2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 1
Το έγγραφο αυτό συνιστά βοήθηµα τεκµηρίωσης και δεν δεσµεύει τα κοινοτικά όργανα
►B ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
[Ε(2000) 3614]
(ΕΕL 308 της 8.12.2000, σ. 26)
Τροποποιείται από:
Επίσηµη Εφηµερίδα
αριθ. σελίδα ηµεροµηνία
►M1Απόφαση 2001 /844/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόµ της Επιτροπής της 29ης
Νοεµβρίου 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Απόφαση 2001 /937/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόµ της Επιτροπής της 5ης
∆εκεµβρίου 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Απόφαση 2002 /47/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόµ της Επιτροπής της 23ης
Ιανουαρίου 2002L 21 23 24.1.2002
▼B
ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
[Ε(2000) 3614]
Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,
Έχοντας υπόψη:
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας
Άνθρακα και Χάλυβα, και ιδίως το άρθρο 16,
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και
ιδίως το άρθρο 218 παράγραφος 2,
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας
Ατοµικής Ενέργειας, και ιδίως το άρθρο 131,
τη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση, και ιδίως το άρθρο 28
παράγραφος 1 και το άρθρο 41 παράγραφος 1,
ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ι
ΕΠΙΤΡΟΠΗ
Άρθρο 1
Η Επιτροπή ενεργεί συλλογικά σύµφωνα µε τις διατάξεις του
παρόντος κανονισµού και τηρώντας τις πολιτικές κατευθύνσειςπου καθορίζονται από τον Πρόεδρο.
Άρθρο 2
Τηρώντας τις καθοριζόµενες από τον Πρόεδρο πολιτικές
κατευθύνσεις, η Επιτροπή ορίζει τις προτεραιότητές της και
εγκρίνει το ετήσιο πρόγραµµα εργασίας της.
Άρθρο 3
Ο Πρόεδρος µπορεί να αναθέσει στα µέλη της Επιτροπής ιδιαί-
τερους τοµείς δραστηριότητας, για τους οποίους είναι ειδικάυπεύθυνα όσον αφορά την προετοιµασία των εργασιών της
Επιτροπής καθώς και για την εκτέλεση των αποφάσεών της.
Μπορεί, επίσης, ανά πάσα στιγµή, να τροποποιήσει τις κατ '
αυτόν τον τρόπο ανατεθείσες αρµοδιότητες.
Ο Πρόεδρος µπορεί να συστήσει οµάδες εργασίας απαρτιζόµενες
από τα µέλη της Επιτροπής και να ορίσει τον πρόεδρό τους.
Ο Πρόεδρος εκπροσωπεί την Επιτροπή. Ορίζει τα µέλη της
Επιτροπής που τον επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων
αυτών.
Άρθρο 4
Οι αποφάσεις της Επιτροπής λαµβάνονται:α)σε συνεδρίαση
ή
β)µε γραπτή διαδικασία σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 12
ή
γ)µε διαδικασία εξουσιοδότησης σύµφωνα µε τις διατάξεις του
άρθρου 13
ή
δ)µε διαδικασία µεταβίβασης αρµοδιοτήτων σύµφωνα µε τις
διατάξεις του άρθρου 14.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 2
▼B
Τµήµα Ι
Συνεδριάσεις της Επιτροπής
Άρθρο 5
Η Επιτροπή συγκαλείται σε συνεδρίαση από τον Πρόεδρο.
Κατά γενικό κανόνα, η Επιτροπή συνεδριάζει τουλάχιστον µία
φορά την εβδοµάδα. Συνεδριάζει, εξάλλου, οποτεδήποτε είναι
αναγκαίο.
Τα µέλη της Επιτροπής υποχρεούνται να παρίστανται σε όλες τις
συνεδριάσεις. Ο Πρόεδρος εκτιµά κάθε κατάσταση που θα
µπορούσε να εµποδίσει την τήρηση της υποχρέωσης αυτής.
Άρθρο 6
Ο Πρόεδρος καταρτίζει την ηµερήσια διάταξη κάθε συνεδρίασης
λαµβάνοντας ιδίως υπόψη το αναφερόµενο στο άρθρο 2πρόγραµµα εργασίας.
Με την επιφύλαξη της εξουσίας του Προέδρου να καταρτίζει την
ηµερήσια διάταξη, κάθε πρόταση συνεπαγόµενη σηµαντικέςδαπάνες πρέπει να υποβάλλεται σε συµφωνία µε το αρµόδιο γιατον προϋπολογισµό µέλος της Επιτροπής.
Κάθε θέµα που µέλος της Επιτροπής προτείνει να εγγραφεί στην
ηµερήσια διάταξη πρέπει, πλην εξαιρετικών περιπτώσεων, νακοινοποιείται στον Πρόεδρο εννέα ηµέρες πριν από τη σχετική
συνεδρίαση.
Η ηµερήσια διάταξη και τα αναγκαία έγγραφα εργασίας κοινο-
ποιούνται στα µέλη της Επιτροπής εντός της προθεσµίας και
στις γλώσσες εργασίας που αυτή καθορίζει, σύµφωνα µε το
άρθρο 25.
Η συζήτηση κάθε θέµατος που µέλος της Επιτροπής ζητεί να
αποσυρθεί από την ηµερήσια διάταξη αναβάλλεται, µε τη συγκα-
τάθεση του Προέδρου, για την επόµενη συνεδρίαση.
Η Επιτροπή µπορεί, µετά από πρόταση του Προέδρου, να συζη-
τήσει θέµα που δεν έχει εγγραφεί στην ηµερήσια διάταξη ή ως
προς το οποίο τα αναγκαία έγγραφα εργασίας διανεµήθηκαν µεκαθυστέρηση. Μπορεί να αποφασίσει µε πλειοψηφία να µησυζητήσει θέµα εγγεγραµµένο στην ηµερήσια διάταξη.
Άρθρο 7
Ο αριθµός των παρόντων µελών που απαιτείται προκειµένου να
επιτευχθεί απαρτία στην Επιτροπή είναι ίσος προς την
πλειοψηφία του αριθµού µελών που προβλέπεται από τη
συνθήκη.
Άρθρο 8
Η Επιτροπή λαµβάνει αποφάσεις µετά από πρόταση ενός ή
περισσοτέρων των µελών της.
Η Επιτροπή προβαίνει σε ψηφοφορία µετά από αίτηµα ενός των
µελών της. Η ψηφοφορία αυτή αφορά την αρχική πρόταση ήπρόταση που έχει τροποποιηθεί από το αρµόδιο ή τα αρµόδιαµέλη της Επιτροπής ή από τον Πρόεδρο.
Οι αποφάσεις της Επιτροπής λαµβάνονται µε την πλειοψηφία του
αριθµού των µελών που προβλέπεται από τη συνθήκη. Ηπλειοψηφία αυτή απαιτείται για κάθε είδους αποφάσεις.
Άρθρο 9
Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής δεν είναι δηµόσιες. Οι συζητή-
σεις είναι εµπιστευτικές.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 3
▼B
Άρθρο 10
Εκτός από αντίθετη απόφαση της Επιτροπής, ο Γενικός Γραµµα-
τέας παρίσταται στις συνεδριάσεις. Οι διατάξεις εφαρµογής του
παρόντος κανονισµού καθορίζουν τις συνθήκες υπό τις οποίες
επιτρέπεται να παρευρίσκονται στις συνεδριάσεις άλλα άτοµα.
Σε περίπτωση απουσίας µέλους της Επιτροπής, στη συνεδρίαση
µπορεί να παρευρίσκεται ο προϊστάµενος του ιδιαίτερουγραφείου του και, όταν κληθεί από τον Πρόεδρο, να εκθέσειτην άποψη του απόντος µέλους.
Η Επιτροπή µπορεί να αποφασίσει να ακούσει οποιοδήποτε άλλο
άτοµο.
Άρθρο 11
Για κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής συντάσσονται πρακτικά.Τα σχέδια των πρακτικών υποβάλλονται προς έγκριση στην
Επιτροπή σε επόµενη συνεδρίαση. Τα εγκριθέντα πρακτικά καθί-στανται γνήσια µε την υπογραφή του Προέδρου και του Γενικού
Γραµµατέα.
Τµήµα ΙΙ
Άλλες διαδικασίες λήψης αποφάσεων
Άρθρο 12
Η συµφωνία των µελών της Επιτροπής επί προτάσεως προερχό-
µενης από ένα ή περισσότερα εξ αυτών µπορεί να διαπιστωθείµέσω γραπτής διαδικασίας, εφόσον έχει δοθεί η σύµφωνη γνώµητων Γενικών ∆ιευθύνσεων που συνδέονται άµεσα µε το θέµα και
η Νοµική Υπηρεσία έχει διατυπώσει ευνοϊκή γνώµη.
Προς το σκοπό αυτό, το κείµενο της πρότασης ανακοινώνεται
γραπτώς σε όλα τα µέλη της Επιτροπής, στις γλώσσες που αυτήέχει καθορίσει σύµφωνα µε το άρθρο 25 και µε την ορισθείσαπροθεσµία, εντός της οποίας πρέπει να γίνουν γνωστές οιεπιφυλάξεις ή οι ενδεχόµενες τροποποιήσεις επί της προτάσεως.
Κατά τη διάρκεια της γραπτής διαδικασίας, κάθε µέλος της
Επιτροπής µπορεί να ζητήσει να συζητηθεί η πρόταση. Στηνπερίπτωση αυτή, το εν λόγω µέλος υποβάλλει στον Πρόεδροσχετικό αιτιολογηµένο αίτηµα.
Η πρόταση επί της οποίας δεν διατυπώθηκε επιφύλαξη από
κανένα µέλος της Επιτροπής ή δεν διατηρήθηκε επιφύλαξη
µέχρι τη λήξη της ορισθείσας για τη γραπτή διαδικασία προθε-
σµίας, θεωρείται εγκριθείσα από την Επιτροπή. Οι εγκριθείσεςπροτάσεις καταχωρούνται σε ηµερήσιο σηµείωµα, µνεία τουοποίου γίνεται στα πρακτικά της επόµενης συνεδρίασης τηςΕπιτροπής.
Άρθρο 13
Η Επιτροπή µπορεί, εφόσον τηρείται πλήρως η αρχή της συλλο-
γικής ευθύνης, να εξουσιοδοτήσει ένα ή περισσότερα από τα
µέλη της να λαµβάνουν διαχειριστικά ή διοικητικά µέτρα, εξονόµατός της και εντός των ορίων και υπό τους όρους που αυτήθέτει.
Η Επιτροπή µπορεί, επίσης, να αναθέσει σε ένα ή περισσότερα
από τα µέλη της, µε τη σύµφωνη γνώµη του Προέδρου, την
έγκριση του οριστικού κειµένου πράξης ή πρότασης προς
υποβολή στα άλλα όργανα, το περιεχόµενο της οποίας έχει ήδηπροσδιοριστεί κατά τις συζητήσεις της.
Οι αρµοδιότητες που ανατίθενται κατ 'αυτόν τον τρόπο, είναι
δυνατόν να αποτελέσουν αντικείµενο υπεξουσιοδότησης προςτους γενικούς διευθυντές ή τους προϊσταµένους υπηρεσιών, εκτός2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 4
▼B
ρητής απαγόρευσης που προβλέπεται στην απόφαση εξουσιο-
δότησης.
Οι διατάξεις του πρώτου, δεύτερου και τρίτου εδαφίου εφαρµό-
ζονται µε την επιφύλαξη των κανόνων που αφορούν τιςµεταβιβάσεις αρµοδιοτήτων επί θεµάτων δηµοσιονοµικού χαρα-κτήρα ή τις εξουσίες της αρµόδιας για τους διορισµούς αρχής
και της εξουσιοδοτηµένης για τη σύναψη συµβάσεων πρόσληψης
αρχής.
Άρθρο 14
Η Επιτροπή µπορεί, εφόσον τηρείται πλήρως η αρχή της συλλο-
γικής της ευθύνης, να µεταβιβάσει την αρµοδιότητα λήψηςδιαχειριστικών ή διοικητικών µέτρων στους γενικούς διευθυντέςκαι στους προϊσταµένους υπηρεσιών, εξ ονόµατός της και εντός
των ορίων και υπό τους όρους που αυτή θέτει.
Άρθρο 15
Οι αποφάσεις που εκδίδονται µε τη διαδικασία εξουσιοδότησης
και µεταβίβασης αρµοδιοτήτων καταχωρούνται σε ηµερήσιοσηµείωµα, µνεία του οποίου γίνεται στα πρακτικά της επόµενηςσυνεδρίασης της Επιτροπής.
Τµήµα ΙΙΙ
Προπαρασκευή και εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής
Άρθρο 16
Τα µέλη της Επιτροπής µπορούν να συστήσουν ιδιαίτερα
γραφεία προκειµένου να συνδράµουν αυτά κατά τη διεκπεραίωση
των καθηκόντων τους και κατά την προπαρασκευή των αποφά-
σεων της Επιτροπής.
Για την εκτέλεση των καθηκόντων του, το υπεύθυνο µέλος της
Επιτροπής δίνει τις οδηγίες του στις αρµόδιες υπηρεσίες.
Άρθρο 17
Ο Γενικός Γραµµατέας επικουρεί τον Πρόεδρο κατά την προπα-
ρασκευή των εργασιών και των συνεδριάσεων της Επιτροπής.Επικουρεί, επίσης, τους προέδρους των οµάδων εργασίας πουέχουν συσταθεί σύµφωνα µε το άρθρο 3 δεύτερο εδάφιο, κατάτην προπαρασκευή και τη διεξαγωγή των συνεδριάσεων των
οµάδων αυτών.
Εξασφαλίζει την οµαλή λειτουργία των διαδικασιών λήψης
αποφάσεων και µεριµνά για την εκτέλεση των αποφάσεων πουαναφέρονται στο άρθρο 4.
Εξασφαλίζει τον αναγκαίο συντονισµό µεταξύ των υπηρεσιών
κατά την προπαρασκευή των εργασιών της Επιτροπής καιµεριµνά για την τήρηση των κανόνων παρουσίασης των
εγγράφων που υποβάλλονται στην Επιτροπή.
Λαµβάνει τα αναγκαία µέτρα προκειµένου να διασφαλίζεται η
κοινοποίηση και η δηµοσίευση των πράξεων της Επιτροπής
στηνΕπίσηµη Εφηµερίδατων Ευρωπα ϊκών Κοινοτήτων ,καθώς και
η διαβίβαση των εγγράφων της Επιτροπής και των -υπηρεσιών
της στα άλλα όργανα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.
Είναι υπεύθυνος για τις επίσηµες σχέσεις µε τα άλλα όργανα των
Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, µε την επιφύλαξη των αρµοδιοτήτωντις οποίες η Επιτροπή αποφασίζει να ασκήσει η ίδια ή νααναθέσει στα µέλη της ή στις υπηρεσίες της. Παρακολουθεί τιςεργασίες των άλλων οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων καιενηµερώνει σχετικά την Επιτροπή.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 5
▼B
Άρθρο 18
Οι πράξεις που εκδίδονται σε συνεδρίαση προσαρτώνται
άρρηκτα, στη γλώσσα ή στις γλώσσες που είναι αυθεντικές, σεανακεφαλαιωτικό σηµείωµα που καταρτίζεται κατά το τέλος τηςσυνεδρίασης της Επιτροπής κατά τη διάρκεια της οποίας
εγκρίθηκαν. Οι πράξεις αυτές καθίστανται γνήσιες µε την
υπογραφή του Προέδρου και του Γενικού Γραµµατέα πουτίθενται στην τελευταία σελίδα του ανακεφαλαιωτικού σηµειώ-µατος.
Οι πράξεις που εκδίδονται µε τη γραπτή διαδικασία προσαρ-
τώνται άρρηκτα, στη γλώσσα ή στις γλώσσες που είναιαυθεντικές, στο ηµερήσιο σηµείωµα που αναφέρεται στο άρθρο12. Οι πράξεις αυτές καθίστανται γνήσιες µε την υπογραφή του
Γενικού Γραµµατέα που τίθεται στην τελευταία σελίδα του εν
λόγω ηµερήσιου σηµειώµατος.
Οι πράξεις που εκδίδονται µε τη διαδικασία εξουσιοδότησης
προσαρτώνται άρρηκτα, στη γλώσσα ή στις γλώσσες που είναι
αυθεντικές, στο ηµερήσιο σηµείωµα που αναφέρεται στο άρθρο15. Οι πράξεις αυτές καθίστανται γνήσιες µε την υπογραφή τουΓενικού Γραµµατέα που τίθεται στην τελευταία σελίδα του ενλόγω ηµερήσιου σηµειώµατος.
Οι πράξεις που εκδίδονται µε τη διαδικασία µεταβίβασης αρµο-
διοτήτων ή µε υπεξουσιοδότηση σύµφωνα µε το άρθρο 13 τρίτοεδάφιο, προσαρτώνται άρρηκτα, στη γλώσσα ή στις γλώσσες
που είναι αυθεντικές, στο ηµερήσιο σηµείωµα που αναφέρεται
στο άρθρο 15. Οι πράξεις αυτές καθίστανται γνήσιες µεβεβαίωση που υπογράφεται από το γενικό διευθυντή ή τον προϊσ-τάµενο υπηρεσίας.
Κατά την έννοια του παρόντος κανονισµού, ως πράξεις νοούνται
οι πράξεις που προβλέπονται στο άρθρο 14 της συνθήκης ΕΚΑΧ,στο άρθρο 249 της συνθήκης ΕΚ και στο άρθρο 161 τηςσυνθήκης Ευρατόµ.
Κατά την έννοια του παρόντος κανονισµού, ως αυθεντικές
γλώσσες νοούνται όλες οι επίσηµες γλώσσες των ΕυρωπαϊκώνΚοινοτήτων εφόσον πρόκειται για πράξεις γενικής ισχύος και,
για τις υπόλοιπες πράξεις, οι γλώσσες των αποδεκτών τους.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙ
ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Άρθρο 19
Για την προπαρασκευή και την άσκηση των δραστηριοτήτων της,
η Επιτροπή διαθέτει ένα σύνολο υπηρεσιών διαρθρωµένων σεΓενικές ∆ιευθύνσεις και εξοµοιούµενες υπηρεσίες.
Κατ'αρχήν, οι Γενικές ∆ιευθύνσεις και οι εξοµοιούµενες υπηρε-
σίες είναι διαρθρωµένες σε διευθύνσεις, οι δε διευθύνσεις σεδιοικητικές µονάδες.
Άρθρο 20
Για την αντιµετώπιση ειδικών αναγκών, η Επιτροπή µπορεί να
συγκροτήσει ειδικές δοµές στις οποίες ανατίθενται συγκεκρι-
µένες αποστολές και των οποίων καθορίζει επακριβώς τις
αρµοδιότητες και τον τρόπο λειτουργίας.
Άρθρο 21
Προκειµένου να εξασφαλιστεί η αποτελεσµατικότητα των ενερ-
γειών της Επιτροπής, οι υπηρεσίες συνεργάζονται στενά καισυντονισµένα κατά την κατάρτιση ή την εφαρµογή των αποφά-
σεων.
Πριν από την υποβολή εγγράφου στην Επιτροπή, η υπεύθυνη
υπηρεσία συµβουλεύεται εγκαίρως τις συνδεόµενες ή ενδιαφερό-2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 6
▼B
µενες υπηρεσίες, των οποίων η σχέση ή το ενδιαφέρον προκύ-
πτουν από τον τοµέα αρµοδιοτήτων, την ευθύνη ή τη φύση τουθέµατος, και ενηµερώνει τη Γενική Γραµµατεία για κάθε διαβού-
λευση εφόσον αυτή δεν συγκαταλέγεται µεταξύ των υπηρεσιών
των οποίων ζητείται η γνώµη. Η γνωµοδότηση εκ µέρους τηςΝοµικής Υπηρεσίας είναι υποχρεωτική για όλα τα σχέδιαπράξεων ή τις προτάσεις νοµικών πράξεων, καθώς και για όλατα έγγραφα που µπορεί να έχουν νοµικές συνέπειες. Η γνωµο-
δότηση εκ µέρους των Γενικών ∆ιευθύνσεων που είναι αρµόδιες
για τον προϋπολογισµό, το προσωπικό και τη διοίκηση είναιυποχρεωτική για όλα τα έγγραφα που έχουν ενδεχόµενες συνέ-πειες στον προϋπολογισµό και στα δηµόσια οικονοµικά ή στοπροσωπικό και στη διοίκηση αντιστοίχως. Τα ανωτέρω ισχύουν,όποτε παραστεί ανάγκη, για τη Γενική ∆ιεύθυνση ∆ηµοσιονο-
µικού Ελέγχου.
Η υπεύθυνη υπηρεσία καταβάλλει προσπάθειες να διατυπώσει
πρόταση µετά από τη σύµφωνη γνώµη των υπηρεσιών που έχουνγνωµοδοτήσει. Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 12,η πρότασή της πρέπει, σε περίπτωση διαφωνίας, να συνοδεύεταιαπό τις διιστάµενες απόψεις αυτών των υπηρεσιών.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙΙ
ΑΝΑΠΛΗΡΩΣΗ
Άρθρο 22
Σε περίπτωση κωλύµατος του Προέδρου, τα καθήκοντά του
ασκούνται από έναν από τους αντιπροέδρους ή από µέλος πουεπιλέγεται βάσει της καθορισθείσας από την Επιτροπή σειράς.
Άρθρο 23
Σε περίπτωση κωλύµατος του Γενικού Γραµµατέα, τα καθήκοντά
του ασκούνται από τον αναπληρωτή Γενικό Γραµµατέα ή,ελλείψει αυτού, από υπάλληλο που ορίζεται από την Επιτροπή.
Άρθρο 24
Σε περίπτωση κωλύµατος του γενικού διευθυντή, τα καθήκοντά
του ασκούνται από τον µεγαλύτερης αρχαιότητας παρόντααναπληρωτή γενικό διευθυντή και, επί ίσης αρχαιότητας, από
τον µεγαλύτερης ηλικίας ή, εφόσον η θέση αυτή δεν υπάρχει,
από υπάλληλο που ορίζεται από την Επιτροπή. Ελλείψει ορισµούαπό την Επιτροπή, τα καθήκοντα ασκούνται από τον µεγαλύτερηςαρχαιότητας παρόντα υφιστάµενο και, επί ίσης αρχαιότητας, απότον µεγαλύτερης ηλικίας, στην ανώτερη κατηγορία και βαθµό.
Σε περίπτωση κωλύµατος του προϊσταµένου διοικητικής
µονάδας, τα καθήκοντά του ασκούνται από τον αναπληρωτή
προϊστάµενο διοικητικής µονάδας, εφόσον υφίσταται τέτοιουείδους θέση.
Σε συµφωνία µε το αρµόδιο µέλος της Επιτροπής, κάθε άλλος
ιεραρχικά ανώτερος υπάλληλος αναπληρώνεται, σε περίπτωσηκωλύµατός του, από υπάλληλο που ορίζεται από το γενικόδιευθυντή. Ελλείψει τέτοιου είδους ορισµού, τα καθήκοντα
ασκούνται από τον µεγαλύτερης αρχαιότητας παρόντα υφισ-
τάµενο και, επί ίσης αρχαιότητας, από τον µεγαλύτερης ηλικίας,στην ανώτερη κατηγορία και βαθµό.
ΤΕΛΙΚΕΣ ∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 25
Η Επιτροπή καθορίζει, κατά το αναγκαίο µέτρο, τις λεπτοµέρειες
εφαρµογής του παρόντος κανονισµού.
Η Επιτροπή µπορεί να θεσπίζει συµπληρωµατικά µέτρα σχετικά
µε τη λειτουργία της Επιτροπής και των υπηρεσιών της, τα οποίαεπισυνάπτονται ως παράρτηµα στον παρόντα κανονισµό.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 7
▼B
Άρθρο 26
Ο εσωτερικός κανονισµός της 18ης Σεπτεµβρίου 1999, όπως
τροποποιήθηκε από την απόφαση 2000 /633/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόµ,
καταργείται.
Άρθρο 27
Ο παρών εσωτερικός κανονισµός αρχίζει να ισχύει την 1 η
Ιανουαρίου 2001.
Άρθρο 28
Ο παρών εσωτερικός κανονισµός δηµοσιεύεται στην Επίσηµη
Εφηµερίδατων Ευρωπα ϊκών Κοινοτήτων .2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
ΚΩ∆ΙΚΑΣ ΟΡΘΗΣ ∆ΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΟΥ
ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΙΣ ΣΧΕΣΕΙΣ
ΤΟΥ ΜΕ ΤΟ ΚΟΙΝΟ
Υπηρεσία ποιότητας
Η Επιτροπή και το προσωπικό της έχουν καθήκον να υπηρετούν το
κοινοτικό συµφέρον και, ως εκ τούτου, το δηµόσιο συµφέρον.
Το κοινό δικαίως αναµένει υπηρεσίες ποιότητας και ανοικτή διοίκηση,
προσιτή και βασιζόµενη σε υγιή διαχείριση των οικονοµικών πόρων.
Η υπηρεσία ποιότητας απαιτεί από την Επιτροπή και το προσωπικό της
ευγενική, αντικειµενική και αµερόληπτη συµπεριφορά.
Σκοπός
Για να µπορέσει η Επιτροπή να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις ορθής
διοικητικής συµπεριφοράς, ειδικότερα κατά την επαφή της µε το κοινό,
η Επιτροπή αναλαµβάνει τη δέσµευση να τηρεί τα πρότυπα ορθής διοικη-
τικής συµπεριφοράς που καθορίζονται στον παρόντα κώδικα και να τον
ακολουθεί κατά την καθηµερινή της εργασία.
Πεδίο εφαρµογής
Ο κώδικας είναι δεσµευτικός για όλα τα µέλη του προσωπικού που καλύ-
πτονται από τον κανονισµό υπηρεσιακής κατάστασης και τις άλλες
διατάξεις που διέπουν τις σχέσεις µεταξύ της Επιτροπής και του
προσωπικού της και εφαρµόζονται στους υπαλλήλους και το λοιπό
προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Ωστόσο, άτοµα που απασχο-
λούνται µε συµβάσεις ιδιωτικού δικαίου, εµπειρογνώµονες µε απόσπαση
από εθνικές δηµόσιες υπηρεσίες, ασκούµενοι κ.λπ. που εργάζονται για
την Επιτροπή, επίσης πρέπει να καθοδηγούνται από τον κώδικα στην
καθηµερινή τους εργασία.
Οι σχέσεις µεταξύ της Επιτροπής και του προσωπικού της διέπονται
αποκλειστικά από τον κανονισµό υπηρεσιακής κατάστασης και από το
καθεστώς που εφαρµόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών
Κοινοτήτων.
1.ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΧΡΗΣΤΗΣ ∆ΙΟΙΚΗΣΗΣ
Η Επιτροπή τηρεί τις ακόλουθες γενικές αρχές στις σχέσεις της µε το
κοινό:
Νοµιµότητα
Η Επιτροπή ενεργεί νοµότυπα και εφαρµόζει τους κανόνες και τις
διαδικασίες που ορίζονται από την κοινοτική νοµοθεσία.
Αποφυγή των διακρίσεων και ίση µεταχείριση
Η Επιτροπή τηρεί την αρχή της αποφυγής διακρίσεων και ειδικότερα
εγγυάται την ίση µεταχείριση των πολιτών, ανεξάρτητα από την ιθαγέ-
νεια, το φύλο, την φυλετική ή εθνική τους καταγωγή, την θρησκεία ή
τις πεποιθήσεις τους, τη σωµατική ακεραιότητα, την ηλικία ή το
σεξουαλικό προσανατολισµό τους. Η διακριτική µεταχείριση όµοιων
περιπτώσεων χρήζει ειδικής αιτιολόγησης µε βάση τα διαθέσιµα στοι-
χεία.
Αναλογικότητα
Η Επιτροπή διασφαλίζει ότι τα λαµβανόµενα µέτρα είναι ανάλογα
προς τον επιδιωκόµενο σκοπό.
Η Επιτροπή θα διασφαλίζει ιδίως ότι η εφαρµογή του παρόντος
κώδικα ουδέποτε καταλήγει στην επιβολή διοικητικών ή δηµοσιονο-
µικών βαρών δυσανάλογων προς το αναµενόµενο όφελος.
Συνέπεια
Η Επιτροπή είναι συνεπής ως προς τη διοικητική της συµπεριφορά
και ακολουθεί τη συνήθη πρακτική της. Κάθε εξαίρεση από την αρχή
αυτή πρέπει να αιτιολογείται δεόντως.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
2.Ο∆ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΟΡΘΗ ∆ΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑ
Αντικειµενικότητα και αµεροληψία
Το προσωπικό ενεργεί κατά τρόπο αντικειµενικό και αµερόληπτο,
προς το συµφέρον της Κοινότητας και των πολιτών. Ενεργεί
ανεξάρτητα, εντός του πλαισίου πολιτικής που καθορίζεται από την
Επιτροπή, και η συµπεριφορά του ουδέποτε κατευθύνεται από
προσωπικά ή εθνικά συµφέροντα ή πολιτικές πιέσεις.
Πληροφορίες επί διοικητικών διαδικασιών
Σε περίπτωση που πολίτης ζητά πληροφορίες σχετικά µε κάποια
διοικητική διαδικασία της Επιτροπής, το προσωπικό διασφαλίζει ότι
η πληροφορία αυτή παρέχεται εντός της προθεσµίας που καθορίζεται
για τη συγκεκριµένη διαδικασία.
3.ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ∆ΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΤΩΝ ΕΝ∆ΙΑΦΕΡΟ-
ΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ
Ακρόαση όλων των µερών µε άµεσο συµφέρον
Όπου η κοινοτική νοµοθεσία προβλέπει ακρόαση των ενδιαφεροµένων
µερών, το προσωπικό διασφαλίζει ότι δίνεται σε αυτά η ευκαιρία να
καταστήσουν γνωστές τις απόψεις τους.
Υποχρέωση αιτιολόγησης των αποφάσεων
Κάθε απόφαση της Επιτροπής πρέπει να αναφέρει ρητά τους λόγους
επί των οποίων βασίζεται, και οι λόγοι αυτοί πρέπει να ανακοινώ-
νονται στα πρόσωπα και τα µέρη τα οποία αυτή αφορά.
Κατά γενικό κανόνα, πρέπει να παρέχεται πλήρης αιτιολόγηση των
αποφάσεων. Ωστόσο, όπου δεν είναι δυνατόν, π.χ. λόγω του µεγάλου
αριθµού ατόµων τα οποία αφορούν τέτοιες αποφάσεις, να ανακοιν-
ωθούν λεπτοµερώς οι λόγοι συγκεκριµένων αποφάσεων, µπορούν να
παρέχονται τυποποιηµένες απαντήσεις. Αυτές οι τυποποιηµένες απαν-
τήσεις πρέπει να περιλαµβάνουν τους κυριότερους λόγους που
αιτιολογούν τη ληφθείσα απόφαση. Επιπλέον, λεπτοµερής αιτιο-
λόγηση παρέχεται σε κάθε ενδιαφερόµενο µέρος που το ζητά ειδικά.
Υποχρέωση µνείας των διαδικαστών προσφυγής
Όπου προβλέπεται από την κοινοτική νοµοθεσία, οι κοινοποιούµενες
αποφάσεις αναφέρουν σαφώς τη δυνατότητα προσφυγής και περιγρά-
φουν τον τρόπο υποβολής των ενστάσεων (ονοµατεπώνυµο και
υπηρεσιακή διεύθυνση του υπαλλήλου ή της υπηρεσίας στην οποία
υποβάλλεται η προσφυγή, και η προθεσµία για την υποβολή της).
Κατά περίπτωση, οι αποφάσεις πρέπει να αναφέρουν τη δυνατότητα
κίνησης δικαστικής διαδικασίας ή και υποβολής καταγγέλίας στον
Ευρωπαίο ∆ιαµεσολαβητή σύµφωνα µε το άρθρο 230 ή το άρθρο 195
της συνθήκης για τήν ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.
4.ΕΞΕΤΑΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ
Η Επιτροπή αναλαµβάνει τη δέσµευση να απαντά σε κάθε αίτηµα κατά
τρόπο ενδεδειγµένο και το ταχύτερο δυνατόν.
Αίτηση εγγράφων
Εάν έγγραφο έχει ήδη δηµοσιευθεί, ο αιτών παραπέµπεται στα
πρακτορεία πωλήσεων της Υπηρεσίας Επισήµων Εκδόσεων των Ευρω-
παϊκών Κοινοτήτων ή στα κέντρα τεκµηρίωσης και ενηµέρωσης που
παρέχουν ελεύθερη πρόσβαση σε έγγραφα, όπως είναι τα Κέντρα
Πληροφοριών, τα Ευρωπαϊκά Κέντρα Τεκµηρίωσης κ.λπ. Πολλά
έγγραφα ευρίσκονται επίσης εύκολα σε ηλεκτρονική µορφή.
Οι κανόνες ως προς την πρόσβαση σε έγγραφα θεσπίζονται µε ειδικές
διατάξεις.
Αλληλογραφία
Σύµφωνα µε το άρθρο 21 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής
Κοινότητας, η Επιτροπή απαντά στις επιστολές που λαµβάνει στη
γλώσσα στην οποία έχει συνταχθεί αρχικά η επιστολή, εφόσον
πρόκειται για µία από τις επίσηµες γλώσσες της Κοινότητας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 10
▼B
Η απάντηση σε επιστολή προς την Επιτροπή αποστέλλεται µέσα σε
15 εργάσιµες ηµέρες από την ηµεροµηνία παραλαβής της επιστολής
από την αρµόδια υπηρεσία της Επιτροπής. Η απάντηση πρέπει να
αναφέρει το ονοµατεπώνυµο του αρµόδιου επί του σχετικού θέµατος
προσώπου και τα στοιχεία του.
Εάν η απάντηση δεν µπορεί να σταλεί εντός 15 εργάσιµων ηµερών,
και σε όλες τις περιπτώσεις που η απάντηση απαιτεί προηγούµενη
επεξεργασία, όπως π.χ. διυπηρεσιακές διαβουλεύσεις ή µετάφραση,
το αρµόδιο µέλος του προσωπικού αποστέλλει ενδιάµεση απάντηση,
στην οποία αναφέρεται η ηµεροµηνία κατά την οποία αναµένεται ότι
θα σταλεί η οριστική απάντηση υπό το πρίσµα των συµπληρωµατικών
εργασιών, ανάλογα µε το επείγον του θέµατος και την πολυπλοκότητα
του περιεχοµένου.
Εάν η απάντηση πρέπει να δοθεί από άλλη υπηρεσία, διαφορετική από
εκείνη στην οποία απευθυνόταν η αρχική επιστολή, αποστέλλεται
στον αιτούντα το ονοµατεπώνυµο και η διεύθυνση του γραφείου του
αρµόδιου στον οποίο διαβιβάστηκε η επιστολή.
Οι ανωτέρω κανόνες δεν ισχύουν για αλληλογραφία που µπορεί
δικαίως να θεωρηθεί ως απαράδεκτη, όπως είναι π.χ. οι επαναλαµβα-
νόµενες, προκλητικές ή και χωρίς συγκεκριµένο αντικείµενο
επιστολές. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή διατηρεί το δικαίωµα
να διακόψει κάθε ανταλλαγή αλληλογραφίας.
Τηλεφωνική επικοινωνία
Όταν σηκώνει το τηλέφωνο, ο υπάλληλος αναφέρει το όνοµά του ή
την υπηρεσία του. Ανταποκρίνεται στα τηλεφωνικά µηνύµατα το ταχύ-
τερο δυνατόν.
Ο υπάλληλος που απαντά σε ερωτήµατα παρέχει πληροφορίες για
θέµατα της άµεσης αρµοδιότητάς του ενώ, σε άλλες περιπτώσεις,
παραπέµπει τον καλούντα στο κατάλληλο άτοµο. Αν αυτό είναι ανα-
γκαίο, παραπέµπει τον καλούντα σε προϊστάµενό του ή συνεργάζεται
µε τον προϊστάµενο πριν απαντήσει.
Αν τα ερωτήµατα αφορούν τοµείς της άµεσης αρµοδιότητας του υπαλ-
λήλου, ο υπάλληλος καταγράφει τα στοιχεία του καλούντα και ελέγχει
αν η πληροφορία έχει δηµοσιοποιηθεί πριν απαντήσει σχετικά. Αν
όχι, ο υπάλληλος µπορεί να θεωρήσει ότι δεν είναι προς το κοινοτικό
συµφέρον να αποκαλύψει τη σχετική πληροφορία. Στην περίπτωση
αυτή, ο υπάλληλος πρέπει να εξηγεί τους λόγους για τους οποίους
δεν είναι σε θέση να απαντήσει και αναφέρεται ενδεχοµένως στην
υποχρέωση εχεµύθειας που καθορίζεται στο άρθρο 17 του κανονισµού
υπηρεσιακής κατάστασης.
Σε ορισµένες περιπτώσεις, ο υπάλληλος ζητά να υποβληθούν
εγγράφως τα ερωτήµατα που υποβλήθηκαν τηλεφωνικά.
Ηλεκτρονικό ταχυδροµείο
Το προσωπικό απαντά αµέσως στα ηλεκτρονικά µηνύµατα, σύµφωνα
µε τις οδηγίες που περιγράφονται ανωτέρω στο σηµείο για τις τηλεφω-
νικές επικοινωνίες.
Ωστόσο, σε περιπτώσεις που το ηλεκτρονικό µήνυµα, από τη φύση
του, ισοδυναµεί µε επιστολή, αυτό τυγχάνει χειρισµού αντίστοιχου
προς εκείνον που περιγράφεται στις οδηγίες περί αλληλογραφίας και
υπόκειται στις ίδιες προθεσµίες.
Αιτήµατα από τα µέσα µαζικής ενηµέρωσης
Η Υπηρεσία Τύπου και Επικοινωνίας είναι αρµόδια για τις επαφές µε
τα µέσα µαζικής ενηµέρωσης. Ωστόσο, όταν αιτήµατα για πληροφο-
ρίες αφορούν τεχνικά θέµατα που εµπίπτουν σε συγκεκριµένους
τοµείς αρµοδιότητας, αυτά µπορούν να απαντώνται από άλλα µέλη
του προσωπικού.
5.ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ∆Ε∆ΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ
Η Επιτροπή και το προσωπικό της τηρούν, µεταξύ άλλων:
—τους κανόνες προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών
δεδοµένων,
—τις υποχρεώσεις που ορίζονται στο άρθρο 287 της συνθήκης για
την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και ειδικότερα εκείνους
που έχουν σχέση µε το επαγγελµατικό απόρρητο,2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 11
▼B
—τους κανόνες περί απορρήτου ανακρίσεων,
—τον εµπιστευτικό χαρακτήρα θεµάτων που εµπίπτουν στη δραστη-
ριότητα διαφόρων επιτροπών όπως προβλέπεται στο άρθρο 9 και
τα παραρτήµατα ΙΙ και ΙΙΙ του κανονισµού υπηρεσιακής
κατάστασης.
6.ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΕΣ
Ευρωπαϊκή Επττροπή
Καταγγελίες µπορούν να υποβάλλονται, σχετικά µε πιθανή παράβαση
των αρχών που αναφέρονται στον παρόντα κώδικα απευθείας στη
Γενική Γραµµατεία (1)της Επιτροπής, η οποία τις παραπέµπει στη
σχετική υπηρεσία.
Ο γενικός διευθυντής ή ο διευθυντής απαντά γραπτώς στην καταγ-
γελία, εντός προθεσµίας δυο µηνών. Ο καταγγέλλων έχει προθεσµία
ενός µηνάς για να ζητήσει από τον Γενικό Γραµµατέα της Επιτροπής
να επανεξετάσει την έκβαση της καταγγελίας του. Ο Γενικός Γραµµα-
τέας απαντά στο αίτηµα επανεξέτασης εντός ενός µηνός.
Ευρωπαίος ∆ιαµεσολαβητής
Το κοινό έχει επίσης το δικαίωµα να υποβάλει καταγγελία στον Ευρω-
παίο ∆ιαµεσολαβητή σύµφωνα µε το άρθρο 195 της συνθήκης για την
ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και το καθεστώς του Ευρωπαίου
∆ιαµεσολαβητή.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 12
(1)Ταχυδροµική διεύθυνση :Γενική Γραµµατεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ∆ιοικη-
τική Μονάδα SG/Β/2 «∆ιαφάνεια και πρόσβαση στα έγγραφα, σχέσεις µε την
κοινωνία των πολιτών », ruedel αLoi/Wetstraat 200, Β-1049 Bruxelles/Brussel
[φαξ: (32 -2)296 72 42].
Ηλεκτρονική διεύθυνση : SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int
▼M1
∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
Εκτιµώντας τα εξής:(1) Για την ανάπτυξη των δραστηριοτήτων της Επιτροπής σε τοµείς
που απαιτούν κάποιο βαθµό εµπιστευτικότητας, είναι σκόπιµο να
καθιερωθεί ένα πλήρες σύστηµα ασφάλειας που θα καλύπτει την
Επιτροπή, τα λοιπά θεσµικά όργανα, τους φορείς, τις υπηρεσίες
και τους οργανισµούς που έχουν συσταθεί από ή µε βάση τη
συνθήκη ΕΚ ή τη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση, τα κράτη
µέλη, καθώς και οποιουσδήποτε άλλους αποδέκτες διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών της ΕΕ, που καλούνται στο εξής
«διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ ».
(2) Για την προστασία της αποτελεσµατικότητας του συστήµατος
ασφαλείας που θεσπίζεται µε τις παρούσες διατάξεις, η Επιτροπή
θα διαθέτει διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ µόνο στους εξωτερι-
κούς φορείς που παρέχουν εγγυήσεις ότι έχουν λάβει όλα τα
απαραίτητα µέτρα για την τήρηση κανόνων αυστηρά ισοδύναµων
µε εκείνους των παρουσών διατάξεων.
(3) Οι παρούσες διατάξεις εκδίδονται µε την επιφύλαξη του κανονι-
σµού αριθ. 3 της 31ης Ιουλίου 1958, περί εφαρµογής του άρθρου
24 της συνθήκης γιατην ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας
Ατοµικής Ενέργειας (
1),του κανονισµού (ΕΟΚ)αριθ. 1588 /90του
Συµβουλίου, της 11ης Ιουνίου 1990, σχετικά µε τη διαβίβαση στη
Στατιστική Υπηρεσία των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων πληροφοριών
που καλύπτονται από το στατιστικό απόρρητο (2)και µε την επιφύ-
λαξη της απόφασης C(95) 1510 τελικό της Επιτροπής, της 23ης
Νοεµβρίου 1995, για την προστασία των συστηµάτων πληροφο-
ρικής.
(4) Η Επιτροπή δηµιουργεί ένα σύστηµα ασφαλείας µε βάση τις αρχές
που θεσπίζονται στην απόφαση 2001 /264/ΕΚ του Συµβουλίου, της
19ης Μαρτίου 2001, για την έγκριση των κανονισµών ασφαλείας
του Συµβουλίου (3),µε σκοπό τη διασφάλιση της οµαλής λειτουρ-
γίας της διαδικασίας λήψης αποφάσεων της Ένωσης.
(5) Η Επιτροπή υπογραµµίζει τη σηµασία της συµµετοχής των άλλων
θεσµικών οργάνων, όπου ενδείκνυται, στην εφαρµογή των
κανόνων και προδιαγραφών εµπιστευτικότητας των αναγκαίων για
την προστασία των συµφερόντων της Ένωσης και των κρατών
µελών της.
(6) Η Επιτροπή αναγνωρίζει την ανάγκη να δηµιουργήσει τη δική της
έννοια της ασφάλειας, λαµβάνοντας υπόψη όλα τα στοιχεία
σχετικά µε την ασφάλεια, καθώς και τον ειδικό χαρακτήρα της
Επιτροπής ως θεσµικού οργάνου.
(7) Οι παρούσες διατάξεις εκδίδονται µε την επιφύλαξη του άρθρου
255 της συνθήκης και του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001 του
Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου, της 30ής Μαΐου
2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού
Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής (4).
Άρθρο 1
Οι διατάξεις της Επιτροπής σχετικά µε την ασφάλεια εµφαίνονται στο
παράρτηµα.
Άρθρο 2
1.Το αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας Μέλος της Επιτροπής λαµβάνει
τα ενδεδειγµένα µέτρα για να διασφαλίσει ότι, κατά τον χειρισµό διαβαθ-
µισµένων πληροφοριών ΕΕ, τηρούνται στο πλαίσιο της Επιτροπής οι
διατάξεις που αναφέρονται στο άρθρο 1 από µονίµους υπαλλήλους και
το λοιπό προσωπικό της Επιτροπής, από το αποσπασµένο προσωπικό
στην Επιτροπή, καθώς και σε όλους τους τόπους εργασίας της Επιτροπής,
συµπεριλαµβανοµένων των Αντιπροσωπειών και των Γραφείων στην
Ένωση, καθώς και των Αντιπροσωπειών σε τρίτες χώρες και από εξωτε-
ρικούς συµβασιούχους της Επιτροπής.
2.Επιτρέπεται στα κράτη µέλη, στα λοιπά θεσµικά όργανα, τους
φορείς, τις υπηρεσίες και τους οργανισµούς που έχουν συσταθεί από ή2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 13
(1)ΕΕ αριθ. 17 της 6.10.1958, σ. 406 /58.
(2)ΕΕL 151 της 15.6.1990, σ. 1 .
(3)ΕΕL 101 της 11.4.2001, σ. 1 .
(4)ΕΕL 145 της 31.5.2001, σ. 43 .
▼M1
µε βάση τις συνθήκες, να λαµβάνουν διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ,
υπό τον όρο ότι θα διασφαλίζουν ότι, όταν χειρίζονται διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ, θα εφαρµόζονται στις υπηρεσίες και τις εγκαταστάσεις
τους, διατάξεις αυστηρά ισοδύναµες µε εκείνες που αναφέρονται στο
άρθρο 1, ιδίως από:
α)τα µέλη των µόνιµων αντιπροσωπειών των κρατών µελών στην Ευρω-
παϊκή Ένωση καθώς και τα µέλη των εθνικών αντιπροσωπειών που
συµµετέχουν σε συνεδριάσεις της Επιτροπής ή συνεδριάσεις των
επιτροπών και οµάδων της ή λαµβάνουν µέρος σε άλλες δραστη-
ριότητες της Επιτροπής,
β)άλλα µέλη των εθνικών διοικήσεων των κρατών µελών τα οποία χειρί-
ζονται διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ, ασχέτως του αν υπηρετούν
στο έδαφος των κρατών µελών ή στο εξωτερικό,
γ)εξωτερικούς συµβασιούχους και αποσπασµένο προσωπικό που χειρί-
ζονται διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ.
