληροφορίες, και τις σημαντικές εγκαταστάσεις, β) σχεδιάζονται κατά τρόπο που να επισημαίνονται τα πρόσωπα των οποίων η θέση ενδέχεται να δημιουργεί κινδύνους την ασφάλεια των διαβαθμισμένων πληροφοριών και των σημαντικών εγκαταστάσεων στις οποίες αποθηκεύονται αυτές και να προβλέπεται ο αποκλεισμός τους ή η απομάκρυνσή τους, γ) εμποδίζουν κάθε μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο να έχει πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ή στις εγκαταστάσεις όπου αποθηκεύονται αυτές, δ) εξασφαλίζουν ότι οι διαβαθμισμένες πληροφορίες διανέμονται μόνο στα πρόσωπα που απαιτείται να έχουν γνώση αυτών, αρχή θεμελιώδους σημασίας για όλες τις πτυχές της ασφαλείας, ε) εξασφαλίζουν την αξιοπιστία (δηλαδή εμποδίζουν την αλλοίωση ή την άνευ αδείας τροποποίηση ή διαγραφή στοιχείων) και τη διαθεσιμότητα (δηλαδή δεν αρνούνται την πρόσβαση στα πρόσωπα που απαιτείται να έχουν γνώση αυτών και διαθέτουν σχετική εξουσιοδότηση) όλων των πληροφοριών, διαβαθμισμένων ή μη, και ιδίως των πληροφοριών που αποτελούν αντικείμενο αποθήκευσης, επεξεργασίας ή διαβίβασης με ηλεκτρομαγνητικά μέσα.

Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Κοινές στοιχειώδεις προδιαγραφές

8. Το Συμβούλιο και κάθε κράτος μέλος εξασφαλίζουν ότι τηρούνται οι κοινές στοιχειώδεις προδιαγραφές ασφαλείας σε όλες τις διοικητικές και/ή κρατικές υπηρεσίες, καθώς και στα άλλα θεσμικά όργανα, τους οργανισμούς και τους συμβασιούχους της ΕΕ, ούτως ώστε οι διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ να μπορούν να διαβιβάζονται με τη βεβαιότητα ότι τυγχάνουν ανάλογης μέριμνας. Στις εν λόγω στοιχειώδεις προδιαγραφές περιλαμβάνονται κριτήρια για τον έλεγχο ασφαλείας του προσωπικού και ρυθμίσεις για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ. ►M3 Στις στοιχειώδεις αυτές προδιαγραφές περιλαμβάνονται επίσης στοιχειώδεις προδιαγραφές που ισχύουν στις περιπτώσεις κατά τις οποίες η ΓΓΣ αναθέτει με σύμβαση σε βιομηχανικούς ή άλλους φορείς καθήκοντα που αφορούν, συνεπάγονται και/ή περιλαμβάνουν διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ· αυτές οι κοινές στοιχειώδεις προδιαγραφές περιλαμβάνονται στο τμήμα ΧΙΙΙ του μέρους ΙΙ. ◄

ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ

Έλεγχος ασφαλείας (διαβάθμιση) του προσωπικού

9. Όλα τα πρόσωπα που απαιτείται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE ή ανώτερη πρέπει να ελέγχονται καταλλήλως προτού τους επιτραπεί η πρόσβαση. Ανάλογος έλεγχος ασφαλείας απαιτείται και στην περίπτωση προσώπων των οποίων τα καθήκοντα περιλαμβάνουν τον τεχνικό χειρισμό ή τη συντήρηση των συστημάτων επικοινωνιών και επεξεργασίας πληροφοριών που περιέχουν διαβαθμισμένες πληροφορίες. Ο έλεγχος αυτός εξακριβώνει κατά πόσον τα πρόσωπα αυτά: α) είναι αναμφιβόλως έμπιστα, β) διαθέτουν χαρακτήρα και σύνεση που να μην δημιουργούν ερωτηματικά για την αξιοπιστία τους όσον αφορά τον χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών, ή γ) ενδέχεται να είναι ευάλωτα σε πιέσεις από ξένους παράγοντες ή άλλες πηγές, π.χ. λόγω παλαιότερης διαμονής ή προηγούμενων σχέσεων που θα μπορούσαν να συνιστούν απειλή για την ασφάλεια. Ιδιαίτερα προσεκτικός έλεγχος γίνεται επί προσώπων τα οποία: δ) πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ε) καταλαμβάνουν θέσεις που συνεπάγονται τακτική πρόσβαση σε σημαντικό όγκο πληροφοριών SECRET UE, στ) έχουν καθήκοντα τέτοια που τους παρέχουν ειδική πρόσβαση σε συστήματα επικοινωνιών και επεξεργασίας πληροφοριών τα οποία είναι καίριας σημασίας για την επίτευξη συγκεκριμένης αποστολής και, ως εκ τούτου, έχουν τη δυνατότητα να προσπελάσουν χωρίς εξουσιοδότηση μεγάλο όγκο διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ ή να επιφέρουν σοβαρό πλήγμα στην αποστολή με πράξεις δολιοφθοράς τεχνικής φύσεως. Στις περιπτώσεις που περιγράφονται στα στοιχεία δ), ε) και στ), γίνεται όσο το δυνατόν μεγαλύτερη χρήση της τεχνικής της διερεύνησης του παρελθόντος και του περιβάλλοντος των προσώπων.

10. Όταν πρόσωπα τα οποία δεν υπάρχει αποδεδειγμένη «ανάγκη να γνωρίζουν» χρησιμοποιούνται σε περιστάσεις οι οποίες ενδέχεται να τους παρέχουν πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ (π.χ. κλητήρες, προσωπικό ασφαλείας, συντήρησης μηχανημάτων, καθαριότητας, κ.λπ.), πρέπει προηγουμένως να υφίστανται τον δέοντα έλεγχο ασφαλείας.

Αρχεία ελέγχων ασφαλείας του προσωπικού

11. Κάθε υπηρεσία, φορέας ή εγκατάσταση που χειρίζεται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, ή στεγάζει συστήματα επικοινωνιών ή επεξεργασίας πληροφοριών τα οποία είναι καίριας σημασίας για την επίτευξη συγκεκριμένης αποστολής, τηρεί αρχεία των ελέγχων ασφαλείας που έχουν πραγματοποιηθεί για το προσωπικό του/της. Η διαβάθμιση που έχει λάβει ένας υπάλληλος επαληθεύεται σε κάθε νέα περίσταση ώστε να εξασφαλίζεται ότι είναι η πρέπουσα και για τα νέα καθήκοντά του, επανεξετάζεται δε κατά προτεραιότητα όταν υπάρχουν ενδείξεις ότι η συνέχιση της εργασίας του υπαλλήλου αυτού σε περιβάλλον διαβαθμισμένων πληροφοριών είναι ασυμβίβαστη πλέον με την προστασία της ασφαλείας. Τα αρχεία των ελέγχων ασφαλείας τηρούνται από τον προϊστάμενο ασφαλείας της υπηρεσίας, του φορέα ή της εγκατάστασης.

Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα ασφαλείας

12. Όλοι οι εργαζόμενοι σε θέσεις από όπου μπορούν να έχουν πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες υπόκεινται σε συστηματική αρχική εκπαίδευση, καθώς και σε τακτά διαστήματα στη συνέχεια, για την ανάγκη ασφαλείας και τις ρυθμίσεις για την επίτευξή της. Θεωρείται χρήσιμο να απαιτείται από όλους τους εν λόγω υπαλλήλους να πιστοποιούν γραπτώς ότι κατανοούν πλήρως τους κανονισμούς ασφαλείας που ισχύουν για την εργασία τους.

Ευθύνες της διεύθυνσης

13. Τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να γνωρίζουν ποιοι από το προσωπικό τους εργάζονται σε περιβάλλον διαβαθμισμένων πληροφοριών ή έχουν πρόσβαση σε συστήματα επικοινωνιών ή επεξεργασίας πληροφοριών καίριας σημασίας για την επίτευξη συγκεκριμένης αποστολής, καθώς και να καταγράφουν και να αναφέρουν όλα τα περιστατικά ή τα εμφανή τρωτά σημεία που ενδέχεται να έχουν επιπτώσεις στην ασφάλεια.

Καθεστώς ασφαλείας που εφαρμόζεται στο προσωπικό

14. Θεσμοθετούνται διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι, όταν υπάρχουν αρνητικές πληροφορίες για κάποιο πρόσωπο, εξετάζεται κατά πόσο το πρόσωπο αυτό εργάζεται σε περιβάλλον διαβαθμισμένων πληροφοριών ή έχει πρόσβαση σε συστήματα επικοινωνιών ή επεξεργασίας πληροφοριών καίριας σημασίας για την επίτευξη μιας αποστολής, και ενημερώνεται η αρμόδια αρχή. Εάν διαπιστωθεί ότι το πρόσωπο αυτό αποτελεί κίνδυνο για την ασφάλεια, τότε του απαγορεύεται η πρόσβαση ή απομακρύνεται από θέσεις στις οποίες θα μπορούσε να δημιουργήσει κίνδυνο για την ασφάλεια.

ΥΛΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ

Ανάγκη προστασίας

15. Η αυστηρότητα των μέτρων υλικής ασφαλείας που εφαρμόζονται για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ είναι ανάλογος με τη διαβάθμιση, τον όγκο των πληροφοριών και του υλικού και την υφισταμένη απειλή. Κατά συνέπεια, λαμβάνεται μέριμνα για την αποφυγή τόσο της υπερβολικά υψηλής όσο και της υπερβολικά χαμηλής διαβάθμισης, οι δε διαβαθμίσεις υπόκεινται σε τακτική αναθεώρηση. Όλοι οι κάτοχοι διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ ακολουθούν ομοιόμορφες διαδικασίες όσον αφορά τη διαβάθμιση των πληροφοριών αυτών και εφαρμόζουν κοινές προδιαγραφές ασφαλείας σχετικά με τη φύλαξη, τη διαβίβαση και τη διάθεση πληροφοριών και υλικού που απαιτούν προστασία.

Έλεγχος

16. Προτού εγκαταλείψουν αφύλακτους τους χώρους όπου αποθηκεύονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, τα πρόσωπα που είναι επιφορτισμένα με τη φύλαξή τους βεβαιώνονται ότι αυτές είναι καλώς προστατευμένες και ότι έχουν ενεργοποιηθεί όλοι οι μηχανισμοί ασφαλείας (κλειδαριές, συναγερμοί, κ.λπ). Διεξάγονται και περαιτέρω έλεγχοι μετά το πέρας των κανονικών ωρών εργασίας.

Ασφάλεια των κτιρίων

17. Τα κτίρια όπου στεγάζονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ ή συστήματα επικοινωνιών και επεξεργασίας στοιχείων καίριας σημασίας για την επίτευξη μιας αποστολής προστατεύονται από το ενδεχόμενο εισόδου μη εξουσιοδοτημένων ατόμων. Η φύση της προστασίας των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ, π.χ. κάγκελα στα παράθυρα, κλειδαριές στις πόρτες, φύλακες στις εισόδους, αυτόματα συστήματα ελέγχου των εισερχομένων, έλεγχοι ασφαλείας και περίπολοι, συστήματα συναγερμού, συστήματα ανίχνευσης κινήσεων και σκύλοι-φύλακες, εξαρτάται από: α) τη διαβάθμιση, τον όγκο και τη θέση εντός του κτιρίου των προστατευόμενων πληροφοριών και υλικού, β) την ποιότητα των φωριαμών ασφαλείας όπου φυλάσσονται αυτές οι πληροφορίες και το υλικό, και γ) τη φύση της κατασκευής και τη θέση του κτιρίου.

18. Η φύση της προστασίας των συστημάτων επικοινωνιών και επεξεργασίας πληροφοριών εξαρτάται και αυτή από την εκτίμηση της αξίας των συγκεκριμένων περιουσιακών στοιχείων, από το μέγεθος της ενδεχόμενης ζημίας σε περίπτωση παραβίασης της ασφαλείας, από τη φύση της κατασκευής και τη θέση του κτιρίου στο οποίο στεγάζεται το σύστημα και από τη θέση του συστήματος εντός του κτιρίου.

Σχέδια έκτακτης ανάγκης

19. Εκπονούνται εκ των προτέρων αναλυτικά σχέδια προστασίας των διαβαθμισμένων πληροφοριών για τις περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης σε τοπικό ή εθνικό επίπεδο.

ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ (INFOSEC)

20. Η ασφάλεια των πληροφοριών αναφέρεται στον προσδιορισμό και στην εφαρμογή μέτρων ασφαλείας για την προστασία των πληροφοριών που αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας, αποθήκευσης ή διαβίβασης σε συστήματα επικοινωνιών, επεξεργασίας πληροφοριών ή άλλα ηλεκτρονικά συστήματα από το ενδεχόμενο να θιγεί, τυχαία ή εσκεμμένα, η εμπιστευτικότητα, η ακεραιότητα ή η διαθεσιμότητά τους. Λαμβάνονται επαρκή μέτρα κατά της πρόσβασης μη εξουσιοδοτημένων χρηστών σε πληροφορίες ΕΕ, κατά της άρνησης πρόσβασης εξουσιοδοτημένων χρηστών σε πληροφορίες ΕΕ, και κατά της αλλοίωσης ή της άνευ αδείας τροποποίησης ή εξάλειψης πληροφοριών ΕΕ.

ΠΡΟΛΗΨΗ ΤΩΝ ΔΟΛΙΟΦΘΟΡΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΩΝ ΜΟΡΦΩΝ ΚΑΚΟΒΟΥΛΗΣ ΦΘΟΡΑΣ ΕΚ ΠΡΟΘΕΣΕΩΣ

21. Η λήψη προληπτικών μέτρων για την υλική προστασία σημαντικών εγκαταστάσεων που στεγάζουν διαβαθμισμένες πληροφορίες αποτελεί την καλύτερη διασφάλιση έναντι δολιοφθοράς και κακόβουλης εκ προθέσεως φθοράς, ο δε έλεγχος ασφαλείας του προσωπικού δεν συνιστά επαρκές και αποτελεσματικό υποκατάστατο. Η αρμόδια εθνική αρχή πρέπει να συγκεντρώνει στοιχεία για το ενδεχόμενο πράξεων κατασκοπείας, δολιοφθοράς, τρομοκρατίας και άλλων ανατρεπτικών δραστηριοτήτων.

ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΕ ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ Ή ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ

22. Η απόφαση για την κοινοποίηση διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ προελεύσεως Συμβουλίου σε τρίτο κράτος ή σε διεθνή οργανισμό λαμβάνεται από το Συμβούλιο. Εάν πηγή των πληροφοριών των οποίων ζητείται η κοινοποίηση δεν είναι το Συμβούλιο, τότε το Συμβούλιο ζητά πρώτα τη συγκατάθεση της εν λόγω πηγής. Εάν δεν είναι δυνατόν να καθοριστεί συγκεκριμένη πηγή, τότε το Συμβούλιο αναλαμβάνει αυτό την ευθύνη κοινοποίησης.

23. Στην περίπτωση που το Συμβούλιο δέχεται διαβαθμισμένες πληροφορίες από τρίτα κράτη, διεθνείς οργανισμούς ή άλλα τρίτα μέρη, οι πληροφορίες αυτές τυγχάνουν προστασίας ανάλογης προς τη διαβάθμισή τους και ισοδύναμης προς τις προδιαγραφές ασφαλείας που καθορίζονται στους προκείμενους κανονισμούς για τις διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, ή αποτελούν αντικείμενο του υψηλότερου βαθμού προστασίας τον οποίο απαιτεί το τρίτο μέρος που παρέχει τις πληροφορίες. Μπορεί να συμφωνείται και η διεξαγωγή ελέγχων από κοινού.

