DE Amtsblatt der Europäischen Union L 98/80

BESCHLUSS DES STÄNDIGEN AUSSCHUSSES DER EFTA-STAATEN

Nr. 3/2005/SC

vom 9. Juni 2005

über den öffentlichen Zugang zu EFTA-Dokumenten und zur Aufhebung des Beschlusses des Ständigen Ausschusses der EFTA-Staaten Nr. 2/2002/SC vom 30. Mai 2002

DER STÄNDIGE AUSSCHUSS DER EFTA-STAATEN —

gestützt auf den Beschluss des Ständigen Ausschusses der EFTA-Staaten Nr. 2/2002/SC vom 30. Mai 2002 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, der hierdurch aufgehoben wird,

im Bewusstsein um das öffentliche Interesse an einem freien Zugang zu Dokumenten innerhalb eines klar definierten Rechtsrahmens, wobei die geltenden nationalen Rechtsvorschriften zu berücksichtigen sind,

in Anbetracht der Tatsache, dass bei der Bearbeitung von Anträgen auf Akteneinsicht der Grundsatz der Offenheit weitestgehend angewandt werden soll,

BESCHLIESST:

Artikel 1

Das EFTA-Sekretariat stellt die im Anhang dieses Beschlusses aufgeführten Dokumente auf seiner Internetseite zur Verfügung.

Artikel 2

(1) Jede Person kann Zugang zu im Besitz des EFTA-Sekretariats befindlichen EWR-bezogenen Dokumenten (nachstehend „Dokumente“) beantragen, die vom EFTA-Sekretariat erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind.

(2) Der Zugang zu einem Dokument ist zu gewähren, sofern nicht die in den folgenden Artikeln genannten Einschränkungen zur Anwendung kommen.

Artikel 3

(1) Der Zugang zu einem Dokument wird verweigert, wenn durch dessen Verbreitung Folgendes beeinträchtigt würde:

a) der Schutz des öffentlichen Interesses im Hinblick auf: die öffentliche Sicherheit, die Verteidigung und militärische Belange, die internationalen Beziehungen, die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik eines EFTA-Staates;

b) der Schutz der Privatsphäre und der Integrität des Einzelnen, insbesondere gemäß den geltenden nationalen Rechtsvorschriften der EFTA-Staaten über den Schutz personenbezogener Daten;

(2) Der Zugang zu einem Dokument wird verweigert, wenn durch dessen Verbreitung Folgendes beeinträchtigt würde:

a) der Schutz der geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums,

b) der Schutz von Gerichtsverfahren und der Rechtsberatung,

c) der Schutz des Zwecks von Inspektions-, Untersuchungs- und Audittätigkeiten.

(3) Der Zugang zu einem Dokument, das für den internen Gebrauch erstellt wurde und das sich auf eine Angelegenheit bezieht, in der noch kein Beschluss gefasst worden ist, wird verweigert, wenn eine Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess beeinträchtigen würde.

(4) Der Zugang zu einem Dokument mit Stellungnahmen zum internen Gebrauch im Rahmen von Beratungen und Vorgesprächen wird auch dann, wenn der Beschluss gefasst worden ist, verweigert, wenn eine Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess beeinträchtigen würde.

(5) In Bezug auf Dokumente Dritter, die dem EFTA-Sekretariat übermittelt werden, konsultiert das EFTA-Sekretariat die dritte Partei, um zu beurteilen, ob eine der Ausnahmeregelungen der Absätze 1 oder 2 anwendbar ist, sofern nicht eindeutig feststeht, dass das Dokument verbreitet werden muss bzw. nicht verbreitet werden darf.

(6) Im Falle der vorgenannten Absätze 2—4 ist der Zugang dennoch vollständig oder teilweise zu gewähren, wenn der EFTA-Staat der Ansicht ist, dass ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung besteht.

Artikel 4

Ein EFTA-Staat kann das EFTA-Sekretariat ersuchen, ein aus diesem EFTA-Staat stammendes Dokument nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten.

Artikel 5

Wenn nur Teile des angeforderten Dokuments einer der Ausnahmen unterliegen, werden die übrigen Teile des Dokuments freigegeben.

Artikel 6

(1) Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher, einschließlich elektronischer Form in englischer Sprache zu stellen und müssen so präzise formuliert sein, dass das Organ das betreffende Dokument ausfindig machen kann.

(2) Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, fordert das EFTA-Sekretariat den Antragsteller auf, den Antrag zu präzisieren und leistet ihm dabei Hilfe, beispielsweise durch Bereitstellung von Informationen gemäß Artikel 11.

(3) Betrifft ein Antrag ein sehr umfangreiches Dokument oder eine sehr große Zahl von Dokumenten, so kann sich das EFTA-Sekretariat mit dem Antragsteller informell beraten, um eine angemessene Lösung zu finden.