Άρθρο 3
Επιτρέπεται σε τρίτες χώρες, διεθνείς οργανισµούς και άλλους φορείς να
λαµβάνουν διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ (∆ΠΕΕ)υπό τον όρο ότι θα
διασφαλίζουν ότι, όταν χειρίζονται ∆ΠΕΕ, θα τηρούνται διατάξεις
αυστηρά ισοδύναµες µε εκείνες που αναφέρονται στο άρθρο 1.
Άρθρο 4
Βάσει των θεµελιωδών αρχών και των στοιχειωδών προδιαγραφών ασφα-
λείας που περιέχονται στο µέρος Iτου παραρτήµατος, ο αρµόδιος για
θέµατα ασφάλειας Επίτροπος δύναται να λαµβάνει µέτρα σύµφωνα µε το
µέροςIIτου παραρτήµατος.
Άρθρο 5
Η παρούσα απόφαση αντικαθιστά από την ηµεροµηνία έναρξη της εφαρ-
µογής της:
α)την απόφαση C (94) 3282 της Επιτροπής, της 30ής Νοεµβρίου 1994,
σχετικά µε τα µέτρα ασφαλείας που εφαρµόζονται για διαβαθµισµένες
πληροφορίες που παράγονται ή διαβιβάζονται στο πλαίσιο των
δραστηριοτήτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ·
β)την απόφαση C (1999) 423 της Επιτροπής, της 25ης Φεβρουαρίου 1999,
σχετικά µε τις διαδικασίες µε τις οποίες µπορεί να παρασχεθεί
πρόσβαση στους µονίµους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της
Ευρωπαϊκής Επιτροπής σε διαβαθµισµένες πληροφορίες που διαθέτει
η Επιτροπή.
Άρθρο 6
Από την έναρξη της ισχύος των παρουσών διατάξεων, όλες οι διαβαθµι-
σµένες πληροφορίες που διαθέτει η Επιτροπή µέχρι την εν λόγω
ηµεροµηνία, µε εξαίρεση τις διαβαθµισµένες πληροφορίες Euratom,
πρέπει:
α)εφόσον έχουν δηµιουργηθεί από την Επιτροπή, να θεωρούνται ότι
έχουν διαβαθµιστεί εκ νέου, ελλείψει βαθµού ασφαλείας, ως «ΠΕΡΙΟ-
ΡΙΣΜΕΝΗΣ ∆ΙΑΝΟΜΗΣ ΕΕ »,εκτός και αν ο συντάκτης τους
αποφασίσει να δώσει άλλον χαρακτηρισµό µέχρι την 31η Ιανουαρίου
2002. Στην περίπτωση αυτή, ο συντάκτης πρέπει να ενηµερώσει όλους
τους παραλήπτες του συγκεκριµένου εγγράφου ·
β)εφόσον δηµιουργήθηκαν από συντάκτες εκτός της Επιτροπής, διατη-
ρούν την αρχική διαβάθµισή τους και εποµένως αντιµετωπίζονται ως
διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ ισοδύναµου επιπέδου, εκτός εάν ο
συντάκτης αποφασίσει τον αποχαρακτηρισµό ή τον υποχαρακτηρισµό
των πληροφοριών.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Πίνακας περιεχοµένων
ΜΕΡΟΣ I:ΒΑΣΙΚΕΣΑΡΧΕΣΚΑΙΕΛΑΧΙΣΤΑΠΡΟΤΥΠΑΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
1.ΕΙΣΑΓΩΓΗ
2.ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ
3.ΤΑ ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
4.ΑΡΧΕΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
4.1.Στόχοι
4.2.Ορισµοί
4.3.∆ιαβάθµιση
4.4.Στόχοι των µέτρων ασφαλείας
5.ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
5.1.Κοινές στοιχειώδεις προδιαγραφές
5.2.Οργάνωση
6.ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
6.1.Έλεγχος ασφαλείας (διαβάθµιση) του προσωπικού
6.2.Αρχεία ελέγχων ασφαλείας του προσωπικού
6.3.Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέµατα ασφαλείας
6.4.Ευθύνες της διεύθυνσης
6.5.Καθεστώς ασφαλείας που εφαρµόζεται στο προσωπικό
7.ΥΛΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
7.1.Ανάγκη προστασίας
7.2.Έλεγχος
7.3.Ασφάλεια των κτιρίων
7.4.Σχέδια έκτακτης ανάγκης
8.ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
9.ΠΡΟΛΗΨΗ ΤΩΝ ∆ΟΛΙΟΦΘΟΡΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΩΝ ΜΟΡΦΩΝ ΚΑΚΟ-
ΒΟΥΛΗΣ ΦΘΟΡΑΣ ΕΚ ΠΡΟΘΕΣΕΩΣ
10.ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΕ ΤΡΙΤΑ
ΚΡΑΤΗ Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ
ΜΕΡΟΣ II:Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ
11.ΤΟ ΑΡΜΟ∆ΙΟ ΓΙΑ ΘΕΜΑΤΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΜΕΛΟΣ ΤΗΣ
ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
12.Η ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ ΟΜΑ∆Α ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
13.ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
14.ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
15.ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
16.∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΕΙΣ, ΕΝ∆ΕΙΞΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΣΗΜΑΝΣΕΙΣ
16.1.Επίπεδα διαβάθµισης
16.2.Ενδείξεις ασφαλείας
16.3.Σηµάνσεις
16.4.Επίθεση της διαβάθµισης
16.5.Επίθεση ενδείξεων ασφαλείας
17.∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΕΩΝ2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
17.1.Γενικά
17.2.Εφαρµογή των διαβαθµίσεων
17.3.Υποχαρακτηρισµός και αποχαρακτηρισµός
18.ΥΛΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
18.1.Γενικά
18.2.Απαιτήσεις ασφάλειας
18.3.Μέτρα υλικής ασφάλειας
18.3.1.Περιοχές ασφαλείας
18.3.2.∆ιοικητικός χώρος
18.3.3.Έλεγχοι εισόδου και εξόδου
18.3.4.Περιπολίες των φυλάκων
18.3.5.Φωριαµοί ασφαλείας και θωρακισµένες αίθουσες
18.3.6.Κλειδαριές
18.3.7.Έλεγχος των κλειδιών και των συνδυασµών
18.3.8.Συσκευές ανίχνευσης εισόδου αναρµοδίων
18.3.9.Εγκεκριµένος εξοπλισµός
18.3.10. Υλική προστασία των φωτοαντιγραφικών συσκευών και συσκευών
τηλεοµοιοτυπίας (φαξ)
18.4.Προστασία κατά της λαθροβλεψίας και της λαθρακρόασης
18.4.1.Λαθροβλεψία
18.4.2.Λαθρακρόαση
18.4.3.Εισαγωγή ηλεκτρονικού εξοπλισµού και καταγραφικών συσκευών
18.5.Τεχνικώς ασφαλείς χώροι
19.ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΑΝΑΓΚΗΣ
ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΙ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΟΥ
ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
19.1.Γενικά
19.2.Ειδικοί κανόνες σχετικά µε την πρόσβαση σε πληροφορίες µε διαβί-
βαση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
19.3.Ειδικοί κανόνες σχετικά µε την πρόσβαση σε πληροφορίες µε διαβί-
βαση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
19.4.Ειδικοί κανόνες σχετικά µε την πρόσβαση σε πληροφορίες µε διαβί-
βαση ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ
19.5.Μεταθέσεις
19.6.Ειδικές εντολές
20.∆ΙΑ∆ΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ
ΚΑΙ ΤΟ ΛΟΙΠΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
21.ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ, ∆ΙΑΝΟΜΗ, ∆ΙΑΒΙΒΑΣΗ, ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΕΩΝ ΚΑΙ
ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ Ή ΜΕΤΑΦΡΑΣΕΙΣ ΚΑΙ
ΑΠΟΣΠΑΣΜΑΤΑ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΕΕ
21.1.Προετοιµασία
21.2.∆ιανοµή
21.3.∆ιαβίβαση διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
21.3.1.Συσκευασία και αποδείξεις παραλαβής
21.3.2.∆ιαβίβαση στο εσωτερικό ενός κτιρίου ή µιας οµάδας κτιρίων
21.3.3.∆ιαβίβαση στο εσωτερικό µιας χώρας
21.3.4.∆ιαβίβαση από ένα κράτος σε άλλο
21.3.5.∆ιαβίβαση διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
21.4.Μέτρα ασφαλείας σχετικά µε το προσωπικό των µεταφορέων2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
21.5.Ηλεκτρονικά και άλλα µέσα τεχνικής διαβίβασης
21.6.Συµπληρωµατικά αντίγραφα, µεταφράσεις και αποσπάσµατα διαβαθ-
µισµένων εγγράφων ΕΕ
22.ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ∆ΠΕΕ, ΑΠΟΓΡΑΦΕΣ, ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ
ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ∆ΠΕΕ
22.1.Τοπικές γραµµατείες ∆ΠΕΕ
22.2.Γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
22.2.1.Γενικά
22.2.2.Γενική γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
22.2.3.Υπογραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
22.3.Απογραφές και έλεγχοι διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
22.4.Αρχειοθέτηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
22.5.Καταστροφή διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
22.6.Καταστροφή σε καταστάσεις ανάγκης
23.ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΕΙ∆ΙΚΕΣ ΣΥΝΕ∆ΡΙΑΣΕΙΣ ΠΡΑΓΜΑΤΟ-
ΠΟΙΟΥΜΕΝΕΣ ΕΚΤΟΣ ΤΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ, ΣΤΙΣ
ΟΠΟΙΕΣ ΕΜΠΛΕΚΟΝΤΑΙ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΕΕ
23.1.Γενικά
23.2.Αρµοδιότητες
23.2.1.Γραφείο Ασφαλείας της Επιτροπής
23.2.2.Υπεύθυνος ασφαλείας της συνεδρίασης (ΥΑΣ)
23.3Μέτρα ασφαλείας
23.3.1.Περιοχές ασφαλείας
23.3.2.Άδειες εισόδου
23.3.3.Έλεγχος φωτογραφικού και ακουστικού εξοπλισµού
23.3.4.Έλεγχος χαρτοφυλάκων, φορητών υπολογιστών και δεµάτων
23.3.5.Τεχνική ασφάλεια
23.3.6.Έγγραφα των αντιπροσωπειών
23.3.7.Ασφαλής φύλαξη των εγγράφων
23.3.8.Επιθεώρηση γραφείων
23.3.9.∆ιάθεση διαβαθµισµένων απορριµµάτων ΕΕ
24.ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ∆ΙΑΡΡΟΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙ-
ΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ
24.1.Ορισµοί
24.2.Αναφορά παραβιάσεων της ασφάλειας
24.3.∆ικαστικές ενέργειες
25.ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ∆ΙΑΚΙ-
ΝΟΥΜΕΝΩΝ ΣΕ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩ-
ΝΙΩΝ
25.1.Εισαγωγή
25.1.1.Γενικά
25.1.2.Απειλές κατά των συστηµάτων και τρωτά σηµεία τους
25.1.3.Κύριος σκοπός των µέτρων ασφαλείας
25.1.4.∆ήλωση απαιτήσεων ασφαλείας ανταποκρινόµενων στο ιδιαίτερο
σύστηµα( SSRS)
25.1.5.Επίπεδα ασφάλειας της λειτουργίας
25.2.Ορισµοί
25.3.Αρµοδιότητες ασφαλείας
25.3.1.Γενικά2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
25.3.2.Αρχή διαπίστευσης της ασφάλειας (Α∆Α)
25.3.3.Αρχή INFOSEC (IA)
25.3.4.Ιδιοκτήτης τεχνικών συστηµάτων ( TSO)
25.3.5.Ιδιοκτήτης πληροφοριών (ΙΠ)
25.3.6.Χρήστες
25.3.7.Κατάρτιση INFOSEC
25.4.Μη τεχνικά µέτρα ασφάλειας
25.4.1.Ασφάλειαπροσωπικού
25.4.2.Υλική ασφάλεια
25.4.3.Έλεγχος της πρόσβασης σε ένα σύστηµα
25.5.Τεχνικά µέτρα ασφάλειας
25.5.1.Ασφάλειαπληροφοριών
25.5.2.Έλεγχος και λογοδότηση πληροφοριών
25.5.3.Χειρισµός και έλεγχος αφαιρετών πληροφορικών µέσων αποθήκευσης
25.5.4.Αποχαρακτηρισµός και καταστροφή πληροφορικών µέσων αποθή-
κευσης
25.5.5.Ασφάλειαεπικοινωνιών
25.5.6.Εγκατάσταση και ασφάλεια ακτινοβολίας
25.6.Ασφάλεια κατά το χειρισµό
25.6.1.Λειτουργικές διαδικασίες ασφαλείας ( SecOPs)
25.6.2.∆ιαχείριση της προστασίας /διάταξη λογισµικού
25.6.3.Έλεγχος παρουσίας δόλιου λογισµικού /ιών υπολογιστών
25.6.4.Συντήρηση
25.7.Προµήθειες
25.7.1.Γενικά
25.7.2.∆ιαπίστευση
25.7.3.Αξιολόγηση και πιστοποίηση
25.7.4.Στερεότυπος έλεγχος των χαρακτηριστικών ασφαλείας για συνεχιζόµενη
διαπίστευση
25.8.Προσωρινή ή περιστασιακή χρήση
25.8.1.Ασφάλειαµικροϋπολογιστών /προσωπικών υπολογιστών
25.8.2.Χρήση ιδιωτικού εξοπλισµού πληροφορικής γιαεπίσηµη εργα σίαστους
κόλπους της Επιτροπής
25.8.3.Χρήση εξοπλισµού πληροφορικής που ανήκει σε εργολάβους ή παρέ-
χεται από εθνικές αρχές, για επίσηµη εργασία στους κόλπους της Επιτροπής
26.ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ΣΕ
ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ
26.1.1.Αρχές που διέπουν την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
26.1.2.Επίπεδα
26.1.3.Συµφωνίες γιαα σφάλεια
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 1: ΠΙΝΑΚΑΣ ΤΩΝ ΕΘΝΙΚΩΝ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΕΩΝ
ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 2: ΠΡΑΚΤΙΚΟΣ Ο∆ΗΓΟΣ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΗΣΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 3: ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ
ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ΣΕ
ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ: ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
ΕΠΙΠΕ∆ΟΥ 1
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 4: ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ∆ΙΑΒΙ-
ΒΑΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ΣΕ ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ
Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ: ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΕΠΙΠΕ∆ΟΥ 22000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 5: ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ∆ΙΑΒΙ-
ΒΑΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ΣΕ ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ
Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ: ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΕΠΙΠΕ∆ΟΥ 3
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 6: ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΩΝ2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
ΜΕΡΟΣ Ι: ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΕΛΑΧΙΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΑΣΦΑ-
ΛΕΙΑΣ
1.ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Οι παρούσες διατάξεις θεσπίζουν τις βασικές αρχές και τα ελάχιστα
πρότυπα ασφάλειας που θα πρέπει να τηρούνται κατά τον ενδεδειγµένο
τρόπο από την Επιτροπή, σε όλους τους τόπους δραστηριοτήτων της,
καθώς και από όλους τους αποδέκτες διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
(∆ΠΕΕ), έτσι ώστε να περιφρουρείται η ασφάλεια και να διασφαλίζεται
η θέσπιση κοινών προτύπων προστασίας.
2.ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ
Η πολιτική της Επιτροπής για την ασφάλεια αποτελεί αναπόσπαστο
τµήµα της γενικής πολιτικής της για την εσωτερική διαχείριση και,
κατά συνέπεια, βασίζεται στις αρχές που διέπουν τη γενική πολιτική της.
Οι εν λόγω αρχές περιλαµβάνουν τη νοµιµότητα, τη διαφάνεια, τη λογο-
δοσία και την επικουρικότητα (αναλογικότητα).
Η νοµιµότητα καταδεικνύει την ανάγκη να ακολουθείται αυστηρά το
νοµικό πλαίσιο κατά την άσκηση των λειτουργιών ασφαλείας, καθώς και
την ανάγκη τήρησης των νοµικών απαιτήσεων. Σηµαίνει επίσης ότι οι
αρµοδιότητες στον τοµέα της ασφάλειας πρέπει να βασίζονται στις
κατάλληλες νοµικές διατάξεις. Οι διατάξεις του κανονισµού υπηρεσιακής
κατάστασης εφαρµόζονται πλήρως, ιδίως το άρθρο 17, σχετικά µε την
υποχρέωση του προσωπικού να αντιµετωπίζει µε διακριτικότητα τις
πληροφορίες της Επιτροπής, καθώς και ο τίτλος VIσχετικά µε τα
πειθαρχικά µέτρα. Τέλος, σηµαίνει ότι οι παραβάσεις στον τοµέα της
ασφάλειας, στο πλαίσιο της υπευθυνότητας της Επιτροπής, θα πρέπει να
αντιµετωπίζονται κατά τρόπο που συνάδει µε την πολιτική της Επιτροπής
σχετικά µε τα πειθαρχικά µέτρα, καθώς και µε την πολιτική της σχετικά
µε τη συνεργασία µε τα κράτη µέλη στον τοµέα της ποινικής δικαιο-
σύνης.
Η διαφάνεια καταδεικνύει την ανάγκη για σαφήνεια όσον αφορά όλους
τους κανόνες και τις διατάξεις της ασφάλειας, για εξισορρόπηση µεταξύ
των διαφόρων υπηρεσιών και των διαφόρων τοµέων (φυσική ασφάλεια σε
αντίθεση µε την προστασία των πληροφοριών, κ.λπ.)και την ανάγκη για
µια συνεκτική και διαρθρωµένη πολιτική ευαισθητοποίησης σχετικά µε
την ασφάλεια. Καθορίζει επίσης την ανάγκη για σαφείς γραπτές γενικές
κατευθύνσεις µε σκοπό την εφαρµογή µέτρων ασφαλείας.
Η λογοδοσία σηµαίνει ότι θα πρέπει να καθορίζονται σαφώς οι αρµο-
διότητες στον τοµέα της ασφάλειας. Επιπλέον, καταδεικνύει την ανάγκη
να δοκιµάζεται τακτικά η ορθή εκτέλεση των εν λόγω αρµοδιοτήτων.
Η επικουρικότητα ή αναλογικότητα σηµαίνει ότι η ασφάλεια πρέπει να
οργανώνεται στο χαµηλότερο δυνατό επίπεδο και όσο το δυνατόν στενό-
τερα σε συνεργασία µε τις Γενικές ∆ιευθύνσεις και τις υπηρεσίες της
Επιτροπής. Καταδεικνύει επίσης το γεγονός ότι οι δραστηριότητες
ασφάλειας πρέπει να περιορίζονται στα στοιχεία εκείνα που πράγµατι
απαιτούνται. Τέλος, σηµαίνει ότι τα µέτρα ασφάλειας πρέπει να είναι
ανάλογα των συµφερόντων που πρέπει να προστατευθούν και της πραγµα-
τικής ή δυνητικής απειλής για τα εν λόγω συµφέροντα, προβλέποντας µια
άµυνα που προκαλεί τις λιγότερες δυνατές διαταραχές.
3.ΤΑ ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Η ορθή διαχείριση της ασφαλείας στηρίζεται στα εξής στοιχεία:
α)εντός κάθε κράτους µέλους, ένα εθνικό οργανισµό ασφαλείας
υπεύθυνο για:
1.τη συγκέντρωση και καταγραφή στοιχείων για περιπτώσεις κατα-
σκοπείας, δολιοφθορών, τροµοκρατίας και άλλες ανατρεπτικές
δραστηριότητες, και
2.την παροχή πληροφοριών και συµβουλών στην κυβέρνηση της
χώρας του και, µέσω αυτής, στην Επιτροπή, σχετικά µε τη φύση
των απειλών κατά της ασφαλείας και τα µέσα για την προστασίααπό αυτές ·
β)εντός κάθε κράτους µέλους, και εντός της Επιτροπής, µια τεχνικής
φύσεως αρχή ασφάλειας πληροφοριών ( INFOSEC) υπεύθυνη για τη
συνεργασία µε την οικεία αρχή ασφαλείας προκειµένου να παρέχουν
πληροφορίες και συµβουλές σχετικά µε τις τεχνικής φύσεως απειλές
κατά της ασφαλείας και τα µέσα για την προστασία από αυτές ·2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
γ)ύπαρξη τακτικής συνεργασίας µεταξύ των κυβερνητικών υπηρεσιών
και των ανάλογων υπηρεσιών των ευρωπαϊκών θεσµικών οργάνων,
προκειµένου να εντοπίζονται και να προτείνονται ενδεχοµένως:
1.τα πρόσωπα, οι πληροφορίες και οι πόροι που χρήζουν προστασίας,
και
2.τα κοινά πρότυπα προστασίας ·
δ)στενή συνεργασία µεταξύ του γραφείου ασφάλειας της Επιτροπής και
των υπηρεσιών ασφάλειας των λοιπών ευρωπαϊκών θεσµικών
οργάνων, καθώς και µε την υπηρεσία ασφάλειας του ΝΑΤΟ ( NOS).
4.ΑΡΧΕΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
4.1.Στόχοι
Η ασφάλεια πληροφοριών εξυπηρετεί τους παρακάτω κύριους στόχους:
α)την προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ (∆ΠΕΕ) από την
κατασκοπεία, διαρροή ή κοινολόγηση άνευ αδείας ·
β)την προστασία των πληροφοριών ΕΕ που διακινούνται στα συστήµατα
και στα δίκτυα επικοινωνιών και πληροφορικής από κάθε κίνδυνο για
την εµπιστευτικότητα, την αξιοπιστία και τη διαθεσιµότητά τους ·
γ)την προστασία των εγκαταστάσεων της Επιτροπής στις οποίες αποθη-
κεύονται πληροφορίες ΕΕ από το ενδεχόµενο δολιοφθοράς και
κακόβουλης εκ προθέσεως φθοράς ·
δ)σε περίπτωση αστοχίας, την εκτίµηση της ζηµίας, τον περιορισµό των
συνεπειών της και τη λήψη των αναγκαίων επανορθωτικών µέτρων.
4.2.Ορισµοί
Στους εν λόγω κανόνες:
α)µε τον όρο «διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ »(∆ΠΕΕ)νοείται κάθε
πληροφορία και υλικό, των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση
µπορεί να βλάψει σε ποικίλο βαθµό τα συµφέροντα της ΕΕ ή ενός ή
περισσοτέρων κρατών µελών της, ασχέτως του εάν η πληροφορία
αυτή προέρχεται από την ΕΕ ή έχει ληφθεί από κράτος µέλος, τρίτο
κράτος ή διεθνή οργανισµό ·
β)ως«έγγραφο »νοείται κάθε επιστολή, σηµείωµα, κείµενο πρακτικών,
έκθεση, υπόµνηµα, σήµα /µήνυµα, σκαρίφηµα, φωτογραφία, διαφά-
νεια, φιλµ, χάρτης, διάγραµµα, σχέδιο, σηµειωµατάριο, µεµβράνη
πολυγράφου, καρµπόν, µελανοταινία γραφοµηχανής ή εκτυπωτή,
µαγνητοταινία, κασέτα, δισκέτα υπολογιστή, CD-ROM ή οποιοδή-
ποτε άλλο υλικό µέσο στο οποίο καταγράφονται πληροφορίες ·
γ)ως«υλικό»νοείται κάθε «έγγραφο »όπως ορίζεται στο στοιχείο β)
καθώς και κάθε στοιχείο εξοπλισµού που έχει ήδη κατασκευασθεί ή
βρίσκεται υπό κατασκευή ·
δ)ο όρος «ανάγκη να γνωρίζει »σηµαίνει την ανάγκη ενός υπαλλήλου
να έχει πρόσβαση σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ (∆ΠΕΕ),
έτσι ώστε να είναι σε θέση να εκτελέσει τα καθήκοντά του ·
ε)ως «εξουσιοδότηση »νοείται η απόφαση του Προέδρου της
Επιτροπής να εγκρίνει µια συγκεκριµένη πρόσβαση σε διαβαθµι-
σµένες πληροφορίες ΕΕ (∆ΠΕΕ)έως ενός συγκεκριµένου επιπέδου,
βάσει θετικού πορίσµατος του ελέγχου ασφάλειας (εξέτασης), που
πραγµατοποιείται από µια εθνική αρχή ασφαλείας δυνάµει της
εθνικής νοµοθεσίας ·
στ)ως «διαβάθµιση »νοείται ο καθορισµός ενός ενδεδειγµένου επιπέδου
ασφαλείας για πληροφορίες των οποίων η µη εξουσιοδοτηµένη
αποκάλυψη θα µπορούσε να προκαλέσει σε κάποιο βαθµό ζηµία στα
συµφέροντα της Επιτροπής ή των κρατών µελών ·
ζ)ως«υποχαρακτηρισµός »( dιclassement) νοείται η µείωση του βαθµού
ασφαλείας ·
η)ως«αποχαρακτηρισµός »( dιclassification) νοείται η άρση οποιασδή-
ποτε διαβάθµισης ·
θ)ως«αρχικός συντάκτης »νοείται ο δεόντως εξουσιοδοτηµένος
συντάκτης ενός διαβαθµισµένου εγγράφου. Στην Επιτροπή, οι προϊσ-
τάµενοι υπηρεσιών δύνανται να εξουσιοδοτούν το προσωπικό τους να
παράγει διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ ·
ι)µε τον όρο «υπηρεσίες της Επιτροπής »νοούνται οι υπηρεσίες της
Επιτροπής, συµπεριλαµβανοµένων των ιδιαίτερων γραφείων, σε
όλους τους τόπους δραστηριότητας της Επιτροπής, συµπεριλαµβανο-2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
µένου του κοινού κέντρου ερευνών, των αντιπροσωπειών και
τωνγΓραφείων της ένωσης και των αντιπροσωπειών σε τρίτες χώρες.
4.3.∆ιαβάθµιση
α)Όσον αφορά την εµπιστευτικότητα, απαιτείται µέριµνα και πείρα
κατά την επιλογή των πληροφοριών και του υλικού που πρέπει να
προστατεύεται και κατά την εκτίµηση του αναγκαίου βαθµού προστα-
σίας. Είναι βασικό ο βαθµός προστασίας να ανταποκρίνεται στην
κρισιµότητα των συγκεκριµένων προστατευτέων πληροφοριών και
υλικών. Για να διασφαλιστεί η οµαλή ροή των πληροφοριών, λαµβά-
νονται µέτρα για την αποφυγή τόσο της υπερβολικής όσο και της
ανεπαρκούς διαβάθµισης.
β)Το σύστηµα διαβάθµισης αποτελεί το µέσο µε το οποίο υλοποιούνται
οι αρχές αυτές ·παρόµοιο σύστηµα διαβάθµισης πρέπει να εφαρµό-
ζεται και κατά τον προγραµµατισµό και τη διοργάνωση τρόπων
αντιµετώπισης της κατασκοπείας, των δολιοφθορών, της τροµοκρα-
τίας και των άλλων απειλών, ούτως ώστε να εξασφαλίζεται ο
µέγιστος βαθµός ασφαλείας στους κυριότερους χώρους εντός των
οποίων αποθηκεύονται διαβαθµισµένες πληροφορίες καθώς και στα
πλέον ευαίσθητα σηµεία των χώρων αυτών.
γ)Την ευθύνη για τη διαβάθµιση των πληροφοριών έχει αποκλειστικά
ο αρχικός συντάκτης των εν λόγω πληροφοριών.
δ)Το επίπεδο διαβάθµισης δύναται να βασίζεται αποκλειστικά στο
περιεχόµενο των εν λόγω πληροφοριών.
ε)Σε περίπτωση που ένας αριθµός πληροφοριακών στοιχείων αποτελεί
µια ενότητα, το επίπεδο διαβάθµισης που θα πρέπει να εφαρµόζεται
για το σύνολο, θα είναι τουλάχιστον του ιδίου επιπέδου µε εκείνο
της υψηλότερης διαβάθµισης. Μια συλλογή πληροφοριών δύναται
ωστόσο να έχει υψηλότερη διαβάθµιση σε σχέση µε τα επιµέρους
στοιχεία της.
στ)Οι διαβαθµίσεις καθορίζονται µόνον εφόσον είναι απαραίτητο και
για τον απαιτούµενο χρόνο.
4.4.Στόχοι των µέτρων ασφαλείας
Τα µέτρα ασφαλείας:α)καλύπτουν όλα τα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση σε διαβαθµισµένες
πληροφορίες, τα µέσα επεξεργασίας διαβαθµισµένων πληροφοριών,
όλους τους χώρους όπου υπάρχουν τέτοιες πληροφορίες, και τις
σηµαντικές εγκαταστάσεις,
β)σχεδιάζονται κατά τρόπο που να επισηµαίνονται τα πρόσωπα των
οποίων η θέση ενδέχεται να δηµιουργεί κινδύνους στην ασφάλεια
των διαβαθµισµένων πληροφοριών και των σηµαντικών εγκαταστά-
σεων στις οποίες αποθηκεύονται αυτές και να προβλέπεται ο
αποκλεισµός τους ή η αποµάκρυνσή τους,
γ)εµποδίζουν κάθε µη εξουσιοδοτηµένο πρόσωπο να έχει πρόσβαση σε
διαβαθµισµένες πληροφορίες ή στις εγκαταστάσεις όπου αποθη-
κεύονται αυτές,
δ)εξασφαλίζουν ότι οι διαβαθµισµένες πληροφορίες διανέµονται µόνο
µε βάση την αρχή «ανάγκη γνώσης »,αρχή θεµελιώδους σηµασίας για
όλες τις πτυχές της ασφαλείας,
ε)εξασφαλίζουν την αξιοπιστία (δηλαδή εµποδίζουν την αλλοίωση ή την
άνευ αδείας τροποποίηση ή διαγραφή στοιχείων)και τη διαθεσι-
µότητα (δηλαδή δεν αρνούνται την πρόσβαση στα πρόσωπα που
απαιτείται να έχουν γνώση αυτών και διαθέτουν σχετική εξουσιο-
δότηση)όλων των πληροφοριών, διαβαθµισµένων ή µη, και ιδίως των
πληροφοριών που αποτελούν αντικείµενο αποθήκευσης, επεξεργασίας
ή διαβίβασης µε ηλεκτροµαγνητικά µέσα.
5.ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
5.1.Κοινές στοιχειώδεις προδιαγραφές
Η Επιτροπή διασφαλίζει την τήρηση των κοινών ελάχιστων προτύπων
ασφαλείας από όλους τους αποδέκτες των διαβαθµισµένων πληροφοριών
ΕΕ, τόσο µέσα στο θεσµικό όργανο όσο και στο πλαίσιο της ευθύνης του,
π.χ. από όλες τις υπηρεσίες και τους συµβασιούχους, έτσι ώστε οι
διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ να δύνανται να διαβιβάζονται µε τη
βεβαιότητα ότι θα αντιµετωπιστούν µε τη δέουσα προσοχή. Στις εν
λόγω στοιχειώδεις προδιαγραφές περιλαµβάνονται κριτήρια για τον2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
έλεγχο ασφαλείας του προσωπικού και ρυθµίσεις για την προστασία των
διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
Η Επιτροπή επιτρέπει την πρόσβαση εξωτερικών φορέων σε ∆ΠΕΕ µόνο
υπό τον όρο ότι διασφαλίζουν ότι τηρούνται, κατά τον χειρισµό των
∆ΠΕΕ, διατάξεις τουλάχιστον εξίσου ισοδύναµες µε τις παρούσες στοι-
χειώδεις προδιαγραφές.
5.2.Οργάνωση
Στην Επιτροπή η ασφάλεια οργανώνεται σε δύο επίπεδα:α)στο επίπεδο της Επιτροπής στο σύνολό της υπάρχει το γραφείο ασφα-
λείας της Επιτροπής µε µια αρχή διαπίστευσης ασφάλειας (Α∆Α), η
οποία επίσης λειτουργεί και ως κρυπτογραφική υπηρεσία (ΚΡΥ)και
ως αρχή TEMPEST, καθώς και µε µια αρχή INFOSEC και µία ή περισ-
σότερες κεντρικές γραµµατείες ∆ΠΕΕ, καθεµία µε ένα ή
περισσότερους ελεγκτικούς υπαλλήλους γραµµατείας (ΕΥΓ) ·
β)στο επίπεδο των υπηρεσιών της Επιτροπής, η ασφάλεια είναι αρµο-
διότητα ενός ή περισσότερων τοπικών υπευθύνων ασφαλείας (ΤΥΑ),
ενός ή περισσότερων υπευθύνων ασφάλειας κεντρικών συστηµάτων
πληροφορικής (ΥΑΚΠ), υπευθύνων ασφάλειας τοπικών συστηµάτων
πληροφορικής (ΤΥΑΠ)και τοπικών γραµµατειών διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ µε ένα ή περισσότερους ελεγκτικούς υπαλλήλους
γραµµατείας ·
γ)οι κεντρικοί φορείς ασφάλειας θα παρέχουν επιχειρησιακές κατευθύν-
σεις στους τοπικούς φορείς ασφάλειας.
6.ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
6.1.Έλεγχος ασφαλείας (διαβάθµιση) του προσωπικού
Όλα τα πρόσωπα που απαιτείται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες µε
διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή ανώτερη πρέπει να ελέγχονται
καταλλήλως προτού τους επιτραπεί η πρόσβαση. Ανάλογος έλεγχος
ασφαλείας απαιτείται και στην περίπτωση προσώπων των οποίων τα
καθήκοντα περιλαµβάνουν τον τεχνικό χειρισµό ή τη συντήρηση των
συστηµάτων επικοινωνιών και επεξεργασίας πληροφοριών που περιέχουν
διαβαθµισµένες πληροφορίες. Ο έλεγχος αυτός εξακριβώνει κατά πόσον
τα πρόσωπα αυτά:
α)είναι αναµφιβόλως έµπιστα,
β)διαθέτουν χαρακτήρα και διακριτικότητα που να µη δηµιουργούν
ερωτηµατικά για την αξιοπιστία τους όσον αφορά τον χειρισµό
διαβαθµισµένων πληροφοριών, ή
γ)ενδέχεται να είναι ευάλωτα σε πιέσεις από ξένους παράγοντες ή
άλλες πηγές.
Ιδιαίτερα προσεκτικός έλεγχος γίνεται επί προσώπων τα οποία:
δ)πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ,
ε)καταλαµβάνουν θέσεις που συνεπάγονται τακτική πρόσβαση σε
σηµαντικό όγκο πληροφοριών ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ,
στ)έχουν καθήκοντα τέτοια που τους παρέχουν ειδική πρόσβαση σε
ασφαλή συστήµατα επικοινωνιών και επεξεργασίας πληροφοριών
και, ως εκ τούτου, έχουν τη δυνατότητα να προσπελάσουν χωρίς
εξουσιοδότηση µεγάλο όγκο διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ ή να
επιφέρουν σοβαρό πλήγµα στην αποστολή µε πράξεις δολιοφθοράς
τεχνικής φύσεως.
Στις περιπτώσεις που περιγράφονται στα στοιχεία δ), ε) και στ), γίνεται
όσο το δυνατόν µεγαλύτερη χρήση της τεχνικής της διερεύνησης του
παρελθόντος και του περιβάλλοντος των προσώπων.
Όταν πρόσωπα τα οποία δεν υπάρχει αποδεδειγµένη «ανάγκη να γνωρί-
ζουν»χρησιµοποιούνται σε περιστάσεις οι οποίες ενδέχεται να τους
παρέχουν πρόσβαση σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ (π.χ. κλητήρες,
προσωπικό ασφαλείας, συντήρησης µηχανηµάτων, καθαριότητας κ.λπ.),
πρέπει προηγουµένως να υφίστανται τον δέοντα έλεγχο ασφαλείας.
6.2.Αρχεία ελέγχων ασφαλείας του προσωπικού
Κάθε υπηρεσία της Επιτροπής που χειρίζεται διαβαθµισµένες πληροφο-
ρίες ΕΕ ή στεγάζει ασφαλή συστήµατα επικοινωνιών ή επεξεργασίας
πληροφοριών, τηρεί αρχεία των ελέγχων ασφαλείας που έχουν πραγµατο-
ποιηθεί για το προσωπικό της. Η διαβάθµιση που έχει λάβει ένας2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 23
▼M1
υπάλληλος επαληθεύεται σε κάθε νέα περίσταση ώστε να εξασφαλίζεται
ότι είναι η πρέπουσα και για τα νέα καθήκοντά του, επανεξετάζεται δε
κατά προτεραιότητα όταν υπάρχουν ενδείξεις ότι η συνέχιση της εργα-
σίας του υπαλλήλου αυτού σε περιβάλλον διαβαθµισµένων πληροφοριών
είναι ασυµβίβαστη πλέον µε την προστασία της ασφαλείας. Ο τοπικός
υπάλληλος ασφαλείας της υπηρεσίας της Επιτροπής τηρεί αρχεία των
ελέγχων ασφαλείας στον τοµέα του.
6.3.Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέµατα ασφαλείας
Όλοι οι εργαζόµενοι σε θέσεις από όπου µπορούν να έχουν πρόσβαση σε
διαβαθµισµένες πληροφορίες υπόκεινται σε συστηµατική αρχική εκπαί-
δευση, καθώς και σε τακτά διαστήµατα στη συνέχεια, για την ανάγκη
ασφαλείας και τις ρυθµίσεις για την επίτευξή της. Οι εν λόγω εργαζό-
µενοι υποχρεούνται να πιστοποιούν εγγράφως ότι έχουν αναγνώσει και
κατανοούν πλήρως τις παρούσες διατάξεις ασφαλείας.
6.4.Ευθύνες της διεύθυνσης
Τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να γνωρίζουν ποιοι από το προσωπικό
τους εργάζονται σε περιβάλλον διαβαθµισµένων πληροφοριών ή έχουν
πρόσβαση σε ασφαλή συστήµατα επικοινωνιών ή επεξεργασίας πληρο-
φοριών, καθώς και να καταγράφουν και να αναφέρουν όλα τα
περιστατικά ή τα εµφανή τρωτά σηµεία που ενδέχεται να έχουν επιπτώ-
σεις στην ασφάλεια.
6.5.Καθεστώς ασφαλείας που εφαρµόζεται στο προσωπικό
Θεσµοθετούνται διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι, όταν υπάρχουν αρνη-
τικές πληροφορίες για κάποιο πρόσωπο, εξετάζεται κατά πόσο το
πρόσωπο αυτό εργάζεται σε περιβάλλον διαβαθµισµένων πληροφοριών ή
έχει πρόσβαση σε ασφαλή συστήµατα επικοινωνιών ή επεξεργασίας
πληροφοριών και ενηµερώνεται το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής.
Εάν διαπιστωθεί ότι το πρόσωπο αυτό αποτελεί κίνδυνο για την
ασφάλεια, τότε του απαγορεύεται η πρόσβαση ή αποµακρύνεται από
θέσεις στις οποίες θα µπορούσε να δηµιουργήσει κίνδυνο για την
ασφάλεια.
7.ΥΛΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
7.1.Ανάγκη προστασίας
Η αυστηρότητα των µέτρων υλικής ασφαλείας που εφαρµόζονται για την
προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ είναι ανάλογη µε τη
διαβάθµιση, τον όγκο των πληροφοριών και του υλικού και την υφιστα-
µένη απειλή. Όλοι οι κάτοχοι διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
ακολουθούν οµοιόµορφες διαδικασίες όσον αφορά τη διαβάθµιση των
πληροφοριών αυτών και εφαρµόζουν κοινές προδιαγραφές ασφαλείας
σχετικά µε τη φύλαξη, τη διαβίβαση και τη διάθεση πληροφοριών και
υλικού που απαιτούν προστασία.
7.2.Έλεγχος
Προτού εγκαταλείψουν αφύλακτους τους χώρους όπου αποθηκεύονται
διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ, τα πρόσωπα που είναι επιφορτισµένα
µε τη φύλαξή τους βεβαιώνονται ότι αυτές είναι καλώς προστατευµένες
και ότι έχουν ενεργοποιηθεί όλοι οι µηχανισµοί ασφαλείας (κλειδαριές,
συναγερµοί κ.λπ.). ∆ιεξάγονται και περαιτέρω έλεγχοι µετά το πέρας των
κανονικών ωρών εργασίας.
7.3.Ασφάλεια των κτιρίων
Τα κτίρια όπου στεγάζονται διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ ή ασφαλή
συστήµατα επικοινωνιών και επεξεργασίας πληροφοριών προστατεύονται
από το ενδεχόµενο εισόδου µη εξουσιοδοτηµένων ατόµων. Η φύση της
προστασίας των διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ, π.χ. κάγκελα στα
παράθυρα, κλειδαριές στις πόρτες, φύλακες στις εισόδους, αυτόµατα
συστήµατα ελέγχου των εισερχοµένων, έλεγχοι ασφαλείας και περί-
πολοι, συστήµατα συναγερµού, συστήµατα ανίχνευσης κινήσεων και
σκύλοι-φύλακες, εξαρτάται από:
α)τη διαβάθµιση, τον όγκο και τη θέση εντός του κτιρίου των προστα-
τευόµενων πληροφοριών και υλικού,
β)την ποιότητα των φωριαµών ασφαλείας όπου φυλάσσονται αυτές οι
πληροφορίες και το υλικό, και
γ)τη φύση της κατασκευής και τη θέση του κτιρίου.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
Η φύση της προστασίας των συστηµάτων επικοινωνιών και επεξεργασίας
πληροφοριών εξαρτάται και αυτή από την εκτίµηση της αξίας των συγκε-
κριµένων περιουσιακών στοιχείων, από το µέγεθος της ενδεχόµενης
ζηµίας σε περίπτωση παραβίασης της ασφαλείας, από τη φύση της κατα-
σκευής και τη θέση του κτιρίου στο οποίο στεγάζεται το σύστηµα και
από τη θέση του συστήµατος εντός του κτιρίου.
7.4.Σχέδια έκτακτης ανάγκης
Εκπονούνται εκ των προτέρων αναλυτικά σχέδια προστασίας των διαβαθ-
µισµένων πληροφοριών για τις περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης σε τοπικό
ή εθνικό επίπεδο.
8.ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
Η ασφάλεια των πληροφοριών ( INFOSEC) αναφέρεται στον προσδιο-
ρισµό και στην εφαρµογή µέτρων ασφαλείας για την προστασία των
διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ που αποτελούν αντικείµενο επεξεργα-
σίας, αποθήκευσης ή διαβίβασης σε συστήµατα επικοινωνιών,
επεξεργασίας πληροφοριών ή άλλα ηλεκτρονικά συστήµατα από το ενδε-
χόµενο να θιγεί, τυχαία ή εσκεµµένα, η εµπιστευτικότητα, η ακεραιότητα
ή η διαθεσιµότητά τους. Λαµβάνονται επαρκή µέτρα κατά της πρόσβασης
µη εξουσιοδοτηµένων χρηστών σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ,
κατά της άρνησης πρόσβασης εξουσιοδοτηµένων χρηστών σε διαβαθµι-
σµένες πληροφορίες ΕΕ, και κατά της αλλοίωσης ή της άνευ αδείας
τροποποίησης ή εξάλειψης διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
9.ΠΡΟΛΗΨΗ ΤΩΝ ∆ΟΛΙΟΦΘΟΡΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΩΝ ΜΟΡΦΩΝ ΚΑΚΟ-
ΒΟΥΛΗΣ ΦΘΟΡΑΣ ΕΚ ΠΡΟΘΕΣΕΩΣ
Η λήψη προληπτικών µέτρων για την υλική προστασία σηµαντικών εγκα-
ταστάσεων που στεγάζουν διαβαθµισµένες πληροφορίες αποτελεί την
καλύτερη διασφάλιση έναντι δολιοφθοράς και κακόβουλης εκ προθέσεως
φθοράς, ο δε έλεγχος ασφαλείας του προσωπικού δεν συνιστά επαρκές
και αποτελεσµατικό υποκατάστατο. Η αρµόδια εθνική αρχή πρέπει να
παρέχει στοιχεία για το ενδεχόµενο πράξεων κατασκοπείας, δολιο-
φθοράς, τροµοκρατίας και άλλων ανατρεπτικών δραστηριοτήτων.
10.ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΕ
ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ
Η απόφαση για την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
προελεύσεως Επιτροπής σε τρίτο κράτος ή σε διεθνή οργανισµό λαµβά-
νεται από την Επιτροπή εν σώµατι. Εάν πηγή των πληροφοριών των
οποίων ζητείται η κοινοποίηση δεν είναι τη Επιτροπή, τότε η Επιτροπή
ζητεί πρώτα τη συγκατάθεση της εν λόγω πηγής. Εάν δεν είναι δυνατόν
να καθοριστεί συγκεκριµένη πηγή, τότε η Επιτροπή αναλαµβάνει αυτή
την ευθύνη κοινοποίησης.
Στην περίπτωση που η Επιτροπή δέχεται διαβαθµισµένες πληροφορίες
από τρίτα κράτη, διεθνείς οργανισµούς ή άλλα τρίτα µέρη, οι πληροφο-
ρίες αυτές τυγχάνουν προστασίας ανάλογης προς τη διαβάθµισή τους και
ισοδύναµης προς τις προδιαγραφές ασφαλείας που καθορίζονται στις
προκείµενες διατάξεις για τις διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ, ή αποτε-
λούν αντικείµενο του υψηλότερου βαθµού προστασίας τον οποίο απαιτεί
το τρίτο µέρος που παρέχει τις πληροφορίες. Μπορεί να συµφωνείται και
η διεξαγωγή αµοιβαίων ελέγχων.
Οι ανωτέρω αρχές εφαρµόζονται σύµφωνα µε τις λεπτοµερείς ρυθµίσεις
που προβλέπονται στο µέρος IIτµήµα 26 και στα προσαρτήµατα 3, 4 και
5.