24. Οι ανωτέρω αρχές εφαρμόζονται σύμφωνα με τις λεπτομερείς ρυθμίσεις που προβλέπονται στο μέρος II.

ΜΕΡΟΣ II

ΤΜΗΜΑ I

Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΣΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ

Ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος

1. Ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος α) μεριμνά για την εφαρμογή της πολιτικής ασφαλείας του Συμβουλίου, β) εξετάζει τα προβλήματα ασφαλείας που του αναφέρονται από το Συμβούλιο ή τα αρμόδια κλιμάκιά του, γ) μελετά τα θέματα που συνεπάγονται μεταβολές στην πολιτική ασφαλείας του Συμβουλίου, σε στενή συνεργασία με τις Εθνικές Αρχές Ασφαλείας («ΕΑΑ») ή άλλες αρμόδιες αρχές των κρατών μελών. Κατάλογος των εν λόγω αρχών περιλαμβάνεται στο προσάρτημα I.

2. Ειδικότερα, ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος οφείλει: α) να συντονίζει όλα τα θέματα ασφαλείας που αφορούν δραστηριότητες του Συμβουλίου, β) να απαιτεί από κάθε κράτος μέλος τη δημιουργία μιας κεντρικής γραμματείας πληροφοριών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET και να επιβάλλει τη δημιουργία τέτοιας γραμματείας στους αποκεντρωμένους οργανισμούς ΕΕ, όπου ενδείκνυται, γ) να απευθύνει στις καθορισμένες για τον σκοπό αυτό αρχές των κρατών μελών αιτήματα παροχής εκ μέρους των ΕΑΑ εγκρίσεων ελέγχου ασφαλείας για το προσωπικό που εργάζεται στη ΓΓΣ σύμφωνα με το τμήμα VI, δ) να διερευνά ή να διατάσσει τη διερεύνηση κάθε διαρροής διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ η οποία, κατά τα φαινόμενα, έχει προέλθει από τη ΓΓΣ ή από κάποιο αποκεντρωμένο οργανισμό ΕΕ, ε) να ζητά από τις αρμόδιες αρχές ασφαλείας να διερευνούν τις διαρροές διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ που φαίνεται να έχουν προέλθει εκτός της ΓΓΣ ή των αποκεντρωμένων οργανισμών ΕΕ, και να συντονίζει τις έρευνες στην περίπτωση που συμμετέχουν σε αυτές περισσότερες της μίας αρχές ασφαλείας, στ) να πραγματοποιεί κατά διαστήματα, από κοινού και σε συμφωνία με την ενεχόμενη ΕΑΑ, έλεγχο των ρυθμίσεων ασφαλείας στα κράτη μέλη για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ, ζ) να διατηρεί στενό σύνδεσμο με όλες τις ενεχόμενες αρχές ασφαλείας για γενικότερο συντονισμό της ασφαλείας, η) να επανεξετάζει τακτικά την πολιτική ασφαλείας του Συμβουλίου και τις σχετικές ρυθμίσεις και, εφόσον απαιτείται, να προβαίνει στις κατάλληλες συστάσεις. Στο πλαίσιο αυτό, υποβάλλει στο Συμβούλιο το ετήσιο πρόγραμμα επιθεωρήσεων που εκπονεί το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ.

Η Επιτροπή Ασφαλείας του Συμβουλίου

3. Δημιουργείται Επιτροπή Ασφαλείας, αποτελούμενη από αντιπροσώπους των ΕΑΑ όλων των κρατών μελών, υπό την προεδρία του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου ή του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου του. Οι αντιπρόσωποι των αποκεντρωμένων οργανισμών ΕΕ επίσης μπορούν να καλούνται να συμμετάσχουν στις εργασίες όταν συζητούνται θέματα που τους αφορούν.

4. Η Επιτροπή Ασφαλείας συνέρχεται σύμφωνα με τις οδηγίες του Συμβουλίου, κατόπιν αιτήματος του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου ή κάποιας ΕΑΑ. Η Επιτροπή Ασφαλείας δύναται να εξετάζει και να αξιολογεί όλα τα θέματα ασφαλείας που αφορούν τις εργασίες του Συμβουλίου και να υποβάλλει τις κατάλληλες συστάσεις στο Συμβούλιο. Όσον αφορά τις δραστηριότητες της ΓΓΣ, η Επιτροπή Ασφαλείας δύναται να προβαίνει σε συστάσεις για θέματα ασφαλείας προς τον Γενικό Γραμματέα/Ύπατο Εκπρόσωπο.

Το Γραφείο Ασφαλείας της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου

5. Για την εκπλήρωση των καθηκόντων του κατά τις παραγράφους 1 και 2, ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος έχει στη διάθεσή του το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ για τον συντονισμό, την εποπτεία και την εφαρμογή των μέτρων ασφαλείας.

6. Ο Προϊστάμενος του Γραφείου Ασφαλείας της ΓΓΣ είναι ο κύριος σύμβουλος του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου σε θέματα ασφαλείας και ενεργεί ως γραμματέας της Επιτροπής Ασφαλείας. Υπό την ιδιότητα αυτή, διευθύνει την αναπροσαρμογή των κανονισμών ασφαλείας και συντονίζει τα μέτρα ασφαλείας με τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών και, ενδεχομένως, με τους διεθνείς οργανισμούς που συνδέονται με το Συμβούλιο με συμφωνίες σε θέματα ασφαλείας. Για τον σκοπό αυτό, ενεργεί ως αξιωματικός-σύνδεσμος.

7. Ο Προϊστάμενος του Γραφείου Ασφαλείας της ΓΓΣ είναι υπεύθυνος για την έγκριση των συστημάτων και δικτύων τεχνολογίας των πληροφοριών στη ΓΓΣ. Ο Προϊστάμενος του Γραφείου Ασφαλείας της ΓΓΣ και η αρμόδια ΕΑΑ αποφασίζουν από κοινού, όπου απαιτείται, για την έγκριση των συστημάτων και δικτύων τεχνολογίας των πληροφοριών στα οποία συμμετέχουν η ΓΓΣ, τα κράτη μέλη, οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί ΕΕ και/ή τρίτα μέρη (κράτη ή διεθνείς οργανισμοί).

Αποκεντρωμένοι οργανισμοί ΕΕ

8. Κάθε διευθυντής αποκεντρωμένου οργανισμού ΕΕ είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή των κανονισμών ασφαλείας στην υπηρεσία του, διορίζει δε κανονικά ένα μέλος του προσωπικού του ως υπόλογο έναντί του για θέματα ασφαλείας. Το εν λόγω μέλος του προσωπικού ορίζεται ως υπεύθυνος ασφαλείας.

Κράτη μέλη

9. Κάθε κράτος μέλος ορίζει μια ΕΑΑ ως υπεύθυνη για την ασφάλεια των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ ( 5 ).

10. Εντός κάθε διοίκησης κράτους μέλους, η αντίστοιχη ΕΑΑ είναι υπεύθυνη: α) να τηρεί την ασφάλεια των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ εις χείρας των εθνικών φορέων, οργανισμών ή υπηρεσιών, δημόσιων ή ιδιωτικών, εντός της χώρας ή στο εξωτερικό, β) να παρέχει έγκριση για τη δημιουργία γραμματειών πληροφοριών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (η εξουσία αυτή μπορεί να μεταβιβαστεί στον υπεύθυνο ελέγχου των πληροφοριών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET μιας κεντρικής γραμματείας), γ) να ελέγχει κατά διαστήματα τις ρυθμίσεις ασφαλείας για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ, δ) να εξασφαλίζει ότι όλοι οι υπήκοοι μιας χώρας καθώς και οι αλλοδαποί που εργάζονται σε εθνικούς φορείς, οργανισμούς και υπηρεσίες, οι οποίοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες ΕΕ που έχουν διαβαθμιστεί ως TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE και CONFIDENTIEL UE, έχουν υποστεί έλεγχο ασφαλείας, ε) να λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα ασφαλείας ώστε να προλαμβάνεται η διαρροή διαβαθμισμένων πληροφοριών σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Αμοιβαίες επιθεωρήσεις ασφαλείας

11. Το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ και η αντίστοιχη ΕΑΑ, από κοινού και κατόπιν συμφωνίας ( 6 ), διενεργούν περιοδικές επιθεωρήσεις των ρυθμίσεων ασφαλείας για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ στη ΓΓΣ και στις Μόνιμες Αντιπροσωπείες των κρατών μελών στην Ευρωπαϊκή Ένωση, καθώς και στους χώρους των κρατών μελών στα κτίρια του Συμβουλίου.

12. Το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ ή, κατόπιν αιτήματος του Γενικού Γραμματέα, η ΕΑΑ του κράτους μέλους υποδοχής, διενεργούν περιοδικές επιθεωρήσεις των ρυθμίσεων ασφαλείας για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ στους αποκεντρωμένους οργανισμούς ΕΕ.

ΤΜΗΜΑ II

ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ

ΕΠΙΠΕΔΑ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗΣ ( 7 )

Οι πληροφορίες διαβαθμίζονται σύμφωνα με τα παρακάτω επίπεδα:

1. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: Η διαβάθμιση αυτή εφαρμόζεται μόνο στις πληροφορίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει σοβαρότατα τα ζωτικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της.

2. SECRET UE: Η διαβάθμιση αυτή εφαρμόζεται μόνο στις πληροφορίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει σοβαρά τα ζωτικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της.

3. CONFIDENTIEL UE: Η διαβάθμιση αυτή εφαρμόζεται στις πληροφορίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει τα ζωτικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της.

4. RESTREINT UE: Η διαβάθμιση αυτή εφαρμόζεται στις πληροφορίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση είναι αντίθετη προς τα συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της.

ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ

5. Μπορεί να χρησιμοποιείται μια προειδοποιητική επισήμανση με την οποία υποδηλώνεται ο τομέας που καλύπτεται από το συγκεκριμένο έγγραφο ή η περιορισμένη διανομή του μόνο στα πρόσωπα που απαιτείται να γνωρίζουν.

6. Η επισήμανση ESDP/PESD (ΕΠΑΑ) τίθεται σε όλα τα έγγραφα και στα αντίγραφά τους που αφορούν την ασφάλεια και την άμυνα της Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της, ή που αφορούν τη στρατιωτική ή μη στρατιωτική διαχείριση μιας κρίσεως.

7. Ορισμένα έγγραφα, και ιδίως αυτά που αφορούν τα συστήματα τεχνολογίας των πληροφοριών, μπορούν να φέρουν μια επί πλέον επισήμανση η οποία συνεπάγεται πρόσθετα μέτρα ασφάλειας όπως αυτά ορίζονται στους σχετικούς κανονισμούς.

ΕΠΙΘΕΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΩΝ

8. Η διαβάθμιση και οι επισημάνσεις τίθενται ως εξής: α) σε έγγραφα RESTREINT UE, με μηχανικά ή ηλεκτρονικά μέσα, β) σε έγγραφα CONFIDENTIEL UE (με μηχανικά μέσα και ιδιοχείρως ή, με εκτύπωση σε προσφραγισμένο ταξινομημένο χαρτί, γ) σε έγγραφα SECRET UE και TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, με μηχανικά μέσα και ιδιοχείρως.

ΤΜΗΜΑ III

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΕΩΝ

1. Οι πληροφορίες διαβαθμίζονται μόνο όταν απαιτείται. Η διαβάθμιση επισημαίνεται σαφώς και καταλλήλως και διατηρείται μόνον εφόσον οι συγκεκριμένες πληροφορίες απαιτείται να προστατευθούν.

2. Αποκλειστικός υπεύθυνος για τη διαβάθμιση των πληροφοριών και για τον τυχόν μεταγενέστερο υποχαρακτηρισμό ή αποχαρακτηρισμό τους ( 8 ) είναι ο συντάκτης του εγγράφου. Οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό της ΓΓΣ διαβαθμίζουν, υποχαρακτηρίζουν ή αποχαρακτηρίζουν πληροφορίες κατόπιν εντολής του Γενικού Διευθυντή τους ή σε συμφωνία μαζί του.

3. Οι αναλυτικές ρυθμίσεις για τον χειρισμό των διαβαθμισμένων εγγράφων έχουν εκπονηθεί κατά τρόπο που να εξασφαλίζεται ότι προστατεύονται αναλόγως των πληροφοριών που περιέχουν.

4. Ο αριθμός των προσώπων που επιτρέπεται να συντάσσουν έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET περιορίζεται στο απολύτως αναγκαίο, τα δε ονόματά τους συμπεριλαμβάνονται σε κατάλογο που καταρτίζεται από τη ΓΓΣ, κάθε κράτος μέλος και, ενδεχομένως, από κάθε αποκεντρωμένο οργανισμό ΕΕ.

5. Η διαβάθμιση ενός εγγράφου καθορίζεται από το επίπεδο ευαισθησίας του περιεχομένου του κατά τα οριζόμενα στο τμήμα II, παράγραφοι 1 έως 4. Είναι σημαντικό η διαβάθμιση να χρησιμοποιείται σωστά και με φειδώ. Αυτό ισχύει ιδίως για τη διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 6. Ο συντάκτης ενός εγγράφου το οποίο πρόκειται να λάβει διαβάθμιση οφείλει να έχει πάντοτε κατά νου τους προαναφερόμενους κανονισμούς και να αποφεύγει την τάση προς υπερβολικά υψηλή ή χαμηλή διαβάθμιση. Αν και μια υψηλή διαβάθμιση μπορεί εκ πρώτης όψεως να φαίνεται ότι εγγυάται την αυξημένη προστασία ενός εγγράφου, η εκ συστήματος υπερβολικά υψηλή διαβάθμιση ενδέχεται να επιφέρει απώλεια της εμπιστοσύνης στην αξία του συστήματος διαβάθμισης. Από την άλλη πλευρά, τα έγγραφα δεν πρέπει να λαμβάνουν υπερβολικά χαμηλή διαβάθμιση με στόχο να αποφεύγονται οι περιορισμοί που συνδέονται με την προστασία των εγγράφων υψηλής διαβάθμισης. Ένας πρακτικός οδηγός για τις διαβαθμίσεις περιλαμβάνεται στο προσάρτημα 3. 7. Επί μέρους σελίδες, παράγραφοι, τμήματα, παραρτήματα και προσαρτήματα ενός εγγράφου καθώς και τα επισυναπτόμενα σε αυτό έγγραφα ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές διαβαθμίσεις, οι οποίες επισημαίνονται αναλόγως. Η διαβάθμιση του όλου εγγράφου αντιστοιχεί σε εκείνη του τμήματός του με την υψηλότερη διαβάθμιση. 8. Η διαβάθμιση μιας επιστολής ή ενός σημειώματος που περιλαμβάνει επισυναπτόμενα έγγραφα καθορίζεται στο επίπεδο του υψηλότερα διαβαθμισμένου εγγράφου. Ο συντάκτης επισημαίνει σαφώς σε ποιο επίπεδο πρέπει να διαβαθμιστεί η εν λόγω επιστολή ή το εν λόγω σημείωμα όταν αποχωριστεί από τα επισυναπτόμενα έγγραφα.