Artikel 7

(1) Anträge auf Einsichtnahme in Dokumente werden unverzüglich bearbeitet. Dem Antragsteller wird eine Empfangsbescheinigung zugesandt.

(2) Das EFTA-Sekretariat legt der EFTA-Staaten den Antrag zur Genehmigung vor, sofern nicht davon ausgegangen werden kann, dass die EFTA-Staaten den Zugang zu diesem Dokument verweigern oder nicht. Die EFTA-Staaten entscheiden unverzüglich.

(3) Nach Eingang der Antwort der EFTA-Staaten informiert das EFTA-Sekretariat den Antragsteller entweder darüber, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument gewährt wurde und macht es gemäß Artikel 10 zugänglich oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, den Antrag an den Ständigen Ausschuss der EFTA-Staaten weiterzuleiten.

(4) Ist es dem EFTA-Sekretariat nicht möglich, dem Antragsteller binnen zwölf Arbeitstagen nach Eingang des Antrags zu antworten, ist der Antragsteller schriftlich über die Verzögerung und darüber, zu welchem Zeitpunkt mit einer Entscheidung gerechnet werden kann, zu informieren. Der Antragsteller ist über sein Recht zu informieren, den Antrag an den Ständigen Ausschuss der EFTA-Staaten weiterzuleiten, wenn er in angemessener Zeit keine Antwort erhalten hat.

(5) Im Falle einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens des EFTA-Sekretariats einen Zweitantrag an den Ständigen Ausschuss der EFTA-Staaten richten.

(6) Antwortet das EFTA-Sekretariat nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Eingang des Antrags, kann der Antragsteller den Antrag an den Ständigen Ausschuss der EFTA-Staaten weiterleiten.

Artikel 8

Die Weiterleitung an den Ständigen Ausschuss der EFTA-Staaten erfolgt unverzüglich. Wird der Zugang vollständig oder teilweise abgelehnt, ist dies dem Antragsteller schriftlich unter Angabe der Gründe für die Ablehnung mitzuteilen.

Artikel 9

Der Geheimhaltungsgrad (streng vertraulich, vertraulich, nur für den Dienstgebrauch) der einzelnen Dokumente schließt sie nicht zwangsläufig von einer späteren Freigabe aus.

Artikel 10

(1) Der Zugang zu den Dokumenten erfolgt entweder durch Einsichtnahme vor Ort oder durch Bereitstellung einer Kopie, gegebenenfalls in elektronischer Form. Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Diese Kosten dürfen die tatsächlichen Kosten für die Anfertigung und Übersendung der Kopien nicht überschreiten. Die Einsichtnahme vor Ort, Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der gegebenenfalls direkte Zugang in elektronischer Form sind kostenlos.

(2) Ist ein Dokument bereits vom EFTA-Sekretariat freigegeben worden und für den Antragsteller problemlos zugänglich, kann das EFTA-Sekretariat seiner Verpflichtung zur Gewährung des Zugangs zu Dokumenten nachkommen, indem es den Antragsteller darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.

Artikel 11

(1) Das EFTA-Sekretariat führt ein Dokumentenregister. Der Zugang zu einem in dem Register enthaltenen Verzeichnis von Schriftstücken ist auf Antrag zu gewähren. Hinweise auf Dokumente werden unverzüglich in das Register aufgenommen.

(2) Das Register enthält für jedes Dokument eine Referenznummer, den Gegenstand und/oder eine kurze Beschreibung des Inhalts des Dokuments sowie das Datum des Eingangs oder der Erstellung und der Aufnahme in das Register. Die Hinweise sind so zu erstellen, dass der Schutz der in Artikel 3 aufgeführten Interessen nicht beeinträchtigt wird.

Artikel 12

Das EFTA-Sekretariat informiert die Bürger darüber, wie und wo Anträge auf Zugang zu Dokumenten gestellt werden können und leistet ihnen dabei Hilfe.

Artikel 13

Dieser Beschluss gilt unbeschadet geltender Urheberrechtsvorschriften, die das Recht Dritter auf Vervielfältigung oder Nutzung der freigegebenen Dokumente einschränken.

Artikel 14

Der Beschluss Nr. 2/2002/SC des Ständigen Ausschusses der EFTA-Staaten vom 30. Mai 2002 wird hiermit aufgehoben.

Artikel 15

Der Beschluss wird am 1. Oktober 2005 wirksam.

Artikel 16

Dieser Beschluss wird im EWR-Abschnitt und in der EWR-Beilage des Amtsblattes der Europäischen Union veröffentlicht.

Artikel 17

Dieser Beschluss wird innerhalb eines Jahres nach seinem Inkrafttreten überprüft.

Geschehen zu Brüssel am 9. Juni 2005. Für den Ständigen Ausschuss Der Vorsitzende Bjørn T. GRYDELAND Der Generalsekretär William ROSSIER