ΜΕΡΟΣ ΙΙ: Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ
11.ΤΟ ΑΡΜΟ∆ΙΟ ΓΙΑ ΘΕΜΑΤΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΜΕΛΟΣ ΤΗΣ
ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας µέλος της Επιτροπής:
α)µεριµνά για την εφαρµογή της πολιτικής ασφαλείας της Επιτροπής ·
β)εξετάζει τα προβλήµατα ασφαλείας που του αναφέρονται από την
Επιτροπή ή τα αρµόδια κλιµάκιά της ·
γ)µελετά τα θέµατα που συνεπάγονται µεταβολές στην πολιτική ασφα-
λείας της Επιτροπής, σε στενή συνεργασία µε τις εθνικές αρχές
ασφαλείας ( «ΕΑΑ»)ή άλλες αρµόδιες αρχές των κρατών µελών.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 25
▼M1
Ειδικότερα, το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας µέλος της Επιτροπής είναι
υπεύθυνο για:
α)να συντονίζει όλα τα θέµατα ασφαλείας που αφορούν δραστηριότητες
της Επιτροπής ·
β)να απευθύνει στις καθορισµένες για τον σκοπό αυτό αρχές των
κρατών µελών αιτήµατα παροχής εκ µέρους των ΕΑΑ εγκρίσεων
ελέγχου ασφαλείας για το προσωπικό που εργάζεται στην Επιτροπή
σύµφωνα µε το τµήµα 20 ·
γ)να διερευνά ή να διατάσσει τη διερεύνηση κάθε διαρροής διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών ΕΕ η οποία, κατά τα φαινόµενα, έχει προέλθει
από την Επιτροπή ·
δ)να ζητεί από τις αρµόδιες αρχές ασφαλείας να διερευνούν τις διαρ-
ροές διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ που φαίνεται να έχουν
προέλθει εκτός της Επιτροπής και να συντονίζει τις έρευνες στην
περίπτωση που συµµετέχουν σε αυτές περισσότερες της µίας αρχές
ασφαλείας ·
ε)να ελέγχει κατά διαστήµατα τις ρυθµίσεις ασφαλείας για την
προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ ·
στ)να διατηρεί στενό σύνδεσµο µε όλες τις εµπλεκόµενες αρχές ασφα-
λείας για γενικότερο συντονισµό της ασφαλείας ·
ζ)να επανεξετάζει τακτικά την πολιτική ασφαλείας της Επιτροπής και
τις σχετικές ρυθµίσεις και, εφόσον απαιτείται, να προβαίνει στις
κατάλληλες συστάσεις. Σχετικά, το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας
µέλος της Επιτροπής υποβάλλει στην Επιτροπή το ετήσιο σχέδιο
επιθεώρησης που έχει καταρτιστεί από την υπηρεσία ασφαλείας της
Επιτροπής.
12.Η ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ ΟΜΑ∆Α ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Ιδρύεται µια συµβουλευτική οµάδα για την πολιτική ασφάλειας. Απαρτί-
ζεται από το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας µέλος της Επιτροπής ή τον
αναπληρωτή του, ο οποίος προεδρεύει, και από εκπροσώπους των ΕΑΑ
κάθε κράτους µέλους. Μπορούν επίσης να προσκαλούνται εκπρόσωποι
και άλλων Ευρωπαϊκών θεσµικών οργάνων. Εκπρόσωποι των αποκεντρω-
µένων οργανισµών της ΕΚ και της ΕΕ επίσης µπορούν να καλούνται να
συµµετάσχουν στις εργασίες όταν συζητούνται θέµατα που τους αφορούν.
Η συµβουλευτική οµάδα της Επιτροπής για την πολιτική ασφάλειας
συνέρχεται κατόπιν αιτήσεως του προέδρου της ή οποιουδήποτε από τα
µέλη της. Έργο της οµάδας είναι να εξετάζει και να αξιολογεί όλα τα
σηµαντικά θέµατα ασφαλείας και να υποβάλλει τις κατάλληλες συστά-
σεις στην Επιτροπή.
13.ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Ιδρύεται συµβούλιο ασφαλείας της Επιτροπής. Απαρτίζεται από τον
Γενικό Γραµµατέα, ο οποίος προεδρεύει, και από τους γενικούς
διευθυντές της νοµικής υπηρεσίας, διοίκησης και προσωπικού, εξωτε-
ρικών σχέσεων, δικαιοσύνης και εσωτερικών υποθέσεων και του κοινού
κέντρου ερευνών, καθώς και από τους προϊσταµένους της υπηρεσίας
εσωτερικού ελέγχου και του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής.
Μπορούν να προσκαλούνται και άλλοι υπάλληλοι της Επιτροπής. Αρµο-
διότητά του είναι η αξιολόγηση των µέτρων ασφαλείας στην Επιτροπή
και η υποβολή συστάσεων στον τοµέα του προς το αρµόδιο για θέµατα
ασφαλείας µέλος της Επιτροπής.
14.ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Για την εκπλήρωση των αρµοδιοτήτων που αναφέρονται στο τµήµα 11 το
αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας µέλος της Επιτροπής έχει στη διάθεσή
του το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής µε σκοπό τον συντονισµό, την
εποπτεία και την εφαρµογή των µέτρων ασφαλείας.
Ο προϊστάµενος του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής είναι ο κύριος
σύµβουλος του αρµοδίου για θέµατα ασφαλείας µέλους της Επιτροπής
σε θέµατα ασφαλείας και ενεργεί ως γραµµατέας της συµβουλευτικής
οµάδας για την πολιτική ασφαλείας. Υπό την ιδιότητα αυτή, διευθύνει
την αναπροσαρµογή των κανονισµών ασφαλείας και συντονίζει τα µέτρα
ασφαλείας µε τις αρµόδιες αρχές των κρατών µελών και, ενδεχοµένως, µε
τους διεθνείς οργανισµούς που συνδέονται µε την Επιτροπή µε συµφω-
νίες σε θέµατα ασφαλείας. Για τον σκοπό αυτό, ενεργεί ως αξιωµατικός -
σύνδεσµος.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
Ο προϊστάµενος του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής είναι υπεύθυνος
για τη διαπίστευση των συστηµάτων και δικτύων πληροφορικής στην
Επιτροπή. Ο προϊστάµενος του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής
αποφασίζει, σε συµφωνία µε την αρµόδια ΕΑΑ, για τη διαπίστευση των
συστηµάτων και δικτύων πληροφορικής στα οποία συµµετέχουν η
Επιτροπή αφενός, και αφετέρου κάθε άλλος αποδέκτης διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ.
15.ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής διενεργεί περιοδικές επιθεωρήσεις
των ρυθµίσεων ασφαλείας για την προστασία των διαβαθµισµένων πληρο-
φοριών ΕΕ.
Το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής µπορεί να επικουρείται στο έργο
αυτό από τις υπηρεσίες ασφαλείας άλλων θεσµικών οργάνων της ΕΕ που
κατέχουν ∆ΠΕΕ ή από τις εθνικές υπηρεσίες ασφαλείας των κρατών
µελών(1).
Κατόπιν αιτήσεως κράτους µέλους, η ΕΑΑ του µπορεί να διεξαγάγει
επιθεώρηση των ∆ΠΕΕ στην Επιτροπή, από κοινού µε την υπηρεσία
ασφαλείας της Επιτροπής και µε αµοιβαία συµφωνία.
16.∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΕΙΣ, ΕΝ∆ΕΙΞΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΣΗΜΑΝΣΕΙΣ
16.1.Επίπεδα διαβάθµισης (2)
Οι πληροφορίες διαβαθµίζονται σύµφωνα µε τα παρακάτω επίπεδα (βλέπε
επίσης προσάρτηµα 2):
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ: Η διαβάθµιση αυτή εφαρµόζεται µόνο στις
πληροφορίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση µπορεί
να βλάψει σοβαρότατα τα ζωτικά συµφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή
ενός ή περισσοτέρων κρατών µελών της.
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ: Η διαβάθµιση αυτή εφαρµόζεται µόνο στις πληροφο-
ρίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση µπορεί να
βλάψει σοβαρά τα ζωτικά συµφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός
ή περισσοτέρων κρατών µελών της.
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ: Η διαβάθµιση αυτή εφαρµόζεται στις πληροφο-
ρίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση µπορεί να
βλάψει τα ζωτικά συµφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισ-
σοτέρων κρατών µελών της.
ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ: Η διαβάθµιση αυτή εφαρµόζεται στις
πληροφορίες και το υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση είναι
αντίθετη προς τα συµφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισ-
σοτέρων κρατών µελών της.
∆εν επιτρέπεται καµία άλλη διαβάθµιση.
16.2.Ενδείξεις ασφαλείας
Για τον περιορισµό της ισχύος της διαβάθµισης (που σηµαίνει για τις
διαβαθµισµένες πληροφορίες αυτόµατο υποχαρακτηρισµό ή αποχαρακτη-
ρισµό)µπορεί να χρησιµοποιείται µια συµφωνηµένη ένδειξη ασφαλείας.
Η ένδειξη αυτή είναι είτε «ΕΩΣ…(ώρα/ηµεροµηνία) »είτε«ΕΩΣ…
(γεγονός) ».
Στις περιπτώσεις που υπάρχει ανάγκη περιορισµένης διανοµής και
ειδικού χειρισµού, πέραν των όσων απαιτούνται βάσει της διαβάθµισης
ασφαλείας, τίθενται πρόσθετες ενδείξεις ασφαλείας, όπως ΚΡΥΠΤΟ ή
άλλες αναγνωρισµένες από την ΕΕ ενδείξεις ασφαλείας.
Οι σηµάνσεις ασφαλείας χρησιµοποιούνται µόνο σε συνδυασµό µε µια
διαβάθµιση.
16.3.Σηµάνσεις
Μπορεί να χρησιµοποιείται µια σήµανση µε την οποία υποδηλώνεται ο
τοµέας που καλύπτεται από το συγκεκριµένο έγγραφο ή η περιορισµένη2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 27
(1)Με την επιφύλαξη της Σύµβασης της Βιέννης του 1961 για τις διπλωµατικές
σχέσεις και του πρωτοκόλλου περί προνοµίων και ασυλιών των ΕυρωπαϊκώνΚοινοτήτων της 8ης Απριλίου 1965.
(
2)Στο προσάρτηµα 1 περιλαµβάνεται συγκριτικός πίνακας των διαβαθµίσεων
ασφαλείας της ΕΕ, του NATO, της ∆ΕΕ και των κρατών µελών.
▼M1
διανοµή του µε βάση την «ανάγκη γνώσης »ή (για τις µη διαβαθµισµένες
πληροφορίες)δηλώνεται η λήξη της απαγόρευσης κυκλοφορίας.
Μια σήµανση δεν αποτελεί διαβάθµιση και δεν πρέπει να χρησιµο-
ποιείται στη θέση αυτής.
Η σήµανση ΕΠΑΑ τίθεται σε όλα τα έγγραφα και στα αντίγραφά τους
που αφορούν την ασφάλεια και την άµυνα της Ένωσης ή ενός ή περισσο-
τέρων κρατών µελών της, ή που αφορούν τη στρατιωτική ή µη
στρατιωτική διαχείριση µιας κρίσεως.
16.4.Επίθεση της διαβάθµισης
Η διαβάθµιση τίθεται ως εξής:
α)σε έγγραφα ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ, µε µηχανικά ή ηλεκ-
τρονικά µέσα ·
β)σε έγγραφα ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, µε µηχανικά µέσα ή ιδιοχείρως ή
µε εκτύπωση σε προσφραγισµένο ταξινοµηµένο χαρτί ·
γ)σε έγγραφα ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, µε
µηχανικά µέσα ή ιδιοχείρως.
16.5.Επίθεση ενδείξεων ασφαλείας
Οι ενδείξεις ασφαλείας τίθενται αµέσως κάτω από τη διαβάθµιση, µε τα
ίδια µέσα που τίθενται και οι διαβαθµίσεις.
17.∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΕΩΝ
17.1.Γενικά
Οι πληροφορίες διαβαθµίζονται µόνον όταν απαιτείται. Η διαβάθµιση
επισηµαίνεται σαφώς και καταλλήλως και διατηρείται µόνον εφόσον οι
συγκεκριµένες πληροφορίες απαιτείται να προστατευθούν.
Αποκλειστικός υπεύθυνος για τη διαβάθµιση των πληροφοριών και για
τον τυχόν µεταγενέστερο υποχαρακτηρισµό ή αποχαρακτηρισµό τους
είναι ο αρχικός συντάκτης του εγγράφου.
Οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό της Επιτροπής διαβαθµίζουν,
υποχαρακτηρίζουν ή αποχαρακτηρίζουν πληροφορίες κατόπιν εντολής
του προϊσταµένου της υπηρεσίας τους ή σε συµφωνία µαζί του.
Οι αναλυτικές ρυθµίσεις για τον χειρισµό των διαβαθµισµένων εγγράφων
έχουν εκπονηθεί κατά τρόπο που να εξασφαλίζεται ότι προστατεύονται
αναλόγως των πληροφοριών που περιέχουν.
Ο αριθµός των προσώπων που επιτρέπεται να συντάσσουν έγγραφα
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ περιορίζεται στο απολύτως αναγκαίο, τα δε
ονόµατά τους συµπεριλαµβάνονται σε κατάλογο που καταρτίζεται από το
γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής.
17.2.Εφαρµογή των διαβαθµίσεων
Η διαβάθµιση ενός εγγράφου καθορίζεται από το επίπεδο ευαισθησίας
του περιεχοµένου του κατά τα οριζόµενα στο τµήµα16. Είναι σηµαντικό
η διαβάθµιση να χρησιµοποιείται σωστά και µε φειδώ. Αυτό ισχύει ιδίως
για τη διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.
Ο συντάκτης ενός εγγράφου το οποίο πρόκειται να λάβει διαβάθµιση
οφείλει να έχει πάντοτε κατά νου τους προαναφερόµενους κανόνες και
να αποφεύγει την τάση προς υπερβολικά υψηλή ή χαµηλή διαβάθµιση.
Ένας πρακτικός οδηγός για τις διαβαθµίσεις περιλαµβάνεται στο
προσάρτηµα 2.
Επί µέρους σελίδες, παράγραφοι, τµήµατα, παραρτήµατα και προσαρτή-
µατα ενός εγγράφου καθώς και τα επισυναπτόµενα σε αυτό έγγραφαενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές διαβαθµίσεις και πρέπει να διαβαθ-
µίζονται αναλόγως. Η διαβάθµιση του όλου εγγράφου αντιστοιχεί σε
εκείνη του τµήµατός του µε την υψηλότερη διαβάθµιση.
Η διαβάθµιση µιας επιστολής ή ενός σηµειώµατος που περιλαµβάνει
επισυναπτόµενα έγγραφα καθορίζεται στο επίπεδο του υψηλότερα
διαβαθµισµένου εγγράφου. Ο συντάκτης επισηµαίνει σαφώς σε ποιο
επίπεδο πρέπει να διαβαθµιστεί η εν λόγω επιστολή ή το εν λόγω
σηµείωµα όταν αποχωριστεί από τα επισυναπτόµενα έγγραφα.
Η πρόσβαση του κοινού εξακολουθεί να διέπεται από τον κανονισµό
(ΕΚ)αριθ. 1049 /2001.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
17.3.Υποχαρακτηρισµός και αποχαρακτηρισµός
Τα διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ µπορούν να υποχαρακτηρίζονται ή να
αποχαρακτηρίζονται µόνο κατόπιν αδείας του συντάκτη, και, εφόσον
απαιτείται, αφού ζητηθεί η γνώµη των λοιπών ενδιαφεροµένων. Ο υποχα-
ρακτηρισµός ή αποχαρακτηρισµός επιβεβαιώνεται γραπτώς. Ο συντάκτης
ενηµερώνει τους παραλήπτες του εγγράφου για τη µεταβολή της διαβάθ-
µισης, οι δε παραλήπτες ενηµερώνουν σχετικά τους διαδοχικούς
παραλήπτες στους οποίους έχουν διαβιβάσει το πρωτότυπο ή αντίγραφο
του εγγράφου.
Ει δυνατόν, οι συντάκτες αναγράφουν επί των διαβαθµισµένων εγγράφων
την ηµεροµηνία, την προθεσµία ή το γεγονός µετά τα οποία µπορούν να
υποχαρακτηρίζονται ή αποχαρακτηρίζονται. Σε αντίθετη περίπτωση,
επανεξετάζουν τα έγγραφα το αργότερο ανά πενταετία, ώστε να επιβε-
βαιώνεται ότι η αρχική διαβάθµιση εξακολουθεί να είναι αναγκαία.
18.ΥΛΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
18.1.Γενικά
Οι κύριοι στόχοι των µέτρων υλικής ασφάλειας είναι η απαγόρευση της
πρόσβασης µη εξουσιοδοτηµένων προσώπων σε διαβαθµισµένες πληρο-
φορίες ΕΕ ή /και υλικό, η αποφυγή της κλοπής και της φθοράς
εξοπλισµού και άλλων περιουσιακών στοιχείων και η πρόληψη της παρε-
νόχλησης ή τυχόν άλλης µορφής επίθεσης κατά του προσωπικού, άλλων
υπαλλήλων και επισκεπτών.
18.2.Απαιτήσεις ασφάλειας
Όλοι οι χώροι, τα κτίρια, οι αίθουσες, τα συστήµατα επικοινωνίας και
πληροφοριών, κ.λπ. όπου γίνεται αποθήκευση ή /και χειρισµός διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών και υλικού ΕΕ προστατεύονται µε τα ενδεδειγµένα
µέτρα υλικής ασφάλειας.
Για τη λήψη απόφασης σχετικά µε τον απαιτούµενο βαθµό προστασίας
όσον αφορά την υλική ασφάλεια, λαµβάνονται υπόψη όλοι οι σχετικοί
παράγοντες, όπως:
α)η διαβάθµιση των πληροφοριών ή /και του υλικού ·
β)ο όγκος και η µορφή (π.χ. αποθήκευση σε έντυπη ή ηλεκτρονική
µορφή)των σχετικών πληροφοριών ·
γ)η σε τοπικό επίπεδο αξιολογούµενη από υπηρεσίες πληροφοριών,
απειλή δολιοφθοράς, τροµοκρατικών ενεργειών και άλλων ανατρε-
πτικών ή /και ή εγκληµατικών δραστηριοτήτων, που έχουν ως στόχο
την ΕΕ, τα κράτη µέλη ή /και άλλα θεσµικά όργανα ή τρίτους που
κατέχουν διαβαθµισµένες πληροφορίες της ΕΕ.
Τα εφαρµοζόµενα µέτρα υλικής ασφάλειας αποσκοπούν:
α)στην εµπόδιση της λαθραίας ή βιαίας εισόδου αναρµοδίων ·
β)στην αποτροπή, παρεµπόδιση και ανίχνευση ενεργειών τυχόν αναξιό-
πιστου προσωπικού ·
γ)στην παρεµπόδιση της πρόσβασης σε διαβαθµισµένες πληροφορίες
ΕΕ, σε πρόσωπα που δεν απαιτείται να γνωρίζουν.
18.3.Μέτρα υλικής ασφάλειας
18.3.1.Περιοχές ασφαλείας
Οι χώροι στους οποίους γίνεται χειρισµός και αποθήκευση πληροφοριών
µε βαθµό διαβάθµισης ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερο, οργανώνονται
και διαµορφώνονται ως εξής:
α)Χώρος Ασφαλείας Κατηγορίας I:χώρος στον οποίο γίνεται χειρισµός
και η αποθήκευση πληροφοριών µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
ή υψηλότερη, κατά τρόπον ώστε η είσοδος στο συγκεκριµένο χώρο να
αποτελεί, ουσιαστικά, πρόσβαση σε διαβαθµισµένες πληροφορίες. Για
έναν τέτοιο χώρο απαιτούνται:
i)µια σαφώς καθορισµένη και προστατευόµενη περίµετρος στην
οποία ελέγχεται κάθε είσοδος και έξοδος ·
ii)ένα σύστηµα ελέγχου της εισόδου, το οποίο επιτρέπει την είσοδο
µόνο στα πρόσωπα που έχουν υποστεί τον δέοντα έλεγχο ασφα-
λείας και έχουν ειδική άδεια εισόδου στον εν λόγω χώρο,2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
iii)προσδιορισµός της διαβάθµισης των πληροφοριών που φυλάσ-
σονται συνήθως στο χώρο αυτό, δηλαδή των πληροφοριών στις
οποίες δίνει πρόσβαση η είσοδος στον εν λόγω χώρο.
β)Χώρος Ασφαλείας Κατηγορίας II:χώρος στον οποίο γίνεται χειρισµός
και η αποθήκευση πληροφοριών µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
ή υψηλότερη, κατά τέτοιον τρόπο ώστε να µπορούν να προστα-
τεύονται µε εσωτερικούς ελέγχους, προκειµένου να µη µπορούν να
έχουν πρόσβαση σ 'αυτές µη εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα, π.χ. κτίρια
όπου στεγάζονται υπηρεσίες, στα οποία γίνεται τακτικά χειρισµός
και αποθήκευση πληροφοριών µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
ή υψηλότερη. Για έναν τέτοιο χώρο απαιτούνται:
i)µια σαφώς καθορισµένη και προστατευόµενη περίµετρος στην
οποία ελέγχεται κάθε είσοδος και έξοδος ·
ii)ένα σύστηµα ελέγχου της εισόδου, το οποίο επιτρέπει την χωρίς
συνοδεία είσοδο µόνο στα πρόσωπα που έχουν υποστεί τον δέοντα
έλεγχο ασφαλείας και έχουν ειδική άδεια εισόδου στον εν λόγω
χώρο. Για όλα τα άλλα πρόσωπα, θα προβλέπεται η ύπαρξη
συνοδών ή ισοδύναµων ελέγχων, προκειµένου να προλαµβάνεται η
πρόσβαση µη εξουσιοδοτηµένων προσώπων σε διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ και η ανεξέλεγκτη είσοδος σε χώρους που
υπόκεινται σε τεχνικές επιθεωρήσεις ασφαλείας.
Οι χώροι στους οποίους δεν υπάρχει προσωπικό υπηρεσίας σε 24ωρη
βάση επιθεωρούνται αµέσως µετά τις κανονικές ώρες εργασίας για να
διασφαλίζεται ότι οι διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ έχουν ασφαλι-
σθεί καταλλήλως.
18.3.2.∆ιοικητικός χώρος
Γύρω από τους χώρους ασφαλείας κατηγορίας Iή κατηγορίας IIκαθώς
και στις προσβάσεις τους, ενδέχεται να προβλεφθεί ένας διοικητικός
χώρος µικρότερου βαθµού ασφαλείας. Ο χώρος αυτός απαιτεί µια
εµφανώς οριοθετηµένη περίµετρο που να επιτρέπει τον έλεγχο του
προσωπικού και των οχηµάτων. Στους εν λόγω διοικητικούς χώρους
γίνεται χειρισµός και αποθήκευση µόνο πληροφοριών ΠΕΡΙΟΡΙ-
ΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ ή µη διαβαθµισµένων πληροφοριών.
18.3.3.Έλεγχοι εισόδου και εξόδου
Η είσοδος και η έξοδος στους ή από τους χώρους ασφαλείας κατηγορίας
Iκαι κατηγορίας II,ελέγχονται µε σύστηµα ειδικής ταυτότητας ή
προσωπικής αναγνώρισης που ισχύει για όλο το προσωπικό που
εργάζεται συνήθως στους συγκεκριµένους χώρους. Θα καθιερωθεί επίσης
ένα σύστηµα ελέγχων των επισκεπτών προκειµένου να απαγορεύεται η
πρόσβαση µη εξουσιοδοτηµένων προσώπων σε διαβαθµισµένες πληροφο-
ρίες ΕΕ. Τα συστήµατα ειδικής ταυτότητας µπορούν να υποστηρίζονται
από αυτοµατοποιηµένη αναγνώριση της ταυτότητας, ως συµπλήρωµα
αλλά όχι ως πλήρες υποκατάστατο των φυλάκων. Τυχόν µεταβολή της
αξιολόγησης κινδύνου µπορεί να συνεπάγεται την ενίσχυση των µέτρων
ελέγχου εισόδου και εξόδου, για παράδειγµα κατά τη διάρκεια της
επίσκεψης σηµαντικών προσωπικοτήτων.
18.3.4.Περιπολίες των φυλάκων
Στους χώρους ασφαλείας κατηγορίας Iκαι κατηγορίας IIπραγµατο-
ποιούνται περιπολίες εκτός των κανονικών ωρών εργασίας, µε σκοπό
την προστασία των περιουσιακών στοιχείων της ΕΕ από διαρροή, ζηµία
ή απώλεια. Η συχνότητα των περιπολιών εξαρτάται από τις τοπικέςσυνθήκες, αλλά κατά κανόνα πρέπει να πραγµατοποιούνται περιπολίες
κάθε 2 ώρες.
18.3.5.Φωριαµοί ασφαλείας και θωρακισµένες αίθουσες
Για την αποθήκευση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ χρησιµο-
ποιούνται φωριαµοί τριών κατηγοριών:
—κατηγορία Α: φωριαµοί που έχουν εγκριθεί σε εθνικό επίπεδο για την
αποθήκευση πληροφοριών µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ,
σε χώρους ασφαλείας κατηγορίας Iή κατηγορίας II·
—κατηγορία Β: φωριαµοί που έχουν εγκριθεί σε εθνικό επίπεδο για την
αποθήκευση πληροφοριών µε διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, σε χώρους ασφαλείας κατηγορίας Iή κατηγορίας II·
—κατηγορία Γ: έπιπλα γραφείου κατάλληλα µόνο για την αποθήκευση
πληροφοριών ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ.
Για τις θωρακισµένες αίθουσες που κατασκευάζονται εντός χώρου ασφα-
λείας κατηγορίας Iή κατηγορίας II,και για όλους τους χώρους ασφαλείας2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
κατηγορίας I,όπου διαβαθµισµένες πληροφορίες µε χαρακτηρισµό
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ αποθηκεύονται σε ανοικτά ράφια ή εµφαίνονται
σε σχεδιαγράµµατα, χάρτες κ.λπ., οι τοίχοι, τα πατώµατα και οι οροφές,
καθώς και οι θύρες που κλειδώνουν, απαιτείται να πιστοποιούνται από
την αρχή πιστοποίησης ασφαλείας (ΑΠΑ)ότι προσφέρουν ισοδύναµη
προστασία µε την κατηγορία του φωριαµού ασφαλείας που έχει εγκριθεί
για την αποθήκευση πληροφοριών της ίδιας διαβάθµισης.
18.3.6.Κλειδαριές
Οι κλειδαριές στους φωριαµούς ασφαλείας και τις θωρακισµένες
αίθουσες όπου αποθηκεύονται διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ, πληρούν
τις ακόλουθες προδιαγραφές:
—οµάδα Α: εγκεκριµένες σε εθνικό επίπεδο για φωριαµούς κατηγορίας
Α·
—οµάδα Β: εγκεκριµένες σε εθνικό επίπεδο για φωριαµούς κατηγορίας
Β·
—οµάδα Γ: κατάλληλες µόνο για έπιπλα γραφείου κατηγορίας Γ.
18.3.7.Έλεγχος των κλειδιών και των συνδυασµών
Τα κλειδιά των φωριαµών ασφαλείας δεν πρέπει να βγαίνουν από τα
κτίρια της Επιτροπής. Οι συνδυασµοί των φωριαµών ασφαλείας αποµνη-
µονεύονται από τα πρόσωπα που πρέπει να τους γνωρίζουν. Για χρήση
ανάγκης, ο τοπικός υπεύθυνος ασφαλείας της οικείας υπηρεσίας της
Επιτροπής, είναι υπεύθυνος να κατέχει αντικλείδια καθώς και να
διατηρεί γραπτά στοιχεία για κάθε συνδυασµό. Οι συνδυασµοί φυλάσ-
σονται σε χωριστούς σφραγισµένους αδιαφανείς φακέλους. Τα κλειδιά
καθηµερινής χρήσης, τα αντικλείδια ασφαλείας και οι συνδυασµοί
φυλάσσονται σε χωριστούς φωριαµούς ασφαλείας. Για τα εν λόγω
κλειδιά και συνδυασµούς παρέχεται προστασία ασφαλείας τουλάχιστον
ισοδύναµη προς το υλικό στο οποίο παρέχουν πρόσβαση.
Η γνώση των συνδυασµών των φωριαµών ασφαλείας περιορίζεται σε όσο
το δυνατόν λιγότερα πρόσωπα. Οι συνδυασµοί πρέπει να αλλάζουν:
α)όποτε παραλαµβάνεται νέος φωριαµός,
β)όποτε αλλάζει το οικείο προσωπικό,
γ)όποτε σηµειώνεται διαρροή ή υπάρχουν υπόνοιες διαρροής,δ)κατά προτίµηση ανά εξάµηνο και τουλάχιστον κάθε δώδεκα µήνες.
18.3.8.Συσκευές ανίχνευσης εισόδου αναρµοδίων
Όταν χρησιµοποιούνται για την προστασία των διαβαθµισµένων πληρο-
φοριών ΕΕ συστήµατα συναγερµού, κλειστά κυκλώµατα τηλεόρασης και
άλλες ηλεκτρικές συσκευές, πρέπει να προβλέπεται εφεδρική παροχή
ηλεκτρικού ρεύµατος για περιπτώσεις επείγουσας ανάγκης, για να διασ-
φαλίζεται η συνεχής λειτουργία του συστήµατος σε περίπτωση διακοπής
της κύριας παροχής ενέργειας. Μια άλλη βασική απαίτηση είναι να
σηµαίνει συναγερµός ή να ειδοποιείται µε άλλον αξιόπιστο τρόπο το
προσωπικό επιτήρησης όποτε σηµειώνεται βλάβη των εν λόγω
συστηµάτων ή επιχειρείται παρέµβαση σ 'αυτά.
18.3.9.Εγκεκριµένος εξοπλισµός
Η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής διατηρεί ενηµερωµένους καταλό-
γους, ανά τύπο και µοντέλο του εξοπλισµού ασφαλείας που έχει
εγκρίνει για την προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών, υπό
διάφορες συγκεκριµένες περιστάσεις και συνθήκες. Για την κατάρτιση
των καταλόγων αυτών, η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής βασίζεται,
µεταξύ άλλων, σε πληροφορίες που παρέχονται από τις εθνικές αρχές
ασφαλείας (ΕΑΑ).
18.3.10.Υλική προστασία των φωτοαντιγραφικών συσκευών και συσκευών
τηλεοµοιοτυπίας (φαξ)
Οι φωτοαντιγραφικές συσκευές και οι συσκευές τηλεοµοιοτυπίας (φαξ)
προστατεύονται υλικώς στο βαθµό που απαιτείται έτσι ώστε να διασφαλί-
ζεται ότι µόνο εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα µπορούν να τις χρησιµοποιούν
για την επεξεργασία διαβαθµισµένων πληροφοριών και ότι όλο το
διαβαθµισµένο υλικό ελέγχεται δεόντως.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
18.4.Προστασία κατά της λαθροβλεψίας και της λαθρακρόασης
18.4.1.Λαθροβλεψία
Λαµβάνονται όλα τα ενδεδειγµένα µέτρα, µέρα και νύχτα, προκειµένου
να διασφαλίζεται ότι τα µη εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα δεν θα µπορούν
να δουν, έστω και συµπτωµατικώς, διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ.
18.4.2.Λαθρακρόαση
Οι υπηρεσίες ή οι χώροι όπου συζητούνται τακτικά πληροφορίες µε
διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή υψηλότερη, προστατεύονται από κρού-
σµατα παθητικής ή ενεργητικής λαθρακρόασης εφόσον υφίσταται
σχετικός κίνδυνος. Υπεύθυνη για την αξιολόγηση του κινδύνου αυτού
είναι η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής, έπειτα από διαβούλευση,
εφόσον χρειάζεται, µε τις ΕΑΑ.
18.4.3.Εισαγωγή ηλεκτρονικού εξοπλισµού και καταγραφικών συσκευών
∆εν επιτρέπεται η εισαγωγή κινητών τηλεφώνων, προσωπικών υπολογι-
στών, ηχογραφικών συσκευών, φωτογραφικών µηχανών και άλλων
ηλεκτρονικών ή καταγραφικών συσκευών σε χώρους ασφαλείας, χωρίς
προηγούµενη έγκριση του προϊσταµένου της Υπηρεσίας Ασφαλείας της
Επιτροπής.
Για την καθορισµό των προς λήψη προστατευτικών µέτρων σε χώρους
ευαίσθητους όσον αφορά την παθητική λαθρακρόαση (π.χ. µόνωση
τοίχων, θυρών, πατωµάτων και οροφών, µέτρηση αποκαλυπτικών εκπο-
µπών)και την ενεργητική λαθρακρόαση (π.χ. αναζήτηση µικροφώνων) ,
η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής µπορεί να ζητά τη συνδροµή εµπει-
ρογνωµόνων των ΕΑΑ.
Οµοίως, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, ο κάθε είδους τηλεπικοινω-
νιακός εξοπλισµός και ο κάθε είδους ηλεκτρικός ή ηλεκτρονικός
εξοπλισµός γραφείου που χρησιµοποιείται κατά τις συνεδριάσεις σε
επίπεδο ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή υψηλότερο, µπορεί να ελέγχεται από ειδι-
κούς τεχνικούς ασφαλείας των ΕΑΑ, έπειτα από αίτηση του
προϊσταµένου της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής.
18.5.Τεχνικώς ασφαλείς χώροι
Ορισµένοι χώροι µπορούν να χαρακτηρισθούν ως τεχνικώς ασφαλείς.
Στους χώρους αυτούς διενεργείται ειδικός έλεγχος εισόδου. Όταν δεν
χρησιµοποιούνται, οι χώροι αυτοί διατηρούνται κλειδωµένοι µε εγκεκρι-
µένη µέθοδο και όλα τα σχετικά κλειδιά θεωρούνται ως κλειδιά
ασφαλείας. Στους χώρους αυτούς διενεργούνται τακτικά υλικές επιθεωρή-
σεις, οι οποίες διενεργούνται επίσης έπειτα από τυχόν µη εγκεκριµένη
είσοδο στους χώρους αυτούς ή εφόσον υπάρχουν υπόνοιες τέτοιας
εισόδου.
Τηρείται λεπτοµερής κατάσταση του εξοπλισµού και της επίπλωσης
προκειµένου να παρακολουθούνται οι µετακινήσεις τους. Κανένα στοι-
χείο επίπλωσης ή εξοπλισµού δεν εισάγεται σε τέτοιο χώρο χωρίς
προσεκτική επιθεώρηση από ειδικά εκπαιδευµένο προσωπικό ασφαλείας,
προκειµένου να ανιχνευθούν τυχόν συσκευές υποκλοπής. Κατά κανόνα, η
εγκατάσταση γραµµών επικοινωνίας σε τεχνικώς ασφαλείς χώρους, δεν
επιτρέπεται χωρίς προηγούµενη έγκριση από την αρµόδια αρχή.
19.ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΑΝΑΓΚΗΣ
ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΙ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΟΥ
ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
19.1.Γενικά
Η πρόσβαση σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ επιτρέπεται µόνο στα
πρόσωπα που όντως έχουν «ανάγκη γνώσης »,για την εκτέλεση των καθη-
κόντων ή των αποστολών τους. Η πρόσβαση σε πληροφορίες ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ θα επιτρέ-
πεται µόνο στα πρόσωπα που έχουν υποστεί µε επιτυχία τον
ενδεδειγµένο έλεγχο ασφαλείας.
Για τον καθορισµό της «ανάγκης γνώσης »αρµόδια είναι η υπηρεσία
στην οποία πρόκειται να απασχοληθεί το συγκεκριµένο πρόσωπο.
Κάθε υπηρεσία είναι αρµόδια για τις αιτήσεις σχετικά µε τον έλεγχο
ασφαλείας του προσωπικού της.
Κατόπιν του ελέγχου ασφαλείας εκδίδεται «προσωπικό πιστοποιητικό
ασφαλείας ΕΕ »,όπου αναγράφονται το επίπεδο των διαβαθµισµένων2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
πληροφοριών στις οποίες µπορεί να έχει πρόσβαση το ελεγχθέν
πρόσωπο καθώς και η ηµεροµηνία λήξης της ισχύος του.
Το προσωπικό πιστοποιητικό ασφαλείας ΕΕ για συγκεκριµένη διαβάθ-
µιση, µπορεί να παρέχει στον κάτοχό του πρόσβαση σε πληροφορίες
χαµηλότερης διαβάθµισης.
Πρόσωπα άλλα πλην των µονίµων υπαλλήλων ή του λοιπού προσωπικού,
όπως είναι οι συµβασιούχοι, οι εµπειρογνώµονες ή σύµβουλοι, µε τα
οποία χρειάζεται ενδεχοµένως να συζητηθούν ή στα οποία χρειάζεται
ενδεχοµένως να επιδειχθούν διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ, πρέπει να
έχουν υποστεί επιτυχώς προσωπικό έλεγχο ασφαλείας ΕΕ, όσον αφορά
τις διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ και να ενηµερώνονται για την
ευθύνη τους σχετικά µε την ασφάλεια.
Την πρόσβαση του κοινού θα εξακολουθήσει να διέπει ο κανονισµός
(ΕΚ)αριθ. 1049 /2001.
19.2.Ειδικοίκανόνεςσχετικάµετηνπρόσβασησεπληροφορίεςµεδιαβάθ-
µιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
Όλα τα πρόσωπα που πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες µε
διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, υποβάλλονται προηγουµένως σε
έλεγχο ασφαλείας, προκειµένου να επιτραπεί η πρόσβαση στις εν λόγω
πληροφορίες.
Όλα τα πρόσωπα που πρέπει να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες µε
διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ορίζονται από το µέλος της
Επιτροπής που είναι αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας και τα ονόµατά τους
καταχωρούνται στην οικεία γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Για τη
σύσταση και τη διατήρηση της εν λόγω γραµµατείας αρµόδια είναι η
υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής.
Προτού αποκτήσουν πρόσβαση σε πληροφορίες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ, όλα τα πρόσωπα υπογράφουν βεβαίωση ότι έχουν ενηµερωθεί για
τις διαδικασίες ασφαλείας της Επιτροπής και ότι κατανοούν πλήρως την
ειδική τους ευθύνη για τη διασφάλιση των πληροφοριών ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και τις συνέπειες που προβλέπονται από τους κανόνες
της ΕΕ και το εθνικό δίκαιο ή τους εθνικούς διοικητικούς κανόνες, σε
περίπτωση που διαβαθµισµένες πληροφορίες περιέρχονται σε µη εξου-
σιοδοτηµένα πρόσωπα, είτε εκ προθέσεως είτε εξ αµελείας.
Στην περίπτωση προσώπων τα οποία έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, σε συνεδριάσεις κ.λπ., ο αρµόδιος υπάλληλος
ελέγχου της υπηρεσίας ή του οργανισµού στον οποίο απασχολείται το εν
λόγω πρόσωπο, γνωστοποιεί στον οργανισµό που διοργανώνει τη συνε-
δρίαση ότι τα συγκεκριµένα πρόσωπα διαθέτουν τη σχετική άδεια.
Τα ονόµατα όλων των προσώπων τα οποία παύουν να απασχολούνται σε
καθήκοντα που απαιτούν πρόσβαση σε πληροφορίες ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, διαγράφονται από τον κατάλογο ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ. Επίσης, εφιστάται και πάλι η προσοχή όλων αυτών των προσώπων
στην ειδική ευθύνη τους για τη διασφάλιση πληροφοριών µε διαβάθµιση
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Τα πρόσωπα αυτά υπογράφουν επίσης δήλωση
ότι δεν θα χρησιµοποιήσουν ούτε θα διαβιβάσουν σε άλλους πληροφο-
ρίες µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, τις οποίες κατέχουν.
19.3.Ειδικοίκανόνεςσχετικάµετηνπρόσβασησεπληροφορίεςµεδιαβάθ-
µιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
Όλα τα πρόσωπα που πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, υφίστανται προηγουµένως
έλεγχο ασφαλείας του ενδεδειγµένου βαθµού.
Όλα τα πρόσωπα που πρόκειται να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, ενηµερώνονται σχετικά µε
τις κατάλληλες διατάξεις ασφαλείας, καθώς και για τις συνέπειες τυχόν
αµέλειας.
Στην περίπτωση προσώπων που έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, κατά τη διάρκεια συνεδριά-
σεων κ.λπ., ο υπεύθυνος ασφαλείας του οργανισµού όπου εργάζεται το
εν λόγω πρόσωπο, κοινοποιεί στον οργανισµό που διοργανώνει τη συνε-
δρίαση, ότι τα συγκεκριµένα πρόσωπα διαθέτουν τη σχετική άδεια.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
19.4.Ειδικοίκανόνεςσχετικάµετηνπρόσβασησεπληροφορίεςµεδιαβάθ-
µιση ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ
Οι έχοντες πρόσβαση σε πληροφορίες ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ
ενηµερώνονται για τους προκείµενους κανόνες ασφαλείας καθώς και για
τις συνέπειες τυχόν αµέλειας.
19.5.Μεταθέσεις
Όταν ένα µέλος του προσωπικού µετατίθεται από µια θέση η οποία
ενέχει το χειρισµό διαβαθµισµένου υλικού ΕΕ, η Γραµµατεία επιβλέπει
την κατάλληλη παράδοση του υλικού αυτού από τον απερχόµενο στο
νέο υπάλληλο.
Όταν ένα µέλος του προσωπικού µετατίθεται σε άλλη θέση που
προϋποθέτει το χειρισµό διαβαθµισµένου υλικού ΕΕ, ο τοπικός
υπεύθυνος ασφαλείας του παρέχει τη σχετική ενηµέρωση.
19.6.Ειδικές εντολές
Τα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να χειρίζονται διαβαθµισµένες πληρο-
φορίες ΕΕ θα πρέπει, για πρώτη φορά κατά την ανάληψη των
καθηκόντων τους και στη συνέχεια περιοδικά, να ενηµερώνονται για:
α)τους κινδύνους που ενέχουν για την ασφάλεια οι ακριτοµυθίες ·
β)τις προφυλάξεις που πρέπει να παίρνουν στις σχέσεις τους µε τον
τύπο και µε εκπροσώπους οµάδων µε ειδικά συµφέροντα ·
γ)την απειλή που συνιστούν οι δραστηριότητες υπηρεσιών πληροφο-
ριών οι οποίες έχουν ως στόχο την ΕΕ και τα κράτη µέλη, σε ό,τι
αφορά τις διαβαθµισµένες πληροφορίες και δραστηριότητες ΕΕ,
δ)την υποχρέωση να αναφέρουν αµέσως στις ενδεδειγµένες αρχές ασφα-
λείας κάθε τυχόν προσέγγιση ή ελιγµό που προκαλεί υπόνοιες
κατασκοπευτικής δραστηριότητας ή τυχόν ασυνήθεις περιστάσεις
που αφορούν την ασφάλεια.
Όλα τα πρόσωπα που έχουν κανονικά συχνές επαφές µε αντιπροσώπους
χωρών των οποίων οι υπηρεσίες πληροφοριών έχουν ως στόχο την ΕΕ
και τα κράτη µέλη σε ό,τι αφορά διαβαθµισµένες πληροφορίες και
δραστηριότητες ΕΕ, ενηµερώνονται για τις τεχνικές που είναι γνωστό
ότι χρησιµοποιούνται από τις διάφορες υπηρεσίες πληροφοριών.
∆εν υπάρχουν διατάξεις ασφαλείας της Επιτροπής σχετικά µε τα ιδιωτικά
ταξίδια, ασχέτως προορισµού, του προσωπικού που έχει άδεια
πρόσβασης σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ. Ωστόσο, η υπηρεσία
ασφαλείας της Επιτροπής γνωστοποιεί στους υπαλλήλους και το λοιπό
προσωπικό που υπάγονται στην αρµοδιότητά της, τους ταξιδιωτικούς
κανονισµούς οι οποίοι ενδέχεται να ισχύουν γι 'αυτούς.
20.∆ΙΑ∆ΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ
ΚΑΙ ΤΟ ΛΟΙΠΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
α)Μόνο οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό της Επιτροπής, ή
πρόσωπα τα οποία εργάζονται στα πλαίσια των δραστηριοτήτων τηςΕπιτροπής και τα οποία, λόγω των καθηκόντων τους και για τις
ανάγκες της υπηρεσίας, απαιτείται να λάβουν γνώση ή να κάνουν
χρήση διαβαθµισµένων πληροφοριών που έχει στην κατοχή της
Επιτροπή, έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές.
β)Για να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες µε τη διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, τα
πρόσωπα που µνηµονεύονται στην παράγραφο α)ανωτέρω, πρέπει
να έχουν λάβει σχετική άδεια, σύµφωνα µε τη διαδικασία των
παραγράφων γ)και δ)του παρόντος τµήµατος.
γ)Η άδεια χορηγείται µόνο στα πρόσωπα τα οποία έχουν υποστεί
έλεγχο ασφαλείας από τις αρµόδιες εθνικές αρχές των κρατών
µελών (ΕΑΑ), σύµφωνα µε τη διαδικασία των παραγράφων θ) έως
ιδ).
δ)Ο προϊστάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής είναι
αρµόδιος για τη χορήγηση των αδειών που αναφέρονται στις
παραγράφους α), β) και γ).
ε)Χορηγεί την άδεια αφού λάβει τη γνώµη των αρµόδιων εθνικών
αρχών των κρατών µελών, βάσει του ελέγχου ασφαλείας που διενερ-
γείται σύµφωνα µε τις παραγράφους θ)έως ιδ) .
στ)Η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής διατηρεί ενηµερωµένο
κατάλογο όλων των ευαίσθητων θέσεων, που προβλέπονται από τις2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
σχετικές υπηρεσίες της Επιτροπής, καθώς και όλων των προσώπων
στα οποία έχει χορηγηθεί (προσωρινή)άδεια.
ζ)Η άδεια, η οποία έχει πενταετή ισχύ, δεν µπορεί να υπερβεί τη
διάρκεια των καθηκόντων βάσει των οποίων χορηγείται. Μπορεί να
ανανεωθεί σύµφωνα µε τη διαδικασία της παραγράφου ε).