9. Τα διαβαθμισμένα έγγραφα ΕΕ μπορούν να υποχαρακτηρίζονται ή να αποχαρακτηρίζονται μόνο κατόπιν αδείας του συντάκτη, και, εφόσον απαιτείται, αφού ζητηθεί η γνώμη των λοιπών ενδιαφερομένων. Ο υποχαρακτηρισμός ή αποχαρακτηρισμός επιβεβαιώνεται γραπτώς. Το θεσμικό όργανο, το κράτος μέλος, το γραφείο, ο διάδοχος οργανισμός ή η υψηλότερη αρχή προέλευσης του εγγράφου ενημερώνει τους παραλήπτες του εγγράφου για τη μεταβολή της διαβάθμισης, οι δε παραλήπτες ενημερώνουν σχετικά τους διαδοχικούς παραλήπτες στους οποίους έχουν διαβιβάσει το πρωτότυπο ή αντίγραφο του εγγράφου. 10. Ει δυνατόν, οι συντάκτες αναγράφουν επί των διαβαθμισμένων εγγράφων την ημερομηνία ή την προθεσμία μετά την οποία μπορούν να υποχαρακτηρίζονται ή αποχαρακτηρίζονται. Σε αντίθετη περίπτωση, επανεξετάζουν τα έγγραφα το αργότερο ανά πενταετία, ώστε να επιβεβαιώνεται ότι η αρχική διαβάθμιση εξακολουθεί να είναι αναγκαία.

ΤΜΗΜΑ IV

ΥΛΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ

ΓΕΝΙΚΑ

1. Ο κύριος στόχος των μέτρων υλικής ασφάλειας είναι να εμποδίζεται η πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων προσώπων σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ή/και υλικό ΕΕ.

ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

2. Όλοι οι χώροι, τα κτίρια, τα γραφεία, οι αίθουσες, τα συστήματα επικοινωνίας και πληροφοριών, κ.λπ. όπου γίνεται αποθήκευση ή/και χειρισμός διαβαθμισμένων πληροφοριών και υλικού ΕΕ προστατεύονται με τα ενδεδειγμένα μέτρα υλικής ασφάλειας.

3. Για τη λήψη απόφασης σχετικά με τον απαιτούμενο βαθμό προστασίας όσον αφορά την υλική ασφάλεια, λαμβάνονται υπόψη όλοι οι σχετικοί παράγοντες, όπως: α) η διαβάθμιση των πληροφοριών ή/και του υλικού, β) ο όγκος και η μορφή (π.χ. αποθήκευση σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή) των σχετικών πληροφοριών, γ) η σε τοπικό επίπεδο αξιολογούμενη απειλή δολιοφθοράς, τρομοκρατικών ενεργειών και άλλων ανατρεπτικών ή/και εγκληματικών δραστηριοτήτων, από υπηρεσίες πληροφοριών που έχουν ως στόχο την ΕΕ, τα κράτη μέλη ή/και άλλα θεσμικά όργανα ή τρίτα μέρη που κατέχουν διαβαθμισμένες πληροφορίες της ΕΕ.

4. Τα εφαρμοζόμενα μέτρα υλικής ασφάλειας αποσκοπούν: α) στην εμπόδιση της λαθραίας ή βιαίας εισόδου αναρμοδίων, β) στην αποτροπή, παρεμπόδιση και ανίχνευση ενεργειών τυχόν αναξιόπιστου προσωπικού (κατάσκοποι «εντός των τειχών»), γ) στο να εμποδίζεται η πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες της ΕΕ στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της ΓΓΣ, των κρατικών υπηρεσιών των κρατών μελών ή/και των άλλων θεσμικών οργάνων ή τρίτων μερών που δεν χρειάζεται να λαμβάνουν γνώση των πληροφοριών αυτών.

ΜΕΤΡΑ ΥΛΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Χώροι ασφαλείας

5. Οι χώροι στους οποίους γίνεται χειρισμός και αποθήκευση πληροφοριών με βαθμό διαβάθμισης CONFIDENTIEL UE ή υψηλότερο οργανώνονται και διαμορφώνονται ως εξής: α) Χώρος ασφαλείας κατηγορίας I: χώρος στον οποίο γίνεται χειρισμός και η αποθήκευση πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE ή υψηλότερη κατά τρόπο ώστε η είσοδος στο συγκεκριμένο χώρο να αποτελεί, ουσιαστικά, πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες. Για έναν τέτοιο χώρο απαιτούνται: i) μια συγκεκριμένη προστατευόμενη περίμετρος στην οποία ελέγχεται κάθε είσοδος και έξοδος, ii) ένα σύστημα ελέγχου της εισόδου, το οποίο επιτρέπει την είσοδο μόνο στα πρόσωπα που έχουν υποστεί τον δέοντα έλεγχο ασφαλείας και έχουν ειδική άδεια εισόδου στον εν λόγω χώρο, iii) προσδιορισμός της διαβάθμισης των πληροφοριών που φυλάσσονται συνήθως στο χώρο αυτό, δηλαδή των πληροφοριών στις οποίες δίνει πρόσβαση η είσοδος στον εν λόγω χώρο. β) Χώρος ασφαλείας κατηγορίας II: χώρος στον οποίο γίνεται χειρισμός και η αποθήκευση πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE ή υψηλότερη κατά τέτοιον τρόπο ώστε να μπορούν να προστατεύονται με εσωτερικούς ελέγχους προκειμένου να μη μπορούν να έχουν πρόσβαση σ' αυτές μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, π.χ. κτίρια όπου περιλαμβάνονται γραφεία στα οποία γίνεται τακτικά χειρισμός και αποθήκευση πληροφοριών με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE ή υψηλότερη. Για έναν τέτοιο χώρο απαιτούνται: i) μια συγκεκριμένη προστατευόμενη περίμετρος στην οποία ελέγχεται κάθε είσοδος και έξοδος, ii) ένα σύστημα ελέγχου της εισόδου, το οποίο επιτρέπει την χωρίς συνοδεία είσοδο μόνο στα πρόσωπα που έχουν υποστεί τον δέοντα έλεγχο ασφαλείας και έχουν ειδική άδεια εισόδου στον εν λόγω χώρο. Για όλα τα άλλα πρόσωπα, θα προβλέπεται η ύπαρξη συνοδών ή ισοδύναμων ελέγχων, προκειμένου να προλαμβάνεται η πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων προσώπων σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ και η ανεξέλεγκτη είσοδος σε χώρους που υπόκεινται σε τεχνικές επιθεωρήσεις ασφαλείας. Οι χώροι στους οποίους δεν υπάρχει προσωπικό υπηρεσίας σε 24ωρη βάση επιθεωρούνται αμέσως μετά τις κανονικές ώρες εργασίας για να διασφαλίζεται ότι οι διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ έχουν ασφαλισθεί καταλλήλως.

Διοικητικός χώρος

6. Γύρω από τους χώρους ασφαλείας κατηγορίας I ή κατηγορίας II καθώς και στις προσβάσεις τους, είναι δυνατόν να υπάρξει ένας διοικητικός χώρος μικρότερου βαθμού ασφαλείας. Ο χώρος αυτός απαιτεί μια εμφανώς οριοθετημένη περίμετρο που να επιτρέπει τον έλεγχο του προσωπικού και των οχημάτων. Στους διοικητικούς χώρους γίνεται χειρισμός και αποθήκευση μόνο πληροφοριών RESTREINT UE.

Έλεγχοι εισόδου και εξόδου

7. Η είσοδος στους χώρους ασφαλείας κατηγορίας I και κατηγορίας II ελέγχεται με σύστημα ειδικής ταυτότητας ή προσωπικής αναγνώρισης που ισχύει για το μόνιμο προσωπικό. Θα εγκαθιδρυθεί επίσης ένα σύστημα ελέγχων των επισκεπτών προκειμένου να απαγορεύεται η πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων προσώπων σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ. Τα συστήματα ειδικής ταυτότητας μπορούν να υποστηρίζονται από αυτοματοποιημένη αναγνώριση της ταυτότητας, ως συμπλήρωμα αλλά όχι ως πλήρες υποκατάστατο των φυλάκων. Τυχόν μεταβολή της αξιολόγησης κινδύνου μπορεί να συνεπάγεται την ενίσχυση των μέτρων ελέγχου εισόδου/ εξόδου, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια της επίσκεψης σημαντικών προσωπικοτήτων.

Περιπολίες των φυλάκων

8. Στους χώρους ασφαλείας κατηγορίας I και II πραγματοποιούνται περιπολίες εκτός των κανονικών ωρών εργασίας με σκοπό την προστασία των περιουσιακών στοιχείων της ΕΕ από διαρροή, ζημία ή απώλεια. Η συχνότητα περιπολιών εξαρτάται από τις τοπικές συνθήκες, αλλά κατά κανόνα πραγματοποιούνται κάθε δύο ώρες.

Φωριαμοί ασφαλείας και θωρακισμένες αίθουσες

9. Για την αποθήκευση των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ χρησιμοποιούνται φωριαμοί τριών κατηγοριών: — Κατηγορία Α : φωριαμοί που έχουν εγκριθεί σε εθνικό επίπεδο για την αποθήκευση πληροφοριών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σε χώρους ασφαλείας κατηγορίας I ή κατηγορίας II, — Κατηγορία Β : φωριαμοί που έχουν εγκριθεί σε εθνικό επίπεδο για την αποθήκευση πληροφοριών SECRET UE και CONFIDENTIEL UE σε χώρους ασφαλείας κατηγορίας I ή κατηγορίας II, — Κατηγορία Γ : έπιπλα γραφείου κατάλληλα μόνο για την αποθήκευση πληροφοριών RESTREINT UE

10. Για τις θωρακισμένες αίθουσες που κατασκευάζονται εντός χώρου ασφαλείας κατηγορίας I ή κατηγορίας II, και για όλες τους χώρους ασφαλείας κατηγορίας I όπου διαβαθμισμένες πληροφορίες με χαρακτηρισμό CONFIDENTIEL UE αποθηκεύονται σε ανοικτά ράφια ή επιδεικνύονται σε σχεδιαγράμματα, χάρτες κ.λπ., οι τοίχοι, τα πατώματα και οι οροφές, καθώς και οι θύρες που κλειδώνουν πιστοποιούνται από Εθνική Αρχή Ασφαλείας ότι προσφέρουν ισοδύναμη προστασία με την κατηγορία του φωριαμού ασφαλείας που έχει εγκριθεί για την αποθήκευση πληροφοριών ίδιας διαβάθμισης.

Κλειδαριές

11. Οι κλειδαριές στους φωριαμούς ασφαλείας και τις θωρακισμένες αίθουσες όπου αποθηκεύονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ πληρούν τις ακόλουθες προδιαγραφές: — Ομάδα Α : εγκεκριμένες σε εθνικό επίπεδο για φωριαμούς κατηγορίας Α, — Ομάδα Β : εγκεκριμένες σε εθνικό επίπεδο για φωριαμούς κατηγορίας Β, — Ομάδα Γ : κατάλληλες μόνο για έπιπλα γραφείου κατηγορίας Γ.

Έλεγχος των κλειδιών και των συνδυασμών

12. Τα κλειδιά των φωριαμών ασφαλείας δεν πρέπει να βγαίνουν από το κτίριο των γραφείων. Οι συνδυασμοί των φωριαμών ασφαλείας απομνημονεύονται από τα πρόσωπα που πρέπει να τους γνωρίζουν. Για χρήση σε επείγουσα ανάγκη, ο Υπεύθυνος Ασφαλείας του οικείου καταστήματος είναι υπεύθυνος να κατέχει αντικλείδια καθώς και, γραπτώς, όλους τους συνδυασμούς. Οι συνδυασμοί φυλάσσονται σε χωριστούς σφραγισμένους αδιαφανείς φακέλους. Τα κλειδιά καθημερινής χρήσης, τα αντικλείδια ασφαλείας και οι συνδυασμοί φυλάσσονται σε χωριστούς φωριαμούς ασφαλείας. Για τα εν λόγω κλειδιά, και συνδυασμούς ισχύει προστασία ασφαλείας τουλάχιστον ισοδύναμη προς το υλικό στο οποίο παρέχουν πρόσβαση.

13. Η γνώση των συνδυασμών των φωριαμών ασφαλείας περιορίζεται σε όσο το δυνατόν λιγότερα πρόσωπα. Οι συνδυασμοί πρέπει να αλλάζουν: α) όποτε παραλαμβάνεται νέος φωριαμός, β) όποτε αλλάζει το οικείο προσωπικό, γ) όποτε σημειώνεται διαρροή ή υπάρχουν υπόνοιες διαρροής, δ) κατά προτίμηση ανά εξάμηνο και πάντως τουλάχιστον ανά δωδεκάμηνο.

Συσκευές ανίχνευσης εισόδου αναρμοδίων

14. Όταν χρησιμοποιούνται για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ συστήματα συναγερμού, κλειστά κυκλώματα τηλεόρασης και άλλες ηλεκτρικές συσκευές, πρέπει να προβλέπεται εφεδρική παροχή ηλεκτρικού ρεύματος για περιπτώσεις επείγουσας ανάγκης, για να διασφαλίζεται η συνεχής λειτουργία του συστήματος σε περίπτωση διακοπής της κύριας παροχής ενέργειας. Μια άλλη βασική απαίτηση είναι να σημαίνει συναγερμός ή να ειδοποιείται με άλλον αξιόπιστο τρόπο το προσωπικό επιτήρησης όποτε σημειώνεται βλάβη των εν λόγω συστημάτων ή επιχειρείται παρέμβαση σ' αυτά.

Εγκεκριμένος εξοπλισμός

15. Οι ΕΑΑ διατηρούν, με δικούς τους ή με διμερείς πόρους, ενημερωμένους καταλόγους ανά τύπο και μοντέλο του εξοπλισμού ασφαλείας που έχουν εγκρίνει για την άμεση ή την έμμεση προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών υπό διάφορες συγκεκριμένες περιστάσεις και συνθήκες. Το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ τηρεί παρόμοιο κατάλογο, με βάση, μεταξύ άλλων, πληροφορίες που παρέχονται από τις ΕΑΑ. Προτού αγοράσουν τον σχετικό εξοπλισμό, οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί της ΕΕ συμβουλεύονται το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ και, ενδεχομένως, την ΕΑΑ του κράτος μέλους που τις φιλοξενεί.

Υλική προστασία των φωτοαντιγραφικών συσκευών και συσκευών (φαξ)

16. Οι φωτοαντιγραφικές συσκευές και οι συσκευές φαξ προστατεύονται υλικώς όσο απαιτείται ώστε να διασφαλίζεται ότι χρησιμοποιούνται μόνο από εγκεκριμένα πρόσωπα και ότι όλο το διαβαθμισμένο υλικό ελέγχεται δεόντως.

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΚΑΤΑ ΤΗΣ ΛΑΘΡΟΒΛΕΨΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΛΑΘΡΑΚΡΟΑΣΗΣ

Λαθροβλεψία

17. Λαμβάνονται όλα τα ενδεδειγμένα μέτρα, μέρα και νύχτα, προκειμένου να διασφαλίζεται ότι τα μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα δεν θα μπορούν να δουν, έστω και συμπτωματικώς, τις διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ.

Λαθρακρόαση

18. Τα γραφεία ή οι χώροι όπου συζητούνται τακτικά πληροφορίες με διαβάθμιση SECRET UE ή υψηλότερη προστατεύονται από κρούσματα παθητικής ή ενεργητικής λαθρακρόασης εφόσον υφίσταται σχετικός κίνδυνος. Υπεύθυνη για την αξιολόγηση αυτού του κινδύνου είναι η αρμόδια αρχή ασφαλείας, έπειτα από διαβούλευση, εφόσον χρειάζεται, με τις ΕΑΑ.

19. Για την καθορισμό των ληπτέων προστατευτικών μέτρων σε χώρους ευαίσθητους όσον αφορά την παθητική λαθρακρόαση (π.χ. μόνωση τοίχων, θυρών, πατωμάτων και οροφών, μέτρηση αποκαλυπτικών εκπομπών) και την ενεργητική λαθρακρόαση (π.χ. αναζήτηση μικροφώνων), το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ μπορεί να ζητά τη συνδρομή εμπειρογνωμόνων των ΕΑΑ. Οι υπάλληλοι ασφαλείας των αποκεντρωμένων οργανισμών της ΕΕ μπορούν να ζητούν τη διενέργεια τεχνικών επιθεωρήσεων από το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ ή/και τη συνδρομή εμπειρογνωμόνων των ΕΑΑ.

20. Ομοίως, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, ο κάθε είδους τηλεπικοινωνιακός εξοπλισμός και ηλεκτρικός ή ηλεκτρονικός εξοπλισμός γραφείου που χρησιμοποιείται κατά τις συνεδριάσεις σε επίπεδο SECRET UE ή υψηλότερο μπορεί να ελέγχεται από ειδικούς τεχνικούς ασφαλείας των ΕΑΑ έπειτα από αίτηση του αρμόδιου υπαλλήλου ασφαλείας.

ΤΕΧΝΙΚΩΣ ΑΣΦΑΛΕΙΣ ΧΩΡΟΙ

21. Ορισμένοι χώροι μπορούν να χαρακτηρισθούν ως τεχνικώς ασφαλείς. Στους χώρους αυτούς διενεργείται ειδικός έλεγχος εισόδου. Όταν δεν χρησιμοποιούνται, οι χώροι αυτοί διατηρούνται κλειδωμένοι με εγκεκριμένη μέθοδο και όλα τα σχετικά κλειδιά θεωρούνται ως κλειδιά ασφαλείας. Στους χώρους αυτούς διενεργούνται τακτικά υλικές επιθεωρήσεις, οι οποίες διενεργούνται επίσης έπειτα από τυχόν μη εγκεκριμένη είσοδο στους χώρους αυτούς ή εφόσον υπάρχουν υπόνοιες τέτοιας εισόδου.

22. Τηρείται λεπτομερής κατάσταση του εξοπλισμού και της επίπλωσης προκειμένου να παρακολουθούνται οι μετακινήσεις τους. Κανένα στοιχείο επίπλωσης ή εξοπλισμού δεν εισάγεται σε τέτοιο χώρο χωρίς προσεκτική επιθεώρηση από ειδικά εκπαιδευμένο προσωπικό ασφαλείας, προκειμένου να ανιχνευθούν τυχόν συσκευές υποκλοπής. Κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να αποφεύγεται η εγκατάσταση τηλεπικοινωνιακών γραμμών σε τεχνικώς ασφαλείς χώρους.

ΤΜΗΜΑ V

ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΤΗΣ «ΑΝΑΓΚΑΙΑΣ ΓΝΩΣΗΣ» ΚΑΙ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

1. Η πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ επιτρέπεται μόνο στα πρόσωπα που όντως χρειάζεται να τις γνωρίζουν για να εκτελούν τα καθήκοντα ή την αποστολή τους. Η πρόσβαση στις πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE και CONFIDENTIEL UE επιτρέπεται μόνο στα πρόσωπα που έχουν υποστεί με επιτυχία τον ενδεδειγμένο έλεγχο ασφαλείας.

2. Αρμόδιοι για τον καθορισμό των προσώπων που πρέπει να έχουν την «αναγκαία γνώση» είναι η ΓΓΣ, οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί της ΕΕ και οι υπηρεσίες ή τα τμήματα των κρατών μελών όπου πρόκειται να εργασθεί το οικείο πρόσωπο, ανάλογα με τις απαιτήσεις της σχετικής αποστολής.

3. Αρμόδιος για τον έλεγχο ασφαλείας του προσωπικού είναι ο εργοδότης του υπαλλήλου, βάσει των σχετικών ισχυουσών διαδικασιών. Σε ό,τι αφορά τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της ΓΓΣ, η διαδικασία του ελέγχου ασφαλείας προβλέπεται στο τμήμα VI. Κατόπιν του ελέγχου ασφαλείας εκδίδεται «πιστοποιητικό ασφαλείας», όπου αναγράφονται το επίπεδο των διαβαθμισμένων πληροφοριών στις οποίες μπορεί να έχει πρόσβαση το ελεγχθέν πρόσωπο καθώς και η ημερομηνία λήξης. Το πιστοποιητικό ασφαλείας για συγκεκριμένη διαβάθμιση μπορεί να παρέχει στον κάτοχό του πρόσβαση σε πληροφορίες χαμηλότερης διαβάθμισης.

4. Πρόσωπα άλλα πλην των υπαλλήλων ή του λοιπού προσωπικού της ΓΓΣ ή των κρατών μελών, π.χ. μέλη, υπάλληλοι ή προσωπικό των θεσμικών οργάνων της ΕΕ, με τα οποία χρειάζεται ενδεχομένως να συζητηθούν ή στα οποία χρειάζεται ενδεχομένως να επιδειχθούν διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, πρέπει να έχουν υποστεί επιτυχώς έλεγχο ασφαλείας όσον αφορά τις διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ και να ενημερώνονται για την ευθύνη τους όσον αφορά την ασφάλεια. Ο ίδιος κανόνας ισχύει, σε παρόμοιες περιστάσεις, για τους εξωτερικούς συμβασιούχους, εμπειρογνώμονες ή συμβούλους.

5. Όλα τα πρόσωπα που πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET υποβάλλονται προηγουμένως στον αντίστοιχο έλεγχο ασφαλείας. 6. Όλα τα πρόσωπα που πρέπει να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ορίζονται από τον προϊστάμενο του τμήματός τους και τα ονόματά τους καταχωρούνται στην οικεία γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 7. Προτού αποκτήσουν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, όλα τα πρόσωπα υπογράφουν βεβαίωση ότι έχουν ενημερωθεί για τις διαδικασίες ασφαλείας του Συμβουλίου και ότι κατανοούν πλήρως την ειδική τους ευθύνη για τη διασφάλιση των πληροφοριών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET και τις συνέπειες που προβλέπονται από τους κανόνες της ΕΕ και το εθνικό δίκαιο ή τους εθνικούς διοικητικούς κανόνες σε περίπτωση που διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ περιέρχονται σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, είτε εκ προθέσεως είτε εξ αμελείας. 8. Στην περίπτωση προσώπων τα οποία έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σε συνεδριάσεις κ.λπ., ο αρμόδιος υπάλληλος ελέγχου της υπηρεσίας ή του οργάνου στο οποίο απασχολείται το εν λόγω πρόσωπο γνωστοποιεί στο όργανο το οποίο διοργανώνει τη συνεδρίαση ότι τα οικεία πρόσωπα διαθέτουν τη σχετική άδεια. 9. Τα ονόματα όλων των προσώπων τα οποία παύουν να απασχολούνται σε καθήκοντα που απαιτούν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET διαγράφονται από τον κατάλογο TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Επίσης, εφιστάται και πάλι η προσοχή όλων αυτών των προσώπων στην ειδική ευθύνη τους για τη διασφάλιση των πληροφοριών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Τα πρόσωπα αυτά υπογράφουν επίσης δήλωση ότι δεν θα χρησιμοποιήσουν ούτε θα διαβιβάσουν σε άλλους πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET τις οποίες κατέχουν.

10. Όλα τα πρόσωπα που πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες SECRET UE και CONFIDENTIEL UE υφίστανται προηγουμένως τον έλεγχο ασφαλείας στον ενδεδειγμένο βαθμό. 11. Όλα τα πρόσωπα που πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες SECRET UE και CONFIDENTIEL UE ενημερώνονται για τους κανονισμούς ασφαλείας καθώς και για τις συνέπειες τυχόν αμέλειας. 12. Στην περίπτωση προσώπων που έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες SECRET UE και CONFIDENTIEL UE κατά τη διάρκεια συνεδριάσεων κλπ., ο Υπεύθυνος Ασφαλείας του οργάνου όπου εργάζεται το εν λόγω πρόσωπο γνωστοποιεί στο όργανο που οργανώνει τη συνεδρίαση ότι τα σχετικά πρόσωπα διαθέτουν τη σχετική άδεια.

13. Οι έχοντες πρόσβαση σε πληροφορίες RESTREINT UE ενημερώνονται για τους προκείμενους κανονισμούς ασφαλείας καθώς και για τις συνέπειες τυχόν αμέλειας.

14. Όταν ένα μέλος του προσωπικού μετατίθεται από μια θέση η οποία ενέχει το χειρισμό διαβαθμισμένου υλικού ΕΕ, η γραμματεία επιβλέπει την κατάλληλη παράδοση του υλικού αυτού από τον απερχόμενο στον νέο υπάλληλο.

15. Τα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να χειρίζονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ θα πρέπει, για πρώτη φορά κατά την ανάληψη των καθηκόντων τους και στη συνέχεια περιοδικά, να ενημερώνονται για: α) τους κινδύνους που ενέχουν για την ασφάλεια οι ακριτομυθίες, β) τις προφυλάξεις που πρέπει να λαμβάνουν κατά τις σχέσεις τους με τον τύπο, γ) την απειλή που συνιστούν οι δραστηριότητες υπηρεσιών πληροφοριών οι οποίες έχουν ως στόχο την ΕΕ και τα κράτη μέλη σε ό,τι αφορά τις διαβαθμισμένες πληροφορίες και δραστηριότητες ΕΕ, δ) την υποχρέωση να αναφέρουν αμέσως στις ενδεδειγμένες αρχές ασφαλείας κάθε τυχόν προσέγγιση ή ελιγμό που προκαλεί υπόνοιες κατασκοπευτικής δραστηριότητας ή τυχόν ασυνήθεις περιστάσεις που αφορούν την ασφάλεια. 16. Όλα τα πρόσωπα που έχουν κανονικά συχνές επαφές με αντιπροσώπους χωρών των οποίων οι υπηρεσίες πληροφοριών έχουν ως στόχο την ΕΕ και τα κράτη μέλη σε ό,τι αφορά διαβαθμισμένες πληροφορίες και δραστηριότητες ΕΕ, ενημερώνονται για τις τεχνικές που είναι γνωστό ότι χρησιμοποιούνται από τις διάφορες υπηρεσίες πληροφοριών. 17. Δεν υπάρχουν κανονισμοί ασφαλείας του Συμβουλίου σχετικά με τα ιδιωτικά ταξίδια του προσωπικού που έχει άδεια πρόσβασης σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, ασχέτως προορισμού. Ωστόσο, οι αρμόδιες αρχές ασφαλείας γνωστοποιούν στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό που υπάγονται στην αρμοδιότητά τους σχετικά με τους ταξιδιωτικούς κανονισμούς οι οποίοι ενδέχεται να ισχύουν γι' αυτούς. Οι υπεύθυνοι ασφαλείας μεριμνούν για επιμορφωτικές συναντήσεις για τα μέλη του προσωπικού όσον αφορά τις εν λόγω ειδικές οδηγίες.

ΤΜΗΜΑ VI

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΚΑΙ ΤΟΥ ΛΟΙΠΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΓΓΣ

1. Μόνο οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό της ΓΓΣ ή πρόσωπα τα οποία εργάζονται στα πλαίσια της ΓΓΣ και τα οποία, λόγω των καθηκόντων τους και για τις ανάγκες της υπηρεσίας χρειάζεται να γνωρίζουν ή να χρησιμοποιούν διαβαθμισμένες πληροφορίες που έχει στην κατοχή του το Συμβούλιο, έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές.

2. Για την πρόσβαση στις πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE και CONFIDENTIEL UE, τα πρόσωπα που μνημονεύονται στην παράγραφο 1 πρέπει να έχουν λάβει σχετική άδεια, σύμφωνα με τη διαδικασία των παραγράφων 4 και 5.

3. Η άδεια χορηγείται μόνο στα πρόσωπα τα οποία έχουν υποστεί έλεγχο ασφαλείας από τις αρμόδιες εθνικές αρχές των κρατών μελών (ΕΑΑ), σύμφωνα με τη διαδικασία των παραγράφων 6 έως 10.

4. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή, κατά την έννοια του άρθρου 2, πρώτο εδάφιο του Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης είναι αρμόδια για τη χορήγηση των αδειών που μνημονεύονται στα σημεία 1, 2 και 3. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή χορηγεί την άδεια αφού λάβει τη γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών των κρατών μελών βάσει του ελέγχου ασφαλείας που διενεργείται σύμφωνα με τα σημεία 6 έως 12.

5. Η άδεια, η οποία έχει πενταετή ισχύ, δεν μπορεί να υπερβεί τη διάρκεια των καθηκόντων βάσει των οποίων χορηγείται. Μπορεί να ανανεωθεί από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή με τη διαδικασία της παραγράφου 4. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ανακαλεί την άδεια όταν κρίνει ότι συντρέχει λόγος προς τούτο. Τυχόν ανακλητική απόφαση κοινοποιείται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο, το οποίο μπορεί να ζητήσει ακρόαση από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή, καθώς και στην αρμόδια εθνική αρχή.

6. Στόχος του ελέγχου ασφαλείας είναι να εξακριβωθεί ότι δεν υπάρχουν αντιρρήσεις στο να επιτραπεί στο συγκεκριμένο πρόσωπο να έχει πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες που έχει στην κατοχή του το Συμβούλιο.

7. Ο έλεγχος ασφαλείας διενεργείται, με τη συνδρομή του ενδιαφερομένου προσώπου και έπειτα από αίτηση της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής, από τις αρμόδιες εθνικές αρχές του κράτους μέλους του οποίου είναι υπήκοος το πρόσωπο που χρειάζεται την άδεια. Εάν ο ενδιαφερόμενος διαμένει στο έδαφος άλλου κράτους μέλους, οι ενδιαφερόμενες εθνικές αρχές μπορούν να διασφαλίζουν τη συνεργασία των αρχών του κράτους διαμονής.

8. Ως μέρος της διαδικασίας ελέγχου, μπορεί να ζητηθεί από τον ενδιαφερόμενο να συμπληρώσει έντυπο με προσωπικές πληροφορίες.

9. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή προσδιορίζει στην αίτησή της το είδος και το επίπεδο των διαβαθμισμένων πληροφοριών που πρόκειται να τεθούν στη διάθεση του ενδιαφερομένου, ώστε οι αρμόδιες εθνικές αρχές να μπορέσουν να διενεργήσουν τη διαδικασία ελέγχου και να δώσουν τη γνώμη τους ως προς το επίπεδο της άδειας που θα ήταν σκόπιμο να χορηγηθεί στο εν λόγω πρόσωπο.

10. Το σύνολο της διαδικασίας ελέγχου ασφαλείας μαζί με το πόρισμά της υπόκειται στους κανόνες και τις ρυθμίσεις που ισχύουν εν προκειμένω στο οικείο κράτος μέλος, περιλαμβανομένων των κανόνων και ρυθμίσεων που αφορούν τις ενστάσεις και προσφυγές.

11. Όταν οι αρμόδιες εθνικές αρχές του κράτους μέλους δίνουν θετική γνώμη, η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή μπορεί να χορηγεί την άδεια στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο.

12. Η αρνητική γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών γνωστοποιείται στον ενδιαφερόμενο, ο οποίος μπορεί να ζητήσει ακρόαση από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή. Εφόσον τα κρίνει αναγκαίο, η τελευταία μπορεί να ζητήσει από τις αρμόδιες εθνικές αρχές οιαδήποτε περαιτέρω διευκρίνιση μπορούν να παράσχουν. Εάν επιβεβαιωθεί η αρνητική γνώμη, η άδεια δεν χορηγείται.