η)Η άδεια ανακαλείται από τον προϊστάµενο της υπηρεσίας ασφαλείας
της Επιτροπής εφόσον κρίνει ότι υπάρχουν βάσιµοι λόγοι
ανάκλησης της αδείας. Κάθε απόφαση ανάκλησης αδείας πρέπει να
κοινοποιείται στον ενδιαφερόµενο, ο οποίος µπορεί να ζητήσει
ακρόαση από την υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής, καθώς και
στην αρµόδια εθνική αρχή.
θ)Ο έλεγχος ασφαλείας διενεργείται µε τη συνδροµή του ενδιαφερο-
µένου προσώπου και µε αίτηση του προϊσταµένου της υπηρεσίας
ασφαλείας της Επιτροπής. Η αρµόδια για τον έλεγχο εθνική αρχή
είναι η αρχή του κράτους µέλους του οποίου είναι υπήκοος το
πρόσωπο το οποίο αφορά η άδεια. Εφόσον το συγκεκριµένο
πρόσωπο δεν είναι υπήκοος ενός κράτους µέλους της ΕΕ, ο προϊσ-
τάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής θα ζητήσει να
διεξαχθεί έλεγχος ασφαλείας από το κράτος µέλος του τόπου κατοι-
κίας του εν λόγω προσώπου ή του τόπου συνήθους διαµονής του.
ι)Στο πλαίσιο της διαδικασίας ελέγχου, µπορεί να ζητηθεί από τον
ενδιαφερόµενο να συµπληρώσει έντυπο µε προσωπικές πληροφο-
ρίες.
ια)Ο προϊστάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής προσδιο-
ρίζει στην αίτησή του το είδος και το επίπεδο των διαβαθµισµένων
πληροφοριών που πρόκειται να τεθούν στη διάθεση του ενδιαφερο-
µένου, ώστε οι αρµόδιες εθνικές αρχές να µπορέσουν να
διενεργήσουν τη διαδικασία ελέγχου και να δώσουν τη γνώµη τους
ως προς το επίπεδο της άδειας που θα ήταν σκόπιµο να χορηγηθεί
στο εν λόγω πρόσωπο.
ιβ)Το σύνολο της διαδικασίας ελέγχου ασφαλείας µαζί µε τα πορί-
σµατά της υπόκεινται στους κανόνες και τις ρυθµίσεις που ισχύουν
εν προκειµένω στο οικείο κράτος µέλος, περιλαµβανοµένων των
κανόνων και ρυθµίσεων που αφορούν τις ενστάσεις και προσφυγές.
ιγ)Όταν οι αρµόδιες εθνικές αρχές του κράτους µέλους δίνουν θετική
γνώµη, ο προϊστάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής
µπορεί να χορηγεί την άδεια στο ενδιαφερόµενο πρόσωπο.
ιδ)Η αρνητική γνώµη των αρµόδιων εθνικών αρχών γνωστοποιείται
στον ενδιαφερόµενο, ο οποίος µπορεί να ζητήσει ακρόαση από τον
προϊστάµενο της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής. Εφόσον το
κρίνει αναγκαίο, ο προϊστάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της
Επιτροπής µπορεί να ζητήσει από τις αρµόδιες εθνικές αρχές οιαδή-
ποτε περαιτέρω διευκρίνιση µπορούν να παράσχουν. Εάν
επιβεβαιωθεί η αρνητική γνώµη, η άδεια δεν χορηγείται.
ιε)Όλα τα πρόσωπα στα οποία χορηγείται άδεια κατά την έννοια των
παραγράφων δ)και ε) , λαµβάνουν, κατά τη στιγµή χορήγησης της
άδειας και στη συνέχεια σε τακτικά διαστήµατα, τις τυχόν αναγ-
καίες οδηγίες σχετικά µε την προστασία διαβαθµισµένων
πληροφοριών και µε τα µέσα για τη διασφάλιση της προστασίας
αυτής. Τα πρόσωπα αυτά υπογράφουν δήλωση µε την οποία βεβαιώ-
νουν ότι έλαβαν τις οδηγίες και αναλαµβάνουν να τις τηρούν.
ιστ)Ο προϊστάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής λαµβάνει
τα τυχόν αναγκαία µέτρα για την εφαρµογή του παρόντος τµήµατος,
ιδίως όσον αφορά τους κανόνες που διέπουν την πρόσβαση στον
κατάλογο των δεόντως εξουσιοδοτηµένων προσώπων.
ιζ)Κατ 'εξαίρεση, εφόσον απαιτείται από την υπηρεσία, ο προϊσ-
τάµενος της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής µπορεί, αφού
ενηµερώσει τις αρµόδιες εθνικές αρχές και εφόσον δεν υπάρξει
αντίδραση εκ µέρους των εντός ενός µηνός, να χορηγεί προσωρινή
άδεια µέγιστης διάρκειας έξι µηνών, εν αναµονή του αποτελέσµατος
του ελέγχου που µνηµονεύεται στην παράγραφο θ).
ιη)Οι ούτως χορηγούµενες προσωρινές και υπό αίρεση άδειες δεν
παρέχουν πρόσβαση σε πληροφορίες µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Η πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές περιορίζεται
στους υπαλλήλους που έχουν όντως υποστεί έλεγχο επιτυχώς,
σύµφωνα µε την παράγραφο θ). Εν αναµονή του πορίσµατος του
ελέγχου, οι υπάλληλοι για τους οποίους έχει ζητηθεί πρόσβαση σε
πληροφορίες του επιπέδου διαβάθµισης ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
µπορούν να λαµβάνουν προσωρινή και υπό αίρεση άδεια πρόσβασης
σε πληροφορίες που έχουν βαθµό ασφαλείας έως και ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
21.ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ, ∆ΙΑΝΟΜΗ, ∆ΙΑΒΙΒΑΣΗ, ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΩΝ ΜΕΤΑΦΟΡΕΩΝ ΚΑΙ
ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΑ ΑΝΤΙΤΥΠΑ Ή ΜΕΤΑΦΡΑΣΕΙΣ ΚΑΙ
ΑΠΟΣΠΑΣΜΑΤΑ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΕΕ
21.1.Προετοιµασία
1.Η διαβαθµίσεις ΕΕ εφαρµόζονται όπως ορίζεται στο τµήµα 16 και για
τη διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη, εµφαίνονται στο
κέντρο του άνω και του κάτω µέρους κάθε σελίδας, ενώ κάθε σελίδα
πρέπει να αριθµείται. Κάθε διαβαθµισµένο έγγραφο ΕΕ φέρει αριθµό
αναφοράς και ηµεροµηνία. Στα έγγραφα µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ο εν λόγω αριθµός αναφοράς
εµφαίνεται σε κάθε σελίδα. Εάν τα έγγραφα πρόκειται να διανεµηθούν
σε πολλαπλά αντίτυπα, στην πρώτη σελίδα κάθε αντιτύπου αναγρά-
φεται ο αριθµός αντιτύπου και ο συνολικός αριθµός σελίδων. Στην
πρώτη σελίδα των εγγράφων που είναι διαβαθµισµένα τουλάχιστον ως
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, πρέπει να αναφέρονται όλα τα παραρτήµατα
και τα συνηµµένα έγγραφα.
2.Τα έγγραφα που διαβαθµίζονται τουλάχιστον ως ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
πρέπει να δακτυλογραφούνται, να µεταφράζονται, να αποθηκεύονται,
να φωτοαντιγράφονται, να αναπαράγονται µαγνητικά ή να αντιγρά-
φονται σε µικροφίλµ, µόνον από άτοµα διαβαθµισµένα για πρόσβαση
σε πληροφορίες ΕΕ, διαβαθµισµένες τουλάχιστον µέχρι τον
κατάλληλο βαθµό ασφαλείας του συγκεκριµένου εγγράφου.
3.Οι διατάξεις που διέπουν την αναπαραγωγή διαβαθµισµένων εγγράφων
µέσω υπολογιστή καθορίζονται στο τµήµα 25.
21.2.∆ιανοµή
1.Οι διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ διανέµονται µόνον σε άτοµα που
πρέπει να τις γνωρίζουν και έχουν την κατάλληλη διαβάθµιση ασφα-
λείας. Η αρχική διανοµή καθορίζεται από τον αρχικό συντάκτη.
2.Τα έγγραφα µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ κυκλοφορούν
µέσω των γραµµατειών ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ (βλέπε τµήµα 22.2).
Όσον αφορά τα µηνύµατα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, η αρµόδια γραµ-
µατεία µπορεί να επιτρέπει στον προϊστάµενο του κέντρου
επικοινωνιών να παράγει τον αριθµό αντιγράφων που ορίζεται στον
κατάλογο παραληπτών.
3.Τα έγγραφα µε διαβάθµιση έως ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, επιτρέπεται να
αναδιανέµονται από τον αρχικό παραλήπτη σε άλλους παραλήπτες
ανάλογα µε την ανάγκη να λάβουν γνώση. Ωστόσο, οι συντάκτριες
αρχές αναφέρουν σαφώς τις τυχόν υποχρεώσεις γνωστοποίησης που
επιθυµούν να επιβάλλουν. Όταν επιβάλλονται οι εν λόγω υποχρεώσεις
γνωστοποίησης, οι παραλήπτες αναδιανέµουν τα έγγραφα µόνον µε
την άδεια των συντακτριών αρχών.
4.Κάθε έγγραφο µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη,
καταγράφεται, κατά την είσοδό του ή την έξοδό του από µια Γ∆ ή
υπηρεσία, από την οικεία Γραµµατεία ∆ΠΕΕ της υπηρεσίας. Τα στοι-
χεία που καταγράφονται (αριθµός αναφοράς, ηµεροµηνία και, κατά
περίπτωση, αριθµός αντιτύπου)πρέπει να επαρκούν για την αναγνώ-
ριση των εγγράφων και να καταχωρούνται σε µητρώο ή σε ειδικό και
προστατευµένο ηλεκτρονικό µέσο (βλέπε τµήµα 22.1).
21.3.∆ιαβίβαση διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
21.3.1.Συσκευασία και αποδείξεις παραλαβής
1.Τα έγγραφα µε διαβάθµιση τουλάχιστον ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
διαβιβάζονται εντός ανθεκτικών και αδιαφανών διπλών φακέλων. Στον
εσωτερικό φάκελο αναγράφεται η ενδεδειγµένη διαβάθµιση ασφα-
λείας ΕΕ καθώς και, εφόσον είναι δυνατόν, η πλήρης υπηρεσιακή
ιδιότητα και διεύθυνση του αποδέκτη.
2.Μόνον ένας ελεγκτικός υπάλληλος γραµµατείας (βλέπε τµήµα 22.1)ή
ο αναπληρωτής του επιτρέπεται να ανοίγουν τον εσωτερικό φάκελο
και να χορηγούν απόδειξη παραλαβής των εγγράφων που περιέχει,
εκτός εάν ο φάκελος απευθύνεται σε συγκεκριµένο παραλήπτη. Στην
περίπτωση αυτήν, η αρµόδια γραµµατεία (βλέπε τµήµα 22.1)πρωτο-
κολλά την άφιξη του φακέλου, µόνον δε ο παραλήπτης επιτρέπεται
να ανοίγει τον εσωτερικό φάκελο και να χορηγεί απόδειξη παραλαβής
για τα έγγραφα που περιέχει.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
3.Ο εσωτερικός φάκελος πρέπει να περιέχει έντυπο απόδειξης. Η
απόδειξη, η οποία δεν είναι διαβαθµισµένη, πρέπει να αναγράφει τον
αριθµό αναφοράς, την ηµεροµηνία και τον αριθµό αντιτύπου του
εγγράφου αλλά ποτέ το θέµα του.
4.Ο εσωτερικός φάκελος τίθεται εντός του εξωτερικού φακέλου, ο
οποίος φέρει αριθµό δέµατος για να είναι δυνατόν να χορηγείται
απόδειξη παραλαβής. Ο βαθµός ασφαλείας δεν αναγράφεται ποτέ
στον εξωτερικό φάκελο.
5.Για τα έγγραφα µε διαβάθµιση τουλάχιστον ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, οι
µεταφορείς και οι αγγελιαφόροι λαµβάνουν αποδείξεις µε τον αριθµό
δέµατος.
21.3.2.∆ιαβίβαση στο εσωτερικό ενός κτιρίου ή µιας οµάδας κτιρίων
Εντός ενός συγκεκριµένου κτιρίου ή οµάδας κτιρίων, τα διαβαθµισµένα
έγγραφα επιτρέπεται να µεταφέρονται εντός σφραγισµένου φακέλου που
φέρει µόνον το όνοµα του παραλήπτη, υπό την προϋπόθεση ότι µεταφέ-
ρονται από άτοµα διαβαθµισµένα για τον αντίστοιχο βαθµό ασφαλείας
των εγγράφων.
21.3.3.∆ιαβίβαση στο εσωτερικό µιας χώρας
1.Εντός µιας χώρας, τα έγγραφα µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ πρέπει να αποστέλλονται µόνο µέσω επίσηµης υπηρεσίας αγγελιο-
φόρων ή µέσω ατόµων τα οποία έχουν εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση σε
πληροφορίες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.
2.Όταν χρησιµοποιείται υπηρεσία αγγελιοφόρων για τη διαβίβαση ενός
εγγράφου ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, εκτός των ορίων ενός κτιρίου ή
συγκροτήµατος κτιρίων, πρέπει να τηρούνται οι διατάξεις του
παρόντος κεφαλαίου περί συσκευασίας και απόδειξης παραλαβής. Οι
υπηρεσίες παράδοσης πρέπει να διαθέτουν το κατάλληλο προσωπικό
ώστε να εξασφαλίζεται ότι τα δέµατα που περιέχουν έγγραφα ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, να παραµένουν συνεχώς υπό την άµεση εποπτεία
αρµόδιου υπαλλήλου.
3.Κατ'εξαίρεση, επιτρέπεται να µεταφέρουν έγγραφα ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ εκτός των ορίων ενός κτιρίου ή οµάδας κτιρίων,
άλλοι υπάλληλοι πλην των αγγελιοφόρων, προκειµένου να τα χρησι-
µοποιούν επιτόπου σε συνεδριάσεις και συζητήσεις, εφόσον:
α)ο κοµιστής έχει εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·
β)ο τρόπος µεταφοράς πληροί τους εθνικούς κανόνες που διέπουν τη
διαβίβαση εγγράφων µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·
γ)ο υπάλληλος δεν εγκαταλείπει ποτέ αφύλακτα τα έγγραφα ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·
δ)λαµβάνονται µέτρα ώστε να τηρείται κατάλογος των µεταφερό-
µενων εγγράφων και να πρωτοκολλείται στη Γραµµατεία ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ που κατέχει τα έγγραφα, και να αντιπαραβάλλεται
προς την καταγραφή αυτήν κατά την επιστροφή τους.
4.Εντός µιας συγκεκριµένης χώρας, τα έγγραφα ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ επιτρέπεται να αποστέλλονται είτε µε το ταχυ-
δροµείο, εφόσον η διαβίβαση αυτή επιτρέπεται δυνάµει εθνικών
κανονισµών και συµφωνεί µε τις διατάξεις τους, είτε από υπηρεσία
αγγελιοφόρων ή από πρόσωπα που έχουν εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση
σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ.
5.Με βάση τους κανόνες αυτούς, η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής
θα προβεί στη σύνταξη οδηγιών σχετικά µε την προσωπική µεταφορά
διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ. Ο κοµιστής υποχρεούται να διαβάζει
και να υπογράφει τις οδηγίες αυτές. Ειδικότερα, οι οδηγίες πρέπει να
καθιστούν σαφές ότι τα έγγραφα ουδέποτε:
α)εγκαταλείπονται από τον κοµιστή, εκτός εάν φυλάσσονται ασφαλώς
σύµφωνα µε τις διατάξεις του τµήµατος 18 ·
β)εγκαταλείπονται αφύλακτα σε συγκοινωνιακά µέσα ή ιδιωτικά
οχήµατα, ή σε δηµόσιους χώρους όπως εστιατόρια ή ξενοδοχεία.
Τα έγγραφα απαγορεύεται να αποθηκεύονται σε χρηµατοκιβώτια
ξενοδοχείων ή να εγκαταλείπονται αφύλακτα σε δωµάτια ξενοδο-
χείων·
γ)διαβάζονται σε δηµόσιους χώρους, όπως αεροσκάφη ή τρένα.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
21.3.4.∆ιαβίβαση από ένα κράτος σε άλλο
1.Το υλικό που έχει διαβάθµιση τουλάχιστον ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
πρέπει να µεταφέρεται µέσω υπηρεσιών διπλωµατικών ΕΕ ή στρατιω-
τικών µεταφορών.
2.Ωστόσο, είναι δυνατόν να επιτρέπεται η αυτοπρόσωπη µεταφορά
υλικού διαβαθµισµένου ως ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ,
εάν οι συνθήκες µεταφοράς εξασφαλίζουν ότι δεν είναι δυνατόν να
περιπέσουν στα χέρια µη εξουσιοδοτηµένου ατόµου.
3.Το αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας µέλος της Επιτροπής δύναται να
επιτρέπει την αυτοπρόσωπη µεταφορά όταν δεν υπάρχουν διπλωµα-
τικοί ή στρατιωτικοί µεταφορείς ή όταν η χρήση των µεταφορέων
αυτών θα οδηγούσε σε καθυστέρηση που θα έβλαπτε τις δραστη-
ριότητες της ΕΕ και ο παραλήπτης χρειάζεται επειγόντως το
συγκεκριµένο υλικό. Η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής θα εκπο-
νήσει οδηγίες για την αυτοπρόσωπη µεταφορά, διεθνώς, υλικούδιαβαθµισµένου µέχρι και ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, από άλλα πρόσωπα πλην
των διπλωµατικών και στρατιωτικών µεταφορέων. Βάσει των οδηγιών
αυτών πρέπει να απαιτείται:
α)ο κοµιστής να έχει την κατάλληλη διαβάθµιση ασφαλείας ·
β)να καταγράφονται, στην κατάλληλη υπηρεσία ή γραµµατεία, όλα
τα υλικά που µεταφέρονται κατ 'αυτόν τον τρόπο ·
γ)να φέρουν τα δέµατα ή οι σάκοι που περιέχουν υλικό ΕΕ, επίσηµη
σφραγίδα που να εµποδίζει ή να αποτρέπει τον έλεγχο από τελω-
νεία, καθώς και ετικέτες µε αναγνωριστικά στοιχεία και οδηγίες
προς τον ανευρίσκοντα ·
δ)να φέρει ο κοµιστής πιστοποιητικό αγγελιαφόρου ή /και εντολή
αποστολής, αναγνωρισµένη από όλα τα κράτη µέλη της ΕΕ, που
να τον εξουσιοδοτεί να µεταφέρει το συγκεκριµένο δέµα ·
ε)κατά τη χερσαία µεταφορά, να µην πραγµατοποιείται διέλευση
από κράτος που δεν είναι µέλος της ΕΕ ή από τα σύνορά του,
εκτός εάν το κράτος αποστολής έχει λάβει ειδικές εγγυήσεις από
το εν λόγω κράτος ·
στ)οι ταξιδιωτικές ρυθµίσεις του κοµιστή όσον αφορά τους προορι-
σµούς, τα ακολουθούµενα δροµολόγια και τα χρησιµοποιούµενα
µεταφορικά µέσα, να συµφωνούν µε τους κανόνες της ΕΕ ή —
εάν οι σχετικοί εθνικοί κανονισµοί είναι αυστηρότεροι —να
συµφωνούν µε τους εν λόγω κανονισµούς ·
ζ)να παραµείνει διαρκώς το υλικό στην κατοχή του κοµιστή, εκτός
εάν φυλάσσεται σύµφωνα µε τις διατάξεις περί ασφαλούς φύλαξης
του τµήµατος 18 ·
η)να µην εγκαταλείπεται το υλικό αφύλακτο σε δηµόσια ή ιδιωτικά
οχήµατα ή σε δηµόσιους χώρους όπως εστιατόρια ή ξενοδοχεία ·
Το υλικό δεν πρέπει να τίθεται σε χρηµατοκιβώτια ξενοδοχείων
ούτε να εγκαταλείπεται αφύλακτο σε δωµάτια ξενοδοχείων ·
θ)αν το µεταφερόµενο υλικό περιέχει έγγραφα, να µην διαβάζονται
τα έγγραφα αυτά σε δηµόσιους χώρους (π.χ. αεροσκάφη, τρένα
κ.λπ.).
4.Το άτοµο στο οποίο ανατίθεται η µεταφορά διαβαθµισµένου υλικού
πρέπει να διαβάζει και να υπογράφει τις οδηγίες ασφαλείας οι οποίες
περιέχουν, τουλάχιστον, τις προαναφερόµενες οδηγίες και τις
ακολουθητέες διαδικασίες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή όταν
τελωνειακοί υπάλληλοι ή υπάλληλοι ασφαλείας αερολιµένων ζητούν
να εξετάσουν το δέµα που περιέχει το διαβαθµισµένο υλικό.
21.3.5.∆ιαβίβαση διαβαθµισµένων «εγγράφων ΕΕ »
Για τη µεταφορά εγγράφων ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ δεν
προβλέπονται ειδικές διατάξεις, πλην του ότι οι συνθήκες µεταφοράς
πρέπει να εξασφαλίζουν ότι τα έγγραφα να είναι αδύνατον να πέσουν
στα χέρια µη εξουσιοδοτηµένων ατόµων.
21.4.Μέτρα ασφαλείας σχετικά µε το προσωπικό των µεταφορέων
Όλοι οι µεταφορείς και αγγελιοφόροι που απασχολούνται µε τη
µεταφορά εγγράφων µε διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥ-
ΤΙΚΟ ΕΕ, πρέπει να διαθέτουν την κατάλληλη διαβάθµιση ασφαλείας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
21.5.Ηλεκτρονικά και άλλα µέσα τεχνικής διαβίβασης
1.Τα µέτρα ασφαλείας για τις επικοινωνίες, αποσκοπούν στην εξασφά-
λιση της ασφαλούς διαβίβασης διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ. Οι
λεπτοµερείς κανόνες για την διαβίβαση των εν λόγω διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ εµφαίνονται στο τµήµα 25.
2.Μόνον δεόντως διαπιστευµένα κέντρα επικοινωνιών και δίκτυα ή /και
τερµατικά και συστήµατα, επιτρέπεται να διαβιβάζουν πληροφορίεςµε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ και ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.
21.6.Συµπληρωµατικά αντίγραφα, µεταφράσεις και αποσπάσµατα διαβαθ-
µισµένων εγγράφων ΕΕ
1.Μόνον ο αρχικός συντάκτης µπορεί να επιτρέπει την αντιγραφή ή τη
µετάφραση εγγράφων µε διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.
2.Εάν άτοµα χωρίς διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ χρειάζονται
πληροφορίες οι οποίες, µολονότι περιέχονται σε έγγραφο ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, δεν έχουν την διαβάθµιση αυτή, είναι δυνατόν να
επιτραπεί στον προϊστάµενο της Γραµµατείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ (βλέπε τµήµα 22.2), να παράγει τον απαιτούµενο αριθµό
αποσπασµάτων από το έγγραφο αυτό. Ταυτόχρονα, ο προϊστάµενος
αυτός λαµβάνει τα απαιτούµενα µέτρα για να εξασφαλίσει ότι στα
αποσπάσµατα αυτά αποδίδεται η κατάλληλη διαβάθµιση ασφαλείας.
3.Τα έγγραφα µε διαβάθµιση έως ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, επιτρέπεται να
αναπαράγονται και να µεταφράζονται από τον παραλήπτη, στο πλαίσιο
των εθνικών κανονισµών ασφαλείας και υπό τον όρο ότι τηρείται
αυστηρά η αρχή «ανάγκη γνώσης ».Τα µέτρα ασφαλείας που εφαρµό-
ζονται για το αρχικό έγγραφο εφαρµόζονται και στα αντίγραφα ή /και
µεταφράσεις του.
22.ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ∆ΠΕΕ, ΑΠΟΓΡΑΦΕΣ, ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ
ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ∆ΠΕΕ
22.1.Τοπικές γραµµατείες ∆ΠΕΕ
1.Σε κάθε υπηρεσία εντός της Επιτροπής, ανάλογα µε τις ανάγκες, µία ή
περισσότερες τοπικές γραµµατείες ∆ΠΕΕ θα είναι αρµόδιες για την
καταγραφή, την αναπαραγωγή, την αποστολή, την αρχειοθέτηση και
την καταστροφή εγγράφων µε διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ.
2.Εφόσον µια υπηρεσία δεν διαθέτει τοπική γραµµατεία ∆ΠΕΕ, θα
ενεργεί ως γραµµατεία ∆ΠΕΕ, η τοπική γραµµατεία ∆ΠΕΕ της
Γενικής Γραµµατείας.
3.Οι τοπικές γραµµατείες ∆ΠΕΕ υπάγονται στον προϊστάµενο της
υπηρεσίας από τον οποίο λαµβάνουν εντολές. Ο προϊστάµενος των εν
λόγω γραµµατειών είναι ο ελεγκτικός υπάλληλος γραµµατείας (ΕΥΓ).
4.Υπόκεινται στον έλεγχο του τοπικού υπευθύνου ασφαλείας, όσον
αφορά την εφαρµογή των διατάξεων για το χειρισµό εγγράφων ∆ΠΕΕ
και την τήρηση των σχετικών µέτρων ασφαλείας.
5.Οι υπάλληλοι που είναι τοποθετηµένοι στις τοπικές γραµµατείες
∆ΠΕΕ έχουν εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση σε ∆ΠΕΕ σύµφωνα µε το
τµήµα 20.
6.Υπό την εποπτεία των προϊσταµένων των σχετικών υπηρεσιών, οι
τοπικές γραµµατείες ∆ΠΕΕ:
α)διαχειρίζονται τις εργασίες καταχώρησης, αναπαραγωγής, µετάφ-
ρασης, διαβίβασης, αποστολής και καταστροφής των πληροφοριών
αυτών·
β)ενηµερώνουν τα µητρώα για τις διαβαθµισµένες πληροφορίες ·
γ)ερωτούν περιοδικώς τους συντάκτες των πληροφοριών σχετικά µε
την ανάγκη διατήρησης του χαρακτηρισµού των πληροφοριών.
7.Η τοπική γραµµατεία ∆ΠΕΕ τηρεί µητρώο των ακόλουθων στοιχείων:
α)ηµεροµηνία παραγωγής των διαβαθµισµένων πληροφοριών ·
β)βαθµός ασφαλείας ·
γ)ηµεροµηνία λήξης του χαρακτηρισµού ·
δ)ονοµατεπώνυµο και υπηρεσία του συντάκτη ·
ε)αποδέκτης ή αποδέκτες, µε αύξοντα αριθµό ·
στ)το θέµα ·2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
ζ)αριθµός ·
η)αριθµός των αντιτύπων που έχουν διανεµηθεί ·
θ)απογραφή των διαβαθµισµένων πληροφοριών που υποβάλλονται
στην υπηρεσία ·
ι)µητρώο αποχαρακτηρισµού και υποχαρακτηρισµού διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών.
8.Οι γενικοί κανόνες που προβλέπονται στο τµήµα 21 ισχύουν για την
τοπική γραµµατεία ∆ΠΕΕ της Επιτροπής, εκτός εάν τροποποιούνται
από τους ειδικούς κανόνες του παρόντος τµήµατος.
22.2.Γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
22.2.1.Γενικά
1.Μια κεντρική γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ διασφαλίζει την
καταγραφή, τη διεκπεραίωση και τη διανοµή των εγγράφων ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ σύµφωνα µε τις διατάξεις περί ασφαλείας. Ο προϊσ-
τάµενος της γραµµατείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ είναι ο ελεγκτικός
υπάλληλος γραµµατείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.
2.Η κεντρική γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ λειτουργεί ως η
κύρια αρχή παραλαβής και αποστολής στην Επιτροπή, µε άλλα
θεσµικά όργανα της ΕΕ, διεθνείς οργανισµούς και τρίτα κράτη µε τα
οποία η Επιτροπή έχει συµφωνίες επί διαδικασιών ασφαλείας για την
ανταλλαγή διαβαθµισµένων πληροφοριών.
3.Εφόσον απαιτείται, συγκροτούνται υπογραµµατείες αρµόδιες για την
εσωτερική διαχείριση των εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·οι
υπογραµµατείες τηρούν ενηµερωµένα αρχεία της κυκλοφορίας κάθε
εγγράφου για το οποίο είναι υπεύθυνες.
4.Οι υπογραµµατείες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ συγκροτούνται όπως
προβλέπεται στο τµήµα 22.2.3 για την κάλυψη µακροπρόθεσµων
αναγκών και εξαρτώνται από κεντρική γραµµατεία ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Εάν χρειάζεται µόνον προσωρινή και περιστασιακή
πρόσβαση σε έγγραφα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, τα έγγραφα αυτά
επιτρέπεται να κυκλοφορούν χωρίς να συγκροτείται υπογραµµατεία
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, υπό την προϋπόθεση ότι θεσπίζονται
κανόνες για να εξασφαλίζεται ότι τα έγγραφα αυτά παραµένουν υπό
τον έλεγχο της ενδεδειγµένης γραµµατείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
και ότι τηρούνται όλα τα µέτρα υλικής ασφάλειας και ασφάλειας
προσωπικού.
5.Οι υπογραµµατείες δεν διαβιβάζουν έγγραφα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
απευθείας σε άλλες υπογραµµατείες της ίδιας κεντρικής γραµµατείας
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ χωρίς τη ρητή της άδεια.
6.Όλες οι ανταλλαγές εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ µεταξύ
υπογραµµατειών που δεν υπάγονται στην ίδια κεντρική γραµµατεία
πρέπει να δροµολογούνται µέσω των κεντρικών γραµµατειών ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.
22.2.2.Κεντρική γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
Ως ο ελεγκτικός υπάλληλος, ο προϊστάµενος της κεντρικής γραµµατείας
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ είναι αρµόδιος για:
α)τη διαβίβαση εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ σύµφωνα µε τις
διατάξεις που ορίζονται στο τµήµα 21.3 ·
β)την τήρηση καταλόγου όλων των εξαρτώµενων από αυτόν υπογραµ-
µατειών ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ καθώς και των ονοµάτων και των
υπογραφών των διορισµένων ελεγκτικών υπαλλήλων και των εξου-
σιοδοτηµένων αναπληρωτών τους ·
γ)τη διατήρηση των αποδείξεων από τα µητρώα για όλα τα έγγραφα
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ που διανέµει η κεντρική γραµµατεία ·
δ)τη διατήρηση αρχείου των διατηρούµενων και διανεµόµενων
εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·
ε)την τήρηση ενηµερωµένου καταλόγου όλων των κεντρικών γραµµα-
τειών ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ µε τις οποίες αλληλογραφεί
συνήθως, καθώς και των ονοµάτων και των υπογραφών των διορι-
σµένων ελεγκτικών υπαλλήλων τους και των εξουσιοδοτηµένων
αναπληρωτών τους ·
στ)την υλική διαφύλαξη όλων των εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
που έχει στην κατοχή της η γραµµατεία σύµφωνα µε τους κανονι-
σµούς του τµήµατος 18.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
22.2.3.Υπογραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
Ως ο ελεγκτικός υπάλληλος, ο προϊστάµενος µιας υπογραµµατείας
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ είναι αρµόδιος για:
α)τη διαβίβαση εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ σύµφωνα µε τις
διατάξεις του τµήµατος 21.3 ·
β)την τήρηση ενηµερωµένου καταλόγου όλων των ατόµων που είναι
εξουσιοδοτηµένα να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ υπό τον έλεγχό του ·
γ)τη διανοµή εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ σύµφωνα µε τις
οδηγίες του συντάκτη ή βάσει της αρχής «ανάγκη γνώσης »,αφού
ελέγξει πρώτα ότι ο παραλήπτης διαθέτει την απαιτούµενη διαβάθ-
µιση ασφαλείας ·
δ)την τήρηση ενηµερωµένου αρχείου όλων των εγγράφων ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ τα οποία διατηρούνται ή διανέµονται υπό τον
έλεγχό του ή τα οποία έχουν διαβιβαστεί σε άλλες γραµµατείες
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, και τη διατήρηση όλων των σχετικών
αποδείξεων ·
ε)την τήρηση ενηµερωµένου καταλόγου των γραµµατειών ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ µε τις οποίες του επιτρέπεται να ανταλλάσσει
έγγραφα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, καθώς και των ονοµάτων και τωνυπογραφών των ελεγκτικών υπαλλήλων τους και των εξουσιοδοτη-
µένων αναπληρωτών τους ·
στ)την υλική διαφύλαξη όλων των εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
που έχει στην κατοχή της η υπογραµµατεία σύµφωνα µε τους κανονι-
σµούς του τµήµατος 18.
22.3.Απογραφές και έλεγχοι διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
1.Ανά έκαστο έτος, κάθε γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ που
αναφέρεται στο παρόν τµήµα διεξάγει αναλυτική απογραφή των
εγγράφων ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Ένα έγγραφο θεωρείται εντάξει
εάν η γραµµατεία έχει όντως στην κατοχή της το έγγραφο, ή διαθέτει
απόδειξη παραλαβής από τη γραµµατεία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
στην οποία έχει µεταφερθεί το έγγραφο, πρωτόκολλο καταστροφής
του εγγράφου ή εντολή υποχαρακτηρισµού ή αποχαρακτηρισµού τουεγγράφου. Οι γραµµατείες διαβιβάζουν τα αποτελέσµατα των ετήσιων
απογραφών στο αρµόδιο επί θεµάτων ασφαλείας µέλος της Επιτροπής,
πριν από την 1η Απριλίου κάθε έτους.
2.Οι υπογραµµατείες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ διαβιβάζουν τα αποτελέ-
σµατα της ετήσιας απογραφής τους στην κεντρική γραµµατεία στην
οποία λογοδοτούν, σε ηµεροµηνία την οποία ορίζει η τελευταία.
3.Τα έγγραφα µε διαβάθµιση ΕΕ κατώτερη του ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
υποβάλλονται σε εσωτερικό έλεγχο σύµφωνα µε τις οδηγίες του αρµό-
διου επί θεµάτων ασφαλείας µέλους της Επιτροπής.
4.Οι εργασίες αυτές επιτρέπουν να λαµβάνεται η γνώµη των κατόχων
όσον αφορά:
α)τη δυνατότητα υποχαρακτηρισµού ή αποχαρακτηρισµού ορισµένων
εγγράφων ·
β)τα προς καταστροφή έγγραφα.
22.4.Αρχειοθέτηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
1.Οι ∆ΠΕΕ αποθηκεύονται υπό προϋποθέσεις ανταποκρινόµενες σε όλες
τις απαριθµούµενες στο τµήµα 18 σχετικές απαιτήσεις.
2.Προκειµένου να ελαχιστοποιούνται τα προβλήµατα αποθήκευσης,
επιτρέπεται στους ελεγκτικούς υπαλλήλους όλων των γραµµατειών να
αναπαράγουν σε µικροφίλµ ή να αποθηκεύουν κατ 'άλλο τρόπο σε
µαγνητικό ή οπτικό υπόθεµα προς αρχειοθέτηση έγγραφα µε διαβάθ-
µιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, εφόσον:
α)οι εργασίες παραγωγής µικροφίλµ ή αποθήκευσης εκτελούνται
από προσωπικό µε ισχύουσα διαβάθµιση για τον αντίστοιχο ενδε-
δειγµένο βαθµό ασφαλείας ·
β)το υπόθεµα µικροφίλµ /αποθήκευσης προστατεύεται εξίσου
ασφαλώς όπως και τα πρωτότυπα έγγραφα ·
γ)η παραγωγή µικροφίλµ /αποθήκευση των εγγράφων ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ γνωστοποιείται στο συντάκτη ·2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
δ)οι ρόλοι φωτογραφικής ταινίας ή οι άλλοι τύποι υποθέµατος
περιέχουν µόνον έγγραφα µε την ίδια διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ·
ε)η αναπαραγωγή σε µικροφίλµ /αποθήκευση ενός εγγράφου ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ αναφέρεται σαφώς στο
µητρώο που χρησιµοποιείται για την ετήσια απογραφή ·
στ)τα πρωτότυπα έγγραφα, από τα οποία παρήχθησαν µικροφίλµ ή τα
οποία αποθηκεύθηκαν κατ 'άλλον τρόπο, καταστρέφονται σύµφωνα
µε τους κανόνες που παρατίθενται στο τµήµα 22.5.
3.Οι κανόνες αυτοί εφαρµόζονται και σε κάθε άλλη επιτρεπόµενη
µορφή αποθήκευσης, όπως ηλεκτροµαγνητικά υποθέµατα και δίσκοι
οπτικής ανάγνωσης.
22.5.Καταστροφή διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ
1.Για να αποφεύγεται η περιττή συσσώρευση διαβαθµισµένων εγγράφων
ΕΕ, όσα έγγραφα είναι πεπαλαιωµένα και, κατά τη γνώµη του προϊστα-
µένου της υπηρεσίας στην κατοχή της οποίας ευρίσκονται,
πλεονάζουν, καταστρέφονται το συντοµότερο δυνατό ως εξής:
α)τα έγγραφα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ καταστρέφονται µόνον από
την αρµόδια για τη διαβάθµιση αυτή κεντρική γραµµατεία. Κάθε
καταστρεφόµενο έγγραφο πρέπει να καταγράφεται σε πρωτόκολλο
καταστροφής, το οποίο υπογράφεται από τον ελεγκτικό υπάλληλο
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και από τον υπάλληλο ο οποίος παρί-
σταται κατά την καταστροφή και ο οποίος πρέπει να έχει
διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Σχετική σηµείωση καταχω-
ρείται στο βιβλίο ηµερολογίου ·
β)η γραµµατεία διατηρεί τα πρωτόκολλα καταστροφής, µαζί µε τα
φύλλα διανοµής, επί δέκα έτη. Αντίγραφά τους αποστέλλονται στο
συντάκτη ή στην αρµόδια κεντρική γραµµατεία µόνον όταν
ζητούνται ρητώς ·
γ)τα έγγραφα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, καθώς και η πάσης φύσεως
διαβαθµισµένη φύρα που προκύπτει από τη σύνταξη εγγράφων
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, όπως κακέκτυπα αντίγραφα, σχέδια
εγγράφων, δακτυλογραφηµένα σηµειώµατα και δισκέτες Η /Υ, κατα-
στρέφονται υπό την επίβλεψη ελεγκτικού υπαλλήλου γραµµατείας
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, µε καύση, πολτοποίηση, θρυµµατισµό
µε ψαλίδισµα ή καθ 'οιονδήποτε άλλο τρόπο που τα µετατρέπει σε
µη αναγνωρίσιµη και µη ανασυστάσιµη µορφή.
2.Τα έγγραφα ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ καταστρέφονται από την αρµόδια για τη
διαβάθµιση αυτή γραµµατεία, υπό την επίβλεψη ατόµου µε ανάλογη
διαβάθµιση ασφαλείας, µε µια από τις µεθόδους που αναφέρονται
στην παράγραφο 1 στοιχείο γ). Τα καταστρεφόµενα έγγραφα
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ καταγράφονται σε υπογραφόµενο πρωτόκολλο κατα-
στροφής το οποίο διατηρείται από τη γραµµατεία, µαζί µε τα έντυπα
διανοµής, επί τρία τουλάχιστον έτη.
3.Τα έγγραφα ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ καταστρέφονται από την αρµόδια
για τη διαβάθµιση αυτή γραµµατεία, υπό την επίβλεψη ατόµου µε
ανάλογη διαβάθµιση ασφαλείας, µε µια από τις µεθόδους που αναφέ-
ρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο γ). Η καταστροφή τους
καταγράφεται σύµφωνα µε τις οδηγίες του αρµόδιου επί θεµάτων
ασφαλείας µέλους της Επιτροπής.
4.Τα έγγραφα ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ καταστρέφονται από την
αρµόδια για τη διαβάθµιση αυτή γραµµατεία ή από το χρήστη,
σύµφωνα µε τις οδηγίες του αρµόδιου επί θεµάτων ασφαλείας µέλους
της Επιτροπής.
22.6.Καταστροφή σε καταστάσεις ανάγκης
1.Οι υπηρεσίες της Επιτροπής καταρτίζουν σχέδια, βάσει των τοπικών
συνθηκών, για τη διασφάλιση του διαβαθµισµένου υλικού ΕΕ σε
περίπτωση κρίσης, τα οποία περιλαµβάνουν, εφόσον απαιτείται,
σχέδια καταστροφής και εκκένωσης σε κατάσταση ανάγκης. Η
Επιτροπή εκδίδει τις οδηγίες που κρίνονται αναγκαίες ώστε να µην
περιπέσουν διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ εις χείρας µη εξουσιο-
δοτηµένων ατόµων.
2.Οι ρυθµίσεις για τη διασφάλιση ή /και καταστροφή του υλικού
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ σε περίπτωση κρίσης δεν
πρέπει ποτέ να επηρεάζουν αρνητικά τη διασφάλιση ή την κατα-
στροφή υλικού ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, συµπεριλαµβανοµένου του
κρυπτογραφικού εξοπλισµού, η µεταχείριση του οποίου έχει προτε-
ραιότητα έναντι κάθε άλλης εργασίας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
3.Τα προς λήψη µέτρα για τη διασφάλιση και την καταστροφή του
κρυπτογραφικού εξοπλισµού σε κατάσταση ανάγκης καλύπτονται από
ειδικές οδηγίες.
4.Οι οδηγίες χρειάζεται να είναι επί τόπου διαθέσιµες εντός σφραγι-
σµένου φακέλου. Πρέπει να υπάρχουν διαθέσιµα µέσα /εργαλεία για
την καταστροφή.
23.ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΕΙ∆ΙΚΕΣ ΣΥΝΕ∆ΡΙΑΣΕΙΣ ΠΡΑΓΜΑ-
ΤΟΠΟΙΟΥΜΕΝΕΣ ΕΚΤΟΣ ΤΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ,
ΣΤΙΣ ΟΠΟΙΕΣ ΕΜΠΛΕΚΟΝΤΑΙ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟ-
ΡΙΕΣ ΕΕ
23.1.Γενικά
Όταν πραγµατοποιούνται συνεδριάσεις της Επιτροπής ή άλλες σηµαν-
τικές συνεδριάσεις εκτός των γραφείων της Επιτροπής και εφόσον
δικαιολογείται από ιδιαίτερες απαιτήσεις ασφαλείας λόγω της ιδιαίτερης
ευαισθησίας των προς συζήτηση θεµάτων ή πληροφοριών, λαµβάνονται
τα κατωτέρω περιγραφόµενα µέτρα ασφαλείας. Τα µέτρα αυτά αφορούν
µόνον την προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ ·ενδέχεται
να απαιτείται προγραµµατισµός και άλλων µέτρων ασφαλείας.
23.2.Αρµοδιότητες
23.2.1.Γραφείο Ασφαλείας της Επιτροπής
Το Γραφείο Ασφαλείας της Επιτροπής συνεργάζεται µε τις αρµόδιες
αρχές του κράτους µέλους όπου πραγµατοποιείται µια συνεδρίαση
(κράτος µέλος υποδοχής)ώστε να κατοχυρώνεται η ασφάλεια των συνε-
δριάσεων της Επιτροπής ή άλλων σηµαντικών συνεδριάσεων, και για την
ασφάλεια των µελών και του προσωπικού της αντιπροσωπείας. Όσον
αφορά την προστασία της ασφάλειας, το γραφείο ασφαλείας εξασφαλίζει
συγκεκριµένα ότι:
α)καταρτίζονται σχέδια για την αντιµετώπιση απειλών κατά της
ασφάλειας και σχετικών µε την ασφάλεια επεισοδίων, όπου τα
σχετικά µέτρα καλύπτουν ιδίως την ασφαλή φύλαξη των διαβαθµι-
σµένων εγγράφων ΕΕ στα γραφεία ·
β)λαµβάνονται µέτρα για να παρέχεται πρόσβαση στο σύστηµα
επικοινωνιών της Επιτροπής για την παραλαβή και τη διαβίβαση
διαβαθµισµένων µηνυµάτων ΕΕ. Θα ζητείται από το κράτος µέλος
υποδοχής να παρέχει πρόσβαση σε ασφαλή τηλεφωνικά συστήµατα.
Το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής λειτουργεί ως σύµβουλος ασφα-
λείας κατά την προετοιµασία της συνεδρίασης ·θα πρέπει να
εκπροσωπείται εκεί για να υποβοηθεί και συµβουλεύει τον υπεύθυνο
ασφαλείας της συνεδρίασης (ΥΑΣ)και τις αντιπροσωπείες εφόσον απαι-
τείται.
Κάθε αντιπροσωπεία που συµµετέχει σε συνεδρίαση θα κληθεί να ορίσει
έναν υπεύθυνο ασφαλείας, ο οποίος θα είναι αρµόδιος για την αντιµετώ-
πιση θεµάτων ασφαλείας εντός της αντιπροσωπείας του και θα αποτελεί
τον σύνδεσµο µε τον υπεύθυνο ασφαλείας της συνεδρίασης, καθώς και µε
τον εκπρόσωπο του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής, όπως απαιτείται.