13. Όλα τα πρόσωπα που έχουν άδεια κατά την έννοια των παραγράφων 4 και 5 λαμβάνουν, κατά τη χορήγηση της άδειας και στη συνέχεια σε τακτικά διαστήματα, τις τυχόν αναγκαίες οδηγίες σχετικά με την προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών και με τα μέσα για τη διασφάλιση της προστασίας αυτής. Τα πρόσωπα αυτά υπογράφουν δήλωση με την οποία βεβαιώνουν ότι έλαβαν τις οδηγίες και αναλαμβάνουν να τις τηρούν.

14. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή λαμβάνει τα τυχόν αναγκαία μέτρα για την εφαρμογή του παρόντος τμήματος, ιδίως όσον αφορά τους κανόνες που διέπουν την πρόσβαση στον κατάλογο των προσώπων στα οποία έχει χορηγηθεί η σχετική άδεια.

15. Κατ' εξαίρεση, εφόσον απαιτείται από την υπηρεσία, η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή μπορεί, αφού ενημερώσει τις αρμόδιες εθνικές αρχές και εφόσον δεν υπάρξει αντίδραση εκ μέρους των εντός ενός μηνός, να χορηγεί προσωρινή άδεια μέγιστης διάρκειας έξι μηνών, εν αναμονή του αποτελέσματος του ελέγχου που μνημονεύεται στο σημείο 7.

16. Οι ούτως χορηγούμενες προσωρινές και υπό αίρεση άδειες δεν επιτρέπουν την πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Η πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές περιορίζεται στους υπαλλήλους που έχουν όντως υποστεί έλεγχο επιτυχώς, σύμφωνα με την παράγραφο 7. Εν αναμονή του πορίσματος του ελέγχου, οι υπάλληλοι για τους οποίους έχει ζητηθεί πρόσβαση TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET μπορούν να λαμβάνουν προσωρινή και υπό αίρεση άδεια πρόσβασης σε πληροφορίες έως και SECRET UE.

ΤΜΗΜΑ VII

ΚΑΤΑΡΤΙΣΜΟΣ, ΔΙΑΝΟΜΗ, ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ, ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΕΕ







Περιεχόμενα Γενικές διατάξεις Κεφάλαιο I Εκπόνηση και διανομή διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ… Κεφάλαιο II Διαβίβαση διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ… Κεφάλαιο III Ηλεκτρικά και άλλα μέσα τεχνικής διαβίβασης… Κεφάλαιο IV Πρόσθετα αντίγραφα, μεταφράσεις και αποσπάσματα διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ… Κεφάλαιο V Απογραφές και έλεγχοι, αποθήκευση και καταστροφή διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ… Κεφάλαιο VI Ειδικοί κανόνες για τα έγγραφα που προορίζονται για το Συμβούλιο…

Γενικές διατάξεις

Το παρόν τμήμα πραγματεύεται τα μέτρα για τον καταρτισμό, τη διανομή, τη διαβίβαση, την αποθήκευση και την καταστροφή των διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ όπως ορίζονται στην παράγραφο 3 σημείο α) των Βασικών Αρχών και Στοιχειωδών Κανόνων Ασφαλείας του μέρους I του παρόντος παραρτήματος, πρέπει δε να χρησιμοποιείται ως αναφορά για την προσαρμογή των μέτρων αυτών για άλλα διαβαθμισμένα υλικά ΕΕ, ανάλογα με το είδος τους και κατά περίπτωση.

Κεφάλαιο I

Καταρτισμός και διανομή διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ

1. Η διαβάθμιση και οι επισημάνσεις ΕΕ εφαρμόζονται όπως ορίζεται στο τμήμα II, εμφαίνονται δε στο κέντρο του άνω και του κάτω μέρους κάθε σελίδας· κάθε σελίδα αριθμείται. Κάθε διαβαθμισμένο έγγραφο ΕΕ φέρει αριθμό αναφοράς και ημερομηνία. Στα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET και SECRET UE, ο αριθμός αυτός εμφαίνεται σε κάθε σελίδα. Εάν τα έγγραφα πρόκειται να διανεμηθούν σε πολλαπλά αντίτυπα, στην πρώτη σελίδα κάθε αντιτύπου αναγράφεται ο αριθμός αντιτύπου και ο ολικός αριθμός σελίδων. Στην πρώτη σελίδα των εγγράφων που είναι διαβαθμισμένα τουλάχιστον ως CONFIDENTIEL UE πρέπει να αναφέρονται όλα τα παραρτήματα και τα επισυναπτόμενα έγγραφα.

2. Τα έγγραφα που διαβαθμίζονται τουλάχιστον ως CONFIDENTIEL UE πρέπει να δακτυλογραφούνται, να μεταφράζονται, να αποθηκεύονται, να φωτοαντιγράφονται, να αναπαράγονται μαγνητικά ή να αντιγράφονται σε μικροφίλμ μόνον από άτομα διαβαθμισμένα για πρόσβαση σε πληροφορίες ΕΕ διαβαθμισμένες τουλάχιστον μέχρι τον κατάλληλο βαθμό ασφαλείας του συγκεκριμένου εγγράφου, εκτός από την ειδική περίπτωση στην παράγραφο 27 του παρόντος τμήματος. Οι διατάξεις για την αναπαραγωγή διαβαθμισμένων εγγράφων μέσω υπολογιστή περιέχονται στο τμήμα XI.

3. Οι διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ διανέμονται μόνον σε άτομα που πρέπει να τις γνωρίζουν και έχουν την κατάλληλη διαβάθμιση ασφαλείας. Η αρχική διανομή καθορίζεται από τον συντάκτη.

4. Τα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET κυκλοφορούν μέσω γραμματειών ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΩΝ ΕΕ (βλέπε τμήμα VIII). Όσον αφορά τα μηνύματα τα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, η αρμόδια γραμματεία μπορεί να επιτρέπει στον προϊστάμενο του κέντρου επικοινωνιών να παράγει τον αριθμό αντιγράφων που ορίζεται στον κατάλογο παραληπτών.

5. Τα έγγραφα με διαβάθμιση το πολύ SECRET UE επιτρέπεται να αναδιανέμονται από τον αρχικό παραλήπτη σε άλλους παραλήπτες ανάλογα με την ανάγκη γνώσης. Ωστόσο, οι συντάκτριες αρχές αναφέρουν σαφώς τις τυχόν προειδοποιήσεις που επιθυμούν να επιβάλουν. Όταν επιβάλλονται παρόμοιες προειδοποιήσεις, οι παραλήπτες αναδιανέμουν τα έγγραφα μόνον με την άδεια των συντακτριών αρχών.

6. Κατά την είσοδό του σε ή την έξοδό του από μια υπηρεσία, κάθε έγγραφο τουλάχιστον CONFIDENTIEL UE καταγράφεται από τη γραμματεία της υπηρεσίας. Τα στοιχεία που καταγράφονται (αριθμός αναφοράς, ημερομηνία και, κατά περίπτωση, αριθμός αντιτύπου) πρέπει να επαρκούν για την αναγνώριση των εγγράφων και να καταχωρούνται σε μητρώο ή σε ειδικό προστατευμένο υπόθεμα πληροφορικής.

Κεφάλαιο II

Διαβίβαση διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ

7. Τα έγγραφα τουλάχιστον CONFIDENTIEL UE διαβιβάζονται εντός ανθεκτικών και αδιαφανών διπλών φακέλων. Στον εσωτερικό φάκελο αναγράφεται η πρέπουσα διαβάθμιση ασφαλείας EU καθώς και, εφόσον είναι δυνατόν, η πλήρης υπηρεσιακή ιδιότητα και διεύθυνση του αποδέκτη.

8. Μόνον ένας Ελεγκτικός Υπάλληλος Γραμματείας ή ο αναπληρωτής του επιτρέπεται να ανοίγουν τον εσωτερικό φάκελο και να χορηγούν απόδειξη παραλαβής των εγγράφων που περιέχει, εκτός εάν ο φάκελος απευθύνεται σε συγκεκριμένο παραλήπτη. Στην περίπτωση αυτήν, η αρμόδια Γραμματεία πρωτοκολλά την άφιξη του φακέλου, μόνον δε ο παραλήπτης επιτρέπεται να ανοίγει τον εσωτερικό φάκελο και να χορηγεί απόδειξη παραλαβής για τα έγγραφα που περιέχει.

9. Ο εσωτερικός φάκελος πρέπει να περιέχει έντυπο απόδειξης. Η απόδειξη, η οποία δεν είναι διαβαθμισμένη, πρέπει να αναγράφει τον αριθμό αναφοράς, την ημερομηνία και τον αριθμό αντιτύπου του εγγράφου αλλά ποτέ το θέμα του.

10. Ο εσωτερικός φάκελος περικλείεται σε εξωτερικό φάκελο, ο οποίος φέρει αριθμό δέματος για να είναι δυνατόν να χορηγείται απόδειξη. Ο βαθμός ασφαλείας δεν αναγράφεται ποτέ στον εξωτερικό φάκελο.

11. Για τα έγγραφα με διαβάθμιση τουλάχιστον CONFIDENTIEL UE, οι μεταφορείς και οι αγγελιαφόροι λαμβάνουν αποδείξεις με τον αριθμό δέματος.

12. Εντός ενός συγκεκριμένου κτιρίου ή ομάδας κτιρίων, τα διαβαθμισμένα έγγραφα επιτρέπεται να μεταφέρονται εντός σφραγισμένου φακέλου που φέρει μόνον το όνομα του παραλήπτη, υπό την προϋπόθεση ότι μεταφέρονται από άτομα διαβαθμισμένα για τον αντίστοιχο βαθμό ασφαλείας των εγγράφων.

13. Εντός μιας χώρας, τα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET πρέπει να αποστέλλονται μέσω επίσημης υπηρεσίας αγγελιοφόρων ή μέσω ατόμων τα οποία έχουν εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

14. Όταν χρησιμοποιείται υπηρεσία αγγελιοφόρων για τη διαβίβαση ενός εγγράφου TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET εκτός των ορίων ενός κτιρίου ή συγκροτήματος κτιρίων, πρέπει να τηρούνται οι διατάξεις περί συσκευασίας και απόδειξης παραλαβής του παρόντος κεφαλαίου. Οι υπηρεσίες παράδοσης πρέπει να διαθέτουν το κατάλληλο προσωπικό ώστε να εξασφαλίζεται ότι τα δέματα που περιέχουν έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET παραμένουν συνεχώς υπό την άμεση εποπτεία αρμόδιου υπαλλήλου.

15. Κατ' εξαίρεση, υπάλληλοι πλην των αγγελιοφόρων, επιτρέπεται να μεταφέρουν έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET στο εσωτερικό ενός κτιρίου ή ομάδας κτιρίων, προκειμένου να τα χρησιμοποιούν επιτόπου σε συνεδριάσεις και συζητήσεις, εφόσον: α) ο κομιστής έχει εξουσιοδότηση πρόσβασης στα εν λόγω έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, β) ο τρόπος μεταφοράς τηρεί τους εθνικούς κανόνες περί διαβίβασης εθνικών εγγράφων TOP SECRET, γ) ο υπάλληλος δεν εγκαταλείπει ποτέ αφύλακτα τα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, δ) λαμβάνονται μέτρα ώστε να τηρείται κατάλογος των μεταφερόμενων εγγράφων και να καταχωρείται σε βιβλίο στην Γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, και να αντιπαραβάλλεται προς την εγγραφή αυτήν κατά την επιστροφή τους.

16. Εντός μιας και της αυτής χώρας, τα έγγραφα SECRET UE και CONFIDENTIEL UE επιτρέπεται να αποστέλλονται είτε με το ταχυδρομείο, εφόσον τούτο επιτρέπεται από τους εθνικούς κανονισμούς και διενεργείται σύμφωνα με τις διατάξεις τους, είτε από υπηρεσία αγγελιοφόρων ή από άτομα με έγκριση πρόσβασης σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ.

17. Βάσει των κανονισμών αυτών, κάθε κράτος μέλος ή αποκεντρωμένος οργανισμός της ΕΕ πρέπει να καταρτίσει οδηγίες για την αυτοπρόσωπη μεταφορά διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ. Ο κομιστής υποχρεούται να διαβάζει και να υπογράφει τις οδηγίες αυτές. Ειδικότερα, οι οδηγίες πρέπει να καθιστούν σαφές ότι τα έγγραφα ουδέποτε: α) εγκαταλείπουν την κατοχή του κομιστή, εκτός εάν φυλάσσονται ασφαλώς σύμφωνα με τις διατάξεις του τμήματος IV, β) εγκαταλείπονται αφύλακτα σε συγκοινωνιακά μέσα ή ιδιωτικά οχήματα ή σε μέρη όπως εστιατόρια ή ξενοδοχεία. Τα έγγραφα απαγορεύεται να αποθηκεύονται σε χρηματοκιβώτια ξενοδοχείων ή να εγκαταλείπονται αφύλακτα σε δωμάτια ξενοδοχείων, γ) διαβάζονται σε δημόσιους χώρους, όπως αεροσκάφη ή τρένα.

18. Τα υλικά που είναι διαβαθμισμένα τουλάχιστον CONFIDENTIEL UE πρέπει να μεταφέρονται μεταξύ κρατών μελών μέσω υπηρεσιών διπλωματικών ή στρατιωτικών μεταφορών.

19. Ωστόσο, είναι δυνατόν να επιτρέπεται η αυτοπρόσωπη μεταφορά υλικού διαβαθμισμένου ως SECRET UE ή CONFIDENTIEL UE εάν οι συνθήκες μεταφοράς εξασφαλίζουν ότι δεν είναι δυνατόν να περιπέσουν στα χέρια μη εξουσιοδοτημένου ατόμου.

20. Οι Εθνικές Αρχές Ασφαλείας μπορούν να επιτρέπουν την αυτοπρόσωπη μεταφορά όταν δεν υπάρχουν διπλωματικοί ή στρατιωτικοί μεταφορείς ή όταν η χρήση των μεταφορέων αυτών θα οδηγούσε σε καθυστέρηση που θα έβλαπτε τις επιχειρήσεις της ΕΕ και ο παραλήπτης χρειάζεται επειγόντως το συγκεκριμένο υλικό. Κάθε κράτος μέλος πρέπει να εκπονήσει οδηγίες για την αυτοπρόσωπη μεταφορά, διεθνώς, υλικού διαβαθμισμένου μέχρι και SECRET UE από άτομα άλλα πλην των διπλωματικών και στρατιωτικών μεταφορέων. Βάσει των οδηγιών αυτών πρέπει να απαιτείται: α) να διαθέτει ο κομιστής την κατάλληλη διαβάθμιση ασφαλείας που χορηγείται από τα κράτη μέλη, β) να καταγράφονται, στο κατάλληλο γραφείο ή γραμματεία, όλα τα υλικά που μεταφέρονται κατ' αυτόν τον τρόπο, γ) να φέρουν όλα τα δέματα ή σάκοι που περιέχουν υλικό ΕΕ επίσημη σφραγίδα που να εμποδίζει ή να αποτρέπει την εξέταση από τα τελωνεία, καθώς και ετικέτες με αναγνωριστικά στοιχεία και οδηγίες προς τον ανευρίσκοντα, δ) να φέρει ο κομιστής πιστοποιητικό αγγελιαφόρου ή/και εντολή αποστολής, αναγνωριζόμενη από όλα τα κράτη μέλη, που να τον εξουσιοδοτεί να μεταφέρει το συγκεκριμένο δέμα, ε) να μην πραγματοποιείται διέλευση εξωκοινοτικού κράτους ή των συνόρων του κατά τη χερσαία μεταφορά, εκτός εάν το κράτος αποστολής έχει λάβει συγκεκριμένη εξασφάλιση από το κράτος αυτό, στ) να είναι οι ταξιδιωτικές ρυθμίσεις του κομιστή όσον αφορά τους προορισμούς, τα ακολουθούμενα δρομολόγια και τα χρησιμοποιούμενα μεταφορικά μέσα σύμφωνες προς τους κανονισμούς της ΕΕ ή — εάν οι σχετικοί εθνικοί κανονισμοί είναι αυστηρότεροι — σύμφωνες προς αυτούς, ζ) να παραμείνει διαρκώς το υλικό στην κατοχή του κομιστή, εκτός εάν φυλάσσεται σύμφωνα με τις διατάξεις περί ασφαλούς φύλαξης του τήματος IV, η) να μην εγκαταλείπεται το υλικό αφύλακτο σε δημόσια ή ιδιωτικά οχήματα ή σε μέρη όπως εστιατόρια ή ξενοδοχεία. Το υλικό δεν πρέπει να τίθεται σε χρηματοκιβώτια ξενοδοχείων ούτε να εγκαταλείπεται αφύλακτο σε δωμάτια ξενοδοχείων, θ) αν το μεταφερόμενο υλικό περιέχει έγγραφα, να μην διαβάζονται τα έγγραφα αυτά σε δημόσιους χώρους (π.χ. αεροσκάφη, τρένα κ.λπ.). Το άτομο στο οποίο ανατίθεται η μεταφορά διαβαθμισμένου υλικού πρέπει να διαβάζει και να υπογράφει οδηγίες ασφαλείας οι οποίες να περιέχουν, τουλάχιστον, τις προαναφερόμενες οδηγίες και τις ακολουθητέες διαδικασίες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή όταν τελωνειακοί υπάλληλοι ή υπάλληλοι ασφαλείας αερολιμένων ζητούν να εξετάσουν το δέμα που περιέχει το διαβαθμισμένο υλικό.