23.2.2.Υπεύθυνος ασφαλείας της συνεδρίασης (ΥΑΣ)
Ορίζεται υπεύθυνος ασφαλείας της συνεδρίασης, αρµόδιος για τη γενική
προετοιµασία και τον έλεγχο των γενικών εσωτερικών µέτρων ασφαλείας
και για το συντονισµό µε τις υπόλοιπες οικείες υπηρεσίες ασφαλείας. Τα
µέτρα που λαµβάνει ο ΥΑΣ αφορούν κατά κανόνα:
α)προστατευτικά µέτρα στον τόπο της συνεδρίασης, ώστε να διασφαλί-
ζεται ότι η συνεδρίαση διεξάγεται χωρίς επεισόδια ικανά να
απειλήσουν την ασφάλεια τυχόν διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
που πιθανώς να χρησιµοποιηθούν κατά τη συνεδρίαση αυτή ·
β)τον έλεγχο του προσωπικού που επιτρέπεται να έχει πρόσβαση στο
χώρο της συνεδρίασης, στους χώρους των αντιπροσωπειών και στις
αίθουσες συνεδριάσεων, και τον έλεγχο του τυχόν εξοπλισµού ·
γ)µόνιµο συντονισµό µε τις αρµόδιες αρχές του κράτους µέλους
υποδοχής και µε το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής ·
δ)την προσθήκη οδηγιών ασφαλείας στο φάκελο της συνεδρίασης,
λαµβάνοντας δεόντως υπόψη τις απαιτήσεις που προβλέπονται από
τους παρόντες κανόνες ασφαλείας και κάθε άλλης οδηγίας που
κρίνεται αναγκαία.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
23.3.Μέτρα ασφαλείας
23.3.1.Περιοχές ασφαλείας
∆ηµιουργούνται οι ακόλουθοι χώροι ασφαλείας:
α)ένας χώρος ασφαλείας κατηγορίας II,αποτελούµενος από µια αίθουσα
σύνταξης, τα γραφεία της Επιτροπής και µηχανήµατα αναπαραγωγής
εγγράφων, καθώς και τα γραφεία των αντιπροσωπειών εφόσον είναι
σκόπιµο ·
β)ένας χώρος ασφαλείας κατηγορίας I,αποτελούµενος από την αίθουσα
συνεδριάσεων και τους θαλάµους των διερµηνέων και των µηχανικών
ήχου·
γ)διοικητικοί χώροι, αποτελούµενοι από την αίθουσα τύπου και τα µέρη
του τόπου της συνεδρίασης τα οποία χρησιµοποιούνται για διοικη-
τικές εργασίες, εστίαση και κατάλυµα, και το χώρο που γειτνιάζει
άµεσα µε το Κέντρο Τύπου και τον τόπο της συνεδρίασης.
23.3.2.Άδειες εισόδου
Ο ΥΑΣ εκδίδει τις κατάλληλες ειδικές ταυτότητες που ζητούν οι αντι-
προσωπείες, ανάλογα µε τις ανάγκες τους. Εφόσον απαιτείται, είναι
δυνατόν να γίνεται διάκριση όσον αφορά την πρόσβαση στους διάφορους
χώρους ασφαλείας.
Οι οδηγίες ασφαλείας της συνεδρίασης θα πρέπει να απαιτούν από όλους
τους ενδιαφεροµένους να φέρουν πάντοτε και εµφανώς την ειδική τους
ταυτότητα εντός του χώρου της συνεδρίασης, ώστε να µπορούν να ελέγ-
χονται από το προσωπικό ασφαλείας.
Εκτός από τους εφοδιασµένους µε την ειδική ταυτότητα συµµετέχοντες,
στο χώρο της συνεδρίασης επιτρέπεται η είσοδος σε όσο γίνεται λιγό-
τερα άτοµα. Ο ΥΑΣ επιτρέπει στις εθνικές αντιπροσωπείες να δέχονται
επισκέπτες κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης µόνο εφόσον το ζητήσουν.
Στους επισκέπτες θα πρέπει να χορηγείται ειδική ταυτότητα επισκέπτη.
Προς τούτο, συµπληρώνεται ειδικό έντυπο µε το ονοµατεπώνυµο του
επισκέπτη και το ονοµατεπώνυµο του ατόµου που επισκέπτεται. Οι
επισκέπτες πρέπει να συνοδεύονται πάντα από φύλακα ή από το άτοµο
που επισκέπτονται. Το έντυπο άδειας εισόδου επισκέπτη φέρεται από το
άτοµο που συνοδεύει τον επισκέπτη, το οποίο και το επιστρέφει, µαζί µε
την ειδική ταυτότητα επισκέπτη, στο προσωπικό ασφαλείας κατά την
αποχώρηση του επισκέπτη από το χώρο της συνεδρίασης.
23.3.3.Έλεγχος φωτογραφικού και ακουστικού εξοπλισµού
Στο χώρο ασφαλείας κατηγορίας Ι απαγορεύεται να εισέρχονται µηχανές
λήψης εικόνων ή ηχογράφησης, πλην του εξοπλισµού των φωτογράφων
και των µηχανικών ήχου που είναι δεόντως εξουσιοδοτηµένοι από τον
ΥΑΣ.
23.3.4.Έλεγχος χαρτοφυλάκων, φορητών υπολογιστών και δεµάτων
Οι κάτοχοι άδειας εισόδου στους οποίους επιτρέπεται η πρόσβαση σε
χώρο ασφαλείας µπορούν κανονικά να φέρουν µαζί τους χαρτοφύλακες
και φορητούς υπολογιστές (µε δική τους πηγή ηλεκτρισµού)χωρίς
έλεγχο. Όσον αφορά τα δέµατα για τις αντιπροσωπείες, οι αντιπροσω-
πείες επιτρέπεται να τα παραλαµβάνουν αφού είτε επιθεωρηθούν από
τον υπάλληλο ασφαλείας της αντιπροσωπείας, είτε εξεταστούν µε ειδικό
µηχάνηµα, είτε ανοιχθούν προς επιθεώρηση από το προσωπικό ασφα-
λείας. Εάν ο ΥΑΣ το κρίνει αναγκαίο, είναι δυνατόν να λαµβάνονται
αυστηρότερα µέτρα για την επιθεώρηση των χαρτοφυλάκων και των
δεµάτων.
23.3.5.Τεχνική ασφάλεια
Η αίθουσα συνεδριάσεων µπορεί να καθίσταται τεχνικώς ασφαλής από
οµάδα τεχνικής ασφάλειας, η οποία µπορεί να διενεργεί και ηλεκτρονική
επιτήρηση κατά τη συνεδρίαση.
23.3.6.Έγγραφα των αντιπροσωπειών
Οι αντιπροσωπείες είναι υπεύθυνες για τη µεταφορά διαβαθµισµένων
εγγράφων ΕΕ από και προς τις συνεδριάσεις. Οι αντιπροσωπείες είναι
επίσης υπεύθυνες για τον έλεγχο και την ασφάλεια των ανωτέρω
εγγράφων κατά τη χρήση τους στους διατεθέντες σε αυτές χώρους. Είναι
δυνατόν να ζητείται η βοήθεια του κράτους µέλους υποδοχής για τη2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
µεταφορά διαβαθµισµένων εγγράφων από και προς το χώρο της συνε-
δρίασης.
23.3.7.Ασφαλής φύλαξη των εγγράφων
Εάν η Επιτροπή ή οι αντιπροσωπείες δεν µπορούν να αποθηκεύσουν τα
διαβαθµισµένα έγγραφά τους σύµφωνα µε τα εγκεκριµένα πρότυπα,
µπορούν να παραδώσουν τα έγγραφα αυτά, κλεισµένα µέσα σε σφραγι-
σµένους φακέλους, στον υπεύθυνο ασφαλείας της συνεδρίασης, έναντι
αποδείξεως, ώστε ο υπάλληλος αυτός να µπορεί να τα αποθηκεύει
σύµφωνα µε τα εγκεκριµένα πρότυπα.
23.3.8.Επιθεώρηση γραφείων
Ο υπεύθυνος ασφαλείας της συνεδρίασης φροντίζει για την επιθεώρηση
των γραφείων της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών στο τέλος κάθε
ηµέρας εργασίας ώστε να βεβαιώνεται ότι όλα τα διαβαθµισµένα έγγραφα
ΕΕ διατηρούνται σε ασφαλή χώρο. Σε αντίθετη περίπτωση, λαµβάνει τα
ενδεδειγµένα µέτρα.
23.3.9.∆ιάθεση διαβαθµισµένων απορριµµάτων ΕΕ
Όλα τα απορρίµµατα αντιµετωπίζονται ως διαβαθµισµένο υλικό ΕΕ, οι δε
κάλαθοι ή σάκοι αχρήστων θα πρέπει να παραδίδονται στην Επιτροπή
και στις αντιπροσωπείες προς διάθεση. Πριν εγκαταλείψουν τους
διατεθέντες χώρους, η Επιτροπή και οι αντιπροσωπείες παραδίδουν τα
απορρίµµατά τους στον υπεύθυνο ασφαλείας της συνεδρίασης, ο οποίος
φροντίζει για την καταστροφή τους κατά τα κεκανονισµένα.
Μετά το πέρας της συνεδρίασης, όλα τα έγγραφα που ευρίσκονται στην
κατοχή της Επιτροπής ή των αντιπροσωπειών, αλλά δεν χρειάζονται
πλέον, πρέπει να αντιµετωπίζονται ως απορρίµµατα. Πριν αρθούν τα
µέτρα ασφαλείας που εφαρµόζονται κατά τη συνεδρίαση, πρέπει να ερευ-
νώνται διεξοδικά οι χώροι της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών. Τα
έγγραφα για τα οποία έχει χορηγηθεί υπογεγραµµένη απόδειξη πρέπει,
στο µέτρο του εφικτού, να καταστρέφονται σύµφωνα µε το τµήµα 22.5.
24.ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ∆ΙΑΡΡΟΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙ-
ΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ
24.1.Ορισµοί
Παραβίαση της ασφάλειας συµβαίνει ως αποτέλεσµα µιας πράξης ή µιας
παράλειψης αντίθετης προς διάταξη περί ασφαλείας της Επιτροπής, µε
την οποία τίθενται σε κίνδυνο ή διαρρέουν διαβαθµισµένες πληροφορίες
ΕΕ.
∆ιαρροή διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ συµβαίνει όταν οι πληροφο-
ρίες αυτές έχουν καταλήξει εξ ολοκλήρου ή εν µέρει εις χείρας µη
εξουσιοδοτηµένων προσώπων, δηλαδή προσώπων που είτε δεν διαθέτουν
την κατάλληλη διαβάθµιση ασφαλείας είτε δεν έχουν την απαραίτητη
«ανάγκη γνώσης »,ή όταν θεωρείται πιθανό να έχει συµβεί κάτι τέτοιο.
Οι διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ µπορούν να διαρρεύσουν ως αποτέ-
λεσµα απροσεξίας, αµέλειας ή ακριτοµυθίας καθώς και ως συνέπεια των
δραστηριοτήτων υπηρεσιών που έχουν ως στόχο την ΕΕ ή τα κράτη µέλη
της, όσον αφορά τις διαβαθµισµένες πληροφορίες και δραστηριότητες
ΕΕ, ή ανατρεπτικών οργανώσεων.
24.2.Αναφορά παραβιάσεων της ασφάλειας
Όλα τα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να χειρίζονται διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ πρέπει να έχουν ενηµερωθεί διεξοδικά για τις ευθύνες
τους επί του θέµατος αυτού. Οφείλουν να αναφέρουν πάραυτα οποιαδή-
ποτε παραβίαση της ασφάλειας υποπέσει στην αντίληψή τους.
Όταν ένας τοπικός υπεύθυνος ασφαλείας ή υπεύθυνος ασφαλείας της
συνεδρίασης ανακαλύπτει ή πληροφορείται παραβίαση της ασφάλειας
σχετικά µε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ ή απώλεια ή εξαφάνιση
διαβαθµισµένου υλικού ΕΕ, λαµβάνει εγκαίρως µέτρα προκειµένου να:
α)διασφαλίζει τα αποδεικτικά στοιχεία ·
β)βεβαιώνει τα πραγµατικά περιστατικά ·
γ)εκτιµά και να ελαχιστοποιεί την προξενηθείσα ζηµία ·
δ)προλαµβάνει την επανάληψη ·
ε)ειδοποιεί τις ενδεδειγµένες αρχές για τις συνέπειες της παραβίασης
της ασφάλειας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
Στο πλαίσιο αυτό, παρέχονται τα ακόλουθα στοιχεία:
i)µια περιγραφή των συγκεκριµένων πληροφοριών, καθώς και η
διαβάθµισή τους, ο αριθµός του εγγράφου ή αντιγράφου, η
ηµεροµηνία, ο συντάκτης τους, το θέµα τους και το πεδίο εφαρ-
µογής τους,
ii)µια συνοπτική περιγραφή των περιστάσεων παραβίασης της
ασφάλειας, καθώς και η ηµεροµηνία και το διάστηµα κατά το
οποίο οι πληροφορίες ήταν εκτεθειµένες σε κίνδυνο διαρροής ·
iii)µια δήλωση για το κατά πόσον έχει ενηµερωθεί ο συντάκτης τους.
Αποτελεί καθήκον κάθε αρχής ασφαλείας, µόλις ειδοποιηθεί για µια
τέτοια παραβίαση της ασφάλειας, να αναφέρει το γεγονός πάραυτα στο
γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής.
Οι περιπτώσεις που αφορούν πληροφορίες ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ
ΕΕ αναφέρονται µόνο όταν παρουσιάζουν ασυνήθιστα χαρακτηριστικά.
Το αρµόδιο επί θεµάτων ασφαλείας µέλος της Επιτροπής, µόλις πληρο-
φορηθεί µια παραβίαση της ασφάλειας:
α)ενηµερώνει την αρχή από όπου προήλθαν οι υπόψη διαβαθµισµένες
πληροφορίες ·
β)δίνει εντολή στις αρµόδιες αρχές ασφαλείας να διεξαγάγουν έρευνες ·
γ)συντονίζει τις έρευνες όταν υπεισέρχονται πλείονες αρχές ασφαλείας ·
δ)φροντίζει να του υποβληθεί έκθεση για τις περιστάσεις της παρα-
βίασης, την ηµεροµηνία ή την περίοδο κατά την οποία ενδεχοµένως
συνέβη και αποκαλύφθηκε, µε λεπτοµερή περιγραφή του περιεχο-
µένου και της διαβάθµισης του εµπλεκόµενου υλικού. Στην έκθεση
αναφέρονται επίσης η ζηµία την οποία υπέστησαν τα συµφέροντα
της ΕΕ ή ενός ή περισσοτέρων κρατών µελών της και οι ενέργειες
που έγιναν για την αποτροπή επανάληψης του συµβάντος.
Η αρχή που ανακάλυψε την παραβίαση ενηµερώνει τους αποδέκτες των
πληροφοριών και δίνει τις κατάλληλες οδηγίες.
24.3.∆ικαστικές ενέργειες
Κάθε µεµονωµένο άτοµο υπεύθυνο για τη διαρροή διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ υπόκειται σε πειθαρχική δίωξη σύµφωνα µε τους
οικείους κανόνες και κανονισµούς, ειδικότερα τον τίτλο VIτου κανονι-
σµού υπηρεσιακής κατάστασης. Η δίωξη αναλαµβάνεται µε την
επιφύλαξη τυχόν περαιτέρω δικαστικών ενεργειών.
Στις περιπτώσεις που ενδείκνυται, µε βάση την αναφερόµενη στο τµήµα
24.2 έκθεση, το αρµόδιο επί θεµάτων ασφαλείας µέλος της Επιτροπής
λαµβάνει όλα τα αναγκαία µέτρα ώστε να επιτρέψει στις αρµόδιες
εθνικές αρχές να κινήσουν διαδικασίες ποινικής δίωξης.
25.ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ∆ΙΑΚΙ-
ΝΟΥΜΕΝΩΝ ΣΕ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ
ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ
25.1.Εισαγωγή
25.1.1.Γενικά
Η ασκούµενη πολιτική και οι απαιτήσεις ασφαλείας ισχύουν για όλα τα
συστήµατα και δίκτυα επικοινωνιών και πληροφορικής (εφεξής αποκα-
λούµενα «συστήµατα »)στα οποία διακινούνται πληροφορίες µε
διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη. Ισχύουν συµπληρωµα-
τικώς προς την απόφαση C(95) 1510 τελικό της Επιτροπής της 23ης
Νοεµβρίου 1995 για την προστασία των συστηµάτων πληροφορικής.
Τα συστήµατα στα οποία διακινούνται πληροφορίες ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ επίσης απαιτείται να καλύπτονται από µέτρα ασφαλείας
ώστε να προστατεύεται ο εµπιστευτικός χαρακτήρας των πληροφοριών
αυτών. Όλα τα συστήµατα πρέπει να καλύπτονται από µέτρα ασφαλείας
ώστε να προστατεύονται η ακεραιότητα και η διαθεσιµότητα αυτών των
συστηµάτων και των πληροφοριών τις οποίες περιέχουν.
Η ασκούµενη από την Επιτροπή πολιτική ασφαλείας στην πληροφορική
συνίσταται στα εξής:
—αποτελεί αναπόσπαστο µέρος της ασφάλειας γενικότερα, συµπλη-
ρώνει δε όλα τα στοιχεία της ασφάλειας πληροφοριών, ασφάλειας
προσώπων και υλικής ασφάλειας ·2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
—προβλέπει κατανοµή ευθυνών µεταξύ των ιδιοκτητών τεχνικών
συστηµάτων, των ιδιοκτητών ∆ΠΕΕ οι οποίες είναι αποθηκευµένες ή
διακινούνται σε τεχνικά συστήµατα, των ειδηµόνων επί θεµάτων
ασφαλείας και των χρηστών συστηµάτων πληροφορικής ·
—δίνει περιγραφή των αρχών που διαπνέουν την ασφάλεια και των
απαιτήσεων εκάστου συστήµατος πληροφορικής ·
—προβλέπει την έγκριση των ανωτέρων αρχών και απαιτήσεων, από
οριζόµενη αρχή ·
—συνεκτιµά τις ειδικές απειλές και τα τρωτά σηµεία στο χώρο της
πληροφορικής.
25.1.2.Απειλές κατά των συστηµάτων και τρωτά σηµεία τους
Ως απειλή ορίζεται η λανθάνουσα ευκαιρία τυχαίας ή εσκεµµένης διακιν-
δύνευσης της ασφάλειας. Στην περίπτωση των συστηµάτων, η εν λόγω
διακινδύνευση συνεπάγεται απώλεια µίας ή περισσότερων από τις
ιδιότητες της εµπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσι-
µότητας. Ως τρωτό σηµείο ορίζεται µια αδυναµία ή έλλειψη ελέγχων
που διευκολύνει ή καθιστά δυνατή την ενεργοποίηση µιας απειλής εις
βάρος συγκεκριµένου περιουσιακού στοιχείου ή στόχου.
Οι διαβαθµισµένες ή αδιαβάθµιστες πληροφορίες ΕΕ που διακινούνται
στα συστήµατα υπό συµπυκνωµένη µορφή µε σκοπό την ταχεία
ανάκτηση, κοινοποίηση και χρήση είναι εκτεθειµένες σε πολλές
απειλές. Στις απειλές αυτές περιλαµβάνεται η πρόσβαση µη εξουσιο-
δοτηµένων χρηστών στις πληροφορίες ή, αντιστρόφως, η άρνηση
πρόσβασης στους εξουσιοδοτηµένους χρήστες. Υπάρχουν επίσης οι
κίνδυνοι κοινολόγησης άνευ αδείας, αλλοίωσης, τροποποίησης ή
διαγραφής των πληροφοριών. Επί πλέον, τα χρησιµοποιούµενα πολύ-
πλοκα και ενίοτε εύθραυστα µηχανήµατα είναι δαπανηρά και συχνά
δύσκολο να επιδιορθωθούν ή να αντικατασταθούν ταχέως.
25.1.3.Κύριος σκοπός των µέτρων ασφαλείας
Ο κύριος σκοπός των µέτρων ασφαλείας που αναφέρονται στο παρόν
τµήµα συνίσταται στην παροχή προστασίας από το ενδεχόµενο άνευ
αδείας κοινολόγησης διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ (απώλεια εµπι-
στευτικού χαρακτήρα)καθώς και απώλειας της ακεραιότητας και της
διαθεσιµότητας των πληροφοριών. Για την επίτευξη επαρκούς προστα-
σίας της ασφάλειας συστήµατος που διακινεί διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ, από το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής καθορίζονται
τα κατάλληλα πρότυπα συµβατικής ασφάλειας καθώς και ενδεδειγµένες
ειδικές διαδικασίες και τεχνικές ασφαλείας σχεδιασµένες ειδικώς για
κάθε σύστηµα.
25.1.4.∆ήλωση απαιτήσεων ασφαλείας ανταποκρινόµενων στο ιδιαίτερο
σύστηµα( SSRS)
Για όλα τα συστήµατα που διακινούν πληροφορίες µε διαβάθµιση ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη απαιτείται να εκδίδεται δήλωση
απαιτήσεων ασφαλείας ανταποκρινόµενων στο ιδιαίτερο σύστηµα ( SSRS)
από τον ιδιοκτήτη τεχνικών συστηµάτων ( TSO, βλέπε τµήµα 25.3.4)και
τον ιδιοκτήτη πληροφοριών (βλέπε τµήµα 25.3.5), σε συνεργασία µε
εισηγήσεις και βοήθεια, όπως απαιτείται, από το προσωπικό του σχεδίου
και το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής (ως αρχής INFOSEC - ΙΑ, βλέπε
τµήµα 25.3.3), η οποία έχει λάβει την έγκριση της αρχής διαπίστευσης
της ασφάλειας (Α∆Α, βλέπε τµήµα 25.3.2).
Απαιτείται µια SSRS και στις περιπτώσεις όπου η διαθεσιµότητα και
ακεραιότητα των πληροφοριών µε διαβάθµιση ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ ή χωρίς διαβάθµιση κρίνεται καίριας σηµασίας από την
αρχή διαπίστευσης της ασφάλειας (Α∆Α).
ΗSSRS διατυπώνεται το συντοµότερο µετά την έναρξη σύλληψης ενός
σχεδίου και αναπτύσσεται και ενισχύεται ανάλογα µε την εξέλιξή του,
εκπληρώνοντας διαφορετικούς ρόλους κατά τα διάφορα στάδια του
κύκλου ζωής του σχεδίου και του συστήµατος.
25.1.5.Επίπεδα ασφάλειας της λειτουργίας
Όλα τα συστήµατα στα οποία διακινούνται πληροφορίες µε διαβάθµιση
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη πρέπει να έχουν διαπιστευθεί για να
λειτουργούν σε ένα ή, όταν αυτό δικαιολογείται από τις απαιτήσεις
λειτουργίας σε διαφορετικά χρονικά διαστήµατα, σε περισσότερα από
ένα, από τα ακόλουθα επίπεδα ασφαλείας, ή τα εθνικά τους ισοδύναµα:
α)απόλυτο
β)υψηλό και2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
γ)πολλαπλό.
25.2.Ορισµοί
Ως«διαπίστευση »νοείται η άδεια και η έγκριση που χορηγείται σε ένα
σύστηµα να επεξεργάζεται διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ στο λειτουρ-
γικό του περιβάλλον.
Σηµείωση:Η διαπίστευση αυτή πρέπει να διενεργείται αφού πρώτα εφαρµοστούν
όλες οι ενδεδειγµένες διαδικασίες ασφαλείας και έχει επιτευχθεί ικανο-
ποιητικό επίπεδο προστασίας των πόρων του συστήµατος. Η διαπίστευση
θα πρέπει κανονικά να διενεργείται βάσει της SSRS στην οποία περι-
λαµβάνονται και τα εξής:
α)δήλωση για το στόχο της διαπίστευσης του συστήµατος ·συγκεκρι-
µένα, ποιο( -α)επίπεδο( -α)διαβάθµισης πληροφοριών πρόκειται να
εφαρµοστεί( -ούν)σε αυτό και ποιο( -α)είναι το (τα)προτεινόµενο( -
α)επίπεδο( -α)ασφάλειας της λειτουργίας του συστήµατος ή του
δικτύου ·
β)εκπόνηση µιας έκθεσης διαχείρισης κινδύνου, στην οποία καθορί-
ζονται οι απειλές και τα τρωτά σηµεία καθώς και τα µέτρα για την
αντιµετώπισή τους ·
γ)οι λειτουργικές διαδικασίες ασφάλειας στις οποίες περιλαµβάνονται
µια αναλυτική περιγραφή των προτεινόµενων λειτουργιών (π.χ.
τρόποι λειτουργίας, υπηρεσίες προς παροχή)και µια περιγραφή των
χαρακτηριστικών ασφαλείας του συστήµατος βάσει των οποίων παρέ-
χεται η διαπίστευση ·
δ)το σχέδιο εφαρµογής και συντήρησης των χαρακτηριστικών ασφα-
λείας·
ε)το σχέδιο για την αρχική και τις επακόλουθες δοκιµές της ασφάλειας
του συστήµατος ή του δικτύου, την αξιολόγησή της και την πιστο-
ποίησή της και
στ)την πιστοποίηση, όπου απαιτείται, από κοινού µε άλλα στοιχεία της
διαπίστευσης.
Ως«κεντρικός υπεύθυνος ασφαλείας πληροφοριών » (CISO) νοείται ο
υπάλληλος µιας κεντρικής υπηρεσίας πληροφορικής που συντονίζει και
επιβλέπει µέτρα ασφαλείας για συγκεντρωτικώς οργανωµένα συστήµατα.
Ως«πιστοποίηση »νοείται η έκδοση επίσηµης δήλωσης, βασισµένης σε
ανεξάρτητη εξέταση της διεξαγωγής και των αποτελεσµάτων µιας αξιο-
λόγησης, για τον βαθµό στον οποίο ένα σύστηµα πληροί τις απαιτήσεις
ασφαλείας ή ένα προϊόν ασφάλειας των υπολογιστών τις προκαθορι-
σµένες προδιαγραφές ασφαλείας.
Ως«ασφάλεια επικοινωνιών » (COMSEC) νοείται η εφαρµογή µέτρων
ασφάλειας στις τηλεπικοινωνίες ώστε να εµποδιστεί η πρόσβαση µη
εξουσιοδοτηµένων προσώπων σε σηµαντικές πληροφορίες οι οποίεςενδέχεται να προκύψουν από την κατοχή και µελέτη τέτοιων τηλεπι-
κοινωνιών, ή προκειµένου να διασφαλισθεί η γνησιότητα των
τηλεπικοινωνιών αυτών.
Σηµείωση:Στα µέτρα αυτά περιλαµβάνονται µέτρα για την ασφάλεια της
κρυπτογράφησης, των διαβιβάσεων και των εκποµπών ·επίσης, περι-
λαµβάνονται µέτρα για την ασφάλεια των διαδικασιών, του υλικού, του
προσωπικού, των εγγράφων και των υπολογιστών.
Ως«ασφάλεια υπολογιστών » (COMPUSEC) νοείται η εφαρµογή µέτρων
προστασίας των χαρακτηριστικών ασφαλείας του υλικού, του υλικολογι-
σµικού και του λογισµικού σε σύστηµα υπολογιστών ώστε να υπάρχει
προστασία έναντι, ή πρόληψη, κοινολόγησης άνευ αδείας, αλλοίωσης,
τροποποίησης /διαγραφής πληροφοριών ή άρνησης εξυπηρέτησης.
Ως«προϊόν ασφάλειας υπολογιστών »νοείται ένα γενικό στοιχείο
ασφάλειας των υπολογιστών, που προορίζεται να ενσωµατώνεται σε
σύστηµα πληροφορικής για την ενίσχυση ή την εξασφάλιση της εµπι-
στευτικότητας, της ακεραιότητας ή της διαθεσιµότητας των
διακινούµενων πληροφοριών.
Ως«απόλυτο επίπεδο ασφάλειας της λειτουργίας »νοείται το επίπεδο
λειτουργίας στο οποίο ΟΛΑ τα µεµονωµένα άτοµα που έχουν πρόσβαση
στο σύστηµα ελέγχονται σύµφωνα µε τον υψηλότερο βαθµό διαβάθµισης
των πληροφοριών που διακινούνται στο σύστηµα, ενώ παράλληλα έχουν
και τον ίδιο βαθµό ανάγκης να γνωρίζουν ΟΛΕΣ τις πληροφορίες που
διακινούνται στο σύστηµα.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
Σηµειώσεις:
(1)Ο«ίδιος βαθµός ανάγκης να γνωρίζουν »σηµαίνει ότι δεν είναι υποχ-
ρεωτικό τα χαρακτηριστικά ασφαλείας των υπολογιστών να παρέχουν
τη δυνατότητα διαχωρισµού των πληροφοριών εντός του συστήµατος.
(2)Τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά ασφαλείας (π.χ. όσον αφορά την υλική
ασφάλεια, το προσωπικό και τις διαδικασίες)ανταποκρίνονται στις
απαιτήσεις της υψηλότερης διαβάθµισης και όλων των κατηγοριών
πληροφοριών που διακινούνται στο σύστηµα.
Ως«αξιολόγηση »νοείται η λεπτοµερής τεχνική εξέταση, από ενδεδει-
γµένη αρχή, των πτυχών ασφαλείας ενός συστήµατος ή ενός προϊόντος
κρυπτογράφησης ή ασφάλειας των υπολογιστών.
Σηµειώσεις:(1)Με την αξιολόγηση διερευνάται η ύπαρξη της απαιτούµενης λειτουρ-
γικότητας ασφάλειας και η απουσία επικίνδυνων παρενεργειών από
τη λειτουργικότητα αυτή, και εκτιµάται το απρόσβλητο αυτής της
λειτουργικότητας.
(2)Με την αξιολόγηση καθορίζεται ο βαθµός στον οποίο ικανοποιούνται
οι απαιτήσεις ασφαλείας ενός συστήµατος, ή οι ισχυρισµοί περί
ασφαλείας ενός προϊόντος ασφάλειας των υπολογιστών, και προσδιο-
ρίζεται το επίπεδο βεβαιότητας του συστήµατος ή της
κρυπτογράφησης ή ο βαθµός εµπιστοσύνης στη λειτουργία του
προϊόντος ασφάλειας των υπολογιστών.
Ως«ιδιοκτήτης πληροφοριών »(ΙΠ)νοείται η αρχή (προϊστάµενος
τµήµατος)που έχει την ευθύνη της δηµιουργίας, επεξεργασίας και
χρήσης πληροφοριών, συµπεριλαµβανοµένης της απόφασης σε ποίο να
επιτρέπεται η πρόσβαση στις εν λόγω πληροφορίες.
Ως«ασφάλεια πληροφοριών » (INFOSEC) νοείται η εφαρµογή µέτρων
ασφαλείας για την προστασία των πληροφοριών που αποτελούν αντικεί-
µενο επεξεργασίας, αποθήκευσης ή διαβίβασης σε συστήµατα
επικοινωνιών, πληροφορικής ή άλλα ηλεκτρονικά συστήµατα από το
ενδεχόµενο να θιγεί, τυχαία ή εσκεµµένα, η εµπιστευτικότητα, η
ακεραιότητα ή η διαθεσιµότητά τους, καθώς και για την πρόληψη της
απώλειας της ακεραιότητας και της διαθεσιµότητας των ίδιων των
συστηµάτων.
Στα«µέτραINFOSEC» περιλαµβάνονται µέτρα για την ασφάλεια των
υπολογιστών, των διαβιβάσεων, των εκποµπών και της κρυπτογράφησης,
καθώς και η ανίχνευση, η τεκµηρίωση και η αντιµετώπιση απειλών εναν-
τίον των πληροφοριών και των συστηµάτων.
Ως«χώρος πληροφορικής »νοείται ο χώρος που περιλαµβάνει ένα ή
περισσότερους υπολογιστές, τα επί τόπου περιφερειακά και τις µονάδες
αποθήκευσής τους, τις µονάδες ελέγχου και το ειδικό για το σκοπό αυτό
δίκτυο και εξοπλισµό επικοινωνιών.
Σηµείωση:∆εν συµπεριλαµβάνεται ο τυχόν ξεχωριστός χώρος στον οποίο ευρί-
σκονται εγκατεστηµένα τα αποµακρυσµένα περιφερειακά ή τερµατικά /
σταθµοί εργασίας, ακόµα κι αν οι συσκευές αυτές είναι συνδεδεµένες µε
µηχανήµατα του χώρου πληροφορικής.
Ως«δίκτυο πληροφορικής »νοείται η γεωγραφικά κατανεµηµένη
οργάνωση συστηµάτων πληροφορικής διασυνδεδεµένων µε στόχο την
ανταλλαγή δεδοµένων, στα οποία συµπεριλαµβάνονται τα συστατικά
στοιχεία των διασυνδεδεµένων συστηµάτων πληροφορικής και η διεπαφή
τους µε τα σχετικά δεδοµένα ή δίκτυα επικοινωνιών.
Σηµειώσεις:(1)Ένα δίκτυο πληροφορικής µπορεί να χρησιµοποιεί τις υπηρεσίες
ενός ή περισσοτέρων δικτύων επικοινωνιών διασυνδεδεµένων για
την ανταλλαγή δεδοµένων ·διάφορα δίκτυα πληροφορικής µπορούν
να χρησιµοποιούν τις υπηρεσίες ενός κοινού δικτύου επικοινωνιών.
(2)Ένα δίκτυο πληροφορικής καλείται «τοπικό»εάν συνδέει διάφορους
υπολογιστές στον ίδιο τόπο.
Ως«χαρακτηριστικά ασφαλείας δικτύου πληροφορικής »νοούνται τα
χαρακτηριστικά ασφαλείας των επί µέρους συστηµάτων πληροφορικής
που συναποτελούν το δίκτυο, καθώς και τα πρόσθετα συστατικά στοιχεία
και χαρακτηριστικά που σχετίζονται µε το ίδιο το δίκτυο (π.χ. δικτυακές
επικοινωνίες, µηχανισµοί και διαδικασίες σήµανσης της ασφάλειας,
έλεγχοι πρόσβασης, προγράµµατα και αυτόµατες καταγραφές ενεργειών)2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
τα οποία απαιτούνται για την παροχή αποδεκτού επιπέδου προστασίας
των διαβαθµισµένων πληροφοριών.
Ως«σύστηµα πληροφορικής »νοείται συγκρότηµα µηχανηµάτων,
µεθόδων και διαδικασιών, και ενδεχοµένως προσωπικού, οργανωµέν o
κατά τρόπο που να επιτελεί λειτουργίες επεξεργασίας πληροφοριών.
Σηµειώσεις:
(1)Αυτό θεωρείται ότι σηµαίνει συγκρότηµα µονάδων διατεταγµένο για
το χειρισµό πληροφοριών εντός του συστήµατος,
(2)Τα συστήµατα αυτά ενδέχεται να εξυπηρετούν σκοπούς άντλησης
στοιχείων, διοίκησης, ελέγχου, επικοινωνιών, επιστηµονικών ή
διοικητικών εφαρµογών καθώς και επεξεργασίας κειµένου,
(3)Τα όρια ενός συστήµατος καθορίζονται σε γενικές γραµµές ως τα
στοιχεία που ευρίσκονται υπό τον έλεγχο ενός µοναδικού ιδιοκτήτη
τεχνικών συστηµάτων ( TSO),
(4)Ένα σύστηµα πληροφορικής µπορεί να περιλαµβάνει υποσυστήµατα,
ορισµένα από τα οποία είναι και τα ίδια συστήµατα πληροφορικής.
Τα«γνωρίσµατα ασφαλείας συστήµατος πληροφορικής »περιλαµβάνουν
όλες τις λειτουργίες, τα χαρακτηριστικά και τα γνωρίσµατα του υλικού /
υλικολογισµικού /λογισµικού ·τις διαδικασίες λειτουργίας, τις διαδικασίες
λογοδοσίας, τους ελέγχους πρόσβασης, το χώρο πληροφορικής, το χώρο
αποµακρυσµένων τερµατικών /σταθµών εργασίας καθώς και τους διαχειρι-
στικούς περιορισµούς, την υλική δοµή και τις συσκευές, το προσωπικό
και τους ελέγχους των επικοινωνιών που απαιτούνται για την εξασφάλιση
αποδεκτού επιπέδου προστασίας των διαβαθµισµένων πληροφοριών που
διακινούνται σε ένα σύστηµα πληροφορικής.
Ως«τοπικός υπεύθυνος ασφαλείας πληροφορικής » (LISO) νοείται ο
υπάλληλος της Επιτροπής που είναι αρµόδιος για να συντονίζει και
επιβλέπει µέτρα ασφαλείας εντός του πεδίου ευθύνης του.
Ως«πολλαπλό επίπεδο ασφάλειας της λειτουργίας »νοείται το επίπεδο
λειτουργίας στο οποίο ΟΡΙΣΜΕΝΑ ΜΟΝΟ από τα µεµονωµένα άτοµα
που έχουν πρόσβαση στο σύστηµα έχουν λάβει διαβάθµιση ασφαλείας
του υψηλότερου βαθµού για τις πληροφορίες που διακινούνται στο
σύστηµα, και παράλληλα ΟΡΙΣΜΕΝΑ ΜΟΝΟ από τα µεµονωµένα
άτοµα που έχουν πρόσβαση στο σύστηµα έχουν τον ίδιο βαθµό ανάγκης
να γνωρίζουν τις πληροφορίες που διακινούνται εντός του συστήµατος.
Σηµειώσεις:
(1)Αυτός ο τρόπος λειτουργίας επιτρέπει, τη στιγµή αυτή, το χειρισµό
πληροφοριών διαφορετικής διαβάθµισης και διαφόρων κατηγοριών,
και
(2)Το γεγονός ότι δεν έχουν όλα τα µεµονωµένα άτοµα λάβει διαβάθ-
µιση ασφαλείας του υψηλότερου βαθµού, σε συνδυασµό µε την
έλλειψη του ίδιου βαθµού ανάγκης να γνωρίζουν, σηµαίνει ότι τα
γνωρίσµατα ασφαλείας των υπολογιστών πρέπει οπωσδήποτε να
παρέχουν τη δυνατότητα επιλεκτικής πρόσβασης και διαχωρισµού
των πληροφοριών που περιέχονται στο σύστηµα.
Ως«χώρος αποµακρυσµένων τερµατικών /σταθµών εργασίας »νοείται
χώρος ο οποίος περιλαµβάνει ορισµένο εξοπλισµό υπολογιστών, τα επί
τόπου περιφερειακά ή τερµατικά /σταθµούς εργασίας και τυχόν συνδεδε-
µένα µε αυτά µηχανήµατα επικοινωνιών, χωριστά από το χώρο
πληροφορικής.
Ως«λειτουργικές διαδικασίες ασφαλείας »νοούνται οι διαδικασίες τις
οποίες δηµιουργεί ο ιδιοκτήτης τεχνικών συστηµάτων, όπου καθορί-
ζονται οι αρχές που πρέπει να θεσπίζονται για θέµατα ασφαλείας, οι
ακολουθητέες διαδικασίες λειτουργίας και οι ευθύνες του προσωπικού.
Ως«υψηλό επίπεδο ασφάλειας της λειτουργίας »νοείται το επίπεδο
λειτουργίας στο οποίο ΟΛΑ τα µεµονωµένα άτοµα που έχουν πρόσβαση
στο σύστηµα έχουν λάβει διαβάθµιση ασφαλείας του υψηλότερου βαθµού
για τις πληροφορίες που διακινούνται στο σύστηµα, αλλά ΟΡΙΣΜΕΝΑ
ΜΟΝΟ από τα µεµονωµένα άτοµα που έχουν πρόσβαση στο σύστηµα
έχουν τον ίδιο βαθµό ανάγκης να γνωρίζουν τις πληροφορίες που διακι-
νούνται εντός του συστήµατος.
Σηµειώσεις:
(1)Η έλλειψη «ίδιου βαθµού ανάγκης να γνωρίζουν »σηµαίνει ότι τα
γνωρίσµατα ασφαλείας των υπολογιστών πρέπει οπωσδήποτε να
παρέχουν τη δυνατότητα επιλεκτικής πρόσβασης και διαχωρισµού
των πληροφοριών που περιέχονται στο σύστηµα.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 50
▼M1
(2)Τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά ασφαλείας (π.χ. όσον αφορά την υλική
ασφάλεια, το προσωπικό και τις διαδικασίες)ανταποκρίνονται στις
απαιτήσεις της υψηλότερης διαβάθµισης και όλων των κατηγοριών
πληροφοριών που διακινούνται στο σύστηµα.
(3)Όλες οι πληροφορίες που διακινούνται ή καθίστανται διαθέσιµες σε
ένα σύστηµα σύµφωνα µε αυτό το επίπεδο λειτουργίας προστα-
τεύονται, όπως και τα στοιχεία που προκύπτουν από αυτές, ως
δυνητικά εµπίπτουσες στην κατηγορία πληροφοριών και στο υψηλό-
τερο επίπεδο διαβάθµισης που χρησιµοποιούνται έως ότου ληφθεί
άλλη απόφαση, εκτός εάν υπάρχει ικανοποιητικός βαθµός εµπιστο-
σύνης στις όποιες λειτουργικότητες σήµανσης υπάρχουν.
Η«δήλωση απαιτήσεων ασφαλείας ανταποκρινόµενων στο ιδιαίτερο
σύστηµα » (SSRS) αποτελεί µια ολοκληρωµένη και ρητή δήλωση των
αρχών ασφαλείας που θα τηρούνται και των λεπτοµερών απαιτήσεων
ασφαλείας που θα εφαρµόζονται. Βασίζεται στην πολιτική ασφάλειας
και στις εκτιµήσεις κινδύνου της Επιτροπής, ή επιβάλλεται από παραµέ-
τρους που αφορούν το επιχειρησιακό περιβάλλον, το χαµηλότερο δυνατό
επίπεδο ελέγχων ασφαλείας του προσωπικού, την υψηλότερη δυνατή
διαβάθµιση των διακινούµενων πληροφοριών, το επίπεδο ασφάλειας της
λειτουργίας ή τις απαιτήσεις των χρηστών. Η SSRS αποτελεί αναπό-
σπαστο µέρος της τεκµηρίωσης του σχεδίου που υποβάλλεται στις
αρµόδιες αρχές προς έγκριση από τεχνική άποψη, προϋπολογισµού και
ασφάλειας. Στην τελική της µορφή, η SSRS αποτελεί µια ολοκληρωµένη
δήλωση περί του τι σηµαίνει ο ισχυρισµός ότι το σύστηµα είναι
ασφαλές.
Ως«ιδιοκτήτης τεχνικών συστηµάτων » (TSO) νοείται η αρχή που είναι
αρµόδια για τη δηµιουργία, τη συντήρηση, τη λειτουργία και το κλείσιµο
ενός συστήµατος.
Ως αντίµετρα «Tempest» νοούνται τα µέτρα ασφαλείας που αποσκοπούν
στην προστασία των µηχανηµάτων και της υποδοµής των επικοινωνιών
από το ενδεχόµενο διαρροής διαβαθµισµένων πληροφοριών λόγω ακού-
σιων ηλεκτροµαγνητικών εκποµπών και µέσω αγωγιµότητας.
25.3.Αρµοδιότητες ασφαλείας
25.3.1.Γενικά
Οι γνωµοδοτικές αρµοδιότητες της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων
πολιτικής ασφάλειας της Επιτροπής, όπως ορίζεται στο τµήµα 12, περι-
λαµβάνει ζητήµατα INFOSEC. Η οµάδα αυτή οργανώνει τις
δραστηριότητές της κατά τρόπο ώστε να µπορεί να παρέχει έγκυρες
συµβουλές για τα ανωτέρω ζητήµατα.
Το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής είναι αρµόδιο για την έκδοση
λεπτοµερών ρυθµίσεων INFOSEC µε βάση τις διατάξεις του παρόντος
κεφαλαίου.
Σε περίπτωση προβληµάτων ασφαλείας (επεισόδια, παραβιάσεις κ.λπ.),
το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής λαµβάνει αµέσως µέτρα.
Το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής θα διαθέτει διοικητική µονάδα
INFOSEC.
25.3.2.Αρχή διαπίστευσης της ασφάλειας (Α∆Α)
Ο προϊστάµενος του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής είναι η αρχή
διαπίστευσης της ασφάλειας (Α∆Α)για την Επιτροπή. Η Α∆Α είναι
αρµόδια στο γενικό τοµέα της ασφάλειας και στους εξειδικευµένους
τοµείς της INFOSEC, της ασφάλειας επικοινωνιών, της ασφάλειας
κρυπτογράφησης και της ασφάλειας Tempest.
Η Α∆Α είναι υπεύθυνη για την εξασφάλιση της συµµόρφωσης των
συστηµάτων µε την πολιτική ασφαλείας της Επιτροπής. Ένα από τα
καθήκοντά της είναι να εγκρίνει ένα σύστηµα για τη διεκπεραίωση
διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ µέχρις ενός καθοριζόµενου βαθµού
ασφαλείας εντός του επιχειρησιακού του περιβάλλοντος.
Η δικαιοδοσία της Α∆Α της Επιτροπής καλύπτει όλα τα συστήµατα που
λειτουργούν στα κτίρια της Επιτροπής. Όταν διάφορα συστατικά στοι-
χεία ενός συστήµατος υπάγονται ταυτόχρονα στη δικαιοδοσία της Α∆Α
της Επιτροπής και άλλων Α∆Α, όλα τα οικεία µέρη διορίζουν κοινό
συµβούλιο διαπίστευσης υπό το συντονισµό της Α∆Α της Επιτροπής.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 51
▼M1
25.3.3.Αρχή INFOSEC ( ΙΑ)
Ο προϊστάµενος του γραφείου ασφαλείας της διοικητικής µονάδας
INFOSEC της Επιτροπής είναι η αρχή INFOSEC για την Επιτροπή. Η
αρχήINFOSEC είναι αρµόδια για να:
—παρέχει τεχνικές συµβουλές και τεχνική αρωγή στην Α∆Α,
—υποβοηθεί στην ανάπτυξη του SSRS,
—επανεξετάζει το SSRS για να εξασφαλίζεται αντιστοιχία προς τους
παρόντες κανόνες ασφαλείας και τις πολιτικές και τα έγγραφα αρχιτε-
κτονικής INFOSEC,
—συµµετέχει στις οµάδες /συµβούλια διαπίστευσης κατά περίπτωση, και
διατυπώνει συστάσεις INFOSEC προς την Α∆Α όσον αφορά τη διαπί-
στευση,
—παρέχει στήριξη των δραστηριοτήτων κατάρτισης και εκπαίδευσης
INFOSEC,
—παρέχει τεχνικές συµβουλές κατά τη διερεύνηση επεισοδίων που
σχετίζονται µε την INFOSEC,
—καταρτίζει οδηγίες τεχνικής πολιτικής για να διασφαλίζεται ότι
χρησιµοποιείται µόνον εγκεκριµένο λογισµικό.
25.3.4.Ιδιοκτήτης τεχνικών συστηµάτων ( TSO)
Την ευθύνη για την εφαρµογή και τη λειτουργία των ελέγχων και των
ειδικών γνωρισµάτων ασφαλείας ενός συστήµατος φέρει ο ιδιοκτήτης
του συστήµατος αυτού, ο ιδιοκτήτης τεχνικών συστηµάτων ( TSO). Για τα
συστήµατα συγκεντρωτικής ιδιοκτησίας διορίζεται υπεύθυνος ασφάλειας
κεντρικών συστηµάτων πληροφορικής ( CISO). Κάθε τµήµα διορίζει, κατά
περίπτωση, ένα υπεύθυνο ασφάλειας τοπικών συστηµάτων πληροφορικής
(LISO). Η αρµοδιότητα του TSO περιλαµβάνει την εκπόνηση των
λειτουργικών διαδικασιών ασφάλειας ( SecOPs), εκτείνεται δε σε όλη τη
διάρκεια του κύκλου ζωής ενός συστήµατος, από το στάδιο του βασικού
σχεδιασµού µέχρι την τελική διάθεση.
ΟTSOορίζει τα πρότυπα και τις πρακτικές ασφαλείας προς τα οποία
πρέπει να συµµορφούται ο προµηθευτής του συστήµατος.
ΟTSO µπορεί να µεταβιβάζει µέρος των αρµοδιοτήτων του, κατά
περίπτωση, σε υπεύθυνο ασφάλειας τοπικών συστηµάτων πληροφορικής.
Τα διάφορα καθήκοντα INFOSEC είναι δυνατόν να εκτελούνται από το
ίδιο άτοµο.
25.3.5.Ιδιοκτήτης πληροφοριών (ΙΠ)
Ο ιδιοκτήτης πληροφοριών (ΙΠ)είναι αρµόδιος για τις ∆ΠΕΕ (και λοιπές
πληροφορίες)που πρόκειται να εισέλθουν, υποστούν επεξεργασία και
δηµιουργηθούν σε τεχνικά συστήµατα. Καθορίζει τις απαιτήσεις για την
πρόσβαση στις εν λόγω πληροφορίες σε συστήµατα. Μπορεί να µετα-
βιβάζει την αρµοδιότητα αυτή σε διαχειριστή πληροφοριών ή σε
διαχειριστή βάσεων δεδοµένων εντός του πεδίου ευθύνης του.
25.3.6.Χρήστες
Όλοι οι χρήστες πρέπει να φροντίζουν ώστε οι ενέργειές τους να µη
θίγουν την ασφάλεια του συστήµατος που χρησιµοποιούν.
25.3.7.Κατάρτιση INFOSEC
∆ιατίθεται εκπαίδευση και κατάρτιση INFOSEC σε όλα τα µέλη του
προσωπικού που τη χρειάζονται.
25.4.Μη τεχνικά µέτρα ασφάλειας
25.4.1.Ασφάλειαπροσωπικού
Οι χρήστες του συστήµατος λαµβάνουν διαβάθµιση και έχουν «ανάγκη
γνώσης»ανάλογα µε τη διαβάθµιση και το περιεχόµενο των πληροφο-
ριών που διεκπεραιώνουν στο ιδιαίτερο σύστηµα τους. Για την
πρόσβαση σε ορισµένα είδη εξοπλισµού ή πληροφορίες που σχετίζονται
συγκεκριµένα µε την ασφάλεια των συστηµάτων απαιτείται ειδική
διαβάθµιση που χορηγείται σύµφωνα µε τις διαδικασίες της Επιτροπής.
Η Α∆Α καθορίζει όλες τις ευαίσθητες θέσεις και ορίζει το βαθµό διαβάθ-
µισης και εποπτείας που απαιτείται για το σχετικό προσωπικό.
Τα συστήµατα ορίζονται και σχεδιάζονται κατά τρόπο που να διευκο-
λύνει τον καταµερισµό καθηκόντων και αρµοδιοτήτων µεταξύ των µελών2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 52
▼M1
του προσωπικού, ώστε ένα άτοµο να µην µπορεί να έχει πλήρη γνώση ή
έλεγχο των νευραλγικών σηµείων ασφαλείας του συστήµατος.
Στους χώρους υπολογιστών και αποµακρυσµένων τερµατικών /σταθµών
εργασίας στους οποίους είναι δυνατόν να τροποποιηθεί η ασφάλεια του
συστήµατος, δεν πρέπει να υπάρχει ένας µόνον εξουσιοδοτηµένοςυπάλληλος ή µέλος του λοιπού προσωπικού.
Οι ρυθµίσεις ασφαλείας ενός συστήµατος αλλάζουν µόνο µε τη συνδυα-
σµένη επέµβαση τουλάχιστον δύο εξουσιοδοτηµένων προς τούτο µελών
του προσωπικού.
25.4.2.Υλική ασφάλεια
Οι χώροι υπολογιστών και αποµακρυσµένων τερµατικών /σταθµών εργα-
σίας (όπως ορίζονται στο τµήµα 25.2), όπου διεκπεραιώνονται, µε
υπολογιστή, πληροφορίες µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ και
υψηλότερη, ή όπου είναι δυνατή η πρόσβαση σε παρόµοιες πληροφορίες,
συγκροτούνται ως ζώνες ασφαλείας ΕΕ κατηγορίας IήII,κατά
περίπτωση.
25.4.3.Έλεγχος της πρόσβασης σε ένα σύστηµα
Όλες οι πληροφορίες και το υλικό που επιτρέπουν τον έλεγχο της
πρόσβασης σε ένα σύστηµα προστατεύονται µε ρυθµίσεις που αντιστοι-
χούν στην υψηλότερη διαβάθµιση και κατηγορία των πληροφοριών στις
οποίες παρέχουν πρόσβαση.
Όταν δεν χρησιµοποιούνται πλέον για το σκοπό αυτό, οι πληροφορίες
και το υλικό ελέγχου της πρόσβασης καταστρέφονται κατ 'εφαρµογή των
διατάξεων του τµήµατος 25.5.4.
25.5.Τεχνικά µέτρα ασφάλειας
25.5.1.Ασφάλειαπληροφοριών
Στο συντάκτη των πληροφοριών εναπόκειται να προσδιορίζει και να
διαβαθµίζει όλα τα έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες, είτε πρόκειται
για τυπωµένα έγγραφα είτε για πληροφορικά µέσα αποθήκευσης. Η
διαβάθµιση πρέπει να αναγράφεται στο άνω και στο κάτω µέρος κάθε
σελίδας τυπωµένου εγγράφου. Τα παραγόµενα έγγραφα, είτε είναι τυπω-
µένα είτε είναι µέσα αποθήκευσης σε υπολογιστή, πρέπει να έχουν την
ίδια διαβάθµιση µε την ανώτερη διαβάθµιση των πληροφοριών που
χρησιµοποιούνται για την παραγωγή τους. Ο τρόπος λειτουργίας ενός
συστήµατος ενδέχεται να επηρεάζει τη διαβάθµιση των εγγράφων που
παράγονται στο σύστηµα αυτό.
Εναπόκειται στις υπηρεσίες της Επιτροπής και στους κατόχους πληροφο-
ριών τους να εξετάζουν τα προβλήµατα σώρευσης επιµέρους στοιχείων
πληροφοριών και των πορισµάτων που είναι δυνατόν να αντληθούν από
τα συσχετιζόµενα στοιχεία, και να αποφασίζουν κατά πόσο είναι σκόπιµο
να διαβαθµίζεται µε υψηλότερο βαθµό ασφαλείας το σύνολο των πληρο-
φοριών.
Το γεγονός ότι οι πληροφορίες ενδέχεται να είναι κωδικός συντοµογρα-
φίας, κωδικός διαβίβασης ή οποιαδήποτε άλλη µορφή δυαδικής
απεικόνισης δεν προσφέρει καµιά προστασία της ασφάλειας και,
συνεπώς, δεν πρέπει να επηρεάζει τη διαβάθµιση των πληροφοριών.
Όταν οι πληροφορίες µεταφέρονται από ένα σύστηµα σε άλλο, οι πληρο-
φορίες πρέπει να προστατεύονται κατά τη µεταφορά επίσης στο
παραλαµβάνον σύστηµα κατά τρόπο ανάλογο προς την αρχική διαβάθ-
µιση και την κατηγορία ασφαλείας των πληροφοριών αυτών.
Ο χειρισµός όλων των πληροφορικών µέσων αποθήκευσης πρέπει να
είναι ανάλογος προς την ανώτερη διαβάθµιση των αποθηκευµένων
πληροφοριών ή τη σήµανση του µέσου, πρέπει δε να προστατεύονται
πάντοτε καταλλήλως.
Τα επαναχρησιµοποιήσιµα µέσα αποθήκευσης σε υπολογιστή που χρησι-
µοποιούνται για την καταγραφή διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
διατηρούν την ανώτερη διαβάθµιση για την οποία ποτέ χρησιµο-
ποιήθηκαν, µέχρις ότου οι πληροφορίες αυτές υποχαρακτηριστούν ή
αποχαρακτηριστούν και τα µέσα αναχαρακτηριστούν ανάλογα, ή τα
µέσα αποχαρακτηριστούν και καταστραφούν σύµφωνα µε εγκεκριµένη
από την Α∆Α διαδικασία (βλέπε τµήµα 25.5.4).2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 53
▼M1
25.5.2.Έλεγχος και λογοδότηση πληροφοριών
Τηρούνται αυτόµατα (ίχνη ελέγχου)ή χειρόγραφα µητρώα στα οποία
καταγράφεται η πρόσβαση σε πληροφορίες µε διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ ή υψηλότερη. Τα µητρώα αυτά φυλάσσονται σύµφωνα µε τους
παρόντες κανόνες ασφαλείας.
Τα διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ που διατηρούνται σε χώρο υπολογιστών
µπορούν να αντιµετωπίζονται σαν ένα διαβαθµισµένο αντικείµενο και
δεν χρειάζεται να καταχωρούνται, εφόσον το υλικό φέρει αναγνωριστικά
στοιχεία και σήµανση της διαβάθµισής του και ελέγχεται κατάλληλα.
Όταν από σύστηµα που διεκπεραιώνει διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ
παράγονται έγγραφα που διαβιβάζονται από χώρο υπολογιστών σε αποµα-
κρυσµένο τερµατικό /σταθµό εργασίας, θεσπίζονται διαδικασίες,
εγκεκριµένες από την Α∆Α, για τον έλεγχο και την καταχώρηση των
παραγόµενων εγγράφων. Για τα υλικά µε διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή
υψηλότερη, οι διαδικασίες αυτές περιλαµβάνουν συγκεκριµένες οδηγίες
για τη λογοδότηση των πληροφοριών.
25.5.3.Χειρισµός και έλεγχος αφαιρετών πληροφορικών µέσων αποθήκευσης
Όλα τα αφαιρετά πληροφορικά µέσα αποθήκευσης µε διαβάθµιση ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη πρέπει να αντιµετωπίζονται σαν υλικό και
υπόκεινται στους γενικούς κανόνες. Οι κατάλληλες σηµάνσεις αναγνώ-
ρισης και διαβάθµισης πρέπει να είναι προσαρµοσµένες στη
συγκεκριµένη υλική εµφάνιση των µέσων, ώστε να είναι δυνατή η σαφής
αναγνώρισή τους.
Οι χρήστες φροντίζουν ώστε οι διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ αποθη-
κεύονται σε µέσα µε την κατάλληλη σήµανση διαβάθµισης και
προστασία. Θα θεσπιστούν διαδικασίες για να διασφαλίζεται ότι, για
όλα τα επίπεδα των πληροφοριών ΕΕ, οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε
πληροφορικά µέσα αποθήκευσης σύµφωνα µε τους παρόντες κανόνες
ασφαλείας.
25.5.4.Αποχαρακτηρισµός και καταστροφή πληροφορικών µέσων αποθή-
κευσης
Τα πληροφορικά µέσα αποθήκευσης που χρησιµοποιούνται για την κατα-
γραφή διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ µπορούν να
υποχαρακτηρίζονται ή αποχαρακτηρίζονται εφόσον τηρούνται εγκεκρι-
µένες από την Α∆Α διαδικασίες.
Τα πληροφορικά µέσα αποθήκευσης στα οποία είχαν αποθηκευθεί
πληροφορίες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή ειδικής κατηγορίας δεν αποχα-
ρακτηρίζονται προς επαναχρησιµοποίηση.
Εάν τα πληροφορικά µέσα αποθήκευσης δεν είναι δυνατόν να αποχα-
ρακτηριστούν ή δεν είναι επαναχρησιµοποιήσιµα, καταστρέφονται
σύµφωνα µε την προαναφερόµενη διαδικασία.
25.5.5.Ασφάλειαεπικοινωνιών
Ο προϊστάµενος του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής είναι η αρχή
κρυπτογράφησης.
Όταν διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ διαβιβάζονται µε ηλεκτρο-
µαγνητικά µέσα, λαµβάνονται ειδικά µέτρα για να προστατεύεται η
εµπιστευτικότητα, η ακεραιότητα και η διαθεσιµότητα των ούτως διαβι-
βαζόµενων πληροφοριών. Η Α∆Α καθορίζει τις απαιτήσεις για την
προστασία των διαβιβαζόµενων πληροφοριών από ανίχνευση και
υποκλοπή. Οι πληροφορίες που διαβιβάζονται µέσω επικοινωνιακού
συστήµατος προστατεύονται βάσει των απαιτήσεων εµπιστευτικότητας,
ακεραιότητας και διαθεσιµότητας.
Όταν απαιτούνται κρυπτογραφικές µέθοδοι για να εξασφαλίζεται η
προστασία της εµπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσι-
µότητας, οι µέθοδοι αυτές και τα συναφή προϊόντα τους εγκρίνονται
ειδικώς για το σκοπό αυτόν από την Α∆Α ως την αρχή κρυπτογράφησης.
Κατά τη διαβίβαση, η εµπιστευτικότητα των πληροφοριών µε διαβάθµιση
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ή υψηλότερη προστατεύεται µε κρυπτογραφικές µεθό-
δους ή προϊόντα εγκεκριµένα από το αρµόδιο επί θεµάτων ασφαλείας
µέλος της Επιτροπής µετά από διαβούλευση µε τη συµβουλευτική οµάδα
επί θεµάτων πολιτικής ασφάλειας της Επιτροπής. Κατά τη διαβίβαση, η
εµπιστευτικότητα των πληροφοριών µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
ή ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ προστατεύεται µε κρυπτογραφικές
µεθόδους ή προϊόντα εγκεκριµένα από την αρχή κρυπτογράφησης της2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 54
▼M1
Επιτροπής µετά από διαβούλευση µε τη συµβουλευτική οµάδα επί
θεµάτων πολιτικής ασφάλειας της Επιτροπής.
Σε ειδικές οδηγίες ασφαλείας εγκεκριµένες από το γραφείο ασφαλείας
της Επιτροπής, µετά από διαβούλευση µε τη συµβουλευτική οµάδα επί
θεµάτων πολιτικής ασφάλειας της Επιτροπής, καθορίζονται λεπτοµερείς
κανόνες για τη διαβίβαση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
Υπό εξαιρετικές επιχειρησιακές περιστάσεις, πληροφορίες µε διαβάθ-
µιση ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ, ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ και
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ επιτρέπεται να διαβιβάζονται ακρυπτογράφητες, υπό
την προϋπόθεση ότι χορηγείται ρητή άδεια για κάθε περίπτωση, η οποία
καταχωρείται δεόντως από τον ιδιοκτήτη των πληροφοριών. Οι εξαιρε-
τικές αυτές περιστάσεις είναι οι εξής:
α)κατά τις καταστάσεις επικείµενης ή πραγµατικής κρίσης, σύγκρουσης
ή πολέµου και
β)όταν η ταχύτητα παράδοσης έχει υπέρτατη σηµασία, δεν υπάρχουν
µέσα κρυπτογράφησης και κρίνεται ότι οι διαβιβαζόµενες πληροφο-
ρίες δεν είναι δυνατόν να αξιοποιηθούν εγκαίρως για να επηρεάσουν
αρνητικά τις επιχειρήσεις.
Ένα σύστηµα πρέπει να είναι ικανό να απαγορεύει ρητά την πρόσβαση
σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ µέσω οποιουδήποτε ή όλων των
αποµακρυσµένων σταθµών εργασίας ή τερµατικών του, όταν απαιτείται,
είτε µε υλική αποσύνδεση είτε µέσω εγκεκριµένων από την Α∆Α ειδικών
χαρακτηριστικών του λογισµικού.
25.5.6.Εγκατάσταση και ασφάλεια ακτινοβολίας
Η αρχική εγκατάσταση και τυχόν µείζονες αλλαγές των συστηµάτων
προδιαγράφονται κατά τρόπο ώστε η εγκατάσταση να πραγµατοποιείταιαπό εγκαταστάτες µε διαβάθµιση ασφαλείας υπό τη µόνιµη επίβλεψη
προσωπικού µε τα δέοντα τεχνικά προσόντα, το οποίο είναι διαβαθµι-
σµένο για πρόσβαση σε διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ µέχρις
επιπέδου που ισοδυναµεί προς την υψηλότερη διαβάθµιση των πληροφο-
ριών που αναµένεται να αποθηκεύει και να διεκπεραιώνει το σύστηµα.
Τα συστήµατα που χειρίζονται πληροφορίες µε διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥ-
ΤΙΚΟ ΕΕ ή υψηλότερη προστατεύονται κατά τρόπο ώστε η ασφάλειά
τους να µην απειλείται από διαρρέουσες εκποµπές, η µελέτη και ο
έλεγχος των οποίων αναφέρονται ως «Tempest».
Τα αντίµετρα «Tempest» επανεξετάζονται και εγκρίνονται από την αρχή
Tempest ( βλέπε τµήµα 25.3.2).
25.6.Ασφάλεια κατά το χειρισµό
25.6.1.Λειτουργικές διαδικασίες ασφαλείας ( SecOPs)
Στις λειτουργικές διαδικασίες ασφαλείας ( SecOP) καθορίζονται οι αρχές
που πρέπει να θεσπίζονται για θέµατα ασφαλείας, οι ακολουθητέες
λειτουργικές διαδικασίες και οι ευθύνες του προσωπικού. Οι SecOPs
εκπονούνται υπό την ευθύνη του ιδιοκτήτη τεχνικών συστηµάτων ( TSO).
25.6.2.∆ιαχείριση της προστασίας /διάταξης λογισµικού
Η προστασία ασφαλείας των προγραµµάτων εφαρµογών καθορίζεται
βάσει µιας αξιολόγησης της διαβάθµισης ασφαλείας του ίδιου του
προγράµµατος και όχι των πληροφοριών που χειρίζεται. Οι χρησιµο-
ποιούµενες εκδόσεις λογισµικού πρέπει να ελέγχονται κατά τακτά
διαστήµατα ώστε να εξασφαλίζεται η ακεραιότητά τους και η ορθή
λειτουργία τους.
Νέες ή τροποποιηµένες εκδόσεις λογισµικού δεν χρησιµοποιούνται για
τη διεκπεραίωση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ πριν ελεγχθούν από
τονTSO.
25.6.3.Έλεγχος παρουσίας δόλιου λογισµικού /ών υπολογιστών
Ο έλεγχος της παρουσίας δόλιου λογισµικού /ών υπολογιστών διενερ-
γείται τακτικά σύµφωνα µε τις απαιτήσεις της Α∆Α.
Όλα τα πληροφορικά µέσα αποθήκευσης που διαβιβάζονται στην
Επιτροπή ελέγχονται για την παρουσία τυχόν δόλιου λογισµικού ή ιών
υπολογιστών πριν εισέλθουν σε οποιοδήποτε σύστηµα.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 55
▼M1
25.6.4.Συντήρηση
Οι συµβάσεις και οι διαδικασίες για την προγραµµατισµένη και την
έκτακτη συντήρηση των συστηµάτων για τα οποία έχει εκπονηθεί SSRS
πρέπει να προδιαγράφουν τις απαιτήσεις και τις ρυθµίσεις για την είσοδο
του προσωπικού συντήρησης και του εξοπλισµού του σε χώρο υπολογι-
στών.
Οι απαιτήσεις πρέπει να αναφέρονται σαφώς στην SSRS, οι δε διαδικα-
σίες πρέπει να αναφέρονται σαφώς στις SecOPs. Η συντήρηση από
συµβασιούχο για την οποία απαιτούνται διαγνωστικές διαδικασίες µε
τηλεπρόσβαση επιτρέπεται µόνον σε εξαιρετικές περιπτώσεις, υπό
αυστηρό έλεγχο ασφαλείας, και µόνον µε την έγκριση της Α∆Α.
25.7.Προµήθειες
25.7.1.Γενικά
Κάθε προϊόν ασφαλείας, το οποίο πρόκειται να αγοραστεί για να χρησι-
µοποιηθεί µε το σύστηµα, είτε θα έχει αξιολογηθεί και πιστοποιηθεί,
είτε θα τελεί ήδη υπό αξιολόγηση και έγκριση από αρµόδιο φορέα αξιο-
λόγησης ή πιστοποίησης ενός εκ των κρατών µελών της ΕΕ, βάσει
διεθνώς αναγνωρισµένων κριτηρίων (π.χ. των κοινών κριτηρίων για την
αξιολόγηση της ασφαλείας της πληροφορικής τεχνολογίας, βλέπε ISO
15408). Απαιτούνται ειδικές διαδικασίες για να ληφθεί έγκριση εκ µέρους
της ΣΕΠΣ.
Όταν αποφασίζεται η µίσθωση αντί της αγοράς εξοπλισµού, ιδίως δε
πληροφορικών υποθεµάτων αποθήκευσης, λαµβάνεται υπόψη το γεγονός
ότι ο εξοπλισµός αυτός, αφού χρησιµοποιηθεί για το χειρισµό διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών ΕΕ, δεν µπορεί να αποδεσµεύεται σε µη
καταλλήλως ασφαλές περιβάλλον αν δεν αποχαρακτηριστεί προηγου-
µένως βάσει εγκρίσεως της Α∆Α, και ότι η έγκριση αυτή ενδέχεται να
µην είναι πάντοτε δυνατή.
25.7.2.∆ιαπίστευση
Πριν χειριστούν διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ, όλα τα συστήµατα για
τα οποία έχει εκπονηθεί SSRS λαµβάνουν διαπίστευση από την Α∆Α
βάσει των πληροφοριών που περιέχονται στη SSRS, στιςSecOPs ήσ ε
κάθε άλλο σχετικό έγγραφο. Τα υποσυστήµατα και τα αποµακρυσµένα
τερµατικά /σταθµοί εργασίας λαµβάνουν διαπίστευση ως µέρη όλων των
συστηµάτων στα οποία συνδέονται. Όταν ένα σύστηµα χρησιµοποιείται
τόσο από την Επιτροπή όσο και από άλλους οργανισµούς, η Επιτροπή
και οι αρµόδιες αρχές ασφαλείας πρέπει να συµφωνούν µεταξύ τους για
τη διαπίστευση.
Η διαδικασία διαπίστευσης µπορεί να διεξάγεται σύµφωνα µε µια
σχετική στρατηγική που είναι κατάλληλη για το συγκεκριµένο σύστηµα,
που καθορίζεται από την Α∆Α.
25.7.3.Αξιολόγηση και πιστοποίηση
Σε ορισµένες περιπτώσεις, πριν από τη διαπίστευση, τα χαρακτηριστικά
ασφαλείας του υλικού, του υλικολογισµικού και του λογισµικού ενός
συστήµατος αξιολογούνται και πιστοποιούνται ως ικανά να διασφαλίζουν
την απαιτούµενη ασφάλεια για το σκοπούµενο βαθµό διαβάθµισης.
Οι απαιτήσεις αξιολόγησης και πιστοποίησης περιλαµβάνονται στον
προγραµµατισµό του συστήµατος και αναφέρονται ρητά στην SSRS.
Οι διαδικασίες αξιολόγησης και πιστοποίησης διεξάγονται σύµφωνα µε
εγκεκριµένες κατευθυντήριες γραµµές και από προσωπικό µε τα δέοντα
τεχνικά προσόντα και την κατάλληλη διαβάθµιση ασφαλείας, που
ενεργεί εξ ονόµατος του TSO.
Οι οµάδες µπορούν να προέρχονται από µια οριζόµενη αρχή αξιο-
λόγησης ή πιστοποίησης ενός κράτους µέλους ή από τους οριζόµενους
εκπροσώπους της, π.χ. έναν αρµόδιο και διαβαθµισµένο εργολάβο.
Ο βαθµός των εµπλεκόµενων διαδικασιών αξιολόγησης και πιστοποίησης
µπορεί να µειώνεται (ώστε να καλύπτουν π.χ. µόνο πτυχές ενοποίησης)
όταν τα συστήµατα βασίζονται σε υφιστάµενα προϊόντα ασφαλείας
υπολογιστών τα οποία αξιολογούνται και πιστοποιούνται σε εθνικό
επίπεδο.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 56
▼M1
25.7.4.Στερεότυπος έλεγχος των χαρακτηριστικών ασφαλείας για συνεχιζό-
µενη διαπίστευση
ΟTSOεκπονεί διαδικασίες στερεότυπου ελέγχου οι οποίες διασφαλίζουν
ότι εξακολουθούν να ισχύουν όλα τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του
συστήµατος.
ΣτηνSSRS προσδιορίζεται και αναφέρεται σαφώς το είδος αλλαγών για
τις οποίες απαιτείται επαναδιαπίστευση ή προηγούµενη έγκριση της
Α∆Α. Ύστερα από κάθε τροποποίηση, επισκευή ή αστοχία που ενδέχεται
να έχει θίξει τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του συστήµατος, ο TSOφρον-
τίζει να διενεργείται έλεγχος προκειµένου να εξασφαλίζεται η ορθή
λειτουργία των χαρακτηριστικών ασφαλείας. Η διατήρηση της διαπί-
στευσης του συστήµατος εξαρτάται κανονικά από την ικανοποιητική
διεξαγωγή των ελέγχων.
Όλα τα συστήµατα στα οποία έχουν εφαρµοστεί χαρακτηριστικά ασφα-
λείας επιθεωρούνται ή εξετάζονται τακτικά από την Α∆Α. Για τα
συστήµατα που διεκπεραιώνουν πληροφορίες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ,
οι επιθεωρήσεις διεξάγονται τουλάχιστον µία φορά το χρόνο.
25.8.Προσωρινή ή περιστασιακή χρήση
25.8.1.Ασφάλειαµικροϋπολογιστών /προσωπικών υπολογιστών
Οι µικροϋπολογιστές /προσωπικοί υπολογιστές ( PC)µε σκληρούς δίσκους
(ή άλλα υποθέµατα µη πτητικής αποθήκευσης), οι οποίοι λειτουργούν
είτε ανεξάρτητα είτε ως µέρος δικτύου, καθώς και οι φορητές υπολογι-
στικές συσκευές (π.χ. φορητοί PCκαι ηλεκτρονικά «σηµειωµατάρια »)µε
σταθερούς σκληρούς δίσκους, θεωρούνται ως µέσα αποθήκευσης πληρο-
φοριών κατά την ίδια έννοια όπως και οι δισκέτες ή τα άλλα αφαιρετά
πληροφορικά µέσα αποθήκευσης.
Οι συσκευές αυτές προστατεύονται, όσον αφορά την πρόσβαση, το
χειρισµό, την αποθήκευση και τη µεταφορά, ανάλογα µε τον ανώτερο
βαθµό ασφαλείας των πληροφοριών τις οποίες έχουν ποτέ αποθηκεύσει
ή επεξεργαστεί (µέχρις ότου υποχαρακτηριστούν ή αποχαρακτηριστούν
σύµφωνα µε εγκεκριµένες διαδικασίες).
25.8.2.Χρήση ιδιωτικού εξοπλισµού πληροφορικής γιαεπίσηµη εργα σίαστους
κόλπους της Επιτροπής
Η χρήση ιδιωτικών αφαιρετών πληροφορικών µέσων αποθήκευσης, λογι-
σµικού και υλικού πληροφορικής (π.χ. PCκαι φορητών υπολογιστικών
συσκευών)µε ικανότητα αποθήκευσης απαγορεύεται για το χειρισµό
διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
Απαγορεύεται η είσοδος ιδιωτικού υλικού υπολογιστών, λογισµικού και
µέσων αποθήκευσης σε χώρους κατηγορίας IήIIόπου γίνεται χειρισµός
διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ χωρίς τη γραπτή άδεια του προϊστα-
µένου του γραφείου ασφαλείας της Επιτροπής. Η άδεια αυτή µπορεί να
χορηγηθεί για τεχνικούς λόγους σε εξαιρετικές περιπτώσεις.
25.8.3.Χρήση εξοπλισµού πληροφορικής που ανήκει σε εργολάβους ή παρέ-
χεται από εθνικές αρχές, για επίσηµη εργασία στους κόλπους της
Επιτροπής
Η χρήση συσκευών πληροφορικής και λογισµικού που ανήκουν σε
εργολάβους σε οργανώσεις προς υποστήριξη επίσηµων εργασιών της
Επιτροπής µπορεί να επιτρέπεται από τον προϊστάµενο του γραφείου
ασφαλείας της Επιτροπής. Είναι δυνατόν επίσης να επιτρέπεται η χρήση
εξοπλισµού πληροφορικής και λογισµικού που παρέχονται από αρχή
κράτους µέλους ·στην περίπτωση αυτήν, ο εξοπλισµός πληροφορικής
καταχωρείται στον κατάλληλο κατάλογο της Επιτροπής. Και στις δύο
περιπτώσεις, εάν οι συσκευές πληροφορικής πρόκειται να χρησιµοποι-
ηθούν για το χειρισµό διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ, πρέπει να
ζητείται η γνώµη της Α∆Α ώστε να λαµβάνονται δεόντως υπόψη και να
εφαρµόζονται τα στοιχεία INFOSEC που ισχύουν για τη χρήση των
συσκευών αυτών.
26.ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΕ ΣΕ
ΤΡΙΤΑ ΚΡΑΤΗ Ή ∆ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ
26.1.1.Αρχές που διέπουν την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ
Η Επιτροπή εν σώµατι αποφασίζει για την κοινοποίηση διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς βάσει:
—της φύσης και του περιεχοµένου των πληροφοριών αυτών,2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 57
▼M1
—της ανάγκης γνώσης του αποδέκτη,
—των πλεονεκτηµάτων για την ΕΕ.
Ζητείται η συµφωνία του συντάκτη των προς κοινοποίηση διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών ΕΕ.
Οι αποφάσεις αυτές λαµβάνονται κατά περίπτωση, ανάλογα µε:
—τον επιθυµητό βαθµό συνεργασίας µε τα συγκεκριµένα τρίτα κράτη ή
διεθνείς οργανισµούς,
—την εµπιστοσύνη που εµπνέουν, η οποία απορρέει από το βαθµό
ασφαλείας που θα αποδώσουν στις διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ
που κοινοποιούνται σε αυτά τα κράτη ή οργανισµούς και από τη συνέ-
πεια µεταξύ των κανόνων ασφαλείας τους και των κανόνων ασφαλείας
της ΕΕ·Η Συµβουλευτική Οµάδα της Επιτροπής για την Πολιτική
Ασφάλειας παρέχει στην Επιτροπή την τεχνική γνωµοδότησή της
στο σηµείο αυτό.
Η αποδοχή, από τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς, διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ συνεπάγεται την εγγύηση ότι οι πληροφορίες αυτές θα
χρησιµοποιηθούν µόνον για τους σκοπούς που αιτιολογούν την κοινο-
ποίηση ή ανταλλαγή πληροφοριών, και ότι τα κράτη ή οι οργανισµοί
αυτοί θα παρέχουν την προστασία που απαιτεί η Επιτροπή.
26.1.2.Επίπεδα
Όταν η Επιτροπή αποφασίσει ότι επιτρέπεται η κοινοποίηση ή ανταλ-
λαγή διαβαθµισµένων πληροφοριών µε συγκεκριµένο κράτος ή διεθνή
οργανισµό, αποφασίζει και για το επίπεδο συνεργασίας το οποίο είναι
δυνατό. Το επίπεδο αυτό εξαρτάται ιδίως από την πολιτική και τους
κανονισµούς ασφαλείας που εφαρµόζει αυτό το κράτος ή οργανισµός.
Προβλέπονται τρία επίπεδα συνεργασίας:Επίπεδο 1
Συνεργασία µε τρίτα κράτη ή µε διεθνείς οργανισµούς των οποίων η
πολιτική και οι κανονισµοί ασφαλείας είναι πολύ παρόµοιοι µε εκείνους
της ΕΕ.
Επίπεδο 2
Συνεργασία µε τρίτα κράτη ή µε διεθνείς οργανισµούς των οποίων η
πολιτική και οι κανονισµοί ασφαλείας διαφέρουν σηµαντικά από τους
κοινοτικούς.
Επίπεδο 3
Περιστασιακή συνεργασία µε τρίτα κράτη ή µε διεθνείς οργανισµούς των
οποίων δεν είναι δυνατόν να αξιολογηθούν η πολιτική και οι κανονισµοί
ασφαλείας.
Κάθε επίπεδο συνεργασίας καθορίζει τις διαδικασίες και τις διατάξεις
ασφαλείας που αναφέρονται λεπτοµερώς στα παραρτήµατα 3, 4 και 5.
26.1.3.Συµφωνίες γιατην α σφάλεια
Όταν η Επιτροπή αποφασίσει ότι υπάρχει µόνιµη ή µακροχρόνια ανάγκη
ανταλλαγής διαβαθµισµένων πληροφοριών µεταξύ της Επιτροπής και
τρίτων κρατών ή άλλων διεθνών οργανισµών, καταρτίζει µε αυτούς
«συµφωνίες για διαδικασίες ασφαλείας για την ανταλλαγή διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών »,στις οποίες ορίζονται ο σκοπός της συνεργασίας
και οι αµοιβαίοι κανόνες για την προστασία των ανταλλασσόµενων
πληροφοριών.
Στην περίπτωση της περιστασιακής συνεργασίας επιπέδου 3, η οποία, εξ
ορισµού, έχει περιορισµένη χρονική διάρκεια και σκοπό, αντί της
«συµφωνίας για διαδικασίες ασφαλείας για την ανταλλαγή διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών »,είναι δυνατόν να καταρτίζεται απλό µνηµόνιο
συµφωνίας στο οποίο ορίζονται η φύση των προς ανταλλαγή διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών και οι αµοιβαίες υποχρεώσεις όσον αφορά τις
πληροφορίες αυτές, υπό την προϋπόθεση ότι η διαβάθµιση των πληροφο-
ριών αυτών δεν υπερβαίνει το ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ.
Πριν υποβληθούν προς έγκριση στην Επιτροπή, τα σχέδια συµφωνιών
για τις διαδικασίες ασφαλείας ή τα µνηµόνια συµφωνίας συζητούνται
στην συµβουλευτική οµάδα της Επιτροπής για την πολιτική ασφάλειας.
Το αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας µέλος της Επιτροπής ζητεί από τις
ΕΑΑ των κρατών µελών κάθε απαιτούµενη βοήθεια, για να εξασφαλί-
ζεται ότι οι προς κοινοποίηση πληροφορίες θα χρησιµοποιούνται και θα
προστατεύονται σύµφωνα µε τις διατάξεις των συµφωνιών για τις διαδικα-
σίες ασφαλείας ή των µνηµονίων συµφωνίας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 58
Προσάρτηµα1
ΠΙΝΑΚΑΣ ΤΩΝ ΕΘΝΙΚΩΝ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΕΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
∆ιαβάθµιση ΕΕ ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ
∆ιαβάθµιση ΝΑΤΟ (1)
∆ιαβάθµιση ∆ΕΕ Focal Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTED
∆ιαβάθµιση EURΑTOM (2) EURATOM top secret EURATOM secret EURATOM Confidential EURATOM Restricted
Βέλγιο Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
∆ανία Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Γερµανία STRENG GEHEIM GEHEIM VS (3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH
Ελλάς Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσηςΙσπανία Secreto Reservado Confidencial Difusión limitada
Γαλλία Très Secret Défense (
4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Ιρλανδία Top Secret Secret Confidential Restricted
Ιταλία Segretissimo Segreto Riservatissimo Riservato
Λουξεµβούργο Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinte
Κάτω Χώρες Stg. Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. Confidentieel
Αυστρία Streng Geheim Geheim Vertraulich Eingeschränkt
Πορτογαλία Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado▼M12000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 59
∆ιαβάθµιση ΕΕ ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ
Φινλανδία Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Σουηδία Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig
Ηνωµένο Βασίλειο Top Secret Secret Confidential Restricted
(1)ΝΑΤΟ: η αντιστοιχεία µε επίπεδα διαβάθµισης του ΝΑΤΟ θα καθοριστεί κατά τη διαπραγµάτευση της συµφωνίας ασφαλείας µεταξύ της Επιτροπής και του ΝΑΤΟ.
(2) EURATOM: κανονισµός αριθ. 3 της 31ης Ιουλίου 1958 για την προστασία των διαβαθµισµένων πληροφοριών EUROATOM.
(3)Γερµανία: VS = Verschlusssache.
(4)Γαλλία: η διαβάθµιση «Très Secret Défense», οποία καλύπτει τις κυβερνητικές προτεραιότητες, µπορεί να αλλάξει µόνο µε την έγκριση του πρωθυπουργού.▼M12000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 60
Προσάρτηµα2
ΠΡΑΚΤΙΚΟΣ Ο∆ΗΓΟΣ ∆ΙΑΒΑΘΜΙΣΗΣ
Ο παρακάτω οδηγός είναι ενδεικτικός και δεν µεταβάλλει τις διατάξεις ουσίας των τµηµάτων 16, 17, 20 και 21.
∆ιαβάθµιση πότε ποιος ΕπίθεσηΥποχαρακτηρισµός /αποχαρακτηρισµός /καταστροφή
ποιος πότε
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ:
Η διαβάθµιση αυτή
εφαρµόζεται µόνο στις
πληροφορίες και το
υλικό των οποίων η
άνευ αδείας κοινο-
λόγηση µπορεί να
βλάψει σοβαρότατα τα
ζωτικά συµφέροντα της
Ευρωπαϊκής Ένωσης ή
ενός ή περισσοτέρων
κρατών µελών της
[16.1].Όταν η διαρροή στοιχείων µε δια-
βάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
θα ήταν πιθανό:
—να συνιστά άµεση απειλή για
την εσωτερική σταθερότητα
της ΕΕ ή κράτους µέλους της
ή φίλης χώρας
—να βλάψει σοβαρότατα τις σχέ-
σεις µε φίλα κράτη
—να οδηγήσει άµεσα σε µεγάλο
αριθµό θανάτων
—να βλάψει σοβαρότατα την επι-
χειρησιακή αποτελεσµατικότη-
τα ή την ασφάλεια των δυνά-
µεων κρατών µελών ή άλλων
εισφερόντων, ή τη συνέχιση
της αποτελεσµατικότητας εξαι-
ρετικά πολύτιµων ενεργειών
ασφάλειας ή συλλογής πληρο-
φοριών
—να προξενήσει µακροπρόθεσµη
σοβαρή βλάβη στην οικονοµία
της ΕΕ ή των κρατών µελών∆εόντως εξουσιοδοτη-
µένα πρόσωπα (συντά-
κτες), γενικοί
διευθυντές, προϊσ-
τάµενοι υπηρεσίας
[17.1]
Οι συντάκτες προ-
σδιορίζουν ηµεροµη-
νία, προθεσµία ή γε-
γονός µετά τα οποία
µπορεί να υποχα-
ρακτηριστεί ή να απο-
χαρακτηρισθεί το πε-ριεχόµενο. [16.2] Σε
αντίθετη περίπτωση,
επανεξετάζουν τα έγ-
γραφα το αργότερο
ανά πενταετία, ώστε
να επιβεβαιώνεται ότι
η αρχική διαβάθµιση
εξακολουθεί να είναι
αναγκαία [17.3].Η διαβάθµιση ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗ-
ΤΟ ΕΕ επιτίθεται στα έγγραφα
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ενδεχο-
µένως µαζί µε ένδειξη ασφαλείας
ή/και τη σήµανση άµυνας ESDP,
µε µηχανικά µέσα και ιδιοχείρως
[16.4, 16.5, 16.3].
Οι διαβαθµίσεις ΕΕ και οι ενδεί-
ξεις ασφαλείας εµφαίνονται στο
κέντρο του άνω και του κάτω µέ-
ρους κάθε σελίδας ·κάθε σελίδα
αριθµείται. Κάθε έγγραφο φέρει
αριθµό αναφοράς και ηµεροµηνία ·
ο εν λόγω αριθµός αναφοράς εµ-
φαίνεται σε κάθε σελίδα.
Εάν τα έγγραφα πρόκειται να δια-
νε-µηθούν σε πολλαπλά αντίτυπα,
στην πρώτη σελίδα κάθε αντιτύ-
που αναγράφεται ο αριθµός αντιτύ-
που και ο συνολικός αριθµός σε-
λίδων. Όλα τα παραρτήµατα και
τα συννηµµένα απαριθµούνται
στην πρώτη σελίδα [21.1].Αποκλειστικός υπεύθυνος για τον
υποχαρακτηρισµό ή αποχαρακτη-
ρισµό είναι ο συντάκτης του
εγγράφου, ο οποίος ενηµερώνει
σχετικά τους µετέπειτα αποδέκτες
στους οποίους έχει αποστείλει ή
κοινοποιήσει το έγγραφο [17.3].
Τα έγγραφα ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ
ΕΕ καταστρέφονται από την αρµό-
δια για τη διαβάθµιση αυτή κεν-
τρική γραµµατεία ή υπογραµµα-
τεία. Κάθε καταστρεφόµενο
έγγραφο πρέπει να καταγράφεταισε πρωτόκολλο καταστροφής το
οποίο υπογράφεται από τον ελεγ-
κτικό υπάλληλο ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και από τον
υπάλληλο ο οποίος παρίσταται
κατά την καταστροφή και ο οποίος
πρέπει να έχει διαβάθµιση
ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ. Σχετική
σηµείωση καταγράφεται στο βι-
βλίο ηµερολογίου. Η γραµµατεία
διατηρεί τα πρωτόκολλα κατα-
στροφής, µαζί µε τα φύλλα διανο-
µής, επί δέκα έτη [22.5].Καταστρέφονται τα
υπεράριθµα αντίτυπα
και τα έγγραφα που
δεν χρειάζονται πια
[22.5].
Τα έγγραφα ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ,
καθώς και η πάσης φύ-
σεως διαβαθµισµένη
φύρα που προκύπτει
από τη σύνταξη
εγγράφων ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, όπωςκακέκτυπα αντίγραφα,
σχέδια εγγράφων, δα-
κτυλογραφηµένα
σηµειώµατα και καρµ-
πόν, καταστρέφονται
υπό την επίβλεψη
ελεγκτικού υπαλλήλου
γραµµατείας ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, µε
καύση, πολτοποίηση,
θρυµµατισµό µε ψαλί-
δισµα ή καθ 'οιονδήπο-
τε άλλο τρόπο που τα
µετατρέπει σε µη
αναγνωρίσιµη και µη
ανασυστάσιµη µορφή
[22.5].▼M12000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 61
∆ιαβάθµιση πότε ποιος ΕπίθεσηΥποχαρακτηρισµός /αποχαρακτηρισµός /καταστροφή
ποιος πότε
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ:
Η διαβάθµιση αυτή
εφαρµόζεται µόνο στις
πληροφορίες και το
υλικό των οποίων η
άνευ αδείας κοινο-
λόγηση µπορεί να
βλάψει σοβαρότατα τα
ζωτικά συµφέροντα της
Ευρωπαϊκής Ένωσης ή
ενός ή περισσοτέρων
κρατών µελών της
[16.1].Όταν η διαρροή στοιχείων µε δια-
βάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ θα ήταν
πιθανό:
—να οξύνει διεθνείς εντάσεις
—να βλάψει σοβαρότατα τις σχέ-
σεις µε φίλα κράτη
—να συνιστά άµεσο κίνδυνο
ζωής ή να βλάψει σοβαρά τη
δηµόσια τάξη ή την ατοµική
ασφάλεια ή ελευθερία
—να βλάψει σοβαρά την επι-
χειρησιακή αποτελεσµατικότη-
τα ή την ασφάλεια των δυνά-
µεων κρατών µελών ή άλλων
εισφερόντων, ή τη συνέχιση
της αποτελεσµατικότητας πολύ
πολύτιµων ενεργειών ασφά-
λειας ή συλλογής πληροφο-
ριών
—να προξενήσει αξιόλογη ου-
σιαστική βλάβη στα οικονο-
µικά, δηµοσιονοµικά και εµπο-
ρικά συµφέροντα της ΕΕ ή των
κρατών µελώνΕξουσιοδοτηµένα
πρόσωπα (συντάκτες),
Γενικοί ∆ιευθυντές,
Προϊστάµενοι Υπηρε-
σίας [17.1].
Οι συντάκτες προ-
σδιορίζουν ηµεροµη-
νία ή προθεσµία µετά
την οποία µπορεί να
υποχαρακτηριστεί ή
να αποχαρακτηριστεί
το περιεχόµενο [16.2].
Σε αντίθετη πε-
ρίπτωση, επανεξετά-
ζουν τα έγγραφα το
αργότερο ανά πενταε-
τία, ώστε να επιβε-
βαιώνεται ότι η αρχι-
κή διαβάθµιση
εξακολουθεί να είναι
αναγκαία [17.3].Η διαβάθµιση ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
επιτίθεται στα έγγραφα ΑΠΟΡΡΗ-
ΤΟ ΕΕ, ενδεχοµένως µαζί µε έν-
δειξη ασφαλείας ή /και τη σή-
µανση άµυνας ESDP, µε µηχανικά
µέσα και ιδιοχείρως [16.4, 16.5,
16.3].
Οι διαβαθµίσεις ΕΕ και οι ενδεί-
ξεις ασφαλείας εµφαίνονται στο
κέντρο του άνω και του κάτω µέ-
ρους κάθε σελίδας ·κάθε σελίδα
αριθµείται. Κάθε έγγραφο φέρει
αριθµό αναφοράς και ηµεροµηνία ·
ο εν λόγω αριθµός αναφοράς εµ-
φαίνεται σε κάθε σελίδα.