21. Για τη μεταφορά εγγράφων RESTREINT UE εν προβλέπονται ειδικές διατάξεις, πλην του ότι οι συνθήκες μεταφοράς πρέπει να εξασφαλίζουν ότι τα έγγραφα είναι αδύνατον να πέσουν στα χέρια μη εξουσιοδοτημένων ατόμων.

22. Όλοι οι μεταφορείς και αγγελιοφόροι που χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά εγγράφων SECRET UE και CONFIDENTIEL UE πρέπει να διαθέτουν την κατάλληλη διαβάθμιση ασφαλείας.

Κεφάλαιο III

Ηλεκτρικά και άλλα μέσα τεχνικής διαβίβασης

23. Τα μέτρα ασφαλείας επικοινωνιών αποσκοπούν στην εξασφάλιση της ασφαλούς διαβίβασης διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ. Οι λεπτομερείς κανόνες για την διαβίβαση αυτών των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ περιέχονται στο τμήμα XI.

24. Μόνον δεόντως διαπιστευμένα κέντρα επικοινωνιών και δίκτυα ή/και τερματικά και συστήματα επιτρέπεται να διαβιβάζουν πληροφορίες διαβαθμισμένες ως CONFIDENTIEL UE και SECRET UE.

Κεφάλαιο IV

Πρόσθετα αντίγραφα, μεταφράσεις και αποσπάσματα διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ

25. Μόνον ο συντάκτης μπορεί να επιτρέπει την αντιγραφή ή τη μετάφραση εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

26. Εάν άτομα χωρίς διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET χρειάζονται πληροφορίες οι οποίες, μολονότι περιέχονται σε έγγραφο TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, δεν έχουν την διαβάθμιση αυτήν, είναι δυνατόν να επιτρέπεται στον προϊστάμενο της Γραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET να παράγει τον απαιτούμενο αριθμό αποσπασμάτων από το έγγραφο αυτό. Ταυτόχρονα, ο προϊστάμενος αυτός λαμβάνει τα απαιτούμενα μέτρα για να εξασφαλίσει ότι στα αποσπάσματα αυτά αποδίδεται η κατάλληλη διαβάθμιση ασφαλείας.

27. Τα έγγραφα με διαβάθμιση το πολύ SECRET UE επιτρέπεται να αναπαράγονται και να μεταφράζονται από τον παραλήπτη, στο πλαίσιο των εθνικών κανονισμών ασφαλείας και υπό τον όρο ότι τηρείται αυστηρά η αρχή «ανάγκη γνώσης». Τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται για το αρχικό έγγραφο εφαρμόζονται και στα αντίγραφα ή/και μεταφράσεις του. Οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί της ΕΕ πρέπει να ακολουθούν τους προκείμενους κανονισμούς ασφαλείας.

Κεφάλαιο V

Απογραφές και έλεγχοι, αποθήκευση και καταστροφή διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ

28. Κάθε χρόνο, κάθε Γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET που αναφέρεται στο τμήμα VIII πραγματοποιεί αναλυτική απογραφή των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σύμφωνα με τους κανονισμούς του τμήματος VIII, παράγραφοι 9 έως 11. Τα έγγραφα με διαβάθμιση ΕΕ κατώτερη του TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET υποβάλλονται σε εσωτερικό έλεγχο σύμφωνα με τις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές και, στην περίπτωση της ΓΓΣ ή των αποκεντρωμένων οργανισμών της ΕΕ, σύμφωνα με τις οδηγίες του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου. Οι εργασίες αυτές επιτρέπουν να λαμβάνεται η γνώμη των κατόχων όσον αφορά: α) τη δυνατότητα υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού ορισμένων εγγράφων, β) τα προς καταστροφή έγγραφα.

29. Προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν τα προβλήματα αποθήκευσης, επιτρέπεται στους ελεγκτικούς υπαλλήλους όλων των υπηρεσιών να αναπαράγουν σε μικροφίλμ ή να αποθηκεύουν κατ' άλλο τρόπο σε μαγνητικό ή οπτικό υπόθεμα προς αρχειοθέτηση έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE και CONFIDENTIEL UE, εφόσον: α) οι εργασίες παραγωγής μικροφίλμ ή αποθήκευσης εκτελούνται από προσωπικό με ισχύουσα διαβάθμιση για τον αντίστοιχο κατάλληλο βαθμό ασφαλείας, β) το υπόθεμα μικροφίλμ/αποθήκευσης προστατεύεται εξίσου ασφαλώς όπως και τα πρωτότυπα έγγραφα, γ) η παραγωγή μικροφίλμ/αποθήκευση των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET γνωστοποιείται στο συντάκτη, δ) τα ρολά φιλμ ή οι άλλοι τύποι υποθέματος περιέχουν μόνον έγγραφα με την ίδια διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE ή CONFIDENTIEL UE, ε) η παραγωγή μικροφίλμ/αποθήκευση ενός εγγράφου TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ή SECRET UE αναφέρεται σαφώς στο μητρώο που χρησιμοποιείται για την ετήσια απογραφή, στ) τα πρωτότυπα έγγραφα, από τα οποία παρήχθησαν μικροφίλμ ή τα οποία αποθηκεύθηκαν κατ' άλλον τρόπο, καταστρέφονται σύμφωνα με τους κανονισμούς των παρακάτω παραγράφων 31 έως 36.

30. Οι κανόνες αυτοί εφαρμόζονται και σε κάθε άλλη μορφή αποθήκευσης που επιτρέπεται από την Εθνική Αρχή Ασφαλείας, όπως ηλεκτρομαγνητικά υποθέματα και οπτικοί δίσκοι.

31. Για να αποφευχθεί η περιττή συσσώρευση διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ, τα έγγραφα τα οποία, κατά τη γνώμη του προϊσταμένου της υπηρεσίας στην κατοχή της οποίας ευρίσκονται, είναι πεπαλαιωμένα και περισσεύουν καταστρέφονται το συντομότερο δυνατόν ως εξής: α) τα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET καταστρέφονται μόνον από την αρμόδια Κεντρική Γραμματεία. Κάθε καταστρεφόμενο έγγραφο πρέπει να καταγράφεται σε πρωτόκολλο καταστροφής, το οποίο υπογράφεται από τον ελεγκτικό υπάλληλο TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET και από τον υπάλληλο ο οποίος παρίσταται κατά την καταστροφή και ο οποίος πρέπει να έχει διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Σχετική σημείωση καταχωρείται στο βιβλίο ημερολογίου, β) η γραμματεία διατηρεί τα πρωτόκολλα καταστροφής, μαζί με τα φύλλα διανομής, επί δέκα έτη. Αντίγραφά τους αποστέλλονται στον συντάκτη ή την αρμόδια κεντρική γραμματεία μόνον όταν ζητούνται ρητά, γ) τα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, καθώς και όλα τα διαβαθμισμένα απορρίμματα που προκύπτουν κατά την σύνταξη των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, όπως κακέκτυπα αντίγραφα, σχέδια εγγράφων, δακτυλογραφημένα σημειώματα και καρμπόν, καταστρέφονται υπό την επίβλεψη υπαλλήλου TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, με καύση, πολτοποίηση, σχίσιμο σε λεπτές λουρίδες ή καθ' οιονδήποτε άλλο τρόπο που τα μετατρέπει σε μη αναγνωρίσιμη και μη ανασυστάσιμη μορφή.

32. Τα έγγραφα SECRET UE καταστρέφονται από την αρμόδια γραμματεία, υπό την επίβλεψη ατόμου με διαβάθμιση ασφαλείας, με μια από τις μεθόδους που αναφέρονται στην παράγραφο 31 στοιχείο γ). Τα καταστρεφόμενα έγγραφα SECRET UE καταγράφονται σε υπογραφόμενο πρωτόκολλο καταστροφής το οποίο διατηρείται από τη γραμματεία, μαζί με τα έντυπα διανομής, επί τρία τουλάχιστον έτη.

33. Τα έγγραφα CONFIDENTIEL UE καταστρέφονται από την αρμόδια γραμματεία, υπό την επίβλεψη ατόμου με διαβάθμιση ασφαλείας και με μια από τις μεθόδους της παραγράφου 31 στοιχείο γ). Η καταστροφή τους καταγράφεται σύμφωνα με τους εθνικούς κανονισμούς και, στην περίπτωση της ΓΓΣ ή των αποκεντρωμένων οργανισμών της ΕΕ, σύμφωνα με τις οδηγίες του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου.

34. Τα έγγραφα RESTREINT UE καταστρέφονται από την αρμόδια γραμματεία ή από το χρήστη, σύμφωνα με τους εθνικούς κανονισμούς και, στην περίπτωση της ΓΓΣ ή των αποκεντρωμένων οργανισμών της ΕΕ, σύμφωνα με τις οδηγίες του Γενικού Γραμματέα/Ύπατου Εκπροσώπου.

35. Η ΓΓΣ, τα κράτη μέλη και οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί της ΕΕ καταρτίζουν σχέδια βάσει των τοπικών συνθηκών για τη διαφύλαξη του διαβαθμισμένου υλικού ΕΕ σε περίπτωση κρίσης, τα οποία περιλαμβάνουν, εφόσον απαιτείται, σχέδια καταστροφής και εκκένωσης σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, εκδίδουν δε, εντός των αντίστοιχων οργανώσεών τους, τις οδηγίες που κρίνονται αναγκαίες ώστε να μην περιπέσουν διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ στα χέρια μη εξουσιοδοτημένων ατόμων.

36. Οι ρυθμίσεις για τη διαφύλαξη ή/και την καταστροφή του υλικού SECRET UE και CONFIDENTIEL UE σε περίπτωση κρίσης δεν πρέπει ποτέ να επηρεάζουν αρνητικά τη διαφύλαξη ή την καταστροφή υλικού TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, συμπεριλαμβανομένου του κρυπτογραφικού εξοπλισμού, του οποίου η διαφύλαξη ή καταστροφή πρέπει να έχουν προτεραιότητα έναντι κάθε άλλης εργασίας. Τα ληπτέα μέτρα για τη διαφύλαξη και την καταστροφή του κρυπτογραφικού εξοπλισμού σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης καλύπτονται από ειδικές οδηγίες.

Κεφάλαιο VI

Ειδικοί κανόνες για τα έγγραφα που προορίζονται για το Συμβούλιο

37. Εντός της ΓΓΣ, ένα «Γραφείο Διαβαθμισμένων Πληροφοριών» παρακολουθεί τις πληροφορίες που διαβαθμίζονται ως SECRET UE ή CONFIDENTIEL UE οι οποίες περιέχονται σε έγγραφα που προορίζονται για το Συμβούλιο. Υπό την εποπτεία του Γενικού Διευθυντή Προσωπικού και Διοίκησης, το Γραφείο αυτό: α) διαχειρίζεται τις εργασίες καταχώρησης, αναπαραγωγής, μετάφρασης, διαβίβασης, αποστολής και καταστροφής των πληροφοριών αυτών, β) ενημερώνει το μητρώο για τις διαβαθμισμένες πληροφορίες, γ) ερωτά περιοδικώς τους εκδότες των πληροφοριών ως προς την ανάγκη διατήρησης του χαρακτηρισμού τους, δ) καθορίζει, σε συνεργασία με την Υπηρεσία Ασφαλείας, τις πρακτικές λεπτομέρειες χαρακτηρισμού και αποχαρακτηρισμού των πληροφοριών,

38. Το Γραφείο Διαβαθμισμένων Πληροφοριών τηρεί μητρώο των ακόλουθων στοιχείων: α) ημερομηνία παραγωγής των διαβαθμισμένων πληροφοριών, β) βαθμός ασφαλείας, γ) λήξη του χαρακτηρισμού, δ) ονοματεπώνυμο και υπηρεσία του εκδότη, ε) αποδέκτης ή αποδέκτες, με ένδειξη του αύξοντα αριθμού, στ) θέμα, ζ) αριθμός, η) αριθμός αντιτύπων, θ) απογραφή των διαβαθμισμένων πληροφοριών που υποβάλλονται στο Συμβούλιο, ι) μητρώο αποχαρακτηρισμού και υποχαρακτηρισμού διαβαθμισμένων πληροφοριών.

39. Οι γενικοί κανόνες των κεφαλαίων I έως V του παρόντος τμήματος ισχύουν για το Γραφείο Διαβαθμισμένων Πληροφοριών της ΓΓΣ, εκτός εάν τροποποιούνται από τους ειδικούς κανόνες του παρόντος κεφαλαίου.

ΤΜΗΜΑ VIII

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

1. Οι γραμματείες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET εξασφαλίζουν την καταγραφή, τη διεκπεραίωση και τη διανομή των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σύμφωνα με τους κανονισμούς περί ασφαλείας. Ο προϊστάμενος της γραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, αντίστοιχα σε κάθε κράτος μέλος, στη ΓΓΣ και, ανάλογα με την περίπτωση, στους αποκεντρωμένους οργανισμούς της ΕΕ, είναι ο ελεγκτικός υπάλληλος TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

2. Οι κεντρικές γραμματείες λειτουργούν ως η κύρια αρχή παραλαβής και αποστολής στα κράτη μέλη, τη ΓΓΣ και τους αποκεντρωμένους οργανισμούς της ΕΕ, όπου έχουν συσταθεί παρόμοιες γραμματείες, καθώς και, ανάλογα με την περίπτωση, σε άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ, διεθνείς οργανισμούς και τρίτα κράτη με τα οποία το Συμβούλιο έχει συμφωνίες για διαδικασίες ασφαλείας για την ανταλλαγή διαβαθμισμένων πληροφοριών.