Εάν τα έγγραφα πρόκειται να δια-
νεµηθούν σε πολλαπλά αντίτυπα,
στην πρώτη σελίδα κάθε αντιτύ-
που αναγράφεται ο αριθµός αντιτύ-
που και ο συνολικός αριθµός σε-
λίδων. Όλα τα παραρτήµατα και
τα συννηµµένα απαριθµούνται
στην πρώτη σελίδα [21.1].Αποκλειστικός υπεύθυνος για τον
υποχαρακτηρισµό και αποχα-
ρακτηρισµό είναι ο συντάκτης του
εγγράφου, ο οποίος ενηµερώνει
σχετικά τους µετέπειτα αποδέκτες
στους οποίους έχει αποστείλει ή
κοινοποιήσει το έγγραφο [17.3].
Τα έγγραφα ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ κα-
ταστρέφονται από την αρµόδια
για την παραγωγή τους γραµµα-
τεία, υπό την εποπτεία προσώπου
µε κατάλληλη διαβάθµιση ασφα-
λείας. Τα καταστρεφόµενα έγγρα-
φα ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ καταγράφον-
ται σε υπογραφόµενο πρωτόκολλο
καταστροφής το οποίο διατηρείται
από τη γραµµατεία, µαζί µε τα έν-
τυπα διανοµής, επί τρία τουλάχι-
στον έτη [22.5].Καταστρέφονται τα
υπεράριθµα αντίτυπα
και τα έγγραφα που
δεν χρειάζονται πια
[22.5].
Τα έγγραφα ΑΠΟΡΡΗ-
ΤΟ ΕΕ, καθώς και όλα
τα διαβαθµισµένα
απορρίµµατα που προ-
κύπτουν κατά την σύν-
ταξη των εγγράφων
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, όπως
κακέκτυπα αντίγραφα,
σχέδια εγγράφων, δα-
κτυλογραφηµένα
σηµειώµατα και καρµ-
πόν, καταστρέφονται
µε καύση, πολτο-
ποίηση, σχίσιµο σε
λουρίδες ή καθ 'οιονδή-
ποτε άλλο τρόπο που
τα µετατρέπει σε µη
αναγνωρίσιµη και µη
ανασυστάσιµη µορφή
[22.5].▼M12000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 62
∆ιαβάθµιση πότε ποιος ΕπίθεσηΥποχαρακτηρισµός /αποχαρακτηρισµός /καταστροφή
ποιος πότε
ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ:
Η διαβάθµιση αυτή
εφαρµόζεται µόνο στις
πληροφορίες και το
υλικό των οποίων η
άνευ αδείας κοινο-
λόγηση µπορεί να
βλάψει σοβαρότατα τα
ζωτικά συµφέροντα της
Ευρωπαϊκής Ένωσης ή
ενός ή περισσοτέρων
κρατών µελών της
[16.1].Όταν η διαρροή στοιχείων µε δια-
βάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ θα
ήταν πιθανό:
—να βλάψει ουσιαστικά τις
διπλωµατικές σχέσεις, δηλαδή
να οδηγήσει σε επίσηµες δια-
µαρτυρίες ή άλλες κυρώσεις
—να θέσει σε κίνδυνο την ατοµι-
κή ασφάλεια ή ελευθερία
—να βλάψει την επιχειρησιακή
αποτελεσµατικότητα ή την
ασφάλεια των δυνάµεων κρα-
τών µελών ή άλλων εισφε-
ρόντων, ή την αποτελεσµατι-
κότητα πολύτιµων ενεργειών
ασφάλειας ή συλλογής πληρο-
φοριών
—να υπονοµεύσει ουσιαστικά τη
χρηµατοοικονοµική βιωσι-
µότητα σηµαντικών οργανι-σµών
—να παρεµποδίσει τη διε-
ρεύνηση ή να διευκολύνει τη
διάπραξη σοβαρών
εγκληµάτων
—να βλάψει ουσιαστικά τα οικο-
νοµικά, νοµισµατικά, δηµοσιο-
νοµικά και εµπορικά συµφέ-
ροντα της ΕΕ ή των κρατών
µελών
—να παρεµποδίσει σοβαρά την
ανάπτυξη ή λειτουργία σηµαν-
τικών ενωσιακών πολιτικών
—να διακόψει ή να διαταράξει
σηµαντικά ουσιαστικές ενω-
σιακές δραστηριότητεςΕξουσιοδοτηµένα
πρόσωπα (συντάκτες),
Γενικοί ∆ιευθυντές,
Προϊστάµενοι Υπηρε-
σίας [17.1].
Οι συντάκτες προ-
σδιορίζουν ηµεροµη-
νία, προθεσµία ή γε-
γονός µετά τα οποία
µπορεί να υποχα-
ρακτηριστεί ή ν 'απο-
χαρακτηριστθεί το πε-
ριεχόµενο. Σε
αντίθετη περίπτωση,
επανεξετάζουν τα έγ-
γραφα το αργότερο
ανά πενταετία, ώστε
να επιβεβαιώνεται ότι
η αρχική διαβάθµιση
εξακολουθεί να είναι
αναγκαία [17.3].Η διαβάθµιση ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ
ΕΕ επιτίθεται στα έγγραφα ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, ενδεχοµένως µαζί
µε ένδειξη ασφαλείας ή /και τη σή-
µανση άµυνας ESDP, µε µηχανικά
µέσα και ιδιοχείρως ή µε
εκτύπωση σε ήδη σφραγισµένο
και ταξινοµηµένο χαρτί [16.4,16.5, 16.3].
Οι διαβαθµίσεις ΕΕ εµφαίνονται
στο κέντρο του άνω και του κάτω
µέρους κάθε σελίδας ·κάθε σελίδα
αριθµείται. Κάθε έγγραφο φέρει
αριθµό αναφοράς και ηµεροµηνία.
Όλα τα παραρτήµατα και τα
συνηµµένα απαριθµούνται στην
πρώτη σελίδα [21.1].Αποκλειστικός υπεύθυνος για τον
υποχαρακτηρισµό και αποχα-
ρακτηρισµό είναι ο συντάκτης του
εγγράφου, ο οποίος ενηµερώνει
σχετικά τους µετέπειτα αποδέκτες
στους οποίους έχει αποστείλει ή
κοινοποιήσει το έγγραφο [17.3].
Τα έγγραφα ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
καταστρέφονται από την αρµόδια
για την παραγωγή τους γραµµα-
τεία, υπό την εποπτεία προσώπου
µε κατάλληλη διαβάθµιση ασφα-
λείας. Η καταστροφή τους κα-
ταγράφεται σύµφωνα µε τους εθνι-
κούς κανονισµούς και, στην
περίπτωση της Επιτροπής ή των
αποκεντρωµένων οργανισµών της
ΕΕ, σύµφωνα µε τις οδηγίες του
Προέδρου [22.5].Καταστρέφονται τα
υπεράριθµα αντίτυπα
και τα έγγραφα που
δεν χρειάζονται πια
[22.5].
Τα έγγραφα ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, καθώς
και όλα τα διαβαθµι-
σµένα απορρίµµατα
που προκύπτουν κατά
την σύνταξη των
εγγράφων ΕΜΠΙΣΤΕΥ-
ΤΙΚΟ ΕΕ, όπως κακέ-
κτυπα αντίγραφα, σχέ-
δια εγγράφων,
δακτυλογραφηµένα
σηµειώµατα και καρµ-
πόν, καταστρέφονται
µε καύση, πολτο-
ποίηση, σχίσιµο σε
λουρίδες ή καθ 'οιονδή-
ποτε άλλο τρόπο που
τα µετατρέπει σε µη
αναγνωρίσιµη και µη
ανασυστάσιµη µορφή
[22.5].▼M12000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 63
∆ιαβάθµιση πότε ποιος ΕπίθεσηΥποχαρακτηρισµός /αποχαρακτηρισµός /καταστροφή
ποιος πότε
ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ:
Η διαβάθµιση αυτή
εφαρµόζεται στις
πληροφορίες και το
υλικό των οποίων η
άνευ αδείας κοινο-
λόγηση είναι αντίθετη
προς τα συµφέροντα
της Ευρωπαϊκής
Ένωσης ή ενός ή πε-
ρισσοτέρων κρατών
µελών της [16.1].Όταν η διαρροή στοιχείων µε δια-
βάθµιση ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ θα ήταν πιθανό:
—να επηρεάσει δυσµενώς διπλω-
µατικές σχέσεις,
—να προξενήσει σηµαντική
οδύνη σε άτοµα
—να δυσχεράνει τη διατήρηση
της επιχειρησιακής αποτελε-
σµατικότητας ή της ασφάλειας
των δυνάµεων κρατών µελών ή
άλλων εισφερόντων
—να προξενήσει χρηµατική
βλάβη ή να διευκολύνει τον
πορισµό αθέµιτων κερδών ή
ωφεληµάτων από άτοµα ή εται-
ρείες
—να συνιστά παράβαση των πρε-
πουσών δεσµεύσεων τήρησης
της εµπιστευτικότητας πληρο-
φοριών που έχουν δοθεί από
τρίτους
—να συνιστά παράβαση των θε-
σµοθετηµένων περιορισµών ως
προς την κοινολόγηση πληρο-
φοριών
—να δυσχεράνει τη διερεύνηση
ή να διευκολύνει τη διάπραξη
σοβαρών εγκληµάτων
—να φέρει την ΕΕ ή τα κράτη
µέλη σε µειονεκτική θέση στα
πλαίσια εµπορικών ή πολιτι-
κών διαπραγµατεύσεων µε
άλλους
—να παρεµποδίσει σοβαρά την
ανάπτυξη ή λειτουργία των
ενωσιακών πολιτικών
—να υπονοµεύσει την πρέπουσα
διαχείριση της ΕΕ ή των
δραστηριοτήτων τηςΕξουσιοδοτηµένα
πρόσωπα (συντάκτες),
γενικοί διευθυντές,
προϊστάµενοι υπηρε-
σίας [17.1].
Οι συντάκτες προ-
σδιορίζουν ηµεροµη-
νία, προθεσµία ή γε-
γονός µετά τα οποία
µπορεί να υποχα-
ρακτηριστεί ή να απο-
χαρακτηριστεί το πε-
ριεχόµενο [16.2]. Σε
αντίθετη περίπτωση,
επανεξετάζουν τα έγ-
γραφα το αργότερο
ανά πενταετία, ώστε
να επιβεβαιώνεται ότι
η αρχική διαβάθµιση
εξακολουθεί να είναι
αναγκαία [17.3].Η διαβάθµιση ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ επιτίθεται στα έγ-
γραφα ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ, ενδεχοµένως µαζί
µε ένδειξη ασφαλείας ή /και τη σή-
µανση άµυνας ESDP, µε µηχανικά
µέσα και ιδιοχείρως [16.4, 16.5,
16.3].
Οι διαβαθµίσεις ΕΕ και οι ενδεί-
ξεις ασφαλείας εµφαίνονται στο
κέντρο του άνω και του κάτω µέ-
ρους κάθε σελίδας κάθε σελίδα
αριθµείται. Κάθε έγγραφο φέρει
αριθµό αναφοράς και ηµεροµηνία
[21.1].Αποκλειστικός υπεύθυνος για τον
αποχαρακτηρισµό είναι ο
συντάκτης του εγγράφου, ο οποίος
ενηµερώνει σχετικά τους µετέπει-
τα αποδέκτες στους οποίους έχει
αποστείλει ή κοινοποιήσει το έγ-
γραφο [17.3].
Τα έγγραφα ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ
ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ καταστρέφονται από
την αρµόδια για τη διαβάθµιση
αυτή γραµµατεία ή από το χρήστη,
σύµφωνα µε τις οδηγίες του Προ-
έδρου [22.5].Καταστρέφονται τα
υπεράριθµα αντίτυπα
και τα έγγραφα που
δεν χρειάζονται πια
[22.5].▼M12000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
Προσάρτηµα3
Κατευθυντήριες γραµµές για την κοινοποίηση διαβαθµισµεέων πληροφο-
ρίων ΕΕ σε τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς: Συνεργασία επιπέδου 1
∆ΙΑ∆ΙΚΑΣΙΕΣ
1.Η επιτροπή εν σώµατι είναι αρµόδια για την κοινοποίηση διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών ΕΕ σε χώρες που δεν είναι µέλη της
Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σε άλλους διεθνείς οργανισµούς, των οποίων
η πολιτική και οι κανονισµοί ασφαλείας είναι παρόµοιοι προς τους
κοινοτικούς.
2.Έως ότου συναφθεί συµφωνία για την ασφάλεια, το αρµόδιο επί
θεµάτων ασφαλείας µέλος της Επιτροπής είναι αρµόδιο για την
εξέταση αιτηµάτων κοινοποίησης διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
3.Κατά την εξέταση αυτή:
—ζητεί τις γνώµες των συντακτών των προς κοινοποίηση ∆ΠΕΕ ·
—πραγµατοποιεί τις απαιτούµενες επαφές µε τους φορείς ασφαλείας
των δικαιούχων χωρών ή διεθνών οργανισµών για να ελέγξει εάν
η πολιτική και οι κανονισµοί τους περί ασφαλείας εξασφαλίζουν
ότι οι κοινοποιούµενες διαβαθµισµένες πληροφορίες θα προστα-
τεύονται σύµφωνα µε τις προκείµενες διατάξεις ασφαλείας ·
—ζητεί τη γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας της Επιτροπής για
την πολιτική ασφάλειας όσον αφορά την εµπιστοσύνη που
εµπνέουν τα δικαιούχα κράτη ή διεθνείς οργανισµοί.
4.Το αρµόδιο επί θεµάτων ασφαλείας µέλος της Επιτροπής διαβιβάζει
το αίτηµα και τη γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας της Επιτροπής
για την πολιτική ασφάλειας στην Επιτροπή για τη λήψη απόφασης.
∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΥΝ ΟΙ
∆ΙΚΑΙΟΥΧΟΙ
5.Το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας µέλος της Επιτροπής γνωστοποιεί
στα δικαιούχα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς την απόφαση της
Επιτροπής σχετικά µε την έγκριση της κοινοποίησης των διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών ΕΕ.
6.Η απόφαση κοινοποίησης αρχίζει να ισχύει µόνον όταν οι δικαιούχοι
εγγυηθούν γραπτώς ότι:
—θα χρησιµοποιούν τις πληροφορίες µόνον για τους συµφωνηµέ-
νους σκοπούς,
—θα προστατεύουν τις πληροφορίες σύµφωνα µε τις προκείµενες
διατάξεις ασφαλείας, ιδίως δε σύµφωνα µε τους παρακάτω ειδι-
κούς κανόνες.
7.Προσωπικό
α)Ο αριθµός των υπαλλήλων µε πρόσβαση στις διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ περιορίζεται αυστηρά, βάσει της αρχής της
«ανάγκης γνώσης »,στα άτοµα των οποίων τα καθήκοντα απαιτούν
την πρόσβαση αυτή.
β)Όλοι οι υπάλληλοι ή πολίτες που έχουν εξουσιοδοτηµένη
πρόσβαση σε πληροφορίες µε διαβάθµιση τουλάχιστον ΕΜΠΙ-
ΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ πρέπει να διαθέτουν είτε πιστοποιητικό
ασφαλείας κατάλληλου επιπέδου ή ισοδύναµη διαβάθµιση ασφα-
λείας είτε τα αντίστοιχα που έχουν εκδοθεί από την κυβέρνηση
του κράτους τους.
8.∆ιαβίβαση εγγράφων
α)Οι πρακτικές διαδικασίες για τη διαβίβαση των εγγράφων αποφα-
σίζονται µε συµφωνία. Έως ότου συναφθεί συµφωνία,
εφαρµόζονται οι διατάξεις του τµήµατος 21. Η συµφωνία πρέπει
να ορίζει, ιδίως, τις γραµµατείες στις οποίες πρέπει να διαβιβά-
ζονται οι διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ.
β)Εάν οι διαβαθµισµένες πληροφορίες των οποίων την κοινοποίηση
ενέκρινε η Επιτροπή περιλαµβάνουν πληροφορίες ΑΚΡΩΣ
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, το δικαιούχο κράτος ή διεθνής οργανισµός
συγκροτεί κεντρική γραµµατεία ΕΕ και, ενδεχοµένως, υπογραµµα-
τείες ΕΕ. Οι γραµµατείες αυτές εφαρµόζουν διατάξεις αυστηρά
ισοδύναµες µε του τµήµατος XXIIτων παρουσών διατάξεων ασφα-
λείας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M1
9.Καταχώρηση
Μόλις µια γραµµατεία παραλάβει έγγραφο ΕΕ µε διαβάθµιση τουλά-
χιστον ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, το καταχωρεί σε ειδικό µητρώο που
τηρεί ο οργανισµός, στις στήλες του οποίου αναγράφονται η
ηµεροµηνία παραλαβής, τα στοιχεία του εγγράφου (ηµεροµηνία,
αριθµός αναφοράς και αριθµός αντιτύπου), η διαβάθµισή του, ο τίτλος
του, το ονοµατεπώνυµο ή ο τίτλος του αποδέκτη, η ηµεροµηνία
επιστροφής της απόδειξης και η ηµεροµηνία επιστροφής του
εγγράφου στον συντάκτη ΕΕ ή η ηµεροµηνία καταστροφής του.
10.Καταστροφή
α)Τα διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ καταστρέφονται σύµφωνα µε τις
οδηγίες του τµήµατος 22 των παρουσών διατάξεων ασφαλείας.
Αντίγραφα των πρωτοκόλλων καταστροφής των εγγράφων
ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ αποστέλλονται
στη γραµµατεία ΕΕ που είχε διαβιβάσει τα έγγραφα.
β)Τα διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ περιλαµβάνονται στα σχέδια κατα-
στροφής σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης τα οποία αφορούν ταδιαβαθµισµένα έγγραφα των δικαιούχων οργανισµών.
11.Προστασία των εγγράφων
Πρέπει να λαµβάνεται κάθε µέτρο για να αποτρέπεται η πρόσβαση
µη εξουσιοδοτηµένων ατόµων στις διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ.
12.Αντίγραφα, µεταφράσεις και αποσπάσµατα
Απαγορεύονται να παράγονται φωτοαντίγραφα, µεταφράσεις ή
αποσπάσµατα εγγράφων ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
χωρίς την άδεια του προϊσταµένου ασφαλείας του οργανισµού, ο
οποίος καταχωρεί και ελέγχει αυτά τα αντίγραφα, µεταφράσεις ή
αποσπάσµατα και τα σφραγίζει, εφόσον απαιτείται.
Η αναπαραγωγή ή µετάφραση εγγράφου ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ
µπορεί να επιτρέπεται µόνον από την συντάκτρια αρχή, η οποία και
ορίζει τον αριθµό επιτρεπόµενων αντιτύπων ·εάν είναι αδύνατο να
προσδιοριστεί η συντάκτρια αρχή, το αίτηµα παραπέµπεται στο
γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής.
13.Παραβιάσεις των κανόνων ασφαλείας
Όταν έχουν παραβιαστεί οι κανόνες ασφαλείας για ένα διαβαθµι-
σµένο έγγραφο ΕΕ ή όταν υπάρχουν σχετικές υπόνοιες, λαµβάνονται
αµέσως τα ακόλουθα µέτρα, υπό την προϋπόθεση ότι έχει συναφθεί
συµφωνία ασφαλείας:
α)διεξάγεται έρευνα για να διαπιστωθούν οι περιστάσεις υπό τις
οποίες παραβιάστηκαν οι κανόνες ασφαλείας,
β)ειδοποιείται το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής, η εθνική αρχή
ασφαλείας και η συντάκτρια αρχή ή δηλώνεται σαφώς ότι η
συντάκτρια αρχή δεν ειδοποιήθηκε εάν αυτό δεν κατέστη δυνατόν,
γ)λαµβάνονται µέτρα για να ελαχιστοποιηθούν οι επιπτώσεις της
παραβίασης,
δ)επανεξετάζονται και εφαρµόζονται µέτρα για να αποφευχθεί
επανάληψη παρόµοιων συµβάντων,
ε)εφαρµόζονται τα µέτρα που συνιστά το γραφείο ασφαλείας της
Επιτροπής για να αποφευχθεί επανάληψη παρόµοιων συµβάντων.
14.Επιθεωρήσεις
Το γραφείο ασφαλείας της Επιτροπής έχει το δικαίωµα, βάσει
συµφωνίας µε τα ενδιαφερόµενα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς, να
αξιολογεί την αποτελεσµατικότητα των µέτρων προστασίας των
κοινοποιούµενων διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
15.Εκθέσεις
Υπό την προϋπόθεση ότι έχει συναφθεί συµφωνία ασφαλείας, καθ '
όλο το διάστηµα κατά το οποίο το κράτος ή ο διεθνής οργανισµός
διατηρούν στην κατοχή τους διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ,
υποβάλλουν ετήσια έκθεση, σε ηµεροµηνία που καθορίζεται όταν
χορηγείται η άδεια κοινοποίησης των πληροφοριών, µε την οποία
επιβεβαιώνεται ότι έχουν τηρηθεί οι προκείµενες διατάξεις ασφα-
λείας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 66
▼M1
Προσάρτηµα4
Κατευθυντήριες γραµµές για τη διαβίβαση διαβαθµισµένων πληροφοριών
ΕΕ σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισµούς: Συνεργασία επιπέδου 2
∆ΙΑ∆ΙΚΑΣΙΕΣ
1.Αρµόδιος για την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ σε
τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς, των οποίων η πολιτική και οι
διατάξεις ασφαλείας διαφέρουν σηµαντικά από εκείνους της ΕΕ,
είναι ο αρχικός συντάκτης. Την αρµοδιότητα για την κοινοποίηση
∆ΠΕΕ που δηµιουργήθηκαν εντός της Επιτροπής, έχει η Επιτροπή
εν σώµατι.
2.Κατά κανόνα, η κοινοποίηση περιορίζεται σε διαβαθµισµένες πληρο-
φορίες µε βαθµό ασφαλείας έως ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·αποκλείονται οι
διαβαθµισµένες πληροφορίες που προστατεύονται από ειδικές
σηµάνσεις ή ενδείξεις ασφαλείας.
3.Εν αναµονή της σύναψης συµφωνίας στον τοµέα της ασφάλειας, το
αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας µέλος της Επιτροπής, έχει την αρµο-
διότητα να εξετάζει αιτήσεις για την κοινοποίηση διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ.
4.Προς το σκοπό αυτό:
—ζητεί τις γνώµες των συντακτών των προς κοινοποίηση ∆ΠΕΕ ·
—πραγµατοποιεί τις απαραίτητες επαφές µε τους φορείς ασφαλείας
των δικαιούχων κρατών ή διεθνών οργανισµών, για να λάβει
πληροφορίες σχετικά µε την πολιτική και τους κανονισµούς
ασφαλείας τους, ιδίως δε για να καταρτίσει πίνακα στον οποίο
συγκρίνονται οι διαβαθµίσεις που ισχύουν στην ΕΕ, µε εκείνες
που ισχύουν στο συγκεκριµένο κράτος ή οργανισµό ·
—διοργανώνει συνεδρίαση της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων
πολιτικής ασφαλείας της Επιτροπής ή, εφόσον απαιτείται, µε τη
διαδικασία σιωπηρής συναίνεσης, απευθύνει ερωτήµατα στις
εθνικές αρχές ασφαλείας των κρατών µελών, προκειµένου να
λάβει τη γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων πολι-
τικής ασφαλείας της Επιτροπής.
5.Η γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων πολιτικής ασφα-
λείας της Επιτροπής, θα αφορά:
—την εµπιστοσύνη που εµπνέουν τα δικαιούχα κράτη ή διεθνείς
οργανισµοί ενόψει της αξιολόγησης των κινδύνων ασφαλείας που
διατρέχουν η ΕΕ ή τα κράτη µέλη της ·
—αξιολόγηση της ικανότητας των δικαιούχων να προστατεύουν τις
διαβαθµισµένες πληροφορίες που τους κοινοποιεί η ΕΕ ·
—προτάσεις πρακτικών διαδικασιών για το χειρισµό των διαβιβαζό-
µενων διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ (π.χ. κοινοποίηση
κειµένου από το οποίο έχουν αφαιρεθεί τα ευαίσθητα στοιχεία)
και εγγράφων (διατήρηση ή διαγραφή των ενδείξεων διαβάθµισης
ΕΕ, ειδικών επισηµάνσεων κ.λπ.) ·
—τον υποχαρακτηρισµό ή αποχαρακτηρισµό των πληροφοριών,
πριν από την κοινοποίηση στις δικαιούχες χώρες ή διεθνείς οργα-
νισµούς.
6.Το αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας µέλος της Επιτροπής διαβιβάζει
στην Επιτροπή για τη λήψη της σχετικής απόφασης, το αίτηµα,
καθώς και τη γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων πολι-
τικής ασφαλείας της Επιτροπής.
ΚΑΝΟΝΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΥΝ ΟΙ
∆ΙΚΑΙΟΥΧΟΙ
7.Το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας µέλος της Επιτροπής κοινοποιεί
στα δικαιούχα κράτη ή τους διεθνείς οργανισµούς, την απόφαση της
Επιτροπής να επιτρέψει τη διαβίβαση διαβαθµισµένων πληροφοριών
ΕΕ, καθώς και τους σχετικούς περιορισµούς.
8.Η απόφαση κοινοποίησης αρχίζει να ισχύει µόνον όταν οι δικαιούχοι
εγγυηθούν γραπτώς ότι:
—θα χρησιµοποιήσουν τις πληροφορίες µόνον για τους συµφωνηµέ-
νους σκοπούς ·
—θα προστατεύουν τις πληροφορίες σύµφωνα µε τις διατάξεις που
έχουν θεσπιστεί από την Επιτροπή.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 67
▼M1
9.Οι ακόλουθοι κανόνες προστασίας ισχύουν εκτός εάν η Επιτροπή,
αφού λάβει την τεχνικής φύσεως γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας
επί θεµάτων πολιτικής ασφαλείας της Επιτροπής, αποφασίσει µια
ειδική διαδικασία για το χειρισµό των διαβαθµισµένων εγγράφων
ΕΕ (διαγραφή των ενδείξεων διαβάθµισης ΕΕ, ειδικών επισηµάνσεων
κ.λπ.).
10.Προσωπικό
α)Ο αριθµός υπαλλήλων µε πρόσβαση στις διαβαθµισµένες πληρο-
φορίες ΕΕ πρέπει να περιορίζεται αυστηρά, βάσει της αρχής
«ανάγκη γνώσης »,στα άτοµα των οποίων τα καθήκοντα απαιτούν
την πρόσβαση αυτή.
β)Όλοι οι υπάλληλοι ή πολίτες που έχουν εξουσιοδοτηµένη
πρόσβαση στις διαβαθµισµένες πληροφορίες που κοινοποιούνται
από την ΕΕ, πρέπει να διαθέτουν εθνική διαβάθµιση ασφαλείας ή
άδεια πρόσβασης, κατάλληλου επιπέδου που θα ισοδυναµεί µε
εκείνο της ΕΕ, όπως ορίζεται στο συγκριτικό πίνακα ·
γ)Οι εν λόγω εθνικές διαβαθµίσεις ή εξουσιοδοτήσεις ασφαλείας
διαβιβάζονται προς ενηµέρωση στον Πρόεδρο.
11.∆ιαβίβαση εγγράφων
Οι πρακτικές διαδικασίες για τη διαβίβαση εγγράφων, αποφασίζονται
κατόπιν συµφωνίας. Εν αναµονή της σύναψης της εν λόγω συµφω-
νίας, θα εφαρµόζονται οι διατάξεις του τµήµατος 21. Στη συµφωνία
αυτή διευκρινίζονται ιδίως οι γραµµατείες στις οποίες πρέπει να
διαβιβαστούν οι διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ και η ακριβής
διεύθυνση στην οποία θα αποσταλούν τα έγγραφα, καθώς και οι
υπηρεσίες µεταφορέων ή ταχυδροµείου που χρησιµοποιούνται για τη
διαβίβαση των διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
12.Καταχώρηση κατά την άφιξη
Η εθνική αρχή ασφαλείας του κράτους παραλαβής ή ο ανάλογος
φορέας του κράτους που παραλαµβάνει, εξ ονόµατος της κυβέρνησής
του, τις διαβαθµισµένες πληροφορίες που κοινοποιούνται από την
ΕΕ, ή το γραφείο ασφαλείας του παραλήπτη διεθνούς οργανισµού,
θα τηρεί ειδικό µητρώο για την καταχώρηση των διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ κατά την παραλαβή τους. Στις στήλες του µητρώου
αυτού αναγράφονται η ηµεροµηνία παραλαβής, τα στοιχεία του
εγγράφου (ηµεροµηνία, αριθµός αναφοράς και αριθµός αντιτύπου), η
διαβάθµισή του, ο τίτλος του, το ονοµατεπώνυµο και η ιδιότητα του
παραλήπτη, η ηµεροµηνία επιστροφής της απόδειξης και η
ηµεροµηνία επιστροφής του εγγράφου στην ΕΕ, ή της καταστροφής
του.
13.Επιστροφή εγγράφων
Όταν ο αποδέκτης επιστέφει ένα διαβαθµισµένο έγγραφο στην
Επιτροπή, ακολουθεί τη διαδικασία που αναφέρεται στην παράγραφο
«∆ιαβίβαση εγγράφων »ανωτέρω.
14.Προστασία
α)Όταν τα έγγραφα δεν χρησιµοποιούνται, αποθηκεύονται σε
ασφαλή περιέκτη εγκεκριµένο για την αποθήκευση εθνικού
διαβαθµισµένου υλικού της ίδιας διαβάθµισης. Ο περιέκτης δεν
φέρει ένδειξη του περιεχοµένου του, στο οποίο έχουν πρόσβαση
µόνον άτοµα εξουσιοδοτηµένα να χειρίζονται διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ. Όταν χρησιµοποιούνται κλειδαριές µε
συνδυασµό, ο συνδυασµός πρέπει να είναι γνωστός µόνον στους
υπαλλήλους του κράτους ή του οργανισµού που έχει εξουσιοδοτη-
µένη πρόσβαση στις διαβαθµισµένες πληροφορίες ΕΕ που είναι
αποθηκευµένες στον φωριαµό και πρέπει να αλλάζει ανά εξάµηνο,
ή συχνότερα όταν µετατίθεται ο υπάλληλος, όταν ανακαλείται η
διαβάθµιση ασφαλείας ενός από τους υπαλλήλους που γνωρίζουν
το συνδυασµό, ή όταν υπάρχει κίνδυνος διαρροής.
β)Τα διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ αφαιρούνται από τον φωριαµό
ασφαλείας µόνον από τους υπαλλήλους που έχουν εξουσιοδότηση
πρόσβασης στα διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ και έχουν «ανάγκη
γνώσης».Οι υπάλληλοι αυτοί φέρουν την ευθύνη για την ασφαλή
φύλαξη των εγγράφων αυτών καθ 'όλο το διάστηµα που τα έγγραφα
παραµένουν στην κατοχή τους, ιδίως δε, για να εξασφαλίζουν ότι
τα µη εξουσιοδοτηµένα άτοµα δεν έχουν πρόσβαση στα έγγραφα.
Οι υπάλληλοι εξασφαλίζουν επίσης ότι τα έγγραφα αποθη-
κεύονται σε φωριαµό ασφαλείας όταν δεν τα χρησιµοποιούν
πλέον και εκτός ωρών εργασίας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M1
γ)Από τα έγγραφα µε διαβάθµιση τουλάχιστον ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ
ΕΕ, απαγορεύεται να παράγονται φωτοαντίγραφα ή να λαµβά-
νονται αποσπάσµατα χωρίς την άδεια της υπηρεσίας ασφαλείας
της επιτροπής.
δ)Πρέπει να καθορίζεται η διαδικασία για την ταχεία και πλήρη
καταστροφή των εγγράφων σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης, και
να επιβεβαιώνεται σε συµφωνία µε την υπηρεσία ασφαλείας της
επιτροπής.
15.Υλική ασφάλεια
α)Όταν δεν χρησιµοποιούνται, οι φωριαµοί ασφαλείας που χρησιµο-
ποιούνται για την αποθήκευση διαβαθµισµένων εγγράφων ΕΕ,
διατηρούνται πάντα κλειδωµένοι.
β)Όταν το προσωπικό συντήρησης ή καθαρισµού πρέπει να εισέλθει
ή να εργαστεί σε µια αίθουσα όπου υπάρχουν οι εν λόγω φωριαµοί
ασφαλείας, το προσωπικό αυτό πρέπει να συνοδεύεται πάντοτε
από ένα µέλος της υπηρεσίας ασφαλείας του κράτους ή του οργα-
νισµού, ή από υπάλληλο που είναι ειδικά επιφορτισµένος µε την
εποπτεία της ασφάλειας της αίθουσας.
γ)Εκτός κανονικών ωρών εργασίας (τη νύχτα, κατά τα σαββατοκύ-
ριακα ή τις αργίες), οι φωριαµοί ασφαλείας που περιέχουν
διαβαθµισµένα έγγραφα ΕΕ προστατεύονται είτε από φρουρό είτε
από αυτόµατο σύστηµα συναγερµού.
16.Παραβάσεις των κανόνων ασφαλείας
Όταν έχουν παραβιαστεί οι κανόνες ασφαλείας για ένα διαβαθµι-
σµένο έγγραφο ΕΕ, ή όταν υπάρχουν σχετικές υπόνοιες,
λαµβάνονται αµέσως τα ακόλουθα µέτρα:
α)διαβιβάζεται αµέσως σχετική έκθεση στην υπηρεσία ασφαλείας
της επιτροπής ή στην εθνική αρχή ασφαλείας του κράτους µέλους
που έλαβε την πρωτοβουλία να διαβιβάσει τα έγγραφα (µε αντί-
γραφο προς την υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής) ·
β)διεξάγεται έρευνα, κατά το πέρας της οποίας υποβάλλεται πλήρης
έκθεση στην υπηρεσία ασφαλείας [βλέπε σηµείο α)ανωτέρω]. Στη
συνέχεια πρέπει να ληφθούν τα απαραίτητα µέτρα για την αντιµε-
τώπιση της κατάστασης.
17.Επιθεωρήσεις
Η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής έχει το δικαίωµα, κατόπιν
συµφωνίας µε τα ενδιαφερόµενα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς, να
προβαίνει στην αξιολόγηση της αποτελεσµατικότητας των µέτρων
προστασίας των κοινοποιούµενων διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ.
18.Εκθέσεις
Υπό την προϋπόθεση ότι έχει συναφθεί συµφωνία στον τοµέα της
ασφαλείας, καθ 'όλο το διάστηµα κατά το οποίο το κράτος ή ο
διεθνής οργανισµός διατηρούν στην κατοχή τους διαβαθµισµένες
πληροφορίες ΕΕ, υποβάλλουν ετήσια έκθεση, µέχρι µια ηµεροµηνία
που καθορίζεται όταν χορηγείται η άδεια κοινοποίησης των πληρο-
φοριών, µε την οποία επιβεβαιώνεται ότι τηρούνται οι προκείµενοι
κανονισµοί ασφαλείας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M1
Προσάρτηµα5
Κατευθυντήριες γραµµές για τη διαβίβαση διαβαθµισµένων πληροφοριών
ΕΕ σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισµούς: Συνεργασία επιπέδου 3
∆ΙΑ∆ΙΚΑΣΙΕΣ
1.Ενίοτε, η Επιτροπή ενδέχεται να θελήσει να συνεργαστεί, υπό
ορισµένες ειδικές περιστάσεις, µε κράτη ή οργανισµούς που δεν
µπορούν µεν να παράσχουν τις εγγυήσεις που απαιτούνται βάσει των
προκειµένων κανόνων ασφαλείας, η συνεργασία όµως µε τα οποία
µπορεί να απαιτήσει την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφοριών
ΕΕ.
2.Αρµόδιος για την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφοριών ΕΕ σε
τρίτα κράτη ή διεθνείς οργανισµούς, των οποίων η πολιτική και οι
διατάξεις ασφαλείας διαφέρουν σηµαντικά από εκείνους της ΕΕ,
είναι ο αρχικός συντάκτης. Την αρµοδιότητα για την κοινοποίηση
∆ΠΕΕ που δηµιουργήθηκαν εντός της Επιτροπής, έχει η Επιτροπή
εν σώµατι.
Κατά κανόνα, η κοινοποίηση περιορίζεται σε διαβαθµισµένες πληρο-
φορίες µε βαθµό ασφαλείας έως ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ ·αποκλείονται οι
διαβαθµισµένες πληροφορίες που προστατεύονται από ειδικές
σηµάνσεις ή ενδείξεις ασφαλείας.
3.Η Επιτροπή εξετάζει εάν είναι σκόπιµο να κοινοποιηθούν διαβαθµι-
σµένες πληροφορίες, εκτιµά την «ανάγκη γνώσης »των δικαιούχων,
και αποφαίνεται ως προς τη φύση των διαβαθµισµένων πληροφοριών
που επιτρέπεται να κοινοποιηθούν.
4.Εάν η Επιτροπή έχει θετική γνώµη, το αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας
Μέλος της Επιτροπής
—ζητεί τις γνώµες των συντακτών των προς κοινοποίηση ∆ΠΕΕ ·
—διοργανώνει συνεδρίαση της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων
πολιτικής ασφαλείας της Επιτροπής ή, εφόσον απαιτείται, µε τη
διαδικασία σιωπηρής συναίνεσης, απευθύνει ερωτήµατα στις
εθνικές αρχές ασφαλείας των κρατών µελών, προκειµένου να
λάβει τη γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων πολι-
τικής ασφαλείας της Επιτροπής.
5.Η γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων πολιτικής ασφα-
λείας της Επιτροπής, θα αφορά:
α)την αξιολόγηση των κινδύνων ασφαλείας που διατρέχουν η ΕΕ ή
τα κράτη µέλη της ·
β)το επίπεδο διαβάθµισης των πληροφοριών που ενδέχεται να κοινο-
ποιηθούν ·
γ)τον υποχαρακτηρισµό ή τον αποχαρακτηρισµό πριν από την
κοινοποίηση των πληροφοριών ·
δ)τις διαδικασίες για το χειρισµό των προς κοινοποίηση εγγράφων
(βλέπε παράγραφο κατωτέρω) ·
ε)τις πιθανές µεθόδους διαβίβασης (χρήση δηµόσιων ταχυδροµικών
υπηρεσιών, δηµόσια ή ασφαλή τηλεπικοινωνιακά συστήµατα,
διπλωµατικοί σάκοι, διαβαθµισµένοι µεταφορείς κ.λπ.).
6.Τα έγγραφα που κοινοποιούνται στα κράτη ή τους οργανισµούς που
καλύπτονται από το παρόν παράρτηµα συντάσσονται, κατά κανόνα,
χωρίς αναφορά της πηγής ή της διαβάθµισης ΕΕ. Η συµβουλευτική
οµάδα επί θεµάτων πολιτικής ασφάλειας της Επιτροπής ενδέχεται να
προτείνει:
—τη χρήση ειδικής σήµανσης ή κωδικής ονοµασίας ·
—τη χρήση ειδικού συστήµατος διαβάθµισης, µε το οποίο η ευαι-
σθησία των πληροφοριών συνδέεται µε τα µέτρα ελέγχου που
πρέπει να τηρούνται κατά την εφαρµογή των µεθόδων διαβίβασης
των εγγράφων από τους δικαιούχους.
7.Ο Πρόεδρος διαβιβάζει στην Επιτροπή για τη λήψη της σχετικής
απόφασης, τη γνώµη της συµβουλευτικής οµάδας επί θεµάτων πολι-
τικής ασφαλείας της Επιτροπής.
8.Από τη στιγµή που η Επιτροπή εγκρίνει την κοινοποίηση διαβαθµι-
σµένων πληροφοριών ΕΕ και τις διαδικασίες πρακτικής εφαρµογής, η
Υπηρεσία Ασφαλείας της Επιτροπής πραγµατοποιεί τις απαιτούµενες
επαφές µε τον φορέα ασφαλείας του ενδιαφερόµενου κράτους ή οργα-2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 70
▼M1
νισµού, για να διευκολύνει την εφαρµογή των προτεινόµενων µέτρων
ασφαλείας.
9.Το αρµόδιο για θέµατα ασφαλείας µέλος της Επιτροπής ενηµερώνει
τα κράτη µέλη σχετικά µε τη φύση και τη διαβάθµιση των πληροφο-
ριών, παραθέτοντας κατάλογο των οργανισµών και των χωρών στις
οποίες µπορεί να κοινοποιηθούν, όπως αποφασίστηκε από την
Επιτροπή.
10.Η υπηρεσία ασφαλείας της Επιτροπής λαµβάνει όλα τα απαραίτητα
µέτρα για να διευκολυνθεί η τυχόν επακόλουθη αξιολόγηση της
ζηµίας και η αναθεώρηση των διαδικασιών.
Σε περίπτωση µεταβολής των όρων συνεργασίας, η Επιτροπή θα
επανεξετάζει το θέµα.
∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΥΝ ΟΙ
∆ΙΚΑΙΟΥΧΟΙ
11.Το αρµόδιο για θέµατα ασφάλειας µέλος της Επιτροπής κοινοποιεί
στα δικαιούχα κράτη ή τους διεθνείς οργανισµούς, την απόφαση της
Επιτροπής να επιτρέψει την κοινοποίηση διαβαθµισµένων πληροφο-
ριών ΕΕ, καθώς και τους λεπτοµερείς κανόνες προστασίας που έχει
προτείνει η συµβουλευτική οµάδα επί θεµάτων πολιτικής ασφάλειαςτης Επιτροπής και έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή.
12.Η απόφαση αρχίζει να ισχύει µόνον όταν οι δικαιούχοι εγγυηθούν
γραπτώς ότι:
—θα χρησιµοποιούν τις πληροφορίες µόνον για τη συνεργασία που
αποφάσισε η Επιτροπή ·
—θα προστατεύουν τις πληροφορίες όπως απαιτεί η Επιτροπή.
13.∆ιαβίβαση εγγράφων
α)Οι πρακτικές διαδικασίες για τη διαβίβαση των εγγράφων συµφω-
νούνται µεταξύ της υπηρεσίας ασφαλείας της Επιτροπής και των
φορέων ασφαλείας των παραληπτών κρατών ή διεθνών οργανι-
σµών. Στις διαδικασίες αυτές πρέπει ιδίως να προσδιορίζονται οι
ακριβείς διευθύνσεις στις οποίες πρέπει να αποσταλούν ταέγγραφα.
β)Τα έγγραφα µε διαβάθµιση τουλάχιστον ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ
διαβιβάζονται εντός διπλού φακέλου. Ο εσωτερικός φάκελος
φέρει την ειδική σφραγίδα ή την κωδική ονοµασία που έχουν
αποφασιστεί και αναφέρει την ειδική διαβάθµιση που έχει
εγκριθεί για το συγκεκριµένο έγγραφο. Μέσα στο φάκελο, κάθε
διαβαθµισµένο έγγραφο συνοδεύεται από έντυπο απόδειξης παρα-
λαβής. Στο έντυπο απόδειξης παραλαβής, το οποίο δεν είναι
διαβαθµισµένο, αναγράφονται µόνον τα στοιχεία του εγγράφου
(αριθµός αναφοράς, ηµεροµηνία, αριθµός αντιτύπου)και η γλώσσα
του, αλλά όχι ο τίτλος.
γ)Ο εσωτερικός φάκελος τοποθετείται εντός του εξωτερικού
φακέλου ο οποίος φέρει αριθµό δέµατος για να είναι δυνατόν να
χορηγηθεί απόδειξη παραλαβής. Ο εξωτερικός φάκελος δεν φέρει
διαβάθµιση ασφαλείας.
δ)Στους µεταφορείς χορηγείται πάντοτε απόδειξη, στην οποία
αναγράφεται ο αριθµός του δέµατος.
14.Καταχώρηση κατά την άφιξη
Η Εθνική Αρχή Ασφαλείας του κράτους παραλαβής ή ο ανάλογος
φορέας του κράτους που παραλαµβάνει, εξ ονόµατος της κυβέρνησής
του, τις διαβαθµισµένες πληροφορίες που κοινοποιούνται από την
ΕΕ, ή το γραφείο ασφαλείας του παραλήπτη διεθνούς οργανισµού,
θα τηρεί ειδικό µητρώο για την καταχώρηση των διαβαθµισµένων
πληροφοριών ΕΕ κατά την παραλαβή τους. Στις στήλες του µητρώου
αυτού αναγράφονται η ηµεροµηνία παραλαβής, τα στοιχεία του
εγγράφου (ηµεροµηνία, αριθµός αναφοράς και αριθµός αντιτύπου), η
διαβάθµισή του, ο τίτλος του, το ονοµατεπώνυµο ή ο τίτλος του παρα-
λήπτη, η ηµεροµηνία επιστροφής της απόδειξης και η ηµεροµηνία
επιστροφής της απόδειξης στην ΕΕ ή καταστροφής του εγγράφου.
15.Χρήση και προστασία των ανταλλασσόµενων διαβαθµισµένων πληρο-
φοριών
α)Οι πληροφορίες µε βαθµό ασφαλείας ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ διεκπε-
ραιώνονται από ειδικά εξουσιοδοτηµένους υπαλλήλους που έχουν
πρόσβαση σε πληροφορίες µε τη διαβάθµιση αυτή. Οι πληροφο-
ρίες αυτές αποθηκεύονται σε καλής ποιότητας φωριαµούς
ασφαλείας, τους οποίους µπορούν να ανοίξουν µόνον τα άτοµα2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 71
▼M1
που έχουν εξουσιοδότηση πρόσβασης στις πληροφορίες που
περιέχουν. Οι χώροι όπου ευρίσκονται οι φωριαµοί αυτοί πρέπει
να φρουρούνται συνεχώς, πρέπει δε να εφαρµόζεται ένα σύστηµα
ελέγχου προκειµένου να εξασφαλίζεται ότι η είσοδος επιτρέπεται
µόνον σε δεόντως εξουσιοδοτηµένα άτοµα. Οι πληροφορίες µε
βαθµό ασφαλείας ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ διαβιβάζονται µε διπλωµατικό
σάκο, ασφαλείς ταχυδροµικές υπηρεσίες και ασφαλείς τηλεπι-
κοινωνιακές υπηρεσίες. Ένα έγγραφο ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ µπορεί να
αντιγράφεται µόνον µε τη γραπτή συγκατάθεση της συντάκτριας
αρχής. Όλα τα αντίτυπα πρέπει να καταχωρούνται και να παρακο-
λουθούνται. Για όλες τις εργασίες που αφορούν έγγραφα µε βαθµό
ασφαλείας ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ εκδίδεται απόδειξη παραλαβής.