3. Εφόσον απαιτείται, συγκροτούνται υπογραμματείες αρμόδιες για την εσωτερική διαχείριση των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET· οι υπογραμματείες τηρούν ενημερωμένα αρχεία της κυκλοφορίας κάθε εγγράφου για το οποίο είναι υπεύθυνες.

4. Οι υπογραμματείες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET συγκροτούνται όπως προβλέπεται στο τμήμα I για την κάλυψη μακροπρόθεσμων αναγκών και εξαρτώνται από κεντρική γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Εάν χρειάζεται μόνον προσωρινή και περιστασιακή πρόσβαση σε έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, τα έγγραφα αυτά επιτρέπεται να κυκλοφορούν χωρίς να συγκροτείται υπογραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, υπό την προϋπόθεση ότι θεσπίζονται κανόνες για να εξασφαλίζεται ότι τα έγγραφα αυτά παραμένουν υπό τον έλεγχο της αρμόδιας γραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET και ότι τηρούνται όλα τα μέτρα υλικής ασφάλειας και ασφάλειας προσωπικού.

5. Οι υπογραμματείες δεν διαβιβάζουν έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET απευθείας σε άλλες υπογραμματείες της ίδιας κεντρικής γραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET χωρίς τη ρητή της άδεια.

6. Όλες οι ανταλλαγές εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET μεταξύ υπογραμματειών που δεν υπάγονται στην ίδια κεντρική γραμματεία πρέπει να δρομολογούνται μέσω των κεντρικών γραμματειών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

7. Ως ελεγκτικός υπάλληλος, ο προϊστάμενος μιας γραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET είναι αρμόδιος για: α) τη διαβίβαση εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σύμφωνα με τους κανονισμούς του τμήματος VII, β) την τήρηση καταλόγου όλων των εξαρτώμενων από αυτόν υπογραμματειών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET καθώς και των ονομάτων και των υπογραφών των διορισμένων ελεγκτικών υπαλλήλων και των εξουσιοδοτημένων αναπληρωτών τους, γ) τη διατήρηση των αποδείξεων από τα μητρώα για όλα τα έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET που διανέμει η κεντρική γραμματεία, δ) τη διατήρηση αρχείου των διατηρούμενων και διανεμόμενων εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ε) την τήρηση ενημερωμένου καταλόγου όλων των κεντρικών γραμματειών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET με τις οποίες αλληλογραφεί συνήθως, καθώς και των ονομάτων και των υπογραφών των διορισμένων ελεγκτικών υπαλλήλων τους και των εξουσιοδοτημένων αναπληρωτών τους, στ) την υλική διαφύλαξη όλων των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET που φυλάγει η γραμματεία σύμφωνα με τους κανονισμούς του τμήματος IV.

8. Ως ελεγκτικός υπάλληλος, ο προϊστάμενος μιας υπογραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET είναι αρμόδιος για: α) τη διαβίβαση εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σύμφωνα με τους κανονισμούς του τμήματος VII και των παραγράφων 5 και 6 του τμήματος VIII, β) την τήρηση ενημερωμένου καταλόγου όλων των ατόμων που είναι εξουσιοδοτημένα να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET υπό τον έλεγχό του, γ) τη διανομή εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET σύμφωνα με τις οδηγίες του συντάκτη ή βάσει της αρχής «ανάγκη γνώσης», αφού ελέγξει ότι ο παραλήπτης διαθέτει την απαιτούμενη διαβάθμιση ασφαλείας, δ) την τήρηση ενημερωμένου αρχείου όλων των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET τα οποία διατηρούνται ή διανέμονται υπό τον έλεγχό του ή τα οποία έχουν διαβιβαστεί σε άλλες γραμματείες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, και τη διατήρηση όλων των σχετικών αποδείξεων, ε) την τήρηση ενημερωμένου καταλόγου των γραμματειών TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET με τις οποίες του επιτρέπεται να ανταλλάσσει έγγραφα TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, καθώς και των ονομάτων και των υπογραφών των ελεγκτικών υπαλλήλων τους και των εξουσιοδοτημένων αναπληρωτών τους, στ) την υλική φύλαξη όλων των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET που φυλάγει η υπογραμματεία σύμφωνα με τους κανονισμούς του τμήματος IV.

9. Κάθε δώδεκα μήνες, κάθε γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET διεξάγει αναλυτική απογραφή όλων των εγγράφων TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET για τα οποία είναι υπεύθυνη. Ένα έγγραφο θεωρείται εντάξει εάν η γραμματεία έχει όντως στην κατοχή της το έγγραφο, ή διαθέτει απόδειξη παραλαβής από τη γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET στην οποία έχει μεταφερθεί, πρωτόκολλο καταστροφής του εγγράφου ή εντολή υποχαρακτηρισμού ή αποχαρακτηρισμού του εγγράφου. 10. Οι υπογραμματείες διαβιβάζουν τα αποτελέσματα της ετήσιας απογραφής τους στην κεντρική γραμματεία από την οποία εξαρτώνται, σε ημερομηνία την οποία ορίζει αυτή. 11. Η Εθνική Αρχή Ασφαλείας, καθώς και τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, οι διεθνείς οργανισμοί και οι αποκεντρωμένοι οργανισμοί της ΕΕ στις οποίες έχει συσταθεί γραμματεία TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, διαβιβάζουν τα αποτελέσματα των ετήσιων απογραφών που διεξάγονται στις κεντρικές γραμματείες TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET στο Γενικό Γραμματέα/Ύπατο Εκπρόσωπο πριν από την 1η Απριλίου κάθε έτους.

ΤΜΗΜΑ IX

ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΣΕ ΕΙΔΙΚΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΟΙ ΟΠΟΙΕΣ ΔΙΕΞΑΓΟΝΤΑΙ ΕΚΤΟΣ ΤΩΝ ΚΤΙΡΙΩΝ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΚΑΤΑ ΤΙΣ ΟΠΟΙΕΣ ΣΥΖΗΤΟΥΝΤΑΙ ΙΔΙΑΙΤΕΡΑ ΕΥΑΙΣΘΗΤΑ ΘΕΜΑΤΑ

ΓΕΝΙΚΑ

1. Όταν σύνοδοι του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου ή του Συμβουλίου ή υπουργικές ή άλλες σημαντικές συνεδριάσεις πραγματοποιούνται εκτός των κτιρίων του Συμβουλίου στις Βρυξέλλες και το Λουξεμβούργο, και όταν δικαιολογείται από ιδιαίτερες απαιτήσεις ασφαλείας λόγω της ιδιαίτερης ευαισθησίας των προς συζήτηση θεμάτων ή πληροφοριών, λαμβάνονται τα παρακάτω μέτρα ασφαλείας. Τα μέτρα αυτά αφορούν μόνον την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ· για τα λοιπά θέματα ασφαλείας ενδέχεται να απαιτείται ιδιαίτερος προγραμματισμός.

ΕΥΘΥΝΕΣ

Κράτος μέλος υποδοχής

2. Το κράτος μέλος όπου διοργανώνεται μια συνεδρίαση (κράτος μέλος υποδοχής) είναι υπεύθυνο, σε συνεργασία με την υπηρεσία ασφαλείας της ΓΓΣ, για την ασφάλεια των συνόδων του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου ή του Συμβουλίου ή των υπουργικών ή άλλων σημαντικών συνεδριάσεων και για την υλική ασφάλεια των κυριότερων αντιπροσώπων και του προσωπικού τους. Όσον αφορά την προστασία της ασφάλειας, το κράτος μέλος υποδοχής εξασφαλίζει ιδίως ότι: α) καταρτίζονται σχέδια για την αντιμετώπιση απειλών κατά της ασφάλειας και περιστατικών σχετικών με την ασφάλεια· τα σχετικά μέτρα καλύπτουν ιδίως την ασφαλή φύλαξη των διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ στα γραφεία, β) λαμβάνονται μέτρα για να παρέχεται πρόσβαση στο σύστημα επικοινωνιών του Συμβουλίου για την παραλαβή και τη διαβίβαση διαβαθμισμένων μηνυμάτων ΕΕ. Επίσης, το κράτος μέλος υποδοχής πρέπει να παρέχει πρόσβαση σε ασφαλή τηλεφωνικά συστήματα.

Κράτη μέλη

3. Οι αρχές των κρατών μελών εξασφαλίζουν ότι: α) παρέχεται κατάλληλη πιστοποίηση της διαβάθμισης ασφαλείας για τους εθνικούς τους αντιπροσώπους, εν ανάγκη με σήμα ή φαξ, είτε απευθείας στον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης είτε μέσω της Υπηρεσίας Ασφαλείας της ΓΓΣ, β) κάθε συγκεκριμένη απειλή γνωστοποιείται στις αρχές του κράτους μέλους υποδοχής και, ανάλογα με την περίπτωση, στην Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ, ώστε να είναι δυνατόν να ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα.

Υπάλληλος Ασφαλείας της Συνεδρίασης

4. Ορίζεται υπάλληλος ασφαλείας υπεύθυνος για τη γενική προετοιμασία και τον έλεγχο των γενικών εσωτερικών μέτρων ασφαλείας και για το συντονισμό με τις λοιπές ενδιαφερόμενες υπηρεσίες ασφαλείας. Τα μέτρα που λαμβάνει, κατά κανόνα, αφορούν: i) προστατευτικά μέτρα στον τόπο της συνεδρίασης ώστε να εξασφαλίζεται ότι η συνεδρίαση διεξάγεται χωρίς συμβάντα ικανά να θίξουν την ασφάλεια των διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ που ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν κατά τη συνεδρίαση αυτήν, ii) τον έλεγχο του προσωπικού που επιτρέπεται να έχει πρόσβαση στο χώρο της συνεδρίασης, στους χώρους των αντιπροσωπειών και στις αίθουσες συνεδριάσεων, και τον έλεγχο του τυχόν εξοπλισμού, iii) συνεχή συντονισμό με τις αρμόδιες αρχές του κράτους μέλους υποδοχής και με την Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ. α) β) την προσθήκη οδηγιών ασφαλείας στο φάκελο της συνεδρίασης, λαμβανομένων δεόντως υπόψη των απαιτήσεων που προβλέπονται από τους παρόντες κανονισμούς ασφαλείας και κάθε άλλης οδηγίας που κρίνεται αναγκαία.

Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ

5. Η Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ λειτουργεί ως σύμβουλος ασφαλείας κατά την προετοιμασία της συνεδρίασης, στην οποία πρέπει να εκπροσωπείται για να επικουρεί και να παρέχει συμβουλές προς τον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης και τις αντιπροσωπείες εφόσον απαιτείται.

6. Κάθε αντιπροσωπεία που συμμετέχει στη συνεδρίαση ορίζει έναν υπάλληλο ασφαλείας ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για την αντιμετώπιση θεμάτων ασφαλείας εντός της αντιπροσωπείας του και για τη διασύνδεση με τον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης, καθώς και με την Υπηρεσία Ασφαλείας της ΓΓΣ εφόσον απαιτείται.

ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Περιοχές ασφαλείας

7. Πρέπει να δημιουργούνται οι ακόλουθοι χώροι ασφαλείας: α) ένας χώρος ασφαλείας κατηγορίας II, αποτελούμενος από μια αίθουσα σύνταξης, τα γραφεία της ΓΓΣ και μηχανήματα αναπαραγωγής εγγράφων, καθώς και τα γραφεία των αντιπροσωπειών εφόσον απαιτείται, β) ένας χώρος ασφαλείας κατηγορίας I, αποτελούμενος από την αίθουσα συνεδριάσεων και τους θαλάμους των διερμηνέων και των μηχανικών ήχου, γ) διοικητικοί χώροι, αποτελούμενοι από την αίθουσα τύπου και τα μέρη του χώρου της συνεδρίασης τα οποία χρησιμοποιούνται για διοικητικές εργασίες, εστίαση και κατάλυμα, και το χώρο που γειτνιάζει άμεσα με το Κέντρο Τύπου και το χώρο της συνεδρίασης.

Άδειες κυκλοφορίας

8. Ο υπάλληλος ασφαλείας της συνεδρίασης εκδίδει τις κατάλληλες ειδικές ταυτότητες που ζητούν οι αντιπροσωπείες ανάλογα με τις ανάγκες τους. Εφόσον απαιτείται, είναι δυνατόν να γίνεται διάκριση όσον αφορά την πρόσβαση στους διάφορους χώρους ασφαλείας.

9. Οι οδηγίες ασφαλείας της συνεδρίασης πρέπει να απαιτούν από όλους τους ενδιαφερομένους να φέρουν πάντοτε και εμφανώς την ειδική τους ταυτότητα εντός του χώρου της συνεδρίασης, ώστε να μπορούν να ελέγχονται από το προσωπικό ασφαλείας.

10. Εκτός από τους συμμετέχοντες με ειδική ταυτότητα, στο χώρο της συνεδρίασης πρέπει να επιτρέπεται η είσοδος σε όσο το δυνατόν λιγότερα άτομα. Οι εθνικές αντιπροσωπείες που επιθυμούν να δεχθούν επισκέπτες κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης πρέπει να ενημερώνουν τον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης. Στους επισκέπτες πρέπει να χορηγείται ειδική ταυτότητα επισκέπτη. Προς τούτο, πρέπει να συμπληρώνεται ειδικό έντυπο με το ονοματεπώνυμό του και το ονοματεπώνυμο του ατόμου που επισκέπτεται. Οι επισκέπτες πρέπει να συνοδεύονται πάντα από φύλακα ή από το άτομο που επισκέπτονται. Το έντυπο εισόδου του επισκέπτη πρέπει να φέρεται από το άτομο που επισκέπτεται, το οποίο και το επιστρέφει, μαζί με την ειδική ταυτότητα του επισκέπτη, στο προσωπικό ασφαλείας κατά την αναχώρηση του επισκέπτη από το χώρο της συνεδρίασης.

Έλεγχος φωτογραφικού και ακουστικού εξοπλισμού

11. Στο χώρο ασφαλείας κατηγορίας Ι απαγορεύεται να εισάγονται φωτογραφικές μηχανές ή ηχογραφικές συσκευές, πλην του εξοπλισμού των φωτογράφων και των μηχανικών ήχου που είναι δεόντως εξουσιοδοτημένοι από τον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης.

Έλεγχος χαρτοφυλάκων, φορητών υπολογιστών και δεμάτων

12. Οι κάτοχοι άδειας κυκλοφορίας στους οποίους επιτρέπεται η πρόσβαση σε χώρο ασφαλείας μπορούν κανονικά να φέρουν μαζί τους χαρτοφύλακες και φορητούς υπολογιστές (με δική τους πηγή ηλεκτρισμού) χωρίς έλεγχο. Όσον αφορά τα δέματα για τις αντιπροσωπείες, οι αντιπροσωπείες επιτρέπεται να τα παραλαμβάνουν αφού είτε επιθεωρηθούν από τον υπάλληλο ασφαλείας της αντιπροσωπείας, είτε εξεταστούν με ειδικό μηχάνημα, είτε ανοιχτούν προς επιθεώρηση από το προσωπικό ασφαλείας. Εάν ο υπάλληλος ασφαλείας της συνεδρίασης το κρίνει αναγκαίο, είναι δυνατόν να λαμβάνονται αυστηρότερα μέτρα για την επιθεώρηση των χαρτοφυλάκων και των δεμάτων.

Τεχνική ασφάλεια

13. Η αίθουσα συνεδριάσεων μπορεί να καθίσταται τεχνικώς ασφαλής από ομάδα τεχνικής ασφάλειας η οποία μπορεί να διενεργεί και ηλεκτρονική επιτήρηση κατά τη συνεδρίαση.

Έγγραφα των αντιπροσωπειών

14. Οι αντιπροσωπείες είναι υπεύθυνες για τη μεταφορά διαβαθμισμένων εγγράφων ΕΕ από και προς τις συνεδριάσεις. Οι αντιπροσωπείες είναι επίσης υπεύθυνες για τον έλεγχο και την ασφάλεια των εγγράφων αυτών κατά τη χρήση τους στους διατεθέντες χώρους. Είναι δυνατόν να ζητείται η βοήθεια του κράτους μέλους υποδοχής για τη μεταφορά διαβαθμισμένων εγγράφων από και προς το χώρο της συνεδρίασης.

Ασφαλής φύλαξη των εγγράφων

15. Εάν η ΓΓΣ, η Επιτροπή ή οι αντιπροσωπείες δεν μπορούν να αποθηκεύσουν τα διαβαθμισμένα έγγραφά τους σύμφωνα με τους εγκεκριμένους κανόνες, μπορούν να παραδώσουν τα έγγραφα αυτά, κλεισμένα μέσα σε σφραγισμένους φακέλους, στον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης, έναντι αποδείξεως, ώστε ο υπάλληλος αυτός να μπορεί να τα αποθηκεύει σύμφωνα με τους εγκεκριμένους κανόνες.

Επιθεώρηση γραφείων

16. Ο υπάλληλος ασφαλείας της συνεδρίασης πρέπει να λαμβάνει μέτρα για την επιθεώρηση των γραφείων της ΓΓΣ και των αντιπροσωπειών στο τέλος κάθε ημέρας εργασίας προκειμένου να βεβαιώνεται ότι όλα τα διαβαθμισμένα έγγραφα ΕΕ διατηρούνται σε ασφαλή χώρο· σε διαφορετική περίπτωση, μπορεί να λαμβάνει τα δέοντα μέτρα.

Διάθεση διαβαθμισμένων απορριμμάτων ΕΕ

17. Όλα τα απορρίμματα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως διαβαθμισμένα ΕΕ, οι δε κάλαθοι ή σάκοι αχρήστων πρέπει να παραδίδονται στη ΓΓΣ και τις αντιπροσωπείες προς διάθεση. Πριν εγκαταλείψουν τους διατεθέντες χώρους, η ΓΓΣ και οι αντιπροσωπείες πρέπει να παραδίδουν τα απορρίμματά τους στον υπάλληλο ασφαλείας της συνεδρίασης, ο οποίος φροντίζει για την καταστροφή τους σύμφωνα με τους κανονισμούς.

18. Μετά το πέρας της συνεδρίασης, όλα τα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της ΓΓΣ ή των αντιπροσωπειών αλλά δεν χρειάζονται πλέον πρέπει να αντιμετωπίζονται ως απορρίμματα. Πριν αρθούν τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται κατά τη συνεδρίαση, πρέπει να ερευνώνται διεξοδικά οι χώροι της ΓΓΣ και των αντιπροσωπειών. Τα έγγραφα για τα οποία έχει χορηγηθεί υπογεγραμμένη απόδειξη πρέπει, στο μέτρο του εφικτού, να καταστρέφονται σύμφωνα με το τμήμα VII.

ΤΜΗΜΑ X

ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΡΡΟΗ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ

1. Παραβίαση της ασφάλειας προκύπτει ως αποτέλεσμα μιας πράξης ή μιας παράλειψης αντίθετης προς συγκεκριμένο κανονισμό ασφαλείας του Συμβουλίου ή κράτους μέλους, με την οποία τίθενται σε κίνδυνο ή διαρρέουν διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ.

2. Διαρροή διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ προκύπτει όταν αυτές καταλήγουν εξ ολοκλήρου ή εν μέρει σε χέρια μη εξουσιοδοτημένων προσώπων, δηλαδή προσώπων που είτε δεν έχουν υποστεί επιτυχώς τον πρέποντα έλεγχο ασφαλείας είτε δεν δικαιολογείται να γνωρίζουν, ή όταν θεωρείται πιθανό να έχει συμβεί κάτι τέτοιο.

3. Οι διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ μπορούν να διαρρεύσουν ως αποτέλεσμα απροσεξίας, αμέλειας ή ακριτομυθίας καθώς και ως συνέπεια των δραστηριοτήτων υπηρεσιών που έχουν ως στόχο την ΕΕ ή τα κράτη μέλη της, όσον αφορά τις διαβαθμισμένες πληροφορίες και δραστηριότητες ΕΕ, ή ανατρεπτικών οργανώσεων.

4. Είναι σημαντικό όλα τα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να χειρίζονται διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ να έχουν ενημερωθεί αναλυτικά για τις ρυθμίσεις ασφαλείας, τους κινδύνους τυχόν ακριτομυθιών και τις σχέσεις τους με τον τύπο. Πρέπει να έχουν συνείδηση ότι είναι σημαντικό να αναφέρεται αμέσως στην αρχή ασφαλείας του κράτους μέλους, του θεσμικού οργάνου ή του οργανισμού για τον οποίο εργάζονται κάθε παραβίαση της ασφάλειας που τυχόν υποπέσει στην αντίληψή τους.

5. Όταν μια αρχή ασφαλείας ανακαλύπτει ή πληροφορείται παραβίαση της ασφάλειας σχετικά με διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ ή απώλεια ή εξαφάνιση διαβαθμισμένου υλικού ΕΕ, λαμβάνει εγκαίρως μέτρα προκειμένου: α) να διαπιστώσει τα πραγματικά περιστατικά, β) να εκτιμήσει και να ελαχιστοποιήσει την επελθούσα ζημία, γ) να αποτρέψει επανάληψη του συμβάντος, δ) να ειδοποιήσει τις δέουσες αρχές για τις συνέπειες της παραβίασης της ασφάλειας, Στα πλαίσια αυτά, παρέχονται τα ακόλουθα στοιχεία: i) μια περιγραφή των συγκεκριμένων πληροφοριών, καθώς και η διαβάθμισή τους, ο αριθμός του εγγράφου ή αντιγράφου, η ημερομηνία, ο συντάκτης τους, το θέμα τους και ο τομέας εφαρμογής τους, ii) μια συνοπτική περιγραφή των περιστάσεων παραβίασης της ασφάλειας, καθώς και η ημερομηνία και το διάστημα κατά το οποίο οι πληροφορίες ήταν εκτεθειμένες σε κίνδυνο διαρροής, iii) μια δήλωση για το κατά πόσον έχει ενημερωθεί ο συντάκτης τους.

6. Αποτελεί καθήκον της κάθε αρχής ασφαλείας, μόλις ειδοποιηθεί για μια τέτοια παραβίαση της ασφάλειας, να αναφέρει το γεγονός αμέσως με την ακόλουθη διαδικασία: οι υπεύθυνοι της συγκεκριμένης υπογραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ειδοποιούν το Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ μέσω της κεντρικής γραμματείας TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET· στην περίπτωση διαρροής διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ εντός της επικράτειας κράτους μέλους, αυτή αναφέρεται στο Γραφείο Ασφαλείας της ΓΓΣ όπως ορίζεται στην παράγραφο 5, μέσω της αρμόδιας ΕΕΑ.

7. Οι περιπτώσεις που αφορούν πληροφορίες RESTREINT UE αναφέρονται μόνο όταν παρουσιάζουν ασυνήθιστα χαρακτηριστικά.

8. Ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος, μόλις πληροφορηθεί μια παραβίαση της ασφάλειας: α) ενημερώνει την αρχή από όπου προήλθαν οι εν λόγω διαβαθμισμένες πληροφορίες, β) δίνει εντολή στις αρμόδιες αρχές ασφαλείας να διεξαγάγουν έρευνες, γ) συντονίζει τις έρευνες όταν ενέχονται πλείονες αρχές ασφαλείας, δ) λαμβάνει έκθεση για τα πραγματικά περιστατικά της παραβίασης, την ημερομηνία ή το διάστημα κατά το οποίο ενδέχεται να συνέβη και την ανακάλυψή της, με λεπτομερή περιγραφή του περιεχομένου και της διαβάθμισης του σχετικού υλικού, καθώς επίσης και έκθεση της ζημίας που υπέστησαν τα συμφέροντα της ΕΕ ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της και των ενεργειών που έγιναν για την αποτροπή επανάληψης του συμβάντος.

9. Η αρχή που ανακάλυψε την παραβίαση ενημερώνει τους αποδέκτες των πληροφοριών και δίνει τις κατάλληλες οδηγίες.

10. Κάθε υπεύθυνος για τη διαρροή διαβαθμισμένων πληροφοριών ΕΕ υπόκειται σε πειθαρχικές κυρώσεις σύμφωνα με τους οικείους κανόνες και κανονισμούς. Οι κυρώσεις επιβάλλονται με την επιφύλαξη των τυχόν περαιτέρω δικαστικών ενεργειών.

ΤΜΗΜΑ XI

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ







Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο I Εισαγωγή… Κεφάλαιο II Ορισμοί… Κεφάλαιο III Αρμοδιότητες ασφαλείας… Κεφάλαιο IV Μη τεχνικά μέτρα ασφαλείας… Κεφάλαιο V Τεχνικά μέτρα ασφαλείας… Κεφάλαιο VI Ασφάλεια κατά τον χειρισμό… Κεφάλαιο VII Προμήθειες… Κεφάλαιο VIII Προσωρινή ή περιστασιακή χρήση…

Κεφάλαιο I

Εισαγωγή

ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΤΥΧΕΣ

1. Η πολιτική και οι απαιτήσεις ασφαλείας που προβλέπονται στο παρόν τμήμα ισχύουν για όλα τα συστήματα και δίκτυα επικοινωνιών και πληροφορικής (εφεξής «συστήματα») στα οποία διακινούνται πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE ή υψηλότερη.

2. Τα συστήματα στα οποία διακινούνται πληροφορίες RESTREINT UE επίσης απαιτείται να καλύπτονται από μέτρα ασφαλείας ώστε να προστατεύεται η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών αυτών. Όλα τα συστήματα πρέπει να καλύπτονται από μέτρα ασφαλείας ώστε να προστατεύονται η ακεραιότητα και η διαθεσιμότητα αυτών των συστημάτων και των πληροφοριών τις οποίες περιέχουν. Τα μέτρα ασφαλείας των συστημάτων αυτών καθορίζονται από την καθορισμένη Αρχή Πιστοποίησης της Ασφάλειας (ΑΠΑ) και είναι ανάλογα προς τον εκτιμώμενο κίνδυνο και σύμφωνα με την πολιτική που χαράσσεται στους παρόντες κανονισμούς ασφαλείας.

3. Η προστασία των συστημάτων ανίχνευσης στα οποία έχουν ενσωματωθεί συστήματα πληροφορικής καθορίζεται και διευκρινίζεται στο γενικότερο πλαίσιο των συστημάτων στα οποία ανήκουν, με τη χρήση των εφαρμοστέων διατάξεων του παρόντος τμήματος κατά το μέτρο του δυνατού.

ΑΠΕΙΛΕΣ ΚΑΤΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΡΩΤΑ ΣΗΜΕΙΑ ΑΥΤΩΝ

4. Σε γενικές γραμμές, ως απειλή ορίζεται κάθε δυνατότητα, τυχαίας ή εσκεμμένης αποδυνάμωση, άμβλυνση της ασφάλειας. Στην περίπτωση των συστημάτων, η εν λόγω αποδυνάμωση της ασφάλειας συνεπάγεται απώλεια εμπιστευτικότητας, ακεραιότητας, διαθεσιμότητας, ή δύο περισσότερων από τις ιδιότητες αυτές. Ως τρωτό σημείο ορίζεται μια αδυναμία των ελέγχων ή έλλειψη αυτών που διευκολύνει ή καθιστά δυνατή την ενεργοποίηση μιας απειλής εις βάρος συγκεκριμένου περιουσιακού στοιχείου ή στόχου. Ένα τρωτό σημείο μπορεί να οφείλεται σε κάποια παράλειψη ή να απορρέει από κάποια ανεπάρκεια όσον αφορά την αυστηρότητα, την πληρότητα ή τη σταθερότητα των ελέγχων, μπορεί δε να είναι τεχνικής, διαδικαστικής ή επιχειρησιακής φύσεως.

5. Οι διαβαθμισμένες ή αδιαβάθμητες πληροφορίες ΕΕ που διακινούνται στα συστήματα υπό συμπυκνωμένη μορφή που αποσκοπεί στην ταχεία ανάκτηση, κοινοποίηση και χρήση είναι ευάλωτες σε πολλούς κινδύνους. Σε αυτούς περιλαμβάνεται η πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων χρηστών σε αυτές ή, αντίθετα, η άρνηση πρόσβασης στους εξουσιοδοτημένους χρήστες. Υπάρχουν επίσης οι κίνδυνοι κοινολόγησης άνευ αδείας, αλλοίωσης, τροποποίησης ή εξάλειψης των πληροφοριών. Επί πλέον, τα χρησιμοποιούμενα πολύπλοκα και ορισμένες φορές εύθραυστα μηχανήματα είναι ακριβά και συχνά είναι δύσκολο να επιδιορθωθούν ή να αντικατασταθούν γρήγορα. Τα συστήματα αυτά αποτελούν επομένως ελκυστικούς στόχους για κατασκοπευτικές δραστηριότητες και πράξεις δολιοφθοράς, ιδίως εάν υπάρχει η εντύπωση ότι τα μέτρα ασφαλείας είναι αναποτελεσματικά.

ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

6. Ο κύριος σκοπός των μέτρων ασφαλείας που αναφέρονται στο παρόν τμήμα συνίσταται στην παροχή προστασίας από το ενδεχόμενο κοινολόγησης πληροφοριών άνευ αδείας (απώλεια εμπιστευτικότητας) καθώς και απώλειας της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των πληροφοριών. Για την επίτευξη επαρκούς προστασίας της ασφάλειας των συστημάτων που περιέχουν διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, καθορίζονται κατάλληλες προδιαγραφές συμβατικής ασφάλειας καθώς και κατάλληλες ρυθμίσεις και τεχνικές ασφαλείας ειδικά για το κάθε σύστημα.

7. Αποφασίζεται και τίθεται σε εφαρμογή ένα ισορροπημένο σύνολο μέτρων ασφαλείας για τη δημιουργία ασφαλούς περιβάλλοντος εντός του οποίου λειτουργεί ένα σύστημα. Τα πεδία εφαρμογής των μέτρων αυτών καλύπτουν τα υλικά στοιχεία, το προσωπικό, τις μη τεχνικές διαδικασίες και τις διαδικασίες λειτουργίας των υπολογιστών και των επικοινωνιών.

8. Στα μέτρα ασφαλείας των υπολογιστών (τόσο των μηχανημάτων όσο και των προγραμμάτων) πρέπει να ενσωματώνεται η εφαρμογή της αρχής της πρόσβασης μόνον όσων έχουν ανάγκη να γνωρίζουν καθώς και η πρόληψη και ανίχνευση της κοινολόγησης πληροφοριών άνευ αδείας. Ο βαθμός στον οποίο τα μέτρα ασφαλείας των υπολογιστών μπορούν να θεωρούνται αξιόπιστα καθορίζεται κατά τη διαδικασία θέσπισης των απαιτήσεων ασφάλειας. Κατά τη διαδικασία έγκρισης της λειτουργίας εξακριβώνεται η ύπαρξη επαρκούς βεβαιότητας όσον αφορά την αξιοπιστία των μέτρων ασφαλείας των υπολογιστών.

ΔΗΛΩΣΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΙΔΙΚΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΚΑΘΕ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ (SSRS)

9. Για όλα τα συστήματα στα οποία διακινούνται πληρο