β)Οι πληροφορίες ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ διεκπεραιώνονται από
δεόντως οριζόµενους υπαλλήλους που είναι εξουσιοδοτηµένοι να
λαµβάνουν γνώση του θέµατος. Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε
κλειδωµένους φωριαµούς ασφαλείας, σε ελεγχόµενους χώρους ·
Οι πληροφορίες ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ διαβιβάζονται µε διπλωµα-
τικό σάκο, υπηρεσίες στρατιωτικού ταχυδροµείου και ασφαλείς
τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες. Ο παραλήπτης φορέας µπορεί να
παράγει αντίγραφα, των οποίων ο αριθµός και οι παραλήπτες
καταχωρούνται σε ειδικά µητρώα ·
γ)Οι πληροφορίες ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ διεκπεραιώ-
νονται σε χώρους στους οποίους δεν επιτρέπεται η πρόσβαση µη
εξουσιοδοτηµένων προσώπων, αποθηκεύονται δε σε κλειδωµένους
περιέκτες. Τα έγγραφα αυτά µπορούν να διαβιβάζονται µέσω των
δηµόσιων ταχυδροµικών υπηρεσιών ως συστηµένα εντός διπλού
φακέλου και, σε επείγουσες καταστάσεις κατά τη διάρκεια επιχει-
ρήσεων, µέσω των µη προστατευόµενων δηµόσιων
τηλεπικοινωνιακών συστηµάτων. Οι αποδέκτες µπορούν να
παράγουν αντίγραφα ·
δ)Για τις µη διαβαθµισµένες πληροφορίες δεν απαιτούνται ειδικά
µέτρα προστασίας, οι δε πληροφορίες αυτές µπορούν να διαβιβά-
ζονται ταχυδροµικώς και µέσω των δηµόσιων τηλεπικοινωνιακών
συστηµάτων. Οι αποδέκτες µπορούν να παράγουν αντίγραφα.
16.Καταστροφή
Τα έγγραφα που δεν χρειάζονται πλέον πρέπει να καταστρέφονται.
Για τα έγγραφα ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ και ΕΜΠΙΣΤΕΥ-
ΤΙΚΟ ΕΕ, πραγµατοποιείται σχετική εγγραφή στα ειδικά µητρώα.
Για τα έγγραφα ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, συντάσσονται πρωτόκολλα κατα-
στροφής τα οποία υπογράφονται από δύο άτοµα που παρίστανται
κατά την καταστροφή τους.
17.Παραβιάσεις των κανόνων ασφαλείας
Όταν έχουν διαρρεύσει πληροφορίες βαθµού ασφαλείας ΕΜΠΙΣΤΕΥ-
ΤΙΚΟ ΕΕ ή ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, ή εφόσον υπάρχουν σχετικές υπόνοιες,
η εθνική αρχή ασφαλείας του κράτους ή ο προϊστάµενος ασφαλείας
του οργανισµού, ερευνούν τις περιστάσεις της διαρροής. Τα αποτελέ-
σµατα της έρευνας κοινοποιούνται στην υπηρεσία ασφαλείας της
Επιτροπής. Λαµβάνονται τα απαιτούµενα µέτρα για τη διόρθωση των
ακατάλληλων διαδικασιών ή µεθόδων αποθήκευσης, εάν η διαρροή
οφείλεται σε αυτές.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M1
Προσάρτηµα6
ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΩΝ
ΣΕΑΣ Συµβουλευτική Επιτροπή Αγορών και Συµβάσεων
CrA Αρχή Κρυπτογράφησης
CISO Υπεύθυνος Ασφαλείας Κεντρικών Συστηµάτων Πληροφορικής
COMPUSEC Ασφάλεια Υπολογιστή
COMSEC Ασφάλεια Επικοινωνιών
CSO Υπηρεσία Ασφαλείας της Επιτροπής
ESDP Ευρωπαϊκή Πολιτική Ασφάλειας και Άµυνας
EUCI ∆ιαβαθµισµένες Πληροφορίες ΕΕ
IA ΑρχήINFOSEC
INFOSEC Ασφάλεια Πληροφοριών
IO Ιδιοκτήτης των πληροφοριών
ISO ∆ιεθνής Οργανισµός Τυποποίησης
IT Τεχνολογία των Πληροφοριών
LISO Υπεύθυνος Ασφαλείας Τοπικών Συστηµάτων Πληροφορικής
LSO Τοπικός Υπεύθυνος Ασφαλείας
MSO Υπάλληλος Ασφαλείας της Συνεδρίασης
NSA Εθνική Αρχή Ασφαλείας
PC Προσωπικός Υπολογιστής
RCO Ελεγκτικός Υπάλληλος Γραµµατείας
SAA Αρχή ∆ιαπίστευσης της Ασφάλειας
SecOP Ασφαλείς ∆ιαδικασίες Λειτουργίας
SSRS ∆ήλωση Απαιτήσεων Ασφαλείας Ανταποκρινόµενων στο Ιδιαίτερο Σύστηµα
TA ΑρχήTempest
TSO Ιδιοκτήτης Τεχνικών Συστηµάτων2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 73
▼M2
∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ (ΕΚ) αριθ.
1049/2001ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥ-
ΛΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΟΥ
ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ, ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ
ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
Εκτιµώντας τα εξής:
(1)Σύµφωνα µε το άρθρο 255 παράγραφος 2 της συνθήκης ΕΚ, το Ευρω-
παϊκό Κοινοβούλιο και το Συµβούλιο εξέδωσαν τον κανονισµό (ΕΚ)
αριθ. 1049 /2001(1)σχετικά µε την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα
του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συµβουλίου και της Επιτροπής.
(2)Κατ'εφαρµογή του άρθρου 255 παράγραφος 3 της συνθήκης, ο εν
λόγω κανονισµός, ο οποίος καθορίζει τις γενικές αρχές και τα όρια
που διέπουν την άσκηση του δικαιώµατος πρόσβασης στα έγγραφα,
προβλέπει στο άρθρο 18 ότι κάθε θεσµικό όργανο προσαρµόζει τον
εσωτερικό κανονισµό του στις διατάξεις του προαναφερόµενου κανο-
νισµού,
Άρθρο 1
∆ικαιούχοι
Οι πολίτες της Ένωσης και τα φυσικά ή νοµικά πρόσωπα που κατοικούν
ή έχουν την έδρα τους σε ένα κράτος µέλος ασκούν το δικαίωµα
πρόσβασης στα έγγραφα της Επιτροπής βάσει των διατάξεων του άρθρου255 παράγραφος 1 της συνθήκης και του άρθρου 2 παράγραφος 1 του
κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001, σύµφωνα µε τις διαδικασίες που
προβλέπονται από τις παρούσες διατάξεις. Το εν λόγω δικαίωµα
πρόσβασης αφορά τα έγγραφα που βρίσκονται στην Επιτροπή, δηλαδή
εκείνα που έχουν συνταχθεί ή παραληφθεί από αυτήν και βρίσκονται
στην κατοχή της.
Κατ'εφαρµογή του άρθρου 2 παράγραφος 2 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ.
1049/2001, οι πολίτες τρίτης χώρας που δεν κατοικούν σε κράτος µέλος
καθώς και τα νοµικά πρόσωπα που δεν έχουν την έδρα τους σε ένα από
τα κράτη µέλη, έχουν δικαίωµα πρόσβασης στα έγγραφα της Επιτροπής
υπό τους ίδιους όρους µε τους δικαιούχους που αναφέρονται στο άρθρο
255 παράγραφος 1 της συνθήκης.
Ωστόσο, δυνάµει του άρθρου 195 παράγραφος 1 της συνθήκης, τα
πρόσωπα αυτά δεν έχουν τη δυνατότητα να υποβάλλουν καταγγελίες
στον ευρωπαίο διαµεσολαβητή. Αντίθετα, αν η Επιτροπή τους αρνείται
πλήρως ή εν µέρει την πρόσβαση σε έγγραφο µετά από επιβεβαιωτική
αίτηση, µπορούν να ασκήσουν προσφυγή στο Πρωτοδικείο των Ευρω-
παϊκών Κοινοτήτων, σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 230 τέταρτο
εδάφιο της συνθήκης.
Άρθρο 2
Αιτήσεις πρόσβασης
Κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο υποβάλλεται ταχυδροµικώς, µε
τηλεοµοιοτυπία ή µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο στη Γενική Γραµµατεία
της Επιτροπής, στη γενική διεύθυνση ή στην αρµόδια υπηρεσία. Οι
διευθύνσεις στις οποίες πρέπει να αποστέλλονται οι αιτήσεις δηµο-
σιεύονται στον πρακτικό οδηγό που αναφέρεται στο άρθρο 8 των
παρουσών διατάξεων.
Η Επιτροπή απαντά στις αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός
προθεσµίας 15 εργάσιµων ηµερών από την ηµεροµηνία καταχώρισης της
αίτησης. Στις περιπτώσεις πολύπλοκων ή ογκωδών αιτήσεων, η προθε-
σµία αυτή µπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιµες ηµέρες. Κάθε
παράταση της προθεσµίας πρέπει να είναι αιτιολογηµένη και να ανακοι-
νώνεται προηγουµένως στον αιτούντα.
Σε περίπτωση ασαφούς αίτησης όπως αναφέρεται στο άρθρο 6
παράγραφος 2 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001, η Επιτροπή καλεί
τον αιτούντα να της παράσχει συµπληρωµατικές πληροφορίες ούτως
ώστε να καταστεί δυνατός ο προσδιορισµός των αιτούµενων εγγράφων.
Η προθεσµία απάντησης αρχίζει να τρέχει από τη στιγµή που το θεσµικό
όργανο έχει στη διάθεσή του τις εν λόγω πληροφορίες.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 74
(1)ΕΕL 145 της 31.5.2001, σ. 43 .
▼M2
Κάθε, ακόµη και εν µέρει, αρνητική απόφαση, αναφέρει το λόγο της
άρνησης ο οποίος βασίζεται σε µία από τις εξαιρέσεις που απαριθµούνται
στο άρθρο 4 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001 και γνωστοποιεί στον
αιτούντα τα µέσα προσφυγής που έχει στη διάθεσή του.
Άρθρο 3
Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων
Με την επιφύλαξη του άρθρου 9 των παρουσών διατάξεων, µόλις
καταχωρηθεί η αίτηση αποστέλλεται στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής,
εκτός εάν η απάντηση δοθεί µε επιστολή.
Η απόδειξη παραλαβής και η απάντηση αποστέλλονται γραπτώς και,
ενδεχοµένως, ηλεκτρονικά.
Ο αιτών ενηµερώνεται για τη συνέχεια που δίνεται στην αίτησή του είτε
από το γενικό διευθυντή ή τον προϊστάµενο υπηρεσίας που αφορά η
αίτηση, είτε από διευθυντή που ορίζεται για το σκοπό αυτό στη Γενική
Γραµµατεία ή από διευθυντή που ορίζεται στην OLAF σε περίπτωση
αίτησης για έγγραφα σχετικά µε τις δραστηριότητες της OLAF οι οποίες
αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφοι 1 και 2 της απόφασης 1999 /352/ΕΚ,
ΕΚΑΧ, Ευρατόµ της Επιτροπής (1)για την ίδρυση της OLAF, ή από τον
υπάλληλο που έχει οριστεί για το σκοπό αυτό.
Κάθε, ακόµη και εν µέρει, αρνητική απάντηση πρέπει να γνωστοποιεί
στον αιτούντα ότι έχει το δικαίωµα να υποβάλει, εντός 15 εργάσιµων
ηµερών από την παραλαβή της απάντησης, επιβεβαιωτική αίτηση στη
Γενική Γραµµατεία της Επιτροπής ή στον ∆ιευθυντή της OLAF εάν η
επιβεβαιωτική αίτηση αφορά έγγραφα σχετικά µε τις δραστηριότητες
τηςOLAF που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφοι 1 και 2 της
απόφασης 1999 /352/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόµ.
Άρθρο 4
Επεξεργασία των επιβεβαιωτικών αιτήσεων
Σύµφωνα µε το άρθρο 14 του εσωτερικού κανονισµού της Επιτροπής, η
αρµοδιότητα λήψης αποφάσεων για τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις µετα-
βιβάζεται στο Γενικό Γραµµατέα. Ωστόσο, σε περίπτωση που η
επιβεβαιωτική αίτηση αφορά έγγραφα σχετικά µε τις δραστηριότητες
τηςOLAF που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφοι 1 και 2 της
απόφασης 1999 /352/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόµ, η λήψη απόφασης µεταβιβά-
ζεται στον ∆ιευθυντή της OLAF.
Η γενική διεύθυνση ή η υπηρεσία επικουρεί τη Γενική Γραµµατεία όσον
αφορά την προπαρασκευή της απόφασης.
Η απόφαση λαµβάνεται από το Γενικό Γραµµατέα ή από το ∆ιευθυντή
τηςOLAF µετά από συµφωνία της Νοµικής Υπηρεσίας.
Η απόφαση κοινοποιείται στον αιτούντα γραπτώς και, ενδεχοµένως,
ηλεκτρονικά, ενηµερώνοντάς τον για το δικαίωµά του να ασκήσει
προσφυγή στο Πρωτοδικείο ή να καταθέσει καταγγελία στον ευρωπαίο
διαµεσολαβητή.
Άρθρο 5
∆ιαβουλεύσεις
1.Όταν στην Επιτροπή υποβάλλεται αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο το
οποίο βρίσκεται στην κατοχή της αλλά προέρχεται από τρίτο, η γενική
διεύθυνση ή η υπηρεσία στην οποία βρίσκεται το έγγραφο αυτό ελέγχει
εάν εφαρµόζεται µία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4
του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001. Σε περίπτωση που το αιτούµενο
έγγραφο είναι διαβαθµισµένο βάσει των κανόνων ασφαλείας της
Επιτροπής, εφαρµόζεται το άρθρο 6 των παρουσών διατάξεων.
2.Μετά την εξέταση αυτή, εάν η γενική διεύθυνση ή η υπηρεσία που
κατέχει το αιτούµενο έγγραφο κρίνει ότι πρέπει να απορριφθεί η αίτηση
πρόσβασης βάσει µιας από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4
του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001, η αρνητική απόφαση αποστέλλεται
στον αιτούντα χωρίς να ζητηθεί η γνώµη του συντάκτη τρίτου.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 75
(1)ΕΕL 136 της 31.5.1999, σ. 20 .
▼M2
3.Η γενική διεύθυνση ή η υπηρεσία στην κατοχή της οποίας
βρίσκεται το έγγραφο δίνει ευνοϊκή συνέχεια στην αίτηση χωρίς διαβου-
λεύσεις µε τον συντάκτη τρίτο εφόσον:
α)το αιτούµενο έγγραφο έχει ήδη δηµοσιοποιηθεί είτε από το συντάκτη
του είτε δυνάµει του κανονισµού ή ανάλογων διατάξεων
β)η δηµοσιοποίηση, ενδεχοµένως εν µέρει, του περιεχοµένου του δεν
θίγει εµφανώς ένα από τα συµφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 4
του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001.
4.Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ζητείται η γνώµη του συντάκτη
τρίτου. Ειδικότερα, σε περίπτωση που η αίτηση πρόσβασης αφορά
έγγραφο που προέρχεται από κράτος µέλος, η γενική διεύθυνση ή η
υπηρεσία στην οποία βρίσκεται το έγγραφο ζητεί τη γνώµη της αρχής
από την οποία προέρχεται το έγγραφο εφόσον:
α)το έγγραφο διαβιβάστηκε στην Επιτροπή πριν από την ηµεροµηνία
έναρξης ισχύος του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001
β)το κράτος µέλος ζήτησε από την Επιτροπή να µην δηµοσιοποιήσει το
έγγραφο χωρίς την προηγούµενη συµφωνία του, σύµφωνα µε τις διατά-
ξεις του άρθρου 4 παράγραφος 5 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001.
5.Ο συντάκτης τρίτος του οποίου ζητήθηκε η γνώµη διαθέτει προθε-
σµία απάντησης η οποία δεν µπορεί να είναι µικρότερη των 5
εργάσιµων ηµερών αλλά και η οποία να επιτρέπει στην Επιτροπή να
τηρήσει τις δικές της προθεσµίες απάντησης. Ελλείψει απάντησης εντός
της καθορισµένης προθεσµίας, ή αν ο τρίτος δεν είναι δυνατόν να εντοπι-
σθεί ή είναι αγνώστων στοιχείων, η Επιτροπή αποφασίζει σύµφωνα µε
τις διατάξεις περί εξαιρέσεων του άρθρου 4 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ.
1049/2001, λαµβάνοντας υπόψη τα έννοµα συµφέροντα του τρίτου βάσει
των στοιχείων που έχει στη διάθεσή της.
6.Σε περίπτωση που η Επιτροπή προτίθεται να δώσει πρόσβαση σε
έγγραφο χωρίς τη ρητή γνώµη του συντάκτη του, τον ενηµερώνει για
την πρόθεσή της να δώσει στη δηµοσιότητα το έγγραφο µετά από
περίοδο δέκα εργάσιµων ηµερών και εφιστά την προσοχή του στα µέσα
προσφυγής που έχει στη διάθεσή του για να αντιταχθεί στην εν λόγω
δηµοσιοποίηση.
7.Όταν σε κράτος µέλος υποβάλλεται αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο
της Επιτροπής, το εν λόγω κράτος µπορεί να απευθύνεται, για τους
σκοπούς των διαβουλεύσεων, στη Γενική Γραµµατεία η οποία
αναλαµβάνει να προσδιορίσει τη γενική διεύθυνση ή την υπηρεσία που
είναι αρµόδια για το έγγραφο εντός της Επιτροπής. Η γενική διεύθυνση
ή η υπηρεσία που έχει συντάξει το έγγραφο απαντά στην αίτηση αυτή
µετά από διαβούλευση µε τη Γενική Γραµµατεία.
Άρθρο 6
Επεξεργασία των αιτήσεων πρόσβασης σε διαβαθµισµένα έγγραφα
Σε περίπτωση που η αίτηση πρόσβασης αφορά ευαίσθητο έγγραφο κατά
την έννοια του άρθρου 9 παράγραφος 1 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /
2001ή άλλο έγγραφο που έχει διαβαθµιστεί σύµφωνα µε τους κανόνες
ασφαλείας της Επιτροπής, εξετάζεται από υπαλλήλους που είναι εξουσιο-
δοτηµένοι να λάβουν γνώση του περιεχοµένου του εγγράφου αυτού.
Κάθε απόφαση άρνησης της πρόσβασης στο σύνολο ή µέρος διαβαθµι-
σµένου εγγράφου αιτιολογείται βάσει των εξαιρέσεων που
απαριθµούνται στο άρθρο 4 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001. Αν
διαπιστωθεί ότι δεν είναι δυνατόν να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης
στο αιτούµενο έγγραφο βάσει των εν λόγω εξαιρέσεων, ο υπάλληλος
που εξετάζει την αίτηση µεριµνά για την άρση του απορρήτου πριν από
τη διαβίβαση του εγγράφου στον αιτούντα.
Για την πρόσβαση σε ευαίσθητο έγγραφο απαιτείται ωστόσο η συµφωνία
της αρχής από την οποία προέρχεται.
Άρθρο 7
Άσκηση του δικαιώµατος πρόσβασης
Τα έγγραφα αποστέλλονται ταχυδροµικώς, µε τηλεοµοιοτυπία ή, εφόσον
διατίθεται, µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο ανάλογα µε την αίτηση. Σε
περίπτωση ογκωδών ή δύσκολων στον χειρισµό τους εγγράφων, ο αιτών
µπορεί να κληθεί να εξετάσει το έγγραφο επί τόπου. Η επιτόπια αυτή
εξέταση είναι δωρεάν.
Εάν το έγγραφο έχει δηµοσιευτεί, η απάντηση συνίσταται στην γνωστο-
ποίηση των στοιχείων αναφοράς της δηµοσίευσης ή /και του τόπου όπου2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 76
▼M2
είναι διαθέσιµο το έγγραφο και, ενδεχοµένως, της διεύθυνσης του
εγγράφου στον εξυπηρετητή EUROPA.
Εάν ο όγκος των αιτούµενων εγγράφων υπερβαίνει τις είκοσι σελίδες,
µπορεί να ζητηθεί από τον αιτούντα να καταβάλει αντίτιµο 0,10 ευρώ
προσαυξηµένο µε τα έξοδα αποστολής. Τα σχετικά µε άλλα µέσα
αποστολής έξοδα αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν µπορούν να
υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.
Άρθρο 8
Μέτρα που διευκολύνουν την πρόσβαση στα έγγραφα
1.Το πεδίο κάλυψης του µητρώου που προβλέπεται στο άρθρο 11 του
κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001 θα διευρυνθεί προοδευτικά και θα
επισηµαίνεται στη σελίδα υποδοχής στον εξυπηρετητή EUROPA.
Το µητρώο περιέχει τον τίτλο του εγγράφου (στις γλώσσες στις οποίες
είναι διαθέσιµο), τον αριθµό εγγράφου και άλλα χρήσιµα στοιχεία
αναφοράς, µνεία του συντάκτη του και της ηµεροµηνίας της σύνταξης ή
της έκδοσής του.
Μία σελίδα βοηθείας (σε όλες τις επίσηµες γλώσσες)ενηµερώνει το
κοινό για τον τρόπο µε τον οποίο µπορεί να έχει πρόσβαση στο έγγραφο.
Εάν το έγγραφο έχει δηµοσιευτεί, δηµιουργείται σύνδεση µε το πλήρες
κείµενο.
2.Η Επιτροπή καταρτίζει πρακτικό οδηγό που προορισµό έχει να
ενηµερώνει το κοινό για τα δικαιώµατα που έχει βάσει του κανονισµού
(ΕΚ)αριθ. 1049 /2001. Ο οδηγός αυτός θα δηµοσιευτεί σε όλες τις
επίσηµες γλώσσες στον εξυπηρετητή EUROPA καθώς και µε τη µορφή
φυλλαδίου.
Άρθρο 9
Έγγραφα στα οποία το κοινό έχει άµεση πρόσβαση
1.Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου εφαρµόζονται αποκλειστικά και
µόνο στα έγγραφα που συντάσσονται ή παραλαµβάνονται µετά την
ηµεροµηνία έναρξης εφαρµογής του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001.
2.Τα ακόλουθα έγγραφα παραδίδονται αυτοµάτως κατόπιν αιτήσεως
και, στο µέτρο του δυνατού, διατίθενται άµεσα σε ηλεκτρονική µορφή::
α)οι ηµερήσιες διατάξεις των συνεδριάσεων της Επιτροπής ·
β)τα συνήθη πρακτικά των συνεδριάσεων της Επιτροπής, µετά την
έγκρισή τους ·
γ)τα κείµενα που εγκρίνονται από την Επιτροπή και προορίζονται να
δηµοσιευτούν στην Επίσηµη Εφηµερίδατων Ευρωπα ϊκών Κοινοτήτων ·
δ)τα προερχόµενα από τρίτους έγγραφα που έχουν ήδη δοθεί στη δηµο-
σιότητα από το συντάκτη τους ή µε τη συγκατάθεσή του ·
ε)τα έγγραφα που έχουν ήδη δηµοσιοποιηθεί κατόπιν προγενέστερης
αίτησης.
3.Εφόσον είναι σαφές ότι δεν εφαρµόζεται καµία από τις εξαιρέσεις
που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισµού (ΕΚ)αριθ. 1049 /2001, τα
ακόλουθα έγγραφα µπορούν να δηµοσιοποιούνται, στο µέτρο του δυνατού
ηλεκτρονικά, υπό την προϋπόθεση ότι σε αυτά δεν εκφράζονται
προσωπικές γνώµες ή τοποθετήσεις:
α)µετά την έγκριση πρότασης πράξης του Συµβουλίου ή του Ευρωπαϊκού
Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου, τα προπαρασκευαστικά έγγραφα
των προτάσεων αυτών που υποβάλλονται στο Σώµα των Επιτρόπων
κατά τη διάρκεια της διαδικασίας έγκρισης ·
β)µετά την έκδοση πράξης από την Επιτροπή δυνάµει των εκτελεστικών
εξουσιών που της έχουνανατεθεί, τα προπαρασκευαστικά έγγραφα των
πράξεων αυτών που υποβάλλονται στο Σώµα των Επιτρόπων κατά τη
διάρκεια της διαδικασίας έκδοσης ·
γ)µετά την έκδοση από την Επιτροπή πράξης δυνάµει των ιδίων της
εξουσιών, καθώς και ανακοίνωσης, έκθεσης ή εγγράφου εργασίας, τα
προπαρασκευαστικά έγγραφα των εγγράφων αυτών που υποβάλλονται
στο Σώµα των Επιτρόπων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας έκδοσης.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 77
▼M2
Άρθρο 10
Εσωτερική οργάνωση
Οι γενικοί διευθυντές και οι προϊστάµενοι υπηρεσίας είναι αρµόδιοι να
αποφασίζουν για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί στις αρχικές αιτήσεις.
Για το σκοπό αυτό, ορίζουν έναν υπάλληλο για την εξέταση των αιτή-σεων πρόσβασης και για το συντονισµό της τοποθέτησης της γενικής
διεύθυνσης ή της υπηρεσίας του.
Οι απαντήσεις στις αρχικές αιτήσεις κοινοποιούνται προς ενηµέρωση
στη Γενική Γραµµατεία.
Οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις κοινοποιούνται προς ενηµέρωση στη γενική
διεύθυνση ή στην υπηρεσία που απάντησε στην αρχική αίτηση.
Η Γενική Γραµµατεία εξασφαλίζει τον ορθό συντονισµό και την οµοιό-
µορφη εφαρµογή των κανόνων αυτών από τις γενικές διευθύνσεις και
υπηρεσίες της Επιτροπής. Για το σκοπό αυτό παρέχει όλες τις αναγκαίες
οδηγίες και κατευθυντήριες γραµµές.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 78
▼M3
∆ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗ ∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Εκτιµώντας τα ακόλουθα:
(1)Όλες οι δραστηριότητες και αποφάσεις της Επιτροπής στον πολιτικό,
νοµοθετικό, τεχνικό, οικονοµικό και διοικητικό τοµέα συγκεκριµενο-
ποιούνται σε δεδοµένη στιγµή, µε την παραγωγή εγγράφων.
(2)Τα έγγραφα αυτά πρέπει να αποτελούν αντικείµενο διαχείρισης
σύµφωνα µε κανόνες που εφαρµόζονται σε όλες τις γενικές διευθύν-
σεις και εξοµοιούµενες υπηρεσίες, δεδοµένου ότι αποτελούν τόσο
τον άµεσο σύνδεσµο µε τις τρέχουσες δραστηριότητες όσο και την
εικόνα των προηγούµενων δραστηριοτήτων της Επιτροπής υπό τη
διττή της ιδιότητα, του θεσµικού οργάνου και της δηµόσιας ευρω-
παϊκής διοίκησης.
(3)Αυτοί οι οµοιογενείς κανόνες πρέπει να εξασφαλίζουν ότι η
Επιτροπή θα µπορεί, ανά πάσα στιγµή, να δώσει λογαριασµό για τα
θέµατα για τα οποία είναι υπόλογος. Κατά συνέπεια, τα έγγραφα και
οι φάκελοι που τηρεί µια γενική διεύθυνση ή εξοµοιούµενη υπηρεσία
πρέπει να διατηρούν τη µνήµη του θεσµικού οργάνου, να διευκολύ-
νουν την ανταλλαγή πληροφοριών, να παρέχουν αποδείξεις σχετικά
µε τις πραγµατοποιηθείσες συναλλαγές και να ανταποκρίνονται στις
νοµικές υποχρεώσεις που έχουν οι υπηρεσίες αυτές.
(4)Η εφαρµογή των εν λόγω κανόνων απαιτεί την εγκαθίδρυση
κατάλληλης και σταθερής οργανωτικής δοµής, τόσο στο επίπεδο της
κάθε γενικής διεύθυνσης ή εξοµοιούµενης υπηρεσίας όσο και στο
διυπηρεσιακό επίπεδο και στο επίπεδο της Επιτροπής.
(5)Η εγκαθίδρυση και η εφαρµογή ενός σχεδίου ταξινόµησης που
συνδέεται µε κοινή ονοµατολογία για όλες τις υπηρεσίες της
Επιτροπής και το οποίο εντάσσεται στο πλαίσιο της διαχείρισης ανά
δραστηριότητες του θεσµικού οργάνου, θα επιτρέψει την οργάνωση
των φακέλων και τη διευκόλυνση της πρόσβασης στα έγγραφα, καθώς
και την ύπαρξη διαφάνειας.
(6)Η αποτελεσµατική διαχείριση των εγγράφων αποτελεί απαραίτητη
προϋπόθεση για µια αποτελεσµατική πολιτική πρόσβασης του κοινού
στα έγγραφα της Επιτροπής. Η άσκηση του δικαιώµατος αυτού της
πρόσβασης από τους πολίτες θα διευκολυνθεί µε την κατάρτιση
µητρώων που θα περιέχουν στοιχεία αναφοράς των εγγράφων που
έχει συντάξει ή παραλάβει η Επιτροπή.
Άρθρο 1
Ορισµοί
Για τους σκοπούς των παρουσών διατάξεων νοούνται ως:
—έγγραφο:οποιοδήποτε περιεχόµενο που συντάσσει ή παραλαµβάνει η
Επιτροπή σχετικά µε θέµα που αφορά τις πολιτικές, τις δραστη-
ριότητες και αποφάσεις που εµπίπτουν στην αρµοδιότητα του
θεσµικού οργάνου στο πλαίσιο της επίσηµης αποστολής του ανεξαρ-
τήτως µέσου, (γραµµένο σε χαρτί ή αποθηκευµένο υπό ηλεκτρονική
µορφή ή µε ηχητική, οπτική ή άλλη οπτικοακουστική εγγραφή),
—φάκελος :ο πυρήνας γύρω από τον οποίο οργανώνονται τα έγγραφα σε
σχέση µε τις δραστηριότητες του θεσµικού οργάνου για λόγους
απόδειξης, αιτιολόγησης ή ενηµέρωσης και για την εξασφάλιση της
αποτελεσµατικότητας των εργασιών του.
Άρθρο 2
Στόχος
Οι παρούσες διατάξεις καθορίζουν τις αρχές της διαχείρισης των
εγγράφων.
Η διαχείριση των εγγράφων πρέπει να εξασφαλίζει:
—τη δηµιουργία, την παραλαβή και τη διατήρηση των εγγράφων στην
ενδεδειγµένη κατάσταση,
—τον προσδιορισµό του κάθε εγγράφου µέσω κατάλληλων στοιχείων
που θα επιτρέψουν την εύκολη ταξινόµηση, έρευνα και αναφορά σ '
αυτό,
—τη διατήρηση της µνήµης του θεσµικού οργάνου, τη διατήρηση
αποδείξεων των δραστηριοτήτων του, την τήρηση των νοµικών υπο-
χρεώσεων που βαρύνουν τις υπηρεσίες του,
—την εύκολη ανταλλαγή πληροφοριών,2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 79
▼M3
—την τήρηση των υποχρεώσεων διαφάνειας του θεσµικού οργάνου.
Άρθρο 3
Οµοιογενείς κανόνες
Τα έγγραφα αποτελούν αντικείµενο των ακόλουθων εργασιών:
—καταχώρησης,
—ταξινόµησης,
—διατήρησης,
—µεταφοράς των φακέλων στα ιστορικά αρχεία.
Οι εργασίες αυτές διενεργούνται σύµφωνα µε οµοιογενείς κανόνες, που
εφαρµόζονται οµοιόµορφα σε όλες τις γενικές διευθύνσεις και εξοµοιού-
µενες υπηρεσίες της Επιτροπής.
Άρθρο 4
Καταχώρηση
Ένα έγγραφο, από την παραλαβή του ή την επίσηµη σύνταξη του από µια
υπηρεσία, όποιο και αν είναι το υλικό υπόθεµα του, αποτελεί αντικείµενο
ανάλυσης προκειµένου να καθορισθεί η επεξεργασία που θα του επιφυλα-
χθεί και, κατά συνέπεια, η ύπαρξη ή µη υποχρέωσης καταχώρησης.
Ένα έγγραφο που συντάσσεται ή λαµβάνεται από υπηρεσία της
Επιτροπής πρέπει να καταχωρίζεται εφόσον περιλαµβάνει ουσιαστικές
και όχι εφήµερες πληροφορίες ή και πληροφορίες που µπορεί να συνεπά-
γονται δράση ή παρακολούθηση εκ µέρους της Επιτροπής ή µίας από τις
υπηρεσίες της. Εάν πρόκειται για έγγραφο που συντάσσεται, η κατα-
χώρηση διενεργείται από την υπηρεσία που το συντάσσει στο σύστηµα
στο οποίο αυτό υπάγεται. Εάν πρόκειται για έγγραφο που λαµβάνεται, η
καταχώρηση διενεργείται από την υπηρεσία παραλήπτη. Κάθε περαιτέρω
επεξεργασία των τοιουτοτρόπως καταχωρηµένων εγγράφων αναφέρει τα
στοιχεία της αρχικής καταχώρησης.
Η καταχώρηση πρέπει να επιτρέπει το σαφή και ασφαλή καθορισµό κάθε
εγγράφου που συντάσσεται ή παραλαµβάνεται από την Επιτροπή ή από
µία από τις υπηρεσίες της κατά τρόπο που να δίδει εγγυήσεις για τη
δυνατότητα ανίχνευσης του σχετικού εγγράφου καθόλη τη διάρκεια του
κύκλου ζωής του.
Η καταχώρηση παρέχει τη δυνατότητα κατάρτισης µητρώων που περι-
λαµβάνουν τα στοιχεία αναφοράς των εγγράφων.
Άρθρο 5
Ταξινόµηση
Οι γενικές διευθύνσεις και οι εξοµοιούµενες υπηρεσίες καταρτίζουν ένα
σχέδιο ταξινόµησης προσαρµοσµένο στις ειδικές τους ανάγκες.
Αυτό το σχέδιο ταξινόµησης, στο οποίο υπάρχει ηλεκτρονική πρόσβαση,
συνδέεται µε την κοινή ονοµατολογία που έχει καθορίσει η γενική Γραµ-
µατεία για όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η ονοµατολογία αυτή
εντάσσεται στο πλαίσιο της διαχείρισης ανά δραστηριότητα της
Επιτροπής.
Τα έγγραφα που καταχωρίζονται οργανώνονται σε φακέλους. Για κάθε
υπόθεση που υπάγεται στην αρµοδιότητα της γενικής διεύθυνσης ή
εξοµοιούµενης υπηρεσίας, συνιστάται ένας µόνο επίσηµος φάκελος.
Κάθε επίσηµος φάκελος πρέπει να είναι πλήρης και να ανταποκρίνεται
στις δραστηριότητες της υπηρεσίας σχετικά µε την υπόθεση αυτή.
Η σύσταση φακέλου και η ένταξη του στο σχέδιο ταξινόµησης της
γενικής διεύθυνσης ή εξοµοιούµενης υπηρεσίας εµπίπτει στην αρµο-
διότητα της υπεύθυνης υπηρεσίας για τον τοµέα που καλύπτει ο φάκελος
σύµφωνα µε τους πρακτικούς και λεπτοµερείς κανόνες εφαρµογής που
πρέπει να καθορίσει κάθε γενική διεύθυνση ή εξοµοιούµενη υπηρεσία.
Άρθρο 6
∆ιατήρηση
Κάθε γενική διεύθυνση ή εξοµοιούµενη υπηρεσία εξασφαλίζει την υλική
προστασία των καταχωρισθέντων εγγράφων που υπάγονται στην αρµο-
διότητα της, καθώς και τη δυνατότητα βραχυπρόθεσµης και
µεσοπρόθεσµης πρόσβασης σε αυτά, και πρέπει να είναι σε θέση να
παραγάγει /αντικαταστήσει τους φακέλους στους οποίους ανήκουν.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 80
▼M3
Οι διοικητικοί κανόνες και οι νοµικές υποχρεώσεις καθορίζουν τον
ελάχιστο χρόνο διατήρησης ενός εγγράφου.
Κάθε γενική διεύθυνση ή εξοµοιούµενη υπηρεσία καθορίζει τη δοµή
εσωτερικής οργάνωσης για τη διατήρηση των φακέλων αυτών. Η
ελάχιστη διάρκεια διατήρησης στο πλαίσιο της υπηρεσιών λαµβάνει
υπόψη τον κοινό κατάλογο που καταρτίζεται, για το σύνολο της
Επιτροπής, σύµφωνα µε τους λεπτοµερείς κανόνες εφαρµογής που αναφέ-
ρονται στο άρθρο 12.
Άρθρο 7
Προεπιλογή και διαβίβαση στα ιστορικά αρχεία
Με την επιφύλαξη των ελάχιστων προθεσµιών διατήρησης που αναφέ-
ρονται στο άρθρο 6, το ή τα κέντρα διαχείρισης εγγράφων που
αναφέρονται στο άρθρο 9 πραγµατοποιούν κατά τακτά χρονικά διαστή-
µατα σε συνεργασία µε τις αρµόδιες για τους φακέλους αρχές
προεπιλογή των εγγράφων και των φακέλων που µπορούν να µεταφε-
ρθούν αργότερα στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής. Μετά την
αξιολόγηση των προτάσεων τα ιστορικά αρχεία µπορούν να αποφασίσουν
να αρνηθούν τη µεταφορά εγγράφων ή φακέλων. Κάθε αρνητική
απόφαση πρέπει να αιτιολογείται και να ανακοινώνεται στην ενδιαφερό-
µενη υπηρεσία.
Οι φάκελοι και τα έγγραφα η διατήρηση των οποίων δεν κρίνεται πλέον
αναγκαία από τις υπηρεσίες, διαβιβάζονται, το αργότερο 15 έτη µετά την
παραγωγή τους, µέσω του κέντρου διαχείρισης εγγράφων και υπό τον
έλεγχο του γενικού διευθυντή, στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής. Οι
φάκελοι αυτοί ή τα έγγραφα αποτελούν κατόπιν αντικείµενο διαλογής
που πραγµατοποιείται σύµφωνα µε τις διατάξεις που ορίζονται στους
λεπτοµερείς κανόνες εφαρµογής, που αναφέρονται στο άρθρο 12, µε
στόχο το διαχωρισµό εκείνων που πρέπει να διατηρηθούν και εκείνων
που δεν παρουσιάζουν κανένα διοικητικό ή ιστορικό ενδιαφέρον.
Τα ιστορικά αρχεία διαθέτουν ειδικές αποθήκες για τη διατήρηση των
φακέλων και των εγγράφων που µεταφέρονται τοιουτοτρόπως. Κατόπιν
αιτήσεως θέτουν τα έγγραφα και τους φακέλους στη διάθεση της γενικής
διεύθυνσης ή της εξοµοιούµενης υπηρεσίας από όπου αυτά προέρχονται.
Άρθρο 8
∆ιαβαθµισµένα έγγραφα
Τα διαβαθµισµένα έγγραφα αποτελούν αντικείµενο διαχείρισης τηρου-
µένων των κανόνων που ισχύουν όσον αφορά την ασφάλεια.
Άρθρο 9
Κέντρα διαχείρισης εγγράφων
Λαµβανοµένης υπόψη της δοµής και των περιορισµών της, κάθε γενική
διεύθυνση ή εξοµοιούµενη υπηρεσία δηµιουργεί ή διατηρεί ένα ή περισ-
σότερα κέντρα διαχείρισης εγγράφων.
Τα κέντρα διαχείρισης εγγράφων έχουν ως καθήκον να εξασφαλίζουν ότι
τα έγγραφα που παράγονται ή λαµβάνονται στο πλαίσιο της γενικής τους
διεύθυνσης ή εξοµοιούµενης υπηρεσίας αποτελούν αντικείµενο διαχεί-
ρισης σύµφωνα µε τους θεσπισθέντες κανόνες.
Άρθρο 10
Υπάλληλοι διαχείρισης εγγράφων
Κάθε γενικός διευθυντής ή προϊστάµενος εξοµοιούµενης υπηρεσίας
ορίζει ένα υπάλληλο διαχείρισης εγγράφων.
Στο πλαίσιο της εφαρµογής ενός σύγχρονου και αποτελεσµατικού συστή-
µατος διαχείρισης εγγράφων και αρχειοθέτησης, οι υπάλληλοι
διαχείρισης εγγράφων έχουν αποστολή να φροντίζουν για:
—τον προσδιορισµό του είδους ειδικών εγγράφων και φακέλων για τους
τοµείς δραστηριότητας της γενικής τους διεύθυνσης ή εξοµοιούµενης
υπηρεσίας,
—την κατάρτιση απογραφής των βάσεων δεδοµένων και των ειδικών
υφιστάµενων συστηµάτων καθώς και την ενηµέρωση της,
—την κατάρτιση ενός σχεδίου ταξινόµησης της γενικής τους
διεύθυνσης ή εξοµοιούµενης υπηρεσίας,
—τη θέσπιση των ειδικών κανόνων και διαδικασιών της γενικής τους
διεύθυνσης ή εξοµοιούµενης υπηρεσίας που θα χρησιµοποιηθούν για2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 81
▼M3
τη διαχείριση των εγγράφων και φακέλων, καθώς και τη µέριµνα της
εφαρµογής τους,
—τη διοργάνωση, στο πλαίσιο της γενικής τους διεύθυνσης ή εξοµοιού-
µενης υπηρεσίας, της κατάρτισης του προσωπικού που έχει αναλάβει
την εκτέλεση, τον έλεγχο και την παρακολούθηση των κανόνων
διαχείρισης που ορίζονται στις παρούσες διατάξεις.
Οι υπάλληλοι διαχείρισης εγγράφων εξασφαλίζουν τον οριζόντιο συντο-
νισµό µεταξύ του ή των κέντρων διαχείρισης εγγράφων και των άλλων
σχετικών υπηρεσιών.
Άρθρο 11
∆ιυπηρεσιακή οµάδα
Ιδρύεται διυπηρεσιακή οµάδα των υπαλλήλων διαχείρισης εγγράφων, υπό
την προεδρία του Γενικού Γραµµατέα, η οποία έχει ως αποστολή:
—να µεριµνά για την ορθή και οµοιόµορφη εφαρµογή των παρουσών
διατάξεων στις υπηρεσίες,
—να αντιµετωπίζει τις ενδεχόµενες διαφορές που προκύπτουν από την
εφαρµογή αυτή,
—να συµβάλλει στην κατάρτιση των λεπτοµερών κανόνων εφαρµογής
που αναφέρονται στο άρθρο 12,
—να διαβιβάζει τις ανάγκες των γενικών διευθύνσεων και εξοµοιού-
µενων υπηρεσιών σε θέµατα κατάρτισης και στήριξης.
Η διυπηρεσιακή οµάδα καλείται από τον πρόεδρο της είτε µε ιδία πρωτο-
βουλία είτε κατόπιν αιτήσεως του γενικού διευθυντή ή του προϊσταµένου
εξοµοιούµενης υπηρεσίας.
Άρθρο 12
Λεπτοµερείς κανόνες εφαρµογής
Οι λεπτοµερείς κανόνες εφαρµογής των παρουσών διατάξεων αποφασί-
ζονται και ενηµερώνονται τακτικά από το Γενικό Γραµµατέα µε τη
σύµφωνη γνώµη του Γενικού ∆ιευθυντή Προσωπικού και ∆ιοίκησης,
κατόπιν προτάσεως της διυπηρεσιακής οµάδας των υπαλλήλων διαχεί-
ριση εγγράφων.
Η ενηµέρωση λαµβάνει υπόψη της ιδίως:
—την ανάπτυξη νέων τεχνολογιών ενηµέρωσης και επικοινωνίας,
—την εξέλιξη των επιστηµών της τεκµηρίωσης και των αποτελεσµάτων
της κοινοτικής και διεθνούς έρευνας, συµπεριλαµβανοµένης της
δηµιουργίας κανόνων στον τοµέα αυτό,
—τις υποχρεώσεις της Επιτροπής όσον αφορά τη διαφάνεια και την
πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και στα µητρώα των εγγράφων,
—την εξέλιξη όσον αφορά την τυποποίηση και την παρουσίαση των
εγγράφων της Επιτροπής και των υπηρεσιών της,
—τον καθορισµό των κανόνων που εφαρµόζονται όσον αφορά την
αποδεικτική αξία των ηλεκτρονικών εγγράφων.
Άρθρο 13
Εφαρµογή στις υπηρεσίες
Κάθε γενικός διευθυντής ή προϊστάµενος εξοµοιούµενης υπηρεσίας
δηµιουργεί την οργανωτική, διοικητική, υλική δοµή και τη δοµή
προσωπικού που είναι αναγκαία για την εφαρµογή, εκ µέρους των υπηρε-
σιών του, των παρουσών διατάξεων και των λεπτοµερών κανόνων
εφαρµογής τους.
Άρθρο 14
Ενηµέρωση, κατάρτιση, στήριξη
Η Γενική Γραµµατεία και η Γενική ∆ιεύθυνση Προσωπικού και
∆ιοίκησης καθορίζουν τις ενέργειες ενηµέρωσης, κατάρτισης και
στήριξης που είναι αναγκαίες για τη δηµιουργία και την εφαρµογή των
παρουσών διατάξεων στις γενικές διευθύνσεις και τις εξοµοιούµενες
υπηρεσίες.
Κατά τον καθορισµό των ενεργειών κατάρτισης, συνεκτιµούν δεόντως τις
ανάγκες των γενικών διευθύνσεων και εξοµοιούµενων υπηρεσιών στον
τοµέα της κατάρτισης και της στήριξης όπως έχουν διαβιβασθεί από τη
διυπηρεσιακή οµάδα των υπαλλήλων διαχείρισης εγγράφων.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 82
▼M3
Άρθρο 15
Εκτέλεση των διατάξεων
Η Γενική Γραµµατεία έχει αναλάβει να µεριµνά για την εκτέλεση των
παρουσών διατάξεων σε συντονισµό µε τους γενικούς διευθυντές και
τους προϊσταµένους εξοµοιούµενης υπηρεσίας.2000Q3614 — EL — 24.01.2002 — 003.001 — 83